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3.1. Comment obtenir un accès à HR?
3.2. Comment utiliser HR?
4. Mise à jour des Costings/PPAs
4.1 Créer un Costing
4.2 Modifier un Costing
5. EXMP+Applicant devient Membre du personnel
6. Adresse Interne
7. Dans quel écran doit-on saisir le contact?
8. Changer la couleur de fond d'Oracle HR - plus supporté depuis la version 11.5.10!
9. LiveView (lien vers la documentation spécifique)
1. Créer/Mettre à jour des personnes
1.1 Comment vous assurer qu'une personne n'existe
pas déjà dans la base de données (recherche de
doublons)?
- Premièrement, assurez vous que la personne n'a JAMAIS été
enregistrée auparavant dans les bases de données CERN
(comme candidat, contact, pour un compte informatique, dans une base
de données d'une expérience, etc.)
- Ensuite, si la personne est de sexe féminin, vous devez lui
demander si elle a changé de nom (changement d'état civil).
Dans ce cas, faites une recherche à partir du nom de jeune fille
et du nom d'épouse selon les différentes étapes
indiquées ci-après.
- Dans tous les cas, faites une recherche avec un % à la fin
d'une suite de caractères mais PAS à son début.
A partir de l'écran People-Persons :
- La fenêtre 'Find person' apparaît dans laquelle
vous pouvez rechercher la personne
- Tapez le nom de famille de la personne (avec la première lettre
en majuscule et avec le signe % à la fin)
- Pressez FIND pour obtenir la liste des gens correspondants aux critières
que vous avez rentré.
- Vérifiez soigneusement chaque enregistrement obtenu (surtout
le nom de famille, la nationalité, date de naissance - faites
attention à l'orthographe du prénom qui peut légèrement
différer, la date de naissance étant considérée
comme un critère de recherche plus efficace que le prénom.)
- Si la personne...
a)...existe, vous pouvez alors modifier son dossier.
b)...n'existe pas, retournez à l'étape 1 ci-dessus et
recherchez la personne avec le nom de jeune fille, si applicable,
ou
avec une orthographe du nom différente (specialement dans le
cas de translitération d'alphabets différents - Chinois,
Russes, etc.)
c)...existe plusieurs fois avec des données identiques, prenez
contact avec the AIS Support.
- Si après plusieurs essais, vous ne trouvez pas la personne,
vous pouvez considérer qu'elle n'existe pas et vous pouvez
créer
son enregistrement en cliquant d'abord sur le bouton 'CLEAR' de la
fenêtre
'FIND PERSON' et ensuite sur le bouton 'NEW'.
Lorsque vous enregistrez une nouvelle personne et sauvegardez l'information,
la recherche de doublon fera apparaître la fenêtre ci-dessous
dans les cas où les nouvelles données rentrées
correspondraient aux données d'une personne existante déjà
dans la base:
1.2 Comment enregistrer un 'External' qui est
present au CERN et qui aura besoin d'une carte d'accès,
d'un compte informatique, de remboursements,...?
Cette procedure ne concerne que les personnes qui ne peuvent être
enregistrée sous aucun statut en vigueur (la personne devrait
alors enregistrée par le service central compétent)
et qui ne participent pas à une expérience au CERN
(la personne devrait être enregistrée par le secretariat
de l'expérience ou le Bureau des Utilisateurs par défaut).
Règle générale: quand une personne est
présente au CERN et doit obtenir une carte d'accès,
un compte informatique ou être au bénéfice
d'un remboursement elle DOIT être enregistrée dans
HR avec :
- Un contact CERN (qui doit etre titulaire ou avoir le role de
Team Leader),
- une date de début,
- une date de fin prévue,
- une catégorie permettant décrivant
la raison de son engagement
Le 'statut' External doit être utilisé seulement
pour des personnes qui n'ont jamais été enregistrées
dans HR.
1. Vérifiez que la personne n'existe pas déjà
dans HR en utilisant la fenêtre 'FIND PERSON'
a. Si la personne existe avec un statut 'actif' CERN (Membre
du personnel, Attaché non-rémunéré,
Personnel d'entreprise, Utilisateurs), cela signifie que son dossier
n'a probablement
pas été correctement terminé. Vérifiez
la dernière division de rattachement dans \Fastpath-Assignment
et demandez à la DAO de cette division ce qu'il
convient de faire. Dès que le cas est clarifié et
le dossier correctement terminé, passez à l'étape
2 ci-dessous.
b. Si la personne existe avec un statut 'non-actif' CERN
