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Was ist ein IKS und was bringt es?
Die Interne Kontrolle wird als Prozess definiert, der von der Direktion, den Führungskräften und dem Personal eines Amtes eingeführt wird, um für die Erreichung folgender Ziele eine angemessene Sicherheit zu bieten:
- Abwicklung und Optimierung der Amtsprozesse und -tätigkeiten mit dem Ziel, eine effektive und effiziente, aber trotzdem sichere und möglichst fehlerfreie Arbeitsweise zu unterstützen;
- Zuverlässigkeit der Finanz- und Führungsinformationen;
- Einhaltung der geltenden Gesetze, Verordnungen und Reglemente.
Wer muss beim Staat Freiburg ein IKS einführen, und welche gesetzlichen Grundlagen sind dafür massgebend?
Nach Artikel 47 Abs. 1 Bst. e des Gesetzes über den Finanzhaushalt des Staates (FHG) haben die Dienststellen und Anstalten die Aufgabe, eine Interne Kontrolle einzurichten. Die Finanzdirektion erlässt die Richtlinien bezüglich des IKS. Das Finanzinspektorat überprüft die Qualität des IKS und empfiehlt die nötigen Verbesserungsmassnahmen.
Welches sind die Meilensteine bei der Aufstellung des IKS?
- Evaluierung der Kultur der Amtsstelle im Hinblick auf das Kontrollsystem (Kontrollumfeld).
- Analyse der bestehenden Prozesse und Verfahren.
- Identifizierung und Auswertung der einzelnen Prozessrisiken.
- Implementierung der Kontrollaktivitäten in den Prozessen.
- Prüfung der eingeführten Kontrollen.
Die Einführung eines IKS kann der Direktion nur eine hinreichende Sicherheit bezüglich des Erreichens der objektive Ziele einer Amtstelle gewährleisten.