REUNIÃO É PERDA DE TEMPO?
Autor: Marcos Jaime | Publicado: 2012-02-26T16:40:00-08:00







"Reunir-se
é um começo, permanecer juntos é um progresso, e trabalhar juntos é
sucesso."

(Henry
Ford)











Numa revista Exame do ano passado vi uma frase fantástica da
vice presidente de operações do Mc Donald´s, Jan Fields,que achei interessante
e guardei-a para futura consulta:






“Reuniões fazem com que as pessoas percam o foco no trabalho.

Sempre que estão numa reunião, não estão fazendo aquilo que

&nbsp;deveriam fazer.”






Não é difícil encontrarmos algum profissional reclamando do
excesso de reuniões em sua empresa.


Qualquer problema, novo projeto ou solução para uma questão,
é motivo para as pessoas pararem o que estão fazendo e se reunirem em uma sala
de reunião. Mas, afinal, para que serve a reunião? Quando é realmente
necessário movimentar as pessoas e porque tantos chefes marcam diversos
encontros ao longo da semana?





Uma reunião mal planejada, ou pior, feita
desnecessariamente, é pura perda de tempo e enfraquece o poder do líder, já que
foi realizada sem objetivo e necessidade, além de entediar as pessoas e as
educar de modo distorcido a respeito dos conceitos sobre os quais a empresa se
fundamenta.



Há vários motivos que levam um profissional a realizar
reuniões constantes: “muitas vezes é para mostrar poder, outras, por falta de
conceitos claros a respeito de como gerir pessoas, isto é, como fazê-las
funcionar com alta produtividade e qualidade. 





Há também os que põem para fora os seus problemas
psicológicos de insegurança, como autoconfiança zero e baixa autoestima, e por
estas razões, querem envolver-se com pessoas com o propósito de sentirem-se
supridos. 



Há aqueles, ainda, que não confiam suficientemente em sua
equipe a ponto de realizar as devidas delegações de tarefas e acaba usando as
reuniões como forma de controle e avaliação.



Planejamento é a melhor saída para evitar reuniões
desnecessárias e cansativas, ou seja, que poderia durar meia hora, mas se
estendem por horas. 





Fazer uma pauta antes de unir as pessoas, algo informal
apenas para guiar a reunião, além de informar os convocados sobre o tema, dizer
quanto tempo terá de duração, e ter critério de convocação, mobilizando apenas
as pessoas significativas. “Limitar o número de assuntos é, também, muito
importante para a reunião não durar horas. Não adianta convocar uma reunião e
dizer que ela será de uma hora, sendo que você tem sete ou oito assuntos para
tratar. Em uma hora, você só irá comunicar esses assuntos e não os discutirá
com profundidade. E quanto mais você estende, mais chances têm da pessoa se
desligar e lembrar-se das coisas que tem para fazer”.



Os critérios claros de convocação de uma reunião são um dos
pontos essenciais para tornar uma reunião produtiva. “Conceitualmente,
produtividade é a razão entre quantidade produzida e tempo, ou seja, é o quanto
se produz de qualquer coisa por uma unidade de tempo – hora, minuto, dia. 





Nos modelos mais modernos de gestão de pessoas,
produtividade deixou de ser apenas a quantidade produzida ou realizada. É também
qualidade. Assim, para que uma reunião seja produtiva é preciso que, além de
critérios claros de convocação, se tenha ordem de participação dos envolvidos,
respeito entre todos, regras para intervenção, eleição das pautas que a
comporão ou informe antecipado do tema a ser discutido e, se possível, horário
de início e finalização a fim de que as pessoas se programem. 



Quando tratar-se de um assunto a ser discutido até a
exaustão, devem-se informar os participantes de que a reunião só finalizará
quando a convergência ou consenso ocorrer em 100%. Neste caso, todos saberão
que ela só terá horário de início, mas haverá a vantagem de poderem rearranjar
suas agendas e até de se preparem psicologicamente para o cansaço. Outro
aspecto importante a ser previsto, em casos de longa duração de uma reunião, é
a providência de um coffee break em que se proveja algum alimento e bebida com
o fim de suprir necessidades físicas quando o horário supera as ocasiões de
almoço ou jantar”.





