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Kapitel 4: Umsetzung des neuen Records Management-Systems
Die Anwendung des Klassifikations- und Verwaltungsschemas in einer Verwaltungseinheit stellt eine Herausforderung dar, welche für die Mitarbeitenden eine grosse Änderung ihrer Arbeitsgewohnheiten bedeuten wird.
4.1. Vorbereitung der Umsetzung des neuen Records Management-Systems
Die Umsetzung muss von der Direktion der Verwaltungseinheit gut geplant werden und die Mitarbeitenden sind klar über den Ablauf zu informieren. Es muss vor allem entschieden werden, welche Dossiers in das neue System zu integrieren sind. Die Umsetzung des neuen Records Management-Systems wird von der Verwaltungseinheit mit der Unterstützung des Kontaktarchivars oder des externen Beauftragten vorbereitet.
4.2. Reorganisation der Papierdossiers
Die Papierdossiers werden gemäss der neuen Klassifikationsstruktur in einheitlichem Material abgelegt und klar etikettiert. Diese Reorganisation der Papierdossiers wird von der Verwaltungseinheit mit der Unterstützung des Kontaktarchivars oder des externen Beauftragten durchgeführt.
4.3. Reorganisation der elektronischen Dossiers
Elektronische Dossiers, die für die tägliche Arbeit der Verwaltungseinheit relevant sind, werden in das neue ECM-System migriert. Diese Migration der elektronischen Dossiers wird von der Verwaltungseinheit mit der Unterstützung des Kontaktarchivars des externen Beauftragten durchgeführt.
4.4. Rückstände aufarbeiten
Die Dossiers, die nicht gemäss dem neuen System reorganisiert werden, sind zu evaluieren. Damit wird bestimmt, welche Dokumente ausgesondert werden können, welche von der Verwaltungseinheit aufbewahrt werden müssen und welche an das Staatsarchiv Wallis abzuliefern sind. Diese Arbeit wird vom Kontaktarchivar geleitet.