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Définition
La compétence « gouvernance, structure et processus » définit la compréhension des structures établies et la conformité avec celles-ci, les systèmes et les processus de l’organisation qui fournissent un soutien aux projets et influencent la façon dont ils sont organisés, mis en œuvre et gérés. La gouvernance, les structures et les processus d’une organisation peuvent comprendre aussi bien les systèmes temporaires (tels que les projets) que les systèmes permanents (tels que les systèmes de management de portefeuille de projets, les systèmes financiers / administratifs, les systèmes de support, les systèmes de notification, et la prise de décision ainsi que les systèmes d’audit).
Objectif
Le but de cette compétence est de permettre à l’individu de participer efficacement et de gérer l’impact de la gouvernance, des structures et des processus sur les projets.
Description
Les structures, les processus de gestion et les processus de prise de décision sont des parties essentielles du système de gouvernance de toute organisation. S’aligner sur des structures et des processus donne la capacité d’utiliser les systèmes de valeurs, de rôles et de responsabilités, des processus et des politiques établis dans une organisation, pour veiller à ce que les projets atteignent leurs objectifs et appuient les objectifs de l’entreprise en termes d’affaires.
Gérer des projets en conformité avec les structures et les processus organisationnels de l’organisation exige une compréhension de base des différents types d’initiatives et de la façon dont une organisation axée sur les projets fonctionne, ainsi que les avantages associés au management par projets. (« Management by Projects ») Cela comprend la conformité avec les processus permanents liés au management de projets. La plupart des organisations axées sur les projets ont différents types de structures de support et de processus pour leurs projets. Des exemples de fonctions et les processus de support sont par exemple les ressources humaines (RH), finances et contrôle ainsi que les technologies de l’information (IT). Les organisations matures offrent des projets par le biais d’un support appelé Project Management Office (PMO).
Les compétences en termes de structures et de processus signifient de capitaliser le feedback et les enseignements tirés des projets antérieurs. Le principal défi dans la gestion des projets est de mettre en place des structures et des processus obligatoires et facultatifs, de manière à produire un effet et un bénéfice optimal pour le projet.
Indicateurs clés de compétence
Connaître et appliquer les principes de management de projet
L’individu est familier avec les concepts de projet et de management par projets. Il peut expliquer la différence entre les différents types d’organisation, par exemple, fonctionnel, matriciel et orienté projet ; il sait comment aligner de façon optimale les performances avec le cadre organisationnel actuel. L’individu peut expliquer les caractéristiques et les principes sur lesquels le management par projets est fondé et il est en mesure de mettre en place un environnement orienté projet. En outre, l’individu est conscient de la notion de maturité des organisations orientée projets, couvrant les compétences organisationnelles, les compétences de projet et de programme ainsi que les compétences individuelles.
Mesures
- Reconnaît un projet dans la pratique et connait les bases de management de projet
- Explique les caractéristiques d’une organisation fonctionnelle, orientée-projet ou matricielle, et la reconnaît en pratique
- Explique et applique la notion de management par projets
- Identifie et met en place des concepts de management par projets au sein de l’organisation
- Identifie et explique le niveau de maturité actuel d’une organisation
Connaître et appliquer les principes de management de programme
Si le projet fait partie d’un programme, l’individu doit aligner le projet avec le programme et doit savoir comment les principes de management de programme sont mis en œuvre dans l’organisation spécifique. Les corrélations entre le projet et le programme ainsi qu’entre les différents projets au sein du programme doivent être analysées en termes de saisies, d’objectifs, de résultats, etc. Traiter avec ces corrélations signifie la mise en place et la maintenance d’interfaces entre le projet et le programme.
Mesures
- Explique les caractéristiques d’un programme tels que les objectifs, les entrées, les sorties, les résultats, les avantages
- Explique le concept de management de programme (dépendances entre les projets à l’intérieur du programme, les structures organisationnelles du programme, la communication verticale et horizontale)
Connaître et appliquer les principes de management de portefeuille
L’individu connaît la manière dont le management de portefeuille est mis en œuvre dans l’organisation permanente spécifique. Par conséquent, l’individu connaît les critères de portefeuille, les contributions et les résultats nécessaires, et il identifie les impacts des projets sur le portefeuille. L’individu est capable de détecter différentes contraintes au sein du portefeuille et peut les prendre en compte afin d’optimiser l’utilisation des ressources de son projet. L’individu est capable de filtrer et / ou de canaliser les voies de communication avec le portefeuille afin d’influencer positivement la performance du projet. L’individu connaît les lignes de communication verticales (par exemple, avec le gestionnaire de portefeuille) et horizontales (par exemple, avec d’autres individus dans le portefeuille, d’autres équipes de projet) dans le cadre du processus global de coordination avec un programme ou un portefeuille.
