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Prozesse sind ein wesentlicher Bestandteil jedes Unternehmens. Sie beschreiben, wie Aktivitäten oder Aufgaben durchgeführt werden, um bestimmte Ziele zu erreichen. Um diese Prozesse zu verstehen und zu optimieren, hilft es, sie grafisch darzustellen. Hier kommen Modellierungssprachen ins Spiel, wie Business Process Model and Notation (BPMN) oder Ereignisgesteuerte Prozessketten (EPK).
In diesem Artikel beschreibe ich die Bedeutung von Prozessmodellierung, gehe kurz auf die Geschichte ein und werde mich mit verschiedenen Arten von Prozessabbildungen beschäftigen. Hierbei gehe ich insbesondere auf Vor- und Nachteile ein.
Anwendungsfälle: Warum sollte man Prozesse modellieren?
Eine grafische Darstellung von Prozessen kann dabei helfen, komplexe Abläufe zu verstehen und Schwachstellen aufzudecken. Eine klare und übersichtliche Prozessabbildung ermöglicht es, die verschiedenen Schritte und Entscheidungen in einem Ablauf besser nachzuvollziehen und zu analysieren.
Überdies kann die Modellierung von Prozessen indirekt dazu beitragen, die Effizienz von Prozessen zu steigern und die Qualität von Produkten oder Dienstleistungen zu verbessern. Durch eine systematische Analyse der Prozesse können Einsparungen bei Kosten und Zeit erreicht werden, indem unnötige Schritte oder Engpässe identifiziert und beseitigt werden.
Nicht zuletzt kann eine klare Darstellung von Prozessen auch die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen oder Teams innerhalb eines Unternehmens verbessern. Durch eine einheitliche und verständliche Darstellung der Prozesse können Missverständnisse vermieden und die Zusammenarbeit erleichtert werden.
Kurze Geschichte der Prozessdarstellung
Die Darstellung von Prozessen hat eine lange Geschichte, die bis ins 19. Jahrhundert zurückreicht. Damals wurden Prozesse häufig in Form von Flussdiagrammen oder Ablaufplänen aufgezeichnet, um komplexe Produktionsprozesse zu visualisieren und zu analysieren.
In den 1920er-Jahren wurden diese Techniken von Industriepionieren wie dem Antisemiten1Vgl. So antisemitisch war der Auto-Milliardär Henry Ford, Sven Felix Kellerhoff, 05.11.2021: https://www.welt.de/geschichte/article231379525/Judenhass-in-den-USA-So-antisemitisch-war-Henry-Ford.html Henry Ford und Alfred Sloan weiterentwickelt und im Rahmen des sogenannten »Scientific Management« angewendet. Dabei ging es darum, die Produktionsprozesse zu standardisieren und zu optimieren, um eine höhere Effizienz zu erreichen.
Ab den 1950er-Jahren wurde die Prozessdarstellung weiter verfeinert, indem sie in die Informationstechnologie integriert wurde. Mit der Einführung von Computern und Programmiersprachen wurden neue Methoden zur Darstellung und Optimierung von Prozessen entwickelt.
Seit den 1990er-Jahren haben sich verschiedene Modellierungssprachen wie BPMN oder EPKs etabliert, die eine einheitliche und standardisierte Darstellung von Prozessen ermöglichen und somit die Kommunikation und Zusammenarbeit in Unternehmen erleichtern. Heute ist die Prozessdarstellung eine wichtige Methode, um komplexe Abläufe zu verstehen und zu optimieren, sei es in der Produktion, im Service oder in der Verwaltung.
Arten der Prozessdarstellung
Die Prozessdarstellung ist ein wesentliches Instrument, um Prozesse zu analysieren, zu verstehen und zu optimieren. Hierbei gibt es verschiedene Arten von Prozessdarstellungen, die je nach Anwendungszweck und Zielsetzung eingesetzt werden können.
Im Folgenden stelle ich zwei der in Deutschland bekanntesten Arten von Prozessdarstellungen vor: BPMN und EPKs. Es gibt auch andere Arten von Prozessdiagrammen, wie Flussdiagramme oder Swimlane-Diagramme (die man mit BPMN kombinieren kann), die je nach Anwendungsbereich eingesetzt werden können. Letztlich kommt es darauf an, welche Art von Prozess dargestellt werden soll und welche Ziele damit verfolgt werden.
Grundsätzlich gibt es bei der Wahl der Modellierungssprache bzw. des Tools kein Richtig oder Falsch; vielmehr handelt es sich um persönliche Vorlieben (oder natürlich organisatorische Vorgaben).
BPMN
Business Process Model and Notation (BPMN) ist eine grafische Spezifikationssprache, die in der Wirtschaftsinformatik und im Prozessmanagement verwendet wird. Sie wurde ab 2001 entwickelt und 2004 von der Business Process Management Initiative veröffentlicht. Die BPMN bietet Symbole zur grafischen Darstellung von Geschäftsprozessen und definiert die Semantik, d. h. die Bedeutung der Symbole.
BPMN 2.0 ist die aktuelle Version des Standards, die im Januar 2011 von der Object Management Group verabschiedet wurde. Die neue Version bietet Erweiterungen wie eine formale Beschreibung der Ausführung von BPMN-Elementen, die Möglichkeit, BPMN selbst zu erweitern, verfeinerte Möglichkeiten zur Zusammenstellung von Ereignissen sowie bessere Unterstützung für die Beschreibung der Beteiligung von Menschen an den Prozessen.
