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Eine der Pflichten des Verwaltungsrates, besteht in der Erstellung eines Protokolls während der Generalversammlung, das im Wesentlichen als Beschlussprotokoll abgefasst wird.
Es muss nur die Beschlüsse und Wahlen wiedergeben, ohne dass der Verlauf der Debatte mit ihren Details im Protokoll aufgeführt werden muss. Notwendig hingegen sind die Abstimmungsergebnisse zu jedem Beschluss. Folgende Punkte des GV-Protokolls sind zu beachten:
Das Protokoll über die Generalversammlung muss schriftlich abgefasst sein, akustische Aufnahmen können das Protokoll nicht ersetzen. Es ist vom Leiter der Versammlung, meistens vom Präsidenten des Verwaltungsrates und dem Protokollführer zu unterschreiben.
Obwohl es in zahlreichen Gesellschaften üblich ist, gibt es keine gesetzliche Pflicht, das Protokoll durch die nächste darauffolgende Generalversammlung genehmigen zu lassen.
Die Aktionäre haben nur ein Recht auf Einsicht in das Protokoll. Einen Anspruch auf Aushändigung einer vollständigen Kopie haben sie nicht. Wer nicht mehr Aktionär ist, hat sein Einsichtsrecht verloren. Auch enthält das Gesetz keine Frist für die Erstellung des Protokolls und damit für den Beginn der Einsichtnahme. Da das Obligationenrecht die Frist von zwei Monaten für die Erhebung einer Anfechtungsklage als Verwirkungsfrist ausgestaltet hat, ist das Protokoll somit spätestens 20 Tage nach der Versammlung zu erstellen.
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