Rastreabilidade no enxoval hospitalar
Autor: Roberto Maia Farias | Publicado: 2014-10-02T06:45:00-07:00







A
lavanderia é um sistema complexo, composto por equipamentos, métodos,
processos, produtos, pessoas, artigos têxteis, objetivos, metas e desafios,
cujo principio é a reutilização do enxoval têxtil com conforto e segurança
sanitária. Além do conforto e da segurança sanitária do enxoval têxtil,
representa a qualidade sensorial da hospitalidade. A imagem de uma bela cama
com lençóis, fronhas, cobertores com boa aparência é, sobretudo, essencial para
a percepção da qualidade hospitalar. Porém tudo isso tem um custo.


O alto
valor financeiro de aquisição do enxoval têxtil requer um controle. Esse
controle é realizado pela medição temporal entre o estoque inicial mais
aquisições comparado com o estoque final (EI + C = EF). Esse resultado
apresenta-se como um inventário. 

Os inventários
devem ser rigorosos nos métodos e frequências. Não se deve inventariar apenas peças
de lençóis, fronhas etc. e registrar as discrepâncias ocorridas. A existência
de discrepâncias entre os saldos anteriores e os atuais do enxoval têxtil
significam que um montante de recursos financeiro foi perdido. Recursos
financeiros aplicados devem gerar retornos positivos sempre. 

O
controle do enxoval inicia na aquisição das peças. A qualidade da aquisição pode
determinar a taxa de retorno sobre o investimento. O controle pelo inventário
determina se o valor retornado sobre o investimento é positivo ou negativo. Porém,
como controlar se uma peça do enxoval têxtil produz rentabilidade?

O
registro do enxoval é o meio para encontrar esse resultado. O registro pode ser
feito por diversas formatações e uma delas é o rastreamento eletrônico.



Com o
advento da tecnologia de rastreabilidade, a monitoração passou a ser realizada
de forma mais refinada e com alto índice de confiabilidade e tempestividade. Os
dados podem ser avaliados instantaneamente e na frequência desejada,
contribuindo para a tomada de decisões dos gestores. 

A
automação é uma ferramenta de controle e não o próprio controle. A automação
somente tem sentido se for utilizada para melhoria dos processos pois:



Não se
gerencia o que não se controla;

Não se
controla o que não se mede;

Não se
mede o que não se conhece e,

Não se
conhece o que se ignora, não aceita e não pratica.



Não é a
quantidade de equipamentos, tecnologia ou o volume de mão-de-obra que qualifica
o inventário mas, a qualidade dos dados recebidos e a gestão desses dados.

Os
dados iniciam com a movimentação do enxoval têxtil.

A
partir do momento da chegada (aquisição) deve-se registrar o enxoval têxtil. A
partir desse registro, toda movimentação deve ser registrada em planilhas (rol)
para entrega ao setor (rouparia central limpa) que fará a sua distribuição e
controle para os setores usuários e destes para rouparia suja (expurgo), após
para lavanderia (interna ou terceirizada) e então verificado na chegada pela
rouparia limpa. 

O registro
do enxoval têxtil por todos os setores deve conter informações que possam
sugerir o controle e a gestão dos dados informado. A informação eletrônica é a
que apresenta maior velocidade e pode ser por realizada por código de barras ou
RFID<!--[if !supportFootnotes]-->[1]<!--[endif]-->. 

O
código de barras, apesar de ser uma alternativa mais barata, não recomendamos a
implantação dessa forma de leitura para roupas hospitalares por duas razões bem
simples: O risco de contaminações das pessoas pela manipulação da roupa suja ao
efetuar a leitura e o risco de contaminações da roupa pelas pessoas pela
manipulação da roupa limpa para leitura.

Para roupas
hospitalares o melhor desempenho é do sistema RFID.

