SOLUÇÕES EM MICROFILMAGEM E DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS
Autor: ANCert | Publicado: 2015-09-08T05:40:00-07:00


Priscila Figueiredo

Presidente da ANCert





Preocupados
em manter a guarda de arquivos em conformidade com as normas e sensibilizados
pelo crescente volume de documentos gerados, os corretores de seguros fazem
dois questionamentos importantes: como perenizar a guarda destes documentos? E
como evitar que eles sejam extraviados, danificados e não ocupem muito espaço
físico? Essas duas perguntas estão relacionadas entre si e podem ser
respondidas com soluções já bastante conhecidas: microfilmagem e digitalização
de documentos.

A
Circular Susep nº 74, de 25 de janeiro de 1999, determina que os corretores de
seguros mantenham, pelos prazos ali definidos, os registros originais de todas
as informações referentes aos contratos que realizarem. Ocorre que o artigo 9º
desta mesma Circular faculta aos corretores: (i) substituir os documentos
originais pelas cópias microfilmadas ou, (ii) armazenar eletronicamente tais
documentos de forma organizada e que permita o pronto acesso pela fiscalização,
porém mantendo a via original devidamente arquivada.

Mesmo
fora do mercado de seguros, a diferença existente entre a microfilmagem e a
digitalização de documentos é que a primeira, instituída pela Lei nº 5.433, de
08 de maio de 1968 e regulamentada pelo Decreto nº 1.799, de 30 de janeiro de
1996, somente pode ser realizada por Cartórios ou empresas autorizadas segundo
padrões e critérios rigorosamente estabelecidos. Exatamente por isto, os
traslados, as certidões e as cópias em papel ou em filme de documentos
microfilmados produzem efeitos legais tal como se fossem documentos originais,
em juízo ou fora dele, desde que autenticados pela autoridade competente
detentora do filme original. 

Por
sua vez, a digitalização, por não possuir regulamentação específica, pode ser
feita por qualquer pessoa e ainda não possui a mesma força probante e validade
jurídica, ressalvada hipótese de desmaterialização realizada por meio de
Cartórios e pelo uso da certificação digital. 

Nas
duas hipóteses (microfilmagem e digitalização) o documento original encontra-se
em meio físico, motivo pelo qual ambos os procedimentos são válidos para
solucionar a problemática do espaço físico e para garantir a perenidade e manutenção
destes documentos em longo prazo.

Como
dito acima, há também a possibilidade de efetuar a desmaterialização de
documentos em Cartórios (Tabeliães de Notas ou Oficiais de Registro Civil das
Pessoas Naturais que detenha atribuição notarial), de modo que a cópia
digitalizada do original em papel passará a ser autêntica e será assinada
digitalmente com certificação digital nos padrões ICP-Brasil. 

O
documento eletrônico resultado desta desmaterialização pode ter sua validade
atestada por meio de sistemas desenvolvidos por centrais de documentos dos
Registradores e Notários, conforme Provimento da Corregedoria Geral do Tribunal
de Justiça do Estado de São Paulo nº 22, de 15 de julho de 2013. Este
Provimento também permite o inverso: que um documento eletrônico assinado com
certificação digital seja materializado e autenticado em papel.

Neste
cenário, registremos a grande diferença – do ponto de vista prático, econômico
e ecológico – entre um documento assinado em meio físico e um documento
originariamente eletrônico. Atualmente, um documento que nasça em meio
eletrônico e que esteja devidamente assinado pelas partes com certificação
digital nos padrões ICP-Brasil possui presunção de veracidade, autenticidade e
validade jurídica, conforme preconiza a Medida Provisória n 2.200-2, de 24 de
agosto de 2001. Nesse sentido dispõe o parágrafo 1º do artigo 10:



 

  
&nbsp;“Art. 10. Consideram-se documentos públicos
  ou particulares, para todos os fins legais, os documentos eletrônicos de que
  trata esta Medida Provisória.




§ 1º As declarações constantes dos documentos
  em forma eletrônica produzidos com a utilização de processo de certificação
  disponibilizado pela ICP-Brasil presumem-se verdadeiros em relação aos
  signatários, na forma do art. 131 da Lei no 3.071, de 1o de janeiro de 1916 -
  Código Civil.” 



(o
  artigo 131 do antigo Código Civil corresponde ao artigo 219 do Novo Código
  Civil - lei nº 10.406, de 10 de janeiro de 2002. – grifo nosso)

 




Desta
forma, seu original é aquele documento eletrônico, com validade jurídica e presunção
de veracidade, sem que haja necessidade de conversão em papel ou de
autenticação de firma, ressalvadas hipóteses em que a norma ou o órgão
fiscalizador assim o exija. Já o documento em papel, para ser desmaterializado,
necessita cumprir uma série de exigências e, por vezes, não viabiliza a
eliminação do original.

Especificamente
no âmbito do mercado de seguros, a Circular Susep nº 277, de 30 de novembro de
2004, autoriza expressamente que os documentos eletrônicos relativos às
operações de capitalização sejam identificados com data e hora de envio e
recebimento e que sejam assinados por meio de certificação digital nos padrões
ICP-Brasil. 

Se
produzidos da forma regulamentada por esta Circular, fica dispensada a coleta e
guarda dessa documentação em papel, o que traz resultados muito positivos para
as empresas obrigadas a arquivá-los, que podem mantê-los apenas em meio
eletrônico pelo mesmo prazo previsto na Circular Susep 74, de 25 de janeiro de
1999. Quanto às operações de seguros e previdência, a Resolução CNSP nº 294, de
6 de setembro de 2013, estabelece o mesmo critério e prazo de guarda dos
documentos, apenas não é exigido o padrão ICP-Brasil para a assinatura digital,
o que torna o normativo menos destacado qualitativamente.

A
admissão do uso da certificação digital de forma ampla nos documentos
relacionados ao mercado de seguros pode e deve ser trabalhada em prol da
eficiência, economia e sustentabilidade. No mesmo sentido, o Congresso Nacional
já atua em projetos de lei que visam estabelecer critérios para a digitalização
de documentos e seus efeitos jurídicos. De toda sorte, é sempre de bom tom
manter cópias digitalizadas e backup
dos documentos (ainda que não haja regulamentação específica para o mercado segurador)
organizados em um sistema de Gestão de Documentos Eletrônicos ou acervo
eletrônico. 

Os
corretores de seguros devem sempre buscar soluções que tornem seus negócios
dinâmicos e eficientes com responsabilidade e atenção às normas. A guarda
eletrônica de documentos é uma maneira eficaz de gerir os negócios com
economia, praticidade e tendo em mente, ainda, a obediência aos dogmas do
desenvolvimento sustentável e da segurança jurídica.




Este
artigo é uma continuação do texto “Guarda de documentos e a legislação”,
publicado na edição do JCS 407 – Junho, pág. 30.