Como organizar uma reunião
Autor: PREPARE-SE | Publicado: 2012-08-30T19:58:00-07:00





Como organizar &nbsp;uma reunião





Esqueça-se das críticas que existem a respeito das reuniões. É muito
comum se comentar: "Reuniões são uma perda de tempo!". "Ah, meu
Deus, lá vem outra reunião...".


Como profissional moderno e atualizado, você precisa saber que a maioria das
pessoas do Brasil, como apontam estudos de Neurolingüística, é formada por
pessoas mais "auditivas". Ou seja, neste país, gostamos de falar e de
ouvir. Por isso se lê tão pouco.



Iremos lhe
indicar alguns elementos básicos sobre a organização e participação em
reuniões. Utilize o roteiro como uma espécie de checklist.

Definição de hora e lugar



Cabe a você ter certeza de que tudo vai se encaixar. Certifique-se de
que a carga horária não ultrapasse outros compromissos do líder. Tente
encontrar um local que se harmonize com quantidade de pessoas e tipo de
reunião. Por exemplo: se o assunto em pauta for "explosivo" ou
polêmico, procure - se possível - destinar um local mais aprazível, algo que
ajude a "desarmar os espíritos".





Comunicação Interna

Faça uma parceria produtiva com o pessoal responsável pela Comunicação Interna.
Tenha a certeza de que todos os envolvidos tenham sido informados pelo Correio
Eletrônico, por Circular, Memorando, etc. Quando for de extrema importância,
confirme - ou tenha a certeza de que alguém o fez - as presenças por escrito.



Papéis e lápis/canetas

Não deixe que ninguém dê a desculpa que não anotou alguma coisa porque "se
esqueceu" dos instrumentos básicos para isso. Preste atenção à quantidade
e qualidade, de acordo com o número de pessoas e o tipo de reunião. Distribua
tudo previamente no local. Não deixe faltar, se forem necessários, flip chart,
TV, vídeo, quadro negro, pranchetas, etc..



Disposição Geral

Ao líder deverá ser reservado um lugar de onde possa ser observado por todos,
sem distinção. Combine com ele se há necessidade de uma distribuição
estratégica de lugares. De repente, ele pode estar querendo olhar nos olhos de
determinada pessoa... De preferência, tente fazer com que pessoas de um mesmo
departamento se sentem de forma separada. Porque a tendência é de pessoas que
convivem no dia a dia conversarem paralelamente.



Bebidas

Nada além de água (gelada e sem gelo), café e chá.



Saber ouvir

Preste atenção a cada palavra e em sua entonação. Muitos perdem o melhor da
reunião, pois enquanto o outro está falando, ele estão pensando em como se
sobressair.



Interrupções

Obtenha do líder uma combinação sobre a&nbsp;oportunidade&nbsp;ou não das
interrupções ocasionadas por fatores externos. Ligações urgentes, chamados de
serviço, etc.. Tudo deverá ser comunicado após a reunião? É esperada alguma
ligação urgente? Quem poderá sair da sala para atender emergências? Etc..



Lista de presença

Geralmente, o líder gosta de saber quem faltou e porquê. Prepare tudo antes e
garanta que todos os presentes puderam assinar a lista.



Ata

É muito importante e tem que ser bem minuciosa. Data, hora e local, assunto,
quem falou o que, que temas ficaram pendentes, o essencial e as conclusões.
Sempre que possível, faça o líder ler e assinar.




Fonte&nbsp;http://www.organizesuavida.com.br