BIANCA DE ANDRADE: PROFISSIONAIS DE EVENTOS x CLIENTES - QUANDO NÃO PAGAM! O QUE FAZER?!
Autor: Bianca de Andrade Silva | Publicado: 2011-10-11T23:30:00-03:00


Aconteceu comigo, aconteceu com outras pessoas e vai acontecer muito em algum momento (Cruzes! Mas é a verdade nua e crua) ainda na vida de quem trabalha com eventos. O cliente te contrata, vc contrata os fornecedores, que contratam pessoas para atuarem. O cliente principal não paga, e aí, vc não recebe, e não paga o fornecedor, que por sinal não paga o seu staff. Claro que tem algumas exceções, mas no real é assim que acontece. Como fazer então, já que isso aconteceu? Como proceder para ter os seus direitos atendidos? E como me posicionar se levei um calote? Confuso? Vou explicar, leiam abaixo.



Toda empolgada e sem trabalhar a uns 03 meses, fui chamada para lançar uma linha de carros. Fiquei fascinada! Eu e mais 3 amigas, fomos para a reunião do staff. Quando chegamos, já deu m...! A pessoa responsável, contratou os produtores a mais, por erro da coordenadora (produtor nem sempre tem razão entendam isso, mas há maneiras de falar, ok?!).&nbsp; E pediram para quem quisesse concorrer ao sorteio para os 5 dias de eventos, que ficasse, mas os demais teriam que sair. Feio isso hein?!?!!. Eu fiquei pois não tinha nada a perder, mas outros dois caras, perderam 7 dias de eventos, pois pensaram que seriam melhor remunerados. Falta de profissionalismo total! Bem, continuando...



Fui uma das sorteadas. Fiquei e literalmente, paguei para trabalhar. Trabalhei nos 4 dos 5 dias, pois passei mal e não pude ficar até o fim (eu trabalhei das 5 da manhã até as 17h - mas não consegui ficar até as 22h). Fora que tive uma discussão com uma das coordenadoras que nos contrataram, pois ela estava bêbada (até aí tudo bem, a vida profissional é dela, mas denegrindo o trabalho de todos os produtores e nos tratando, bêbada, que nem lixo! Um coisa que aprendi que a maneira de falar e nos impor, é a melhor saída. Nem tudo é certo e temos que engolir muitos sapos, mas tudo tem seu limite). Enfim, no final do evento, eu iria receber dentro de 10 dias, mas a verdade é que só recebí cerca de 09 meses depois, e ainda tendo que dar nota fiscal no final, que não estava acordado em contrato.



Para se realizar um evento, se vc não tem a verba, com toda certeza o ciclo é assim: CLIENTE EMPRESA -&gt; EMPRESA ORGANIZADORA DE EVENTOS E PROMOÇÕES -&gt; STAFF + FORNECEDORES -&gt; EVENTO. Esta é a fórmula básica, vamos dizer, o roteiro básico.


Da Proposta e o Contrato 
O que fazemos, nós os representantes de alguma empresa de eventos, quando recebemos um pedido de algum cliente: nós fazemos a parte de captação de orçamentos, para ter a noção. Planilhamos tudo! E enviamos a proposta, ou ainda, vamos pessoalmente conversar com a cliente. Aprovado o trabalho, ok, assinamos o contrato, onde está especificado o serviço e toda a parte financeira, incluindo multas, recisões e por aí vai. Tudo bem amarradinho, para não ter problemas. E continuamos com todo o processo.

Algumas empresas onde atuei, contratava pessoas para ficarem nas salas, representando a empresa, e não haver de problemas e ruídos, afim de melhorar o entendimento e dar informações. E outras pessoas, para atuarem como recepcionistas. Os contratos pesados, como chamamos, é direcionado para o cliente, e não temos nenhum ganho com isso (não que o cliente saiba, pois fica feio e pode parecer panelinha - até é as vezes, mas é a única maneira de recebermos um pouco melhor. Os custos de uma empresa, são altos e os ganhos muitos baixos, por conta de diversos fatores, mas o principal para conseguir a concorrência.- isso é pauta para outro assunto!), somente ganhando, assim, o que foi contratado. A porcentagem da empresa organizadora ou agência, vai de 10 a 20% para coordenação do evento, planejamento, organização, atuação e captação.

