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Vor einer Weile haben wir hier darauf aufmerksam gemacht, wie man sich auf Deutsch in E-Mails begrüsst und verabschiedet. Auf Französisch haben wir ein ähnliches Thema gestreift. Die wohl wichtigste Geschäftssprache, nämlich Englisch, haben wir aber noch nicht behandelt. Und darum holen wir das schleunigst nach. Auch zu diesem Thema haben wir eine Tabelle zum Ausdrucken für Sie zusammengestellt.
Klassische Formen
Auch im Englischen gibt es verschiedene Formen der Ansprache. Am besten fahren Sie mit Dear Ms Smith/Dear Mr Jameson, was im Deutschen dem sehr geehrte/r Frau/Herr entspricht. Im angelsächsischen Raum duzt man sich jedoch schneller als bei uns auf dem europäischen Kontinent, es ist deshalb auch angebracht, Dear Paul zu sagen, also jemanden mit dem Vornamen anzusprechen. Allerdings erst, wenn man schon einmal Kontakt miteinander hatte. Sicher ist sicher. Wenn Sie ein breiteres Publikum ansprechen oder die Adressaten nicht kennen, geht hier Dear Sir or Madam, das ist neutral und höflich. Aber wenn Sie eine Person nicht kennen, würde ich ohnehin nicht schreiben, sondern zuerst mal anrufen und die richtige Person finden. Das kommt viel besser an. Aber das ist ein anderes Thema. Nach der Anrede können Sie ein Komma setzen, müssen aber nicht.
Natürliche Sprache
Für den Text zwischen Anrede und Abschied gibt es keine einheitlichen Standardphrasen, da kommt es auf das Thema an. Wie immer gilt: Ihr Anliegen muss inhaltlich sowie grammatikalisch korrekt sein. In der Schule habe ich mal gelernt, dass die Formen you’re, we’re, don’t in formellen Schreiben nicht verwendet werden sollen. Wenn es aber merkwürdiger scheint, die ausgeschriebene Form zu verwenden, können Sie ruhig die zusammengezogene Form benutzen, das wirkt natürlicher. Sonst gelten dieselben Regeln wie in jeder anderen Sprache: Der Text sollte klar, verständlich und überzeugend formuliert sein. Wenn Sie eine Übersetzung oder einen neuen Text brauchen, helfen wir Ihnen gerne weiter.
Schlusswort
Wenn Sie den Empfänger nicht kennen, verabschieden Sie sich mit Yours faithfully. Wenn Sie den Empfänger kennen, dann geht Yours sincerely. Hier setzen Sie ein Komma, wenn Sie bei der Anrede auch eins gesetzt haben. Sonst nicht.
Noch mehr Auswahl
Die oben erwähnten Formen sind nie falsch, Sie fahren damit immer sicher. Doch die moderne Technologie macht uns das Leben schwer: Manchmal wirken die oben genannten Formen in E-Mails etwas steif. Dear hat sich als Begrüssung auch in E-Mails etabliert, Hi oder Hello sind aber je nach Kontakt auch angebracht. Beim Schlusswort hingegen gibt es mehrere akzeptable Formen: Yours, Best regards, Best wishes, With best wishes, Warm regards, Warmest regards, Kind regards. In England wird oft auch Cheers verwendet. Best Regards und Kind Regards sind die neutralen Grüsse in dieser Liste, die anderen erfordern bereits einen etwas näheren Kontakt zum Geschäftspartner. Wenn Sie das verwirrt: Auch englische Muttersprachler sind sich nicht immer ganz sicher, keine Sorge.
UK vs. US
Wie immer gibt es Unterschiede zwischen britischem und amerikanischem Englisch. Bei den Anreden verwenden die Amerikaner Punkte nach der Anrede (Mr → Mr.). Die restlichen Formen können ohne Probleme in beiden Kulturkreisen angewendet werden, ohne dass in ein Fettnäpfchen zu treten.
Ms, Mrs, Miss?
Wie spricht man eigentlich eine Frau an? Ich hatte während meiner Schulzeit immer Mühe, die verschiedenen Anreden zu unterscheiden. Mrs steht für eine verheiratete Frau, Miss ist eine unverheiratete Frau, das entspricht dem deutschen Fräulein. Vermeiden Sie das. Stattdessen bietet sich das neutrale Ms an, das verwendet wird, wenn man den Familienstand nicht kennt. Und da der Familienstand bei Geschäftsbeziehungen sowieso irrelevant ist, würde ich grundsätzlich für diese Form plädieren.
Und nun wünschen wir Ihnen viel Erfolg beim Verfassen Ihrer nächsten englischen E-Mail. Damit Sie jetzt nicht alles nochmals nachschauen müssen, haben wir eine Tabelle für Sie erstellt, die alles zusammenfasst.
Bild: Hans Thijs auf Flickr (CC BY 2.0)