Document ID: /fineweb-2-swissfilter-quality_10-filterrobots/filtered/06892.jsonl.gz/762

Communication
Le terme « Communication » se réfère et englobe l’ensemble des processus multiples de compréhension mutuelle intervenant dans le cadre d’une collaboration. Il serait réducteur de ne considérer que la communication ne consiste qu’à traiter et à transmettre des informations.
La différenciation entre la communication au sein du système du projet ou du programme (communication interne) et de la communication dans le cadre de son environnement (communication externe) aide à clarifier et à préciser les tâches spécifiques pour ces deux types de communication. Il s’agit d’accorder à chacun toute l’attention qu’il requiert.
Communication interne
Une bonne communication entre les personnes impliquées dans un projet ou un programme est un élément essentiel de la qualité d’une intervention dans le domaine de la promotion de la santé et de la prévention car toute forme de collaboration se fonde sur des processus indispensables de communication (Litke 2007).
Pour les projets et les programmes axés sur une participation, les objectifs et les contenus devraient être élaborés en commun et les décisions préparés et prises par toutes les personnes impliquées.
Dans le cadre de la direction d’un projet ou d’un programme, il est par conséquent important d’avoir une certaine force de persuasion puisque la priorité est d’initier et d’accompagner des processus de développement et non de faire valoir ses propres intérêts et exigences. Les responsables de projets ou de programmes ne disposent souvent pas des compétences formelles ou du pouvoir pour imposer des décisions au sein de la structure complexe d’un projet ou d’un programme (Litke 2007).
Une des tâches centrales de la communication interne est de définir les cadres dans lesquels les contenus du programme ou du projet seront élaborés en commun et échangées les expériences qui ont été réalisées. Cette manière de procéder permet de vérifier les attentes, les appréciations et les espoirs des personnes impliquées et de veiller à ce qu’elles ne divergent pas trop.
Concernant la communication interne, il s’agit de répondre notamment aux questions suivantes :
- Qui a besoin de quels échanges et de quelles informations pour pouvoir accomplir les tâches qui lui sont confiées ?
- Quels sont les contenus qui doivent être communiqués par le biais de quels canaux (réunions, rencontres d’échanges, plates-formes en ligne, Intranet, e-mails, etc.) ?
- Quand ou à quels intervalles réguliers faut-il communiquer ?
- Qui est responsable pour la préparation et la transmission de quelles informations ?
Lors de la détermination des cadres et des canaux de communication dans un programme ou un projet, il importe de choisir les participants en fonction de leurs domaines d’activités spécifiques de sorte à favoriser une collaboration aussi directe et efficace que possible. Il est important aussi que les personnes impliquées dans le projet ou le programme soient toujours informées de manière ciblée et ne soient pas submergées d’informations qui ne les concernent pas directement, faute de quoi il y a risque qu’avec le temps, des informations importantes ne soient pas lues ou prises en compte.
Communication externe
La communication externe consiste en premier lieu à transmettre des contenus et des messages sur un projet ou un programme à des groupes ou des destinataires ciblés. Selon les objectifs d’un projet ou d’un programme, il peut s’agir, lors d’une intervention, de sensibiliser ou de mobiliser par exemple des groupes de population, de convaincre des décideurs politiques ou de gagner à une cause des services spécialisés ou des professionnels qui ne font pas partie de la structure du projet ou du programme.
Un élément particulièrement important pour une bonne communication externe est d’adapter à la fois la forme, le langage et le contenu au(x) groupe(s) à laquelle elle s’adresse. Alors que la communica-tion interne se déroule entre personnes qui connaissent bien le projet ou le programme et auxquelles le langage spécialisé utilisé est en règle générale familier, cela n’est souvent pas le cas des groupes auxquels la communication externe est destinée.
Concernant la communication externe, il s’agit de répondre notamment aux questions suivantes (voir aussi le « Concept de communication ») :
- Que veut-on atteindre concrètement auprès de quels groupes cibles – quels sont les buts de la communication externe ?
- Par le biais de quels canaux ces groupes cibles peuvent-ils être atteints avec efficacité (settings spécifiques, journaux, affiches, sites web, etc.) ?
