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Projektstart
Was tun?
Der Anwender evaluiert ein EDV-Projekt. In der Startphase beschafft er die Informationen, die für den Projektentscheid notwendig sind. Bereits sind einer oder verschiedene EDV-Lieferanten in dieser Phase involviert. Was ist aus juristischer Sicht vorzukehren?
- Geheimhaltung
- Offertanfrage (Request for Proposal)
- Unentgeltlichkeit der Offerte
- Öffentliche Beschaffung
- Arbeitsbeginn vor Vertragsschluss
Unentgeltlichkeit der Offerte
Grundsatz: Offerte ist unentgeltlich
Erbringt der Lieferant seine Leistungen bei der Offertstellung immer unentgeltlich? Die Offertstellung für ein EDV-System ist zwar sehr aufwendig. Vorarbeiten im Hinblick auf einen Vertragsschluss sind aber trotzdem durch den Anwender nicht zu bezahlen - es sei denn, die Parteien hätten etwas anderes vereinbart.
Ausnahme: Pflichtenheft, Spezifikation etc.
Der Anwender verlangt manchmal aber eigentliche Vorstudien, die üblicherweise nur gegen Bezahlung erstellt werden und die weit über die Offerte hinausgehen. Dazu gehört z.B. die Erarbeitung eines Pflichtenhefts. Bei solchen Leistungen darf der Lieferant davon ausgehen, dass er für sie bezahlt wird, auch wenn er den Systemvertrag mit dem Anwender nicht abschliessen kann. Oft wird für die Erarbeitung der Grundlagen des Systemvertrags (wie der Spezifikation) aus diesem Grund ein kostenpflichtiger Vertrag abgeschlossen.
Was tun, um Missverständnisse zu vermeiden?
Nehmen Sie als Anwender in der Offertanfrage (Request for Proposal) einen Hinweis auf, dass die Offerte unentgeltlich erfolgt.
Formulierungsvorschlag
"Offerten und Präsentationen
Die Offerte und allfällige Präsentationen erfolgen unentgeltlich."