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«Personendaten» sind Daten, die sich auf bestimmte oder bestimmbare Personen beziehen. Das bedeutet, dass die betreffenden Daten in Verbindung mit weiteren Daten Rückschlüsse auf die Identität dieser Personen zulassen. «Besonders schützenswerte Personendaten» sind eine Untergruppe von Personendaten, die nach geltendem Datenschutzrecht besonders schützenswert sind. Dazu gehören beispielsweise Daten, aus denen die Zugehörigkeit zu einer Rasse oder Ethnie hervorgeht, Gesundheitsdaten, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen, biometrische Daten, die eine natürliche Person eindeutig identifizieren, und Informationen über Gewerkschaftszugehörigkeiten. Im Abschnitt 3 finden Sie Informationen über die Daten, die wir in Übereinstimmung mit dieser Datenschutzerklärung bearbeiten. Unter «Bearbeitung» ist jeder Vorgang zu verstehen, der mit Personendaten durchgeführt wird, wie zum Beispiel die Erhebung, Speicherung, Verwendung, Änderung, Offenlegung und Löschung.
Für jede Bearbeitungstätigkeit gibt es eine oder mehrere Parteien, die dafür verantwortlich sind, dass die Bearbeitung im Einklang mit dem Datenschutzrecht erfolgt. Diese Partei wird als der Verantwortliche bezeichnet. Sie ist zum Beispiel für die Beantwortung von Zugangsanfragen zuständig (Abschnitt 10) oder hat dafür zu sorgen, dass Personendaten sicher verarbeitet und nicht in unrechtmässiger Weise verwendet werden.
Weitere Parteien können gemeinsam Verantwortliche für die in dieser Datenschutzerklärung dargelegte Bearbeitung sein, wenn sie an der Festlegung des Zwecks oder der Mittel der Bearbeitung beteiligt sind. Wenn Sie Informationen über die für eine bestimmte Bearbeitungstätigkeit Verantwortlichen erhalten möchten, können Sie sich im Rahmen Ihres Auskunftsrechts an uns wenden (Abschnitt 10). Wir bleiben Ihre Hauptansprechpartnerin, auch wenn es andere gemeinsame Verantwortliche gibt.
In Abschnitt 3, Abschnitt 6 und Abschnitt 11 finden Sie zusätzliche Informationen über Dritte, mit denen wir zusammenarbeiten und die für ihre Bearbeitung verantwortlich sind. Wenn Sie Fragen an diese Dritten haben oder Ihre Rechte ausüben möchten, wenden Sie sich bitte direkt an sie.
Zu den technischen Daten gehören die IP-Adresse und Informationen über das Betriebssystem Ihres Endgeräts, das Datum, die Region und die Uhrzeit der Nutzung sowie die Art des Browsers, mit dem Sie auf unsere elektronischen Angebote zugreifen. Über die IP-Adresse wissen wir zwar, über welchen Provider Sie auf unser Angebot zugreifen (und damit auch, in welcher Region Sie sich befinden), aber in der Regel erfahren wir dadurch nicht, wer Sie sind. Beispiele für technische Daten sind Protokolle («Logs»), die in unseren Systemen erstellt werden (zum Beispiel das Protokoll der Benutzeranmeldungen auf unserer Website).
Zu den Anmeldedaten gehören die Informationen, die Sie angeben, wenn Sie ein Konto auf unserem Bewerbungsportal erstellen (zum Beispiel Benutzername, Passwort, Name, E-Mail). Im Zusammenhang mit Zugangskontrollen kann es erforderlich sein, dass wir Sie mit Ihren Daten registrieren (Zugangscodes in Ausweisen, biometrische Daten zur Identifizierung) (siehe Kategorie «Sonstige Daten»).
Kommunikationsdaten sind Ihr Name und Ihre Kontaktdaten, die Art, der Ort und die Zeit der Kommunikation und in der Regel auch deren Inhalt (das heisst der Inhalt von E-Mails, Briefen, Chats usw.). Diese Daten können auch Informationen über Dritte enthalten. Zu Identifikationszwecken können wir auch Ihre ID-Nummer oder ein von Ihnen festgelegtes Passwort bearbeiten.
