20 Dicas para criar uma webconference de sucesso
Autor: Rodolfo L. Gasparian | Publicado: 2012-03-01T16:25:00-03:00

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Preparei este artigo para ajudar  as pessoas a criarem eventos de sucesso através das salas de conferências  virtuais (webconference).

1. Faça um planejamentoAntes mesmo de iniciar suas  conferências, estabeleça uma meta de trabalho na utilização da sala de  conferência. A meta deve ter o número de pessoas, número de atividades semanais,  número de moderadores e número de participantes.

2. ProfissionalismoAtente-se ao som e imagem do  evento. Reserve um local específico para a hora do evento. Não deve ter ruído  no fundo, como latido de cachorro ou criança chorando.

Utilize a imagem da webcam se estiver de acordo com apresentação e fundo da  imagem. Caso seja necessário, utilize uma foto no local da webcam.

3. Aprenda a utilizar as ferramentas da sala  de conferênciaAlgumas ferramentas podem ser  fundamentais no resultado de sua conferência. Como por exemplo, ocultar a lista  de presentes, inserir imagem no local de webcam, inserir vídeos, slides,  moderadores instantâneos...

O site www.hotconference.net.br disponibiliza vários vídeos explicativos de como utilizar as ferramentas. 

4. Escolha o público alvoO tema proposto deve chamar  atenção do seu público alvo. Crie uma lista de possíveis locais onde seu  público alvo se encontra. Convide-os.

5. Mantenha o focoLembre-se do verdadeiro motivo ao  quais os participantes estão presentes no evento. Mantenha o foco no tema proposto.

6. Respeite o tempo do eventoDetermine um tempo para cada  modelo de evento e não ultrapasse esse tempo. Eventos online devem ser mais  curtos que os presenciais, pois torna-se mais cansativo ao usuário.

7. Crie lista de nomes e emails Crie uma lista com nome e e-mail  das pessoas interessadas no tema. Você pode incentivar o usuário a se inscrever  num newsletter.  Desta maneira, você  poderá enviar uma mensagem quando tiver novos encontros.

8. Crie um modelo de conviteVocê poderá criar um modelo de  convite através de uma imagem. Isso gerará maior credibilidade ao evento.  Lembre-se de inseri texto na mensagem, pois nem todas imagens são visualizadas  nos e-mails.

9.Newsletter semanalEnvie informativos semanais para  a lista de interessados. Insira um tema atrativo no próprio título do e-mail.  Seja objetivo na mensagem. Envie a newsletter com pelo menos 48 horas de  antecedência com o convite do evento.

10. Canal de informaçãoO canal de informação com o seu  público é fundamental para manter a conexão. Você pode criar sites e blogs como  canais. Você pode colocar o link da sala de conferência numa imagem e facilitar  a entrada dos participantes. 

11. Utilize as mídias sociaisAbra uma página no Facebook,  insira sua agenda de eventos. Envie mensagem aos seus convidados no dia do  evento. Envie uma mensagem via twitter para informar os seus seguidores. Crie  convites em vídeo no Youtube. Se você não entende nada de mídias sociais,  chegou a hora!

12.Transforme moderadores em promotores. Nada melhor do que ter pessoas na  sua equipe que lhe ajudarão na promoção do evento. Se você tem 5 promotores  comprometidos e cada um trouxer 10 pessoas, você terá um evento com 50 pessoas.  Lembre-se divulgar é diferente de promover!

13. Incentive novos PalestrantesTreine e motive pessoas de sua  equipe para participarem como palestrantes. Isso ativará um ciclo de “sangue  novo” em suas conferências.

14. Conteúdos novos O participante precisa notar que  valeu a pena ele investir o tempo dele no encontro. Apresente conteúdos novos,  faça as pessoas sentirem necessidade de voltar a participar. Evite repetir  sempre os mesmo assuntos, a não ser que seja um evento somente para pessoas  novas. 

15. Novos atrativos Faça com que seu encontro seja  sempre diferente, mas sempre respeitando o tema proposto. Traga novos  palestrantes, crie surpresas. Mostre vídeos.

16. Interação e SinergiaMotive a participação e interação  dos participantes. Convide-os para falar na voz ou mesmo no texto. Valorize a  presença de cada um, faça-os sentirem especiais.

17. Promova o próximo eventoNo final de cada encontro, promova  o próximo evento, fixe a data e horário para os participantes se programarem.

18. Rotina de horárioFixe uma data da semana para  realizar o seu evento. Isso vai possibilitar que as pessoas se programem com  antecedência. Ficar alterando os dias e horários só confunde a cabeça dos  participantes.

19. Abra novos horários após preencher os  horários antigosAbra novos horários de conferências de  acordo com a necessidade e públicos. Valorize cada reunião, mesmo que seja  apenas uma vez por semana. É melhor ter 50 pessoas em uma reunião semanal do  que duas pessoas em 7 reuniões semanais.

20. PersistênciaÉ provável que no início você  tenha poucos convidados ou participantes. Mantenha-se firme, utilize todos os  passos desse artigo que o resultado vem com o tempo. Você pode ocultar a lista  de participantes, caso seja necessário.

Gostou do artigo? Divulgue-o! Mas  lembre-se de não alterá-lo e lembre-se de dar crédito ao seu autor!

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