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Schritt 1: Mitarbeitenden informieren
Nach der Kündigung kann mit dem Mitarbeiter oder der Mitarbeiterin besprochen werden, wie die Zeugniserstellung abläuft und dass das Zeugnis am letzten Arbeitstag übergeben wird. Es wird davon abgeraten, den Zeugnisentwurf durch die austretende Person verfassen zu lassen. Das gibt unnötige Diskussionen betreffend der Bewertung der Leistung und des Verhaltens.
Schritt 2: Zusammenstellung der erforderlichen Unterlagen
Nun stellen Sie alle erforderlichen Unterlagen wie: Zwischenzeugnisse, Arbeitsverträge, Stellenbeschreibungen, Organigramme und Funktionendiagramme, Beförderungskorrespondenz, Mitarbeiterbeurteilungen, Verwarnungen zusammen.
Schritt 3: Einholen der Zeugnisangaben
Bei der vorgesetzten Person holen Sie sich die Zeugnisangaben ein, sofern diese das Zeugnis nicht selbst verfasst.
Schritt 4: Verfassen des Zeugnisentwurfs
In der Praxis haben sich hierzu folgende Normen entwickelt:
Das Arbeitszeugnis ist in derjenigen Sprache abzufassen, die in der Branche am Arbeitsort im Berufsalltag üblich ist. In internationalen Firmen ist dies meist Englisch. Eine zusätzliche Abfassung in einer Zweitsprache ist keine Verpflichtung, sondern allenfalls eine Gefälligkeit seitens des Arbeitgebers.
- Als Arbeitgeber wird die Firma mit Adresse angegeben, mit welcher der aktuell gültige Arbeitsvertrag besteht.
- Das Dokument soll klar als Arbeitszeugnis gekennzeichnet werden, auch wenn das rechtlich nicht vorgeschrieben ist.
- Bei Schlusszeugnissen heisst das Dokument "Arbeitszeugnis", andernfalls "Zwischenzeugnis" oder "Arbeitsbestätigung".
- Die Personalien des Arbeitnehmers sind vollständig aufzuführen: Familienname, Vornamen, akademische Titel, Geburtsdatum, Heimatort (bei ausländischen Mitarbeitenden: Heimatland) und Anschrift (diese steht meist im Dokumentenkopf).
- Die wichtigsten Funktionen der Laufbahn im Unternehmen sind ausreichend präzise zu umschreiben. Dazu gehört die Bezeichnung, die hierarchische Position, die zugehörigen Aufgaben, die Verantwortung sowie bei längeren Einsätzen in Tochterfirmen oder Auslandgesellschaften deren Bezeichnung und der Arbeitsort. Ebenfalls klar als solche zu kennzeichnen sind Ausbildungsverhältnisse, Praktika, Stage und ähnliche Arbeitseinsätze.
- Bei Teilzeitbeschäftigten ist das Pensum anzugeben.Die Aufgabenbeschreibung soll kurz gefasst sein und sich auf das wesentliche zu beschränken. Die gewählten Begriffe sollen auch für Aussenstehende verständlich sein (also nicht "Projekt ABC" sondern "Softwareentwicklungsprojekt der nächsten Generation von Steuerungen").
- Beurteilung der Leistung und des Verhaltens: Sehen Sie dazu "Arbeitszeugnis Anforderungen". Verwenden Sie bei Negativaussagen die "Brückentechnik".
- Die Länge des Zeugnisses richtet sich nach der Anstellungsdauer und der beruflichen Position des Arbeitsnehmers. Zu kurze Zeugnisse werden negativ beurteilt. Rund 1½ Seiten gelten als Maximum.
Schritt 5: Versand des Zeungisentwurfs
Sie senden den Zeugnisentwurf der vorgesetzten Person, damit diese noch Anpassungen vornehmen kann. Bei grösseren Differenzen betreffend Aussagen empfehlen wir diese gemeinsam zu bereinigen.
Schritt 6: Korrekturlesen
Sie geben das Zeugnis einer Vertrauensperson zum Korrekturlesen. Das Zeugnis hat grammatikalisch und optisch einwandfrei zu sein. Fehler, Korrekturen und Einfügungen muss sich der Arbeitnehmer nicht gefallen lassen.
Schritt 7: Besprechung des Arbeitszeugnisses
Sie besprechen mit dem Mitarbeiter das noch nicht unterschriebene Arbeitszeugnis. Dieser Schritt ist nicht immer einfach, es gilt Führungsstärke und Kompromissbereitschaft zu kombinieren. Wünsche, welche den Gesamteindruck des Zeugnisses nicht beeinflussen, können durchaus aufgenommen werden. Nicht verhandelbar ist die Kernaussage der Beurteilung durch den Arbeitgeber. Auch Wünsche nach Auslassungen durch Weglassen von unangenehmen Aussagen sind zurückzuweisen, soweit sich dadurch die Beurteilung verschiebt oder die Vollständigkeit des Zeugnisses beeinträchtigt wird. Das endgültige Zeugnis ist nicht ein Verhandlungsresultat. Vielmehr liegt die Verantwortung beim Arbeitgeber.
Schritt 8: Arbeitszeugnis schreiben als Original
Ersterstellung von zwei Originalen, Datierung des Zeugnisses, Unterschriften und Abgabe an den Mitarbeiter.
- Das Zeugnis wird am letzten Arbeitstag übergeben. Verlangt die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter bereits während der Kündigungsfrist ein Arbeitszeugnis, ist dieses als (praktisch gleichlautendes) Zwischenzeugnis auszustellen mit dem Vermerk, dass das Arbeitsverhältnis endet. Es ist zu empfehlen, das Schlusszeugnis nicht vorgängig abzugeben. Teilweise verhalten sich Mitarbeitende während der Kündigungsfrist nicht mehr wie vorher.
- Das Zeugnis muss das tatsächliche Ausstelldatum tragen. Eine Ausnahme ist nur dann gerechtfertigt, wenn ein Arbeitszeugnis mittels Prozess erstritten wird und auf das Ende des Arbeitsverhältnisses rückdatiert wird.
- Die unterschreibenden Personen müssen zeichnungsberechtigt sein.
Schritt 9: Ablage
Ablage des 2. Originals im Personaldossier