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Die formal korrekte Rechnung
Rechnungen kommt im Geschäftsverkehr eine hohe Bedeutung zu: Befreiungen können an eine formal korrekte Rechnung geknüpft sein, der Vorsteuerabzug versagt werden, wenn die Rechnung nicht den entsprechenden Vorgaben entspricht. Während in der Schweiz eine steuerpflichtige Person nur auf Verlangen des Leistungsempfängers eine Rechnung auszustellen hat, gelten in der EU wesentlich strengere Vorgaben. Zudem gilt in der Schweiz der Grundsatz der freien Beweiswürdigung: das Vorliegen einer formell korrekten Rechnung ist keine zwingende Voraussetzung, damit dem Leistungsempfänger der Vorsteuerabzug aus dem Bezug der jeweiligen Leistung gewährt werden kann. Gleichwohl ist auch in der Schweiz die formal korrekte Rechnung die für alle Beteiligten einfachste Form, die mehrwertsteuerrelevanten Tatsachen eines Leistungsaustausches zu dokumentieren. Daher sollen hier zunächst die Schweizer Grundlagen dargestellt werden, um anschliessend auf die europarechtlichen Vorgaben einzugehen.
Form und Inhalt der Rechnung im Schweizer Mehrwertsteuerrecht
Das Mehrwertsteuergesetz benennt 6 Elemente, welche ein Dokument aufweisen muss, um als formal korrekte Rechnung anerkannt zu werden. Demnach muss eine Rechnung grundsätzlich die nachfolgenden Elemente enthalten:
- den Namen und Ort des Leistungserbringers oder der Leistungserbringerin, wie er oder sie im Geschäftsverkehr auftritt, den Hinweis, dass er oder sie im Register der steuerpflichtigen Personen eingetragen ist, sowie die Nummer, unter der er oder sie eingetragen ist;
- den Namen und Ort des Leistungsempfängers oder der Leistungsempfängerin, wie er oder sie im Geschäftsverkehr auftritt;
- Datum oder Zeitraum der Leistungserbringung, soweit diese nicht mit dem Rechnungsdatum übereinstimmen;
- Art, Gegenstand und Umfang der Leistung;
- das Entgelt für die Leistung;
- den anwendbaren Steuersatz und den vom Entgelt geschuldeten Steuerbetrag; schliesst das Entgelt die Steuer ein, so genügt die Angabe des anwendbaren Steuersatzes.
Form und Inhalt der Rechnung im EU Mehrwertsteuerrecht
Die Rechnungsvoraussetzungen in der EU gehen weiter als die der Schweiz. Um weitgehend einheitliche Anforderungen zu schaffen, wurde mittels der MWST-Systemrichtlinie (Richtlinie 2006/112/EG vom 28. November 2006) die Rechnungsstellung in der EU weitgehend harmonisiert. Demnach muss eine Rechnung in der EU grundsätzlich zwingend folgende Angaben enthalten: Neben den Voraussetzungen in der MWST-Systemrichtlinie wurden die spezifischen Rechnungsrichtlinien (2001/115/EC sowie 2010/45/EU) erlassen, welche weitergehende Informationen zur Rechnungsstellung enthalten. Neben diesen Voraussetzungen gelten spezielle Vorschriften für den Fall der Anwendung spezieller Sachverhalte (Differenzbesteuerung, Handel mit Kunst und Antiquitäten etc.)
- den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des Leistungserbringers oder der Leistungserbringerin sowie des Leistungsempfängers oder der Leistungsempfängerin;
- die dem Leistungserbringer oder der Leistungserbringerin erteilte Mehrwertsteuer-Identifikationsnummer (MWST-ID);
- das Ausstellungsdatum;
- eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer);
- die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der Dienstleistung;
- den Zeitpunkt der Lieferung oder Dienstleistung oder der Vereinnahmung des Entgelts oder eines Teils des Entgelts (sofern die Leistung noch nicht ausgeführt ist), sofern dieser Zeitpunkt feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung identisch ist.
