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Seule une petite partie des dossiers de la Confédération sont archivés. Les Archives fédérales et les unités administratives décident ensemble quels documents seront archivés. L’évaluation de la valeur archivistique peut avoir lieu avant ou après la création des documents, selon les cas.
Les Archives fédérales et les unités administratives décident ensemble quels documents seront archivés, l’essentiel étant que les activités déterminantes de l’Etat soient documentées afin de rester compréhensibles pour les générations à venir. Les unités administratives évaluent la valeur archivistique des documents en fonction de critères juridiques et administratifs. Les Archives fédérales s’appuient sur des considérations historiques et sociales. Elles prennent en charge les documents ayant une valeur archivistique et les archivent durablement.
Comment se fait l’évaluation?
Les Archives fédérales ont synthétisé les principes régissant leurs travaux d’évaluation ainsi que leur pratique en la matière au sein d’un concept général (all) (PDF, 1013 kB, 19.10.2010). Par souci de transparence, elles publient en outre les résultats de leurs évaluations.
Les Archives fédérales font la distinction entre deux types d’évaluations:
1. L’évaluation prospective: déterminer la valeur archivistique avant même la création des documents
En principe, on détermine avant la création des documents s’ils auront une valeur archivistique. C’est l’étape de l’évaluation prospective dans le système de classement. Les Archives fédérales et l’unité administrative déterminent alors d’un commun accord la valeur archivistique des documents qui seront créés. Les métadonnées correspondantes (valeur archivistique ou sans valeur archivistique) sont sauvegardées au sein du système de classement. L’évaluation prospective est une condition préalable à l’admission d’un nouveau système de classement dans le cadre de l’introduction de la gestion électronique des affaires. Elle peut toutefois être implémentée a posteriori pour les systèmes de classement existants.
2. L’évaluation rétrospective: déterminer la valeur archivistique de documents existants qui n’ont pas encore été évalués
Les unités administratives doivent proposer aux Archives fédérales les documents et données dont la valeur archivistique n’a pas encore été établie au moyen du formulaire de propositions (XLS, 465 kB, 29.05.2012). Les informations sont ensuite évaluées main dans la main avec les Archives fédérales.
Dans l’idéal, tous les documents portant sur une période donnée sont évalués en même temps par l’unité administrative qui les propose et les Archives fédérales. S’il existe un système de classement évalué prospectivement, il peut être utile pour les travaux d’évaluation rétrospective.
Quels documents doivent être proposés pour l’évaluation?
Conformément à la loi fédérale sur l’archivage (LAr, art. 6), les unités administratives sont tenues de proposer aux Archives fédérales tous les documents qui n’ont pas encore été évalués. Les autres services qui exécutent des tâches relevant de la Confédération proposent tous les documents qui ont vu le jour dans le cadre de ces tâches. L’obligation de proposer s’applique à tous les types de documents (indépendamment du support d’information), y compris aux applications spécialisées et aux documents de travail personnels.
Les documents soumis à un délai de conservation n’ont pas nécessairement de valeur archivistique. Ils doivent, au même titre que tous les documents ayant trait à un dossier, être proposés aux Archives fédérales afin de déterminer leur valeur archivistique.
Quand faut-il proposer des documents pour évaluation?
Les unités administratives devraient, dans l’idéal, proposer leurs documents aux Archives fédérales le plus tôt possible. L’évaluation permet en effet de déterminer quels documents doivent être conservés à long terme. Par ailleurs, plus tôt sont versés les documents, meilleures sont les conditions pour effectuer une sauvegarde ciblée des documents numériques.
Que se passe-t-il après l’évaluation?
Une fois réalisée l’évaluation, les unités administratives arrêtent les délais de protection des documents ayant une valeur archivistique. Cette étape définit les modalités de l’accès aux documents une fois qu’ils sont pris en charge par les Archives fédérales. Elle est régie par les dispositions de la loi fédérale sur l’archivage (LAr, 152.1, Section 3 «Accès aux archives»). La liste des délais de protection peut être consultée à la section Délais de protection et demandes de consultation.
Lorsque l’unité administrative n’a plus besoin des documents en permanence, elle verse les documents ayant une valeur archivistique aux Archives fédérales. Elle effectue un versement pour chaque délai de protection. Elle détruit les documents sans valeur archivistique ou les conserve pendant une durée limitée.
Conseil pour l’évaluation
Les Archives fédérales ont publié l’auxiliaire de travail «Du classement des affaires aux Archives fédérales» (PDF, 1 MB, 03.12.2013) et les «Recommandations pour l’évaluation» (PDF, 890 kB, 03.12.2013) pour appuyer les unités administratives dans leurs travaux d’évaluation. N’hésitez pas à nous contacter pour toute question liée à l’évaluation.
Contact
Pour toute question ou demande de conseil relative à la proposition ou à l’évaluation de documents, veuillez nous envoyer un courriel à l’adresse suivante: <email-pii>.
Informations complémentaires
Dernière modification 30.07.2018