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Ablauf GV
So wie jeder Spieler weiss, wo seine Position ist, kennen Sie den Ablauf der Generalversammlung (GV). Sie haben diesen idealerweise bereits mehrmals durchgespielt, bevor es zum grossen Finale kommt.
Eröffnung
Planen Sie Grussworte durch wichtige Gäste (Vertreter/innen der Behörden, Personen aus Politik, Sport und Wirtschaft) gleich zu Beginn der Versammlung ein. Beschränken Sie die Anzahl auf zwei Redner/innen. Zudem soll die Rede nicht länger als fünf Minuten dauern.
Die Versammlung soll kein Vortrag werden, sondern eine aktive Diskussion. Versuchen Sie, mit einer kurzen, persönlichen Eröffnungsrede eine lockere Atmosphäre herzustellen. Vergessen Sie auf keinen Fall, alle Stimmberechtigten und Gäste sowie Partner/Sponsoren, Ehrenmitglieder und Medienvertreter/innen zu begrüssen. Erst dann eröffnen Sie die GV offiziell.
Versammlung
Nachdem Sie die Voraussetzungen für die Stimmberechtigung gemäss Statuten bekannt gegeben haben, halten Sie die Zahl der Stimmberechtigten fest. Beachten Sie: Die Stellvertretung eines/einer abwesenden Stimmberechtigten durch eine andere Person ist nicht zulässig, da die Mitgliedschaft in einem Club ein persönliches Recht darstellt.
Stimmenzähler/innen
Nur Stimmberechtigte können auch Stimmenzähler/innen sein. Achten Sie darauf, dass die Stimmenzähler/innen ihre eigene Stimme mitzählen. Teilen Sie für die Stimmenzählung die Sitzreihen vor der Versammlung in Sektoren ein. Geben Sie eventuell schon vor der Versammlung Stimmkarten an die Stimmberechtigten ab, das erleichtert den Stimmenzählenden das Erkennen der Stimmen.
Anträge
Zur Bekanntgabe von Anträgen gehören folgende Informationen:
- Datum der Eingabe
- Person, welche die Eingabe gemacht hat
- Inhalt
Zusätzliche Traktanden können durch die Versammlung bei Geschäften mit erheblicher Tragweite zugelassen werden, so zum Beispiel Statutenänderungen oder Beitragserhöhungen. Beachten Sie aber unbedingt die Bestimmungen in Ihren Clubstatuten. Prüfen Sie auch, ob die GV für die Behandlung des Geschäftes überhaupt zuständig ist.
Auf Anträge zu den einzelnen Traktanden ist erst bei Behandlung des betreffenden Geschäfts einzugehen.
Traktanden
Erläutern Sie den Inhalt kurz, aber klar und verständlich. Verweisen Sie auf die zusätzlichen Informationen, die Sie im Vorfeld verschickt haben. Nehmen Sie Stellung zur Position und Empfehlung des Vorstands.
Formelles
Folgende Punkte muss jede GV behandeln:
- Genehmigung des Protokolls der letzten GV; dieses Protokoll ist im Clubbulletin veröffentlicht oder lag der Einladung bei
- Rechenschaftslegung des Vorstandes: Jahresbericht, Jahresrechnung, Revisorenbericht
- Entlastung des Vorstandes
- Sämtliche Traktandenpunkte, welche sich auf das Budget auswirken, z. B. Jahresprogramm, Beitragserhöhung, Jahresbudget
- Statutenänderungen und weitere Geschäfte im Kompetenzbereich der GV
- Wahlen (Vorstand, Revisoren)
- Anträge der Mitglieder, welche sich nicht auf die vorerwähnten Geschäfte beziehen (Fristen, Zuständigkeit und Themenbezug zu Clubaufgaben beachten)
- Verschiedenes: Informationen von allgemeinem Interesse
- Abschluss des offiziellen Teils der Hauptversammlung
Diskussion
Die GV soll keine Vortragsveranstaltung sein. Fordern Sie die Mitglieder zur Diskussion der einzelnen Traktanden auf. Achten Sie darauf, dass die Anträge klar formuliert sind. Fragen Sie ständig nach. Vergewissern Sie sich, dass nichts unverstanden bleibt. Unterscheiden Sie auch zwischen Ordnungsanträgen und sachbezogenen Änderungsanträgen. Stimmen Sie immer zuerst über Ordnungsanträge ab. Ordnungsanträge sind Wortmeldungen zum Verfahren, so beispielsweise die Rückweisung eines Antrages.
Abstimmungsverfahren
Führen Sie die Abstimmung sowie die Wahlen durch Handerheben durch. Das ist noch immer die schnellste Methode. Vergessen Sie dabei nicht: Präsident/in und Vorstand wählen mit. Bei Kampfwahlen kann es sinnvoll sein, geheim, also mit Wahlzetteln abzustimmen.
Protokollführung
Bei jeder GV muss ein Protokoll geführt werden. Dies verlangt Aufmerksamkeit und Genauigkeit durch den/die Protokollführer/in. Auch später müssen alle Schritte nachvollziehbar sein. So sind auch sämtliche Abstimmungsergebnisse und Wortmeldungen schriftlich festzuhalten.
Als hilfreich erweist sich oft ein Tonband oder auch ein Diktiergerät. Checken Sie jedoch immer wieder, ob das Gerät läuft und ob die Aufnahme verständlich ist.
Folgende Punkte muss ein Protokoll festhalten:
- Taktandenliste
- Wortmeldungen mit Namen
- Abstimmungs- und Wahlergebnisse
- Schluss der Versammlung
- Leitung
- Gästeliste
- Präsenzliste
- Namen der Stimmenzähler/in
- Datum, Zeit, Ort
Das Protokoll soll nach der Versammlung innert einem Monat (oder besser früher) vorliegen und im Clubheft veröffentlicht oder der Einladung zur nächsten Hauptversammlung beigelegt werden.
Abschluss
Runden Sie die Versammlung mit einer kurzen, persönlichen Rede ab. Formulieren Sie spontan.
Tipp: Spezielle Gäste möchten speziell behandelt werden. Kümmern Sie sich auch nach der Versammlung um Gäste, Partner/Sponsoren, Ehrenmitglieder und Medienvertreter/innen.