Análise do processo
Autor: Gestão e projetos | Publicado: 2011-09-24T07:56:00-03:00

O mapeamento do processo serve para indicar a seqüência de atividades desenvolvidas dentro de um processo. Deve ser feito de forma gráfica, utilizando-se a ferramenta fluxograma, para representá-lo. Antes de usar o fluxograma, deve-se listar a seqüência das ações do processo (listar cada passo).
O fluxograma é uma representação gráfica das etapas de um processo; mostra-se bastante útil na investigação de oportunidades para a melhoria de um processo e na obtenção de um entendimento detalhado de como o processo realmente funciona. Ao examinar o modo como as várias etapas do processo se relacionam umas com as outras, pode-se descobrir fontes potenciais de problemas. A ferramenta fluxograma serve, ainda, para documentar um órgão ou seção específica envolvida em cada etapa do processo, permitindo identificar-se as interfaces. Utilizaremos a simbologia, conforme a figura abaixo para elaboração dos fluxogramas:
&nbsp; A simbologia apresentada traz apenas os símbolos mais comumente utilizados. Outros símbolos poderão ser empregados para mapeamento dos processos. O fluxo do processo desenhado deve retratar com clareza as relações entre as áreas funcionais da organização. O maior potencial de melhoria muitas vezes é encontrado nas interfaces das áreas funcionais. Enfatiza-se a documentação dos processos, seguindo a premissa de que, para realizar alguma melhoria no processo, é preciso primeiro conhecê-lo e entendê-lo e que a qualidade de um produto ou serviço é reflexo da qualidade gerenciamento do processo utilizado em seu desenvolvimento.
Deve-se constantemente realizar um questionamento em relação ao modo atual de se realizarem as ações, visando simplificar ou eliminar aquelas que não contribuem para o resultado do processo, isto é, não agregam valor. A seguir apresentamos um fluxograma de trabalho:
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Conhecendo o processo
Ferramenta para se conhecer o processo (5W2H)
Nesta fase, deve-se procurar conhecer o histórico de cada processo, identificando os elementos, as atividades, as normas que são utilizadas em seu desenvolvimento, os produtos e serviços e os padrões a eles associados. Conhecer os processos significa conhecer como os produtos são planejados, produzidos e entregues.
O que/Que/Qual (What)&nbsp;Quais são os insumos do processo?Que produto/serviço o processo produz?Quais são as metas, padrões e indicadores de desempenho do
processo?Quais são os métodos e tecnologia empregada?Qual o grau de satisfação do cliente com o processo?
Onde (Where)
(a) Onde o processo é planejado, executado e avaliado?
(b) Onde o processo deveria ser executado?
Quem (Who)&nbsp;Quem são os clientes, fornecedores, gerentes e executores do processo?Quem participa das decisões?Quem deveria executar o processo?
Quando (When)&nbsp;Quando deve começar e terminar a preocupação do dono do processo com o mesmo?Quando deve começar e terminar o envolvimento dos clientes com o processo?Quando o processo deve ser executado?Quando cada subprocesso deve ser executado?
Por que / Para que (Why)&nbsp;Porque/para que esse processo existe?O que está sendo feito é por que é necessário?Por que deve ser feito dessa maneira?
Como (How)&nbsp;Como o processo é planejado, executado e avaliado?Como as informações são registradas e disseminadas?Como é avaliada a satisfação do cliente?Como está o desempenho do processo?
Quanto (How much)&nbsp;Quanto custa a atividade?

(*) Texto baseado no Caderno de Instrução Experimental Análise e  Melhoria de Processos da Assessoria Especial do Comandante do Exército