Autor: Bibiα̲ne Mottα | Publicado: 2010-06-04T09:00:00-07:00

FormaturaQuem aqui nunca sonhou em se formar? Por mais que tenha sido ao menos na infância, eu sei que todas imaginaram seu momento especial, seja na oitava ou indo pra faculdade, ou até mesmo partindo pro seu emprego. Mas e os preparativos? A Nossa Eskina te ajuda com isso!A união faz a forçaPrimeiro de tudo, no mínimo metade da sala tem que concordar com o plano da formatura, e terem MUITA responsabilidade. Também é importante o acompanhamento da madrinha/padrinho pra que não haja nada de errado, e não sobre prejuízo. É isso aí, alunos unidos.Arrecadação de fundosChega perto da época da formatura, e sempre surge aquela dúvida: "Será que vai dar pra pagar tudo?" Normalmente, a resposta é não, e a turma tem de "rebolar" pra conseguir aquela graninha que falta. Por isso, temos algumas sugestões para arrecadação de dinheiro pra uma boa formatura. Porém, tirando o tráfico de drogas e os bancos, ganhar dinheiro no Brasil não é moleza não. Vejamos então alguma alternativa pra quem não é nem banqueiro nem quer ir em cana.1 - Rifas e sorteiosEssa é uma boa opção, que exige muito pouco investimento.Você define a regra do sorteio, a data e o prêmio manda fazer os blocos de rifa numa gráfica. Existem diversas gráficas que prestam este tipo de serviço e o custo não é muito alto.Aí cada formando se compromete a vender as rifas e entregar o dinheiro até certa data. O bom é que já se sabe de antemão quanto a rifa vai render para a comissão e quem não conseguir vender todos pelo menos concorre ao prêmio. É legal estabelecer como critério o sorteio do número por uma loteria oficial, como a mega sena ou a loteria federal, para evitar que alguém acuse a comissão de marmelada. Importante também fazer uma reunião da comissão antes de fazer a rifa, para que a comissão vote se quer ou não.2 - Festas e quermessesA comissão pode organizar uma festa por sua conta e ficar com todo o lucro. O problema é que os formandos têm de se organizar para trabalhar na festa, vender os convites, divulgar, comprar as bebidas e comidas que serão vendidas, alugar o local, etc. É uma opção arriscada pois a comissão tem de fazer tudo e tem de investir bastante $$ alugando o local, pagando a comida e a bebida (que podem ser conseguidas em consignação, mas é sempre necessário fazer um depósito inicial) e pode acontecert de nimguém ir e dar o maior prejú. Porém, se a festa bombar, todo o lucro será da comissão. Algumas comissões se formaram sem pagar nada do próprio bolso e ainda sobrou dinheiro fazendo festas que bombaram mesmo.3 - Festa em parceriaMuitas casas de show fazem parcerias com comissões de formatura, que funcionam da seguinte maneira:A casa faz uma festa temática da comissão e divulga essa festa. Ela fornece também convites para a comissão vender. Cada formando é obrigado a vender um número X (normalmente 10) convites. O Dinheiro dos convites vai para a comissão e a casa fica com os ganhos da Consumação. O problema é que o rendimento normalmente é baixo, e quase ninguém consegue vender os 10 convites, tendo de pagar um preço muito alto. Fora que algumas casas não divulgam o evento, e ainda por cima vendem convites na hora perdendo assim muito do apelo para o pessoal que vai vender os convites. Mas, como a rifa, é uma mode seguro de ganhar dinheiro pois não exige praticamente investimento nenhum e o risco é baixoPasso a passoPenúltimo ano de curso e já começa a correria para iniciar os preparativos para a tão sonhada e esperada festa de formatura, e, nesse momento, surge a questão. Por onde e de que forma a festa de formatura deve começar a ser organizada? Em primeiro lugar, é preciso esclarecer, que a data mais indicada para começar a iniciar os preparativos para a festa de formatura, não é no penúltimo ano, como ocorre, e, sim, a partir do 2° ano de curso, ao decidir por iniciar nesse período, é possível organizar com muito mais tranqüilidade e evitar eventuais imprevistos, muitas turmas deixam para iniciar os preparativos apenas no penúltimo ano de curso, daí bate o desespero.Em segundo lugar, é necessário levantar o número de alunos interessados em participar da comissão de formatura, após essa fase, é necessário que se faça uma votação para verificar quem serão os alunos que estarão à frente da organização da festa, ou seja, será preciso escolher quem será:1 - Presidente2 - Vice - Presidente3 - Tesoureiro4 - 1° Secretário5 - 2° Secretário.Determinado os integrantes da Comissão de Formatura, é hora de elaborarem