CONDOMÍNIO - Prazos para Guarda de Documentos
Autor: Prof. Mauricio D'Almeida | Publicado: 2011-11-11T07:15:00-08:00

A dúvida sobre que documentos e papéis devem ser guardados - e quais podem ser descartados -, muito comum em casas e apartamentos, existe também em administradoras e síndicos de condomínios. Por isso, a AABIC (Associação das Administradoras de Bens Imóveis e Condomínios de São Paulo) preparou um guia prático para auxiliar na hora de arquivar a papelada.&nbsp; 
Além das vias originais, muitos documentos podem ser guardados diretamente em meio eletrônico, sendo necessário extremo cuidado, tanto no manuseio dos documentos em papel quanto na guarda e cópias de segurança dos documentos digitalizados.
Com relação aos períodos de guarda mínima para diferentes tipos de documentos, relacionados às áreas fiscal tributária, trabalhista e financeira, abaixo estão as informações sobre o período que cada documento deve ser conservado.
Período: 2 anos - Documentos:
P Comunicação do Aviso Prévio (art.7º, XXIX, da CF)P Pedido de demissãoP Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho
Período: 3 anos - Documentos:
P CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados. (Portaria Mtb nº 2.115/99, art.1º, § 2º)
&nbsp;Período: 5 anos - Documentos:
P Acordo de compensação de horasP Apólices de seguroP Atestado MédicoP Cartas, circulares, editais e demais documentos relativos a convocação de Assembléias.P Conta de água, luz, telefone.P Controle de cobrança e de pagamento das cotas condominiaisP Cópia de processos de cobrança judicial de cotas condominiaisP DIRF – Declaração de Imposto de Renda Retido na FonteP Documentos emitidos relativos a cobrança (amigáveis ou judiciais) de devedoresP Documentos relativos a manutenção das portas corta-fogoP Documentos relativos a manutenção de hidrantes, mangueiras e/ou outros equipamentos contra incêndioP Documentos relativos a manutenção do sistema de elevadoresP Documentos relativos a manutenção do sistema de pára-raiosP Documentos relativos a manutenção, recarga e vencimento das cargas dos extintores / dedetização / limpeza de caixas d´águaP Documentos relativos aos serviços de manutenção diversosP Orçamentos / cotações diversas de compras e contratações efetuadas pelo CondomínioP Livro, cartão ou fichas de apontamento do ponto diárioP Pasta de prestação de contas (documentos não relacionados a itens específicos citados em outros tópicos dessa relação).P Recibo de entrega da comunicação de dispensa – CD (Seguro –Desemprego)P Recibo de pagamento de saláriosP Recibo de pagamento de benefícios (férias, 13º, vale-transporte, cesta básica, etc), recibo de abono de férias, recibo do gozo de férias, recibo de adiantamento salarial, recibo de entrega do requerimento do seguro desemprego.
Período: 10 anos - Documentos:
P Comprovante de pagamento de benefícios reembolsados pelo INSSP Comprovante de Retenção do INSS – Contribuintes individuaisP Contratos de fornecimento diversos (produtos e serviços) firmados com terceirosP Cópia de processos relativos a ações trabalhistas, tributárias, cíveis e/ou criminaisP CSLL e Cofins (Decreto nº 3.048/99, arts 348 e 349)P DARF´s do PIS (Programa de Integração Social)P Folha de pagamentoP GPS e documentação previdenciária quando não tenha havido levantamento fiscal (folha de pagamento, recibos, ficha de salário-família, atestados médicos concernentes a afastamentos por incapacidade ou, salário-maternidade) (Dec. nº3.048/99, art.348e 349)P Guias de Recolhimento / Comprovante de Cadastramento PIS/PASEPP Imposto de renda na fonteP Imposto de renda pessoa jurídica (lei 8.212, art. 46)
Período: 20 anos - Documentos:
P Exames Médicos (admissional, demissional, periódico, mudança de função, retorno de trabalho, inclusive avaliação e exames complementares, as conclusões e as medidas aplicadas (Portaria nº 3.214/78, NR-7)
Período: 30 anos - Documentos:
P Documentos referentes ao depósito fundiário – FGTS – GFIP - GRFP (Lei nº 8.036/90, art. 23, § 5º, Decreto nº 99.684/90, art.55)P RPA – Recibo de Pagamento de Autônomo (Lei 8.212, art. 45, §1º)
Período: Indeterminado - Documentos:
P Cadastro de Condôminos (proprietários e inquilinos / histórico e atualizadoP Certificado de manutenção emitido por órgão competente (CONTRU em SP), no caso de edifícios comerciais.P Contrato de trabalhoP Convenção do condomínio (original, alterações e atual)P Documentos relativos ao AVCB – Atestado de Vistoria do Corpo de BombeirosP Documentos relativos ao PCMSO e PPRAP Listas de qualificação e presença nas assembléiasP Livro de inspeção do trabalhoP Livro ou ficha de registro de empregadosP Livros de atas de assembléias registradas no cartório de títulos e documentosP Plantas diversas do condomínio (hidráulica, elétrica, etc.)P RAIS – Relação Anual de Informações Sociais (art. 8º da Portaria MTE nº 699/2001): 1. obrigado a manter o arquivo por 05 anos.2. cópia dos arquivos gerados em meios magnéticos, fita ou via Internet e respectivo recibo definitivo da entrega da RAIS, recomenda-se guardá-los por tempo indeterminadoP Recolhimento Previdenciário do Contribuinte IndividualP Registro de empregadosP Regulamento Interno do Condomínio (original, alterações e atual)P Relatórios de análises, perícias, auditorias, etc. realizados no condomínio
Fonte: Licitamais