Autor: André de Souza Justo | Publicado: 2011-11-24T09:58:00-02:00



Seis lições de uma implementação de ERP concluída antes do prazo


O sucesso não é um acidente estatístico. É o resultado de uma boa liderança, gestão e técnica.


Bob Lewis, InfoWorld


Publicada em 24 de novembro de 2011 às 08h42




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Aqui está algo que você não ouve todos os dias: "Nossa implementação SAP terminou antes do previsto".
Desculpe, deixe-me reformular isso. Ouvir sobre uma implementação SAP
 que terminou antes do previsto é como ouvir que alguém capturou o 
monstro do Lago Ness e o transformou em atração de um passeio infantil. É
 tão provável quanto solicitar suporte técnico e a voz do outro lado da 
linha não insistir para que você reinicie o PC.
Implementações SAP não terminam antes do previsto. Não conseguir 
terminar é muito mais provável. Mas a Daiwa House Industry não só 
completou a sua implementação SAP antes do previsto, como o faz apesar 
da interrupção forçada pelo terremoto Tohuku - aquele que mediu 9,0 na 
escala Richter e obrigou o fechamento de várias usinas de energia 
nuclear no Japão.
Intrigado, resolvi conversar com os responsáveis pelo projeto de 
implementação SAP da Daiwa House, Kyoji Kato, diretor executivo e 
gerente geral da divisão de sistemas de informação da companhia, Ryuzo 
Matsuyama, líder de projeto e Isao Nakae, diretor da divisão SAP da 
Fujitsu Kansai Systems, parceira da Daiwa House ma execução do projeto.
O que ouvi? Seis lições valiosas de quem soube transformar grandes desafios em um sucesso estrondoso.
Lição No. 1: Ter equipe esperando trabalho é melhor do que ter trabalho esperando quem possa executá-lo.
Todos os três entrevistados enfatizaram que mudanças nas técnicas 
tradicionais de gerenciamento de projeto teve um enorme impacto, 
resultando em reduções de 25% no tempo de duração de cada fase do 
projeto.
Este não é o lugar para um tutorial sobre o assunto (entre outros 
motivos, eu não sou qualificado para isso), mas um dos pontos mais 
críticos é evitar a todo o custo que etapas do projeto sejam adiadas 
porque o pessoal não estará disponíveis para trabalhar na próxima 
tarefa. Sem trocadilhos, tal atraso desencadeia uma reação em cadeia nas
 tarefas seguintes.
Em outras palavras, o caos se instala, e cada início tardio faz com 
que as linhas de tempo de toda a cadeia dependente de tarefas passe a 
ser imprevisível.
Lição No. 2: Multitarefa é mais prevalente e mais prejudicial do que imaginamos.
As empresas que não compreendem a importância da Lição No. 1 
inevitavelmente tentam maximizar a utilização de pessoal. Parece fazer 
sentido. Afinal de contas, a qualquer hora paga a um empregado para não 
fazer nada soa como desperdício. O problema é que a maioria das 
tentativas de maximizar a utilização pessoal faz mais mal do que bem.
Apesar de as pessoas terem a sensação de que conseguem fazer várias 
tarefas ao mesmo tempo com a mesma eficácia, na prática isso não 
acontece. De cada 50 profissionais, apenas um tem condições de 
efetivamente focar em várias atividades ao mesmo tempo. O restante 
altera a atenção, o que compromete eficiência e produtividade.
Já mencionamos um problema: o caos do projeto em cascata. Além disso,
 manter os funcionários ocupados significa insistir na multitarefa. O 
que a palavra realmente significa é ter de mudar de uma tarefa para 
outra, muitas vezes de forma imprevisível. Pergunte a qualquer pessoa 
cujo trabalho requer esforço concentrado que impacto isso tem. A 
resposta será uma só: ruim. Cada opção significa a voltar a atenção para
 a tarefa e tempo para se reorientar. Este processo não é nem fácil nem 
instantâneo.
A lição é clara: permitir que os funcionários terminem o que 
começaram, mesmo que isso signifique que eles fiquem, ocasionalmente, 
sem nada para fazer. Eles serão ser muito mais eficazes e produtivos.
Lição No. 3: Elimine o "polimento da maçã"
É importante que todos saibam quando atingiram de "bom o suficiente".
A equipe de liderança de projetos da Daiwa House reconhece esta 
questão - que eles chamam de "polimento da maçã". Antes de cada tarefa, 
eles fornecem os critérios para avaliação do reultado. E comunicam a 
importância de evitar polir maçãs com freqüência. Ao longo da execução, 
compartilham com os engereiros suas impressões, constantemente, com o 
objetivo de levá-los a se esforçarem para encontrar maneiras de fazer o 
que estão fazendo de uma forma ainda melhor.
O Sr. Matsuyama riu quando perguntei como os membros de sua equipe 
aceitaram prontamente a necessidade de parar de polir maçãs. A resposta?
 "Embora seja vital para o sucesso do projeto, é preciso gestão 
constante e ativa".
Lição No. 4: Não defina tarefas em excesso.
"Definição de detalhes não ajuda a compreensão. Aumenta o mal-entendido", reforçaram os líderes de projeto da Daiwa House.

