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Hat die Auftraggeberin die Ziele und den Rahmen des Projektes festgelegt und ist die Verfahrensart geklärt, steht sie vor der Definition der angemessenen Beschaffungsform. Im Zentrum steht dabei die Frage, ob sie für das Vorhaben die beste Lösung oder die geeignetsten Anbietenden sucht. Die richtige Beschaffungsform ist für den Projekterfolg massgebend.
Diese Formen der Beschaffung kommen zum Einsatz, wenn die Auftraggeberin die beste planerische Lösung für eine vorgegebene Aufgabe sucht. Wenn Wettbewerbe durchgeführt und Studienaufträge erteilt werden, bringt das eine Vielfalt an Lösungsvorschlägen. Aus diesen Vorschlägen wählt die Auftraggeberin den besten aus. Jurymitglieder und Verfahrensbegleitung unterstützen die Auftraggeberin bei der Entscheidung. Auf diesem Weg erschliessen sich neue Varianten, die einen Mehrwert bieten. Ein typisches Beispiel für die lösungsorientierte Beschaffung sind die Leistungen von Planenden, wenn ein neues Schulhaus geplant wird.
Sucht die Auftraggeberin die beste Lösung und kann die Aufgabe klar formuliert werden, dann ist der Wettbewerb die geeignete Form der Beschaffung. Dieses Konkurrenzverfahren wird anonym durchgeführt. Die Vorschläge der Planenden werden in einem fairen, transparenten und rechtssicheren Verfahren bewertet. Der beste Vorschlag erhält den Zuschlag. Er wird anschliessend realisiert.
Der Studienauftrag ist eine gute Wahl, wenn die Auftraggeberin die beste Lösung sucht, sie die Aufgabenstellung jedoch noch nicht klar definieren kann. Im Austausch mit Planungsteams entwickelt die Auftraggeberin die Aufgabe. Sie wird unterstützt durch die Verfahrensbegleitung und eine Jury. Die beste Lösung erhält den Zuschlag. Sie wird anschliessend realisiert.
Der Dialog ist ein Instrument zur Beschaffung von komplexen, im Verfahren weiter zu definierenden Leistungen. So kann er bei der Vergabe von Leistungen in integrierten Organisationsmodellen und Allianzen angewendet werden. Bei gestalterischen oder städtebaulichen Aufgaben ist der Dialog nicht anzuwenden.
Diese Formen der Beschaffung kommen zum Einsatz, wenn die Auftraggeberin die besten Anbietenden für eine klar umschriebene Aufgabe mit einem begrenzten Gestaltungsspielraum sucht. In der Angebotsphase sind hierfür keine planerischen Lösungen notwendig. Ein Wettbewerbsverfahren oder ein Studienauftrag würde keinen Mehrwert bringen. Ein typisches Beispiel für die leistungsorientierte Form der Beschaffung sind Fachplanerleistungen eines Umbauprojektes oder die meisten Tief- und Strassenbauvorhaben.
Mit Planerwahlverfahren werden die für eine definierte Aufgabe geeignetsten Anbietenden eruiert. Aufgrund auftragsbezogener Zuschlagskriterien wie etwa Vorgehensvorschlag oder Chancen-Risiko-Analyse beurteilt das fachkompetente Bewertungsgremium die Angebote. Der Anbietende mit dem vorteilhaftesten Angebot erhält den Zuschlag.