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Gli incontri a raggiungimento delle pietre miliari vanno tenuti preferibilmente a scadenze regolari (cfr. 'Tappe progetto' e 'Prima tappa') e nell'ambito di un gruppo più esteso di quello del team del progetto. In occasione di questi incontri si discute della situazione del progetto, di problematiche e influssi imprevisti e si esaminano gli obiettivi parziali (cfr. 'Rendiconto' e 'Controlling'). Se da un lato queste riunioni servono ad affrontare questioni di tipo tecnico, dall'altro offrono lo spazio per un approccio creativo alle modifiche necessarie, per l'elaborazione di problemi relazionali, conflitti, situazioni di concorrenza e altre tematiche personali.
Spesso il potenziale degli incontri orientativi viene sfruttato in misura insufficiente. Questi incontri si tengono così solo pro forma, malvolentieri oppure ci si astiene proprio dall'organizzarli.
- Gli incontri orientativi richiedono un eccessivo dispendio di tempo.
- Vi riesce difficile affrontare tensioni e conflitti all'interno del team.
- Attraverso gli incontri orientativi potete garantire la dovuta flessibilità alla vostra pianificazione e condurre così le procedure correnti del progetto e del contesto progettuale in maniera attiva e regolare.
- Riflessioni regolari stimolano la creatività e lo spirito innovativo.
- Se sondate regolarmente l'efficacia delle vostre misure, potete reagire al momento giusto e correggere eventuali effetti indesiderati.
- La considerazione regolare di potenziali conflitti all'interno del team svolge una funzione preventiva e facilita la ricerca di soluzioni costruttive.
- A ogni pietra miliare, illustrate la tappa appena percorsa.
- A ogni pietra miliare programmate dettagliatamente la tappa successiva (obiettivi parziali)
- In occasione degli incontri orientativi, discutete delle procedure interne al progetto e delle mutate condizioni esterne.
- Se necessario adeguate il vostro scadenzario, in modo da definire insieme nuove priorità.
- Parlate del clima di lavoro in generale e del clima che regna all'interno del team.
- Eventualmente coinvolgete altri specialisti.
- Redigete un breve resoconto dell'incontro.
- Gli incontri orientativi vengono pianificati con cura e organizzati regolarmente?
- Gli incontri orientativi vengono utilizzati quale strumento di conduzione del progetto?
- Viene accordato abbastanza spazio alla ponderazione delle procedure all'interno del team?