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Wann ist eine Flexibilisierung möglich?
Typischerweise werden Arbeitnehmende mit einer festen täglichen oder wöchentlichen Arbeitszeit angestellt. Eine Flexibilisierung ergibt sich nur im Rahmen von Mehrarbeit (Überstunden und Überzeit), wenn Arbeitnehmende zuerst zu viel arbeiten und später die Mehrarbeit dann wieder kompensieren. Überstunden müssen geleistet werden, sofern diese betrieblich notwendig sind, für den betroffenen Arbeitnehmenden persönlich zumutbar sind und er sie zu leisten vermag (Art. 321c Abs. 1 OR). Geleistete Überstunden werden aber nicht automatisch durch Zeitkompensation ausgeglichen. Ohne eine anderslautende schriftliche Vereinbarung können Überstunden nur im Einverständnis mit dem Arbeitnehmenden kompensiert werden und müssen ohne Kompensation mit einem Lohnzuschlag von 25 Prozent ausbezahlt werden (Art. 321c Abs. 2 und Abs. 3 OR). Ein Unternehmen kann sich vertraglich aber schriftlich ausbedingen, dass die Kompensation von Überstunden einseitig angeordnet wird, und den Lohnzuschlag im Falle einer Auszahlung der Überstunden wegbedingen (vgl. Formulierungsbeispiel).
Wöchentliche Höchstarbeitszeit begrenzt Flexibilität
Die Flexibilisierung der Arbeitszeit durch Mehrarbeit, die vor allem die Interessen des Unternehmens abdeckt, ist nur beschränkt möglich und wird durch die wöchentliche Höchstarbeitszeit von 45/50 Stunden (je nach Betrieb) begrenzt. Sobald die wöchentliche Höchstarbeitszeit überschritten wird, leistet der Arbeitnehmende nicht mehr Überstunden, sondern Überzeit. An einem Arbeitstag darf die Überzeit zwei Stunden nicht überschreiten, und pro Kalenderjahr sind gesamthaft nur 140 Stunden (bei einer wöchentlichen Höchstarbeitszeit von 50 Stunden) bzw. 170 Stunden (bei einer wöchentlichen Höchstarbeitszeit von 45 Stunden) erlaubt (Art. 12 Abs. 2 ArG).
Überzeit darf an und für sich nur ausnahmsweise geleistet werden, namentlich bei dringender Arbeit, aus serordentlichem Arbeitsanfall, für Inventaraufnahmen, Rechnungsabschlüsse und Liquidationsarbeiten sowie zur Vermeidung oder Beseitigung von Betriebsstörungen (Art. 12 Abs. 1 ArG). Eine gewisse Flexibilität besteht aber auch bei der wöchentlichen Höchstarbeitszeit. Die wöchentliche Höchstarbeitszeit von 45 Stunden kann für Arbeitnehmer mit einer im Durchschnitt des Kalenderjahres gewährten Fünftagewoche um 2 Stunden verlängert werden, sofern sie im Durchschnitt von acht Wochen nicht überschritten wird (Art. 22 Abs. 2 ArGV1). Eine Verlängerung um 4 Stunden ist möglich, sofern die wöchentliche Höchstarbeitszeit im Durchschnitt von vier Wochen nicht überschritten wird. Je nach Betrieb kann eine Verlängerung der wöchentlichen Höchstarbeitszeit aber nicht einfach durch das Unternehmen angeordnet werden, sondern bedarf einer Bewilligung der zuständigen Behörde. Eine solche Verlängerung der wöchentlichen Höchstarbeitszeit kann insbesondere auch bei einem Jahresarbeitszeitmodell mehr Flexibilität ermöglichen.
Jahresarbeitszeit
Eine erhebliche Flexibilisierung der Arbeitszeit ist möglich, indem statt einer täglichen oder wöchentlichen Arbeitszeit eine Jahresarbeitszeit vereinbart wird. Ein Jahresarbeitszeitmodell ermöglicht eine bessere Anpassung der Arbeitszeit an variable Arbeitsvolumen und eine flexiblere Arbeitsplanung und Organisation. Allerdings müssen auch hier die Arbeits- und Ruhezeitvorschriften des Arbeitsgesetzes eingehalten werden.
Im Rahmen der Jahresarbeitszeit können unterschiedliche Arbeitszeiten innerhalb der massgebenden Berechnungsperiode ausgeglichen werden. Die tägliche und wöchentliche Arbeitszeit wird über die Einsatzplanung dem Arbeitsvolumen angepasst, d.h., die Zeitautonomie liegt bei der Arbeitgeberin. Sofern in bestimmten Phasen mehr als die durchschnittliche Arbeitszeit gearbeitet wird, erfolgt über die Einsatzplanung eine Kompensation dieser Mehrstunden durch Freizeit von gleicher Dauer. Sofern am Ende der massgebenden Berechnungsperiode nicht kompensierte Mehrstunden bestehen, können diese dann ausbezahlt werden oder gegebenenfalls auf ein Langzeitkonto übertragen werden. Die Auszahlungsmodalitäten (Auszahlung zum Normallohn oder mit Zuschlag bzw. keine Auszahlung) hängen von der vertraglichen Regelung hinsichtlich der Handhabung von Überstunden ab. Entstandene Minusstunden können ebenfalls via Einsatzplanung ausgeglichen werden. Sofern am Ende der Berechnungsperiode Minusstunden bestehen, fallen diese grundsätzlich in den Risikobereich der Arbeitgeberin und verfallen ohne Lohnabzug. Wurden die Minusstunden aber nicht entsprechend der Einsatzplanung bzw. nach Weisung der Arbeitgeberin nachgeholt, ist ein entsprechender Lohnabzug zulässig.
