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Il Consiglio federale svizzero,
ordina:
Sezione 1: Disposizioni generali
1La presente ordinanza disciplina, nell'ambito del diritto privato, i requisiti tecnici e la procedura per:
- a.
- la realizzazione di copie elettroniche di atti pubblici;
- b.
- la certificazione elettronica di copie e di firme;
- c.
- la certificazione di copie cartacee di documenti elettronici.
2Ha lo scopo di assicurare che gli atti pubblici in forma elettronica siano almeno altrettanto sicuri di quelli cartacei e di permetterne lo scambio tra diversi sistemi informatici.
L'atto pubblico è un documento in cui, nella forma e secondo la procedura prescritte, un pubblico ufficiale rogatore competente per territorio o per materia riporta dichiarazioni costitutive di un negozio giuridico o di una procedura oppure constata fatti giuridicamente rilevanti.
1Per realizzare un atto pubblico in forma elettronica o procedere alla certificazione elettronica, il pubblico ufficiale rogatore:
- a.
- realizza il documento elettronico nei casi di cui agli articoli 10, 11 e 13;
- b.
- salva il documento in un formato elettronico riconosciuto;
- c.
- allega l'attestato necessario (verbale) al documento salvato;
- d.1
- firma il documento con una firma elettronica qualificata corredata di una marca temporale elettronica qualificata ai sensi dell'articolo 2 lettere e e j FiEle e vi appone la prova dell'abilitazione a redigere atti pubblici.
2La prova dell'abilitazione a redigere atti pubblici è fornita mediante una conferma di ammissione separata tratta dal registro dei pubblici ufficiali rogatori per l'atto pubblico in questione e contenente le seguenti informazioni:
- a.
- l'attestazione che il titolare è abilitato a redigere atti pubblici;
- b.
- la designazione della professione o della funzione secondo il diritto cantonale, nonché la sigla del Cantone abilitante;
- c.
- il rinvio all'iscrizione nel registro.2
3Il Dipartimento federale di giustizia e polizia (DFGP) stabilisce in un'ordinanza i formati elettronici riconosciuti e disciplina le prescrizioni tecniche e organizzative.3
1 Nuovo testo giusta il n. II 11 dell'all. all'O del 23 nov. 2016 sulla firma elettronica, in vigore dal 1° gen. 2017 (RU 2016 4667).
2 Nuovo testo giusta il n. I dell'O del 21 set. 2012, in vigore dal 1° nov. 2012 (RU 2012 5433).
3 Nuovo testo giusta il n. I dell'O del 21 set. 2012, in vigore dal 1° nov. 2012 (RU 2012 5433).
1Il pubblico ufficiale rogatore adotta tutte le misure necessarie e adeguate affinché il suo certificato utilizzato per redigere atti pubblici non sia usato da altri, in particolare dal personale ausiliario.
2Per la firma elettronica il pubblico ufficiale rogatore usa sempre un lettore in grado di garantire che il numero d'identificazione personale (NIP) immesso non sia letto da terzi.
1Le copie e le certificazioni elettroniche realizzate secondo la presente ordinanza equivalgono alle copie e alle certificazioni su carta.
2Possono essere usate negli scambi con tutte le autorità che hanno introdotto la comunicazione elettronica.
In deroga alle disposizioni della presente ordinanza, le copie e le certificazioni elettroniche destinate all'estero possono essere realizzate in base ai requisiti ivi validi, sempreché questi offrano garanzie comparabili in materia di integrità, di autenticità e di sicurezza.
Sezione 2: Registro svizzero dei pubblici ufficiali rogatori
1L'Ufficio federale di giustizia affida a un'organizzazione esterna all'Amministrazione federale centrale l'allestimento e la gestione di un sistema per la tenuta di un registro svizzero dei pubblici ufficiali rogatori (registro).
2Il gestore del registro si finanzia in modo autonomo con emolumenti che coprano le spese.
1I Cantoni iscrivono nel registro almeno i pubblici ufficiali rogatori abilitati per il proprio Cantone che desiderano offrire atti pubblici in forma elettronica.
2I Cantoni iscrivono senza indugio ogni modifica dei dati da loro tenuti nel registro.
1I pubblici ufficiali rogatori sono iscritti nel registro con i seguenti dati:
- a.
- il cognome e i nomi come da passaporto o carta d'identità, la data di nascita e la cittadinanza;
- b.
- l'indirizzo dello studio o dell'ufficio;
- c.
