E-mails eficientes - Patricia Lages
Autor: Luciana Vieira | Publicado: 2014-08-05T00:30:00-03:00


&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; Uma das ferramentas mais formidáveis que inventaram foi a internet. 
Lembro-me que um professor de informática me disse, vários anos atrás 
que, no futuro, iríamos enviar cartas eletrônicas via computador e que, 
além de chegarem ao seu destinatário segundos depois, ainda por cima 
seria de graça.

&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; Na época achei o cara um tremendo maluco, mas o futuro chegou e tive 
que engolir o quiabo, quer dizer, engolir minha ignorância. Explico 
sobre o quiabo: é que o nome do professor era Losquiavo, mas claro que 
eu o apelidei de “Los-quiabo”. E quando ele pegava no meu pé virava 
“Los-diabo”. Sim, eu era uma peste, mas Deus é poderoso! Vamos então 
saber um pouquinho sobre como enviar e-mails mais eficientes.


Assinatura

Antes de qualquer coisa: e-mail sem assinatura é e-mail de ninguém. 
Tenha sua assinatura já gravada no seu programa de e-mails para agilizar
 seu dia-a-dia. Uma assinatura eficiente traz seu nome completo, seus 
telefones (fixo e celular) sempre com o DDD e o site da sua empresa, se 
for o caso. Não é necessário ter o endereço fixo com CEP, nem muitos 
detalhes além dos citados.

Evite aquelas animações com macaquinhos voando entre borboletas e 
sapos saltando na lagoa. Além de parecer que você enviou o e-mail do 
jardim de infância, fica difícil se concentrar na leitura com aquelas 
coisas pulando. Nada de bicho!


Assunto

Escolha muito bem o assunto, pois é ele que vai resumir o tema do seu
 e-mail. Tente ser o mais clara e objetiva possível. Outra dica é 
escolher um título que se sobressaia entre as outras dúzias de e-mails 
que recebemos por dia. Evite coisas como: “Oiê”, “Contato”, “Para 
fulana” etc. Prefira alguma coisa que vai chamar a atenção da pessoa. 
Use sua criatividade com bom senso!


E-mails curtos

Se você precisa marcar uma reunião com várias pessoas, facilite a 
vida de todos e mande um e-mail para o grupo inteiro usando o recurso 
Cc. (com cópia). Seja breve, mas não deixe de citar informações 
importantes. Várias vezes recebi e-mails sem assunto e com textos 
parecidos com este:

“Oi, gostaria de marcar uma reunião com você, vamos combinar. Alê.”

E aí eu fico a pensar: reunião sobre o quê? Quando? Será urgente? 
Será para a semana que vem? Quem é Alê? É homem ou mulher? Trabalha 
onde? Será que esse e-mail era mesmo para mim? Que confusão! Veja abaixo
 um exemplo de e-mail breve, porém completo:


Assunto: Reunião de condomínio

Bom dia a todos,

Gostaria de agendar uma reunião para tratarmos sobre o uso das 
vagas de garagem do 1º subsolo. Sugiro a próxima quarta-feira, dia 8, às
 20h ou o sábado, 11, às 18h.

Peço que cada um responda a este e-mail até amanhã, votando na 
data mais conveniente (não é necessário copiar os outros moradores). 
Firmada a data, colocaremos um aviso em nosso mural localizado no térreo
 e nos elevadores. Quem não puder comparecer, favor enviar procurador ou
 justificar a ausência conforme o regimento do condomínio.

Obrigado.

José Manoel

Síndico


Foi claro e objetivo. Além de ter todas as informações, o síndico 
previu que se todos copiassem o grupo inteiro ao responder, seria uma 
chuva de e-mails (previu o problema e já remediou). Se antecipou à 
pergunta: “como vou saber que data ganhou?”, ao dizer que colocará no 
mural e nos elevadores. Também se antecipou ao mencionar como os 
ausentes devem proceder. Além do síndico ter colaborado para o 
entendimento dos moradores, ele colaborou consigo mesmo, já que não vai 
ter que ficar respondendo perguntas o dia todo.


E-mails longos

Neste caso é importante usar algumas técnicas que irão facilitar a leitura do(s) seu(s) destinatário(s).

* Escolha da tipologia – prefira escolher tipos (letras) 
serifados para textos mais longos. Serifas são os tracinhos no final das
 letras. Veja o quadro.




Os textos com tipos serifados são indicados
 para textos maiores porque nossos olhos leem palavras inteiras e não 
letra por letra. Esses tracinhos atuam como guias, pois parecem formar 
um traço contínuo unindo as palavras e formando um texto mais uniforme. 
Já para textos curtos, use as sem serifa (ou sans-serif), pois elas destacam mais cada palavra individualmente.

* Classifique – divida o texto em 
tópicos para não ficar um bloco muito grande e único. A cada divisão, 
procure dar um subtítulo para que a pessoa possa se localizar mais 
rápido se precisar voltar no texto.
Como este post já está bem grandinho, vou parando por aqui. Semana que vem teremos o último desta série sobre comunicação.

Nos vemos!

http://www.cristianecardoso.com/pt/2013/05/23/como-escrever-e-mails-eficientes/