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Differenze tra la somma dei dati esportati e la somma dei dati raffigurati in eErgo
Se si esportano le prestazioni in un file Excel, gli importi per fattura vengono arrotondati a 5 centesimi da MediData, poiché solo così possono essere calcolati con precisione. Tuttavia, le prestazioni e le fatture vengono salvate internamente senza arrotondamento. L'arrotondamento per eccesso o per difetto avviene solo quando viene creata una fattura o un'esportazione.
Nella tabella eErgo, tuttavia, vengono visualizzati i valori non arrotondati. C'è quindi una differenza minima tra la somma degli importi arrotondati e la somma degli importi non arrotondati.
Questo è il punto cruciale che spesso crea confusione fra i nostri clienti - la somma di tutti gli importi nel file Excel corrisponde alla somma degli importi arrotondati e non alla somma degli importi non arrotondati, come esistono in eErgo (cioè prima dell'esportazione).
Gli importi variano in misura minima, ma sono sempre corretti - l'importo è semplicemente arrotondato per l'elaborazione da parte dell'assicurazione e della contabilità.
È importante sapere che statisticamente tale importo non aumenterà se si hanno più fatture. Quando si arrotondano gli importi, alcune fatture sono arrotondate per difetto e altre per eccesso. Secondo le statistiche, questo si compensa indipendentemente dal numero di fatture. La differenza minima viene mantenuta, ma in questo caso non ha importanza.
In breve, se doveste notare una differenza tra gli importi, non preoccupatevi. Questa differenza è normale e deve quasi accadere - è rilevante per la contabilità.
Nel caso vi occupiate voi della contabilità, vi consigliamo di utilizzare Excel. Questo ha 2 vantaggi:
Riassumendo: Non dovete temere che i calcoli siano sbagliati - le somme sono solo calcolate in modo diverso. Finché avete bisogno dei dati per scopi generali e non avete bisogno di trasmetterli a un fiduciario per scopi contabili, la differenza di arrotondamento è così piccola che potete utilizzare le tabelle in eErgo senza preoccupazioni.
Differenze tra lo stato delle fatture esportate e lo stato delle fatture raffigurate in eErgo
Anche in questo caso non c'è bisogno di preoccuparsi: possono verificarsi differenze tra lo stato delle fatture esportate e quello raffigurato dal software.
Sia nell'esportazione che in tutte le raffigurazioni di eErgo, creiamo lo stato attuale delle fatture sulla base dei dati attuali. Ciò significa che lo stato di una fattura viene modificato non appena i suoi dati cambiano nel presente.
Esempio: a inizio gennaio 2021 scaricate un'esportazione Excel per l'anno 2020. Lo stato di ogni fattura sarà calcolato in base a tutte le prestazioni e i debitori che il sistema ha a disposizione in quel momento: per esempio le fatture con lo stato "in sospeso".
Se poi, a metà gennaio 2021, caricate nel sistema i debitori per l’anno 2020 ed esportate nuovamente, eErgo terrà conto dei nuovi debitori, creando così un’esportazione "aggiornata". Per esempio, la fattura in sospeso potrebbe cambiare il suo stato in "accettata/pagata".
Cerchiamo sempre di rappresentare un'esportazione più completa possibile - questo significa che nei casi in cui i dati vengano aggiunti retroattivamente, come nell'esempio precedente, la stessa esportazione può essere diversa.
Un altro esempio:
Una fattura che al 31 dicembre 2020 aveva lo stato "in sospeso" sarà visualizzata come "in sospeso" anche nell'esportazione per il 2020. Tuttavia, se viene registrato un debitore in eErgo per la stessa fattura nel gennaio 2021, la fattura verrà visualizzata come "accettata".
Riassumendo: sì, può esserci uno stato della fattura diverso, ma è corretto, altrimenti l'esportazione non sarebbe attuale.