Importância da manutenção do ERP
Autor: Márcio Xavier | Publicado: 2009-06-16T13:56:00-07:00

Operar com soluções sob medida ou customizadas para a maioria das empresas é um caminho arriscado e oneroso. Há empresas de software que fornecem pacotes ou ERP´s padronizados e que podem ser bem mais vantajosos. Uma das diferenças mais sensíveis entre uma opção e outra está na hora de fazer atualizações exigidas por lei, como é o caso recente do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), no qual a nota fiscal eletrônica é um dos pilares.Empresas que possuem sistema específicos e/ou não possuem contratos de manutenção que garantam a atualização fiscal, acabam enfrentando situações difíceis e com frequência têm que desembolsar quantias significativas para consertar a situação. As revista INFO e Computerworld noticiaram recentemente a carência de mão-de-obra especializada e em quantidade suficiente para implementar o SPED nos pacotes customizados e sistemas desenvolvidos nas grandes empresas. Essas corporações costumam ter caixa financeiro e capacidade contingencial para essas eventualidades. Mas e as pequenas e médias que possuem orçamentos mais apertados?É nessa hora que algumas questões na adoção de um bom sistema de gestão podem fazer diferença:1) Procure adaptar-se à solução oferecida pelo fornecedor, desde que não haja restrição operacional. Isso quer dizer que se o sistema adquirido propicia uma forma de realizar determinada tarefa corretamente geralmente é melhor adotar essa forma, mantendo o sistema na versão padronizada. Assim assegurará que as atualizações de versão oferecidas pelo desenvolvedor ocorrerão de maneira tranquila.2) Encomende (ou realize) desenvolvimentos complementares para suprir as funções ou processos inexistentes no ERP adquirido. É melhor construir uma aplicação externa do que embutir a função no ERP, desviando-o do padrão.3) Firme com o fornecedor um bom contrato de manutenção que contemple no mínimo suporte telefônico e atualizações de versão. Verifique no contrato se ele cobre as mudanças legais demandadas pelas instâncias do governo e também se a softhouse se compromete a fornecê-las dentro dos prazos exigidos. Essa é uma garantia que pode evitar dissabores com descumprimento de normas tributárias, como no caso da NF-e por exemplo.4) Verifique se há outros serviços disponíveis que não constam no contrato e como é que eles podem ser adquiridos. Isso é importante, por exemplo, no caso de rotatividade de profissionais que precisam ser treinados pelo fornecedor do ERP. Cheque se este disponibiliza esses serviços eventuais com tarifas preestabelecidas e acessíveis.5) Por fim, antes de contratar o sistema em questão, procure saber sobre a base instalada do fornecedor. Dentre os que têm contrato de manutenção, verifique em qual versão em eles estão. Se houver muita discrepância de versões é sinal de que o serviço de atualização de versão da softhouse não cumpre o prometido.Essas medidas podem garantir a longevidade do seu investimento no sistema de gestão. Trocar de sistema é algo nada confortável e sempre oneroso. Por isso fazer um contrato de manutenção equivale a possuir um bom seguro de automóvel e não se preocupar com um incidente repentino, já que sua sua empresa fica resguardada pela softwhouse que garante a evolução do sistema.