Aplicação do "Ponto de Equilíbrio" na Advocacia
Autor: Adnilson Hipólito | Publicado: 2011-12-01T12:47:00-08:00

Por Felipe Adaime 

O Ponto de Equilíbrio (“P.E.”) é um conceito bastante útil e  amplamente utilizado em análises operacionais e financeiras de diversos  segmentos da economia, mas pouco difundido na advocacia. Talvez o uso  ainda incipiente do “P.E.” pelas bancas resida no fato da  profissionalização da gestão na advocacia ser um fenômeno relativamente  recente. De fato, até pouco tempo, era comum, mesmo em bancas de grande  porte, os escritórios serem administrados pelos próprios advogados e o  Ponto de Equilíbrio é um conceito eminentemente econômico/financeiro,  estranho, portanto, às escolas de Direito. Além disso, até mesmo entre  administradores de ofício, o Ponto de equilíbrio é muitas vezes  considerado desnecessariamente sofisticado para os sistemas de  informação gerencial adotados nos escritórios de advocacia.&nbsp;&nbsp;

No  entanto, o Ponto de Equilíbrio é ferramenta de grande utilidade no  planejamento das operações, dimensionamento das instalações, definição  da estrutura de custos, do volume de receitas, da precificação e de  outros itens e índices financeiros e operacionais. Pode – e deve – ser  aplicado não somente ao escritório como um todo, mas também às suas  áreas de prática, centros de custos ou qualquer outra segmentação  utilizada, além da aplicação em avaliações financeiras de investimentos.
Ponto de Equilíbrio&nbsp;
O  Ponto de Equilíbrio é uma ferramenta analítica que estuda as relações  entre custos fixos, custos variáveis, receitas e margens de lucro.  Através dele é possível calcular qual o volume de receitas necessário  para cobrir todos os custos do escritório – inclusive as participações  dos advogados – assim como analisar e definir o mix de custos – fixos x  variáveis – mais adequado para maximizar a rentabilidade do negócio.  Graficamente, o Ponto de Equilibro tem a seguinte configuração:
O  eixo dos “Xs” representa o volume de operações (número de processos,  e/ou projetos tocados pelo escritório). Já o eixo dos “Ys” indica  valores em R$. A reta de receitas (que na realidade não é linear  como vista no gráfico porque as diversas operações do escritório têm  diferentes preços e... utilizam diferentes volumes de recursos, mas para  explicar o conceito, ela pode ser caracterizada como uma reta) tem valor  zero na interseção dos eixos, crescendo à medida que as operações são  realizadas e os honorários recebidos. Os custos fixos são representados também linearmente por uma reta paralela ao eixo dos “X”.

