Administração do tempo: doze dicas para ser bem mais produtivo 
Autor: Meira Lúcia | Publicado: 2013-10-23T08:31:00-02:00







1. Estabeleça os objetivos com clareza.
Tenha estabelecido bem claro para você o que pretende atingir de mais importante em  dois ou três meses ou nas próximas semanas. Anote essas metas com destaque numa folha de papel e deixe-as sempre bem à vista. Isso fará com que não esqueça de suas metas. Lembre-se: barco sem rumo não chega a porto algum.
2. Faça  uma  lista  diária  e  priorize  as  atividades.
Isto é tão básico  quanto o Manual de Primeiros Socorros. Relacione diariamente, numa folha de papel ou em sua agenda (pode ser notebook), todas as atividades a serem  cumpridas nesse dia e estabeleça  prioridades começando sempre  pelas mais  importantes. Assim poderá monitorar o andamento dos trabalhos, em vez de perder tempo com picuinhas que engolem o seu tempo, deixando-o dopado, mas sem nada renderem de efetivo. Uma folha de planejamento diário será de muita utilidade para sua definição de prioridades, tanto de atividades a serem executadas quanto de telefonemas a serem feitos.
3. Delegue.
Passe a bola aos seus subordinados, começando pelas rotinas e procedimentos operacionais. Depois, se puder, delegue também atividades e trabalhos de maior responsabilidade, desde que a pessoa esteja apta para assumir a tarefa. Caso contrário, treine-a. Delegando você estará livre para vôos mais altos  e fazer coisas mais nobres.
4. Saiba  tomar  decisões.
Não existe carteirinha de chefe que o salve de tomar, algumas vezes,  decisões erradas. Uma decisão errada é, quase sempre, melhor do que não tomar nenhuma decisão. Mas abusar do erro é pior do que não tomar nenhuma decisão. Tente identificar as causas do problema  mediante as clássicas perguntas:O Quê?, Quando?, Por Quê?, Onde?, Quem?,  Quanto?. Isolado o  problema e descobertas as causas, tome a decisão.  Se estiver em dúvida quanto à melhor decisão, pergunte às pessoas que já enfrentaram o problema como o resolveram. Pesquise também em livros, ou reúna seus subordinados e peça-lhes sugestões. Uma boa idéia é também procurar um especialista no assunto.
5. Saiba  dizer  NÃO.
Não recusar nenhum serviço, por menos volumoso que seja, quando você já está atolado de trabalho até a ponta do nariz, não lhe trará nenhum reconhecimento de outros. Acabará  apenas ganhando a taça do  “Engole Sapo”. Trabalhar muito é uma coisa,mas ser soterrado pelo trabalho é outra bem diferente. Se alguém (como seu chefe, por exemplo) quiser lhe empurrar um serviço e você  estiver atolado, diga  claramente  que não tem  condições  de assumir mais um trabalho,sob o risco de comprometer seriamente o prazo e a qualidade do que você já está fazendo. Sugira outra pessoa e,se mesmo assim seu chefe insistir, faça  com que ele assuma a responsabilidade pelos atrasos que advierem nas atividades que você já  estava desempenhando.


