Rotina- Aprenda a orientar seus funcionários!
Autor: blogdooliveira | Publicado: 2017-02-07T15:19:00-02:00


A falta de rotina administrativa é o fator que gera maior dificuldade na gestão de uma empresa.



Mas o que vem a ser rotina administrativa? Leia na sequência os principais pontos que definem as rotinas dentro de uma empresa.



Boa leitura...



Para começar, precisamos entender o significado de “rotina”:

Caminho utilizado normalmente; itinerário habitual.


Hábito de fazer algo sempre do mesmo modo, mecanicamente.


Repetição monótona das mesmas coisas, prática constante, velho costume.


Cada uma das etapas de realização de um trabalho ou tarefa em empresa, entidade ou organização, apresentadas em sequência lógica e temporal de realização; constantes em manuais de normas de procedimento.


Para o nosso caso a quarta definição é a que melhor define a rotina, ou seja, são atividades realizadas em sequência lógica, com começo meio e fim.



O que se faz normalmente para definir uma rotina é identificar um determinado setor da empresa e verificar quais as atividades que se repetem.



Essa forma pode gerar equívocos, pois a cada observação podemos identificar uma mesma rotina de forma diferente.



Para evitar essa complicação, podemos fazer a analise da rotina com o “olhar” da gestão da informação.



É preciso entender que todas as atividades dentro de uma empresa são geradas por informações. Desde a entrada de um pedido, até sua entrega ao cliente, tudo acontece porque existe uma sequência de informações.



Isto é simples! Se os clientes não fizerem pedidos, provavelmente as pessoas dentro das empresas não terão o que fazer, pois a maioria das atividades estão relacionadas com toda a corrente que existe para o atendimento do pedido do cliente.



A área de vendas pega todas as “informações” necessárias para que a empresa possa processar o produto solicitado e encaminhá-lo ao cliente.



A partir daí cria-se um procedimento para que todas as informações que entrem em vendas sejam padronizadas, para evitar falta de informação no restante das atividades. Essa padronização é a rotina da entrada dos pedidos na empresa.



O mesmo vai acontecer em todos os outros departamentos da empresa, pois a área de vendas deverá passar adiante as informações, para que o produto possa ser processado, o que será realizado pela área de produção, que também terá a sua “rotina” para processar as informações recebidas.



Por exemplo: o setor de programação de pedidos faz uma solicitação de compras de matérias primas ao setor de compras, que irá providenciar junto aos fornecedores. Para isto o setor de compras também estabelece os seus procedimentos. Essas “rotinas” deverão garantir que o que foi solicitado pela fábrica seja realizado dentro das informações encaminhadas.



Compras manda uma cópia do pedido de matérias primas para a área de recebimento, para que quando estas cheguem possam ser conferidas e encaminhadas a quem solicitou na fábrica. Vejam que o setor de recebimento também terá sua “rotina”, para garantir que o produto chegue à fábrica dentro das informações encaminhadas.



A fábrica recebe as matérias primas e processa o produto, encaminhando-o ao despacho. Este faz a solicitação de emissão de nota fiscal para que o produto possa ser encaminhado ao cliente através de uma transportadora.



A nota fiscal também gera um documento denominado duplicata, que nada mais é que um documento legal que serve para fazer a cobrança do valor devido pelo cliente.



Todas essas áreas receberam informações para processar e, como repetem isto a cada pedido que entra, todas passam a ter “rotinas”.

Isto vai até que o cliente pague a duplicata e a empresa pague os fornecedores.



Lembre-se que a rotina tem que ter começo meio e fim. É preciso saber em que momento as informações chegam, quais os detalhamentos das informações que cada setor necessita e qual o tempo necessário para a realização dessas etapas.



A informação pode ser passada verbalmente ou por escrito. Quando queremos que algo seja feito sempre da mesma forma, temos que passar por escrito.&nbsp;



Nada pode ser verbal, mesmo porque, “quem conta um conto, aumenta um ponto”, é o que diz o ditado popular com relação a passar uma informação de uma pessoa para outra.



