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Ci-dessous nous expliquons comment procéder pour :
- passer à un plan comptable avec une numérotation différente
- reprendre et convertir les données de la comptabilité existante, y comprise les écritures.
Conversion pour la nouvelle année
Le programme fait la conversion de l'année choisie. Si vous avez déjà enregistré l'année 2014, vous pouvez convertir le fichier 2014.
Si l'on veut commencer une nouvelle année avec un nouveau plan comptable, il y a deux possibilités (supposons que la nouvelle année soit l'année 2015):
- Convertir l'année précédente (2014) et ensuite créer la nouvelle année (2015).
Il y aura deux fichiers pour l'année 2014 - un avec l'ancien plan comptable et un avec le nouveau plan comptable - et un fichier pour l'année 2015 avec le nouveau plan comptable.
Cette approche est utile si l'on veut avoir les plans comptables des deux années allignés.
- Créer la nouvelle année (2015) et ensuite convertir le fichier 2015 avec les soldes reportés dans la nouvelle année.
Le fichier pour l'année 2014 reste inchangé. Pour l'année 2015, il y aura un fichier intermédiaire, avec l'ancien plan comptable, mais avec les nouveaux soldes d'ouverture.
La conversion du fichier 2015 peut être effectuée immédiatement ou aussi après avoir inséré des écritures.
1ère étape: Créer un nouveau fichier de comptabilité
- Créer un nouveau fichier, en sélectionnant le type souhaité.
- Adapter le plan des comptes selon ses nécessités.
2ème étape: Ajouter les comptes correspondants
- Dans le tableau Comptes, ajouter une nouvelle colonne Compte_1 (menu Données, commande Organiser colonnes, cliquer sur le bouton Ajouter, insérer le nom de la colonne Compte_1).
- Pour chaque nouveau compte, insérer, dans la colonne Compte_1, le numéro correspondante de l'ancien plan de comptes.
Si le compte reste le même, vous pouvez également choisir de ne pas l'indiquer.
- Si l'on veut regrouper plusieurs comptes en un, insérer les comptes séparés par un point-virgule, par exemple "1000;1001".
- Si un compte doit être sousdivisé sur plusieurs comptes, il faut toutefois procéder manuellement, voir ci-dessous.
3ème étape: Démarrer l'importation
- Du menu Compta1, activer la commande Importer en comptabilité et sélectionner Importer Fichier
- Avec le bouton Parcourir, sélectionner le fichier de comptabilité qui contient l'ancien plan comptable
- Cliquer sur OK et passer à la fenêtre de dialogue suivante.
- Activer les options d'importation souhaitées.
- Activer l'option Convertir les numéros de compte, indiquant que les combinaisons de compte se trouvent dans le fichier de destination
Quand on passe à un plan comptable plus détaillé, il est probablement aussi nécessaire de subdiviser un compte sur plusieurs comptes.
Après l'importation, procéder manuellement de la manière suivante:
- Dans le plan de comptes, subdiviser les montants de l'ouverture, du budget et précédents d'un compte sur plusieurs comptes.
- Passer, une par une, les écritures avec le compte à subdiviser et attribuer le compte plus spécifique, ou créer des écritures supplémentaires si il est nécessaire de subdiviser un montant dans des montants plus détaillés.
- Procéder de la même façon pour les écritures du tableau Budget.
Résultat et possibles erreurs
Si le programme indique des erreurs (absence de comptes ou autres), il faudra probablement annuler l'opération d'importation, compléter les combinaisons et ensuite répéter l'opération d'importation.
Le programme, à cause du fait qu'il y a des plans de comptes différents, ne peut plus faire des vérifications approfondies automatiques pour assurer que toutes les données ont été importées et regroupées correctement.
Il est donc important de contrôler le résultat manuellement, vérifiant que les totaux de bilan et du compte de résultat soient corrects.