Reuniões são necessárias no mundo colaborativo
que vivemos, mas elas devem ser exceção e não a regra da empresa.





Precisamos fazer uma dieta de reuniões nas empresas e evitar
ao máximo esses encontros que em geral são pessimamente conduzidos e levam ao
grande desperdício de tempo.



Veja algumas dicas para evitar reuniões na empresa:



Vai decidir? Senão, cancele!&nbsp;



Se a reunião não tem poder de decidir nada, é melhor
cancelar e usar o tempo para outra coisa. Pessoas que vão apenas para discutir
a cor da chuva sem nada de efetivo para alterá-la, estão jogando tempo no lixo!





Existe outra forma de resolver a questão?&nbsp;



&nbsp;Que tal antes de
convocar a reunião pensar em alguma alternativa para resolver o assunto sem
precisar da reunião?

Conversa individual&nbsp;- Ao invés de usar a reunião será
que uma pequena conversa particular com os membros da equipe e depois um e-mail
com a resolução não ajudaria? Pode parecer que se ganha tempo falando para 5 de
uma vez só, mas na prática isso é contraditório.



Proponha uma solução&nbsp;



Que tal você enviar uma possível solução para a pessoa que
convocou a reunião e assim evitar todo o processo de discussão? Em muitos casos
a solução já está pronta previamente a reunião.





Vejamos agora como uma abordagem SIX
SIGMA ORIENTED pode ser aplicada às reuniões:





1) DEFINE



Quantas vezes
participamos de reunião sem pé e sem cabeça?



Que começa a falar
de A e termina com Z, sem conclusão ou definição alguma?



Reuniões
precisam ser definidas quanto ao que se pretende. Divido assim em 3 tipos: 



a)
Especulativas / Brainstorm: orientada para uma discussão livre sobre um tema
principal sem, necessariamente, ter a obrigatoriedade de ser conclusiva sobre
algum aspecto do tema abordado.



b)
Informativas: orientada para passar alguma mensagem, fornecer informações para
os participantes. Nada além disso.



c) Conclusivas:
obrigatoriamente tem que chegar a uma conclusão, a uma definição, normalmente
um 5W1H1C deve ser produzido ou um cronograma de projeto atualizado / definido.
Alguma definição/atribuição/prazo deve ocorrer.



Reuniões de
botequim que ocorrem dentro da empresa, em local e horário nobres são
descartadas, pois elas, na prática, "não existem".



2)
MEASURE



Quantas
reuniões deste tipo ocorreram?



No que resultaram?




Qual foi o custo
x benefício para a empresa?



Quanto tempo
foi empreendido?



Qual foi a eficiência
/ eficácia das reuniões anteriores? 



No contexto em
si, como a reunião acelerou a obtenção de resultados?



Como ela evitou
uma dispersão e em quanto este desvio foi contido pela reunião? 



Quantas
reuniões daquele projeto já ocorreram? 



Está dentro da
previsão ou está se gastando mais tempo (conseqüentemente aumentando o custo e
reduzindo a lucratividade daquele projeto)?



A grande
questão é: quanto de dinheiro a empresa rasgou com horas de profissionais
desperdiçadas com reuniões inúteis?



No mínimo, este
tempo poderia ser mais bem aproveitado pelo funcionário em atividades pessoais.




E pela empresa,
ganharia mais se desse treinamento para estes funcionários...





3)
ANALYZE



Como foram as
reuniões anteriores?



&nbsp;Quais elementos de dispersão e desvio tiveram
maior influência para sua ineficiência e ineficácia?



Como o tempo
/custo empreendidos poderiam ter sido mais bem aproveitados? 



Como é que a objetividade
poderia ter sido mais bem tratada, conduzida, liderada e influenciada?



