Gerenciar o tempo: Como tornar seu dia mais produtivo.
Autor: É Negócio Pará | Publicado: 2012-06-12T09:00:00-07:00











As diversas
obrigações que assumimos durante o dia muitas vezes ultrapassam o tempo que temos
para cumpri-las, o que causa frequentemente frustração e, no ambiente de
trabalho, a imagem de um profissional ineficiente.


Além do
trabalho cotidiano existem reuniões excepcionais, novas tarefas, emergências
familiares e a necessidade de um tempo para si mesmo, o que torna a agenda cada
vez mais apertada e difícil de controlar.



Essa sensação
de tempo escasso decorre geralmente de algumas atividades que consomem grande
parte do tempo que não produzem resultados significativos, como a realização de
chamadas telefônicas, envio de SMS e navegação na internet.


Assim a
tecnologia pode facilitar como dificultar o gerenciamento do tempo, segundo Max
Gehringer, consultor organizacional e colunista, a tecnologia por muito tempo
foi vista com um “milagre que faria com que as pessoas trabalhassem menos horas
com muito mais eficiência, só cumpriu 50% dessa profecia, a parte referente ao
tempo não se materializou”.



Para
controlar melhor seu tempo, algumas dicas são preciosas se levadas com disciplina,
atenta os autores Blanchard e Johnson, em sua obra “O Gerente Minuto” (Record,
2009), em todo planejamento a disciplina é fundamental para torna-lo realidade.



1) Utilizar
alguma ferramenta para controlar suas atividades diárias: seja uma agenda ou o
celular, esta ferramenta deve estar sempre a mão para ser atualizada
diariamente. No dia anterior ou pela manhã, construa um cronograma marcando os
compromissos e tarefas assumidos, lembre-se de riscar aqueles que já foram
realizados ou transferidos e de determinar lembretes/alarmes para os mais
importantes;



2) Determine
prioridades: sempre haverá emergências e as de natureza pessoal, geralmente,
serão postas à frente do trabalho, logo, torne seu dia mais flexível e prepare-se
determinando suas prioridades segundo prazo, resultados e a facilidade de
execução;



3) Determine
prazo para cumprir suas tarefas: use sempre o bom senso e a consciência da
urgência e complexidade dessas atividades, nas atividades mais complexas subdividi-las
em etapas é uma opção para facilitar sem comprometer o tempo estipulado;



4) Não assuma
mais compromissos que você possa cumprir:&nbsp;busque sempre o equilíbrio para não
se sobrecarregar, adie tarefas ou delegue;



5) Controle seu
tempo conectado: segundo Max Gehringer, 20% do tempo dos profissionais
administrativos é gasto ao responder emails, mais tempo ainda é desperdiçado na
atualização de redes sociais, logo, determine um horário para realizar essas
tarefas e evite ficar online o tempo todo.




Quadro de grau de prioridades. Clique para ampliar




É importante
lembrar que em todo planejamento os imprevistos são inevitáveis, o que se pode
prever é o comportamento nessas situações. Por exemplo, uma reunião que foi antecipada
e o seu relatório ainda não está pronto? Recolha as informações mais
importantes e apresente durante a reunião. 



Já quando há
uma emergência pessoal, transfira o compromisso assumido e avise todos os
envolvidos, pois, lembre-se que não é apenas a sua agenda que será afetada por
esse imprevisto, isto mostra que “a administração de tempo não é uma técnica,
mas sim um comportamento”, Alberto Alvarães, consultor organizacional.



Você usa
algum meio para gerenciar seu tempo? É eficiente? Comente e compartilhe sua
experiência.&nbsp;


Texto: Karime Monteiro (É Negócio Pará)


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