- la designazione della professione o della funzione secondo il diritto cantonale e la sigla del Cantone abilitante;
- d.
- il numero d'identificazione delle imprese (IDI) secondo la legge federale del 18 giugno 20101 sul numero d'identificazione delle imprese ed eventualmente il numero del pubblico ufficiale rogatore nel Cantone;
- e.
- la data dell'ammissione;
- f.
- eventualmente la data della revoca dell'abilitazione;
- g.
- i certificati utilizzati (attualmente o in precedenza) per redigere atti pubblici.
2Il pubblico ufficiale rogatore comunica al registro i certificati di cui al capoverso 1 lettera g.
3Per ogni nuova ammissione di un pubblico ufficiale rogatore già abilitato in passato è effettuata una nuova iscrizione nel registro. Le iscrizioni precedenti non sono cancellate.
4I Cantoni possono tenere nel registro altri dati relativi ai pubblici ufficiali rogatori, sempreché ciò si fondi su una base legale.
5Fatti salvi i dati di cui al capoverso 4, quelli del registro sono pubblici.
Sezione 3: Procedura per le copie e le certificazioni
1L'atto originale è realizzato su carta.
2È digitalizzato per intero o in parte assieme agli eventuali allegati.
3Il pubblico ufficiale rogatore allega al documento elettronico il verbale attestante la conformità del documento con l'atto originale o le sue relative parti.
4Eventualmente integra il verbale con altri dati quali il destinatario o il numero d'ordine della copia.
5Realizza una copia elettronica ufficiale del documento conformemente all'articolo 3 capoverso 1.
1Per realizzare una copia elettronica certificata di un documento cartaceo, quest'ultimo è digitalizzato per intero o in parte.
2Il pubblico ufficiale rogatore allega alla copia elettronica il verbale attestante la conformità della copia con il documento cartaceo o le sue relative parti.
3Stila una copia elettronica certificata del documento conformemente all'articolo 3 capoverso 1.
1Il documento realizzato in un formato elettronico riconosciuto è stampato per intero o in parte.
2Il pubblico ufficiale rogatore allega alla stampa il verbale attestante che tale stampa riproduce correttamente il contenuto o la relativa parte del documento elettronico.
3Se il documento da certificare reca una firma elettronica, il pubblico ufficiale rogatore verifica la firma e documenta sulla stampa il risultato della verifica in merito:
- a.
- all'integrità del documento;
- b.
- all'identità del firmatario;
- c.
- alla validità e alla qualità della firma, compresi eventuali attributi giuridicamente rilevanti;
- d.1
- al momento della firma indicando se il documento è munito di una marca temporale elettronica qualificata ai sensi dell'articolo 2 lettera j FiEle.
4Il pubblico ufficiale rogatore appone data e firma sulla stampa corredata del verbale secondo il diritto cantonale.
5Il pubblico ufficiale rogatore può certificare anche stampe di documenti realizzati in un formato elettronico non riconosciuto. In questo caso garantisce la conformità soltanto in base a quanto riesce effettivamente a leggere.
1Per certificare elettronicamente una firma autografa apposta su un documento cartaceo, il documento è digitalizzato per intero o in parte, firma compresa.
2Il pubblico ufficiale rogatore allega al documento elettronico il verbale attestante che la firma sul documento cartaceo:
- a.
- è stata apposta dal firmatario di proprio pugno in presenza del pubblico ufficiale rogatore; o
- b.
- è stata riconosciuta come propria dal firmatario.
3Il pubblico ufficiale rogatore appone la firma sul documento corredato del verbale conformemente all'articolo 3 capoverso 1.
1Per certificare elettronicamente una firma elettronica, il pubblico ufficiale rogatore allega al documento elettronico il verbale attestante che la firma elettronica:
- a.
- è stata apposta dal firmatario in presenza del pubblico ufficiale rogatore; o
- b.
- è stata riconosciuta come propria dal firmatario.
2Appone data e firma sul documento corredato del verbale secondo l'articolo 3 capoverso 1.
Sezione 4: Disposizioni finali
Fino all'allestimento del registro ai sensi dell'articolo 7, il DFGP può emanare disposizioni su come può essere fornita la prova dell'abilitazione a redigere atti pubblici, senza richiamo della conferma di ammissione ai sensi dell'articolo 3 capoverso 2. Queste disposizioni sono valevoli non oltre il 31 dicembre 2013.