Realizar as Aquisições
Autor: Douglimar Domingos de Moraes | Publicado: 2012-01-17T06:27:00-08:00




 

Gestão
de Projetos

Gerenciamento
de Aquisições




PROCESSO:
REALIZAR AS AQUISIÇÕES







 Essa
é a hora que a sua esposa mais gosta... A hora de comprar. Mas pare,
pense e tire o cartão de crédito da mão da sua esposa por um
momento. Vamos fazer as nossas aquisições de maneira estruturada,
conforme descrevemos no nosso plano de gerenciamento das aquisições.




 Então,
antes de começar, vamos nos situar onde estamos localizados dentro
do Gerenciamento de Projetos: 





 
 
  
  
  

   
    
Processo
    de gerenciamento de Aquisições

   
    
Fase
    do projeto

  

   
    
Realizar
    as Aquisições 
    

   
    
Execução

  









 O
processo de Realizar as aquisições envolve enviar todos os
documentos de aquisição para os fornecedores, elucidar as suas
dúvidas, obter as respostas, selecionar os fornecedores de acordo
com um critério lógico e estabelecer um contrato entre as partes. 





 Quando
estivermos adquirindo itens mais importantes para o projeto, o
processo de solicitação e avaliação das respostas dos
fornecedores pode ser realizado várias vezes, a fim de melhorar a
qualidade dos fornecedores. Essa melhoria acontece devido ao processo
iterativo que irá refinando os documentos de requisitos da aquisição
e reduzindo a lista de fornecedores qualificados. 





 As
ferramentas e técnicas aqui mostradas podem ser utilizadas sozinhas
ou combinadas para selecionar os fornecedores. 





Entradas
do Processo Realizar as Aquisições 





 Antes
de realizar efetivamente as aquisições, precisamos ter em mãos:


Plano
 de gerenciamento do projeto:  Mais especificamente o plano de
 gerenciamento das aquisições.


Documentos
 de Aquisição: Declaração
 de Trabalho da aquisição, contrato, cronograma, etc.  
 


Critérios
 para seleção de fontes: Inclui informações como competência,
 capacidade de produção, datas de entrega, custo dos produtos,
 custo do ciclo de vida, conhecimentos técnicos, etc. 
 


Lista
 de fornecedores qualificados: Lista de fornecedores que foram
 qualificados devido à relacionamentos anteriores ou outro critério
 de pré-qualificação. 
 


Propostas
 dos fornecedores: As propostas dos fornecedores são as
 respostas dos documentos de aquisição (Declaração de Trabalho
 das Aquisições, contrato inicial e outros). Será usado pelo grupo
 de avaliação dos fornecedores para seleção dos mais bem
 sucedidos. 
 


Documentos
 do projeto: Nesse caso, as entradas são os Registros de Riscos
 e as Decisões Contratuais relacionada a riscos. 
 


Decisões
 de fazer ou comprar (make or buy);
 
 


Acordos
 de Cooperação: Sempre que houver um acordo de cooperação, os
 papeis que o comprador e o fornecedor irão executar já estarão
 decididos pela administração da empresa. O que deve ser feito
 agora é uma declaração de trabalho em conjunto que atenda
 detalhadamente aos requisitos da aquisição. 
 


Ativos
 de processos Organizacionais: Os ativos de processos pode
 incluir:


Lista
  de fornecedores em potencial; 
  


Informações
  passadas relevantes com os fornecedores (positivas e negativas)


Lições
  aprendidas a respeito dos fornecedores.








Ferramentas
e Técnicas de Realizar as Aquisições


Reuniões
 com Licitantes: Como o próprio nome diz, as
 reuniões com licitantes são reuniões que são realizadas com
 todos  fornecedores potenciais que foram qualificados. Via de regra
 essas reuniões são utilizadas com o intuito de nivelar as
 informações que todos os fornecedores têm a respeito do projeto,
 garantindo um entendimento claro e comum a todos. 
 

As
 reuniões com licitantes beneficiam tanto o comprador quanto o
 fornecedor, pois ajudam a eliminar dúvidas e incertezas quanto ao
 bem que está sendo adquirido, e podem gerar alterações nos
 documentos de aquisição e também no escopo do projeto. 
 

A
 presença do gerente de projeto nessas reuniões é muito
 importante, pois o mesmo pode verificar se:


Existe
  algum tipo de preferência (conluio) do comprador com algum
  fornecedor;


A
  postura do fornecedor muda em frente de concorrentes; 
  


Todas
  as perguntas e respostas foram enviadas para todos os fornecedores
  envolvidos na reunião. 
  








