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Die 10 besten Intranets des Jahres 2016
Die Sieger unseres 15. Intranet Design Annual beeindruckten uns mit ihren Designfähigkeiten, der Unterstützung von Inhalten, der UX-Forschung, mit Responsive Design, moderner Optik und mit SharePoint, das bis and seine Grenzen gepushed wurde.
by Patty Caya, Kara Pernice und Amy Schade (deutsche Übersetzung) - 10. Januar 2016
Die 10 Unternehmen mit den besten Intranets des Jahres 2016 sind:
- American Cancer Society (USA), eine globale, gemeinnützige, freiwillige Gesundheitsorganisation, die gegen Krebs kämpft.
- Cadwalader, Wickersham & Taft LLP (USA), eine auf Finanzdienstleistungen spezialisierte Anwaltskanzlei.
- DORMA (Deutschland), seit September 2015 Teil der neu gegründeten dorma+kaba Gruppe, deren 16.000 Mitarbeiter Türschliesstechnik und verwandte Produkte produzieren und weltweit vermarkten.
- Enbridge Inc. (Kanada), ein Unternehmen, das Energie durch Nordamerika transportiert, generiert und verbreitet.
- Intermountain Healthcare (USA), ein gemeinnütziges Gesundheitssystem mit 22 Krankenhäusern und 185 Kliniken in Utah und dem Südosten Idahos.
- NAV CANADA (Kanada), Kanadas Flugsicherungsorganisation, die jedes Jahr 12 Millionen Flugzeugbewegungen auf einer Fläche von 18 Millionen Quadratkilometern für 40.000 Kunden überwacht, was sie zur Flugsicherungsorganisation mit dem zweitgrössten Verkehrsaufkommen der Welt macht.
- Repsol S.A. (Spanien), ein privates Energieunternehmen, das seine Services in mehr als 40 Ländern anbietet.
- Salini Impregilo SpA (Italien), ein globales Bauunternehmen, das sich auf komplexe Infrastrukturprojekte spezialisiert und in 50 Ländern tätig ist.
- The Co-operators Group Limited (Kanada), ein genossenschaftliches Versicherungs- und Finanzserviceunternehmen.
- Das schwedische Parlament (Schweden), Schwedens Repräsentanten, die von der Bevölkerung bei Parlamentswahlen gewählt werden.
Ein zweifacher Sieger
Das ist der zweite Sieg für Enbridge, das bereits beim Intranet Design Annual 2010 ausgezeichnet wurde. Der wiederholte Sieg zeigt das fortdauernde Engagement des Unternehmens zur ständigen Verbesserung seines Intranets.
Nordamerikanische Dominanz
6 der 10 Sieger kommen aus Nordamerika – 3 aus den USA und 3 aus Kanada. (Gut gemacht! Wenn man die relative Grösse dieser beiden Länder berücksichtigt, ist Kanadas Abschneiden sehr beeindruckend. Kanada verfügt über die höchste Konzentration von zertifizierten UX-Fachleuten pro Kopf.) Ausserdem schaffte es in diesem Jahr erst zum zweiten Mal ein italienisches Unternehmen auf unsere Liste.
Siegreiche Branchen: Versorgung und Bau
In den frühen Jahren des Design Annual waren vor allem die Branchen Technologie und Finanzen vertreten. In den letzten Jahren dominierte die Versorgungswirtschaft, welche inzwischen die Branche mit den meisten Siegern ist. In diesem Jahr gewannen zwei Vertreter der Versorgungswirtschaft und zwei Unternehmen aus der Baubranche.
Der Rückgang der Finanzunternehmen ist zweifelsohne eine Auswirkung der Finanzkrise, aufgrund der diese Unternehmen ihre Investitionen in die Qualität interner IT-Systeme reduzierten. Hoffentlich kehren sie bald zurück. Obwohl, es dauert immer einige Jahre, bis ein Unternehmen ein vernachlässigtes Intranet auf Vordermann bringen kann.
Der Wechsel von Technologieunternehmen hin zu Versorgungs- und Bauunternehmen ist interessant und könnte auf eine strukturelle Veränderung – und nicht nur einen vorübergehenden, zyklischen Einfluss – hindeuten. In den frühen Jahren war komplizierte technische Arbeit nötig, um ein gutes Intranet-Design zu implementieren, weshalb Technologieunternehmen mit besseren Programmierern unter ihren Mitarbeitern dominierten. Heute benötigt man zwar immer noch gute Entwickler, die grössten Herausforderungen sind allerdings die Business-Analyse (herauszufinden, welche Inhalte und Funktionen die Produktivität der Mitarbeiter tatsächlich erhöhen), das Design und die Nutzerforschung. All diese Dinge können heutzutage auch weit von spezialisierten Büros in Silicon Valley entfernt erledigt werden.
Iterative Intranet-Entwicklung
Im Vergleich zu den grossen Intranet-Redesigns der Vergangenheit, entschieden sich in diesem Jahr viele Teams bei ihren Redesigns für eine iterative Vorgehensweise. Einige Teams stuften sogar eine kleine Iteration als „Redesign“ ein. Obwohl diese Einstufung genau genommen korrekt ist, sind solche Iterationen wesentlich weniger aufwändigere Releases, als die Intranet-Redesigns der Vergangenheit.
Einige Teams arbeiteten dank dieser iterativen Vorgehensweise auch schneller. Einige verwendeten agile oder andere schnelle Entwicklungsansätze, welche die Zeit, die nötig ist, um ein Intranet auf die Beine zu stellen, reduzieren. In den letzten 3 Jahren wechselten mehrere unserer siegreichen Intranets zu diesen flexiblen Entwicklungsansätzen.
Durchschnittlich benötigten die siegreichen Teams dieses Jahres 1,3 Jahre, um ihre Websites zu erstellen. Diese Geschwindigkeit setzt den Trend der letzten 3 Jahre fort, wonach siegreiche Websites wesentlich schneller erstellt werden, als in der Vergangenheit – durchschnittlich in weniger als 1,5 Jahren.
Durchschnittliche Anzahl von Jahren, die zur Erstellung des Intranets nötig waren: 2001–2016. Seit 2001 verbrachten Intranet-Teams durchschnittlich 3,1 Jahre, oder 37 Monate, damit, ihre gewinnbringenden Designs zu erstellen (die lange, gestrichelte, rote Linie im Diagramm). In den letzten 3 Jahren benötigten die siegreichen Intranet-Teams allerdings weniger als 1,5 Jahre, um ihre erfolgreichen Webseite zu erstellen (die kurze, türkisblaue Linie im Diagramm). Der Durchschnitt der diesjährigen Gruppe liegt bei 1,3 Jahren (16 Monaten). Anmerkung: Im Jahr 2004 wurden bei einem speziellen Design Annual nur Regierungsbehörden beurteilt, weshalb diese Zahlen nicht Teil des Diagramms sind.
Geringere durchschnittliche Unternehmensgrösse
In diesem Jahr beträgt die durchschnittliche Grösse der siegreichen Unternehmen 12'500 Mitarbeiter, was einer der niedrigsten Durchschnitte ist, die wir seit dem Start des Intranet Design Annual beobachten konnten.
In diesem Jahr nutzten bei 6 der 10 Siegern weniger als 10'000 Mitarbeiter das Intranet: von 950 bei Cadwalader, Wickersham & Taft bis hin zu 7'000 bei dorma+kaba und The Co-operators. Zu dieser Gruppe zählt auch die Webseite von Salini Impregilo, welche nur 2'800 der 34'000 Mitarbeiter des Unternehmens zur Verfügung steht. Enbridge, Intermountain Healthcare und Repsol verbanden mehr als 10'000 Mitarbeiter (11'500, 35'000 bzw. 17'000).
Grössere Unternehmen verfügen normalerweise über mehr Ressourcen und erzielen mit ihrer Intranet-Investition einen höheren monetären Ertrag, da sich die Verbesserung mit der Anzahl der Benutzer vervielfacht. Wir sehen auch in diesem Jahr, dass Unternehmen mit 3-stelligen Mitarbeiterzahlen sehr gute Design erstellen können und die richtigen Funktionen auswählen, um die Produktivität ihrer Mitarbeiter zu erhöhen – Grund dafür ist vor allem, dass die Arbeit dieser Mitarbeiter normalerweise konzentrierter ist und daher von den genau richtigen Funktionen, die auf die genau richtige Weise implementiert wurden, stark profitieren kann.
Durchschnittliche Unternehmensgrösse: 2001–2016. Die siegreichen Websites des Jahres 2016 wurden von durchschnittlich 12'500 Mitarbeitern genutzt – von 950 bei Cadwalader, Wickersham & Taft bis hin zu 35'000 bei Intermountain Healthcare. Der Median dieses Jahres waren 7'150 Mitarbeiter. Grund für den hohen Durchschnitt des Jahres 2010 war die ungewöhnliche Grösse eines Siegers, Walmart, dessen Intranet von mehr als 1,4 Millionen Filialmitarbeitern verwendet wird. Die Durchschnittsgrösse des Jahres ohne Walmart waren 39'100 Personen.
