Teabehaldus

Teabehaldus (inglise keeles "Information Management") on tegevus, mis toetab asutuse ja avaliku sektori eesmärkide saavutamist teabe haldamise, jagamise ja vahetamisega kõigis infosüsteemides ja andmekogudes. Teabehalduse alategevused on andmehaldus, dokumendihaldus, sisuhaldus sise- ja välisveebis ning teabele juurdepääsu ja teabe kaitse korraldamine. Teabehaldus on organisatsioonisisese teabe hankimise, kasutamise, juurdepääsu ja levitamise protsess.
Eestis reguleerivad teabehaldust teenuste korraldamise ja teabehalduse alused, avaliku teabe seadus, arhiiviseadus, isikuandmete kaitse seadus.
Ajalugu.
Inimkond on ajaloo vältel pidevalt kogunud ja säilitanud informatsiooni. Traditsioonilistes kultuurides hoiti teavet valdavalt kollektiivses mälus suulises vormis. Kirjaliku kultuuri tekkimisel hakati informatsiooni säilitama dokumentide ja raamatute kujul. 21. sajandi infoühiskond sõltub suuresti digitaalsest teabest ja selle haldamisest. Alates arvutite leiutamisest 1940.–50. aastatel mõjutab digitehnoloogia igat arenenud maailma elanikku. Kõik sõltuvad üha rohkem teabest ja selle kättesaadavusest. Info haldamiseks on kujunenud erinevad institutsioonid. Tänapäevase automaatse digitaalse andmetöötluse eelkäijaks võib pidada perfokaartidel põhinevat mehaanilist andmetöötlussüsteemi, mille lõi 1880. aastatel Herman Hollerith.
Vastutus ja koordineerimine Eestis.
Teabehalduse korraldaja (asutus) vastutab avalike teenuste osutamise, selle kvaliteedi, arendamise ja halduse eest. Asutus määrab selleks vastutava struktuuriüksuse, ameti- või töökoha, et tagada teenuste ühtlane kvaliteet ja tõhusus.
Vabariigi Valitsuse määruse teenuste korraldamise ja teabehalduse alused tähenduses on teenus määruse tähenduses otsene avalik teenus ja tugiteenus.
Eestis koordineerivad asutusteülest teenuste arengut:
Teabehalduse protsess.
Teabehaldus on määratletud kui organisatsiooni teabevarade ja teabevõimekuste kasutuselevõtt, et suurendada organisatsiooni tõhusust ja tulemuslikkust. Seda nähakse kui protsesside ja süsteemide juhtimist, mis koguvad, loovad, organiseerivad, jagavad ja kasutavad teavet. Teabehaldus ühendab kahte põhimõistet: teave ja juhtimine.
Teabe korrastamine.
Põhiülesande täitmisel tekkivast teabest ülevaate saamiseks määrab asutus teenuste osutamiseks vajaliku teabe korrastamise tingimused: teabe liigitamine, lisateabe vajalikkus, teabeallikad, teabe säilitamise tingimused, säilitustähtajad, juurdepääsutingimused ja teabe kasutajad.
Teabele juurdepääsu korraldus.
Teabevaldaja on kohustatud võimaldama juurdepääsu tema valduses olevale teabele seaduses sätestatud korras. Juurdepääsupiiranguga teabele on kehtestatud juurdepääsupiirang(ud) seaduses sätestatud korras.
Teabe jagamine ja vahetamine.
Dokumente vahetatakse asutustega üldjuhul elektrooniliselt, välja arvatud juhul, kui edastada tuleb dokument, mis ei ole saaja jaoks elektroonilises vormis kasutatav või mida ei ole otstarbekas digiteerida. Eelistatud kanaliks riigi ja kohalike omavalitsuse üksuse ametiasutustega andmete ja dokumentide vahetamisel on infosüsteemide andmevahetuskihil (X-tee) asuv dokumendivahetussüsteem DVK.
Teabe säilitamine ja kasutamine.
Avalikke ülesandeid täitev asutus või isik peab tagama avaliku ülesande täitmise käigus loodud või saadud dokumentide või arhivaalide säilimise ja kasutatavuse seadustega või nende alusel kehtestatud õigusaktidega sätestatud tähtaja jooksul või Rahvusarhiivile üleandmiseni.
Teabehalduse automatiseerimine.
Süsteemid aitavad teabehalduse protsesse tõhustada, vähendades käsitsi tehtavate toimingute arvu ja parandades andmete täpsust. Teabehalduse automatiseerimine hõlmab töövoogude automatiseerimist, dokumentide haldamise süsteemide kasutuselevõttu ja teabe turvalisuse tagamist läbi automatiseeritud kontrollide.
Andmeturve ja infosüsteemide turvalisus.
Isikuandmed on tihedalt seotud eraeluga, mis on kaitstud inimõigusega privaatsusele. Seega tuleb igasuguseid isikuandmetega seotud tegevusi teha seaduslikult, et seda õigust mitte rikkuda.
Inimeste eraelulise teabe (isikuandmete) kaitstust valvab andmekaitse inspektsioon (AKI). Samuti valvab inspektsioon, et teave asutuste tegevuse kohta (avalik teave) oleks piisavalt kättesaadav. Õigus isikuandmete kaitsele ja õigus avalikule teabele on põhiseaduslikud õigused.
Privaatsus on arvutieetikas juba varakult palju tähelepanu pälvinud teema. Isikuandmete salvestamiseks, säilitamiseks ja edastamiseks kasutatakse sageli infotehnoloogiat ning võib juhtuda, et sellele teabele pääsevad ligi või kasutavad kolmandad isikud ilma vastavate isikute nõusolekuta, rikkudes sellega nende privaatsust.
Eesti infoturbestandardit (E-ITSi) peavad rakendama kõik organisatsioonid, kes täidavad avalikke ülesandeid. Ka ettevõtted võivad infoturbe eesmärkide saavutamiseks E-ITSi kasutada.
Teabehalduse korraldaja kvalifikatsioon.
Teabehalduse korraldaja (dokumendihaldur, dokumendihalduse (pea)spetsialist, infohalduse spetsialist/koordinaator, protsessi(de) juht, teabehaldur, teenuste ja protsesside juht, teenuste juht, ärianalüütik) on spetsialist, kelle ülesandeks on teabehalduse korraldamine ja selle põhimõtete rakendamine organisatsiooni äriprotsessides ja teenuste arendamises ning toetada põhi- ja tugifunktsioonide täitmist. Oma töös teabe kaitse ja juurdepääsu korraldamisel puutub teabehalduse korraldaja kokku konfidentsiaalse informatsiooniga, mis seab sellel ametikohal töötavale isikule kõrged eetilised nõudmised.
Vastavalt Äriteeninduse ja Muu Äritegevuse Kutsenõukogu otsusele on teabehalduse korraldaja kutse andjaks Eestis kuni 9. novembrini 2025 MTÜ Dokumendihaldurite Ühing.
Teabehaldus 21. sajandil.
Konverentsil Digital Workplace Conference 2023 tehti kokkuvõtlikult järeldused teabehalduse tuleviku kohta: