Document ID: /fineweb-2-swissfilter-quality_10-filterrobots/filtered/03317.jsonl.gz/339

Der PUMA-Problemlösungszyklus
Probleme effizient und einfach lösen
___________________________________________________
Einleitung
Das Tagesgeschäft in Unternehmungen, unabhängig von der Unternehmensgrösse, wurde in den letzten Jahren immer hektischer, komplexer und anspruchsvoller. Dies hat zur Konsequenz, dass die Anforderungen an die Führungskräfte stetig gestiegen sind und weiter steigen werden. Allem voran ist die Bewältigung von Problemstellungen im Tagesgeschäft und/oder in Projekten für die Führungskräfte und Projektleiter eine anspruchsvolle Tätigkeit. Die Bewältigung von Problemen und deren Herausforderungen belegen immer mehr Zeit im Arbeitszeitbudget von Führungskräften, welche dann für die Bearbeitung von anderen Aufgaben fehlen. Die Bearbeitung von Problemen wird zumeist an langandauernden Sitzungen oder bilateral und zumeist zwischen Tür und Angel mit dem Problemüberbringer und Problemempfänger behandelt.
Die Herausforderung
Es gibt sehr viele gute und klassische Beschreibungen für den Problemlösungsprozess. Entweder weisen die eine gewisse Komplexität auf, können nicht memorisiert werden, sind nicht stufengerecht in der Anwendung oder werden schlicht weg ignoriert bzw. nicht angewendet. Eine weitere Fehlerquelle ist die falsche Involvierung bzw. Integrierung des Problemüberbringers. D.h. die Führungskraft mischt sich in die Beurteilung der Ursache des Problems zu stark und zu früh ein und gibt die Möglichkeit auf, seinem Mitarbeiter in der Identifizierung und Erarbeitung von möglichen Lösungsvorschlägen des Problems zu schulen bzw. zu involvieren.
Lösungsansatz
Sicherlich kommt Ihnen der Spruch: "Chef, ich habe ein Problem!!" bekannt vor und schon beginnt der unproduktive Problemlösungsprozess, da der Mitarbeiter vom Chef erwartet, dass er nun das Problem für ihn löst.
PUMA-Schema
PUMA ist ein Akronym und steht für:
- Problem (Problemschilderung)
- Ursache (Ursache für das Problem bzw. für die Problemstellung)
- Massnahmen (Massnahmen um das Problem bzw. die Problemstellung zu lösen)
- Aktivität (einzuleitenden Aktivität(en) um das Problem bzw. die Problemstellung zu lösen) oder Anträge
Abbildung 1: Grafische Darstellung - Problemlösungszyklus
Gehen Sie folgendermassen vor und halten Sie sich an das oben beschriebene Schema, welches einfach, verständlich, nachvollziehbar und über alle Führungsstufen angewendet werden kann.
P
Leiten Sie den Mitarbeiter an, dass er das Problem einfach, klar und verständlich beschreiben kann. Kann der Mitarbeiter das Problem nicht einfach und verständlich beschreiben, weisen sie den Mitarbeiter an, dies zu tun.
U
Leiten Sie die Mitarbeiter an, die Ursache wie oben bereits beschrieben einfach, klar und verständlich zu beschreiben. Ist die Ursachenbeschreibung zu komplex oder unstrukturiert, weisen Sie den Mitarbeiter an, seine Aussagen zur Ursachen neu zu strukturieren und erneut vorzutragen.
M
Die zu erarbeitenden Massnahmen sind ein zentrales Thema und grundsätzlich dort, wo sich die Führungskräfte zu früh und zu stark einmischen. Damit verbauen Sie den entscheidenden Lern- und Förderungseffekt des Mitarbeiters. Leiten Sie die Mitarbeiter an, dass Sie mögliche Vorschläge bzw. Massnahmen stufengerecht erarbeiten und je nach Komplexität entsprechend aufbereiten. Je nach Problemstellung und Komplexität sind mehrere Massnahmen mit allfälligen Vor- und Nachteilen aufzubereiten.
A
Jetzt muss entschieden werden. Hier ist nun die Führungskraft oder der Projektleiter gefragt. Auf Basis der vorgeschlagenen Massnahmen kann die Situation und die Massnahme(n) klassifiziert, beurteilt und es kann entschieden bzw. die Aktivität(en) können festgehalten werden.
Ist man in einem Team bzw. Projektteam findet der Entscheidungsfindungsprozess u.U. im Team statt. Eine weitere Möglichkeit besteht, das „A“ kann auch für Aufträge oder Anträge zu verwenden. D.h. nachdem das P, U und das M vorgetragen wurde, stellt der Vortragende die Anträge an den Vorgesetzten oder an den Projektleiter bzw. der Vorgesetzte formuliert seine Aufträge anhand der vorgeschlagenen Massnahmen.
Um neue „Werkzeuge“ bzw. Hilfsmittel in einem Team oder Projekt einzuführen, benötigt je nach Konstellation oder Veränderungsresistenz mehr oder weniger Aufwand. Führen Sie anhand von Beispielen oder Anwendungsfälle das PUMA-Schema ein. Lassen Sie nicht locker, wenn sich jemand nicht daran hält, zu wenig Zeit und Qualität in die Beschreibung bzw. Formulierung investiert. Nur durch ein konsequentes Einfordern erreichen Sie eine Veränderung. Sie werden sehen, dass nach mehrmaligem Anwenden des Schemas, Ihre Mitarbeiter ein Gefühl dafür entwickeln und erkennen, dass der Problemlösungsfindungsprozess bedeutend schneller abgewickelt werden kann.
Grundsätzlich aber nicht in jedem Fall, ist der Problemlösungsfindungsprozess ein geschlossener Prozess. Jede gewählte Massnahme bzw. definierte Aktivität kann zu einem neuen Problem führen und der Prozess muss wieder durchlaufen werden. Wie Sie den Problemlösungsprozess anhand des PUMA-Schemas in Ihren Alltag einbauen, ist Ihrer persönlichen Freiheit überlassen. Sie können es in Sitzungsprotokolle mit Verknüpfung zu einer Pendenzenliste, in Präsentationen, in mündlichen Problemlösungsprozess, etc. einbauen.
Ich empfehle Ihnen, nachdem Sie alles durchgelesen haben, dass ergänzende Video anzuschauen. Das Video soll hoffentlich noch die letzten Unklarheiten klären und ergänzende Informationen für den PUMA-Problemlösungszyklus liefern.
Vorlagen für die Anwendung
Berichten Sie von Ihren Erfahrungen, Weiterentwicklungen, Ideen und lassen Sie uns davon profitieren. Kontakt: <email-pii>
Copyrightvermerk
Der PUMA-Problemlösungszyklus wurde von mir 1994 zum 1. Mal beschrieben und kann von jedem frei und unentgeltlich mit der Quellenangabe (Marc Gamma / www.gammas.ch) verwendet werden.