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Welche Methode für die Erfassung der Teilzeitarbeitszeit im Zeiterfassungssystem sinnvoll ist, hängt davon ab, wie der Teilzeitmitarbeiter seine Arbeitszeit «im richtigen Leben» tatsächlich verteilt. Welches System funktioniert wie?
Die gemäss Teilzeitpensum reduzierte Sollarbeitszeit wird auf alle 5 Wochentage gleichmässig verteilt und im System hinterlegt. Ist der Mitarbeiter krank, wird ihm pro Absenztag diese Sollzeit gutschrieben.
An Feiertagen besteht keine Sollzeit.
Der Teilzeitmitarbeiter startet mit der gleichen Anzahl Ferientage wie ein Vollzeitmitarbeiter (z.B. 25 Tage bei 5 Wochen Ferien). Ein Ferientag hat den Wert seiner gemäss Teilzeitpensum reduzierten Sollzeit. Pro Ferienwoche werden dem Mitarbeiter 5 Ferientage abgebucht.
Das System eignet sich für Mitarbeitende, die entweder täglich mit einer reduzierten Sollarbeitszeit arbeiten (z.B. jeden Tag am Vormittag) oder die sehr unregelmässig arbeiten (ohne fixe Arbeitstage).
Mit dem Mitarbeiter wurden fixe Tage oder Halbtage vereinbart, an denen er arbeitet. Die reduzierte Arbeitszeit wird auf diese Tage verteilt (z.B. am Montag und Dienstag je 8h sowie am Mittwochvormittag 4h = 50 %).
An Feiertagen besteht keine Sollzeit.
Der Mitarbeiter startet mit einer gemäss seinem Arbeitspensum reduzierten Anzahl Ferientage (z.B. 12.5 Tage bei einem 50 % Pensum und 5 Wochen Ferien). Pro Ferienwoche wird ihm daher auch nur die reduzierte Anzahl Ferientage abgezogen (z.B. 2.5 Tage bei einem 50 % Pensum).
Das System eignet sich für Mitarbeitende, die an fix vereinbarten Wochentagen arbeiten.
Dies zeigt das folgende Beispiel.
Normalarbeitszeit: 40h pro Woche
Arbeitstage pro Woche: 5 Tage
Arbeitszeit pro Tag: 8h pro Tag bei 100 %
Ferien: 5 Wochen pro Jahr
Pensum: 90 %
Verteilung: jeden zweiten Freitag frei.
Das heisst, der Mitarbeiter arbeitet im 2-Wochen Takt. In Woche eins jeweils 5 Tage und in Woche zwei jeweils 4 Tage.
Ferienbezug 2020: je 1 Woche im Januar, März und Mai sowie 2 Wochen im August.
Die Sollarbeitszeit wird mit 7.2h pro Tag hinterlegt. Der Mitarbeiter arbeitet 9 Tage lang jeden Tag 0.8h vor und kompensiert am 10. Tag die vorgearbeiteten 7.2h. Ist der Mitarbeiter krank, werden ihm pro Tag 7.2h als bezahlte Absenz gutgeschrieben.
An Feiertagen besteht keine Sollzeit.
Der Mitarbeiter startet mit dem vollen Ferienanrecht von 25 Tagen zu einer reduzierten Sollzeit von 7.2h pro Tag. Für jeden Ferientag wird ein Ferientag à 7.2h abgebucht (in Woche eins 5 Tage und in Woche zwei ebenfalls 5 Tage).
Die Sollarbeitszeit beträgt in Woche eins 8h pro Tag und in Woche zwei 8h von Montag bis Donnerstag sowie 0h am Freitag.
An Feiertagen besteht keine Sollzeit.
Der Mitarbeiter startet mit einem reduzierten Ferienanrecht von 22.5 Tagen (90 % von 25 Tagen) zur vollen Sollzeit von 8h pro Tag. Bei Ferien wird für jeden Wochentag mit Sollarbeitszeit ein Ferientag à 8h abgebucht, das heisst: in Woche eins 5 Tage und in Woche zwei 4 Tage.
