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La séance est sans doute l’instrument le plus important de la RP. Elle est la source de résultats efficaces, mais aussi de la motivation des membres.
Le travail proprement dit n’est généralement pas accompli pendant la séance, mais avant et après celle-ci! L’efficacité d’une séance dépend de sa préparation, donc en pratique de l’établissement de l’ordre du jour et de l’exécution des décisions après la séance.
L’instrument central d’une représentation efficace du personnel est une séance clairement structurée, soigneusement préparée et bien dirigée. Pour atteindre ce but, il faut un engagement considérable non seulement de la part du/de la président/e, mais de tous les membres de la RP.
La fréquence de la tenue des séances dépend de la taille de l’entreprise, des affaires courantes et tout spécialement des buts visés.
Un bon rythme serait une fréquence mensuelle, à quoi il faut ajouter les séances supplémentaires avec la direction de l’entreprise ou de l’exploitation.
Points importants de la planification d’une séance
La première question à se poser est de savoir si une séance est réellement nécessaire pour atteindre le résultat voulu. Un coup de téléphone, un courriel, un forum de dialogue ou une conférence téléphonique sont-ils une alternative? Sinon, il faut rédiger une invitation claire et sans ambiguïtés!
N’invite à la séance que les participants nécessaires. Les autres ne fournissent pas de contribution, perdent inutilement du temps de travail et s’ennuient. Peut-être n’est-il pas nécessaire d’inviter tous les membres à chaque séance.
Tous les participants doivent-ils être présents pendant toute la séance? Peut-être que certains peuvent partir plus tôt et d’autres arriver plus tard. Tu éviteras ainsi que les participants s’ennuient et soient frustrés.
Fixe un objectif clair et mesurable. S’agit-il d’une séance d’information, de résolution de problèmes ou de prise de décisions?
Donne aux participants l’occasion de suggérer les points à mettre à l'ordre du jour. Tu peux déjà le faire à la fin d’une séance en prévision de la suivante.
Souviens-toi: si l’invitation n’indique pas clairement le sujet ou les points de l’ordre du jour de la séance, il vaut mieux ne pas la tenir. En outre, la séance ou les différents points à traiter doivent être pertinents pour la majorité des participants, sinon ils ne seront pas motivés.