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Drucken und Kopieren sind für Ihr Unternehmen unerlässlich. Es ist jedoch nicht erforderlich, die Druckkosten unnötig zu erhöhen. Mit Ihren Gemeinkosten und Betriebskosten könnte Ihr Unternehmen jeden Monat Tausende von Dollar ausgeben.
Warum also nicht ein bisschen Geld beim Drucken sparen? Dies bedeutet nicht, dass Sie ganz auf Papier verzichten. Stattdessen nehmen Sie hier und da nur einige Anpassungen vor, damit das Drucken und Kopieren bei geringerer Umweltbelastung effizienter wird.
Mit den folgenden Tipps können Sie die Druck- und Kopierkosten für Ihr Unternehmen senken.
Nutzen Sie beide Seiten
Sie können Ihre Papier- und Tintenkosten auf einfache Weise halbieren, indem Sie sowohl die Vorder- als auch die Rückseite Ihrer Papiere verwenden.
Vergewissern Sie sich, dass die Druckeinstellungen Ihres Computers auf beidseitiges Drucken eingestellt sind. Versuchen Sie beim Erstellen von Kopien, wenn möglich, beide Seiten des Papiers zu verwenden. Sie können es auch zum Erstellen von Entwurfskopien oder als Arbeitspapier verwenden.
Denken Sie zweimal nach, bevor Sie drucken oder kopieren
Verantwortungsvoll drucken und kopieren. Es ist zwar zwingend erforderlich, Dokumente zeitweise auszudrucken oder zu kopieren, dies ist jedoch möglicherweise nicht bei jedem Vorgang der Fall.
Bevor Sie auf “Drucken” klicken, fragen Sie sich, ob Sie wirklich eine Kopie dieses Dokuments benötigen. Wäre es besser, es zu scannen und zu speichern oder das gescannte Dokument per E-Mail zu senden?
Wenn bestimmte Dateien wirklich gedruckt werden müssen, stellen Sie sicher, dass Sie sie zuerst in der Vorschau anzeigen. Sie können die Druckvorschau verwenden, um festzustellen, ob Formatierungsfehler oder leere Seiten vorliegen. Um das Erfordernis eines Nachdrucks zu versäumen, sollten Sie ansonsten Ihre Dokumente sorgfältig Korrektur lesen. Fördern Sie diese Gewohnheit auch bei Ihren Mitarbeitern.
Zentralisieren Sie Ihren Drucken
Einige Büros haben einen Tintenstrahldrucker auf dem Schreibtisch jedes Mitarbeiters. Hier kann es existieren, dass Sie Probleme besitzen und die Druck- und Papierkosten in Ihrem Handeln in die Höhe treiben.
Entscheiden Sie sich für einen Multifunktionsdrucker, mit dem Sie drucken, kopieren, scannen und faxen können. Sie können dies an einem zentralen Ort aufbewahren, auf den jeder zugreifen kann.
Dadurch wird auch viel Platz auf dem Schreibtisch frei. Persönliche Drucker können jedoch erforderlich sein, wenn vertrauliche Dokumente gedruckt werden müssen.
Das Verhältnis von Mitarbeitern zu Druckern von 6: 1 kann für alle Unternehmen die Faustregel sein. Aber brauchen Sie wirklich einen Drucker für jeweils 6 Mitarbeiter? Wenn Sie Ihre Druck- und Kopieranforderungen mit einem effizienten und hochvolumigen Multifunktionsdrucker zentralisieren, können Sie das Verhältnis auf etwa 20: 1 erhöhen.
Passen Sie die Standardeinstellungen an
Drucker sind oft so eingestellt, dass sie standardmässig in Farbe drucken. Sie müssen nicht immer in Farbe drucken. Es kann daher sinnvoll sein, die Standardeinstellungen zu ändern.
Schwarze Tinten und Toner sind viel billiger als Gelb, Cyan oder Magenta. Farbdruck kann Sie also auf lange Sicht ziemlich viel kosten. Dies ist möglicherweise kein Problem, wenn Sie einfache Wortdokumente oder Tabellenkalkulationen drucken.
Es kann jedoch zu hohen Druckkosten kommen, wenn die zu Referenzzwecken gedruckte Webseite in Farbe angezeigt wird.
Rüsten Sie Ihre Ausrüstung auf
Wenn in Ihrem Büro immer noch alte Kopierer und Drucker verwendet werden, verbrauchen Sie möglicherweise viel mehr Energie und Zeit. Neue Modelle sind viel effizienter in Bezug auf Energieeinsparung und Geschwindigkeit.
Es ist also wahrscheinlich an der Zeit, ein Upgrade auf etwas vorzunehmen, das Ihre Effizienz in allen Aspekten verbessert. Erhöhen Sie die Druck- und Kopiergeschwindigkeit, um die Produktivität an Ihrem Arbeitsplatz zu steigern.
Die Mitarbeiter müssen nicht länger darauf warten, dass der alte Drucker oder Kopierer ihre Aufgaben erledigt.