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Die Gründung eines Vereins braucht eine sorgfältige Vorbereitung. Als erstes sollten die Initiant:innen einige Voraussetzungen klären, z.B.: Gibt es bereits einen Verein mit dem gleichen Zweck? Finden wir genug Eltern und Kinder, die an Unterricht HSK in unserer Sprache interessiert sind? Sobald es genügend Argumente für die Gründung eines Vereins gibt, muss als nächstes eine Vorbereitungsgruppe gebildet werden.
Bevor ein Verein gegründet wird, müssen Vereinsregeln, die Statuten, erarbeitet werden. Sie müssen in schriftlicher Form vorliegen. Es empfiehlt sich, der Vorbereitungsgruppe den Auftrag zu geben, einen Vorschlag für die Statuten zu machen. Die Gruppe kann sich an Beispielen anderer Vereine HSK orientieren.
Statuten müssen klar und unmissverständlich sein. Sie beschreiben den Zweck des Vereins und legen fest, wie er sich organisiert und finanziert. Die Statuten müssen aber nicht alles bis ins kleinste Detail vorschreiben. Die Statuten müssen in einer Schweizer Amtssprache geschrieben werden. Es ist üblich, dass in Vereinen HSK die Statuten auch in der Sprache des HSK-Unterrichts geschrieben werden.
Wenn geeignete Personen für den Vorstand zur Verfügung stehen, kann die Einladung zur Gründungsversammlung an alle interessierten Eltern geschickt werden (die Checkliste zur Vorbereitung finden Sie HIER). Je besser die angesprochenen Personen über den Unterricht HSK informiert sind, umso schneller und einfacher lässt sich die Veranstaltung durchführen. Die Gründungsversammlung wird nach den Regeln einer normalen Vereinsversammlung abgehalten. Dementsprechend setzt sich die Traktandenliste wie folgt zusammen:
An der Mitgliederversammlung (MV) werden die wichtigsten Beschlüsse gefasst. Sie findet einmal im Jahr statt. Der Ort kann frei gewählt werden. Bei kleineren Vereinen HSK ist sie oft bei jemandem zuhause. Es kann auch ein Lokal gemietet werden. Es gibt Gemeinden, die Vereinen mit Sitz in dieser Gemeinde einen Raum kostenlos zur Verfügung stellen. Informationen dazu gibt die Gemeinde. Die Mitglieder werden vom Vorstand rechtzeitig - gemäss Statuten - eingeladen. So haben die Mitglieder genügend Zeit, sich auf die MV vorzubereiten. Jedes Mitglied erhält eine Einladung mit der Traktandenliste und den dazugehörigen Beilagen.
Die Kontrollstelle ist neben MV und Vorstand ein wichtiges Organ des Vereins. Sie kontrolliert die Geschäftsführung des Vereins. Die ausführenden Personen werden Revisor:innen genannt. Sie dürfen nicht Mitglieder des Vorstands sein. Mindestens einmal im Jahr überprüfen sie die Konten und die Buchhaltung des Vereins. Diese müssen nach kaufmännischen Grundsätzen korrekt und übersichtlich geführt sein. Für die einzelnen Einnahmen und Ausgaben müssen Belege vorhanden sein. Die Revisor:innen erstatten der MV darüber Bericht.
Damit die Unabhängigkeit der Kontrollstelle gewährleistet bleibt, sollten Revisor:innen ihr Amt nach einigen Jahren abgeben. Sie können wieder gewählt werden. Das wird in den Statuten geregelt.
Der Vorstand besteht aus der Präsidentin/dem Präsidenten, die/der den Verein gegen aussen vertritt, der Kassiererin/dem Kassier, die/der die Buchhaltung führt, und dem Aktuar/der Aktuarin, der/die Protokollführung und allgemeine Sekretariatsaufgaben übernimmt.
