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Externe Schulevaluationen können ihre Funktion nur in einem Gesamtsystem von qualitätssichernden und –entwickelnden Instrumenten, Verfahren und institutionalisierten Prozessen entfalten.
In diesem Sinne ist die externe Schulevaluation Teil eines umfassenden Konzeptes zur Qualitätssicherung und -entwicklung an Schulen. Sie ergänzt das schulinterne Qualitätsmanagement, das neben Selbstevaluations- und Feedbackprozessen auch verschiedene Prozesse zur Steuerung der qualitätsbezogenen Prozesse umfasst.
Verschiedene Untersuchungen zeigen, dass die Entwicklungswirksamkeit der externen Schulevaluation nur gegeben ist, wenn sie in einem engen Zusammenspiel mit der internen Evaluation steht. Mit anderen Worten: Interne und externe Evaluation sollten als komplementäre und sich gegenseitig bedingende/unterstützende Prozesse angelegt werden. Die Schule wird von aussen stehenden und somit neutralen und unbefangenen Personen kritisch durchleuchtet und erhält Hinweise zu den vorhandenen Stärken und Schwächen sowie zum Entwicklungsbedarf.
Die externe Schulevaluation versteht sich in diesem Sinne nicht als Alternative, sondern als Ergänzung zu den Selbstevaluationsprozessen und den personenbezogenen Feedbackprozessen.
Die verschiedenen Formen der Evaluation haben Vorzüge, die gewahrt werden sollen. Ziel ist es daher, ein funktionsfähiges Zusammenspiel von interner und externer Evaluation herzustellen. In diesem Gesamtkonzept erfüllt die externe Schulevaluation spezifische Aufgaben: