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FAQ certificat de salaire
Retrouvez dans cette FAQ les réponses à vos questions sur les certificats de salaire, soit pour les employeurs, soit pour les employés
1.) Mon employé a travaillé différentes périodes durant l'année comme dois‐je indiquer la durée de travail sur le certificat de salaire ?
Vous pouvez laisser la date du 1.1 au 31.12. Par contre, il est très important d'indiquer sous Observations chiffre 15 : Période d'activité 1.1 au 31.3 et 1.9 au 31.12.
Il n'existe pas de limite minimum de salaire à déclarer. La somme des prestations versées par l'employeur doit figurer sur le certificat de salaire, peu importe l'importance du montant payé.
3.) Si une part privée est imposée pour l’utilisation d’une voiture de service , pourquoi faut‐il mettre une croix dans la case « F » (transport gratuit entre le domicile et le lieu de travail) ?
La part privée prend en compte le coût d’utilisation de la voiture pour les déplacements privés sans les déplacements au lieu de travail. En mettant une croix dans la case « F », l’employeur atteste du fait que le travailleur ne supporte aucun frais pour le déplacement à son lieu de travail. Par conséquent, les frais liés au déplacement au lieu de travail ne peuvent pas être déduits.
4.) L'employeur rembourse à son collaborateur en couverture de ses frais de déplacements les trajets entre le domicile et le lieu de travail. Ce montant doit‐il être ajouté au salaire ou la case « F » doit‐elle être cochée (transport gratuit entre le domicile et le lieu de travail) ?
Si les frais du collaborateur pour se rendre de son domicile au lieu de travail sont couverts en totalité, on peut renoncer à ajouter ce montant au salaire et cocher seulement la case « F » du certificat de salaire (transport gratuit entre le domicile et le lieu de travail).
Si seulement une partie des frais de déplacements du domicile au lieu de travail est payée au collaborateur, le montant est rajouté dans le salaire (chiffre 1). Pas de croix dans la case F et le collaborateur pourra alors faire valoir en déduction dans sa déclaration d’impôt les frais pour ses déplacements du domicile au lieu de travail comme frais professionnels.
5.) Le salarié bénéficie d'un véhicule mis à dispositon de son employeur, cependant, un montant forfaitaire de Fr. 150.‐ par mois est retenu pour l'utilisation privée du véhicule. Comment doit‐on l'indiquer sur le certificat de salaire ?
Dans ce cas, il convient de déduire la part retenue à l'employé du montant calculé de part privée sous chiffre 2.2 (40'000.- x 9.6% = 3'840.- ./. 1'800.- = 2'040 à rajouter au chiffre 2.2)
Oui, elles font partie intégrante du salaire sous chiffre 1. Si ces allocations ne sont pas versées au collaborateur, une mention spécifique doit être effectuée sous chiffre 15 : Allocations familiales payées par la CIVAF (par exemple).
7.) L'employeur met à disposition une cantine pour les employés à un prix réduit. Comment cela doit‐il être indiqué dans le certificat de salaire ?
Si le prix est supérieur à Fr. 10.- il suffit de cocher la case G. Lorsque le prix est inférieur à Fr. 10.- pour le repas de midi, l'employeur doit cocher la case G et mentionner le prix du repas (ex. : prix du repas à la cantine Fr. 9.-) dans les observations au chiffre 15. Ce contribuable n'a droit à aucune déduction de frais de repas, étant donné qu'un prix inférieur à Fr. 10.-pour le repas de midi, Fr. 8.- pour le souper et Fr. 21.50 pour déjeuner dîner souper, correspond au prix d'un repas pris au domicile.
Si l'employeur a conclu une assurance collective, les cotisations peuvent êre déduites sous chiffre 9 du certificat de salaire. Si tel n'est pas le cas, l'employeur indiquera sous chiffre 15 : Pas d'APG collective. (pratique valaisanne).
Si les APG sont inclues dans le salaire, il est important de mentionner sous chiffre 15 que ces indemnités sont comprises dans le chiffre 1 et également indiquer les jours d'incapacité de gains.
10.) Sous quel chiffre peut‐on déduire les cotisations retenues à l'employé pour les allocations familiales.
Ces montants peuvent être rajoutés aux déductions du chiffre 9. (pratique valaisanne)
11.) Dans quelle rubrique l'employeur doit‐ il mentionner les cotisations pour la retraite anticipée, RETABAT, RESOR, RETAVAL, etc. ?
Ces déductions sont liées aux cotisations du 2ème pilier et doivent être portées sous chiffre 10.1 du certificat de salaire.
13.) Si le 13 ème salaire n'est pas versé durant la même année, doiton tout de même l'indiquer dans la rubrique 1 du certificat de salaire ?
Le 13ème salaire étant dû contractuellement, il doit être comptabilisé dans les transitoires pour ce qui concerne la comptabilité de l'entreprise s’il n’est pas versé durant l’année N. Cette composante du salaire annuel de l'employé doit figurer dans son certificat de salaire sous chiffre 1.
Seuls les certificats de salaire qui ne sont pas établis par traitement électronique doivent être signés.
15.) A quel moment la part privée de 0.8% pour l'utilisation du véhicule d'entreprise n'est pas soumis aux charges sociales ?
