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Visuell orientierte Menschen brauchen einen Weg, um organisiert zu bleiben. Wenn du auch zu dieser Gruppe gehörst, auf visuelle Darstellungen von Informationen ansprichst und ein Fan der GTD-Methode bist, dann ist Trello die ideale App für dich.
Was ist GTD?
GTD steht für Getting Things Done. Eine Produktivitätsmethodik beschrieben im gleichnamigen Buch von David Allen. Einige Apps stimmen genau mit der Methodik von GTD überein, während andere, wie z. B. Trello, nicht speziell für diese Methode entwickelt wurden. Trello ist jedoch so vielseitig anwendbar, dass du die App als GTD-Tool verwenden kannst.
Die GTD-Methode kann dir helfen, Fragen wie: "Woran soll ich als nächstes arbeiten?" … oder "Was kann ich tun, um sicherzustellen, dass ich nichts vergesse?" zu beantworten.
Im Wesentlichen ist GTD ein fünfstufiger Prozess:
- Alle Aufgaben erfassen.
- Entscheiden und priorisieren nach Umsetzbarkeit, Wichtigkeit und Delegierbarkeit
- Aufgaben in Listen und Boards organisieren
- An Aufgaben arbeiten basierend nach Priorität (in GTD "nächste Aktionen" genannt)
- Fortschritt bei der Ausführung dieser Aufgaben überprüfen
Was ist ein persönlicher Kanban?
Personal Kanban ist eine Methode, um mit deinen persönlichen Aufgaben organisiert zu bleiben. Stell dir ein Board mit drei Spalten vor – oder drei Listen nebeneinander: To Do, Doing und Done und eine Packung “Post it Zettel”.
Wenn du an deine Aufgaben, die du erledigen willst denkst, schreibst du sie auf “Post it Zettel“ und platzierst sie in der To-Do-Spalte, oder -Liste. Dann wählst du ein paar Aufgaben aus, um sie zu bearbeiten.
Optional kannst du die Anzahl der aktiven Aufgaben begrenzen, die du in der Doing-Liste oder -Spalte zu einem bestimmten Zeitpunkt ausführen kannst. Diese Begrenzung wird als Work-in-Progress (WIP) -Limit bezeichnet. Das WIP-Limit verhindert, dass du zu viele Aufgaben gleichzeitig übernimmst. Es motiviert dich auch aktive Aufgaben bis zum Abschluss zu sehen, anstatt sie aufzugeben, indem du zuerst andere Aufgaben ausführst, die leichter zu erledigen sind.
Sobald die Aufgaben erledigt sind, verschiebst du die zugehörigen “Post it Zettel“ in “Done” und kannst die Aufgaben dort jederzeit überprüfen oder löschen.
Wie du die GTD-Methodik mit Trello verwenden kannst:
Trellos Kanban-Listen helfen dir, wenn du GTD abbilden und visualisieren möchtest. Trello dient zu deinem Dreh- und Angelpunkt um alle deine Aufgaben zu organisieren. Mach dir keine Sorgen, mit Trello kannst du deine Listen jederzeit umbenennen, Positionen ändern oder sie jederzeit löschen. Es gibt also genügend Raum zum experimentieren, was für dich am besten funktioniert.
Erstelle einen Posteingang
In der GTD-Methodik beginnst du am besten mit einer Liste namens Inbox. Der Posteingang sammelt alle Aufgaben oder Ideen, welche dir in den Sinn kommen. In GTD speicherst du neue Ideen in den Posteingang, bis es an der Zeit ist, sie zu sortieren, zu bearbeiten, oder für später zu archivieren.
Ich empfehle dir die Inbox-Liste ganz links auf dem Board so zu platzieren, dass du sie als erstes sehen kannst. Ausserdem ist es die Standardliste, sobald du die Trello Mobile App öffnest, kannst du eine Idee schnell notieren. So kannst du dir immer sicher sein, dass sie an der richtigen Stelle gespeichert wird.
