Guarda externa de documentos: riscos e dicas
Autor: Neuza Caminha | Publicado: 2013-02-21T08:20:00-08:00

As empresas pressionadas pela necessidade de liberar espaço buscam na
 guarda externa uma solução com um custo menor que o seu metro quadrado e
 mais eficiente. A guarda externa com margens bem reduzidas devido à 
forte concorrência oferece serviços adicionais, no sentido de gerar mais
 valor para o seu cliente. Dentre os serviços oferecidos encontramos: 
organização das caixas, digitalização, custódia digital e outros 
processos.


Tem sido comum no mercado encontrar a guarda externa oferecendo a 
digitalização com adição de um código de barra em cada documento, como 
elemento suficiente para rastreá-lo. Segundo a guarda externa, não é 
necessário “organizar” as caixas por departamento. Os documentos são 
digitalizados e acondicionados em caixas na medida em que são enviados 
para a guarda externa, ou seja, cronologicamente. Na necessidade do 
cliente querer reunir documentos espalhados, a própria guarda “monta” 
esta caixa.


Muitas empresas enxergam nisto uma grande vantagem – “um alívio se 
livrar de tanta papelada”. O que os dirigentes se esquecem é que ao 
terceirizar a gestão dos seus documentos, a empresa fica refém da guarda
 externa.

Apenas com a mudança de guarda externa o ‘custo’ desta facilidade 
aparece. A empresa receberá os documentos todos dispersos e misturados. 
Prontuários de Funcionários, junto com movimento financeiro, contratos 
misturados com guias fiscais. Imagina como aplicar a temporalidade dos 
documentos.


Esta reflexão é fundamental neste momento em que algumas empresas de 
guarda externa passam por dificuldades. Uma está saindo do mercado, 
abalada por um sinistro vultoso. Outra teve o seu galpão lacrado 
impedindo o acesso dos clientes aos seus documentos.

Lição Aprendida: a opção por uma guarda externa deve sempre considerar a possibilidade de mudar de fornecedor.


&nbsp;DICAS: 

Muitos problemas com a guarda externa se devem a falta de 
planejamento ao terceirizar a custódia dos documentos corporativos. É 
comum que a escolha pela empresa de guarda seja tomada com base no custo
 unitário de armazenamento da caixa. O resultado é insatisfação quanto 
ao nível de serviço e problemas com cobrança devido a valores 
desconhecidos.

Confira 7 dicas que facilitam a gestão dos documentos em uma guarda externa.


Desenvolva um plano de classificação que permita distribuir os documentos por área de responsabilidade e facilite a identificação do conteúdo.
Organize o conteúdo das caixas de forma que agilize
 a recuperação dos documentos. Não separe documentos que em uma 
fiscalização devem ser apresentados conjuntamente.
Exija um sistema de gerenciamento que permita rastrear a caixa. Qual o status? elas estão emprestadas? falta confirmar sua entrega? quem retirou a caixa?
Dê preferência a sistemas onde o próprio cliente classifica as caixas. A guarda externa deve conferir e confirmar sua implantação.
Solicite relatórios periódicos conferindo seu inventário. Arquive estes relatórios.
Guarde suas ordens de serviço para conferir com as faturas mensais.
Centralize a interface com a guarda externa. É mais fácil controlar os serviços.


Atendendo à estes pontos, você será cliente de uma guarda externa e não refém.

Fonte:&nbsp; http://gestaodocumental.wordpress.com/page/3/