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La loi de Parkinson est comparable au phénomène de la procrastination. Elle est un véritable obstacle, voire un fléau, pour les dirigeants des entreprises et les entrepreneurs. Elle entraînera une importante perte de temps et une chute significative de la productivité. Pour optimiser la gestion du temps dans une entreprise, il est important de surmonter les pièges de la loi de Parkinson et de trouver des solutions efficaces. Comprenons en premier lieu les principes et l’application de cette loi pour en second lieu aborder les solutions pour l’éviter.
La Loi de Parkinson : définition et origine
Reporté un travail jusqu’à la date limite, même s’il peut s’effectuer en quelques heures, est la définition simple de la procrastination et l’illustration même de la loi de Parkinson. Quand une personne possède largement du temps pour accomplir un projet, elle en profite pour le réaliser lentement jusqu’à la date limite.
D’après la loi de Parkinson, plus l’on a du temps pour effectuer une tâche, plus ce travail prendra du temps pour être effectué. Cette loi s’applique généralement lorsqu’une personne est en charge de plusieurs projets aux échéances différentes. À titre d’exemple, votre supérieur vous donne 3 semaines pour réaliser un projet. Ce délai est largement suffisant pour vous, toutefois, comme l’échéance est éloignée, vous prenez votre temps pour réaliser votre travail. Vous attendez l’approche de la date limite pour livrer votre tâche. En somme, vous allez laisser cette dernière s’étendre jusqu’à la date limite.
La loi de Parkinson a été théorisée par l’historien britannique du même nom ; Cyril Northcote Parkinson. Il publie un essai en 1955 dans la revue « The Economist ». Plus tard, il édite un livre dédié uniquement à la loi de Parkinson. Pour mettre en lumière sa théorie, il prend l’exemple d’une femme chargée d’envoyer une carte postale. Elle dispose d’une journée entière pour effectuer cette tâche qui pourrait être réalisée en une heure. La femme prend alors plus d’une heure pour chercher une carte postale, plus d’une demi-heure pour l’écrire et ainsi de suite jusqu’à finalement l’envoyer en fin de journée. Dans cet exemple, le théoricien montre qu’une tâche a tendance à s’étendre pour occuper le délai imparti dans sa totalité.
La gestion du temps : les principes selon Cyril Northcote Parkinson
Selon Cyril Northcote Parkinson, une tâche occupe tout le temps qui lui est alloué. L’historien comparait cette théorie avec la loi des gaz. Lorsqu’une unité de gaz est libérée dans une petite pièce, elle occupera tout le volume du lieu disponible. Maintenant, cette même quantité de gaz va être libérée dans une villa de plusieurs mètres carrés, le gaz va se propager dans l’ensemble de la maison. On parle ici du principe de dilatation. Cette loi s’applique à diverses situations de la vie quotidienne ; les études, la rédaction d’un mémoire, l’organisation d’un plan de projet, etc. Le travail se dilate à l’instar du gaz dans une pièce spacieuse.
Cyril Northcote Parkinson a étudié cette loi suite à ses années de services au sein de l’administration britannique. Il a observé le fonctionnement du bureau des affaires et a constaté l’augmentation constante (de 5 à 7%) du nombre des fonctionnaires dans l’année, et ce, indépendamment du volume des tâches à fournir. Pour l’auteur de la loi de Parkinson, cette habitude est engendrée par 2 phénomènes souvent :
- L’embauche d’un subordonné des agents et non d’un rival. Le collaborateur se sentira plus en sécurité en recrutant une personne moins compétente que lui. Cette situation va accroître le nombre de travail sans intérêt à cause de la structure interne.
- Les agents de l’administration publique multiplient mutuellement les tâches avec l’augmentation du nombre des employés. La charge de travail décuple de façon superficielle. Toutefois, la structure perd considérablement en productivité.
Étaler le travail pour combler tout le temps disponible : pourquoi ?
Lorsqu’un individu se voit attribuer une tâche, il pense au temps qu’il dispose pour la réaliser et non au délai dont il a réellement besoin. Cette manière de procéder fait perdre du temps et entraîne des processus inopérants. Une personne préfère prendre tout le temps dont il dispose pour effectuer un travail, même s’il peut être réalisé rapidement.
- Plus de temps à disposition implique temps perdu ;
- Moins de temps à disposition signifie une productivité croissante.
Bernard Werber, un illustre auteur, a également analysé la loi de Parkinson. Il a écrit un best-seller intitulé « Les fourmis », une œuvre qui montre l’organisation parfaite de cette microcommunauté comparable à une grande firme où chaque individu a son rôle. Dans son livre, l’auteur stipule que : plus une structure grandit, plus elle embauche des gens incompétents et surpayés. En effet, les supérieurs veulent éloigner la concurrence. La solution pour éviter les rivaux est d’engager des personnes médiocres. Pour que ces dernières n’engendrent aucune protestation, les dirigeants les surpayes. Les supérieurs ont alors la garantie d’une sécurité permanente.
Selon la loi Parkinson par contre, toutes les personnes ayant des idées originales, des suggestions ou des envies de changement concernant le règlement de l’entreprise seront éliminées systématiquement. Aujourd’hui, plus une structure est grande, plus elle gagnera en ancienneté et plus elle appliquera la technique de rejet des éléments compétents pour les remplacer par une équipe insipide et onéreuse (pour une meilleure quiétude collective). L’auteur Bernard Werber veut mettre en garde sur la culture d’entreprise des grandes organisations. Ces dernières sont de plus en plus conformistes et se penchent davantage sur la loi de Parkinson. Ici, l’importance c’est de gagner en tranquillité plutôt qu’en productivité.
