Processos
Autor: Luizão Menna Barreto | Publicado: 2011-06-12T10:59:00-03:00

Tenho notado em minha andanças profissionais, bem como em meu crescimento e dentro da área que estou atuando, a necessidade de se pôr em prática prazos e escopos do que será, como será e quando será feito.
Recentemente assumi um cargo onde vejo que não há nada descrito e estou tendo de recomeçar tudo!
Com esse panorama, me perguntei: Há realmente uma Gestão de Processos aqui???

Pra variar, em minha eterna inquietude, fui pesquisar sobre o assunto, o qual segue abaixo:

O que é Gestão de Projetos?
Resumo
Nas próximas páginas é apresentado o tema “gestão de projetos”,&nbsp;inicialmente fazendo uma definição de “projeto”, destancando a diferença entre&nbsp;desenvolvimento de um negócio e desenvolvimento de um projeto. Em seguida, é&nbsp;apresentada a conceituação de “gestão de projetos” propriamente dita, algumas&nbsp;áreas de conhecimento envolvidas são mencionadas e são feitas considerações sobre&nbsp;uso de softwares de apoio dentro do contexto de gerenciamento de projetos.
O que é um Projeto?
Antes de abordarmos o tema “Gestão de Projetos”, vamos discutir um&nbsp;pouco a própria definição de "projeto”.
Muitas vezes comentamos que estamos desenvolvendo um projeto, ou&nbsp;que temos idéias para fazer um projeto, mas vamos observar &nbsp;alguns detalhes,&nbsp;seguindo o conceito utilizado pelo PMI – Project Management Institute, que é um&nbsp;dos institutos mais conceituados no mundo no assunto.
Primeiramente, um projeto é uma iniciativa que é única de alguma forma,&nbsp;seja no produto que gera, seja no cliente do projeto, na localização, nas pessoas&nbsp;envolvidas, ou em outro fator. Isto diferencia projetos de operações regulares de&nbsp;uma empresa – a produção em série de margarinas é uma operação da empresa,mas por outro lado, a criação de um móvel sob encomenda é um projeto.
Em segundo lugar, um projeto tem um fim bem definido, ou seja, tem um&nbsp;objetivo claro, que quando atingido, caracteriza o final do projeto. Isto faz com que o&nbsp;desenvolvimento de um novo negócio, por exemplo, possa não ser considerado um&nbsp;projeto.
Vamos nos ater a este segundo ponto um pouco mais. Imagine que você&nbsp;tenha uma idéia para um novo produto a ser lançado no mercado, e que você queira&nbsp;pleitear recursos para financiar o desenvolvimento deste negócio.&nbsp;Para isso, você provavelmente irá desenvolver um plano de negócios, que&nbsp;conterá informações sobre o produto em si, sobre as forças do mercado que agirão - 2 -&nbsp;sobre este negócio (clientes, concorrentes, fornecedores, etc...), irá fazer uma&nbsp;análise &nbsp;de Oportunidades e Ameaças, Pontos fortes e pontos fracos, apresentará&nbsp;planilhas financeiras, montará um plano de Marketing, irá mostrar o diferencial do&nbsp;seu produto e seu negócio, etc, etc, etc...
É possível dizer que a criação deste documento completo é um projeto,&nbsp;mas o conteúdo do documento em si não, uma vez que se trata de um negócio novo,&nbsp;e – salvo exceções – negócios são feitos para durar indefinidamente, não para terem&nbsp;um final em um determinado momento.
Dadas estas definições, façamos uma lista de exemplos de projetos:A construção de uma &nbsp;casa é um projeto, o desenvolvimento de um&nbsp;software, a organização de um evento, a construção de um móvel sob encomenda, a&nbsp;implantação de uma nova linha de produção na fábrica, a realização de uma viagem,&nbsp;escrever um livro, criar um documento, executar uma peça de teatro...
Repare na lista acima e confirme as duas características mencionadas&nbsp;anteriormente, comuns a todos os projetos: eles têm um fim bem definido, e são, de&nbsp;alguma forma, sempre únicos.
Portanto, vamos evitar a confusão feita por muitos que limitam a definição&nbsp;de projeto como envolvendo um novo negócio, pois projetos podem ser de inúmeros&nbsp;tipos e tamanhos diferentes, e podem envolver áreas de atuação diferentes,&nbsp;eventualmente não tendo nada a ver com a criação de um novo negócio.
Agora, com alguns esclarecimentos já feitos, passemos à definição de&nbsp;Gestão de Projetos. Leia esta segunda parte do texto sempre tendo em mente a&nbsp;definição de projeto apresentada agora, eventualmente se remetendo aos exemplos&nbsp;dados, para compreender realmente a característica genérica que envolve a gestãode projetos, ou seja, que faz com que o tema “gestão de projetos” possa ser&nbsp;discutido de forma independente da área de atuação.

