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Bei dieser Revision wurden Unterscheidungen getroffen, welche die Anwendung der heute auf dem Markt vorhandenen Technologien der Datenverarbeitung, -kommunikation und -speicherung empfindlich einschränken. Diese Unterscheidungen betreffen drei Bereiche:
- Unterscheidung bezüglich "Führung" und "Aufbewahrung" der Bücher
Nach der Konzeption des Gesetzgebers von 1975 endet die eigentliche Führung der Bücher (Art. 957 ff. OR) mit dem Kalenderjahr, und die Pflicht zur Aufbewahrung derselben beginnt zu diesem Zeitpunkt (allenfalls nach vorausgehender Aufzeichnung oder Übertragung auf andere Informationsträger). Seit der Einführung der sog. "Speicherbuchführung" entspricht diese Unterscheidung nicht mehr der Wirklichkeit, denn das Führen der Bücher setzt immer (eine Aufzeichnung und) eine Aufbewahrung der entsprechenden Daten voraus. Die künstliche Unterscheidung zwischen "Führung" und "Aufbewahrung" der Bücher ergibt keinen Sinn mehr, wenn die Geschäftsbücher mit Hilfe der elektronischen Datenverarbeitung geführt werden. Der Gesetzgeber soll somit die elektronische Führung der Bücher ausdrücklich anerkennen.
- Unterscheidung zwischen "Original" und "Aufzeichnung"
In den 70er Jahren fielen Korrespondenz und Buchungsbelege weitestgehend auf Papier an. Diese auf physischen Informationsträgern verkörperten, ohne Hilfsmittel lesbaren Informationen hatten damals den Charakter von Originalen. In einer späteren Phase wurden sie aus Gründen der Rationalisierung (grössere Zugriffsgeschwindigkeit, höherer Organisationsgrad, geringerer Raumbedarf) auf moderne Informationsträger (Bild- oder Datenträger) übertragen bzw. aufgezeichnet. Bei elektronisch abgewickelter Geschäftskorrespondenz, die von Anfang an auf Datenträgern entsteht, bei elektronisch erstellten Belegen und bei elektronisch geführten Büchern stösst das bisherige Verständnis der Begriffe "Original" und "Aufzeichnung" daher an Auslegungsgrenzen.
- Unterscheidung zwischen "Bildträger" und "Datenträger"
Nach geltendem Recht stehen Bild- und Datenträger nicht in gleicher Weise für alle aufbewahrungspflichtigen Informationen zur Verfügung: Während der Mikrofilm (als Bildträger) für alle Geschäftsbücher, ausgenommen Betriebsrechnung und Bilanz, verwendet werden kann, sind maschinell lesbare Datenträger nur für die Aufbewahrung der Geschäftskorrespondenz und der Buchungsbelege zugelassen, und bei den sog. "übrigen Geschäftsbüchern" genügt die Aufzeichnung und Aufbewahrung auf Datenträgern den gesetzlichen Anforderungen nicht. Infolge der technologischen Entwicklung ist aber die Unterscheidung zwischen Bild- und Datenträgern nicht mehr so klar wie noch 1975.
- Moderne Informationsträger wie WORM (Write Once Read Many – eine Speichertechnologie, bei welcher das Medium nur einmal beschrieben werden kann und dann unveränderlich bleibt), CD-ROM (Compact Disk-Read Only Memory – ein vom Benutzer nur lesbarer, nicht beschreibbarer, Musik-CD ähnlicher Speicher) oder Bildplatten (Speicher, auf dem Informationen nicht elektromagnetisch, sondern optisch mit einem Laserlichtstrahl eingebrannt und gelesen werden) eignen sich grundsätzlich auch zur Aufzeichnung digitalisierter Bildinhalte. Werden diese Medien deswegen als Bildträger eingestuft, so sind sie je nach Informationsinhalt bald als Bild-, bald als Datenträger zu betrachten; an diese Qualifikationen knüpft aber das geltende Recht wesentlich verschiedene Folgen in bezug auf ihre Zulässigkeit für die Aufzeichnung und Aufbewahrung des Schriftguts eines Geschäftsbetriebs.
In Zeiten wachsenden grenzüberschreitenden Wirtschaftsverkehrs und verschärfter internationaler Konkurrenz spielen die rechtlichen Rahmenbedingungen eine immer wichtigere Rolle. Diese Rahmenbedingungen können auch dadurch verbessert werden, dass zur Erfüllung der gesetzlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten neue Technologien zugelassen werden und auf überholte gesetzliche Unterscheidungen verzichtet wird. Dies wird der schweizerischen Wirtschaft und insbesondere ihren Chancen im internationalen Verhältnis dienen und weder einen Verlust an Qualität (namentlich Vollständigkeit, Sicherheit, Genauigkeit, Revisionsfähigkeit usw.) der Aufzeichnungen noch andere Nachteile bewirken.
Für Informationen, die nach Artikel 962 und 963 OR und den darauf gestützten Vorschriften nicht aufzubewahren sind oder die in Unternehmen verarbeitet werden, welche nicht der Buchführungspflicht des OR unterstehen, werden bereits heute auf breiter Basis neue Technologien eingesetzt, beispielsweise um die interne Dokumentation sicherzustellen oder spezialgesetzlichen Dokumentationspflichten nachzukommen (z.B. bei Arzneidokumentationen oder bei der Qualitätssicherung).
Die handelsrechtlichen Aufbewahrungsvorschriften kommen auch bei der Erfüllung der steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten zur Anwendung, was sich am augenfälligsten in den Richtlinien für die Ordnungsmässigkeit des Rechnungswesens unter steuerlichen Gesichtspunkten, sowie über die Aufzeichnung von Geschäftsunterlagen auf Bild- oder Datenträgern und deren Aufbewahrung äusserte, welche im Jahre 1979 von der Konferenz staatlicher Steuerbeamter in Zusammenarbeit mit der Eidg. Steuerverwaltung (EStV) und dem Bundesamt für Justiz (BJ) herausgegeben wurden (in der Folge: Richtlinien 1979). Eine Revision des OR soll daher eine parallele Wirkung auf die steuerrechtlichen Anforderungen an die Ordnungsmässigkeit der Rechnungslegung haben.
Aufgrund der Reflexwirkung des Privatrechts auf das Verwaltungsrecht wird schliesslich auch die öffentliche Verwaltung, die nicht dem 32. Titel des OR untersteht, moderne und effiziente Medien zur Bewältigung des Schriftverkehrs und des Rechnungswesens einsetzen und von der damit verbundenen Synergie profitieren können.
Letzte Änderung 01.09.2008