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Viele von uns kennen diese Situation: wir arbeiten an einer Aufgabe und plopp, eine neue Nachricht trifft ein. Egal, ob das eine Benachrichtigung aus einem Slack-Kanal, eine Chatnachricht oder eine Mail ist. Entweder blitzt eine Mailvorschau der Nachricht auf, wir hören ein akustisches Signal oder wir sehen im geöffneten Mailprogramm die wachsende Inbox. Wenn es dumm läuft, ist es eine sehr lange Mail, in der es schwierig ist, überhaupt das Anliegen zu verstehen. Wie soll ich damit umgehen? Was kann ich tun, damit mir die Mailflut meine ohnehin schon knappe Arbeitszeit nicht noch mehr beschränkt oder mich ständig ablenkt? Der Umgang mit Mails ist daher immer wieder ein Thema in Coachings. In diesem Blogbeitrag beschreibe ich einige aus den Gesprächen gesammelte und generelle Handlungsstrategien im Umgang mit Nachrichten.
Mails eignen sich hervorragend für kurze Antworten, Dokumentationen von Aktivitäten und Gesprächen, für «Ja» oder «Nein» Fragen/Antworten oder zur Terminvereinbarungen. Das Medium eignet sich aber nicht, um Unklarheiten auszuräumen, offene Fragen zu stellen, Ideen zu diskutieren, komplexe Erklärungen abzugeben oder um einen Konsens zu bilden. Bevor Sie die nächste Mail schreiben, fragen Sie sich also, ob Sie länger als fünf Minuten für das Verfassen brauchen. Braucht der Empfänger mehr als drei Minuten, um zu antworten? Dann ist eine Mail nicht das richtige Medium und Sie greifen besser zum Telefon oder führen ein direktes Gespräch. Damit packen Sie das Problem an der Wurzel und produzieren die Flut nicht mit.
Bis zu 28 Stunden in der Woche verbringen Mitarbeitende mit dem Beantworten von E-Mails (Quelle: Zeitmanagement, Lothar Seiwert). Daneben bleibt nicht mehr viel Zeit für andere Aufgaben. Oft versuchen wir daher, durch Multitasking zwei Sachen gleichzeitig zu machen und werden noch ineffizienter. Zum Beispiel arbeite ich an einer Präsentation und lasse mich durch ein Mail ablenken. Nachdem ich die Mail beantwortet habe, brauche ich wieder Zeit, um mich in die Präsentation einzuarbeiten. Bis zu 28% der Zeit verlieren wir durch unnötige Ablenkung (Quelle: Geo Gesundheit). Wie oft überprüfen Sie Ihren Posteingang? Würde es nicht auch reichen, täglich nur dreimal 40 Minuten die Mails zu bearbeiten? In den dazwischenliegenden Zeiten ignorieren Sie das Postfach und kümmern sich um anderes. Post erledigen ist eine gleichwertige Aufgabe wie eine Sitzung durchzuführen. Die Vernetzung, der Austausch auf Kommunikationskanälen oder das Lesen von Fachartikeln ist ebenfalls eine Aufgabe, die in der Agenda organisiert werden will.
Nehmen wir mal an, Sie sind an einem Produkt interessiert und schreiben dem Anbieter eine Mail mit Fragen zum Produkt. Wie schnell erwarten Sie eine Antwort? Sind 24 Stunden okay? Sind 48 Stunden für Sie okay? Wo befindet sich Ihre Zeittoleranzgrenze? Nun vergleichen Sie sich mit sich selber: wie schnell verlangen Sie von sich selber, eine Mail zu beantworten? Geben Sie sich gleichviel Zeit? Oft gibt man sich selber weniger Zeit und setzt sich somit selber unter Druck. Es ist auch hilfreich, diese Zeitspanne im Team abzusprechen, um die Erwartungshaltung der Vorgesetzten und von anderen Anspruchsgruppen zu kennen.
Die Art, wie wir am Arbeitsplatz miteinander umgehen, bestimmen wir massgeblich mit. Wir verbringen viel Zeit mit unseren Arbeitskollegen und -kolleginnen und ein gutes Klima und eine gewisse Effizienz sind hilfreich. Warum also nicht im Team die E-Mail-Etikette thematisieren und abmachen? Zum Beispiel den Umgang mit CC- und BCC-Mails oder die Kodierung der Betreffzeile wie «TYI» (to your information) oder «TYD» (to your decision). Ein gemeinschaftliches Verständnis darüber bringt Klarheit und das fördert die Effizienz.
Dies sind nur einige Inputs. Die für sich passenden Methoden zu finden ist ein Suchprozess. Vielleicht erhalten Sie durch den Austausch mit anderen Anregungen dazu.