6 regras para o e-mail não ser vilão da produtividade
Autor: Henry Goettert | Publicado: 2013-03-22T20:14:00-04:00



Caixa de&nbsp;e-mails&nbsp;lotada de mensagens para responder e o smartphone acusando novas mensagens que não param de chegar. Por dia, são centenas, por mês, milhares.

Com tantos e-mails a enviar e a responder, fica impossível terminar aquele relatório urgente prometido para ontem e que o seu chefe não para de cobrar, por e-mail, é claro.Quem se identifica com este cenário, certamente, sabe o que é perder&nbsp;produtividade&nbsp;por conta da sua caixa de entrada de mensagens eletrônicas. Mas não é só isso.&nbsp;

“As pessoas que usam a internet e e-mail de maneira exacerbada têm prejuízos funcionais no trabalho como aumento da insatisfação, maior incidência de erros e enganos, além do declínio do desempenho profissional”, explica o psicólogo Cristiano Nabuco de Abreu, coordenador do Programa de Dependência de&nbsp;Internet&nbsp;do Ambulatório Integrado dos Transtornos do Impulso (AMITI) do Instituto de Psiquiatria da Faculdade de Medicina da Universidade de São Paulo.

Assim, o e-mail que era para ser um aliado da agilidade na comunicação, acaba se tornando o grande vilão do expediente e também do seu desempenho e motivação profissionais.

Recente pesquisa realizada pelo&nbsp;Office Time&nbsp;indicou que 47% dos entrevistados citaram o e-mail como o principal agente da perda de tempo, e 40% admitiram perder até 3 horas com o correio eletrônico por dia.

É possível reverter esse quadro? Para os três especialistas consultados por EXAME.com, algumas regras são essenciais para não se tornar escravo do e-mail. Confira quais são:

1&nbsp;Estabeleça horários para enviar e responder e-mails

“Tive uma fase em que enviar e responder e-mails tomava muito tempo e eu perdia energia, o que, naturalmente, fazia com que eu perdesse produtividade”, diz Eduardo Amarante, representante da&nbsp;Dale Carnegie&nbsp;no Brasil.&nbsp;

“Deixar o e-mail aberto todo o tempo vai drenando a energia. Cada vez que você é interrompido, e deixa de fazer o que você estava fazendo para ver a mensagem, o cérebro precisa mudar o tipo de operação mental”, diz Abreu.&nbsp;

Ele explica que, ao ler um e-mail ou navegar na internet, a área do cérebro utilizada é a responsável pela resolução de problemas, enquanto que debruçar-se sobre um relatório ou um texto estimula outra, que envolve raciocínio complexo. “Ao ser bombardeado por e-mails você perde a habilidade de raciocínio mais profundo”, explica Abreu.

A solução para Amarante foi estabelecer horários específicos para abrir a caixa de mensagens. “Abro no início da manhã, fico, no máximo, uma hora, volto a abrir no começo da tarde para responder mensagens curtas, o que me toma 15 minutos no máximo, e no fim do dia volto a checar”, conta ele.

Ricardo Barbosa, diretor executivo da Innovia Training &amp; Consulting, também recomenda esta estratégia, quando for possível. “Não é regra porque, às vezes, o trabalho da pessoa exige que ela cheque as mensagens o tempo todo, mas, quando não for este o caso, o ideal é ter horários para enviar e responder”, diz.





2&nbsp;Organize a caixa de entrada e tenha método de resposta

Com o grande volume de mensagens que chegam todos os dias, a palavra de ordem é organização. Investir alguns minutos para criar um sistema de filtro para barrar spans e organizar mensagens em pastas &nbsp;vai resultar em ganho de tempo lá na frente, segundo Barbosa.

&nbsp;“Deixar a caixa de entrada vazia e organizar emails, colocando cores naquelas mais urgentes ajuda bastante”, diz Barbosa. Com horários estabelecidos para enviar e responder, ele recomenda desabilitar o anúncio automático de entrada de e-mails. “A cada anúncio de mensagem, o profissional tende a parar o que está fazendo para abrir a caixa de e-mails”, diz.

Abreu recomenda um método cadenciado de resposta. “Para cada três e-mails emergenciais respondidos, responda dois que não sejam tão emergenciais e um que não tenha necessidade imediata”, sugere. Assim, você mantém a velocidade de resposta ao que é urgente e não deixa para trás o que não é tão importante.

3&nbsp;Comunique a sua equipe sobre a sua nova rotina

Para evitar problemas com colegas de trabalho e membros da sua equipe, Amarante recomenda avisá-los a respeito dos horários que você estabeleceu para se dedicar à leitura, resposta e envio de e-mails.&nbsp;

“Informar a equipe é importante para que as pessoas se organizem também, porque vão saber que, se enviarem a mensagem em determinado horário, a resposta vai demorar a chegar, então é melhor telefonar”, explica o representante da Dale Carnegie.



4&nbsp;Seja objetivo nas mensagens

“O objetivo do e-mail é agilizar a comunicação, e a troca de informações. A partir do momento que isso torna o processo mais lento, não está sendo mais eficaz”, lembra Barbosa. A objetividade é um dos pilares dessa agilidade na comunicação, segundo os especialistas.&nbsp;

Por isso, quando o assunto for complexo, prefira outros meios. Converse com as pessoas pelo telefone ou marque uma reunião. “As pessoas tendem a deixar para responder por último as mensagens longas”, diz Amarante .

Na opinião de Abreu, as chances de um e-mail longo ser lido são pequenas. “Pesquisas mostram que as pessoas passam o olho ao invés de ler, então a recomendação é simples: o texto tem que ser objetivo e curto”, diz o especialista.

5&nbsp;Não deixe mensagens sem resposta por mais de 48 horas

Evitar o acúmulo de mensagens é uma importante medida, segundo Amarante. “Assim o profissional não deixa a sua equipe sem resposta”, diz ele. Ao deixar mensagens do “verão passado” esperando resposta, a sensação é de estar sempre correndo contra o tempo. Amarante recomenda que o tempo limite estabelecido para enviar resposta seja de 48 horas.

6&nbsp;Evite mensagens desnecessárias

Não use o e-mail como um bate papo virtual. Além de encher a sua caixa de entrada com mensagens sem valor, você perde a chance de interagir, de fato, com os colegas de trabalho. “Ao conversar eletronicamente é como se ficasse atrás de um muro e vai criando barreiras”, diz Amarante.&nbsp;

Um vício que também atrapalha bastante, de acordo com Abreu, é o fato de muitas pessoas utilizarem o e-mail como uma lista de afazeres. “Para se certificar de que determinada tarefa não será esquecida, você manda um e-mail para a sua caixa para alertá-lo, ao invés de manter um caderno e lápis e anotar ali”, diz Abreu.

Não utilize a conta de e-mail corporativo para fins pessoais, recebendo alertas de RSS de assuntos do seu interesse, piadas e fotos de amigos e parentes “Isso começa a interromper o processo de atenção”, lembra Abreu.&nbsp;




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