13 lições para lidar bem com o e-mail corporativo
Autor: Vinicius Dias | Publicado: 2011-06-03T10:06:00-07:00

O ambiente corporativo é um mundo de aparências e você já deve ter percebido que adotar certas regrinhas sociais pode facilitar muito sua vida. Fazer bom uso do e–mail é fundamental.Hoje vivemos no mundo do trabalho com dois nomes: o da identidade na carteira e o do e–mail, com arroba. É praticamente impossível pensar na praticidade, comodidade e rapidez dos contatos profissionais em nossa vida atual sem o correio eletrônico, apesar dos vírus, piadas, correntes ou figurinhas cômicas. No entanto, é fácil perceber nas empresas que muitos ainda não se habituaram a ter certas regras de utilização do e–mail ou mesmo de etiqueta profissional no mundo conectado – algo que tem a ver, em boa medida, com educação. Assim, quem sabe as lições a seguir poderiam ajudar:1. Hábito. Estabelecer regras de uso diário do e–mail é uma boa dica para evitar estresse e perturbações no trabalho. O importante é ter um ritmo próprio de visualizar as mensagens e respondê–las – se pela manhã, ao chegar, se na hora do almoço ou apenas à tarde.2. Objetividade. Ir direto ao ponto é, no mínimo, o melhor que você pode fazer por seu destinatário. Pense no que quer dizer e escreva sua mensagem, tendo consciência da sigla QQCOPq, ou Quem, Quando, Como, Onde e Por que, usada no jornalismo.3. Identificação. Ser pessoal é se identificar, usando verbos na primeira pessoa: “farei”, “envio”, “elaborei” etc. Isso ajuda a dar mais personalidade e comprometimento com o que se transmite.4. Concisão. É escrever o essencial em poucas linhas, sendo ainda assim bastante claro. Expor as idéias em poucas palavras é questão de hábito: se a barra lateral de scroll do programa que recebe os e–mails estiver minúscula, saiba que isso é um convite a apenas “passar os olhos” pelo texto, sem absorvê–lo com atenção.5. Simples. Seja o que você é também para escrever. A melhor comunicação escrita é aquela simples, que dá o recado e todos entendem o seu tom. Evitar palavras rebuscadas ou frases de efeito para impressionar quem lê a mensagem é a melhor saída para não cair no ridículo.6. Educação. Ao escrever e–mails, principalmente por ser uma comunicação muito fria, usar “por favor”, “desculpe”, “por gentileza” e outras expressões igualmente polidas conquista e agrada quem recebe a mensagem. A resposta, assim, fica mais fácil de ser conseguida.7. Redação. Redigir bem não é algo que cai do céu. É preciso muita leitura e alguma prática. Tentar escrever com calma e cuidado e depois reler e corrigir o que não estiver bem é o primeiro passo. E–mails bem escritos causam uma boa impressão e geram mais respeito por parte de quem os recebe. Afinal, saber usar a sua própria língua é uma vantagem no mercado.8. Respeito. Ao receber e–mails, é conveniente responder àqueles urgentes em primeiro lugar, mas sem jamais deixar de responder a todos. Basta informar que responderá mais tarde. Além disso, programas de correio eletrônico modernos podem sinalizar ao destinatário que você leu a mensagem. Neste caso, deixar de enviar um reply beira a grosseria e suja a imagem de qualquer um.9. Particular. Usar webmail pessoal no trabalho só mesmo se tiver tempo livre ou se necessitar de alguma informação extra. Esquecer questões externas ao trabalho, por um tempo, ajuda a parecer que somos menos ocupados – mesmo que por um breve espaço de tempo.10. Relaxe. Você não precisar e nem deve ficar tomando conta de sua caixa de entrada. Essa preocupação com as mensagens tira a concentração e gera muita ansiedade, deixando a estranha sensação de que há algo por fazer.11. Internetês. Sem carinhas nem ‘rs’ ou ‘hehehe’ nas mensagens corporativas, por favor. Abreviaturas, a menos que seja o popular ‘abs’ de despedida, também devem ser cortadas, pois podem indicar preguiça ou impaciência do autor. Mas, é melhor seguir a etiqueta do chefe nesse caso: se nem isso ele usa, melhor não arriscar. Ah, frases supostamente “edificantes” ou provérbios retirados de páginas na web também são fora de moda e inadequados.12. Cópias. Muito cuidado com quem fica nas cópias dos e–mails. Determinadas informações não são para todos, mas todos que estão na cópia, muitas vezes, precisam saber que receberão (e por que) determinada mensagem.13. Levante! Para que sua inspiração se aproxime e o e–mail seja apenas mais uma ferramenta de trabalho, levante da cadeira e dê umas voltas. Converse com os outros, tome um café, olhe pela janela, arrume alguns papéis. Enfim, busque formas de se sentir mais no mundo real! E quando voltar, aperte “Enviar/receber”.fonte:http://webinsider.uol.com.br/2004/08/15/13-licoes-para-lidar-bem-com-o-e-mail-corporativo/