Modelo de Check List
Autor: Lú Olyver Souza | Publicado: 2010-12-05T22:00:00-02:00

Abaixo deixo uma sugestão de Check List para um Evento, espero que possa ser útil em suas pesquisas:


SUGESTÃO DE CHECK-LIST PARA EVENTOS&nbsp;
PLANEJAMENTO- Comercialização de Eventos (prospecção de negócios no mercado convencional ou em projetos inéditos);
- Contrato de Prestação de Serviços de Organização (modelo padronizado, detalhes importantes, formas de remuneração claras);
- Estudos Mercadológicos (propostas para a temática, sugestões de data e local, perfil dos participantes, potencial de realização e objetivos e metas);
- Calendário de Eventos da Cidade (aspectos da infra-estrutura, iniciativas similares, capacidade hoteleira)
- Previsão Orçamentária (receitas, despesas, resultado);
- Cronograma de Desembolsos (planilhas de acompanhamento, investimentos iniciais);
- Tipos de eventos e terminologia (congresso, seminário, simpósio ou outro nome);
- Iniciativas integradas (exposição paralela, visitas técnicas, workshops, tutoriais e cursos);
- Esboço do Programa (científico, acadêmico, técnico, social, turístico)
- Cronograma de Atividades (tarefas e providências, responsáveis e prazos);
- Relacionamento "cliente e organizador" - Comissões de Suporte (organizadora, executiva, técnica e outras);
- Apoio Institucional (entidades de ensino, pesquisa e desenvolvimento tecnológico, órgãos governamentais, associações, sindicatos, autarquias);
- Programação Visual (logomarca oficial, impressos em geral);
- Patrocínios, subvenções e permutas (iniciativa privada, fornecedores da área, publicações especializadas, órgãos públicos);
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ORGANIZAÇÃO
- Programa Técnico e Científico (chamadas de trabalhos, comissões específicas, critérios de seleção de palestras, normas de publicação de textos, planilhas de dias e horários e formatação final);
- Meios e Formas de Divulgação (folhetos e impressos, assessoria de divulgação, internet, telemarketing, plano de mídia - convencionais e alternativas);
- Automação de Eventos (sistemas informatizados - gerenciamento, administração, credenciamento e outros);
- Cadastros Afins (estruturação e atualização);
- Aspectos Jurídicos (marcas e patentes, contratos e acordos);
- Locais de Inscrições (secretaria executiva, secretarias regionais);
- Gerenciamento e Administração (serviços de terceiros, propostas e orçamentos, contratos em geral, previsão orçamentária);
- Textos e Correspondências (padronização, objetividade, apresentação gráfica, prazos para respostas);
- Patrocínios, Subvenções e Permutas (fase 2 - projetos e propostas especiais, visitas, reuniões e acompanhamento, formalização de contratos, contrapartidas);
- Local do Evento (ordem de serviços e suporte e logística);
- Pessoal de Apoio (recepcionistas, coordenadoras, operadores, locutor oficial, mestre de cerimônia, fotógrafo, seguranças, faxineiras, mensageiros e outros, com propostas, contratação, treinamento, encargos sociais e trabalhistas);
- Material dos Participantes (crachá e pasta de trabalho, bloco de anotações, caneta e formulário para perguntas, programa oficial, lembranças e brindes, apostila ou anais, certificado, atestado para carga horária, manual de orientação);
- Iniciativas Integradas (estruturação, programa de atividades, conferencistas, infra-estrutura, divulgação, inscrições, suporte e logística);
- Material de Secretaria (Consumo, permanente, máquinas e equipamentos - microcomputadores, aparelhos de fax, copiadoras, rádios para intercomunicação);
- Conferencistas (Manual de orientação, formulários padronizados para currículo, resumo do trabalho e material de suporte, mapa de localização, inscrição-cortesia);
- Serviços de Apoio aos Participantes (hospedagem, passagem, traslados, opcionais noturnos - agência de turismo oficial);
- Sessões Solenes (abertura, encerramento - convites, confirmações, cerimonial);
- Suporte e Logística (slide-desk, sinalização, decoração, serviço médico, fotografia, filmagem, serviços públicos - policiamento, trânsito, linha de ônibus extra);
- Exposição Paralela;
&nbsp; - planta-baixa do local;
&nbsp; - montadora oficial dos estandes;
&nbsp; - registro no Ministério da Indústria e Comércio;
&nbsp; - folheto promocional específico;
&nbsp; - regulamento geral e manual do expositor;&nbsp;
&nbsp; - coquetel de lançamento;
&nbsp; - comercialização de estandes;
&nbsp; - equipe de vendas;
&nbsp; - projetos de energia elétrica;
&nbsp; - taxas da Prefeitura Municipal;
&nbsp; - avaliação do Corpo de Bombeiros;
&nbsp; - seguro de responsabilidade civil dos visitantes;
&nbsp; - oficialização do evento na Secretaria da Receita Federal para importação temporária de equipamentos e produtos;
&nbsp; - cronograma de montagem, realização e desmontagem;
&nbsp; - esquema de visitação (divulgação e convites, telemarketing);
&nbsp; - serviços de suporte para expositores, montadoras e fornecedores (credenciamento, alimentação, carga e descarga de materiais, segurança, limpeza, salas para reuniões de negócios, estacionamento privativo ou cartões de desconto, depósito de mercadorias);
&nbsp; - atendimento a visitantes (credenciamento específico, balcão de informações, catálogo oficial, pontos multimídia, guarda-volumes);
&nbsp; - aspectos genéricos (sinalização, decoração e jardinagem, central de recados, visitas de inspeção de fiscais);
&nbsp; - supervisão e acompanhamento integral.

REALIZAÇÃO
- Entrega de Material (crachás, pastas de trabalho, programa oficial, manual de orientação, apostilas ou anais);
- Controle e Supervisão das Atividades e Horários e Acompanhamento dos Serviços de Terceiros, do Centro de Convenções e do Atendimento Geral (participantes, autoridades, imprensa, convidados especiais, conferencistas, salas e auditórios);
- Assessoria aos Membros das Comissões - Confecção e Distribuição (listagem dos inscritos, certificados, formulários de avaliação);

PÓS-EVENTO
- Elaboração de Relatórios;- Prestação de Contas (cliente contratante, patrocinadores, comunidade, órgãos financiadores);
- Cartas de Agradecimento