Comunicação Corporativa - Maior assertividade no email Comercial
Autor: Fernando Zen | Publicado: 2012-09-04T16:45:00-07:00

Tive a oportunidade de fazer alguns cursos sobre comunicação
corporativa durante minha vida e separei algumas dicas das melhores práticas de
como redigir um email comercial mais assertivo. Sugiro que leiam, apliquem e
espero que gostem.



Vamos lá:
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Ao comunicar-se com alguém que não conhece ou
não conhece bem, use um tom mais formal, incluindo uma saudação adequada e o
nome da pessoa sempre que possível;


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Nunca escreva “boa tarde”, “bom dia”, “boa
noite”. Você pode ter mandado o email a tarde e desejado “Boa tarde”, porém o
seu interlocutor poderá ler somente o email na madrugada... Não será mais “boa
tarde” para ele. Parece estranho e difícil de acreditar, mas as etiquetas
atuais dizem que não devemos usar esse tipo de saudação, que expressa tempo;


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Comece o email sempre com as saudações do tipo:
”Prezado Sr.” , “Prezada”, “Caro Sr.”, etc.. Não coloque vírgula após a
saudação e sim um ponto final. Senão o início do email deveria começar com uma
letra minúscula. Ex.: “Prezado Sr. Fulano. (ponto) Venho informar...” e não:
“Prezado Sr. Fulano, (vírgula) Venho informar...”. “Prezado Sr. Fulano, venho
informar...”;


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No caso da despedida do email, segue a mesma
regra: “Atenciosamente.” – colocar ponto e não vírgula;


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NUNCA use palavras em maiúsculo (caixa alta)
tanto no título quanto no corpo do email. Isso expressa que você está GRITANDO;


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Use uma linha de assunto direta que passe com
precisão o objetivo do seu email;


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O tipo e o tamanho da fonte devem ser de fácil
leitura. Procure usar o padrão do Outlook, Calibri 11. Evite toques decorativos
em comunicações comerciais: não use cores, “grifagens” coloridas, sublinhados ou itálicos,
caixas coloridas, etc., no muito, um negrito para chamar a atenção basta.
Viu só como chama a atenção? Tudo isso tira a credibilidade do email. O itálico
serve somente para expressar palavras em outros idiomas que não são muito
usuais: benchmarking, driver, etc.;


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Use sempre o corretor ortográfico nas suas
mensagens para corrigir erros de gramática ou outros problemas. Faça um check-up
final antes do envio. Se não tiver o corretor ortográfico do Novo Acordo da
Língua Portuguesa, sinalize. Atente-se também as palavras que deveriam ter
acentuação que o corretor não pega: início, inicio, dúvida, duvida, etc.;


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Cuidado com o “gerundísmo”: “Sr. vou estar
fazendo”; “estarei verificando”; etc.. E o hors concour dos
jargões nos emails, no caso redundância, “anexar junto” – esse é demais.
Se anexa, já está junto!


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Evite humorismo, comentários casuais ou gírias
que possam ser mal interpretados;


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Ao receber um email de um remetente legítimo,
confirme sempre o recebimento e o responda em até 48 horas, mesmo se não
puder oferecer uma resposta completa imediatamente;


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Se for ausentar-se por mais de 24 horas, use uma
resposta automática de “fora do escritório”:


“Prezado (a). (ponto)


Estou ausente do escritório no período de xx/xx até xx/xx.
Favor redirecionar para sicrano@dominio.com.br.


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Atenciosamente.” (ponto)


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Fulano. (ponto)


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