Advogado e Cliente: uma primeira reunião de sucesso
Autor: Thelema - Coaching para Advogados | Publicado: 2015-11-27T03:21:00-08:00










Não importa
quanto tempo de prática um advogado tenha, a primeira reunião com um cliente é,
geralmente, um misto de empolgação e estresse. Contudo, ambas as sensações podem
ser gerenciadas e superadas, seguindo algumas orientações simples.



Antes de
tudo, é importante lembrar que cada advogado tem seu próprio estilo,
característica, pontos fortes e de melhoria, que ditam esta primeira interação.
Isso contribui para que cada reunião inicial seja única, com seu conjunto de
fatores, pessoas e circunstâncias. Contudo, apesar da singularidade da situação,
algumas diretrizes podem ser universalmente aplicadas e são bastante úteis na
preparação para a primeira reunião.





&nbsp; &nbsp; &nbsp; 1. Estude
o cliente.



A primeira
reunião com um potencial cliente é geralmente o marco inicial de um
relacionamento que pode evoluir para a contratação ou, dependendo do desempenho
do advogado, remanescer apenas no networking.&nbsp;
Dica valiosa que ajudará o advogado a ganhar a empatia dele, é
demonstrar conhecimento sobre a sua empresa. Por isso, ainda que você pretenda
fazer inúmeras perguntas para esclarecer as questões, não deixe transparecer
que é a primeira vez que você se importa com esse cliente e com o seu ramo de
negócios.

&nbsp; 
Mostrar-se interessado, demonstrando que já sabe um pouco sobre o mercado de
atuação&nbsp;vai fazer com que o cliente desenvolva
confiança e trará um impacto bastante positivo para este encontro. Analise os
e-mails ou telefonemas que o precedem. Eles também são uma excelente fonte de
conhecimento para este primeiro momento. Além do mais, este estudo irá deixá-lo
muito mais confiante para conduzir esta reunião. 





&nbsp; &nbsp; &nbsp; 2. Transmita
profissionalismo.



Uma atitude
positiva pode fazer toda a diferença. Sorria quando atender o cliente, para que
ele saiba que você está animado com a sua presença e a perspectiva de trabalhar
em conjunto. Faça contato visual, dê um aperto de mão firme e ouça atentamente,
quando o cliente estiver falando com você. Apresente-se como uma pessoa flexível
e focada. O cliente gostará de sentir que você está aberto a desafios e consegue
trabalhar bem sob pressão.



Deixe claro
para o seu potencial cliente que você gosta do seu trabalho e tem satisfação em
poder ajudá-lo a resolver seus problemas.



Mantenha um
linguajar mais simples para que ele possa entendê-lo. Não tente impressioná-lo com
o seu rebuscado “juridiquês”.





&nbsp; &nbsp; &nbsp; 3. Seja
pontual



É
imperativo que você chegue para a reunião no horário. Isso mostra que é
organizado e que leva o seu trabalho e seus clientes a sério. Pontualidade pode
dizer muito sobre uma pessoa, por isso, se não é o seu ponto forte, comece
trabalhar nele.



Não se
esqueça que não é apenas o seu tempo que está sendo investido nesta reunião,
mas o do cliente também. Dê valor a isso. 



&nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp;4. Cumprimente-os
pelo nome.



É importante numa primeira
reunião cumprimentar o cliente pelo nome, apertar sua mão e se apresentar.
Cuide para não pronunciá-lo de forma errada. Esta é uma maneira simples, mas
fundamental de validá-lo e causar uma impressão positiva. 





&nbsp; &nbsp; &nbsp; 5. Como lidar com cartões de visita



Cartões de visita são uma
ferramenta tradicional e fundamental de trabalho. Não se esqueça de levar e
entregar o seu cartão profissional ao novo cliente, bem como de analisar
brevemente o cartão profissional do cliente após recebê-lo. Caso haja diversos
representantes do cliente ao mesmo tempo na reunião, organize os cartões
recebidos sobre a mesa, à sua frente, para ter a certeza de que se lembrará do
nome e da posição de todos os participantes do encontro. Jamais esqueça
qualquer cartão que lhe foi entregue. Guarde-os consigo e em segurança após o
término da reunião, preferencialmente dentro do seu próprio porta-cartões.



&nbsp; &nbsp; &nbsp; 6. Recepcionando o cliente



Guie-o pelo escritório para que
ele não se sinta perdido, indicando-o a posição que deverá ocupar à mesa de
trabalho. De preferência, mantenha o cliente perto de você. Evite, no entanto,
sentá-lo do seu lado oposto ou ao seu lado, porque o contato físico pode
incomodá-lo.

