PROJETOS VII
Autor: SEVEN Soluções Empresariais | Publicado: 2010-10-11T13:45:00-07:00

Caros amigos leitores, muito boa tarde ( boa noite ou bom dia)!Hoje faremos a penúltima abordagem acerca de projetos e sabemos que o tema nem perto do esgotamento chegou e que o aprofundamento e aperfeiçoamento no que diz respeito a esse assunto é de suma importância àqueles que necessitam trabalhar ou até mesmo gerenciar projetos e suas equipes.Nesta edição, o processo a ser abordado é o controle e aqui sim, impreterivelmente todas as áreas do conhecimento envolvidas no projeto devem ser monitoradas. Temos um sério problema de executar nossos projetos, basta ver aqueles decididos e iniciados sempre no mês e janeiro de cada ano, na tentativa de mudar de vida, de darmos outro rumo a nossa situação, seja ela financeira, afetiva, profissional entre outras. Esses projetos são planejados, às vezes executados e mais raramente ainda, controlados ou monitorados. Existe um termo na língua inglesa chamado folow up, traduzindo para nosso bom português, é o acompanhamento das atividades. Ou seja, o monitoramento.Verificar se o que fora anteriormente planejado está sendo cumprido, e executar as ações para que o que estiver fora, atrasado, acima dos custos previstos, ou qualquer outra distorção do projeto possa ser corrigido, faz parte desse monitoramento. Além disso, o acompanhamento é importante para que se possam ter subsídios para a verdadeira verificação de eficácia e resultados do projeto e sua respectiva execução. Mais ainda, tais informações formarão um banco de dados com subsídios para futuros projetos.Então vamos lá! Com a área do conhecimento INTEGRAÇÃO o processo de controle se dá basicamente pelo controle geral das mudanças inerentes a atividades em projetos. Como a integração, pelo seu próprio nome, integra todas as demais áreas, essa tem por função ter o controle geral das mudanças bem como manter as partes integradas independentemente do que o correr durante a execução do projeto.O controle do ESCOPO é o processo de avaliar, na execução do projeto se o próprio escopo está sendo cumprido. As mudanças de escopo não devem acontecer ao bel prazer. Na verdade, durante o planejamento o escopo deve estar congelado para apresentação ao cliente e caso aconteça mudanças de escopo durante a execução, este deve ter anuência formal do cliente e ele deve estar ciente do aumento de custos, prazos e eventual interferência na qualidade do projeto. Do mesmo modo, deve haver um sistema de monitoramento de escopo que é uma medida formal de modo a minimizar os impactos desta mudança e quando não possível minimizar, registrar tais impactos para futuros relatórios. Vale lembrar que o escopo deve ser alterado somente na última da última instancia, pois o impacto dessa alteração compromete significativamente os resultados do projeto.Com o TEMPO o seu controle também é crucial para garantir o sucesso do projeto, e como dito lá nos primeiros artigos, será que um projeto entregue muito antes do prazo programado é considerado como bem sucedido? Na verdade tão ruim quanto entregar muito atrasado, é entregar muito adiantado. Imagine no caso do Sr. X e sua casa, sejam entregues as tintas, ou os azulejos, até mesmo as cortinas da nova casa, quando o pessoal ainda estiver fazendo as fundações. Isso será um empecilho e tanto. A empresa de cortinas, não fez um bom plano de projeto.Mas como estamos falando de projetos, estes podem sofrer mudanças de cronograma e essas mudanças devem ser ao máximo, controladas para geração de indicadores futuros e para avaliações também futuras, bem como garantia de sucesso do projeto. Reprogramar o cronograma muitas vezes se faz necessário, dadas situações fora da alçada do coordenador do projeto. Em alguns casos, entretanto, há a necessidade de replanejamento de partes do projeto, e reconfiguração de alguma atividade, dadas as alterações de cronograma, principalmente aquelas causados por fatores externos ao projeto, por isso é sempre bom trabalhar com margens de segurança.CUSTOS. O controle dos custos é outro item de extrema importância na execução do projeto. Tal controle deve incluir o monitoramento do desempenho dos custos para detectar variações que estejam ocorrendo em relação ao plano. Garantir que as mudanças eventuais estejam todas registradas, principalmente para a prestação de contas futura. Também