Gestão & Reuniões
Autor: Jorge Barbosa dos Santos | Publicado: 2017-03-31T11:15:00-03:00







Tema bastante abordado neste espaço,
volta hoje em grande estilo com o objetivo de orientar o planejamento e a preparação
de reuniões.



Por princípio, toda reunião é
um trabalho coletivo. E como tal, produz um custo de espaço, equipamentos,
eventuais deslocamentos dos participantes, horas de trabalho dispendidas, etc.,
que, somados, precisa se justificar. Ah, e como todo trabalho, precisa produzir
resultados.



Portanto, quando pensamos em
promover uma reunião – ou convocar, como dizem alguns mais pomposamente - a
primeira providência a ser tomada deve ser questionar a sua necessidade: a
reunião é realmente necessária e oportuna? Existe outra forma mais efetiva para
tratar e resolver essa questão, esse assunto, essa decisão?



Às vezes a ansiedade por uma solução leva à convocação
de pessoas para discutir algum assunto em reunião, sem que exista necessidade prática
de se lançar mão desse recurso. Para evitar essas ocorrências recomenda-se que
a ansiedade seja superada e avaliada a utilização de outros caminhos mais
adequados, como por exemplo, telefonemas, e-mails, conversas individuais com as
pessoas envolvidas, etc. Hoje, com a tecnologia disponível, temos ainda as
opções por teleconferências, reuniões virtuais ou à distância (via Skype, por exemplo). 

Chegando-se à conclusão de que a
reunião é imprescindível, não custa lembrar que tudo começa por um bom
planejamento e organização. Nessa linha, considere ao menos, que:



<!--[if !supportLists]-->1.&nbsp; O tema, ou temas, que irão compor a pauta da reunião
devem ser definidos e informados antecipadamente, para que o trabalho possa ter
forma e conteúdo conhecidos por todos e não corra o risco de acabar se
transformando em um encontro sem foco, uma reunião em que se chega ao final sem
definições, deixando de lado assuntos relevantes, provocando uma nova reunião
e, certamente, ... muita frustração.

2.&nbsp; Os participantes devem ser bem escolhidos, em
quantidade e qualidade. Uma frase simples nos dá a resposta quanto à elaboração
da lista de participantes: “quem deve
participar da reunião é quem pode
contribuir para o seu sucesso. ” É mesmo possível que por outras questões
(políticas, relações de poder, relacionamentos pessoais, etc.) alguém fora
desta qualificação tenha de participar da reunião; não é o melhor, mas é da
vida corporativa...

3.&nbsp; &nbsp;<!--[endif]-->Atenção especial deve ser dada para a preparação
de reuniões com grande quantidade de participantes, cujo êxito depende de uma
boa organização, ambiente e dinâmica específicos, além de condições para o
estímulo ao processo participativo, a fim de que os resultados esperados sejam
alcançados.

<!--[if !supportLists]-->4.&nbsp;&nbsp;<!--[endif]-->O local escolhido precisa ter condições físicas
e tecnologia suficiente para proporcionar bom acesso e bem-estar a quem vai
participar da reunião e suporte tecnológico para as apresentações, debates,
registros, apoio administrativo, etc.

<!--[if !supportLists]-->5.&nbsp;&nbsp;<!--[endif]-->O tempo de duração deve ser bem balanceado.
Todos sabemos que reuniões longas são improdutivas. A vida prática tem mostrado
que, independentemente do tema, a capacidade de atenção, apreensão e
participação ativa das pessoas resiste a um máximo de 2 horas. Por exceção, a
uma prorrogação de mais uma hora. A partir daí, é desrespeito à Declaração
Universal dos Direitos Humanos...

<!--[if !supportLists]-->6.&nbsp;&nbsp;&nbsp;Por falar em duração, toda reunião bem
organizada tem previsão de horário de início e término. Em geral &nbsp;os comunicados sobre reuniões mencionam apenas
o seu início: (por exemplo “início às 15 horas”), o que é errado. Por outro
lado, uma correta divisão da agenda para os assuntos na reunião e a própria administração
do tempo durante a sua realização são fatores importantes para o êxito dos
trabalhos.
Afinal, deve prevalecer o respeito à agenda dos participantes a fim de que
possam ter condições mínimas para planejar o seu tempo para assuntos das suas
áreas, das equipes, pessoais, etc.

<!--[if !supportLists]-->7.&nbsp; E para terminar (pelo menos nesta lista), não
esqueça de informar previamente outras pessoas interessadas na reunião, além
dos participantes. &nbsp;A distribuição da agenda
da reunião tem função técnica ligada à preparação dos participantes, mas também
política, no sentido de minimizar resistências, questionamentos, etc. E deve
ser feita com uma antecedência que dê condições para que todos estejam livres e
liberados para esse importante instrumento de trabalho em equipe. 



Isso não é tudo sobre a
preparação de reuniões, mas já abre uma boa perspectiva. Em breve mais
informações sobre o tema e assuntos afins.





Uma boa semana a todos e um
Abraço.