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Der Begriff Projektcontrolling stammt aus dem Englischen. Er bedeutet übersetzt aber weniger Projektkontrolle denn Projektsteuerung. Das Projektcontrolling umfasst Prozesse, bei denen das Planen und Kontrollieren in einem Projekt im Vordergrund stehen. Diese Prozesse sollen schlussendlich eine optimale Steuerung des Projekts seitens der Projektleitung ermöglichen. Damit ist Projektcontrolling insgesamt ein Bestandteil des Projektmanagements und eine Kernaufgabe der Projektleitung.
Was ist Projektcontrolling?
Die DIN69901 definiert Projektcontrolling als die „Sicherung des Erreichens der Projektziele durch: Soll-Ist-Vergleich, Feststellung der Abweichung, Bewerten der Konsequenzen und Vorschlagen von Korrekturmassnahmen, Mitwirkung bei der Massnahmenplanung und Kontrolle der Durchführung“. Aus diesem Verständnis wird der Servicecharakter des Projektcontrollings deutlich: Es beschränkt sich nicht nur auf die Planung und Kontrolle der Kosten, sondern unterstützt alle Projektmanagementaufgaben.
Damit zielt das Projektcontrolling darauf ab, dass der tatsächliche Projektablauf sich bezüglich Kosten, Terminen und Ergebnissen maximal mit dem geplanten Projektablauf überschneidet. Dieses Ziel bedingt eine Projektplanung, denn ohne Projektplan würden keine Soll-Daten existieren, die den Ist-Daten gegenübergestellt werden können.
Projektcontrolling ist nicht zu verwechseln mit dem übergeordneten Controlling eines Projekts aus Sicht der Organisation: Dieses ist Aufgabe des Programm- bzw. Portfoliomanagements und wird entsprechend bezeichnet. Weiter werden die Begriffe Controlling, Überwachung und Steuerung oftmals wenig trennscharf verwendet. Im Rahmen des Projektcontrollings kann der Englische Begriff Controlling mit Steuerung übersetzt werden, um die es beim Projektcontrolling insgesamt geht. Die Überwachung schliesslich ist ein Teil des Projektcontrollings, der die Steuerung des Projekts ermöglichen soll.
Arten des Projektcontrollings
Das Projektcontrolling als Kernaufgabe der Projektleitung soll dieser unterstützend unter die Arme greifen. Es kümmert sich um die grundlegende Gestaltung der Strukturen und Prozesse, die die Projektabwicklung effizient machen. Es können drei Arten von Projektcontrolling unterschieden werden: Einzelprojektcontrolling, Multiprojektcontrolling sowie strategisches Projektcontrolling.
Das Einzelprojektcontrolling zielt darauf ab, ein Projekt während seiner gesamten Laufzeit hinsichtlich Qualität, Funktionalität, Kosten sowie Zeit erfolgreich abzuwickeln und entspricht damit den Ausführungen weiter oben. Das Multiprojektcontrolling dagegen ist kalenderabhängig. Es werden mehrere Projekte mit sich unterscheidenden Terminen und unterschiedlichen Fertigstellungsgraden für eine Abrechungsperiode zusammengefasst betrachtet. Die Koordination der Projekte untereinander wie auch hinsichtlich Bereichs- und Unternehmungszielen steht dabei im Vordergrund. Die Herausforderungen von Multiprojektcontrolling sind dabei:
- Periodisierung der Erfolgs- und Liquiditätsdaten für die Projekte
- Koordination der zur Verfügung stehenden Ressourcen
- Verdichtung der Informationen der Einzelprojekte in Bezug auf Ergebnisse, Finanzen und Risiken
Projektcontrolling bezieht sich nicht ausschliesslich auf die operative Ebene: Das strategische Projektcontrolling setzt sich mit strategischen Aufgabenstellungen, wie bspw. der Bereitstellung von Informationen und Instrumenten zur effektiven Bewertung und Auswahl von Projekten, auseinander.
Kennzahlen des Projektcontrollings
Mindestens drei Zahlen sind für das Projektcontrolling relevant:
- Zeit bis zum Projektabschluss
- Kostenaufwand insgesamt bis zum Projektabschluss
- Fertigstellungsgrad
Diese und gegebenenfalls weitere Zahlen sollten im Vorfeld definiert werden, damit sie aussagekräftig sind. Die Kennzahlen können dann periodisch in Form eines Projekt-Dashboards der Projektleitung vorgelegt werden, damit diese über die momentane Lage des Projekts informiert ist und die weiteren Projektbeteiligten ebenfalls informiert. Das Dokument des Projekt-Dashboards umfasst dabei lediglich ein, zwei Seiten, zeigt aber alle relevante Kennzahlen und Informationen in konzentrierter Form.
