12 armadilhas do planejamento que devem ser evitadas.
Autor: Educação Financeira | Publicado: 2012-06-11T07:22:00-11:00






O planejamento estratégico é uma das maiores responsabilidades dos gestores sêniores e é essencial para o desenvolvimento das empresas em longo prazo. Com o aumento da incerteza econômica, as empresas devem adequar seu planejamento estratégico, não apenas para antecipar e reagir rapidamente à mudança de circunstâncias, mas também para construir os alicerces do futuro cenário econômico.

Em seu artigo "Common Errors in the Process of Planning and Follow-up" (Erros comuns no processo de planejamento e acompanhamento), Alberto Fernandez, do Instituto de Estudios Superiores de la Empresa da Universidade de Navarra, na Espanha, apresenta o que ele acredita serem as 12 armadilhas mais comuns enfrentadas por planejadores estratégicos, e oferece dicas para evitá-las.

Seis dos erros mais comuns cometidos durante o planejamento estratégico estão listados abaixo. Mesmo que alguns deles possam ser facilmente evitados com o uso de bom senso, ainda assim são cometidos com frequência e, geralmente, acabam custando caro para as empresas afetadas.





1. Ignorar o processo de planejamento

Alguns executivos não gastam tempo bastante planejando as estratégias de curto e longo prazo para suas empresas. Isso pode acontecer em decorrência da falta de procedimentos formais, de mudanças rápidas nas condições do mercado, da arrogância administrativa, ou simplesmente da falta de tempo.

Solução: Em primeiro lugar, você precisa reconhecer a importância do planejamento estratégico. Em seguida, administre sua agenda de maneira eficiente, separando tempo suficiente – ao menos 5 por cento de suas horas de trabalho semanais – para supervisionar as principais prioridades estratégicas.





2. Arrastar o planejamento de curto prazo.

Planos de curto prazo ineficientes podem fazer com que seja mais difícil identificar e manter o foco nos objetivos imediatos e desafios da empresa.

Solução: Reduza e simplifique o processo de planejamento. Para essa finalidade, é fundamental formar uma equipe forte e dedicada de planejadores estratégicos, que estejam completamente cientes de seus papéis e de suas responsabilidades.





3. Não distinguir o planejamento de curto e longo prazo.

Planejamentos de curto e longo prazo requerem abordagens completamente diferentes, especialmente em relação à análise de tendências, às atividades dos concorrentes e à atenção aos detalhes.

Solução: Em seu planejamento de longo prazo, tente estabelecer as linhas gerais da estratégia de sua empresa. Já no planejamento de curto prazo, você precisa ficar mais atento aos detalhes. Evite abordar questões estratégicas de longo prazo logo depois de acordar planos de curto prazo, uma vez que isso pode gerar distrações desnecessárias.





4. Planejar mal as reuniões.

Você pode realizar quantas reuniões quiser – entretanto, se os participantes estão despreparados ou desconcentrados, elas serão infrutíferas.

Solução: Estabeleça um conjunto claro de políticas e de procedimentos para a preparação pré-reunião e a participação. Você pode fazer isso criando uma lista de tópicos clara para a reunião, garantindo que todos os participantes estarão preparados com antecedência e cheguem na hora correta. A despeito dos inevitáveis protestos, peça aos participantes para desligarem os telefones de suas baias durante a reunião para minimizar as distrações.





5. Colocar o orçamento em primeiro lugar.

Naturalmente, o aspecto econômico deve ser levando em conta em todas as ações de planejamento estratégico. Entretanto, ele não deve impedir projetos que podem ser benéficos, ou que forneçam um retorno saudável.

Solução: Não deixe que as preocupações financeiras ditem completamente a estratégia. A estratégia deve vir em primeiro lugar, os recursos em segundo.





6. Escolher a equipe errada.

Ao compor sua equipe de planejamento estratégico, alguns gerentes prestam pouca atenção ao perfil dos funcionários necessários para cada tarefa, resultando em uma incompatibilidade entre habilidade e tarefa.

Solução: Delegue as tarefas para as pessoas certas durante todo o processo de planejamento e execução, lembrando-se das habilidades, do conhecimento e da perícia particulares que cada uma delas pode trazer à mesa de reunião.

Contudo, mesmo que uma estratégia promissora tenha sido preparada, ainda há muitos erros que podem ser cometidos na fase de acompanhamento. A seguir, seis dos erros mais comuns.





7. Negligenciar o processo de acompanhamento.

Algumas empresas ignoram o processo de acompanhamento como um todo, ao passo que outras podem perder o foco de seus indicadores-chave de desempenho (KPIs) no longo prazo.

Solução: Planeje a execução e o acompanhamento com o mesmo cuidado que você teve durante a fase do planejamento estratégico. Mantenha o foco realizando reuniões periódicas para revisar as métricas dos KPIs.





8. Falta de continuidade.

Você não pode simplesmente ignorar trimestres ruins e dizer que as coisas irão melhorar na segunda metade do ano. Estratégias claramente importantes devem ser monitoradas com regularidade e rigor.

Solução: Assegure-se de que fatores como períodos de férias ou a sobreposição de dois ciclos de planejamento não acarretem um efeito negativo no processo de acompanhamento, destacando a importância da perseverança e da continuidade. Além disso, esteja preparado para reagir rapidamente caso os resultados sejam negativos.





9. Misturar acompanhamentos estratégicos e operacionais.

Geralmente, questões estratégicas tendem a ser mais complexas. Elas requerem mais tempo para a análise e seus resultados demoram mais tempo para ficarem claros. Além disso, se elas se misturam com questões operacionais, estas acabam frequentemente prevalecendo sobre as demais.

Solução: Realize reuniões diferentes para o acompanhamento estratégico e o operacional, e certifique-se de prestar atenção aos problemas estratégicos.



10. Acompanhar os indicadores de forma inadequada.




Um processo de acompanhamento não faz sentido se você não analisar regularmente os objetivos e as ações definidas durante o processo de planejamento.

Solução: Coordene seus objetivos estratégicos com ações e acompanhe os KPIs com frequência. Além disso, não deixe que preocupações financeiras dominem o processo de tomada de decisão.





11. Complicar demais o processo.

Monitorar muitos indicadores pode complicar o processo, torná-lo mais caro e criar pressões desnecessárias, causando stress e frustração entre os funcionários.

Solução: Mantenha o processo o mais simples possível, concentre-se apenas nas principais métricas de negócios e reduza a papelada ao mínimo.





12. Realizar reuniões de acompanhamento sem importantes membros da equipe.

Quanto maior for o número de reuniões que você convocar, maior será a chance de que importantes membros da equipe não possam estar presentes.

Solução: Reuniões de acompanhamento devem ser planejadas com antecedência e não devem ocorrer mais de uma vez por mês, ou uma vez por trimestre. Videoconferências podem facilitar a participação de todos.