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Arbeitsort
Bei Homeoffice geht es ja primär darum, dass der Mitarbeitende die Arbeit nicht in den Räumlichkeiten des Arbeitgebers ausführt, sondern in seiner privaten Wohnung. In der Regel ist Homeoffice auch nur für einen Teil der Arbeitszeit vorgesehen. Ein Vollzeit-Homeoffice, wie beispielsweise während des Lockdowns, ist die Ausnahme. Allerdings lehrt die Coronapandemie, dass durchaus Konstellationen denkbar sind, in welchem der Arbeitgeber einen Teil seiner Mitarbeitenden vorübergehend zu Hause beschäftigen will oder muss.
Da aber wohl nicht immer ein entsprechender Bundesratsbeschluss vorliegt, sollte sich der Arbeitgeber das Recht ausdrücklich ausbedingen und definieren, in welchen Fällen er legitimiert ist, die Mitarbeitenden vorübergehend ins Homeoffice zu schicken. Zurückhaltung ist geboten mit der vertraglichen Vereinbarung des Arbeitsorts. In vielen Arbeitsverträgen wird der Arbeitsort jeweils explizit erwähnt. Dies ist aber in aller Regel eher hinderlich für die Anordnung von Homeoffice. Wenn also ein Arbeitsort im Vertrag festgeschrieben wird, so sollte vermerkt werden, dass es sich dabei lediglich um den ordentlichen Arbeitsort handelt, der Arbeitgeber vorübergehen aber auch einen anderen Arbeitsort zuweisen kann.
Regelungsbereiche
Als zentrales Element sollte die Homeoffice-Regelung beinhalten, wann und unter welchen Voraussetzungen Homeoffice in Kraft tritt, respektive wann Homeoffice einseitig angeordnet werden kann. Im Sinne einer Gleichwertigkeit ist zu prüfen, ob auch den Mitarbeitenden ein Recht zugestanden werden kann, bei bestimmten Bedingungen und Voraussetzungen Homeoffice einseitig auslösen zu können. Ebenso wichtig, aber oft nicht geregelt, sind die Umstände der Beendigung von Homeoffice. Dies kann beispielsweise dann sein, wenn die Arbeitsleistung des Mitarbeitenden im Homeoffice nicht zufriedenstellend ist, oder wenn die Präsenz des Mitarbeitenden vor Ort für den Arbeitgeber unerlässlich ist.
Eine klare Regelung sollte schliesslich auch darüber getroffen werden, welche Partei die Arbeitsgeräte zur Verfügung stellt. So ist möglich, dass der Arbeitgeber den Mitarbeitenden mit allen nötigen Geräten wie Computer, Laptop oder Handy ausrüstet, oder aber, dass der Mitarbeitende seine privaten Geräte für die Arbeitsausübung zur Verfügung stellt. Unter dem Motto «Bring Your Own Device», abgekürzt als BYOD, reduzieren Unternehmen die Beschaffungskosten für IT-Equipment, indem sie die Mitarbeitenden dazu anhalten, ihre eigenen, privaten Geräte zu nutzen (vgl. «KMU Magazin» Ausgabe 4, April 2017, S. 61 - 63). Bei einer eigentlichen BYOD-Strategie lohnt es sich besonders, Fragen der Haftung bei Schäden oder Verlust der Geräte zu regeln sowie der Nutzungsumfang und der Umgang mit Daten.
Zusatz zum Arbeitsvertrag
Bestehen also in einem Reglement, einer Richtlinie oder in einer Weisung allgemein gültige Rahmenbedingungen zum Thema Homeoffice, kann mit den einzelnen Mitarbeitenden individuell vereinbart werden, wie Homeoffice gelebt wird. Bei bestehenden Arbeitsverträgen kann dies mit einem Vertragszusatz erfolgen. Bei neu abzuschliessenden Arbeitsverträgen kann der Umfang des vereinbarten Homeoffices auch gleich in den Vertrag geschrieben werden. Der Zusatz kann sehr knapp erfolgen, da die Regelungsbasis für Homeoffice in einem separaten Dokument geregelt ist. Auch wenn die Vereinbarung zu Homeoffice grundsätzlich auch mündlich möglich ist, so empfiehlt es sich dennoch, dies schriftlich festzuhalten um so für beide Vertragsparteien Klarheit zu schaffen.
Ob nun der Anteil an Homeoffice generell zunehmen wird, hängt von äusseren Faktoren, den gemachten Erfahrungen, der Art der Arbeitsleistung und vor allem von der Unternehmenskultur ab. Richtig genutzt stellt Homeoffice für beide Seiten eine Chance dar. Eine klare, verständliche und passende Regelungsbasis unterstützt Arbeitgeber und Arbeitnehmende auf dem Weg in eine gelungene Homeoffice-Zusammenarbeit. Folgende zehn Punkte sollte eine Homeoffice-Regelung beinhalten:
- Voraussetzungen für Homeoffice: Fachlich, technisch, räumlich
- Umfang von Homeoffice hinsichtlich Arbeitspensum und Dauer
- Beginn und Beendigung von Homeoffice
- Allfällige Präsenzpflicht während Homeoffice
- Arbeitszeit: Umfang, Erreichbarkeit, Zeiterfassung, Nacht- und SO-Arbeit
- Arbeitsmittel: Nutzung und Rückgabe / geschäftliche oder private Geräte
- Leistungsstörungen während Homeoffice seitens AN und seitens AG
- Umsetzung: zum Beispiel Kostentragung, Zutritt, Arbeitsplatzgestaltung
- Datenschutz / Geheimhaltung
- Spezialfälle von Homeoffice: zum Beispiel betriebliche Notsituation, Freistellung