5 técnicas de Steve Jobs para fazer reuniões mais produtivas
Autor: Daniele Almeida Ceccarelli | Publicado: 2016-02-16T09:15:00-02:00


Steve Jobs, fundador da Apple, fazia pelo menos duas reuniões semanais, com os diretores, para discutir resultados e estratégias, e com as equipes de marketing e comunicação.



O empresário, falecido em 2011, criou técnicas simples, mas bastante rigorosas e eficientes para eliminar as reuniões longas e improdutivas na Apple, que continuam atuais e valiosas.

A primeira regra era se reunir apenas com pessoas extremamente capazes. Ele criou até um grupo, chamado de TOP 100, que tomava as decisões estratégicas mais importantes na companhia com milhares de funcionários.

Entre outros procedimentos para reuniões mais simples e eficazes, estão grupos menores, encontros presenciais e a proibição do Power Point. Confira:


Grupo pequeno

A lista de convidados para as reuniões era sempre muito curta e restrita. Qualquer um que não fosse o responsável direto por um projeto estava excluído do encontro.

A ideia por trás disso, escreve Ken Segall, um funcionário muito próximo a Jobs, na Fast Company, é que um grupo menor será mais focado e motivado que um grande grupo, e que pessoas mais inteligentes farão um trabalho de melhor qualidade.

A medida era levada ao extremo, condizente com a personalidade enfática do empreendedor. Em certa reunião, Jobs parou tudo porque não reconheceu uma pessoa entre os presentes. Ele apontou para a funcionária e perguntou “quem é você?”.

Desconcertada, ela explicou que estava envolvida em alguns dos projetos de marketing que seriam discutidos. Depois de ouvir a resposta, Jobs afirmou: “não acredito que precisamos de você nessa reunião. Obrigado.” A garota foi forçada a se retirar da sala.

Simplicidade

Este também é um dos valores primordiais da companhia, aplicada também às reuniões. Steve Jobs buscava o minimalismo com tanto afinco que interrompia reuniões para questionar a existência de processos, menus ou até botões em um produto novo.

Em uma reunião, ele sacou o seu celular para testar se era possível chegar a qualquer lugar com apenas três clicks. Jobs frequentemente questionava – e aterrorizava – a equipe de tecnologia, “redefinindo a abordagem ou o problema”, para solucionar as questões técnicas mais difíceis.

Encontros presenciais

Ainda que a Apple fosse uma empresa de tecnologia, nada substituía as reuniões presenciais. “Há uma tentação, em nossa era conectada, a achar que todas as ideias podem ser desenvolvidas por email ou iChat”, disse ele ao Harvard Business Review.

“Isso é uma loucura. Criatividade vem de encontros espontâneos, de discussões aleatórias. Você se encontra com alguém, pergunta o que ele está fazendo, diz “uau!” e logo vocês estão cozinhando todo o tipo de ideias”.

Reuniões presenciais e espontâneas, sem uma agenda fixa, eram a sua forma preferida de desenvolver ideias inovadoras.

O fim do power point

As apresentações de novos produtos e sistemas do criador da Apple são lendárias. Carismático, Steve Jobs preenchia os palcos, contava histórias e interagia com o público, usando, às vezes, recursos multimídia.

Entretanto, usar power points durante reuniões com o executivo era proibido. “Odeio como pessoas usam apresentações de slides ao invés de pensar”, afirmou Jobs.

“Pessoas confrontam os problemas criando uma apresentação. Quero que eles se engajem, joguem questões na mesa, ao invés de mostrar vários slides. Pessoas que sabem do que estão falando não precisam de Power Point”.

Responsabilidade

Uma das coisas mais extraordinárias da gestão de Steve Jobs na Apple é o que ele chamava de Indivíduo Diretamente Responsável (ou DRI, na sigla em inglês).

Segundo a Fortune, nunca há dúvidas sobre quem é a pessoa responsável por qual projeto. Em uma reunião, o nome do DRI aparecia ao lado do tema que seria discutido. Dessa forma, cada reunião gerava uma lista de tarefas, cada um com um responsável.

Era uma forma de garantir que todas as ideias jogadas na mesa em uma reunião seriam corretamente endereçadas e trabalhadas.