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Il concetto di «utilizzazione sistematica» è alla base dell’intero dispositivo che il legislatore ha inteso introdurre per inquadrare l’uso del numero AVS quale identificativo amministrativo delle persone. Ne derivano sia doveri che diritti, sia per le organizzazioni che lo forniscono sia per l’Ufficio centrale.
Concetto fondamentale
In base all’art. 153b della LAVS, l’uso del numero AVS è considerato sistematico nel momento in cui la sua integralità, una parte o una forma modificata di esso siano collegate a dati personali raccolti in modo strutturato.
Più concretamente, l’uso del numero AVS è generalmente «sistematico» nel momento in cui si verifica una conservazione, anche modificata, in una collezione di dati. L’espressione «collezione di dati» deve essere interpretata ai sensi della Legge sulla protezione dei dati, cioè come «ogni complesso di dati personali la cui struttura permette di ricercare i dati secondo le persone interessate». Il termine «modificato» copre anche il caso in cui il numero AVS venga conservato in modo criptato (reversibilmente o meno) tramite ad esempio una funzione hash.
Una utilizzazione non sistematica del numero AVS consisterebbe nella sua conservazione in forma non strutturata. Ulteriori informazioni sulla pagina: Utilizzazione non sistematica del numero AVS
Diritto all’utilizzazione sistematica del numero AVS
Le organizzazioni che fanno parte dell’istituzione delle assicurazioni sociali federali (casse di compensazione, agenzie AVS, uffici AI e PC) dispongono automaticamente del diritto all’utilizzazione sistematica del numero AVS per i compiti rilevanti di applicazione del diritto delle assicurazioni in questione.
Diversamente, le organizzazioni che non fanno parte di tale istituto hanno diritto di utilizzazione sistematica esclusivamente se soddisfano le condizioni di cui all’art. 153c LAVS. In caso contrario, l’utilizzazione sistematica del numero AVS è un reato punibile ai sensi dell’art. 153i LAVS.
Obbligo degli utenti sistematici del numero AVS
Conformemente agli artt. da 153d a 153f LAVS, le autorità, organizzazioni e persone che utilizzano in modo sistematico il numero AVS devono adottare misure tecniche e organizzative, nonché collaborare con l’UCC. In particolare, gli utenti sistematici devono attenersi alle disposizioni di seguito elencate.
- Annunciare all’Ufficio centrale di compensazione – tramite l’apposito modulo – che utilizzano il numero AVS in modo sistematico. Qualsiasi modifica dei dati indicati nell’annuncio deve essere comunicata all’UCC.
- Nominare una persona responsabile per l’utilizzazione sistematica del numero AVS. Gli utenti sistematici già annunciati in base al diritto precedente devono comunicare la persona responsabile per l’utilizzazione sistematica del numero AVS all’UCC tramite il medesimo modulo destinato ai nuovi utenti. Questo modulo comprende un’opzione di rinnovo dell’annuncio, che permette di selezionare esclusivamente i campi che devono essere aggiunti o modificati.
- Limitare l’accesso al numero AVS alle persone che ne necessitano al fine dell’adempimento dei propri compiti legali.
- Istruire le persone autorizzate a utilizzare il numero AVS che quest’ultimo può essere utilizzato soltanto per l’adempimento dei compiti e comunicato in conformità alle prescrizioni legali.
- Garantire la sicurezza dell’informazione e la protezione dei dati (SIPD), in specifico sorvegliando che le collezioni di dati che comprendono il numero AVS siano criptate e transitino su una rete pubblica.
- Definire la procedura in caso di accesso non autorizzato alle banche dati o di uso improprio di queste ultime.
- Permettere all’UCC di svolgere controlli e apportare le correzioni imposte dall’UCC stesso.
Inoltre, i dipartimenti federali e la Cancelleria federale, gli istituti di formazione, le compagnie assicurative private e i Cantoni devono periodicamente svolgere un’analisi dei rischi che tiene conto in particolare del rischio di collegamenti illeciti tra banche dati. A tale fine, tengono un elenco delle banche dati in cui è utilizzato sistematicamente il numero AVS.
Annunciare l’uso del numero AVS all’UCC
Un’organizzazione è tenuta ad annunciare qualsiasi utilizzazione sistematica previsto del numero AVS.
Esempio: un’assicurazione malattia che intenda usare sistematicamente il numero AVS nell’applicazione di tale assicurazione e di quella infortuni, è tenuta ad annunciare singolarmente ognuno di questi due usi.
Le organizzazioni incaricate (ad esempio, per la gestione dei fondi pensione) non devono annunciarsi o annunciarsi di nuovo come USN. Qualsiasi istituzione che incarichi un'altra istituzione di gestire l'uso sistematico del numero AVS deve annunciarsi come utente sistematico del numero AVS (USN). Nell'ambito di questo annuncio, deve nominare una o più persone che lavorano nell'istituto incaricato come responsabile per l'utilizzazione del numero AVS (RUSN) e fornire una procura per questo mandato.
Si prega di notare che questo annuncio deve essere fatto dalla persona responsabile dell'organizzazione (o una persona con una funzione equivalente).
Per accedere a UPIViewer, consultare la modalità su Interfaccia UPIViewer.
Il modulo può anche essere firmato elettronicamente e poi inviato a <email-pii>. Per ulteriori informazioni, consultate il documento “Riannunciare la sua istituzione e nominare un RUSN” qui sotto.
In caso di dubbio, non esitate a chiamare il nostro supporto.
Ultima modifica 11.10.2023