Técnicas
 de Avaliação de Propostas: Dependendo da
 complexidade das aquisições, um processo formal de revisão da
 avaliação das propostas deverá ser definido pelas políticas de
 aquisição do comprador. Um comitê poderá fazer a seleção para
 aprovação da administração antes da adjudicação (formalização)
 do contrato.




Revisão
  de Propostas: Ao receber as propostas dos fornecedores, o
  comprador deve utilizar os critérios de seleção de fornecedores
  especificados no Plano de Gerenciamento das Aquisições para
  avaliar a capacidade e a disposição dos fornecedores em fornecer
  os produtos/serviços solicitados. Os critérios de seleção
  fornecem uma base para avaliar quantitativamente as propostas e
  minimizar influências externas na escolha do(s) fornecedor(es).  
  

Para
  refrescar a memória, vamos lembrar quais são os possíveis
  critérios de seleção de fornecedores: 
  



   
   

    
     

Capacidade
      técnica do fornecedor


Riscos


Abordagem
      de gerenciamento do fornecedor


Abordagem
      técnica


Garantias


Capacidade
      Financeira


Capacidade
      produtiva


Interesse
      
      


Tamanho
      e tipo da empresa 
      


Desempenho
      passado do fornecedor


Referências


Direitos
      de propriedade


Entendimento
      da necessidade por parte do fornecedor


Custos
      gerais ou do ciclo de vida da aquisição



   





Sistemas
  de Ponderação: Permite que o comitê de avaliação do
  comprador selecione um fornecedor ponderando os critérios de
  seleção (olha eles aqui de novo) de acordo com os critérios de
  avaliação.

Um
  sistema de Ponderação ajuda a comparar os fornecedores para
  escolher qual atender melhor aos seus critérios. Abaixo existe um
  exemplo que como um sistema de ponderação pode funcionar: 
  




   
    
    
    
    
    

     
      
FORNECEDOR
      ABC

    

     
      

      

     
      
A

     
      
B

     
      
C

    

     
      
Critérios

     
      
Peso

     
      
Classificação
      (1 a 100)

     
      
Pontuação
      (Coluna A x Coluna B)

    

     
      
Anos
      de atividade

     
      
5%

     
      
50

     
      
2,5

    

     
      
Entendimento
      da necessidade

     
      
25%

     
      
80

     
      
20

    

     
      
Preço
      ou custo do ciclo de vida

     
      
10%

     
      
90

     
      
9

    

     
      
Capacidade
      técnica

     
      
25%

     
      
40

     
      
10

    

     
      
Capacidade
      de cumprir o prazo

     
      
20%

     
      
30

     
      
6

    

     
      
Capacidade
      de gerenciamento de projetos

     
      
15%

     
      
30

     
      
4,5

    

     
      
PONTUAÇÃO
      TOTAL DO FORNECEDOR ABC

     
      
52

    






Sistemas
  de Eliminação: Um sistema de eliminação exclui os
  fornecedores que não possuem os requisitos mínimos para os
  critérios de seleção. 
  


Histórico
  de Desempenho: O comprador pode possuir um histórico do
  fornecedor para avaliar se o mesmo costuma entregar os produtos ou
  serviços solicitados no prazo, custo, escopo e qualidade
  solicitados. 
  




Apresentações:
  Solicitar apresentações do produto/serviço pode ser muito
  interessante tanto para o fornecedor quanto para o comprador. O
  fornecedor tem a possibilidade de apresentar o produto, a
  metodologia e a equipe que irá trabalhar nessa aquisição, e o
  comprador tem a possibilidade de conhecer a equipe que talvez irá
  desenvolver o trabalho da aquisição, além de fazer perguntas
  para avaliar a competência e os conhecimentos da equipe.








Estimativas
 Independentes: Estimativas independentes
 funcionam da seguinte maneira: o comprador solicita que seja
 realizada uma estimativa de custos independente do item a ser
 adquirido, preparada pelo gerente de projetos ou por um profissional
 externo ao projeto. Essas estimativas
 servem para comparar o custo proposto pelo fornecedor com os custos
 independentes. Isso permite que o
 comprador identifique diferenças significativas entre o que a
 organização e o fornecedor pretendem na declaração de trabalho
 da aquisição.




