Documentos Importantes para Contabilidade
Autor: Prof. Orris | Publicado: 2012-04-20T16:50:00-07:00

Os documentos podem ser divididos em duas categorias para fins  de arquivos : Documentos Contábeis e Documentos Legais : 
Documentos Contábeis
Os documentos contábeis devem ser arquivados em ordem  cronológica de data , em alguns casos em ordem cronológica de lançamentos nos  livros fiscais , separados e arquivados por mês , por trimestre ou por ano , de  conformidade com o volume de documentos de cada empresa .
Os principais documentos contábeis são :
- notas de  compra/serviços
- notas de vendas/serviços
- extratos  bancários
- duplicatas pagas
- comprovantes de despesas/custos
- cópias de cheques
- comprovantes de débitos/créditos bancários
-  outros documentos contabilizados 
Documentos Legais
Os documentos legais podem ser divididos e arquivados em 8  setores distintos :

 100 -  FEDERAL
 200 -  ESTADUAL
 300 -  MUNICIPAL
 400 -  MINISTÉRIO DO TRABALHO
 500 -  CONTRATOS
 600 -  INSS
 700 -  SINDICAL
 800 -  DIVERSOS

Por sua vez, cada setor é dividido em: 
100 - FEDERAL 


 101 -  Cadastro Geral de Contribuintes (CNPJ) 
 102 -  Declaração do Imposto de Renda - Pessoa Jurídica  
 103 -  Ficha de Alteração do CNPJ 
 104 -  Pedido de Restabelecimento do CNPJ 
 105 -  Certidão Negativa do Imposto de Renda e CRJF  
 106 -  Comunicações de Aumento de Capital 
 107 -  Demonstrativos dos Duodécimos 
 108 -  CAIF 
 109 -  Comunicações de IPI e IRPJ 
 110 -  DIRF 
 111 -  Cartão do CNPJ 
 112 -  Notificações - Auto de Infrações 
 113 -  Baixa do CNPJ 
 114 -  Certidão Negativa por Encerramento de Atividades  
 115 -  Programa de Alimentação ao Trabalhador 
 116 -  DNER 
 117 -  Defesas 
 118 -  Utilidade Pública 
 119 -  Parcelamentos 
 120 -  Termo de Opção - Simples 
 121 -  Autorização do DAC 
 122 -  IPEM 
 123 -  Divisão de Censura de Diversões Públicas 
 124 -  CADE - SDE 

200 - ESTADUAL 


 201 -  Declaração Cadastral (DECA) 
 202 -  Declaração para Codificação de Atividade Econômica  (DECAE) 
 203 -  Declaração do Movimento Econômico Fiscal (DEMF)  
 204 -  Índice de Participação dos Municípios (DIPAM)  
 205 -  Licença da CETESB 
 206 -  Demonstrativo das Operações Interestaduais 
 207 -  Certidão Negativa do ICM 
 208 -  Autorização para Confecção de Notas Fiscais  
 209 -  Auto de infração 
 210 -  Parcelamento do ICM 
 211 -  Notificações 
 212 -  FIC - Ficha de Inscrição do Contribuinte 
 213 -  Declarações 
 214 -  Alvará de Utilização - Secr. Saúde 
 215 -  Modelos de Notas Fiscais 
 216 -  Comprovação ZONA FRANCA 
 217 -  Conselho Regional de Educação 
 218 -  Secretaria de Segurança Pública (Registro Arma)  
 219 -  IBDF - IBAMA 
 220 -  Defesas 
 221 -  Licença da Divisão do Exercício Profissional  
 222 -  Utilidade Pública 
 223 -  Declaração de Microempresa 
 224 -  Laudos Técnicos 
 225 -  Pedido/ Comunicação Uso Processamento de Dados  
 226 -  Vigilância Sanitária 

300 - MUNICIPAL 


 301 -  Guia de Inscrição ou Atualização 
 302 -  Ficha de Inscrição no CCM 
 303 -  Taxas de Licença 
 304 -  Certidão Negativa do ISS 
 305 -  Declaração Anual do Movimento Econômico (DAME)  
 306 -  Cadastramento de Anúncios (CADAN) 
 307 -  Pedido de Vistoria 
 308 -  Comunicados 
 309 -  Imposto Predial 
 310 -  Auto de Infração e Intimação 
 311 -  Autorização para Impressão de Notas Fiscais  
 312 -  Habite-se / Auto Vistoria 
 313 -  Alvará de Funcionamento 
 314 -  Defesas 
 315 -  Utilidade Pública 
 316 -  Declaração de Microempresa 
 317 -  Parcelamentos 
 318 -  Cancelamentos 
 319 -  CONTRU/FICAM 
 320 -  Regime Especial 

400 - MINISTÉRIO DO TRABALHO 


 401 -  Cadastro de Empresas 
 402 -  Relação de Empregados Menores 
 403 -  RAIS / DCPIS 
 404 -  CIPA 
 405 -  Certificados de Aprendizagem SENAI 
 406 -  Reclamações Trabalhistas - Defesas 
 407 -  Notificações/ Processos/ Autos de Infração 
 408 -  Certificados de Aprovação das Instalações - CAI/DI  
 409 -  Defesas 
 410 -  Acordo de Compensação 
 411 -  Laudos Técnicos 

