Autor: NIELSEN FREIRE DA SILVA | Publicado: 2017-02-08T07:37:00-08:00


PLANO DE AÇÃO PARA EMPREENDEDORES

INDICAÇÃO

Indicado para &nbsp;pessoas que precisem colocar um plano em ação.

PARA
QUE SERVE

Serve para a tomada de decisão
sobre os principais elementos que orientarão a implementação do plano.

QUAL
A UTILIDADE

É útil porque oferece diversos
usos da técnica 5W2H, desde as versões mais simples e objetivas até o
desenvolvimento de um plano de negócio tático e operacional.

USO
DA FERRAMENTA

Sobre a ferramenta &nbsp;5W2H, também conhecida como plano de ação, é
uma ferramenta tão óbvia e utilizada que não há uma concordância sobre quem a
desenvolveu. Como ferramenta, ganhou mais popularidade com a disseminação das
técnicas de gestão da qualidade e, posteriormente, com as de gestão de
projetos. Quando algo deve ser implantado, entram em cena as seguintes
definições:

• O que (What) deve ser feito?

&nbsp;• Por que (Why) deve ser implementado?

• Quem (Who) é o responsável
pela ação? 

• Onde (Where) deve ser
executado? 

• Quando (When) deve ser
implementado?

&nbsp;• Como (How) deve ser conduzido? 

• Quanto (How much) vai custar
a&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; implementação?

A ferramenta 5W2H pode ser
usada sozinha para colocar em prática uma decisão simples na empresa, como a
aquisição de um novo equipamento ou a execução de uma atividade pontual. Nessas
situações mais simples, o preenchimento dos campos dos 5W2H em um formulário
feito em editor de texto, planilha ou mesmo no corpo de uma mensagem eletrônica
já é suficiente para a elaboração do plano de ação.

Mas a 5W2H é muito útil quando
atrelada a outras ferramentas analíticas ou a planos que requerem ação.

Em análises consagradas como
SWOT, BCG, 5 Forças de Porter ou PEST, após a conclusão é preciso definir o que
deve ser feito. 

No SWOT, por exemplo,
analisam-se os pontos fortes e fracos e as oportunidades e ameaças de uma
empresa, considerando aspectos internos e externos. Muitos acreditam que o
processo acabou, mas é preciso definir o que será feito para melhorar os pontos
fracos, aproveitar as oportunidades e minimizar os riscos das ameaças. Neste
momento, a 5W2H se torna imprescindível, já que é preciso definir as seguintes
questões: 

O que (what) será feito para
capturar a oportunidade?

&nbsp;Por que (why) isso será feito desta forma? 

Quem (who) será o responsável
por capturar esta oportunidade? 

Onde (where) serão executadas
as ações para transformar a oportunidade em resultados para a empresa? 

Como (how) a oportunidade se
tornará realidade? 

Quanto (how much) será
investido na realização da oportunidade?

Em situações que envolvem a
implementação de várias decisões de forma orquestrada, como na gestão de
projetos ou em um plano de negócio, a 5W2H também se mostra eficaz.

Na gestão de projetos
tradicional ou em métodos ágeis, a ferramenta 5W2H está inserida nas etapas do
gráfico de Gantt&nbsp; ou nos sprints .

Por fim, algo que é pouco
mencionado na literatura, mas a 5W2H deveria ser obrigatória em cada parte do
plano de negócio tradicional, pois ofereceria orientação na implementação de
cada decisão mencionada no documento.

Como usar: 

A ferramenta 5W2H é composta
por sete campos em que devem constar as seguintes informações:

1) Ação ou atividade que deve
ser executada ou o problema ou o desafio que deve ser solucionado (what);

2) Justificativa dos motivos e
objetivos daquilo estar sendo executado ou solucionado (why);

3) Definição de quem será
(serão) o(s) responsável(eis) pela execução do que foi planejado (who);

4) Informação sobre onde cada
um dos procedimentos será executado (where);

5) Cronograma sobre quando
ocorrerão os procedimentos (when);

6) Explicação sobre como serão
executados os procedimentos para atingir os objetivos pré-estabelecidos (how);

7) Limitação de quanto custará
cada procedimento e o custo total do que será feito (how much)?