Mesures
- Explique les caractéristiques d’un portefeuille – tels les facteurs clés de succès (FCS) et les indicateurs clés de performance (ICP / KPI)
- Connaît la notion de gestion d’un portefeuille (structures et processus organisationnels)
- Communique avec succès dans le cadre d’un portefeuille afin de gérer un projet avec succès
Aligner le projet avec la fonction de support de projet
Les fonctions de support de projet (un bureau de projet, un bureau de gestion de projet (PMO) ou similaire) fournissent un support multiforme au projet et / ou à l’individu qui s’occupe du management de projet en ce qui concerne l’organisation, la planification, les rapports, la gestion des réunions, la documentation, etc. Afin d’assurer le support nécessaire des fonctions de support de projet, l’individu doit connaître les contacts pertinents dans la fonction de support de projet et la façon d’établir et de maintenir de bonnes relations avec eux.
Mesures
- Connaît les personnes, les processus et les services des fonctions de support dans l’organisation permanente
- Utilise les fonctions de support de projet de l’organisation pour un support efficace au projet
- Etablit et entretient les relations avec les fonctions de support de projet
Aligner le projet avec les structures de rapport humain et de prise de décision de l’organisation et les exigences de qualité
La réussite d’un projet dépend étroitement des bonnes décisions prises au bon niveau de l’organisation et au bon moment. Chaque décision doit être préparée, présentée, acceptée, enregistrée, communiquée et finalement mise en œuvre. Des routines formelles et informelles et des règles spéciales pour la prise de décisions au-delà de la compétence et de la responsabilité de l’individu existent dans chaque organisation. Par conséquent, l’individu doit détenir une connaissance de la structure de prise de décision et des processus, et la capacité de structurer et de gérer le projet en conséquence. Les rapports périodiques de situation sont essentiels pour créer la confiance des parties prenantes et assurer la traçabilité des progrès. Les différentes parties prenantes du projet ont des besoins d’information différents (besoins en information, méthode de livraison, fréquence des rapports) que l’individu doit prendre en compte. L’organisation permanente aura, entre autres, différentes formes d’assurance de la qualité associées à des projets (assurance qualité du système, du projet, de la finance, de la technique, de la sécurité, etc.). L’individu doit tenir compte de ces aspects dans l’élaboration d’un plan d’assurance de la qualité pour son projet. Ceci pour définir quelles zones du projet font partie de l’assurance qualité et de savoir quels membres de l’équipe du projet doivent être impliqués dans les activités d’assurance de ce dernier.
Mesures
- Identifie les flux de travail standard de l’organisation et les règles pour la prise de décision dans les cas hors de sa compétence et de sa responsabilité
- Aligne la communication dans les projets avec les besoins de l’organisation permanente
- Applique au projet les normes de « reporting » de l’organisation permanente en utilisant des outils et des méthodes prévus à cet effet
- Applique les normes de l’assurance qualité de l’organisation permanente lors de la mise en place du « reporting ».
Aligner le projet avec les processus et les fonctions des ressources humaines (RH)
Le Service du Personnel (ressources humaines, RH) apporte un support multiforme au projet par rapport aux contrats des membres de l’équipe, l’emploi à durée déterminée, la formation, les salaires, les incitations, les directives concernant le stress, le bien-être, l’éthique ainsi que pour les personnes qui rejoignent ou quittent l’équipe. Une relation bien établie avec les processus et les fonctions des ressources humaines peut accroitre l’influence sur la disponibilité et la qualité des ressources en termes de compétences adéquates. Pour assurer le support nécessaire par le service des ressources humaines, l’individu doit établir et maintenir des bonnes relations avec les personnes clés concernées au sein de celui-ci.
Mesures
- Utilise le service RH pour le recrutement de personnel possédant les compétences requises
- Est conscient de la distinction entre le fonctionnement de l’organisation temporaire et celui des RH
- Etablit et entretient de bonnes relations avec le service RH
- Utilise les processus des ressources humaines pour assurer la formation et le développement individuel
Aligner le projet avec les processus et les fonctions financières et de contrôle
Les fonctions financières et de contrôle financier d’une organisation sont souvent établies en tant qu’entités organisationnelles, fournissant des règles, des procédures et des lignes directrices obligatoires pour le management, la comptabilité et les rapports afin de mettre en évidence les coûts engendrés par le projet pour l’organisation. La connaissance de ces règles par l’individu, et la façon de les utiliser efficacement, est cruciale pour la réussite du financement, pour le suivi et / ou pour les rapports sur des questions financières du projet.
Les fonctions financières et de contrôle d’une organisation servent souvent comme fonction de support, offrant une variété de fonctions auxiliaires pour l’individu, comme la façon de demander, de justifier, de gérer et de faire du reporting sur les ressources financières et sur la façon de gérer, d’administrer, de distribuer, de surveiller et de gérer les finances. L’individu doit connaître les différents modèles financiers pour le financement (par ex. public, privé, les partenariats public-privé, subventions, commercial, etc.) approuvés par l’organisation permanente. Pour assurer le support nécessaire des fonctions financières et de contrôle, l’individu a intérêt à établir et maintenir de bonnes relations avec les personnes-ressources compétentes au sein des fonctions financières et de contrôle.
Mesures
- Connaît les processus des fonctions financières et de contrôle
- Distingue les instruments obligatoires et facultatifs des fonctions financières et de contrôle et les implémente judicieusement selon la situation
- Surveille et contrôle l’implémentation efficace et efficiente des règles, lignes directrices, processus et outils à l’avantage du projet
- Communique et signale l’état et les tendances financières du projet clairement et objectivement