INVENTÁRIO FÍSICO
Autor: Mauro Campos | Publicado: 2012-01-26T05:45:00-08:00


INVENTÁRIO
FÍSICO





O
prestador de serviços, pela demanda da quantidade estimada de itens, deve
nomear um coordenador e a quantidade de técnicos suficientes para o cumprimento
do cronograma estipulado no Plano de Trabalho.



A
Empresa contratante, seguindo o Plano de Trabalho, também já deve ter nomeado
através do Gestor Interno de Projeto um acompanhante para as equipes,
colaborador de livre acesso e conhecedor de todas as instalações a serem
vistoriadas.





Vamos
seguir um “passo a passo” deste processo:



O
coordenador do prestador de seus técnicos e interpretar todo o plano de
trabalho, inclusive os tópicos referentes às etapas contábil, conciliação e
norma de procedimentos. É importante que todos tenham conhecimento do projeto
em sua amplitude, para que percebam onde seu trabalho vai impactar no
resultado.





1.&nbsp;&nbsp;&nbsp;
CHEGANDO
À EMPRESA



O
coordenador deverá se apresentar ao Gestor de Projeto Interno e já solicitar a
presença do acompanhante. Tratando-se de indústrias, normalmente, deverá ser
feito um programa de integração junto à segurança do trabalho.





Feito
isso toda a equipe deverá visitar e identificar “todas” as instalações, mesmo
que demande um dia inteiro. Importante nesta visita questionar o acompanhante
sobre horários de acesso, utilização de EPI’s, nível de insalubridade e
periculosidade dos ambientes, observando também o nível de dificuldade
oferecido pelo lay out.





2.&nbsp;&nbsp;&nbsp;
ESTRATÉGIA



Feito
o reconhecimento o coordenador de consenso com seus técnicos deverá dividir as
equipes, de acordo com os ambientes e o perfil de seus colaboradores.





3.&nbsp;&nbsp;&nbsp;
MATERIAL
DE TRABALHO





3.1.&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;
TABELAS





Conferir
todas as tabelas disponibilizadas pela Empresa e quais deverão ser utilizadas
em cada ambiente pelas equipes.





3.2.&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;
PLAQUETAS





Muito
importante conferir a numeração das plaquetas a serem utilizadas, na quantidade
necessária ao menos para o trabalho de uma semana. Eventualmente pode haver
falhas ou danificação e, ocorrendo, devem ser registradas para comunicar ao
Gestor de Projeto Interno.





Na
distribuição de plaquetas aos técnicos anotar a numeração.





3.3.&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;
VERIFICAÇÃO
DE EPI’S





Verificar
e aprovar todos os equipamentos de proteção individual fornecidos pela Empresa.





3.4.&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;
COMUNICAÇÃO





Não
havendo meio de comunicação disponível entre os membros da equipe, normalmente
radio HT, o coordenador deve determinar um horário para reunião e ponto de
controle do andamento dos trabalhos. Este procedimento deverá ocorrer nos
primeiros dias; depois disso, já na normalidade e ambientação do inventário,
este ponto de controle poderá ser no final do expediente ou no início no
próximo dia de trabalho.





&nbsp;ATENÇÃO: toda movimentação de bens ocorridas
no período de inventário deve ser comunicada à equipe inventariante,
contemplando novas aquisições, baixas e transferências.





Se não forem comunicadas correm os risco de
não serem consideradas no inventário.





Ideal criar uma rotina para atender este
tópico, com formulário e responsabilização dos usuários.





3.5.&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;
COLETORES
OU PLANILHAS





●No caso
de utilização de coletores para inventário verificar se todas as tabelas estão
cadastradas e proceder a um teste de transmissão, caso os dados devam ser enviados
para um servidor remoto. No caso de baixar os dados em notebook ou equipamento
do cliente verificar também o desempenho. Ideal fazer um inventário piloto de
alguns bens.





●No caso
de utilização de planilhas verificar os campos a serem utilizados, numerar os
cadernos de acordo com cada técnico.





3.6.&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;
AUTORIZAÇÃO





O
coordenador deverá verificar se efetivamente foi comunicado a toda empresa a
execução do projeto e a informação da presença dos técnicos nas instalações. Todos
da empresa devem estar advertidos neste sentido.





