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Wie schon der Name sagt, handelt es sich hierbei um Verträge, die dem Privatrecht unterstehen und somit primär um Verträge mit oder zwischen Privaten Vertragsparteien.
Juristisch besteht kein Unterschied zwischen den Begriffen Vertrag und Vereinbarung. Es hat sich vielmehr in der Praxis eine unterschiedliche Verwendung der Begriffe eingebürgert.
Für Verträge bzw. Vereinbarungen staatlicher Träger von Verwaltungsaufgaben ist je nach Anwendungsgebiet öffentliches oder privates Recht anwendbar. Bei Wahrnehmung einer öffentlichen Verwaltungsaufgabe gilt öffentliches Recht. Bei privatrechtlichen Tätigkeiten des Staates, also wenn sich der Staat «wie ein Privater» am Markt bewegt, gilt in der Regel Privatrecht. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn der Staat die Mittel für seine Aufgabenerfüllung beschafft (Bedarfsverwaltung).
Die Projektmanagementmethode HERMES 5 unterscheidet zwischen Vertrag und Service Level Agreement (SLA). Diese Unterscheidung mag ihre praktische Berechtigung haben, aus rechtlicher Sicht stellen SLA jedoch ebenfalls Verträge dar.
Für den Begriff SLA besteht keine einheitliche Definition. Wie schon der Name sagt, legt das SLA klassischerweise für eine bestimmte Dienstleistung den «Service Level», also die Dienstleistungsqualität fest (Verfügbarkeit, Leistungsumfang, Reaktionszeit, Leistungsdauer etc.). In der Praxis wird der Begriff SLA jedoch zunehmend auch als Bezeichnung für IKT-Betriebs- und Wartungsverträge verwendet, wohl deshalb, weil bei diesen Verträgen die Dienstleistungsqualität ausgesprochen zentral ist.
Häufig sind allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) anzutreffen. Dabei handelt es sich um Vertragsinhalte, die von einer Partei im Hinblick auf eine unbestimmte Zahl von Geschäften vorformuliert werden. Im konkreten Vertrag wird dann nur noch global auf die AGB verwiesen. Für die Geltung und Handhabung von AGB gibt es bestimmte zu beachtende Regeln von Gesetzgebung und Rechtsprechung.
Verträge im oben umschriebenen Sinn kommen in allen Phasen und Formen von Projekten zur Anwendung und sind als integrierender Bestandteil des Projektmanagements zu betrachten. Entsprechend sollten Verträge in den Projektmanagementplan integriert und mit diesem koordiniert werden (Meilensteine, Termine, Kosten etc.). Der Vertrag ist das eigentliche Mittel zur Durchsetzung der Einhaltung des Projektmanagementplans nach aussen.
Die Leistungsinhalte sind möglichst umfassend, klar und detailliert festzulegen, z.B. anhand eines Pflichtenheftes. Es geht dabei grundsätzlich um die Umschreibung des Vertragsgegenstandes (was?), die Termine und Meilensteine (wann?) und die Konditionen (wie?).
Abläufe und Interaktionen (z.B. Mitwirkungspflichten, Abnahmeprozedur, Änderungsmanagement, Controlling und Rapportierung, Qualitätsmanagement) sollten detailliert und klar vertraglich vereinbart werden.
Neben der Vereinbarung von Gewährleistungs- und Haftpflichten sollte auch ein eigentliches Risikomanagement erfolgen. Denn z.B. eine Konventionalstrafe oder eine Schadenersatzpflicht ist letztlich wertlos, wenn der Vertragspartner insolvent ist.
Verträge sollten in der Regel schriftlich abgeschlossen werden. Für die meisten Vertragsformen ist dies jedoch keine Gültigkeitsvoraussetzung, diese können auch mündlich oder durch entsprechendes Verhalten formlos gültig abgeschlossen werden (z.B. Kaufverträge ausser bei Grundstücken, Werkverträge, Aufträge).