Gestão do Tempo: Dicas para Ganhar mais Produtividade
Autor: Joao Gabriel Diniz Santos | Publicado: 2013-09-02T10:24:00-07:00



Tenho assistido e acompanhado um número crescente de profissionais que, ao final do dia, concluem que estão mentalmente, às vezes até fisicamente, esgotados.

Porém, esse mesmo profissional tem dificuldade de relatar o que realizou de relevante no dia, de forma a agregar valor efetivo ao negócio.

Um levantamento recente mostrou que profissionais de venda no Brasil perdem 49% de seu tempo em atividades que não geram receita, ou seja, não promovem a venda dos produtos.

O problema, em grande parte, não está no profissional em si, ainda mais que o baixo volume de venda reflete em seu ganho variável. O cerne do problema está no gerenciamento do tempo / atividades. Grande parte dessas atividades, no entanto, não estão na lista de suas atribuições e atividades de rotina. Usualmente, a gerência comercial demanda relatórios e reuniões diversas, as quais consomem grande parte dos 49% do foco da equipe de vendas.

Essa perda imputada ao profissional de vendas, também ocorre com os demais profissionais, mas ainda não temos estatísticas precisas para o Brasil. Ao meu ver, o grande inimigo da inefetividade do profissional brasileiro, principalmente aqueles em cargos gerenciais, é a falta de uma cultura mental organizada, disciplinada e orientada de planejamento. Portanto, sua deficiência é disseminada às suas equipes que, por falta de exemplos, orientação / coaching, também não conseguem gerenciar o tempo.

"O Brasil é um país no qual, não importa como se meça a produtividade, nada parece acontecer", diz José Alexandre Scheinkman, economista brasileiro da Universidade Princeton (Ver artigo).

Para piorar o cenário histórico e real da carência de uma cultura de planejamento, junta-se a falta de INOVAÇÃO dos setores econômicos, particularmente dos setores produtivos. Em relação a 2012, Brasil perdeu seis posições no Ranking Global de Inovação, ocupando hoje o 64º lugar (Veja Reportagem &nbsp;da UNICAMP).



Ver o Ranking Global



Baixar o PDF do Relatório Oficial






Bem, vamos as dicas.

0. Condição fundamental e base para todas as demais orientações:&nbsp;



MANTENHA O FOCO!!








Via de regra, você deve terminar o que começou. Estudos mostram que a qualidade e a eficiência caem na proporção em que se aumenta a quantidade de tarefas feitas ao mesmo tempo.



ESSE É UM GRANDE DESAFIO PARA A GERAÇÃO "Z"

1. Ao começar o dia, verifique sua Agenda Corporativa, seja através de Plataforma WEB ou aplicação residente em seu dispositivo. Não se distraia!! Veja se há atividades requeridas conflitantes. Priorize as tarefas do dia de acordo com critérios e respectivos pesos.

No caso de reuniões conflitantes, avalie qual delas sua presença é a mais importante para um processo DECISÓRIO. Lembre-se que toda reunião deve ser para TOMADA DE DECISÃO!





&nbsp;Mantenha o Foco!

2. Lide com sua rotina de forma projetizada. Lembre-se que, embora poucos tenham consciência, 90% das atividades de nosso dia-a-dia, são projetos e, portanto, de alguma forma requerem organização (planejamento).

Os itens que se seguem (do 3 em diante), ajudam a você, indivíduo, lidar com sua rotina corporativa de maneira projetizada. Seu grande desafio (projeto) hoje e sempre se chama "Gestão do Tempo".


3. Priorize seus e-mails Corporativos



Estabeleça um processo de rápida avaliação, pelo assunto e remetente das mensagens, de maneira a classifica-las e prioriza-las;
Crie filtros e rótulos com cores, para fácil identificação e ciência do que é importante (Fig.1, abaixo);





Fig.1 Filtros e Rótulos automáticos





Com os atributos acima, priorize seus e-mails corporativos, transformando-os em tarefas com prazos (metas). As aplicações atuais, tanto WEB como residentes, permitem criar tarefas a partir de e-mail, e estabelecer uma data para conclusão (Fig. 2 e 3);





Fig. 2 - Associando Tarefa ao Assunto do e-mail











Fig.3 Associando data para conclusão da Tarefa criada



4. Estabeleça um processo de Timesheeting.

De posse de suas Tarefas Consolidadas, Priorizadas e listadas (TO DO LIST), inicie a execução da lista pela ordem estabelecida.

As empresas que trabalham de maneira projetizada ou matricial, costumam usar Timesheet&nbsp;para registro de atividades / tarefas, associadas ou não aos projetos.

Portanto, faça uso dessa técnica e ferramenta para a gestão de seu tempo.&nbsp;

Para as empresas que não fazem uso desse registro, existem diversas ferramentas de Timesheeting gratuitas ou a custo baixo. Vale a pena o investimento.

Ao final, poderá ter o retrato de como utiliza o tempo, e quais as atividades que mais lhe consomem.

Como exemplo real, usei 03h03m para produzir, diagramar, revisar e publicar esse artigo.

Além disso, esta é uma excelente técnica para registrar tudo que é feito, para alimentar relatórios pessoais de produtividade.

5. Reuniões: Mantenha o FOCO! Reuniões são encontros para DECIDIR e COMPROMETER-SE, para que se possa AGIR / PERFORMAR / REALIZAR.

Se tiver isso em mente, 90% do tempo gasto com reuniões será cortado, mas para isso, há que se comprometer em estar a par das questões importantes, que irão ajudar na DECISÃO e no COMPROMETIMENTO da AÇÃO.

Recentemente, compartilhei um excelente post&nbsp;de um grande gestor e líder - Fred Kofman, com quem compartilho mesma ideia e técnicas.

Portanto, para realizar uma boa reunião, seja presencial ou virtual (ainda pouco utilizada no Brasil), há que se ter, além de hora e local físico ou virtual, um bom planejamento. Se esforce em apresentar uma agenda:

COM:

Assunto principal (pequena descrição do mesmo é importante);
Pauta objetiva e clara. Pontos a serem decididos e METAS;
Indicação de local (Link ou URL) / repositório de documentos contendo as informações importantes para TOMADA DE DECISÃO; e


SEM itens&nbsp;na pauta que comecem com:


Discutir....
Analisar...
Acompanhar...
Revisar...
Outros verbos que não DECIDEM.


Pensando em projetos, com as ferramentas que hoje dispomos, reuniões não devem ser mais o palco para que gestores apresentem e discutam:



O que foi feito na semana;
O que será feito na próxima;
Pontos de atenção e Riscos; e
Soluções e possíveis impactos.


Essas questões devem estar em permanente compartilhamento através de ferramentas e processos inteligentes.

Abaixo, algumas telas que demostram tais facilidades que agilizam a gestão do tempo e a produtividade do trabalho.


















Há que ser proativo na consulta permanente dessas ferramentas inteligentes.



Lembrem-se, reuniões são para DECIDIR e COMPROMETER-SE com os prazos e ações. Os dados e informações que suportam as decisões, devem estar disponíveis aos interessados.




Uma boa semana a todos.



João Gabriel.






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