"Detalhes" na definição das tarefas, bem entendido? Não quanto às 
especificações. É correto deixar que membros da equipe usem sua 
experiência e bom senso para fazer o trabalho.
Nesse sentido, eles também mencionaram o uso extensivo de 
prototipagem como uma maneira de determinar detalhes de implementação. 
"Prototipagem" não é uma palavra comumente usada em conjunto com 
"implementação SAP". É quase tão incomum como a frase "antes do 
previsto." Com a equipe certa, porém, acaba por ser totalmente viável e 
vale a pena o esforço.
Lição No. 5: Seja agressivo sobre os objetivos para melhoria dos negócios.
Um princípio fundamental da próxima geração de TI é o de que não 
existem mais projetos de TI. O foco real não é ïmplantação SAP".
No caso da Daiwa House, o objetivo primário da implementação era o de
 sempre: apoio à gestão, particularmente na contabilidade, recursos 
humanos, e área de conformidade, fornecendo uma visão mais coerente de 
informações da empresa. Os principais benefícios comerciais esperados 
eram fechar os livros mais rapidamente, melhorar a gestão de RH, e 
suportar requisitos de conformidade internacional.
Ao longo do tempo, porém, a equipe do projeto se tornou mais 
agressiva na definição melhorias de negócios. Desenho de processos 
diferentes e melhores práticas, habilitadas pelo novo software, 
tornaram-se parte formal do esforço. O foco mudou, da implementação SAP 
tradicional para a descoberta de como tirar proveito dos recursos 
adicionais do sistema para melhorar a implementação de processos de 
negócio e práticas de entrega.
A experiência Daiwa House valida o princípio. Apesar do nome, este 
projecto não foi uma implementação SAP. Foi uma iniciativa de melhoria 
de negócios que dependiam, em parte, a implementação SAP.
Lição No. 6: Forneça uma visão holística para todos os membros da equipe.
Em qualquer projeto, é fácil para os participantes desenvolver a 
visão de túnel, com foco estreito sobre as suas própeias tarefas e 
responsabilidades. Isso pode resultar em uma coleção de peças - 
excelentes quando considerado apenas em seus próprios méritos - que não 
se encaixam em um todo coerente. O pessoal da Daiwa House foi claro 
sobre a importância de manter em todos os membros da equipe um 
sentimento do todo, nas avaliações às suas responsabilidades 
individuais.
Implementações de ERP ganharam uma má reputação, em que o antes tarde
 do que nunca é considerado muito bom, e o fora de controle é 
considerado comum. Há sempre mais maneiras de fazer algo errado do que 
de fazer algo certo. Além disso, o ato de definir uma implementação de 
ERP contribui para a probabilidade de resultados decepcionantes.
A experiência da Daiwa House demonstra que, apesar dos problemas 
serem comuns nesses tipos de implementações, eles estão longe de serem 
inevitáveis. Ainda melhor, demonstra que o sucesso não é um acidente 
estatístico. É o resultado de uma boa liderança, gestão e técnica.