Três dicas secretas para o Excel
Autor: Professor Ivanildo Lopes | Publicado: 2013-11-07T12:59:00-08:00

Fonte: HP - Tecnologia @ Negócios


As pessoas no escritório conhecem você como um cara muito bacana: 
calmo, amigável e sempre pronto para ajudar no que for preciso. Mas tudo
 isso pode mudar quando o novo cara do gerenciamento entrar em plena 
sexta-feira à tarde com algumas tarefas "fáceis" relacionadas àquele 
documento do Microsoft® Excel® no qual ele estava trabalhando.

Primeiro de tudo, ele quer remover todas as imagens de uma coluna, para
 que fiquem somente os dados "reais". Ah! E além disso, você terá de 
inserir uma nova coluna, que vincula os valores à misteriosa coluna "X",
 e manter o formato dessa coluna. Você já deve saber que essa é 
provavelmente alguma piada do RH, porque quem inventaria a ideia de 
nomear uma coluna de Excel de X? Para piorar, ele quer que você 
corresponda o nome das pessoas na planilha com o departamento ao qual 
estão associadas.

Antes de ir embora, ele diz que precisa de tudo pronto no final do dia, todas as 10.000 linhas.
Então, antes de se descontrolar de raiva no teclado, vamos tentar e ver
 o que o Excel tem para ajudar você com esse sofrimento de editar 
manualmente cada linha. Abaixo, há três dicas secretas do Excel que 
podem salvar sua sanidade.

Dica 1: Como remover todas as imagens

Quando se trata de imagens no Excel, existe uma regra simples: Não 
utilize imagens! Elas dão dores de cabeça além da imaginação e reduzem 
sua expectativa de vida em 29%.

O motivo pelo qual tenho essa regra é que as imagens não são 
classificáveis, elas incham o tamanho do arquivo, e basicamente você 
precisa editar cada uma delas para ter o que precisa, e se você quiser 
se livrar delas, você terá de se desdobrar.

Mas às vezes ficamos nessa situação infeliz descrita acima e temos de 
lidar com as imagens em Excel. Em sua defesa, alguns poucos 
desenvolvedores inteligentes na Microsoft se importam sim com sua saúde e
 implementaram um recurso engenhoso para excluir todas as imagens de uma
 só vez.

Digamos que sua planilha seja parecida com esta:


Etapa 1: Pressione a tecla F5 para abrir a caixa de diálogo "Ir para" no Excel.
Etapa 2: Clique no botão “Especial” para acessar as opções da caixa de diálogo.
Etapa 3: Clique no botão de opção “Objetos” e em “OK”.


Etapa 4: Agora todas as imagens devem estar selecionadas na planilha atual, conforme a imagem abaixo.


Etapa 5: Pressione a tecla Delete para excluir todas elas.

Embora este seja um recurso ótimo para economizar tempo, esteja ciente de que você selecionou “Todos os Objetos”, que significa todas as imagens, gráficos, etc.
 Se sua planilha apresenta tais objetos, é melhor remover a seleção 
delas manualmente antes de pressionar a tecla "Delete". Caso contrário, 
elas ficam perdidas no vácuo, e você precisa confiar nos mal-humorados 
companheiros Ctrl-Z, também conhecidos como "comando desfazer", que 
podem ou não dar uma mãozinha. Depende muito da ação que você executou 
no intermédio.

Agora que consegui resolver o problema da imagem com facilidade, vamos 
dar uma olhada na misteriosa coluna "X" que você precisa dobrar.

Dica 2: Usar colar especial

Deixe-me apresentar a poderosa função colar especial. Esse recurso está
 tão recheado de opções que ajudam você a manusear dados em seu cache de
 Excel, que ele pode se tornar seu melhor amigo e sua arma secreta na 
batalha pela sanidade ao lidar com planilhas gigantes em Excel.

O Excel proporciona uma maneira bem simples de colar links e manter o formato da coluna copiada. Saiba como:

Etapa 1: Marque as células na coluna “X” e copie-as usando Ctrl-C
Etapa 2: Agora selecione uma coluna vazia, no nosso caso “D2” e pressione o botão direito do mouse.


Etapa 3: Em seguida, marque a primeira célula (no nosso caso C2) e pressione o botão direito do mouse.
O menu Colar Especial surge, como abaixo:



Etapa 4: Clique em "Colar vínculo".

Pronto! O conteúdo das células da coluna X agora está vinculado às 
células que começam em "D2". Assim como acontece com os vínculos, quando
 você inserir alguma coisa em, por exemplo, "B3", o conteúdo da célula 
"D3" vinculado também será atualizado, tornando fácil manter 
consistência entre as colunas automaticamente.

