Autor: Dantas | Publicado: 2012-08-25T19:37:00-03:00

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Artigo 035 -&nbsp;
Controle de Orçamentos - Receita x Despesas x Lucro/Prejuízo na Prestação de
Serviços

Introdução


Na atualidade uma empresa, uma pessoa jurídica, uma pessoa física
obrigatoriamente tem que controlar seus custos, suas receitas e tudo aquilo que
permite que exista lucro.

No caso de um prestador de serviço, pessoa jurídica ou pessoa física, então
deve ter o mais rígido controle de lucro, pois é isso que uma empresa ou pessoa
física precisa. Havendo a menor indicação de tendência de prejuízo devem ser
tomadas providências urgentes para corrigir o rumo.

Definições



Receitas São recursos obtidos
em função da consecução de um determinado fim (produtos e serviços), que se
espera que traga um benefício atual ou futuro para a organização;&nbsp;



Custos: São recursos
sacrificados ou renunciados,necessários à consecução de um determinado fim (produtos
e serviços), que se espera que tragam um benefício atual ou futuro para
a organização;&nbsp;

&nbsp; 

Gestão: [Do lat.
gestione.] S. f. &nbsp;Ato de gerir; gerência,administração. Aurélio
Buarque de Hollanda (dicionário).



Objeto de Lucro: É
qualquer item para o qual se deseja obter uma mensuração ($)&nbsp; separada de
custos, receitas e lucro; 

Exemplo: Produto,
serviço/OS, cliente, departamento, processo,&nbsp; atividade, gerência, etc.



Centro de Resultado e Lucro:
Centro de responsabilidade de despesas, custos, receitas e lucros que são administrados pelos seus
usuários e que identificam o objeto de custo
onde serão apurados e controladas as
receitas, custos e consequentemente os lucros



Contas Orçamentárias: Discriminação
do tipo de receita ou despesa de forma hierárquica que tem grande 

importância para o Controle
Orçamentário de Custos e Receitas;&nbsp;



Nessas contas serão realizadas as
estimativas básicas que serão comparadas com os valores reais no Relatório
Comparativo de Orçado x Realizado (Previsto x Real).



Planejamento: É a
formulação detalhada de ação para realizar um fim em particular;&nbsp;



Para tanto é preciso estabelecer objetivos
e identificar métodos para alcançá-los..



Controle: É o
processo de estabelecer padrões, receber“feedback” sobre o desempenho
real e tomar as medidas e ações corretivas quando houver o sinal dos menores
desvios;&nbsp;

Significa assegurar-se que os
planos (planejamento) estão sendo realizados.



Tomada de decisão:&nbsp; É
o processo de escolher entre alternativas igualmente válidas e competitivas
entre si; 

Tal processo dependerá da
informação acurada, relevante e oportuna, fornecida pelo Sistema
de&nbsp;informações contábeis gerenciais.



Receitas
e Despesas Diretas Variáveis

Representam as Receitas e
Despesas para determinada atividade específica. Para o caso de Empresas
Prestadoras de Serviços, são os valores que devem ser apropriados diretamente
aos serviços/contratos com clientes;



São valores que se alteram quando o volume de atividades
se altera, dentro de um intervalo relevante.



Despesas
Fixas

Representam os valores de
despesas que a empresa possui para realizar suas atividades administrativas,
mesmo que não exista nenhuma despesa variável para os serviços prestados;



São despesas que normalmente não
se alteram quando o volume de atividade se altera, dentro de um intervalo
relevante.



Elementos
formadores de Despesas de uma atividade (OS):



&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; Mão-de-Obra direta para uma OS;





Despesas diretas&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; Materiais
de uso direto ou específico de uma OS; 



&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; 

&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; Serviços Contratados diretos ou específicos
de uma OS.





