PLANO DE TRABALHO
Autor: Mauro Campos | Publicado: 2012-01-26T05:39:00-08:00


APRESENTAÇÃO
DO ESCOPO DE TRABALHO - WORKSHOP




Os
prestadores de serviço na área têm sempre uma idéia de execução pré-concebida,
que reporta aos seus próprios recursos de mão de obra, recursos tecnológicos e
recursos financeiros para “bancar” o projeto.


Lembram
da figura do Gestor de Projeto Interno? Aquele membro da equipe da Empresa que
será responsável pela interatividade com o prestador de serviços e terá a
função de auditar o processo.




Pois
bem o Gestor de Projeto Interno deverá exigir da Empresa contratada a
apresentação de uma prévia de Plano de Trabalho e promover uma Workshop interno
para reportar e validar o plano. A idéia de “uma coisa pronta” deve ser
descartada e deve ser exigido do prestador de serviços um chek list de indagações que consigam esgotar os questionamentos.
Caso na seja adotado este procedimento a perda de tempo e rumo no projeto será
eminente com o avanço do processo, causando litígios internos entre os
colaboradores.


O
investimento de tempo em uma oficina para elaborar um Plano de Trabalho
adequado, sem falsas expectativas, poderá determinar até uma economia de tempo
futuro. Para o prestador de serviços, com certeza, funcionará também como uma
garantia de envolvimento e colaboração. Transparecia gera credibilidade a ambos
os lados.




Se,
eventualmente, a discussão tomar o rumo de “isto não foi contratado” ou “não
podemos perder tanto tempo” ou, ainda, “nós temos know how” devem ser revistos
os acordos feitos na hora da contratação. Deixar bem definido as
responsabilidades de cada um dos parceiros.


Um
bom Plano de Trabalho deve ter, basicamente:




1.&nbsp;&nbsp;&nbsp;
INTRODUÇÃO
COM DESCRIÇÃO DO PROJETO




Neste tópico de apresentação o Plano de Trabalho deverá
ser bastante objetivo, visto que será elaborado e divulgado por colaboradores
de diferentes áreas da Empresa. 




Deverá relacionar, tanto quanto possível, todos os
envolvidos no processo e qual sua função.




2.&nbsp;&nbsp;&nbsp;
FLUXOGRAMA




Obrigatoriamente deverá apresentar o Fluxograma de
execução do projeto. De início este elemento gráfico situará a todos a
relevância de participação de cada um.




3.&nbsp;&nbsp;&nbsp;
PLANEJAMENTO
DO PROJETO




Este tópico deve descrever o conceito do planejamento e
os responsáveis por isso. O contingente de colaboradores tem envolvimento sim,
mas a responsabilidade de compilar as informações e planejar deverá ficar a
cargo do grupo mais próximo da atividade fim do projeto, normalmente
contabilidade, manutenção e TI.




4.&nbsp;&nbsp;&nbsp;
INVENTÁRIO




Seja um projeto de reorganização ou avaliação (vide lei
11638) este é o primeiro tópico operacional na ordem planejamento. Aqui deve
constar detalhadamente qual a natureza contábil de bens a serem vistoriadas,
quais as espécies de bens, quais os locais com respectivos endereços, e tabelas
a serem utilizadas.




Tabelas de centros de custos são atributos contábeis que
definem aspectos financeiros dos bens, enquanto departamentos, plantas e outros
definem localização física. 




Além de controlar o aspecto financeiro de cada bem o
objetivo é rastrear sua localização.




Também aqui deverá ser definido a que nível será efetuado
o controle, considerando-se o bem principal e seus componentes. Importante
lembrar que esta definição tem relação estreita com os critérios de
contabilização de partes e peças. O controle de manutenção será um detalhe
importante para esta definição.




Neste tópico deverá também ser definido os critérios de
fixação das plaquetas, o controle das movimentações durante o inventário,
acompanhamento, locais de difícil acesso e horários especiais para inventário.




