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2.1. Art der Aktenführung
Die Informationen müssen so verwaltet werden, dass das Verwaltungshandeln nachvollziehbar und die Rechenschaftsfähigkeit gewährleistet ist. Die Vorschrift, die Akten chronologisch zu ordnen, lässt auch das Ablegen von Aktenstücken nach Themenkreisen zu.
Für jeden Hilfsfall (Einzelperson oder Unterstützungseinheit) soll ein separates Dossier geführt werden, wobei es sich um ein elektronisches und/oder ein physisches Dossier handeln kann. Originale, soweit sie nicht über eine elektronische Signatur verfügen, sind grundsätzlich im Papierdossier abzulegen.
Wenn sich eine Sozialregion für eine ausschliessliche oder teilweise elektronische Aktenführung entscheidet, ist zunächst festzulegen, ob die elektronische Aktenführung grundsätzlich für alle Geschäftsbereiche gilt. Für die so bezeichneten Bereiche gilt das elektronische Dossier als massgebende Akte, d.h. das elektronische Dossier ist jederzeit vollständig nachzuführen. Es ist allerdings festzuhalten, dass juristisch relevante Unterlagen wie Dokumente mit einer Originalunterschrift (Beglaubigungen, Urteile, Verfügungen etc.) sowohl in Papier- wie auch in elektronischer Form aufzubewahren sind. Um die Vollständigkeit des elektronischen Dossiers zu gewährleisten, sind solche Dokumente im PDF-Format abzuspeichern.
2.2. Registrierung der Akten
Durch ein geeignetes System (manuell oder mittels EDV) muss sichergestellt sein, dass abgelegte Dossiers rasch und einfach beschafft werden können. Zu diesem Zweck sind die einzelnen Fälle mit einer Nummer zu versehen. In der Regel entspricht diese der Dossiernummer, welche vom AGS nach Eingang der Sozialhilfemeldung an die Sozialregion vergeben wird (AGS-Nummer).