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L'assemblea dei Rappresentanti di Distretto Polaris (RDP) è l'organo che riceve tutte le informazioni dal team Polaris e partecipa alla definizione dei piani futuri del prodotto. Lo scopo di questa assemblea è quello di chiedere il voto dei distretti su alcune questioni importanti per gli sviluppi futuri. Gli argomenti per le future assemblee sono registrati come idee nei progetti RedMine.
I RDP rappresentano il loro distretto e tutti i clubs di quel distretto. Hanno la responsabilità di raccogliere i feedback e le richieste dei distretti e dei club e di fare il primo triage su di essi.
Il Team Polaris raccoglie le informazioni dai RDP e consolida le idee in argomenti da presentare alle riunioni dell'assemblea. Organizza la riunione dell'assemblea e crea l'ordine del giorno con tutti gli argomenti da discutere. Vengono discussi solo argomenti di "alto livello". Le richieste di funzionalità sono gestite dal normale processo di richiesta di modifiche (RedMine).
Dopo l'assemblea, il team Polaris organizza la votazione elettronica sugli argomenti discussi e informa sui risultati della votazione e sul piano di implementazione finale.
I RDP sono responsabili delle informazioni ai club e ai distretti che rappresentano.
A seconda dell'organizzazione del paese, i DICOs, i loro aggiunti e altri membri del distretto si incontrano ogni anno - o più spesso - con i rappresentanti dell'équipe Polaris. Questi incontri sono molto importanti e rafforzano la comunità degli utenti di Polaris. Ove possibile, si svolgono faccia a faccia.