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La tabella Registrazioni ricorrenti contiene sia dei codici per la ripresa delle righe memorizzate (per tutti i piani di Banana Plus), sia tutte le regole esistenti, incluse quelle create nella finestra Applica regole (solo con piano Advanced). Da questa tabella è possibile modificare le regole esistenti, aggiungere dettagli supplementari o crearne di nuove. La tabella Registrazioni ricorrenti viene visualizzata nei seguenti modi:
- Dal menu Azioni > Registrazioni ricorrenti > Registrazioni ricorrenti
- Dalla tabella Registrazioni
- menu Azioni > Registrazioni ricorrenti > Crea regola dalla registrazione
- con un click con il tasto destro del mouse di un movimento senza regole presente nella tabella Registrazioni > Crea regola dalla registrazione.
Le colonne usate dalle Regole
Nella tabella Registrazioni ricorrenti sono definite le regole per il completamento delle registrazioni importate.
- Colonne di corrispondenza
Colonne per verificare la corrispondenza con le registrazioni importate dal dialogo Applica regole.
- Colonna Doc - Tutte le regole devono contenere la parola !Rule
- Colonna Descrizione
- Colonna Importo
- Colonne Conto Dare o Conto Avere che contengono il conto bancario o il conto di contropartita temporanea [CA].
Nella contabilità Entrate / Uscite ci sono le colonne Conto e Categoria.
- Colonne di sostituzione
Quando si vogliono aggiungere ulteriori dettagli ad una regola, precedentemente impostata con il dialogo Applica regole, questi possono essere aggiunti nelle colonne di sostituzione (Codice IVA, CC3 , note..).
Le regole possono anche essere inserite o modificate tramite il Dialogo Applica regole > Aggiungi/Modifica regola. Una volta aggiunte sono salvate nella tabella Registrazioni ricorrenti.
Colonne di corrispondenza
Nella tabella Registrazioni ricorrenti ci sono alcune colonne di corrispondenza della regola, utilizzate dal programma per verificare se la regola deve essere applicata a una riga di registrazione:
La colonna Doc
Perché esista una regola, nella colonna Doc ci deve essere uno dei seguenti testi:
- !Rule - Per indicare che è una regola
- !RuleSplit - Per indicare che la regola deve creare delle Registrazioni su più righe (Split rows).
La colonna Descrizione
La colonna Descrizione deve contenere il testo da cercare nella descrizione delle righe importate:
- Esatta parola o frase
- Se scrivi Best Insurance 982-948, come condizione della regola, tutte le registrazioni che contengono questa esatta frase, verranno considerate come corrispondenze.
- Se scrivi unicamente Insurance, come condizione della regola, tutte le registrazioni che contengono questa esatta parola, verranno considerate come corrispondenze.
- Tutte le parole (+ all'inizio)
Se scrivi +Best Insurance 982-948, come condizione della regola, tutte le registrazioni che contengono queste parole, in qualsiasi posizione, verranno considerate come corrispondenze.
- Tutte le parole devono essere presenti nella descrizione della registrazione.
- La posizione delle parole nella frase non è rilevante.
- Il segno "+" non viene considerato nella ricerca.
- Maiuscolo e minuscolo
Nella ricerca del testo inserito non viene fatta differenza fra maiuscole/minuscole.
Il testo che inserisci viene applicato sia a testi maiuscoli che minuscoli.
- [Nome della regola]
Quando una descrizione inizia con un testo tra parentesi quadre, questo viene usato come nome della regola. Da utilizzare per una migliore identificazione delle regole.
Le colonne Conto Dare e Conto Avere
Se la regola è stata creata in fase di importazione dei movimenti (dialogo Applica regole ), normalmente nella colonna Conto Dare o Conto Avere vi è già il conto della banca o posta da cui è stato importato il movimento. Questa condizione è facoltativa.
- Se il conto di addebito o di accredito è specificato, la regola viene applicata a tutte le righe importate che contengono la descrizione o l'importo specificato.
- Se la regola è seguita da righe aggiuntive (divisione su più righe), inserisci "[ ]" per indicare che la contropartita temporanea deve essere sostituita da un valore vuoto.
La colonna Importo
La colonna Importo può contenere un importo preciso da cercare nelle registrazioni importate. Questa condizione è facoltativa.
- Se viene indicato nella colonna Descrizione il nome di un debitore o di un creditore come riportato sull'estratto conto e l'importo non viene indicato la regola si applica a qualsiasi importo ricevuto da quel debitore o versato al creditore.
Colonne di sostituzione
Le colonne della tabella Registrazioni ricorrenti che non sono di corrispondenza, sono colonne di sostituzione. Se una di queste colonne contiene un valore, questo verrà usato dal programma per completare la registrazione importata nella tabella Registrazioni.
- Colonna Codice IVA per indicare il codice IVA che deve essere inserito.
