O Gerente do Projeto na iniciação do Projeto
Autor: Iber Pancracio | Publicado: 2013-12-06T12:36:00-02:00

Há um novo projeto começando. Você já tinha ouvido falar 
nele, e agora você foi convidado a assumir o papel de gerente de 
projeto. Parabéns! Isso é ótimo… é bom estar envolvido logo no início, 
quando você pode começar a dar forma ao projeto. Estar envolvido cedo 
também significa que você terá a chance de entender completamente a 
justificativa para o trabalho e a decisão de ir em frente.


Mas a fase de Iniciação do Projeto pode ser um momento 
confuso. Quando você tem o dinheiro aprovado para um novo projeto, todo 
mundo quer opinar e começar. Pode parecer como se dezenas de pessoas 
estivessem lhe dizendo o que fazer, ou, inversamente, como se ninguém 
estivesse interessado e ninguém quisesse fazer parte dele!

Então o que faz um gerente de projeto durante a fase de 
Iniciação do Projeto? É uma boa ideia&nbsp;esclarecer os papéis e 
responsabilidades com o patrocinador do projeto, de modo que ambos 
saibam quais são suas responsabilidades e não tropecem uns nos outros 
nos primeiros dias do projeto.

Sim: Desenvolver o Termo de Abertura do Projeto

O gerente de projetos deve se envolver em montar o Termo de
 Abertura do Projeto, com informações do patrocinador do projeto. Este 
documento contém informações de alto nível sobre o projeto, incluindo 
algumas etapas-chave e um calendário indicativo de projeto, informações 
iniciais sobre o orçamento, e uma declaração sobre o que o projeto vai 
alcançar. O termo de abertura é de propriedade do patrocinador, e é o 
“acordo” formal para que o patrocinador autorize o projeto e registre 
seu entendimento do que o projeto irá entregar.

Sim: Começar identificando os stakeholders

Outro papel do gerente de projeto é começar a identificar 
os participantes do projeto. Com base no termo de abertura, você deve 
ter alguma ideia das áreas que este projeto vai afetar. Estes são os 
seus stakeholders. Seu patrocinador do projeto também será capaz de 
oferecer alguma contribuição para este exercício, pois é provável que 
ele tenha uma compreensão mais ampla das implicações do projeto do que 
você neste momento.

Sim: Aconselhar os membros da equipe do projeto

É raro que um gerente de projeto possa escolher sua própria
 equipe, mas você pode aconselhar o patrocinador do projeto sobre o tipo
 de habilidades que você vai precisar na equipe. Se você tem alguma 
preferência com relação aos membros da equipe e qualquer influência para
 levá-los a bordo, este é o momento de falar! Peça a outros gerentes de 
projeto ou chefes de departamento por seus conselhos sobre quem seria um
 trunfo para o projeto.

Entretanto, esteja ciente que você pode simplesmente acabar
 com membros da equipe que serão alocados para você e para o projeto com
 base em suas habilidades e disponibilidade (às vezes só a sua 
disponibilidade, infelizmente). Então, esteja preparado para trabalhar 
com o que você tem.

Não: Autorizar o Projeto

Não é sua função, como gerente de projeto, autorizar o 
projeto ou a tomar qualquer decisão final sobre o assunto neste momento.
 Isso é trabalho do patrocinador do projeto. Tenha cuidado quando 
começar a trabalhar em tarefas de projeto ou se comprometer com 
quaisquer benefícios, despesas ou prazos antes de ter recebido a 
autorização oficial para começar.

Não: Ser o dono do plano de negócios

O patrocinador do projeto é o dono do plano de negócios. O 
plano de negócios normalmente inclui uma avaliação financeira completa 
dos custos e benefícios de realizar o projeto, geralmente com métricas 
como retorno sobre o investimento (ROI) e valor presente líquido (VPL) 
para ajudar a diretoria a decidir se vale a pena realizar o projeto.

Você provavelmente irá ser solicitado a fornecer alguns 
dados para o plano de negócios se ele ainda não estiver terminado. Isto 
será, provavelmente, baseado em seu entendimento do negócio e outros 
projetos semelhantes. No entanto, você pode descobrir que o plano de 
negócios já foi finalizado e aprovado no momento em que você se juntar 
ao projeto.

Talvez: Rever o cenário político

Dependendo de sua experiência e tempo de serviço com a 
empresa, o estágio de Iniciação do Projeto é um bom momento para você 
avaliar o cenário político em que o projeto irá operar. Se você for 
terceirizado ou novo para a empresa, pode não ter muita informação sobre
 quem é influente, que departamentos precisam ser mantidos informados ou
 quais protocolos são fundamentais para tornar o projeto um sucesso. Se 
fizer mais tempo que você está na empresa, você pode ser capaz de 
resolver tudo isso, e se você estiver na empresa por um tempo bem maior,
 você já deve ter feito isso sem perceber!

O patrocinador pode ajudar com tudo isso e deve estar 
disponível para lhe fornecer algumas informações e orientações sobre as 
pessoas, equipes e políticas envolvidas no sentido de ter este projeto 
realizado com sucesso. Trabalhe com o seu patrocinador para estabelecer o
 ambiente em que você estará trabalhando.

Talvez: Identificar benefícios para o negócio

Seu patrocinador do projeto é responsável por identificar 
os benefícios que o projeto trará ao negócio. Mesmo assim, eles podem 
lhe pedir conselhos, tanto em relação aos tipos de benefícios que o 
projeto irá entregar, quanto sobre como acompanhar e avaliá-los.

Se você não tem nenhuma experiência em gestão de 
benefícios, não se preocupe, o seu patrocinador ainda deve ser capaz de 
montar um bom caso e identificar os benefícios sem você. Se você 
trabalhou em projetos similares antes, você poderia muito bem ter 
algumas indicações úteis sobre a melhor maneira de registrar este tipo 
de benefício. Seu patrocinador pode pedir suas informações, mas se não o
 fizer e você tiver algo útil para compartilhar, não tenha medo de 
oferecer seus conselhos e opiniões!

A Iniciação do Projeto é um momento agitado da vida de um 
gerente de projeto, com muita coisa acontecendo para você e seu 
patrocinador. Ser claro sobre as suas responsabilidades durante esse 
estágio do projeto é uma boa maneira de garantir que você tenha um 
grande começo de projeto.

Autor: Jason Westland


Artigo publicado originalmente no site ProjectManager.com