Preencher documentos em PDF é mais fácil do que imaginamos
Autor: Hernani Nitolo Filho | Publicado: 2014-04-04T05:13:00-07:00


Boa noite a todos. Esse tópico será rapidinho (assim espero) mas acredito que será muito proveitoso para quem lida com documentos diariamente.

É muito comum entre os usuários procurar programas ou jeitos para editar um documento PDF. Muitas vezes não é para alterar o conteúdo, e sim para preencher o documento - um formulário, um questionário, um trabalho escolar, etc.



Ontem enquanto eu estava compartilhando desta mesma necessidade, resolvi dar uma fuçada nos recursos do Adobe Reader XI - ainda mais atualmente, que tem uma painel lateral que não sai da janela - acessei as ferramentas de comentários e, dispondo das ferramentas, encontro um meio de preencher documentos PDF e imprimí-los e salvá-los preenchidos:




Para a dica de hoje eu peguei um formulário do site da Prefeitura de Fortaleza como exemplo. Veja que ele tem campos para serem preenchidos, e esta dica é muito útil para quem deseja imprimir o documento preenchido ou salvá-lo de forma a conservar suas edições e facilitar o envio.



Obs: Recomendo que o caro leitor tenha instalado um programa que salve seus documentos em PDF através de uma impressora virtual, como o Cute PDF Writer.



A idéia é simples: Após clicar no botão Comentário&nbsp;acima do painel à direita da janela, abrirá o painel de tarefas para Anotações, Marcações de desenho e Comentários. Na parte de cima deste painel tem uma pequena barra de ferramentas, o terceiro botão na primeira linha (Onde aparece um "T" maiúsculo, somente) se chama Adicionar comentário em texto:





Ao selecionar o botão, uma barra de ferramentas de mesmo nome irá aparecer e seu cursor terá a forma de um cursor de texto com um pequeno sublinhado seguido de uma letra "A". Desta forma, será possível clicar em qualquer lugar no documento PDF e digitar seu conteúdo. Após a digitação do comentário, o painel de tarefas do Adobe Reader registrará os comentários que você digitou:




À medida em que você adiciona informações ao seu documento, você verá que é possível formatar suas entradas através da barra de ferramentas Adicionar comentário em texto que foi ativada com o acesso à ferramenta. Lá é possível alterar a fonte, tamanho, cor, e espaçamento entre linhas do texto. Eu não encontrei ferramenta ou atalho para aplicar os estilos negrito, itálico ou sublinhado.


Adicionado os comentários nos campos desejados, podem ser necessários fazermos alguns ajustes.


Para o exemplo a seguir eu baixei uma cópia da prova discursiva do concurso público para procurador da Fazenda de 2012 (não é necessário mostrar o documento todo). A idéia aqui é como aplicar ajustes em caso de você adicionar várias linhas de texto em um mesmo comentário, para que ela se ajuste às margens ou às linhas do documento original:




Observe no exemplo acima que é necessário ajustar as margens do documento e o espaçamento entre linhas - talvez seja necessário dividir o texto inserido em mais de um comentário. Antes de tudo, vamos começar ajustando a largura da caixa de texto. Para isso, devemos primeiro sair do modo de edição do comentário pressionando a tecla ESC. Em seguida, passe o mouse sobre a caixa de texto: você verá que a caixa será destacada por um contorno em azul com alças, parecido com os objetos do Office:



Basta agora utilizar a alça lateral da direita para ajustar o texto dentro da margem. Se o conteúdo abaixo sumir, basta arrastar a alça de baixo da caixa para aumentar seu tamanho:



O que fica agora é o ajuste do texto às linhas do documento. Temos duas opções: Enquanto fora do modo de edição, manter o cursor do mouse sobre a caixa de texto e, enquanto destacado, ajustarmos a posição com as setas do teclado ou utilizar as ferramentas Diminuir ou Aumentar o espaçamento entre linhas, disponível na barra de ferramentas Adicionar comentário em texto. Pode ser ser necessário também aliar o tamanho da fonte a estes recursos, como mostra a próxima imagem:


Duas dicas:&nbsp;

1- Eu também não encontrei ferramenta ou atalho que ajuste o alinhamento horizontal do texto (esquerdo, direito, centralizado, justificado), mostrando que esta ferramenta é muito simples, mas atende ao que se presta a fazer. Se estes ajustes forem imprescindíveis ao seu documento, talvez você queira escolher entre fazer os ajustes na unha ou voltar à fórmula antiga (procurar um programa para edição de arquivos PDF);

2- Se você selecionar o texto para adicionar ou editar seu conteúdo, o ajuste da caixa será redefinido, mas volta ao seu estado ajustado ao sair do modo de edição. Por isso, sugiro que preencha com todo o conteúdo que couber na mesma página ou no mesmo campo antes de fazer os ajustes necessários.



Para finalizar, resta imprimir ou salvar o documento com as informações acrescidas. Imprimir não tem erro, o Adobe Reader imprime o conteúdo com os comentários. Para imprimir o documento sem os comentários, vá no painel lateral e clique na ferramenta com o desenho de um balão de diálogo (Filtrar comentários) e selecione "Ocultar todos os comentários". Para ser mais específico e escolher quais comentários você quer que sejam exibidos ou impressos no documento, você pode selecionar a partir desta mesma ferramenta os critérios a serem selecionados: Por tipo (caixa de texto, nota auto-adesiva, tachado, etc), por revisor (depende de quantos usuários ou computadores acessaram o documento e adicionaram seus comentários - nos exemplos somente eu fiz as adições, por isso o nome hernani&nbsp;acima dos comentários no painel), marcado (ao lado de cada registro de comentário tem uma caixa de seleção que pode ser marcada) &nbsp;e status (aprovado, rejeitado, etc - que pode ser definido clicando com o botão direito sobre o comentário desejado e indo para a opção Definir status).



Quanto a salvar o documento, o mesmo pode ser salvo se não for somente leitura. Se for, basta salvar uma cópia. Por padrão, já que o documento original não foi alterado, este estará acompanhado dos comentários, que podem até ser salvos separadamente. Basta, no painel lateral, selecionar no botão Opções&nbsp;da barra de ferramentas (ao lado do botão&nbsp;Filtrar comentários exibido acima) a opção Exportar tudo para arquivo de dados ou selecionar alguns comentários que desejar e pelo mesmo caminho clicar em Exportar seleção para arquivo de dados). O documento é salvo, os comentários podem ser salvos à parte sem serem desvinculados do documento original (eles passam a se tornar uma fonte de importação para outros documentos). Agora, se você não quiser arriscar o envio do documento com comentários pela Internet sob o risco de os mesmos serem editados (pois poderão ser), então utilize aquela impressora virtual de PDF que eu sugeri no começo da postagem e salve o arquivo como um novo documento PDF. Os comentários serão fixados no documento como se fizessem parte dele desde sempre. Simples, não?



Obs: Eu só observei a disponibilidade dessa ferramenta nesta versão do Adobe Reader porque eu precisei lidar com isso em momento oportuno. Acredito que esses recursos podem estar disponíveis em outras versões do leitor, mas pouca gente procura, talvez pelo fato de levar o fato de ele ser um leitor a sério.



É isso aí, então, pessoal. Mais uma dica para usuários e técnicos para uma ferramenta de uso universal. Espero que essa descoberta (que eu acredito que muitos já sabiam, mas eu não!) ajude a todos assim como me ajudou.

Grande abraço e sucesso a todos.