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Hast du schon einmal bemerkt, dass im Team etwas nicht stimmt? Als erfahrener ScrumMaster hast du vielleicht schon eigene Ideen, was verbessert werden könnte. Doch aus einem Grund teilt das Team nicht deine Ansicht. Ignoriert die Vorschläge und steht nicht hinter den Massnahmen.
Man könnte sich die Haare raufen, es ist doch soooooo offensichtlich, was zu tun ist.
Tja, es gibt eine Coaching-Metapher, die hier hervorragend passt:
"Man kann das Auto, in dem man sitzt, nicht anschieben."
Wenn du diese Muster frühzeitig erkennst, liegt das daran, dass du nicht komplett im Team integriert bist. Du bist der ScrumMaster. Diese Perspektive von aussen ist von grossem Nutzen für deine Rolle!
Nun, wie können wir heikle Themen im Team ansprechen und sicherstellen, dass sie andere Perspektiven berücksichtigen, anstatt in die Defensive zu gehen?
Das hängt grösstenteils von der Dynamik des Teams ab. Wenn du ein eingespieltes Team mit hohem Vertrauen hast, kannst du oft offen über deine Beobachtungen sprechen und diese Themen klar in Retros adressieren. Bringe Perspektiven ein und nicht Lösungsvorschläge. Normalerweise kann das Team selbst bessere oder praktischere Lösungen, welche für sie funktionieren, finden.
Für Teams, bei denen der "direkte" Ansatz möglicherweise nicht so gut funktioniert, gibt es eine coole Retrospektiven-Technik, um unangenehme Themen anzugehen:
die Spiderweb Retro.
So funktioniert das Spiderweb
Das Spiderweb-Diagramm besteht aus einer 8-armigen Grafik mit Achsenbeschriftung und einer Skala je Achse.
>spiderweb<
Bei der Achsenbeschriftung gilt es die Themen auszuwählen, über die das Team in der Retro dann sprechen soll. Nehmen wir als Beispiel „Feedback-Kultur im Team“. Zu dem jeweiligen Thema soll das Team sich selbst eine Note auf der Skala geben.
Bei der Skala ist es wichtig, eine Zahl ohne echten Mittelwert zu finden. Eine 10er Skala ist also suboptimal… da tendieren die Teams immer zur 5. Ich nutze immer eine 7er Skala und oft wird viel diskutiert über die Frage “3 oder 4”.
Die Frage für unser Beispiel wäre also: Wie zufrieden, auf einer Skala von 1-7 (wobei 7 sehr zufrieden wäre) ist das Team mit seiner Feedback-Kultur? Natürlich geht das nur nach kurzer Diskussion im Team, wobei es sich auf einen Wert einigt. Achte, als ScrumMaster darauf das alle Meinungen gehört werden und schaffe einen entsprechenden Raum wo dies möglich ist für die Teilnehmer.
Im Anschluss verbindet man die Punkte und bespricht, wie in jeder Retro, Massnahmen für die 1-3 schlechtesten Bereiche.
Für die acht Themen entlang der Achsen kannst du folgende Kriterien in Betracht ziehen:
Zuerst sprichst du das Thema an, das deine Bedenken ausgelöst hat, dieses "irgendwie stimmt etwas nicht"-Gefühl. Wenn unter anderem die Unpünktlichkeit von einigen Teammitgliedern bei Meetings stört, könnte die Achsenbeschriftung «Pünktlichkeit» oder, etwas indirekter formuliert, «Meeting-Kultur». Auf diese Weise wird das Thema diskutiert, und wir erfahren, ob es für das Team relevant ist. Vielleicht stört es alle im Team schon länger, aber keiner hat es gewagt anzusprechen. Oder vielleicht betrifft es nur dich, und das Team ist unbeeindruckt. Wenn das der Fall ist, wird das Team wahrscheinlich eine hohe Bewertung abgeben, und das Thema kann ruhen.
Für die anderen Achsen verwende ich oft agile Werte, Prinzipien und Praktiken als Beschriftungen. Eine Liste selbiger findest du auf agilecoach.de. Wichtig, es geht nicht nur um Problemfelder; nimm auch 3-4 Themen auf, bei denen sich das Team positive Bewertungen geben kann oder wo es erkennt, dass es signifikante Fortschritte gemacht hat.
