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Für viele Menschen sind Besprechungen eine Tortur. Doch mit einigen einfachen Tricks hinterlassen Sie bei wichtigen Meetings bei allen Beteiligten einen positiven und professionellen Eindruck.
Meetings auf der Arbeit machen nicht immer Spass. Wenn man gezwungen ist an einer Besprechung teilzunehmen, dann sollte man darauf achten, dass man dieses auf professionelle Art macht, ganz gleich ob Kollegen, Klienten oder euer Boss daran teilnehmen.
Barbara Pachter, Karriere-Coach und Autorin des Buches „The Essentials of Business Etiquette“, hat ein paar Tipps gegeben, um ein positives und professionelles Bild während eines Meetings abzugeben. «Business Insider Deutschland» hat ihre Tipps in der Grafik festgehalten.
1. Mischen Sie sich unter die Leute, bevor das Meeting anfängt.
Wenn sich die Gelegenheit dazu ergibt, gehen Sie auf die Menschen zu und stellen sich schon einmal vor. Sollten Sie sich vor dem Meeting noch nicht kennen, dann stellen Sie sich gegenseitig vor und beginnen bei der Person mit dem höchsten Rang.
2. Seien Sie prägnant.
Sagen Sie, was Sie sagen müssen in so wenig Worten wie möglich. Wiederholen Sie sich nicht und vermeiden unnötige Informationen.
3. Initiieren Sie den Handschlag, wenn Sie die Person mit dem höchsten Rang oder der Gastgeber sind.
Der Gastgeber oder die Person mit dem höchsten Rang, ganz gleich welchen Geschlechts, sollte zuerst die Hand ausstrecken.
4. Stehen Sie immer, wenn Sie jemandem vorgestellt werdet.
Zu stehen hilft dabei, die eigene Präsenz zu verdeutlichen. Es kann leicht passieren, dass Sie übersehen werden, wenn Sie nicht stehen.
5. Seien Sie pünktlich.
Gehen Sie sicher, dass Sie rechtzeitig da sind. Sie wollen nicht die Zeit der anderen verschwenden, indem Sie unpünktlich sind.
6. Sitzen Sie angemessen da.
Stellen Sie Ihren Stuhl so ein, dass Sie auf der gleichen Höhe wie alle anderen sitzen. Sowohl Männer als auch Frauen sollten es vermeiden, dass die Beine gekreuzt werden, weil es sonst sehr ablenkend wirken kann oder zu sexy für ein professionelles Meeting wirkt.
7. Kleiden Sie sich angemessen.
Kleidung kann Ihre professionelle Wirkung nach aussen hin verstärken oder von Ihrer Glaubwürdigkeit ablenken. Finden Sie heraus, was der Dresscode ist und stellen Sie sicher, dass Ihre Kleidung den Richtlinien entspricht.
8. Ziehen Sie niemals den Stuhl für jemanden nach vorne.
Es ist ok, wenn Sie die Tür für Ihre Gäste aufhalten, aber im Businessrahmen sollte man auf Gender-Regeln verzichten.
9. Seien Sie vorbereitet.
Bereiten Sie sich vor, damit Sie wissen, worum es in dem Meeting geht. Seien Sie darauf vorbereitet, wenn es darum geht, Fragen zu beantworten oder Unklarheiten zu beseitigen.
10. Haben Sie einen strikten Zeitplan.
Wenn Sie diejenigen sind, die das Meeting leiten, ist es von grosser Bedeutung, dass Sie nicht vom Thema abkommen. Sollten Sie abschweifen, stellen Sie sicher, dass ein Kollege Sie wieder auf die richtige Spur bringt.
11. Sprechen Sie laut und sagen Sie wichtige Dinge frühzeitig.
Sprechen Sie laut genug, damit jeder Sie versteht. Versuchen Sie auch etwas Bedeutendes für das Meeting schon im frühen Verlauf miteinzubringen, damit die Leute wissen, wer Sie sind.
12. Verstehen Sie die ungeschriebenen Sprechregeln.
Es ist nicht höflich andere zu unterbrechen, aber in manchen Meetings ist es von Bedeutung jemanden zu unterbrechen oder man wird überhört. Verstehen Sie die Regeln, dann könnt Sie ein produktives Meeting abhalten.
13. Sie können Kaffee oder Wasser trinken, aber vermeiden Sie es etwas anderes zu sich zu nehmen.
Wenn es kein Frühstück, Lunch oder ein Dinner ist, dann sollten Sie vermeiden am Tisch zu essen. Sie werden wahrscheinlich sonst unterbrechende Geräusche machen oder Gerüche verursachen. Machen Sie nach einem Meeting sauber und verlassen Sie den Raum so, wie Sie diesen vorgefunden habt.
14. Packen Sie Ihr Telefon nicht aus.
Lassen Sie Ihr Telefon während eines Meetings nicht liegen. Es kann störend wirken, wenn es die ganze Zeit aufleuchtet oder Geräusche macht. Verlassen Sie den Raum, wenn Sie den Anruf unbedingt annehmen oder eine Nachricht zurückschreiben müssen.
15. Sparen Sie Fragen nicht bis zum Schluss auf.
Stellen Sie Fragen zu einer angemessenen Zeit. Stellen Sie keine Fragen und fügen dabei Zeug hinzu, das eigentlich nicht zum Thema gehört, vor allem nicht, wenn gerade alle im Begriff sind, zu gehen. Sie wollen «diese» Person sicher nicht sein.
Dieser Text erschien zuerst bei «Business Insider Deutschland» unter dem Titel «15 Etikette-Regeln für Meetings, die jeder erfolgreiche Mensch kennen sollte».