SUGESTÃO PARA A ORGANIZAÇÃO DE CONGRESSOS
Autor: Sérgio Reis | Publicado: 2014-11-28T04:53:00-08:00




Artigos

Seria interessante pontuar os autores (estrelas) de acordo com a sua
produção científica e titulação;

Artigos aprovados devem ser separados por assuntos e agrupados em
salas temáticas;

É interessante que o evento seja divido por dias temáticos;

Os mini cursos devem acontecer em um dia diferente de sua temática;

No ato da inscrição as pessoas podem escolher os trabalhos que lhe
interessam, com o objetivo de verificar a quantidade de pessoas e poder
determinar um local adequado para o público;

Um pequeno intervalo entre as apresentações;

A apresentação dos trabalhos devem ser filmados e postados na youtube



Sede do novo evento

Se houver mais cidades interessadas em sediar o próximo evento;

Devem apresentar a sua candidatura na abertura do evento (esta apresentação
deve estar disponível no site) os congressistas terão uma senha para acessar um
link para votar a sede do novo evento e no encerramento é apresentada a
apuração.



Premiações 

Todos os prêmios e sorteios devem ser entregues em uma única sessão
previamente agendada;

Os patrocinadores devem premiar os melhores artigos.



Sorteios para os congressistas

Cada patrocinador fará o seu sorteio, sabendo que o cupom para o
sorteio pode ser condicionado à participação em apresentações e/ou visita aos
stands.



Patrocinadores

Em todos os intervalos das apresentações é interessante que haja
vídeos dos patrocinadores e dos assuntos ligados ao evento;

No site do evento deve ter links dos patrocinadores direcionando para
um site específico ou para uma apresentação em vídeo;

Todas as ações de cada patrocinador devem ser descritas, tanto a de apresentações,
mini cursos, prêmios e brindes. 



Certificado 

Pode ser entregue a partir do primeiro dia. (ótimo)



Anais

Podem ser baixados como um todo ou artigo por artigo;

Seria interessante a divulgação dos Anais antes mesmo do evento (congressistas
inscritos), para conhecimento prévio e uma melhor discussão após sua
apresentação.



Chegada do congressista

Confecção do crachá;

A bolsa para o congressista deve ser de boa qualidade para que o mesmo
possa utilizá-la após o evento;

Dentro da bolsa já pode ter os brindes dos patrocinadores, mapa da
cidade, dicas de passeios e sugestão de restaurantes (os organizadores devem
fazer convênio com restaurantes próximos para oferecer aos congressistas uma
refeição de qualidade com um bom preço, mediante a apresentação do crachá);

Os organizadores podem também fazer convênio com hotéis de diversas
categorias (estrelas);

Os organizadores podem também fazer convênio com empresas de transporte
(ônibus, vans e taxi) para o translado do aeroporto ao evento na chegada e no
término;

Pode ter também material promocional da candidatura do próximo evento.



Coffee Break 

Deve ser divido em diversas áreas para evitar tumulto;

Deve ter opções para pessoas que estão de dieta e/ou não possam
consumir açúcar;

Deve ter sempre água e café a disposição;



Período do evento

O ideal é o mesmo seja de segunda a sexta, ou que se inicie na segunda
ou que seu término aconteça na sexta. 



Comissão organizadora


Deve disponibilizar um relatório de como foi à execução do evento as “dificuldades,
acertos e os erros” para que possam ajudar os colegas na organização de futuros
eventos.



Por: Sérgio C. Reis