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Arbeitsrapporte: Arbeits- und Ruhezeiten
Sich gegenseitig informieren und Abmachungen früh treffen
Der Umgang mit Überstunden und Überzeit sowie deren Kompensation oder Entschädigung sind im Arbeitsgesetz und im Obligationenrecht geregelt. Für Arbeitgeber und Arbeitnehmer sind darin unterschiedliche Rechte und Pflichten definiert, damit die Verantwortlichkeiten klar festgelegt werden können.
Ausgeglichene Arbeits- und Ruhezeiten sind Teil des Gesundheitsschutzes, da sie sowohl Übermüdungserscheinungen als auch mit der Müdigkeit zusammenhängende Unfälle verhindern. Sie garantieren den Arbeitnehmenden ein soziales Leben, indem beispielsweise der Sonntag als Ruhetag festgelegt wird.
In der Praxis entstehen rund um die Themen Arbeitszeiten, Arbeitsrapporte, den korrekten Umgang mit der Kompensation von Überstunden immer wieder Fragen. Hat ein Arbeitnehmer die Pflicht, dem Arbeitgeber monatlich seine Arbeitszeit mit einem Stundenrapport mitzuteilen? Muss der Arbeitgeber dies kontrollieren und mit dem Arbeitnehmer besprechen? Was ist mit Überstunden? Was passiert, wenn ein Arbeitnehmer kündigt und viele Überstunden hat? Zieht der Arbeitgeber den Kürzeren, weil der Arbeitnehmer früher gehen kann? Definiere Überstunden und Überzeit Um Konflikte zu vermeiden, ist es wichtig, dass alle vom Gleichen sprechen. Überstunden und Überzeit sind zwei verschiedene Begriffe.
Überstunden sind vom Arbeitgeber angeordnete und betrieblich notwendige Mehrleistungen des Arbeitnehmers. Überstunden dürfen grundsätzlich nur dann geleistet werden, wenn der Arbeitgeber diese anordnet, sie betrieblich notwendig sind, der Arbeitnehmer sie zu leisten vermag und sie ihm nach Treu und Glauben zugemutet werden können. Wenn der Arbeitnehmer freiwillig Überstunden leistet und der Arbeitgeber davon Kenntnis hat, was eigentlich zwingend sein müsste, ist der Arbeitgeber verpflichtet, darauf zu reagieren. Tut er das nicht, so gelten diese Überstunden als vom ihm genehmigt. Von Überzeit spricht man, wenn die geleistete Arbeitszeit die wöchentliche Höchstarbeitszeit überschreitet. Diese und der Umgang mit der Überzeit sind im Arbeitsgesetz ArG geregelt, dem die meisten Privatbetriebe unterstehen.
Der Ausgleich ist anders
Die Unterscheidung zwischen Überstunden und Überzeit ist deshalb so wichtig, weil die Kompensation von Überstunden und Überzeit unterschiedlich geregelt ist. Der Arbeitgeber hat Überstunden grundsätzlich mit dem Grundlohn sowie einem Zuschlag von mindestens 25 Prozent zu entschädigen. Mit Einwilligung des Arbeitnehmers kann der Arbeitgeber die Überstunden auch durch Freizeit von mindestens gleicher Dauer ausgleichen lassen. Arbeitgeber und Arbeitnehmer müssen sich dabei aber über den genauen Zeitpunkt der Kompensation einigen. Mit einer entsprechenden Vereinbarung können Arbeitgeber und Arbeitnehmer sogar jegliche Kompensation von Überstunden ausschliessen. Überzeit ist jedoch zwingend entweder durch Freizeit oder mit dem Grundlohn und einem Zuschlag von mindestens 25 Prozent zu entschädigen.
Beweispflicht
Der Arbeitnehmer muss beweisen, dass er Überstunden geleistet hat. Aus der Praxis des Bundesgerichtes geht hervor, dass eigene Aufzeichnungen des Arbeitnehmers dafür in den meisten Fällen nicht genügen. Liegen wöchentliche oder monatliche Arbeitsrapporte vor, die der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber nachweislich zugestellt hat, genügt das in der Regel als Beweis, auch dann, wenn die Rapporte vom Arbeitgeber nicht unterzeichnet sind. Normalerweise ist davon auszugehen, dass der Arbeitgeber von den Mehrleistungen des Arbeitnehmers Kenntnis hat, wenn er beispielsweise Einsicht in die elektronische Arbeitszeiterfassung des Arbeitnehmers hat.
