Resumo do Livro Administração - Módulo - III - Capitulos 1 a 3
Autor: Luciano F. Duvanel | Publicado: 2012-04-08T16:50:00-03:00

Colaboração: Eugênio Menezes da Silva - Turma Tec-sala - STR - Manhã.

Capítulo 1
O controle da organização
Graças ao controle (e ao autocontrole), as pessoas podem viver em sociedade e conviver umas com as outras.Nas organizações também é assim. De que adiantaria fazer um belo planejamento, se não houvesse nenhum controle sobre os processos e os resultados? O controle é indispensável para o sucesso. Controle na organização é algo sadio e positivo.
CONTROLE
·&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; É uma função da Administração. O papel de quem realiza o controle é observar, registrar e avaliar o trabalho realizado e os resultados alcançados, verificando se o que se planejou foi executado e se é preciso fazer ajustes ou modificações.
O controle pode ser realizado por um gestor, um líder, um supervisor, um gerente, um auditor etc. O ideal é que todos os funcionários se envolvam de alguma forma com o controle, pois ele está ligado ao bom desempenho&nbsp; de cada pessoa e cada departamento da organização com um todo.
CONTROLE NO NÍVEL ESTRATÉGICO
·&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; No nível estratégico, é preciso verificar se o planejamento foi implementado corretamente e se os resultados esperados foram atingidos. Este controle cabe aos principais líderes da organização, que olham para organização com um todo.
Exemplo de controle estratégico:
- As metas do planejamento foram atingidas?- Qual foi o retorno para os investimentos feitos?- Os clientes estão satisfeitos?- O que precisa melhorar no todo da organização?
CONTROLE NO NÍVEL TÁTICO
·&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; No nível tático, os departamentos precisam verificar se estão conseguindo atingir as metas que se propuseram e se realizam o trabalho da melhor maneira possível. O controle é mais voltado para dentro da organização e tem foco no médio prazo.
Exemplo de análises que os departamentos podem fazer:
- Recursos humanos: Avaliar o desempenho das pessoas.- Produção: Avaliar a qualidade dos produtos, a eficiência, a produtividade etc.- Comercial: Acompanhar o volume vendido, o nível de satisfação do cliente com oproduto.- Marketing: Avaliar o desejo e a demanda dos clientes.- Financeiro: Verificar se os custos estão de acordo com o previsto.

CONTROLE DO NÍVEL OPERACIONAL
·&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; No nível operacional, o controle está voltado para a manutenção das rotinas de trabalho em cada departamento. Seu foco é interno e de curto prazo. Em geral, quem faz mais diretamente esse controle pode ser o chefe de cada departamento, ou ainda o gestor que lidera a organização (e seus delegados).
Exemplo de pontos que entram no controle operacional:
- Disciplina: Os empregados respeitam as normas, fazem o trabalho que lhes foi dado?- Produção: Os cronogramas são cumpridos?, Algum material se perdeu?- Métodos de trabalho: Os padrões de qualidade são obedecidos?
ETAPAS DO CONTROLE
·&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; O controle é feito em quatro etapas principais, que envolvem as seguintes ações:- Estabelecer critérios e indicadores de avaliação.- Avaliar o desempenho.- Comparar o desempenho com os indicadores que foram estabelecidos.- Realizar ações de correção ou de modificação.
Estabelecendo critérios e indicadores de avaliação
Exemplos de indicadores de avaliação:
- Quanto a organização vende? Quanto ela produz?- Quanto tempo levamos para produzir uma unidade?- Quanto tempo cada empregado leva para fazer seu trabalho?- Quantos clientes se declararam muito satisfeitos com o atendimento?
Avaliação de desempenho
Depois de determinar os critérios, a empresa precisa medir o desempenho das pessoas e dos processos de produção, para verificar se os resultados refletem o planejamento inicial.
Exemplo
O gestor de uma empresa tomou como indicador o índice de satisfação dos clientes com um produto. Então ele pode realizar uma pesquisa com clientes que compraram o produto em alguma das lojas da empresa, para verificar a opinião deles.
Comparação do desempenho com os indicadores estabelecidos
Na etapa de comparação do desempenho com os indicadores estabelecidos, deve-se analisar quanto o resultado se aproximou ou se afastou daquilo que era esperado.
Exemplo
Uma gravadora esperava vender 100 mil cópias de um novo CD. Quando recebe o relatório consolidado de vendas vê que foram vendidos menos de 20 mil. O impacto dessa informação vai refletir em diversas áreas da empresa, causando diversas mudanças.
Ação corretiva ou de modificação
Finalmente, após a análise, será possível sugerir pequenas correções ou grandes mudanças. Para cada problema encontrado, é necessário ter um plano de ação.
Exemplo
A gravadora acima, deverá repensar a estratégia de marketing utilizada ou investir mais na área de vendas.
O CONTROLE É POSITIVO?
·&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; Às vezes a idéia de controle tem uma conotação negativa: ele pode ser interpretado como instrumento para vigiar e punir, e trazer confusões, conflitos e insatisfação. Veja quais são as características do controle para que ele traga o máximo de benefícios possíveis:
- Controlar é ter foco em resultados, olhar o que é relevante e o que agrega valor no processo de mudança ou tomada de decisões.- Controlar implica participação. Em todas as etapas do controle é importante contar com a participação dos funcionários; afinal, eles são parte interessada no processo e devem ser ouvidos.- Controlar exige clareza e objetividade. As regras devem ser claras, pois caso contrário há o risco de surgirem conflitos.- Controlar é algo positivo. É preciso que todos os funcionários entendam que o controle tem como objetivo manter a organização saudável e crescendo. Também é fundamental que o controle não seja feito apenas para detectar problemas e imperfeições, ou criticar o trabalho das pessoas, mas que destaque os aspectos positivos, as conquistas, o bom desempenho.   

