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Ce module est basé sur le circuit administratif de la thèse tel que mis en place à Lyon 2. Il s'agit d'une adaptation au cas électronique des textes régissant le dépôt et la soutenance des thèses (décret de 1986). Si ce schéma est généralisable en France, il n'est pas forcément applicable tel quel à tous les contextes administratifs et/ou juridiques existant, c'est pourquoi un certain nombre de moments clés qui doivent apparaître dans tout programme d'archivage et de diffusion électroniques de thèses ont été dégagés dans le schéma général.
Atteindre directement la section : 1.1. Le schéma général / 1.2. La formation des auteurs / 1.3. Le dépôt / 1.4. La validation scientifique et les autorisations de diffusion / 1.5. Le traitement de la thèse électronique.

1.1. Le schéma général
Le schéma suivant (cliquable) montre le circuit de la thèse dans son ensemble. Plusieurs étapes se dégagent : la formation des auteurs, le dépôt, la validation scientifique et le traitement pour archivage (et diffusion).
Dans les faits, d'un établissement ou d'un pays à l'autre, les différents programmes de diffusion des thèses ne varient que par l'ordonnancement de ces différentes étapes dans le circuit administratif et scientifique de la thèse et par les réponses politiques soulevées par ces étapes.
L'ensemble des tâches décrites dans ce schéma n'incombent pas nécessairement aux mêmes services de l'université. On pourra par exemple imaginer que la formation des doctorants soit prise en charge par les écoles doctorales, le dépôt et sa validation par le service qui sera plus tard chargé de la conversion des documents, etc.

1.2. La formation des auteurs
La formation des doctorants est essentielle au bon fonctionnement de l'ensemble du programme. Elle permet d'obtenir des documents de meilleure facture, ce qui se traduit par un gain de temps notoire lors du dépôt, de l'édition et du traitement des documents.
Elle doit impérativement apporter au doctorant :

1.3. Le dépôt
Le dépôt électronique est constitué de toutes les ressources (électroniques ou non) nécessaires à la production d'une archive électronique complète du document.
Pratiquement, cela implique :
D'une façon générale, deux modalités de dépôt peuvent être envisagées :
Le dépôt électronique complet et l'édition de la thèse ne peuvent être envisagés sereinement qu'à condition que l'étudiant ait été prévenu, formé et encadré tout au long de son travail de rédaction. Il implique donc la mise à disposition des auteurs d'une structure où ils pourront trouver l'aide et le matériel nécessaires à la production d'un document entièrement numérique (scanners, numériseurs audio ou vidéo, graveurs de CD-Rom lorsque les document ont un volume important, etc.).
Dans la pratique, même si le dépôt entièrement électronique doit constituer l'objectif final, une période de transition est nécessaire. Aujourd'hui, pratiquement plus aucune thèse n'est produite sans l'aide d'un ordinateur, il existe donc toujours, au moins une version électronique du texte de la thèse. Le dépôt mixte constitue donc une bonne solution, il permet à la fois :
La production, par les services de l'Université, des exemplaires de soutenance est un réel travail d'édition. Il se déroule en plusieurs étapes :
L'édition de la thèse ne peut s'envisager de façon réaliste et dans des délais satisfaisants que sous certaines conditions :
Ces deux conditions supposent :
Quelques chiffres (de Lyon 2) à titre indicatif : un délai d'une semaine est nécessaire entre le dépôt électronique complet et valide et la livraison des exemplaires imprimés (en raison de variabilités saisonnières : du nombre de thèses à imprimer et taux d'occupation du service d'imprimerie) et le coût d'un exemplaire de 400 pages est d'environ 12 euros.

1.4. La validation scientifique et les autorisations de diffusion
Les autorisations de reproduction d'une thèse sont de deux ordres, l'une administrative est donnée par le jury lors de la validation scientifique du travail (soutenance), l'autre est légale, il s'agit de l'autorisation de l'auteur.
A l'issue de la soutenance, le président de l'Université ou le doyen de la Faculté, sur proposition du jury, statue sur l'autorisation administrative de diffusion du document. Plusieurs cas de figure peuvent se présenter :
Une autorisation explicite de l'auteur est nécessaire, quelle que soit la nature de la diffusion envisagée (diffusion en ligne ou production de substituts). Cette autorisation :
En l'absence d'autorisation de l'auteur ou de l'établissement, l'archive électronique sera produite, mais :

1.5. Le traitement de la thèse électronique
L'objectif du dépôt électronique n'est pas le stockage des fichiers tels qu'ils sont fournis par les auteurs, mais la production d'un document électronique complet sous un format normé permettant :
La conversion du document "natif" vers un document structuré sous un format normé suppose qu'il soit correctement formaté. Dans le meilleur des cas, les fichiers sont de bonne facture : l'auteur a utilisé un modèle de document pour structurer son texte dès sa saisie (c'est une condition indispensable à l'édition des exemplaires de soutenance par l'Université). La préparation du document consiste alors en une vérification d'ensemble de la thèse.
Dans le cas contraire, il faut reprendre l'ensemble des fichiers afin de créer un document complet et correctement formaté. Il s'agit alors d'extraire toutes les sources non textuelles des fichiers originaux, numériser les sources non électroniques (son, vidéo ou images), et recréer un document complet et stylé.
Cette préparation des documents "mal formés" s'avère souvent longue et fastidieuse, il est donc primordial de porter une attention toute particulière à la formation donnée aux auteurs.
Ensuite seulement vient le traitement du document correctement formaté à proprement parler. Il peut se dérouler selon deux modes :
A partir du format d'archivage, l'export vers les formats de diffusion courants est automatique. A terme, on peut imaginer des exports beaucoup plus riches que la simple production de documents HTML statiques. On pourra en particulier, grâce au XML et aux standards associés, générer, en temps réel, un export qui reflètera les besoins exprimés par le lecteur (tout ou partie du document, destiné à un parcours à l'écran ou à une impression, etc).
Publier une thèse ne doit pas se limiter à sa mise en ligne, encore faut-il créer les clés qui vont permettre au lecteur de la retrouver à travers la masse d'information disponible sur le web. Cela consiste à signaler son existence dans les lieux -bien choisis- du web où le lecteur sera susceptible de le chercher. On citera en particulier les bases de données scientifiques propres à la discipline de la thèse, les portails d'indexation de littérature savante, les bases de thèses en ligne, les catalogues nationaux et internationaux, etc.