Papéis, papéis e mais papéis...é possível acabar com a bagunça? By: flylady
Autor: Aline | Publicado: 2013-02-23T05:08:00-08:00

500 dicas - por em ordem a sua vida (Cap. 3 - O que fazer com a papelada)
Organize-se num minuto! 


Atividades que podem ser feitas em 1 Minuto por dia.
O que fazer com a papelada?

Papéis e documentos fazem parte do dia-a-dia da vida moderna. Se, no entanto, permitirmos que se acumulem, eles logo deixarão de ser uma simples pilha e se transformarão numa montanha. E nós, naturalmente, não queremos isso!
A melhor forma de lidar com eles é organizá-los por categoria - documentos, jornais, catálogos, revistas, cartas, bilhetes, listas,
faturas e recibos, tudo, enfim. Isso significa que é preciso tomar algumas decisões.


O que é realmente necessário manter? Onde e como arquivar a papelada? Comece pela organização dos papéis mais importantes para você e sua rotina. Depois cuide dos menos urgentes.

&nbsp;Dê o primeiro passo. Reúna todos os papéis espalhados pela casa ou pelo escritório. Selecione-os rapidamente em categorias. Ponha todos em caixas, com excessão dos mais importantes - que em geral se relacionam a projetos, finanças ou prazos. No passo seguinte, você pode começar a decidir o que vai fazer com cada um deles. Nesse meio-tempo, você saberá onde está toda a papelada que ainda não organizou.


Transforme pilhas em arquivos.



&nbsp;Primeiro passo: escolha uma pilha qualquer e faça uma lista das categorias de papel que encontrar. Isso vai ajudá-lo a ter idéia dos vários tipos de arquivos que precisará criar.

Separe os papéis diários em arquivos ativos: contas a pagar, recibos a entrar, dados para relatórios, papéis a arquivar ou discutir com seu chefe ou seu cônjuge e ainda papéis a encaminhar a outro departamento ou a outro membro da família. Abra pastas suspensas para esses arquivos ativos e pendure-as numa caixa ou gaveta especial para esse fim.

Determine um lugar específico para as contas a pagar. Idéias: crie um arquivo ativo para sua mesa de trabalho ou uma pasta suspensa. Uma boa alternativa é arquivar todas as contas e os respectivos recibos numa pasta do tipo sanfona, cujas divisões se destinem a cada mês do ano.

Torne mais fácil a tarefa de pagar as contas. Tenha sempre à mão canetas, uma calculadora e um grampeador.


Há um sistema simples de pagamento quinzenal de contas: arquive as contas que devem ser pagas na segunda quinzena de cada mês numa pasta com a etiqueta "a pagar entre 16º a 31º".
Faça o mesmo com as contas a pagar na primeira quinzena e coloque a etiqueta "a pagar entre 1º e 15º". Arquive ambas numa pasta maior com a etiqueta "Contas a Pagar" ou, se preferir, use uma pasta de dois bolsos. Anote na agenda as datas de pagamentos das contas.

Classifique antes de arquivar. Coloque pastas suspensas numa caixa de papelão especial para esse fim e arquive por categoria - seguros, impostos e recibos, por exemplo. Cole uma etiqueta no alto de cada pasta para identificar a categoria a que pertence. Depois de classificar todos
os seus papéis, transfira cada categoria para uma pasta mior já existente. Esse sistema tem uma grande vantagem: é possível selecionar seus papéis onde achar mais confortável e até na frente da televisão - basta levar a caixa de papelão com você.


&nbsp;*1- Lembre-se de que a razão principal para arquivar seus papéis é a facilidade de encontrá-los quando for necessário. Quando etiquetar uma nova pasta, pense numa palavra que defina os papéis que vai arquivar ali. Mas não precisa pensar muito: a primeira palavra que lhe vier à mente será provavelmente a melhor.
&nbsp;*1- Não guarde seu testamento num cofre de segurança bancário alugado apenas em seu nome. O cofre será selado em caso de morte, e isso pode retardar a transferência de seus bens. Faça fotocópias de seus arquivos domésticos e confie os originais a seu advogado.
&nbsp;*1- Evite colocar etiqueta "Diversos" em arquivos e pastas. Se o conteúdo não tiver importância suficiente para merecer um rótulo próprio, será melhor arquivá-lo em outra pasta - ou talvez nem seja necessário guardá-lo.

