Autor: Rubens Lovison Jr. | Publicado: 2010-04-30T13:32:00-07:00

Cronograma do evento:            Cada evento tem suas características próprias, peculiaridades e etapas distintas de planejamento, organização e execução. O cronograma é a descrição detalhada de todas as atividades a serem realizadas no pré, trans e pós-evento e seus respectivos responsáveis e prazos:1.1.1.      Pré-evento:Essa fase deve ser coordenada/acompanhada pelas ASCOMs, nas diretorias regionais e DERIN, na Administração central, em Brasília. São atividades da fase de pré-evento:1.      Indicação da equipe organizadora e determinação das atividades de cada um da equipe;2.      Definição de local adequado para a realização do evento e número de participantes;3.      Data de realização do evento e horário mais conveniente;4.      Promover reuniões preliminares com as entidades e as pessoas envolvidas (promotor, coordenador, recursos humanos);5.      Elaborar o respectivo check-list com responsabilidade definida e limite de tempo para cumprimento das atribuições de cada um dos envolvidos;6.      Revisar o local do evento, definindo a estrutura interna e as condições operacionais para a realização do evento;7.      Organizar o cadastro das pessoas e entidades participantes e preparar relação de convidados internos e externos;8.      Solicitação por escrito, com pelo menos 30 dias de antecedência, para segurança de trânsito ou a presença da Polícia militar no local do evento, se necesário (quando se tratar de eventos externos);9.      Elaborar tipo e conteúdo do convite (físico) prevendo sua montagem, leiaute, expedição e confirmação de presença dos convidados;10.  Conveniência da execução de Hino Nacional, Estadual e Municipal e a sua forma de execução: coral dos Correios, solo vocal, solo por instrumento, banda de música ou mecânico;11.  Conveniência da apresentação de vídeos institucionais durante o evento;12.  Efetuar a reserva de auditório ou local escolhido para o evento, reservar passagens aéreas, verificar acomodações e alimentação dos participantes durante o evento;13.  Elaboração e confecção de banners, pastas, blocos, crachás de identificação, convites para envio on-line e demais materiais para utilização no evento, se necessário;14.  Elaborar o briefing do evento e o Script (roteiro) da solenidade;15.  Analisar as necessidades de equipamentos e acessórios, efetuar as respectivas reservas e separação dos materiais que serão utilizados no evento;16.  Verificar se haverá possibilidade de montagem do palco com tablado, passarela ou praticável;17.  Comunicação escrita aos órgãos internos e externos envolvidos;18.  Elaborar o orçamento financeiro preliminar, verificar as atividades que dependem de serviços de terceiros e efetuar as contratações necessárias (cofee-breack, decoração, sonorização, equipamentos etc);19.  Envio de Release à mídia ( jornais, rádios, emissoras de televisão etc);20.  Montagem das pastas que serão utilizadas no evento, em caso de necessidades;21.  Definição, se possível, da precedência entre as autoridades para composição de mesa, quando for o caso,  uso de palavra (discursos) e a Presidência da Solenidade;22.  Elaboração do Script final  e indicação do Mestre de Cerimônias;23.  Preparo do local do evento;1.1.2.                  Per ou Transevento:            Essa é a fase do evento propriamente dita, onde todas as providências para o seu sucesso, como a concepção, o planejamento, a estrutura e as equipes que irão trabalhar nele já estarão definidas e conhecedoras de seu papel. São atividades principais dessa etapa:1.      Checar todos os itens do check list a fim de verificar se todas as providências foram tomadas;2.      Montar o palco ou local do evento de forma que possa atender todas as expectativas dos organizadores, verificando:§        Posicionamento correto das bandeiras em acordo com as normas de precedências;§        Posicionamento dos banners, faixas e painéis;§        Posicionamento do telão ( no caso de haver projeções);§        Testar os equipamentos de áudio e vídeo e o ar condicionado do ambiente;§        Testar os DVDs, CDs e projeções;§        Verificar se a decoração está condizente ao evento;3.      Verificar se a mesa de honra está devidamente arrumada com:§        Prismas de mesa (deverá conter: nome do participante dos dois lados, não é necessário colocar o título da pessoa. Se todos os componentes forem da mesma empresa, deve constar o nome e seu cargo. Se forem de empresas diferentes, deverá constar o nome e a empresa;§        Toalha limpa e passada, preferencialmente de cor clara (além de enfeitar a mesa, seu objetivo é esconder os defeitos da mesa, as pessoas mal sentadas, pernas, dentre outros).§        Água para as autoridades  (utilizar copos de vidro ou cristal e durante o evento, servir por trás e pelo lado direito, o Garçom ou a recepcionista deve abastecer o copo, à medida em que esvaziar e não esquecer do copo do Mestre de Cerimônias;§        Microfones funcionando;§        Pasta para cada ocupante com folhas para anotações, programação do evento,  nomes das demais autoridades (nominatas individuais para cada ocupante da mesa de honra) e canetas ;4.      Colocação do púlpito sempre nas laterais do palco e as bandeiras sempre deverão permanecer posicionadas do centro à direita e de forma que não sejam cobertas pelas autoridades da mesa de honra e do púlpito. No caso de haver dois púlpitos (um para o MC e outro para as autoridades) eles serão posicionados na frente e um de cada lado do palco. No caso do palco ficar muito carregado, o do cerimonial poderá ser colocado fora do palco ou do praticável, à direita do palco e em local onde  possa acompanhar todo o andamento do evento.