Para
que se apresente uma análise de desempenho efetivo, o enxoval deve ser
cadastrado, registrado (rol eletrônico Código de Barras/ RFID) no momento da chegada à rouparia/ almoxarifado de acordo com
a ficha técnica do mesmo (data de entrada, preço, tipo, composição, fabricante,
cor, vida útil projetada etc.).

Essas
informações permitem rastrear as peças em todo o circuito como registrar o
tempo de vida útil, as que sofreram danos/ desgastes naturais, as que foram
retiradas para costuras, as manchadas, a evasão por setor, turno etc., dentro
do Estabelecimentos Assistenciais de Saúde e planejar a reposição do enxoval de
forma linear sem provocar o risco do excesso ou da falta do enxoval,
principalmente para procedimentos e intervenções cirúrgicas (hospital). Os
clientes não podem ficar aguardando na recepção pela arrumação urgente da
unidade habitacional, quer seja hoteleira ou hospitalar. Essa demora pode
contribuir na baixa qualidade do índice do ciclo do leito e taxa de ocupação. 

O
gerenciamento das informações é tão relevante que pode ser considerado a “bola
de cristal” da empresa. Não ter a informação, ou não ler e analisar a
informação, é como não ter passado, nem presente e principalmente futuro. 

&nbsp;Para David
de Souza[2]
o gerenciamento de enxoval vem se aperfeiçoado por
meio de investimentos em informatização e automatização. Estes investimentos
têm possibilitado o controle do tempo de vida útil, controle de entrada e
saída, inventário eletrônico, geração de relatórios, indicadores de desempenho
e produção gerando dados exatos da localização das peças e também o tão sonhado
controle de evasão.&nbsp;

Os investimentos na área da inovação tecnológica
podem significar reduções significativas em custos com reposição de enxoval,
trocas desnecessárias, durabilidade das peças e também reduzir a energia gasta
com discussões sobre obrigações de ressarcimento do enxoval perdido. Estas
discussões quase sempre levam os parceiros à prejuízos. Para Farias (2006) não
existem ganhos. É perder-e-perder sempre.

Atualmente
(2014) no Brasil estima-se que existam cerca de 1500 lavanderias industriais,
onde cerca de 900 unidades (60%) usam como forma de controle de produção uma
planilha eletrônica. Apenas, aproximadamente 60 unidades (4%) oferecem controle
real por código de barras e menos de 10 unidades (0,7%) tem projetos reais em
sistema de controle RFID. 

Em contrapartida, na Europa, América do Norte,
Oceania e Ásia, com enfoque nas lavanderias industriais, Hospitalares,
Hoteleiras e Lavadores de Uniforme e EPI, o número é muito mais abrangente e
praticamente todas as organizações controlam seus enxovais, sejam próprios ou
do seu cliente, com alguma ferramenta tecnológica focada em Código de Barras ou
RFID.

Na maior parte do mundo o uso de Software de
gerenciamento de enxoval é adotado como ferramenta de gestão e controle. A
administração não considera administrada uma organização que não aplique o
rigor do controle como elemento básico na qualidade da gestão. Discutem-se
apenas os benefícios do custo, da qualidade da empresa e da manutenção que este
software receberá. 

Os projetos de implantação de código de barras e RFID que fazem a avaliação de curto
prazo quase sempre são abortados mesmo antes de um começo substancial. O
desconhecimento dos custos de longo prazo, limitam a capacidade de crescimento
e aprimoramento de suas operações. 

Essa barreira tecnológica é intransponível para a
competitividade. A concorrência (internacional) está chegando e agradece a
teimosia tecnológica e a falta de competitividade de alguns empresários
brasileiros.

&nbsp;A definição por preços e sem reconhecer
as vantagens de cada tipo de controle eletrônico como o código de barras e o RFID pode gerar uma despesa
desnecessária. Ao optar por código de barras sabe-se que em algum momento
alguma peça do enxoval não poderá ser lida por excesso de sujidade (sangue,
fezes etc.) nessa peça. Deve-se ter em mente ainda que um novo processo foi
incluído no ciclo operacional do enxoval: a leitura unitária das peças tanto da
roupa suja quanto da roupa limpa. Esse tempo pode interferir na necessidade do
aumento das mudas do enxoval.

