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Die Ziele von Basis-Kaizen wurden nicht erst mit dem Toyota Produktionssystem definiert, sondern wurden bei früheren Arbeiten im Bereich Arbeitspsychologie erkannt. Die ersten bekannten Aufgabengestaltungsansätze sind die Grundprinzipien, die auf dem Gedankengut des Taylorismus und der Bürokratielehre beruhen. Diese wurden bereits in den 90er-Jahren kritisch mit den Gestaltungsansätzen der soziotechnischen Grundprinzipien verglichen. Fast alle Prinzipien sind gegenwärtig in den Vorteilen von Basis-Kaizen zu finden.
Grundprinzipien soziotechnischer Gestaltungsansätze
Im Gegensatz zum tayloristisch-bürokratischen Ansatz basiert der soziotechnische Gestaltungsansatz auf folgenden Grundprinzipien:
- Schaffung von möglichst vollständigen Aufgaben: Das Ziel der organisatorischen Gestaltung wird vor allem in der Schaffung möglichst vollständiger Aufgaben gesehen, in denen Planung, Steuerung, Ausführung und Kontrolle zusammengeführt werden können.
- Bewältigung von Schwankungen und Störungen durch Selbstregulation: Gelingt es, möglichst vollständige Aufgaben zu bilden, so ermöglicht dies eine Störungsbewältigung nach dem Prinzip der Selbstregulation auf operativer Ebene. Es werden bewusst die Fähigkeiten des Menschen genutzt, seine eigenen Handlungen selber zu planen, zu steuern, auszuführen und zu kontrollieren. Der Umgang mit Störungen ist damit nicht mehr primär Aufgabe der Vorgesetzten, sondern wird weitgehend direkt durch die operativen Mitarbeiter wahrgenommen.
- Aufgabendefinition nach dem Prinzip der kritischen Spezifikation: Damit eine verstärkte Selbstregulation überhaupt möglich wird, müssen den operativen Mitarbeitern bewusst Handlungsspielräume eingeräumt werden. Die Aufgaben der einzelnen Mitarbeiter werden deshalb nicht so detailliert wie möglich, sondern nur so detailliert wie nötig spezifiziert.
- Aufgabenorientierung als Motivationsbasis der Mitarbeiter: Vollständige Aufgaben ermöglichen dem ausführenden Mitarbeiter bessere Kontrolle über seine eigene Arbeit und schaffen damit gute Voraussetzungen für die Entwicklung einer Aufgabenorientierung. Aufgabenorientierung beschreibt einen Zustand, in welchem das Interesse und Engagement des Individuums durch die Aufgabe an sich geweckt wird. Diese Art der Motivation bildet eine grundlegende Voraussetzung dafür, dass das Prinzip der Selbstregulation bei der Bewältigung von Schwankungen und Störungen überhaupt funktionieren kann.
Gestaltungskriterien, die Aufgabenorientierung bewirken bzw. intrinsische Motivation auslösen:
Gestaltungskriterium Ganzheitlichkeit:
Angenommene Wirkung:
-Mitarbeiter erkennen Bedeutung und Stellenwert ihrer Tätigkeit
-Mitarbeiter erhalten Rückmeldung über den eigenen Arbeitsfortschritt aus der Tätigkeit selbst
Realisiert durch:
-Aufgaben mit planenden, ausführenden und kontrollierenden Elementen und der Möglichkeit, Ergebnisse der eigenen Tätigkeit auf Übereinstimmung mit gestellten Anforderungen hin zu prüfen
Gestaltungskriterium Anforderungsvielfalt:
Angenommene Wirkung:
-Unterschiedliche Fähigkeiten, Kenntnisse und Fertigkeiten können eingesetzt werden
-Einseitige Beanspruchungen können vermieden werden
Realisiert durch:
-Aufgaben mit unterschiedlichen Anforderungen an Körperfunktionen und Sinnesorgane
Gestaltungskriterium Möglichkeit der sozialen Interaktion:
Angenommene Wirkung:
-Schwierigkeiten können gemeinsam bewältigt werden
-Gegenseitige Unterstützung hilft, Belastungen besser zu ertragen
Realisiert durch:
-Aufgaben, deren Bewältigung Kooperation nahelegt oder voraussetzt
Gestaltungskriterium Autonomie:
Angenommene Wirkung:
-Stärkt Selbstwertgefühl und Bereitschaft zur Übernahme von Verantwortung
-Vermittelt die Erfahrung, nicht einflusslos zu sein
Realisiert durch:
-Aufgaben mit Dispositions- und Entscheidungsmöglichkeiten
Gestaltungskriterium Lern- und Entwicklungsmöglichkeiten:
Angenommene Wirkung:
-Allgemeine geistige Flexibilität bleibt erhalten
-Berufliche Qualifikationen werden erhalten und weiterentwickelt
Realisiert durch:
-problemhaltige Aufgaben, zu deren Bewältigung vorhandene Qualifikationen eingesetzt und erweitert bzw. neue Qualifikationen angeeignet werden müssen
Gestaltungskriterium Zeitelastizität und stressfreie Regulierbarkeit:
Angenommene Wirkung:
-Wirkt unangemessener Arbeitsverdichtung entgegen
-Schafft Freiräume für stressfreies Nachdenken und selbstgewählte Interaktionen
Realisiert durch:
-Schaffen von Zeitpuffern bei der Festlegung von Vorgabezeiten
Gestaltungskriterium Sinnhaftigkeit:
Angenommene Wirkung:
-Vermittelt das Gefühl, an der Erstellung gesellschaftlich nützlicher Produkte beteiligt zu sein
-Gibt Sicherheit der Übereinstimmung individueller und gesellschaftlicher Interessen
Realisiert durch:
-Produkte, deren gesellschaftlicher Nutzen nicht in Frage gestellt wird
-Produkte und Produktionsprozesse, deren ökologische Unbedenklichkeit überprüft und sichergestellt werden kann
Auswirkungen der unterschiedlichen Formen der Aufgabengestaltung auf das Störungsverhalten einer Organisation
Alle Massnahmen der tayloristisch-bürokratischen Gestaltungsansätze sind darauf angelegt, das Verhalten der Organisation vorhersagbar und damit beherrschbar zu machen. Dieses Vorgehen beruht auf der Annahme, dass eine Organisation als deterministisches System, also quasi als Maschine, behandelt werden kann. ln turbulenten Umweltsituationen führen nun aber Organisationen dieser Art keineswegs zu einer optimalen Beherrschung der Leistungserstellung, sondern haben die unangenehme Eigenschaft, dass sie auftretende Schwankungen und Störungen zusätzlich verstärken.
In einer stark arbeitsteiligen Produktion wirken sich beispielsweise Störungen an einem Arbeitsplatz aufgrund der hohen Abhängigkeit zwischen den einzelnen Arbeitsgängen sehr schnell auf den gesamten Produktionsprozess aus. Mit der Zunahme der Schwankungen und Störungen nimmt der Planungs- und Steuerungsaufwand für die Vorgesetzten rapide zu. Die Aufgabengestaltung nach den Prinzipien der Spezialisierung und der totalen Spezifikation, welche die Beherrschbarkeit der Produktionsprozesse sicherstellen sollten, verhindern eine Entlastung des “überhitzten” Steuerungsapparates, da den operativen Mitarbeitern keine Handlungsspielräume und keine Eigeninitiative zugestanden werden. in der Folge müssen häufig kostenintensive Material- und Zeitpuffer zwischen den einzelnen Arbeitsgängen geschaffen werden, um die Produktionsprozesse wieder zu stabilisieren.
Das Ziel des soziotechnischen Gestaltungsansatzes besteht im Gegensatz dazu nicht darin, aus Organisationen annähernd deterministische Systeme zu machen. Vielmehr wird bewusst versucht, die Fähigkeit der in der Organisation tätigen Menschen zur Selbstregulation nutzbar zu machen. Eine unkontrollierte Ausbreitung von Schwankungen und Störungen über die gesamte Organisation kann damit wirkungsvoll verhindert werden, da diese direkt an ihrem Entstehungsort behoben werden können. Organisationsstrukturen, die nach diesen Grundsätzen gestaltet werden, wirken daher eher störungsbegrenzend.
Einer der Hauptanliegen der Lean-Prinzipien ist die Vermeidung von Verschwendung. Das ungenutzte Know-how der Mitarbeiter stellt in diesem Sinne eine nicht zu unterschätzende Verschwendung dar. Deshalb zielt Basis-Kaizen auf die Einbindung aller Beteiligten am Wertschöpfungsprozess und deren kontinuierlichen Verbesserung. Somit ist entspricht ein gut ausgeführtes Basis-Kaizen den Grundprinzipien soziotechnischer Ansätze ziemlich genau!
In Anlehnung an Ulich, E. (1998) Arbeitspsychologie 4. Auflage, vdf Hochschulverlag