LOGÍSTICA DE ARQUIVOS DE CADASTROS E DOCUMENTOS NO CREAS
Autor: 4nj0 | Publicado: 2015-03-26T17:58:00-07:00

Voltando a postar pela necessidade de partilhar arquivos e experiências.



Partilho assim, informações sobre a&nbsp;LOGÍSTICA&nbsp;DE ARQUIVOS DE CADASTROS E&nbsp;DOCUMENTOS NO CREAS
:



Quando comecei a trabalhar no CREAS de São Sebastião da Boa Vista-PA em janeiro de 2015, me deparei com uma imensa dificuldade de localizar os documentos e evoluções de atendimentos das famílias. Passava um tempão procurando pastas uma a uma e as vezes não achava nada sobre a família.



Me deparei também com uma peculiaridade que é do CREAS: a necessidade de maior preservação dos arquivos e registros por se tratarem de documentos extremamente sigilosos, afinal, o CREAS atende violações de direitos e cada história trazida retrata a privacidade e o sofrimento de uma família.



Essa sistemática para organizar os arquivos tem sido útil para a equipe por deixar dados e registros de atendimentos acessíveis e possíveis de se localizar com agilidade.&nbsp;

A tendência é que com os anos, se não houver uma organização, muitas informações sobre as famílias venham a se perder no arquivo do CREAS. Por isso é importante catalogar esses dados. Sem contar que manter os registros de atendimentos pode servir de respaldo para a equipe, caso sejam realizadas cobranças por parte do judiciário ou outra entidade a respeito do acompanhamento familiar.



Com esse método, as informações não se perdem, e na troca de equipe técnica, os novos técnicos terão condições e facilidades para localizar o histórico de atendimento da família e assim dar continuidade ao trabalho já iniciado. Só é importante a equipe técnica ter em mente que anotar as evoluções dos atendimentos também é fundamental para isso.



Então optei por trabalhar com três tipos de arquivos:



1 - FICHA DE CADASTRO: &nbsp;



Arquivo das ficha de cadastro da família, não contem nada sigiloso. Fica na recepção do CREAS. As recepcionistas podem manusear.
A função do cadastro é registrar os dados da família e agilizar o atendimento dos técnicos, os ajudandos a identificar se a família já veio no CREAS alguma vez, se já foi acompanhada pelo PAEFI, e se tem nos arquivos do CREAS algum documento ou registro.




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2 - PASTA DO PAEFI:&nbsp;



Arquivo das pastas das famílias que participam/participaram do acompanhamento familiar. Nesse CREAS não usamos os prontuários do SUAS. Não temos gaveteiro porta arquivo. Os documentos das famílias são agrupados e guardados em pastas tamanho A4. &nbsp;Cada família possui uma pasta. Estas pastas A4 por sua vez, ficam guardadas em caixas arquivo. As caixas arquivos ficam trancas em um armário na coordenação. Só os técnicos possuem acesso.





3 - REGISTROS:&nbsp;





Arquivos de evoluções de atendimentos, relatórios e outros documentos referentes a famílias que são/foram atendidas no CREAS, mas não foram inseridas no acompanhamento familiar. Ficam trancado em pastas A/Z na coordenação.&nbsp;Só os técnicos possuem acesso.


Download da ficha de evolução de atendimentos




Então o fluxo de atendimento e acesso aos arquivos ficou da seguinte forma:





Quando alguém procura o CREAS, é recebido pela recepcionista, que procura se o nome da pessoa está em algum cadastro, digitando seu nome para tentar localiza-lo em um arquivo de word. Neste arquivo estão os nomes completos do responsável familiar e das outras pessoas que residem no domicílio, com endereço e número do Cadastro.


Se é uma&nbsp;família que já possui cadastro,&nbsp;a recepcionista localiza o cadastro nas pasta A/Z em que ficam guardados, e entrega ao técnico, apresentando a pessoa ou família para atendimento.


Se o nome da pessoa não foi localizado no arquivo de wornd, significa que se trara de uma nova família que chegou para atendimento. Assim, a recepcionista
explica que a pessoa só deve contar o problema que a motivou a procurar o CREAS para a
equipe técnica, mas que para agilizar o atendimento é necessário preencher uma
ficha de cadastro. A recepcionista preenche a ficha de cadastro e entrega para o técnico, apresentando a pessoa ou família para atendimento.


1 - ARQUIVO DE CADASTRO DA FAMÍLIA: ao receber este documento&nbsp;das mãos da recepcionista (nunca das mãos do usuário), o técnico lê o campo denominado “documentos relacionados”, que serve para registrar dados
que permitam identificar a localização de documentos sigilosos que as famílias possuem no
CREAS. Se estiver sem anotações, o técnico inicia uma evolução de atendimento nova. Se tiver alguma anotação no referido campo, ele deve procurar o arquivo para realizar o atendimento. E é agora que podem aparecer os dois outros arquivos:





&nbsp; &nbsp; &nbsp;&nbsp;Arquivo do PAEFI: &nbsp;são as pastas de famílias que estão incluídas
ou já foram acompanhadas no PAEFI. São identificadas pela seguinte anotação: &nbsp;<!--[if !supportLists]-->



EX1: PAEFI J 001

Interpretação: 

PAEFI: identifica o tipo do arquivo, que é uma pasta de
acompanhamento familiar.

J:identifica a primeira letra do nome do responsável
familiar.

001: identifica o número de catalogação da pasta de
acompanhamento da família.



EX 2:

PAEFI A 001

PAEFI A 002

PAEFI B 001

PAEFI B 002

PAEFI B 003

PAEFI H 001





Arquivo de REGISTROS: são as fichas de acolhimento. Relatórios
técnicos. Evoluções de atendimentos, e outros documentos de famílias que já atendemos no CREAS mas foram inseridas no acompanhamento familiar do
PAEFI.

Ex: Registro F-01

Interpretação:

Registro: qualquer tipo de arquivo, que
não se refere a pasta de acompanhamento familiar.

F: primeira letra do nome do responsável
familiar.

01: número de catalogação do arquivo.





Quando
o técnico recebe o cadastro da família das mãos da recepcionista, ele olha para
a caixa documentos relacionados, e se tiver algum documento, o próprio técnico
é quem deve procura-lo para garantir o sigilo das informações.&nbsp;







Aprofundando e revendo as informações sobre o CADASTRO DA FAMÍLIA:





&nbsp; &nbsp; &nbsp;As recepcionistas possuem como atribuição numerar
estes cadastros e guarda-los na recepção em pastas de A-Z.

<!--[if !supportLists]-->





&nbsp; &nbsp; &nbsp;Cada cadastro recebe uma letra, que é sempre a inicial
do nome do responsável familiar, e um número em ordem crescente.

<!--[if !supportLists]-->





&nbsp; &nbsp; &nbsp;O nome do responsável familiar e de todos os membros
da família é digitado em um arquivo de word. Sempre que uma família procura o
CREAS, a recepcionista joga o nome da pessoa para localizar se a família já
possui cadastro ou não.

<!--[if !supportLists]-->





&nbsp; &nbsp; &nbsp;Se a família não tiver cadastro a recepcionista faz um novo.




&nbsp;Se&nbsp;a
família possui cadastro a recepcionista automaticamente visualiza o número no
computador&nbsp; e localiza o cadastro com facilidade
na pasta A-Z, para entregar ao técnico.

<!--[if !supportLists]-->





Espero que este compartilhamento
seja útil.&nbsp;

Bjks.





Jana.