Dicas para organização no trabalho
Autor: Ana Luiza | Publicado: 2009-11-05T02:20:00-08:00




PLANEJAMENTO: MAPAS MENTAIS 


Benefícios e vantagens do mapa mental

Os mapas mentais trazem inúmeros benefícios para seus usuários. 
Conheça alguns deles: 

Benefícios pessoais:
Materiais

1 - Redução significativa do volume físico de papel relativo a notas e material de estudo.

2 - Redução significativa do tempo de planejamento, elaboração e revisão de tarefas escritas.

3 - Redução significativa do tempo requerido para planejamento, elaboração e preparação de apresentações.

4 - Facilidade excepcional para reestruturar qualquer grupo de informações interligadas.

5 - Em geral, possibilitam um aumento da produtividade e da competência.


Intelectuais

1 - Facilitam a memorização e a lembrança por serem organizados, conter imagens e somente idéias essenciais.

2 - Desenvolvem a busca e a percepção de múltiplos aspectos do um assunto ou situação.

3 - Estimulam a visão de uma idéia em um contexto mais amplo, ao invés de isolada, proporcionando uma compreensão mais abrangente.

4- Desenvolvem a objetividade, filtrando idéias que não se encaixam no todo ou que não são essenciais.

5 - Desenvolvem a habilidade de organizar conhecimentos, que é crítica face à quantidade&nbsp;com que temos que lidar.

6 - Facilitam a aplicação do conhecimento, por serem uma representação mais próxima da que é utilizada mentalmente.

7 - Fornecem uma estrutura organizada para integração de novos conhecimentos.

8 - Desenvolvem as habilidades tanto de síntese quanto de análise, incluindo a estruturação de tópicos em categorias.

9 - Desenvolve a habilidade de pensar por relações, uma das bases do pensamento sistêmico.

10 - Estimula a liberdade de pensamento e consequentemente a criatividade, porque o brainstorm, ou livre fluxo de idéias, é parte da cultura dos mapas mentais e é previsto pelos programas de mapas mentais.

11 - Fornecem uma estrutura para o não-saber, ou seja, as partes estruturais do mapa (variáveis) que ainda não tem conteúdo, definindo para a pessoa com precisão o que ela sabe e o que não sabe.


Emocionais

1- Reduzem ou eliminam o Stresse causado por excesso de informação e de atividades, e pela sua desorganização.

2 - Por serem visuais e coloridos, são mais atraentes e despertam maior interesse, em particular dos mais jovens, tornando-os mais receptivos e cooperativos.

3 - Mantém a pessoa no controle dos seus processos criativos e analíticos e de grandes quantidades de informação, com conseqüente maior previsibilidade dos resultados.

4 - Como decorrência, expandem em geral na pessoa o grau de segurança e tranqüilidade, a auto-estima, autoconfiança e senso de capacidade, com conseqüente e natural aceitação de desafios maiores.


Efeito nas decisões

1 - Maior flexibilidade, devido à visão mais ampla e completa de um assunto ou situação e à percepção de mais alternativas.

2 - As decisões se tornam mais precisas e estáveis, pela consideração de mais aspectos e possibilidades.

Benefícios para times, grupos e turmas:

1 - Facilitam a comunicação em grupos, dando um foco de concordância ou divergência e colocando todas as contribuições em um contexto.

2- Treinamentos se tornam mais efetivos, seja pela boa estruturação do conteúdo, pela facilidade de estudo e revisão, seja pela melhor comunicação do instrutor.

3 - Facilitam a coordenação dos integrantes por meio de melhor e mais fácil divisão de tarefas, dentro de uma visão global, aumentando a probabilidade de que as metas do grupo sejam atingidas.

Benefícios para a sociedade:

1- Facilitam o compartilhamento de conhecimento, pela distribuição de mapas mentais.

2- A mudança de atitudes individuais proporcionada pelos mapas mentais, em longo prazo e por efeitos sistêmicos acelerados pela internet, pode impactar significativamente todo um país, na medida em que uma massa crítica de pessoas em casa, nas escolas e nas empresas incorporar às suas capacidades novas formas de perceber, pensar e decidir, conduzidas e apoiadas por essa poderosa ferramenta.

