Programa de Difusão e Divulgação - Comunicação Interna
Autor: Museu da Cachaça de Salinas | Publicado: 2010-06-02T10:02:00-07:00

As interações, os processos de trocas, os relacionamentos dentro da instituição compõem a Comunicação Interna. Também chamada de Endocomunicação, a Comunicação Interna é responsável por fazer circular as informações, o conhecimento, de forma verticalmente, ou seja, da direção para os níveis subordinados; e horizontalmente, entre os empregados de mesmo nível de subordinação.A comunicação interna deve ser entendida como estratégia básica para instituições que desejam a efetividade de sua organização. É importante frisar que é por meio da comunicação que uma organização recebe, oferece, canaliza informação e constrói conhecimento.Quanto mais informados os funcionários são, mais envolvidos com a instituição estarão. A Comunicação interna amplia a visão do empregado, dando-lhe um conhecimento sistêmico do processo. Os funcionários devem ter ciência da importância do seu trabalho dentro da organização. Notoriamente, suas tarefas serão desempenhadas com mais eficiência. Os funcionários são considerados os melhores promotores da instituição. Se estiverem mal informados podem gerar prejuízos imensos às organizações porque podem expressar, com mais autenticidade do que outros públicos, os valores positivos ou negativos da cultura organizacional.A imagem e a reputação se formam assim, a partir de pequenas vivências e convivências e os públicos internos têm papel fundamental neste processo de construção da identidade de uma instituição. Investir na comunicação interna é investir no clima organizacional e em marketing também.Por isso, o processo de comunicação interna precisa ser valorizado. Os canais a serem utilizados para o Museu da Cachaça (jornal mural, intranet boletim informativo mensal), devem ser disponibilizados de forma eficaz e atrativa para que realmente cumpram sua missão de integrar todo o quadro funcional da instituição. Lembrando que comunicar é mais que informar, é atrair, é envolver.
a) - Jornal Mural
O informativo é uma das formas mais rápidas e eficientes de comunicação entre o público interno da instituição. Além de ser um instrumento dinâmico, que abre espaço para um rol de informações.
O Jornal deve ter uma programação visual rica em gráficos, fotos e ilustrações. A utilização do Jornal é relevante e única: é uma comunicação dirigida essencialmente ao público interno, podendo, portanto, veicular dados reservados a este público. O Jornal Mural significa a chance de se ter o mínimo custo a comunicação direta, rápida e imediata para todos os envolvidos da SUM. Como o próprio nome indica, precisa trazer notícias, ou seja, tudo quanto é novo, verdadeiro e útil aos funcionários.

B) Intranet
Uma Intranet é uma rede privada de computadores baseada nos padrões de comunicação da Internet. É uma versão reduzida da Internet que somente os membros de uma instituição podem ver. A Intranet unifica as informações para todos os funcionários, não importando sua localização geográfica.
Benefícios
 Fácil para instalar e administrar
 Arquitetura aberta
 Interface universal
 Baixo custo de implementação
 Conecta todas plataformas de sistema operacional
 Ótima relação Custo-Benefício
 Acesso mais rápido a informações
 Melhora a tomada de decisão
 Compartilha conhecimento
 Reduz o tempo e custo de desenvolvimento de novas aplicações

c) Memorandos
Meio de Comunicação por escrito, utilizada internamente em ambientes profissionais. Embora não seja tão formal quanto um ofício, também não deve ser informal a ponto de conter “abraços e beijos”. O memorando deve tratar de um único assunto. O Memorando seja organizado da seguinte forma: procedência, destinatário, data, assunto, corpo-explanação e assinatura.

d) Contra-Cheques
Será utilizado espaço no Contra Cheque para divulgação de informações internas. Como por exemplo, datas comemorativas, aniversários, campanhas educativas e de saúde, etc.

e) E-mails
Ferramenta gratuita e de extrema importância para a circulação de informações. Os funcionários devem filtrar os E-mails recebidos. Ferramenta de auxilio a atendimento de fornecedores.

f) Comunicação Instantânea
Programas de mensagens instantâneas ficam mais populares a cada dia, principalmente. Alguns mecanismos podem ser instalados, tais como: MSN, Skipe, Google Talk, . Os usuários deste sistema devem ter ciência de que eles só podem ser utilizados apenas para assuntos profissionais.

g) Reuniões Semanais
Momento importante de “lavar roupa suja” e avaliar procedimentos cotidianos. Espaço de debates de desafios, sugestões, reclamações e elogios. Sugere-se reunião todas as Sextas-Feiras, momento que pode ser regado a um café colonial. Deve sempre ser eleito um relator para que ele possa anotar as demandas apontadas durante o encontro da equipe gestora do Museu.

h) Planejamento Estratégico
O planejamento é um processo, um conjunto de tarefas que são desempenhadas para alcançar as metas comuns e determinar os objetivos, estruturando a melhor maneira de atingi-los. Os gestores e técnicos devem ser os responsáveis pelo desenvolvimento do Planejamento.
O planejamento estratégico significa pensar a organização como um todo em sua relação com o ambiente, numa perspectiva de futuro; é ver o todo antes das partes.
Os itens principais que contêm o planejamento estratégico são:
 Identidade (visão, missão e valores);
 Análise SWOT,
 Objetivos estratégicos e
 Estratégias, táticas e plano de ação.
 Fatores Críticos

g) Capacitação
Instrumento de gestão indispensável para o planejamento das ações que visam à qualificação e o aprimoramento de todos os funcionários do Museu. Pelo menos, duas por vezes ano, devem ser realizadas capacitações.

h) Fale Conosco
Canal direto de Comunicação com a comunidade local e deve ser gerenciado pela Assessoria de Comunicação, que terá o papel de filtrar solicitações, além de elaborar respostas a todas as indagações recebidas, tanto pelo telefone, quanto por E-mail ou pelo Fale Conosco no Site. Todo processo deve ser avaliado pela Diretoria.

i) Telefone Fixo
Importante instrumento facilitador de comunicação. Mas com alto custo, se usado de maneira indevida.

J) Agenda Telefônica
A criação da Agenda Telefônica a partir do Excel facilitará a vida dos funcionários do Museu. Dará agilidade ao processo.