Ferramentas de Gerenciamento
Autor: Alexandre Braga | Publicado: 2011-11-04T19:16:00-07:00

Dando continuidade ao blog, os próximos posts terão uma atenção maior quanto a ferramentas de gerenciamento.
Estas ferramentas trazem uma melhor qualidade ao gerenciamento de um projeto e na detecção de falhas e corrigi-los d amelhor forma possível não prejudicando assim sua entrega.


1)&nbsp;&nbsp; 5W2H
É basicamente um formulário para execução e controle de tarefas onde são atribuídas as responsabilidades e determinado como o trabalho deverá ser realizado, assim como o departamento, motivo e prazo para conclusão com os custos envolvidos.

Ela recebe este nome devido as primeiras letras das palavras em inglês:
&nbsp;&nbsp; 
&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; – What (o que será feito),
&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; – Who (quem fará),
&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; – When (quando será feito),
&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; – Where (onde será feito),
&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; – Why (por que será feito)

&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; – How (como será feito)
&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; – How Much (quanto custará)

Esta ferramenta é extremamente útil para as empresas, uma vez que elimina por completo qualquer dúvida que possa surgir sobre um processo ou sua atividade. Em um meio ágil e competitivo como é o ambiente corporativo, a ausência de dúvidas agiliza e muito as atividades a serem desenvolvidas por colaboradores de setores ou áreas diferentes. afinal, um erro na transmissão de informações pode acarretar diversos prejuízos à sua empresa, por isso é preciso ficar atento à essas questões decisivas, e o 5W2H é excelente neste quesito!

Antes de utilizar o 5W2H é preciso que você estabeleça uma estratégia de ação para identificação e proposição de soluções de determinados problemas que queira sanar. Para isso pode-se utilizar de brainstorm para se chegar a um ponto comum. É preciso também ter em conta os seguintes pontos:

&nbsp;&nbsp;&nbsp; Tenha certeza de estar implementando ações sobre as causas do problema, e não sobre seus efeitos;
&nbsp;&nbsp;&nbsp; Tenha certeza que suas ações não tenham qualquer efeito colateral, caso contrário deverá tomar outras ações para eliminá-los;
&nbsp;&nbsp;&nbsp; É preciso propor diferentes soluções para os problemas analisados, certificando-se dos custos aplicados e da real eficácia de tais soluções.


2)&nbsp; MATRIZ GUT&nbsp; ( Gravidade, Urgência e Tendência)

É uma forma de tratar os problemas priorizando-os. Leva em conta sua gravidade , urgência e sua tendência Gravidade - impacto so problema sobre pessoas, resultados&nbsp; processos ou organizações e efeitos que surgirão a longo prazo, caso o problema não seja resolvido.É necessário que cada problema a ser analisado receba uma nota de 1 a 5 em cada uma das características: gravidade, urgência e tendência.os problemas em sua empresa. 



Nota


Gravidade


Urgência


Tendência



5


Extremamente grave


Extremamente urgente


Se não for resolvido, piora imediatamente



4


Muito grave


Muito urgente


Vai piorar a curto prazo



3


Grave


Urgente


Vai piorar a médio prazo



2


Pouco grave


Pouco urgente


Vai piorar a longo prazo



1


Sem gravidade


Sem urgência


Sem tendência de piorar




Exemplo de Matriz GUT e priorização dos problemas a serem resolvidos

&nbsp;
 

Após definir e listar os problemas e dar uma nota à cada um deles, é necessário somar os valores de cada um dos aspectos: Gravidade, Urgência e Tendência, para então obtermos aqueles problemas que serão nossas prioridades. Aqueles que apresentarem um valor maior de prioridade serão os que você deverá enfrentar primeiro, uma vez que serão os mais graves, urgentes e com maior tendência a se tornarem piores.Na Matriz GUT mostrada acima, os problemas foram classificados pelas notas de 1 a 5, depois obteve-se o grau crítico, obtido pela multiplicação GxUxT e, posteriormente, foi estabelecida a sequência de atividades, visualizando&nbsp; aquelas que são mais graves, urgentes e com maior tendência de piorar.
Você pode utilizar esta ferramenta para inúmeras finalidades, contando sempre com as vantagens de possuir uma utilização fácil, que pode ser manuseada por qualquer funcionário. Aprenda a identificar os problemas que devem ser analisados&nbsp; priorizando&nbsp; as ações a serem executadas para acabar com diversos problemas nao projeto.


