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Wie hast du dich das letzte Mal gefühlt, als du einen Videoanruf aufgelegt hast? Wenn die Antwort müde ist, bist du nicht allein.
Zoom wurde im Jahr 2020 ins Rampenlicht katapultiert, als Unternehmen von realen Meetings auf ausschließlich virtuelle Meetings umstellten - und zwar viele.
Seitdem die Fernkommunikation zur neuen Normalität geworden ist, leiden viele Remote-Arbeitskräfte unter der sogenannten "Zoom-Müdigkeit", einem Gefühl der Müdigkeit nach einem weiteren Videoanruf.
Jahrelang waren dezentrale Teams produktiver als räumlich getrennte, und es spielte nie eine Rolle, wie oft sie eine Videokonferenz abhielten. Im Gegenteil, die meisten Teams haben die Zahl der virtuellen Meetings auf das absolute Minimum reduziert.
In diesem Artikel verraten wir dir unsere Geheimnisse, wie du aus der Ferne kommunizieren und dabei super produktiv bleiben kannst - ohne Videokonferenzen
Verschiedene Arten der Fernkommunikation
Es gibt zwei Arten der Kommunikation im Remote-Team: Synchrone und asynchrone Kommunikation.
Synchrone Kommunikation ist jede Unterhaltung, die in Echtzeit stattfindet. Du machst zum Beispiel ein Brainstorming mit jemandem und er antwortet dir in diesem Moment.
Zu den synchronen Kommunikationsmethoden gehören:
- Videoanrufe
- Telefonanrufe
- Instant Messaging auf Slack oder anderen Team-Chat-Plattformen
- Live-Meetings
Asynchrone Kommunikation ist jede digitale Kommunikation, die "nicht synchron" oder mit anderen Worten: nicht in Echtzeit stattfindet. Wenn du zum Beispiel eine E-Mail an einen Kollegen schickst, gilt das als asynchrone Kommunikation, weil du nicht sofort eine Antwort erwartest.
Andere asynchrone Kommunikationsmethoden sind:
- Aufgezeichnete Meetings
- Slack oder andere Team-Chat-Plattformen
- Projektmanagement-Apps
In diesem Artikel verraten wir dir unsere Geheimnisse, wie du aus der Ferne kommunizieren und dabei super produktiv bleiben kannst - ohne Videokonferenzen.
Beginne mit Kommunikationsrichtlinien
Habt ihr einen Standardkatalog von Richtlinien, an den sich alle halten? Je detaillierter deine virtuellen Kommunikationsrichtlinien sind, desto besser. Menschen fühlen sich wohler, wenn sie wissen, wie sie kommunizieren und was sie erwarten können, besonders neue Mitglieder.
Wenn du deinen Kommunikationsprozess aufschreibst, kannst du das Gesamtbild sehen und erkennen, wo Hindernisse auftreten und wie du sie lösen kannst. Danach kannst du den schriftlichen Leitfaden mit deinem Team teilen und ihn zum Bestandteil des Onboarding-Prozesses machen.
Einige Dinge, die z.B. in den Richtlinien der Firma Remote Company stehen, sind:
- Wir praktizieren asynchrone Kommunikation und erwarten keine Antworten in Echtzeit.
- Du kannst dir den ganzen Tag über Zeit für intensive Arbeit nehmen. Achte nur darauf, dass du deinen Slack-Status mit einer "Bitte nicht stören bis..."-Nachricht aktualisierst.
- Wenn du ein Meeting organisierst, informiere die anderen rechtzeitig, damit sie ihre Aufgaben entsprechend planen können.
6 Videoanruf-Alternativen für effektive Fernkommunikation
1. Tägliche Kommunikation: Slack
Die Arbeit mit einem Remote-Team bedeutet, dass du dich besonders anstrengen musst, um zu kommunizieren. Wir ermutigen unsere Mitarbeiter dazu, übermäßig viel auf Slack zu kommunizieren. So wird sichergestellt, dass keine Details verloren gehen und Leute, die ihren Tag später beginnen, das Besprochene nachholen können.
