Organizando Documentos
Autor: Carlos Wágner | Publicado: 2013-08-16T11:42:00-07:00

Introdução

Quando se está trabalhando em casa a exigência de papéis e documentos é 
tão freqüente quanto quando estamos em uma empresa convencional. Nessas 
circunstâncias as pessoas mais organizadas levam vantagens sobre as 
demais, visto que mantém a disciplina do arquivamento e registro dos 
documentos, não permitindo que o conforto do lar relaxe a rotina 
administrativa e organizacional.

Nem todos os papéis e documentos precisam ser destinados a um 
arquivamento minucioso. Por isso, antes de reordená-los é importante 
deixar à mão os de uso mais constante. Por outro lado, manter itens 
raramente usados entre os de utilização rotineira, pode dificultar a 
busca de qualquer um deles em vez de facilitar.Separando os Assuntos

Quando estamos trabalhando em casa muitas vezes misturamos os documentos
 particulares com os da empresa. Este é um erro grave, porém comum e que
 deve ser corrigido, exigindo constante policiamento. Separe as coisas. 
Monte seções de arquivo para cada assunto: O que é da casa para um lado e
 o que é da empresa para outro, cuidando para separar também o tempo 
para cuidar de cada um.

Arquivos de Casa

Lar

A pasta ou caixa com esse título deve conter informações sobre todos os 
membros da família, bem como um inventário completo com todos os itens 
da residência e seus respectivos valores.
As descrições devem conter os nomes das peças e registro de seu modelo, fabricante e número de série.

Saúde

Essa divisão é destinada a todos os exames e receitas médicas de cada familiar, incluindo especialmente as mais recentes.

Finanças Pessoais

Trata-se de um local específico para armazenar os documentos referentes a
 contas bancárias, investimentos, seguros, testamentos atualizados (de 
acordo com o estado civil, novos beneficiários etc.), planos de pensão e
 comprovantes de pagamento de contas.
Crie um envelope ou divisão para cada conta a pagar. No exterior de cada
 um, anote as datas em que quer efetuar os pagamentos e não o dia em que
 as contas vencem. Depois ordene os envelopes de forma cronológica no 
arquivo ou pasta entitulada “Contas a Pagar”.
Caso também tenha pagamentos a receber, crie outra pasta, na qual podem 
ser inseridos seus recibos até que você receba o comprovante de depósito
 efetuado.

Viagens

A esta pasta podem ser destinados os documentos que geralmente são utilizados em viagens internas ou ao exterior.
Entre eles estão as anotações referentes a situações de emergência, ou 
seja, números de telefones a serem contatados, endereço residencial e 
tipo e fator sangüíneos.
Além disso, há ainda os comprovantes de vínculo no país de origem e cartão do seguro-saúde válido para a região de destino.

Quanto tempo guardar cada documento

- Licenciamentos e recibos de seguro obrigatório do automóvel: Pelo menos 1 ano.

- Multas e contas de energia elétrica, telefone e cartão de crédito: 
Podem ser requeridos pelas prestadoras de serviço até dois anos após 
serem pagos.

- Recibos de aluguel e contas de água: O prazo mínimo para retenção de é de 5 anos.

- IPTU e Imposto de Renda: O prazo mínimo para retenção de é de 5 anos.

- Taxa condominial: O pagamento da pode ser contestado em até 20 anos.

- Comprovantes de pagamento de contas em geral: Devem ser guardados por 
um tempo que varia entre 12 meses e 20 anos, para evitar contestações 
jurídicas.

Organização digital

Além de arquivar em pastas ou caixas, os documentos em papel também podem ser armazenados no formato digital.
A maneira mais simples de executar esse procedimento é submetê-los a um scanner.

Alguns modelos desse aparelho são capazes de processar materiais 
encadernados, documentos frágeis, danificados ou muito pequenos.
Documentos já digitalizados podem ser organizados por meio de programas especificamente voltados a esse fim.DICA
Os documentos e papéis arquivados, e conseqüentemente de uso menos 
constante, ficam mais bem protegidos quando guardados em caixas à prova 
de fogo. Também podem ser utilizados modelos que requeiram chaves ou 
códigos para serem abertos.