SER DESORGANIZADO PREJUDICA SUA PRODUTIVIDADE
Autor: William | Publicado: 2011-07-04T12:31:00-07:00

Com a correria do dia a dia é necessário que haja organização. A cada dia precisamos fazer mais e mais coisas, seja no trabalho ou na vida pessoal. Acordar cedo, trabalhar, resolver problemas, pagar contas e cuidar da casa, tudo isso em um dia definitivamente não é fácil. Sem contar que com toda essa correria, muitas vezes acabamos de realizar uma tarefa que não poderia ser esquecida, como pagar alguma conta ou ir a algum compromisso inadiável. Para que não ocorra problemas como esquecimento e falta de tempo, é necessário que haja organização.


Se você chega atrasado às reuniões, ou se costuma falhar prazos de entrega, é óbvio que a desorganização e a desordem estão a afetar o seu trabalho.&nbsp; Analise as questões seguintes e veja como estes problemas o afetam:1 - Você passa menos de 60% do seu dia focado na parte importante do seu trabalho?
2 - Os pedidos de clientes/colegas/chefes ficam frequentemente por responder por um período de mais de 24 horas?
3 - Quanto está a iniciar um novo projeto você não sabe por onde&nbsp;começar?
4 - Você tem ações na sua lista de tarefas há mais de uma semana? Um mês? Ou nem sequer tem uma lista de tarefas?
5 - As suas reuniões não têm normalmente uma agenda ou lista de pontos a tratar?
6 - Quando se senta de manhã você leva mais de 15 minutos até começar a produzir?
7 - Se algo lhe acontecesse por forma a impossibilitá-lo de trabalhar temporariamente, um substituto devidamente qualificado conseguiria continuar facilmente o seu trabalho ou iria ter que lhe telefonar constantemente para encontrar as coisas necessárias ao trabalho?
Se respondeu afirmativamente a alguma(s) das questões anteriores, a desorganização e desordem podem&nbsp;afetar negativamente o seu trabalho.
Organizando o diaPrimeiro de tudo, é extremamente necessário que você esteja em paz para que consiga colocar tudo em ordem e estabelecer a importância que cada tarefa terá no seu dia.
Primeiro, é importante que você separe todas as tarefas que terão que ser realizadas, isso pode ser feita em um momento do seu&nbsp;fim de semana. Por mais que no final de semana a gente queira descansar, é interessante tirar alguns minutos do seu domingo para organizar a sua semana. Reúna todas as contas que terão que ser pagas na semana e separe-as e confira sua agenda com todos os compromissos marcados. O interessante é criar uma planilha, nela você poderá controlar todas seus gastos, entrada e saída de dinheiro e fazer uma espécie de agenda. Faça uma planilha para cada assunto e separados pelos dias da semana.
Comece por abrir a sua agenda (em papel ou digital) e reserve meia hora todos os dias durante esta semana para pensar na organização. Este não será tempo perdido, pois destina-se a aumentar a sua eficiência. Algumas dicas relacionadas com as questões indicadas acima.
1 - Planejamento Para garantir que você passe pelo menos 60% de seu dia nas tarefas mais importantes, você precisa se planejar dia-a-dia antes de começar a trabalhar. O plano pode não se seguido à risca, mas o simples fato de ter criado um plano irá ajudá-lo a ficar focado no trabalho mais importante.
2 - Resposta em tempo útilMesmo que as solicitações não sejam completamente respondidas num prazo de 24 horas, pelo menos deve enviar um breve e-mail ou efectuar uma chamada rápida para avisar que o seu assunto será tratado em breve. Esse contacto será importante para uma boa relação com um cliente. A excepção a esta regra existe para solicitações que tenham um prazo de resposta explicitamente alargado, ou uma data de entrega de um trabalho pré-estipulada. Reserve 15 minutos após almoço ou no final de cada dia para processar essas solicitações.
3 - Planejamento de tarefasVocê deve separar o todo em partes mais pequenas: as tarefas. Para começar deve efetuar uma lista das tarefas necessárias à conclusão do seu trabalho. Numa fase posterior deverá dar-lhes uma sequência. Com mais ou menor sofisticação&nbsp; você deve encadear as tarefas com uma sequência lógica à sua execução.
4 - Esvaziar a lista de tarefasSe as tarefas que estão na sua lista dependem só de si para as fazer, faça-as. Se dependerem de informação de alguém ou de alguma ação de alguém peça a essa pessoa para resolver e poder continuar. As tarefas que ficam indefinidamente na sua lista vão causar-lhe ansiedade e prejudicar ainda mais a sua produtividade. Quando planejar o seu dia, reserve 30 minutos pelo menos para se focar nestas tarefas e limpá-las de vez da sua lista. Mal consiga estabilizar a sua lista de tarefas mantenha-a sempre dessa forma e não deixe acumular nada mais do que duas semanas (este prazo deverá ser ajustado ao seu caso e ao seu tipo de trabalho).
5 - Agenda de ReuniõesAs reuniões são inimigas da produtividade. Se puder evite-as e questione a sua necessidade. Se uma reunião não tem uma agenda clara, ou nem sequer tem uma lista de pontos a tratar pode ser simplesmente uma perda de tempo. Uma lista de pontos a tratar obriga as pessoas a prepararem-se para a mesma e ao mesmo tempo limita a duração da mesma (caso seja acordado abordar na reunião apenas os pontos da agenda).
6 - Prepare-se para amanhãAntes do fim do seu dia de trabalho reserve (nem que sejam 5 minutos) a preparar o seu dia de amanhã. Prepare no dia anterior a sua secretária e papéis para o dia seguinte. Caso ainda tenha tempo faça o planejamento do dia seguinte.
7 - Organize-se para os outrosSe ficar temporariamente impossibilitado de ir trabalhar, algum colega seu deve conseguir continuar o seu trabalho facilmente. Hoje eles&nbsp; podem&nbsp;continuar&nbsp;suas&nbsp; tarefas, mas noutra altura qualquer poderá ser você a substituir alguém e irá preferir encontrar tudo organizado para conseguir trabalhar. Lembre-se que acima de tudo o trabalho é da sua empresa ou dos seus clientes e não exclusivo seu ,&nbsp; este fato deverá impulsioná-lo a manter-se organizado.