Das Wichtigste ist, dass du für Ordnung sorgst. So gehen wir mit Slack um:
- Wir markieren Kanäle, die mit unserem Team verbunden sind oder die wir am häufigsten nutzen.
- Wir schalten Kanäle stumm, die nicht wirklich wichtig sind, an denen wir aber trotzdem teilnehmen wollen
- Die Kanäle konzentrieren sich auf ein bestimmtes Thema, um die Suche nach Informationen zu erleichtern.
- Wenn Leute ein Problem (oder ähnliches) erwähnen, müssen sie alle relevanten Details hinzufügen. Die Teammitglieder, die das Problem lösen sollen, müssen eine Frist und Updates mitteilen.
- Jeder ist dazu aufgerufen, Kanäle zu erstellen! Teammitglieder können ihre Idee im allgemeinen Chat ankündigen.
- Wenn jemand kein Interesse mehr hat, kann er gehen (wir versprechen, dass wir es nicht persönlich nehmen).
Wenn du Menschen dazu ermutigst, den Kanal zu verlassen, wenn er ihnen nicht mehr gefällt, kannst du einen Kanal schaffen, der sie mehr anspricht. Das ist so ähnlich, wie wenn du die Leute gehen lässt, wenn sie sich von E-Mails abmelden.
2. Aufgabenmanagement: Notion
Notion ist ein Remote-Projektmanagement-Tool, das wir in allen Abteilungen nutzen, um neue Aufgaben zu erstellen, Zeitpläne einzugeben und interne Unterlagen hochzuladen - alles an einem Ort. Auf einen Blick können die Teammitglieder die internen Prozesse verfolgen und erfahren, wie das Team funktioniert.
Die Suchfunktion macht es einfach, schnell Informationen zu finden - von den Urlaubsrichtlinien bis hin zu unserer Markensprache und den von unseren Kunden gewünschten Integrationen.
Wenn jemand eine Frage hat, kann er in 9 von 10 Fällen die Antwort auf Notion finden.
Wenn man alles, was man braucht, sofort zur Hand hat, wird man unabhängiger und kann seinen eigenen Arbeitsablauf entwickeln. Außerdem sind die Teammitglieder besser in der Lage, Prozesse hinzuzufügen und zu verbessern, da sie nun wissen, wie es geht.
Erfahre mehr darüber, wie Remote-Projektmanagement unseren unabhängigen Geist fördert.
3. Interne Newsletters: MailerLite
Eine gute Möglichkeit, das gesamte Team über die Arbeit aller Abteilungen auf dem Laufenden zu halten, ist der Versand von monatlichen internen Newslettern. Sie helfen allen, auf dem gleichen Stand zu bleiben und erleichtern den Zugriff auf wichtige Informationen.
Wenn man in einem großen Unternehmen arbeitet, kann es vorkommen, dass man andere Teams monatelang nicht sieht oder mit ihnen spricht. Durch den Austausch von Updates in internen Newslettern kann jedes Team auf dem Laufenden bleiben.
4. Ideen präsentieren: Google Docs
Hast du eine Idee, die zum Wachstum des Unternehmens beitragen kann? Um den Austausch von Ideen strukturiert zu gestalten, bitten wir unser Team, Vorschläge aufzuschreiben, warum eine Idee nützlich ist, was verbessert werden muss und wie. Dann teilen wir das Dokument mit den Personen, die dazu beitragen und es kommentieren können, und weisen die richtige Person zu, die die Ideen in die Tat umsetzen soll.
Wenn Menschen gezwungen werden, ihre Ideen in einem Dokument niederzuschreiben, denken sie darüber nach, wie und was getan werden sollte und erkennen, ob ihre Idee tatsächlich gut oder schlecht ist. Argumente sind in schriftlicher Form sehr rational.
Die Idee in einem gemeinsamen Dokument zu haben, macht es auch einfacher, eine strukturierte Diskussion zu führen, da sich jeder einbringen kann. In Meetings sind manche Leute oft lauter als andere. In schriftlicher Form sammeln wir viel mehr Kommentare und machen mehr Fortschritte als in einer Besprechung.
