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Wenn Organisationen die Notwendigkeit sehen, ihre Geschäftsprozesse besser zu überwachen, implementieren sie eine RACI-Matrix. Eine RACI-Matrix ist also wichtig für Organisationen, die Prozessausfälle verhindern, Verantwortlichkeiten identifizieren und Prozesse so organisieren möchten, dass nichts übersehen wird.
In diesem Artikel erkläre ich Ihnen, was eine RACI-Matrix ist, warum ein RACI-Matrix-Template für einen Business-Verbesserungsplan so wichtig ist und warum Sie mehr als nur einen RACI-Prozess benötigen, um Effizienzprobleme im Business zu lösen.
Das Erstellen einer RACI-Matrix ist normalerweise einer der ersten Schritte, um ein Projekt zur kontinuierlichen Verbesserung innerhalb einer Organisation zu implementieren. Sie gibt jeder Veränderungsinitiative eine Struktur, indem sie die Hauptakteure in einem Projekt identifiziert, sodass sie die Geschäftsprozesse der Organisation effektiv erfassen, teilen, nutzen und verbessern können.
Was genau ist eine RACI-Matrix?
Eine RACI-Matrix ist eine visuelle Darstellung aller an einem Prozess beteiligten Schlüsselakteure und ihrer besonderen Rolle in diesem Prozess. Der zugewiesene Buchstabe (R, A, C oder I) bestimmt das Ausmass der Verantwortung, die der/die Mitarbeitende in dem Prozess innehat, und welches Mass an Engagement sie bei zukünftigen Entscheidungen in Bezug auf diesen Prozess haben wird. Ihre RACI Matrix Vorlage sollte daher folgendes enthalten:
- Den Prozess
- Die Position, die mit diesem Prozess verbunden ist
- Die Anzahl der Personen, die an einem bestimmten Geschäftsprozess beteiligt sind
- Die Rolle, die sie dabei spielen
– R(esponsible) = verantwortlich
– A(ccountable) = rechenschaftspflichtig
– C(onsulted) = konsultiert
– I(nformed) = informiert
Was bedeutet RACI konkret?
Die verschiedenen Rollen bedeuten folgendes:
Verantwortlich (responsible) ist die Person, die die Aufgabe tatsächlich ausführt.
Rechenschaftspflichtig (accountable) ist die Person, die für den Erfolg oder Misserfolg des Prozesses verantwortlich ist und in der Regel jede Prozessänderung endgültig abzeichnet.
Konsultiert (consulted) ist die Person, die befasst werden muss und Feedback zum Prozess und zu zukünftigen Änderungen gibt.
Informiert (informed) schliesslich ist die Person, die in der Schleife einer Entscheidung oder Aktion in Bezug auf den Prozess informiert gehalten werden muss.
Warum ist eine RACI-Matrixvorlage wichtig?
Ein RACI-Matrix-Template ist wichtig, weil es einzelne Personen für Prozesse zur Rechenschaft zieht und sicherstellt, dass alle, die an einer Prozessentscheidung beteiligt sein sollten, ordnungsgemäß in den RACI-Prozess eingebunden sind.
Eine RACI-Matrix ist insbesondere für Prozessverbesserungsprojekte wichtig, so dass Prozessrollen zugewiesen, Prozessänderungen korrekt kommuniziert werden können und diejenigen, an die kommuniziert wird, für die Prozesskonversation auch notwendig sind.
Die Identifizierung aller wichtigen Interessensgruppen innerhalb eines RACI-Prozesses ist ein grosser Vorteil, da es die Erfassung einer genauen Darstellung des aktuellen Prozesses und die Implementierung eines erfolgreichen kontinuierlichen Prozessverbesserungsprojekts erleichtert.
