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Das Stichwortverzeichnis erklärt die häufigsten Begriffe in der Zeiterfassungs-Software proles, insbesondere die Eingabefelder in den einzelnen Dialogen.
Bei Auswahl der Darstellung mit 2 Nachkommastellen kann hier bestimmt werden, dass in der Faktur die Beträge der einzelnen Druckzeilen auf 2 Nachkommastellen kaufmännisch gerundet werden.
Bei Auswahl der Darstellung mit 2 Nachkommastellen kann hier bestimmt werden, dass in der Fakturierung die Beträge jeder einzelnen Position (Stunden- oder Artikelbewegung) auf 2 Nachkommastellen kaufmännisch gerundet werden.
Bei Erstellung von Arbeitszeitabrechnungen geben Sie das Abrechnungsdatum ein. Bis zu diesem Datum werden Zeitrapportierungen der Mitarbeiter abgerechnet. Üblicherweise handelt es sich bei monatlichen Abrechnungen um den Monatsletzten, aber es steht Ihnen frei, die Abrechnungen auch in anderen Periodizitäten (z.B. wöchentlich, quartalsweise) oder auf ein beliebiges Datum zu datieren. Bei der Suche nach Abrechnungen können Sie das Abrechnungsdatum ebenfalls eingeben, damit nur die Abrechnungen zu einem bestimmten Datum gezeigt werden (z.B. alle Abrechnungen eines Monats).
Bei Erstellung von Spesenabrechnungen geben Sie das Abrechnungsdatum ein. Bis zu diesem Datum werden Spesenerfassungen abgerechnet. Üblicherweise handelt es sich bei monatlichen Abrechnungen um den Monatsletzten, aber es steht Ihnen frei, die Abrechnungen auch in anderen Periodizitäten (z.B. wöchentlich, quartalsweise) oder auf ein beliebiges Datum zu datieren. Bei der Suche nach Abrechnungen können Sie das Abrechnungsdatum ebenfalls eingeben, damit nur die Abrechnungen zu einem bestimmten Datum gezeigt werden (z.B. alle Abrechnungen eines Monats).
Der hier eingegebene Text erscheint bei SMS als Absender des SMS (hier ist es üblicherweise eine Telefonnummer), bei internen Mitteilungen als Autor der Mitteilung (hier ist es üblicherweise Vorname/Name). Falls Sie selber der Absender sind, können Sie via Klick auf den Absenderbutton neben dem Eingabefeld den Absender ins Feld übernehmen.
Bei der Erfassung eines Mitarbeiters kann die Abteilung, zu welcher dieser gehört, aus einer Liste ausgewählt werden. Die Abteilung definiert also einen Kreis von Mitarbeitern als organisatorische Einheit innerhalb der Firma. An vielen Orten, wo mehrere Mitarbeiter gleichzeitig ausgewählt werden können, kann dies via Abteilung geschehen statt die Mitarbeiter einzeln einzugeben. Die Liste der Abteilungen kann via Schnellsuche "Abteilungen" erweitert werden.
Bei der Erfassung oder Prüfung eines Kontakts kann die Quelle, anhand welcher die Adresse geprüft wurde, aus einer Liste ausgewählt werden. Die Liste der Adressprüfquellen kann via Schnellsuche «Adressprüfquellen» erweitert werden.
Eine Aktivität ist ein Arbeitspaket innerhalb eines Projekts (oder Teilprojekts), welches allenfalls noch in Schritte unterteilt werden kann (sofern dies im Mandantenstamm so eingestellt ist) und anschliessend Mitarbeitern zwecks Zeitrapportierung zugeordnet werden kann (dort dann inkl. Angabe des zu verwendenden Tarifs und weiterer Informationen). Pro Aktivität wird auch definiert, ob Stunden nach Aufwand verrechnet werden, ob die Stundenkontrolle eingeschaltet ist und vieles mehr.
Hier kann eine Aktivität ausgewählt werden, auf die beim Zuteilen dieser An-/Abwesenheitsart im Mitarbeiterkalender automatisch Stunden erfasst werden. Die Liste zeigt alle Aktivitäten, welche (via Projektverwaltung) dieser An-/Abwesenheitsart zugeordnet wurden. Normalerweise sind dies die Aktivitäten im Projekt "Abwesenheiten" des Kunden "intern". Dies macht dann Sinn, wenn z.B. die Ferien erfassbar sind und man die Stunden nicht manuell erfassen möchte. Die Anzahl Stunden, die erfasst werden, entspricht der Vorgabe aus dem Mitarbeiterkalender. Falls im Mitarbeiterkalender eine Bezeichnung eingegeben wird, haben die Stundenerfassungen ebenfalls diese Bezeichnung, ansonsten heissen sie wie die An-/Abwesenheitsart. Für "normale" Arbeitszeit macht automatische Zeiterfassung natürlich keinen Sinn, hier bleibt üblicherweise die Stellung "Stunden nicht automatisch erfassen" stehen.
Mit Aktivitätenschritten kann - sofern dies im Mandantenstamm so eingestellt ist - eine Aktivität weiter unterteilt werden, z.B. in Analyse, Konzeption, Realisierung und Kontrolle. Damit wird ermöglicht, für unterschiedliche Schritte innerhalb einer Aktivität unterschiedliche Termine zu definieren oder unterschiedliche Personen/Tarife für die Zeitrapportierung zuzuordnen. Falls Aktivitätenschritte gemäss Mandanteneinstellung nicht verwendet werden, finden diese Zuordnungen auf Ebene Aktivität statt (dies ist der Normalfall für die meisten Anwender).
Der Status des Aktivitätenschritts hat folgende Bedeutung:
In den Mandanteneinstellung kann der Initialstatus eines Aktivitätenschritts hinterlegt werden. Bei der Erfassung eines neuen Aktivitätenschritts wird der hinterlegte Status eingesetzt. So ist es auch möglich, neue Aktivitätenschritte automatisch mit dem Status "freigegeben" zu erfassen.
Der Status der Aktivität hat folgende Bedeutung:
Achtung: Falls gemäss Mandanteneinstellungen mit Aktivitätenschritten gearbeitet wird, wird der Status auf der Ebene Aktivitätenschritt geführt. In diesem Fall ist das Feld "Aktivitätenstatus" bei der Aktivität nicht sichtbar.
Damit bestimmen Sie, ob die wiederkehrende Arbeit trotzdem erledigt werden muss, auch wenn das Datum auf einen Feiertag (gemäss Firmenkalender) fällt.
Die An-/Abwesenheitsart kann aus einer Liste ausgewählt werden. Sie definiert die Art der Anwesenheit (typischerweise "Arbeit") oder der Abwesenheit (z.B. Krank, Ferien, unbezahlte Abwesenheit). Die Liste kann via Setup / Arbeitszeitabrechnung / An-/Abwesenheitsarten bearbeitet werden. Die An-/Abwesenheitsart definiert auch die Farbe in Firmen- und Mitarbeiterkalender und steuert Verarbeitungen bei der Kalendergenerierung (automatisch Zeiterfassung, je nach Einstellung) und bei der Arbeitszeitabrechnung (Ferien- und Zeitsaldo).
Bei der Erfassung eines Kunden kann für die Kontaktpersonen die Anrede aus einer Liste ausgewählt werden. In prolesCRM ist dies bei Personen und abweichenden Büroadressen ebenfalls der Fall. Die Liste der Anreden kann via Setup / weitere Stammdaten / Anreden erweitert werden. Dort kann pro Anrede auch die zugehörige Briefanrede erfasst werden, bei Firmen beispielsweise "sehr geehrte Damen und Herren" und bei Einzelpersonen "Sehr geehrter Herr %Name%" (%Name% ist ein Platzhalter, er wird bei der Erstellung der Briefanrede durch den Namen der Kontaktperson ersetzt). In prolesCRM kann über den Link "Vorschlag" die Briefanrede generiert und anschliessend noch abgeändert werden.
Beim Ansatz handelt es sich um den Preis einer Arbeitsstunde gegenüber dem Kunden (in Projektwährung).
Hier kann bei Tagesarbeitszeitmodellen das jährliche Ferienguthaben eingegeben werden. Das Guthaben wird durch Zeiterfassung von Ferien (Aktivität gemäss Mandanteneinstellung) oder durch automatische Zeiterfassung via Mitarbeiterkalender reduziert, das Restguthaben wird jeweils auf der Arbeitszeitabrechnung gezeigt.
Falls es sich beim aktuellen Feld um ein Zahlenfeld handelt, können Sie hier definieren, wie viele Nachkommastellen anschliessend bei Verwendung dieses Felds maximal eingegeben werden dürfen. Via Eingabe von "0" legen Sie fest, dass die Eingaben ganzzahlig sein müssen.
Wenn diese Option ausgewählt ist, werden in der Zeiterfassung die aktuellen Saldi (Arbeitszeit sowie Ferien) für das ausgewählte Datum angezeigt. Folgende Voraussetzungen müssen erfüllt sein, damit die Anzeige des Feriensaldos möglich ist: Dem ausgewählten Mitarbeiter muss ein Tagesarbeitszeitmodell zugeordnet sein Falls noch keine Arbeitszeitabrechnung besteht, muss das Eintrittsdatum des Mitarbeiters im gleichen Jahr sein wie das ausgewählte Datum Die An-/Abwesenheitsart für Ferien muss erfassbar und bezahlt sein (vgl. Schnellsuche "An-/Abwesenheitsarten") Falls im Arbeitszeitmodell die Anzahl Stunden aller Arbeitstage in einer Woche gleich ist, findet die Anzeige des Feriensaldos in Tagen statt, ansonsten in Wochen (vgl. Schnellsuche "Arbeitszeitmodelle").
Falls für die Berechtigung sowohl "Anzeigen" wie auch "Modifizieren" ausgewählt werden können, bedeutet "Anzeigen", dass der Mitarbeiter die Daten nur ansehen, nicht aber erfassen oder ändern darf. Falls die Option "Modifizieren" nicht zur Verfügung steht (z.B. bei den Listenabrufen), bedeutet "Anzeigen", dass der Mitarbeiter diese Funktion benutzen darf.
Hier legen Sie fest, von wann bis wann die Meldung auf dem Startbildschirm resp. Sidebar der ausgewählten Mitarbeiter erscheinen wird (wobei diese Mitteilung natürlich nur dann erscheint, wenn der betroffene Mitarbeiter seinen Startbildschirm resp. Sidebar entsprechend eingerichtet hat).
