Arkistonmuodostussuunnitelma

Arkistonmuodostussuunnitelma (AMS) on organisaation asiakirjallisten tietojen käsittelyn, rekisteröinnin ja säilyttämisen ohjeisto. Se sisältää organisaation kaikki kertyvät asiakirjat ja tietoaineistot sekä niiden rekisteröintiin ja käsittelyyn liittyvät järjestelmät ja menetelmät. Arkistolaissa edellytetään arkistonmodostussuunnitelman laatimista viranomaisilta seuraavasti: "Arkistonmuodostajan on määrättävä tehtävien hoidon tuloksena kertyvien asiakirjojen säilytysajat ja -tavat sekä ylläpidettävä niistä arkistonmuodostussuunnitelmaa." Arkistonmuodostussuunnitelman sisällölle ei ole säädetty tarkkoja vaatimuksia, mutta hyvin tehtynä se on tehokas asiakirjahallinnan väline. Digitaalisten asiakirjojen hallintaan sovelletaan sähköistä arkistonmuodostussuunnitelmaa (eAMS). AMS on käytössä ainoastaan Suomessa, mutta vastaavanlaisia suunnitelmia on käytetty myös Ruotsissa. Kansainvälisesti laaditaan yleensä laajempia asiakirjahallinnon ohjelmia, esimerkiksi records management program Yhdysvalloissa, Australiassa ja Englannissa.
Historia.
Julkishallinnon viranomaisten asiakirjahallintaa on ohjattu arkistonmuodostussuunnitelmilla 1980-luvun alusta lähtien. AMS esiintyi ensimmäisen kerran vuoden 1981 arkistolaissa (184/1981), joka tuli voimaan vuonna 1983. Arkistonmuodostussuunnitelma sisältyy myös tällä hetkellä voimassa olevaan arkistolakiin vuodelta 1994 (831/1994).
Tarkoitus.
Arkistonmuodostussuunnitelman tarkoituksena on auttaa hallitsemaan asiakirjatiedon koko elinkaarta ja sen aikana tehtyjä toimenpiteitä. Arkistonmuodostus on prosessi, johon kuuluvat toimenpiteet ja niiden järjestys on suunniteltava etukäteen, ja parhaimmillaan arkistonmuodostussuunnitelmaa voi käyttää organisaation kehittämisen työvälineenä. Sisältö riippuu arkistonmuodostajan tarpeista, mutta pääsääntöisesti se käsittelee asiakirjojen säilytystä, käsittelyä ja käyttöä. Tavallisesti AMS sisältää mm. asiakirjojen rekisteröintitavan, arkistointijärjestyksen sekä säilytysajat. Tavoitteena on, että syntyvä arkisto on mahdollisimman tarkoituksenmukainen ja käyttökelpoinen sekä organisaation itsensä että myöhemmän tutkimuksen kannalta.
Arkistonmuodostussuunnitelman tehtäviä voivat olla esimerkiksi:
Arkistonmuodostussuunnitelman sisältö.
Arkistonmuodostussuunnitelma on perusmuodoltaan yleensä taulukkomainen dokumentti, jossa määritellään ohjeet kaiken organisaation tuottaman asiakirja-aineiston käsittelyyn ja säilyttämiseen. Arkistonmuodostussuunnitelman rakenne perustuu organisaation tehtäväluokitukseen. Arkistonmuodostussuunnitelmaan tarpeista riippuen merkittäviä tietoja ovat tehtävän käsittelyn kulun kuvaus, siitä syntyvät asiakirjalliset tiedot, tietojärjestelmä johon asiakirja rekisteröidään, asiakirjan julkisuus, henkilötietoluonne, säilytysaika, säilytysmuoto, säilytysjärjestys, vastuuhenkilöt ja säilytyspaikat, suojeluluokka ja arkistotunnus. Itse arkistonmuodostussuunnitelma on pysyvästi säilytettävä asiakirja.
Arkistolaki ohjaa siinä määriteltyjen arkistonmuodostajien toimintaa arkistolaitoksen ohella. Viranomaisten tulee myös noudattaa hyvää tiedonhallintatapaa.
Arkistonmuodostussuunnitelma voi olla hyödyllinen työväline myös yksityisiä arkistoja muodostettaessa. Tällöin jos kyseessä on arkisto, jonka muodostamista ei arkistolaki koske, on suunnitelmaa koskevia virallisia ohjeistuksia sen sisällöstä mahdollista soveltaa vapaammin. Esimerkiksi yhdistysten arkistonmuodostukseen on tehty oma oppaansa.
Arkistolaitoksen suosituksen mukainen arkistonmuodostussuunnitelma sisältää seuraavat tiedot:
Sähköinen arkistonmuodostussuunnitelma eAMS.
eAMS on organisaation kaiken toiminnan kattava ja sähköisiä toimintatapoja tukeva arkistonmuodostussuunnitelma. eAMS:n laadinnan yhteydessä eri tehtävien käsittelyprosessit ja niihin liittyvä asiakirjallinen tieto kuvaillaan eli niiden metatiedot määritellään. Tiedonhallintajärjestelmiin integroituna eAMS ohjaa asiakirjojen automaattista käsittelyä koko niiden elinkaaren ajan. eAMS:n tavoitteena on myös tukea organisaation tiedonkäsittelyprosessien uudistamista vastaamaan sähköisen ympäristön ominaisuuksia. Julkishallinnon sähköisten arkistojen toiminnasta määrää arkistolaitoksen SÄHKE2-normi.