Programas para Webconf (1)
Autor: Carlos A. Gonçalves | Publicado: 2011-10-14T17:09:00-03:00



Outro dia recebi uma mensagem dizendo algo parecido com o seguinte:


“Muito bem, graças a um artigo anteriormente publicado em seu blog(*), entendi porque esses programas de webconferência têm dificuldades para funcionar no Brasil. Mas, no meu caso, acho que vai ser possível usar um desses programas sem maiores problemas, pois meu grupo de trabalho é pequeno. Mais precisamente, o tamanho do grupo não passa de 10 pessoas. Além disso, preciso muito dessa ferramenta, pois os componentes do meu grupo estão espalhados por várias regiões do país. Pergunto: nessas condições, qual programa devo usar?”


Minha resposta foi a seguinte: 

“Prezado leitor, a sua pergunta é "tão simples”, que a resposta tomará três artigos.Tenha paciência, portanto”.


Neste primeiro artigo (1), falarei da classificação geral desse tipo de ferramenta. Se possível, no futuro comentarei os programas gratuitos (2) e os pagos (3).


Classificação geral dos programas de webconferência (webconf)


A definição correta de um programa de webconf ainda está em discussão. A melhor até agora, em minha opinião, é aquela que diz que esses programas devem permitir realizar, a distância, as mesmas atividades de uma conferência presencial. Detalhando: eles devem ser capazes de controlar uma apresentação (tipo slideshow), mostrar vídeos dos participantes ou vídeos de materiais didáticos situados em algum lugar da rede internacional, manter uma áudio conferência, navegar pela Internet e mostrar essa navegação aos participantes, possuir um quadro branco, permitir conversa por texto, partilhar a tela do apresentador entre os participantes, possuir recursos para enquete ou pergunta/resposta e deve ser capaz de gravar o encontro. Ufa !


Esse conjunto de recursos lembra, justificadamente, os mesmos recursos normalmente presentes num seminário presencial. Por isso, muitos autores dizem que um bom programa de webconf deve permitir a realização de webminars, que é um neologismo originado da associação das palavras web-based &amp; seminar. Ainda, como num seminário presencial, o programa de webconf &nbsp;deve ter a possibilidade de controlar a entrada dos participantes na sala de reunião virtual.

Neste ponto, é oportuno observar que o desrespeito à maior parte dos requisitos acima listados desclassifica programas como o Skype, ooVoo, Vsee, Yahoo Mesenger e GTalk, entre outros, mais próximos da categoria de VoIP.


Dito isso, você deve estar se perguntando se não seriam raros os programas que atendem a todos esses requisitos. Infelizmente, ou não, adianto que existem dezenas de programas de webconf. Digo infelizmente porque isso irá dificultar meu trabalho para escolher os de boa qualidade. E digo felizmente, porque um maior leque de opções, teoricamente, deve sinalizar para a uma maior chance de encontrar um programa que atenda às minhas necessidades.


Na rede internacional, existem várias organizações que discutem este mesmo tema. Uma delas, a Focus, apresenta o artigo de um colaborador , John &nbsp;Edwards (1), que resume bem essa tarefa de escolher um software (SW) de webconf. A seguir, apresento um resumo dos passos que compõem essa sua metodologia:


- Entenda a tecnologia: segundo o autor, o entendimento do essencial da tecnologia associada aos produtos de webconf facilita sua escolha e a aquisição.

- Defina suas necessidades: esses programas podem ser utilizados em diferentes situações, como reuniões de trabalho entre funcionários da empresa ou entre funcionários e clientes, formação continuada, treinamento ou webminars. Alguns programas se adaptam melhor a uma do que a outra tarefa, portanto defina claramente suas necessidades.

- Selecione o tipo de plataforma: &nbsp;os programas existentes podem ser separados em dois tipos, os locais, que se instalam e rodam num servidor local, na sua casa ou instituição, e os remotos, que devem ser acessados via Internet. Ambos possuem prós e contras. Por exemplo, os locais permitem maior liberdade de personalização e adaptação ao gosto do usuário, mas têm um custo maior (para a aquisição da licença e para a manutenção).

