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Wenn PRINCE2 uns lehrt, dass „alles als Projekt gemanagt werden kann“, warum dann nicht auch den Urlaub systematisch organisieren und als Projekt betrachten? Dies wird mit Sicherheit dazu beitragen, dass man mit mehr Gelassenheit in die ersehnte Erholungsphase kommt. Dank einer tadellosen Organisation können alle ihre freien Tage in dem Wissen genießen, dass das, was definiert werden könnte, bereits getan wurde.
In diesem Artikel erfahren Sie, wie dies dank verschiedener Grundsätze, bewährter Praktiken und Konzepte bestimmter Methodologien in die Praxis umgesetzt werden kann!
Toleranzen festlegen
Ein weiteres grundlegendes Element ist das Verständnis der Toleranzen für die wichtigsten Elemente der Organisation einer Reise, die sich in:
Dies sind die 3 Hauptelemente für die Organisation einer Reise, und die Festlegung der Toleranzen für jedes dieser Elemente ist entscheidend für die Durchführung des Projekts.
Lesson Learned
Da dies nicht das erste Jahr ist, in dem Sie Ferien organisieren, sollten Sie zunächst eine Bilanz der vergangenen Jahre ziehen: Was ist gut gelaufen? Was hätte besser laufen können? Was hat wirklich nicht funktioniert?
Die Umsetzung dessen, was Sie aus früheren Erfahrungen und Projekten gelernt haben, ist einer der ersten Grundsätze für eine erfolgreiche Projektarbeit.
Beteiligte einbeziehen und Rollen und Verantwortlichkeiten festlegen
Wenn man als Gruppe in den Urlaub fährt, ist es richtig, die Fähigkeiten jedes Mitglieds, das an der Reise teilnimmt, zu nutzen und die Aufgaben so zu verteilen, dass die Verantwortung auf mehrere Personen verteilt wird, sie an Entscheidungen beteiligt werden und vor allem die „Spannung“ auf mehrere Personen verteilt wird.
Außerdem trägt diese Methode dazu bei, alle über den Verlauf und die Fortschritte der Planung auf dem Laufenden zu halten und eine zusammenhängende Gruppe zu schaffen, die weiß, wie die Reise ablaufen wird, ohne Frustration zu erzeugen: Durch die Aufteilung der Verantwortlichkeiten wird der Druck der Organisation nicht auf ein Mitglied der Gruppe gelegt.
Schlüsselfaktoren für diesen Schritt sind:
Schaffung effizienter Arbeitsabläufe (Festlegung der genauen Reiseroute und des Ankunfts- und Abreiseortes, Buchung des Hotels und des Mietwagens, sobald der Flug gebucht ist, usw.).
Sicherstellen, dass die für die verschiedenen Aspekte des Urlaubs zuständigen Personen reibungslos und organisiert kommunizieren können.
Seien Sie sich stets der Toleranzen bewusst und verwalten Sie diese effizient.
Iterativ vorgehen
Eines der ITIL-Prinzipien besteht gerade darin, in Projekten iterativ vorzugehen, d.h. ein Projekt schrittweise in kleinere, überschaubare Abschnitte zu zerlegen:
- Ziel
- Route
- Flug
- Unterkunft
- Autovermietung
Diese und viele andere sind einige der Teilprojekte, in die sich die Urlaubsorganisation im weitesten Sinne unterteilen lässt.
Organisieren Sie Aktualisierungs- und Brainstorming-Sitzungen
Das gesamte Team muss in der Lage sein, seine Präferenzen in Bezug auf die grundlegenden Elemente des Urlaubs zu äußern (Reiseziel, Reiseroute, Daten, Reisemethode, zu besuchende Attraktionen, …) und ständig über den Stand der Organisation informiert zu werden (was ist bereits entschieden, was ist gebucht und was ist noch in der Planung).
Dies hilft sicherlich, Probleme in letzter Minute zu vermeiden (z. B. wir haben ein Auto gemietet, aber es gibt zu viel Gepäck!) und Momente von Stress und Anspannung während der wohlverdienten Tage der Entspannung zu vermeiden.
Agil sein
Jeder weiß, dass selbst in den am besten organisierten und strukturierten Projekten Probleme oder Krisenmomente auftreten. Für den Fall, dass während der Ferien Unfälle oder Probleme jeglicher Art auftreten, ist es wichtig, eine agile Denkweise beizubehalten: die Fähigkeit, sich an veränderte Situationen anzupassen und zu verstehen, wie man handeln muss, ist die beste Lösung.
Abschluss
Diese Art der Organisation wird Ihnen dabei helfen, Ihre Urlaubsplanung besser zu bewältigen und eventuelle Probleme so weit wie möglich einzudämmen. Es ist sehr wichtig, die besten Praktiken verschiedener Methoden zu kombinieren, damit Sie diejenige anwenden können, die am besten zu Ihrer Situation und Ihren Bedürfnissen passt.
Wenn Sie den perfekten Urlaub organisiert haben, müssen Sie ihn nur noch genießen!