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13. April 2018
Process-Mining verhilft zu einem präzisen Prozessverständnis und ist ein wirksames Kontrollinstrument. Grundsätzlich besteht der Process-Mining Ansatz darin, die aufeinanderfolgenden Schritte einer Aktivität auf Basis der Extraktion von Datensätzen darzustellen. Ausgehend von dieser Information kann der Benutzer die Flussdiagramme tatsächlicher Transaktionen nachvollziehen und somit prüfen, ob diese eingehalten wurden. Bei der Rechnungsprüfung ist dies besonders hilfreich.
Prüfungsarbeiten profitieren von Process-Mining, weil das Volumen der kontrollierten Transaktionen viel höher ist als bei einem klassischen Detailtest anhand einer Stichprobe. Studien belegen, dass anhand der Anwendung von Process-Mining deutlich mehr Ausnahmen von der Regel entdeckt werden können. Mit der Vervielfachung von Daten und Informatiksystemen entwickelt sich diese Technik zu einem wertvollen Instrument im Hinblick auf die Präzisierung von Prozesswissen, Kontrollen und Organisationsoptimierung.
Erforderliche Daten
Process-Mining erfordert die Extraktion von drei Arten von Daten aus dem Informationssystem, in dem die Aktivität verfolgt wird. Zu diesen Daten gehören mindestens folgende:
- Ein Benutzername (ID) für jeden Vorgang von der Initialisierung bis zum Abschluss.
- Ein Status, das heisst die Aufzeichnung jedes aufeinanderfolgenden Schrittes bis zur Durchführung.
- Ein Erfassungsdatum (Time Stamp), das jedem aufeinanderfolgenden Status entspricht.
Diese Informationen sind in den meisten Informationssystemen verfügbar. Die Entwickler von Informationssystemen liefern entweder Anfragen zur Standard-Extraktion oder Instrumente, mit denen die Daten im Rahmen von zufriedenstellenden Bedingungen exportiert werden können.
Für die Erstellung einer für das Process-Mining erforderlichen «Flat-Datei» ist Erfahrung in der Verarbeitung von Daten erforderlich. Insbesondere, wenn die Informationen aus mehreren verschiedenen Informationssystemen stammen. BDO verfügt in diesen Bereichen über die erforderliche Expertise: Einerseits, um extrahierte Daten wiederaufzubereiten, aber auch, um das erforderliche Datenvolumen zu kalibrieren und unzensierte - sprich unvollständige - Daten zu interpretieren. In bestimmten Fällen ist die Verarbeitungstechnik relativ einfach und kann von den Prüfungsteams innert weniger Stunden gelernt werden.
Visualisierung, Verständnis und Kontrolle
Anhand einer spezialisierten Software kann die Dynamik von Transaktionsflüssen innert kürzester Zeit wiederhergestellt werden. Das heisst:
- Flussdiagramme können gemäss verschiedenen Modellierungsstandards rasch wiederhergestellt werden.
- Das tatsächliche Flussdiagramm kann mit einem anderen automatisch verglichen werden.
- Die Dynamik der Vorgänge kann im Laufe der Zeit visualisiert werden, um sicherzustellen, dass die Dauer für die Durchführung sowie die Daten und Stunden für die Verarbeitung dem Gewünschten entsprechen.
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Nachdem die Reduktion der extrahierten Daten auf die drei Stammdaten (ID, Status und Time Stamp) erfolgt ist, werden häufig weitere Informationen hinzugefügt. Zum Beispiel Benutzerdaten, detaillierte Merkmale der Transaktionen und Namen der vor oder nach den bearbeiteten Transaktionen verknüpften Informationssystemen. Dieses zusätzliche Informationsvolumen bietet einen eindeutigen Mehrwert.
- Die Kartografie der Daten und Informationssysteme kann mit einem Bild der Volumina von Transaktionen wiederhergestellt werden.
- Die sozialen Netzwerke von Benutzern werden rekonstruiert, um zu verstehen, wie letztere miteinander interagieren, oder um zu identifizieren, wer am besten in der Lage ist, einen neuen Benutzer auszubilden.
- Bestimmte Transaktionssegmente lassen sich entsprechend ihrer Merkmale (Betrag, Währung, Art, usw.) analysieren und die Funktionsweise der Organisation kann optimiert werden, indem die nicht ausgelasteten Ressourcen und Engpässe identifiziert werden.
Die oben aufgeführten Vorteile ergänzen sich. Beispielsweise können durch die Vollständigkeit und Objektivität die auftretenden Fehlerarten kategorisiert werden. Damit können die Grundursachen von Problemen (Root Causes) rascher ermittelt werden.
Mit der Vervielfachung von Daten und Informatiksystemen zwecks Unterstützung von Organisationen müssen die Unternehmen in Bezug auf ihre Prozesse, Transaktionsvolumen und Bearbeitungszeit für Transaktionen über eine klare Vision verfügen, damit sie ihre eigenen Prioritäten festlegen können. Die Process-Mining Technik ist ein zentrales Instrument für die Verwaltung von Projektportfolios.
BDO als verlässlicher Partner an Ihrer Seite
BDO hat im Bereich Process-Mining vor allem bei internen Revisionsmandaten eine hohe Kompetenz entwickelt. Ebenfalls wurde die Technik an die Rechnungsprüfung angepasst, um die Finanzprozesse des geprüften Unternehmens zu analysieren. Es werden Lösungen entwickelt, die es ermöglichen, den Übergang zu einer Periodenabgrenzung für bestimmte Transaktionen zu analysieren, die momentan während der Zahlung in einer Organisation des öffentlichen Sektors erfasst werden.
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Dario Magagna
FS Risk Management & Data Analytics
BDO AG, Zürich
Tel. 044 444 37 14
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Fabrice Moore
FS Risk Management & Data Analytics
BDO AG, Genf
Tel. 022 322 24 67
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