Como otimizar o seu tempo.
Autor: Filemom Auzier | Publicado: 2010-09-10T09:34:00-03:00

Aprenda a disciplina de Gestão do Tempo para ser mais produtivo na empresa e ter mais tempo para si e para a sua família.    Por SaKAIZEN Sakurai“Temos pouco tempo para fazer muitoe tempo demais para não fazer nada”H. Katchadourian
Todo dia o Universo nos dá uma quota de tempo de 24 horas para nosso uso. Esta quota é fixa e temos a liberdade de utiliza-la da forma que quisermos. Contudo, temos que usa-la no preciso instante em que nos é concedida. Quer a utilizemos ou não, ela se esvai a cada segundo e jamais conseguimos recupera-la. Estas características fluidas do tempo o torna um recurso bastante escasso e precioso. Não podemos controlá-lo, nem retarda-lo, nem acelera-lo, nem estoca-lo e muito menos gerencia-lo. A única coisa que podemos fazer é desenvolver uma estratégia inteligente para gerenciar as atividades que vamos desenvolver no tempo disponível para maximizar os benefícios de seu uso com sabedoria.
Se considerarmos que, em média, uma pessoa vive aproximadamente 80 anos atualmente, sua quota é de 700.800 horas durante a sua existência. Tirando o tempo requerido para o descanso e o sono, restam 467.200 horas úteis e produtivas. Você pode estar se perguntando se é muito ou pouco. Na verdade, esta não é a pergunta correta. O que você precisa responder é como otimizar o uso desse tempo disponível de maneira mais útil , produtiva e agradável possível.
Até os 14 anos, o uso do tempo é determinado e controlado pelos pais ou responsáveis. A partir desta idade até os 21 anos, aproximadamente, a pessoa começa a procurar mais independência para decidir o que fazer. Contudo, continua a sofrer forte influência dos pais. O papel dos pais ou responsáveis é fundamental nesta fase da vida da pessoa. É nesse período que se forma e se consolida seu caráter e sua personalidade. A forma como utiliza seu tempo vai pesar profundamente na vantagem competitiva na fase adulta de sua vida pessoal e profissional. Infelizmente, muitos pais não estão preparados e negligenciam em dar este suporte e orientação para maximizar as potencialidades de seus filhos nesta importante fase da vida.
A infância e a juventude representam as fases mais produtivas do ponto de vista de aprendizagem. As crianças são como esponjas que absorvem novos conhecimentos e aprendizados com extrema facilidade. E é justamente neste período mais fértil que geralmente ocorrem os maiores desperdícios de tempo. Pesquisas têm demonstrado que, em média, as crianças e os jovens gastam seis horas diárias diante da televisão, videogames e internet. Uma pesquisa recente mostrou que as crianças brasileiras são as campeãs no tempo diante da TV: ficam em média 3:31 minutos diariamente assistindo aos programas televisivos. Os pais devem repensar como preencher o tempo disponível de seus filhos em atividades mais produtivas e úteis para sua formação, sem contudo prejudicar seu tempo de lazer e brincadeiras.
A otimização do uso do tempo é determinada pelas nossas escolhas a respeito do que vamos fazer ou deixar de fazer. e do grau de efetividade com que fazemos aquilo que decidimos fazer. Por sua vez, nossas escolhas a respeito do que fazer é fortemente influenciada pela forma como representamos e organizamos o tempo em nossa mente.
Representação mental do tempo
Não podemos viajar no tempo fisicamente, mas podemos faze-lo mentalmente. Você está mais focado no passado, vive mais intensamente o momento presente ou passa a maior parte do tempo sonhando e construindo o seu futuro?
Algumas pessoas parecem que estão presas ao seu passado. Falam e relembram frequentemente das coisas do passado, sejam acontecimentos positivos ou negativos. Outras vivem com intensidade o aqui e o agora. Gostam de fazer as coisas, são bastante ativas, não gostam de ficar paradas e têm dificuldade de planejar o futuro. Vivem cada dia a cada vez. Existem aquelas que são mais contemplativas, pensam muito, analisam alternativas e possibilidades futuras. São excelentes para planejar e visualizar cenários futuros e algumas vezes, deixam a desejar na sua capacidade de realização.
A linha do tempo
Como você representa a linha do tempo em sua mente? A maioria das pessoas nunca pensou no assunto e nem tem idéia de como representa a sua linha do tempo. Faça o seguinte exercício: pense em algo que você faz corriqueiramente, como por exemplo, tomar banho, escovar os dentes, pentear o cabelo, etc. Pense e veja a imagem do momento em que escovou os dentes a cinco anos atrás. Se não conseguir se lembrar, finja que se lembra do momento e crie uma imagem. Pense e veja a imagem do momento em que escovou os dentes a uma semana atrás. Agora pense que está escovando os dentes agora. Imagine que você estará escovando os dentes daqui a uma semana e em seguida daqui a cinco anos. Pegue essas cinco imagens e coloque-as juntas na sua tela mental. Analise se existe um padrão, uma ordem, uma seqüência.
