Abaixo a ditadura do email
Autor: Carlos Ribeiro | Publicado: 2008-11-05T10:11:00-03:00

Melhor começar com uma admissão: sou um maníaco por email. Tenho email desde 1992. Até hoje, tive umas cinco ou seis contas apenas, para uso profissional e pessoal. No campo particular, levei a sério a proposta do GMail - "search, don't file", "never delete another email". Tenho vários anos de comunicação arquivadas. Mas hoje vejo que a dependência excessiva do email é cada vez mais um problema, especialmente no uso profissional. E talvez por ser um fã confesso do email, meu manifesto possa ser levado mais a sério.

Antes da Web, o email foi o primeiro "killer app" da Internet. Mesmo nos dias de hoje, com Web 2.0, o email ainda é extremamente importante. O endereço de email é a forma mais reconhecida de identidade digital - e isso tende a se manter com o uso do OpenID. O email é o fax do século XXI. Não há negócio que sobreviva hoje em dia sem comunicação eletrônica, e para isso o email é essencial.

A questão é que o email se tornou tão central para o trabalho que se transformou em um problema. As pessoas enviam emails redundantes, de uma linha, para dizer algo que poderia ser dito pessoalmente ou por telefone - ou pior ainda, para dizer algo que nem precisava ser dito. As cópias também são um problema. Copie pessoas demais, e será tachado de "spammer". Copie pessoas de menos, e será acusado de centralizar processos e de não se comunicar bem. Outro componente é a ansiedade do email - o hábito de ficar olhando o email minuto a minuto, esperando ansiosamente que o próximo email apareça para ser respondido. No final, ficamos escravos do email, sob uma legítima ditadura.

Existem diversas razões para isso. Primeiro, o caráter passivo do leitor de email, acostumado a digerir o "inbox" da forma como ele se apresenta. Segundo, o fato de que o email encoraja o tratamento da informação como algo pessoal (ligado ao nome do destinatário) e não como algo "processual" ou "sistêmico", de propriedade da empresa. Esse procedimento cria ilhas de informação que não circula adequadamente. Aliás, a quantidade de conhecimento que a empresa perde quando deleta a caixa de email de um funcionário demitido é absurda. E finalmente, temos o fato de que o email mistura vários conceitos em uma panela só. É uma ferramenta de arquivamento de conteúdo, notificação, workflow, e organização de informação, entre outras coisas - e isso tudo sem que seja a melhor solução para qualquer uma dessas coisas.

A crise hoje é evidente. Empresas como a Intel estão experimentando um dia sem email. O blogueiro Roberto Scoble fala de uma "crise do email empresarial", que ele percebeu quase que por acaso em uma palestra na Cisco (que ironicamente acaba de adquirir uma empresa de software de email).

A solução para a "crise do email" é radical. É preciso abolir o email como o conhecemos. Em seu lugar, ferramentas colaborativas permitiriam o tratamento adequado da informação, distibuindo-a dentro de processos bem mapeados, garantindo acesso sem causar sobrecarga. O papel do email seria revisto. Ao invés de ser a central de geração, notificação, consumo, arquivamento e roteamento de informação, o email passaria a ser apenas um dos canais através dos quais os sistemas se comunicariam, especialmente entre empresas. Isso tudo é possível. A tecnologia já existe através da Web 2.0. Falta o mais difícil, que é quebrar hábitos existentes e criar novos - mas isso também pode ser feito com calma, criatividade e determinação.

Quer ajudar? Pense em como seria sua empresa se o email não existisse. Talvez as coisas possam ser muito melhores do que são hoje.