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Gestion des achats
Bases légales
L'Accord intercantonal (AIMP) du 25 novembre 1994, la loi et le règlement cantonal sur les marchés publics, février et avril 1998.
Les buts de l'accord intercantonal sont:
- l'utilisation parcimonieuse des deniers publics, en tenant compte du développement durable;
- la transparence des procédures de passation des marchés;
- l'égalité de traitement et la non-discrimination des soumissionnaires;
- une concurrence efficace entre les soumissionnaires, en particulier par des mesures contre les ententes et la corruption.
Le tout est chapeauté par l'Accord OMC sur les marchés publics (AMP), au niveau national, il se compose d'une loi et d'une ordonnance.
Au niveau cantonal, le cadre légal des achats est défini par:
- la loi du 11 février 1998
- le règlement du 28 avril 1998
- l'Accord intercantonal du 25 novembre 1994
sur les marchés publics. Cet ensemble législatif se fonde sur la loi fédérale et l'ordonnance sur les marchés publics (LMP/OMP).
Le service d'achat est tenu de respecter les procédures d'adjudication en vigueur. Il effectue ses achats autant que possible sur le marché libre et garantit l'égalité de traitement des fournisseurs intéressés.
Le canton de Fribourg est membre du Groupe romand des économats cantonaux et communaux (GRECO) ; association sans but lucratif, au sens des articles 60 et ss. du Code Civil Suisse. Les buts de ce groupe sont:
- procéder aux appels d'offres stratégiques pour le compte des membres (par le biais d'une centrale d'achat nommée GRAFOSA),
- favoriser les échanges de compétences et d'expériences au niveau des achats de fournitures,
- contribuer à améliorer et rationaliser des services administratifs dans le cadre des compétences attribuées aux membres.
Cette mutualisation des besoins et compétences entre les cantons concerne principalement des produits de base aux caractéristiques identiques. Elle permet des économies et des améliorations qualitatives, tout en respectant les contraintes et spécificités propres à chaque membre.
Le service d'achat collabore étroitement avec l'Office cantonal du matériel scolaire situé à la même adresse.
Procédures d'adjudication
Les marchés publics distinguent plusieurs procédures d'adjudication :
Acquisitions supérieures à la valeur limite
Au-dessus de la valeur seuil, le mandant choisit la procédure ouverte ou la procédure sélective. Les deux procédures requièrent obligatoirement la publication du mandat prévu sur le système d'information sur les marchés publics en Suisse (simap.ch).
Procédure ouverte. Le mandant publie l'appel d'offres sur la plateforme «simap.ch». Tous les fournisseurs potentiels intéressés peuvent soumettre une offre dans un délai de 40 jours.
Procédure sélective. Le mandant publie l'appel d'offres sur la plateforme «simap.ch». Tous les fournisseurs potentiels intéressés peuvent soumettre une demande de participation dans un délai de 25 jours. Le mandant sélectionne les fournisseurs paraissant les plus aptes à soumettre une offre. Ceux-ci sont invités à soumettre une offre dans un délai de 40 jours.
Procédure gré à gré. Le mandant peut adjuger le marché directement et sans appel d'offres à un fournisseur, pour autant que les règles sur la procédure fixées dans la loi sur les marchés publics soient expressément respectées. Même si les conditions pour une adjudication libre sont remplies, le mandant fait dans la mesure du possible jouer la concurrence.
Acquisitions inférieures à la valeur limite
Procédure sur invitation. Le mandant choisit quels fournisseurs seront invités à soumettre une offre. Dans la mesure du possible, en fonction du type de produit et de l'estimation financière de l'acquisition projetée, il demande au moins trois offres.
Critères d'adjudications
Les marchés sont adjugés au soumissionnaire ayant présenté l'offre la plus avantageuse. Pour les biens de consommation courante, sans complexité particulière, l'adjudication peut se faire exclusivement selon le critère du prix le plus économique tout en tenant compte des spécifications particulières contenues dans l'appel d'offres.
Gestion des fournisseurs
Le service d'achat attend des fournisseurs qu'ils soient innovants et disposés à contribuer activement au maintien et à l'amélioration permanente des prestations de l'Etat. Lors des achats de biens, l'accent est mis sur la qualité des produits tout au long de leur cycle de vie. Les spécifications et exigences techniques sont définies en toute neutralité. Les offres alternatives et les solutions novatrices sont les bienvenues. Pour les principaux produits et équipements (appareil de bureau, papier, matériel de classement, etc.), le service s'efforce d'établir des partenariats à long terme (contrats-cadres ou conventions de prix). Pour les produits courants, le réseau de fournisseurs est essentiellement local. En cas de besoin ou lorsque le rapport qualité/prix n'est pas satisfaisant, le marché est élargi à d'autres régions. Les produits sont évalués et sélectionnés selon les critères suivants: qualité, prix, durée de vie, recyclage et délais. Il est également tenu compte de la fiabilité et du potentiel d'innovation du partenaire ainsi que des aspects écologiques des produits.