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Definition
«Chancen und Risiken» umfassen die Identifikation, die Analyse, die Massnahmenplanung sowie die Einführung und Steuerung der Chancen und Risiken eines Projekts. Das Chancen- und Risikomanagement versetzt Entscheidungsträger in die Lage, fundierte Entscheidungen zu treffen, Handlungen zu priorisieren und zwischen verschiedenen Vorgehensweisen zu unterscheiden. Beim Chancen- und Risikomanagement handelt es sich um einen fortlaufenden Prozess, der sich über den gesamten Lebenszyklus des Projekts und dessen Ergebnissen (Folgerung der Wirkung in der Nutzung) hinzieht.
Zweck
Die Kompetenz «Chancen und Risiken» versetzt den Einzelnen in die Lage, Chancen und Risiken zu identifizieren, zu verstehen und diese im Rahmen einer Chancen- und Risikostrategie effektiv zu managen.
Beschreibung
Chancen (positive Auswirkungen) und Risiken (negative Auswirkungen) werden immer im Zusammenhang mit den Projektzielen betrachtet bzw. mit den Konsequenzen auf die Realisierung der Ziele. In einem ersten Schritt wird eine Strategie des Managements von Chancen und Risiken mit Blick auf die Unternehmensstrategie und das jeweilige Projekt festgelegt. Dazu wird der Prozess des Chancen- und Risikomanagements zunächst von der Identifikation und Analyse der Chancen und Risiken geprägt, gefolgt von der Entwicklung und Einführung eines Massnahmenplans, der die beabsichtigten und geplanten Handlungen für den Umgang mit identifizierten Chancen und Risiken abdeckt. Dabei wird der Massnahmenplan den allgemeinen gewählten Chancen- und Risikostrategien entsprechend entwickelt und eingeführt.
Im Chancen- und Risikomanagement ist es wichtig, dass die Teammitglieder, andere Stakeholder und entsprechende Fachexperten einbezogen werden, dass dafür gesorgt wird, dass das Team den Prozess des Chancen- und Risikomanagements respektiert und dass das Team regelmässig auf Chancen und Risiken aufmerksam gemacht wird.
Kompetenzindikatoren
Chancen- und Risikomanagementstruktur entwickeln und implementieren
Der Einzelne entwirft, entwickelt und führt Chancen- und Risikomanagementrichtlinien ein, um sicherzustellen, dass Chancen und Risiken über den ganzen Projektlebenszyklus hinweg konsequent und systematisch gesteuert werden können. Die Chancen- und Risikomanagementrichtlinien enthalten eine Definition der Methoden, anhand derer Chancen und Risiken identifiziert, kategorisiert, analysiert, bewertet und behandelt werden, und sich zudem an der Risikomanagementpolitik der Organisation sowie internationalen, nationalen bzw. Industriestandards ausrichten. Wenn das Projekt Teil eines Programms oder Portfolios ist, wird in den Chancen- und Risikomanagementrichtlinien zudem beschrieben, wer für die Handhabung welcher Chancen und Risiken zuständig ist, und welche Eskalationswege bestehen.
Messgrössen
- Zieht potenzielle Chancen- und Risikomanagementmodelle zu Rate
- Entwickelt eine Chancen- und Risikomanagementstruktur in Übereinstimmung mit den Organisationsrichtlinien und/oder internationalen Standards
- Gewährleistet die konsequente Anwendung der Chancen- und Risikomanagementstruktur
Chancen und Risiken identifizieren
Der Einzelne ist verantwortlich für die fortlaufende Identifikation aller Quellen von Chancen und Risiken sowie der Einbeziehung anderer in diesen Prozess. Es bestehen diverse Quellen von Chancen und Risiken, sowohl Projekt intern als auch extern. Der Einzelne kann verschiedene Techniken verwenden, um die Chancen und Risiken zu identifizieren, z.B. aus gewonnenen Erkenntnissen, Literatur, Gliederungsstrukturen und interaktiven Sit-
zungen mit Teammitgliedern, Stakeholdern und Fachexperten. Beim Identifikationsprozess geht es nicht nur darum, Risiken zu identifizieren, sondern auch um Chancen, beispielsweise Lieferobjekte kostengünstiger zu machen, das Projekt schneller realisieren zu können bzw. das Projekt weniger anfällig für Risiken zu machen oder Projektergebnisse qualitativ zu verbessern. Da sich die Einflüsse aus der Umgebung des Projekts mit der Zeit ändern, ist die Identifikation der Chancen und Risiken ein stetig fortlaufender Prozess.
Messgrössen
- Kennt und nutzt verschiedene Quellen zur Identifikation potenzieller Chancen und Risiken
- Identifiziert Chancen und Risiken
- Dokumentiert Chancen und Risiken in einem Register
Wahrscheinlichkeit und Auswirkungen von Chancen und Risiken analysieren
Der Einzelne ist für die fortlaufende Aufgabe der Analyse von identifizierten Chancen und Risiken zuständig. Die Analyse der Chancen und Risiken kann qualitativ und quantitativ ausgeführt werden. Der beste Ansatz besteht in der parallelen Anwendung beider Vorgehensweisen sowie darin, sowohl Risiken als auch Chancen regelmässig neu zu bewerten.