um Estatuto. O estatuto é um documento que deverá conter um conjunto de normas, previamente acordadas pela Comissão de Formatura, indispensável, para reger todas as suas atividades.Vindo o estatuto, a Comissão de Formatura poderá dar início a votação com a presença de todos os alunos a respeito do:1 - Orador(a): deverá ser escolhido “um” aluno por curso, geralmente deve ser o aluno que se destacou durante o curso. A sua função será de representar os formandos, fazendo o uso da palavra para expressar os anos vividos durante o curso, relatar a trajetória da turma, a importância da instituição de ensino na graduação e as expectativas dos formandos para o futuro, tudo isso em um tempo máximo de 05 minutos.2 - Patrono/Patronese: deverá ser escolhido “um” patrono por curso. A sua função será de defender cada formando perante a sociedade, será o defensor padroeiro, além disso, deverá realizar um discurso em um tempo máximo de 05 minutos, o discurso deve ter como base a importância da profissão dos graduados na sociedade e desejar sucesso na nova etapa a ser vivida pelos formandos.3 - Professor (a) Paraninfo (a): deverá ser escolhido “um” professor paraninfo por curso. A sua função é atuar como padrinho ou testemunha dos alunos formandos perante a sociedade, realizando um discurso de congratulação, que deve durar no máximo 05 minutos, o discurso deve ter como base ressaltar a importância da profissão dos graduados na sociedade e desejar boa sorte e sucesso na nova etapa a ser vivida pelos formandos.4 - Juramentista: deverá ser escolhido “um” aluno por curso. Sua função será a de representar os demais formandos e proferir o juramento oficial específico de cada curso. Para o juramento o aluno deverá seguir um protocolo, deverá dirigir-se à tribuna e, com o braço direito estendido, ler o juramento, enquanto os demais, de pé, também com o braço direito estendido, acompanham a leitura. Ao final desta, todos, em uma só voz repetem: “Assim Prometo” ou “Eu Juro”. Caso a Colação de Grau seja composta por mais de um curso, será escolhido um único juramentista para representar o grupo.5 - Aluno(a) requerente de grau: deverá ser escolhido “um” aluno por curso, entretanto, essa função é opcional. Sua função seria de representar os demais formandos perante a autoridade acadêmica (Diretor ou representante) e receber o Grau em nome dos formandos, entretanto, é uma função facultativa, pois não há impedimento caso cada aluno queira receber o Grau.6 - Professor(a) homenagiado: deverá ser escolhido “um” professor por curso, a ser homenageado pelos formandos, o formando deverá entregar a placa e flores de homenagem ao professor escolhido.7 - Aluno (a) para entrega das Placas ou flores de homenagens: deverá ser escolhido “um” aluno por curso. Sua função será a de realizar a entrega da homenagem (providenciada pelos alunos) ao professor homenageado.8 - Composição da Mesa:A mesa deverá ser composta pelo:• Diretor da Unidade do Curso ou representante legal• Coordenador do Curso ou representante legal• Patrono / Patronesse• Paraninfo / Paraninfa9 - Discursos:Deve haver quatro discursos obrigatórios:• Do orador: primeiro a discursar;• Do Paraninfo: antepenúltimo a discursar;• Do Patrono: Penúltimo a discursar;• Do Diretor ou seu representante legal: último a discursarÉ importante ressaltar, que a participação da festa de formatura não é obrigatória, entretanto, a colação de grau é obrigatória para todos os alunos, sem exceção, inclusive, a colação deverá ser oferecida pela universidade sem qualquer custo adicional.Concluídas todas essas fases, é hora de pensar nos preparativos para a festa de formatura propriamente dita, nesta fase, surge à questão: Quanto irá custar? Nesse momento é preciso adequar o sonho da festa ao valor disponível, determinando o valor e as formas de arrecadação de fundos para a festa de formatura, assim, será possível prever o valor que será angariado ao final e ir adaptando os gastos com a festa, ao provável faturamento.Nesse momento vale à pena optar por contratar ou um serviço de cerimonial, a escolha por esse serviço, pode facilitar muito a contratação, coordenação e execução de todos os demais serviços que compreende o evento formatura, já que um serviço de cerimonial é especialista e conhecedor da área.Caso a opção seja por não contratar o serviço de cerimonial, o ideal é realizar um detalhado trabalho de pesquisa a respeito de custo e qualidade na contratação de serviços, escolha de itens e aluguéis para a festa de formatura.Os preparativos