Como Enviar E-Mail Corporativo?
Autor: Daniel Messias | Publicado: 2010-07-14T13:13:00-07:00

Como Enviar E-Mail Corporativo?Por: Marcos FrauchesAlgumas “regras” básicas para padronizar as correspondências e envio de e-mails corporativosCabeçalho dos e-mails “Para”,  “Cc” (Com cópia) e “Cco (Com cópia oculta) Ao enviar um e-mail para mais de uma pessoa, fique atento para saber se todos podem conhecer a lista de quem estará recebendo a comunicação.Atenção, você não tem o direito de divulgar o endereço eletrônico de ninguém, portanto, use sempre que possível o cabeçalho com “Cco” (Com cópia oculta).Assunto:O assunto deverá ter no máximo 3 palavras e servirá como titulo ou resumo do conteúdo.  Podemos também usar uma palavra que desperte interesse.Ex.- “Convocação para reunião de metas”- “Regras para envio de e-mail”- “Informações de faturamento março”- “Tabela de preços e prazos”Conteúdo:Para podermos fixar nossa imagem, nossas correspondências deverão seguir alguns padrões:- Padronize texto / estilo das correspondências (com adaptações)- Facilite a leitura utilizando marcadores e listas- Quebre o texto em pequenos blocos- Prefira frases curtas- Utilize fontes padrão (“Arial” por exemplo)- Não use emoticons ou piadas- Use o corretor ortográfico e um dicionário de sinônimos- Mantenha-o sucinto e cordial e não permita que as discussões por e-mail se - prolonguem por uma eternidade- Decodifique suas mensagens o máximo possível. Diga exatamente como você quer que as coisas aconteçam- Evite ser austero, crítico e ofensivo, pois os resultados podem ser negativos, deixe para as reuniões presenciais- Encoraje as pessoas a responderem usando perguntas. Isso equivale a deixar a porta do seu escritório aberta.Nossos produtos e serviços precisam ter qualidade e beleza. Nossa correspondência também deverá ter qualidade, beleza, conteúdo e personalidade.Use português simples e objetivo, informações corretas (confirmadas) e livres de erros de ortografia e gramática.Assinatura do final da correspondência comercialAssine com as informações do seu cartão de visitas.  Tenha sua assinatura padronizada na configuração do programa que você usa para envio de e-mails.- Seu nome- Nome da empresa (ou logomarca)- Telefone- Fax- Endereço eletrônico- Endereço completoResposta de e-mailTodo e qualquer e-mail comercial, pode e deve ser respondido imediatamente ao recebimento.  Se não for possível, responda no mesmo dia, ainda que seja feito a noite, para que esteja disponível na primeira hora do dia seguinte.Caso não tenha ainda as informações solicitadas em um determinado e-mail, mostre-se atento enviando uma breve mensagem, algo como:Prezado Fulano,  Com relação a sua solicitação, estou  tomando as providências necessárias e retornarei o mais breve possível.Atenciosamente  (Assinatura)Atenção: Não use resposta automática.Ao responder um e-mail ou redirecioná-lo:- Apague todo o conteúdo anterior (outras fases da “conversa”)- Apague também os endereços eletrônicos das "conversas" anterioresDeixar acidentalmente outras fases da “conversa” anexadas, pode prejudicar as outras pessoas e demonstrar falta de cuidado e postura ética com o próximo.PadronizaçãoVale lembrar que devemos ter tudo padronizado, para ganharmos tempo e eficiência.- Modelo de respostas aos clientes com reclamações- Modelo de respostas aos clientes solicitando informações- Agradecimentos- Informações- EtcPerfil do AutorMarcos Frauches é palestrante e consultor de Marketing para clientes de diversas áreas (indústria, serviços, produtos e prefeituras.) Desenvolve trabalho de coordenação e direcionamento estratégico e implanta conceitos de marketing e posicionamento de mercado.(Artigonal SC #1877346)Fonte do Artigo - http://www.artigonal.com/gestao-artigos/como-enviar-e-mail-corporativo-1877346.html