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Aufgaben der Schulpflege
Sitzungen
Formelle Regeln der Sitzungen
Wie die Behörden ihre Sitzungen formal abzuwickeln haben, wird in den Grundzügen durch das Gemeindegesetz (GG) und die Gemeindeordnung (GO) festgelegt. Nachstehend werden einige wichtige Bestimmungen aus dem Zürcher Gemeindegesetz genannt. Erläuternde Kommentare finden sich im Buch «Kommentar zum Zürcher Gemeindegesetz», das in der Schulverwaltung vorhanden sein sollte.
Einberufung, Sitzungspflicht
Behörden versammeln sich auf Einladung der Präsidentin oder des Präsidenten sowie auf Verlangen von mindestens einem Drittel ihrer Mitglieder. Die Mitglieder sind zur Teilnahme an den Sitzungen verpflichtet.
(§ 38 GG)
Ausstandspflicht
Mitglieder sowie Schreiberinnen und Schreiber von Behörden treten bei der Beratung und Beschlussfassung in den Ausstand, wenn ein Ausstandsgrund gemäss § 5 a des Verwaltungsrechtspflegegesetzes vom 24. Mai 1959 (VRG) vorliegt (§ 42 Abs. 1 GG):
«Personen, die eine Anordnung zu treffen, dabei mitzuwirken oder sie vorzubereiten haben, treten in den Ausstand, wenn sie in der Sache persönlich befangen erscheinen, insbesondere:
a) in der Sache persönliche Interessen haben;
b) mit einer Partei in gerader Linie oder in einer Seitenlinie bis zum dritten Grad verwandt oder verschwägert oder durch Ehe, Verlobung, eingetragene Partnerschaft, faktische Lebensgemeinschaft oder Kindesannahme verbunden sind;
c) Vertreter einer Partei sind oder für eine Partei in der gleichen Sache tätig waren.»
Diese Bestimmung kommt z.B. bei einem Schullaufbahnentscheid des eigenen Kindes oder bei der Vergabe eines Bauauftrages an den Schwager eines Pflegemitglieds zum Tragen. In einem solchen Fall darf sich das Behördenmitglied weder an der Beratung noch an der Abstimmung beteiligen und muss den Sitzungsraum während der Behandlung dieses Geschäftes verlassen. Ist der Ausstand streitig, so entscheidet darüber bei einer Kollegialbehörde diese Behörde selber unter Ausschluss des betreffenden Mitglieds. Für die Einhaltung der Ausstandspflicht ist der Präsident, die Präsidentin verantwortlich. In der konkreten Situation sollte jedes Mitglied die Verantwortung selber übernehmen und das Zimmer unaufgefordert verlassen.
Zudem müssen die Mitglieder von Behörden ihre Interessenbindungen offenlegen (§ 42 Abs. 2 GG).
Beschlussfassung und Stimmzwang
Eine Behörde kann beschliessen, wenn die Mehrheit ihrer Mitglieder anwesend ist. Sie trifft ihre Entscheide nach gemeinsamer Beratung als Kollegium. In Ausnahmefällen kann sie auf dem Zirkularweg entscheiden. Die Mitglieder der Behörde vertreten die Entscheide des Kollegiums(§ 39 GG).
Bei Abstimmungen und Wahlen ist jedes Mitglied zur Stimmabgabe verpflichtet. Die Stimmabgabe erfolgt offen. Bei Stimmengleichheit gibt die Stimme der oder des Vorsitzendenden Ausschlag (§ 40 Abs. 1GG).
Formelle Entscheide werden durch Abstimmung gefällt. Über Annahme oder Ablehnung entscheidet die Mehrheit der Anwesenden.
Protokoll
In Gemeindeversammlungen sowie in Sitzungen des Parlaments und der Behörde wird Protokoll geführt. Das Protokoll enthält mindestens die Beschlüsse, die Wahlergebnisse und die Beanstandungen zum Verfahren (§ 6 GG).
Die protokollierten Beschlüsse sind verbindlich, man kann nicht ohne weiteres darauf zurückkommen. Daneben werden auch rein formale Angaben im Protokoll benötigt: Tag, Ort, Dauer der Sitzung, Verzeichnis der Teilnehmenden, Ausstand von Behördenmitgliedern, Genehmigung des Protokolls der vorangegangenen Sitzung.
Für die Protokollierung von Behördensitzungen ist das Beschlussprotokoll die zweckmässigste Form. Es wird vom Schreiber der Behörde verfasst; bei der Schulpflege ist dies in der Regel die Leiterin oder der Leiter der Schulverwaltung) .
Amtliche Veröffentlichungen, Informationspflicht und Öffentlichkeitsprinzip
Erlasse, allgemeinverbindliche Beschlüsse und Wahlergebnisse werden veröffentlicht. Die Gemeinden bestimmen ihr Publikationsorgan Sie veröffentlichen ihr Recht zudem in einer systematisch aufgebauten Rechtssammlung (§ 7 GG). Ohne korrekte Publikation fehlt dem Beschluss die Rechtsgültigkeit und Durchsetzbarkeit.
