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Das Portable Document Format oder kurz PDF ist ein Plattform-unabhängiges Dateiformat, das zu Beginn der 90er Jahre von Adobe Systems entwickelt und veröffentlicht wurde. Damit lassen sich Dokumente auf jeder Plattform, jedem Betriebssystem und jedem Gerät genauso anzeigen, wie der Autor sie konzipiert hat. Der grösste Vorteil ist, dass der Empfänger dadurch nicht um die Formatierung des ursprünglichen Dokumentes besorgt sein muss. PDF-Dokumente können sowohl Text als auch Bilder und Grafiken, aber auch Links, Schaltflächen, Formularfelder, Audio- und Videoelemente sowie logische Funktionen enthalten und können mit einem Inhaltsverzeichnis versehen werden, über das der Leser zum jeweiligen Textabschnitt springen kann. Darüber hinaus lassen sich PDF-Dokumente auch mit einer elektronischen Unterschrift versehen. Seit 2008 ist das PDF-Format ein weltweiter, offener Standard der International Organization for Standardization (ISO), weshalb heute auch im Geschäftsumfeld die meisten Dokumente in diesem Dateiformat ausgetauscht und archiviert werden.
Auf der Webseite von Smallpdf sind fast alle Funktionen als Kacheln ersichtlich und anwählbar. (Quelle: SITM)
Die Funktion zum Entfernen von Passwörtern scheitert schon an einer 128-Bit-Verschlüsselung. (Quelle: SITM)
Auf der Webseite von Smallpdf sind fast alle Funktionen als Kacheln ersichtlich und anwählbar. (Quelle: SITM)
Die Funktion zum Entfernen von Passwörtern scheitert schon an einer 128-Bit-Verschlüsselung. (Quelle: SITM)
Die Stärken von Smallpdf liegen bei den Konvertierungsfunktionen, die Funktionen zur Bearbeitung der Inhalte dagegen sind reine Spielerei. (Quelle: SITM)
Aufs Maximum reduziert
Viele Programme sind mittlerweile in der Lage, PDF-Dateien anzuzeigen oder Dokumente im PDF-Format zu speichern. Schwieriger wird es jedoch, wenn diese auch bearbeitet werden sollen. Lange Zeit führte kein Weg am kommerziellen Produkt Acrobat von Adobe vorbei, nach und nach entstanden aber immer mehr Lösungen von Drittanbietern, welche viele der Features implementierten, die es zur Bearbeitung von PDF-Dateien braucht. Allerdings sind viele dieser Programme nicht unbedingt nutzerfreundlich. Hier kommt Smallpdf
ins Spiel, eine Software, die ursprünglich im Jahr 2013 von drei Schweizer Entwicklern mit dem Ziel konzipiert wurde, den Umgang mit PDF-Dokumenten und deren Bearbeitung drastisch zu vereinfachen. Wie die Macher auf der Webseite schreiben, hätten sie alle Funktionen auf ein Minimum reduziert und sich ausschliesslich darauf fokussiert, die User Experience zu verbessern. Das Unternehmen mit Sitz in Zürich ist nach eigenen Angaben zu einer der 1700 am häufigsten besuchten Websites im Internet avanciert und verzeichnet im Monat mehr als 15 Millionen Besucher. Ausserdem ist Smallpdf im September dieses Jahres beim Swiss Startup Award 2018 als Gewinner des Publikumspreises hervorgegangen.
Smallpdf kann entweder als Cloud-Version genutzt werden, also direkt über die Webseite, als Desktop-Variante oder aber als Extension für den Chrome-Browser. Ein Addon für andere Browser ist zurzeit nicht erhältlich. Gesamthaft bietet Smallpdf mittlerweile 19 einzelne Funktionen, die in sechs Kategorien zusammengefasst sind. Auf der minimalistisch gehaltenen Webseite ersichtlich sind jedoch nur deren 16, angeordnet in bunten Kacheln. Die übrigen drei erreicht man nur, indem man auf eine der Kacheln auf der Hauptseite klickt, wodurch auf einmal Menüs und weitere Links erscheinen, darunter auch der Zugang zu den Hilfeseiten und dem Blog, der viele nützliche Informationen bereithält. Hier liesse sich bereits nachbessern. Die Bedienung des Online-Tools ist selbsterklärend: Jede Kachel öffnet eine entsprechende Seite, auf der die jeweilige Funktion kurz erklärt wird. Die Dateien können hier per Drag-and-Drop, aus Google Drive oder Dropbox hochgeladen werden. Smallpdf beginnt dann auf Knopfdruck mit der Umsetzung der jeweiligen Funktion und ist im Normalfall – je nach Grösse und Komplexität des zu bearbeitenden Dokumentes – schon nach wenigen Sekunden fertig. Danach wird dem Nutzer die bearbeitete Datei zum Download angeboten.
