EMAIL NO AMBIENTE DE TRABALHO
Autor: Patricia Aragão | Publicado: 2010-06-27T13:09:00-03:00

O GLOGO - REVISTA DIGITAL - 12/04/2010Dicas simples para manter nos trilhos uma relação por escrito que pode ser às vezes problemáticaO volume de tráfego internet gerado pelas trocas de emails em ambientes de trabalho é algo monstruoso.O correio eletrônico acabou se tornando a principal forma de comunicação no escritório moderno e, nesse crescimento de importância, foi se criando uma cultura que muitas vezes se degenera em hábitos questionáveis.Outro ponto nevrálgico é a quantidade de tempo desperdiçado com emails no trabalho, muitas vezes envolvendo assuntos que nada têm com o serviço.Fora isso, as interrupções que aparecem a todo momento nas notificações no cantinho da tela, informando que chegou mensagem de Fulano ou Sicrano, são um verdadeiro veneno para a concentração.Independentemente dessas questões, muitas das quais demandam uma reeducação interna de quem usa email no trabalho, alguns passos podem ser dados para azeitar as engrenagens desse processo.O site “Netlingo.com” reuniu algumas sugestões nesse sentido: (1) Não dependa nem acredite exclusivamente no email para resolver problemas.Se houver uma situação pegajosa no serviço e que precise de ação imediata, dê preferência a contatos face a face. A longo prazo, essa postura lhe renderá mais respeito de seus colegas do que simplesmente se acostumar a sair resolvendo as questões via email.(2) Procure um equilíbrio entre a carga de mensagens de email e telefonemas. A troca de mensagens via internet poderá reforçar um vínculo de negócios ou uma relação entre colegas ou parceiros de trabalho, mas não necessariamente será um bom modo de construir uma relação dessas a partir do zero.Se você já vem trocando emails corporativos com uma certa pessoa há meses ou mesmo anos, então já é mais do que tempo de passar a mão no telefone e bater um papo com essa criatura.E, quem sabe?, até marcar um café ou um almoço. O contato humano reforçará o vínculo e abrirá novos e mais amplos canais de comunicação entre você e essa pessoa. No Brasil, em especial, essa abordagem derruba barreiras de oficialidade e burocracia, o que muitas vezes pode significar um bom adianto em momentos críticos, pois dá margem a ambos os lados da relação a partirem para o famoso “jeitinho brasileiro”.(3) Intencionalmente ou não, uma troca de emails pode às vezes parecer rude ou, no mínimo, demasiado seca.Há casos em que um colega de trabalho pede ao outro que tenham uma conversa, de modo a dissipar alguma má impressão que tenha ficado dum intercâmbio de emails que tenha sido mal interpretado. Em casos assim, um pouco de comunicação verbal é um excelente modo de desfazer ofensas.É muito comum, em trocas de emails no trabalho, que as pessoas leiam nas entrelinhas de forma equivocada, realizando julgamentos precipitados ou influenciados pelo humor do momento. A dica, então, é que as pessoas procurem ser bastante educadas.(4) Escreva mensagens maduras no ambiente de trabalho. Se usar carinhas, emoticons e risadinhas tipo “rsss” nos seus emails, as mensagens poderão ser interpretadas como excessivamente casuais. Procure adotar um estilo objetivo, direto e sempre use o corretor ortográfico.(5) Nunca responda de imediato, no impulso. É muito fácil clicar no botão “Responder” e digitar algo rapidinho, mas isso tem lá seus perigos.Em primeiro lugar, isso dá aos seus interlocutores a impressão de que você está sempre disponível., figurinha fácil para clientes e chefes. A dica é, a menos que seja realmente urgente, dê um tempinho, algumas horas talvez, e elabore uma resposta bem pensada, apoiada sobre um planejamento, e não se permita interromper a tarefa que estiver desempenhando no momento.(6) Faça com que cada email seu tenha um propósito claro. A natureza fluida das trocas de email dá margem a estilos soltos e a uma comunicação pouco concentrada.Isso representa um desperdício de recursos, tanto computacionais quanto de tempo.(7) Não digite uma mensagem inteira em minúsculas, nem (pior ainda!) só em maiúsculas. Um bloco de letras em caixa alta dá a impressão de que você está gritando. Já a caixa baixa transmite uma ideia de descaso. E jamais descuide dos acentos, com a alegação de que seu teclado é internacional ou outra desculpe esfarrapada do tipo.E para trocas interculturais de mensagens via internet, valem os seguintes três últimos toques: (8) Algumas culturas estrangeiras não admitem franqueza absoluta por escrito, nem estilos excessivamente diretos. Uma pergunta como “Será que os números dessa negociação foram verificados na fonte?” poderia atingir um destinatário como uma acusação ou um tapa na cara.(9) Tenha em mente que qualquer email poderá vazar ou ser redistribuído.Em países como o Brasil ou os EUA, repassar para outrem uma mensagem que foi trocada ponto-aponto entre duas pessoas é uma indelicadeza.No entanto, em culturas grupais, como na China e na Índia, onde só surge consenso quando todo mundo envolvido fica sabendo de todos os detalhes de um assunto, uma atitude assim é até esperada.(10) Aprenda a ajustar seu tempo de resposta.Nem todas as culturas funcionam no ritmo da internet.Em alguns países, pelo forte respeito à hierarquia, algumas respostas podem demorar pois exigem longas consultas aos superiores.Demandar respostas rápidas de usuários vivendo em culturas assim pode emudecer seus interlocutores, talvez gerando apatia, silêncio ou, pior ainda, falsas promessas ou prazos inexequíveis.