Rahvusvaheline dokumendisuhtlus

Rahvusvaheline dokumendisuhtlus on ühes riigis välja antud avaliku dokumendi kasutamine teises riigis. Selleks on vaja rahvusvaheliselt tunnustatud tõendit dokumendi autentsuse kohta. Kui välislepinguga pole sätestatud teisiti, tuleb dokument sel põhjusel legaliseerida või kinnitada apostilliga.
Avalikuks dokumendiks peetakse notari või vandetõlgi väljastatud dokumenti, haldusdokumenti ja kohtu või kohtuga seotud ametiasutuse väljastatud dokumenti.
Rahvusvahelise dokumendisuhtluse põhisuunad.
Rahvusvahelise dokumendisuhtluse põhisuunad on dokumentatsiooni legaliseerimine, avaliku dokumendi kinnitamine tunnistusega ehk apostilliga ja formaalsusteta dokumendisuhtlus.
Legaliseerimine.
Legaliseerimine on formaalsus, millega ametiasutus kinnitab avalikul dokumendil oleva allkirja ning kui vaja, siis pitsati või templi õigsust. Seega kasutatakse legaliseerimiseks tavaliselt allkirja näidise ja pädeva asutuse saadetud templite võrdlust ning see on võimalik ainult selle riigi välisesinduse kaudu, kus dokumenti soovitakse kasutada.
Kui avalikku dokumenti hakatakse kasutama riigis, mis ei ole ühinenud välisriigi avaliku dokumendi legaliseerimise nõude kaotamise konventsiooniga, või riigis, millega Eesti ei ole sõlminud õigusabilepingut, tuleb see legaliseerida.
Dokumendi legaliseerimisest saab keelduda järgmistel põhjustel:
Kuigi legalisatsioon on vanim viis kasutada dokumenti välisriigi õigussüsteemis, on tänapäeva maailmas legaliseerimine asendumas apostilli protseduuridega.
Avaliku dokumendi kinnitamine tunnistusega (apostilliga).
Paljud riigid on loobunud legaliseerimiseks ning liitunud välisriigi avaliku dokumendi legaliseerimise nõude tühistamise konventsiooniga ehk apostillikonventsiooniga, mis kiirendab ja lihtsustab rahvusvahelist dokumendisuhtlust. Apostillikonventsiooniga on 2022. aastaks liitunud 125 riiki.
Apostill on tunnistus ehk dokumendi päritolumaa ametkonna teostustähis, mis tõendab dokumendi allkirjastaja pädevust, ning see kinnitatakse püsivalt dokumendi külge.
Avalik dokument peab olema apostillitud riigis, kus see välja anti. Sõltumata sellest, millal dokument kinnitati, saab teistes riikides välja antud ja apostilliga kinnitatud dokumenti Eestis kasutada, kui selle kehtivus ei ole piiratud (näiteks sünni- või surmatunnistus). Kaubandus- ja tollidokumendid ei kuulu legaliseerimise ja apostilliga kinnitamise nõuete alla.
Alates 1. jaanuarist 2010 on Eestis apostillinud ametlikke pabereid notarid.
Apostilliga kinnitamisel ja legaliseerimisel on järgmised erinevused:
Formaalsusteta dokumendisuhtlus.
Õigusabi konventsioonid ja lepingud reguleerivad mitteametlikku dokumendisuhtlust naaberriikide vahel. Eesmärk on kaotada pooltevahelise suhtluse formaalsused, mis segavad inimeste vabadust ja õigust pöörduda takistamatult teise lepingupoole asutustesse, mille pädevusse kuuluvad tsiviil- ja perekonnaasjad.
Dokumenti tunnustatakse teises õigusabilepingu riigis ilma lisatõendita, kui selle on koostanud või kinnitanud kohus või ametnik õigusabilepingu sõlminud riigis ning oma volituste piires ja ettenähtud vormis. Selline dokument peab olema kinnitatud vapipitseriga ning see ei vaja täiendavat legaliseerimist ega kinnitust apostilliga. Ühe õigusabilepingu poole territooriumil ametlikuks peetavatel dokumentidel on samasugune tõenduslik kaal ka teise lepingupoole territooriumil.
Eesti on õigusabilepingud sõlminud Leedu, Läti, Poola, Ukraina ja Venemaa Föderatsiooniga ning nende riikide loodud või kinnitatud avalikku dokumenti aktsepteeritakse Eestis ilma lisatõestamiseta. Eestist välja antud või kinnitatud dokumenti saab eelnimetatud riikides kasutada ilma täiendava legaliseerimise või apostilliga kinnitamise nõudeta.