REDUZA O USO DO EMAIL NO SEU TRABALHO
Autor: Maria Inês Sá | Publicado: 2011-07-14T18:00:00-03:00



 O email surgiu em 1965 e vem sendo utilizado desde então com  pouquíssimas alterações na sua tecnologia e usabilidade. Por volta da  década de 90 começou a ser adotado nas empresas como ferramenta de  comunicação. Atualmente, é uma unanimidade, todo mundo tem email, mas ao  mesmo tempo se tornou o maior problema corporativo.

As pessoas  usam muito mal o email. Emails incompletos, excesso de email, cópia para  todos, spams entre outros problemas que fazem o email um dos maiores  ladrões de tempo.

A indústria fala que o email deve morrer nas  próximas décadas, sendo substituído por outras opções mais eficientes e  modernas. Isso não quer dizer que você precisa esperar o fim do email  para começar a ser mais produtivo, existem diversas alternativas para  serem utilizadas pela sua equipe que podem reduzir o volume de emails e  aumentar a colaboração. Aqui vão algumas opções de fácil implantação na  sua equipe.

1 - Planilha ColaborativaUma  das principais utilizações do email é para a distribuição e follow up de  tarefas. Esse é também o principal motivo de urgências e esquecimentos,  pois em geral esses emails se misturam na entupida Caixa de Entrada e  fica difícil de organizar e planejar essas demandas.

Uma forma de  reduzir seus emails e melhorar a gestão de atividades do time é ter uma  planilha compartilhada entre todos os membros do grupo para delegar  atividades. Esta planilha deve conter: o que deve ser feito;  responsável, data de entrega e a prioridade.

O time deve se  acostumar a abrir a planilha pela manhã e manter sempre atualizada. É  simples e eficiente, reduz emails, organza demandas, reduz a necessidade  de reuniões de follow up.&nbsp; O grupo só precisa de um esforço no começo  para comprar a ideia e usar com constância.

2 – Skype e Messenger Eu  sou a favor da utilização de comunicadores no ambiente de trabalho.  Você pode usar as soluções públicas e gratuitas como Skype, Messenger ou  alguma solução privada para uso interno apenas.

Quando bem  aplicadas essas ferramentas são ótimas para evitar emails e agilizar a  comunicação. Claro que isso exige um treinamento de boas práticas e que  tudo seja logado, evitando assim o uso exagerado.

3 - IntranetsApesar  de estarem sendo pouco faladas nos últimos tempos, às intranets devem  voltar com força total na luta para diminuir os emails. É o tipo de  investimento que tem um bom retorno na melhoria da comunicação.

Existem  diversos recursos que a Intranet pode contribuir na substituição de  emails. O que eu gosto de destacar é o uso para publicação de perguntas  frequentes. Repare quantas vezes você usa seu email para responder  perguntas que já respondeu dezenas de vezes. 

Se essas perguntas  estivessem em um local onde as pessoas pudessem pesquisar respostas o  ganho de tempo seria muito grande. Além desse recurso, existem fóruns,  publicação de vídeos e de procedimentos que ajudam a equipe a se  “auto-administrar”.

4 - Software de Colaboração
Existem  softwares específicos para aumentar a colaboração do time que podem  revolucionar toda a empresa e a gestão das equipes. Eles reúnem todos os  recursos que mencionei acima e muitos outros que gerenciam metas e  projetos, além de fazer uma gestão estruturada de processos.

Apesar  de exigirem esforço inicial de implantação, quando enraizados na  cultura, o retorno sobre o investimento compensa muito. Dê uma olhada em  produtos como SharePoint, Neotriad, Basecamp.

5 – O bom e velho telefoneE  por último, um grande guerreiro na luta por menos emails na empresa é  sem dúvida o telefone. Nada como falar com alguém ao invés de se  esconder atrás de emails. Temos de estimular o uso do telefone para  assuntos urgentes e complexos, que geralmente não conseguem ser bem  resolvidos por email.O email ainda demora a morrer, mas você  pode começar desde já a ajudar a equipe a ser muito mais produtiva com  outras ferramentas. Vale pensar como aplicar essas e outras estratégias  na sua equipe e evitar o roubo do tempo talentoso de seus colaboradores.


Fonte: Christian Barbosa da Triad PS