Após a assinatura do contrato, recebemos sempre de 30 a 60% do valor (depende da empresa e do histórico do cliente na empresa), e no pós evento, com apresentação do relatório final em reunião com o cliente e a planilha final, nós recebemos o valor final. Esta reunião se dá cerca de 07 dias úteis, após o evento. Portanto, muitas empresas pagam apenas com 15 a 30 dias, após o evento. Se ela tem no caixa, reserva para pagar este valor final, ela paga dentro de 07 a 20 dias. Então a média de pagamento, é de 07 a 20 dias.

Mas toda empresa tem um planejamento, e podem haver problemas com este planejamento. É quando ocorrem os atrasos, pois mesmo tendo capital em caixa, não podem deixar de cumprir outros compromisso que já foram firmados, começam os problemas. Com o atraso do pagamento referente ao evento, por parte do cliente da empresa organizadora.

Vamos ver os tipos de clientes e como devemos nos posicionar perante uma situação dessas. Não só a empresa, como todos os envolvidos.



Cliente Nº 01

Existem clientes que pagam o evento dentro de 07 dias com a apresentação da planilha e relatório do pós evento, juntamente com a NOTA (Fiscal). Esses são os melhores: Pedem e bancam! Exigem até a alma, mas vc faz com um sorriso, e depois de milhares de emails e papéis trocados. Mas possuem uma indicação, normalmente, confirmando ser um bom pagador. Fico tão feliz com um cliente assim!!!! Eu quase beijo os pés deste tipo de cliente!


Cliente Espertinho

Daí, vamos para a outra possibilidade. No fechamento de tudo, o cliente chega para vc e começa a ressaltar diversas coisas: Erros onde não houveram; férias da responsável do evento, do nada; não paga por não ter tido tempo de ler toda a documentação e por aí vai!


O que fazer com este tipo de situação?! A primeira coisa é não se desesperar. Vc tem a média e o prazo para pagar os seus fornecedores, portanto use isto em seu favor. Então seguem as dicas.



Primeira Etapa:

 Não adianta vc sair ligando para todo mundo, pois vc vai gastar o que ainda não tem, e desesperar todo mundo sem necessidade. Então entre em contato com a cliente ou representante, pegue todas as informações necessárias para ter a previsão do pagamento. Isso é primordial antes de tudo, pois mesmo respaldada por um contrato, sabendo que tem multa e etc., vc tem que dar uma satisfação, até mesmo uma data, aos seus fornecedores e parceiros, que precisam receber e vc, não pode queimar a sua credibilidade junto a eles. Pegou todas as informações? Então vamos a segunda etapa.&nbsp;



Segunda Etapa:

Verifique junto ao seu financeiro.

Com Reserva em Caixa: quanto tem disponível em caixa (reserva) para efetuar os pagamentos. Junto com ela, levante todos os prazos, uma vez que dependendo de como for, os prazos menores são quitados mais rapidamente e os mais longos, vc tem como pedir uma prorrogação. Claro que se sair antes o pagamento, vc quita antes, mas já tem esta margem para não ter problemas.&nbsp;

Sem Reserva em Caixa:&nbsp; Levante as prioridades (datas de pagamento dos contratos com os fornecedores), entre em contato com o fornecedor (não faça um email que vc fale com todos. Torne a coisa apesar de preocupante, respeitosa. Insira cada nome, de cada pessoa que fez o contrato, e fale para ela, o que realmente acontece!),&nbsp; que é a terceira etapa.



Terceira Etapa:

Preparar um Memorando: Prepare um memorando, ou email, onde vc explica resumidamente o que está acontecendo, dê uma previsão e informe que esta previsão pode ser prorrogada. Solicite uma opção, ao fornecedor, de uma outra forma de pagamento (muitos parcelam), caso, após a prorrogação, a empresa não arque com o restante que deve, das despesas (isso tem que ser levantado, para o fornecedor pois caso não seja pago o valor, o setor financeiro da sua empresa, vai se organizar, para saldar a dívida - que é sua, uma vez que o contrato foi executado por vc - enquanto as medidas, referente a quarta etapa, vão ser tomadas). Agradeça e informe que está a disposição para mante los informados e esclarecer, qualquer dúvida.

