Faça um diagnóstico da sua empresa baseado na visão por processos
Autor: Kellen | Publicado: 2010-07-27T08:46:00-07:00

Por Kellen Guimarães PereiraBibliotecária e especialista em Gestão Estratégica da Informação pela UFMG. Experiência em projetos organizacionais pela CVRD/ES, empresas de energia elétrica, abastecimento de águas e telecomunicações. Pesquisa, ciência, e informação tecnológica pelo CETEC/MG e FIEMG/SENAI/MG.Os processos e a empresaUma organização é um sistema compostos de vários processos e atividades, dentre os quais estão os documentos, como elementos de acompanhamento. O motivo da existência de uma empresa são os processos finalísticos, também chamados de atividades-fim ou coração da empresa, normalmente onde são geradas e reutilizadas as informações tecnológicas. Os processos estratégicos envolvem todo o corpo pensante para direcionar as melhores decisões e ações para empresa, e os processos de suporte fornecem apoio ao desenvolvimento de produtos e serviços, referenciados como atividades-meio da empresa.Visão sistêmica da organização A compreensão especial dos processos não está na peculiaridade de cada um, mas a visão integral de todos. Os processos são multidisciplinares – funcionais e departamentais. Um não sobrevive sem o outro, pois todos estão relacionados entre si de alguma forma, e compartilham de vários recursos, informações, instrumentos e ferramentas em comum. Uma organização vista por essa óptica pode ser comparada ao funcionamento do corpo humano: a cabeça (os processos estratégicos), o coração (processos finalísticos) e os membros (processos de suporte). Cada um desempenhando funções específicas em prol de um objetivo comum.Quando há um desequilíbrio em qualquer parte do corpo, logo a função principal fica prejudicada, indicando que algo deve ser mudado ou ajustado. A maioria das empresas não consegue enxergar seus problemas e resultados por não visualizarem seus processos integralmente, ora por estarem desorganizados, ora por não haver uma gestão dos processos, que realmente possa mensurar e identificar as falhas, os gargalos, e os pontos críticos do negócio.Identificando falhas nos processosMuitas vezes, o problema pode ser um detalhe no atraso do processo de compra de um parafuso na fabricação de um produto, ocasionando atraso na entrega, insatisfação do cliente, atraso também no recebimento, multas e outros fatores negativos, influenciando drasticamente os demonstrativos financeiros e contábeis da empresa.Normalmente, os relatórios com resultados negativos chegam à mesa da direção da empresa sem apontar a causa real do problema fazendo com que as decisões girem em torno dos famosos “apagões” de fogo, ocasionando demissões, alteração no preço de venda, pressão por produtividade desumana no pessoal de fábrica, ou ajustes de atividades ou processos isoladamente. Essa ações pode até influenciar no balanço a curto prazo, mas com o tempo, os mesmos problemas continuarão aparecer, até que um dia a empresa começa ficar atrelada em financiamentos e empréstimos, ao ponto de abrir falência. A causa do problema não foi solucionada, isso porque, a empresa não teve uma visão, gestão integral e transparente dos processos.Entretanto, há indícios que os processos (a empresa) não vão bem. A falta de organização, controle e gestão pode ser facilmente percebida quando:Segue abaixo os 09 pontos mais críticos: 1. O organograma que organiza as funções da empresa está desajustado: áreas de negócios subordinadas às direções sem conhecimento específico para tomar decisões, acompanhar, mensurar e coordenar o trabalho;2. Hierarquia confusa, toda função deve saber claramente que é sua liderança e vice-versa, a falta de padronização nesse nível gera o lema “não tenho quem prestar contas, faço do meu jeito e quando der”;3. Mudanças bruscas e com freqüências nas funções/áreas/setores podem indicar instabilidade nos processos, gerando insegurança no pessoal envolvido, falta de amadurecimento na execução das atividades, descontinuidade para iniciar e finalizar um processo, gerando problemas intermináveis e confusos. O conhecimento nunca irá prosseguir com seu fluxo natural;4. Os processos de suporte não fornecem apoio o suficiente. O cliente externo muitas vezes deixa de fechar uma venda porque faltou papel no aparelho de fax, ou o processo de compra do parafuso atrasou. Não adianta o setor de Marketing atrair vários clientes se os processos conseguintes não fornecerem estrutura para recebê-los;5. Feed back lento de respostas e decisões. Um projeto é elaborado em tempo hábil, mas o tempo para aprovação excedeu o tempo limite. Quando os “gargalos” já fazem parte da cultura da empresa, os clientes são os principais afetados. Normalmente os mais rápidos sofrem com os mais lentos, podendo até influenciar também no desempenho e motivação particular de cada colaborador;6. Todo sistema para automatizar a gestão e as rotinas de trabalho não produzem resultados satisfatórios, pois o mesmo será apenas o catalisador e espelho da bagunça organizacional da empresa;7. O Fluxo de documentos e informações tende ao caos, pois são os processos que canalizam os elementos e estando desorganizados impactam diretamente na papelada e nos dados;8. Os recursos (custos e despesas principalmente) como elementos de um processo podem estar indo para o ralo. Às vezes os gastos podem estar nos mínimos detalhes. Como por exemplo: os custos diários com impressão.9. Tomadas de decisões com foco incorreto nas prioridades, revelando deficiência na visão sistêmica da empresa; priorizar, concentrar esforços e recursos que não influenciará nos resultados;Impactos da gestão por processosA gestão por processos traz inúmeros benefícios para os resultados da empresa, dentre os quais, a indicação e implantação de melhorias, sendo base para o desenvolvimento de gestão de riscos, competências, e documentos, cenários e inteligência competitiva, sistemas de Informação e worflow, certificações, cálculo das necessidades de recursos e custeio de atividades, dentre vários agregadores.Para isto, o mapeamento da situação atual de todos os processos e atividades é o ponto de partida ser obter o panorama, diagnóstico e desenho geral da organização, a fim de identificar as falhas, os gargalos, e todos os problemas relacionados integralmente com a empresa, considerando as pessoas, os recursos, as tecnologias, informações e comunicações envolvidas.Caso o leitor considere que enumerou todos os pontos críticos acima mencionados, uma reestruturação, racionalização e organização de todos os processos são imprescindíveis e emergenciais para alavancar os resultados da empresa. Impossível mensurar e identificar problemas sem uma visão global da situação, ainda mais quando esse foco é deturpado pela desorganização.Tendo em vista, as relações múltiplas dos processos, medidas isoladas irão apenas amenizar o tempo de vida da empresa, mas os resultados negativos serão inevitáveis a curto e longo prazo.Isso dependerá do grau de complexidades e dos problemas relacionados que sofrerão ajustes, melhorias ou até mesmo novas implantações.Belo Horizonte, 26 de julho de 2010.