Documentos Contábeis e Legais e Tempo de Guarda
Autor: Intercriar | Publicado: 2012-12-23T14:43:00-08:00

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Os
documentos de uma empresa podem ser divididos em duas categorias para fins de
arquivos: Documentos Contábeis e Documentos Legais.



Documentos
contábeis.



Os
documentos contábeis devem ser arquivados em ordem cronológica de data, em
alguns casos em ordem cronológica de lançamentos nos livros fiscais, separados
e arquivados por mês, por trimestre ou por ano, de conformidade com o volume de
documentos de cada empresa.



Os
principais documentos contábeis são:



Notas
de compra/serviços
Notas de vendas/serviços
Extratos bancários
Duplicatas pagas
Comprovantes de despesas/custos
Cópias de cheques
Comprovantes de débitos/créditos bancários
Outros documentos contabilizados



Documentos
legais

Os documentos legais podem ser divididos e arquivados em 08 setores distintos:



 

  
  
100
  - 

  
  
FEDERAL

 

  
  
200
  - 

  
  
ESTADUAL

 

  
  
300
  - 

  
  
MUNICIPAL

 

  
  
400
  - 

  
  
MINISTÉRIO
  DO TRABALHO

 

  
  
500
  - 

  
  
CONTRATOS

 

  
  
600
  - 

  
  
INSS

 

  
  
700
  - 

  
  
SINDICAL

 

  
  
800
  - 

  
  
DIVERSOS

 





Por sua vez, cada setor é dividido em: 




100 – FEDERAL



 

  
  
101
  - 

  
  
Cadastro
  Geral de Contribuintes (CNPJ) 

 

  
  
102
  - 

  
  
Declaração
  do Imposto de Renda - Pessoa Jurídica 

 

  
  
103
  - 

  
  
Ficha
  de Alteração do CNPJ 

 

  
  
104
  - 

  
  
Pedido
  de Restabelecimento do CNPJ 

 

  
  
105
  - 

  
  
Certidão
  Negativa do Imposto de Renda e CRJF 

 

  
  
106
  - 

  
  
Comunicações
  de Aumento de Capital 

 

  
  
107
  - 

  
  
Demonstrativos
  dos Duodécimos 

 

  
  
108
  - 

  
  
CAIF
  

 

  
  
109
  - 

  
  
Comunicações
  de IPI e IRPJ 

 

  
  
110
  - 

  
  
DIRF
  

 

  
  
111
  - 

  
  
Cartão
  do CNPJ 

 

  
  
112
  - 

  
  
Notificações
  - Auto de Infrações 

 

  
  
113
  - 

  
  
Baixa
  do CNPJ 

 

  
  
114
  - 

  
  
Certidão
  Negativa por Encerramento de Atividades 

 

  
  
115
  - 

  
  
Programa
  de Alimentação ao Trabalhador 

 

  
  
116
  - 

  
  
DNER
  

 

  
  
117
  - 

  
  
Defesas
  

 

  
  
118
  - 

  
  
Utilidade
  Pública 

 

  
  
119
  - 

  
  
Parcelamentos
  

 

  
  
120
  - 

  
  
Termo
  de Opção - Simples 

 

  
  
121
  - 

  
  
Autorização
  do DAC 

 

  
  
122
  - 

  
  
IPEM
  

 

  
  
123
  - 

  
  
Divisão
  de Censura de Diversões Públicas 

 

  
  
124
  - 

  
  
CADE
  - SDE 

 


200
– ESTADUAL



 

  
  
201
  - 

  
  
Declaração
  Cadastral (DECA) 

 

  
  
202
  - 

  
  
Declaração
  para Codificação de Atividade Econômica (DECAE) 

 

  
  
203
  - 

  
  
Declaração
  do Movimento Econômico Fiscal (DEMF) 

 

  
  
204
  - 

  
  
Índice
  de Participação dos Municípios (DIPAM) 

 

  
  
205
  - 

  
  
Licença
  da CETESB 

 

  
  
206
  - 

  
  
Demonstrativo
  das Operações Interestaduais 

 

  
  
207
  - 

  
  
Certidão
  Negativa do ICM 

 

  
  
208
  - 

  
  
Autorização
  para Confecção de Notas Fiscais 

 

  
  
209
  - 

  
  
Auto
  de infração 

 

  
  
210
  - 

  
  
Parcelamento
  do ICM 

 

  
  
211
  - 

  
  
Notificações
  

 

  
  
212
  - 

  
  
FIC
  - Ficha de Inscrição do Contribuinte 

 

  
  
213
  - 

  
  
Declarações
  

 

  
  
214
  - 

  
  
Alvará
  de Utilização - Secr. Saúde 

 

  
  
