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So genannte "Web 2.0"-Anwendungen wie Blogs (Internet-Tagebücher) oder Kommunikations-Plattformen wie Xing machen den internen IT-Abteilungen von Firmen nicht nur Freude. Sie können als Vektoren für die Verbreitung von bösartiger Software benützt werden oder Mitarbeitende können in Blogs unautorisiert unerwünschte Informationen verbreiten und das teure Image einer Firma schädigen. Zudem können einzelne Mitarbeitende oder Abteilung durch die Hintertüre Software, die "als Service" angeboten wird, einführen und damit die Anstrengungen von IT-Abteilungen zur Verbesserung der IT-Sicherheit und der Einhaltung von Regularien ("Compliance") torpedieren.
Wie sollen Organisationen also mit "sozialer Software", wie "Web 2.0"-Anwendungen auch genannt werden, umgehen. Einfach alles verbieten? Das grosse Beratungshaus Gartner rät dringend von einer allzu strikten Haltung ab.
Es gehe nicht an, "Web 2.0"-Anwendungen und "soziale Software" (z.B. Xing, Facebook, Wikis, aber auch das bekannte Terminfindungswerkzeug Doodle) über einen Kamm zu scheren. Vielmehr sollten Organisationen bevor sie Richtlinien zum Gebrauch solcher Plattformen aufstellen, diese erst mal analysieren. Sie sollten bei jeder Community verstehen, welche Zwecke sie verfolgt und welche Chancen und Risiken sich für die Firma bei der Teilnahme ergäben. Gartner spricht von einem "trust modell", das Organisationen für jede in Frage kommende Community aufstellen sollten. In diesem Modell sollten die wichtigsten Informationen (Zweck, potentielle positive und negative Effekte, nötige Autorisierung für Teilnehmer seitens der Firma) gesammelt werden.
Ausgehend von diesen Modellen sollten Organisationen dann für jede für sie relevante "Web 2.0"-Anwendung Grundsätze entwickeln. Man müsse aufpassen, dabei nicht zu restruktiv zu werden und damit die potentiellen Vorteile der Teilnahme an einer solchen Community zu vergeben, schreibt Gartner.
Der US-Marktforscher hat zu diesem Thema einen Report ("Establishing Policies for Social Application Participation") verfasst und befasst sich damit auch am Gartner Portals, Content & Collaboration Summit im September in London. (hc)