Document ID: /fineweb-2-swissfilter-quality_10-filterrobots/filtered/03311.jsonl.gz/1738

Seitenübersicht
Dokumentation für NutzerInnen
Was ist was bei E-Mail?
Hier werden einige allgemeine Begriffe für die Dokumentation definiert:
- nethz-Account: Ein nethz-Account ist ein Account im ETH System. An diesen Accounts wiederum sind verschiedenen Services, wie zum Beispiel E-Mail, VPN, Polybox oder ähnliches geknüpft. Alle ETH Studierenden haben bereits einen nethz-Account.
- primäre nethz-Account: Alle Angehörigen der ETH Zürich erhalten einen nethz-Account. Diesen nethz-Account nennen wir im folgenden den primären nethz-Account, um ihn vom VSETH nethz-Account zu unterscheiden.
- vseth nethz-Account: Ein nethz-Account der nur für Aktive innerhalb des VSETH erstellt wird.
- Mailbox: Ein E-Mail Postfach.
- Shared-Mailbox (Gruppenmailboxen): Eine Shared Mailbox ist ein E-Mail Postfach auf dem mehrere Personen zur Verwaltung und zum Senden berechtigt sind. Im Mail-System der ETH funktioniert dies so, dass einem nethz-Account Zugriff auf das geteilte E-Mail Postfach gegeben wird.
- Mail-Alias: Ein Mail-Alias ist eine E-Mail Adresse unter dem eine Mailbox erreicht werden kann. (Unterschied zur Verteilerliste: Es wird nur eine Person erreicht).
- Primärer Mail-Alias: Jede Mailbox hat einen primären Mail-Alias, der bei Outlook-Basierten E-Mail-Clients als die "FROM" Adresse verwendet wird und die bei der Suche im ETH Adressbuch erscheint.
- Verteilerlisten: Eine Verteilerliste ist eine Mail-Adresse, die an verschiedene interne Mail-Adressen weitergeleitet wird. Von einer Verteilerliste kann nicht gesendet werden.
- Mailinglisten: Mailinglisten sind, wie Verteilerlisten auch, Mail-Adressen, die an verschiedene andere Adressen weitergeleitet werden. Im Gegensatz zu Verteilerlisten kann es sich hierbei allerdings auch um externe Adressen handeln.
- Adressbuch: Der Mailserver der ETH Zürich führt ein Adressbuch über alle Mail-Aliasse aller Personen und Verteilerlisten (die für das Adressbuch freigeschaltet sind). Dieses Adressbuch wird bspw. im Outlook angezeigt und kann durchsucht werden.
- Primäre Maildomain: Für jede Organisationseinheit wird eine primäre Maildomain definiert, die primäre Maildomain wird als Domain für die primären Mail-Aliasse der Organisation verwendet.
- Alias Maildomain: Organisationseinheiten können bei Bedarf weitere Alias Maildomains definieren, auf denen Mail-Aliase erstellt werden können.
FAQ
Hier findest du die wichtigsten Antworten auf häufig gestellte Fragen. Falls deine Frage hier nicht beantwortet wird, bitte schreibe eine E-Mail an <email-pii>.
Allgemeines
Die private Nutzung des VSETH Mailaccounts ist nicht erlaubt. Der VSETH Mailaccount wird nach der Beendigung der aktiven Zeit im VSETH gelöscht und sollte nicht für private Korrespondenz oder Accounts verwendet werden. Ausserdem ist es unter bestimmten Umständen möglich für den VSETH die E-Mails in diesem Account auszulesen (Längere Krankheit, oder Vernachlässigung des Pflichtenhefts, etc.).
Im Rahmen des IT-Projekts wurden verschiedene Möglichkeiten für den Weiterbetrieb der Mailinfrastruktur diskutiert, nämlich: Betrieb einer eigenen Mailinfrastruktur, Nutzung der Mailinfrastruktur der ETH Zürich oder Nutzung der Mailinfrastruktur eines Drittanbieters (Cloud). Der Betrieb einer eigenen Mailinfrastruktur wurde verworfen, da der Betrieb einer zuverlässigen und sicheren Mailinfrastruktur in der Grösse des VSETH eine Herausforderung ist und für den VSETH eine hohe finanzielle Belastung wäre. Die Verwendung von Cloud-Infrastruktur wurde aus Datenschutzbedenken seitens der ETH von der Arbeitsgruppe IT Strategie im Dezember 2018 als weniger präferierte Lösung bezeichnet. Die ETH Mailinfrastruktur löst beide Probleme: Der Aufwand für den Betrieb liegt bei der ETH, die ein Team mit mehreren Personen hat, die sich mit Mail beschäftigen und die Daten bleiben trotzdem innerhalb der ETH gespeichert.
