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La représentation et le droit de signature
Le pouvoir de représentation et le droit de signature sont réglés, de manière générale, de la même manière pour toutes les formes juridiques.
A)Propriétaire/gérant/associé/membre du conseil d’administration
De base, les représentants d’une société simple, d’une société en nom collectif, d’une Sàrl et d’une SA sont respectivement le propriétaire, un associé, un gérant et un membre du conseil d’administration. Ils ont un pouvoir de représentant global, c.-à-d. qu’ils peuvent conclure tout accord qui soit dans le but de leur société. Ils doivent être inscrits au registre du commerce (RC).
Cependant, pour différentes raisons, la possibilité de représenter la société est généralement donnée à d’autres personnes au sein de la société. Pour être pragmatique, on devrait pouvoir donner à chaque personne qui doit conclure une opération l’autorisation correspondante. Il est néanmoins clair que ce serait très lourd et inefficace. C’est la raison pour laquelle il est possible de charger d’autres personnes pour représenter l’entreprise. Dans ce but, il existe les possibilités de représentations suivantes :
B) la procuration
La procuration procure un pouvoir relativement large. Le représentant peut représenter la société dans tous les actes qui sont dans le but de l’entreprise et peut également la représenter pour les actes qui ne s’effectuent pas tous les jours (par exemple acceptation d’un crédit ou conduite d’un procès). Généralement, afin que la partie adverse reconnaisse la position du signataire, le représentant signe avec l’ajout « p.p. » ou « ppa. » (per procura). La personne qui détient la procuration doit être inscrite au RC. La procuration peut cependant également être constituée sans inscription au RC, par exemple par la coutume ; si le propriétaire tolère que son employé effectue des opérations sur une longue période. Dans ce cas, l’autre partie concluante peut prendre en compte que l’employé en question est détenteur d’une procuration. L’inscription au RC permet ainsi de clarifier la situation. L’inscription peut également être révoquée à tout moment.
C) Le fondé de pouvoir
Le fondé de pouvoir ne peut, lui, conclure des actes que dans les domaines qui découlent directement des opérations habituelles. Il n’a pas le pouvoir de représentation pour ce qui sort du « tous les jours ». L’étendue de la représentation est donc plus restreinte que celle d’une procuration. Le fondé de pouvoir signe avec l’ajout « p.pon. » et doit être inscrit au RC.
Limitation de la représentation par signature collective
L’étendue de chacune de ces manières de représentation peut être limitée grâce à une signature collective. Ceci signifie que chaque personne (qu’il s’agisse du propriétaire/gérant/membre du CA, représentant ou encore fondé de pouvoir) ne peut plus signer d’acte seul. De manière générale, la signature collective s’effectue à deux, c.-à-d. que deux personnes avec le même niveau de représentation peuvent signifier ensemble (par exemple deux fondés de pouvoir, etc.). Des signatures supplémentaires peuvent également être ajoutées, par exemple une signature collective à trois.
Une limitation supplémentaire peut être créée par le fait de permettre quelqu’un de signer, en le limitant pourtant à devoir signer avec un autre personne définie (par exemple signature collective à deux avec le président du conseil d’administration », ce qui permet à cette personne de signer des actes uniquement en présence et avec la signature du président du conseil d’administration).
Beaucoup de combinaisons sont ainsi possibles. À celles-ci, il faut toujours se demander ce qui arriverait si une de ces personnes venait à partir de manière inattendue. Prenons par exemple la société Helios Finance Sàrl, laquelle a deux gérants. Créer une signature collective à deux serait dans ce cas une bien mauvaise idée. Si une de ces personnes devait avoir un accident, tomber dans le coma ou encore rester en vacances un peu trop longtemps, la société ne serait pendant ce temps plus capable d’agir, étant donné qu’elle ne pourrait plus signer d’actes. Afin de pouvoir limiter ce risque, on peut renoncer à la signature collective à deux ou encore fournir la signature collective à une personne tierce (par exemple un fiduciaire), personne qui serait à disposition le jour opportun. Le même problème pourrait se présenter si l’on donne la signature collective avec une personne bien définie. Si cette personne venait à s’évaporer, la société serait alors en danger.
Autres limitations
Il est possible de limiter la représentation elle-même, par exemple à un domaine bien précis ou encore à une somme maximal (CHF 10’000 ou autre). Ces limitations n’ont un effet vis-à-vis d’un tiers que dans l’hypothèse qu’ils soient au courant. Si un employé est enregistré avec une procuration, vos partenaires pourront de bonnes fois considérer que la procuration n’est pas limitée (voir B en haut). Si le représentant conclut un acte d’une valeur de CHF 11’000, la société sera tenue de manière légale à suivre ce contrat. La société pourra cependant poursuivre le représentant à l’interne. Si l’on veut limiter ce risque, il suffit de communiquer ces limitations à nos partenaires, par exemple par écrit.