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Verantwortung
Generell
Verantwortung bedeutet die Möglichkeit, dass eine Person für die Folgen eigener oder fremder Handlungen Rechenschaft ablegen muss. Diese drückt sich darin aus, bereit und fähig zu sein, später Antwort auf mögliche Fragen zu den Folgen einer Handlung zu geben. Es ist weiter die Pflicht zum Einstehenmüssen für die Folgen des Handelns (auch der - pflichtwidrigen - Untätigkeit). Die Verantwortung ist untrennbar verbunden mit der Befugnis, sein Handeln selbst zu bestimmen, z. B. mit dem Zeichnungsrecht oder der Unterschriftskompetenz (Kongruenzprinzip). Die Verantwortung muss immer aus den drei untrennbaren Bestandteilen Aufgabe, Befugnis und Rechenschaftspflicht bestehen. Es ist somit unmöglich, für die Durchführung einer Aufgabe ohne die entsprechenden Befugnisse (Zeichnungsrecht, Weisungsrecht) verantwortlich zu sein.
Verantwortungsarten
Zu unterscheiden sind:
a) Handlungsverantwortung des Delegationsempfängers (Verantwortung für Handeln nach außen z. B. des Sachbearbeiters/ der Sachbearbeiterin) für die von ihm/ihr getroffenen Entscheidungen.
b) Führungsverantwortung dafür, die richtige Person für die Delegation ausgewählt, sie richtig angeleitet, informiert und kontrolliert zu haben. Je nach Befugnissen umfasst die Führungsverantwortung darüber hinaus die Verantwortung für die richtige Organisation, z. B. für geeignete Strukturen, geordnete Prozesse, Prozessdokumentation, Qualitätssicherung/-management. Die Instrumente zur Wahrnehmung dieser Führungsverantwortung umfassen im Rahmen einer modernen Verwaltungssteuerung auch neue Instrumente, z.B. den Abschluss und die Durchführung von Zielvereinbarungen und die Gestaltung des Controllingsystems.
c) Initiativverantwortung: Oft nicht ausdrücklich benannt wird die Verantwortlichkeit, ohne eigene Handlungs- oder Entscheidungsbefugnisse Maßnahmen bei der zuständigen Instanz oder sonstigen Stelle (z. B. der Personalstelle) vorzuschlagen (Verantwortung für das Handeln im Innenverhältnis). So hat z. B. der Sachbearbeiter/ die Sachbearbeiterin eine solche Initiativverantwortung gegenüber der Instanz, sie ist auch wesentliches Element der Aufgaben von Stabsstellen oder der Projektleitung im Rahmen von Projektmanagement.
d) Ergebnisverantwortung: Diese kann als eigenständige Verantwortungsart unterschieden werden, die insbesondere bei neuartigen Problemen und unstrukturierten Entscheidungssituationen praktiziert, aber formell oft nicht definiert wird. "Ergebnisverantwortung" ist auch Teil politischer Verantwortung, weil die Politik auf die Mitwirkung gesellschaftlicher Akteure angewiesen ist.
Achtung: Verantwortung ist nicht teilbar! Alle Verantwortungsarten setzen klare Kompetenzregeln voraus, die in der Praxis leider oft nicht vorhanden sind.
Zuständigkeit
Generell
In einer organisatorischen Einheit bezeichnet die Zuständigkeit die Kompetenz in einer bestimmten Angelegenheit oder einem Tätigkeitsbereich zu handeln.
Konsequenz aus der Zuständigkeit
Die mit der Zuständigkeit einhergehende Kompetenz zieht unweigerlich die Verantwortung für das gesamte Handeln im bezeichneten Tätigkeitsbereich oder der bestimmten Angelegenheit nach sich. Je nach Situation und weiterer Delegation kann diese in Führungsverantwortung oder Handlungsverantwortung unterteilt werden.
Befugnis
Generell
Befugnis ist das Recht zu einer bestimmten Handlung. Befugnisse können absolut bestehen, z.B. hat die Geschäftsführung von Amtes wegen alle Befugnisse innerhalb des Unternehmens. Befugnisse können auch aus Übernahme der Verantwortung für eine Aufgabe erwachsen. Nach dem Kongruenzprinizip muss eine Person oder Organisationseinheit mit Erteilung einer Aufgabe auch die dafür erforderlichen Befugnisse (z.B. Zeichnungsrecht) erhalten.
Konsequenz aus der Befugnis
Erwächst einem eine Verantwortung aus der Uebernahme einer Aufgabe, eines Geschäftsbereiches oder eines Projektes, so muss man auch die entsprechende Handlungsbefugnis besitzen. Demgegenüber entsteht aus dieser Befugnis aber auch die Verantwortung für dieses Handeln (Handlungsverantwortung) oder die getätigten Delegationen (Führungsverantwortung).
Kompetenz
GenerellAls Kompetenz bezeichnet man die Rechte und Pflichten, die dem Stelleninhaber übertragen werden. Diese ermöglichen erst die Ausübung der Aufgaben. Einerseits handelt es sich um das Recht, für die Aufgabenerledigung nötige Massnahmen zu treffen. Andererseits beinhaltet der Begriff Kompetenz aber auch die Fähigkeit und Fertigkeit, in definierten Gebieten Probleme zu lösen, sowie die Bereitschaft, dies auch zu tun. Deshalb sollte bei der Besetzung von Positionen oder bei der Vergabe von Kompetenz an eine Stelle darauf geachtet werden, dass beiden Aspekten des Begriffes Kompetenz Rechnung getragen wird. In der weiteren Definition kann zwischen Durchführungs- und Leitungskompetenz unterschieden werden. Wichtig ist auch das Bewusstsein, dass mit der übertragenen Kompetenz an eine Stelle oder eine Organisationseinheit nicht nur die notwendigen Befugnisse, sondern auch die damit direkt verbundene Verantwortung einhergehen.
Durchführungskompetenz
Diese beziehen sich auf die Berechtigung, die Stellenaufgaben ausführen zu können. Dazu gehören das Recht, im Rahmen der Aufgabe selbst tätig zu werden, verbindliche Entscheidungen zu fällen, Hilfsmittel, Unterstützung und Informationen anzufordern und darüber zu verfügen, sowie den Aufgabenbereich gegenüber anderen Bereichen zu vertreten.
Leitungskompetenz
Diese bestimmen das Verhältnis zu anderen Stellen bzw. Funktionen. Dazu gehören das Recht für untergeordnete Stellen Entscheidungen zu treffen, anderen genau festgelegten Stellen Weisungen zu erteilen oder Richtlinien zu erstellen, sowie die richtige Ausführung der vorgenannten Punkte zu kontrollieren.
Achtung: Bei der Zuweisung der Kompetenzen gilt der Grundsatz der Ausschliesslichkeit. Das heißt, eine einer Stelle zugewiesene Kompetenz kann einer anderen Stelle nicht mehr zugewiesen werden.
H. Schneider --- Maxcellence