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Kommunikation
Der Begriff Kommunikation bezieht sich auf die vielfältigen wechselseitigen Verständigungsprozesse, die in der Zusammenarbeit entstehen. Unter Kommunikation nur die Aufbereitung und Weitergabe von Informationen zu verstehen, wäre verkürzt.
Die Unterscheidung der Kommunikation innerhalb des Projekt- oder Programmsystems (interne Kommunikation) von der Kommunikation mit dem Umfeld (externe Kommunikation) hilft, die je spezifischen Aufgaben zu klären. Es gilt, beiden Aspekten die notwendige Aufmerksamkeit zu schenken.
Interne Kommunikation
Gute Kommunikation zwischen den Projekt- oder Programmbeteiligten ist ein wesentlicher Aspekt der Qualität eines Projekts oder Programms der Gesundheitsförderung und Prävention, weil jede Form von Zusammenarbeit im Wesentlichen Kommunikationsprozesse beinhaltet (Litke 2007).
In Projekten oder Programmen, die den partizipativen Anspruch einlösen wollen, sollten die Ziele und Inhalte gemeinsam erarbeitet und Entscheidungen gemeinsam vorbereitet und getroffen werden.
Entsprechend ist bei der Leitung eines Projekts oder Programms Überzeugungskraft wichtig, weil die Initiierung und Begleitung von Entwicklungsprozessen im Vordergrund steht und nicht die Durchsetzung der eigenen Interessen und Ansprüche. Projekt- oder Programmleitende verfügen häufig nicht über die formalen Kompetenzen resp. die Macht, um Entscheidungen innerhalb der vielschichtigen Projekt- oder Programmstruktur durchzusetzen (Litke 2007).
Eine zentrale Aufgabe der internen Kommunikation ist es, die Gefässe zu definieren, in denen die Projekt- oder Programminhalte gemeinsam erarbeitet und die Erfahrungen ausgetauscht werden. Auf diese Weise können auch die Erwartungen, Einschätzungen und Hoffnungen der Beteiligten überprüft werden und dafür gesorgt werden, dass diese nicht zu sehr auseinander driften.
In Bezug auf die interne Kommunikation sollten Antworten auf folgende Leitfragen gesucht werden:
- Wer benötigt welchen Austausch und welche Informationen, um die eigenen Aufgaben gut erfüllen zu können?
- Welche Inhalte sollen über welche Kanäle (Sitzungen, Erfahrungsaustauschtreffen, Online-Plattformen, Intranet, E-Mail, etc.) kommuniziert werden?
- Wann bzw. in welcher Regelmässigkeit soll kommuniziert werden?
- Wer ist für die Bereitstellung und Weitergabe welcher Informationen verantwortlich?
Bei der Festlegung der Kommunikationsgefässe und -kanäle in einem Programm oder Projekt ist darauf zu achten, dass die Teilnehmenden ihren Aufgabenbereichen entsprechend gezielt ausgewählt werden, damit die Zusammenarbeit schlank und effizient gehalten werden kann. Ebenso wichtig ist es, dass stets zielgerichtet informiert wird und die Projekt- oder Programmbeteiligten nicht mit Informationen überhäuft werden, die sie nicht unmittelbar betreffen. Sonst besteht die Gefahr, dass wichtige Informationen mit der Zeit nicht mehr beachtet werden.
Externe Kommunikation
Bei der externen Kommunikation steht die Vermittlung von Inhalten und Botschaften des Projekts oder Programms an ausgewählte Zielgruppen im Fokus. Je nach Projekt- oder Programmzielen kann es bei einer Intervention beispielsweise um die Sensibilisierung oder Mobilisierung von Bevölkerungsgruppen gehen, um die Überzeugung von politischen Entscheidungsträgern oder um die Gewinnung von Fachstellen und Fachpersonen, die allesamt nicht Teil der Programm- oder Projektstruktur sind.
Besonders wichtig bei der externen Kommunikation ist, Form, Sprache und Inhalte auf die jeweiligen Zielgruppe(n) abzustimmen. Während die interne Kommunikation zwischen Personen stattfindet, die das Projekt oder Programm gut kennen und die in der Regel mit der verwendeten Fachsprache vertraut sind, ist dies bei den Zielgruppen der externen Kommunikation oft nicht der Fall.
Bei der externen Kommunikation gilt es, folgende Fragen zu beantworten (s. auch Kommunikationskonzept):
- Was soll konkret bei welchen Zielgruppen erreicht werden – welches sind die Ziele der externen Kommunikation?
