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Ausführungen zum 4. Teil der rechtlichen Beiträge – Wirtschaftsraum Bern
Begriffe und typische Rechtsgebiete: Wirtschaftsrecht, Gesellschaftsrecht, Handelsrechtliche Verträge
Das Schweizer Recht wird einerseits in öffentliches Recht (Beziehung Staat-Privater) und andererseits in Privatrecht (Beziehung Privater zu Privatem) unterteilt. Hinzu kommen das Straf- und das Wirtschaftsrecht.
Das Wirtschaftsrecht weist die Besonderheit auf, dass es Regelungen aus dem öffentlichen Recht, dem Straf- und dem Privatrecht beinhaltet. Unter das Wirtschaftsrecht können insbesondere folgende Fachgebiete subsumiert werden: Gesellschaftsrecht, Finanzmarktrecht, Immaterialgüterrecht, Wettbewerbsrecht, Abgaberecht inklusive Steuerrecht und Konzernrecht.
Das Gesellschaftsrecht steht in der Schweiz im Vordergrund und ist insbesondere im Obligationenrecht zu finden, wobei auch weitere Normen davon erfasst werden, wie beispielsweise das Fusionsrecht, das Recht der kollektiven Kapitalanlagen (z.B. SICAV), Konzernrecht, Börsengesellschaftsrecht für Publikumsgesellschaften, Rechnungslegungs- und Revisionsrecht.
Die handelsrechtlichen Verträge bezeichnen die Gesamtheit der Verträge, die Handelsbeziehungen, die Organisation und die Tätigkeit (Geschäftsverkehr) von Unternehmen regeln. Bei den Normen des Privatrechts (Zivilrecht und Handelsrecht) gehören alle Normen dazu, die an eine unternehmerische Tätigkeit anknüpfen, während das Zivilrecht die Verhältnisse zwischen Privaten Personen regelt. Die Begriffe vollständig voneinander abzugrenzen ist wegen der Verflechtung der Rechtsgebiete miteinander nicht möglich.
Grundlagen der handelsrechtlichen Verträge
Es stellt sich nun die Frage, wie ein KMU eine derartige Vertragsflut handhaben kann und wie Verträge erstellt werden. Dabei muss zwischen den Verträgen und Dokumenten, die der Gründung und Organisation des Unternehmens dienen, den Verträgen, in welchen das Unternehmen der Leistungsbezüger ist und denjenigen, in welchen das Unternehmen die Leistungserbringerin ist unterschieden werden.
Verträge, in welchen das Unternehmen als Leistungs- bzw. Produktebezüger agiert, werden in aller Regel von den Leistungserbringern oder Produktevertreibenden Unternehmen definiert, wobei natürlich auch der Leistungsbezüger bezüglich solcher Verträge einen gewissen Verhandlungsspielraum hat, meistens aber den Vertrag nichts selbst redigiert. Dazu gehören beispielsweise Versicherungsverträge, Verträge betreffend Kommunikationsdienstleistungen, Kaufverträge für Büromaterial und Computer, etc. Bei solchen Verträgen geht es insbesondere darum, herauszufinden, welche Anbieter die für das Unternehmen besten Bedingungen zu einem akzeptablen Preis bereitstellen und die Prüfung der zugehörigen AGB und des Vertragsinhaltes. Die Vertragsprüfung ist nicht Gegenstand dieses Artikels. Allerdings werden Sie aufgrund der dreiteiligen Serie über handelsrechtliche Verträge verschiedene Klauseln vorgestellt erhalten, womit auch eine Vertragsprüfung für Sie künftig einfacher werden sollte.
Auf die Verträge, die ein KMU selbst verfasst und mit Kunden abschliesst wie Beispielsweise den Kaufvertrag, komplexere Vertragswerke, der Leasingvertrag, der Werkvertrag, etc. wird in einem zweiten Teil der Reihe «handelsrechtliche Verträge» näher eingegangen.
Bei Verträgen, die der Organisation und Gründung einer Gesellschaft dienen, handelt es sich um innerbetriebliche Verträge, die nicht mit einem externen Vertragspartner sondern unter Gesellschaftern abgeschlossen werden und deren Inhalt durch die Gesetzgebung zu einem gewissen Teil vorgegeben wird. Mit diesen Verträgen wird sich der dritte Teil der Reihe «handelsrechtliche Verträge» befassen.
Vertragsgestaltung, Vertragsverhandlung, Vertragsmanagement
Einen Vertrag zu schreiben, bedarf mehr, als nur Musterdokumente zu übernehmen. Ein Vertrag muss geplant, gestaltet und redigiert werden. Verträge mit Kunden dienen grundsätzlich der Regelung in Bezug auf das Produkt oder die Dienstleistung, jedoch auch der Streitverhinderung und der Streitbeendigung. Ein Vertrag sollte so ausgestaltet sein, dass er beide Parteien im Idealfall zufrieden stellt und für den Streitfall eine klare Regelung enthält. Deshalb müssen vor der Vertragsredaktion mögliche Probleme analysiert werden, so dass der Vertrag diese berücksichtigen kann.
Vertragsgestaltung
Die Vertragsgestaltung enthält grundsätzlich folgende Ziele: Abbilden der Realität, verwenden einer einheitlichen und für beide Parteien verständlichen Terminologie sowie Enthalten von Modalitäten zur gehörigen Vertragserfüllung und für den Streitfall. Es geht mit anderen Worten darum, den Sinn und Zweck des Vertrages zu definieren, Unklarheiten zu vermeiden, allenfalls bereits bestehende mündliche Vereinbarungen nieder zuschreiben, den wirklichen Willen der beteiligten Parteien festzuhalten, Vertragsmodalitäten in Bezug auf das Produkt oder die Leistung sowie Lösungen zum Vermeiden von Streitfällen zu redigieren. Dafür bedarf es einer klaren Sprache und einer einheitlichen Terminologie, wobei auslegungsbedürftige Begriffe beispielsweise direkt im Vertrag oder einem zugehörigen Anhang näher definiert werden sollten.
