Atividade do cego e do elefante
Autor: A Morte do Arquivo Morto | Publicado: 2012-05-11T17:08:00-07:00






Na atividade proposta no dia 11/05
o grupo foi divido em quatro funções, analista tecnológico, jornalista,
observador e investigador. 

O analista ficou responsável por
descobrir tudo relacionado ao Centro de Documentação - CEDOC, como atividades principais
a produção de documentos, tramitação, organização, arquivamento, classificação
e avaliação documental, e como objetivo racionalizar a produção de documentos,
controlar o fluxo, padronizar os procedimentos arquivísticos e como objetivo
principal facilitar o acesso a todos os usuários.

O jornalista entrevistou alunos e
pessoas que passavam pelo CEDOC. Concluiu-se que a maioria não sabe o que é o
centro de documentação e acreditam que são historiadores, arquivistas e
bibliotecários que trabalham com documentos como, plantas, regimentos e atas.

O observador verificou os tipos
documentais existentes no arquivo intermediário, como por exemplo, contratos de
prestação de serviços, convênios com instituições, fichas de seleção de
estagiários e servidores, ofícios expedidos e recebidos, fichas de seleção de
bolsistas, currículos de estagiários e servidores, pedidos de diplomas, pedidos
de férias de servidor, pedidos de aluno especial e nos arquivos permanentes
estão os documentos administrativos como ata, regimentos e outros registros. 

O investigador pesquisou todas as espécies
documentais existentes no CEDOC.




Investigador:

&nbsp;&nbsp;&nbsp; Espécies encontradas:&nbsp;&nbsp;

- Memorandos expedidos e recebidos

- Controle de&nbsp;crachá&nbsp;de servidores

- Folha de frequencia (bolsista, professor, servidor, estagiario e&nbsp;técnicos)

-&nbsp;Guia&nbsp;fora de documentos transferidos

-&nbsp;Dossiês

- Atos da reitoria

- Guia de transferencia

-&nbsp;Boletim&nbsp;informativo interno

- Panfletos informativos intitucionais

- Projetos pedagógicos

- Documentos de reforma física da fundação

- Provas de bolsistas

- Fichamentos de servidores

- Fotos institucionais de eventos 

- Estatutos da faculdade e do CEDOC

-&nbsp;Matérias&nbsp;de jornais sobre o CEDOC

- Ata de reunião dos C. A.s

- Publicações de artigos dos docentes

- Fichas de participação de cursos da faculdade

-&nbsp;Planejamento&nbsp;estratégico de atividades arquivisticas

- Relatório de andamento de atividades internas

- Certificados de participação

- Relação de materiais

- Termo de adesão de curso

- Inscrição para seleção de bolsistas

- Registro de diploma de alunos

- Mandatos de segurança recebidos

- Correspondência recebida

- Folha de pagamento de professores

- Pareceres da PJU de licitação de compra

-&nbsp;Correspondências&nbsp;expedidas

- Auditoria interna
-&nbsp;Catálogos&nbsp;



As séries documentais do arquivo do
CEDOC podem ser encaixadas nas fases do ciclo de vida, como na teoria das três
idades. O registro de matricula é um bom exemplo para relacionar com o ciclo.
Esse registro fica na fase corrente enquanto o aluno estiver matriculado, ou seja,
vínculo com a instituição - UnB, quando o aluno não tiver mais vínculo o
registro e transferido para fase intermediária, onde fica durante&nbsp; cinco anos e após esse tempo o documento pode
ser eliminado. O registro de diploma já é um pouco diferente, ele fica cinco
anos em fase corrente, cinco anos em fase intermediário e é recolhido para guarda
permanente. Os documentos de pessoal são mais complicados e por isso são
guardados por mais tempo, as folhas de frequência de estagiários, servidores e
técnicos ficam durante cinco anos em fase corrente para depois ficarem quarenta
e sete anos em guarda intermediária para posteriormente serem eliminados.&nbsp; 

O grupo concluiu após essa
atividade que o Centro de Documentação poderia trabalhar mais a imagem do
arquivista com os recursos que ele tem à sua disposição, e poderiam fazer
planos de classificação mais adequados para cada série documental.&nbsp;