Eine besondere Regelung besteht bei Gleitzeitarbeit
Leistet der Arbeitnehmer, der in einem System mit gleitenden Arbeitszeiten arbeitet, mehr als die vereinbarte Arbeitszeit, so ist dies von ihm freiwillig geleistete Mehrarbeit, für deren Ausgleich er eigenständig zu sorgen hat. Es liegt in seiner Verantwortung, den Gleitzeitsaldo innerhalb der vereinbarten Zeit oder innerhalb der ordentlichen Kündigungsfrist abzubauen. Nur wenn dies aufgrund betrieblicher Notwendigkeit oder Weisungen des Arbeitgebers nicht möglich ist, wandelt sich dieser Zeitsaldo in Überstunden um.
Der Arbeitsrapport
Für Betriebe, die dem Arbeitsgesetz unterstehen, ist es für den Arbeitgeber Pflicht, sämtliche Verzeichnisse und Unterlagen bereitzuhalten, falls die Vollzugs- und Aufsichtsbehörden Einblick verlangen und prüfen wollen, ob das Arbeitsgesetz eingehalten wird. Aus den Unterlagen muss ersichtlich sein, wie lang die geleistete tägliche und wöchentliche Arbeitszeit dauerte, inklusive Ausgleichs- und Überzeit. Die Arbeitsrapporte müssen detailliert Auskunft geben über die Lage und Dauer von Pausen von einer halben Stunde und mehr. Darin er sichtlich sein müssen zudem die vom Arbeitgeber gewährten wöchentlichen Ruhe- und Ersatztage, sofern diese nicht sowieso regelmässig auf einen Sonntag fallen. Ebenfalls aufgeführt sein müssen die nach dem Gesetz geschuldeten Lohn- und Zeitzuschläge. Ein Arbeitsrapport, den der Arbeitnehmer erstellt und dem Arbeitgeber übergibt, sollte die tägliche oder wöchentliche Arbeitszeit und den Arbeitsort sowie Pausenlage und -länge und umfassen.
Es gibt kein vom Gesetz vorgeschriebenes Instrument zur Zeiterfassung. Das Staatssekretariat für Wirtschaft Seco nennt mehrere Modelle zur Erfassung der Arbeitszeit. Dazu gehören der handschriftliche Rapport des Arbeitnehmers wie auch elektronische Systeme wie Stempeluhren oder mit einer Software auf dem Computer oder Smartphone. Darüber, ob ein Arbeitsrapport von Arbeitgeber und Arbeitnehmer unterschrieben sein muss, lassen sich im Arbeitsgesetz keine Angaben finden. Eine Unterschrift ist im Beweisfall jedoch sicher von Vorteil. Grundsätzlich ist der Arbeitgeber verpflichtet, die Arbeitszeit zu erfassen. Er kann diese Pflicht jedoch dem Arbeitnehmer übertragen. Den Nachweis gegenüber den Kontrollorganen erbringen, muss allerdings immer der Arbeitgeber. Es ist empfehlenswert, die Arbeitsrapporte regelmässig zu kontrollieren, beispielsweise monatlich. So behält der Arbeitgeber die Übersicht über allfällige Überstunden und kann wenn notwendig rechtzeitig Massnahmen einleiten, um den Arbeitnehmer zu entlasten.
Überstunden kompensieren
Wenn Überstunden durch Freizeit abgegolten werden sollen, müssen sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer auf zwei Dinge einigen: Erstens, dass die Überstunden durch mindestens gleichviel Freizeit ausgeglichen werden und zweitens über den genauen Zeitpunkt des Ausgleichs. Können sie sich nicht einigen, kann keine der beiden Parteien von sich aus eigenmächtig einen Zeitpunkt für den Ausgleich bestimmen. Eine Einigung könnte so aussehen: Der Arbeitnehmer kompensiert seine Überstunden innerhalb von zwölf Monaten, andernfalls verfallen sämtliche Überstunden. Besteht keine Vereinbarung, die festlegt, dass nicht kompensierte Überstunden Ende Jahr verfallen, so werden sämtliche Überstunden stets auf das folgende Jahr übertragen. Der Anspruch auf Ausgleich von vorhandenen Überstunden verjährt nach fünf Jahren, egal ob ein Ausgleich durch Freizeit oder eine Geldleistung vorgesehen ist.