Ein weiterer Aspekt von BPMN ist die Möglichkeit zur Darstellung der gesamten Prozesslandschaft einer Organisation in einer Prozesslandkarte und die Verknüpfung von Geschäftsobjekten mit den Aktivitäten und Message Flows. Obwohl dies noch nicht vollständig in BPMN 2.0 verfügbar ist, können Pools und Lanes genutzt werden, um eine rudimentäre Zuordnung zu Organisationen und Rollen herzustellen.
EPKs und eEPKs
Ereignisgesteuerte Prozessketten (EPKs) sind eine weitere Modellierungssprache, die speziell für die Darstellung von Geschäftsprozessen entwickelt wurde. EPKs stellen den Ablauf von Ereignissen, Funktionen und Kontrollflüssen in Form von grafischen Symbolen und Verbindungslinien dar. EPKs sind besonders nützlich für die Darstellung von Unternehmensprozessen oder -strategien.
Erweiterte EPKs (eEPKs) erweitern EPKs um weitere Symbole und Typen, um eine noch genauere Darstellung von Prozessen zu ermöglichen. eEPKs ermöglichen beispielsweise, Ressourcen, Kosten und weitere relevante Informationen direkt in die Darstellung einzubeziehen. Dies kann insbesondere bei der Prozessoptimierung helfen, da alle relevanten Faktoren direkt berücksichtigt werden können.
Zusätzlich zu den grundlegenden Symbolen und Verbindungslinien von EPKs und eEPKs gibt es auch weitere Arten von Symbolen, die speziell für die Darstellung von Entscheidungen, Ereignissen und Funktionen entwickelt wurden.
Vorgehen, um einen Prozess abzubilden
Um einen Prozess abzubilden, gibt es verschiedene Methoden und Vorgehensweisen, abhängig von den Anforderungen und Zielen des Prozessmanagements. Im Allgemeinen besteht das Ziel darin, den Prozess visuell darzustellen, um seine Abläufe, Aktivitäten, Zustände und Entscheidungspunkte zu verdeutlichen und somit besser zu verstehen.
Ein erster Schritt besteht darin, den Prozess zu identifizieren und seine Bestandteile zu erfassen. Hierbei können etwa Interviews mit den Prozessbeteiligten, Prozessanalysen oder auch einfach Beobachtungen genutzt werden. Die gewonnenen Informationen werden anschließend strukturiert und in Form von Modellen abgebildet.
Eine gängige Methode zur Prozessmodellierung ist die BPMN, wie bereits erwähnt. Diese bietet eine standardisierte Sprache zur grafischen Darstellung von Prozessen. Alternativ können auch andere Notationen wie die EPC (Event-driven Process Chain) oder die UML (Unified Modeling Language) verwendet werden. Wichtig ist hierbei, dass die gewählte Notation den Anforderungen des Prozesses entspricht und von allen Beteiligten verstanden und akzeptiert wird.
Nach der Modellierung können Analyse und Optimierung des Prozesses erfolgen. Hierbei werden unter anderem Schwachstellen identifiziert, Engpässe aufgedeckt und Verbesserungspotenziale ermittelt. Anschließend können Maßnahmen ergriffen werden, um den Prozess zu optimieren und seine Effizienz zu steigern. Mehr dazu in meinem Artikel über Prozess-Reviews.
Zusammenfassend kann gesagt werden, dass das Vorgehen zur Prozessabbildung von verschiedenen Faktoren abhängt und es unterschiedliche Methoden und Notationen gibt, die eingesetzt werden können. Wichtig ist jedoch, dass der Prozess visuell dargestellt und analysiert wird, um seine Abläufe zu verstehen und zu optimieren.
Fazit
Die Prozessdarstellung hat eine lange Geschichte und ist eine wichtige Methode, um komplexe Abläufe zu verstehen und zu optimieren. Eine klare und übersichtliche Prozessabbildung ermöglicht es, die verschiedenen Schritte und Entscheidungen in einem Ablauf besser nachzuvollziehen und zu analysieren.
Es gibt verschiedene Arten von Prozessdarstellungen wie BPMN und Ereignisgesteuerte Prozessketten (EPKs), die je nach Anwendungszweck und Zielsetzung eingesetzt werden können. Die Wahl der Modellierungssprache bzw. des Tools hängt von persönlichen Vorlieben oder organisatorischen Vorgaben ab. Letztlich kommt es darauf an, welche Art von Prozess dargestellt werden soll und welche Ziele damit verfolgt werden.
Insgesamt ist die Prozessdarstellung ein wesentliches Instrument, um Prozesse zu analysieren, zu verstehen und zu optimieren. Sie unterstützt Unternehmen dabei, ihre Abläufe effizienter zu gestalten und dadurch Kosten und Zeit zu sparen, sowie die Qualität von Produkten und Dienstleistungen zu verbessern.
Fußnoten
- 1Vgl. So antisemitisch war der Auto-Milliardär Henry Ford, Sven Felix Kellerhoff, 05.11.2021: https://www.welt.de/geschichte/article231379525/Judenhass-in-den-USA-So-antisemitisch-war-Henry-Ford.html