Como definir prioridades num mundo sem tempo
Autor: Cheledrum | Publicado: 2010-11-24T17:01:00-08:00

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por Angelo Milani Junior First Things First- 03/10/2010

As ideias expostas a seguir devem-se a leitura do livro First Things First de Stephen R. Covey, Ed. Campus, 1994.

O RELOGIO E A BUSSOLA. Estamos 
sempre tomando decisoes sobre a forma de usar nosso tempo. Estamos, 
tambem, sempre nos deparando com as consequencias dessas decisoes. 
Muitas vezes nao gostamos delas, em virtude da lacuna entre a maneira 
como usamos nosso tempo e o que acreditamos ser realmente importante em 
nossas vidas. Nossa dificuldade para colocar as prioridades em primeiro 
lugar pode ser caracterizada pelo contraste entre dois instrumentos 
poderosos que nos dirigem: O RELOGIO, que representa os compromissos, as
reunioes, os horarios, as metas e as atividades (como GERENCIAMOS nosso
tempo) e a BUSSOLA, que representa nossa visao, valores, principios, 
missao, consciencia e direcao (como CONDUZIMOS nossa vida em direcao ao 
que eh importante). 

A SINDROME DA URGENCIA. Algumas
pessoas estao tao acostumadas com a adrenalina que circula pelas veias 
enquanto debelam as crises, que se tornam dependentes desta sensacao de 
euforia e energia. Enquanto resolvemos as questoes urgentes, sentimo-nos
embriagados. O torpor da urgencia eh tao instigante que, passada a 
urgencia, somos impulsionados a fazer qualquer coisa urgente, so para 
nos mantermos em atividade. Tornou-se um simbolo de "status" em nossa 
sociedade estarmos sempre ocupados: se estamos sempre ocupados eh porque
somos importantes.

Sem a escravidao do trabalho, nao somos nada; chegamos a ficar 
constrangidos quando estamos ociosos. A sindrome da urgencia nos 
justifica, nos populariza e nos da prazer. Mas eh tambem uma boa 
desculpa para nao lidarmos com as VERDADEIRAS PRIORIDADES de nossas 
vidas.

A sindrome da urgencia eh um comportamento autodestrutivo que preenche 
temporariamente o vazio criado por necessidades nao-atendidas.

O PARADIGMA DA IMPORTANCIA. 
Grande parte das coisas importantes que contribuem para nossos objetivos
globais e dao riqueza e sentido a vida em geral nao nos pressiona, nao 
nos influencia. Como nao sao "urgentes", somos nos que as influenciamos,
e muitas vezes as protelamos para um futuro incerto ("quando tivermos 
tempo...").

A Matriz de Gerenciamento do Tempo eh uma boa forma de visualizar a relacao entre urgente e importante, em quatro quadrantes:

1) Urgente e Importante: crise, problemas urgentes, projetos com prazos definidos. Eh o quadrante do Inevitavel.

2) Nao-Urgente e Importante: preparacao, prevencao, definicao de 
valores, planejamento, "empowerment" . A falta de planejamento adequado 
leva tarefas do segundo para o primeiro quadrante. Eh o quadrante da 
Qualidade.

3) Urgente e Nao-Importante: interrupcoes, urgencias suscitadas 
por outras pessoas, algumas ligacoes telefonicas, reunioes e relatorios,
parte da correspondencia. Eh o quadrante da Decepcao.

4) Nao-Urgente e Nao-Importante: trabalhos e correspondencia sem 
importancia, tarefas secundarias que consomem tempo em demasia, algumas 
reunioes. Eh o quadrante do Desperdicio.

Lidamos em nossas vidas com urgencia e importancia. Em nossas decisoes 
cotidianas, um desses fatores tende a ser predominante. Comecamos a 
enfrentar problemas quando passamos a dar prioridade ao paradigma da 
urgencia em detrimento do paradigma da importancia.

Quando operamos a partir do paradigma da importancia, vivemos nos 
primeiro e segundo quadrantes. Saimos dos terceiro e quarto quadrantes, 
e, como dedicamos mais tempo a preparacao, a prevencao, ao planejamento e
ao "empowerment" , passamos menos tempo apagando os incendios do 
primeiro quadrante. Eh como a diferenca entre a medicina preventiva e a 
medicina terapeutica.

Fizemos uma analogia entre o RELOGIO e o paradigma da urgencia 
(eficiencia) , e entre a BUSSOLA e o paradigma da importancia (eficacia).
Classificamos nossas atividades na Matriz de Gerenciamento do Tempo 
(Urgente x Importante), e elegemos o Segundo Quadrante como o quadrante 
da Qualidade. Agora queremos saber como identificar as verdadeiras 
prioridades e dar-lhes o devido destaque em nossas vidas.