Hier kann bei Jahresarbeitszeitmodellen angegeben werden, an welchen Halbtagen der Mitarbeiter pro Wochentag arbeitet. Mit dieser Angabe kann im Mitarbeiterkalender die Sollzeit pro Wochenhalbtag berechnet werden (unter Berücksichtigung effektiv geleisteter Stunden).
Hier kann bei Tagesarbeitszeitmodellen die Soll-Arbeitszeit in Stunden pro Halbtag erfasst werden. Die Summe aller Halbtage ergibt die wöchentliche Soll-Arbeitszeit und diese wiederum - unter Berücksichtigung der Feiertage gemäss Kalender und der Anzahl Ferienwochen - die jährliche Sollarbeitszeit. Bei Jahreszeitarbeitsmodellen ist diese Angabe nicht nötig, dort wird ja die jährliche Sollarbeitszeit eingegeben.
Damit kann die Liste auf die Daten einer einzelnen Arbeitszeitabrechnung beschränkt werden. Die Nummer kann dem Detailbild der Arbeitszeitabrechnung (siehe Abrechnung / Arbeitszeitabrechnung) oder der gedruckten Abrechnung entnommen werden.
Wenn ein Mitarbeiter erstmalig einem Arbeitszeitmodell zugeordnet wird oder wenn sich dessen Pensum ändert, kann hier das gewünschte Modell aus der Liste ausgewählt werden. Die Liste der möglichen Arbeitszeitmodelle kann via Setup / Arbeitszeitabrechnung / Arbeitszeitmodelle bearbeitet werden.
Hier legen Sie den Vorgabewert bezüglich Verrechnung fest. Bei der späteren Erfassung wird dieser Wert jeweils vorgegeben, Sie können ihn aber im Einzelfall wieder abändern.
Damit wird bestimmt, dass Artikelbewegungen (inkl. Spesen und Pauschalen) an die Kostenstellen-Schnittstelle ausgegeben werden.
Der Artikelcode identifiziert einen einzelnen Material- oder Spesenartikel. Bei der Leistungserfassung kann der Artikel durch Eingabe des Artikelcodes oder durch Klick auf das danebenstehende Such-Icon bestimmt werden. Bei Eingabe des Artikelcodes wird das Feld automatisch vervollständigt, sobald der Artikel automatisch bestimmt werden kann (d.h. zur Eingabe gibt es einen einzigen passenden Artikel).
Hier kann für den Artikel der externe Code für den Export an das Finanz-/Kostenrechnungssystem eingegeben werden.
Material- und Spesenartikel können zu Artikelgruppen und Artikeluntergruppen zusammengefasst werden, um den ganzen Artikelstamm hierarchisch zu strukturieren. Die Artikelgruppe kann anschliessend aus der Liste ausgewählt werden, um nur die zugehörigen Artikel zu bearbeiten. Die Liste der Artikelgruppen kann via Schnellsuche «Artikelverwaltung» (oder «Spesenverwaltung») erweitert werden (Link «neue Artikelgruppe»).
Material- und Spesenartikel können zu Artikelgruppen und Artikeluntergruppen zusammengefasst werden, um den ganzen Artikelstamm hierarchisch zu strukturieren. Die Artikeluntergruppe kann anschliessend aus der Liste ausgewählt werden, um nur die zugehörigen Artikel zu bearbeiten. Die Liste der Artikeluntergruppen kann via Schnellsuche «Artikelverwaltung» (oder «Spesenverwaltung») erweitert werden (Link «neue Artikeluntergruppe»).
Textliche Information auf Ebene Projekt oder Teilprojekt (je nach Einstellung in den Mandantendaten), welche in den Projektkennzahlen ausgewertet und im Titel der Faktur ausgegeben werden kann.
Wählen Sie hier, ob die Pauschale jeweils auf Ende Monat verrechnet werden soll, oder an einem bestimmten Tag (zwischen 1. und 31.). Falls das Datum nicht existiert (z.B. 30.2.), wird stattdessen automatisch auf den letzten Tag des Monats verrechnet.
Auswahl, ob die Daten im Report untereinander dargestellt werden oder pro Verdichtungsstufe (Teilprojekt oder Projekt) ein neues Blatt (neuer Reiter) erstellt werden soll.
Damit wird definiert, wie der Betrag ausgegeben werden soll:
Damit wird definiert, wie der Ist-Betrag ausgegeben werden soll:
Falls dieser Kunde (temporär) nicht mehr angezeigt werden soll, haken Sie diese Option an, dann wird er in der Baumstruktur der Projektverwaltung und in verschiedenen Auswahllisten nicht mehr angezeigt. Der Kunde kann dort durch Anklicken des Hakens "Ausgeblendete Kunden anzeigen" wieder gezeigt werden. Falls im Personendetailbild (Setup/Mitarbeiter) der "Anzeigemode in Stundenerfassung" auf der Stufe "Liste wird nach Kundenwahl aufgebaut" oder "Liste wird nach Kunden- und Projektwahl" aufgebaut steht, werden die so markierten Kunden in der Auswahlliste ebenfalls ausgeblendet. Diese Funktion ist dann hilfreich, wenn zu einem Kunden derzeit keine aktiven Projekte mehr existieren und die Anzeige "stört".
Hier kann angegeben werden, dass diese Aktivität beim entsprechenden Mitarbeiter in der Zeiterfassung ausgeblendet ist. Dies kann beispielsweise für die Aktivität "Ferien" sinnvoll sein, wenn der Mitarbeiter diese nicht rapportieren soll (weil die Erfassung via Mitarbeiterkalender automatisch erfolgt). Der Mitarbeiter kann in der Zeiterfassung auch selber einstellen, welche Aktivitäten er sehen will und welche nicht.
Auf der einzelnen Zeile der Zeiterfassung können Sie zuhinterst in der Checkbox den Haken setzen, um eine Aktivität auszublenden. Sie verschwindet damit aus der Liste. Damit können Sie die Liste übersichtlicher gestalten. Wenn Sie nun trotzdem auf eine solche Aktivität rapportieren möchten, können Sie im oberen Bildteil bei "ausgeblendete Akt. anzeigen" den Haken setzen - danach erscheinen auch die ausgeblendeten Aktivitäten in der Liste unten. In dieser können Sie anschliessend auch auf ausgeblendete Aktivitäten rapportieren oder den Haken ganz rechts wieder entfernen um somit diese Aktivität wieder "einzublenden".
Wenn Sie in diesem Feld den Haken setzen, werden in der Auswahl auch die ausgeblendeten Kunden gezeigt, andernfalls nicht. Ein Kunde kann im zugehörigen Detailbild als "ausgeblendet" gekennzeichnet werden, dies wird üblicherweise für Kunden gemacht, welche nicht mehr oder noch nicht aktiv sind.
Die Bankverbindung kann aus einer Auswahlliste ausgewählt werden, welche via Schnellsuche "Bankverbindungen" gepflegt wird. Diese Information kann je nach gewähltem Layout auf der Kundenfaktur gedruckt werden. Somit können Sie beispielsweise bei Euro-Rechnungen ein anderes Bankkonto für die Kundenzahlung kommunizieren als bei CHF-Rechnungen.
Unter diesem Namen meldet sich der Mitarbeiter im proles an. Sehr häufig wird dessen eMail-Adresse als Benutzername verwendet - in diesem Fall kann der Benutzername auch für die Passwort-Rücksetzung verwendet werden. Wenn der Benutzername im Mitarbeiter-Detailbild leergelassen wird, kann sich der Benutzer nicht (mehr) anmelden. In diesem Fall muss unter "eMail für Passwort-Rücksetzung" der Wert "(noch) unbekannt" ausgewählt werden.
Wenn Sie den Zeit- oder Feriensaldo ändern, können Sie hier festhalten, weshalb Sie dies getan haben. Dieser Text erscheint auch beim Druck von Arbeitszeitabrechnungs-Logfiles.
Hier kann bestimmt werden, in welcher Sprache die Dialoge, welche in mehreren Sprachen zur Verfügung stehen für den Benutzer erscheinen sollen.
Hier können die Mitarbeiter ausgewählt werden, für welche der im Titel angezeigte Mitarbeiter die Berechtigung haben soll (bezüglich der gewählten Funktion). Damit können einem Mitarbeiter gezielt die Daten einzelner anderer Mitarbeiter zugänglich gemacht werden - beispielsweise im Rahmen von Stellvertreter-Regelungen.
Rein informativer zusätzlicher beschreibender Text zu einer einzelnen wiederkehrenden Arbeit. Dieser Text erscheint, wenn Sie auf der Startseite mit der Maus über den Text der wiederkehrenden Arbeit gefahren wird. Hier können Sie also zusätzliche Instruktionen für die Erledigung der wiederkehrenden Arbeit unterbringen.
Datum der Bestellung gegenüber dem Lieferanten (für den Druck der Bestellung respektive die Suche von Bestellungen).
Über die Bestellnummer wird eine Lieferantenbestellung eindeutig identifiziert. Die Nummer wird vom System automatisch vergeben.
Der Bestellstatus kann im Dialog "Fremdleistung bearbeiten" für eine Lieferantenbestellung manuell gesetzt und geändert werden. Damit können Bestellungen gemäss ihrem aktuellen Zustand gesucht werden.
Bei internen Mitteilungen wird der hier eingegebene Betreff als Titel angezeigt (auf der Startseite resp. Sidebar). Bei SMS ist er ohne Bedeutung für den Leser.
Die Bezeichnung der Fremdleistungsposition ist die Artikelbezeichnung des bestellten Artikels. Falls der Artikel über die Suchfunktion aus dem Artikelstamm übernommen wird, wird hier die Artikelbezeichnung vorgeschlagen. Sie kann für diese einzelne Position überschrieben oder ergänzt werden.
Der hier eingegebene Text erscheint in der Kalenderanzeige, wenn Sie mit der Maus auf den betreffenden Tag zeigen. Hier können Sie beispielsweise bei bezahlten Abwesenheiten eine genauere Erläuterung "Kursbesuch Winterthur" und dergleichen eingeben.
Diese Bezeichnung ist der Name der einmaligen Pauschale wie er auch in der Faktur und in gedruckten Listen erscheint. Falls die Pauschale aus dem Artikelstamm ausgewählt wird, wird die Artikelbezeichnung von dort vorgeschlagen. Sie kann hier überschrieben oder ergänzt werden.
