Project Online: Gerenciando os Sites de Projeto - Parte 1
Autor: Raphael Santos | Publicado: 2017-06-05T07:18:00-03:00


Olá pessoal,



Desde o lançamento do Project Online como um serviço do
Office 365, uma série de novas funcionalidades e recursos foram incorporados à
plataforma ao longo do tempo. Como uma pessoa que trabalha diariamente com a
solução PPM, é uma grande satisfação poder acompanhar toda a evolução do
Project Online – mas também se trata de um grande desafio conhecer e entender
os detalhes de cada novo release, seus benefícios e suas potencialidades, de
modo que seja possível aplicar na prática esses recursos junto aos clientes com
os quais trabalho, aprimorando seus processos de gerenciamento de projetos e
justificando todo o investimento de dinheiro, pessoas e tempo na solução PPM.



Nas últimas semanas a Microsoft deu início a uma mudança
que irá gerar um impacto significativo na maneira com a qual trabalhamos e
administramos o Project Online. Essa mudança está relacionada ao gerenciamento
dos sites de projeto.



Como eu havia comentado nesse post, o Project Online permite que a cada novo projeto criado
um site de projetos também seja gerado de maneira automática (ou manual, a
depender da configuração). Em resumo, o site de projetos é um espaço
colaborativo que tem como objetivo permitir aos interessados no projeto a
colaboração e centralização dos artefatos gerados ao longo do ciclo de vida dos
projetos (como riscos, problemas, entregas, documentos e etc.).



O que antes era uma configuração válida para toda a coleção
de sites (PWA), passou agora a ser uma configuração individual para cada um dos
Tipos de Projeto da Empresa (EPTs), possibilitando maior flexibilidade e
controle para os administradores do Project Online sobre quais os cenários em
que sites de projeto precisam ser criados.



Para facilitar as coisas, esse post será dividido em duas
partes: essa primeira, mais teórica, vai explicar os conceitos da mudança
realizada pela Microsoft e seus impactos. Já a segunda parte, que você pode
acessar aqui, irá detalhar tecnicamente (e na prática) as mudanças.



Como funcionava anteriormente?



Antes da mudança, havia uma seção no Project Online
(chamada ‘Sites do SharePoint
Connectados’) onde os administradores podiam definir quando um site de
projetos deveria ser criado. As opções eram:



- Criar
o site automaticamente na primeira publicação do projeto

- Permitir
que o usuário escolha quando criar o site (através da publicação via Project
Professional)

- Não
criar sites de projeto



Além
disso, havia ainda uma opção secundária que permitia que as tarefas publicadas
no cronograma fossem sincronizadas com a Lista de Tarefas do site de projetos,
de maneira que qualquer pessoa com acesso ao site poderia verificar as tarefas
do cronograma sem a necessidade de possuir o Microsoft Project instalado na sua
máquina.



O
grande “gap” do cenário anterior
residia no fato de que essa era uma configuração que valia para todos os tipos
de projeto criados no Project Online – ou seja, não havia flexibilidade para
que fosse possível definir quais os tipos de projeto que deveriam nascer com um
site e quais não deveriam.



E agora, como funciona a criação de
sites?


No cenário atual, cada tipo de projeto da
empresa (EPT) pode ser configurado de maneira individual para que seja possível
determinar se os sites de projeto serão ou não criados. Há também a
possibilidade de definir qual será a coleção de sites que irá abrigar os sites
de projeto de acordo com o tipo de projeto da empresa (EPT), pois agora é
possível associar os sites à uma coleção de sites diferente da que abriga a
instância atual. Essa configuração vai de encontro ao anúncio feito pela Microsoft no início de Abril, onde foi comunicado que
cada instância do Project Online poderia abrigar até 30 mil projetos e 2 mil
sites de projeto.







Além
disso, os administradores do Project Online agora também podem escolher qual o
idioma que será utilizado na criação do site de projetos.



Ok, mas o que tudo isso significa?
E como minha empresa é afetada?



Para que seja possível entender melhor quais os impactos de
todas essas mudanças, pense no seguinte cenário:














Uma determinada empresa utiliza o Project Online
e trabalha com dois tipos de projetos: 1) projetos grandes e complexos,
voltados a atender as demandas dos clientes; 2) projetos pequenos, voltados a atender
demandas internas. Anualmente, uma média de 200 novos projetos complexos são
gerados, enquanto as demandas internas correspondem a uma média anual de 1.000 projetos. Em um cenário
como este, o administrador do Project Online poderia configurar a plataforma da
seguinte maneira:



- Todos
os projetos complexos (externos) irão criar os sites de projeto de maneira
automática, sincronizando as permissões dos usuários e também as tarefas do
cronograma com a Lista de Tarefas do SharePoint

- Todos
os projetos pequenos (internos) não precisarão de sites de projetos, logo, a
criação de sites estaria desativada



Em um
cenário como esse, cada organização poderá controlar a criação de sites de
maneira adequada ao seu negócio, o que gera um impacto significativo na performance
e nas limitações do Project Online – uma vez que apenas os projetos necessários
possuirão sites de projetos associados, e assim apenas parte dos projetos irá requerer
a sincronização de permissões de recursos, de tarefas e etc.



Na
segunda parte deste post falaremos mais sobre os aspectos técnicos da
configuração dos sites de projeto no Project Online, ponderando as
considerações e identificando possíveis cenários que requerem atenção dos
administradores.
















Um forte abraço e até a
parte 2!