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Aufgrund der im Vorfeld der Beschaffung gemachten Voranalyse legt die Bedarfsstelle ihre Bedürfnisse sowie die Anforderungen an ihre künftige Vertragspartnerin und den Leistungsgegenstand fest.
Die Verfahrensgrundsätze (Gleichbehandlung, Transparenzgebot) verlangen, dass sowohl die Kriterien zur Beurteilung der Anbieterinnen (Eignungskriterien: EK), als auch des Angebotes (Technische Spezifikationen TS und Zuschlagskriterien ZK) als Vergabekriterien im Voraus zu definieren sind.
Sämtliche Spezifikationen müssen in der Ausschreibung („simap-Maske", dort mind. EK sowie Gegenstand und Umfang des Auftrages) und in den Ausschreibungsunterlagen (Pflichtenheft und allenfalls bei Bedarf ein zusätzlicher „Kriterienkatalog" in welchen nebst den EK und Gegenstand und Umfang des Auftrags (Leistungsgegenstand) auch die TS und ZK mit der Gewichtung (nur ZK) und Bewertungsmethode) erwähnt werden. Ausschliesslich aufgrund dieser Kriterien darf später der Zuschlag erfolgen.
Die Kriterien können frei gewählt werden, sofern diese keine Anbieterinnen diskriminieren und nicht vergabefremd sind.
Die Anzahl und der Differenzierungsgrad der Kriterien sowie deren Formulierung sind stark von der Komplexität des Beschaffungsgegenstandes sowie von der konkreten Vorstellung der erwarteten Leistung abhängig.
Bei standardisierten Gütern kann der Zuschlag ausschliesslich nach dem Kriterium des niedrigsten Preises erfolgen.
Bei komplexen Geschäften ist es oft notwendig, eine ausreichend grosse Anzahl Haupt- und Unterkriterien festzulegen.
Ist Ihnen nur das Ziel bekannt, können Sie auf die konkrete Umschreibung der zu beschaffenden Leistung verzichten und stattdessen nur die Ziele vorgeben, die sie mit der Beschaffung erreichen wollen („funktionale" Ausschreibung). Sie haben aber dennoch die Mindestanforderungen zu definieren und die wichtigsten Eckwerte der Leistung anzugeben.