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Os MNPs podem iniciar o diálogo com as autoridades em momentos distintos, com relação a visitas a locais de detenção ou outros temas, dependendo do objetivo específico do diálogo.
Diálogo relacionado a visitas a locais de privação de liberdade podem ocorrer em estágios diferentes. O momento em que ocorrerão e o processo que observarão são cruciais para que se mantenha uma relação sustentada e construtiva com as autoridades e garantir que as recomendações sejam efetivamente implementadas.
O diálogo entre o MNP e as autoridades se inicia desde antes das visitas de monitoramento do MNP aos locais de privação de liberdade, a fim de explicar sua competência e informar as autoridades a respeito de sua obrigação de dar acesso irrestrito ao MNP a tais locais. A experiência dos MNPs mostra que dedicar tempo a explicar seu mandato às autoridades em um estágio inicial pode evitar problemas durante as visitas.
Durante a visita, o MNP dialoga tanto com as autoridades responsáveis pela administração do local quanto com os trabalhadores desse local. É importante que os MNPs dediquem tempo suficiente à visita, de modo a desenvolver uma relação positiva com as autoridades desde o início da visita e, assim, garantir que compreendam de forma clara a metodologia e os objetivos da visita. Ao mesmo tempo, os MNPs devem manter sua independência e transmitir autoridade e profissionalismo, a fim de garantir a observância das autoridades. Para tanto, é importante que os MNPs sigam os princípios fundamentais para o monitoramento dos locais de detenção, o que inclui respeito às autoridades responsáveis pelo local e aos respectivos trabalhadores, agindo de forma precisa e objetiva e se comportando com integridade.
Após a visita de monitoramento, muitos MNPs enviam às autoridades, sob sigilo, a minuta do relatório da visita e de suas recomendações. Isso permite que o MNP receba antecipadamente os comentários da autoridade e, eventualmente, corrija possíveis erros quanto aos fatos. Vale notar que essa prática não significa que as autoridades exercerão influência sobre o conteúdo do relatório: trata-se de informações a respeito dos fatos que possam ser retificadas, tais como o número total de detentos em determinado local. Essas informações não são resultado da análise e das verificações do MNP, mas sim dados objetivos comunicados ao MNP pelas próprias autoridades.Alguns MNPs também têm interações presenciais com as autoridades para discutir verbalmente as minutas dos relatórios e as recomendações, de modo a promover transparência, encorajar uma relação construtiva e aumentar a possibilidade de que as recomendações sejam implementadas. Uma vez que o relatório final seja compartilhado com as autoridades e publicado, os MNPs envolvem-se em um processo sustentado de diálogo para acompanhamento e garantia da implementação de suas recomendações. Na prática, isso significa não apenas valer-se de comunicações por escrito, tais como e-mails ou correspondência oficial, como também – e sobretudo – realizar reuniões presenciais ou on-line e manter interações informais, como, por exemplo, por telefone ou WhatsApp, para estabelecer uma relação de confiança.
Os MNPs também têm interações diretas com as autoridades independentemente de suas recomendações decorrentes de visitas a locais de detenção, para, por exemplo, discutir questões temáticas relevantes ou defender a implementação de mudanças legais ou nas políticas. Além disso, os MNPs são consultados com regularidade pelas autoridades a respeito de questões específicas e lhes prestam assessoria especializada.