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Es ist ratsam die Formulare und Briefmodelle zu benützen, die sich auf dieser Website befinden. Das Gesuch muss an das öffentliche Organ gerichtet werden, welches das Dokument erstellt oder von Dritten erhalten hat, die dem Gesetz über die Information und den Zugang zu Dokumenten nicht unterstellt sind.
Das Zugangsgesuch kann formlos gestellt und muss nicht begründet werden. Allerdings muss die Anfrage ausreichende Angaben zur Identifizierung des verlangten Dokuments enthalten. Wenn nötig kann das öffentliche Organ ein schriftliches Gesuch verlangen (Art. 31 InfoG).
ine Anfrage muss als Zugangsgesuch im Sinne des Gesetzes über die Information und den Zugang zu Dokumenten (InfoG) gesehen werden, wenn es dabei um eines oder mehrere offizielle zugängliche Dokumente im Sinne des InfoG geht. Folgende Anfragen gelten nicht als Zugangsgesuche: Nachfragen nach bereits publizierten Dokumenten, generelle Auskünfte (z.Bsp. zum Stand eines Projekts), die Konsultation von Dokumenten oder die Nachfrage von Informationen zu spezialgesetzlich geregelten Bereichen (z.Bsp. die Einsichtnahme in Dokumente, die sich auf hängige Zivil-, Straf-, Verwaltungsjustiz- und Schiedsverfahren beziehen, die Einsichtnahme der Parteien in die Akten eines erstinstanzlichen Verwaltungsverfahrens oder der Zugang einer Person zu den Daten über sie).
Der Zugang ist in der Regel kostenlos, doch es gibt Ausnahmen. Namentlich wenn die Gewährung des Zugangs einen grossen Arbeitsaufwand erfordert oder wenn Sie Kopien eines Dokuments erhalten. Das öffentliche Organ informiert die/den GesuchstellerIn über die zu erwartende Höhe der Gebühr (Art. 24 InfoG und Art. 4ff DZV).
Im Gesetz sind verschiedene Arten des Zugangs vorgesehen :
> Die Einsichtnahme vor Ort
> Die Entgegennahme von Kopien in Papierform oder auf elektronischem Weg
> Die telefonische Entgegennahme von Angaben über den Inhalt des Dokuments
Die Einsichtnahme erfolgt bei dem öffentlichen Organ, das für die Bearbeitung des Zugangsgesuchs zuständig ist (Art. 23 InfoG).
Nicht alle Dokumente sind automatisch zugänglich. Es gibt namentlich Ausnahmen bei:
> überwiegendem öffentlichen Interesse, bsp. wenn der Zugang zum Dokument die öffentliche Sicherheit und Ordnung gefährden kann
> überwiegendem privaten Interesse, bsp. wenn der Zugang den Schutz der Personendaten beeinträchtigen könnte
In diesen Fällen wägt das öffentliche Organ die verschiedenen Interessen ab und wird u.U. entscheiden, den Zugang zum Dokument einzuschränken, zu verschieben oder zu verweigern (Art. 25ff InfoG und Art. 7 ff. DZV).
Mit Ausnahme des Umweltbereichs bestehen feste Ausnahmen vom Zugangsrecht. In diesen Fällen kann das öffentliche Organ das Gesuch in Anwendung der Art. 21 und 29 InfoG grundsätzlich ablehnen, ohne eine Risikobeurteilung oder eine Interessensabwägung vorzunehmen. Dies ist der Fall bei:
> Protokollen nicht öffentlicher Sitzungen
> persönlichen Meinungen, Gedankenaustausch und Stellungnahmen politischer oder strategischer Natur in internen Notizen, die den Besprechungen der öffentlichen Organe dienen
> Dokumenten, die der Vorbereitung der Entscheide der Exekutivbehörden dienen
> Bereichen, die spezialgesetzlich geregelt sind
Mit Ausnahme der Bereiche, die spezialgesetzlich geregelt sind, haben die öffentlichen Organe die Möglichkeit, zu diesen Dokumenten auf freiwilliger Basis Zugang zu gewähren, sofern alle Betroffenen einverstanden sind und die datenschutzrechtlichen Bestimmungen eingehalten werden.
Sollte die Stellungnahme des öffentlichen Organs die/den GesuchstellerIn nicht zufrieden stellen, hat sie/er die Möglichkeit, innert 30 Tagen einen Schlichtungsantrag bei der Kantonalen Behörde für Öffentlichkeit und Datenschutz zu stellen. Führt die Schlichtung zu keiner Einigung, erfolgt eine schriftliche Empfehlung, die einen Entscheid des öffentlichen Organs zur Folge hat. Dieser Entscheid kann wiederum angefochten werden (Art. 33ff InfoG).
