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Die Gesundheit der Arbeitnehmer ist ein Aspekt, der in beruflichen Strukturen zunehmend berücksichtigt wird. Um die Durchsetzung von Massnahmen zur Förderung der Lebensqualität von Arbeitnehmern zu unterstützen, gibt es in der Schweiz einen gesetzlichen Rahmen, das Arbeitsgesetz (ArG).
In diesem Beitrag werden wir uns genauer mit Artikel 46 hinsichtlich der Erfassung von Arbeitszeiten befassen. Die besprochenen Themen betreffen die Pflichten des Arbeitgebers, die bestehenden Risiken bei einem Verstoss gegen diese Pflichten, die verschiedenen möglichen Varianten für die Anwendung dieses Gesetzesartikels und auch die voraussichtliche Zeitdauer für den Aufbau eines Zeitmanagementsystems.
Was sind meine Pflichten als Arbeitgeber?
Ein Arbeitgeber hat eine ganze Reihe an Pflichten. Eine davon ist die Erfassung der Arbeitsstunden der Mitarbeiter. Tatsächlich schreibt Artikel 46 des Arbeitsgesetzes (ArG) vor, dass er vor Vollzugs- und Aufsichtsbehörden über Aufzeichnungen oder andere Beweismittel verfügen muss, die die für die Durchsetzung dieses Gesetzes und seiner Anordnungen erforderlichen Angaben belegen können. In der Schweiz ist hierfür das Staatssekretariat für Wirtschaft (SECO) zuständig. Das heisst, auch wenn wir später sehen werden, dass es Ausnahmen gibt, dass ein Arbeitgeber ein Zeiterfassungssystem unterhalten muss. Ein Arbeitgeber muss zum Beispiel jederzeit nachweisen können, dass er die wöchentlich angesammelte Höchstarbeitszeit seiner Mitarbeiter, d.h. die berühmten 45 Stunden, in manchen Fällen auch 50 Stunden, nicht überschreitet. Beachten Sie, dass dies natürlich nicht die einzige Verpflichtung durch das ArG darstellt. Es gibt eine Vielzahl von Verordnungen, die den rechtlichen Rahmen für das Arbeitsrecht (OLT) bilden, und diese kümmern sich besonders um die Gesundheit der Arbeitnehmer. Wie das? Unter anderem durch die Festlegung der obligatorischen Mindestpausenzeiten während und zwischen den Arbeitstagen (Artikel 73 OLT 1).
Was riskiert ein Arbeitgeber, wenn er seinen Pflichten nicht nachkommt?
Zunächst einmal wird er oder sie in der Konsequenz wahrscheinlich Mitarbeiter haben, die sich an die Grenze ihrer Belastbarkeit getrieben fühlen, was ihre Produktivität verringern und gleichzeitig ein feindseliges Klima schaffen könnte, das für niemanden angenehm ist. Zweitens werden im Falle von Audits, die regelmässig stattfinden, zuständige Behörden (CCT), die die Einhaltung der Gesamtarbeitsverträge überwachen, eine Mahnung aussprechen, und wenn sich diese Situation nicht ändert, ist mit einer Geldstrafe zu rechnen. Als Experten für Zeitmanagement stellen wir häufig fest, dass viele Unternehmen derselben Branche und desselben Kantons aus ähnlichen Gründen zur gleichen Zeit an unseren Lösungen interessiert sind. Wir wissen daher, dass die Schweizer Behörden dafür sorgen, dass Arbeitnehmer durch die Einhaltung der Arbeitgeberpflichten geschützt werden.
Wie kann im betrieblichen Rahmen ein anerkanntes Zeiterfassungssystem implementiert werden?
Um diese Frage zu beantworten, kommen wir auf Artikel 46 zurück. Um sich an die neuen Trends auf dem Arbeitsmarkt anzupassen, die insbesondere zu mehr Mobilität führen, wurde dieses Gesetz überarbeitet und 2016 in einer neuen Fassung verabschiedet. So wurde das System vor kurzem von den Verwaltungsaufgaben entlastet, die erforderlich sind, um seine Konformität nachzuweisen, und es wurden zwei neue Varianten der Arbeitszeiterfassung hinzugefügt. Lassen Sie uns diese näher betrachten, angefangen mit der bestehenden.
Erste Variante: systematische Erfassung (Art. 46 ArG und Art. 73 LTO 1)
Hierbei handelt es sich um die »klassische Variante«, die dann zur Anwendung kommt, wenn der Arbeitnehmer bei der Festlegung seiner Arbeitszeit nicht über ein gewisses Mass an Autonomie verfügt. Er muss den Beginn und das Ende seiner Arbeitszeit sowie die Pausen, die er eingelegt hat, angeben. Auch wenn es sich um eine Verpflichtung handelt, hat das Unternehmen immer noch die Wahlfreiheit, die Art und Weise, wie diese Aufzeichnungen gemacht werden, so zu wählen, dass sie den Bedürfnissen des jeweiligen Betriebs am besten entsprechen. Die manuelle Durchführung, z.B. mit Excel-Tabellen, kann jedoch schnell anspruchsvoll werden, da sie zeitaufwendig ist und das Fehlerrisiko erhöht. Wir empfehlen daher, sich für eine digitale Lösung zu entscheiden, um Ihrer Personalabteilung mehr Effizienz zu ermöglichen.
