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Préparation AG
Vous planifiez une assemblée générale (AG) un peu particulière et espérez qu’elle réunira beaucoup de participants. Le lieu choisi présente-t-il un attrait particulier — par exemple dans le caveau d’un château ou sous un chapiteau? Avez-vous invité un intervenant avec lequel il est possible de discuter, par exemple un entraîneur de Swiss Football League? L’assemblée doit-elle être combinée à un autre événement, p. ex. un tournoi amateur?
Laissez libre cours à votre créativité. Nul doute que vous trouverez une solution attrayante. Quoi qu’il en soit, vous ne pouvez pas faire l’économie d’une bonne préparation. Cette dernière rend l’AG plus intéressante et moins longue. Souvent, c’est en effet la durée qui est difficile à supporter pour nombre de participants.
La check-list suivante vous aidera à éviter les discours sans queue ni tête et les longs moments d’attente:
- Des intervenants ont-ils été désignés au sein du comité? (Sujet, temps requis, outils de présentation)
- Avez-vous lu le règlement interne du club et l’avez-vous à portée de main au cas où?
- Avez-vous dissipé en amont les ambiguïtés juridiques?
- Le comité a-t-il défini et formulé des propositions?
- Avez-vous examiné les demandes de nomination au titre de membres d’honneur et d’adhésion à titre de membre libre?
- Avez-vous examiné les admissions et les démissions?
- Avez-vous préparé les interventions, les présentations et un script?
- Avez-vous dressé une liste des invités? Les invitations ont-elles été envoyées?
- Avez-vous choisi et préparé des cadeaux?
- Avez-vous prévu du matériel pour les élections, par exemple suffisamment de bulletins?
Appuyez-vous sur un script qui vous aidera à diriger la réunion efficacement. Notez-y le déroulement détaillé et les heures précises. Prévoyez également des pauses. Définissez la procédure de vote et d’élection. Préparez-vous à d’éventuelles questions et objections. Imaginez déjà le déroulement de l’AG, de façon à pouvoir mieux contrer les attaques.
Convocation
Ce n’est un secret pour personne qu’une convocation attractive contribue à attirer les participants. Il faut donc la rendre plus attrayante. À vous de voir comment vous allez vous y prendre. N’oubliez pas de joindre les documents suivants:
- L’ordre du jour définitif
- Les informations sur les différents points de l’ordre du jour
- Le rapport annuel
- La planification annuelle
- Le plan du site (dont l’accessibilité en transports publics et les possibilités de stationnement)
Envoyez la convocation et les pièces jointes suffisamment tôt pour que le plus grand nombre possible de personnes intéressées puissent bloquer la date retenue. Si les documents ne sont prêts que tardivement, envoyez d’abord la convocation, puis les pièces jointes.
Envoyez si possible des rappels simples, sous forme de flyers ou de bannières sur le site Internet du club pour que les membres retiennent la date.