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In der Buchhaltung gilt bekanntlich der Grundsatz:
Keine Buchung ohne Beleg.
Egal ob Sie also in Bar, per Banküberweisung, Kreditkarte, TWINT oder PayPal Geld erhalten: Sie brauchen dazu einen Beleg.
Der Kontoauszug, Kredikartenauszug oder PayPal Auszug alleine reicht nicht aus. Sie müssen für jede Buchung/Transaktion einen separaten Beleg vorweisen können.
Und dieser Beleg ist entweder eine Rechnung oder Quittung:
Pflichtangaben für eine (MWST-konforme) Rechnung
Die Pflichtangaben für eine Rechnung kommen aus dem Mehrwertsteuergesetz (genau: Art. 26 MWSTG).
Aber:
Auch wenn Sie keine MWST-Abrechnung machen müssen, ist es sinnvoll, wenn Sie Ihre Rechnungen mit allen Pflichtangaben ausstellen (ausser natürlich dem MWST-Hinweis selbst).
Gehen wir die Anforderungen gemäss Art. 26 MWSTG kurz durch:
Abs. 1: Der Leistungserbringer oder die Leistungserbringerin hat dem Leistungsempfänger oder der Leistungsempfängerin auf Verlangen eine Rechnung auszustellen, die den Anforderungen nach den Absätzen 2 und 3 genügt.
Im Klartext: Wenn Ihr Kunde eine Rechnung will, müssen Sie ihm eine Rechnung ausstellen.
Abs. 2: Die Rechnung muss den Leistungserbringer oder die Leistungserbringerin, den Leistungsempfänger oder die Leistungsempfängerin und die Art der Leistung eindeutig identifizieren und in der Regel folgende Elemente enthalten:
Im Klartext: Es muss eindeutig sein, was von wem an wen in Rechnung gestellt wird. Das sind die folgenden Angaben:
a. den Namen und den Ort des Leistungserbringers oder der Leistungserbringerin, wie er oder sie im Geschäftsverkehr auftritt, den Hinweis, dass er oder sie im Register der steuerpflichtigen Personen eingetragen ist, sowie die Nummer, unter der er oder sie eingetragen ist;
Im Klartext: Name und Adresse Ihrer Firma, und (falls Sie mehrwertsteuerpflichtig sind) Ihre MWST-Nummer (UID).
b. den Namen und den Ort des Leistungsempfängers oder der Leistungsempfängerin, wie er oder sie im Geschäftsverkehr auftritt;
Name und Adresse Ihres Kunden bzw. dessen Firma.
c. Datum oder Zeitraum der Leistungserbringung, soweit diese nicht mit dem Rechnungsdatum übereinstimmen;
Das ist relativ klar.
d. Art, Gegenstand und Umfang der Leistung;
Auch das ist relativ klar: Wofür (was für eine Dienstleistung oder Produkt) ist die Rechnung?
e. das Entgelt für die Leistung;
Der Betrag für die Leistung.
f. den anwendbaren Steuersatz und den vom Entgelt geschuldeten Steuerbetrag; schliesst das Entgelt die Steuer ein, so genügt die Angabe des anwendbaren Steuersatzes.
Der angewendete MWST Satz (aktuell 7,7%) und der entsprechende MWST Betrag.
Abs. 3: Bei Rechnungen, die von automatisierten Kassen ausgestellt werden (Kassenzettel), müssen die Angaben über den Leistungsempfänger oder die Leistungsempfängerin nicht aufgeführt sein, sofern das auf dem Beleg ausgewiesene Entgelt einen vom Bundesrat festzusetzenden Betrag nicht übersteigt.
Wird die Rechnung wie z.B. im Supermarkt oder im Restaurant von einer Kasse ausgestellt, muss der Name und Adresse des Kunden erst ab CHF 400.- auf dem Kassenzettel vermerkt werden.
Tipp: Wenn Sie in Google nach einer Rechnungsvorlage z.B. für Word suchen, werden Sie schnell fündig.
Und was ist mit der Quittung?
Eine Quittung ist eine Empfangsbestätigung für eine Zahlung und wird primär nur bei Barzahlungen benötigt (ansonsten hat man die Bestätigung der Zahlung ja auf dem Bank- oder Kreditkartenauszug, PayPal, etc.).
Grundsätzlich darf der Käufer aber immer eine Quittung verlangen (siehe OR Art. 88).
Für uns als Selbständige reicht also grundsätzlich in den meisten Fällen eine Rechnung als Beleg für die Buchhaltung.
Wenn auf der Quittung alle oben erwähnten Pflichtangaben vorhanden sind, dann kann diese als Rechnung verwendet werden.
Umgekehrt gilt eine Rechnung als Quittung, wenn auf der Rechnung „Betrag erhalten“ mit Datum und Unterschrift vermerkt ist.
Tipp: Wer häufig Bargeld annimmt bzw. häufig Quittungen ausstellen muss (Privatpersonen verzichten ja häufig gerne auf die Quittung), der besorgt sich am besten einen Quittungsblock, damit er gleichzeitig einen Durchschlag/Kopie hat.
Wichtiger Hinweis: Wer „regen Barverkehr“ hat, muss zusätzlich für die Buchhaltung auch ein Kassenbuch führen.
Beleg verloren? Der Eigenbeleg / Notbeleg
In Ausnahmefällen falls einmal ein Beleg verloren gegangen ist, kann dieser mit einem sogenannten Eigenbeleg ersetzt werden.
Ein Eigenbeleg muss die gleichen Angaben wie jede Rechnung/Quittung beinhalten. Zusätzlich müssen Sie den Eigenbeleg mit Ort, Datum und persönlicher Unterschrift versehen.
Wichtige Anmerkung für die MWST-Abrechnung: Mit einem Eigenbeleg kann die Vorsteuer bei der effektiven MWST-Abrechnung nicht geltend gemacht werden.
Ein Eigenbeleg ist also wirklich nur als allerletzte Notlösung anzusehen, falls keine Möglichkeit besteht, an einen Ersatz-Beleg vom Austeller der Rechnung/Quittung zu kommen.