Administrar as Aquisições
Autor: Douglimar Domingos de Moraes | Publicado: 2012-01-19T17:33:00-08:00




 

Gestão
de Projetos

Gerenciamento
de Aquisições




PROCESSO:
ADMINISTRAR AS AQUISIÇÕES














 Bem,
como é habitual, primeiramente vamos identificar onde estamos dentro
do processo de gerenciamento de projetos: 





 
 
  
  
  

   
    
Processo
    de gerenciamento de Aquisições

   
    
Fase
    do projeto

  

   
    
Administrar
    as Aquisições


    

   
    
Monitoramento
    e Controle

  









 Administrar
as aquisições é o processo de gerenciamento das relações entre o
comprador e o fornecedor, além do monitoramento do desempenho do
trabalho e da solicitação de mudanças e correções quando
necessário. Mas lembre-se que qualquer mudança deve ser negociada e
acordada por ambas as partes e um novo contrato (ou um aditivo ao
contrato) deve ser feito. 





 Tanto
o comprador quanto o fornecedor administrarão o contrato para
assegurar que as duas partes cumpram as suas obrigações contratuais
e para proteger seus direitos legais. 





 O
processo de administrar as aquisições serve para garantir que o
desempenho do fornecedor contratado cumpra os requisitos da aquisição
e que o comprador cumpra os termos legais do contrato. É
imprescindível que toda a equipe de gerenciamento do projeto esteja
a par das implicações legais de ações tomadas na condução e
administração de qualquer aquisição.  Em projetos que possuem
muitos fornecedores, o processo de administração das aquisições é
que irá gerenciar as interfaces entre esses fornecedores. 





 Administrar
as aquisições do projeto envolve administrar financeiramente os
contratos monitorando os pagamentos realizados para o fornecedor,
analisando o escopo do contrato, monitorando o desempenho das
entregas a fim de gerar solicitações mudanças (corretivas) ou
medir o desempenho do fornecedor, além de aplicar as técnicas e
processos de gerenciamento de projetos nas relações contratuais.
Também precisamos integrar as saídas geradas dos processos de
gerenciamento das aquisições no gerenciamento geral do projeto. Os
processos de gerenciamento de projetos que se aplicam nessa situação
podem incluir: 



Orientar
 e monitorar a execução do projeto (Integração) para autorizar o
 trabalho do fornecedor;


Reportar
 o desempenho (Comunicação) para monitorar o escopo do contrato, os
 custos, o cronograma e o desempenho técnico. 
 


Realizar
 o Controle da Qualidade (Qualidade) para inspecionar e verificar a
 adequação do produto do fornecedor;


Monitorar
 e Controlar os Riscos (Riscos) para garantir a eliminação ou
 mitigação dos riscos. 
 






 A
administração das aquisição ainda envolve o gerenciamento das
obrigações contratuais do fornecedor e o gerenciamento de qualquer
cancelamento do trabalho contratado, de acordo com a cláusula de
rescisão estabelecida em contrato (justa causa, conveniência,
inadimplência, etc).




 LEMBRETE:
Os contratos podem ser retificados a qualquer momento antes do
encerramento, se houver um acordo mútuo. Mas essas mudanças nem
sempre irão beneficiar o fornecedor e o comprador igualmente. 





Entradas
do Processo Administrar as Aquisições


Documentos
 das Aquisições;


Plano
 de Gerenciamento do Projeto: Mais especificamente o Plano de
 Gerenciamento das Aquisições, que descreve como as aquisições
 deverão ser administradas, desde a sua documentação até o
 encerramento do contrato


Contrato;


Relatórios
 de Desempenho: Podem incluir os seguintes documentos:


Documentação
  Técnica elaborada pelo fornecedor


Relatórios
  de Desempenho do fornecedor, que indicam a situação das entregas




Solicitações
 de Mudanças Aprovadas: Podem envolver modificações nos termos
 e condições do contrato, incluindo a declaração de trabalho da
 aquisição, definição de preços e descrição de produtos,
 serviços ou resultados. Todas as alterações devem ser
 documentadas e aprovadas antes da sua efetiva implementação.


Informações
 sobre o desempenho do trabalho: Como parte da execução do
 projeto, as informações das faturas pagas ao fornecedor, dos
 custos incorridos e da abrangência que os padrões de qualidade
 estão sendo cumpridos são coletadas.






Ferramentas
e Técnicas de Administrar as Aquisições 





 Antes
de detalharmos quais são as ferramentas e tecnicas do processo de
Administrar as Aquisições segundo o PMBOK, você sabe o que é
preciso fazer no mundo real para administrar as aquisições do seu
projeto? Vamos lá... 



Revisar
 as faturas para validar se estão em conformidade com o que foi
 estabelecido em contrato; 
 


Completar
 o controle integrado de mudanças;


Documentar
 TUDO ( e-mails, telefonemas e conversas com os fornecedores,
 solicitações de mudanças, mudanças aprovadas, ativivos ao
 contrato, etc)


Gerenciar
 as mudanças;


Autorizar
 / negar pagamentos ao fornecedor


Analisar
 o que significa cada cláusula do contrato, identificar a sua
 abrangência (o que está e o que não está no contrato) e resolver
 disputas contratuais


Garantir
 que apenas as pessoas autorizadas entrem em contato com o fornecedor


Realizar
 reuniões de avaliação de desempenho da aquisição com a equipe
 do projeto e do fornecedor


Relatar
 o desempenho (da aquisição, do projeto e o seu próprio
 desempenho) 
 


Monitorar
 o desempenho das linhas de base (Escopo da aquisição, Cronograma e
 Custos) além do escopo técnico, com relação às cláusulas
 contratuais (declaração de trabalho da aquisição, termos e
 condições, etc) 
 


Entender
 as implicações legais de todas as ações tomadas


Controlar
 a qualidade conforme exigido no contrato.


