O que é RSVP?
Autor: Flávio Carrijo | Publicado: 2011-04-27T21:33:00-07:00

Você gostaria de ir ao um evento e chegar lá se deparar com um lugar cheio, sem mesas e cadeiras pra você se acomodar?  Ou pior: ficar com fome mais da metade da festa porque a comida era pouca pra tanta gente?  Pois bem, então tá na hora de começar a se acostumar com um hábito europeu muito utilizado e que no Brasil as pessoas ainda não entendem, e se entendem, ainda não incorporaram ao seu dia-a-dia: a necessidade de atender ao RSVP.     Mas afinal de contas, que raio é esse tal de RSVP?  RSVP é uma sigla francesa, criada no início do século XVIII para definir um hábito europeu utilizado há muitos anos: o de confirmar a presença a um evento após receber um convite formal. Traduz-se como Responda, por favor.     Pouca gente sabe que a necessidade da confirmação de presença em um evento vai muito além das boas maneiras. É através dela que o anfitrião irá se planejar e organizar para receber os seus convidados.  E isso inclui desde a cadeira em que o convidado se sentará, até a quantidade de arranjos de flores, mesas, lembranças, doces, bolo, bem-casados, culminando no principal: a contratação de um número exato de pessoas que serão servidas pelo buffet.     Sabemos que hoje em dia não é fácil oferecer uma festa. Só quem já passou por esse processo sabe bem o que é. Conceber uma boa administração dos custos unindo a garantia de beleza e conforto aos convidados é um desafio cada dia mais difícil, e que sem o RSVP se torna impossível.     O processo de confirmação de presenças se divida em 2 etapas:     A primeira etapa é chamada de RSVP receptivo ou espontâneo, e consiste no período em que o convidado recebe o convite com a solicitação da confirmação de presença, e vai até a data final ali determinada.      Nessa etapa, ele deve ligar para o telefone indicado para o RSVP e informar ao cerimonialista ou organizador da festa se irá ao evento ou não e quantas pessoas comparecerão como seu acompanhante.  Deve-se respeitar a forma de endereçamento especificada, informando sempre o nome completo do titular do convite escrita na parte de trás do envelope e o número de acompanhantes que irão comparecer.     Nem preciso dizer que o limite de acompanhantes deve respeitar o número de convites individuais enviados dentro do social, a não ser que o anfitrião opte por não se utilizar desse artifício de limitação de acompanhantes e estender o convite a toda familia.     Para estipular ao certo o prazo da confirmação receptiva, devem ser levadas em consideração diversas circunstâncias. Por exemplo: se a festa for numa cidade distante, os convidados deverão ter um tempo para verificar disponibilidade de deslocamento, reservar hospedagem, e até mesmo se preparar financeiramente para esses gastos que fogem da rotina de um orçamento familiar.     Neste caso, o ideal é estipular um prazo máximo de dois meses entre a distribuição do convite e o encerramento da confirmação, que sempre deverá ser com 10 dias de atencedência da realização do evento.  Caso não haja necessidade de viagem para comparecer ao evento, o ideal é que o prazo de confirmação receptiva leve entre 45 e 30 dias, respeitando sempre o limite de 10 dias antes da festa para o seu encerramento.     É importante frisar que: se o prazo entre o envio do convite e o encerramento do RSVP for muito longo, o convidado pode acabar se esquecendo do convite, e isso não é interessante nem para o organizador do evento, nem para quem está oferecendo a festa.     Atualmente, com o advento da internet, cresce a cada dia o número de anfitriões que disponibilizam, além do telefone, um site para que seus convidados possam confirmar a sua presença.  Essa é uma forma muito útil, pois ali, ele também pode obter informações que não constam no convite. Por exemplo: Localização da lista de presentes, informações sobre estacionamento, mapa de localização, entre outras funcionalidades.        