Como migrar de planilhas Excel para um software de programação avançada da produção
Autor: Lauro Morio Kamimura | Publicado: 2016-08-22T12:54:00-07:00


O Excel é uma das ferramentas mais utilizadas para gestão, controle e planejamento de diversos aspectos do negócio, da produção às finanças, principalmente para empresas iniciantes. No Brasil, as planilhas ainda são utilizadas para desempenhar papéis importantes, inclusive, em grandes indústrias.



Será que gerir um negócio através de planilhas é o cenário ideal?

Sabemos que o uso de Excel apresenta diversos pontos negativos, entre eles:

Falta de contingência das planilhas, que podem ser apagadas por acidente;
Risco de falha humana que resulta em informação inconsistente;
Centralização do conhecimento em um único profissional, que pode sair da empresa em algum momento;
Falta de integração da informação com outros departamentos e sistemas;
Falta de recursos para extrair informações estratégicas e relevantes para a gestão.


Tudo isso sem falar nas limitações que impactam no planejamento da produção de uma indústria, principalmente se comparado com um sistema de programação avançada da produção – APS.

O fato é que, no início das operações de uma indústria, um sistema APS pode ser inviável. Nestes casos, o uso das planilhas é justificado, afinal o investimento é baixo e a ferramenta dá conta de controlar um volume pequeno de produção, com entregas pontuais, estoques pequenos e poucos lançamentos financeiros. Porém, quando a complexidade aumenta, assim como o volume da produção e as variações de produtos, o planejamento através de planilha torna-se cada vez mais difícil e menos eficiente. A colaboração dessa planilha também se torna complicada, pois a equipe cresce e cada vez mais pessoas fazem parte do processo.

Então, chega o momento em que a planilha já não é mais suficiente para atender as demandas e complexidades da empresa e é preciso admitir e saber que é hora de investir em algo mais avançado, capaz de manter a empresa nos trilhos do crescimento.

Como saber que esse momento chegou?

O volume da produção cresceu, assim como a demanda por planejamento;
O mix de produtos aumentou;
Os dados se tornaram muito mais complexos e volumosos;
A empresa precisa priorizar a demanda de determinados clientes, mas não se sabe o real impacto nos outros pedidos;
A empresa precisa simular cenários e estudar projeções
A empresa necessita de mais segurança e contingência da informação;
A equipe cresceu e agora são vários usuários que precisam da informação;
O PCP precisa estar integrado com outras áreas: Engenharia, Vendas e Compras.


Na ausência de uma solução que atenda as necessidades acima citadas, a equipe de Planejamento passa a executar tarefas de apagar incêndios, tornando a função de PLANEJAR menos estratégica e o negócio cada vez menos rentável, por falta de ferramenta capaz de responder prontamente a demanda da área comercial ou de simular cenários que sejam mais rentáveis.

Projeto de migração do Excel para um sistema APS

A empresa notou que cresceu e que as planilhas já não são mais suficientes para atender o presente, que dirá o crescimento que vem pela frente. Chega então a hora de buscar uma solução mais robusta, que trabalhe baseado em bancos de dados com capacidade de integração com o ERP, enfim é hora de implantar um software APS.

Na hora de avaliar o software APS que será implantado, é preciso considerar todas as adequações que a empresa demanda: variedade de processos, mix de produtos, políticas de estoque, entre outros. Além disso, existem também as necessidades de negócio, segurança da informação, disponibilidade e integração com sistemas ERP.

O processo de migração por ser feito de forma gradual, desde que estejam estabelecidos os prazos e marcos para a inativação das planilhas e total utilização do software APS.

Precisamos considerar também que existirá alguma resistência por parte das pessoas envolvidas na mudança, por isso é necessário fornecer toda a capacitação necessária e comprometer as pessoas com o projeto e, em breve espaço de tempo, a empresa passa a enxergar informações mais consistentes e obtém maior visibilidade sobre o futuro, planejamentos mais eficientes, entre outros fatores que resultam em satisfação para as pessoas envolvidas no projeto e mais lucratividade para a organização.

