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Quelle: Microsoft Dynamics 365
Wie bereits erwähnt, können Sie in einer Excel-Vorlage Berechnungen vornehmen. Ich zeige Ihnen nun, wie Sie eine Excel-Vorlage aufbauen können, in der Sie das Alter des Kontakts errechnen können und die Zeile derjenigen Kontakte kennzeichnen können, die Geburtstag haben.
Hierzu navigieren Sie zu den Kontakten und wählen die Ansicht «Aktive Kontakte». Danach wählen Sie «Excel-Vorlagen/Excel-Vorlage erstellen»
Fügen Sie nun unter «Spalten bearbeiten» die Spalte «Geburtstag» hinzu.
Wählen Sie nun «Spalte hinzufügen» und selektieren Sie «Geburtstag».
Danach wählen Sie die Funktion «Datei herunterladen».
Öffnen Sie die Excel-Vorlage. Die Namensgebung ist vom System nach dem Muster «Aktive Kontakte Tagesdatum Uhrzeit.xlsx» vorgegeben. Nachdem Sie die Warnhinweise bestätigt haben, können Sie das Excel-Template bearbeiten. Fügen Sie eine Spalte mit der Spaltenüberschrift «Alter» und eine Spalte mit der Spaltenüberschrift «Geburtstag?» ein. Fügen Sie folgende Formeln in die Spalten ein:
• Altero =(JAHR(JETZT())-JAHR([@Geburtstag]))• Geburtstag?o =WENN(UND(TAG([@Geburtstag])=TAG(HEUTE()),MONAT([@Geburtstag])=MONAT(HEUTE())),"Geburtstag","")
Danach sortieren Sie die Spalte M von Z bis A.
Ihre Excel-Vorlage sollte nun wie folgt aussehen:
Speichern Sie die Excel-Vorlage lokal und wählen Sie danach im Dialog «Excel-Vorlagen» den Befehl «Hochladen».
Geben Sie eine Beschreibung für Ihre Excel-Vorlage ein und speichern Sie die Vorlage.
Nach dem Upload der Vorlage können Sie diese nun unter dem Menü «Excel-Vorlagen/Eigene Excel-Vorlagen/Geburtstagliste» aufrufen. Dabei können Sie zwischen «In Excel Online öffnen» und «Geburtstagsliste herunterladen» wählen. In «Excel Online öffnen» zeigt den Inhalt in einer browserbasierten Excel-Version an, die jedoch von der Funktionalität weit hinter dem steht, was in einem vollwertigen Excel zur Verfügung steht. Wählen Sie «Geburtstagliste herunterladen», so öffnet sich nach dem Download das Dokument im lokalen Excel mit der gewohnten Funktionalität.
Nun haben Sie die Basis geschaffen und die Kontakte identifiziert, die heute Geburtstag haben. Zur weiteren Verarbeitung bieten sich nun folgende Möglichkeiten an:
Wünschenswert wäre eine integrierte Funktion innerhalb von Dynamics 365. Diese ist derzeit nur mit zusätzlichem Programmieraufwand möglich. Generell stellt sich die Frage der Anwendbarkeit und Verhältnismässigkeit. Hat man einen Adressbestand von mehreren Tausend Kontakten, bei denen jeden Tag mehr als 20 Kontakte Geburtstag haben, so lohnt sich der Aufwand für den integrierten Ansatz.
In den meisten Firmen ist jedoch der Adressbestand wesentlich kleiner und die Anzahl der Kontakte, denen man aktiv Geburtstagsgrüsse zukommen lassen will, noch geringer. Darüber hinaus wird die Ausführung von Geburtstagsgrüssen eher den Kundenbetreuern überlassen, die individuell mit dem Kontakt kommunizieren wollen. Für diesen Einsatzzweck ist die vorgestellte Vorgehensweise eine gute Alternative.
Der folgende Link bietet Informationen über weitere Einsatzmöglichkeiten der Excel-Vorlagen: (www.microsoft.com/de-de/dynamics/crm-customer-center/analyze-your-data-with-excel-templates
Hier findet man ein sehr gutes Beispiel zur Verwendung von Sales-Analysen unter Einsatz von Grafiken. Der Phantasie sind keine Grenzen gesetzt und das Beispiel gibt eine Vorstellung davon, was man mit Excel-Vorlagen umsetzen kann. In vorherigen Versionen des Dynamics CRM war man hier auf Programmierer angewiesen und in der Regel war dies mit einem Aufwand von ca. 6 Manntagen verbunden. Dazu kommt die fehlende Flexibilität bei selbst geringfügigen Anpassungen an dem Report.