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Le service d'achat définit ses besoins et les exigences concernant le futur partenaire contractuel et l'objet du marché en se fondant sur l'analyse préliminaire réalisée avant la procédure d'acquisition.
Les principes régissant la procédure (égalité de traitement, devoir de transparence) impliquent la définition préalable des critères d'attribution portant sur le soumissionnaire (critères de qualification) ainsi que sur l'offre (spécifications techniques et critères d'adjudication).
Toutes les spécifications doivent être mentionnées dans l'appel d'offres (masque simap indiquant au moins les critères de qualification ainsi que l'objet et la valeur du marché) et les documents d'appel d'offres (cahier des charges et, au besoin, un catalogue supplémentaire de critères comportant, outre les critères de qualification et l'objet et la valeur du marché, également les spécifications techniques et les critères d'adjudication avec la pondération de ces derniers, ainsi que la méthode d'évaluation). Ce n'est que sur la base de ces critères que le marché pourra être adjugé ultérieurement.
Les critères peuvent être choisis librement, pour autant qu'ils ne discriminent aucun soumissionnaire et ne soient pas contraires aux règles applicables en matière d'adjudication.
Le nombre et le degré de différenciation des critères ainsi que leur formulation dépendent fortement de la complexité de l'objet du marché et de la prestation concrète attendue.
Pour les biens standard, l'adjudication peut se fonder exclusivement sur le critère du prix (prix le moins élevé).
Pour les marchés plus complexes, il est souvent nécessaire de fixer un certain nombre de critères principaux et de sous-critères.
Lorsque seul l'objectif est défini, vous pouvez renoncer à décrire précisément la prestation à fournir et indiquer uniquement le but que celle-ci doit permettre d'atteindre (appel d'offres «fonctionnel»). Vous devez toutefois définir des exigences minimales et indiquer les éléments principaux de la prestation.