Esta  configuração é válida por um período de tempo em que não há alteração  na estrutura operacional do escritório. Sempre que houver acréscimos à  estrutura (mais staff administrativo, expansão das instalações, etc.), a  reta dos custos fixos sobe em relação ao eixo dos “X” e,  consequentemente, eleva o P.E. Já os custos variáveis, por serem  diretamente relacionados com as receitas, começam no eixo dos “Y” e,  para configurarem também os custos totais, partem da reta de custos  fixos, crescendo com o volume de operações, mas num ritmo inferior  (menor inclinação da reta) que as receitas por serem um percentual  destas.&nbsp;
Os custos totais são o  somatório dos custos fixos e variáveis. Quando a linha das receitas  encontra a dos custos totais (no gráfico, coincidente com a reta dos  custos variáveis), chega-se ao Ponto de Equilíbrio. A partir daí, o  escritório começa a gerar lucro operacional (note que o lucro  operacional não significa necessariamente geração positiva de caixa,  pois não estão incluídos neste cálculo os gastos não-operacionais tais  como investimentos, bonificações, amortizações de empréstimos, etc.).&nbsp;
O  cálculo do P.E. é simples. Resume-se na divisão dos custos fixos pela  margem de contribuição. O mais trabalhoso e um pouco mais complexo é  definir os custos fixos e variáveis. Os custos fixos são aqueles  recorrentes, que não variam ou variam muito pouco mês a mês. São  exemplos de custos fixos a folha de pagamento (salários, benefícios e  encargos trabalhistas), as despesas com instalação (aluguel, condomínio,  energia, manutenção, seguros) e despesas gerais recorrentes (correios,  transportes, alugueis diversos, copiadoras, material de escritório,  despesas bancárias). Também são custos fixos a remuneração fixa paga aos  advogados, assim como contratos de terceirização (segurança,  informática, contadores, etc.).&nbsp;
Em  escritórios de advocacia, os custos variáveis resumem-se basicamente aos  impostos e à remuneração variável – se houver – paga aos advogados.  Como a maioria dos escritórios opta pelo sistema de tributação do “lucro  presumido”, os impostos somam 14,53% da receita (o ISS, como na maioria  das sociedades uniprofissionais, é pago sobre o número de sócios, sendo  considerado custo fixo, não variável). O outro custo variável é a  participação dos advogados no valor das faturas, caso o escritório adote  este sistema de remuneração (alguns escritórios contratam advogados  como funcionários regidos pela CLT e, neste caso, o salário dos  advogados é custo fixo). No caso de participação na fatura, o custo será  variável e dependerá do percentual conferido ao advogado. Assim, no  caso, por exemplo, da participação dos advogados ser 30%, o total de  custo variável do escritório será 14,53% (impostos) + 30% (participação  dos advogados) da receita.
A Margem é  a diferença entre a receitas e os custos variáveis. Na fórmula de  cálculo do Ponto de Equilíbrio, a margem é representada pela expressão  matemática (1 – custos variáveis/100). No exemplo do parágrafo anterior,  os custos variáveis seriam 14,53% + 30%, ou seja, 0,1453 + 0,30 =  0,4453. Neste caso, a margem seria (1 – 0,4453) ou 0,555.
Aplicações do P.E. na Advocacia
O  Ponto de Equilíbrio propicia vários tipos de análise, permitindo ao  gestor tomar decisões mais conscientes, inclusive reavaliar seus planos  operacionais e de investimentos. Uma informação importante derivada da  análise do Ponto de Equilíbrio é o volume de receitas necessário para  que o escritório cubra todos seus custos. Outra é a estrutura de custos,  podendo o gestor avaliar se não seria adequado reduzir os custos fixos  e/ou elevar a margem e assim chegar ao P.E. com um volume menor de  receitas. Ou se mantém a atual estrutura de custo e atua do lado das  receitas, com ações mais incisivas de marketing, com a contratação de  advogados que tragam novos clientes para o escritório, ou com outras  iniciativas que levem a um incremento da receita sem alteração de custos  ou da margem.
No caso de mexer na  estrutura de custos, quanto menor o valor total dos custos fixos, menor  será o volume de receitas necessário para atingir o Ponto de Equilíbrio  (no gráfico, o P.E. se aproximaria do eixo dos Y a medida que forem  reduzidos os custos fixos, o que significa um ponto mais baixo na reta  das receitas). O gestor pode também reduzir os custos variáveis, não no  lado dos impostos, mais difícil, pois estes não dependem da vontade dos  contribuintes, mas da política fiscal do governo, e sim no lado da  participação dos advogados nas faturas. Menores percentuais de  participação significam margens mais elevadas e, portanto, menores  pontos de equilíbrio. (Esta redução no percentual de participação é mais  difícil de obter junto aos advogados que já estão no escritório, mas  pode ser conseguida com os novos advogados, negociando-se uma  bonificação maior, ou mesmo um valor fixo garantido e compensável).&nbsp;
Essas  análises podem e devem ser aplicadas tanto ao escritório como um todo  como a uma área de prática, centro de custos ou mesmo um projeto de  investimento. Em todos estes casos, inicialmente o gestor deve definir  quais são e qual o volume de seus custos fixos, assim como quais são e  qual o percentual em relação às receitas dos custos variáveis.
Cálculo do Ponto de Equilíbrio
Considere um escritório com a seguinte estrutura de custos:

            Custos fixos (R$):            folha de pessoal administrativo            20.000        
            &nbsp;            aluguel e outras            8.000        
            &nbsp;            despesas diversas            5.000        
            &nbsp;            estagiários            5.000        
            &nbsp;            &nbsp;advogados (se houver pagto fixo)            10.000        
            &nbsp;            &nbsp;            48.000        
            &nbsp;            &nbsp;            &nbsp;        
            Custos variáveis (R$):            impostos            15% sobre fatura        
            &nbsp;            Participação dos advogados            40% sobre fatura        
            &nbsp;            &nbsp;            &nbsp;        
            Neste caso, a margem seria:&nbsp;            (1 – 55/100) = 0,45            &nbsp;        
            O Ponto de Equilíbrio então seria:&nbsp;&nbsp;            $ 48.000 / 0,45 = $ 106.667&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;            &nbsp;        
Ou  seja, neste exemplo, o P.E. do escritório seria de $ 106,7 mil ou, em  outras palavras, um escritório com esta estrutura de custos (custo fixos  de $ 48 mil e custos variáveis de 55% das receitas) e esta margem  (45%), precisa de receitas de $ 106,7 mil para zerar o resultado  operacional.&nbsp;
É importante repetir  que o Ponto de Equilíbrio não significa o volume de receitas que vai  cobrir todos os desembolsos, mas apenas os desembolsos operacionais.  Caso o escritório esteja fazendo investimentos (ampliação das  instalações, compra de equipamentos de informática, etc.) ou amortizando  empréstimos, gastos não entram na apuração do resultado operacional,  também não estarão contemplados no cálculo do P.E., até porque,  contabilmente, estes desembolsos são lançamentos de balanço (Ativo e  Passivo) e não de resultado (Lucros e Perdas). Normalmente estes gastos  são financiados, não com as receitas, mas com financiamentos, injeção de  capital dos sócios ou reservas financeiras (lucros) de períodos  anteriores. O Ponto de Equilíbrio refere-se apenas à atividade  operacional do escritório, isto é, receitas e despesas.