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1.1 Introduction: Etapes de l'indexation
1.1.1. Analyse documentaire
Pour analyser le contenu d'un document, on consulte prioritairement la table des matières,
l'introduction et la conclusion. Si nécessaire, on procède à des sondages
dans le texte lui-même.
Il ne faut jamais se contenter du titre.
On indexe au sujet spécifique en prenant en considération l'ensemble du document

L'indexation doit porter sur le contenu du document (sujets ou thèmes) et non sur sa finalité.

1.1.2. Type de documents indexés
En règle générale, on indexe les documents secondaires.
- Histoire de la vie d'Ernest Hemingway
- Etude anthropologique du vêtement
On indexe aussi certains documents primaires sources.
- Le code de procédure pénale italienne
- La correspondance inédite de Catherine, reine de Westphalie

Les éditions de textes classiques ne sont pas indexées.

- Par exemple, le document « Antiquités romaines / $c Denys d'Halicarnasse. $n T. 6, $p Livre 6 / texte établi et traduit par Jacques-Hubert Sautel » ne doit pas être indexé
On précise la forme du document au moyen d'un descripteur de forme.

Un descripteur de forme n'est jamais utilisé seul; un ou plusieurs descripteurs doivent toujours rendre compte du sujet.

1.1.3. Sélection des termes
Pour indexer, on extrait les composantes du sujet avant de les traduire en langage documentaire.
Un langage documentaire est un vocabulaire artificiel et contrôlé constitué de descripteurs.
Tous les descripteurs utilisés doivent être des arguments de recherche pertinents.
Chaque descripteur est stocké dans une notice d'autorité qui atteste de sa validité.
Les termes rejetés complètent le vocabulaire d'accès et renvoient à la forme retenue.
Le sujet est transcrit au moyen d'un ou de plusieurs descripteurs. Chacun de ces descripteurs est saisi dans une zone particulière.
Si l'ouvrage traite successivement de plusieurs sujets distincts qui ne peuvent être réduits à un seul, on introduit les descripteurs rendant compte de chacun d'eux.
L'indexation RERO est dite "post-coordonnée", en ce sens que les combinaisons entre les différents sujets sont effectuées au moment de la recherche et non lors de la saisie de l'indexation.
Si le document illustre un sujet par un cas particulier, on juxtapose les descripteurs rendant compte du sujet général et ceux rendant compte du cas particulier.
Si l'ouvrage est composé de plusieurs contributions, on choisira les descripteurs les plus pertinents pour rendre compte de manière claire et précise à la fois de l'ensemble et des sujets les plus importants.
Le choix du ou des descripteurs exprime précisément le ou les sujets du document.