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Rechercher les sources et les sécuriser
Pour documenter l'importance et la diversité du secteur rural et alimentaire au 19/20e siècle, nous entretenons des contacts avec plusieurs centaines d'institutions et de particuliers qui disposent de matériel d'archives. Nous recherchons activement des sources (procès-verbaux, lettres, rapports, etc. sous forme papier ou électronique, ainsi que des supports images et sons) afin de couvrir autant de domaines d'activité que possible. Jusqu'à présent, nous avons localisé, saisi, mise en valeur et archivé les fonds de plus de deux cent producteurs de documents, ce qui équivaut à une longueur d'environ 2 km de papier resp. 2 TB de données.
Mettre en valeur les archives
Mettre en valeur des documents d'archives signifie les trier, les évaluer et les organiser de manière à ce qu'ils puissent être correctement conservés et utilisés à des fins de recherche à l'avenir. Au cours de ce processus, les documents rangés et répertoriés sont libérés de supports destructeurs (métal, caoutchouc, plastique) et sont stockés dans des boîtes d'archives sans acide. Les documents électroniques sont convertis dans des formats de fichiers appropriés et livrés à des archives disposant des connaissances et des moyens de les conserver à long terme, en toute sécurité.
L'évaluation (décision sur l'archivabilité) est basée sur un savoir spécifique et est réalisée en étroite collaboration avec les personnes et les institutions qui ont produit les documents ou qui en disposent.
Gestion des documents (Records Management)
De plus en plus d’institutions reconnaissent aujourd'hui l'importance, pour leurs activités, d'une gestion transparente des documents et de l'information. Avec leur collaboration, nous développons des systèmes de classement, des règlements d'organisation et des manuels de processus, les mettons en œuvre techniquement et organisationnellement, et archivons les documents dignes de l'être, sous forme électronique et/ou papier. De plus, nous conseillons les créateurs de documents sur les questions juridiques relatives à l'archivage de documents. De cette façon, avec eux, nous créons la base pour la conservation de documents dignes d'archivage dans le futur.
Répertoires d'archives, portails
Dans la base de données Sources de l'histoire rurale figurent les données de répertoire de tous les fonds d'archives mis en valeur par les Archives de l'histoire rurale. L'organisation des données de répertoire est expliquée plus en détail dans le portail Sources des AHR. Les AHR publient également les données de répertoire sur l'Archives Portal Europe APE.