A comunicação não é um obstáculo para equipes remotas
Autor: Ivo Correia, PMP, Master Coach | Publicado: 2013-04-23T07:29:00-07:00

Cada vez mais, as empresas estão fazendo uso de equipes remotas. Quer você esteja usando um serviço de atendimento ao cliente descentralizado ou coordenando uma equipe de desenvolvimento ou trabalhando com os membros de um grupo espalhados por todo o mundo, comunicação e manter todos no circuito são considerações muito importantes. Há algum tempo, este era um enorme problema que resultou em um alto índice de fracasso. No entanto, esse não é mais o caso, e você verá que com as ferramentas certas (e a mentalidade certa), a comunicação com equipes remotas pode ser muito flexível e eficiente.

Instruções detalhadas
Se os membros de sua equipe têm tarefas de projetos abrangentes para realizar ou têm responsabilidades que mudam diariamente, é vital que você forneça instruções detalhadas. Isso lhes dá algo para usar como referência, e também reduz a necessidade de e-mails, mensagens instantâneas ou telefonemas. Lembre-se – quanto mais tempo sua equipe passa trabalhando, ao invés de se comunicando, mais produtivos eles serão. Forneça instruções detalhadas e precisas desde o início.
A parte mais difícil ao transmitir especificações de projeto ou design para uma equipe remota tende a ser o entendimento visual. Use ferramentas de colaboração remota, Skype ou outras ferramentas de vídeo, e os documentos focados no design para transmitir seus planos de visualmente – se não for feito, as equipes de projeto precisarão de comunicações escritas e planos incrivelmente detalhados. Tente simular a experiência de estar na mesma sala com os membros da equipe remota.

Mal-entendidos surgem
Na mesma linha de fornecer instruções detalhadas, você também tem que ter certeza de que suas instruções são tão claras quanto possível. Perceba que há um espaço enorme aqui para mal-entendidos e erros. Faça comunicações claras e simples. Evite termos confusos, principalmente se a pessoa que recebe as instruções não é um falante nativo de Português. Não escreva como um escritor ou um gerente de projeto – escreva como um professor. Aceite que algum nível de falta de comunicação é natural – só não se esqueça de percebê-lo rapidamente, antes que cause atrasos nos projetos.

Esteja Disponível
Ao lidar com uma equipe remota, há boas chances de que você tenha, pelo menos, alguns membros da equipe em diferentes fusos horários. As diferenças de horário podem ser consideráveis. Para garantir que você tenha as capacidades de comunicação certas, você precisa estar disponível quando os membros da equipe estão trabalhando. Isso significa que se você tem um membro da equipe que está apenas começando sua jornada de trabalho quando a sua já terminou há mais de três horas, você ainda precisa estar disponível para perguntas e comunicação. Você não tem que ir a extremos ridículos, mas você precisa fazer um esforço para responder a perguntas e prestar esclarecimentos no horário deles.

Você está comprometido
Se você disser que estará disponível a partir de X horas até Y horas, ou que você vai estar on-line entre horas específicas, mantenha esse compromisso. Membros remotos da equipe contam com você para manter seus compromissos, e se você não fizer isso, pode causar frustração, raiva e problemas dentro do projeto. Mantenha o reagendamento de conversas a um mínimo absoluto e sempre esteja lá quando você diz que vai estar. Isso não só ajudará a garantir que você e sua equipe desfrutem de uma boa comunicação, mas também constrói confiança e promove um senso de trabalho em equipe.

Tenha as pessoas certas
Todos os ambientes de equipes remotas envolvem uma boa dose de autogestão. No entanto, nem todo mundo foi feito para isso. Certifique-se de que a sua equipe é construída de especialistas que possuem as habilidades para gerenciar seu próprio tempo. Você não pode se permitir microgerenciar membros remotos da equipe – é simplesmente muito complicado. Verifique se você tem as pessoas certas para a tarefa antes mesmo de começar. Se você costuma contratar pessoas com habilidades de nível X, para um projeto remoto, certifique-se de contratar habilidades X+20%. É necessário aumentar os níveis de habilidade de suas equipes de projetos remotos, porque vai envolver muita autonomia e programação pessoal.
Equipes remotas não têm que ser um pesadelo na comunicação. Siga estas dicas simples para manter as coisas funcionando sem problemas. 
Autora: Marie Larsen

Fonte:&nbsp;http://stakeholdernews.com.br/artigo/comunicacao-equipes-remotas/