Richte dir deine eigenen Listen (Trello Boards) ein
Diese Vorschläge sind ein guter Ausgangspunkt. Ich empfehle diese Liste etwas abzuspecken, auf die folgenden 6 Punkte:
- Posteingang für neue Ideen
- Nächste Aktionen
- In Bearbeitung
- Ausstehend, für Aufgaben die "on hold" sind
- Fertig, für abgeschlossene Aufgaben
- Eines Tages, für Aufgaben die du gerne tun würdest, aber nicht dringend sind
Lege ein Work-in-Progress (WIP) Limit fest
Als nächstes kannst du ein WIP-Limit für jede Liste festlegen, die du für aktive Aufgaben erstellt hast. Leider unterstützt Trello WIP-Limits nicht als natives Feature. Es gibt zwei Möglichkeiten um es zu integrieren.
Die einfachste Möglichkeit ist, das Limit im Namen der Liste zu schreiben und sich selbst zu überwachen. Du kannst als Grenze, zum Beispiel, vier festlegen.
Die zweite Option ist die Verwendung eines Plugins, wie Kanban WIP Limit für Trello, das anzeigt, wenn du dein Limit überschritten hast.
Dein Trello visualisieren
Visuell orientierte Menschen schätzen es, alle ihre Aufgaben und Ideen in einer Ansicht zu sehen. Wenn du auch dazugehörst, solltest du Trello nutzen. In Trello kannst du auch Bilder und Filme in die Karten integrieren. Die einzelnen Karten kannst du direkt in verschiedene Listen ziehen.
Weitere Details, wie Tags, Fälligkeitsdaten und Verantwortliche Person hinzufügen
Du kannst zu jeder Karte Details hinzufügen, wie z. B. Tags, Fälligkeitsdaten und sogar Teamitglieder.
Jede Karte lässt sich nach Fälligkeitsdaten priorisieren und wird automatisch in gelb markiert. Wenn eine Aufgabe in den nächsten 24 Stunden fällig wird, wird diese in Trello rot markiert.
Wenn du in Trello Tags verwendest, kannst du anhand ihres Kontexts herausfinden, welche Aufgaben du angehen sollst. Du könntest Tags für Home, Arbeit, Computer, Besorgungen und so weiter erstellen. Die Tags kannst du zusätzlich mit verschiedenen Farben codieren, so dass du weitere visuelle Hilfe hast.
Wenn du zusätzliche Informationen zu deinen Karten hinzufügen möchtest, fügst du mit einem benutzerdefinierten Feld alles hinzu, was dein Herz begehrt. Die benutzerdefinierte Feldfunktion wird in Trello als Power-Up angeboten. Dabei handelt es sich um eine optionale Funktion. Wenn du einen kostenlosen Trello-Account hast, erhältst du ein Power-Up geschenkt. Zahlende Mitglieder können beliebig viele Trello Power-Ups hinzufügen.
Unabhängig davon, ob du Trello bei der Arbeit oder zu Hause verwenden willst, kannst du zusätzliche Personen zu deinem Board einladen und dann die verantwortlichen Personen für die Ausführung von Aufgaben festlegen. Ein weiterer Vorteil der für Trello spricht, ist die Möglichkeit, mehrere Personen zuzuordnen.
Fazit
Trello hilft dir Aufgaben zu organisieren, zu delegieren und herauszufinden, worauf du dich als nächstes konzentrieren solltest. Aber es deckt nicht jeden GTD Bedarf ab.
Es ist nicht das beste GTD-Tool, vor allem, wenn du sehr viele Daten aufbewahren musst. Ich brauche Trello hauptsächlich um Visual Boards oder Ideen zu speichern und sortieren. Diese Boards teile ich dann gerne mit meinen Teammitgliedern. Für einen Koch wäre Trello sicherlich auch sehr geeignet, um seine Rezepte oder Inspirationen zu sammeln. Mit Trello kannst du Links zu Notizen hinzufügen und sogar PDFs und Bilder anhängen.
Viel Vergnügen beim Ausprobieren von Trello wünscht dir
Patrick Knaus