Zu den Bewerbungsdaten gehören Daten wie Name, Postanschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und andere Kontaktdaten, Foto, Geschlecht, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Passnummer, Einwanderungsstatus, Familienstand, Anzahl Kinder, Namen von Verwandten, die für Swissgrid arbeiten, Lohnvorstellungen, Funktion sowie die Mitgliedschaft in Berufsverbänden; ausserdem Informationen über Ihren akademischen Hintergrund, Diplome, Zeugnisse, akademische Leistungsnachweise, technische Fähigkeiten, Sprachkenntnisse, beruflicher Werdegang (einschliesslich Berufsbezeichnung, Lohn und Arbeitszeiten), Referenzinformationen von Dritten (soweit zulässig) sowie Freizeitaktivitäten.
Je nach Art der Stelle kann es erforderlich sein, dass Sie uns weitere Informationen zur Verfügung stellen, zum Beispiel eine Arbeitserlaubnis, einen Strafregisterauszug, einen Betreibungsregisterauszug oder Gesundheitsatteste. Unter Umständen sind wir auch gesetzlich verpflichtet, eine Vertrauenswürdigkeitsprüfung durchzuführen, über die wir Sie allenfalls gesondert informieren. Falls erforderlich, werden wir hierzu Ihre Einwilligung einholen.
Zu den öffentlich verfügbaren Daten gehören Daten wie berufliche Kontakte auf einer Social-Media-Plattform, Aktivitäten auf der Plattform (Beiträge, Kommentare, Likes), Fotos, Videos (zum Beispiel besuchte oder organisierte Webinare, Konferenzen), Fähigkeiten, Empfehlungen, Lizenzen, Zertifizierungen, Veröffentlichungen und Interessen (Seiten, Unternehmen und Personen, denen auf der Plattform «gefolgt» wird).
Zu den Referenzdaten gehören Informationen über Ihre Beziehung zur Bezugsperson, Ihre Persönlichkeit, Ihre Fähigkeiten, Ihre Qualifikationen, Ihre Beiträge für das Unternehmen, Ihre Arbeitsmoral und Ihre Arbeitsleistung.
Zu den Kategorien von Personendaten, die wir von Dritten über Sie erhalten, gehören insbesondere Informationen zur Validierung der Angaben, die Sie uns in Ihren Bewerbungsdaten gemacht haben (zum Beispiel Hochschulabschlüsse, frühere Anstellungen usw.), andere Hintergrundinformationen (zum Beispiel und falls notwendig Ihren Betreibungsregister- oder Strafregisterauszug), was Sie im Internet veröffentlicht haben oder Daten von anderen Personen über Sie (zum Beispiel Bewertungen von Ihnen auf Ihrem professionellen Social-Media-Profil) sowie Informationen von anderen Vertragspartnerinnen und -partnern von uns über Ihre Nutzung unserer Dienstleistungen (zum Beispiel über das Bewerbungsportal eingereichte Bewerbungen).
Darunter fallen alle Zwecke im Zusammenhang mit den vorvertraglichen Schritten, die für den Abschluss eines Arbeitsvertrags mit Ihnen notwendig sind.
Die meisten Daten, die wir bearbeiten, erhalten wir direkt von Ihnen in Ihren Bewerbungsunterlagen. Bestimmte Daten stammen jedoch von Dritten (zum Beispiel von Referenzgeberinnen und -gebern, Vorgesetzten und Mitarbeitenden) oder aus öffentlichen Quellen (zum Beispiel aus beruflichen Social-Media-Netzwerken wie LinkedIn und Xing). Auch diese Daten bearbeiten wir, um Ihre Eignung für die Stelle zu beurteilen, auf die Sie sich beworben haben.
