Reuniões Eficientes Com Resultados Satisfatórios
Autor: Julio Cesar S. Santos | Publicado: 2013-09-23T04:01:00-07:00


Por Que Tantas Reuniões em Uma Empresa? Como
Sobreviver a Reuniões Enfadonhas? Como Preparar-se Para Reuniões Produtivas?







O
mundo empresarial está sufocado com tantas reuniões de negócios. Não as
reuniões com clientes – que são altamente produtivas – mas as reuniões internas
nas organizações. 

Pesquisas
recentes indicam que o nível gerencial de uma empresa passa 51% do seu tempo em
reuniões e, o nível estratégico, 66%. 

Parece
que ninguém mais consegue tomar uma só decisão empresarial sem estar reunido ao
redor de uma mesa. 











Vejam
que um bom líder atualmente é uma “raça em extinção” e, em função disso, a
direção das organizações vem se utilizando das reuniões para fugir da
responsabilidade de decidir, pois isso é uma ação que envolve riscos. 

Então,
como as empresas reagem? Elas criam comissões disso e daquilo, organizam grupos
de trabalho para isso e aquilo, inventam equipes multidisciplinares e
constituem times de “cabeças pensantes”. 

Claro
que tudo isso regado a muito pão de queijo, refrigerantes e biscoitos, pois as
reuniões vêm servindo para retirar dos gestores a responsabilidade de decidir
sozinho. 

E,
diante disso, muitas reuniões se tornam improdutivas – principalmente – porque
seus fundamentos não foram respeitados, tais como:



<!--[if !supportLists]-->·&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;
<!--[endif]-->Pauta
desconhecida.

<!--[if !supportLists]-->·&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;
<!--[endif]-->Horários
de início e término são ignorados.

<!--[if !supportLists]-->·&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;
<!--[endif]-->Excesso
de participantes.

<!--[if !supportLists]-->·&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;
<!--[endif]-->Interrupções
constantes.

<!--[if !supportLists]-->·&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;
<!--[endif]-->Conversas
paralelas.



Estudos
recentes revelaram que a maior parte dos funcionários de uma organização
sente-se produtiva apenas durante três dias por semana e, uma das principais
razões para isso, são as reuniões enfadonhas a que são submetidos. 

Para
piorar a situação outra pesquisa demonstrou que se gasta em média 5 horas e
meia por semana em reuniões e, em conseqüência disso, 65% das pessoas acham as
reuniões improdutivas e enfadonhas.

Na
verdade as reuniões prejudicam muito mais as pessoas que têm metas a serem
alcançadas, as quais têm pouco tempo para mostrar seus resultados e ficam
frustradas com as reuniões improdutivas. 

Isso
porque, muitas empresas acabam fazendo reunião para decidir quando será
realizada a verdadeira reunião.

Peter
Drucker (no livro “O Gerente Eficaz”) afirma que as reuniões são uma concessão
às organizações deficientes, pois um colaborador ou trabalha ou se reúne. 

Por
isso, quando as empresas são alinhadas produtivamente – sob seu ponto de vista
– as reuniões se tornam desnecessárias. 

Portanto,
para transformar as reuniões em algo mais envolvente, motivador e produtivo é
necessário que:



<!--[if !supportLists]-->·&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;
<!--[endif]-->Os horários de
início, intervalos e encerramento sejam rigorosamente cumpridos.

<!--[if !supportLists]-->·&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;
<!--[endif]-->Os telefones
móveis sejam desligados antes do início da reunião.

<!--[if !supportLists]-->·&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;
<!--[endif]-->Todos os
participantes tenham conhecimento antecipado dos temas que serão abordados.

<!--[if !supportLists]-->·&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;
<!--[endif]-->As vaidades
pessoais e antagonismos regionais sejam deixados de lado.

<!--[if !supportLists]-->·&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;
<!--[endif]-->Todos se prepararem
adequadamente com materiais, equipamentos, estudos e informações sobre suas
respectivas participações na reunião.


<!--[if !supportLists]-->·&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;
<!--[endif]-->Os líderes
propiciem aos participantes determinado tempo para exporem suas análises de
forma rápida e objetiva.&nbsp;&nbsp;