Investigação Documental
Autor: ArquiEduca | Publicado: 2012-05-18T12:11:00-07:00







Investigando o CEDOC Centro de Documentação - UnB&nbsp;











Esse exercício foi proposto pelo Professor
André na ultima sexta-feira 11, onde&nbsp;nos passou um texto de um conto
hindu, em que oito homens cegos ao se depararem com um elefante, o descrevem de
maneiras diferentes, de acordo com a parte que tocam. Em cima desse texto
tivemos a atividade de analisar o Centro de Documentação da Unb (CEDOC), onde
cada grupo tinha que se dividi entre eles, em um investigador,um analista
tecnológico, um observador e um jornalista.



Investigadora: Jessyca Cardoso

Observadora: Pollyanna Lorena

Analista Tecnológico: Patti Costinhas

Jornalista: Wilton Sousa



Analisando um pouco da história do&nbsp;CEDOC
vimos que ele foi criado provisoriamente como Centro de Documentação e Arquivo
da Universidade de Brasília – CEDAQ, em agosto de 1986, pelo Ato da Reitoria
n.º 345/86 e constituído como Centro de Custo denominado de Centro de
Documentação pelo Ato da Reitoria n.º 596/88, de 24 de outubro de 1988.&nbsp;Atualmente
é órgão de assessoramento, vinculado diretamente à Vice-Reitoria, por meio do
Ato da Reitoria n.º 2299/97 de 08 de dezembro de 1997.



Após termos analisado o CEDOC, e ter colhido
todas as informações que se achava pertinente, iremos responder as seguintes
perguntas feitas pelo Professor André:


Quais
as espécies documentais existentes no CEDOC?





Ofício; Memorando; Atas; Dossiês; Processos;
Circulares; Parecer Jurídico, Contrato de Prestação de Serviços, Convênio de
Intercâmbio, Comprovante de Inscrição, Projeto de Pesquisa, Ficha de Cadastro,
entre outros


&nbsp;Quais
as correspondentes funções de tais espécies?





Ofício&nbsp;(função:
comunicação interna e externa);

Memorando&nbsp;(função:
comunicação interna e/ou encaminhamento de documentação);

Atas&nbsp;(função:
administrativo-acadêmica e prova);

Dossiês&nbsp;(função:
registro do desenvolvimento de atividades administrativas e/ou acadêmicas);

Processos&nbsp;(função:
administrativo-acadêmica);

Circulares&nbsp;(função:
normatização);

Parecer&nbsp;(função:
proposição de decisão);

Contrato&nbsp;(função:
acordo);

Convenio&nbsp;(função:
acordo);

Comprovante&nbsp;(função:
probatória);

Projeto&nbsp;(função:
preposição de trabalho);

Ficha&nbsp;(função:
formularização da informação);


Quais
os tipos documentais existentes no CEDOC?





Atos da Reitoria; Processos Judiciais;
Processos de Material; Processos Financeiros; Processos Patrimoniais; Cronograma
de eventos; Comunicados Diversos, dentre outros.


Relacione
as séries documentais do Arquivo do CEDOC com as respectivas fases do ciclo de
vida, de acordo com a teoria das três idades.





Fase Corrente:&nbsp;Processos Administrativos, cronogramas de eventos,
comunicações diversas, convênios, comprovantes, pareceres.



Fase Intermediária:&nbsp;Processos relativos
a pessoal (pedidos de aposentadoria, planos de saúde, de admissão, demissão
etc.), processos relativos a prestação de serviços, folhas de ponto, contratos, memorandos, ofícios.



Fase Permanente: Atos da Reitoria, Atas de
reuniões, Processos Judiciais, Regimento Interno, Projetos.


Sugira
um plano de classificação para os documentos do CEDOC.





1- Administração
Geral&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;

1.1 Normas&nbsp;

&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;
1.1.1&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; Legislação Federal

&nbsp;&nbsp; &nbsp;
1.1.2 &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp;Regimento Interno

&nbsp;1.2 &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; Recursos Patrimoniais

&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; 1.2.1&nbsp;
&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; Móveis

&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; 1.2.2&nbsp;
&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; Imóveis

&nbsp;1.3 &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; Recursos Humanos

&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; 1.3.1&nbsp;
&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; Efetivos

&nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp;1.3.1.1 Folhas de frequência

&nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp;1.3.1.2 Folhas de pagamento

&nbsp; &nbsp; &nbsp; 1.3.2&nbsp;
&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; Terceirizados

&nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp;&nbsp;1.3.2.1 Folhas de frequência

&nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; 1.3.2.2 Folhas de pagamento

&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; 1.3.3&nbsp;
&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; Estágios

&nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp;&nbsp;1.3.3.1 Folhas de frequência

&nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp;1.3.3.2 Folhas de pagamento

&nbsp;1.4 &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; Recursos Financeiros

&nbsp;&nbsp;

2- Ensino

&nbsp;&nbsp;&nbsp;
2.1&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;
Graduação

&nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp;2.1.1 &nbsp; &nbsp; &nbsp;Vestibular

&nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp;2.1.2 &nbsp; &nbsp; &nbsp;Cursos

&nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp;2.1.3 &nbsp; &nbsp; &nbsp;Formaturas e diplomas

&nbsp; &nbsp;&nbsp;2.2&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;
Pós-Graduação

&nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; 2.2.1 &nbsp; &nbsp; &nbsp;Seleção

&nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; 2.2.2 &nbsp; &nbsp; &nbsp;Teses e monografias

&nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; 2.2.3 &nbsp; &nbsp; &nbsp; Formaturas e diplomas


&nbsp; Que
ações arquivísticas poderiam ser implantadas no CEDOC?




Dentre as ações que
poderiam ser implantas no CEDOC, sugerimos a implantação de um sistema de
protocolo integrado com toda a FUB; o desenvolvimento de uma melhor descrição
dos fundos; implantação de uma política de treinamento de pessoal nos diversos
órgãos da FUB com relação à gestão documental, dentre outras.