COMUNICAÇÃO: A VILÃ DAS ORGANIZAÇÕES
Autor: Wellington Rehder (teco) | Publicado: 2010-05-02T21:29:00-03:00

Por acaso é possível sobreviver sem se comunicar ? Aparentemente nunca foi possível.

Portanto estamos diante a um contra-senso. Comunicar-se não é apenas falar ou escrever, é preciso que as pessoas recebam a mensagem e possam decifrá-la. Assim, a comunicação se torna uma ciência.

O homem se comunica desde o "tempo das cavernas", mas hoje, os arqueólogos apenas interpretam suas mensagens, existe muita controvérsia acerca da comunicação do homem pré-histórico. São portanto informações divergentes, deixadas por nossos antepassados de presente para nossos arqueólogos. 



O triste é que muitas organizações continuam insistindo em comunicar-se de forma divergente.

Em uma organização existem vários níveis de "Não Conformidade". Algumas são simples, outras são resolvidas com pouco investimento, mas algumas são difíceis de serem administradas e praticamente impossível de ser erradicada. Estamos falando da "divergência de informação". 

A informação caminha junto ao produto/serviço, por todos os processos que vão interferir no resultado final do trabalho. Algumas empresas se especializam em um determinado produto, variando-se muito pouco em sua forma e opcionais o que evita que informações complementares sejam necessárias. 

Essa porém não é a realidade da Indústria Gráfica. Ainda que algumas gráficas possam ser especialistas em determinados tipos de impressos, ainda que sejam altamente segmentadas, as gráficas sempre terão que administrar sua produção por "projetos", ou seja, cada ordem de produção representa um projeto único, quando muito uma reimpressão.

Entretanto esse projeto não caminha sozinho dentro da fábrica, em cada núcleo de produção podemos estar realizando tarefas de diferentes projetos. Assim, um dos principais fatores de uma "não-conformidade", está na forma de como a comunicação ocorre entre os processos.

Tudo começa no processo comercial, onde são especificados os requisitos do cliente, isso abrange informações quanto ao produto, quanto a forma de entrega, prazo de entrega, forma de pagamento, enfim, o máximo de informação sobre o projeto deve ser registrado e transmitido aos demais processos, sem percas, ruídos ou dúvidas.

Após a coleta dos requisitos pelo processo comercial, a informação segue por uma verdadeira maratona, passando pelos orçamentistas, pela pré-impressão, retornando ao cliente para aprovação, voltando para ser produzido, finalizado e por fim, ao processo de expedição e faturamento.

Não pode haver um sistema de "telefone sem fio" onde parte da informação e parte dos requisitos vão se perdendo em meio aos processos, nem mesmo pode haver alterações no projeto, por conta de informações incompletas. Entretanto a pior de todas as falhas é a “informação divergente”.

A informação divergente, atrasa a produção, gera dúvidas, causa danos ao produto e invariavelmente se torna um retrabalho. Muitos gráficos, fazem formulários impressos a pedido de seus clientes, porém, esquecem-se que a burocracia é fundamental para o funcionamento de qualquer organização, inclusive a sua.
Sem uma maneira sistematizada e enraizada na cultura organizacional, como fazer para que não haja informações divergentes ou incompletas sobre um projeto em produção ? 

A organização deve, conforme sua necessidade e particularidade assegurar que as informações coletadas no contato com o cliente, junto ao processo comercial, possam acompanhar todos os processos e chegar de maneira quase imaculável ao momento do faturamento e expedição.

Mas o comum é encontrarmos supervisores e gerentes de produção quase sempre estressados já na segunda-feira, pois muitos colaboradores estão com dúvidas do que deve ser feito e como deve ser feito. Na maioria das empresas gráficas, quem sabe é o "vendedor", que não marcou a informação como deveria, então estaremos diante a uma encruzilhada:
&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; - Ou paramos todo processo, e sabemos que tempo é dinheiro, ou continuamos o processo e corremos o risco de um retrabalho. 

Bom, na dúvida melhor não fazer... e o prazo de entrega? 
O prazo de entrega já era.... simples assim 

O mal maior das organizações não está no treinamento ou qualificação de seus colaboradores, nem nos equipamentos que muitas vezes são inadequados, mas na comunicação entre os processos.

A organização que não compreender que a comunicação interna é a chave da eficiência e eficácia, vai continuar a preencher seus formulários de registro de não conformidade, gerando retrabalho e desperdício. Bons formulários não não burocracia "burra", são a única alternativa para que os processos possam atender aos requisitos do cliente. Não importa se os formulários são em papel ou preenchidos on-line.

A não centralização das informações e a padronização da comunicação é uma importante ferramenta para a gestão focada no resultado. É uma ferramenta importante para manutenção do humor de equipes e seus supervisores, facilitando a execução de um trabalho limpo, isento de erros e dentro do prazo.

Nesses tempos de "msn" os jovens estão esquecendo como se escreve o bom português. Não podemos fazer o mesmo com os requisitos do cliente e correr o risco de prejudicar nossa organização.





Uma boa comunicação e boa sorte !



Figura 1: Pintura rupestre
Parque Nacional da Serra da Capivara, Piauí.
Fonte: www.deltadoparnaiba.com.br/s_capivara.jpg.jpg

Figura 2: network server 1
Svilen Milev
Fonte: http://www.sxc.hu/photo/1139313