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«Schreibe kurz, und sie werden es lesen. Schreibe klar, und sie werden es verstehen. Schreibe bildhaft, und sie werden es im Gedächtnis behalten.» Dieses Zitat stammt von Joseph Pulitzer, einem amerikanischen Journalisten und Zeitungsverleger, nach dem unter anderem der Pulitzer-Preis benannt wurde, der für Journalisten etwa den Stellenwert eines Oscars hat. Pulitzers ersten beiden Sätze können wir vorbehaltslos unterzeichnen. Bildhaft schreiben ist in der Geschäftskorrespondenz allerdings nur dosiert zu empfehlen. Man kann aber sicher davon ausgehen, dass Pulitzer die folgenden sechs Regeln auch gutheissen würde. Weil er 1911 verstorben ist, müssen wir es allerdings bei dieser Vermutung belassen.
Tipp 1: Klare und kurze Sätze
Der ideale Satz in einem E-Mail sollte nicht mehr als fünf oder sechs Wörter umfassen, in einem Brief nicht mehr als zehn bis zwölf. Was länger ist, kann nicht mit einem Blick erfasst werden und wird deshalb als mühsam empfunden.
So nicht: «Ich behalte mir vor, Ihnen kurzfristig abgesagte Therapiestunden privat in Rechnung zu stellen, und bitte Sie deshalb, sich oder Ihr Kind im Verhinderungsfalle rechtzeitig, spätestens jedoch 24 Stunden vorher, abzumelden.»
Besser: «Nicht mindestens 24 Stunden vorher abgesagte Therapiestunden werden privat in Rechnung gestellt.»
Tipp 2: Keine Modalverben
«Es freut uns, Sie zu unserem Firmenjubiläum einladen zu dürfen.» Zu dürfen?
Besser: «Wir laden Sie herzlich zu unserem Firmenjubliäum ein.»
Dürfen, können, mögen, müssen, sollen und wollen: Mit diesen Modalverben kann man den Inhalt einer Aussage ändern. Es ist ein Unterschied, ob man darf oder muss. In der Geschäftskorrespondenz sind Modalverben aber meistens unnötig und vernebeln die Aussage
Tipp 3: Keine Nominalisierungen
Hauptwort, Dingwort, Substantiv, Nomen – die Wortart hat verschiedene ältere und neuere Bezeichnungen. Heute reden wir von Nomen. Damit die Sätze den Schwung nicht verlieren und nicht bürokratisch daherkommen, werden aus Verben und Adjektiven möglichst keine Nomen gebildet. Ganz schlimm wird es, wenn sie mit -ung enden: Rücksendung, Bemühung, Klärung etc.
Also statt: «Für die Erteilung des Auftrags danken wir Ihnen.»
Besser: «Danke für den Auftrag!»
Tipp 4: «Gewöhnliche» Wörter wählen – Fremdwörter oder Fachausdrücke nur wenn nötig
Schopenhauer hat gesagt: «Brauche gewöhnliche Worte und sage ungewöhnliche Dinge.» Dazu ist nicht immer ein Fremdwort oder eine Bezeichnung nötig, die ausserhalb des Fachbereichs kein Mensch versteht. Obwohl, man muss es zugeben, «Feedback» schöner klingt als die schreckliche deutsche «Rückmeldung».
Man kann es so sagen: «Als Attachement erhalten Sie die Bilder der neuen Location mitten in der City.»
Oder so: «Hier die Bilder des neuen Standorts: toll, mitten im Stadtzentrum!»