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Inhaltsverzeichnis
Definition Sollzeit
Sollzeit ist diejenige Arbeitszeit, welche gemäss den Bestimmungen über die wöchentliche Arbeitszeit und dem individuellen Beschäftigungsgrad im Durchschnitt pro Woche zu leisten ist (§ 118 Abs. 2 Satz 1 VVO). Die tägliche Sollzeit dient zur Berechnung des Arbeitszeitsaldos und darf 8 Stunden und 24 Minuten nicht überschreiten (§ 118 Abs. 2 Satz 2 VVO).
Definition Regelarbeitszeit
Als Regelarbeitszeit gilt die für den Regelfall vereinbarte Aufteilung der wöchentlichen Arbeitszeit. Die Regelarbeitszeit wird innerhalb des Tagesrahmens (zwischen 6.00 und 20.00 Uhr) unter Berücksichtigung der betrieblichen und persönlichen Bedürfnisse vereinbart. Die Vereinbarung kann sich auf die tägliche Sollzeit beschränken oder durch feste zeitliche Einteilung ergänzt werden (§ 118 Abs. 3 und 4 VVO).
Beschäftigungsgrad
Ein Beschäftigungsgrad von 100% entspricht grundsätzlich 42 Stunden pro Woche oder 2184 Stunden brutto pro Jahr (siehe unten wöchentliche und jährliche Arbeitszeit).
Bei Teilzeitbeschäftigten reduziert sich der Beschäftigungsgrad im Verhältnis zur Arbeitszeit. In der Tabelle zur Ermittlung des Beschäftigungsgrads für Teilzeitbeschäftigte findet sich der Beschäftigungsgrad nach Massgabe der wöchentlichen Teilarbeitszeit in Prozenten einer vollen Beschäftigung im Verhältnis zur Arbeitszeit, je ausgerichtet auf Viertelstunden.
Wöchentliche Arbeitszeit
Die Arbeitszeit beträgt bei einem Beschäftigungsgrad von 100% in der Regel 42 Stunden pro Woche und wird grundsätzlich auf fünf Tage verteilt, wobei der Samstag und Sonntag arbeitsfrei sind (vgl. § 116 Abs. 1 VVO).
Jährliche Arbeitszeit
Die jährliche Arbeitszeit ist in § 116 Abs. 3 VVO geregelt:
Brutto-Jahresarbeitszeit:
Die jährliche Arbeitszeit beträgt bei einem Beschäftigungsgrad von 100% grundsätzlich brutto 2184 Stunden pro Jahr (52 Wochen x 42 Stunden). Bei Teilzeitbeschäftigung wird die jährliche Arbeitszeit aufgrund des reduzierten Beschäftigungsgrads ermittelt.
Netto-Jahresarbeitszeit:
Für die Berechnung der Netto-Jahresarbeitszeit werden der individuelle Ferienanspruch, die auf einen Wochentag fallenden Ruhetage sowie Arbeitszeitreduktionen vor Ruhetagen in Abzug gebracht.
Rechtliche Grundlagen
BES, 25. Mai 2016
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1. Ausgangslage
Die flexible Arbeitszeitregelung für das kantonale Personal ist ein bewährtes Element der kantonalen Anstellungs- und Arbeitsbedingungen. Sie leistet einen wesentlichen Beitrag für die Attraktivität des Kantons als Arbeitgeber und für die Motivation der Mitarbeitenden.
In der Praxis zeigte sich allerdings, dass die richtige Handhabung der flexiblen Arbeitszeit durch die Vorgesetzten mitunter anspruchsvoll ist und vereinzelt auch Diskussionen im Zusammenhang mit Missbrauchsverdacht auftreten. Zudem ist die Gleichbehandlung der kantonalen Mitarbeitenden nicht mehr gewährleistet, wenn die Gleitzeitregelung bzw. die Praxis zu derselben amts- und direktionsübergreifend unterschiedlich angewandt wird. Der Regierungsrat erteilte deshalb der Finanzdirektion den Auftrag, im Sinne einer Führungshilfe Empfehlungen gemäss § 150 lit. b VVO für den richtigen Umgang mit der Arbeitszeitregelung auszuarbeiten. Das Personalamt erarbeitete daher im Jahre 2007 Empfehlungen, die Antworten zu folgenden Fragen enthalten:
- Wie kann allfälligen Missbräuchen der grosszügigen Arbeitszeitregelung vorgebeugt werden?
