Asjaajamine

 
Asjaajamine on dokumentide loomine, registreerimine, edastamine, süstematiseerimine, hoidmine ja kasutamine nende üleandmisel arhiivi. (Arhiiviseadus § 2 lg 1).
Asjaajamise korraldamine.
Asutuse sisemist töökorraldust reguleerivates dokumentides määratakse asjaajamistoiminguid korraldavad (vastutavad) struktuuriüksused ja ametnikud:
Asjaajamise liigid.
a) tsentraliseeritud – kõik asjaajamise toimingud toimuvad ühes kohas;
b) detsentraliseeritud – kõik asjaajamise toimingud toimuvad struktuuriüksustes;
c) diferentseeritud – osa asjaajamist toimub tsentraliseeritud ja osa struktuuriüksustes.
Nõuded asjaajamisele.
Asjaajamine peab olema teostatud süstemaatiliselt ning asjaajamistoimingud peavad olema kavandatud ja metoodiliselt teostatud.
Asjaajamistoimingud peavad olema kontrollitavad.
Kõik toimingud, mida dokumendiga tehakse, peavad olema kontrollitud dokumendi loomisest või saamisest kuni tema hävitamise või üleandmiseni avalikku – või eraarhiivi.
Dokument asjaajamises.
Dokumendi komponendid.
Dokument omab tõestusväärtust, kui ta on usaldatav ja autentne
Dokumendi vorminõuded.
Dokumendid vormistatakse dokumendiplankidele.
Igal asutusel on:
Üldplank (nii paberil kui ka digitaalsel teabekandjal). Üldplangi alusel võib moodustada dokumendiliigi planke. Dokumendiplangid kujundatakse „Valitsusasutuste asjaajamiskorra alustes“ toodud näidisvormingu alusel ( kuni vastavate standardite väljatöötamiseni ). Dokumendil on kohustuslikud ja vastavale dokumendiliigile omased rekvisiidid.
Dokumendiringlus.
Dokumendiringlus on dokumentide liikumine asutuses alates nende saamisest või koostamisest kuni nende täitmise ja väljasaatmiseni.
Dokumendiringluse eesmärk on piirata dokumentide põhjendamatuid ümberpaigutusi.
Eristatakse.
Asutus on kohustatud registreerima dokumendiregistris tema ülesannete käigus loodud ja saadud dokumendid. Dokumendi loomise ja saamise viis ning teabekandja ei saa olla registreerimata jätmise põhjuseks. Dokumentide registreerimine peab olema ühekordne.
Õigusaktid.
Määrused.
1) asjaajamiskorra ühtsed alused;
2) arhiivieeskiri;
3) riiklike registrite põhimäärused;
4) juhendid;
5) ministri määrused ja käskkirjad;
6) kohalike omavalitsuste määrused.
Seadused.
1) arhiiviseadus;
2) avaliku teabe seadus;
3) isikuandmete kaitse seadus;
4) raamatupidamise seadus;
5) töölepingu seadus;
6) digitaalallkirja seadus;
7) andmekogude seadus;
8) tõestamisseadus;
9) haldusmenetluse seadus;
10) märgukirjale ja selgitustaotlusele vastamise seadus.
Standardid.
1) EVS 8:2000 (infotehnoloogia reeglid eesti keele kultuuri keskkonnas);
2) hea dok ja arhiivi juhised.
Asutusesisesed õigusaktid/normdokumendid.
1) asjaajamise kord või dokumentide süsteem või kvaliteedi juhtimise süsteem;
2) arhiivi ohuplaan;
3) teabenõuete menetlemise plaan.
Digitaalne asjaajamine.
Amphora.
Amphora võimaldab digitaalset dokumendihaldust ja asjaajamist. Amphora on juhtivaid digitaalse asjaajamise tarkvarasid Eestis. Tarkvara on loodud kasutajate vajadustest lähtuvalt ning mitmete funktsionaalsuste arendus on toimunud kasutajate tellimusel.
Delta.
Delta on veebipõhine rakendus, milles on realiseeritud dokumendi elukäigu jaoks vajaminev funktsionaalsus ning mis on ideaalne organisatsiooni dokumendihalduse töövahendiks
Postipoiss.
Postipoiss on elektrooniline dokumendihalduse süsteem, mis mõeldud elektroonilise ja paberil oleva dokumenteeritud informatsiooni (kirjad, avaldused, käskkirjad, lepingud, õigusaktid, protokollid, korraldused jne) haldamiseks. Postipoiss hõlmab dokumendi protsesse alates nende loomisest/saamisest, registreerimisest, haldamisest asutuse sees kuni selle arhivaaliks viimiseni.
Hästi korraldatud asjaajamise tunnused.
Hästi korraldatud asjaajamisel on järgmised tunnused:
dokumendid vormistatakse korrektselt, kooskõlas kehtivate õigusaktidega, et kindlustada nende juriidiline jõud;
dokumenditöö on maksimaalselt mehhaniseeritud, automatiseeritud, arvutiseeritud;
on loodud otstarbekas dokumentide arvestuse süsteem;
dokumendiringlus (dokumentide liikumine saamise või koostamise momendist täitmise või väljasaatmiseni) on operatiivne;
dokumendid lahendatakse tähtaegselt, on loodud töökindel tähtaegse lahendamise kontrolli süsteem;
lahendatud dokumendid paigutatakse toimikusse süsteemikindlalt;
dokumente säilitatakse nõuetekohaselt.