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Meetings bescheren viel zu wenig Mehrwert
Meetings stärken den Informationsfluss, so das «schöne» Ziel. Nur unterschiedliche Umfragen (wie beispielsweise von Hamelin Paperbrands) bestätigen eins: Meetings erbringen nicht mehr den gewünschten Mehrwert. Vielmehr werden sie als Zeitverschwendung bewertet, weil
- die Agenda fehlt.
- Wortbeiträge ausufern.
- Nörgler mit Killerphrasen die Diskussion blockieren.
- die Moderation schwächelt.
- Ergebnisse nicht fixiert werden.
- die Frage, wer wann bei welchem Besprechungspunkt überhaupt teilnehmen muss, unbeantwortet bleibt.
Meetings mutieren so zu Zeitfressern. Und mehr denn je gilt es sich eine Frage zu stellen: Ist Ihre Teilnahme am Meeting für Ihre Arbeit und Ihre Aufgaben wirklich erforderlich? Treffen Sie eine Entscheidung. Stoppen Sie für sich den Teilnahme-Automatismus.
Teilnahme an Meetings reduzieren: 3 Tricks
Meetings sind keine Pflichtveranstaltung, auch wenn es mental verankert scheint «Ich muss teilnehmen. Es wird von mir erwartet.» Erwartet wird von Ihnen aber im Grunde vor allem eins: Das Erledigen Ihrer Aufgaben. Dafür gilt es zeitliche und inhaltliche Prioritäten zu setzen. Auch in puncto Teilnahme an Meetings. Sagen Sie deshalb nicht automatisch «Ja». Beginnen Sie Ihre Teilnahme drastisch zu reduzieren – mit den folgenden 3 Tricks gelingt es mühelos.
Trick 1: Den Nutzen klären
Fokussieren Sie den (potenziellen) Ertrag, den das geplante Meeting für Sie und Ihre Arbeit erbringen wird. Wägen Sie – knallhart! – den Nutzen im Verhältnis zum Aufwand ab. Beantworten Sie sich eine zentrale Frage: Wie hoch ist Ihr Nutzen im Verhältnis zum Aufwand, den Sie investieren müssen? Die folgenden Fragen unterstützen Sie bei Ihrer Analyse.
Der Nutzen
- Welche Themen werden besprochen?
- Welche dieser Themen sind für Sie und Ihre Arbeit relevant? In welchem Umfang?
- Welchen Nutzen ziehen Sie aus der Teilnahme? An Informationen? Am Austausch? In puncto Aufgabenverteilung? In puncto Projektverlauf?
- Welche Fragen und/oder Probleme können Sie im Meeting klären?
- Wie hoch skalieren Sie Ihren Ertrag auf einer Skala von 1 (keinen) bis 10 (sehr gut), wenn Sie teilnehmen?
Den zeitlichen Aufwand
- Wie lange soll das Meeting dauern?
- Wie lange wird es aus Ihrer Erfahrung heraus dauern?
- Welche Aufgaben könnten Sie in dieser Zeitspanne stattdessen bewältigen?
Den inhaltlichen Aufwand
- Mit welchen für Sie unnützen Informationen werden Sie zugetextet? Nehmen Sie eine erste Einschätzung nach Studium der Agenda vor.
- Welche informative Filterung (Spreu vom Weizen) müssen Sie nach Abschluss des Meetings für sich vornehmen?
Den emotionalen Aufwand
- Welche Emotionen werden meist während der Teilnahme am Meeting aktiviert? Ärger? Frust? Demotivation?
- Wie gehen Sie mit diesen Emotionen um? Wie stark beeinträchtigen die entstandenen Gefühle Ihre anschliessende Arbeitsleistung?
Ihre Analyse ergab erste Antworten. Antworten, die Ihnen helfen, eine Entscheidung zu treffen. Sollten Sie weiterhin unsicher sein, wenden Sie sich dem nächsten Trick zu. Ermitteln Sie mit diesem weitere relevante Daten für Ihre Einschätzung.
Trick 2: Den Mehrwert prüfen
Ein zweites Auswahlkriterium ist der Mehrwert. Und zwar den Mehrwert, den Sie generieren. Überlegen Sie, welchen Vorteil Ihre Teilnahme am Meeting allen Beteiligten beschert. Fokussieren Sie eine zentrale Frage: Wie hoch ist der Mehrwert, den Sie einbringen können? Seien Sie ehrlich sich selbst gegenüber. Es geht weniger darum, Ihre eigene Wichtigkeit hervorzuheben, sondern konkret zu prüfen, ob Sie sich die Anwesenheit an der Besprechung sparen können. Fragen Sie sich:
- Nach Studium der Agenda, zu welchen Punkten werden Sie einen Mehrwert erbringen können? Einen, zwei oder keinen?
- Was wird Ihr konkreter Beitrag sein? Was vermuten Sie?
- Welche Fakten und Informationen steuern Sie bei, die für die Arbeit des Teams notwendig sind?
- Wie schätzen Sie somit den Mehrwert ein, den Sie generieren?
- Ist der Mehrwert so hoch, dass er eine Teilnahme für Sie rechtfertigt? Oder gibt es nicht auch andere Optionen, diese Informationen zeiteffizienter mitzuteilen?
Ihre Analyse hat erstaunliches ans Licht gebracht: In vielen Fällen ist Ihre Anwesenheit an der Besprechung unnötig. Und Sie können mit gutem Gewissen sagen: «Nein, ich komme nicht». Sollte sich bei der einen oder anderen Besprechung immer noch ein Hauch von Unsicherheit einstellen, wenden Sie sich dem letzten Trick zu.
Trick 3: Das Stattfinden-Kriterium
Dieser Trick ist nichts für Zartbesaitete. Sie stellen sich gerade der ultimativen Testfrage: Wenn Sie heute ein Auto überfahren würde, fände das Meeting auch ohne Sie statt? Falls diese Frage ein wenig zu schonungslos ist, hier die abgeschwächten Varianten: Würde das Meeting auch ohne Sie stattfinden, wenn Sie
- auf Dienstreise wären?
- im Stau stünden?
- im Urlaub wären?
- Ihr Arbeitsplatz 150 km entfernt wäre?
Lautet die Antwort «Ja» – dann wissen Sie, was Sie tun werden. Sie sagen Ihre Teilnahme ab.