Innerhalb der AG IT Strategie wurde dieser Punkt relativ ausführlich diskutiert. Zusammengefasst kann gesagt werden, dass solange der VSETH das Netzwerk der ETH verwendet, die ETH grundsätzlich auch Zugriff auf allen Traffic hat, der VSETH also jetzt schon darauf vertraut, dass die ETH vertrauensvoll mit den Daten umgeht.
Die VSETH E-Mail Adresse behält man solange man Angehöriger der ETH Zürich ist bzw. im VSETH aktiv ist.
Die ETH verwendet die Antispam Software Mailcleaner, die bis jetzt auch schon auf dem VSETH Mailserver verwendet wurde. Die Spam-Situation sollte sich also nicht gross gegenüber dem Status Quo verändern.
Ja, logge dich dazu auf mailcleaner.ethz.ch ein. Klicke in der Menübar oben auf 'Konfiguration' und wähle aus dem Menü auf der linken Seite 'Filterungsmodus' aus. Nun kannst du aussuchen, was mit den als Spam erkannten Nachrichten geschehen soll.
Die ETH verwendet die Antispam Software Mailcleaner. Die Verwaltung der Filter Anpassungen läuft dabei über die Informatikdienste der ETH und wir vom VSETH können keine Änderungen vornehmen. Du kannst aber Folgendes tun:
- Bei Spam: Sende die Nachricht als Anhang an die Adresse <email-pii>
- Bei Phishing Nachrichten: leite die Nachricht an <email-pii> weiter
Genauere Informationen über Mailcleaner und FAQs findest du hier.
Folgende Grössen werden standardmässig gesetzt:
|Mailaccount Typ||Quota [GB]|
|Persönliche Mailbox||1 GB|
|Shared Mailbox||5 GB|
Bei speziellen Anforderungen kann die Quota in begründeten Fällen bis auf 10 GB hochgesetzt werden. Bitte richte dazu eine Anfrage an <email-pii> .
- mitglieder@: Dies ist die Mailing Liste aller VSETH Mitglieder und ist der offizielle Weg, über welchen der VSETH mit seinen Mitgliedern kommuniziert. Daher kann diese Mailing Liste nicht de-abonniert werden.
- nicht-mitglieder@: Dies ist die Mailing Liste der Studierenden, die keine VSETH Mitglieder sind, aber im MyStudies / Adressen Tool zugestimmt haben, dass ihre Daten von der ETH weitergegeben werden können. Diese Liste wird von der ETH geführt und eine allfällige Entfernung erfolgt daher ebenfalls über das ETH Tool.
VSETH nethz-Account
Der VSETH nethz-Account ist ein nethz-Account im ETH System, der für die VSETH Mailbox verwendet wird.
Bei Personen, die bereits einen nethz-Account haben (oder hatten), wird der Username für den VSETH nethz-Account wie folgt generiert:
$Präfix-$(username primärer nethz-Account)
Der Präfix wird wie folgt determiniert:
|Organisation||Präfix|
|VSETH Vorstand, Kommissionen und Organe|
|VIAL|
|erfa|
|vcs|
|ufo|
|architektura|
Also zum Beispiel für Lukas Reichart mit dem nethz-Kürzel 'lukasre'. Lukas bekommt den VSETH nethz-Account mit dem username:
vseth-lukasre
Das Passwort des VSETH nethz-Accounts kann unter passwort.ethz.ch geändert werden.
Schritt 1:
Falls Schritt 1 bereits erledigt, bitte direkt zu Schritt 2.
1) Gehe auf passwort.ethz.ch
2) Logge dich mit deinem student-nethz-Account ein. Dieses Passwort solltest
du ja wissen
3) Klicke auf "Passwort zurücksetzen verwalten"
4) Trage deine Daten ein. Telefonnummer und/oder private E-Mail-Adresse
Schritt 2:
1) Gehe erneut auf passwort.ethz.ch und logge dich aus
2) Klicke auf Passwort vergessen
3) Trage deinen ETH Username "vseth-Netzkürzel" ein und klicke auf Passwort
vergessen
4) Wähle eine Option zum Zurücksetzen deines Passwortes aus und klicke auf
Passwort zurücksetzen.
