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Persönliche Produktivität: Was Sie NICHT tun sollten, wenn Sie produktiv sein möchten
Versuchen Sie manchmal, in 24 Stunden so viel wie möglich zu arbeiten, nur um am Ende zu erkennen, dass Sie nicht viel geschafft haben?
Warum ist das so? Warum sind wir ständig beschäftigt, aber letztendlich nicht produktiv?
Ablenkungen, mangelnde Konzentration, Müdigkeit, falsch gesetzte Prioritäten – das sind die üblichen Hindernisse, die Ihrer Produktivität im Weg stehen.
Wie also können wir die Art und Weise, wie wir arbeiten – einzeln und im Team – optimieren und mehr erreichen? Wie vermeiden wir Ablenkungen und was sind die effizientesten Wege, um das Endergebnis zu erreichen?
Es gibt vieles, über das wir nachdenken sollten. Und weil wir so sehr beschäftigt sind, fehlt uns dafür die Zeit.
Aber beginnen wir am Anfang.
Was ist Produktivität?
In der Regel verstehen wir unter „Produktivität“ den Wert, den eine Person in einer bestimmten Zeit unter Einsatz der verfügbaren Ressourcen produziert. Wie bei der Fliessbandarbeit gilt: Je mehr Sie in kürzerer Zeit erledigen, desto besser.
Heutzutage hat „Produktivität“ eine enger gefasste, individuelle Bedeutung gewonnen, da wir unterschiedliche Verhaltensweisen berücksichtigen, wie Arbeitsstil, Motivation, Ausbildung, Persönlichkeit, technisches Know-how etc.
Produktivität hat neuerdings eine persönlichere Bedeutung. Sie beruht auf der Motivation einer einzelnen Person, produktiver zu arbeiten. Es geht nicht darum, sie dazu zu bringen, mehr zu arbeiten.
Hier ein Beispiel:
Wenn Sie sich bemühen, viele Aufgaben in einem bestimmten Zeitraum zu erledigen, also beschäftigt sind, dann ist es Ihr Ziel, in kürzerer Zeit mehr zu leisten – es geht um die Menge. Wenn Sie produktiv sind, ist es Ihr Ziel, mehr Wert zu schaffen – es geht um Qualität.
Mit anderen Worten bezieht sich Produktivität heutzutage nicht auf die Anzahl der Aufgaben, die Sie pro Tag erledigen, sondern auf den Wert, den Sie schaffen, um Ihrem Ziel näher zu kommen.
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Die Formel für persönliche Produktivität
Eine universelle Formel für Produktivität existiert nicht. Sie hängt von der jeweiligen Persönlichkeit ab. Es gibt jedoch einige allgemeine Faktoren, die bei den meisten Menschen die Produktivität steigern.
Um Ihre persönliche Produktivitätsformel zu berechnen, müssen Sie zunächst Ihre eigenen Werte definieren und sollten nicht versuchen, die Erwartungen anderer zu erfüllen.
Denken Sie darüber nach, was Sie glücklich macht, wenn Sie arbeiten – was macht Ihnen Freude? Was sind Ihre wichtigsten beruflichen Standards? Aber vor allem – was ist der Sinn hinter Ihrer Tätigkeit?
Sorgen Sie dafür, dass Ihre Werte die treibende Kraft für Ihre Produktivität sind. So können Sie Ihre inneren Ressourcen mobilisieren und ganz von selbst mit weniger Stress mehr produzieren.
Es gibt jedoch Verhaltensweisen, die im Allgemeinen die Produktivität eher bremsen.
Neun Verhaltensweisen, die sich negativ auf Ihre Produktivität auswirken
1. Immer mehr erreichen wollen
Sprechen wir über das „Fliessband“-Syndrom. Es bedeutet, möglichst viel in kürzerer Zeit zu erledigen, mit dem Ziel, ein hohes Volumen zu produzieren.
