Autor: Franklin Delano | Publicado: 2014-01-08T19:49:00-03:00













PRA
QUE SISTEMA SE O PAPEL É QUEM MANDA ?





Existem
processos informatizados os quais o papel é o mandatório, ou seja,
a velocidade das atividades está relacionada ao tempo que o papel
passa de um usuário a outro.

Alguns
processos atualmente seguem uma rotina onde é obrigatório a
assinatura do usuário em determinado documento a medida que a
atividade é concluída. Daí a próxima atividade do processo só
será executada quando esse documento assinado chegar nas mãos do
próximo usuário.

Quando
existe uma obrigatoriedade da assinatura no documento, a
informatização só serve mesmo para registrar os dados desse
processo que servirá para análise futura, mas nunca ter otimização
do tempo do processo, que é o mais importante.

A
assinatura digital e a digitalização de um documento original
assinado é o que faz a informatização de um processo ser
autêntica, pois caso contrário não se alcança o verdadadeiro
objetivo e finalidade da automação.

Dando
exemplo atual, pode-se analisar os sistemas de informatização dos
processos de compras públicas que alguns órgãos brasileiros
utilizam. Imaginem que num processo de compra se inicia por uma
solicitação, tendo o solicitante como o primeiro usuário. Após a
solicitação feita no sistema um documento (solicitação) precisa
ser impresso e assinado por esse solicitante, pois é um documento
que é exigido por lei sua assinatura por quem solicitou o material
e/ou serviço a ser comprado e que deve constar na pasta do Processo
Administrativo (pasta oficial). 


O
sistema informa ao segundo usuário, aprovador de solicitação, que
existe uma solicitação a ser aprovada disponibilizando todas as
informações, mas esse segundo usuário aguarda o documento
(solicitação assinada) chegar em seu poder para que ele entre no
sistema e clique na opção Aprovar ou Reprovar. A ação desse
segundo usuário poderia ser feita imediatamente após a solicitação,
pois está disponível no sistema, entretanto, uma solicitação sem
assinatura não legaliza a transação, logo, tem que esperar o
documento chegar para acionar o sistema.

Como
podemos identificar, essa passagem de atividade de um usuário a
outro ocorre em todas as outras atividades do processo de compra. É
evidente que o mandatório do processo é o documento e não o
sistema.

Imaginem
se esse documento foi enviado pelo solicitante na sexta-feira, começo
da tarde, e o funcionário, que leva esse documento ao departamento
de aprovação, entregar na segunda-feira? Todo esse tempo, o
aprovador vai esperar e o sistema está parado aguardando o documento
chegar.



Parace
um assunto insignificante para algumas pessoas, até mesmo ler todo
esse texto acima, mas pensando bem, o sistema não manda na
velocidade do processo, que possui custo administrativo e ausência
de ganho pela falta de otimização do tempo.

A
boa notícia é que tem solução. Para os documentos assinados
exigidos por lei, poderão ser digitalizados e visualizados por
outros usuários que passam a exercer ações no sistema sem
necessidade de esperar o documento chegar. Além disso a assinatura
digital reafirma a autencidade do documento, que nem precisa mais
passar de usuário a outro no processo.

Estamos
num momento em que há séria necessidade de modernizar os sistemas
administrativos, que foram importantes quando tudo era manual, mas
agora não se pode deixar o papel mandar no processo, pois além de
não ser ecológico, ele atrapalha.



Recife,
8 de janeiro de 2014.

FRANKLIN
DELANO
www.delanoconsultores.com.br&nbsp;