Pauta em Evidência
Autor: Willian Rodrigo | Publicado: 2012-06-27T08:55:00-07:00



Pauta evita que reunião seja improdutiva.&nbsp;





O dia-a-dia corrido de uma empresa faz com que a otimização do tempo
seja cada vez mais necessária para possibilitar a discussão de assuntos
pertinentes às questões operacionais e gerenciais. Por este motivo, as reuniões
entre os gestores, impreteríveis em qualquer organização, para que se tornem
produtivas e alcancem os objetivos com clareza. Segundo consultores
organizacionais, é cada vez mais comum que os lideres se preocupem em preparar
uma pauta lógica e concisa antes de se reunirem com os setores responsáveis.
Preparar uma agende clara com os tópicos que serão tratados durante uma
reunião, é o primeiro passo para um bom planejamento. Também é necessário
definir o horário de inicio e de termino da discussão e que os assuntos sejam
comunicados com antecedência a todos os envolvidos, para que se preparem
adequadamente. 

O tempo de tratamento de cada tópico deve ser delimitado pelo
coordenador da reunião, função que precisa ser rotativa para que todos se
acostumem com a disciplina. Esse coordenador é o responsável por dar a palavra,
não permitir discussões paralelas e, principalmente, impedir que o assunto em
pauta seja desviado para tópicos não previstos. O ideal é escolher um dia da
semana para fazer as reuniões com o setor, normalmente o melhor dia é a sexta-feira,
para discutir os problemas e apresentar soluções, em encontros que durem no
máximo uma hora. Antes de se reunirem, deve ser feita uma pré-pauta, a qual é
enviada com antecedência, via e-mail, aos que irão participar, para que tomem
conhecimento do que será discutido. 

É fundamental este conhecimento prévio, para que todos se preparem e
cheguem com as idéias e sugestões elaboradas. Para uma reunião eficiente, prazo
e soluções rápidas são fundamentais. A freqüência de reuniões em uma empresa
não segue regras. Todas são muito importantes, desde que o seu uso seja
restrito ao realmente necessário. Reuniões em demasia também pode ser
prejudicial retardando as decisões, por isso um caminho médio deve ser
encontrado.

&nbsp;O IDEAL É TER PELO MENOS UMA
REUNIÃO POR MÊS Existem reuniões que são inadiáveis e que precisam ocorrer com
freqüência, principalmente se for de apresentação de resultados ou de
integração. O rápido desenvolvimento de uma reunião pode ser quebrado quando há
conflito de opiniões. Quando isso acontece, a decisão deve ser adiada para
melhor estudo, evitando desagrados e extensão do tempo da reunião. O
gerenciamento das divergências deve ser feito pela pessoa-chave do setor em
questão, com ajuda dos demais. Não há formula para evitar o conflito, mas, para
minimizá-lo, é preciso que cada um opine, ordenadamente e sem fugir do assunto.

&nbsp;A UTILIZAÇÃO DO MEIO VIRTUAL DEVE
SER MODERADA A utilização dos meios virtuais para manifestação de idéias e
consensos também se tornou uma pratica comum nas empresas, muitas vezes,
substitui uma reunião. Ainda assim, o contato entre as pessoas não deixou de
ser fundamental. A internet é um meio complementar e não deve substituir as
reuniões presenciais. Antes do advento do e-mail, as reuniões eram, e precisam
ser, mais informativas, o que fazia com que durassem muito tempo. Hoje, essas
reuniões se tornaram mais construtivas, onde a tônica é discutir a evolução dos
processos e os próximos passos de uma empresa. Estar frente a frente facilita o
entendimento e a troca de informações. Paz e muito sucesso!