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Phasen und Meilensteine
Einleitung
Das Phasenmodell bildet das Rückgrat des Projekts. Es gliedert den Lebenszyklus des Projekts und schafft die Voraussetzung für das gemeinsame Verständnis der Projektbeteiligten zum Projektablauf. Das in der Abbildung 16 abgebildete HERMES-Phasenmodell besteht aus vier Phasen:
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Initialisierung
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Konzept
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Realisierung
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Einführung
Das Projekt beginnt mit der Phase Initialisierung beim Meilenstein Projektinitialisierungsauftrag und endet am Schluss der Phase Einführung beim Meilenstein Projektabschluss.
Jedes Phasenende ist durch einen Meilenstein bestimmt, der den Entscheid zum weiteren Vorgehen hervorhebt. Diese Meilensteine entsprechen Quality Gates, an denen der Stand des Projekts und die Qualität der Projektplanung und -durchführung überprüft werden. Dabei erfolgt auch die Abstimmung mit den übergeordneten Strategien und Zielen der Stammorganisation. Die Überprüfung der Erreichung der Meilensteine erfolgt mittels Checkliste, die mit projektspezifischen Kriterien ergänzt wird. Ergänzend zu den Meilensteinen an den Phasenenden gibt es szenariospezifische Meilensteine als weitere Quality Gates, z. B. für Architektur und Sicherheit.
Entlang den Phasen und Meilensteinen erfolgt das Reporting gemäss den Vorgaben der Stammorganisation bezüglich des Inhalts und der Frequenz.
Das Phasenmodell bildet auch eine Grundlage für die finanzielle Steuerung des Projekts. Bei Phasenfreigabe werden die Ressourcen (finanziell, personell, Infrastruktur) für die nächste Phase durch den Auftraggeber freigegeben.
Das nachfolgende Kapitel beschreibt die Phasen mit ihrem jeweiligen Schwerpunkt.
Beschreibung der Phasen
Phasenmodell und Anforderungen
Die Anforderungsdefinition und die Systementwicklung erfolgen entlang den Phasen.
Die Anforderungen werden als Teil der Studie in der Phase Initialisierung erstmals grob erarbeitet. Sie werden nach dem Prinzip ‹vom Groben ins Detail› in den weiteren Phasen konkretisiert.
Die Abbildung 17 zeigt schematisch die Ergebnisse der Anforderungsdefinition und Systementwicklung eines IT-Systems im Projektablauf.
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In der Phase Initialisierung werden in der Studie die Ziele festgelegt und die Anforderungen so weit erarbeitet, dass Varianten gebildet und bewertet werden können. Auf der Grundlage der Variantenwahl wird der Projektauftrag erstellt.
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In der Phase Konzept werden die in der Studie dokumentierten Grobanforderungen als Systemanforderungen konkretisiert und vervollständigt. In Detailstudien werden projektspezifische Lösungskonzepte erarbeitet. Sie stellen einen Teil der Systemarchitektur dar. Diese beschreibt das System mit den Prozessen, der Funktionalität, den Systemkomponenten und ihrer Einbindung über Schnittstellen ins Systemumfeld.
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Auf der Grundlage der Systemarchitektur wird die Detailspezifikation erstellt und darauf basierend das System entwickelt. Dazu gehört auch das Testen als Voraussetzung für den Entscheid zur Vorabnahme.
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In der Phase Einführung wird das System aktiviert und anschliessend der Entscheid zur Abnahme getroffen.
Die Spezifizierung und Realisierung des IT-Systems kann mit dem Modul agile Entwicklung flexibel gesteuert werden.
Dieser Ablauf gilt sinngemäss auch für Dienstleistungs-/Produktentwicklung.
Entscheidungsprozess
Entscheidungsprozess generell
In der Projektdurchführung müssen Entscheide getroffen werden. Die Entscheide sind in den Modulen als Aufgaben definiert. Aufgaben, die zu einem Entscheid führen, enden mit einem Meilenstein.