- das nach Steuersätzen und den einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder Dienstleistung, den Preis pro Einheit sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist;
- den anzuwenden Steuersatz;
- für den Fall, dass der Leistungsempfänger oder die Leistungsempfängerin die Rechnung ausstellt der Vermerk «Self-Billing / Rechnungsersetzende Gutschrift»
- den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag;
- im Fall einer Steuerbefreiung: Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder Dienstleistung eine Steuerbefreiung gilt;
- wenn der Leistungsempfänger oder die Leistungsempfängerin SteuerschuldnerIn ist: Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers oder der Leistungsempfängerin
Zudem besteht in der EU, im Gegensatz zur Schweiz, gemäss Art. 220 der MWST-Systemrichtlinie die Pflicht zur Rechnungsstellung. Diese Pflicht kann entfallen, wenn nur von der Mehrwertsteuer ausgenommene Leistungen in Rechnung gestellt werden. Zudem ist zu beachten, dass im Falle von von der Steuer befreiten innergemeinschaftlichen Lieferungen, bei an Unternehmen erbrachten grenzüberschreitenden Dienstleistungen und generell in den Fällen, in denen der Empfänger für die Abrechnung der Steuer zuständig ist, gemäss Art. 222 MWST-Systemrichtlinie entsprechende Rechnungen bis zum 15. Tag nach Ende des Monats, in welchem die Steuer entstanden ist, gestellt werden müssen. Für andere Lieferungen und Leistungen gelten regelmässig andere Fristen, welche von Mitgliedstaat zu Mitgliedstaat verschieden sind.
Zusätzliche Anforderung einer Rechnung im EU Mehrwertsteuerrecht
Die Richtlinie 2006/112/EG sieht überdies vor, dass die einzelnen Mitgliedstaaten von den Steuerpflichtigen zu den obengenannten Anforderungen weitere Angaben verlangen können. Beispielsweise haben sie auch die Möglichkeit, Spezialausnahmen von oberstehender Ausnahme der Rechnungsstellung bei von der Steuer ausgenommenen Leistungen zu erlassen.
Nachstehend findet sich eine Übersicht über die zusätzlichen Anforderungen, die die einzelnen Mitgliedstaaten verlangen können, aufgeteilt nach Thema.
Übersicht zu den Rechnungsvoraussetzungen
Angaben zum Leistungserbringer
- Vollständiger Name und Anschrift (in dem Land, in welchem das Unternehmen seinen Sitz hat)
- MWST-Nummer im Tätigkeitsland
- MWST-Nummer in dem Land, in welchem das Unternehmen seinen Sitz hat
- Allgemeine Steuernummer
- Adresse des Fiskalvertreters (falls bestellt)
- MWST-Nummer des Fiskalvertreters (falls bestellt)
- Rechtsform
- Handelsregisternummer
Angaben zum Leistungsempfänger
- Daten gemäss dem Handelsregister (z.B. Gerichtsstand, Adresse der Handelskammer)
- Sitz des Unternehmens
- Grundkapital
- Name(n) der Direktor(en)
- Unterschrift
- Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers
- MWST-Nummer im Tätigkeitsland
- Name des Fiskalvertreters (falls bestellt)
- MWST-Nummer des Fiskalvertreters (falls bestellt)
Transaktionsdaten
- Rechnung in der Landessprache des Landes, in dem die Transaktion stattfindet
- Rechnungsdatum
- Fortlaufende Rechnungsnummerierung
- Waren- oder Dienstleistungsbeschreibung
- Transaktionsdatum/Datum oder Zeitraum der Lieferung
- Menge der Waren/Umfang der erbrachten Leistungen
- Masseinheit
- Beschreibung «Original» oder «Kopie»
Finanzdaten
- Nettobetrag pro Stück (Nettoeinheitspreis)
- Mehrwertsteuersatz
- Ermässigungen/Rabatte
- Gesamtnettobemessungsgrundlage je Steuersatz oder Steuerbefreiung / Steuerausnahme
- Gesamtsteuerbetrag
- Gesamtbruttobetrag
- Landeswährung in dem Land, in dem die Transaktion stattfindet
- Gesamtsteuerbetrag in der Landeswährung des Landes, in dem die Transaktion stattfindet
- Wechselkurs für die lokale Währung
- Zahlungsbedingungen
- IBAN oder BIC des Leistungserbringers
- Bezeichnung «Rechnung»
- Nettoveräusserungswert (Nettowert der verkauften Waren oder erbrachten Dienstleistungen)
- Gesamtbruttobetrag pro Steuersatz, Befreiung oder ausserhalb des Geltungsbereichs der MWST
- Rechnungsbetrag und Steuerbetrag, in Zahlen als auch in Worten
- Rechtsgrundlage, wenn die Leistung einem reduzierten Steuersatz unterliegt
- Rundungsregeln (Beträge unter 0.5 Euro-Cent sind auf 0 abzurunden und Beträge von über 0.5 Euro-Cent sind auf 1 aufzurunden)
Zusätzliche Informationen bei Leistungen, die dem Reverse-Charge unterliegen
- Verweis auf die entsprechende Bestimmung in der Neufassung der EU Mehrwertsteuerrichtlinie, oder Verweis auf die entsprechende Bestimmung im lokalen Mehrwertsteuergesetz oder ein anderer Hinweis darauf, dass die Leistung von der Mehrwertsteuer befreit ist oder dem Reverse-Charge unterliegt.
