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Es gibt nichts Schlimmeres als ein langweiliges Arbeitstreffen. Allein in den Vereinigten Staaten gibt es täglich rund 25 Millionen Sitzungen. Um diese Besprechungen zu erleichtern, geben mittlere Manager tendenziell schätzungsweise 35 Prozent ihrer Zeit im Büro auf-während jemand im oberen Management wahrscheinlich die Hälfte ihres gesamten Tages in Sitzungen verliert.
Diese hohen zeitlichen Verpflichtungen wären es absolut wert, wenn all diese Besprechungen großartige Ideen generieren würden, aber schätzungsweise 67 Prozent der Sitzungen werden im Allgemeinen als Abschreibungen eingestuft-verschwenden mehr als 37 Milliarden US-Dollar pro Jahr in verlorener Produktivität.
Mit dem Voraus ist es nur sinnvoll, auf sinnlose Besprechungen zu versuchen. Und wenn Sie ein Kleinunternehmer ohne Neujahrsbeschluss sind, um die Art und Weise zu verbessern, wie die Dinge in Ihrem Unternehmen betrieben werden, ist es möglicherweise der perfekte Weg, um die Moral zu verbessern und 2017 mit einem Knall zu beginnen.
So reduzieren Sie die Zeit, die in Meetings aufgewendet wird
Um Ihnen den Einstieg zu erleichtern>
Bring eine Agenda
Einer der größten Zeitwochen in einem Treffen ist ein Mangel an Zweck. Um die Dinge im richtigen Tempo in Bewegung zu halten, stellen Sie sicher, dass Sie eine detaillierte Agenda haben, die Sie durch Ihr Meeting so schnell wie möglich durch Menschen führt.
Nehmen Sie es draußen
Wenn Sie sich bei einem kleinen Team einchecken . Nicht nur ein bisschen frische Luft und Sonnenschein wecken Kollegen und bringen das Blut fließen, sondern es wird auch das kreative Denken anregen. Eine Umweltveränderung wird fast immer eine Veränderung in der Art und Weise erzeugen, wie die Arbeitnehmer denken und zusammenarbeiten.
Steh auf und bewegst dich
Eine Möglichkeit, die Besprechungszeiten zu verkürzen, besteht darin, alle auf die Füße zu bringen und sich zu bewegen. Durch das Entfernen von Stühlen aus Ihren Meetings sind die Arbeiter im Allgemeinen eher geneigt, mit irgendetwas Wichtigeres zu sprechen und Zeitabfälle für ein anderes Mal abzulegen. Wenn Sie wirklich ein Gefühl der Dringlichkeit vermitteln und den Raum haben, überzeugen Sie die Mitarbeiter, unterwegs zu sprechen.
Bringen Sie Leckereien
Die Mittagessen-Treffen haben einen schlechten Ruf, langweilige, tagelange Angelegenheiten zu sein. Aber die Mitarbeiter an einem Tisch zu bringen, kann tatsächlich eine der besten Möglichkeiten sein, sie zu ermutigen, offen miteinander zu sprechen. Das Essen neigt dazu, Menschen zusammenzubringen und immer Menschen zum Reden zu bringen-und wenn Ihre Treffen in der Regel mit unangenehmen Stille gefüllt sind, versuchen Sie, Arbeiter mit ein bisschen Pizza zu verführen (oder etwas gesünder).
Halten Sie die Zeit
Es dauert normalerweise nur einen langatmigen Mittelmanager und drei dumme Fragen, um einen kurzen Check-in in ein schreckliches, zweistündiges Treffen zu verwandeln. Eine der besten Möglichkeiten, Teammitglieder und Führungskräfte während eines Meetings auf der Aufgabe zu halten, besteht darin, eine Stop-Uhr zu erhalten, sie 15 Minuten lang festzulegen und alle wissen zu lassen, dass das Treffen vorbei ist, wenn die Uhr abgelaufen ist. Es hilft Ihnen nicht nur zu lernen, Dinge besser zu erklären, sondern die Arbeiter werden es zu schätzen wissen, zu wissen, wann sie in der Lage sein werden, darauf zurückzukehren.
Brechen Sie es auf
Wenn Sie einem vierstündigen Treffen wirklich nicht entkommen können, wird es das Leben viel einfacher und angenehmer machen, wenn Sie dazu in der Lage sind Teilen Sie es in verschiedene Kapitel auf. Lassen Sie Kollegen zu Beginn Ihres Meetings wissen, dass Sie es in ein paar bissgroßen Stücken angehen werden. Verwenden Sie jeden Chunk, um eine Gruppe von Problemen anzugehen, und brechen Sie nach, nachdem jedes Problem behandelt wurde, um bei anderen Teams einzuchecken, etwas frische Luft zu erhalten und neu zu gruppieren.
