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I Segmenti sono una funzionalità di Banana Contabilità Plus disponibile in tutti gli applicativi.
I segmenti sono utilizzati per avere una separazione sistematica dei costi e dei ricavi per unità, dipartimento o succursale. Usando i segmenti si può avere il Conto economico suddiviso per unità, dipartimento o succursale, senza creare dei conti specifici per ciascuna unità.
Per esempio, un museo può usare i segmenti per sapere a quanto ammontano i ricavi, i costi del personale, l'allestimento di ogni singola mostra.
Nelle registrazioni, i segmenti seguono il conto, a differenza dei Centri di costo che invece sono specifici per registrazione e si usano per delle categorizzazioni meno strutturate (per esempio tutte le spese di una manifestazione o gli acquisti per una determinata finalità).
Si possono usare contemporaneamente sia i centri di costo che segmenti.
Caratteristica dei Segmenti
- I segmenti sono dei conti preceduti da due punti ":".
- Per la denominazione dei conti, si possono usare sia numeri che lettere.
- Ci possono essere fino a 10 livelli di segmenti.
- Il livello si determina con il numero di due punti che precede la sigla.
- :LU segmento di livello 1
- ::P1 segmento di livello 2
- :::10 segmento di livello 3
- Per ogni livello ci può essere un numero illimitato di segmenti.
- I diversi livelli di segmento sono indipendenti uno dall'altro.
- I segmenti non hanno BClasse e non hanno la sigla della moneta.
- Il calcoli relativi ai segmenti sono nella divisa base.
- Nelle registrazioni, il segmento segue il conto dare e avere.
Non ci possono essere registrazioni su segmenti senza un conto.
- Si possono avere le schede conto delle registrazioni sui singoli segmenti.
Impostare i Segmenti
I segmenti devono essere impostati nella Tabella Conti, colonna conto, alla fine del piano contabile.
- Inserire nella colonna Sezione un asterisco per definire la sezione relativa ai segmenti.
- Nella colonna Descrizione digitare il titolo dei Segmenti.
- Inserire la descrizione dei segmenti di primo livello e nella colonna Conto inserire:
- I segmenti del primo livello, inserendo per ognuno un codice per l'identificazione, preceduto da : (due punti).
- I segmenti del secondo livello (ed eventualmente del terzo livello), come quelli del primo livello, con la differenza che nella colonna Conto, i codici dei segmenti devono essere preceduti da :: o da :::, a dipendenza del livello.
Segmento non assegnato
Se nelle registrazioni, si inserisce il conto dare o avere, senza indicare un segmento, il valore viene registrato nel segmento "vuoto" o non assegnato.
Nel piano dei conti si può indicare una descrizione al segmento non assegnato, inserendo come conto il testo ":{}".
Saldo e scheda conto segmento
Il segmento è una suddivisione di quanto registrato su un conto.
- L'importo registrato per il segmento segue sempre quello del conto.
Generalmente, il segmento viene usato per suddividere il bilancio o il conto economico.
Menu Report > Report contabile o Report con Gruppi > Sezione Suddivisione, attivare l'opzione Suddivisione per Segmento.
- Il saldo del segmento che figura nella tabella conti è il totale dei movimenti sul segmento.
- Il saldo sarà a zero (vuoto), se nelle registrazioni lo stesso segmento viene usato sia per il conto dare e per il conto avere, oppure se si inserisce il segmento nella colonna Segmento.
- Il saldo sarà presente solo se si usa il segmento solo con conti di Conto Economico o di Bilancio.
- Nella scheda conto del segmento appaiono tutti i movimenti.
- Se sulla stessa registrazione il segmento è usato sia con il conto dare e il conto avere, oppure si inserisce il segmento nella colonna Segmento, il movimento apparirà due volte, una in dare e una in avere.
Registrazioni
I segmenti si registrano nella Tabella Registrazioni, facendo seguire il conto principale dal conto del segmento.
Quando si deve registrare un segmento appartenente a più livelli, occorre far seguire il conto principale dal segmento di primo livello e continuare con quello del secondo livello.
Questa colonna consente d'inserire i segmenti del tutto independente rispetto al conto.
- La colonna Segmento è nascosta e se la si vuole usare deve essere resa visibile, tramite il menu Dati > Disponi colonne.
- I segmenti inseriti nella colonna Segmento sono applicati ai conti usati nella registrazione, nelle colonne CtDare, CtAvere, Conto IVA, se per questi non è stato specificato un segmento.
- Si può usare la colonna Segmento e inserire anche dei segmenti nelle colonne CtDare e CtAvere.
- Quando si usa la colonna segmento l'importo viene registrato sul segmento sia in dare che in avere, motivo per cui il saldo del segmento nella tabella conti risulterà a zero.
