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Insérer les écritures
Les écritures doivent être insérées dans le Tableaux Écritures.
Les colonnes du tableau Écritures
Les colonnes listées ci-dessous et précédées par un * sont normalement pas visibles. Pour les rendre visibles, utiliser la commande Organiser colonnes du menu Données.
- Date: La date que le programme utilise pour attribuer l'écriture à une période.
La date doit être située dans la période comptable définie dans les Données de base de la comptabilité.
Dans les options on peut indiquer que la date est obligatoire, autrement la valeur peut être vide.
S'il y a des écritures bloquées, le programme signale une erreur quand on insère une date inférieure ou égale à la date du bloc.
- *Date Pièce: On peut y indiquer la date de la pièce, par exemple, la date d'émission d'une facture.
- *Date valeur: On peut y indiquer la date valeur de l'opération bancaire. La valeur est importée d'un extraite de compte en format électronique.
- Pièce
Le numéro de justificatif qui est la base pour l'écriture comptable. Quand on introduit les écritures, il est conseillé d'indiquer un numéro progressif sur le document, de façon que on peut facilement retrouver la pièce comptable.
La fonction de saisie sémi-automatique suggère des valeurs progressives et des codes d'écriture définis précédemment dans le tableau Écritures répétées.
Le programme propose le numéro suivant de document, qui peut être repris avec la touche F6.
- Numérotation numérique, le programme augmente simplement la valeur plus élévée trouvée dans la colonne Doc
- Numérotation alphanumérique, le programme augmente la partie numérique finale; ceci est utile si l'on veut tenir des numérotations séparées pour la caisse ou la banque.
Si précédemment C-01a été inséré, et on commence à tapper C, le programme propose C-02.
Si précédemment B104 a été inséré, et on commence à tapper B, le programme propose B105.
Si précédemment D10-04 a été inséré, et on commence à tapper D, le programme propose D10-05.
- *PièceProtocole
- Une colonne supplémentaire si l'on veut attribuer une autre numération aux écritures ou au document.
La fonction de saisie sémi-automatique suggère une valeur progressive qui fonctionne de la même façon que le colonne Pièce.
- *PièceType
Contient un code que le programme utilise pour identifier un type d'écriture. Si l'on préfère utiliser des codes personnels, il faut mieux ajouter une autre colonne.
- 01 Dans les rapports, cette écriture est considérée une écriture d'ouverture, donc elle ne figure pas dans la période, mais dans les soldes d'ouverture.
- du 10 au 19 codes pour les factures clients
- du 20 au 29 codes pour les factures fournisseurs
- du 30 fino au 1000 codes réservés à des fins futures
- *Numéro de la facture
Un numéro de facture émise ou payée qui est utilisé ensemble aver la fonction de contrôle-factures pour clients et fournisseurs.
- *PièceOriginal
Le numéro de référence présent sur un pièce; pour insérer, par exemple, le numéro d'une note de crédit.
- *Lien à fichier externe
Sert à insérer un lien à un fichier externe, habituellement le justificatif comptable. Avec la petite flèche en haut, le programme ouvre le document.
- *Référence Externe
L'éventuelle numéro de référence attribué par un programme qui a généré cette opération. Cette valeur peut servir pour contrôler qu'une même opération ne soit pas importée deux fois.
- Libellé
Le text de l'écriture
La fonction de saisie sémi-automatique suggère le texte d'une écriture déjà insérée, ou inserée l'année précédente si l'option appropriée est active.
Si l'on presse la touche F6, le programme reprend les données de la ligne précédente avec le même libellé et complète les champs de la ligne actuelle.
- *Notes
Sert à ajouter des notes à l'écriture.
- Compte Débit
Le compte qui sera débité.
Dans le compte Débit, on peut aussi insérer des segments, habituellement séparés d'un ":" ou un "-".
Dans la liste des comptes, en pressant la touche du signe de séparateur de segment, on passe immédiatement au segment suivant. Si, par contre, on presse la touche Enter, l'introduction se termine et on passe à la colonne suivant.
La fonction de saisie sémi-automatique propose les comptes et les segments. On peut aussi insérer un texte de recherche et le programme affiche tous les comptes qui contiennent ce texte dans une des colonnes.
- *Compte Débit Description
La description du compte inséré, reprise du plan comptable
- Compte Crédit
Le compte qui sera crédité. Pour le reste, nous référons à l'explication sous "Compte Débit".
- *Compte Crédit Description
La description de ce compte, reprise du plan comptable
- Montant
Le montant qui sera inséré sur le compte Débit et le compte Crédit.
- CC1
Le compte d'un centre de coût précédé par "."
- *CC1 Description
La description du centre de coût, reprise du plan comptable
- CC2
Le compte d'un centre de coût précédé par ","
- *CC2 Description
La description du centre de coût, reprise du plan comptable
- CC3
Le compte d'un centre de coût précédé par ";"
- *CC3 Description
La description du centre de coût, reprise du plan comptable
- *Date d'échéance
La date pour laquelle cette facture doit être payée.
- *Date Paiement
Utiliser en combinaison avec la commande "Afficher échéances".
Au lieu d'utiliser les fonctions de contrôle clients et fournisseurs pour le paiement, il faut enregistrer une écriture pour l'émission de la facture et une autre pour le paiement.
- *Bloc Numéro, Bloc Montant, Bloc Progressif, Bloc Ligne
Voir la fonction Bloquer écritures.
Ajouter de nouvelles colonnes
Avec la commande Organiser colonnes, des colonnes peuvent être affichées, masquées, la séquence peut être changée, d'autres colonnes peuvent être ajoutées ou on peut indiquer de ne pas imprimer certaines colonnes.
- Les colonnes ajoutées dans le tableau Écritures seront aussi ajoutées dans les tableaux Écritures répétées, la Fiche de compte, le Résumé TVA sans être affichées.
Pour afficher ces colonnes dans les autres tableaux, il faut utiliser la commande Organiser colonnes.
- Si une colonne Montant est ajoutée, les montants insérés seront inclus dans la fiche de compte.
Quand une nouvelle comptabilité est créée, les vues suivantes sont automatiquement créées.
- Base: les colonnes principales sont affichées
- Centres de coût: les colonnes CC1, CC2 et CC3 sont affichées
- Échéances: les colonnes Date d'échéance et Date de paiement sont affichées
- Bloc: les colonnes du Bloc sont affichées.
Avec la commande Mise en page, vous pouvez modifier le mode d'impression.
Fenêtre d'information
Dans la fenêtre en bas, les messages d'erreur sont affichés, ainsi que des informations relatives aux comptes et codes TVA utilisés.
Pour les comptes, le numéro de compte, le libellé, le montant du mouvement (Débit ou crédit) et le solde actuel du compte est indiqué.