Byrokratia

Byrokratia ( + ) tarkoittaa organisaation muotoa, joka on monimutkainen ja eriytynyt, jolla on määritellyt säännöt ja menettelytavat, ja joka toimii hierarkkisen auktoriteetin komento- ja valvontajärjestelmän alaisuudessa.
Byrokratiaa esitetään usein samaksi asiaksi kuin virkavalta. Sanaa ”byrokratia” käytetään usein kielteisessä merkityksessä (esimerkiksi ”turhaa byrokratiaa”).
Historia.
Sana "byrokratia" tuli käyttöön hieman ennen Ranskan vallankumousta (1789) ja levisi pian muihin maihin. Termi ”byrokratia” on alkujaan ranskalainen. Se koostuu ranskan kielen sanasta "bureau" – kansi tai toimisto – ja kreikan kielen sanasta "kratos" – tarkoittaen hallita tai poliitista voimaa.
Byrokratiaa on kuitenkin ollut jo antiikin aikana. Keskiajalla Bysantin valtakuntaan muodostui keskitetty byrokraattinen hallinto, jossa korkeat virat periytyivät sukuaatelin piirissä. Jo 900-luvulla maassa oli yli 900 tärkeää virka-arvoa. Tämä bysantinismi on laventunut merkitsemään yleisesti muototarkkaa ja seremoniallista byrokratian viidakkoa.
Weberin byrokratiamalli.
Max Weber esitti byrokratian ideaalimallin vuonna 1922 postuumisti julkaistussa käsikirjoituskokoelmassaan "Wirtschaft und Gesellschaft".
Ideaalimallilla Weber ei tarkoittanut mielestään parasta mahdollista organisaatiota, vaan puhdasta byrokraattista mallia (vertaa ideaoppi). Ideaalisella byrokratialla hän tarkoitti hallintomallia, jossa ihmiset tekevät töitä selkeän ohjeistuksen alaisena ja jossa työntekijöiden valta perustuu heidän ammattitaitoonsa ja asemaansa eikä ole henkilökohtainen ominaisuus. Päätökset byrokraattisessa organisaatiossa tehdään sääntöjen perusteella ja persoonattomasti, jotta päästäisiin eroon suosimisongelmista, kuten nepotismista. Byrokraattisen organisaation tarkoitus on toimia rationaalisesti ja laskelmoidusti organisaation johdon asettamien tavoitteiden toteuttamiseksi.
Vaikka Weberin esittämä malli kuuluu johtamisen opintojen perusteisiin, hän ei kuitenkaan tarkoittanut omaa malliaan esikuvaksi eikä hän kirjoittanut teostaan liikkeenjohdon tutkijoille. Weberin tarkoitus oli kuvata länsimaiden rationalisoitumisen prosessia. Tämän prosessin yksi osa oli byrokraattisen vallan lisääntyminen karismaattisen vallan kustannuksella, jossa valta oli henkilökohtainen ominaisuus ja säännöt olivat "ad hoc" -sääntöjä. Weber oli myös hyvin tietoinen ”seurauksien paradoksista”, jonka mukaan keinot usein estävät tavoitteiden toteutumisen. Esimerkiksi tiettyyn pisteeseen asti säännöt auttavat organisaatiota toimimaan, mutta sääntöjen aiheuttamaan paperisotaan voi myös hukkua, ja säännöillä on tapana lannistaa työntekijöiden oma-aloitteisuutta.
Byrokratia kapitalismin edellytyksenä.
Vaikka byrokratia käsitetäänkin nykyisin kielteisenä asiana, Weber piti byrokratiaa teknisesti taitavimpana ja tehokkaimpana organisaation muotona. Weberin mukaan byrokraattinen organisaatio oli välttämätön edellytys kapitalismin nousulle, joka perustui taloudelliseen tehokkuuteen. Yritykset ja muut liiketoiminnan muodot tarvitsevat laillisesti perusteltuja sääntöjä kapitalistisessa järjestelmässä. Persoonaton auktoriteetti on keskeinen osa rationaalis-oikeudellista järjestelmää, ja byrokratia on sen ruumiillistuma. Byrokratian keskeiset piirteet mahdollistavat Weberin mukaan suuren tehokkuuden sekä työpanoksen taloudellisuuden ja asiantuntemuksen. Toisaalta ne johtavat myös koordinointiongelmiin.
Käytäntö nykyisin.
Lähes kaikissa organisaatioissa nykyään on byrokraattisen, rationaalisen organisoitumisen piirteitä ja tavoitteita. Työnjohto on usein hierarkkista ja tavoitteiden asettaminen tehdään hierarkian huipulla. Organisaatioissa toimitaan sääntöjen mukaan, ja esimerkiksi sosiaalietuuksien käsittely perustuu hyvinkin tarkkoihin sääntöihin, joiden tarkoitus on taata kansalaisten tasavertainen kohtelu. On myös helppo huomata, että organisaatiot eivät oikeastaan koskaan ole ideaalimallin mukaisia. Tämä voi olla sekä etu – kuten edellä on esimerkissä kuvattu – että haitta esimerkiksi silloin, kun asema organisaatiossa ei perustukaan osaamiseen.
Käytännössä organisaatioissa painitaan yleensä sen ongelman kanssa, miten itsenäisesti tai sääntöjä noudattaen työntekijät työtään tekevät. Yleensä vakaassa ympäristössä toimivat organisaatiot noudattavat byrokratian sääntöjä tiukemmin kuin turbulentissa ympäristössä olevat organisaatiot, jotka tavoittelevat organisaation joustavuudesta kykyä sopeutua muuttuvaan ympäristöön.
Patologiat.
Byrokratialla on etujensa ohella myös sisäisiä patologioita, jotka johtuvat järjestelmän sisäisistä ristiriidoista. Byrokratialla on lisäksi ulkoisia patologioita, jotka johtuvat byrokratioiden suhteesta ympäristöönsä.
Byrokratian sisäisiä patologoita ovat esimerkiksi:
Byrokratian ulkoisia patologioita ovat esimerkiksi kysymykset byrokratioiden vastuuvelvollisuudesta ja siihen liittyvästä puolueettomuuden, poliittisen itsenäisyyden, responsiivisuuden ja oikeudenmukaisuuden rajanvedosta ja tasapainosta, byrokratioiden harjoittaman sääntelyn tuomasta yritysten kulujen ja sitä kautta kuluttajahintojen kasvusta, sekä tehokkuuteen rohkaisevien houkuttimien puutteesta.
Mittaus ja kansainvälinen vertailu.
Byrokratian määrää on pyritty mittaamaan ja vertailemaan esimerkiksi tutkimalla yritysten verojensa selvittelyyn käyttämää aikaa.
Maailmanpankin mukaan ihmiset käyttävät byrokratiaan koko maailmassa keskimäärin lähes 425 tuntia vuodessa. Pienimmällä ajankululla ihmiset selviävät Hongkongissa, jossa aikaa vuonna 2019 kului 34,5 tuntia. Suomessa aikaa kului 90 tuntia vuodessa.