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Utilisation des minutes de réunion pour suivre les actions
Les procès-verbaux, également appelés procès-verbaux de conférence, ordres du jour ou, officiellement, procès-verbaux, sont simplement le compte rendu écrit d’une discussion ou d’une réunion orale. Ils sont communément appelés procès-verbaux car ils ont plus de sens et d’importance que les procès-verbaux écrits des réunions et des conférences. Étant donné que les procès-verbaux reflètent le consensus de toutes les personnes présentes à la réunion ou à la conférence, ils sont considérés comme officiels et obligatoires pour tous ceux qui les signent ou y participent. Il est courant qu’ils soient enregistrés par écrit, bien que la technologie de l’enregistrement vocal ait parcouru un long chemin. Dans certains cas, ils peuvent également être enregistrés visuellement.
Les procès-verbaux des réunions ou des réunions de conférence sont le plus souvent conservés séparément des procès-verbaux de la réunion et des sessions proprement dites. Ceci est fait pour préserver l’intégrité des procès-verbaux et pour s’assurer qu’aucune modification dans les minutes après qu’elles ont été faites, n’ait une incidence sur leur validité. Cette exigence de tenir les procès-verbaux séparés est nécessaire pour que le crédit approprié pour le travail effectué par chaque membre du conseil soit indiqué. Dans certains cas, des procès-verbaux distincts seront nécessaires pour différentes activités menées au cours de la réunion ou de la conférence, et ces procès-verbaux seront conservés ensemble.
En règle générale, le contenu du procès-verbal de la réunion est de nature générale, couvrant des sujets tels que l’ordre du jour de la réunion et son objet. Cependant, des détails spécifiques sur les activités pendant la réunion peuvent être inclus. Par exemple, si un rapport doit être présenté, une chronologie sera spécifiée qui déterminera quand chaque point à l’ordre du jour doit être présenté. De même, si une motion doit être présentée, le procès-verbal doit indiquer clairement qui est censé la présenter et quand elle doit être présentée.
Les procès-verbaux des réunions doivent également contenir un compte rendu du point de l’ordre du jour de la réunion en cours. Cela permet aux membres de voir ce qui a été convenu concernant la question sur laquelle se tient la réunion. Le procès-verbal doit également contenir la portée et l’étendue des discussions qui ont eu lieu au cours de la réunion. Par exemple, le procès-verbal de la réunion précédente peut indiquer qu’un comité d’examen a recommandé que certaines modifications soient apportées à la politique existante.
Les procès-verbaux de réunion peuvent contenir un certain nombre de recommandations sur divers sujets. Par exemple, le procès-verbal de la réunion précédente peut indiquer que le président a examiné la recommandation du secrétaire exécutif sur la question de la nomination du nouveau président. Le procès-verbal indiquerait ensuite que le Président a accepté les recommandations et a organisé une réunion pour que les membres du Bureau de l’exécutif puissent discuter plus avant de la question. Le procès-verbal peut ensuite être enregistré dans le procès-verbal de la réunion précédente.
Il convient de noter que les procès-verbaux et réunions écrits (mais pas toujours la même chose) sont enregistrés par de nombreuses réunions et départements différents. Au gouvernement des États-Unis, les procès-verbaux écrits sont consignés dans les journaux de la Chambre des représentants et du Sénat et dans les procès-verbaux officiels du Comité exécutif central national. Dans d’autres cas, les enregistrements peuvent être enregistrés oralement pour une utilisation lors de sessions futures ou au cours d’une enquête en cours. Dans certains cas, l’utilisation de bandes ou d’autres moyens d’enregistrement numérique peut remplacer l’utilisation de minutes écrites.
Les procès-verbaux des réunions peuvent également être utilisés pour suivre la mise en œuvre d’autres actions. Par exemple, si un membre du conseil d’administration envisage de prendre une certaine ligne de conduite, comme une nouvelle installation ou un nouveau bâtiment majeur, le procès-verbal peut enregistrer les mesures exactes qui ont été prises lors de la réunion correspondante. De même, si un responsable envisage de mettre en œuvre des changements dans le processus opérationnel de l’entreprise, il peut consulter le procès-verbal de la dernière réunion et apporter les modifications nécessaires. En suivant la progression des actions spécifiques, le procès-verbal peut fournir des informations utiles sur ce qui doit être fait lors de la prochaine réunion.
Résumé: Le but principal de la rédaction des procès-verbaux de réunion est de faciliter une communication efficace entre les membres de l’organisation. Les procès-verbaux de réunion les plus efficaces sont ceux qui enregistrent l’intégralité de la discussion et des mesures prises à chaque réunion. Cela comprend les procès-verbaux écrits et les enregistrements oraux ou électroniques. Prendre des notes pendant une réunion permet de s’assurer que les informations importantes ne sont pas manquées ou négligées. Prendre des notes lors d’une réunion est une compétence précieuse qui sera utilisée dans de nombreuses situations à l’avenir.