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Jede natürliche und juristische Person, unabhängig von Staatsangehörigkeit, Wohnsitz oder Alter, hat das Recht, Zugang zu amtlichen Dokumenten und Auskunft über deren Inhalt zu verlangen. Das Verfahren zur Einsichtnahme ist im Öffentlichkeitsgesetz und in der Verordnung zum Öffentlichkeitsgesetz geregelt.
Zugangsverfahren
In einem ersten Schritt prüft die Behörde den Anspruch auf Zugang zu dem verlangten Dokument oder zu den verlangten Dokumenten und nimmt gegenüber der gesuchstellenden Person dazu Stellung
Zugangsgesuch
Zugangsgesuche sind alle Anfragen, die sich auf ein oder mehrere Dokumente im Sinne des Öffentlichkeitsgesetzes beziehen. Die gesuchstellende Person muss zu diesem Zeitpunkt weder ihre Identität preisgeben noch hat sie ein bestimmtes Interesse an den bezeichneten Dokumenten darzulegen.
Das Gesuch kann formlos – also auch mündlich – gestellt werden. Es muss genügend Angaben enthalten, damit die Behörde die gewünschten Dokumente identifizieren kann. Hilfreich kann die Angabe des Erstellungsdatums, des Titels oder der Referenzen, des genauen Sachbereichs oder des betreffenden Zeitraums sein. Bei umfangreichen oder nicht hinreichend definierten Anfragen kann die Behörde verlangen, das Gesuch zu präzisieren.
Keine Zugangsgesuche sind namentlich Anfragen, mit denen
- allgemeine Auskünfte verlangt werden (z.B. über den Stand eines Projekts, über die Zuständigkeit einer Behörde für eine bestimmte Materie);
- Einsicht in bzw. Herausgabe von Informationen verlangt werden, die sich nach spezialgesetzlichen Grundlagen richten (z.B. Registerauszüge, Akteneinsichtsgesuche der Parteien in Verfahren, Gesuche um Einsicht in die eigenen Daten der gesuchstellenden Person);
- Rechtsauskünfte eingeholt werden.
Die Behörden sind verpflichtet, die gesuchstellenden Personen bei ihrem Vorhaben zu unterstützen und ihnen Informationen über vorhandene Dokumente zu erteilen. Die meisten Behörden stellen auf ihren Webseiten Kontaktformulare und -adressen zur Einreichung von Zugangsgesuchen zur Verfügung.
«Behördenkontakte für Zugangsgesuche (PDF, 394 kB, 10.05.2023)»
Grundsätzlich ist ein Dokument, das Personendaten von enthält, zu anonymisieren. Ist die gesuchstellende Person an diesen Daten interessiert, hört die Behörde die betroffene Drittperson an, damit diese sich zur verlangten Herausgabe ihrer Personendaten äussern kann. Danach nimmt die Behörde eine Interessenabwägung vor, d.h. sie stellt die privaten Interessen der angehörten Person an der Geheimhaltung ihrer Daten den öffentlichen Interessen an der Zugänglichmachung gegenüber. Das Ergebnis dieser Interessenabwägung teilt die Behörde der angehörten Drittperson mit.
Schiebt die Behörde den Zugang auf, muss sie der gesuchstellenden Person mitteilen, bis zu welchem Zeitpunkt der Aufschub gelten soll, es sei denn, dieser Zeitpunkt ist noch nicht bestimmbar.
Bei jeder Form der Beschränkung des Zugangs muss die Behörde das Verhältnismässigkeitsprinzip berücksichtigen. Bezogen auf das Öffentlichkeitsprinzip bedeutet dies, dass die Behörde bei Vorliegen einer gerechtfertigten Einschränkung des Zugangs zu einem Dokument hierfür die mildeste, das Öffentlichkeitsprinzip am wenigsten beeinträchtigende Form zu wählen hat. Es gilt deshalb zu prüfen, ob anstelle einer vollständigen Verweigerung das amtliche Dokument teilweise zugänglich gemacht werden kann oder ob allenfalls ein Aufschub in Betracht zu ziehen ist.
