COMO USAR MELHOR O TEMPO - COMO ORGANIZAR UMA AGENDA (Parte III)
Autor: abagetti | Publicado: 2009-02-19T08:00:00-03:00

Sabemos como a nossa vida hoje em dia corre a mil por hora…. Muitos se estressam devido à enormidade de compromissos (família, trabalho, estudo, concurso, lazer e etc) e a escassez de tempo disponível. Na tentativa de abraçar o mundo com as pernas muitas vezes desperdiçamos o nosso "precioso" tempo com coisas sem importância e isso impacta diretamente na nossa qualidade de vida. Pensando nisso a Você S.A. compilou 32 dicas importantes para que possamos melhor aproveitar o nosso tempo, naturalmente algumas delas não se aplicam à todos, mas amaioria com certeza será de grande utilidade para nós.Continuação do post anterior17. Coloque ordem na casaDe e-mail em e-mail, o brasileiro gasta três horas por dia administrando o correio eletrônico, segundo Christian Barbosa, diretor da Tríade do Tempo. "Esse tempo pode ser reduzido pela metade, é uma questão de organização", afirma. Controle a sua curiosidade e estipule horários para se dedicar aos e-mails. Desligar os alertas sonoros e visuais de recebimento pode ajudar. Lembre-se que, se houver uma urgência, o telefone vai tocar. Quando abrir uma mensagem, imediatamente delete, responda, encaminhe ou arquive. Crie um número limitado de pastas e tenha cuidado ao dar nome a elas, para que os assuntos não se confundam. Use a resposta automática quando estiver ocupado.18. Consulte em horas determinadas"Não consulte o e-mail assim que chegar ao trabalho nem antes de dormir. O primeiro desvia você das prioridades e o segundo apenas causa insônia. O e-mail pode esperar até dez horas, depois que tiver completado pelo menos uma de suas tarefas críticas do dia", afirma Timothy Ferriss.19. Crie hierarquias para as mensagensAo gerenciar a caixa de entrada, use o senso crítico para avaliar as mensagens que exigem mais atenção. Para distinguir os e-mails mais importantes – de clientes, pares, subordinados diretos e chefe –, aplique cores aos diferentes remetentes. Outra ferramenta permite identificar de cara se a mensagem foi enviada só para você ou para várias pessoas. "Algumas mensagens internas eu nem respondo para ver a real necessidade daquilo. Muitas vezes, a própria pessoa se vira e resolve", diz Carlos, da Fedex.20. Compre um Blackberry... ou nãoPara alguns executivos, existem muitos motivos para comprar um desses aparelhinhos que combinam celular e computador de mão – e permitem acessar os e-mails de qualquer lugar. Reduzir a superlotação da caixa de mensagens é um deles. "Dou uma última olhada nos e-mails à noite para ter menos mensagens para administrar no dia seguinte", diz Carlos, da Fedex. Para outros profissionais, um Blackberry pode roubar o escasso tempo livre que têm. "Estou resistindo, pois não quero me tornar um escravo dos e-mails", diz Rodrigo, gerente da Klabin. Esse risco existe, tanto que nos Estados Unidos o produto foi apelidado de "crackberry", por viciar seus usuários.21. Concentre-se no que gera mais valorPara lidar com o acúmulo de tarefas e funções, mais que eficiente, hoje é preciso ser eficaz. "O eficiente faz as coisas de maneira correta, o eficaz faz aquilo que agrega mais valor", afirma o headhunter Ricardo Rocco, da Russell Reynolds. A melhor maneira de fazer isso é escolher e negociar bem quais tarefas você sabe executar e que são estratégicas de verdade para o negócio. Quem faz isso tem foco nos resultados porque usa sua capacidade para trazer maior retorno.22. Delegue trabalho e também autoridadeAo delegar, concentre-se nos resultados, e não no processo. Esteja aberto a sugestões, já que as pessoas resolvem os mesmos problemas de formas diferentes. Informe claramente sobre o que você espera, o prazo e delegue também autoridade. Uma pessoa que tenta fazer algo e descobre que não dispõe de autoridade suficiente fica frustrada e torna-se ineficiente.23. Exercite o desapegoAlgumas vezes, para conseguir dar conta do mais importante, é preciso deixar que algumas pequenas coisas ruins aconteçam, como ter de retornar uma ligação mais tarde para se desculpar, pagar uma pequena multa ou mesmo perder um cliente destemperado. Segundo Timothy Ferris, o caminho nem sempre é acumular mais tarefas, mas definir as poucas coisas que realmente podem mudar sua vida e24. Desconsidere alguns telefonemas"Não atenda ligações de números não reconhecidos. Sinta-se livre para surpreender os outros, mas não seja surpreendido. Isso resulta em interrupções indesejadas e até em situações precárias de negociação. Deixe a ligação cair no correio de voz e acesse posteriormente. Se for preciso, contrate um serviço de gerenciamento de mensagens", recomenda Timothy Ferriss em seu blogContinua...Você S.A.