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In der Zeit der Pandemie suchten Unternehmen und Arbeitnehmer nach Möglichkeiten, Geschäftsprozesse zu digitalisieren und zu flexibilisieren, und ermöglichten ihren Mitarbeitern die Arbeit im Home-Office. Vielleicht denken Sie darüber nach, Ihr Unternehmen zu gründen, oder blüht Ihr Geschäft und Sie wissen nicht so recht, wo Sie Ihre neu eingestellten Mitarbeiter unterbringen sollen.
Sie fragen sich: Benötige ich ein physisches Büro oder sollten wir weiterhin von zu Hause aus arbeiten?
Was ist ein virtuelles Büro?
Virtuelle Büros bieten keine echten Räumlichkeiten, die Sie im normalen Geschäftsalltag benutzen. Sie bieten jedoch die notwendige Basis für Ihr Unternehmen, wie z. B. eine Firmenadresse, Postbearbeitung, eine Telefonnummer und in einigen Fällen auch zusätzliche Dienstleistungen wie Sekretariats- und Empfangsdienste. Ein virtuelles Büro befindet sich in der Regel an einem prestigeträchtigen, repräsentativen Standort und ermöglicht es Ihnen so, Ihr Unternehmen zu etablieren und ein hervorragendes Firmenimage zu erhalten.
Was ist die richtige Lösung für Ihre Firma?
Kosten
Wie in vielen anderen Bereichen auch, müssen Sie die Kosten und die verschiedenen Angebote, die Ihnen zur Verfügung stehen, im Auge behalten. Bei virtuellen Büros können Sie wählerisch sein, da diese nicht unbedingt in unmittelbarer Nähe liegen müssen. Andererseits sollten physische Büros für Sie und Ihre Mitarbeiter erreichbar sein, was bedeutet, dass Sie sich nur an Angebote in Ihrer Region halten sollten, was in manchen Fällen nur die teureren Optionen zulässt. In diesem Fall ist zu entscheiden, worin Sie zu investieren bereit sind. Auch bei der Anmietung eines Büros können Sie Ihre Kosten niedrig halten, wenn Sie sich für eine relativ flexible Lösung entscheiden, wie z. B. flexible Coworking-Spaces oder die Anmietung eines Büros nur an den Tagen, an denen Sie es benötigen. Wenn Sie nicht bereit sind, Geld auszugeben, nur um in einer Büroumgebung zu arbeiten, ist ein virtuelles Büro eine gute Lösung für Sie, mit der Möglichkeit, gelegentlich Räume zu mieten, z. B. Meetingräume
Infrastruktur
Man könnte meinen, dass das virtuelle Büro den Kampf gewonnen hat. Es ist jedoch wichtig zu prüfen, ob Sie oder Ihre Mitarbeiter zu Hause für die Erledigung der täglichen Aufgaben gerüstet sind. Obwohl die vollständige Digitalisierung ein realistisches Ziel ist, können die meisten Betriebe dennoch nicht auf das Drucken oder Scannen von Dokumenten verzichten. Überdies erfordern digitale Prozesse auch die notwendige Technologie, d. h. eine zuverlässige IT-Infrastruktur mit einer schnellen und stabilen Internetverbindung. Daher kann es günstiger sein, in die Miete voll möblierter Büroräume zu investieren als in Geräte, IT-Support und Büromaterial anzuschaffen.
Image
Vertrauen aufzubauen ist zweifellos einer der wichtigsten Aspekte des Firmenimages, das ein Unternehmen seinen Interessengruppen vermitteln möchte. Wenn Sie nicht über eine solide Unternehmensbasis in Form von physischen Einrichtungen verfügen oder Mitarbeiter haben, die Ihre Kunden begrüssen, besteht die Gefahr, dass Sie unprofessionell wirken. Sie können Ihren Zeitplan jederzeit mit den Geschäftsterminen abstimmen und Räume nur dann buchen, wenn Sie diese benötigen. Dieser flexible Ansatz eines virtuellen Büros mit gelegentlicher Büroanmietung ist nur dann eine gute Option, wenn Sie eine überschaubare Anzahl von Sitzungen pro Woche haben. Wenn Ihr Terminkalender voll von Kundenterminen ist, könnte sich ein Einzelbüro mit Meetingraum Nutzung durchaus für Sie als notwendig erweisen.
Zusammenarbeit
Die Bildung von Partnerschaften ist ein wesentlicher Bestandteil für das Wachstum eines Geschäftes. Es überrascht nicht, dass Räumlichkeiten in Gemeinschaftsbüros ein hervorragender Ort sind, um Gespräche zu beginnen, die oft zu gegenseitiger Unterstützung und geschäftlichen Kooperationen führen. Aber die Zusammenarbeit spielt nicht nur beim Ausbau Ihres Netzwerks eine Rolle. Wenn Sie Ihr Team an einem Ort zusammenbringen, kann dies die Kommunikation in der Gruppe und die Effizienz der Kernprozesse, die sie als Team durchführen müssen, fördern.
Fazit
Ob man sich für die eine oder die andere Option entscheiden sollte, hängt von den Prioritäten ab und dem Stand des Unternehmens in der Entwicklung. Für Unternehmen, die gerade erst anfangen und überall Kosten einsparen wollen, ohne dabei das Image des Unternehmens zu vernachlässigen, könnte ein virtuelles Büro ein guter Anfang sein. Für bereits gut funktionierende, etablierte Unternehmen sind voll ausgestattete, moderne Büros in der Regel die richtige Wahl, da sie die Kernprozesse sowie die Kunden- und Mitarbeiterkommunikation weiter verbessern können.
Wenn Sie noch unentschlossen sind, zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren, und wir beraten Sie gerne, um die beste Lösung für Sie zu finden.