Tudo é urgente!?
Autor: dcarnielli | Publicado: 2010-08-12T09:36:00-03:00

Se você trabalha em uma empresa onde tudo é urgente, certamente se deparou com situações freqüentes onde o contigente de equipe não é suficiente para atender toda demanda. Certo? 


 

A saída mais rápida para estas situações é apelar para aumentar a equipe (ou a capacidade de vazão destas demandas), aparentemente isso resolve o problema do contingente, mas resolve mesmo o problema da urgência? Não estaríamos criando um novo problema?


 

Vamos ao básico, a origem do problema. O que é urgente?

Antes de algo se tornar urgente ele já foi necessário, depois de necessário, passou a ser importante e então urgente.

Urgente = carrega prejuízos financeiros reais e já presentes.

Importante = Trata a demanda que visa evitar prejuízos futuros. Quando não resolvida, certamente será urgente.

Necessário = Melhorias que quando realizadas podem significar ganho de produtividade ou diminuição de despesas.


 

Agora, se o problema já é urgente e não passou pelas etapas anteriores, podemos constatar uma falha de processo. Quem deveria ver as oportunidades antes de se tornarem necessidade não viu ou não administrou de maneira eficaz.&nbsp;Isso pode acontecer eventualmente, mas como regra, demonstra uma falha de gestão grave.


 

"Se tudo é urgente então nada é".


 

Aumentar a equipe para atender a falta de planejamento reflete em aumento de custo operacional, inchar a empresa sem necessidade somente comprovará a falta de planejamento de seus gestores. Corre o risco de criar uma bola de neve onde sempre mais e mais pessoas são necessárias para atender algo que na verdade é uma falta de planejamento.

Apertar sua equipe para que ela resolva a confusão que a gerência não resolveu, só aumentará a insatisfação da equipe a fazer um bom trabalho. Em ambientes caóticos o líder é fundamental e este neste momento precisa assumir a liderança e resolver os conflitos, não pode delegar esta responsabilidade há uma equipe inteira.

Quando a situação está caótica tudo parecerá urgente. Neste momento é preciso cuidado para agir e criar controles administrado especificamente por seus líderes. Controles estes que possuem um único objetivo, mapear a origem da urgência. De onde vem tais demandas, porque elas viraram urgente, como resolvemos cada demanda e como é possível resolve-las com menor estresse?


 

Uma boa maneira de atacar este problema é organizar os processos que dão origens as urgências, para isso é preciso identificar o padrão de tudo que se torna urgente e organizar o processo do começo ao fim, otimizando suas atividades com organização.


 

O reflexo desta mudança será que as pessoas envolvidas nestas "urgências" passarão a ter menos atividades, consequentemente será necessário rever o quadro ou as funções da equipe envolvida depois disso e você, como um bom gestor, terá a certeza de que está fazendo bons usos de seus recursos (leia-se tempo e mão de obra capacitada, não pessoas).

Ser um bom gestor também é saber gerenciar com eficiência os recursos que possui. Se tudo é urgente na sua equipe, nada será urgente de fato, nenhuma prioridade será importante e sua equipe não apoiará suas decisões, apenas farão o que é mandado, pois nunca dará tempo de fazer tudo mesmo.