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Sämtliche "Kostanten" werden pro Sprache in einer Datenbank geführt. Kostanten sind fix zugeteilte Texte oder Beschreibungen wie z.B. Rabattbezeichnungen (Abholrabatt, Sonderrabatt) oder Versandkostenbezeichnungen (Expresszuschlag, Verpackung) etc. Diese Konstanten werden bei der Verwendung des entsprechenden Codes ausgedruckt. Sie sind variabel und können vom Anwender beliebig ergänzt und erweitert werden.
Jede Liste, welche von TRADESOFT verarbeitet wird, ist in der allgemeinen Listenverwaltung definiert. Sämtliche Listen werden zentral über ein Programm verarbeitet. In der Listenverwaltung sind die Programmverknüpfungen, die Druckerspezifikationen, Anzahl Kopien und vieles mehr definiert. Pro Funktion, wie z.B. Lagerliste, können mehrere Listendefinitionen vorhanden sein, welche vor dem eigentlichen Ausdruck gewählt werden. Auch können Listen vom Listengenerator Query/400 (ein Tool des Betriebsystemes) oder Fremdapplikationen in die allgemeine Listenverwaltung von TRADESOFT eingebunden werden.
Die variablen Daten welche sich hinter Codes verbergen sind in 2 Typen unterteilt. Die einfachen Codes wie z.B. Anredecodes, Bestellcodes oder Artikelgruppencodes bestehen lediglich aus einem Code mit der dazugehörenden Beschreibung. Diese Codes sind auch als "Textcodes" bekannt weil sie lediglich die Funktion eines standardisierten Textes aufweisen. Die komplexeren Codes hingegen, verfügen neben einer Beschreibung auch über eine Tabelle. In der Tabelle wird der Code näher Umschrieben. Bei einem Auftragsartencode z.B. wird die Buchungslogik und das Formularprogramm beschrieben oder beim Versandkostencode wird die Berechnungsart mit den entsprechenden Werten definiert.
Im Firmengrundstamm werden einzelne Parameter gesetzt, welche für die gesamte Applikation pro Firma gültig sind. Nebst den Angaben über die Firma sind dies u.a. Hauswährung, Sortierfolge in den Auftragsformularen, Grundsprachcode, Geschäftsjahresbeginn, aktive Rabattsysteme etc. Ausserdem lassen sich die Namen und Telefonnummern aller Abteilungsverantwortlichen hinterlegen, welche z.B. auf den Kundenformularen ausgedruckt werden können. Im weiteren wird im Firmengrundstamm die angeschlossene Buchhaltung mit allen notwendigen Angaben definiert. TRADESOFT ist standardmässig auf die Buchhaltung "SCHILLING Finanz" ausgerichtet. Andere Anschlüsse können selbstverständlich implementiert werden.
In einer allgemeinen Parametrisierung werden die Standards der Verarbeitungen verwaltet. Dies ermöglicht die Benutzergerechte Steuerung der Funktionen wie z.B. die Cursorposition beim Aufruf einer Funktion oder den Standardwert der vorgeschlagen werden soll wenn ein Auftrag beendet wird. Mit der allgemeinen Parametrisierung ist es auch möglich unbenutze Anzeigeformate zu überspringen. Diese Werte werden pro Firma definiert uns sind nach Bedarf pro Benutzer änderbar.
In der Textbausteinverwaltung können Texte gespeichert werden, welche in vielen Funktionen wie Aufträge, Bestellungen, Rückstandslisten etc. verfügbar sind. Die Identifikation des Textbausteines bleibt sprachunabhängig immer gleich. TRADESOFT sucht wenn nötig den fremdsprachigen Textbaustein und setzt, falls er nicht gefunden werden kann, automatisch denjenigen der Firmensprache ein.
Als Userboard wird die Berechtigungsdatei bezeichnet in welcher sämtliche TRADESOFT-Benutzer mit den jeweiligen Berechtigungen und Standardwerten eingetragen sind. Die Berechtigungen können auf jede Funktion einzeln oder global pro Sicherheitsstufe vergeben werden. Die Funktionen von TRADESOFT wurden in drei Sicherheitsstufen eingeteilt. Ausserdem lassen sich Spezialfunktionen wie z.B. das Entsperren eines gesperrten Kunden oder die manuelle Veränderung eines Einstandspreises zusätzlich absichern. Weitere Angaben im Userboard wie Telefon oder Abteilung werden für die Listenverteilung verwendet.
Bei der Anzeige von erfassten Daten gehen die Bedürfnisse der Anwender bereits abteilungsbedingt auseinander. Aus diesem Grunde sind Kontrollanzeigen wie z.B. Auftragspositionen in der Auftragsverwaltung oder Festellpositionen in der Bestellverwaltung variabel pro Anwender definierbar. Dadurch ist gewährleistet, dass für jeden Anwender die zur Selbstkontrolle benötigten Daten auf dem Bildschirm dargestellt werden.