Wenn Sie unter diesem Syndrom leiden, schaden Sie sich selbst. Negative Folgen von Überarbeitung wie Stress, Ermüdung und mangelnde Konzentration wirken sich mit der Zeit auf Ihre Gesundheit und Leistung aus.
Laut einem Bericht von Health Advocate kosten stressbedingte Krankheiten Unternehmen 200 bis 300 Milliarden US-Dollar pro Jahr durch Produktivitätseinbußen, wobei 60 % der Arbeitnehmer aufgrund von Stress weniger produktiv sind.
Wie bereits erwähnt bedeutet Produktivität nicht, mehr zu tun, sondern zu erkennen, was Sie reduzieren können. Am einfachsten praktizieren Sie den Leitsatz „Weniger ist mehr“, indem Sie Ihre persönlichen Störfaktoren analysieren. Wie oft und warum werden Sie in der Regel unterbrochen? Wenn Sie wissen, was Ihnen die Zeit stiehlt, können Sie diese Störfaktoren beseitigen.
2. Sich selbst nicht treu sein
Produktivität variiert von Mensch zu Mensch. Anstatt also die „Best Practices“ anderer Menschen zu übernehmen, sollten Sie sich auf sich selbst konzentrieren.
Was motiviert Sie, mehr zu arbeiten? Was ist Ihr Arbeitsstil? Wann fühlen Sie sich inspiriert?
Persönliche Eigenheiten können helfen, eine individuelle Formel für die Produktivität bei der Arbeit zu erstellen. Auch hier hilft es enorm, Ihre Werte zu definieren und zu erkennen, was Arbeitsmoral für Sie bedeutet.
Wenn Sie etwas tun, das Ihrer Natur widerspricht, kann dies kaum produktiv sein. Es wird sich eher wie ein Kampf anfühlen.
Wenn Sie z. B. introvertiert sind, vermeiden Sie vermutlich öffentliche Reden und Präsentationen um jeden Preis. Wenn Sie lieber allein arbeiten, sind Sie nicht gern abhängig von einem Team. Und wenn Sie jemand sind, der viel Training und Anleitung braucht, dann fällt es Ihnen schwer, sich selbst weiterzuentwickeln – ganz gleich, wie sehr Sie sich anstrengen.
Lernen Sie sich selbst kennen und machen Sie Ihre Eigenheiten zu Ihren Stärken!
3. Multitasking
Sich auf ein oder zwei Dinge zu konzentrieren anstatt auf mehrere ist eine bewährte Methode, um die Produktivität zu steigern.
Untersuchungen haben gezeigt, dass ein häufiger Wechsel von einer Aufgabe zur anderen das Gehirn beeinflusst und die Konzentration verringert.
Nach einer Unterbrechung oder Ablenkung dauert es etwa 25 Minuten, die Konzentration wieder herzustellen. Und da unsere Aufmerksamkeitsspanne bei der Arbeit am Computer nur 40 Sekunden beträgt, wird es schwierig, wieder auf ein hohes Produktivitätsniveau zurückzukehren, nachdem Sie abgelenkt wurden.
Das gleichzeitige Bearbeiten mehrerer Aufgaben führt auch dazu, dass falsche Prioritäten gesetzt werden. Wenn Sie alles gleichzeitig erledigen wollen, verbringen Sie möglicherweise nicht genug Zeit mit der wichtigsten Aufgabe und verringern den Wert Ihrer Arbeit.
Letztendlich führt Multitasking zur Erschöpfung. Selbst wenn Ihre Arbeit nicht körperlich anspruchsvoll ist, fühlen Sie sich am Ende eines multitasking-gefüllten Tages ausgelaugt.
Fragen Sie sich, welche Aufgabe (oder welche zwei Aufgaben) am meisten zu Ihrem Erfolg beitragen und den meisten Umsatz generieren? Konzentrieren Sie sich dann auf genau diese Aufgaben und bleiben Sie dabei, bis diese erledigt sind.