(EXMP, APPLICANT, EXMP+APPLICANT, CONTACT, EXTERNAL, etc.),
vous ne
devez RIEN enregistrer
MAIS vérifier les données concernant la personne (nom,
date de naissance, etc.). NE SURECRIVEZ PAS
LE TYPE DE PERSONNE pour le mettre à "External".
"External" est un type de personne par defaut qui ne doit
être utilisé que si la personne n'a pas déjà
été enregistrée pour une autre raison.
c. Si la personne n'existe PAS, vous devez l'enregistrer avec le
type 'External'.
2. Dans tous les cas, veillez à spécifier
un contact CERN (Membre du personnel titulaire) ainsi qu'une
date de fin prévue
dans les champs suivants:
a. Allez dans l'écran \People-Persons
screen
b. Actionnez la touche pour
changer la date de session et mettez vous à la date
du jour (entrez la date et appuyez F3)
c. Allez sur le champ [.] en bas de l'écran à droite
pour ouvrir l'écran 'Additional Information'
d. Complétez le champ 'contact for external' (Liste des
valeurs disponible - )
e. Complétez le champ 'external start date' (date début)
f. Complétez le champ 'external end date' (date de fin prévue)
g. Complétez le champ 'Reason for external' (Liste des
valeurs disponible - )
h. Appuyez sur F3 ou sur l'icone
pour sauvegarder les changements.
3. Si la personne a besoin d'une carte d'accès, envoyez un
email à <email-pii> pour
les informer que la personne se rendra au bureau de l'enregistrement,
en indiquant le nom de famille, le prénom, la date de naissance
et (si applicable) le numéro d'identification CERN.
4. Si la personne doit accéder une zone protégée
(et doit, par conséquent, porter un film badge, suivre les
cours de sécurité ou être accompagné par
une personne expérimentée), elle doit justifier
d'une couverture contre les risques professionnels. La
personne doit remplir
le formulaire d'enregistrement des visiteurs.
Dans les cas 3. et 4., la personne doit se présenter au services
de l'enregistrement (bâtiment 55, entrée principale),
pour obtenir sa carte d'accès.
5. Si la personne doit bénéficier d'accès sur
les systèmes informatiques centraux, elle doit suivre la
procédure
de demande
de comptes informatiques.
6. La personne peut être associée à une adresse interne.
2. Rapports, impression...
2.1 Rien ne sort de votre imprimante, que dois-je
faire?
- Assurez vous en premier lieu que l'imprimante
fonctionne en imprimant un document d'une autre application
(word,
excel, etc.) Si rien ne sort, vous êtes probablement confronté
à un problème de réseau. Veuillez vous adresser
au <email-pii>
- Si l'imprimante fonctionne avec d'autres
applications, vérifiez l'état de votre rapport
en utilisant la transaction \Processes
and reports-View requests. Les rapports les plus
récents
sont en haut de la liste. Les paramètres des rapports s'affichent
dans la dernière ligne de l'écran.
- Si le champ 'Status' indique 'Error'
essayez
à nouveau de soumettre le rapport. Si vous obtenez chaque
fois le message 'Error', envoyez un email à <email-pii>
2.2 Comment changer mon imprimante par défaut?
- Choisissez le menu Processes
and reports
- Dans la fenêtre Submit
request window actionnez la
touche 'OPTIONS'
- Puis dans la partie 'Print
to output to', cliquez dans le champ 'Printer' et
faites appel à la liste de valeurs et selectionnez
votre imrpimante par défaut.
- Actionnez la touche OK pour sauvegarder le changement
2.3 Comment changer mon imprimante par defaut?
Dans le menu HR, choisir Other definitions et
ensuite User
Profile options.
Dans l'ecran Personal Profile Values, appuyer sur F5 et ensuite inscrire
le mot Printer avec un P
en majuscule.
Appuyez sur F2.
Sous la colonne User value, vous pouvez
selectionner de la liste de valeur l'imprimante que vous desirez mettre
par defaut dans Oracle HR.
Puis sauvegarder l'information en choisissant l'icone de sauvegarde.
3. Compte utilisateur, connexion, responsabilités...
3.1 Comment obtenir un accès à HR?
L'application HR11i n'est utilisée
que par la division HR, FI, le Bureau d'Enregistrement et le
Users' Office.
Veuillez consulter ce tableau pour
savoir si vous etes amenés à utiliser ou non la
nouvelle application HR11i.
Pour utiliser Oracle*HR vous avez besoin:
- d'un PC Windows maintenu par le CERN (CMF)
- d'Internet Explorer 10
- d'un accès Oracle*HR pour vous connecter à l'application
Pour obtenir un compte sur Oracle*HR avec la bonne responsabilité,
