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Der Erfolg von Innovationsvorhaben kann mit drei Kriterien gemessen werden:
- Sachziele: Das neue Produkt oder die neue Dienstleistung erfüllt die Spezifikationen und die Kundenanforderungen.
- Terminziele: Das neue Produkt oder die neue Dienstleistung ist termingerecht fertiggestellt worden.
- Kostenziele: Das neue Produkt oder die neue Dienstleistung kann zu den vorgegebenen Herstellungskosten erbracht werden, und das Projekt ist im vorgesehenen Budgetrahmen abgeschlossen worden.
Das klingt eigentlich ganz einfach. Aber wo klemmt es denn in der Praxis?
Problem 1 – Sachziele
Unklare Projektziele führen dazu, dass ein Projektteam Kurven fliegt, weil nicht klar definiert ist, was das Team als Ergebnis liefern soll. Bei der „Absturzanalyse“ von fehlgeschlagenen Innovationsprojekten lässt sich immer wieder feststellen, dass schon ganz am Anfang des Projektbeginns zuwenig klar war, welche Kundenprobleme das neue Produkt oder die neue Dienstleistung lösen soll, und mit welchen Funktionen und Technologien.
Lösung
Projekte enden so, wie sie beginnen. Am Anfang eines guten Projekts steht ein klar definierter Projektauftrag (engl project charter), in dem die Projektziele schriftlich fixiert sind. Unklarheiten sind bereits hier, das heisst noch vor dem eigentlichen Projektbeginn, zu lösen.
Problem 2 – Terminziele
Wird ein Innovationsprojekt nicht rechtzeitig fertig, kann dies folgende Ursachen haben. A) Nach der Grobplanung und Gliederung des Projekts in Phasen und Meilensteine wurde in der Feinplanung schlampig gearbeitet. Die Arbeitspakete und Lieferobjekte sind nicht klar definiert worden, die Ressourcen nicht richtig zugewiesen und die Budgetvorgaben für ein bestimmtes Arbeitspaket sind nicht festgelegt worden. B) Der Komplexitätsgrad ist unterschätzt worden. Neue Technologien sind noch zuwenig reif, die Zeit zum Erlernen einer neuen Technologie oder zum Verstehen eines neuen Marktes wurde zu optimistisch eingeschätzt, die erstmalige Zusammenarbeit zwischen Abteilungen oder verschiedenen Unternehmensstandorten verläuft harzig, etc, etc.
Lösung
A) Feinplanung: Dazu gehört die Beschreibung der einzelnen Arbeitspakete, die darin auszuführenden Tätigkeiten und die Definition der zu erreichenden Ergebnisse, die sogenannten Lieferobjekte.
B) Komplexitätsgrad richtig einschätzen: Zu diesem Zweck muss rechtzeitig mit Experten und anderen Projektleitern gesprochen werden, um den Arbeitsumfang realistisch einschätzen zu können. Macht das Management Druck mit unrealistischen Zeitvorgaben, um das Projekt in einem zu eng bemessenen Zeitrahmen durchzupeitschen, sind der Projektleiter und sein Team gefordert, Alternativen aufzuzeigen wie wirklich Zeit gespart werden kann. Dies kann zum Beispiel der Verzicht auf unnötige Funktionen sein, oder der Verzicht auf neue Technologien.
Problem 3 – Kostenziele
Bei Innovationsprojekten sind die Abweichungen bei den Kosten meist direkt proportional zu den Terminabweichungen. Je länger sich ein termingerechter Projektabschluss verzögert, umso mehr laufen die Projektkosten aus dem Ruder.
Bei den Herstellkosten eines neuen Produkts oder einer neuen Dienstleistung ist es schwieriger. Versteht ein Projektteam nicht, aus welchen Gründen ein neues Produkt oder eine neue Dienstleistung bestimmte Herstellkosten erreichen soll oder muss, ist die Wahrscheinlichkeit gross, dass die Herstellkosten-Ziele nicht erreicht werden.
Lösung
A) Die Projektkosten sind meistens von der Projektlaufzeit abhängig. Wird in der Feinplanung die Tätigkeits- und Terminplanung sorgfältig gemacht resultiert in der Regel auch ein sorgfältiger und verlässlicher Projektkostenplan.
B) Herstellkosten-Ziele: Um die Vorgaben für die Herstellkosten realistisch zu budgetieren gibt es eine einfache, in der gegenwärtigen Zeit leider etwas in Vergessenheit geratene Methode, das Target-Costing. Die Herstellkosten-Ziele werden dabei den Produktstrukturen entlang auf Materialkosten pro Baugruppe und Herstellzeit, d.h. Fertigungskosten, heruntergebrochen. Damit ist für jedes Arbeitspaket klar, welche Stückkosten erreicht werden müssen.
Fazit
Mit der Beachtung von zwei Erfolgsfaktoren ist es möglich, die Erfolgsquote von Innovationsvorhaben in Unternehmen mit vergleichsweise geringem Aufwand zu erhöhen:
- Den Überblick haben
Den Überblick in Projekten haben Projektteams, wenn sie im Projektmanagement die gleiche Sprache sprechen, über einen einheitlichen Methodenrucksack verfügen und wissen, welche Handlungsoptionen bei Abweichungen bestehen. Dies erreichen Sie mit einem systematischen, betriebsinternen Projektmanagement Training. Um die Bedeutung dieser Ausbildung zu unterstreichen ist es empfehlenswert, dieses Training für Projektleitende und Teilprojektleitende ab einer gewissen Projektgrösse für obligatorisch zu erklären.
- Risiko-Management praktizieren
Wenn Terminziele nicht eingehalten werden und Herstellkosten-Ziele nicht erreicht werden können sind das Anzeichen, bei denen rasch Gegenmassnahmen eingeleitet werden müssen. Je früher die Anzeichen erkannt werden, umso angemessener kann reagiert werden. Um die Anzeichen rechtzeitig zu erkennen braucht es ein Projektrisiko-Management. Wahrscheinlich haben Sie in Ihrem Qualitätshandbuch schon eine Projektrisiko-Managementmethode beschrieben. In dem Fall müssen Sie sie nur durchsetzen, das heisst darauf bestehen, dass sie ein fester Bestandteil Ihrer Projektmanagement-Führungswerkzeuge und der Projektreviews wird.
Verfügen Sie noch über kein gut etabliertes Projektrisiko-Management oder möchten Sie Ihre Praxis verbessern, kann dies in einem systematischen Projektmanagement-Training in den Workshops „on-the-job“ geschaffen werden.
Wie ging das nochmals? „Wollen haben wir schon, aber dürfen haben wir uns nicht getraut“, um mit den Worten von Karl Valentin zu sprechen? Wenn es notwendig ist: Geben Sie sich einen Ruck und werden Sie aktiv!