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Häufige Ablenkungen und Unterbrechungen bei konzentrierter Einzelarbeit durch Bürolärm oder durch vorbeigehende / einen ungewollt ansprechende Personen gehören zu den bedeutsamsten Faktoren, welche die Produktivität und die Gesundheit von Büronutzenden beeinträchtigen können[1]. Solche Probleme treten besonders in Mehrpersonenbüros auf, wo Zonen für konzentrierte und kommunikative Arbeit nicht oder ungenügend separiert sind. Zudem werden in solchen Büros auch kommunikativ arbeitende Personen behindert, da diese in einer teilweise stillen Umgebung aus Rücksichtnahme und aus Vertraulichkeitsgründen nicht ungehemmt diskutieren und telefonieren können.
Um die vielen Vorteile einer offenen Büroumgebung tatsächlich nutzen zu können, ist es deshalb sehr empfehlenswert, Zonen für konzentrierte und kommunikative Arbeit zu schaffen und diese ausreichend akustisch und visuell von einander und von stark frequentierten anderen Bereichen (z.B. Kopierräume, Verkehrswege, Pausenbereiche, Postfächer, Toilletten) abzugrenzen. Dies kann mittels verschiedener organisatorischer Massnahmen und Massnahmen im Bereich des Innenausbaus und der Einrichtung erreicht werden:
- Klare Definition der Zonen: Denkbar sind Zonen nur für Konzentration (bspw. Quiet zone in Bibliothek) und nur für Kommunikation (bspw. Sitzungszimmer) aber auch Mischformen: Bspw. kann in Abhängigkeit der Tätigkeiten der Nutzenden bestimmt werden, ob die Arbeitsplätze eher „geschäftig“ sein sollen (und man sich für konzentrierte Tätigkeiten in entsprechende Ruhezonen zurückzieht), oder eher leise (und man sich für Gespräche und Telefonate in passende Unterstützungsflächen zurück zieht).
- Funktion der Zone (geschäftig oder leise) in der Gestaltung (Beleuchtung, Farbwahl, Icons etc.) sichtbar machen: Zu beachten ist allerdings, dass die Gestaltung nicht im Widerspruch zur Gesundheitsförderlichkeit und Arbeitsunterstützung steht. Bspw. signalisieren stark gedämpftes Licht und dunkle Farben zwar Ruhe, dürften aber bei gewöhnlichen konzentrierten Büroarbeiten wenig hilfreich und für die Augen anstrengend und generell ermüdend sein.
- Genügend Abstand zwischen ruhigen und für laute / bewegte Aktivitäten vorgesehenen Bereichen: Bspw. sollten Zonen so anlegt werden, dass in eher ruhigen Bereichen möglichst wenig Durchgangsverkehr entsteht. Die Erschliessung der Zonen sollte zudem nicht im Rücken der Büronutzenden erfolgen, da dies als speziell unangenehm und ablenkend empfunden wird.
- Massnahmen im Innenausbau: raumgliedernde Wände, Wandscheiben, Sitzungs- und Projekträume, Raum in Raum Möbel (z.B. sogenannte Think Tanks), leise schliessende Türen etc.
- Einrichtungsbezogene Massnahmen: z.B. geschlossene Regale, Schränke, Stellwände oder spezielle Raumgliederungssysteme mit schallschirmenden aber auch schallabsorbierendenen Eigenschaften
Hierbei ist zu beachten, dass Massnahmen, die entweder nur visuelle oder nur akustische Abschirmung vorsehen oft nicht den gewünschten Effekt haben bzw. sogar kontraproduktiv sein können. Rein akustische Abschirmungen durch Wandscheiben schützen bspw. nicht vor Ablenkung durch vorbei gehende Personen und können dazu führen, dass sich Menschen ausgestellt fühlen. Auf der anderen Seite schützen rein visuelle Abschirmungen nicht vor akustischen Ablenkungen und können den unerwünschten Effekt haben, dass kommunizierende Personen gar nicht bemerken, dass sie still arbeitende Kollegen stören.
[1] Schlittmeier and Liebl (2015)