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Das Verfahren für die Genehmigung von Korrespondenten ist in Art. 4 ff. der Internal Regulations (Abkommen zwischen Versicherungsbüros) geregelt.
Das Verfahren dient der umfassenden gegenseitigen Information im In- und Ausland. Es gewährleistet, dass Genehmigungen im gesamten Grüne Karte-System einheitlich erteilt und Schadenfälle möglichst schnell an die zuständigen Korrespondenten weitergeleitet werden.
Das Verfahren wird durch ein Gesuch gestartet, das der schweizerische Versicherer beim NVB einreicht. Das Gesuch muss die Bezeichnung und die Adresse des Korrespondenten enthalten sowie den Zeitpunkt des gewünschten Beginns der Vertretung. Ausserdem muss eine schriftliche Bestätigung vorliegen, dass der ernannte Korrespondent die Nominierung akzeptiert.
Das NVB leitet das Gesuch und die Bestätigung an das ausländische Versicherungsbüro weiter mit der Aufforderung, die Nominierung innert drei Monaten zu bestätigen oder abzulehnen.
Das ausländische Büro prüft, ob die Bedingungen für die Genehmigung erfüllt sind:
Sind alle Bedingungen erfüllt, genehmigt das ausländische Büro die Nominierung und gibt das Datum der Wirksamkeit der neuen Vertretung bekannt (Rücksendung des ausgefüllten Formulars). Antwortet das ausländische Büro innert drei Monaten ab Eingang des Gesuchs des NVB nicht, gilt die Genehmigung als implizit erteilt.