Apostila de Secretária
Autor: Atalaia de Israel | Publicado: 2011-09-10T10:50:00-07:00



Apostila de Secretária 



MATERIAIS



Apostila para Secretárias

“Uma(um) secretária(o) eficiente e bem organizada(o) terá um valor
incalculável para o bom andamento do Clube de Desbravadores.” 

Pré-requisito de uma(um) boa(bom)
secretária(o): 

· Ser uma pessoa educada(o),
prestativa(o), pontual e organizada, disposta(o) a prestar as informações que
se fizerem necessárias. 

Na ausência do
Diretor e dos Associados, a Secretária(o) assume a direção do Clube.

DEVERES DA(O)
SECRETÁRIA(O):

· Enviar PONTUALMENTE
o relatório mensal do Clube para sua associação. Este deve ser entregue, de
preferência em mãos, com copia para ser protocolada pela secretária do campo de
preferência no máximo 5 dias antes da data final estipulada pelo campo.

· Manter o cadastro dos desbravadores,
inclusive diretoria ATUALIZADO na associação. O não cumprimento
deste item poderá impedir a participação de desbravadores em eventos promovidos
pela Região ou Associação. 

· Manter uma pasta com: Ficha
cadastral de cada membro do Clube com TODAS as informações
preenchidas, foto atual, xerox RG ou certidão de nascimento. Juntamente com o
Educador de Saúde preencher a ficha médica e manter atualizada. 

· Manter o diretor informado de toda
a programação realizada pela Região ou Associação. Tais como: Reuniões e
cursos. 

· Ser responsável por toda
correspondência do clube. 

· Enviar copia do Planejamento Anual
do Clube para a secretária da Região e da Associação (de preferência em papel
timbrado do Clube, digitado ou em letra legível) e comunicar as alterações que
forem feitas durante o ano. 

· Manter em perfeita ordem todas as
atas do Clube. Tais como: Reunião de Diretoria, reunião com os pais, reunião
normal do clube. As atas devem conter: Data, membros presentes, quem orou,
assuntos tratados, decisões tomadas e etc... A ata dos eventos deve conter:
Data, local, participantes e o que aconteceu. 

· Quando for necessário fazer
inscrições para algum curso ou evento da Região ou Associação, é
responsabilidade da(o) secretária(o) enviar uma relação com os nomes completos
dos participantes e data de nascimento, (digitada ou em letra legível), o ideal
seria que todos enviassem nos formulários especificamente preparados para o
evento. 

· Providenciar a relação para o
Seguro que deve ser feito em todas as saídas com o Clube. Sugestão de
seguradora: -Unibrás, telefone: 0800-128488. 

· Providenciar autorização por escrito, da comissão da igreja para TODAS
as saídas com o Clube. Providenciar autorização dos pais, também por escrito,
para TODOS os desbravadores menores de idade: Homens com menos de
18 anos e mulheres com menos de 21 anos. Obs: Uma autorização para cada
saída. 

· Quando houver saídas com o Clube, a secretária deverá levar a pasta de
documentos de todos os membros do Clube com: Ficha cadastral com foto, copia
dos documentos e ficha médica. 

· Conferir todos os relatórios das
unidades e fazer o controle da pontuação da mesma. 

· Buscar no almoxarifado da
Associação, as copias de relatórios e fichas cadastrais quando necessário. 

· Manter uma agenda com todos os
telefones necessários. Tais como: Associação, Regional, Secretária da Região,
Distrital, outros Diretores, ect... 

· Ligar para a Secretária da Região e
agendar visitas, provas orais e investiduras com o Regional e o Distrital. 

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