Os Arquivistas e a Qualidade na Administração Pública
Autor: Guina | Publicado: 2009-06-30T12:54:00-07:00

Os Arquivistas e a Qualidade na Administração PúblicaAs instituições privadas disputam um mercado cada vez mais competitivo, no qual a flexibilidade, a inovação e a adaptação ao ambiente e a novos cenários tornam a qualidade dos seus serviços crucial para a sua competitividade e sobrevivência, situação que não ocorre no serviço público.As instituições públicas refletem o contexto da sociedade a qual devem prestar serviços e produtos de qualidade. Em nosso caso, as características específicas da Administração Pública têm adaptabilidade completamente diferente, funcionando como um fim em si mesmas, não acompanhando com o mesmo dinamismo as mudanças de paradigmas organizacionais impostas pelo ambiente externo. Os princípios que regem a Administração Pública (legalidade, impessoalidade, eficiência...) sofrem disfunções, cuja burocracia, inércia social, desmotivação e alienação dos servidores e, principalmente, a não participação da sociedade, despolitizada e alienada, geram um modus operandi no qual as mudanças são raras e quando ocorrem sempre são percebidas como para pior gerando tanta rejeição, os resultados desta superestrutura criam uma cultura organizacional muito difícil de ser mudada sem um planejamento sério, vontade política e comprometimento.Os servidores que, atualmente, adentram no serviço público por meio de concursos, os quais muito concorridos, são jovens capacitados e cheios de iniciativa, contudo logo se deparam com a dura realidade, onde a burocracia, a verticalização de decisões (manda quem pode, obedece quem tem juízo), a ausência de políticas de desenvolvimento e reconhecimento profissional, a inércia e o “lavo minhas mãos”... terminam por sucumbir valorosos seres humanos, que poderiam dar excelente contribuição para a Administração Pública.Muita coisa tem já está sendo feita para mudar esse quadro, porém é preciso uma abordagem sistêmica. Temos que atacar o maior entrave, que se encontra na estrutura organizacional do serviço público, devido as freqüentes alterações, de acordo com as injunções políticas. Os gestores geralmente ocupam a função selecionados por critérios políticos (entre outros) em detrimento do conhecimento, capacidade técnica e desempenho, não possuindo, dessa forma, capacidade técnica e principalmente o carisma e a liderança para convencer e comprometer, tampouco compreender a realidade do contexto, adaptar e empregar condições para a mudança.O foco quase sempre é o dos interesses que representa ao assumir o posto e, nesse sentido, o cidadão/cliente e a sociedade são atendidos apenas na medida desses interesses, o que desmotiva e incapacita até os servidores mais empolgados, que se veem impotentes para atuar na estrutura da Administração. Implicando em uma sociedade, que não acredita nas instituições públicas, entretanto pouco demonstra a insatisfação e exige mudança aos seus representantes.Sou Arquivista e trabalho com gestão documental na Administração Pública. Para atuar nessa área é necessário quebrar paradigmas e enfrentar e buscar a mudança da cultura organizacional cotidianamente. Em geral o Arquivo é considerado uma unidade administrativa menor, sem atribuições bem definidas, a não ser a de, equivocadamente, “somente guardar papéis”; sinônimo de “arquivo morto”, um amontoado de papéis sem utilidade. A ausência de política de gestão documental é indicadora da ausência de política para a Administração como um todo.São muitas as vantagens e benefícios da Gestão Documental para a qualidade dos produtos e serviços, na Administração Pública ou Privada. Permite e agiliza a tomada de decisão, tranparência e a comprovação de direitos individuais e coletivos, o registro da memória institucional, uma significativa economia de recursos, por meio da racionalização de espaços físicos para guarda de documentos, e agilidade na recuperação da informação.Como Gestor e Técnico Especializado, busco a mudança deste cenário, utilizando, como estratégia inicial, sensibilizar a organização (principalmente os agentes políticos) por meio de projetos pilotos, adaptando e inserindo com muito jogo de cintura novos procedimentos e tecnologias, visando à quebra de modelos enraizados nos três elementos (indivíduos, grupos e estrutura) que compõem a cultura e o comportamento organizacional.As pessoas são o elemento essencial na busca por qualidade e melhora no atendimento do serviço público. Primordial é criar condições que favoreçam uma nova percepção e comportamento do servidor, dos gestores e da sociedade, na qual a sua atuação do serviço público seja focada nos serviços e produtos direcionados ao atendimento das necessidades e satisfação do cidadão/cliente e, conseqüentemente, de a toda sociedade.Entender a cultura organizacional, atuar com uma visão pró-ativa que se adapte às mudanças cada vez mais rápidas de cenários, visando ao atendimento e satisfação das expectativas dos clientes/cidadãos/sociedade são ações de mudança. Mas só isso não é o suficiente para mudar esse quadro. Na minha humilde perspectiva de servidor público, militante político e cidadão, não creio que programas e gestores sozinhos, por melhores que sejam, possam resolver ou melhorar a “qualidade” do atendimento às demandas dos cidadãos em curto prazo.Como ponto de partida, precisamos desenvolver condições para que as pessoas mudem e consigam eliminar o corrupto, o burocrata, o autoritário dento si mesmas, tomem consciência, a fim de exercitar amplamente sua cidadania. A educação, a diminuição das injustiças sociais, entre outras políticas públicas, podem formar estes cidadãos cientes dos seus direitos e deveres, sujeitos da história, escolhendo melhor os seus “lideres”, entendendo as suas necessidades e buscando os canais para o atendimento de suas demandas, condições para a quais todos os projetos viáveis de melhoria das condições administrativas se materializem para melhoria da qualidade de vida das pessoas. Nossas instituições serão quase forçadas a se adaptar refletindo essa mudança cultural, em serviços e produtos para o atendimento e satisfação das reais demandas da nova sociedade cidadã. O ponto de chegada depende de todos, então poderemos ter mudado os eleitores, seus representantes e, quebrado não apenas paradigmas de um ou de um conjunto de instituições públicas, mas, como gestores, servidores e cidadãos, teremos quebrado os paradigmas de toda a sociedade brasileira.