poderão ser iniciados com a escolha do local para a festa, em seguida, os convites, o serviço de fotografia, decoração, o buffet, bebidas (poderá optar por um serviço especializado de bartender), a música (que pode ser banda, DJ ou orquestra), adereços (para alegrar a festa e promover uma brincadeira entre os convidados e formandos, durante a festa, e, fotografias), serviços de entretenimento (Drag Queens ou Bartenders, por exemplo), as lembrancinhas (que poderão ser distribuídas como brindes, para que os convidados guardem como recordação da festa de formatura), serviço de segurança. Além disso, e, caso também seja opção da turma, é preciso separar um momento para decidir sobre o dia, local e preparativos, referente, o churrasco de confraternização e a viagem de formatura (dia, local, valor, meio de transporte e formas de pagamento).Além de todas as questões levantadas acima, o importante é lembrar que o sucesso vai além dos fornecedores e organizadores, é preciso ter em mente, que a festa de formatura é um evento familiar, que reúne pessoas de diferentes idades e que, por este motivo, não é um evento direcionado somente aos formandos e, sim, a todos os presentes. Tendo isso como princípio, a sua festa com certeza será um grande sucesso, sendo sempre lembrada por todos.Dúvidas de formaturaCom tantas providências a tomar, é natural que certos questionamentos surjam à medida que o dia da formatura se aproxima.Confiram quais são as duvidas mais freqüentes e veja o que deve ser feito para evitar imprevistos de última hora.1 - A comissão de formatura deve ser formada por quantos alunos?Para representar uma turma de até 30 estudantes, a comissão de formatura pode ser composta por cinco alunos, que assumiriam os cargos de Presidente, Vice-Presidente, Tesoureiro e (primeiro e segundo) Secretários. Já grupo maiores requerem, além desses, mais formandos, que farão parte do conselho deliberativo e serão responsáveis pela comunicação com os outros alunos e pela organização dos eventos pré-formatura.2 - A comissão de formatura pode ser composta por estudantes de diferentes cursos?Sim, e as funções devem ser distribuídas igualmente entre as turmas. Aliás, reunir em uma única ocasião, formandos de vários cursos é uma ótima idéia para diminuir o investimento financeiro que será feito por cada aluno, pois quanto maior o número de estudantes, menor é o custo individual da comemoração.3 - Com quanto tempo de antecedência a turma deve começar a pensar na formatura?Alguns consultores de eventos sugerem que, logo ao entra na universidade, os alunos já comecem a planejar o que desejam para a formatura. No entanto, o comum é que isso seja feito somente no 3º ano do curso, pois este período é suficiente para arrecadar dinheiro (por meio de mensalidades, rifas ou festa) e reservar os locais desejados.4 - O que deve ser checado no memento de formalizar o contrato com a empresa escolhida?A primeira ação é verificar se as empresas contratadas são idôneas. Para isso, é indicado pedir a certidão negativa de cada companhia além de buscar referências e indicações de turma que tenham se formado anteriormente.5 - Caso o aluno já tenha assinado o contrato individual da formatura, mas queira pedir transferência de universidade, o que ele deve fazer?Este caso, ele deve enviar um comunicado por escrito à empresa responsável pela organização do evento, se possível já com as cópias dos documentos de transferência e solicitar a devolução dos pagamentos efetuados. É necessário, também, analisar ser existe alguma cláusula contratual que não permita o reembolso desse montante.6 - Quando iniciar o planejamento do convite?Para evitar erros de ortografia e atraso na entrega dos convites, o ideal è que isso seja feito um ano antes das celebrações.7 - Quem organiza o roteiro dos eventos que fazem parte da formatura?Por meio de assembléias, a comissão de formatura verifica com os formandos quais eventos farão parte da celebração. Depois dessa etapa, a empresa contratada para o cerimonial, junto da comissão, verifica como essas decisões podem ser viabilizadas.8 - È necessário providenciar convites individuais para a cerimônia de colação de grau?A cerimônia de colação de grau é aberta ao público e, portanto os convites individuais não são necessários, salvo em algumas exceções, que podem envolver a capacidade do local escolhido para a sua realização.9 - Qual é a função do orador?Ele é um formando eleito pela turma para representá-la por meio de um discurso que narre a trajetória dos estudantes