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Strukturieren und nicht formatieren
«Kannst Du denn meine Arbeit auch formatieren?».
Auf die nachfolgende Antwort kommt meist «totales Unverständnis». Das in den Köpfen sich sehr hartnäckig festgesetzte «formatieren» bleibt auch im Jahr 2020 sehr verbreitet.
What is the difference?
Die Frage ist jetzt noch, was wird unter «formatieren» verstanden und was wird dann tatsächlich getan, um zu «formatieren»?
In aller Regel erhalten wir Dokumente, die auf der «grünen Wiese» entstanden sind. Das heisst, Du hast in der Regel «MS WORD» verwendet, um deine Texte, Abbildungen, Tabellen (Inhalte) zu erfassen.
Dazu öffnest du WORD und fängst an zu schreiben. Das dies überhaupt möglich ist, verdanken wir einer Vorlage, also einem Template mit dem Namen «Normal.dotx».
Bei diesem Vorgang wird der Style «Standard» verwendet (siehe oben). In der Regel bist du in der Seitenansicht und damit ist dir gar nicht bewusst, dass du eben den Style «Standard» verwendest.
Als nächstes setzt du eine Überschrift, was meistens auch gelingt, und wenn du eine Liste setzen möchtest, dann wählst du die im Menü an.
So weit so «gut». Gut, das mag auch in vielen Fällen ausreichen, aber wenn es dann zu einer ausgewachsenen Arbeit mit einem gewissen Umfang kommt, dann ist hier schnell einmal Chaos vorprogrammiert.
In der Regel beginnt das Chaos so: «Ach ja, die Schrift gefällt mir aber nicht, und das soll mehr eingerückt sein, und das fett, und das in Versalien gesetzt sein».
Hier geht es also immer nur ums Aussehen. Auch die Bildungseinrichtungen kennen nur Grobstrukturen, und diese Vorgaben sind häufig seltsam: Zeilenabstand, Schriftgrösse, Schriftart und den beliebten Blocksatz als Vorgabe.
Wo ist also der Unterschied?
Wo ist also der Unterschied zwischen «strukturieren» und «formatieren»?
Der Unterschied liegt darin, die Struktur, also die Zuordnung des Inhalts zu Elementen oder Styles ausschliesslich inhaltsbezogen aufzubauen.
In unserem Artikel Strukturelemente siehst Du bereits viele der in unserem Template verfügbaren Strukturelemente.
Wenn Du also deine Inhalte mit den inhaltsbezogenen Styles aufnimmst, dann hast Du auch die Möglichkeit, das «Aussehen» des jeweiligen Inhalts auf einmal zu verändern oder den Vorgaben anzupassen. Diese Vorgaben sind also zunächst nicht wichtig, sondern einzig und alleine die richtige Struktur, also den Inhalt richtig zu verarbeiten.
Nornal.dotx ist nicht gleich Normal.dotx
Wenn du davon ausgehst, das die Normal.dotx bei dir und bei allen anderen Word-Usern gleich ist, dann kannst du in eine Falle geraten.
Wenn zum Beispiel jemand seine Studienarbeit zu Hause beginnt und öffnet diese dann zum Beispiel an seinem Arbeitsplatz in seiner Firma, dann sieht unter Umständen plötzlich einiges nicht mehr so aus, wie an deinem Computer zu Hause, weil die IT in deiner Firma die Normal.dotx modifiziert hat. Deshalb solltest du dein eigenes Template anbinden und dieses auch jeweils an allen anderen Arbeitsorten mitnehmen und jeweils anbinden. Wir empfehlen unser Template .
Schreibregeln
Das ist aber noch nicht alles. Viele Autoren nehmen Ihre Inhalte nach dem Aussehen auf, auch wenn sie vielleicht die richtigen inhaltsbezogenen Styles verwenden. Achte auf Regeln zum Beispiel bei Listen. Listeneinträge sollten knapp und nicht als Satz formuliert sein. Falls Erläuterungen zu einem Listeneintrag notwendig sind, setze diese in einem zugeordneten Absatz unter den Listeneintrag (listitem). Achte auf eine Einleitung, die so formuliert ist, dass man den Inhalt der Liste auch versteht. Zum Beispiel: «Diese Arbeit besteht aus folgenden Strukturelementen:». Schreibregeln haben also Einfluss auf die Struktur und damit der inhaltsbezogenen Zuordnung von Styles.
Das sind nur ein paar von sehr vielen Schreibregeln. Wir können dich gerne beraten.
Siehe auch: Unser Angebot!