Vorstandsmitglieder sollten sich für HSK-Unterricht interessieren, gerne im Team arbeiten und bereit sein, Führungs- und Organisationsaufgaben zu übernehmen. Wichtig ist, dass sich die Kandidat:innen für den Vorstand genau informieren, welche Fähigkeiten und Kenntnisse gefragt sind und wie gross der Zeitaufwand ist. In kleinen Vereinen, die nur wenige Mitglieder zählen, übernimmt eine Person oft mehrere Aufgaben. So kann die Präsidentin/der Präsident gleichzeitig Lehrperson oder Koordinationsperson sein. Sobald der Verein wächst und sich weitere Mitglieder engagieren möchten, sollten Aufgaben und Funktionen auf verschiedene Personen verteilt werden. Die Arbeit in einem Verein HSK kann sehr intensiv werden. Deshalb ist es besser, die Verantwortung so weit wie möglich zu teilen.
Die Präsidentin / Der Präsident
Die Präsidentin/der Präsident repräsentiert den Verein, führt Verhandlungen mit aussenstehenden Personen sowie Institutionen und schliesst im Namen des Vereins Verträge ab.
Nach innen leitet sie/er die Vorstandssitzungen, regt Diskussionen und Aktivitäten an, erstellt den Jahresbericht und plant das kommende Vereinsjahr.
Eine Checkliste für die Vorbereitung einer Vorstandssitzung finden Sie HIER.
Das Präsidium erfordert Führungskompetenzen. Die Präsidentin/der Präsident kann gut organisieren, ist teamorientiert, behält einen klaren Kopf, auch wenn es schwierig wird, und verliert nicht den Überblick. Sie/er kennt sich mit allen relevanten HSK- und Vereinsfragen aus, zumindest in den Grundzügen. Sie/er kann delegieren, motivieren und für die Leistungen der Mitglieder und Lehrpersonen danken. Sie/er ist kompromissfähig und kann Mehrheitsmeinungen nach aussen vertreten, auch wenn die eigene Meinung davon abweicht. Sie/er ist kritikfähig und kann sich abgrenzen.
Die Kassiererin / Der Kassier
Die Kassiererin/der Kassier ist für die Rechnungsführung verantwortlich. Sie/er ist vertrauenswürdig, beherrscht die Grundlagen der Buchhaltung und kann mit Geld und Zahlen umgehen. Sie/er verwaltet das Vereinsvermögen, erledigt Zahlungen, fordert die Mitgliederbeiträge ein und überwacht das Budget.
Sie/er hat Einsicht in alle Vereinsunterlagen, um die Jahresrechnung und das Budget für das kommende Jahr vorbereiten zu können. Je nach Art des Vereins gehören auch Besteuerung, Sozialversicherungsabrechnungen und das übrige Versicherungswesen zu den Aufgaben der Kassierin/des Kassiers.
Die Kassiererin/der Kassier erstellt die Jahresrechnung, die schriftlich vorgelegt werden muss. Sie beinhaltet eine Zusammenstellung der Einnahmen und Ausgaben. Die Abrechnungspositionen sind zweckmässig und übersichtlich dargestellt. Die Zusammenstellung muss aus sich heraus verständlich sein (Infos dazu finden Sie HIER)
An der Mitgliederversammlung stellt die Kassiererin/der Kassier die Jahresrechnung vor. Danach haben die Vereinsmitglieder Gelegenheit, dazu Fragen zu stellen.
Die Aktuarin / Der Aktuar
Die Aktuarin oder der Aktuar führt das Protokoll bei den Sitzungen.
Diese Aufgabe ist besonders wichtig, weil im Protokoll alle Beschlüsse festgehalten werden. Protokolle sind Urkunden, die nach Unterzeichnung nicht verändert werden dürfen.
Bei kleineren Vereinen übernimmt die Aktuarin/der Aktuar häufig auch Sekretariatsaufgaben: die Verwaltung der Adress- und Mitgliederdatei, des Archivs und der Vereinsdokumentation, die Vereinskorrespondenz, das Verschicken von Unterlagen sowie andere administrative und organisatorische Aufgaben.