Encerrado o prazo da confirmação espontânea, é chegada a hora de dar início à 2a. etapa do RSVP: a confirmação ativa.  Nessa etapa, a equipe de organização do evento irá ligar para os telefones dos convidados fornecidos pelos anfitriões para indagá-los diretamente se eles comparecerão ou não.     Alguns convidados se irritam profundamente com isso. De fato, realmente às vezes é desagradável ser importunado por um desconhecido ao telefone. Mas devemos sempre considerar que, se o convidado tivesse respeitado o limite da confirmação receptiva, certamente ele não receberia a ligação com esse questionamento.     Muitas pessoas acham que por serem íntimas dos anfitriões, elas se desobrigam de atender ao RSVP. Isso é um grande equívoco, pois se o anfitrião contratou esse serviço, é porque ele não quer se envolver com tais questões, e de certo que quem fará o controle da lista não saberá o grau de intimidade entre o convidado e o anfitrião, e não terá meios de adivinhar se ele irá ou não á festa.     Outro engano recorrente é o fato do convidado pensar que se ele não vai à festa, ele não precisa informar a ausência. Independente de ir ou não ao evento, o convidado SEMPRE deverá responder ao RSVP, para evitar que seja "importunado" desnecessariamente na fase da confirmação ativa.     Há também aquelas pessoas que por vergonha, ou medo de desagradar ao anfitrião, não assumem que não irão ao evento, e acabam mentindo na hora da confirmação da presença, dizendo que comparecerão.     Afirmar a impossibilidade de comparecer ao um evento, não é falta de educação. Pelo contrário. É honrar o convite que recebeu.  Imagina se você mente? A pessoa se prepara para recebê-lo e você não aparece?      Devemos sempre lembrar que cada convidado confirmado demanda um investimento por parte de quem oferece a festa. E se formos todos pensar por esse lado, honestamente, uma confirmação de ausência passa a valer mais que a de uma presença.     Durante o 3 anos que trabalho com organização e realização de eventos, muitas foram as situações inusitadas com que já me deparei.  Chegaria a ser cômico, se o estresse do trabalho incessante na busca do fechamento de um número final, não impusesse tanta pressão ao ritmo de trabalho.     Geralmente, essas situações ocorrem na fase de confirmação ativa que é quando o organizador do evento tem um contato mais direto com o convidado.     Em alguns casos deve-se contar de 1 a 100 antes de dar a resposta que seria mais adequada à situação.Outras vezes, é impossível não se valer de uma certa imposição e rigidez na hora de cobrar uma posição decisiva por parte do convidado.     Já ouvi coisas do tipo: "Se eu não morrer até lá, eu vou..." E imediatamente desejei a morte em pensamento.     "O que será servido no bufê?" E perguntei: Por quê? A senhora só irá se o menu lhe agradar? A vontade que dá é de aconselhar a pessoa que leve um pacote de Clube Social na bolsa.     Tem horas que a falta de educação é tanta, que a vontade é de riscar o nome do convidado da lista, só pra ter o prazer de vê-lo passar pelo constrangimento de ficar em pé na porta enquanto se localiza alguém que possa autorizar sua entrada. Ou então de anotar o nome do mal educado e passar o trote do seqüestro relâmpago no dia seguinte.     Dia desses um senhor me perguntou se realmente era necessário ele ser importunado para verificarem se ele eia ou deixaria de ir a um tal lugar. Tive que responder que sim, e que se não fosse certamente importante não estaria ali perdendo meu tempo.     Enfim... coisas que passam e que a gente supera. Lidar com público é assim mesmo. Acho que só com muito esclarecimento a gente combate a ignorância. Não a ignorância dos grosseiros, mas a daqueles que ignoram algo por não saber que ele existe.     Portanto, cientes disso, que tal agora passar a respeitar o pedido de RSVP?  Tenham certeza de que será o primeiro passo para sair da fila do Habib´s e chegar à mesa do Claude Troigros.     Au revoir!