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Die Projektplanung ist einer der wichtigsten Schritte im Beschaffungsmanagement, um Prozesse effizient zu gestalten, das Budget realistisch zu kalkulieren, gute Qualität zu gewährleisten und Kosten von Beginn an möglichst gering zu halten. In dieser Phase ist es bereits unbedingt notwendig, mit den Lieferanten über den Zeitplan, Meilensteine, alternative Materialien und andere Leistungen zu sprechen. Alle Punkte sollten in schriftlicher Form klar definiert und von beiden Parteien verstanden werden.
Bevor ein Projekt durchgeführt wird, muss es detailliert geplant werden. Bei der Planung folgt die Beschaffungsabteilung einer logischen Reihenfolge. Der erste Schritt besteht darin, dass die Einkäufer:innen planen, was genau in Auftrag gegeben werden muss und wie es gemacht wird. Alle nötigen Arbeiten müssen einbezogen werden und jeder einzelne Vertrag fliesst in die Projektarbeit ein. Der Beschaffungsmanagementplan enthält optimalerweise die folgenden Informationen:
- Die geplanten Liefertermine für die Arbeiten oder Produkte, die in Auftrag gegeben werden.
- Die Anzahl der beteiligten Lieferanten oder Dienstleister, und wie diese verwaltet werden.
- Die möglichen Auswirkungen der Entscheidungen des Einkaufs auf die Bedingungen und Annahmen des Projektplans.
- Die Koordinierung der nötigen Vorlaufzeiten des Einkaufs mit dem Zeitplan des Projektplans.
- Die Identifizierung von potenziellen Lieferanten und Dienstleistern.
- Alle Kriterien, die zur Messung der Leistung der Auftragnehmer verwendet werden.
- Die geplanten Vertragsarten.
Der Beschaffungsmanagementplan ist Teil des Projektmanagementplans. Zu den Instrumenten und Techniken, die in der Phase der Beschaffungsplanung eingesetzt werden können, gehören die Make-or-Buy-Analyse und die Definition der Vertragsart. Bei der Make-or-Buy-Analyse geht es darum, herauszufinden, ob die Einkäufer:innen eine Arbeit in Auftrag geben oder sie im Unternehmen ausgeführt wird. Hier kann auch die Entscheidung gefällt werden, ob man eine eigene Lösung baut oder eine bereits vorhandene kauft. Hinter allen Überlegungen stehen stets Fragen wie:
- Wie kann diese Entscheidung den Umfang des Projekts beeinflussen?
- Wie wird sie sich auf den Zeitplan des Projekts auswirken?
- Welche Kosten entstehen dadurch?
Bei der Planung und Durchführung eines Projekts können Einkaufsexpert:innen auf drei Arten von Verträgen zurückgreifen: Festpreis, Kostenerstattung, Zeit- und Materialaufwand. Der Festpreisvertrag legt in der Regel sehr genau die Qualität, den Zeitaufwand und den Preis für die Lieferung von Waren oder Dienstleistungen fest. Diese Form bietet sich für Waren und Dienstleistungen an, bei denen der Arbeitsumfang und die Kosten sehr klar sind und sich wahrscheinlich nicht ändern. Die Verantwortung, dass alle Anforderungen eingehalten werden, liegt beim Käufer. Die mit Festpreisverträgen verbundenen Risiken sind die mit Projektänderungen verbundenen Kosten. Tritt eine Projektänderung ein, die einen Änderungsauftrag des Auftragnehmers erfordert, ist der Preis für die Änderung in der Regel sehr hoch. Wenn Sie mit Festpreisverträgen arbeiten, sollten Sie zwei oder mehr Lieferanten zur Verfügung stehen haben, die über die Qualifikationen und die Leistungshistorie verfügen, die sicherstellen, dass die Anforderungen des Projekts erfüllt werden können. In Zeiten hoher Inflation, wie wir sie gerade erleben, übernimmt der Käufer das Risiko inflationsbedingter Kostensteigerungen, und der Vertragspreis wird auf der Grundlage eines Inflationsindexes angepasst. Bei Festpreisverträgen kann eine Erfolgsprämie Anreiz sein für die Erbringung weiterer Leistungen, die über die im Vertrag festgelegten Grundanforderungen hinausgehen.
Neben dem Festpreisvertrag gibt es auch den Kostenerstattungsvertrag, in dem sich der Käufer verpflichtet, dem Lieferanten oder Dienstleister die Kosten für die Erbringung der Dienstleistung oder für die Bereitstellung der Waren zu erstatten. Diese Art von Verträgen wird auch als Kosten-Plus-Vertrag bezeichnet. Sie bietet sich vor allem dann an, wenn der Arbeitsumfang oder die Kosten für die Ausführung einer Arbeit nicht bekannt sind. Die angefallenen Kosten müssen gut dokumentiert werden, um sicherzustellen, dass das Unternehmen nur für wirklich erbrachte Leistungen zahlt. Im Rahmen eines neuen Projekts werden in der Regel meist Kostenerstattungsverträge abgeschlossen.
Der Vertrag auf Zeit- und Materialbasis verbindet Vereinbarungen aus Kostenerstattungsverträgen und Verträgen auf Festpreisbasis. In der Regel stellt der Auftragnehmer die Rechnungen nach vereinbarten Kostensätzen, Zeitaufwand und Terminen, die im Vorfeld festgelegt werden. Ähnlich wie bei Kostenerstattungsverträgen ist die Gesamtsumme nicht final festgelegt, der Gesamtwert der Vereinbarung kann noch zunehmen oder weniger werden. Festpreisverträgen ähneln sie darin, dass beispielsweise unterschiedliche Vergütungssätze vereinbart werden können.
Um den Erfolg eines Projekts weitgehend zu gewährleisten, müssen bereits vor Projektbeginn wie oben beschrieben geeignete Massnahmen ergriffen werden. Sie sollten einen umfassenden und gut dokumentierten Projektplan entwickeln und die Zusagen der Lieferanten einholen, dass sie Sie unterstützen können. Denken Sie daran, Lieferanten bereits früh in den Prozess einzubeziehen, denn sie können Ihnen mit ihrem Know-how eine wertvolle Hilfe sein. Das Beschaffungsteam überwacht kontinuierlich die Qualität und den Zeitplan, um sicherzustellen, dass die Lieferanten die Anforderungen des Unternehmens erfüllen.