25 dicas para se tornar um produtor de eventos profissional
Autor: Gê Fagundes | Publicado: 2015-08-29T17:30:00-03:00

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O trabalho de um produtor de eventos profissional envolve uma série 
de funções essenciais para o êxito do evento. Dentre elas, vale destacar
 o desenvolvimento de um conceito para o evento, a criação de um 
orçamento, a contratação de fornecedores e funcionários, a reserva de um
 local apropriado, a promoção do evento em diversas mídias, e muito 
mais.

Confira abaixo 25 dicas para se tornar um produtor de eventos profissional. A partir delas, você poderá promover eventos de sucesso, independente do tipo e do porte.


1. Conhecimentos práticos 
Para que seus eventos ocorram como o previsto, é importante ter 
conhecimentos práticos a respeito de fornecedores, uma vez que são eles 
que disponibilizam equipamentos de som, iluminação, entre outros itens 
necessários para um evento profissional. Além disso, você deve conhecer 
os principais locais usados para cada tipo de evento em sua cidade, 
garantindo a melhor escolha para determinado evento; 


2. Comunicação eficaz
Um bom produtor de eventos precisa saber se comunicar com sua equipe,
 com os clientes, com os fornecedores e também com o público. Se você 
não tiver habilidade para lidar com as pessoas, é melhor encarregar 
alguém mais comunicativo para lidar com a mídia e com outras tarefas 
envolvendo uma abordagem direta com outras pessoas, para não colocar 
seus eventos em risco;

3. Cuidados com segurança
Qualquer evento exige cuidados específicos para que os participantes 
tenham o máximo de segurança possível. Além disso, é fundamental seguir 
as instruções da vigilância sanitária, especialmente se o evento em 
questão tiver a presença de alimentos;

4. Habilidade de negociação
Um produtor de eventos deve ter habilidade de negociação, para 
assegurar as melhores condições para que determinado evento aconteça. 
Negociar preços mais baixos exige conhecimento dos valores aplicados no 
mercado, por exemplo;

5. Gerenciamento do tempo
Assim como qualquer ocupação, se você não souber gerenciar o seu 
tempo, dificilmente dará conta de completar suas obrigações, o que 
comprometerá a realização do evento. Lembre-se de que um dia de atraso 
pode prejudicar o resultado final, levando a prejuízos;

6. Estratégia organizada
Na hora de elaborar sua estratégia para dar vida ao evento, é 
essencial organizar seu plano de ação, de modo que seja possível ficar 
em dia com o cronograma, além de controlar as ações de todos os 
contratados e voluntários que ajudarão no evento;

7.&nbsp; Noções de administração e finanças
Qualquer produtor de eventos profissional deve ter noções de 
administração e finanças. Gerenciar orçamentos é apenas uma das inúmeras
 medidas para que o evento ocorra sem nenhum problema em relação a 
gastos;

8. Capacidade para tomar decisões sob pressão
Como o desenvolvimento de um evento exige que o responsável por ele 
tome inúmeras decisões, é importante ter capacidade para avaliar as 
melhores opções, principalmente sob a pressão de realizar o evento no 
prazo estipulado;

9. Jogo de cintura
Produzir um evento requer muito jogo de cintura, pois imprevistos 
acontecem numa frequência maior do que o desejado. Por isso, é preciso 
lidar com contratempos de forma criativa e prática;

10. Cursos complementares
A experiência com eventos pode ser aprimorada a partir de cursos 
específicos, como especializações na área. Além disso, você pode se 
aperfeiçoar em administração, relações públicas, ciências contábeis, 
línguas estrangeiras e muitas outras áreas que podem contribuir para 
você ser um produtor de eventos versátil;

11. Materiais indispensáveis
Todo produtor profissional deve ter em mãos alguns materiais 
indispensáveis, como um tablet ou um simples bloco de anotações para 
verificar dados, planilhas e outras informações importantes para a 
realização do evento. Máquinas fotográficas também ajudam em 
determinadas situações, como a checagem de itens, por exemplo;

12. Cronograma atualizado
Mesmo diante de eventuais imprevistos, você deve sempre manter o 
cronograma atualizado, adaptando-se de acordo com as necessidades que 
podem surgir durante a preparação para o evento;

13. Divulgação apropriada
Ao elaborar um plano de marketing, considere o público que você 
deseja atingir. Por exemplo: não adianta focar a divulgação em um 
público jovem se o evento for destinado a frequentadores adultos;

14. Ferramentas online de divulgação
Além dos meios de comunicação tradicionais (anúncios em TV, revistas e
 outras mídias), não se esqueça de que um evento pode ter uma grande 
visibilidade a partir de uma divulgação virtual. Por conta disso, crie 
um site, um blog e perfis em diversas redes sociais, como LinkedIn, 
Facebook, Google+, Twitter e qualquer outra que possa beneficiar a 
disseminação do evento pela web;

15. Contratação de profissionais qualificados
Um produtor de eventos profissional deve dar preferência a pessoas 
qualificadas e preparadas para suas respectivas funções, para que o 
evento tenha chances maiores de ser realizado com grande qualidade;

16. Rede de contatos
A contratação de funcionários qualificados pode ser feita por meio de
 pesquisas na internet, agências de emprego ou com base em 
recomendações. Portanto, sua rede de contatos deve ser abrangente, 
envolvendo diversos setores que possam ser úteis em algum momento;

17. Parcerias
Estabelecer parcerias pode ser muito vantajoso para ambas as partes, 
garantindo benefícios mútuos e até permitindo a redução de custos em 
determinadas situações;

18. Conhecimento de tendências
A preparação para qualquer evento exige que o produtor conheça as 
principais tendências do mercado, garantindo que o evento seja o mais 
moderno possível;

19. Solicitações do cliente
Na hora de criar um evento, é fundamental priorizar as solicitações 
do cliente, afinal, eles devem ficar satisfeitos ao final do evento. 
Caso o que o cliente desejar não seja a melhor opção, use sua 
experiência para convencê-lo disso, mostrando alternativas mais 
vantajosas;

20. Participação em outros eventos
Uma boa forma de conhecer o que há de mais inovador no mercado é 
participar de outros eventos. Assim, você e sua equipe terão ideias que 
poderão ser usadas nos próximos eventos da sua empresa;

21. Olho no futuro
A programação de um evento deve levar em conta diversos fatores que 
podem influenciar na realização do mesmo. Se ele for de grande porte, 
por exemplo, evite agendá-lo para uma data próxima de outros eventos 
semelhantes;

22. Voluntariado
Além da contratação de funcionários, é possível recorrer a voluntários, especialmente em eventos beneficentes;

23. Funções adequadas para cada integrante da equipe
Ao organizar as funções de cada membro da sua equipe, lembre-se de 
que cada pessoa tem uma formação e habilidades diferentes. Por isso, é 
importante que todos atuem conforme suas experiências e capacidades;



24. Informações atuais
Durante todo o processo de criação de um evento, você precisa 
manter-se informado sobre tudo o que acontece na sua área de atuação;

25. Cuidados após o evento
Para finalizar as&nbsp;25 dicas para se tornar um produtor de eventos profissional,
 lembre-se de que os cuidados com o evento devem incluir todas as etapas
 dele, desde a sua preparação até as medidas necessárias após o evento, 
como a devolução de todos os equipamentos.

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