Fonte: Walter Hermann
http://www.mapasmentais.com.br


Organizando a mesa do escritório em um dia

  
Se já faz um bom tempo que você não vê sua mesa, prepare-se para reencontrá-la debaixo das pilhas de papel. O tempo dispensado vai depender do tamanho de sua mesa, da quantidade de papéis e de há quanto tempo você não vê sua superfície. 

Prepare sua missão
Agende pelo menos quatro horas para a primeira metade da missão. 
Quando o dia chegar vista roupas confortáveis, coloque sua música favorita para tocar e respire fundo. 


Comece pela limpeza
Tire tudo de cima e de dentro de sua mesa e empilhe no chão. 
Limpe a mesa com desinfetante e passe um lustra-móveis até que ela pareça nova. Pegue um saco de lixo bem grande, sente-se no chão e comece a dispensar. Mais do que 80% dos papéis podem provavelmente ir para o lixo. As únicas coisas que você deve manter são papéis a respeito de seu atual projeto, o de referência legal futura. Separe os papéis dessas duas categorias em duas pilhas atrás de você. Jogue fora também catálogos, revistas e jornais velhos. 

Estabeleça um intervalo antes de continuar
Saia para espairecer por pelo menos uma hora, aproveite para comprar suprimentos como um bloco de papel, um porta-lápis e caneta, um arquivo vertical – a não ser que tenha uma gaveta de arquivo – para arquivar papéis que utiliza todos os dias. Não se esqueça das etiquetas e de um porta-disquete e CD-ROM se você ainda não os tiver. 

Ao voltar comece a reorganizar as coisas que você manteve 
Categorize e organize os arquivos diários nas novas pastas. 
Etiquete tudo de forma que fique claro para você o conteúdo de cada pasta. 
Para os documentos e papéis que não são usados com freqüência, coloque em seu gabinete de arquivos, se já tiver um. Se não tiver, guarde-os em uma cesta e aprenda a organizar um sistema de arquivos em matérias disponíveis no nosso portal. 

Organize sua mesa de trabalho
Coloque o telefone de volta sobre a mesa. Se você é canhoto deixe o telefone do lado direito de sua mesa e vice-versa, assim você pode falar ao telefone e escrever ao mesmo tempo. O bloco de papel que acabou de comprar deve ficar próximo ao telefone. 
Coloque suprimentos dentro de seu porta-lápis e caneta. Lembre-se de eliminar canetas que não funcionam e toquinhos de lápis. 
Separadores para serem colocados dentro de gavetas mantêm seus itens em ordem e no lugar certo.
Se você tiver espaço para os materiais de escritório em sua mesa, separe uma gaveta para eles, se não os coloque em um armário específico. Sua agenda agora tem espaço em sua mesa. 
Apenas os papéis relacionados ao seu projeto atual podem ficar em sua mesa.
Deixe uma lixeira para papéis próxima a sua mesa. Assim você não começa a acumular papéis inúteis novamente.

Encontre o local adequado para guardar o que restou
Os manuais do computador devem ficar em uma prateleira de seu escritório. 
Os disquetes e CD-ROM nos compartimentos que acabou de comprar e próximos a seu computador. 
Quanto a fotografias, enquadre-as e as pendure na parede.


Dica

Separe pelo menos 15 minutos do seu dia para limpar sua mesa.

Site Fonte: http://www.organizesuavida.com.br
Como Lidar com seu Email 

A Internet realmente revolucionou o mundo nesta última década. Acredito que a maior revolução da Internet esteja principalmente relacionada à invenção do correio eletrônico. O email se tornou algo tão vital na sociedade moderna que é quase impossível conhecer alguém que não tenha um. Você conhece alguém que não tem? Se conhecer, é por pouco tempo.

Mas o email também se tornou um grande problema para administração de tempo. Estudos indicam que as pessoas perdem diariamente, pelo menos uma hora cuidando de seus emails. Conheço pessoas que chegam a gastar de 2 à 4 horas diariamente para cuidar da avalanche de emails.

Posso garantir que pelo menos 50% dos emails que você recebe são SPAMs ou emails nada importantes. Em uma pesquisa que estou realizando em diversos países sobre administração de tempo, o email é disparado o maior fator de interrupção e distração das pessoas que trabalham em frente ao computador. Quantas vezes você parou algum trabalho pois o bip ou ícone, avisou que uma nova mensagem havia chegado? A curiosidade humana é muito forte para segurar esse impulso.. 