Diese Bezeichnung ist der Name der wiederkehrenden Pauschale wie er auch in der Faktur und in gedruckten Listen erscheint. Falls die Pauschale aus dem Artikelstamm ausgewählt wird, wird die Artikelbezeichnung von dort vorgeschlagen. Sie kann hier überschrieben oder ergänzt werden.
Diese Bezeichnung ist der Name der Spesenposition wie er auch in der Faktur und in gedruckten Listen erscheint. Falls die Position aus dem Spesenstamm ausgewählt wird, wird die Bezeichnung von dort vorgeschlagen. Sie kann hier überschrieben oder ergänzt werden.
Hier kann bestimmt werden, ob bei der Zeiterfassung die Eingabe eines Textes obligatorisch ist (Normalfall) oder nicht (reine Präsenzzeitrapportierung).
Bei der Erfassung eines Kontakts kann die Branche, zu welcher dieser gehört, aus einer Liste ausgewählt werden. Die Branche ist innerhalb des CRM ein Suchkriterium, d.h. im Suchbild kann eine Branche ausgewählt werden, so dass danach nur noch Kontakte der gewählten Branche in der Trefferliste erscheinen. Die Liste der Branchen kann via Schnellsuche "Branchen" erweitert werden.
Auf der Ebene Projekt kann ein Projekt-Umsatzbudget erfasst werden, dieses wird in Budget-Gruppen und Budget-Positionen unterteilt. Die erfassten Leistungen werden den Budget-Positionen zugeordnet (mit Vorgabe gemäss Aktivität). In der Fakturierung kann (nach Auswahl des Projekts) die zu fakturierende Budget-Gruppe ausgewählt werden, wenn die Faktur nicht pro Projekt, sondern pro Budget-Gruppe erstellt werden soll. Des weiteren ist die Budget-Gruppe in diversen Listenabrufen ein Selektionskriterium.
Ein Projekt kann bezüglich Budgetierung in Budgetgruppen und -positionen unterteilt werden. Daraus ergibt sich ein strukturiertes Budget. Die erfassten Leistungen (Zeitrapportierungen, Artikel, Spesen und Pauschalen werden jeweils einer solchen Budgetposition zugeordnet, damit kann die Ist-Situation mit dem Budget verglichen werden (z.B. via Projektkennzahlenliste). Wo die Budgetposition erfasst werden muss, kann sie aus einer Auswahlliste ausgewählt werden. Diese Liste zeigt alle Budgetpositionen der aktuellen Projekts. In der Fakturierung kann (nach Auswahl des Projekts und der Budget-Gruppe) die zu fakturierende Budget-Position ausgewählt werden, wenn die Faktur nicht pro Projekt, sondern pro Budget-Position erstellt werden soll.
Mit dem hier eingegebenen Code werden die Umsatzbuchungen ans Finanzbuchhaltungssystem übergeben (benötigt Lizenz für prolesFinanz).
Offizieller Währungskürzel wie es beispielsweise in Faktur oder Offerte erscheint (z.B. CHF, EUR, USD).
Hier kann für die An-/Abwesenheitsart der externe Code für den Export an das Finanz-/Kostenrechnungssystem eingegeben werden.
Datum, auf welches die Arbeitszeit rapportiert werden soll. Das Datum kann nicht direkt eingegeben werden. Falls nicht auf das heutige Datum rapportiert werden soll, kann das Datum mit den Pfeiltasten um einen Tag in die Vergangenheit oder Zukunft verschoben werden. Mit Klick auf das Kalendericon können Sie via Kalender ein anderes Datum wählen (dort können Sie mit den Pfeiltasten monats- oder jahresweise blättern - mit "heute" gelangen Sie immer wieder auf das heutige Datum). Bitte beachten Sie, dass die Zeiterfassung nicht beliebig weit in die Vergangenheit möglich ist. Grenzen werden durch Eingaben in den Mandantendaten und durch Arbeitszeitabrechnungen gesetzt.
Damit können Sie die Suche nach Ereignissen (Pendenzen mit Personenzuordnung) auf einen Datumsbereich (bezüglich Soll-Erledigungsdatum) eingrenzen.
Auf diese Debitorennummer wird beim Export von Fakturen an das Finanzbuchhaltungssystem (sofern prolesFinanz lizenziert ist) der offene Posten generiert. Wenn die Nummer leergelassen wird, generiert proles beim erstmaligen Export eine Nummer und speichert sich in den Kundendaten. Gleichzeitig wird in diesem Fall im Finanzbuchhaltungssystem auch noch der Debitorenstammsatz eröffnet.
Auf dieses Konto erfolgt die Soll-Buchung beim Export von Fakturen an das Finanzbuchhaltungssystem (sofern prolesFinanz lizenziert ist). Das Konto kann aus einer Auswahlliste ausgewählt werden. Falls das gewünschte Konto fehlt, kann die Liste via Schnellsuche "Kontoverwaltung" erweitert werden.
Wenn Sie hier den Haken setzen, wird dieser Mehrwertsteuersatz jeweils bei der Erfassung von Projekten, Artikeln und Spesen vorgeschlagen (er kann dann natürlich abgeändert werden). Sie sollten also den häufigsten Satz um "Default-Satz" machen, indem Sie bei diesem den Haken setzen. Wenn Sie einen anderen Satz zu Default machen möchten, müssen Sie den Haken zuerst bei dem Satz, welcher gerade Default ist, entfernen. Der Haken kann also nur bei einem Satz gesetzt werden.
Vorgabe-Menge (die am häufigsten verkaufte Menge). Sie wird bei der Erfassung vorgegeben und kann noch verändert werden.
Die Defaultsprache ist diejenige Sprache, welche bei der Erfassung neuer Mitarbeiter und Projekte vorgeschlagen wird. Sie kann dort jeweils für Ausnahmen abgeändert werden. Falls Sie nicht "deutsch" als Default verwenden möchten, setzen Sie sich bitte mit uns in Verbindung.
Der hier eingestellte Wert wird bei der Erfassung von neuen Projekten für den Druck der Rechnungshistory vorgeschlagen, er kann dort abgeändert werden. Wertebereich:
Auf dieses Konto erfolgt die Buchung von Rundungsdifferenzen beim Export von Fakturen an das Finanzbuchhaltungssystem (sofern prolesFinanz lizenziert ist). Das Konto kann aus einer Auswahlliste ausgewählt werden. Falls das gewünschte Konto fehlt, kann die Liste via Schnellsuche "Kontoverwaltung" erweitert werden.
Hier kann bestimmt werden, ob zwei Zeiterfassungen desselben Mitarbeiters an einem Tag überschneiden dürfen oder nicht (wenn die Zeiterfassung über Von-/Bis-Zeiten erfolgt).
Hier wird definiert, wie die Zeit rapportiert werden kann:
Die Mengeneinheit kann aus einer Liste ausgewählt werden. Die Liste kann via Schnellsuche "Einheiten" erweitert werden.
Der Preis pro Einheit, welchen wir beim Einkauf bezahlen.
Hier kann das Eintrittsdatum des Mitarbeiters erfasst werden (Datum des Stellenantritts).
Keine Erfassung möglich wenn Soll-Stundenzahl erreicht (Zeiterfassung): Die Stundenkontrolle dient dazu, dass die Soll-Stundenzahl nicht überschritten werden kann. Bei der Zeiterfassung wird geprüft, ob die Soll-Stundenzahl bereits erreicht wurde. Diese Auswahl kann auf der Stufe Aktivität übersteuert werden. Als Vorgabe gilt der hier erfasste Wert des Projekts. Zusätzlich dazu kann darunter gewählt werden, ob die Sollstundensumme aller Mitarbeiter einer Aktivität das Stundendach bilden sollen (Stellung: pro Aktivität - Hilfreich, wenn nicht genau bekannt ist, wer diese Leistungen erbringt) oder ob jeder Mitarbeiter seine ihm zugeteilte Soll-Stundenzahl nicht überschreiten darf (Stellung: Pro Mitarbeiter und Aktivität).
Keine Erfassung möglich wenn Projekt-Budget erreicht (alle Leistungsarten): Als Alternative zur Stundenkontrolle (siehe oben) kann die Budgetkontrolle für ein Projekt eingeschaltet werden. Dies bewirkt, dass bei der Erfassung von Stunden, Spesen, Artikeln und Pauschalen geprüft wird, dass die erfassten Leistungen (zu Verkaufspreisen) das erfasste Projekt-Umsatzbudget nicht überschreiten.
Hier legen Sie fest, auf welche Art eine wiederkehrende Arbeit erledigt werden kann, wenn dieser mehrere Mitarbeiter zugeordnet sind:
Auf dieses Konto erfolgt die Umsatzerlösbuchung beim Export von Fakturen an das Finanzbuchhaltungssystem (sofern prolesFinanz lizenziert ist). Das Konto kann aus einer Auswahlliste ausgewählt werden. Falls das gewünschte Konto fehlt, kann die Liste via Schnellsuche "Kontoverwaltung" erweitert werden.
Hier legen Sie fest, auf welche Art das auf der Faktur angedruckte Fakturdatum bestimmt werden soll:
Hier geben Sie das ESR-Konto in der Form ein, wie es in die Codierzeile eingefügt werden soll, z.B. 010012349.
Hier geben Sie das ESR-Konto in aufbereiteter Form ein, so wie es auf dem Einzahlungsschein angedruckt werden soll, z.B. 01-1234-9.
Hier geben Sie die ESR-Referenz in der Form ein, wie sie in die Codierzeile eingefügt werden soll. In der Regel ist dies die Nummer Ihres Bankkontos bei Ihrer Bank.
Je nach Einstellungen des CRM erscheinen hier weitere Felder, mit welchen gesucht werden kann. Wenn es sich dabei um mehrzeilige Listen handelt, können auch mehrere Einträge gleichzeitig gesucht werden. Klicken Sie dafür den ersten Eintrag normal und die weiteren Einträge mit gedrückter CTRL-Taste an (Mehrfachauswahl).
Das Fahrzeug kann für die Erfassung von Fahrspesen aus einer Liste ausgewählt werden. Die Liste kann via Schnellsuche "Fahrzeuge" bearbeitet werden.
