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Die Dokumentation von Geschäftsprozessen kann in der heutigen Unternehmenswelt einen grossen Einfluss auf den Geschäftserfolg haben. Damit eine digitale Transformation effizient und zielführend verläuft, müssen Prozesse klar und verständlich dokumentiert werden. Dies ermöglicht nicht nur eine bessere Übersicht über die Arbeitsabläufe, sondern bildet zugleich die Grundlage für die Automatisierung von Prozessen.
Doch wie wählt man den richtigen Modellierungsstandard aus, um Prozesse aufzuzeichnen und für alle verständlich zu machen?
Wahl des Modellierungsstandards
Es gibt viele verschiedene Modellierungsstandards, die sich für die Dokumentation von Prozessen eignen. Die wichtigste Voraussetzung für eine erfolgreiche Auswahl ist, dass der Standard einheitlich im Unternehmen angewendet wird und leicht verständlich ist. Hier sind drei der meist eingesetzten Standards:
Flussdiagramm
Das Flussdiagramm ist der älteste der vorgestellten Standards und wird bereits seit 1921 genutzt, um Arbeitsabläufe zu visualisieren. In den meisten Fällen wird der Ablauf von oben nach unten modelliert und enthält Start- und Endpunkte, Aktivitäten und Bedingungen. Der Vorteil liegt in der einfachen Darstellung von Teilprozessen, jedoch kann bei komplexen Prozessen der Überblick schnell verloren gehen.
Ereignisgesteuerte Prozesskette (EPK)
Die EPK ähnelt dem Flussdiagramm, unterscheidet sich jedoch in der Verwendung von Ereignissen, die am Anfang, am Ende oder mitten im Prozess stehen können. Dies verleiht der EPK eine gewisse Flexibilität und Innovation gegenüber dem traditionellen Flussdiagramm. Allerdings ist die EPK hauptsächlich im deutschsprachigen Raum bekannt und konnte sich global nicht durchsetzen, da keine international anerkannte Organisation dahintersteht.
Business Process Model and Notation (BPMN)
BPMN ist der jüngste der vorgestellten Modellierungsstandards und wurde erstmals 2001 veröffentlicht. BPMN enthält Start- und Endereignisse sowie Verantwortlichkeiten, die in Pools definiert werden, um Zuständigkeiten klar zu verteilen. Der Standard wird hauptsächlich von links nach rechts modelliert, was die Übersichtlichkeit fördert, kann aber auch von oben nach unten verwendet werden.
Seit der Einführung von BPMN 2.0 im Jahr 2011 können Modelle erweitert und von Systemen gelesen werden. Dies ermöglicht es Entwicklern, den Prozess nicht manuell programmieren zu müssen, sondern ihn einer Workflow-Engine zu übergeben, die die Orchestrierung automatisch übernimmt. Bei Änderungen am Prozess muss lediglich das Modell aktualisiert werden.
Fazit
Jeder der genannten Standards hat seine Vor- und Nachteile. Das Wichtigste ist, dass der ausgewählte Standard im Unternehmen einheitlich angewendet wird und für alle Mitarbeitenden verständlich ist. Klare Richtlinien zur Verwendung dieser Standards sind dabei von grosser Bedeutung. Bei komplexen Prozessen empfiehlt sich die Verwendung von Prozesslandkarten, um den Überblick zu behalten.
Wenn die Automatisierung von Prozessen angestrebt wird, ist BPMN aufgrund seiner Systemlesbarkeit die beste Wahl.
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