Atividade "investigação documental" no CEDOC
Autor: Mina Iha | Publicado: 2012-05-18T15:13:00-07:00


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Atividade
realizada no dia no dia 11/05 no CEDOC, na qual foi feira uma investigação dos
documentos pertinentes ao CEDOC. E após as informações coletadas o grupo
deveria responder as seguintes questões:

1)&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;Quais
as espécies documentais existentes no CEDOC?

As
espécies documentais de acordo com o Dicionário Brasileiro de Terminologia
Arquivística de Terminologia Arquivística (2004, p.77), é uma “divisão de
gênero documental que reúne tipos documentais por suas características comuns
de estruturação da informação”. As espécies documentais encontradas no CEDOC
foram: a)&nbsp;Ata; b)&nbsp;Ato Normativo; c)&nbsp;Autorização; d) Carta; e)
Convite; f) Contrato; g) Edital; h) Diploma; i) Memorando e; j) Parecer.

2)&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;Quais
as correspondentes funções de tais espécies?

A. Ata –
É função da ata, registrar resumidamente as ocorrências, deliberações,
resoluções e decisões de reuniões ou assembleias.

B. Ato
Normativo – É função de o ato normativo informar um comando geral, normas
gerais e abstratas, como o regulamento, o decreto, o regimento e a resolução.

C.
Autorização - Responsável por garantir que apenas usuários autorizados
consumam, adquiram, façam algo.

D. Carta
– Transmitir informações pessoais, comunicação, confirmar os termos do acordo
verbal e outros.

E.
Convite - Informar ao convidado sobre algum evento.

F.
Contrato – Utilizado para atestar um acordo de duas ou mais vontades, destinada
a estabelecer uma regulamentação de interesses entre estas partes.

G.
Edital – Informar sobre determinações, avisos, posturas, datas, citações, etc.,
e que se afixa em lugares públicos ou se anuncia na imprensa para conhecimento
geral, ou de alguns interessados.

H.
Diploma - Reconhecer ou se conferir oficialmente um privilégio, um título, uma
dignidade, um poder.

I.
Memorando - Comunicação entre unidades, divisões ou setores de uma instituição
ou empresa.

J.
Parecer – Expressar uma opinião sobre determinada situação que exija
conhecimentos técnicos

3)&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;Quais
os tipos documentais existentes no CEDOC?

Tipo
documental é espécie mais função, sendo assim os tipos documentais encontrados
pelo grupo foram: a) Ata de reunião; b) Ato Normativo da Reitoria; c)
Autorização de requerimento de material; d) Carta de agradecimento; e) Convite
de eventos, Convite de congressos; f) Contrato de Professores e outros
funcionários da UnB; g) Edital de inscrição e Edital de divulgação; h) Diploma
de curso; i) Memorando de requisição e; j) Parecer de atividade técnica.

4)&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;Relacione
as séries documentais do arquivo do CEDOC com as respectivas fases do ciclo de
vida, de acordo com a teoria das três idades.

A
teoria das três idades inclui as fases corrente, intermediária e permanente e
no arquivo do CEDOC os documentos estão dispostos da seguinte forma nesse ciclo
documental:
Corrente:


&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; Segundo o&nbsp;Dicionário
de Terminologia Arquivística&nbsp;(DTA 1996, p.&nbsp;6), é o "conjunto de
documentos estritamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram
produzidos e recebidos no cumprimento de atividades fim e meio e que se
conservam junto aos órgãos produtores em razão de sua vigência e da frequência
com que são por eles consultados". No CEDOC os documentos relativos à
Autorização de Requerimento de Material, Memorando de Requisição e Parecer de
Atividade Técnica estão na fase corrente.&nbsp;

&nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp;Intermediário:


&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; Segundo o&nbsp;Dicionário de
Terminologia Arquivística&nbsp;(DTA 1996, p.&nbsp;6), é o&nbsp;"conjunto
de documentos originários de arquivo corrente, com uso pouco frequente, que
aguardam, em depósito de armazenamento temporário, sua destinação final"
(DTA 1996, p.&nbsp;7). Os documentos de Ata de Reunião, Ato Normativo da
Reitoria, Carta de Agradecimento, Convite de Evento, Convite de Congresso,
Diploma de curso, Edital de divulgação, Edital de inscrição, Memorando de
requisição e Parecer de atividade técnica estão na fase intermediário do CEDOC.&nbsp;

&nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp;Permanente:


&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; "Conjunto de documentos
custodiados em caráter definitivo, em função do seu valor" (DTA 1996,
p.&nbsp;8). No CEDOC estão presentes nessa fase alguns documentos, como, por
exemplo: Ato Normativo da Reitoria, Contrato de professores, Diploma de curso,
Edital de divulgação, Edital de inscrição, Parecer de Atividade Técnica,

5)&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;Sugira um plano de classificação para os
documentos do CEDOC.

&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; Como sugestão de Plano de
Classificação, apresentamos O Plano de Classificação de Documentos desenvolvido
pela equipe técnica do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo. Esse
instrumento é utilizado para classificar os documentos de arquivo agrupando-os
de acordo com o órgão produtor, a função, a subfunção e a atividade responsável
por sua produção ou acumulação. Com a elaboração do Plano, foi possível a
padronização da denominação dos documentos, bem como a recuperação de seu
contexto de produção. As Comissões de avaliação de documentos de arquivo
deverão propor critérios para orientar a seleção de amostragens dos documentos
destinados à eliminação e comunicar o responsável pelo CEDOC uma eventual
existência de outros documentos de arquivo produzidos em decorrência de
atividades não indicados no plano de classificação para sua incorporação e a
comunicação deverá ser obrigatoriamente acompanhada pela proposta de
temporalidade devidamente justificada. Como exemplo:

Função:
01 ORGANIZAÇÃO ADMINISTRATIVA

Subfunção:
01.01 Ordenamento jurídico

Atividade:
01.01.01 Elaboração de atos normativos

Documento:
01.01.01.01 Decreto, estatuto, código, regulamento, regimento, instrução

normativa,
norma, resolução, deliberação, portaria

6)&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;Que ações arquivísticas poderiam ser
implantadas no CEDOC?

Com
a visita ao CEDOC e aos locais onde os documentos ficam armazenados foi
possível concluir que algumas ações precisam ser feitas arquivisticamente,
como: Mudança de suporte antes que informações se percam em materiais em que já
não é possível recupera-los. Instalações apropriadas com controle de
temperatura e umidade diferentes para a necessidade de conservação de cada tipo
de suporte (papel fotográfico, microfilme, entre outros). Gestão mais eficaz
dos documentos em fase corrente, como, por exemplo, na adoção de um protocolo
único, onde os documentos pudessem ser classificados na entrada e, também uma
forma de classificação na origem, nos setores da universidade. Pesquisa em cada
setor da universidade para levantamento das atividades arquivisticas a fim de melhorar
o fluxo da informação e facilitar a classificação dos respectivos documentos.



Referências:

Arquivo
Público do Estado de São Paulo. Disponível em:&lt;http://www.arquivoestado.sp.gov.br/publicacoestecnicas.php&gt;.
Acesso em: 16 maio 2012.

ARQUIVO
NACIONAL. Subsídios para um DICIONÁRIO BRASILEIRO de Terminologia Arquivística.
Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2004. Atas de Reunião. Disponívei em:
http://www.colegioweb.com.br/portugues/atas-de-reuniao.html. Acesso em: 15 maio
2012.

Atos
normativos: conceitos básicos. Disponível em:&lt;
http://www.interlegis.leg.br/processo_legislativo/20040422153337/leis.htm#E38E1&gt;.
Acesso em: 14 maio 2012.

Dicionário
online de português. Disponível em:&lt; http://www.dicio.com.br/diploma/&gt;.
Acesso em: 16 maio 2012.

Direito
civil: contratos. Disponível em:&lt;
http://www.angelfire.com/mt/ricardoprado/contrato.html &gt;. Acesso em: 13 maio
2012.

Entendendo
os atos administrativos. Disponível em:&lt;
http://www.observatoriosocialdobrasil.org.br/informativo/7.pdf&gt;. Acesso em:
14 maio 2012.

Significado
de edital. Disponível em:&lt;http://www.significados.com.br/edital/&gt;. Acesso
em: 14 maio de 2012.