Ulkoistaminen

Ulkoistaminen tarkoittaa yrityksen (organisaation) osan tai tietyn osatoiminnan siirtämistä ostettavaksi ulkopuoliselta yritykseltä. Esimerkkejä ulkoistetuista palveluista ovat tietotekniikan hallinnointi ja ylläpito, siivous, vartiointi, työterveyshuolto, tuotteiden valmistus, sihteeripalvelut, muotoilu ja yrityksen ruokalan ylläpito.
Ulkoistaminen koostuu kahdesta peruselementistä. Ensimmäinen näistä sisältää ulkoistettavan toiminnon lopettamisen yrityksen sisällä ja, milloin toimintoon liittyy siirrettäviä tuotantovälineitä, näiden myynnin. Usein ulkoistamiseen liittyy myös työntekijöiden siirtyminen ulkoistettavan toiminnon mukana. Toisen peruselementin muodostaa ulkoistettavan toiminnon suorittamista koskeva sopimussuhde.
Ulkoistaminen tuli suosituksi 1990-luvulla. Konseptin loi Ross Perot, kun hän perusti Electronic Data Systems -yrityksen 1960-luvulla. Ensimmäinen huomattava sopimus, jossa käytettiin nimenomaista termiä "outsourcing" solmittiin Eastman Kodakin ulkoistaessa atk-osastonsa IBM:n ja DEC:n hoidettavaksi vuonna 1989. Yritystoiminnan ulkoistaminen on esimerkki kansainvälisesti laajalle levinneestä taloudellisen toiminnan organisoimisen uudesta muodosta.
Ulkoistaminen merkitsee myös erikoistumista, verkostoitumista, tarvetta kompleksisuuden hallintaan, tieto- ja muun liikenteen kasvua sekä standardien merkityksen kasvua.
Yhdysvalloissa 60–70 % yritysten palkanlaskennasta on ulkoistettu.
Ulkoistaminen Suomessa.
Ulkoistaminen merkitsi Suomessa muun muassa tietotekniikkapalveluiden osalta vuonna 2004 noin 200 miljoonan euron edestä uusia sopimuksia. 
Yksi ensimmäisiä ulkoistuksia Suomessa oli VR:n paikanvaraus-osaston ulkoistus Solicomille.
Näkökulmia ulkoistamiseen.
Ulkoistamiseen on useita näkökulmia ja intressiryhmiä.
Ulkoistamistyyppejä.
1a) Sopimusulkoistaminen, jonka yhteydessä siirtyy omaisuutta ("transfer outsourcing"). Tämä on ulkoistamisen perustyyppi. Yritys myy liiketoimintayksikkönsä alihankkijalle ja solmii tämän kanssa sopimuksen toiminnon ulkoistamisesta.
1b) Sopimusulkoistaminen ilman omaisuuden siirtymistä ("simple outsourcing"). Ulkoistamiseen ei liity liikeomaisuuden myyntiä, vaan yritys yksinkertaisesti lopettaa tietyn toiminnon suorittamisen sisäisesti ja hankkii saman toiminnon markkinoilta.
2) Ulkoistaminen yhteisesti omistetulle yritykselle ("joint venture outsourcing") On mahdollista että yritys haluaa säilyttää osittaisen omistuksen ulkoistettuun liiketoimintayksikköön. Tästä muodostetaan silloin uusi yhtiö, jonka omistus jakaantuu ulkoistajan ja tämän sopimuskumppanin kesken.
3) Ulkoistaminen konsernin sisällä ("group outsourcing"). Konsernin sisällä muodostetaan liiketoimintayksikkö tai tytäryhtiö, joka ryhtyy keskitetysti hoitamaan aiemmin konserniin kuuluvien yritysten itsenäisesti suorittaman toiminnon.
Ulkoistaminen on osin rinnastettavissa alihankintaan, jonka Teollisuuden keskusliitto on määritellyt yritysten tai yritysten ja julkisten laitosten väliseksi yhteistoiminnaksi, jossa päähankkija ostaa alihankkijalta tuotteita tai palveluita. Suomen lainsäädännössä alihankintaa tai ulkoistamista ei ole määritelty.
Ulkoistamisen eduista.
Ulkoistaminen on erikoistumista, koska yritys voi keskittyä ydinosaamiseensa. Erikoistuminen taas lisää yrityksen toiminnan tehokkuutta.
Ulkoistamalla yritys verkottuu myös suurempaan organisaatioon ja saa näin sen koosta johtuvia etuja. Esimerkiksi vartiointia voidaan tehostaa tarvittaessa laaditun sopimuksen puitteissa. Oman vartioinnin tehostaminen edellyttäisi uusia henkilöitä, jotka olisivat erityistarpeen poistumisen jälkeen rasite ulkoistavalle yritykselle.
Ulkoistaminen tekee yrityksen organisaatiosta usein myös joustavamman. Ulkoistettu toiminta voidaan lopettaa helpommin lopettamalla vain siihen liittyvä sopimus. Jos lopetettava toiminta on osa yrityksen varsinaista organisaatiota, tarvitaan yhteistoimintaneuvotteluja, irtisanomisia, eläkejärjestelyjä, tiedottamista, mediasuhteiden hoitoa jne.
Ulkoistamisessa voidaan hyödyntää työehtoshoppailua, jolla työntekijöiden palkkoja pystytään laskemaan keskimäärin 10–20 prosenttia. Työehtoshoppailu liittyy erityisesti ulkoistamisiin.
Ulkoistamisen haitoista ja haasteista.
Ulkoistaminen edellyttää yritykseltä uusia taitoja. Hierarkkinen, käskemiseen liittyvä selkeä johtaminen muuttuu verkottuneeksi, sopimuksiin perustuvaksi, hämärämmäksi johtamiseksi.
Ulkoistettua palvelua tarjoavat yritykset hämärtävät yrityksen organisaation rajoja. Tällä voi olla merkitystä muun muassa turvallisuuden hoitamisessa.
Ulkoistaminen vaatii merkittävää luottamusta sopimuspuolien välillä. Tämä on erityinen haaste ulkoistamispalveluja tarjoavalle yritykselle ja sen henkilöstön toimintatavalle.
Ulkoistamisen myötä siirtyvän henkilöstön sitoutuminen vanhan yrityksen toimintaan siirtyy sitoutumiseen ulkoistuspalveluja myyvälle yritykselle. Samoin ihmisten tietotaitoa ulkoistavan yrityksen toiminnasta häviää, koska ulkoistetun henkilöstön kontaktit vanhaan yritykseen pienenevät.
Ulkoistuspalveluja tarjoavan yrityksen tieto asiakkaansa kulttuurista saattaa olla ohutta. Uuden ulkoistuskierroksen tuloksena "ulkoistetut vanhat osaajat" saattavat jäädä pois uuden sopimuskumppanin piiristä, jolloin ulkoistavan yrityksen on kasvatettava omaa osaamistaan ostetun palvelun hallinnassa. Tämä saattaa johtaa ulkoistavan yrityksen resurssien lisäämiseen ulkoistussopimuskumppaneiden vastapelureina (piilokulut).
Milloin kannattaa ulkoistaa ja milloin ei.
Ulkoistaminen kannattaa, erityisesti palveluiden osalta, kun pyritään:
Ulkoistaminen ei kannata kun: