A distribuição das informações como fator crítico de sucesso em projetos
Autor: Cristiane Gazel Trindade | Publicado: 2011-02-07T11:20:00-02:00

São Paulo2010Nei FreitasCristiane Gazel TrindadeEverton FigueiredoCleiton de MouraRESUMOOs gerentes de projeto passam cerca de 90% de seu tempo executando a comunicação (MULCAHY, 2009) e isto demonstra o quão importante é o conhecimento em gerenciamento das comunicações em projetos. Desta forma, este artigo demonstra a importância da correta distribuição da informação no âmbito do gerenciamento de projetos. Pretende ampliar o conhecimento sobre as técnicas e ferramentas utilizadas para execução do plano de comunicação, auxiliando os gerentes de projetos a obterem o sucesso na condução dos mesmos.Palavras-chave: Gestão de Projetos; Gerenciamento das Comunicações; Distribuição das Informações; Comportamento Organizacional.ABSTRACTProject managers spend about 90% of their time communicating (MULCAHY, 2009) and this demonstrates how important the knowledge in managing communication is. This article demonstrates the importance of adequate information distribution within the project management. Aims to expand knowledge about the techniques and tools used to implement the communication plan, helping project managers to achieve success in the conduction of their projects.Keywords: Project Management; Communication Management; Distribution of Communications; Organizational Behavior.INTRODUÇÃOA temática da comunicação é de interesse permanente dos administradores. O crescente avanço da tecnologia e o respectivo aumento da variedade dos canais de comunicação trazem dúvidas aos gestores organizacionais e aos pesquisadores que tem buscado formas mais efetivas para gerenciar esta questão.Vargas (2009, p. 86) define que as pessoas dão o melhor de si quando compreendem completamente as decisões que as afetam e suas razões. Elas precisam perceber o que têm de fazer e o porquê, o seu desempenho em relação ao esperado e a sua situação profissional.Neste sentido a comunicação é mais do que importante, é fundamental para que os indivíduos tenham esta percepção e, conseqüentemente, que as organizações tenham sucesso em seus projetos.Ao analisar os motivos de sucesso identificados neste estudo, poderemos entender qual o impacto da adequada distribuição da comunicação no projetoOBJETIVOO objetivo geral deste trabalho é o de estudar o que autores consideram como relevante quanto à distribuição de informações durante a execução de projetos em corporações. A partir deste objetivo derivam objetivos específicos que são:A. Avaliar referências já publicadas sobre o tema;B. Estudar uma fonte secundaria de dados, desenvolvida no ambiente empresarial;C. Criar hipóteses quanto ao impacto da questão da distribuição de informações para o sucesso de projetos corporativos.METODOLOGIAPara a elaboração deste trabalho fez-se revisão bibliográfica, visando fundamentar os conceitos e a teoria sobre o assunto.ESTUDANDO UMA FONTE SECUNDÁRIA: UM ESTUDO REALIZADO PELA IBMEm 2009, a empresa IBM publicou o estudo “IBM Global Making Change Work”, uma  pesquisa realizada com mais de 1532 profissionais-chave ao redor do mundo, onde identificou que apenas 41% dos projetos avaliados foram considerados como bem-sucedidos no alcance de seus objetivos de prazo, orçamento e qualidade planejados.Figura 1 – Índices de Sucesso de ProjetoFonte: IBM Global Making Change Work, 2009Dentre os motivos de sucesso de um projeto, o estudo aponta o fator humano como principal causa, conforme a figura abaixo:Figura 2 – O que faz com que uma mudança seja bem-sucedida?Fonte: IBM Global Making Change Work, 2009A INFORMAÇÃO COMO FATOR CRÍTICO DE SUCESSO EM PROJETOSA comunicação é um fator crítico de sucesso para o projeto.  