Der Mitarbeiter erhält die Feiertage anteilsmässig gemäss seinem Pensum. Genau wie ein Vollzeitmitarbeiter hat er Anrecht auf alle 9 bezahlten Feiertage, die einen Gegenwert von 90 %, also 7.2 Stunden haben – diese sind im System jedoch nicht als Sollzeit hinterlegt. Ein 90 % Mitarbeiter hat also Anrecht auf 64.8 bezahlte Feiertagsstunden (9 Feiertage à 7.2h). Somit profitiert ein Teilzeitmitarbeiter genau gemäss seinem Beschäftigungsgrad von den Feiertagen. Dies ist gerecht gegenüber den Vollzeitmitarbeitern wie auch innerhalb der Teilzeitmitarbeiter. Wenn der Mitarbeiter tatsächlich jeden Tag mit reduzierter Sollarbeitszeit arbeitet (also nach dem linearen System), gewinnt oder verliert er in einer Woche mit einem Feiertag nichts.
Was geschieht aufgrund der linearen Verteilung aber bei unserem Mitarbeiter, der wegen seines 90 % Pensums jeden zweiten Freitag frei hat?
Im Jahr 2020 fallen zwei Feiertage auf den Freitag der Woche zwei, also auf einen Tag, an dem er normalerweise seine vorgearbeiteten Stunden kompensiert. Anstelle eines Kompensationstages bezieht er nun einen Feiertag. Dadurch steigt sein Zeitsaldo überdurchschnittlich an (da die Feiertage keine Sollzeit haben, verändert sich sein Zeitsaldo beim Bezug eines Feiertags nicht). Er muss die vorgearbeiteten 7.2h Stunden an einem anderen Tag kompensieren.
Fällt ein Feiertag hingegen auf einen seiner üblichen Arbeitstage, «verliert» unser Teilzeitmitarbeiter gegenüber einem Vollzeitmitarbeiter an diesem Feiertag 0.8h (da er frei hat, kann er diese Stunden für den Bezug seines Kompensationstages nicht vorarbeiten). Die Fairness ist trotzdem, bzw. gerade deshalb gegeben, weil er eben nur ein 90 % Anrecht hat. Dass die Feiertage Einfluss auf den Gleitzeitsaldo haben, liegt nicht daran, dass das lineare System ungerecht wäre, sondern zeigt lediglich, dass es bei einem fixen Arbeitstakt nicht geeignet ist, weil es sich ungerecht anfühlt.
Unser 90 % Mitarbeiter profitiert wegen seines 2-Wochen Taktes von den Feiertagen nur, wenn sie auf einen Tag fallen, an dem er hätte arbeiten müssen und zwar zu genau der an diesem Tag hinterlegten Sollzeit, also 8h.
Fällt der Feiertag auf den Freitag der Woche zwei, also einen Tag, an dem er sowieso frei hätte, profitiert er nicht. Der Mitarbeiter bezieht seinen freien 90 % Tag wie immer, wohingegen die Vollzeitmitarbeiter bezahlt frei machen können. Hingegen profitiert er umgekehrt unverhältnismässig viel, wenn ein Feiertag auf einen seinen Arbeitstage fällt (z.B. auf den Freitag der Woche eins).
Dieses «mal Glück, mal Pech» System fühlt sich zwar besser an, weil der Mitarbeiter mit den Feiertagen weder Plus noch Minus machen kann. Es ist aber ungerecht gegenüber den Vollzeitmitarbeitern und auch innerhalb der Teilzeitmitarbeiter, weil Glück oder Pech von den gewählten Arbeitstagen abhängen – besonders, weil 4 der 9 Berner Feiertage immer auf denselben Wochentag fallen. Dies gleicht sich innerhalb von 7 Jahren nicht ganz, aber ziemlich gut aus (ja, ich habe es ausgerechnet). Für Mitarbeiter mit fixem Arbeitstakt ist diese Methode trotzdem klar zu empfehlen, weil sie besser verständlich ist.
