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Bei Auswahl der Darstellung mit 2 Nachkommastellen kann hier bestimmt werden, dass in der Faktur die Beträge der einzelnen Druckzeilen auf 2 Nachkommastellen kaufmännisch gerundet werden.
Bei Auswahl der Darstellung mit 2 Nachkommastellen kann hier bestimmt werden, dass in der Fakturierung die Beträge jeder einzelnen Position (Stunden- oder Artikelbewegung) auf 2 Nachkommastellen kaufmännisch gerundet werden.
Bei Erstellung von Arbeitszeitabrechnungen geben Sie das Abrechnungsdatum ein. Bis zu diesem Datum werden Zeitrapportierungen der Mitarbeiter abgerechnet. Üblicherweise handelt es sich bei monatlichen Abrechnungen um den Monatsletzten, aber es steht Ihnen frei, die Abrechnungen auch in anderen Periodizitäten (z.B. wöchentlich, quartalsweise) oder auf ein beliebiges Datum zu datieren. Bei der Suche nach Abrechnungen können Sie das Abrechnungsdatum ebenfalls eingeben, damit nur die Abrechnungen zu einem bestimmten Datum gezeigt werden (z.B. alle Abrechnungen eines Monats).
Bei Erstellung von Spesenabrechnungen geben Sie das Abrechnungsdatum ein. Bis zu diesem Datum werden Spesenerfassungen abgerechnet. Üblicherweise handelt es sich bei monatlichen Abrechnungen um den Monatsletzten, aber es steht Ihnen frei, die Abrechnungen auch in anderen Periodizitäten (z.B. wöchentlich, quartalsweise) oder auf ein beliebiges Datum zu datieren. Bei der Suche nach Abrechnungen können Sie das Abrechnungsdatum ebenfalls eingeben, damit nur die Abrechnungen zu einem bestimmten Datum gezeigt werden (z.B. alle Abrechnungen eines Monats).
Der hier eingegebene Text erscheint bei SMS als Absender des SMS (hier ist es üblicherweise eine Telefonnummer), bei internen Mitteilungen als Autor der Mitteilung (hier ist es üblicherweise Vorname/Name). Falls Sie selber der Absender sind, können Sie via Klick auf den Absenderbutton neben dem Eingabefeld den Absender ins Feld übernehmen.
Bei der Erfassung eines Mitarbeiters kann die Abteilung, zu welcher dieser gehört, aus einer Liste ausgewählt werden. Die Abteilung definiert also einen Kreis von Mitarbeitern als organisatorische Einheit innerhalb der Firma. An vielen Orten, wo mehrere Mitarbeiter gleichzeitig ausgewählt werden können, kann dies via Abteilung geschehen statt die Mitarbeiter einzeln einzugeben. Die Liste der Abteilungen kann via Schnellsuche "Abteilungen" erweitert werden.
Bei der Erfassung oder Prüfung eines Kontakts kann die Quelle, anhand welcher die Adresse geprüft wurde, aus einer Liste ausgewählt werden. Die Liste der Adressprüfquellen kann via Setup / prolesCRM / Adressprüfquellen erweitert werden.
Eine Aktivität ist ein Arbeitspaket innerhalb eines Projekts (oder Teilprojekts), welches allenfalls noch in Schritte unterteilt werden kann (sofern dies im Mandantenstamm so eingestellt ist) und anschliessend Mitarbeitern zwecks Zeitrapportierung zugeordnet werden kann (dort dann inkl. Angabe des zu verwendenden Tarifs und weiterer Informationen). Pro Aktivität wird auch definiert, ob Stunden nach Aufwand verrechnet werden, ob die Stundenkontrolle eingeschaltet ist und vieles mehr.
Hier kann eine Aktivität ausgewählt werden, auf die beim Zuteilen dieser An-/Abwesenheitsart im Mitarbeiterkalender automatisch Stunden erfasst werden. Die Liste zeigt alle Aktivitäten, welche (via Projektverwaltung) dieser An-/Abwesenheitsart zugeordnet wurden. Normalerweise sind dies die Aktivitäten im Projekt "Abwesenheiten" des Kunden "intern".
