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Ont la priorité A les tâches qui sont aussi bien urgentes qu’importantes. Celles-ci doivent être liquidées sans attendre par vous-même. Par exemple, si l’un de vos clients importants souhaite que vous lui rappeliez dans l’heure qui suit parce qu’il s’agit de conclure un contrat qui doit être soumis le lendemain.
Ont la priorité B les tâches et les activités qui sont importantes, mais qui ne sont pas urgentes. Ces tâches ne doivent pas être liquidées aujourd’hui, mais à un autre moment. Même si elle ne sont pas urgentes, vous devez tenir compte dans votre planification du temps qui sera nécessaire à leur accomplissement. Exemple: on prévoit une réorganisation de l’installation TED afin de réduire les temps de recherche et d’augmenter l’efficience. Vous avez encore jusqu’à la fin du mois pour soumettre votre projet. Si vous ne réalisez pas ce travail de manière conséquente jusqu’à la date prévue, alors la tâche B deviendra une tâche A.
Les tâches avec une priorité C sont certes urgentes, mais pas importantes, car elles ont une valeur moindre pour l’atteinte de votre objectif. C’est le cas d’une partie des affaires courantes typiques: que peut-on standardiser, en simplifiant la procédure par exemple? Que pouvez-vous déléguer? Un collègue vous demande par exemple de lui envoyer le procès-verbal de la dernière séance dans l’heure qui suit. Une tâche que vous pouvez déléguer à un collaborateur. Essayez d’une manière générale de gagner un maximum de temps en déléguant, ce qui vous permettra de disposer de plus de marge de manœuvre pour vous attaquer aux tâches importantes, que vous êtes seul à pouvoir liquider.
Les tâches D sont ni urgentes ni importantes et n’ont aucun impact sur l’efficacité de votre domaine. Parcourir le catalogue du fournisseur d’articles de bureau pourrait être une de ces tâches. Les tâches D sont présentées dans la matrice avec le symbole de la corbeille à papier, car il n’est pas du tout nécessaire de les accomplir.
Les facteurs décisifs pour évaluer le degré de priorité de vos tâches sont l’importance, la valeur et l’impact à long terme sur l’atteinte de l’objectif. Prenez votre liste des tâches et classez ces dernières en leur attribuant des lettres de l’alphabet. Si plusieurs de ces tâches figurent dans la catégorie A, alors ajoutez un chiffre en fonction de leur importance, ce comme suit: A1, A2, A3, etc. Vous n’aurez certainement jamais assez de temps pour tout faire, mais pour le plus important si. Votre tâche consiste justement ici à décider ce qui est le plus important.
La planification effective du temps
Lorsque vous avez classé toutes les tâches et leur avez attribué une priorité, vous pouvez procéder à la planification effective. Vous devriez vous aménager une certaine réserve en cas d’imprévu. Vous devriez planifier environ 60 pour cent de votre calendrier journalier et réserver 40 pour cent pour les imprévus, notamment les interruptions, les pannes ou autres. Prévoyez, pour une journée de neuf heures, cinq heures et demie pour vos tâches et trois heures et demie comme réserve. Ceci est un ordre de grandeur approximatif, car les réserves de temps dépendent des domaines, des activités et de toute une série d’autres facteurs.
Reprenez vos tâches et activités dans vos programmes journalier, hebdomadaire et mensuel. Vérifiez sur la base du programme mensuel les tâches qui seront prioritaires les semaines à venir et, sur la base du programme hebdomadaire, celles qui le seront les jours prochains. Inscrivez-y les délais et les tâches à exécuter. Vous devriez toujours établir à la fin du jour précédent votre plan journalier pour le jour suivant. Cela vous permet de bien vous déconnecter de votre travail. Les difficultés et les problèmes qui semblaient peut-être insolubles la veille, vous paraîtront souvent plus abordables le lendemain, parce que votre subconscient vous aura aidé à trouver une solution. Vous pouvez en outre vous attaquer ainsi avec entrain à votre journée et profitez du temps disponible pour liquider les tâches A, les plus importantes.
Commencez chaque jour avec la tâche A1 et ne la lâchez pas avant de l’avoir liquidée. Attaquez-vous ensuite aux autres tâches figurant sur la liste, en fonction de leur priorité. Si vous ne parvenez pas à tenir votre programme quotidien, ce n’est pas dramatique. Vous aurez tout de même réussi, à la fin de la journée, à accomplir les tâches A et B, qui sont les plus importantes (voir Hettl 2010, S. 32).