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Die Methodik greift dabei sowohl auf quantitative als auch auf qualitative Kriterien zur Dimensionierung der Personalressourcen zurück. Die quantitativen Kriterien beziehen sich auf Kennzahlen zum Immobilienportfolio, Angaben zur Leistungserstellung wie dem Anteil der Sachmittel, dem Umfang des Outsourcinggrades oder die Höhe der Lohnkosten. Die qualitativen Kriterien beziehen sich eher auf eine subjektive Beschreibung des Unternehmens, das die Leistungen ausführt, sowie auf die Anforderungen des Kunden oder des Portfolios. Als Grundlage für die Identifikation und Gliederung der qualitativen Einflussfaktoren dient das EFQM-Modell. In Anlehnung an dieses Modell spiegeln die Befähiger-Kriterien im Rahmen der Methodik die Charakteristika des ausführenden Unternehmens wider, die Ergebnis-Kriterien konkretisieren hingegen die Anforderungen des Portfolios.
Insgesamt 21 Faktoren auf Seite des Leistungserstellers und 15 Faktoren, die sich auf das Portfolio bzw. die Kundenanforderungen beziehen, wirken sich auf die Höhe der Personalressourcen aus. Um die wesentlichen Treiber im System herauszukristallisieren und die Faktoren zu gewichten, wurden verschiedene Kreativitätstechniken und die Methodik des vernetzten Denkens angewendet. Die Faktoren wurden jedoch nicht nur qualitativ geprüft, sondern im Rahmen einer breit abgestützten Befragung (FM Monitor 2006) evaluiert. Bei der Untersuchung der Zusammenhänge wurde auf die Regressionsanalyse zurückgegriffen, die eindeutige Hinweise auf die Richtung und Stärke einer kausalen Beziehung zulässt.
Im Zentrum der Fragestellung stehen die Bestimmung der Personalressourcen beziehungsweise die Faktoren, welche diese beeinflussen. Um eine Leistung optimal zu erbringen und über einen angemessenen Personalbestand zu verfügen, sind jedoch weitere Erfolgskriterien zu beachten. Ausgehend von der Überlegung, dass Unternehmen mit einem überdurchschnittlichen Unternehmenserfolg ihr Personal optimal einsetzen, wurden in der FM-Monitor-Befragung verschiedene Ergebniskriterien abgefragt. Diese beziehen sich auf eine effiziente Prozesserbringung, eine überdurchschnittliche Produktivität und eine besonders hohe Kundenzufriedenheit. Miteinbezogen wurden auch finanzielle Kriterien wie Höhe des Marktanteils, des Marktwachstums oder der Umsatzrendite.
Einfluss auf den Personalbedarf
In der Analyse wurde in einem ersten Schritt geprüft, wie sich die Eigenschaften des ausführenden Unternehmens auf die Ergebnisvariablen auswirken. Dabei wurden in Anlehnung an die Befähiger-Kriterien des EFQM-Modells Detailfragen zu den Organisations-strukturen des Unternehmens und der Art der Leistungserstellung gestellt. Aufgrund der Regressionsanalysen konnten einzelne Faktoren herauskristallisiert werden, die einen Einfluss auf die Ergebnisvariablen und somit den Unternehmenserfolg im Immobilienmanagement haben.
Führung Es ist bekannt, dass Fähigkeiten und Vorgehensweisen der Führungskräfte den Erfolg im Immobilienmanagement massgeblich prägen. Dabei sind drei Aspekte wesentlich: Erstens die Existenz von flachen Strukturen und kurzen Kommunikationswegen bei der verantwortlichen Organisationseinheit, zweitens die klare Kommunikation der unternehmerischen Werte und Grundsätze und drittens die aktive Einbindung der Führungskräfte in die Entwicklung des Immobilienmanagements. Werden diese drei Aspekte optimal umgesetzt, kann die Kundenzufriedenheit erhöht sowie die Produktivität und die Effizienz in den Prozessen verbessert werden.
Politik und Strategie Erfolgt die Festlegung der Strategie der Organisationseinheit auf Basis gezielter Untersuchungen, Messungen und Daten, können der Marktanteil und das Marktwachstum gesteigert werden. Eine vollständige und konsequente Umsetzung der Strategie wirkt sich darüber hinaus auf eine positive Umsatzentwicklung aus. Von grösster Bedeutung ist dabei, dass die eingeschlagene Strategie regelmässig hinterfragt und angepasst wird.
Mitarbeitende Sie sind das Kapital eines jeden Unternehmens und beeinflussen auch im Immobilienmanagement den Unternehmenserfolg. Schlüsselfaktoren sind dabei die Motivation, das Engagement sowie die Sozialkompetenz. Vorteilhaft für eine effiziente und kostenorientierte Leistungserbringung und eine hohe Produktivität ist, wenn sich die Mitarbeitenden an der Verbesserung der Produkte und Prozesse beteiligen.
