Produtividade da equipe – critérios práticos
Autor: Renato Borges | Publicado: 2012-02-20T12:40:00-08:00

Todo negócio crescente tem na produtividade um fator de sucesso. Nem sempre medida, às vezes distorcida, ela deixa de ser aproveitada para a motivação e também para a participação nos resultados. Algumas vezes, faturamento é entendido como lucro e a surpresa vem no fim do período, quando não sobra dinheiro em caixa.&nbsp;

 Quando se gasta mais do que se recebe, o prejuízo vem na contramão da produtividade e, consequentemente, da lucratividade e da competitividade. Válido para empresas de qualquer porte, a produtividade estende-se igualmente para equipes e até indivíduos que se perdem nas finanças pessoais.&nbsp;

 A base é simples: conseguir mais com menos! Há muitos anos, defini uma relação, que não chega a ser uma expressão matemática, mas ajuda na explanação: P = Q/D, no qual P é a produtividade, Q é a quantidade e/ou qualidade e D representa despesas e/ou demoras, estas também entendidas como prazo.

 Usando o Ciclo Fullmann, denominado PLOCA – Planejar, Liderar, Organizar, Controlar, Ativar – podemos extrair alguns critérios de uma gestão eficaz:

1.&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; Compartilhar metas&nbsp;– Um bom Planejar resume-se em metas claras, específicas, mensuráveis, atingíveis, relevantes e temporais. Para Liderar eficazmente, é preciso Organizar a equipe e os recursos necessários. Quando as metas são entendidas e compreendidas pela equipe, há um comprometimento com os parâmetros básicos que definem os rumos do sucesso. Seguida de um plano de ação abrangente, que aponta os passos sucessivos e interdependentes, dificilmente se deixam escapar as metas de produtividade. Elas não toleram improvisos, pois quaisquer deslizes provocam desperdícios e retrabalhos.2.&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; Quantidade&nbsp;– Determinar a quantidade a ser atingida é uma mensuração essencial, não importa que seja em peças, vendas, ligações telefônicas, etc. Cada atividade é medida pela quantidade produzida. Lembremo-nos de que parte da encomenda nem sempre satisfaz. Se precisarmos de três pernas para fazer um banquinho, receber apenas duas não garante que ele fique em pé! É preciso conferir se o processo e o método de trabalho adotados estão adequados à tarefa específica. Padrões de trabalho garantem maior produtividade.3.&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; Qualidade&nbsp;– Embora qualidade possa ser subjetiva, existem padrões definidos para medir qualidade, satisfação dos clientes e retrabalhos. Esse último é um dos itens que mais reduzem a produtividade. Há que se manter a cultura de “fazer benfeito logo na primeira vez”. Muitas vezes é fundamental um treinamento mais apropriado, mais profundo. Para quem considera treinamento caro, recomendo: experimente a ignorância.&nbsp;4.&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; Demora&nbsp;– Prazos não cumpridos representam os maiores desgastes da relação entre fornecedor e cliente, inclusive os internos, e impactam negativamente a produtividade. A justificativa inócua do “só falta...” não convence. Uma boa equipe é capaz de prometer e cumprir o prometido ou negociado. Isso valoriza a equipe.5.&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; Despesas&nbsp;– Costumo separar os gastos incorridos em atividades profissionais em Custos Diretamente Variáveis (CDV) e Despesas Operacionais (DO). Os CDV só acontecem quando se vende algo, por serem matérias-primas ou insumos, comissões de vendas e impostos sobre valor faturado. As DO são as que ocorrem mesmo que nada se venda: energia, telefone, salários, encargos, aluguéis, taxas, papelaria, etc. Aqui se encontram os maiores desperdícios, que devem ser eliminados sempre, para incremento da produtividade.6.&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; Monitorar&nbsp;– Mesmo uma equipe engajada precisa de um “líder&nbsp;coach” capaz de dar um&nbsp;feedback&nbsp;assertivo. Não precisa “ficar no pé” de quem adquire autonomia, mas um acompanhamento da produtividade que permita identificar eventuais desvios na fase de Controlar do PLOCA é essencial. Basta um controle por exceção e, quando apropriado, o líder pode concluir o ciclo com o Ativar, analisando as causas do desvio e estabelecendo novas diretrizes para atingir ou superar as metas.

Júlio Clebsch