Gerência de Projetos - Abra as linhas de comunicação
Autor: Diener Maick Piske | Publicado: 2010-05-13T00:00:00-07:00

Autor:&nbsp;Marco Aurélio &nbsp;http://www.malima.com.br &nbsp;A comunicação é uma constante em toda e qualquer negociação; é a interação entre as pessoas que decide o resultado final. Entender a dinâmica da comunicação eficaz é um aspecto importante de nossas atividades de como gerentes de projetos.&nbsp;A primeira regra da comunicação é que você tem dois ouvidos e uma boca, logo, você deve ouvir mais do que falar. Para que se possa chegar a um acordo positivo, cada parte tem de dar oportunidade de que a outra se expresse. O grande desafio é manter abertas as linhas de comunicação durante as situações de conflito, principalmente ser acessível para que os membros de nossa equipe sintam-se à vontade para expressar suas opiniões, idéias, sugestões e preocupações. É um desafio lembrar-se de que a comunicação envolve mais ouvir do que falar, e que na hora de falar, devemos estar atentos à forma que nos expressamos.
Aprenda a ouvir: A habilidade de expressar claramente suas idéias e mensagens é obviamente importante, mas a habilidade de ouvir claramente a mensagem de outra pessoa é igualmente importante para que se possa chegar a um acordo. Todos devem se esforçar para desenvolver habilidades de ouvir. Enquanto a outra pessoa fala, não fique pensando no que irá dizer a seguir. Ouça!
Aprenda a observar: Olhar a outra pessoa falando permite que você mantenha a atenção à linguagem não verbal e deixa claro à outra pessoa que você está atento e interessado na mensagem. Se houver dispersão na conversa, procure encontrar uma forma de envolver a outra parte. Cabe a você, como condutor do processo, certificar-se de que os outros estejam ouvindo. Quando a outra pessoa está falando, você deve estar atento ao que é dito por palavras e pela linguagem não verbal (gestos, expressões faciais, postura corporal). Observe a reação não verbal à sua mensagem. Veja se estão ouvindo sua mensagem ou se estão pensando no que irão dizer a seguir (ou se estão cochilando enquanto você fala). Ouça e seja ouvido!
Assuma a Responsabilidade: É importante que você seja ouvido e entendido. Todos nós conhecemos o jogo de passar a mensagem. Peça que a pessoa recapitule o que foi dito. Muitas vezes o interlocutor não tem todas as informações sobre o assunto e isso pode levar a resultados não desejados. Seu objetivo é que a outra pessoa tenha sua mensagem clara e sem alterações. Dessa forma, seja proativo ao se comunicar com os membros de sua equipe.&nbsp;Há algumas dicas simples para manter a outra pessoa interessada e prestando atenção a você e a sua mensagem:
Tempere seus comentários com perguntas para envolver a outra parte no diálogo. Ao envolver a outra pessoa no diálogo, ela terá que prestar atenção ao que você diz para que possa responder. E quando a outra parte falar, é sua vez de ouvir.
Use o silêncio para chamar a atenção. Faça uma pausa antes de um ponto importante e permaneça em silêncio até que observe que chamou a atenção.&nbsp;
Use perguntas para reforçar sua mensagem e garantir que o que você disse foi entendido. Peça opiniões. Se notar que o ponto não ficou claro, refaça sua explicação. Lembre-se que você pode não ter outra chance de reforçar sua mensagem após o fim da reunião.Se sua mensagem não ficar clara quais são as suas chances? Como negociar em torno de dúvidas e incertezas? Como tomar decisões sem ter as informações necessárias? Mantenha aberta as linhas de comunicação: ouça, seja ouvido e passe sua mensagem!