Revisar
 pedidos do fornecedor contra o comprador alegando prejuízo ou
 quebra de contrato. 
 


Autorizar
 o início do trabalho do fornecedor no momento correto, coordenando
 o seu trabalho com o trabalho do projeto como um todo. 
 


Corresponder-se
 com o fornecedor e outras pessoas  
 


Enviar
 cópias das mudanças às partes apropriadas.


Verificar
 se o escopo acordado está sem realmente feito pelo fornecedor


Realizar
 inspeções e auditorias


Estimar
 novamente os custos, riscos e cronograma


Monitorar
 e controlar os riscos






 Nossa...
Quanta coisa você tem que fazer heim! 





 Para
facilitar o seu trabalho afim de que você consiga fazer todas as
atividades acima para cada fornecedor e para cada aquisição do seu
projeto, o PMBOK recomenda utilizar as seguintes ferramentas e
técnicas:





Sistema
 de Controle de Mudanças no Contrato:  Como qualquer projeto, as
 aquisições podem ( e provavelmente irão ) sofrer mudanças.  Para
 lidar com essas mudanças, é criado um Sistema de Controle de
 Mudanças do Contrato, que é especificado no contrato e inclui
 procedimentos de mudanças, formulários, processos de resolução
 de disputas e sistemas de acompanhamento.  Esses procedimentos devem
 ser seguidos e todas as mudanças devem ser feitas formalmente. 
 

As
 mudanças podem ser solicitadas durante o processo de aquisição, e
 serão administradas como parte dos esforços de Controle Integrado
 de Mudanças do Projeto, juntamente com todas as outras mudanças do
 projeto. Todas as mudanças
 devem ser analisadas em relação aos impactos no restante do
 projeto. 
 




Análise
 de Desempenho das Aquisições:
 O gerente deve analisar todos os dados disponíveis das aquisições
 para mensurar se o fornecedor está tendo o desempenho esperado. O
 foco dessa análise é no escopo da aquisição e se as entregas
 estão dentro dos padrões de qualidade, dos custos e do cronograma
 estabelecidos em contrato. O objetivo principal é identificar os
 êxitos e fracassos do progresso do fornecedor em relação à
 declaração do trabalho da aquisição, além do não-cumprimento
 do contrato




Inspeções
 e auditorias: Para validar se a qualidade das entregas está
 dentro dos padrões de qualidade estabelecidos em contrato, o
 comprador pode realizar inspeções e auditorias apoiadas pelo
 fornecedor. Se for autorizado no contrato, alguns inspetores e
 auditores podem incluir pessoas de aquisições do comprador.




Relatórios
 de Desempenho: Os relatórios de desempenho proporcionam
 informações sobre a eficácia com que o fornecedor está atingindo
 os objetivos estabelecidos em contrato.






Sistemas
 de pagamento:  Todos os
 pagamentos autorizados para o fornecedor devem ser efetuados e
 documentados em total concordância com os termos estabelecidos em
 contrato. Via de regra, os pagamentos são processados pelo sistema
 de contas a pagar do comprador. 
 






Administração
 das Reinvidicações: As mudanças contestadas e as mudanças
 construtivas em potencial são modificações solicitadas em que o
 comprador e o fornecedor não conseguem chegar a um acordo
 sobre a remuneração ou não concordam que tenham
 ocorrido. Essas mudanças são chamadas de reinvidicações,
 disputas ou recursos administrativos e devem ser documentadas,
 processadas, monitoradas e gerenciadas durante todo o ciclo de vida
 do contrato, de acordo com seus termos e condições. 
 

Se
 as partes não conseguirem resolver essa reivindicação, ela será
 tratada em conformidade com os métodos alternativos de resolução
 de disputas, conforme estabelecido em contrato. O método
 preferencial de todos os acordos e reinvidicações é por meio de
 negociação. 
 






Sistema
 de gerenciamento de registros: é um conjunto de processos,
 funções de controle e ferramentas de automação que são
 integradas como parte do sistema de informações do gerenciamento
 do projeto e é utilizado pelo gerente do projeto para administrar
 os registros e as documentações do contrato e da aquisição.






Saídas
do Processo Realizar as Aquisições 


 

 


 Documentação
 da Aquisição



 Atualização
 dos Ativos de Processos Organizacionais



  Correspondência



  Cronogramas
  e Solicitações de pagamento



  Documentação
  da Avaliação de desempenho do fornecedor





 Solicitações
 de Mudanças



 Atualizações
 do plano de gerenciamento do projeto



  Plano
  de Gerenciamento das Aquisições



  Linha
  de Base de Cronograma





Palavras-chave:

Gerenciamento
de Aquisições, Aquisições, pmbok, pmp, pmi,  Administrar as
aquisições, compras, monitoramento e controle, projetos, 





Fontes:



Livro:
Rita Mulcahy Exam Prep 6th edition 


Livro:
PMBOK 4th Edition&nbsp;