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Klassisches Instrument des Controllers
Kennzahlen sind quantitative Informationen, die Leistungen, Strukturen und Prozesse in einem Unternehmen bzw. einem Unternehmensbereich abbilden, diese messbar und damit auch vergleichbar machen. Kennzahlen erlauben somit die Darstellung von komplexen Strukturen und quantitativ erfassbaren Sachverhalten in einfacher und verdichteter Form. Sie gehören zu den klassischen Instrumenten des Controllers, weil mit ihrer Hilfe die Informationsversorgung und die Informationsauswertung für das Management sichergestellt werden. Die wichtigsten Elemente von Kennzahlen sind dabei:
- Der Informationscharakter: Ermöglicht Urteile über wichtige Sachverhalte und Zusammenhänge.
- Die Quantifizierbarkeit: Misst die genannten Sachverhalte auf einem metrischen Skalenniveau und ermöglicht relativ präzise Aussagen.
- Die spezifische Form der Information: Ermöglicht komplizierte Strukturen und Prozesse auf einfache Weise darzustellen, um einen schnellen und umfassenden Überblick für Führungsinstanzen zu erlauben.
Arten von Kennzahlen
Als Kennzahlen lassen sich sowohl absolute Zahlen als auch Verhältniszahlen (relative Zahlen) verwenden. Erstere geben an, aus wie vielen Elementen eine näher bezeichnete Menge besteht. Man unterscheidet:
- Einzelwerte (z.B. die Zahl der Angestellten im Unternehmen)
- Summen (z.B. Bilanzsumme)
- Differenzen (z.B. Betriebsergebnis als Differenz zwischen Umsatzerlösen und Umsatzkosten)
- Mittelwerte (z.B. der durchschnittliche Lagerendbestand in einer Periode)
Nicht selten bildet man Verhältniszahlen, die als relative Grössen auf einen Vergleich ausgerichtet sind. Sie treten als Beziehungs-, Gliederungs- oder Indexzahlen auf. Beziehungszahlen stellen Beziehungen zwischen ungleichartigen Zahlen verschiedener Grundgesamtheiten her, zwischen denen eine sinnvolle Ursachen-Wirkungs-Beziehung angenommen wird (z.B. Pro-Kopf-Umsatz als Umsatz zu Anzahl Beschäftigte). Gliederungszahlen geben den Anteil einer Grösse an einer Gesamtmenge an. Sie werden aus gleichartigen, aber nichtgleichrangigen Zahlen derselben Grundgesamtheit gebildet (z.B. Eigenkapitalquote als Eigenkapital zu Gesamtkapital). Vor allem Gliederungszahlen helfen Führungskräften, die Aufmerksamkeit auf relevante Sachverhalte zu lenken, da sich mit ihnen u.a. auch Erfüllungsgrade von Zielen ausdrücken lassen (z.B. Marktanteil oder Kapazitätsauslastungsgrad). Indexzahlen setzen inhaltlich gleichartige, aber zeitlich oder örtlich verschiedene Grössen zueinander in Beziehung. Dabei werden Zahlen einer Zeitreihe im Verhältnis zur Basis 100 (z.B. ein Anfangswert zu Beginn des Betrachtungszeitraums) umgerechnet, d.h. als Prozentsatz ausgedrückt. Besonders häufig werden Indexzahlen als Preis- oder Kostenindices verwendet.
Funktionen von Kennzahlen
Kennzahlen dienen dazu, das Wesentliche vom Unwesentlichen zu trennen und lenken damit den Blick auf die relevanten Steuerungsinformationen. Vor allem relative Kennzahlen (d.h. Brüche bzw. Verhältniszahlen) erlauben es, mehr als eine Dimension zu beurteilen.
Folgendes Beispiel soll hierzu genannt werden: Die Beobachtung der produzierten Stückzahl pro Tag in einem Produktionsunternehmen gibt keine Auskunft darüber, mit welchem Aufwand (z.B. zeitmässiger Aufwand gemessen in Arbeitsstunden) diese verbunden ist. Erst die Relation (Stückzahl/Aufwand) gibt eine aussagekräftige Kennzahl, die über die Produktivität informiert.