500 - CONTRATO 


 501 -  Contrato Social - Ata de Constituição 
 502 -  Alterações de Contrato 
 503 -  Contrato de Locação 
 504 -  Contrato de Uso de Veículos 
 505 -  Cadastro da JUCESP 
 506 -  Contrato de Assessoria 
 507 -  Contrato de Prestação de Serviços 
 508 -  Reuniões 
 509 -  Publicações em Jornais 
 510 -  Atas 
 511 -  Contratos Diversos 
 512 -  Comprovante de Caução de Locação 
 513 -  Certidão Breve Relato - JUCESP 
 514 -  Xerox das Exigências - JUCESP 
 515 -  Declaração de Alienação de Participações Societárias  
 516 -  Baixa de Firma Individual p/ Transformação em LTDA.  
 517 -  Notificações 
 518 -  Defesas 
 519 -  Recadastramento - São Paulo Firma 
 520 -  Buscas Jucesp/Cartórios 

600 - INSS 


 601 -  Pedido de Matrícula (Inicial) 
 602 -  Certificado de Matrícula 
 603 -  Cópia Autenticada de Registros Contábeis (CARC)  
 604 -  Certificado de Regularidade de Situação 
 605 -  Certificado de Quitação 
 606 -  Certificado de Taxa de Seguro 
 607 -  Demonstrativo dos Salários de Contribuição 
 608 -  C..B. 
 609 -  Alterações: Nome, Endereço, CGC 
 610 -  Declarações de Rendimento do INSS 
 611 -  Comprovante Inscrição Contribuição Individual  
 612 -  Carnês dos Sócios 
 613 -  Recadastramento 
 614 -  Autos de Infração 
 615 -  Defesas 
 616 -  SESI 
 617 -  Termo Ação Fiscal – TAF 
 618 -  Parcelamentos 

700 - SINDICAL 


 701 -  Contribuição Sindical e Assistencial do Empregador  
 702 -  Conselho Regional de Farmácia 
 703 -  Dissídios Coletivos 
 704 -  Acordos 
 705 -  SENAI - CIESP - FIESP 
 706 -  FINAME 
 707 -  Certidões e Registros 
 708 -  CRA 
 709 -  CORCESP 
 710 -  Conselho Regional de Contabilidade 
 711 -  CRECI 
 712 -  CREA 
 713 -  Correspondência Sindicato Patronal 
 714 -  CONAR (Legislação e Processos) 
 715 -  SUSEP 
 716 -  Certidão Negativa de Débito Salarial 
 717 -  Conselho Regional de Medicina 
 718 -  EMBRATUR 
 719 -  Conselho Nacional do Cinema  

800 - DIVERSOS 


 801 -  CACEX 
 803 -  Certidão de Registro de Capital Estrangeiro  
 804 -  Procurações / Declarações 
 805 -  Balanços e Balancetes 
 806 -  Documentos dos Sócios ( xerox ) 
 807 -  Marcas e Patentes 
 808 -  Correspondências 
 809 -  Consultas 
 810 -  Certidões Negativas - Fórum - Cartórios - J.Federal -  FGTS 
 811 -  Escrituras 
 812 -  Apuração do Ativo Imobilizado - TELESP 
 813 -  Ajustes de Balanço 
 814 -  Laudo de Avaliação 
 815 -  Relatórios 
 816 -  Inventário 
 817  Depósito Inicial 
 818  Cadastro de Fornecedores e Associações 
 819  Convocações 
 820 -  Atestado de Residência e Capacidade Técnica  
 821 -  Cadastro de Bancos 
 822 -  Mapas de Depreciações 
 823 -  Alvarás 
 824 -  Seguros 
 825 -  Carta de Fiança 
 826 -  Eletrobras 
 827 -  BNDES 
 828 -  Consórcios 

As guias de recolhimento dos impostos e contribuições, bem como  outros documentos estão divididos em 5 (cinco) pastas como segue: 

 PASTA A/1 PASTA B/2


 1-  Guias de Recolhimento do INSS  9 -  Guias de Apuração e Recolhimento do ICM  
 2-  Guias de Recolhimento e Relação dos Empregados  do FGTS  10 -  Guias de Apuração e Recolhimento do IPI  
 3 -  Guias de Recolhimento do IRRF,  Pessoas Jurídica e Contribuição Social  11 -   
 4 -  Guias de Recolhimento do ISS  12 -   
 5 -  Cadastro de Admissão e Demissão dos Empregados   13 -  Orientações e Comunicados 
 6 -  Guias de Recolhimento do PIS, Finsocial e  COFINS  14 -  Memos – Empresa Contábil 
 7 -  Guias de Recolhimento e Relação dos  Funcionários de Contribuição Sindical e Assistencial  15 -   
 8 -  Folhas e Envelopes de Pagamento  16 -   
        
        
 PASTA C/3   PASTA D/4 
        
 17-  Balanços  25 -  Fichas Financeiras e Informes de Rendim.  
 18-  Balancetes  26 -  Folhas de Pagamento e Pro-Labore  
 19-  Cadastros e Declarações  27 -   
 20-  IBGE  28 -   
 21-  DCTF  29 -   
 22-    30 -   
 23-    31 -   
 24-    32 -  Documentos dos Autônomos 
        
        
   PASTA E/5     
   FUNCIONÁRIOS     
 33-      40 – Empregados Desligados 
 34-      40.1 - 
 35-      40.2 - 
 36-      40.3 - 
 37-      40.4 - 
 38-      40.5 - 
 39-      40.6 - 
       40.7 - 
       40.8 - 
       40.9 - 
       40.10 - 
        

Prazos para guarda de documentos

  Prazos Federais
  Comercial  

  Trabalhista e  previdenciário 

  Prazos Estaduais  

  Prazos Municipais  

  Livros Fiscais