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Wie teile ich Adressen in Excel in ihre Bestandteile auf?
Beim Export von Daten aus Cura wird die Postadresse der Kontakte als Etikett zur Verfügung gestellt.
Bei Schweizer Adressen die postalisch korrekt sind, wird diese Adresse (zusätzlich zur Etikette) in ihre einzelnen Bestandteile getrennt und in Excel ausgegeben. Dieser Vorgang kann sich als nützlich erweisen, wenn die weitere Verarbeitung der Adresse eine Aufteilung benötigt (z.B. bei der Bestückung in der Druckerei).
Adressen die nicht von Cura validiert werden konnten, da sie bspw. falsch sind, sind nicht für diese Aufteilung qualifiziert. Um Adressen dennoch aufteilen zu können, gibt es in Excel einige Handgriffe, die zum Ziel führen.
Die Adressen müssen hierfür im Format "Strasse Nummer<neue Zeile>PLZ Ort" vorhanden sein. Gehen Sie in Excel wie folgt vor:
- Neben der Spalte mit der Adressetikette (im o.g. Format) fügen Sie eine neue Spalte ein
- Dort wird die folgende Formel eingetragen. Sie ersetzt die neue Zeile mit einem Komma:
=SUBSTITUTE(A1,CHAR(13) & CHAR(10),",")
- Hinweis: A1 ersetzen Sie dabei mit der ersten Zelle der Adressetikette
- Fügen Sie eine weitere Spalte hinzu und nutzen Sie die Funktion «Text in Spalten» (unter «Daten»). Trennen Sie nun die neuen Daten nach dem Komma. Sie haben somit Strasse + Nr in einer eigenen Spalte.
- Fügen Sie eine weitere Spalte hinzu und trennen Sie PLZ + Ort nun nach «fester Breite». So haben Sie PLZ und Ort in zwei getrennten Spalten.
- Löschen Sie die nicht benötigte Spalten.
- Resultat: Sie haben neben der Spalte mit der Adresse nun drei neue Spalten: Strasse + Nr | PLZ | Ort
Beispiel Excel-Export, überarbeitet mit o.s. Vorgehen. Spalten N, O und P sind neu: