Autor: Prof. Claudio Gambine | Publicado: 2013-05-09T15:01:00-07:00

ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO

DEFINIÇÃO:

É uma ferramenta gerencial, que tanto pode ser utilizada nas empresas quanto em nossas vidas, permitindo a organização de metas pessoais e profissionais com menor dispêndio de energia física e mental. A boa administração de tempo é provavelmente o fator mais importante na administração de si mesmo e do trabalho executado. Ela começa com a auto-descoberta, isto é, com a identificação de como utilizamos o nosso tempo, do que não nos satisfaz e do que desejamos mudar.


O GERENTE E O SEU TEMPO:

Um dos maiores problemas, para todos e que nunca há tempo suficiente para fazer tudo o que é necessário.
Peter Drucker, diz que o gerente que não consegue gerenciar seu próprio tempo não consegue gerenciar nada mais. Pois é de vital importância que o gerente domine o seu tempo, ao invés de ser por ele dominado.

PASSOS FUNDAMENTAIS PARA SE ALCANÇAR UM MELHOR USO DO TEMPO:

 Quantificar como ele é utilizado atualmente;
 Eliminar os pontos de estrangulamento com base nesta quantificação;
 Planejar efetivamente como aplicar o tempo economizado com a eliminação dos estrangulamentos.

O GERENTE PODE TENTAR CLASSIFICAR AS ATIVIDADES QUE DOMINAM O SEU DIA, COMO:

 Documentação – para leitura / assinatura;
 Entrevistas – envolvendo você e outra pessoa, seja subordinado, colega ou superior;
 Reuniões – envolvendo três ou mais pessoas;
 Telefonemas – recebidos e emitidos.
A seguir, verifique quais destas tarefas só poderão ser feitas por você mesmo, quais as que podem ser realizadas por você ou por outra pessoa e quais devem ser delegadas a outras pessoas, sem prejuízo de qualidade, mas que no momento estão lhe roubando preciosas horas.

ALGUNS PONTOS DE ESTRANGULAMENTO DETECTADOS:

 Reveja se realmente é necessário lidar com toda a papelada;
 Estabeleça horários predeterminados e pré-estabelecidos para as entrevistas;
 Agende e divulgue as reuniões;
 Discipline-se na utilização do telefone, ou seja “Fale somente o necessário”.

É claro que a eliminação de todos os pontos de estrangulamento é, em certos casos, praticamente impossível, mas se você conseguir 50% do tempo bem administrado já alcançou um bom índice.

O que fazer com o tempo ganho?

Primeiro crie uma hora diária (tempo arbitrário) só sua na qual você se isola sem telefonemas, reuniões, entrevistas, etc. E então:

 Leia aqueles artigos importantes que estão se acumulando em sua mesa;
 Pare e repense o seu departamento de entrada de dados, a utilização de pacotes, as novas admissões;
 Redescubra-se como gerente e como pessoa;
 Procure concentrar-se em tarefas multiplicadoras;
 Pense na qualidade dos serviços prestados e como melhorá-las;
 Reveja os planos de desenvolvimento dos técnicos e administrativos da área frente à novas tecnologias;
 Estabeleça ou melhore o seu relacionamento com os demais gerentes da corporação.

Até agora vimos todas as características para que um gerente administre melhor o seu tempo, então vamos dar mais sugestões para todo tipo de profissionais de qualquer área e para todas as pessoas que não conseguem administrar o seu tempo.

BENEFÍCIOS OBTIDOS COM UMA MELHOR ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO:

 Desenvolve uma perspectiva real do que a vida oferece e como pode ser vivida;
 Permite aproveitar mais a vida;
 Possibilita maior domínio e controle do trabalho;
 Evita pressão interna e pressões externas;
 Segurança e objetividade do trabalho;
 Aumenta a produtividade;
 Mantém o equilíbrio entre a vida pessoal, familiar e profissional;
 Combate celulite e flacidez melhora o condicionamento físico.

A pessoa que não administra o seu tempo é porque passa a maior parte do dia pensando no que fazer em 1º lugar, outra parte recomeçando o trabalho interrompido e finalmente a outra reclamando que não teve tempo para nada.
Fatores a serem observados que contribuem para modificar-mos algumas atitudes através de nossa própria conscientização, nos levando a pensar nos seguintes fatos:

 Estamos dando o tempo certo às coisas realmente importantes?
 Estamos mantendo o equilíbrio adequado entre nossas atividades de rotina e as de inovação a longo prazo?
 Nossas atividades de combate ao fogo (atividades de emergência) estão reduzidas?
 As interrupções desnecessárias estão sendo permitidas?
 Estamos realizando tarefas desnecessárias?
 Estamos pulando de tarefa em tarefa sem conclui-las?
Pronto temos um perfil de nosso comportamento diante do tempo, o que e como devemos mudar está em cada um de nós.

DESPERDIÇADORES DO TEMPO:

 Não definição / Classificação das metas;
 Não fazer plano diário;
 Prioridades não claras/ falta priorização;
 Alteração constantes de ordens e de prioridades;
 Não antecipar prováveis acontecimentos futuros e não se preparar para eles;
 Não se prevenir contra problemas rotineiros;
 Empreendendo mais do que pode;
 Menos estimativa de tempo não realista;
 Sobrecarga de trabalho;
 Atrasos;
 Barulho;
 Desorganização pessoal;
 Arquivos desorganizados;
 Responsabilidade e autoridades confusas;
 Não se ajustar a mudanças;
 Treinamento deficiente;
 Excesso de controle e Reuniões improdutivas;
 Fazer eu próprio / não delegar;
 Não saber dizer não;
 Excesso de material para ler;
 Excesso de comunicação;
 Falta de comunicação;
 Inexistência de padrões / critérios;
 Falta de diretrizes;
 Não adaptação / resistências à mudanças.

CONCLUSÃO:

O Tempo é um recurso precioso, que não pode ser recuperado, ou expandido, portanto saiba usá-lo, pois ele proporciona oportunidades iguais para todos.