Delegando Tarefas - Faça MUITO MAIS com seu TEMPO - Parte 5
Autor: Bruno Moreira Guedes | Publicado: 2012-03-16T09:18:00-07:00




Você sabe delegar tarefas? Para muitos é apenas mandar outra pessoa fazer algo. Mas na prática sabemos que não é bem assim. Alguns também criam o "medo" de delegar, baseado nos resultados obtidos fazendo-o de forma equivocada. Dentre estes, há os que fazem referência ao ditado popular: "se quer bem feito faça você mesmo". O fato é que administrar bem o tempo sem delegar tarefas é, no mínimo, um limitador da capacidade de ação da pessoa.





Já passei por variadas experiências, entre elas destaco neste tema o trabalho em assistências técnicas, onde coordenei, por exemplo, projetos de implementação de servidores. Destaco também a observação atenta &nbsp;que sempre tive sobre como as pessoas&nbsp;atribuíam&nbsp;responsabilidades dentro das empresas pelas quais passei. Posso dizer que carreguei um bom aprendizado sobre o assunto. E como a maioria das coisas que costumo descrever, vou falar bastante sobre as posturas errôneas que observei.



Primeiramente, vamos entender o que é e por que delegar. Segundo o dicionário, significa:


Transmitir poderes por delegação.

Investir na faculdade de proceder em nome de outrem; incumbir.


Então delegar não é nada mais do que confiar a uma pessoa uma responsabilidade, incluindo a transmissão &nbsp;a esta dos plenos poderes sobre o que foi delegado, deixando com ela uma incumbência. Só este conceito já basta para sabermos se realmente estamos delegando. Muitos, equivocadamente, trabalham menos com o verbo 'delegar', e mais com o verbo 'mandar', que segundo o dicionário significa:

Ordenar, determinar, exigir que se faça.&nbsp;

Quando delega-se algo, transmite-se o poder e a responsabilidade a&nbsp;outrem. Quando manda-se algo, apenas se ordena ou determina que seja feito.



Mas afinal, por que este artigo faz parte da série 'Faça MUITO MAIS com seu TEMPO'? A resposta é simples: para fazermos mais com nosso tempo, precisamos aproveitar devidamente os recursos humanos que temos disponíveis, e certamente para esta finalidade, delegar é uma ferramenta muito poderosa. Mandar, por outro lado, não é nada eficiente ou eficaz. Quando delegamos algo, não precisamos gastar tanta energia quanto quando apenas 'mandamos', além de prepararmos as pessoas para assumir nossas funções atuais, o que é muito importante nas organizações.

Existe também um extremo negativo oposto ao de 'mandar', que também não é delegar: abdicar. Vamos ao significado:

v.t. Renunciar a uma dignidade soberana, a funções eminentes: abdicar a coroa.&nbsp;
Abdicar significa 'tirar o corpo fora', esquivar-se. Também possui um reflexo negativo, pois é desmotivador ao&nbsp;atribuído&nbsp;da função. Além do mais, significa um desinteresse da parte que "repassou a tarefa", o que gera uma impressão negativa.

Delegar requer, acima de tudo, acompanhamento, feedback, e crescimento gradativo da confiança. Requer também o conhecimento das habilidades da pessoa, e do quanto a pessoa admite o limite de suas competências, além de uma série de outros fatores. Também requer o reconhecimento dos resultados da pessoa, e uma forma clara de&nbsp;medi-lo.

Dentre os principais aspectos sobre como NÃO delegar que eu vejo hoje é a questão da imposição do prazo. Muitas pessoas tentam fazer uma imposição de prazo, atribuindo à atividade já pré-determinando a data em que precisa ser concluído, sem nem perguntar se a pessoa consegue concluir dentro deste prazo ou não. Neste aspecto, apesar de não existir uma "fórmula correta" para nada no que diz respeito a gestão, prefiro perguntar à pessoa em quanto tempo ela faz. Se o prazo não atender às expectativas, resta tentar negociar e remover os devidos impedimentos, para auxiliar a pessoa a quem será&nbsp;atribuída&nbsp;aquela tarefa a ter meios de concluir no prazo, mas ainda assim a palavra final é dela.

E este conceito não é apenas para o prazo, mas também para qualquer detalhe da execução da tarefa. Você tem o dever de atribuir a atividade, definir padrões de qualidade esperados, e como avaliar o resultado da atividade. Agora o prazo e a forma de executar compete a quem fará, e neste aspecto muitas pessoas tendem a não respeitar a autonomia de quem faz, especialmente os gestores mais centralizadores. É preciso entender que se você prefere primeiro preencher o nome, e depois o endereço em um determinado formulário, a outra pessoa pode preferir fazer o oposto, e isso é apenas um gosto pessoal relacionado a execução, que não altera o resultado final.