Coloque as etiquetas na mesma posição em cada pasta suspensa, pois será mais fácil vê-las quando as pastas estiverem alinhadas. Além disso, se você acrescentar ou retirar algumas pastas da gaveta, não será preciso rearranjar as etiquetas, como ocorre no caso de aplicá-las em sequência.


Oriente-se pelas categorias mais comuns para formar seu arquivo:
a.. Seguros - de carro, casa, vida, invalidez, médico
b.. Finanças - contas bancárias, contas de crédito, hipotecas, investimentos
c.. Propriedades - recibos de casa (reformas, decoração, objetos de valor), manuais e recibos de equipamentos eletroeletrônicos, documentos de compra de automóveis e recibos de oficinas.
d.. Impostos - recibos do ano em curso e outros documentos relativos a taxas em geral.
e.. Registros médicos.
f.. Registros veterinários
&nbsp;*1- Se o conteúdo de uma pasta de arquivo exceder dois centímetros de espessura, separe-o em duas pastas.
&nbsp;*1- Prefira usar um grampeador para prender papéis, pois os clipes tendem a soltar ou enganchar-se em papéis ou pastas próximos.
&nbsp;*1- Use etiquetas de plástico, próprias para arquivos suspensos. Assim, quando quiser examinar o conteúdo de uma pasta, basta puxar a etiqueta e abrir a pasta sem tirá-la da gaveta.

Coloque etiquetas coloridas em suas pastas para criar código de cores que diferencie as várias categorias de papéis arquivados. Adote também um código de cores para separar os arquivos profissionais dos pessoais ou para fazer qualquer outra distinção que quiser.

As informações se tornam OBSOLETAS rapidamente. Se você sabe onde encontrar informações mais atualizadas, não há necessidade de arquivá-las.


Não perca tempo arquivando papéis desnecessários. Não há por exemplo, razão para conservar contas pagas de tarifas públicas por mais de cinco anos. Arquive essas e descarte o restante.
&nbsp;*1- Se você costuma comparar, mês a mês, o consumo de energia elétrica, água e outros serviços públicos, anote os números em uma única folha de papel. 
*1- Você deve guardar notas fiscais e certificados de garantia de bens duráveis pelo período de vida útil dos produtos, para resguardar-se de qualquer defeito de fabricação. Crie uma pasta com o rótulo de "Notas Fiscais" e coloque as mais novas na frente das demais.

Faça uma lista dos objetos de valor de sua propriedade, como jóias, antiguidades e obras de arte, para documentá-los em caso de pagamento de seguro. Guarde recibos correspondentes num cofre de segurança bancário.
&nbsp;*1- Confira cuidadosamente os canhotos de cheques e guarde apenas os mais recentes, dos quais você pode precisar por vários motivos, inclusive para a comprovação de pagamentos.



Arquive em pastas suspensas ou em fichários os manuais de instrução dos equipamentos que possui. Organize-os por categorias - televisor ou geladeira, por exemplo - em ordem alfabética ou segundo o cômodo da casa onde estão instalados.



&nbsp;*1- Inutilize os manuais de equipamentos que você não tem mais. 

Se você tivesse 20 minutos para evacuar a sua casa e pudesse levar apenas o que coubesse em seu carro, o que escolheria? A maior parte dos objetos pode ser facilmente substituída. Se adquirir consciência disso, será mais fácil ALIVIAR o acúmulo de coisas que entulham o seu espaço.

Depois de verificadas e pagas, as faturas do cartão de crédito devem ser mantidas pelo período de um ano.
&nbsp;*1- Conserve apenas a atual apólice de seguro de imóveis e automóveis. Descarte os documentos relativos aos anos anteriores após receber os comprovantes do ano em curso.


Libere espaço em seus arquivos eliminando papéis e pastas dos quais já não precisa. Trabalhe em uma gaveta de cada vez e comece pelas pastas da frente, quando interromper a limpeza, marque a pasta em que parou para saber em que ponto recomeçar.


