PRÁTICA: ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS
Autor: Sala sem Porta | Publicado: 2008-09-15T13:47:00-07:00

   III ENCONTRO DE PÓLOS COMUNITÁRIOS DE CULTURA     Data: 06.07.08   Local:   Theatro Vasques – Teatro Municipal de Mogi das Cruzes - Rua Dr. Correia,515 – Centro - Mogi das Cruzes – São Paulo  Horário: Organização – 10H às 22H       1.º GRUPO - 15H às 17H         2.º GRUPO - 18H às  20H   Público Presente: Pais, lideranças comunitárias, representantes das associações parceiras, alunos dos Pólos e do projeto Trama Cultural, representantes da Coordenadoria de Cultura, aproximadamente 1000 pessoas -     OBJETIVOS    <!--[if !supportLists]-->ü       <!--[endif]-->Experiência prática de organização de evento cultural comunitário    DESENVOLVIMENTO     A organização e planejamento do evento foi totalmente realizada pela equipe do Trama Cultural, respeitando a metodologia de ação do Pólos Comunitários de Cultura de construção coletiva. Para tanto uma comissão do Trama, participou das reuniões de coordenação dos Pólos Comunitários de Cultura, onde o coletivo decidiu sobre a estrutura do evento.     Na reunião de Coordenação dos Pólos, a partir de alternativas apresentadas pela coordenação geral de espaços para realização do evento, decidiu que em vista do grande número de alunos para as apresentações (834) o evento seria dividido em duas seções para possibilitar a participação de um público maior, uma vez que a lotação do Theatro Vasques – local escolhido pelo grupo, é de apenas 315 lugares.         Estabeleceram-se regras e normas para a entrega de trabalhos a serem expostos durante o evento, ficando a equipe do trama responsável por sua montagem e guarda.Com a assessoria de Alexandre Terreri, os participantes do Trama Cultural o grupo dividiu as tarefas:     Lanches   Busca por patrocínio para o lanche dos alunos: Denise Andere e Alessandra Pelim  Organização e distribuição: Deilma Maria de Carvalho     Camarim:   Contato com Escola Guarani para acomodação dos alunos: Denise Andere  Organização dos espaços e acomodação dos alunos: Rogério Silveira  Camarim do Theatro: Marineis Limeira Dias  Recepção dos alunos: Manoel Marcos Rodrigues     Coxia:   Kátia Regina de Oliveira     Bilheteria:  Mirian Amélia de Novaes     Portaria:  Milenah Midori Sato  Nadir Rodrigues Perreti     Exposição:  Montagem e guarda:   Ana Cláudia B. de Oliveira  Thereza J. Monteiro  Pillar Vilugón     Apoio:  Maria Aparecida Fernandes Godoy  Maria Aparecida Adami Terra  Vera Lúcia da Silva  Maísa Fátima de Lima    A iluminação foi feita pela professora de teatro dos Pólos Jaqueline Vieira e a apresentação por Alessandro Costa, radialista membro de uma das associações parceiras. (Em anexo apresentamos relação das apresentações).    A principal preocupação da equipe se referiu à acomodação dos alunos. Considerando a localização, atrás do Theatro Vasques, a Escola Guarany, mostrou-se um excelente local para servir de camarim para os alunos antes das apresentações.    A equipe Trama recepcionou os alunos na portaria da escola, dividindo os grupos e distribuindo os lanches. A equipe enfrentou o desafio dinamizar a utilização do espaço uma vez que o número de salas disponíveis (8), não seria suficiente para acomodar a todos os alunos ao mesmo tempo, assim, à medida que os grupos iam se apresentando, eram orientados a desocupar o espaço para um novo grupo. Outro obstáculo a ser vencido, era o grande número de mães que queriam acompanhar seus filhos. A equipe de oficineiros e coordenadores locais dos Pólos Culturais, também participaram dessa organização, ajudando a conter as mães.    A chegada das famílias para assistir ao espetáculo foi bastante tumultuada. Conforme combinado no coletivo dos Pólos, cada coordenador local ficara responsável por reservar ingressos para as apresentações, porém um dos Pólos chegou ao local com uma comitiva maior do que a reserva feita e os pais que estavam sem ingresso, ao perceberem a possibilidade de não poderem entrar no teatro ameaçaram um tumulto, que foi contido, com o empenho da equipe do Trama, que se dividiu entre acalmar os pais, e acomodar as crianças em espaços alternativos, desocupando poltronas para acomodar o excedente de adultos.     Resolvida a primeira situação, um segundo tumulto se formou na portaria, com a chegada de um grupo que não era esperado. Ao tomarem ciência de que o teatro estava lotado, o grupo reagiu de forma violenta com ameaças e gritos. A equipe Trama, mais uma vez demonstrou muita maturidade e organização. Todos se mobilizaram novamente, buscando acalmar os pais, e evitar que os acontecimentos prejudicassem o espetáculo que se desenrolava dentro do Theatro.     No palco, as apresentações se sucediam sem atraso, e de forma bastante dinâmica: enquanto um grupo se apresentava, na coxia a equipe mantinha o grupo seguinte já preparado estando atenta para realizar as mudanças necessárias no palco. Enquanto no camarim um grupo já se mantinha concentrado, outro grupo era trazido da escola para o teatro. Toda essa movimentação foi realizada com muita sintonia, ficando sempre um membro da equipe encarregada de cada etapa.Foram distribuídos lanches e refrigerantes para todos os alunos e equipes de trabalho, conseguidos pela equipe Trama a partir do apoio de empresas locais.       AVALIAÇÃO O VI Encontro de Pólos, surpreendeu a todos. A cada edição, o evento cresce em número e qualidade. A participação da equipe Trama foi decisiva no sucesso do evento.    Apesar da desorganização de algumas comunidades, e da falta de percepção da co-responsabilidade implícita na parceria proposta pelo projeto Pólos que resultou em alguns tumultos na entrada do Theatro, dentro nossos alunos e professores brilharam e encantaram a todos na platéia.    Para a maioria dos participantes do Trama, a organização do encontro foi uma experiência totalmente nova. Alguns já haviam organizado eventos de menor porte. A boa divisão de tarefas, somada á disposição de todos, contribuíram para que os objetivos propostos fossem alcançados com qualidade. Diferentemente dos encontros anteriores, em que tivemos que improvisar muito entre uma apresentação e outra, desta vez, o apoio da equipe garantiu o dinamismo das apresentações e o cumprimento do horário proposto sem atrasos significativos.