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Anleitung Zero Base Budgeting: So gelingt jedes Budget
Anleitung Zero Base Budgeting
Der Prozess des Zero Base Budgeting wird in mehrere Stufen eingeteilt, wobei verschiedene Autoren jeweils auch eine unterschiedliche Anzahl von Vorgehensstufen sehen.
Stufe 1 – Planung und Festlegung der Budgetierungsziele, der verfügbaren Ressourcen und betroffenen Budgetbereiche
Die erste Stufe dient als Vorbereitungsphase der Projektinitiierung, Zieldefinition und Ressourcenplanung. Kritisch ist vor allem die Herausarbeitung der Untersuchungsbereiche und Analyseziele. So gilt es in dieser Stufe vor allem die Bereiche, in welchen Zero Base Budgeting angewendet werden soll, festzulegen.
Hierbei ist es wichtig, nur eindeutig abgegrenzte Verantwortungsbereiche im Unternehmen einzubeziehen, womit auf vorhandene Kostenstelleneinteilungen, Funktionen, Prozesse und Mitarbeiter zurückgegriffen werden kann.
Stufe 2 – Festlegung der Entscheidungseinheiten und ihrer Teilziele
In der zweiten Stufe werden die Entscheidungseinheiten und die dazugehörigen Teilziele zum Inhalt festgelegt (Horváth, 2011, S.239). Definiert sind die Entscheidungseinheiten jeweils als Bündel, welche im Rahmen des Zero Base Budgeting analysiert werden sollen. In der Regel handelt es sich dabei um Kostenstellen und deren Aktivitäten. Jedes Bündel sollte einer Person zugeordnet werden können und die damit zusammenhängenden Kosten umfassen. Die Verantwortlichen dieser Entscheidungseinheiten beschreiben dann vor dem Hintergrund ihrer jeweiligen Ziele alle wesentlichen Aktivitäten, die Leistungsempfänger sowie die zur Leistungserbringung notwendigen Ressourcen in Form von Personal- und Sachkosten.
Stufe 3 – Bestimmung des Leistungsniveaus
In dieser Stufe wird eine Ist-Analyse vorgenommen sowie die Menge und Qualität der Arbeitsergebnisse einer Entscheidungseinheit auf verschiedenen Leistungsniveaus bestimmt. In der Regel werden pro Leistungseinheit jeweils drei Leistungsniveaus unterschieden, für die jeweils der zugehörige Arbeitsumfang, die damit zusammenhängenden Personal- und Sachkosten sowie der erforderliche Zeitbedarf ermittelt werden. Dies erfolgt bei jeder Entscheidungseinheit. Das Leistungsniveau 1 entspricht dem Minimalniveau und enthält die zur Erhaltung eines geordneten Arbeitsablaufs zwingend erforderlichen Arbeitsergebnisse und Ressourcen. Die durch Arbeitsanweisungen geregelten Ist-Abläufe und Aktivitäten in der Ausgangssituation bilden das Leistungsniveau 2. Wünschenswerte Leistungen im Hinblick auf die kurz-, mittel- und langfristige Zukunftssicherung sind im Leistungsniveau 3 enthalten, das somit eine Erweiterung des Ressourceneinsatzes erforderlich macht.
Stufe 4 – Festlegung der Entscheidungspakete
In der Stufe 4 wird für jedes der drei Leistungsniveaus das wirtschaftlichste Verfahren und die damit verbundenen Kostensenkungspotenziale ermittelt. Dazu ist zu prüfen, ob das jeweilige Leistungsniveau mit manuellen oder maschinellen, zentralen oder dezentralen, internen oder externen Verfahren am kostengünstigsten erreicht werden kann. Die Leistungsstufen eines Entscheidungspaketes sind dann gemäss ihrer Wertigkeit zu ordnen, sodass sich eine Rangfolge ergibt, bei der an erster Stelle immer die wichtigste Leistungsstufe steht.
Stufe 5 – Abteilungsweise Rangordnung der Entscheidungspakete
Hier wird von jeder Entscheidungseinheit ein Entscheidungspaket je Leistungsniveau definiert. Für das Management bildet dies eine wichtige Entscheidungsvorlage da jedes Entscheidungspaket die wichtigsten Informationen zusammenfasst. Es wird eine abteilungsinterne Rangordnung der Entscheidungspakete und der jeweiligen Leistungsniveaus erstellt. Diese erste Rangordnung bildet die Basis für die weiteren Schritte.
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