Planejar o Gerenciamento das Aquisições
Autor: Douglimar Domingos de Moraes | Publicado: 2012-01-18T02:58:00-08:00







Gestão
de Projetos

Gerenciamento
de Aquisições




PLANEJAR
O GERENCIAMENTO DE AQUISIÇÕES

 







Antes
de começar, vamos nos situar onde estamos localizados dentro do
Gerenciamento de Projetos:

 
 
  
  
  

   
    
Processo
    de gerenciamento de Aquisições

   
    
Fase
    do projeto

  

   
    
Planejar
    o gerenciamento das Aquisições 
    

   
    
Planejamento

  






 O
objetivo desse processo é identificar quais são os produtos e
serviços devemos adquirir em um projeto, de que maneira iremos
conduzir essas aquisições e quais serão os possíveis
fornecedores. Também é durante o planejamento que iremos
selecionar, desenvolver e reunir os documentos de aquisições que
usaremos para entrar em contato com os fornecedores e conduzir as
aquisições. 





 Planejar
as aquisições inclui as seguintes atividades: 



Realizar
 a análise “Fazer ou Comprar”


Criar
 o plano de gerenciamento das Aquisições


Criar
 a Declaração de Trabalho para cada Aquisição do projeto


Selecionar
 um tipo de contrato adequado para cada aquisição


Criar
 os documentos de aquisição 
 


Determinar
 os critérios de seleção de fornecedores






Entradas
do Processo Planejar o Gerenciamento das Aquisições 





 Antes
de iniciar o planejamento do gerenciamento das aquisições,
precisamos ter em mãos:


Linha
 de base de Escopo (Declaração de Escopo, EAP e Dicionário da EAP)
 
 


Documentação
 dos requisitos do projeto


Acordos
 de cooperação entre organizações


Registro
 dos riscos


Decisões
 contratuais relacionadas a riscos 
 


Requisitos
 de recursos das atividades


Cronograma
 do projeto


Estimativas
 de custos das atividades


Linha
 de base de desempenho de custos 
 


Fatores
 Ambientais da Empresa 
 


Ativos
 de Processos Organizacionais






Ferramentas
e Técnicas de Planejar o Gerenciamento das Aquisições 





 Análise
de Fazer ou Comprar (Make or Buy): 














 Essa
análise consiste em verificar se a empresa irá executar o trabalho
ou se tercerizará parte do trabalho. Os custos envolvidos para
gerenciar e controlar essas aquisições além dos custos diretos e
indiretos do produto  devem ser considerados na decisão de fazer ou
comprar, pois muitas vezes os custos para comprar e administrar essas
aquisições são mais altos do que fazer o produto em casa. 





 Um
dos motivos para comprar ao invés de fazer é reduzir os riscos do
projeto.




 Opinião
de Especialistas

 As
opiniões de especialistas deve ser utilizada com frequência para
avaliar tanto as entradas quanto as saídas deste processo. A opinião
legal especializada também pode envolver os serviços de pessoal da
área jurídica para fornecer o parecer em questões, termos e
condições exclusivos de aquisições. 





 As
opiniões de especialistas também podem ser aplicadas no
detalhamento das informações técnicas e comerciais, dos serviços
e dos resultados adquiridos, além de informações especializadas
relacionadas ao gerenciamento adequado de projetos.









 Tipos
de Contratos:

 Como
esse item é muito grande, criei um post separado. NÃO DEIXE DE LER
POIS É MUITO IMPORTANTE.




 Segue
o link aqui:
http://douglimar.blogspot.com/2012/01/tipos-de-contratos-utilizados-em.html







Saídas
do Processo Planejar o Gerenciamento das Aquisições 





 Vou
detalhar o que é cada um dos documentos gerados no processo de
Planejamento do Gerenciamento das Aquisições: 





 1
– Plano de Gerenciamento das Aquisições

 Como
todos os planos de gerenciamento, o plano de gerenciamento das
aquisições deve descrever como planejar, executar e controlar o
processo de aquisições dentro do projeto.