Der Mitarbeiter erhält pro Kranktag eine Gutschrift von 7.2h. Das geht wunderbar auf und ist gerecht, wenn ein Mitarbeiter tatsächlich jeden Tag mit einer reduzierten Arbeitszeit arbeitet. Damit das lineare System auch bei unserem 90 % Mitarbeiter mit 2-Wochen Takt aufgeht, muss er zwei ganze Wochen lang krank sein. Ist er hingegen nur in Woche eins krank, muss er 4h nacharbeiten (5 x 0.8h pro Tag), denn er kann seine Zeit nicht vollständig vorarbeiten und fällt daher beim Bezug seines 90 %-Tages ins Minus. Bringt unser Mitarbeiter in Woche zwei ein Arztzeugnis von Montag bis Freitag, erhält er ebenfalls eine Krankgutschrift von 5 x 7.2h (auch für seinen 90 %-Tag, an dem er sowieso nicht arbeiten würde). Er kommt also dank der Krankheit 4h ins Plus (4 x -0.8h + 1 x 7.2h).
Fazit: Ist unser Mitarbeiter keinen vollständigen Arbeitstakt (also 2 Wochen) lang krank, geht das lineare Zeiterfassungssystem nicht mehr auf. Dies liegt aber wiederum nicht am System selber, sondern daran, dass es für den fixen 2-Wochen Takt nicht geeignet ist.
Ist unser Mitarbeiter krank, werden ihm pro Tag 8h als bezahlte Absenz gutgeschrieben – ausser an seinem fixen freien 90 %-Tag. Da die Sollzeit an diesem Tag 0 beträgt, erhält er auch keine Gutschrift (er hätte ja sowieso frei und somit Pech gehabt - so wie wenn ein Vollzeitmitarbeiter am Wochenende krank ist).
Unserem Mitarbeiter werden in Woche eins 5 Tage und in Woche zwei ebenfalls 5 Tage abgebucht (obschon er in Woche zwei jeweils effektiv nur 4 Tage arbeitet). Ihm werden also in Woche eins wie auch in Woche zwei je 36 Ferienstunden abgebucht, das heisst 10 Tage à 7.2h (total 72h). Das geht auf, weil der Mitarbeiter entsprechend auch mit einem Anrecht von 25 Tagen, bzw. 5 Wochen Ferien gestartet ist.
Es gibt Zeiterfassungssysteme, die die 25 Ferientage mit reduzierter Sollzeit wiederum in Vollzeittage umrechnen, was bei angebrochenen Ferienwochen (wenn z.B. ein Feiertag in eine Ferienwoche fällt), zu einem ungeraden Feriensaldo führen kann: Bezieht unser Mitarbeiter 4 Ferientage in der Kalenderwoche mit dem 25. Dezember 2020, rechnet das System z.B. 4 reduzierte Tage à 7.2h in 3.6 volle Tage à 8h um. Dies ist aber nur eine Frage des Ausweisens (entweder in vollen Tagen oder in reduzierten Tagen). Deshalb weist man Ferien am besten gar nicht in Tagen, sondern in Stunden aus. 3.6 Tage à 8h ergeben 28.8h. 4 Tage à 7.2h ergeben ebenfalls 28.8h.
Dem Mitarbeiter werden in Woche eins 5 Tage (40h) und in Woche zwei 4 Tage (32h) abgebucht.