- Was kann unternommen werden, damit bei der Beendigung eines Arbeitsverhältnisses nicht noch sehr viele Ferientage und Mehrzeitguthaben vergütet werden müssen bzw. die Mitarbeitenden sehr viel früher gehen können, weil sie noch grosse Guthaben abbauen müssen?
- Wie kann erreicht werden, dass die Mitarbeitenden zuerst ihre Ferienguthaben beziehen und nicht solche auf Reserve anhäufen, indem sie vorab immer wochenweise Mehrzeiten kompensieren?
Im Rahmen der Einführung der fünften Ferienwoche im 2020 wird die Problematik der letzten Frage entschärft, indem der in der Praxis teilweise bereits angewendete Grundsatz «Ferienbezug vor Mehrzeitkompensation» in § 124 VVO ausdrücklich geregelt wird. Demnach ist die zusammenhängende Kompensation von mehr als einem Tag erst nach dem Bezug der Ferien zulässig. Zudem wird in § 81 Abs. 1 VVO die geltende Rechtslage verdeutlicht, dass der Arbeitgeber den Zeitpunkt der Ferien bestimmt, aber soweit möglich auf die Wünsche der Angestellten Rücksicht nimmt. Die Empfehlungen aus dem Jahr 2007 gelten jedoch weiterhin, werden aber im Folgenden um die neuen rechtlichen Bestimmungen aktualisiert:
2. Empfehlungen zur Steuerung von Mehrzeit, Kompensationstagen, Ferien und Überzeit
Die Mitarbeitenden führen auf Vertrauensbasis eine persönliche Zeitbuchhaltung, in der sie die Arbeitszeiten und Abwesenheiten (Ferien, Kompensationstage usw.) aufführen. In der Regel werden elektronische Zeiterfassungssysteme verwendet (z.B. Inovatime, Protime). Die Vorgesetzten können jederzeit Einblick in diese Zeitbuchhaltung nehmen. Sie sind verpflichtet, monatlich die Kenntnisnahme durch ihr Visum zu bestätigen (§ 129 VVO).
Gemäss dieser Regelung ist es eine obligatorische Führungsaufgabe aller Vorgesetzten, die Zeiterfassung ihrer Mitarbeitenden zu kontrollieren. Damit können rechtzeitig auffällige Mehrzeitanhäufungen erkannt werden und falls nötig sind geeignete Massnahmen dagegen zu ergreifen (vgl. dazu auch Ziff. 3). Ebenso kann mit einer vorausschauenden Ferienplanung gesteuert werden, dass Ferien in dem Jahr bezogen werden, in dem der jeweilige Anspruch entsteht. Überzeitguthaben können ohnehin nicht ohne Genehmigung der oder des Vorgesetzten entstehen.
Die Kompensation von Mehr- oder Überzeitguthaben durch Bezug von Frei-Tagen kann ebenfalls durch die Vorgesetzten gesteuert werden. Wie beim Festlegen des Zeitpunkts der «normalen» Ferien müssen Abwesenheiten infolge Kompensation von Mehr- oder Überzeitguthaben mit den Vorgesetzten abgesprochen und von diesen bewilligt werden (vgl. dazu auch Anhang, Lit. D). In aller Regel sollten sich Lösungen oder allenfalls Kompromisse finden, die für beide Seiten zufriedenstellend sind. Können sich die Angestellten gegenseitig nicht vertreten oder sprechen andere betriebliche Gründe (z.B. saisonal oder projektbezogen begründete Mehrarbeit) gegen den gewünschten Zeitpunkt einer Abwesenheit, muss die Kompensation verschoben werden. Zu beachten ist § 124 Abs. 3 VVO, wonach die zusammenhängende Kompensation von Mehrzeit von mehr als einem Tag erst nach dem Bezug der Ferien zulässig ist. Der konsequente Bezug der Ferien vor der Kompensation von Mehrzeitguthaben soll die Anhäufung von Ferien und damit übermässige Rückstellungen verhindern. Dieser Grundsatz gilt allerdings nicht absolut. So ist die Kompensation von Mehrzeit bis zu einem Tag ausgenommen. Möglich bleibt damit insbesondere der Bezug von sogenannten Brückentagen oder der stundenwiese Bezug von Mehrzeit.