 Um
plano de gerenciamento das aquisições bem desenvolvido deve conter
as orientações para: 



Tipos
 de contratos que devem ser usados nas aquisições


Questões
 que abordam o gerenciamento dos riscos 
 


Documentos
 padronizados de aquisições


Como
 gerenciar vários fornecedores






 2
– Declaração do Trabalho das Aquisições (DT)

 A
declaração do trabalho da aquisição é o escopo do trabalho a ser
feito para cada compra/aquisição. O gerente de projetos precisa
fazer essa declaração e ela tem que ser o clara, detalhada e
completa possível, além de descrever todo o trabalho que o
fornecedor precisa fazer. 





 Existem
vários tipos de declaração de trabalho das aquisições. Sua
escolha depende do tipo de trabalho ou serviço a ser adquirido e do
seguimento da indústria. Os mais comuns são:


Desempenho:
 Esse tipo de declaração determina o que o produto final deve ser
 capaz de fazer. Exemplo: Preciso de uma máquina que envase 10 mil
 garrafas de cerveja por hora. 
 


Funcional:
 Esse tipo determina o resultado ou finalidade final, em detrimento
 de procedimentos específicos. É utilizado na execução do produto
 e deve ter características mínimas do produto. Exemplo: o carro
 precisa ter 3 cinzeiros. 
 


Design:
 Esse tipo de declaração determina detalhadamente qual trabalho
 deve ser realizado. Exemplo: Construir o prédio exatamente conforme
 os desenhos e plantas. 
 



 

 Comumente
as declarações de trabalho da aquisição por desempenho e
funcional constumam ser utilizadas em projetos de sistemas de
informação, pesquisa e desenvolvimento, inovação tecnológica,
etc. As declarações de trabalho das aquisições por design são
mais comuns em projetos de máquinas, construção civil e
equipamentos. 





 Uma
declaração de trabalho costuma ser composta por desenhos,
especificações, explicações técnicas, entre outros. E no final
do processo, essa declaração fará parte do contrato. 





 3
– Decisões de Fazer ou Comprar 





 As
decisões de fazer ou comprar documentam as conclusões obtidas em
relação a quais produtos, serviços ou resultados do projeto serão
adquiridos fora da organização do projeto ou realizados
internamente. Também podem incluir decisões de exigir apólices de
seguros ou contratos de bônus de desempenho para abordar alguns dos
riscos identificados. 





 Esse
documento costuma ser simples, com uma lista de itens e as suas
justificativas do porque fazer e do porque comprar. 


 

 4
– Tipos de Contrato




 Há
diferentes tipos de contratos que podem ser escolhidos para adquirir
produtos ou serviços em um projeto. Devemos lembrar os seguintes
itens em consideração para a escolha do tipo de contrato: 



O
 que está sendo adquirido


Se
 o escopo do trabalho está completo; 
 


O
 nível de esforço que o comprador se dedicará para gerenciar o
 fornecedor


Mercado
 ou economia


Padrões
 da industria






 Veja
mais detalhes sobre contratos no link abaixo: 


 http://douglimar.blogspot.com/2012/01/tipos-de-contratos-utilizados-em.html







 5
– Documentos de Aquisição





 Quando
o tipo de contrato estiver escolhido e a declaração de trabalho da
aquisição estiver pronta, o gerente de projetos pode escolher qual
tipo de documento de aquisição será o mais adequado para ser
utilizado. O documento de aquisição descreve as necessidades do
projeto para o fornecedor e costumam ser divididos em: 



SDC
 – Solicitação de Cotação (RFQ – Request For Quotation):
 Solicitam uma cotação de preços com base em item, hora, metro ou
 outra unidade de medida. 
 


SDP
 – Solicitação de Proposta (RFP – Request For Proposal):
 Solicitam uma proposta detalhada de como o trabalho será realizado,
 quem o fará, curriculos, experiência da empresa, etc. 
 


CONV
 – Convite para Licitação (ENV – Envitation):
 Normalmente solicitam apenas o preço final para realizar todo o
 trabalho






 Uma
documentação de aquisição bem elaborada costuma trazer os
seguintes benefícios para o processo de aquisições: 



Comparação
 mais fácil das respostas dos fornecedores;


Respostas
 mais completas; 
 


Preços
 mais exatos; 
 


Redução
 do número de mudanças no projeto.






