Autor: Buffet Alimo Festas Eventos | Publicado: 2014-01-11T09:27:00-08:00





Formatura e colação &nbsp;de grau

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A Comissão de Formatura
É formada para representar a turma de alunos na tarefa de projetar e colocar em prática um conjunto de eventos comemorativos à formatura. Para que a comissão de formatura seja reconhecida ela precisa ser votada pelos integrantes da turma de alunos formandos, elegendo-se assim seus componentes. Para que a mesma seja reconhecida, basta informar a todos os alunos o resultado da votação (caso vença a eleição) através de memorando simples. Estabeleça no memorando, um prazo de 15 dias para que outros grupos se manifestem com pretensões iguais às de vocês. Caso apareça outro grupo interessado, procurem o C.A. (Centro Acadêmico) de sua Faculdade e peça um auxílio na montagem de um pleito para a escolha da comissão vencedora. Caso não haja outro(s) grupo(s) interessado(s), decidam em reunião a distribuição dos cargos, funções e responsabilidades de seus componentes.
Os membros executivos da comissão poderão acumular funções, por exemplo: o Presidente, o Secretário ou o Tesoureiro poderá, ao mesmo tempo, representar a sua sala também (caso a turma de alunos formandos seja composta por mais de uma sala de aula). A reunião de constituição da comissão de formatura deverá constar em ata (peça ajuda aos C.A. ou Diretório Acadêmico (D.A.) da sua Faculdade). A ata deverá ser registrada em cartório. Vocês agora são a comissão de formatura de sua Turma, boa sorte! Comissão e relação de cargos de seus componentes: Presidente(a), Vice-Presidente(a), 1ºSecretário(a), 2ºSecretário(a), Tesoureiro(a), Vice-Tesoureiro(a), Conselho Deliberativo ou Outro(s) Cargo(s).
Consulte o Diretório Acadêmico da Universidade ou a Direção da Escola sobre o modelo de Estatuto da Comissão de Alunos formandos e os procedimentos para registro em Cartório para efeitos legais

Dicas para arrecadação
As festas de formatura variam de região para região, em função de custos. A comissão deve fazer o levantamento dos custos com salão, decoração, buffet, banda e iluminação, auditório para colação, convites, fotografias, etc.
Com base nos dados obtidos, fazer um planejamento e dividir as responsabilidades com a turma, dividindo o valor do custo pelo número de membros e pelo número de meses que faltam para a formatura, assim terão o valor da mensalidade. Para uma formatura de R$ 50.000,00 de uma turma de 50 alunos com formatura prevista para daqui a 25 meses, teremos: (50.000: 50): 25 = R$ 40,00 (valor da mensalidade).
São várias as maneiras de arrecadar, as rifas são as mais comuns, mas também vale ingressos a shows, festas. Nesse caso, escolher com antecedência uma boa boate e divulgar a festa, estabelecendo parceria, pode dar um excelente resultado.
Não esqueça: é fundamental o planejamento. Acertar para que a bilheteria fique com a turma, pois a casa ganha com bar e com a movimentação do público.
Outra boa pedida são os encontros acadêmicos, churrascos, etc. A venda de camisetas e outros objetos personalizados surte efeito, principalmente entre os calouros.

CONTRATANDO OS PROFISSIONAIS

Para as turmas que estão terminando seus últimos períodos e ainda não contrataram
os profissionais para os eventos, esta é uma hora de vital importância

AS ESCOLHAS
A Comissão Formaturas pode optar em escolher profissionais para cada tipo de serviço, como, por exemplo:

Fotógrafos e Filmagens,
Salão, Buffets e Decoração
Bandas e Músicos para Culto e Colação e Baile
Convites, Canudos e Placas de homenagens
Becas e trajes
Ou contratar uma empresa que faça todos os serviços

CONSULTAS

Devido a reclamações sobre a qualidade dos produtos e serviços prestados, é importante o papel do Procon, com quem a Comissão pode manter contato e verificar se consta algum tipo de reclamação contra a empresa.

DOCUMENTAÇÃO

São necessários alguns cuidados como solicitar documentação da empresa, por exemplo o contrato social, CNPJ, Certidão Negativa de Protestos, referências dos sócios e representantes, tempo de atuação no mercado, trabalhos já realizados, etc. e muita atenção no momento da assinatura do contrato.

CONFERINDO A QUALIDADE

Muitas empresas permitem a entrada de Comissão Formatura em seus bailes para avaliação de qualidade de prestação de serviços, e o momento é bem oportuno, pois a comissão pode conferir diretamente com os acadêmicos formandos a qualidade do serviço.

