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Einleitung
Grundsätzlich gilt der vertraglich vereinbarte Arbeitsort als der Ort, an dem die Arbeitspflicht zu erfüllen ist. Sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer haben das Recht, die Arbeitsleistung am vereinbarten Arbeitsort zu beziehen respektive zu erbringen. Im gegenseitigen Einvernehmen kann der Arbeitsort z.B. ins Homeoffice verlegt werden. Fraglich hingegen ist, ob der Arbeitsort auch einseitig, d.h. auf Anweisung des Arbeitgebers hin ins Homeoffice verlegt werden kann. Zumindest in Zeiten des Covid-19 bedingten Lockdowns war das durch den Arbeitgeber angeordnete Homeoffice (Pflicht-Homeoffice) zulässig. Dies war mitunter aufgrund der Vorgaben (Gesundheitsschutz) des Bundesamts für Gesundheit (BAG) und aufgrund der korrekten Umsetzung der vom Bundesrat erlassenen Empfehlungen zu rechtfertigen. Somit ist bereits von vornherein eine Unterscheidung zwischen dem freiwilligen Homeoffice und dem angeordneten (Pflicht-)Homeoffice vorzunehmen. Hierbei stellt sich unter anderem die Frage, wann der Arbeitnehmer für die von ihm gestellten Arbeitsmaterialien zusätzlich entschädigt werden muss und was von diesem selbst zu stellen ist.
Wer stellt die Arbeitsgeräte und das Material?
Gemäss Art. 327 OR stellt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Geräte und das Material zur Verfügung, die dieser zur Verrichtung seiner Arbeitspflicht benötigt. Eine anderslautende Vereinbarung kann vertraglich getroffen werden. Unter den Begriff der Arbeitsgeräte und des Materials fallen bei Büropersonal namentlich Computer, Laptop, Tastatur, Drucker, Druckerpatronen, Büromaterial, wie Papier, Notizblöcke und Ordner, grundsätzlich auch der Arbeitstisch, Bürostuhl und ergonomische Hilfsmittel. Somit obliegt es dem Arbeitgeber, die Arbeitsgeräte und das Material zu stellen. Dies gilt grundsätzlich auch für das Homeoffice. Um dieser Pflicht im Rahmen des freiwilligen Homeoffice nachzukommen, würde es aus der Perspektive des Arbeitgebers ausreichen, wenn der Arbeitgeber am vertraglich vereinbarten Arbeitsort einen voll ausgestatteten Arbeitsort zur Verfügung stellt, auf den der Arbeitnehmer während der Arbeitszeit zurückgreifen kann. Dementsprechend trifft den Arbeitgeber keine Pflicht, den freiwillig im Homeoffice arbeitenden Arbeitnehmer an seinem Homeoffice-Arbeitsplatz mit Arbeitsgeräten und Material auszustatten. Anders würde es bei einem angeordneten Homeoffice aussehen (Pflicht-Homeoffice). Ordnet der Arbeitgeber an, dass der Arbeitnehmer im Homeoffice arbeiten muss, so hat der Arbeitgeber die Arbeitsgeräte und das Material auch für das Homeoffice zu stellen (sofern vertraglich nicht anders verabredet).
Entschädigung für Homeoffice: Arbeitsgeräte und Materialien
Wie soeben ausgeführt, hat der Arbeitgeber auch die notwendigen Arbeitsgeräte und das Material zu stellen, wenn er das Homeoffice anordnet. Stellt hingegen der Arbeitnehmer mit Einverständnis des Arbeitgebers die Geräte und Materialien, die er zur Verrichtung seiner Arbeit benötigt selbst, hat der Arbeitnehmer einen Anspruch gegen den Arbeitgeber auf Entschädigung, sofern dies nicht anders verabredet wurde oder üblich ist. Dies gilt für das freiwillige und das angeordnete Homeoffice. Erfolgt hingegen keine Einwilligung des Arbeitgebers betreffend die Beschaffung der Arbeitsgeräte und der Materialien durch den Arbeitnehmer und stellt der Arbeitnehmer die Geräte und das Material dennoch selbst, so entfällt eine Entschädigungspflicht des Arbeitgebers. Im Rahmen der Entschädigungspflicht des Arbeitgebers werden nur die effektiv entstandenen Kosten für Arbeitsgeräte und Materialien vergütet, die im direkten Zusammenhang zur Arbeitsleistung stehen. Werden private Geräte genutzt, ist eine anteilsmässige Entschädigung zu entrichten, wobei die Berechnung in der Regel verhandelt wird.
Auslagenersatz
Unter den Begriff der Auslagen können Kosten für Strom, Internetanschluss, Heizung, Miete, und Wasser fallen. Für die Auslagen gilt, dass der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer sämtliche durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen hat (Art. 327a Abs. OR). Die voran genannte Norm stellt eine relativ zwingende Bestimmung dar. Dies bedeutet, dass der Gestaltungsraum für Abweichungen dahingehend eingeschränkt ist, dass die Bestimmung nur zugunsten des Arbeitnehmers abgeändert werden darf. Eine Abänderung zuungunsten des Arbeitnehmers wäre damit nichtig. Des Weiteren kommt hinzu, dass gemäss Art. 327a Abs. 3 OR Abreden, die vorsehen, dass der Arbeitnehmer die notwendigen Auslagen ganz oder teilweise selbst zu tragen hat, nichtig sind.