O preenchimento pode ser feito
no próprio formulário impresso ou os campos podem ser copiados para editores de
texto, planilhas, e-mails ou adaptados em aplicativos online de gestão de
tarefas ou de projetos. (Acrescente quantas linhas forem necessárias)

 

  
5
  W

  
2
  H

 

  
What

  
Why

  
Who

  
Where

  
When

  
How

  
How
  much

 

  
O
  quê

  
Por
  quê

  
Quem

  
Onde

  
Quando

  
Como

  
Quanto

 

  
Ação

Problema

Desafio

  
Justificativa

Explicação

Motivo

  
Responsável

  
Local

  
Prazo

Cronograma

  
Procedimentos

Etapas

  
Custos

Desembolsos

 

  


  


  


  


  


  


  


 

  


  


  


  


  


  


  


 

  


  


  


  


  


  


  


 

  


  


  


  


  


  


  


 




&nbsp;DICAS
DE UTILIZAÇÃO DA FERRAMENTA

• Complemento às técnicas de análises de negócio:
Boa parte das análises feitas em administração de negócio termina no estudo em
si quando deveriam ser tomadas ações para lidar com as questões levantadas. Uma
comparação simples: quando uma pessoa faz um exame de glicemia e detecta-se que
ela está com os índices alterados, é preciso fazer um plano de ação para voltar
aos níveis aceitáveis. Da mesma forma, quando um estudo das 5 forças de Porter
indica qual estratégia competitiva deve ser seguida, também é necessário fazer
um plano de ação para implementar a estratégia e obter o posicionamento
competitivo esperado. Explicar, apenas, a natureza de cada uma das forças de
Porter é um exercício meramente descritivo, que não se traduz em resultados
para a empresa.

• Complemento às técnicas de gestão de projetos:
Dado que o projeto tem escopo (what), prazo (when), custo (how much) e
responsável (who), cada uma das etapas a executar para a conclusão do projeto
também precisa ter tais características, além das demais que compõem a
ferramenta 5W2H.

• Complemento às técnicas de planejamento de novos
negócios: Tanto técnicas tradicionais, como a elaboração de um plano de
negócio, quanto as mais recentes, como o Business Model Canvas, devem fazer uso
da 5W2H para implementar as decisões estratégicas ou validar as hipóteses que
serão testadas. No plano de negócio, ao final de cada parte, inclua uma tabela
com a lógica dos 5W2H para orientar a execução daquela parte do plano. O que
deve (what) ser feito no plano de marketing e vendas, por exemplo? Qual o
motivo (why) disso estar sendo feito? Quando será feito? E assim por diante...

• Inclua lições aprendidas: A ferramenta é voltada
para a ação. Apesar disso, há muitos aprendizados na execução do que foi
planejado. Nem sempre o escopo (what) está bem definido, nem o problema (why) a
ser resolvido é o previsto e o custo (how much) pode ser bem maior do que o
imaginado. Por essas razões, a empresa precisa ter um controle de seus planos
de ação e obter 

informações a respeito das lições aprendidas nas fases de
planejamento e implementação, para melhorar a execução dos planos de ação,
evitando retrabalhos e gastos desnecessários.

• Automatize o uso da ferramenta: A ferramenta 5W2H
é basicamente uma tabela e pode ser feita em um editor de texto ou em uma
planilha. Se for feita em editores ou planilhas disponíveis online, outros
envolvidos poderão consultá-la, acompanhá-la e editá-la. Outras ferramentas
online como o Trello (www.trello.com) e Evernote (www.evernote.com) podem ser
usadas como ferramentas de planos de ação. Há ainda aplicativos como o 5W2H, da
Gold System.

• Plano de ação para o desenvolvimento dos
empreendedores: A ferramenta 5W2H também pode ser aplicada em nível pessoal,
como no caso do desenvolvimento pessoal do empreendedor e de sua relação com os
sócios. A ferramenta Autoconhecimento Empreendedor, do Movimento Empreenda,
orienta a descoberta do perfil psicológico, como isso influencia o
comportamento ao conduzir um negócio e o que o empreendedor poderia fazer para
se tornar melhor, ao elaborar uma análise SWOT. Em seguida, a ferramenta
orienta o empreendedor a descobrir qual é a forma de aprendizagem mais adequada
ao seu tipo de inteligência.

&nbsp;O passo seguinte da
ferramenta é sugerir um plano de ação para que o interessado fortaleça suas
competências empreendedoras. De forma semelhante, a ferramenta Avaliação de
Sócios 4D sugere uma abordagem parecida, ao terminar com a sugestão de um plano
de ação para que os sócios se tornem ainda mais capacitados para desenvolver a
empresa.

• Material adicional recomendado: Diante da
facilidade do uso, apesar de abundante, a bibliografia a respeito da ferramenta
5W2H aparece sempre de forma muito sucinta, sem que nenhuma obra se destaque.

ELABORADO POR MARCELO NAKAGAWA 

(PROFESSOR DE EMPREENDEDORISMO DO
INSPER)