SECRETARIA - O CORAÇÃO DA ESCOLA
Autor: CLÁUDIO DINIZ | Publicado: 2010-05-13T09:06:00-07:00


A escola é uma organização que, como muitas outras, lida com pessoas. Sua peculiaridade está em ser a primeira instituição que os cidadãos, ainda crianças, conhecem depois da família. Mais ainda, uma instituição que, em complemento às famílias, tem a missão de educar. A experiência na escola pode desenvolver ou não os sentimentos de confiança e satisfação de pertencer à sociedade e de exercer a cidadania. 


Como o papel do Técnico Administrativo Escolar confunde-se com o de um administrador, sua influência é vital para o sucesso da experiência escolar. Escolas funcionam melhor ou pior, são mais ou menos organizadas e capazes de atender às necessidades de suas comunidades interna e externa, dependendo, em boa medida, de seus técnicos administrativos(as). Como um administrador, o/a técnico/a deve estar capacitado para: 

organizar racionalmente o trabalho; 
aproveitar seus talentos e motivações dentro de sua equipe; 
simplificar processos e métodos de trabalho; 
aproximar-se de seus usuários e antecipando as suas necessidades; 
trabalhar com eficiência, reduzindo os desperdícios; 
planejar e dirigir, avaliar e controlar as atividades da Secretaria em consonância com o Secretário e a Diretoria da escola. 


O Secretário é um dos elementos a quem a Diretoria delega poderes. Sua posição é tão importante que um dos requisitos para a autorização de funcionamento de uma escola é a existência de um secretário que atue como administrador.

Responda: QUAIS SÃO AS PRINCIPAIS DIFICULDADES ENCONTRADAS EM SUA ESCOLA COM RELAÇÃO AO DESEMPENHO E DESENVOLVIMENTO DO SEU TRABALHO?


