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Die Projektevaluation ist stark in der Phase des Projektabschlusses verankert. Sie kann dem Prozess zugeordnet werden, bei dem es um den Abschlussbericht und die Fertigstellung der Projektdokumentation geht. Das Gesamtergebnis eines Projekts und diesbezügliche Erkenntnisse werden in diesem Bericht zusammengefasst. Das Ziel einer Projektevaluation ist das Festhalten von Projekterfahrungen, damit diese für zukünftige Projekte nutzbar gemacht werden können.
Zweck der Projektevaluation
Die Erfahrungen, die alle Beteiligten im Projekt gemacht haben, sind sehr wertvoll für zukünftige Projekte und sollten festgehalten werden. Dies geschieht in Form der Lessons Learned. Damit das Projektwissen erfolgreich weiteren Projekten zugeführt werden kann, braucht es die grundsätzliche Bereitschaft aller Projektbeteiligten, einen wertschätzenden Umgang mit den Erfahrungen anderer Beteiligter, eine konstruktive Fehler- und Lernkultur sowie einen entsprechenden Prozess mit Verantwortlichen, Methoden und Arbeitswerkzeugen, der letztendlich eine zukünftige Nutzung der Lessons Learned ermöglicht. Leider ist dies in der Praxis wenig der Fall und eine systematische Projektevaluation wird selten durchgeführt obwohl sie einen überaus wertvollen Lerneffekt generieren könnte.
Die Erkenntnisse aus einem Projekt können etwa der Ergänzung von Checklisten zur Identifizierung von Projektrisiken und -chancen, der Änderung oder Ergänzung von Standardplänen, der Bereitstellung von genutzten Methoden und Arbeitswerkzeugen sowie für Empfehlungen für die Besetzung das Projektteams dienen.
In anderen Worten geht es bei der Projektevaluation zusammenfassend um Folgendes:
- Projekterfolge erkennen und die Beiträge einzelner Personen würdigen
- Techniken und Methoden erkennen, die gut funktioniert haben
- Massnahmen entwerfen, damit gut funktionierende Techniken und Methoden auch zukünftig zur Anwendung kommen
- Techniken und Methoden erkennen, die nicht funktioniert haben
- Massnahmen entwerfen, um sicherzustellen, dass nicht funktionierende Techniken und Massnahmen nicht wieder angewendet werden
Alle diese Informationen – i.e. Erfahrungen, Entwicklungen, Hinweise, Fehler und Risiken – sollten schriftlich aufgezeichnet sowie systematisch gesammelt, bewertet und verdichtet werden. Hernach können die Informationen einer Art Projektdatenbank zugeführt werden, auf die in kommenden Projekten zugegriffen werden kann.
Lessons Learned
guteprojekte.ch empfiehlt ihnen beim Erstellen eines Lessons Learned-Dokuments folgenden Aufbau: Nach einer Einleitung, die die im Projekt beteiligten Parteien bzw. Projektrollen kurz vorstellt, folgt die Beschreibung der Projektergebnisse. Hierbei werden die Ausgangslage und die festgelegten Ziele beim Start des Projekts den Ergebnissen beim Abschluss des Projekts gegenübergestellt.
In einem zweiten Teil des Dokuments werden einzelne Aspekte kritisch gewürdigt. Folgende Aspekte können Teil der Würdigung sein:
- Rahmenbedingungen
- Lastenheft(phase)
- Auswahlprozess
- Pflichtenheft(phase)
- Realisierungs(phase)
- Verträge
- Projektführung und Controlling
- Projektorganisation und personelle Ressourcen
- Externe Projektbegleitung
- Qualitätssicherung und Risikomanagement
- Schnittstellen zu anderen Vorhaben
- Dokumentation und Projektablage
- Infrastruktur
Das Ausmass der gewürdigten Aspekte, ebenso wie die Länge des Lessons Learned-Dokuments generell, hängt stark von der Grösse des Projekts ab.
In einem nächsten Teil des Evaluationsdokuments empfiehlt guteprojekte.ch Ihnen ein Kapitel mit einer Liste der Top 10-Lessons Learned des Auftraggebers zu erstellen. Dieser Liste soll in einem weiteren Kapitel die Top 10-Empfehlungen seitens der externen Projektbegleitung gegenübergestellt werden.
Lessons Learned in verschiedenen Projektmanagementmethoden
Die Projektmanagementmethode HERMES 5 kennt nebst seinem Phasenmodell verschiedene Submodelle, die in der Regel Querschnittfunktionen beschreiben. Hierbei gehört Projekt abschliessen zum Projektmanagement-Submodell als eine von sieben Aktivitäten: Projekterfahrungen und -ergebnisse werden gesammelt und konsolidiert um dann dokumentiert und verarbeitet zu werden. Damit möchte HERMES 5 sicherstellen, dass die Lessons Learned und die gemachten Erfahrungen „nicht verloren gehen, sondern in zukünftige Projekt einfliessen können“.
Auch IPMA erachtet ein Dokumentieren der Projekterfahrungen mittels Lessons Learned im Zusammenhang mit ihren Projektmanagementkontext-Kompetenzelementen als sinnvoll, um diese auf zukünftige Projekte anzuwenden.
PMI schreibt in seinem PMBoK, dass die Dokumentation der Lessons Learned Teil der Prozessgruppe Abschluss sind. In diesem Zusammenhang werden zudem alle relevanten Projektdokumente einem Project Management Information System (PMIS) zugeführt.
Die Evaluation eines Projekts wird auch bei PRINCE2 als wichtig erachtet: Erfolgreiche Organisationen würden durch ihre Projekterfahrungen dazulernen. So können zukünftige Projekte besser eingeschätzt werden, wenn aktuelle Projekte evaluiert werden. Ein Output der Evaluation bei PRINCE2 ist diesbezüglich der Lessons Report.
Das V-Modell XT schliesslich scheint Lessons Learned in seinem Standardwerk im Sinne eines internen Erfahrungsberichts ebenfalls zu kennen, geht aber nicht weiter darauf ein.