Automação dá agilidade às micro e pequenas
Autor: Olavo Rocha Neto | Publicado: 2011-01-24T05:27:00-08:00

O associativismo pode trazer uma vantagem pouco explorada pelas empresas de pequeno porte no Brasil: a utilização de tecnologia da informação para gerenciar os negócios, controlar suas compras e obter as melhores condições com os fornecedores. Se para uma pequena empresa, a aquisição de computadores e sistemas é um passo difícil, em grupo, as vantagens facilitam a empreitada. "É possível comprar em conjunto máquinas, sistemas, serviços, consultoria e treinamento, reduzindo os preços das soluções", afirma Jorge Luiz da Rocha, consultor especialista em Tecnologia da Informação (TI) do Sebrae em São Paulo.Segundo ele, as empresas de pequeno porte adotam pouca tecnologia por falta de conhecimento das ferramentas disponíveis no mercado e por associarem a automação a custos altos. "É um erro pensar apenas no investimento necessário. A informatização garante mais controle, reduz custos e organiza a empresa para o crescimento", alega.Entre as ferramentas que podem ser utilizadas para compras compartilhadas, estão o Mercado Eletrônico e Websupply, ambas oferecem serviços de cotação, busca eletrônica de melhores preços (e-procurement), leilões, centralização de pedidos, gerenciamento de contratos com fornecedores e oferecem relatórios completos sobre as compras realizadas. As negociações são realizadas entre clientes e vendedores previamente cadastrados, garantindo a procedência dos produtos. Nestes sites, é possível negociar uma enorme gama de produtos, de alimentos a serviços gráficos. "Nosso sistema permite cadastrar, por meio da internet, as solicitações de cada participante de um grupo, unir tudo em um pedido e solicitar as cotações automaticamente, facilitando o trabalho da central de compras", afirma Luiz Gastão Bolonhez, vice-presidente comercial do Mercado Eletrônico.Ele reconhece que a utilização da ferramenta por empresas de pequeno porte ainda é restrita. "O microempresário brasileiro é arisco à tecnologia porque, muitas vezes, acredita que não conseguirá dominar as ferramentas. É um problema cultural". Segundo o executivo, o Mercado Eletrônico possui um pacote chamado "Comprador Light", ideal para empresas com pequenos volumes de pedidos, mas que querem organizar o departamento de compras. "Mesmo com pouco volume, é possível aproveitar as vantagens oferecidas pelos fornecedores, estabelecer contratos, controlar todo o histórico das compras e reduzir custos", completa, garantindo que o preço é acessível e que a operação bastante simples.Pela experiência de Bolonhez, além de controle sobre os pedidos as empresas podem experimentar uma expressiva redução nos preços dos produtos comprados e diminuir drasticamente os custos indiretos com compras. Com a utilização de uma ferramenta eletrônica de busca de preços, de acordo com ele, é possível conseguir ganhos de até 42% nas transações. "Depende muito do grau de organização da empresa. Nas que já possuem controle mais apurado de suas compras, a redução é menor, mas mesmo assim compensa", avalia, lembrando que a automação não traz apenas oportunidades de aproveitar descontos, mas também está vinculada à diminuição dos custos na cadeia de negócios.Entre as funcionalidades oferecidas, a Websupply destaca a chamada entrega porta-a-porta, que elimina a necessidade de um centro de distribuição para um grupo de empresas. De acordo com Oswaldo Pacheco, diretor de tecnologia da empresa, cada participante de uma associação pode cadastrar o seu pedido no sistema, cuja função é a de reunir todas as solicitações em um documento eletrônico. Esse documento será a base para cotações e negociações realizadas pela ferramenta. Após fechar a compra, o sistema envia pedidos separados para o fornecedor, que entrega os produtos e as respectivas faturas para cada associado, com total transparência em todo o processo. "O desafio do associativismo é o de criar uma rede confiável. Todos precisam se comprometer com o fornecedor, realizando os pagamentos e cumprindo os contratos firmados em conjunto", avisa Pacheco.Outra vantagem comum destas ferramentas é a possibilidade de operar os sistemas por meio de um Application Service Provider (ASP). Na prática, isto significa que a empresa que oferece o sistema também coloca à disposição do cliente toda a infra-estrutura necessária para a operação dele, como servidores e ferramentas de segurança da informação. Itens caros e que precisam de manutenção e atualização constante. A empresa de pequeno porte operará o sistema por meio da internet e precisa apenas ter um computador simples, conectado à rede. Essa plataforma reduz significativamente o investimento em máquinas. "O acesso à banda larga tem melhorado muito no Brasil e as soluções ASP também funcionam por meio de qualquer telefone fixo, facilitando a adoção de tecnologia em empresas de menor porte", explica Rocha, do Sebrae.O modelo de negócios estabelecido para compras compartilhadas atraiu até agora empresas de grande e médio porte, que apostam nas ferramentas para organizar seus departamentos e reduzir custos. Mas no caso da Cushman&Wakefield, multinacional do setor imobiliário, a adoção da ferramenta da Websupply se transformou em oportunidade de negócios. Além de prestar serviço para a própria empresa, a sua central de compras está preparada para atender clientes, incluindo empresas de menor porte. "Investimos no sistema e podemos oferecer serviços a associações, empresas de menor porte e condomínios", comenta o diretor da companhia João Alves Pacheco.De acordo com ele, a tecnologia propiciou a criação deste negócio e traz como vantagem a transparência total na operação. "O sistema prevê o registro de cada negociação. Mesmo quando um comprador liga para o fornecedor, a informação tem de ser registrada. Dessa forma, nos sentimos confortáveis de atender clientes", explica.A central de compras da Cushman&Wakefield pode ser uma opção de terceirização total para as associações de empresas de menor porte que, neste caso, terão à disposição uma equipe de compradores para auxilia-los nas tarefas. "Automatizados conseguimos dar maior confiabilidade ao processo. O cliente tem histórico de tudo e pode acompanhar a evolução de suas compras."Na visão do Sebrae, o filão da terceirização de central de compras é um ótimo negócio para as pequenas empresas. Montar uma central automatizada é simples e o serviço pode ser oferecido para companhias de todos os portes. "Fazer compras compartilhadas é um grande negócio", finaliza Rocha.fonte: administradores.com.br