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Chiunque ha il diritto di consultare i documenti ufficiali dell'Amministrazione federale. Le relative condizioni sono disciplinate nella legge sulla trasparenza (LTras), della cui attuazione all’UFT è incaricato un apposito servizio centrale.
Costo della consultazione di un documento ufficiale
Per coprire gli oneri amministrativi sono riscossi emolumenti per la ricerca dei documenti, pari a 100 franchi l'ora, e per la loro riproduzione. Le tariffe sono stabilite nell'ordinanza sul principio di trasparenza dell’amministrazione (OTras).
Come accedere a un documento ufficiale
Per poter consultare un documento ufficiale (in copia o sul posto) occorre presentare una domanda. Il richiedente ha la possibilità di ridurre gli oneri per il servizio incaricato, e quindi i costi per sé stesso, fornendo indicazioni il più possibile dettagliate.
Per presentare una richiesta è necessario compilare il modulo sottostante e inviarlo all'UFT per e-mail o per posta.
Disbrigo delle domande di accesso ai documenti
Il primo passo prevede di consultare le persone e le imprese cui si riferiscono le informazioni contenute nel documento richiesto.
Entro al massimo 20 giorni dall'arrivo della domanda all'UFT il richiedente sarà informato sullo stato della procedura. Può capitare che servano informazioni più precise in merito al documento da ricercare, oppure che la ricerca si riveli complicata e che ciò comporti la proroga del termine di disbrigo della domanda o un emolumento più elevato.
Se l'accesso a un documento venisse negato e il richiedente non fosse d'accordo con questa decisione, su richiesta sarà svolta una procedura di mediazione con l'Incaricato federale della protezione dei dati e della trasparenza (IFPDT). In caso di mancato accordo, l'UFT rilascerà una decisione impugnabile presso il Tribunale amministrativo federale. Contro la decisione di quest’ultimo può a sua volta essere inoltrato ricorso presso il Tribunale federale, la cui sentenza sarà definitiva.