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Crea le premesse per ridurre lo stress con una procedura condivisa. Le soluzioni spicce e isolate sono poco promettenti poiché spesso le cause dello stress sono molteplici, interdipendenti e non circoscritte a un solo ambito di responsabilità. Cerca di riassumere la situazione in azienda e di convogliare tutte le iniziative nella medesima direzione.
Le risposte ti forniranno informazioni utili su contesto, punti di riferimento ed eventuali ostacoli.
Nella tua azienda si parla di stress?
- In tutta l’azienda?
- In singole unità organizzative?
Come viene visto lo stress "dall’alto" e "dal basso"?
- Chi è interessato al tema e potrebbe fornirti assistenza?
- Chi potrebbe manifestare resistenze?
Cosa sta succedendo al momento in azienda?
- Quali strutture o processi potrebbero rientrare in un progetto antistress (assorbimento di risorse/possibilità, di sfruttare sinergie?)
- Qual è la situazione economica della tua azienda?
- Quali risorse materiali e personali potrebbero essere destinate a un programma antistress?
- Sono previsti importanti cambiamenti a livello di personale?
Chi ne è colpito?
- Chi altri se ne occupa?
- Chi dovrebbe occuparsene?
- Chi dovrebbe essere coinvolto?
Su quali altre basi potrebbe poggiare un programma antistress?
- Valutazione dei sondaggi tra i collaboratori
- Dati su assenteismo e fluttuazioni
- Rilevamento del tempo di lavoro (straordinari, saldi-ferie)
Qual è il tuo margine d’intervento?
La tua posizione e funzione all’interno dell’azienda e le dimensioni di quest’ultima sono determinanti per il tuo margine d’intervento:
- Eserciti una funzione dirigenziale?
- Lavori nel settore del personale o della sicurezza sul lavoro?
- Devi avere il consenso dei tuoi superiori o colleghi di lavoro?
- Devi persuadere i collaboratori a partecipare?
Se non occupi una posizione ai vertici dell’azienda devi assicurarti che i dirigenti sostengano gli obiettivi del programma antistress e che siano veramente intenzionati a cambiare qualcosa. Senza questo appoggio dovrai limitarti al tuo ambito di responsabilità.
Nelle aziende medio-grandi è consigliabile costituire un gruppo di progetto che pianifichi le procedure e ne accompagni l’attuazione. Sin dall’inizio è bene coinvolgere tutte le persone che possono contribuire al successo del progetto e che sono interessate al tema, ossia:
- i quadri dirigenti;
- gli addetti alla sicurezza;
- gli specialisti in materia di promozione della salute in azienda;
- i responsabili del personale;
- i rappresentanti dei collaboratori;
- altre persone attive nei settori finanze, amministrazione e comunicazione.
Stabilisci chi deve dirigere il progetto, assegna funzioni e ruoli coinvolgendo, se necessario, specialisti esterni.
Nelle grandi aziende è bene chiedersi se svolgere un programma antistress a livello globale o se non sia meglio cominciare in singoli reparti.
L’idea che ti sei fatto della situazione aziendale ti aiuterà a delimitare la sfera d’intervento.
Pianifica tutte le fasi del progetto: dal rilevamento dei dati fino all’attuazione delle singole misure, passando dall’identificazione delle fonti di stress e dalle modalità per elaborare proposte di miglioramento.Comunica l’intera procedura a tutti gli interessati e ai dirigenti.In questo modo eviterai che il progetto sia ostruito o che rischi di arenarsi.
Nella fase di pianificazione è importante badare ai seguenti punti:
- pianifica le risorse con realismo:
prevedi una tempistica generosa e risorse finanziarie sufficienti per il team di progetto e i collaboratori;
- crea una struttura comunicativa che mantenga sempre aggiornati gli interessati;
- scegli il momento più opportuno per avviare il progetto;
- chiarisci le condizioni quadro per la scelta e l’attuazione delle misure: come sono ripartiti poteri decisionali e competenze? Qual è la portata massima delle misure?
Spesso i collaboratori sono piuttosto reticenti ad ammettere di essere sotto stress, per timore di compromettere le loro opportunità di carriera. Per il buon esito del progetto è importante che tu – come dirigente – riesca a guadagnarti la fiducia dei collaboratori e a coinvolgerli attivamente nella ricerca di soluzioni e proposte di miglioramento. Alcune misure volte a promuovere la fiducia sono:
- informare i collaboratori in modo tempestivo e trasparente su obiettivi, accordi, processi e fasi di progetto
- lasciare ai collaboratori la facoltà di scegliere se partecipare a sondaggi e corsi sulla prevenzione dello stress
- fornire feedback sui risultati
- garantire l’anonimato e la protezione dei dati
- coinvolgere i collaboratori nella discussione su cause e possibilità di riduzione dello stress
- coinvolgere eventualmente persone «neutrali» che godono della fiducia dei collaboratori.
Non è escluso che quando affronterai la problematica dello stress, dovrai anche fare i conti con qualche opposizione. I cambiamenti, infatti, sono fonte di incertezze.
Affinché il programma antistress abbia successo occorre prevedere una serie di ostacoli tipici, ossia:
- le proprie resistenze interne;
- le resistenze aziendali esterne.