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Oui. L'employeur peut par exemple prévoir dans une directive que les employés n'ont le droit d'utiliser leur téléphone ou leur messagerie électronique qu'à des fins purement professionnelles. Pour limiter les séances privées de navigation sur Internet, l'employeur peut notamment bloquer l'accès à certains types de sites (cours boursiers, pages « roses », etc.) ou déterminer des créneaux horaires pendant lesquels il est permis de naviguer à des fins privées (p. ex. pendant les pauses ou après 18h).
- Comment un employeur peut-il, tout en respectant les impératifs de la protection des données, empêcher ses collaborateurs d'utiliser de manière abusive les moyens d'information et de communication à leur disposition ?
- Qu'entend-on par abus ?
- Est-il plus judicieux d'autoriser l'usage privé des moyens d'information et de communication et de procéder à des contrôles, ou au contraire d'interdire un tel usage et de proposer une alternative ?
Un employeur a-t-il le droit de limiter, voire d'interdire, l'usage des moyens d'information et de communication (ordinateur, téléphone) à des fins privées ?
Comment un employeur peut-il, tout en respectant les impératifs de la protection des données, empêcher ses collaborateurs d'utiliser de manière abusive les moyens d'information et de communication à leur disposition ?
Essentiellement en prenant des mesures de protection techniques. La sécurité absolue n'existe pas, mais il est possible d'amoindrir les risques liés à l'utilisation d'Internet et de la messagerie électronique en prenant des mesures de protection techniques.
Les mesures de ce type permettent à l'employeur de prévenir à temps d'éventuels risques pour la sécurité et le bon fonctionnement du système électronique. Grâce à leur effet préventif, les mesures répressives telles que la surveillance des employés peuvent souvent être évitées. Les mesures de protection techniques les plus importantes sont : la sécurisation des accès et mots de passe, les programmes antivirus, les gestionnaires d'espaces disque (Diskquotamanager), les sauvegardes et les pare-feu. Il est conseillé en outre d'installer les programmes de navigation et de messageries électroniques en tenant compte des évolutions technologiques les plus récentes, de les configurer de manière optimale pour la sécurité et de procéder à des mises à jour régulières.
Qu'entend-on par abus ?
S'il est interdit d'une manière générale d'utiliser les moyens d'information et de communication à des fins privées, toute consultation et toute recherche privées sur Internet constituent un abus, de même que tout envoi de message électronique et toute conversation téléphonique privés. Chaque employeur doit décider lui-même s'il est vraiment opportun de concevoir l'abus dans un sens aussi large. Il faut noter à cet égard qu'une pratique trop restrictive peut engendrer très rapidement un climat d'insécurité, d'intimidation et de méfiance réciproque, ce qui peut avoir des conséquences sur la motivation des collaborateurs et leur volonté de s'investir. C'est pourquoi il est courant d'autoriser l'utilisation des moyens d'information et de communication à des fins privées, avec des restrictions dans certains cas. Quelle que soit la politique de l'employeur en la matière, il importe qu'elle soit transparente, afin que les employés sachent si - et le cas échéant dans quelle mesure - ils ont le droit d'utiliser les moyens d'information et de communication à des fins privées. S'ils n'en ont pas le droit, il serait judicieux de mettre à leur disposition un ou plusieurs ordinateurs qu'ils peuvent utiliser à des fins privées en dehors des heures de travail (pendant les pauses ou le soir), par exemple pour lire leur courrier électronique.
L'employeur n'a pas de droit de surveillance illimité, même lorsque l'utilisation d'Internet et de la messagerie à des fins privées est interdite. Une surveillance systématique des collaborateurs est prohibée dans tous les cas, tout comme la lecture des messages électroniques signalés comme privés ou reconnaissables comme tels. L'employeur a par contre le droit d'exercer une surveillance ponctuelle; il doit cependant avoir défini avec précision ce type de surveillance dans un règlement et il doit commencer, dans un premier temps, par effectuer des surveillances anonymes. Ledit règlement doit pouvoir être consulté par tous les employés.
L'abus peut également être compris dans un sens plus étroit : c'est le cas par exemple lorsque l'utilisation de l'ordinateur à des fins privées est autorisée mais qu'elle prend une ampleur telle que les prestations professionnelles du collaborateur s'en ressentent sensiblement. Dans un tel cas, la solution la plus efficace consiste à avoir un entretien avec le collaborateur concerné pour lui demander de s'expliquer et l'avertir que des sanctions appropriées seront prises si la situation se reproduit. Cette approche est plus efficace qu'une surveillance, dans la mesure où cette dernière ne permet pas de résoudre immédiatement le problème. S'il y a des raisons de penser que des activités nuisant à l'entreprise ou d'autres activités illégales sont en cours, il peut être indiqué de mener des investigations en secret. De telles investigations ne sont toutefois pas de la compétence de l'employeur : lorsqu'un acte relève du droit pénal, il y a lieu dans tous les cas d'avertir les autorités chargées de l'instruction, et ce avant de prendre une quelconque mesure de surveillance. L'employeur a bien sûr le droit de sauvegarder les preuves.