Lembrando que muitas empresas fornecedoras, creditam em vc a boa imagem, e que elas possuem uma parceria com vc, e não com o seu cliente. Então submeta uma posição a eles, e respeite eles. Mas lembrando que não precisa entrar em detalhes, pois problemas de sua empresa, precisam permanecer somente dentro da sua empresa. Não precisa mais ninguém saber! E tem fornecedor que sonda com todo mundo o que está acontecendo, então sempre mantenha esta informação com pessoas confiáveis, pois quanto menos pessoas souberem, menos telefone sem fio vai acontecer (o fornecedor muitas vezes, conhece e atua tb com o seu concorrente, que corre para contar para o cliente. Então quanto menos se falar, mais se ganha!).

OBS: Com este tipo de postura, vc não perde o respeito do seu fornecedor e ainda dá um posicionamento para ele, de que vc não está fugindo de suas responsabilidades. Apenas está tentando avaliar uma solução, com menor impacto e dano, tanto para o cliente quanto para ele mesmo.



Quarta Etapa:

Mesmo tendo um posicionamento do cliente, um financeiro todo certificado, fornecedores avisados, vc tem que entrar em contato com o setor jurídico da empresa (ou a pessoa que é responsável pela área). Não importa o quanto é desnecessário. Faça a sua parte e mantenha tudo sendo informado e formalizado para o jurídico. Mesmo que pareça radical este tipo de posicionamento, de duas uma: ele vai perdes apenas 5 minutos, em todos os emails que vc enviar, mas vai saber da situação e caso ela se resolva (o que acontece na maioria das vezes), somente perdeu um pouco do tempo dele. Ou ele, já vai ter todo o embasamento necessário para entrar com o processo, visto que todas as medidas foram tomadas, para se evitar esta quarta etapa.&nbsp;

Lembrando que o setor jurídico da empresa é fundamental, mesmo que não pareça. Esta área de eventos, é grande e atuamos com diversos tipos de clientes. E mesmo com muito feeling, as vezes erramos. Por isso, eles estão a postos para resguardar os direitos das empresas organizadoras e preservar sua imagem. 


Cliente Mau Pagador

Este tipo de cliente existe. Quando vc o conhece (muitas vezes ficamos sabendo, pois neste maio tudo se sabe), trabalha somente com o pagamento a vista e muitas vezes ele o faz, pois sabe que já está queimado. Outras, ele reclama e xinga, mas se ele quer o trabalho bem feito, e conhece a sua forma de trabalho e da sua empresa, ele engole, depois de reclamar, e paga. Mas, tem também o que não conhecemos, e que mesmo sendo todo respaldado e com toda documentação em dia, ele te engana e vc perde tempo, dinheiro e ainda contrai dívidas.&nbsp;

Neste caso, a melhor coisa a se fazer é depois de muito tentar localiza lo e contata lo (primeira etapa), é acionar o jurídico (quarta etapa) e protestar a dívida. Vc desta maneira, bloqueia qualquer oportunidade de novos golpes, e/ou ainda, consegue de alguma forma reaver com medida cautelar, algum valor (perceberam que em alguns casos, é da primeira etapa, direto para a quarta?! Depois que realizamos a segunda e terceira etapa. As vezes nem realizamos a segunda, apenas pulamos direto para o fornecedor e vemos a melhor maneira de resolver a questão!).

E imediatamente, vc já direciona o seu financeiro para reorganizar os pagamentos, e inserir os pagamentos aos fornecedores, pois agora se torna uma responsabilidade sua.&nbsp;



Agora uma coisa que fica chata para caramba, é quando vc como empresa organizadora, não dá informações ou alguma satisfação para os seus fornecedores. Leia fornecedores como: do motoboy até o chefe dono da empresa parceira. Não é questão de ser maior ou menor, nem melhor ou pior, pois todos somos iguais, senão, não estávamos trabalhando, mas pq existe responsabilidade, respeito e credibilidade em jogo. 


Fornecedores (staff de recepção, seguranças, valets, etc.) 

