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Les recopies
Depuis la version 4.0, on peut utiliser le petit carré noir situé dans le coin inférieur droit pour effectuer des recopies. Parfois, en fonction de la donnée sélectionnée, Excel effectue une recopie incrémentée au lieu d'une recopie simple; c'est le cas, notamment, s'il s'agit d'une date, d'un mois ou d'un jour de la semaine abrégé (3 car.) ou en toutes lettres, ou encore d'un libellé commençant ou se terminant par une valeur numérique (Article 1 devient Article 2, par exemple).
Il existe un moyen de contrôler ce que fait Excel dans ces cas-là: sur PC, cliquez sur le carré noir avec le bouton droit de la souris au lieu du bouton gauche et effectuez le cliquer-glisser habituel pour créer la série. Lorsque vous relâchez, Excel ouvre un menu contextuel dans lequel vous pouvez choisir le type de copie désirée; si la valeur recopiée est une date, par exemple, vous pouvez choisir d'incrémenter le jour, jour ouvré (les samedis et dimanches sont sautés), mois ou année.
Sur Macintosh, procédez exactement de la même façon mais effectuez un CTRL-clic sur le carré noir, comme chaque fois que vous désirez appeler le menu contextuel.
Les séries automatiques
La faculté d'Excel à manipuler les dates n'est pas nouvelle, puisqu'elle existait dans sa toute première version. Cependant, le fait de pouvoir créer une série à partir de libellés comme Lundi ou Janvier n'est pas liée à cela mais est dû, en fait, à l'existence de séries préparées.
Pour créer vos propres séries (noms de localités, de personnes, de départements, de produits, etc.), tapez les valeurs dans une feuille de calcul (dans l'ordre dans lequel vous désirez qu'elles apparaissent) et choisissez la commande Options du menu Outils. Choisissez l'onglet Listes pers. et cliquez alors sur le bouton Importer.
Il vous suffit maintenant de taper l'une des valeurs de la liste dans une cellule et de recopier avec le petit carré noir habituel pour qu'Excel complète automatiquement la série. Si vous ne savez pas où vous arrêter lors de la recopie, regardez dans la petite case tout à gauche de la barre de formule: pendant le cliquer-glisser, Excel indique la valeur actuelle dans la liste.
La création d'un nom
Pour donner rapidement un nom à une cellule ou à une plage, ne passez pas par la commande Insertion/Nom il existe un moyen beaucoup plus rapide. Sélectionnez la ou les cellules concernées, cliquez dans la petite case tout à gauche de la barre de formule (là où, d'habitude, figure l'adresse de la cellule active) et tapez directement le nom désiré. Validez ensuite avec ENTER. C'est tout !
Notez qu'une fois que vous avez créé un ou plusieurs noms, vous pouvez utiliser le bouton fléché situé juste à droite de cette fameuse case pour sélectionnez un nom et automatiquement atteindre la cellule ou la plage correspondante.
Le déplacement rapide
Pour vous déplacer plus rapidement à l'aide des barres de défilement, maintenez la touche MAJUSCULE enfoncée pendant l'opération et regardez dans la petite case tout à gauche de la barre de formule (évoquée dans les points précédents) la destination indiquée par Excel. Lorsque le no de ligne ou de colonne vous convient, relâchez le bouton de la souris.
La fermeture de tous les classeurs
Pour fermer tous les classeurs ouverts en une seule opération, maintenez la touche MAJUSCULE enfoncée pendant que vous ouvrez le menu . La commande Fermer est alors remplacée par la commande Fermer tout.
Les données masquées
Lorsque vous avez masqué des lignes et des colonnes en utilisant le mode Plan et que vous désirez copiez uniquement ce qui est affiché, vous risquez d'avoir quelques surprises en effet, par défaut, Excel copie également les données cachées. Pour éviter cela, après avoir masqué les données et avoir sélectionné la plage restante, choisissez la commande Atteindre du menu Édition puis cliquez sur le bouton Cellules. La fenêtre qui apparaît contient une option Cellules visibles seulement qui vous permettra de réaliser cette opération.
Cette fenêtre Sélectionner les cellules contient une multitude d'autres options pratiques, voire géniales, que nous aborderons dans une prochaine parution. Notez que sous Excel 4.0, elle était disponible directement par le menu Sélection et que beaucoup d'utilisateurs se sont demandés pourquoi elle avait disparu !
La même opération pour plusieurs valeurs
Pour appliquer à plusieurs valeurs en même temps une opération arithmétique simple, par exemple multiplier toute une série de cellules par 1.5, tapez 1.5 dans une cellule quelconque, copiez la, sélectionnez toutes les cellules de destination et choisissez Collage spécial dans Édition. Choisissez l'opération souhaitée parmi les quatre proposées (addition, soustraction, multiplication et division) et validez. C'est tout !
Les raccourcis clavier
Pour terminer, voici quelques raccourcis au clavier
article paru dans du 21 mars 1995