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10 phrases clés relatives à l'archivage
Le respect des phrases clés suivantes aide à effectuer un archivage non modifiable.
- Tous les documents doivent être archivés de manière non modifiable.
- Aucun document ne doit être perdu durant le processus d’archivage ou dans les archives elles-mêmes.
- Chaque document doit pouvoir être retrouvé avec les techniques de recherche adaptées.
- Il faut pouvoir retrouver précisément le document qui est recherché.
- Aucun document ne doit être détruit pendant sa durée de vie prévue.
- Chaque document doit pouvoir être affiché et imprimé exactement sous la même forme que lors de sa création.
- Chaque document doit pouvoir être retrouvé rapidement.
- Toutes les actions dans l’archive entraînant des modifications au niveau de l’organisation et de la structure doivent être consignées de manière à permettre la restauration de l’état initial.
- Les archives électroniques doivent être conçues de manière à permettre une migration vers de nouvelles plateformes, de nouveaux médias, de nouvelles versions logicielles et de nouveaux composants sans perte d’informations.
- Le système doit permettre à l’utilisateur de garantir le respect des dispositions légales ainsi que des directives d’exploitation de l’utilisateur en matière de sécurité et de protection des données durant toute la durée de vie de l’archive.