A SECRETARIA ESCOLAR EM SI - MANUAL DO SECRETÁRIO

É tarefa de todos que atuam na unidade escolar participar de sua
organização. A divisão de responsabilidades e a conjugação de esforços são
atitudes indispensáveis para o êxito das ações desenvolvidas na unidade escolar.
Assim sendo, o planejamento, a execução e a avaliação são ações que devem ser
realizadas em conjunto por todos, de forma que seus reflexos sejam percebidos
por toda a comunidade escolar.
A Secretaria Escolar é o setor componente da unidade escolar
responsável pela documentação sistemática da vida da escola em seu conjunto.
Seu papel é o de proceder, segundo determinadas normas, ao registro:
Pda vida escolar dos alunos;
Pda vida funcional dos professores, dos técnicos e administrativos;
Pdos fatos escolares.
O Secretário ou Secretária Escolar tem por responsabilidade organizar,
sistematizar, registrar e documentar todos os fenômenos que se processam no
âmbito da unidade escolar, tornando viável seu funcionamento administrativo
e garantindo sua legalidade e a validade de seus atos.
Exaltar a importância que tem a documentação em qualquer atividade
humana organizada pode ser algo desnecessário. Basta lembrar da importância
que têm para nós, hoje, os documentos que nos são outorgados, para perceberse
o quanto de valor há nos registros e anotações feitos pela Secretaria de uma
unidade escolar. Os documentos que expede assumem um caráter de
testemunho, de prova, que acompanhará o aluno e influenciará sua vida de
forma significativa.
Há, ainda, um outro aspecto da documentação: o registro das
atividades didático-pedagógicas desenvolvidas pela unidade escolar com todas
as suas implicações. Uma unidade escolar passa por constantes mutações, e as
etapas dessas transformações devem ser retratadas em benefício de seu próprio
crescimento e desenvolvimento, já que a reflexão ordenada sobre o passado é
indispensável para o replanejamento que visa ao aperfeiçoamento.
Nesse sentido, ressaltamos a importância significativa da função do
Secretário ou Secretária Escolar em todo o processo escolar. Tendo constatado a
necessidade urgente na preparação desses profissionais, a Secretaria de Estado
de Educação, ao publicar este Manual, oferece a esses profissionais subsídios
para o desenvolvimento dos trabalhos da Secretaria Escolar, que devem se
pautar nos seguintes princípíos:
Pda estética da sensibilidade (trabalho bem feito e respeito pelo outro);
Pda política da igualdade (valorizar o próprio trabalho e o trabalho dos
outros)
Pda ética da identidade (defesa do valor da competência, do mérito, da
capacidade, contra os favoritismos de qualquer espécie, e da importância da
recompensa pelo trabalho bem feito que inclui o respeito, o reconhecimento e a
remuneração condigna) da atividade profissional em questão.
A ética da identidade inclui a estética da sensibilidade e a política da
igualdade que, reunidas, proporcionam ao trabalhador “saber ser”, “saber
fazer”, “saber conviver”, que recobrem dimensões práticas, técnicas e científicas
adquiridas por meio de cursos, treinamentos, capacitações e/ou por meio das
experiências profissionais. Também inclui traços de personalidade e caráter que
ditam comportamentos nas relações sociais de trabalho, como: capacidade de
iniciativa, comunicação, disponibilidade para inovações e mudanças,
assimilação de novos valores de qualidade, produtividade, competitividade,
saber trabalhar em equipe, ser capaz de resolver problemas e realizar trabalhos
novos e diversificados.
Os crescentes avanços tecnológicos acabam mudando tanto o perfil do
profissional quanto a metodologia do trabalho. Hoje, o profissional da
Secretaria Escolar tem que estar atualizado com as novas tecnologias da
informação e da comunicação.
Este Manual não tem o objetivo de esgotar as orientações e discussões
sobre o trabalho da Secretaria Escolar, mas, sim, de abordar alguns aspectos que
fazem parte do cotidiano da unidade escolar como um todo, servindo como um
instrumento de trabalho aos Secretários e Secretárias e demais membros da
Secretaria Escolar, a fim de que possam cooperar no sentido de
desempenharem com eficiência e de maneira eficaz as funções que lhes
competem, garantindo a perfeita dinamização do processo escolar.
O SECRETÁRIO ESCOLAR
A função de Secretário (a) Escolar é exercida por profissional com
formação mínima em nível médio, designado por meio de ato do Secretário de
Estado de Educação.
Como o papel do (a) Secretário (a) Escolar confunde-se com o de um
administrador, sua influência é vital para o sucesso do processo escolar.
O (a) Secretário (a) Escolar é um dos elementos a quem a Direção da
unidade escolar delega poderes. Sua posição é tão importante que uma unidade
escolar funciona melhor ou pior, dependendo, em boa medida, de seu (sua)
Secretário (a).
A fim de bem desempenhar seu papel e cumprir suas
responsabilidades, é necessário ao (à) profissional que se dedica a essa atividade
possuir algumas características pessoais: ser ético, responsável, organizado e ter
habilidade para o relacionamento humano.
Nem sempre uma pessoa apresenta, em pleno desenvolvimento, todas
essas características, mas o importante é lembrar que todas elas podem e devem
ser desenvolvidas, num processo que, ao seu final, só trará benefícios, tanto no
plano profissional como no pessoal.
A responsabilidade administrativa básica do(a) Secretário(a) Escolar é
DECIDIR sobre assuntos relacionados aos serviços pertinentes à Secretaria e
de COMANDAR e ORIENTAR a execução dos mesmos.

