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Die korrekte Delegation von Geschäftsführungsaufgaben
Gemäss den Bestimmungen des Aktienrechts steht die Geschäftsführung einer Aktiengesellschaft allen Mitgliedern des Verwaltungsrates gesamthaft zu (Art. 716b Abs. 3 OR). Bereits für mittelgrosse KMU ist es oft nicht praktikabel, wenn der gesamte Verwaltungsrat die Geschäfte führt. Aus diesem Grund können die Statuten den Verwaltungsrat ermächtigen, die Geschäftsführung nach Massgabe eines Organisationsreglements ganz oder zum Teil an einzelne Mitglieder des Verwaltungsrates (Delegierte) oder an Dritte (Direktoren) zu übertragen (Art. 716b Abs. 1 OR). Soweit es sich nicht um gesetzlich unübertragbare und unentziehbare Aufgaben des Verwaltungsrates handelt (Art. 716a OR), kann der Verwaltungsrat seine Geschäftsführung somit delegieren. Durch korrekte Delegation der Aufgaben lässt sich die Haftung des Verwaltungsrates im Umfang der Delegation beschränken.
Eine breit angelegte Umfrage des Forschungsinstituts für Arbeit und Arbeitsrecht der Universität St. Gallen (2001) bei 3000 schweizerischen Aktiengesellschaften hat ergeben, dass bei 51.5 % der antwortenden Gesellschaften Aufgaben an eine Geschäftsleitung delegiert wurden, ohne dass die formellen Anforderungen der statutarischen Grundlage und des vorgeschriebenen Organisationsreglements eingehalten wurden. Dabei zeigte sich, dass mit zunehmender Unternehmensgrösse der gesetzeskonforme Einsatz des Organisationsreglements stieg, hingegen vor allem die kleineren Unternehmen der formell korrekten Delegation wenig Bedeutung zugemessen hatten.
Formelle Anforderungen an die Delegation
Für eine korrekte Delegation sind formelle und materielle Anforderungen zu beachten, wobei dem Organisationsreglement eine zentrale Rolle zukommt. Werden die Delegationsvorschriften nicht beachtet, haftet der Verwaltungsrat für pflichtwidrige Handlungen von Geschäftsführern, denen er Aufgaben übertragen hat.
Erforderlich ist zunächst eine statutarische Ermächtigungsklausel zur Delegation von Geschäftsführungsaufgaben. Hierbei kann die Generalversammlung dem Verwaltungsrat statutarisch vorschreiben, ob er die Geschäftsführung nur an seine Mitglieder (Delegierte) oder auch an Dritte (Direktoren) delegieren darf oder ob gewisse Kompetenzen auf der Stufe des Gesamtverwaltungsrats verbleiben müssen.
Die zweite formelle Anforderung einer gesetzeskonformen Delegation von Geschäftsführungsaufgaben ist der Erlass eines schriftlichen Organisationsreglements durch den Verwaltungsrat. Gemäss bundesgerichtlicher Rechtsprechung genügt es, wenn ein formgerecht protokollierter Mehrheitsbeschluss des Verwaltungsrates vorliegt, welcher die nach Art. 716b Abs. 2 OR vorgesehenen Elemente der Organisation der Geschäftsführung regelt. Nicht erforderlich ist hingegen, dass das Beschlussdokument die Bezeichnung Organisationsreglement trägt, oder sich in einer separaten Urkunde niederschlägt. Das Organisationsreglement muss durch einen förmlichen Mehrheitsbeschluss des Verwaltungsrates genehmigt werden. Es darf nicht von der Generalversammlung erlassen werden. Ebenso wenig wäre ein Genehmigungsvorbehalt seitens der Generalversammlung zulässig.
Materielle Anforderungen an die Delegation und Inhalt des Organisationsreglements
Der Mindestinhalt des Organisationsreglements ist in Art. 716b Abs. 2 OR ausdrücklich geregelt. Ein Organisationsreglement ordnet die Geschäftsführung, bestimmt die hierfür erforderlichen Stellen, umschreibt deren Aufgaben und regelt insbesondere die Berichterstattung.
Das Organisationsreglement muss somit festlegen, wer die geschäftsführenden Organe sind und welche Aufgaben und Kompetenzen diesen zukommen. Diese Aufgaben und Kompetenzen lassen sich übersichtlich in einem Funktionendiagramm abbilden. Dieses bildet (oft zusammen mit einem Organigramm) einen Anhang zum Organisationsreglement. Nicht erforderlich ist der Erlass eines detaillierten Pflichtenhefts. Zwingend im Organisationsreglement zu regeln ist aber die Berichterstattung (wer erstattet wem, wie oft, in welcher Form und worüber Bericht).