Dies macht dann Sinn, wenn z.B. die Ferien erfassbar sind und man die Stunden nicht manuell erfassen möchte. Die Anzahl Stunden, die erfasst werden, entspricht der Vorgabe aus dem Mitarbeiterkalender. Falls im Mitarbeiterkalender eine Bezeichnung eingegeben wird, haben die Stundenerfassungen ebenfalls diese Bezeichnung, ansonsten heissen sie wie die An-/Abwesenheitsart.
Für "normale" Arbeitszeit macht automatische Zeiterfassung natürlich keinen Sinn, hier bleibt üblicherweise die Stellung "Stunden nicht automatisch erfassen" stehen.
Mit Aktivitätenschritten kann - sofern dies im Mandantenstamm so eingestellt ist - eine Aktivität weiter unterteilt werden, z.B. in Analyse, Konzeption, Realisierung und Kontrolle. Damit wird ermöglicht, für unterschiedliche Schritte innerhalb einer Aktivität unterschiedliche Termine zu definieren oder unterschiedliche Personen/Tarife für die Zeitrapportierung zuzuordnen. Falls Aktivitätenschritte gemäss Mandanteneinstellung nicht verwendet werden, finden diese Zuordnungen auf Ebene Aktivität statt (dies ist der Normalfall für die meisten Anwender).
Der Status des Aktivitätenschritts hat folgende Bedeutung:
- offen: Diese Aktivität ist noch nicht für die Bearbeitung freigegeben, weil z.B. ein Auftrag noch nicht durch den Kunden erteilt wurde. Aktivitätenschritte in diesem Status sind in der Zeiterfassung für die zugeteilten Mitarbeiter noch nicht sichtbar.
- freigegeben: Dieser Status muss manuell gesetzt werden, sobald eine Arbeit durch den Kunden freigegeben ist - ab diesem Status ist ein Aktivitätenschritt für die zugeordneten Mitarbeiter in der Zeiterfassung sichtbar, somit können die Mitarbeiter darauf rapportieren.
- in Arbeit: Dieser Status wird automatisch gesetzt, sobald ein Mitarbeiter zum ersten Mal Stunden für diesen Aktivitätenschritt erfasst.
- beendet: Nach Abschluss eines Aktivitätenschritts kann der Status beendet gesetzt werden. Ab diesem Zeitpunkt ist der Aktivitätenschritt in der Zeiterfassung für die zugeordneten Mitarbeiter nicht mehr sichtbar.
In den Mandanteneinstellung kann der Initialstatus eines Aktivitätenschritts hinterlegt werden. Bei der Erfassung eines neuen Aktivitätenschritts wird der hinterlegte Status eingesetzt. So ist es auch möglich, neue Aktivitätenschritte automatisch mit dem Status "freigegeben" zu erfassen.
Der Status der Aktivität hat folgende Bedeutung:
- offen: Diese Aktivität ist noch nicht für die Bearbeitung freigegeben, weil z.B. ein Auftrag noch nicht durch den Kunden erteilt wurde. Aktivitäten in diesem Status sind in der Zeiterfassung für die zugeteilten Mitarbeiter noch nicht sichtbar.
- freigegeben: Dieser Status muss manuell gesetzt werden, sobald eine Arbeit durch den Kunden freigegeben ist - ab diesem Status ist eine Aktivität für die zugeordneten Mitarbeiter in der Zeiterfassung sichtbar, somit können die Mitarbeiter darauf rapportieren.
- in Arbeit: Dieser Status wird automatisch gesetzt, sobald ein Mitarbeiter zum ersten Mal Stunden für diese Aktivität erfasst.
- beendet: Nach Abschluss einer Aktivität kann der Status beendet gesetzt werden. Ab diesem Zeitpunkt ist die Aktivität in der Zeiterfassung für die zugeordneten Mitarbeiter nicht mehr sichtbar.
In den Mandanteneinstellung kann der Initialstatus einer Aktivität hinterlegt werden. Bei der Erfassung einer neuen Aktivität wird der hinterlegte Status eingesetzt. So ist es auch möglich, neue Aktivitäten automatisch mit dem Status "freigegeben" zu erfassen.
Achtung: Falls gemäss Mandanteneinstellungen mit Aktivitätenschritten gearbeitet wird, wird der Status auf der Ebene Aktivitätenschritt geführt. In diesem Fall ist das Feld "Aktivitätenstatus" bei der Aktivität nicht sichtbar.
