O papel do RH e dos gestores na ISO/TS do petróleo O RH e os gestores possuem um papel fundamental na implementação e manutenção de um sistema de gestão conforme ISO/TS 29001 - a ISO/TS dos segmentos de petróleo, gás natural e petroquímico
Autor: Magno Leonardo Cunha da Silva | Publicado: 2012-05-02T17:38:00-07:00








O papel do RH e dos gestores na ISO/TS do petróleo
O RH e os gestores possuem um papel fundamental na implementação e manutenção de um sistema de gestão conforme ISO/TS 29001 - a ISO/TS dos segmentos de petróleo, gás natural e petroquímico



A ISO/TS 29001:2010 é voltada às empresas dos segmentos de petróleo e gás, petroquímico e de gás natural.

A ISO/TS 29001 é formada pela ISO 9001 (na íntegra), mais requisitos específicos (motivo da sua elaboração).

Não existem, no Brasil, em 2012, uma dezena de empresas certificadas nesta ISO/TS.

Quando se cria uma ISO/TS (TS = Technical Specification) ?

Quando uma determinada indústria chega à conclusão de que as normas existentes não são suficientes para assegurar o atendimento aos seus requisitos (de qualidade, prazo, assistência técnica) na cadeia de suprimento.

Existe, no segmento automobilístico, a ISO/TS 16949, já bastante difundida, e que substituiu a QS 9000. A ISO/TS 29001, ainda, não é tão popular. Um dos objetivos deste artigo é o de divulgá-la, principalmente para os tomadores de decisões e para os profissionais de Recursos Humanos.

O que se busca com esta nova certificação ?

- Maior confiabilidade/menores riscos;

- Reforçar a imagem perante os "stakeholders" e não só junto aos clientes;

- Maior capacitação dos colaboradores;

- Redução de barreiras não tarifárias;

- Maiores oportunidades de negócios;

- Melhoria no desempenho das pessoas e da empresa.

Qual a implicação no dia-a-dia da organização, durante e após a certificação ?

- Trabalho adicional;

- Treinamentos;

- Reuniões;

- Mudanças de rotinas/de comportamentos.

Muitas empresas, que já se certificaram anteriormente em outras normas, podem não mais possuir aquele "romantismo" da primeira experiência.

E por que isto ocorre ?

Porque, normalmente, levantam-se, muitas expectativas (que nem sempre são confirmadas) e depois da certificação, vem a manutenção, que habitualmente não é tão "divertida" quanto a implantação.

Com certeza, o principal componente em uma empreitada como esta é o ser humano, que precisa entender:

- o porquê de se fazer coisas novas;

- como fazê-las;

- quais resultados podem ser esperados.

Daí, a importância da comunicação clara, honesta e na dose certa de entusiasmo (sem falta, nem exagero). Por isto, a participação ativa do RH e dos gestores se faz necessária. Não se deve imaginar que o RH deva participar somente da implementação dos requisitos relacionados ao tópico Treinamento. Em praticamente todos os outros requisitos, o pessoal de Recursos Humanos (e os Gestores) tem papel fundamental na implementação e manutenção ao longo do tempo.

Muitas empresas, historicamente, atribuem aos departamentos da Qualidade a responsabilidade pela implementação e coordenação dos sistemas de gestão (integrados, ou não). Porém, tipicamente, estes departamentos possuem um foco maior nos aspectos técnicos do que nos comportamentais.

Incorporar novas práticas exige:

- convencimento;

- conscientização;

- perseverança;

- constância de propósito (como diria o Sr. Deming).

Estes elementos lembram de alguma forma a atuação do RH e dos Gestores ? A reposta é óbvia.

Vamos abordar, a seguir, todos os requisitos específicos da ISO/TS (que excedem a ISO 9001 – esta já bastante difundida e aplicada no mundo inteiro), os desafios para a empresa e o papel do RH (e dos Gestores) em cada um deles.

Para minimizar possíveis diferenças na interpretação dos requisitos, podemos consultar algumas definições no final deste artigo.

Requisitos da ISO/TS 29001 :

Manual da Qualidade

1) Requisito : Manual da qualidade

Detalhamento : endereçamento, no manual da qualidade, de cada requisito específico da ISO/TS 29001, incluindo tanto os requisitos da ISO 9001quanto os requisitos complementares.

Desafios para a empresa : manter o endereçamento atualizado, em função de:

- novos procedimentos;

- procedimentos revisados;

- mudanças que ocorrem no sistema de gestão.