Capítulo 2
A gestão da informação

A falta de organização na gestão das informações pode acarretar sérios problemas, até com implicações jurídicas, patrimoniais, comerciais e de imagem.
No mundo de hoje, a agilidade é primordial para a sobrevivência das organizações. Mas ser ágil só é possível se as informações estiverem sempre à mão ou seja, se todos os funcionários souberem:
- Onde encontrar a informação rapidamente.- Onde e como armazenar as informações, disponibilizando-as para si mesmos e para os demais.- Como atualizar as informações.- Quando descartar a informação otimizando o espaço físico e virtual da empresa.
A GESTÃO DA INFORMAÇÃO 
·&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; Consiste em buscar, identificar, classificar, processar e preparar o uso das informações. Estas devem chegar facilmente às pessoas que necessitam delas para tomar decisões e organizar atividades.
Toda informação registrada gera um documento, e isso pode ser feito em diferentes formatos – papel, CD, mensagem de e-mail, fita de vídeo ou áudio, DVD, fotografia etc.
Nas empresas, há vários tipos de documentos que são importantes para a manutenção das suas atividades: cartas, recibos, mapas, registro de pedidos e entregas, documentação trabalhista, entre outros. De acordo com a sua natureza, os documentos podem, por exemplo:
- Registrar as atividades realizadas ou planejadas, as obrigações cumpridas.- Possuir valor jurídico – comprovar direitos, deveres, inocência, culpa etc.- Guardar experiências e dados que auxiliam a gestão da empresa.- Preservar a história, garantindo futuros, estudos e reconstituições do passado e damemória institucional.
ORIENTAÇÕES GERAIS PARA ARQUIVAMENTO
·&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; De acordo com o formato (fitas, dados de computador, fotografias, papéis etc.), os documentos devem ser guardados de forma apropriada. É preciso avaliar a condição dos ambientes em que eles serão arquivados para garantir a sua preservação e segurança. Devem ser observados fatores de risco, tais como incêndio, insetos, pragas, umidade e furto.
Nas empresas, é importante que as informações se mantenham organizadas, com os documentos guardados segundo as normas de arquivamento ( por exemplo, por data, ordem alfabética ou função). Assim poderão ser achados mais facilmente.
Conhecimentos básicos em Arquivística também são importantes para a organização das informações institucionais. Saber a hora de descartar as informações é quase tão importante quanto saber armazená-las. Afinal, documentos que já não possuem qualquer valor para serem guardados só servem para ampliar os custos da empresa com armazenamento ou ocupar espaços físicos ou virtuais que poderiam ser mais bem aproveitados.
·&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; Arquivística: É o conjunto de normas, princípios e técnicas a serem observados na produção, organização, guarda, preservação, uso e descarte de documentos em arquivos. Também é conhecida como Arquivologia.
INSTRUMENTOS E SISTEMAS PARA A GESTÃO DA INFORMAÇÃO
·&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; Armário, estante ou fichário. A informação registrada em um meio físico – e não virtual – costuma ser guardada em um móvel ou fichário chamado arquivo. As empresas têm a opção de armazenar os documentos em suas instalações internas ou alugar um depósito externo especializado.
Além do tradicional sistema de arquivamento físico, é importante que as organizações estejam atentas aos recursos tecnológicos que podem auxiliar na gestão do ciclo de informações.
OPÇÕES DE SISTEMAS E EQUIPAMENTOS PARA GESTÃO DE INFORMAÇÕES