5) Checke deine SMS Nachrichten oder E-Mails (auch Junk-Mails)
Alle Personen, die bereits an der ETH Zürich arbeiten oder studieren, haben bereits einen nethz-Account. In der AG IT Strategie wurde jedoch entschieden, dass die Freiwilligenarbeit im VSETH von den anderen Aktivitäten an der Hochschule getrennt sein sollte, insbesondere soll es zwei verschiedene Mailboxen geben. Im System der ETH Zürich ist eine Mailbox immer mit genau einem nethz-Account verknüpft. Damit nun für die Arbeit im VSETH eine weitere getrennte Mailbox erstellt werden kann, erhält jede Person einen VSETH nethz-Account. Personen, die nicht Angehörige der ETH Zürich sind, erhalten ebenfalls einen ETH Gastaccount.
Persönliche Mailboxen
Eine persönliche Mailbox ist ein E-Mail Postfach, das einer einzelnen Person gehört.
Um dich mit deiner persönlichen Mailbox zu verbinden, kannst du die folgenden Anleitungen der ETH befolgen. Wobei ETH-Username stets durch den username deines VSETH Nethz-Accounts zu ersetzen ist.
- Mailbox - Mailclient Outlook: https://unlimited.ethz.ch/display/itwdb/Mailclient+Outlook
- Mailbox - Mailclient Thunderbird (PDF, 510 KB)
- Mailbox - Mailclient Apple Mail (PDF, 92 KB)
- Mailbox - Mailclient Windows Mail (PDF, 528 KB)
- Mailbox - Mailclient Mobile Geräte (PDF, 57 KB)
- Mailbox - Mailclient SMTP Port 587 Konfiguration (PDF, 174 KB)
Jede Mailbox hat einen primären Alias und weitere Aliasse, unter denen Mail empfangen werden. Wenn man sich über SMTP / IMAP verbindet ist es möglich von allen Aliassen, die für die Mailbox eingetragen sind, auch E-Mails zu senden. Wenn man sich über das Outlook Web Interface oder über Outlook mit dem Mail-Account verbindet, ist es nur möglich vom primären Alias zu senden.
Es ist nicht möglich von der E-Mail Adresse einer Verteilerliste zu senden.
Folgende E-Mail Aliasse werden definiert:
$primärer-nethz-username@$primäreDomain.ch
- Für jede Alias Maildomain
$primärer-nethz-username@$aliasDomain.ch
- Falls die Mailbox vom alten VSETH Mailserver migriert wurde: E-Mail Alias für den ehemalien Namen der Mailbox, falls dieser durch die beiden oberen Fälle noch nicht abgedeckt ist.
Zusätzlich können bei Bedarf "Prestige-Aliasse" mit
$Vorname.$Nachname@$domain.ch sowohl auf der primären Maildomain wie auch auf Alias Domains definiert werden.
Der primäre Alias wird zu Beginn auf:
$primärer-nethz-username@$primäreDomain.ch gesetzt, kann aber bei Bedarf angepasst werden.
Mail-Filter können über das Outlook Web Access Portal unter mail.ethz.ch konfiguriert werden. Dazu nach dem Einloggen oben rechts auf das Zahnrad klicken und im Dropdown 'Optionen' auswählen. Im Menü auf der linken Seite unter E-Mail > Automatische Verarbeitung > Posteingangs - und Aufräumregeln auswählen. Bei 'Posteingangsregeln' auf das '+' klicken und die gewünschten Regeln hinzufügen.
Abwesenheitsnotizen können über das Outlook Web Access Portal unter mail.ethz.ch konfiguriert werden. Dazu nach dem Einloggen oben rechts auf das Zahnrad klicken und 'Optionen' auswählen. Im Menü auf der linken Seite unter E-mail > Automatische Verarbeitung > Automatische Antworten auswählen. Die Auswahl auf 'Automatische Antwort senden' setzen und die gewünschte Abwesenheitsnotiz konfigurieren.
Das Outlook Web Mail ist erreichbar unter mail.ethz.ch der Login erfolgt über den VSETH nethz-Account.
