Aula Inaugural Del Leon Silva
Autor: Del Leon | Publicado: 2010-09-29T15:09:00-07:00

Olá gente.Abaixo encontra-se o resumo da aula inaugural, que consiste em revisar todo o conteudo passado para vocês até o presente momento, pela professora anterior. Bons estudos e se tiverem duvidas anote-as e as levem para sala de aula, assim todos ganham em conhecimento, por que a sua duvida pode ser a de outro colega.Atribuições da Secretária Executiva – (pág. 9)A descrição Sumária, segundo o CBO (Cadastro Brasileiro de Ocupações):“Assessoram os executivos no desempenho de suas funções, gerenciando informações, auxiliando na execução de suas tarefas administrativas e em reuniões, marcando e cancelando compromissos. Coordenam e controlam equipes (pessoas que prestam serviços a secretária: auxiliares de secretária, office-boys, copeiras, motoristas) e atividades; controlam documentos e correspondências. Atendem clientes externos e internos; organizam eventos e viagens e prestam serviços em idiomas estrangeiros. Podem cuidar da agenda pessoal dos executivos.”Requisitos Profissionais da Secretaria  (Responsabilidade Profissional – pág 9)Toda a profissão pede profissionais qualificados para seu exercício. As profissões de secretariado não são diferentes dessa realidade, o mercado de trabalho exige profissionais em secretariado com competências pessoais. Essas competências podem ser resumidas numa só nomenclatura conhecida como “Inteligência Emocional”, que é um conceito em Psicologia que descreve a capacidade de reconhecer os próprios sentimentos e os dos outros, assim como a capacidade de lidar com eles. Segue abaixo a descrição do CBO referente as competências Pessoais dos profissionais do secretariado.Competências Pessoais1 Manter postura profissional2 Adaptar-se a mudanças3 Demonstrar senso de organização4 Ouvir atentamente (saber ouvir)5 Demonstrar bom humor6 Cultivar autocontrole7 Demonstrar dinamismo8 Demonstrar bom senso9 Trabalhar com ética profissional10 Demonstrar iniciativa11 Cultivar espírito de liderança12 Trajar-se apropriadamente13 Manter-se atualizado14 Inspirar confiança15 Administrar estresse16 Demonstrar polidez (Cortês)17 Comunicar-se com fluência (ser comunicativo)18 Contornar situações adversas19 Demonstrar discrição20 Demonstrar sensibilidade21 Dominar técnicas de redação22 Dominar língua estrangeira23 Sugerir melhorias de procedimentos e métodos de trabalho24 Manusear equipamentos (datashow, retroprojetor)25 Usar internet26 Observar normas de cerimonial27 Dominar informáticaFonte: CBO (Cadastro Brasileiro de Ocupações)Conhecendo a Chefia – (pág. 9)Cada empresa têm a sua Cultura Organizacional que é formada por seus valores éticos e morais, princípios, crenças, políticas internas e externas, sistemas, e clima organizacional. Em outras palavras é saber como a empresa funciona e quem são as pessoas inseridas dentro dela (hierarquias, influências e histórico) e vez por outra fora dela também (parentes, amigos e pessoas influentes). Aparência pessoal – (pág. 10)A aparência de uma pessoa é o seu cartão de visitas. Isso quer dizer que será a maneira como as pessoas te avaliarão logo no primeiro contato. Mulheres devem evitar roupas ousadas e os homens devem evitar desleixo com os pêlos. Vale apena salientar que estar na moda nem sempre ajuda na aparência pessoal.Atendimento ao Público (Você e as outras pessoas da empresa – pág 10)Lidar com pessoas é uma tarefa desafiadora. Isso é devido a peculiaridade de cada indivíduo. Cada pessoa tem uma personalidade que a difere das demais. O profissional deve desenvolver habilidades para lidar com as pessoas, dentre elas existe a empatia, que consiste em você se colocar no lugar do outro. Lembre-se de que as pessoas devem ser conquistadas, através da sua postura profissional. Não participar de “grupinhos” ajuda a montar uma imagem de pessoa simpática. É preciso abandonar a sua “zona de conforto”, que são suas preferências de: pessoas, comidas e lugares etc. Tudo aquilo que faz você se sentir confortável. Dessa maneira você enfrentará o desafio de lidar com pessoas diferentes e que não tem tantas afinidades com você. Mas cuidado! Não tente conquista as pessoas compartilhando informações confidenciais de seu chefe, por exemplo, isso é falta de Ética (estudaremos mais a frente).Em qualquer profissão, lidamos com dois tipos de clientes: Cliente Interno e Cliente Externo.Cliente Interno – São as pessoas que atuam dentro da organização, em outras palavras seus colegas de trabalhos. Mas você deve estar se perguntando, por que eles são clientes? Porque necessitam de ajuda (como cliente pedindo algo) e você o atende prontamente (como um vendedor). Por isso, cada pessoa dentro da organização, seja ela de qualquer área, deve ter a percepção do cliente interno e da sua importância.Cliente Externo – São os “fregueses” ou os fornecedores. Mas, geralmente é caracterizado pela relação de compra e venda de produtos ou serviços.Organização (pág 11)Mesa limpa – Quem trabalha em escritório sabe que papel multiplica-se de forma rápida e se não houver organização rapidamente some. Organize os papeis em pastas com envelopes plásticos, segmentando-os por assuntos. Exemplo: Geralmente as secretárias executivas acabam realizando pagamentos de contas pessoais de seu chefe, no intuito de organizar os pagamentos que ela