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Der Erfolg oder Misserfolg eines Projekts hängt wesentlich von der Professionalität Ihres Projektmanagements ab. Dort ist eines der wichtigsten Elemente klar der Umgang mit den Projektkosten.
Doch, zuerst einige Begrifflichkeiten.
Projektmanagement sind der Prozess und die Methodik, welche sicherstellen, dass ein Projekt sauber geplant, initiiert, umgesetzt, kontrolliert und abgeschlossen wird. Indem vom Auftraggeber gestellte Anforderungen und Ziele bis zu einem fixen Termin bedürfnisgerecht erfüllt werden.
Kostenmanagement ist der Prozess, der die Planung, Kontrolle und sonstige Handhabung des Budgets eines Unternehmens steuert. Kostenmanagement hilft dem Unternehmen, Ausgaben und Kosten mit grösstmöglicher Genauigkeit vorherzusagen.
Projektkostenmanagement ist folgerichtig das Kostenmanagement innerhalb eines Projekts. Es umfasst alle Kosten, die innerhalb eines klar definierten Projekts anfallen.
Und schliesslich ist das Projektkostenmanagement ein Prozess, der die Schätzung und Zuweisung des Projektbudgets und der Folgekosten sowie die Kontrolle der gesamten Projektkosten umfasst.
Der Nutzen eines professionellen Projektkostenmanagements ergibt sich direkt aus den Hauptzielen des Kostenmanagements generell:
Die Wirksamkeit des Kostenmanagements wird somit von folgenden Faktoren beeinflusst:
Die Projektkosten sind alle Mittel, die es für die monetäre Deckung der im Projekt anfallenden Kosten benötigt.
Projektkosten bestehen aus:
Direkte Kosten können sein:
Indirekte Kosten können sein:
Der primäre Zweck des Projektkostenmanagements besteht nun darin, direkte und indirekte Kosten so zu planen und zu steuern, dass sie im Rahmen des Projektbudgets bleiben.
Das Projektbudget ist der Gesamtbetrag, der für die Durchführung eines Projekts innerhalb eines bestimmten Zeitraums geplant und zugewiesen wird. Das Projektbudget basiert auf der anfänglichen Kostenschätzung des Projekts und hängt normalerweise von der Wirksamkeit der Projektkostenkontrolle ab. Die Projektkostenkontrolle soll sicherstellen, dass Sie alle Projektausgaben, einschliesslich Ausrüstung, Arbeitsstunden, Materialien und andere direkte und indirekte Kosten abdecken, während Sie sich im Rahmen des Budgets bewegen.
Wir unterscheiden vier Hauptmethoden zur Erstellung und Verwaltung eines Projektbudgets:
Inkrementell - Wir verfolgen die Zeit für alle Aufgaben innerhalb eines Projekts und gewinnen damit ein Verständnis für die realistische Zeit, die wir benötigen, um die noch kommenden Aufgaben zu erledigen.
Activity-based - Wir berechnen die idealen Einnahmen, überlegen, wie viele Projekte und welchen Preis wir im Laufe des Jahres bearbeiten müssen, um diese Einnahmen zu erreichen, und bestimmen jedes einzelne Projektbudget, indem wir die Kosten für dieses Projekt berechnen.
Value proposition based - Wir fügen unserem Budget Posten hinzu, die auf dem Wert basieren, den wir in das Projekt einbringen. Wenn ein Posten/Aufgabe/Fachmann für das Projekt wichtig ist, wird er/sie zu unserem geplanten Budget hinzugefügt.
Zero-based - Diese Technik der Budgetverwaltung ähnelt dem Verfahren Value proposition based. Der Unterschied besteht darin, dass der Posten für jede neue Geschäftsperiode gerechtfertigt sein und sich als nützlich erweisen muss, und nicht nur für ein einzelnes Projekt. Alle Posten, die für eine neue Geschäftsperiode wichtig sind, werden für das Budget genehmigt.
Um sicherzustellen, dass Sie sich an das Budget halten (und die möglichen Kosten dabei tendenziell senken), sollten Sie folgendes tun:
Die Bedeutung des Kostenmanagements in Projekten und der aufgeführten Techniken zum Kostenmanagement sind eigentlich selbsterklärend. Wenn Sie Ihre Kosten so managen wollen, dass das festgelegte Projektbudget eingehalten wird, lassen Sie sich im Wesentlichen vom festgelegten Budget leiten. Wenn Sie das hingegen nicht tun, werden diese ausser Kontrolle geraten und Ihr gesamtes Projekt wird wahrscheinlich aufgrund von fehlerhaftem Kostenmanagement zu scheitern drohen.
Die Projektkostenschätzung ist der Prozess der Vorhersage von Kosten, Menge und Preis aller Ressourcen, die Sie für die Fertigstellung des Projekts benötigen. Wenn man bedenkt, dass die Schätzung vor Abschluss des Projekts erfolgt (d.h. sie kann keine unerwarteten Ausgaben und Änderungen berücksichtigen), ist sie oft unsicher und dient nur als Ausgangspunkt für die Festlegung eines Projektbudgets.
