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Die Corona-Krise hat es deutlich gemacht: Wer seinen Mitarbeitenden ermöglichen will, von zu Hause aus zu arbeiten, benötigt eine dafür ausgelegte IT-Infrastruktur oder einen sogenannten Digital Workplace. Wenn sich ein Unternehmen für einen Digital Workplace entscheidet, stellt sich als erstes die Frage: Welche Lösung eignet sich für unser Unternehmen?
Ein Digital Workplace ermöglicht Kollaboration zwischen zwei oder mehr Personen in einer Organisation und über ihre Grenzen hinaus. Kollaboration ist die engste Form der Zusammenarbeit und bedeutet, dass gemeinsam und zeitgleich am gleichen Artefakt gearbeitet wird. Ein Beispiel für Kollaboration ist das gemeinsame Bearbeiten eines Berichts in einem Textverarbeitungsprogramm. Ein Digital Workplace ermöglicht nicht nur das gleichzeitige Bearbeiten von Dokumenten, sondern bietet eine Vielzahl von anderen Funktionen, die helfen sollen, die Arbeitszeit möglichst effektiv und effizient zu nutzen. Mit einem Digital Workplace lässt sich zudem orts-, zeit- und geräteunabhängig arbeiten. Um herauszufinden, welcher Digital Workplace sich für das eigene Unternehmen am besten eignet, empfiehlt es sich eine strukturierte Evaluation in fünf Schritten.
Der Evaluationsprozess
In einem ersten Schritt sollte ein Kollaborationsteam gebildet werden, in dem sämtliche Abteilungen resp. Bereiche und Hierarchiestufen vertreten sind. Anschliessend definiert das Team gemeinsam die Ziele, die es mit Hilfe des Evaluationsprojekts erreichen will. Im dritten Schritt entwickelt das Projektteam Kollaborationsszenarien. Dabei stellen sich folgende Fragen:
- Welche Tätigkeiten/Prozesse erfordern bei uns Kollaboration?
- Welche Abteilungen/Hierarchiestufen sind an diesen Tätigkeiten/Prozessen beteiligt?
- Wie sollen diese Tätigkeiten/Prozesse zukünftig funktionieren?
Im vierten Schritt leitet das Team anhand der Kollaborationsszenarien Anforderungen an den Digital Workplace ab. Diese Anforderungen werden in einem Katalog abgebildet, der die Anforderungen in zwei Kategorien unterteilt: zwingend und «nice-to-have». Im letzten Schritt vergleicht das Team die erhobenen Anforderungen mit Kollaborationslösungen resp. -tools. Die Wahl sollte auf eine Lösung fallen, die sämtliche zwingenden und am meisten Nice-to-have-Anforderungen abdeckt.
Zurück zu Schritt vier dieses Vorgehens: Es kann sein, dass eine Vielzahl von unterschiedlichen Anforderungen zusammenkommt und eine Priorisierung oder Gewichtung der Nice-to-have-Anforderungen nötig wird. Auch für diese Herausforderung gibt es ein pragmatisches Vorgehen: Man ordnet die verschiedenen Nice-to-haves einer Kategorie zu. Beispiele für solche Kategorien sind: Anforderungen aus Sicht der Mitarbeitenden, Anforderungen aus technischer Sicht und Anforderungen aus organisatorischer Sicht. Diese verschiedenen Perspektiven widerspiegeln Anforderungen aus allen Bereichen der Organisation und können oftmals auch einem bestimmten Mitarbeitenden-Kreis zugeordnet werden. Anhand dieser Einordnung entscheidet das Kollaborationsteam gemeinsam, welche Anforderungen das grösste Gewicht erhalten. In der Regel werden die Anforderungen aus Sicht der Mitarbeitenden leicht höher gewichtet als die übrigen. Diese höhere Gewichtung basiert auf der Tatsache, dass die Mitarbeitenden in den meisten Fällen die grösste Anspruchs- resp. Nutzergruppe darstellen. Die Anwendung dieser Gewichtung hilft, sich für eine Lösung zu entscheiden, falls mehrere Lösungen die zwingenden Anforderungen abdecken.
Auf dem Markt findet sich eine Vielzahl von Möglichkeiten, um innert kurzer Zeit einen Digital Workplace zu erwerben resp. zu lizenzieren. Wer die Evaluation strukturiert abwickelt, behält den Überblick. Das vorgeschlagene Vorgehen hilft, einen geeigneten Digital Workplace zu evaluieren und einzuführen. Und auch wenn das Vorgehen einige Zeit in Anspruch nimmt – es lohnt sich.