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Welche Regelungen existieren zum Thema Spesen?
Echte geschäftliche Auslagen, die einem Arbeitnehmer durch die Verrichtung seiner Arbeit entstehen, sind als Spesen ohne Einkommenssteuer- und Sozialversicherungsfolgen zu vergüten. Dies ist auch im OR unter Art. 327a Abs 1 geregelt. Demnach muss der Arbeitgebende einem Arbeitnehmenden alle Aufwendungen ersetzen, die dieser in seinem Interesse getätigt hat.
Abgrenzungsschwierigkeiten ergeben sich immer dort, wo eine Leistung sowohl geschäftlichen als auch privaten Charakter hat, so z.B. bei einem auch privat nutzbaren Geschäftswagen oder einem Essen mit Geschäftspartnern.
Spesen sind im Lohnausweis entsprechend zu berücksichtigen. Die genauen Regelungen finden sich in der Wegleitung zum neuen Lohnausweis, die von der Schweizerischen Steuerkonferenz herausgegeben wurde und regelmässig angepasst wird.
Welche Arten von Spesen gibt es?
Grundsätzlich wird unterschieden zwischen effektiven Spesen und Pauschalspesen:
Effektive Spesen
Bei der effektiven Spesenabrechnung wird, wie der Name schon sagt, effektiv jede Ausgabe abgerechnet. Ebenso zu den effektiven Spesen gehören der Einfachheit halber pauschale Vergütungen, die für jedes tatsächlich stattgefundene Ereignis vergütet werden, z.B. eine Pauschale von maximal CHF 30 pro Mittagessen im Ausseneinsatz.
Werden alle dafür vorgesehenen Vorgaben eingehalten, genügt es, im kleinen Feld zu Ziffer 13.1.1 des Lohnausweises ein Kreuz (X) einzusetzen. Auf die Angabe des effektiven Spesenbetrages kann verzichtet werden.
Pauschalspesen
Bei der Pauschalspesenabrechnung wird anders als bei der effektiven Spesenabrechnung nicht nach Quittung separat abgerechnet, sondern der Mitarbeiter erhält monatlich mit dem Lohn einen Pauschalbetrag und muss in etwa den effektiven Auslagen entsprechen. Die Spesenvergütung gilt für einen bestimmten Zeitabschnitt, zum Beispiel für monatliche Auto- oder Repräsentationsspesen.
Steuerliche Beurteilung von Spesen
Alle effektiven Spesenvergütungen, die bei einem Arbeitnehmer angefallen sind (inkl. Spesenauslagen, welche über Unternehmenskreditkarten bezahlt werden), müssen steuerlich deklariert werden.
Keine Deklarationspflicht (nicht Bestandteil des Bruttolohnes) von Spesenauslagen besteht, wenn folgende Vorgaben eingehalten werden. (Hinweis: Für die Anwendung der nachfolgenden Pauschalen ist eine tatsächliche Reisetätigkeit Voraussetzung.)
- Übernachtungsspesen werden gegen Beleg zurückerstattet
- Die Höhe der effektiven Spesenvergütung für Mittag- oder Abendessen entspricht in der Regel einem Wert von maximal CHF 35.- bzw. die Pauschale für eine Hauptmahlzeit
beträgt maximal CHF 30.-
- Kundeneinladungen und ähnliches werden ordnungsgemäss gegen Originalquittung abgerechnet
- Die Benutzung öffentlicher Transportmittel (Bahn, Flugzeug usw.) erfolgt gegen Beleg
- Für die geschäftliche Benutzung des Privatfahrzeuges werden maximal 70 Rappen pro
Kilometer vergütet
- Kleinspesen werden, soweit möglich, gegen Beleg oder in Form einer Tagespauschale
von maximal CHF 20.- vergütet
Werden alle Vorgaben eingehalten, genügt es, im kleinen Feld zu Ziffer 13.1.1 des Lohnausweises ein Kreuz (X) einzusetzen. Auf die Angabe des effektiven Spesenbetrages kann verzichtet werden.
Genehmigtes Spesenreglement
Es besteht die Möglichkeit, ein Spesenreglement von der Steuerverwaltung des Sitzkantons genehmigen zu lassen. Hierbei handelt es sich um eine Vereinbarung zwischen Unternehmen und Steuerverwaltung, in der sich das Unternehmen verpflichtet, nur Spesen im Rahmen dieses Reglements zu vergüten, während dem im Gegenzug die Steuerverwaltungen in der ganzen Schweiz die bezahlten Spesen als solche akzeptieren und ohne Weiteres auf eine Aufrechnung als Lohn verzichten. In der Regel wird diese Beurteilung auch von der AHV und den anderen Sozialversicherungen übernommen. Die Steuerkonferenz hat ein Muster-Spesenreglement veröffentlicht, das als Grundlage für individuelle Spesenreglemente dienen soll. Individuell auf das Unternehmen zugeschnittene Regelungen sind möglich und in begründeten Fällen kann von den Grundsätzen aus der Wegleitung abgewichen werden. Im Lohnausweis ist auf das genehmigte Spesenreglement hinzuweisen und auch hier entfällt die Angabe der effektiven Spesen. Die pauschalen Spesen sind betragsmässig (Ziffer 13.2 des Lohnausweises) aufzuführen und der entsprechende Vermerk (in Ziffer 15 des Lohnausweises) muss angebracht werden, es besteht jedoch keine Gefahr einer Aufrechnung.
Welche Art der Spesenverarbeitung für ein Unternehmen sinnvoll ist, ist individuell zu beurteilen. In komplexeren Situationen mit viel Aussendienst- und Reisetätigkeit sowie bei der Zahlung von Pauschalspesen führt eigentlich kein Weg an einem genehmigten Spesenreglement vorbei.
Dieser Blog kann nur einen groben Überblick über die komplexe Thematik Spesen und Spesenreglemente vermitteln. Gerne steht Ihnen unser diplomierter Treuhandexperte Petar Eldic zur Verfügung, um die für Ihre Situation passende Lösung zu finden und mit Ihnen umzusetzen.
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