3)&nbsp; DIAGRAMA DE ISHIKAWA

Diagrama de Ishikawa, é uma ferramenta gráfica utilizada pela Administração para o gerenciamento e o Controle da Qualidade em diversos processos, e também é conhecido como "Diagrama de Causa e Efeito", "Diagrama Espinha-de-peixe" ou "Diagrama 6M". O Diagrama foi originalmente proposto pelo engenheiro químico Kaoru Ishikawa, no ano de 1943, e foi aperfeiçoado nos anos seguintes.Na sua estrutura, os problemas são classificados em seis tipos diferentes: método, matéria-prima, mão-de-obra, máquinas, medição e meio ambiente. Esse sistema permite estruturar hierarquicamente as causas potenciais de um determinado problema ou também uma oportunidade de melhoria, assim como seus efeitos sobre a qualidade dos produtos.O Diagrama de Ishikawa é uma das ferramentas mais eficazes e mais utilizadas nas ações de melhoria e controle de qualidade nas organizações, permitindo agrupar e visualizar as várias causas que estão na origem qualquer problema ou de um resultado que se pretende melhorar.Geralmente, esses diagramas são feitos por grupos de trabalho e envolvem todos os agentes do processo em análise. Depois de identificar qual o problema ou efeito a ser estudado, lista-se vão-se as possíveis causas e depois faz-se o diagrama de causa e efeito.

Abaixo um exemplo prático
 
 
&nbsp;



4)&nbsp;&nbsp; CICLO PDCA&nbsp;&nbsp;


O ciclo PDCA, ciclo de Shewhart ou ciclo de Deming, é um ciclo de desenvolvimento que tem foco na melhoria contínua.O PDCA foi idealizado por Shewhart e divulgado por Deming, quem efetivamente o aplicou. Inicialmente deu-se o uso para estatística e métodos de amostragem. O ciclo de Deming tem por princípio tornar mais claros e ágeis os processos envolvidos na execução da gestão, como por exemplo na gestão da qualidade, dividindo-a em quatro principais passos.O PDCA é aplicado para se atingir resultados dentro de um sistema de gestão e pode ser utilizado em qualquer empresa de forma a garantir o sucesso nos negócios, independentemente da área de atuação da empresa.O ciclo começa pelo planejamento, em seguida a ação ou conjunto de ações planejadas são executadas, checa-se se o que foi feito estava de acordo com o planejado, constantemente e repetidamente (ciclicamente), e toma-se uma ação para eliminar ou ao menos mitigar defeitos no produto ou na execução.Os passos são os seguintes:

&nbsp;&nbsp;&nbsp; Plan (planejamento) : estabelecer uma meta ou identificar o problema (um problema tem o sentido daquilo que impede o alcance dos resultados esperados, ou seja, o alcance da meta); analisar o fenômeno (analisar os dados relacionados ao problema); analisar o processo (descobrir as causas fundamentais dos problemas) e elaborar um plano de ação.
&nbsp;&nbsp;&nbsp; Do (execução) : realizar, executar as atividades conforme o plano de ação.
&nbsp;&nbsp;&nbsp; Check (verificação) : monitorar e avaliar periodicamente os resultados, avaliar processos e resultados, confrontando-os com o planejado, objetivos, especificações e estado desejado, consolidando as informações, eventualmente confeccionando relatórios. Atualizar ou implantar a gestão à vista.
&nbsp;&nbsp;&nbsp; Act (ação) : Agir de acordo com o avaliado e de acordo com os relatórios, eventualmente determinar e confeccionar novos planos de ação, de forma a melhorar a qualidade, eficiência e eficácia, aprimorando a execução e corrigindo eventuais falhas.




&nbsp;




5)&nbsp; EAP - ESTRUTURA ANALITICA DO PROJETO



Etapa muito importante para organização de todo projeto. EAP nada mais é do que a estrutura analítica do projeto, sua principal função é “quebrar” o projeto&nbsp; em pequenas partes deixando-o manejável e de fácil controle. A EAP é estruturada no formato de árvore hierárquica (de mais geral para mais específica) orientada às entregas que precisam ser feitas para completar um projeto

Como detalhar a EAP?

Alguns profissionais de gestão de projetos usam uma técnica chamada 8 a 40, que nada mais é o tempo mínimo e o máximo de cada tarefa. Imaginem 10 tarefas de 2h, como seria complicado controlar varias tarefinhas não seria? Por isso no momento de quebrar uma tarefa e descrimina-la na nossa EAP, criamos pacotes que tenham no mínimo 8h. Isso nos ajuda a ter pacotes mais controláveis e de uma forma geral facilita a gerencia de entregáveis.

O mesmo vale para o numero 40, geramos pacotes que tenham no máximo 40h. Agora pensamos o inverso, imaginem gerenciar tarefas que durassem 3 meses? Seria muito complicado sem contar que podemos dizer que o gerente não fez uma boa decupagem do escopo. Abaixo estou apresentando um modelo de EAP que servirá para gerenciar um projeto de site. Notem que dividi o projeto em etapas e dentro destas criei a listagem de tarefas a ser executada.









Dicionário da EAP

O dicionário da EAP é um documento gerado pelo processo de ESTRUTURA ANALITICA DO PROJETO. Este documento fornece descrições mais detalhadas dos componentes da EAP, inclusive dos pacotes de trabalho e contas de controle. Abaixo um exemplo básico de dicionário da EAP .




Dicas sobre EAP/dicionário EAP.

