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Quando ci si affida a terzi per svolgere inchieste facoltative, i dati necessari allo svolgimento dell'inchiesta vanno comunicati rispettando il principio della proporzionalità. Ciò significa che si possono comunicare solo i dati necessari allo svolgimento dell'inchiesta. Per questo motivo, il promotore dell'inchiesta deve anzitutto stabilire chi vi parteciperà. La comunicazione dell'intero indirizzario è sproporzionata.
Nella pratica, lo svolgimento di inchieste è affidato sempre più spesso a istituti esterni. L'anno scorso una compagnia di assicurazioni ha incaricato un istituto di effettuare un sondaggio tra i suoi assicurati. A tal fine ha comunicato all'istituto l'indirizzo di molti dei suoi assicurati nonché il nome dei loro medici curanti.
Molti di loro sono rimasti sorpresi nel ricevere la lettera di un istituto che non conoscevano, in cui figurava un'informazione degna di particolare protezione, ossia il nome del loro medico curante. Per questo motivo si sono lamentati con noi.
I principi generali applicabili alla trasmissione dei dati, enunciati dalla legge sulla protezione dei dati - il principio della buona fede, quello della proporzionalità, il precetto della destinazione vincolata - sono sempre validi anche se il mandato è affidato a terzi, prassi in sé ammessa. La partecipazione a un'inchiesta è di regola facoltativa. L'assicurato prescelto deve perciò avere la possibilità - prima che i suoi dati vengano comunicati a terzi - di rifiutarsi di partecipare, impedendo in tal modo anche la comunicazione dei dati che lo concernono. Prima di trasmettere i dati all'istituto, la compagnia di assicurazioni avrebbe quindi dovuto contattare gli assicurati prescelti per domandare loro se accettavano di partecipare all'inchiesta e se erano d'accordo che i dati necessari venissero comunicati all'istituto. Nel caso specifico, non si trattava unicamente dell'indirizzo, ma anche di un'informazione degna di particolare protezione, ossia il nome del medico curante, da cui si sarebbero potute tirare determinate conclusioni, soprattutto nei casi in cui si trattava di specialisti (psichiatra, oncologo). Beninteso, il carattere facoltativo dell'inchiesta va menzionato esplicitamente tanto nella richiesta di consenso quanto sullo stesso formulario. Se la compagnia d'assicurazioni avesse agito in questo modo, l'istituto avrebbe ottenuto unicamente i dati degli assicurati disposti a partecipare all'inchiesta. Conseguentemente, questi ultimi sarebbero stati anche i soli a ricevere la lettera.
In inchieste del genere c'è un modo semplice per chiedere il consenso delle persone, rispettando nel contempo il principio della proporzionalità: la stessa compagnia d'assicurazioni invia i formulari agli interessati, informandoli in modo dettagliato sugli obiettivi dell'inchiesta e sul suo svolgimento, e chiedendo loro di rispedire il formulario direttamente all'istituto, il quale procederà alla valutazione anonima dei dati raccolti.
[luglio 2003]