Im Umweltbereich werden die Empfehlung und der Entscheid des öffentlichen Organs durch einen Entscheid der kantonalen Öffentlichkeits- und Datenschutzkommission ersetzt, wenn das Zugangsgesuch an eine Privatperson ohne Entscheidungskompetenz gerichtet wurde. Die betroffenen Personen sind zur Beschwerde gegen diesen Entscheid berechtigt.
Das öffentliche Organ sollte eine Einschwärztechnik anwenden, bei der sichergestellt ist, dass die eingeschwärzten Passagen nicht mehr rekonstruiert werden können, aber klar erkennbar bleibt, was verborgen wurde (Art. 7 Abs. 3 DZV). Das öffentliche Organ scannt das eingeschwärzte Dokument ein, druckt es aus und gibt lediglich Zugang zur Papierversion.
Für den Umweltbereich gelten spezielle Regeln des Zugangsrechts, die weiter gehen als diejenigen, die allgemein im InfoG vorgesehen sind. Diese Regeln zielen darauf ab, das Transparenzprinzip im Bereich der von öffentlich-rechtlichen Körperschaften oder ihnen nahe stehenden Privatpersonen ausgeübten Tätigkeiten mit direktem Einfluss auf den Zustand der Umwelt noch besser zu verankern.
Die im InfoG und in der Spezialgesetzgebung vorgesehenen Ausnahmen beim Zugangsrecht müssen jeweils im Sinne der Aarhus-Konvention ausgelegt werden (Art. 25 Abs. 4 InfoG). Das Prinzip der konformen Auslegung bedeutet, dass die Bestimmungen des InfoG bei einem Zugangsgesuch zu Informationen über die Umwelt so interpretiert und angewandt werden müssen, dass der Sinn der Aarhus-Konvention und deren Ziele respektiert werden.
Die Anwendung der Aarhus-Konvention hat im Übrigen zur Folge, dass gewisse im InfoG genannte Ausnahmen nicht angewandt werden können, wenn es um Informationen aus dem Umweltbereich geht. Dies ist vor allem beim Schutz der Personendaten von juristischen Personen der Fall. Dies heisst allerdings nicht, dass juristische Personen sich im Umweltbereich auf keinerlei Schutz ihrer Personendaten berufen können. Der Schutz von Berufs-, Geschäfts- oder Fabrikationsgeheimnissen bleibt erhalten (Art. 27 Abs. 2 InfoG in fine).
Zudem gelten bei der Aarhus-Konvention kürzere Fristen für die Behandlung von Zugangsgesuchen. Falls der Zugangssteller es ausdrücklich verlangt, muss der Entscheid am Ende des Zugangsverfahrens im Sinne von Art. 33 Abs. 3 InfoG spätestens 60 Tage nach Eingang des Gesuchs gefällt werden (Art. 36 Abs. 1bis InfoG und Art. 13a DZV). Diese Frist von 60 Tagen umfasst gegebenenfalls die Anhörung von betroffenen Drittpersonen, die Durchführung eines Schlichtungsverfahrens mit der/dem Beauftragten für Öffentlichkeit und Transparenz sowie das Verfassen einer Empfehlung. Bei verkürzten Fristen muss die Stellungnahme spätestens innert 20 Tagen erfolgen (Art. 13a Abs. 2 DZV) und ein allfälliger Schlichtungsantrag muss innert 5 Tagen nach Empfang der Stellungnahme gestellt werden (Art. 14 Abs. 1bis DZV). Da es schwierig sein kann, die Gebote der Beschleunigung und des Schutzes der Persönlichkeit Dritter unter einen Hut zu bringen, ist Art. 36 Abs. 1bis freiwillig. Wenn der Gesuchsteller ihn anruft, werden seine eigenen Fristen zur Stellungnahme oder zur Geltendmachung seiner verschiedenen Rechte logischerweise beträchtlich verkürzt.
Der Zugang zu Dokumenten mit den eigenen Personendaten ist nicht im Gesetz über die Information und den Zugang zu Dokumenten geregelt (Art. 21 InfoG), sondern im Gesetz vom 25. November 1994 über den Datenschutz (DSchG). Art. 23 DSchG besagt, dass jede Person vom Inhaber einer Datensammlung Auskunft darüber verlangen kann, welche Daten über sie bearbeitet werden. Die/der Verantwortliche der Datensammlung teilt der gesuchstellenden Person alle über sie in der Datensammlung vorhandenen Daten mit. Die/der Verantwortliche der Datensammlung kann die Auskunft verweigern, einschränken oder aufschieben, wenn ein öffentliches Interesse es verlangt oder wenn das schutzwürdige Interesse einer/s Dritten es erfordert.