Hora da Formatura: o que fazer para evitar zebras
Autor: Profa. Anne | Publicado: 2013-07-05T17:18:00-04:00

Fonte: Administradores


Falta de dinheiro e golpes de empresas organizadoras podem ser evitados se a formatura for um evento bem planejado&nbsp;
A vida acadêmica é dura: fins de semana na companhia dos livros e 
madrugadas dedicadas a terminar o trabalho de conclusão de curso são 
algumas situações que qualquer estudante de graduação conhece muito bem,
 pois viveu todas elas. No entanto, todos esses sacrifícios são 
recompensados ao fim do curso com uma incrível festa de formatura. É a 
hora de celebrar, com todas as pessoas queridas, uma conquista para a 
qual nos preparamos durante toda a vida escolar: o diploma 
universitário.

Mas esse momento também é resultado de muito trabalho. Organizar uma 
festa de formatura requer planejamento financeiro, compromisso dos 
formandos com a arrecadação da quantia necessária para as despesas, além
 de prevenção contra eventuais – e cada vez mais frequentes – golpes de 
empresas organizadoras para que, no dia da festa, só existam motivos 
para comemorar.

Quanto antes, melhor

Para chegar ao tão aguardado dia de trajes de gala, champanhe e muita
 alegria, é preciso começar cedo. Acredite: enquanto você ainda comemora
 sua aprovação no curso, já é hora de pensar em como vai querer celebrar
 o seu fim. "Seria interessante que os alunos que estão ingressando no 
primeiro ano já fizessem um levantamento. É lógico que não dá pra contar
 com a participação de todos por que, justamente no primeiro ano, há um 
índice de evasão muito alto. Mas, reunindo o máximo de alunos 
interessados, já dá pra iniciar", afirma o economista Emerson Castello 
Branco, da CBS Consultoria.



A distância entre o momento em que a turma decide promover sua festa e
 a data da formatura interfere bastante nos valores das parcelas, já que
 esse intervalo de tempo compreende boa parte da duração do curso. Por 
isso a antecedência é tão importante: "quanto mais cedo começar o seu 
planejamento, menores vão ser as parcelas que você terá que depositar 
para, no fim do curso, chegar ao valor necessário", explica Emerson. Ou 
seja, se a sua turma demorar para pensar na formatura, pode se preparar 
para desembolsar mais dinheiro em menos tempo.

Planejamento e Pesquisa
Reunidos os interessados e eleita uma comissão de formatura, é hora 
de partir para o planejamento e a pesquisa, dois processos fundamentais 
na organização da festa – e também os maiores responsáveis pelo seu 
sucesso. É aí que surgem as primeiras dúvidas: que empresa contratar? 
Como se certificar de que ela é confiável? O que o contrato deve conter?

Para encontrar uma empresa que conjugue os desejos da turma com o 
valor que os estudantes podem pagar, só com muita pesquisa. Nessa hora, 
não economize nas perguntas. Informe-se sobre tudo. Isso vai garantir 
que o suado dinheirinho arrecadado para a festa se converta numa noite 
dos sonhos alguns meses (ou anos) mais tarde. Joyce Ajuz, coordenadora 
do Centro de Departamento de Pessoas da ESPM-RJ e professora do curso de
 Administração da instituição, dá algumas dicas para esse começo: "Peça 
referências, acompanhe alguma formatura organizada pela empresa antes de
 fechar o contrato e analise, no mínimo, três empresas", elenca.

Já Hélio Donin Jr, sócio diretor da Rede Nacional de Contabilidade 
(RNC), indica alguns procedimentos valiosos na investigação da 
idoneidade das empresas organizadoras que a comissão vai consultar: "Uma
 empresa de contabilidade conceituada pode verificar se a empresa está 
legalmente constituída, checando seu registro na Junta Comercial, sua 
inscrição na Receita Federal do Brasil, seu alvará de funcionamento e 
até certidões negativas. A consulta ao PROCON pode ser bastante 
interessante para saber se existe alguma reclamação sobre os serviços 
prestados".