Achten Sie bei der Schätzung Ihres Projekts auf folgendes:
Expertenbeurteilung - Schätzung auf der Grundlage von Vorkenntnissen, Expertisen und Erfahrungen des Schätzers. Am besten geeignet für erfahrene Fachleute und Experten, die versiert genug sind, um ihre Expertenmeinung abzugeben.
Qualitätskosten-Schätzung - Schätzung auf der Grundlage der Mittel, die für das Management potenzieller Fehlschläge und die Vermeidung schlechter Projektqualität ausgegeben wird. Diese Art der Kostenschätzung ist etwas spekulativ, aber sie hilft Ihnen, Verluste zu minimieren und zu analysieren, wo Sie Geld sparen können.
Anbieter-Angebote - Schätzung, die meist bei öffentlichen Projektausschreibungen verwendet wird. Der Kunde vergleicht die Angebote für das Projekt und trifft die Auswahl. Bei dieser Art von Kostenschätzungstechnik müssen Sie Ihre Konkurrenz analysieren und deren Angebote «erraten», bevor Sie Ihr eigenes Angebot abgeben können.
Projektschätzungssoftware - eine Schätzung, die sich auf Zahlen stützt, die von einer spezialisierten Projektschätzungssoftware bereitgestellt werden. Die Schätzung wird dort rein kalkulativ ermittelt.
Reserven-Analyse - Schätzung, die verwendet wird, um potentielle Projektrisiken zu berücksichtigen, und die Reservemittel, die gesichert werden müssen, um diesen Risiken Rechnung zu tragen.
Drei-Punkte-Schätzung - durchschnittliche Schätzung der wahrscheinlichsten Schätzung (A), einer optimistischen Schätzung (B) und einer pessimistischen Schätzung (C). Zum Beispiel A = 60'000, B = 55'000, C = 80'000. Gemäß der Formel (B + 4A+C)/6 beträgt die Dreipunktschätzung für die Beispielschätzungen 62'500.
Analoge Schätzung - Schätzung auf der Grundlage von Daten, die aus früheren ähnlichen Projekten zusammengestellt wurden. Die weniger genaue Technik, die normalerweise in den frühen Phasen des neuen Projekts und in Verbindung mit einer anderen Schätztechnik verwendet wird.
Parametrische Schätzung - Schätzung, basierend auf statistischer Modellierung. Ein ähnlicher Prozess wie bei der analogen Schätzung, mit dem Unterschied, dass die verwendeten historischen Daten auf der Beziehung zwischen verschiedenen Projektvariablen basieren.
Bottom-up-Schätzung - Schätzung auf der Grundlage zuvor definierter Arbeitspakete. Sie vergleichen das aktuelle Projekt mit den von Ihnen bereits festgelegten Arbeitspaketen und machen dann Ihre Schätzung für das aktuelle Projekt.
Unterschiedliche Methoden der Projektkostenschätzung lassen sich miteinander kombinieren und verbessern auf diese Weise das Ergebnis.
Natürlich besteht der Zweck einer Projektmanagement-Software darin, den Projektmanagementprozess zu beschleunigen und ihn präziser, sicherer, genauer und kostengünstiger zu gestalten, so dass Sie durch die Verwendung einer passenden Projektmanagement-Software langfristig Geld sparen. In diesem Sinne ist die Anschaffung und der Betrieb einer Projektmanagement-Software klar eine Investition mit Rentabilität und kein Kostenfaktor.
Führen Sie bloss alle Jubeljahre ein Projekt durch, dann macht die Investition in eine professionelle Projektmanagement-Software wohl keinen Sinn. Sind Projekte jedoch Ihr Business – was, wenn Sie Dienstleister sind, mit Sicherheit so sein wird – dann wird die Projektmanagement-Software der Lebensnerv Ihres Unternehmens werden müssen.
Spielt alsdann das Kostenmanagement in Ihren Projekten eine wichtige Rolle, dann führt kein Weg an einer Projektmanagement-Software vorbei. Diese wird sich für Ihr Unternehmen jedoch mehrfach bezahlt machen.
Letztlich bestimmen Ihre geschätzte Zeit und Ihre Ressourcen sowie Ihre anderen geschätzten Ausgaben Ihr Projektbudget.
Ihr Budget und die Projektgrösse bestimmen die Kosten für das Projektmanagement und die Kosten für Ihre Projektmanagement-Software. Alle Ihre projektbezogenen Entscheidungen sollten sich nach Ihrem geschätzten Projektbudget richten.
Wenn nun Ihre Gesamtprojektkosten das Budget nicht überschreiten, können Sie folgerichtig daraus schliessen, dass auch Ihr Projektkostenmanagement erfolgreich war.
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