veuillez remplir le formulaire Service Now
3.2 Comment lancer Oracle HR?
Dès que vous avez obtenu vos droits d'accès
à HR (voir ci-dessus), vous pouvez accéder à Oracle*HR
en choisissant:
4. Mise à jour des Costings/PPAs
La
mise à jour et creation des costings dans l'application
HR11i se fait uniquement par la division HR Pour les Départements,
merci d'utiliser PAD..
Le role de la date (Datetrack) est très important dans
la transaction: Fastpath-Costing ou People-Persons-Assignment-Costing
4.1 Créer un Costing
- Choisir la transaction: Fastpath-Costing
ou People-Persons-Assignment-Costing
- Se positionner à la date voulue
- Le pourcentage à 100% vient automatiquement. Se positionner
sur 'Cost Code' et introduire le code PPA
- Sauvegarder les informations: faire F3 ou appuyer sur
4.2 Modifier un Costing
Cas no.1
Cas no.2
Cas no.3:
Vérification
Avant de quitter un dossier pour passer à un autre, vous devez
vous assurer que les modifications apportées sont correctes,
compte tenu du fait que la valeur des Costings doit TOUJOURS être
égale à 100%. Pour cela, appuyez sur l'icone
5. EXMP+Applicant devient Membre du personnel
Si un EXMP devient Membre du personnel ou External Firm Staff aucune
procédure particulière n'est à suivre (Se positionner
à la date de début du contract avec l'icone ,et
modifier le type dans People-Persons ainsi
que les données relatives au contrat dans Assignment).
Par contre, si un EXMP+Applicant devient Membre du personnel ou External
Firm Staff, une procédure bien particulière est à suivre:
- Choisir la transaction: People-Persons
puis actionnez la touche Others et selectionnez
Application
- Se positionner avec trois
jours avant la date du début de contrat
- Dans le champ 'Recruitment Activity' faire un \RowInsert en cliquant
sur l'icone et
choisir dans la liste de valeurs ()
le programme auquel le contrat se rattache
- Sauvegarder l'information
- Se positionner en cliquant sur l'icone deux
jours avant la date du début de contrat
- Dans le champ 'Status' choisir dans la liste de valeurs ()
'contract to be prepared'
- Choisir UPDATE puis sauvegarder .
- Vérifier qu'il n'y ait pas d'autres 'Contract to be prepared'.
S'il y en a ne pas continuer la procédure et faire une requête
auprès du AIS Support.
Sinon continuer la procédure ci-dessous.
- Choisir la transaction: People-Persons
- Se positionner avec à la date de début de contrat et modifier les champs
qui le nécessitent.
- Sauvegarder par F3 ou et
modifier les données relatives au contrat dans Assignment.
Pour tout cas particulier, veuillez contacter le AIS
Support en donnant le maximum de renseignements (nom, numéro
d'identification et problème rencontré)
6. Adresse Interne
Lorsque on veut attribuer un local à une personne, HR compare
l'information saisie à celle contenue dans GESLOC. Cette transaction
peut être refusée pour deux raisons:
- le local n'existe pas dans GESLOC: il faut contacter le responsable
divisionnaire pour l'espace afin qu'il le crée
- le local existe mais n'est pas visible dans HR. Dans ce cas il
faut contacter le bureau du courrier qui attribuera un numéro
de case postale, ce numéro étant nécessaire
pour que le local apparaisse dans HR.
7. Dans quel écran doit-on saisir
le contact?
Le contact doit être saisi dans l'écran People
- Persons afin d'éviter les doublons car la vérification
de doublons ne se fait que dans cet écran. Dans
l'écran Contact vous devez uniquement saisir la relation.
8. Changer la couleur de fond d'Oracle
HR
Depuis la version 11.5.8 le fond des fenêtres d'Oracle HR est blanc.
Cela peut provoquer une certaine fatigue des yeux lors d'une longue utilisation.
Mais il est possible de modifier la couleur par défaut en modifiant
les paramètres de l'URL (l'adresse affichée dans
votre navigateur internet sur la page qui affiche le message "IMPORTANT:
Do not close this window!")
Dans le tableau suivant, cliquez sur le carré de couleur de votre
choix. Cela ouvrira Oracle HR avec la couleur choisie comme couleur de
fond des fenêtres. Puis sauvegardez l'adresse affichée
dans vos "Favorites" pour retrouver cette couleur la prochaine fois
que
vous
lancerez
Oracle HR.
Veuillez noter que seules les couleurs suivantes sont disponibles.

Couleur

Echantillon

Blanc

Pourpre

Bleu

Kaki

Olive

Brique

Bleu-vert

Titane