Se você tem problemas com seus emails aqui vão algumas dicas:

1. Tenha um email oficial e um email opcional – quando precisar se registrar em sites duvidosos ou em malas diretas utilize sempre seu email opcional, assim evita que seu email principal fiquei cheio de bobagens.

2. Crie horários para checar suas mensagens – Desligue seu email e crie horários específicos para checar novas mensagens. Minha sugestão é no máximo 5 períodos durante o dia, evitando as interrupções constantes. Se você precisar muito, crie uma regra em seu software para avisá-lo quando o email de uma pessoa realmente importante chegar.

3. Ao ler um email tome uma ação imediata – Se o email exigir alguma ação que irá tomar até 3 minutos, faça logo. Se você deixar para depois vai ter que reler o email e tomar a ação que já poderia ter sido feita. Se exigir um tempo maior que 3 minutos delegue ou crie uma tarefa para atender a esse email em um horário mais apropriado.

4. Evite manter sua caixa de entrada com muitos emails – Muitos emails podem significar muitas pendências. Se você precisa fazer algo referente a um email defina isso em sua agenda e apague-o da sua caixa de entrada. Emails acumulados podem ser fontes de esquecimentos, problemas e dificuldade de localizar informações quando precisar.
Christian Barbosa - Empresário, escritor e palestrante especializado em produtividade pessoal. Autor do livro A Tríade do Tempo, a Evolução da Produtividade pessoal – Editora Campus.


7 HÁBITOS DAS PESSOAS ORGANIZADAS

A maioria das pessoas organizadas segue algumas regras simples. Apresentamos abaixo os 7 hábitos das pessoas muito organizadas.

1. Elas possuem um lugar para cada coisa.
Cada item que possuem tem um local adequado, uma "casa". Os livros estão na estante de livros. O lugar dos brinquedos é no quarto de brinquedos ou no armário próprio para eles. Os CDs estão caixas, gavetas ou em porta CDs, organizados por gênero ou artista por exemplo. Os documentos estão em pastas de arquivo, etc.

2. Elas colocam as coisas de volta no lugar. 
Uma vez que um objeto qualquer não será mais utilizado, eles não ficam vagando por lugares temporários. Estes objetos, após serem usados, retornam imediatamente à sua "casa", ao seu local de origem. 

3. Elas anotam suas tarefas e lembretes. 
Pessoas organizadas costumam anotar seus compromissos, tarefas e listas de lembretes. Isto é feito de forma constante e consistente, em suas agendas (de papel, computador ou computador de mão). Elas não se arriscam a se esquecer das coisas. Elas sabem que suas memórias não são confiáveis e que suas agendas estão ali exatamente para cumprir esta função.

4. Elas não acumulam papéis.
Papéis e documentos que devem estar guardados, são arquivados diariamente. Correspondências são abertas perto do lixo, e papéis desnecessários são descartados imediatamente. Contas são colocadas na pasta de contas a pagar, revistas são lidas e guardadas por uma semana ou duas, depois doadas ou descartadas.

5. Elas não deixam as coisas para depois. 
Quando alguma coisa deve ser feita, as pessoas organizadas costumam agendar, planejar ou simplesmente executar a tarefa o quanto antes. Desta forma evitam acumulo de serviço, prazos apertados e outros problemas causados pela procrastinação (procrastinar é voluntariamente deixar para depois o que deveria ser feito agora).

6. Elas possuem prazos e objetivos. 
Pessoas organizadas sabem que para obterem resultados, precisam saber claramente aonde querem chegar e em que prazo. Elas fazem revisões periódicas em seu planejamento.

7. Elas procuram manter apenas as coisas necessárias. 
Pessoas organizadas não acumulam coisas. Não ocupam espaço com objetos inúteis, roupas que não utilizam há anos, revistas antigas e outras tranqueiras. Apenas as coisas que lhe são úteis ou proporcionam algum prazer, são mantidas. Estas pessoas acreditam na simplicidade. Elas respiram mais facilmente se puderem circular em seus espaços sem ter que esbarrar em caixas ou mergulhar em armários abarrotados


COMO ORGANIZAR PAPÉIS E DOCUMENTOS 

Não seria bom poder encontrar rapidamente um documento ou informação que precisa, sem perder tempo ou ficar estressado?

