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La Tabella Preventivo è dove viene inserita la pianificazione. È impostata come la tabella Registrazioni. Ci sono colonne specifiche a dipendenza che sia una Contabilità entrate-uscite o una Contabilità in partita doppia.
Inserire movimenti di previsione finanziaria
La pianificazione finanziaria viene fatta inserendo dei movimenti nella tabella Preventivo. La modalità è la stessa delle registrazioni contabili, ma che riguardano il futuro.
Per ogni evento previsto si indica:
- La data in cui si prevede avvenga il movimento.
- Per i movimenti ricorrenti, il codice di ripetizione (frequenza con cui il movimento si ripeterà)
- Un'eventuale descrizione
- I conti che sono coinvolti nel movimento.
- L'importo del movimento.
Le operazioni possono essere di due tipi:
- Uniche, cioè avvengono a una certa data
- Ripetitive, che cioè si ripetono con una determinata frequenza.
In questo caso si inseriscono solo la prima volta che accadono, indicando anche un codice di ripetizione.
Per avere in automatico una previsione su più anni è utile indicare con la ripetizione annuale "Y" tutte le operazioni che si ripetono annualmente.
La ripetizione
Per indicare che il movimento si ripete si usano le seguenti colonne:
- Ripetizione
Per esempio se si indica "M" = Mensile, è come se si inserisse la registrazione per tutti i mesi successivi.
Se non è indicata alcuna ripetizione, l'operazione sarà eseguita una sola volta.
- Fine (Data)
Usata in combinazione con la ripetizione e indica l'ultima data in cui l'operazione sarà ripetuta.
- Totale
L'importo complessivo registrato nell'anno corrente.
Si può quindi indicare che un movimento si ripete. Lo si inserisce quindi solo una volta ed è poi il programma a farsi carico di tutte le ripetizioni successive.
La ripetizione è il punto centrale della pianificazione con Banana Contabilità, ed è utile per tre motivi:
- La pianificazione è molto veloce, perché i movimenti ricorrenti, come affitto, spese bancarie, stipendi e altro si possono inserire con una sola riga di registrazione. L'utente indica l'operazione solo la prima volta, ed è il programma a ripeterla in automatico.
- Il programma è in grado di creare proiezioni finanziarie per più anni:
- Si indicano come ripetitive non solo le operazioni che si ripetono ogni mese o trimestre, ma anche quelle che si ripetono annualmente. Si indicano con ripetizione "Y" tutte le operazioni che si ripetono ogni anno, come per esempio gli ammortamenti e altre operazioni di chiusura di fine anno.
- La ripetizione può essere abbinata ad una formula per creare una progressione.
- Se sono necessarie modifiche della pianificazione, è sufficiente cambiare l'operazione in questione e tutto è immediatamente aggiornato.
Previsioni con quantità e prezzi
Si possono inserire la quantità e il prezzo unitario di un certo movimento e il programma calcola in automatico l'importo della registrazione.
Per un ristorante si possono per esempio indicare i pasti serviti e il costo medio per ogni pasto.
Si ha così un'idea più precisa degli elementi che vanno a comporre la pianificazione. Cambiando il prezzo si può anche simulare l'impatto di un cambiamento di prezzo.
Formule di calcolo
Nella colonna Formula si può inserire una formula nel linguaggio Javascript.
Si possono inserire dei calcoli, assegnare e usare variabili e richiamare funzioni.
Ci sono funzioni che permettono di utilizzare i dati della pianificazione fino a quel punto.
Esempi di utilizzo:
- Calcolare gli ammortamenti
Se si cambia il valore degli investimenti, cambia anche l'ammortamento.
- Calcolare gli interessi
Gli interessi sono calcolati sull'utilizzo effettivo (365/365 giorni).
- Calcolare commissioni
Applicare una percentuale da versare ai venditori, sulla base dei ricavi di un certo periodo.
Con le formule si possono automatizzare le diverse dipendenze. Maggiori ricavi porteranno a maggiori commissioni e minori interessi.
Minori investimenti, porteranno automaticamente a minori ammortamenti e interessi.