Método 5S
Autor: Gustavo Araujo | Publicado: 2014-05-08T09:50:00-07:00

Mais uma vez trago o assunto "5S" para fixar.


Os 5S constituem uma técnica utilizada para estabelecer e manter a
qualidade ambiental na organização, adotando-se procedimentos efetivos. Seu
nome vem da abreviação das palavras japonesas Seiri, Seiton, Seison, Seiketsu, Shitsuke, cujos significados são apresentados
na tabela abaixo:




 

  
Termo
  em japonês

  
Significado

  
Exemplos

 

  
Seiri

  
Arrumação

  
Eliminar
  aquilo que não é usado

 

  
Organização

 

  
Seleção

 

  
Utilização

 

  
Seiton

  
Classificação

  
Rapidez
  para encontrar um documento ou informação

 

  
Ordenação

 

  
Sistematização

 

  
Seison

  
Limpeza

  
Responsabilidade
  individual pela limpeza

 

  
Zelo

 

  
Seiketsu

  
Asseio

  
Visibilidade
  e transparência do local

 

  
Higiene

 

  
Integridade

 

  
Saúde

 

  
Shitsuke

  
Autodisciplina

  
Executar
  os 5S a todo o momento

 

  
Compromisso

 

  
Educação

 





A técnica dos 5S tem sido amplamente utilizada no Japão. Muitas pessoas a
utilizam não apenas para melhorar o local físico de trabalho, mas também para
organizar melhor as ideias. Isso faz sentido, uma vez que a prática dos 5S pode auxiliar a resolução dos
problemas do dia-a-dia. Sua utilização simplifica o ambiente de trabalho,
elimina aspectos desnecessários e atividades que não agregam valor,
proporcionando melhor qualidade, eficiência e segurança.



As atividades dos 5S tiveram inicio no Japão, logo após a
Segunda Guerra Mundial, com a finalidade de combater a sujeira das fabricas num
esforço de reconstrução do país. No Brasil, foi formalmente lançada no inicio
da década de 1990.



A seguir, apresentaremos os elementos
dos 5S e sua definição.



SEIRI - Utilização







O primeiro S prioriza a identificação
de matérias, equipamentos, ferramentas, informações e dados necessários e
desnecessários, descartando ou dando o devido destino aquilo considerando
desnecessário ao exercício das atividades.



O instinto natural das pessoas lhes
orienta a guardar tudo, imaginando que em dado momento necessitará daquele
item. Dessa forma, a avaliação do que é útil ou não, passa pelo questionamento
de por que se guardar tantos objetos ou informações. Medidas preventivas devem
ser tomadas para eliminar esses excessos.



SEITON - Ordenação







O segundo S focaliza os métodos mais
eficientes efetivos para definir locais apropriados para guardar materiais,
equipamentos e informações. O principio corresponde a cada coisa no seu devido
lugar.



Na definição dos locais apropriados,
adota-se como critério a facilidade para armazenagem, identificação, manuseio,
reposição, retorno ao local de origem após o uso, consumo dos itens mais velhos
primeiro, dentre outros. Não são raras as vezes em que ocorrem cenas de
correria atrás de documentos, chaves do carro, talão de cheques, etc. O exemplo
mais comum, principalmente na vida dos brasileiros, é a declaração do imposto
de renda. Empreende-se uma árdua luta em busca dos documentos, dos recibos e da
declaração do ano anterior.



Numa dimensão mais ampla, o senso de
ordenação visa distribuir adequadamente o tempo dedicado ao trabalho, ao lazer,
a família, aos amigos. É ainda não misturar as atividades profissionais com as
pessoais, ter postura coerente, serenidade nas decisões, valorizar e elogiar os
atos bons, incentivar as pessoas e não somente criticá-las.



No processo de ordenação, as
seguintes questões podem ter muito valor:



O que realmente é necessário?



Onde deveria ser guardado ou
armazenado?

Quantos serão necessários?