Papel do RH e dos gestores : conscientização de todo o pessoal quanto à importância de se manter a documentação do sistema de gestão atualizada. Descaracterizar que esta atualização é responsabilidade de uma coordenação ou gerência específica.

Treinamento no uso, por exemplo, de uma tabela para este endereçamento.

Controle de documentos (e de registros)

2) Requisito : Controle de documentos (requer procedimento documentado já pela ISO 9001)

Detalhamento : Registros : - ênfase no tempo de retenção (mínimo de 05 anos)

Desafios para a empresa : a organização dos arquivos (físicos e eletrônicos) é imprescindível.

A alocação de recurso (exemplo, informatizado) para armazenamento e recuperação das informações (que permita atualização tecnológica ao longo do tempo) é muito importante. Em 05 anos, algumas mídias deixam de ser utilizadas.

Papel do RH e dos gestores : Treinamento e conscientização nos conceitos do 5S e nos procedimentos de controle de registros.

2.1) Detalhamento : Registros : - definição da responsabilidade pela coleta e pela manutenção dos registros

Desafios para a empresa : tão importante quanto a atualização do registro é o regate/recuperação do histórico.

Papel do RH e dos Gestores : treinamento e conscientização nos conceitos do 5S e nos procedimentos de controle de registros.

2.2) Detalhamento : - manutenção dos registros das datas efetivas de mudanças de processos.

Desafios para a empresa : requer muita disciplina das áreas de Engenharia de Processos, de Manufatura e de Produção, para que todas as alterações sejam registradas nas datas efetivas.

Papel do RH e dos gestores: treinamento e conscientização nos procedimentos de controle de registros.

2.3) Detalhamento : - notificação ao cliente no caso de produto não-conforme tenha sido entregue.

Desafios para a empresa : o atendimento a este requisito requer coragem e honestidade pessoal, profissional e empresarial. De maneira consciente, não se deve enviar produto não-conforme ao cliente (a menos que haja autorização prévia, e documentada, do mesmo). Quando se descobre que foi enviado (de maneira não intencional), deve-se avisar o cliente, por escrito. Não é fácil praticar este requisito.

Papel do RH e dos gestores : manter na empresa uma cultura que não permita a busca pelos "culpados". Caso contrário, pode haver uma tendência das pessoas omitirem os fatos mais desagradáveis, por medo de serem punidas.

2.4) Detalhamento : controle de documentos : análise crítica e aprovação de documentos alterados (pelas mesmas funções que analisaram e aprovaram a revisão inicial)

Desafios para a empresa : respeitar o estabelecido em procedimento documentado, mesmo quando da ausência dos titulares por determinadas funções .

Papel do RH e dos gestores : formalização da atuação de substitutos, quando ocorrer ausência temporária, devido às férias, licenças, dentre outros eventos. A análise e aprovação não precisam ser feitas pelas mesmas pessoas que executaram a análise/aprovação iniciais, mas por alguém autorizado (e capaz) em fazê-lo.

Responsabilidade da direção

3) Requisito : Responsabilidade da direção

3.1) Detalhamento : aprovação documentada da política da qualidade

3.2) Definição de freqüência mínima para as análises críticas pela Administração : anual

Desafios para a empresa, papel do RH e dos gestores : não representa grande impacto, pois, em geral, as empresas já atendiam estes requisitos, em função da ISO 9001.

Treinamento

4) Requisito : Treinamento (requer método de controle)

4.1) Detalhamento : conscientização quanto à importância e relevância das atividades e de como elas contribuem para o alcance dos objetivos da qualidade (deve-se medir a extensão desta conscientização).

Desafios para a empresa : é necessário definir e divulgar os objetivos que façam sentido a todos os níveis da organização e medir o nível de conscientização, de todos, quanto à importância/relevância das atividades.

Papel do RH e dos gestores : além de treinamento e conscientização quanto à importância e relevância das atividades, o convencimento de todos deve ocorrer no dia-a-dia, na relação entre os pares e gestores.

Não é fácil fazer com que todos numa empresa acreditem que o que fazem é realmente importante. Muitas pessoas estão infelizes com o que fazem e, portanto, não acreditam que suas atividades diárias sejam, realmente, importantes.

A abordagem tradicional para a medição desta conscientização é o uso de questionário estruturado e de entrevista direta durante auditoria interna/externa do sistema de gestão. Porém, indicadores de desempenho e avaliações de desempenho também podem ser reveladores.

