Desfalque na Virada
Autor: Pedro Rodrigues | Publicado: 2007-10-23T23:31:00-02:00

Descentralização de InformaçõesEste ano em São Paulo, aconteceu a primeira Virada Esportiva: 24 horas de atividades esportivas em 230 lugares espalhados pela cidade. Fiquei na Arena Juventude Radical, um dos pontos com maior expectativa de concentração de público. Foram montados diversos esportes radicais como Le Parkour, Zorbing Ball, Parede de Escalada, Tirolesa, Arvorismo, entre outros.Na equipe tínhamos quatro produtores contratados, um coordenador e outro produtor da SP Turis. Os quatro foram contratados para começar a trabalhar a apenas quatro dias do evento, quando se iniciara a montagem, e não conheciam os procedimentos da empresa. O outro produtor trabalharia apenas na montagem do evento, já que estava envolvido em outro grande projeto do departamento. O coordenador teve seu tempo tomado, em grande parte, por documentações do evento atrasadas, enquanto fiquei com o planejamento da montagem, apesar de nos comunicarmos sempre em relação às decisões tomadas.Tivemos problemas com a contratação de alguns fornecedores, devido à complexa logística de um evento deste porte, então alguns equipamentos entrariam na madrugada precedente ao evento. Os produtores tinham horário de 8 horas de trabalho por dia e não deveriam fazer hora extra, portanto resolvi assumir a operação da madrugada até o início do evento, as 14h do dia seguinte.O dia anterior a Virada foi quente, mas a madrugada não. A madrugada foi mais fria que o esperado devido ao vento forte e constante. Às 10 da manhã, quando o coordenador e os produtores escalados já haviam chegado, me sentia exausto além do normal. As pessoas começaram a perceber. Deleguei o que pude e comecei a realizar tarefas que não me exigiam grandes esforços. As 12h dei o último gás e as 14h o evento estava pronto. Iniciou as 14h30 com o pouso de quatro pára-quedistas. Foi emocionante! Mas a partir daí não teve jeito, fui intimado a ir para casa, com razão, para descansar. Acordei já de noite, suando com uma febre de 40 graus. A Virada acabara para mim.Nos dias precedentes à Virada, procurei passar ao máximo as informações à equipe. Preparei um resumo do que seria o evento, como uma espécie de escopo do projeto, para que todos tivessem acesso a qualquer informação. No início tive que passar aos produtores contratados questões mais simples para serem resolvidas, até que eu terminasse o cronograma de montagem. Pedia sempre para os contratados atualizarem os arquivos, principalmente do cronograma para que se familiarizassem com eles.A elaboração do cronograma permite a visualização da situação em que deve se encontrar o evento num exato momento, além de ajudar a alocar os recursos humanos e materiais disponíveis, como a necessidade de transportes, por exemplo. Gosto muito de utilizar o gráfico de Gantt para a montagem e ocorrência do evento, pois além de permitir uma fácil visualização do início, fim e duração de cada tarefa, ele é simples de ser confeccionado em Excel. Trata-se de um gráfico formado por barras horizontais que representam a duração da atividade, com o passar das horas, representadas pelas colunas.Em nossa tenda de produção fixei o cronograma e os contatos de todos os fornecedores e órgãos envolvidos com o evento. No dia seguinte pela manhã quando retornei ao evento para pegar minhas coisas, o evento ocorria normalmente. A descentralização das informações fez com que a equipe conseguisse conduzir o evento mesmo sem minha presença. A equipe “abraçou o evento”, entendeu o que deveria ser feito e simplesmente seguiu o planejado.No final da década de 40, Douglas McGregor apresentou a Teoria X e Y. De acordo com essa teoria, há duas maneiras de gerenciar pessoas a maneira X e a Y. A maneira X é mais tradicional e melhor aplicada a pessoas que evitam o trabalho. Você descreve para um membro de sua equipe as tarefas que ele deve realizar, de maneira mecânica. Já na maneira Y, você transmite o objetivo a ser alcançado e o membro de sua equipe faz com que ele aconteça, utilizando sua imaginação e criatividade. Nem sempre se consegue gerenciar pessoas da maneira Y, mas quando é possível a qualidade do trabalho aumenta consideravelmente e a sobrecarga para o gestor do trabalho diminui.Agradeço a todos os membros da equipe da Arena Juventude “RadYcal”!