Työajanseuranta

Työajanseuranta on järjestelmä, jossa työntekijä leimaa itsensä työhön, tauoille ja vapaa-ajalle tai muuten kirjaa työaikansa.
Suomessa eräs vanhimpia työajanseurantajärjestelmiä oli päiväpulkka. Teollistumisen myötä keksittiin kellokortti. Käyttöön otettiin kellokorttikoneet, joissa työntekijä leimasi oman kellokorttiliuskansa. Kone leimasi aikaleiman liuskaan, mutta laskenta tehtiin silti käsin. Perinteisiä kellokorttilaitteita ei juurikaan enää käytetä. Niiden tilalle ovat tulleet digitaalisilla leimauspäätteillä, puhelinapplikaatioilla ja web-portaaleilla toimivat työajanseurantajärjestelmät, joista saadaan työajat tietokoneelle valmiiksi laskettuina. Nykyaikaiset työajanseurantajärjestelmät mahdollistavat työaikatietojen sekä palkka-aineistojen siirron sähköisesti eri henkilöstö- ja palkkahallinnon ohjelmistoihin suoraan tehtyjen työaikaleimausten mukaisesti.
Työajanseurannan ansiosta voidaan paitsi seurata työntekijän fyysistä läsnäoloa ja myös käyttää työaikapankkia sekä laskea ja maksaa palkat sujuvasti. Se mahdollistaa myös erilaisten asiakas-, osasto-, prosessi- ja projektikohtaisten työvaiheiden kulujen ja keston mittamisen ja seurannan. Reaaliaikaiset työajanseurantajärjestelmät, joilla työaikojen erittelyt ja laskennat hoituvat automaattisesti, ovat nykyään niin edullisia, että yhä useammin yrityksen tuntikirjanpito päätetään tehdä tietokonepohjaisesti. Nykyaikaiset internetpohjaiset ohjelmistot soveltuvat myös liikkuvan työvoiman seurantaan, jolloin työaikakirjaukset voidaan tehdä myös matkapuhelimella ajasta ja paikasta riippumatta.
Työaikalain vaatimuksia.
Toteutuneiden työaikojen seuranta on Suomessa nykyään pakollista myös kuukausipalkkaisille työntekijöille sekä toimihenkilö- ja asiantuntijatyössä. Työaikalaki ei tässä suhteessa erottele kuukausipalkkaisia ja tuntipalkkaisia työntekijöitä, vaan sen mukaan työnantajan on pidettävä työaikakirjanpitoa työntekijöittäin kaikista tehdyistä tunneista ja niistä suoritetuista korvauksista. On kuitenkin työntekijäryhmiä, joihin ei sovelleta työaikalakia: poikkeuksia, jotka määrittelee 2 §, ovat esimerkiksi johtamassa asemassa olevat.
Työaikalaki uudistui ja uusi laki astui voimaan 1.1.2020. Uuden työaikalain mukaan myös etätyö luetaan jatkossa työajaksi ja myös etätyötä tekevät kuuluvat työaikalain piiriin. Uuden työaikalain mukaan työpäivä voi koostua myös osista, jolla pyritään työ- ja yksityiselämän parempaan yhteensovittamiseen joustoja lisäämällä, mutta se asettaa myös työajanseurannalle aiempaa laajemmat vaatimukset.
Työaikakirjanpitoa voidaan pitää palkkakirjanpidon yhteydessä. Työtunnit voidaan kirjata kahdella tavalla: Ensinnäkin voidaan merkitä säännöllisen työajan työtunnit, lisä-, yli-, hätä- ja sunnuntaityötunnit sekä niistä suoritetut korvaukset, mitä tapaa suositellaan käytettävän, kun työntekijät ovat kuukausipalkkaisia. Tuntipalkkaisilla työntekijöillä ja toimihenkilöillä suositeltavampi merkitsemistapa on kirjata kaikki tehdyt työtunnit samoin kuin erikseen yli-, hätä- ja sunnuntaityötunnit sekä niistä suoritetut korotusosat. Työaikalain työaikakirjanpitoa koskevan pykälän 37 § mukaan työnantajan on säilytettävä työaikakirjanpito vähintään laissa säädetyn kanneajan päättymiseen asti.
Sähköinen työajanseuranta.
Sähköinen työajanseuranta tarkoittaa, että työaikaa seurataan ja kirjataan työajanseurantajärjestelmässä. Sähköisessä järjestelmässä työaikatiedot pysyvät helposti tallessa ja parhaista järjestelmistä työaikatiedot voi viedä helposti suoraan laskutus- ja palkanlaskentajärjestelmiin. Työajanseurantajärjestelmä voi tehostaa yrityksen HR- ja laskutusprosesseja huomattavasti vähentämällä prosesseihin käytettyä aikaa.
Suomessa yrityksillä on mahdollisuus valita useista työajanseurantajärjestelmistä itselleen toimivin. Työaikaa voi usein kirjata ja seurata myös kokonaisjärjestelmissä, kuten toiminnanohjausjärjestelmissä, projektiseurantatyökaluissa tai taloushallinto-ohjelmissa.
Automaattinen TES-tulkinta.
Työehtosopimusten tulkinta on vaativa ja monimutkainen prosessi joka vaatii huolellisuutta ja tarkkuutta sekä monien eri laskentasääntöjen huomioimista yhtäaikaisesti. Ennen automaattisen TES-tulkinnan yleistymistä työehtosopimusten erilaiset ylityö- ja muut säännökset oli tapana laskea käsin. Tämä oli palkanlaskijoiden eniten ammattitaitoa edellyttävä työvaihe. Nykyiset työajanseurantajärjestelmät sisältävät automaattisen TES-tulkinnan, joka tekee laskennan käyttäjän puolesta asetettujen sääntöjen ja määräysten mukaisesti. Nykyaikaiset TES-tulkintajärjestelmät muodostavat myös automaattisesti eri henkilöstö- ja palkkahallinnon järjestelmiin siirrettävän tietoaineiston. Esimiehet huolehtivat vain palkanlaskennan ohjauksista kuten ylityömääräyksistä sekä kirjaustietojen hyväksynnästä. Näin automaattinen TES-tulkinta ja palkanlaskennan automatisointi ylipäänsä säästävät aikaa ja vähentävät virheitä yrityksen tai yhteisön taloushallinnossa.