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Die Tätigkeit von NGOs ist hauptsächlich auf humanitäre Hilfe ausgerichtet, und trotz der noblen Ziele, die sie verfolgen, sind sie wegen ihrer Arbeitsweise in die Kritik geraten. Sie waren sogar von Skandalen um sexuellen Missbrauch und Veruntreuung betroffen.
Zwar blieben Schweizer NGOs bislang verschont, doch haben sie die Konsequenzen der Tatsache zu spüren bekommen, dass andere Organisationen von solchen Versäumnissen betroffen sind und sich immer mehr Geber von der internationalen Hilfe abwenden. Dies erforderte eine größere Transparenz bei der Verwaltung der Finanzen dieser Organisationen, um mehr Verlässlichkeit zu erreichen und das Vertrauen der Spender zurückzugewinnen.
Anforderungen an die Buchführung von NGOs
NGOs sind verpflichtet, zusätzlich zur Rechnungsprüfung eine offizielle Buchführung zu betreiben, allerdings mit zusätzlichen Vorgaben je nach der Größe der Organisation und nicht nach ihrem Rechtsstatus, und zwar in Übereinstimmung mit den seit dem 1. Januar 2008 geltenden Präzisierungen. In einer Vereinigung ist der Vorstand verpflichtet, klare, vollständige und genaue Abrechnungen zu erstellen, die die finanzielle Lage der Vereinigung wahrheitsgetreu widerspiegeln. Und gemäß dem Obligationenrecht müssen die Konten auf Schweizer Franken lauten und ihre Unterlagen zehn Jahre lang aufbewahrt werden.
Zu den wichtigsten Aufgaben der Generalversammlung, aber auch der Satzung, gehört es, das Verfahren der Finanzkontrolle genau festzulegen. Es ist auch möglich, dass eines der Vereinsmitglieder eine eingeschränkte Prüfung durch einen Buchprüfer verlangt.
Möglich ist auch, dass sie einer ordentlichen Rechnungsprüfung unterzogen wird, um die Übereinstimmung ihrer Bücher mit den gesetzlichen und satzungsgemäßen Vorschriften zu überprüfen. Und um sich zu vergewissern, dass ein zuverlässiges internes Kontrollsystem vorhanden ist.
Dies ist notwendig, sofern die Bilanzsumme 10 Millionen Franken übersteigt und der Umsatz in den letzten zwei Jahren die Schwelle von 20 Millionen Franken überschritten hat. Außerdem muss der Verein 50 Mitarbeiter haben, die jährlich in Vollzeit arbeiten.
Im Falle einer Stiftung muss eine Einrichtung für interne Revision benannt werden, die im Handelsregister eingetragen ist. Es ist jedoch möglich, von dieser Regel abzuweichen, wenn keine öffentlichen Spenden gesammelt werden und die Gesamtsumme der Konten in zwei aufeinanderfolgenden Jahren nicht mehr als 200.000 Franken beträgt.
Die Ausnahmegenehmigung muss vom Prüfer bei der Aufsichtsbehörde eingeholt werden. Die Ernennung des Wirtschaftsprüfers muss erfolgen, wenn die Stiftung in zwei aufeinanderfolgenden Jahren öffentliche Spenden sammelt oder Sammeltätigkeiten im Wert von mehr als 100.000 Franken einleitet. Außerdem müssen sich die Bilanzsumme auf mehr als 10 Millionen Franken und der erzielte Umsatz auf mehr als 20 Millionen Franken belaufen. Andererseits muss die Anzahl der Vollzeitbeschäftigten mindestens 50 Personen betragen.
Zu den zu beachtenden Pflichten gehören die Einrichtung von Gruppenkonten durch die Stiftung und die Beschaffung von Mitteln durch eine Anleiheemission.
Was sind die Herausforderungen bezüglich der Transparenz von Konten?
Eines der Unterscheidungsmerkmale einer NGO ist, dass sie keinen Eigentümer hat. Es gibt jedoch Interessengruppen, die darüber wachen, wie die gesammelten Gelder und Spenden verwendet werden. Und das ist der Vorteil einer transparenten und klaren Buchhaltung mit einer Bilanz, anhand derer die Allokationsstrategie ersichtlich ist.
Diese muss vollkommen im Einklang mit den Werten und Grundsätzen der NGO stehen. Kommt es hierbei zu Problemen, so wird die Glaubwürdigkeit der Organisation beeinträchtigt: Nur Transparenz bei der Verwaltung der Mittel kann das Image und die Zuverlässigkeit der NGO untermauern.
Eine gemeinnützige NGO hat Ziele, die sie erreichen will, und muss auf dieser Grundlage ihre Ressourcen planen und verwalten. Die Klarheit und Übersichtlichkeit der Buchhaltung wird der Organisation bei der Entscheidungsfindung und der Verwaltung ihrer Ausgaben helfen, um ihre Vision zu verwirklichen. Die Transparenz der Rechnungslegung erleichtert die Erkennung von Risiken und Chancen, effektives und effizientes Vorgehen.
Das Vertrauen der Spender und der Öffentlichkeit ist für den Erfolg einer NGO von entscheidender Bedeutung, weshalb ein vollständiger und detaillierter Leistungsbericht erforderlich ist. Ein solches Dokument sollte die Komponenten der Unternehmensführung, die Ziele und die Strategie der Organisation darstellen. Ebenso muss es die konkreten Aktivitäten und Ergebnisse detailliert beschreiben und eine Evaluierung der Projekte und Maßnahmen vornehmen.
Verbesserung der Transparenz der Finanzen von NGOs
Ab 2002 hat die Kommission Swiss GAAP FER FER 21 in Kraft gesetzt, mit der Vision, genaue Abschlüsse von gemeinnützigen NGOs zu präsentieren. Dies ist der effizienteste Weg, den Jahresabschluss und den Leistungsbericht vorzulegen, die klar Auskunft über die Ertragskraft und die Rentabilität der eingesetzten Mittel geben.
Tatsächlich hat sich der FER-21-Standard bewährt, wie die von CTI durchgeführte Umfrage zeigt, die belegt, dass Organisationen, die diesen Standard anwenden, relevantere, transparentere und qualitativ hochwertigere Berichte liefern. Sie erstellen vollständigere und genauere Finanzberichte wie die Bilanz, die Betriebsrechnung, die Kapitalflussrechnung, die Tabelle der Kapitalveränderungen, den Anhang und die Leistungsberichterstattung.
Die FER enthält Details zu den Kosten der Mittelbeschaffung und spiegelt das Vermögen und die Investitionsstrategie genau wider, was für eine NGO sehr vorteilhaft ist. Übrigens ist die Anwendung dieses Standards unumgänglich, um das ZEWO-Gütesiegel zu erhalten.
Die Zertifizierung ist ein sehr aufwändiger Prozess, aber sie unterstreicht das Engagement der Organisation für Transparenz und ist ein entscheidender Faktor für den Zugang zu bestimmten Finanzmitteln. Die Inanspruchnahme eines Treuhänders für die Verwaltung erweist sich als kostengünstiger als die Einstellung eines Arbeitnehmers. Außerdem garantiert eine solche Wahl mehr Klarheit und Transparenz.
Andererseits setzen viele Treuhänder die neuesten Technologien ein, um die Prozesse zu optimieren und die Leistung zu steigern. Dadurch haben die Organisationen die Möglichkeit, diese Aufgabe an Profis zu delegieren und sich selbst mehr auf die Umsetzung der NGO-Projekte zu konzentrieren.
Die Treuhänder bieten ihre Dienstleistungen seit vielen Jahren den größten internationalen Organisationen an. Dabei halten sie sich an die FER-21-Standards und nutzen die neuesten technologischen Entwicklungen. So kann eine genaue und klare Buchhaltung eingerichtet werden: mit Echtzeit-Management und sofortigem Zugang zur Online-Plattform, die Zugang zu allen Buchhaltungs- und Finanzinformationen bietet.
Ein Treuhänder kann NGOs dabei helfen, ihre Ziele zu erreichen, indem er eine Kostenrechnung einrichtet und zuverlässige und aussagekräftige Analyseberichte erstellt, die sie in die Lage versetzen, ihre Projekte zu optimieren und den Anforderungen der Spender gerecht zu werden. Die Transparenz der Rechnungslegung und der Führung von NGOs ist zwar keine leichte Aufgabe, hat aber große Vorteile. Damit dieser Schritt gelingt, kann ein Treuhänder sie mit seinem Know-how begleiten und ihnen helfen, die Vorteile zu nutzen.
Eine transparente Buchführung liefert Antworten auf alle Fragen, die sich auf die Funktionsweise und das Management dieser Art von Organisationen beziehen. Da sie eine bessere Verwaltung der Ressourcen und eine Optimierung der Projekte ermöglicht, erhöht sie die Glaubwürdigkeit bei den verschiedenen Spendern und Interessengruppen.