Zweite Variante: vereinfachte Erfassung (Art. 46 ArG und Art. 73b LTO 1)
In diesem Fall wird nur ein Arbeitszeitwert pro Tag berücksichtigt. Dies ist möglich, wenn der Arbeitnehmer seinen Arbeitszeitplan selbständig festlegen kann, was die Erfassung seiner Anwesenheitszeit (ohne Zeitplan oder Pause) einschränkt, die auf diese Weise entsprechend der Arbeitstage des Arbeitnehmers ermittelt wird. Die Regeln für diese Variante unterscheiden sich je nach Grösse des Unternehmens. Einzelvereinbarungen können für weniger als 50 Beschäftigte abgeschlossen werden, andernfalls muss eine Arbeitnehmervertretung im Unternehmen oder in der betreffenden Branche (CCT) eingeschaltet werden. Sind diese nicht vorhanden, kann die Mehrheit der Arbeitnehmer auch eine gemeinsame Vereinbarung mit ihrem Arbeitgeber abschliessen. Auch in diesem Fall müssen die betroffenen Mitarbeiter die Möglichkeit haben, ihre Daten zu erfassen. So bleibt der Arbeitgeber auch bei einer Vereinbarung verpflichtet, ein Instrument zur Erfassung der Arbeitszeit zur Verfügung zu stellen (Art. 73 Abs. 1 Bst. c bis e). Abschliesst gilt in allen Fällen, dass der Beginn und das Ende der Nacht- oder Sonntagsarbeitszeit festgehalten werden müssen.
Dritte Variante: Befreiung von der Erfassung (Art. 46 ArG und Art. 73a LTO 1)
Dies betrifft vor allem Angestellte mit einer Führungsfunktion, da ein Bruttojahresgehalt (einschliesslich Bonus) von mehr als 120.000 CHF erforderlich ist, um rechtlich berechtigt zu sein, sich von der Erfassung der Arbeitszeit befreien zu lassen. Eine solche Befreiung ist nur im Rahmen eines Gesamtarbeitsvertrages und mit Zustimmung des Arbeitnehmers möglich.
Wie lange dauert es, ein Zeitmanagement-System einzurichten?
Wie wir bereits gesagt haben, empfehlen wir dringend die Einführung eines automatisierten und deshalb folglich auch digitalen Systems, da diese Systeme als zuverlässiger gelten. Voraussetzung dafür ist ein spezielles Softwarepaket. Stechuhren, die mit Ausweisen und/oder biometrischen Daten arbeiten, können Ihre Software ergänzen. Wenn Sie nur die Anfangs- und Endpunkte der Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter erfassen möchten, bieten wir Ihnen eine Lösung an, die Sie schnell selbst einrichten können, dabei handelt es sich um die sogenannte Timebox. Wenn Sie jedoch nicht nur die Anwesenheit Ihrer Mitarbeiter, sondern auch deren Abwesenheiten und Überstunden mit Hilfe eines Planungstools verwalten möchten, raten wir Ihnen, sich für Kelio Pro und die elektronischen Stechuhren Visio X7 oder X4 zu entscheiden. Die Einrichtung von Kelio Pro erfordert eine Prüfung Ihrer spezifischen Anforderungen durch unsere Berater von Bodet Schweiz, die dann für die Einrichtung (unter Ihrer Kontrolle) Ihrer Software und die Schulung Ihrer Teams verantwortlich sind. Die Professionalität und die zügige Ausführung der erforderlichen Schritte durch unsere Berater wurde auch in dem Kundenbericht von Laiteries Réunies de Genève hervorgehoben, die wir kürzlich erfreulicherweise als Kunden betreuen durften.
Abschliessend…
Abgesehen von dem rechtlichen Aspekt des eben besprochenen Themas lohnt es sich, daran zu erinnern, dass die Einrichtung eines Zeitmanagementsystems nicht nur bedeutet, dass man auf der Höhe der Zeit ist. In der Tat führt sie vor allem zu mehr Transparenz und Gleichbehandlung der Mitarbeiter sowie zu einer Erleichterung der Verwaltung, ein Umstand, der von Personalabteilungen sehr geschätzt wird.
Wir danken Frau Marie Vuillaume (Anwältin, FIDAG Jura SA) für ihr wertvolles Gegenlesen.
Sie möchten das geltende Arbeitsrecht einhalten und die Erfassung Ihrer An- und Abmeldezeiten der Arbeitnehmer in Ihrem Betrieb mit Hilfe einer leistungsfähigen Software digitalisieren? Zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren, damit wir Sie beraten können.