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Autor: Vera Santana | Publicado: 2015-09-08T20:39:00-05:00


Ser Secretária Executiva não é apenas
uma questão de opção, mas um verdadeiro desafio que somente as profissionais
preparadas e capacitadas podem exercer a profissão com eficiência e eficácia,
no mundo corporativo que vivenciamos hoje.




Quais são as atribuições da(o)
secretária(o)? Qual a sua área de atuação? Existe curso superior para ser
secretária(o)? são perguntas que nós, alunas do curso de Secretariado Executivo
Bilíngue, respondemos cotidianamente, tanto para pessoas de nosso convívio
social, como também para profissionais de áreas correlacionadas a esta
profissão.

Descrever o perfil atual desta
profissional é nosso maior objetivo, pois, assim estaremos divulgando aos
empresários e demais interessados a capacitação de uma Secretária Executiva
formada em nível superior com competência e aptidão para atuar no mercado de
trabalho, pois, hoje, essa profissional além de assessorar, participa
ativamente das organizações, tanto na gestão, quanto nas decisões
organizacionais.

A profissão de Secretária é
regulamentada pela Lei 7377 de 30/08/85 e 9.261 de 11/01/96, possuindo também o
Código de Ética (cópia da Lei e do Código de Ética podem ser acessadas no site
www.fenassec.com.br). O curso de Secretariado é oferecido tanto em nível
técnico, como superior.

Em atendimento às frequentes mudanças
e tendências que vêm ocorrendo no mundo dos negócios, como a Globalização,
Mercosul e outras, o mercado profissional exige cada vez mais um novo perfil do
Secretário Executivo, que conquista um espaço de grande relevância não somente
na execução de suas atividades específicas, mas atuando também no contexto
direcional e gerencial das mais diversas organizações nacionais ou
internacionais, onde são capacitadas para:

Planejar, organizar e executar atividades
secretariais específicas; 

Assessorar direta ou indiretamente
executivos; 

Participar e discutir objetivos e
metas da organização, adotando a filosofia empresarial e intermediando em atos
decisórios da mesma; 

Redigir textos profissionais inclusive
em idiomas estrangeiros, utilizando a comunicação geral e as técnicas
secretariais; 

Organizar eventos dentro de regras
protocolares (Cerimonial) e de etiqueta social; 

Organizar arquivos e controlar
documentos e correspondências, distribuindo-os dentro de sua complexidade e
importância; 

Compreender os campos da
administração e recursos humanos, contabilidade, economia geral, direito e
matemática comercial, legislação social, comércio internacional, técnicas
redacionais e secretariais, organização de eventos e enquanto bilíngue, atuar
nas quatro habilidades (fala, escrita, leitura e audio-compreensão) dos
idiomas;

Atuar nas diversas organizações
existentes, em níveis de assessoria, gerência, diretoria, liderança e outros,
capacitados a adaptar-se frente a mudanças.



O PERFIL SECRETARIAL ATUAL

Muitas empresas, não têm conhecimento
das habilidades secretariais/administrativas de uma Secretária Executiva,
formada academicamente em nível superior. Como já é de conhecimento de muitos,
o curso surgiu no Brasil para atender as necessidades das empresas
multinacionais que já estavam habituadas a trabalhar com esse tipo de
profissional e com base nas exigências e necessidades do mercado, as
Instituições de Ensino elaboraram grades curriculares para Secretárias
Executivas para atuarem como empreendedoras, com visão holística da empresa.




Cabe a Secretária atuar como um
“filtro” na diretoria de uma organização, onde a maior parte dos problemas deve
ser filtrada por ela mesma, sem que precise levar pequenos problemas para o
executivo. A este, cabe a decisão final apenas em casos de extrema importância
e que representem algum tipo de risco para a organização. Neste momento, a
visão da empresa como um todo também se faz necessária, uma vez que o executivo
espera que junto com o problema venham também sugestões para resolução.



Para a Secretária Executiva, a
satisfação total dos clientes internos e externos é o seu principal objetivo.
Ela tem consciência que muitas vezes a sua postura irá refletir a realidade de
toda uma organização, bem como, fortalecer ou prejudicar a imagem da mesma.



Enfim, as atividades cotidianas das
Secretárias Executivas requerem amplos conhecimentos técnicos, administrativos
e emocionais, que são de extrema importância no desempenho de suas funções,
pois, são mais aplicados em soluções de problemas, que é o grande desafio na
atribuição da Secretária do novo milênio.



