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Das Pareto-Prinzip als wesentlicher Bestandteil Ihres Zeitmanagements
Veröffentlicht am 25.02.2021
Nahezu jeder kennt das Problem. Sie haben sich ein bestimmtes Projekt vorgenommen, schaffen es jedoch nicht, mit einem optimalen Zeitaufwand das gewünschte Resultat zu erzielen. Helfen kann das Pareto-Prinzip, nach dem ein tatsächlicher Aufwand von 20 Prozent ausreicht, um bis zu 80 Prozent des gewünschten Resultates zu erzielen. Wie das funktioniert - das erfahren Sie hier.
Das Pareto-Prinzip - Was ist das?
Das Pareto-Prinzip ist nach seinem Entdecker Vilfredo Pareto benannt. Zu Beginn des 20. Jahrhunderts untersuchte der italienische Ökonom, Ingenieur und Soziologe die Zusammenhänge des Wohlstandes in verschiedenen Ländern. Bei der Verteilung des Vermögens, unter anderem in Italien, kam er zu dem Ergebnis, dass rund 20 Prozent der Gesamtbevölkerung rund 80 Prozent des Volksvermögens besitzen. Daraus entwickelte er die für zahlreiche Bereiche anwendbare Pareto-Regel, nach der lediglich 20 Prozent des Aufwands für 80 Prozent des Ergebnisses verantwortlich sind. Das bedeutet, dass mit nur geringem Einsatz eine grosse Wirkung erzielt werden kann. Diese 80/20-Regel ist seither auf viele weitere Bereiche übertragen worden.
Die 80/20 Regel in der Praxis
Ziel der Pareto-Regel ist, das Verhältnis von 80:20 in der Praxis zu Ihren Gunsten zu wenden, also mit einem Einsatz von 20 Prozent an der richtigen Stelle 80 Prozent der Aufgaben eines Tages zu erledigen. Insoweit lässt sich das Pareto-Prinzip in zahlreichen Bereichen umsetzen. Das gilt für die Selbstständigkeit ebenso wie für die Schule, das Studium und auch für das Privatleben. Wie die Umsetzung erfolgreich gelingt, dabei helfen die nachfolgenden Beispiele und Tipps.
1. Prioritäten richtig setzen: Wichtige Aufgaben von den unwichtigen trennen
Stehen mehrere Aufgaben gleichzeitig an, ist es wichtig, die wichtigen Aufgaben von den unwichtigen zu trennen. Hierzu kann es sinnvoll sein, eine To-do-Liste zu erstellen, deren Aufgaben Sie nach Prioritäten sinnvoll ordnen. Bisweilen kann es schwierig sein, Aufgaben nach Wichtigkeit zu sortieren. Dabei kann es hilfreich sein, dass Sie zunächst das Ziel formulieren und die Frage beantworten, welche Aufgaben Sie diesem Ziel am einfachsten und schnellsten näherbringen. Um die Konzentration zu fördern, sollten Sie Ihren Fokus nur auf die Aufgabe richten, die Sie gerade bearbeiten. Auf diese Weise erreichen Sie in kürzerer Zeit sichtbar mehr Ergebnisse. Wer alle Aufgaben gleichzeitig im Blick hat, verzettelt sich. Ausserdem kann es angesichts der Fülle der Aufgaben zu einer Blockade kommen, sodass Sie nur schleppend oder gar nicht vorankommen.
2. Verzichten Sie auf Perfektionismus
Perfektionismus ist eine Eigenschaft, die in Zwang ausarten kann. Natürlich ist es wichtig, dass Sie Aufgaben sorgfältig und gewissenhaft erledigen. Allerdings ist Perfektionismus Fluch und Segen zugleich. Denn Perfektionisten erlauben sich nicht, Fehler zu machen. Und so kann es leicht passieren, dass Sie sich zu sehr in Details verlieren, was immens viel Zeit kostet. Deshalb kann es besser sein, dass Sie einige Aufgaben lediglich gut erledigen. Das fällt Perfektionisten schwer. Doch Sie sollten lernen, sich auf die wesentlichen und wichtigsten Aspekte der jeweiligen Aufgabe zu konzentrieren. Erledigen Sie deshalb den Kernbereich einer Aufgabe zuerst.
3. Präsentationen, Reden und Vorträge kürzen
Das Pareto-Prinzip lässt sich auch auf Präsentationen, Reden und Vorträge anwenden. Auch hier kommt es entscheidend auf die Kernaussagen an. Diese wichtigen Elemente sollten Sie herausarbeiten und prägnant darlegen. Das fördert nicht nur die Konzentration. Auf diese Weise vermeiden Sie es, Ihre Zuhörer mit Details zu überfordern, die die Konzentration senken. Unzählige Unterpunkte und detailgenaue Ausführungen lenken vom Wesentlichen ab und führen dazu, dass angesichts der Flut von Informationen nichts hängen bleibt. Beschränken Sie sich deshalb auf die wesentlichen Aspekte des Themas und konzentrieren Sie Ihren Vortrag, Ihre Rede und Ihre Präsentation auf eine oder wenige Kernaussagen. Diese Vorgehensweise erleichtert es nicht nur Ihren Zuhörern, dem Gesagten zu folgen. Umgekehrt bedeutet das für Sie, dass Sie aufgrund der Formulierung von Kernaussagen eher in der Lage sind, eine Rede frei zu halten. Das gibt Ihnen den Freiraum, den Sie brauchen, um auf Ihre Stimme zu achten und zur Verstärkung Ihrer Aussagen die Körpersprache gezielt einzusetzen.
Arbeiten nach dem Pareto Prinzip bedeutet letztendlich Leistungsmaximierung. Ergebnis dieses Prozesses ist eine enorme Erfahrung und das Geschick, neue Anforderungen leichter zu meistern. Durch neue Herausforderungen und ihre Überwindung wachsen Ihre persönlichen Fähigkeiten und damit auch Ihr persönlicher Erfolg.