- Über welche Kanäle können diese Zielgruppen effizient erreicht werden (spezifische Settings, Tageszeitungen, Plakate, Webseiten etc.)?
- Welches sind die zentralen Botschaften, die vermittelt werden sollen, und wie müssen sie formuliert sein, um bei den Zielgruppen Beachtung zu finden?
- Welche Medien (z. B. Zeitungen, Radio, TV, Internet) sind bei der Vermittlung welcher Botschaften an welche Zielgruppen am wirksamsten?
- Welche konkreten Kommunikationsmassnahmen ergeben sich daraus?
- Wie kann überprüft werden, ob die Kommunikation wirksam war und die Ziele erreicht werden konnten?
Obwohl bei der externen Kommunikation oft die einseitige Information nach aussen im Vordergrund steht, kann es auch hier von Vorteil sein, eine Formen wechselseitiger Kommunikation zu etablieren. Inwiefern und mit welchem Zweck soll ein Projekt oder Programm einen regelmässigen Austausch mit externen Akteuren pflegen? Wie sollen Rückmeldungen aus dem Umfeld gesucht, aufgenommen und verarbeitet werden?
Kommunikation planen und steuern
Sowohl die interne wie auch die externe Kommunikation kann wesentlich zum Erfolg oder Scheitern eines Projekts beitragen. Deshalb wird in Programmen und grösseren Projekten der Gesundheitsförderung und Prävention, ähnlich wie in Organisationen, in der Regel ein Kommunikationskonzept erarbeitet sowie eine kommunikationsverantwortliche Person bestimmt, welche die Kommunikation steuert, Kontakte zu den Medien pflegt und die wichtige Inhalte vor der Weitergabe (Publikation) prüft.
Bei brisanten und kontroversen Themen lohnt es sich, ein Argumentarium mit möglichen Fragen und Antworten und klarer Sprachregelungen anzulegen, um sich inhaltlich auf kritische Anfragen von Medienvertreter/-innen vorzubereiten.
Literaturhinweise
- Litke, H. D. (2007) Projektmanagement. Methoden, Techniken, Verhaltensweisen. Evolutionäres Projektmanagement. München: Hanser.
Was Sie daran hindern könnte, diese Aspekte zu berücksichtigen
Sie etablieren keinen regelmässigen Austausch im Projektteam, weil Sie davon ausgehen, dass die Teammitglieder am gleichen Prozess teilhaben und darum automatisch genügend informiert sind.
Weil Sie voll und ganz auf das Projekt- oder Programmsystem fokussiert sind, fehlt Ihnen die Energie, auch noch Aussenkontakte zu pflegen.
Was Sie gewinnen können
Wenn Sie für regelmässigen Erfahrungsaustausch sorgen, hin und wieder Erwartungen, Unklarheiten und Unsicherheiten thematisieren, entstehen weniger Missverständnisse und Konflikte.
Das Erstellen eines Kommunikationskonzepts und die gute Vorbereitung auf Medienanfragen ermöglicht es Ihnen, die Kommunikation aktiv und zielgerichtet zu steuern.
Was Sie konkret tun können
- Bestimmen Sie den Bedarf an Austausch und Information für die verschiedenen Projektbeteiligten und legen Sie fest, mit welchen Austauschgefässen und über welche Informationskanäle dieser Bedarf gedeckt werden kann.
- Etablieren Sie Austausch- und Diskussionsrunden, welche gemeinsame Lern- und Entwicklungsprozesse ermöglichen.
- Setzen Sie Ziele für Sitzungen und Austauschtreffen, bereiten sie diese gut vor und versenden Sie Themen und Unterlagen frühzeitig, damit sich alle gut vorbereiten können. Schlecht vorbereitete Sitzungen wirken lähmend und frustrierend.
- Erstellen Sie ein Kommunikationskonzept, um die Ziele, Zielgruppen, Inhalte und Informationskanäle für die externe Kommunikation festzulegen und die Kommunikationsmassnahmen zu planen.
Reflexionsfragen
- Verfügen alle Projekt- oder Programmbeteiligten über die für sie relevanten Informationen (nicht zu wenig und nicht zu viel) und zur richtigen Zeit?
- Ist der Austausch innerhalb des Teams und mit anderen Akteueren in der Programm- und Projektorganisation effizient organisiert?
- Sind Form, Inhalt und Sprache der externen Kommunikation an die jeweiligen Zielgruppen angepasst?
- Sind Sie gut auf kritische Medienanfragen vorbereitet?