4.2) Detalhamento: Freqüência dos treinamentos

Desafios para a empresa : prever, em procedimento documentado, a execução de treinamentos numa freqüência definida.

Uma abordagem que é aceita pelos Órgãos Certificadores é a identificação da necessidade de treinamentos e a execução dos mesmos à partir dos eventos :

- novo procedimento;

- revisão de procedimento;

- nova tecnologia;

- trabalho novo ou modificado;

- mudança de cargo;

- mudança de área;

- integração de um novo colaborador;

- retorno de afastamento (licenças);

- ação corretiva ou preventiva;

- treinamento periódico.

Papel do RH e dos gestores : executar os treinamentos, à partir dos eventos, e promover a conscientização. Assegurar da eficácia dos mesmos.

4.3) Detalhamento : treinamento no local de trabalho

Desafios para a empresa : O treinamento "on the job" é muito interessante. O aprender fazendo também é muito importante. Claro, que muitas vezes, antes de um treinamento no local de trabalho, é necessária uma introdução teórica em sala de aula/treinamento.

Muitas empresas, para minimizar riscos de acidentes, reproduzem células de fabricação, para que o ambiente do treinamento se aproxime do real.

Papel do RH e dos gestores : gerir a sistemática de treinamento, em todas as suas etapas.

O instrutor pode não ser um colaborador do RH, mas sim, um especialista da empresa ou contratado no mercado.

O RH e os gestores devem formar/preparar os multiplicadores internos. Quando possível, é muito interessante que este multiplicador seja o responsável da área, para se evitar conflitos do tipo "faça o que eu digo, não faça o que eu faço". Deve-se evitar um mundo do "faz de conta", com o treinamento sendo ministrado pelo pessoal da Qualidade ou do RH, num ambiente/atmosfera artificial e, depois, o participante é "entregue nas mãos do responsável da área, no mundo de verdade".

Deve-se documentar a execução do treinamento da melhor forma possível.

4.4) Detalhamento : treinamento para trabalho novo ou modificado

Desafios para a empresa : quando o pessoal da segurança do trabalho está alocado na Engenharia de Processos ou está muito próximo da mesma, o atendimento a este requisito é facilitado.

Ao ser projetado um novo trabalho, o pessoal da segurança no trabalho pode elaborar, juntamente com outras áreas (Qualidade, RH, área usuária), os treinamentos necessários.

Para as empresas que possuem uma sistemática de planejamento avançado da qualidade do processo/produto, e que usam um check-list, normalmente esta situação é identificada e providências são tomadas para se suprir este "gap" .

4.5) Detalhamento : consequências aos clientes causadas pela não-conformidade aos requisitos da qualidade.

Desafios para a empresa : deve-se correlacionar não-conformidades detectáveis durante o processo com as falhas (e outras conseqüências) aos clientes.

Quase em 100% dos casos de ocorrência de uma não-conformidade, ocorre um atraso na entrega ao cliente, o que não é nada bom. Outros defeitos (ou não-conformidades) podem resultar em impedimento no uso/montagem de conjuntos e atraso na entrega do cliente ao cliente dele (o que é terrível).

Normalmente, este trabalho de levantamento das informações é feito pelas áreas de Engenharia de Produto/Processo, Qualidade e RH. Pode-se utilizar falhas reais ou potenciais. As empresas que praticam a FMEA podem utilizá-la como ponto de partida.

Papel do RH e dos gestores : manter o material didático permanentemente atualizado, a partir da identificação de novas não-conformidades potenciais/ocorrência de novas não-conformidades reais x impactos aos clientes.

Aquisição

5) Requisito : Aquisição, incluindo a seleção de fornecedores (requer método de controle)

5.1) Detalhamento : validação de processos terceirizados (a ISO/TS dá exemplos de processos que requerem validação) .

Desafios para a empresa : este requisito pode reservar algumas surpresas. Muitas vezes, as empresas compradoras são mais rigorosas com seus processos internos que as empresas fornecedoras com os delas.

Muitos processos que requerem validação, de acordo com a literatura disponível ou de acordo com a interpretação da empresa (compradora) ou dos Órgãos Certificadores, não são validados pelas empresas vendedoras/fornecedoras.

Papel do RH e dos gestores : a relação comprador x fornecedor requer muito equilíbrio. O RH e os gestores têm papel fundamental no recrutamento e seleção (e retenção) dos profissionais que terão contato com outros públicos (clientes, fornecedores, etc).

5.2) Detalhamento: controle de processos terceirizados.

