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Die Mehrheit der Archivalien befindet sich in Magazinräumlichkeiten am Domizil der STS. Diese werden während den Archiv- und Bibliotheksöffnungszeiten umgehend ausgehoben. Selten genutzte Bestände sind zum Teil ausgelagert (Aushebung einmal pro Woche). Das Archiv der STS umfasst folgende Bestände:
Veranstalterpublikationen (VP)
Unter Veranstalterpublikationen verstehen wir Druckschriften, die von den Theatern und Gastspielveranstaltern herausgegeben werden: Programmhefte, Saisonprospekte, Spielpläne, hauseigene Zeitschriften, Rechenschaftsberichte.
Presseausschnitte (PA)
Schwerpunktmässig ist die Sammlung von ca. 720’000 Ausschnitten auf die inländische Theaterarbeit und auf das Wirken von Schweizer Theaterschaffenden im Ausland ausgerichtet (Helvetica). Internationale Festivals, Uraufführungen oder andere herausragende Ereignisse finden im STS-Pressearchiv Niederschlag – besonders dann, wenn Schweizer Printmedien darüber berichten. Die Belege erhalten wir seit 1981 durch ein Abonnement bei der ZMS/PMA Medienbeobachtung AG. Freunde und Mitarbeiter der STS ergänzen diese Belege aus eigener Auswertung. Ausschnitte zum Wirken von Schweizer Theaterschaffenden im Ausland bekommen wir ausserdem von der Sektion “Kulturelle und UNESCO-Fragen” des Eidgenössischen Departementes für auswärtige Angelegenheiten. Aus konservatorischen Gründen und zur vereinfachten Herstellung von Kopien werden die PA auf A4-Blätter aufgeklebt, gegebenenfalls dafür neu umbrochen.
Bilddokumentation
Die STS sammelt seit ihrer Gründung Ende der 1920-er Jahren konventionelle Fotos und Fotonegative zum Theaterwesen. In jüngerer Zeit überlassen die Theaterveranstalter der STS auch elektronische Bilder (e-mail-Attachments, CD-ROM).
Videoaufzeichnungen (VK)
Seit 1981 zeichnet die STS regelmässig auf VHS bzw. DVD Fernsehsendungen zum Theater auf. Im Handel erworbene Kassetten und Aufzeichnungen, die uns Theater und Theaterschaffende überlassen, ergänzen die Sammlung. Es handelt sich bei den 10’000 Titeln um Mitschnitte von Theateraufführungen, Film- und Fernsehaufzeichnungen von Sprech-, Musik- und Tanztheater-Produktionen sowie theaterdokumentarische Sendungen. Die Aufzeichnungen können ausschliesslich am Domizil der STS visioniert werden. Ausleihe oder die Herstellung von Kopien ist uns aus urheberrechtlichen Gründen strikte untersagt.
Tonträger
Gesammelt werden u.a. Hörspiele nach Theaterstücken, exemplarische Hörspiele, Bühnenmusik, Operneinspielungen, Rezitations- und kabarettistische Produktionen und ausgewählte Berichterstattungen über Theaterereignisse am Radio. Von den schätzungsweise 6000 archivierten Titeln ist derzeit ungefähr ein Drittel elektronisch katalogisiert.
Archiv des Zentralverbandes Schweizer Volkstheater (ZSV)
In den frühen Achtzigerjahren des letzten Jahrhunderts entschloss sich der Zentralverband Schweizer Volkstheater (ZSV), sein Archiv der STS zu übergeben. Seit 1996 wird es am Domizil der STS durch Walter Zaugg, ab Sommer 2009 von Hans Oppliger betreut. Der ZSV-Delegierte vereinheitlicht und ergänzt laufend die nach geographischen Gesichtspunkten geordnete Ablage und erschliesst sie in einer Aufführungsdatenbank.