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Affinché l'amministrazione di un'azienda proceda senza intoppi è essenziale registrare e seguire sistematicamente l'entrata e l'uscita dei diversi documenti. Dal momento che non è sempre possibile distinguere le e-mail private da quelle professionali, la gestione della posta elettronica degli impiegati può far sorgere, durante la loro assenza, problemi in materia di diritto della protezione dei dati. Questi problemi potrebbero venir risolti se per la corrispondenza aziendale venisse utilizzato un indirizzo funzionale invece di uno nominale.
Per la posta elettronica esistono - così come nella tradizionale corrispondenza postale - due modi di indirizzamento: in base al nome (per es. <email-pii>, oppure <email-pii>) e in base alla funzione, quindi in modo anonimo (per es. <email-pii>, <email-pii>, oppure <email-pii>). Il primo sistema è oggi il più diffuso.
Se si utilizza un indirizzo nominale diventa un problema gestire la posta elettronica di un impiegato durante la sua assenza o in caso di partenza dalla ditta, poiché è difficile differenziare tra e-mail private ed e-mail professionali. Se nessuna menzione permette di stabilire la natura di una e-mail, e nemmeno dall'indirizzo si può riconoscere o assicurarsi che si tratta di una comunicazione privata, il datore di lavoro può - come nel caso di un tradizionale invio postale - partire dal principio che si tratta di una e-mail professionale. In caso di fondati dubbi sulla natura dell'e-mail, il datore di lavoro deve chiarirli con l'impiegato. In questo caso non può prendere conoscenza del contenuto della e-mail, indipendentemente dal fatto che la comunicazione sia o meno di natura privata.
Nel caso di assenze previste (vacanze, congedi, servizio militare) vi sono essenzialmente tre modi per gestire la posta elettronica:
- Nel programma di posta elettronica viene predefinita una risposta: chi invia un messaggio all'impiegato viene automaticamente informato della sua assenza, della durata di tale assenza e delle persone da contattare in caso d'urgenza;
- Il programma di posta elettronica viene configurato in modo tale che ogni messaggio in entrata viene "girato" a un sostituto, designato in anticipo. C'è però il rischio che al sostituto arrivino anche e-mail private;
- Si designa un sostituto, il quale è autorizzato a consultare solo le e-mail professionali in entrata e, se del caso, a evaderle. Non potrà consultare le e-mail indicate come private. In tal modo viene salvaguardata la sfera privata del collaboratore assente.
Per i casi di assenze impreviste (malattia, incidente) si dovrebbero designare in anticipo dei sostituti.
L'indirizzo non nominale è adatto alla corrispondenza professionale non personale: si evitano infatti quei problemi di cui si è detto a proposito dell'indirizzo nominale, che a sua volta dovrebbe essere utilizzato solo per lo scambio personale di informazioni professionali (per es. questioni relative al personale o comunicazioni confidenziali).
Prima di lasciare la ditta, un collaboratore deve regolare tutte le pendenze, trasmettendo internamente eventuali e-mail di lavoro. Egli deve confermare di aver trasmesso alla ditta tutta la documentazione professionale. Ha comunque la possibilità di registrare su supporti privati le sue e-mail ed altri documenti di natura privata, cancellandoli nel contempo dal server della ditta.
In caso di partenza, il suo indirizzo e-mail andrà bloccato (così come tutti gli altri conti elettronici) al più tardi l'ultimo giorno di lavoro e la sua cassetta postale elettronica cancellata (così come tutti gli altri supporti di dati personali). Il datore di lavoro dovrebbe impegnarsi per scritto a svolgere questi compiti. Chi invierà una e-mail all'indirizzo bloccato verrà automaticamente informato del fatto che il recapito del destinatario non è più valido.
[luglio 2003]