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Microsoft Teams ist ein Kommunikationsinstrument innerhalb von Office 365, das kleinen Unternehmen eine einfache Möglichkeit bietet, mit Mitarbeitern zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten. Für diejenigen, die Microsoft-Teams nicht verwendet haben, kann es dazu beitragen, einige wertvolle Tipps und Erkenntnisse von Experten zu erhalten, um das Beste daraus zu machen.
Microsoft Teams Tipps
Simona Millham ist ein Microsoft-zertifizierter Trainer und Trainer für IT-Lernplattform CBT-Nuggets. Sie teilte einige wertvolle Tipps, um in einem E-Mail-Interview mit kleinen Unternehmenstrends das Beste aus Microsoft-Teams für kleine Unternehmen zu nutzen.
Minimieren Sie die E-Mail-Kommunikation
Einer der größten Vorteile von Microsoft-Teams besteht darin, dass Unternehmen die gesamte Kommunikation an einem Ort organisiert halten, anstatt sich auf lange E-Mails zu verlassen Ketten, die sich im Shuffle leicht verlieren können. Wenn Sie also das Beste aus Microsoft-Teams nutzen möchten, verwenden Sie es anstelle von E-Mails für interne Kommunikation.
Sagt Millham: “Wenn jemand eine E-Mail an das Team sendet Um Themen auf einen Blick zu sehen und schnell zu reagieren, wo relevant ist. Wenn Sie eine neue Einstellung vornehmen oder ein vorhandenes Teammitglied zu einem neuen Projekt hinzufügen, können Sie Gespräche aus diesem Thread oder Projekt mit ihnen teilen, damit sie leicht aufholen können, anstatt sie zahlreiche E-Mails weiterzuleiten oder ihnen unheimliche Dokumente zu geben.
Bleiben Sie mit ein paar Gruppen
Microsoft-Teams können Sie verschiedene Gruppen in Ihrem Unternehmen festlegen, damit Sie Gespräche mit relevanten Teammitgliedern führen können. Gehen Sie jedoch nicht über Bordgruppen für jede mögliche Kombination von Mitarbeitern sofort zu erstellen. Überlegen Sie, wer am häufigsten an Projekten zusammenarbeitet, und erstellen nur diejenigen Gruppen, die sinnvoll sind, um nicht jeden mit Tonnen von Optionen zu überwältigen. Sie können später immer mehr hinzufügen.
Hat ein Ziel für jede Gruppe
Wenn Sie Schwierigkeiten haben, festzustellen, mit welchen Gruppen Sie beginnen sollen, sollten Sie überlegen, was Sie für jede Gruppe erreichen möchten. Zum Beispiel möchten Sie möglicherweise eine Gruppe nur für das Top-Level-Management, an das Sie sich wenden würden, wenn Sie große strategische Entscheidungen treffen. Sie möchten jedoch auch Gruppen nur für bestimmte Zwecke wie IT-Unterstützung und Social Media-Marketing.
Fügen Sie Gruppen hinzu, wie Sie
Von dort aus gehen, Sie können immer Gruppen hinzufügen, wenn bestimmte Projekte für sie erfordern. Angenommen, Sie haben ein spezielles Kundenprojekt, an dem Menschen aus mehreren Abteilungen beteiligt sind, die normalerweise nicht zusammenarbeiten. Erstellen Sie eine Gruppe, die nur für diese Instanz ist, damit diese Arbeitnehmer nicht in einem allgemeineren Thread kommunizieren müssen.
Einrichten von Audiokonferenzen
Microsoft-Teams bieten auch eine Audiokonferenzfunktion, damit Sie Sprachbesprechungen in bestimmten Gruppen oder nur mit einem oder zwei Teammitgliedern hosten können. Dies kann eine besonders nützliche Funktion sein, insbesondere wenn Sie einige Teammitglieder haben, die aus der Ferne arbeiten. Sie können es auch verwenden, um über eine neue Gastzugriffsfunktion mit externen Kunden zu kommunizieren.
Erstellen einer Kommunikationsstrategie
Natürlich ist Microsoft-Teams nicht das einzige Microsoft-Produkt, das Kommunikationsfunktionen wie Chat-und Audioanrufe anbietet. Aber Millham warnt davor, nicht zu sehr in die Verwendung jeder verfügbaren Option verwickelt zu sein. Erstellen Sie stattdessen einen bestimmten Plan, in dem Sie beschreiben, in welchen Situationen Sie Microsoft-Teams für Kommunikation im Vergleich zu anderen Plattformen verwenden.
Erklärt Millham: “Ich denke, eine der größten Herausforderungen besteht darin ist wirklich verwirrend für Benutzer und sie werden wahrscheinlich nur ohne Anleitung zu E-Mail zurückkehren. Ich empfehle daher, dass das Unternehmen einige Zeit braucht, um über die Tools zu denken Verschiedene Benutzergruppen-und geben Sie den Endbenutzern Anleitung und Bewusstsein. In Ihrer Organisation, um zu sehen, was für Ihr spezifisches Team am besten geeignet ist. Sie können beispielsweise feststellen, dass es sinnvoll ist, Skype für Kundenanrufe zu verwenden, wenn die meisten Ihrer Kunden bereits über Skype-IDs verfügen und sich nicht für einen Gastzugriff bei Microsoft-Teams anmelden möchten. Sie könnten sich jedoch dafür entscheiden, alle internen Anrufe innerhalb der Teams zu behalten, um Einfachheit zu gewährleisten. Bleiben Sie einfach offen für Mitarbeitereingaben, damit Sie Ihren Plan für ihre Bedürfnisse optimieren können.
Bleiben Sie mit neuen Funktionen auf dem neuesten Stand
Microsoft-Teams ändert sich ständig und fügt neue Funktionen hinzu, die Ihrem Team zugute kommen oder die Art und Weise ändern, wie Sie die Plattform verwenden. Zum Beispiel ist Microsoft derzeit dabei, Skype für Geschäftsfunktionen in Teams zu integrieren. Millham empfiehlt, Microsoft Teams Dokumentation und praktische Anleitungen zu überprüfen, um weitere Informationen und Aktualisierungen zu Änderungen oder neuen Funktionen zu erhalten.
Trainieren Sie Ihre Mitarbeiter
Es ist auch wichtig sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter verstehen, wie Sie das Beste aus Microsoft-Teams nutzen können. Und zu diesem Zweck stehen viele Ressourcen zur Verfügung. CBT Nuggets bietet eine Option für das Microsoft-Team-Training.
Sagt Millham, “für Kleinunternehmer enthält es einen Überblick über die Ressourcen, die beim Bereitstellen von Teams und die Ermutigung der Benutzerakzeption berücksichtigt werden müssen. Für Mitarbeiter behandelt es, wie Kanäle, Gespräche, Besprechungen, Dateifreigabe verwendet werden können , Wikis und mehr.