Konvertieren und komprimieren
Um die Komprimierungsfunktion zu testen, haben wir eine Pressemitteilung eines Computerherstellers im PDF-Format verwendet. Das zweiseitige Dokument war 290 Kilobyte gross und enthielt neben dem eigentlichen Text ein Logo des Herstellers und ein Bild sowie mehrere Links. Mit der Funktion PDF verkleinern, welche die Bilder herunterskaliert, konnte die Grösse der Datei auf 71,6 Kilobyte verringert werden, wobei die Qualität des Textes und der Bilder – zumindest von Auge – praktisch unverändert blieb. Vorbildlich ist auch, dass Smallpdf
den Zusatz -compressed an den Namen der komprimierten Datei hängt. Volle Punktzahl in dieser Disziplin.
Als nächstes sollte eigentlich die Konvertierungsfunktion getestet werden, jedoch stellte sich Smallpdf quer. Der Grund: Wir hatten mit der Bearbeitung der ersten Datei bereits den Rahmen des kostenlosen Angebotes gesprengt, das nur zwei Aufgaben pro Stunde erlaubt. Dies, weil wir das Dokument nach der Komprimierung noch mithilfe des Editors bearbeitet hatten, um die verschiedenen Werkzeuge auszuprobieren. Eine solche Einschränkung ist zwar verständlich, jedoch stellt sich dann die Frage, ob die Gratis-Version im Alltag wirklich von Nutzen ist, denn es dürfte immer wieder vorkommen, dass mehr als nur zwei Bearbeitungsschritte nötig sind, um das gewünschte Resultat zu erzielen. Eine Stunde warten zu müssen, könnte sich oft als impraktikabel erweisen.
Das Konvertierungs-Tool funktioniert später dann aber einwandfrei und kann PDF-Dateien nach Word, Powerpoint oder Excel exportieren oder aber in JPGs umwandeln. Wir haben es wieder mit der gleichen Pressemitteilung versucht und waren vom Resultat überrascht. Der Export nach Word und Powerpoint ist makellos, beide Dateien sehen genauso aus wie das PDF und lassen sich problemlos bearbeiten. Auch das JPG macht eine gute Figur, allerdings wurde in diesem Fall nur die erste Seite des Dokumentes konvertiert. Sehr praktisch ist hingegen die Funktion, nur die Bilder aus einem Dokument als JPG-Dateien zu extrahieren. Beim Export nach Excel verteilt das Konvertierungs-Tool die beiden Seiten des Dokumentes auf zwei Tabellen und fügt die Inhalte dann Zeile für Zeile ein, sowohl den Text als auch die Bilder. Über Sinn und Unsinn einer solchen Konvertierung lässt sich streiten, spannend ist das Resultat dennoch. Auch die Umwandlung von Tabellen in PDF-Dateien nach Excel klappt gut, allerdings nur, wenn die Zellen eine Umrandung aufweisen. Bei Tabellen ohne Zellenränder versagt die Erkennung bisweilen und die Daten werden dann in Excel nicht korrekt in die Zellen eingefügt.
Die Konvertierungsfunktion lässt kaum Wünsche offen und vereint alle wichtigen Arbeitsschritte in einem einzigen Tool, deshalb ist nicht ganz nachvollziehbar, wieso dieselben Funktionen auch separat vorhanden sind. Auch ist die Funktion JPG in PDF unglücklich benannt, denn wie die Entwickler in einem Blogbeitrag erklären, können auch andere Bildformate wie beispielsweise TIFF in PDF-Dokumente umgewandelt werden. Umgekehrt kann die Funktion PDF in JPG jedoch nur JPG-Bilder ausgeben.
Teilen und zusammenführen
Die Funktionen Teilen und Zusammenfügen tun genau das, was sie versprechen. Beim Teilen eines PDF kann der Nutzer aus zwei möglichen Arbeitsschritten wählen. Er kann einfach alle Seiten eines PDF in einzelne PDF-Dateien speichern oder aber wählen, welche Seiten er extrahieren und als PDF speichern möchte. Auch hier legt Smallpdf
die neue Datei mit einem Namenszusatz ab, der erkennen lässt, um welche Seiten des ursprünglichen Dokumentes es sich handelt. Umgekehrt kann man mit der Funktion Zusammenfügen – sie heisst nicht etwa wie im Menü Zusammenführen – mehrere PDF-Dokumente gleichzeitig per Drag-and-Drop im Bearbeitungsfeld auf der Webseite ablegen und schon lassen sich diese per Knopfdruck zu einem einzigen Dokument verschmelzen. Sollte man übrigens zuvor noch die Reihenfolge der Seiten im Dokument ändern wollen, lässt sich dies in der Seitenansicht ganz einfach durch Ziehen einer Seite an eine andere Position bewerkstelligen. Das Zusammenfügen geht zügig vonstatten und das neue Dokument erhält sinnvollerweise den Namenszusatz -merged.
