Autor: Adriano D.M. Librelon | Publicado: 2010-10-06T04:40:00-07:00

Documento Hábil - Aspectos Gerais 1.Considerações Iniciais Nos termos do art. 1.179 da Lei nº 10.406/02 (Código Civil), o empresário e a sociedade empresária são obrigados a seguir um sistema de contabilidade, mecanizado ou não, com base na escrituração uniforme de seus livros, em correspondência com a documentação respectiva, e a levantar anualmente o balanço patrimonial e o resultado econômico. (grifamos) 				Tão importante quanto a escrituração contábil é a documentação comprobatória dos fatos nela registrados. Neste trabalho vamos mostrar os aspectos gerais do documento hábil, bem como as penalidades aplicáveis à disposição do Fisco. 				Indispensável consignar que qualquer registro contábil mantido sem a respectiva comprovação hábil não presta à finalidade a que se destina. Dessa forma temos que um documento não hábil: a)se destinado a comprovar despesa, a mesma não será dedutível; b)se destinado a comprovar a posse ou propriedade, não há legitimidade, portanto não poderá ser exercido os respectivos direitos. Nesse sentido, é necessário consignar a definição dos dois termos extraídos do Dicionário Aurélio, Século XXI (eletrônico), Editora Nova Fronteira, cujos significados são os seguintes: "Documento: [Do lat. Documentu &lt; lat. Docere, 'ensinar', 'mostrar'.] S. m. 1) Qualquer base de conhecimento, fixada materialmente e disposta de maneira que se possa utilizar para consulta, estudo, prova, etc. 2) Escritura destinada a comprovar um fato; declaração escrita, revestida de forma padronizada, sobre fato(s) ou acontecimento(s) de natureza jurídica. 3) Restr. Qualquer registro gráfico. 4) Ant. Recomendação; preceito. 5) Inform. Qualquer arquivo com dados gerados por um aplicativo (2), ger. Aquele criado em processador de textos". "Hábil: [Do lat. habile.] Adj. 2 g. 1) Que tem aptidão para alguma coisa. 2) Competente, apto, capaz. 3) Ágil de mãos e movimentos; destro. 4) Inteligente, esperto, sagaz, fino. 5) Astucioso, manhoso. 6) Que tem capacidade legal para certos atos. 7) Engenhoso; sutil. 8) Conveniente, vantajoso. 9) Que está de acordo com as imposições legais, com as exigências preestabelecidas". 2.Conceito de Documento Hábil Com base nas definições citadas anteriormente, salvo melhor juízo, podemos concluir que documento hábil é aquele revestido de formalidades legais exigidas em cada espécie concreta, conforme sua natureza, para comprovar a operação realizada. Para melhor ilustrar a importância que o contabilista deve dar ao documento hábil, bem como a suas formalidades, vejamos a seguir alguns exemplos e exigências formulados pelo Fisco. 2.1.Escrituração contábil Em relação à escrituração contábil, encontramos no art. 923 do Decreto nº 3.000/99 (RIR/99), a determinação de a escrituração ser mantida com observância das disposições legais, que faz prova a favor do contribuinte dos fatos nela registrados e comprovados por documentos hábeis, segundo sua natureza, ou assim definidos em preceitos legais. Vale destacar que essa disposição vem do art. 9º, § 1º, do Decreto-Lei nº 1.598/77. 2.2.Diárias pagas a empregados Ainda em relação a documento hábil, vejamos parte do Parecer Normativo CST nº 10, de 17/08/1992, que reproduzimos a seguir. "(...) 6.Por sua vez, a pessoa jurídica poderá deduzir na determinação do lucro real os valores pagos a título de diárias aos seus empregados, desde que comprovada a realização da despesa. 7.Nesse ponto, examina-se a questão da dedutibilidade da despesa sob o prisma de sua comprovação. Neste sentido, devem ser comprovados o deslocamento do empregado para município diferente do da sede de trabalho e os dias que compreenderam o deslocamento. 8.Para a comprovação do deslocamento, o documento hábil, no caso de ser utilizado para esse fim o serviço de companhias aéreas e/ou agências de viagens, será o bilhete de passagem, a fatura da agência de viagens ou documento semelhante. No caso de transporte marítimo, fluvial ou rodoviário, a respectiva nota fiscal de serviços. 9.Os dias em que o empregado permanecer em viagem devem ser comprovados através de nota fiscal do estabelecimento hoteleiro, admitindo-se a diferença de um dia entre a quantidade de diárias pagas ao empregado e a quantidade de diárias cobradas pela pousada. (...) 12.Na doutrina e na jurisprudência trabalhista encontramos posições antagônicas a respeito do limite legal em foco. Eduardo Gabriel Saad em sua 'Consolidação das leis do trabalho comentada', 17ª edição, São Paulo, LTr, 1984, p. 288, analisa a questão da seguinte forma: 'Diárias para viagem são importâncias que o empregador da ao empregado para cobrir despesas que faz durante o deslocamento para local distante da empresa a fim de realizar determinado serviço. As diárias que excederem a 50% do salário do empregado passam a integrá-lo. (...)' 