Experimente um sistema numérico para arquivar idéias. Ponha num arquivo suspenso a etiqueta "Idéias" depois rotule uma pasta suspensa com o número "1". Escreva "1" no canto superior direito de dez a doze folhas de papel e coloque-as na pasta. Crie no computador um índice
com duas a cinco palavras-chaves para descrever cada folha de papel. Abra e numere quantas pastas forem necessárias para arquivar todas as folhas. Quando quiser acessar uma em particular, use o comando de busca de palavras-chaves de seu programa.
&nbsp;*1- Rasgue todos os papéis dispensáveis relativos a finanças que contenham dados pessoais de identificação, inclusive senhas bancárias, para reduzir o risco de roubo ou fraude de identidade.


Para obter orientação completa e atualizada sobre documentos relativos a pagamentos de impostos que devem ser conservados, consulte órgãos governamentais ou fale com um contador de sua confiança.

Não se preocupe em criar o sistema de organização PERFEITO para arquivar contas e outros papéis. O que está feito está perfeito.


Crie um arquivo para os impostos. Organize imediatamente todos os documentos relacionados a impostos e taxas. Abra pastas suspensas rotuladas para o seguinte.
a.. Proventos - comprovantes de pagamentos recebidos e declarações de juros e dividendos ganhos com investimentos tributáveis.
b.. Doações - recibos de Instituições de caridade (em dinheiro ou não)
c.. Tratamento médico - recibos de despesas médicas e hospitalares particulares ou conveniadas
d.. Imóveis - comprovantes de hipoteca e de impostos territoriais e urbanos
e.. Dependentes - recibos de despesas com tratamento médico e educação de seus filhos, entre outros comprovantes.

Arquive também qualquer correspondência recebida de médicos ou convênios de saúde, assim como de órgãos governamentais.
&nbsp;*1- Estudos comprovam que 80% dos papéis arquivados nunca são procurados novamente. Por isso, antes de arquivar um papel, pergunte a si mesmo se realmente precisa dele. É necessário por razões legais ou tributárias? Mantenha-o. Existe uma cópia já arquivada? Descarte-o.

Mantenha o arquivo morto separado do arquivo ativo. Talvez você esteja pensando que precisa de outro gabinete, quando na verdade basta apenas liberar espaço no arquivo ativo armazenando o excesso de pastas no arquivo morto. Pasta relativas a projetos concluídos é um bom exemplo.

Remova o arquivo morto - com pastas suspensas e tudo - para uma prateleira mais alta do armário ou para a garagem, por exemplo. É recomendável organizá-lo em caixas do mesmo tamanho que possam ser empilhadas com segurança. Prefira caixas de papelão resistentes, com tampa, disponíveis em qualquer loja de material de escritório. Essas caixas têm uma borda interna própria para pastas supensas. Ponha rótulos nas caixas: "Restituição de impostos 1990-1999", por exemplo.


Alugue um cofre de segurança bancário para guardar documentos financeiros e legais importantes ou qualquer outra coisa que seria difícil ou impossível substituir, inclusive:
a.. Certidões de casamento, nascimento e óbito.
b.. Documentos relativos a divórcios e acordos.
c.. Documentos de adoção, custódia e serviço militar.
d.. Documentos relativos a heranças, testamentos e procurações.
e.. Escrituras de imóveis e certificados de propriedade de automóveis.
f.. Todos os contratos.
g.. Inventário doméstico, fotos e recibos de objetos de valor.
h.. Apólices e ações.
*1- Em vez de guardar revistas inteiras para consulta posterior, destaque e arquive apenas os artigos de seu interesse.
&nbsp;*1- Deixe as revistas e outros materiais de leitura nos locais em que você costuma ler - em sua pasta ou bolsa, para ler durante o trajeto entre a casa e o trabalho, por exemplo, ou em sua mesa-de-cabeceira.

Os fichários são uma forma simples e conveniente de guardar material de consulta. Para decidir entre fichários e arquivos, faça a si mesmo as seguintes perguntas:
a.. Seria prático poder transportar essas informações?
b.. Preciso cruzar informações?
c.. Tenho espaço para acomodar fichários?
d.. Se a resposta às três perguntas for negativa, um arquivo convencional pode ser a melhor solução.

