Documentos Contábeis e Legais e Tempo de Guarda
Autor: Intercriar | Publicado: 2012-12-23T14:44:00-08:00



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Os
documentos de uma empresa podem ser divididos em duas categorias para fins de
arquivos: Documentos Contábeis e Documentos Legais.



Documentos
contábeis.



Os
documentos contábeis devem ser arquivados em ordem cronológica de data, em
alguns casos em ordem cronológica de lançamentos nos livros fiscais, separados
e arquivados por mês, por trimestre ou por ano, de conformidade com o volume de
documentos de cada empresa.



Os
principais documentos contábeis são:



Notas
de compra/serviços
Notas de vendas/serviços
Extratos bancários
Duplicatas pagas
Comprovantes de despesas/custos
Cópias de cheques
Comprovantes de débitos/créditos bancários
Outros documentos contabilizados



Documentos
legais

Os documentos legais podem ser divididos e arquivados em 08 setores distintos:



 

  
100
  - 

  
FEDERAL

 

  
200
  - 

  
ESTADUAL

 

  
300
  - 

  
MUNICIPAL

 

  
400
  - 

  
MINISTÉRIO
  DO TRABALHO

 

  
500
  - 

  
CONTRATOS

 

  
600
  - 

  
INSS

 

  
700
  - 

  
SINDICAL

 

  
800
  - 

  
DIVERSOS

 





Por sua vez, cada setor é dividido em: 


100 – FEDERAL



 

  
101
  - 

  
Cadastro
  Geral de Contribuintes (CNPJ) 

 

  
102
  - 

  
Declaração
  do Imposto de Renda - Pessoa Jurídica 

 

  
103
  - 

  
Ficha
  de Alteração do CNPJ 

 

  
104
  - 

  
Pedido
  de Restabelecimento do CNPJ 

 

  
105
  - 

  
Certidão
  Negativa do Imposto de Renda e CRJF 

 

  
106
  - 

  
Comunicações
  de Aumento de Capital 

 

  
107
  - 

  
Demonstrativos
  dos Duodécimos 

 

  
108
  - 

  
CAIF
  

 

  
109
  - 

  
Comunicações
  de IPI e IRPJ 

 

  
110
  - 

  
DIRF
  

 

  
111
  - 

  
Cartão
  do CNPJ 

 

  
112
  - 

  
Notificações
  - Auto de Infrações 

 

  
113
  - 

  
Baixa
  do CNPJ 

 

  
114
  - 

  
Certidão
  Negativa por Encerramento de Atividades 

 

  
115
  - 

  
Programa
  de Alimentação ao Trabalhador 

 

  
116
  - 

  
DNER
  

 

  
117
  - 

  
Defesas
  

 

  
118
  - 

  
Utilidade
  Pública 

 

  
119
  - 

  
Parcelamentos
  

 

  
120
  - 

  
Termo
  de Opção - Simples 

 

  
121
  - 

  
Autorização
  do DAC 

 

  
122
  - 

  
IPEM
  

 

  
123
  - 

  
Divisão
  de Censura de Diversões Públicas 

 

  
124
  - 

  
CADE
  - SDE 

 


200
– ESTADUAL



 

  
201
  - 

  
Declaração
  Cadastral (DECA) 

 

  
202
  - 

  
Declaração
  para Codificação de Atividade Econômica (DECAE) 

 

  
203
  - 

  
Declaração
  do Movimento Econômico Fiscal (DEMF) 

 

  
204
  - 

  
Índice
  de Participação dos Municípios (DIPAM) 

 

  
205
  - 

  
Licença
  da CETESB 

 

  
206
  - 

  
Demonstrativo
  das Operações Interestaduais 

 

  
207
  - 

  
Certidão
  Negativa do ICM 

 

  
208
  - 

  
Autorização
  para Confecção de Notas Fiscais 

 

  
209
  - 

  
Auto
  de infração 

 

  
210
  - 

  
Parcelamento
  do ICM 

 

  
211
  - 

  
Notificações
  

 

  
212
  - 

  
FIC
  - Ficha de Inscrição do Contribuinte 

 

