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Wie Toiletten- und Küchenregeln mit der Unternehmenskultur zusammenhängen
Die Q-Linked AG ist überzeugt, dass eine klare Korrelation besteht zwischen diesen konkreten Regeln und der Akzeptanz eines Managementsystem. Es stellt sich die Frage, welchen Nutzen diese Vorgaben und Hinweise haben. Sind diese überhaupt notwendig und was haben sie mit einem Managementsystem zu tun?
Unternehmenskultur
Das Qualitätsmanagement definiert standardisierte Abläufe und überwacht diese in angemessener Art und Weise. Im «Toiletten-Jargon» ausgedrückt: Geschäft machen, spülen, überprüfen und falls notwendig Spuren beseitigen. Eine fortlaufende Verbesserung wird angestrebt, um die finanziellen und personellen Ressourcen des Qualitätsmanagements zu rechtfertigen. Ob standardisierte Abläufe überhaupt eingehalten werden und eine Überwachung vorgenommen wird, ist im wesentlichen von der Unternehmenskultur abhängig.
Wer beeinflusst die Unternehmenskultur? Natürlich trägt jede Person in einer Unternehmung einen wesentlichen Anteil dazu bei. Unbestritten ist aber, dass die Unternehmenskultur hauptsächlich durch die Unternehmensführung beeinflusst wird. Wenn der Chef/die Chefin nie die Geschirrspülmaschine ausräumt, nie die Toilettenbürste in die Hand nimmt, warum sollen es dann die Mitarbeitenden machen? Wenn die oberste Leitung sich nicht für das Managementsystem interessiert, warum sollen dann die Mitarbeitenden die darin definierten Regeln respektieren?
Respektiert = Respekt
Die Regeln zu respektieren hat selbstredend etwas mit Respekt zu tun. Wenn ich mein Geschäft erledige und der nachfolgenden Person meine Spuren hinterlasse, so ist das respektlos. Wenn ich meine gebrauchte Kaffeetasse einfach nur ins Waschbecken stelle und das Abwaschen und Wegräumen jemand anderem überlasse, dann ist das respektlos. Wenn ich im Unternehmen Strukturen einführe, Regeln bezüglich der Abläufe und der Dokumentenablage erarbeite, so ist es respektlos, wenn diese einfach ignoriert oder umgangen werden.
Kommunizieren, überwachen und einfordern
Es ist die Aufgabe der obersten Leitung, die Regeln klar zu kommunizieren und die Konsequenzen bei Nichteinhaltung deutlich zu machen. Das wichtigste aber ist, dass die oberste Leitung der Belegschaft die Sinnhaftigkeit der Regeln erklärt. Wenn sich ein Kunde über die schmutzige Toilette wundert, so wird er sich automatisch auch fragen, wie es um die sonstige Ordnung im Unternehmen bestellt ist. Und wenn ein wichtiger Kunde das Unternehmen auditiert, kann es sogar weitreichende Konsequenzen für das Unternehmen haben, wenn die Belegschaft nicht weiss, wo die wichtigen Dokumente abgelegt sind oder nicht mal den Inhalt der Dokumente, z.B. von Arbeitsanweisungen kennt.
Die oberste Leitung muss die geltenden Regeln selber einhalten, diese auch überwachen und wenn nötig einfordern. Der Chef/die Chefin soll seine/ihre Tasse selber abwaschen, soll ruhig mal nachschauen, ob die Toiletten sauber sind und wie es ist der Küche aussieht und soll mit fehlbaren Mitarbeitenden das Gespräch suchen. Sobald nämlich die erste Tasse herrenlos im Lavabo steht, die ersten Spuren in der Toilettenschüssel zurückgelassen wurden, werden sich die anderen Mitarbeitenden auch nicht mehr an die Regeln halten.
Das gleiche gilt für das Managementsystem. Sobald erste Dokumente nicht nach den Regeln gekennzeichnet oder abgelegt werden, machen die anderen Mitarbeitenden auch wieder alles so, wie sie es für richtig halten und es entsteht steht Wildwuchs.
Nur wenn die oberste Leitung die Verantwortung für das Managementsystem übernimmt, kann sie auch von den Mitarbeitenden fordern, dass sie ihr Tagesgeschäft konsequent über das Managementsystem abwickeln.
Nicht aufhängen – vorleben und einfordern
Hören Sie also auf, Zettel aufzuhängen in den Toiletten oder der Küche. Nehmen Sie die im Flur ausgehängte Q-Politik herunter. Leben Sie die Regeln lieber vor, kommunizieren Sie klar und deutlich und fordern Sie die definierte Ordnung und Struktur ein. Leben Sie eine starke Unternehmenskultur in Ihrem Unternehmen vor. Damit gewährleisten Sie, dass das Qualitätsmanagement auf allen Schultern verteilt ist und deshalb auch von allen konsequent gelebt wird.