&nbsp;&nbsp;&nbsp; WBS Chart Pro é um ótimo software para criação da EAP
&nbsp;&nbsp;&nbsp; Faça “quebra” do projeto para facilitar o seu gerenciamento
&nbsp;&nbsp;&nbsp; Organize sua EAP em etapas de trabalho
&nbsp;&nbsp;&nbsp; O dicionário da EAP é um sub-documento da EAP
&nbsp;&nbsp;&nbsp; Faça o dicionário da EAP sempre



6)&nbsp;&nbsp; MAPA MENTAL



Um Mapa Mental é um diagrama usado para conectar palavras e idéias a uma idéia central.&nbsp; É usado para visualizar, classificar, estruturar e gerar idéias. Assim como apoio no estudo, na solução de problemas e na tomada de decisão. É similar a uma rede semântica, ou mapa cognitivo, mas não há restrições formais nos tipos de conexões usadas.&nbsp; Normalmente o mapa envolve imagens, palavras e linhas.&nbsp; Os elementos são ordenados de forma intuitiva, de acordo à importância dos conceitos, os quais são organizados em agrupamentos, ramificações ou áreas.&nbsp;Em outras palavras, um mapa mental é um diagrama radial, que representa conexões entre pontos de informação.&nbsp;&nbsp; A formulação gráfica uniforme da estrutura semântica da informação na obtenção de conhecimento pode ajudar na lembrança de memórias existentes.&nbsp;&nbsp; Também é tratado como um método de aumentar a motivação na realização de uma tarefa. OrigensMapas Mentais (ou conceitos similares) têm sido usados por séculos para aprendizagem, brainstorming, pensamento visual e solução de problemas por educadores, engenheiros, psicólogos e outras pessoas em geral.&nbsp; Alguns dos primeiros mapas mentais foram desenvolvidos por Porphyry de Tyros, um filósofo do século 3 que visualizou graficamente as categorias conceituais de Aristóteles. Ainda que técnicas similares aos mapas mentais tenham sido usadas por séculos, a origem do mapa mental é atribuída ao psicólogo britânico Tony Buzan.&nbsp;&nbsp; Ele declarou que a idéia foi inspirada pela semântica geral das novelas de ficção científica.&nbsp;&nbsp; Ele argumenta que artigos “tradicionais” obrigam o leitor a escanear a informação da esquerda para a direita e de cima para baixo, enquanto o que acontece na prática é que a mente escaneia a página inteira de uma forma não-linear.O Mapa Mental continua a ser usado em muitas formas e para várias aplicações, incluindo aprendizagem e educação, planejamento e engenharia.Uso de Mapas MentaisOs mapas mentais têm diversas aplicações em situações pessoais, familiares, educacionais e de negócios, incluindo a tomada de notas, seções de brainstorming, realização de resumos, revisão e aclaração de idéias.&nbsp; Por exemplo, você poderia escutar uma palestra e tomar notas usando mapas mentais para os pontos ou palavras-chave mais importantes.&nbsp; Também se pode usar o mapa mental como uma técnica mnemônica para organizar idéias complicadas. Software e técnicas de pesquisa chegaram à conclusão de que gestores e alunos acham a técnica de mapeamento mental útil, aumentando a capacidade de reter informações e idéias, em comparação com o método de anotação tradicional (linear).Mapas Mentais podem ser desenhados à mão, como “rascunho”, ou com maior sofisticação.&nbsp; Também existe uma ampla gama de ferramentas de software desenvolvidas para a criação de mapas mentais.Regras Gerais

Esta é a estrutura básica de um Mapa Mental.&nbsp;&nbsp; No entanto, estes pontos estão abertos à livre interpretação pelo indivíduo:

&nbsp;&nbsp;&nbsp; Comece pelo centro, com uma imagem do tópico.
&nbsp;&nbsp;&nbsp; Use imagens, símbolos, códigos e dimensões através do seu mapa mental.
&nbsp;&nbsp;&nbsp; Escolha palavras chave e destaque-as usando letras em maiúsculas ou minúsculas.
&nbsp;&nbsp;&nbsp; Cada palavra/imagem (ou frase curta) deve estar só, em sua própria linha.
&nbsp;&nbsp;&nbsp; As linhas devem ser conectadas, partindo da imagem central.&nbsp;&nbsp; As linhas centrais são mais grossas&nbsp; se tornam mais finas à medida que se afastam do centro.
&nbsp;&nbsp;&nbsp; Faça as linhas do mesmo tamanho que a palavra/imagem.
&nbsp;&nbsp;&nbsp; Use sua própria codificação de cores em todo o mapa mental.
&nbsp;&nbsp;&nbsp; Desenvolva seu próprio estilo de mapa mental.
&nbsp;&nbsp;&nbsp; Use ênfase e mostre associações no seu mapa mental.
&nbsp;&nbsp;&nbsp; Mantenha o mapa mental claro, usando uma hierarquia radiante,&nbsp; ordem numérica e destaques para organizar suas ramificações.


MODELO MAPA MENTA (clique aqui)