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La finestra Applica Regole offre un ottimo livello di controllo sulle modifiche ai movimenti contabili perché mostra un'anteprima delle regole esistenti, con indicazione di quali registrazioni hanno una corrispondenza con ognuna di esse e quali registrazioni non corrispondono ancora a nessuna regola. Hai quindi la possibilità di creare nuove regole, modificare o cancellare quelle esistenti.
Il dialogo può essere visualizzato:
- Dal dialogo Importa registrazioni, quando viene vistata l'opzione Applica Regole
Le regole vengono applicate unicamente alle righe importate
- Dal menu Azioni → Registrazioni ricorrenti → Applica regole...
Le regole vengono applicate all'intero contenuto della tabella Registrazioni
Questa finestra di dialogo è divisa in tre sezioni:
Applica regole alle registrazioni con...
- Contropartita temporanea (Temporary contra account).
Questo campo è obbligatorio.
Filtra tutte le registrazioni importate che contengono quella specifica contropartita, per esempio [CA], che è stata indicata nel Dialogo Importa movimenti.
- Conto:
Filtra tutte le registrazioni importate che contengono un conto specifico, di solito il conto di una banca o [A], che è stato indicato nel Dialogo Importa movimenti.
Il sistema di completamento basato sulle regole presuppone che una volta completate le registrazioni non ci sia più alcuna registrazione che contenga la contropartita temporanea.
Dati importati corrispondenti o no a delle regole
La finestra mostra tutte le registrazioni che hanno la contropartita temporanea indicata sopra (per es. [CA]). Queste sono raggruppate in quattro sezioni principali:
- Movimenti in entrata con regole
Registrazioni con variazione positiva del conto (accredito) e con indicazione della regola a cui corrispondono
- Movimenti in uscita con regole
Registrazioni con variazione negativa del conto (addebito) e con indicazione della regola a cui corrispondono
- Movimenti in entrata senza regole
Registrazioni con variazione positiva del conto (accredito) e che non appartengono a nessuna regola
- Movimenti in uscita senza regole
Registrazioni con variazione negativa del conto (addebito) e che non appartengono a nessuna regola
Comandi contestuali
Dalla riga di una registrazione senza regola, con un click sul tasto destro del mouse o sul "..." alla destra, si apre un menu che permette di:
- Aggiungi/Modifica regola.
- Cancella regola.
- Modifica regola che si sovrappone.
I comandi nella parte bassa del dialogo
- Espandi /Comprimi: visualizza o nasconde gli elementi delle Registrazioni.
- Mostra regole inutilizzate (Display unused rules): vistando questa opzione vengono visualizzate tutte le regole definite nella tabella Registrazioni ricorrenti; se l'opzione non è vistata il programma mostra solo le regole che hanno delle corrispondenze.
- Mostra righe senza regole (Display rows without rules): vistando questa opzione vengono visualizzate tutte le registrazioni importate; se l'opzione non è vistata il programma mostra solo le registrazioni che corrispondono ad una regola.
- Rimuovi conti tra [ ] (Remove accounts between [ ]): Per le registrazioni su più righe dove il programma ha inserito il conto bancario fra parantesi quadre (conto commentato), se questa opzione è attiva, il programma rimuove il conto commentato.
Le regole con registrazioni su più righe possono essere definite unicamente nella tabella Registrazioni ricorrenti.
- OK: questo bottone applica le regole attive e chiude la finestra.
- La contropartita temporanea viene sostituita in tutte le registrazioni che hanno una corrispondenza con una regola.
- Le regole nuove o modificate vengono salvate anche nella tabella Registrazioni ricorrenti.
- Annulla (Cancel): questo bottone chiude la finestra senza applicare le regole.
- Se ci sono state modifiche ad una o più regole, verrà chiesta una conferma prima di chiudere la finestra.
- Con questo bottone non puoi annullare il comando Applica regole, per farlo devi chiudere questa finestra e usare il comando Annulla dal menu Modifica.
- Applica Regole: questo bottone applica le regole senza chiudere la finestra.
- La contropartita temporanea viene sostituita in tutte le registrazioni che hanno una corrispondenza con una regola.
- Le regole aggiunte o modificate vengono salvate nella tabella Registrazioni ricorrenti.
- Se vuoi annullare i cambiamenti devi chiudere la finestra e usare il comando Annulla dal menu Modifica.
Consigli su come utilizzare la finestra Applica regole
Il modo più efficace per lavorare con la finestra Applica regole è il seguente:
- Verifica che le registrazioni con corrispondenza a delle regole siano corrette.
- Usa il bottone Applica regole per aggiornare la tabella Registrazioni con le regole selezionate.
- Aggiungi nuove regole per le registrazioni che rimangono e controlla che vengano applicate correttamente.
- Usa di nuovo il bottone Applica regole.
- Ripeti i punti 3 e 4 fino a quando tutte le registrazioni ricorrenti saranno associate a delle regole.
Tabella registrazioni ricorrenti
Le regole sono salvate e possono essere modificate nella tabella Registrazioni ricorrenti.
Puoi completare o aggiungere regole anche con delle registrazioni su più righe nella tabella Registrazioni ricorrenti.
Con il passare del tempo vedrai che sempre più registrazioni importate avranno delle corrispondenze con delle regole; più regole aggiungi più il tuo lavoro contabile sarà ridotto.