- Avalie sua infraestrutura: muitos dos que usam uma plataforma remota acham que basta possuir um computador. Mesmo esses precisarão checar itens como o estado de suas webcams, as capacidades gráficas do seu sistema e a qualidade da sua conexão Internet.

- Avalie as opções do mercado: considerando a multitude de ofertas, analise as características dos produtos, converse com os vendedores de cada marca, compare preços, recursos, assistência técnica, etc.

- Busque conselhos e opiniões de outros: ouça a avaliação de especialistas e de outros usuários; informe-se sobre as suas (deles) experiências práticas.

- Reduza o leque de opções: é hora de filtrar, de selecionar um grupo menor de SWs e de começar a negociar a aquisição. As características da ferramenta e o seu preço devem ser o fatores mais importantes, mas outros aspectos devem ser observados com cuidado, como o treinamento fornecido pela empresa, a assistência técnica, os termos do contrato e as regras de encerramento do contrato.

- Feche o negócio: certamente você optará pelo produto com as melhores condições. Mas não esqueça de avaliar detalhes como a saúde financeira da empresa e a experiência anterior dela na área. A intenção é evitar que você acabe com um bom produto, mas com a sua evolução descontinuada por razões como a saída da empresa do mercado.

- Planeje uma expansão progressiva: caso você pretenda fazer webconfs em mais de um departamento da instituição, faça-o por estágios, de forma que não haja sobrecarga nas ações de planejamento, treinamento e resolução de problemas técnicos que poderão ocorrer.
- Faça testes-pilotos: simule web conferências antes de usar o seu SW em situações críticas de reais reuniões de trabalho. Tal medida lhe permitirá identificar antecipadamente problemas técnicos ou de treinamento.


Fica evidente, no texto de Edwards, que sua análise é pertinente, mas genérica. Rapidamente nos ressentimos da falta de um detalhamento das características técnicas do material. E, ao fazer isso, veremos que uma avaliação detalhada pode levar em consideração não apenas o fato de um certo recurso estar presente, mas também a qualidade desse recurso. Para ilustrar esta afirmação, vejamos o caso do recurso de vídeo. Praticamente todos os programas possuem esse recurso, mas alguns transmitem com qualidade XGA, enquanto outros com qualidade HD. Seria bom saber o que significa cada uma dessas siglas, não é mesmo?


Passarei, portanto, a detalhar um pouco mais as diversas características técnicas que podem ser identificadas &nbsp;e analisadas num programa de webconf.


a) A plataforma em que ele opera: pode ser Windows, Mac OS ou Linux. Além disso, muitos SWs (2) já possuem aplicativos (apps) para Iphone, Ipad, Blackberry e Android.

b) Capacidade de público: alguns SW têm capacidade limitada; noutros casos, o mesmo SW pode ser vendido com capacidades distintas, a preços distintos. Tipicamente, a capacidade pode variar de 10 a 5000 pessoas. 

c) Suporte de áudio: situação em que o som tocado no computador local, do administrador, por exemplo, pode ser ouvido no computador remoto, dos participantes da conferência, como se o programa tocador de música estivesse rodando no computador remoto.

d) Suporte de vídeo: a mesma idéia do suporte de áudio, onde o administrador/conferencista pode rodar um vídeo que pode ser visto concomitantemente nos computadores remotos dos participantes.

e) Qualidade do vídeo: este item é um pouco complexo, pois embute erros conceituais. O mais comum é confundir "resolução da tela" com "número de pixels". 

