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Welche Vorgaben existieren zum Thema Spesen Schweiz?
Schon lange gilt der Grundsatz, dass echte geschäftliche Auslagen, die einem Arbeitnehmer durch die Verrichtung seiner Arbeit entstehen, als Spesen ohne Einkommenssteuer- und Sozialversicherungsfolgen vergütet werden können. Gleichzeitig ist die Entschädigung für die geleistete Arbeit steuerbar und sozialversicherungspflichtig, egal ob diese als Barlohn oder als Sachleistung vergütet wird. Abgrenzungsschwierigkeiten ergeben sich immer dort, wo eine Leistung sowohl geschäftlichen als auch privaten Charakter hat, so zum Beispiel bei einem auch privat nutzbaren Geschäftswagen oder einem Essen mit Geschäftspartnern.
Bereits vor 2007 gab es im Zusammenhang mit dem alten Lohnausweis rudimentäre Bestimmungen, was in welchem Rahmen als Spesen gilt. Ebenso gab es in einigen Kantonen die Möglichkeit, Spesenreglemente von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigen zu lassen. Jedoch wurden diese Regeln höchst unterschiedlich durchgesetzt und haben viel Spielraum für Interpretation gelassen.
Mit der Einführung des neuen Lohnausweises im Jahr 2007 wurde auch das Thema Spesen formalisiert und vereinheitlicht. Neu sind in jedem Kanton genehmigte Spesenreglemente möglich, und ein vom Sitzkanton genehmigtes Spesenreglement wird für Arbeitnehmer mit Wohnsitz in allen Kantonen anerkannt. Die genauen Regelungen finden sich in der Wegleitung zum neuen Lohnausweis, die von der Schweizerischen Steuerkonferenz herausgegeben wurde.
Welche Arten von Spesen gibt es?
Grundsätzlich wird unterschieden zwischen effektiven Spesen und Pauschalspesen:
Effektive Spesen
Dazu gehören alle Spesenentschädigungen, die im Rahmen der effektiv entstandenen Kosten gegen Beleg vergütet werden. Ebenso zu den effektiven Spesen gehören der Einfachheit halber pauschale Vergütungen, die für jedes tatsächlich stattgefundene Ereignis vergütet werden, beispielsweise eine Pauschale von CHF 20.– pro Mittagessen im Ausseneinsatz.
Pauschalspesen
Darunter fallen alle pro Zeitraum und unabhängig von den tatsächlichen Kosten entrichteten Pauschalen, so zum Beispiel Telefon- oder Internetpauschalen für die geschäftliche Nutzung der privaten Infrastruktur. Ebenso in diese Kategorie fallen die pauschalen Repräsentationsspesen von leitendem Personal und Aussendienstmitarbeitern, die anstelle der effektiven Entschädigung von kleinen Auslagen erfolgt.
Wie können Spesen geregelt werden?
Die Wegleitung zum neuen Lohnausweis sieht drei Varianten vor und regelt für jede detailliert, wie diese auf dem Lohnausweis zu deklarieren ist:
Variante 1: Keine oder keine steuerkonforme Regelung
Falls keine der beiden anderen Varianten zur Anwendung kommt, müssen im Lohnausweis die gesamten effektiven und pauschalen Spesen betragsmässig und detailliert ausgewiesen werden. Die Steuerverwaltung des Arbeitnehmers prüft dann in der Veranlagung individuell, wie viel davon als Spesen anerkannt und wie viel als Lohn besteuert wird.
Variante 2: Einhaltung der Spesengrundsätze aus der Wegleitung
Die Wegleitung zum Lohnausweis gibt ein paar grundsätzliche Regelungen für die Vergütung von effektiven Spesen vor. Falls diese eingehalten werden, werden die effektiven Spesen ohne Weiteres akzeptiert und sind im Lohnausweis nicht mehr betragsmässig aufzuführen. Stattdessen wird nur deklariert, dass diese Grundsätze eingehalten wurden. Pauschalspesen sind weiterhin betragsmässig aufzuführen, und die Steuerverwaltung des Mitarbeiters beurteilt diesein der Veranlagung individuell.
Variante 3: Durch die Steuerverwaltung genehmigtes Spesenreglement
Es besteht die Möglichkeit, ein Spesenreglement von der Steuerverwaltung des Sitzkantons genehmigen zu lassen. Hierbei handelt es sich um eine Vereinbarung zwischen Unternehmen und Steuerverwaltung, in der sich das Unternehmen verpflichtet, nur Spesen im Rahmen dieses Reglements zu vergüten, während im Gegenzug die Steuerverwaltungen in der ganzen Schweiz die bezahlten Spesen als solche akzeptieren und ohne Weiteres auf eine Aufrechnung als Lohn verzichten. In der Regel wird diese Beurteilung auch von der AHV und den anderen Sozialversicherungen übernommen. Die Steuerkonferenz hat ein Muster-Spesenreglement veröffentlicht, das als Grundlage für individuelle Spesenreglemente dienen soll. Individuell auf das Unternehmen zugeschnittene Regelungen sind möglich, und in begründeten Fällen kann von den Grundsätzen aus der Wegleitung abgewichen werden. Im Lohnausweis ist auf das genehmigte Spesenreglement hinzuweisen, und auch hier entfällt die Angabe der effektiven Spesen. Die pauschalen Spesen sind betragsmässig aufzuführen, es besteht jedoch keine Gefahr einer Aufrechnung.
Welche Variante ist für mein Unternehmen sinnvoll?
Variante 1 ist eigentlich nie zu empfehlen, da diese neben einem erheblichen Erfassungsaufwand für die effektiven Spesen zu einer grossen Rechtsunsicherheit sowohl bei den privaten Steuern der Mitarbeitenden als auch bei den Sozialversicherungsbeiträgen des Unternehmens führt. Variante 2 kann in einfachen Verhältnissen die passende Lösung sein, sofern nur unwesentliche Spesenzahlungen vorkommen und keine Pauschalspesen vergütet werden. In komplexeren Situationen mit viel Aussendienst- und Reisetätigkeit sowie bei der Zahlung von Pauschalspesen führt eigentlich kein Weg an einem genehmigten Spesenreglement vorbei.
Alte, vor 2007 genehmigte Spesenreglemente bleiben grundsätzlich auch mit dem neuen Lohnausweis gültig, unter Umständen enthalten sie jedoch Regelungen, die nicht mehr optimal sind. Es empfiehlt sich daher, diese zu überprüfen und nötigenfalls zu ersetzen.