Mas é feio também quando os fornecedores ficam falando mau, das empresas que as contrataram e não pagaram.&nbsp;

Primeiro que existem veículos para que isso seja feito.&nbsp;

Segundo que o mercado de eventos é um ovo, e o dono da empresa que não te pagou, pode ser irmão ou melhor amigo, de outra empresa que te contrata. Todo mundo fala que isso não influência, mas influência sim.

Terceiro que a visão do mercado é diferente da sua: no mercado, fornecedor que queima outra empresa, pode se queimar tb. E se não existe histórico ou embasamento para isso, vc perde diversos trabalhos.&nbsp;

Quarto empresa grande não gosta de ficar queimada no mercado, por conta de coisas bobas. Por isso elas pagam. Mas normalmente, o intermediário é quem repassa a verba (se houver intermediário - lembrando que mesmo a empresa grande pagando, muitos funcionários internos não realizam o serviço adequado, e por isso tb não efetuam o pagamento. Então serve também como exemplo. Lembre se que não são todas as empresas. Mas acontece!). E automaticamente, vc queima o seu filme com a empresa que não te pagou, e esta, por conseqüência, queima o seu filme com o cliente dela (ou seu chefe). Logo, vc não é mais contratada.&nbsp;

No mercado de eventos, infelizmente, é cão comendo gato, e vc tem que ter algumas manhas. Não que vc tenha que denegrir seu caracter ou muda lo por conta deles, ou ser o dono das "tretas". Não é isso! Mas tem que ser esperto e aprender a lidar com diversos fatores, e as situações conforme se apresentam, senão vc dança. &nbsp; 

Para não levar uma rasteira, formalize tudo que for 
combinado, e busque informações a respeito da empresa com amigos. Pegue 
sempre os dados cadastrais da empresa e mesmo que não forneça contrato, 
peça por email, estas informações, e para não ser muito seco, peça estas
 informações acompanhado de uma descrição da empresa, pois assim se o 
cliente perguntar, vc tem como oferecer melhores serviços e passar uma 
melhor imagem da empresa de quem te contratou e sua.

Então não se deixe levar pela raiva e use sempre a 
cabeça, seja comedida. Cliente de eventos ama quem é comedido em sua 
postura e atos, principalmente durante o evento. Além de educada, 
simpática e pró ativa. Lembre se bem disso.&nbsp;


Se tem vícios, no dia do evento, ou enquanto estiver na 
empresa, esqueça eles. Segure. Só tem que aturar pelo tempo que vai ser o
 evento, e depois que sair, viva a sua vida da melhor maneira.

Seja político, mas não se misture com grupinhos. Não 
precisa deixar de falar, mas apenas faça o seu, seja colega e 
participativo, mas amizades são conquistadas com o tempo e não com duas 
horas de convívio em trabalho. Se ele tiver que escolher entre ele e vc,
 num evento, pode ter certeza que vai escolher ele primeiro e se der 
para te encaixar legal! (escuto isso até hoje! E não muda nada! Ainda bem que a vida se encarrega de ensinar!).

Seja humilde e aprenda a perguntar. Não fique a todo momento perguntando, mas as dúvidas plausíveis tire diretamente com a cliente. Caso veja que não é legal, veja com uma pessoa mais acessível, e que te passe confiança. Existem muitas recepcionistas profissionais e que ajudam os novatos, e te dão apoio.&nbsp;

Evitem comentários ou ainda caretas para os profissionais iniciantes. É chato, e muitas vezes vc também se queima. E não menospreze a inteligência dos outros, pois vc é muito bom em alguma coisa, e pode ser ruim em outra coisa, que o outro sabe e tem competência. Se ele foi contratado, ele tem suas qualidades, então as respeite. 

Se a empresa não te pagou, procure os seus direitos. Se o valor é abaixo de R$ 1.500,00, procure um orgão público, pois vc não terá custos. Até mesmo se o valor for acima disso, e vc não for uma empresa, o faça por orgão público. Mas deixa que a justiça fazer a sua representação e ponto. Siga a sua vida e continue trabalhando, até mesmo pq o que tiver que ser será e suas contas continuam chegando.&nbsp;

O mercado de eventos está realmente saturado de gente incapacitada e que se diz realizadores de eventos, mas na verdade não sabem fazer uma planilha de custos, muito menos orçar e calcular ganhos.&nbsp;




 
Espero poder ter ajudado vcs! Bjks.