Stop verwendet PowerPoint
Auch 2017 ist PowerPoint immer noch so gut wie ein Synonym für das Geschäft. Wir verwenden PowerPoint für alles-von Ausgabenberichten und Vertriebsgespräche bis hin zu Marketing-Updates. Und obwohl es unglaublich nützlich sein mag, kann man nicht leugnen, dass es ein bisschen müde ist. Es gibt nichts Schlimmeres, als in einen Konferenzraum zu schlurfen und Ihren Linienmanager eine 30-Klapp-Präsentation zu beobachten. Wenn Sie also Ihre Kollegen wach halten möchten, halten Sie die Lichter an und engagieren Sie sich verbal. Es wird alle wach und Ideen fließen.
Plan voraus
Eines der größten Zeitwiederungen in Meetings ist es, darauf zu warten, dass die Menschen Vorschläge und Probleme anstellen, die sie aufwerfen können. Um die unangenehmen Stille zu verlieren und alle schneller aus dem Raum zu bringen, ermutigen Sie alle Teilnehmer, mit mindestens einer Idee oder einem Gesprächsthema an den Tisch zu kommen, bevor das Treffen überhaupt beginnt.
Rekord
Wenn Sie versuchen, schnell durch ein Meeting zu kommen, ist es für ein paar Aktionspunkte einfach, sich im Kampf zu verlieren. Das führt oft zu einer Menge Folgefragen, wenn Sie versuchen, alle aus dem Raum zu bringen, und kann eine große Zeit für die Zeit sein. Wenn Sie die Fragen auswirken möchten, lohnt es sich, das Meeting auf Ihrem Telefon aufzunehmen und dann die Audiodatei an alle Teilnehmer zu senden, nachdem Sie unterbrochen werden. Auf diese Weise wissen alle, was er tun muss und wann es erforderlich ist.
Popcorn-Sätze
Möchten Sie sicherstellen, dass jeder dazu beiträgt? Nehmen Sie es zurück in die Grundschule und bringen Sie Ihr Team dazu, ein bisschen Popcorn zu beteiligen. Starten Sie einen Satz, nehmen Sie ihn im Kreis herum und lassen Sie jeden Mitarbeiter den Satz beenden, um seine Ideen bekannt zu machen. Dies wird nicht nur die Menschen engagiert, sondern auch die Arbeiter zwingen, über den Tellerrand hinaus zu denken, um einen Beitrag zu leisten.
Nehmen Sie einen Stand
Wenn Sie häufig feststellen eine Entscheidung treffen. Zeichnen Sie eine Linie in der Mitte des Raumes und bitten Sie jeden Arbeiter, auf der Seite zu stehen, was seiner Meinung entspricht. Verwenden Sie dies dann als schnelles Sprungbrett, um alle zu zwingen, seine Auswahl zu rationalisieren und vorwärts zu gehen.
Geben Sie jedem einen Job
Eine andere Möglichkeit, um sicherzustellen, dass die Dinge bei jedem Meeting schnell erledigt werden, besteht darin, jedem Teilnehmer einen Job zu geben, um bei diesem Meeting auszuführen. Bitten Sie beispielsweise eine Person, sich Notizen zu machen, eine Zeit zu halten und eine, um Snacks zu bringen. Indem das Treffen jeder Person ihre eigene Pflicht zur Aufführung gibt, sollte es reibungsloser und Einzelpersonen fokussierter sein.
Go Virtual
Verbringen Sie viel Zeit damit, zwischen Büros und Standorten zu reisen, um sich mit Teams zu treffen? Hören Sie auf, von Ort zu Ort zu rennen und Tools wie Skype, Google Hangouts oder Facetime zu verwenden. Auf diese Weise können Arbeiter das Kern dessen bekommen, was Sie suchen und was sie tun müssen, ohne ihre Arbeitsstationen zu verlassen.
Hör auf zu reden
Wenn Sie das Gefühl haben, dass zu viele Ihrer Meetings als nutzlose Monologe herausgestellt werden, liegt dies wahrscheinlich daran, dass Ihre Treffen nutzlose Monologe sind. Sagen Sie, was Sie sagen müssen, dann schneiden Sie sich ab und fragen Sie alle anderen, was sie denken. Dies könnte nicht nur die Zeit zurückziehen, die Sie in Besprechungen verbringen, sondern auch anderen die Möglichkeit geben, ihre eigenen Gedanken zu äußern und neue Ideen auf den Tisch zu bringen.
Versuch und Fehler
Am Ende des Tages sind keine zwei Unternehmen gleich. Was für Ihre Meetings funktioniert, funktioniert möglicherweise nicht für andere Unternehmen, und Sie müssen daher ein bisschen Versuch und Irrtum durchführen, um herauszufinden, welche Art von Besprechungen für Sie und Ihr Team am besten geeignet sind. Denken Sie daran, geduldig zu sein und sich darauf zu konzentrieren, die perfekten Möglichkeiten zu entdecken, um Ihre Besprechungen schneller und weniger schmerzhaft zu gestalten.
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