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D'où vient la méthode
La méthode a été développée par Toyota. "A3" provient du papier de format A3. L'instrument est basé sur la méthode Plan-Do-Check-Act (PDCA) de Demings. Il permet de visualiser les informations sur une amélioration en cours de manière très concise.
Ce qui est central
Comme le rapport 8D, cet outil offre une approche structurée de la résolution des problèmes. Il réunit des équipes qui travaillent ensemble pour améliorer en permanence leurs compétences en matières de résolution de problèmes et donc leurs produits. La méthode est utilisée par des équipes qui sont directement confrontées au problème. Elle est utilisée pour résoudre des problèmes simples et, compte tenu du temps limité dont on dispose, elle exige rigueur et synthèse. L'outil permet de visualiser rapidement les informations importantes et de mettre ces informations à la disposition des collègues.
Voici la procédure
Le rapport A3 comprend 8 étapes :
1. Définir le problème ou les conditions à améliorer
2. Décrire la situation actuelle
3. Définir des objectifs d'amélioration
4. Déterminer les causes racines
5. Elaborer des mesures correctives
6. Mettre en œuvre des mesures correctives
7. Confirmer les résultats
8. Normaliser et améliorer
Commencez par former un petit groupe de personnes. Exigences : Connaissance du processus et/ou du produit/service, compétences dans les disciplines techniques requises pour résoudre le problème et temps pour participer à cette analyse.
Étape 1 : Définir le problème ou les conditions à améliorer
Définissez le problème en équipe en le documentant de manière précise et concise, si possible avec des données quantitatives.
Méthodes possibles : Gemba, 5W.
Etape 2: Décrire la situation actuelle
L'état actuel du problème est affiné au sein de l'équipe. Différentes méthodes peuvent être utilisées : 5W2H, cartographie des processus réels, etc.
Étape 3 : Définir les objectifs d'amélioration
Ensemble, l'équipe définit les objectifs concernant l'amélioration souhaitée, par exemple réduction du nombre d'erreurs par unité de temps, etc. Si possible définissez des objectifs SMART (spécifiques, mesurables, réalistes et opportuns).
Étape 4 : Déterminer les causes
L'équipe procède à une analyse des causes racines. Différentes méthodes peuvent être utilisées : 5W, Ishikawa, diagramme de cause à effet, analyse des données, diagramme de Pareto, etc.
Une fois les causes potentielles identifiées, l'équipe évalue la probabilité de réalisation de chaque hypothèse. La discussion peut déboucher sur un consensus, un vote ou un recueil de faits et de chiffres sur les principales causes possibles. Il est important d'avoir dans l'équipe des experts de différentes disciplines qui sont touchés par le problème.
Étape 5: Élaborer des mesures correctives
Élaborez des mesures correctives pour réduire ou éliminer les causes du problème. Si nécessaire, recueillez les idées des employés qui n'ont pas participé à l'analyse.
Garantissez l'engagement de tous les membres de l'équipe, des responsables du processus et des autres parties prenantes.
Tenez compte des critères de coût, de temps, de qualité, de sécurité et d'environnement.
Pour chaque mesure validée, prévoyez comment son efficacité peut être vérifiée et un plan de mise en œuvre.
Méthodes possibles : Poka Yoke, matrice de priorisation, gestion visuelle.
Étape 6 : Mettre en œuvre des mesures correctives.
Un plan d'action avec des responsabilités claires sera établi : qui fait quoi et quand.
La mise en œuvre des mesures est contrôlée et l'équipe veille à ce que toutes les mesures soient appliquées.
Étape 7 : Confirmer les résultats
L'équipe contrôle les résultats lors de la mise en œuvre des mesures correctives.
Une fois que tout est terminé, l'équipe vérifie si l'efficacité des mesures mises en place est conforme aux objectifs fixés.
Étape 8 : Normaliser et améliorer
Les changements sont documentés, les instructions de travail et les plans de contrôle des processus sont mis à jour. Les collaborateurs concernés sont formés aux changements.
Un retour sur expérience est effectué pour améliorer l'instrument A3 au sein de l'organisation.
Si cette méthode est utilisée pour résoudre des problèmes, une étape supplémentaire est nécessaire après l'étape 3 où le problème a été défini. Elle consiste à identifier des actions immédiates pour prévenir de nouveaux problèmes dans d'autres projets, produits, processus ou départements.