215
  - 

  
  
Modelos
  de Notas Fiscais 

 

  
  
216
  - 

  
  
Comprovação
  ZONA FRANCA 

 

  
  
217
  - 

  
  
Conselho
  Regional de Educação 

 

  
  
218
  - 

  
  
Secretaria
  de Segurança Pública (Registro Arma) 

 

  
  
219
  - 

  
  
IBDF
  - IBAMA 

 

  
  
220
  - 

  
  
Defesas
  

 

  
  
221
  - 

  
  
Licença
  da Divisão do Exercício Profissional 

 

  
  
222
  - 

  
  
Utilidade
  Pública 

 

  
  
223
  - 

  
  
Declaração
  de Microempresa 

 

  
  
224
  - 

  
  
Laudos
  Técnicos 

 

  
  
225
  - 

  
  
Pedido/
  Comunicação Uso Processamento de Dados 

 

  
  
226
  - 

  
  
Vigilância
  Sanitária 

 



300 – MUNICIPAL



 

  
  
301
  - 

  
  
Guia
  de Inscrição ou Atualização 

 

  
  
302
  - 

  
  
Ficha
  de Inscrição no CCM 

 

  
  
303
  - 

  
  
Taxas
  de Licença 

 

  
  
304
  - 

  
  
Certidão
  Negativa do ISS 

 

  
  
305
  - 

  
  
Declaração
  Anual do Movimento Econômico (DAME) 

 

  
  
306
  - 

  
  
Cadastramento
  de Anúncios (CADAN) 

 

  
  
307
  - 

  
  
Pedido
  de Vistoria 

 

  
  
308
  - 

  
  
Comunicados
  

 

  
  
309
  - 

  
  
Imposto
  Predial 

 

  
  
310
  - 

  
  
Auto
  de Infração e Intimação 

 

  
  
311
  - 

  
  
Autorização
  para Impressão de Notas Fiscais 

 

  
  
312
  - 

  
  
Habite-se
  / Auto Vistoria 

 

  
  
313
  - 

  
  
Alvará
  de Funcionamento 

 

  
  
314
  - 

  
  
Defesas
  

 

  
  
315
  - 

  
  
Utilidade
  Pública 

 

  
  
316
  - 

  
  
Declaração
  de Microempresa 

 

  
  
317
  - 

  
  
Parcelamentos
  

 

  
  
318
  - 

  
  
Cancelamentos
  

 

  
  
319
  - 

  
  
CONTRU/FICAM
  

 

  
  
320
  - 

  
  
Regime
  Especial 

 



400 - MINISTÉRIO DO TRABALHO



 

  
  
401
  - 

  
  
Cadastro
  de Empresas 

 

  
  
402
  - 

  
  
Relação
  de Empregados Menores 

 

  
  
403
  - 

  
  
RAIS
  / DCPIS 

 

  
  
404
  - 

  
  
CIPA
  

 

  
  
405
  - 

  
  
Certificados
  de Aprendizagem SENAI 

 

  
  
406
  - 

  
  
Reclamações
  Trabalhistas - Defesas 

 

  
  
407
  - 

  
  
Notificações/
  Processos/ Autos de Infração 

 

  
  
408
  - 

  
  
Certificados
  de Aprovação das Instalações - CAI/DI 

 

  
  
409
  - 

  
  
Defesas
  

 

  
  
410
  - 

  
  
Acordo
  de Compensação 

 

  
  
411
  - 

  
  
Laudos
  Técnicos 

 



500 – CONTRATO



 

  
  
501
  - 

  
  
Contrato
  Social - Ata de Constituição 

 

  
  
502
  - 

  
  
Alterações
  de Contrato 

 

  
  
503
  - 

  
  
Contrato
  de Locação 

 

  
  
504
  - 

  
  
Contrato
  de Uso de Veículos 

 

  
  
505
  - 

  
  
Cadastro
  da JUCESP 

 

  
  
506
  - 

  
  
Contrato
  de Assessoria 

 

  
  
507
  - 

  
  
Contrato
  de Prestação de Serviços 

 

  
  
508
  - 

  
  
Reuniões
  

 

  
  
509
  - 

  
  
Publicações
  em Jornais 

 

  
  
510
  - 

  
  
Atas
  

 

  
  
511
  - 

  
  
Contratos
  Diversos 

 

  
  
512
  - 

  
  
Comprovante
  de Caução de Locação 

 

  
  
513
  - 

  
  
Certidão
  Breve Relato - JUCESP 

 

  
  
514
  - 

  
  
Xerox
  das Exigências - JUCESP 

 

  
  
515
  - 

  
  
Declaração
  de Alienação de Participações Societárias 

 

  
  
516
  - 

  
  
Baixa
  de Firma Individual p/ Transformação em LTDA. 