·&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; Intranet: Assim como a internet, a intranet é um importante instrumento de compartilhamento de informações. Trata-se de uma rede interna à qual só podem ter acesso os membros de uma organização, por meio de computadores conectados a esta mesma rede. Quando bem gerenciada e atualizada constantemente, a intranet disponibiliza documentos e informações de interesse dos funcionários, facilitando o trabalho de todos.
·&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; Servidor de Arquivos: Com a implantação de um servidor conectando os computadores em rede, os arquivos de todos os usuários ficam armazenados em um só local.
De nada adianta implantar o servidor de arquivos se os usuários continuarem a salvar seus arquivos nos micros pessoais, ou utilizarem o sistema de forma confusa e desordenada. É importante:
- Criar documentos e pastas com nomes e datas que permitam que não só o própriousuário entenda do que se trata, mas também qualquer outro que venha a acessá-los.- Manter os arquivos sempre atualizados, deixando bem claro quais são as últimasversões.- Ordenar as pastas de forma que o caminho para o acesso às informações sejasimples.
ERP (PLANEJAMENTO DE RECURSOS EMPRESARIAIS)
·&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; Sistemas de ERP têm a função de armazenar, processar e organizar em tempo real as informações geradas nos processos organizacionais. O ERP estabelece relações de informação entre todas as áreas de uma empresa, unificando dados e proporcionando uma visão integrada. É também conhecido como “software empresarial de colaboração”, pois necessita do auxilio e comprometimento dos funcionários. Eles são responsáveis por atualizar os dados que alimentam o ERP, fazendo a empresa interagir. Os benefícios do ERP são:
- Auxílio na tomada de decisões da empresa.- Maior confiabilidade dos dados (verificados em tempo real).- Diminuição do retrabalho.- Agilidade na troca de informações.- Impactos positivos de tudo isso na produção, nas vendas, na elaboração de projetos.
F A X
·&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; O fax serve, por exemplo, para:
- Enviar todo e qualquer tipo de correspondência da empresa, desde que o receptortambém possua um aparelho de fax.- Enviar correspondências que tenham caráter confidencial.- Enviar apenas alguns tipos de correspondências que tenham caráter emergencial,tais como: informações cadastrais, pedidos de compra e venda e boletos bancários.
FOTOCOPIADORAS
·&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; São muito importantes para dinamizar a circulação de informações na organização, pois permitem fotocopiar rapidamente os documentos. Porém, por razões de custo e consciência ecológica, os funcionários devem ser orientados a utilizar este recurso de forma racional, refletindo sempre se a reprodução dos papéis é realmente necessária.
GANHAR ESPAÇO SEM ABRIR MÃO DO REGISTRO DA INFORMAÇÃO
·&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; Algumas empresas apresentam a necessidade de armazenar um volume muito grande de informações, especialmente papéis. Como conseqüência, acabam por comprometer um espaço razoável de salas para guardar documentos.
Dado o volume de documentos armazenados nos arquivos, é comum que as organizações mantenham depósitos externos para isso. Mas há ainda uma outra possibilidade: contratar o serviço de microfilmagem (captação das imagens de documentos por processo fotográfico).
EVITANDO A DISSEMINAÇÃO INDEVIDA DE INFORMAÇÃO
·&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; As fragmentadoras de papéis colaboram com a segurança de informações confidenciais. Com essas máquinas, os documentos que expõem idéias, projetos e decisões táticas ou estratégicas da organização podem ser rapidamente destruídos, antes de serem encaminhados para o lixo. A destruição mecânica dos documentos (como o processo é conhecido) evita que essas informações cheguem às mãos de pessoas ou instituições indevidas, como um concorrente desleal, por exemplo.   

