EM PROJETO VALE O QUE ESTÁ ESCRITO.
Autor: Fernando Moreira | Publicado: 2012-12-18T08:27:00-04:00





Frases do tipo “as palavras voam” ou
“vale o que está escrito” nós já sabemos que são ditados corretos, entretanto,
incorremos em erros quando não registramos, não escrevemos e não armazenamos
informações que representam acordos entre partes para alcançar objetivos em
projetos.

São comuns os conflitos devido a
problemas de comunicação por um acordo que não foi devidamente detalhado. A
cultura da pressa, do não planejamento e do desperdício de recursos, não admite
o zelo no registro, armazenagem e recuperação das informações em projetos.
Falar de lições aprendidas em projetos está longe de ser um hábito entre nós.
Os que estudam a matéria compreendem a necessidade de possuir a historicidade
de projetos concluídos, de modo a auxiliar no planejamento dos novos, evitando que
os mesmos erros se repitam.

Vamos aos erros mais comuns devido à
falta de registro em projetos: 

1 – “Não foi assim que combinamos”
afirma o ator em um projeto. Se não existe o detalhamento no projeto não existe
acordo no detalhe (trocadilho). Outro antigo professor afirmava que “o diabo
habita nos detalhes”. Detalhes mal acordados podem representar grandes
problemas de comunicação e para se ter uma idéia, na engenharia, “pequenos
detalhes” podem representar valores financeiros significativos a serem aditados
ao projeto;

2 - “Mas não foi assim que eu
entendi” é uma célebre frase que pode indicar que não houve a validação do
acordo por meio de um documento escrito ou, como em muitos casos, nem mesmo o
cliente sabe com detalhes o que deseja, sendo necessário o questionamento
acurado para entender com detalhes o que se pretende fazer. A palavra escrita
deve ser compreendida e validada pelas partes interessadas. Passado algum tempo
o acordo é esquecido e vale o que somente está escrito;

3 – “Mas não foi isso que eu pedi”
de novo representa uma expressão de algo que não foi devidamente especificado
em uma lista de aquisições ou foi o baixo detalhamento do escopo. Os mais experimentados
sabem que muitas vezes o cliente não sabe o que quer, contudo, sabe muito bem o
que não quer. É, portanto, dever do gerente do projeto perceber o que o cliente
realmente deseja;

4 – “Eu sei que não combinamos isso,
mas será que...” comumente podemos encontrar solicitações de mudanças no
escopo, que também devem ser registradas e avaliadas em termos de impacto no
cronograma e custo do projeto.&nbsp; Mudanças
sem o devido registro e suas respectivas aprovações também representarão
problemas de comunicação.



Alguns conselhos são importantes para
a mudança quanto à falta de registro das informações. Sugerimos a formação de
pequenos hábitos iniciais para que o registro das informações comece a
acontecer. Neste caso, não estamos nos referindo ao formalismo exigido no gerenciamento
de projeto, senão vejamos:



<!--[if !supportLists]-->1.&nbsp;&nbsp; <!--[endif]-->Crie o bom costume de
anotar tudo o que for possível em um projeto. Lembre-se que o membro do projeto
que registra anotações ainda que poucas sejam é o que preserva a memória do
projeto;

<!--[if !supportLists]-->2.&nbsp;&nbsp; <!--[endif]-->Tenha sempre um caderno
de anotações para o registro nas reuniões. Não vá para as reuniões sem ele e
anote tudo;

<!--[if !supportLists]-->3.&nbsp;&nbsp; <!--[endif]-->Faça sempre uma pequena
ata sobre as anotações, colocando a data, horário, local e participantes. Crie
o hábito de colocar pelo menos a data!

<!--[if !supportLists]-->4.&nbsp;&nbsp; <!--[endif]-->Não despreze os rastunhos
e folhas soltas. Podem conter informações importantes para lembrar algo que foi
esquecido;

<!--[if !supportLists]-->5.&nbsp;&nbsp; <!--[endif]-->Quando alguém pedir para
anotar o telefone, não deixe para depois e faça na hora – você vai sempre
esquecer e quando precisar não terá o telefone quando precisar;

<!--[if !supportLists]-->6.&nbsp;&nbsp; <!--[endif]-->Crie o hábito de fazer o
backup de sua máquina para não perder arquivos importantes. Para os que
registram, o histórico contido na máquina é sempre mais importante que a
própria máquina;

<!--[if !supportLists]-->7.&nbsp;&nbsp; <!--[endif]-->Defina um membro da
equipe responsável pelas anotações e registros técnicos. Nem sempre o próprio
gerente do projeto terá tempo de cuidar desses detalhes;



Portanto, o ato de Registrar,
armazenar e recuperar informações não é parte da nossa cultura e estamos muito
longe dessa mudança. Ainda haveremos de passar por muitos problemas de
comunicação e a mensagem não é pessimista e sim realista, uma vez que basta o
leitor assumir uma postura muito criteriosa e disciplinada no registro das
informações que imediatamente é percebido como alguém que atrapalha a
velocidade com que os projetos acontecem.

Fernando Moreira, Engenheiro Agrônomo,
MSC. Ciência de Alimentos, Esp. Engenharia de Produção, Inteligência
Competitiva e aluno MBA em Gestão de projetos.