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Dans le tableau Catégories on y insère les données des dépenses et des recettes en regroupements principaux, qui peuvent à leur tour contenir des sous-groupes.
L'ensemble des catégories détermine le gain ou la perte de l'exercice comptable.
Regroupement:
Dans l'exemple, nous trouvons deux regroupements principaux:
- Groupe 3 - Totalise toutes les catégories possédant Gr 3 (Total recettes)
- Groupe 4 - Totalise toutes les catégories possédant Gr 4 (Total dépenses).
- Groupe 00 - Totalise les groupes 3 et 4 (Total recettes / dépenses) qui déterminent le Résultat d'Exercice.
Les colonnes du tableau Catégories
Sections
Il faut insérer un astérisque dans la ligne où est introduit le titre, qui sera ensuite repris dans le Rapport formaté avec groupes.
(Dans notre exemple, l'astérisque est inséré sur la ligne du titre Résultat).
Si, en plus des dépenses et recettes il est prévu d'autres sections, par exemples centres de coûts et de profit, dans la colonne Section, toujours sur la ligne du titre, vous pouvez insérer un autre astérisque. De plus amples détails sont disponibles sur la page web Sections.
Groupes
Ici, un identifiant (un numéro ou un sigle) égal à celui inséré pour chaque catégorie dans la colonne GR. Ceci sert à totaliser les montants de toutes les catégories appartenant aux même GR (dans l'exemple, le Groupe 3 totalise toutes les catégories des recettes et le Groupe 4 totalise toutes les catégories des dépenses).
Libellé
On y inscrit la description pour identifier la catégorie des recettes et des dépenses.
GR
Chaque catégorie possède un identifiant qui sert à définir dans quel groupe il doit être totalisé (dans l'exemple toutes les catégories des recettes contiennent le GR 3, parce que dans le Groupe 3 sont totalisées les recettes.
Recettes
La colonne est protégée et reporte le solde des écritures des recettes. Après chaque écriture, le solde est automatiquement mis à jour.
Dépenses
La colonne est protégée et reporte le solde des écritures des dépenses. Après chaque écriture, le solde est automatiquement mis à jour.
Solde
La colonne est protégée et reporte le solde global des recettes et dépenses. Après chaque écriture, le solde est automatiquement mis à jour.