Damit bestimmen Sie, ob die wiederkehrende Arbeit trotzdem erledigt werden muss, auch wenn das Datum auf einen Feiertag (gemäss Firmenkalender) fällt.
Die An-/Abwesenheitsart kann aus einer Liste ausgewählt werden. Sie definiert die Art der Anwesenheit (typischerweise "Arbeit") oder der Abwesenheit (z.B. Krank, Ferien, unbezahlte Abwesenheit). Die Liste kann via Setup / Arbeitszeitabrechnung / An-/Abwesenheitsarten bearbeitet werden. Die An-/Abwesenheitsart definiert auch die Farbe in Firmen- und Mitarbeiterkalender und steuert Verarbeitungen bei der Kalendergenerierung (automatisch Zeiterfassung, je nach Einstellung) und bei der Arbeitszeitabrechnung (Ferien- und Zeitsaldo).
Bei der Erfassung eines Kunden kann für die Kontaktpersonen die Anrede aus einer Liste ausgewählt werden. In prolesCRM ist dies bei Personen und abweichenden Büroadressen ebenfalls der Fall. Die Liste der Anreden kann via Setup / weitere Stammdaten / Anreden erweitert werden. Dort kann pro Anrede auch die zugehörige Briefanrede erfasst werden, bei Firmen beispielsweise "sehr geehrte Damen und Herren" und bei Einzelpersonen "Sehr geehrter Herr %Name%" (%Name% ist ein Platzhalter, er wird bei der Erstellung der Briefanrede durch den Namen der Kontaktperson ersetzt). In prolesCRM kann über den Link "Vorschlag" die Briefanrede generiert und anschliessend noch abgeändert werden.
Beim Ansatz handelt es sich um den Preis einer Arbeitsstunde gegenüber dem Kunden (in Projektwährung).
Hier definieren Sie, nach wie vielen Einträgen die Suche abgebrochen und das (Teil-)Resultat gezeigt werden soll. Eine kleine Zahl führt schneller zu einem Resultat, eine grössere Zahl ergibt dafür mehr Treffer. In der Resultatliste wird gezeigt, wie viele Treffer möglich wären. Falls dies mehr sind als die angezeigte Anzahl, erhöhen Sie einfach die Anzahl für die Suche und wiederholen Sie den Suchvorgang.
Hier kann bei Tagesarbeitszeitmodellen das jährliche Ferienguthaben eingegeben werden. Das Guthaben wird durch Zeiterfassung von Ferien (Aktivität gemäss Mandanteneinstellung) oder durch automatische Zeiterfassung via Mitarbeiterkalender reduziert, das Restguthaben wird jeweils auf der Arbeitszeitabrechnung gezeigt.
Falls es sich beim aktuellen Feld um ein Zahlenfeld handelt, können Sie hier definieren, wie viele Nachkommastellen anschliessend bei Verwendung dieses Felds maximal eingegeben werden dürfen. Via Eingabe von "0" legen Sie fest, dass die Eingaben ganzzahlig sein müssen.
Falls es sich beim aktuellen Feld um ein Zahlenfeld handelt, können Sie hier definieren, wie viele Nachkommastellen anschliessend bei Verwendung dieses Felds maximal eingegeben werden dürfen. Via Eingabe von "0" legen Sie fest, dass die Eingaben ganzzahlig sein müssen.
Hier kann ausgewählt werden, in welcher Reihenfolge die bereits erfassten Stunden im Zeiterfassungsbild erscheinen sollen.
