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Im Gegensatz zu den Mitgliedern des Verwaltungsrats in den Verwaltungsratssitzungen können die Aktionäre einer Schweizer Aktiengesellschaft in den Generalversammlungen vertreten sein.
Der Grundsatz und die Modalitäten des Rechts, sich vertreten zu lassen, sind in den Artikeln 689 bis 690 OR festgelegt.
Die Vertretung kann entweder (1) durch einen anderen Aktionär, (2) durch ein Mitglied der Gesellschaftsorgane, in der Regel durch ein Mitglied des Verwaltungsrats, (3) durch einen unabhängigen Vertreter, (4) durch einen Dritten, der nicht Aktionär ist, (5) durch einen Bevollmächtigten im Sinne des Bankengesetzes oder (6) bei Miteigentum an Aktien durch einen gemeinsamen Vertreter oder (7) durch den Nutznießer erfolgen.
Die Satzung der Gesellschaft kann vorsehen, dass ihre Aktionäre nur durch einen anderen Aktionär vertreten werden.
Bietet die Gesellschaft ihren Aktionären an, sich durch ein Mitglied ihrer Organe vertreten zu lassen, so muss die Gesellschaft diesen Aktionären die Möglichkeit geben, die Vertretung ihrer Rechte einem unabhängigen Vertreter anstelle dieses Organs anzuvertrauen.
Der Vertreter, wer auch immer es sein mag, muss in der Lage sein, seine Vollmacht in der Hauptversammlung durch eine schriftliche Vollmacht nachzuweisen. Der Verwaltungsrat, der den Vorsitz bei der Organisation der Hauptversammlung führt, wird daher sicherstellen, dass er einen Nachweis über die Befugnisse und die Identität des Vertreters verlangt.
Obwohl Artikel 689b OR den Grundsatz aufstellt, dass der Vertreter verpflichtet ist, die Weisungen des Geschäftsherrn zu befolgen, sind wir im Einklang mit der Mehrheitsdoktrin (CR CO II – RITA TRIGO TRINDADE, Art. 689a OR N 33) der Ansicht, dass die Verletzung der ihm erteilten Abstimmungsanweisungen durch den Vertreter nicht dazu führt, dass die Hauptversammlung annulliert werden kann. Für das Unternehmen ist es daher nicht von Belang, ob der Vertreter die ihm erteilten Anweisungen befolgt. Die Ausgestaltung des Rechtsverhältnisses zwischen dem Aktionär und dem Bevollmächtigten ist deren Sache. Gegebenenfalls kann der Aktionär den Vertreter auf Ersatz des Schadens verklagen, der durch die Verletzung seiner Weisungen entstanden ist. Dies ist der Fall des Kunden der Depotbank, der die Anweisungen seines Depotkunden nicht befolgt hat, oder des Nießbrauchers, der die Interessen des bloßen Eigentümers nicht „angemessen berücksichtigt“ hat. Allerdings muss der erlittene Schaden nachgewiesen und ein adäquater Kausalzusammenhang zwischen dem Verstoß und diesem Schaden hergestellt werden, was in der Praxis alles andere als einfach ist und zu langwierigen und kostspieligen Verfahren mit ungewissem Ausgang führt.
Derzeit sieht das schweizerische Recht vor, dass die Verwahrstelle und der unabhängige Stimmrechtsvertreter in Ermangelung von Anweisungen den Vorschlägen des Verwaltungsrats folgen. Das neue Gesetz über Aktiengesellschaften, das am 1. Januar 2023 in Kraft treten soll, sieht im Gegenteil vor, dass sich der Verwahrer und/oder der unabhängige Vertreter bei Fehlen von Weisungen der Stimme enthalten muss (oder kann).
Wie bereits erwähnt, müssen Miteigentumsanteile, d.h. Anteile, die noch nicht unter den Erben eines ungeteilten Nachlasses aufgeteilt sind, nur durch einen „gemeinsamen Vertreter“ im Sinne von Art. 690 Abs. 1 OR vertreten werden. Bei Verletzung dieser Pflicht sind die Aktien als in der Generalversammlung nicht vertreten zu betrachten und werden daher bei der Zählung der abgegebenen Stimmen gemäss Art. 703 OR nicht berücksichtigt. Können sich die Erben nicht auf die Person des „gemeinsamen Vertreters“ einigen, müssen sie den Richter anrufen, der in einem Schnellverfahren entscheidet. Dies ist unerlässlich, da das Bundesgericht kürzlich entschieden hat, dass sich einer der Gesellschaftererben nicht auf die Dringlichkeit berufen kann, um allein als Inhaber der ungeteilten Anteile zu handeln, ohne die Bestellung des „gemeinsamen Vertreters“ zu beschließen (vgl. BGE vom 28. August 2017 4A_516/2016).
Artikel 689e OR sieht vor, dass die oben genannten Vertreter dem Verwaltungsrat die Anzahl, die Art, den Nennwert und die Gattung der von ihnen vertretenen Aktien mitteilen müssen. Das Gesetz sanktioniert das Fehlen oder die Unterlassung einer solchen Mitteilung mit der Annullierung der Generalversammlung nach den Regeln von Art. 691 Abs. 3 OR. In diesem Fall werden die vertretenen, aber nicht angemeldeten Aktien nicht als ausgeübt betrachtet und das Abstimmungsergebnis kann geändert werden. Ist dies nicht der Fall, wird die Versammlung nicht aufgehoben, da das Bundesgericht den Grundsatz anwendet, dass formelle Verfahrensmängel nur dann zur Aufhebung der angefochtenen Entscheide führen können, wenn ein ordnungsgemäßes Vorgehen zu anderen Entscheiden geführt hätte (vgl. BGE, oben, Ziff. 2.3).
Der Versammlungsleiter muss den anwesenden Aktionären die von den Bevollmächtigten erhaltenen Informationen über die vertretenen Aktien mitteilen. Diese Mitteilung sollte jedoch nur global für jede Art der Darstellung erfolgen. Unterlässt er dies trotz des Antrags eines Aktionärs, so kann dies die Annullierung der Versammlung zur Folge haben, für die dieselben rechtlichen und juristischen Grundsätze gelten wie für die oben genannten.
Wie man sieht, ist die Vertretung der Aktionäre in der Hauptversammlung alles andere als eine einfache Angelegenheit. Der Verwaltungsrat muss die Details beherrschen und die Durchführung der Hauptversammlung vorhersehen, sonst kann die Versammlung von einigen Aktionären vor Gericht angefochten werden.
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