Wann liegt eine Pflicht zum Auslagenersatz vor?
Für die Frage der Pflicht zum Auslagenersatz gilt der Grundsatz, dass darauf abgestellt wird, in welchem Interesse die Arbeit im Homeoffice verrichtet wird. Wird das Homeoffice im Interesse des Arbeitgebers genutzt, obliegt diesem grundsätzlich die Pflicht zum Auslagenersatz. Hingegen entfällt die Pflicht zum Auslagenersatz, sofern die Arbeit im Homeoffice auf Wunsch des Arbeitnehmers beruht und der Arbeitgeber weiterhin einen voll ausgestatteten Arbeitsplatz zur Verfügung stellt. Die Arbeit im Homeoffice liegt in der Regel im Interesse des Arbeitgebers, wenn dieser keinen geeigneten Arbeitsplatz am vertraglich vereinbarten Arbeitsort zur Verfügung stellt. Es besteht grundsätzlich kein Anspruch auf Arbeit im Homeoffice. Anders wäre die Rechtslage, sofern die Arbeit im Homeoffice vertraglich vereinbart wäre. In diesen Fällen hätte der Arbeitnehmer Anspruch auf Auslagenersatz für notwendige Auslagen.
Was sind notwendige Auslagen?
Es stellt sich die Frage, welche Auslagen vom Arbeitgeber ersetzt werden müssen. Es ist offensichtlich, dass nicht sämtliche Auslagen unter die Bestimmung fallen können. Muss der Arbeitnehmer z.B. keine Telefongespräche führen, so sind die Telefonkosten nicht notwendig. Hingegen ist das Upgrade auf eine schnellere Internet-Verbindung, um bspw. ununterbrochene (geschäftliche) Video-Calls zu gewährleisten, als notwendige Auslage zu betrachten. Die Frage der Notwendigkeit einer Auslage ist somit im konkreten Einzelfall zu prüfen und kann nicht allgemeingültig beantwortet werden.
Ausnahmezustand: Homeoffice aufgrund eines Lockdowns
Vor allem während der «Lockdown-Phase» wurden Arbeitnehmer angewiesen (verpflichtet), ihre Tätigkeit im Homeoffice zu verrichten. Das Pflicht-Homeoffice wurde jedoch nicht auf Wunsch der Arbeitgeber eingeführt, sondern sollte dem Schutze der Gesundheit und der Umsetzung der in diesem Zusammenhang erlassenen Empfehlungen dienen. Es ist somit schwierig zu eruieren, ob das Homeoffice im Interesse des Arbeitsnehmers oder des Arbeitgebers verordnet wurde. Hinzu kommt, dass den Arbeitnehmer eine Treuepflicht trifft, aus derer die Pflicht zur entschädigungslosen Benutzung von privaten Geräten während einer kurzen Zeit durchaus abgeleitet werden könnte. In Bezug auf die Pflicht zum Auslagenersatz stellt sich der Autor hingegen auf den Standpunkt, dass die notwendigen Auslagen auch während der Lockdown-Phase grundsätzlich zu übernehmen sind. Diese Pflicht des Auslagenersatzes lässt sich aus der Fürsorgepflicht des Arbeitgebers ableiten, wonach der Arbeitgeber alle Anordnungen zu erteilen und Massnahmen zu treffen hat, die zum Schutz der physischen und psychischen Gesundheit der Arbeitnehmer notwendig sind. Demnach lässt sich aus der Fürsorgepflicht des Arbeitgebers eine Pflicht des Arbeitgebers ableiten, den Arbeitnehmer ins Homeoffice zu schicken, sobald die Gesundheit des Arbeitnehmers gefährdet sein könnte. In der Praxis wird jedoch die korrekte Bemessung der Auslagenhöhe ein Problem darstellen. Auslagen können nur geltend gemacht werden, wenn diese nachweislich der Homeoffice-Tätigkeit geschuldet sind, was sich im Einzelfall als schwierig erweisen wird.
Beweisfragen und Verjährung
Der Arbeitnehmer hat sowohl die Notwendigkeit als auch die Höhe der Auslagen nachzuweisen. Die Spesen sind detailliert zu belegen, wobei das Bundesgericht nicht allzu strenge Anforderungen an die Belegpflicht stellt. Möglich ist auch eine Schätzung, sofern die konkrete Berechnung nur mit unvernünftig hohem Aufwand vorgenommen werden kann. Die Verjährungsfrist für die Geltendmachung beträgt gemäss Art. 128 Abs. 3 OR fünf Jahre (gemäss bundesgerichtlicher Rechtsprechung). Es ist somit durchaus möglich, dass ein Arbeitnehmer erst Jahre später seine Auslagen geltend macht, wobei sich daraus regelmässig Beweisschwierigkeiten ergeben werden.