Gewährt die Behörde keinen vollständigen Zugang, muss sie der gesuchstellenden Person eine schriftliche Stellungnahme zustellen, auch wenn das Gesuch mündlich eingereicht worden ist. Die Behörde muss summarisch begründen, warum eine der im Gesetz genannten Ausnahmen vom Zugang vorliegt.
Die Antwort der Behörde muss innert 20 Tagen seit Einreichung des Gesuches erfolgen. Diese Frist kann ausnahmsweise verlängert werden:
- um 20 Tage bei umfangreichen, komplexen oder schwer beschaffbaren Dokumenten;
- bei Dokumenten, welche Personendaten enthalten, konsultiert die Behörde die betroffenen Personen und schiebt den Zugang bis zur Klärung der Rechtslage auf.
Die gesuchstellende Person muss über die Fristverlängerung vorgängig informiert werden. Ist die gesuchstellende Person mit der Beschränkung des Zugangs (Verweigerung, Teilschwärzung oder Aufschub) nicht einverstanden, kann sie innert 20 Tagen nach deren Empfang beim EDÖB einen schriftlichen Schlichtungsantrag einreichen. Einen Schlichtungsantrag kann sie zudem einreichen, wenn die Behörde innert der zur Verfügung stehenden Frist nicht antwortet.
Für die Verwaltung gilt das Prinzip «access to one, access to all», wonach der einmal gewährte Zugang auch bei jedem weiteren Zugangsgesuch mindestens im gleichen Umfang gewährt werden muss.
Der Zugang zu amtlichen Dokumenten ist grundsätzlich gebührenpflichtig. Allerdings werden die Gebühren nur in Rechnung gestellt, wenn diese 100 Schweizer Franken übersteigt
«Gebührentarif für Zugangsgesuche nach BGÖ»
Empfehlung der Generalsekräterenkonferenz
Vorankündigung der Gebühr und Kostenvorschuss
Die Behörde muss die gesuchstellende Person vorgängig informieren, wenn die zu erwartende Gebühr Fr. 100.- übersteigt. Hält die gesuchstellende Person am Gesuch fest, so muss sie dies der Behörde innert 10 Tagen mitteilen. Ansonsten gilt das Gesuch als zurückgezogen. Wenn die gesuchstellende Person im Ausland wohnt oder wenn Zahlungsrückstände vorliegen, kann ein angemessener Vorschuss verlangt werden.
Reduktion
Wird das Gesuch von Medienschaffenden gestellt, reduziert die Behörde den Betrag mindestens um die Hälfte. Dies gilt nicht, wenn das Gesuch eine besonders aufwändige Bearbeitung erfordert.
Die Erhebung einer Gebühr soll kein Hindernis für die Umsetzung des Öffentlichkeitsprinzips sein. Die Behörden verfügen über einen gewissen Ermessensspielraum, denn das Öffentlichkeitsgesetz legt fest, dass eine Gebühr «in der Regel» erhoben wird. Einige Behörden erheben nur bei aufwändigen Gesuchen Gebühren. Ein Anspruch auf einen kostenlosen Zugang besteht indes nicht.
Streitfälle
Wenn die gesuchstellende Person mit der Gebühr nicht einverstanden ist, kann sie eine Gebührenverfügung verlangen, gegen welche der Rechtsmittelweg beim Bundesverwaltungsgericht offensteht.
Die verlangte Gebühr kann nur dann in einem Schlichtungsverfahren angefochten werden, wenn die gesuchstellende Person gleichzeitig eine Einschränkung des Zugangs (Teilzugang, die Verweigerung oder der Aufschub) bestreitet.
Ausnahmsweise kann in einem Schlichtungsantrag einzig die Höhe der voraussichtlichen Gebühren gerügt werden, wenn diese derart exzessiv ausfallen, dass diese einer Zugangsbeschränkung gleichkommt.
Kostenfreiheit
Am 30. September 2022 wurde von der Bundesversammlung eine Revision des Öffentlichkeitsgesetztes verabschiedet, wonach der Zugang zu amtlichen Dokumenten in der Regel gebührenfrei sein soll. Die Inkraftsetzung dieser Änderung wurde noch nicht bestimmt.
Letzte Änderung 24.04.2023