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Arbeiten mit Freelancern
In Zusammenarbeit mit
Aktualisiert am 24.03.2023
So regeln Sie die Zusammenarbeit mit freien Mitarbeitenden
Vergeben Sie einen Auftrag an eine selbstständig erwerbende Person oder schliessen Sie einen Werkvertrag für Arbeiten ab, entsteht kein Arbeitsvertrag. Sie müssen solchen Mitarbeitenden weder Ferien gewähren noch bei Krankheit den Lohn weiterzahlen.
In der Praxis ist die Abgrenzung zwischen einem Auftrag oder Werkvertrag und einem Arbeitsvertrag samt den damit verbunden Rechten und Pflichten aber nicht immer ganz einfach. Prüfen Sie anhand der folgenden Checkliste, ob es sich bei Ihren Vereinbarungen nicht doch um einen Arbeitsvertrag handelt.
Freelance oder angestellt? Die Checkliste
- Ein Arbeitnehmer handelt in Ihrem Namen und auf Rechnung Ihrer Firma, der Freelancer in seinem eigenen Namen und auf seine Rechnung.
- Eine Arbeitnehmerin arbeitet in den Räumlichkeiten Ihrer Firma und erhält von Ihnen sämtliches Arbeitsmaterial zur Verfügung gestellt.
- Ein Freelancer, der in seinen eigenen Räumen arbeitet, hat regelmässig grössere Investitionen auf eigene Kosten getätigt, um arbeiten zu können. Bei einer Arbeitnehmerin im Homeoffice ist das weniger der Fall.
- Sie haben der Arbeitnehmerin ein definiertes Pflichtenheft überreicht und diese muss die Weisungen von Vorgesetzten aus Ihrer Firma befolgen. Ein Freelancer dagegen ist grundsätzlich nicht Vorgesetzten aus Ihrer Firma unterstellt.
- Der Arbeitnehmer arbeitet regelmässig über längere Zeit für Sie und muss bestimmte Arbeitszeiten einhalten.
- Die Arbeitnehmerin hat nur Ihre Firma oder wenige weitere Auftraggeber und ist von Ihnen wirtschaftlich abhängig. Ein Freelancer arbeitet demgegenüber für verschiedene Auftraggeber.
- Der Arbeitnehmer wird nach Massgabe der von ihm geleisteten Arbeitszeit entlöhnt und nicht aufgrund des Arbeitsergebnisses.
- Die Arbeitnehmerin erhält von Ihnen eine Entschädigung für ihre berufsbedingten Auslagen.
- Die Sozialversicherungsabzüge (AHV, IV, EO, ALV) rechnen Sie für den Arbeitnehmer ab. Ein Freelancer kommt selbst für diese auf.
- Eine Arbeitnehmerin hat keine eigenen Angestellten, die sie bezahlen muss.
- Der Arbeitnehmer haftet nicht gegenüber Dritten (zum Beispiel gegenüber der Endkundschaft) für die Einhaltung von Terminen oder das Gelingen seiner Arbeit.
Wenn freie Mitarbeitende als Angestellte eingestuft werden
Passen mehrere Arbeitnehmerpunkte der Checkliste zur Arbeitssituation, die Sie vorsehen? Dann handelt es sich vermutlich um ein Arbeitsverhältnis mit allen Rechten und Pflichten. Insbesondere müssen Sie solche Angestellte bei den Sozialversicherungen anmelden. Versäumen Sie dies, haben Sie Ihre Sorgfaltspflicht nicht wahrgenommen. Kommt das später aus, müssen Sie die AHV-Beiträge – Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteil – sowie die Unfallversicherungsbeiträge der letzten fünf Jahre nachzahlen. Erreichen die Mitarbeitenden die Eintrittsschwelle für die Pensionskasse, müssen Sie auch diese Sozialversicherungsbeiträge in die Pensionskasse einzahlen.
Autorin und Expertin: Laetitia Dacorogna