desde o ingresso no curso até o momento da formatura.10 - Como eleger o patrono? E o paraninfo?O patrono é uma autoridade ou um professor considerado como referência na área de atuação dos formandos. Já o paraninfo é o “padrinho” da turma, alguém bem próximo dos alunos.11 - Qual o prazo ideal para a empresa contratada entregar as fotos e o vídeo aos formandos?Os ideais são 50 dias após a realização dos últimos eventos, geralmente o baile de gala. Mas é preciso verificar a cláusula contratual referente a esse assunto.Mais do que uma comemoração, a formatura simboliza o encerramento de um período de preparação para uma vida marcada por sonhos e esperanças. Para que tudo aconteça em grande estilo, é essencial ficar atento às datas em que devem ser contratados os profissionais que ajudarão a tornar essa celebração verdadeiramente inesquecível.                                                    Dois anos antes• Definir, por meio de assembléia, quais alunos vão compor a comissão de formatura e respectivos cargos, funções e responsabilidades.• Selecionar os contatos de algumas empresas organizadores de eventos em guias e sites especializados.• Visitar as empresas selecionadas para organizar o cerimonial e para realizar os serviços de foto e vídeo.• Se possível, participar de festas oferecidas por essas companhias às turmas de outros cursos ou universidades. Desta maneira, será possível conversar com os próprios formandos sobre a qualidade dos serviços prestados.• Averiguar toda a documentação das empresas escolhidas, com o contrato social, o CNPJ e a Certidão Negativa de Protestos (obtida em cartório de protestos). Pedir, ainda referências dos sócios e dos representantes, e pesquisar o tempo de atuação no mercado.• Formalizar todos os contratos com as empresas selecionadas.• Iniciar a arrecadação do dinheiro; quanto mais cedo, menor será o valor das parcelas                                                       Um ano antes• Escolher o modelo do convite e elaborar as mensagens e os textos que serão inseridos nele.• Definir os locais onde acontecerá o baile de gala, a colação de grau e o culto ecumênico. A antecedência de um ano é necessária, pois certos estabelecimentos são muito requisitados em determinados períodos do ano, com os meses entre Janeiro e Abril.• Solicitar à empresa escolhida que fotografe os alunos. Esses retratos serão inseridos nos convites e aparecerão no telão.• Lembre-se de que aparência faz toda a diferença neste momento. Por isso, combine com a turma para que todos usem o mesmo tom de roupas, a fim de dar a sensação de uniformidade.Seis meses antes• Definir quantos alunos vão participar de todos os eventos e quais irão somente à colação de grau. Adequar esse montante à cláusula referente do contrato.• Eleger quem serão os homenageados durante a colação de grau, assim como o orador, o patrono e o paraninfo da turma. Se os alunos desejarem, este é o momento de escolher o funcionário homenageado e um nome que caracterize o grupo.• Definir a cor do canudo em que será entregue o diploma e o tipo de beca a ser utilizada: modelo tradicional (com babados nos punhos) ou americano (com as mangas amplas).• Fazer um balanço final dos contratos que foram firmados com os alunos, para saber, realmente, quantos irão se formar e se há casos de inadimplência.Quatro meses antes• Providenciar todos os textos que serão gravados nas placas a ser entregues aos homenageados.Três meses antes• Elaborar uma lista completa com o nome, o endereço, o e-mail e o telefone de cada formando, pois, com o término das aulas o contato entre a comissão e os demais alunos fica mais difícil.Dois meses antes• Fornecer uma lista com a altura e o peso de todos os formandos para a empresa contratada, para que as becas sejam providenciadas.Um Mês Antes• Fazer uma relação completa dos nomes dos formandos, dos professores e dos homenageados, e a forma correta de pronúncia de cada um.• Agendar os horários do culto ecumênico e da cerimônia de colação de grau, caso esses eventos não ocorram nas dependências da instituição de ensino.• Entregar os convites aos formandos.• A comissão de formatura e a empresa contratada devem definir, junto, o cardápio da festa, o estilo da decoração e o mapa das mesas.Uma Semana Antes• Entregar as becas e os capelos a cada um dos formandos.No Dia• Divirta-se. Você Merece!A Idéia dessa matéria surgiu baseada na minha formatura no ano passado! deixamos tudo para ultima hora e não saiu como esperávamos!!Bjos com gosto de chocolate!Biby Motta *