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Nel gennaio 2017 la CdG-N ha incaricato il Controllo parlamentare dell’amministrazione (CPA) di valutare le relazioni pubbliche della Confederazione. La valutazione – che ha toccato anche questioni relative ai costi – ha interessato tutti i dipartimenti e la Cancelleria federale. In questo contesto, il CPA ha proceduto a un esame dei documenti e a un’analisi dei costi, ha svolto colloqui con i responsabili della comunicazione dell’Amministrazione federale e ha incaricato la società Evaluanda di effettuare un sondaggio presso i corrispondenti da Palazzo federale. Sulla base dei risultati di tale valutazione e dei propri accertamenti, in occasione della sua seduta del 15 ottobre 2019 la CdG-N ha adottato un rapporto con le sue conclusioni finali.
La Commissione ha generalmente avuto un’impressione positiva delle relazioni pubbliche dell’Amministrazione federale. Non ha infatti riscontrato lacune sostanziali. Le relazioni pubbliche della Confederazione e le informazioni da essa pubblicate sono fondamentalmente adeguate, conformi alle prescrizioni legali e nel complesso opportune. A livello di Amministrazione federale le informazioni pubblicate sono coerenti e i prodotti di comunicazione rispondono ampiamente alle esigenze dei giornalisti interpellati. Tuttavia, sono stati individuati alcuni punti critici che secondo la CdG-N dovrebbero essere affrontati.
Il maggior potenziale di ottimizzazione risiede, secondo la Commissione, nell’impiego delle competenze settoriali esistenti. Essa rileva che all’interno dell’Amministrazione federale esistono unità amministrative − come ad esempio il Centro dei media elettronici (CME) al DDPS – che dispongono di competenze che potrebbero essere utilizzate trasversalmente in altri dipartimenti. Tuttavia tali unità amministrative sono poco conosciute e raramente impiegate da altri servizi al di fuori del dipartimento interessato. La CdG-N chiede pertanto al Consiglio federale di adottare misure volte a promuovere l’utilizzo interdipartimentale delle competenze esistenti nel settore delle relazioni pubbliche. Essa invita inoltre il Consiglio federale a esaminare l’opportunità di centralizzare alcuni compiti trasversali.
Oggigiorno i social media sono tra i più importanti mezzi di comunicazione. Sulla base della valutazione del CPA, la CdG-N ha rilevato che, sebbene tutti i dipartimenti e la maggior parte delle unità amministrative interpellate utilizzino almeno uno dei canali di comunicazione più noti (Twitter, Facebook, YouTube o Instagram), si riscontrano notevoli differenze per quanto concerne le modalità d’uso di queste piattaforme. La CdG-N
ritiene che sarebbe opportuno effettuare un esame dell’uso dei social media da parte della Confederazione. Invita quindi il Consiglio federale ad affrontare una riflessione sull’orientamento strategico dell’utilizzo di questi canali di comunicazione e a chiarire quale piattaforma dovrebbe essere utilizzata per quale tipo di informazioni.
Il costo delle relazioni pubbliche è regolarmente tema di discussioni e oggetto di interventi parlamentari. La Commissione è soddisfatta che la spesa totale annua per le relazioni pubbliche sia rimasta stabile dal 2010. Ritiene però che a livello di controllo dei costi e di trasparenza si debba prestare particolare attenzione. Invita il Consiglio federale ad adottare misure volte a sensibilizzare maggiormente i responsabili della comunicazione in seno all’Amministrazione federale in merito al problema dei costi e ad assicurarsi che nei dipartimenti tali costi siano oggetto di controlli regolari. Chiede inoltre al Consiglio federale di verificare se tutti i compiti di comunicazione sono indicati come tali nei costi delle relazioni pubbliche.
La CdG-N raccomanda inoltre al Consiglio federale di verificare le reti per gli scambi tra i dipartimenti nel settore delle relazioni pubbliche e di assicurarsi che tutti i dipartimenti dispongano di requisiti minimi per le attività di informazione e comunicazione. Il Consiglio federale è infine invitato a esaminare l’utilizzo delle pubblicazioni periodiche dell’Amministrazione federale da parte dei destinatari e il loro potenziale di digitalizzazione.
La Commissione invita il Consiglio federale ad esprimere, entro il 29 gennaio 2020, un parere sul suo rapporto e sulle sette raccomandazioni in esso contenute.
Presieduta dalla consigliera nazionale Doris Fiala (PLR, ZH), la Commissione si è riunita a Berna il 15 ottobre 2019.