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Prioritäten setzen, aber richtig
Beruflicher Erfolg setzt voraus, richtig priorisieren zu können und dabei immer wieder zu unterscheiden, was wichtig oder dringend ist, sofort erledigt werden muss oder noch warten kann.
Denn bei einer wachsenden Anzahl von Aufgaben gilt es, den Überblick zu behalten und seine Zeit gut einzuteilen, um am Ende des Tages das erledigt zu haben, was wirklich erledigt werden musste.
Das Setzen von Prioritäten ist in vielen Lebensbereichen wichtig, doch im Berufsleben kommt dieser Fähigkeit eine besondere Bedeutung zu, da hier viele der Aufgaben nicht selbst gewählt werden, sondern fremdbestimmt sind. Umso wichtiger wird es daher, dass Sie sie in der richtigen Reihenfolge angehen und abarbeiten, um Überlastung ebenso zu vermeiden wie Prokrastination, also das Auf- und Verschieben von zu erledigenden Aufgaben.
Priorisierung nach Bauchgefühl
Sie kennen Ihre Aufgaben und wissen, woran Ihr Erfolg heute, diese Woche, diesen Monat oder im Verlauf des Jahres gemessen wird? Dann gilt es ja nur noch, die richtigen Massnahmen einzuleiten und die Aufgaben der Reihe nach abzuarbeiten. Oder?
Die intuitive Priorisierung ist nicht per se ungeeignet, sofern Sie sich die richtigen Fragen stellen, um zu ermitteln, welche Aufgaben Sie sofort erledigen und welche Sie auf einen späteren Zeitpunkt verschieden können oder sollten. Folgende Fragen können Ihnen dabei helfen, den Fokus richtig zu setzen und die Dinge in der richtigen Reihenfolge anzugehen:
- Wenn Sie heute nur noch eine einzige Aufgabe erledigen könnten, welche würden Sie auswählen?
- Stellen Sie sich am Morgen bereits Ihren späteren Feierabend vor und fragen sich: Welche drei Ziele muss ich heute erreichen, um heute Abend entspannt und zufrieden in den Feierabend zu starten, ohne das Gefühl zu haben, etwas Entscheidendes vergessen zu haben?
- Mit der Erledigung welcher Aufgaben können Sie bei einem Projekt einen entscheidenden Schritt nach vorne machen?
A-, B- und C-Aufgaben
Wenn Sie sich nicht (mehr) auf Ihre Intuition verlassen wollen, um die richtigen Prioritäten zu setzen, können Sie auch die ABC- oder Stapel-Methode nutzen. Sie lässt sich leicht umsetzen und auch in den beruflichen Alltag integrieren, da sie wenig Zeit für Vorbereitung und Durchführung benötigt. Schreiben Sie am Morgen jede Aufgabe des Tages (oder der Woche) auf einen einzelnen Zettel und sortieren Sie diese auf drei unterschiedliche Stapel: Auf den ersten Stapel kommen die A-Aufgaben, das sind Ihre Hauptaufgaben, die sich direkt aus Ihrer Stellenbeschreibung oder Ihren Zielvereinbarungen ergeben. Diese müssen Sie frühzeitig terminieren, damit Sie sie ohne Zeitdruck bearbeiten können und sollten bei der Erledigung besonderen Wert auf Qualität legen.
B-Aufgaben erkennen Sie daran, dass sie nicht zu Ihren originären Haupt- oder Kernaufgaben zählen, die aber bei Nichterledigung unangenehme Konsequenzen für Sie haben würden. Diese Aufgaben sortieren Sie in die Lücken in Ihrer Tagesplanung ein und prüfen bei jeder einzelnen, ob Sie diese ganz oder teilweise an einen Kollegen delegieren können.
Der letzte Stapel stellt die C-Aufgaben dar, die weniger wichtig sind, aber dennoch erledigt werden müssen, beispielsweise manche Meetings, Protokolle oder E-Mails von Kollegen. Fassen Sie diese C-Aufgaben zu Arbeitsblöcken zusammen, um sie konzentriert am Stück abzuarbeiten und räumen Sie sich jeden Tag ein festes Zeitfenster ein, in dem Sie sich mit diesen C-Aufgaben beschäftigen, um sie möglichst effizient abzuarbeiten.
