Projektitsükkel

Projektitsükkel (inglise keeles "project cycle") on omavahel seostatud tegevuste jada, mis jaguneb kolmeks faasiks: (1) strateegiline planeerimine; (2) teostamine; (3) hindamine.
Projektijuhtimise meetodit iseloomustab projektitsükkel (project cycle), mille kohaselt on igasuguste eesmärgistatud ja ressurssidega seotud (aeg, raha, inimesed) tegevuste elluviimine omavahel loogiliselt seotud. Üks viis enda töö planeerimiseks on kasutada projektijuhtimise meetodit. See koosneb kolmest peamisest osast ning oma lihtsa, loogilise ja alati ühesuguse struktuuri tõttu võib seda edukalt kasutada nii oma sünnipäevapeo, korteriremondi kui ka töö planeerimiseks. Iga põhjalikult läbitud eelnev etapp lihtsustab järgneva läbiviimist (tegevuste elluviimine läheb seda hõlpsamalt, mida põhjalikumalt on need eelnevalt planeeritud; analüüsi ja aruandlust on lihtsam koostada, kui ressursside kasutamine ja tegevuste kulg on sisuliselt ja vormiliselt dokumenteeritud ja salvestatud; vajadust uute tegevuste järele on lihtsam põhjendada, kui nende aluseks on analüüs varasemast kogemusest)
Projekt
on kaasaegses tähenduses ühekordne, tavaliselt erinevate valdkondade piire ületav ning oluline ettevõtmine selgelt piiritletud, ajaliste raamide ja ressurssidega. 
Praktikas kasutatakse sõna „projekt“ väga paljudel juhtudel valesti. Igat ühekordset tegevust ei pea alati projektiks nimetama, eriti kui sel puuduvad mõned olulised projekti tunnused. Projekt võib-olla ajutine sotsiaalsüsteem nagu töösüsteemid, mille moodustavad meeskonnad organisatsioonides või nende vahel, et täita konkreetseid ülesandeid ajapiirangute piires. 
Projekt tuleb ladinakeelsest sõnast projectus, mis tähendab etteheiteid, esile paisatud. Projektide iseloomu peegeldab see sõna päris täpselt. Kutsuvad ju kõik projektid mingil kujul esile muutusi, täiustusi või edasiarendusi ja samas on nad kõik suunatud ettepoole – tulevikku. Seega võib öelda, et kõik projektid on suuremal või vähemal määral arendusliku iseloomuga. Läbi projektide käivitamise püütakse leida lahendusi erinevatele probleemidele või arenguvajadustele.
Projektil on kindel elukäik, algus ja lõpp mida nimetatakse dünaamiliseks süsteemiks, projektil on finantseerimises eelarve. Et kindlustada projekti lõpetamine õigeaegselt ja eelarve piires, on vaja organisatsiooni ja projekti korraldamist, igast projektist peab maha jääma dokumentatsioon. Projekti plaani põhjal eraldatakse tavaliselt igale projektile oma eelarve. Tavaliselt ei ole see eelarve lihtsalt prognoos, vaid väga rangelt paika pandud algtingimus. Seetõttu soovitatakse projekti eelarvet koostades kulu alati lahti kirjutada projekti ülesannete ja kuluartiklite lõikes.
projektitsükli järjestus ideede arendamine, vajaduste analüüs, tegevuste ja ressursside planeerimine --&gt; tegevuste elluviimine, ajakava, eelarve, meeskonna-, ja muudatustejuhtimine --&gt; analüüs, hindamine ja aruandlus. samuti saab seda tsüklit teha ka lihtsamalt. üheks võimaluseks on tsükkel panna kirja nii: idee --&gt; partnerid --&gt; taotlus --&gt; rahastus --&gt; tegevused --&gt; aruanne.
Projektitsükliga seotud mõisted:.
Projekt on tegevuste kogum, mida seob
teatud ajaperiood ja mida viiakse ellu
ainulaadse tulemuse saavutamiseks, milleks on
tavaliselt püsiv kvalitatiivne muutus, uus teenus
või toode.
Mitte kõik eesmärgistatud protsessid pole
projektid. Projekti iseloomustavad kolm
piiravat tegurit: aeg, ressurss ja tulemus.
Aeg: Projekt toimub kindlas ajaraamis. Tal on
konkreetne algus ja lõpp, mis määratleb
tulemuste saavutamiseks antud ajavahemiku.
"'Ressurss" Projekti käsutuses on eelnevalt
kokkulepitud ressurss, mille väärtus on
rahaliselt mõõdetav ning mis moodustab projekti eelarve. Ressursiks võivad olla nii inimesed,
töövahendid, ruumid kui ka muud materiaalsed väärtused.
