CONTRATAÇÃO
Autor: Mauro Campos | Publicado: 2012-01-26T05:33:00-08:00


REORGANIZAÇÃO PATRIMONIAL – A CONTRATAÇÃO




Havendo
a necessidade de uma reorganização, ou seja, ajustar as informações do
patrimônio, adequar o físico à realidade contábil, a empresa primeiramente deve
analisar a possibilidade de conduzir o projeto com recursos internos. Ciente de
que um projeto deste porte deve ter início, meio e fim sem interrupções, por
mais longo que seja. 




Desta
maneira entende-se que a alocação de mão de obra deve ser “full time”, evitando
o acumulo de tarefas adversas ao objetivo dos trabalhos. Para a
operacionalização deveremos ter então profissionais dedicados. 




Tendo
consciência deste detalhe vital a empresa deve levantar suas
necessidades/objetivo e o tempo em que deseja cumprir. Esta demanda determinará
a alocação de mão de obra e poderá determinar o custo da execução internamente.




Outro
detalhe importante é especialização da mão de obra a ser utilizada. 




O
deslocamento de funcionários de diversos departamentos, sem o conhecimento
adequado, poderá prejudicar e até interromper a execução. Deverá haver
disponibilidade e envolvimento de áreas como Contabilidade, Manutenção,
Engenharia, TI, RH e Segurança, entre outras. Estas áreas com seus respectivos
responsáveis deverão promover um fórum de planejamento e decidir então sobre
contratação ou execução com recursos internos.









Decidindo-se
pela contratação a empresa deverá adotar uma rotina de seleção de empresas ou
consultores, de acordo com o porte de seu projeto. Vários anunciantes nesta
área tem plenas condições e apresentam trabalhos de qualidade garantida, porém
lembramos, a contratação mais adequada está diretamente relacionada à equação
OBJETIVO X TEMPO. Inclusive este detalhe irá nortear os prestadores de serviço
para apresentar seu plano de trabalho e orçamento.









Vejamos
alguns tópicos:









●Empresas
recém estabelecidas são confiáveis?




O
que conta como garantia de qualidade são os profissionais pertencentes a estas
empresas, a experiência, a formação e a estrutura que a Empresa oferece.
Empresas mais antigas, com certeza tem um currículo mais extenso e clientes que
podem avalizar seu desempenho, o que pode significar também custo na execução. Portanto
numa pesquisa ou cotação as oportunidades devem ser iguais e julgar as soluções
apresentadas, adequadas a seu projeto.









●Preço
mais alto é garantia de qualidade?




Dependendo
do nível dos profissionais de cada empresa ela pode ter mais ou menos esforço
para executar, o que varia seus custos. Ainda, a estrutura administrativa da
empresa também influencia no seu orçamento. Tendo a empresa contratante promovido
aquele fórum interno sobre o projeto poderá estimar o investimento de mão de
obra a ser feito para o projeto e julgar melhor os prestadores de serviço. 









●Será
que o prazo vai ser cumprido?




Numa
concorrência e dentro da estratégia comercial de cada empresa todas podem
aceitar o prazo proposto pela contratante, porém de acordo com o nível de
dificuldade do projeto isto deve influenciar no custo. Um projeto que, de
consenso, poderia ser executado em 90 dias com 10 técnicos, logicamente para
reduzir o prazo pela metade o numero de técnicos dobrará. Então a empresa
contratante deverá ter consciência do nível de dificuldade de execução, mesmo
que determine um prazo dentro de sua necessidade. Isto evitará conflitos de
relacionamento. 









●Todos
têm uma proposta padrão?




Na
teoria todos os projetos são iguais, porém as peculiaridades da empresa
contratante, sempre, determinam o conteúdo da proposta. Portanto as propostas
apresentadas devem considerar uma análise das necessidades, o que determina que
ela seja personalizada.









●O
que o prestador de serviços deve saber a respeito do projeto?




