Como organizar os documentos e arquivos?
Autor: Victor José Nelli | Publicado: 2010-09-27T23:53:00-03:00

Os documentos e os arquivos surgiram há milênios atrás como mecanismo de apoio à atividade humana. A escrita generalizou-se de tal forma, que a variedade dos documentos, tal como os meios que servem para difundi-la, proliferaram e estão crescendo num ritmo assustador.Percebe-se, em conseqüência disso, que o volume de informações e documentos apresenta uma curva de evolução exponencial, projetando-se para um mundo de “hiperconsumismo” da informação, sob todas as formas. Em razão dessa demanda de informações, as organizações modernas, sejam de caráter industrial, comercial, de serviços, ou públicas tornam-se complexas no que se refere à organização de suas informações e documentos.A informação certa, muitas vezes, para uma importante tomada de decisão está “escondida”. No caso de pequenas e jovens empresas, na maioria dos casos é fácil localizar um documento, pois a estrutura organizacional é composta de poucas pessoas e que, normalmente, a obtenção da informação ocorre através de um processo de comunicação direta entre os colaboradores que executam as operações.Ao passo que a organização vai crescendo e atuando em novos mercados, o volume de documentos, planilhas, imagens, textos e outros relacionados também aumentam progressivamente. Achar aquele relatório daquele cliente em específico parece ser uma atividade interminável.Isso ocorre porque cada um organiza seus documentos e arquivos à sua maneira, onde, muitas vezes, tal conhecimento não é adequado e eficiente à necessidade da empresa. A Associação Brasileira das Empresas de Gerenciamento de Documentos – ABGD – aponta algumas situações geradas pela falta de organização dos documentos:executivos gastam, em média, quatro semanas por ano procurando informações;os colaboradores de sua empresa utilizam até duas horas por dia de trabalho tentando localizar documentos perdidos entre os setores (confira outros dados no site www.abgd.org.br).Mas como tornar a localização de documentos mais precisa e rápida?A solução é implantar políticas que dão conta de gerenciar o sistema informacional de sua empresa. Uma delas é a gestão de documentos e informações, considerado um conjunto de procedimentos e operações técnicas de forma padronizada e otimizada referente à produção, uso, tramitação, armazenamento, organização e acesso a documentos corporativos.Gerenciar informações, documentos e arquivos permite apontar soluções adequadas à realidade de sua instituição. É possível verificar o momento de criação de um documento, determinar quem deve ter acesso, por quais setores essa informação deve circular, se existe ou não necessidade de impressão, como e por quanto tempo deve ser armazenado, e, principalmente, como será localizado.Alguns benefícios da gestão de documentos e informações:eficácia na recuperação e localização de documentos;dinamiza o trabalho dos departamentos;permite administrar a informação contribuindo na otimização de processos, recursos e, principalmente, na redução de custos;agilidade, precisão e segurança na tomada de decisão;integração do arquivo aos processos de negócios e aos riscos operacionais.As organizações, dessa forma, que dispuserem mais rapidamente das informações, independentemente de sua procedência ou suporte, é aquela que terá melhor performance e maior competitividade.