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Es stehen zwei Suchtypen zur Verfügung:
Volltextsuche
Filtern und Sortieren
Mit der einfachen und der erweiterten Suche werden durchsucht:
die Textfelder aller Objekte (Dossiers, Dokumente, Aufgaben) sowie
die Datei-Inhalte (Volltextsuche).
Regeln und Operatoren für alle drei Suchtypen
Zwischen Gross- und Kleinschreibung wird nicht unterschieden.
Die Suchbegriffe werden immer AND-verknüpft, d. h. man kann mehrere Suchbegriffe eingeben. Nötig ist nur ein Leerschlag zwischen den Suchbegriffen, aber keine spezielles Zeichen. Aufgezeigt werden dann die Treffer, die alle Suchbegriffe enthalten.
" (Anführungszeichen): Durch das Setzen von Anführungszeichen (Bsp.: "Polizeiverordnung" wird nach dem exakten Begriff gesucht. Innerhalb der Anführungszeichen dürfen keine anderen Operatoren vorkommen.
Volltextsuche
Suchen mit Eingabe von Wortanfängen (Live-Search)
Der Suchbegriff kann direkt in das Sucheingabefeld getippt werden. Die ersten zehn Suchresultate werden “on the fly“ vorgeschlagen, d.h. sie erscheinen in einer Liste unterhalb des Suchfelds. Drückt man Eingabe (Enter), so erscheint die vollständige Trefferliste, d.h. alle Begriffe, die mit dem eingefüllten Wort(teil) beginnen, werden gefunden.
Die Darstellung der Suchresultate (Trefferliste) ist standardmässig nach Relevanz sortiert und zeigt im Reiter
Alle jeweils mittels Markierung, warum der Treffer angegeben ist. Falls gewünscht kann die Suche auf den Bereich eingeschränkt werden, in dem man sich im Ordnungssystem gerade befindet (Selektion
Suche auf aktuellen Bereich einschränken). Die Suchresultate können nun mit den Registern
Dokumente,
Dossiers und
Aufgaben weiter verfeinert werden. Je Reiter stehen dann weitere zusätzliche Filter zur Verfügung, die das Suchergebnis auf Wunsch weiter eingrenzen.
Bei der Eingabe von Wortfragmenten werden nur Wortanfänge berücksichtigt.
Beispiel: Die Eingabe von “test” findet “Testresultat”, aber nicht “Lasttest”.
Bei Installationen von OneGov GEVER mit mehreren Mandanten gilt es zu beachten, dass sich die Suche nach Aufgaben nur auf diejenigen Aufgaben bezieht, die im eigenen Mandanten gespeichert sind, d.h. zu denen im eigenen Mandanten Dossiers vorhanden sind.
Wenn Sie nach dem Tippen in der Live-Search Enter drücken, erhalten Sie eine Auflistung der Ergebnisse, die in unterschiedliche Reiter je Inhaltstyp aufgegliedert ist. Bei jedem Treffer wird Ihnen angezeigt, wo im Objekt das eingegebene Wort gefunden wurde. Zudem ist unter dem Treffer der Kontext (sprich: vollständige Pfade) jedes Treffers angegeben.
Suchabfrage speichern
Abgesetzte Suchabfragen können als Lesezeichen gespeichert und zu einem späteren Zeitpunkt erneut abgefragt werden. Beim erneuten Aufruf der abgespeicherten URL werden jeweils die aktuellen Resultate anzeigt. Dies ist möglich, weil alle Suchparameter in der URL mitgegeben werden.
So ist es z.B. möglich, in der erweiterten Suche ein Suchabfrage “nach offenen Dossiers des Jahres 2017” (Status, Start-Datum) zu erstellen und als Lesezeichen zu speichern. Dieses Lesezeichen kann anschliessend immer wieder verwendet werden.
Filtern, Sortieren und Negieren
Mit der Filtersuche (z.B. innerhalb eines Dossiers) werden Objekte (Dossiers, Dokumente oder Aufgaben) aus Listen ausgewählt. Dabei stehen je nach Art der Liste unterschiedliche Filter zur Verfügung.
Aktive Filter sind durch eine grüne Färbung des Filters gekennzeichnet. Alle Filtereinstellungen sind persistent. Das heisst: Von den jeweiligen Benutzenden eingestellte Filter bleiben bestehen. Mit Klick auf das
X werden die aktiven Filter deaktiviert.
