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Für alle, dies es verpasst haben: Hier erfahren Sie, wie sie das Beste aus ihren täglichen Anrufen machen.
Zunächst den Druck herausnehmen. Wir assoziieren Anrufe mittlerweile mit Notfällen. Und zwar ausschließlich mit Notfällen. Das ist eine Verschwendung von hilfreicher Technik. Einige grundlegende Fakten:
- Anrufe anzunehmen ist keine Pflicht.
Ruft jemand zu einem ungünstigen Zeitpunkt an, notieren Sie sich den verpassten Anruf und rufen später zurück – oder lassen sich nochmals anrufen. Das ist vollkommen in Ordnung.
- Anrufe dürfen auch nur „halb“ beantwortet werden.
Sagen Sie einfach Hallo, teilen Sie mit, dass Sie jetzt nicht sprechen können, vereinbaren Sie einen Termin für ein späteres Gespräch, verabschieden Sie sich und legen Sie auf. Kein Problem.
- Wenn das Telefon in Anwesenheit einer anderen Person klingelt, ist es eine Frage der Rücksicht, diese Person mit einzubeziehen.
„Kann ich den Anruf kurz annehmen? Ich werde sagen, dass ich später zurückrufe“.
- Es kann sinnvoll sein, nachzufragen, ob der Gesprächszeitpunkt günstig ist.
Wenn Sie jemanden anrufen, können Sie Ihr Gespräch damit beginnen, dass Sie nachfragen, ob die Person, die Sie anrufen, gerade beschäftigt ist, Sie können auf ihren Tonfall hören usw.. Sollte sich abzeichnen, dass das Gespräch länger dauern wird, können Sie nachfragen, ob das in Ordnung ist: Manchmal ist es besser, ein Gespräch zu einem späteren Zeitpunkt zu Ende zu führen.
- Textnachrichten haben nicht unbedingt Vorrang vor verpassten Anrufen.
Wahrscheinlich ist es genau umgekehrt.
- Telefonate dürfen kurz sein.
Ein paar Minuten anstatt einer langen Latte von Textnachrichten, um ein Treffen zu vereinbaren. Ein paar Sekunden, um zu sagen, dass Sie aufgehalten wurden.
- Festnetztelefone haben ihre eigenen Vorteile.
Sie stehen für den ultimativen Fokus. Da sie nicht tragbar sein müssen, ist ihre Ergonomie zu 100% am Telefonieren orientiert. Sie haben immer noch einen festen Platz im Leben der Menschen, die tagtäglich viel telefonieren oder bei all denen, die die Vorteile eines Einzweckgerätes nutzen wollen.
Es macht Sinn, den Menschen mitzuteilen, dass Sie upgegraded haben.
- Sie können eine E-Mail an Freunde und Familie senden. Vielleicht zur Erläuterung einen Link mitschicken: https://www.punkt.ch/de/inspiration/umschalten/
- Lassen Sie die Menschen wissen, wann es für Sie normalerweise schwierig ist, Anrufe entgegenzunehmen, und finden Sie heraus, wann das für Ihre Mitmenschen der Fall ist.
- Erklären Sie, dass E-Mails und Textnachrichten durchaus mit einem Anruf beantwortet werden können. Sie werden wahrscheinlich nur zu bestimmten Zeiten am Tag Textnachrichten oder E-Mails versenden, wenn Sie Zugriff auf ein Gerät mit Bildschirm und Tastatur ordentlicher Größe haben.
- Sie möchten vielleicht zugeben, dass es nicht ideal ist, in eine steife Platte zu sprechen, aber weisen Sie darauf hin, dass das dennoch sehr gut machbar ist. Laden Sie Ihre Mitmenschen dazu ein, Sie manchmal anzurufen, anstatt eine Nachricht zu schreiben – jedenfalls solange deren Akku noch voll genug ist...
- Wenn Sie Kontaktdaten mit jemandem austauschen, verwenden Sie standardmäßig Telefonnummern anstelle Ihrer E-Mail-Adresse und sagen Sie immer, dass Sie lieber telefonieren als Textnachrichten senden. (Sie können darauf hinweisen, dass Anrufe in der Regel viel einfacher sind, Sie keine Zeit für Textnachrichten und E-Mail haben, den persönlichen Kontakt vorziehen... je nachdem, was für Sie funktioniert.) Die Eingabe der Nummer der anderen Person in Ihr Sprachtelefon macht Ihre Haltung dazu deutlich.
- Stellen Sie sicher, dass Ihr Anrufbeantworter aktiviert ist, und machen Sie sich Gedanken über die Gestaltung Ihrer Ansage. Sagen Sie ihren Mitmenschen, dass Sie Ihre Nachrichten regelmäßig abhören.