Ressourcen und Partnerschaften Die Entwicklung der Strategie auf Basis gezielter Untersuchungen, Messungen und Daten hat sich als erfolgreich erwiesen. Es verwundert daher nicht, dass ein Zusammenhang besteht zwischen der Nutzung von Daten zu Prozessen, Kunden, Lieferanten sowie externer Benchmarks und dem Wachstum eines Unternehmens. Weitere positive Gestaltungsfelder im Bereich Partnerschaften und Ressourcen sind ein zweckmässiges Dokumentenmanagement, das von den Mitarbeitenden konsequent verwendet wird, und die Prozessunterstützung durch maschinelle Infrastruktur oder IT-Systeme.
Prozesse In der Dimensionierungsmethodik zur Quantifizierung der Personalressourcen sind die Prozesse mit der grössten Gewichtung versehen. Die Ergebnisse der Befragung bestätigen einen signifikanten Zusammenhang zu den Unternehmensergebnissen. Jedoch wurde erkannt, dass sich in der Umsetzung der Prozesse nicht nur Erfolgsfaktoren, sondern auch sich negativ auswirkende Aspekte verbergen. Mit dem Ziel, den Unternehmenserfolg zu optimieren, müssen die Prozesse daher differenziert betrachtet werden.
Einen positiven Effekt hat einerseits die direkte Ableitung der Prozesskennzahlen aus der Strategie. Anderseits ist die systematische Analyse der Anforderungen der Kunden von Bedeutung. Die Höhe des Erfüllungsgrads der Leistungsanforderungen zeigt hingegen verschiedene Effekte. Übertrifft die Qualität der Prozesse die Erwartungen der Kunden, kann zwar eine höhere Kundenzufriedenheit erreicht werden, gleichzeitig sinkt aber der Umsatzanteil im Vergleich zu Konkurrenzunternehmen. Ähnliche Auswirkungen hat die Zentralisierung der Immobilienmanagementprozesse. Werden diese Prozesse zentral erbracht, kann zwar eine Umsatzsteigerung erzielt werden, das Marktwachstum entwickelt sich jedoch eher unterdurchschnittlich. Hier wird deutlich, dass eine zentrale Erbringung der Prozesse einen breiten Marktzugang zwar eher einschränkt, jedoch einen positiven Einfluss auf das Auftragsvolumen der bestehenden Marktanteile bewirkt.
Einfluss des Portfolios
Die Anforderungen des Portfolios beziehungsweise des Kunden werden durch die Kriterien kundenbezogene und umweltbezogene Ergebnisse sowie die Schlüsselergebnisse beschrieben. Der Aspekt mitarbeiterbezogene Ergebnisse wurde berücksichtigt, da es sich um die Zielgrösse im Modell handelt. Die kundenbezogenen Ergebnisse fokussieren die Intensität der Leistungserstellung und konzentrieren sich auf die Ausgestaltung der Service Level. Überdurchschnittliche Anforderungen an die Leistungen sind dabei kein Kriterium für sinkende Margen im Immobilienmanagement. Eher konnte ein positiver Zusammenhang zur Produktivität und zur Effizienz festgestellt werden. Dies lässt vermuten, dass eine intensive Leistungserstellung eine hohe Professionalität in den Prozessen nach sich zieht.
Umweltbezogene Ergebnisse
Zentrale Themen der umweltbezogenen Ergebnisse sind einerseits die rechtlichen und umweltschutzbezogenen Belange, die bei der Leistungserstellung berücksichtigt werden müssen, anderseits die Situation des Wettbewerbsumfeldes. Auffallend ist, dass ein gesundes Wettbewerbsumfeld einen positiven Einfluss auf die Umsatzrendite hat. Eine gewisse Konkurrenzsituation scheint die Leistungsfähigkeit eines Unternehmens zu befruchten. Die Schlüsselergebnisse beschreiben die Struktur des Portfolios und beziehen sich dabei beispielsweise auf das Alter oder die geografische Streuung der Objekte. Es wurde gezeigt, dass Unternehmen, die ein sehr junges Portfolio bewirtschaften, eine höhere Produktivität aufweisen. Dies lässt darauf schliessen, dass in modernen Gebäuden Anforderungen für die Bewirtschaftung der Objekte in die Planung eingeflossen sind. Ein direkter finanzieller Erfolg wird durch eine zentrale Ansiedlung der Objekte erreicht. Bei Unternehmen mit einem geografisch gering gestreuten Portfolio konnte eine höhere Umsatzrendite nachgewiesen werden. Die wesentlichen Elemente der Dimensionierungsmethodik pom+quanto konnten mit einer breit angelegten Befragung überprüft und verifiziert werden. Die Methodik bietet die Möglichkeit, den Personalbedarf im Immobilienmanagement zu quantifizieren und dabei qualitative Einflüsse mit zu berücksichtigen. Das Modell beschränkt sich damit nicht nur auf die Berechnung der Personalressourcen, sondern zeigt auf, wie Unternehmen ihren Erfolg steigern können. Investoren erhalten die Möglichkeit, Bewirtschaftungskosten einzusparen.