COMO USAR MELHOR O TEMPO - COMO ORGANIZAR UMA AGENDA (Parte II)
Autor: abagetti | Publicado: 2009-02-12T08:00:00-03:00

Sabemos como a nossa vida hoje em dia corre a mil por hora…. Muitos se estressam devido à enormidade de compromissos (família, trabalho, estudo, concurso, lazer e etc) e a escassez de tempo disponível. Na tentativa de abraçar o mundo com as pernas muitas vezes desperdiçamos o nosso "precioso" tempo com coisas sem importância e isso impacta diretamente na nossa qualidade de vida. Pensando nisso a Você S.A. compilou 32 dicas importantes para que possamos melhor aproveitar o nosso tempo, naturalmente algumas delas não se aplicam à todos, mas amaioria com certeza será de grande utilidade para nós.9. Pare de reclamar do trânsito"Antes de comprar um apartamento, procurei saber onde estava concentrada a maior parte das empresas que gostaria de trabalhar. Hoje, moro com a minha esposa a menos de 20 minutos do trabalho", diz Rodrigo, da Klabin. "Moro longe do trabalho, mas criei a minha própria rotina para evitar os horários de trânsito. Saio bem cedo de casa e volto antes do horário de maior fluxo. Se tiver algo marcado para mais tarde, faço de casa por telefone ou internet", afirma Carlos, da Fedex.10. Meia hora é suficienteSe os resultados desejados estiverem claramente definidos e houver uma lista de assuntos e questões a serem abordados, não há por que uma reunião durar mais do que 30 minutos. É o que a firma em seu blog o americano Timothy Ferriss, empresário e autor do livro The 4-Hour Workweek (A semana de trabalho de 4 horas), primeiro lugar na lista de best-sellers de negócios do jornal The New York Times. "Não aceite participar de reuniões ou teleconferências sem uma agenda clara e hora para acabar", escreve.11. Convoque poucas pessoasNada de amontoar 20 pessoas numa sala para ouvir o que você tem a dizer e, se der tempo, opinar. "Para ser produtiva e permitir a participação de todos, a reunião deve ter de oito a doze participantes", sugere Paulo Kretly, da FranklinCovey. Se a equipe for maior, uma alternativa é fragmentá-la e eleger um líder para cada grupo. Os times discutirão os assuntos previamente e os líderesservirão como porta-vozes na reunião com a chefia.12. Ajuste o foco antesMais de 60% das 1045 pessoas que responderam a uma pesquisa da consultoria Tríade do Tempo acham que as reuniões de que participam são mal conduzidas. O principal problema apontado por elas é a falta de foco. Uma reunião toma rumos indesejados por falta de clareza, tanto do chefe quanto da equipe. Para evitar desvios, defina previamente a pauta por escrito e os resultados esperados. Revise cada item no início da reunião. No final, faça um resumo da conversa e delegue as tarefas que forem necessárias. Também é bom ter regras claras sobre o uso de computador e celular durante o encontro para evitar interrupções.13. Evite reunião-surpresaReuniões em cima da hora não devem acontecer, salvo em situações deemergência. "Raramente as reuniões são para 'ontem'", afirma Christian Barbosa, diretor da Tríade do Tempo. Além disso, a chance de o encontro se mostrar improdutivo e roubar um tempo precioso é grande, uma vez que as pessoas não puderam se preparar. Convoque com, no mínimo, um dia de antecedência. Para reuniões mais longas e complexas, avise dois dias antes.14. Mande um representanteEm muitas reuniões, dá para você mandar um representante no seu lugar. Assim, você pode ser concentrar naquelas que são importantes de verdade. "Por lidar com clientes diretamente, não posso evitar as reuniões. Tenho em média três por dia. Se for uma conta importante, faço questão de estar presente e repasso a pauta do encontro no dia anterior", afirma Vanessa Del Bel, gerente de relacionamento com o cliente da Medial Saúde.15. Dê o recadoAo escrever um e-mail, seja o mais conciso e direto possível. Segundo o consultor americano Mike Song, que conversou com 8.000 funcionários de grandes corporações em todo mundo, a maioria das pessoas não lê as mensagens, simplesmente "escaneia", ou seja, dá uma olhada rápida para ver o assunto da mensagem. Para facilitar esse tipo de leitura, evite paredões de palavras. Divida o texto e faça-o caber numa única página. Comece pelo objetivo da mensagem e depois contextualize. No assunto, coloque informações que deixem claro o conteúdo do e-mail. "Como uma manchete de jornal", afirma Mike.16. Receba menos enviando menosQuer conter a enxurrada de mensagens na sua caixa de entrada? Comece você mesmo a enviar menos e-mails e reduza o número de destinatários. Segundo Mike Song, um profissional recebe três respostas para cada cinco mensagens que envia. Ou seja, quem abusa de recursos como "Responder a todos", "Cc" e listas de distribuição sofre as conseqüências. Antes de enviar, reflita sobre a relevância da mensagem para o destinatário. Se não quiser resposta, deixe isso bem claro no texto. Rodrigo, gerente da Klabin, gasta 40% do dia administrando o correio eletrônico, mas poderia gastar mais. "Escrevo respostas curtíssimas para não estimular divagações e novos e-mails", diz.Continua...Você S.A