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Das Staatsarchiv legt in Zusammenarbeit mit den abliefernden Stellen fest, welche Dokumente archivwürdig sind. Die Festlegung der minimalen Aufbewahrungsfristen für Dokumente nehmen die Verwaltungseinheiten in Rücksprache mit dem Staatsarchiv vor.
Der Grosse Rat und der Regierungsrat, die kantonalen Verwaltungseinheiten und die Gerichte Kanton Aargau sind verpflichtet, sämtliche Dokumente dem Staatsarchiv zur Übernahme anzubieten, sobald sie nicht mehr dauernd benötigt werden.
Für die aussagekräftige Überlieferung des Kantons werden Dokumente gemäss den Kriterien der Archivwürdigkeit ausgewählt. Das Staatsarchiv legt in Zusammenarbeit mit den Verwaltungseinheiten fest, welche Dokumente archivwürdig sind.
Archivwürdig sind:
- Dokumente, welche voraussichtlich von dauerndem Wert sind für die Dokumentation der Organisation und der Tätigkeit der öffentlichen Organe, Zwecke der Gesetzgebung, Verwaltung und Rechtsprechung, die Sicherung berechtigter Interessen betroffener Personen oder Dritter, Wissenschaft und Forschung, das Verständnis der Gegenwart und der Geschichte;
- Dokumentationen und Sammlungen, welche der Ergänzung des übrigen Archivguts dienen;
- Unterlagen privater Herkunft, soweit daran ein öffentliches Interesse besteht.
Die Archivwürdigkeit von Dokumenten soll im Ordnungssystem vorgemerkt werden.