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In heiklen Situationen einer ungenügenden Beurteilung gerät man in einen Konflikt, denn einerseits muss ein Zeugnis der Wahrheit entsprechen und andererseits muss es wohlwollend sein und darf die berufliche Zukunft nicht negativ belasten. Die Relevanz einer negativen Aussage muss gegeben sein.
Es ist immer empfehlenswert, die Frage nach der Bedeutung der Negativqualifikation in Bezug auf das ganze Arbeitsverhältnis zu hinterfragen. Solche negativen Aussagen sollten in einem Zeugnis nur dann gemacht werden, wenn sie für die Leistungs- oder Verhaltensbeurteilung von ausgeprägter Wichtigkeit sind und sich gravierend auf das ganze Arbeitsverhältnis und die vom Arbeitgeber geforderte Gesamtleistung auswirken (würden). So ist eine unordentliche oder chaotische Arbeitstechnik wohl ein Mangel.
Hat diese Schwäche aber keinen erheblichen Einfluss auf die Qualität und Relevanz der Gesamtleistung, darf sie in einem Zeugnis nicht zur Sprache kommen. Ebenfalls dürfen geringfügige disziplinarische Probleme wie Zuspätkommen oder sich nicht gravierend auswirkende Termineinhaltungsprobleme auch nicht erwähnt werden.
Die Aussagen in einen positiven Zusammenhang einbinden
Kein Mitarbeiter erbringt nur schlechte Leistungen oder zeichnet sich nur durch negatives Verhalten aus. Fehlleistungen und schlechtes Verhalten treten immer nur in der Verknüpfung mehrerer Umstände auf – dazu gehören krasse Fehlentscheidungen in der Rekrutierung oder fehlende Anforderungsprofile oder Mängel in der Führungskultur eines Unternehmens. Deshalb sollte eine ungenügende Aussage immer in einen positiven Gesamtzusammenhang gebracht werden, der die negativen Aussagen auf faire und objektive Weise relativiert.
Zum Beispiel ist die abwertende, unrelativierte Formulierung „Herr Muster war nicht in der Lage, der Erwartungshaltung unserer Kunden zu entsprechen“, unzulässig, weil dies nicht dem Grundsatz der Objektivität entspricht, in einem Zeugnis nur die Sichtweise des Kunden und der Unternehmensziele zu beurteilen.
Diese Beurteilung sollte in einen erklärenden und ergänzenden Kontext, welche dem Leser die Möglichkeit gibt, mehr über die (Hinter)gründe einer schlechten oder ungenügenden Leistung zu erfahren, eingebettet sein. Wenn schlechte Qualifikationen gemacht werden sollen, dann sollte immer mit vorhandenen positiven oder aufklärenden Aspekten begonnen werden. Anschliessend werden die zu erwähnenden wichtigen Negativaussagen klar angesprochen und somit wieder mit einer positiven Note beendet.
Dazu sind Füllwörter zu empfehlen, wie noch, noch nicht, nicht immer, nicht ganz, nicht vollumfänglich, manchmal, zeitweise. So angesprochen, werden die grundsätzlich negativen Aussagen abgedämpft und lassen Möglichkeiten offen, wie allenfalls die betroffenen Menschen anders eingesetzt oder beurteilt werden könnten. Fortschrittliche und konsequent uncodierte Zeugnisse verfassende Unternehmen verwenden diese „Einbettungstechnik“ seit längerer Zeit erfolgreich.
Ausgewogener und dennoch fair und objektiv formulieren
Es geht also darum, differenzierte und ausgewogene Urteile abzugeben, die in einem alle Umstände einbeziehenden Gesamtzusammenhang stehen. Ziel dieser ausgewogenen und fairen Beurteilung ist es, moderat in der Sprache, individuell und sachbezogen vorzugehen, damit sich auch der Arbeitnehmer veranlasst fühlt, sich mit den allenfalls noch vorhandenen Unzulänglichkeiten auseinanderzusetzen.
Beispiel dieser Technik
Eine mögliche, je nach Situation sehr unterschiedlich darzustellende Beurteilung, unter Anwendung der vorgängig gemachten Techniken und Aussagen könnte lauten:
„Herr Walter war ein sehr höflicher, aufmerksamer und angenehmer Angestellter, dessen Verhalten jederzeit zuvorkommend und einwandfrei war. Seine Leistungen waren im Grossen und Ganzen sehr gut.“ Nach positivem Beginn wird dann das Negative eingeleitet:
Negativ:
„Manchmal hätten wir uns gewünscht, dass es Herrn Walter vermehrt gelungen wäre, dehohen Erwartungshaltung unserer französisch sprechenden Kundschaft noch besser zu entsprechen.“
Jetzt wird klar, dass es nicht die Kunden allgemein waren, sondern dass es sich hier um ein sprachlich bedingtes Problem handelt.
Positiv:
„Die von Herrn Walter eingeleiteten Ausbildungsmassnahmen und seine Entscheidung zur Neuorientierung stimmen uns zuversichtlich, dass Herr Walter dieses heute noch bestehende Defizit aus eigener Initiative beheben wird.“
Nicht nur beim Arbeitnehmer liegende Gründe
Die Gründe, weshalb ein Mitarbeiter seinen Leistungen nicht gerecht wird, sind nicht immer ausschliesslich bei ihm selber zu suchen. Das Anforderungsprofil kann ungenau gewesen sein, beim Bewerbungsgespräch sind entsprechende Punkte nicht abgeklärt worden, den persönlichen Anforderungen wurde zu wenig Beachtung geschenkt oder die Aufgaben und Anforderungen entwickelten sich später in eine andere Richtung. Solche Sachverhalte können im Zeugnis genannt werden und tragen zu einer ausgewogenen und sachlichen Begründung ungenügender Leistungen bei.
Die negativen Aussagen relativieren oder einschränken
Dazu sind Füllwörter zu empfehlen, wie noch, noch nicht, nicht immer, nicht ganz, nicht vollumfänglich, manchmal, zeitweise. So angesprochen, werden die grundsätzlich negativen Aussagen abgedämpft und lassen Möglichkeiten offen, wie allenfalls die betroffenen Menschen anders eingesetzt oder beurteilt werden könnten. Fortschrittliche und konsequent uncodierte Zeugnisse verfassende Unternehmen verwenden diese Formulierungstechnik der Ausgewogenheit und Ausbalancierung seit längerer Zeit erfolgreich.
Aussagen in einen objektiven Zusammenhang bringen
Diese Formulierungstechnik besteht darin, auch bei schlechten Qualifikationen mit den immer vorhandenen positiven oder aufklärenden Aspekten zu beginnen. Die zu erwähnenden Negativaussagen werden klar angesprochen und mit einer weiteren Aussage so verbunden, dass eine objektivierte Gesamtbeurteilung erfolgt.
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