- Quelles sont les messages essentiels qui doivent être transmis, comment doivent-ils être formulés pour qu’ils retiennent l’attention des groupes cibles ?
- Quels sont les médias (par ex. journaux, radio, TV, Internet) les plus efficaces pour transmettre quels messages à quels groupes cibles ?
- Quelles sont les mesures concrètes de communication qui en découlent ?
- Comment vérifier si la communication a été efficace et si ses objectifs ont été atteints ?
Bien que la communication externe soit souvent basée sur une information unilatérale vers l’extérieur, il peut aussi, dans ce cas, être avantageux d’établir des formes de communication réciproques. Dans quelle mesure et à quelles fins un projet ou un programme doit-il instaurer des échanges réguliers avec des acteurs externes ? Comment des réactions (feedback) dans l’environnement de l’intervention peuvent-elles être recherchées, saisies et traitées ?
Planification et coordination de la communication
Tant la communication interne que la communication externe peuvent contribuer de manière significative au succès ou à l’échec d’un projet. C’est pourquoi dans les programmes et les projets de plus grande envergure de promotion de la santé et de prévention, comme c’est le cas dans les organisations, un concept de communication est en règle établi et nommée une personne responsable de la communication. C’est elle qui coordonne la communication, qui entretient les contacts avec les médias et qui est en charge d’examiner les contenus importants avant qu’ils soient diffusés ou publiés.
Lorsqu’il s’agit de thèmes délicats ou controversés, il vaut la peine d’élaborer un argumentaire avec des questions qui pourront être posées, comment y répondre et de fixer une discipline de langage claire afin de pouvoir se préparer à des questions critiques de la part des représentants des médias.
Références de littérature
- Litke, H. D. (2007) Projektmanagement. Methoden, Techniken, Verhaltensweisen. Evolutionäres Projektmanagement. München: Hanser.
Ce qui pourrait vous empêcher d'en tenir compte
Vous n'organisez pas d'échanges réguliers au sein de l'équipe de projet parce que vous partez du principe que les membres de l'équipe travaillant sur un même projet sont automatiquement suffisamment informés.
Comme vous êtes totalement concentré(e) sur le système du projet ou du programme, vous n’avez plus vraiment le temps ou l’énergie pour entretenir aussi des contacts avec l’extérieur.
Les avantages que vous pouvez en retirer
Si vous vous préoccupez d'un échange régulier d'expériences et d'informations, si vous intégrez à la discussion les attentes des uns et des autres, les points peu clairs et les incertitudes, vous prévenez les malentendus et les conflits.
La définition d’un concept de communication et une bonne préparation aux questions des médias vous permet de coordonner activement et de manière ciblée vos activités de communication.
Ce que vous pouvez concrètement faire
- Déterminez le besoin d’échange et d’information des diverses personnes impliquées dans le projet et définissez dans quels cadres et par le biais de quels canaux d’information ce besoin peut être couvert.
- Etablissez des réunions d’échanges et de discussions qui permettent des processus communs d’apprentissage et de développement.
- Fixez des buts pour les réunions et les rencontres d’échanges, préparez les avec soin et transmettez à temps les thèmes qui seront traités et les documents pour que tous les participants puissent s’y préparer. Des réunions mal préparées ont un effet anesthésiant et entraînent des frustrations.
- Etablissez un concept de communication pour fixer les buts, les groupes cibles, les contenus et les canaux d’information de la communication externe et pour en planifier les mesures à mettre en œuvre.
Questions de réflexion
- Toutes les personnes impliquées dans le projet ou le programme disposent-elles des informations importantes pour elles (ni trop ni trop peu) et au bon moment ?
- Les échanges au sein de l’équipe et avec d’autres acteurs dans le cadre de l’organisation du programme ou du projet sont-ils organisés avec efficacité ?
- La forme, les contenus et le langage de la communication externe sont-ils adaptés aux groupes cibles concernés ?
- Etes-vous bien préparé(e) à des questions critiques que peuvent vous poser des médias ?