Esclarecendo: hoje é comum ouvir falar em números como 1024 x 768, para dizer que a tela comporta 1024 pixels na largura e 768 pixels na altura. Com isso, acabamos de ver o exemplo de "número de pixels", que nada tem a ver com a resolução da tela, que deve ser dada em &nbsp;número de pixels / unidade de comprimento ou de área. Em outras palavras, qualidade de uma tela está muito mais associada a "densidade de pixels" do que ao simples &nbsp;"número de pixels". &nbsp;Estando de acordo que o tamanho do monitor é um parâmetro a ser considerado, os modelos mais recentes usam o artifício de interpolar pixels para manter uma densidade e, portanto, uma resolução constante, independentemente do tamanho. Se o artifício funciona bem ou não, não vamos discutir aqui. O que faremos, para facilitar a comunicação, é usar, como todos, o conceito de "números de pixels". Na Internet, esse conceito sofre um novo ajuste. Segundo o Youtube, por exemplo, os vídeos não devem ultrapassar os 10 minutos e os 100 MB. Além disso, todo vídeo que é enviado ao Youtube (uploaded) é convertido para o formato Flash7 com 320 x 240 pixels. Concordemos ou não, a popularidade desse sítio acabou impondo, informalmente, esse padrão de qualidade para a Internet.

Agora, para ilustrar, vamos comparar essa qualidade de vídeo com a do XGA, &nbsp;do HD (alta-definição) e do FHD (full HD):
XGA=1024 x 768; HD= 1360 x 768; FHD = 1920 x 1080.


VI) Suporte de chat: permite a troca de mensagens por texto. Essa troca pode ser no sentido um-para-todos os participantes ou um-para-um participante específico. Nesta última situação, explora-se a privacidade algumas vezes necessária.

VII) Suporte de compartilhamento de tela: com este recurso, o moderador pode colocar sua tela na tela dos participantes do seminário, facilitando explicações de figuras ou esquemas.

VIII) Upload de PPT: transferências de arquivos de apresentação no formato PowerPoint.

IX) Upload de PDF: transferências de arquivos de texto no formato PDF.

X) Co-navegação: refere-se à navegação pela web em que diversas pessoas podem acessar a mesma página, ao mesmo tempo. No caso particular em que o moderador da reunião muda para um novo link, todos os usuários são transferido para esse novo sítio.

XI) Permite sessões ou reuniões no formato sub-grupos (breakout sessions): são sessões curtas, realizadas por pequenos grupos retirados do universo de seminaristas. A idéia é discutir temas específicos que fazem parte do tema mais amplo da reunião principal.

XII) Segurança no acesso: a sala de reunião pode ter seu acesso controlado por senhas, definidas pela organização do evento.

XIII) Comunicação encriptada: é um método tão antigo, que era usado por Gregos e Romanos. Trata-se de enviar mensagens de forma que não sejam entendidas por terceiros.


Além da classificação empregada por J. Edwards, mais acima no texto, em que ele separa os SWs em locais e remotos, outra forma de classificação deve ser lembrada: aquela que os separa em gratuitos e pagos. Há alguns anos, essa classificação não recebia muita atenção porque os materiais gratuitos eram sistematicamente de qualidade inferior. Hoje, essa situação mudou tanto, que esse tipo de classificação deve ser considerado com atenção. Para reforçar essa opinião, podemos relembrar dois detalhes: (a) &nbsp;em alguns comparativos, produtos gratuitos receberam melhores avaliações que as dos seus concorrentes pagos; e (b) os preços dos produtos pagos pode variar de forma impressionante.


Bem, mas isso já é assunto para os outros artigos. Por enquanto, ficaremos por aqui.

-------------------------------------------------------
(1) John Edwards: How to pick the right web conferencing software. Publicado em 30/04/2009, e acessado em agosto de 2011 pelo endereço http://www.focus.com/briefs/how-pick-right-web-conferencing-software/
(2) Web conferencing solutions for smartphones and tablets. In: Online Meeting Tools Review, acessado em agosto de 2011 pelo endereço http://www.webconferencing-test.com/en/tablet_smartphone_support.html
-------------------------------------------------------
* Como (não) funciona a webconferência no Brasil? (publicado em 16/08/2011)