CONSULTA DE CTes EMITIDOS CONTRA CNPJ
Autor: Faria | Publicado: 2017-01-05T07:30:00-02:00

Na virada do ano, o Arquivei iniciou a Consulta e Download automático do Conhecimento de Transporte Eletrônico (CTe). Isso significa que as empresas não vão mais depender das transportadoras para receber os arquivos dos CTes para poderem escriturá-los e armazená-los! Esta nova funcionalidade, da qual o Arquivei é pioneiro, traz benefícios gigantescos para todas as empresas que contratam ou recebem serviços de transporte e poderá economizar muito tempo e dinheiro para elas.

Por que consideramos a Consulta de CTe automática sensacional e por que você também deveria:

Conversando com algumas empresas percebi que muitas pessoas não entendem o peso da palavra automático quando falo que o Arquivei oferece “Consulta e Download Automático de CTe”. Isso é extremamente útil para sua empresa! Quando digo consulta automática, eu estou dizendo que a cada duas horas (só não é em tempo real porque a SEFAZ não deixa) o Arquivei vai bater na porta da Secretaria da Fazenda e trazer para você todos os seus CTes, independente do Papel que você ocupa nele! Não importa se você está como Remetente, Destinatário, Recebedor, Expedidor ou Tomador do CTe, (o único papel que não consegue realizar a consulta é o Emissor devido a uma limitação da SEFAZ) o Arquivei vai te trazer todos os Conhecimentos de Transporte.
Pense em todos os benefícios que isto gera:
Você não vai precisar ficar cobrando as transportadoras para que elas te enviem o XML do CTe
Você não vai precisar ter pessoas dedicadas exclusivamente para lidar com a obtenção, verificação e validação destes documentos (sua equipe vai ter tempo para fazer tarefas muito mais importantes e impactantes para sua empresa do que ficar correndo atrás de documentos fiscais)
Sua contabilidade (seja ela interna ou externa a sua empresa) vai ter acesso a TODOS os CTes para escrituração, garantindo que você não tenha nenhum fiscal te cobrando multas por não ter escriturado algum CTe
Você terá a certeza (e consequentemente muita paz de espírito) que todos os documentos fiscais da sua empresa estarão armazenados (em servidores da AMAZON, que por sinal é um dos mais seguros do mundo) durante todo o período legal e disponíveis para você gerar DACTe, baixar em xml, zip, xlsx do excel, enfim, disponíveis para você o tempo todo. Em outras palavras, você não vai mais correr o risco de receber multas pela falta de algum documento fiscal
Você vai poder fazer filtros por qualquer campo do CTe (por transportadora, destinatário, chave de acesso, etc); exportar relatórios em excel com colunas contendo valor do CTe, valor total dos produtos transportados, frete, peso, volume e várias outras informações que irão gerar dados valiosos para sua empresa
Por que nos preocupamos tanto com CTes e por que você também deveria

Você sabe (mas nem todos sabem) da importância de se ter todas as Notas Fiscais (NFe) emitidas e recebidas, devido a obrigatoriedade da escrituração destas notas e do armazenamento delas, podendo incorrer multas bem altas caso a fiscalização solicite algum destes arquivos e você não tenha.

Contudo, pouquíssimas empresas sabem que o mesmo é válido para as notas de conhecimento de transporte eletrônico. Em uma pesquisa realizada, verificamos que de todos aqueles que trabalham com CTes, mais de 85% deles não têm controle sobre estes arquivos, e entre os 15% que possuem algum tipo de controle do documento, apenas uma parcela extremamente baixa afirma que caso o fisco solicitasse todos os CTes dos últimos 5 anos, não teriam que se preocupar com isso. De qual destes grupos de empresas você faz parte?

O grande problema na gestão de CTes é que, de maneira análoga às NFes, as empresas dependem das transportadoras enviarem os arquivos XML por email, para que os mesmos sejam validados (segundo a SEFAZ é de obrigatoriedade da empresa tomadora do serviço de transporte verificar a validade do conhecimento emitido), escriturados e armazenados.

Só que, convenhamos, se você tem uma empresa que recebe meia dúzia de CTes, isso pode até funcionar. Porém, se você trabalha em uma empresa que lida com centenas, milhares ou até dezenas de milhares de CTes em um curto espaço de tempo, de duas uma: ou você tem um departamento inteiro voltado para garantir que todos os documentos foram recebidos, ou você está deixando muitos CTes para trás!
Quanto você acha que teria que pagar de multa pela falta dos CTes?

Pense no volume de produtos que serão entregues para seus clientes que você faz por mês, multiplique isso por 12 meses e multiplique novamente por 5 anos. Pronto, agora você tem uma ideia de quantos CTes você deveria ter armazenados. Suponha agora que (em um universo MUITO otimista) você tenha deixado de receber por volta de 10% deles. Agora multiplique este número por algumas centenas de reais de multa (o valor pode variar dependendo do estado) da fiscalização pela falta dos arquivos XML das notas de conhecimento de transporte. Enfim, já deu pra você entender que o valor gasto será bem alto.

Mesmo no caso de você fazer parte de uma das raríssimas empresas que não precisam ter medo nenhum da fiscalização, (aliás, se você faz parte de uma delas, quero te dar meus PARABÉNS) não tenho dúvida que seu gastos com a gestão destes documentos (seja com folha de pagamento da equipe, seja com horas dispendidas para lidar com estas tarefas) devem ser bem significativos.

Fonte -&nbsp;ARQUIVEI