Arbeitswirklichkeit.
- Wenn Sie manchmal außerhalb Ihrer Arbeitszeit Nachrichten oder E-Mails von der Arbeit erhalten und erwartet wird, dass Sie sofort antworten, müssen Sie Ihrem allzeit bereiten und verständnisvollen Chef hoffentlich einfach erklären, dass Sie intelligente Schritte zur Vermeidung von Burnout unternehmen. Ist Ihr Chef weniger verständnisvoll, müssen Sie sehen, ob Sie einen Kompromiss finden können. Erklären Sie, dass Sie Ihre E-Mails zu bestimmten Zeiten auf einem Gerät mit Vollbildschirm abrufen, um sicherzustellen, dass Sie gezielt und effektiv antworten können. Sofern Sie dies noch nicht getan haben, richten Sie Ihr E-Mail-Programm in jedem Fall so ein, dass E-Mails von Ihrem Arbeitgeber automatisch in einen E-Mail-Ordner „Arbeit“ gefiltert werden.
- Wenn Sie als Arbeitgeberin oder Arbeitgeber bis hierhin gelesen haben, sind Sie sich wahrscheinlich bereits bewusst, welche Vorteile es hat, dass Ihre Beschäftigten nicht abgelenkt sind. Denken Sie daran, dass auch Sie Ihre Auszeit brauchen. Es kann besser sein, gelegentlich einen Termin zu verpassen, als Probleme auf die lange Bank zu schieben. Wenn Sie auf der Suche nach Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sind, erwähnen Sie unbedingt Ihre diesbezügliche Einstellung. Das wird ein gutes Licht auf Sie werfen.
- Es empfiehlt sich, Kolleginnen und Kollegen, die in demselben Gebäude sitzen, keine E-Mails zu schreiben, es sei denn, es gibt einen guten Grund dafür. Es ist effizienter, vom Stuhl aufzustehen und mit Kollegen zu reden, entweder spontan oder nach einem kurzen Anruf vorab, um zu hören, ob sie ein paar Minuten Zeit haben. Das vermeidet überquellende Postfächer und beugt Rückenschmerzen, Langeweile und Müdigkeit vor. Wir sind nicht dafür gebaut, den ganzen Tag am Schreibtisch zu sitzen.
- Wenn Sie selbständig sind, legen Sie nach Möglichkeit Bürozeiten fest und schreiben diese auf Ihre Website, in die Signaturdatei Ihrer E-Mails usw.. Wenn das schwierig ist, sollten Sie sich überlegen, wichtigen Kunden erweiterte Bürozeiten für dringende Fälle anzubieten, z. B. Öffnungszeiten von 9 bis 17 Uhr, bei Bedarf von 8 bis 19 Uhr. Fördern Sie Anrufe durch Sätze wie „Für weitere Informationen erreichen Sie uns telefonisch unter der Nummer +41919249003. Alternativ dazu können Sie uns eine E-Mail an <email-pii> senden“. Bieten Sie eine Festnetznummer an, auch wenn sie auf Ihr Mobiltelefon umgeleitet wird, dadurch vermeiden Sie ankommende Textnachrichten. Wer nicht telefonieren will, sendet stattdessen eine E-Mail, was einfacher zu bearbeiten ist. (Eine Festnetznummer sieht auch professioneller aus.) Besorgen Sie sich zwei Telefone und geben Sie beide Nummern nur Ihren wichtigsten Kunden – oder nicht einmal diesen. Damit die Umstellung langfristig funktioniert, müssen Sie sich darauf einstellen, ein oder zwei Aufträge eventuell zu verpassen.
- Sie könnten sich überlegen, die E-Mail eines Kunden mit einem Telefonanruf zu beantworten und dies gegebenenfalls vorher mit einer E-Mail ankündigen. Falls erforderlich, senden Sie nach dem Gespräch eine zusammenfassende E-Mail.
- Und egal, ob Sie Arbeitnehmerin oder Arbeitnehmer, Arbeitgeberin oder Arbeitgeber, selbständig oder einfach nur eine Person sind, die aus Versehen in das Gebäude spaziert ist: Bei Meetings wird nicht auf das Telefon geschaut. Einzige Ausnahmen sind a) wenn Sie etwas nachschauen, das für die Diskussion relevant ist und Sie die Teilnehmer darüber informieren, warum Sie Ihr Gerät herausholen und b) wenn ein Anruf eingeht, der wirklich beantworten muss. Andernfalls bleiben Telefone stets außer Sichtweite.