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La peur de l'engagement n'est pas une option
Gérer le processus d'approbation
D'autres échecs de projet ERP peuvent survenir plus tard dans le processus - principalement parce que les bons membres de l'équipe n'ont pas été impliqués dès le début.
Il n'est pas inhabituel pour une équipe d'investir cinq à six mois dans la recherche de solutions ERP, dans l'évaluation des fournisseurs et dans tous les travaux préliminaires. Tout ça pour qu’une personne plus haut placée détermine que ce n'est pas dans le budget.
« C'est l'une des principales raisons pour lesquelles les entreprises ne prennent pas de décision », a déclaré M. Malia. « Ils ne réalisent pas qui, dans leur entreprise, doit approuver la mise en œuvre de l'ERP. Ils n'ont aucune idée jusqu'où la décision d'achat doit aller. »
En plus de faire participer les dirigeants appropriés, M. Malia recommande de demander l'approbation du conseil d'administration.
« J'ai entendu des clients dire un million de fois : " Non, le conseil d'administration n'a pas besoin de prendre une décision ", pour découvrir plus tard que le projet nécessitait une décision du conseil d'administration », dit Malia. « Ces clients sont surpris, mais ils doivent se rappeler que l'ERP est une dépense majeure. Pour éviter les frustrations qui accompagnent l'investissement inutile de temps et de ressources dans la recherche de solutions ERP, consacrez du temps à comprendre le processus d'approbation et à obtenir les approbations nécessaires. »
« Sinon, vous perdrez votre temps et n'achèterez rien », a ajouté Scott.
Impliquer la haute direction
Les experts de Forterro suggèrent également de faire appel à des membres clés de l'équipe pour l'exécution du projet.
« Le succès d'un projet ERP repose sur la connaissance des objectifs globaux de l'entreprise, connus par les membres de la direction. », a déclaré Håkan Magnusson, directeur commercial de Jeeves, l'une des sociétés du réseau Forterro en Suède.
« L'erreur n°1 commise par l'équipe de direction est de ne pas s'intéresser à la planification de l'ERP. », a déclaré M. Magnusson. « Si vous laissez le pouvoir décisionnel à d'autres personnes, cela pourrait échouer complètement, et l'entreprise se retrouverait avec une solution logicielle qui va à l'encontre de la stratégie de l'entreprise ».
Un membre de l’équipe des services de ProConcept en Suisse, a également souligné que le soutien de la haute direction contribuera à garantir le respect du calendrier du projet. « Vous devez être en mesure de prendre des décisions rapidement et de poursuivre le projet », dit-il.
Tenir les intervenants au courant
Les experts de Forterro ont également noté qu'il est important de ne pas perdre de vue les personnes qui utiliseront réellement le système ERP.
« Il y a peut-être des utilisateurs qui n'ont pas participé à la planification initiale », a dit M.Malia. « Ils n'ont pas contribué à la façon dont ils voulaient utiliser le système en particulier. Par conséquent, il se peut que vous rencontriez des problèmes lorsque des salariés sortent du système pour exécuter leurs fonctions. Cela pourrait être un autre point d'échec. »
En exigeant un engagement à toutes les étapes de votre projet ERP, de la pré-approbation à la formation et à la rétroaction des utilisateurs finaux, vous pouvez augmenter considérablement les chances de succès de votre ERP.