RACI-Matrixanalyse
Eine RACI-Matrixanalyse kann verwendet werden, um …
- Mitarbeiter ausfindig zu machen, die für zu viele Prozesse verantwortlich und dadurch überarbeitet sind
- Prozesse so zu organisieren, dass nichts übersehen wird und jeder Prozess einen Prozesseigentümer besitzt – als Nebenprodukt bedeutet dies, dass die Wahrscheinlichkeit eines Scheiterns geringer ist
- Projekte effektiver mit Prozessverantwortlichen, Prozessdurchsetzern (= process enforcers) und Prozessmitarbeitern (= process collaborators) zu ordnen, die alle ihre Rollen verstehen
- Rollen und Verantwortlichkeiten zu dokumentieren und visualisieren, die später mit den spezifischen auszuführenden Prozessschritten verbunden werden können
- neuen Mitarbeitern Prozesse zuzuordnen
- neue Mitarbeiter schnell auf den neuesten Stand zu birngen, indem Sie sicherstellen, dass der neu ankommende Mitarbeiter, wenn Ihre Prozesse erfasst und der entsprechenden Stellenbezeichnung zugewiesen wurden, dort weiterarbeiten kann, wo der ausgehende Mitarbeiter aufgehört hat.
Der RACI Six Sigma Ansatz
RACI und Six Sigma arbeiten gut zusammen, da die Six Sigma-Methode von DMAIC (Define-Measure-Analyze-Improve-Control) am besten funktioniert, wenn Prozessrollen identifiziert und ausgeführt werden, um Verbesserungen sicherzustellen.
DMAIC ist eine Methodik, die kontinuierliche Geschäftsverbesserung unterstützt, indem Prozessbeteiligte ermutigt werden zu:
- D …Definieren (den Prozess)
- M …Messen (die Effektivität des Prozesses)
- A …Analysieren (Verbesserungsmöglichkeiten)
- I … Verbessern (den Prozes)
- C …Kontrollieren (die Implementierung und Wartung der Verbesserung)
Wenn DMAIC der Ansatz ist, den Sie zur Verbesserung Ihrer Organisation verwenden, können Sie mit RACI sicherstellen, dass die Methodik von Ihren Mitarbeitern korrekt implementiert und angewendet wird.
Eine Veränderung der Unternehmenskultur ist schwierig, aber ein RACI Six Sigma-Ansatz stellt sicher, dass Sie folgende Fragen beantworten können:
- Wo bricht der Prozess zusammen?
- Warum bricht der Prozess zusammen?
- Wer ist dafür verantwortlich, dass der Prozess zusammenbricht?
- Wer ist verantwortlich für die Auffindung und die Beteiligung der Prozessbeteiligten für Verbesserungsgespräche?
- Wer muss an einer Verbesserungsdiskussion beteiligt werden?
- Wie können Sie den Prozess nach der Analyse der Schlüsseldaten verbessern?
- Wer ist dafür verantwortlich, dass Änderungen korrekt implementiert und kontrolliert werden?
Der RACI-Six-Sigma-Ansatz (RACI und DMAIC) ist eine sehr geeignete Methode für die erfolgreiche Umsetzung kontinuierlicher Verbesserungen und deren Implementierung, um die Prozesse Ihres Unternehmens zu straffen und sicherzustellen, dass Ihr gesamtes Team so effektiv wie möglich organisiert und strukturiert ist.
Damit haben Sie eine Methode, eine kontinuierliche Prozessverbesserung sicherzustellen. Darüberhinaus benötigen Sie aber weiterhin eine Plattform, um sicherzustellen, dass Ihr DMAIC und Ihr RACI im richtigen Format erfasst und so strukturiert sind, dass sie für alle Beteiligten nützlich und nutzbar sind.
Hier kommt die Business Process Management-Software ins Spiel und warum sie für Unternehmen mit vielen Geschäftsprozessen so wichtig ist.
Verwenden eines RACI-Tools innerhalb eines BPM-Systems
Ein RACI-Tool kann verwendet werden, um einen vollständigen RACI-Analysebericht zur Anzeige von Jobrollen und Verantwortlichkeiten auszuführen. Dies kann Ihre Geschäftsprozess-Maps auf die nächste Ebene bringen und sie so viel nützlicher, leichter nutzbar und insgesamt anwendbarer machen.