Es ist möglich auf die VSETH Mailbox auch mit einem mobilen Gerät zuzugreifen. Dazu folgt man den folgenden Anleitungen:
[Android] Remote Security Administration Warning
Wenn man die VSETH Mailbox auf Android Geräten verbindet, kann es vorkommen, dass ein Pop-Up mit der Meldung angezeigt wird:
Remote Security Administration: The server mail.ethz.ch requires that you allow it to remotely control some security features of your Android dervice. Do you want to finish setting up this account?
Diese Warnung mag auf den ersten Blick etwas abschreckend wirken, kann aber akzeptiert werden. Die meisten mobilen Geräte verwenden zur Kommunikation mit dem ETH Mailsystem ein Protokoll mit dem Namen ActiveSync. Dieses Protokoll ermöglicht neben dem Abrufen der E-Mails auch, dass gewisse Sicherheitsfeatures auf den mobilen Geräten erzwungen werden können, zum Beispiel eine Mindestlänge des Passworts. Der Client auf dem mobilen Gerät sieht, dass dieses Protokoll aktiv ist und reagiert mit einer Standard-Meldung auch wenn die Sicherheitsfeatures des ETH Zürich Mailservers unproblematisch sind.
Shared Mailboxen
Im Outlook Web Access unter mail.ethz.ch, kann man wie folgt auf Shared Mailboxen zugreifen:
- Klicke im rechten oberen Bildschirmecken auf das Männchen Symbol.
- Im Dropdown Menü, wähle den Punkt "Open Another Mailbox" / "Weitere Mailbox hinzufügen"
- Gib die E-Mail Adresse der Mailbox ein und die Mailbox sollte sich öffnen.
Warnung
Die Dokumentation der ETH Zürich zu diesem Thema ist fehlerhaft.
Outlook
Im Outlook kann man wie folgt Shared Mailboxen hinzufügen, die Voraussetzung dafür ist, dass der VSETH nethz-Account über Exchange (nicht IMAP!) verbunden ist. Danach geht man wie folgt vor:
- Öffne die Accountübersicht
- unter Apple OSX: Menüpunkt Outlook, dann Einstellungen und in der Übersicht Accountsauswählen
- unter Windows: Menüpunk Datei, dann Kontoeinstellungen auswählen
- Wähle den VSETH nethz Account aus. Wichtig der Account muss per Exchange verbunden sein.
- Wähle den Menüpunkt Weitere Einstellungen und in diesem Menüpunkt den Punkt Erweitert auf Windows bzw. Delegates auf OS X aus.
- Klicke auf das Plus / Hinzufügen.
- Gib die E-Mail Adresse der Shared Mailbox ein, die du hinzufügen möchtest.
IMAP
Die Shared Mailboxen können auch über IMAP verbunden werden. Dafür ist es notwendig den Namen der Mailbox (der nicht gleich der Mail-Adresse ist) zu kennen, falls du diesen nicht kennst, findest du eine Liste hier. Der Name der Mailbox sollte die Form
smb-$Zahl-$organisation haben, also etwas wie
smb-36-vseth oder
smb-72-vebis für den VSETH respektive den VeBiS.
- Navigiere zu der Accountübersicht in deinem E-Mail Programm (abhängig vom gewählten Programm) und füge einen neuen Account hinzu.
- Das Hinzufügen eines neuen Accounts, gestaltet sich in jedem Client etwas anders:
- Falls dein Mail-Client dich nach dem Account Type fragt, wähle IMAP aus.
- Falls dein Mail-Client dich nach der E-Mail Adresse fragt, wähle die Email Adresse der Shared Mailbox aus
- Falls dein Mail-Client dich nach deinem Passwort fragt, gib das Passwort deines VSETH nethz-Accounts ein.
- Viele Mail-Clients werden nun versuchen die Mailbox automatisch zu konfigurieren, was ihnen nicht gelingen wird. Wenn die Konfiguration fehlschlägt, solltest du die Möglichkeit erhalten, auf eine Ansicht mit erweiterten Einstellungen zu kommen.
