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Bisherige Regelung für Grenzgängerinnen und Grenzgänger aus Italien
Die bisherige Regelung fand nur auf in Italien ansässige Personen mit Tätigkeit in einem schweizerischen Grenzkanton Anwendung. Das Abkommen enthielt keine Definition des Grenzgängers. Daher verliess man sich auf langjährige Vorgehensweisen der Steuerbehörden, wonach eine Grenzgängerin oder ein Grenzgänger eine natürliche Person ist, die in einer italienischen Grenzgemeinde ansässig ist und eine Anstellung bei einer Schweizer Arbeitgeberin in den Kantonen Tessin, Graubünden oder Wallis hat. Zudem war für die Aufrechterhaltung des Grenzgängerstatus eine tägliche Rückkehr an den Wohnort zwingend nötig. Bot die Arbeitgeberin in der Schweiz die Möglichkeit, die Arbeit im italienischen Homeoffice zu verrichten, fanden nicht die Regeln des Grenzgängerabkommens Anwendung, sondern die üblichen Besteuerungsregeln des Doppelbesteuerungsabkommens Schweiz-Italien. Gemäss diesen Regeln wurde das Erwerbseinkommen in dem Staat besteuert, in welchem die Tätigkeit physisch ausgeübt wurde. Homeoffice Tage in Italien waren damit in Italien steuerpflichtig.
Erfüllte eine Person die Voraussetzungen des Grenzgängers, so wurde das Erwerbseinkommen ausschliesslich in der Schweiz besteuert und die betroffenen Kantone leiteten 40% (bei einigen Kantonen 38,8%) der Einnahmen als Ausgleich an die italienische Wohnsitzgemeinde weiter.
Das neue Grenzgängerabkommen
Das neue Abkommen, das am 17. Juli 2023 in Kraft getreten ist und per 1. Januar 2024 Anwendung fand, beruht auf dem Grundsatz der Gegenseitigkeit und ist sowohl für Personen mit Wohnsitz in Italien wie der Schweiz anwendbar.
Neu sind insbesondere zwei wichtige Begriffe im Abkommen geregelt und müssen nicht mehr aufgrund langjähriger Praxis interpretiert werden: Es ist dies der Begriff des Grenzgebiets sowie der Ausdruck Grenzgängerin bzw. Grenzgänger:
- Grenzgebiet
Beim Grenzgebiet wurde definiert, dass das Grenzgängerabkommen lediglich auf die Kantone Graubünden, Tessin und Wallis und auf der Seite von Italien auf die Regionen Lombardei, Piemont und Aostatal sowie die Autonome Provinz Bozen Anwendung findet.
Die Steuerbehörden haben am 19. Januar 2024 die finale Liste der Gemeinde/Provinzen publiziert.
- Grenzgängerin oder Grenzgänger
Personen, auf welche das Abkommen angewendet werden kann, sind in einer Gemeinde steuerlich ansässig, welche
- im Umkreis von 20km von der Grenze liegt;
- im Grenzgebiet des anderen Staates für einen dort domizilierten Arbeitgeber tätig sind;
- grundsätzlich jeden Tag an den Wohnort zurückkehren.
Das Grenzgängerabkommen ist neu auf natürliche Personen anwendbar, die:
- in einer Gemeinde steuerlich ansässig sind, deren Gebiert ganz oder teilweise im Bereich von 20km von der Grenze zum anderen Vertragsstaat liegt;
- die Ausübung einer unselbständigen Tätigkeit im Grenzgebiet für eine Betriebsstätte oder eine feste Geschäftseinrichtung wahrnehmen;
- im Prinzip täglich vom Arbeitsort an den Wohnort zurückkehren.
Was bedeutet das neue Grenzgängerabkommen für Arbeitgebende in der Schweiz?
Das neue Abkommen führt zu einer Unterscheidung von zwei Kategorien von Grenzgängern aus Italien, die Schweizer Arbeitgebende vornehmen müssen - neue und alte Grenzgänger:
Neue Grenzgängerinnen
Unter den Begriff «neue Grenzgängerinnen» oder «neue Grenzgänger» fallen Personen, die ab dem 17. Juli 2023 neu in der Schweiz eine Erwerbstätigkeit ausüben und die steuerliche Ansässigkeit in Italien haben.
Für sie gilt, dass die Schweiz 80% der Quellensteuer mittels neuer Tarifcodes (R, S, T, U und V) auf das Einkommen erheben darf. Für die Steuersatzbestimmung ist das weltweite Erwerbseinkommen massgebend. In Italien wird eine neue Grenzgängerin ordentlich besteuert und Italien als Ansässigkeitsstaat wird die Doppelbesteuerung unter Anrechnung der Schweizer Steuern entsprechend vermeiden.
Eine andere Besteuerung als die ordentliche Quellensteuer wird für solche Grenzgängersituationen explizit im Abkommen ausgeschlossen. Das bedeutet, dass eine italienische Grenzgängerin keine Schweizer Steuererklärung im Rahmen der nachträglichen ordentlichen Veranlagung aufgrund etwaiger Quasi-Ansässigkeit einreichen kann.
Alte Grenzgänger
Unter diesen Begriff fallen Personen, die zwischen dem 31. Dezember 2018 und dem 17. Juli 2023 bereits unter dem alten Abkommen als Grenzgänger qualifizierten. Zudem sind auch Personen unter diesen Begriff zu subsumieren, die in der vorerwähnten Periode bei einem Schweizer Arbeitgeber angestellt waren und nach einer Unterbrechung oder einem Wechsel des Arbeitgebers wieder in der Schweiz tätig werden. Für diese Personen gilt eine Übergangsregelung. Hiernach besteht eine ausschliessliche Besteuerung in der Schweiz weiter - neu unter den ordentlichen Quellensteuertarifen - und die Schweiz entrichtet bis zum Ende des Steuerjahres 2033 einen finanziellen Ausgleich von 40% der entsprechenden Schweizer Steuer an die italienischen Grenzgemeinden.