Isto pode ser mais fácil, e trazer mais benefícios do que você imagina. 

Existem três entraves principais que nos impedem de organizarmos um sistema de arquivos de forma adequada. 

1. Não saber o que guardar e o que jogar fora. 
2. Não saber como nomear um novo arquivo 
3. Não ser capaz de arquivar um documento adequadamente e depois e nunca mais ser capaz de achá-lo novamente. 

A partir daí podemos definir 3 princípios básicos sobre o que é organizar. 
Vamos chamá-los de o princípio dos 3Cs
Consolidar - Definir o que serve e o que não serve, o que vai usar e o que não vai. Descartar  
Categorizar - Definir seu sistema de categorias. Classificar os assuntos de uma forma adequada à sua utilização pessoal.  
Colocar no Lugar - Definir um local para cada coisa
Consolidar significa limpar a bagunça da sua mesa, gavetas, prateleiras e outros lugares do seu escritório ou sua casa, jogar fora o que não precisa. Este é o primeiro grande passo que você precisará dar em direção ao controle total sobre suas coisas. 

Categorizar significa construir um sistema de arquivamento que seja de fácil compreensão para você e que tenha quantas divisões ou pastas forem preciso, de forma que você seja capaz de armazenar todos os documentos necessários para a sua organização.

Colocar no lugar significa que para organizar os papéis espalhados, inicialmente será preciso haver um lugar adequado para guardá-los. É normal que você queira guardar muitos destes papéis para futuras referências, então é importante que você tenha um sistema de arquivamento simples, mas completo, no seu local de trabalho ou na sua casa. 

A razão para se arquivar um documento é permitir que você tenha fácil acesso a ele e à informação que ele contém. Ele é seu material de referência e seu registro. 

Montar um sistema de arquivos organizado, será útil para você agora e também pode crescer à medida de suas necessidades, sem grandes modificações e/ou vistorias.&nbsp;Dependendo do volume de informações e papéis que possui, esta tarefa pode se tornar demorada e envolver muitos detalhes. 

Pensando nisto, e para facilitar a vida de nossos internautas, criamos o OZ! Arquivo Mágico, um sistema para organização de arquivos residenciais e comerciais, completo e pronto para usar. Arquive e encontre qualquer papel ou documento em 7 segundos. 

Veja aqui mais informações sobre o OZ!&nbsp;Arquivo Mágico

&nbsp; 
Dicas Rápidas:

1- &nbsp;Se, após criar seus arquivos, você não for capaz de recuperar um documento no tempo de alguns segundos, pergunte a você mesmo o porquê. 

2- O nome do arquivo precisa ser mudado? O seu sistema de arquivamento está muito complicado? Você tem muitos arquivos diferentes? Alguns deles podem ser unidos? Identifique aquilo que não está funcionando bem e faça as mudanças apropriadas. 

3- Utilize cores diferentes de pastas suspensas para identificar os assuntos com mais facilidade.

4- Não deposite os documentos diretamente na pasta suspensa. Estabeleça subcategorias e divida a papelada dentro de subpastas. Assim você economiza espaço no seu arquivo e facilita a busca. Exemplo: Crie uma pasta com nome Cartões de Crédito. Dentro dela coloque subpastasintitulados com o nome dos cartões que você trabalha: Mastercard, VISA, Dinners etc.

5- Utilize visores especiais 2D que permitem a visualização da etiqueta de forma lateral e de cima para baixo. Assim, você não precisa folhear as pastas para conseguir ler a etiqueta. 
 

