Cuidando da vida de pequenos e médios escritórios
Autor: Fernando Albuquerque | Publicado: 2013-03-11T12:30:00-03:00

Por Claudio Wilberg.J&#225; se foi a &#233;poca em que o dono de um pequeno escrit&#243;rio tinha pequenosproblemas para resolver. A m&#225;xima de que &quot;quanto maior o escrit&#243;rio, maior &#233;o grau de problemas&quot; n&#227;o funciona mais nos tempos modernos. O que percebemos&#233; que a &#250;nica coisa que muda &#233; o n&#250;mero de zeros no final do m&#234;s.Seja um escrit&#243;rio de 200, de 20 ou de apenas dois ou tr&#234;s advogados, quemdefine as regras do jogo &#233; o cliente que, por sua vez, contrata de acordocom a especializa&#231;&#227;o, com a empatia, com a necessidade do momento e, comon&#227;o poderia deixar de ser, olhando cada vez mais para o or&#231;amento da suapr&#243;pria empresa.Com isso, a exig&#234;ncia em rela&#231;&#227;o &#224; flexibilidade e otimiza&#231;&#227;o dos processosinternos recai nos escrit&#243;rios de servi&#231;os jur&#237;dicos que precisam seradaptar a estas novas press&#245;es para sobreviver neste cen&#225;rio.Para complicar ainda mais esta situa&#231;&#227;o, os respons&#225;veis por estes pequenosescrit&#243;rios (muitas vezes os pr&#243;prios s&#243;cios-fundadores) precisam se dividirentre atender o cliente existente, organizar a equipe, prospectar novosclientes e neg&#243;cios e ainda cuidar do dia a dia desta sua pequena empresa.Situa&#231;&#245;es que normalmente passam desapercebidas em grandes empresas, como ofim do estoque de filtro de papel para o caf&#233;, atraso na entrega do uniformedos boys ou a garganta inflamada do filho da faxineira que a impossibilitoude vir trabalhar naquela manh&#227;, acabam tomando um tempo precioso destesadministradores.Ora, como este nosso escrit&#243;rio fict&#237;cio ainda est&#225; no come&#231;o de sua vida e,por isso, ainda lutando contra as contas a pagar no in&#237;cio do m&#234;s seguinte,n&#227;o h&#225; muita abertura para contratar pessoas para estas fun&#231;&#245;es e osgestores deste escrit&#243;rio ter&#227;o que se desdobrar em dois ou tr&#234;s para cuidarde tudo. Finalmente, chegamos aos sistemas de gest&#227;o de escrit&#243;rios que,mesmo n&#227;o sendo competentes o suficiente (ainda!) para repor o estoque defiltro de caf&#233; ou fazer a faxina matinal, podem auxiliar os gestores doescrit&#243;rio na opera&#231;&#227;o do dia a dia.Estes sistemas, em linhas muito gerais, controlam o cadastro de clientes econtatos, os casos com suas parcelas de faturamento e tabelas de honor&#225;rios,os processos com seus desdobramentos e acompanhamentos, os apontamentos dehoras (time-sheets), o lan&#231;amento de despesas reembols&#225;veis, auxiliando ogestor no processo de emiss&#227;o de Notas de Honor&#225;rios e de Despesas.Muitas vezes estes sistemas v&#227;o, al&#233;m disso, entrando em fun&#231;&#245;es financeiras(Tesouraria, Caixinha, Contas a Pagar e Contas a Receber, este &#250;ltimointimamente ligado ao Faturamento de Honor&#225;rios e de Despesas) e fun&#231;&#245;esadministrativas gen&#233;ricas do escrit&#243;rio, como arquivo t&#233;cnico, biblioteca,estoque, entre outros. Alguns at&#233; se prop&#245;em a fazer o gerenciamentoeletr&#244;nico de documentos (GED) do escrit&#243;rio, mas este recurso ainda &#233;custoso demais para pequenos escrit&#243;rios.De qualquer forma, independente dos m&#243;dulos que o sistema tenha, &#233;importante ressaltar que os sistemas de gest&#227;o v&#227;o al&#233;m do simples sistemade acompanhamento de processos que encontramos nos pequenos e m&#233;diosescrit&#243;rios. N&#227;o &#233; incomum encontrarmos um sistema de acompanhamento deprocessos funcionando a pleno vapor e ver os advogados lan&#231;ando seustime-sheets numa planilha Excel ou num texto do Word, gerando retrabalhospesad&#237;ssimos para quem vai juntar todos estes lan&#231;amentos (&#224;s vezes at&#233;redigitando parte deles) no in&#237;cio do m&#234;s seguinte. Se esta pessoa for umdos s&#243;cios do escrit&#243;rio, imaginem o custo de oportunidade desta atividade,na qual o s&#243;cio est&#225; desperdi&#231;ando seu tempo em uma tarefa burocr&#225;tica,bra&#231;al e sem sentido, em vez de estar gerando mais receita para o escrit&#243;rioou pelo menos usando o tempo para alguma tarefa estrat&#233;gica.Se o que presenciamos nos &#250;ltimos anos continuar, o mercado tende a sepulverizar ainda mais com dezenas de milhares de escrit&#243;rios espalhados peloBrasil. Os escrit&#243;rios grandes continuar&#227;o grandes, mas continuar&#227;o perdendoprofissionais que montar&#227;o seus pr&#243;prios neg&#243;cios em busca de desafios enovas oportunidades com os mesmos clientes que atendiam nos grandesescrit&#243;rios, mas oferecendo um custo mais razo&#225;vel por n&#227;o terem todo olastro administrativo necess&#225;rio em grandes empresas do mundo jur&#237;dico. H&#225;algum tempo os clientes j&#225; perceberam que quem faz o escrit&#243;rio s&#227;o osprofissionais que os atendem e est&#227;o agora perdendo o pudor de incentivarestes profissionais a continuar atendendo eles num contexto financeirodiferente.Neste cen&#225;rio, existem v&#225;rios produtos muito bem posicionados para responder&#224;s necessidades destes novos empreendedores.Entre pontos fortes e fracos de cada um, vale conhecer estes produtos parasaber como minimizar o tempo investido em atividades administrativas parapoder dedicar sua energia no crescimento de sua empresa.Fonte: CONJUR.