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Wichtigkeit und Dringlichkeit
- A-Priorität haben Aufgaben, die sowohl dringend als auch wichtig sind. Diese sind von Ihnen persönlich und sofort zu erledigen. Beispielsweise wünscht einer Ihrer wichtigen Kunden, innerhalb der nächsten Stunde einen Rückruf, weil es um einen Vertragsabschluss geht, der morgen eingereicht werden muss.
- Mit der Priorität B sind Aufgaben und Aktivitäten gemeint, die wichtig, aber zeitlich nicht dringend sind. Diese Aufgaben müssen Sie nicht heute erledigen, sondern zu einem späteren Zeitpunkt. Auch wenn sie nicht dringend sind, müssen sie mit dem zeitlichen Aufwand, den sie beanspruchen, in Ihre Zeitplanung einbezogen werden. Beispiele: Eine Neustrukturierung der EDV-Ablage steht an, um Suchzeiten zu verringern und die Effizienz zu steigern. Für die Einreichung des Projektplans haben Sie noch bis Ende des Monats Zeit. Wenn Sie diese Aufgabe nicht konsequent bis zum vorgesehenen Termin bearbeiten, dann wird aus der B-Aufgabe eine A-Aufgabe.
- Aufgaben mit C-Priorität sind zwar dringend, aber nicht wichtig, weil sie einen geringen Wert für Ihre Zielerreichung haben. Dazu gehört ein Teil des typischen Tagesgeschäfts: Was lässt sich standardisieren oder rationalisieren, beispielsweise durch eine Vereinfachung des Ablaufs? Was können Sie delegieren? Ein Kollege bittet Sie zum Beispiel, ihm innerhalb der nächsten Stunde das Protokoll der letzten Sitzung zuzusenden. Diese Aufgabe können Sie an einen Mitarbeiter delegieren. Versuchen Sie generell, durch Delegation möglichst viel zusätzliche Zeit zu gewinnen, die Sie dann für die wenigen, aber entscheidenden Aufgaben nutzen können, die nur Sie selbst erledigen können.
- D-Aufgaben sind weder dringend noch wichtig und haben keine Auswirkungen auf die Effektivität Ihres Bereichs. Den Katalog des Büroartikel-Versenders durchzusehen, wäre eine solche Aufgabe. D-Aufgaben werden in der Matrix mit dem Symbol des Papierkorbs dargestellt, weil sie gar nicht erledigt zu werden brauchen.
Die entscheidenden Faktoren zur Einschätzung der Priorität Ihrer Aufgaben sind die Wichtigkeit, die Wertigkeit und die langfristige Auswirkung auf die Zielerreichung. Nehmen Sie Ihre Aufgabenliste und ordnen Sie jeder Aufgabe einen Buchstaben nach der ABCD-Systematik zu. Stehen mehrere Aufgaben der Kategorie A an, dann nummerieren Sie diese in der Reihenfolge ihrer Wichtigkeit durch, also A 1, A 2, A 3 usw. Sie werden zwar nie genug Zeit für alles haben, aber immer genug Zeit für das Wichtigste. Ihre Aufgabe besteht darin, zu entscheiden, was das Wichtigste ist.
«Nur wer sich selbst führen kann, kann auch andere führen.»
Die effektive Zeitplanung
Haben Sie alle Aufgaben zusammengestellt und mit einer Priorität versehen, können Sie eine effektive Zeitplanung vornehmen. Dabei sollten Sie Pufferzeiten für Unvorhergesehenes berücksichtigen. Sie sollten ca. 60 Prozent Ihrer täglichen Arbeitszeit planen und 40 Prozent als Pufferzeiten für Unvorhergesehenes einkalkulieren, zum Beispiel für Arbeiten, die länger dauern als beabsichtigt, und für Störungen bzw. Unterbrechungen. Planen Sie bei einem Neun-Stunden-Arbeitstag etwa fünfeinhalb Stunden für Ihre Aufgaben und dreieinhalb Stunden Pufferzeit. Das ist ein ungefährer Richtwert, da die Pufferzeiten von Ihrem Arbeitsbereich, Ihrer Tätigkeit und einer Reihe weiterer Faktoren abhängen.