- Colonne CC1, CC2 o CC3 per indicare il Centro di Costo necessario.
- Colonna Note per aggiungere informazioni supplementari.
- Colonna DocLink per inserire una nota e distinguere le righe che devono essere associate a un documento digitale.
- Puoi usare qualsiasi altra colonna, eccetto quelle che vengono usate per l'abbinamento delle regole (Descrizione, Conto Dare, Conto Avere, Importo).
- Puoi anche colorare una riga della regola e la riga importata riprenderà il colore della riga della regola.
Completamento colonna DocLink
A partire da Banana Contabilità versione 10.1.19
Una volta importate le registrazioni, può essere necessario associare alcuni movimenti a dei giustificativi contabili. Per velocizzare questa operazione si consiglia di procedere nel modo seguente:
- Nella colonna DocLink usare un testo fra parentesi quadre [ ] per indicare che queste registrazioni devono essere abbinate ad un giustificativo.
- All'interno delle parentesi indicare il testo che deve essere cercato nel nome del file del giustificativo.
- Nella tabella Registrazioni nel Filtro righe inserire il testo "!link![ ]" per visualizzare tutte le righe che sono da completare.
- Quando si va in modifica nella colonna Link il programma visualizza nell'auto-completamento i file non ancora abbinati a una registrazione che contengono il testo fra le parentesi.
- Per esempio se si indica "[fattura]", il programma quando si va in modifica nella cella, nell'auto-completamento indicherà tutti i file non ancora collegati, che contengono il testo "fattura".
Completamento manuale delle registrazioni
È possibile che certe registrazioni debbano essere completate manualmente con informazioni supplementari, specifiche all'operazione, che non sono conosciute al momento della creazione della regola.
Per trovare velocemente le registrazioni da completare ti consigliamo di inserire dei valori temporanei che servono per filtrare le registrazioni. Per esempio:
- Nella colonna Note o in qualsiasi altra colonna della riga della regola inserisci un hashtag, per esempio #city, e inserisci poi lo stesso hashtag nel Filtro righe quando sei nella tabella Registrazioni. Verranno così visualizzate le righe che devi completare.
- Colorare le righe delle regole
Il colore delle righe delle regole nella tabella Registrazioni ricorrenti verrà usato per colorare la registrazione a cui viene applicata la regola. Così potrai individuare le righe velocemente o filtrarle usando il testo "!_co!"
Registrazioni su più righe (split rows)
Puoi creare delle regole, che aggiungono delle righe di registrazione a quella elaborata. Questa funzionalità è utile per registrare delle operazioni che richiedono la contabilizzazione su più conti, come per esempio:
- Ricevi regolarmente un pagamento di 550 che deve essere registrato su tre conti diversi e quindi su tre righe:
- (550) incasso affitto (nessuna contropartita, perché si tratta di registrare l'importo globale suddiviso su tre righe)
- (500) affitto appartamento (contropartita affitto)
- (50) spese accessorie (contropartita spese accessorie).
Puoi definire la divisione su più righe:
- Le righe aggiuntive devono seguire immediatamente la riga con la regola !Rule.
Le righe aggiuntive sono inserite immediatamente dopo la riga importata che corrisponde alla regola.
- La colonna Doc delle righe aggiuntive deve avere il testo !RuleSplit.
- Indicare in tutte le altre colonne i valori che devono essere contenuti nelle righe aggiuntive. In questo esempio abbiamo aggiunto il Centro di Costo dell'inquilino.
Nell'esempio di registrazione su più righe riferito all'affitto qui di seguito si presume che l'importo incassato sia sempre di 550. Se necessario è utile indicare l'importo esatto dell'affitto. Infatti, se l'importo incassato è diverso da 550 sarà necessario completare la registrazione manualmente.
Consigli
Nell'esempio dell'affitto potrebbe tornare utile creare:
- Una regola su più righe come riportato nell'immagine seguente, per ogni inquilino, indicando l'importo totale dell'affitto incassato di 550.
- Una regola su una riga per ogni inquilino indicando:
- Nel conto Dare il conto contabile della banca sul quale incassiamo l'affitto.
- Nel conto Avere un conto contabile dei ricavi.
- Nella colonna Importo non indichiamo nessun importo.
- Nella colonna CC3 indichiamo il centro di costo dell'inquilino.
In questo modo:
- se l'inquilino versa 550 l'importo sarà registrato correttamente suddiviso tra affitto e acconto spese.
- se l'inquilino versa un importo diverso da 550 l'importo sarà sempre associato all'inquilino che ha effettuato il versamento.
- gli importi diversi da 550 possono quindi essere gestiti manualmente secondo il motivo del versamento.
Copiare in blocco le regole da un file all'altro
Dalla tabella Registrazioni ricorrenti è possibile copiare in blocco le righe delle regole e incollarle in un altro file Banana.
Quando si passa da un anno all'altro le regole vengono riportate automaticamente.