Registro Informatizado de Empregados: dê ADEUS aos livros e fichas de registro!
Autor: Thaís Prestes | Publicado: 2011-06-28T16:23:00-07:00


Para efetuar o registro de empregados, em observância às exigências legais relativas ao contrato de trabalho, as empresas poderão adotar sistema informatizado que utilize meio magnético ou ótico.




EXIGÊNCIAS




Os registros de empregados, devidamente atualizados, deverão obedecer à numeração seqüencial, por estabelecimento.




O empregador poderá utilizar controle único e centralizado dos documentos sujeitos à Inspeção do Trabalho à exceção do registro de empregados do registro de horário de trabalho e do Livro de Inspeção do Trabalho, que deverão permanecer em cada estabelecimento.




PRAZO DE EXIBIÇÃO




A exibição dos documentos passíveis de centralização deverá ser feita no prazo de 2 (dois) a 8 (oito) dias segundo determinação do Agente da Inspeção do Trabalho.




MÓDULOS OBRIGATÓRIOS DO SISTEMA DE CONTROLE




O sistema informatizado, conterá no mínimo 6 (seis) módulos assim constituídos:




I - registro de empregados com os seguintes dados:




a)&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; identificação do empregado com nome completo, filiação data e local de nascimento, sexo, endereço completo, número no Cadastro de Pessoa Física - CPF, número, data e local de emissão da Carteira de Identidade e número, série e data de expedição da Carteira do Trabalho e Previdência Social - CTPS;

b)&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; data de admissão e de desligamento;

c)&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; cargo e função;

d)&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; número de identificação e data de cadastramento no Programa de Integração Social - PIS, ou no Programa de Formação do Patrimônio do Serviço Público - PASEP;

e)&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; registro de acidente no trabalho ou doença profissional, quando de sua ocorrência;

f)&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; grau de instrução e habilitação profissional com especificação do registro no Conselho Regional, quando for o caso.




II - valor da remuneração e sua forma de pagamento incluindo gratificações adicionais e demais parcelas salariais decorrentes de lei acordo ou convenção coletiva.

III - local e jornada de trabalho.


IV - registro dos descansos obrigatórios na jornada diária semanal e anual.




V - afastamentos legais




VI - informações sobre segurança e saúde do trabalhador, sobretudo as referentes a:




a)&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; participação na Comissão Interna de Prevenção de Acidentes - CIPA;

b)&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; data do último exame médico periódico;

c)&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; treinamento previsto nas normas regulamentadoras.




No caso de trabalhador de nacionalidade estrangeira, além das informações constantes no inciso I, alínea "a" acima, deverão constar as relativas ao número e validade da Carteira de Identidade, tipo de visto, número, série e data de expedição e validade da Carteira de Trabalho e Previdência Social.




O histórico dos registros nos módulos de informações observará as especificações contidas no Anexo I da Portaria MTb 1121/95.

(http://www.mte.gov.br/Temas/FiscaTrab/Legislacao/Portarias/conteudo/port_1121.asp) 



GARANTIA DAS INFORMAÇÕES




O empregador que optar pelo sistema informatizado garantirá a segurança, inviolabilidade, manutenção e conservação das informações, se obrigando a:




I - manter registro individual em relação a cada empregado;




II - manter registro original por empregado, acrescentando-lhe as retificações ou averbações, quando for o caso;




III - adotar sistema de duplicação de arquivos e conservá-los em local diferente como prevenção à ocorrência de sinistros;




IV - assegurar, a qualquer tempo, o acesso da fiscalização trabalhista, através da tela impressão de relatório ou meio magnético às informações contidas nos módulos.




O sistema deverá conter rotinas auto-explicativas para facilitar o acesso e o conhecimento dos dados registrados pela fiscalização trabalhista.





MEMORIAL DESCRITIVO




Para os fins da fiscalização trabalhista, a empresa deverá manter, em cada Centro de Processamento de Dados - CPD, memorial descritivo especificando:




I - as instalações do CPD;




II - a localização dos estabelecimentos da empresa;




III - a descrição do ambiente computacional informando:




a)&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; equipamentos utilizados;

b)&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; sistema gerenciador de rede;

c)&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; sistema gerenciador de banco de dados;

d)&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; linguagem de programação de hardware e software.




