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Unzählige Sitzungen pro Woche gehören für viele Manager zum Alltag. Immer wieder kommt es dabei vor, dass Teilnehmer schlecht vorbereitet sind, nicht genau wissen, wovon das Gegenüber gerade spricht, oder gewisse Inhalte schlichtweg nicht verstehen. Was tun in diesen Situationen? Besser, als zu schweigen oder seine Ideenlosigkeit offenzulegen, sind folgende zehn Strategien, mit denen man, jeweils abgestimmt auf die persönliche Situation, Kompetenz simuliert und damit peinliche Situationen vermeidet.
1. Zeichnen Sie ein sich überlappendes Mengendiagramm
Ein einfaches Mengendiagramm besteht aus zwei sich überlappenden Kreisen. Wenn Sie also in einer Sitzung etwas tun wollen, das Ihre Sitzungskollegen irritiert und Sie gleichzeitig kompetent erscheinen lässt, nehmen Sie einen Stift und zeichnen Sie ein Mengendiagramm. Ihre Kollegen werden sich fragen, welcher Kreis was symbolisiert und was die Überschneidung bedeutet. Beschriften Sie die Kreise so, dass es nicht leserlich ist.
Auch andere nicht sofort verständliche Grafiken und Diagramme eignen sich für diese Strategie. Sie können beispielsweise eine Verlaufsgrafik, eine Tabelle oder Balken zeichnen. Ein kompetenter Eindruck ist Ihnen dadurch sicher
2. Drücken Sie Prozentanteile anders aus
Bei Konferenzen werden oft Prozentanteile durch den Raum geworfen. 25 Prozent unserer Kunden machen dies, 30 Prozent machen jenes. Wenn Ihnen zu diesen Zahlen nichts Schlaues einfällt, ist es immer noch besser, Prozentanteile anders auszudrücken, als gar nichts zu sagen. Sagen Sie beispielsweise als Antwort auf den Satz «25 Prozent der Nutzer machen dieses und jenes»: «Also einer von vier.» Sie werden für diesen Spruch keinen Applaus bekommen, aber immerhin wirken Sie so, als würden Sie einen Gedanken weiterspinnen, obwohl Sie ihn nur anders ausdrücken.
3. Bitten Sie alle Teilnehmer, gedanklich einen Schritt zurück zu machen
In Diskussionen bei Konferenzen kommt es immer wieder zum Moment, in dem sich alle über etwas mehr oder weniger einig sind und es schwierig ist, einen weiteren sinnvollen Beitrag zu leisten. In einer solchen Situation können Sie mit der Bemerkung auffallen: «Leute, gehen wir doch noch mal einen Schritt zurück. Welches Problem versuchen wir eigentlich wirklich zu lösen und tun wir das damit?» Wahrscheinlich kommen dann ohnehin alle zur Auffassung, dass die Strategie richtig ist.
Sie haben aber gepunktet, indem Sie noch mal auf das Kernproblem verwiesen und sozusagen den Weg zum endgültigen Beschluss geebnet haben. Wenn plötzlich klar wird, dass die Diskussion vom Hauptproblem weggekommen ist, können Sie sich ebenfalls auf die Schulter klopfen lassen.
4. Notieren Sie sich ständig irgendetwas und nicken Sie regelmässig
Es ist ein altbekannter Trick, beschäftigt zu wirken, indem man sich irgendwelche Notizen macht. Was soll man sich aber da eigentlich aufschreiben, ohne viel darüber nachzudenken? Die Lösung ist, aus jedem Satz, den Sie hören, ein Wort zu notieren. Das führt dazu, dass Sie belegen können, dass Sie sich mit dem Diskussionsinhalt beschäftigen. Gleichzeitig fordert Sie diese Strategie gedanklich nicht zu sehr heraus und Sie können sich die nächste intelligente Bemerkung überlegen.
5. Wiederholen Sie die letzte Aussage Ihres Vorredners – aber sehr langsam
Eine klassische Methode, peinliche Pausen in einer Konferenz zu füllen und Zeit zu schinden, ist, was ein Vorredner gesagt hat, noch einmal, aber langsamer zu wiederholen. Mit der Einleitung: «Lassen Sie mich das noch mal wiederholen.» Auch wenn Sie keine Ahnung haben, wovon Ihr Gegenüber spricht, treten Sie so in einen Dialog.
