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Die neue Funktion DLP Policy Tips in Outlook 2013 analysiert E-Mails und überprüft, ob sich darin sensible Daten befinden könnten. Wenn beispielsweise in einer Nachricht, die an einen Absender ausserhalb des Unternehmens geht, eine Kreditkartennummer mitgeteilt wird, erscheint umgehend eine Meldung: Die Funktion DLP Policy Tip erkennt den Inhalt und meldet, dass eine Gefahr bestehen könnte. Gleichzeitig kann sich der Absender über die unternehmensinternen Richtlinien über das Versenden von E-Mails informieren. Er erfährt also, welche Kriterien für den Versand von Nachrichten von den Administratoren definiert wurden. Gleichzeitig können die Absender über die Report-Funktion mithelfen, fälschlicherweise blockierte Nachrichten zu melden, um so den Filter für Nachrichten mit sensiblen Daten stetig zu verbessern.
DLP Policy Tips wird nur von Outlook 2013 unterstützt, dies aber auch dann, wenn die User nicht mit der neusten Outlook-Version arbeiten. In diesem Fall erhält der Absender eine Report-Meldung, also eine E-Mail, in der darüber informiert wird, dass die Nachricht im Postausgang eine Kreditkartennummer oder Ähnliches enthält.
Die DLP-Richtlinien für ein Unternehmen können von den Administratoren auf drei verschiedene Arten konfiguriert werden:
- Am schnellsten implementiert man DLP mit einer fixfertigen Vorlage von Microsoft. Dabei wird ein vordefiniertes Set an Regeln für die E-Mail-Kommunikation in Outlook implementiert.
- Es können auch die E-Mail-Policy-Regeln eines Unternehmens verwendet und abgeändert werden, die von einem externen Anbieter stammen. Auf diese Weise können die Regeln an die Anforderungen des eigenen Unternehmens angepasst werden.
- Die Erstellung von eigenen Richtlinien ohne die Verwendung einer Vorlage ermöglicht es, eine ganz individuelle DLP-Policy zu erstellen.