Gerenciamento de mudanças em projetos
Autor: Wankes Leandro | Publicado: 2012-08-28T15:16:00-03:00

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Quando pensamos, idealizamos e planejamos um projeto sempre focamos no sucesso. Tanto é assim que sempre planejamos soluções para os problemas e obstáculos que possam vir a assolar o projeto.

Infelizmente, (e isso é senso comum) um projeto nunca termina como começou!

Ou seja, projetos desde o primeiro dia de sua existência são “atacados por situações” que podem eventualmente resultar em uma mudança.

Isso
não deveria surpreender ninguém e nem ser tido como uma falta de proficiência
da gerência do projeto. Afinal, um projeto pode ser visto como um sistema
aberto. Tem entradas, processamento, saídas e a retroalimentação. E, como tal,
também tem uma das principais características de um sistema aberto que é
justamente a sua capacidade de evoluir e se adaptar ao ambiente.





Nesse
sentido, é perfeitamente esperado que um projeto tenha, ou sofra, mudanças ao
longo do seu ciclo de vida.

Como
consequência, o que é esperado de nós Gerentes de Projetos é que saibamos
realizar o controle integrado de mudanças.

Este
artigo tratará do gerenciamento de mudanças em projetos. Abordará o processo de
controle de mudanças previsto no PMBOK, as origens e o custo da mudança e dará
dicas práticas para uma gestão efetiva das mudanças nos projetos, como a
sugestão de um subprocesso de gestão de mudanças.



Classificação do artigo
Área foco: Project Management Issues (ISS) [Questões relacionadas a ser um GP] Nível de conhecimento: Intermediate (Intermediário)






Processo: Realizar o controle integrado de
mudanças

A
Gestão de Mudanças nos projetos é tão relevante que há no PMBOK um processo
exclusivo para ela. É o processo “Realizar o controle integrado de mudanças”,
da área de conhecimento Integração e ocorre no grupo de processos de
Monitoramento e Controle. 

Baseado
no PMBOK e de forma simples, o resultado esperado com a gestão de mudanças nos
projeto é garantir a integridade e a atualização dos projetos. Em outras
palavras, o objetivo do processo de controle integrado de mudanças é
centralizar as mudanças por meio do estabelecimento de um padrão.



A origem das mudanças

As
mudanças nascem, basicamente, de desvios apurados pela simples comparação dos
resultados planejados com os realizados.

Sendo
um pouco mais específico, as mudanças podem se originar de um problema – neste
caso a mudança é a resposta ao problema -, ou de uma demanda direta de alguma
parte interessada.

O
PMBOK descreve três tipos distintos de mudanças, mas não limita a elas, a saber:



Ação corretiva – mudança que em bom português
brasileiro tem o objetivo de “trazer o projeto de volta aos trilhos”, isto é,
realinhar o desempenho futuro do projeto ao desempenho planejado.
Ação preventiva – mudança com o foco no
tratamento de um risco, ou seja, na redução da probabilidade ou do impacto
negativo de um risco.
Reparo de defeito – mudança com o foco de
reparar um defeito em algum produto do projeto ou substitui-lo.


O
importante é que a mudança sempre deve ser registrada formalmente, mesmo que
demandada verbalmente. Normalmente, usa-se um documento chamado de Solicitação
de Mudança (Change Request) para
registrar/formalizar a mudança.



Formalização da Solicitação de mudança não
quer dizer Mudança aprovada

Após
a formalização da Solicitação de Mudança ela deve ser analisada, visando a sua
aprovação ou não.

É
importante frisar, como dito no enunciado deste tópico, que a formalização de
uma solicitação de mudança não quer dizer que a mudança foi aprovada. E sim,
que a solicitação será analisada.

Esta
análise deve incluir o impacto em todas as áreas de conhecimento. E muitas
vezes contempla a construção de cenários (otimista, realista e pessimista) para
subsidiar a tomada de decisão.

Outra
técnica bastante utilizada para análise e aprovação das solicitações de mudança
é a constituição de Comitês de Controle de Mudança (CCM). 

Na
prática, já vi quatro tipos diferentes de Comitês.