13.Razoável ou não, o entendimento jurisprudencial dominante considera salário o total das diárias quando ultrapassem a metade da remuneração (Enunciado nº 101 do Tribunal Superior do Trabalho). (...) 15.O legislador tributário não fixou limite até o qual seriam isentas as diárias de viagem pagas a empregados, não fazendo sentido buscar, por analogia, o limite estabelecido na lei trabalhista, que visou, no dizer de Eduardo Gabriel Saad, proteger o empregado contra fraudes, para fazer incidir o imposto de renda da pessoa física sobre as diárias recebidas, toda vez que elas ultrapassam a cinqüenta por cento do salário. (...) 17.Considerando o que dispõe a legislação tributária e tendo em vista a isenção do imposto de renda da pessoa física, a pessoa jurídica deverá observar, na concessão de diárias, o seguinte: a)que os valores pagos a esse título guardem critérios de razoabilidade, não só em relação aos preços vigentes no local da prestação do serviço como também em relação à estrutura de cargos e salários da pessoa jurídica; b)que as diárias não visem a indenizar gastos com pessoas sem vínculo empregatício; c)que correspondam a despesas de alimentação, pousada e correlatas no local da prestação do serviço eventual e temporário; d)que, a qualquer momento, possa ser comprovado pela pessoa jurídica, que pagou a diária e a lançou contabilmente, como despesa operacional, a realização do deslocamento e do(s) pernoite(s), se for o caso, que originou seu pagamento; e)a comprovação retromencionada deverá ser efetuada mediante a apresentação do bilhete de passagem ou nota fiscal de serviço e do recibo do estabelecimento hoteleiro, quando a viagem incluir pernoite(s). Nesses documentos deve constar o nome do empregado, sendo também necessário que a pessoa jurídica mantenha relatórios internos que demonstrem os valores pagos como diárias a cada empregado que as recebeu." 2.3.Programa de Alimentação do Trabalhador (PAT) Nos termos do art. 1º da Lei nº 6.321/76, e do art. 584 do Decreto nº 3.000/99 (Regulamento do Imposto de Renda) a dedução somente se aplica às despesas com programas de alimentação do trabalhador, previamente aprovados pelo Ministério do Trabalho. Como prévia aprovação pelo Ministério do Trabalho entende-se a apresentação de documento hábil definido em Portaria dos Ministros de Estado do Trabalho, da Saúde e da Fazenda. 2.4.Doação efetuada em bens aos fundos controlados pelos Conselhos dos Direitos da Criança e do Adolescente Na hipótese de a doação ser efetuada em bens, o § 3º do art. 102 do Decreto nº 3.000/99 determina que o doador fica obrigado a comprovar, por meio de documentação hábil, a pro-priedade dos bens doados. Nota Cenofisco: O comprovante da doação deverá conter a identificação desses bens, mediante sua descrição em campo próprio ou por relação anexa. 2.5.Custo de aquisição de imóveis por pessoa física O § 7º do art. 128 do Decreto nº 3.000/99 determina que podem integrar o custo de aquisição de imóveis, desde que comprovados com documentação hábil e idônea e discriminados na declaração de bens: a)os dispêndios com a construção, ampliação, reforma e pequenas obras, tais como pintura, reparos em azulejos, encanamentos; b)os dispêndios com a demolição de prédio existente no terreno, desde que seja condição para se efetivar a alienação; c)as despesas de corretagem referentes à aquisição do imóvel vendido, desde que suportado o ônus pelo contribuinte; d)os dispêndios pagos pelo proprietário do imóvel com a realização de obras públicas, tais como colocação de meio-fio, sarjetas, pavimentação de vias, instalação de rede de esgoto e de eletricidade que tenham beneficiado o imóvel; e)o valor do imposto de transmissão pago pelo alienante; f)o valor da contribuição de melhoria. 2.6.Depósitos bancários Também nos termos do art. 42 da Lei nº 9.430/96, caracterizam-se como omissão de receita os valores creditados em conta de depósito ou de investimento mantida junto à instituição financeira, em relação aos quais o titular, pessoa física ou jurídica, regularmente intimado, não comprove, mediante documentação hábil e idônea, a origem dos recursos utilizados nessas operações. 