Vaincre la Loi de Parkinson et gérer efficacement son temps
Pour surmonter la loi de Parkinson, il existe différentes solutions. Lorsque vous ne laissez pas votre travail s’étaler, vous pouvez le réaliser rapidement. Par la suite, vous pourrez vous reposer ou entamer une nouvelle tâche s’il vous reste du temps. Cette approche vous permet de gérer efficacement votre temps et d’éviter d’être la proie de la loi de Parkinson.
Planifier intelligemment son travail
Élaborer un plan stratégique est une solution pour éviter la procrastination. Avec un plan, vous allez pouvoir mieux gérer votre temps et estimer la durée de toutes vos réalisations. Plusieurs éléments doivent être définis dans l’élaboration de votre plan : vos objectifs SMART, la liste des tâches à réaliser et les actions à entreprendre, les ressources nécessaires pour mener à bien le travail, les dates auxquelles faire le point sur la progression, etc. Un plan bien établi est source de motivation et optimise la productivité.
Fixer des échéances réalistes
S’imposer des délais est une solution efficace pour vaincre la loi de Parkinson. Ne vous demandez pas « combien de temps je dispose pour réaliser cette tâche », pensez directement au temps dont vous avez réellement besoin pour terminer votre travail. Par la suite, vous pouvez définir votre propre délai en conséquence.
Pour déterminer le temps requis pour réaliser votre projet, pensez à : définir les grandes lignes de vos tâches et classer les réalisations à effectuer par ordre d’importance, de priorité ou de complexité. Le travail qui demande le plus de temps doit être traité en premier. Pensez également à identifier les intervenants qui vont prendre part au projet. Il peut s’agir de vos collègues ou d’un supérieur hiérarchique. L’idéal, c’est de prévenir les intervenants en avance pour gagner du temps. En prenant conscience de votre charge de travail et de votre propre productivité, vous pourrez estimer votre temps. Il est conseillé de toujours considérer ses travaux comme des objectifs à court terme.
Utiliser la méthode Pomodoro
La technique Pomodoro consiste à entreprendre des tâches de manière intense et ensuite, s’accorder de courtes pauses. Ici, l’objectif est d’assurer en productivité tout en évitant la fatigue intellectuelle. Cette technique repose sur des séances de travail de 25 minutes entrecoupées de petites pauses de 5 minutes. Cette méthode est réputée pour favoriser la concentration. Pour gérer votre temps avec cette technique : effectuez une liste de tâche par ordre de priorité, démarrez un minuteur de 25 minutes, concentrez-vous sur la tâche durant cette durée, prenez une pause de 5 minutes. Au bout de 4 cycles de Pomodoro, rallongez votre temps de pause de 15 à 30 minutes.
Essayer le Timeboxing
C’est une stratégie très productive et efficace pour éviter la procrastination. Le Timeboxing consiste à se fixer pour objectif de terminer une tâche dans un délai précis. Planifier la durée d’une tâche avant de l’entreprendre permet de travailler de manière délibérée.
Avoir recours aux outils de gestion
Les outils de gestion vous permettent de mieux vous organiser dans votre travail. Vous pourrez vous imposer des échéances personnelles. Grâce à ces outils, vous pouvez aussi vous accorder plus de temps pour traiter les priorités et créer des listes de tâches.
Exemples de situations rencontrées dans des entreprises et les solutions aux problèmes
Exemple #1
Un responsable de communication travaille sur une stratégie de communication globale. Son supérieur lui accorde un mois pour présenter ses idées. Ses compétences lui permettent de réaliser cette tâche rapidement, il dispose donc largement de temps. Cependant, il a d’autres tâches urgentes à livrer. Il remet alors la stratégie de communication globale à plus tard. La date limite se rapproche et il finit par s’en occuper à la dernière minute.
Dans un autre contexte, le responsable communication n’a pas d’autres projets en cours. Il va alors prendre tout le mois pour peaufiner la stratégie de communication globale de l’entreprise, et ce, même s’il peut l’effectuer en quelques semaines. Son travail s’est étendu pour occuper tout le délai imparti.
Solution possible : les membres de l’équipe communication doivent définir ensemble le délai que devrait prendre le projet en évitant de se fixer une date limite arbitraire. En portant une attention sur le temps nécessaire pour réaliser le projet plutôt que sur l’échéance, l’équipe gagnera en efficacité et en productivité.
Exemple #2
Un concepteur web dispose de 3 mois pour créer la plateforme d’un client. Très créatif, il veut parfaire le site dans les moindres détails. Perfectionniste, le professionnel trouve toujours des détails à corriger ou à améliorer.
La date limite lui est utile, elle aide le concepteur web à garder le cap. Cependant, ce dernier laisse toujours son travail s’étendre jusqu’à l’échéance, car il s’implique beaucoup dans son projet.
Solution possible : il est recommandé d’impliquer le client dans la création du site, cela évitera de s’attarder inutilement sur des détails futiles. Il est également important de faire le point avec le donneur d’ordre et les responsables pour obtenir leurs avis sur la progression du site. Cela permettra au concepteur de savoir à quel moment terminer son projet.
Conclusion
Il est important de surmonter la loi de Parkinson pour gérer son temps et réaliser plus de tâches. Si vous terminez un projet avant son échéance, utilisez le reste du temps pour prendre de l’avance sur une autre tâche ou profiter de faire une pause. Dans la réalisation d’un projet, l’objectif est d’être efficace et non de se surmener.
Source
Parkinson’s Law or The Pursuit of Progress de C Northcote Parkinson/ Penguin Book
Les lois de Parkinson / Préface d’Alfred Sauvy / Robert Laffont