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Projet : Préparation de dossiers papier pour la livraison aux Archives fédérales
- Sur mandat de l’Office fédéral de la santé publique (OFSP), Archivsuisse prépare environ 200 mètres linéaires de documents de la Direction de l’assurance maladie et accidents pour les remettre aux Archives fédérales.
- L’organisation, la structure et l’ordre du système de classement existant sont analysés et la répartition des fonds est déterminée en concertation avec les Archives fédérales.
- Une fois le projet terminé, les dossiers individuels sont emballés pour l’archivage à long terme conformément aux spécifications des Archives fédérales, toutes les métadonnées nécessaires sont enregistrées dans le logiciel d’archivage et remises aux Archives fédérales pour le stockage.
L’Office fédéral de la santé publique stockait une grande quantité de dossiers papier qui avaient été créés avant l’introduction du système de gestion électronique des affaires en 2006. Les Archives fédérales avaient déjà évalué les dossiers et les avaient classés comme dignes d’être archivés. L’Office fédéral recherchait maintenant un prestataire de services pour le traitement et la livraison rapides des dossiers par procédure d’invitation.
Après que le contrat nous ait été attribué, une analyse détaillée des documents a été réalisée. En collaboration avec les Archives fédérales et l’Office fédéral de la santé publique, la direction du projet d’archivsuisse a clarifié la structure de classement, les systèmes de classement à utiliser, la délimitation entre les différents dépôts, les questions relatives aux délais de protection prolongés et aux règles d’enregistrement, le classement en fonds d’archives et la coordination des travaux ultérieurs. Une équipe de trois personnes prépare les dossiers pour l’archivage à long terme directement sur place à l’Office fédéral, c’est-à-dire qu’elle nettoie les dossiers des corps étrangers (tels que plastique, métal, agrafes, etc.), les emballe dans des enveloppes sans acide, les étiquette et les dépose dans des boîtes d’archives, et enregistre les détails dans le logiciel d’archivage fourni par les Archives fédérales. La liste des objets remis établie par archivsuisse contient les métadonnées requises par les Archives fédérales pour chaque dossier (y compris le titre du dossier et la période), afin que les documents puissent être retrouvés ultérieurement.
Dans ce projet, sept livraisons différentes ont été formées en raison de structures de classification et de périodes de protection différentes. Après traitement, les 200 mètres courants de registres suspendus étaient composés de 1647 boîtes d’archives, qui sont maintenant stockées aux Archives fédérales.