Glossário de Arquivologia
Autor: Endie Eloah | Publicado: 2010-08-03T16:03:00-07:00

ACERVO - totalidade dos documentos conservados num arquivo. ACONDICIONAMENTO - embalagem destinada a proteger os documentos e a facilitar seu manuseio. ARQUIVÍSTICA - disciplina - também  conhecida como arquivologia - que tem por objetivo o conhecimento da  natureza dos arquivos e das teorias, métodos e técnicas a serem  observados na sua constituição, organização, desenvolvimento e  utilização. ARQUIVO - conjunto de documentos  que, independentemente da natureza ou do suporte, são reunidos por  acumulação ao longo das atividades de pessoas físicas ou jurídicas,  públicas ou privadas. ARQUIVO CORRENTE - conjunto de  documentos estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para os  quais foram produzidos ou recebidos no cumprimento de atividades-meio e  atividades-fim e que se conservam junto aos órgãos produtores em razão  de sua vigência e da freqüência com que são por eles consultados. ARQUIVO CENTRAL - unidade  responsável pelo controle dos documentos acumulados pelos diversos  setores e serviços de uma administração e pelos procedimentos técnicos a  que devem ser submetidos, independentemente da centralização do  armazenamento. ARQUIVO INTERMEDIÁRIO - conjunto de  documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco freqüente,  que aguardam, em depósito de armazenamento temporário, sua destinação  final. ARQUIVO PERMANENTE - conjunto de documentos custodiados em caráter definitivo, em função de seu valor. ARQUIVO PÚBLICO - conjunto de  documentos acumulados em decorrência das funções executivas,  legislativas e judiciárias do poder público no âmbito federal, estadual e  municipal, bem como o conjunto de documentos de entidades de direito  privado encarregadas de serviços públicos. ARQUIVO SETORIAL - unidade  responsável pelo arquivamento de documentos acumulados por entidade  subordinada que, no sistema de arquivos adotado pela administração a que  pertence, depende tecnicamente do arquivo central. ATIVIDADES-FIM - conjunto de  operações que uma instituição leva a efeito para o desempenho de suas  atribuições específicas e que resulta na acumulação de documentos de  caráter substantivo para o seu funcionamento. ATIVIDADES-MEIO - conjunto de  operações que uma instituição leva a efeito para auxiliar e viabilizar o  desempenho de suas atribuições específicas e que resulta na acumulação  de documentos de caráter instrumental e acessório. AVALIAÇÃO - processo de análise de arquivos, visando a estabelecer sua destinação de acordo com os valores que lhes forem atribuídos. CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS - sucessão de fases por que passam os documentos, desde o momento em que são criados até a sua destinação final. CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO -  instrumento de trabalho elaborado de forma a ser utilizado pelos  arquivos correntes para classificar todo e qualquer documento produzido  e/ou recebido pelo órgão no exercício de suas atividades. CONSERVAÇÃO - conjunto de  procedimentos e medidas destinadas a assegurar a proteção física dos  arquivos contra agentes de deterioração. Ver também: preservação. CUSTÓDIA - responsabilidade jurídica, temporária ou definitiva, de guarda e proteção de documentos dos quais não se detém a propriedade. DATAS-LIMITE - elemento de  identificação cronológica em que são mencionados os anos de início e  término do período abrangido pelos documentos de um processo, dossiê,  série, fundo ou coleção. DESTINAÇÃO - em decorrência da avaliação, encaminhamento dos documentos à guarda temporária ou permanente, à eliminação e/ou à reprodução. DIGITALIZAÇÃO - reprodução por  varredura eletrônica e armazenamento em disco ótico ou outro suporte de  alta densidade, permitindo a visualização do documento em terminal de  alta resolução ou sua impressão em papel. DOCUMENTO - unidade constituída pela informação e seu suporte. ELIMINAÇÃO - destruição de documentos que, na avaliação, forem considerados sem valor para guarda permanente. ESPÉCIE DOCUMENTAL - configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas. GESTÃO DE DOCUMENTOS - conjunto de  medidas e rotinas visando à racionalização e eficiência na criação, uso,  avaliação e arquivamento dos documentos em fase corrente e  intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda  permanente. INDEXAÇÃO - processo pelo qual se  relacionam de forma sistemática descritores ou palavras-chaves que  permitem a recuperação posterior do conteúdo de documentos e  informações. MÉTODO DUPLEX - procedimento que  utiliza números de tantas classes quantas forem necessárias, sem o  requisito de um plano previamente estabelecido; as unidades de  arquivamento são divididas em grandes classes temáticas numeradas  consecutivamente, podendo subdividir-se em classes subordinadas através  do uso de números justapostos aos dos assuntos principais. METRO LINEAR - unidade de medida de extensão de arquivos. MICROFILMAGEM - produção de imagens fotográficas de um documento, em tamanho altamente reduzido. PLANO DE ARQUIVAMENTO - esquema preestabelecido para armazenamento, ordenação e classificação. PLANO DE CLASSIFICAÇÃO - esquema pelo qual se processa a classificação de um arquivo. PRAZO DE RETENÇÃO (GUARDA) - período  definido na tabela de temporalidade, durante o qual os documentos  permanecem no arquivo corrente e no arquivo intermediário. PRESCRIÇÃO - condição pela qual se extinguem prazos para aquisição ou perda de direitos contidos nos documentos. PRESERVAÇÃO - função arquivística  destinada a assegurar as atividades de acondicionamento, armazenamento,  conservação e restauração de documentos. RECOLHIMENTO - passagem de documentos do arquivo intermediário para o arquivo permanente. TABELA DE TEMPORALIDADE -  instrumento de destinação, aprovado pela autoridade competente, que  determina prazos para transferência, recolhimento, eliminação e  reprodução de documentos. TEORIA DAS TRÊS IDADES -  sistematização das características dos arquivos correntes,  intermediários e permanentes quanto à sua gênese, tratamento documental e  utilização. Ver também: ciclo vital dos documentos TRANSFERÊNCIA - passagem de documentos do Arquivo Corrente para o Arquivo Geral e deste para o Arquivo Intermediário. TRATAMENTO DOCUMENTAL - conjunto de atividades de classificação e descrição de documentos. VIGÊNCIA - qualidade pela qual permanecem efetivos e válidos os encargos e disposições contidos nos documentos. VOLUME - cada uma das partes em que se subdivide um livro, com paginação e encadernação próprias.  Fonte: Dicionário de Terminologia Arquivística - 1996