CUIDADOS IMPORTANTES DA COMISSÃO

Atentar para as cláusulas que falam a respeito dos serviços, estes devem estar explicitados de forma bem detalhada.

Se ocorrer quebra de contrato, a forma de rescisão e as penalidades para ambas as partes devem ser de conhecimento dos componentes da Comissão de Formatura.

Cuidar de todos os detalhes e acompanhar todas as etapas da organização da festa e da Colação de Grau.

A comissão deve defender os interesses de todos os formandos, o que significa fiscalizar o que foi firmado nos contratos.
ATENÇÃO

A contratação de empresa que providencie todos os serviços acaba obrigando a Comissão a aceitar as condições da organizadora. “É importante a Comissão manter contatos com várias empresas, pois pode obter um melhor resultado e evitar futuros problemas, pesquisar preços e qualidade e vital”.
Esses cuidados são importantes, uma vez que boa parte das reclamações é voltada para pedidos de cancelamento do contrato devido à má prestação dos serviços.

Outro fator, é a atenção para a cláusula de rescisão, pois há reclamações registradas no Procon de formandos que quiseram desistir da formatura por motivos particulares e tiveram de pagar as despesas”.

O aluno poderá arcar com alguma despesa administrativa em função dos serviços estarem sendo planejados, mas o valor não pode ser abusivo. “Há casos de reservas de salão que fazem com que a empresa planeje determinado número de alunos e a saída de um estudante significa encarecimento para os outros, nesse caso pode a empresa reter um valor como uma espécie de multa”.
É bom lembrar que, para analisar se o valor cobrado está sendo abusivo, o formando pode pedir orientação e ajuda ao Procon na leitura e avaliação das cláusulas dos contratos.


ANTES DURANTE E DEPOIS DO EVENTO
clube, a igreja e o local da Colação devem estar agendados. A escolha da banda também ocorre nesse período. As gráficas demoram em média de 2 a 3 meses para confecção dos convites. E os convidados devem receber o convite com pelo menos 30 dias de antecedência.
Decidam com a turma quem será o patrono, paraninfo (é quem discursa), nome de turma, juramentista, orador, como será a homenagem aos pais, aos professores e aos amigos. Observe a data limite para entrega dos textos dos convites, para, então, solicitar os extras.
Se optarem por placas ou canetas para homenagens, passem os textos com diagramação para serem gravadas até 03 (três) meses antes de sua formatura. Fique atento quanto ao tempo máximo de duração para o protocolo: 05 minutos para os discursos e 03 minutos para as homenagens.
Providencie roteiro para o culto/missa com o padre e/ou pastor para que os celebrantes, se necessário, se comuniquem. Passe para o órgão responsável da faculdade o roteiro da formatura com todos os dados preenchidos conforme o protocolo.
No dia da foto de estúdio, peça a todos o máximo de cuidado com a aparência, barba bem feita, cabelos bem cortados e maquiagem sutil.
Lembre-se dos horários dos ensaios do culto e colação, peça antecedência aos formandos e siga as instruções da empresa ou profissional que irá assessorá-los.
Os pais terão lugares reservados na platéia central e/ou homenagens especiais.
Todos os profissionais que trabalharão nos eventos deverão estar devidamente identificados.
Os horários estabelecidos deverão ser obedecidos com rigor. Entrem em contato com os seus professores convidados e lembre-os desse compromisso.
Os seguranças estarão a serviço da comissão de formatura. Não faça cerimônias em orientá-los na tomada de decisões, caso haja necessidade.
Em geral, são executadas 3 valsas nos bailes de formatura: 1ª com os pais ou acompanhantes, 2ª com os padrinhos, madrinhas ou convidado especial do formando e a 3ª livre para todos os convidados.
Em caso de adoção de outro padrão, avise discretamente o público. Procure ficar atento, dirigindo-se o quanto antes para o local indicado. Estar alerta a esse chamado evitará o desconforto da espera e o mau aproveitamento do tempo do baile.Caso algum formando perceba a insistência de alguém, já embriagado, em conduzir um veículo, faça a gentileza de comunicar o fato à comissão de formatura, evite chamar a segurança imediatamente.
Os objetos pessoais são de inteira responsabilidade de cada formando, portanto não carregue consigo mais pertences do que o necessário para esse tipo de evento. É possível que no local da festa não haja profissionais para a função específica de guarda-volumes. Evite deixar objetos de valores nos veículos. As melhores bandas são muito requisitadas, principalmente no mês de dezembro e, uma vez contratada a banda, marcar com os músicos o dia para a escolha das músicas da colação, culto ou baile

MISSA OU CULTO
É um momento de celebração de Ação de Graças, faça com que o ele seja de reflexão e agradecimento por mais essa jornada vencida.
Nesses ambientes o som utilizado, em geral, é da igreja. É necessária a elaboração antecipada de roteiros.
Se o culto, missa ou qualquer outro tipo de celebração for o primeiro evento oficial da turma, marcar um ensaio com antecedência ajuda a evitar desencontros como atrasos, erros por falta de esclarecimentos e possíveis desentendimentos. No ensaio serão passados todos os recados técnicos referentes ao evento, ex: seqüências de entrada, saída, etc.

