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Als Robotic Process Automation (RPA) werden Software-Roboter bezeichnet, die bestimmte Aufgaben automatisiert erledigen. Die Technologie stellt eine verhältnismässig kostengünstige Methode dar, um Tätigkeiten oder Prozesse der Unternehmenskommunikation zu automatisieren und personelle Ressourcen zu entlasten.
Inspiriert von der Prozessautomatisierung und von Industrierobotern enstand RPA. Als RPA bezeichnet man die «automatisierte Bearbeitung von strukturierten Geschäftsprozessen durch digitale Software-Roboter» (Definition von David Schatsky, Craig Muraskin und Kaushik Iyengar). RPA ist überall dort interessant, wo repetitive Aufgaben anfallen, die klaren, vorgegebenen Regeln folgen. Eine RPA-Software kann durch bestimmte Ereignisse wie z.B. eine eingehende Email oder durch Zeitsteuerung in Aktion treten oder fortwährend in einer Endlosschlaufe ausgeführt werden.
Die Stufen der Automatisierung reichen dabei von «attended», also Prozesse, welche zusätzlich zur RPA eine Aktion von Menschen benötigen bis zu «unattended», Prozesse die keine menschliche Intervention benötigen und vollautomatisiert ablaufen.
RPA-Software gibt es mit und ohne künstliche Intelligenz
RPA-Software kann rein regelbaisert und ganz ohne künstliche Intelligenz funktionieren und Aufbaben erledigen. Der dieser Form ist, dass die RPA-Applikationen sehr effizient entwickelt und relativ einfach in besthende Software-Umgebungen beispielsweise von PR-Abteilungen integriert und implementiert werden können. RPA ohne künstliche Intelligenz ist vor allem dann sinnvoll und möglich, wenn strukturierte Daten als Basis vorliegen, welche die Software nach den immer gleichen Regeln verarbeiten kann. Beispiel: Eingehende Emails in einer Medienabteilung werden analysiert und je nach Absender werden diese einem bestimmten Empfänger in der Abteilung gemäss einer definierten Regelung weitergeleitet (Wenn Absender xy, dann Empfänger xy). Da die Emails immer die gleiche Datenstruktur haben (z.B. Absender, Betreff, Inhalte), können sie problemlos automatisiert verarbeitet werden.
Sobald die Daten Lücken aufweisen oder nicht nach den vorgegebenen Parametern strukturiert sind, stösst RPA ohne künstliche Intelligenz an ihre Grenzen. Wenn Software auf Grundlage einer Situation selber «entscheiden» muss, kommt künstliche Intelligenz ins Spiel. Dieser Art von RPA wird auch «Cognitive Robotic Process Automation» genannt. Am obigen Beispiel mit dem Email bedeutet das etwa: Wenn eingehende Emails nicht nach Absender, sondern nach Inhalt einem bestimmten Emfpänger zugewiesen werden (z.B. alle Emails zu einem bestimmten Thema gehen zu Mitarbeiter XY), muss die Software den Inhalt des Emails «verstehen». In diesem Fall kann eine auf künstliche Intelligenz basierende NLG-Techologie (Natural Language Processing) eingesetzt werden. NLG ist deine KI-Disziplin im Bereich der Computerlinguistik, welche gesprochene oder geschriebene Inhalte bearbeiten und «verstehen» kann. Die Technologie kann auf Themengebiete «trainiert» werden und so den Inhalt der Emails identifizieren und verarbeiten.
«Any methodical, standardized, repetitive process that follows consistent rules and is wholly executed through a human-machine interaction is likely to be a good candidate (for RPA)» Lowers, Deloitte (2016)
An diese Beispielen zeigt sich sehr gut, dass die Möglichkeiten von RPA mit künstlicher Intelligenz viel höher sind, weil auch komplexe Aufgaben automatisiert werden können. Sobald KI im Spiel ist, nehmen die Komplexität für die Konzeption und Entwicklung solcher Lösungen sowie die Kosten in der Regel massiv zu.
«Robotic Skills» für «Cognitive Organisations» — Deloitte über das Potential von RPA in Unternehmen:
RPA imitiert den Menschen
Der grosse Vorteil gegenüber anderen Automatisierungstechniken wie etwa Business Process Automation (BPA) ist, dass eine Implementierung von RPA vielfach sehr viel schneller und kostengünstiger vollzogen werden kann. Dies liegt an ihrer Technik und Einsatzweise. RPA interagiert mit Applikationen genau gleich wie es der Mensch tun würde — damit kann RPA in bestehende Software-Umgebungen eingebunden werden ohne vorgängige Umstrukturierungen oder massive Investitionen in die Infrastruktur. Das bietet gerade für die Unternehmenskommunikation Chancen, denn RPA lässt sich zielgenau für bestimmte Aufgaben programmieren.
RPA in Unternehmenskommunikation und PR
In der Unternehmenskommunikation bietet RPA hohes Potential: sie ist vergleichsweise kostengünstig und lässt sich spezifisch für bestimmte Aufgaben entwickeln, ohne dass umfangreiche Software-Projekte notwendig sind. Daduch können Mitarbeitende beispielsweise von repetitiven, administrative Aufgaben entlastet werden. Die so frei werdenden Ressourcen können für die Kerntätigkeiten wie etwa das Schreiben oder die Medienarbeit eingesetzt werden.
Obwohl RPA recht einfach in bestehende Software-Umgebungen integriert werden kann, ist der Markt für RPA-Lösungen für die Unternehmenskommunikation im Vergleich zur Marketing-Automation noch relativ klein. Mögliche Anwendungsgebiete gibt es dagegen sehr viele. Mit RPA lassen sich beispielsweise folgende Tätigkeiten automatisieren:
- Pflege von Datenbanken: kopieren, Einfügen und Verschieben von Daten (Bilddatenbanken, Informationsdatenbanken für Medien usw.)
- Lesen und Verarbeiten von Informationen (z.B. Posts, Emails, Medienclippings)
- Durchführen von Berechnungen sowie das Ausführen von „Wenn/Dann“ Befehlen (Informationsmanagement, Workflows, Redaktions-Prozesse usw.)
- Publikation von Inhalten (Newslettern, Web-Beiträgen, Social-Media-Posts, Medienmitteilungen usw.)
- Aufbauen und Pflegen von Medienlisten (z.B. Aktualisierung von Daten und Ergänzung von Informationen)
- Erstellen von Medienclippings (Zusammenstellung von Beiträgen nach bestimmten Regeln)
- Monitoring von Medienbeiträgen und Social-Media-Aktivitäten (Analyse von Beiträgen, Push-Benachrichtigungen usw.)
Dies sind nur einige Beispiele dafür, was heute möglich ist und wie die Unternehmenskommunikation von RPA profitieren kann: Repetitive Aufgaben werden automatisiert und umso mehr können sich Mitarbeitende auf ihre Kerntätigkeiten fokussieren. RPA ist in diesem Sinne ein probates Mittel zur Entlastung von Kommunikations- und PR-Abteilungen.
Quellen und Links
- https://weissenberg-solutions.de/was-ist-robotic-process-automation/
- https://www2.deloitte.com/ch/de/pages/innovation/solutions/robotic-process-automation.html
- https://www2.deloitte.com/content/dam/Deloitte/us/Documents/process-and-operations/us-sdt-process-automation.pdf
- https://blog.viadee.de/robotic-process-automation-und-kuenstliche-intelligenz
- https://prowly.com/magazine/pr-automation-will-robots-replace-pr-people/