Wenn diese Option ausgewählt ist, werden in der Zeiterfassung die aktuellen Saldi (Arbeitszeit sowie Ferien) für das ausgewählte Datum angezeigt. Folgende Voraussetzungen müssen erfüllt sein, damit die Anzeige des Feriensaldos möglich ist:
- Dem ausgewählten Mitarbeiter muss ein Tagesarbeitszeitmodell zugeordnet sein
- Falls noch keine Arbeitszeitabrechnung besteht, muss das Eintrittsdatum des Mitarbeiters im gleichen Jahr sein wie das ausgewählte Datum
- Die An-/Abwesenheitsart für Ferien muss erfassbar und bezahlt sein (vgl. Schnellsuche "An-/Abwesenheitsarten")
Hier kann ausgewählt werden, wie sich die Zeiterfassung präsentieren soll. Es stehen 3 Modi zur Verfügung:
- Liste mit den Aktivitäten wird sofort aufgebaut
- Liste wird erst nach Auswahl eines Kunden aufgebaut
- Liste wird erst nach Auswahl eines Kunden und eines Projekts aufgebaut
Falls für die Berechtigung sowohl "Anzeigen" wie auch "Modifizieren" ausgewählt werden können, bedeutet "Anzeigen", dass der Mitarbeiter die Daten nur ansehen, nicht aber erfassen oder ändern darf. Falls die Option "Modifizieren" nicht zur Verfügung steht (z.B. bei den Listenabrufen), bedeutet "Anzeigen", dass der Mitarbeiter diese Funktion benutzen darf.
Hier legen Sie fest, von wann bis wann die Meldung auf dem Startbildschirm resp. Sidebar der ausgewählten Mitarbeiter erscheinen wird (wobei diese Mitteilung natürlich nur dann erscheint, wenn der betroffene Mitarbeiter seinen Startbildschirm resp. Sidebar entsprechend eingerichtet hat).
Hier kann bei Jahresarbeitszeitmodellen angegeben werden, an welchen Halbtagen der Mitarbeiter pro Wochentag arbeitet. Mit dieser Angabe kann im Mitarbeiterkalender die Sollzeit pro Wochenhalbtag berechnet werden (unter Berücksichtigung effektiv geleisteter Stunden).
Hier kann bei Tagesarbeitszeitmodellen die Soll-Arbeitszeit in Stunden pro Halbtag erfasst werden. Die Summe aller Halbtage ergibt die wöchentliche Soll-Arbeitszeit und diese wiederum - unter Berücksichtigung der Feiertage gemäss Kalender und der Anzahl Ferienwochen - die jährliche Sollarbeitszeit. Bei Jahreszeitarbeitsmodellen ist diese Angabe nicht nötig, dort wird ja die jährliche Sollarbeitszeit eingegeben.
Damit kann die Liste auf die Daten einer einzelnen Arbeitszeitabrechnung beschränkt werden. Die Nummer kann dem Detailbild der Arbeitszeitabrechnung (siehe Abrechnung / Arbeitszeitabrechnung) oder der gedruckten Abrechnung entnommen werden.
Wenn ein Mitarbeiter erstmalig einem Arbeitszeitmodell zugeordnet wird oder wenn sich dessen Pensum ändert, kann hier das gewünschte Modell aus der Liste ausgewählt werden. Die Liste der möglichen Arbeitszeitmodelle kann via Setup / Arbeitszeitabrechnung / Arbeitszeitmodelle bearbeitet werden.
Hier legen Sie den Vorgabewert bezüglich Verrechnung fest. Bei der späteren Erfassung wird dieser Wert jeweils vorgegeben, Sie können ihn aber im Einzelfall wieder abändern.
Damit wird bestimmt, dass Artikelbewegungen (inkl. Spesen und Pauschalen) an die Kostenstellen-Schnittstelle ausgegeben werden.
Der Artikelcode identifiziert einen einzelnen Material- oder Spesenartikel. Bei der Leistungserfassung kann der Artikel durch Eingabe des Artikelcodes oder durch Klick auf das danebenstehende Such-Icon bestimmt werden. Bei Eingabe des Artikelcodes wird das Feld automatisch vervollständigt, sobald der Artikel automatisch bestimmt werden kann (d.h. zur Eingabe gibt es einen einzigen passenden Artikel).
Hier kann für den Artikel der externe Code für den Export an das Finanz-/Kostenrechnungssystem eingegeben werden.
Material- und Spesenartikel können zu Artikelgruppen und Artikeluntergruppen zusammengefasst werden, um den ganzen Artikelstamm hierarchisch zu strukturieren. Die Artikelgruppe kann anschliessend aus der Liste ausgewählt werden, um nur die zugehörigen Artikel zu bearbeiten. Die Liste der Artikelgruppen kann via Setup / Artikel und Spesen / Artikelverwaltung (oder Spesenverwaltung) erweitert werden (Link "neue Artikelgruppe").