Übertragen Sie Ihre Aufgaben und Aktivitäten in Ihre Tages-, Wochen- und Monatspläne. Prüfen Sie anhand des Monatsplans, was in den kommenden Wochen Priorität hat, und anhand des Wochenplans, was in den kommenden Tagen ansteht. Termine und fällige Aufgaben tragen Sie entsprechend ein. Ihre Tagesplanung für den nächsten Tag sollten Sie jeweils am Ende des Vortags durchführen. Das hilft Ihnen, nach Ihrer Arbeit möglichst gut abzuschalten. Schwierigkeiten und Probleme, die am Vortag oft schwer lösbar erschienen, sehen Sie am nächsten Tag aus einer anderen Perspektive, weil Ihr Unterbewusstsein in die Lösung einbezogen wird. Ausserdem können Sie dann voller Elan in den Tag starten und nützen diese wertvolle Zeit für wichtige A-Aufgaben, die Ihre volle Konzentration erfordern.
Beginnen Sie jeden Tag mit der Aufgabe A 1, und bleiben Sie so lange dabei, bis sie erledigt ist. Anschliessend nehmen Sie sich der Reihe nach die übrigen Aufgaben entsprechend ihrer Priorität vor. Wenn Sie Ihren Tagesplan nicht ganz einhalten können, ist das nicht tragisch. Am Ende des Tages werden Sie auf diese Weise wenigstens die wichtigsten A- und B-Aufgaben erledigt haben.
Checkliste: Zeitmanagement
- Informieren Sie sich rechtzeitig über die Aufgaben, die auf Sie und Ihren Verantwortungsbereich zukommen. Verschaffen Sie sich einen Überblick, wer welche Aufgabe erledigt: Erstellen Sie einen Kapazitäts- und Aufgabenplan nach Monaten, Wochen und Tagen.
- Setzen Sie Prioritäten: Wie wichtig ist eine (Teil-)Aufgabe für Ihr übergeordnetes Ziel? Wie dringend ist diese (Teil-)Aufgabe zu erledigen? Wichtigkeit hat Priorität vor Dringlichkeit.
- Geben Sie vor allem Ihren Mitarbeitern eine Orientierung für die wichtigen Aufgaben, die zu erledigen sind.
- Unwichtige und nicht dringende D-Aufgaben können Sie getrost vernachlässigen oder eliminieren.
- Nicht wichtige, aber dringende C-Aufgaben delegieren Sie.
- Wichtige, aber nicht dringende B-Aufgaben können Sie, wenn Sie unter Zeitdruck stehen, terminieren.
- Wichtige und dringende A-Aufgaben, die zu Ihrer langfristigen Zielerreichung beitragen, erledigen Sie selbst, und zwar sofort.
- A-Aufgaben können Sie manchmal an besonders fähige Mitarbeiter delegieren, sofern es sich nicht um exklusive Führungsaufgaben handelt.
- Koordinieren Sie die einzelnen Aufgaben Ihrer Mitarbeiter sinnvoll, sodass ein reibungsloser zeitlicher Ablauf möglich ist.
- Ein gut geführter Terminkalender, etwa über Office Outlook, ist für Ihr Zeitmanagement und das Ihres Teams unabdingbar.
- Planen Sie ein realistisches Zeitmass für einzelne Treffen, Termine und Tätigkeiten ein. Halten Sie sich an die Termine und an die von Ihnen veranschlagten Zeitbudgets.
- Lassen Sie in Ihrer Zeitplanung Platz für Unvorhergesehenes. Mindestens 30 Prozent Ihrer Zeit sollten Ihnen als Puffer dienen.