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Jede Organisation hat ihren eigenen Weg, wie es das Projektportfolio führt, um ihre Geschäftsziele zu erreichen. Eine der großen Herausforderungen ist es dabei, den Überblick über den aktuellen Status der Projekte im Portfolio sowie über deren Gesundheitszustand und Problemfelder zu erhalten. Das Projektportfolio-Management muss frühzeitig mögliche Konflikte in Projekten und zwischen Projekten erkennen sowie negative Leistungstrends feststellen. Nur so können frühzeitig Maßnahmen ergriffen und Probleme beseitigt werden. Eine gute tabellarische und grafische Darstellung mit den wichtigsten Projektwerten und farbigen Ampeln erlaubt es das Projektportfolio effizient zu überwachen und zu steuern.
EVM kann nicht nur auf Projektebene für mehr Transparenz sorgen, sondern auch auf Projektportfolio-Ebene einen zusätzlichen Nutzen generieren, dies natürlich aber nur wenn alle Projekte EVM konsequent anwenden. Bei der Berechnung der EVM-Kennzahlen auf Projektportfolio-Ebene gibt es aber einiges zu beachten.
In der folgenden Tabelle sehen Sie beispielhaft einen Ausschnitt des Projektportfolios der Summer Inc. mit EVM-Kennzahlen. Die meisten Kennzahlen in der Tabelle sind Ihnen vermutlich bekannt. Die Schedule Variance basiert in diesem Beispiel jedoch nicht auf Euros, sondern auf Tagen SV(t). Damit konvergiert die Schedule Variance zum Projektende nicht gegen „0“, sondern zeigt die tatsächliche Abweichung. Auch der SPI wird zeitbasiert berechnet SPI(t), da auch er sonst zum Projektende gegen 1 konvergiert. Unterhalb der Tabelle finden Sie eine Aufstellung der Variancen. Bei diesen Werten werden nur die negativen Werte berücksichtigt. Damit wird verhindert, dass einige gut laufende Projekte den Ernst der Lage verfälschen, d.h. die Werte der „schlechten“ Projekte kompensieren.
Bei den Werten in der Summenzeile der Tabelle müssen Sie aufpassen! Sie dürfen hier grundsätzlich nur die Werte PV, EV, AC, ETC und BAC der einzelnen Projekte summieren. Wenn Sie alle Werte einfach so summieren würden, dann hätten die großen Projekte einen viel zu großen Einfluss auf Kennzahlen wie SPI und CPI.
In diesem Beispiel wurden folgende Zahlen in die Summenzeile addiert: PV, EV, AC, PT, ET, BAC, EAC. Alle anderen Werte wurden mit den Werten auf der Summenebene bestimmt. SV(t) und CV können summiert oder mit Summenwerten berechnet werden. Beim EAC müssen Sie aber aufpassen! In diesem Fall war Summieren möglich. Normalerweise sollten Sie EAC’s aber nie summieren. Mehr Informationen zu EVM im Projektportfolio-Management und auf was Sie bei der Berechnung der „Total“ Werte achten müssen erfahren Sie im meinen umfassenden Buch.