Digitalização: documento digital x documento em papel
Autor: Ramon E. Ritter | Publicado: 2016-07-27T06:33:00-03:00

Você sabia que alguns documentos como folhas de pagamentos precisam ser armazenadas por empresas por períodos de até 35 anos? Tal burocracia, além de nada ecológica, pode ser um grande gerador de gastos, especialmente para empresas que possuem grandes volumes de contratos e documentações.


Tendo este cenário em mente, o artigo 225 do Código Civil e o artigo 10º da Medida Provisória nº 2.200-1/2002 foram sancionados. Segundo consta nos textos, documentos originais em papel ou em formato digital possuem o mesmo valor jurídico.

No entanto, é importante ressaltar que quando ocorre a digitalização de documento (migração do suporte físico para o digital), é também criada uma a cópia do original. Tal fato acaba por propiciar dúvidas por partes das empresas, “se a versão digitalizada possui o mesmo valor legal, por que então a cópia é necessária?”.

Sendo assim, apenas a lei em si não garante a segurança jurídica para as empresas, como explica o Dr. Victor Auilo Haikal, sócio do escritório Patricia Peck Pinheiro Advogados, Master of Science em Cybersecurity na University of Maryland University College e Mestrando em Direito Civil na Universidade de São Paulo. “Quando ocorre a digitalização de documento (migração do suporte físico para o digital, por exemplo), existe cópia do original, dando menor força jurídica ao documento por impossibilitar a certeza na autenticação das informações que nele foram registradas por perícia direta” explica Haikal.

Dr. Victor Auilo Haikal ainda adverte que o descarte dos originais pode significar aumento de riscos jurídicos pelas empresas, especialmente pelo descrito no artigo 425, § 1°, do Código de Processo Civil vigente, entendimento já previsto no artigo 365, § 1° do antigo Código de Processo Civil, em que somente devem ser descartados os originais que forem digitalizados em processos judiciais quando transcorrer o prazo de ação rescisória.

Certificação e assinatura digital

Felizmente os documentos nato-digitais, ou seja, aqueles que já “nasceram” digitais, possuem validade legal equiparando-os aos documentos físicos. Salvo exceções, caso exista alguma peculiaridade em lei ou procedimento administrativo que exija documentação em papel, hipótese que se faz necessária sua reprodução em papel.

Porém, para que essa equiparação seja legal existem algumas regras, entre elas a certificação e a assinatura digital. O certificado digital ICP-Brasil funciona como uma identidade virtual, permitindo a identificação do autor de uma mensagem ou transação feita em meios eletrônicos. Para assegurar a autenticidade do documento eletrônico, ele é assinado por uma terceira parte confiável (uma Autoridade Certificadora – AC) que segue as regras estabelecidas pelo Comitê Gestor da ICP-Brasil.

Já a assinatura digital funciona de forma muito parecida com a realizada em papel. Consiste em um mecanismo que identifica o remetente de mensagens eletrônicas. A assinatura digital é vinculada ao documento eletrônico, impedindo alterações. A tecnologia não apenas verifica o autor do documento, mas também cria uma “imutabilidade lógica”. Por isso, as assinaturas digitais são ferramentas que impedem alterações do documento, mesmo que sejam simples como a inserção de mais um espaço entre duas palavras.

Mudança Cultural

Os benefícios gerados pelo armazenamento digital dos documentos para as empresas e indústrias são muitos. Entre os principais melhoramentos, poderíamos citar a maior agilidade, grande mobilidade, a possível redução de custos no armazenamento e conservação, além da padronização e facilidade em empregar cópias de segurança.

Contudo, a evolução da produção e utilização dos documentos em papel para os formatos digitais impõe necessidade de modernização dos fluxos, processos e procedimentos já existentes (e por vezes impulsionados pela própria empresa). Somente assim seria possível aumentar a produtividade e se valer das vantagens, ou para atender à necessidades legais, como por exemplo, da conformidade operacional com os sistemas tributários federal, estadual e municipal, que já migraram para o digital.

Na opinião de Haikal, “tais mudanças exigem atualização da cultura da empresa, tanto nas operações internas, quanto em relação a seus clientes que passam a lidar com público e cultura digital mais presente, por ser impossível obstar o avanço tecnológico e suas influências em todos os aspectos da sociedade”.

Segurança

Apesar das dúvidas e incerteza dos leigos perante à Lei da Digitalização, especialistas garantem a segurança jurídica dos documentos digitalizados ou nato-digitais. Ao ser questionado sobre qual das versões seria mais seguro, Dr. Victor Auilo Haikal opinou: “certamente a digital, uma vez que proporciona mais recursos para garantia da confidencialidade, autenticidade, disponibilidade, integridade e legalidade em comparação com o uso do suporte físico”.

Fonte: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2011-2014/2012/Lei/L12682.htm