Die qualitative Analyse umfasst eine eingehendere Beurteilung der Quellen der identifizierten Risiken und/oder Chancen und befasst sich zudem mit Bedingungen und Auswirkungen. Ein Beispiel ist die Szenario-Planung.
Die quantitative Analyse befasst sich mit Wahrscheinlichkeiten und Schätzungen und übersetzt zudem wahrscheinliche Auswirkungen in messbare Massnahmen. Die quantitative Analyse liefert Zahlenwerte zur Messung der zu erwartenden Wahrscheinlichkeit und Auswirkungen von Chancen und Risiken. Die Monte Carlo-Analyse und Entscheidungsbäume sind Beispiele für wirkungsvolle Risikobewertungstechniken.
Messgrössen
- Bewertet Chancen und Risiken qualitativ
- Bewertet Chancen und Risiken quantitativ
- Erstellt und interpretiert einen Entscheidungsbaum für Chancen und Risiken
Strategien auswählen und Massnahmen implementieren, um Chancen und Risiken zu adressieren
Der Einzelne führt den fortlaufenden Prozess der Auswahl und Einführung von Massnahmen auf identifizierte Chancen und Risiken. Dieser Prozess beinhaltet die Analyse verschiedener Reaktionsmöglichkeiten und die anschliessende Auswahl der optimalen bzw. geeignetsten Lösung. Für jedes Risiko kommen folgende Handlungsoptionen in Frage:
- Vermeiden des Risikos, indem man entscheidet, die Aktivität, die das Risiko verursacht, nicht zu starten bzw. diese nicht fortzusetzen
- Das Risiko eingehen oder sogar noch erhöhen, um eine Chance wahrzunehmen
- Entfernen der Risikoquelle
- Ändern der Wahrscheinlichkeit
- Ändern der Konsequenzen
- Teilen des Risikos mit einer anderen Partei bzw. anderen Parteien (z.B. Lieferantenverträge oder Risikofinanzierung)
- Eingehen des Risikos basierend auf einer fundierten Entscheidung
- Vorbereitung und Einführung eines Ausweichplans
Für die Chancen gelten ähnliche Handlungsoptionen:
- Ausräumen der Unsicherheit, indem man die Chance definitiv umsetzt (ausnutzen)
- Übergabe der Verantwortung an einen Dritten, der am besten dazu in der Lage ist, diese zu realisieren (teilen)
- Erhöhen der Wahrscheinlichkeit und/oder Auswirkungen, indem man die wesentlichen Chancentreiber identifiziert und maximiert (verbessern)
- Keine besonderen Massnahmen ergreifen, um die Chance zu nutzen (ignorieren).
Nicht annehmbare Risiken und zu verfolgende Chancen erfordern einen angemessenen Massnahmenplan. Häufig besteht selbst nach der Einführung von Massnahmenplänen noch ein Restrisiko, das gesteuert werden muss.
Messgrössen
- Erklärt verschiedene Hilfsmittel und Methoden für die Einführung einer gewählten, übergreifenden Strategie für den Prozess des Chancen- und Risikomanagements
- Evaluiert Massnahmen für Chancen und Risiken
- Evaluiert alternative Hilfsmittel und Methoden für die Umsetzung der Massnahmen
- Nimmt für die Einführung der Massnahmen Einfluss auf den Ressourcenplan und die erforderlichen Kompetenzen
- Führt einen Massnahmenplan für Chancen und Risiken ein und kommuniziert diesen
Chancen, Risiken und implementierte Massnahmen evaluieren und überwachen
Nachdem angemessene Massnahmenpläne für Chancen und Risiken eingeführt wurden (dazu kann die Ernennung eines Chancen- oder Risikoeigners für bestimmte oder alle Risiken gehören), müssen die Chancen und Risiken überwacht werden. Dabei sollten die Chancen und Risiken sowie die Angemessenheit des jeweils gewählten Massnahmenplans regelmässig neu bewertet werden. Die Wahrscheinlichkeiten und/oder Auswirkungen der Chancen und Risiken können sich ändern, neue Informationen können verfügbar werden, neue Chancen und Risiken können sich ergeben, sodass die jeweiligen Massnahmenpläne nicht mehr angemessen sind. Die übergreifenden Strategien müssen möglicherweise auch analysiert werden. Tatsächlich handelt es beim Chancen- und Risikomanagement nicht nur um einen periodischen Prozess sondern dieser sollte vielmehr fortlaufend eingesetzt werden, da alle Handlungen einen Chancen- und Risikofaktor bergen können.
Messgrössen
- Überwacht und steuert die Einführung und Umsetzung eines Aktionsplans für Chancen und Risiken
- Kommuniziert die Chancen und Risiken sowie die Angemessenheit der gewählten Massnahmen