Vale a pena, realmente, fazer listas de tarefas no trabalho?
Autor: ACD Group | Publicado: 2012-11-06T12:48:00-08:00





O hábito de colocar a vida em listas pode até ser mais coerente com a cultura do lado norte do continente, mas, acredite se quiser, segundo pesquisa recente, os brasileiros são os que mais&nbsp;administram o tempo&nbsp;no expediente em listas.


Segundo o levantamento divulgado por uma rede social, 73% dos profissionais que atuam no país se valem deste método para tornar a rotina de trabalho mais organizada. Mas até que ponto fazer listas de tarefas diárias pode tornar você, realmente, mais produtivo?

“É importante diferenciar a ferramenta do método. Não é porque faço uma lista de tarefa, que sou mais produtivo. A lista é uma ferramenta, como o lápis também é”, afirma Christian Barbosa, da consultoria de gestão de tempo Triad.

E ter um lápis, definitivamente, não faz de você um escritor. Da mesma forma que “fazer lista não é planejar”, diz o especialista. O problema, segundo ele, é que a maioria dos brasileiros utilizam mal o recurso.

Confira os erros mais comuns:

1&nbsp;A lista foca apenas no dia seguinte

Principal deslize na hora de colocar a vida profissional em listas? Organizar apenas com foco no curto prazo. “As pessoas listam o que têm que fazer apenas no dia seguinte”, diz Barbosa. “Você só pensa hoje ou no amanhã. Com isso, não consegue se antecipar em nada”.

Como ser mais eficiente?&nbsp;Planeje, no mínimo, os próximos três dias de trabalho. Dividir suas tarefas num prazo de tempo mais longo permite uma agenda mais flexível e sujeita aos imprevistos típicos do seu trabalho.

2&nbsp;A lista é extensa demais

Com base no&nbsp;comportamento&nbsp;dos usuários do aplicativo Neotriad, desenvolvido pela companhia que preside, Barbosa afirma que os brasileiros exageram na dose de tarefas diárias. “O brasileiro pensa que é super-homem e ‘acha’ que dá para fazer a tarefa. Já o americano ‘faz’ o que dá”, diz. “Neste ponto, o brasileiro é inconsequente”.

Como ser mais eficiente?&nbsp;Não atole sua agenda de tarefas diárias. Ao contrário. Abra espaço para imprevistos. Se você trabalha oito horas por dia, por exemplo, comprometa apenas de quatro a cinco horas.



3&nbsp;A lista é subestimada

Por outro lado, apesar de se valer de listas ao longo do expediente, muitos mantém também o hábito de abandoná-la conforme as horas se passam. “A lista é até feita, mas não é acompanhada”, diz o especialista. Então, por que fazer?

Como ser mais eficiente?&nbsp;Se você seguiu os outros itens (ou seja, planejou até três dias e liberou espaço para o imponderável) terá condições de sobra para, ao longo do dia, ampliar e revisar sua lista de afazeres.

4&nbsp;A lista não muda ao longo do dia

E, neste ponto, caímos em outro erro sério de quem usa listas de um jeito, digamos, pouco eficiente: mantê-la intacta durante todo expediente. Sem mudanças – e não estamos falando de riscar as tarefas já feitas. "Os usuários americanos do Neotriad costumam mudar a lista ao longo do dia, reforçando as tarefas planejadas ou adicionando outras”, diz.

Como ser mais eficiente?&nbsp;Anote todas as tarefas que você precisa fazer ao longo do dia – mesmo as imprevistas.

5&nbsp;A lista não é o único recurso

“Tem gente que usa post-it, envia e-mail para si próprio e ainda faz a lista. Ou seja, a lista é apenas parte dos afazeres”, afirma o especialista. O problema com esta prática? Além da desorganização típica, você nunca terá uma visão do todo.

Como ser mais eficiente?&nbsp;Se seu método preferido é fazer listas. Siga apenas este recurso e ponto. E em um único lugar. Nada de usar o Google Tarefas, a agenda convencional e outros aplicativos para anotar suas tarefas. “Para funcionar, tem que ter uma central”, diz Barbosa.

(Via exame.com)