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La maggior parte degli atti può essere trasmessa elettronicamente, a condizione di utilizzare uno degli indirizzi seguenti:
- per la trasmissione elettronica di atti nell’ambito dei marchi <email-pii>
- per la trasmissione elettronica di atti nell’ambito dei brevetti <email-pii>
- per la trasmissione elettronica di atti nell’ambito dei design <email-pii>
- per la trasmissione elettronica di atti nell’ambito delle DOP-IGP <email-pii> .ch
- per la trasmissione elettronica di atti nell’ambito del diritto d’autore <email-pii> .ch
Si voglia tuttavia notare che in alcuni casi la legge prevede l’invio di una copia firmata della richiesta e/o copie di altri documenti di prova. In questo caso l'invio è considerato completo solo se include i documenti necessari (da allegare all’e-mail). Esempio:
- le richieste di divisione di un marchio devono essere firmate e allegate all'e-mail di richiesta in .pdf
- alle domande di trasferimento di un titolo di protezione va allegato un certificato di trasferimento
- per il ritiro di una domanda di brevetto, la rinuncia a un brevetto, la rinuncia parziale a un brevetto, la rinuncia a un certificato protettivo complementare (CPC), il deposito o la rettifica della menzione dell’inventore nonché per la rinuncia dell’inventore alla menzione continua a essere necessaria la firma. I relativi documenti vanno quindi allegati all’email in .pdf
I requisiti tecnici sono definiti nelle Condizioni di utilizzazione per la trasmissione elettronica di atti dell’IPI.
Insieme all’e-mail di ricezione ricevete un pdf di sintesi con i valori hash e la grandezza degli allegati. Per verificare che gli allegati non abbiano subito modifiche in corso di trasmissione procedete come segue: calcolate il valore hash di tutti gli allegati e confrontatelo con i valori indicati nel pdf di sintesi.
Per calcolare i valori hash è disponibile un programma specifico. Per saperne di più leggete le istruzioni su come installare e utilizzare md5deep. Per il calcolo, utilizzate l’algoritmo hash SHA-256 (sha256deep.exe).
L'IPI non esige che l'e-mail o i singoli allegati siano dotati di firma digitale. Se desiderate comunque firmare l'e-mail, dovete avere una vostra firma digitale. Questo tipo di firma digitale è acquistabile da diverse fonti e va installato nel sistema di posta elettronica.
Nelle impostazioni della posta elettronica scegliete «Firma». L'e-mail viene dotata della firma digitale personale e trasmessa all’IPI. La firma digitale è controllata automaticamente dal sistema di ricezione della posta elettronica. Se identifica un problema, il sistema cancella l’e-mail e informa il mittente della cancellazione.
Vogliate notare che per l’invio di e-mail cifrate occorre disporre di una firma digitale che funzioni anche per la cifratura delle e-mail. Questo tipo di firma digitale è acquistabile da diverse fonti e va installato nel sistema di posta elettronica.
Scaricate il certificato di sicurezza dell’IPI e importatelo nel programma posta elettronica. Selezionate «Crittografa» nelle impostazioni. L'e-mail viene cifrata con la chiave pubblica dell’IPI e può essere aperta unicamente dall’IPI. L’IPI ritrasmette l’e-mail di conferma con la vostra firma digitale in forma cifrata.
Aggiungete l’indirizzo dell’IPI <email-pii> all’elenco dei mittenti attendibili del vostro programma di posta elettronica. Per aggiungere persone all'elenco dei mittenti attendibili, eseguite la procedura seguente: nella scheda «Home» fate clic su «Posta indesiderata» e quindi su «Opzioni posta indesiderata». Nella scheda «Mittenti attendibili» selezionate la casella di controllo «Aggiungi automaticamente i destinatari dei miei messaggi all'elenco Mittenti attendibili».
Le e-mail inviate all'IPI passano da un filtro anti-SPAM. Se un'e-mail è identificata come SPAM, può rientrare in due categorie in funzione del contenuto:
High SPAM
Un’e-mail identificata come High SPAM è eliminata automaticamente e il mittente non riceve alcuna comunicazione.
Medium SPAM
Se il sistema riconosce un'e-mail come Medium SPAM, procede anzitutto a isolarla. Il mittente riceve un messaggio con un link per sbloccare l'e-mail. Se l’e-mail è sbloccata entro il termine indicato, viene trasmessa al destinatario dell’IPI. Se l’e-mail non viene sbloccata entro il termine, è considerata SPAM e cancellata senza altre comunicazioni.
