Ferramentas - Parte 1
Autor: Bruno Vieira | Publicado: 2011-11-11T09:58:00-08:00


A ferramenta de gerenciamento uni uma ou mais entradas e as transforma em uma ou mais saídas para um ou mais processos. A seguir estudaremos alguns tipos de ferramentas citadas em aula.


5W2H


A ferramenta do curioso. O nome desta ferramenta foi assim estabelecido por juntar as primeiras letras dos nomes (em inglês) das diretrizes utilizadas neste processo.


What – O que será feito (etapas)
Why – Por que será feito (justificativa)
Where – Onde será feito (local)
When – Quando será feito (tempo)
Who – Por quem será feito (responsabilidade)
How – Como será feito (método)
How much – Quanto custará fazer (custo)


O 5W2H, basicamente, é um checklist de determinadas atividades que precisam ser desenvolvidas com o máximo de clareza possível por parte dos colaboradores &nbsp;da empresa, funciona como um mapeamento destas atividades, onde ficará estabelecido o que será feito, quem fará o quê, em qual período de tempo, em qual área da empresa e todos os motivos pelos quais esta atividade deve ser feita. Em um segundo momento, deverá figurar nesta tabela como será feita esta atividade e quanto custará aos cofres da empresa tal processo.


Esta ferramenta é muito importante para as empresas, já que elimina por completo qualquer dúvida que possa surgir sobre um processo ou sua atividade.&nbsp;


Esta ferramenta é uma das mais fáceis de ser implementada e traz grandes benefícios para os gestores e suas atividades organizacionais.


Site com a ferramenta 5W2H via web: http://www.5w2h.net/


MATRIZ GUT


Esta matriz é uma ferramenta de análise de prioridades de problemas num âmbito organizacional e/ou pessoal e entra em consideração com a gravidade, a urgência e a tendência de cada problema.


Gravidade: impacto do problema sobre coisas, pessoas, resultados, processos ou organizações e efeitos que surgirão a longo prazo, se o problema não for resolvido.
Urgência: relação com o tempo disponível ou necessário para resolver o problema.
Tendência: potencial de crescimento do problema, avaliação da tendência de crescimento, redução ou desaparecimento do problema.


É necessário que cada problema a ser analisado receba uma pontuação de 1 a 5 em cada uma das características: Gravidade, Urgência e Tendência.&nbsp;



   Pontos   Gravidade   Urgência   Tendência  
   5   Extremamente Grave   Ação imediata   Agravamento imediato  
   4   Muito grave   Com alguma urgência   Vai piorar a curto prazo  
   3   Graves   O mais cedo possível   Vai piorar a médio prazo  
   2   Pouco graves   Pode esperar um pouco   Vai piorar a longo prazo  
   1   Sem gravidade   Não tem pressa   Não vai piorar ou pode até   melhorar  

Após atribuída a pontuação, deve-se multiplicar GxUxT e achar o resultado, definindo a prioridade de acordo com os pontos obtidos.

   Problema   Gravidade   Urgência   Tendência   GxUxT  
   P1   4   5   5   100  
   P2   3   3   4   36  
   P3   2   1   1   2  


Dessa forma podemos observar que o P1 é o primeiro da lista de prioridades.


DIAGRAMA DE ISHIKAWA





O Diagrama de Ishikawa, também conhecido como Diagrama de Causa e Efeito ou ainda Espinha de Peixe, é uma ótima ferramenta para análise de causas de problemas. &nbsp;Através dele a equipe poderá direcionar os estudos na busca pelas causas raízes dos problemas.


O Histograma é utilizado para se obter melhor visualização de um conjunto de dados, a distribuição da variável analisada será melhor compreendida através dessa ferramenta.


CICLO PDCA





O Ciclo PDCA tem como estágio inicial o planejamento da ação, em seguida tudo o que foi planejado é executado, gerando, posteriormente, a necessidade de checagem constante destas ações implementadas. Com base nesta análise e comparação das ações com aquilo que foi planejado, o gestor começa então a implantar medidas para correção das falhas que surgiram no processo ou produto.


P (planejamento): Nesta etapa, o gestor deve estabelecer metas e/ou identificar os elementos causadores do problema que impede o alcance das metas esperadas. É preciso analisar os fatores que influenciam este problema, bem como identificar as suas possíveis causas. Ao final, o gestor precisa definir um plano de ação eficiente.
D (fazer, execução): Aqui é preciso realizar todas as atividades que foram previstas e planejadas dentro do plano de ação.
C (checagem, verificação): Após planejar e por em prática, o gestor precisa monitorar e avaliar constantemente os resultados obtidos com a execução das atividades. , avaliar processos e resultados, confrontando-os com o planejado, objetivos, especificações e estado desejado, consolidando as informações, eventualmente confeccionando relatórios. Atualizar ou implantar a gestão à vista.
A (ação): Nesta etapa é preciso tomar as providências estipuladas nas avaliações e relatórios sobre os processos. Se necessário, o gestor deve traçar novos planos de ação para melhoria da qualidade do procedimento, visando sempre a correção máxima de falhas e o aprimoramento dos processos da empresa.


É importante lembrar que como o Ciclo PDCA é verdadeiramente um ciclo, e por isso deve “girar” constantemente. Ele não tem um fim obrigatório definido. Com as ações corretivas ao final do primeiro ciclo é possível (e desejável) que seja criado um novo planejamento para a melhoria de determinado procedimento, inciando assim todo o processo do Ciclo PDCA novamente. Este novo ciclo a partir do anterior é fundamental para o sucesso da utilização desta ferramenta.


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É importante frisar que o Plano de Gerenciamento do Projeto, o EAP e o Mapa Mental, estudados em posts anteriores também são ferramentas de gerenciamento.


Aguardem o próximo post para mais ferramentas