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La saisie des données évolue, mais elle reste toujours présente
À l'époque où les ordinateurs n'existaient pas, la capture d'informations impliquait de travailler sur une documentation manuelle. Les factures, les lettres de candidature et les communications avec les clients étaient acheminées par la poste. Ces informations papier étaient ouvertes, lues et archivées, et les employés passaient leur temps à les saisir dans des registres et des grands livres.
Depuis l'avènement de l'informatique, le processus de saisie des données est désormais numérisé : les employés saisissent les informations dans des feuilles de calcul et des modèles numériques. Mais, les entreprises reçoivent toujours des informations dans plusieurs formats, du papier physique aux PDF. Cette numérisation partielle, ou environnement hybride ne facilite pas la gestion de l'information dans une entreprise moderne.
Les employés sont les premiers à être exposés à ces difficultés : ils consacrent un temps précieux à copier des informations issues de documents imprimés dans des modèles numériques et à les numériser pour s'assurer de pouvoir les archiver de façon numérique. Même les données de documents déjà numériques, tels que les PDF, doivent souvent être transférées manuellement vers des modèles appropriés pour être traitées. Ces flux de travail administratifs lourds ont des conséquences importantes, ce qui accroît les inefficacités à l'échelle de l'entreprise.