É portanto necessário conhecer as
tecnologias em detalhes para que o projeto de controle de enxovais seja
selecionado como solução ideal para a sua empresa. 

Ao selecionar a tecnologia para
controle de enxoval pode-se optar pelo controle misto. Uma parte das peças
podem ser controladas pelo código de barras e outra pelo RFID.

O código de barras&nbsp;é uma
representação gráfica de dados numéricos ou alfanuméricos. A decodificação
(leitura) dos dados é realizada por um tipo de scanner. Durante a operacionalização do código de barras umas das
escolhas mais importantes é a da etiqueta ideal para seu modelo de enxoval.

As etiquetas de códigos de barras são
fixadas no enxoval termicamente através de uma prensa. Esta prensa pode ser
mais simples sendo apenas uma prensa térmica com tempo de trabalho, ou mais
avançada como o modelo pneumático, só liberando a peça ao realizar a fixação
correta com base no datasheet<!--[if !supportFootnotes]-->[3]<!--[endif]-->
da etiqueta escolhida.

Após a fixação das etiquetas nas peças inicia o
processo de leitura e registro de cada peça etiquetada. Neste momento o sistema
inicia a rastreabilidade das peças. 

Os dados coletados após o registro informam quando
a peça entrou na lavanderia, quando foi devolvida e se houve algum problema
durante este processo. Inicia também sua contagem regressiva de vida útil,
controle de manutenções efetuadas e por fim, seu cancelamento ao final de sua
vida útil ou por evasão. Nesta operação o mais importante serão os
relatórios/indicadores que o sistema deverá gerar com base na bipagem das
peças. Os relatórios são indispensáveis na decisão estratégica.



Prós e contras do código de barras.




 

  
PRÓS

  
CONTRAS

 

  
Baixo investimento de implantação.

  
Dificuldade no seguimento hospitalar para contato
  com a roupa suja.

 

  
Insumos fáceis de encontrar e comprar.

  
Não é mais considerado inovação.

 

  
Equipamentos com manutenção nacional.

  
Constante manutenção em todo o processo.

 

  
Rápido treinamento de funcionários.

  
Funcionários para realizar a leitura.

 

  
Larga experiência de sucesso no mercado.

  
Apoio efetivo do cliente para o sucesso da
  leitura.

 

  
Várias opções de empresas de software com oferta de produtos, consultoria e soluções para o
  seguimento. 

  
Possibilidade de remoção proposital das
  etiquetas.

 

  
Baixo índice de problemas durante a implantação
  do controle.

  
Demora no processo de bipagem para grandes
  volumes de peças/dia.

 







O Controle do enxoval é uma opção rentável. Porém,
para roupas com sujidades pesadas, o manuseio pode ser um item de discussão, a
manipulação deve seguir a legislação Anvisa. 

No seguimento industrial de controle de uniformes e
EPI o uso de código de barras se mostra a opção ideal e pode garantir retorno
de investimento muito rápido, com resultados práticos e nível de sucesso muito
alto. O código de barras esta é uma das soluções ideais para controle de evasão
nesse setor.



No ramo hoteleiro devido ao número elevado de peças
para controle, não se mostra uma operação utilizada em larga escala, foram
observadas experiências de sucesso e insucesso no ramo. Um dos pontos críticos
do controle na hotelaria é a reposição da etiqueta. A demora pode provocar
falta de leitura em algumas peças e falhas no controle. Alguns hotéis iniciaram
esse projeto e logo em seguida abortaram a ideia por falhas operacionais na
leitura.

Na prática, o RFID
é a melhor opção de rastreabilidade do enxoval.



