O que fazer quando a agenda estiver com excesso de prioridades?
Autor: Olá, seja bem vindo ao nosso blog, sou Aline Donato, | Publicado: 2010-11-04T09:01:00-07:00

Por: Christian BarbosaComo sair de uma situação de urgências acumuladas? Para responder a estas questões, deixo alguns passos...e       Se  você tem uma agenda tomada por uma quantidade muito grande de   urgências, mas não sabe como resolver este problema, você não está   sozinho. Com frequência, ouço reclamações de pessoas com situações   semelhantes em que o volume de pendências extrapola, em muito, a   capacidade de execução dessas atividades.  Há  um caso de uma agenda que era composta por quase três páginas de   caderno com tarefas atrasadas, além das demandas que não paravam de   chegar durante o dia. Então o que fazer quando os métodos tradicionais   de planejamento não funcionam? Como sair de uma situação de urgências   acumuladas? Para responder a estas questões, deixo abaixo alguns passos: Qual o tamanho do seu problema? - A  primeira  providência para resolver o caos é entender qual o "tamanho do  buraco".  Para isso, é preciso listar todas as atividades pendentes,  verificar  as reuniões marcadas, os e-mails, as tarefas inacabadas e  colocar tudo  em forma de uma grande lista. Feito isso, ao lado de cada  atividade  coloque a duração prevista (em minutos ou horas); Classifique as suas atividades - Como  tudo está  pendente mesmo, boa parte das atividades não são verdadeiras   urgências. Uma parcela delas pode aguardar para ser resolvida; algumas   podem até ser canceladas ou delegadas; e outras realmente tem uma   urgência significativa. Ao lado da duração das tarefas, classifique os   itens como Importantes  (há mais tempo para se fazer), Circunstanciais   (não são necessárias) ou Urgentes  (precisam ser feitas imediatamente); Priorize e planeje o que deve ser feito - Com   as atividades identificadas e classificadas, o próximo passo é   priorizar as urgências. Coloque uma ordem numérica e seqüencial das   urgências que devem ser resolvidas primeiramente (uma dica é priorizar   as tarefas com menor duração, pois são mais rápidas e fáceis de serem   resolvidas). Depois, continue sua ordenação com as atividades   importantes e por último as circunstanciais, que são aquelas que não   trarão reais benefícios e classificam-se como perda de tempo; Visualize a sua semana – Com a priorização e o  planejamento feitos,  pegue a sua agenda e visualize a situação da  próxima semana para alocar  essas prioridades, seguindo a ordem ao longo  dos dias. Neste período, o  ideal é você minimizar ou evitar períodos  de reuniões. Esteja pronto  para ser assertivo e dizer não para qualquer  atividade circunstancial  que venha a aparecer. Priorize para cada dia  da semana apenas aquilo que  será feito. Seja realista com você mesmo!; Peça ajuda e negocie com sua equipe/chefe -  Converse  com a sua equipe ou chefe e mostre seu plano de ação para  resolver as  pendências. Peça a colaboração para evitar ser  interrompido, ajuda para  as novas atividades e o bom senso no uso de  e-mails (afinal, é apenas um  período passageiro até você resolver este  quadro). Veja, das atividades  priorizadas, se algo pode ser delegado e  passe para a equipe; Compromisso com você mesmo - Finalmente,  para  sair dessa situação, você precisa estar bastante comprometido com  você  mesmo. Nesta semana, provavelmente precisará trabalhar um pouco  mais,  cancelar atividades pessoais, ter um foco mais ativo e ser mais   assertivo. Lembre-se de que esses momentos devem ser raros em sua vida! Se  você está entrando neste caos constantemente, algo pode estar  errado  com a forma como tem planejado a sua vida. Em alguns momentos,  este caos  se torna-se inevitável, mas é um momento passageiro, que  exige um  período de dedicação. O ideal é que depois tudo volte ao  normal.