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Après l'établissement d'un dossier personnel, un devoir de conservation incombe à l'employeur. Ce devoir diffère selon les dossiers personnels et la date de leur établissement. La durée de conservation commence au moment de l'établissement du dossier personnel, et non pas à la fin des rapports de travail.
Conservation des données relatives au salaire
La personne à qui incombe la tenue des livres doit les conserver, ainsi que la correspondance commerciale et les pièces comptables, durant dix ans. Le délai de conservation commence à la fin de l'année civile au cours de laquelle les dernières inscriptions ont été effectuées ou durant laquelle les dernières pièces ont été soit envoyées, soit versées au dossier. L'ordonnance du 2 juin 1976 concernant l'enregistrement des documents à conserver règle les détails, en particulier la responsabilité de la conservation. La comptabilité des salaires, y compris toutes les données pertinentes concernant ceux-ci, fait partie des livres.
Données nécessaires à l'établissement du certificat de travail
Le délai de prescription de dix ans prévu par l'art. 127 CO est également valable, selon l'opinion dominante, pour le droit à l'établissement, à la justification, à la correction ou au complément d'un certificat de travail. Il est possible de faire valoir ces droits jusqu'à dix ans après la fin des rapports de travail. Le devoir de conservation de l'employeur concerne surtout les données sur le genre et la durée du rapport de travail, la description des tâches et le domaine de responsabilité, les appréciations de la prestation fournie, du comportement et de la gestion, la carrière et la formation continue, les motifs du départ ainsi que les données sur des événements particuliers. Ces données se trouvent essentiellement dans le cahier des charges, dans les entretiens d'appréciation des collaborateurs, dans le plan de carrière et dans les documents concernant la poursuite de la formation professionnelle. Seules les deux dernières appréciations des collaborateurs sont en général utiles à l'établissement du certificat de travail. Les appréciations précédentes doivent être régulièrement enlevées du dossier personnel et détruites.
Documents qui appartiennent aux travailleurs
Les dossiers de candidature, comprenant par exemple le curriculum vitae, les certificats de travail précédents, les diplômes, les exemples de travaux, les photos et les autres documents qui appartiennent à l'employé et pour lesquels l'employeur n'a aucun intérêt légitime à les conserver doivent être rendus au plus tard à la fin du rapport de travail. La remise de ces documents se fait néanmoins généralement dès la fin de la période d'essai.
Documents qui appartiennent à l'employeur
Les documents appartenant à l'employeur, mais pour lesquels il n'a toutefois plus d'intérêt légitime à les garder doivent être détruits au plus tard à la fin du rapport de travail. L'employeur peut également les rendre à son employé. Il s'agit ici tout particulièrement d'anciens documents relatifs aux qualifications de l'employé qui ne sont plus nécessaires à l'établissement et à la motivation du certificat de travail, mais également les expertises graphologiques, psychologiques ou médicales ainsi que des tests psychologiques. Ces documents également devraient être rendus ou détruits un à deux ans déjà après leur établissement.
Remarques générales
La durée de conservation dépendant de la date à laquelle le dossier personnel a été établi, nous recommandons de faire figurer de manière lisible sur chaque pièce du dossier la date d'établissement de celui-ci ainsi que la durée de conservation. Cela facilitera le contrôle de la date limite de conservation ainsi que le triage régulier des documents composant le dossier.
Les données personnelles ne peuvent être conservées plus longtemps, en dérogation aux règles mentionnées ci-dessus, qu'avec le consentement de l'employé et uniquement à son avantage.
S'il y a des litiges en cours, l'employeur conservera toutes les pièces dont il a besoin comme moyen de preuve jusqu'au règlement du litige. Par exemple au cas où un employé ferait valoir l'un des droits mentionnés plus haut juste avant l'expiration du délai de prescription de dix ans, l'employeur peut conserver les moyens de preuve nécessaires jusqu'au règlement du litige, c'est-à-dire jusqu'à l'écoulement des délais de recours prévus. La durée de conservation des moyens de preuve nécessaires peut donc être étendue au-delà du délai de prescription de dix ans.