Cada
empresa candidata deve apresentar um check-list de informações para elaborar
sua proposta. Este procedimento irá informar a empresa contratante o nível de
detalhamento que o prestador de serviços pretende chegar e se poderá julgar se
poderá atingir o objetivo. Se o prestador não questionar a fundo como vai
conhecer suas necessidades. Isto pode ser feito remotamente, porém o ideal é
sempre uma visita às instalações.









●Consórcios
ou utilização de temporários compromete o projeto?




Normalmente
não, pois o importante é o projeto ter&nbsp; “dono”, ou seja a empresa candidata deve
trabalhar com o sistema de gerência de contas. Normalmente irá apresentar um
Gerente de Projeto e um Coordenador, já familiarizados com a metodologia
proposta e comprometidos funcionalmente com a empresa. Quanto ás funções
auxiliares, perfeitamente pode-se utilizar temporários ou free lancer,
inclusive este procedimento pode reduzir o custo. O cuidado na contratação será
que a contratada assuma todas as responsabilidades trabalhistas e securitárias
de seus técnicos.









Abaixo
apresentamos uma rotina básica, 10 passos, a ser seguida na contratação.









1.&nbsp;&nbsp;&nbsp; Optando-se pela terceirização da
Reorganização e empresa deverá eleger um Gestor de Negociação, que conduzirá o
processo de contratação.




2.&nbsp;&nbsp;&nbsp; O Gestor de Negociação, de posse de
todas as informações, necessidades e escopo inicial do projeto inicia sua
pesquisa de seleção de empresas aptas a prestar a consultoria.




3.&nbsp;&nbsp;&nbsp; O Gestor de Negociação, dentro do
prazo estipulado para contratação, convida as empresas selecionadas a
apresentarem seus produtos e serviços.




4.&nbsp;&nbsp;&nbsp; Conhecendo as empresas o Gestor de
negociação solicita, dentro dos parâmetros já confirmados, apresentação de
propostas.




As
propostas tem prazo de validade mas cabe ao Gestor de Negociação estipular seu
próprio prazo de resposta, esclarecendo isto às candidatas.









IMPORTANTE: deve-se
valorizar o tempo e disponibilidade despendida pelas candidatas para atender a
empresa, ou seja, este processo não pode ser conduzido como sondagem. Garanta
aos prestadores de serviço que haverá uma contratação. Isto valoriza seu
projeto e, com certeza, será considerado na hora da formação do preço.









5.&nbsp;&nbsp;&nbsp; O Gestor de Negociação analisa cada
empresa atribuindo “notas”, a cada
quesito do projeto.




6.&nbsp;&nbsp;&nbsp; O Gestor de Negociação apresenta a
empresa o resultado da concorrência e, de consenso com os responsáveis, define
a escolhida.









IMPORTANTE: o consenso é
vital, pois os vários departamentos envolvidos devem validar a escolha, para
evitar conflitos durante a execução dos trabalhos.









7.&nbsp;&nbsp;&nbsp; Formalizado o processo internamente o
Gestor de Negociação comunica a todas as empresas candidatas o resultado.
Informar a todos qual candidata foi escolhida é uma questão de ética e ajuda a
melhorar o desempenho de todos na área. Não é necessário informar detalhes da
escolha ou os critérios utilizados.




8.&nbsp;&nbsp;&nbsp; O Gestor de negociação informa ao
prestador de serviço quais os passos para formalização (documentação, contrato,
etc) e aguarda que todas as exigências comerciais sejam cumpridas para repassar
o projeto para a gestão operacional.




9.&nbsp;&nbsp;&nbsp; Cumpridas as exigências o Gestor de
Negociação apresenta o prestador de serviços a sua empresa, envolvendo todos os
departamentos comprometidos.




10. O Gestor de Negociação, juntamente com
o representante da contratada, repassa a responsabilidade ao Gestor de Projeto
interno, esclarecendo todas as responsabilidades assumidas entre ambos.