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Das Content Management System, kurz CMS, ist eine Software, mit der man Inhalte, Portale, interne Online-Plattformen oder Datenbanken individuell erstellen, bearbeiten und verwalten kann. So können die Benutzer der CMS ihre Arbeiten selbst organisieren und können auch die administrativen Arbeiten selbst erledigen. Die meisten Content Management Systeme sind plattformunabhängig, da sie in Skript- bzw. Programmiersprachen verfasst werden.
Mit Hilfe von CMS ist es möglich, Dateien zu verwalten und, in Abhängigkeit vom Netzwerk, miteinander zu teilen. Der grosse Vorteil ist somit, dass durch diese Art der Dokumentenverwaltung mehrere Nutzer auf die Dateien zugreifen und mit ihnen arbeiten können. Die Benutzeroberflächen der CMS gleichen oft den üblichen Benutzeroberflächen, wodurch das System leicht zu verstehen und in den Arbeitsalltag integrierbar ist. Die Verwendung von CMS kann den Workflow einzelner Personen steigern und der Prozesse innerhalb des Unternehmens massgeblich effizienter gestalten.
CMS unterscheiden sich anhand verschiedener Funktionen, die sie beinhalten. Die meisten CMS enthalten Web-basierte Veröffentlichungen, das Management von Formaten, die Kontrolle über verschiedene Versionen einer Datei und die Möglichkeit zur Indexierung, Suche und Abruf einer Datei. CMS können grob in zwei Kategorien eingeteilt werden. Zum einen bestehen Web Content Management Systeme (WCMS), die für das Management von Websites Verwendung finden. Zum anderen besteht mit Digital Asset Management Systemen (DAMS) die Möglichkeit, alle möglichen Dateien in verschiedenen Dateiformation zu verwalten.
WCMS sind konzipiert, um das Management der Inhalte von Websites zu unterstützen. Diese Inhalte bestehen aus Texten, eingefügten Graphiken, Fotos, Videos und Audiodateien. Die CMS haben zwei Bereiche, das Frontend und das Backend. Das Frontend ist die Webseite, die Besucher sehen und das Backend ist der Hintergrund des CMS. Ein Bereich der geschützt ist und in dem man die administrativen Arbeiten erledigen kann. Weitere vorteilhafte Funktionen von WCMS sind die Konfiguration von Domainweiterleitungen, Clean URLs und Permalinks. Zudem liefern WCMS Fehlerseiten wie 404-Seiten aus.
DAMS hingegen sind immer dann eine grosse Hilfe, wenn eine grosse Anzahl an Dateien verwaltet werden muss. In DAMS können alle Dateiformate wie Text- und Multimediadokumente sowie Telefonnummern und wissenschaftliche Daten abgespeichert, kontrolliert, abgerufen und veröffentlicht werden.
Ein grosser Vorteil ist, dass der Content, sprich die Inhalte, die gespeichert werden medienneutral sind. Dadurch können sie bei jeder Ausgabe in das gewünschte Format exportiert und dem Zweck entsprechend einfach integriert werden. Zudem bieten manche Systeme die Möglichkeit einer automatischen Texterkennung. Das heisst, dass beispielsweise der Text gescannter Dokumente erfasst wird und über die Suchfunktion abrufbar ist.
Des Weiteren besteht die Möglichkeit über diverse Funktionen den Workflow im Unternehmen und die Arbeiten einzelner Mitarbeiter zu beobachten, zu protokollieren und zu evaluieren. Dies kann beispielsweise durch die Funktion automatisch versendeter E-Mails gewährleistet werden, die gesendet werden, sobald an einem Dokument etwas geändert wurde. Der Arbeitsprozess ist überdies rekonstruierbar, da verschiedene Versionen eines Dokumentes abgerufen werden können und somit ersichtlich ist, wann und von wem Änderungen vorgenommen wurden.
Um die Sicherheit zu gewährleisten, können Einstellungen bezüglich der Zugangsberechtigungen zu den Dateien vorgenommen werden. In diesem Zusammenhang spricht man auch von einer Rollen- und Rechtestruktur. Damit alle berechtigten Nutzer des CMS die benötigten Dateien finden, können die Inhalte über die Einstellung chronologisch oder semantisch geordnet angezeigt werden. Durch die barrierefreie Darstellung der Text- und Multimediainhalten und die Möglichkeit, diese über verschiedene Geräte abzurufen, können alle zugelassenen Nutzer permanent auf die Inhalte zugreifen und problemlos mit ihnen arbeiten. Erleichtert wird dies durch die Funktion zum Hinzufügen von Metainformationen wie Inhaltsverzeichnissen, Autoren und Veröffentlichungsdaten. Zudem besteht die Möglichkeit die Inhalte durch das Hinterlegen verschiedener Sprachen, Währungen, Preise und rechtlicher Informationen zu internationalisieren. Die Funktion zum Life-Cycle-Management ermöglicht zudem bestimmte Inhalte nur über einen festgelegten Zeitraum aufrufbar zu machen und anschliessend zu archivieren. So werden bearbeitete Dokumente an den vorgesehenen Orten abgelegt, ohne viel Datenmüll in den Arbeitsbereichen anzuhäufen.
Da viele der Prozesse innerhalb der Systeme im Internet vonstattengehen, benötigt die Verwendung von CMS gute Sicherheitsvorkehrungen. Dazu gehört eine richtige Konfiguration und ein angemessenes Systemmanagement, um etwaigen Sicherheitslücken zu begegnen und die Daten ohne Zugang Dritter sicher aufbewahren und bearbeiten zu können. Dies schliesst allerdings auch mit ein, dass das System permanent beobachtet und neue Sicherheitsstandards eingehalten werden müssen.
Die seit den 1990er Jahren erhältlichen Content Management Systeme sind somit besonders geeignet für Internetbenutzer mit einfachen Computerkenntnissen. Durch diese Software besteht die Möglichkeit eigene Arbeiten selbst zu pflegen. Das Programm wird also vor allem verwendet, um Webseiten zu bearbeiten und um Seiten, Texte und andere Medien selbst verwalten zu können.