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I circa cento rappresentanti dell'industria hanno approfittato dell'opportunità di incontrarsi e scambiare esperienze durante i workshop dell'open space.Inoltre, il laboratorio dei topi è stato presente per la prima volta dall'11 al 13 giugno al Fiera MEXCON 2014 a Berlino. Il progetto di ricerca sul "Congresso del futuro" è stato lanciato nel 2013 dal Lake Constance Meeting Network. Quest'anno, il team del progetto ha invitato sei nuovi esperti di diverse professioni al laboratorio di ricerca: un giornalista, un architetto, un ricercatore di giovani, uno sviluppatore organizzativo, un formatore di outdoor e un rappresentante dell'industria. Il loro obiettivo: raccogliere idee creative per il design di meeting, incentivi, congressi ed eventi - in breve MICE. Dopo un ritiro di due giorni, i ricercatori hanno presentato i loro risultati il terzo e ultimo giorno a un centinaio di rappresentanti del settore nella Festspielhaus Bregenz. Esemplarmente, questo non è stato fatto nello stile convenzionale delle conferenze: in sei presentazioni Pecha Kucha di sei minuti e quaranta secondi ciascuna, gli esperti hanno coinvolto il loro pubblico in modo tematico. Nei successivi laboratori open space, si sono impegnati in un intenso scambio di esperienze con i partecipanti.Uscire dalla zona di comfortIl credo del moderatore e giornalista Andrea Thilo, per esempio, era "esci dalla tua zona di comfort". Basandosi sul detto "prendere ti rende felice - dare ti rende beato", ha suggerito di usare l'intelligenza di sciame di un gruppo. I partecipanti al congresso dovrebbero avere l'opportunità di diventare "sharers" e condividere le loro conoscenze ed esperienze con gli altri, "ma senza perdere di vista l'importanza degli oratori", ha sottolineato Thilo.
Urs Treuthardt, capo del Convention Bureau di San Gallo-Lago di Costanza Turismo, raccomanda di uscire dagli standard - anche nelle relazioni pubbliche. Per esempio, la sua azienda non comunica più tramite newsletter, ma tramite video straordinari: Le informazioni sono riassunte da un professionista in lezioni di slam e pubblicate su YouTube.Treuthardt ha anche sottolineato quanto sia importante "riflettere le esigenze di tutti i partecipanti al congresso". Cioè, quelli dei partecipanti, dei relatori, degli organizzatori, della sede e anche degli sponsor - "questa è la grande sfida".
Lo spazio come attore sottovalutatoTutti erano d'accordo sul fatto che gli spazi hanno un ruolo centrale. Non è solo l'architettura dei luoghi degli eventi - parola chiave: sedie avvitate - che deve essere ripensata. Per l'architetto Andrea Hofmann, "gli spazi stessi diventano attori; anche gli spazi intermedi o di rottura. Non sono solo passivi, ma possono ispirare". Permettono il movimento e quindi favoriscono la capacità di imparare e ricordare, ha aggiunto l'allenatore all'aperto Charly Siegl.
Anche lo spazio nel senso di spazio libero è stato occupato: È importante "dare ai congressi una struttura, ma allo stesso tempo permettere libertà e flessibilità - sia in termini di spazio che di contenuto", ha spiegato la programmatrice e drammaturga di eventi Tina Gadow.Cultura MICE sostenibileAscolto passivo e co-creazione attiva, fasi di movimento e di riposo, creatività co-creativa e desiderio di controversia: Per soddisfare le esigenze di tutti i partecipanti, gli organizzatori dei congressi devono fare un ampio lavoro di bilanciamento. Il laboratorio dei topi non fornisce una ricetta già pronta: "I partecipanti e gli interessati ricevono da noi la sensibilizzazione e le domande che dovrebbero porsi quando pianificano un evento", ha riassunto Tina Gadow. "Si capisce se un congresso è ben preparato o no".Il meeting di BodenseeIl Bodensee Meeting, iniziatore del laboratorio dei topi, è una rete transnazionale di 14 rappresentanti dell'industria dei congressi, del turismo e degli affari. Da più di vent'anni si occupa del marketing della regione del Lago di Costanza come destinazione per conferenze e congressi. Più di un migliaio di congressi ed eventi di diversi giorni si svolgono ogni anno intorno al lago di Costanza. Con il progetto mice lab per la ricerca sul futuro dei congressi, la regione è diventata anche un centro d'impulso per il settore. I membri provengono da Germania, Austria, Svizzera e Liechtenstein. Questi sono: Insel Mainau, Kultur- & Congress-Centrum Graf-Zeppelin-Haus a Friedrichshafen, Lindau Tourismus und Kongresse, Meersburg Tourismus, Milchwerk Radolfzell, Singen Congress, Tourist-Information Konstanz, Überlingen am Bodensee, Convention Partner Vorarlberg, Festspielhaus Bregenz, Säntis-Schwebebahn, St. Gallen-Bodensee Convention, Würth Haus Rorschach, SAL - Saal am Lindenplatz a Schaan: www.bodenseemeeting.com
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