Arquivologia
Autor: Alexandre Portela | Publicado: 2013-01-27T00:00:00-08:00


Na arquivologia, envolve a história da
humanidade que compreende as mais diversas classificações da distribuição da
riqueza dos grupos sociais. O imperialismo sempre se impôs ao direito comum.
Foi o que se viu na sociedade feudal, onde senhores de terras mantinham pobres
sob seu domínio, na qualidade de servos e escravos. Também o foi na sociedade
comercial fundada pelas grandes navegações e pelo mercantilismo, que trouxeram
consigo as conquistas d'além mar e a
colonização de continentes inteiros. Outro exemplo disso foi a sociedade
liberal da Revolução Francesa e sua consequente transformação em sociedade
industrial, obviamente advinda da Revolução Industrial. As Guerras Mundiais
demonstraram toda a ganância do homem na busca do aumento dos territórios
dominados pelo seu país.
As revoluções antecedentes às Guerras
Mundiais demonstraram os primeiros passos do homem em sua busca do
conhecimento, como Napoleão ao estabelecer seu império e fundando o Arquivo
Nacional da França, com a intenção de preservar o acervo que documentara a
história de seu país até então. Da mesma forma, a Revolução Industrial buscou o
conhecimento para construir máquinas mais eficazes para a mecanização das
fábricas. Quando houve a Guerra de Secessão, os EUA, mesmo sem qualquer
planejamento, armazenaram diversos documentos em um depósito, que mais tarde
foram selecionados, avaliados e classificados por Charles Dewey, formando o
primeiro fundo organizado coerentemente que se tinha conhecimento.





A Primeira Guerra Mundial demonstrou o
conhecimento que Adolph Hittler possuía acerca da importância do saber. Foi
isto que o levou a monopolizar os meios de comunicação e a querer destruir
todos os livros, pois sem informações ele não teria a oposição interna e, sem
acervo bibliográfico, ficaria mais fácil manipular as pessoas. A busca de novos
domínios territoriais também trouxe a Segunda Guerra Mundial e a luta crescente
pela obtenção de informações, que já ocorrera na guerra anterior. O surgimento
do socialismo trouxe consigo a Guerra Fria e uma maior disputa pelo mercado de
informações. 



O socialismo perdeu todo o seu espaço
para o capitalismo e trouxe para a sociedade do capital um novo conceito de
informação: o conceito de informação global, isto é, a globalização. Tudo isso
fez com que informação e história mantivessem uma estreita ligação e deu ao
presente à característica social que determina o futuro da economia do planeta.
Assim, hoje fazemos parte de uma sociedade dita da informação, pois é ela quem
determina o valor de tudo o que se relaciona com a tecnologia e o conhecimento,
os quais trazem embutidos em si as determinações de uma economia neoliberal.



Arquivos
e Arquivistas: As definições dos diversos tipos de
documentos foram as primeiras a determinar tipologias documentais. Com base
nelas, foi desenvolvido o primeiro trabalho do Arquivo Nacional da França. A
Comissão desenvolveu um aprimoramento de trabalho desenvolvendo os conceitos de
gestão de documentos e de documentação arquivística que, atualmente, regem o
funcionamento do National Archives e
dos Records Centers. Nos Estados
Unidos, a gestão de documentos se institucionalizou com a aprovação da Lei
Federal de Arquivos, em 1950. O termo gestão de documentos incorporou-se,
formalmente, na terminologia arquivística após sua inclusão no Dicionário do
Conselho Internacional de Arquivos.



A globalização econômica que até bem
pouco tempo era o ponto de divergência entre diversas pessoas, tendo inclusive
demonstrado a distância existente entre países ricos é pobres - é, hoje, uma
realidade inegável e, apesar de muitos não a aceitarem, é a principal razão de
se falar tanto em 'sociedade do conhecimento' em nossos dias. 



A construção da inteligência
organizacional remete à busca pelo sucesso profissional. Deve-se lembrar de que
toda inteligência deve ser atualizada constantemente. A eficiência do sistema
de informações depende exatamente da formação dessa inteligência. Infelizmente
a inteligência está longe de ser definida. Além de toda a sua carga subjetiva,
ela tem um componente dinâmico muito acentuado o que era considerada
inteligência no início do século, hoje não é... Sem contar as verdades
culturais.