Kerzner (2003) define a comunicação como vital ao projeto. Pode estar nela a diferença entre o sucesso e o fracasso de um projeto, pois em qualquer tipo de relação, é necessária a comunicação entre as pessoas, o que está sempre sujeito a distorções e mal-entendidos. Caso as partes envolvidas não tenham a habilidade de saber se comunicar e de corrigir mal-entendidos, dificilmente uma relação positiva será mantida (COHEN E FINK, 2003).A comunicação estabelece vínculos importantes entre as pessoas, idéias e informações necessárias para o sucesso do projeto. Todas as pessoas envolvidas devem estar preparadas para enviar e receber informações, e devem compreender como as informações em seu poder podem afetar o projeto. Compartilham deste conceito Hitt, Miller e Colella (2006), afirmando que “a comunicação bem-sucedida ocorre quando a pessoa que recebe a mensagem compreende essa mensagem do jeito que o remetente pretendia”.Reforçando a teoria de que o sucesso de um projeto depende da efetiva distribuição da comunicação, Cleland e Ireland (2007) especulam que a comunicação “pode ser a habilidade mais importante exigida de um gerente de projetos e dos membros da equipe de um projeto”, enquanto Robbins (2004) conclui que “parece razoável afirmar que uma das principais forças que podem impedir o bom desempenho de um grupo é a falta de comunicação eficaz”.GERENCIAMENTO DAS COMUNICAÇÕES DO PROJETOO gerenciamento das comunicações do projeto é a área de conhecimento que emprega os processos necessários para garantir a geração, coleta, distribuição, armazenamento, recuperação e destinação final das informações sobre o projeto de forma oportuna e adequada (PMI,  2008, p. 221).Ainda de acordo com o PMI, em seu Guia do Gerenciamento de Projetos - PMBOK®, distribuir as informações é o processo de colocar as informações necessárias à disposição das partes interessadas no projeto, conforme planejado.  Este processo é executado durante todo o ciclo de vida do gerenciamento do projeto e em todos os processos de gerenciamento.É durante a implantação do plano que a comunicação é efetivamente realizada e onde toda a habilidade do gerente de projetos é colocada em exercício, devendo proporcionar um ambiente de troca de informações que conduza o projeto ao sucesso.DISTRIBUIÇÃO DAS COMUNICAÇÕES DO PROJETOPara a boa transmissão da mensagem, é necessário decidir qual o canal de comunicação mais apropriado e qual abordagem deverá ser utilizada na estruturação da mensagem (ARGENTI, 2006).A distribuição eficaz de informações inclui diversas técnicas, tais como:• Modelos de emissor-receptor: realimentações de feedback e barreiras à comunicação;• Escolha dos meios de comunicação: quando comunicar por escrito ou oralmente, formal ou informalmente, pessoalmente ou por email;• Estilo de redação: voz ativa ou passiva, estrutura das frases e escolha das palavras;• Técnicas de gerenciamento de reuniões: preparação de agenda e tratamento de conflitos;• Técnicas de apresentação: linguagem corporal e planejamento de apoios visuais;• Técnicas de facilitação: obtenção de consenso e superação de obstáculos. (PMI, 2008)A escolha de determinada ferramenta deve ser analisada em função do tamanho do projeto, da familiaridade com a tecnologia, custo, ambiente organizacional ou pelos ativos dos processos organizacionais.Dentre as inúmeras ferramentas e técnicas de comunicação, podemos destacar as seguintes como mais utilizadas no universo do gerenciamento de projetos:A. GED – Gerenciamento eletrônico de documentosÉ o conjunto das tecnologias utilizadas para gerenciar documentos de forma digital, que engloba a captação da informação, o armazenamento, o gerenciamento, a distribuição e a preservação.B. Ferramentas WEB e Ambiente ColaborativoIntranet e ExtranetAplicações web acessadas pela