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Entwicklung der rechtlichen Grundlagen
Eng mit der Staatskanzlei verbunden
Wie erwähnt erhielt das Staatsarchiv in der Amtszeit von Johannes Strickler mit dem Archivreglement vom 12. Mai 1877 erstmals eine solide rechtliche Grundlage, nachdem zuvor 1871 in § 8 des „Gesetzes betreffend die Organisation und Geschäftsordnung des Regierungsrathes und seiner Direktionen“ nur die personellen Belange (Wahl des Staatsarchivars durch den Regierungsrat) geregelt worden waren und man für alles andere auf das zukünftige Reglement verwiesen hatte. Organisatorisch war das Staatsarchiv ursprünglich keiner bestimmten Direktion zugeordnet, sondern unterstand dem im Turnus jährlich wechselnden Regierungspräsidenten, und zwar (gemäss Regierungsetat) von 1837 bis 1883 weiterhin als Teil der Staatskanzlei, dann von 1884 bis 1899 als selbständige Einrichtung, aber in vielerlei Hinsicht noch immer eng mit der Staatskanzlei verbunden.
Erstes Archivreglement
Paul Schweizer liess das Archivreglement seines Vorgängers während seiner Amtszeit unverändert, war dann aber, mittlerweile Professor an der Universität Zürich, aufgrund seiner langjährigen Erfahrungen massgeblich an der Ausarbeitung des neuen „Reglement betreffend die Verwaltung des Staatsarchivs“ vom 23. August 1900 beteiligt. Seine zahlreichen Abänderungsanträge zum bisherigen Reglement liegen sogar in gedruckter Form vor und wurden grösstenteils auch übernommen.
Schaffung der Archivkommission
Zu den Neuerungen des zweiten Archivreglements gehörte namentlich die Schaffung einer fünfköpfigen Archivkommission als „wissenschaftlicher Beirat“ (Anton Largiadèr) des Archivs, der die Verbindung zur Universität und zur Wissenschaft, später mehr und mehr auch zur Benützerschaft im Allgemeinen herstellen sollte. Präsidiert wurde die Kommission vom Vorsteher der Direktion des Innern, jener Direktion, der das Staatsarchiv infolge eines Postulats des Kantonsrats seit dem 30. November 1899 auch organisatorisch zugeordnet war (heute: Direktion der Justiz und des Innern). Von Archivseite hatten in der Kommission, die zu allen organisatorischen, personellen und wissenschaftlichen Fragen Stellung nehmen konnte, der Staatsarchivar und der Adjunkt beratende Stimme.
Archivverordnung
Das Archivreglement von 1900 wurde formell erst im Jahr 1974 durch die „Verordnung über das Staatsarchiv“ abgelöst, die den seither eingetretenen Veränderungen Rechnung trug, nachdem ein von Staatsarchivar Anton Largiadèr 1957 ausgearbeiteter Entwurf für ein neues „Reglement über das Staatsarchiv des Kantons Zürich“ von den vorgesetzten Behörden ebenso wenig weiter verfolgt wurde wie 1964 ein zweiter Anlauf seines Nachfolgers Werner Schnyder. In der Zwischenzeit war 1942 lediglich eine Benutzungsordnung erlassen worden, die §§ 36–54 des Archivreglements von 1900 ersetzte. Neu hinzu kam 1974 namentlich ein ausführlicher Zweckartikel. Zudem wurde die Aktenablieferung der kantonalen Verwaltung und weiterer öffentlich-rechtlicher Körperschaften und Anstalten des Kantons detailliert geregelt und das Aufgabenfeld der nach wie vor einflussreichen Archivkommission abgesteckt. Unter dem Stichwort „Förderung der Geschichtskunde“ fand die mit Publikationen und Ausstellungen seit langem gepflegte Öffentlichkeitsarbeit erstmals explizit Erwähnung.
Archivgesetz
Die heute gültigen gesetzlichen Regelungen für das Staatsarchiv (und die anderen öffentlichen Archive des Kantons) finden sich im Archivgesetz vom 24. September 1995 und in der Archivverordnung vom 9. Dezember 1998 sowie in der Benutzungsordnung vom 1. Oktober 2007. Das Staatsarchiv wird dabei als „das zentrale Archiv des Kantons und seiner Rechtsvorgänger“ definiert, Archive im Allgemeinen als „Einrichtungen zur Bewahrung, Erschliessung und Vermittlung einer dauerhaften dokumentarischen Überlieferung, welche rechtlichen, administrativen, kulturellen und wissenschaftlichen Zwecken dient“. Die wichtigste Neuerung betrifft die Aufnahme persönlichkeits- und datenschutzrechtlicher Bestimmungen im Einklang mit dem 1993 erlassenen kantonalen Gesetz über den Schutz von Personendaten bzw. seit 2007 dem Gesetz über die Information und den Datenschutz (IDG). Die Archivkommission wurde auf neun Personen erweitert, ihre Zusammensetzung und ihr Aufgabenfeld aber eingeschränkt. Organisatorisch gilt das Staatsarchiv als ein Amt der Direktion der Justiz und des Innern.