A lacuna entre a bussola e o relogio cria uma dor aguda, as pessoas 
sentem que estao desperdicando algo precioso, seu tempo de vida. Como a 
dependencia quimica, a sindrome da urgencia eh um lenitivo passageiro 
usado em excesso. E uma satisfacao superficial que logo se evapora. E a 
dor permanece.

Trabalhar com mais velocidade, como recomendam os metodos tradicionais 
de gerenciamento do tempo, nao combate as causas cronicas da lacuna 
entre a bussola e o relogio. Fazer as coisas nao-importantes com mais 
velocidade nao resolve o problema de nao se colocar as coisas mais 
importantes em primeiro lugar.

AS QUATRO NECESSIDADES HUMANAS.
Ha certas coisas que sao fundamentais a satisfacao humana. Se essas 
necessidades basicas nao forem atendidas, vamos nos sentir vazios e 
incompletos:

1) Fisica: saude e bem-estar economico;

2) Social: relacionar-se e pertencer;

3) Mental: aprender continuamente;

4) Espiritual: deixar um legado.

A SINERGIA entre as quatro necessidades nos garante o equilibrio 
interior. A dimensao espiritual da vida eh que da o sentido de proposito
ao conjunto. A necessidade espiritual de deixar um legado transforma as
outras tres necessidades em capacidades de contribuicao. Assim, eh a 
dimensao espiritual que indica para onde a bussola aponta.

OS PRINCIPIOS. Tao importante 
quanto as necessidades a serem satisfeitas eh a forma com que procuramos
atende-las. Nossa habilidade para criar qualidade de vida depende do 
grau em que nossas vidas se encontram alinhadas com realidades 
"extrinsecas" quando tentamos satisfazer necessidades humanas. Essas 
realidades sao os "principios" (leis naturais), que estao alem dos 
valores pessoais "intrinsecos" (leis sociais).

Um desses principios eh a LEI DA FAZENDA: "para colher eh necessario semear e cultivar". Nao existem atalhos...

MISSAO. Se nossa visao de nos 
mesmos for condicionada pelo espelho social, nao manteremos contato com 
nosso eu mais profundo, com nossas proprias particularidades e com nossa
capacidade de contribuir. Passamos a viver a partir do roteiro que os 
outros escreveram para nos - familia, socios, amigos, inimigos, a midia.
Portanto, o ponto de partida para viver orientado pela BUSSOLA eh 
identificar o "norte verdadeiro", a direcao que desejamos imprimir a 
nossa vida. A isto denomina-se MISSAO.

A identificacao da propria missao tem uma profunda influencia sobre a 
maneira como usamos o nosso tempo. Quando falamos sobre o gerenciamento 
do tempo, parece ridiculo nos preocuparmos com velocidade antes de 
direcao, em economizar minutos quando podemos estar desperdicando anos. A
missao conduz todas as outras coisas em nossa vida. Ela nos estimula a 
dar a contribuicao que apenas nos podemos fazer. Ela nos habilita a 
colocar as prioridades no devido lugar, a bussola antes do relogio.

Já vimos que para gerenciar o tempo pelo paradigma da importancia eh 
necessario identificar a MISSAO pessoal. Ela indica para onde a bussola 
aponta. Vimos, portanto, como identificar nossas verdadeiras 
prioridades. Vimos tambem que existem quatro necessidades humanas que 
tem de ser satisfeitas de forma sinergica com base em PRINCIPIOS (leis 
naturais). Os principios sao extrinsecos e universais, os valores sao 
intrinsecos e individuais (leis sociais). Nao existem atalhos: no embate
entre principios e valores, os primeiros vencem.

Veremos agora como colocar as prioridades em primeiro lugar. As coisas 
nao acontecem automaticamente, eh necessario trabalho constante: "onde 
nao ha jardineiros, nao ha jardim".

PERSPECTIVA SEMANAL. A maioria 
das ferramentas de planejamento nos orienta a utilizar uma planilha 
diaria para a programacao de nossos compromissos. O planejamento diario 
oferece-nos uma visao limitada, induzindo-nos a priorizar a urgencia.

O planejamento deve ser semanal. A semana oferece um contexto mais amplo
do que vamos fazer, nossas atividades comecam a assumir dimensoes mais 
apropriadas. Torna-se possivel priorizar o importante.

O seguinte processo, em seis etapas, nos orienta para a Organizacao no Segundo Quadrante:

1. CONECTE-SE A SUA MISSAO:
ao fazer o planejamento semanal, todas as atividades programadas devem 
contribuir para a missao pessoal. Este alinhamento com a missao no 
momento da decisao eh o que garante a priorizacao do que eh importante.