IV - a indicação de autoria do sistema, se próprio ou software-house, com detalhamento suficiente para permitir avaliação da durabilidade, segurança e capacidade do sistema, bem como a especificação das garantias contra sinistro.




A empresa depositará, obrigatoriamente, cópia de memorial descritivo na Delegacia Regional do Trabalho ou órgão autorizado pelo Ministério do Trabalho.




Os Agentes da Inspeção do Trabalho poderão solicitar, quando necessário, o concurso de especialista em informática para avaliar as condições operacionais e técnicas do sistema.




ACESSO DO SISTEMA Á FISCALIZAÇÃO




O sistema deverá possibilitar à fiscalização o acesso a todas as informações e dados dos últimos 12 (doze) meses no mínimo, ficando a critério de cada empresa estabelecer o período máximo, de acordo com a capacidade de suas instalações.




As informações anteriores a 12 (doze) meses, quando solicitadas pelo Agente de Inspeção do Trabalho, poderão ser apresentadas via terminal de vídeo ou relatório impresso ou por meio magnético no prazo de 2 (dois) a 8 (oito) dias, a contar da data da solicitação.




O sistema poderá ser operado em instalações próprias ou de terceiros, caso em que a rede deverá ser acionada por terminais na empresa fiscalizada.




Toda saída via tela deverá permitir a consolidação das informações através de relatório impresso ou meio magnético.




As informações e relatórios, consolidados ou não, deverão conter data e hora do lançamento, atestada a sua veracidade por meio de rubrica e identificação do empregador ou seu representante legal nos documentos impressos.




Base: Portaria MTb 1.121 de 08/11/1995




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Portaria Nº 1.121, de 8   de Novembro de 1995
  





Dispõe sobre a informatização do registro de empregados e demais dados relativos ao contrato de trabalho.




O MINISTRO DE ESTADO DO TRABALHO usando das atribuições que lhe confere o art. 913 da Consolidação das Leis do Trabalho;




considerando o disposto nos arts. 29, 41 e 74 da CLT, com as alterações da Lei nº 7.855, de 24 de outubro de 1989;




considerando a conveniência e necessidade da utilização dos recursos da informática para simplificar os controles, formalidades e obrigações das empresas, relativas ao contrato de trabalho, 




RESOLVE:




Art. 1º Para efetuar o registro de empregados, em observância às exigências legais relativas ao contrato de trabalho, as empresas poderão adotar sistema informatizado que utilize meio magnético ou ótico.




Art. 2º Os registros de empregados, devidamente atualizados, deverão obedecer à numeração seqüencial, por estabelecimento.




Art. 3º O empregador poderá utilizar controle único e centralizado dos documentos sujeitos à Inspeção do Trabalho à exceção do registro de empregados do registro de horário de trabalho e do Livro de Inspeção do Trabalho, que deverão permanecer em cada estabelecimento.




§ 1º A exibição dos documentos passíveis de centralização deverá ser feita no prazo de 2 (dois) a 8 (oito) dias segundo determinação do Agente da Inspeção do Trabalho.




§ 2º O controle único e centralizado dos documentos, referido no caput deste artigo, no que concerne ao registro de empregados, diz respeito apenas ao termo inicial do registro necessário à configuração do vínculo de emprego, aplicando-se às suas continuações o disposto no parágrafo anterior.




Art. 4º O sistema informatizado, previsto nesta Portaria, conterá no mínimo 6 (seis) módulos assim constituídos:




I - registro de empregados com os seguintes dados:




a)&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; identificação do empregado com nome completo, filiação data e local de nascimento, sexo, endereço completo, número no Cadastro de Pessoa Física - CPF, número, data e local de emissão da Carteira de Identidade e número, série e data de expedição da Carteira do Trabalho e Previdência Social - CTPS;

b)&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; data de admissão e de desligamento;

c)&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; cargo e função;

d)&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; número de identificação e data de cadastramento no Programa de Integração Social - PIS, ou no Programa de Formação do Patrimônio do Serviço Público - PASEP;

e)&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; registro de acidente no trabalho ou doença profissional, quando de sua ocorrência;

f)&nbsp; &nbsp;grau de instrução e habilitação profissional com especificação do registro no Conselho Regional, quando for o caso.