  
213
  - 

  
Declarações
  

 

  
214
  - 

  
Alvará
  de Utilização - Secr. Saúde 

 

  
215
  - 

  
Modelos
  de Notas Fiscais 

 

  
216
  - 

  
Comprovação
  ZONA FRANCA 

 

  
217
  - 

  
Conselho
  Regional de Educação 

 

  
218
  - 

  
Secretaria
  de Segurança Pública (Registro Arma) 

 

  
219
  - 

  
IBDF
  - IBAMA 

 

  
220
  - 

  
Defesas
  

 

  
221
  - 

  
Licença
  da Divisão do Exercício Profissional 

 

  
222
  - 

  
Utilidade
  Pública 

 

  
223
  - 

  
Declaração
  de Microempresa 

 

  
224
  - 

  
Laudos
  Técnicos 

 

  
225
  - 

  
Pedido/
  Comunicação Uso Processamento de Dados 

 

  
226
  - 

  
Vigilância
  Sanitária 

 



300 – MUNICIPAL



 

  
301
  - 

  
Guia
  de Inscrição ou Atualização 

 

  
302
  - 

  
Ficha
  de Inscrição no CCM 

 

  
303
  - 

  
Taxas
  de Licença 

 

  
304
  - 

  
Certidão
  Negativa do ISS 

 

  
305
  - 

  
Declaração
  Anual do Movimento Econômico (DAME) 

 

  
306
  - 

  
Cadastramento
  de Anúncios (CADAN) 

 

  
307
  - 

  
Pedido
  de Vistoria 

 

  
308
  - 

  
Comunicados
  

 

  
309
  - 

  
Imposto
  Predial 

 

  
310
  - 

  
Auto
  de Infração e Intimação 

 

  
311
  - 

  
Autorização
  para Impressão de Notas Fiscais 

 

  
312
  - 

  
Habite-se
  / Auto Vistoria 

 

  
313
  - 

  
Alvará
  de Funcionamento 

 

  
314
  - 

  
Defesas
  

 

  
315
  - 

  
Utilidade
  Pública 

 

  
316
  - 

  
Declaração
  de Microempresa 

 

  
317
  - 

  
Parcelamentos
  

 

  
318
  - 

  
Cancelamentos
  

 

  
319
  - 

  
CONTRU/FICAM
  

 

  
320
  - 

  
Regime
  Especial 

 



400 - MINISTÉRIO DO TRABALHO



 

  
401
  - 

  
Cadastro
  de Empresas 

 

  
402
  - 

  
Relação
  de Empregados Menores 

 

  
403
  - 

  
RAIS
  / DCPIS 

 

  
404
  - 

  
CIPA
  

 

  
405
  - 

  
Certificados
  de Aprendizagem SENAI 

 

  
406
  - 

  
Reclamações
  Trabalhistas - Defesas 

 

  
407
  - 

  
Notificações/
  Processos/ Autos de Infração 

 

  
408
  - 

  
Certificados
  de Aprovação das Instalações - CAI/DI 

 

  
409
  - 

  
Defesas
  

 

  
410
  - 

  
Acordo
  de Compensação 

 

  
411
  - 

  
Laudos
  Técnicos 

 



500 – CONTRATO



 

  
501
  - 

  
Contrato
  Social - Ata de Constituição 

 

  
502
  - 

  
Alterações
  de Contrato 

 

  
503
  - 

  
Contrato
  de Locação 

 

  
504
  - 

  
Contrato
  de Uso de Veículos 

 

  
505
  - 

  
Cadastro
  da JUCESP 

 

  
506
  - 

  
Contrato
  de Assessoria 

 

  
507
  - 

  
Contrato
  de Prestação de Serviços 

 

  
508
  - 

  
Reuniões
  

 

  
509
  - 

  
Publicações
  em Jornais 

 

  
510
  - 

  
Atas
  

 

  
511
  - 

  
Contratos
  Diversos 

 

  
512
  - 

  
Comprovante
  de Caução de Locação 

 

  
513
  - 

  
Certidão
  Breve Relato - JUCESP 

 

  
514
  - 

  
Xerox
  das Exigências - JUCESP 

 

  
515
  - 

  
Declaração
  de Alienação de Participações Societárias 

 

  
516
  - 

  
Baixa
  de Firma Individual p/ Transformação em LTDA. 