Geringfügig kleinere Teamgrösse
Die durchschnittliche Grösse der Intranet-Teams ist in diesem Jahr etwas kleiner als in den letzten 4 Jahren – doch der Durchschnitt dieses Jahres entspricht immer noch der durchschnittlichen Teamgrösse seit 2011. In diesem Jahr bestand das durchschnittliche Siegerteam aus 14 Personen, das kleinste Team war jenes von Repsol mit 4 Personen (für 17'000 Mitarbeiter), während das grösste Team jenes von dorma+kaba mit 24 Personen war (5 im Design-Kernteam und 19 zusätzliche Projektmitarbeiter) (für 7'500 Mitarbeiter).
Jedes Team übermittelte seine eigene Teamgrösse, welche Voll- oder Teilzeitmitarbeiter inkludieren konnte. Einige Teams nutzten aussenstehende Agenturen zur Unterstützung bei verschiedensten Aspekten der Erstellung des Intranets, wobei diese aussenstehenden Berater nicht immer als Teil des Kernteams berücksichtigt wurden. Beide Faktoren könnten ein Grund für die niedrigeren Werte sein, ausserdem könnte die geringere Unternehmensgrösse eine Rolle spielen (die Grösse des Teams reflektiert oft die Grösse des Unternehmens). In allen Fällen repräsentiert diese Angabe das Team zum Zeitpunkt eines Redesign-Projekts – und damit eventuell nicht die Teamgrösse, nachdem das Hauptprojekt abgeschlossen wurde.
Durchschnittliche Grösse des Intranet-Teams: 2001–2016. Die durchschnittliche Teamgrösse waren 14 Mitarbeiter pro Unternehmen.
Eine geringe Teamgrösse kann Anlass zur Sorge sein: sie könnte ein geringeres Interesse am Intranet auf Managementniveau bedeuten. Falls Intranets gut designte, nutzbare und effektive Instrumente bleiben sollen, darf die Grösse des Intranet-Kernteams nicht auf einige wenige Mitarbeiter reduziert werden. Führung, Wartung und iterative Verbesserungen sind ausschlaggebend für den Erfolg eines Intranets, weshalb das Intranet-Team auch ausreichend besetzt sein muss.
Nutzerverhältnis: die Grösse des Intranet-Teams im Vergleich zur Anzahl der Personen, die das Intranet im Unternehmen nutzen
Eine Teamgrösse von 14 in einem 100-Personen Unternehmen unterscheidet sich stark von einem aus 14 Personen bestehenden Team in einem 100'000-Personen Unternehmen. Deshalb sehen wir uns auch das Intranet-Nutzerverhältnis an, also das Verhältnis zwischen der Grösse des Intranet-Teams und der Grösse des Unternehmens, in dem das Intranet genutzt wird. Das Nutzerverhältnis sagt uns, wie gross das Team im Vergleich zur Grösse des Unternehmens ist. Das Verhältnis dieses Jahres war relativ hoch: als Prozentsatz der Unternehmensgrösse ausgedrückt, repräsentierten die Teams dieses Jahres 0,112% der Unternehmensgrösse. Pro 1'000 Mitarbeiter arbeitete in diesem Jahr 1 Person im Intranet-Team.
Das Nutzerverhältnis des Jahrs 2016 ähnelt jenem des Jahres 2014, als die durchschnittliche Unternehmensgrösse 11'600 Mitarbeiter betrug (im Gegensatz zu den 12'500 Mitarbeitern dieses Jahres).
Nutzerverhältnisse: 2001–2015. Die siegreichen Intranet-Teams repräsentierten durchschnittlich 0,112% der Unternehmen, in denen ihre Intranets verwendet wurden. Die Zahlen dieses Jahres bestätigen den allgemeinen Trend hin zu höheren Verhältnissen – die geringe Grösse der siegreichen Unternehmen liess den Prozentsatz aber in die Höhe schiessen: er ist fast doppelt so hoch, wie jener der meisten vorhergehenden Jahre. Anmerkung: Im Jahr 2004 wurden bei einem speziellen Design Annual nur Regierungsbehörden beurteilt, weshalb diese Zahlen nicht Teil des Diagramms sind.
Basierend auf diesen Zahlen, würde ein Unternehmen mit 200'000 Mitarbeitern ein aus 224 Personen bestehendes Intranet-Team beschäftigen müssen, was ein unrealistischer Wert ist. Das relativ hohe Nutzerverhältnis dieses Jahres liegt an den kleineren Unternehmen und grösseren Teams.
