Administrando o seu tempo
Autor: Andressa | Publicado: 2011-01-31T04:56:00-08:00

Você sabe: há sempre coisas demais a serem feitas e a  gente pode errar nas prioridades. Veja aqui alguns truques para fazer  primeiro aqueles 20% que acabam rendendo 80% dos resultados.O tempo é o recurso mais escasso e o mais valioso que existe.  Agora já passou e não tem dinheiro no mundo que possa comprar este  minuto de volta. Aprender a administrar  o tempo é uma das ações mais importantes que qualquer pessoa pode fazer  para melhorar suas chances de sucesso nos negócios e na vida.Há diversos livros e cursos no mercado e este artigo é apenas uma  introdução que, longe de esgotar o assunto, vai te dar os principais  recursos para atingir seus objetivos.
Planejamento do tempo: Como sempre, a importância do planejamento não pode ser descartada. Planejar o tempo significa saber o que se quer fazer&nbsp; e ordenar as ações para a realização da maior quantidade de atividades no menor prazo para se atingir seus objetivos.
Agenda Diária: Para planejar bem o seu tempo, desenvolva o hábito de manter uma agenda diária, faça assim:No começo do dia, escreva uma lista de tudo o que quer realizar. Faça  desta sua primeira atividade, antes de qualquer coisa. Tá bom, depois  do café da manhã e de escovar os dentes :–)No final do dia, veja tudo o que conseguiu fazer e transfira para o dia seguinte o que não foi feito.
Prioridades: É importante saber dar prioridade às ações. Para mim, há alguns fatores que influenciam minhas prioridades:
Prazo. A primeira coisa que levo em conta é a data  de entrega de uma tarefa. Uso um truque que é programar cada coisa para  dois dias antes da data final. Assim eu tenho tempo de rever as coisas  antes da entrega. Nem sempre dá pra fazer isto, porque surgem  imprevistos e coisas de ultima hora e até aquelas coisas “pra ontem”.  Nestes casos eu observo:Resultados. Procuro dar prioridade àquelas  atividades que trarão o maior resultado. A “Regra de Pareto” diz que 20%  do que fazemos traz 80% dos resultados, enquanto os outros 80% de  atividades produzem 20% de resultados.Procuro identificar os 20% melhores e delegar o restante.  Pense nisto: às vezes vale mais a pena contratar alguém para resolver o  que não traz tanto benefício, mas que igualmente precisa ser feito. Ex: ir ao banco, ao correio etc. Pode sair até mais barato.
Facilidade. O terceiro fator de priorização de atividades é a facilidade (ou dificuldade) que determinada ação representa. Eu tento realizar tudo o que é mais rápido e fácil antes, assim no final do dia terei realizado um monte de coisas.O perigo é ir deixando coisas mais complexas para depois e acabar  esquecendo, por isso que este é o terceiro fator e não o primeiro. Os  prazos e os resultados têm um peso maior que a facilidade de execução.Às vezes, quando percebo que alguma coisa vai ser complicada, vou  fazendo um pouco a cada dia ou por outro lado, vou “quebrando” um  problema difícil em problemas menores e mais fáceis de resolver. Cada  pequena parte resolvida é uma parte do todo, assim, quase sem querer  grandes obstáculos são ultrapassados.
Lista MestraUma lista mestra é a sua lista de afazeres. É a partir dela que você  monta sua agenda diária. Veja como se faz – pegue uma folha de papel  pautada (ou abra uma planilha) e faça as seguintes colunas:Atividade, Prazo, Resultado, Facilidade, Prioridade, Completado.O significado de cada coluna:
Atividade. O que deve ser feito; 

Prazo. A data de entrega. Se não há data fixa defina uma, mas não deixe cair muito longe; 

Resultados. Tente dar um nível de resultado esperado; 

Facilidade. Dê um nível de facilidade. Pode ser fácil, médio, difícil ou 1,2,3,4,5. Enfim, você é que sabe; 

Prioridade. Com base nas outras colunas você pode definir a prioridade de cada ação; 

Completado. Nesta coluna você coloca uma marca em cada  atividade concluída. Ao terminar uma ação você também pode riscar a  linha, se preferir. Quando uma nova atividade surgir, você deve colocar ela na lista  mestra e (tentar) completar as outras colunas. Lembre–se. No começo do  dia você examina sua agenda e atualiza sua listra mestra. No final do  dia, repete a ação e planeja o dia seguinte.
Juntando tudo 
Monte sua lista mestra e use–a para manejar a agenda diária. Tente  por alguns dias e se você fizer tudo direitinho, vai acabar sendo  conquistado por esta forma de trabalhar. Em pouco tempo, verá como fica  fácil trabalhar assim e como você vai ficar orgulhoso com os resultados  que vai alcançar.Porque vai estar se colocando desafios e ultrapassando cada um deles,  controlando seu tempo e sua vida. Comece hoje mesmo a planejar seu  tempo e realize mais e melhor.


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