Relacionamento no Trabalho


Nunca, mas NUNCA suba 2 degraus de uma só vez! A primeira pessoa com quem você deve tentar resolver o problema é com a sua própria desavença. Nunca fale com superior antes mesmo de você tentar resolver o problema e, o mais importante, se esse passo já tiver sido feito mas sem a devida solução, somente ai, fale com seu superior direto! Nada de reclamar diretamente com os chefões (só se forem seus superiores diretos). Quando se tenta resolver conflitos internos pulando hierarquias, a pessoa sempre fica com um novo problema: o superior direto insatisfeito, já que ele provavelmente ficou com a imagem de incompetente para o superior dele! 
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Problemas devem ser resolvidos na seguinte ordem: via email ou mensagens instantâneas (se a pessoa responder), via telefone (acertos finais) e, por fim, via carta registrada (com assinatura de quem recebeu o documento). Fazendo isso, a pessoa jamais poderia usar como desculpas “Ah, eu não vi”.&nbsp;


&nbsp;Seja sempre o mais claro possível! Não adianta deixar informações nas entrelinhas! Escreva/fale tudo de maneira clara! Repita várias vezes a informação para que a outra pessoa confirme que entendeu!! “Bom, então você não vai fazer, certo?” ou “Você tem certeza dessa informação que isso não é da sua competência?” são ótimas frases a serem ditas, mas nunca com tom de ameaça


Evite ao máximo tornar o problema público. Além de você fechar muitas portas profissionais (inclusive com as pessoas/empresas que não tem nada a ver com a história), sempre existirão 2 verdades: a sua e a dos outros. Por mais que você tente mostrar que você é o correto, ninguém de fora vai ter paciência de ficar verificando o outro lado! Fora que as pessoas são passionais. Logo, na grande maioria das vezes, elas sempre tomam o lado da pessoa que tem mais afinidade, independente de ter culpa no cartório ou não. 
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Pessoas difícies no trabalho

Não é fácil saber como lidar com pessoas difíceis no trabalho. E, infelizmente, não theres apenas um tipo de pessoa você tem dificuldade de lidar com o cotidiano. Theres a co-worker mandão, o bisbilhoteiro irritante, o egoísta A lista superior vai sobre e sobre. 

No entanto, essas pessoas não tem que arruinar seu dia. Existem várias maneiras de como você pode lidar com a situação quando bater neles. Se você quiser aprender a lidar com pessoas difíceis no trabalho, ler! 

1) Não levá-la pessoalmente. 

Pessoas difíceis são difíceis por causa da sua própria educação e experiências, e não por causa de você. Isso é a primeira coisa que você tem que lembrar quando se lida com pessoas difíceis no trabalho. 

Como eles agem não tem nada a ver com você. E, verdade seja dita, eles provavelmente agir dessa forma em torno de outras pessoas também. Então, ao invés de deixar a sua atitude tirar o melhor de você, separar-se dela. 

Não tomar as suas observações, ou qualquer outra coisa chata, que fizeram com o coração. Isso é apenas a forma como algumas pessoas são, e, às vezes, o seu melhor para deixá-los sozinhos. 

2) Concentre-se no seu próprio desempenho. 

Outra maneira de como lidar com pessoas difíceis no trabalho, concentrando-se no seu próprio desempenho, em vez disso. Isto não só irá mantê-lo de pagar-lhes muita atenção (portanto, minimizando as chances de dizer ou fazer alguma coisa youll arrepender mais tarde), mas também irá ajudá-lo a se destacar como um bom funcionário. 

Francamente, dando às pessoas difíceis no trabalho, muita atenção vai corroer sua própria proeza. Se você quiser sair por cima, concentrar todas as suas energias para colocar o seu melhor pé em frente. 

3) Smile. 

Algumas pessoas esperam que você dê-lhes um certo tipo de reação. No entanto, fazendo o contrário será absolutamente atordoamento. E talvez, mesmo atordoamento suficiente para deixá-lo sozinho. 

A próxima vez que um colega de trabalho diz-lhe como o seu telemóvel é pouco sofisticado em comparação ao seu, porque você não manter o seu rosto agradável e felicitá-lo sinceramente, para possuir um dispositivo tão bem. Ou da próxima vez que alguém tenta te derrubar, chocá-lo com um sorriso e ir sobre sua própria missão. 

Aprender a lidar com pessoas difíceis no trabalho é uma obrigação para quem quer ficar saudáveis em qualquer indústria. Vamos enfrentá-lo. Cada empresa tem pessoas difíceis em sua folha de pagamento. A única diferença reside na forma como você lida com eles. Não deixe essas coisas mesquinhas retomar a sua vida de trabalho. Gastar suas energias em coisas mais útil como impulsionar o seu próprio desempenho, em vez disso.