Es gibt einen Entscheid des Bundesgerichtes, der festhält, dass ein Arbeitnehmer den Arbeitgeber auf jedes Abrechnungsdatum (beispielsweise Ende Monat) über geleistete Überstunden zu informieren hat. Falls der Arbeitgeber keine Kenntnis über geleistete Überstunden seines Arbeitnehmers hat und dieser die Auszahlung des üblichen Lohns ohne zu reklamieren akzeptiert, signalisiert der Arbeitnehmer damit, dass er freiwillig auf eine Entschädigung für geleistete Überstunden verzichtet.
Wichtig zu wissen: Sind Überstunden bereits geleistet, kann der Arbeitnehmer nicht nachträglich auf eine Entschädigung verzichten. Eine entsprechende Vereinbarung über den Verzicht einer Entschädigung für Überstunden müssen Arbeitgeber und Arbeitnehmer vor dem Entstehen von Überstunden vereinbaren. Dasselbe gilt für Überzeit.
Überzeit kompensieren
Wenn der Arbeitnehmer die Überzeit mit Freizeit ausgleichen will, muss die Kompensation innert 14 Wochen erfolgen. Arbeitgeber und Arbeitnehmer dürfen sich auf eine längere Frist einigen. Diese darf jedoch nicht länger als zwölf Monate dauern. Der Ausgleich kann auch im darauffolgenden Jahr stattfinden, wenn er noch innerhalb der erlaubten oder vereinbarten Frist erfolgt. Soll die Überzeit durch Geld ausgeglichen werden, verjährt der Anspruch auf die Entschädigung nach fünf Jahren. Das Gesetz sieht einen Verfall von Überzeit per Ende
Jahr nicht vor.
Der Ferienanspruch
Ferientage, die der Arbeitnehmer bis Ende eines Jahres nicht bezogen hat, verfallen nicht. Sie werden in voller Länge auf das nächste Jahr übertragen. Die Verjährung eines Ferienanspruches richtet sich nach den üblichen Regeln für eine Verjährung. Das Bundesgericht hat sich für eine Verjährungsfrist von fünf Jahren ausgesprochen.
Fürsorgepflicht
Im Obligationenrecht ist festgehalten, dass der Arbeitgeber verpflichtet ist, die Persönlichkeit des Arbeitnehmers zu wahren und gebührend auf dessen Gesundheit Rücksicht zu nehmen (OR Art. 328). Dazu gehört eine praktische Organisation der Arbeit, die auf die physische und psychische Gesundheit des Arbeitnehmers achtet. Dazu gehört die Kontrolle der Arbeitszeit. Der Arbeitnehmer ist verpflichtet, mitzuwirken. Dies beinhaltet, seinen Arbeitgeber über Missstände zu informieren. Das Einhalten der im Arbeitsgesetz festgelegten Arbeits- und Ruhezeiten gehört zum Gesundheitsschutz des Arbeitnehmers und liegt in erster Linie in der Verantwortung des Arbeitgebers. Er kann sie nicht auf die Angestellten übertragen. Er kann sie aber zur Mitwirkung einbeziehen. Die Einhaltung der Arbeits- und Ruhezeiten ist besonders wichtig, da sich so Unfälle verhindern lassen, die durch Müdigkeit entstehen können.
Passiert ein Arbeitsunfall, der auf eine Pflichtverletzung des Arbeitgebers zurückgeht, könnte dieser eventuell dafür haften müssen. Ein Rückgriff der Unfallversicherung auf den Arbeitgeber ist jedoch nur dann möglich, wenn dieser den Versicherungsfall grobfahrlässig oder absichtlich herbeigeführt hat.
Ein Arbeitnehmer kann die Arbeit verweigern, wenn er den Arbeitgeber über Missstände informiert hat und dieser nichts unternimmt, um seinen Schutzpflichten nachzukommen. Der Lohnanspruch bleibt bestehen. In diesem Zusammenhang lohnt es sich für einen Arbeitgeber, die Arbeitszeitrapporte der Arbeitnehmer regelmässig zu kontrollieren. So behält er den Überblick über allfällige Überstunden und kann gleichzeitig die Einhaltung der Arbeits- und Ruhezeiten kontrollieren und Arbeitsunfälle vermeiden, die durch Müdigkeit verursacht werden könnten.
Weitere Informationen
Eidgenössisches Departement für Wirtschaft, Bildung und Forschung WBF, Staatssekretariat für Wirtschaft Seco: Das Arbeitsgesetz. Die wichtigsten Arbeits- und Ruhezeitbestimmungen in Kürze.