Wir sind bestrebt, unsere Dienstleistungen auf dem Bewerbungsportal ständig zu verbessern und schnell auf veränderte Bedürfnisse zu reagieren. Daher analysieren wir beispielsweise, wie Sie durch unser Bewerbungsportal navigieren und wie neue Layouts eines solchen Portals aussehen könnten (für weitere Einzelheiten siehe Abschnitt 11). Dies hilft uns, die Marktakzeptanz bestehender Dienstleistungen auf dem Bewerbungsportal und das Marktpotenzial neuer Dienstleistungen auf dem Bewerbungsportal zu verstehen. Zu diesem Zweck bearbeiten wir insbesondere Verhaltens- und Präferenzdaten, aber auch Kommunikationsdaten und andere Informationen, zum Beispiel aus sozialen Medien, dem Internet und anderen öffentlichen Quellen. Wir wollen auch den Arbeitsmarkt verstehen und die Art und Weise verbessern, wie wir neue Arbeitskräfte finden und einstellen. Dazu kann es erforderlich sein, dass wir Bewerbungsdaten, öffentlich zugängliche Daten und Daten zur Bewertung von Bewerberinnen und Bewerbern verwenden, um sie zu analysieren und Statistiken zu erstellen. Ausserdem erstellen wir KPI-Statistiken (Key Performance Indicators), die es beispielsweise ermöglichen, zu ermitteln, wie lange eine Stelle offen war und wie dabei die Geschlechterzusammensetzung der Bewerberinnen und Bewerber aussah. Wir verwenden für diese Zwecke, soweit möglich, pseudonymisierte oder anonymisierte Daten.
Wir überprüfen und verbessern kontinuierlich die angemessene Sicherheit unserer IT- und anderer Infrastrukturen (zum Beispiel Gebäude). Wie alle Unternehmen können auch wir Verstösse gegen die Datensicherheit nicht mit absoluter Sicherheit ausschliessen. Wir tun jedoch unser Bestes, um die Risiken zu verringern. So bearbeiten wir Daten zum Beispiel zur Überwachung, Inspektion, Analyse und Prüfung unserer Netze und IT-Infrastrukturen, zur System- und Fehlerprüfung, zu Dokumentationszwecken und im Rahmen von Backups. Zu den Zugangskontrollen gehören die Kontrolle des Zugangs zu elektronischen Systemen (zum Beispiel die Anmeldung bei Benutzerkonten im Bewerbungsportal) sowie die physische Zugangskontrolle (zum Beispiel der Zugang zum Gebäude, wenn Sie zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen werden oder einen Einstellungstest absolvieren). Aus Sicherheitsgründen führen wir auch Zugangsprotokolle und Besucherlisten und verwenden Überwachungssysteme (zum Beispiel Überwachungskameras). Wir informieren Sie durch entsprechende Beschilderung über die Überwachungssysteme an den jeweiligen Standorten.
Dazu gehört die Umsetzung von Sicherheitskonzepten zur Verhinderung von Betrug und anderen Straftaten. Wir können auch verpflichtet sein, bestimmte Abklärungen über Sie zu treffen oder in bestimmten Fällen den Behörden Meldung zu erstatten. Dies umfasst Offenlegungs-, Informations- oder Meldepflichten, zum Beispiel im Zusammenhang mit Aufsichtsbehörden und Archivierungspflichten sowie der Verhütung, Aufdeckung und Untersuchung von Straftaten und anderen Verstössen. Dazu gehören auch die Entgegennahme und die Bearbeitung von Beschwerden und anderen Berichten, die Überwachung der Kommunikation sowie die Offenlegung von Dokumenten gegenüber einer Behörde, wenn wir ausreichende Gründe dafür haben oder gesetzlich dazu verpflichtet sind. Zu all diesen Zwecken bearbeiten wir insbesondere Ihre Bewerbungs- und Kommunikationsdaten, aber unter Umständen auch Verhaltensdaten und Daten aus der Kategorie «Sonstige Daten». Die rechtlichen Verpflichtungen können sich aus dem schweizerischen Recht ergeben.
Zu diesen Zwecken bearbeiten wir insbesondere Stammdaten, Vertragsdaten, Anmeldedaten und technische Daten, aber auch Verhaltens- und Kommunikationsdaten. Im Rahmen unseres Finanzmanagements müssen wir beispielsweise unsere Kreditoren und Debitoren überwachen. Zudem müssen wir verhindern, dass wir Opfer von Verbrechen und Missbrauch werden. Dadurch kann es erforderlich sein, dass wir Daten auf relevante Muster solcher Aktivitäten analysieren.
