Autor: Leidsigel Figueredo Santos | Publicado: 2012-02-10T10:39:00-03:00



 
            
        
            Reunião: você sabe fazer desse encontro uma atividade produtiva?
        
    
        
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Durante um dia de trabalho uma das atividades que toma 
boa parte do tempo dos profissionais&nbsp; é a reunião. Se esse encontro 
consumiu algumas horas do seu dia, mas foi 100% produtivo, a situação 
não é tão negativa. Mas, e quando após 3 horas de reunião nenhum ponto 
foi solucionado, nenhuma questão definida e você sente que teria sido 
melhor ter dado um simples telefonema?





De acordo com o consultor da Caput Consultoria, Wellington Moreira, 
uma reunião pode ser considerada produtiva quando o profissional 
consegue chegar ao final dela com a resposta para os seguintes 
questionamentos: “O que será feito?”, “Quem irá fazer?” e “Até quando?”.





Objetivos claros “Muitas vezes as pessoas se encontram com
 o propósito maior de tomar decisões, só que ao final todas permanecem 
confusas porque a única coisa certa é a data da próxima reunião”, diz 
Moreira. Logo, para uma reunião ser produtiva, é importante que seus 
objetivos sejam claros e que se vá com foco em responder tais questões.





A consultora de RH da Multiplicarh, Marisa Marinho, ainda dá algumas 
dicas de como não perder tempo com esses encontros e tirar o maior 
proveito deles. Em primeiro lugar, a consultora lembra que a reunião 
deve ser planejada e os participantes já devem ir interados sobre o 
assunto que será tratado.





“Todos os profissionais já devem ir informados sobre quais 
problemas&nbsp;serão discutidos e quais os objetivos da reunião”, diz Marisa,
 lembrando que é improdutivo perder tempo de reunião para colocar todo 
mundo a par do que será tratado.





Moreira concorda. “O sucesso de uma reunião presencial começa muito 
antes de as pessoas se sentarem à mesa”. Assim, a pessoa que solicitou a
 reunião deve distribuir com antecedência de algumas horas a pauta para 
todos os participantes.





O tempo Além disso, deve-se ter em mente que uma reunião 
não pode ser muito longa. “Deve durar de uma hora e meia a duas horas, 
no máximo”, diz Marisa. Isso porque quando o encontro dura muito tempo 
as pessoas começam a perder o foco, o ânimo, a disposição e o interesse,
 o que dificilmente vai contribuir para chegar a algum resultado.





Marisa aconselha que mesmo que a reunião não tenha atingido o 
objetivo após duas horas, é melhor interromper e começar em um outro 
momento. “Reuniões longas não funcionam; as pessoas vão dispersar, vão 
perder a atenção e o foco”, avalia a consultora. Lembre-se também que a 
reunião deve ter hora certa para começar e para terminar.





O assunto Ainda sobre os assuntos que serão discutidos, 
vale outra dica. É importante tratar apenas dos assuntos que foram 
selecionados para a reunião. Na prática, quando um grupo se reúne, 
diversos temas pertinentes vão surgindo, mas nem todos estão ligados à 
pauta. Por mais importantes que sejam, não devem contaminar a reunião em
 curso, pois, novamente, perde-se o foco.





Durante a reunião também é importante limitar o uso da tecnologia e 
restringir as interrupções. Pessoas entrando e saindo, atendendo 
telefone e usando o computador desviam a atenção dos demais. Claro que 
nem sempre os profissionais podem desligar o celular durante duas horas 
inteiras, mas é interessante solicitar que coloquem os aparelhos no 
silencioso e só atendam em caso realmente importante.





A ata Por fim, a ata. Por mais que a reunião tenha sido 
cansativa é preciso colocar no papel quais foram os pontos principais e 
que “haja clareza quanto aos responsáveis por realizarem as tarefas 
definidas. Em algumas atas se registra que “todo mundo” terá de tocar 
determinado projeto, esquecendo-se do fenômeno da Ociosidade Social, 
isto é, se a responsabilidade fica diluída no grupo é comum ninguém 
assumir a incumbência de fazer o que é necessário. Assim, estabeleça 
apenas uma ou duas pessoas como responsáveis por cada meta”, finaliza 
Moreira.