Neben diesem Mindestinhalt können und werden oft auch weitere Bereiche im Organisationsreglement geregelt (z.B. Konstituierung des Verwaltungsrates, Einberufung von Sitzungen, Sitzungsrhythmus, Beschlussfassung, Entschädigungsgrundlagen, Vertretungsbefugnisse, Ausschüsse, Einsichts- und Auskunftsrechte, Interessenkonflikte, Kommunikation etc.).
Nicht delegiert werden dürfen – auch nicht aufgrund einer statutarischen Ermächtigung – die unübertragbaren und unentziehbaren Kompetenzen des Verwaltungsrates gemäss Art. 716a OR. Darunter fallen die Oberleitung, die Festlegung der Organisation, die Ausgestaltung des Rechnungswesens, der Finanzkontrolle und der Finanzplanung, die Oberaufsicht über die mit der Geschäftsführung und Vertretung betrauten Personen, die Erstellung des Geschäftsberichtes, die Vorbereitung der Generalversammlung und die Ausführung ihrer Beschlüsse sowie die Überschuldungsanzeige an den Richter gemäss Art. 725 OR.
Das Organisationsreglement ist an den Bedürfnissen des konkreten Falles auszurichten. Es ist zu empfehlen, dass der Verwaltungsrat das Reglement mindestens ein Mal im Jahr routinemässig darauf hin prüft, ob Anpassungen aufgrund veränderter Verhältnisse erforderlich sind. Bei Gesellschaften, die der ordentlichen Revision unterstehen, hat die Revisionsstelle Verstösse gegen das Organisationsreglement dem Verwaltungsrat beziehungsweise der Generalversammlung zu melden (Art. 728c OR).
Keine Öffentlichkeit des Organisationsreglements
Das Organisationsreglement wird nicht beim Handelsregister hinterlegt und ist daher nicht öffentlich. Die Aktionäre und Gesellschaftsgläubiger haben jedoch auf Anfrage hin das Recht, schriftlich über die Organisation der Geschäftsführung orientiert zu werden, sofern sie ein schutzwürdiges Interesse glaubhaft machen (Art. 716b Abs. 2 OR). Ein Anspruch auf Einsicht in das Organisationsreglement oder auf Aushändigung einer Kopie davon besteht hingegen nicht.
Haftungsmindernde Wirkungen der korrekten Delegation
Gemäss Art. 754 Abs. 1 OR haftet der Verwaltungsrat für jeden Schaden, den er durch absichtliche oder fahrlässige Verletzung seiner Pflichten verursacht hat. Wird die Geschäftsführung unter Beachtung der unübertragbaren und unentziehbaren Aufgaben gestützt auf eine statutarische Ermächtigung und ein korrektes Organisationsreglement delegiert, reduziert sich die Haftung des Verwaltungsrates. Der Verwaltungsrat kann sich von seiner Haftung befreien, wenn er nachweist, dass er im Rahmen der Delegation der Geschäftsführung bei der Auswahl, Unterrichtung und Überwachung der geschäftsführenden Personen die nach den Umständen gebotene Sorgfalt angewendet hat (Art. 754 Abs. 2 OR). Der Verwaltungsrat kann sich dagegen nicht auf diese Entlastungsmöglichkeit berufen, wenn zwar (wie in den meisten Fällen) eine statutarische Ermächtigung zur Delegation der Geschäftsführung vorliegt, jedoch kein formrichtiges Organisationsreglement oder zumindest ein protokollierter Verwaltungsratsbeschluss vorliegt, welcher die Geschäftsführung und Berichterstattung entsprechend ordnet.
Konklusion
In unserer Praxis treffen wir immer wieder auf Unternehmen, bei welchen die Geschäftsführung durch einen einzelnen Verwaltungsrat (meist der Präsident und Vertreter der Mehrheitsaktionäre) oder durch eine Geschäftsleitung wahrgenommen wird, ohne dass ein Organisationsreglement existiert. Für den gesamten Verwaltungsrat bedeutet das ein erhebliches Risiko, falls die geschäftsführenden Personen schuldhaft ihre Pflichten verletzen und dadurch der Gesellschaft, Aktionären oder Gläubigern einen Schaden zufügen. Dieses Risiko lässt sich durch eine korrekte Delegation von übertragbaren Geschäftsführungsaufgaben erheblich mindern.
Hans Greuter
lic. iur., Rechtsanwalt
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