Movimenti fra Segmenti
Generalmente, la suddivisione dei costi viene fatta per ogni singola registrazione contabile. Ci sono però delle situazioni dove i costi è meglio registrarli in un conto e poi suddividerli per segmenti solo alla fine dell'anno. È il caso per esempio dei costi amministrativi, che sono suddivisi in una percentuale fra i diversi settori della ditta.
Si procede quindi in questo modo:
- Durante l'anno si registrano le operazioni, indicando i conti nella colonna Dare e Avere, ma lasciando vuoto il segmento, oppure, attribuendo tutto l'importo a un solo segmento.
Per esempio tutti i costi di cancelleria saranno registrati senza il segmento.
- Alla fine dell'anno, si inseriscono delle registrazioni per l'attribuzione della quota parte di ogni segmento ad un preciso conto dei costi o dei ricavi:
- Nella registrazione, nelle colonna Dare e Avere si registra sempre lo stesso conto.
- Si indicano i segmenti di provenienza (che potrà essere anche assente) e quello di destinazione.
- Per esempio, per l'attribuzione dei costi di cancelleria ai diversi settori.
- Ci devono essere tante registrazioni quanti sono i settori.
- Per ogni riga, il conto avere non ha alcun segmento.
- Il conto dare ha il segmento relativo al settore.
- L'importo corrisponde alla quota parte dei costi di cancelleria da attribuire allo specifico settore.
- Si procede con queste registrazioni per assegnare a ogni settore la quota parte di costi non ancora attribuiti.
I segmenti che hanno un saldo di apertura devono essere inseriti preferibilmente come delle registrazioni, affinché possano essere abbinati a un conto. Se nella colonna Apertura (tabella Conti) si inserisce il saldo iniziale di un segmento, questo è attribuito al segmento "{} non assegnato ".
Per attribuire dei saldi di apertura ai singoli segmenti e al relativo conto si devono inserire delle registrazioni di apertura (tabella Registrazioni).
- Nella colonna DocType ci deve essere il valore 01.
- La data deve essere uguale alla data d'inizio della contabilità.
Con la registrazione di apertura dei segmenti, l'importo viene eliminato dal segmento "vuoto" e attribuito al segmento specifico.
Se il saldo da ripartire è negativo (avere), il conto senza segmento deve figurare nella colonna CtDare e quello con il segmento nella colonna CtAvere.
Esempio di registrazione per apertura dei segmenti
Se per ipotesi, come importo di apertura del conto 1000 abbiamo un saldo di 100.00 (senza segmento, quindi l'importo viene attribuito al segmento vuoto) e questo deve essere attribuito a due segmenti, dobbiamo procedere come segue:
- Segmento 01 per 80.00
- Segmento 02 per 20.00
- Le registrazioni di apertura hanno la data d'inizio della contabilità e nella colonna DocType il valore 01.
- La prima registrazione di apertura del segmento ha nella colonna CtDare il conto 1000:Events e nella colonna CtAvere il conto 1000. L'importo è 80.00.
- La seconda registrazione di apertura ha nella colonna CtDare il conto 1000:Courses e nella colonna CtAvere il conto 1000. L'importo è 20.00.
Comando Crea nuovo anno
Il comando Crea nuovo Anno o Riprendi saldi d'apertura crea in automatico le registrazioni d'apertura di tutti i livelli di segmenti.
Quando non si devono riportare i saldi di apertura di un livello di segmento, occorre cancellare le rispettive registrazioni d'apertura che il programma ha creato in automatico.
Uso del segno "-" come separatore
Nelle registrazioni si può usare il segno "-" come separatore, invece del segno":".
- Nelle proprietà file (dati base) attivare l'opzione Usa il segno meno (-) come separatore dei segmenti.
- Nelle registrazioni usare quindi il segno meno come separatore.
- Se si usa il segno "-" come separatore del segmento, non si devono usare conti che contengono dei trattini.
Report
I report per segmenti si possono ottenere per diversi documenti contabili:
- Bilancio abbellito per gruppi
- Report contabile
- Scheda conto
- Report multi-livello
Per ottenere dei report che combinano conti e segmenti (p.es. tutte le spese della succursale LU del P1) si devono usare le funzionalità delle Estensioni Banana.
Report suddivisione per livello
Nel Bilancio abbellito per gruppi, nella sezione Suddivisione indicare il livello di segmento che si vuole utilizzare.
Report riassuntivo
È un resoconto di tutti i segmenti impostati nella sezione Piano dei conti con un'eventuale suddivisione per periodo o per segmento.
Report segmento non assegnato
Il segmento "vuoto" raggruppa tutti gli importi registrati senza specificare un segmento. È possibile impostare il titolo di questo segmento indicandolo nella tabella conti. Selezionare inoltre l'opzione Intestazione segmento: Descrizione nella sezione Suddivisione