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Kanban ist eine Methode für das Management von Wissensarbeit. Die Regeln der Zusammenarbeit werden für alle sichtbar gemacht; dadurch erhalten Teams die Fähigkeit, diese Vereinbarungen schrittweise an die sich verändernden Bedürfnisse anzupassen. Sie orientieren sich dabei an Werten und Prinzipien, die sich in der Kanban-Praxis als förderlich erweisen. Eine Reihe von Kernpraktiken stellt Kanban-Teams die wichtigsten Werkzeuge zur Verfügung.
Software-Kanban entstand ab 2004 aus dem Bedürfnis, die Arbeit von Ingenieur:innen-Teams in der Software-Entwicklung zu verbessern. David J. Anderson als Autor und seine Mitstreiter orientieren sich zunächst an der Engpass-Theorie, danach zunehmend am traditionellen japanischen Kanban und dessen Anwendung in der Fertigung. Die Methode ist auf jede Form von Wissensarbeit anwendbar. Kanban wird heute als universelles System in allen möglichen Branchen und Kontexten eingesetzt.
Management von Wissensarbeit
Organisatorische Veränderung beginnt niemals auf einer grünen Wiese. Sobald Menschen miteinander in Kontakt treten, entstehen Beziehungen, Handlungsabläufe und Kommunikationsmuster. Nicht immer sind Organisationen dazu bereit, diese grundsätzlich infrage zu stellen. Zurecht, denn sie entstanden nicht ohne Grund und leisteten zumindest bis zu einem gewissen Punkt gute Dienste.
Kanban trägt dem Rechnung, indem die Schrittweise Weiterentwicklung konsequent von der bestehenden Organisationsstruktur ausgeht. Während Scrum und viele andere Methoden eine Kombination aus Rollen, Abläufen, Artefakten und Regeln vorschreiben, beginnt das Management von Wissensarbeit mit Kanban bei der Beschreibung der bestehenden Arbeitsweise.
Wer die Pracht der blühenden Kirschbäume in den kaiserlichen Gärten von Tokyo betrachten will, erhält am Eingang eine Karte ausgehändigt mit der Aufforderung, diese beim Verlassen der Anlage zu retournieren. Die Gärten sind riesig, aber nicht endlos. Das einfache System mit den Eintrittskarten stellt sicher, dass sich niemals mehr Menschen im Garten aufhalten, als dieser aufnehmen kann. Ohne zu zählen, ohne komplizierte Regeln, mit einer einzigen einfachen Verabredung: Bitte gib die Karte beim Gehen zurück.
Erst auf dieser Grundlage werden schrittweise Veränderungen umgesetzt, die sich an sechs Prinzipien orientieren und auf bewährte Praktiken abstützen. Bemerkenswert ist dabei die grundlegend empirische Vorgehensweise. Experimente gehen grundsätzlich aus Beobachtungen am System hervor und werden auf ihre Auswirkung hin ausgewertet.
Werte
Die Kanban-Methode stützt sich auf neun Grundwerte, deren Berücksichtigung eine sinnstiftende und zielführende Zusammenarbeit erst ermöglichen:
- Transparenz – die Zusicherung, dass alle Beteiligten vom gleichen Informationsstand ausgehen
- Balance – die ausgewogene Berücksichtigung verbundener Elemente sichert das Gleichgewicht des Systems und bewahrt es davor, zu kippen
- Zusammenarbeit – wir werdend unsere grossen Aufgaben nur gemeinsam lösen und Kanban wurde dafür geschaffen, dies zu unterstützen
- Kundenfokus – die bewusste Ausrichtung auf die Relevanz und den äusseren Nutzen unserer Tätigkeit
- Flow – die Unterstützung eines konstanten Wertflusses vorhersagbarer und planbarer Leistungserbringung
- Leadership – die Übernahme von Verantwortung für das Gelingen auf jeder Ebene
- Verstehen – das kollektive Erkennen und Einschätzen der Lage als neuer Startpunkt der Verbesserung
- Vereinbarung – die Bereitschaft, unter Berücksichtigung unterschiedlicher Standpunkte gemeinsam Verbesserung zu erzielen
- Respekt – die Anerkennung unterschiedlicher Persönlichkeit und Geschichte als Voraussetzung jeder Aktivität
Prinzipien
Kanban entstand aus der Erbringung von Dienstleistungen (Service-Delivery) und entwickelte sich zur vielseitigen Methode zur Steuerung von Veränderungsprozessen (Change-Management).