Vorbereitung für die Spiderweb-Retrospektive
Zeichne das Spiderweb-Diagramm – eine Flipchart eignet sich gut oder natürlich auch ein virtuelles Whiteboard
Bringe Post-it-Notizen in vier Farben und einen Stift mit. Es hat sich bewährt, positive (grün) und negative (pink) Aspekte sowie allgemeine Kommentare (blau) festzuhalten, während das Team jedes Thema diskutiert. Die vierte Farbe (gelb) verwende ich, um die Achsenbeschriftungen zu übertragen.
Plane eine Einführung. Jede Retrospektive sollte mit einem "Setting-the-Scene" beginnen. Mach einen Check-In und gib Kontext zur heutigen Retro.
Plane genug Zeit ein! Diese Retrospektive ist nichts für Eilige. 8 Achsen = 120 Minuten. 4 Achsen = 60 Minuten.
Bei einer Vorort Umsetzung, buche einen Raum mit ausreichend Wandfläche. Diese Post-its müssen irgendwo Platz finden!
Durchführung der Retrospektive
Wie bereits erwähnt, starten wir mit einer "Setting-The-Scene"-Aktivität.
Erkläre dem Team das Spiderweb (keine Excel-Witze ;-):
Warum hast du diese speziellen Themen ausgewählt? Gib etwas Kontext für deine Auswahl.
Bittet das Team, sich auf eine Bewertung für jedes Thema zu einigen. Verbringt nicht mehr als 8-10 Minuten pro Achse. Nutze einen TimeTimer.
Entscheidet, wer die Post-it-Notizen beschriftet. Abwechselnd oder eine bestimmte Person? Als Facilitator kannst du das Team hier gut unterstützen.
Los geht’s. Beginne mit der ersten Achse und arbeite dich durch jedes Thema.
Nachdem alle Themen diskutiert wurden, verbindest du die Punkte. Dadurch werden die Bereiche mit den niedrigsten Bewertungen hervorgehoben.
Ermittle den Trend. Eine schnelle Daumenabstimmung funktioniert meistens einwandfrei. Bitte das Team, den Daumen nach oben oder unten zu zeigen – ob das Thema, wie «Pünktlichkeit», bereits besser wird oder ob eine Verschlechterung erwartet wird.
Nun geht es darum, Massnahmen abzuleiten. Beginne mit dem Thema, das am schlechtesten abgeschnitten hat. Wenn mehrere Themen dieselbe niedrige Bewertung haben, bespreche zuerst diejenigen mit negativer Tendenz. Mehr als drei Bereiche zu besprechen, macht normalerweise keinen Sinn. Und denk daran, den Massnahmen Namen und Owner zuzuordnen!
Beende die Retrospektive.
Hinweise für dich als Facilitator:
TimeBoxing: Behalte natürlich die Uhr im Auge; es ist besser, eine Achse auszulassen, als auf die Ableitung von Massnahmen zu verzichten.
Was jedoch noch wichtiger ist: Minimiere deine Einflussnahme. Du bist der Facilitator. Natürlich haben wir diese retrospektive Methode gewählt, um das Team dazu zu bringen, bestimmte Themen zu diskutieren. Aber deine Meinung ist dir bereits bekannt – interessant ist es zu hören, wie das Team darüber denkt. Möglicherweise sehen die Teammitglieder dort kein Problem, wo du eines vermutest. Und diese Erkenntnis gewinnen wir nur, wenn wir mehr zuhören und weniger sprechen.
Extreme Tendenzen ansprechen. Einige Teams neigen dazu, übermässig positiv oder, häufiger, sehr selbstkritisch zu sein. Wenn dir das auffällt, weise das Team sanft darauf hin.
Wiederholung in Betracht ziehen? Oft lohnt es sich, die Spiderweb-Retro nach 3-4 Monaten in genau der gleichen Form zu wiederholen. So kann das Team seinen Fortschritt gut erkennen.
Viel Spass beim Ausprobieren. Gerne unterstütze ich dich und dein Team bei der Umsetzung.
Ich freue mich auf einen Termin mit dir (Hier buchen).