Informatização e a melhora na gestão da pequena empresa
Autor: ADV Tecnologia | Publicado: 2010-12-14T04:19:00-08:00

&nbsp;&nbsp;&nbsp;  Cerca de 95% das empresas brasileiras são micro e pequenas empresas  (MPE), segundo dados do IBGE, porém quase tudo que se fala quanto a  administração de empresas, incluindo a informatização, se refere à  realidade das grandes empresas, em especial as industriais.  Provavelmente isso acontece porque as receitas das MPEs não  seguem a mesma proporção da quantidade de empresas, representando apenas  cerca de 20% de toda a receita gerada. Assim, menos dinheiro, menos  pessoas envolvidas com consultorias, menos grandes empresas de software  interessadas, menos conhecimento gerado.&nbsp;&nbsp;&nbsp; Até é possível  encontrar algum material sobre como melhorar a administração das  pequenas empresas, mas, em geral, eles são criados por pessoas formadas  com a visão de administração das grandes empresas, que é a visão  reinante no meio acadêmico.&nbsp; Com certeza são conhecimentos muito  valiosos, que tem tornado as empresas cada vez mais produtivas, porém o  problema é tentar adaptar as práticas administrativas, executadas por  diversos especialistas, para a realidade das MPE, onde muitas vezes o  proprietário é o único responsável por diversas funções.&nbsp;&nbsp;&nbsp; Por  outro lado os micro e pequenos empresários não podem usar como desculpa a  falta de tempo e deixar de lado a busca de uma gestão profissional.  Começar ou manter um negócio sem nenhum conhecimento de gestão é um  tanto arriscado, basta ver as altissimas taxa de mortalidade das MPEs  brasileiras. O empresário da micro e pequena empresa deve sempre tentar  se aprimorar na gestão, através de cursos, livros ou entidades como o  Sebrae, que fornece um amplo serviço de apoio aos empreendedores,  principalmente para aqueles que ainda estão pensando em abrir um  negócio.&nbsp; &nbsp;&nbsp;&nbsp; Os sistemas gerenciais podem ser um dos principais  aliados do empresário, na tentativa de reduzir essa diferença existente  na qualidade e abrangência da gestão entre empresas com melhor  estrutura e as MPEs. Acredito que só a utilização de sistemas  informatizados poderão trazer maior produtividade para as MPEs,  aumentando a taxa de sucesso dessas empresas que são as maiores  geradoras de emprego para o país.&nbsp;&nbsp;&nbsp; Esses sistemas, ou  softwares, trazem encapsulados em seu código parte da complexidade da  gestão, assim anos e anos de conhecimento podem estar implementados em  funções embutidas no software. O empresário tem apenas que ter  conhecimentos básicos da teoria, principalmente ele tem que saber o que  existe de ferramentas e qual o retorno que ele pode obter delas. Deve  saber quais os principais indicadores, e o que fazer com eles, mas não  precisa saber em detalhes como eles são calculados. &nbsp;&nbsp;&nbsp; &nbsp;&nbsp; &nbsp;Vou  dar um exemplo para deixar tudo mais claro: peguemos a pesquisa de  satisfação dos clientes, que sempre é colocada como uma das coisas mais  importantes que uma empresa deve fazer.&nbsp;
  &nbsp;&nbsp; &nbsp;Bom, sem dúvida que é importante, na verdade é o que há de mais  importante para a gestão da empresa, já que a empresa só existe se  estiver satisfazendo adequadamente as necessidades dos clientes. No  entanto normalmente não se fala no trabalho e custos envolvidos nessa  atividade de pesquisa. Os livros ou professores simplesmente dizem que  isso é necessário, mas quem tem conhecimento e recursos para isso? Em  geral não as MPEs.
  &nbsp;&nbsp; &nbsp;Contratar uma empresa para fazer esse serviço provavelmente estará  fora do orçamento disponível de qualquer pequena empresa, ainda mais das  micro-empresas. Tentar fazer por conta própria só é possível em  empresas que tem a presença do cliente em seu estabelecimento, como no  caso dos varejos, porém o máximo que será possível fazer é uma caixinha  de sugestões, que pode ser muito útil, mas não permite análises mais  apuradas, com cruzamento de dados e históricos, ao menos não de forma  automática, o que já começa a entrar no problema da falta de pessoal e  tempo.
  &nbsp;&nbsp; &nbsp;Já com um sistema informatizado a empresa pode enviar pesquisas  diretamente para o e-mail dos clientes, que pode responder pelo  computador com as informações indo de forma on-line para o sistema da  empresa. Assim ela vai ter as respostas planilhadas e cruzadas  automaticamente, sem nenhum esforço e sem a necessidade de conhecimentos  como estatísticas. Como a pesquisa pode estar ligada à compra que o  cliente fez, que por sua vez está ligada ao vendedor que realizou a  venda, o sistema poder informar quais vendedores tiveram o atendimento  bem avaliado pelos clientes, pode apresentar quais vendedores estão  melhorando e quais estão piorando, qual a evolução da nota geral que a  empresa recebe dos clientes, entre outras informações difíceis de se  obter de forma manual.
  &nbsp;&nbsp; &nbsp;Assim como esse exemplo há diversos outros recursos de software que  uma MPE poderia utilizar, como saber qual o momento de repor os  estoques de uma mercadoria, e a quantidade ideal. Esses conceitos de  compra envolvem alguns cálculos complexos, mas no caso de uma pequena  empresa um sistema já pode fazer um bom trabalho, mesmo sem uma equipe  de compras com conhecimentos avançados.
&nbsp;&nbsp;&nbsp;  Portanto vejo na informática o caminho mais curto para as MPEs poderem  atuar com uma gestão mais profissional, mesmo sem terem tantos  especialistas disponíveis, como no caso das grandes empresa. Claro que  não estou defendendo que sistemas podem substituir totalmente a  experiência humana, ou que no futuro as empresas não terão necessidades  de gerentes financeiros ou de vendas. Quando a empresa crescer o  suficiente para ter mais funcionários ela deve sim investir em  especialistas das diversas áreas da gestão, mas enquanto a opção é ter  um sistema fazendo parte do que um gerente&nbsp; poderia fazer, ou não ter  nada, acho que os sistemas são uma ótima solução.
Paulo Azevedo