faz parte do controle de custos impedir mudanças não autorizadas bem como comunicar as partes interessadas, aquelas que foram autorizadas a serem executadas.QUALIDADE. A forma de controlar a qualidade em projetos é semelhantes aos demais controles de qualidade preexistentes. Garantir o atendimento aos requisitos preestabelecidos pelo plano do projeto é sua função principal. Tal condição pode ser atingida por meio das ferramentas tradicionais da qualidade, tais como gráficos de desempenho e controle, gráficos de tendência e dispersão, cartas de controle, FMEA, diagrama de Ishikawa, gráficos de Pareto. Desdobramento da Função Qualidade, 5W2H, e uma de fundamental importância e muito prática em projetos: a Lista de Verificações. Esta permite preliminarmente já conhecer os rumos que o projeto irá tomar, pelo fato de ela já ser concebida lá no planejamento da qualidade do projeto.O Gerenciamento de RH, por sua vez, apesar de ser uma atividade trivial aos grandes projetos, não pode ser vista como uma função de segunda ordem. Equipes ou pessoas mal geridas podem iniciar ações de sabotagem sorrateira ao projeto, o que causará sérios impactos, principalmente na qualidade, cronograma e em custos. Dentre os principais desafios dessa função está o gerenciamento dos conflitos naturais que ocorrerão na execução de um projeto, dado o caráter multidisciplinar que ele assume, bem como manter toda a equipe motivada durante toda a execução do mesmo. Talvez, essa seja de extrema dificuldade, pois o caráter temporário que um projeto assume, pode levar às pessoas a terem atitudes de não comprometimento, haja vista que a equipe se desmantelará (à priori) quando este atingir seu fim.COMUNICAÇÕES. O gerenciamento das comunicações, principalmente deve se ater em comunicar o necessário às partes interessadas. Não significa omitir informações, mas, por exemplo, o Sr. X., não precisa comunicar a empresa que constrói a sua casa de uma eventual dificuldade financeira, a não ser que esta dificuldade afete a parte em questão, no caso de ele atrasar algum pagamento. Isso significa que basicamente as informações devem ser distribuídas às partes conforme seu interesse e atividades no projeto. Podemos dividir em três grandes grupos: estratégico, tático e operacional. Principalmente no campo estratégico, prover informações por meios de relatórios periódicos da Situação do Projeto, seu Progresso e suas Previsões.Controlar os RISCOS significa monitorar o andamento do projeto e seus eventuais riscos, conforme o planejamento dos riscos. Basicamente se dá por uma matriz de probabilidade X impacto, conforme a figura 1. Figura 1: matriz de risco - probabilidade X impacto. Fonte: PROMINPConforme o plano, os riscos devem ser: aceitáveis, evitados preliminarmente e aqueles em que literalmente são assumidos e caso ocorram, entremos com as ações de contingência. Na casa do Sr. X. um risco com grande probabilidade de afetar o projeto é o mau tempo. Restaria verificar o impacto disso no projeto e caso realmente ocorra, que sejam tomas as ações conforme o plano. FMEA também pode ser uma boa ferramenta para controle dos riscos.E por fim as AQUISIÇÕES. O controle das aquisições pode passar pela aquisição correta no tempo devido, bem como o gerenciamento de contratos, no caso de projetos de grande porte. Neste caso, é de fundamental importância o bom relacionamento com fornecedores, bem como seu correto pagamento, pois os prazos de nosso projeto poder ser interferidos pela indisposição eventual de algum fornecedor. Por isso, contratos bem firmados é acima de tudo, a principal ferramenta do gerente de projetos assim como as habilidades no trato com pessoas. Nesta administração de contratos, há que ter cuidado com os compromissos assumidos pela equipe de projeto em relação aos fornecedores, e cumprir rigorosamente os aspectos legais, e contratuais. No caso de uma eventual mudança, esta deve ser feita aditivamente ao contrato, mas contando com a boa colaboração do fornecedor ou prestador de serviços, mediante ao bom relacionamento interpessoal entre as partes as alterações são facilitadas. Isso é de suma importância, além da formalização dos eventuais acordos mediante documentos consensados entre as partes do projeto.Amigos, por hoje é isso... Um pouco extenso é verdade, mas acreditem, é apenas uma partícula do processo de controle em projetos!Forte abraço!