A Importância do Planejamento em Projetos de Tecnologia da Informação
Autor: Victor Rodrigues | Publicado: 2011-10-19T08:27:00-03:00


    
       

Percebe-se no ambiente de projetos de TI grande  incidência de alterações de escopo, prazo e custo. O insucesso nessa  área provê freqüentemente da dificuldade encontrada pelos gerentes de TI  em definir com clareza a necessidade do cliente ou a solução desejada,  os recursos necessários e o tempo exato das atividades a serem  realizadas. Diante de tal fato, este artigo busca desenvolver a  consciência de elaboração de planos com maior cautela, baseado em  informações e utilizando-se de ferramentas e técnicas que possam  diminuir as incertezas e proporcionar maior índice de assertividade.

PALAVRAS-CHAVE: gerenciamento de projetos, planejamento, tecnologia da informação (TI), escopo, custo e prazo.

1 - INTRODUÇÃO

Pessoas, empresas, governo vivem no século XXI pressionadas pelo  menos por um destes três fatores: Inovação, Informação, Indefinição. A  inovação está diretamente ligada ao conceito de projeto, ou seja,  pressupõe a criação de um produto ou serviço único. O volume de  informações disponíveis é algo que tem crescimento exponencial tornando,  com isso, a sua gestão tarefa mais complicada e imprescindível. Já a  indefinição, que ocorre quando não há planejamento, representa a pressão  pela tomada de decisão tempestiva em um ambiente globalizado, volátil e  diversificado.

Nesse sentido o presente artigo se propõe a fazer uma breve análise  bibliográfica de tecnologia da informação e gerenciamento de projetos,  disciplinas que tratam ou estão ligadas de certa forma aos “3 I’s”  relacionados acima. Bem como procura apresentar algumas técnicas e  ferramentas ora tratadas como melhores práticas, ora como teorias  comprovadas para poder permitir que pessoas, empresa e governo possam  responder às pressões a que estão submetidas atualmente. Para tanto foi  feita pesquisa na Internet, em artigos, monografias e livros.

 

2 – DESENVOLVIMENTO

Referencial conceitual

Tecnologia da Informação é “o conjunto dos componentes tecnológicos  individuais, como hardware, software, telecomunicações ou qualquer outra  tecnologia, normalmente organizados em sistemas de informação baseados  em computador” (TURBAN, 2005).Muitos projetos de tecnologia da informação não obtêm sucesso por causa  de problemas relacionados ao gerenciamento, principalmente nas projeções  de tempo e custo, que normalmente ocorrem devido a escopos mal  definidos, ou seja, requisitos dos usuários não compreendidos.

De acordo com o PMBOK – Terceira Edição, Gerenciamento de Projetos “é  a aplicação de conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas às  atividades do projeto a fim de atender aos seus requisitos”. Escopo do  projeto é o “trabalho a ser realizado para entregar um produto, serviço  ou resultado com as características e funções especificadas”. Custo é o  valor monetário ou preço que o projeto tem que arcar para realizar suas  atividades e produzir os produtos pretendidos. Por fim, prazo é  intervalo ou duração do projeto.

Nesse sentido planejar bem é preciso. Para VIEIRA (2007) “o processo  de planejamento define e refina os objetivos e as escolhas das melhores  alternativas de ação para atingir os objetivos propostos pelo projeto”.

Benefícios do planejamento

A prática do planejamento de projetos de TI pode proporcionar  benefícios significativos para as organizações e pessoas, visto que,  desperta a preocupação pela eficiência em outros projetos, cria uma  série de vantagens competitivas, cria novas oportunidades de negócio,  aumenta a competitividade. Os benefícios mais recorrentes são:• Diminuição dos custos, através da redução de gastos desnecessários, duração do projeto, qualidade superior;• Obtenção de rendimentos maiores a partir da possibilidade de ganho de margens adicionais;• Melhora de produtividade por meio da reutilização de atividades recorrentes em outros projetos e criação de templates.

Ferramentas e Técnicas

Para minimizar as dificuldades de planejamento, sugere-se a  utilização das seguintes ferramentas e técnicas: Gestão da Informação,  Sistemas de Informação, Pesquisas, Questionários, Opinião Especializada,  Modelagem de Negócios, Benchmarking, ITIL, Análise de Pontos de Função e  Lições Aprendidas.

Gestão da informação é a primeira coisa a se fazer quando não se tem o  controle na elaboração de planos. Segundo CRUZ (2002) é o processo que  consiste nas atividades de busca, classificação, processamento,  armazenamento e disseminação de informações independentemente do formato  ou meio que se encontra.

