Comunicação escrita eficiente
Autor: Giovani Vargas Poletto - Buddah | Publicado: 2016-07-18T21:45:00-03:00








Tudo o que é bom,
sempre, depende de um determinado ponto de vista. Dito isto, na comunicação
escrita podemos aplicar esta mesma premissa. A quantidade de informação
suficiente para mim, pode não ser suficiente para outrem. Para atender esta
premissa o princípio básico da comunicação precisa ser respeitado independente
de ponto de vista. A mensagem deve ser escrita de forma que o receptor
compreenda o que se tenta comunicar. 



Ex.: Nossa língua tem
estas peculiaridades. Deixando esta frase solta, gera uma dúbia interpretação
se não for corretamente contextualizada. Poderá ser entendida como um órgão do
corpo humano ou como a língua portuguesa. Ambas são utilizadas na comunicação.




Profissionalmente,
onde criamos uma necessidade de nos comunicarmos “rapidamente” por textos, para
que essa rapidez seja eficiente, é necessário clareza, objetividade e
contextualização. Ou a rapidez necessária tornar-se-á morosa em função da falta
destas propriedades, por assim dizer, da mensagem. 



É necessário entender
que mensagens de texto, em sua natureza primária, não possuem: entonação,
emoção, ênfase, ou quaisquer nuances que conseguimos aplicar a mensagem
utilizando nossa voz como meio. É preciso atenção especial à gramática da
codificação, para que consigamos transpor estas características para a escrita.




Um dos fatores de
interferência na comunicação escrita é a emoção imputada à mensagem, tanto de
quem escreve quanto de quem lê, mas será tema para um outro texto.



Considero três pontos
importantes para a comunicação escrita são eles: o objetivo, a contextualização
e a clareza. Formamos uma ideia em nossa mente e ao transpormos apressadamente
o pensamento para a escrita oferecemos ao receptor apenas parte desta ideia. Esperamos
que este entenda da mesma forma como mentalizamos, ou apresentamos uma
quantidade de informações excessivas sem objetividade. Algumas vezes a
objetividade torna a mensagem ambígua, necessitando o envio de uma nova
mensagem ao emissor inicial solicitando detalhamento do assunto. A clareza pode
parecer subjetiva, mas não será. Ela aparecerá quando trabalharmos as mensagens
para que sejam objetivas e contextualizadas. Resumidamente entendo estas
características da seguinte maneira:



Objetividade:
     O que o emissor quer, de forma simples e direta.
Contextualização:
     Como o emissor quer, situando o receptor acerca dos passos para atingir o
     objetivo. Enriquecendo o texto com informações importantes e pertinentes
     relacionados ao objetivo.
Clareza:
     O texto estar refletindo o que o emissor idealizou. Com a quantidade de
     detalhes necessários e relevantes, porém sem informações desnecessárias.
     &nbsp;&nbsp;




Exemplo de uma
solicitação em duas visões:



Obs.1: Neste momento
não considerarei pronomes de tratamento e as formas polidas de nos
comunicarmos. Estou focando apenas no conteúdo.



Solicitação de
criação de uma pasta para o suporte técnico:



Ineficiente: 

msg1: Usuário -
Preciso que a pasta arquivos seja criada.

msg2: Suporte - Onde
você precisa que seja criada?

msg3: Usuário - No
servidor.

msg4: Suporte - Qual
servidor e qual o path para criar a pasta:

msg5: Usuário - No
servidor de arquivos, local \\fileserver\compartilhamentos\

msg6: Suporte - A
pasta arquivos foi criada conforme solicitado.



Eficiente:

msg1: Usuário -
Preciso que seja criada uma pasta de nome arquivos no diretório
compartilhamentos do servidor de arquivos.

msg2: Suporte - A
pasta foi criada conforme o solicitado.



Obs.2: pasta ==
diretório



Além do número
inferior de mensagens trocadas, o tempo de resposta entre a solicitação e o de
solução foram menores. 



Podemos pensar que o
emissor pode não ser técnico neste caso. Então partiremos do princípio que o
emissor não tem o conhecimento necessário para realizar a atividade. Sendo
assim o primeiro contato deve conter uma solicitação das informações
necessárias para a criação da pasta. Neste ponto em diante entrará a maturidade
de comunicação e processos dentro da empresa. Pois na primeira mensagem,
modelada seguindo processos de qualidade partirá da premissa de melhoria
continua. &nbsp;



Invista algum tempo
na elaboração das mensagens antes de enviá-las. Tentar prever os
questionamentos do receptor sobre o assunto, pode ajudar a complementar a
mensagem. Estes instantes de reflexão sobre o que está escrito refletir o que
pensamos, tornarão a experiência de se comunicar através da escrita, saudável e
com a satisfação de atingir objetivos. 



Minha
percepção da quantidade de mensagens trocadas, o tempo dispensado em cada uma
delas e o total de tempo perdido desde a primeira até a conclusão da questão,
para no final das contas identificar que com alguns ajustes na primeira
mensagem tornariam a comunicação mais eficiente e a atividade concluída
brevemente, foi o que me motivou a escrever. Esse texto pode parecer óbvio para
algumas pessoas, mas para muitas pessoas não é, elas podem não saber, ou terem
dificuldades de se comunicar de forma eficiente pela escrita.


Todas as informações aqui
contidas são frutos dos meus estudos, análises, divagações e percepções do
dia-a-dia.