Dicas de Utilização do Outlook
Autor: Sérgio Silva "Triesse" | Publicado: 2008-01-29T07:22:00-08:00

Conheça interessantes funções do software de gerenciamento de e-mails da Microsoft que podem facilitar a sua vida.1. Marcar MensagensO outlook possui uma ferramenta muito interessante para sinalizar as mensagens: bandeirinhas de diferentes cores, 6 no total, que permitem ao usuário marcar cada tipo de mensagem com uma cor diferente. Basta clicar com o botão direito do mouse sobre a bandeira transparente ao lado do título da mensagem e escolher a cor desejada. Na pasta ParaAcompanhamento, o usuário encontra todos os e-mails separados pelas suas respectivas cores. Para limpar uma cor, clique com o botão direito de novo e escolha Limpar sinalizador.2. Exportar MensagensO outlook reúne toda a sua caixa postal num documento chamado PST. Para criá-lo, vá em Arquivo, Importar e Exportar. Na nova janela, escolha Exportar um Arquivo e clique em Arquivo de Pasta Particular. Configure onde o arquivo será gravado e clique em OK. Para ler um PST em um outlook, clique em Importar e Exportar, Importar de outro programa ou arquivo.3. Calendário CompartilhadoA função "Calendário do Outlook" permite que você acesse um arquivo com diferentes pessoas. Após entrar na ferramenta, clique na opção Abrir um calendário compartilhado, logo abaixo do menu esquerdo. Procure o contato com quem você quer manter uma agenda integrada e clique em OK.4. Filtre o Lixo EletrônicoNo menu Ferramentas clique em opções e no botão Lixo Eletrônico. Na nova janela, o usuário poderá definir o nível de proteção e os endereços que serão bloqueados e quais serão autorizados.5. Download Automático de ImagensO Outlook não baixa automaticamente as imagens contidas no corpo dos e-mails. Para desabilitar esta função, vá em opções e clique em segurança. Em download de imagens clique em alterar configurações de download automático e depois em não baixar imagens ou outro tipo...6. Integração do Messenger Para habilitar o recurso vá em Opções e na aba Outras marque a opção Exibir o status do Messenger no campo de. O bonequinho do comunicador a parecerá ao lado do remetente do email. Se ele possuir uma conta de Messenger ativa, o usuário pode mandar a mensagem via Messenger.7. Agendar CompromissosPara usar esta função vá em Calendário e selecione a melhor visualização. Estipule a duração e escreva o que é preciso ser feito.Se você quiser agendar uma reunião com outras pessoas, clique no botão Novo e escolha Solicitação de Reunião que você pode acessar pelo atalho Ctrl + Shift + Q. Preencha para quais pessoas você quer enviar o aviso, estipule o horário pretendido e escreva a sua mensagem nos campos indicados.8. Prioridade das MensagensNa barra de ícones, o usuário pode escolher qual a prioridade do e-mail que ele está enviando, entre alta e baixa prioridade, nas cores vermelha e azul respectivamente.9. Contatos DetalhadosNa função Contatos você pode escolher a exibição como Cartões de Visita, para ter seus contatos organizados. Para mudar o padrão, vá na barra superior da esquerda e escolha a exibição por Cartões de Visita Detalhados. Para formatar os campos que aparecerão nos contatos expandidos, clique sobre Personalizar Modos de Exibição Atual e em Campos.10. Agendar TarefasAcessando a função Tarefas pode cadastrar as tarefas e estipular uma data de término. Caso passe o dia e a tarefa não seja marcada como Concluída, o Outlook avisa com uma janela. Após executar a tarefa, clique sobre o campo de escolha ao lado da prancheta para riscá-la da lista.11. Post-its do OutlookA opção Anotações permite que os usuários "colem" lembretes por sua área de trabalho como recadinhos coloridos. Clique sobre Anotações e escolha Nova Anotação. Recado criado, o usuário pode espalhá-lo por entre as janelas do windows ou apenas deixá-lo organizado e categorizado dentro de uma sessão.12. Criptografia de MensagensPara aplicar a tarefa a todos os seus e-mails, vá em Opções, Ferramentas e, na aba Segurança escolha Criptografar conteúdos e anexos de mensagens de saída.13. Novas Pastas de PesquisaClique com o botão direito do mouse sobre o item Pasta de Pesquisa e escolha Nova Pasta de Pesquisa, são 14 opções para você escolher.14. Fazendo Listas de DistribuiçõesPara criar uma nova lista de distribuição aperte na seta ao lado de Novo, clique em Lista de Distribuição (atalho: Ctrl + Shift + T). Na nova janela, dê o nome à lista e comece a adicionar os e-mails.