A importância da comunicação no gerenciamento de projetos
Autor: Sérgio Walney | Publicado: 2013-01-26T11:00:00-08:00

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Quando falamos em gerenciamento de projetos, pensamos
logo em administração de prazo, escopo e qualidade. Na verdade, a administração
de todas estas áreas, requer do gerente de projeto uma gama de habilidades e
técnicas efetivas, pois muitos elementos precisam ser coordenados. Manter um
time unido e sólido, e atender as expectativas dos stakeholders é um dos
grandes desafios que um gerente de projeto enfrenta.



Um bom plano de
comunicação pode ser chave para que a execução e o controle do projeto tenham
sucesso. Na minha visão, o desenvolvimento de um bom plano de comunicação
inclui alguns importantes fatores como : administração de informação,
expectativas de stakeholders , conteúdo e precisão da informação.




Administração de
informação


Durante todo o
ciclo de vida de um projeto, são produzidas ou recebidas, uma grande quantidade
de informações. A Administração desta informação é a responsabilidade do
gerente de projeto. Em um plano de comunicação, devemos ter identificado de
forma clara como uma informação será gerada e distribuída. Este plano deveria
identificar os tipos de relatórios (relatórios formais, status do projeto,
memorandos, etc.), a freqüência que os relatórios serão gerados, e em que momento
deverão acontecer as reuniões.





Conteúdo das
informações


Após a
identificação dos relatórios, devem ser documentados os elementos de dados e o
nível de detalhe que cada relatório ou documento deve conter. Nesta etapa,
também é importante entender que tipo de informações, os stakeholders pretendem
estar recebendo. De nada adianta gerar uma curva S, com todo detalhe de
trabalho realizado x planejado e enviar para o gerente de suprimentos e
contratação, ou ainda gerarmos um fluxo de caixa e enviar para um supervisor de
produção.





Habilidade de
comunicação


A habilidade de comunicação é
essencial para assegurar a compreensão de informações durante todo o ciclo de
vida de um projeto. Existem vários momentos ou fases que habilidade de
comunicação pode e deve ser aplicada. É aplicada desde o processo de iniciação,
estende-se ao plano global do projeto e de uma forma importantíssima na entrega
e encerramento do projeto.



Fazer com que o time do projeto
saiba qual a sua responsabilidade, liderar e motivar a equipe e fazer com que
os stakeholders estejam bem informados é considerado uma habilidade de
comunicação.




Precisão


Independente do
destino, ou do resultado que a mesma deva apresentar, a informação deve ser
clara, objetiva e precisa. A tentativa de suavizar uma informação ruim, ou
omitir a informação, pode acarretar uma queda do gerente de projeto. Em
contrapartida, tentar enfeitar demais uma resultado bom que o projeto vem
apresentando, também não é interessante para um gerente.



Um gerente de
projeto honesto e que mostra segurança nas informações que gera, conseguirá
obter de seu time a motivação necessária para o sucesso do projeto.




Expectativas de
stakeholders


Estudar e entender
as expectativas dos stakeholders do projeto, pode ajudar na geração de relatórios
e em momentos de decisões no projeto.



Conhecendo as
expectativas, dos membros do time e todos stakeholders, minimiza o risco de
desinformação, frustração ou insucesso do projeto.




Comunicação e o
plano global do projeto


Analisando cada
uma das áreas de conhecimento de um plano global de projeto, consegui em cada
uma delas, encontrar um pequeno espaço para aplicar algum tipo de habilidade ou
técnica de comunicação. Por exemplo no planejamento de Escopo, para executar um
bom planejamento e detalhamento do escopo de um projeto, o gerente precisa
obter informações sobre o projeto. A partir da autorização de início do
projeto, efetuada formalmente pelo project charter, o gerente de projeto passa
a conhecer o produto que será desenvolvido, a necessidade do negócio,
premissas, objetivos e restrições do projeto. A partir daí tudo envolve
comunicação. É necessário obter informações precisas de quando o projeto deve
iniciar, quanto ele deve custar e principalmente qual o produto e sub-produtos
serão gerados. Se acontecer uma descrição errada do produto, ou se no
planejamento do escopo não estiver claro o que está dentro e fora do escopo, o
projeto pode não ter fim. Para isto, além de aplicar todas as técnicas e
habilidade de planejamento de escopo, também precisamos de uma ajuda da área de
comunicação, pois precisamos adquirir informações de pessoas especializadas no
desenvolvimento do produto.



Ao buscar e
receber estas informações, estamos exercitando a comunicação, pois existe um
emissor, um receptor e uma mensagem, que poderá ser clara ou não, isto também
dependerá de que forma a mensagem está sendo enviada ou recebida, se estamos
utilizando a documentação prevista no projeto e de forma eficaz.



Isto se aplica a
todas as áreas. Sempre que necessitamos efetuar um planejamento de escopo,
prazo, custos, recursos humanos, qualidade, risco ou suprimentos, sempre
existirão pessoas se comunicando. Pessoas solicitando ou recebendo informações,
pessoas informando e pessoas sendo informadas. De que forma tudo isto vai
acontecer? Estamos preparados para as reuniões? Conhecemos o suficiente do
produto que será desenvolvido? Os prazos estão corretos? Qual o custo do
projeto? Este sub-produto está no escopo do projeto? Precisamos alterar o
prazo? Alterando o prazo a qualidade será mantida? E se a máquina quebrar, o
projeto atrasa? Qual a posição do projeto ?



Percebam que em
todas as áreas, será necessário a solicitação e obtenção de informação, ou
seja, estaremos sempre nos comunicando.



Outras considerações



Muitas pessoas
acreditam que possuam habilidade de comunicação, e talvez, até mesmo por esta
razão, não se é dado a devida importância ao plano de comunicação em um
projeto.

Porém, este
assunto é muito mais amplo e complexo, e não se estende a apenas um plano
escrito. A habilidade de comunicação, é uma técnica que requer muito estudo e
leitura.



Pequenas falhas de
comunicação podem levar um projeto ao caos total. Em toda minha experiência,
seja ela adquirida em meu trabalho, ou em meus estudos, já presenciei
situações, causadas por falha de comunicação, que geraram um grande desgaste na
relação entre os envolvidos no projeto.



Um simples gesto
ou uma expressão facial, não compreendida de forma correta, em uma reunião de
abertura de projeto, pode fazer com que este nem ao menos se inicie.



Uma simples
brincadeira ligada a um time de futebol, que é o favorito do sponsor do
projeto, pode não parecer verdade, mas pode por tudo a perder.



Falar de uma forma
mais enérgica com uma pessoa chave do time, em um dia em que este brigou com a
esposa pode causar sérios danos à produtividade do projeto.



Uma pequena
distração, no momento em que se está elaborando um plano, como por exemplo,
deixar de escrever um item de fator de encerramento do projeto, pode levar um
projeto a ter um ciclo de vida infinito.



Em resumo um
processo de coordenação de atividades, informações e decisões, tem que ser um
processo que reuna critérios, planejamento, documentação, e também a arte de se
comunicar.



Fonte

JACOB, Maria
Isabel. A importância da comunicação no
gerenciamento de projetos. Disponível em: &lt;
http://www.ietec.com.br/site/techoje/categoria/detalhe_artigo/100&gt;. Acesso
em: 05 jan. 2007.