Seu papel

Seu pERFIL
O(A) Secretário(a) Escolar, como profissional de Gestão
Administrativa, deve coordenar as diversas atividades do trabalho da Secretaria
Escolar, organizar o ambiente e administrar racional e conjuntamente os
aspectos administrativos, econômicos e de relações humanas implicados,
utilizando de forma adequada e segura recursos materiais e humanos colocados
a sua disposição, com as seguintes competências administrativas:
Pconhecer os fundamentos, os objetivos, a estrutura, a organização e o
funcionamento da Secretaria Escolar e da unidade escolar;
Pavaliar e organizar informações, estruturando-as de forma a suprir as
necessidades da unidade escolar e demais órgãos da Secretaria de Estado de
Educação;
Pelaborar manuais e rotinas de trabalho, definindo os métodos
particulares de execução a serem aplicados;
Pelaborar organogramas e funcionogramas, visando às delegações de
funções e os limites de responsabilidades;
Porganizar plano de distribuição de trabalho, acompanhar a qualidade
da execução e observar prazos;
Porganizar serviços específicos a serem executados;
Porganizar formalmente publicações de editais e outros informes para
divulgação;
Pidentificar a importância e as formas de organizar as atividades de
arquivamento;
Pelaborar instruções disciplinadoras sobre o sistema de arquivo,
particularizando acesso, guarda e destruição;
Pclassificar documentos em conformidade com a origem da operação;
Porganizar e manter arquivo de documentos;
Pdimensionar e organizar espaços físicos, instalações e equipamentos
destinados à Secretaria Escolar;
Pinterpretar exigências e formalidades da legislação educacional;
Pacompanhar documentalmente o processo de matrícula e avaliação;
Putilizar aplicativos de informática;
Pdiagnosticar necessidades de programas de capacitação, reciclagem,
treinamento e desenvolvimento de pessoal administrativo;
Preceber, classificar, registrar, distribuir, acompanhar, multiplicar
documentos (livros técnicos, legislação, boletins, informativos e manuais);
Pelaborar relatórios, encaminhando os aos responsáveis;
Pinteragir com os demais órgãos da unidade escolar e da Secretaria de
Estado de Educação;
Pelaborar relatórios sobre os resultados envolvendo avaliação de novas
tecnologias administrativas.
As responsabilidades do Secretário Escolar incidem sobre a unidade
escolar como um todo: Grupo Técnico Pedagógico; Corpo Docente; Grupo de
Apoio Operacional e Corpo Discente.
Qualidades a serem consideradas na ação administrativa do (a)
Secretário (a): capacidade de liderança; capacidade de articulação; capacidade
de decisão e capacidade de delegação de responsabilidades.
O(A) Secretário(a) Escolar como líder deve ser: executivo(a);
motivador(a); avaliador(a); controlador(a); coordenador(a); mediador(a) e
oientador(a).
Como o(a) Secretário(a) Escolar é o(a) responsável legal pela gestão da
Secretaria Escolar, tendo por responsabilidade a escrituração e expedição de
documentos escolares, autenticando-os pela aposição de sua assinatura, bem
como a guarda e inviolabilidade dos arquivos escolares pelo registro de todos os
atos escolares, a ética profissional no trato de todo esse trabalho administrativo
é importantíssima.
Segundo o dicionário Aurélio, ética é o conjunto de normas e
princípios que norteiam a boa conduta do ser humano.
O padrão ético-profissional é definido a partir da concepção de pessoa
e sociedade.
A ética profissional evidencia:
Pimportância e valores;
Pcompromissos e postura ética;
Prelação pessoa x sociedade;
Pcaráter moral do ato profissional;
Pconcepção de pessoa x sociedade.
Falar sobre ética é falar sobre responsabilidade, deveres e condutas
inerentes à profissão.
Ética é estar de acordo com os padrões de sua profissão:
Pé ter responsabilidade;
Pé regra moral que todo o profissional deve ter;
Pé compromisso de vida e com a vida.
São deveres do (a) Secretário (a) Escolar:
Presponsabilizar-se pelo funcionamento da Secretaria Escolar;
Pzelar pela guarda e sigilo dos documentos escolares;
Pcumprir as determinações da Direção;
Pcoordenar e fiscalizar o serviço da Secretaria Escolar, fazendo a
distribuição eqüitativa dos trabalhos entre seus auxiliares;
Porganizar o arquivo escolar;
Pmanter em dia a escrituração, o arquivo, a correspondência escolar e
o registro de resultados de avaliação de alunos;
Pmanter atualizado o arquivo de legislação e de documentação da
unidade escolar;
Pconhecer a legislação do ensino vigente, zelando pelo seu
cumprimento, no âmbito de suas atribuições;
Pmanter o arquivo de documentação de alunos e funcionários lotados
na unidade escolar, organizado de forma funcional, com capacidade de
proporcionar rapidez nas informações;
Panalisar, juntamente com a Direção ou Coordenação Pedagógica, as
transferências recebidas;
Pencarregar-se da correspondência oficial da unidade escolar.