Use fichários para arquivar recortes de jornais e revistas. Destine um fichário para cada categoria, como "idéias de decoração de interiores" ou idéias de viagens de férias". Proteja os recortes em envelopes de plástico transparentes. Separe as seções com forlhas etiquetadas - "banheiro", "dormitório" e "cozinha", por exemplo.
&nbsp;*1- Se você está um pouco atrasado com seus hábitos de leitura, programe algum tempo todo dia para atualizar-se.


&nbsp;*1- Se estiver muito atrasado com relação à leitura, destaque no sumário de cada revista os artigos de maior interesse para você leia apenas esses. Depois descarte a revista.
&nbsp;*1- Ponha sua leitura em dia em menos de 60 segundos. Descarte tudo o que colocou na pilha de coisas para ler - e jure manter-se em dia daí em diante.


Na próxima vez em que se queixar porque não tem TEMPO para organizar-se, pare. Todos nós temos tempo. A maneira como o usamos é que depende de cada um.

Cancele as assinaturas de revistas que não leu nos últimos 3 meses. Talvez receba um reembolso pelo período das assinaturas que não usou. Há também a alternativa de suspender temporariamente as assinaturas ou transferí-las a um amigo ou parente mediante a solicitação de alteração do nome e do endereço para remessa.
&nbsp;*1- Limite o número atual de revistas que você assina, que provavelmente pode cair pela metade. Se sentir falta de algumas delas, sempre será possível comprar uma edição avulsa ou renovar a assinatura.
*1- Não conserve todas as edições das revistas que assina. Decida quais delas gostaria de guardar - conforme o espaço de que você dispões, é claro. Descarte o restante.
&nbsp;*1- Se você acumulou muita correspondência promocional que nem sequer abriu, jogue tudo fora. Não perca tempo em verificar essas cartas, pois outras certamente já estão a caminho.
&nbsp;*1- Guarde apenas os catálogos mais recentes e descarte os outros.

Liberte-se de crenças como estas:
a.. Tudo vai ficar em desordem outra vez.
b.. Não sei por onde começar.
c.. Não tenho tempo.
d.. Não sei como fazer isso.
e.. Já tentei me organizar antes e fracassei.


Reduza o volume de correspondência não solicitada que recebe. Telefone para a empresa remetente e solicite a retirada de seu nome e endereço da mala direta. Dá trabalho, mas vale a pena.
&nbsp;*1- Eis um truque inteligente para arquivar catálogos de seu interesse: abra o catálogo bem no centro e pendure-os nas bordas da gaveta de pastas suspensas.
&nbsp;*1- Destine uma pasta ou caixa de madeira aos papéis escolares de seus filhos que você precisa examinar, como bilhetes de permissão, trabalhos e provas com nota e comunicados em geral.

Crie um sistema de devolução de papéis escolares para as crianças.
Idéias: abra pastas para cada uma delas e verifique-as todas as manhãs durante o café.

Use imãs de geladeiras grandes para prender e organizar, em ordem cronológica, lembretes de eventos e outros compromissos.

Pastas de papelão com elástico são ótimas para organizar, de forma simples e barata, os papéis e trabalhos escolares de seus filhos. Dê uma pasta a cada um deles ou reserve uma gaveta para cada criança caso dividam o mesmo quarto.

Crianças com idade escolar poderão aproveitar muito um arquivo só para elas. Ensine seus filhos a lidar com pastas suspensas, arquivando seus papéis por assunto, e a retirar, no final de cada ano letivo, tudo o que se referir à série concluída para abrir espaço.

Reconheça que é natural sentir certo receio diante da necessidade de se organizar mesmo quando você deseja essa mudança. Tarefas de mudança de organização de 1 minuto por vez PERMITIRÃO uma adaptação gradual aos novos hábitos.
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Organize suas receitas em um fichário. Utilize separadores de cores diferentes para dividí-los em seções: "aperitivos", "sobremesas" e "receitas novas", por exemplo. Classifique as receitas por categoria e arquive-as em envelopes de plástico transparente para protegê-las. Cole as receitas recortadas de jornais ou revistas em uma folha de papel que se ajuste ao tamanho do fichário.

Considere se a economia que você faz com o uso de cupons vale o trabalho de recortá-los e enviá-los ou levá-los ao estabelecimento que os fornece. Se decidir usá-los , verifique o prazo de cada um e jogue fora os que estiverem vencidos.



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