Auto-Avaliação
Autor: PRTB POA | Publicado: 2011-10-14T16:04:00-07:00

Você Administra Bem o Seu Tempo?
      


O equacionamento do   problema Administração do Tempo implica na observação de três etapas:A) Diagnose da forma de gastar o tempo (quanto tempo é   despendido em cada atividade e quais são as principais fontes de desperdício   de tempoB) Soluções dos problemas   diagnosticados como fontes de desperdício do tempo,C) Aplicação do tempo ganho em atividades produtivas do   ponto de vista individual, gerencial e organizacional.Objetivando ajudar o   executivo/gerente/profissional a resolver seu problema de Administração do   Tempo, apresentamos a seguir uma série de questões relacionadas com as etapas   A, B e C anteriores,
Se você tem qualquer   dúvida sobre a resposta adequada a um item, consulte um subordinado /   superior / companheiro. Procure responder questões dentro do que realmente   acontece; o importante não é "acertar" a resposta, mas   "aprender" algo com o preenchimento do questionário. Não considere   aquilo que "deveria" acontecer. Não deixe questões sem resposta.
Ao lado de cada pergunta, a seguir, coloque o   número 1, se a resposta for "raramente ou nunca"; o número 2, se a   resposta for "às vezes"; o numero 3 se a resposta for "sempre   ou quase sempre".

(Retirado do   livro: Administração do   Tempo - Um Programa de Autodesenvolvimento&nbsp; - COP Editora)   




      1 =   Raramente ou nunca 2 = Ás vezes 3 = Sempre ou quase sempre  
      01      Você sabe, de forma quantificada e precisa,   quantas interrupções sofreu ao longo de um dia de trabalho?      
  
      02      No final do dia você analisa seu tempo comparando   o que foi previsto e o que foi realmente realizado?      
  
      03      Ao programar seu dia de trabalho você primeiro   pensa nos objetivos e respectivas prioridades e somente após priorizados os   objetivos, pensa em quais atividades deve desenvolver para atingir cada um   deles?      
  
      04      Você procura dedicar a cada objetivo/atividade   períodos de tempo diretamente proporcionais à importância (do ponto de vista   de resultados) de cada objetivo/atividade?      
  
      05      Você registra e/ou sabe quanto tempo gasta   diariamente com entrevistas, reuniões, documentação, telefonemas etc.?      
  
      06      Você consegue ocupar a maior par te do tempo de   seu dia de trabalho com as tarefas importantes, que trazem mais resultados e   são programadas por você mesmo, deixando em segundo plano as tarefas que,   embora urgentes, sofrem pressão imediata para sua execução, porém por parte   de terceiros?      
  
      07      Sempre que necessário você sabe dizer   "não" sem causar maiores conflitos e problemas em suas relações com   as outras pessoas?      
  
      08      Ao analisar suas fontes de felicidade, em todos os   aspectos de sua vida (esposa, filhos, trabalho, lazer etc.), você descobre   que o trabalho não é sua principal razão de viver?      
  
      09      Você acredita que as principais soluções, dos seus   problemas de tempo depende. basicamente de você e não de ações externas (seu   chefe, subordinados etc.?      
  
      10      Você está consciente de que para implantar   quaisquer soluções em Administração do Tempo o ideal é fazê-lo solução por   solução, da mais importante para a menos importante, evitando a implantação   de 3 ou 4 soluções simultâneas?      
  
      11      Seus subordinados trazem a você problemas   acompanhados das respectivas soluções?      
  
      12      Ao tratar de 3 ou 4 problemas com uma mesma   pessoa, você inicia a entrevista pela discussão do problema mais importante?      
  
      13      Ao marcar uma entrevista/reunião você define para   a outra parte o momento do - início - e o momento do " término - da   respectiva atividade?      
  
      14      Você utiliza a agenda semanal (5/6 dias na mesma   página) e não a agenda diária 0 dia na mesma página) para programação do seu   tempo?      
  
      15      Você programa atividades rotineiras para o período   do dia em que está mais cansado, reservando para os períodos de descanso /   tranqüilidade as atividades não rotineiras?      
  
