Qualidade de atendimento na radiologia: Preenchimento de dados de pacientes
Autor: PACS ADMIN BRASIL | Publicado: 2009-09-16T10:39:00-07:00

Todos os exames de pacientes que são realizados em um aparelho de radiologia (modalidade) precisam ter os dados preenchidos de alguma forma, importantíssimo que estes dados sejam preenchidos de forma correta, isto esta ligado diretamente a qualidade de serviço que o cliente irá receber da instituição, vamos ver o porquê neste artigo.

Os dados que normalmente preenchemos de um paciente entre a admissão e realização de exames são:

Dados pessoais: nome, sobrenome, sexo, idade, endereço, etc. 
Identificadores do paciente: Prontuário, numero de acesso, etc.

Dados relátivos ao exame: tipo de exame, contraste, anestesia, etc.

Depois de realizado o exame, as imagens dos pacientes são identificadas com estes dados e são armazenadas no PACS (sistema de gestão de imagens)

Vamos tentar visualizar um pouco da estrutura de armazenamento do PACS, para entender a consequencia dos preenchimentos de dados de pacientes, através de perguntas simples

Pergunta: Mas dentro do sistema PACS, como sei que este exame é de tal paciente?
Resposta: Cada paciente é identificado por nome, sobrenome e prontuário. Isto faz ele não receber exames de outro paciente.Em pacientes homónimos, temos como diferencia-lo pelo numero de prontuário diferente.

Pergunta: Mas se eu preencher os dados de um paciente e fazer o exame do outro?
Resposta: Cada sistema tem um critério de "match", quer dizer, precisa comparar alguns parâmetros nome, sobrenome, numero de prontuário, se estes estiverem iguais o paciente A receberá os exames do paciente B. Resultando uma troca completa de exame. Agora se houver um parametro errado, o sistema alerta e pode ser corrigido manualmente. Não que um exame de um paciente em um outro não possa ser corrigido, mas da muito mas trabalho e do ponto de vista da instituição é bem perigoso, podendo acarretar serias consequências, como cirurgicas erradas, etc.

Pergunta: Neste mesmo paciente como sei que um exame é de uma determinado tipo, exemplo Tomografia, ressonância, ultrassom, raio x?
Resposta: Cada exame tem um campo que identifica qual o tipo de exame, exemplo: TC (tomografia) , RM (ressonância magnética) , US (ultrassom) , CR (Radiologia computadorizada), DR, ES, XA, etc. O próprio equipamento que gera as imagens manda esta informação. Alem disto temos um campo que contem a descrição do exame.

Pergunta: Então em um prontuário temos todos exames de uma paciente, mas como separo os exames que o paciente fez hoje dos anteriores?
Resposta: Existe um numero identificador chamado Accession number ou numero de acesso, para cada exame realizado o paciente receberá um número único em toda instituição.


Então podemos concluir que preenchimentos errados dos dados de um paciente podem acarretar sérias consequências? Sim, com certeza, podendo variar de um atraso no exame ao extremo de uma cirurgia errada.

Mas como podemos evitar isto?

Sabemos que os erros podem ocorrer por duas causas principais: humano ou maquina.


Quem erra mais? O humano, vamos chama-lo carinhosamente de "pecinha na frente do teclado".
Todas as estatisticas são medidas em: um erro em um milhão, um erro a cada 100.000, etc. Então quanto mais preenchimentos (digitação de dados) fizermos, mas erros teremos.

A idéia então é deixar a "pecinha" que preenche os dados o maior tempo possível longe dos preenchimentos. Mas como?

Fazer o preenchimento somente uma vez, e replicar estes dados pelo sistema. Nossa quantas pós graduações, MBA´s, temos que fazer para chegar a esta conclusão obvia?

Como fazemos o preenchimento só uma vez? Para resolver isto temo uma palavra magica chamada: Worklist - tradução ao pé da letra: preenchimento automático de dados em modalidades, ou lista de trabalho.

Todos equipamentos médicos, pelo menos os mais novos, tem um recurso chamado Worklist, este recurso permite preencher os dados nas consoles dos equipamentos automáticamente, reduzindo os erros por falta de padronização,etc.

Os dados são preenchidos no RIS( Sistema de gestão da radiologia) ou no ( HIS) Sistema de gestão hospitalar são distribuidos padronizados em toda instituição, para os equipamentos que geram imagens e estas imagens são armazenadas no PACS. Estas integrações de sistemas, podem proliferar os erros, erros de preenchimento na admissão do paciente, vão aparecer errados no RIS e em consequencia nas imagens do paciente.





Outra coisa, existe uma limitação de preenchimento de tamanho dos campos, os americanos que criaram o padrão não tem nomes com 10 sobrenomes e alguns equipamentos não tem campos tão longos tambem. Resumindo então temos que abreviar e para abreviar é preciso ter um padrão e se cada setor do hospital preencher de uma maneira, temos uma outra fonte de problemas.

Alem da digitaçao de nomes errados as "pecinhas" ainda fazem abreviações por conta própria.

Vejam alguns erros mais comuns de preenchimento manual, por exemplo o paciente esta fazendo varios exames no Hospital:

Paciente : João Carlos da Cunha Matto de Orleans
Na tomografia: João C da Cunha Matto O
No Raio X: Joao C C Matto Orleans
No Ultrassom: João C C M O

Os sistemas não tem inteligencia a ponto de saber que estes pacientes são os mesmos, o que acontece é que estes diversos erros de preenchimento devem ser corrigidos manualmente pelo administrado PACS.

Em 99,9999% dos casos normalmente os problemas são descobertos antes do paciente pegar os exames.

Resumo da história:

Quanto mais equipamentos tiverem Worklist, os dados são preenchidos somente uma vez automaticamente, teremos menos retrabalho e consequentemente mais qualidade para o paciente.

Os erros de preenchimento ocorridos diretamente nos equipamentos médicos são maiores que os erros sistemicos (preenchimento na admissão dos pacientes).

Precisamos então treinar este pessoal que preenche 'esta unica vez' para não errar. Erros vão acontecer, mas estatisticamente muito menor que o preenchimento manual. E quando ocorrer o erro é preciso criar uma forma de comunicação rapida com a equipe de administração do PACS para corrigir.