A coluna “X” ainda deve estar marcada, o que significa que temos os dados em cache na memória.

Novamente, selecione a célula “D2” e pressione o botão direito do mouse, depois selecione o menu colar especial.
Agora selecione o botão de opção “Formatos” e pressione OK.


Com isso, a nova coluna deve ficar parecida com a original e você se livrou de várias dores de cabeça e aspirinas.


Como disse, colar especial tem outros inúmeros comandos úteis, que 
descreverei em alguns dos próximos artigos. Nesse meio tempo, tente você
 mesmo ver que tipo de mágica ele pode fazer.

Dica 3: Fórmula PROCV

Com dois de três obstáculos vencidos e sua pressão sanguínea quase de 
volta ao normal, a probabilidade de um fim de semana antecipado acabou 
de decolar para 74%. Parabéns! Agora você precisa enfrentar apenas o 
último obstáculo: a função ProcV.

Em geral, o ProcV se torna um amigo legal assim que você o conhece, mas
 como acontece com as outras coisas na vida, você precisa aprender a 
lidar com os atributos obscuros. Ah! E caso você esteja se perguntando o
 que o V de "ProcV" significa, ele significa "Vertical". E como você 
pode supor, no Excel existe também um ProcH, que significa "horizontal".
Eis as instruções para usá-lo em seu favor.

Etapa 1: No exemplo acima, seus amigos do RH incluíram os nomes e os 
departamentos associados em outra planilha do Excel com nomes de colunas
 "reais, como abaixo:


Etapa 2: Insira a célula em C2 e insira a fórmula =PROCV(A2;Admin!A:B;2;0)


Etapa 3: Se tudo der certo, você verá o nome do departamento "Serviços" nessa célula.
Mas dar a fórmula para você sem explicar o que ela faz é como trair 
você. Mas, olhe bem, você está no caminho certo para seu verdadeiramente
 merecido fim de semana, e ninguém poderá lhe deter. Mas se você quer 
mesmo saber, a descrição da fórmula PROCV é:

=PROCV(procurar_valor, tabela_matriz, coluna_índice_número, intervalo_procurar)

Tudo bem, mas o que isso significa realmente? Bem, traduzido para o português seria algo assim:
PROCV (encontre esse valor, nessa tabela, retorne o valor na coluna x 
da tabela, mas retorne um resultado somente se o valor for exatamente 
correspondente)


  procurar_valor: Que valor você quer procurar? No meu exemplo, o
 nome do usuário está em A2 e é necessário encontrar o nome do 
departamento na planilha admin que está em B2.

  tabela_matriz: De onde obtemos nossos dados? Nesse caso, está na planilha Admin. O intervalo dos nossos dados está entre as colunas A e B.

  coluna_índice_número: Que coluna possui o valor que você deseja
 que retorne? Nesse exemplo, os nomes dos departamentos estão na segunda
 coluna da tabela de pesquisa.

  [intervalo_procurar]: Se nós queremos uma correspondência 
exata, escolhemos 0 ou FALSO e se desejamos um valor aproximado, 
escolhemos 1 ou VERDADEIRO. Isso é um pouco confuso, então deixe-me 
explicar resumidamente: "mas retorna um resultado somente se o valor for exatamente correspondente",
 isso significa que dizemos ao Excel que queremos que os dados retornem 
somente se eles atenderem exatamente aos nossos critérios. Nesse caso, 
encontre “Richardson” em nossa tabela de nome de departamento, e se não 
for possível encontrar exatamente o que pedi, retorne um erro. O erro 
exibido será #N/D.

  Mas se dissemos ao Excel que tudo bem, que não é necessário encontrar a
 correspondência exata, ele retornaria o próximo melhor resultado, o que
 significa que se “Richardson” não estivesse em nossa tabela, o Excel 
retornaria o próximo melhor resultado. Isso pode ser bastante útil, mas 
por enquanto vamos ficar com a correspondência exata.

Portanto, com a última dificuldade fora do caminho, você pode enviar o 
seu trabalho para o seu colega do gerenciamento (depois disso, ele vai 
ser seu melhor amigo), desligar o computador e ir embora do escritório 
com um sorriso, porque você conseguiu ficar calmo e fazer um ótimo 
trabalho.

Tudo graças a algumas dicas espertas sobre como dominar o Microsoft Excel.

*Todas essas dicas se baseiam no Microsoft Office Excel 2010 (Windows),
 mas outras versões do Excel oferecem funcionalidades idênticas ou 
parecidas (os menus e o desempenho podem ser diferentes). Microsoft e 
Excel são marcas registradas da Microsoft Corporation nos Estados Unidos
 e em outros países.