 Independente
do tipo de documento de aquisição que for elaborada, a mesma deve
ter no mínimo as seguintes informações:


Informações
 para o fornecedor:


Por
  que o comprador deseja que o trabalho seja realizado


Procedimentos
  para tentar conseguir o trabalho (se haverá reuniões, quando as
  respostas devem ser enviadas, qual o critério de seleção do
  vencedor, etc)


Diretrizes
  para preparar a resposta (tamanho da resposta, tópicos, etc)


Formato
  exato que a resposta deve ter (formulários, documentos, formas de
  envio [correio, e-mail], etc)


Critérios
  de seleção (anos de atividade, qualidade da proposta, preço,
  prazo de entrega, etc)


Formas
  de definição de preços




Declaração
 do trabalho da aquisição


Proposta
 de termos e condições do contrato (legais e empresariais)





 6
– Critérios de Seleção 





 Os
critérios de seleção são incluídos nos documentos de aquisição
para ajudar o fornecedor a avaliar se mandará uma proposta ou não.
Além disso, os critérios de seleção servem para o comprador e o
gerente de projetos avaliarem e classificarem as propostas dos
fornecedores. 





 Os
critérios de seleção podem ser limitações nas especificações
ou no preço da aquisição, nos prazos de entrega ou na forma de
pagamento por exemplo. Outros exemplos de critérios de seleção
podem ser: 



Entendimento
 da necessidade


Custos
 gerais ou do ciclo de vida


Capacidade
 técnica


Riscos


Abordagem
 de gerenciamento do fornecedor


Abordagem
 técnica


Garantias


Capacidade
 Financeira


Capacidade
 produtiva


Interesse
 
 


Tamanho
 e tipo da empresa 
 


Desempenho
 passado do fornecedor


Referências


Direitos
 de propriedade






 7
– Solicitações de Mudanças

 O
planejamento das aquisições pode gerar solicitações de mudanças
em diversos documentos do projetos, como no plano de gerenciamento do
projeto e nos planos auxiliares. Essas mudanças são revisadas e
controlada dentro do processo de controle integrado de mudanças.







Outras
Saídas do que podem ser geradas a partir do Processo Planejar o
Gerenciamento das Aquisições 








 1
– Acordos de Confidencialidade 


 É
um acordo entre o comprador e os possíveis fornecedores, que define
quais documentos devem ser confidenciais e controlados, além de
regular quem deverá ter acesso a esses documentos.  Com esse tipo de
acordo de confidencialidade, o comprador pode detalhar as
necessidades de seu projeto com respaldo contratual que minimiza o
risco de que os seus concorrentes tenham acesso às suas informações
confidenciais. 





 2
– Acordos de Parceria (Joint Venture)

 Em
muitos casos, alguns fornecedores ou um fornecedor e um comprador
podem chegar a conclusão que o item a ser adiquirido será mais
facilmente desenvolvido se os esforços do projeto forem em conjunto.
Nesse caso é formado um acordo de cooperação mútua (parceria ou
joint venture). Esse acordo deve definir claramente o papel de
cada organização dentro do trabalho do projeto. 





 3
– Termos e Condições

 Os
termos e condições de um contrato são importantes para garantir
que tanto o gerente de aquisições quanto o gerente de projetos e os
fornecedores terão um entendimento comum ea respeito de todas as
clausulas contratuais. 





 Como
gerente de projetos, você deverá ser capaz de entender cada termo e
determinar qual ação tomar. 



Aceitação:
 Quais são as situações onde o trabalho é realmente aceito.


Agente:
 Quem será o representante autorizado de cada parte.


Arbitragem:
 A arbitragem é um terceiro pago para solucionar controvérsias
 entre as partes contratadas, sem a necessidade de uso da justiça.


Cessão:
 Refere-se as condições em que as partes poderão ceder os seus
 direitos ou obrigações estipulados em contrato.


Autoridade:
 Quem tem o poder de fazer o que. 
 


Fianças:
 São as fianças de pagamento e desempenho que devem ser adquiridas
 para diminuir os riscos.


Quebra
 de contrato/inadimplência: Uma quebra de contrato é uma
 ocorrência grave e ocorre quando qualquer obrigação do contrato
 não é cumprida. 
 


