Autor: Wankes Leandro | Publicado: 2015-02-23T02:14:00-03:00






1o: Seu projeto tem 66,66% de chance de dar errado
É senso comum que um Projeto se finaliza por 3 grandes motivos:


torna-se inviável;
torna-se desnecessário; ou
o seu objetivo é atingido (produto e/ou serviço planejado é entregue).


Baseado nesses três motivos, em uma macro-análise, pode-se assumir que qualquer uma delas tem chances iguais de ocorrer. Logo, há 33,33% de chance de seu projeto finalizar por cada uma dessas razões. As duas primeiras são consideradas um insucesso, o que representam 66,66% de chance do seu projeto dar errado. Por sua vez, a possibilidade de um projeto dar certo restringe-se a 33,33%.

Nem por isso você deve desanimar. Não se assuste! Existe um guia de boas práticas mundialmente aceito, amplamente utilizado, cheio de processos, ferramentas e técnicas para ajudá-lo a maximizar a sua chance sucesso: o Guia PMBOK.

2o: O objetivo do projeto deve sempre ser escrito com verbo no infinitivo

Quanto mais simples e curto o seu objetivo melhor. Fuja de objetivos prolixos e complexos como: este projeto visa a contrução de XXX na cidade de XXX até o dia 31 de dezembro de 201X de forma a garantir a vantagem competiviva da empresa XPTO e a redução dos custos operacionais.

Após ler um objetivo como esse as pessoas terão dúvidas e ficarão confusas a respeito do objetivo do projeto. Ao invés disso opte pela simplicidade, como: Construir XXX. Certamente, não haverá dúvidas a respeito do que deverá ser entregue ao final do projeto. A fórmula de um objetivo bem escrito é: [verbo no infinitivo] + [produto e/ou seriço que será entregue].

E não fique agoniado, todas aquelas "informações adicionais" do objetivo prolixo tem o seu devido lugar:

- "na cidade de XXX" e "até o dia 31 de dezembro de 201X" podem entrar nas premissas/restrições do projeto.

- "de forma a garantir a vantagem competiviva da empresa XPTO e a redução dos custos operacionais" são os resultados esperados do projeto.&nbsp;

Em síntese, o objetivo do seu projeto será sempre entregar o produto e/ou serviço.

3o: Quanto mais premissas e restrições você inserir no seu projeto mais arriscado ele se tornará

Já que falamos no item anterior sobre Premissas/Restrições, é importante lembrar que: para cada premissa e restrição haverá pelo menos um risco atrelado a ela. Por exemplo, se você inserir a seguinte premissa/restrição: o produto do projeto deverá ser entregue até 31 de dezembro de 201X. Com certeza, haverá o risco de não conseguir entregar o produto até esse prazo, concorda?

Já vi várias situações em que clientes e pratrocinadores estabeleceram várias condições para o projeto, ou seja, estabeleceram várias premissas/restrições para o projeto. E, como consequência, tornou o projeto altamente arriscado.

Por isso, utilize as premissas e restrições de forma ponderada no seu projeto.&nbsp;

Uma boa dica é criar um item chamado "Fatores de Planejamento" para inserir algumas condições importantes, mas que você não queira classificá-las como premissas/restrições.

4o: Gerenciar Stakeholders (as partes interessadas) não significa agradar a todos

Esse quarto tópico é bem interessante e motivo de grande confusão. Já vi Gerentes de Projetos achando que Gerenciar as Partes Interessadas é o mesmo que gerenciar como a expectiva de todas as partes interessadas serão atendidas. Já vi também clientes e patrocinadores cobrando enfaticamente gerentes de projetos: "E as minhas expectativas?! Você tem que atendê-las. Afinal, sou uma parte interessada importante no seu projeto."

Gerenciar as partes interessadas quer dizer, basicamente, identifica-las, mapear seus interesses e poder sobre o projeto, negociar e deixar claro o que poderá ser atendido e o que não poderá.&nbsp;

Lembre-se que muitas das expectativas das partes interessadas são conflitantes, como o interesse do Patrocinador (que quer maximizar a relação custo-benefício) e do Cliente do projeto (quer a maior qualidade pelo menor preço). E o Gerente do Projeto negociar e deixar claro a expectativa que será atendida pode ser a diferença entre a percepção de sucesso ou fracasso do projeto por parte das partes interessadas.

5o: Projetos dão certo por causa da formalidade e não por causa da informalidade

É uma máxima do gerenciamento de projetos que um Gerente de Projetos gasta entre 70 e 80% do seu tempo com comunicação. Aproveitando-se dessa máxima alguns Gerentes focam nas abordagens e acordos firmados no cafezinho ou nos happy hours. Nada contra eles. Pelo contrário. Com certeza esses momentos são ótimos para firmar &nbsp;acordos. O problema é a falta de formalização. Se tudo der certo no projeto a formalização não será um problema. Mas, se algo der errado, talvez aquele acordo firmado no cafezinho ou no happy hour não seja lembrado, apesar do seu esforço para reavivar a memória da outra parte.&nbsp;

Por isso, o recomendado é: faça acordos no cafezinho e nos happy hours e, na primeira oportunidade, formalize o acordo. Nem que seja na forma de um simples e-mail encaminhado para a outra parte, por exemplo: conforme conversado hoje, para a entrega do produto 2, duas pessoas da equipe x serão alocadas full time nos testes que serão realizadas &nbsp;nos dias 10 a 13 desse mês.

Afinal, como diz outra máxima: o combinado não sai caro!



Abs!



WL




Ps:&nbsp;Se você quiser citar esse artigo ou parte dele em seu trabalho acadêmico basta copiar a referência a seguir:


RIBEIRO, Wankes L. 5 coisas que você precisa saber para iniciar um projeto. Disponível em: http://www.wankesleandro.com Acesso em dd/mm/aaaa.