Desafios para a empresa : a responsabilidade pela conformidade dos produtos entregues ao cliente é da Organização. Não se pode/deve culpar os fornecedores. A responsabilidade, em último nível, é da Organização. Não temos grande novidades em relação à ISO 9001, neste item.

5.3) Detalhamento: fusão, aquisição ou associação entre fornecedores .

Desafios para a empresa : deve-se ater às questões de fusão, aquisição e outras entre fornecedores. É recomendável se proceder a uma nova avaliação, pois mudanças significativas podem impactar no desempenho de entregas.

Quantos casos não conhecemos nos quais o desempenho da empresa fornecedora piorou (e muito) depois de uma das ocorrências citadas acima ?

A atualização dos registros também se faz necessária.

Preservação do produto

6) Requisito : Preservação do produto (requer método de controle)

6.1) Detalhamento : uso de um sistema de gerenciamento de inventário para otimizar o tempo de giro de inventário e assegurar a rotação do estoque (exemplo, PEPS).

Desafios para a empresa : algo que se pretenda otimizar, deve ser medido para comparação e análise ao longo do tempo.

O PEPS é fácil na teoria, porém na prática ...

Este método requer condições físicas adequadas para ser implementado e mantido.

Papel do RH e dos gestores : a disciplina, na questão do PEPS é muito importante. Não é raro uma voz interior dizer ao colaborador : "use o material mais acessível". E, nem sempre, o mais acessível é o que deveria ser usado.

O perfil adequado dos colaboradores ganha importância neste caso.

6.2) Detalhamento : avaliação periódica de estoques.

Desafios para a empresa : ss estoques devem ser avaliados, para detectar deterioração.

6.3) Detalhamento: independência do inspetor final de aceitação X de quem produziu ou supervisionou a produção do produto.

Desafios para a empresa : este requisito não me parece muito moderno ! A pessoa que produziu ou que supervisionou a produção do produto não pode(m) fazer a inspeção final de aceitação do produto, segundo a ISO/TS 29001. Prefiro, com certeza, acreditar na ética e na honestidade das pessoas. Empresas com estruturas muito enxutas podem ter dificuldade em atender este tipo de requisito.

Papel do RH e dos gestores : implementar e manter esta cultura de confiança entre empresa e colaboradores (e vice-versa).

Calibração

7) Requisito :Controle, calibração e manutenção dos equipamentos de monitoramento e medição (requer método de controle)

Detalhamento : - pré-calibração de instrumentos.

Desafios para a empresa : requisito muito interessante. Conhecer a condição dos instrumentos como estavam sendo utilizados, é muito importante. Outras normas de gestão também estabelecem ações quando o instrumento é encontrado fora de ajuste, mas não definem, claramente, que o instrumento deve ser verificado/calibrado no estado em que se encontrava em uso.

Papel do RH e dos gestores : contratar e reter bons profissionais na área de Metrologia.

Produto não-conforme

8) Requisito : controle de produto não-conforme (requer procedimento documentado, conforme

a ISO 9001).

8.1) Detalhamento : - avaliação, liberação ou aceitação de produto não-conforme.

Desafios para a empresa : com a definição clara do que vem a ser não-conformidade ou falha de campo, deve-se atribuir uma importância grande para estas ocorrências, uma vez que uma situação indesejada chegou até o cliente.

8.2) Detalhamento : tempos de respostas para endereçar as não-conformidades.

Desafios para a empresa : isto representa um controle adicional. Outras normas de gestão não possuem este requisito.

Papel do RH e dos Gestores : para os itens 8.1 e 8.2 - recrutamento, seleção e retenção de pessoal com foco no cliente.

Ações corretivas e ações preventivas

9) Requisito : Ações corretivas e ações preventivas

9.1) Detalhamento : tempos de respostas para tratar as ações corretivas.

Desafios para a empresa : isto representa um controle adicional. Outras normas de gestão não possuem este requisito.

Papel do RH e dos gestores : treinamento e conscientização quanto a importância da execução das atividades nas datas planejadas.

9.2) Detalhamento : ênfase na verificação da eficácia das ações corretivas e preventivas.

Desafios para a empresa : impacto quase que inexistente. Esta atividade já era amplamente executada, em função da ISO 9001.

Auditorias Internas

10) Requisito : Auditorias Internas

10.1) Detalhamento : definição de freqüência mínima para as auditorias internas do SGQ : anual

Desafios para a empresa : impacto quase que inexistente. As empresas, em geral, executam, no mínimo uma auditoria do sistema de gestão por ano. Algumas empresas, até mais que uma.

