Organização #2
Autor: J.Lobo | Publicado: 2010-06-16T11:46:00-03:00


Por Augusto Campos do site, Efetividade.net

Gerenciar a administração das tarefas domésticas diárias, quando há comprometimento genuíno com a qualidade delas, é atividade que dá trabalho, seja em uma república de estudantes, casa de solteiro ou casa de família...


Estou meio sumido daqui devido ao acúmulo de atividade profissional, mas essa dica me trouxe um resultado tão positivo que resolvi compartilhar com vocês.

Desde dezembro eu comecei a prever e registrar as tarefas periódicas de limpeza da casa, hábito que eu também tinha quando morava sozinho e não queria me limitar a limpar os cômodos apenas quando já estivessem visivelmente precisando.

Não precisamos exagerar...

O motivo do registro continua o mesmo, embora hoje a situação seja bem diferente: contamos com o serviço de uma diarista, que comparece 3 vezes por semana. Mas sem um pouquinho de controle, ela acabaria se concentrando em limpar sempre os mesmos cômodos, antes de precisar, deixando outros de lado - em outras palavras, alocando mal os recursos disponíveis.

Uma alternativa que funciona bem (embora com um esforço acumulado muito mais elevado) é gerenciar diretamente as atividades domésticas enquanto elas estão ocorrendo, no papel de supervisor ou capataz. Nossa escolha é diferente: preferimos preparar antecipadamente uma lista do que precisa ser feito, combinar como as tarefas serão avaliadas, e deixar a operacionalização nas mãos de quem vai executar.



A ferramenta: uma lista genérica de tarefas domésticas

Eu comecei a estudar a melhoria do gerenciamento das atividades de manutenção da nossa casa em dezembro, e apliquei a velha máxima: "não se pode gerenciar o que não se mede". E a medição, neste caso, é simples: basta produzir as listas com alguma atenção (para evitar descrever a mesma tarefa com palavras diferentes), e guardar todas as listas ao longo de algumas semanas, para aí fazer uma contagem simples das tarefas que mais se repetem, e sua frequência relativa.

Excesso de gerenciamento não é bom para ninguém.

No começo eu fiz as listas diariamente no OpenOffice, depois desenvolvi um script simples para gerá-las em HTML a partir de um menu, mas depois que levantei os números envolvidos, percebi que nada disso era necessário já que:


Algumas tarefas (como "recolher as roupas do varal") se repetiam absolutamente todos os dias, no início ou no final da lista
É bem pequeno o número de tarefas genéricas ("faxinar o cômodo X") que se repetem com grande frequência,


Um número infindável de tarefas mais simples e específicas ("limpar o interruptor do corredor") aparecem apenas uma vez, tornando um pouco ineficiente a ideia de sistematizar seu cadastramento prévio em um sistema.






A lista genérica de tarefas da minha casa ficou assim


Download em formato DOC&nbsp;(exportado para o Word 97 a 2004)
Download em formato DOCX&nbsp;(exportado para o Word mais recente)
Download em formato ODT&nbsp;(Opendocument - original, documento criado no BrOffice)



Mas a mesma análise dos números levou a uma conclusão simples: seria possível produzir uma lista genérica contendo todas estas atividades repetitivas, para que a cada dia marcássemos com um X as que deverão ser realizadas, e deixar um espaço para escrever manualmente as pequenas tarefas específicas que não poderiam ser sistematizadas com eficiência.





A imagem acima está quase em tamanho natural. Cabem 2 listas por face de uma folha de papel A4, e eu as imprimo em folhas já usadas de um lado, em qualidade de impressão rascunho.

Depois é só marcar X nos quadradinhos certos, e fixar com um imã na porta da geladeira. Conforme vão sendo executadas as tarefas, elas vão sendo riscadas com um pincel atômico, e assim ficamos sabendo quando exageramos na alocação (sobram muitas tarefas sem completar) e também quais tarefas precisam ser repetidas na próxima lista, por não terem sido executadas.

Os arquivos para download (para você editar e adaptar às rotinas da sua casa) estão disponíveis abaixo.



Gerenciamento de processos domésticos

A lista genérica acima não indica os ciclos (isso é algo diferente em cada casa), mas diferencia, para cada cômodo, as faxinas "completas" e "rápidas", sendo que as primeiras são aquelas que minha avó chamava de "de cima abaixo" - paredes, embaixo e atrás da mobília, bater tapetes, limpar vidraças, etc. Já as faxinas rápidas são aquelas de manutenção: remover poeira aparente, dar ordem ao que estiver bagunçado, varrer o chão exposto, e era isso.

Gerenciar exige esforço, mas não gerenciar exige mais.

Assim, quando vamos definir o que vai ser feito em um determinado dia, podemos considerar nosso ciclo doméstico e escolher qual cômodo terá a faxina completa (até 2 por dia), quais terão faxina rápida (até 3 por dia), e sobra algum tempo para as demais tarefas anotadas no alto da folha (algumas das quais, por serem repetitivas, constam no quadro "Tarefas Comuns", facilitando a marcação).

Note que a lista tem também 2 quadros fixos e previamente preenchidos, contendo as tarefas que precisam ser cumpridas todos os dias ao iniciar os trabalhos e antes de encerrá-los. Assim quem vai executar não esquece, e quem solicita também fica sem condições de dizer que algo "é óbvio que tem que ser feito todo dia" sem nunca ter avisado - é bom para os 2 lados ;-)



Os arquivos para download

Para usar a lista genérica você precisa adaptá-la aos cômodos e tarefas da sua casa.



Eu criei o documento no BrOffice (arquivo ODT - OpenDocument), e exportei em 2 formatos (DOC e DOCX) para quem prefere o Word. As 3 versões podem ser obtidas nos links abaixo, mas não posso me responsabilizar pela qualidade da conversão para Word:

Exercício para o leitor: foco na qualidade

Todo mundo que estudou sobre&nbsp;qualidade&nbsp;sabe o quanto o simples ato de registrar como devem ser feitos os procedimentos tende a melhorar a execução e o resultado, porque quem solicita e quem cumpre passam a ter um critério único (e objetivo) de aferição, que também serve como guia.

Na nossa casa temos uma segunda folha, que não reproduzirei aqui (já seria exposição demais) detalhando as atividades mais importantes: o que exatamente significa a "geral diária" da cozinha, quais os passos de uma faxina completa e de uma faxina rápida, detalhes específicos de alguns cômodos, etc.

É apenas uma folha A4, permanentemente fixada à porta da geladeira, e causou grande ganho na qualidade do serviço: a diarista pode consultar sempre que necessário, e quando notamos que algum serviço está constantemente deixando a desejar, alteramos a descrição para esclarecer o ponto em que está acontecendo a falha, e aí conversamos com ela sobre a alteração e a nova referência. Tem funcionado muito bem.

Sugiro que você produza um guia similar - é fácil de fazer e de manter, e faz maravilhas pela qualidade do resultado.