 

  
  
517
  - 

  
  
Notificações
  

 

  
  
518
  - 

  
  
Defesas
  

 

  
  
519
  - 

  
  
Recadastramento
  - São Paulo Firma 

 

  
  
520
  - 

  
  
Buscas
  Jucesp/Cartórios 

 



600 – INSS



 

  
  
601
  - 

  
  
Pedido
  de Matrícula (Inicial) 

 

  
  
602
  - 

  
  
Certificado
  de Matrícula 

 

  
  
603
  - 

  
  
Cópia
  Autenticada de Registros Contábeis (CARC) 

 

  
  
604
  - 

  
  
Certificado
  de Regularidade de Situação 

 

  
  
605
  - 

  
  
Certificado
  de Quitação 

 

  
  
606
  - 

  
  
Certificado
  de Taxa de Seguro 

 

  
  
607
  - 

  
  
Demonstrativo
  dos Salários de Contribuição 

 

  
  
608
  - 

  
  
C..B.
  

 

  
  
609
  - 

  
  
Alterações:
  Nome, Endereço, CGC 

 

  
  
610
  - 

  
  
Declarações
  de Rendimento do INSS 

 

  
  
611
  - 

  
  
Comprovante
  Inscrição Contribuição Individual 

 

  
  
612
  - 

  
  
Carnês
  dos Sócios 

 

  
  
613
  - 

  
  
Recadastramento
  

 

  
  
614
  - 

  
  
Autos
  de Infração 

 

  
  
615
  - 

  
  
Defesas
  

 

  
  
616
  - 

  
  
SESI
  

 

  
  
617
  - 

  
  
Termo
  Ação Fiscal – TAF 

 

  
  
618
  - 

  
  
Parcelamentos
  

 



700 – SINDICAL



 

  
  
701
  - 

  
  
Contribuição
  Sindical e Assistencial do Empregador 

 

  
  
702
  - 

  
  
Conselho
  Regional de Farmácia 

 

  
  
703
  - 

  
  
Dissídios
  Coletivos 

 

  
  
704
  - 

  
  
Acordos
  

 

  
  
705
  - 

  
  
SENAI
  - CIESP - FIESP 

 

  
  
706
  - 

  
  
FINAME
  

 

  
  
707
  - 

  
  
Certidões
  e Registros 

 

  
  
708
  - 

  
  
CRA
  

 

  
  
709
  - 

  
  
CORCESP
  

 

  
  
710
  - 

  
  
Conselho
  Regional de Contabilidade 

 

  
  
711
  - 

  
  
CRECI
  

 

  
  
712
  - 

  
  
CREA
  

 

  
  
713
  - 

  
  
Correspondência
  Sindicato Patronal 

 

  
  
714
  - 

  
  
CONAR
  (Legislação e Processos) 

 

  
  
715
  - 

  
  
SUSEP
  

 

  
  
716
  - 

  
  
Certidão
  Negativa de Débito Salarial 

 

  
  
717
  - 

  
  
Conselho
  Regional de Medicina 

 

  
  
718
  - 

  
  
EMBRATUR
  

 

  
  
719
  - 

  
  
Conselho
  Nacional do Cinema 

 



800 – DIVERSOS



 

  
  
801
  - 

  
  
CACEX
  

 

  
  
803
  - 

  
  
Certidão
  de Registro de Capital Estrangeiro 

 

  
  
804
  - 

  
  
Procurações
  / Declarações 

 

  
  
805
  - 

  
  
Balanços
  e Balancetes 

 

  
  
806
  - 

  
  
Documentos
  dos Sócios ( xerox ) 

 

  
  
807
  - 

  
  
Marcas
  e Patentes 

 

  
  
808
  - 

  
  
Correspondências
  

 

  
  
809
  - 

  
  
Consultas
  

 

  
  
810
  - 

  
  
Certidões
  Negativas - Fórum - Cartórios - J.Federal - FGTS 

 

  
  
811
  - 

  
  
Escrituras
  

 

  
  
812
  - 

  
  
Apuração
  do Ativo Imobilizado - TELESP 

 

  
  
813
  - 

  
  
Ajustes
  de Balanço 

 

  
  
814
  - 

  
  
Laudo
  de Avaliação 

 

  
  
815
  - 

  
  
Relatórios
  

 

  
  
816
  - 

  
  
Inventário
  

 

  
  
817
  

  
  
Depósito
  Inicial 

 

  
  
818
  

  
  
Cadastro
  de Fornecedores e Associações 

 

  
  
819
  

  
  
Convocações
  

 

  
  
820
  - 

  
  
Atestado
  de Residência e Capacidade Técnica 

 

  
  
