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Um eine Bewilligung der FINMA zu erlangen, muss der Trustee verschiedene Bewilligungsvoraussetzungen erfüllen, insbesondere:
Es gibt Ausnahmen von der Bewilligungspflicht als Trustee. So sind insbesondere Personen nicht als Trustee bewilligungspflichtig, die ausschliesslich Vermögenswerte von mit ihnen wirtschaftlich oder familiär verbundenen Personen verwaltet. Ebenfalls keine Bewilligung bedürfen Trustees, die ihre Tätigkeit nicht gewerbsmässig ausführen. Als gewerbsmässig gilt die Tätigkeit eines Trustees wenn er damit pro Kalenderjahr einen Bruttoertrag von mehr als 50'000 Franken erzielt; pro Kalenderjahr mit mehr als 20 Vertragsparteien Geschäftsbeziehungen aufnimmt, die sich nicht auf eine einmalige Tätigkeit beschränken, oder pro Kalenderjahr mindestens 20 solche Beziehungen unterhaltet; oder unbefristete Verfügungsmacht über fremde Vermögenswerte hat, die zu einem beliebigen Zeitpunkt 5 Millionen Franken überschreiten.
Der Trustee verwaltet das Sondervermögen, sorgt für dessen Werterhaltung und verwendet es zweckgebunden. Daneben kann er auch weitere Tätigkeiten wahrnehmen, wie beispielsweise die Anlageberatung, die Portfolioanalyse oder das Anbieten von Finanzinstrumenten. Bietet ein Trustee Finanzdienstleistungen nach FIDLEG an, so finden die Anforderungen auch auf ihn Anwendung.
Nimmt ein Trustee auch die Vermögensverwaltungstätigkeit wahr, so benötigt das Institut für diese Tätigkeit eine Zusatzbewilligung der FINMA als Vermögensverwalter.
Die erforderlichen Bewilligungsvoraussetzungen sind dauerhaft einzuhalten. Bewilligte Trustees müssen jegliche Änderungen von Tatsachen, die der Bewilligung der FINMA zugrunde liegen, der Aufsichtsorganisation melden, welche diese periodisch der FINMA weiterleitet. Handelt es sich um wesentliche Änderungen, so ist vorgängig die Bewilligung der FINMA einzuholen. In einem Gesuch zur Bewilligung von Änderungen hat der Trustee insbesondere die Art der Änderungen, eine Beschreibung unter Angabe der Gründe sowie die relevanten Dokumente einzureichen.
Will ein Trustee seine Tätigkeit aufgeben, so braucht er dafür vorgängig eine Bewilligung der FINMA. Dabei wird die Aufsichtsorganisation zur Stellungnahme beigezogen.
Trustees, die neu einer Bewilligungspflicht unterstehen, haben sich innert sechs Monaten ab Inkrafttreten des FINIG bei der FINMA zu melden. Dieser Meldeprozess wird gleich wie der Bewilligungs- und Bewilligungsänderungsprozess elektronisch über die Erhebungs- und Gesuchsplattform EHP abgewickelt. Dort stehen sämtliche Formulare und Informationen für die Meldung sowie die Gesuchseingabe und –änderung zur Verfügung. Die AO-Anschlussbestätigung kann als Beilage des Bewilligungsgesuchs hochgeladen werden.
Um Zugang zur EHP zu erhalten, müssen und Trustees die sogenannte Selbstregistrierung vornehmen. Diese erfolgt über die FINMA-Homepage. Nach der Selbstregistrierung und der Prüfung durch die FINMA ist der Zugang zur EHP mit Zwei-Faktoren-Authentisierung über das FINMA-Portal möglich
Das Gesuchsformular ist in einer schweizerischen Amtssprache auszufüllen und vom Vermögensverwalter oder Trustee zu unterzeichnen. Die FINMA behandelt das Gesuch, sobald dieses formell vollständig eingereicht worden ist. Dies schliesst nicht aus, dass der Vermögensverwalter oder Trustee nachträglich zusätzliche Angaben machen oder die FINMA solche verlangen kann.