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Da dove viene il metodo
Taiichi Ohno, l'architetto del Toyota Production System negli anni '50, descrive nel suo libro "Toyota Production System: Beyond Large-Scale Production System:
In uno stabilimento di produzione i dati sono molto apprezzati - ma credo che i fatti siano ancora più importanti. Se non si cerca a fondo la causa di un problema quando si verifica, le misure adottate possono diventare fuori fuoco. Ecco perché continuiamo a chiederci: perché? Questa è la base scientifica del sistema Toyota. [...] Per ogni problema chiedo sempre "perché" cinque volte?
Questo è il punto centrale
Le "correzioni rapide" possono sembrare appropriate per problemi semplici, ma spesso risolvono solo la parte visibile del problema. Con il metodo rapido 5-Why o 5-W, è possibile identificare sintomi più profondi.
Questa è la procedura
Il primo passo è quello di descrivere il problema in modo preciso e conciso, facendo in modo che sia compreso da tutti allo stesso modo.
Ponendo cinque domande che iniziano con "Perché", cerchiamo di trovare le ragioni più plausibili del problema. Per ogni risposta, si pone una nuova domanda che inizia con il "Perché".
Assicuratevi che le cause identificate portino all'indagine del problema utilizzando la frase "e quindi... "è la risposta.
Non valutare il processo persone. Non concludere l'analisi con "errore umano", "disattenzione dei dipendenti" come causa. Il sistema locale dovrebbe essere abbastanza stabile da minimizzare il fattore umano (fatica, disattenzione, ecc.).
Questo metodo viene utilizzato anche per costruire il diagramma di Ishikawa e può identificare diverse cause.
Esempio dal libro di Taiichi Ohno:
"Supponiamo che una macchina smetta di funzionare:
1. perché la macchina si è fermata?
C'è stato un sovraccarico e il fusibile è saltato.
2. perché c'è stato un sovraccarico?
Il cuscinetto non era sufficientemente lubrificato.
3. perché la lubrificazione non è stata sufficiente?
La pompa di lubrificazione non pompava a sufficienza.
4. perché il pompaggio è stato insufficiente?
L'albero della pompa era usurato e scuoteva.
5. perché l'albero era consumato?
Non è stato applicato alcun agente decapante e i rottami metallici sono penetrati.
Ripetere le ragioni cinque volte può aiutare a scoprire e correggere il problema di base. Se questa procedura non venisse eseguita, il fusibile o l'albero della pompa potrebbe essere semplicemente sostituito. In questo caso il problema sarebbe riapparso nel giro di pochi mesi.
Il nostro punto di vista
Se la valutazione del problema si basa esclusivamente sull'intuizione, c'è il rischio di non identificare le vere cause del problema. È quindi importante includere fatti verificabili e coinvolgere gli esperti.
C'è sempre il rischio che i risultati di questo metodo non siano riproducibili, perché dipendono dalla squadra e possono portare a cause diverse. È quindi importante raccomandare vivamente che ogni risposta sia verificata dai fatti.