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Las personas detenidas deben poder presentar quejas internas confidenciales (es decir, sin el conocimiento de la(s) persona(s) contra la(s) que se presenta la queja) a la dirección de la prisión, al menos, todos los días entre semana. Esto puede lograrse proporcionando la oportunidad en estos días para que las personas detenidas se reúnan con la dirección de la prisión. Además, los buzones de quejas se pueden ubicar en zonas discretas de la prisión, de forma que los reclusos y las reclusas tengan acceso a ellos cada día (por ejemplo, en el rellano de cada unidad de alojamiento). El director o la directora de la prisión, o su representante, deben abrir estos buzones, al menos cada día, de lunes a viernes. Los materiales necesarios para interponer una queja (formularios, bolígrafos, sobres) deben ser de libre acceso para todas las personas privadas de libertad sin tener que pedírselo al personal.
Las personas privadas de libertad también deben tener la oportunidad emitir denuncias de forma libre y confidencial a los órganos de supervisión independientes, por ejemplo, por correo, por teléfono, a través de buzones de denuncia designados o en persona, durante las visitas de estos órganos a la prisión. Para proteger la confidencialidad, la comunicación con estos organismos no debe ser interceptada (el correo no debe abrirse y las conversaciones telefónicas y entrevistas en persona no deben ser monitoreadas). Si existen buzones para las quejas dirigidas a estos órganos, esas quejas deben ser enviadas o recogidas por la organización en cuestión, sin ser abiertas previamente. En algunas prisiones, las personas detenidas pueden presentar denuncias ante organismos independientes a través de Internet.
Debe quedar claro que las personas detenidas no serán castigadas por interponer cualquier tipo de denuncia (interna o externa). Deben instaurarse procedimientos para garantizar que las personas detenidas no sufran represalias – ya sea por parte del personal o del resto de personas detenidas - por presentar denuncias. Las represalias pueden incluir castigos obvios o sutiles desventajas, tales como no ver atendidas solicitudes por el personal de manera oportuna. Las personas detenidas que presentan denuncias frecuentes pueden enfrentarse especialmente al riesgo de represalias por parte de personal.
No debe haber factores (oficiales o en la práctica) que disuadan la interposición de quejas. Por ejemplo, no debe haber normas disciplinarias contra quejas falsas. En las prisiones, donde operan los sistemas de autogestión penitenciaria, ya sea formal o informal, las personas involucradas no deben ser capaces de controlar el acceso a los mecanismos de denuncia.