Tulemus Projekti oodatav tulemus on kolmas tegur, mis määratleb projekti piirid. Tulemust
kirjeldatakse eesmärkide ja väljundite kaudu. Kirjeldus peab olema võimalikult täpne, sisaldama nii
kvantitatiivseid kui kvalitatiivseid näitajaid, milleni projekti teostamise kaudu tahetakse jõuda. 
Projektitsükli faasid.
Projektitsükli faasid võimaldavad projekte
arendada süsteemselt, pidades konsultatsioone
kõikide asjasse puutuvate sidusgruppidega.
Projektitsükli iga faasi ning etapi lõpuks
defineeritakse olulised järeldused ja otsused,
lisainfo hankimise vajadused ning konkreetsed
tulemused. Faasid on progresseeruvad, mis
tähendab, et iga faas peab olema enne järgmise algust lõpetatud. Seega on võimalik algselt
ettenägematuid probleeme ja küsimusi tuvastada, nende mõju järgmiste faaside jaoks läbi kaaluda ning
sellele vastavalt tegutseda. Näiteks kui strateegilise planeerimise faasis toimuvad olulised poliitilised
või majanduslikud muutused, tuleb anda hinnang nende tõenäolisele mõjule mistahes planeeritud
projektide elluviimisel. Vajadusel saab siis järgmisesse faasi sisse viia muutused.
Strateegilise planeerimise faas
Programmeerimise etapis määratakse kõrgeimal võimalikul tasemel kindlaks poliitilised suunad,
prioriteedid ja üldised eesmärgid. See tasand esindab pigem püüdlusi kui konkreetseid tegevusi.
Määratlemise etapis arendatakse ideid edasi, konsulteeritakse nii kasusaajate kui teiste
sidusgruppidega. Kollektiivselt viiakse läbi konteksti-, probleemi- ja riskide analüüs.
Kavandamise etapis vormistatakse väljavalitud ideed konkreetseteks programmideks või/ja
projektideks.
Ressursside planeerimise etapis määratletakse projektide rahalised vajadused ning sobitatakse
kasutada olevate vahenditega. Vahendite nappuse korral tehakse valik kõige olulisemate projektide
vahel.
Strateegilise planeerimise faasi lõpuks on projektid kindlaks määratud ja finantseerimine kokku lepitud.
Teostamise faas
Käivitamise etapis tehakse vajalikud ettevalmistused projekti või programmi alustamiseks –
täpsustatakse lähteülesanded, viiakse läbi pakkumiskonkursid, valitakse meeskond, sõlmitakse
lepingud, valmistatakse ette projekti keskkond jne.
Läbiviimise etapis teostatakse ettenähtud tööd ning jälgitakse nende kulgu algse plaani taustal. Kui
leitakse kõrvalekaldeid planeeritust, on vaja selgitust. Vajadusel saab projekti ümber suunata või seda
kohandada vastavalt muutunud olukorrale.
Hindamise faas
Projektide hindamist pole vaja mitte ainult saavutatud tulemuste ja nende mõju analüüsiks, vaid samuti
õpitu-kogetu tuvastamiseks ning selle tähenduse väljaselgitamiseks tulevaste projektide jaoks. Seega on
hindamistulemused aluseks asjakohasemate ja parema ülesehitusega projektide planeerimisele
tulevikus.
Hindamist ei teostata ainult pärast projekti või programmi lõppemist, vaid seda saab teha kogu projekti
või programmi perioodi jooksul, sõltuvalt selle kestusest. Sel juhul on võimalik rakendada järeldusi
juba käimasoleva projekti või programmi eluajal.
'Projektitsükli kasutamine juhtimismeetodina'
Projektitsükli juhtimine on üks konkreetne projektijuhtimise metoodika, mis võeti esmakordselt
kasutusele 1960ndate alguses Maailmapanga projektide planeerimisel. Erinevates variatsioonides
kasutavad projektitsükli juhtimist kõik suuremad arendusprojekte rahastavad organisatsioonid,
sealhulgas Euroopa Liidu Komisjon.
Projektitsükli meetod ja selle alustaladeks olevad tehnikad nagu sidusgruppide analüüs, probleemi- ja
eesmärgipuu, loogiline maatriks jne. on suurepärased abivahendid projektide kavandamisel ja
juhtimisel. Projektitsükli peamine eelis seisneb süsteemsuses. Otsuste tegemine on muudetud
lihtsamaks, sest iga faas ja etapp on loogiliselt järgnevaga seotud. See võimaldab paindlikult reageerida
muutustele projekti keskkonnas.
