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Kennen Sie das? Obwohl Sie den ganzen Tag hart an Ihren Tasks arbeiten, Anrufe beantworten, E-Mails checken, Meetings abhalten und Ihre To-do-Liste updaten, haben Sie am Ende des Tages nicht annähernd das geschafft, was Sie sich vorgenommen haben. Sehr oft liegt das Problem am Fake Work, also an Scheinarbeiten. Diese Aufgaben fühlen sich zwar nach Arbeit an, sind aber nicht effizient und bringen Sie oder das Unternehmen kaum oder gar nicht voran.
Diese fünf Tipps machen Schluss mit Fake Work und Ineffizienz:
1. Mit Pareto und Eisenhower Prioritäten setzen
Das Pareto-Prinzip ist benannt nach dem Sozioökonomen Vilfredo Pareto. Es besagt, dass mit 20% des Gesamtaufwands 80% der Ergebnisse erzielt werden können. Richtig angewandt hilft Ihnen dieses Prinzip, Prioritäten zu setzen und dadurch effizienter zu arbeiten. In der Praxis empfiehlt es sich, die anstehenden Aufgaben gemäss der Eisenhower-Matrix (Bild unten) in vier Kategorien einzuteilen:
- Wichtig, aber nicht dringend: Diese Aufgaben werden terminiert.
- Wichtig und dringend: Diese Aufgaben erledigen Sie sofort.
- Nicht wichtig, aber dringend: Diese Aufgaben delegieren Sie.
- Nicht wichtig und nicht dringend: Auf diese Aufgaben können Sie verzichten.
Es wird angenommen, dass sich in der Kategorie «Wichtig, aber nicht dringend» viele der Aufgaben verbergen, die für 80% des Erfolgs zuständig sind.
2. Das Wichtigste zuerst
Obwohl jede Stunde 60 Minuten dauert, sind nicht alle Stunden gleich. Die meisten von uns arbeiten am besten und effizientesten am Morgen, wenn wir ausgeruht sind. Berücksichtigen Sie das bei Ihrer Tagesplanung: Es wäre schade, wenn Sie genau diese Zeit für triviale Aufgaben wie das Lesen von E-Mails nutzen würden. Diese Stunden der grössten Leistungsfähigkeit sollten zu 100% denjenigen Aufgaben gewidmet sein, die am wichtigsten sind.
3. Machen Sie mal Pause
Gemäss Studien arbeitet unser Gehirn am effizientesten, wenn wir nach spätestens 90 Minuten eine Pause einlegen. Tony Schwartz beschreibt dieses Phänomen in seinem NY-Times-Bestseller «The Way We’re Working Isn’t Working»: «Es gibt einen Rhythmus in unserem Körper, der in 90-Minuten-Intervallen funktioniert. Dieser Rhythmus ist der ultradiane Rhythmus, der sich zwischen hoher Erregung und Müdigkeit bewegt. Wenn Sie über einen Zeitraum von 90 Minuten arbeiten, gibt es in Ihrer Physiologie alle möglichen Anzeichen für Müdigkeit; Ihr Körper sagt Ihnen also eigentlich: ‹Mach mal Pause! Tanke mich auf!›»
Wenn Sie auf Pausen verzichten, arbeiten Sie gegen Ihre Gesundheit und erzeugen nachhaltige Energietiefs. Nehmen Sie deshalb Ihre Pausen und Erholungszeiten ernst!
4. Eines nach dem anderen: Multitasking, ade!
Es ist zwar möglich, mehrere Dinge gleichzeitig zu tun. Aber es ist unmöglich, sich auf mehrere Dinge gleichzeitig zu konzentrieren. Multifokus ist ein Widerspruch in sich: Beanspruchen zwei Dinge gleichzeitig unsere Konzentration, muss unser Gehirn ununterbrochen zwischen diesen Dingen hin- und herspringen. Das hat seinen Preis: Im Durchschnitt checken wir beispielsweise alle fünf Minuten unsere Mails und brauchen jedes Mal eine Minute, um uns wieder auf die eigentliche Aufgabe zu fokussieren. Dadurch verlieren wir Zeit – und vor allem Energie. Versuchen Sie deshalb, Zeitfenster zu finden, in denen Sie ungestört arbeiten können. Schliessen Sie in dieser Zeit Mailprogramm und Bürotür und fokussieren Sie sich auf eine einzige Aufgabe.
5. Bekommen Sie den Ablenkungsfaktor E-Mail-Flut in den Griff
Im Durchschnitt empfängt ein Büroangestellter rund 600 E-Mails pro Monat, so die Gesellschaft für Konsumentenforschung (GfK). Es dauert rund drei Minuten, eine Mail zu beantworten. Sie sehen: Die E-Mail-Flut ist ein enormer Zeitfresser. Weil aber eine einzelne E-Mail schnell bearbeitet ist, lassen wir uns häufig davon ablenken.
So bekommen Sie das Problem in den Griff:
Legen Sie zwei bis drei Zeitfenster am Tag fest, um eingehende Mitteilungen zu bearbeiten, und legen Sie für jedes Zeitfenster eine angemessene Höchstdauer fest. Ausser in Notfällen sollten Sie sich strikt an diese Praxis halten.
Überlegen Sie sich bei jeder E-Mail, ob das, was Sie schreiben möchten, wirklich eine E-Mail wert ist. Weil Mails so schnell geschrieben sind, ziehen sich Mailunterhaltungen oft über den ganzen Tag hin. Möglicherweise wäre ein Telefonat schneller und effektiver.
Und vor allem: Üben Sie sich in Konsequenz. Sie werden Ihr Büroleben kaum von einer Sekunde auf die andere grundlegend ändern können. Aber jeder spürbare Effizienzgewinn wird Sie Ihrem neuen Erfolgsprinzip näher bringen, mit gerade mal 20% des Aufwands 80% des Erfolgs zu erreichen.
Autorin: Diana Osei / Supertext
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