2.7.Posse ou propriedade de bens como indício de sinal exterior de riqueza O art. 9º da Lei nº 8.846/94, origem do art. 847 do Decreto nº 3.000/99, determina que o contribuinte que detiver a posse ou propriedade de bens que, por sua natureza, revelem sinais exteriores de riqueza, deverá comprovar, mediante documentação hábil e idônea, os gastos realizados a título de despesas com tributos, guarda, manutenção, conservação e demais gastos indispensáveis à utilização desses bens. 3.Tributação A falta de documento hábil para comprovar o pagamento de qualquer despesa considerada dedutível tem como consequência óbvia a obrigatoriedade de adição da mesma no LALUR. Isso significa que a não observância das formalidades documentais agravará a tributação do contribuinte. O mesmo pode acontecer com o contribuinte pessoa física, na hipótese de deduzir na Declaração de Ajuste, por exemplo, despesa médica mediante comprovação por meio de recibo que não esteja revestido das formalidades legais. 4.Penalidades É notório que qualquer irregularidade constatada na escrituração contábil ou na documentação de suporte é passível de punição. Por essa razão, as multas e as penas disciplinares que trataremos a seguir serão aplicadas pela autoridade federal competente aos infratores, sem prejuízo das sanções das leis criminais violadas, conforme preconiza o art. 944 do Decreto nº 3.000/99. 4.1.Lançamento de ofício Na hipótese de lançamento de ofício (art. 44 da Lei nº 9.430/96), serão aplicadas as seguintes multas: I - 75% sobre a totalidade ou diferença de imposto ou contribuição nos casos de falta de pagamento ou recolhimento, pagamento ou recolhimento após o vencimento do prazo, sem o acréscimo de multa moratória, rede falta de declaração e nos de declaração inexata; II - 50%, exigida isoladamente, sobre o valor do pagamento mensal: a)incidente no ganho capital ou nos rendimentos recebidos do exterior, que deixar de ser efetuado, ainda que não tenha sido apurado imposto a pagar na declaração de ajuste, no caso de pessoa física; b)da estimativa, que deixar de ser efetuado, ainda que tenha sido apurado prejuízo fiscal ou base de cálculo negativa para a contribuição social sobre o lucro líquido, no ano-calendário correspondente, no caso de pessoa jurídica. O percentual correspondente a 75% (letra "a" supra) será duplicado nos casos de sonegação, fraude e conluio, independentemente de outras penalidades administrativas ou criminais cabíveis. 4.2.Agravamento da penalidade Os percentuais de multa de 75% (letra "a" supra) e de 150%, quando duplicados em razão de crime contra a ordem tributária, serão aumentados em sua metade (art. 44, § 2º, da Lei nº 9.430/96), nos casos de não atendimento pelo sujeito passivo, no prazo marcado, de intimação para: I - prestar esclarecimentos; II - apresentar os arquivos ou sistemas de registro contábeis; III - apresentar a documentação técnica de que trata o art. 38 da Lei nº 9.430/96. 4.3.Redução da penalidade Será concedida redução de 50% da multa de lançamento de ofício ao contribuinte que (art. 961 do RIR/99), notificado, efetuar o pagamento do débito no prazo legal de impugnação, exceto nas hipóteses de: a)multa de mora; e b)multa pelo atraso da entrega de declaração de ajuste. 5.Considerações Finais Na prática, embora raramente, pode acontecer de ser necessário efetuar um lançamento contábil antes de se ter em mãos o respectivo documento hábil. Isso pode acontecer em razão de alguma falha interna no fluxo de documentos. Nessa hipótese, é imperioso não "perder de vista" a necessidade de regularização desse lançamento, sob pena de sujeitar-se às consequências referidas anteriormente. Aqui, neste assunto, não comporta comentários às demonstrações contábeis, contudo não podemos ignorar que o sócio ou acionista poderá questionar os saldos das respectivas contas, principalmente em relação à sua participação no resultado. Além disso a assembleia, caso haja, não aprovará as demonstrações financeiras que não tenham suporte em documento hábil. Finalmente, por conta de todo o exposto, não podemos esquecer das consequências possíveis, principalmente aquelas imputadas ao contabilista pela Lei nº 10.406/02 (Código Civil), cujos dispositivos reproduzimos a seguir: "Art. 1.177 - Os assentos lançados nos livros ou fichas do preponente, por qualquer dos prepostos encarregados de sua escrituração, produzem, salvo se houver procedido de má-fé, os mesmos efeitos como se o fossem por aquele. Parágrafo único. No exercício de suas funções, os prepostos são pessoalmente responsáveis, perante os preponentes, pelos atos culposos; e, perante terceiros, solidariamente com o preponente, pelos atos dolosos. Art. 1.178 - Os preponentes são responsáveis pelos atos de quaisquer prepostos, praticados nos seus estabelecimentos e relativos à atividade da empresa, ainda que não autorizados por escrito. Parágrafo único. Quando tais atos forem praticados fora do estabelecimento, somente obrigarão o preponente nos limites dos poderes conferidos por escrito, cujo instrumento pode ser suprido pela certidão ou cópia autêntica do seu teor". Fonte: Boletim Cenofisco - fascículo 41/2010 - Caderno Contabilidade assuntos diversos