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Das Mitwirkungsverfahren dauert über die gesamte Vorprojektphase, um die Anliegen aller Betroffenen möglichst gut in die Planung einzubeziehen. Gewisse Kantone, z. B. der Kanton Waadt, haben Ratgeber ausgearbeitet, wie ein solches Mitwirkungsverfahren organisiert und aufgebaut werden kann.
Der Dialog zwischen den beteiligten Parteien steht unter der Leitung der Gemeindebehörde. Sämtliche Gespräche, die im Rahmen des Mitwirkungsverfahrens stattfinden, werden schriftlich protokolliert und allen Interessierten (online) zugänglich gemacht. Die Moderatoren der Arbeitsgruppen im Verfahren stellen bei jeder Sitzung den Informationsfluss an die Basis der Organisationen sicher. Der Moderator stellt auch sicher, dass alle angehört werden, nicht nur die Gegner.
Auf der Website der Gemeinde wird ein öffentliches Forum eingerichtet. Die Akteure, die sich für das Projekt einsetzen, beantworten die Fragen der Gegner in einem neutralen, respektvollen Ton.
Die Gemeinde lässt den Entwickler oder Projektträger den Dialog führen. Die Bevölkerung zweifelt an der Glaubwürdigkeit der behandelten Informationen und befürchtet die Manipulierung des Dialogs.