      16      Ao longo do seu dia de trabalho você se preocupa   em identificar e executar os 20% de ações responsáveis por 80% dos resultados   obtidos (Principio de Pareto), pois está provado que multas vezes tarefas com   igual duração trazem resultados completamente diferentes?      
  
      17      0 critério que você usa ao distribuir seu tempo   entre seus subordinados, é o de atribuir mais tempo ao subordinado que   executa a atividade mais importante e/ou precisa de mais treinamento,   evitando critérios tais como amizade, gosto pelo tipo de atividade etc. ?      
  
      18      Durante sua ausência, sua secretaria (ou pessoa com   função similar) é capaz de resolver/encaminhar pelo menos 30% dos problemas   propostos?      
  
      19      Você costuma definir previamente com sua   secretária (ou similar) ações preventivas em relação a determinados   problemas? Ex.: "Se tal problema acontecer e eu não estiver aqui você   faça ..."      
  
      20      Ao solicitar ligações telefônicas você determina   uma ordem de prioridade e fornece opções, caso a pessoa chamada não esteja ou   não possa atender?      
  
      21      Ao convocar uma reunião, você procura definir   previamente os objetivos, temário, duração, pessoas participantes, documentos   necessários, IocaI etc.?      
  
      22      Quando você entra de férias, o seu trabalho não   sofre solução de continuidade em 90% dos casos?      
  
      23      Ao delegar qualquer atividade você procura definir   como pretende controlar o desenvolvimento do trabalho do seu subordinado?      
  
      24      Você normalmente procura manusear cada documento   uma única vez, buscando imediatamente dar-lhe uma solução/seguimento?      
  
      25      Ao receber qualquer documento que não lhe   interessa você o devolve ao interessado sugerindo outra destinação, em vez de   rasgá-lo ou de você mesmo encaminhá-lo a outra pessoa ?      
  
      26      Você costuma executar tarefa importantes   independentemente de serem ou não do seu agrado?      
  
      27      Você procura elaborar uma lista de tarefas   inovadoras, não rotineiras, para executar dentro de uma prioridade, ao longo   de seu dia de trabalho?      
  
      28      Você procura reservar pelo menos 15% do seu dia de   trabalho para atividades não rotineiras, inovadoras, que exijam maior   concentração?      
  
      29      Você procura concentrar ligações telefônicas   transmitidas ou recebidas em dois ou três períodos ao longo do dia?      
  
      30      Você procura concentrar o trato de documentos em   um ou dois períodos diários?      
  
      Total de   Pontos      
  





Resultados:
      Entre 30 e 55 pontos      Entre 56 e 75 pontos      Entre 76 e 90 pontos  



Entre 30 e 55 pontos  
      Se   obteve entre 30 e 55 pontos, você tem realmente um problema sério de   Administração do Tempo; este problema certamente deve estar se refletindo na   avaliação do seu desempenho como gerente ou Profissional. Comece   pelos itens em que obteve respostas "raramente/nunca", que são   realmente seus pontos   fracos; passe depois para as questões em que você respondeu "às   vezes". Aí estão as oportunidades para melhoria no uso de seu tempo. É   fundamental que você passe a dedicar pelo menos uma parcela do seu tempo a   atividades não rotineiras, inovadoras e realmente importantes, do ponto de   vista de resultados. Comece   seu esforço hoje, não deixe para amanhã   



Entre 56 e 75 pontos   
      Se obteve entre 56 e 75 pontos, você   administra seu tempo razoavelmente. Cuidado especialmente com aquelas   questões em que você respondeu "às vezes, raramente/nunca"; há   muita coisa a fazer para melhorar. Procure livrar-se da rotina e dedicar   seu tempo a atividades não rotineiras, inovadoras, cuja execução traga   realmente resultados para a organização e para você como profissional ou   gerente.   



Entre 76 e 90 pontos 
      Se   obteve entre 90 e 76 pontos, você realmente administra bem o seu tempo;   lembre-se no entanto que sempre e possível melhorar, especialmente naquelas   questões cujas respostas foram "às vezes, raramente/nunca". Procure   cada vez mais aumentar sua parcela de tempo dedicada a atividades inovadoras,   não rotineiras.