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Studien | Fakten | Arbeitsorganisation
6 Tipps für ein effektives Zeitmanagement bei der Arbeit
Hast du viele unerledigte Aufgaben, und dein:e Chef:in setzt dich unter Druck, weil du mit der Erledigung deiner Arbeit nicht hinterherkommst? Dann solltest du dir eine effektive Zeitmanagement-Strategie aneignen, die zu dir passt, damit du deine Arbeit besser organisieren und die richtigen Prioritäten setzen kannst. Hier unsere 6 Tipps für effektives Zeitmanagement im Job.
1. Schlechte Arbeitsorganisation führt zu Stress
Eine ungenügende Arbeitsorganisation erzeugt Druck und Stress. Überarbeitung ist oftmals die Folge. Ein funktionierendes Zeitmanagement bringt folgende Vorteile:
- Dein Stresspegel wird gesenkt.
- Die Kontrolle über die Einteilung liegt in deinen Händen. Deine Arbeitszeit wird nicht mehr von dringend zu erledigenden Aufgaben bestimmt.
- Das Zurückgewinnen der Kontrolle über deine Arbeitszeit führt zu mehr Selbstvertrauen und erhöht deine Leistungsfähigkeit.
- Knappe Fristen bei der Erledigung einzelner Aufgaben können besser eingehalten werden, weil du deine Arbeit entsprechend planst.
- Du erhöhst deine Produktivität, weil du lernst, die richtigen Prioritäten zu setzen.
Wenn du dir also ein für dich funktionierendes Zeitmanagement aneignest, kannst du nicht nur deine Arbeit effizienter erledigen. Du tust auch dir und deinem Wohlbefinden einen Gefallen.
2. Die Eisenhower-Methode
Um deine Aufgaben planen zu können, musst du dir einen Überblick verschaffen, was du alles erledigen musst. Alle Aufgaben kommen erst einmal auf eine Aufgabenliste. Diese wird laufend erweitert, falls neue Dinge hinzukommen. Eine bekannte und zugleich beliebte Zeitmanagement-Methode, um danach die einzelnen Aufgaben einzuteilen, ist die Eisenhower-Methode. Dabei wird bei jeder Aufgabe notiert, ob sie «wichtig» oder «unwichtig» und ob sie «dringend» oder «nicht dringend» ist. Jede Aufgabe gehört somit in eine dieser vier Kategorien:
- wichtig und dringend: Aufgaben zur raschen und zeitnahen Erledigung
- wichtig, jedoch nicht dringend: Aufgaben, die fälschlicherweise oft vernachlässigt werden. Werden sie nicht erledigt, dann werden sie irgendwann dringend und setzen dich dann unter Druck
- nicht wichtig, jedoch dringend: Aufgaben in dieser Kategorie überlagern oft die wichtigen, jedoch nicht dringenden Aufgaben. Versuch, die Aufgaben in dieser Kategorie zu reduzieren und ihnen nicht allzu viel Zeit zu widmen.
- weder wichtig noch dringend: Wenn es in deiner Position möglich ist, solltest du diese Aufgaben delegieren, wann immer es möglich ist, oder sie sogar eliminieren. Hat es eine Auswirkung, wenn sie nicht erledigt werden?
3. ABC-Einteilung der Aufgaben
Beliebt ist ebenfalls die Einteilung der Aufgaben in die Kategorien A, B und C. A-Aufgaben sind wichtig und müssen rasch angegangen werden, C sind die unwichtigen Arbeiten, die du ruhig noch etwas vor dir her schieben kannst.
4. Prioritäten richtig setzen: Auf die richtige Planung kommt es an
Ein wichtiger Teil des Zeitmanagements ist die Planung deines Arbeitstags. Am besten planst du am Abend, bevor du deine Arbeit beendest, den nächsten Arbeitstag. So kannst du, wenn du am Morgen mit der Arbeit beginnst, die produktivste Zeit des Tages dazu nutzen, die Aufgaben zu bearbeiten. Du verschwendest weniger Zeit mit dem Durchforsten deiner Mails und Unterlagen, um herauszufinden, welche Aufgabe am dringendsten erledigt werden müssen. Du kannst dazu einzelne Aufgaben, beispielsweise in deinen Terminplan, einteilen. Beliebt ist dabei die Eat-the-Frog-Methode. Sie besagt, dass du die unangenehmen Arbeiten zuerst erledigst. Denk bei der Tagesplanung auch daran, zwischen 30 und 40 Prozent der Arbeitszeit als Pufferzeiten einzuplanen. Das ist die Zeit, in der du deine E-Mails durchsiehst oder unerwartete Aufgaben in Angriff nimmst.
5. Ablenkung vermeiden
Halte dich an den Plan und lass dich nicht von deinen Aufgaben ablenken. Darunter leidet die Arbeitseffizienz. Du musst dich nach jeder Ablenkung wieder neu in die Aufgabe und den nächsten Arbeitsschritt hineindenken, was wertvolle Arbeitszeit kostet. Besonders, wenn du im Homeoffice arbeitest und vielleicht einen der Berufe hast, die perfekt im Homeoffice ausgeübt werden können, gibt es viele Ablenkungen, die deine Konzentration stören können.
Das ist auch der Grund, warum Aufgaben terminiert werden sollten. Damit nimmst du dir klar vor, wann du welche Aufgaben erledigen willst, und weisst, wie lange du noch dafür eingeplant hast. Folgende Dinge lenken besonders oft ab, und das kannst du dagegen tun:
- Geräusche: Telefon stummschalten oder den Nicht-stören-Modus aktivieren – ob das möglich ist, solltest du allenfalls mit deinen Vorgesetzten abklären.
- Optische Unordnung vermeiden: Schreibtisch und Desktop-Oberfläche solltest du aufräumen. Das sorgt für mehr Konzentration.
- Abgrenzung: Grenze dich ab und sorge für möglichst wenig Störung. Einige Menschen können besser und konzentrierter arbeiten, wenn sie bei der Arbeit Musik hören. Teilst du das Büro mit anderen Menschen, benötigst du dafür natürlich Kopfhörer.
- Benachrichtigung beim Eingang neuer E-Mails ausschalten: Erscheint auf dem Bildschirm beim Eingang jeder neuen Mail eine Benachrichtigung, stört dies die Konzentration. Besser ist es, diese Meldungen auszuschalten und alle paar Stunden den Posteingang zu kontrollieren.
6. Effektives Zeitmanagement für produktiveres Arbeiten
Mit einem effektiven Zeitmanagement kannst du nur gewinnen. Du hast weniger Stress bei der Arbeit, bist zufriedener und leistungsfähiger. Selbst wenn es zu Beginn etwas Zeit kostet, dich neu zu organisieren, und zudem ungewohnt ist, wirst du auf lange Sicht profitieren.
Zum Schluss geben wir dir als Tipp noch die Zwei-Minuten-Regel mit auf den Weg. Sie besagt, dass du beim Erhalt von neuen E-Mails oder dem sonstigen Auftauchen neuer Aufgaben überlegst, wie lange du für das Bearbeiten benötigen wirst. Ist es in weniger als zwei Minuten erledigt, mach es sofort. Auch dafür brauchst du die Pufferzeiten. Nur Aufgaben, die länger dauern, kommen auf deine Aufgabenliste. Auf diese Weise gewinnst du Zeit und verlängerst die Liste mit den zu erledigenden Arbeiten nicht unnötig mit Kleinigkeiten.