Methoden des Projektcontrollings
Die Wahl der Methode ist zentral im Projektcontrolling. Im Folgenden soll kurz auf zwei Methoden eingegangen werden.
Der Projektplan soll darlegen, welcher Projektmitarbeiter wie lange mit welcher Tätigkeit beschäftigt ist. Dieser Plan dient dem Überblick für die Projektleitung. Er kann insbesondere folgende Bestandteile aufweisen:
- Projektstrukturplan (engl. Work Breakdown Structure; entspricht der Projektorganisation)
- Meilensteinplan
- Terminliste (engl. Schedule; beschreibt den Projektablauf als temporale Kette)
- Balkenplan (engl. Bar Chart; er ist die grafische Entsprechung der Terminliste und wird auch als Gantt-Diagramm bezeichnet)
- Netzplan (zeigt die temporale und finale Verkettung von Aktionen im Projekt)
Die Meilenstein-Trendanalyse umfasst das zeitlich verbindliche Festlegen von Meilensteinen sowie die Überprüfung, ob diese erreicht wurden. Wichtig bei der Meilenstein-Trendanalyse ist eine realistische Planung und damit einhergehend die Einkalkulierung von Pufferzeiten. Durch diese Art der Analyse können mehrere Projektschritte überwacht werden um daraus einen Trend abzuleiten (in dem Sinne, dass Planung und tatsächlicher Ablauf des Projekts trendmässig übereinstimmen bzw. divergieren).
Eine weitere Möglichkeit zur Steuerung im Projekt bietet Projektcontrolling-Software. Diese Software kann Funktionen wie z.B. Nachkalkulationen, das Erstellen von Projektplänen, die Überwachung des Budgets oder der Zeiterfassung enthalten.
Controlling in verschiedenen Projektmanagementmethoden
Das Projektcontrolling ist ein wesentliches Element des Projektmanagements bei HERMES 5. Es muss mit allen erforderlichen Projektinformationen versorgt werden. Ein kontinuierliches Projektcontrolling kann der Projektleitung, dem Auftraggeber und den Linienführungskräften helfen, frühzeitige Abweichungen hinsichtlich Kosten festzustellen sowie geeignete Korrekturmassnahmen einzuleiten. HERMES 5 sieht darum folgende Elemente eines Projektcontrollings als wichtig an:
- Controlling der Projektkosten
- Termin-Controlling (i.e. Meilensteine)
- Controlling der Personalressourcen
- Projektveränderungen
Überwachung, Controlling und Berichtwesen (engl. Control & Reports) formen bei IPMA eines der 20 technischen Kompetenzelemente. Die Überwachung und das Controlling umfassen die Aktivitäten Planung, Steuerung und Zielerreichungsüberprüfung auf unterschiedlichen Ebenen im Projekt. Weiter soll das Berichtwesen (Reporting) Informationen und eine Dokumentation über den Stand des Projekts liefern und dabei auch Prognosen über dessen Entwicklung bis zu seinem Abschluss ermöglichen.
PMI kennt diesbezüglich eine Monitoring and Controlling Process Group. Bei diesen Prozessen geht es um das Aufnehmen, Bewerten und Regulieren des Projektfortschritts. Darüber hinaus ist das Identifizieren der Bereiche wichtig, in denen Änderungen hinsichtlich des Projektplans nötig werden, sowie das effektive Einleiten derselben. Auch PMI erachtet einen Vergleich zwischen Soll- und Ist-Daten als wichtig um Varianzen festzustellen.
Die Methode PRINCE2 kennt in diesem Zusammenhang die Überwachung einer Projektphase (Controlling a Stage). Deren Zweck ist die Verteilung und Überwachung von Aufgaben, die Auseinandersetzung mit Problemen, das Rapportieren des Projektfortschritts gegenüber dem Projektausschuss sowie das Vornehmen von Korrekturmassnahmen um die Abweichung der Phase vom Projektplan so gering wie möglich zu halten.
Das V-Modell XT kennt hinsichtlich des Projektcontrollings insbesondere die risikominimierende Projektsteuerung sowie den Projektstatusbericht. Der Begriff des Projektcontrollings selbst wird von dieser Methode nicht benutzt, sondern derjenige der Projektsteuerung.