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Unità specialistiche e altre organizzazioni operanti nell'ambito della promozione della salute e della prevenzione si trovano abitualmente a far fronte, in qualità di responsabili di progetto o di finanziatori, alla programmazione e attuazione o alla valutazione di progetti. In quest'ambito è raro trovare organizzazioni che non pongano condizioni per le modalità di gestione dei loro progetti. Spesso si tratta di singoli moduli o indicazioni sulle modalità per allestire schizzi o concetti, ma anche della segnalazione di strumenti specifici da utilizzare per la programmazione, la valutazione e la documentazione dei progetti stessi, a volte di regole procedurali da seguire. Questi elementi di rilevanza qualitativa garantiscono una certa omogeneità nella gestione dei progetti e aumentano la sicurezza dal punto di vista legale e della pianificazione.
Dai dati empirici emerge che la maggior parte delle organizzazioni si serve di questo tipo di condizioni, modelli e strumenti solo a seconda delle occasioni e sono ancora molto poche quelle del settore della promozione della salute e della prevenzione che dispongono di una procedura sistematica per la gestione dei progetti. Per quanto gli elementi volti a garantire la qualità (indicazioni, modelli) si riscontrino con maggiore frequenza, nella maggior parte dei casi mancano processi chiaramente definiti per il suo perfezionamento costante, un aspetto che implica una riflessione globale, critica, periodica e sistematica della prassi legata ai progetti sulla base di criteri qualitativi.
Perfezionamento e garanzia della qualità possono essere radicati in un'organizzazione in modo duraturo solo se questa sviluppa e consolida un'adeguata cultura della qualità. Gli elementi principali di una cultura della qualità in seno a un'organizzazione sono:
Inserire i progetti nell'ambito operativo dei rispettivi responsabili fa sorgere la necessità di sintonizzare due diverse forme di organizzazione e gestione aventi ciascuna ruoli, compiti e obiettivi propri. Se l'organizzazione ha la pretesa di perfezionare la qualità e coltivarla in modo completo e sistematico deve trovare il modo per conciliare e coordinare lo sviluppo della qualità a livello dell'organizzazione con quello a livello di progetti di durata limitata.
Se per l'organizzazione è già stato introdotto un sistema di gestione della qualità (ad es. ISO 9001, EFQM, o QuaTheDA) bisogna trovare il modo di inserirvi in modo valido e redditizio un sistema di qualità per i progetti, come quint-essenz. I progetti hanno una propria organizzazione e prevedono obiettivi specifici da realizzare con strategie e misure adatte. È necessario che la loro organizzazione goda di un certo grado di autonomia rispetto a quella della linea del responsabile affinché possano affrontare in modo adeguato le loro sfide specifiche. Riflettendo in chiave critica sul modo in cui un'organizzazione gestisce i propri progetti (cfr. a tal proposito la griglia di valutazione delle organizzazioni responsabili e dei finanziatori) si può stabilire in che misura quest'autonomia è eccessiva ed è necessaria una standardizzazione o, viceversa, gli ambiti in cui una struttura troppo rigida limita la necessaria flessibilità.
Il modo in cui un'organizzazione gestisce programmi e progetti può essere descritto e impostato come un processo. Si arriva così a un'uniformazione di determinati aspetti di pianificazione, gestione e valutazione che, per quanto a volte possa essere considerata un'inutile limitazione, presenta molti vantaggi all'atto pratico: sgrava gli attori, riduce ridondanze e malintesi, semplifica lo scambio di esperienze e la riflessione congiunta sistematica e critica. Nel definire i processi per la gestione di programmi e progetti si stabiliscono le singole fasi e la tempistica delle decisioni, si nominano le persone o i comitati responsabili e si assegnano criteri, modelli, strumenti o altri mezzi ausiliari. Grazie ai criteri qualitativi e agli strumenti di quint-essenz, i documenti non devono più essere allestiti ex novo, ma possono essere utilizzati direttamente nel nuovo contesto, dopo un eventuale necessario adeguamento. Qui un esempio del processo per la messa a punto del progetto, dalla sua ideazione all'elaborazione del concetto.
Queste definizioni dei processi servono allo stesso tempo da punti di contatto tra i sistemi di gestione della qualità per le organizzazioni (ISO 9001, EFQM, QuaTheDA…) e il lavoro di progetto concreto. Mentre i sistemi di gestione della qualità stabiliscono, con le proprie norme e i propri criteri di valutazione, che è necessario definire i vari aspetti, non definiscono in che modo ciò debba avvenire. Norme e criteri di valutazione fissano dunque il margine di manovra e di riflessione, quint-essenz fornisce i contenuti e gli utensili per il lavoro di progetto concreto con criteri qualitativi, concetti, metodologia e strumenti!