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Qu’est-ce qu’une commission de prévoyance ?
Lorsqu’un employeur s’affilie à une caisse de pension, celle-ci constitue pour lui ce que l’on appelle une caisse de prévoyance. En règle générale, une caisse de prévoyance est constituée d’un seul employeur. Dans une institution collective ou commune où il existe des centaines de caisses de prévoyance comme chez PROSPERITA, il est compréhensible que tous les employeurs affiliés ne puissent pas siéger dans l’organe suprême (Conseil de fondation) et y défendre leurs intérêts vis-à-vis de la caisse de pension. C’est pourquoi la commission de prévoyance assure la représentation de la caisse de prévoyance vis-à-vis de la Fondation. Elle se compose d’un nombre égal de personnes représentant l’employeur et de personnes représentant les employé(e)s, généralement deux ou quatre membres selon la taille de la caisse de prévoyance.
Qui élit les membres de la commission de prévoyance ?
La représentation de l’employeur est désignée librement par celui-ci, tandis que la représentation des employé(e)s est élue par le personnel. L’employeur est responsable de l’organisation de l’élection ou d’éventuelles élections de remplacement.
La commission de prévoyance se constitue elle-même. Elle désigne une présidence, qui doit alterner tous les quatre ans côté employeur et côté personnel. En cas de fin du contrat de travail, un membre quitte automatiquement la commission de prévoyance et doit être immédiatement remplacé.
La communication de la composition actuelle de la commission de prévoyance est de la responsabilité de l’employeur et se fait de préférence en ligne via le portail de l’entreprise ou par formulaire.
Comment fonctionne la commission de prévoyance ?
La commission de prévoyance se réunit au moins une fois par an sur invitation de la présidence ou lorsqu’un membre le demande. L’ordre du jour ainsi que les documents correspondants doivent être présentés avec l’invitation. Les décisions concernant des propositions ne figurant pas à l’ordre du jour ne peuvent être prises qu’en présence de l’ensemble des membres de la commission de prévoyance.
Le quorum est atteint lorsque la moitié des membres de la commission sont présents. Les décisions sont prises à la majorité simple des voix des membres et, en cas d’égalité des voix, la présidence tranche. Les décisions peuvent aussi être prises par voie de circulation.
Si l’employeur doit être contraint de verser des cotisations plus ou moins élevées, il doit donner son accord.
Les demandes et les décisions doivent être documentées et communiquées à la Fondation dans les cas suivants : si le plan de prévoyance doit être adapté, si des fonds libres doivent être répartis ou si le contrat d’affiliation doit être résilié.
Quelles sont les tâches de la commission de prévoyance ?
- modifier et signer le plan de prévoyance ;
- informer les personnes assurées sur la caisse de prévoyance ;
- surveiller les obligations de déclaration de l’employeur ;
- annoncer un état de fait présumé d’une liquidation partielle ;
- participer à l’obtention de documents dans un cas de prévoyance,
- répartir des fonds libres de la caisse de prévoyance ;
- être l’interlocutrice du personnel pour les questions de prévoyance professionnelle ;
- élire les délégué(e)s ;
- confirmer la légalité de la résiliation du contrat d'affiliation par l’employeur (après décision majoritaire de toutes les personnes assurées).
Quelles sont les obligations de la caisse de pension vis-à-vis de la commission de prévoyance ?
La commission de prévoyance doit avoir accès à tous les documents nécessaires à l’accomplissement de ses tâches. La caisse de pension doit donc remplir son obligation d’information. La commission de prévoyance lui indique les personnes qui peuvent signer valablement ainsi que le type de signature (p. ex. collective à deux).
La caisse de pension met chaque année à la disposition de la commission de prévoyance le rapport de gestion, y compris le rapport de révision.
Si l’employeur est en retard de plus de trois mois dans le paiement de ses cotisations à la caisse de pension, PROSPERITA en informe la commission de prévoyance . Parallèlement, une notification est également envoyée au Conseil de fondation ainsi qu’à l’autorité de surveillance.
PROSPERITA informe chaque semestre tous les membres de la commission de prévoyance de la marche des affaires et des développements actuels par le biais d’une newsletter. Une fois par an, elle y publie en outre les éventuels excédents issus des contrats d’assurance ainsi que leur utilisation.