Weiterhin gilt es als Aufgabe von Kennzahlen die kausalen Ursachen-Wirkungs-Zusammenhänge von Sachverhalten aufzuzeigen. Kennzahlen sollen daneben als Führungsinstrument zu zielorientiertem Denken und Handeln anregen.
Darüber hinaus aggregieren Kennzahlen ausgewählte Informationen eines Objektbereichs (z.B. Unternehmensbereich) und weisen auf einen allfälligen Handlungsbedarf der Unternehmensführung hin.
Aus Sicht des operativen Controllings übernehmen Kennzahlen die folgenden fünf Aufgaben:
- Kennzahlen tragen zur Operationalisierung von Zielen und zur Zielerreichung bei.
- Laufend erfasste Kennzahlen dienen zur Erkennung von Auffälligkeiten und Veränderungen.
- Durch die Ermittlung kritischer Kennzahlenwerte lassen sich Zielgrössen für unternehmerische Teilbereiche gewinnen.
- Die Verwendung von Kennzahlen erlaubt die Vereinfachung von Steuerungsprozessen.
- Die laufende Erfassung von Kennzahlen unterstützt die Erkennung von Soll-Ist-Abweichungen.
Grenzen beim Einsatz von Kennzahlen
Sollte aus den bisherigen Ausführungen der Eindruck entstanden sein, dass Kennzahlen vor allem wegen ihres Vorteils, schwierige, komplexe Tatbestände kurz und prägnant darzustellen, ein ideales Mittel der Unternehmensführung seien und deshalb der Bildung und Zusammenstellung von Kennzahlen aller Art nichts entgegenstehen könne. Dem muss des Öfteren widersprochen werden, weil betriebswirtschaftliche Kennzahlen zahlreiche Unzulänglichkeiten aufweisen und man vor ihrer Anwendung aus folgenden Gründen sogar häufig gewarnt werden muss:
- Kennzahlen komprimieren die relevante Realität und mit der Ausrichtung eines Kennzahlensystems auf nur eine Spitzenkennzahl (z.B. ROI im DuPont-System), schliesst man andere qualitative, unternehmenspolitische Ziele aus (z.B. Umweltschutz, Mitarbeiter-Zufriedenheit).
- Es bestehen Gefahren bei Betriebsvergleichen, wenn man dem falschen Benchmark folgt.
- Falsche Informationsverwendung kann zu Gefahren führen.
- Kritische Distanz zu Kennzahlen vermindert sich mit der Zeit des Umgangs mit ihnen.
- Der bei der Aufstellung von Kennzahlen zugrunde liegende Hintergrund ist fehlerhaft (häufig bei Beziehungszahlen der Fall).
- Die Aktualität der Daten ist z.B. aufgrund veränderter Rahmenbedingungen oder Erhebungsmethoden nicht gegeben. Die Kennzahl mag richtig aufgestellt sein, ist aber im Augenblick der Verwendung überholt.
- Die Kennzahl wird falsch interpretiert.
Kennzahlenvergleich
Die Informationsaufgabe von Kennzahlen kann insbesondere durch einen Kennzahlenvergleich realisiert werden. Es lassen sich in diesem Zusammenhang folgende Vergleiche unterscheiden:
- Zeitvergleiche (Gegenüberstellung von gleichen Kennzahlen aus verschiedenen Zeiträumen).
- Betriebsvergleiche (Gegenüberstellung von gleichen Kennzahlen aus verschiedenen Unternehmen/Betrieben).
- Soll-Ist-Vergleiche (Gegenüberstellung von Soll- und Ist-Zahlen eines Unternehmens aus einem festgelegten Zeitraum).
Die Weiterentwicklung des Kennzahlenvergleichs stellt das Benchmarking dar, welches als ein kontinuierlicher Prozess verstanden wird, bei dem Produkte, Leistungen, Prozesse und Methoden betrieblicher Funktionen und Bereiche über mehrere Einheiten eines Unternehmens oder Konzerns oder über mehrere externe Unternehmen hinweg verglichen werden.