O RFID é um método de
identificação automática por sinais de rádio, recuperando e armazenando dados
remotamente através de dispositivos nominados&nbsp;etiquetas&nbsp;RFID. 

Com o RFID, o enxoval passa por um “portal” que registrará todas as peças
(cada peça individualmente), donde serão gravados no software.

A tag é o
nome comum dado para a etiqueta RFID
que será presa à peça. Esta etiqueta é composta por chips de&nbsp;silício&nbsp;e&nbsp;antenas&nbsp;que
lhe permite responder aos sinais de rádio enviados por uma base transmissora,
neste caso o portal de leitura.

Atualmente, diversas empresas no mundo
fabricam o tipo de tag indicado para
o seguimento de lavanderia, em sua maioria são adaptadas, vindos de outros
segmentos e não estão prontas para a realidade da lavanderia, que compreende
pontos críticos como o uso de produtos alcalinos, cloro, fortes temperaturas,
calandras e em alguns casos até autoclave. 

Para escolher a melhor tag deve ser avaliado o Datasheet para conhecer e analisar se a
etiqueta possui os atributos necessários para operação de higienização e
lavagem do enxoval. Outro item à verificar é qual o selo mundial de qualidade
que a etiqueta está submetida. Isto garante que a tag foi testada adequadamente e seguiu os padrões de qualidade para
lavanderia. Além disto, este padrão regula a compra, venda e registros de
numeração nos órgãos mundiais de controle de marcas e patentes. 

Para a fixação, cada fabricante seleciona a forma ideal de
se fixar a tag no enxoval. Podem ser Fixação
com uso de “Pouch<!--[if !supportFootnotes]-->[4]<!--[endif]-->”,
por costura na peça e por temperatura (selagem na
prensa térmica).

O Uso do Pouch é uma das práticas mais adequadas de fixação das tag. 

A fixação por costura deve ser diretamente dentro
da barra, cós, gola ou parte da peça que possa comportá-la.

O Ultimo modo de fixação é feito termicamente na prensa conforme figuras
a seguir. O modelo de fixação por temperatura é pequena devido aos diversos
efeitos mecânicos da lavagem. Nesse caso, as tags tem maior chance de soltar, diminuindo o nível do controle.

&nbsp;A decisão de onde fixar a tag também é importante. A figura a
seguir explica qual a melhor localização, no caso de roupa plana[5].
Caso a utilização seja feita em uniformes e EPI a decisão também deve ser
pensada, sendo possível maior variação do local de inserção da tag.

&nbsp;O portal de leitura pode utilizar a própria
estrutura do local: portas, dutos e balcões, que podem ser utilizados para
instalar o coletor e as antenas de leitura. Ao passar com as peças com as tag, o sistema registrará a entrada ou
saída das peças seja do hospital, lavanderia, hotel e etc.

&nbsp;A decisão de qual portal é ideal depende de cada
tipo de empresa e deve ser feita por um profissional, que irá verificar as
dimensões da instalação: interferência, forma de utilização, custos e
facilidade no caso de manutenção. Não é difícil encontrar casos de projetos de RFID que não deram certo devido à
ausência da consultoria adequada.

Normalmente o portal é construído com base em um
leitor e três antenas. Já o seu invólucro pode ser montado nas mais diversas
formas de acordo com a necessidade do cliente e o local onde será
operacionalizado. 

Na figura a seguir um exemplo criado para leitura RFID em esteira rolante.







Definindo a tag e a provável forma de funcionamento do portal, inicia-se o processo de implantação. Este processo precisa ser acompanhado de perto pela empresa que irá instalar o software de controle do enxoval.

A disposição do sistema de leitura na planta da lavanderia deve ser visto neste momento, conforme pode-se acompanhar no exemplo da figura a seguir neste exemplo dois portais foram instalados, um para a área limpa e outro para a área suja. As roupas limpas não tem contato com as roupas sujas, o que acontece frequentemente nas lavanderias hospitlares.