Hier kann festgehalten werden, wann die Faktur vom Kunden bezahlt wurde. Bitte beachten Sie, dass der Fakturstatus damit nicht automatisch auf "bezahlt" geändert wird. Dieser sollte also gleichzeitig mit der Erfassung des Zahlungsdatums von Hand umgestellt werden.
Auf Projektebene kann die Fakturadresse für die Erstellung der Fakturen zu diesem Projekt eingegeben oder über den Link "Vorschlag" generiert werden. In den Fakturdetails kann dann eine solche Adresse noch (nur für diese einzelne Faktur) geändert werden, sofern die Faktur im Status "erstellt" ist. Falls die Adresse dauerhaft (also für die Erstellung weiterer Fakturen desselben Projekts) geändert werden soll, muss dies in den Projektdetails geschehen.
Das Fakturdatum für die gedruckte Faktur wird bei der Erstellung einer Faktur aufgrund der entsprechenden Mandanteneinstellung bestimmt, es ist entweder das Tagesdatum oder das Bis-Datum der Fakturperiode - das Datum (von und bis) kann also für die Fakturerstellung leer gelassen werden. Bei der Suche von Fakturen kann hier ein Datumbereich eingegeben werden um die Trefferliste bezüglich Datum zu beschränken. Die Eingabe ist auch für den Excel-Export wirksam.
Die Fakturnummer ist die eindeutige Identifikation einer Faktur, d.h. einer für ein Projekt an einen Kunden über einen Zeitbereich ausgestellten Rechnung. Anlässlich der Erstellung der Faktur wird die Nummer fortlaufend vergeben und in den abgerechneten Leistungen (Zeiterfassungen, Artikelbewegungen, Spesen, Pauschalen) gespeichert. Fakturierte Leistungen können in der Folge nicht mehr verändert werden - ausser die Faktur werde vorgängig gelöscht.
Die Fakturperiode definiert den Zeitraum der in einer Faktur enthaltenen Leistungen. Eine Fakturperiode 1.1. - 31.1. sagt also aus, dass die Faktur Zeiterfassungen, Artikel, Spesen und Pauschalen mit Leistungsdatum des ganzen Januars enthält. Bestehende Fakturen können über die Eingabe dieses Zeitraums gesucht werden (auch für den Excel-Export). Für die Erstellung von neuen Fakturen gelten die folgenden Regeln:
Eine Faktur kann einen der folgenden Fakturstati aufweisen:
Hier kann die gewünschte Währung für die Erstellung von Kundenfakturen für ein spezifisches Projekt gewählt werden. Als Vorgabewert gilt die Leitwährung gemäss Mandant. Die einzelnen Währungen (inkl. Wechselkurse) können via Schnellsuche "Währungen" verwaltet werden.
Hier wird definiert, wie der Fakturzuschlag in Prozenten berechnet werden soll. Zudem wird angegeben, auf welche Leistungsarten dieser Prozentsatz angewendet werden soll.
Hier kann bestimmt werden, mit welcher Farbe diese An-/Abwesenheitsart in Firmen- und Mitarbeiterkalender erscheinen soll.
Ein positiver Wert zeigt ein Guthaben an, ein negativer Wert eine "Schuld" (der Mitarbeiter hat mehr Ferien bezogen als er gemäss Arbeitszeitmodell zu gute hat). Der Feriensaldo kann in der Arbeitszeitabrechnung von Hand korrigiert werden (beispielsweise nach einer unterjährigen Pensumserhöhung oder -Reduktion). Der Feriensaldo wird nur bei Mitarbeitern mit Tagesarbeitszeitmodell geführt.
In diesem Feld (es erscheint nur, wenn prolesFinanz lizenziert ist), trägt proles anlässlich des Exports von Fakturen an das FIBU-System eine fortlaufende Nummer ein. Damit können Sie später ermitteln, mit welcher Datei diese Faktur an das FIBU-System übertragen wurde. Falls eine Faktur nochmals exportiert werden soll, können Sie dieses Feld einfach leeren - damit gilt die Faktur für proles als "noch nicht exportiert".
Hier geben Sie an, welches Finanzsystem Sie benutzen. Damit steuern Sie das Format der Exportschnittstelle. Aktuell unterstützen wir SAGE 50 und Abacus. Bitte wenden Sie sich an uns, wenn Sie Fakturen an ein anderes Finanzsystem exportieren möchten.
Die Firmenbezeichnung 1 ist der Name des Kunden, wie er auch in Auswahllisten und in gedruckten Listen erscheint. Gleichzeitig ist das die erste Zeile der Kundenadresse. Die Firmenbezeichnung 2 ist eine Ergänzung zur Firmenbezeichnung, z.B. bei langen Firmennamen oder bei grossen Firmen für Niederlassungen.
Hier wird die Liste der bereits vorhandenen Firmenkalender gezeigt. Mit Klick auf die Jahreszahl wird in die Verarbeitung verzweigt, dort kann der Kalender auch kopiert werden, damit nicht alle (unbeweglichen) Feiertage neu erfasst werden müssen. Via Icon "Neu" wird ein neuer (leerer) Firmenkalender angelegt.
Auf Ebene Projekt können (unterhalb des Felds "Verteiler") 8 Felder für mandantenspezifische Informationen definiert werden. Via Schnellsuche "Programmtexte" können Sie in der Gruppe "Projekt" die Beschriftung dieser 8 Felder definieren. So können Sie beispielsweise das Textfeld 1 auf "Auftragsnummer" umbenennen. Die Felder können in den Projektkennzahlen ausgewertet werden. Zudem wird die Beschriftung der Felder 1 - 5 sowie der auf Ebene Projekt erfasste Inhalt bei der Erstellung der Faktur in die Fakturdaten übernommen. Diese Inhalte können in den Fakturdetails nach Bedarf für eine einzelne Faktur noch verändert werden. Sie werden je nach Layout auch gedruckt.
Unter "Funktion" verstehen wir normalerweise die proles-Menupunkte, welche auch als Favoriten für das entsprechende Sidebar-Element verwendet werden können (soweit der Mitarbeiter dafür berechtigt wurde). Einige Funktionen sind "interner" Art, damit wird das Verhalten von einigen Programmen gesteuert, d.h. gewisse Funktionalitäten innerhalb einer Seite stehen nur zur Verfügung, wenn der Mitarbeiter für die entsprechende interne Funktion berechtigt wurde.
Das Geburtsdatum des Mitarbeiters kann auf der Mitarbeiterliste ausgegeben werden. Zudem werden die Geburtstage auf der Startseite gezeigt, wenn das entsprechende Element zugeordnet und der Mitarbeiter dafür berechtigt ist.
Fakultative Angabe zur Person. Das hier eingegebene Datum wird im Excel-Export der CRM-Uebersicht ausgegeben - somit kann damit auch eine Geburtstagsliste erstellt werden.
Der hier erfasste Gemeinkostensatz in Prozent kann für die Kostenrechnung einzelner Projekte verwendet werden - der Gemeinkostenanteil wird auf Basis der Herstellungskosten (z.B. kalkulatorische Lohnkosten oder Einkaufspreise von Spesen und Artikeln) gerechnet. Mit der aktuellen Version von proles können Gemeinkosten nur in kundenindividuellen Reports auf Basis der Projektkennzahlen ausgewertet werden. Bitte nehmen Sie mit uns Kontakt auf, falls Sie an einer entsprechenden Auswertung interessiert sind.
Damit schliessen Sie eine Periode ab und verhindern damit die Erfassung von Stunden, Artikeln, Spesen und Pauschalen auf die abgeschlossene Periode.
Hier können Sie für Ihren internen Gebrauch das Datum, bis zu welchem die Offerte gültig ist, eingeben. Das auf der gedruckten Offerte erscheinende Datum können Sie inkl. zugehörigem Text im Feld "Gültig Bis Text" in den Angaben zum Offertfuss eingeben.
Diese Angabe kann auf Ebene Projekt für den Druck auf der Faktur (abhängig vom Layout) erfasst werden. Auf Ebene Fakturdetail kann die Angabe zudem für eine einzelne Faktur verändert werden, falls nötig.
Legt fest, welchen Status Aktivitäten resp. Aktivitätenschritte bei deren Erstellung erhalten. Der Status kann anschliessend im entsprechenden Bearbeitungsdialog nach Belieben geändert werden.
Hier kann ein rein interner Kommentar zu einer Rapportierung erfasst werden, welcher auf keinen Kundendokumenten erscheint.
Hier kann (rein informativ) das Datum, an welchem der Mitarbeiter die Pendenz erledigt hat, eingegeben werden.
Das Kalenderjahr (vierstellig), für welches die Mitarbeiterkalender bearbeitet werden sollen. Die Liste zeigt nur Jahre, zu welchen bereits ein Firmenkalender existiert.
Hier kann bei Jahresarbeitszeitmodellen die Soll-Arbeitszeit in Stunden für das ganze Jahr erfasst werden. Normalerweise handelt es sich um effektive Arbeitszeit (in der Regel für Freelancer).
Damit wird für den Excel-Export verlangt, dass die kalkulatorischen Lohnkosten zu den ausgewerteten Stunden sowie die daraus resultierende Bruttomarge zusätzlich ausgegeben werden. Der kalkulatorische Lohnkostensatz kann bei den Mitarbeiterdaten (generell für den Mitarbeiter) oder abweichend bei der Zuordnung Mitarbeiter zu Aktivität (für die spezifische Aktivität) hinterlegt werden.
Der kalkulatorische Lohnkostensatz pro Stunde kann dem Stundensatz gemäss Tarif gegenübergestellt werden. Damit kann z.B. in der Stundenübersicht nach Tarif oder in den Projektkennzahlen eine Bruttomarge berechnet werden.
Pro Firma können Sie im CRM aus einer Liste auswählen, auf welche Art der Kontakt entstanden ist. In der CRM-Suche können Sie anschliessend Firmen mit gleicher Kontaktherkunft suchen (Filter) - es handelt sich also um eine Gruppierung von Firmen mit gleicher Herkunft. Die Liste der möglichen Kontaktherkunftsarten können Sie via Schnellsuche "Kontakt Herkunft" erweitern.
Pro Firma können Sie im CRM aus einer Liste auswählen, welchen Typs der Kontakt ist. In der CRM-Suche können Sie anschliessend Firmen mit gleichem Kontakttyp suchen (Filter) - es handelt sich also um eine Gruppierung von Firmen mit gleichem Typ. Die Liste der möglichen Kontakttypen können Sie via Schnellsuche "Kontakttypen" erweitern.
