ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS 03
Autor: Sala sem Porta | Publicado: 2008-09-15T13:15:00-07:00

Data: 03.07.08 - NOITE  Local:   Casarão do Carmo – Coordenadoria de Cultura – Centro - Mogi das Cruzes.  Horário: 19h00 às 22h00    Facilitadora: Alexandre Terreri   Presentes: 16 participantes e 1 representante da coordenação  OBJETIVOS  <!--[if !supportLists]-->Aprofundar os conceitos específicos de Organização de Eventos;<!--[endif]--><!--[if !supportLists]-->Organização do IV Encontro de Pólos Comunitários de Cultura.<!--[endif]--><!--[if !supportLists]-->Capacitar os participantes a planejar e organizar eventos<!--[endif]--><!--[if !supportLists]-->Apresentar técnicas de organização de eventos de modo a alcançar sucesso no evento.<!--[endif]--><!--[if !supportLists]-->Apresentar as diferentes fases do processo de organização de um evento.<!--[endif]-->Capacitar os participantes a elaborar um estudo de viabilidade do evento.          <!--[if !supportLists]--><!--[endif]-->  CONTEÚDOS  <!--[if !supportLists]-->Tópicos do tema em flip-chart;<!--[endif]-->Necessidades práticas do evento.  <!--[if !supportLists]--><!--[endif]-->METODOLOGIAExposição dialogada;E apresentação do tema em tópicos no flip-chart. DESENVOLVIMENTO O encontro se iniciou com uma discussão sobre a importância do planejamento, envolvendo ações, recursos e cronograma de atividades. Discutiu-se ainda as diferenças entre eventos de pequeno e grande porte, e a necessidade de se considerar todas as variáveis na organização de cada etapa.A Produção e Organização de Eventos é uma atividade que se encontra em crescimento constante em todo o mundo e tornando-se uma importante fonte econômica. Entretanto, poucas coisas são tão devastadoramente desmoralizantes do que seu fracasso. Este curso tem como principal objetivo ajudá-lo a identificar e resolver os problemas nas fases do planejamento para que a execução seja um total sucesso.     tipos de eventos:  <!--[if !supportLists]-->1.     Festas e Cerimoniais<!--[endif]-->  Festas Beneficentes, Festas Religiosas, Aniversários e Bodas (casamentos, 25 anos de casados, etc);   <!--[if !supportLists]-->2.     Eventos Estudantis<!--[endif]-->  Formaturas, Palestras em faculdades, Feiras e Amostras, Passeios e Viagens culturais;  <!--[if !supportLists]-->3.     Eventos Empresariais<!--[endif]-->  Encontros, Reuniões Empresariais, Feiras e Exposições, Convenções, Palestras e Simpósios, Congressos, Seminários, Divulgação de Produtos, Treinamento e Aperfeiçoamento Profissional, Apresentações  <!--[if !supportLists]-->4.     Eventos Culturais<!--[endif]-->  Shows, Festivais, Concertos, Mostras de Dança, Fotografia, Cinema, Teatro e Música, Roteiros Culturais, Festas Temáticas, Desfiles e Feiras de Moda, Exposições Diversas.     O Facilitador deu ao grupo dicas importantes  O planejamento de um evento é fundamental. Tudo aquilo que é anotado, pesquisado, analisado e seguido com critérios tem quase 100% de chance de acertos e uma pequena margem de erros e imprevistos. Toda recepção, convenção, seminário, encontro, reunião ou palestra deve ser planejada para ser bem sucedida como se fosse a apresentação de um verdadeiro espetáculo.  O planejamento envolve: as pessoas que você pretende reunir  as comidas e bebidas que pretende oferecer  o ambiente onde irá recebê-las Para recepcionar, pense nos itens abaixo: OBJETIVO: Qual o objetivo da reunião, recepção, encontro ou festa?      CONVIDADOS: Convide pessoas que lhe expressem prazer, bem-estar e muita satisfação, que tenham algo em comum e interesse pelo encontro, palestra ou recepção. NÚMERO DE CONVIDADOS:    Nunca convide um número de pessoas superior ao espaço físico que você dispõe. Nada mais desagradável do que pessoas empilhadas, espremidas ou aglomeradas numa sala de convenções ou reuniões por falta de espaço. Já num auditório onde o número de cadeiras é bem maior do que o número de participantes, dá a sensação de vazio, de desinteresse por aqueles que, eventualmente, não compareceram ao evento, como também de mal-estar ao palestrante. O número de toaletes também deve ser proporcional à quantidade de pessoas convidadas para que não haja filas enormes, tumulto ou aglomerações nos intervalos programados ou na saída dos participantes.Também é imprescindível a presença de um funcionário para cuidar da limpeza e da conservação dos banheiros.TIPO DE REUNIÃO:         A reunião é formal ou informal? Existe um protocolo a ser seguido? Quem presidirá a reunião? Quem são os palestrantes, sócios, diretores e presidentes envolvidos? Quem irá falar e quem irá presidir a mesa? SERVIÇOS: A reunião pede um serviço que permite aos convidados que se sirvam ou há a necessidade de