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Kontinuierliche Verbesserung ist das Ziel vieler Organisationen. Es geht jedoch nicht darum etwas zu tun und es dann auf der to-do-Liste abzuhaken. Es ist vielmehr ein Ansatz oder eine Kultur. In diesem Artikel zeige ich Ihnen mit Kaizen wie Sie eine Kultur der ständigen Verbesserung einfach und erfolgreich implementieren.
Doch zunächst stellt sich die Frage:
Was ist kontinuierliche Verbesserung?
Kontinuierliche Verbesserung – auch KVP genannt und oft synonym mit dem Begriff Kaizen verwendet – ist ein langfristiger Ansatz zur Verbesserung, der systematisch kleine, schrittweise Änderungen in Prozessen anstrebt, um Effizienz und Qualität zu verbessern.
Es geht also nicht um eine tolle Innovation, sondern einen Ansatz, der alle Beteiligten – Führung, Management und Mitarbeiter – einbezieht, um ständig Überflüssiges zu finden und zu eliminieren.
Wo beginne ich mit der kontinuierlichen Verbesserung?
Bevor ein Rahmenplan für kontinuierliche Verbesserung eingeführt werden kann, ist es wichtig, dass Sie genau wissen, wie Ihre Organisation derzeit arbeitet. Welche Prozesse gibt es derzeit?
Konzentrieren Sie sich zunächst darauf, Ihre Prozesse zu verstehen, anstatt sich auf Ihre Ergebnisse zu konzentrieren. Dies erfordert Diskussionen mit den Personen, die aktiv in den Prozess involviert sind, und denjenigen, die sie zu verwalten haben, manchmal, wenn ein Dritter involviert ist – ein Kunde oder ein Lieferant.
Eine empfohlene Methode zum Verständnis Ihrer Prozesse besteht darin, sie als Prozesskarten zu erfassen.
Was ist eine Prozesslandkarte?
Eine Prozesslandkarte zeigt alle Schritte und Entscheidungen in einem Prozess in Diagrammform an. Es hat gegenüber einer textbasierten Übersicht den Vorteil, dass es die Schritte zur Bereitstellung des Prozesses und nicht die Aufgaben erfasst. Dies bedeutet, dass eine Prozesslandkarte für das Auge ansprechend, leicht zu verfolgen und nicht zu detailliert ist.
Business Process Management (BPM) System
Sobald Sie Ihre End-to-End-Geschäftsprozesse erfasst haben, haben Sie ein Modell, wie Ihre Organisation funktioniert. Dies kann ein eigenständiges Modell sein, aber häufiger bildet es das Geschäftsmanagementsystem für Ihre Organisation, das auch dazu beiträgt, Qualitätsstandards wie ISO 9001, 14001, 18001, 27001 und die Einhaltung von Regulierungsstandards zu erreichen.
Dieses Modell, wie die Organisation derzeit arbeitet, ist der Ausgangspunkt für die Modellierung künftiger Optionen. Ausgehend von einer Lückenanalyse, um Bereiche zu identifizieren, die am dringendsten benötigt werden – wo der Abfall oder das Risiko am höchsten ist – kann ein Programm für wachsende Änderungen eingerichtet werden.
Dies ist jedoch nur der Mechanismus fürdie kontinuierliche Verbesserung. Die Implementierung eines Systems führt noch nicht zu einer Kulturveränderung.
Kultureller Wandel
Für den kulturellen Wandel ist es essentiell, dass alle Mitarbeiter an der kontinuierlichen Verbesserung beteiligt sind. Das heisst, dass das Mitarbeiterengagement für die Geschäftsprozesse und eine prozessgesteuerte Kultur auf allen Ebenen der Organisation, von der Führung bis zur untersten Ebene, stark betont werden muss.
Dies wird im Laufe der Zeit mit fortlaufender Kommunikation erreicht, aber ein wesentlicher Ansatzpunkt ist, alle Beteiligten in den Erfassungsprozess einzubeziehen, also was die Organisation derzeit tut (das Prozess-Mapping). Dabei sollte jeder fragen: Warum machen wir das? Was bringt es? Wer profitiert vom Prozess? Wie wirkt es sich auf unsere Kunden aus?
Kontinuierliche Verbesserung erfordert eine systemische Unzufriedenheit mit dem Status quo, egal wie gut die Organisation wahrgenommen wird. Es muss ein kollektives Verständnis herrschen, dass ein Stillstand den Wettbewerber überholen lässt.
Es erfordert auch, dass sich der Einzelne für seinen Teil des Prozesses, für seine Qualität und Verbesserung, verantwortlich fühlt. Die Verwendung eines Business Process Management (BPM)-Systems, das dies eindeutig identifiziert und sichtbar macht, hilft wirklich dabei, dies zu etablieren und zu verstärken.
Mit diesen Faktoren sind die Mitarbeiter befähigt, Verbesserungsideen vorzuschlagen und umzusetzen. Wenn die Ideen von den Mitarbeitern selbst kommen, gibt es weit weniger Widerstand gegen Veränderungen und kontinuierliche Verbesserung wird ein Erfolg.
Die Unterstützung der Führung und des Top-Managements ist ebenfalls unerlässlich, da nicht alle Verbesserungsideen erfolgreich sein werden. Es muss eine langfristige Perspektive geben, Appetit auf ein gewisses Mass an Risiko und Unterstützung, wenn das Ergebnis nicht positiv ist.
Durch die Verwendung eines Business Process Management-Systems, das die Modellierung zukünftiger Optionen ermöglicht und die Möglichkeit bietet, unterschiedliche Szenarien zur Prozessverbesserung auszuprobieren, wird das Risiko einer kontinuierlichen Verbesserung erheblich reduziert. Es bleibt jedoch die Notwendigkeit einer Kultur der Unterstützung von oben für das Ausprobieren von Verbesserungsideen bestehen.
Kontinuierliche Verbesserung als tägliche Übung
Damit kontinuierliche Verbesserung erfolgreich sein kann, müssen ständige Verbesserungen zur täglichen Übung, zum normalen Geschäftsprozess werden.
Die Verwendung eines BPM-Systems zur Analyse und zum Vergleich von Prozessen, Benchmarking und das Bewusstsein, warum bestimmte Aufgaben überhaupt durchgeführt werden, versetzen Sie in die Lage, kurz- und langfristig einen positiven Einfluss auf geschäftliche Veränderungen zu haben, ohne katastrophale Auswirkungen auf die Arbeits- und Lieferbedingungen.
Der entscheidende Erfolgsfaktor ist jedoch das Engagement und die Ermächtigung bzw. Befähigung der Mitarbeiter, kleine Schritte für schrittweise Veränderungen zu identifizieren. Dies erfordert Zeit, Engagement und laufende Kommunikation.
Unterstützen Sie Ihre Mitarbeiter dabei! Sie werden alle dabei gewinnen.