Material- und Spesenartikel können zu Artikelgruppen und Artikeluntergruppen zusammengefasst werden, um den ganzen Artikelstamm hierarchisch zu strukturieren. Die Artikeluntergruppe kann anschliessend aus der Liste ausgewählt werden, um nur die zugehörigen Artikel zu bearbeiten. Die Liste der Artikeluntergruppen kann via Setup / Artikel und Spesen / Artikelverwaltung (oder Spesenverwaltung) erweitert werden (Link "neue Artikeluntergruppe").
Textliche Information auf Ebene Projekt oder Teilprojekt (je nach Einstellung in den Mandantendaten), welche in den Projektkennzahlen ausgewertet und im Titel der Faktur ausgegeben werden kann.
Wählen Sie hier, ob die Pauschale jeweils auf Ende Monat verrechnet werden soll, oder an einem bestimmten Tag (zwischen 1. und 31.). Falls das Datum nicht existiert (z.B. 30.2.), wird stattdessen automatisch auf den letzten Tag des Monats verrechnet.
Auswahl, ob die Daten im Report untereinander dargestellt werden oder pro Verdichtungsstufe (Teilprojekt oder Projekt) ein neues Blatt (neuer Reiter) erstellt werden soll.
Damit wird definiert, wie der Betrag ausgegeben werden soll:
- gar nicht •immer (bei allen Zeiterfassungen)
- nur bei nach Aufwand verrechenbaren Zeiterfassungen
- nur bei nicht nach Aufwand verrechenbaren Zeiterfassungen
Damit wird definiert, wie der Ist-Betrag ausgegeben werden soll:
- Immer, bei allen Zeiterfassungen
- nur bei verrechenbaren Zeiterfassungen (effektiver Umsatz)
- nur bei nicht verrechenbaren Zeiterfassungen (entgangener Umsatz)
Falls dieser Kunde (temporär) nicht mehr angezeigt werden soll, haken Sie diese Option an, dann wird er in der Baumstruktur der Projektverwaltung und in verschiedenen Auswahllisten nicht mehr angezeigt. Der Kunde kann dort durch Anklicken des Hakens "Ausgeblendete Kunden anzeigen" wieder gezeigt werden. Falls im Personendetailbild (Setup/Mitarbeiter) der "Anzeigemode in Stundenerfassung" auf der Stufe "Liste wird nach Kundenwahl aufgebaut" oder "Liste wird nach Kunden- und Projektwahl" aufgebaut steht, werden die so markierten Kunden in der Auswahlliste ebenfalls ausgeblendet. Diese Funktion ist dann hilfreich, wenn zu einem Kunden derzeit keine aktiven Projekte mehr existieren und die Anzeige "stört".
Hier kann angegeben werden, dass diese Aktivität beim entsprechenden Mitarbeiter in der Zeiterfassung ausgeblendet ist. Dies kann beispielsweise für die Aktivität "Ferien" sinnvoll sein, wenn der Mitarbeiter diese nicht rapportieren soll (weil die Erfassung via Mitarbeiterkalender automatisch erfolgt). Der Mitarbeiter kann in der Zeiterfassung auch selber einstellen, welche Aktivitäten er sehen will und welche nicht.
Auf der einzelnen Zeile der Zeiterfassung können Sie zuhinterst in der Checkbox den Haken setzen, um eine Aktivität auszublenden. Sie verschwindet damit aus der Liste. Damit können Sie die Liste übersichtlicher gestalten. Wenn Sie nun trotzdem auf eine solche Aktivität rapportieren möchten, können Sie im oberen Bildteil bei "ausgeblendete Akt. anzeigen" den Haken setzen - danach erscheinen auch die ausgeblendeten Aktivitäten in der Liste unten. In dieser können Sie anschliessend auch auf ausgeblendete Aktivitäten rapportieren oder den Haken ganz rechts wieder entfernen um somit diese Aktivität wieder "einzublenden".
Wenn Sie in diesem Feld den Haken setzen, werden in der Auswahl auch die ausgeblendeten Kunden gezeigt, andernfalls nicht. Ein Kunde kann im zugehörigen Detailbild als "ausgeblendet" gekennzeichnet werden, dies wird üblicherweise für Kunden gemacht, welche nicht mehr oder noch nicht aktiv sind.
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