Na maioria das empresas procura-se colocar um “sistema”, que auxilia no registro da informação. É extremamente importante a colocação de um software para a organização da informação e fazer com que ela permeie pela organização sem interferências e de forma rápida.



Toda informação deve ter um documento. Essa é a parte “chata” das rotinas, mas também é a principal parte delas, pois é o que garante que as informações estejam sendo bem administradas e de forma correta.



Na entrada das informações, a área de vendas tem que preencher um pedido de venda para registrar todas as informações passadas pelo cliente. A partir daí, toda a organização deverá; cada um no seu tempo; executar sua “rotina” no sentido de atender ao que foi solicitado pelo cliente.



Existem rotinas consideradas diretas, que estão relacionadas com o atendimento do pedido do cliente. Outras indiretas, que existem para dar suporte para o atendimento ao cliente.



Exemplo de rotinas diretas:

- emissão de pedido de vendas

- emissão de pedido de compras

- ordem de produção

- emissão de nota fiscal de venda

- logística para entrega do produto

- emissão de boletos de cobrança



Exemplo de rotinas indiretas:

- contratação de pessoal administrativo

- contabilidade

- contas a pagar



Para que as rotinas aconteçam, as pessoas que estão no processo de atendimento ao cliente devem ser treinadas para a captação das informações e para transmitirem essas informações aos demais setores da empresa. &nbsp;



Todos têm que ter a preocupação e a responsabilidade de ter certeza de que as informações foram passadas com extrema precisão.



A melhor maneira de se efetuar um estudo sobre as rotinas de uma empresa é solicitar a cada pessoa que coloque em um papel, todas as suas atividades diárias, em forma de tópicos (frases curtas), detalhando:





Quais as informações que recebe
De quem recebe
O que faz com elas
Para quem encaminha



A partir daí deve-se elaborar um “fluxograma” com as informações.



O termo Fluxograma designa uma representação gráfica de um determinado processo ou fluxo de trabalho, efetuado geralmente com recurso a figuras geométricas normalizadas e as setas unindo essas figuras geométricas.&nbsp;



Através desta representação gráfica é possível compreender de forma rápida e fácil a transição de informações ou documentos entre os elementos que participam no processo em questão.



O fluxograma pode ser definido também como o gráfico em que se representa o percurso ou caminho percorrido por certo documento, através dos vários departamentos da organização, bem como o tratamento que cada um vai lhe dando.



A existência de fluxogramas para cada um dos processos é fundamental para a simplificação e racionalização do trabalho, permitindo a compreensão e posterior melhoria dos processos desenvolvidos em cada departamento ou área da organização.



Fluxogramas simples











Fluxogramas mais complexos











Outro fator importante gerado pelo fluxograma é que fica claro para todos os envolvidos que as rotinas definem as atividades de cada um e suas responsabilidades, evitando as discussões desnecessárias.



No caso de alteração de alguma “rotina“, esta deverá ter a participação de todos os envolvidos, para que saibam o que está sendo alterado e que tipo de efeito terá nas demais rotinas.



A rotina define os detalhes da execução de uma tarefa, bem como estabelece o documento necessário para o registro das informações.



Todos os profissionais envolvidos nas rotinas devem conhecer os documentos em detalhes, para entender quais as informações são necessárias e para quem.



Elabore um fluxograma das atividades de sua empresa, setor por setor, iniciando na área de vendas. Você vai descobrir como é simples administrar um negócio que tenha essa organização.



Quando houver algum desentendimento entre os funcionários em função de buscarem culpados para algum erro ocorrido, o gerente terá o papel de resolver o ocorrido. A ideia é verificar as rotinas e entender onde houve a falha para corrigir a rotina.



Normalmente o que existe é a falha na rotina, que permitiu que o erro ocorresse. Tem que se pensar na correção do problema entendendo a "causa", para que esse erro não ocorra novamente. Cuidado para não confundir com o “efeito”, caso contrário o problema não irá desaparecer.








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