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Um ein erfolgreicher Projektmanager zu werden, reicht technisches Wissen allein nicht aus. Da der Projektmanager seine Rolle in Synergie und Wechselbeziehung mit der Umgebung und dem Team spielt, ist es unerlässlich, dass der Projektmanager über die für den Erfolg der Projekte erforderlichen Soft Skills verfügt.
Teambildung
Um Projekte effizient und effektiv durchführen und managen zu können, ist es unabdingbar, dass das Team aufeinander abgestimmt ist und vor allem gut zusammenarbeitet. Der Projektmanager muss als Bindeglied zwischen den einzelnen Mitgliedern fungieren, die Zusammenarbeit fördern und Aufgaben verteilen, die den Fähigkeiten und Neigungen jedes Einzelnen so gut wie möglich entsprechen.
Wenn es dem Projektleiter gelingt, einen Teamgeist zu schaffen, der alle Teammitglieder einbezieht, kann er sich immer mehr auf seine Mitarbeiter verlassen. Das Team wird motiviert, synergetisch miteinander zu arbeiten, was dazu beiträgt, Probleme und Missverständnisse zu vermeiden und alle Prozesse zu erleichtern.
Entscheidungsfindung
Natürlich ist es bei der Entwicklung eines Projekts notwendig, die richtigen Entscheidungen zu treffen und den Zeitplan einzuhalten.
Der erfolgreiche Projektleiter muss in der Lage sein, die Ideen aller Teammitglieder zu sammeln und dann Entscheidungen zu treffen, die manchmal den eingegangenen Vorschlägen widersprechen können, wenn dies den Erfolg des Projekts garantiert.
Es kann durchaus sinnvoll sein, sich auf das sechsstufige Entscheidungsmodell zu verlassen:
- Klare und prägnante Definition des Problems,
- Brainstorming mit dem Team, um mögliche Lösungen zu finden,
- Definition der Bewertungskriterien für Lösungen und Analyse derer Vor- und Nachteile,
- Verstehen, welche anderen Akteure an der Umsetzung der Lösung beteiligt sind und deren Einbeziehen in den Prozess,
- Nach Durchführung der Implementierung erfolgt die Analyse, Bewertung und Rekapitulation der gewonnenen Erkenntnisse,
- Bewertung, inwieweit das Projektziel durch die Implementierung der Lösung erreicht wurde.
Umgang mit Konflikten
Die Teams, die gut funktionieren, sind nicht die Teams ohne Konflikte. Die Teams, die gut funktionieren, sind diejenigen, in denen diese Konflikte korrekt gemanagt und überwunden werden. Gerade in Konfliktsituationen ist die Erfahrung eines Projektmanagers unerlässlich.
Vielmehr muss der Projektmanager in der Lage sein, interne Probleme im Team zu managen, um einen erfolgreichen Projektverlauf zu gewährleisten. Es gibt viele Ursachen, die mögliche Konflikte auslösen können, wie zum Beispiel: schlechte oder ineffektive Kommunikation zwischen den Teammitgliedern, unklare Aufgaben bezüglich der Anforderungen an die Projektdurchführung, bereits bestehende und tief verwurzelte interne Konflikte, Unternehmensrichtlinien, die die Zusammenarbeit zwischen Kollegen nicht sehr unterstützen.
Ein erfolgreicher Projektmanager muss in der Lage sein, auch im Team verwurzelte Vorprobleme zu überwinden, um ein entspanntes und anregendes Arbeitsklima zu gewährleisten, das zur Realisierung von Qualitätsprojekten innerhalb der festgelegten Lieferzeiten führt.
Effektive Kommunikation
Ein erfolgreicher Projektmanager muss in der Lage sein, mit allen am Projekt beteiligten Interessenvertretern klar und effektiv zu kommunizieren.
Dazu gehört vor allem die Fähigkeit, mit den Teammitgliedern zu kommunizieren: offene Kommunikation ist ein Element wirksamen Engagements, das Fachkräfte gezielt motivieren kann. Immer auf dem neuesten Stand zu sein, lässt die Teammitglieder proaktiv auf mögliche Probleme eingehen. Vor allem motiviert es sie, sich mehr zu engagieren, damit das Projekt innerhalb der vorgegebenen Fristen und unter Einhaltung der geforderten Qualitätsstandards abgeschlossen wird.
Zu den Kollegen kommen dann noch Vorgesetzte, mit denen der Projektmanager die Entwicklungen des Projekts, sei es positiv oder negativ, klar kommunizieren können muss. So können Missverständnisse bezüglich der Anforderungen und Wünsche der Projektteamleiter und natürlich der Kunden, vermieden werden. Der Projektmanager, der nicht in der Lage ist, mit seinen Kunden zu kommunizieren, wird keine Projekte durchführen können, die ihnen zufrieden stellen und jeder Auftrag wird von Anfang an zum Scheitern verurteilt sein.
Kommunikation ist daher eines der Hauptelemente für den Erfolg eines jeden Projekts.
Verhandlungs-Know-how
Dieser Soft Skill ist auch für den Erfolg eines jeden Projekts unerlässlich. Wie oben erwähnt, ist der Projektmanager das Element, das Arbeitsteams, Vorgesetzte und Kunden vereint. Neben der individuellen Kommunikation mit diesen und anderen Gruppen (z. B. Lieferanten) muss der Projektmanager auch in der Lage sein, die Anfragen der Parteien zu managen und untereinander abzuwägen.
Verhandlungsgeschick ist sicherlich eine der Soft Skills, die jedem Projektmanager praktisch am meisten hilft: Sie entlastet die Arbeit und hilft, Lösungen für zunächst unüberwindbare Probleme zu finden.