Sollstunden
|Wochentag||Woche eins||Woche zwei|
|Montag||8h||8h|
|Dienstag||8h||8h|
|Mittwoch||8h||

8h
|Donnerstag||8h||

8h
|Freitag||8h||

0h
|Total||40h (5 Tage)||

32h (4 Tage)
Bezieht der Mitarbeiter von seinen insgesamt 5 Wochen Ferien 1 Woche in Woche eins und 4 Wochen in Woche zwei, bleibt ihm Ende Jahr ein Saldo von 1.5 Ferientagen:
Anrecht von 22.5 Ferientage für 2020
- 1 Woche à 5 Tage (5 Tage)
- 4 Wochen à 4 Tage (16 Tage)
= 21 Tage bezogen = Saldo von +1.5 Tagen
Bezieht der Mitarbeiter im umgekehrten Fall von seinen insgesamt 5 Wochen Ferien 4 Wochen in Woche eins und 1 Woche in Woche zwei, fällt er mit 1.5 Ferientagen ins Minus:
Anrecht von 22.5 Ferientage für 2020
- 4 Wochen à 5 Tage (20 Tage)
- 1 Woche à 4 Tage (4 Tage)
= 24 Tage bezogen = Saldo von -1.5 Tagen
Indem der Mitarbeiter seine Ferien jeweils auf Woche zwei legt, kann er theoretisch seine Ferien verlängern. Das nützt ihm aber nichts, denn das, was er an Ferientagen spart, fehlt ihm dafür Ende Jahr an Arbeitsstunden. Warum? Weil die Ferientage mit der gleichen Sollzeit hinterlegt sind wie die Arbeitstage und somit in die Jahressollzeit einfliessen.
Die Jahressollzeit 2020 ist für unseren 90 % Mitarbeiter beim fixen System um genau 0.5 Tage höher als beim linearen System. Konkret hat unser Mitarbeiter Ende 2020 beim fixen System 1840h Sollzeit geleistet, keine Mehrarbeit auf dem Konto und noch 1.5 Ferientage übrig. Beim linearen System hat er Ende Jahr keine Ferien mehr übrig, aber 8h Mehrarbeit auf dem Konto und 4h weniger Sollzeit geleistet, was ebenfalls einem positiven Saldo von 1.5 Tagen entspricht.
Übrigens hat der Arbeitgeber ein Weisungsrecht und kann somit direkten Einfluss auf die Ferienplanung nehmen. Hat er zudem den Bezug der Mehrarbeit im Personalreglement schlau geregelt, so hat er auch darüber jederzeit die Kontrolle.
Für Mitarbeiter mit fixen Arbeitstagen empfehle ich ausschliesslich das fixe System. Es ist besser verständlich und wird allgemein als gerechter empfunden (das Bundesgericht hat aber entschieden, dass beide Systeme gleichwertig sind).
Das lineare System eignet sich nur für Mitarbeiter, die sehr unregelmässig arbeiten oder sich ihre Arbeitszeit frei einteilen können (also keine fixen Arbeitstage haben). Dies wird insbesondere bei Krankheit deutlich.
Kann das elektronische Zeiterfassungssystem des Betriebs kein Zwei-Wochen Modell abbilden und muss somit für unseren 90 % Mitarbeiter das lineare System gewählt werden, wird das Krankheitsproblem in der Praxis auch wie folgt gelöst: Dem Mitarbeiter werden an Tagen, an denen er hätte arbeiten müssen, statt der 7.2h, volle 8h gutgeschrieben, an seinem üblichen freien Tag jedoch nichts. Dies entspricht somit einer Mischform, die für den Mitarbeiter verständlich und auch aus Sicht der Firma fair ist. Das funktioniert aber nur, wenn der Mitarbeiter tatsächlich schön regelmässig arbeitet. Und ob eine solche Mischform einer gerichtlichen Prüfung standhalten würde, weiss ich nicht.
Bei den Ferien macht es keinen Unterschied, welches System gewählt wird. Denn obschon der Mitarbeiter mit einem unterschiedlichen Ferienguthaben startet, hat er bei beiden Systemen einfach 5 Wochen Ferien zugut. Sein Ferienstundenguthaben ist bei beiden Systemen identisch: 22.5 Tage à 8h ergeben 180h und 25 Tage à 7.2h ergeben auch 180h.