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Als Assistentin sind Sie oft die erste Anlaufstelle für viele Anfragen und Probleme. Sie sind eine wichtige Unterstützung für Ihre Vorgesetzten und das Kollegium, aber auch für Kundschaft und Geschäftspartner. Sie sind flexibel, zuverlässig und hilfsbereit. Das sind alles tolle Eigenschaften, die Sie zu einer wertvollen Mitarbeiterin machen.
Jedoch kann es manchmal auch zu viel werden: Vielleicht haben Sie schon zu viele Aufgaben auf Ihrer To-Do Liste. Vielleicht sind die Erwartungen an Sie sehr hoch oder gar unrealistisch. Vielleicht fühlen Sie sich ausgenutzt oder zu wenig ernst genommen. Vielleicht haben Sie auch persönliche Gründe, die Sie daran hindern, eine zusätzliche Anfrage zu übernehmen. In solchen Situationen ist es wichtig, dass Sie «Nein» sagen können!
Nein-Sagen ist nicht nur ein Recht, sondern auch eine Pflicht. Sie müssen sich selbst schützen, um nicht auszubrennen, zu überfordern oder zu erkranken. Sie müssen auch Ihre Grenzen wahren, um Ihre Professionalität, Ihre Kompetenz und Ihre Integrität zu bewahren. Ebenso müssen Sie die Qualität Ihrer Arbeit sicherstellen, indem Sie sich auf die wichtigsten und dringendsten Aufgaben konzentrieren. Und Sie müssen auch Ihren Vorgesetzten und Kollegen gegenüber ehrlich sein, indem Sie ihnen ehrlich und klar sagen, was Sie leisten können und was nicht.
Wie können Sie «Nein» sagen?
Nein-Sagen ist nicht immer einfach. Vielleicht haben Sie Angst, jemanden zu verärgern, zu enttäuschen oder zu verletzen. Vielleicht haben Sie ein schlechtes Gewissen, weil Sie jemandem nicht helfen können. Vielleicht haben Sie auch Sorge, dass Sie Ihre Karrierechancen oder Ihre Reputation gefährden. Das sind alles verständliche und nachvollziehbare Gefühle. Aber Sie sollten sich davon nicht abhalten lassen, Nein zu sagen, wenn es nötig ist.
Es gibt einige Strategien, die Ihnen helfen können Nein zu sagen, ohne sich schlecht zu fühlen oder andere zu vergraulen:
- Sind Sie freundlich, aber bestimmt. Sie können Ihre Ablehnung mit einem Lächeln, einem Dank oder einem Kompliment einleiten, um die Situation zu entschärfen. Zum Beispiel: «Ich schätze deine Anfrage sehr, jedoch bin ich aktuell mit anderen Prioritäten voll ausgelastet.» oder «Das klingt nach einem spannenden Projekt und trotzdem kann ich dich dort nicht unterstützen, da ich in den nächsten Wochen meine Überzeit kompensieren werde.» Dann sagen Sie klar und deutlich Nein, ohne sich zu entschuldigen, zu rechtfertigen oder zu lügen.
- Seien Sie ehrlich und transparent. Sie sollten die Gründe für Ihre Ablehnung erklären, ohne sich zu verteidigen oder zu beschweren. Zum Beispiel: «Ich habe nicht die nötigen Ressourcen oder Kenntnisse, um diese Anfrage zu erfüllen.»
- Zeigen Sie die Konsequenzen Ihrer Zustimmung auf, um zu verdeutlichen, dass Sie nicht einfach aus Bequemlichkeit oder Faulheit Nein sagen. Zum Beispiel: «Wenn ich das machen würde, würde ich meine anderen Deadlines nicht einhalten können.» oder «Wenn ich das machen würde, würde ich meine Qualität nicht garantieren können.» oder «Wenn ich das machen würde, würde ich mich über meine Kompetenzen hinwegsetzen.»
Und dann?
Bleiben Sie immer bei einer Begründung! Sie dürfen den Moment aushalten, wenn Ihr Gegenüber vielleicht verärgert oder verstimmt reagiert, jedoch ändern Sie nicht aus Mitleid oder Angst Ihre Aussage. Bleiben Sie standhaft, denn Nein-Sagen muss geübt werden und mit jedem Mal wird es Ihnen leichter fallen. Mit der Zeit werden Sie merken, dass gewisse unerwünschte Anfragen gar nicht mehr bei Ihnen laden und Sie dadurch auch gar nicht mehr Nein sagen müssen. Ebenso werden Ihre Vorgesetzten und Ihr Kollegium einen bewussteren Umgang mit Ihnen und Ihren Ressourcen pflegen. Nein-Sagen lohnt sich. Üben Sie es und Sie werden schnell merken, welche Entlastung Sie dadurch erfahren werden.