Mudanças:
 Como as mudanças serão feitas? Quais formatos serão usados? Quais
 os prazos para notificação e execução das mudanças?


Confidencialidade:
 Quais informações não devem ser divulgadas ou entregues a
 terceiros?


Resolução
 de disputas: Como as disputas relacionadas serão resolvidas?


Força
 Maior: É um caso fortuito que pode ser usado para que uma das
 partes não cumpra parte das obrigações contratuais (como um
 incêndio ou uma tempestade com inundação). 
 


Incentivos:
 Quais benefícios o fornecedor pode receber por alinhar-se aos
 objetivos do comprador (tempo, custo, qualidade, risco e
 desempenho). 
 


Indenização:
 Quem será o responsável em caso de acidentes, lesões corporais e
 danos em geral?


Inspeção:
 Quem poderá inspecionar o trabalho do fornecedor durante a sua
 execução? Como essa inspeção será feita (amostragem, full) ? Em
 qual circunstância?


Propriedade
 intelectual: Quem detêm a propriedade intelectual (patentes,
 marcas comerciais, direitos autorais, códigos-fonte, livros, etc)
 usadas em associação com o contrato?


Faturamento:
 Quando as faturas serão enviadas? Para quem serão enviadas?


Multas
 contratuais: São as multas aplicadas para inadimplências
 específicas.


Requisitos
 de gerenciamento: comparecimento à reuniões, aprovação do
 pessoal do projeto, entre outros, são alguns requisitos de
 gerenciamento. 
 


Notificações:
 Para quem as correspondências serão encaminhadas.


Propriedade:
 Quem possuirá os itens tangíveis (materiais, edifícios, máquinas,
 software) usados em associação com o contrato ou desenvolvidos
 como parte dele?


Pagamento:
 Quandos os pagamentos serão realizados? Quais as multas para os
 pagamentos em atraso? Quais os motivos para a falta de pagamento?


Declaração
 de Trabalho da Aquisição: Se não for um documento em
 separado, deverá fazer parte do contrato. 
 


Relatórios:
 Quais serão os relatórios necessários? Com qual frequência? Quem
 gera esses relatórios? A quem se destina?


Retenção:
 É uma quantia retida de cada pagamento para assegurar o término do
 trabalho. Essa quantia retida é paga na entrega final do trabalho
 contratado. 
 


Risco
 de prejuízo: Aloca o risco entre as partes de um contrato no
 caso de o trabalho do contrato ser perdido ou comprometido no
 decorrer de um contato. 
 


Acesso
 ao local: Quais serão os requisitos de acessibilidade ao local
 onde o trabalho está sendo desenvolvido?


Rescisão:
 É a interrupção do trabalho antes de seu término.


O
 prazo é essencial: Significa que as datas de entrega são uma
 obrigação rigorosa e que qualquer atraso é uma inadimplência
 substancial do contrato. 
 


Renúncias:
 São declarações de que os direitos definidos no contrato só
 podem ser renunciados ou modificados por acordo entre as partes. 
 


Garantias:
 São as promessas de qualidade para os produtos ou serviços
 entregues nos termos do contrato, geralmente restritas a um período
 de tempo.


Trabalho
 sob encomenda: Significa que o trabalho executado nos termos do
 contrato será de propriedade do comprador.



 4
– Participação de Direitos (Privity)

 Participação
de diretos ou privity é uma relação contratual. Um exemplo onde se
aplica isso é a seguinte: A empresa X contrata a empresa Y, que
subcontrata a empresa Z para executar um serviço contratado. O
gerente de projetos da empresa X (contratante) visita a instalações
da empresa Y e diz que a empresa Z deverá interromper o trabalho. A
empresa Z deve obedecer? 


 Resposta:
Não. Pois a empresa Z não possui um contrato estabelecido (privity)
com a empresa X.




 

 


Palavras-chave:



Gerenciamento
de Aquisições, Aquisições, pmbok, pmp, pmi,  planejar o
gerenciamento das aquisições, compras, planejamento, projetos, 





Fontes:



Livro:
Rita Mulcahy Exam Prep 6th edition 


Livro:
PMBOK 4th Edition&nbsp;