O que é Gerenciar um Projeto?
Gerenciar, administrar, coordenar ou gerir um projeto é a aplicação de&nbsp;técnicas, conhecimento e habilidades para garantir que um projeto tenha sucesso.E gerenciar um projeto envolve desde iniciá-lo até finalizá-lo, passando&nbsp;pelas etapas de planejamento, execução e atividades de controle.
Muitos de nós – senão todos – já coordenaram projetos ao menos uma&nbsp;vez. E o que foi feito para gerenciar o projeto? É possível que um projeto seja&nbsp;gerenciado apenas utilizando-se o bom senso ou boas práticas herdadas de colegas,&nbsp;é possível que outro projeto seja gerenciado apenas usando-se algumas ferramentas&nbsp;como o Microsoft Project, e também é possível que ele seja gerido utilizando-se&nbsp;técnicas adequadas para cada uma das suas fases.
O PMI compilou as melhores práticas de gerenciamento de projetos&nbsp;utilizadas ao redor do mundo, que são aplicadas em projetos de tamanhos e áreas&nbsp;diferentes, e montou uma publicação, chamada PMBOK – Project Management Body&nbsp;of Knowledge.
Esta publicação contém inúmeros processos de&nbsp;trabalho, cada um com um conjunto de técnicas e&nbsp;ferramentas, para serem usadas ao longo das cinco fases&nbsp;de um projeto, que, como foi mencionado, são: iniciação,&nbsp;planejamento, execução, controle e finalização.
Este conjunto de processos e técnicas é mundialmente aceito como sendo&nbsp;um padrão bastante razoável para se aplicar em projetos de todos os tipos e&nbsp;tamanhos, e é considerado um conjunto de técnicas modernas de gerenciamento de&nbsp;projeto.
O que se ganha ao aplicar estas técnicas? Aumenta-se significativamente&nbsp;a probabilidade de seu projeto atingir os objetivos para o qual ele foi criado, dentro&nbsp;do prazo estipulado, e dentro do custo esperado. E isso já é um &nbsp;grande benefício,&nbsp;uma vez que é fato que a maioria dos projetos é concluída em atraso &nbsp;e com custo
acima do previsto.&nbsp;
Os processos de trabalho foram organizados pelo PMI em nove áreas do&nbsp;conhecimento. Por exemplo, a gestão do escopo é uma destas áreas, e trata de&nbsp;todos os processos envolvidos &nbsp;para iniciar o projeto, planejar o escopo do projeto,&nbsp;definir como as alterações de escopo serão tratadas ao longo do projeto, controlar o&nbsp;escopo e assim por diante.
De forma análoga, a gestão de custos é outra área de conhecimento, que&nbsp;trata da realização de estimativas de custos, da criação de orçamentos, de técnicas&nbsp;para se controlar os custos do projeto, etc...
Outra área de conhecimento lida com o gerenciamento de riscos no&nbsp;projeto, e envolve a identificação, a classificação e priorização de riscos, assim como&nbsp;a definição de estratégias a serem&nbsp;adotadas para cada situação que envolve&nbsp;risco.As demais áreas de&nbsp;conhecimento são:&nbsp;gestão integrada do projeto;
gestão de prazo;
gestão de recursos humanos;
gestão da qualidade;
gestão da comunicação;
gestão das aquisições (procurement).
Da mesma forma que existem técnicas para executar cada atividade&nbsp;dentro do processo de gerenciamento de projetos, existem ferramentas para auxiliar&nbsp;as atividades de gestão de projetos, e há ferramentas bastante sofisticadas, como&nbsp;alguns softwares bastante conhecidos, como Microsoft Project, os pacotes da&nbsp;empresa Primavera, Timecontrol, ABT, entre outros inúmeros aplicativos de apoio à&nbsp;gestão de projetos existentes no mercado.
Cuidado deve ser tomado para não aproveitar a facilidade com que são&nbsp;gerados os primeiros resultados em determinados softwares, e considerar o simples&nbsp;uso do software como sendo uma prática completa de gerenciamento do projeto.
Isto significa que, por mais que um software seja sofisticado, se ele não&nbsp;for bem “pilotado”, ou seja, se não houver conhecimento teórico, conceitual, que&nbsp;extrapole os limites do software, existe o risco de cair no que é chamado de GIGO –&nbsp;garbage in, garbage out, ou seja, em uma tradução livre, “se entra lixo, sai lixo”.Corremos o risco de estar colocando “lixo” no software, e por consequência,&nbsp;extraindo “lixo” dele.

Aliás, algumas das técnicas modernas de gestão de projetos nem&nbsp;requerem o uso de ferramentas sofisticadas, por exemplo, na definição da estrutura&nbsp;analítica do projeto – um dos processos da fase de “planejamento”, da área de&nbsp;conhecimento “gestão de escopo” – é mais apropriado utilizar &nbsp;folhas de flip chart e&nbsp;adesivos (como post-its), do que ferramentas computacionais.
Lembremos sempre que o gerenciamento de projetos envolve lidar com&nbsp;pessoas a todo momento – a equipe do projeto, o cliente, quem financia o projeto,&nbsp;outras áreas envolvidas, fornecedores, entre outros, e isto requer habilidades que&nbsp;vão além do simples uso de softwares.
Estas breves explicações devem ter introduzido o assunto, esclarecido&nbsp;algumas dúvidas e apresentado o grande espaço existente nas organizações para se&nbsp;aplicar as técnicas modernas de gestão de projetos.
É importante ter consciência de que muito há para se apresentar sobre o&nbsp;tema ainda, muitas são as técnicas de gerenciamento de projetos existentes e que&nbsp;podem ser utilizadas pelas empresas.
E os benefícios de se utilizar os conceitos modernos de gestão de projetos&nbsp;vão da melhor utilização dos recursos da empresa, redução no tempo de colocação&nbsp;de novos produtos no mercado, melhor controle e consequente redução dos custos&nbsp;envolvidos nos projetos, e, culminam, obviamente, na maior satisfação do cliente do&nbsp;projeto e de todas as outras pessoas envolvidas com o projeto.

Fonte:&nbsp;Alcides Pietro é Engenheiro de Produção, pós-graduado em Marketing e em&nbsp;Gestão de Projetos, certificado pelo PMI como Project Management Professional e sócio da&nbsp;PIETRO &amp; DIAS - Gestão de Operações - Gestão de Projetos