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Si des données personnelles ou des données sensibles d'élèves doivent être déposées sur une application ou un serveur, il est nécessaire d'utiliser pour cette opération une application gérée et hébergée par l’Etat de Genève.
La diffusion sur des sites Internet, y compris protégés par identifiant et mot de passe, de photos ou de séquences vidéos rendant reconnaissables des élèves n'est possible qu'après avoir obtenu l’autorisation des personnes concernées ou, s'il s'agit de mineurs, de leurs représentants légaux. Dans la légende de ces photos ou séquences vidéo, seule la mention du prénom est admise.
Une utilisation de serveurs selon le principe du Cloud Computing à des fins pédagogiques est tolérée, pour autant qu'il n'y ait pas de données personnelles ou de données personnelles sensibles stockées et que l'on utilise des pseudonymes comme identifiants.
Les données personnelles sont les informations qui permettent d'identifier directement ou indirectement une personne. Elles correspondent aux
- noms et prénoms,
- adresses (physique et électronique),
- numéros de téléphone,
- lieu et date de naissance,
- numéro AVS et de carte de paiement,
- plaque d'immatriculation d'un véhicule,
- photo, empreintes digitales, ADN, etc.
On entend par données personnelles sensibles:
- les opinions ou activités religieuses, philosophiques, politiques, syndicales ou culturelles,
- la santé, la sphère intime ou l'appartenance ethnique,
- des mesures d'aide sociale,
- des poursuites ou sanctions pénales ou administratives.