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La confiance, c'est bien. Le contrôle, c'est mieux.
Au printemps, les propriétaires par étages reçoivent une grosse enveloppe contenant l'invitation à l'assemblée ordinaire et tous les documents s'y rapportant. Chacun d'entre eux est censé contrôler ces documents, dans son propre intérêt. Pourtant, beaucoup n'ont ni le temps, ni les connaissances nécessaires pour le faire. C'est pourquoi les communautés de copropriétaires ont tout intérêt à engager un réviseur indépendant.
(rh) Une fois par an, l'administrateur de la communauté de copropriétaires convoque l'assemblée ordinaire – généralement, au printemps. Cette assemblée entérine le budget de l'année en cours, les comptes de l’exercice écoulé et la ventilation des frais généraux. Pour que les propriétaires par étages puissent s'y préparer, l'administrateur joint à l'invitation l'ordre du jour et tous les documents importants s'y rapportant, notamment au moins le budget, les comptes annuels, la ventilation des coûts et le décompte des acomptes versés.
Vérifiez tout le dossier avec précision
Chaque copropriétaire est censé contrôler les documents reçus avant l'assemblée. Certes, la législation ne soumet pas les comptes annuels des communautés de propriétaires par étages à l'obligation de révision. Malgré tout, il est utile de confier le contrôle de la gestion et des comptes annuels à un réviseur, qui soit indépendant de la gérance. L'administrateur doit remettre au réviseur tous les documents dont il a besoin pour contrôler si les comptes annuels, y compris le bilan et le budget, ont été établis de manière correcte et exhaustive. Les reçus, extraits de compte, données de base et contrats en font aussi partie.
Les multiples compétences du réviseur
Une révision prend du temps. Le réviseur contrôle entre autres si l'administrateur
- a intégré à la fin de l'exercice tous les calculs auxiliaires aux comptes principaux,
- a imputé toutes les écritures sans décompte brut ou net,
- a travaillé avec un plan comptable clair et synoptique,
- a imputé les dépenses et recettes au groupe de comptes correct,
- a enregistré les dépenses et les recettes correctement,
- peut apporter des preuves et justificatifs de toutes les dépenses et de tous les coûts,
- a répercuté les ristournes et rabais des fournisseurs ou artisans,
- a présenté les reçus requis pour les comptes annuels de la copropriété,
- a imputé les régularisations correctement dans le temps,
- a travaillé dans le cadre de ses compétences financières,
- peut justifier tous les crédits comptabilisés par des extraits,
- a placé les avoirs de la copropriété à son nom et
- a divisé les frais entre les propriétaires, selon la clé de répartition en vigueur.
Acceptation des comptes annuels
À la suite de l'audit, le réviseur informe la gérance des irrégularités constatées et soumet des propositions d'améliorations concrètes. Au cours de l'assemblée des copropriétaires, il rend compte du résultat final de son travail et demande l'approbation ou le refus des comptes annuels. Au cas où le réviseur ne peut pas assister à l'assemblée, il est fait lecture de son rapport écrit et de sa demande. Ensuite, les comptes annuels sont soumis au vote des propriétaires par étages, qui déchargent l'administrateur.
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