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Tip 6:
Planung Analyse und Konzeption
Die Projektplanung hat einen wesentlichen Einfluss auf den gesamten Ablauf. Sie beginnt mit einer Analyse der Ausgangssituation, des Zielzustandes und entwickelt sich dann anhand des Weges, über den die Ausgangssituation in den Zielzustand überführt werden kann:
Im Projektstrukturplan wird das gesamte Projekt hierarchisch aufgegliedert und so dargestellt, dass sich ein guter Überblick über die einzelnen Aufgabenpakete ergibt.
Projektstrukturpläne am Beispiel einer Messeorganisation (aus Birker, 1995, S. 43)
Anhand des Projektstrukturplans wird nun eine Schätzung des Zeitaufwands für jedes einzelne Aufgabenpaket durchgeführt. Diese basiert auf eigener Erfahrung, der Befragung von Experten oder gegebenenfalls auf der Durchführung von Pilotprojekten.
Aufgrund der Schätzungen sind dann Termine für die einzelnen Arbeitspakete bzw. Teilaufgaben festzulegen, die im sogenannten Projektablaufplan dargestellt werden. Dabei erfolgt eine Vernetzung der einzelnen Massnahmen, Aktivitäten und Arbeitspakete, z.B. mittels Balkendiagramm oder Netzplantechnik, und es werden Meilensteine festgelegt. Meilensteine markieren Zeitpunkte, zu denen eine Standortbestimmung des Projekts stattfindet und eventuell über den weiteren Verlauf bzw. einen Abbruch entschieden wird.
Balkendiagramm - Projektablaufplan am Beispiel einer Produkteinführung (aus Birker, 1995, S. 62)
Netzplantechnik - Projektablaufplan am Beispiel einer Produkteinführung (aus Birker, 1995, S. 71)
Weiterhin muss eine Personal- und Einsatzmittelplanung stattfinden. Ziel dabei ist, die verfügbaren Ressourcen möglichst optimal einzusetzen, d.h. Engpässe und Leerläufe zu vermeiden.
Zuguterletzt fehlt noch eine Kosten- und Finanzierungsplanung.