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Défraiement
1 Notion de défraiement
Les défraiements, également appelés indemnisation ou remboursement de frais, sont les indemnités qu'un employeur verse à ses employés en couverture des dépenses que ceux-ci engagent dans l'exercice de leurs fonctions, par exemple pour leurs voyages professionnels. En revanche, les indemnités que l'employeur verse à ses employés en couverture des dépenses que ceux-ci engagent avant ou après leurs heures effectives de travail ne sont pas des défraiements. L'employeur doit systématiquement ajouter ces dernières au salaire brut des personnes qui en ont bénéficié, lesquelles peuvent éventuellement déduire les frais correspondants de leur revenu au titre de frais professionnels.
1.1 Frais effectifs
En principe, les défraiements couvrent les dépenses effectivement engagées et sont versés sur présentation des justificatifs originaux. Pour cela, il suffit que les conditions énumérées au paragraphe 52 du guide d'établissement du certificat de salaire soient réunies.
Les défraiements à hauteur des dépenses effectives doivent être déclarés au chiffre 13.1 du certificat de salaire. Si l'employeur ne défraie qu'à hauteur des frais réels engagés pour les repas, les voyages, l'hébergement, il lui suffit de cocher la case du champ 13.1.1.
1.2 Allocations forfaitaires pour frais
Les propriétaires, actionnaires, membres de la direction et cadres supérieurs d'une entreprise qui exercent des fonctions opérationnelles dans cette société engagent des dépenses de représentation, ainsi que de prospection et de fidélisation de la clientèle. Il est fastidieux de réunir tous les justificatifs des dépenses de représentation et des menues dépenses et d'établir des notes de frais correspondantes. Afin de rationaliser la procédure, une allocation forfaitaire pour frais peut être versée à ces entrepreneurs et entrepreneuses, ainsi qu'à ces employés.
A savoir à ce sujet: le montant de l'allocation forfaitaire pour frais doit correspondre à peu près aux frais effectifs que ces entrepreneurs et entrepreneuses, ainsi que ces employés engagent dans l'exercice de leur mission de représentation et de fidélisation de la clientèle. L'Intendance des impôts peut contrôler chaque année le montant de ces allocations à l'occasion de la taxation de l'entreprise et de celle de ses employés. La part des allocations forfaitaires pour frais qui dépasse les frais prouvés constitue du revenu du travail imposable pour les employés et une prestation appréciable en argent pour les détenteurs de droits de participation d'une société de capitaux.
L'allocation forfaitaire pour frais couvre l'ensemble des menues dépenses, c'est-à-dire des dépenses inférieures ou égales à 50 francs par débours, voire à 100 francs pour des allocations forfaitaires d'un montant élevé. Les bénéficiaires d'allocations forfaitaires pour frais ne peuvent donc pas établir de note de frais pour des sommes inférieures ou égales à 50 francs ou 100 francs par débours, chaque occasion de dépense étant considérée comme un débours. Il n'est donc pas possible d'additionner plusieurs dépenses engagées successivement, même si elles l'ont été lors de la même mission (p. ex. un voyage professionnel ; principe du cumul interdit).
Une allocation forfaitaire pour frais de voiture peut être versée à un employé ou une employée qui utilise fréquemment sa propre voiture pour ses besoins professionnels (plusieurs milliers de kilomètres par an). Le montant de cette allocation doit être à peu près équivalent à la somme des frais effectivement engagés.
2 Agrément de règlements des remboursements de frais et de conventions de défraiement
Les moyennes et grandes entreprises versant des allocations forfaitaires pour frais à dix personnes au moins ont la possibilité de faire agréer leur règlement des remboursements de frais.
Les entreprises qui versent des allocations forfaitaires pour frais à moins de dix personnes ne peuvent pas faire agréer un règlement des remboursements de frais. En revanche, elles peuvent fixer le montant de ces allocations dans une convention dite de défraiement, à conclure avec la région chargée de les taxer (adresses) ou avec la section Personnes morales de l'Intendance des impôts du canton de Berne à l'occasion de leur taxation Conclusion d'une convention de défraiement.
3 Obligations de déclaration
Les entreprises doivent déclarer sur les certificats de salaires qu'elles établissent toutes les prestations qu'elles versent à leurs salariés dans le cadre de leur contrat de travail. Cette obligation s'applique aux défraiements (cf. guide d'établissement du certificat de salaire, paragraphe 49) et tout particulièrement aux allocations forfaitaires pour frais (dont le montant doit être déclaré au chiffre 13.2 du certificat de salaire).
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Version du 4.10.2021
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