 

  
517
  - 

  
Notificações
  

 

  
518
  - 

  
Defesas
  

 

  
519
  - 

  
Recadastramento
  - São Paulo Firma 

 

  
520
  - 

  
Buscas
  Jucesp/Cartórios 

 



600 – INSS



 

  
601
  - 

  
Pedido
  de Matrícula (Inicial) 

 

  
602
  - 

  
Certificado
  de Matrícula 

 

  
603
  - 

  
Cópia
  Autenticada de Registros Contábeis (CARC) 

 

  
604
  - 

  
Certificado
  de Regularidade de Situação 

 

  
605
  - 

  
Certificado
  de Quitação 

 

  
606
  - 

  
Certificado
  de Taxa de Seguro 

 

  
607
  - 

  
Demonstrativo
  dos Salários de Contribuição 

 

  
608
  - 

  
C..B.
  

 

  
609
  - 

  
Alterações:
  Nome, Endereço, CGC 

 

  
610
  - 

  
Declarações
  de Rendimento do INSS 

 

  
611
  - 

  
Comprovante
  Inscrição Contribuição Individual 

 

  
612
  - 

  
Carnês
  dos Sócios 

 

  
613
  - 

  
Recadastramento
  

 

  
614
  - 

  
Autos
  de Infração 

 

  
615
  - 

  
Defesas
  

 

  
616
  - 

  
SESI
  

 

  
617
  - 

  
Termo
  Ação Fiscal – TAF 

 

  
618
  - 

  
Parcelamentos
  

 



700 – SINDICAL



 

  
701
  - 

  
Contribuição
  Sindical e Assistencial do Empregador 

 

  
702
  - 

  
Conselho
  Regional de Farmácia 

 

  
703
  - 

  
Dissídios
  Coletivos 

 

  
704
  - 

  
Acordos
  

 

  
705
  - 

  
SENAI
  - CIESP - FIESP 

 

  
706
  - 

  
FINAME
  

 

  
707
  - 

  
Certidões
  e Registros 

 

  
708
  - 

  
CRA
  

 

  
709
  - 

  
CORCESP
  

 

  
710
  - 

  
Conselho
  Regional de Contabilidade 

 

  
711
  - 

  
CRECI
  

 

  
712
  - 

  
CREA
  

 

  
713
  - 

  
Correspondência
  Sindicato Patronal 

 

  
714
  - 

  
CONAR
  (Legislação e Processos) 

 

  
715
  - 

  
SUSEP
  

 

  
716
  - 

  
Certidão
  Negativa de Débito Salarial 

 

  
717
  - 

  
Conselho
  Regional de Medicina 

 

  
718
  - 

  
EMBRATUR
  

 

  
719
  - 

  
Conselho
  Nacional do Cinema 

 



800 – DIVERSOS



 

  
801
  - 

  
CACEX
  

 

  
803
  - 

  
Certidão
  de Registro de Capital Estrangeiro 

 

  
804
  - 

  
Procurações
  / Declarações 

 

  
805
  - 

  
Balanços
  e Balancetes 

 

  
806
  - 

  
Documentos
  dos Sócios ( xerox ) 

 

  
807
  - 

  
Marcas
  e Patentes 

 

  
808
  - 

  
Correspondências
  

 

  
809
  - 

  
Consultas
  

 

  
810
  - 

  
Certidões
  Negativas - Fórum - Cartórios - J.Federal - FGTS 

 

  
811
  - 

  
Escrituras
  

 

  
812
  - 

  
Apuração
  do Ativo Imobilizado - TELESP 

 

  
813
  - 

  
Ajustes
  de Balanço 

 

  
814
  - 

  
Laudo
  de Avaliação 

 

  
815
  - 

  
Relatórios
  

 

  
816
  - 

  
Inventário
  

 

  
817
  

  
Depósito
  Inicial 

 

  
818
  

  
Cadastro
  de Fornecedores e Associações 

 

  
819
  

  
Convocações
  

 

  
820
  - 

  
Atestado
  de Residência e Capacidade Técnica 

 

  
821
  - 

  
Cadastro
  de Bancos 

 

  
822
  - 

  
Mapas
  de Depreciações 

 

  
823
  - 

  
Alvarás
  

 

  
824
  - 

  
Seguros
  

 

  
825
  - 

  
Carta
  de Fiança 

 

  
826
  - 

  
Eletrobras
  

 

  
827
  - 

  
BNDES
  

 

  
828
  - 

  
Consórcios
  

 



As guias de recolhimento dos impostos e contribuições, bem como outros
documentos estão divididos em 5 (cinco) pastas como segue: 



 

  
PASTA
  A/1

  
PASTA
  B/2

 

  
1-
  

  
Guias
  de Recolhimento do INSS 

  
9
  - 

  
Guias
  de Apuração e Recolhimento do ICM 

 

  
2-
  

  
Guias
  de Recolhimento e Relação dos Empregados do FGTS 

  
10
  - 

  
Guias
  de Apuração e Recolhimento do IPI 

 

  
3
  - 

  
Guias
  de Recolhimento do IRRF, Pessoas Jurídica e Contribuição Social 

  
11
  - 

  


 

  
4
  - 

  
Guias
  de Recolhimento do ISS 

  
12
  - 

  


 

  
5
  - 

  
Cadastro
  de Admissão e Demissão dos Empregados 

  
13
  - 

  
Orientações
  e Comunicados 

 

  
6
  - 

  
Guias
  de Recolhimento do PIS, Finsocial e COFINS 

  
14
  - 

  
Memos
  – Empresa Contábil 

 

  
7
  - 

  
Guias
  de Recolhimento e Relação dos Funcionários de Contribuição Sindical e
  Assistencial 

  
15
  - 

  


 

  
8
  - 

  
Folhas
  e Envelopes de Pagamento 

  
16
  - 

  


 

  


  


  


  


 

  


  


  


  


 

  


  
PASTA
  C/3 

  


  
PASTA
  D/4 

 

  


  


  


  


 

  
17-
  

  
Balanços
  

  
25
  - 

  
Fichas
  Financeiras e Informes de Rendim. 

 

  
18-
  

  
Balancetes
  

  
26
  - 

  
Folhas
  de Pagamento e Pro-Labore 

 

  
19-
  

  
Cadastros
  e Declarações 

  
27
  - 

  


 

  
20-
  

  
IBGE
  

  
28
  - 

  


 

  
21-
  

  
DCTF
  

  
29
  - 

  


 

  
22-
  

  


  
30
  - 

  


 

  
23-
  

  


  
31
  - 

  


 

  
24-
  

  


  
32
  - 

  
Documentos
  dos Autônomos 

 

  


  


  


  


 

  


  


  


  


 

  


  
PASTA
  E/5 

  


  


 

  


  
FUNCIONÁRIOS
  

  


  


 

  


  


  


  


 

  


  


  


  


 

  
33-
  

  


  


  
40
  – Empregados Desligados 

 

  
34-
  

  


  


  
40.1
  - 

 

  
35-
  

  


  


  
40.2
  - 

 

  
36-
  

  


  


  
40.3
  - 

 

  
37-
  

  


  


  
40.4
  - 

 

  
38-
  

  


  


  
40.5
  - 

 

  
39-
  

  


  


  
40.6
  - 

 

  


  


  


  
40.7
  - 

 

  


  


  


  
40.8
  - 

 

  


  


  


  
40.9
  - 

 

  


  


  


  
40.10
  - 

 

  


  


  


  


 



Prazos para guarda de documentos



A
legislação estabelece diferentes prazos de manutenção e guarda de documentos e
livros fiscais. Existem, inclusive, situações em que um mesmo documento tem
mais de um prazo fixado. Isto ocorre em virtude das várias normas legais e dos
vários ramos envolvidos (societário, tributário, trabalhista, previdenciário,
etc.).