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Als massgebliche Elemente zur Ortsbestimmung sollen die geografischen Namen leicht verständlich sein und sich problemlos schreiben oder abschreiben lassen – nicht nur von den Bewohnerinnen und Bewohnern der betreffenden Region, sondern von jeder Person, die sich an diesen Ort begibt oder Auskünfte zu dieser Region erhalten möchte. Im Zeitalter des Internets gehören sie in verschiedensten Bereichen zu den am meisten genutzten Kriterien bei der Suche nach und dem Zugriff auf Informationen.
Die zuständigen kantonalen Behörden legen in Zusammenarbeit mit den kantonalen Nomenklaturkommissionen und den Gemeinden die Schreibweise der geografischen Namen fest.
Das Bundesamt für Landestopografie swisstopo hat eine gewisse Koordinationsmöglichkeit damit zum Beispiel keine Verwechslungen bei Ortsnamen entstehen. Es werden für die kantonalen Nomenklaturkommissionen Empfehlungen verfasst, damit bestehende Namen nur in sehr wenigen beschränkten Fällen verändert werden.
Jede Änderung eines Gemeindenamens (beispielsweise im Rahmen einer Fusion) muss Gegenstand einer (von der Eidgenössischen Vermessungsdirektion als Teil von swisstopo durchgeführten) Konsultation auf Bundesebene sein, die eine Zustimmung und anschliessend eine Veröffentlichung im Bundesblatt erfordert.