ARQUIVISTA DE DOCUMENTOS X CONSULTORIA ESPECIALIZADA EM ARQUIVO
Autor: Silvia Souza | Publicado: 2011-09-07T18:51:00-07:00

Este artigo, trata-se em identificar&nbsp; como se desenvolve uma consultoria de arquivista de&nbsp;documentos&nbsp;no arquivo de uma empresa. Procuramos identificar quando, por que e como contratar esse tipo de&nbsp;consultoria&nbsp;especializada.
&nbsp;&nbsp;&nbsp; O QUE É UM CONSULTOR?
&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; Consultor é um profissional experiente que pode ajudar a empresaa atingir seus objetivos, sem os erros, as incertezas e os prejuizos provocados pelo desconhecimento e principalmente pela falta de prática. Então, o consultor é um profissional que pela sua formação escolar, pela sua vivência regional, pela&nbsp; natureza de seu trabalho o que lhe proporciona várias experiências, ou seja, um dia numa empresa, outro num escritório e por ai vai. Percebe-se que, pelo fato do consultor ter trabalhado em varios lugares diferentes, sempre ganha novas experiências. Como por exemplo, uma arquivista de docunentos já catalogou, arquivou, fez diagnosticos, en fim, errou, acertou várias vezes. Esse profissional, tem uma visão de conjunto, orienta a empresa desde a compra de&nbsp;material certo de arquivo até a coordenação do arquivamento de documentos.
&nbsp;&nbsp;&nbsp; Esse consultor é um profissional que desempenha uma função de conselheiro, organizador, disciplinador, pois poê ordem na bagunça! Geralmente é alguem que faz parte da sua equipe, com a vantagem de não figurar na sua folha de pagamento. Nessa época, com a economia conturbada&nbsp;e onde rege o princípio de "salva-se quem puder", para muitas empresas que tem a visão do futuro, o trabalho de um consultor serve para aprimorar a eficiência e eficácia da empresa.

﻿COMO SE DESENVOLVE UMA CONSULTORIA DE ARQUIVISTA DE DOCUMENTOS?
&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; O Consultor efetua primeiramente o diagnóstico do arquivo da empresa.
&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; Avalia o posicionamento estratégico de organização, recursos humanos e a capacidade de arquivamento.
&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;Capta sistema de recuperação da informação.
&nbsp;&nbsp;&nbsp; Elabora plano de ação estratégico de arquivamento de documentos.
&nbsp;&nbsp;&nbsp; Analisa a informação documental.
&nbsp;&nbsp;&nbsp; Define a estrutura interna ideal de arquivamento dos documentos.
&nbsp;&nbsp;&nbsp; Indentifica, classifica etc.&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; Por conseguinte, só depois do plano estrategico e do processo de gestão de documento, o consultor terá mais possibilidade de desenvolver seu trabalho de consultoria.
&nbsp;&nbsp;&nbsp;SAIBA QUANDO CONTRATAR UM CONSULTOR DE ARQUIVO
&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;Bem, o melhor momento para contratar esse tipo de profissional especializado,&nbsp;é quando a empresa percebe&nbsp;que há dificuldades ou melhor , morosidade na hora de encontrar documentos que eram para serem entregues ontém. Muitas vezes, o profissional responsável pelo arquivo e guarda de documentos, demora muito tempo para encontrar uma simples guia de pagamento.&nbsp;&nbsp; Nesse contexto, imagine essa cena, " Um cliente chega a um escritório de advocacia e pede uma&nbsp;cópia da guia de pagamento de seu processo que foi encerrado no ano passado. Então o assistente administrativo que geralmente é responsável pelo arquivamento de documentos, abri gaveta, fecha gaveta, abri pasta, fecha pasta, pensa num local que poderia tê-lo colocado, mas en fim, depois de algum tempo encontra em outro". &nbsp;&nbsp; O que podemos notar, &nbsp;é que além de não estar arquivado adequadamente esse arquivo não tem disciplina por parte de seus usuários, prejudicando a eficácia e a eficiencia do escritório, pois o mesmo perde duas vezes tempo, dinheiro e credibilidade.
POR QUE CONTRATAR UMA CONSULTORIA?
&nbsp;&nbsp; &nbsp;&nbsp; Nesse caso, uma empresa deve contratar um consultor de arquivamento de documentos por&nbsp;vários motivos básicos:Redução de custos através da contratação de um especialista para a realização de tarefas específicas e temporárias.Promoção eficaz de ação dirigida para a recuperação da informação.
Racionalização da administração de arquivo.
Desevvolvimento gerencial de guarda de documentos.
Redução de riscos.
Selação mais adequada de arquivamento&nbsp; e controle dos documentos.
Aumento da competividade empresarial através da diminuição do tempo gasto na busca pelo documento. Nesse sentido o aumento da lucratividade será a consequência lógica.

&nbsp;QUANTO CUSTA ?
&nbsp;&nbsp; O Custo&nbsp;depende da idéia despreendida em relação a&nbsp;gestao de documentos,&nbsp;ou melhor o custo será relacionadocom a qualidade das idéias do consultor geradas nesse tipo de trabalho. Ou seja, uma única idéia torna a consultoria geradoras de benefícios.&nbsp;&nbsp; A Experiência também vale muito, na organização dos documentos , e soluçoes de problemas futuros. Na verdade o trabalho de consultoria de arquivista de documentos é para empresa um custo-benefício que vale bem menos que qualquer improvização. E sabido que, a prática e a experiência do consultor ensina que muitas empresas tiveram altos gastos pela inexperiência de seus funcionários .
COMO SELECIONAR ESSE CONSULTOR ?
&nbsp;&nbsp; Verifique sua formação, experiência, metodologia, abrangência dos serviços prestados e benefícios proporcionados.&nbsp;&nbsp; Vale lembrar que a experiência não tem substituição.