Concurso Secretária do Ano
Autor: Juliana | Publicado: 2010-09-08T07:20:00-07:00

Participe do concurso “Secretária do Ano”! 

Escreva para secretarias@informagroup.com.br contando uma história verdadeira sobre como você fez a diferença para seu chefe ou para a sua empresa. A melhor história, escolhida pela equipe IBC, vai ter a oportunidade de contar sua história no dia da conferência e receber uma super-homenagem e o título merecido de “Secretária do Ano”!

Capriche! Estamos esperando sua história!

Já recebemos algumas histórias:
A primeira é da Maria da Graça Gonçalves Rosa, secretária no HCor
Confira!

Como fazer um evento sem um tostão no bolso

Em 2008, precisamente no mês de março, resolvi organizar um encontro de secretárias para o dia 30 de setembro, onde pudesse incluir todas as secretárias e assistentes da empresa. Sendo a empresa um hospital particular de grande porte, tínhamos um grupo de mulheres que atendiam diretorias, superintendências, gerencias e equipes médicas totalizando 53 pessoas. A idéia era fazer um evento grande e fora das instalações da empresa, como nunca havia sido feito antes. Uma palestra e um “ brunch” num hotel seria ideal. Até aí nada de novo exceto pelo pequeno detalhe de não ter nenhuma verba para este evento.

O primeiro passo foi estruturar o evento e apresentá-lo para a minha diretora-presidente. Quando coloquei a idéia para ela, ela me disse que não havia verba para isso. Sugeri então autorizar o uso da logomarca do hospital para tentar conseguir patrocinadores junto aos contatos comerciais como laboratórios e fornecedores e também junto às equipes médicas particulares. Ela disse que esse era um desafio que eu tinha que vencer com a minha criatividade e que autorizava o uso do nome do hospital.

Uma logomarca por mais forte que seja não faz surgir dinheiro para pagar as despesas de um evento, mas resolvi lançar a idéia para o grupo, assim mesmo.

Mandei um e-mail divulgando a idéia e que poderíamos atrelar o evento e seus patrocinadores a logomarca do hospital. Muitas aderiram a idéia e a partir daí convoquei uma reunião na hora do almoço para começarmos colocar o plano em ação. Apenas 10 pessoas comparecerem a reunião. Confesso que fiquei decepcionada, mas resolvi levar adiante.

Montei uma equipe de apoio e elaborei uma carta e e-mail padrão onde incentivava a empresa ( contatos comerciais, fornecedores e equipes médicas) a colaborar financeiramente com o grupo para que o evento pudesse ser realizado e em troca a marca da empresa estaria atrelada a marca do hospital na divulgação do evento. Tomei o cuidado para que isso não significasse um acordo comercial entre as partes.

Não é uma tarefa fácil você pedir patrocínio oferecendo apenas a divulgação da sua logomarca num evento. Mesmo assim enviei para todas a idéia e pedi colaboração no sentido de indicarem contatos. Além disso, fiz uma pesquisa na Internet de empresas de cosméticos e higiene pessoal que pudessem colaborar com brindes para o evento também atrelando a marca da empresa ao sucesso do evento e enfatizando que secretárias são fortes formadoras de opinião.

Eu precisava dos convites e dos banners do evento com todos os logos e isso normalmente é um trabalho caro. Pedi ao marketing do hospital ajuda e junto com a secretária do departamento consegui que e empresa que faz toda a parte de propaganda para o hospital, colaborasse com os convites e banners gratuitamente.

Enquanto o dinheiro surgia de pouquinho em pouquinho, eu tinha que negociar com hotéis e como você vai negociar sem uma verba fechada? Pedi proposta a vários hotéis da região da Av. Paulista antes de fechar com o Golden Tulip Paulista Plaza. Por incrível que pareça muitos não davam a mínima atenção ao meu evento, não retornavam as ligações ou e-mails. Depois de muita sola de sapato gasta com idas e vindas a hotéis, o Golden Tulip nos fez um preço excelente.

Para a palestra convidei um professor de português. Queria uma palestra diferenciada e o tema escolhido foi - A Mulher como Protagonista da História - envolvendo letras de velhas canções e muita música. Tudo foi exaustivamente negociado: palestra, hotel, brindes e presentes.

Partindo de um caixa zero unido a uma estratégia de negociações, de marketing, e-mails, cartas e apoio de outras secretárias fechamos um evento para 60 pessoas e um valor arrecadado de R$ 12.540,00. Foi um espanto geral e com um controle financeiro rigoroso. Consegui com o mesmo plano de ação toda a decoração do evento gratuitamente.

Este árduo trabalho foi realizado nos meus horários de almoço e depois do expediente. Foi uma grande responsabilidade que assumi perante o grupo e também perante a minha empresa. O evento foi realizado no dia 27/09/2008 no Golden Tulip Paulista Plaza da Alameda Santos com muito sucesso, onde todas as participantes receberam uma sacola cheia de brindes e presentes, além de vários sorteios (incluindo um notebook) e ainda sobrando um caixa de R$ 1.300,00. Digo até hoje que o evento tem uma slogan ... “ como fazer um evento sem um tostão no bolso “. ...

A experiência como secretária executiva a mais de 25 anos, unida a habilidade de organização e negociação, tornou este evento possível e o mesmo se transformou num marco na história do secretariado da empresa.

Em 2009 consegui que a diretoria patrocinasse um café da manhã para o grupo de secretárias do alto escalão e este ano de 2010 já consegui fechar um almoço no dia 30 de setembro para o mesmo grupo, no Restaurante All Seasons.

Lógico que gostaria de fazer um evento grande, mas como não temos verba disponível para algo maior, negociar um almoço já é uma vitória.

Realizar um evento partindo de um caixa zero foi um trabalho de persistência e coragem. Foi um desafio que fez a diferença para o grupo de secretariado da empresa.

Moral da história: Não desistir perante os possíveis “ nãos “ que irá receber e acreditar que quem tem talento não precisa de sorte!

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