 
  
  

   
    
O
    comprador sempre deve ter estimativas próprias para não
    precisar confiar exclusivamente nas estimativas de custos do
    fornecedor.

  







Opinião
 de Especialistas: Mais uma vez a opinião de
 pessoas especializadas se faz necessário, agora para avaliar as
 propostas dos fornecedores. A avaliação e revisão das propostas
 pode ser feita por uma equipe multidisciplinar, que analisará cada
 um pontos cobertos pelos documentos de aquisição e pelo contrato
 sugerido. Isso pode incluir especialistas em direito, contratos,
 finanças, contabilidade, engenharia, gerenciamento de projetos,
 pesquisa e desenvolvimento, produção, entre outros.






Publicidade:
 Para aumentar a lista de fornecedores em potencial, podemos colocar
 anúncios em veiculos de grande circulação, como jornais, revistas
 ou sites de internet. Dependendo do órgão governamental, leis
 exigem que sejam feitos anúncios para determinados itens de
 aquisição.




Pesquisa
 na Internet: A internet também pode ser
 utilizada para realizar as aquisições de itens comuns (componentes
 e itens de prateleira, commodities, etc) a um preço fixo. 
 






 
  
  

   
    
Mas
    atenção: Itens mais complexos e de maior risco (máquinas,
    equipamentos, softwares específicos, etc) não devem ser
    adquiridos dessa forma, pois o seu processo de aquisição deve
    ser monitorado com atenção. 
    

  




Negociações
 das Aquisições: O objetivo das negociações
 é esclarecer a estrutura, os requisitos e outros termos da
 aquisição, a fim de obter um acordo de benefício mútuo entre
 comprador e fornecedor antes da assinatura do contrato. As
 disposições finais do contrato devem refletir todos os acordos
 feitos na negociação. 
 



Os
 assuntos tratados durante as negociações giram em torno das
 responsabilidades, autoridade para fazer mudanças, legislação e
 termos aplicáveis, abordagens comerciais e técnicas de
 gerenciamento, direitos de propriedade, financiamento de contratos,
 soluções técnicas, cronograma geral, pagamentos e preços. 
 



Para
 itens mais complexos e de maior risco, a negociação do contrato
 pode ser um processo independente, com entradas e saídas.



As
 negociações são concluídas com um documento de contrato a ser
 celebrado entre o comprador e o fornecedor. 
 



ATENÇÃO:
 O gerente de projeto não pode ser o principal negociador nas
 aquisições. Esse papel é responsabilidade do Gerente de
 Aquisições designado ao seu projeto. O gerente de projetos deve
 estar presente durante as principais negociações para esclarecer
 eventuais dúvidas sobre os requisitos técnicos, de qualidade e de
 gerenciamento do projeto. 
 




Objetivos
  da Negociação: Basicamente os objetivos da negociação são:
  obter um preço justo e razoável pelo item a ser adquirido e
  desenvolver um bom relacionamento com o fornecedor, pois uma
  negociação entre fornecedor e comprador SEMPRE deve ser uma
  situação de GANHA-GANHA, ou seja, não podemos explorar um
  fornecedor fazendo-o praticar preços abaixo dos seus custos de
  produção ou sermos explorados por um fornecedor que detêm a
  exclusividade de um produto ou tecnologia. 
  



Em
  uma negociação todos devem ganhar. 
  






Táticas
  de negociação: Você deve buscar conhecer e entender as
  principais táticas de negociação. Ah, e da próxima vem que você
  entrar em uma negociação tente identificar qual é a técnica que
  está sendo utilizada: 
  


Ataques:
   “Se você não consegue cumprir uma tarefa tão simples, é
   melhor desistir do negócio”. 
   


Insultos
   Pessoais: “Você é burro? Não consegue ver que isso está
   errado?”


Mocinho/bandido:
   Essa é a tática clássica de filmes hollywoodianos. Um dos
   negociadores colabora com o fornecedor, enquanto a outra parte
   dificulta as coisas. 
   


Prazo:
   “Se você não entregar até as 5hs de amanhã, nem precisa
   entregar pois vamos desistir desse produto”. 
   


Mentir:
   Mentir é não dizer a verdade e isso pode ser óbvio ou
   dissimulado. 
   


Autoridade
   limitada: “Não estou autorizado a aumentar o orçamento
   para essa aquisição”. 
   


Pessoa
   ausente: “Só o meu diretor pode aprovar esse tipo de
   alteração no escopo”. 
   


