Princípios de Organização e Montagem de Eventos
Autor: infoturismope | Publicado: 2013-11-05T16:44:00-08:00




&nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp;Definição de eventos



Evento
é qualquer acontecimento que possui algum tipo de motivação
central. A origem da palavra provém do termo eventual, ou seja,
é
o mesmo que casual e que foge a rotina. Os eventos tem a intenção de reunir um
grupo de pessoas. (CAMPOS, WYSE &amp; ARAÚJO, 2002).&nbsp;



Deste
modo, é fundamental para a realização de um evento o planejamento,
isto inclui a programação de como executar e monitorar todas as atividades
envolvidas. A realização de um evento também pode ser considerada como uma
atividade social e econômica, porque gera benefícios não só para os
organizadores, mas também &nbsp;para o centro receptor, comércio,
restaurantes e hotéis, etc.






A
realização
de eventos é responsável por uma parte considerável do fluxo turístico de uma
região e divide-se em três fases:

•Pré-evento

•Trans-evento 








•Pós-evento




Este
vídeo mostra bem a questão do planejamento&nbsp;
na área de eventos:









http://www.youtube.com/watch?v=z3AAhBI3cPo



Com
o planejamento em mente, o que vem a seguir é a elaboração
do projeto,
ou briefing composto
com:







•Título&nbsp;
(Nome
do evento, com identificação numérica, tipo e assunto do evento. Exemplo:
Seminário Mineiro de Hotelaria).



•Memorial (Síntese
descritiva de todas as atividades técnicas,
sociais, culturais, turísticas etc. que fazem
parte do evento).



•Objetivo geral (O
que se espera alcançar de mais amplo com o evento).




















•Objetivo&nbsp;
especifico (O que se espera alcançar de forma mais
exclusiva e específica com o evento em questão).




•Identificação (Nome do promotor e do organizador do
evento; local e data de realização do evento.



•Justificativa (Indicação dos motivos (científicos,
econômicos, políticos, sociais, culturais etc.), que mostram a importância do
evento.



•Publico-alvo (Perfil e número de participantes
potenciais. O número de participantes deve ser calculado com base no número de
participantes em eventos anteriores, sempre considerando a média mínima, nunca
a média máxima.





•Conteúdo do evento (Indicação
dos assuntos-chave que serão tratados e a programação preliminar do evento, ou
seja, uma proposta do cronograma do evento, incluindo todas as atividades que
serão desenvolvidas.




•Participações prováveis (Indicação
dos interessados na realização do evento, incluindo:



ØPatrocinadores
e apoio;



ØAgência
de
turismo oficial escolhida para fazer os serviços de recepção e tours;



ØAgência
aérea para transporte dos participantes.





•Recursos necessarios (Descrição
de recursos humanos e materiais, com informações sobre quantidade e a
qualidade.





•Divulgação (Meios
de divulgação que serão utilizados como circulares, correspondência, fichas de
inscrição, material gráfico, chamadas em rádio, TV e revistas especializadas.






•Orçamento preliminar (Cálculo
dos gastos para realização do evento, incluindo despesas e receitas. Ao
calcular as despesas, deve-se considerar os preços mais altos encontrados no
levantamento de custos. As receitas são os valores apurados com as inscrições,
permutas e patrocínios estimados com as menores médias encontradas.




•Cronograma
financeiro
básico (Previsão
de desembolso e das entradas de recursos financeiros para cumprir os
compromissos, desde o período de planejamento e execução até o fim do evento. É
preciso ter extremo cuidado para que os prazos de saída dos recursos
sejam compatíveis com os de entrada.




Agora é com&nbsp; vocês: com base nas informações vistas em sala de aula&nbsp; vocês irão preparar um briefing de algum
evento definido por vocês mesmos. Este trabalho terá uma
pontuação que ajudará na nota da primeira avaliação





Boa elaboração de projetos:

Élbano Mariano

Professor de Logistica em Eventos