Gerenciando por Exceções
Autor: Max  Micheloni | Publicado: 2011-05-09T10:15:00-03:00


Por: Max Micheloni

Para o gerenciamento de projetos, existem diversas estratégias de controle que podem ser aplicadas de acordo com a abordagem escolhida.







A estratégia abordada neste artigo refere-se a o gerenciamento de projetos com foco em restrições. Esta estratégia segue a abordagem da metodologia PRINCE2, sugerindo o balanceamento das restrições para buscar um melhor equilíbrio dentro do projeto.







Restrições bem definidas permitem ao gerente gerenciar por exceções, ou seja, permite que o gerente de projetos conduza o projeto sem exceder nenhuma das restrições definidas. Se algumas das restrições estiverem com potencial de ser excedida, o gerente de projetos deverá realizar uma ação corretiva para colocá-lo de novo em curso. A complexidade da interação entre restrições pode afetar nas mudanças em suas tolerâncias. Como exemplo, o aumento do escopo ou da qualidade pode gerar os benefícios, mas também pode aumentar os riscos que passará a correr.








Neste método, podemos destacar inicialmente a abordagem PRINCE2 de acordo com a tripla/sêxtupla restrição.&nbsp; As restrições representam os fatores chaves para os ajustes necessários a serem realizados pelo gerente de projetos.







As restrições que compõe a tripla são o custo, prazo e escopo, tendo a qualidade eventualmente como a quarta restrição. A composição que levaríamos a sêxtupla inclui benefícios e riscos. A metodologia Prince2 assume objetivos de desempenho definidos, especificações de controle e apoio, estabelecendo limites de tolerância, antecipando assim os problemas.





Para a correta medição e controle através de restrições, faixas de limites precisam ser estabelecidas para cada restrição. Estas faixas representam as incertezas particulares para cada projeto iniciado. Prazo e custo possuem valores mais tangíveis para serem avaliados, tornando-se os principais drivers de apreciação dos sponsors e stakeholders. O escopo não possui valores tão tangíveis como os anteriores, sendo definido pela faixa de variação de valores, ou seja, sua flexibilidade depende das necessidades dos itens que compõe o escopo definido, explicitando o que é obrigatório e o que não é, variando apenas dos quais não são obrigatórios. Por exemplo, um escopo onde existem 4 módulos onde os módulos 1 e 2 são obrigatórios e os módulos 3 e 4 podem ser postergados sem prejuízo direto. Neste caso o cliente pode exigir o módulo 1 e 2 e o 3 e 4 se houver tempo ou informar em outra situação que gostaria de todos os módulos, porém sobreviveria sem os dois últimos.







&nbsp;A qualidade tem uma correlação característica ao escopo, apenas sendo aplicada no produto entregue (final), restringindo-se ao atendimento das especificações das entregas e sua margem de tolerância quanto ao produto final. Essa margem poderá resultar no aceite ou na recusa do produto gerado. Por exemplo, um cliente solicita um relatório onde este precisa estar dimensionado para o Iphone. Neste caso, não há tolerância, ou seja, não há flexibilidade, a não ser que o responsável solicite autorização para mudar. Todavia, o cliente pode recusar a entrega. Entretanto, o cliente pode solicitar que o relatório esteja no formato do Iphone, porém se não for possível, por qualquer tipo de limitação, este pode estar no formato do Ipad. Neste caso, há uma margem de tolerância onde o responsável poderá levar em consideração sem solicitar autorização, pois já foi definido anteriormente.



O Benefício e o Risco são apresentados como os mais novos integrantes da analise abordada.&nbsp; O benefício representa o valor que se espera de um projeto para a organização. Este valor deve ser mensurável e em seu início deverá haver uma justificativa clara para determinar se o projeto deverá ser iniciado ou não. Se ao decorrer do projeto a justificativa deixar de ser plausível ou ficar abaixo de um limite aceitável, este deverá ser interrompido.&nbsp;







O Risco dentro de um projeto gerenciado é identificado e administrado e dependendo do nível de riscos presentes no projeto, existe a possibilidade de a organização não suportá-los. Isto representa a tolerância ao risco. A consideração a tolerância a riscos é citada na seção de conhecimento de risco no guia PMBOK, porém esta tolerância não está definida devido a cada um estabelecer seu próprio parâmetro.







A utilização do modelo de seis restrições é aplicada para ajudar no controle do projeto. O gerente do projeto em conjunto com o sponsor, stakeholders e o conselho do projeto definem quais são os limites do projeto nas seis áreas chaves. Juntos compõem um conjunto de regras que ajudam ao gerente do projeto visualizar o entendimento dos stakeholders e sponsor do que consideram mais importante no projeto.







As restrições aplicadas em conjunto são uma excelente ferramenta para o Gerente de projetos e sponsor realizarem o controle do projeto por diferentes dimensões. Entretanto, o excesso de controle também pode ser prejudicial na condução de um projeto. As aplicações das restrições apresentadas deverão ter um correto balanceamento e um monitoramento constante, sob o risco de se perder o rumo correto da aplicação do projeto.

Max Micheloni