5.&nbsp;&nbsp;&nbsp;
CADASTRO
PATRIMONIAL E ANÁLISE CONTÁBIL




O cadastro patrimonial disponibilizado para o trabalho
deve ser o mais atual possível e, eventualmente, posteriormente após o
inventário poderá até ser atualizado. Sobre este cadastro será feita toda
análise contábil de verificação da qualidade dos lançamentos, validação de
saldos, desmembramento de bens, incorporações de bens e, inclusive,
identificação de bens não marcáveis.




Quando houver deficiência de identificação de bens nos
lançamentos, já no plano de trabalho, deverá se prever a necessidade de
consulta a documentação pertinente.


&nbsp;

6.&nbsp;&nbsp;&nbsp;
CONCILIAÇÃO




Neste tópico deverão ser definidos os critérios de
conciliação, apresentando-se a metodologia e ferramentas que serão utilizadas
para este processo, inclusive a forma como serão apresentados os resultados e
sugestões prévias de saneamento e ajustes.




7.&nbsp;&nbsp;&nbsp;
ARQUIVOS




Deverá ser definida a forma de devolução dos dados
trabalhados e rotina de execução de batch in put ou carga de dados. Além de
adequar este processo às atividades da área de TI o prestador de serviços
deverá eventualmente manter contato com o fornecedor do sistema de controle e
garantir a integralidade dos dados.




8.&nbsp;&nbsp;&nbsp;
NORMA
DE PROCEDIMENTOS




Aqui deverá ser descrito a etapas de coleta de dados,
análise, desenvolvimento, validação e aplicação da norma de procedimentos. 




O desenvolvimento da norma deverá se enquadrar ao
cronograma pois sua aplicação deverá acontecer ainda com a presença da equipe
de consultores.




9.&nbsp;&nbsp;&nbsp;
CRONOGRAMA




O “monstro” do Plano de Trabalho, o cronograma deve ser
determinado reportando-se ao prazo contratual e às condições de execução,
considerando-se todas as áreas envolvidas e sua disponibilidade de ação.
Cronogramas realistas, sem expectativas superestimadas, são mais fáceis de
serem ajustados no decorrer do projeto.




10.
RELATÓRIO
FINAL, DE CONCLUSÃO OU LAUDO




Determinar neste tópico de que forma os trabalhos finais
serão apresentados.




Então: se há a aplicação de um fluxograma não há porque
inverter as etapas de execução. Numa implantação ou mesmo numa revisão sempre
há necessidade de aquisição de plaquetas, seja para substituir ou repor faltas.
O tempo médio de fornecimento gira em torno de 10 dias, tempo suficiente para
desenvolvimento e validação do Plano de Trabalho.




IMPORTANTE: a empresa
contratante deve ter consciência que esta etapa faz parte do projeto, ou seja,
o projeto já está em andamento. 




Ora se para o
contratante já conta como prazo então justo que seja contado também para o
prestador de serviço como rentável. A proposta deve deixar isto bem claro para
os recebimentos dos honorários contratados.




Nunca inicie a execução de nenhuma etapa sem a conclusão
do planejamento.


&nbsp;



AJUSTES NO PLANO DE TRABALHO




Determine um tempo de análise do Plano de Trabalho entre
os envolvidos, adequado ao cronograma. Institua penalidades para o não
cumprimento do tempo de análise ou, ainda, deixe claro que poderão ocorrer
definições à revelia.




VALIDAÇÃO E EDIÇÃO DO PLANO DE TRABALHO




Após os ajustes e consenso o plano poderá ser editado e
amplamente divulgado. Importante que haja mobilização geral na empresa, no
intuito de facilitar acesso a informações e locais aos prestadores de serviços.




&nbsp;As etapas de execução não se sobrepõem, são executadas de
maneira simultânea, pois têm entre si relacionamentos de informações e
operacionais. Portanto tenha em mente a importância de manter o fluxo.