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Die Verwaltung von Stockwerkeigentum ist eine Dienstleistung, die ausnahmslos von professionellen Haus- beziehungsweise Stockwerkverwaltungen angeboten wird. Die Stockwerkeigentümergemeinschaft ist mit der Mietergemeinschaft in einem Mehrfamilienhaus vergleichbar.
Jede Gemeinschaft muss mit ihren Rechten und Pflichten strukturiert sowie organisiert werden. Die Stockwerkeigentümer werden durch die Eigentümerversammlung repräsentiert und vertreten; dort ist jeder Eigentümer mit Sitz und Stimme vertreten. Je nach Zahl der Stockwerkeinheiten und der damit verbundenen Eigentümerversammlung wird ein Beirat oder ein Vorstand gewählt. Der vertritt die Interessen aller Stockwerkeigentümer mit Wirkung nach außen. Zu seinen Aufgaben gehört es, der Eigentümerversammlung ein oder mehrere Unternehmen für die Stockwerkeigentumsverwaltung vorzuschlagen. Anschließend entscheidet die Eigentümerversammlung mit einfacher Mehrheit, mit wem sie in den kommenden Jahren zusammenarbeitet.
Ausschlaggebend dafür sind der Leistungskatalog sowie das damit im direkten Zusammenhang stehende Honorar für diese Arbeit. Gängige Praxis ist es, für eine vorgegebene Art und Zahl an Dienstleistungen ein festes Jahreshonorar je Stockwerkeinheit festzulegen. Der Leistungsumfang lässt sich modulhaft zusammensetzen und bedarfsweise ergänzen. Darüber hinaus ist ein gestaffeltes Honorar je Stockwerkeinheit üblich. Der Honorarsatz je Einheit reduziert sich mit zunehmender Zahl der Stockwerkeinheiten. Das ist auch damit begründbar, dass sich gleichwertige oder gleichartige Arbeiten und Dienstleitungen für alle Stockwerkeinheiten schematisieren sowie vereinheitlichen lassen. Als Sockelbetrag je Einheit ist ein Betrag zwischen 400 CHF und 600 CHF angemessen. Dieser Betrag gilt für eine Mindestzahl von Stockwerkeinheiten, beispielsweise für vier, sechs oder acht. Ab dann reduziert sich das Honorar um einen bestimmten Prozentsatz, zum Beispiel um fünf Prozent für weitere fünf Stockwerkeinheiten, und so weiter, bis eine untere Sockelgetragsgrenze erreicht ist.Oftmals ist in dem Aufgabenkatalog für die Grundleistungen das Organisieren von regelmäßigen oder sporadischen Sitzungen und Meetings mit den Eigentümern nicht enthalten. Die sind jedoch notwendig und zeit- sowie kostenintensiv. Hier wird je Stockwerkeinheit und Kalenderjahr ein Fixbetrag angesetzt, beispielsweise zwischen 30 CHF und 50 CHF. Und die Kontrollberichterstattung mit dem dazugehörigen Zahlenwerk zu Wirtschaftsplan und Wirtschaftsrechnung wird mit einem Festhonorar im niedrigen vierstelligen CHF-Bereich zusätzlich vergütet.
Die Honorarvereinbarung orientiert sich ganz maßgeblich daran, ob das Angebot an interessierten Dienstleistern groß oder eher rar ist. Hier bestimmen Angebot und Nachfrage den Preis. In den Städten und Gemeinden haben die Stockwerkeigentümer naturgemäß eine größere Auswahl an professionellen Verwaltern als in ländlichen Gebieten. Auf Seiten der Stockwerkeigentümer sind Verhandlungsgeschick und Erfahrung gefragt. Hilfreich ist es, sich an mehreren Angeboten zu orientieren, um einen Überblick über das Machbare zu bekommen.
Mit einem guten, ausgewogenen Verwaltervertrag können beide Seiten im Endeffekt gut leben. Das zu erreichen sind Ziel und Aufgabe der Verhandlungsführer im Interesse aller Stockwerkeigentümer.