eventualmente realiza, ela pode criar uma pasta e colocar o nome dela de “contas pessoais” e dentro dessa pasta colocar envelopes plásticos. Um envelope plástico para cada tipo de conta, por exemplo, conta de luz, água, TV a cabo, aluguel etc. Quando o chefe dela solicitar um comprovante de residência ela prontamente lhe atenderá.Uma coisa de cada vez – Tentar trabalha de forma multifuncional só da certo com as impressoras. Por isso lembre-se, é melhor fazer uma tarefa certa do que dez erradas.Lista de tarefas – Ferramentas como agendas e programas de computador como o Microsoft Outlook, são ótimos para ordenar suas atividades, lembre-se de ordenar suas atividades por prioridade. Exemplo, você tem dez tarefas para executar num dia, sendo que duas delas são prioridades. Vamos supor que você conclua oito tarefas, deixando pendentes as duas que são prioridades. De certo, que ao final do expediente seu chefe irá lhe cobrar quais tarefas? As que são prioridades ou as que NÃO são prioridades? Pense nisso.O Lixo – Livre-se dos papeis desnecessários, mas se você quiser aproveitar, guarde-os e faça rascunhos para futuras anotações. Pode não parecer, mas as vezes faz falta.Cuidado com a procrastinação – é famoso “deixa pra depois”, um bom remédio curar essa doença é a disciplina misturada com um pouco de dinamismo.Resolução de problemas (pág. 12)Estabeleça prazos (início e término) – Quando você vai fazer um bolo pra tomar o café da tarde ou lavar roupa ou ver um filme, você geralmente não pensa nos melhores prazos (horários) para otimizar o seu tempo? Então faça o mesmo no seu trabalho. É melhor ganhar tempo do que perdê-lo.Divida as tarefas complicadas em etapas – Quando você vai comer um bolo ou pizza, o que você faz? Parte o bolo ou pizza para comer de forma correta ou tenta engolir tudo de uma só vez? Pois é, faça o mesmo com as tarefas complicadas, fica bem melhor de assimilá-las.Corra atrás da inspiração – Não espere nada cair do céu, voe para buscar.Busque conhecimento – Meu amigo Issac Newton costumava dizer o seguinte “o que sabemos é uma gota e o que ignoramos é um oceano”, pense nisso.Analise as suas duvidas e sane-as – Dizem, que quem entende realmente “algo”, questiona-o, então ao receber uma tarefa questione-a, educadamente, para não ter duvidas ao executá-las e concluir uma tarefa de forma errada ou incompleta.Ninguém é perfeito – perfeccionismo gera estresse e neura. Então, relaxe. Lembre-se de que você ainda é um ser humano. Processo de comunicação (pág. 14)Podemos definir o processo de comunicação dentro das organizações de duas formas: Escrita e Verbal.Com a evolução do mercado (quando as pequenas lojas viraram grandes empresas com filias espalhadas por território nacional e internacional), os meios de comunicação como cartas e e-mails tornaram os meios mais eficiente e eficaz.Escrita: Carta, comunicados, boletins, e-mails etc.Estrutura da redação – Toda a redação deve ter três elementos: Introdução, desenvolvimento e conclusão. A redação deve ser simples, objetiva moderna e correta, isso otimiza a leitura. Dica: use frases curtas, por favor, não enfeite o pavão.Verbal: Vença a timidez e procure desenvolver boa comunicação, por que você vai recepcionar pessoas e vai falar ao telefone. Reconheça a importância da linguagem utilizada dentro e fora da empresa, saiba separá-las.Relatório que “bicho” é esse? – (pág. 17)Primeira verdade do relatório – é baseado no passado.Segunda verdade do relatório – a pessoas que solicitou o relatório, provavelmente será a única pessoa a lê-lo. Mas não desanime. Terceira verdade do relatório – tem a finalidade de comparação (relatório de viagens 2009 x relatório de viagens de 2010).Quarta verdade do relatório – espera-se encontrar num relatório as informações realmente necessárias. Evite poluição visual.Normas Gramáticas – (pág. 20)Única dica – Leiam e escrevam sempre que possível. E sempre que escrever leia o que você escreveu e depois peça (caso não se trate de assuntos confidenciais) a um colega de trabalho que leia. E ao ler algo, procure ler algo interessante, torne a sua mente um local para guardar coisas uteis.Atividades rotineiras do secretariado – (pág. 25-45)Reuniões – Preparar o local da reunião. Teste os aparelhos (datashow e retroprojetor), separe canetas, lápis, borracha e papel para as anotações (material de apoio). Cuide para que tenha o cafezinho e esteja preparada para confeccionar a pauta da reunião. Outros Tipos de reuniões: Videoconferência e Teleconferência.=> Videoconferência – é a Conferência gravada por câmera de video ou webcam entre duas ou mais pessoas que se vêm simultaneamente.=> Teleconferência – é a transmissão de conteúdo pré-gravado ou ao vivo, com interatividade por meio telefone ou e-mail.Viagens – Tenham sempre essas etapas resolvidas (Roteiro, Passagem, Meio de transporte, passaporte e hotel). Use sempre uma agência de viagem para facilitar sua vida.Recepção de Pessoas – Tenha jogo de cintura, sempre e inteligência pessoal.Atendimento ao telefone – Terceiro toque no máximo. Não deixe a pessoa esperar na linha. Seja claro, simpático e cortês. Tenha sempre lápis e papel na mão. E saiba ouvir. Mostre-se feliz ao atender o telefone, as pessoas sempre observam.Abraço a todosDel Leone-mail é: delleonsilva@ig.com.brObs.: Ao enviar e-mails escreva de qual turma você é.