Bei bezahlten Absenzen (Arbeitsverhinderungen infolge Krankheit, Unfall, Ferien, Feiertagen, Militär etc.) wird gestützt auf das vereinbarte Arbeitspensum die durchschnittliche tägliche Arbeitszeit angerechnet. Für Geschäftsreisen, Kundenanlässe, Besuch von Weiterbildungen und Messen empfiehlt es sich, eine Regelung im Jahresarbeitszeitreglement vorzusehen, in welchem Umfang die Arbeitszeit angerechnet wird. Im Rahmen der Jahresarbeitszeit ist es ohne Weiteres möglich, für verschiedene Bereiche im Unternehmen unterschiedliche Regelungen vorzusehen. Sofern aufgrund von betrieblichen Abläufen und Bedürfnissen fixe Arbeitszeiten für bestimmte Arbeitnehmende erforderlich sind, kann das in einem Arbeitszeitreglement geregelt werden. Es ist auch möglich, für bestimmte Arbeitnehmende eine Gleitzeitregelung vorzusehen.
Gleitzeit
Durch eine Gleitzeitregelung erhalten die Arbeitnehmenden in einem bestimmten Umfang die Zeitautonomie und haben dadurch für eine eigenverantwortliche Gestaltung der Arbeitszeit Spielräume. Die Arbeitnehmenden sind – vorbehältlich der Einhaltung der Arbeits- und Ruhezeitvorschriften des Arbeitsgesetzes – bei der Einteilung der Soll-Jahresarbeitszeit frei. Sie organisieren die Arbeit in Absprache mit dem Vorgesetzten und selbstredend immer auch nach den Bedürfnissen des Unternehmens. Um eine gewisse Erreichbarkeit und einheitliche Anwesenheit zu gewährleisten, werden typischerweise Blockzeiten definiert, in denen in der Regel gearbeitet werden muss. Weil die Zeitautonomie auf den Arbeitnehmenden übertragen wird, ist es möglich, vertraglich vorzusehen, dass ein positiver Gleitzeitsaldo Ende Jahr verfällt, sofern es sich dabei nicht um Überzeit handelt. Typischerweise kann jedoch eine bestimmte Anzahl Plusstunden auf das nächste Jahr übertragen werden. Bei einem negativen Gleitzeitsaldo ist eine Kürzung des Lohnes möglich, sofern der Saldo nicht in das nächste Jahr übertragen werden kann.
Home-Office
Aus Sicht des Arbeitnehmenden bietet die Home-Office-Arbeit ebenfalls eine erhebliche Flexibilisierung der Arbeitszeit. Bevor einem Arbeitnehmenden das Arbeiten im Home-Office erlaubt wird, sollte kritisch hinterfragt werden, ob dieser über die nötigen persönlichen und fachlichen Kompetenzen verfügt, damit die Arbeit verantwortungsvoll, effizient und selbstständig erfüllt werden kann. Im Zusammenhang mit Home-Office drängt sich eine spezifische Regelung mit dem Arbeitnehmenden oder in einem Arbeitszeitreglement auf.
Formulierungsbeispiel zur Regelung von Überstunden
1. Der Arbeitnehmer arbeitet zu einem Pensum von 100 Prozent. Die Arbeitszeit beträgt 42 Stunden pro Woche.
2. Erfordert es der Geschäftsgang, ist auf Anordnung oder wenn es objektiv betrieblich erforderlich ist, entsprechende Mehrarbeit (Überstunden und Überzeit) zu leisten. Überstunden und Überzeit sind innert eines Jahres durch Freizeit von gleicher Dauer zu kompensieren. Die Arbeitgeberin kann den Zeitpunkt der Kompensation der Überstunden bestimmen. Sollte ausnahmsweise eine Kompensation der Überstunden und der ersten 60 Überzeitstunden pro Kalenderjahr nicht möglich sein, erfolgt eine Auszahlung zum Normallohn ohne Zuschlag. Ab der 61. nicht kompensierten Überzeitstunde pro Kalenderjahr erfolgt die Auszahlung mit dem gesetzlich geschuldeten Zuschlag von 25 Prozent.
Checkliste Jahresarbeitszeitreglement
1. Geltungsbereich und Zweck
2. Arbeitszeiterfassungssystem und Erfassungspflicht
3. Soll-Jahresarbeitszeit
a. Gesetzliche Arbeits- und Ruhezeitbestimmungen
b. Rahmenzeit
c. Pausen
d. Bezahlte Absenzen (Arbeitsverhinderungen infolge Krankheit, Unfall, Ferien, Feiertagen, Militär etc.)
e. Geschäftsreisen, Kundenanlässe, Weiterbildungen etc.
4. Regelungen für Arbeitnehmende ohne Zeitautonomie
a. Einsatzplanung
b. Kompensation
c. Zeitsaldo per 31. Dezember
d. Zeitsaldo bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses
5. Regelungen für Arbeitnehmende mit Zeitautonomie (Gleitzeit)
a. Zeitautonomie und deren Grenzen
b. Kompensation
c. Blockzeiten
d. Zeitsaldo per 31. Dezember
e. Zeitsaldo bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses
6. Inkrafttreten