10 perguntas a fazer antes de marcar uma reunião
Autor: Márcio Melânia | Publicado: 2016-05-10T13:45:00-03:00



Quero crescer na minha capacidade de liderar reuniões - para executar reuniões melhores, e servir aqueles com quem eu estou me reunindo. Aqui está o meu plano para a preparação para as reuniões que são produtivas e um incentivo para todos que comparecerem.

Já participei de muitas reuniões que não tinham fim, passavam horas extras e mesmo depois de um tempo considerável juntos, não ficou claro o que nós tínhamos realmente atingido ou acordado. Infelizmente, muitas dessas reuniões foram iniciadas e liderada por mim!

Eu criei uma série de perguntas que eu trabalho nelas antes da reunião, e que eu trago comigo no meu iPad para ajudar a guiar a discussão. Este exercício não leva muito tempo para ser concluído, e faz com que passemos um tempo mais frutífero juntos.


1) Qual é o propósito da reunião?
Qual é a meta para usar o tempo juntos? Como você vai saber se a reunião foi um sucesso? Se isso não pode ser respondido, a reunião não deve acontecer.

2) O que seria útil para eles para lerem / verem / ouvirem antes de nos encontrarmos?
Dar às pessoas tempo para se preparar vai levar a melhores resultados. Quanto mais tempo as pessoas têm para se preparar (e sabendo de antemão o que está sendo pedido deles), o mais provável é que eles estão a dar um contributo considerado e útil.

3) Como vou começar a reunião?
Isso pode ser reafirmando o propósito do encontro, mas também poderia envolver a revisitar o que aconteceu desde a última reunião, ou check-in sobre como eles estão indo.

4) Quais são as principais coisas que eu quero comunicar, e como eu quero comunicá-las?
É útil para ser claro sobre não apenas o que você gostaria de dizer (incluindo quaisquer pontos específicos de atenção), mas também como você gostaria de dizer isto. A maneira de falar fala mais alto (se não mais) do que as próprias palavras.

5) Que perguntas que tenho para eles?
Existe alguma coisa que você não tem certeza sobre o que beneficiariam com uma clarificação?

6) Que objeções ou perguntas que poderão ocorrer?
Semelhante à pergunta anterior, esta é uma oportunidade para entrar na pele da pessoa ou pessoas com quem você está se encontrando, e antecipar possíveis problemas que possam existir.

7) Que materiais de apoio que eu preciso levar comigo?
Isto poderia incluir material de referência que não foi distribuído anteriormente (ver Pergunta 2), ou formulários que poderiam ser assinados, etc.

8) Que resposta eu vou pedir?
Estou pedindo-lhes para fazer alguma coisa? Isso precisa ficar claro em sua mente antes de se reunir, e você pode precisar de pensar sobre como você vai perguntar.

9) Como posso ser um incentivo para eles?
Isso pode parecer uma pergunta excedente, mas eu quero ser um incentivo para aqueles com quem eu vou encontrar, e isso ajuda a ser intencional por considerar de antemão como isso pode ser alcançado. Também é útil para orar por este resultado.

10) Como vou fazer o acompanhamento após a reunião?
Por exemplo, vou enviar um agradecimento via e-mail, ou distribuir ata da reunião ou um conjunto de medidas de ação?

Esse é o meu plano. Como você se prepara para as reuniões que faz?

Original por&nbsp;STEVEN KRYGER
Tradução: Márcio Melânia

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