6. Seja  breve  ao  telefone.
Ligações telefônicas constantes atrapalham e atrasam o trabalho. Depois das rápidas gentilezas  iniciais vá direto ao assunto, seja  breve e objetivo, sem entretanto perder a simpatia. Concluído o diálogo, agradeça  e encerre o contato. A menos que você seja relações públicas, vendedor  ou algo semelhante, não há motivo para esticar um telefonema. Imunize-se também contra interrupções  telefônicas quando estiver concentrado num trabalho importante ou em reunião. Peça à secretária – ou a alguém – para anotar o número e ligue mais tarde.   
7. Faça reuniões  produtivas.
Nada mais fácil do que dinamitar uma reunião. É só introduzir assuntos não agendados, discutir o sexo  dos anjos, abordar  assuntos irrelevantes e deixar que dois ou três galos de briga monopolizem a reunião e fiquem discutindo entre si. Reuniões eficazes exigem  um coordenador (para disciplinar a discussão e também marcar o tempo), assuntos previamente agendados do conhecimento de todos, participação e envolvimento dos participantes e, ao final, cópia para todos das decisões tomadas na reunião, com os compromissos assumidos por cada um (quem são os responsáveis pelas tarefas ou projetos) e as datas de realização.
8.Evite  o  perfeccionismo.
 “O perfeito é inimigo do ótimo”, diz o ditado. A perfeição é  desejável, mas raramente necessária. Isso parece estar acima do nível de compreensão do perfeccionista, o qual acha que tudo – de um simples bocejo à mais avançada astronave – deve ser impecável. Nada pode ter andamento sem antes passar  pelo seu neurótico controle de  qualidade – relatórios, projetos, digitação, cartão-ponto, limpeza, etc -, e  assim decisões importantes e essenciais deixam de ser tomadas, porque o “deus-da-perfeição”, excessivamente comprometido com a importância das picuinhas desnecessárias, não consegue ver as oportunidades passando ao lado. Se o ótimo  já está ótimo, deixe o rio continuar fluindo, e não o impeça. Quase sempre o perfeito custa tempo, dinheiro e esforço que não compensam o trabalho. O perfeito só deve ser buscado quando for realmente imprescindível.
9. Saiba  como  usar  sua  energia   trabalhando  a  seu  favor. 
Todos temos um “relógio biológico” que regula nosso fluxo de energia no decorrer das 24 horas do dia.  Pesquisas científicas comprovaram que nossa capacidade de raciocínio, criatividade e tônus muscular  atingem  seu auge entre oito e onze horas da manhã. Esse ritmo diminui quase pela metade no período da tarde e à noite não chega a 20%. Nada melhor então do que remar a favor da maré. Pela manhã, sempre que possível, execute atividades nobres, que exijam clareza de raciocínio, dedique-se a um projeto importante, faça reuniões produtivas (e rápidas), estabeleça contatos essenciais etc. À tarde, de preferência, dedique-se mais a rotinas e trabalhos corriqueiros. Agora, se você gosta de testar seus limites de atleta olímpico, então  na hora do almoço faça sempre refeições substanciais, com  muita  comida gordurosa e regada a muito vinho ou cerveja e, em seguida, vá a uma reunião importante ou desenvolva um trabalho que exija concentração e veja os resultados. Entretanto, se você não for “aquele” atleta, nem quiser testar seus limites, então almoce com frugalidade e evite bebidas alcoólicas. Você continuará produtivo no período da tarde e com disposição até para algum trabalho à noite, se precisar. Reserve, de preferência, o  fim de semana para colocar em dia suas necessidades gastronômicas e de lazer. 
10. Organize-se.
Os sintomas da desorganização são: deixar tarefas inacabadas, fazer várias coisas ao mesmo tempo, incapacidade de concentração, adiamentos constantes, não programar suas atividades. Existem  tarefas  que exigem dias, semanas ou meses de trabalho, e muitas vezes não temos condições de alocar períodos de tempo sem que haja várias interrupções. Use então a “técnica da mortadela”. Quem se propuser a comer uma mortadela de dois quilos de uma só vez é sério  candidato a uma inesquecível  indigestão. Mas, se ela for fatiada e consumida aos poucos, depois de alguns dias, não existirá mais nenhum pedaço dela. O mesmo se dá com tarefas trabalhosas e difíceis. Divida-as em porções menores e depois complete-as passo a passo. Neste caso é essencial estabelecer prazos e dividir o trabalho em etapas, completando um segmento de cada vez. Assim, você se sentirá gratificado ao perceber que já completou uma parte do projeto e estará motivado para iniciar a próxima etapa. 
11. Saiba o que  fazer com os papéis (vale também para e-mails).
Se você coleciona papéis em  cima da mesa ou entope as gavetas com eles e sente-se incomodado com isso, então utilize estas alternativas:
a. Jogar  Fora. Pergunte-se:“Qual a pior coisa que poderia acontecer se eu jogasse esse papel no lixo  (ou deletasse)?” Se a resposta for “nada”, então jogue no lixo (ou delete) sem o menor constrangimento.Exemplos de papéis descartáveis: intermináveis folhetos de propaganda, folders de seminários e conferências a que não irá assistir, notícias obsoletas, informações que não são de seu interesse.
b. Transferir. Transfira os papéis (ou e-mails) que não são de sua alçada ou do seu interesse ao chefe, colega ou subordinado etc. e que poderão ser de utilidade a eles.
c.  Agir. Se tiver que tomar alguma atitude em relação a algum papel (ou e-mail), tome logo,contanto que não interfira nas suas prioridades, a menos que seja algo mais importante do que essas prioridades. Se você mesmo não puder executar as tarefas, então  delegue-as a alguém.
d. Arquivar. Se o papel (ou e-mail) tiver alguma utilidade  futura, arquive-o. Assim poderá recuperar o documento futuramente quando necessitar dele.
12.  Pratique  a  relação  80/20.
Já no final do século XIX, o economista italiano Vilfredo Pareto afirmava: 80% das riquezas do mundo são produzidas por 20% das nações; 20% das riquezas restantes são produzidas por 80%  das nações. Essa relação vale também para a administração: 80% que de importante você produz num dia vem de 20% de suas atividades; enquanto que 20% da produção de um dia vem de 80% de outros trabalhos. Descubra quais os 20% do seu trabalho diário (isto é, o que é realmente essencial em seu trabalho) que lhe dão 80% de produtividade. Descubra  também quais as picuinhas, rotinas e atividades  que tomam 80% do seu  tempo e que lhe trazem apenas 20% de  produtividade. Descarte-as quanto  antes, pois elas o estão  fazendo cair na  armadilha da improdutividade, camuflada sob a forma de muito trabalho. &Ea cute; bom lembrar que os “super” bem-sucedidos raramente trabalham tanto quanto os meramente bem-sucedidos: é que eles trabalham de um jeito mais inteligente. Falta de tempo é o eterno álibi dos incompetentes. A alta produtividade é o resultado dos que aprenderam a esgrimir com o fantasma do tempo.

(Ernesto Artur Berg)