Autor: MENDES, Bruno Marcio | Publicado: 2011-01-04T22:35:00-02:00

Série: Desafio das Empresas BrasileirasParte 3: Administração do Tempo
Por: Bruno Marcio MendesDaniele Stoco

&nbsp;&nbsp; &nbsp; &nbsp; &nbsp;O tempo é o principal culpado na falta de execução de algumas tarefas ou até mesmo esquecimentos de outras, sendo sempre a mesma resposta a um questionamento, “eu não tive tempo”. Então, como a administração do tempo ajudará uma empresa? E como ajudará o trabalhador?&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; A administração do tempo ajudará a aumentar a produtividade, e, também a reduzir o estresse no ambiente de trabalho, trazendo a tona pessoas eficazes e pessoas eficientes.&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; As pessoas eficazes e não eficientes, são pessoas que fazem aquilo que devem fazer, porém, demandam ou gastam muito mais tempo para realizar tal tarefa, ou seja, fazem o trabalho correto para obter uma meta, entretanto apresentam múltiplos erros, conseqüentemente, os objetivos têm poucas chances de serem alcançados. Um trabalhador eficiente, mas não eficaz, realiza o trabalho com um mínimo de erros, mas nunca realiza um trabalho que levará ao alcance das metas, então os objetivos nunca serão alcançados.E aquelas pessoas eficazes e eficientes que seriam os trabalhadores perfeitos, fazem as tarefas com o mínimo de erro buscando alcançar os objetivos, aumentando a produtividade.&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; O mau uso do tempo aumentará o estresse tanto pessoal quanto profissional, e só será desperdiçado se as atividades não forem consideradas importantes, contudo, é necessário levar em consideração alguns pontos como:<!--[if !supportLists]-->ü&nbsp; <!--[endif]-->Excesso de tarefas: as pessoas ficam sobrecarregadas de trabalho, e normalmente não conseguem realizar nem uma tarefa, nem outra.<!--[if !supportLists]-->ü&nbsp; <!--[endif]-->Excesso de papéis: o acúmulo de papéis na mesa proporciona uma sensação de desorganização, e com uma mesa desordenada a dificuldade na localização de documentos no momento necessário é certa.<!--[if !supportLists]-->ü&nbsp; <!--[endif]-->Interrupções: quando são excessivas, atrapalham e muito. Normalmente, usam-se palavras em diminutivo (como ajudazinha, minutinho, perguntinha, etc), para parecer que serão breves, e o colega que ajudou, pode se prejudicar, pois o minutinho se torna vários minutos, levando sempre a outras perguntas.<!--[if !supportLists]-->ü&nbsp; <!--[endif]-->Telefonemas: para evitar telefonemas inconvenientes, deverão ser filtrá-los, pois se uma pessoa não sabe responder a um questionamento no telefone, acaba atrapalhando outras pessoas ao redor.<!--[if !supportLists]-->ü&nbsp; <!--[endif]-->Reuniões: quando as reuniões são excessivas gasta–se muito tempo, provocando reações adversas nas pessoas convocadas, como discussões de assuntos paralelos; e, quando reunião acaba, a qual normalmente demora muito tempo, ninguém sabe ao certo o que ficou decidido, e além disso, o tempo gasto na sala de reunião foi perdido para a realização de outras tarefas.Mas para combater esses pontos, existem algumas ferramentas que auxiliam a melhoria destes atos como:<!--[if !supportLists]-->·&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; <!--[endif]-->Elaborar a lista mestra / check-list (com os projetos)<!--[if !supportLists]-->·&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; <!--[endif]-->Elaborar uma lista de tarefas / atividades<!--[if !supportLists]-->·&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; <!--[endif]-->Priorizar as tarefas da Matriz do Tempo<!--[if !supportLists]-->·&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; <!--[endif]-->Utilizar agenda<!--[if !supportLists]-->·&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; <!--[endif]-->Delegar tarefas / funções<!--[if !supportLists]-->·&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; <!--[endif]-->Eliminar papéis e tarefas não necessárias<!--[if !supportLists]-->·&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; <!--[endif]-->Não trazer problemas de casa para o trabalho e vice-versa.<!--[if !supportLists]-->·&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; <!--[endif]-->Solicitar à pessoa que pediu a ajuda, que anote as informações e instruções dadas para a realização das tarefas/atividadesAlguns pontos foram apresentados para ilustrar como o tempo é importante, e uma boa administração faz bem a todos os envolvidos, buscando realização e felicidades através do aumento da produtividade e redução do estresse. Como diz o ditado: “Tempo é dinheiro”, então um determinado nível de Tempo e de Dinheiro resulta em um elevado nível de qualidade.