II - valor da remuneração e sua forma de pagamento incluindo gratificações adicionais e demais parcelas salariais decorrentes de lei acordo ou convenção coletiva.

III - local e jornada de trabalho.




IV - registro dos descansos obrigatórios na jornada diária semanal e anual.

V - afastamentos legais




VI - informações sobre segurança e saúde do trabalhador, sobretudo as referentes a:




a)&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; participação na Comissão Interna de Prevenção de Acidentes - CIPA;

b)&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; data do último exame médico periódico;

c)&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; treinamento previsto nas normas regulamentadoras.




Parágrafo único. No caso de trabalhador de nacionalidade estrangeira, além das informações constantes no inciso I, alínea "a", do presente artigo, deverão constar as relativas ao número e validade da Carteira de Identidade, tipo de visto, número, série e data de expedição e validade da Carteira de Trabalho e Previdência Social.




Art. 5º O histórico dos registros nos módulos de informações observará as especificações contidas no Anexo I da presente Portaria.




Art. 6º O empregador que optar pelo sistema informatizado previsto nesta Portaria garantirá a segurança, inviolabilidade, manutenção e conservação das informações, se obrigando a:




I - manter registro individual em relação a cada empregado;




II - manter registro original por empregado, acrescentando-lhe as retificações ou averbações, quando for o caso;




III - adotar sistema de duplicação de arquivos e conservá-los em local diferente como prevenção à ocorrência de sinistros;




IV - assegurar, a qualquer tempo, o acesso da fiscalização trabalhista, através da tela impressão de relatório ou meio magnético às informações contidas nos módulos.




Parágrafo único. O sistema deverá conter rotinas auto-explicativas para facilitar o acesso e o conhecimento dos dados registrados pela fiscalização trabalhista.




Art. 7º Para os fins da fiscalização trabalhista, a empresa deverá manter, em cada Centro de Processamento de Dados - CPD, memorial descritivo especificando:




I - as instalações do CPD;




II - a localização dos estabelecimentos da empresa;




III - a descrição do ambiente computacional informando:




a)&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; equipamentos utilizados;

b)&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; sistema gerenciador de rede;

c)&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; sistema gerenciador de banco de dados;

d)&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; linguagem de programação de hardware e software.




IV - a indicação de autoria do sistema, se próprio ou software-house, com detalhamento suficiente para permitir avaliação da durabilidade, segurança e capacidade do sistema, bem como a especificação das garantias contra sinistro.




§ 1º A empresa depositará, obrigatoriamente, cópia de memorial descritivo na Delegacia Regional do Trabalho ou órgão autorizado pelo Ministério do Trabalho.




§ 2º Os Agentes da Inspeção do Trabalho poderão solicitar, quando necessário, o concurso de especialista em informática para avaliar as condições operacionais e técnicas do sistema.




Art. 8º O sistema deverá possibilitar à fiscalização o acesso a todas as informações e dados dos últimos 12 (doze) meses no mínimo, ficando a critério de cada empresa estabelecer o período máximo, de acordo com a capacidade de suas instalações.




Parágrafo único. As informações anteriores a 12 (doze) meses, quando solicitadas pelo Agente de Inspeção do Trabalho, poderão ser apresentadas via terminal de vídeo ou relatório impresso ou por meio magnético no prazo de 2 (dois) a 8 (oito) dias, a contar da data da solicitação.




Art. 9º O sistema poderá ser operado em instalações próprias ou de terceiros, caso em que a rede deverá ser acionada por terminais na empresa fiscalizada.




§ 1º Toda saída via tela deverá permitir a consolidação das informações através de relatório impresso ou meio magnético.




§ 2º As informações e relatórios, consolidados ou não, deverão conter data e hora do lançamento, atestada a sua veracidade por meio de rubrica e identificação do empregador ou seu representante legal nos documentos impressos.




Art. 10. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.




Art. 11. Revogam-se as disposições em contrário especialmente o Capítulo II da Portaria-MTb nº 3.626, de 13 de novembro de 1991.

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