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Situation financière sous contrôle
C'est dans le tableau Comptes qu'il faut insérer le plan comptable: on y définit les comptes et les groupes dans lesquels les comptes devront être totalisés. Par cette opération, on crèe des comptes qui seront ensuite utilisés pour les écritures. La structure du plan comptable sera aussi celle qui figurera dans la présentation du Bilan et du compte de résultat.
On trouve aussi dans le tableau Comptes les colonne du solde d'ouverture, du mouvement et du solde actuel, qui sont ajournés automatiquement par le programme. Le plan comptable offre ainsi une vision immédiate et complète de votre situation financière.
- Comptes de liquidité
- Bilan
- Compte de Résultat
- Registre clients et fournisseurs
- Centres de Coûts et Profits
Les différents types de lignes et de sections
Le tableau Comptes (Plan comptable) est à la fois l'outil de configuration que l'outil pour l'affichage immédiat de la situation économique et finanière.
Dans le plan comptable, on indique les différents éléments nécessaires pour regrouper les mouvements:
- Les Comptes de la comptabilité
Servent pour indiquer sur quel compte débit et crédit les opérations doivent être enregistrées.
Chaque compte a un numéro ou une abréviation (numéro de compte), un libellé, la classe et le groupe d'appartenance, et le solde d'ouverture, le solde actuel, budget, etc.
- Centres de coût et de profit
Des comptes qui ont le numéro précédé d'un point ".", d'une virgule "," ou d'un point-virgule ";" et servent pour attribuer les montants des écritures également à des comptes supplémentaires, au lieu d'uniquement aux comptes comptables de base.
- Segments
Sont comme des sous-comptes qui ont le numéro précédé d'un double-point ":"; ils servent à attribuer certaines opérations comptables à des sous-catégories du plan comptable.
- Groupes
Servent à créer des lignes de totaux.
- Sections
Servent à indiquer les subdivisions du plan de comptes , pour l'impression du Bilan, Compte de Résultat, etc.
Explication des colonnes de la comptabilité en partie double
- Sections
Ici on insère des codes qui, dans le Bilan formaté par groupes, permettent d'imprimer seulement des parties détéreminées du plan de comptes.
- Groupes
Le code qui définit que la ligne est une ligne de groupe est indiqué ici. Le code du groupe est ensuite inséré dans la colonne GR pour indiquer la totalisation d'un compte ou d'un groupe.
- Compte
On y insère le numéro de compte, le centre de coût ou le segment.
- Libellé
Un texte pour indiquer le nom du compte, du groupe ou de la section.
- BClasse
On y indique si le compte est: 1=Actifs, 2=Passifs, 3=Charges, 4=Produits; voir les Comptes.
- Gr (Totaliser dans...)
On y indique le code d'un groupe de façon que le programme puisse totaliser cette ligne dans le groupe.
- Gr1 e Gr2
Des codes de regroupement supplémentaires, à utiliser avec les fichiers de rapports externes.
- Solde d'ouverture
Le solde du compte au début de l'année est inséré.
Les montant en crédit doivent être insérés précédés par le signe moins (-). Les totaux des montants en débit (en positif) et ceux en crédit (en négatif) doivent résulter en zéro. Une différence est indiquée dans la fenêtre d'information si les soldes d'ouverture ne sont pas en équilibre.
Si il y a des comptes ajoutés ou collés et la différence n'est pas exacte, il faut Recontrôler la comptabilité (Maj. + F9).
- Mouvement Débit et mouvement Crédit (Colonne protégée)
Le total des mouvements Débit et Crédit des mouvements insérés dans le tableau Écritures.
- Solde (Colonne protégée)
Le solde du compte inclut le solde d'ouverture et les mouvements en Débit et en Crédit.
Le solde Débit est indiqué en positif; le solde Crédit est indiqué en négatif (précédé par le signe moins [-] ).
- Budget
On y insère le montant du budget de l'année courante.
Le montant du budget des charges (débit) doit être inséré en positif; celui des produits en négatif (crédit).
- Différence Budget (Colonne protégée)
La différence entre le Solde et le montant Budget.
- Année précédente
Le solde du compte à la fin de l'année précédente.
Avec les commandes "Créer Nouvelle année" ou "Mettre à jour soldes d'ouverture", les valeurs présentes dans la colonne Solde du fichier de l'année précédente sont reprises
Si une nouvelle comptabilité a été créée et on desire avoir des impressions avec les montants de l'année précédénte, les valeurs de l'année précédente doivent être insérées manuellement.
- Différence Année précédente (Colonne protégée)
La différence entre le solde et le montant de l'année précédente.
- Désactiver
Si cette colonne contient la valeur "1", le compte n'est pas proposé dans la liste des comptes disponibles.
- Numéro de TVA
Numéro de TVA si ce compte est associé à un client ou à un fournisseur.
- Code TVA
Le code TVA qui doit être repris automatiquement quand, dans la colonne CtDébit ou CtCrédit des Écritures ce compte a été inséré.
- Colonnes adresses
Le programme peut ajouter des colonnes pour les adresses pour la gestion des données des clients ou des fournisseurs.
Liste des comptes triée par libellé ou autre
Pour obtenir des listes des comptes triés différemment il faut utiliser la commande Extraction et trier lignes du menu Données.
Ajouter ou déplacer des colonnes
- Si l'on ajoute une colonne du type Montant dans le plan comptable, le programme totalise les montants selon les regroupements choisis.
- Les colonnes ajoutées du type Numéro ne sont, au contraire, pas totalisées.
- Avec la commande Organiser colonnes, des colonnes peuvent être affichées, la séquence peut être changée et d'autres colonnes peuvent être ajoutées.
- Avec la commande Mise en page, la disposition d'impression (horizontale ou verticale) et le zoom peuvent être définis.
Vues
Le plan des comptes est créé avec des vues préconfigurées.
- Base: les colonnes principales sont affichées, les colonnes de regroupement, et les soldes.
- Mouvement: les colonnes avec le Mouvement Débit et le Mouvement Crédit sont affichées.
- Précédent: les colonnes Année précédente et Différence Année précédente sont affichées
- Divers: les colonnes Désactiver, Numéro TVA et Numéro fiscal sont affichées.
- Imprimer: les colonnes Compte, Libellé et Solde sont affichées.
Les vues peuvent être personnalisées et il est également possible d'en ajouter des autres avec la commande Organiser vues.
Bilan de vérification
A pratiquement tout moment, avec la commande Imprimer ou Aperçu d'impression (menu Fichier), à partir du tableau Comptes, vous pouvez imprimer le plan comptable ou en partie.
Toujours à partir du tableau Comptes, en sélectionnant la vue Mouvement vous aurez l'inpression du bilan de vérification.
Impressions avancées
Les commandes suivantes permettent d'afficher et d'imprimer les comptes d'autres façons:
- Rapport comptable
Pour imprimer seulement les comptes qui ont des mouvements, avoir des séries temporaires, ou des comptes regroupés selon le n° BClasse ou selon un système de regroupement externe.
- Bilan formaté
Imprime tous les comptes de la comptabilité divisés par Classe: Actifs, Passifs, Charges et Produits.
- Bilan Formaté par groupes
Permet de faire des impressions personnalisées et avec des groupes.
- Impressions spécifiques avancées avec les BananaApps