Sete sugestões para criar um orçamento para o seu Projeto
Autor: Iber Pancracio | Publicado: 2013-12-06T12:30:00-02:00

Há uma ligação estreita entre gerenciamento de projetos e 
orçamentos. Preparar um orçamento de projeto requer avaliar o projeto em
 detalhes antes que alguém comece a trabalhar.


“O orçamento é uma aproximação para o planejamento do projeto“. Este aforismo foi um tweet ao vivo de uma palestra dada por Aidan Byrne, CEO do Australian Research Council. Em outras palavras, quando você conclui um orçamento, você se sente como se você tivesse caminhado por todo o projeto.

Enquanto os projetos podem variar drasticamente, existem 
algumas estratégias comuns quando se trata de definir orçamentos, tais 
como: planejar para o pior, identificar onde as mudanças são 
susceptíveis de serem originadas e verificar essas áreas de perto. E não
 se esqueça do plano de contingência (e um orçamento de contingência) no
 caso de as coisas ficarem um pouco descontroladas.

Aqui estão 7 dicas e práticas para a criação de um orçamento que ofereça suporte ao seu projeto:

1. O orçamento de projeto mais difícil que você vai escrever é o primeiro.
 Depois disso, você tem um modelo de orçamentação para projetos 
semelhantes e a experiência para escrever orçamentos detalhados. Para o 
seu primeiro orçamento, obtenha a ajuda de um membro experiente da 
equipe ou mentor. Se você está em um grupo colaborativo, obtenha as 
informações de estimativas de trabalho de todos. O ponto é que você não 
tem que fazer isso sozinho.

2. Aprenda com outros projetos. Encontre 
um projeto passado que foi semelhante ao atual no tipo ou escopo, e 
use-o como modelo. Algumas equipes se voltam para a sua ferramenta de 
gerenciamento de projetos para explorar dados e informações sobre quanto
 tempo e dinheiro foram gastos para determinados projetos, e para 
identificar onde os recursos foram adicionados ou subtraídos.

3. Conheça os seus custos básicos. Comece 
por inserir os custos básicos, aqueles absolutamente &nbsp;necessários para 
colocar o projeto em funcionamento. Eles incluem os membros da equipe, 
equipamentos, software, viagens, etc. &nbsp;Em seguida, compare os custos 
básicos com o orçamento total pré-definido. Se os seus custos se 
ajustarem abaixo do valor do orçamento total, você está dentro dos 
limites. Se não, você precisa ter a primeira conversa com seu chefe ou 
patrocinador sobre como dimensionar o projeto para que seja concluído 
dentro do orçamento, ou sobre como expandir o orçamento.

4. Prepare-se para mudar as estimativas orçamentais.
 A maioria das estimativas iniciais é apenas isso: uma estimativa. Com 
as ocorrências comuns de mudança escopo, surpresas inesperadas e a 
natureza dos negócios, em algum ponto do projeto o orçamento pode 
facilmente mudar. Esse fato apenas reforça a necessidade de gerenciar o 
orçamento do projeto continuamente. O gerente de projeto vigilante 
compara os custos reais já incorridos em relação ao orçamento inicial e,
 em seguida, em relação à previsão de custos até sua conclusão em 
intervalos regulares. E então é hora de ajustar o plano de trabalho para
 trazer as despesas em consonância com o orçamento total.

5. Monitore os recursos. Você quer que os 
membros de sua equipe estejam trabalhando nas tarefas certas com todo 
seu potencial. Os salários são um grande componente do orçamento, então 
reveja semanalmente o uso de recursos para certificar-se de que todos 
estão trabalhando nas mais altas prioridades e colocando a quantidade 
adequada de horas por semana em suas tarefas. Uma ferramenta de 
gerenciamento de projetos com fortes capacidades de nivelamento de 
recursos pode ajudar a controlar isso.

6. Seja transparente. Mantenha sua equipe 
informada da evolução da previsão orçamentária. Comunique o que se 
espera deles para ficar dentro do orçamento. As pessoas podem começar a 
monitorar como elas designam horas e outros custos para o seu projeto. E
 elas vão entender todos os pedidos para mudar de direção se eles 
surgirem.

7. Gerencie o escopo. Aumentos do escopo 
prejudicam orçamentos. Para evitar o trabalho não planejado que leva a 
excesso de custos, crie pedidos de mudanças para o trabalho que vai além
 dos requisitos iniciais do projeto, com projeções precisas de custo 
adicional. Busque financiamento adicional para o projeto cobrir os 
pedidos de mudanças.

Em alguns projetos, é difícil definir o escopo e orçamento 
no início. Mesmo um gerente de projeto experiente será desafiado quando 
eventos inesperados surgem. Custos excedentes são comuns, e as ordens de
 mudança tornam-se ferramentas importantes.

E, finalmente, usar o software de gerenciamento de projetos
 correto é a melhor maneira de saber exatamente onde está o seu projeto,
 para controlar a quantidade de tempo e dinheiro que foi gasto, e para 
prever o custo e o cronograma para o projeto inteiro. A ferramenta certa
 não irá eliminar o excesso de custos, mas pode ajudar a gerenciá-los.

Autor: Tim Clark


Artigo publicado originalmente no site PM Hut