Prinzipien im Change-Management
Führungsstärke äussert sich in der Fähigkeit, die Regeln der Zusammenarbeit neu festzulegen. Kanban-Teams entwickeln sie kollektiv auf der Basis folgender Prinzipien:
- Beginne am Ausgangspunkt – die gemeinsame Weiterentwicklung beginnt hier und nicht in einer idealen zukünftigen Version der Organisation.
- Ständige Verbesserung durch evolutionäre Veränderung – die Vereinbarung, die sich entwickelnde Organisation gemeinsam zu prägen.
- Ermutigung zu Führung auf allen Ebenen – das Gelingen des gemeinsamen Unternehmens hängt vom verantwortungsvollen Engagement aller Beteiligten ab.
Prinzipien in der Service-Delivery
Das Management von Wissensarbeit mit Kanban ist darauf ausgerichtet, die Wertschöpfung im Hinblick auf die organisatorischen Treiber zu optimieren. Dabei gelten die folgenden Prinzipien:
- Verstehe das Kund:innenbedürnis und behalte es im Fokus – der Wert unserer Arbeit liegt im Beitrag, der daraus entsteht.
- Steuere die Arbeit – und schaffe damit den Raum und Rahmen für die Selbstorganisation der Menschen, die sie erbringen.
- Überprüfe die Strukturen regelmässig – halte Vereinbarungen und Abläufe relevant.
Kernpraktiken
Zur Unterstützung der Kanban-Prinzipien haben sich eine Reihe von Kernpraktiken etabliert, die in jedem Kanban sichtbar werden.
- Visualisiere Wissensarbeit ist immateriell und dadurch intuitiv kaum erfassbar. In Kanban-Systemen repräsentieren Artefakte die Arbeit und ihren Fluss. Erst dadurch wird sie durch Teams handhabbar.
- Beschränke die parallele Arbeit Das sogenannte Work-In-Progress-Limit (kurz WIP-Limit) ist ein Wesensmerkmal von Kanban. Menschliches Multitasking bleibt ein Mythos; je klarer wir unsere Aufmerksamkeit auf jeweils eine Sache lenken können, desto effektiver gelingt uns die Arbeit.
- Steuere den Arbeitsfluss Ein eingespieltes Kanban-System durchläuft ein gleichförmiger Strom von Aufgaben in ihrer Umsetzung. Sämtliche Verbesserungen zielen in erster Linie darauf ab, diesen Fluss gleichmässig und planbar zu halten.
- Vereinbare Regeln explizit Klarheit schafft den sicheren Rahmen für verantwortungsvolle Mitwirkung auf jeder Ebene. Sie entsteht, wenn gemeinsam getroffene Vereinbarungen allen Beteiligten bewusst sind.
- Nutze Feedback systematisch Wir lernen durch die Auswertungen der Rückmeldung, die wir auf unsere Aktionen erhalten. Fehlt diese Verbindung, werden wir immer wieder auf die heisse Herdplatte greifen.
- Lerne kollaborativ, entwickle experimentell Als Kanban-Team lernen wir in einem wissenschaftlichen Vorgehen schritt für Schritt, um die Resultate unserer Arbeit zu erweitern.
Kanban anwenden
Kanban ist eine universelle Methode zur kontinuierlichen Verbesserung beim Management von Wissensarbeit im Team. Der Einstieg fällt leicht, weil die bestehenden Vereinbarungen, Rollen und Abläufe als Ausgangslage angenommen werden. Anders als andere Methoden nimmt Kanban die Verantwortung für gelingende Zusammenarbeit jederzeit beim Team an. Dadurch stützt es das breite Engagement für gute Arbeit aller Beteiligten.