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Avant de commencer d' enregistrer des opérations multidevises, il faut d’abord spécifier les paramètres des devises utilisées pour la comptabilité, dans le tableau Changes.
Lignes sans date
Pour chaque devise utilisée, il faut y avoir obligatoirement une ligne dans le tableau Changes qui n'a pas de date, avec:
- Le Change d'ouverture
- Le Change actuel et de clôture (à mettre à jour avant de calculer les différences de change et de clôturer la comptabilité)
Lignes avec date
A partir de la version 7.04, on peut tenir une liste de changes avec les dates correspondantes pour chaque devise.
La colonne Date est visible dans la vue Archive ou Complet.
- La valeur dans la colonne "Change" sera proposée comme change prédéfini, quand on insère une nouvelle écriture. Le programme choisit le change avec la même date ou une date précédente qui est la plus proche de la ligne d'écriture.
- Dans les changes avec date, il ne faut pas indiquer de change d'ouverture.
Colonnes du tableau Changes
Date
La date du change.
Pour chaque devise étrangère, il faut y avoir obligatoirement une ligne où il n'y a pas de date pour l'écriture.
Devise de référence
La devise de départ pour le change (le CHF dans l'exemple).
Devise
C'est la devise de destination, celle dans laquelle la valeur de la devise de référence est convertie.
Libellé
Un texte pour spécifier précisément de quelle devise étrangère il s’agit.
Fixe
Vrai ou faux. S’il s’agit d'un change fixe, insérer Oui dans la colonne; dans ce cas, le change utilisé est spécifié dans la colonne Change.
Mult.
Le multiplicateur pour obtenir le change effectif est normalement de 1, 100 ou 1000. Certaines devises valent peu à l’unité et pour ne pas insérer des changes avec de nombreux zéros, on utilise un multiplicateur. Le multiplicateur peut aussi être spécifié en négatif (-1). Dans ce cas, le programme utilise le change à l’inverse et raisonne comme si les devises saisies dans les colonnes Devise de référence et Devise étaient inversées. Ne pas modifier le multiplicateur si'il y a déjà des écritures insérées avec la même devise, autrement le programme signalera des erreurs dans les écritures, attribuables aux changes erronés.
Change
Le change actuel ou de clôture de la devise par rapport à la devise de référence.
Celui-ci sert aussi pour calculer les différences de change. Avant de calculer les différences de change ou de clôturer la comptabilité, il faut mettre à jour la valeur en insérant la change de clôture.
Le change et le multiplicateur sont appliqués selon les formules suivantes:
- Avec multiplicateur > 0
Montant Devise = Montant Dev.Référence * (change / |mult.|)
- Avec multiplicateur < 0
Montant Dev.Référence = Montant Devise * (change / |mult.|)
Change d'ouverture
Le change au moment de l’ouverture. Celui-ci doit être indiqué uniquement dans la ligne sans date.
- Il est utilisé pour convertir le montant d’ouverture de la devise étrangère en montant d’ouverture de la devise de base de la comptabilité.
- Doit correspondre au change de clôture de l'année précédente.
- Le change d'ouverture ne doit jamais être changé au cours de l'année, sinon des différences de change dans le total des soldes d'ouverture seront créées.
- Quand on passe à une nouvelle année ou quand on reprend les soldes d'ouverture, le programme définit le change d'ouverture avec la valeur contenue dans la colonne Change (ligne sans date) de la comptabillité de l'année précédente.
Minimum
Le change minimum accepté. Si dans les écritures un change inférieur est utilisé, un avertissement apparaît.
Maximum
Le change maximum accepté. Si dans les écritures un change supérieur est utilisé, un avertissement apparaît.
Décimales
Le nombre de décimales avec lequel les montants pour cette devise sont arrondis.
Modifications dans le tableau Changes
Les changes insérés dans les écritures sont autonomes et indépendants du change indiqué dans le tableau Changes. Si l'on modifie un change dans le tableau Changes, il n'y aura pas de répercussions dans les écritures insérées précédemment.
Les modifications suivantes ont, au contraire, des répercussions :
- Modification du change d'ouverture
La prochaine fois qu' un recalcul de la comptabilité est fait, le solde en devise de base des comptes sera recalculé avec le nouveau change.
Attention donc de modifier les changes d'ouverture une fois que les soldes initiaux ont été insérés.
Si l'on apporte une modification dans les changes d'ouverture et il y a des soldes d'ouverture, il est important d'effectuer un recalcul de la comptabilité.
- Modification du multiplicateur
- Si le multiplicateur d'une devise, déjà utilisée dans le tableau Écritures, est modifié, le programme donne un avertissement au moment qu'un recalcul de la comptabilité est effectué ou le programme passe à la ligne d'écriture.
Il faudra de nouveau insérer le montant de l'écriture et le montant correct dans la devise de base.
- Quand on recalcule la comptabilité, par conséquent, les soldes d'ouverture sont recalculés dans la devise de base..
- Si le multiplicateur d'une devise, déjà utilisée dans le tableau Écritures, est modifié, le programme donne un avertissement au moment qu'un recalcul de la comptabilité est effectué ou le programme passe à la ligne d'écriture.
Changes directes et indirectes
- Les changes directes sont ceux où on indique la devise de base et la devise étrangère sur la même ligne.
Dans l'exemple ci-dessous, voici les changes directes USD->EUR et USD-TRL.
- Les changes indirectes sont ceux où un échange directe entre deux devises n'est pas spécifié (non recommandé)
Le change est déduit par le programme sur la base d'autres combinaisons de devises insérées
Dans l'exemple, le change EUR ->TRL n'a pas été défini, et le programme s'appuie sur la combinaison du change USD-EUR et USD-TRL.
Avec les changes indirectes, il est possible que ce n'est pas toujours clair quel change a été appliqué.