È possibile chiedere all'IPI di inserire il proprio indirizzo nella sua «lista bianca». Le e-mail provenienti da indirizzi contenuti in questa lista non passano dal filtro anti-SPAM.
Gli indirizzi da inserire nella «lista bianca» vanno trasmessi a uno dei seguenti indirizzi:
- per la trasmissione di atti nell’ambito dei brevetti <email-pii>
- per la trasmissione di atti nell’ambito dei marchi <email-pii>
- per la trasmissione di atti nell’ambito dei design <email-pii>
- per la trasmissione di atti nell’ambito del diritto d’autore <email-pii>
- per la trasmissione di atti nell’ambito delle DOP-IGP <email-pii>
Nell’e-mail di risposta trovate un link che rinvia a una pagina web da cui potete sbloccare l’e-mail. In alternativa potete contattare l’IPI e chiedere lo sblocco dell’e-mail. Per evitare che le e-mail siano identificate come SPAM, è possibile chiedere che i vostri indirizzi siano inseriti nella «lista bianca» dell’IPI. Anche in questo caso potete contattare l’IPI direttamente.
Le e-mail identificate come SPAM sono conservate e possono essere sbloccate entro un termine di 30 giorni. Se l’e-mail viene sbloccata, la data rilevante per il decorso dei termini è quella di entrata dell’e-mail e non quella dello sblocco. Il pdf allegato all’e-mail di conferma di ricezione riporta entrambe le date per informazione.
Prima di tutto controllate che l’e-mail di conferma non sia finita nella cartella della posta indesiderata. Se non c’è nemmeno lì, rivolgetevi all’IPI.
Attenzione: per la trasmissione tempestiva degli atti, il mancato invio di un'e-mail di conferma significa che l'IPI non ha ricevuto l'e-mail in questione! In questo caso dovete assolutamente ritrasmettere gli atti per posta.
La firma digitale utilizzata risulta non valida. I motivi possono essere diversi:
Il certificato è scaduto.
Rinnovate il certificato della firma digitale.
Il certificato proviene da una fonte poco sicura.
Assicuratevi che il certificato della vostra firma provenga da un fornitore fidato.
L'e-mail è stata modificata.
L'e-mail è stata respinta perché è stata modificata durante la trasmissione all'IPI. Vogliate ritrasmettere l'e-mail.
I formati accettati sono:
- .pdf, .jpg, .bmp, .tif, .psd, .pcd, .eps, .gif, .png
- .txt
- formati compatibili con MS Office 2003
- formati .odf (OpenOffice)
Attenzione: le e-mail che contengono allegati in formati diversi da quelli accettati sono respinte automaticamente!
Per motivi tecnici, l’IPI non accetta più gli invii contenenti i seguenti tipi di file (e anche queste saranno cancellate automaticamente):
- file pdf con protezione di scrittura attiva o portfolio pdf
- file di archiviazione (p. es. .zip, .gzip, .bzip, .tar)
Eccezione: gli archivi .zip, che continuano essere ammessi per le comunicazioni all’indirizzo <email-pii>.
- file e-mail (p. es. xyz.eml) come allegati
- file .xml
Accertatevi che l’e-mail non superi i 20 MB e non includa più di 10 file. Qualora siano superati la grandezza o il numero di allegati, l'e-mail è respinta automaticamente.
Non sono inoltre ammesse e-mail che contengono:
- file eseguibili
- file cifrati
Sono bloccate automaticamente anche le e-mail i cui singoli allegati non rispettano i requisiti di cui sopra.
Purtroppo il destinatario inserito non esiste. Ritrasmettete l'e-mail a uno dei cinque indirizzi ufficiali:
- per la trasmissione elettronica di atti nell’ambito dei brevetti <email-pii>
- per la trasmissione elettronica di atti nell’ambito dei marchi <email-pii>
- per la trasmissione elettronica di atti nell’ambito dei design <email-pii>
- per la trasmissione elettronica di atti nell’ambito del diritto d’autore <email-pii>
- per la trasmissione elettronica di atti nell’ambito delle DOP-IGP <email-pii>
Le e-mail cifrate sono leggibili solo se prima dell’invio il mittente cifra l’e-mail con la chiave pubblica dell’IPI.
Tutte le informazioni tecniche relative alla cifratura si trovano sotto «Certificati».
Le e-mail che non sono cifrate con la chiave pubblica dell’IPI non risultano leggibili e sono cancellate automaticamente.
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