Capítulo 3
Avaliação de desempenho
Quanto mais alinhado um funcionário está com o que a organização espera dele, melhor fica o resultado para todos! É para garantir isso que existe a avaliação de desempenho.
As avaliações devem ser bem claras, permitindo que a empresa possa medir o desempenho dos seus funcionários e que todos – inclusive os que ocupam cargos de chefia – possam perceber os pontos em que precisam melhorar. A avaliação precisa ter critérios bem definidos.
Para fazer uma avaliação objetiva, é preciso estabelecer critérios. Por exemplo:
- Pontualidade: Os funcionários entregam os trabalhos em dia?- Assiduidade: Os funcionários vêm trabalhar todos os dias?- Proatividade: Os funcionários se antecipam aos problemas e trazem soluções viáveis?- Performance: Os funcionários realizam um trabalho de qualidade?
Para poder ser mensurado de forma objetiva, e não ficar só no nível da simples opinião, um critério precisa se desdobrar em indicadores de verificação. Por exemplo:
- Critério: Pontualidade&nbsp;- Indicadores: Chega ao trabalho no horário do início do expediente?&nbsp; Entrega todos os trabalhos no prazo ou mesmo antes?
- Critério: Proatividade- Indicadores: Apresenta soluções viáveis quando encontra problemas?Faz manutenção dos equipamentos antes que estes dêem defeito?
Também é possível estabelecer indicadores a partir de competências. Por exemplo:
- Critério (competências técnicas): Gerir orçamentos&nbsp;- Indicadores: Elabora planilhas orçamentárias com todos os itens necessários?&nbsp; Realiza a projeção de gastos e receitas corretamente?
- Critério (competência pessoal): Organização pessoal&nbsp;- Indicadores: Mantém o local de trabalho em perfeita ordem?&nbsp; Mantém documentos catalogados?
A avaliação de desempenho é um recurso essencial para que a organização possa identificar a performance dos funcionários em relação às competências que lhe garantem o seu diferencial no mercado e os aspectos que precisam de intervenção, para serem aperfeiçoados.
Quando a avaliação é bem-feita, a empresa, os avaliadores e os avaliados são beneficiados.
É importante perceber que a implantação de um modelo de avaliação de desempenho não deve visar avaliar somente os empregados. Esse processo impacta todas as áreas da organização e permite avaliar, inclusive, a estratégia de atuação da empresa.


QUEM AVALIA QUEM?
·&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; Nas empresas mais tradicionais, a avaliação se limita ao modelo “chefe avalia subordinado”. Este ainda é o modelo mais comum, mas não é o único. Algumas empresas já perceberam que não podem restringir a avaliação somente ao chefe, pois as demais pessoas que se relacionam com o funcionário também têm informações que podem contribuir.·&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; A avaliação 360° é um processo em que cada funcionário é avaliado não só por seus colegas e superiores, mas também por seus subordinados, fornecedores, clientes, enfim, pelas diversas fontes que se relacionam com a empresa.
Repare que, nela, a pessoa tem uma visão de si mesma por todos os&nbsp; “ângulos de visão”. Por isso o nome é 360°.
TODO MUNDO SABE PARA QUE É AVALIADO?
·&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; Uma organização não deve avaliar as pessoas simplesmente para classificá-las ou sem estabelecer um plano de ação que garanta os encaminhamentos necessários.
·&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; A avaliação é:
- Uma oportunidade para cada pessoa, e a organização como um todo, olhe para si&nbsp; mesma e faça um diagnóstico honesto e transparente de sua atuação.- Uma ocasião para corrigir falhas e provocar melhorias.- Uma oportunidade de crescimento para todos.
·&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; A avaliação não é:
- Um pretexto para punir as pessoas.- Uma forma de beneficiar uns e prejudicar outros.- Uma razão para temor, nervosismo, tensão ou angústia na organização.
GRAU DE DESEMPENHO
·&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; O grau de desempenho pode variar de acordo com a empresa. É uma forma de estabelecer o nível de desempenho de cada avaliado através de uma espécie de escala, onde cada resposta dada corresponde a um valor pré-estabelecido. Por exemplo:
1 = Nunca atende o esperado2 = Não atende ao esperado, deixando a desejar muitas vezes3 = Atende ao esperado de modo regular4 = Atende ao esperado de forma suficiente5 = Excede ao esperado de forma significativa
REALIZANDO A AVALIAÇÃO
·&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; Ao realizar uma avaliação, é importante que o avaliador justifique, através de dados concretos, por que atribuiu determinado grau a um indicador. Quanto mais objetiva for a avaliação, mais facilmente o avaliado poderá perceber os pontos em que deve melhorar e mais chance terá de atingir o resultado esperado.
Depois da avaliação, o avaliador deve realizar o feedback com a pessoa que foi avaliada.
É no momento do feedback que há a oportunidade de avaliador e avaliado conversarem juntos sobre o resultado. A conversa deve acontecer de forma que o avaliado entenda que o objetivo da avaliação é contribuir para o desenvolvimento dele e da organização.
REGISTRANDO A AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO
·&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; Em algumas empresas, o resultado é fornecido por um sistema desenvolvido exclusivamente para o registro dessas avaliações. Há empresas, contudo, em que a avaliação é feita em papel ou planilha eletrônica, e nesses casos, tem que se desenvolver um relatório ou escalas gráficas dessas avaliações.
Nos relatórios, os pontos de melhoria observados são descritos para serem discutidos posteriormente. Já nas escalas gráficas, os números são demonstrados em forma de gráfico, para que a apresentação se torne mais visual.
A avaliação é um dos momentos mais delicados na vida profissional das pessoas. Se ela não for honesta e ética, todos sairão perdendo: organização, chefes, empregados e até o cliente.