- Hier gibst du folgende Daten für den Eingehenden Mailserver / Incoming Server ein:
- User Name:
d\$vseth-nethz/$mailbox namealso zum Beispiel
d\vseth-lukasre/smb-36-vseth
- Server Name:
mail.ethz.ch
- Typ (falls vorhanden):
IMAP
- Sicherheit:
SSL/TLS* undPasswort`
- Port:
993
- User Name:
- Und folgende Daten für den Ausgehenden Mailserver / Outgoing Server ein:
- User name:
$vseth-nethzalso zum Beispiel
vseth-lukasre
- Server Name:
mail.ethz.ch
- Typ (falls vorhanden):
SMTP
- Sicherheit:
STARTTLSund
Passwort
- Port:
587
- User name:
- Mit den oben genannten Daten sollte es möglich sein den Account hinzuzufügen.
Wenn man eine E-Mail aus einer Shared-Mailbox versendet, wird diese E-Mail sowohl im Sent-Ordner der Shared-Mailbox wie auch im Sent-Ordner der persönlichen Mailbox abgelegt. Dies hat den Vorteil, dass die NutzerInnen über ihre persönliche Mailbox Zugriff auf alle E-Mails haben, die sie gesendet haben, auch nachdem sie keinen Zugriff mehr auf die Shared-Mailbox haben.
Verteilerlisten
Nein, es ist nicht möglich von den E-Mail Adressen einer Verteilerliste zu senden.
Anfragen per Ticket
Bitte schreibe eine E-Mail an <email-pii> mit den folgenden Angaben für ETH Angehörige:
- nethz-Kürzel
- Organisation
Wenn du beim VSETH (z.B. in einer Kommission) tätig aber nicht bei der ETH immatrikuliert bist, dann brauchst du einen ETH Gastaccount. Diesen kannst du via E-Mail an <email-pii> beantragen. Anschliessend erhältst du auch eine VSETH Mailbox, die du für deine Vereinsarbeit nutzen kannst. So hast du auch die Möglichkeit, auf Shared Mailboxen zuzugreifen.
Um einen Gastaccount zu beantragen, sende folgende Informationen an <email-pii>:
- Name und Vorname
- Geburtstag
- Adresse, PLZ und Ort
- Externe E-Mail Adresse
- ehemaliges nethz-Kürzel (falls vorhanden)
Bitte schreibe eine E-Mail an <email-pii> mit den folgenden Angaben:
- Welche Personen sollen Zugriff auf die Mailbox haben?
- E-Mail Adresse der Mailbox
- Zweck der Gruppen Mailbox
Bitte schreibe eine E-Mail an <email-pii> mit den folgenden Angaben:
- E-Mail Adresse der Gruppen-Mailbox
Bitte schreibe eine E-Mail an <email-pii> mit den folgenden Angaben:
- E-Mail Adresse der Gruppen-Mailbox
Bitte schreibe eine E-Mail an <email-pii> mit den folgenden Angaben:
- E-Mail Adresse
- Zweck des Mailverteilers
- VSETH nethz-Account username aller Personen, die E-Mails über diesen Verteiler erhalten sollten.
Bitte schreibe eine E-Mail an <email-pii> mit den folgenden Angaben:
- E-Mail Adresse des Verteilers
- Änderungen: VSETH nethz-Account usernames, der Personen, die zum Mailverteiler hinzugefügt / gelöscht werden sollten.
Bitte schreibe eine E-Mail an <email-pii> mit den folgenden Angaben:
- E-Mail Adresse des Verteilers.
Wende dich bitte an <email-pii>.
Dokumentation für OIV
Hinweis
Dieser Abschnitt ist nur für Organisations-Informatik-Verantwortliche (OIVs) relevant.
Kundennutzen
Durch einen zusätzlichen Account kann die freiwillige Aktivität im VSETH von sonstigen Hochschulaktivitäten - für welche Korrespondenz über den primären nethz-Account erfolgt - getrennt werden.
Kundengruppen und Preisstruktur
Der Email Service steht allen VSETH Organen, Fachvereinen und Assoziierten Organisationen zur Verfügung. Die Benutzung ist kostenlos.
Abhängigkeiten
Es ist ein nethz oder ein ETH Gastaccount nötig.
Konfiguration und Bestellung
Via Mail an <email-pii>
Support
Grundlage für den Support-Prozess ist der allgemeine Support-Prozess des VSETH gemäss der User Dokumentation: Support. D.h. insbesondere, dass alle Support-Anfragen über das Ticketing System OTRs verwaltet werden. Fragen und Probleme können jederzeit an <email-pii> gemeldet werden. Die Informatik-Support-Gruppe des VSETH kümmert sich dann gemäss ihren Reaktionszeiten für Anfragen (SLAs) darum.