Informationspflicht und Öffentlichkeitsprinzip sind im Gesetz über die Information und den Datenschutz (IDG) verankert. Das Handeln der öffentlichen Organe soll transparent gestaltet werden. Dies verlangt eine offensive Informationspolitik, eine positive und offene Haltung der Verantwortlichen gegenüber Anfragen aus der Öffentlichkeit sowie Transparenz über die Organisation der Schule und die vorhandenen Informationsbestände (§ 14 IDG). Verlangt wird auch eine geeignete Verwaltung der Informationen (Daten), damit rasch, umfassend und sachlich informiert werden kann (§ 4 IDG).
Die Bekanntgabe von Informationen kann allerdings im Einzelfall ganz oder teilweise verweigert oder aufgeschoben werden, wenn eine rechtliche Bestimmung oder ein überwiegendes öffentliches oder privates Interesse entgegensteht (§ 23 IDG). → Website Kanton Zürich, Volksschulamt > Datenschutz & Archivierung
Schweigepflicht
Mitglieder von Gemeindeparlamenten und Behörden sowie Gemeindeangestellte und Private, die öffentliche Aufgaben erfüllen, sind über Angelegenheiten, die sie in ihrer amtlichen oder dienstlichen Stellung wahrgenommen haben, zur Verschwiegenheit verpflichtet, soweit die Voraussetzungen von § 23 des Gesetzes über die Information und den Datenschutz vom 12. Februar 2007 (IDG) erfüllt sind (§ 8 GG).
Die Schweigepflicht ist auch deshalb wichtig, weil damit die freie Meinungsäusserung und Stimmabgabe in der Pflege in keiner Weise beeinträchtigt wird. So fallen z.B. auch Abstimmungsergebnisse unter die Schweigepflicht. Man tut gut daran, Abstimmungsergebnisse in der Schulpflege nicht zu protokollieren. Nach aussen soll nicht transparent werden, welches Mitglied für oder gegen ein Geschäft gestimmt hat. Dies gefährdet das Kollegialitätsprinzip. Auch die Mitteilung nach aussen, man habe einen Beschluss «einstimmig» gefasst, ist zu vermeiden, da sie das Abstimmungsverhalten der einzelnen Mitglieder bekannt gibt.
→ Der Datenschutz
Aus dem gleichen Grund sind die Verhandlungen von Behörden nicht öffentlich (§ 43 GG).
Das IDG hält ebenfalls fest, dass über hängige Verfahren nicht informiert wird, sieht aber auch die Ausnahme in Krisensituationen vor (§ 14 Abs. 3 IDG). In einem Kommunikationskonzept ist dies zu berücksichtigen.
→ Kommunikation
Akteneinsicht und Informationszugangsrecht
Die Kantonsverfassung vom 27. Februar 2005 hat das Öffentlichkeitsprinzip statuiert. Nachdem vorher amtliche Dokumente grundsätzlich dem Amtsgeheimnis unterstanden, solange sie nicht publiziert oder freigegeben waren, hat nun jede Person das Recht auf Zugang zu amtlichen Dokumenten, soweit nicht überwiegende öffentliche oder private Interessen entgegenstehen (Art. 17 KV). Konkretisiert wird dieser Zugang zu Informationen im Gesetz über die Information und den Datenschutz (IDG):
Jede Person hat Anspruch auf Zugang zu den bei einem öffentlichen Organ vorhandenen Informationen. Jede Person hat Anspruch auf Zugang zu den eigenen Personendaten (§ 20 Abs. 1 und 2 IDG).
Unter dieses Zugangsrecht könnten auch Protokolle und Akten zu gefassten Beschlüssen fallen. Wie derartige Akteneinsichtsgesuche zu behandeln sind, gibt das IDG in den §§ 23-29 vor. Die Handreichung der Bildungsdirektion zum Informations- und Datenschutzgesetz (IDG) gibt umfassend und detailliert Auskunft (siehe Literaturhinweis). Darin sind neben den Empfehlungen zur Öffentlichkeitsarbeit auch das Ablaufverfahren bei Gesuchen um Akteneinsicht und Musterverfügungen für die Verweigerung der Einsicht enthalten.
Tobias Jaag/Markus Rüssli/Vittorio Jenni (Hrsg.): Kommentar zum Zürcher Gemeindegesetz. Zürich, 2017
Bruno Baeriswil / Beat Rudin (Hrsg.): Praxiskommentar zum Informations- und Datenschutzgesetz des Kantons Zürich (IDG). Zürich: Schulthess-Verlag, 2012
Website Kanton Zürich, Volksschulamt → Datenschutz & Archivierung
Datenschutzbeauftragter Kanton Zürich → Datenschutz