Um pouco sobre Inbox Zero
Autor: Roger Camargo | Publicado: 2013-04-13T05:32:00-07:00

Em poucas palavras, Inbox Zero tem como objetivo tratar seus e-mails de uma forma que você não gaste tanto tempo lidando com ele, e ao mesmo tempo saiba o que esta pendente ou não. São sugestões para você melhorar seus hábitos com seu e-mail.

Eu comecei a práticar Inbox Zero no começo deste ano (2013), e passado alguns meses, posso afirmar que tem me ajudado bastante. A principal motivação é não ter mais aquela sensação de que estou esquecendo algo. Navegando pelas divisões de pastas pendentes*, é possível saber exatamente o que é necessário ler, responder ou tomar alguma ação.

Inicialmente eu dividia assim:




Mas com as iterações dos anos, hoje esta mais simples:

Com as seguintes pastas:
!ASAP ou Devo resolver Assim que possível / Urgente
!SomeDay ou Algo que preciso fazer/responder Algum dia
!ToFollowUp ou Algo que preciso acompanhar ou cobrar alguem
!Waiting ou Algo que dependo / preciso esperar alguem para poder dar sequencia

Desta forma,
1 - Meu Inbox sempre fica vazio
2 - Os emails são processados e movidos para uma das 4 pastas acima
3 - Tenho horário para a) Processar emails b) Para revisar as pastas conforme a prioridade nelas descritas.





Inbox Zero foi criado pelo Merlin Mann em 2006, eu acabei conhecendo este assunto em um post da Bluesoft, quando estava estudando sobre 'Getting Things Done' (GTD).

Para quem quiser saber mais ou ver mais detalhes, recomendo fortemente que leia os posts originais do autor. Sendo que fiz um pequeno resumo do meu entendimento, e não estou abordando todos os pontos.

Para melhor o entendimento, o conteúdo deste post foi dividido em 4 partes: 

1 – É necessário mudar nossos hábitos: 

Você já parou para pensar que algumas vezes acabamos respondendo o último e-mail que recebemos, onde o mais correto seria responder o mais antigo. E pior, este e-mail mais antigo, cada vez fica menos importante e você pode acabar deixando-o de lado. 

Alguns lembretes: 
- Mentir para você mesmo não irá limpar sua caixa de entrada, deixar para amanhã um e-mail, sendo que amanhã terão outros novos e-mails. 
- Não trate cada e-mail como um presente de Natal 
- Não use seu e-mail para fazer lista de tarefas (TO DO List) 
- Crie filtros para mover ou apagar e-mails recorrentes 

2 – Processando seu e-mail: 

Uma grande diferença é que normalmente estamos acostumados a ter uma única forma de lidar com o e-mail, onde as vezes apenas checamos o que recebemos e outras vezes respondemos de verdade. 

Com Inbox Zero, precisamos separar isto em 2 etapas, onde processar é uma rápida leitura em cada e-mail para saber do que se trata e em seguida tomar uma ação adequada, ou seja, cada e-mail é um 'Open Loop' que precisa ser: Deletado, Delegado, Respondido ou Movido para uma das 'Pastas Pendentes'. Os e-mails que podemos Deletar, Delegar ou que podemos responder em menos de 2 minutos, devemos tomar esta ação no mesmo instante. Os e-mails que precisamos de mais tempo para responder ou não temos todas as informações para tal naquele momento, devemos movê-los para as respectivas pastas. 

Desta forma, após o processamento, a caixa de entrada ficará vazia. O que explica o nome Inbox Zero. 

3 – Tratando as Pastas Pendentes: 

Tirando os e-mails apagados, delegados e respondido no processamento, temos os e-mails que sobraram e que estão aguardando uma ação e estão armazenados em algum lugar nas pastas pendentes (fora da caixa de entrada). Pastas Pendentes podem ser interpretadas como uma estrutura para organizar nossos e-mails. Esta estrutura é livre, cada um pode tratar como bem entender ou achar mais interessante. Apenas é importante lembrar que, esta estrutura deve ser simples, sendo que você não pode ter muitas opções, a tarefa de mover da caixa de entrada para esta estrutura deverá ser simples e rápida. 

Abaixo, gostaria de apresentar a estrutura que vem funcionando para mim: 
1-RespondTo_soon 2-RespondTo_oneday 3-Todo_soon 4-Todo_ondeday 5-ToRead 6-Archive
&nbsp; 
Desta forma, eu tento todo dia esvaziar as pastas: 
1-RespondTo_soon 3-Todo_soon 

E quando tenho mais tempo ou simplesmente estou disposto, tento esvaziar as pastas: 
2-RespondTo_oneday 4-Todo_ondeday 5-ToRead 

A pasta 6-Archive é utilizada para armazenar os e-mails finalizados. Para facilitar a localização dos e-mails arquivados, crio sub-pastas com o assunto e o ano, desta forma, consigo ter uma estrutura que facilita a visualização dos meus e-mails na linha do tempo. 

Por último, se você achou interessante e quer começar agora o Inbox Zero, em apenas dois passos é possível iniciá-lo, veja abaixo: 

i) Adotar sua estrutura de pastas 
ii) Fazer o processamento dos seus e-mails. 

Como você deve ter 5 ou 10 anos de e-mails, será quase impossível processar toda esta quantidade. Eu adotei a estratégia de processar meus 2 últimos meses, os demais e-mails apenas movi para uma pasta chamada 'Muito-Antigo'. Desta forma, em poucas horas consegui ter minha caixa de entrada vazia e alguns e-mails nas pastas pendentes. 

Finalmente, gostaria de reforçar que o Inbox Zero tem sido muito útlil para minha organização. Também acredito que estou gastando menos tempo com e-mail e me dedicando a fazer outras atividades. 





 Inbox zero-summary  from Roger Camargo


Links:
http://inboxzero.com/articles/
http://www.43folders.com/2006/03/13/philosophy
http://www.43folders.com/2006/04/04/better-practices
http://www.slideshare.net/melvinramos/inbox-zero-1508788
http://inboxzero.com/video 
http://www.nikilster.com/thoughts/how-to-win-at-email/#sthash.DchOqz3M.blbBSzC6.dpbs


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