&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; &nbsp;&nbsp;&nbsp;Mão-de-Obra indireta de outras OS`s gerais da
empresa



Despesas indiretas&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; Materiais
de uso indireto de outras OS`s gerais da empresa

&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; 

&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; Serviços Contratados indiretos de outras OS`s
gerais da 

&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;
empresa



Direcionador
de Despesas: 

Qualquer fator que altera as despesas globais de uma atividade;

Significa dizer que uma mudança no direcionador de despesas acarretará
uma alteração das despesas totais de um objeto de custo;



Exemplo: Nº de técnicos alocados em determinada OS.





Direcionador
de Despesas: 

Qualquer fator que altera as despesas globais de uma atividade;

Significa dizer que uma mudança no direcionador de despesas acarretará
uma alteração das despesas totais de um objeto de custo;



Exemplo: Nº de
técnicos alocados em
 determinada OS.



Métodos
de custeio (acumulação) 

O método aplicado vai depender das peculiaridades da atividade e da visão
gerencial da organização;



Custeio por
     absorção;
Custeio
     variável;
Custeio ABC
     (custos → atividades →produto/serviço).




ABC
(activity based costing)

•&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;
Excelente
para fins gerenciais e estratégicos;

•&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;
Maior
benefício: Custos mais precisos (distorção provocada pelo rateio dos CIF´s&nbsp; é atenuada);

•&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;
Maior
dificuldade: Determinação do direcionador de custos.



Como
planejar o orçamento

Em geral o planejamento de orçamento começa muito antes de preparar o
orçamento;



Os orçamentos anuais, quando a empresa utiliza o calendário de orçamento
de janeiro à Dezembro, o início do orçamento deve começar em setembro ou
outubro do ano anterior ao período de competência do orçamento anual.



Consideram-se
sempre as seguintes situações para preparar um orçamento:

–&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;
Informações
históricas de conhecimento da equipe do que se costuma ter de custos.
Logicamente isso serve apenas como referência de itens que normalmente sempre
são considerados. Nesse capítulo estão normalmente os custos fixos. Aqueles que
existem independentemente da venda e dos custos variáveis; 



–&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;
É lógico
que deve sempre considerar os reajustes de contratos, o aumento de preços etc.
Assim como, as possíveis reduções de orçamento para adequação aos valores
estratégicos da empresa;



Sobre
a periodicidade do orçamento:

Normalmente o Orçamento e Controle é estabelecido para 1 ano, com
previsões mensais. Mas é preciso que se tenha um planejamento não detalhado,
mas. abrangente dos próximos 5 ou 3 anos no mínimo; 



Dessa forma as expectativas de investimentos e taxas de retorno (“pay
back”) podem ser definidas;



Se considerarmos somente 1 ano para orçamento Fica difícil determinar
essas taxas de retorno, pois Alguns investimentos possuem mais de 2 a 3 anos de 

Retorno.

Sobre
a revisão do orçamento anual e plurianual.

Dependendo do tipo de negócio da empresa as revisões podem ser 2 vezes
por ano, 3 e até 4 vezes por ano;



Não é recomendado revisar em períodos mais curtos, pois deixa de existir
o real planejamento antecipado e as revisões parecerão meras atualizações de
informação;



Recomenda-se, em média, adotar revisões a cada 4 meses (ou seja, 3
revisões por ano).



Para o Orçamento Plurianual deve-se sempre revisar anualmente,
junto com o orçamento anual, acrescentando-se sempre mais um ano ao orçamento
plurianual e revisando os anos constantes do orçamento; 



É importante verificar se há “quebra do negócio” com essas revisões.



Controle
Gerencial

É o processo pelo qual os executivos de uma organização influenciam os
outros membros para que&nbsp; obedeçam&nbsp; às estratégias adotadas. 


&nbsp;



Diferenças
básicas entre os diversos tipos de Orçamento:



Orçamento
Financeiro:

É o orçamento que se baseia nas datas de&nbsp;
pagamentos dos eventos;



Orçamento
Contábil:

É o orçamento que se baseia&nbsp;
principalmente nas datas de emissão de notas fiscais de fornecedores e
emissão de Notas Fiscais de clientes. Considera as contas contábeis.