Zu diesen weiteren Zwecken gehören beispielsweise administrative Zwecke (wie die Verwaltung von Bewerbungsdaten, Referenzdaten und Datenarchivierung sowie das Testen, Verwalten und kontinuierliche Verbessern der IT-Infrastruktur), die Wahrung unserer Rechte (zum Beispiel zur gerichtlichen oder aussergerichtlichen Durchsetzung von Ansprüchen und vor Behörden in der Schweiz sowie zur Abwehr von Ansprüchen, zum Beispiel durch Beweissicherung, rechtliche Beurteilung und Teilnahme an Gerichts- oder Verwaltungsverfahren) und die Auswertung und Verbesserung interner Prozesse. Dazu gehört auch die Wahrung anderer berechtigter Interessen, die nicht erschöpfend genannt werden können.
In vielen Ländern ausserhalb des EWR, des Vereinigten Königreichs und der Schweiz gibt es derzeit keine Gesetze, die ein angemessenes Datenschutzniveau im Sinne des DSG gewährleisten. Die erwähnten vertraglichen Vereinbarungen gleichen diesen schwächeren oder fehlenden Rechtsschutz bis zu einem gewissen Grad aus. Die vertraglichen Vorkehrungen können jedoch nicht alle Risiken (namentlich des staatlichen Zugriffs im Ausland) ausschliessen. Sie sollten sich dieser Restrisiken bewusst sein, auch wenn sie im Einzelfall gering sein mögen. Wir ergreifen zudem weitere Massnahmen (zum Beispiel Pseudonymisierung oder Anonymisierung), um sie zu minimieren.
Zu den Dokumentations- und Beweiszwecken gehört unser Interesse an der Dokumentation der Bewerbungsprozesse und unseres Entscheidungsprozesses in Bezug auf die Bewerbungsprozesse sowie unserer Interaktionen und anderer Fakten im Hinblick auf rechtliche Ansprüche, Unstimmigkeiten, IT- und Infrastruktur-Sicherheitsanforderungen und den Nachweis einer guten Corporate Governance und Compliance. Die Aufbewahrung kann ein technisches Erfordernis sein, wenn bestimmte Daten nicht von anderen Daten getrennt werden können und wir sie daher zusammen mit diesen aufbewahren müssen (zum Beispiel im Falle von Backups oder Dokumentenverwaltungssystemen).
Zu den technischen und organisatorischen Sicherheitsmassnahmen können die Verschlüsselung und Pseudonymisierung von Daten, die Protokollierung, Zugriffsbeschränkungen, die Aufbewahrung von Sicherungskopien, die Unterweisung unserer Mitarbeitenden, der Abschluss von Vertraulichkeitsvereinbarungen und die Überwachung gehören. Insbesondere ergreifen wir geeignete organisatorische Massnahmen, um sicherzustellen, dass unsere Mitarbeitenden nur in dem Umfang Zugang zu Ihren Daten haben, wie es für die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Zwecke und die Tätigkeiten der betreffenden Mitarbeitenden erforderlich ist. Dazu gehören insbesondere die Personalverantwortlichen und die Mitglieder des Rekrutierungsteams bei Swissgrid sowie die Mitarbeitenden der Personalabteilung und der unterstützenden Bereiche, wie zum Beispiel der Verwaltung und der Informatik. Unsere Mitarbeitenden handeln nach unseren Weisungen und sind bei der Bearbeitung Ihrer Daten zur Vertraulichkeit und Verschwiegenheit verpflichtet.
Wir schützen Ihre Daten, die über unsere Website übertragen werden, durch entsprechende Verschlüsselung. Wir können jedoch nur Bereiche sichern, die wir unter unserer Kontrolle haben. Wir verlangen auch von unseren Datenbearbeiterinnen und -bearbeitern, dass sie angemessene Sicherheitsmassnahmen ergreifen. Sicherheitsrisiken können jedoch nie vollständig ausgeschlossen werden; Restrisiken sind unvermeidlich.
