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L'archivio storico e l'archivio storico comunale
L’archivio comunale di Locarno si è formato a partire dal 1803. In esso sono tuttavia confluiti documenti più antichi, sotto forma di archivi o spezzoni d’archivio di enti e autorità locali disciolte. Importante in questo contesto è l’archivio dei fiscali Marcacci ricevuto dal comune nel 1854 con un lascito di beni fondiari. Nell’archivio comunale sono poi confluiti altri archivi affidati al Municipio di Locarno: si indicano in particolare quello della Corporazione dei Terrieri sciolta nel 1859, quello della Commissione liquidatrice dell’antico Ospedale di San Carlo (dopo il 1854) ed infine quello del Comune di Solduno, fuso con Locarno nel 1928.
XIX secolo
La legge organica comunale affida la cura dell’archivio al segretario comunale. La funzione amministrativa è dunque quella originaria. Nel 1850 la Commissione per il rendiconto municipale, nel suo rapporto sullo stato dell’amministrazione comunale, chiedeva che fosse allestito un inventario dell’archivio. Tuttavia non sembra che l’operazione sia stata eseguita. Verso la fine del secolo, nel 1897, l’archivio fu ordinato dallo storico Emilio Motta, cugino dell’allora sindaco Francesco Balli.
I primi ordinamenti del XX secolo
Un regolamento comunale del 1911 assegnava la cura dell’archivio al maestro supplente. Nel 1944 il Consiglio di Stato assegnò a Locarno un sussidio straordinario per un riordino dell’archivio fatto nel 1938, probabilmente nell’ambito di misure contro la disoccupazione. Un nuovo ordinamento fu successivamente eseguito da Umberto Perucchini. E' a questo periodo, se non addirittura già all’intervento di Emilio Motta, che risale la costituzione di 62 fasci o incarti tematici per quanto concerne la sezione storica. Parallelamente furono formati, estraendo molti i documenti dalla serie degli esibiti (riposti in ordine cronologico), quasi 190 incarti tematici collegati a rubriche alfabetiche; quest'ultime riportano anche un rinvio alle principali decisione municipali e del Consiglio Comunale. Il lavoro è stato terminato nel 1953.
L’ordinamento di Virgilio Gilardoni
Nel 1962 il Municipio fu interpellato da Virgilio Gilardoni che desiderava accedere all’archivio nell’ambito delle sue ricerche per l’Opera Svizzera dei Monumenti Storici e Artistici (OSMA). Gilardoni, con l’aiuto di alcuni studenti delle Scuole Magistrali, ordinò i materiali secondo uno speciale schema di classificazione. L’intervento fu caratterizzato da un procedimento pragmatico, orientato a criteri di pertinenza, ed indirizzato a peculiari necessità di ricerca.
Nel 1969 l’archivio fu riconsegnato ordinato al Municipio e riposto in un locale di Palazzo Marcacci, contiguo all' archivio amministrativo.
L’ordinamento dell’archivio amministrativo
In quegli stessi anni fu incaricato del riordino dell’archivio amministrativo (cioè delle carte e dei volumi del XX secolo) Filippo Fedele. Il lavoro, durato undici mesi (per un totale di 404 ore) fu eseguito negli anni 1965-1966.
Nel 1969 l’archivio amministrativo fu affidato alle cure di Vittorio Roggero. Già allora risultò necessario un nuovo riordino. Roggero si occupò dell’archivio fino al 1979. L’ordine dell’archivio era definito unicamente dalla disposizione dei documenti sugli scaffali.
Gli scarti eseguiti in quegli anni (ma anche quelli piuttosto ingenti che sembrano essere stati fatti negli anni ‘80), non sono documentati. La seconda metà del XX sec. è caratterizzata da un aumento esponenziale delle attività amministrative e da una crescente mancanza di spazio a Palazzo Marcacci. Diversi importanti uffici furono perciò dislocati in nuove sedi, formando archivi autonomi. Di fatto, dal 1979 in poi, l’archivio amministrativo non aveva più un responsabile. Nell’agosto del 1978 un’alluvione ha danneggiato le documentazioni dell’Ufficio Tecnico e quelle delle Aziende comunali.
La costruzione dell'Archivio della città
Nel 1988 il Municipio ha assunto un archivista. Dapprima l’ufficio dell’archivista era ubicato nel Palazzo delle scuole del centro ed occupava un locale in comune con il segretariato dei servizi culturali. Durante questo periodo sono stati allestiti elenchi ed inventari sommari che permettessero l’accesso a tutte le serie di documenti dell’archivio storico e dell’archivio amministrativo. I fondi riposti in luoghi particolarmente precari sono stati traslocati in altri più idonei. La dispersione dei depositi era uno dei problemi maggiori.
Si è perciò deciso di costruire un nuovo archivio negli stabili di Piazzetta de’ Capitani. Il Consiglio Comunale ha approvato il credito per questo progetto nel 1994. I lavori di ristrutturazione dell’edificio sono iniziati nel 1995, sulla base di disegni dell’architetto Guido Tallone. Il trasloco dell’archivio nella nuova sede è iniziato nel settembre del 1997 ed è proseguito a tappe fino alla fine di giugno dell’anno successivo.
L’edificio è stato inaugurato il 14 e 15 novembre 1997, in occasione della prima giornata svizzera degli archivi.
L'attuale ordinamento dell'archivio persegue lo scopo di migliorare il reperimento dei documenti e di evidenziare gli elementi essenziali della storia dei diversi fondi, spiegandone la costituzione e le stratificazioni. Di regola, nelle sezioni AA, AB e AC si è evitato un ricollocamento di materiali che per lunghi decenni si sono trovati accostati a seguito di ordinamenti (anche casuali) precedenti. L'ordinamento ha perciò avuto luogo soprattutto a livello concettuale, con la costituzione di mezzi di corredo. Pur rispettando lo schema di pertinenza elaborato da V. Gilardoni, mediante schede d'accesso ai soggetti produttori si cerca di mettere, per quanto possibile, in luce anche la provenienza delle documentazioni.
Le sezioni AD e AE sono ordinate secondo il principio di provenienza. La sezione AD è stata perlopiù inventariata a cura dell'archivio. Per quanto concerne la sezione AE, l'archivio si impegna (con normative e offrendo corsi di formazione all'amministrazione) ad ottenere versamenti ordinati e strutturati, accompagnati da mezzi di corredo allestiti dagli uffici stessi.
L'intento è di normalizzare progressivamente i mezzi di corredo dell'archivio secondo le indicazioni delle norme internazionali ISAD(G) e ISAAR (CPF).