AS FERRAMENTAS SECRETARIAIS

A Secretária Executiva utiliza, além
das técnicas secretariais, ferramentas de motivação, liderança, comunicação,
gestão, dentre outras, para o desempenho das suas funções.

Apresentamos a seguir, algumas
habilidades específicas e imprescindíveis para a atuação eficaz de uma
Secretária:



MOTIVAÇÃO - A motivação é uma das
técnicas gerenciais, muito presente no dia-a-dia de uma Secretária, pois, sendo
essa, um elo de ligações entre a alta hierarquia e demais clientes internos, a
motivação deve ser a base para uma atuação adequada e harmoniosa.



A secretária pode atuar como agente
motivador, transmitindo uma imagem positiva da sua área de atuação e promovendo
o intercâmbio entre subordinados e chefias. Detalhes (aparentemente mínimos)
como cumprimentar as pessoas; tratar a todos com igualdade, independente das
diferenças culturais, sociais, econômicas, raciais e hierárquicas são fatores
essenciais para a motivação; além de, lembrar detalhes pessoais como data de
aniversário; elogiar um bom trabalho realizado, contribui, sobremaneira, para a
motivação das pessoas (elas se sentem lembradas, reconhecidas).



LIDERANÇA - A liderança é mais uma
das técnicas gerenciais. A secretária precisa conhecê-la para poder auxiliar
seu gerente a praticá-la no dia-a-dia. Observamos que essa habilidade hoje faz
parte do contexto pessoal e profissional de uma Secretária Executiva. O líder é
alguém que sabe o que precisa ser feito e como conseguir que seu pessoal
execute as tarefas, permanecendo motivados, em constante harmonia. O líder
compartilha, delega, mas não “manda”, por isso, sua postura diante dos
funcionários já é sempre positiva.



COMUNICAÇÃO - A comunicação é um
tributo essencial da atividade humana. Dela depende o entendimento social,
familiar e profissional. O êxito da empresa, da gerência, da Secretária,
depende essencialmente da habilidade dos indivíduos se comunicarem. A
comunicação deve ser clara, objetiva e flexibilizada de acordo com a cultura de
cada funcionário, pois, para se concretizar uma comunicação é necessário que a
mensagem enviada seja plenamente entendida e recebida pelo interessado.



ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO - A
administração do tempo é nada mais, nada menos, que se planejar e organizar sua
rotina diária, a fim de que o trabalho seja desenvolvido, sem afetar sua
qualidade de vida, tanto pessoal, quanto profissional. Saber organizar-se
utilizando o tempo de forma adequada e “eficaz” é um desafio que, para muitos
gerentes tem sido o objetivo prioritário nas organizações que inclusive,
dedicam por livre e espontânea vontade, várias horas em treinamento
especializado no assunto, mesmo que as organizações não tenham ainda despertado
totalmente para tal necessidade. Os diversos autores que abordam sobre esse
assunto, insistem em ressaltar a importância do papel da Secretária na
administração do tempo próprio e na do executivo. A maioria dos treinamentos a
respeito utilizam exercícios para serem feitos em parceria, pelo executivo e a
Secretária.



RESPONSABILIDADE E DECISÕES - As
atividades de uma Secretária ultimamente estão sendo enfatizadas pelo maior
poder de decisão com que essas profissionais vêm atuando nos mais diversos
segmentos organizacionais. A responsabilidade está sendo exigida a cada
trabalho executado e a participação nas tomadas de decisões tem sido um verdadeiro
desafio na carreira de uma Secretária, que vem respondendo satisfatoriamente às
organizações.



INFORMÁTICA – Além da sua
contribuição estratégica, uma das ferramentas essenciais no trabalho de uma
Secretária é a informática que, sem dúvida, proporciona inovação no trabalho
Executivo/Secretária tornando-o mais ágil e eficiente, permitindo, assim, que
encontrem mais tempo para outras atividades. A informática é um processo que
possibilita novos desafios que motivam a profissional a acompanhar as novas
exigências da empresa por meio de cursos para dominar conhecimentos em diversas
áreas. Assim, a evolução profissional é dinamizada, para atingir o novo status,
e é necessário entender que Secretária é uma profissão e não apenas uma função.
É imprescindível estar sempre buscando o aperfeiçoamento e se atualizando em
outras áreas. As empresas buscam Secretárias empreendedoras e polivalentes, com
perfil de assessora, e que não somente atendam aos executivos, mas também
estejam interadas das metas e resultados.



