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In Ihrer täglichen Arbeit sehen sich Architekten mit vielen Ablenkungen und Herausforderungen konfrontiert: der Verwaltung von Kunden, Mitarbeitern und Auftragnehmern, der Aktualisierung mit den neuesten Software und Technologien und der Erstellung von Planungsanträgen und Unterlagen. Die Projektzeitpläne werden immer kürzer. Die Gebäudetypen werden immer komplexer. Wie können wir unsere Effektivität und Effizienz maximieren? Wie können wir den zunehmenden Informationsfluss bewältigen? Wie können wir besser und schneller gestalten? Dieser Beitrag stellt 3 Tipps vor, wie Sie Ihre Produktivität maximieren und unnötige Arbeit minimieren können.
Planen Sie Ihre Arbeit
Verstehen Sie den Unterschied zwischen „effektiv“ und „effizient“. Effektiv ist es, die richtigen Dinge zu tun. Effizient ist es, Dinge auf die richtige Weise zu tun. Beide sind wichtig, aber Sie müssen zuerst die richtigen Dinge tun, bevor Sie sie auf die richtige Weise tun können. Skizzieren Sie Ihren Prozess. Ja, jedes Projekt ist einzigartig, aber die Aufgaben und Meilensteine in jedem Projekt sind ziemlich ähnlich. Die Beschreibung des Prozesses hilft Ihnen zu erkennen, wo Sie Schritte vermeiden oder den Prozess effizienter gestalten können. Mind Maps sind ein großartiges Tool für diese Aufgabe. Verwenden Sie hierzu auch Checklisten. Die meisten Projektmanagement-Softwares ermöglichen es Ihnen, Checklisten und To-Do-Listen zu erstellen. Nachdem Sie Ihren Prozess skizziert haben, können Sie Checklisten für jede Phase des Projekts erstellen.
Fokussieren Sie Ihre Zeit
Zeit ist die einzige Ressource, die nicht gespeichert werden kann. Es ist unser wertvollstes Gut. Füllen Sie Ihr Zeitglas zuerst mit den großen Steinen. Versuchen Sie, weniger Stunden zu arbeiten, nicht mehr. Das zwingt Sie, sich auf die wichtigsten Aufgaben zu konzentrieren. Außerdem zeigt die Forschung, dass mehr als vierzig Stunden Arbeit geradezu unproduktiv ist. Führen Sie ein Zeitprotokoll. Protokollieren Sie, wie Sie Ihre Zeit im Laufe einer typischen Woche verbringen. Dieses Protokoll sollte detaillierter sein als ein Arbeitszeitblatt. Sie möchten alles was Sie im Laufe des Arbeitstages tun aufzeichnen. Eine E-Mail an einen Kunden schreiben, im Internet surfen – im Protokoll festhalten. Tun Sie dies für eine ganze Woche und Sie haben ein wirklich gutes Bild davon, wohin Ihre Zeit geht. Versuchen Sie, die Sache die Sie wirklich nicht als erstes am Morgen tun wollen, als erstes in Angriff zu nehmen solange Sie mental noch frisch sind. Erledigen Sie es zuerst, dann können Sie zu den Aufgaben übergehen, welche Ihnen wirklich Spass machen. Minimieren Sie Meetings. Bevor Sie ein Meeting planen, fragen Sie sich selbst: „Warum haben wir dieses Treffen? Ist es notwendig? Was ist das Ziel?“ Mehr Meetings bedeuten, dass weniger Arbeit erledigt wird. Verwenden Sie eine Agenda, um den Zweck und das gewünschte Ergebnis der Sitzung anzugeben. Halten Sie die Teilnehmer auf das absolute Minimum und setzen Sie ein festes Zeitlimit. Wenn Sie sich regelmäßig mit Ihrem Projektteam treffen müssen, sollten Sie ein Stand-up-Meeting in Betracht ziehen.
Wiederkehrende Aufgaben automatisieren
Versenden Sie häufig ähnliche E-Mails? Speichern Sie eine Kopie der E-Mail als Vorlage. Verwenden Sie ähnliche Dokumente von einem Projekt zum anderen? Speichern Sie eine Kopie als Vorlage. Gleiches gilt für CAD und BIM. Erstellen Sie eine Vorlagen-BIM-Datei, die alle Ihre Standardblätter und -details enthält. Durch die Standardisierung der von Ihnen erstellten Dokumente können Sie eine Menge Zeit sparen und Fehler vermeiden. Passen Sie Ihre Tools so an, dass sie so funktionieren, wie Sie arbeiten. Modernste Software ist flexibel. Sie können die Software über die API oder die Anwendungsprogrammierschnittstelle des Programms anpassen. Mit etwas Programmiererfahrung kommen Sie unter die Haube Ihrer Software und lassen Sie sie besser und schneller arbeiten.
Ein letzter Gedanke
Denken Sie daran, Spass zu haben. Studien zeigen, dass die Aufrechterhaltung eines Sinnes für Spass in unserer Arbeit unerlässlich ist, um unser volles Potenzial auszuschöpfen. Nicht jede unserer Arbeiten macht Spass aber kreativ und offen für intelligentes, nicht härteres Arbeiten, kann zu besseren Ergebnissen und mehr Zufriedenheit führen.