Die Steuerung der Mehrzeit-, Überzeit und Ferienguthaben erfolgt durch direkte Gespräche mit den betroffenen Mitarbeitenden. Im Gespräch können die Gründe, für die Entstehung hoher Zeitguthaben ermittelt und das Vorgehen für die Kompensation der Zeitguthaben vereinbart werden (vgl. dazu auch Ziff. 3).
Unter Beachtung dieser Grundsätze kann die Anhäufung von auffälligen Mehr- oder Überzeitguthaben sowie der jährliche Übertrag von grossen Ferien-, Mehrzeit- oder Überzeitguthaben verhindert werden.
Bei Festlegungen durch die Vorgesetzten betreffend dem Zeitpunkt der Gewährung von Ferien und/oder Kompensationstagen handelt es sich um Dienstanweisungen, grundsätzlich nicht Verfügungscharakter haben und entsprechend nicht durch Rekurs anfechtbar sind.
3. Checkliste für den Abbau von Zeitguthaben
Gespräche mit den Mitarbeitenden sind angezeigt, wenn deren Arbeits- oder Feriensaldo «auffällige» Werte annehmen. Eine allgemein gültige Definition von auffälligen Werten ist kaum möglich, da dies von Funktion und Verantwortung des oder der betroffenen Mitarbeitenden abhängt. Zudem sind immer die betriebliche Situation (z.B. Mehrbelastung durch Abschluss eines Projekts) und die persönliche Situation des Mitarbeitenden (z.B. Anhäufung Ferienguthaben durch Mutterschaftsurlaub) zu berücksichtigen.
Als Richtwert sind Gespräche mit den betroffenen Mitarbeitenden angezeigt, wenn die Mehrzeit mehr als 84 Stunden (bei einem Beschäftigungsgrad von 100%) beträgt, da solche Mehrzeit jeweils Ende Jahr gestrichen werden müsste, sofern sie nicht abgebaut ist. Bei Ferienguthaben ist der Übertrag von mehr als 3 Wochen (entspricht 126 Stunden bei einem Beschäftigungsgrad von 100%) in der Regel als auffällig einzustufen.
3.1. Vorbereitung des Gesprächs:
Vorgesetzte/r interpretiert die auffälligen Zeitguthaben der Mitarbeitenden nach seinem eigenen Ermessen:
- Beurteilung der Arbeitsbelastung der Mitarbeitenden
- Beurteilung der Arbeitsweise der Mitarbeitenden (Setzung von Prioritäten, Effizienz, usw.)
- Besondere Belastung durch Zusatzaufgaben?
- Auffälligkeit der Zeitguthaben allenfalls auf Arbeitsweise der Mitarbeitenden zurückzuführen?
- Besondere Ereignisse bezüglich der persönlichen Situation des Mitarbeitenden (z.B. Mutterschaftsurlaub, private Probleme [Scheidung, Todesfall in der Familie, usw.], längere Abwesenheit infolge Krankheit oder unbezahlten Urlaubs, usw.)
3.2. Durchführung des Gesprächs:
Vorgesetzte/r eruiert durch Gespräch mit Mitarbeitender/Mitarbeitendem, was die Ursachen für die auffälligen Zeitguthaben ist:
3.2.1. Abstrakte (neutral, keine Wertung) Information der Mitarbeitenden bezüglich Problematik
- Auffälligkeit der Zeitguthaben feststellen
- Problematik von auffälligen Zeitguthaben erklären:
bezüglich Mitarbeitenden:
- Gesundheit Mitarbeitende/r (z.B. Burn-out Syndrom),
- work-life balance,
- Arbeitsweise (z.B. Setzen von Prioritäten),
- Verfall Ende Jahr bei Mehrzeit
bezüglich Arbeitgeber:
- Fürsorgepflicht Arbeitgeber
- Finanzielle Belastung des Betriebes (Rückstellungen)
- Risiko bei Kündigung Mitarbeitende (lange Abwesenheit oder Auszahlung)
3.2.2. Stellungnahme Mitarbeitende/r
Mitarbeitende/r erklären lassen, aus welchen Gründen hohe Zeitguthaben nach ihrem/seinem Ermessen entstanden sind.
3.2.3. Feedback Vorgesetzte/r
Vorgesetzter nimmt Stellung zu vorgebrachten Gründen/Ursachen der Zeitguthaben. Evtl. Diskussion bei stark unterschiedlichen Interpretationen zur Entstehung oder zur Auffälligkeit der Zeitguthaben.