Est-il plus judicieux d'autoriser l'usage privé des moyens d'information et de communication et de procéder à des contrôles, ou au contraire d'interdire un tel usage et de proposer une alternative ?
C'est à l'employeur de décider ce qu'il veut faire. Il a le droit, en vertu de l'art. 321 du code des obligations, d'établir des directives . A l'heure actuelle, la plupart des entreprises autorisent un usage privé limité des moyens d'information et de communication. Ce qui importe, à cet égard, c'est que toute limitation ou toute interdiction soit communiquée en toute transparence (idéalement par une directive écrite).
L'employeur a-t-il le droit de vérifier si ses employés utilisent Internet ou la messagerie à des fins privées ?
Il a le droit de procéder à des contrôles anonymes ou pseudonymes s'il a annoncé ce type de contrôles, par exemple dans le règlement relatif à la surveillance. S'il constate l'existence d'un abus, il a le droit d'effectuer des contrôles personnels.
Il faut souligner que les contrôles personnels ne sont autorisés que si, premièrement, il existe un règlement relatif à la surveillance qui précise de manière claire que l'employeur se réserve le droit de procéder à des contrôles personnels et si, deuxièmement, l'employeur a constaté un abus lors d'un contrôle anonyme ou pseudonyme ou qu'il soupçonne l'existence d'un abus. Il est toutefois conseillé de donner un premier avertissement au collaborateur concerné avant de procéder à des contrôles personnels. Il y a abus dès l'instant où un collaborateur ne respecte pas les dispositions prévues dans le règlement d'utilisation ou, s'il n'y a pas de règlement, lorsqu'il contrevient à son devoir de loyauté envers l'employeur ou qu'il ne respecte pas le principe de la proportionnalité.
Quels types de documents l'employeur peut-il rédiger pour sensibiliser ses collaborateurs à un usage correct des moyens d'information et de communication ?
Il est conseillé d'édicter une directive écrite qui sera rendue accessible à l'ensemble des collaborateurs. Un règlement d'utilisation garantit transparence et sécurité du droit dans les relations entre employeur et employés. Par ailleurs, l'employeur a l'obligation d'établir un règlement relatif à la surveillance, dans lequel il précise de quelle manière il vérifiera si les dispositions réglant l'utilisation sont respectées.
Les employeurs peuvent également sensibiliser leurs collaborateurs au moyen de notre guide relatif à la surveillance de l'utilisation d'Internet et du courrier électronique au lieu de travail.
L'employeur a-t-il le droit de vérifier si ses collaborateurs utilisent leur téléphone à des fins privées ?
Une conversation téléphonique ne peut être enregistrée que dans le cadre d'un contrôle des prestations ou pour des raisons de sécurité; la personne concernée doit toutefois être d'accord et avoir été informée à temps et de manière claire avant l'enregistrement (p.ex. par un signal visuel ou sonore). L'employeur doit recourir à d'autres moyens que la surveillance des appels téléphoniques pour faire respecter l'interdiction d'utiliser le téléphone à des fins privées (p.ex. en prévoyant que les communications externes transitent par une centrale ou ne soient possibles qu'avec certains appareil).
Les données relatives aux appels téléphoniques privés relèvent de la sphère privée et ne doivent en principe pas être saisies. Si des indices concrets montrent qu'un collaborateur utilise son téléphone de manière abusive pour des conversations privées (il y a p. ex. suspicion légitime lorsque le montant des taxes téléphoniques d'un collaborateur est exagérément élevé ou qu'un abus est observé à plusieurs reprises), il faut avertir la personne concernée que des abus ont été constatés, en lui précisant que toutes les données relatives aux appels pourront à l'occasion être enregistrées et exploitées. Le collaborateur en cause doit avoir la possibilité de s'expliquer. L'employeur est tenu pour sa part de traiter de manière confidentielle les données privées qu'il a examinées.
Il est à noter que l'enregistrement de données téléphoniques ne doit pas servir à surveiller le comportement des collaborateurs.
Voir ici et nos explications sur la surveillance téléphonique sur le lieu de travail (pdf).
Combien de temps l'employeur peut-il / doit-il conserver les procès-verbaux de l'activité Internet de ses employés?
La durée de conservation des procès-verbaux d'activités sur l'Internet est en relation directe avec le but visé. L'employeur n'est soumis à aucune prescription légale spécifique en ce qui concerne la conservation de procès-verbaux de cette nature. Dans le cadre de procédures disciplinaires ou de poursuites pénales, ils peuvent être conservés jusqu'au terme de celles-ci. Dans tous les autres cas, la règle veut qu'ils soient détruits dans un délai de quatre semaines.