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Woher die Methode kommt
Die Methode wurde durch Toyota entwickelt. «A3» kommt vom Papier Format A3. Das Instrument basiert auf der Demings Plan-Do-Check-Act (PDCA)-Methode. Sie erlaubt es, die Informationen über eine Verbesserung des Fortschritts in einer sehr prägnanten Weise zu visualisieren.
Das ist zentral
Wie der 8D-Bericht bietet dieses Tool einen strukturierten Ansatz zur Problemlösung. Es vereinigt Teams, um gemeinsam deren Problemlösungskompetenz und Prozesse und damit Produkte kontinuierlich zu verbessern. Die Methode wird von Teams verwendet, die direkt mit dem Problem konfrontiert sind. Sie wird zur Lösung einfacher Probleme eingesetzt und verlangt angesichts der begrenzten zur Verfügung stehenden Zeit, Strenge und Synthese. Das Tool ermöglicht, wichtige Informationen schnell zu visualisieren und diese Informationen für Kollegen zugänglich zu machen.
So ist das Vorgehen
Der A3-Report besteht aus 8 Schritten:
1. Definieren Sie das Problem oder die zu verbessernden Bedingungen
2. Beschreiben Sie den aktuellen Status
3. Definieren Sie Verbesserungsziele
4. Bestimmen Sie die Grundursachen
5. Entwicklung korrigierender Massnahmen
6. Korrekturmassnahmen durchführen
7. Ergebnisse bestätigen
8. Vereinheitlichen und verbessern
Beginnen Sie damit, eine kleine Gruppe von Personen zu formieren. Anforderungen: Kenntnisse über den Prozess und/oder das Produkt/die Dienstleistung, Fähigkeiten in den technischen Disziplinen, die zur Lösung des Problems erforderlich sind und Zeit für die Teilnahme an dieser Analyse.
Schritt 1:
Definieren Sie das Problem oder die Bedingungen, die verbessert werden sollen
Definieren Sie das Problem als Team, indem Sie es genau und prägnant dokumentieren, wenn möglich mit quantitativen Daten.
Mögliche Methoden: Gemba, 5W.
Schritt 2:
Beschreiben Sie den aktuellen Status
Der aktuelle Stand des Problems wird im Team verfeinert. Es können verschiedene Methoden verwendet werden: 5W2H, Ist-Prozessabbildung u.a.
Schritt 3:
Definieren Sie Verbesserungsziele
Das Team legt gemeinsam die Ziele bezüglich der gewünschten Verbesserung fest: Reduzierung der Anzahl der Fehler pro Zeiteinheit etc. Die Ziele müssen SMART (spezifisch, messbar, realistisch und zeitgerecht) sein.
Schritt 4:
Bestimmen Sie die Ursachen
Das Team führt eine Ursachenanalyse durch. Verschiedene Methoden können verwendet werden: 5W, Ishikawa, Ursache-Wirkungs-Diagramm, Datenanalyse, Pareto Diagramm u.a.
Sobald die potenziellen Ursachen identifiziert sind, bewerten Sie als Team die Wahrscheinlichkeit des Auftretens jeder Hypothese. Die Diskussion kann zu einem Konsens, einer Abstimmung oder zu einer Sammlung von Fakten und Zahlen über die wichtigsten möglichen Ursachen führen. Es ist wichtig, im Team Experten aus verschiedenen Disziplinen zu haben, die von dem Problem betroffen sind.
Schritt 5:
Entwickeln Sie korrigierende Massnahmen zur Verringerung oder Beseitigung der Ursachen des Problems. Sammeln Sie gegebenenfalls Ideen von Mitarbeitenden, die nicht an der Analyse teilgenommen haben.
Sicherstellung des Engagements aller Teammitglieder, Prozessverantwortlichen und anderer Beteiligter.
Berücksichtigung von Kosten-, Zeit-, Qualitäts-, Sicherheits- und Umweltkriterien.
Planen Sie für jede validierte Massnahme, wie ihre Wirksamkeit überprüft werden kann, sowie einen Umsetzungsplan.
Mögliche Methoden: Poka Yoke, Priorisierungsmatrix, visuelles Management.
Schritt 6:
Korrekturmassnahmen durchführen
Es wird ein Aktionsplan mit klaren Verantwortlichkeiten aufgestellt: wer macht was bis wann.
Die Umsetzung der Massnahmen wird überwacht und das Team stellt sicher, dass alle Massnahmen durchgeführt werden.
Schritt 7:
Ergebnisse bestätigen
Das Team überwacht die Ergebnisse bei der Umsetzung von Korrekturmassnahmen.
Sobald alles abgeschlossen ist, überprüft das Team, ob die Wirksamkeit der eingeführten Massnahmen mit den gesetzten Zielen übereinstimmt.
Schritt 8:
Vereinheitlichen und verbessern
Änderungen werden dokumentiert, Arbeitsanweisungen und Prozesskontrollpläne werden aktualisiert. Die betroffenen Mitarbeiter werden über die Änderungen geschult.
Es wird eine Lessons-Learnt-Analyse durchgeführt, um das A3-Instrument innerhalb der Organisation zu verbessern.
Wenn diese Methode zur Problemlösung verwendet wird, ist nach der Phase 3 Definition des Problems ein zusätzlicher Schritt erforderlich. Sie besteht darin, sofortige Massnahmen zu ermitteln, um weitere Probleme bei anderen Projekten, Produkten, Prozessen oder Abteilungen zu verhindern.