IMPORTÂNCIA DOS IDIOMAS - Num mundo
em que tudo gira em torno da globalização é impossível esquecer a real
importância de se dominar um segundo idioma. A língua mais imposta pelos países
é o inglês, que deixou de ser apenas desejável para ser imperativa, porém, hoje
o idioma espanhol está dominando também, o mundo dos negócios. Aprender um novo
idioma não é mais um diferencial de um universo restrito de pessoas, mas uma
necessidade básica para profissionais que atuam nas mais diversas áreas e para
quem está se preparando para ingressar no cada vez mais competitivo mercado de
trabalho. Hoje, para se conseguir um bom emprego, é necessário ingressar numa
faculdade, fazer um bom curso de idiomas ou mesmo uma viagem de intercâmbio ou
estudos. Conhecer e aprofundar-se no inglês há tempos deixou de ser um
privilégio de poucos para cair nas graças de muitos. Exigir fluência no idioma
é uma prática comum em diversas empresas, devido à internacionalização dos
mercados mundiais, que transformou o inglês numa língua universal. O mercado
atualmente considera requisito básico, no momento da contratação, que o
candidato domine o inglês e, se possível, conheça um outro idioma, como
espanhol ou alemão, por exemplo.



O PAPEL ATUAL DA SECRETÁRIA EXECUTIVA

Já foi o tempo e há muito tempo
atrás, a Secretária Executiva era considerada uma simples auxiliar de serviços
para as empresas e empresários, porém, este conceito se transformou a partir do
momento que ela se tornou essencial para o desenvolvimento das entidades e
empresas.



Com o avanço da tecnologia, a
Secretária Executiva foi buscar conhecimentos necessários e fundamentais para
tornar seu trabalho ágil, conseguindo assim, mais tempo para desenvolver outras
atividades. Deixou de ser somente apoio, para introduzir novas metodologias e
exercer funções criativas, atendendo assim, as necessidades das organizações. O
executivo começou a reconhecer e valorizar o papel da Secretária Executiva,
quando essa passou a preparar materiais diversificados e criativos, específicos
para apresentações em reuniões internas e externas, onde o executivo apresenta
o trabalho idealizado por ele, mas criado, realizado e administrado pela
profissional Secretária Executiva. 



A Internet trouxe muitos avanços para
a profissão, já que possibilitou a comunicação com todos os segmentos
organizacionais, principalmente com Secretárias Executivas de todas as partes
do mundo, acarretando numa troca de experiências e aprendizagem que contribuiu
muito para as relações interpessoais. A profissão segue os princípios da
Administração: tomar decisão, solucionar conflitos, trabalhar em equipe,
separar fatos de opiniões, pensamentos de sentimentos e aplicá-los. A
Secretária Executiva também desenvolve habilidades de comunicação escrita e
oral, fala e traduz textos em vários idiomas e em algumas eventualidades,
substitui o executivo.



Hoje, essas profissionais buscam
ferramentas para administrar eficazmente o tempo, aplicam funções gerenciais,
dão ênfase ao relacionamento com os clientes, têm habilidade para a comunicação
e para o trabalhar em equipe, resolvem problemas inerentes ao seu trabalho
melhorando a qualidade e a produtividade dos serviços, tem visão geral e
holística da organização, cultivam as relações pessoais e habilidades com
pessoas e tem capacidade de perceber a necessidade constante de aperfeiçoamento
profissional, acompanhando a evolução científica e tecnológica. Tornou-se uma
profissional com postura aberta a mudanças, atitude empreendedora, presta
assessoria a executivos e dirigentes no desempenho de suas funções.



O mercado de trabalho esta cada vez
mais exigente com relação à formação das Secretárias Executivas, e a procura é
por profissional com postura de gerente, gestora e assessora. A beleza pode ser
importante, mas deixou de ser fundamental para as empresas que buscam assegurar
seu espaço no mundo dos negócios, com competitividade, segurança e qualidade.



SUPORTE SECRETARIAL

Diante das profundas alterações por
que vem passando o mercado de trabalho, o Bacharel em Secretariado passa a
atuar de diversas formas e em variadas frentes de atividade como: assessor,
sendo o agente executor mais próximo do centro de deliberação do processo
decisório; gestor, exercendo funções gerenciais; empreendedor, com idéias e
práticas inovadoras; e consultor, orientando a empresa, sua razão de ser e seus
objetivos, trabalhando com a cultura da organização, transformando ameaças em
oportunidades, utilizando seus conhecimentos para criar estratégias, aumentando
assim as vantagens competitivas.



