Autor: Lucélia Gontijo | Publicado: 2012-02-17T14:43:00-08:00


ADMINISTRAR O TEMPO PODE SER MAIS FÁCIL DO QUE VOCÊ IMAGINA 




por: Lucélia Gontijo

O tempo é o recurso mais escasso e mais valioso que existe. Agora já passou e não tem dinheiro no mundo que possa comprar este minuto de volta. Aprender a administrar o tempo é uma das ações mais importantes que qualquer pessoa pode fazer para melhorar suas chances de sucesso nos negócios e na vida. Há diversos livros e cursos no mercado e este artigo é apenas uma introdução que, longe de esgotar o assunto, visa trazer os principais recursos para atingir seus objetivos. Como sempre, a importância do planejamento não pode ser descartada. Planejar o tempo significa saber o que se quer fazer e ordenar as ações para a realização da maior quantidade de atividades no menor prazo para se atingir seus objetivos.



Agenda diária:

Para planejar bem o seu tempo, desenvolva o hábito de manter uma agenda diária, que pode ser feita da seguinte forma: no começo do dia, escreva uma lista de tudo o que quer realizar. Faça desta sua primeira atividade, antes de qualquer coisa. Tá bom, depois do café da manhã e de escovar os dentes :-)

No final do dia, veja tudo o que conseguiu fazer e transfira para o dia seguinte o que não foi feito.

Prioridades: É importante saber dar prioridade às ações. Para mim, há alguns fatores que influenciam minhas prioridades:

Prazo: a primeira coisa que levo em conta é a data de entrega de uma tarefa. Uso um truque que é programar cada coisa para dois dias antes da data final. Assim eu tenho tempo de rever as coisas antes da entrega. Nem sempre dá pra fazer isto, porque surgem imprevistos e coisas de última hora e até aquelas coisas “para ontem”. Nestes casos eu observo:

Resultados: procuro dar prioridade àquelas atividades que trarão o maior resultado. A “Regra de Pareto” diz que 20% do que fazemos traz 80% dos resultados, enquanto os outros 80% de atividades produzem 20% de resultados. Procuro identificar os 20% melhores e delegar o restante. Pense nisto: às vezes vale mais a pena contratar alguém para resolver o que não traz tanto benefício, mas que igualmente precisa ser feito. Ex: ir ao banco, ao correio, etc. Pode sair até mais barato.

Facilidade: o terceiro fator de priorização de atividades é a facilidade - ou dificuldade - que determinada ação representa. Eu tento realizar tudo o que é mais rápido e fácil antes, assim no final do dia terei realizado um monte de coisas.



O perigo é ir deixando coisas mais complexas para depois e acabar esquecendo, por isso que este é o terceiro fator e não o primeiro. Os prazos e os resultados têm um peso maior que a facilidade de execução.



Às vezes, quando percebo que alguma coisa vai ser complicada, vou fazendo um pouco a cada dia ou, por outro lado, vou “quebrando” um problema difícil em problemas menores e mais fáceis de resolver. Cada pequena parte resolvida é uma parte do todo, assim, quase sem querer grandes obstáculos são ultrapassados. Conjugando estes três ângulos você também pode estabelecer suas prioridades.



Lista Mestra

Uma lista mestra é a sua lista de afazeres. É a partir dela que você monta sua agenda diária. 



Veja como se faz: pegue uma folha de papel pautada (ou abra uma planilha) e faça as seguintes colunas: Atividade, Prazo, Resultado, Facilidade, Prioridade, Completado.



Confira agora o significado de cada coluna:



•Atividade: o que deve ser feito

•Prazo: a data de entrega. Se não há data fixa defina uma, mas não deixe para muito longe; 

•Resultados: tente dar um nível de resultado esperado; 

•Facilidade: de um nível de facilidade. Pode ser: fácil, médio, difícil ou 1, 2, 3, 4, 5; 

•Prioridade: com base nas outras colunas você pode definir a prioridade de cada ação; 

•Completado: nesta coluna você coloca uma marca em cada atividade concluída. Ao terminar uma ação você também pode riscar a linha, se preferir. Quando uma nova atividade surgir, você deve colocá-la na lista mestra e (tentar) completar as outras colunas.



Lembre-se: no começo do dia você examina sua agenda e atualiza sua listra mestra. No final do dia, repete a ação e planeja o dia seguinte.



Juntando Tudo

Monte sua lista mestra e use-a para manejar a agenda diária. Tente por alguns dias e, se você fizer tudo direitinho, vai acabar sendo conquistado por esta forma de trabalhar. Em pouco tempo, verá como fica fácil trabalhar assim e como você vai ficar orgulhoso com os resultados que vai alcançar.



Além de administrar o dia e o tempo, você também vai estar colocando desafios para si mesmo e tentando ultrapassar cada um deles, controlando seu tempo e sua vida.



Comece hoje mesmo a planejar seu tempo e realize mais e melhor.



Lucélia Gontijo

Especializanda em MBA Gestão de Recursos Humanos

Consultora

&nbsp;





﻿