HERMES unterscheidet zwischen Entscheiden, die durch die Steuerung getroffen und Entscheiden, die durch die Projektführung und Fachspezialisten getroffen werden. So erfolgt beispielsweise die Phasenfreigabe durch den Auftraggeber (Steuerung), während die Abnahme der Systemarchitektur durch einen Architekturverantwortlichen (Fachspezialist einer Vorgabestelle in der Stammorganisation) erfolgt.
Die Steuerung prüft am Ende einer Phase, ob die nötigen Fachentscheide vorliegen. Fehlen diese, wird die nächste Phase nicht frei gegeben. Die Steuerung fällt dadurch keine Entscheide, ohne über die nötige Fachkompetenz zu verfügen.
Die Entscheidungsaufgaben in HERMES, bzw. die Entscheidungsprozesse werden mit der Checkliste unterstützt.
Die Abbildung 18 zeigt als Beispiel die Entscheide der Steuerung sowie der Führung und Ausführung im Szenario IT-Individualanwendung.
Entscheide zur Steuerung
Auf der Hierarchieebene Steuerung entscheidet der Auftraggeber. Er entscheidet über die Projektfreigabe, Phasenfreigaben und den Projektabschluss. Bei Bedarf wird er durch weitere Rollen wie den Projektausschuss unterstützt, die ihn beraten.
Entscheid zur Projektfreigabe
Die Projektfreigabe erfolgt am Ende der Initialisierung. Der Entscheid wird gemeinsam durch den Auftraggeber und die Stammorganisation im Rahmen des Projektportfoliomanagements getroffen.
Es wird entschieden, ob
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die Phase Initialisierung abgeschlossen wird oder ob weitere Ergebnisse zu erarbeiten sind
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das Projekt freigegeben wird
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das Projekt zurzeit nicht freigegeben wird und es später nochmals beantragt werden soll
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das Projekt nicht freigegeben und das Vorhaben beendet wird
Entscheid zur Phasenfreigabe
Bei jeder Phasenfreigabe werden die Ziele des Projekts mit den Strategien der Organisation und den Vorgaben abgestimmt und die Zielorientierung des Projekts sowie seine Wirtschaftlichkeit überprüft.
Es wird entschieden, ob
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die Phase abgeschlossen wird oder ob vor dem Phasenabschluss weitere Ergebnisse zu erarbeiten sind
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die nächste Phase freigegeben wird
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das Projekt beendet wird
Der Auftraggeber prüft bei Phasenende, ob die notwendigen Abnahmen der Ergebnisse durch die Controlling- und Vorgabestellen sowie die Fachspezialisten erfolgt sind und die Ergebnisse der Phase seinen Erwartungen entsprechen.
Die Abbildung 19 zeigt einen typischen Entscheidungsprozess am Beispiel der Freigabe der Phase Realisierung.
Die Abbildung 19 zeigt weiter, dass auf der Hierarchieebene Steuerung der Phasenbericht abgenommen und die Phase Konzept abgeschlossen wird. Vorgängig werden auf den Hierarchieebenen Führung und Ausführung die Projektergebnisse mit den Controlling- und Vorgabestellen abgestimmt bzw. durch diese geprüft. Wenn die Voraussetzungen erfüllt sind, gibt der Auftraggeber die Phase Realisierung frei.
Entscheid zum Projektabschluss
Am Ende der Phase Einführung trifft der Auftraggeber den Entscheid zum Projektabschluss.
Es wird entschieden, ob
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das Projekt abgeschlossen wird oder ob vor dem Projektabschluss weitere Ergebnisse zu erarbeiten sind
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die Projektorganisation aufgelöst wird
Entscheide der Führung und Ausführung
Entscheide zu Projektergebnissen
Prüfung und Abnahme von technischen Ergebnissen erfolgen durch die Führung und Ausführung, d.h. durch die jeweiligen Spezialisten für das entsprechende Thema.
Der Projektleiter plant die Entscheidungsaufgaben. Er berücksichtigt die Vorgaben der Controlling- und Vorgabestellen der Stammorganisation.