A gestão por processos pode ajudar no desenvolvimento organizacional
Autor: Eduardo Quintanilha Batista | Publicado: 2013-06-21T10:10:00-03:00



A 
gestão por processos é essencial para o aumento da produtividade dos 
colaboradores de uma organização, tanto para aqueles que desempenham 
funções gerenciais como para as funções operacionais. “Na medida em que 
os colaboradores liberam seu tempo precioso, que antes era dedicado às 
rotinas, a preciosidade deste tempo liberado, cada vez mais escasso, 
reforça a importância dos processos numa organização”, explica Silvio 
Costa, sócio-diretor do Instituto MVC e professor da FGV.




"Os processos podem eliminar eventuais improvisos no cotidiano das empresas "




Segundo Silvio, a gestão adequada dos 
processos elimina eventuais improvisos no cotidiano das empresas, já que
 os procedimentos estão previamente definidos e padronizados. Isso 
acontece porque, ainda na fase de planejamento, já existe uma definição 
dos métodos para solução dos problemas, antes deles acontecerem.




Nesse cenário, o professor garante que é
 possível perceber que as soluções dos problemas tem menor dependência 
dos talentos humanos, pois se baseiam no plano de trabalho previamente 
definido. Por depender menos da capacidade de solução de problemas 
individuais dos profissionais, a instituição pode ter desempenho 
superior mesmo com uma equipe menos experiente ou que tenha recebido 
menos treinamento.



Para adoção da gestão por processos, a 
conscientização da organização como um todo é muito importante à tomada 
de decisão. Toda mudança em um sistema pode gerar desconforto e pode não
 ser tão bem recebida, dessa maneira, a informação prévia sobre a 
relevância da nova estrutura é fundamental.



A adaptação ou não da estruturação dos 
processos está relacionada à cultura organizacional. A posição de seus 
líderes é refletida na cultura da empresa, por isso, se principalmente a
 liderança não se envolver no desenvolvimento e implantação dos 
processos de trabalho, a instituição não alcançará a eficácia desejada.



Informar, capacitar, acompanhar as 
atividades e definir formas de avaliação pode ajudar na busca pela 
excelência dos processos. “Ao definir que a empresa vai implantar a 
estrutura por processos como modelo de gestão, a liderança precisa 
adotar um formato eficaz de comunicação a todos os envolvidos, direta e 
indiretamente”, orienta Silvio.


O consultor enfatiza que a implantação da gestão por processos deve fazer parte do 
planejamento estratégico da empresa. Após a decisão de querer adaptar a 
nova estrutura, é preciso estabelecer um plano de ação para análise das 
principais rotinas e atividades da empresa, gerando um cronograma e 
definindo prioridades. Com a definição das atividades que serão 
priorizadas, inicia-se o mapeamento das rotinas daquelas atividades, 
identificando os stakeholders envolvidos, os prazos e os 
resultados desejados. Este mapeamento tem como objetivo desenhar a 
sequência lógica de um passo a passo de cada atividade desempenhada.


Em seguida vem a etapa que definirá como
 as atividades devem ser, preferencialmente, desenvolvidas, com o 
apontamento das alternativas de condutas recomendadas e esperadas dos 
profissionais envolvidos. “Estas decisões e comportamentos possíveis 
precisam estar alinhados com os cenários, previamente identificados”, 
comenta o professor.





Em instituições com ambientes 
conturbados, a estruturação das atividades pode ser uma ferramenta capaz
 de reverter a situação. “Quando o processo de trabalho está previamente
 definido, as pessoas se sentem mais seguras, pois já sabem de antemão o
 que devem fazer e o que podem esperar de seus pares, superiores e 
subordinados. Não definir o procedimento de cada atividade da empresa 
aumenta a chance de conturbar ainda mais o ambiente e ainda desgastar os
 colaboradores ou as áreas”, afirma Silvio.

Muitas vezes, nas organizações, 
investe-se mais tempo e atenção em consertar algum equívoco no fluxo 
laboral, do que propriamente organizá-lo, evitando que o erro aconteça. 
Isso acaba gerando um ciclo, conforme afirma o consultor. “Este ciclo é 
um redutor permanente de produtividade, que perpetua o baixo desempenho 
com alto nível de exigência da presença do líder”.



Em todos os tipos e tamanhos de 
corporações pode-se engajar o uso dos processos de trabalho. Em 
atividades que dependem de criatividade, o uso se limita, já que esses, 
de certa forma, “engessam” a atividade dos profissionais.



“Instituições, áreas ou atividades que dependem da criatividade e 
improvisação para obter sucesso apresentam um espaço mais restrito para a
 implantação dos processos, mas ainda assim, sempre é possível implantar
 processos de trabalho para organizar os procedimentos mais comuns 
nessas áreas”.



Fonte: Revista Perspectiva (Junho de 2013)