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1. Betreff, der trifft
Ob ein Mail gelesen wird, hängt stark von der Betreffzeile ab. Klar und knackig soll sie sein, das Wichtigste steht am Anfang. Schlechter Betreff: «Information für unsere Kunden über eine Anpassung der Preise.» Guter Betreff: «SIE können bei uns jetzt Geld sparen.»
2. Richtige Rechtschreibung
Digitale Kommunikation ist kein Freipass, Grammatik und Interpunktion über Bord zu werfen. Mails voller Fehler und ohne Kommas wirken schludrig und unhöflich, denn der Verfasser delegiert einen Teil der Arbeit. Der Empfänger muss sich anstrengen, um den Text ohne klärende Gross- und Kleinschreibung und Interpunktion zu verstehen. Das gilt auch für Mails in Mundart.
3. Kurz gefasst
Ein E-Mail ist nicht die passende Gelegenheit, um literarisches Talent beweisen zu wollen. Gute Sätze sind kurz und prägnant formuliert, ohne dass sie einen Nebensatz enthalten (zum Beispiel so einen).
4. Keine Substantivitis
Verben sind eine gute Sache. Das unnötige Substantivieren dieser Tun-Wörter macht eine Nachricht gestelzt und schwer verständlich. Also: Wir verfassen keine Mails, wir mailen.
5. Struktur
Absätze vereinfachen das Lesen. Etwa alle drei Sätze macht diese optische Pause Sinn. Mails sollten nach Möglichkeit nur so lang sein, dass der Leser nicht scrollen muss.
6. ;-) ???
Kindisch oder charmant? Kommt auf die Situation an, findet Andrew Brodsky, der seine Doktorarbeit zur E-Mail-Etikette geschrieben hat. Wer sichergehen will, verwendet Smileys erst dann, wenn der andere damit angefangen hat.