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Wie kann ich eine Kopie eines Dokuments beglaubigen?
Das grundlegende Verfahren zur Beglaubigung von Kopien wird im Folgenden beschrieben. Einige Schritte können je nach den Gesetzen der einzelnen Staaten variieren:
1. Der Verwahrer des Dokuments beantragt eine beglaubigte Kopie
Der Verwahrer des Originaldokuments (auch “custodian” genannt) erscheint vor Ihnen und bittet Sie, eine Kopie des Originaldokuments zu beglaubigen.
2. Der Notar vergleicht das Original und die Kopie
Der Verwahrer legt Ihnen das Originaldokument und die Kopie vor, damit Sie bestätigen können, dass die Kopie mit dem Original identisch ist. In manchen Fällen kann der Verwahrer das Original vorlegen und Sie werden gebeten, die Kopie anzufertigen.
3. Der Notar bescheinigt die Richtigkeit der Kopie.
Wenn Sie sich vergewissert haben, dass die Kopie mit dem Original übereinstimmt, füllen Sie eine notarielle Bescheinigung über die Richtigkeit, Genauigkeit und Vollständigkeit der Kopie aus und fügen diese der Kopie bei.
Können alle Notare Kopien beglaubigen?
Nicht in jedem Bundesstaat. In einigen Bundesstaaten (z. B. Michigan und New York) ist es Notaren nicht gestattet, Kopien von Dokumenten als notarielle Amtshandlung zu beglaubigen, und einige Bundesstaaten beschränken die Arten von Dokumenten oder Unterlagen, die Notare beglaubigen dürfen:
Kalifornische Notare dürfen nur Kopien von Vollmachten oder Kopien der eigenen Tagebucheinträge des Notars beglaubigen, wenn dies vom Secretary of State oder einem Gericht verlangt wird.
Notare in Florida dürfen keine Kopien von lebenswichtigen Aufzeichnungen oder öffentlichen Aufzeichnungen beglaubigen, wenn eine Kopie vom Verwahrer der öffentlichen Aufzeichnung angefertigt werden kann.
In Texas dürfen Notare nur dann eine Kopie beglaubigen, wenn das Original ein nicht aufzeichnungsfähiges Dokument ist. Ein potenziell aufzeichnungsfähiges Dokument kann nicht als Kopie beglaubigt werden.
Wenn ich die Kopie eines Dokuments nicht beglaubigen kann, gibt es dann eine Alternative?
Ein alternatives Verfahren namens “Beglaubigung der Kopie durch den Verwahrer des Dokuments” kann zulässig sein. Bei diesem Verfahren unterzeichnet der Verwahrer oder Inhaber des Dokuments eine Erklärung, in der er die Richtigkeit der Kopie bestätigt, und der Notar beglaubigt die Unterschrift des Verwahrers auf dieser Erklärung. Der Unterschied besteht darin, dass der Notar nicht direkt die Kopie beglaubigt, sondern die Unterschrift des Verwahrers auf einer Erklärung beglaubigt, mit der er für die Richtigkeit der Kopie bürgt.
Kann ich einen Unterzeichner über Alternativen zur Beglaubigung von Kopien beraten?
Sie müssen darauf achten, dass Sie dem Unterzeichner keine unzulässige Rechtsberatung erteilen. Sie können erwähnen, dass Sie eine Beglaubigung der Kopie durch den Verwahrer des Dokuments vornehmen können, sollten dies dem Unterzeichner jedoch nicht vorschlagen oder empfehlen. Wenn Sie beispielsweise darum gebeten werden, eine Kopie zu beglaubigen, können Sie sagen: “Nach staatlichem Recht bin ich nicht befugt, eine Kopie Ihres Dokuments zu beglaubigen. Unter diesen Umständen könnte ich jedoch Ihre Unterschrift auf einer schriftlichen Erklärung, in der Sie die Kopie beglaubigen, notariell beglaubigen. Sie sollten nicht sagen: “Ich kann das nicht tun und muss stattdessen eine Beglaubigung der Kopie durch den Verwahrer des Dokuments vornehmen.” Der wichtige Unterschied besteht darin, dass Sie erwähnen können, dass Sie das Verfahren durchführen können, und dem Unterzeichner die Möglichkeit geben, sich für diese Option zu entscheiden, aber Sie sollten dem Unterzeichner nicht sagen, was er zu tun hat – das könnte eine Rechtsberatung darstellen, die Notare nicht geben dürfen.