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Spostamenti
Ai professori invitati sono rimborsati interamente i costi effettivi, ma il regolamento prevede che sia scelto il mezzo più economico; è tuttavia rimborsabile, in casi particolari, il viaggio in prima classe, qualora lo spostamento avvenga in treno.
Per i relatori che risiedono in Svizzera, i membri del comitato scientifico, gli organizzatori dell'attività specifica in oggetto, il responsabile dell'attività, il direttore della Scuola e la coordinatrice, il rimborso massimo consiste in un biglietto ferroviario di andata e ritorno, in prima classe, con riduzione metà-prezzo. Si raccomanda l'uso della seconda classe. La sola tratta rimborsabile è quella posta tra l'università di appartenenza e il luogo in cui si svolge l'attività.
Per gli altri partecipanti (dottori di ricerca, membri del corpo intermediario non permanenti e non inclusi nel comitato scientifico ma affiliati alle tre università organizzatrici e all'Università di Berna) il rimborso massimo copre il costo di un biglietto ferroviario andata e ritorno, in seconda classe, con riduzione metà-prezzo. La sola tratta rimborsabile è quella posta tra l'università di appartenenza e il luogo in cui si svolge l'attività. La possibilità di rimborso, in questo caso, è condizionata dal budget complessivo destinato all'attività e dal numero di dottorandi presenti: il numero dei dottori di ricerca rimborsabili, infatti, non può superare il 25% dei partecipanti totali all'attività.
Di norma non sono rimborsabili spostamenti in vettura o in taxi.
Pernottamenti
Ai professori invitati e agli organizzatori delle attività (sono considerati in ogni caso organizzatori tutti i membri del comitato scientifico e la coordinatrice) è possibile rimborsare la notte che precede e che segue l'attività, anche quando essa si svolga in una sola giornata. Sono naturalmente rimborsate tutte le notti necessarie per attività sviluppate su più giorni. Il limite massimo del rimborso è di 190.– CHF per notte (colazione inclusa).
Agli altri partecipanti possono essere rimborsate le sole notti interne ad attività sviluppate su più giorni e solo nel caso in cui si svolgano lontano dalla loro sede universitaria di appartenenza. Il limite massimo rimborsabile per ciascuna notte ammonta a 90.– CHF (colazione inclusa).
Pasti
Per pranzi e cene, il limite massimo del rimborso è fissato a 40.– CHF, per i professori invitati, per i membri del comitato scientifico e per gli organizzatori; a 25.– CHF per gli altri partecipanti.
Note
Si cercherà di venire incontro a eventuali esigenze particolari, che dovranno essere esposte con anticipo alla coordinatrice.