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Autor: QUALIDADE NA GESTÃO PÚBLICA | Publicado: 2010-07-13T12:47:00-07:00

GESTÃO DO CONHECIMENTO E DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS MUNICIPAIS terça, 13 de julho de 2010, às 11h 59minAs secretarias de Finanças, de Recursos Humanos e do Urbanismo da Prefeitura de Curitiba já colhem os frutos de um novo trabalho desenvolvido pelo ICI: desde novembro de 2009, há uma equipe dedicada à digitalização de documentos desses órgãos municipais. Com isso, promove-se a Gestão Eletrônica de Documentos, que tem como premissa básica a substituição de arquivos em papel por digitais. Outros órgãos e secretarias já estão em negociação para dar início à mesma atividade.As principais vantagens são: diminuição de espaço físico para armazenamento; possibilidade de acesso remoto e utilização simultânea; pesquisas rápidas, simples e dinâmicas; segurança e inviolabilidade dos dados; preservação e durabilidade do acervo; redução da circulação de documentos em papel; rapidez para atualização de dados; apoio ao processo de fiscalização; e possibilidade de manter cópias de segurança.O processo de digitalização se inicia com o recebimento dos documentos. As secretarias encaminham o material à equipe do ICI que, após a chegada, retira os papéis das pastas, plásticos ou caixas e extrai possíveis grampos e clipes. As folhas que possuem algum defeito, como rasgo ou amasso, são recuperadas por meio de técnicas específicas de conservação de documentos.Após essa preparação, é feita a captura das imagens pelo scanner. Essas imagens passam por uma avaliação de qualidade, para verificação de alinhamento, possíveis sombras e a nitidez do texto. O documentos são então indexados ao sistema, com o cadastro dos dados que possuem, e as imagens escaneadas. Após salvar as imagens, os documentos já estão disponíveis para visualização, impressão ou envio eletrônico.Após os arquivos serem armazenados, os originais são identificados com um carimbo de “digitalizado”, para que o mesmo não retorne ao processo. Os documentos são novamente acondicionados em pastas ou caixas para serem devolvidos ao cliente.O trabalho é desenvolvido pela Coordenação de Digitação, Digitalização e Impressão, da Gerência de Produção do Instituto. O time é composto por 23 pessoas, sendo que oito delas trabalham diretamente nas secretarias. O sistema de Gestão Eletrônica de Documentos utilizado foi desenvolvido no primeiro semestre de 2009 por equipe da Coordenação de Aplicativos Web, da Gerência de Sistemas do ICI.A solução funciona em plataforma web e é destinada à digitalização, indexação, consulta e visualização de documentos. O armazenamento é feito por um gerenciador de arquivos remoto, o que possibilita um controle de acessos seguro e confiável, de forma a evitar acessos indevidos e garantir a integridade das informações. Há mais de dois milhões de documentos digitalizados armazenados em servidores exclusivos no ICI.Desde o início da atividade, em novembro do ano passado, 1.092.030 páginas foram digitalizadas. Só no mês de junho deste ano, a equipe digitalizou 24.744 documentos, com um total de 79.613 páginas.Gestão de documentos no ICIA Coordenação de Digitação, Digitalização e Impressão já deu início ao trabalho de Gestão Eletrônica de Documentos também no ICI. Segundo o coordenador Vilson Horst, as atividades se iniciaram com a digitalização de arquivos da Gerência de Recursos Humanos: “Estão arquivados os atestados médicos e folhas-ponto de 1998 até 2003”, informa. O coordenador diz que as próximas áreas a terem seus documentos digitalizados serão Compras e Contabilidade.Fonte: Assessoria de Comunicação do Instituto Curitiba de informação em 12/07/2010