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Es lohnt sich aus verschiedenen Gründen, dem Projektabschlussbericht einen genügend grossen Stellenwert einzuräumen. Dieser hat verschiedene Funktionen: Zusammenfassung der Ergebnisse des Projekts und der (Selbst)-Evaluation, Rechenschaftsbericht gegenüber den Geldgeber/-innen, Informationen für Interessierte, Veröffentlichung der eigenen Projekte und Selbstreflexion über die Prozesse und Ergebnisse des Projekts.
Der Schlussbericht enthält neben einer kurzen Projektbeschreibung Angaben über durchgeführte Massnahmen, erreichte Personen, Qualität der Durchführung, Erreichung der Projektziele, nicht beabsichtigte Wirkungen sowie eine Interpretation der Ergebnisse und einen Ausblick auf weitere Projektideen.
Ein wesentliches Element des Schlussberichts ist die Darstellung der Ergebnisse der (Selbst-)Evaluation. Je nach Valorisationszielen werden neben den Auftraggeber/-innen und den Personen in den Settings auch noch weitere Schlüsselpersonen und Institutionen berücksichtigt (Trägerschaften, andere Fachstellen, Dokumentationsstellen, Behörden usw.).
Je nach dem, wer Geld- oder Auftraggeber/-in des Projekts ist, werden unterschiedliche Formen des Schlussberichts gefordert und/oder erwartet. Die Grundfrage ist: Was ist für die betreffenden Personen/Institutionen von Interesse? Je nach Zielpublikum wird die geeignete Form der Berichterstattung gewählt. Je besser Form und Inhalt des Berichts auf die Adressaten/-innen ausgerichtet sind, desto wahrscheinlicher ist es, dass er Beachtung finden und Lehren daraus gezogen werden. Möglich sind: schriftliche Berichte, mündliche Präsentationen, Seminare, Workshops, Artikel in Massenmedien usw. Die Schlussfolgerungen sowie eine kurze prägnante Zusammenfassung interessieren am meisten.
Es lohnt sich, der Verbreitung von Evaluationsergebnissen einen wichtigen Stellenwert zu geben. Publikationen und Präsentationen können helfen, ein breiteres Interesse zu wecken und die Akzeptanz des Projekts zu erhöhen.
Planen Sie das Verfassen eines Abschlussberichts frühzeitig ein. Achten Sie dabei auf wichtige Termine von Adressat/-innen, damit der Bericht rechtzeitig fertiggestellt werden kann. Überlegen Sie vor dem Verfassen des Berichts, was für welche Personen von Interesse ist und welches die Schlüsselbotschaften sind, welche Sie übermitteln.wollen.