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Anrufe im Büro richtig entgegennehmen!
Den Hörer abzunehmen ist leicht. Aber wie geht es weiter? Einige Tipps, wie Sie Anrufe annehmen, was Sie beim Gespräch verbessern können und wie Sie das Gespräch beenden.
Für den ersten Eindruck gibt es keine zweite Chance. Richten Sie Ihre ganze Aufmerksamkeit auf das Gespräch und seien Sie freundlich.
Bitte lächeln Lächeln Sie, noch bevor Sie den Hörer abnehmen. Ein Lächeln macht Ihre Stimme freundlicher.
Zwei Mal klingeln lassen
Lassen Sie das Telefon zwei Mal klingeln, bevor Sie den Hörer abnehmen. Der Anrufer rechnet nicht damit, dass Sie sofort drangehen.
Firma, Ihr Vorname und Name, Begrüßung Nennen Sie zuerst den Namen Ihrer Firma, dann Ihren Vornamen und Nachnamen. Der Anrufer versteht die ersten Worte oft nicht richtig. Da er gezielt bei Ihrem Unternehmen anruft, rechnet er damit, dass der Firmenname genannt wird. Den eigenen Vornamen zu nennen, wirkt persönlich und sympathisch. Mit einem „Guten Tag!“ oder der ortsüblichen Grußformel eröffnen Sie das Gespräch.
Keine Floskeln
Benutzen Sie am Ende der Begrüßung keine Floskeln, wie „Was kann ich für Sie tun?“ Das ist inhaltslos und klingt nach Telefonzentrale.
Wenn Sie sich vorgestellt haben, lassen Sie den Anrufer zu Wort kommen. Der Anrufer wird sich vorstellen und den Grund des Anrufs nennen. Hören Sie aufmerksam zu, fragen Sie nach, wenn Sie etwas nicht verstanden haben und wiederholen Sie wichtige Informationen.
Notizen machen Machen Sie sich während des Gesprächs Notizen. Ihre Notizen sind richtig erstellt, wenn sie folgende Fragen beantworten: Wer hat angerufen? Worum ging es? Was wurde vereinbart?
Nachdem das Telefonat inhaltlich abgeschlossen ist, können Sie das Gespräch höflich beenden. Dazu haben Sie mehrere Möglichkeiten:
Zusammenfassen Fassen Sie die Inhalte des Gesprächs noch einmal zusammen: „Darf ich nochmal kurz zusammenfassen: …“
Danken Bedanken Sie sich beim Gesprächspartner für den Anruf: „Danke für das Gespräch, ich habe mir alles notiert.“
Fragen Stellen Sie eine geschlossene Frage, die der Anrufer nur Ja oder Nein beantworten kann: „Können wir so verbleiben?“
Zusichern Versprechen Sie dem Anrufer, dass Sie sich um sein Anliegen kümmern werden: „Gut, ich werde das sofort erledigen!“
Haben Sie Fragen zu dem Telefonieren am Arbeitsplatz oder andere Herausforderungen, bei denen ich Sie unterstützen darf?
Ich mache Ihnen gerne ein individuelles Angebot für eine dauerhafte Begleitung.
Auf ein persönliches Erstgespräch freue ich mich.
Cello Keller
Mobile. +41 79 272 18 12 oder <email-pii>