intranet (interno da empresa) ou extranet (externo à empresa) podem se tornar poderosos meios de comunicação. Com aplicações web, a equipe e outros interessados podem ter acesso aos arquivos do projeto, receber e enviar e-mails, criar fóruns de discussão, participar de chats, compartilhar agendas de reuniões, entre outras inúmeras facilidades.Vídeo ou teleconferênciaA distância física entre os participantes dos projetos pode ser reduzida pelo uso da tecnologia de vídeo ou teleconferência, que permite a participação de profissionais distribuídos geograficamente, reduzindo gastos e tempo com locomoção, entre outros custos.C. Comunicação face a face com as partes interessadasAs oportunidades mais freqüentes de comunicação face a face com as partes interessadas ocorrem normalmente nas reuniões de projeto, que ocorrem em momentos determinados, associadas ao seu ciclo de vida. Entre as mais importantes podemos destacar:• Reuniões de partida (kick-off meeting)• Reuniões de acompanhamento (follow-up meeting)• Reuniões para registro e acompanhamento de problemas• Reuniões para registro de lições aprendidas• Reuniões para registro e acompanhamento de mudanças• Reuniões para registro e acompanhamento de ações corretivas e preventivas• Reuniões de encerramento ou de entrega de projeto (close-out meeting)Para que reuniões se tornem eficazes, ou seja, gerem resultados é necessário seguir um planejamento adequado, que consiste em estabelecer os objetivos, selecionar os tópicos a serem discutidos, escolher os participantes, planejar e divulgar a agenda de convocação e preparar-se para a reunião.CONCLUSÃOAo analisarmos os motivos de sucesso identificados neste estudo, entendemos que a adequada distribuição da comunicação no projeto é a maior aliada dos gestores, pois é através dela que se pode obter o patrocínio da alta gerência, o envolvimento dos funcionários e dos agentes de mudança para auxiliar em todo o processo de transformação.A correta distribuição das informações no projeto evita as barreiras à comunicação eficaz e a resistência à mudança, possibilitando o aumento da aceitação ao projeto e satisfação por parte dos envolvidos.Não foi objetivo deste artigo, apontar qual a melhor ferramenta ou técnica a ser utilizada, mas sim prover subsídios que auxiliem na definição do critério para a seleção das ferramentas e técnicas de distribuição das informações a serem utilizadas em cada projeto.REFERÊNCIASARGENTI, Paul A. Comunicação empresarial: a construção da identidade, imagem e reputação. 4.ed. Rio de Janeiro: Elsevier, 2006.CHAVES, Lúcio Edi et al. Gerenciamento da comunicação em projetos. 2. ed. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2010.CLELAND, David I.; IRELAND, Lewis R. Gerenciamento de projetos. 2 ed. Rio de Janeiro: LTC, 2007. cap. 9, p. 324- 338.COHEN, Allan R.; FINK, Stephen L. Comportamento organizacional: conceitos e estudos de caso. 7 ed. Rio de Janeiro: Campus, 2003. p. 223-230HITT, Michael A.; MILLER, Chet C.; COLELLA, Adrienne. Comportamento organizacional: uma abordagem estratégica. Rio de Janeiro: LTC, 2007. cap. 9, p. 257-281.IBM. Making Change Work. New York: IBM Global Services, 2008. Disponível em  Acesso em: 03 dez 2010.MULCAHY, Rita. PMP exam prep. 6th Ed. RMC Publications, 2009.PMI. Project Management Institute. Um guia do conhecimento em gerenciamento de projetos. 4. ed. Pennsylvania: PMI Publications, 2008.ROBBINS, Stephen P. Fundamentos do comportamento organizacional. 7 ed. São Paulo: Prentice Hall, 2004. cap.9, p. 119-135.ROBBINS, Stephen P. Comportamento organizacional. 11 ed. São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2005. cap. 10, p. 231-255.VARGAS, Ricardo Viana. Gerenciamento de projetos: estabelecendo diferenciais competitivos. 7.ed. Rio de Janeiro: Brasport, 2009.