Coloque seu conhecimento em prática

Mesmo que turmas de qualquer curso organizem suas festas de 
formatura, é na área de Administração que a tarefa tem um sabor 
especial. Afinal, essa é uma oportunidade de ouro para colocar em 
prática o que foi aprendido em sala de aula.

Natália Nascimento, aluna do 7º período de Administração em Negócios 
na ESPM-RJ, integra a comissão de formatura de sua turma e acredita que a
 tarefa que assumiu tem lhe proporcionado muitos aprendizados: "você tem
 que tomar decisões e liderar mas, ao mesmo tempo, tem que procurar 
agradar a turma, por que é uma festa coletiva", explica.

Já Alessandro Rodrigues, concluinte de Administração no Centro 
Universitário Plínio Leite (Unipli), em Niterói, Rio de Janeiro, atribui
 sua postura na comissão ao conhecimento adquirido em sala: "o curso 
ajudou a lidar com tudo. A gente pensa em trinta cabeças, não em quatro,
 por que precisamos ter flexibilidade pra lidar com outros pontos de 
vista e respeitar as diferenças", comenta.

Hélio Donin ressalta a importância de participar da comissão de 
formatura para a vida profissional do então formando de Administração: 
"É um interessante exercício de gestão. Aprender a gerir recursos 
coletivos e registrá-los adequadamente pode proporcionar ao integrante 
da comissão uma experiência que, futuramente, poderá ser aplicada à sua 
carreira. Como todos, independente da profissão, necessitarão gerir 
financeiramente suas atividades, o integrante da comissão, sem dúvidas, 
sai na frente", afirma.

Coisas que todo formando precisa saber
Alguns conhecimentos são valiosos na produção da festa de formatura –
 principalmente se a sua turma não vai contratar uma empresa 
organizadora

A comissão
Não tem jeito: por menor que seja a turma, é preciso eleger uma 
representação. Ela será responsável por tudo o que diz respeito à festa:
 abertura da conta bancária, pesquisas, visitas, reuniões, orçamentos, 
entre outras atribuições.

Os contratos
O comum acordo de uma turma em arrecadar dinheiro por meio de 
contribuições mensais visando cobrir as despesas da festa deve ser 
formalizado por meio de contrato. O documento deve instituir os 
integrantes da comissão, estabelecer o valor e a duração das 
mensalidades, os juros e as multas por atraso, as condições de devolução
 em caso de desistência, entre outras minúcias importantíssimas que 
evitarão problemas futuros.

A conta bancária
Em geral, as turmas optam por instituições como o Banco do Brasil e a
 Caixa Econômica Federal – onde muitos estudantes já têm suas próprias 
contas, o que facilita o pagamento das parcelas – que oferecem taxas 
especiais para comissões de formatura e até quatro titulares.

As datas
Não é só a festa que precisa ter uma data marcada. O vencimento das 
mensalidades e dos contratos, a entrada de novos formandos, etc, tudo 
tem que estar previsto ordenadamente. Um cronograma é uma opção simples e
 eficiente para esse acompanhamento temporal.

Os faturamentos extras
O dinheiro arrecadado com as mensalidades pode ser insuficiente. Esse
 problema pode ser resolvido com faturamentos extras através da venda de
 canetas, rifas, barraca de bebidas em calouradas, realização de festas,
 etc. Mas atenção: os custos desses faturamentos extras não podem sair 
da poupança da turma!

A prestação de contas
A critério da turma, periodicamente, a comissão deve apresentar 
balancetes financeiros para acompanhar o andamento da arrecadação e 
certificar a transparência da gestão. Os sites Comissão de Formatura 
(www.comissaodeformatura.com.br) e Tô Formando (www.toformando.com) 
oferecem sistemas on-line gratuitos de gestão financeira para comissões 
de formatura. Esses dispositivos facilitam o trabalho da comissão e a 
fiscalização dos alunos, mas não dispensam as reuniões. 



&nbsp;Abraços,

Profa. Anne