Der Kostenträger kann bei der Erfassung eines Projekts aus einer Liste ausgewählt werden. Die zugehörige Liste wird via Schnellsuche "Kostenträger" gepflegt. Der Kostenträger kann in der Folge in verschiedenen Funktionen dazu verwendet werden, die Menge der zu behandelnden Projekte auf einen einzelnen Kostenträger zu beschränken.
Der Kunde ist die oberste Hierarchie-Stufe der Projektverwaltung. Auf dieser Stufe werden sämtliche Kundenangaben festgehalten (inkl. Adresse) - diese Angaben können teilweise aus prolesCRM übernommen werden und müssen so nur an einem Ort verwaltet werden. Der Kunde kann aus einer Liste ausgewählt werden. Je nach Funktion zeigt die Liste nicht sämtliche Kunden, sondern nur diejenigen, für welche Sie berechtigt wurden. Zudem kann in einigen Dialogen zusätzlich noch ausgewählt werden, ob ausgeblendete Kunden in der Liste erscheinen sollen oder nicht (das "Ausblenden" kann in den Kundendaten eingestellt werden). Neue Kunden können via Schnellsuche "Projektverwaltung" erfasst werden.
Jeder Kunde kann (optional) einer Kundenkategorie zugeordnet werden. An verschiedenen Orten kann die Kategorie aus einer Liste ausgewählt werden um die Menge der zu bearbeitenden Kunden auf eine einzelne Kategorie zu beschränken. Wenn Sie keine Kundenkategorie auswählen, werden alle Kunden ausgegeben. Die Kundenkategorien können via Schnellsuche "Kundenkategorien" verwaltet werden.
Hier können Sie für den Kunden von Hand eine eigene Kundennummer vergeben, welche dann auf Ihren Wunsch in die gedruckte Faktur eingebaut werden kann (anstelle der automatisch generierten Nummer des proles).
Hier geben Sie das Kürzel zur Einheit für den Druck auf der Faktur und anderen Listen an. Falls Sie mehrere Sprachen verwenden, können Sie über den Link "andere Sprachen" ein Fenster öffnen, in welchem Sie das Kürzel in den übrigen Sprachen erfassen können.
Die Kunden-Kurzbezeichnung wird immer dann anstelle der Firmenbezeichnung gezeigt, wenn in einem Dialog oder auf einer Liste wenig Platz vorhanden ist (z.B. bei der Zeiterfassung). Die Kurzbezeichnung sollte so gewählt werden, dass der entsprechende Kunde nach wie vor eindeutig identifiziert werden kann (z.B. "Cola" für "Coca Cola Beverages AG").
Die Projekt-Kurzbezeichnung wird immer dann anstelle der Projektbezeichnung gezeigt, wenn in einem Dialog oder auf einer Liste wenig Platz vorhanden ist (z.B. bei der Zeiterfassung). Die Kurzbezeichnung sollte so gewählt werden, dass das entsprechende Projekt nach wie vor eindeutig identifiziert werden kann (z.B. "ALLGD" für "Allgemeine Dienstleistungen").
Die Teilprojekt-Kurzbezeichnung wird immer dann anstelle der Teilprojektbezeichnung gezeigt, wenn in einem Dialog oder auf einer Liste wenig Platz vorhanden ist (z.B. bei der Zeiterfassung). Die Kurzbezeichnung sollte so gewählt werden, dass das entsprechende Teilprojekt nach wie vor eindeutig identifiziert werden kann (z.B. "VOST" für "Vorstudie").
Das Mitarbeiter-Kürzel wird immer dann anstelle des Namens gezeigt, wenn in einem Dialog oder auf einer Liste wenig Platz vorhanden ist. Das Kürzel soll so gewählt werden, dass der Mitarbeiter eindeutig identifiziert ist, d.h. es sollte vermieden werden, dass zwei Mitarbeiter das gleiche Kürzel haben.
Das Land kann aus einer Liste ausgewählt werden. Die Liste kann via Schnellsuche "Länder" erweitert werden.
Wir unterscheiden folgende Leistungsarten:
Hier kann der Zeitraum für die an das Kostenrechnnungssystem zu exportierenden Leistungen eingegeben werden - bei monatlichem Export beispielsweise der ganze Monat.
Dies ist die Währung Ihrer Firma, in dieser Währung werden alle Beträge gespeichert. Die Umrechnungskurse in der Währungstabelle beziehen sich immer auf diese Währung. Die Leitwährung kann nicht geändert werden. Falls sie beim Start mit proles falsch eingestellt ist, nehmen Sie bitte mit uns Kontakt auf.
Hier sehen Sie - sobald die Pauschale erstmals verrechnet wurde - die Liste der bisherigen Verrechnungen, jeweils mit Datum, Text, Betrag und Fakturnummer.
Hier können Sie die Lieferadresse für die bestellte Ware eingeben. Sie erscheint auf der gedruckten Lieferantenbestellung.
Der Lieferant kann aus einer Liste ausgewählt werden. Falls der gewünschte Lieferant fehlt, kann er via Schnellsuche "Lieferanten" angelegt werden.
Die Lieferantenadresse wird automatisch vom Lieferanten übernommen, sobald Sie diesen ausgewählt haben. Sie kann anschliessend noch verändert oder ergänzt werden. An diese Adresse wird die Bestellung gesandt.
Mittels Lieferantenkategorie können Lieferanten zu Gruppen zusammengefasst werden. Bei der Bearbeitung des Lieferanten kann die Kategorie aus einer Liste ausgewählt werden. Die Liste der Kategorien via Schnellsuche "Lieferantenkategorien" gepflegt.
Der hier eingegebene Text erscheint auf gedruckten Listen im Listenkopf. Üblicherweise geben Sie hier den Namen Ihrer Firma ein.
Hier können Sie bestimmen, welche Auswertung Sie erhalten wollen:
Das Mahndatum wird durch die Option "Mahnung erstellen" in der Fakturierung gesetzt (nicht aber bei manueller Änderung des Fakturstatus auf "Mahnung erstellt"). Es wird auf der Mahnung angedruckt und kann hier nicht geändert werden.
Hier können sie einen Prozentsatz eingeben, um welchen anschliessend die Einkaufspreise auf Positionsebene erhöht werden um den Verkaufspreis zu berechnen (anlässlich der manuelle Eingabe oder Veränderung des Einkaufspreises im Positionsbild).
Hier legen Sie für Text- und Memofelder die maximale Anzahl Zeichen fest, welche später in diesem Feld eingegeben werden dürfen.
Hier kann erläuternder Text zur Abrechnung erfasst werden. Er erscheint in der Folge auf der gedruckten Abrechnung.
Weitere "interne" Bemerkungen zum Projekt. Die hier erfassten Angaben erscheinen mit dem Standard-Fakturlayout nicht auf der Kundenfaktur.
Im oberen Feld wird ein zusätzlicher Text für den Druck der Faktur (je nach Layout) gezeigt, er kann verändert werden. Bei der Erstellung der Faktur wird hier der in den Programmtexten hinterlegte Text als zusätzliche Information für den Kunden aufbereitet (siehe Schnellsuche "Programmtexte", Gruppe "Faktur", Text 21). Für das untere Feld gilt dasselbe, allerdings wird hier anlässlich der Fakturerstellung nichts eingesetzt, d.h. die Erfassung muss immer via Fakturdetail erfolgen (für jede Faktur einzeln).
Hier kann ein rein interner Kommentar zur Faktur erfasst werden, welcher auf der gedruckten Faktur nicht erscheint.
Die Anzahl des Material- oder Spesenartikels. Sie wird mit dem Preis multipliziert um den Betrag der Position zu ermitteln.
Der Mitarbeiter kann aus einer Liste ausgewählt werden. Je nach Funktion zeigt die Liste nicht sämtliche Mitarbeiter, sondern nur diejenigen, für welche Sie berechtigt wurden oder nur diejenigen, welche zur Abteilung bzw. Mitarbeitergruppe passen (falls auf dem gleichen Bild oberhalb der Mitarbeiterauswahl noch eine Abteilungs- oder Mitarbeitergruppenauswahl erscheint). Zudem kann in einigen Dialogen zusätzlich noch ausgewählt werden, ob alle Mitarbeiter oder nur aktive Mitarbeiter in der Liste erscheinen sollen. Neue Mitarbeiter können via Schnellsuche "Mitarbeiter" erfasst werden.
Die Rolle des Mitarbeiters kann (rein zu informativen Zwecken) aus einer Liste ausgewählt werden. Via Schnellsuche "Mitarbeiterrollen Projekte" kann die Liste erweitert werden.
Jeder Mitarbeiter kann via Schnellsuche "Mitarbeitergruppen" einer oder mehreren frei definierbaren Mitarbeitergruppen zugeordnet werden. Damit wird ermöglicht, dass für Listenabrufe und andere Funktionen nicht mehr einzelne Mitarbeiter ausgewählt werden müssen, sondern via Auswahl einer Mitarbeitergruppe alle ihr zugeordneten Mitarbeiter aufs Mal.
Damit wird bestimmt, dass der Mitarbeiter für die betreffende Funktion nicht nur die Berechtigung zur Anzeige, sondern auch diejenige für Datenerfassung und -Veränderung hat.
Hier kann für Spezialfälle (Faktur an Endkonsumenten) bestimmt werden, dass die Mehrwertsteuer in der Faktur nicht offen ausgewiesen wird, sondern die Beträge stattdessen schon um die Mehrwertsteuer erhöht dargestellt werden.
Der Mehrwertsteuersatz kann aus einer Liste ausgewählt werden. Weitere Mehrwertsteuersätze können via Schnellsuche "Mehrwertsteuersätze" eingepflegt werden.
Hier legen Sie fest, ob Beträge dieser Währung ganzzahlig oder mit zwei Nachkommastellen dargestellt werden. Normalfall ist mit zwei Nachkommastellen, es existieren aber einige wenige Währungen, bei welchen die Beträge ohne Nachkommastellen ausgewiesen werden (wie früher bei der italienischen Lira).
In der Mitarbeiterübersicht kann die Auswahl via Eingabe von Nach- oder Vorname auf die passenden Mitarbeiter beschränkt werden. Name respektive Vorname müssen dabei nicht vollständig eingegeben werden. Beispielsweise werden über die Eingabe von "Wer" auch Mitarbeiter mit Vorname "Werner" gefunden. Im Bild "Mitarbeiter bearbeiten" kann der Name erfasst oder verändert werden, sofern der Mitarbeiter nicht gleichzeitig eine CRM-Person ist. Bei CRM-Personen müssen die Namensangaben in prolesCRM gepflegt werden.
