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Les personnes morales désignent un représentant. Les administrateurs doivent être en majorité suisses et être domiciliés en Suisse, notamment ceux qui ont le pouvoir de signatures, sous peine de dissolution. La durée de la fonction est de 4 ans au plus, sauf dispositions contraires des statuts. Pour le surplus, les règles de la SA sont applicables à la durée de la fonction. Les statuts peuvent prévoir que l’assemblée générale confère l’administration à des comités élus par elle. Pour le surplus, on constate qu’il est possible de confier tout ou partie de la gestion ou de la représentation à des tiers. Les personnes inscrites au Registre du commerce ont pouvoir pour représenter la société envers les tiers et l’engager par tous les actes qui rentrent dans la poursuite du but social, notamment des actes illicites.
L’administration doit effectuer son travail avec diligence. On peut appliquer par analogie les règles de la société anonyme sur les obligations des administrateurs.
L’administration a notamment les tâches suivantes:
- préparer les délibérations de l’assemblée générale et exécuter ses décisions;
- surveiller les personnes chargées de la gestion;
- tenir les procès-verbaux du conseil et de l’assemblée générale;
- tenir les comptes dans les formes prévues par la loi;
- faire les communications au Registre du commerce;
- informer les réviseurs;
- dans les cas où la société ne semble plus solvable, établir un bilan intérimaire;
- au cas où l’actif ne couvre pas les dettes, avertir le juge;
- dans les cas où la moitié du capital social n’est plus couverte, convoquer l’assemblée générale et prévoir l’assainissement;
- en cas de faillite, restituer aux créanciers sociaux les parts de bénéfice touchées;
- révoquer les comités, les gérants et autres personnes nommées par elle.
Organe de contrôle
Il est obligatoire mais, contrairement à la SA, il peut être choisi parmi les membres de la société. Sa tâche consiste à vérifier la bonne tenue des comptes et si les associés sont tenus à des versements supplémentaires ou s’ils assument une responsabilité pour les dettes sociales, les réviseurs doivent vérifier que les avis adéquats ont été donnés au Registre du commerce. Le réviseur dispose du droit d’accès aux documents nécessaires pour accomplir sa tâche. Il doit déposer un rapport à l’attention de l’assemblée générale qui ne peut valablement statuer si elle ne l’a pas reçu. Le réviseur est tenu de participer à cette assemblée et doit signaler les irrégularités constatées si elles sont importantes. Il est tenu à un devoir de discrétion. D’autres tâches peuvent être confiées au réviseur, soit par l’assemblée générale, soit par les statuts.
Mode de fonctionnement
L’essentiel de l’activité de la société coopérative est mené par l’administration, conformément à ce qui est dit ci-dessus.
Si les statuts ne prévoient pas autre chose, la société ne répond que sur son actif social. En outre, comme la société coopérative n’a pas de "capital-actions" dont la valeur est déterminée, il est important que l’éventuel excédent annuel ne soit pas perdu, ceci afin de garantir les dettes de la société. Cet excédent est calculé sur la base du bilan tenu selon les règles comptables. La règle est que cet excédent soit affecté à la fortune sociale et, exceptionnellement et dans les cas prévus par les statuts, aux sociétaires. Dans cette dernière hypothèse, le versement prévu par les statuts n’est valable que s’il est attribué dans la même mesure que les membres ont utilisé les institutions de la société coopérative. En cas de titres constatant les parts sociales, le montant de l’excédent à distribuer est limité. En outre, la loi prévoit l’obligation de créer un fond de réserve qui doit être alimenté par les excédents ainsi que d’autres fonds.
Les organes de la société engagent leur responsabilité, en tant qu’administrateurs, organe de contrôle ou liquidateurs. Ils répondent envers la société pour tout acte illicite ayant causé un préjudice à celle-ci. Ils répondent également des actes commis en manquant intentionnellement ou par négligence aux devoirs que leur impose la loi en cas d’insolvabilité et qui causent des dommages indirects aux créanciers et à ses membres. On applique par analogie les règles de la société anonyme, notamment pour les sociétés de crédit et d’assurance. S’il y a plusieurs responsables, ceux-ci répondent solidairement et celui qui a payé plus que sa part peut demander aux autres de lui rembourser la part excédentaire. La prescription est de 5 ans.
Dissolution
La société est dissoute dans les cas prévus par les statuts, par une décision de l’assemblée générale, par l’ouverture de la faillite et dans les autres cas prévus par la loi, notamment les fusions.
Sauf en cas de faillite, c’est l’administration qui communique cette décision au Registre du commerce.
On applique les règles de la SA sous réserve des éléments suivants: comme la société coopérative n’est pas destinée à distribuer des dividendes et des prestations financières à ses membres, dès lors la règle est que l’éventuel bénéfice est attribué à des buts coopératifs ou d’utilité publique. Les statuts peuvent déroger à cette règle et prévoir une répartition entre les membres. Si les statuts ne contiennent pas de dispositions contraires, la distribution se fait par tête, entre tous les membres, sous réserve des droits des associés sortis et des héritiers des associés morts.
Cas particulier de la fédération
Une fédération est le groupement de 3 sociétés coopératives au moins qui constituent une société de même espèce. L’organisation et le fonctionnement de la fédération sont pratiquement les mêmes que ceux de la société coopérative, avec les réserves suivantes:
- l’assemblée des membres est remplacée par l’assemblée des délégués. Les statuts peuvent prévoir qu’elle n’est pas l’organe suprême de la fédération. Ils doivent en outre déterminer dans quelle mesure les membres peuvent envoyer des délégués et le nombre de voix qui leur est attribué;
- l’administration composée par les membres des sociétés fédérées, sauf disposition contraire des statuts;
- les statuts peuvent conférer à l’administration commune le droit de contrôler l’activité des sociétés fédérées;
- les statuts peuvent prévoir que l’administration commune peut attaquer les décisions prises isolément par les sociétés fédérées;
- il est interdit d’imposer de nouvelles obligations à l’occasion de l’entrée d’une nouvelle société dans la fédération.