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Une fois les objectifs et conditions-cadres du projet définis et le type de procédure déterminé, l’entité adjudicatrice doit identifier la forme de mise en concurrence appropriée. Tout dépend de ses priorités : la meilleure solution conceptuelle ou les mandataires les plus qualifiés. Le choix de la forme de mise en concurrence est déterminant pour le succès du projet.
Ces formes de mise en concurrence sont recommandées lorsque l’entité adjudicatrice recherche la solution conceptuelle la plus adaptée à une tâche prédéfinie. Concours et mandats d’étude parallèles fournissent un large éventail de solutions. L’entité adjudicatrice peut alors choisir la meilleure parmi ces propositions. Dans sa prise de décision, elle bénéficie du soutien des membres du jury et de spécialistes chargés d’accompagner la procédure. Ce processus permet d’ouvrir de nouvelles possibilités et apporte un plus au projet. À titre d’exemple, citons l’acquisition de prestations d’études en vue de la construction d’un nouveau bâtiment scolaire.
Si l’entité adjudicatrice est à la recherche de la meilleure solution et qu’elle est en mesure de définir clairement les tâches à effectuer, le concours constitue la forme de mise en concurrence appropriée. Les projets sont rendus sous le couvert de l’anonymat et évalués dans le respect de l’égalité de traitement, de la transparence et de la sécurité du droit. Le marché est adjugé à la meilleure proposition, qui sera ensuite mise en œuvre.
Le mandat d’étude parallèle constitue l’option appropriée lorsque l’entité adjudicatrice recherche la meilleure solution, mais qu’elle n’est pas encore en mesure de définir clairement les tâches à effectuer. L’entité adjudicatrice précise les tâches dans le cadre d’échanges avec des équipes de mandataires. Elle bénéficie du soutien d’un jury et de spécialistes accompagnant la procédure. Le marché est adjugé à la meilleure solution, qui sera ensuite mise en œuvre.
Le dialogue est un instrument utilisé lors de l’acquisition de prestations complexes, qu’il convient de préciser en cours de procédure. L’entité adjudicatrice peut y recourir lors de l’adjudication de prestations à des modèles intégrés d’organisation et des alliances. Le dialogue ne convient pas aux tâches architecturales ou urbanistiques.
Ces formes de mise en concurrence sont recommandées lorsque l’entité adjudicatrice recherche les meilleurs mandataires pour exécuter une tâche clairement définie laissant peu de marge à la créativité. L’appel d’offres ne nécessite pas la remise de solutions conceptuelles. Un concours ou un mandat d’étude parallèle ne présenterait donc aucun intérêt dans ce cas de figure. À titre d’exemple, citons l’acquisition de prestations de concepteurs spécialisés pour un projet de transformation ou encore la plupart des projets de génie civil et de construction routière.
La mise en concurrence pour le choix d’un prestataire permet de sélectionner les soumissionnaires les plus compétents pour l’exécution d’une tâche définie. Un collège d’évaluation expérimenté évalue les offres sur la base de critères d’adjudication liés au marché, tels que la démarche proposée ou l’analyse risques-opportunités. Le marché est adjugé à l’offre jugée la plus avantageuse.