Auditoria em Projetos
Autor: Bruno Vieira | Publicado: 2011-10-21T11:50:00-07:00

Auditorias de Processos, ou seja, os 42 processos são auditados para verificar se o projeto passou pelos 42 processos, e se cada entrada e cada saída que foram relatadas no projeto, realmente aconteceram.

Com isso se acaba realizando a auditoria em todo o projeto.

A Auditoria de Projetos tem por objetivo avaliar o quanto as boas práticas de gerência de projetos estão sendo utilizadas em um determinado projeto ou no conjunto de projetos da empresa, se o cumprimento de exigências legais ou normativas e das respectivas autoridades, se a adequação dos sistemas de contabilidade e de controle interno, bem como: economia, eficiência, de programas, projetos e atividades desenvolvidos, financiados por esses órgãos ou agências de fomento. Sobre tudo isso é criado um relatório, esses são requeridos na forma longa e em formatos específicos de instituição para instituição. E também se o valor do projeto realmente foi aquele.

O auditor do projeto deve:

• Ter o apoio adequado, a experiência técnica, e capacidades de investigação 
• Ser integrado com a equipe do projeto e ter uma compreensão clara da história do projeto, 
objetivos e caminho crítico, e os "big picture" 
• Identificar os riscos do projeto potencial e controlar as respostas risco 
• Ter pontos de contato freqüente com membros chaves da equipe 
• Seja independente, objectiva e devidamente posicionado dentro do projeto para efetuar a mudança

Uma auditoria do projeto fornece uma oportunidade para descobrir os problemas, preocupações e desafios encontrados na execução de um projeto. Ela oferece o gerente de projeto, patrocinador do projeto e do projeto da equipe uma visão provisória do que tem corrido bem, e o que precisa ser melhorado para concluir um projeto com sucesso. Se isso for feito no final de um projeto, uma auditoria do projeto pode ser usado para desenvolver critérios de sucesso para projetos futuros, fornecendo uma revisão analítica. 

Se a auditoria é realizada a médio prazo ou na conclusão do projeto, o processo é semelhante. É geralmente recomendado que um facilitador externo conduza a auditoria do projeto. Isso garante confidencialidade e também fornece os membros da equipe e outras partes interessadas a oportunidade de ser sincero. Eles sabem que os seus contributos serão avaliados e o relatório final não vai identificar nomes individual, incluirá somente fatos.

Uma auditoria do projeto 3 três fases, são elas: 

1º Fase: Critérios de Sucesso e Desenvolvimento Questionário 

• Entrevistar patrocinador e gerente de projeto para determinar o seu "critérios de sucesso" para a auditoria do projeto. Isso garante que suas necessidades individuais e coletivas são atendidas. 

• Desenvolver um questionário a enviar a cada membro da equipe do núcleo do projeto e os interessados. As entrevistas reais faz com que o auditor tenha a oportunidade de ganhar uma percepção mais profunda no comentários dos entrevistados. Os questionários pode ajudá-los a refletir sobre os sucessos do projeto, falhas, desafios e oportunidades perdidas. Perguntas que pode ajudar a criar um bom questionário:

Está sendo dito a verdade sobre o estado atual do projeto?
O projeto está indo para entregar algo que atenda minhas necessidades?
A abordagem técnica a utilizada é apropriado?
Devo acreditar no plano de projeto?
O projeto está organizado de forma adequada, os procesos do projeto estão sendo seguidos da forma ideal?
O projeto, está seguindo as melhores práticas da indústria?
O que deve ser mudado para melhorar as coisas?

• Desenvolver questões abertas para as entrevistas. Estes questionários podem ser utilizados para os membros da equipe e / ou outras partes interessadas que não podem comparecer a uma entrevista. Desenvolver as perguntas de modo que eles vão ajudar a identificar os sucessos do projeto; as questões principais do projeto, preocupações e desafios; como a equipe trabalhou em conjunto; como os fornecedores eram geridos; como relatórios e reuniões foram tratados, e como de risco e mudança foram gerenciados. 

2ª Fase: Pesquisa em Profundidade 

• Realizar entrevistas de pesquisa individual com o gerente de projeto, patrocinador do projeto e membros da equipe do projeto para identificar as questões do passado, presente e futuro, preocupações, desafios e oportunidades. 

• Realizar entrevistas de pesquisa individuais com as partes interessadas, incluindo os fornecedores, empreiteiros, de fornecedores e clientes selecionados. 

• Avaliar os problemas, desafios e preocupações com mais profundidade para chegar à causa raiz dos problemas. 

• Analisar toda a documentação histórica e atuais relacionados a este projeto, incluindo: 

- Estrutura da equipe 

- Declaração de Escopo 

- Requisitos de Negócio 

- Plano de Projeto 

- Relatório Milestone 

- Atas de reunião 

- Os itens de ação 

- Logs de Risco 

- Logs Issue 

• Revisar o plano do projeto para determinar como o plano de fornecedor tenha sido incorporado ao plano geral do projeto. 

• Entrevista selecionados partes interessadas para determinar quais as suas expectativas do projeto tinha sido e como eles foram atendidas. 

• Analisar a gestão da qualidade do projeto e da gestão da qualidade do produto para identificar os problemas, preocupações e desafios na gestão global do projecto e identificar as oportunidades que podem ser realizados através de melhorias no projeto e qualidade do produto. 

3ª Fase: desenvolvimento de relatórios 

• Compilar as informações coletadas de todas as entrevistas. 

• Compilar as informações coletadas de pessoas que apenas completaram o questionário. 

• Consolidar os resultados da revisão da documentação do projeto. 

• Identificar as questões, preocupações e desafios apresentados por essa revisão e isolar as oportunidades que você acredita pode ser realizado. 

• Identificar todas as oportunidades que projeto pode ser realizado através de recomendações deste relatório. 

• Identificar as lições aprendidas que podem melhorar o desempenho de futuros projetos. 

• Finalize a criação do relatório e recomendações com base nas conclusões e apresentar este relatório detalhado e recomendações, incluindo o roteiro para obter os projetos futuros para o "próximo nível" de desempenho. 

Com isso podemos chegar a uma conclusão que a uma Auditoria de Projeto serve para além dos objetivos já citados, identificar lições aprendidas que podem ajudar a melhorar o desempenho de um projeto ou para melhorar o desempenho de futuros projetos por realizar uma revisão detalhada.


Segue exemplos de Auditoria de Projeto:

Exemplo 1
Exemplo 2
Exemplo 3