Was ist also ein realistisches Nutzerverhältnis unter Berücksichtigung der Unternehmensgrösse? Um diese Frage zu beantworten, verglichen wir Teamgrösse und Unternehmensgrösse der letzten 7 Jahre unseres Intranet Design Annual und fanden heraus, dass die allerbesten Intranets eines gemein haben: ein ähnliches „Intranet-Nutzerverhältnis“. Diese Formel kann Ihnen dabei helfen, die beste Intranet-Teamgrösse zu berechnen, da sie die Anzahl der Mitarbeiter berücksichtigt, die das Intranet nutzen werden. Die Formel für das Intranet-Nutzerverhältnis lautet:
Intranet-Nutzerverhältnis = 9,4596 * Anzahl der Mitarbeiter-0,976
Sie beginnen mit der Anzahl der Mitarbeiter, die das Intranet verwenden, hoch -0,976. Multiplizieren Sie das Ergebnis mit 9,4596, um das ideale Intranet-Nutzerverhältnis zu erhalten.
Diese Rechnung erklärt 88% der Varianz der Intranet-Nutzerverhältnisse. Dieser Effekt ist in der nachfolgenden Grafik zu sehen. Laut Jakob Nielsen „ist es sehr selten, ein starkes mathematisches Modell für Dinge der UX-Branche erstellen zu können. Das ist daher eine gute Erkenntnis.“
Die „Intranet-Nutzerverhältnis“-Rechnung erklärt 88% der Varianz der Intranet-Nutzerverhältnisse. Dieser Effekt ist in der oben dargestellten Grafik zu sehen, in welcher die Zahlen auf einer doppelt logarithmischen Skala geplottet wurden.
Externe Hilfe in Anspruch nehmen
Alle 10 siegreichen Unternehmen dieses Jahres wandten sich an aussenstehende Agenturen und Berater, um deren Fachwissen für das Intranet-Redesign in Anspruch zu nehmen. Unternehmen beauftragten durchschnittlich 2 aussenstehende Agenturen.
Die siegreichen Unternehmen dieses Jahres beauftragten in allen Phasen des Projekts Agenturen und Berater:
- Zielgruppen-Targeting
- Benchmarking
- Markenbildung
- Konzepterstellung und -kontrolle
- Content-Migration
- Entwicklung
- Dokumentation
- Funktionsspezifikationen
- Informationsarchitektur
- Interviews
- Bedarfsanalyse
- Prozesskontrolle
- Prototypentwicklung
- Qualitätssicherung
- SharePoint Implementierung
- Kundenservice
- Taxonomie
- Training
- Usability-Tests
- Videoerstellung
- Visuelles Design
- Wireframes
Die umfassende Hilfe von aussen kann ein weiterer Grund für die kleinen Teamgrössen dieses Jahres sein.
Mit Beratern zusammenzuarbeiten, kann inspirieren, vielfältiges Fachwissen und Perspektiven beisteuern und dem Team die nötige Motivation geben. Die Kosten eines Beraters könnten geringer sein, als jene eines Vollzeitmitarbeiters. Externe Mitarbeiter liefern dem Team auch spezifisches Fachwissen zum genau richtigen Zeitpunkt, ohne dass das Unternehmen eine Person über diesen Zeitraum hinaus beschäftigen muss.
Die Tatsache, dass jedes siegreiche Team Hilfe von aussen benötigte, um ein tolles Intranet zu erstellen, stimmt uns allerdings nachdenklich. Ist der Grund dafür, dass Intranet-Technologien so kompliziert sind, dass die Teams Hilfe von aussen benötigten, um sie effektiv nutzen zu können?
Anzahl der Teams, die aus firmeneigenen und externen Mitarbeitern bestehen (von den 10 Siegern jedes Jahres): 2007–2016. Alle siegreichen Teams dieses Jahres bestanden aus internen und externen Ressourcen.
Schlussfolgerung
Intranet-Teams werden immer besser darin, ausgezeichnete Designs zu erstellen. Unternehmen erkennen die Wichtigkeit eines guten, nutzbaren Intranets. Das Resultat ist, dass ein höherer Prozentsatz von Mitarbeitern (im Vergleich zur Unternehmensgrösse) im Intranet-Team arbeitet. Ausserdem beauftragen Unternehmen regelmässig – und sehr effektiv – Berater, die sie bei verschiedenen Aufgaben unterstützen. So schaffen es kleine und grosse Unternehmen aus praktisch jeder Branche, preisgekrönte Intranets zu erstellen.
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