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A la fin d'un projet, on procède à un contrôle de l'atteinte de ses objectifs. Des informations sur le niveau ou l'étendue de cette atteinte sont contenues dans des rapports d'auto-évaluation ou d'évaluation externe. Pour pouvoir terminer un projet de manière satisfaisante, on en effectue en commun, pendant sa dernière phase, une appréciation finale destinée à refléter globalement le processus du projet et l'atteinte de ses objectifs.
Cette appréciation finale permet, en complément des données précises de l'évaluation, d'échanger des expériences subjectives vécues par l'équipe et d'interpréter l'atteinte des objectifs du projet sur cette base. Les membres de l'équipe peuvent exprimer ce qu'ils considèrent comme positif et négatif dans l'atteinte de ces objectifs, comment ils ont vécu la collaboration et comment les ressources à disposition ont été utilisées. Les résultats principaux et les conclusions de cette appréciation sont documentés dans un rapport final.
Un projet peut avoir des effets (impacts) très différents, voulus et non voulus. Pour les effets voulus, des indicateurs ont été formulés, au moyen desquels il est possible de mesurer l'atteinte des objectifs du projet au terme de ce dernier. Il faut cependant constater que, en raison de la complexité du système dans lequel on intervient, il n’est généralement pas possible d’attribuer de manière univoque des effets observés à des mesures appliquées précises ; le lien entre mesures et effet ne peut être fait que de manière plus ou moins plausible. Il est important que les effets non voulus soient également pris en compte dans le système d’évaluation. Ces effets peuvent se situer à différents niveaux et être importants pour l'évaluation de l'utilité du projet. Lors de la documentation et de l’interprétation des effets, il est important de décrire chaque fois explicitement le contexte, afin de garantir une interprétation correcte des résultats. Une description précise du contexte permet également de mettre en évidence les influences de ce contexte sur les résultats.
- Il n’est presque pas possible de démontrer des effets en promotion de la santé ou prévention.
- L’utilisation ciblée de questionnaires, entretiens ou d’autres méthodes permettant l’évaluation des objectifs de projet n’avait pas été discutée au début du projet.
- Les objectifs de projet sont formulés de manière trop vague pour qu’une évaluation de leur atteinte soit possible.
- L'ambiance est à la clôture du projet et l'équipe n'est plus prête à examiner l'atteinte des objectifs.
- Vous n'êtes pas satisfait-e des résultats du projet, mais vous n'aimeriez pas que d'autres personnes aient une mauvaise opinion de vos capacités et prestations.
Estimer et évaluer les effets du projet vous permet de juger du succès du projet au moment de sa clôture. Vous pouvez, dans la perspective de projets futurs, apprécier lesquelles des stratégies et méthodes utilisées dans ce contexte ont été concluantes. Une appréciation finale de l'atteinte des objectifs de votre projet vous permet :
- de refléter encore une fois certaines expériences et d'en tirer des enseignements.
- de célébrer encore une fois les expériences positives.
- de parler des expériences négatives et de les assimiler.
- de liquider toutes les affaires restées en suspens.
- de mettre un point final au projet, d'en prendre psychologiquement congé pour qu'à l'avenir, il n'absorbe plus les énergies nécessaires pour de nouvelles idées de projets ou les projets à venir.
- Réfléchissez aux personnes qui devraient être présentes à une réunion d'évaluation finale et invitez-les à y prendre part
- Veillez à ce que toutes les participantes et tous les participants disposent des connaissances nécessaires pour évaluer l'atteinte des objectifs
- Présentez le plus concrètement possible les expériences réalisées et utilisez différentes méthodes de présentation, en particulier visuelles.
- Une évaluation détaillée de tous les objectifs du projet a-t-elle été réalisée à la fin de celui-ci ?
- Dispose-t-on de documents permettant de juger de l'atteinte de tous les objectifs du projet ?
- Les effets non voulus du projet ont-ils également été reconnus et documentés ?
- Toutes les personnes impliquées dans le projet ont-elles été impliquées dans le processus d'évaluation de l'atteinte des objectifs ?