Hier können Sie für Felder des Typs "Zahl" gültigen Wertebereich für die künftige Erfassung definieren. Der Wertebereich muss aufsteigend eingegeben werden, darf aber auch negative Werte enthalten. Es ist also beispielsweise möglich, einen gültigen Wertebereich von -100 bis +100 zu definieren.
Wenn Sie hier den Haken setzen, werden danach Fakturen gezeigt, welche bisher noch nicht an das FIBU-System exportiert wurden. Dieses Feld steht nur zur Verfügung, wenn prolesFinanz lizenziert ist.
Das Offertdatum wird in den allgemeinen Offertdaten gespeichert und kann dort verändert werden. Es erscheint auch auf der gedruckten Offerte. Bei der Offertsuche können Offerten über die Eingabe eines Datumbereichs bezüglich Offertdatum gesucht werden.
Datum, an welchem die Offerte erstellt wurde. Dieses Datum kann auf der Faktur als Information für den Kunden gedruckt werden (abhängig vom Layout).
Hier können Sie aus einer Liste auswählen, in welchem Stadium die Offerte sich gerade befindet. Der Status hat einen Einfluss auf die Anzeige im Offert-Dashboard (Tortendiagramme und Top-5-Listen).
Für das Passwort gelten die üblichen Regeln: Es sollte nicht zu erraten sein und Sie sollten es nirgends aufschreiben. Falls Sie das Passwort vergessen haben, können Sie auf dem Anmeldebildschirm über den Link "Passwort vergessen?" die Erstellung eines neuen Passworts verlangen. Folgen Sie den Anweisungen in der eMail, welches sie nach Eingabe Ihrer eMail-Adresse erhalten.
Pauschal zu verrechnender Betrag (in Projektwährung) für den Anteil, welcher nicht nach Aufwand verrechnet wird.
Damit wird definiert, in welchen Monaten die wiederkehrende Pauschale verrechnet werden soll. Sie können einzelne Monate auswählen oder mit den Schaltflächen "monatlich", "quartalsweise" und "halbjährlich" die entsprechenden Monate selektieren.
Hier können Sie für den Export von Stundenbewegungen an das Kostenrechnungssystem den Mitarbeitercode, welches der Mitarbeiter in diesem System hat, eingeben.
Tragen Sie hier die geplanten Kosten für ein Projekt ein. Dieses Feld wird nur für die Liste "Projekt-Kennzahlen" benötigt. Die Plankosten müssen in Fakturwährung erfasst werden.
Mit Hilfe des Icons "Nachschlagen" rechts neben dem Eingabefeld können Ortschaften gesucht und ausgewählt werden. Die eingegebene PLZ (oder Teile davon) sowie der allenfalls eingegebene Ortsname (oder Teile davon) werden als Suchkriterien berücksichtigt. Damit die Suche nicht zu lange dauert, muss mindestens eine Zahl im Feld PLZ oder ein Buchstabe im Feld Ort eingegeben werden. Sind die Eingaben eindeutig, werden die Felder ohne Anzeigen des Auswahlbildes ausgefüllt. Sind die eingegebenen Daten (PLZ und/oder Ortsname) nicht eindeutig oder nicht korrekt, wird beim Sichern automatisch auf das Auswahlbild der Ortschaften verzweigt. proles wird standardmässig mit dem Postleitzahlenstamm der Post zur Verfügung gestellt. Zusätzliche Ortschaften (z.B. Auslandadressen) können via Schnellsuche "Ortschaften" gepflegt werden.
Wenn hier der Haken gesetzt wird, werden die Offertpositionen gemäss Projektstruktur (Teilprojekte als Titel, Aktivitäten resp. Tarife als Stundenpositionen) erstellt, sie können danach verändert, gelöscht oder umsortiert werden - selbstverständlich können weitere Positionen ergänzt werden.
Hier definieren Sie den Präfix für die Ticketnummern. Der Präfix sollte so gestaltet werden, dass die Suche nach Tickets möglichst eindeutig wird, d.h. so, dass mit diesem Begriff nur Tickets und nichts anderes gefunden werden. Beispiel: Mit dem Präfix "CRM-" ergeben sich Ticketnummern wie CRM-1221 (die Nummer wird fortlaufend hochgezählt). Wenn Sie in der Ticketnummer auch noch Jahr und Monat sehen möchten, können Sie zusätzlich das Element "%JJJJMM%" in den Präfix aufnehmen. "CRM-%JJJJMM%-" ergibt also beispielsweise die Ticketnummer CRM-201601-1221 für ein Ticket von Januar 2016.
Das Profil legt fest, ob es sich um einen "normalen" Benutzer oder einen Administrator handelt. Administratoren haben ohne weitere Berechtigungsvergabe sämtliche Rechte auf Menufunktionen und Daten. Normalfall ist aber "User", für welche die Berechtigungen für Funktionen, Projekte und Infos gezielt vergeben werden.
Das Profitcenter kann bei der Erfassung eines Projekts aus einer Liste ausgewählt werden. Die zugehörige Liste wird via Schnellsuche "Profitcenter" gepflegt. Das Profitcenter kann in der Folge in verschiedenen Funktionen dazu verwendet werden, die Menge der zu behandelnden Projekte auf ein einzelnes Profitcenter zu beschränken.
Das Projekt ist die zweite Hierarchie-Stufe der Projektverwaltung, jedes Projekt gehört zu einem Kunden. Auf dieser Stufe werden die für die Fakturierung wesentlichen Daten sowie das Kostendach resp. Budget und die Berechtigungen verwaltet. Das Projekt kann aus einer Liste ausgewählt werden. Je nach Funktion zeigt die Liste nicht sämtliche Projekte, sondern nur diejenigen, für welche Sie berechtigt wurden. Zudem kann in einigen Dialogen zusätzlich noch ausgewählt werden, ob beendete Projekte in der Liste erscheinen sollen oder nicht ("beendet" kann in den Projektdaten via Projektstatus eingestellt werden). Neue Projekte können via Schnellsuche "Projektverwaltung" erfasst werden.
Dieser Betrag entspricht dem Gesamt-Umsatzbudget für ein Projekt - es wird in Fakturwährung eingegeben. Dieses Umsatzbudget dient auch als "Eingabebremse" für Stunden, Spesen, Artikel und Pauschalen des Projekts. Mit der Auswahl "keine Erfassung möglich wenn Projekt-Budget erreicht" weiter oben wird die "Eingabebremse" für ein Projekt eingeschaltet. Ein hier eingegebener Betrag verunmöglicht demzufolge die Erfassung von Leistungen, welche das Projekt-Budget (zu Verkaufspreisen) überschreiten würden.
Für die Erfassung eines detaillierten Umsatzbudgets für ein Projekt wählen Sie am unteren Bildrand bei den weiteren Optionen den Punkt "Budget". Wenn Sie für ein Projekt mit der Funktion "Budget" ein Umsatzbudget angelegt haben (mit mehreren Budget-Positionen), können Sie dieses nur noch über die Budget-Funktion bearbeiten (in diesem Fall wird das Eingabefeld "Projekt-Budget (Offertsumme)" hier gesperrt).
Zusatzinformation: Ein hier erfasster Betrag kann (z.B. bei der Verrechnung von Akontozahlungen) als Information für den Kunden auf der Kundenfaktur gedruckt werden (abhängig vom gewählten Fakturlayout).
Der Projektcode extern wird beim Export von Leistungen (Stunden, Artikel, Spesen, Pauschalen) an das Kostenrechnungssystem auf jeder einzelnen Position mitgegeben. Es handelt sich dabei um den im empfangenden System hinterlegten Projektcode, d.h. die Identifikation dieses Projekts in diesem System.
Bei der Erfassung eines Projekts kann der Projektleiter aus der Liste der Mitarbeiter ausgewählt werden um das Projekt einer Person zuzuordnen. In der Fakturierung und in einigen Listenabrufen kann anschliessend die Auswahl der Projekte auf einen einzelnen Projektleiter beschränkt werden.
Der Projektstatus kann aus einer Liste ausgewählt werden. Mögliche Stati: offen, freigegeben, in Arbeit, beendet. Diese Statusinformation dient u.a. als Auswahl für Projekte in der Auswertung Projekt-Kennzahlen, zudem können an verschiedenen Orten beendete Projekte von der Auswahl ausgeschlossen werden. Wenn der Projektstatus geändert wird, kann dieser optional an die untergeordneten Aktivitäten "vererbt" werden (beim Speichern des Projekts kann der Benutzer entscheiden, ob nur der Projektstatus oder der Projektstatus sowie die Aktivitätenstati geändert werden sollen).
Internes Projekt oder Kundenprojekt. Die Auswahl hier hat nur Einfluss auf die Gruppierung bei der Liste "Produktivitätsübersicht".
Bei einem Rabatt in Prozent kann differenziert werden, ob der Rabatt für Zeiterfassungen (geleistete Arbeit) gültig ist oder für Spesen/Artikel oder für Pauschalen. Mindestens eine dieser Leistungsarten muss ausgewählt werden.
Ein Rabatt kann hier auch direkt als Betrag statt in Prozent eingegeben werden, beispielsweise wenn der Rabatt in Prozent einen 'unschönen' Rechnungsbetrag ergeben würde. Zusatzbemerkung: Statt "CHF" erscheint hier unter Umständen eine andere Währung - es handelt sich um die Fakturwährung gemäss Projekt.
Hier können Sie die Adresse für die Zustellung der Faktur des Lieferanten eingeben. Sie erscheint auf der gedruckten Lieferantenbestellung.
Hier kann pro Projekt eingestellt werden, ob auf der Kundenfaktur eine History bereits fakturierter Leistungen gedruckt werden soll (als Information für den Kunden).
Hier kann ausgewählt werden, ob alle Spesenerfassungen ausgewertet werden sollen oder nur diejenigen mit respektive ohne Rückerstattung an den Mitarbeiter (gemäss Spesenerfassung).
Hier geben Sie an, ob der Spesenbetrag an den Mitarbeiter rückerstattet wird oder nicht. Diese Angabe wird beim Druck von Spesendetails berücksichtigt.
