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Cosa può avere a che fare con il tuo lavoro, il 34° presidente degli Stati Uniti, Dwight Eisenhower? La risposta sta in un suo celebre discorso del 1954:
“Ho due tipi di problemi, quelli urgenti e quelli importanti. Gli urgenti non sono importanti, e gli importanti non sono mai urgenti”.
A questo si fa risalire l’origine di un metodo per definire le priorità che quasi 70 anni dopo è ancora attuale: oggi come allora, in ogni aspetto della vita privata e lavorativa, il rischio è che gli incarichi meno urgenti occupino il tempo che poi manca per quelli effettivamente importanti.
La matrice di Eisenhower, più precisamente di Eisenhower/Covey dal nome di chi ne approfondì il modello, ha lo scopo di ottimizzare la gestione del tempo attraverso la pianificazione, creando per le attività giornaliere una scala di valutazione che va dall’urgente al superfluo. La conseguenza è il raggiungimento dei propri obiettivi in tempi più veloci.
- Compito importante e urgente: è tassativo non perdere tempo e occuparsene immediatamente di persona. Questa sezione rimanda a una situazione di crisi ed emergenza: può portare a perdere il controllo e a sbagliare. Pertanto, occorre limitare al massimo i tempi, perché il rischio è farsi trascinare dagli eventi invece di dominarli.
- Compito importante ma non urgente: si può pianificare una scadenza dilatata, ma è opportuno dedicarcisi personalmente. Questo riquadro è legato a progetti e azioni strategiche a medio o lungo termine, mirati a migliorare la gestione di tempo e qualità di vita, con lo sviluppo personale come obiettivo, e quindi felicità senso di realizzazione. Non rimandare troppo le iniziative di questo gruppo, perché altrimenti rischierebbero di rientrare nel gruppo delle urgenze.
- Compito non importante ma urgente: da delegare immediatamente: lascia che siano altri ad occuparsene. Queste attività sono state valutate importanti, ma illusoriamente: ciò che fanno è rubare energie.
- Compito non importante e non urgente: stralcia queste attività dalla lista di cose da fare: sono distrazioni, tempo sprecato. Possono essere anche scuse auto inventate (magari senza rendersene conto) per rimandare il coinvolgimento, o fuggire da impegni e problemi.
In conclusione, i compiti sui quali concentrarsi e da privilegiare sono quelli nel primo quadrante: organizzandosi e pianificandoli nel tempo, non porteranno a una situazione di emergenza bensì a un successo.