Säilitamine (arhiivindus)

Säilitamine on arhiivinduses nimetus kõigi tegevuste kohta, mille eesmärk on aeglustada säilikute vananemist, takistada nende lagunemist ja pikendada seeläbi kogude kasutusaega.
Säilitamisel on kaks teineteisega tihedalt seotud ja samas vastuolulist eesmärki. Esiteks tähendab säilitamine selliste hoiutingimuste loomist, mis võimalikult aeglustaks dokumentide vananemist ja tagaks nende füüsilise olemasolu võimalikult pika aja vältel. Teisest küljest tähendab säilitamine jällegi võimalikult soodsate tingimuste loomist dokumentide maksimaalselt laialdaseks kasutamiseks. On ju kultuuri mälu nagu inimesegi oma mitte staatiline, vaid dünaamiline süsteem. Mida rohkem allikaid on kasutuses ja käigus, seda rikkalikum on kultuur. Säilitamine ei tohiks kuidagi piirata kasutamist, vaid peab kasutamist võimalikult hõlbustama.
Säilitamises eristatakse kahte põhilist tegevussuunda:
Vanaraamatu säilitamine.
Vanaraamatu säilitamine koosneb mitmest etapist:
Hoiustamisel on väga oluline leida riiulis raamatutele õige asend lähtuvalt laadist, formaadist, köite teostusest ja köite materjalidest. Selleks on osa teavikute hoidmiseks tarvis valmistada ümbris, mapp või karp. Nahk- ja poolnahkköited peavad olema karbistatud ning karbi materjal peab olema happevaba. Värvide mitteeraldumiseks tuleb panna lehtede vahele eripaberid, mis värvi eraldumist takistaksid.
Tähtis on õige paigutustihedus: 2–5 cm õhuvahe riiuli ülaäärest. Happelise ja hapra paberiga trükistest, eriti haruldastest või hinnalistest trükistest tuleb teha kasutus- ja varukoopiad. Mitmest vanaraamatust valguskoopiat teha ei tohi, kuna see protseduur ületab raamatu säilitamiseks vajaliku valgustugevuse mitu korda.
Vanaraamatu hoiuruum peab olema pime, suhteliselt kuiv ja jahe, kuid mitte külm. Väga tähtis on hoida normaalset temperatuuri ja õhuniiskust.
Hoiuruumi aknad ja uksed peavad olema tihedalt suletavad, avanevad aknad tuleb varustada tihedate võrkudega, ventilatsioonisüsteem tuleb varustada filtritega. Hoidlates ei tohi olla kõrvalisi esemeid (riided, jalanõud, toiduained jms.) ja regulaarselt tuleb hoidlat koristada.
Haruldaste raamatute kogud peavad olema kindlustatud. Kogudest peab olema täpne ülevaade, et kiiresti avastada kadumised. Teavikud peavad olema märgistatud. Eriti väärtuslike teavikute kohta tuleb hoida eraldi kirjeldusi ja fotosid, neil peab olema eraldi kasutuskord. Hoidlad peavad olema lukustatud, varustatud valvesignalisatsiooniga ja ligipääs hoidlaisse peab olema piiratud.
Fotomaterjalide säilitamine.
Fotomaterjalide loomulikku vananemist ei ole võimalik täielikult peatada, kuid seda saab oluliselt aeglustada sobivate säilitustingimuste loomisega. Foto säilivus sõltub foto tüübist ja vormistusest. Olulised on temperatuur, õhuniiskus ja arhiivipakendi materjal, samuti fotode kasutamise tihedus ja käsitsemine.
Fotod kahjustuvad peamiselt keemiliste protsesside tulemusena. Nende protsesside kiirus suureneb koos temperatuuri ja õhuniiskuse tõusuga. Enamiku fotomaterjalide säilitamisel kehtib reegel: mida madalamad on temperatuur ja niiskus, seda parem. Pikaajaliste uuringutega on määratud seos: fotode eluiga pikeneb kaks korda temperatuuri alandamisel iga 5–6 °C võrra ja samuti kaks korda õhuniiskuse alandamise iga 20% kohta.
Kontrollitava säilitusrežiimiga fotoarhiivides jääb temperatuur vahemikku −24...+18 °C ja õhuniiskus vahemikku 20–50%. Nende parameetrite stabiilsus on oluline mehaaniliste kahjustuste vältimiseks.
Temperatuuri järgi eristatakse nelja režiimi:
Jahe, külm ja sügavkülm režiim on saavutatavad ainult kliimaseadmetega. Perioodiliselt, üks kord kuus tuleb salvestatud andmetest teha väljatrükk. Ekspositsiooniruumides tuleb lisaks temperatuurile ja õhuniiskusele mõõta ka nähtava valguse valgustustihedust (luumen/m² ehk luks – lx) ja ultraviolettkiirguse osa selles (µW/lm), mis mõlemad mõjutavad fotode säilivust. Nähtava valguse ja ultraviolettkiirguse kahjustav mõju fotodele on kumulatiivne. Eksponaadile mõjuvat valgushulka väljendatakse valgustiheduse ja aja korrutisena lukstundides (lxh).
Digitaalne säilitamine.
Digitaalne säilitamine ehk digitaliseerimine ehk digiteerimine tähendab analoogkujul esineva teabe esitamist ja säilitamist digitaalsel kujul.
Digitaalse säilitamise eesmärgid on
Digiteerimise eelised:
Digitaalne säilitamine on eluline probleem infoühiskonnas, kus teabe lisandumiskiirus kasvab pidevalt ja uus sisu muutub üha dünaamilisemaks. Teabe kolimine võrgukeskkonda on kaasa toonud olukorra, kus me ei saa teavet enda omandusse, vaid hangime talle juurdepääsu. Infoasutused olukorra üle, kus elektrooniline teave on tänapäeval küll kättesaadav, tulevikus aga võib-olla mitte. Ollakse mures, kuidas võimaldada tulevikuski juurdepääsu neile materjalidele, mis on vajalikud ja millega kasutajad on juba harjunud.
Ühtset lahendust arhiveerimise osas leitud ei ole. Katsetatakse eri variante. Digiteerimist ja sellega seotut ennustatakse lähituleviku olulisimaks valdkonnaks digitaalteabe alal.
Säilitusprioriteedid.
Raamatukogud teevad üha enam koostööd teiste mäluasutustega (muuseumid ja kunstigaleriid), et luua digiteeritud materjale ja teha need kasutajatele laialdaselt kättesaadavaks.
Digitaalse ainese säilitamine on tavapärasest laiem ja keerulisem, hõlmates vahel ka juurdepääsu ja kasutamist ning mis kõige keerulisem, tuleviku prognoosimist. Viimasest sõltub, kas, kuidas ja mil määral on digiaines kasutatav mõnikümmend aastat hiljem. Digitaalne säilitamine on iga digitaalarhiivi ning digiteerimisprojekti ja -kollektsiooni lahutamatu ning oluline osa.