&nbsp;IMPORTANTE: a partir do início da vistoria
fica eleita unicamente a figura do coordenador para solucionar divergências
junto ao Gestor de Projeto.







4.&nbsp;&nbsp;&nbsp;
VISTORIA





Definidas as equipes e conferidos os materiais de
trabalho pode-se iniciar a vistoria da seguinte forma:





4.1.&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;
ÁREA
ADMINISTRATIVA





Na área
administrativa o inventário pode ser realizado por “arrastão”, ou seja,
entra-se em determinado ambiente e executa o inventário de todos os bens
destinados ao controle, independente de espécie, desconsiderando-se ordem de
disposição destes bens ou o lay out do ambiente.





4.2.&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;
ÁREA
DE PRODUÇÃO





Ideal
seguir o fluxo de produção, ou seja, desde o início do processo até o produto
acabado.





Normalmente
o rastreamento acontece, basicamente, na entrada de matéria prima, setores de
produção, produto acabado, expedição.





Neste
caminho teremos vários departamentos de apoio que serão inventariados na mesma
ordem (PCP, ferramentaria, manutenção, etc).





Os
setores que estão fora da linha de produção (estação de tratamento, utilidades,
etc, poderão ser inentariados individualmente).





Estas
informações devem já constar no Plano de Trabalho, para alertar o coordenador e
os técnicos.





Bens de
movimentação constante (carros de transportes de material, empilhadeira manual,
etc) ou equipamentos eletrônicos (rádio HT, notebooks, etc) devem ser
inventariados com programação para que sejam reunidos. Incluir neste
procedimento os veículos de propriedade da empresa.





4.3.&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;
RELATÓRIO
DE OCORRÊNCIAS





Durante o
inventário eventuais ocorrências que interfiram no andamento dos trabalhos ou,
ainda, situações não previstas no Plano de Trabalho devem ser registradas e
discutidas nas reuniões de ponto de controle. A critério do coordenador as
possíveis soluções devem ser encaminhadas ao Gestor Interno de Projeto.





A
sugestão é que os trabalhos sejam conduzidos durante todos os dias da semana
até sexta-feira às 12:00h. O período da tarde de sexta-feira fica reservado
para as discussões do ponto de controle.





4.4.&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;
CONTROLE
DE QUALIDADE E AJUSTES





●COLETORES





No caso
de utilização de coletores a transmissão ou baixa dos dados deve ser diária,
possibilitando que imediatamente nos dia posterior possa se proceder ao
controle de qualidade. A resposta a eventuais divergências será imediata
agilizando o processo de validação.





●PLANILHAS





Deverá se
determinar um volume aceitável de levantamento para encaminhar à digitação e,
posteriormente, emissão de relatórios de conferência e controle de qualidade. A
resposta será mais lenta, porém poderá ser compensada com o remanejamento de
horário dos técnicos.





Havendo
ajustes a serem feitos os técnicos responsáveis terão esta responsabilidade,
inclusive se houver necessidade de retornar ao local inventariado.





5.&nbsp;&nbsp;&nbsp;
TERMO
DE CONFIABILIDADE OU TERMO DE VISTORIA





Em cada ambiente que configure um centro de custo ou
departamento deverá ser coletada o de acordo do responsável, atestando que o
local foi inventariado. Ainda não é um termo de responsabilidade pois o termo
apenas indica que as equipes passaram pelo local. Termo de responsabilidade só
poderá ser emitido após a conciliação total dos bens.





6.&nbsp;&nbsp;&nbsp;
CADASTRO
FÍSICO VÁLIDO PARA CONCILIAÇÃO





Após o término de todo o inventário serão emitidos
relatórios gerenciais e de conferência e gerado então o cadastro físico que
será utilizado para conciliação.





O descrito acima são procedimentos básicos que deverão
ser detalhados no Plano de Trabalho, considerando-se o ramo de atividade, nível
de dificuldade e perfil técnico dos inventariantes. 





O acompanhamento da empresa é um fator primordial para o
sucesso do inventário.