Alguns são até exagerados em respeitar este aspecto, e eu sou um deles. Quando corto o cabelo, por exemplo, prefiro não ficar me atendo a detalhes. O cabeleireiro é o perito em cabelos, e sabe como fica melhor, eu só preciso me limitar a dizer que eu quero meu cabelo bonito, curto/médio/longo, e o profissional daquela área saberá como fazer isso. Bom, esta minha postura pessoal até beira a fronteira entre delegar e abdicar, mas tem dado certo para mim, sem falar que com toda certeza o profissional faz seu trabalho mais confortavelmente do que quando corta o cabelo daquele sujeito chato que a cada 2 minutos dá um pitaco sobre a forma que o cabeleireiro o está cortando!

O fato é que muitas pessoas são centralizadoras por pura insegurança. É certo que o trabalho das pessoas não sairá certo na primeira ou na segunda vez: é necessário ter persistência e motivar a pessoa para que ela aproxime-se cada vez mais do resultado desejado. E não adianta ficar postergando estes erros e "mandar" ao invés de "delegar" apenas "provisoriamente" por que "as coisas andam corridas no momento". Esta é uma desculpa que dura para sempre se deixarmos ela valendo! As pessoas podem ser muito mais úteis se utilizarmos sua capacidade crítica e pensante, do contrário, se for para ficar ordenando passos do trabalho, contrate um robô ou faça você mesmo que será mais produtivo!

Os problemas mencionados anteriormente acabam com a auto-estima e a vontade da pessoa que está fazendo. A imposição de um prazo ou de um modo de fazer, ou aquele negócio chato de ficar dando ordens a cada passo da pessoa, sem dá-la espaço e autonomia, só a tornam mais dependente e insatisfeita com o que estão fazendo. Mas não é só isso que "castra" a capacidade de um colaborador: perfeccionismo também é um problema. Se você nunca tiver satisfeito com o resultado do que seus colaboradores lhe entregam, possivelmente a falha não esteja neles!

Para evitar cair neste dilema perfeccionista, vale reler aquelas dicas de como fugir do perfeccionismo do texto anterior. Aplique a definição dos padrões de qualidade antes de delegar a tarefa, e transfira para si a responsabilidade! Afinal, se teu colaborador fizer com o padrão de qualidade especificado, e não estiver bom, foi você quem especificou. Especifique melhor na próxima, e um dia estará certo!

Outro ponto que impacta nos resultados é acompanhar a pessoa nas primeiras vezes em que delegar algo a ela. E com acompanhar quero dizer checar&nbsp;periodicamente&nbsp;se está avançando ou não, se está tendo dificuldades, etc. É uma função de controle: ver se está sendo feito no ritmo necessário ao prazo. Nada de ficar do lado da pessoa interferindo em como ela faz a atividade. Limite-se a ajudar a pessoa identificando e removendo seus obstáculos à atividade.

Outra coisa importante é ter documentado como se faz aquela determinada tarefa. Isso certamente ajudará a pessoa nas suas primeiras vezes! Ter um manual de treinamento é muito importante para desenvolver as pessoas a atividades com as quais não estão habituadas. Nem sempre é possível/necessário, mas quando houver certamente ajuda.

E lembre-se sempre: atribua responsabilidade pelos resultados. Se houver um resultado dentro do esperado, não deixe de elogiar; se o resultado for ruim, procure fazer sugestões - sempre com cuidado para não desmotivar a pessoa. E aqui vale sempre lembrar que os elogios devem ser feitos publicamente, e as críticas individualmente!

Claro que na prática é muito mais que isso, e não existe uma exatidão de métodos. Mas creio ter contribuído um pouco com estas observações que fiz. Espero agora que consigas utilizar estas dicas para distribuir atividades a seus colegas e/ou colaboradores, e que isso lhe ajude a ser mais produtivo.

Por enquanto, a série Faça MUITO MAIS com seu TEMPO fica por aqui. Espero que este conteúdo tenha agregado valor aos leitores! Pretendo escrever mais sobre o tema futuramente. E para os que consideram difíceis a adoção do hábito de administrar bem o tempo, em breve virá um novo artigo falando sobre isso, e contendo um "desafio" para o leitor!



Série Faça MUITO MAIS com seu TEMPO

Artigos da Série: &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp;Parte 1&nbsp;-&nbsp;Parte 2&nbsp;-&nbsp;Parte 3&nbsp;-&nbsp;Parte 4&nbsp;- Parte 5

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Palavras-Chave:&nbsp;Administração de Tempo, Série Faça MUITO MAIS com seu TEMPO, Tempo

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