4. Zu ehrgeizige Ziele setzen
Viele Menschen konzentrieren sich zu sehr auf grosse, ehrgeizige, langfristige Ziele und Projekte, anstatt sich erreichbare, kleinere Aufgaben vorzunehmen.
Mit anderen Worten: Sie versuchen, einen langen Marathon anstelle von kurzen Sprints zu laufen.
Die Entscheidung, grosse Projekte anzugehen, führt in den meisten Fällen zu Vermeidung und Aufschub. Da die meisten Menschen sich von hohen Arbeitsvolumen überfordert fühlen, verlieren sie sich in dem Prozess – und geben am Ende einfach auf.
Stattdessen ist es besser, strategisch vorzugehen, indem Sie Ihre Arbeit in kleine, realisierbare Abschnitte unterteilen. Das beruhigt den Geist, entspannt die Nerven und bündelt die mentale Energie. Denn das Gehirn erkennt, dass diese kleinen „Sprints“ mit kurzen Aktivitätsphasen bewältigt werden können.
Wenn Sie also eine kleine Aufgabe erledigt haben, fühlen Sie sich durch die Leistung positiv bestätigt, aufmerksam und motiviert. Später, wenn Sie Ihren Rhythmus gefunden haben, können Sie die Arbeitslast erhöhen.
5. Nicht NEIN sagen können
Selbstverständlich ist es wunderbar, stets höflich und hilfsbereit zu sein!
Aber… erledigen Sie vielleicht die Arbeit anderer Personen anstatt Ihrer eigenen?
Sie müssen lernen, Nein zu sagen, wenn es Ihre Produktivität beeinträchtigt und Ihnen die Zeit stiehlt. Auch wenn eine hohe Motivation besteht, nützlich zu sein und gebraucht zu werden – letztendlich beeinträchtigt dies Ihre Produktivität. Denn Sie haben einfach nicht genügend Zeit, sich auf das zu konzentrieren, was Ihnen wichtig ist!
Lernen Sie, Ihre eigene Zeit vehement zu verteidigen.
6. Ablenkungen hinnehmen
Ablenkung ist ein echter Produktivitätskiller.
Auch wenn sie manchmal unvermeidbar ist, so können doch die meisten Störungen beseitigt werden.
Der ständige Blick auf Ihr Handy, Scrollen in den sozialen Medien, mehrere geöffnete Registerkarten, Hausarbeit, Benachrichtigungen, Erinnerungen, Telefonanrufe, Gespräche mit Kollegen usw. – Ablenkungen lauern überall.
Anstatt Ablenkungen als unvermeidbares Übel hinzunehmen, sollten Sie die Initiative ergreifen und sie beseitigen. Natürlich braucht es Willenskraft, um den Ablenkungen des modernen Lebens zu widerstehen. Aber Sie können Fernsehen und Social Media einschränken, nicht verwendete Websites schliessen, Ihren Chat-Status auf „Beschäftigt“ oder „Nicht stören“ setzen und vielleicht sogar das Undenkbare tun – Ihr Smartphone ausschalten.
7. Stundenlang ohne Pausen arbeiten
Stundenlanges Arbeiten führt unweigerlich zu einer stetigen Abnahme der Konzentration. Sie arbeiten langsamer, machen mehr Fehler, übersehen wichtige Details und müssen noch einmal von vorn beginnen. All dies ist das genaue Gegenteil von Produktivität.
Und vergessen Sie nicht das wichtigste Gut im Leben – Ihre Gesundheit! Eine in The Lancet veröffentlichte Studie ergab, dass Mitarbeiter, die häufig Überstunden machen, ein höheres Risiko für Schlaganfall (33 %) und koronare Herzerkrankungen (13 %) haben als diejenigen, die einen normalen Arbeitstag von acht Stunden arbeiten.