O Excel é uma das ferramentas mais utilizadas para gestão, controle e planejamento de diversos aspectos do negócio, da produção às finanças, principalmente para empresas iniciantes. No Brasil, as planilhas ainda são utilizadas para desempenhar papéis importantes, inclusive, em grandes indústrias.

Será que gerir um negócio através de planilhas é o cenário ideal?

Sabemos que o uso de Excel apresenta diversos pontos negativos, entre eles:

Falta de contingência das planilhas, que podem ser apagadas por acidente;
Risco de falha humana que resulta em informação inconsistente;
Centralização do conhecimento em um único profissional, que pode sair da empresa em algum momento;
Falta de integração da informação com outros departamentos e sistemas;
Falta de recursos para extrair informações estratégicas e relevantes para a gestão.

Tudo isso sem falar nas limitações que impactam no planejamento da produção de uma indústria, principalmente se comparado com um sistema APS mais avançado.

O fato é que, no início das operações de uma indústria, um sistema APS pode ser inviável. Nestes casos, o uso das planilhas é justificado, afinal o investimento é baixo e a ferramenta dá conta de controlar um volume pequeno de produção, com entregas pontuais, estoques pequenos e poucos lançamentos financeiros. Porém, quando a complexidade aumenta, assim como o volume da produção e as variações de produtos, o planejamento através de planilha torna-se cada vez mais difícil e menos eficiente. A colaboração dessa planilha também se torna complicada, pois a equipe cresce a cada vez mais pessoas fazem parte do processo.

Então, chega o momento em que a planilha já não é mais suficiente para atender as demandas e complexidades da empresa e é preciso admitir e saber que é hora de investir em algo mais avançado, capaz de manter a empresa nos trilhos do crescimento.

Como saber que esse momento chegou?

O volume da produção cresceu, assim como a demanda por planejamento;
O mix de produtos aumentou;
Os dados se tornaram muito mais complexos e volumosos;
A empresa precisa priorizar a demanda de determinados clientes, mas não se sabe o real impacto nos outros pedidos;
A empresa precisa simular cenários e estudar projeções
A empresa necessita de mais segurança e contingência da informação;
A equipe cresceu e agora são vários usuários que precisam da informação;
O PCP precisa estar integrado com outras áreas: Engenharia, Vendas e Compras.


Na ausência de uma solução que atenda as necessidades acima citadas, a equipe de Planejamento passa a executar tarefas de apagar incêndios, tornando a função de PLANEJAR menos estratégica e o negócio cada vez menos rentável, por falta de ferramenta capaz de responder prontamente a demanda da área comercial ou de simular cenários que sejam mais rentáveis.

Projeto de migração do Excel para um sistema APS

A empresa notou que cresceu e que as planilhas já não são mais suficientes para atender o presente, que dirá o crescimento que vem pela frente. Chega então a hora de buscar uma solução mais robusta, que trabalhe em baseado em bancos de dados com capacidade de integração com o ERP, enfim é hora de implantar um software APS.

Na hora de avaliar o software APS que será implantado, é preciso considerar todas as adequações que a empresa demanda: variedade de processos, mix de produtos, políticas de estoque, entre outros. Além disso, existem também as necessidades de negócio, segurança da informação, disponibilidade e integração com sistemas ERP.

O processo de migração por ser feito de forma gradual, desde que estejam estabelecidos os prazos e marcos para a inativação das planilhas e total utilização do software APS.

Precisamos considerar também que existirá alguma resistência por parte das pessoas envolvidas na mudança, por isso é necessário fornecer toda a capacitação necessária e comprometer as pessoas com o projeto e, em breve espaço de tempo, a empresa passa a enxergar informações mais consistentes e obtém maior visibilidade sobre o futuro, planejamentos mais eficientes, entre outros fatores que resultam em satisfação para as pessoas envolvidas no projeto e mais lucratividade para a organização.

fonte:&nbsp;http://www.linter.com.br/como-migrar-de-planilhas-excel-para-um-software-aps/