Comitê Operacional: formado pelo Gerente e
Equipe do Projeto, incluindo Fornecedor, e tem a responsabilidade de analisar e
aprovar mudanças que tenham baixo impacto na variável tempo do projeto e não
impacte nas variáveis custo, escopo e qualidade. Ressalta-se que o “baixo
impacto na variável tempo” deve ser definido claramente no Planejamento do
projeto, antes da Execução.
Comitê Tático: formado pelo Gerente do Projeto,
Gerentes Funcionais e Gerente do Fornecedor e tem a responsabilidade de
analisar e aprovar mudanças que tenham impacto intermediário na variável tempo
e baixo impacto na variável qualidade e escopo do projeto e não impacte nas
variáveis custo e escopo.
Comitê Estratégico: formado pelo Gerente do
Projeto, Patrocinador do Projeto, Patrocinador do lado do fornecedor do projeto
e Patrocinador do lado do cliente do projeto e tem a responsabilidade de
analisar e aprovar mudanças que tenham impacto alto na variável tempo, impacto
intermediário na variável qualidade e escopo e impacto na variável custo.
Comitê de Mudança: convocado pelo Gerente do
Projeto com os integrantes que ele julgar pertinente (dessa forma, pode até
chegar a ter a participação de Patrocinadores do Projeto) e tem a
responsabilidade de analisar e aprovar mudanças que tenham impacto alto no
planejamento do projeto.


Após a aprovação, ou não, da Solicitação de
mudança 

Sendo
a Solicitação de mudança recusada ela deverá ser arquivada e não eliminada,
pois em um outro momento ela poderá ser útil. Mesmo que não seja utilizada em
um outro momento, certamente ela deverá ser resgatada no encerramento do
projeto ou fase para ser utilizada como Lição aprendida.

Caso
a Solicitação de mudança seja aprovada deverá ser salva uma nova linha de base
no projeto. Em outras palavras, a mudança será incorporada no planejamento do
projeto e, portanto, deverá ser executada.

É
importante lembrar que toda mudança aprovada resultará em uma nova linha de
base.



Processo de gestão de mudanças

Baseado
no PMBOK e no exposto acima, pode-se concluir que o subprocesso de gestão de
mudanças é:


Ressalta-se
que este subprocesso não está explicitado, ou desenhado, no PMBOK.





O custo da mudança

Infelizmente,
não existe uma fórmula onde seja possível simplesmente preencher algumas
variáveis, “apertar um botão” e como resultado apareça se a mudança deve ou não
ser aprovada. O que se sabe é que toda mudança tem um custo e quanto mais para
o fim do projeto maior será o custo de implementar a mudança. Veja figura 1 –
Custo das mudanças.



Uma
conclusão interessante que pode-se chegar é que a mudança até determinado ponto
de um projeto é possível de ser analisada e aprovada, isto é, é aceitável; após
determinado ponto, mudanças são totalmente indesejadas; e em determinado
momento, dependendo do cada caso a mudança é aceitável ou indesejada – e por
isso podemos chama-la de área de sombra. Veja figura 2 – Momento das mudanças.







Essa
conclusão dos momentos das mudanças é bem óbvia, pois imagine-se em um projeto
de construção de uma casa. No início do projeto é aceitável mudanças
relacionadas a, por exemplo, cor da pintura da casa, do tipo do piso a ser
colocado na cozinha e até mesmo mudanças mais radicais como a retirada de uma
parede etc; Agora imagine-se próximo ao término do projeto, e chega até você uma
solicitação de mudança da cor da pintura da casa ou do tipo do piso da cozinha ou
a retirada de uma parede. Certamente será um transtorno!



Além
dessa variável do custo da mudança, podemos também inserir a variável
influência das partes interessadas, riscos e incertezas. À medida que o projeto
se aproxima do fim a influência, os riscos e as incertezas diminuem. Veja
figura 3 - Influência das partes interessadas, riscos e incertezas.



Essa
situação gera um paradigma interessante nos projetos, pois embora a influência
das partes interessadas, os riscos e as incertezas sejam baixas, o custo é
elevado. Eu chamo esse paradigma de Paradigma do Risco baixo-Custo alto. Veja
figura 4 – Paradigma Risco baixo-Custo alto.





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Boas mudanças.



Abs!



WL



Ps: 

Se você quiser citar esse artigo ou
parte dele em seu trabalho acadêmico basta copiar a referência a seguir:
RIBEIRO, Wankes L. Gerenciamento de mudanças em projetos. Disponível em: http://www.wankesleandro.com/ Acesso em dd/mm/aaaa.<!--EndFragment-->








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