Organizando eventos: a importância do roteiro
Autor: Caro Stratmann | Publicado: 2014-02-11T12:47:00-08:00


A ansiedade é a inimiga do
planejamento. E sem planejamento dificilmente um evento chegará ao fim sendo
rotulado como ‘um sucesso’. Para pessoas não habituadas com a organização de
eventos, dedicar-se mais ao planejamento do que à ação pode parecer perda de
tempo. Um exemplo muito comum: o cliente manda sua solicitação sem ter definido
ao certo a data da festa ou estimado o número de convidados, mas pressiona a
agência para saber quanto o projeto vai custar. Mas a verdade é que cada
projeto é único e não existem fórmulas prontas. Sendo assim, o primeiro passo
para o sucesso de um evento consiste em resistir às investidas do cliente para
sondagem do preço. É fundamental comprometer-se com um orçamento somente depois
que você tiver certeza de que poderá cumpri-lo. 



Alguns fatores são
fundamentais para o início do planejamento de evento, sendo eles: as
possibilidades de data de realização, o número estimado de convidados e a verba
disponível para investimento. Estas informações permitem que a empresa
organizadora identifique as alternativas de espaço onde o evento poderá ser
realizado, como, por exemplo, uma sala de hotel, um restaurante ou uma casa
noturna. Estabelecido o local, já é possível desenhar o passo-a-passo da ação,
também conhecido por Roteiro. Esta é uma das etapas mais importantes do
planejamento, já que permite que o organizador visualize o pré, trans e
pós-evento minuto a minuto, antevendo possíveis falhas ou problemas. Confira um
trecho de roteiro: 



 

  
Horário

  
Ação

  
Observações

 

  
13h00

  
...

  
<!--[if !supportLists]-->·&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;
  <!--[endif]-->...

 

  
16h00

  
Mobiliário

  
<!--[if !supportLists]-->·&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;
  <!--[endif]-->Montagem dos móveis conforme croqui

 

  
19h00

  
Início da chegada dos convidados

  
<!--[if !supportLists]-->·&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;
  <!--[endif]-->Manobristas e recepcionistas posicionadas.

<!--[if !supportLists]-->·&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;
  <!--[endif]-->Música ambiente no salão.

<!--[if !supportLists]-->·&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;
  <!--[endif]-->Início do serviço de coquetel. 

 

  
19h30

  
Abertura do evento com Mestre de Cerimônias

  
<!--[if !supportLists]-->·&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;
  <!--[endif]-->Passar roteiro com mesa de som

<!--[if !supportLists]-->·&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;
  <!--[endif]-->Testar vídeo institucional

<!--[if !supportLists]-->·&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;
  <!--[endif]-->Checar Cerimonial presença de Autoridades



 

  
19h35

  
Palavra do Presidente

  
<!--[if !supportLists]-->·&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;
  <!--[endif]-->Microfone com pedestal

<!--[if !supportLists]-->·&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;
  <!--[endif]-->Água no púlpito

 

  
19h50

  
...

  
<!--[if !supportLists]-->·&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;
  <!--[endif]-->...

 




Mas, se a festa se inicia às
19h00, por que então temos uma ação chamada ‘Mobiliário’ às 16h? Porque o
pré-evento deve ser parte integrante do roteiro de ações a serem previstas. E como
se pode ver, uma ação simples como ‘Início da chegada dos convidados’ gera uma
série de providências que deverão constar no checklist do evento. Isso quer dizer que, faltando alguns minutos
para as 19h00, o produtor de eventos
deverá estar encarregado de checar se os manobristas estão a postos no serviço
de valet park, se as vagas para os carros
da Diretoria estão reservadas e se as recepcionistas já foram devidamente
orientadas sobre como proceder durante a entrada dos convidados. Em seguida,
este mesmo produtor deve percorrer o salão para averiguar detalhes como luzes
cênicas, música ambiente e disponibilidade de pronto serviço do coquetel. 



Como no começo deste
artigo, dissemos que a etapa de planejamento é a mais trabalhosa, por requerer
bastante discussão e raciocínio. Depois de visualizar um trecho de roteiro, fica
mais fácil avaliar porque ele é uma etapa indispensável na organização.
Enfrentar problemas e crises enquanto eles ainda estão no papel nos permite
minimizar erros que poderiam colocar todo o&nbsp;sucesso de um evento em jogo.
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