Arquivar por cores: usar pastas coloridas facilita a localização dos documentos
Autor: Marcelo Marques de Farias | Publicado: 2011-10-13T19:04:00-03:00

Em sua maioria os escritórios de advocacias e departamentos jurídicos separam seus advogados e colaboradores por área de atuação. Assim são criados os “Grupos de Prática Jurídica” na área Contencioso Cível, por exemplo. Que nada mais é que advogados especializados neste assunto.
O arquivo jurídico também pode ser identificado por área de atuação e uma das formas mais “ilustrativas” é usar cores para cada um destes Grupos de Prática.
Quais seriam as vantagens de se adotar pastas coloridas?
Um exemplo:Um escritório tem sua especialidade em 3 áreas do direito: Contencioso Cível, Penal e Trabalhista.
E em seu arquivo foram definidas as seguintes cores para cada área:Contencioso Cível&nbsp; &nbsp;- Pastas na cor VERMELHOPenal&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;- Pastas na cor CINZATrabalhista&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;- Pastas na cor AZUL
Vantagens de usar as cores
AGILIDADE NA LOCALIZAÇÃO DE PASTAS NO ARQUIVO
(o arquivista poderá encontrar rapidamente a pasta solicitada, pois além de ter um numero de classificação (ou tombo, ou número de localização física), ele terá o visual diferenciado. Podendo somente procurar pela cor da área da pasta solicitada)
LOCALIZAÇÃO DE PASTAS EMPRESTADAS
(é muito comum o intercâmbio (troca) de pastas dentro de advocacias e departamentos jurídicos, no momento da localização de uma pasta emprestada se a pasta de um setor estiver em outro, esta facilmente será identificada. Ex.: uma pasta Trabalhista sendo usada por um advogado do Grupo de Prática Contenciosa Cível, seria somente uma pasta Azul em meio a outras muitas Vermelhas)
REDUÇÃO DE ERROS NO MOMENTO DA GUARDA DE PASTAS
(assim como as pastas, visores também trariam a cor da pasta a ser guardada, portanto não se arquivaria uma pasta Penal no local da Trabalhista)
IDENTIFICAÇÃO DA ESPECIALIDADE DO ADVOGADO
(o arquivista poderá conhecer a área de atuação deste ou aquele advogado, facilitando assim o atendimento)
FACILIDADE NO ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS
(uma vez que o arquivista identifica o advogado pela área de atuação e cor da pasta que ele utiliza, este não arquivará os documentos deste advogado em uma pasta que ele não usa)
FACILIDADE NA IDENTIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS
(por muitas vezes os arquivistas não conseguem identificar onde arquivar alguns documentos (em sua maioria por estes documentos não terem informações suficientes para identifica-lo), sendo assim, por conhecer a cor da pasta que o advogado que enviou o documento usa, o arquivista já pode filtrar o local de arquivamento e perguntar para o “Grupo de Prática” correto onde arquivar)
Uma dica: caso você trabalhe em um escritório pequeno não substitua as pastas, mas use as cores nas etiquetas.
Você pode usar sua criatividade nestes casos:&nbsp;&nbsp;(colocando uma tarja na etiqueta, uma bolinha na cor do Grupo de Prática)
Assim posteriormente, quando todos notarem que aumentou a eficiência do arquivo com esta medida, negocie a compra das pastas coloridas.&nbsp;Alguns Grupos de Prática Jurídica encontrados em escritórios de advocacias e sugestões de cores para estes:
ANTITRUSTE __________(processos judiciais que envolvam a prática de abuso de poder econômico, concorrências.&nbsp;No que&nbsp;tem tramitação (andamento)&nbsp;CADE - Conselho Administrativo de Defesa Econômica e na SDE - Secretaria de Direito Econômico)
CONTENCIOSO CIVEL&nbsp; __________&nbsp;&nbsp; &nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;
DIREITO DO CONSUMIDOR&nbsp; __________
FINANCIAMENTO E OPERAÇÕES BANCÁRIAS (BANCO CENTRAL) &nbsp;__________
FUSÕES E AQUISIÇÕES &nbsp;__________
INFRAESTRUTURA E GRANDES PROJETOS&nbsp; __________
MEIO AMBIENTE __________
PENAL &nbsp;__________
PROPRIEDADE INTELECTUAL&nbsp; __________
SEGUROS&nbsp; __________
SOCIETÁRIO&nbsp; __________
TRABALHISTA E PREVIDENCIÁRIO&nbsp; __________
TRIBUTÁRIO&nbsp; __________
Mas claro que são somente sugestões e cabe ao arquivista e os advogados resolverem quais as melhores opções para cada grupo.&nbsp;&nbsp;