A Secretária Executiva contribui para
a melhoria da qualidade e maior produtividade nas organizações, tendo como
atribuições: administrar eficazmente o tempo; coordenar o trâmite de papéis,
compras e cotação com fornecedores; atender aos clientes internos e externos
com eficácia; manter atualizados os arquivos manuais e informatizados;
gerenciar tarefas operacionais, aplicando as funções gerenciais; valorizar os
princípios de um bom sistema de comunicação; resolver problemas inerentes ao
seu trabalho, melhorando a qualidade e a produtividade dos serviços; obter uma
visão geral da cultura da empresa; conhecer e aplicar elementos de psicologia;
coletar dados e elaborar relatórios; redigir textos profissionais
especializados; aplicar as técnicas secretariais (arquivos, follow-up, agenda e
viagens); usar amplamente a informática (planilha eletrônica, banco de dados,
processadores de textos, correio eletrônico, Internet, intranet, etc.); e
gerenciar eficazmente a transmissão e difusão de informações.



CONCLUSÃO

A Secretária Executiva é uma
profissional, que academicamente está sendo preparada para estar apta a
assessorar e articular a área administrativa das empresas, instrumentalizando,
em termos de idiomas e comunicação geral. A administração, planejamento e
organização são conceitos que a Secretária Executiva deverá dominar em toda a
sua extensão, além de estar preparada para ser inovadora, criativa,
empreendedora, comunicadora e articuladora. Como assessora e facilitadora, vem
sendo o elo entre a empresa e seus clientes internos e externos e como coordenadora
de informações administra relacionamentos e conflitos, ou seja, a profissional
Secretária trabalha para a organização e não somente para o executivo. Estas
características estão diretamente relacionadas com as mudanças políticas,
econômicas e sociais tais como, a globalização, que exige cada vez mais um novo
perfil deste profissional, que vem conquistando um espaço de grande relevância
não somente na execução de suas atividades específicas, mas atuando também no
contexto direcional e gerencial das mais diversas organizações, como mostra a
própria organização das Nações Unidas, no livro titulado “O Trabalho das
Nações”, que cita o Secretário como uma das prósperas profissões e a classifica
entre o seletíssimo grupo de trabalhadores denominados “analítico-simbólico”,
definindo a profissão como uma das mais proficientes e promissoras,
esclarecendo que a profissão engloba multiplicidade e diversidade de tarefas. 



Os pontos fortes da profissão são a
expansão de limites com aumento de responsabilidades, cargo considerado de alta
confiança, com relativa estabilidade e bom salário, considerando o padrão
brasileiro. Os pontos fracos ainda são a grande variação de salários, muitas
denominações para a profissão, falta de plano de carreira e de salários
específicos para a profissional Secretária.



A Secretária do futuro não trabalha
mais para um determinado executivo e sim para a empresa. Conhecer o negócio da
empresa, sua missão, seus produtos, suas finalidades e a administração, é
fundamental. É necessário também dominar outro idioma e saber tomar decisões.
Para se atender a demanda, a Secretária Executiva tem que estar sempre
atualizada e antenada ao que ocorre no mundo, ou seja, estar sempre aprendendo
para assim, ter amplos conhecimentos para sua atuação. Atualmente a Secretária
está mais envolvida nos negócios da empresa e o executivo está delegando mais
responsabilidades, exigindo cada dia mais da Secretária para os resultados
esperados.



A profissão de Secretária é afetada
diretamente com as mudanças e tendências do mercado por sua atuação nas
organizações, pois, dentre suas habilidades estão as funções de assessoria,
participação e tomada de decisão.



BIBLIOGRAFIA

ALONSO, MARIA ESTER CAMBRÉA. A arte
de assessorar executivos. Edições Pulsar, São Paulo, 207 p., 2002.

CARVALHO, ANTONIO PIRES; GRISSON,
DILLER. Manual do Secretariado Executivo. 3ª ed., SP, Editora D’ Livros, 606
p., 2000.

Registro Profissional. Lei de
Regulamentação. Obtido via Internet, endereço www.fenassec.com.br. Acessado em 18/09/2005.

Suporte secretarial. Obtido via
Internet, endereço http://www.vestibular.ufba.br/guia/secretariado.html.
Acessado em 23/09/2005.



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Suely Regina Bettio**

O PAPEL E A VALORIZAÇÃO DA SECRETÁRIA EXECUTIVA&nbsp;



NO MUNDO CORPORATIVO.&nbsp;



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Acessado em 08/09/2015.

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