Um dos pontos mais fortes do controle de enxoval
por RFID é que não existe o manuseio
das peças na área suja quando ocorre a contagem de peças, evitando assim a
contaminação que comumente acontece através do contato físico com estas peças.
Outro ponto forte é a possibilidade de estender vários pontos de leitura por
toda a planta da lavanderia, hotel ou hospital, desta forma é possível
acompanhar cada passo da produção das peças.

O que diferencia o controle por Código de barras e RFID é diretamente a forma com que as
peças são lidas. Esta operação esta ligada diretamente a produção e registro
das peças, porém seu resultado e visualização acaba sendo igual em relação
aos&nbsp; indicadores<!--[if !supportFootnotes]-->[6]<!--[endif]-->. 



Prós e contras do RFID



PRÓS

CONTRAS


Leitura de lotes de peças de uma única vez.

Alto valor de investimento nas tag.


Sem contato direto com as peças para leitura.

Maior tempo de projeto de implantação.


Sem manutenção direta dos portais, visto que não
  tem manuseio direto.

Tipo como pioneirismo. Podem existir dificuldades
  que não foram avaliadas.


Quase inexistência de treinamento.

Soluções com pouco embasamento cientifico.


Altíssimo nível de inovação agregado.

A maior parte dos equipamentos é importada.


Reaproveitamento de tag das peças[7].

Poucos “Cases” fechados no Brasil.


Alto de retorno do investimento.

Peças de baixa qualidade para serem controladas.








Os cases
de sucesso com o uso de RFID aparecem
a cada dia em vários pontos do planeta, principalmente voltados ao controle de
enxoval. Este fato, no Brasil, ainda está em fase embrionária, não se mostrou
real. As lavanderias, os hospitais e hotéis buscam a cada dia melhorar a forma
de controle do seu enxoval, mas a implantação da operação em RFID ainda é um tabu para a maioria do
segmento. Em grande parte devido ao investimento inicial em tags.

O controle de enxoval por RFID é uma realidade no mundo todo e através de cálculos de retorno
de investimento, experiências colhidas durante mais de 10 anos de pesquisas e
trabalhos de levantamento, esta se mostra a solução ideal para todos os
seguimentos. 

Para valorar o retorno do investimento deve-se
verificar os resultados de vida útil do enxoval atual, valores gastos por
prováveis evasões, tempo gasto pelos funcionários destinado aos inventários (a
maioria sem resultado). Em alguns casos o retorno do investimento é mínimo e
pode surpreender o investidor hospitalar.
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<!--[endif]-->




<!--[if !supportFootnotes]-->[1]<!--[endif]--> Fonte baseada no RFID Radio -
Educational RFID podcasts E.U.A.



<!--[if !supportFootnotes]-->[2]<!--[endif]--> Engo
Eletrônico, Consultor em automatização, informatização, Implantação e processos
ISO 9001. Gerente de Negócios Industriais na Equipe Sistemas (E.S.I.
Desenvolvimento).



<!--[if !supportFootnotes]-->[3]<!--[endif]--> Folha
de dados. É um documento que apresenta de forma resumida, os dados e
características técnicas de um equipamento ou produto.



<!--[if !supportFootnotes]-->[4]<!--[endif]--> Pequeno saco, normalmente
feito de Nylon que recebe a tag no seu interior e costurado na barra
de qualquer tipo de peça.



<!--[if !supportFootnotes]-->[5]<!--[endif]--> Lençóis, toalhas,
fronhas, cobertores&nbsp; e etc. 



<!--[if !supportFootnotes]-->[6]<!--[endif]--> Caso queira rever os
indicadores volte à seção de indicadores e relatórios de processo.



<!--[if !supportFootnotes]-->[7]<!--[endif]--> O reaproveitamento das tags deve ser acompanhado ao software.