Orçamento
Gerencial:

É o orçamento que se baseia nos períodos de execução das diversas etapas
dos serviços;

Assim o custo de pessoal pela data exata de apropriação nos respectivos
serviços; 

Os materiais pela sua data de recebimento e utilização no campo,&nbsp; no caso de compra;



As datas de movimentação do almoxarifado e da apropriação real dos
contratos de prestação de serviços com terceiros; 



Assim como, as datas respectivas de receitas com a mesmas datas de
realização das despesas;

Os períodos de competência do orçamento e custos devem ser sempre os
mesmos tanto para as receitas como para as despesas;



Dessa forma estará comparando “laranja com laranja” e não

“laranja com banana”.



Contas
Orçamentárias

Se dividem em:

•&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;
Contas Orçamentárias Principais ou Contas
Principais;



•&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;
Contas orçamentárias detalhadas ou simplesmente Contas
Orçamentárias.



Contas
Orçamentárias principais:

São aquelas de um nível
hierárquico superior as Contas.

Orçamentárias e de importância para o Controle Orçamentário de
Custos;



Nessas contas serão realizadas as estimativas básicas que serão
comparadas com os valores reais em&nbsp; Relatório Comparativo de
Orçado x Realizado (Previsto x Real).



Podemos observar que na visualização&nbsp;
da listagem anterior estão bem representados os&nbsp; 3 níveis de contas Orçamentárias. 



•&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;
O
Primeiro Nível indica de uma
forma geral a Conta Principal1 que é o nível mais alto, para
organização, apesar de não ser um nível de controle;

O Segundo Nível - Conta Principal
     é o resumo das contas orçamentárias detalhadas e é o principal nível
     de controle de orçamento; 
Na opção Orçamento, em Recursos do Menu Principal
     será cadastrado o orçamento por centro de custo, mês e conta
     principal;




O Terceiro Nível (Contas Orçamentárias)
     é o nível de apropriação
     de despesas e receitas, que somadas para cada conta componente da conta
     Principal formarão os dados reais de custos e receitas para cada período
     de apropriação;




Em Relatórios Gerenciais de Orçamentos e Custos, Orçado x Realizado sairão os Orçamentos
previstos para o Mês e Acumulado até o Mês, comparando com as Despesas e
Receitas realizadas nos mesmo períodos.



Quando a empresa utiliza Receitas e Despesas, aparecerão o Resultado
Líquido Previsto (Lucro ou Prejuízo Previsto) e Resultado Líquido Real (Lucro
ou Prejuízo Real). Veremos mais detalhes sobre esse relatório.



No Orçamento não deve esquecer os contratos,&nbsp; de despesas com receitas, já estabelecidos e
que se estenderão para o próximo orçamento. 

Depois detalhe os novos contratos, as novas despesas previstas e
principalmente crie Centro de Custos e Receitas, assim como contas
orçamentárias de Receitas e Despesas, previstas para as novas vendas e novos
contratos, quando se tratar de Empresa Prestadora de Serviço.



Para detalhes e telas de cadastro
de todos os itens mencionado participem do treinamento sobre Gestão de
Orçamento e Resultados de Empresas Prestadoras de Serviço.
William Dantas - Diretor&nbsp; TIM: (21) 8104 1906&nbsp; VIVO: (21) 7152 0511

SGServ - Sistema de Gestão de Serviços &nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; www.sgserv.com.br
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Especializada em Engenharia de Manutenção e Prestação de
Serviços,
 Elaboração de Planos de Manutenção e Serviços, Software de 
Gerenciamento de Manutenção, Serviços e Logística de materiais, 
Planejamento e Execução de Serviços de Manutenção, Montagens Industriais
 e Gestão de Prestação de Serviços