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Lorsque vous créez un groupe de destinataires personnalisé, vous pouvez importer les adresses de messagerie à partir d'un fichier. Quand vous cliquez sur le bouton vous pouvez télécharger un exemple de format de fichier accepté par l'outil d'importation. Ce fichier-type figure également en annexe ci dessous. Le fichier doit avoir le format Excel XLSX.
L'outil d'importation chargera et vérifiera le fichier lorsque vous le ferez glisser dans la zone de téléchargement ou que vous choisirez le fichier en cliquant dans la zone de téléchargement.
Quand vous cliquez sur le bouton les données téléchargées sont traitées et enregistrées.
Les règles suivantes s'appliquent aux colonnes des fichiers :
- La première ligne du fichier (ligne d'en-tête) est toujours ignorée.
Si l'adresse mail figure déjà dans la liste, l'enregistrement est ignoré et n'est pas traité. Cela permet d'éviter les doublons.
Si le RI-ID figure dans la première colonne, le membre correspondant doit exister dans Polaris. Ses données Polaris seront prises en compte et les données fournies dans le fichier seront ignorées
Si le RI-ID figure déjà dans la liste, l'enregistrement est ignoré et n'est pas traité. Cela permet d'éviter les doublons.
Si le champ "langue" n'est pas défini, la langue par défaut du club est prise en compte.
Conseils pratiques :
Si vous souhaitez importer des non-Rotariens ou des personnes ne figurant pas dans Polaris, utilisez un fichier comportant les colonnes suivantes : prénom, nom, formule de politesse, langue et courrier, et laissez le ID-RI vide. Voir le fichier-type ci-dessous.
ISi vous souhaitez importer des Rotariens qui existent dans Polaris, définissez uniquement la colonne RI-ID et laissez toutes les autres colonnes vides. Les données des membres seront automatiquement reprises de Polaris. Voir le fichier-type ci-dessous.