Projektitsükli juhtimine ühendab terve rea analüütilisi meetodeid ja tehnikaid, mida
saab projekti käigus rakendada. Nende meetodite õige kasutamine kindlustab heale
projektile omaste võtmekriteeriumide täitmise – need on projekti asjakohasus,
teostatavus ja jätkusuutlikkus.
Asjakohasus
Projekt peab olema suunatud kasusaaja(te) tegelikele vajadustele, projekti tulemusel
peab toimuma selge positiivne muutus. Selle tagamiseks tuleb kaasata eeldatavad
kasusaajad juba varases planeerimise staadiumis. Planeerimine sisaldab probleemide
analüüsimist ja eesmärkide määratlemist selges seoses sihtrühmade kasuga.
Teostatavus
Projekti eesmärgid peavad olema reaalselt saavutatavad. Selle tagamiseks tuleb
analüüsida projekti keskkonda ja arvestada majanduslike, finantsiliste, sotsiaalsete ja
kultuuriliste võimalustega. Samuti tuleb tuvastada projekti jaoks olulised eeldused ja
võimalikud riskid. Projekti saab ellu viia vaid siis, kui tema toimimise keskkond on
sobiv. Eeldused ja riskid peavad olema pideva monitooringu objektid kogu
projektitsükli jooksul. Kui projekti keskkond muutub, tuleb projekti tegevus ümber
planeerida, suunda muuta või kõige äärmuslikumal juhul projekt peatada.
Strateegiline planeerimine.
strateegiline planeerimine on tugevasti seotud projektitsükli kulgemise ja osaga
strateegiline planeerimine hõlmab tegevusi, mis leiavad aset enne
projekti elluviimist. Projekti edukus
või läbikukkumine sõltub tihti sellest,
kui põhjalikult on läbi viidud
strateegilise planeerimise protsess.
Just selles faasis peab suutma ette
näha kõiki otseselt ja kaudselt projekti mõjutavaid ning projektiga seotud tegureid.
Olukorra määratlemine
Projekti konteksti ehk olukorra määratlemisel tuleb teadvustada, mis meid mõjutab
ning keda/mida me ise kavatseme mõjutada. Meil tuleb leida vastused mitmetele
küsimustele:
Keda projekt/programm puudutab?
Ka kõige edumeelsema projekti puhul ei saa me eeldada, et kõik meie kavatsusi toetavad. Inimestel on
muutuste suhtes erinev hoiak. Tuleb teadvustada, kuidas seostuvad projektiga erinevad grupid või
isikud, kas projekti tulemus on neile meelepärane või tekitab ebakindlust, hirmu ja pahameelt.
Projektist kasusaavad ja huvitatud grupid tuleb mobiliseerida projekti toetama. Gruppidega, kelle jaoks
projekti eesmärgid toovad kaasa tülikaid muutusi, tuleb konsulteerida ning kompromisse otsida, selleks
et nende vastuseis ei seaks projekti ohtu. Kõiki projektiga seotud gruppe, nii toetajaid kui
potentsiaalseid vastaseid, nimetatakse selles käsiraamatus sidusgruppideks.
Missugused on poliitilised suunad?
Tuleb endale selgeks teha riigi, omavalitsuse, organisatsiooni jne prioriteedid ning
meie kavatsuste kokkusobivus nendega. Näiteks, kui valitsuse prioriteediks on
sotsiaalse heaolu tõstmine, siis võib oletada, et ettevõtluse soodustamise projektid
pälvivad vähe poolehoidu. Parimateks allikateks poliitiliste eelistuste tuvastamisel on
olemasolevad strateegilised dokumendid – sõnastatud poliitilised platvormid,
programmid, tegevusplaanid jne.
Missugused on väärtused ja põhimõtted?
Ei saa ignoreerida projekti keskkonnas elavate ja töötavate inimeste väärtushinnanguid, mõtteviisi ja
harjumuspärast elustiili. Näiteks on uusettevõtluse projekte tunduvalt keerulisem algatada vananeva
elanikkonnaga maapiirkonnas kui noore elanikkonnaga linnas. Privaatsust väärtustav elanikkond ei
eelista ilmselt suurt turistide voogu kaasa toovat projekti, olgu see siis majanduslikult tulus või mitte.
Missugused on ohud ja riskid?
Väga oluline on teadvustada, millised on võimalikud takistused projekti eesmärgi saavutamisel.
Takistuseks võib olla teatud grupi vastuseis, ressursside nappus, infrastruktuuri puudulikkus jne.
Riskide analüüs tagab, et oleme valmis ohte vältima või leevendama. Mõne olulise riski tuvastamine
võib ajendada meid ka projekti edasi lükkama või koguni ära jätma.