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Zehn Schritte zur Beseitigung von Informationsverschmutzung
Bessere Rangfolgen, weniger Unterbrechungen und konzentrierte Informationen, die einfach zu finden und zu handhaben sind, helfen den Leuten, produktiver zu arbeiten und nicht mehr die Zeit ihrer Kollegen zu verschwenden.
by Jakob Nielsen (deutsche Übersetzung) - 05.01.2004
Unsere Wissensumwelt wird immer stärker durch Informationsverschmutzung verseucht. Sachen, die wir wissen müssen, versinken in irrelevanten Informationen. Einige Symptome:
- In den meisten Unternehmen verbringen die Angestellten eine Stunde oder mehr am Tag damit, ihre E-Mails abzuarbeiten.
- Angestellte verlieren 48 Stunden im Jahr, um jobrelevante Informationen aus schlechten Intranets auszugraben - dies im Vergleich mit der Zeit, die sie in einem Intranet brauchen würden, das zu den 25% mit der besten Usability gehört. Der resultierende Produktivitätsverlust bei mittelgroßen Unternehmen summiert sich auf Millionen von Dollar.
- Viele Websites befremden die Besucher, indem sie die Antworten auf grundlegende Fragen in nutzlosem Werbekauderwelsch begraben.
- E-Mail-Nachrichten, die die Kunden wirklich haben wollen, zum Beispiel nützliche Newsletters oder Kundendienst-Informationen, überleben in überfüllten Posteingängen nicht - oft weil die Absender die Prinzipien für gutes E-Mail-Design missachten.
Was der Einzelne tun kann
Sämtliche Zeitmanagementkurse laufen auf den einen grundlegenden Ratschlag hinaus: Setzen Sie Prioritäten und verwenden Sie den Grossteil Ihrer Zeit für Aufgaben, die für das Erreichen Ihrer Ziele unabdingbar sind. Reduzieren Sie Unterbrechungen und stecken Sie grosse Brocken Ihrer Zeit in produktive und kreative Aktivitäten.
Leider stiften die üblichen Informationssysteme zu einem gegenteiligen Vorgehen an, führen einen von Unterbrechungen getriebenen Arbeitstag und reduzierte Produktivität herbei. Hier sind sechs Schritte, mit denen Sie die Kontrolle über Ihren Arbeitstag zurückgewinnen können:
Checken Sie Ihre E-Mails nicht dauernd. Planen Sie besondere Pausen zwischen grösseren Projekten ein, um Ihre E-Mails zu handhaben. Lassen Sie es nicht zu, dass E-Mails Ihre Projekte unterbrechen, und dass der Computer Ihre Prioritäten diktiert. Stellen Sie in Ihrem E-Mail-Programm die Alarmfunktion ab (die lästige Klingel oder den Bildschirmstörer, der jede E-Mail anzeigt, die gerade eingegangen ist).
Nutzen Sie nicht "Allen antworten", wenn Sie auf E-Mails antworten. Beherzigen Sie das gute alte "Wer’s-wissen-muss"-Prinzip, das beim Militär so beliebt ist, und schicken Sie Folgemails nur an die Leute, denen die Antwort wirklich nützen wird.
Schreiben Sie informative Betreffzeilen über Ihre E-Mails. Denken Sie daran, dass der Empfänger keine Zeit hat, Nachrichten mit blöden Titeln wie "Hi" zu öffnen.
Richten Sie eine besondere E-Mail-Adresse für persönliche Nachrichten und Newsletters ein. Checken Sie nur diesen Zugang einmal am Tag. (Wenn Sie geschickt genug sind, um Filter einzubauen, benutzen Sie Filter, um Ihre E-Mails zu sortieren und nach Vorrang zu ordnen. Leider ist das zurzeit für durchschnittliche Nutzer zu schwierig.)
Fassen Sie sich kurz. J. K. Rowling ist ein schlechtes Vorbild für E-Mail-Verfasser.
Vermeiden Sie IM (Instant Messaging), außer in den Fällen, wo Echtzeit-Interaktionen die Kommunikation wirklich verbessern. Eine einminütige Unterbrechung Ihrer Kollegen kostet sie zehn Minuten ihrer Produktivität, bis sie ihren mentalen Kontext wiederhergestellt haben und wieder im Fluss sind. Nur die allerwichtigsten Nachrichten sind 1000 Prozent Folgekosten wert.
Was Unternehmen tun können
Auf der Unternehmensebene brauchen wir vier weitere Schritte:
Beantworten Sie gewöhnliche Kundenanfragen auf Ihrer Website mit klaren und prägnanten Worten. Das erspart Ihren Kunden eine Menge Zeit - was Sie nebenbei beliebt macht - und hält sie davon ab, Sie mit zeitraubenden Anrufen und E-Mails zu quälen.
Schicken Sie Ihr Intranet zum Nutzertest. Bereinigen Sie es so, dass Ihre Angestellten schneller ihr Material finden, und machen Sie die Intranet-Homepage zu ihrem Ausgangspunkt, um sich über Firmennachrichten und -ereignisse auf dem Laufenden zu halten.
Bringen Sie keine internen E-Mails an alle Mitarbeiter in Umlauf; setzen Sie die Informationen stattdessen ins Intranet, wo die Leute sie finden können, wenn sie sie brauchen. (Dies setzt natürlich voraus, dass Sie die Usability des Intranets verbessert haben.)
Etablieren Sie eine Unternehmenskultur, in der es OK ist, nicht sofort auf E-Mails zu antworten. Das befreit die Mitarbeiter von dem Druck, ständig ihre E-Mails checken zu müssen, und gibt ihnen mehr Zeit, ihre Arbeit zu tun.
Als Einzelne und als Organisationen können wir alle unseren Anteil leisten, um einerseits mit der existierenden Informationsverschmutzung fertig zu werden und andererseits weniger neuen Schmutz zu erzeugen. Das Problem zu ignorieren wird es von Jahr zu Jahr schlimmer werden lassen. Wenn wir jetzt handeln, kriegen wir es unter Kontrolle.
© Deutsche Version von Jakob Nielsens Alertbox. Institut für Software-Ergonomie und Usability AG. Alle Rechte vorbehalten.