Via Sequenznummer kann die Reihenfolge der Aktivitäten respektive Aktivitätenschritte beeinflusst werden. Falls Sie die Sequenznummer nicht eingeben, wird alphabetisch sortiert.
Mit dem Soll-Beginn und dem Soll-Termin kann der Erledigungszeitraum für eine Arbeit festgelegt werden - als Plandaten. Diese Daten sind z.B. für die Listen "Einsatzplanung" oder "Projektplanung" relevant. Der Soll-Beginn definiert das Start-Datum der Arbeit.
Das Datum Ist-Beginn wird automatisch vom System eingesetzt, wenn ein Mitarbeiter zum ersten Mal Stunden für diese Arbeit erfasst. Der Ist-Termin kann manuell erfasst werden nach Abschluss einer Arbeit. Dieses Datum kann z.B. gesetzt werden, wenn die Aktivität in den Status "beendet" gesetzt wird.
Hier definieren Sie die Anzahl Stunden, welche der Mitarbeiter für die Erledigung maximal aufwenden soll. Diese wird in verschiedenen Listen der tatsächlich rapportierten Ist-Stundenzahl gegenübergestellt. Zudem kann auf Projektebene definiert werden, dass nicht mehr als die hier eingegebene Stundenzahl rapportiert werden kann.
Hier kann das gewünschte Erledigungsdatum eingegeben werden. Damit können Sie in der CRM-Suche die Pendenzen auch nach Soll-Erledigungsdatum suchen und sortieren.
Damit kann eine Zeitspanne definiert werden, innerhalb der der Soll-Termin der Aktivität (respektive des Aktivitätenschritts) liegen muss, damit sie für die Auswertungen ausgewählt wird.
Hier legen Sie den Vorgabewert bezüglich Rückerstattung an den Mitarbeiter fest. Bei der späteren Erfassung wird dieser Wert jeweils vorgegeben, Sie können ihn aber im Einzelfall wieder abändern.
Hier legen Sie den Vorgabewert bezüglich Verrechnung fest. Bei der späteren Erfassung wird dieser Wert jeweils vorgegeben, Sie können ihn aber im Einzelfall wieder abändern.
Hier legen Sie fest, welche Spesen bezüglich Abrechnungszustand ausgewertet werden sollen:
Anlässlich der Spesenabrechnung (vgl. Schnellsuche "Spesenabrechnung") erhalten die abgerechneten Spesenpositionen eine Spesenabrechnungsnummer, welche fortlaufend vom System vergeben wird. Solche Positionen können in der Folge nicht mehr verändert werden.
Damit wird zwischen Autospesen und übrigen Spesen unterschieden. Bei Autospesen werden zusätzliche Informationen erfasst (Fahrzeug, Start und Ziel, Distanz). Damit sind die gesetzlichen Anforderung bezüglich Fahrtenbuch abgedeckt.
Hier kann optional ein Fakturzuschlag via Auswahl aus dem Spesenartikelstamm definiert werden. Dies hat zur Folge, dass diese Position automatisch bei jeder Fakturerstellung als Zuschlagsposition eingefügt wird (z.B. für Pauschalspesen).
Der Spesencode identifiziert einen einzelnen Spesenartikel. Bei der Spesenerfassung kann der Spesenartikel durch Eingabe des Spesencodes oder durch Klick auf das danebenstehende Such-Icon bestimmt werden. Bei Eingabe des Spesencodes wird das Feld automatisch vervollständigt, sobald der Spesenartikel automatisch bestimmt werden kann (d.h. zur Eingabe gibt es einen einzigen passenden Spesenartikel).
Hier kann für den Spesenartikel der externe Code für den Export an das Finanz-/Kostenrechnungssystem eingegeben werden.
Die Projektsprache kommt bei der Fakturierung zur Anwendung. Die Kundenrechnung kann in beliebiger Sprache gedruckt werden. Wenn in der Auswahlliste nur eine Sprache angezeigt wird, können via Schnellsuche "Sprachen" weitere Sprachen erfasst werden. Die sprachabhängigen Texte für die Kundenrechnungen können in der Programmtextverwaltung erfasst oder angepasst werden (siehe Schnellsuche "Programmtexte").
Wird bei der ersten Erstellung des Mitarbeiterkalenders verwendet und ist somit auch gleich das Start-Datum für die erste Arbeitszeitabrechnung eines Mitarbeiters. Nachher wird das Abrechnungsdatum anhand der letzten Abrechnung bestimmt, damit keine Lücken entstehen. Eine Zeitrapportierung vor dieses Datum ist nicht möglich.
Hier kann für Autospesen angegeben werden, wo die Reise begonnen und wo sie geendet hat. Diese Informationen erscheinen auch in der Liste "Spesendetails", welche damit auch als Fahrtenbuch verwendet werden kann.
Hier kann angegeben werden, in welchem Monat/Jahr die Pauschale erstmals und letztmals verrechnet wird. Das Enddatum kann auch leer gelassen werden - damit wird die Pauschale unbefristet verrechnet.
Der Status einer Arbeitszeitabrechnung (erstellt oder genehmigt) wird im Bild "Arbeitszeitabrechnung bearbeiten" gesetzt. Arbeitszeitabrechnungen können in der Folge gemäss diesem Status ausgewählt werden.
Der Status wird bei der Abrechnung von Spesen via Schnellsuche "Spesenabrechnung" automatisch auf "erstellt" gesetzt. Im Dialog "Spesenabrechnung bearbeiten" kann er manuell auf "genehmigt" oder "abgerechnet" gesetzt werden.
Damit definieren Sie, welche wiederkehrenden Arbeiten Sie bezüglich Status auswerten möchten:
Diese Spalte zeigt das Total der Stunden, welche mit dieser Planungsfunktion bereits verplant wurden. Im oberen Teil (Mitarbeiter-Einsatzplanung) ist es das Total über den sichtbaren Bereich. Im unteren Teil ist es das ganze Total der Budgetposition respektive des Mitarbeiter darin.
Diese Spalte zeigt die Soll-Stunden gemäss Mitarbeiterkalender. Für die Soll-Stunden-Berechnung werden im Mitarbeiterkalender nur Halbtage berücksichtigt, welche im Kalender als "Arbeit" deklariert sind (An-/Abwesenheitsart "Arbeit" gemäss Mandantenparametrierung). Hierbei handelt es sich also um die verfügbare Kapazität der einzelnen Mitarbeiter.
Anzahl der bugetierten Arbeitsstunden für die aktuelle Buget-Position (für den Teil, welcher nach Aufwand verrechnet werden wird).
Die Arbeitszeit kann in der Zeiterfassung in der Form von Stunden mit Dezimalen oder als Von/Bis-Zeit eingegeben werden:
Arbeitszeit in Stunden mit Dezimalstellen, z.B. 4.5 = viereinhalb Stunden.
Hier können Sie einen Suchbegriff eingeben, um die Liste der Fakturen zu verkleinern. Sie können beispielsweise einen Teil der Kundenadresse oder der Projektbezeichnung, aber auch Teile des Fakturmemos oder die Fakturnummer eingeben, um die gesuchte Faktur möglichst schnell zu finden.
Mit dem eingegebenen Begriff wird eine „intelligente“ Suche ausgelöst, es werden Offerten gesucht, welche diesen Begriff enthalten in:
Falls der Suchbegriff leergelassen wird, werden alle Offerten gezeigt, welche den aktuellen Benutzer als Umsatzträger enthalten und im Status "in Erstellung" sind.
Wenn Sie das Suchfeld leer lassen und auf das „Suche“-Icon klicken, erscheint anschliessend eine Liste sämtlicher Fakturen, wobei die Trefferliste auf 1000 Fakturen beschränkt wird, damit die Bildaufbereitung nicht zu lange dauert. Dort können Sie die Liste nötigenfalls via Expertensuche noch umgestalten. Normalerweise werden Sie hier aber einen Suchbegriff eingeben, z.B. einen Kunden- oder Projektnamen oder auch eine Fakturnummer. Damit erreichen Sie, dass nur die zu diesem Begriff passenden Fakturen in der Trefferliste gezeigt werden.
Hier können Sie einen Teil eines Projekt-, Teilprojekt- oder Aktivitätentexts oder ein Mitarbeiterkürzel eingegeben. Nach Suche mit dem Lupe-Icon werden anschliessend nur die Projekte, Teilprojekte und Aktivitäten gezeigt, welche zu diesem Suchtext passen resp. eine Mitarbeiterzuordnung zum eingegebenen Kürzel enthalten.
Mit dem hier eingegebenen Suchtext werden die Kontakte und Vorhaben des CRM durchsucht. Die Suche betrifft die Felder Vorhabenbezeichnung, Firmenname, Personenname und -Vorname, Telefon- und Faxnummern, eMail-Adressen und Internetadresse.
Bei der Serienzeiterfassung muss hier angegeben werden, für welche Wochentage innerhalb des eingegebenen Zeitbereichs eine Rapportierungsposition eröffnet werden soll.
Der Tarif kann bei der Zuordnung eines Mitarbeiters zu einer Aktivität (siehe Planung / Projektverwaltung) aus einer Liste ausgewählt werden. Ein- und derselbe Mitarbeiter kann auf diese Weise für unterschiedliche Tätigkeiten resp. Kunden mit unterschiedlichen Stundensätzen verrechnet werden. Die Liste der Tarife kann via Schnellsuche "Tarife" bearbeitet werden.
Hier legen Sie die Währung dieses Tarifs fest. Falls es sich um eine andere Währung handelt als die Leitwährung (gemäss Mandant, für interne Auswertungen) oder die Fakturwährung, werden die Beträge jeweils in die Zielwährung umgerechnet.
Mittels Teilprojekten kann ein Projekt weiter strukturiert werden, beispielsweise in Phasen oder auch in Hauptprojekt und Erweiterungen. In den Mandantendaten kann eingestellt werden, ob Teilprojekte geführt werden sollen oder nicht. Nur wenn diese Funktion eingeschaltet ist, können Teilprojekte erfasst werden. Das Teilprojekt kann aus einer Liste ausgewählt werden. Die Liste zeigt jeweils die zum darüber ausgewählten Projekt passenden Teilprojekte.