Zusätzlich könnte ein langes Zuwarten der Geltendmachung gegen Treu und Glauben verstossen, womit der Anspruch verwehrt werden könnte. In Bezug auf den Beginn der Verjährungsfrist besteht ein Lehrstreit auf den an dieser Stelle nicht weiter eingegangen wird. In jedem Fall beginnt die Verjährungsfrist frühestens mit der Fälligkeit des Lohnes zu laufen. Konkret heisst dies, dass die Verjährungsfrist in der Regel am Ende des jeweiligen Monats beginnt, in dem die Auslagen angefallen sind.
Homeoffice-Vereinbarung
Um allfällige Rechtsstreitigkeiten zu vermeiden, empfiehlt es sich, eine sogenannte Homeoffice-Vereinbarung zu treffen. Hierfür finden sich zahlreiche Musterverträge im Internet. Diesbezüglich muss allerdings beachtet werden, dass die Pflicht zum Auslagenersatz eine relativ zwingende Bestimmung darstellt und die Pflicht zum Auslagenersatz somit nicht zuungunsten des Arbeitnehmers abgeändert werden darf. Hingegen kann für die Entschädigung von selbstgestellten Arbeitsgeräten und Material vereinbart werden, dass der Arbeitnehmer für diese selber aufkommt. Empfehlenswert ist es, die Gültigkeitsdauer der Vereinbarung festzuhalten, ansonsten diese so lange gelten würde, bis das Arbeitsverhältnis endet. Ein zentrales Element der Vereinbarung ist die Spesenregelung (Entschädigung für Arbeitsgeräte, Material und Auslagenersatz). Hierfür wird in der Praxis oftmals die Vergütung in Form eines periodischen (z.B. monatlichen) Pauschalbetrages gewählt. Damit werden insbesondere die Abrechnung und Geltendmachung erleichtert. Weiter können auch die Häufigkeit des Homeoffice, die Einhaltung der Pausen- und Ruhezeiten, der Umgang mit Daten etc. geregelt werden.
Zu beachten gilt es schliesslich, dass bei grenzüberschreitendem Homeoffice unter Umständen ein zwingender ausländischer Gerichtsstand besteht. Auch sieht Art. 121 Bundesgesetz über das Internationale Privatrecht (IPRG) vor, dass der Arbeitsvertrag dem Recht desjenigen Staates untersteht, in dem der Arbeitnehmer gewöhnlich seine Arbeit verrichtet. Gemäss Art. 121 Abs. 3 IPRG kann eine beschränkte Rechtswahlmöglichkeit getroffen werden. Die Parteien können nämlich den Arbeitsvertrag dem Recht unterstellen, in dem sich der Arbeitgeber befindet. Somit wäre es durchaus sinnvoll, diesbezügliche Regelungen in der Homeoffice-Vereinbarung vorzusehen.
Fazit Entschädigung für Homeoffice
Arbeitsgeräte und das Arbeitsmaterial sind grundsätzlich vom Arbeitgeber zu stellen. Stellt der Arbeitnehmer diese im Einverständnis des Arbeitgebers zu Verfügung, hat der Arbeitgeber eine anteilsmässige Entschädigung zu leisten (sofern nicht anders verabredet oder üblich). Für die Auslagen gilt, dass der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer sämtliche durch die Ausführung der Arbeit entstehenden notwendigen Auslagen zu ersetzen hat. Diese Regelung kann nur zugunsten des Arbeitnehmers abgeändert werden. Für die Frage der Notwendigkeit der Auslagen bedarf es der konkreten Einzelfallprüfung. Auslagenersatz ist immer dann geschuldet, wenn das Homeoffice im Interesse des Arbeitgebers erfolgt. Grundsätzlich besteht damit für das freiwillige Homeoffice keine Pflicht zum Auslagenersatz. Steht es dem Arbeitnehmer vertraglich zu, seine Arbeitspflicht im Homeoffice zu erbringen, so hat dieser auch Anspruch auf Auslagenersatz.
Für die «Lockdown-Phase» ist es fraglich, ob ein Anspruch auf Spesenersatz besteht. Nach Ansicht des Autors besteht für das kurzzeitige zur Verfügung Stellen von privaten Geräten keine Ersatzpflicht (Treuepflicht), wohingegen die notwendigen Auslagen vom Arbeitgeber zu ersetzen sind. Der Anspruch auf Spesenersatz verjährt innert fünf Jahren. Es ist jedoch ratsam, den Anspruch frühzeitig geltend zu machen. Schliesslich ist es empfehlenswert, für das regelmässige Arbeiten im Homeoffice eine Vereinbarung zu treffen, sofern diese nicht bereits Bestandteil des Arbeitsvertrages darstellt. In der Praxis wird hierfür eine periodische Vergütung in Form eines Pauschalbetrages bevorzugt. Ein besonderes Augenmerk sollte auf das Homeoffice im Ausland gelegt werden. Risiken bestehen diesbezüglich in Bezug auf den Gerichtsstand und das anwendbare Recht. Für Letzteres kann je nach den konkreten Umständen vertraglich die Anwendbarkeit des schweizerischen Rechts gewählt werden.