Papel do RH e dos gestores : treinamento e conscientização quanto a importância da execução das atividades nas datas planejadas.

10.2) Detalhamento : critério mais rigoroso para a seleção de auditores : independência do auditor x atividade a ser auditada.

Desafios para a empresa : dispor de uma equipe auditora adequadamente dimensionada, para viabilizar a auditoria interna, sem sobrecarga para poucos membros.

Dispor, de equipe preparada para ser auditada, evitando-se, assim, penalizar, também, alguns poucos auditados.

Papel do RH e dos gestores : qualificação e manutenção de um time bem dimensionado (o que não é fácil, ao longo do tempo).

O auditor interno precisa ser selecionado tanto por suas competências comportamentais quanto pelas técnicas. O auditor precisa:

- ser organizado;

- ser bom comunicador;

- ter facilidade em elaborar relatórios verbais e escritos;

- conhecer os requisitos da norma de gestão/especificação técnica a ser utilizada como critério da auditoria, etc.

As competências técnicas podem ser mais facilmente adquiridas. Mudanças de comportamento indesejáveis costumam ser mais difíceis.

Por isso, a atuação do RH e dos gestores na seleção de potenciais auditores internos e na qualificação dos mesmos por profissionais de competência comprovada, se faz necessária.

Métodos de Controle

11) Requisito : Diversos

11.1) Detalhamento : requerem método de controle:

- tradução dos requisitos do produto fornecidos de fontes externas, no processo de realização do produto;

- análise crítica de contrato;

-verificação de produto adquirido;

- controle de produção e atividades de serviço;

-identificação e rastreabilidade do produto;

- identificação da situação do produto;

-verificação, armazenamento, manutenção e controle da propriedade do cliente;

- monitoramento e medição das características do produto;

- identificação e uso de técnicas para análise dos dados.

Desafios para a empresa : número consideravelmente maior de procedimentos documentados se faz necessário em relação aos elaborados e implementados em função da ISO 9001.

Papel do RH e dos gestores : capacitação de maior número de multiplicadores (para elaboração e treinamento/implementação) nos diversos departamentos e processos da empresa. Quando os usuários participam destas etapas, a aceitação é maior.

Definições

12) Termo :&nbsp;Método de controle

Definição : é um método documentado da organização para executar uma atividade sob condições controladas para atingir a conformidade aos requisitos especificados.

Considerações : É a definição mais impactante da ISO/TS. Empresas que se certificaram conforme a ISO 9001 com poucos procedimentos documentados têm mais trabalho no upgrade para a ISO/TS.

Em vários itens da ISO/TS é obrigatório existir um método de controle . Esta exigência não era explícita na ISO 9001, deixando a cargo da empresa (organização) definir quais procedimentos elaborar, além dos obrigatórios.

13) Termo :&nbsp;Não-conformidade de campo

Definição : é uma não-conformidade do produto que é detectada após a entrega ou uso ter sido iniciado.

Considerações : interessante esta definição para se clarificar que "campo" é toda condição após a entrega ao cliente: pode ser na transportadora contratada pelo cliente (para a retira no fornecedor), no recebimento do cliente, durante a montagem ou uso pelo cliente e até mesmo durante o uso em campo.





Conclusão

"O que se plantar, será colhido" (autor desconhecido, por mim).

Então, uma boa estratégia, é se escolher boas sementes .

Requisitos de normas de gestão são "prevenção pura". E, como diz o velho ditado : "Prevenir é melhor que ...".

O trabalho adicional é compensado (e muito) pelo retorno obtido.

Uma nova certificação valoriza a empresa e o "passe" dos colaboradores. A auto-estima de ambos é aumentada, sempre.

A concorrência, que ainda não iniciou os trabalhos de upgrade, dificilmente poderá queimar etapas. Ou seja, podemos considerar uma certificação como uma vantagem competitiva.

Tive a oportunidade de coordenar a implementação e certificação de uma empresa conforme ISO/TS 29001:2010. Agora, tenho, junto com a equipe da empresa, a responsabilidade em manter o sistema de gestão e a certificação. Posso dizer, com experiência, que todo o investimento de tempo, dinheiro e energia valem a pena.

O pessoal de recursos humanos e os gestores têm, sempre, um papel fundamental na condução de todo e qualquer projeto ou processo onde o ser humano é a chave do sucesso do mesmo.

Fonte: site:&nbsp;http://www.administradores.com.br