Como fazer uma boa reunião?
Autor: In Nova RH | Publicado: 2012-05-07T08:04:00-07:00






Você já deve ter lido o nosso texto sobre a reunião de 22 minutos, certo? Nós achamos que, apesar das ótimas ideias apresentadas pela canadense Nicole Steinbok, faltavam alguns pontos em seu discurso. Por isso, falamos com Cezar Tegon, Diretor de Novos Serviços e Produtos da ABRH-Nacional e presidente da eLancers, para falar um pouco mais sobre o assunto.

Para Tegon, se você pretende marcar uma reunião com a equipe, para que tudo saia bem e a discussão seja produtiva, as suas responsabilidades começam muito antes de entrar na sala. “É necessário que o organizador tenha planejamento sobre o que será tratado. Uma pauta formal deve ser enviada a todos os participantes, com dia e horário de início e término, tópicos que serão tratados e quem será o responsável por cada tópico”, garante.



Planejamento, disciplina e um responsável por organizar e registrar o que foi decidido ou o que ficou pendente na reunião são as chaves para uma discussão mais produtiva e menos enfadonha.  “É fundamental que a reunião comece no horário determinado, em respeito aos presentes”, afirma Tegon. Uma preocupação importante mesmo no Brasil, onde tradicionalmente horários não são muito acatados.

Para não perder o foco da reunião e manter a objetividade nas discussões, Cezar aconselha definir antecipadamente o horário que cada tópico será debatido. O organizador deve ficar de mediador e interferir sempre que um novo assunto, não pertinente para o encontro, seja iniciado, sugerindo que uma nova reunião seja marcada para isso e que todos continuem a seguir a pauta. Além de uma ótima organização antes e durante a reunião, envie um relatório com tudo o que foi decidido aos presentes.



Saiba também que a tecnologia é a sua amiga nas reuniões. Ela permite que pessoas do mundo inteiro participem de uma mesma discussão através de vídeo conferência, e isso é ótimo. “Hoje, os iPhones, iPads e outros tablets em geral têm aplicativos que podem tornar a reunião muito mais produtiva. Existem alguns que gravam toda a reunião e a separa por tópicos, depois todos podem consultar, dentro desse tópico, o que foi dito e realizar as ações recorrentes programadas.”

Ao utilizar aparatos tecnológicos, alguns cuidados especiais devem ser tomados para não colocar a reunião por água abaixo. Reserve a sala com os recursos necessários com antecedência, garanta que tudo esteja funcionando, não superdimensione o equipamento (você não precisa de um projetor para apresentar algo para apenas duas pessoas) e não deixe que os tablets se transformem em uma distração para os presentes.

Cezar Tegon lembra ainda da história de um amigo próximo, um executivo brasileiro, que atuou em uma grande empresa americana durante 3 anos. Durante esse período, ele liderou uma equipe de sete subordinados diretos, com os quais fazia reuniões semanais com pessoas ‘espalhadas’ pelo Estados Unidos. “As reuniões eram marcadas e ninguém perguntava onde, pois todos sabiam que seria uma tele-reunião, se viam por webcam, tratavam dos assuntos pautados, trocavam arquivos, registravam o que havia sido combinado em seus PCs, iPhones, iPads, tablets e partiam para ações. Este é um exemplo real de como uma reunião com tecnologia pode, além de atender os objetivos programados, gerar economia de tempo pessoal, dinheiro e grande aumento de produtividade”, afirma o diretor.





http://abrhnacional.org/2012/05/04/como-fazer-uma-boa-reuniao/