profissionais, como garçons e copeiras, para servir os participante do evento? CARDÁPIO: Pense nas comidas e nas bebidas a serem servidas, sejam no começo, no intervalo ou no final do evento. Nem sempre é proporcionado um coquetel ou uma mesa farta para suprir o gosto ou o paladar de todos, no entanto, água e café é o mínimo que podemos oferecer.RECURSOS: Pense nos recursos materiais e humanos. Conte com o apoio de um especialista ou de uma empresa bem conceituada do ramo de Festas e Eventos que assumam o compromisso de elaborar, com cuidado e certos critérios, desde a decoração até a instalação e o manuseio de aparelhos. LOCAL: Auditório? Sala de treinamento? Sala de reuniões? Sala de convenções? Dentro ou fora da empresa? Restaurante? Salão de festas?TEMPO: Você deve limitar o tempo do evento. É melhor prever um pequeno atraso no começo, garantindo a chegada daqueles que não se preocupam muito com pontualidade. Procure não extrapolar no término do evento por não tê-lo programado com precisão. Lembre-se: tempo é dinheiro! Nem todas as pessoas estão predispostas a atrasos e muitas costumam se programar para vários compromissos no mesmo dia. O trânsito e a distância são problemas que cada um sabe muito bem o sufoco e o estresse que sofrem. Dica: música ambiente antes e nos intervalos do evento ajudam a criar um clima agradável, relaxando e acalmando a platéia e os convidados. A música deve ser instrumental e o som não pode ser muito alto para não agredir os ouvidos nem atrapalhar a conversa das pessoas.     CUSTO: Não gaste além do orçamento previsto. Pesquise, pechinche! Tenha bom gosto e sabedoria na arte de receber bem as pessoas, proporcionando-lhes conforto e satisfação.REGRAS BÁSICASAdequação Chá, café, almoço, jantar, churrasco...Apetrechos adequados para um evento: - aparelho de som - microfone - ar-condicionado - data show - retroprojetor Seja qual for o material a ser usado, quem se encarrega em elaborar um evento deve testá-los com antecedência evitando, assim, constrangimentos e aborrecimentos.            <!--[if !supportLineBreakNewLine]--> <!--[endif]-->  A importância dos convidados   Todos os convidados de um evento merecem um único tratamento: carinho, afetividade e carisma. Recepcione-os dando boas-vindas, além de agradecer a presença de cada um. Encaminhe-os para o salão ou auditório onde vai ocorrer o evento, faça as apresentações e tente enturmar os mais tímidos ou desacompanhados. Não se disperse e esteja atento à porta de entrada. Lembre-se de que a primeira impressão é a que fica e o convidado deve ser recepcionado com entusiasmo e um sorriso nos lábios. Ao final do evento, não se esqueça de, mais uma vez, agradecer a presença dos convidados, sem a necessidade de desculpar-se. Aliás, o pedido de desculpas só é válido se realmente ocorreu algum incidente que possa ter comprometido o evento.    Bom senso     Na hora da dúvida, o que fazer ou como agir? Seja educado, carismático, otimista e seguro de si próprio. O verdadeiro anfitrião é aquela pessoa que agrada e encanta, proporcionando bem-estar aos convidados. Criatividade e toque pessoalTenha bom gosto e ouse na criatividade. Flexibilidade Mantenha o sorriso, a disposição, muito carisma e uma excelente postura. Bom humor Constante!    Depois de apresentar os temas ligados à Organização de Eventos o grupo focou como exemplo prático a organizado evento do dia 06 de julho.  O grupo, então apresentou o resultado de uma discussão inicial em que foram definidas as tarefas e seus respectivos responsáveis do TRAMA no dia 06, para os dois períodos:     <!--[if !supportLists]-->§         Divulgação;<!--[endif]-->  <!--[if !supportLists]-->§         Recepção;<!--[endif]-->  <!--[if !supportLists]-->§         Lanche;<!--[endif]-->  <!--[if !supportLists]-->§         Camarim<!--[endif]-->  <!--[if !supportLists]-->§         Apoio de Palco;<!--[endif]-->  <!--[if !supportLists]-->§         Portaria<!--[endif]-->  <!--[if !supportLists]-->§         Bilheteria<!--[endif]-->  <!--[if !supportLists]-->§         Luz e som<!--[endif]-->  <!--[if !supportLists]-->§         Apresentação<!--[endif]-->  <!--[if !supportLists]-->§         Organização dos grupos a se apresentarem;<!--[endif]-->  <!--[if !supportLists]-->§         Organização da exposição <!--[endif]-->              <!--[if !supportLists]-->§         Apoio geral. AVALIAÇÃO<!--[endif]-->Com o grupo já organizado e focado para o dia 06 de julho, Alexandre os orientou de maneira objetiva. A atividade contribuiu para reforçar e dar segurança ao coletivo para o evento que se aproximava. Checadas as informações e dúvidas o grupo estava pronto para sua primeira prática em coletivo.Motivação e ansiedade permeavam as conversas e despedidas.