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Seule une petite partie des dossiers de la Confédération sont archivés. Les Archives fédérales et les unités administratives décident ensemble quels documents seront archivés. L’évaluation de la valeur archivistique peut avoir lieu avant ou après la création des documents, selon les cas.
Les Archives fédérales et les unités administratives décident ensemble quels documents seront archivés, l’essentiel étant que les activités déterminantes de l’Etat soient documentées afin de rester compréhensibles pour les générations à venir. Les unités administratives évaluent la valeur archivistique des documents en fonction de critères juridiques et administratifs. Les Archives fédérales s’appuient sur des considérations historiques et sociales. Elles prennent en charge les documents ayant une valeur archivistique et les archivent durablement.
Comment se fait l’évaluation?
Les Archives fédérales ont synthétisé les principes régissant leurs travaux d’évaluation ainsi que leur pratique en la matière au sein d’un concept général (all) (PDF, 1013 kB, 19.10.2010). Par souci de transparence, elles publient en outre les résultats de leurs évaluations.
Les Archives fédérales font la distinction entre deux types d’évaluations:
1. L’évaluation prospective: déterminer la valeur archivistique avant même la création des documents
En principe, on détermine avant la création des documents s’ils auront une valeur archivistique. C’est l’étape de l’évaluation prospective dans le système de classement. Les Archives fédérales et l’unité administrative déterminent alors d’un commun accord la valeur archivistique des documents qui seront créés. Les métadonnées correspondantes (valeur archivistique ou sans valeur archivistique) sont sauvegardées au sein du système de classement. L’évaluation prospective est une condition préalable à l’admission d’un nouveau système de classement dans le cadre de l’introduction de la gestion électronique des affaires. Elle peut toutefois être implémentée a posteriori pour les systèmes de classement existants.
2. L’évaluation rétrospective: déterminer la valeur archivistique de documents existants qui n’ont pas encore été évalués
Les unités administratives doivent proposer aux Archives fédérales les documents et données dont la valeur archivistique n’a pas encore été établie Formulaire d'aperçu (XLS, 273 kB, 24.10.2019). Avant d’élaborer une proposition de documents, il convient de définir la procédure à suivre avec les Archives fédérales. Vous découvrirez la procédure correspondante dans le cours internet « évaluation rétrospective et versement » des AFS. Le cours est disponible en ligne sur le LMS de la confédération:
S’il existe un système de classement évalué prospectivement, il peut être utilisé pour les travaux d’évaluation rétrospective. Vous trouverez les systèmes de classement déjà évalués sous Décisions d’évaluation.
Si vous avez des questions, veuillez nous envoyer un courriel à l’adresse suivante: <email-pii>.
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Dernière modification 26.02.2020