Troca de Síndico ou Administradora
Autor: Renato Poubel | Publicado: 2011-07-16T13:00:00-07:00

 Troca de síndico ou administradora 
 Documentos e procedimentos necessários para trocas de gestão:
 
  Quando o prazo da gestão chega ao fim - tanto do síndico como da empresa  administradora -, alguns procedimentos de documentação devem ser seguidos para  que a próxima gestão tenha todo o arquivo da movimentação anterior. 
Administradora  Na transição de gestão e troca de empresas a atual deve entregar todos os  documentos que provem a administração. Devem integrar a pasta de prestação de  contas, principalmente: Guias de Recolhimento e Pagamento de Encargos Sociais;
Benefícios Trabalhistas e Tributos;
Comprovantes de Pagamentos de Contas;
Circulares Entregues;
Cartas de Comunicação;
Cadastro Atualizado de Condôminos, com respectivos endereços e frações  ideais;
Livro de Atas;
Cartão do CNPJ;
Convenção Condominial e Especificação;
Relatório da Última Emissão de Boletos;
Livro de Registro de Empregados e Balancetes
 - Toda documentação deve ser repassada para a nova empresa, como também uma  carta com a listagem de todos os documentos entregues, protocolada pelo  síndico. - Os documentos não devem ficar sob o poder da administradora antiga. A atual  pode notificá-la dando um prazo para a regularização e envio dos documentos, sob  pena de ação de busca e apreensão. - Irregularidades na gestão anterior são graves problemas para a gestão  atual. Quando o condomínio suspeita de irregularidades conduzidas por má fé da  administradora, deve acionar uma auditoria externa com aprovação em  assembleia. - A administradora comunica ao síndico as irregularidades, e este, após  deliberação do conselho ou de assembleia geral, poderá constituir advogado e  entrar com uma ação judicial ou extrajudicial. - De acordo com o artigo 1347 do Código Civil, compete ao síndico "dar  imediato conhecimento à assembleia da existência de procedimento judicial ou  administrativo, de interesse do condomínio". - Toda a documentação de um modo geral deve ser arquivada durante 5 anos,  apenas a documentação relativa a FGTS e INSS que deve ser guardada por 35  anos. &nbsp;Síndico Na troca de gestão do síndico, o anterior deve entregar todos os documentos  referentes à sua administração, principalmente: Apólices de Seguro;
Cartão de CNPJ;
Folhas de Ponto de Funcionários;
Laudos PCMSO/PPRA;
Livro de Inspeção do Trabalho;
Escritura de Convenção;
Regulamento Interno; Livros de Atas de assembleia;
Contratos(manutenção etc);
Pastas de Prestações de Contas;
Planilhas de Orçamentos;
Plantas do Condomínio;
Certificados Operacionais (NR23- Extintores e Mangueiras, PDSA-Proteção de  surtos atmosféricos, Higienização de Reservatórios de Água, Desobstrução e  limpeza de Caixas de Gordura, Desinsetização);
Comprovantes de pagamentos efetuados (notas fiscais)
 - É de praxe que, ao entregar a pasta com todos os documentos, o síndico faça  uma carta contendo a relação de tudo que está sendo entregue, e protocole para  que não haja erro ou perda de algum documento. - Não é correto o síndico que deixa o cargo reter algum documento. Caso isso  aconteça, o atual deverá comunicar a ausência dos documentos e amigavelmente  solicitar a entrega. - Ao se constatar irregularidades na documentação da gestão anterior, deve-se  pedir esclarecimentos ao síndico responsável por tais erros. - Se não houver nenhuma justificativa plausível, leva-se a questão ao  Conselho. - Sendo comprovado que o erro poderá ser reparado e não houve má fé, fica  resolvido, caso contrário deve-se convocar uma assembleia. - A assembleia aprovando, o condomínio entra com uma ação contra o síndico  anterior. Fontes: 
Mayb Ferreira - Síndica 
Dr. Daphnis Citti de Lauro -  Advogado Especialista em Condomínios 
Hubert Gebara - Vice-presidente de  Administração Imobiliária e Condomínios do Secovi-SP