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Vorlagen bilden das Gerüst der Beschreibungen. Je nach gewählter Vorlage wird die darauf aufgebaute Beschreibung ausführlicher oder knapper. Wenn Sie bei einer bereits bestehenden Beschreibung die Vorlage wechseln, dann sehen Sie nur noch den Teil Ihrer bereits eingegebenen Daten, die in dieser Vorlage vorgesehen sind. Wenn Sie z.B. von der Skizze zur Konzeptvorlage wechseln, so werden alle Daten aus der Skizze angezeigt, ergänzt um neue Eingabefelder. Weisen Sie später der Beschreibung wieder die Skizzenvorlage zu, dann sehen Sie von Ihren Daten nur noch den Ausschnitt, der für die Skizze relevant ist. Wir empfehlen, mit der Projektskizze zu beginnen, nach Fertigstellung diese zu duplizieren und der kopierten Beschreibung dann eine Konzeptvorlage zuzuweisen, um auf der Basis der bereits eingegebenen Daten das Konzept zu vervollständigen. Da Sie auf diese Weise nicht mit der ursprünglichen Skizze arbeiten, sondern mit einer Kopie, wird diese von den Änderungen am Konzept nicht tangiert.
Auch bei den Vorlagen können Sie einzelne bereits registrierte Nutzer/-innen aufnehmen und Ihnen entsprechende Rechte an dieser Vorlage geben. Geben Sie einer Person Leserecht auf ein Profil, so hat diese Person von nun auch Ihr Profil in der Liste ihrer benutzerdefinierten Profile und kann die Vorlage nutzen.
Wenn die erweiterte Zieltabelle Bestandteil ihres aktuell verwendeten Profils ist, treffen Sie bei der Eingabe der Zielsetzungen auf Zielklassen. Zielklassen dienen dazu, die verschiedenen Ziele zu gruppieren (z.B. nach Bereichen, Settings, …). Geben Sie zuerst die Zielklassen ein, erfassen Sie danach die Ziele in der Tabelle.
Wir empfehlen, dass Sie zunächst mit einer einzigen Beschreibung beginnen, und dieser das Profil "Skizze" (in der Kategorie "Standardprofile") zuweisen. Ist diese fertig, duplizieren Sie die Beschreibung, weisen ihr das Profil "Konzept") zu und arbeiten mit diesem detaillierteren Profil weiter. Für die Steuerung des Projekts duplizieren Sie wiederum die nun detailliertere Beschreibung und weisen ihr das Profil "Etappen/Meilensteine" zu. Wenn Sie das Projekt abschliessen und einen Schlussbericht schreiben, duplizieren Sie die letzte gültige Beschreibung und weisen ihr das Profil "Schlussbericht" zu.
In der Regel haben Sie so am Ende eines Projektes vier aufeinander aufbauende Beschreibungen:
Durch das Duplizieren einer Beschreibung müssen Sie die Daten jeweils nicht neu eingeben und die frühere Version bleibt unverändert erhalten, so dass Sie später darauf wieder zurückgreifen können.
Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, ein Standardprofil zu duplizieren und anzupassen. Sie finden das duplizierte Profil unter "Eigene Profile". Damit eine Beschreibung mit dem duplizierten und angepassten Profil bearbeitet werden kann, müssen Sie es bei den Metadaten der Beschreibung noch zuweisen.
Registrieren Sie sich – falls Sie das noch nicht gemacht haben – und melden Sie sich an. Dann haben Sie die Möglichkeit, unter "Hilfe">"Fehler melden" eine entsprechende Nachricht zu schreiben. Der technische Support wird das Problem so rasch wie möglich beheben. Geben Sie bitte jeweils an, welchen Browser Sie verwenden und welche Version (z.B. Internet Explorer 7, Firefox 3, Safari 3 usf.). Vgl. Systemvoraussetzungen.
Wenn Sie beim Wählen eines Links die Ctrl- resp. die rechte Maustaste gedrückt halten, haben Sie Möglichkeit die entsprechende Seite in einem neuen Fenster (oder Tab) anzeigen zu lassen. So können Sie bequem zwischen mehreren Ansichten hin und her wechseln.
Das Projektjournal bietet die Möglichkeit, eine Idee, Notiz oder Aufgabe festzuhalten. Die Einträge können privat bleiben oder freigegeben werden, so dass sie andere Akteure im Projekt (mit Ausnahme von "Gästen") auch lesen können.