Aktuar:innen sind pflichtbewusst, zuverlässig und ordnungsliebend. Sie können sich schriftlich gut ausdrücken, beherrschen Rechtschreibung sowie Grammatik und verfügen über Computerkenntnisse. Sie haben idealerweise einen kaufmännischen Hintergrund und Sekretariatserfahrung.
Unregelmässige Aufgaben
Zur Entlastung können weitere Personen ohne eigenen Fachbereich in den Vorstand gewählt werden. Sie haben wie die anderen Vorstandsmitglieder das volle Stimmrecht. Sie kümmern sich um Fragen, die keinem bestimmten Fachbereich zugeordnet sind. In den Statuten kann festgeschrieben werden, dass der Vorstand Beisitzer:innen für bestimmte Aufgaben hat. Diese Regelung sollte nur dann in die Statuten aufgenommen werden, wenn sie von Dauer ist, denn Statutenänderungen müssen immer von der Mitgliederversammlung beschlossen werden.
Beisitzer
Vorstandsmitglied ohne eigenes Ressort/eigenen Fachbereich
Aktuar
(schweizerisch) Schriftführer eines Vereins, führt das Protokoll
Das Vereinskonto wird bei der Post oder einer Bank eröffnet. Vor der Eröffnung des Kontos müssen die Personen bestimmt werden, die das Konto eröffnen und Geld beziehen können. Das heisst, sie sind zeichnungsberechtigt.
Normalerweise sind die Präsidentin/der Präsident und eine weitere Person zeichnungsberechtigt. Wenn die Zeichnungsberechtigten häufig abwesend sind, sollte einer dritten Person die Zeichnungsberechtigung erteilt werden. Sonst könnten die Geschäfte blockiert werden. Beispiel: Ein Fest soll als Fundraising-Veranstaltung durchgeführt werden. Dafür braucht es Geld. Wenn das benötigte Geld nicht vom Konto abgehoben werden kann, weil die zeichnungsberechtigte Person für mehrere Monate ins Ausland verreist ist, müsste das Fest trotz bereits geleisteter intensiver Vorbereitung abgesagt werden.
Für die Kontoeröffnung benötigt die Post oder die Bank Unterlagen zur Identifikation des Vereins und der zeichnungsberechtigten Personen:
die Statuten oder gleichwertige Dokumente (Beschlüsse, Verträge, Protokolle, etc.). In diesen Dokumenten müssen die zeichnungsberechtigten Personen mit Namen erwähnt sein.
Reisepass/ID/CH-Ausländerausweis/CH-Führerausweis der Personen, die das Konto eröffnen.
Am besten ruft man bei der jeweiligen Post oder Bank an, um einen Termin für die Eröffnung zu vereinbaren und zu erfahren, was man dazu mitbringen muss.
Geht aus dem Vorstandsbeschluss hervor, dass die Präsidentin oder der Präsident einzeln zeichnungsberechtigt ist, dann muss die Präsidentin oder der Präsident persönlich das Bankkonto eröffnen. Sie/er muss dabei seinen Ausweis im Original vorlegen. Wenn der Vorstand beschlossen hat, dass kollektiv gezeichnet werden muss, dann müssen alle Zeichnungsberechtigten zur Kontoeröffnung persönlich mit ihren Ausweispapieren erscheinen. Zeichnungsberechtigt ist, wer die Kompetenz hat, Verträge, Vereinbarungen oder andere Geschäfte und Zahlungen für den Verein auszuhandeln und zu unterschreiben.
Wenn eine Person aus dem Verein austritt oder sich vom Vorstand zurückziehen will, erlischt deren Zeichnungsberechtigung. Dann muss rechtzeitig eine Ersatzperson gewählt werden. Die Zeichnungsberechtigung dieser neuen Person muss bei der Post oder Bank beantragt werden. So kann der Verein seine Geschäfte ohne Unterbruch weiterführen.
Zeichnungsberechtigt
Unterschriftsbefugnis haben
Fundraising
Mittelbeschaffung
Beisitzer
Vorstandsmitglied ohne eigenes Ressort/eigenen Fachbereich
Aktuar
(schweizerisch) Schriftführer eines Vereins, führt das Protokoll