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Viele wissenschaftliche Studien beschäftigen sich mit dem Einfluss von neuen Arbeitswelten auf die Kommunikation, Innovation und Effizienz (vgl. beispielsweise Allen, 2007, S. 25 f., Boutellier et al., 2008, S. 372.). Die bisher am häufigsten genannte wissenschaftliche Erkenntnis über den Einfluss neuer Arbeitswelten ist, dass die Wahrscheinlichkeit regelmässiger Kommunikation abnimmt, je grösser die Entfernung zwischen den Personen ist (vgl. Allen, 2007, S. 26.).
Bisherige Erkenntnisse
Regelmässige Kommunikation ist wichtig, um die richtigen Informationen schnell austauschen und Mitarbeiter und Projekte koordinieren zu können, aber bei aller Effizienz die Innovationsfähigkeit nicht zu verlieren. Die soziale Kommunikation fördert ausserdem den Zusammenhalt unter Mitarbeitern (vgl. Allen, 2007, S. 23 f.).
Kreativität ist eine wesentliche Voraussetzung für Innovation (vgl. Amabile et al., 2005, S. 367 f.), die ein entsprechendes Arbeitsumfeld benötigt, um sich zu entfalten. Dabei gibt es verschiedene Möglichkeiten, dieses Arbeitsumfeld möglichst kreativitätsfördernd zu gestalten, beispielsweise durch bestimmte Farben, Pflanzen, Tageslicht, Geräusche et cetera (vgl. beispielsweise Dul/Ceylan/Jaspers, 2011).
Um gleichzeitig eine effiziente Arbeitsweise der Mitarbeiter zu gewährleisten, sollte die Kommunikation durch bestimmte Regeln und Zonen kanalisiert werden. Erste Studien zu diesen sogenannten offenen Multispace-Arbeitswelten wurden am Novartis-Campus in Basel durchgeführt (vgl. beispielsweise Coradi et al., 2015). In dieser Arbeitswelt kommunizieren die Mitarbeiter öfter miteinander, allerdings sind die Gespräche deutlich kürzer und effizienter. Die Wissenschaftler fanden heraus, dass diese kurzen, zufälligen oder geplanten Begegnungen sowohl die Informationsweitergabe, die Koordination als auch die Inspiration fördern.
Nun ergab sich die Frage, welche Auswirkungen eine offene Multispace-Arbeitsumgebung auf die Kommunikationswahrscheinlichkeit eines mittelständischen Unternehmens haben könnte. Zur Beantwortung dieser Frage stellte sich das Schweizer Architekturbüro FSP als optimales Forschungsobjekt heraus.
Die Fallstudie
Denn im Jahre 2013 stand das Schweizer Architekturbüro FSP mit damaligem Sitz in Wettingen und 55 Mitarbeitern vor folgenden Herausforderungen: Zum einen wurden die Räumlichkeiten durch kontinuierliches Mitarbeiterwachstum zu klein. Zum anderen hemmte die Raumsituation, die drei Wohnhäuser umfasste, den Kommunikationsfluss zwischen den Abteilungen.
In Zusammenarbeit mit der ETH Zürich, am Lehrstuhl für Technologie- und Innovationsmanagement, wurden daraufhin Ist-Analysen der Kommunikationshäufigkeiten sowie Bewegungsmuster der Mitarbeiter in der alten Arbeitswelt durchgeführt. Diese Analysen veranlassten FSP am Ende des Jahres 2014, die komplette Arbeitswelt zu verändern und aus den Wohnhäusern in Wettingen in einen Industriebau in Spreitenbach umzuziehen.
Dabei veränderte sich das Büro laut FSP-Geschäftsführung von einer Art «Campus» hin zu einer «one team, one floor-Lösung». Gleichzeitig wurden die Räume entsprechend dem Arbeitsablauf angeordnet. So befinden sich beispielsweise das Sekretariat und der Empfang am Anfang des Büros (erste Anlaufstelle nach dem Eintritt). Darauf folgen dann die Geschäftsführung, die architektonische Entwurfsabteilung, die architektonische Ausführungsabteilung und die Bauleitung. Dabei befinden sich alle Teams auf dem gleichen Stockwerk und haben einen gemeinsamen Pausenbereich, vier gemeinsame Sitzungszimmer und eine gemeinsame Küche.