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Voici quelques conseils concernant la sélection et la maintenance des processus à automatiser :
1. Réalisez votre cartographie commerciale.
La première étape consiste à vérifier les processus de votre entreprise afin d’avoir une vue systématique des opérations et d’identifier les éventuels goulots d’étranglement ou tâches dupliquées/inutiles.
Après avoir identifié les problèmes, vous devez sélectionner le processus qui le rend plus efficace et réduire les faiblesses ou le gaspillage.
2. Analyser le processus sélectionné et son potentiel
Après avoir cartographié et sélectionné un processus à automatiser, vous devez vérifier si les ressources dans lesquelles vous investissez en vaudront la peine, si les erreurs étaient corrigées, si les coûts seraient réduits et quels sont les autres gains possibles.
3. Créez un calendrier et choisissez une équipe de mise en œuvre.
Lorsque vous créez le calendrier, il est important de décrire les attentes de tous les membres de l’équipe qui participeront au processus. La mise en œuvre doit être effectuée par étapes au cas où il y aurait plus d’un processus ou au cas où il y aurait un processus plus important à automatiser.
Au fur et à mesure que d’autres processus sont priorisés, vous verrez que certains se croiseront avec des processus déjà existants.
Dans le calendrier, vous devriez également envisager des tests pour localiser et corriger les erreurs. Nous vous recommandons d’avoir une équipe de personnes de tous les domaines impliqués dans ce processus.
4. Programmer des sessions de formation
N’oubliez pas de former toutes les personnes impliquées à toutes les étapes du processus.
5. Surveillez toujours vos processus.
Lorsque vous automatisez un processus, vous aurez besoin d’une analyse constante pour évaluer les résultats. Ces analyses sont généralement effectuées au moyen d’indicateurs et de graphiques. En utilisant ces indicateurs et graphiques, vous pouvez vérifier les opportunités d’amélioration ainsi que confirmer les points forts.
Comment savoir si votre entreprise a besoin d’automatisation ?
La réponse la plus brève possible est : c’est toujours le cas. Quelle entreprise ne bénéficierait pas de l’accélération des processus, de la réduction des erreurs et de l’amélioration de la qualité ?
Mais certains symptômes montrent que votre entreprise peut automatiser ses processus, tels que :
Bruit de communication : si le service achats a envoyé une demande d’approbation de budget et n’a pas encore reçu de réponse, cela signifie qu’une étape a été manquée en cours de route. Avec l’automatisation des processus, cependant, cela ne se produit pas.
Actions en décalage avec la stratégie : le BPM a pour objectif de faire fonctionner l’ensemble de l’entreprise en adéquation avec ses objectifs stratégiques.
Processus non standardisés : un manque de standardisation entraîne des erreurs, des gaspillages et des reprises, ce qui signifie qu’il est vital pour vous de définir des règles à suivre et de tout automatiser dans BPMS. Ensuite, si une tâche ne respecte pas les normes, le système peut l’interrompre.
Difficulté à identifier les problèmes : si la productivité chute, mais que vous ne savez pas pourquoi, l’automatisation des processus vous aide à trouver exactement où se trouvait le problème.
Décisions non fondées : si la direction prend des décisions fondées uniquement sur l’intuition, votre entreprise manquera certainement en termes d’avantage concurrentiel. Avec BPMS, vous pouvez extraire des données et des graphiques et effectuer une analyse complète pour améliorer votre business intelligence.
Quels sont les avantages de l’automatisation des processus dans une entreprise ?
Après avoir automatisé les processus via BPMS, nous pouvons obtenir de nombreux résultats différents, essentiels au développement de l’entreprise. Voyons quelques-uns des avantages :
Réduction des coûts
La réduction des coûts est l’un des principaux avantages de l’automatisation des processus BPM, car vous pouvez identifier les dépenses inutiles dans chaque tâche et les éviter.
Standardisation des opérations
Lorsque vous standardisez vos processus, l’entreprise peut offrir une qualité supérieure dans ses produits et suivre toutes les règles de l’entreprise. Les règles peuvent également être automatisées afin que les processus soient exécutés conformément aux directives des gestionnaires.
Contrôle des performances
Nous pouvons également établir des indicateurs de performance et les paramétrer pour qu’ils soient atteints automatiquement. À la fin du processus, il est possible de publier des rapports consolidés, qui informeront l’équipe sur les objectifs et les résultats, et permettront le remodelage. Ces rapports peuvent fournir à l’équipe des informations sur les personnes pouvant recevoir des bonus, par exemple, et également aider dans d’autres décisions de gestion.
La prise de décision peut être plus affirmée et se dérouler en temps réel.
Plus d’efficacité dans les opérations
L’automatisation des processus peut accélérer tous les processus, réduire les cycles de production, éviter les répétitions inutiles et réduire le temps entre les tâches.
Une telle optimisation est parfaite pour ceux qui souhaitent augmenter leur vitesse et leur efficacité, car le temps est l’un des principaux indicateurs de productivité. Pour plus d’informations, consultez notre site web Logiciel de gestion des entretiens annuels .