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Wenn Mitarbeitende regelmässig bei sich zu Hause im Home-Office tätig sind, stellt sich die Frage, ob im Rahmen der Steuererklärung die Kosten für die Benutzung des privaten Arbeitszimmers abgezogen werden können.
Unselbständige Erwerbstätigkeit
Bei der unselbständigen Erwerbstätigkeit können nach Art. 9 Abs. 1 StHG die zur Erzielung der steuerbaren Einkünften notwendigen bzw. nach Art. 26 Abs. 1 lit. c DBG die übrigen für die Ausübung des Berufes erforderlichen Kosten als Gewinnungskosten vom Einkommen abgezogen werden.
Bei den Kosten für die Benutzung des Home-Office handelt es sich gemäss Bundesgericht dann um übrige für die Ausübung des Berufes erforderliche Kosten im Sinne von Art. 26 Abs. 1 lit. c DBG, wenn der Arbeitnehmende regelmässig einen wesentlichen Teil seiner beruflichen Tätigkeit zu Hause ausführen muss, da ihm seitens seines Arbeitgebers kein geeigneter Arbeitsplatz zur Verfügung gestellt wird 1). Dies wird jedoch auch als Indiz für das Vorliegen einer Betriebsstätte des Arbeitgebers am Wohnort des Arbeitnehmenden gewertet (erster Blogbeitrag zum Home-Office). Als Nachweis, dass dem Arbeitnehmenden kein Arbeitsplatz vor Ort zur Verfügung gestellt wird, muss eine entsprechende Bestätigung des Arbeitgebers eingereicht werden 2).
Des Weiteren muss der Arbeitnehmende über einen gesonderten Raum verfügen, der primär der beruflichen Tätigkeit und nicht privaten Zwecken dient 3). Sofern also ein Arbeitnehmender ab und zu bei sich zu Hause arbeitet, obwohl er bei seinem Arbeitgeber über einen eigenen Arbeitsplatz verfügt, sei es, weil er sich zu Hause besser konzentrieren kann oder um die Zeit für seinen Arbeitsweg zu sparen, so ist ein Arbeitszimmerabzug nicht möglich.
Verfügt der Arbeitnehmende über ein Büro zu Hause, welches er auch teilweise privat nutzt, müssen die Kosten zudem in einen privaten und geschäftlichen Anteil zerlegt werden, da die auf den privaten Anteil fallenden Kosten als Lebenshaltungskosten gelten.
Verwaltungsratstätigkeit
Bezüglich des Arbeitszimmerabzugs stellt sich des Weiteren die Frage, ob ein solcher auch von einem Verwaltungsrat geltend gemacht werden kann. Nach Rücksprache mit dem Kantonalen Steueramt Zürich ist das grundsätzlich möglich, sofern die oben genannten Voraussetzungen – kein Arbeitsplatz vor Ort, das regelmässige Erledigen eines wesentlichen Teils der Arbeit zu Hause sowie das Vorhandensein eines gesonderten Raumes zu Hause – erfüllt sein müssen. Beschränkt sich die Verwaltungsratstätigkeit auf das Teilnehmen an Sitzungen, werden diese Anforderungen kaum erfüllt sein. Handelt es um eine umfassende Verwaltungsratstätigkeit mit erheblichem Pensum, ist ein Arbeitszimmerabzug zu prüfen, wobei den Verwaltungsräten in solchen Situationen oftmals ein Büro beim Arbeitgeber zur Verfügung steht.
Selbstständige Erwerbstätigkeit
Bei der selbständigen Erwerbstätigkeit stellt sich nicht die Frage der Gewinnungskosten, sondern des geschäftsmässig begründeten Aufwands: Würden Büroräumlichkeiten gemietet, würden die Mietkosten als Aufwand verbucht werden. Dementsprechend können auch die Kosten für die Nutzung des privaten Arbeitszimmers als Aufwand verbucht werden, sofern es sich um geschäftsmässig begründeten Aufwand nach Art. 27 Abs. 1 DBG bzw. Art. 10 Abs. 1 StHG handelt. Inwiefern Mietaufwand für das Home-Office als geschäftsmässig begründet gilt, wurde im zweiten Blogbeitrag zum Home-Office behandelt.
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1) BGer 30.7.2015, 2C_374/2014 E. 2.4.1; BGer 15.9.2014, 2C_71/2014 E. 5.5.1.; BGer 18.12.2003, 2A.277/2003 E. 3.2.
2) VGer St. Gallen 27.8.2013, B_ 2012/160.
3) BGer 30.7.2015, 2C_374/2014 E. 2.4.1 m.w. Hw.