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Quando il contenuto della presentazione è definito, bisognerà adattare il supporto visuale della presentazione alla situazione nella quale si svolgerà (scegliere gli esempi migliori, adattare i termini a seconda del pubblico, ecc.). Questa tappa di preparazione di una presentazione orale è costituita da due fasi : essere sintetici e adattare il contenuto al pubblico.
Essere sintetici
Ecco vari consigli per essere sintetici:
- Gestire la durata della presentazione:
- Non prolungarsi sui vari punti della presentazione.
- Jean-Pierre Léglise consiglia :
- “Un adulte a une capacité d’écoute limitée à douze minutes en moyenne. Gardez ce chiffre en tête. Bien sûr, vous ne pourrez pas forcément tout dire en douze minutes. Mais vous pouvez en revanche ponctuer votre présentation de petites pauses: questions de l’auditoire, distribution d’un document, visionnage d’un film…” (nostra traduzione : « Un adulto ha una capacità di ascolto limitata in media a dodici minuti. Ricordatevi di questa cifra. Ovviamente, non potrete dire tutto in dodici minuti. Ma potrete inserire nella vostra presentazione delle piccole pause: domande al pubblico, distribuzione di un documento, visualizzazione di un film…”.).
- “Méfiez-vous cependant des documents supports qui risquent de monopoliser l’attention de l’auditoire, au dépend de votre discours. Si vous décidez de favoriser l’interactivité, vous devez vous sentir suffisamment à l’aise pour bien reprendre la main après une question. Si vous choisissez de prévoir un temps spécifique pour les questions, par exemple à la fin, annoncez-le dès le début”. (nostra traduzione: “Tuttavia diffidate dei documenti-supporto che rischiano di monopolizzare l’attenzione del pubblico a scapito del vostro discorso. Se decidete di favorire l’interattività, dovrete sentirvi sufficientemente a vostro agio per poter riprendere il discorso dopo una domanda. Se decidete di dedicare del tempo per le domande, per esempio alla fine, annunciatelo sin dall’inizio”.).
- Come capire cosa è essenziale?
- Trovare gli elementi più interessanti per il pubblico restando focalizzati sull’obbiettivo,
- Associare degli esempi alle idee,
- Fare delle frasi semplici,
- Utilizzare delle illustrazioni.
Adattare il contenuto al pubblico
Dei consigli per adattare il contenuto della presentazione al pubblico:
- A seconda della tipologia di pubblico, evitate di utilizzare frasi troppo semplici o troppo complesse. Per esempio, con un pubblico di esperti evitate termini troppo banali e non scientifici. Al contrario, con un pubblico che non conosce il tema, preferite un linguaggio semplice.
- Il tono della presentazione può variare in base al tipo di evento in cui dovrete presentare, per esempio formale o informale.