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Cette révision a introduit trois distinctions qui limitent sensiblement l'application des technologies relatives au traitement, à la communication et à l'enreistrement de données actuellement sur le marché:
- Distinction entre "tenue" et "conservation" des livres
Selon la conception du législateur de 1975, la tenue des livres au sens propre prend fin avec l'année civile (art. 957 ss CO) et l'obligation de les conserver (le cas échéant, après enregistrement ou transfert sur un autre support d'information) commence à ce même moment. Depuis l'introduction de la comptabilité dite informatisée, cette distinction ne correspond plus à la réalité, car la tenue des livres présuppose toujours (un enregistrement et) une conservation des données concernées. Ainsi, la distinction artificielle entre "tenue" et "conservation" des livres n'a plus de sens lorsque les livres sont tenus à l'aide d'un traitement électronique des données. Le législateur doit dès lors reconnaître expressément la tenue électronique des livres.
- "Distinction entre "original" et "enregistrement
Dans les années 70, tant le papier était le support presque unique de correspondance et pièces comptables. Les informations incorporée à ce support physique, lisibles sans l'aide d'instruments, avaient le caractère d'originaux. Dans une phase ultérieure, pour des raisons de rationalisation (accès plus rapide, degré d'organisation plus élevé, besoin d'espace réduit), elles ont été transférées ou enregistrées sur des supports d'informations modernes (supports de données ou d'images). La conception traditionnelle des termes "original" et "enregistrement" pose alors des problèmes d'interprétation en ce qui concerne la correspondance commerciale électronique, qui naît sur un support données, les pièces comptables établies électroniquement et les livres tenus électroniquement.
- Distinction entre "support de données" et "support d'images
En droit actuel, les supports de données et d'images ne peuvent pas être employés de la même manière pour toutes les informations qui doivent être conservées. Ainsi, le microfilm (comme support d'images) peut être utilisé pour conserver tous les livres, à l'exception du compte d'exploitation et du bilan, alors que les supports de données lisibles machinalement ne peuvent servir qu'à la conservation de la correspondance commerciale et des pièces comptables. S'agissant des "autres livres", l'enregistrement et la conservation sur un support de données ne satisfait pas aux conditions légales. Suite au développement technologique, la distinction entre support de données et support d'images n'est toutefois plus aussi claire qu'elle ne l'était en 1975 encore.
- Les supports d'information modernes comme WORM (Write Once Read Many – une technologie d'enregistrement dans laquelle le support peut faire l'objet d'une seule écriture et ne peut être modifié par la suite), CD-ROM (Compact Disk-Read Only Memory – un support semblable aux disques CD qui peut être lu mais ne peut faire l'objet d'aucune écriture de la part de l'usager) ou les disques laser (support sur lequel les informations ne sont pas enregistrées de manière électromagnétique, mais de manière optique au moyen d'un rayon laser qui permet aussi leur lecture) sont en principe également utilisables pour l'enregistrement d'images par représentation numérisée. Si, de ce fait, on considère que ces moyens sont des supports d'images, ils seront, selon les informations qu'ils contiennent, tantôt des supports d'images, tantôt des supports de données. Mais, cette qualification a conséquences importantes, car le droit actuel fait une distinction quant à l'admissibilité de ces supports pour l'enregistrement et la conservation des documents écrits d'une entreprise.
A une époque où les rapports économiques internationaux augmentent et la concurrence internationale s'endurcit, les conditions-cadre juridiques jouent un rôle de plus en plus important. Ces conditions peuvent notamment être améliorées en permettant d'accomplir les obligations légales de conservation et de documentation au moyen des technologies nouvelles et en renonçant aux distinctions légales dépassées. Cela servira à l'économie suisse et augmentera ses chances dans les rapports internationaux, sans qu'il en résulte pour autant une diminution de la qualité des enregistrements (en particulier par rapport à leur intégrité, sécurité, précision, possibilité de révision etc.) ou d'autres désavantages.
Les informations dont la conservation n'est pas obligatoire au sens des articles 962/963 CO (et des prescriptions édictées sur la base de ces articles) ou qui sont traitées dans des entreprises que le CO ne soumet pas à l'obligation de tenir une comptabilités, les nouvelles technologies sont aujourd'hui déjà largement utilisées, par exemple pour assurer la documentation interne ou satisfaire aux obligations de documentation prévues par des lois spéciales (notamment en matière de documentation concernant les médicaments ou de garantie de qualité).
Les dispositions du droit commercial relatives à l'obligation de conserver les livres s'appliquent également aux personnes qui doivent conserver les livres en vertu du droit fiscal. En sont la preuve les Directives applicables en matière fiscale pour la tenue régulière de la comptabilité et relatives à l'enregistrement ainsi qu'à la conservation de documents commerciaux sur des supports de données ou d'images (par la suite: Directives 1979), publiées en 1979 par la Conférence des fonctionnaires fiscaux d'Etat en collaboration avec l'Administration fédérale des contributions (AFC) et l'Office fédéral de la justice (OFJ). Une modification des dispositions du code des obligations aura dès lors un effet parallèle sur les conditions que la comptabilité doit remplir pour être conforme aux règles selon le droit fiscal.
Finalement, compte tenu de l'effet-ricochet du droit privé sur le droit administratif, l'administration publique, qui n'est pas soumise aux obligations de droit commercial prévues au Titre trente-deuxième du CO, liquidera sa correspondance et tiendra sa comptabilité en utilisant des moyens modernes et performants et pourra ainsi profiter de la synergie qui en résulte.
Dernière modification 17.08.2006