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Kommunikationsprinzipien für jedes Arbeitsteam
Alaoui, Laferrière und Meloche (1996) erklären einige grundlegende Prinzipien der Kommunikation, die in jedem Arbeitsteam berücksichtigt werden müssen.
- Arbeit kann sich entwickeln, wenn es eine Informationsverbreitung gibt.
- Diese Verbreitung verlangt jedoch von jedem, sich frei auszudrücken. Das Verständnis dieser Informationen ist auf der Bedingung basiert, dass jeder darauf achtet, anderen zuzuhören und sie zu verstehen. Sowohl der Ausdruck als auch das Zuhören aller Mitglieder müssen mit Respekt und Vertrauen geschehen.
- Insbesondere: " Les membres d’une équipe doivent adopter une attitude positive à l’égard d’un membre qui prend l’initiative de clarifier un problème ou de débattre d’une question.” (Ebenda)
- Es gibt zwei Arten von Informationen, die in einem Team zirkulieren:
- spezifische Informationen für die auszuführende Arbeit;
- die Gefühle die die Teammitglieder ausdrucken über die Arbeit und die Argumente anderer Mitglieder.
- Die Teilnahme jedes Mitglieds ist erforderlich.
- " Dans la formule du travail en équipe, la participation de chaque membre est requise avant tout en regard de la réalisation de la tâche commune et de l’atteinte de la cible commune. La cible et la tâche communes doivent constituer la priorité de chaque individu."(Ebenda.)
- ”Le désaccord fait partie du quotidien d’une équipe.” (Ebenda)
- Wenn jedes Teammitglied nicht immer mit allen anderen übereinstimmen kann, muss es jedoch vorsichtig sein, alles in Stande zu bringen damit die Beziehungen zwischen den Teammitgliedern so gut wie möglich verlaufen.
Mit welchen Werkzeugen kommunizieren Sie im Team?
Wenn wir überlegen, wie Technologien eine Gruppe unterstützen können, müssen sowohl asynchrone als auch synchrone Werkzeuge berücksichtigt werden.
- Synchrone Werkzeuge unterstützen die Gruppenarbeit, wenn Mitglieder die ganze oder ein Teil der Zeit gemeinsame für Diskussionen oder Besprechungen haben:
- Telefone, Smartphones usw. was insbesondere den Austausch zwischen zwei Personen ermöglicht;
- Chats, kleine Nachrichtensysteme (SMS) usw.
- Virtuelle Besprechungs- und Konferenzsysteme
- Asynchrone Werkzeuge ermöglichen es Ihnen, die gemeinsame Arbeit voranzutreiben, indem Sie unterschiedliche Zeitpunkte in den Agenden der Mitglieder einer Arbeitsgruppe nutzen:
- E-Mail- und E-Mail-Systeme (SMS, Skype)
- Elektronische Foren, in denen Informationen häufig nach Themen ausgetauscht werden
Schriftliche oder mündliche Besprechung
Durch den Einsatz der verschiedenen Tools ( z. B. SWITCHinteract, Skype für die mündliche Mitteilung oder z. B. Zulip, Moodle Forum für eine schriftlich Mitteilung), werden die Interventionen einer Person von anderen Gruppenmitgliedern durch Einhaltung einiger einfacher Regeln besser akzeptiert und verstanden. Zum Beispiele:
-
In einem schriftlichen Forum greift die Person ein, indem sie den Teil des zuvor geschriebenen Satzes, über der sie Stellung nehmen möchte, kopiert und eingefügt.
-
Um Pierre, der gerade eine Meinung geäußert hat, in einem Chat zu antworten, ist es sinnvoll, den Anfang Ihrer Nachricht wie folgt zu schreiben: "für Peter: Ich stimme deinem Argument zu....". Ohne das, wenn viele andere Mitglieder nach Petrus eingriffen und bevor du antwortest, ist es nicht leicht zu wissen, zu wem du sagst: "Ich stimme deinem Argument zu....".
Wenn Sie eine E-Mail-Nachricht für das gesamte Team erhalten und diese nicht sofort beantworten können (z.B. wenn Sie jetzt keine Zeit haben; wenn Sie etwas überprüfen müssen, bevor Sie antworten können), senden Sie trotzdem sofort eine kurze Antwort: "Ich habe gesehen. Ich denke darüber nach. " oder "Gut. Ich antworte am Donnerstag. ». Alle anderen wissen dann, dass Sie die Botschaft gesehen haben.