Os
participantes estavam preparados?



&nbsp;Como poderiam ter se preparado melhor? 



Como vão se
preparar melhor? 



Aplicando o
diagrama de causa e efeito, para cada um dos 6 elementos de variação causal,
como os resultados das reuniões poderiam ter sido melhores ?



O que está
sendo feito ou o que será feito para que a próxima reunião seja melhor, mais produtiva,
mais eficiente, mais eficaz, realizada em menos tempo e tornando mais produtiva
para os participantes e para a empresa? 



4)
IMPROVE



Como a melhoria
sempre envolve mudança, a primeira coisa a mudar é a forma de encarar uma
reunião. 



Deixar de
reclamar que uma reunião é chata e que o tempo foi gasto a toa. 



Fazer por onde
a reunião possa ser mais rica e útil.



Assim, na
maioria das vezes envolve uma mudança de conceito na reunião. 



TEM QUE QUEBRAR
o falso conceito de que a coisa se resolve na reunião. 



A reunião dá
início a uma solução. Assim, normalmente, uma reunião exige um tempo pós-reunião,
orientada para planejar e agir dentro do que ficou definido.



TODA REUNIÃO
tem que ter um tempo ANTES e um tempo DEPOIS.



Este é o verdadeiro
tempo gasto com reuniões para que elas sejam realmente úteis e que delas possam
ser colocadas em prática suas conclusões. Assim, organizo reuniões e contatos
sempre considerando um TEMPO ANTES de preparação para estar na reunião,
fornecendo material, referencia, dados, informações, dúvidas, questões, pauta,
o que mais for necessário para que a outra parte se prepare, também. Na
reunião, os participantes estarão preparados para discutir e concluir,
tornando-a mais produtiva em
 si. E TEMPO DEPOIS da reunião, reservado, para os desdobramentos
necessários que poderão ocorrer, pois afinal de contas, antes de agir, é
preciso pensar para fazer certo na primeira vez, preferencialmente.



5) CONTROL



O acompanhamento do desdobramento
oferece elementos necessários para se avaliar a eficiência e eficácia da
reunião, sua real utilidade para a empresa e para os participantes. 



Ocorrerão desvios de condutas de participantes
que insistirão em fazer O
 QUE QUEREM, DA MANEIRA QUE BEM ENTENDEM, QUANDO ACHAREM
CONVENIENTE. 



Cabe ao líder da reunião, PULSO
FIRME para reorientar esforços, incentivar e motivar o realinhamento das
pessoas participantes e se necessário for, promover a substituição de
participantes que insistirem seguir esta linha difusa e perturbadora (conceito
físico de perturbação).



Conclusão: 



Ministrar uma reunião não é uma tarefa tão simples como a
grande maioria das pessoas acredita. É preciso planejamento, preparo e saber
conduzir os assuntos de forma clara e o menos cansativo possível. Por isso que,
ao perceber que a reunião não está tendo mais efeito, que virou um encontro
social ou um fórum de dúvidas ou de disputas pessoais, é a hora de encerrá-la.



Para aprender a administrar uma reunião há cursos, leituras
e outras práticas que podem auxiliar o executivo.



Fonte de consulta para esta matéria:







1)O Gerente Minuto&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; - de Kenneth Blanchart e
Spencer Johnson



2)O Gerente Minuto em
Ação&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; - de Kenneth Blanchart e
Spencer Johnson



3)Odeio Reuniões - Stephen
Baker



4 )Odeio Reuniões &nbsp;&nbsp;Scott
Adams



Sites consultados:



- Site da Catho

Fonte das informações: Excesso
de reuniões prejudica a imagem do líder e é uma grande perda de tempo | Portal
Carreira &amp; Sucesso&nbsp;



-Site : Estou em reunião:

http://www.estouemreuniao.com.br/downloads/estou_em_reuniao.pdf



- Site do Six sigma de: &nbsp;Adriano Barbosa