Falhas na comunicação em projetos
Autor: Vicente Andretti Filho | Publicado: 2010-07-21T22:46:00-03:00


"De um dia para o outro fulano deixou de falar comigo. Cumprimentei-o e nada. O mais estranho é que não houve nenhuma briga ou rusga sequer entre nós. Bom, ele deve estar louco! Quer saber? Não preciso dele! Vou responder com o mesmo veneno!".

Esses problemas na comunicação ocorrem no cotidiano das relações sociais. Imaginem em um ambiente conturbado e com pressão de um projeto, onde existem divergências, discussões, convivência com equipe interna, contato com clientes, cobrança por resultados. Enfim, no complexo mundo dos projetos já existem fatores suficientes para complicar. Não precisaríamos de uma comunicação errática para temperar essa mistura que tende ao caos.

As falhas na comunicação, de acordo com pesquisa do PMI, são causas de 76% dos fracassos em projetos. Tomei a liberdade de listar algumas das causas mais comuns para a ineficácia nas comunicações:Omissão: segurar a informação, entregá-la em aos poucos ou repassá-las incompletas é uma das principais causas de fracasso na comunicação. A comunicação de atraso no cronograma, divulgada no dia da entrega esperada, é uma clássica forma de omissão. A autonomia restrita de um Gerente de Projetos é outro problema. Quando ele necessita de aprovações constantes do seu superior para realizar as comunicações apropriadas, as informações atrasam para serem repassadas; os destinatários por vezes param a espera da informação. Conclusão: atraso no projeto.
Ruído: seja claro e não deixe dúvidas. Evite que o interlocutor crie suposições sobre o que você está falando. Por vezes problemas na definição do que é escopo e o que não é escopo são provocados por ruídos na comunicação.&nbsp; 
Destinatários: quem deve receber as informações sobre um determinado projeto? Ouvi histórias sobre um projeto onde todos na empresa tinham acesso ao seu andamento. Status Report, relatórios e gráficos ficavam expostos pelos corredores. O Gerente de Projetos notou que a responsável pelo café baseava suas ações nos indicadores de andamento. Assim que via uma queda na produtividade em vermelho no gráfico, adentrava a área de desenvolvimento com café fresco. Defina quais são os envolvidos para cada projeto. Isso dará subsídio para o próximo item.&nbsp;
Canal de comunicação: esse é um erro muito comum. Diferentes profissionais, em diferentes posições na hierarquia, preferem maneiras diferentes de receber as informações. De nada adianta enviar longos e-mails para um Diretor. Da mesma forma que uma reunião informal de briefing para o dono do produto não é uma forma eficaz de comunicação. Profissionais de altos cargos preferem informações curtas, em rápidas reuniões. Outros destinatários preferem receber grandes conteúdos de informações por e-mail. O Gerente de Projetos deve estar atento a isso.&nbsp;
Linguagem: evite a qualquer custo gírias e termos regionais (principalmente se sua empresa tenha clientes de outras regiões ou países). Meça a necessidade do uso de linguajar técnico. Seus clientes, na grande maioria das vezes, não querem saber se o servidor de aplicação Java será JBoss ou WebSphere. Para o cliente o que importa é o custo dessa decisão. Por outro lado, para sua equipe de desenvolvimento são termos essenciais.
Sugiro o desenvolvimento de um bom Plano de Comunicação, pois poderá resolver boa parte desses problemas.

Abraços.