2. IDENTIFIQUE SEUS PAPEIS:
nossa vida eh dividida em muitos papeis: marido, esposa, pai, mae, 
irmao, professor, lider comunitario, estudante, tecnico, gerente etc. 
Grande parte de nosso sofrimento tem como origem a percepcao de que o 
sucesso que obtemos em um papel eh alcancado as custas de outros papeis,
que talvez sejam mais importantes do que aquele a que estamos dando 
prioridade: excelente tecnico, mas mau gerente; lider carismatico, mas 
pessimo pai.

Um claro conjunto de papeis oferece uma estrutura natural para criar 
ordem e equilibrio. Nao basta dedicar um tempo a cada um deles, eh 
preciso fazer com que eles trabalhem juntos para a realizacao de sua 
missao. Estudos demonstram que as pessoas tem dificuldade em gereciar 
mentalmente mais de sete categorias. Aconselha-se, portanto, consolidar 
alguns papeis que tenham grande interface visando nao ter mais de sete 
papeis.

A identificacao de papeis amplia o sentido de qualidade de vida: a vida 
nao esta restrita a um emprego, a uma familia ou a um relacionamento em 
particular. Eh tudo isso junto.

Existe um papel de fundamental importancia que se relaciona com a 
manutencao das quatro necessidades basicas: fisica, social, mental e 
espiritual. Covey chama a isto de "afinacao do instrumento" : o momento 
em que o violonista para de tocar e ajusta a tensao das cordas; o 
momento em que o lenhador interrompe o abate de arvores para afiar o 
machado. Se descuidarmos de dar atencao adequada as necessidades 
basicas, nosso desempenho nos demais papeis podera ser prejudicado.

3. SELECIONE AS METAS EM CADA PAPEL:
responda a seguinte pergunta: "quais as coisas mais importantes que 
poderia fazer em cada papel, esta semana, a fim de ter o maior impacto 
positivo ?" Selecionando- se as duas metas mais importantes para cada 
papel voce tera um conjunto de prioridades do Segundo Quadrante para a 
proxima semana.

4. CRIE UMA ESTRUTURA DE TOMADA DE DECISOES: temos
sempre mais demandas do que tempo disponivel. Assemelhase a situacao da
pessoa que tem um recipiente vazio, e pedras e areia para acomodar 
dentro dele. Se iniciar pela areia e depois colocar as pedras, sobram 
pedras. Se iniciar pelas pedras e depois colocar a areia, esta preenche 
os vazios, acomodando as pedras e, possivelmente, toda a areia. As 
pedras sao as coisas importantes, suas metas para a semana. A areia 
representa as urgencias.

A chave esta em nao dar prioridade a agenda, mas em agendar as 
prioridades. Para colocar as prioridades de sua vida no devido lugar, eh
de fundamental importancia agendar as metas. Se nao comecamos a 
programacao de nossa semana pelas atividades do segundo quadrante, o 
frenetico fluxo de atividades dos primeiro e terceiro quadrantes 
(urgencias) roubara todo o tempo de nossa agenda. Se voce estiver a 
procura de tempo para investir no segundo quadrante, devera procura-lo 
no terceiro quadrante.

Mantenha a flexibilidade. Ignorar o imponderavel eh viver sem 
oportunidades. O objetivo da organizacao do segundo quadrante nao eh 
enjaular a agenda. Eh criar a "estrutura" em que as decisoes de 
qualidade, baseadas na importancia, podem ser feitas momento a momento.

5. EXERCITE A INTEGRIDADE NO MOMENTO DA ESCOLHA:
depois de definir as metas do segundo quadrande para a semana, a tarefa
diaria sera manter as prioridades no devido lugar durante o vendaval de
oportunidades e desafios imprevistos diarios. Exercitar a integridade 
significa aplicar a Missao no momento da escolha, seja para executar o 
plano inicial, seja para efetuar mudancas consistentes.

6. AVALIACAO:
o processo do Segundo Quadrante estaria incompleto se a experiencia de 
uma semana nao servisse como base para aumentar a eficacia da semana 
seguinte, fechando o ciclo. Antes de organizar a proxima semana, faca-se
as seguintes perguntas: quais as metas que atingi ? Deparei com quais 
desafios ? Que decisoes tomei ? Ao tomar as decisoes, consegui manter as
prioridades em primeiro lugar ?

O Processo de Organizacao do Segundo Quadrante reforca o paradigma da 
importancia. O maior valor do processo nao esta no que ele faz pela sua 
agenda, mas pelo que faz em sua cabeca. Quando voce comeca a pensar mais
em termos de importancia, comeca a ver o tempo de um modo diferente. 
Voce se torna energizado para colocar as prioridades no devido lugar de 
uma forma significativa.

Espero ter contribuido para reduzir os "incendios" e melhorar nossa qualidade de vida no trabalho. Faca bom proveito.

Nice Paiva