Während einer Diskussion sollte jedes Teammitglied wissen muss, wie es zu einem Empfänger und / oder Sender wird, wenn dies angemessen ist. Alaoui, Laferrière und Meloche (1996) erzählen uns, was dies bedeutet:
- Um gut zu hören und zu verstehen, was der Sender kommuniziert, muss der Empfänger:
- eine nonverbale Haltung die Interesse zweigt annehmen oder zumindest eine offene, umfassende Haltung haben
- Die andere Person bis zu Ende sprechen lassen ;
- Stellen Sie sicher, dass die Ideen des Emittenten gut verstanden werden, indem Sie Fragen stellen oder die Ideen, die er gemacht hat, neu formulieren; Seien Sie gegenüber dem Emittenten sensibel, indem Sie versuchen, seine Realität und seine Wahrnehmung der Dinge zu verstehen.
- Um sich auszudrücken, um gehört und verstanden zu werden, muss der Sender:
- Sich so kurz wie möglich ausdrücken, um nicht in die Redezeit anderer Teammitglieder einzugreifen;
- Klar und genau sprechen und eine zugängliche Sprache benutzen;
- Nonverbale Sprache nutzen, wenn es nötig ist.
Andere Teammitglieder darüber informieren, dass die Arbeit des Teams voranschreitet.
Wenn ein Team zusammenarbeitet, ist jedem leicht klar, dass ein Mitglied reden will, einen Witz macht, etc. Alle diese Elemente sind wichtig zu kommunizieren, damit alle Mitglieder den Fortschritt der Arbeit des Teams verstehen.
In der direkten Kommunikation, wo sich die Teilnehmer gleichzeitig am gleichen Ort befinden, werden diese Elemente durch "gesagt" und "ungesagt" übertragen, oft ausgedrückt durch nonverbale Botschaften (ein Lächeln, ein Nicken, etc.). Durch Durch Remote-Arbeiten ist diese Kommunikation und das Verständnis des Fortschritts der Arbeit schwieriger.
Um Ihre Kommunikation Arbeitssituationen auf Distanz zu fördern, verwenden Sie die "Awareness" -Funktionen von Kommunikationswerkzeugen. Der Begriff " awareness" bezieht sich auf " "la compréhension des activités des autres, qui permet de donner un contexte à sa propre activité” (Team Tecfa, 2012). Wenn ein Team in der Anwesenheit arbeitet, ist jedem bewusst, dass ein Mitglied sprechen möchte, anwesend ist, ein Dokument kommentiert, einen Scherz macht usw. Bei Distanzkommunikation ist dieses Verständnis schwieriger. Um dies zu erleichtern, gibt es mehrere Lösungen, zum Beispiel:
- Sie haben gerade zwei Stunden in einem gemeinsam geschriebenen Text gearbeitet. Erzählen Sie anderen, was Sie gerade getan haben, was Sie zu tun haben, was Sie entscheiden müssen. Sie können dies tun, indem Sie zum Beispiel eine E-Mail senden, indem Sie einen sehr sichtbaren Kommentar im Text oder im grafischem Organizer (Trello) der Aufgaben hinterlassen (mit der Verwendung des Modus « track changes » der Textverarbeitung, etc. Die anderen wissen dann, wo sie suchen, antworten und vervollständigen müssen).
- Sie betreten einen virtuellen Besprechungsraum. Es gibt irgendwo eine Liste der Namen der bereits anwesenden Personen oder ein Symbol, das jedes Mitglieder des Teams repräsentiert. Dies ist beispielsweise auch bei Google Drive der Fall, wo Personen im Dokument durch eine kleine Vignette repräsentiert werden.
- In einem Online-Sitzung-Werkzeug wie SWITCHinteract können die Anwesenden den Finger heben, um anderen die Bereitschaft zu zeigen, sich auszudrücken. Dies erleichtert die Rolle des Moderators des Treffens.
- Jedes Mal einer Teambesprechung interveniert ein Mitglied, um vorzuschlagen, dass sie zur nächsten Stufe der zu erledigenden Arbeit übergehen. Diese Person erklärt, warum sie denkt, dass der vorherige Schritt abgeschlossen ist und jeder zustimmt oder nicht. Mit einem Abstimmungsinstrument kann jedem klar gemacht werden, ob das Team einverstanden oder nicht ist.
- Wir können anderen den Ton zeigen, mit dem wir Dinge sagen, indem wir Smileys in einem Chat oder einer E-Mail verwenden.