Kogude haldamine

Kogude haldamine ("collection management") on mõiste, millega kirjeldatakse erinevate mälu- ja infoasutuste ning kasutajate poolt kogude haldamist, arendamist ning täiustamist, mis vastab nende poolt esitatud nõuetele. Kogude korrektne haldamine aitab organisatsioonidel saavutada endale seatud eesmärke ning vastata kasutajate huvidele ning ootustele. 
Kogude haldamine sisaldab kogude koostamist ja täiendamist, kogude korraldamist ning nende haldamist.
Termin kogude haldamine hakkas laiemalt levima 1960. aastate lõpus, asendades eelnevalt kasutatud mõiste valik ("selection"). Uus mõiste võimaldas paremini kirjeldada protsesse, mida raamatukogudes uute kogude loomisel läbitakse.
Koostamine ja täiendamine.
Kogude koostamist, täiendamise käigus uute teoste välja valimist ning soetamist, nimetatakse komplekteerimiseks ("acquisition"). Kogude koostamisel tuleb muuhulgas arvesse võtta nii organisatsiooni eesmärke, sihtrühmade huve, nõudlust ning eelarvet. Eelnimetatud faktorid on koondatud organisatsiooni komplekteerimisplaani ("collection development policies").
Kogude komplekteerimine.
Komplekteerimine koosneb järgnevatest etappidest: sobivate teoste otsimine, teose sobivuse ja selle kvaliteedi hindamine ning seejärel soetamine. Teoste sobivust hinnatakse kasutajate vajaduste, majandusliku otstarbekuse ning komplekteerimisplaani alusel.
Kogude üle peetakse arvestust elektroonilistes andmebaasides või inventariraamatutes. Neis on välja toodud kogude suurus, koosseis ning rahaline väärtus. Samuti kantakse sinna kogudes läbi viidud muudatused.
Komplekteerimise viisideks on jooksev komplekteerimine ("current acquisition"), järelkomplekteerimine ("additional acquisition") ning dekomplekteerimine ("deacquisition").
Komplekteerimise allikad.
Komplekteerimiseks nimetatakse erinevaid meetodeid kuidas kogusid täiendatakse. Allikateks võivad olla nii eraisikuid kui ka organisatsioonid (kirjastused, raamatukauplused, antikvariaadid) ning neid hangitakse tasu eest (ühekordsed ostud, jadaväljaannete tellimine) või tasuta (annetused, kingitused, vahetused).
Korraldamine.
Kogudes olevate teoste kirjeldamist, liigitamist, indekseerimist ning hoiustamist nimetatakse kogude korraldamiseks.
Kirjeldamine.
Kirjeldamise käigus koostatakse teose kohta bibliograafiline kirje, kus on välja toodud andmed, mis aitavad teost identifitseerida ning annab ülevaate tema sisust, tüübist ning seisundist. Kirjelduses tuuakse välja järgnevad andmed: autor, pealkiri, ilmumiskoht ja -aeg, lehekülgede arv jm. Selle tulemusel valmib ühes organisatsioonis asuvate teoste kohta täpne loetelu ehk kataloog. Enim levinud kirjeldamise viis on temaatika põhine nagu näiteks: ajalugu, ilukirjandus, meditsiin jne.
Liigitamine.
Esemete või nähtuste neile omaste tunnuste alusel kategooriatesse jagamist nimetatakse liigitamiseks. Liigitamine ("content based classification") on osa kataloogimise protsessist, mille käigus lisatakse teostele ka detailsem sisukirjeldus ning analüüs.
Indekseerimine.
Indekseerimiseks ("indexing") nimetatakse teoste sisu ja vormi väljendamist selleks spetsiaalselt loodud indekseermiskeelte (liigitussüsteemid, märksõnastikud) abil. Protsessi käigus on võimalik koondada sisu ja vormi poolest sarnased allikad.
Korrastamine.
Kogusid korrastatakse mitmete erinevate parameetrite alusel. Nendeks on: asukoht kogus, teose tüüp, keel, päritolu, sisu või materjal. Tänu korrastatud kogule, on nii raamatukogu töötajatel, kui ka lugejatel lihtsam kogudest endale sobivaid või vajalike teoseid leida.
Haldamine.
Kogude haldamise ("collection management") eesmärgiks on tagada, et kogude koostamine, arendamine ning korraldamine oleks kooskõlas nii kasutajate nõudluse kui organisatsiooni eesmärkidega. Lisaks on haldamise eesmärk reguleerida kogude kasutamist ja säilitamist.
Arendamine.
Kogude arendamine ("collection development") on protsess, mille käigus pannakse paika organisatsiooni eesmärgid – kuidas ja milliseid teoseid soovitakse kogudesse lisada ning reguleerida koostööd nii organisatsioonisiseselt kui ka -väliselt. Välja töötatud põhimõtted aitavad töötajatel teha otsuseid, kas ja milliseid teoseid kogudesse lisada.
Säilitamine.
Säilitamine ("preservation") on tegevuste kogum, mille siht on tagada teoste või dokumentide võimalikult pikk kasutusiga.Säilitamine sisaldab endast järgnevaid tegevusi: köitmine, parandamine, kasutuse piiramine, keskkonna tingimuste reguleerimine, konserveerimine jne.
Organisatsioonide sees seatakse paika kindlad abinõud, kuidas dokumentide säilitamist tagada ning seda nimetatakse säilituspoliitikaks või säilituskavaks. Säilituskavade keerulisus või detailsus sõltub organisatsiooni eesmärgist ning rahalistest võimalustest ning lisaks aitab kaasa töötajate teadlikkuse tõstmisele.
Kogude arendamise poliitikad.
Kogude arendamise poliitika ("collections management policy") on organisatsioonisisene dokument, kus pannakse paika standardid, mille alusel toimub kogude dokumenteerimine, säilitamine, arendamine ning väljalaenutamine. Lisaks on neis paika pandud organisatsiooni tuleviku eesmärgid ning selle järgimine aitab püstitatud eesmärke täita ja tuvastada puudujääke töökorralduses.
Kogude arendamise poliitikad jagunevad narratiivseteks ("narrative model"), rühmitamise alusel koostatud (classed model) või mõlemat kombineerivaks. Narratiivsed mudelid põhinevad kogude või valdkondade tekstilistel kirjeldustel. Rühmitamise puhul kasutatakse lühendeid või numbrilisi koode.
Kogude arendamise poliitikate kirja panemisel tuleb jälgida, et need ei oleks liiga üldised ning teoreetilised, samas ei tohi nad olla nii detailsed, et muutuksid kasutamatuks. Samuti tuleb pidevalt jälgida, et poliitikad oleksid ajakohased kuna organisatsiooni hallatavad kogud ning kasutajad on pidevas muutumises.