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Handbuch: Strategie – wer macht was wann?
Projektmanagement
Frage: Wie kann eine effiziente Umsetzung der Projekte sichergestellt werden? Welches sind die Aufgaben des Projektmanagements?
Kurz gesagt: Die Massnahmen, die im Laufe eines LA21-Prozesses erarbeitet werden, werden in Form von Projekten umgesetzt. Das Projektmanagement nimmt verschiedene Funktionen wahr: Entscheide treffen, Aktivitäten koordinieren, motivieren, beurteilen usw. In den verschiedenen Phasen eines Projektes können unterschiedliche Projektmanagement-Techniken angewandt werden.
Die Umsetzung einzelner oder mehrerer Massnahmen, die im Laufe des LA21-Prozesses erarbeitet worden sind, erfolgt in Form von Projekten. Projekte sind generell zielorientierte und zeitlich befristete Vorhaben. Das Ziel dieses Textes ist, einige wichtige Merkmale hervorzuheben, die man beim „Managen“ von Projekten einer LA-21 besonders beachten sollte.
Die verschiedenen Umsetzungsprojekte werden vor dem Hintergrund der erarbeiteten Visionen und Leitbilder in einem Aktionsplan näher bestimmt. Der Zeitraum, die Prioritätenfolge und Verantwortlichkeiten für die einzelnen Projekte sollten darin aufgeführt werden. Die einzelnen Projekte stellen wichtige Meilensteine und Referenzen für den LA21-Prozess dar. Sie machen den Prozess sichtbar und demonstrieren, dass er wirksam ist.
Für die Realisierung einzelner Projekte des Aktionsplans ist eine Projektleitung zu bestimmen, die für die erfolgreiche Umsetzung des Vorhabens verantwortlich ist. Bei einer flachen Projekthierarchie kann ein Projektteam als Kollektiv die Verantwortung für die Erfüllung des Auftrags übernehmen.
Ein erfolgreiches Projektmanagement zeichnet sich aus durch eine sachbezogene, klare Führung (klare Ziele, zielorientierte Verwendung der vorhandenen Mittel, realistische und sinnvolle Terminplanung) sowie durch einen geschickten Umgang mit den beteiligten Personen. In Projekten einer LA21 stellt dies eine besondere Herausforderung dar, da die Beteiligten häufig einen sehr unterschiedlichen Erfahrungshintergrund und noch keine gemeinsame Zusammenarbeitskultur entwickelt haben. Deshalb muss ein produktives Klima geschaffen werden, so dass das vorhandene Know-how einfliessen kann und ein hohes Engagement der Beteiligten gesichert wird (>> Akteure mobilisieren und begleiten).
Für das Projektmanagement im Kontext eines LA21-Prozesses ist es besonders wichtig, die verschiedenen Managementfunktionen zu kennen, da diese im Prinzip von allen Beteiligten erfüllt werden können und nicht nur von einer Projektleiterin/einem Projektleiter. Die verschiedenen Managementfunktionen unterstützen die Problemlösungsabläufe und helfen, diese zu lenken. Sie beziehen sich auf den Inhalt von Problemlösungen, auf die Abläufe an und für sich und auf die kulturellen und sozialen Aspekte der daran beteiligten Mitarbeitenden. Für die Projektleitung ist es sinnvoll, sich eine Übersicht zu verschaffen, welche Beteiligten von sich aus spontan oder besonders erfolgreich bestimmte Managementaufgaben ergreifen. Diese können dann für das Projektmanagement gezielt eingesetzt werden.
Quelle: Hässig, Kurt (2000): Prozessmanagement. Erfolgreich durch effiziente Strukturen. Zürich: Versus.
Es ist sinnvoll, ein Projekt in verschiedene Etappen zu gliedern, welche jeweils mit überprüfbaren Zwischenergebnissen abgeschlossen werden. Die Ergebnisse dieser Zwischenevaluationen sind für das weitere Vorgehen entscheidend.
Für das Projektmanagement und die verschiedenen Etappen des Projekts existieren verschiedene gängige Techniken. Je nach Art und Umfang des Projekts muss geprüft werden, wann welche Technik sinnvoll angewandt werden kann.
Quelle: vgl. Spiess, K. (2001). Projekte erfolgreich durchführen. Uster, Sichtwechsel GmbH.