DEVERES

submetendo-a à assinatura da Direção;
Pelaborar relatórios, atas, termos de abertura e encerramento de livros
e quadros estatísticos;
Pdivulgar, no prazo estabelecido, os resultados bimestrais das
avaliações realizadas;
Pentregar aos professores os Diários de Classe devidamente
preenchidos, no que lhe compete;
Pvetar a presença de pessoas estranhas na Secretaria Escolar, a não ser
que haja autorização da Direção;
Pdivulgar e subscrever, por ordem da Direção, instruções, editais e
todos os documentos escolares;
Psecretariar solenidades e outros eventos que forem promovidos pela
unidade escolar, quando necessário;
Pmanter atualizadas as pastas individuais dos servidores e alunos da
unidade escolar;
Pprestar esclarecimentos quando solicitado;
Patender aos corpos Docente, Discente e Técnico-Administrativo,
prestando-lhes informações e esclarecimentos relativos à escrituração escolar e à
legislação do ensino;
Patender às solicitações do Assessor Técnico Escolar na sua tarefa de
inspeção escolar;
Pparticipar de reuniões e treinamentos, quando convocado;
Pinstruir processos, quando solicitado, pelos órgãos competentes;
Pacompanhar as reuniões dos Conselhos de Classe, registrando os
resultados finais;
Passinar, junto com o Diretor, a documentação escolar dos alunos;
Presponsabilizar-se pela autenticidade da documentação escolar
expedida.

Arquivo Escolar é o conjunto ordenado de papéis que documentam e
comprovam os fatos relativos à vida escolar do aluno e à vida funcional dos
corpos docente e administrativo.
Toda unidade escolar deve ter um arquivo bem instalado, organizado e
atualizado, de forma a oferecer informações aos seus usuários, com rapidez e
presteza.
A unidade escolar tem que ter um arquivo ágil e moderno; um arquivo
exemplar, informatizado, se possível. As tarefas da Secretaria Escolar têm,
essencialmente, um caráter de registro de documentação, entretanto vivemos
agora o tempo da velocidade da informação, portanto a racionalização e a
simplificação dos registros e arquivamento de documentos escolares são
necessárias e urgentes. Do contrário, a unidade escolar estará expondo seu
nome a justificadas críticas.
O responsável direto por tudo isto é o (a) Secretário (a) Escolar.
O Arquivo Escolar deve obedecer a critérios pré-estabelecidos que
norteiam o trabalho, proporcionando um mínimo essencial de diretrizes,
capazes de conduzir com eficácia as atividades a que o serviço se destina.
Os documentos constituem arquivo quando são guardados em
satisfatórias condições de segurança. Apresentam-se classificados e ordenados
de modo a permitir rapidamente a sua localização e consulta, observando:
facilidade na busca de documentos; simplificação na manipulação; acessividade
para qualquer pessoa; economia de tempo e espaço; resistência ao uso
constante; capacidade de extensão; disposição lógica; arranjo que possibilite
limpeza e conservação; segurança; resistência à ação do tempo, que assegure a
invulnerabilidade dos documentos.
O Arquivo Escolar pode ser organizado como: ativo, passivo (vivo ou
morto), ou ainda, único (AEU).
Ao arquivo ativo (vivo) pertencerão todas as pastas de assentamentos
individuais e todos os documentos que se referirem a alunos matriculados, a
funcionários e a professores em atividades na unidade escolar.
Ao arquivo passivo (morto) pertencerão todas as pastas de
assentamentos individuais e todos os documentos de ex-alunos, ex-professores e
ex-funcionarios da unidade escolar.
O arquivo escolar único (AEU) é organizado sem a distribuição de
acordo com o curso e a organização curricular a que pertence (curso, série,
módulo, etapa, etc). Sua organização é por ordem alfabética utilizando o último
sobrenome (Maria de Fátima Vieira da Costa deve ser utilizado na organização
o sobrenome - Costa). Deve ser constituído um fichário (manual ou
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informatizado) com fichas nas quais conste um código indicando a parte do
arquivo (gaveta, prateleira ou outros) em que está arquivado o prontuário do
aluno, o nome do mesmo, outras informações que achar necessárias. A mesma
organização pode ser utilizada no arquivamento dos documentos dos corpos
docente e administrativo.
Assim, sempre que se elaborar um documento ou organizar um
arquivo, deverá haver a preocupação de verificar se os que vierem em futuro
remoto entenderão e saberão perfeitamente o que se escriturou e qual o seu
adequado funcionamento.
Nenhum documento pode ser retirado dos Arquivos Escolares sem a
prévia autorização escrita do Secretário ou do Diretor.

EXERCÍCIO DE FIXAÇÃO

1) Faça um levantamento em sua escola sobre o funcionamento da secretaria. Quais os pontos positivos e negativos. O que está funcionando bem e o que não funciona. O que falta ainda para se tornar ffuncionalmente correta?