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L’histoire date de 1918. Charles M. Schwab, magnat de l’acier et président de Bethlehem Steel aux États-Unis, l’un des hommes les plus riches du monde, organise une rencontre avec Ivy Lee. Schwab était un homme d’affaires très prospère et à la réputation de travailleur acharné pour réussir et s’améliorer sans cesse. Charles Michael Schwab avait fait de Bethlehem Steel l’une des plus grandes entreprises sidérurgiques du monde. Ivy Lee était quant à lui un expert en productivité personnelle. La raison de cette rencontre avec Lee étaient les observations qu’avaient faites Schwab de ses cadres et des places de travail de ses employés. Même s’ils étaient motivés à travailler, ces derniers ne semblaient en effet pas très productifs. Cela manquait d’efficacité. Il a donc demandé à Ivy Lee qu’est-ce qu’il pouvait propo-ser.
Optimisation du processus de travail
Derrière cette méthode se cache une étonnante anecdote. Au début du XXe siècle, le directeur Schwab s’est toujours efforcé d’optimiser les proces-sus de travail dans son entreprise. Le consultant Irving Lee a senti sa chance et lui a offert ses services. Il a dit à Schwab qu’il avait un conseil très simple. Il ne lui fallut que 15 minutes pour l’expliquer à ses cadres. Schwab devait ensuite observer les résultats pendant trois mois et vérifier s’ils étaient à la hauteur de ses attentes, puis lui transférer la somme qu’il pensait être la plus appropriée. Si Schwab n’était pas satisfait de ses conseils, il ne devait rien à Lee. Par contre, s’il était satisfait, il devrait lui payer un montant raisonnable, un montant qui n’a pas été fixé au départ. Lee lui écrit donc une instruction sur une fiche, instruction qui devait permettre à Schwab d’augmenter l’efficacité dans son entreprise. Après trois mois, à sa grande surprise, Lee reçoit un chèque de 25 000 dollars. Une petite fortune à l’époque. Cette instruction donnée par Lee deviendra célèbre ensuite en tant que méthode à 25 000 dollars. Imaginez Harald Krüger, le patron de BMW, payer 400 000 dollars à son conseiller pour un simple conseil. Or c’est exactement ce que Lee a reçu de Schwab.
Qu’y avait-il sur ces fiches?
Ivy Lee a donné à Schwab un conseil simple et en meme temps extremement efficace sur les priorités au niveau du personnel, en particulier en matière de temps individuel et d’autogestion. Le conseil porte sur l’élément clé qu’est la priorité dans la gestion individuelle du temps et l’autogestion. Une approche qui vous permet d’augmenter significativement votre performance au travail et, en particulier, votre satisfaction. Si vous tenez compte de ce simple conseil dans votre routine quotidienne, vous connaîtrez un véritable boom de productivité. Voici, par le menu, les instructions données par Lee:
1. Préparer la liste des priorités
Pour planifier vos priorités pour la prochaine journée de travail, prenez un morceau de papier la veille au soir et écrivez en haut au milieu: «Liste des priorités». Notez les tâches les plus im-portantes que vous voulez accomplir le lendemain.
2. Tâches et activités
Ecrivez ensuite les unes après les autres sur la feuille de papier toutes les tâches et activités que vous devez accomplir. Triez et numérotez ces tâches par ordre de priorité. La tâche 1 sera donc la plus importante.
3. Les six tâches principales
Dans l’étape suivante, définissez les six tâches les plus importantes pour le lendemain. Il est important que vous vous demandiez toujours, dans l’hypothèse où vous ne pourriez accomplir qu’une seule tâche ce jour-là, quelle serait-elle? Classez-les par ordre de priorité en commençant par le chiffre 1, ce sera alors votre priorité 1 pour le lendemain. Abordez les tâches dans l’ordre prévu. Commencez par le numéro 1.
4. Autres priorités
Si vous pouviez vous attaquer à une autre tâche après avoir accompli votre tâche de priorité 1, quelle serait-elle? Donnez ensuite le numéro 2 à votre priorité 2, puis modifiez les tâches suivantes et définissez les autres priorités jusqu’à la priorité 6. Si nécessaire, ajoutez les nouvelles tâches à la liste des priorités. Poursuivez ensuite avec la tâche la plus importante.
5. Exécuter systématiquementla tâche n°1
Le jour suivant, vous travaillerez sur la priorité 1 en faisant preuve d’une discipline et d’une cohérence extreme. Vous n’aurez en fin de compte peut-etre pas accompli toutes les tâches, mais vous aurez au moins liquidé les plus importantes. Le soir, réorganisez vos tâches pour le lendemain.
6. Priorité quotidienne 1
Le lendemain, après avoir traité votre priorité 1, vérifiez si une tâche prioritaire a été ajoutée, que vous n’avez pas pu considérer la veille au soir. Une tâche ou une activité qui est à la fois importante et urgente et qui ne tolère aucun retard. Ce n’est qu’à ce moment-là que vous serez en mesure de les accomplir. Si tel n’est pas le cas, procédez de manière constante en vous attaquant à votre tâche de priorité 2, puis, une fois terminée, à votre tâche l de priorité 3. Faites de cette procédure votre routine et faites en sorte que vos collaborateurs procèdent également selon cette méthode.
Beaucoup d’eau a coulé sous les ponts depuis cette époque, mais cette méthode simple n’a rien perdu de son efficacité.
7. Liste des choses à faire
Si vous avez terminé les six tâches prioritaires définies a priori et qu’il vous reste encore du temps, vous pouvez consulter votre liste de tâches et définir une nouvelle tâche prioritaire.
8. Tâches à cocher
Parcourez le soir votre liste de choses à faire et cochez ou biffez toutes les tâches et activités que vous avez accomplies.
9. Fixer les priorités pour le lendemain
Fixez les priorités pour le jour suivant, à savoir les tâches et les activités non encore accomplies, et numérotez-les à nouveau de 1 à 6 en fonction de leur urgence.
La méthode Ivy-Lee – pourquoi est-elle si efficace?
La méthode Ivy-Lee est si puissante parce que vous réalisez ce qui est vraiment important. Vous vous concentrez donc sur les tâches et les activités qui vous font vraiment progresser. Sur les choses les plus importantes et les plus essentielles. Vous concentrez vos efforts sur ce qui vous fera avancer. Vous prenez également le temps nécessaire pour que ces tâches soient accomplies aussi longtemps qu’elles doivent l’etre.
La méthode Ivy-Lee vous permettra ainsi que de retrouver la haute main sur vos tâches, et vous vous rapprocherez peu à peu de vos objectifs.