Das Gegenüber wird nach dieser irritierenden Wiederholung weitere Informationen und Ergänzungen liefern. Durch Ihren rhetorischen Kniff haben Sie Ihre Unwissenheit kaschiert und den Ball an das Gegenüber zurückgeworfen.
6 Stellen Sie die Frage: «Ist das skalierbar?» – egal, worum es sich handelt
Wie skalierbar ist ein Geschäftsmodell? Ist es skalierbar? Und in welchem Ausmass? Diese Frage kann in einer Konferenz meistens nur sehr theoretisch beantwortet werden. Seien Sie aber derjenige, der diesen Trendbegriff in die Diskussion wirft. Damit werden Sie Ihr Gegenüber nämlich tendenziell überfordern und Sie wirken wie der besorgte und gleichzeitig ehrgeizige Manager, der sich um die positive Weiterentwicklung des Unternehmens kümmern will und sicherstellt, dass das Gespräch am Konferenztisch nicht nur theoretisches Blabla ist.
7. Gehen Sie im Raum herum
Diese Strategie ist nicht für jede Hierarchiestufe geeignet. Wenn Sie ein Auszubildender sind und während des Vortrags Ihres Chefs im Raum herumspazieren, kann Sie das schnell die Stelle kosten. Als Vorgesetzter hingegen ist das Wandern im Konferenzraum eine beliebte und effiziente Verwirrungstaktik. Wenn jemand vom Konferenztisch aufsteht, herumläuft und vielleicht noch tief Luft holt, werden Verwirrung und Irritation gross sein. Jeder wird sich fragen, was Sie gerade denken, warum Sie gerade jetzt, nach dieser oder jener Bemerkung, aufstehen. Durch diese Strategie signalisieren Sie Besorgnis und einen Nachdenkprozess, der vielleicht gar nicht stattfindet. Jedenfalls simulieren Sie damit viel Ernsthaftigkeit.
8. Bitten Sie den Vortragenden, eine Folie zurückzugehen
Jemand hält eine Powerpoint-Präsentation, die Zuhörer dämmern dahin. Wie kann man jetzt Kompetenz simulieren? Unterbrechen Sie den Vortragenden und sagen Sie ihm: «Können Sie bitte eine Folie zurückspringen.» Es ist völlig egal, in welchem Abschnitt der Präsentation Sie die Bemerkung machen. Sie werden plötzlich so wirken, als würden Sie die Präsentation genauer als alle anderen verfolgen und alles kritisch analysieren. Wenn es irgendwo Zahlen in der Präsentation gibt, sagen Sie einfach: «Ich bin mir nicht ganz darüber im Klaren, wie die Zahlen zustande kommen.» Der Präsentator wird Ihnen alles geduldig erklären und Sie bleiben als kritischer Rückfrager im Hinterkopf der anderen.
9. Verlassen Sie den Raum für einen wirklich wichtigen Telefonanruf
Auch diese Taktik ist nicht für jede Hierarchiestufe geeignet. Als Vorgesetzter hingegen können Sie damit Ihre Einbindung in wirklich wichtige Dinge simulieren. Vor allem, wenn Sie nach dem wichtigen Telefonanruf, deswegen Sie aus dem Zimmer gestürmt sind, irgendeine Information, die Sie schon vorher hatten, in die Diskussion werfen. Jeder wird sich fragen, welche wichtige Person Sie zu dem Thema angerufen hat. Jedem wird klar sein, dass Sie bei diesem Thema wirklich «an der Front» sind, wenn Sie dafür sogar eine Sitzung unterbrechen müssen.
10. Sprechen Sie über etwas aus Ihrem Privatleben
Hier ist der Grat zur Peinlichkeit schmal. Aber wenn Sie in der Lage sind, einen netten Witz über sich selber, Ihr Privatleben oder Ihr Aussehen zu machen, wird Ihnen das Sympathiepunkte einbringen, vor allem in schwierigen Diskussionen. Ihr Gegenüber wird Sie sofort menschlicher und zugänglicher finden und Ihnen möglicherweise mit weniger Härte begegnen. Der ultimative Trick, eine feindlich gesinnte Konferenz aufzubrechen, ist die Andeutung eines schweren privaten Problems. Der absolute Killer von Feindseligkeit ist, wenn Sie eine ärztliche Untersuchung andeuten, die Sie vor kurzem hinter sich gebracht haben. Niemand wird Sie in der Konferenz noch in irgendeiner Weise kritisieren.
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