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Con la riconciliazione delle carte di credito è possibile assegnare la voce corrispondente ad ogni transazione e quindi garantire che tutte le transazioni si riflettano correttamente e completamente nella tua contabilità. Puoi trovare maggiori informazioni al riguardo nell'articolo "Come funziona un pagamento con carta di credito e cosa significa per la contabilità". Sotto l'articolo "Riconciliazione delle carte di credito" viene spiegato come può essere fatta la riconciliazione.
In pratica è possibile di non trovare una ricevuta per ogni transazione. Di seguito troverai alcuni consigli e trucchi su come procedere in questa situazione.
Restituzioni / note di credito (parziali)
Hai ordinato della merce e non l'hai tenuta tutta o il tuo commerciante ti ha fatto uno sconto in seguito? A seconda del momento di accredito della nota di credito e del processo del tuo commerciante, potresti essere addebitato dell'importo finale della fattura o potresti ricevere una nota di credito. Contabilizza la fattura che ricevi dal tuo commerciante. Se il commerciante ti invia una fattura di correzione, la prima fattura può essere cancellata e la fattura corretta può essere registrata. Se il commerciante ti manda una nota di credito, puoi registrarla come ricavo negativo.
Non appena riconcili le transazioni della tua carta di credito, puoi controllare se le tue entrate corrispondono all'addebito. Si prega di notare che le transazioni possono essere distribuite su più rendiconti. È possibile che tu non veda il credito sulla tua fattura fino al mese seguente. Se la restituzione avviene poco dopo la vendita, il fornitore può addebitare solo l'importo ridotto. Se restituisci l'intero ordine, il tuo commerciante può addebitarti la merce e poi rimborsarti in un secondo momento, o può anche non esserci alcun addebito. Mostra i movimenti sul tuo conto nella tua contabilità.
Non è disponibile nessuna ricevuta che corrisponda alla transazione
Se si tratta di una transazione rilevante ai fini dell'IVA, per esempio un acquisto all’interno del paese, hai bisogno della ricevuta appropriata per richiedere l'imposta a monte dall'AFC. In questo caso, è probabilmente sensato controllare di nuovo se il titolare della carta può ritrovare la ricevuta nei suoi documenti. Se nella tua azienda si utilizzano le carte Swissbankers, ti consigliamo d’installare l'app MyKLARA. KLARA ti ricorderà di scansionare la ricevuta per ogni transazione con la carta.
Per le transazioni senza ricevute, per esempio tasse, spese addebitate separatamente o movimenti simili, hai la possibilità nella riconciliazione della carta di credito, analoga alla riconciliazione bancaria, di fare direttamente una registrazione e se necessario salvarla come modello.
La ricevuta è stata inviata in modo errato? Sfortunatamente, non tutte le ricevute mostrano come sia stato pagato un giustificativo. Controlla se la ricevuta è stata forse registrata con un altro mezzo di pagamento. Con Business Relax hai la possibilità di registrare in KLARA tutte le carte di credito, di debito e prepagate della tua azienda e di assegnarle ad un utente. Inviando la ricevuta tramite l’app MyKLARA, il titolare della carta può specificare come è stato effettuato il pagamento di questo giustificativo, evitando interpretazioni errate.
Se elabori il rendiconto della tua carta di credito tramite il processo di registrazione o ricarichi la tua carta Swissbankers in KLARA, troverai queste transazioni anche nella riconciliazione della carta di credito e potrai abbinarle alle transazioni corrispondenti.
Non è disponibile nessuna transizione che corrisponda alla registrazione
Se un giustificativo è registrato nel tuo sistema ma non disponi di una transazione corrispondente, seguenti situazioni possono verificarsi:
- Il tuo commerciante non ha ancora incassato l'importo riservato. La transazione sarà inviata a KLARA nei prossimi giorni o sarà inclusa in uno dei prossimi resoconti della tua carta di credito.
- Non tutte le transazioni sono disponibili in KLARA. Se tu dovessi inserire le tue transazioni manualmente, controlla che tu abbia trasferito tutte le transazioni. KLARA ti supporta in quanto, inserendo l'importo totale del tuo estratto conto e in seguito la somma degli importi parziali, questi vengono riconciliati. Hai elaborato tutti i resoconti delle carte di credito?
- Il conto non corrisponde alla carta. Come già descritto nel capitolo precedente, si consiglia di utilizzare l'app MyKLARA per inviare i giustificativi. Qui hai la possibilità di specificare quale carta è stata usata per pagare una fattura (se usi una carta di credito Swissbankers, KLARA la riconosce automaticamente).
- Restituzioni/note di credito: Vedere sotto la sezione "Restituzioni/note di credito (parziali)".
- La registrazione è un caricamento della carta / pagamento di una fattura della carta di credito. KLARA contabilizza automaticamente il caricamento della tua carta Swissbankers o il rendiconto della carta di credito e genera un ordine di pagamento. Controlla di aver trasferito l’ordine di pagamento alla tua banca e di averglielo validato.
Notifiche durante gli acquisti con la carta di credito Swissbankers
Dovrebbe capitarti di non avere un segnale di ricezione, di aver cancellato la notifica o ricevere la ricevuta solo successivamente (per esempio, ordinando online)? Nessun problema, puoi caricare la ricevuta in qualsiasi momento con l'app MyKLARA e annotare di aver pagato con la tua carta Swissbankers.
Se generalmente non ricevi una notifica, assicurati di aver installato l'ultima versione dell'app MyKLARA e di aver effettuato il login. Controlla anche se la carta di credito utilizzata è assegnata al tuo utente.
Il tuo messaggio mostra un importo diverso da quello sulla tua ricevuta? Questo perché il messaggio si basa sulla riservazione fatta. Ti ricordi l'esempio del benzinaio? La riservazione in KLARA viene fatta in base al giustificativo. Questo giustificativo viene poi riconciliato con l'addebito effettivo. Il tuo commerciante non è autorizzato ad addebitare un importo superiore a quello effettivamente incorso.
Ricevi un messaggio push malgrado tu non stia facendo acquisti al momento? Ossia il messaggio ti sarà inviato più tardi perché precedentemente non avevi un segnale di ricezione, un commerciante ha fatto una nota di credito, ti è stata addebitata una tassa ricorrente (abbonamento) o il tuo commerciante non lavora online e ha fatto la prenotazione solo ora.