Damit Verträge nicht unnötig umfangreich sind, lohnt sich das Erstellen von AGB, unter Umständen sogar mehrerer AGB, je nach Leistungskatalog eines Unternehmens. So können Klauseln, die nicht die Hauptvertragsleistungen wiedergeben, sondern an diese anknüpfen, einmalig in einem Dokument zusammengefasst werden, welches sodann dem Kunden aushändigt oder anderweitig gut zugänglich gemacht wird und ebenfalls Vertragsbestandteil bildet. Der eigentliche Vertrag ist sodann wesentlich kürzer, als wenn er immer noch sämtliche Bestimmungen, die in den AGB stehen, enthalten müsste. Auch in Bezug auf den Datenschutz lohnt es sich, eine Datenschutzerklärung zu erstellen und dem Kunden zugänglich zu machen. Der Datenschutz wird nach Beendigung der vorliegenden Serie über handelsrechtliche Verträge unser nächstes Thema für den Newsletter sein. Für die AGB verweise ich auf den Newsletter vom Oktober 2019 des Wirtschaftsraums Bern sowie auf die ergänzenden Ausführungen, die auf www.aanot.ch zu finden sind.
Vertragsverhandlung
Bei Vertragsverhandlungen hilft teilweise das Erstellen einer Traktandenliste, in welcher Hauptleistungen, Nebenleistungen, Modalitäten der Leistungen (z.B. Lieferung, Zahlungsbedingungen, Projektablauf), mögliche Streitpunkte, mögliche Schwierigkeiten und Risiken sowie für die Partei wichtige oder gar unverzichtbare Punkte enthalten sind. Mündliche Vertragsverhandlungen sind insofern zu bevorzugen, als dass sie flexibler sind und ein direktes Antworten der Parteien zulassen. Es ist jedoch dabei darauf zu achten, dass ein Protokoll erstellt wird, welches die Entscheidungen der Parteien sowie anderweitige wichtige Punkte festhält. Darauf basieren kann sodann der Vertrag erstellt werden. Vertragsverhandlungen insgesamt sind aufwändig und lohnen sich grundsätzlich für umfangreiche Aufträge oder Geschäfte. Für Standardleistungen oder Standardprodukte eines Unternehmens lohnt es sich hingegen, fertige Verträge zu erstellen, die für alle Kunden, die die entsprechende Leistung beziehen oder das entsprechende Produkt z.B. erwerben gelten, so dass nicht jeder Kunde für dieselbe Leistung einen anderen Vertrag hat und jedes Mal Vertragsverhandlungen geführt werden müssen.
Vertragsmanagement
Das Ziel des Vertragsmanagements ist es grundsätzlich, die Tätigkeit eines Unternehmens zu fördern und zu optimieren, so dass es betriebswirtschaftlich effizient sein kann und gleichzeitig die Gefahr, aus rechtlichen Gründen in Existenznot zu geraten, zu minimieren, dies basierend auf einem optimierten Vertragswerk, welches periodisch zu überprüfen und an die laufende Gesetzgebung anzupassen ist. So können auch vertragliche Risiken erfasst und überwacht werden. Zum Vertragsmanagement gehört beispielsweise eine klare Kompetenzverteilung innerhalb eines Unternehmens, was die verschiedenen Prozesse eines Vertrags darstellt. Dazu gehören die Vertragsredaktion, allfällige Vertragsverhandlungen, der Vertragsabschluss, die Erfüllung des Vertrages, das Vertragsende und die Archivierung. Auch die Vertragsgestaltung gehört zum Vertragsmanagement. Damit nicht für jede Leistung und jedes Produkt ein neuer Vertrag geschrieben werden muss, was logistisch unmöglich wäre, gilt es Standardverträge zu erstellen, die basierend auf Musterklauseln, Checklisten, Textbausteine, etc. ergänzt werden können. Um das Unternehmen zu schützen, müssen alle Verträge archiviert werden. Dabei ist die Art der Archivierung zu regeln und die Zugriffsberechtigung. Es ist denn auch zu definieren, was aus einer Kundenbeziehung alles archiviert wird, ob dies einzig die Verträge sind, allenfalls bei Grosskunden auch Entwürfe oder Verhandlungsprotokolle etc., dies natürlich auch im Hinblick auf allfällige künftige rechtliche Auseinandersetzungen. Hinzu kommt, dass Verträge die gesetzlichen Regelungen einhalten müssen, soweit diese nicht dispositiv sind. Da sich das Gesetz stetig verändert, müssen die entsprechenden Veränderungen bemerkt und gegebenenfalls in das laufende Vertragswesen aufgenommen werden. Ebenso sind die bestehenden Verträge an geänderte Kundenwünsche oder Leistungsangebote anzupassen, so dass stets die aktuelle Realität abgebildet wird. Hierfür muss nicht zwingend ein neuer Vertrag erstellt werden. Es kann auch mit Anhängen, die zu integrierenden Vertragsbestandteilen erklärte und von den Parteien signiert sind gearbeitet werden.
Im nächsten Teil der Serie, stellen wir Ihnen unterschiedliche Verträge sowie notwendige Inhalte vor.