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Wer kennt die Leute schon nicht, die von einem Meeting zum nächsten rennen? Bei diesen Personen wirkt der Alltag immer sehr hektisch, sie sind gestresst und verbreiten Unruhe. Andere Personen wiederum wirken ruhiger und haben anscheinend mehr Zeit. Hier stellt sich die Frage, ob diese Personen wirklich mehr Zeit haben, oder verfügen Sie über ein gutes Zeitmanagement?
Aber wie geht Zeitmanagement? Oder was bedeutet Zeitmanagement überhaupt? Leider kann man Zeit ja nicht einfach sparen, steuern oder anhalten. Man kann aber versuchen, die zur Verfügung stehende Zeit möglichst sinnvoll zu nutzen. Was jedoch sinnvoll oder eben nicht sinnvoll ist, wird von jedem anders beurteilt und ist abhängig von Lebenszielen oder anderem, wie auch von der eigenen Lebensqualität.
Um sich ein optimales Zeitmanagement anzueignen gibt es verschiedene Möglichkeiten. Es gibt teure Weiterbildungen oder Seminare die man besuchen kann, oder aber etwas günstigere Bücher, mit denen man gewisse Methoden selber beibringen kann. Wir möchten Ihnen hier aber drei Vorgehensweisen vorstellen, die Sie einfach mal ausprobieren können. So finden Sie auch schnell heraus, ob ein Ansatz für Sie gut umsetzbar ist, und was für Sie wohl eher nicht funktioniert:
Das Eisenhower-Prinzip
In diesem Ansatz sind Wichtigkeit und Dringlichkeit die wichtigsten Faktoren. Anhand dieser Kriterien wird ein Modell mit vier Kategorien erstellt. Im Alltag sind es oft die dringenden Aufgaben, die uns aus dem Konzept bringen oder unter Druck setzten. Das Eisenhower-Prinzip, das nach dem ehemaligen General und späteren Präsidenten der USA benannt ist, soll dabei Hilfe leisten. Man soll sich auf die wichtigen Aufgaben konzentrieren können. Alle zu bearbeitenden Aufgaben sollen nun einem der vier Kategorien zugeteilt werden:
- wichtig & dringend: Diese Aufgabe sollten sofort und eigenständig erledigt werden.
- wichtig & nicht dringend: Die Aufgaben werden auf einen späteren Zeitpunkt terminiert und dann erledigt.
- dringend & nicht wichtig: Diese Aufgaben sollten delegiert und anderen zur Erledigung übertragen werden.
- nicht wichtig & nicht dringend: Diese Aufgaben können delegiert, in die Ablage oder in den Papierkorb gelegt werden.
Pareto-Prinzip
Vilfredo Pareto war ein Volkswirtschafter und Soziologe zwischen dem 19. und 20. Jahrhundert. Pareto fand heraus das 20% der Bevölkerung Italiens 80% des Volksvermögens besassen. Das Interessante dabei ist, dass dieses Verhältnis 20:80 nicht nur in Italien auftaucht, sondern auch z.B. bei Unternehmen: 20% der Kunden machen hier 80% des Umsatzes aus.
Schaut man sich das Pareto-Prinzip beim Thema Zeitmanagement an, sieht das wie folgt aus: Mit 20% der aufgewendeten Zeit werden 80% des Ergebnisses erreicht. Das heisst in den restlichen 80% der Zeit werden nur 20% der Arbeiten erledigt. Hier ein Beispiel dazu:
Manuel Muster muss ein Sitzungsprotokoll für den firmeninternen Gebrauch schreiben. Er schreibt ein kurzes Protokoll mit den besprochenen Themen, den gefällten Entscheidungen und allen Terminen. Dafür hat er 30 Minuten. Nachdem Herr Muster das Dokument ausdruckt, fällt ihm folgendes auf: inhaltliche Punkte sind korrekt aber die Seitenaufteilung ist nicht optimal, Kursiv- und Fettschrift vor und nach den Absätzen ist uneinheitlich und der eine oder andere Satz könnte noch umformuliert werden. Die neue Deutsche Rechtschreibung möchte er auch noch prüfen, um Fehler zu vermeiden. Der Aufwand für die Optimierungen ist gross und es vergehen zwei Stunden bis Manuel Muster fertig ist.
Fazit: Manuel Muster hat 100% seine Aufgabe in 2h 30 min fertiggestellt. Nach 30 Minuten also 20% wären die wichtigsten 80% der Aufgabe erledigt gewesen. Hätte Manuel Muster nach dem Pareto-Prinzip gearbeitet, hätte er dann die Aufgabe abgeschlossen. Für diesen Ansatz muss man sich bewusst werden, welcher Teil der Arbeit der wirklich essentielle Teil ist. Zusätzlich braucht es ein bisschen Mut, alles „quick and dirty“ zu bearbeiten, und die Überarbeitung bis zur Perfektion nur bei denjenigen Arbeiten vorzunehmen, bei denen ein perfekter Zustand der Leistung wirklich essentiell ist. Fragen Sie sich deshalb immer: Lohnt sich der Aufwand, der hier noch investiert wird für das Ergebnis oder mache ich dies nur für ein besseres eigenes Gefühl?
Not-To-Do-List
Hört sich einfach an und ist auch einfach! Bei dieser Methode sollte man sich die Dinge aufschreiben, die man heute auf keinen Fall machen möchte. Als Beispiel könnte man private E-Mails oder soziale Medien zu checken aufschreiben. So schafft man klareres Bewusstsein für Tätigkeiten, die nicht notwendig sind und unnötig wertvolle Arbeitszeit auffressen.
FAZIT:
Die Präsentierten Ansätze sind nur drei mögliche Methoden, wie man seine Zeit besser einplanen kann. Natürlich gibt es noch viele mehr. Für mich persönlich passt eine allein nicht. Ich versuche mit einer Mischung von Allen auszukommen. Ich finde die „Not-To-Do-List“ sehr hilfreich, da Sie sehr simpel umzusetzen ist. Das Pareto-Prinzip versuche ich immer wieder anzuwenden und mir bei jeder Aufgabe bewusst zu machen. Es braucht aber etwas Mut, eine Arbeit nicht in höchster Qualität abzuliefern, auch wenn dies eigentlich nicht notwendig ist. Das Eisenhower-Prinzip konnte ich bis jetzt noch nicht ausreichend testen, werde mir den Ansatz aber für die Zukunft merken. Wie ist es bei Ihnen? Helfen Sie sich auch mit diesen Ansätzen?
Natürlich gibt es auch eine andere Möglichkeit, sich mehr Zeit zu verschaffen. Es hilft, wenn man sich auf seine Kernaufgaben konzentrieren kann und z.B. seine Buchhaltung auslagert. Gerne unterstützen wir Sie dabei!
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