5. Reflexion und Unterstützung: 15Five
Fernarbeitskräfte haben weniger Gelegenheit für "Water-Cooler-Chats", bei denen sich gesprächige Kollegen treffen, ihre Meinungen austauschen und sich gegenseitig Ratschläge geben. Die Möglichkeit, Frustrationen zu äußern und umsetzbares Feedback zu erhalten, macht 15Five zu einem unverzichtbaren Tool für die Kommunikation im Remote-Team.
Mit diesem Tool kannst du deinem Team eine Reihe von Fragen zu seinem Wohlbefinden stellen und verstehen, wie es ihm geht.
Jeder Check-in wird zwar von einer Führungskraft überprüft, aber es ist kein 1:1 in Echtzeit. So können die Teammitglieder ihre Gedanken mitteilen, ohne dass sie sich unsicher fühlen.
6. Teambildung: Jährliche Treffen
Ein Treffen im echten Leben ist wie ein Aufputschmittel für die Remote-Kommunikation. Anstatt Hunderte von Telefonkonferenzen pro Jahr zu führen, solltest du mindestens ein jährliches Treffen veranstalten, bei dem die Teammitglieder in der Realität zusammenarbeiten, Ideen entwickeln, sich auf einer persönlichen Ebene kennenlernen und ihre Verbundenheit mit dem Team auffrischen können.
Meetups können besonders für neue Mitarbeiter/innen und solche, die zum ersten Mal remote arbeiten, von Vorteil sein. An jedem neuen Arbeitsplatz kann man sich wie ein Außenseiter fühlen, aber wenn man allein von zu Hause aus arbeitet, kann sich dieses Gefühl verzehnfachen. Ein Treffen im wirklichen Leben stärkt die Bindung zwischen alten und neuen Kollegen.
Ein Treffen im echten Leben stärken die Bindung zwischen alten und neuen Kolleginnen und Kollegen.
Jede Regel hat eine Ausnahme
Erinnerst du dich daran, dass wir gesagt haben, man solle nur dann eine Videokonferenz abhalten, wenn es wirklich notwendig ist? Es gibt einige gültige Ausnahmen:
Gespräche zur Teambildung! In diesem Videoanruf trifft sich das gesamte Team, spielt Spiele und spricht über nicht arbeitsbezogene Themen. Zum Beispiel darüber, was wir gelernt haben, wer uns inspiriert hat und welche Bücher einen großen Einfluss auf unser Leben hatten.
Sprint-Planungsmeeting
In einem Sprint-Planungsmeeting legst du die Projektziele für den kommenden "Sprint" fest. Es ist wie eineTeambesprechung, bei der die Pläne für die nächsten Wochen besprochen werden, bevor ihr euch an die Arbeit machen könnt.
Du kannst die Gespräche aufzeichnen und speichern, so dass diejenigen, die nicht live dabei waren, alles nachholenkönnen, was geplant war.
Warum wir diese Alternativen dem Video vorziehen
Die meisten arbeitsbezogenen Angelegenheiten können schriftlich gelöst werden.
Tatsächlich ist die schriftliche Kommunikation sogar besser! Die Diskussion ist besser strukturiert und die Menschenfühlen sich eher ermutigt, ihre Gedanken und Ideen mitzuteilen. Das Aufschreiben von Ideen kann den Menschen helfen,ihre Gedanken zu ordnen, einen besseren Überblick zu bekommen und schneller Fortschritte beim Erreichen von Zielen zumachen.
Wenn du das nächste Mal eine Videokonferenz anberaumst, überlege, ob sie a) wirklich notwendig ist und b) ob du nichtstattdessen eine andere Möglichkeit der Kommunikation nutzen kannst. Könnte ein Videoanruf ein Google Doc sein? Könnteein Google Doc eine Slack-Nachricht sein?
Weniger Videokonferenzen bedeuten weniger Zoom-Müdigkeit. Und das bedeutet ein glücklicheres und energiegeladeneresTeam.