Für die Nutzung des Online-Tools gelten folgende Systemanforderungen: Computer mit Internetzugang, mit Vorteil über einen schnellen Anschluss. Empfohlene Browser-Versionen: Mozilla Firefox ab Version 3, Safari (Mac OS) ab Version 3, Google Chrome. Mindestvoraussetzung für Internet Explorer: ab Version 7.0. JavaSkript muss aktiviert sein.
Klicken Sie nach der Anmeldung unter "Mein Bereich" auf "Meine Einstellungen". Sie gelangen so zu Ihren LogIndaten, die Sie nach Belieben ändern können. Auch die Sprachwahl und das Abonnieren des Newsletters finden Sie dort.
Die Nummerierung kann aktualisiert werden, indem man ein Element der Liste anklickt, festhält und nach unten oder oben verschiebt. Bei Bedarf dann wieder an den alten Platz zurück verschieben. Wenn es nur einen Eintrag in einer Liste hat, der nicht die 1 als Nummer trägt, zuerst temporär einen neuen zweiten Eintrag machen, die beiden Einträge so verschieben, so dass die Nummer 1 zugewiesen wird und den temporären Eintrag wieder löschen.
Entweder ist die E-Mail-Adresse nicht korrekt, die Sie bei der Registrierung angegeben haben, so dass das Aktivierungsmail nicht zugestellt werden konnte oder das Aktivierungsmail ist im Spam-Filter Ihres E-Mail-Programms hängen geblieben und automatisch in einen Ordner mit der Bezeichnung "Spam"," Junk", "Werbung" o.ä. verschoben worden.
Ihre Daten in diesem Projekt (Beschreibungen, Bewertungen, Journaleinträge, Dokumente, Aufgaben,…) bleiben weiterhin alle gespeichert, nur haben Sie selber keinen Zugriff mehr darauf, ausser Sie würden wieder in das Projekt aufgenommen.
Sie können die Titel und die Reihenfolge der Kapitel sowie die Art der Tabellen in den Berichten ändern, indem Sie mit benutzerdefinierten Vorlagen arbeiten. Kopieren Sie eine bestehende Vorlage und passen Sie diese ihren Bedürfnissen an.
Ihre Daten in diesem Projekt (Beschreibungen, Bewertungen, Journaleinträge, Dokumente, Aufgaben,…) bleiben weiterhin alle gespeichert, nur haben Sie selber keinen Zugriff mehr darauf, ausser Sie würden wieder in das Projekt aufgenommen.
In jedem Projekt kann ein Logo hochgeladen werden (bei den Einstellungen), welches dann in allen Berichten zum Projekt entweder links oben, rechts oben oder in der Mitte angezeigt wird. Die Fusszeile hingegen kann nicht im Projektmanagement-Tool eingegeben werden sondern muss nach der Berichtsausgabe, z.B. in Word, eingefügt werden.
Bilder und Grafiken mit einem geeigneten Programm auf dem lokalen Computer erstellen (z.B. mit Hilfe der Powerpoint-Vorlagen (unter "Qualitätssystem/Instrumente") und als Dokumente ins Tool hochladen. So sind sie für alle anderen Akteure des Projekts (entsprechend Ihrer Rollen und Rechten) verfügbar. Die Bilder und Grafiken können lokal ausgedruckt und dem Bericht als Anhang mitgegeben oder aber bei der Nachbearbeitung des Berichtes (z.B. im Word) in den Text eingefügt werden.
Innerhalb mehrzeiliger Textfelder können Formatierungen vorgenommen werden und zwar:
_Wort_
ergibt Wort (kursiv)
**Wort**
ergibt Wort (fett)
Achtung: zwischen Wort und Stern darf kein Leerzeichen sein!
* Eins * Zwei * Drei
ergibt:
Achtung: Vor jeder Aufzählung muss eine Leerzeile stehen. Die Aufzählungszeichen müssen am Zeilenanfang stehen und es muss jeweils ein Leerzeichen folgen. Sie können statt "∗" auch "–" verwenden
1. Eins 1. Zwei 1. Drei
ergibt:
Achtung: Vor jeder Liste muss eine Leerzeile stehen. Die Zahlen müssen am Zeilenanfang stehen und es muss jeweils ein Leerzeichen folgen. Es spielt keine Rolle, ob sie 1,1,1, ... oder 1,2,3, ... 5,3,4, ... verwenden. Das Resultat ist immer dasselbe.
