Administração de instituições espíritas
Autor: Isolaquio | Publicado: 2016-11-28T14:28:00-08:00




Ao administrar uma
instituição espírita, precisamos atentar para as orientações da
Doutrina Espírita, para técnicas administrativas que vêm sendo
aplicadas com êxito em outras organizações, quer sejam ou não
sejam espíritas. Além disso, é necessário levar em conta
disposições normativas do país, do estado e do município onde se
localiza a instituição e que sejam aplicáveis às instituições
que dirigimos.





Do ponto do vista
das técnicas utilizadas com êxito atualmente, destacamos s análise
SWOT- Strengths, Weakness, Opportunities and Threats também chamada
FOFA – Forças, Oportunidades, Fraquezas e Ameaças é um
instrumento utilizado para planejamento estratégico ou seja uma ação
que visa conhecer a instituição, os seus aspectos internos, como
forças fraquezas e seus aspectos externos como oportunidades e
riscos ou ameaças.





É um procedimento
simples e que deve ser adotado pelas instituições espíritas:
inicialmente, reflete-se em cada aspecto interno; sobre as forças,
as fraquezas e depois reflete-se sobre os aspectos externos sobre as
oportunidades e os riscos que o ambiente (a realidade externa)
oferece.





Feito isto, pensa-se
em como manter a força, em desenvolvê-la, em como trabalhar para
superar as fraquezas; depois pensa-se em aproveitar as oportunidades
e administrar as ameaças, em reduzir os riscos e posicionar-se
diante de um ambiente que possui alguns fatores prováveis outros que
são imprevistos.





Após essas
reflexões, as pessoas passam a enxergar o que precisa ser feito para
melhorar a instituição, intensificar ações para atingir o
objetivo institucional ou melhorar a qualidade do que já é
praticado. A partir daí, pode-se visualizar que planos de ação ou
que realizações, quais os trabalhos ou projetos podem atender as
suas necessidades e fazer com que a instituição cumpra sua missão
da maneira melhor possível da maneira mais eficiente possível.





Nas ações e nos
projetos procura-se envolver as pessoas, fazer com que as pessoas
assumam responsabilidades em torno daqueles temas, se sintam
responsáveis pelos projetos. 






É natural que em um
primeiro momento não se consiga padrinho para todos os projetos.
Alguns projetos podem ficar inicialmente órfãos. Não há motivo
para preocupações. O gestor principal ou outro gestor que possua
habilidade, deverá “garimpar” no meio espírita pessoas que
tenham capacidade e queiram assumir a gestão desses projetos.





Na sequência,
deve-se ensinar as pessoas a gerenciar projetos. Deve-se mostrar às
pessoas como fazer para gerenciar um projeto.  Esse ensino deve
utilizar as melhores técnicas pedagógicas, incluindo técnicas
dialogadas e participativas.





Inicialmente cada
gestor voluntário deve ter uma equipe com quem tenha afinidade, uma
equipe que participe da gestão do projeto, que se comprometa com
aqueles objetivos de cada projeto e que disponibilize uma parte do
seu tempo para contribuir com a evolução daquele projeto. É
recomendável que cada pessoa voluntária disponibilize uma
quantidade de horas por semana para trabalhar no projeto e nas ações.
Deve-se conscientizar cada um que se houver falhas em uma semana, que
a próxima semana não fique sem atuação. Não é aconselhável que
o trabalhador deixe de atuar no projeto por mais de duas semanas.






O gestor do projeto ele deve refletir com o grupo sobre o objetivo do
projeto ou das ações definidas no planejamento estratégico. Em
seguida, traça-se um roteiro de ações. Individualmente, as pessoas
devem assumir compromissos, tarefas, de acordo com suas
possibilidades, com o tempo que disponibilizaram para realizar o
trabalho, com suas aptidões e afinidades. 






Em seguida, o gestor
nomeia um participante para acompanhar a evolução daquelas ações
que compõem o projeto, ao longo do tempo.  As ações  devem ter um
tempo definido; um tempo para que as pessoas  realizem as tarefas.
Buscando que os projetos sejam concluídos dentro daquele prazo. Tais
prazos, principalmente dentro do Espiritismo não devem ser muito
apertados porque a exiguidade
do tempo pode inviabilizar a realização de um projeto e causar
frustração. 






Deve-se
portanto realizar um planejamento que preveja uma certa folga
além daquele tempo que as pessoas disponibilizaram de tantos dias
por semana de tantas horas por semana para dedicarem-se para
administrar imprevistos.





Os gestores farão
reuniões periódicas para incentivar e acompanhar o desenvolvimento
de projetos. Para isso, as ações devem ser anotadas em planilha.
Essas anotações serão feitas de forma organizada, sequenciada,
para a realização de cada projeto. Serão anotados os nomes dos
responsáveis e o prazo previsto para realização de cada ação.





O gestor poderá
indicar um responsável pelo acompanhamento das ações que estará
sempre em comunicação com os responsáveis e dará notícias ao
presidente da instituição periodicamente, para adoção de ações
quando se fizer necessário.





Após um dado
período, digamos seis meses ou um ano, as pessoas devem apresentar a
evolução e os resultados dos projetos na reunião de administração
espírita, onde se avalia os trabalhos e faz-se nova programação de
ações.  Ou seja, as pessoas vão avaliar o que foi definido no
planejamento estratégico.





Então as pessoas
voltam verificam as conquistas, os ajustes necessários para um novo
ciclo de planejamento estratégico, de geração de novas ações, de
projetos, bem como lições que ficaram nessas ações.  Além disso
é importante também que se divulgue os bons resultados os casos de
sucesso. Aprendemos dos dois lados quando: quando não se conseguiu
realizar, a gente faz uma análise individual sem acusações e
divulga os casos de sucesso que servem como referência para novas
ações para novos projetos





Em suma:

As instituições
espíritas têm como objetivo estudar, praticar e divulgar a doutrina
espírita codificada por Allan Kardec. 






Para cumprimento
dessa missão é necessário:





a)  definir projetos
e ações apropriados para o atingimento dos objetivos. 


b)  fazer um
exercício de conhecimento da instituição, dos recursos
disponíveis, dos voluntários, da disponibilidade de tempo desses
voluntários. 


c) “medir” a
quantidade das ações necessários e a quantidade de mão de obra
(voluntário x hora) e outros recursos disponíveis (essa medição,
pode ser feita comparando-se visualmente duas relações – relação
dos projetos a realizar e dos recursos disponíveis).

d) definir projetos
e ações

e) relacionar
projetos e ações à mão de obra disponível

f) negociar com os
voluntários assunção de tarefas para cumprimento das ações

g) incentivar e
capacitar os voluntários 


h) definir gestores
de cada projetos

i) divulgar relação
de projetos “órfãos” e continuar tentando obter mão de obra.