10 regras para envio de emails
Autor: Gabriel Tosto Corrêa | Publicado: 2015-11-05T15:21:00-02:00





O  e-mail veio revolucionar a forma como nos comunicamos  profissionalmente e, se por  um lado, apresenta vantagens em termos de  rapidez, eficiência e economia, por  outro lado, esses mesmos benefícios  podem revelar-se verdadeiras dores
de  cabeça se não forem seguidas as  regras básicas da etiqueta de e-mail.
 

Simples  e curto. O objetivo  de um e-mail é ser  simples e curto, por isso, mantenha-o assim. E-mails cheios  de texto  são desagradáveis para quem os recebe e correm o risco de não serem   lidos, de serem lidos “na diagonal” e, possivelmente, mal interpretados.  Três  ou quatro frases curtas e diretas ao assunto são o ideal, mas se  tiver de se  alongar, opte por fazê-lo em formato de lista, para que  nenhum ponto importante  seja perdido.
O  assunto é importante. Evite  enviar e-mails com o campo “assunto” vazio, pois,  pode dar a impressão  que o e-mail não é relevante. Deve fazer o oposto, ou  seja, aproveitar  este campo para indicar precisamente aquilo de que se trata o  e-mail.  Seja preciso, mas sumário e, se necessário, utilize expressões como   “reunião”, “urgente”, “convite” ou “pedido” para facilitar a compreensão   imediata por parte do destinatário.
Maiúsculas  não. Embora possa  parecer mais fácil  escrever uma mensagem de e-mail em letra maiúscula, é muito   desagradável de ler para quem recebe. Em adição, um e-mail  exclusivamente  composto de letras maiúsculas é muitas vezes visto como  rude ou como se  estivesse “gritando” com o destinatário, por isso,  utilize-as apenas no início  das frases ou quando quiser dar ênfase a  uma palavra em particular. Trate um  e-mail como qualquer outro  documento, obedecendo às regras de  formatação e de  ortografia.
Para  todos ou só para um? Tenha cuidado com a  função “responder a todos” – esta deve ser apenas utilizada  quando a  sua resposta for relevante tanto para a pessoa que enviou o e-mail,   como para aquelas que constam no campo “Cc”; se a sua resposta  interessar  exclusivamente à pessoa que lhe enviou o e-mail, esqueça o  “responder a todos”.
Dia  e hora certas. Certifique-se  que a  configuração do seu e-mail esteja programada para o dia e hora correta.  Digamos  que enviar e/ou receber e-mails com datas ou horas enganadas  podem gerar  confusões desnecessárias e em termos de arquivo tornam-se  praticamente nulos.&nbsp;
Rever,  rever, rever. Nunca  envie um e-mail sem  reler o texto, certificar-se que está enviando para a  pessoa certa,  verificar que não se esqueceu de referir nada e de anexar todos  os arquivos relevantes, se for o caso. O melhor é mesmo deixar o e-mail –   principalmente os mais importantes – “descansar” alguns minutos antes  de ser  enviado. 
Anexos  gigantes. Ninguém  sabe a capacidade ou o  estado da caixa de correio das outras pessoas, ou seja,  se tiver de  anexar um documento pesado, fale previamente com o destinatário a   informá-lo do tamanho para que ele possa libertar o espaço necessário.  Caso  contrário, opte sempre por comprimir os arquivos, tornando-os  assim mais leves  – evitará frustrações de ambas as partes.
Evite  o envio de e-mails pessoais. Não utilize o  e-mail da empresa para enviar mensagens pessoais ou para  reencaminhar  e-mails divertidos ou de qualquer outro assunto que não  profissional. Só porque alguém na empresa lhe enviou um e-mail deste género  não quer  dizer que possa fazer o mesmo ou que deve reencaminhá-lo. Apague-o e   não siga o exemplo. Fale com essa pessoa pessoalmente.
Resposta  rápida. Quem envia um  e-mail espera uma  resposta… o mais rápido possível! Quando existem dezenas de  e-mails à  espera para serem respondidos, temos a tendência de os acumular e   procrastinar esta tarefa. Evite isso, afinal de contas, quando você envia um  e-mail  também gosta que lhe respondem o quanto antes, não é verdade? Se  não conseguir responder  a um e-mail até 24 horas depois de o ter  recebido, envie um e-mail à pessoa  em questão, informando-a que  recebeu o seu contato e que está considerando a  resposta, assim ela  também não ficará na dúvida se o e-mail chegou ou não ao  seu destino.&nbsp; 
Arquivo. Organize a sua caixa de e-mail com   diferentes pastas, uma para cada pessoa ou assunto, por exemplo, e  arquive  todos os e-mails enviados e recebidos. Nunca se sabe quando irá  precisar de um  comprovante desse género, por isso, vale prevenir e  organizar.&nbsp;


Fonte: Picaroponto.com