Halten Sie sich an die normalen Arbeitszeiten und machen Sie regelmässig Pausen, um sich zu erholen und aufzutanken. Kurze Pausen lösen nachweislich Verspannungen, steigern Ihre geistige Leistungsfähigkeit, reduzieren Stress und Müdigkeit und verhindern Burnout.
8. Eine „Bootcamp“-Mentalität pflegen
Die meisten von uns sind in dem Glauben erzogen worden, dass harte Arbeit zu einem besseren Leben führt. Dieser Grundsatz wird in der Regel untermauert von „Nur wer hart arbeitet, erreicht etwas im Leben“.
Disziplin, Einschränkung, harte Arbeit, Belastbarkeit – das sind die Begriffe, die eine solche „Bootcamp-Mentalität“ fördern.
Doch wenn wir hart zu uns selbst sind, Selbstkritik üben oder negative Selbstgespräche führen, tun wir nichts, um unsere Produktivität zu steigern. Im Gegenteil – wir erhöhen das Stressniveau, wir empfinden Scham oder Angst. So steigt die Wahrscheinlichkeit, dass wir einfach aufgeben.
Sich selbst als Idiot oder Faulpelz zu bezeichnen, sich zu ärgern oder sich Vorwürfe zu machen, bringt Ihnen die Produktivität nicht zurück. Negative Gefühle führen dazu, dass Sie in einem Zyklus der Unzufriedenheit gefangen sind.
Wenn etwas nicht gut läuft, seien Sie sich selbst gegenüber nachsichtig, fangen Sie von vorne an oder wechseln Sie zu anderen Aufgaben – lassen Sie los. Weniger Stress und gute Laune helfen Ihnen, Ihre Konzentration zurückzugewinnen. Sie haben dann mehr Energie, um auch schwierige Aufgabe zu bewältigen.
9. Zeitsparende Technologie nicht nutzen
Was tun Sie, um Ihre Arbeitsabläufe zu vereinfachen und die Arbeitsbelastung zu reduzieren?
Die Anzahl der Aufgaben zu verringern ist schon mal ein guter Anfang. Doch nutzen Sie auch moderne Technologien (Programme, Systeme, Apps, smarte Geräte etc.)? Heutzutage steht Ihnen eine Fülle an Technologien zur Verfügung, die die Effizienz Ihrer täglichen Arbeit drastisch verbessern.
In einer Studie von Ultimate Software haben 92 % der Mitarbeiter angegeben, dass der Einsatz von Technologie, die ihre Effizienz steigert, sich positiv auf ihre Zufriedenheit im Job auswirkt.
Von der Automatisierung zeitaufwändiger, sich wiederholender Aufgaben über die Aufbewahrung aller Informationen in einem zentralen System bis hin zum schnellen Zugriff auf Daten unterwegs – mit moderner Technologie können Sie Zeit sparen und Ressourcen produktiver nutzen.
Sie sind keine Maschine
Es ist gut, eine Sache zu erledigen, doch viel besser ist es, seine Sache gut zu machen!
Damit Sie Ihre persönliche Produktivität wirklich steigern, sollten Sie die Dinge anders angehen. Dazu gehört, sich selbst an erste Stelle zu stellen. Bei unserem ständigen Streben nach Perfektion vergessen wir oft, auf unsere innere Stimme zu hören: unsere eigenen Werte, Prioritäten und Bedürfnisse.
Schließlich sind Sie keine Maschine. Doch sie können eine Maschine nutzen, um Ihre Produktivität zu steigern.
Eine weitere Lektion ist, nicht mehr Feuerwehr zu spielen! Wenn Sie ständig beschäftigt und überfordert sind, löschen Sie Brände. Und auch wenn Sie produktiv sind und sehr viele Brände löschen, werden Sie doch niemals alle Feuer im Unternehmen löschen können.
Daher lautet das abschliessende Fazit: Qualität ist besser als Quantität, Effizienz wichtiger als Produktivität.