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Los MNP pueden entablar el diálogo con las autoridades en momentos diferentes, en relación con las visitas a los lugares de detención o más allá de las visitas, dependiendo del objetivo específico del diálogo.
El diálogo relacionado con las visitas a los lugares de privación de libertad puede tener lugar en diferentes etapas. El momento y el proceso es crucial para mantener una relación sostenida y constructiva con las autoridades y para asegurar que las recomendaciones sean implementadas de manera efectiva.
El diálogo entre el MNP y las autoridades empieza desde antes de que el MNP inicie sus visitas a los lugares de privación de libertad, para explicar su mandato e informar a las autoridades acerca de su obligación de proporcionarles acceso irrestricto. La experiencia de los MNP demuestra que tomarse el tiempo para presentar su mandato a las autoridades en una etapa temprana puede evitar problemas durante las visitas.
Durante la visita, el MNP mantiene el diálogo tanto con las autoridades encargadas de dirigir el lugar como con el personal que ahí trabaja. Es importante que los MNP se tomen el tiempo suficiente para realizar la visita, lo que permite contruir una relación positiva con las autoridades desde el comienzo de la misma, para asegurarse de que tengan claridad sobre la metodología y los objetivos de la visita. Al mismo tiempo, para garantizar el cumplimiento de las autoridades, los MNP necesitan mantener su independencia y proyectar autoridad y profesionalismo. Para lograr esto, es importante que los MNP cumplan con los principios clave para el monitoreo de los lugares de detención, que incluyen el ser respetuosos de las autoridades a cargo de dichos lugares y del personal que ahí trabaja, siendo precisos y objetivos, y comportándose con integridad.
Tras la visita, muchos MNP envían un borrador del informe de visita y de las recomendaciones de manera confidencial a las autoridades. Esto permite al MNP recibir retroalimentación temprana y eventualmente corregir cualquier error sobre los hechos. Cabe señalar que esta práctica no significa que las autoridades puedan influir en el contenido del informe. Más bien, se refiere a la información basada en los hechos que puede ser modificada, tal como el número total de personas detenidas en un lugar. Esta información no es el resultado del análisis y los hallazgos del MNP, si no que se refiere a los datos objetivos que les fueron comunicados por las autoridades. Algunos MNP también tienen interacciones cara a cara con las autoridades para discutir verbalmente sobre los borradores de los informes y de las recomendaciones, promover la transparencia, alentar relaciones constructivas e incrementar las posibilidades de implementación de las recomendaciones. Una vez que el informe final se comparte con las autoridades y se publica, los MNP entran en un proceso de diálogo continuo para dar seguimiento a sus recomendaciones y asegurar su implementaición. En la práctica, esto significa no sólo depender de los intercambios escritos tales como los correos electrónicos y la correspondencia oficial, sino también - y lo que es más importante - en mantener reuniones cara a cara e interacciones informales, por ejemplo por vía telefónica o WhatsApp, para establecer la confianza.
Los MNP, también tienen interacciones directas con las autoridades más allá de sus recomendaciones tras sus visitas a los lugares de detención, por ejemplo, para discutir acerca de cuestiones temáticas relevantes o para incidir en los cambios legislativos y de políticas públicas. Así mismo, los MNP son consultados con regularidad sobre cuestiones temáticas específicas y proporcionan consejo experto a las autoridades.