Justo
   e Razoável: “Vamos ser razoáveis. O preço está justo e
   compatível com o mercado. Aceite a nossa oferta”. 
   


Atraso:
   “Podemos verificar essa lista de pendências no mês que vem?”


Demandas
   Extremas: “Nós entregamos 
   


Retirada:
   Pode ser uma retirada emocional ou uma retirada física. Pode
   indicar uma redução do interesse de uma das partes pelo projeto.
   
   


Fato
   Estabelecido: É uma questão fechada, ou assunto encerrado.
   “Essas cláusulas governamentais devem estar em todos os nossos
   contratos”. 
   








Principais
  itens à negociar: Os principais itens a abordar durante a
  negociação de um contrato podem variar dependendo do que você
  esta adquirindo. Mas, via de regra, independente do que se está
  adquirindo, os itens abaixo devem ser adquiridos na ordem abaixo: 
  





 
  

Escopo


Cronograma


Preço





 
  
Além
  disso, outras coisas podem ser negociadas, tais como:



 
  

Responsabilidades


Autoridade


Leis
   pertinentes


Processo
   de Gerenciamento de Projetos


Cronograma
   de Pagamentos





 



 




Saídas
do Processo Realizar as Aquisições 





 Vou
detalhar o que é cada um dos documentos gerados após finalizarmos o
processo de Realizar as Aquisições: 





 1
– Lista de Fornecedores Selecionados


 Ao término, teremos uma lista de
todos os fornecedores que estão aptos para fornecerem seus produtos
e serviços para o projeto. Esses fornecedores devem estar dentro dos
critérios de seleção planejados e as propostas devem estar dentro
de uma margem competitiva para o projeto. A aprovação de aquisições
complexas ou de alto custo devem ser aprovadas pela alta
administração antes da formalização do contrato. 





 2
– Adjudicação (Formalização) do Contrato


 O Contrato de Aquisição é criado
para cada fornecedor selecionado e pode ter um formato simples
(simples pedido de compra) ou ser um documento complexo, com muitas
clausulas que garantam a entrega e o escopo. Mas, independente do
formato e complexidade do contrato,  o mesmo é um acordo legal que
gera deveres e obrigações entre as partes, obrigando o fornecedor a
entregar os produtos, serviços ou resultados especificados, e
obrigando o comprador a efetuar os pagamentos para o fornecedor. 



 Os contratos podem ter os mais
variados conteúdos, mas via de regra costumam incluir os seguintes
itens: 



Declaração
 de Trabalho ou entregas;


Linha
 de Base do Cronograma;


Relatórios
 de Desempenho;


Período
 de Desempenho;


Papéis
 e Responsabilidades; 
 


Local
 de atuação do fornecedor; 
 


Definição
 de Preços; 
 


Termos
 de Pagamento;


Local
 de Entrega; 
 


Critérios
 de Inspeção e Aceitação;


Garantia;
 
 


Suporte;
 
 


Limitação
 de Responsabilidades; 
 


Remuneração
 e Retenção; 
 


Penalidades;
 
 


Incentivos;
 
 


Seguros
 e seguros-desempenho; 
 


Aprovações
 de sub-contratadas subordinadas; 
 


Tratamentos
 de solicitações de mudanças; 
 


Mecanismos
 de rescisão ou de resolução alternativa de disputas.







 3
– Calendários de Recursos 



 A quantidade de recursos e as datas
que os mesmo estarão disponíveis para o trabalho da aquisição
devem ser documentados. 





 4
– Solicitações de Mudanças


 As solicitações de mudanças no
plano de gerenciamento do projeto, nos planos auxiliares e em outros
componentes são processadas para revisão no processo de Controle
Integrado de Mudanças.




 5
– Atualizações no plano de Gerenciamento do projeto


 Mais especificamente no Plano de
Gerenciamento das Aquisições e nas Linhas de base para Medição de
Desempenho (Linha de Base de Escopo, Custos e Cronograma).




 6
– Atualizações nos Documentos do Projeto


 Os documentos que sofrem alterações
durante a realização das aquisições são:


Registro
 de Riscos;


Documentos
 dos Requisitos


Matriz
 de Rastreabilidade de Requisitos.







 

 


 


Palavras-chave:



Gerenciamento
de Aquisições, Aquisições, pmbok, pmp, pmi,  realizar as
aquisições, compras, planejamento, projetos




Fontes:



Livro:
Rita Mulcahy Exam Prep 6th edition 


Livro:
PMBOK 4th Edition&nbsp;