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Geht es Ihnen manchmal gleich wie mir? Ich arbeite den ganzen Tag wie ein Besessener und muss mich am Abend vergeblich fragen, was ich eigentlich erreicht habe. Trotz pausenloser Aktivität und dem Gefühl von Stress habe ich eigentlich nichts Wesentliches voran gebracht.
Und manchmal, nicht selten durch Zufall, spreche ich mit den richtigen Leuten, stelle die richtigen Fragen, höre die richtigen Vorschläge oder helfe, die richtigen Entscheidungen zu treffen, und bringe damit die gesamte Arbeit ein grosses Stück voran.
Zuweilen ergibt auch eine schmerzliche Retrospektive, dass eine gewisse Aktivität viel Zeit, Arbeit oder auch Ärger und Misserfolg erspart hätte. Hätte ich doch zum Beispiel eine gewisse Person einbezogen, hätte ich doch mehr Zeit in die Vorbereitung gesteckt, hätte ich doch rechtzeitig an dieses oder jenes gedacht.
Das Richtige tun
Die meisten von uns sind Wissensarbeiter. Ich definiere Wissensarbeit vereinfachend so, dass wir selbst entscheiden können und müssen, worauf wir wie viel Energie verwenden. Wir treffen jeden Tag eine Vielzahl von Entscheidungen, worauf wir uns konzentrieren wollen. Bearbeiten wir unsere Mails? Arbeiten wir an den dringenden ToDo’s? Besprechen wir uns mit Kollegen, Vorgesetzten oder Vertretern von Anspruchsgruppen? Arbeiten wir an den langfristig notwendigen Aufgaben? Helfen wir Kollegen?
Selbst Büroreinigung ist in dieser Betrachtungsweise Wissensarbeit. Ich habe einmal eine Reinigungskraft beobachtet, die jeden Tag dieselben Orte gleich intensiv gereinigt hat, unabhängig davon, ob sie benutzt worden waren oder nicht. Dass diese Reinigungskraft eine geringere Produktivität hat als eine, die bewusst entscheidet, welche Orte sie wie intensiv reinigt, ist offensichtlich.
Somit hängt unsere Produktivität viel stärker davon ab, ob wir das Richtige tun – und nicht so sehr, wie effizient wir unsere Arbeit verrichten. Wir können höchst effizient das Falsche tun – und erreichen damit weniger, als wenn wir ineffizient an dem Richtigen arbeiten.
Wie erreiche ich mehr Produktivität – mit weniger Stress?
Die Antwort auf diese Frage hat bereits Peter F. Drucker in der Mitte des letzten Jahrhunderts gegeben. Er hat die Spezies der Wissensarbeiter entdeckt und uns folgende Fragen ins Stammbuch geschrieben:
Was ist meine Aufgabe? Was sollte sie sein?
Was ist mein Beitrag an das Unternehmen?
Was hindert mich daran, meine Aufgabe gut zu machen?
Was ist die Qualität meiner Aufgabe? Woran messe ich sie?
Was muss ich lernen?
Was kann ich lehren?
Versuchen Sie es doch einfach einmal: Reservieren Sie sich mindestens zwei bis drei Stunden am Stück, um diese Fragen tatsächlich zu durchdenken und die Ergebnisse schriftlich auf Papier zu bringen. Sie werden von der Wirkung überrascht sein.
Wenn ich beispielsweise bemerke, dass ich längere Phasen geschäftig unproduktiv bin, dann zwinge ich mich, diese Fragen erneut zu durchdenken. Sobald ich für mich ein klares Bild entwickelt habe, was mein Beitrag an das Unternehmen ist / sein soll, erhöht sich schon dadurch meine Produktivität. Ich sehe viel schneller, wenn ich meine Zeit an unproduktive Dinge vergeude. Schon allein das durchdachte Verständnis der eigenen Aufgabe wirkt wie ein eingebauter Kompass. Er richtet unsere Tätigkeiten auf diejenigen, die wirklichen Mehrwert schaffen.