&nbsp;
Se a sala de reunião a ser utilizada tiver vista para uma paisagem
interessante, posicione o cliente à mesa de forma que ele tenha acesso frontal
à vista.&nbsp; Se possível, ofereça-lhe água e
café antes de iniciar a conversa. Ao término da reunião, sempre acompanhe o
cliente até o elevador, ou, se possível, até o estacionamento. 





&nbsp; &nbsp; &nbsp; 7. Prepare-se para conduzir a reunião da forma mais
objetiva possível.



Reuniões são
geralmente vistas como um problema. Falamos sobre isso num artigo anterior. Por
isso, conduzir o primeiro encontro de forma eficiente servirá &nbsp;como amostra para o cliente potencial sobre como
você conduzirá o trabalho, caso seja contratado. Por isso, é importante anotar
os pontos-chave abordados, prestando atenção nos principais pontos de
preocupação ressaltados pelo cliente, escrevendo breves notas sobre os insights
e alternativas que lhe ocorrerem. Isso ajuda a manter o foco.



Dependendo
do nível de informalidade da reunião e do cliente, é natural que o seu
interlocutor se sinta à vontade para contar a história de sua vida. Isso é
ótimo, porque a troca de amenidades ajuda a diminui a pressão do primeiro
encontro e a tensão que os problemas jurídicos normalmente envolvem. Aproveite
o momento de descontração para conseguir informações valiosas sobre a
personalidade do seu cliente: se meticuloso, detalhista, estrategista,
conservador, vanguardista etc. Isso poderá ajudá-lo a traçar o perfil do
cliente e, consequentemente, apresentar durante a reunião uma metodologia de
trabalho alinhada com os mesmos valores. É importante, contudo, manter o
controle daquilo que é importante e do que não é. Você não precisa cortá-lo de
maneira incisiva, mas quando perceber que estão fugindo muito do assunto
principal, traga-os de volta para o que importa.





&nbsp; &nbsp; &nbsp; 8. Seja
o mais realista possível



Não é incomum
que os clientes já queiram uma solução ao final de uma reunião. E, mais ainda,
a maioria deles espera, exclusivamente, uma resposta favorável. Contudo, por
mais que isso seja comum, boa parte das vezes, foge da realidade. Por isso, é
importante entender as expectativas do cliente, mas também deixar claro, desde
o primeiro momento, as variáveis que envolvem a análise e resolução jurídica de
uma questão legal: chances de êxito, tempo estimado à resolução de determinado
caso, prós e contras das estratégias delineadas, estimativa de valores a serem
gastos com o pagamento de honorários e despesas etc. 



Manter uma
postura clara e transparente em relação às chances de êxito, custo esperado e
tempo a ser consumido na resolução de questões jurídicas mitigam o risco de
surpresa e insatisfação do cliente, caso a sua expectativa não seja atendida. E
isto certamente irá preservar e fortalecer o vínculo de confiança entre vocês.





&nbsp; &nbsp; &nbsp; 9. Recapitule
os principais pontos abordados &nbsp;ao final
da reunião



Ao final da reunião, recapitule
todos os principais pontos a serem solucionados com o cliente. Aproveite para verificar
se todas as questões que poderiam ser respondidas de início foram, de fato,
endereçadas e se todos assuntos relevante foram anotados para serem
posteriormente avaliados. Desta forma, o cliente perceberá que você conduziu a
reunião de forma atenta e que está munido de todas as informações necessárias
para dar encaminhamento à solução jurídica que se espera. &nbsp;



Coloque-se à disposição por
e-mail, telefone, e encoraje-o a manter contato, caso alguma preocupação ou
dúvida venha a aparecer. &nbsp;



Por fim, após a reunião, faça
um e-mail agradecendo a oportunidade do encontro e envie um sumário sobre os
principais pontos discutidos e as próximas providências a serem seguidas. Compartilhar
o cronograma de execução do trabalho com o cliente diminuirá a sua ansiedade
sobre as expectativas e sobre os próximos passos e lhe dará um norte a ser
seguido em relação às tarefas a serem cumpridas, informações e documentos que
ele ainda precisa lhe fornecer para dar encaminhamento ao assunto.&nbsp; Lembre-se: falhas de comunicação são,
geralmente, &nbsp;responsabilidade do
advogado, não do cliente.


Em suma, a confiança do cliente é algo que se conquista e nunca deve ser presumida.
Manter estas diretrizes em mente para uma reunião inicial e para as
subsequentes, poderá &nbsp;ajudá-lo a começar
um relacionamento com um novo cliente com o pé direito, contribuindo,
consequentemente, para uma relação forte e saudável daí para frente.



Boa reunião!




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