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Digitale Archivierung braucht explizit benannte Grundlagen. Ein Archiv muss die Eckwerte seines Handelns, seine Ziele und den Weg dorthin formulieren, und es muss darlegen, an welchen Vorgaben sich seine Anstrengungen orientieren. Viele Trägerarchive der KOST stellen sich aktuell diesen Fragen und führen deshalb strategische Diskussionen zur Archivierung digitaler Unterlagen.
Solche Diskussionen finden notwendigerweise im konkreten Rahmen der jeweiligen staatlichen Verwaltung und gesetzlichen Grundlagen statt. Sie sind auch in einem gewissen Sinn unausweichlich: Genauso wichtig wie die daraus entstehenden Papiere ist der Denk- und Kommunikationsprozess, der dazu führt. Deshalb macht es für die KOST keinen Sinn, Musterlösungen oder Textvorlagen zur Verfügung zu stellen. Es kann jedoch Aufgabe der KOST sein, Grundlagen und Materialien für diesen Prozess zu erarbeiten.
Im Bereich der digitalen Archivierung umfasst der Begriff „Strategie“ einerseits einen ausführlichen Überlegungs- und Erkenntnisprozess, anderseits das Resultat dieses Prozesses, meist in Form eines konkreten Dokuments. Der Strategieworkshop der KOST hat am 26.01.2012 Vertreterinnen und Vertreter von 19 Trägerarchiven in Bern versammelt. In verschiedenen Zusammensetzungen haben sie über Aspekte einer Strategie diskutiert. Die Resultate dieser Diskussionen werden als Materialsammlung veröffentlicht, die als Leitfaden für die archivinterne Strategiediskussion dienen kann.
Überblick
Einleitend wird festgehalten, dass eine Strategie für die digitale Archivierung durch fünf Elemente charakterisiert wird: ihre Absicht, ihre Adressaten, ihre Abgrenzung, ihren Zeithorizont und ihren Umfang.
Der Hauptteil der Materialsammlung dokumentiert die Diskussionen in drei Gruppen über die Frage, was in eine Strategie gehört. Es handelt sich um drei verschiedene Leitfäden, welche jeweils auf unterschiedlichen Ansätzen beruhen und durchaus divergierende Resultate abbilden.
Der Leitfaden A orientiert sich grob am klassischen Vorgehen des Projektmanagements. Er analysiert zunächst die rechtliche, organisatorische und materielle Ausgangslage. Darauf werden das Ziel und seine Eckwerte formuliert; abschliessend wird der Weg zum Ziel in verschiedenen Aspekten detailliert.
Der Leitfaden B wurde zunächst als Sammlung von Hauptpunkten einer Strategie zusammengetragen und danach in eine Reihenfolge gebracht. Ein wichtiges Augenmerk lag darauf, dass die Punkte nicht zu konkret formuliert wurden, sondern auf dem strategischen Niveau blieben. Entstanden ist eine Vorgehensweise, die von dem allgemeinen und relativ offen formulierten normativen Umfeld ausgeht und dann über die Analyse der Rahmenbedingungen zur Definition von Handlungsfeldern kommt.
Der Leitfaden C ist geprägt durch die Erkenntnis, dass gewisse Punkte als Vorbedingungen erfüllt sein müssen, bevor überhaupt an die Erarbeitung einer Strategie gedacht werden kann.
Ergänzt werden diese Leitfäden durch ein mögliches Bewertungsraster für eine Analyse der Umsetzungsvarianten, das deren organisatorische, technische, betriebliche und einordnende Dimension aufzeigt.