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Um Dokumente qualifiziert elektronisch signieren zu können, was für elektronische Eingaben bei der Verwaltung meist notwendig ist, muss das Dokument zuerst in ein für die Signatur geeignetes Format umgewandelt werden. In der Praxis ist das meist das PDF-Format oder dessen archivierbare Variante PDF/A. Dies kann mit dem Druckertreiber Microsoft Print-to-PDF, mit den Microsoft-Office-Produkten, mit Open Office (Freeware) oder einem der zahlreichen, frei verfügbaren PDF-Konversionsprogramme erfolgen. Für elektronische Eingaben bei Behörden ist das PDF/A-Format (ISO 32000-x, ISO 19005-x, ISO 14289) nicht zwingend, aber gleichwohl empfohlen, respektive erwünscht.
Für das (qualifizierte) elektronische Signieren mit einem lokalen Signierprogramm benötigen Sie:
- Einen Signaturschlüssel mit Zertifikat, entweder in Form einer lokalen Smartcard (wie z. B. die sich noch im Umlauf befindliche SuisseID oder Zertifikate auf Smartcards der Swiss Government PKI), oder ein Signaturzertifikat, das bei einem Remote Signing Service hinterlegt ist.
- Ein auf dem PC installiertes Treiberprogramm für die Smartcard und den Smartcard-Leser (meist ein USB-Stick) und eine Komponente, welche den Inhalt ansprechen kann. Oder ein installiertes Treiberprogramm für den Remote Signing Service einer anerkannten Anbieterin von Zertifizierungsdiensten.
- Ein lokales Programm zum Anbringen der elektronischen Signatur.
Achtung: Bei einigen Signaturprogrammen wie dem Adobe Acrobat Reader ist die Konfiguration so vorzunehmen, dass ein als gültig anerkannter Zeitstempeldienst aufgerufen wird, damit die erzeugten elektronischen qualifizierten Signaturen den gesetzlichen Vorschriften entsprechen.
Alternativ zu einem lokalen Signierprogramm kann ein Schweizer Cloud-basierter Signierdienst, der mit einem Remote Signing Service einer anerkannten Anbieterin integriert ist, verwendet werden.