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Eisenhower-Prinzip funktioniert nicht bloss in höheren Funktionen
General Eisenhower differenzierte Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit. Und bloss jene Aufgaben, welche beide Kriterien erfüllten, wurden von ihm angepackt. Als General, so die Vermutung, konnte er jedoch auf fast beliebige Ressourcen zugreifen, um Aufgaben entweder zu delegieren oder weit nach hinten zu schieben. Positiv formuliert, steuerte General Dwight D. Eisenhower jedoch sowohl seine Zeit als auch seine Kompetenzen – und dies wiederum hat keinerlei Verbindung zur Hierarchie oder Funktion. Die Wichtigkeit einer Aufgabe oder eines Projekts kann jederzeit formuliert werden. Kann ein Mitarbeiter die Wichtigkeit einer ihm delegierten Aufgabe nicht selbst erkennen, so muss sie zusammen mit dem Auftraggeber eingeschätzt werden. Die Dringlichkeit ist relativ. Gibt es fixe Endpunkte mit Anschluss an weitere Projekte oder Partner? Ist die Terminierung eine hierarchische oder eine Standardvorgabe? In jedem Fall können die Termine aller zu erledigenden Aufgaben optisch dargestellt werden – als Basis für die Aufteilung der verfügbaren Arbeitszeiten.
Die eigenen Ressourcen steuern
Vorhandene Kompetenzen beeinflussen den Grad der Selbstständigkeit bei der Erfüllung komplizierter oder komplexer Aufgaben. Da wo ich das Wissen und die notwendige Erfahrung mitbringe, kann ich effizient eine Aufgabe erfüllen und bin im Vorteil gegenüber dem Delegieren, welches zuerst die notwendigen Instruktionen braucht und dann auch kontrolliert werden sollte. Zudem kann ich – wie oben beschrieben – meine Arbeitszeit selbst steuern. Ist das Projekt eine Wiederholung oder die Aufgabe mir bereits bekannt, ist die Einschätzung der eigenen Kompetenzen rasch erledigt. Sind jedoch unbekannte Fragestellungen mit eigenen Kompetenzen zu erfüllen, wird die Herausforderung grösser. Eine einfache Methode ist die Beurteilung der Aufgabe nach Kompetenzkriterien durch eine Kollegin oder einen Kollegen. In Kombination mit der eigenen Beurteilung ergibt sich rasch eine geeignete Wertung. Ist die Zeit jedoch der limitierende Faktor, erleichtert eine Schätzung der Bearbeitungsdauer – inklusive Reserven – das Einplanen in die Tagesarbeiten.
Den Feierabend fix vorsehen
Sind die Aufgaben auch noch so komplex und ist der Zeitplan sehr eng gesteckt, planen Sie Pausen und unbedingt den Feierabend mit ein. Mit Pausen werden nicht bloss die biologischen Bedürfnisse befriedigt. Pausen dienen auch zur Aktivierung bisher inaktiver Bereiche des Gehirns, und etwas Bewegung fördert den Blutkreislauf, was frischen Sauerstoff in den Körper bringt. Das fixe Vorsehen des Feierabends bringt nicht bloss Vorfreude mit dem entsprechenden Energieschub hervor, es erleichtert auch die Konzentration auf eine Aufgabe. Gelingt der Abschluss dann doch knapp nicht vor Tagesschluss, haben Sie am nächsten Tag ja noch etwas Reserve eingebaut.
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Langfristige Projekte, viele Meetings, Anfragen von Kunden und Mitarbeitenden bilden ein Spannungsfeld, in dem sich Führungspersonen zurecht finden müssen. Erfolgreiches Selbstmanagement hilft dabei, im Job die Balance zu finden.