Priorisierung nach Eisenhower
Bisher wurden Aufgaben vor allem nach ihrer Wichtigkeit priorisiert, dabei sind wichtige Aufgaben nicht zwangsläufig zeitkritisch, auch wenn sie es irgendwann werden, wenn sie lange genug unerledigt liegenbleiben). Die nach dem ehemaligen US-Präsidenten benannte Eisenhower-Methode nutzt daher zwei Dimensionen, Wichtigkeit und Dringlichkeit, die in einer Matrix angeordnet werden. Dringlichkeit bezieht sich ausschliesslich auf den Termin, während Wichtigkeit wie bei der ABC-Methode den Wert der Aufgabe in Hinblick auf die eigenen Ziele abbildet.
Kombiniert man diese beiden Dimensionen, ergeben sich vier Kombinationen: Dinglich und wichtig (A-Aufgaben), wichtig, aber nicht dringlich (B-Aufgaben), dringlich, aber nicht wichtig (C-Aufgaben) und weder dringlich, noch wichtig (Papierkorb). Letztere sind Aufgaben, die Sie einfach nicht bearbeiten sollten, die aber dennoch oft viel Zeit brauchen, wie etwa das Lesen von unwichtigen Mails oder Newslettern, langwierige Recherchen im Netz oder auch manche Meetings. Sagen Sie zu diesen klar und entschieden „Nein!“ und gewinnen Sie so sofort Zeit für die anderen Aufgaben.
Aufgaben im A-Quadranten sind dringlich und wichtig, oft deswegen, weil Termine drücken, sich Probleme ergeben haben, die den Zeitplan durcheinanderbringen oder Sie selber die Wichtigkeit einer dringlichen Aufgabe höher einstufen, als sie objektiv betrachtet ist. Sie sind also oft reaktiv und müssen dennoch schnell und zuverlässig erledigt werden, um weiteren Ärger zu vermeiden.
C-Aufgaben, die dringlich, aber unwichtig sind, sollten Sie genau prüfen, sowohl mit Blick auf die Wichtigkeit als auch auf den Termin. Fragen Sie sich, ob wirklich Sie die Aufgabe erledigen müssen oder sollen, oder ob Sie sie an einen Kollegen delegieren können, und falls ja: delegieren Sie sie.
Den wichtigsten Quadranten stellen B-Aufgaben dar, denn diese sind wichtig, aber (noch nicht) dringlich. Hier können (und sollten) Sie proaktiv agieren, also rechtzeitig damit beginnen, die notwendigen Massnahmen einzuleiten, denn schliesslich handelt es sich um Aufgaben, die unmittelbar mit Ihrem Erfolg verknüpft sind, und für die lohnt es sich, möglichst frühzeitig zu beginnen, um nicht in Zeitnot zu geraten.
Wenn Sie den B-Aufgaben besonderes Augenmerk schenken, können Sie verhindern, dass sich diese in den A-Quadranten verschieben und Sie unter Zeitdruck arbeiten müssen, was meist zu Lasten der Qualität geht. Teilen Sie sich daher Ihre B-Aufgaben in kleine Arbeitspakete ein, die Sie jeden Tag oder jede Woche angehen und auch erledigen können und räumen Sie sich dafür freie Zeitfenster im Kalender frei, um ungestört und mit hoher Konzentration daran zu arbeiten.
Fazit: Wer alles sofort erledigen will, wird ebenso scheitern wie der, der alles aufschiebt. Darum ist es wichtig, sich Prioritäten zu setzen um die richtigen Dinge anzugehen (Effektivität) und diese Dinge richtig zu bearbeiten (Effizienz). Mit einem aktiven Zeitmanagement und einer konsequenten Zeitplanung bleiben Sie auch bei steigenden Anforderungen und in Zeitdruck Herr der Lage und können sich an beruflichen Erfolgen erfreuen.
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