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Wie viel Aufwand an Zeit und Geld sollten Sie in das Risikomanagement investieren? Diese Fragen stellen sich viele Projektleiter. Viele machen Risikomanagement, weil es vorgeschrieben wird, und halten sich an das Notwendigste, obwohl sie eigentlich nicht viel Nutzen darin sehen. Viele „reifere“ Projektleiter sind überzeugt, sich mit Risikomanagement viele Probleme und Ärger vom Hals zu halten.
Der Aufwand für das Risikomanagement ist von verschiedenen Kriterien abhängig
Der sinnvolle Aufwand für das Risikomanagement ist von verschiedenen Kriterien abhängig, wie zum Beispiel von der Projektgröße, der Komplexität oder Neuartigkeit des Projektgegenstandes. Das heißt, je grösser und komplexer ein Projekt ist, desto mehr Aufwand sollten Sie für das Risikomanagement aufwenden. Der Aufwand für das Projektrisikomanagement wird auch automatisch grösser, wenn Sie kritische Termine einhalten müssen, hohe Konventionalstrafen drohen, oder wenn Sie strenge Sicherheitsstandards einhalten müssen. Aber auch wenn das Überleben Ihres Geschäftsbereiches oder Unternehmens vom Projekt abhängen, werden Sie sich mehr um Risiken kümmern.
Schon mit wenig Risikomanagement-Aufwand viel erreichen
Gemäß einer Untersuchung von Steve McConnell (Software Project Survival Guide) verwendet das durchschnittliche Softwareprojekt praktisch keinen Aufwand für die Reduktion der Risiken. Als Konsequenz wird ein hoher Risikolevel einfach so akzeptiert. Wenn Sie nur ein wenig mehr Risikomanagement einsetzen, würde dies einen signifikanten Nutzen für Ihr Projekt bedeuten. Gemäß McConnell kann man bei einem Einsatz von ca. 5% des Projektbudgets und bei einer guten Vorgehensweise von einem „seriösen“ Risikomanagement reden. Damit erhält, nach seiner Ansicht, ein Projekt eine 50 bis 75%-ige Chance in der geplanten Zeit und im Budget fertig zu werden. In der Abbildung erkennen Sie diesen Sachverhalt deutlich.
Einige Projekte müssen die Risiken weiter reduzieren und werden deshalb mit dem Aufwand gemäß Abbildung weiter nach rechts rutschen. Hier handelt es sich nach McConnell um die „Mission Critical Projects“, die z.B. unter keinen Umständen länger dauern oder scheitern dürfen. Nur so können Sie zum Beispiel horrende Vertragsstrafen bei Terminüberschreitungen oder kritische Zustände vermeiden, welche das Unternehmen oder Personen gefährden könnten. Bei solchen Projekten sollten Sie einiges mehr als 5% des Projektbudgets für das Risikomanagement verwenden. Es ist jedoch nicht sinnvoll, übermäßig viel Aufwand in das Risikomanagement zu stecken. Je mehr Sie in der Abbildung nach rechts gehen, desto grösser wird der Overhead für das Risikomanagement und die Kurve beginnt zu kippen. Das heißt, Ihr aufgebauter Overhead wird selbst zum Risiko, welches die Chance wieder reduziert, das Projekt zeitgerecht und im Budget zu beenden. Zuviel und zu wenig Risikomanagement kostet unnötig Geld!
Zuviel und zu wenig Risikomanagement kostet unnötig Geld!
Und auch hier wirkt sich das Pareto-Prinzip aus: Mit 20% Aufwand 80% der relevanten Risiken finden. Die restlichen Risiken finden würde meistens einen unangemessenen Aufwand bedeuten.
Meine langjährige Erfahrung aus der Maschinen- und Finanzdienstleistungsindustrie zeigt mir, dass meistens weniger als 1% des Projektbudgets für das Risikomanagement aufgewendet wird. Deshalb ist es nicht erstaunlich, dass solche Projekte oft von Schwierigkeiten „überrascht“ werden.
Was haben Sie für Erfahrungen mit dem eingesetzten Aufwand beim Risikomanagement gemacht und was ist Ihre Empfehlung? Ich freue mich auf Ihren Kommentar.