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"COVID" Generalversammlung: Der unabhängige Stimmrechtsvertreter
Die derzeitige Ausnahmesituation hat vieles auf den Kopf gestellt. Einnahmen brechen weg. Es wird über Kosten und Einsparungen geredet. Schnell gehen wichtige Fristen und Formalitäten unter. Die Durchführung der Generalversammlung beispielsweise. Doch wie wird eine Generalversammlung in “COVID” Zeiten durchgeführt?
Artikel 6 Absatz 1 der Verordnung 2 über Massnahmen zur Bekämpfung des Coronavirus (COVID-19) besagt, dass es verboten ist, öffentliche oder private Veranstaltungen, einschliesslich Sportveranstaltungen und Vereinsaktivitäten durchzuführen. Dazu gehören Generalversammlungen mit mehr als fünf Personen. Der Gesetzgeber hat jedoch vorausschauend geplant (Quelle):
“Bei Versammlungen von Gesellschaften kann der Veranstalter ungeachtet der voraussichtlichen Anzahl Teilnehmerinnen und Teilnehmer und ohne Einhaltung der Einladungsfrist anordnen, dass die Teilnehmerinnen und Teilnehmer ihre Rechte ausschliesslich ausüben können:
- auf schriftlichem Weg oder in elektronischer Form; oder
- durch einen vom Veranstalter bezeichneten unabhängigen Stimmrechtsvertreter."
Es wäre jedoch vorschnell, die Generalversammlung nur über eine Applikation für Videokonferenzen “elektronisch” abzuhalten. Diese Möglichkeit hat der Gesetzgeber zwar vorgesehen, sie birgt allerdings unter Umständen die Gefahr, dass die Generalversammlung wiederholt werden muss, oder schlimmstenfalls sogar die Beschlüsse anfechtbar sind. In der Praxis gestaltet es sich als schwierig, insbesondere bei Teilnahme von mehr als zehn Aktionären, dass jeder Teilnehmende identifiziert/authentifiziert wird, sich während der Generalversammlung per Videokonferenz äussern kann, die Voten der anderen Teilnehmer hört und das Stimmrecht ausüben kann. (Quelle)
Des Weiteren ist es wichtig, dass eine “COVID” Generalversammlung nicht mit einer virtuellen Generalversammlung verwechselt wird. Rechtlich existiert eine solche virtuelle Generalversammlung noch gar nicht:
“Im Rahmen der Revision des Aktienrechts (16.077, Entwurf 1) wird die virtuelle Generalversammlung eingeführt. Das Revisionsprojekt befindet sich jedoch noch in der Differenzbereinigung. Vor der Schlussbestimmung darf der Bundesrat keine Bestimmung vorzeitig in Kraft setzen.” (Quelle)
Daher verwundert es nicht, dass der Bundesrat im Rahmen der COVID Verordnung ebenfalls explizit auf die Alternative zur elektronischen Durchführung per Videokonferenz hinweist: den unabhängigen Stimmrechtsvertreter/in.
“Bezüglich der Durchführung von Generalversammlungen weist der Bundesrat auf die bestehende Möglichkeit des Aktionärs hin, sich an der Generalversammlung vertreten zu lassen, insbesondere durch den unabhängigen Stimmrechtsvertreter und den Organvertreter. Betroffene Unternehmen sollen ihren Aktionären entsprechend empfehlen, sich an der Generalversammlung vertreten zu lassen, um so die Zahl der Teilnehmer zu reduzieren.” (Quelle)
Aktiengesellschaften sollten sich überlegen, ob sie eine Generalversammlung gemäss der COVID Verordnung mit Hilfe eines unabhängigen Stimmrechtsvertreters durchführen wollen. In Bezug auf den zeitlichen Rahmen, den es zu beachten gilt, hat der Gesetzgeber bereits die Weichen gestellt:
“Entscheidend ist, dass der Veranstalter während der von der Verordnung vorgegebenen Frist, d.h. bis zum [30. Juni 2020], entscheidet und die entsprechenden Anordnungen trifft. [...] Wann die Generalversammlung stattfindet, ist nicht relevant. Möglich ist also, dass die Generalversammlung vor dem [30. Juni 2020] einberufen wird und in der Einberufung die entsprechenden Anordnungen gemäss Art. 6a COVID-19- Verordnung 2 getroffen werden, die Generalversammlung selber aber nach [30. Juni 2020] stattfindet. [...] Massgeblich ist das Datum des Poststempels, an welchem die Anordnungen gemäss Art. 6a COVID-19 Verordnung 2 den Gesellschaftern mitgeteilt wurden. Nicht massgeblich ist hingegen das Datum des Zugangs beim Teilnehmer, sprich Aktionär.” (Quelle)
Veranstalter, die per Email einladen, können den Zeitstempel des Ausgangs der Email notieren.
Wer eine ordentliche Generalversammlung gemäss Corona Richtlinien durchführen möchte, sollte die Einladung bis zum 30. Juni 2020 versenden. Im Einladungstext ist die Corona Verordnung zu benennen. Eine physische «Restversammlung» findet weiterhin statt. Diese besteht aus einem Vorsitzenden (Verwaltungsratspräsident), einem Protokollführer/ Stimmenzähler, einer unabhängigen Stimmrechtsvertreterin, gegebenenfalls einem Revisionsstellenvertreter und, bei beurkundungspflichtigen Beschlüssen, einer Notarin.
Der Verwaltungsrat kann dabei mit der passenden Software (www.aequitec.ch) arbeiten, um trotz COVID Herausforderungen eine möglichst hohe Aktionärspräsenz zu erreichen.