Uso do e-mail corporativo exige prudência e bom senso
Autor: Vinicius Dias | Publicado: 2011-06-03T10:18:00-07:00

Local de trabalho. Alguém recebe uma mensagem eletrônica indesejada e a reenvia com a opção “responder a todos”. Pronto. A confusão via e-mail está armada. Foi o que aconteceu no mês de junho, quando uma usuária do correio eletrônico do Senado enviou a outros usuários convite para uma peça de teatro. Alguns dos destinatários não gostaram de receber o e-mail, considerado spam interno, e protestaram. Responderam a mensagem “a todos” e produziram uma enxurrada de spam’s que incomodou muita gente. As caixas só pararam de lotar quando o diretor da Subsecretaria de Infra-Estrutura Tecnológica - SSITE do Prodasen, Pedro Enéas Mascarenhas entrou na discussão e enviou e-mail pedindo para que os servidores não mais respondessem à mensagem. “Ao responder, o usuário pode agir como outro gerador de spam ou confirmar o endereço eletrônico do Senado Federal a um emissor externo que, possivelmente, não tinha certeza da validade desse endereço”, explicou Pedro Enéas.De acordo com o ato do 1º Secretário, nº 26 de 2003, “Enviar mensagens que tenham como objetivo a promoção de produtos e serviços de caráter não institucional; incomodar qualquer usuário, seja por meio da quantidade ("mail bombing"), freqüência, tamanho ou linguagem das mensagens...” são condutas de uso inadequado do correio eletrônico de trabalho e podem render o bloqueio do uso dessa ferramenta ou até mesmo infração funcional, a ser apurada em processo administrativo disciplinar. Para evitar problemas com a instituição que, nesses casos, tem todo o direito de bloquear o e-mail do servidor, o Prodasen aconselha a criação de e-mail particular, que também deve ser usado com prudência e bom senso. “Devemos pensar no e-mail como pensamos no telefone. Do mesmo modo que o telefone do local de trabalho é utilizado para assuntos profissionais e o celular ou o residencial destinam-se a questões pessoais, o e-mail de trabalho deve ser utilizado para assuntos de trabalho. Propagandas e outros assuntos devem ficar para o e-mail pessoal”, aconselha Pedro Enéas. Em 2005, o Tribunal Superior do Trabalho permitiu que o HSBC Seguros Brasil S.A investigasse o e-mail de trabalho de seu empregado, com o objetivo de obter provas para a demissão por justa causa. O funcionário utilizou o correio eletrônico corporativo para enviar fotos de mulheres nuas aos colegas. Mas, se o funcionário acessar o e-mail pessoal do computador da empresa e baixar conteúdos que esta considere inadequados ou que a comprometam, também é direito do empregador vasculhar esse conteúdo. A princípio, os arquivos baixados estariam protegidos por privacidade, pois o endereço e o provedor são particulares. Entretanto, como o conteúdo ficou armazenado no HD da máquina da empresa, ela tem todo o direito de ter acesso a essas informações. Se, por meio da internet e utilizando um computador do local de trabalho, o usuário comete qualquer ilegalidade que possa responsabilizar a empresa, usar o IP da máquina para provar a incidência de autoria é única saída para o empregador. Por isso, é praxe implementar antivírus e firewall, fornecer a cada funcionário login e senha, além de monitorar atividades online.No Senado, apesar da grande quantidade de caixas postais ativas (cerca de 10 mil) e do volume de e-mails recebidos, não há registro de casos que envolvam servidores e o uso inadequado dessa ferramenta a ponto de responsabilizar juridicamente a instituição. Se o servidor envia mensagens inapropriadas, o Prodasen bloqueia o uso do e-mail até que o chefe do infrator faça a solicitação de restabelecimento do serviço. Na hipótese de reincidência, além do bloqueio, quem desobedece às regras tem de fazer um treinamento para aprender a utilizar a ferramenta. Tudo de acordo com o ato do 1º Secretário, nº 26 de 2003.E para evitar a presença de spams e vírus, o Prodasen faz o controle de recebimento e envio de e-mails de diversas maneiras. “Em períodos de pico, como as pré-eleições, registramos o recebimento de mais de 10 milhões de e-mails por mês. Tentamos fazer a filtragem para detectar vírus externos. Obedecemos critérios internacionais para definir a possibilidade de spam, como por exemplo, a origem da mensagem”, explica Pedro Enéas. Mas, ainda assim é possível que mensagens indesejadas cheguem à caixa postal do servidor. Para evitar que isso se repita, o diretor da SSITE orienta: “O cliente outlook tem o lixo eletrônico. O próprio usuário individualiza o uso da classificação eletrônica. Para isso, o servidor deve pedir auxílio ao seu gerente de contas. A nossa missão é atender ao usuário e garantir um serviço com a qualidade que o Senado precisa.”fonte:http://www.senado.gov.br/portaldoservidor/jornal/jornal80/senado_email_spam.aspx