Mantenha-se informado sobre NF-e (Nota Fiscal Eletrônica)
Autor: Infobase Sistemas | Publicado: 2012-04-30T04:55:00-07:00

Apesar de os primeiros testes de emissão da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) terem sido realizados a partir de 2006, muitas empresas ainda não estão familiarizadas com isso e precisam de orientações.


Mas afinal, o que é a NF-e?
A NF-e é um documento eletrônico que substitui as tradicionais notas fiscais impressas, sendo que os outros modelos de documentos fiscais existentes na legislação como, por exemplo, a Nota Fiscal a Consumidor (modelo 2) ou o Cupom Fiscal, devem continuar a serem emitidos normalmente de acordo com a legislação em vigor.


Benefícios
A adesão à NF-e é vantajosa para empresas dos mais variados portes, pois reduz a utilização de formulários e garante mais produtividade, já que simplifica os procedimentos de emissão, armazenamento e recuperação/consulta de documentos fiscais. O cancelamento de uma nota é imediato, pois não é mais necessário o formulário impresso, reduzindo também o custo com impressão. Com o envio e confirmação do recebimento da nota pelo prestador, os erros e problemas de pagamento, como a inadimplência, alegada pela falta de recebimento da nota fiscal, são minimizados.
Além de facilitar o trabalho para muitas empresas, temos que ressaltar alguns outros benefícios proporcionados pela NF-e tanto às próprias empresas quanto à sociedade, aos consumidores e às instituições de fiscalização:

Redução dos gastos com impressão, já citado anteriormente, gerando consequentemente um benefício ecológico com a redução de consumo de papel;
Redução dos gastos com armazenamento e transporte de documentos fiscais;
Redução de tempo de parada em postos de fiscalização;
Aumento na confiabilidade da Nota Fiscal;
Redução da sonegação de impostos e aumento da arrecadação, entre outros.



Como funciona?
A empresa transmite um arquivo digital com os dados da nota fiscal e sua assinatura digital (criada por um certificado digital) para a Sefaz, que valida as informações transmitidas e repassa à empresa um número de protocolo. Com esse protocolo, a empresa verifica se a NF-e foi autorizada e, caso positivo, é impresso o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (Danfe).

O Danfe é um documento que permite a identificação da NF-e por meio de um código de barras, e acompanha a mercadoria até seu destino. Nos postos de fiscalização, por exemplo, por meio de um leitor de código de barras, o fiscal acessa a NF-e e libera rapidamente o caminhão com a mercadoria.
Quando a Sefaz recebe os dados de uma nota e a autoriza, o sistema repassa uma cópia dessa nota automaticamente para a Sefaz do Estado de destino da mercadoria e outra para o destinatário (o comprador). Dessa forma, a empresa que irá receber a mercadoria pode se preparar para recebê-la agilizando todo o processo de logística

A implantação do sistema Nota Fiscal Eletrônica-NFe, foi um sucesso. Na prática a adesão foi bastante alta e o sistema de validação da SEFAZ mostrou-se eficiente.
Entretanto algumas questões ligadas a NFe ainda estão obscuras, principalmente para algums clientes, os compradores de produtos. Seja você um fabricante, um distribuidor, uma revenda, ou um cliente final, você compra produtos em nome de sua empresa e recebe NFes. Alguma perguntas simples:

- Quando você recebe o(s) produto(s), o que chega junto?
- Quando você vai dar entrada nesta Nota Fiscal, como você procede?
- Como você está documentado estas Notas Fiscais?

Estas perguntas são importantes pra entender o que é NFe. Na prática ela está dividida em duas partes: Arquivo XML e DANFE
O processo é simples: na emissão de uma NFe o fornecedor gera um arquivo (XML) e envia este para validação pela SEFAZ. O arquivo é validado e o fornecedor recebe altorização para emissão da DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica), que é o documento de papel que você recebe junto com a mercadoria.
O ponto chave disso é que a DANFE não tem valor fiscal algum. Ele é apenas um documento auxiliar, como o próprio nome diz. Ou seja, se você está documentando apenas a DANFE em pastas, pode esquecer. Em caso de fiscalização ou auditoria, o que será pedido é o documento fiscal que comprova a compra. Mas se não é a DANFE que tenho que entregar, o que devo mostrar? O arquivo XML. O arquivo XML é a "parte fiscal" da NFe. Sendo este a parte fiscal, deve ser&nbsp;documentado por no mínimo 5 ano, assim como acontecia com as Notas Fiscais antigas. Portanto, você deve receber por email todos os XML's quando da emissão de uma NFe, enviados pelo emissor (seu fornecedor) da NFe&nbsp;em seu nome ou em nome de sua empresa e guarda-los de uma forma que seja fácil a localização quando se fizer necessário.
Recomendações: Sem o arquivo XML, não receba a mercadoria. Se o seu fornecedor se recusar a mandar o arquivo, não compre mais deste, exija o arquivo. Não se deixe enganar, a DANFE (papel)&nbsp;não vale nada, não tem valor fiscal. O que vale é o arquivo XML.