Reuniões: Oportunidade ou Desperdício de Tempo de Um Gerente?
Autor: Corner Stone Consultoria Empresarial | Publicado: 2011-09-12T08:17:00-03:00

Como Realizar Reuniões Produtivas? Conheça os Sintomas de Reuniões Que Desperdiçam TempoPor Julio Cesar Santos | INCorporativaAs reuniões são os desperdiçadores de tempo mais institucionalizados nas organizações, embora não existam dados precisos sobre o número de horas gasto com elas. Como ainda não temos uma &#8220;cura&#8221; para esse desperdício, pelo menos podemos aprender maneiras de tratar seus sintomas:A) Reuniões que você controla (Tipo &#8220;A&#8221;): Nove em cada 10 serão no formato de apresentação. Agora que você está preste a produzi-la, trabalhe tanto na preparação como na execução. Antes de iniciar o planejamento de uma estrutura formal (não mais do que 1 hora), pergunte-se: &#8226; Quais meus objetivos? &#8226; Qual é minha audiência? &#8226; Que fatores importantes devem ser transmitidos? &#8226; Como posso melhor comunicá-los ao grupo? &#8226; De que recursos audiovisuais precisarei? &#8226; Onde será a apresentação? Há limitações de tempo? OBSERVAÇÃO: enquanto se prepara, pense se um gráfico ou desenho irão ajudá-lo. No local da apresentação há luz suficiente para usar uma tela? E as tomadas? Revise seu material e lembre-se que o profissional sabe que ensaiar é o padrão. B) Reuniões que você não controla (Tipo &#8220;B&#8221;) : muito tempo fora de sua sala irá rotulá-lo como um &#8220;emérito participante de reuniões&#8221; (E.P.R.) e não um batalhador sério. Os E.R.R.&#8217;s gastam metade de seu tempo em reuniões, conferências, apresentações, etc. Mas, existem outras maneiras de não perder tempo &#8226; Vá somente à parte que tem a ver com você. &#8226; Use seu chefe como desculpa. &#8226; Decida os assuntos sem reuniões &#8226; Envie, em vez disso, um documento escrito &#8226; Assuma o controle se o responsável estiver atrasado &#8226; Assuma o controle se o responsável chegar, mas não iniciar em seguida OBSERVAÇÃO: se tudo isso falhar e você estiver em uma reunião inútil, é bom editar sua &#8220;lista de coisas a fazer&#8221;, pois assim continuará sua administração do tempo pautada nas prioridades Reuniões Produtivas Abaixo, algumas dicas de estudiosos para que o Gerente torne suas reuniões mais produtivas: &#8226; No máximo oito pessoas (incluindo assessores), pois presume-se que seja mais difícil obter a atenção total de muitos participantes. &#8226; Uma reunião deve ter &#8220;pauta&#8221;. Ou seja, o assunto a ser tratado deve ser exposto a todos os participantes com certa antecedência, para que os participantes da reunião possam se preparar. &#8226; Uma reunião deve ter no máximo uma hora e meia. &#8226; No máximo dois assuntos &#8211; divididos em, no máximo, quatro tópicos. &#8226; O melhor horário para ser realizada é no primeiro horário do expediente, pois presume-se que uma reunião tenha o objetivo de motivar seus participantes. Logo, o dia adequado seria o 1° dia da semana.(2ª feira) &#8226; Gaste os cinco minutos iniciais para estabelecer as regras e as etapas da reunião. &#8226; Conceda 5 minutos a cada um para expor suas idéias. &#8226; Conceda um tempo médio de 20 minutos para debates. &#8226; Se alguém chegar atrasado, não interrompa reunião e peça para o retardatário observar as anotações dos outros sobre os tópicos já tratados. &#8226; Não interrompa quando alguém estiver falando. Anote suas idéias &#8211; para não esquecê-las &#8211; e leve-as em questão quando tiver oportunidade.Link do artigo:http://www.incorporativa.com.br/mostraartigo.php?id=261 &nbsp;