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使用 Banana财务会计软件，您可以决定将数据存储在何处。拥有一个清晰的系统是非常有用的，它使您可以轻松地检索数据并以数字格式管理会计文件。
您还可以使用Dropbox，iCloud，Onedrive，Google云端硬盘或任何其它数据共享系统在云中管理帐户。您也可以使用此系统与您的会计师共享数据。
将数据保存在一个单一文件中
把会计数据保存在一个单一文件中。
- 每个会计的数据都保存在一个文件中。
通常，每个会计年度会保留一个会计文件。
- 您可以为文件指定所需的名称。
通常，文件名由公司名称和会计年度组成，后面跟扩展名，例如“ 公司-2020.ac2”。
- 您可以将文件保存在所需的文件夹中。
- 本地的文件夹
- 网络文件夹
- Banana财务会计软件和 Excel一样，在同一时间内只有一个人可以在相同的文件上进行编辑。
您必须注意并检查其他人不在同一文件上同时进行编辑。
如果您在Windows本地网络上工作并且该文件正在使用中，您将收到一条消息，指出该文件仅可供读取。
对于其它操作系统，是不会出现消息的。如果您与多个人一起工作，请注意检查多人操作的问题。
当前保存数据的人将覆盖前一个人员所保存的数据。
创建文件夹的结构
设置适当的目录结构可使您更轻松地管理会计文件，数字文档链接并与他人共享。
要创建文件夹，必须使用您的操作系统可用的功能。
以下注意事项对于很好地组织文件是很有用的:
- 如果您管理多个帐户，建议为每个公司创建一个文件夹。
- 如果除了会计文件外您还保留数字文档，建议每个会计年度都要有一个单独的文件夹。
- 每个会计条目可以链接到与数字会计文档有关的文件。
可以更好地保留年度会计，并将其保存在当前年度的子文件夹中，以便程序创建相对链接，即使您在其他计算机上使用同步文件，也可以使用该链接。
- 不失去有效性的基本文档最好保存在其自己的文件夹中。
文件夹结构如下:
- [公司名称] "公司"
在此目录中为不同会计年度创建文件夹。
- 基本
子文件夹，用于存放永不丢失其有效性的文件或数字化文件，例如租赁合同，保险。
您也可以使用此文件夹存储固定资产登记。
- 2022
用于保存当前年份的会计文件的子文件夹(公司-2022.ac2)，与当前年份相关的其它文档以及年底的pdf文件。
- 支持文件
在子文件夹中，您可以在其中插入以电子形式接收或检索的文件或已扫描的文件。
- 支持文件
- 2023
子文件夹，用于保存下一年的文件
- 支持文件
- 基本
在局域网上工作
如果您的公司使用局域网，则可在局域网中创建文件夹结构，以便多人访问。
通常，在本地网络上，您也可以分配访问权限，可限制访问会计数据的人数。
使用云中的系统
如果您使用Dropbox，iCloud，OneDrive，GoogleDrive或任何其它类似的服务，则会在您的电脑上创建一个包含同步数据的文件夹。
为了能够在多台电脑上工作，您需要做的就是使用上一段中指示的结构在同步数据文件夹中创建一个包含公司数据的子文件夹。会计和支持文件将自动在不同系统之间同步。
与会计人员分享数据
云系统还允许您与他人共享数据。您必须如上所述在目录内部创建正在同步的目录结构。使用Dropbox命令与相关会计人员共享文件夹，会计人员将能够查看和编辑您的文件。