As organizações ao buscar a qualidade
total, programam normas, definem responsabilidades, bem como esclarecem sobre
os procedimentos dos processos, os planos e os registros. Tudo isso determina a
forma pela qual os documentos serão geridos. Deve-se interrelacionar os
quesitos que tornam os sistemas eficientes, tais como: Manual de Qualidade, com
as normas internas da organização; Regimento Interno, com as normas internas da
organização e a possibilidade de aplicação da Norma geral Internacional de
Descrição Arquivística, otimizando a informação arquivística e dando
consistência aos registros; os procedimentos com as ações que o complementam,
suas instruções e seus respectivos registros, obedecendo à normatização do
Manual de Qualidade e dando suporte para a construção da inteligência
organizacional e para a melhoria do Sistema de Recuperação da Informação.



A tecnologia da informação, cada vez mais
presente no dia a dia das organizações, vem exercendo forte influência nas
perspectivas de desenvolvimento destas. A informática, desde o seu surgimento
como ciência, tem buscado fornecer elementos que aperfeiçoem a produção de bens
e a circulação de informações de forma precisa e em tempo real. Para uma
organização moderna e informatizada, existe o que se chama de Gerenciamento
Eletrônico de Documentos. Mas o GED não elimina a necessidade de se manter um
acervo de documentos em papel. Apesar da efetividade da informática, muito
ainda falta para a otimização dos serviços informatizados. Mesmo com a
aprovação da assinatura eletrônica, ainda não é confiável nem praticável a
informatização dos serviços de forma plena. Até mesmo quanto à produção, mesmo
com toda a eficiência das máquinas, é ilusório imaginar que a simples
utilização da tecnologia da informação no sistema produtivo irá trazer ganhos
substanciais de qualidade e produtividade. Não são raros os casos em que
estratégias empresariais centradas na automação, alta tecnologia e
informatização de processos produzem resultados pífios em termos de economias
de custos e melhoria de desempenho organizacional. De forma geral, boa parte
dos insucessos explica-se pelo fato de que as referidas estratégias foram
adotadas sem alterações profundas no estilo gerencial, nas práticas
organizacionais e na política de capacitação e desenvolvimento dos recursos
humanos.



Outro ponto a ser considerado é que a
vantagem competitiva de qualquer organização começa com as pessoas, sua
disciplina, motivação, qualificação e participação. Assim, antes da compra de
equipamentos intensivos em tecnologia avançada, deve-se investir no potencial
criativo e inovador das pessoas, desenvolvendo nelas novas habilidades e
integrando-as plenamente ao processo de trabalho, com treinamento e educação
geral. A capacidade criativa do trabalhador é um ativo valioso, parte integral
da tecnologia da empresa.



É ilusório defender que a aplicação das
tecnologias da informação elimina a necessidade de organização do conhecimento.
Com o advento dos documentos eletrônicos e as diversas possibilidades
oferecidas pela internet, surge um novo conceito de gestão de documentos, ainda
sem forma definida e sem os parâmetros que definirão sua utilização futura, visto
que há uma constante evolução de tecnologia, tanto no que concerne ao software
quanto ao hardware.



Oferecer condições apropriadas para
desenvolver e aperfeiçoar a capacidade de expressão e de criação do fator
humano é condição básica para a inovação e competitividade empresarial. A
ênfase é que a organização seja uma instituição de aprendizagem contínua, que
estimule e desenvolva o talento individual e na qual o pensamento analítico e
abstrato da força de trabalho seja requisito imprescindível. Desta forma, todos
os funcionários envolvidos em tarefas distintas ou correlatas terão capacidade
de empreender soluções através das informações de que disponham. Igualmente,
caberá ao arquivista, como gerente da informação, proporcionar a melhoria do
fluxo informacional e a aceleração de seu sistema de recuperação.



Terminação: Em diversos aspectos de sua
evolução, a arquivística sofreu influências da atualidade, nem sempre
condizentes ou inerentes às reais necessidades dos arquivistas que dele
cuidam.&nbsp; Sabe-se que ainda existem
diversos acervos em várias partes do mundo que são extremamente mal
administrados, em geral, pela própria falta do profissional habilitado e/ou
qualificado para a função.



A Gerência de Recursos Informacionais,
que tem sido implementada em diversas organizações, é uma das mais importantes
evoluções do mercado e, apesar da consistência dos cursos de biblioteconomia,
este é um espaço mais voltado ao trabalho de arquivistas, por lidar, em grande
parte, com documentos, dossiês, unidades de informação, arquivos e aspectos das
informáticas voltadas aos procedimentos arquivísticos.