As estratégias para uma ordenação
efetiva podem ser representadas por pinturas no chão, definição das áreas e
locais de trabalho, armários modulares, entre outros. Um bom exemplo de
ordenação são os recipientes de matérias recicláveis nos postos de trabalho.



SEISON - Limpeza







Uma vez definidos os itens que
realmente são necessários ao trabalho, o próximo passo será efetuar uma limpeza
no local. O processo de limpeza deve ser efetuado por todas as pessoas da
empresa, englobando o diretor de nível elevado até o operário da fábrica. No
Japão, não existem varredores de ruas, pois cada família é responsável por
manter limpa a frente de sua casa. Os coletores apenas transportam o lixo
varrido. Os Japoneses acreditam que enquanto limpam as ruas, também limpam a
mente.



Ao realizar esse tipo de atividade,
os trabalhadores começam a notar mudanças nos equipamentos e no local de
trabalho, como contaminações, vibrações, fadigas, quebras, desalinhamentos. Se
não forem reparadas, essas mudanças podem gerar falhas de equipamentos e perdas
de produção, produzindo impactos importantes no desempenho da empresa.



No setor administrativo, a eliminação
sujeiras e objetos estranhos ajuda a manter o ambiente limpo, como parede,
pisos, armário, teto, gavetas, estantes. Esse processo também é valido no aspecto
da manutenção das informações, de modo a mantê-las atualizadas para posterior
tomada de decisões. Fontes de sujeiras deverão ser identificadas juntamente com
sua respectiva causa.



O conceito, uma vez implantada, irá
redirecionar uma atitude importante: o conceito de “limpar” se altera para o de
“não sujar”.



SEIKETSU - Padronização






A partir do momento em que as três
primeiras etapas estejam implementadas, podemos nos concentrar na normalização
das melhores praticas da área de trabalho. Os funcionários devem participar do
desenvolvimento desses padrões. Embora importantes, nem sempre são seguidos com
o rigor necessário. Empresas como Pizza Hut e Mcdonalds trabalham efetivamente
na definição desses padrões.



Emprega-se a administração visual
como uma forma efetiva de melhoria continua e é usada na produção, qualidade,
serviço ao cliente e segurança. As empresas estão adotando práticas visuais
importantes, por exemplo, utilizando cores mais claras nas roupas. Esse pormenor
fornece rapidamente um indicador de quão limpo ou sujo se encontra o local de
trabalho. Essa prática enfatiza a necessidade de limpeza.



SHITSUKE - Autodisciplina







Os japoneses são muitos
disciplinados: eles têm um dos menores índices criminais do planeta e são
conhecidos por serem turistas obedientes.



Possuir disciplina é desenvolver o hábito
de observar e seguir normas, regras, procedimentos, atender especificação,
sejam elas escritas ou informais. Esse hábito é o resultado do exercício da
força mental, moral e física. Poderia ainda ser traduzido como desenvolver o
“querer de fato”, “ter vontade de”, “se predispor a”.



Não se trata simplesmente de uma
obediência cega, submissa, “atitude de cordeiro”, como pode parecer. É
importante que seu desenvolvimento seja resultante do exercício da disciplina
inteligente que é a demonstração de respeito a si próprio e aos outros. Ter a
disciplina significa, ainda, desenvolver o autocontrole, ter paciência, ser
persistente na busca de seus sonhos, anseios e aspiração, respeitar o espaço e
a vontade alheia.




Esse é o S mais difícil de ser
implementado. A tendência é retornar á situação anterior, já que é próprio do
ser humano oferecer resistência às mudanças. No entanto, uma vez totalmente
implementado, o conceito do 5S pode
aumentar o moral e a motivação, aumentado a impressão positiva dos clientes e a
eficiência da organização. Os funcionários se sentirão melhor em seus locais de
trabalho, o que conduzirá a uma melhoria continua com a redução de perdas,
melhor qualidade e agilidade, tornando a organização mais lucrativa e
competitiva no mercado.