7 Estratégias para uma Reunião Eficaz
Autor: Meio Ambiente e Tecnologia para um mundo melhor | Publicado: 2013-01-30T12:07:00-02:00


      
  
    
   
         
     
       Fonte : Você com + Tempo     
     
     
  Por Tom Terez

Eu tenho grandes planos para esta 
coluna. Eu estaria escrevendo sobre um excitante, encantador e 
energizante assunto. Mas alguma coisa aconteceu que mudou isso – alguma 
coisa que me faz ter um prazer tão grande como uma cirurgia abdominal: 
Eu fui participar de uma reunião.Mais especificamente: Eu fui 
aprisionado em uma reunião. Nas dolorosas últimas duas horas, durante as
 quais&nbsp; eu me tornei convencido de que as leis da física foram de alguma
 maneira&nbsp; quebradas e causaram uma parada no tempo. Eu achei aquela 
reunião horrível.


Milhões de pessoas são da mesma forma trancadas em reuniões que são 
ladrões de tempo a cada dia de trabalho. De acordo com uma pesquisa 
recente realizada pela BetterWorkplaceNow, as pessoas gastam uma média 
de 9 horas por semana em reuniões. O que dá aproximadamente 500 horas 
por ano – e quem saberá quantas aspirinas.Enquanto as reuniões 
não são o assunto mais excitante, elas são importantes porque elas 
preenchem boa parte do seu tempo. Mesmo que algumas melhorias aqui ou 
ali possam traduzir em reuniões melhores, mais rápidas e com menos dores
 de cabeça.Minha recente experiência de 2 horas teve as 
armadilhas típicas de uma reunião: uma caixa de Donuts, café, uma bela 
mesa de conferência, conversa fiada sobre nada em particular. Eu era 
como um visitante para compartilhar alguns pensamentos sobre grupos de 
focalização com funcionários, mas ela se tornou mais uma reunião que foi
 preenchida com outros itens fora da agenda.Estou enviando nesta
 coluna algumas estratégias. Primeiro, conduza uma verificação de 
realidade sobre o que está acontecendo em suas reuniões. O que está 
funcionando, o que não está e por que? Então faça alguma coisa sobre 
isso.&nbsp; Aqui estão 7 idéias prontas para uso, em caso de necessidade:Se você não tem um propósito claro sobre a reunião, não faça a reunião.
 É impressionante quantas reuniões são feitas porque sempre foram 
feitas. Os grandes réus são aqueles “algum dia, algum tempo” que as 
pessoas “entalham” em seus calendários. Para cada reunião, tente vir com
 um declaração convincente que descreva o propósito da reunião e 
identifique no mínimo 1 resultado esperado. Se nada que vale a pena, vir
 à tona, a mesma coisa acontecerá na reunião.Faça uma pauta com seriedade, mas não muito seriamente.
 Existem vezes quando desvios de rumo são benéficos e certas questões 
que devem ser priorizadas. É um julgamento que deve ser feito toda vez, 
mas algumas vezes a pauta pode ser jogada pela janela.Não use reuniões para tomar decisões que já foram tomadas.
 Vamos encarar os fatos, alguns gerentes convocam pessoas e tentam 
fingir uma decisão de grupo, quando ela já foi previamente decidida 
(Claro que você nunca viu isso!). As pessoas vêm equipadas com poderosos
 indicadores para manipular o grupo. Se você simplesmente quer informar 
alguma coisa, salve tempo de todos e use um memorando interno ou e-mail 
para fazer isso.Reconheça o poder do diálogo, e construa ele nas suas reuniões.
 Quando seis pessoas estão em volta de uma mesa, é como ter seis 
supercomputadores prontos para ação. De fato, as pessoas são bem 
melhores computadores porque elas têm corações. No caso de “conduzir” a 
reunião, “facilite” a sessão. No lugar de fazer afirmações, faça 
perguntas. No lugar de fazer objeções, faça mais perguntas.Observe você mesmo.
 Eu estou falando demais? (Com cinco pessoas na reunião, você precisa de
 um excelente motivo para falar mais de 20% do tempo). Você está 
evitando participar? (Se sim, não reclame depois das suas idéias nunca 
serem ouvidas). Você está ouvindo para entender ou está apenas coletando
 informação suficiente para criar um contraponto? O que você diria sobre
 você se você estivesse sentado do outro lado da mesa na sua frente? Se 
você não pode ser objetivo ou honesto com essas questões, pergunte para 
um amigo que está na mesma reunião.Amarre cada reunião com uma avaliação do grupo.
 Chame o grupo para si e faça um feedback do que aconteceu na reunião. O
 que poderia ter sido melhor, o que pode ser feito diferente na próxima 
reunião. Comprometa as pessoas em melhorias práticas nos próximos 
encontros.Anote com inteligência. Uma 
reunião de uma hora de duração deve preencher uma ou duas páginas de 
anotações no máximo, essas devem ser circuladas aos participantes em até
 2 dias depois da reunião. Use essas anotações para acompanhar e 
divulgar os principais pontos da discussão, decisões e acordos.