DELIBERAÇÃO CEE Nº 363 DE 30 DE MAIO DE 2017
Autor: Maria Minerva de Medeiros Valle | Publicado: 2017-06-09T12:43:00-07:00


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Publicada no DOERJ de 09 de junho de 2017



DELIBERAÇÃO CEE Nº 363 DE 30 DE MAIO DE 2017
ESTABELECE NORMAS DE GESTÃO DA DOCUMENTAÇÃO

ESCOLAR E RECOLHIMENTO
DE ACERVOS DE ESCOLAS EXTINTAS, E DÁ

OUTRAS PROVIDÊNCIAS.

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O CONSELHO ESTADUAL DE EDUCAÇÃO DO RIO DE JANEIRO

no uso de suas atribuições legais,

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CONSIDERANDO:
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- o disposto na Lei de Diretrizes e Bases da Educação Nacional - Lei
Federal nº 9.394/1996, art. 7º, inciso III;

- os princípios de economicidade, eficiência e transparência que devem
nortear as ações do Poder Público, em especial as destinadas

ao atendimento ao público, buscando assim responder ao interesse
público e velar pela proteção da confiança legítima;


- os termos do Decreto Estadual nº 45.680, de 08 de junho de 2016,
em especial os arts. 1º, § 5º e 2º, que determinam a adoção de medidas

urgentes de contenção de despesas e otimização dos gastos

públicos;


- o fato das certidões de escolas extintas, em seu teor, identificarem a
situação acadêmica final do aluno junto à instituição de ensino, conforme

o disposto na Deliberação CEE nº 350/2015, necessitando somente

do histórico escolar para tal comprovação, visto que este único

documento, fonte legítima de informações, escritura todos os dados

dispostos no requerimento de matrícula, fichas individuais de cada período

letivo cursado, comprovantes de escolaridade anterior e documentação

pessoal;


- a diminuição de documentos recolhidos, o que representa ao Poder
Público considerável economia nos procedimentos de custódia e gestão

do acervo;


- a política de informatização de documentos e processos na Administração
Pública Fluminense, definidas nos termos Decreto Estadual

nº 42.352, de 15 de março de 2010, em especial os arts. 3º, 4º, 5º e

8º;



- as características do acervo escolar definidas pela Deliberação CEE
nº 239/99, em especial os arts. 1º e 2º, os quais definem a obrigatoriedade

por parte da instituição de ensino de manter a todo tempo

os registros da vida escolar dos alunos organizados e atualizados;


- a obrigação da equipe técnico-administrativo-pedagógica, em finalizar
toda escrituração escolar, seja no momento de encerramento do curso,

seja no momento da transferência do aluno, ou da conclusão de

curso, respeitados os prazos previstos na Lei nº 3.690/2001 e Deliberação

CEE nº 340/2013; e


- as atribuições da equipe técnico-administrativo-pedagógica, definidas
pelas Deliberações CEE nº 316/2010, art. 45 e nº 357/2016, art. 1º,

que respectivamente definem a responsabilidade irrecusável e intransferível

sobre a custódia e gestão segura do acervo, bem como pela emissão da documentação escolar;

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DELIBERA:

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Art. 1º - O recolhimento de acervos oriundos de escolas ou cursos
integrantes do Sistema de Ensino do Estado do Rio de Janeiro se

dará por meio eletrônico, de maneira contínua e progressiva, a fim de
fomentar a sustentabilidade financeira e ambiental das instituições e

do Estado.

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§ 1° - Após extinção da escola, serão recolhidos apenas os históricos
escolares, e, quando couber, certificados ou diplomas, devidamente

escriturados e assinados pela equipe técnico-administrativo-pedagógica,

cadastrada junto à Secretaria de Estado de Educação, incluindo

possíveis anexos.

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§ 2° - O recolhimento dos documentos previstos no § 1º, com data
posterior à publicação desta Deliberação, somente se dará por meio

eletrônico e os expedidos com data anterior à publicação poderão ser

entregues em meio físico.

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§ 3° - As escolas em atividade que assim o desejarem poderão digitalizar
seus acervos pretéritos, mantendo exclusivamente seu arquivo

em formato digital e podendo descartar as pastas físicas, nos termos

definidos pela Secretaria de Estado de Educação em norma específica.

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Art. 2º - Constitui obrigação exclusiva e intransferível da instituição
escolar, nas pessoas da equipe técnico-administrativo-pedagógica cadastrada

no órgão próprio do sistema, a escrituração dos históricos

escolares, e, quando couber, certificados ou diplomas, seu arquivamento

e guarda segura até o recolhimento nos termos desta Deliberação.

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§ 1º - O ato de destruição, supressão, ocultação ou abandono de documentos
dos alunos egressos de instituição de ensino públicas ou

privadas em processo de extinção ou formalmente extintas, conforme

o caso, seja em benefício próprio, de outrem ou em prejuízo alheio,

será comunicado pela Secretaria de Estado de Educação, em razão

do art. 305, do Código Penal Brasileiro, ao Ministério Público Estadual

e às Secretarias de Estado de Proteção e Defesa do Consumidor e

de Segurança Pública, ao PROCON-RJ ou outros órgãos que eventualmente

os substituam, com vistas à adoção das medidas próprias

de responsabilização.

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§ 2º - No ato do recolhimento do acervo, a SEEDUC não poderá demandar
nenhum outro documento às escolas, além dos históricos escolares

e, quando couber, certificados ou diplomas devidamente assinados,

sob pena de estar descumprindo esta Deliberação.

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§ 3º - No caso de encerramento em que haja risco à conservação do
acervo escolar, independente da causa, a documentação ficará sob a

guarda da Inspeção Escolar, o que não isenta os representantes das

instituições e equipe técnico-administrativo-pedagógica de suas obrigações

legais para com o acervo e decorrente responsabilização.

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Art. 3º - A preparação e entrega da documentação em meio eletrônico
obedecerá ao disposto no Decreto Estadual nº 42.352, de 15 de

março de 2010, ou em norma que eventualmente a substitua.
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Parágrafo Único - A Secretaria de Estado de Educação, com objetivo
de garantir acesso imediato dos egressos de escolas extintas aos

seus documentos de escolaridade, deverá desenvolver sistema de

gestão eletrônica de documentos específico, destinado ao arquivamento

eletrônico das atas de resultados finais das instituições de ensino

durante seu período de funcionamento.

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Art. 4º - O arquivo escolar referente ao aluno, descrito na Deliberação
CEE nº 239/99, art. 4º, quando transferido para o arquivo permanente

ou arquivo inativo da instituição, deverá preservar somente o histórico
escolar e, quando couber, o certificado ou diploma, cabendo o descarte

dos demais documentos.
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Art. 5º - Os históricos escolares dos alunos poderão ter transcritas as
informações de históricos pretéritos, advindos de outras escolas ou

etapas, ou somente dos anos cursados na escola, quando acompanhado

dos históricos anteriores sob a forma de anexos.
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Art. 6º - A SEEDUC editará norma própria com vistas a regulamentar
esta Deliberação, definindo procedimento eletrônico contínuo de alimentação

dos dados por parte das escolas, inclusive estabelecendo

prazo limite para disponibilização do software de recolhimento.
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Art. 7º - Esta Deliberação entrará em vigor na data de sua publicação,


revogadas as disposições em contrário, em especial a Deliberação
CEE nº 238/99, o art. 3º, da Deliberação CEE nº 239/99 e o Parecer

CEE nº 158/79.
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Rio de Janeiro, 30 de maio de 2017

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ANTONIO JOSÉ ZAIB



Presidente


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