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E-Mail-Kommunikation ist weit verbreitet, die zuverlässige Übermittlung und Zustellung einer E-Mail aber nicht gewährleistet. Wer sicherstellen möchte, dass eine E-Mail ihren beabsichtigten Empfänger tatsächlich erreicht hat, muss sich die Übermittlung über ein anderes Kommunikationsmittel bestätigen lassen, sofern der Empfänger den Eingang der E-Mail selbst nicht bestätigt.
Der Absender darf sich nicht auf eine automatische Zustellbestätigung verlassen oder bei nicht erfolgter Übermittlung darauf vertrauen, eine Fehlermeldung zu erhalten. Auch der mit dem E-Mail-Versand beauftragte Provider ist grundsätzlich nicht für die erfolgreiche E-Mail-Übermittlung verantwortlich.
So urteilte jedenfalls das Schweizerische Bundesgericht in seinem steuerrechtlichen Urteil 2C_699/2012 vom 22. Oktober 2012 in Bezug auf einen beauftragten Treuhänder:
Gemäss Sachverhalt hatte dieser Treuhänder seinen steuerpflichtigen Auftraggeber per E-Mail über einen zu leistenden Kostenvorschuss für ein Beschwerdeverfahren beim Bundesverwaltungsgericht informiert. Da die entsprechende E-Mail wegen technischer Schwierigkeiten beim E-Mail-Provider nicht zugestellt worden war, versäumte der Auftraggeber den rechtzeitigen Kostenverschuss und das Bundesverwaltungsgericht trat auf die Beschwerde nicht ein.
Das Bundesgericht geht davon aus, dass allgemein bekannt ist, dass E-Mail kein zuverlässiges Kommunikationsmittel darstellt (mit Hervorhebung):
«Es kann heute als allgemein bekannt vorausgesetzt werden, dass der Verkehr mit E-Mails gefahrenbehaftet und im Allgemeinen nur beschränkt verlässlich ist. Insbesondere gilt, dass der Nachweis des Zugangs elektronischer Nachrichten in den Machtbereich der empfangenden Person aufgrund der technischen Gegebenheiten anerkanntermassen Schwierigkeiten bereitet […]. In der Praxis bleibt die Möglichkeit, von der empfangenden Person eine Eingangsbestätigung zu verlangen und bei deren Ausbleiben zu reagieren. Eine entscheidrelevante Mitteilung per E-Mail zu versenden, ohne weitere (Kontroll-)Massnahmen zu ergreifen, entspricht nicht sorgfältiger Erfüllung des Auftragsverhältnisses (Art. 398 OR). […]».
E-Mail-Absender müssen die Übermittlung selbst überprüfen und können nicht den beauftragten E-Mail-Provider in die Verantwortung nehmen (mit Hervorhebung):
«[…] Hier heisst dies, dass der Treuhänder verpflichtet ist, das Verhalten des Providers zu kontrollieren. Es wäre an ihm gelegen, das ‹Arbeitsergebnis› dahingehend zu überprüfen, ob die elektronische Nachricht den Weg zur steuerpflichtigen Person tatsächlich gefunden hat. Schwierigkeiten im Umgang mit Informatiksystemen wurden denn auch in der bisherigen Rechtsprechung nicht als Fristwiederherstellungsgründe anerkannt, auch dann nicht, wenn geltend gemacht wurde, sie seien auf das Verhalten von Hilfspersonen zurückzuführen […].»
Und:
«Ist es unter den heute gängigen Standards unerlässlich, die Übermittlung auf andere, primär wohl herkömmliche Weise (telefonisch, postalisch etc.) zu verifizieren, erscheint es als wenig sinnvoll, auf das Eintreffen einer Fehlermeldung oder einer Zustellungsbestätigung zu vertrauen. […] [Es genügt] zur Überwälzung der Verantwortung auf eine Sub-Hilfsperson (‹Provider›) angesichts der technischen Unzulänglichkeiten der elektronischen Übermittlung, wie sie heute besteht, jedenfalls nicht, wenn der Unter-Hilfsperson (Provider) eine E-Mail-Nachricht […] übergeben wird. […]»
Im Ergebnis urteilte das Bundesgericht, dem beauftragten Treuhänder sei schuldhaftes Verhalten vorzuwerfen und er habe nicht «sorgfältig» im auftragsrechtlichen Sinn gehandelt. Das Bundesverwaltungsgericht trat deshalb zu Recht nicht auf die erwähnte Beschwerde ein, nachdem der Kostenvorschuss nicht rechtzeitig geleistet worden war.