COLAÇÃO
Oriente a todos os membros de sua turma para que retirem suas becas, preferencialmente, até um dia antes da data da colação. Com a beca use sapato preto, meia preta para os homens e meia-calça preta para as mulheres. Acrescente que cada um é responsável pelo zelo da sua beca. Seus pais deverão ter lugares reservados na platéia no dia do evento. Oriente-os para que se dirijam às recepcionistas que indicarão as reservas. Pastas pretas sempre deverão acondicionar os discursos ou homenagens que serão lidos. É terminantemente proibido o uso de cornetas, apitos ou qualquer outro objeto sonoro durante a Sessão Solene de Formatura. Peça aos seus convidados para que se manifestem somente com palmas, pois, em caso contrário, poderá haver uma breve interrupção das atividades ou até sua suspensão.

BAILE
Sobre o palco, no hall de entrada e junto a seus familiares e convidados, deverá haver uma equipe de fotos para registrar seus melhores momentos.
Esses profissionais deverão estar devidamente identificados com crachás e uniformes.
Evite tirar fotos com qualquer outro que se ofereça para fazê-la, não lhe causando assim, posterior transtorno. O ECAD deverá ser pago pela comissão. Se necessário, faça um informativo da comissão para os formandos sobre detalhes das solenidades. Para o baile, vocês deverão providenciar a divisão das mesas, por afinidade, entre os formandos e até 02 meses antes da formatura a relação de formandos com as respectivas mesas, acompanhadas do croqui (mapa). A supervisão do salão é obrigatória e será feita pela comissão. Lembre-se da caução a ser depositada. Poderá ser feito, normalmente, até o dia do baile. Combine com os formandos o tipo e a cor do traje (independente do modelo escolhido, use roupas lisas, sem listras ou desenhos).


PROJETOS DE DECORAÇÃO
As empresas de decorações e ambientações, são capazes de oferecer excelentes projetos para a sua formatura.
Um dos fatores que pode impedir de contrata-las é o custo do projeto. Às vezes o valor do projeto de uma empresa de decoração pode parecer alto, devido a outras prioridades. Se computarmos os custos dos materiais usados, mão-de-obra,trabalho personalizado e grau de responsabilidade exigidos na execução do projeto de decoração, perceberemos que vale a pena.
Antes de comprar esse tipo de serviço, consulte alguns profissionais da área e negocie a melhor forma de adquirir o projeto que melhor convier.
Existem muitos exemplos de decorações que surpreenderam os convidados não pelo valor da compra dos serviços ou dos materiais utilizados, mas sim pela criatividade.
São projetos com características próprias do curso que os formandos estão fazendo; Relacionar temas como em uma turma de turismo simulando uma recepção de hotel com mensageiros ao invés de recepcionistas, simular um tribunal, se for turma de direito.
Os profissionais de decoração são muito criativos. Vale a pena consultá-los

FOTOGRAFIAS
A montagem do seu álbum de formatura será feita a partir das fotos tiradas nos pré-eventos, fotos de estúdio e no dia dos eventos (colação, baile, etc.). Estas fotos juntamente com as filmagens poderão ainda ser utilizadas em clipes, quadros de formatura, etc. A foto de estúdio, normalmente de meio corpo, será utilizada posteriormente em seu álbum como também para identificação do aluno pelo fotógrafo.Nunca é demais lembrar do cuidado com a produção de sua foto. Barba e cabelos aparados, maquiagem, etc. Acertem o traje, beca, terno e tailleur. Normalmente no dia da foto é feita a prova da beca. Marque a foto com antecedência. Não esqueça de passar uma listagem com a data, local e horário da sua foto de convite, para que todos estejam cientes. A assinatura do formando nessa listagem vai evitar futuros aborrecimentos.
Geralmente os fotógrafos montam um mini-estúdio fotográfico onde os formandos poderão fazer fotos com seus familiares, parentes e amigos. Profissionais de fotos e vídeos estarão circulando ao redor das mesas. Observe se eles fizeram os seus registros, caso contrário solicite para que eles o façam.