DICAS PARA APLICAR E COMBINAR O CICLO PDCA COM OUTRAS FERRAMENTAS DE GESTÃO
Autor: Blog de PliniojfFerreira | Publicado: 2015-02-04T06:18:00-08:00



Por Paula Beghelli



Conhecer o
ciclo PDCA e saber o que significa cada um de seus passos, não é novidade para
a maioria de nós, gestores. A grande questão é: como fazer funcionar?! Como
planejar? Como executar? Como verificar? Como agir? Então, veja neste artigo
algumas dicas de como colocar o PDCA para funcionar, utilizando-o em conjunto
com outras ferramentas de gestão. 



O PDCA é um
método interativo de gestão de quatro passos, amplamente utilizado para
implementar, controlar e melhorar processos e produtos nas organizações. É
também conhecido como o círculo, ciclo, roda de Deming ou de Shewhart.
Os quatro passos, que dão origem ao nome do ciclo, são:



P (Plan) –
Planejar o sistema;
D (Do) – Executar o que foi planejado;
C (Check) – Verificar se está sendo executado conforme o planejado;
A (Act) – Tomar ações para corrigir, prevenir e melhorar o que for necessário;



Conhecer o
ciclo PDCA e saber o que significa cada um de seus passos, não é novidade para
a maioria de nós, gestores.
A grande questão é: como fazer funcionar?! Como planejar? Como executar? Como
verificar? Como agir?
Então, veja abaixo algumas dicas de como colocar o PDCA para funcionar,
utilizando-o em conjunto com outras ferramentas de gestão:



•&nbsp;Passo
1: P (Plan - Planejar)&nbsp;– Estabelecer os objetivos e processos
necessários para entregar resultados de acordo com o projetado (objetivos e
metas da organização). Para planejar o sistema de gestão de uma empresa podemos
utilizar ferramentas como:

&nbsp; &nbsp;
&nbsp;&nbsp;--&gt;Análise SWOT (FOFA)&nbsp;– faça um levantamento dos
pontos fortes (forças – strenghts) e pontos fracos (fraquezas – weaknesses),
das oportunidades (opportunities) e ameaças (threats) da empresa. Após o
levantamento, estabeleça um plano com ações, objetivos e metas para maximizar
as forças, minimizar as fraquezas e também para aproveitar as oportunidades e
enfrentar as ameaças;

&nbsp;
&nbsp;&nbsp;&nbsp;--&gt;5W2H&nbsp;– para cada ação do plano estabelecido
na análise SWOT, desenvolva o 5W2H. Um bom planejamento deve, obrigatoriamente,
responder no mínimo a essas 7 perguntas (5W + 2H): What (O que será feito?);
Who (Quem vai fazer?); When (Quando será feito e qual o prazo final – dead
line?); Why (Por que será feito?); Where (Onde?); How (Como será feito?) e How
Much (Quanto vai custar?);

É importante
que as ações traçadas neste primeiro passo estejam sempre de acordo com a&nbsp;missão,
visão, valores e política&nbsp;definidos pelas empresa.
Vale ressaltar que a elaboração do&nbsp;organograma, da&nbsp;matriz
de responsabilidades, dos&nbsp;descritivos de cargos e funções&nbsp;é
também um ponto importante nesta etapa de planejamento do sistema.



•&nbsp;Passo
2: D (Do - Executar)&nbsp;– Implementar o plano, executar o processo, fazer
o produto. Nesta etapa, podemos usar as seguintes ferramentas:

&nbsp; &nbsp;
&nbsp;--&gt;Procedimentos Operacionais Padrões (POP)&nbsp;– para
executar o que planejamos é preciso, acima de tudo, padronizar o que queremos
que seja executado. Para isso, podemos e devemos elaborar os famosos POPs, que
são descrições detalhadas de todas as operações necessárias para a realização
de uma atividade, ou seja, é um roteiro padronizado para realizar uma
atividade. Com a elaboração destes procedimentos, garantimos que o processo
será executado sempre da mesma maneira, independente do operador;

&nbsp;
&nbsp;&nbsp;&nbsp;--&gt;Fluxogramas&nbsp;– uma imagem vale mais do que
mil palavras. Fluxograma é um tipo de diagrama, e pode ser entendido como uma
representação esquemática de um processo. Fazer um fluxograma é uma forma de
transformar em desenho, em imagem, o que está escrito no Procedimento Operacional
Padrão (POP). Os fluxogramas são bem quistos pelos operadores dos processos
devido à sua simplicidade e facilidade de entendimento.

&nbsp; &nbsp;&nbsp;
--&gt;Treinamentos&nbsp;– para garantirmos a execução conforme planejado é
preciso treinar, incessante e continuamente, todas as pessoas envolvidas. É
preciso garantir que todos entendem os POPs, os fluxogramas e demais documentos
pertinentes.

&nbsp; &nbsp;
&nbsp;--&gt;Programa 5S&nbsp;– cuide da base. Crie uma cultura
organizacional para evitar desperdícios, facilitar o aprendizado e praticar os
conceitos e ferramentas da qualidade implementando 5 (cinco) sensos básicos
(“5S”): Senso de Utilização, Senso de Ordenação, Senso de Limpeza, Senso de
Saúde e Higiene e Senso da Autodisciplina.



• Passo 3:
C (Check - Verificar)&nbsp;–
verificar é estudar os dados, medidos e coletados no passo 2 “executar” e
compará-los em relação aos resultados esperados com os objetivos e metas
estabelecidos no passo 1 “planejar” na intenção de determinar quaisquer
diferenças entre o real e o esperado. Para verificar o sistema da organização
podemos utilizar as ferramentas abaixo:

&nbsp;
&nbsp;&nbsp;&nbsp;--&gt;Folhas de verificação (Check Lists)&nbsp;– são
tabelas, planilhas simples, formulários planejados para facilitar a coleta de
dados, garantindo que os dados sejam coletados e registrados de forma fácil e
concisa. O ideal é a própria empresa desenvolver seus próprios “check lists”,
de acordo com o que se deseja medir (objetivos e metas). É importante
identificar claramente o objetivo da coleta de dados, quais são os dados a
serem coletados e porquê;

&nbsp; &nbsp;
&nbsp;--&gt;Carta controle&nbsp;– são gráficos usados para mostrar o
desempenho de um sistema e monitorar o sistema quanto a quaisquer modificações,
variações em seu desempenho. Amplamente utilizada para indicar causas especiais
de variações nos processos - variações esporádicas e localizadas que têm de ser
investigadas;

&nbsp; &nbsp;
&nbsp;--&gt;Histograma&nbsp;– mostra a distribuição dos dados coletados
na folha de verificação através de um gráfico de barras. É uma maneira gráfica
de organizar e descrever conjuntos de dados e tornar fácil a compreensão dos
dados para enxergar neles tendências, médias e variações normais ou especiais
no processo;

&nbsp; &nbsp;
&nbsp;--&gt;Gráfico de Dispersão&nbsp;- é um gráfico onde pontos no
espaço cartesiano XY são usados para representar simultaneamente os valores de
duas variáveis quantitativas, medidas em cada elemento do conjunto de dados com
o objetivo de mostrar o que acontece com uma variável (x) quando a outra (y)
muda, para testar possíveis relações de causas e efeitos entre as duas
variáveis.



• Passo 4:
A (Act - Agir)&nbsp;-
tomar ações corretivas, preventivas e de melhoria sobre as diferenças entre os
resultados reais e planejados. Analisar as diferenças para determinar suas
causas. Determinar onde aplicar as mudanças que incluem a melhoria do processo
ou produto. Nesta etapa, utilize ferramentas como:

&nbsp; &nbsp;&nbsp;
--&gt;5 Why (Cinco Porquês)&nbsp;– técnica para encontrar a causa raiz de
um defeito ou problema que parte da premissa que após perguntar cinco vezes o
porque um problema está acontecendo, sempre relacionado a causa anterior, será
determinada a causa raiz do problema ao invés da fonte de problemas. Consiste
em formular a pergunta “Por quê” cinco vezes para compreender o que aconteceu.
Nada impede, porém, que mais (ou menos) do que 5 perguntas sejam feitas.

&nbsp; &nbsp;&nbsp;
--&gt;Ishikawa (Espinha de Peixe)&nbsp;– é um método utilizado para
indicar, em um diagrama em forma de espinha de peixe, todas as causas possíveis
para um problema específico (efeito). São elaborados para ilustrar claramente
as diversas causas ou fatores que afetam um problema, separando-as em grupos
por tipo de causa. Para cada efeito, provavelmente haverá diversas categorias
principais de causas, por exemplo, as causas principais da variação do processo
são normalmente divididas nos 8M’s: Material, Máquina, Mão de obra, Método,
Meio Ambiente, Management (gerenciamento), Matéria Prima e Medição.

&nbsp; &nbsp;&nbsp;
--&gt;Brainstorming (Tempestade de ideias)&nbsp;– é uma dinâmica em grupo
que é usada como uma técnica para resolver problemas específicos, para
desenvolver novas ideias ou projetos, para juntar informação e para estimular o
pensamento criativo. A técnica propõe que um grupo de pessoas se reúna e
utilize seus pensamentos e ideias para que possam chegar a um denominador
comum, a fim de gerar ideias inovadoras que levem um determinado projeto ou
ação adiante. Nenhuma ideia deve ser descartada ou julgada como errada ou
absurda, todas devem estar na compilação ou anotação de ideias ocorridas no
processo, para depois evoluir até a solução final.

&nbsp; &nbsp;
&nbsp;--&gt;Diagrama de Pareto&nbsp;- a análise de Pareto classifica os
problemas em ordem de gravidade e pode ser visualmente demonstrada na forma de
um gráfico de barras, que é denominado diagrama ou gráfico de Pareto. Este
gráfico nos auxilia a: escolher um ponto de partida para a solução do problema;
voltar a nossa atenção e esforços aos problemas verdadeiramente importantes;
monitorar o sucesso.



Outras
ferramentas, já existentes ou criadas por nós mesmos, são sempre bem vindas
para garantir a continuidade do ciclo PDCA.
O que leva a organização à excelência e ao sucesso é o modo como ela arranja
seu sistema produtivo.
A comunicação e a liderança eficazes são quesitos imprescindíveis para o
sucesso de todos os passos citados acima. Um bom líder é aquele que sabe
explicar as coisas às pessoas para fazê-las bem e prontamente.




Publicado no
portal Administradores.com em 25/01/2015