Instalei o sistema, e agora o que devo fazer primeiro?
Autor: Infobase Sistemas | Publicado: 2012-04-30T04:58:00-07:00



Ao adquirir o sistema você tinha em mente organizar sua empresa, seja o estoque, custos, fichas dos clientes, enfim,&nbsp;alguma coisa o levou a tomar a decisão importante de implantar um sistema para ajudá-lo no controle e gestão de seu negócio. Uma&nbsp;dúvida comum especialmente ao se iniciar o trabalho com um novo sistema é justamente o que fazer primeiro.

Quero começar organizando tudo ao mesmo tempo!

Esqueça, essa é a pior maneira de se começar. Eleja prioridades, e comece pelo mais importante para você. Como eleger o mais importante? Pode ser pelo critério de&nbsp;urgência (o que você entender como mais urgente), pode ser pelo critério de resultado (o que dará mais retorno se for&nbsp;feito primeiro), enfim, você escolhe o melhor critério. Pode ser pelo critério de stress: (o que dará mais tranqüilidade&nbsp;para o negócio se for implantado primeiro).&nbsp;

O programa tem muitas telas e parece difícil de trabalhar!

Já ouvimos esse tipo de comentário e de certo modo concordamos, mas em parte. O programa tem hoje mais de 100 telas. Por ser&nbsp;um programa completo e que abrange muitos tipos de negócio, se faz necessário a realização de alguns cadastros. Nem todos são&nbsp;aplicáveis ao seu negócio em particular, alguns por não terem nada a ver com o seu ramo de atividade, outros talvez&nbsp;por sua empresa se encontrar momentaneamente numa realidade que hoje não precise de certas ferramentas. A tela que você&nbsp;perceber que não irá utilizá-la em tempo algum, poderá ser desabilitada, tornando o sistema com uma&nbsp;aparência mais limpa e mais enxuta.

Lembre-se que nós seres humanos tendemos procurar ficar numa zona confortável, e tudo o que parece mudar nossa rotina causa estranheza,&nbsp;é desgastante, chato, etc... Quer um exemplo? Sabe aquele travesseiro que durante 2 anos você não conseguia&nbsp;dormir sem ele? Chegou um dia e você se obrigou a trocá-lo por um novinho em folha, com tecnologia diferente do que você estava acostumado. Nos primeiros dias parecia que o outro era melhor. (E era, você estava mais adaptado, conhecia até o cheiro&nbsp;dele), você só não voltou a usar o velho porque pagou pelo novo, e talvez por já o ter jogado no lixo, não é mesmo?&nbsp;

Com um novo sistema, você passará pela mesma situação. Por isso elaboramos esses roteiros manuais e estamos à&nbsp;disposição para auxiliá-lo a ter menos desconfortos e mais agilidade e tranqüilidade durante esse processo.

Roteiro sugerido:

Acreditamos que não exista certo ou errado no que fazer primeiro ao implantar um sistema. Existe sim um roteiro ideal ou mais lógico para organizar o seu negócio. Vamos sugerir um que utilizamos a mais de 5 anos e que tem&nbsp;nos dado bons resultados. É uma sugestão, fique a vontade para adaptar ao seu negócio e sua realidade, pois ninguém&nbsp;conhece melhor a sua empresa do que você.

Passo 1 – Fichas cadastrais

Levante quem são seus clientes, representantes, transportadores e fornecedores, faça uma lista dos seus dados&nbsp;principais (telefones, endereços, pessoas de contato, CNPJ, Inscrição), enfim, os dados que você entende serem&nbsp;importantes e necessários para você. Normalmente estes dados&nbsp;estão nas notas fiscais, nos cartões de visita, ou em alguma planilha que você utilizava antes do Sistema Mitros.

Dica 1: Se você trabalhar com representantes ou vendedores externos que atendem esses clientes, provavelmente&nbsp;você terá um % de comissão estipulado para cada cliente ou vendedor, aproveite o cadastramento e já deixe essas&nbsp;informações armazenadas, elas serão úteis no momento dos faturamentos.

Dica 2: Defina os limites de crédito para cada cliente, caso isso seja aplicável ao seu negócio.

Dica 3: Antes de iniciar o cadastramento, é mais conveniente você ler todo o manual, e planejar como você vai fazer&nbsp;isso.

Passo 2 – Fichas técnicas de produtos:

Faça um levantamento dos fornecedores com quem você costuma trabalhar, ou seja, de quem você compra suas&nbsp;matérias primas ou os produtos que você vende ou revende. Siga a mesma dica das fichas cadastrais dos clientes para&nbsp;verificar quais são os dados importantes para você.

Faça um levantamento dos grupos de produtos que você tem. Esse passo não é obrigatório, mas é bastante&nbsp;conveniente você separar os seus produtos em grupos diferentes, tanto para as compras quanto para as vendas.&nbsp;

Por exemplo, se você trabalha com um supermercado, terá os grupos de alimentos congelados, açougue,&nbsp;papelaria, produtos de limpeza, bebidas, temperos, louças, etc...

Outro exemplo: se você trabalha com venda de auto-peças, terá os grupos de Borrachas, adesivos, tintas, faróis,&nbsp;latarias, vidros, etc... Algumas auto-peças preferem separar seus grupos assim: Borrachas VW, Borrachas GM,&nbsp;Borrachas FORD.

Outro exemplo: se você fosse um fabricante de semi-jóias, possivelmente teria esses grupos: Anéis de ouro, Anéis de&nbsp;prata, Brincos de Ouro, Brincos de Prata, Brincos de Ouro com pedra, etc...

Dica 1: Ao cadastrar os produtos, informe quem é ou quem são os fornecedores deste produto. Observe que pode&nbsp;acontecer de um mesmo produto ser fornecido por 2 ou 3 empresas diferentes, mas normalmente uma delas é a&nbsp;preferencial. Com isso você poderá comparar os preços de compra de cada fornecedor, poderá emitir uma lista de preços&nbsp;do fornecedor, e já terá os dados prontos para auxiliar no momento de fazer o levantamento de necessidades de&nbsp;reposição (Compras).

Dica 2: Se você trabalhar com produtos que possuam códigos de barras, aproveite a oportunidade e cadastre essas&nbsp;informações na ficha técnica do produto. Isso vai auxiliar no momento das vendas, e também na contagem do&nbsp;estoque possibilitando mais agilidade e segurança com os dados.

Passo 3 – Estoques:

Todas as operações com o estoque são feitas através de documentos. Por exemplo: Ao comprar um produto, você&nbsp;precisa dar entrada no seu estoque, e esse processo se dá através de uma Nota Fiscal de entrada. Ao vender um produto,&nbsp;o sistema irá fazer a baixa desses itens do seu estoque através de uma Nota Fiscal de saída, cupom ou Nota de venda. Outro exemplo&nbsp;é quando um produto é avariado ou ele é refugado durante o processo. Esse produto terá que ter o seu saldo de estoque&nbsp;ajustado e justificado essa movimentação.&nbsp;

Dica 1: Após efetuar os cadastros necessários dos produtos com suas respectivas características, você poderá inventariá-los (fazer contagem de estoque). Esse processo nada mais é do que informar ao sistema as quantidades físicas iniciais do seu estoque de produtos.

Dica 2: Algumas empresas adotam uma prática interessante chamado INVENTÁRIO ROTATIVO, onde de tempo em tempo, alguns produtos são recontados para verificar se estão corretos no sistema, se não houve nenhum lançamento incorreto no sistema, etc... Adote essa prática e ajudará a ter seu sistema sempre com dados consistentes.&nbsp;

Dica 3: O programa de computador irá processar exatamente os dados que você inserir, não existe nenhuma&nbsp;mágica nisso, é puro processamento de informação. Então, antes de conferir o seu estoque, verifique se sua empresa tem a cultura de controlar estoque, mesmo que manualmente. Se não, passe a adotar essa política internamente no primeiro estágio e aos poucos consolidando essa pratica com o sistema. Logo será possível você controlar efetivamente seu estoque de forma correta e com isso, analisar melhor seus resultados.

Passo 4 – Contabilidade simplificada:

O sistema utiliza um controle contábil simplificado, e em momento algum tem a pretensão de substituir a contabilidade&nbsp;feita pelo seu contabilista. Muito pelo contrário, sugerimos que você mostre seu plano de contas a ele e peça ajuda na&nbsp;montagem, ele é a pessoa mais indicada para fazer este trabalho junto com você.&nbsp;

Basicamente cada lançamento contábil é feito em duas contas, uma de débito e uma de crédito. Dentro desta lógica, adotamos as seguintes regras no nosso programa: O caixa é uma conta contábil, os bancos&nbsp;também são contas contábeis, então dessa forma ao lançar um pagamento pelo caixa, você está na verdade fazendo&nbsp;um pagamento contábil via caixa (possivelmente “debitando” um valor no caixa).&nbsp;

Você poderá trabalhar muito bem com o sistema sem ter conhecimento avançado em contabilidade, mas sugerimos que&nbsp;sempre solicite acompanhamento efetivo de seu contabilista.

Dica 1: No sistema é possível configurar um Plano de Contas. Adapte o Plano de Contas de acordo com sua realidade.&nbsp;

Dica 2: Você pode adaptar o plano contábil para fazer sua contabilidade pessoal / particular. Para isto basta criar&nbsp;grupos de despesas particulares.&nbsp;

Passo 5 – Financeiro:

Toda a área financeira do sistema funciona com rotinas de transações financeiras. Para tanto, cadastre primeiramente as contas de lançamentos para recebimento e pagamentos, vinculados aos bancos que você movimenta.

Os títulos (a pagar ou a receber) são separados em carteiras de cobrança, para facilitar e distribuir melhor as contas. &nbsp;

São exemplos de carteiras de cobrança: Duplicatas a receber / Boletos / Promissórias / Cobranças em aberto.&nbsp;

Faça um levantamento completo de todas as suas contas a pagar e a receber, com nome do cliente, número do&nbsp;documento, vencimento, valor, carteira de cobrança e % de comissão (se for aplicável às suas&nbsp;atividades).