A grande disseminação de documentos
eletrônicos traz a problemática do virtual para a questão da arquivologia e seu
papel no mundo atual. A questão principal é como poderá ser definido o
arquivamento e a gestão de documentos eletrônicos. Esta preocupação deve-se a
necessidade de dar autenticidade, unicidade, valor de prova e confiabilidade
aos documentos eletrônicos e à internet. São por este motivo que os arquivistas
desenvolvem várias pesquisas em busca de soluções.



No plano dos documentos em papel e outros
materiais, ainda é lento o desenvolvimento de ações que visem a melhorar as
condições do acervo, contrapondo-se diretamente com a busca da otimização dos
Sistemas de Recuperação de Informação, que ainda são muito lentos. A grande
dificuldade em se obter tal melhoria, vem da deficiência de muitos
'arquivistas', que exercem a profissão sem jamais procurarem por uma
atualização e um aperfeiçoamento profissional. Um dos pontos mais benéficos da
arquivística atual tem sido a crescente procura pela padronização da
organização dos mais variados fundos, através do emprego da Norma ISAD.



Além disso, com o desenvolvimento da
consciência sobre a importância dos documentos em seus diversos aspectos e
características, além da necessidade do empreendimento de métodos mais
eficientes e mais eficazes para a disseminação seletiva da informação, deu aos
arquivos o aspecto que mais se aproxima de suas reais funções: a assessoria
para as tomadas de decisão - mesmo quando não se encontra, na estrutura, em
posição de staff.



Assim, espera-se que em um futuro
próximo, os arquivistas sejam, então, reconhecidos por sua vital importância no
desenvolvimento das atividades das organizações (sejam elas quais forem), pois,
só assim, ser-lhes-á possível desenvolver e aprimorar os serviços de gestão de
documentos, de GRI, e o aperfeiçoamento dos SRIs
e DSIs existentes.



Em 1921, uma publicação americana da área
de psicologia solicitou a 14 famosos psicólogos definições sobre o que era a
inteligência. Apesar da diversidade de definições, duas predominaram: 1) A
capacidade de aprender com a experiência e 2) a capacidade de se adaptar às
mudanças do ambiente. Em 1986, outros especialistas foram convidados e
repetiram as mesmas teorias de 1921: a importância da capacidade de aprender e
se adaptar. Hoje, os especialistas atribuem maior ênfase à metacognição, à
compreensão e ao controle que as pessoas têm de seus processos de raciocínio,
traduzidos na capacidade de solucionar problemas e de tomar decisões. Outro
ponto forte da definição moderna da inteligência é a ênfase no papel da
cultura. O que é considerado inteligente em uma cultura pode ser considerado
estúpido em outra. O comportamento que leva ao sucesso em um ambiente pode
levar ao fracasso em outro. A definição acima em muito se identifica com a
prática organizacional. Há que se lembrar de que, é o conhecimento sintetizado
que compõe a inteligência. A experiência também forma a inteligência, e a
experiência vem exatamente de uma vivência organizacional de conhecimento,
contribuição e comprometimento.



O referencial multivisão que consiste em
uma abordagem contingencial é mais adequado que as demais, por ser uma técnica
exploratória neste tipo de atividade. Ela oferece um referencial que orienta o
analista na escolha das técnicas e das ferramentas para a solução de qualquer
situação-problema e também recomenda documentação e outras normas. No
planejamento e no desenvolvimento de seu sistema de informação, a organização
considere uma análise que capacite conclusões sobre: a estratégia de
implantação do sistema, a organizacionalidade dos aspectos referentes às
necessidades de informação da organização, sua importância em relação a geração
de economia e aumento de produtividade, e a capacitação tecnológica, de forma a
acompanhar a evolução.



Com isso, o referencial multivisão toma
um formato de quebra-cabeças, fazendo a integração de cinco aspectos da
importância da informação nas organizações, a saber: a) Análise Organizacional,
b) Análise e Projeto Sóciotécnico, c) Desenvolvimento de Sistemas de
Informação, d) Modelagem e Análise da Informação, e e) Projeto e Implementação
Técnica.



