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Bereiten Sie den Gesprächsfaden für Ihre Fragen schriftlich vor. Informieren Sie sich im Vorfeld über das Unternehmen und nutzen Sie diese Informationen, um stichhaltige Fragen zu stellen bzw. auf Aussagen zu reagieren. Notieren Sie Ausdrücke und Wendungen, die Ihre Bewerbung aufwerten und zur ausgeschriebenen bzw. von Ihnen gesuchten Stelle passen. Bereiten Sie Antworten auf Standardfragen vor (Was sind Ihre Stärken bzw. Schwächen? Warum sind Sie der geeignete Kandidat für die Stelle? usw.). Wenn Sie vorbereitet ins Gespräch gehen, machen Sie einen besseren Eindruck.
Wählen Sie einen geeigneten Zeitpunkt für Ihren Anruf (am besten, wenn Sie in Ruhe zu Hause sind).
Stellen Sie sich vor (Vor- und Nachname) und fragen Sie dann nach Herrn XY bzw. der Leiterin der Abteilung XY. Geben Sie den Grund Ihres Anrufs nicht an, es sei denn, Sie werden direkt danach gefragt.
Seien Sie freundlich zur Rezeptionistin, die Ihren Anruf entgegen nimmt. Vielleicht ist sie einflussreicher, als Sie es sich vorstellen. Höflichkeit ist jedenfalls nie fehl am Platz! Fragen Sie sie allenfalls nach ihrem Namen und schreiben Sie ihn sich auf, denn auch wenn Sie Ihren gewünschten Gesprächspartner nicht erreichen können, gehört die Stimme am anderen Ende der Leitung einer ersten Kontaktperson in einem Unternehmen, für das Sie arbeiten möchten.
Verschwenden Sie nicht die Zeit Ihres Gesprächspartners.
Hören Sie zu, unterbrechen Sie den anderen nicht. Stellen Sie einen Dialog her.
Machen Sie sich Notizen, ohne dass Ihr Gesprächspartner es merkt.
Entschuldigen Sie sich nicht für die Störung. Wenn Ihr Gesprächspartner sich gestört fühlte, hätte er Ihren Anruf gar nicht entgegen genommen.
Schlagen Sie mehrere Daten für ein Treffen vor. Stellen Sie keine Ja/Nein-Fragen wie „Können wir uns treffen?“, sondern offene Fragen wie „Wann wäre es möglich, Sie zu treffen?“.
Notieren Sie die Uhrzeit und den genauen Ort des Treffens, eventuell auch das Stockwerk. Vergessen Sie nicht, den Namen Ihrer Kontaktperson mit Titel bzw. Funktion aufzuschreiben und fragen Sie sie nach ihrer E-Mail-Adresse, damit Sie allenfalls Ihre Bewerbungsunterlagen direkt an die Zielperson schicken können. Falls Sie mit dem Auto zum Gespräch fahren müssen, fragen Sie, ob das Unternehmen über Besucherparkplätze verfügt.
Bedanken Sie sich vor dem Auflegen bei Ihrem Gesprächspartner und wiederholen Sie noch einmal das Datum und den genauen Ort Ihres Termins bzw. den nächsten Schritt, falls Sie Ihre Zielperson noch nicht erreicht haben.
Es könnte sein, dass ein Anrufbeantworter Ihren Anruf entgegennimmt, bereiten Sie deshalb vorher eine entsprechende Nachricht vor. Hinterlassen Sie Ihren Namen und Ihre Telefonnummer und erwähnen Sie eventuell, dass Sie wegen Stelle XY angerufen haben.
Achten Sie darauf, dass die Begrüssung auf Ihrem eigenen Anrufbeantworter bzw. Ihrer Mailbox einen seriösen Eindruck macht, z. B.: „Guten Tag, dies ist der Anschluss von Vorname Name, leider bin ich momentan nicht erreichbar. Bitte hinterlassen Sie Ihren Namen und Ihre Telefonnummer, damit ich Sie schnellstmöglich zurückrufen kann. Vielen Dank!“
Wenn die von Ihnen gesuchte Person nicht erreichbar ist, fragen Sie, wann Sie zurückrufen können. Bitten Sie allenfalls um die Durchwahl, auch wenn Sie wahrscheinlich immer über die Rezeption gehen müssen. Vielleicht bietet man Ihnen an, Sie zurückzurufen. Nehmen Sie in diesem Fall das Telefon nicht gehetzt ab, stellen Sie sicher, dass Ihre Stimme ruhig und Ihr Kopf klar ist und Ihre Dokumente in Reichweite liegen. Falls der Rückruf zu einem ungünstigen Zeitpunkt erfolgt (z. B. wenn Sie gerade im Bus oder im Auto sitzen oder mit Ihren Kindern einkaufen gehen), lassen Sie die Mailbox drangehen und rufen Sie zurück, sobald Sie die notwendige Ruhe haben. Es ist besser, den Anruf gar nicht entgegenzunehmen, als einen schlechten Eindruck zu hinterlassen.