- Rechtsgrundlage für die Anwendung der Mehrwertsteuerbefreiung bei Lieferungen, welche von der Mehrwertsteuer befreit ist.
Zusätzliche Informationen bei innergemeinschaftlichen Lieferungen
- MWST-Nummer des Leistungserbringers im Versendestaat
- MWST-Nummer des Leistungsempfängers im Ankunftsland
- Hinweis darauf, dass die Leistung von der Mehrwertsteuer befreit ist/Nullsatz oder Verweis auf die entsprechende Bestimmung in der Neufassung der EU Mehrwertsteuerrichtlinie, oder Verweis auf die entsprechende Bestimmung im lokalen Mehrwertsteuergesetz für die innergemeinschaftliche Lieferung.
Zusätzliche Informationen beim Warenexport
- Hinweis darauf, dass die Leistung von der Mehrwertsteuer befreit ist/Nullsatz oder Verweis auf die entsprechende Bestimmung in der Neufassung der EU Mehrwertsteuerrichtlinie, oder Verweis auf die entsprechende Bestimmung im lokalen Mehrwertsteuergesetz für die Ausfuhr von Gütern.
Credit notes / Gutschriften
- Bezugnahme auf die Original-Rechnung
- Separate fortlaufende Rechnungsnummer
- Beschreibung «Gutschrift» oder «Korrekturrechnung»
- Grund für die Gutschrift
- Die in der Originalrechnung enthaltenen Daten (Rechnungsnummer, Name und Anschrift des Leistungserbringers und Leistungsempfängers, MWST-Nummer des Leistungserbringers und Käufers, Ausgabedatum, Buchungsdatum).
- Gutschriften (Korrektur von Rechnungen), welche im Falle von Fehlern in der Originalrechnung ausgestellt werden, sollten sowohl alle für Gutschriften erforderlichen Daten enthalten, wie auch die falschen Daten aus der Originalrechnung.
Zusätzliche Informationen beim Verbringen eigener Ware (Movement of own goods)
- Eine Pro-forma-Rechnung mit Transaktionsdaten und Zusatzinformationen für die innergemeinschaftliche Lieferung.
Zusammenfassung
Die Erfüllung des recht überschaubaren Katalogs inhaltlicher Anforderungen an mehrwertsteuerkonforme Rechnungen in der Schweiz reicht leider in den meisten Fällen nicht hin, sobald das europäische Mehrwertsteuersystem einschlägig ist. Bedauerlicherweise war es auch im harmonisierten Mehrwertsteuersystem der Mitgliedstaaten bis anhin nicht möglich, sich auf einen europäischen Standard für innereuropäische Waren- und Dienstleistungsströme zu einigen – zu unterschiedlich sind die Anforderungen von Land zu Land. Die Vielfalt der Anforderungen an den Inhalt einer formal korrekten Mehrwertsteuerrechnung in der EU zeigt, welchen Grad an Harmonisierung das Mehrwertsteuersystem der EU zum heutigen Zeitpunkt erreicht hat. Im Sinne eines Abbaus administrativer Hürden im EU-Binnenmarkt bleibt zu hoffen, dass die Mitgliedstaaten sich hier bald auf einen – praxistauglichen – gemeinsamen Katalog einigen.
Quelle: Dieser Beitrag stammt aus der Online-Lösung MehrwertsteuerPraxis.