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Vorneweg: Alles Gute im neuen Jahr. Falls Sie auch ein paar Tage ausspannen konnten, haben Sie sicher vorher einen Abwesenheitsassistenten eingerichtet. Das geht bei den meisten ruckzuck, denn man will ja möglichst rasch in die wohlverdienten Ferien.
Nur: Selbst ein Abwesenheitsassistent bietet
Gelegenheit zum Kundendialog. Auch wenn der Text ein möglichst breites Publikum ansprechen muss, sollten Sie versuchen, den einzelnen Leser/die einzelne Leserin
abzuholen.
Anrede
Wählen Sie in der Anrede eine neutrale Form, zum Beispiel
- Guten Tag; oder
- Sehr geehrte Mailerin, sehr geehrter Mailer etc.
Weniger geeignet sind Pluralformen oder ausschliesslich männliche Formen, wie
- Liebe Alle;
- Liebe Mailer;
- Hallo; aber auch ganz formelle Anreden wie
- Sehr geehrte Damen und Herren.
Letztere Anrede sollte nur noch dort verwendet werden, wo man diese bewusst wählt, weil man es wirklich so will. Das ist häufig bei Amtsstellen der Fall.
Dank für die E-Mail
Anschliessend können Sie sich für die E-Mail bedanken, zum Beispiel
- Danke für Ihre E-Mail,
- Vielen Dank für Ihre E-Mail; oder Sie nehmen Bezug zu einer Aktualität wie
- Ich hoffe, dass Sie gut ins neue Jahr gestartet sind - Danke für Ihre E-Mail; oder
- Vorneweg: Alles Gute im neuen Jahr etc.
Information Abwesenheit
Nun folgt der Grund für Ihre Abwesenheit, zum Beispiel
- Ich bin vom 2. bis 8. Januar in den Ferien,
- Ich bin bis am 8. Januar in einer Weiterbildung; oder auch schlicht
- Ich bin vom 2. bis 8. Januar abwesend.
Ebenfalls möglich sind Informationen wie
-
Wir haben vom 2. bis 8. Januar Betriebsferien; oder
- Unser Betrieb ist vom 2. bis 8. Januar geschlossen; oder
- Heute Nachmittag ist der gesamte Betrieb wegen einer Weiterbildung geschlossen.
An wen kann sich der Kunde/die Kundin mit einem dringenden Anliegen wenden?
Informieren Sie Ihre Kunden, wie es nun weitergeht, zum Beispiel
- In dringenden Fällen wenden Sie sich an meine Stellverterterin <email-pii>; oder
- In dringenden Fällen erreichen Sie mich unter 076 436 15 68.
Letzters hängt natürlich auch vom Job ab, den man ausübt, und ob man gewillt ist, Kundenanliegen in der Freizeit zu beantworten.
Was passiert mit der E-Mail des Kunden/der Kundin?
Wer kein "dringender" Fall ist, möchte wissen, wie es mit seiner/ihrer E-Mail weitergeht, zum Beispiel
- Gerne beantworte ich Ihre E-Mail ab 9. Januar wieder; oder
- Ich bin ab 9. Januar wie gewohnt erreichbar.
Wer in einem Teilzeitpensum arbeitet, kann auch so informieren
- Ich arbeite Teilzeit, jeweils am Wochentag/Wochentag/Wochentag. Mein erster Arbeitstag nach den Ferien ist am Dienstag, 10. Januar.
Schlusssatz
Sie können sich eventuell noch mit ein paar persönlichen Worten verabschieden, wie
- Alles Gute im neuen Jahr; oder
-
Bis bald; oder
- Wir freuen uns, Sie ab 9. Januar wieder bei uns begrüssen/bedienen zu dürfen.
Haben Sie Fragen? Dann schreiben Sie an <email-pii>.
Bis zum nächsten Mal
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