Im Folgenden verzichten wir darauf, für alle Listen alle Filter zu Beschreiben. Als Beispiel werden nachstehend die Filter für Dossiers detailliert beschrieben. Die Filter für die anderen Objekt-Listen funktionieren analog.
Wenn Sie alle Filter wieder auf den Standard zurücksetzen möchten, klicken Sie in der Filterleiste auf die drei Punkte (=Weitere Aktionen) und wählen Sie
Auf Standard zurücksetzen.
Beispiel: Dossiers filtern
Textfilter: Der Textfilter führt eine Volltextsuche über die angezeigte Auflistung durch. Die Ergebnisse sind sofort sichtbar.
Federführung: Filtern Sie die Auflistung nach Federführung.
Status: Standardmässig werden Ihnen bei einer Dossierauflistung alle Dossiers mit dem Status
In Bearbeitungangezeigt. Sie können den entsprechenden Filter mittels Entfernung des Hakens zurücksetzen. Dann stehen Ihnen zur Filterung alle Dossiers (mit allen Dossierstatus) zur Verfügung. In diesem Filter finden Sie auch den Status
Überfällig, welcher Ihnen Dossiers auflistet, wo Sie mittels der manuellen Setzung des Enddatums einen Dossierabschluss am eingetragenen Datum geplant haben.
Schlagwort: Filtern Sie die Auflistung nach den im System vergebenen Schlagworten. Zusätzlich zum Filtern steht bei Schlagwörtern die Möglichkeit, Dossiers mit einem bestimmten Schlagwort mittels
ALT+ Klick auf das jeweilige Schlagwort auszuschliessen (=zu negieren).
Beginn: Filtern Sie die Auflistung bezüglich Beginn-Datum des Geschäfts resp. Dossiers. Sie können dabei die Felder manuell ausfüllen oder vordefinierte Filter nutzen.
Zusätzliche Filter verbergen sich hinter den drei Punkten (=Weitere Filter). So zum Beispiel der Filter
unterbrochene Vererbungoder der Filter nach
Beteiligungen.
In den Listenansichten können Sie folgende Listen mit Standardfiltern weiter eingrenzen:
Im Reiter
Dokumentekönnen die Suchergebnisse durch die Filter
Dateityp,
Dokumenttyp,
Erstellt von,
Schlagwörter,
Modifikationsdatumund
Dokumentdatumweiter verfeinert werden.
Im Reiter
Dossierskönnen die Suchergebnisse durch die Filter
Federführung,
Status,
Erstellt von,
Modifikationsdatumund
Beginndatumweiter verfeinert werden.
Im Reiter
Aufgabenkönnen die Suchergebnisse aktuell durch keine Filter weiter verfeinert werden.
Im Reiter
Anträgekönnen die Suchergebnisse aktuell durch die Filter
Erstellt von,
Schlagwörter,
Modifikationsdatum,
Antragssteller,
Gremiumund
Statusweiter verfeinert werden.
Beispiel: Dossiers sortieren
Standardmässig wird eine Dossierauflistung so sortiert, dass das zuletzt veränderte Dossier zuerst angezeigt wird. Sie können dies mit Klick auf die beiden Pfeile rechts oben in der Auflistung beliebig umstellen.
Beispiel: Dossiers negieren
Bei allen Filtern steht zusätzlich die Möglichkeit zur Verfügung, die selektierten Elemente zu negieren. Beispielsweise können so beim Schlagwortfilter Objekte mit einem bestimmten Schlagwort mittels
ALT + Klick auf das jeweilige Schlagwort ausgeschlossen werden (=negiert werden). Es erscheint dann beim zu negierenden Element ein Verbotszeichen.
Spezialfall dynamischer Filter
Pendent bei Aufgabenauflistungen
Bei Aufgabenauflistungen steht zu den bekannten Stati auch ein Filter Pendent zur Verfügung. Dieser verhält sich dynamisch: Während auf dem Dashboard mit aktivem
Meine - Filter nur die Aufgaben mit den Stati
offen und
in Arbeit angezeigt werden, werden z.B. bei aktivem
Erteilte - Filter die Aufgaben mit den Stati
offen,
in Arbeit und
erledigt angezeigt.