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Viele Projekte weisen keinen linearen Arbeitsverlauf auf, sondern ähneln eher einem Netzwerk an Arbeitsschritten und Aufgaben, die einander bedingen und voneinander abhängen – auch als Projektstruktur definiert. Ihr Projektstrukturplan, den Sie zu Beginn eines jeden Projektes unbedingt erstellen sollten, zeigt Ihnen,
- in welche Teile sich das Projekt untergliedern lässt.
- welche Teilziele, Vorgänge und Mini-Projekte mit den entsprechenden Arbeitspakten es gibt.
- welche untergeordneten Teile in ihrer Zusammensetzung jeweils eine übergeordnete Projektetappe ergeben.
- welche Zusammenhänge und Abhängigkeiten es zwischen den einzelnen Vorgängen und Mini-Projekten gibt.
- - und dies ist ganz wichtig -, welche wichtige Rolle einzelne Mini-Projekte in der Projektstruktur und dem Projektverlauf spielen. Deshalb heisst es: Schnüren Sie konkrete Arbeitspakte, um die einzelnen Mini-Projekte erfolgreich abschliessen zu können.
Erfolgreiche Mini-Projekte dank unverkennbarer Arbeitspakete: 5 Tipps
Tipp 1: Im Projektstrukturplan per Formular einordnen
Jedes Arbeitspaket, das als Mini-Projekt im Projekt benannt wird, sollte eindeutig innerhalb des Projektstrukturplans eingeordnet werden. Prüfen Sie daher mit den folgenden Fragen, ob diese Zuordnung mühelos gelingt:
- Ist das Ziel, das mit dem Arbeitspaket verfolgt wird, klar erkennbar?
- Ist der Zeitrahmen, in dem das Arbeitspaket begonnen, als auch abgeschlossen werden muss, eindeutig gekennzeichnet und in den Strukturplan eingebettet?
- Ist ersichtlich, welche Mini-Projekte übergeordnete Projektetappen ergeben?
- Ist ersichtlich, welche Rolle und Aufgabe das Arbeitspaket innerhalb des Projektes übernehmen soll?
- Wurde dem Arbeitspaket eine eindeutige Arbeitspaket-Bezeichnung gegeben?
- Wurde dem Arbeitspaket eine Arbeitspaket-Nummer zugeteilt?
Wurde bestimmt, wer verantwortlich für die Durchführung des Arbeitspakets ist? Damit der Projektstrukturplan übersichtlich bleibt, empfiehlt es sich, die Daten und Fakten des Arbeitspakets auf einem gesonderten Formular zu erfassen. Ein solches Formular "Arbeitspaket“ steht Ihnen als Download zur Verfügung.
Tipp 2: Abhängigkeiten bezeichnen
Arbeitspakete sind zwar eigenständige Mini-Projekte, aber als Teil des Gesamtprojektes stehen sie stets in Abhängigkeiten zu anderen Teilen des Projektes. Diese Abhängigkeiten sollten unter dem Punkt 2 „Voraussetzungen“ des Formulars „Arbeitspaket“ eindeutig benannt werden. Damit dies leichter gelingt, beantworten Sie sich folgende Fragen:
- Zu welchen Projektteilen bzw. Projektetappen steht das Arbeitspaket in Bezug?
- Wie sieht dieser Bezug konkret aus?
- Benötigt das Arbeitspaket die Ergebnisse anderer Mini-Projekte, um sein Ziel und Ergebnis erreichen zu können? Bis wann müssen diese Ergebnisse diesem Arbeitspaket vorliegen, damit es erfolgreich starten und/oder weiterarbeiten kann?
- Muss es parallel zu anderen Mini-Projekten ablaufen, damit der Austausch zwischen diesen Arbeitspaketen gewährleistet wird? Welche sind dies? Was muss ausgetauscht werden?
- Liefert das Arbeitspaket ein Ergebnis für ein anderes Arbeitspaket? Welches Mini-Projekt benötigt also welche Ergebnisdaten bis wann aus diesem Arbeitspaket?
Tipp 3: Eindeutige Beschreibung und konkrete Ziele angeben
Die Beschreibung und das Ziel, das im Formular unter den Punkten 3 und 4 eingetragen werden, sind auch beim Mini-Projekt von zentraler Bedeutung. Denn die Qualität, als auch der Erfolg der Arbeitspakete hängen, wie beim Gesamtprojekt, von der Zieldefinition ab. Prüfen Sie daher, ob die Beschreibung und das Mini-Projekt-Ziel
- erreichbar sind. Und diese Erreichbarkeit gemessen und geprüft werden kann.
- im Rückblick geschrieben wurde, um nicht den Weg aufzuzeigen, sondern wirklich das angestrebte Ergebnis zu benennen.
- keine versteckten Ziele enthalten.
- beide widerspruchsfrei, lösungsneutral und eindeutig formuliert wurden.
Tipp 4: Ergebnisse, Zeitplan und Ressourcen festlegen
Das Konkretisieren der Ergebnisse, des Zeitplans und der Ressourcen gehört in jedes Arbeitspaket. Die Punkte 5, 6 und 7 auf dem Formular „Arbeitspaket“ bieten Ihnen hierfür ausreichend Platz. Achten Sie darauf, dass
- der Punkt „Ergebnis“ nur eine kurze fast stichwortartige Beschreibung aufweist, die dem Mitarbeiter mitteilt, welches Ergebnis er erzielen soll. Die Ergebnisse, die der Mitarbeiter erarbeitet, hält er im Fortschrittsbericht ausführlich fest.
- der Punkt „Zeitplan“ für den Starttermin, als auch den Endtermin ein Soll- und Ist-Datum enthält. So können auf negative Abweichungen sofort reagiert werden, um den zeitlichen Projektverlauf eventuell anzupassen.
- der Punkt „Ressourcen“ stets in Übereinstimmung mit der gesamten Projektkalkulation, die in den Controlling-Tabellen hinterlegt ist, widerspruchsfrei ist. Ressourcen, die der Mitarbeiter zusätzlich benötigt – wie eine spezielle Software – werden auch erfasst.
Tipp 5: Beteiligte Mitarbeiter und deren Aufgaben auflisten
Unabhängig davon, ob das Arbeitspaket von einem oder mehreren Mitarbeitern realisiert wird, fixieren Sie unter Punkt 8 des Formulars,
- wer der Verantwortliche für das Arbeitspaket ist.
- wer für welche Aufgaben des Arbeitspakets zuständig ist.
- wie viele Stunden und Tage pro Mitarbeiter, die sogenannten Mannstunden (Mh) und Manntage (MT), im Plan festgelegt werden und wie viele das Arbeitspaket tatsächlich benötigte – der Ist-Zustand.