Ab 2034 wird die Schweiz die Besteuerung zwar weiterführen, aber ohne den finanziellen Ausgleich nach Italien.
Obwohl es sich um alte Grenzgänger handelt, ist der Grenzgängerbegriff gemäss dem neuen Abkommen zu erfüllen.
Beschäftigen Schweizer Arbeitgebende italienische Grenzgängerinnen und Grenzgängern, ist es wichtig, dass sie die Situation der Mitarbeitenden gut kennen, um die Unterscheidung zwischen altem und neuem Grenzgänger bzw. überhaupt steuerlicher Grenzgänger vornehmen zu können. Diese Unterscheidung ist auch für die Anwendung des Quellensteuertarifs relevant.
Es ist auch zu empfehlen, die Mitarbeitenden daraufhin zu sensibilisieren, dass eine ständige Informationspflicht zur Situation wichtig ist, um Konflikte bei der Besteuerung in beiden Ländern zu vermeiden.
Was, wenn Arbeitnehmende nicht täglich pendeln?
45 Nichtrückkehrtage für Grenzgängerinnen und Grenzgänger
Im Zusatzprotokoll wird festgehalten, dass es Grenzgängerinnen und Grenzgängern gestattet ist, an maximal 45 Tagen pro Kalenderjahr aus beruflichen Gründen nicht an den Wohnsitz im Ansässigkeitsstaat zurückzukehren, ohne dass der Grenzgängerstatus verloren geht. Ferien- und Krankheitstage fallen nicht unter diese Begrenzung.
Als Nichtrückkehrtage gelten somit grundsätzlich Arbeitstage, an welchen die Mitarbeitenden aus beruflichen Gründen nicht an den Wohnsitz zurückkehren, weil es aufgrund der Distanz oder anderen Gründen nicht mehr zumutbar ist.
Für die Dokumentation der 45 Nichtrückkehrtage steht (noch) kein spezifisches Formular zur Verfügung. Das bedeutet, dass Schweizer Arbeitgebende selbst dafür verantwortlich sind, eine Überprüfung der 45 Nichtrückkehrtage zu ermöglichen.
Arbeitstage, die via Telearbeit oder im Homeoffice geleistet werden, gehören nicht zu den beruflich bedingten Nichtrückkehrtagen.
Telearbeit von Grenzgängerinnen und Grenzgängern
Die Schweiz und Italien haben sich zur Möglichkeit der Telearbeit in zwei Verständigungsvereinbarungen geeinigt. Eine Verständigungsvereinbarung gilt rückwirkend seit 1. Februar 2023 bis zum 31. Dezember 2023 und die zweite ist vorerst vom 1. Januar 2024 bis 31. Dezember 2025 anzuwenden.
Unter der Verständigungsvereinbarung, die rückwirkend seit dem 1. Februar 2023 anwendbar ist, darf ein Grenzgänger bis zum 31. Dezember 2023 maximal 40% der Erwerbstätigkeit für den Schweizer Arbeitgeber im Wohnsitzstaat Italien ausüben, ohne dass der Grenzgängerstatus verloren geht.
In der Verständigungsvereinbarung seit 1. Januar 2024 wird festgehalten, dass sowohl alte wie auch neue Grenzgängerinnen die Möglichkeit haben, maximal 25% ihrer Erwerbstätigkeit im Homeoffice auszuüben, ohne dabei den Grenzgängerstatus zu verlieren.
Wichtig ist, dass es sich bei der Telearbeit um eine reine Homeoffice Tätigkeit handelt und auf andere Sachverhalte, wie Tätigkeit aus dem Feriendomizil, keine Anwendung findet. Es ist daher zu empfehlen, die Mitarbeitenden zu sensibilisieren und eine Überprüfungsmöglichkeit innerhalb des Unternehmens zu schaffen.
Auch für Telearbeit steht (noch) kein spezifisches Formular oder vorgeschriebene Vorgehensweisen zur Dokumentation und Überprüfung zur Verfügung. Schweizer Arbeitgebende müssen folglich selbständig Möglichkeiten zur Überprüfung sicherstellen.
Empfehlung für Schweizer Arbeitgebende
Das neue Abkommen zwischen Italien und der Schweiz, das als Ergebnis der dringenden Notwendigkeit für eine Neuregelung der steuerlichen Situation von Grenzgängerinnen und Grenzgängern entstanden ist, stellt eine bedeutende Verbesserung gegenüber dem unflexiblen Abkommen von 1974 dar. Um den aktuellen Anforderungen gerecht zu werden, enthält es präzise Begriffe und Definitionen, die eine genaue steuerliche Einschätzung ermöglichen. Neben dem neuen Abkommen gibt es auch verschiedene Verständigungsvereinbarungen und Protokolle, die ebenfalls dazu beitragen, die steuerlichen Beziehungen zwischen Italien und der Schweiz weiter zu verbessern.
Schweizer Arbeitgebenden sollten sich mit der neuen Besteuerungsregelung und den Begrifflichkeiten auseinandersetzen. Betroffene Mitarbeitende sollten sensibilisiert und instruiert werden.
Die Spezialistinnen und Spezialisten von BDO unterstützen Sie gerne bei der praktischen Umsetzung im Bereich Payroll und stehen Ihnen bei der Erstellung der benötigten Kommunikation oder dem Aufsetzen von Überprüfungsmöglichkeiten zur Verfügung.