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Als Teil der Verwaltung des Projektzeitplans sind die sog. „Leads und Lags“ eine Technik, die verschiedene Prozesse umfasst. Sie bezieht sich auf einen möglichen Vorsprung oder eine Verzögerung bei der Planung des Projekts und ist somit von grundlegender Bedeutung für das Management der einzelnen Aktivitäten.
Was ist Vorlaufzeit?
PMBoK definiert Vorlaufzeit als: „Vorlaufzeit ist die Zeit, in der eine Nachfolgeaktivität gegenüber einer Vorgängeraktivität vorgezogen werden kann.“
Das heißt, wenn eine Aktivität noch läuft und gleichzeitig die Ausführung einer anderen Aktivität beginnt, gibt die Vorlaufzeit die Überschneidung zwischen der ersten und der zweiten Aktivität an.
Beispielsweise kann die Organisation bei der Einführung einer Auftragsverwaltungssoftware beschließen, die Schulungsphase der Mitarbeiter zu beginnen, die für die Verwendung der Software verantwortlich sind. Dies geschieht, während das Test- und Entwicklungsteam noch Testaktivitäten an der Software durchführt.
Vorlaufzeit im Projektmanagement
Im Kontext des Projektmanagements definiert der Begriff der Vorlaufzeit ein abgeschlossenes Projekt, ein einmaliges Projekt oder den Abschluss eines wichtigen Teils des Projekts.
Unter Berücksichtigung einer Projekttafel (siehe Kanban-Tafel), die die Unterteilung in „Aufgabe“, „Bearbeitung“ und „Warten auf die nächsten Schritte“ verwendet, würde sich die Vorlaufzeit auf alle drei Unterbereiche erstrecken. Wenn die Aufgabe der Projekttafel hinzugefügt wird, wird ihre Bearbeitungszeit zur Vorlaufzeit hinzugefügt.
Aus diesem Grund kann die Ermittlung von Vorlaufzeiten dem Projektmanager helfen, Aktivitäten neu zu planen, damit er diese Zeit optimal nutzen kann. Der frühe Beginn nachfolgender Aktivitäten reduziert den Gesamtzeitaufwand für die Durchführung einer Abfolge von Aktivitäten (z. B. in einem Projekt oder Arbeitspaket).
Bei Planungsaktivitäten wird die Vorlaufzeit im Allgemeinen negativ angegeben, da sie als Zeitersparnis gegenüber einer End-zu-Start-Planung betrachtet wird.
Ein praktisches Beispiel: Wir haben zwei Aktivitäten, eine dauert 4 Tage und die andere dauert 5, also insgesamt 9 Arbeitstage. Angenommen, die zweite Aktivität hat zwei Tage Vorlaufzeit, d. h. wir können zwei Tage vor Abschluss der vorherigen Aktivität mit der Arbeit an der zweiten Aktivität beginnen. Auf diese Weise beträgt die Gesamtdauer der Verarbeitung 7 statt 9 Tage.
Was ist Verzögerungszeit?
PMBoK definiert Verzögerungszeit als: die Zeitspanne, um die eine Nachfolgeaktivität gegenüber einer Vorgängeraktivität verzögert werden muss.
In der Praxis wird die Verzögerung selbst als Verzögerungszeit bezeichnet, wenn die erste Aktivität abgeschlossen ist, der Beginn der zweiten Aktivität jedoch verzögert wurde. Der englische Ausdruck Lag Time wurde dem Jargon entlehnt, der sich auf die Verzögerung der Internetverbindung bezieht, und die Lag Time ist daher selten beabsichtigt oder positiv.
Verzögerungszeit im Projektmanagement?
Im Rahmen des Projektmanagements ist Verzögerungszeit, wenn zwei oder mehr voneinander abhängige Aufgaben durch einen Unfall oder einen Fehler im Verarbeitungspfad verlangsamt werden. Wenn eine Aufgabe blockiert ist, muss folglich auch die andere angehalten werden, bis das Problem behoben ist.
Aus diesem Grund können Verzögerungen im Projekt auch zu Lieferverzögerungen und Budgetproblemen führen.
Vorlaufzeit vs. Verzögerungszeit
- Die Vorlaufzeit ist ein Fortschritt bei der Durchführung der Aktivitäten. Die Vorlaufzeit entspricht der „gespeicherten“ Zeit.
- Die Verzögerungszeit ist eine Verzögerung bei der Ausführung von Aktivitäten.
Vorlaufzeiten sind das prognostizierte Maß dafür, wie lange es dauert, etwas zu tun, während Verzögerungszeiten messen, wie weit eine Aufgabe oder Projektphase nach ihrem Beginn zurückbleibt. Der Hauptunterschied liegt auf praktischer Ebene: Wenn die Verzögerungszeit nur eine Aufzeichnung des Geschehens ist, kann die Vorlaufzeit auch die Leistungen beeinflussen.
Indikatoren der Vorlauf- und Verzögerungszeit im Projektmanagement
Diese Indikatoren helfen bei der Bewertung der Leistung: was lief gut und was nicht. Vor allem aber werden Vorlauf- und Verzögerungszeiten verwendet, um zu evaluieren, was verbessert werden sollte.
Daher sind Vorlauf- und Verzögerungszeit zwei Schlüsselelemente, wenn wir über kontinuierliche Verbesserung sprechen. Wenn das Projektteam die Vorlauf- und Verzögerungszeit verschiedener Projekte vergleicht, an denen es gearbeitet hat, ist das Team in der Lage, seine Stärken und Schwächen zu verstehen und sich zu verbessern.