Uniquement lorsqu'il s'agit de l'actionnaire de la société étant donné qu'il s'agit d'une prestation appréciable en argent (distribution de bénéfice) et par conséquent, considérée comme du rendement de fortune. Par contre, pour tous les contribuables ayant un rapport de travail avec l'employeur, dans ces cas ils sont soumis aux charges sociales sous chiffre 2.2 du certificat de salaire.
Il y a deux catégories de primes d'assurance LAA. La première est l'AAP, assurance accident professionnel. Elle est obligatoirement prise en charge par l'employeur, donc aucune incidence sur le certificat de salaire.
La deuxième, l'AANP, assurance accident non professionnel. Si l'employé travaille au minimum 8 h par semaine chez le même employeur, ce dernier est obligé de l'assurer à l'AANP. Les cotisations de l'employeur sont à déduire dans le chiffre 9.
Si une part est retenue à l'employé, elle doit être ajoutée au chiffre 9 du certificat de salaire. Si l'employeur prend à sa charge la totalité de la prime, cette part ne doit pas être ajoutée au salaire de l'employé sous chiffre 7 du certificat de salaire (prestation non imposable).
17.) L'employeur facture Fr. 10.‐ le repas de midi à ses employés, et il déduit ce montant de son salaire. Doit‐il cocher la case G ?
Oui l'employeur doit cocher la case G. Etant donné que le prix du repas est réduit, le contribuable ne peut déduire que le 50% de la déduction des frais de repas dans sa déclaration fiscale, comme celui qui bénéficie d'une cantine.
18.) Selon une décision de la caisse de compensation, depuis 2019 les repas offerts aux employés des crêches et UAPE sont ajoutés au salaire du personnel (Fr. 10.‐/repas). Quelle incidence sur le certificat de salaire ?
L'employeur doit mentionner sous chiffre 15 que le repas de midi est inclus dans le salaire sous chiffre 2.1. - La case G (repas à la cantine) doit être cochée. Le contribuable a droit à la déduction des repas hors domicile au maximum à Fr. 1'600.- dans ses dépenses professionnelles.
Non, elles ne sont pas déductibles du salaire. Aucune mention n'est nécessaire étant donné que cette déduction fait partie intégrante du forfait de 3%.
20.) Mon employeur me verse des frais forfaitaires à hauteur de Fr. 100'000.‐. Domicilié dans le canton de Genève ces frais sont admis par le fisc Genevois. Que se passe‐t‐il lorsque je vais prendre mon domicile en Valais ?
Entreprises avec siège social en Valais
Les allocations pour frais forfaitaires sont limitées à 5% du salaire brut, au maximum Fr. 24'000.‐. Elles sont réservées aux cadres dirigeants uniquement. Les forfaits versés et leurs bénéficiaires devront être indiqués sur l’annexe fiscale jointe à la déclaration d’impôt de la
société.
Les allocations pour frais forfaitaires de représentation sont limitées à 7% du salaire brut, au maximum Fr. 24'000.‐ , au personnel externe de vente.
Au niveau de la déclaration d’impôt des personnes physiques, les collaborateurs au bénéfice d'indemnités forfaitaires ne peuvent pas bénéficier de déductions complémentaires à titre de dépenses professionnelles hormis la déduction forfaitaire de 3%.
Règlement de frais admis par un autre canton
Sous réserve d'évasion fiscale, si l'employeur à son siège social dans un autre canton, nous nous référons au règlement de frais admis par l'autorité fiscale du canton siège de la société (CSI Modèle de règlements des remboursements de frais 16.06.2005).
Exemple :
L’administration fiscale genevoise a validé le règlement de frais d'une entreprise ayant le siège social à Genève, et admis des frais forfaitaires à hauteur de Fr. 100'000.‐, si le contribuable est domicilé en Valais le forfait sera admis.
21.) Le Fonds cantonal de formation professionnelle retenu à l'employé (0.01%) encaissé auprès des caisses AF doit être mentionné sous quelle chiffre ?
Cette déduction doit être ajoutée à la cotisaion AF déductible sous chiffre 9 du certificat de salaire.
Pour l'année 2020, il n'est pas nécessaire d'indiquer les jours de télétravail ou de RHT sur le certificat de salaire, on admet exceptionnellement les dépenses professionnelles sans réduction des jours en TT et en RHT. Si le pourcentage de service externe a été modifié en raison du TT, l'employé doit apporter la preuve.
Pour autant que le défraiement est inférieur à Fr. 200.- par mois il n'est pas nécessaire d'indiquer ce montant sur le certificat de salaire.
L'employeur doit mentionner les jours de télétravail sur le certificat de salaire sous chiffre 15. La même règle est établie pour le défraiement, si inférieur à Fr. 200.- par mois, il n'est pas nécessaire de mentionner dans le certificat de salaire.
Deux possibiltés :
1. À l’aide d’un logiciel de salaire certifié SWISSDEC www.swissdec.ch.
2. Sur papier ou fichier PDF avec code-barres accompagné de la lettre envoyée par le SCC, soit établi à l'aide du logiciel gratuit mis à disposition par les autorités fiscales suisses, que vous trouvez sur le site internet : www.ssk-csi.ch - menu certificats de salaire, soit à l'aide de n'importe quel autre logiciel agréé SWISSDEC.
L'original du certificat de salaire doit toujours être remis aux employés.
Depuis 2020, il n'est plus nécessaire d'indiquer l'ancien numéro AVS, dans le champ C à côté du numéro AVS à 13 chiffres, il faut indiquer la date de naissance.