Produtividade em reuniões
Autor: richard telles | Publicado: 2010-09-10T23:41:00-03:00


Você já entrou em uma reunião a qual foi convocado e não sabe por que está ali?Não se preocupe! Você não está sozinho! Olhe ao redor e perceberá que alguns de seus colegas se encontram na mesma situação. Em empresas com maior rigor organizacional, você pode até receber o convite contendo a hora de início e término da reunião, os assuntos (a pauta) que serão abordados, etc..&nbsp;Mesmo assim, o resultado desta reunião pode&nbsp; se transformar em desastre. Por que isto acontece? 




1) Provavelmente o chefe convocou a reunião apenas para      comunicar suas decisões - independente do que seja discutido, questionado,      ele já tem a resposta e já tomou a decisão. É a reunião "escute, que      eu te falo". &nbsp;2) Você não se preparou para      reunião, não entendeu ou não ficou claro o foco da reunião. &nbsp;3) Você e outros não deveriam      estar lá, não era necessário, por mais que alguém ache que o assunto te      afeta, afinal a empresa é moderna e integrada - e todos os departamentos      devem ser representados.&nbsp; Pode até      ser!&nbsp;4) O solicitante da reunião não      abre espaço para as indagações, e como ninguém perguntou, ele assume que      todos entenderam o assunto,as decisões,&nbsp;      as ações, e se comprometeram. Ao final nada acontece! Uma nova      reunião de análise crítica é convocada para averiguar o porquê. E a culpa      é do PDCA (*).5) Algumas pessoas até      entenderam, mas não se comprometeram, pois acham que é mais um besteirol      que não vai levar a nada, que esta reunião está tomando&nbsp; seu tempo precioso que seria dedicado a      sinistra rotina.
Em diversas reuniões que participei nesta vida corporativa, eu me sentia frustrado - eu saia da reunião dizendo: muita discussão, algumas decisões, nenhuma ação, nenhuma meta, nenhum objetivo. Enfim, quanto custou esta reunião, o que vamos fazer, o que foi decidido?
Veja, quanto custa uma reunião mal sucedida? Calcule quanto tempo ($) gastam os gerentes.Uma reunião de quatro horas, com dez gestores, que ganham em média de 7.500 reais, custa algo em torno de 1.600 reais.Dez gestores, utilizando 1/3 do seu tempo com reuniões durante um mês custa algo em torno de 25.000 reais por mês, 300mil por ano!!!&nbsp;&nbsp;  Você já participou de reuniões com cerca de 20, 30, 40, 50 gerentes e diretores? Quanto custou? Qual foi o retorno deste "investimento"? Não é meu objetivo questionar a existência das reuniões. (saber) Comunicar é essencial em qualquer organização!A reunião é um excelente instrumento, mas sem a devida atenção, não há possibilidade de produzir bons resultados. Alguém já parou para estudar a reunião, ou ironicamente dizendo, fazer uma reunião para fazer (planejar) uma reunião?
Nós, seres humanos, somos rodeados de problemas para resolver! Problemas familiares, de saúde, de finanças, de auto-estima, de relacionamento,&nbsp; de carência, de satisfação pessoal, de ordem espiritual, e no trabalho também. Não ignore isto! Isto não é negativo, é a realidade:
-Ontem eu cheguei de viagem tarde. Hoje eu acordei cansado, com dor de cabeça, perdi a hora, enfim. 
Como você acha que o indivíduo acima se portará na reunião pela manhã? Ele acaba de chegar atrasado, sua cabeça está em sua casa, em seu filho que pegou uma gripe, ou preocupado com o café que deixou de tomar, ou sabe se lá! Ele está pensando nas dívidas para pagar, etc. 
Como temos uma pauta a cumprir, acha mesmo que haverá espaço para o indivíduo exprimir suas inquietudes? Ele com certeza estará na reunião, mas somente o corpo! Seus pensamentos estão vagando por aí.
Existem mecanismos para melhorar a produtividade das reuniões em sua empresa. Para funcionar, exige um certo grau de maturidade e vontade para aplicá-las.&nbsp; Os processos de check-in (abertura) e check-out (fechamento)&nbsp; criados pelo Dr. Fredy Kofman podem tornar as reuniões mais produtivas. 
O primeiro passo da reunião é criar um clima propício para conduzir a reunião, estabelecendo um contexto compartilhado, definir os objetivos do encontro e checar os fatores externos que afetam o estado de espírito dos participantes.
As ferramentas a seguir são simples de entender, porém não são fáceis de implementar.
Check-In:&nbsp; é estruturado em três perguntas:

Quais circunstâncias tornam       relevante (para mim e para equipe) este encontro?
Quais resultados quero obter       no final da reunião? Por que esses resultados são importantes para nós?       Compartilhe esta visão com os participantes.
Tenho outras informações       significativas( profissionais ou pessoais) para compartilhar?

Abra um espaço, destine alguns minutos para um breve relato de cada um (este tempo depende do tempo previsto para a reunião), sobre seu estado de ânimo. Assim, você poderá perceber as atitudes e posturas do participante, sem fazer pré-julgamentos, como um bocejo por exemplo. 
É importante construir uma sintonia, para que todos estejam de corpo e alma na reunião.
Check-Out:&nbsp; é estruturado em três perguntas:

Quais tarefas me comprometi       a fazer (e para quando)?
Deixamos de discutir algum       tema que é importante para mim (ou para nós?)
Qual é minha reflexão final       sobre a reunião (quanto à tarefa, à relação entre as pessoas e ao meu       estado de ânimo)?

A reunião deve cumprir seu papel. Quantas vezes iniciamos a reunião de verdade, após o fim da nossa reunião. As reuniões informais são mais produtivas, pois não tem censura. Muitas vezes não houve espaço na reunião oficial para efetuarmos as devidas considerações.


The Office
Mas mantenha o controle das reuniões. O check-in e check-out não são técnicas comuns e de domínio público, portanto elas não podem tomar muito tempo, nem tornar a reunião extremamente pessoal e inapropriada.&nbsp; Como o objetivo é ser objetivo, não podemos deixar que a reunião se transforme em um bate papo, por isso, é importante permitir que todos se posicionem, mas o condutor da reunião deve estabelecer as regras básicas da reunião, entre elas, o tempo destinado para cada um.
A internet está recheada de dicas sobre reuniões que podem incrementar estas técnicas. Algumas tão estruturadas e mecanizadas que servem até para uma reunião de máquinas. Faça bom proveito!


(*) O ciclo PDCA, ciclo de Shewhart ou ciclo de Deming, é um ciclo de desenvolvimento que tem foco na melhoria contínua. Veja mais em pt.wikipedia.org/wiki/Pdca.