Der Teilprojektcode extern wird beim Export von Leistungen (Stunden, Artikel, Spesen, Pauschalen) an das Kostenrechnungssystem auf jeder einzelnen Position mitgegeben. Es handelt sich dabei um den im empfangenden System hinterlegten Teilprojektcode, d.h. die Identifikation dieses Teilprojekts in diesem System.
Diese Angabe kann auf der Faktur gedruckt werden (abhängig vom Layout).
Hier wird der Text für den Druck der Mahnung gezeigt, er kann für eine einzelne Mahnung verändert werden. Bei der Erstellung der Mahnung wird hier der in den Programmtexten hinterlegte Text verwendet (siehe Schnellsuche "Programmtexte"), Gruppe "Faktur", Text 49 - z.B. "Dieser Betrag ist laut unserer Buchhaltung noch offen. Wir bitten um Begleichung in den nächsten Tagen").
Der hier eingegebene Text erscheint in der gedruckten Faktur auf der Rabattzeile (beispielsweise "Sonderrabatt").
Die Ticketnummer wird (sofern das CRM entsprechend eingerichtet ist) automatisch zu Ereignissen generiert, sie kann aber im Dialog verändert werden, falls nötig. In der CRM-Suche kann nach Ticketnummern gesucht werden. Der im Ticketnummernfeld der CRM-Suche eingegebene Text durchsucht aber zusätzlich auch die bei den Ereignissen erfassten Text (Bezeichnung des Ereignisses).
Hier wird der Titel für den Druck der Mahnung gezeigt, er kann für eine einzelne Mahnung verändert werden. Bei der Erstellung der Mahnung wird hier der in den Programmtexten hinterlegte Text verwendet (siehe Schnellsuche "Programmtexte", Gruppe "Faktur", Text 48 - z.B. "Mahnung" oder "Erinnerung").
Hier erscheint der Titel für den Druck der Faktur (je nach Layout), er kann verändert werden. Bei der Erstellung der Faktur wird hier der in den Programmtexten hinterlegte Text aufbereitet (siehe Schnellsuche "Programmtexte", Gruppe "Faktur", Text 1). Der Text kann die folgenden "Platzhalter" enthalten, welche bei der Fakturerstellung durch aktuelle Werte ersetzt wird:
Beispiel: "für Dienstleistungen bis %datumBis% auf Projekt %tblProjekt_projektBez%" ergibt bei Projekt "BCA4" bei der Fakturierung vom 31.12.2015 den Fakturtitel "für Dienstleistungen bis 31.12.2015 auf Projekt BCA4".
Definiert die Erfassbarkeit der An-/Abwesenheitsart:
Art des Arbeitszeitmodells:
Der Mitarbeiter, welchem der Umsatz angerechnet wird, primär für Auswertungen (beispielsweise Projekt-Kennzahlen).
Diese Angabe kann auf Ebene Projekt für den Druck auf der Faktur (abhängig vom Layout) erfasst werden. Auf Ebene Fakturdetail kann die Angabe zudem für eine einzelne Faktur verändert werden, falls nötig.
Hier können Sie bestimmen, dass im gedruckten Report der Text "Auftraggeber" erscheint statt "Vorgesetzter" (für Visierung durch den Auftraggeber statt durch den Vorgesetzten).
Hier kann bestimmt werden, dass auf dem gedruckten Report Zeilen für die Visierung durch Mitarbeiter und Vorgesetzten angedruckt werden.
Hier wird bestimmt, ob der Excel-Report einen Block pro Teilprojekt enthält oder (stärker verdichtet) pro Projekt. Die Option steht nur zur Verfügung, wenn auf Ebene Mandant die Hierarchiestufe "Teilprojekt" eingeschaltet ist.
Bei der Erfassung einer Leistung kann über dieses Auswahlfeld bestimmt werden, ob die Leistung verrechenbar sein soll oder nicht. Nicht verrechenbare Leistungen erscheinen nicht auf einer Faktur. Achtung: Bei Stundenerfassungen kann der Tarif CHF 0.- verwendet werden. In diesem Fall erscheint die Leistung auf der Faktur, aber mit Betrag 0.-. Der Normalfall ist natürlich, dass Leistungen verrechenbar sind und auch einen Tarif haben, wenn nach Aufwand abgerechnet wird.
Hier können Sie für die Anzeige einen Filter bezüglich Verrechenbarkeit setzen:
Datum, an welchem die Fremdleistung frühestens an den Kunden verrechnet werden darf. Bei Freigabe zur Verrechnung über die entsprechende Option wird hier das Tagesdatum eingesetzt, falls das Datum noch leer ist.
Damit können Sie die Suche gemäss Status der Verrechnung einschränken:
Die VESR-Nummer kann im Bearbeitungsdialog einer einzelnen Faktur erfasst werden. In der Übersicht der Fakturen kann eine Faktur anschliessend auch über die Eingabe einer VESR-Nummer gesucht werden.
In der Mitarbeiterzusammenfassung im oberen Bildbereich wird der Verplanungsgrad pro Mitarbeiter ausgegeben (Planstunden in Prozent der Sollstunden).
Mit dem Vorhabenstatus legen Sie für Ihre Vorhaben den aktuellen Zustand fest. In der CRM-Suche können Sie in der Folge eine Suche nach Status auslösen. Den Status können Sie bei der Erfassung eines Vorhabens und im Verlauf der Bearbeitung bei Aenderungen aus einer Liste auswählen. Der Inhalt dieser Liste kann via Schnellsuche "Vorhabentypen" angepasst werden. Via Schnellsuche "Einstellungen prolesCRM" legen Sie den Status fest, welcher für ein Vorhaben bei Erfassung als Start-Status vorgeschlagen werden soll.
Mit dem Vorhabentyp klassifizieren Sie Ihre Vorhaben nach Art. In der CRM-Suche können Sie in der Folge eine Suche nach Typ auslösen. Den Vorhabentyp können Sie bei der Erfassung eines Vorhabens (oder bei nachträglicher Aenderung) aus einer Liste auswählen. Der Inhalt dieser Liste kann via Schnellsuche "Vorhabentypen" angepasst werden.
In der Mitarbeiterübersicht kann die Auswahl via Eingabe von Nach- oder Vorname auf die passenden Mitarbeiter beschränkt werden. Name respektive Vorname müssen dabei nicht vollständig eingegeben werden. Beispielsweise werden über die Eingabe von "Wer" auch Mitarbeiter mit Vorname "Werner" gefunden. Im Bild "Mitarbeiter bearbeiten" kann der Vorname erfasst oder verändert werden, sofern der Mitarbeiter nicht gleichzeitig eine CRM-Person ist. Bei CRM-Personen müssen die Namensangaben in prolesCRM gepflegt werden.
Als „Wiederkehrende Arbeiten“ bezeichnet man Aufgaben, die in regelmässigen Abständen absolviert werden müssen.
Es kann sich hierbei um einfache Routineaufgaben wie „Blumen giessen“ oder auch komplexe Tätigkeiten wie „Alarmanlage aktivieren“ handeln. Wichtig ist, dass diese Arbeiten in einem regelmässigen Rhythmus ausgeführt werden müssen und Sie automatisch zum richtigen Zeitpunkt an die Erledigung erinnert werden.
Lassen Sie Ihrem Kalender Freiraum für Termine und behalten Sie Ihre Routineaufgaben mit proles separat im Blick. Das hat nicht nur den Vorteil, dass Sie eine bessere Übersicht im Kalender haben, auch Ihre Routineaufgaben geraten nicht in Vergessenheit und Ihr Kopf ist wieder frei für andere Dinge.
Weitere Informationen: Wiederkehrende Arbeiten einrichten und effizient nutzen
Hier kann definiert werden, dass Spesen mit diesem Artikel an den Mitarbeiter rückerstattet werden. Bei der Erfassung der Spesenposition wird in der Folge die Rückerstattung so wie hier gewählt vorgegeben. Sie kann im Einzelfall noch abgeändert werden.
Hier kann definiert werden, dass Spesen respektive Material mit diesem Artikel an den Kunden verrechnet werden. Bei der Erfassung der einzelnen Leistung wird in der Folge die Verrechnung so wie hier gewählt vorgegeben. Sie kann im Einzelfall noch abgeändert werden.
Falls die Periodizität täglich oder wöchentlich ist, können Sie hier einen oder mehrere Wochentage auswählen, an welchen die wiederkehrende Arbeit jeweils fällig wird.
Anzahl Tage ab Fakturierungsdatum bis Zahlung eingetroffen sein sollte. Wird diese Frist überschritten, erscheint die Faktur in der Übersicht (siehe Abrechnung / Fakturierung) in orange und es kann auf Verlangen eine Mahnung erstellt werden. Falls Sie unterschiedliche Zahlungsfristen beim gleichen Kunden wünschen, können Sie auf dem Projektdetailbild die Zahlungsfrist vom Kunden übersteuern.
In diesem Feld wird die Zahlungskondition für den Druck der Faktur gezeigt, sie kann verändert werden. Bei der Erstellung der Faktur wird hier der in den Programmtexten hinterlegte Text aufbereitet (siehe Schnellsuche "Programmtexte", Gruppe "Faktur", Text 11). Der Text kann den Platzhalter "%tblKunde_zahlungsfrist%" enthalten - dieser Platzhalter wird durch die Zahlungsfrist gemäss Projekt (sofern dort eingegeben) respektive gemäss Kundendaten ersetzt. Beispiel: "%tblKunde_zahlungsfrist% Tage netto" ergibt "30 Tage netto", wenn auf Ebene Projekt eine Zahlungsfrist von 30 Tagen eingegeben wurde.
Hier kann die Von-/Bis-Zeit für die Zeiterfassungen eingegeben werden, sofern dies gemäss Mandanteneinstellung möglich ist. Die Zeiten müssen vierstellig in Stunden und Minuten eingegeben werden (z.B. 0915).
Hier können Sie auswählen, welche Leistungsarten zu fakturieren sind: Stunden, Artikel, Spesen, Pauschalen, wiederkehrende Pauschalen. Normalerweise werden Sie den Haken bei allen Leistungsarten setzen, so dass keine Leistungen unfakturiert bleiben. Oftmals kann es aber nützlich sein, beispielsweise nur Pauschalen auszuwählen, wenn Stunden und Artikel erst zu einem späteren Zeitpunkt abgerechnet werden sollen.
Damit wird bestimmt, dass am Schluss des Reports (pro Mitarbeiter) eine Zusammenfassung der Stunden nach An-/Abwesenheitsart angedruckt wird.