Ansehen und bearbeiten
Während die Funktion Ansehen einfach die Desktop App ist, die zum Download bereitsteht, hält die Funktion Bearbeiten einige Werkzeuge bereit, mit denen sich bestehende PDF-Dokumente mit zusätzlichen Elementen versehen lassen. Zur Auswahl stehen das Einfügen von Text, eines Bildes oder einer Form. Alternativ kann im Dokument auch freihändig gezeichnet werden. Wer allerdings einen ausgereiften Editor erwartet, wird enttäuscht. Beim Text lässt sich die Schriftgrösse nur in fünf Schritten von winzig bis riesig einstellen und es stehen lediglich die Schriftarten Sans, Serif und Mono zur Auswahl. Darüber hinaus kann noch eine von sieben Textfarben gewählt werden. Auch bei den Formen gibt man sich spartanisch, so kann man nur zwischen einem Rechteck, einem Kreis und einem Pfeil, der nach rechts zeigt, wählen. Daneben lassen sich die Füll- und die Linienfarbe sowie die Stärke der Umrandung definieren. Ähnlich reduziert kommt die Zeichenfunktion daher, bei der sich neben der Farbe des Stiftes noch dessen Dicke in vier Stufen einstellen lässt. Schliesslich stehen in dieser Kategorie noch zwei weitere Tools bereit, eines zum Löschen einzelner Seiten aus einem PDF-Dokument, das andere zum Drehen aller oder einzelner Seiten in 90-Grad-Schritten.
Was Smallpdf
nicht kann, ist das Bearbeiten der Texte und Bilder in PDF-Dokumenten. Was man ebenfalls vergebens sucht, ist eine optische Zeichenerkennung (Optical Character Recognition, OCR), die es ermöglicht, den Text eingescannter Dokumente auszulesen. Hierfür muss man andere Programme hinzuziehen.
Unterschreiben und Sicherheit
Smallpdf bietet dafür die Möglichkeit, Passwörter geschützter PDF-Dokumente zu entfernen sowie ein PDF mit einem Passwort oder einer elektronischen Unterschrift zu versehen. Man kann ein Dokument selbst unterschreiben oder aber von einer anderen Person unterschreiben lassen, indem man ihr direkt eine E-Mail schickt mit einem Link, über den diese das Dokument online unterschreiben kann. Danach erhält der Versender einen Link zum Download des unterschriebenen Dokumentes. Will man hingegen selbst unterschreiben, so kann man wählen zwischen dem Upload einer Bilddatei mit der Unterschrift, der Verwendung der Kamera zum Einlesen einer vorhandenen Unterschrift oder aber der freihändigen Unterzeichnung mittels Online-Tool.
Des weiteren sollen sich mit einem Kennwort geschützte Dokumente mit einem Klick entsperren lassen. Im Test scheiterte Smallpdf
allerdings schon an einem Dokument mit 128-Bit-Verschlüsselung. Um ein Dokument hingegen zu schützen, muss man in der entsprechenden Maske lediglich ein Passwort eingeben und bestätigen, so wird das Dokument mit einer 128-bit AES-Verschlüsselung versehen.
Pro-Version für vollen Leistungsumfang
Für den alltäglichen Gebrauch reicht die Gratis-Version von Smallpdf
wohl in vielen Fällen aus. Wer die Software jedoch im geschäftlichen Rahmen nutzen möchte, kommt kaum um den Kauf einer Pro-Lizenz herum. Für einen jährlichen Obolus von 48 US-Dollar erhalten Nutzer uneingeschränkten Zugang zu allen Funktionen, können also ohne Zeitlimit beliebig viele Dateien bearbeiten. Auch die Werbung wird ausgeblendet, und ausserdem lässt sich eine Signatur auch speichern. Darüber hinaus sind die einzelnen Funktionen in der Pro-Version verknüpft, sodass man Dateien nicht für jeden Arbeitsschritt nochmals hochladen muss. Und nicht zuletzt ist auch eine Stapelverarbeitung enthalten, also die simultane Verarbeitung mehrere Dateien.
Gerade im geschäftlichen Umfeld, in dem oft mit sensiblen Daten gearbeitet wird, sollte man sich als Unternehmen jedoch gut überlegen, ob man eine Cloud-Lösung nutzen möchte. Die Entwickler geben jedoch an, alle hochgeladenen Dokumente eine Stunde nach der Verarbeitung wieder vom Server zu löschen und nie zu lesen, zu analysieren oder zu kopieren. Was die Kosten angeht, so sind 48 US-Dollar im Jahr im Vergleich zu anderen Lösungen wie Adobe Acrobat Pro DC zwar relativ günstig, jedoch ist der Funktionsumfang auch nicht annähernd so gross. Ärgerlich ist in diesem Zusammenhang, dass die Desktop-Version von Smallpdf etliche Funktionen missen lässt und nur mit PDF-Dateien umgehen kann. Man kann diese aber weder bearbeiten noch mit einer Unterschrift oder einem Passwort versehen.
Der Minimalismus der Lösung geht in einigen Punkten zu weit. So bietet sich kaum je die Möglichkeit, zum vorangehenden Arbeitsschritt zurückzukehren, ohne die gesamte Funktion und damit das zu bearbeitende Dokument neu zu laden. Das ist viel zu umständlich und mühsam. Dennoch macht die Schweizer Lösung einen ordentlichen Eindruck und könnte für kleine Unternehmen als Alternative zu umfangreicheren und oft teureren Programmen dienen.
(luc)