Dica: Os cheques são considerados títulos, o que os diferencia das duplicatas, boletos, e demais títulos é a&nbsp;configuração das carteiras de cobrança. Configure e adapte as carteiras antes de iniciar os lançamentos.

Passo 6 – Vendas e notas fiscais:

Depois de ter cadastrado clientes, transportadores, prazos de pagamento, definido as tabelas de preços, chega&nbsp;finalmente a hora do faturamento. Neste módulo trabalhamos com o conceito de pedidos e faturas:&nbsp;

Pedidos: Aplicável às empresas que trabalhem por pedido efetuado junto ao cliente (diretamente ou através de&nbsp;representante), com despacho posterior à fabricação ou à logística interna. Normalmente é exemplo de empresas que&nbsp;utilizam pedidos: empresas que produzam sob demanda, empresas de distribuição de produtos.

Faturamentos: É a entrega do pedido em si, onde o cliente vai receber o que foi produzido ou manuseado, de acordo&nbsp;com o que ele solicitou anteriormente.&nbsp;Cada pedido faturado gera uma nota fiscal (Disparada pelo usuário no momento em que o pedido estiver pronto). Ao&nbsp;encerrar o pedido, o sistema irá gerar todos os lançamentos integrados como, por exemplo: Comissões, Títulos a&nbsp;receber, Baixas de estoque, etc.

Antes de iniciar a emissão de notas fiscais via sistema, você deve tomar alguns cuidados:

- Configurar os impostos (consulte seu contabilista, pois ele é a pessoa certa para orientar você nesta área)

- Configurar as operações com a nota fiscal, ou seja, os tipos de operações, seus códigos CFOP, percentuais de&nbsp;tributação, mensagens da legislação. (Consulte seu contabilista)

Dica: Nos pedidos, podem ocorrer situações de atendimentos parciais, como por exemplo: Imagine que a sua empresa produz&nbsp;aquários ornamentais, e o cliente Dino da Silva Sauro, faz um pedido de 200 aquários. na coluna de pedidos você irá&nbsp;informar a quantidade de 200. Ao faturar, você não irá entregar os 200, e sim apenas 190. Ficando 10 para um saldo&nbsp;remetido posteriormente, ou simplesmente ignorado (de acordo com sua política de atendimento).

Importante: Algumas empresas dependendo do tipo de atividade, não utilizarão normalmente o módulo de&nbsp;faturamento, e sim a venda em Balcão, muito mais simplificada, com frente de caixa e retaguarda.&nbsp;

Sugestão do roteiro passo-a-passo:



Fichas cadastrais:

1.&nbsp;&nbsp;&nbsp; Cadastrar as fichas para os representantes;

2.&nbsp;&nbsp;&nbsp; Cadastrar os prazos de pagamento padrão dos clientes (Exemplo: a vista / 30 dias / 30.60 dias);

3.&nbsp;&nbsp;&nbsp; Cadastrar as carteiras de cobrança padrão dos clientes (Exemplo: Boleto / Cobrança em aberto);

4.&nbsp;&nbsp;&nbsp; Cadastrar todas as tabelas de preços. (Exemplo: Tabela para venda no atacado / Venda no varejo);

5.&nbsp;&nbsp;&nbsp; Cadastrar as fichas dos transportadores;

6.&nbsp;&nbsp;&nbsp; Cadastrar as fichas dos clientes;

Fichas técnicas de produtos:

7.&nbsp;&nbsp;&nbsp; Cadastrar as fichas dos fornecedores de quem você compra seus produtos ou insumos;

8.&nbsp;&nbsp;&nbsp; Cadastrar os Grupo de produtos;

9.&nbsp;&nbsp;&nbsp; Cadastrar os Sub-Grupos e linhas de produtos (Se aplicável);

10. Cadastrar características gerais do produto, peso, unidade de venda, etc;

11. Cadastrar os Produtos;

Estoques

12. Conferir e adaptar os documentos do estoque;

13. Fazer um levantamento (contagem) dos estoques de cada um dos produtos;

14. Lançar e Movimentar as planilhas de inventário;

Contabilidade simplificada

15. Conferir e adaptar o plano de contas contábeis à sua realidade;

16. Fazer o levantamento das disponibilidades (Dinheiro em caixa / Contas bancárias);

Financeiro

17. Conferir e adaptar as transações financeiras que você vai utilizar;

18. Cadastrar o saldo do caixa;

19. Cadastrar as contas a pagar;

20. Cadastrar as contas a receber;

21. Cadastrar os Cheques (A pagar / A receber);

22. Cadastrar limites de compras em seus clientes;

Vendas e notas fiscais

23. Configurar NCM dos produtos;

24. Configurar os impostos para cada Estado;

25. Configurar as operações com as notas fiscais;

Ajustes finos e outros utilitários:

26. Cadastre os usuários do sistema;

27. Defina os níveis de acesso de cada um dos usuários;

28. Crie uma rotina de backup e mantenha as cópias em dia.