A cadeia de valor aparece, então, como o
conjunto das atividades executadas no sistema de informação, proporcionando
sustentação ao processo decisório de uma organização, para a cadeia de valor, o
fluxo da informação em uma organização é um processo de agregação de valor, e o
sistema de informação pode ser considerado como a sua cadeia de valor, por ser
o suporte para a produção e a transferência da informação.



Muito se ouve falar, nos tempos atuais,
em qualidade, qualidade de vida, produtos de qualidade, etc. -, mas pouco foi
dito sobre a estreita ligação que há entre qualidade e informação.



A gestão de qualidade prevê o aporte do
conhecimento necessário para a empresa poder ofertar produtos de acordo com os
requisitos do mercado. Esse conhecimento é adquirido por meio da informação
que, como insumo principal da empresa, é utilizado para capacitar as pessoas e
estabelecer um sistema organizacional que as orienta e instrua sobre como
executar suas atividades.



O pensamento acima reflete bem essa
interligação entre qualidade e informação, numa relação de dependência direta.
Foi dito anteriormente que a informação agrega valor durante o seu fluxo pelos
diversos setores da organização. A informação, para possuir valor agregado que
gere qualidade e posterior lucro, deve obedecer aos critérios pré-estabelecidos
e estar de acordo com o gerente eficaz.



A informação é como insumo básico das
empresas está presente em todas as suas atividades, desde o conhecimento do
mercado e definição dos produtos, até a produção dos mesmos, passando pelo
sistema de suprimentos e vendas. Não se trata de ter o processamento de dados
mediante o uso de computadores, e sim de prover o conhecimento e orientações
necessários a cada posto de trabalho, a cada processo, a cada função da
empresa, no momento certo e na precisão requerida.



O óbvio da gestão da informação na busca
da qualidade total gera a questão ao tratar da gestão da qualidade, que se
define no sistema de qualidade. O sistema de qualidade deve ser estruturado de
acordo com a realidade de cada empresa, porém podem ser identificados pontos
comuns, definidos pelas normas NBR ISO série 9000, especialmente no que tange
às informações necessárias para garantir a qualidade dos produtos, sendo
exatamente esse ponto que trata o presente estudo: como estabelecer um sistema
de informação para o sistema de qualidade das empresas.



Uma visão do sistema de qualidade: O
sistema da qualidade, conforme apresentado nas normas NBR ISO série 9000,
estabelece que, ao longo da cadeia de produção de uma empresa, devam ser
definidos procedimentos e responsabilidades para aqueles processos e atividades
que afetam a qualidade do produto, bem como que sejam mantidos registros que
evidenciem que o processo foi executado conforme estabelecido na documentação.
A empresa deve, portanto, estabelecer uma devida organização da documentação
que contenha os procedimentos, os planos e programas, assim como registros a
respeito do ocorrido ao longo da produção.



A necessidade de padronização criteriosa
dos serviços dos arquivos deu origem aos cursos certificadores americanos,
onde: existe uma certificação para o profissional habilitado a exercer a função
de records manager: o Certified Records Manager título usado
como qualificação pelos seus possuidores e considerado essencial à
profissionalização dos records manager.
Há o curso de Records Management como
parte do Programa de Pós-Graduação em Biblioteconomia e Ciência da Informação
da Graduate School of Library and
Information Science. Outro certificado, bastante conhecido
internacionalmente, é fornecido pela Association
of Records Manager and Administration e seus membros.



Diversos outros países, em busca da eficiência
em seus serviços de arquivos, oferecem as mais diversificadas formas de
certificação aos seus profissionais. No Brasil, além da graduação universitária
dos cursos de Arquivologia, muito pouco se desenvolve em ensino para arquivos.
Isto se reflete na baixa qualidade dos serviços desenvolvidos por técnicos de
arquivo e seus auxiliares. Por este motivo, muitos empregadores, hoje, têm
procurado empreender treinamentos a tais profissionais. Sabe-se que a formação
dos arquivistas em universidades brasileiras, ainda precisa de mudanças no que
se refere ao estudo das novas tecnologias de informação. Mesmo assim, o nível
dos profissionais da área tem melhorado muito, principalmente pelo próprio
interesse dos graduandos em buscar o conhecimento complementar por conta
própria.





Subdivisão de pesquisas para uso conveniente e acadêmico de [Alexandre Portela]. Estas alíneas são protegidas
pela Lei de Direitos Autorais: LEI Nº 9.610, DE 19/02/1998, e pelos tratados e
convenções internacionais.