Als Vorlagen für Qualitätsbewertungen von Projekten oder Programmen dienen Qualitätskriterienlisten. Im Vordergrund steht die Liste der quint-essenz Qualitätskriterien, welche standardmässig verwendet wird. Alternativ dazu stehen andere Kriterienlisten zur Auswahl, wie z.B. die Europäische Kriterienliste EQUIHP.
Die Qualitätskriterienlisten können nicht verändert werden. Sie sind das Resultat von längeren Konsensprozessen zwischen verschiedenen Akteuren und sollen in dieser Form als Referenz für Qualitätsarbeit genutzt werden.
Jeder Beschreibung ist eine bestimmte Vorlage zugeordnet. Die Vorlage gibt vor, welche Elemente relevant sind, wie sie heissen und in welcher Reihenfolge sie vorkommen sollen. Zudem können bestimmte Darstellungsoptionen gewählt werden (z.B. Daten in Listen- oder Tabellenform). Da die eingegebenen Daten einer Beschreibung unabhängig von der gewählten Vorlage gespeichert sind, kann einer Beschreibung jederzeit eine neue Vorlage zugewiesen werden.
Es werden drei Arten von Vorlagen unterschieden:
Standardvorlagen: Von quint-essenz vorgegebene Mustervorlagen, die bei neuen Beschreibungen automatisch ausgewählt sind.
Institutionelle Vorlagen: Vorlagen, die von Institutionen öffentlich zugänglich gemacht werden und von allen benutzt werden können (z.B. Gesuchsformulare von Projektfonds).
Benutzerdefinierte Vorlagen: Sie haben die Möglichkeit eine vorhandene Vorlage zu duplizieren und auf die eigenen Bedürfnisse anzupassen. Das Duplikat erscheint in der Liste der der eigenen Vorlagen und kann dort bearbeitet werden. Sie können die Titel und die Reihenfolge der Kapitel sowie die Leitfragen und die Art der Tabellen in den Beschreibungen ändern. Sie können eigene Vorlagen auch anderen Personen zugänglich machen, indem Sie diese Personen in die Liste der Akteure aufnehmen. In der Liste der benutzerdefinierten Vorlagen finden Sie also die Vorlagen, die sie selber erstellt haben sowie auch die benutzerdefinierten Vorlagen von anderen, zu denen sie Zugang erhalten haben.
Ja, es ist möglich, Verbindungen zwischen Organisationen, Projekten/Programmen und Fachpersonen sichtbar zu machen. Im Detail funktioniert das so:
Organisation - Fachpersonen: Die Organisation nimmt bereits registrierte Nutzer/-innen in die Liste ihrer Mitglieder auf. Dadurch werden diese als Mitglieder sichtbar – entweder nur mit Namen oder aber mit dem Personenprofil, falls dieses öffentlich ist. Die aufgenommen Fachpersonen werden per e-mail informiert.
Organisation - Projekte/Programme: Die Organisation kann, sofern sie als Trägerschaft, als Finanzgeber oder in anderer Rolle mit einem Projekt oder einem Programm verbunden ist, die Verbindung sichtbar machen.
Projekt/Programm - Fachpersonen: Eigentümer/-innen oder Administrator/-innen eines Projektes nehmen bereits registrierte oder neue Nutzer/-innen in das Projekt auf und machen dadurch Verbindungen zum Projekt sichtbar. Bereits registrierte Nutzer/-innen werden per e-mail über die Aufnahme informiert, noch nicht registrierte Nutzer erhalten eine e-mail mit der Bitte, sich auf Good-Practice zu registrieren.
Programm – Projekte: Eigentümer/-innen oder Administrator/-innen von Programmen können bereits erfasste Projekte in das Programm aufnehmen.
Fachgruppe - Fachpersonen: Eigentümer/-innen oder Moderator/-innen einer Fachgruppe laden bereits registrierte oder neue Nutzer/-innen in die Fachgruppe ein. Einladungen müssen bestätigt werden. Noch nicht registrierte Nutzer/-innen erhalten mit der Einladungs-e-mail eine Aufforderung, sich auf Good-Practice zu registrieren.