821
  - 

  
  
Cadastro
  de Bancos 

 

  
  
822
  - 

  
  
Mapas
  de Depreciações 

 

  
  
823
  - 

  
  
Alvarás
  

 

  
  
824
  - 

  
  
Seguros
  

 

  
  
825
  - 

  
  
Carta
  de Fiança 

 

  
  
826
  - 

  
  
Eletrobras
  

 

  
  
827
  - 

  
  
BNDES
  

 

  
  
828
  - 

  
  
Consórcios
  

 



As guias de recolhimento dos impostos e contribuições, bem como outros
documentos estão divididos em 5 (cinco) pastas como segue: 



 

  
  
PASTA
  A/1

  
  
PASTA
  B/2

 

  
  
1-
  

  
  
Guias
  de Recolhimento do INSS 

  
  
9
  - 

  
  
Guias
  de Apuração e Recolhimento do ICM 

 

  
  
2-
  

  
  
Guias
  de Recolhimento e Relação dos Empregados do FGTS 

  
  
10
  - 

  
  
Guias
  de Apuração e Recolhimento do IPI 

 

  
  
3
  - 

  
  
Guias
  de Recolhimento do IRRF, Pessoas Jurídica e Contribuição Social 

  
  
11
  - 

  
  


 

  
  
4
  - 

  
  
Guias
  de Recolhimento do ISS 

  
  
12
  - 

  
  


 

  
  
5
  - 

  
  
Cadastro
  de Admissão e Demissão dos Empregados 

  
  
13
  - 

  
  
Orientações
  e Comunicados 

 

  
  
6
  - 

  
  
Guias
  de Recolhimento do PIS, Finsocial e COFINS 

  
  
14
  - 

  
  
Memos
  – Empresa Contábil 

 

  
  
7
  - 

  
  
Guias
  de Recolhimento e Relação dos Funcionários de Contribuição Sindical e
  Assistencial 

  
  
15
  - 

  
  


 

  
  
8
  - 

  
  
Folhas
  e Envelopes de Pagamento 

  
  
16
  - 

  
  


 

  
  


  
  


  
  


  
  


 

  
  


  
  


  
  


  
  


 

  
  


  
  
PASTA
  C/3 

  
  


  
  
PASTA
  D/4 

 

  
  


  
  


  
  


  
  


 

  
  
17-
  

  
  
Balanços
  

  
  
25
  - 

  
  
Fichas
  Financeiras e Informes de Rendim. 

 

  
  
18-
  

  
  
Balancetes
  

  
  
26
  - 

  
  
Folhas
  de Pagamento e Pro-Labore 

 

  
  
19-
  

  
  
Cadastros
  e Declarações 

  
  
27
  - 

  
  


 

  
  
20-
  

  
  
IBGE
  

  
  
28
  - 

  
  


 

  
  
21-
  

  
  
DCTF
  

  
  
29
  - 

  
  


 

  
  
22-
  

  
  


  
  
30
  - 

  
  


 

  
  
23-
  

  
  


  
  
31
  - 

  
  


 

  
  
24-
  

  
  


  
  
32
  - 

  
  
Documentos
  dos Autônomos 

 

  
  


  
  


  
  


  
  


 

  
  


  
  


  
  


  
  


 

  
  


  
  
PASTA
  E/5 

  
  


  
  


 

  
  


  
  
FUNCIONÁRIOS
  

  
  


  
  


 

  
  


  
  


  
  


  
  


 

  
  


  
  


  
  


  
  


 

  
  
33-
  

  
  


  
  


  
  
40
  – Empregados Desligados 

 

  
  
34-
  

  
  


  
  


  
  
40.1
  - 

 

  
  
35-
  

  
  


  
  


  
  
40.2
  - 

 

  
  
36-
  

  
  


  
  


  
  
40.3
  - 

 

  
  
37-
  

  
  


  
  


  
  
40.4
  - 

 

  
  
38-
  

  
  


  
  


  
  
40.5
  - 

 

  
  
39-
  

  
  


  
  


  
  
40.6
  - 

 

  
  


  
  


  
  


  
  
40.7
  - 

 

  
  


  
  


  
  


  
  
40.8
  - 

 

  
  


  
  


  
  


  
  
40.9
  - 

 

  
  


  
  


  
  


  
  
40.10
  - 

 

  
  


  
  


  
  


  
  


 



Prazos para guarda de documentos



A
legislação estabelece diferentes prazos de manutenção e guarda de documentos e
livros fiscais. Existem, inclusive, situações em que um mesmo documento tem
mais de um prazo fixado. Isto ocorre em virtude das várias normas legais e dos
vários ramos envolvidos (societário, tributário, trabalhista, previdenciário,
etc.).