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Key User sind bei Softwareprojekten entscheidende Erfolgsfaktoren. Sie werden früh in die Projekte einbezogen und geschult. Sie kennen die zu erreichenden Unternehmensziele und wissen um die Wichtigkeit der Software. Sie sind motiviert, die Software für das Erreichen der Ziele zu nutzen und sie zu optimieren. Key User sind Trainer und Ansprechpartner bei Nutzungsproblemen für ihre Arbeitskollegen und versprühen Begeisterung. Key User erhöhen massgeblich die interne Akzeptanz gegenüber Softwareprojekten und bringen Ruhe in Zeiten der Veränderung.
Während Softwareprojekten grassiert oftmals der “Hey Joe Effekt“. Er verursacht viel unproduktive Zeit und verstecke Kosten. Arbeitskollegen fordern Hilfe auf dem kürzesten Dienstweg bei anderen Kollegen ein. Bsp.: Hey …, wie kann ich in der Software x den Vorgang y auslösen? Der “Hey Joe Support“ kann kaum eliminiert werden und ist der Konzentrationskiller Nummer 1. Die Lösung ist die Institutionalisierung der Key User.
Welche Anforderungen sollte ein Key User erfüllen?
- hat Expertenwissen und –können
- hat ein sicheres Auftreten
- ist mental stark und zielstrebig
- hat einen entspannten Umgang mit Widerständen und schwierigen Situationen
- kann gut erklären und verfügt über didaktisches Talent
- hat Freude beim Helfen
- ist empathisch und geduldig
- ist beliebt und nahbar
- erkennt Trainingsbedarf und ist initiativ
Wenn der richtige Key User gefunden worden ist, muss er oder sie die Aufgabe angehen wollen. Daher stellt sich eine zweite Frage: Was sollte einem Key User geboten werden, damit er die wichtige Rolle annimmt?