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Il virus corona non solo è onnipresente nei media, ma sta anche trovando lentamente ma inesorabilmente la sua strada nella vita lavorativa quotidiana delle persone. Per proteggere i dipendenti e quindi anche la propria azienda, molte aziende stanno sempre più spostando il lavoro nell'home office. Questo è anche il caso di Civil Voices di Spina. L'agenzia di Zurigo, specializzata in ONG, ha mandato i suoi dipendenti - con poche eccezioni - a casa e li lascia lavorare lì. Come funziona? Werbewoche.ch ha parlato con il fondatore dell'agenzia Lorenz Spinas.
Werbewoche.ch: Lorenz Spinas, cosa l'ha spinta in particolare a passare a un home office per la maggior parte a causa del virus corona?
Lorenz Spinas: Il pericolo potenziale: un dipendente infetto significa: l'intera agenzia in quarantena, decine di scadenze di consegna mancate, in breve: uno scenario che metterebbe in pericolo la nostra esistenza.
Come era regolato il Ministero dell'Interno alle voci civili di Spina prima del coronavirus?
A livello situazionale e individuale, forse un terzo del personale ha usato questa opzione di tanto in tanto. Questo è stato un grande vantaggio nel cambiamento radicale del lunedì di questa settimana, perché non era niente di completamente nuovo per la squadra e gli strumenti di comunicazione necessari erano già provati e testati.
Un nucleo di sei persone, che arriva con un trasporto privato, rimane nell'agenzia. Volontariamente o gli viene "ordinato" di tenere il forte?
Assolutamente volontariamente e senza alcun risentimento. Era chiaro a tutti che avremmo potuto gestire questa situazione eccezionale solo come una squadra. La cosa che ha fatto più discutere è che nessuno poteva venire all'agenzia con i mezzi pubblici a causa dell'aumento del rischio di infezione.
Funzionerebbe se anche queste sei persone andassero a casa?
Cerchiamo di evitarlo il più a lungo possibile, perché solo gradualmente vedremo se abbiamo ancora bisogno dell'una o dell'altra cosa dall'agenzia. Per esempio, solo i dati degli ultimi due anni sono nel cloud. Se necessario, le persone dell'agenzia possono caricare i dati più vecchi sul cloud più facilmente che attraverso un accesso esterno al server nel seminterrato. Ma potremmo anche garantire la maggior parte di questo se tutti dovessero lavorare da casa.
Come organizzate la comunicazione all'interno del team e con i clienti?
Usiamo tre strumenti per la comunicazione: 1. Slack per la documentazione interna del progetto, 2. Dropbox Business per i dati, 3. Whereby per le riunioni nel team e con i clienti.
E come funziona lo scambio?
La cooperazione ha funzionato molto bene finora, non sentiamo alcun ritardo nei progetti.
Quali processi sono più difficili quando la maggior parte dei dipendenti lavora da casa?
Molte persone creative preferiscono sedersi insieme in un ufficio per sviluppare concetti piuttosto che davanti a uno schermo. Vedremo se la creatività ne soffrirà.
Identifica anche le aree in cui l'home office offre vantaggi rispetto al lavoro fisso in agenzia?
"Perfetto, ora abbiamo un'agenzia digitalizzata al 100% in un colpo solo", ha detto il nostro stratega digitale dopo l'annuncio interno.
Ci sono attività nella routine quotidiana dell'agenzia - come le piazzole - che non possono essere eseguite "a distanza" e quindi richiedono la presenza fisica dei dipendenti?
La disponibilità dei clienti a utilizzare la videoconferenza è attualmente molto alta. Questo potrebbe essere valido anche oltre la fase Corona. Abbiamo già comunicato con i nostri clienti in Germania in questo modo per la maggior parte, perché altrimenti dovremmo volare ogni volta.
È possibile per voi realizzare una campagna dalla A alla Z via home office, se la fase Corona dovesse durare più a lungo?
Se questa crisi dura più a lungo, deve essere possibile. Partiamo dal presupposto che troveremmo una soluzione per tutto, tranne che per lo spirito di squadra e lo scambio informale nei corridoi e in cucina. Ma anche un periodo di magra di qualche mese in questo senso non sarebbe un problema.
L'home office non è per tutti - bisogna essere "fatti" per questo e avere l'autodisciplina necessaria. Quanto è attrezzata la sua squadra in questo senso?
Si tratta di abituarsi, ma l'alta motivazione nella nostra squadra aiuta.
L'industria creativa - rispetto ad altre industrie - è adatta agli uffici domestici?
Le persone che lavorano nella comunicazione amano essere coinvolte in cose nuove, quindi hanno i migliori prerequisiti.
Per quanto tempo continuate l'Home Office?
Nessuno sa cosa succederà dopo, nemmeno noi.
Una volta che il virus corona è fuori e fuori dal tavolo, tornerete alla solita routine dell'agenzia o ci sono cose, se ce ne sono, che porterete avanti dal periodo dell'home office?
Dopo tre giorni, siamo già un'agenzia diversa da quella di una settimana fa. Ciò che si è dimostrato in questa crisi, probabilmente continueremo in una forma o nell'altra.