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Effizienter dank Zeitmanagement
Autor:SWICA
Hat Ihr Tag manchmal zu wenig Stunden? Wir stellen Ihnen Methoden und Tricks vor, mit denen Ihnen ein erfolgreiches Zeitmanagement gelingt.
Es gibt zahlreiche Methoden und Tipps für ein gutes Zeitmanagement. Eine bekannte und erfolgreiche Methode ist das Eisenhower-Prinzip. Dieses funktioniert so:
Ordnen Sie alle Ihre Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit einer dieser vier Kategorien zu:
Wichtig aber nicht dringend → terminieren, allenfalls delegieren
Wichtig und dringend → sofort tun
Nicht wichtig und nicht dringend → Papierkorb
Dringend aber nicht wichtig → delegieren oder zu einem späteren Zeitpunkt erledigen
Sie erhalten so schnell einen Überblick, welche Aufgaben Sie sofort erledigen müssen. Zudem zeigen Ihnen die Kategorien, was Sie delegieren oder zurückdatieren können. Dadurch können Sie sich aufs Wesentliche konzentrieren.
«Es ist nicht zu wenig Zeit, die wir haben, sondern es ist zu viel Zeit, die wir nicht nutzen.»
Lucius Annaeus Seneca, römischer Politiker, Philosoph und Schriftsteller
Einen anderen Ansatz verfolgt die Pomodoro-Methode. Hier geht es vor allem darum, jeden Arbeitsschritt möglichst effizient zu machen. Francesco Cirillo, der Erfinder der Methode, empfiehlt, jeweils 25 Minuten für eine Aufgabe zu reservieren und während dieser Zeit ausschliesslich daran zu arbeiten. Nach fünf Minuten Pause arbeiten Sie in den nächsten 25 Minuten das nächste To-do ab. Dieser Vorgang kann beliebig wiederholt werden. Nach mehr als vier Blöcken sollten Sie jedoch eine längere Pause einlegen. Am besten nutzen Sie jeweils die erste Pomodoro-Einheit Ihres Tages, um Ihre To-dos in Blöcke einzuteilen.
Weshalb steigert dieses Vorgehen die Effizienz?
Die Begründung ist einfach: Hat man nur ein gewisses Zeitfenster, um etwas zu erledigen, steigt die Produktivität. Zusätzlich wird die Gefahr kleiner, dass Sie zu viele Dinge miteinander erledigen. Doch was hat die Methode mit Tomaten (italienisch: Pomodori) zu tun? Eigentlich nichts! Francesco Cirillo hat sie so benannt, da er für die Zeitmessung eine Küchenuhr in Tomatenform mit einer Laufzeit von 25 Minuten verwendet hat. Heute können Sie für die Zeitmessung natürlich auch Apps verwenden (zum Beispiel «Be Focused»).
Weitere Tipps und Tricks
- Bearbeiten Sie täglich eine unangenehme Aufgabe.
- Planen Sie Pausen ein.
- Beachten Sie Ihre persönliche Leistungskurve. Wann sind Sie besonders produktiv und wann haben Sie eher Leerläufe?
- Organisieren Sie den Tag in Blöcken.
- Reservieren Sie eine Stunde, in der Sie ungestört arbeiten können.
Das Eisenhower-Prinzip und die Pomodoro-Methode lassen sich gut kombinieren. Priorisieren Sie zuerst die To-dos mittels dem Eisenhower-Prinzip und teilen Sie diese anschliessend in 25-Minuten-Blöcke ein. So steht einem effizienten Arbeitstag nichts mehr im Weg.