Insbesondere kann es erforderlich sein, dass wir Ihre Personendaten weiterbearbeiten und aufbewahren, um einen Arbeitsvertrag mit Ihnen zu schliessen und zu erfüllen (in diesem Fall werden Ihre Daten Teil Ihres Personaldossiers bei uns), um unsere eigenen berechtigten Interessen zu wahren wie beispielsweise die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder um rechtlichen Verpflichtungen nachzukommen. Soweit gesetzlich zulässig, insbesondere zum Schutz der Rechte und Freiheiten anderer betroffener Personen und zur Wahrung berechtigter Interessen, können wir eine Anfrage auch ganz oder teilweise ablehnen (zum Beispiel, indem wir Inhalte schwärzen, die Dritte oder unsere Geschäftsgeheimnisse betreffen).
Cookies sind individuelle Codes (zum Beispiel eine Seriennummer), die unser Server oder ein Server unserer Dienstleister an Ihr System sendet, wenn Sie sich mit unserer Website verbinden, und die Ihr System (Browser, Mobiltelefon) akzeptiert und bis zum eingestellten Verfallsdatum speichert. Ihr System überträgt diese Codes bei jedem weiteren Zugriff an unseren Server oder den Server eines Drittanbieters. Auf diese Weise werden Sie erkannt, auch wenn Ihre Identität unbekannt ist.
Andere Technologien können verwendet werden, um Sie mit einer gewissen Wahrscheinlichkeit wiederzuerkennen (das heisst, Sie von anderen Nutzerinnen und Nutzern zu unterscheiden), wie beispielsweise das Fingerprinting. Beim Fingerprinting werden Ihre IP-Adresse, der von Ihnen verwendete Browser, die Bildschirmauflösung, die Spracheinstellungen und andere Informationen, die Ihr System jedem Server mitteilt, kombiniert, was zu einem mehr oder weniger eindeutigen Fingerabdruck führt. Dadurch ist es möglich, auf Cookies zu verzichten.
Jedes Mal, wenn Sie auf einen Server zugreifen (beispielsweise, wenn Sie unser Bewerbungsportal oder die zugehörigen Anwendungen nutzen), können Ihre Besuche daher «verfolgt» werden.
Wir erhalten Daten über Sie, wenn Sie die LinkedIn-Unternehmensseite von Swissgrid besuchen und über diese Seite mit Swissgrid kommunizieren, wenn Sie die Stellenangebote ansehen, die Swissgrid auf ihrer Unternehmensseite veröffentlicht, wenn Sie sich über die Schaltfläche «Einfach bewerben» direkt auf ein von Swissgrid veröffentlichtes Stellenangebot bewerben und dabei die Bewerbungsdaten (wie Ihren Namen, Ihre E-Mail Adresse, Ihre Telefonnummer und Ihren Lebenslauf) angeben und wenn Sie Ihr LinkedIn-Profil einschliesslich der darin enthaltenen Bewerbungsdaten mit Swissgrid teilen, indem Sie die Schaltfläche «Bewerben» auf der LinkedIn-Stellenanzeige verwenden. LinkedIn erhebt unter anderem auch technische Daten, Anmeldedaten, Kommunikationsdaten, Verhaltensdaten und Präferenzdaten von Ihnen oder über Sie (siehe Abschnitt 3 zu diesen Begriffen). Grundsätzlich führt LinkedIn auch statistische Analysen darüber durch, wie Sie mit uns interagieren, wie Sie unsere LinkedIn-Unternehmensseite und unsere Inhalte oder andere Teile der Plattform nutzen (welche Stellenanzeigen Sie angesehen, auf welche Sie sich beworben und welche Sie in Ihrem Benutzerkonto «gespeichert» haben usw.), und kombiniert diese Daten mit anderen Informationen über Sie (zum Beispiel Informationen über Ihr Alter und Ihr Geschlecht und andere demografische Informationen). Auf diese Weise erstellt LinkedIn Profile über Sie und Statistiken über die Nutzung unserer Unternehmensseite. LinkedIn nutzt diese Daten und Seiten, um Ihnen unsere oder andere Werbung und andere personalisierte Inhalte auf der Plattform anzuzeigen und das Verhalten der Plattform zu verwalten, aber auch für Markt- und Nutzerforschung und um uns und anderen Parteien Informationen über Sie und die Nutzung unserer Unternehmensseite zu liefern. Wir können die von LinkedIn erstellten Analysen über die Nutzung unserer Unternehmensseite bis zu einem gewissen Grad kontrollieren.