3.2.4. Massnahmen definieren
Gemeinsames Erarbeiten des weiteren Vorgehens.
Bei Bedarf: Vereinbarung unterstützender oder organisatorischer Massnahmen (Weiterbildung, Know-how Aufbau, Abgleich Aufgaben - Ressourcen usw.)
Falls Mehrzeit sich im Nachhinein als Überzeit erweist: Nachträgliche Genehmigung Überzeit, falls Abbau nicht möglich ist: Auszahlung der Überzeit
Möglichkeiten zum Abbau von auffälligen Mehrzeit- und/oder Ferienguthaben:
- Mehrzeitguthaben: kürzere Arbeitstage (Maximum definieren), regelmässiger Bezug von einzelnen oder aufeinanderfolgenden Kompensationstagen vereinbaren, Arbeitszeitmodell vereinbaren (z.B. Jahresarbeitszeit)
- Ferienguthaben: Jahresplanung der Ferien
Wenn auffällige Mehrzeitguthaben aus betrieblichen Gründen mittelfristig nicht abgebaut werden können:
- Prüfung grundsätzlicher organisatorischer Massnahmen (Abgleich Aufgaben – Ressourcen)
- Anordnung von Überzeit, bis die organisatorischen Massnahmen greifen.
3.3. Nachbereitung des Gesprächs
Aktennotiz zu Gespräch erstellen.
Periodische Überprüfung des festgelegten Vorgehens.
4. Mehrzeit-, Überzeit und Ferienguthaben bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses
Trotz laufender Überprüfung der Zeit- und Ferienguthaben weisen Mitarbeiter vor Beendigung des Anstellungsverhältnisses mitunter erhebliche Stundenkonti auf. Grundsätzlich sind diese Guthaben bis zum Ende des Arbeitsverhältnisses auszugleichen. Wenn der Ausgleich aus dienstlichen oder allenfalls auch aus persönlichen Gründen des bzw. der Mitarbeitenden nicht möglich ist, wird der Restsaldo ausbezahlt.
Für die Mehrzeitguthaben ist dies in § 121 Abs. 3 VVO geregelt. Aus zwingenden dienstlichen Gründen kann die Kompensation ganz oder teilweise verweigert werden, was allerdings zur Folge hat, dass die verbleibenden Guthaben als Überzeit gelten, die bis und mit Lohnklasse 16 mit einem Zuschlag auszubezahlen ist. Falls der oder die Mitarbeitende die volle Kompensation wünscht und die vorgesetzte Stelle diesem Wunsch nicht entsprechen will, gelten für die Abwägung der gegenüberstehenden Interessen sinngemäss die gleichen Überlegungen wie für die Anordnung von Überzeit. Einer Kompensation können auch persönliche Gründe der bzw. des Mitarbeitenden entgegenstehen, so z.B. Krankheit. Auch in diesem Fall muss der Restsaldo ausbezahlt werden.
Für Überzeitguthaben gilt im Wesentlichen die gleiche Regelung, vgl. § 126 Abs. 2 VVO. Ist ein Zeitausgleich aus betrieblichen Gründen nicht möglich, wird die Überzeit ausnahmsweise vergütet.
Für Ferienguthaben gilt § 83 lit. a: "Nicht bezogene Ferien werden nicht in bar abgegolten. Ausgenommen bleibt ... der Ferienanspruch im Austrittsjahr, wenn das Arbeitsverhältnis unter Wahrung der Kündigungsfrist aufgelöst wurde, die Ferien jedoch aus dienstlichen oder triftigen persönlichen Gründen vor Ablauf der Kündigungsfrist nicht mehr bezogen werden konnten.» Auch der Ferienbezug kann durch einseitige Anordnung des Arbeitgebers unterbunden werden. Es muss dabei indessen darauf geachtet werden, dass die bzw. der Mitarbeitende grundsätzlich die üblichen Ferienbezüge tätigen kann.
5. Rechtliches zu Arbeitszeit, Überzeit, Ferien und Ruhetagen
Vgl. den Anhang von Arbeitszeit, Mehrzeit, Überzeit und Ferien; Empfehlungen des Personalamts für Vorgesetzte.
6. PaRat-Artikel
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