Existem inúmeras maneiras com que as pessoas codificam o tempo em sua mente, seja quanto a localização no espaço, tamanho, luminosidade, cores, etc. A forma como o fazem influenciam na sua percepção do tempo. Algumas pessoas vêem o seu passado brilhante e grande, bem a sua frente e o seu futuro escuro e indefinido. Outras pelo contrário, têm uma linha do futuro extensa e com bastante brilho, pois sentem seu futuro brilhante.
Conheci uma mulher na casa dos cinqüenta anos com sintomas de depressão. Estava insatisfeita com a sua vida, passava a maior parte do tempo focada no passado e não via muito futuro em sua vida. No máximo achava que iria viver por mais dois anos, onde terminava a sua linha do tempo. Comentei então que atualmente, a expectativa média de vida de uma mulher é de 75 a 80 anos. Assim, ela ainda tinha pela frente mais de 25 anos de vida. Ela poderia viver esse tempo adicional depressiva e sem futuro, ou então viver fazendo algo que lhe desse motivação e alegria. Ajudei-a então a criar um futuro atraente que a motivasse. A última notícia que tive foi que ela passou por uma cirurgia plástica e está vivendo motivada para concretizar os sonhos que criou para sua vida futura.
Para maiores detalhes sobre linha de tempo, como interpreta-la e adapta-la para adequa-la a uma vida mais enriquecedora, leia A Essencia da Mente e Transformando-se, livros de Steve Andreas e Connirae Andreas.
Como você usa o seu tempo?
O momento presente é onde você está e é a única coisa real. O passado já não existe a não ser em sua mente e o futuro também não existe porque ainda não aconteceu. O momento presente é o ponto onde a ação se inicia e se materializa. É o único momento onde você vive o tempo real.
Como você utiliza o seu momento presente? Como você pode maximizar o uso de cada minuto do tempo real? O que você pode fazer para minimizar as perdas e os desperdícios do precioso tempo?
Sendo eficaz no que faz
“Quem sabe faz a hora, não espera acontecer.”Geraldo Vandré
Quem sabe faz bem feito no tempo certo. Quem não sabe faz mal feito e demorado. Saber fazer é ter o conhecimento, a experiência e a competência necessária. Por isso, esteja preparado, adquirindo continuamente novos conhecimentos e habilidades através de pesquisas, estudos, leituras e práticas constantes.
Concentrando-se no que faz
A dificuldade de se concentrar num assunto importante é um mal que aflige muitas pessoas. Dominar nossa mente errante e poder concentrar o foco de nossa atenção em um só assunto é uma habilidade fundamental para o nosso desempenho.
A capacidade de concentração é essencial para o desempenho máximo. Os grandes atletas, os talentosos atores e músicos, os oradores carismáticos têm o costume de se concentrar antes da sua apresentação. Quando entram na arena, sobem no palco ou no púlpito, se transformam completamente. Seu ser está totalmente concentrado naquilo que vão fazer. Dentro de si, existe apenas o foco no que está executando e nada mais. Todo o resto, as dúvidas, os temores, a ansiedade e pensamentos paralelos se esvaem completamente de sua mente.
O poder de concentração tem a mesma força e o poder do raio lazer. É energia pura concentrada. Desenvolva a sua capacidade de concentração e domine a sua dispersão. Sua produtividade irá aumentar significativamente.
Fazendo um bom planejamento
Há alguns anos atrás esteve um guru da administração japonesa para um seminário voltado aos empresários brasileiros. Indagado sobre a maior diferença entre um executivo japonês e um executivo brasileiro, respondeu: “A grande diferença é que o executivo brasileiro é rápido em tomar uma decisão, mas lento na hora de executar. Ao contrário, o executivo japonês é lento para tomar uma decisão, mas quando decide fazer algo, o faz rapidamente.”
O que o guru quis dizer é que a falta de um bom planejamento vai dificultar e execução de um projeto ou tarefa. Por isso, antes de fazer algo, dedique o tempo suficiente para planejar a tarefa, analisando bem as alternativas e possibilidades, identificar e prever as dificuldades e problemas futuros, obter os recursos necessários e saber o que e como fazer da maneira mais rápida e eficiente possível.
Criando a motivação
Sem motivação, as pessoas não dão o melhor de si. Seu ímpeto é arrefecido e sua performance diminuída. Sem tesão, a produtividade cai e o tempo de execução aumenta. As pessoas motivadas e satisfeitas com o que fazem são muito mais produtivas e eficazes naquilo que fazem com prazer e emoção.
Organizando-se
Um bom planejamento e organização das atividades, seja no âmbito profissional ou pessoal, pode ajudar a otimizar o uso do tempo. Saber identificar e separar as coisas importantes das não importantes, as coisas urgentes das não urgentes, ajuda a definir as suas prioridades. Se você tiver muitas providências importantes e urgentes a realizar, pode ser um indicativo de que você não está planejando adequadamente. Pode indicar que você está postergando ou procrastinando a execução de atividades importantes. Existem diversos livros e artigos que você pode ler para aprender a organizar melhor suas atividades.

Para concluir este texto, gostaria de deixar uma pergunta para sua reflexão: Você está dedicando o tempo adequado para cada área significativa de sua vida, seja profissional, familiar, pessoal ou social? O que você pode fazer para distribuir o tempo gasto em cada uma dessas áreas para obter a qualidade de vida que você deseja?
SaKAIZEN SakuraiAprendiz do comportamento humano