A utilização de planilhas eletrônicas, bases de dados e até sistemas  informatizados auxiliam bastante neste aspecto, mas na base de tudo  devem existir pessoas dispostas a registrar, armazenar e distribuir tais  informações. A partir desse momento é possível criar uma base histórica  e através de estatísticas, comparações e analises chegar a previsões  mais fundamentadas.

De posse de informações gerais, o segundo passo é extrair e entender  ao máximo o que o cliente deseja. Para VIEIRA (2007), na definição do  escopo do projeto, deve-se fazer um questionamento exaustivo ao usuário  para documentar aquilo que ele realmente precisa. Nessa fase, o gerente  do projeto, ou a pessoa que estiver responsável pela qualificação da  necessidade, deve fazer questionários, pesquisas e desenhos da solução  para ilustrar e fazer com que não restem divergências de entendimentos  entre as partes.

Nessa etapa, utilizar opinião especializada é um método simples e  eficaz que reduz as chances de erro no planejamento de um projeto de TI.  A técnica sugerida pelo PMBOK a caracteriza como uma “opinião fornecida  com base em especialização em uma área de aplicação, área de  conhecimento, disciplina, setor ou outra conforme adequado para a  atividade que está sendo realizada.” Ainda de acordo com o Guia, a  opinião especializada pode ser fornecida por diversas fontes:• Outras unidades dentro da organização• Consultores• Partes interessadas, inclusive clientes ou patrocinadores• Associações profissionais e técnicas• Setores

Nessa linha, outra técnica é o Benchmarking, ou o processo contínuo  de comparação de produtos, serviços e práticas empresariais entre os  mais fortes concorrentes ou empresas reconhecidas como líderes.

Existem quatro tipos de benchmarking: o interno, que compara funções e  práticas semelhantes em diferentes unidades operacionais ou projetos de  uma mesma organização ou escritório; o competitivo, quando tem as  práticas dos concorrentes diretos como alvo específico; o funcional,  quando a comparação parte de empresas ou projetos em outros ramos  distintos que adotam novas técnicas interessantes; e o genérico, quando  algumas funções empresariais ou do projeto são as mesmas, independente  da empresa ou projeto.

A Modelagem de Negócios permite que a organização ou escritório de  projetos visualize, analise e aperfeiçoe os processos e com isso tenha  maior assertividade na hora de prever o escopo, custo e prazo de certo  projeto. Processos, que de acordo com Harrington (1993) é um grupo de  tarefas interligadas logicamente, que utilizam os recursos da  organização para gerar resultados definidos, de forma a apoiar os seus  objetivos e com isso tornar explícito:• Quem são as pessoas da organização e o que cada uma faz;• Como o trabalho é realizado;• Qual a complexidade de cada atividade;• Produtos/serviços gerados pelos processos.

Utilizando as boas práticas da ITIL que em português quer dizer  Biblioteca de Infraestrutura de Tecnologia da Informação é possível  obter, armazenar e gerenciar informações, desenvolver processos,  melhorar a comunicação, dentre outros benefícios para tornar o  planejamento de projetos mais eficaz e eficiente. Como exemplo, a ITIL  preconiza a criação e manutenção de um Banco de Dados de Gerenciamento  de Configurações - BDGC com dados de itens de configuração, de  relacionamentos entre incidentes, problemas, erros conhecidos, mudanças,  liberações. O BDGC pode dar subsídios importantes ao Projeto, que vai  sem dúvida necessitar de uma infraestrutura de TI, seja na sua execução  ou nos produtos/serviços entregues.

Para os projetos de TI que envolvam o desenvolvimento de sistemas  seja fazendo ou comprando uma forma de estimar bastante difundida e que  pode ser utilizada é a Análise de Pontos de Função. A APF é uma técnica  para a medição de projetos de software, visando estabelecer uma medida  em Pontos de Função, considerando a funcionalidade implementada, sob o  ponto de vista do usuário.

Por fim, a partir do aprendizado obtido no processo de realização de  outros projetos de TI pode ser criada mais uma base de conhecimento,  chamada de lições aprendidas.

3 - CONCLUSÃO

A partir da reflexão do tema já é possível perceber sua relevância. O  assunto é recorrente na literatura e pauta freqüente de discussão nas  organizações e escritórios que lidam com projetos de TI, porque  planejá-los de modo que possam ser concluídos dentro do prazo, sem  exceder o orçamento previsto e incluindo os requisitos especificados é  fator fundamental para garantir à satisfação dos clientes.

Para tanto foram apresentadas algumas das melhores práticas e  técnicas que devem ser usadas para minimizar as chances de insucesso. A  maioria delas está baseada em dados e para que esses dados se  transformem em informações e conhecimento é preciso planejar bem.





Marcelo Mario Damazio Trinchero
Pós-Graduado MBA Administração de Projetos pelo Ietec