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Die K. bildet den Kern der Verwaltung. Der Begriff cancellaria als Bezeichnung für die K. taucht erstmals im späten 12. Jh. in den Quellen auf. Vorher war die Bezeichnung scrinium üblich. Älter ist der Begriff cancellarius, der in spätantiker Tradition im fränk. Reich den Gerichtsdiener und Grafschaftsschreiber bezeichnete, im 9. Jh. auch einen Urkundenschreiber. Ab 868 hiess der Leiter der dt. Königs-K. cancellarius; diesen Titel übernahmen allmählich auch die Leiter anderer K.en.
Das ma. und frühneuzeitl. Kanzleiwesen, das die Schreibarbeit einer Verwaltung möglichst an einer Stelle konzentrierte (Akten), gründet in der päpstl. K., und nicht in der spätröm. Verwaltung, wo mit jeder amtl. Handlung Schriftlichkeit verbunden war. Zwei Merkmale kennzeichnen die ma. K.en: die Dominanz des Klerus und die enge Verbindung zum Archiv. In der merowing. Königs-K. bestand das Personal zwar noch aus weltl. Hofbeamten, von der Karolingerzeit an waren die Kanzleibeamten jedoch Angehörige der Hofkapelle. Unter Kg. Ludwig dem Deutschen wurde der Erzkaplan Vorsteher der K., ab 870 (dauerhaft ab 975) war dies der Ebf. von Mainz, dessen Amtsbereich sich aber nur auf den dt. Teil des Reichs beschränkte.
Für das Gebiet der heutigen Schweiz ist bezüglich der Organisation und Entwicklung von Rechts- und Verwaltungsschriftgut ein markantes West-Ost- sowie Süd-Nord-Gefälle feststellbar. In Rätien und in der Westschweiz lebte die antik-fränk. Schreibertradition weiter, während sie in Alemannien abbrach. Auch das Notariat mit seinen grossen Registerserien blieb zur Hauptsache auf die Westschweiz und die Südtäler beschränkt. K.en als feste Verwaltungseinrichtungen existierten vor der Mitte des 13. Jh., abgesehen von wenigen Ausnahmen (z.B. in St. Gallen), kaum. Die Existenz von K.en in Adelsherrschaften (etwa der Habsburger) kann aufgrund des heutigen Forschungsstands ausgeschlossen werden. In den Städten tauchten gegen Ende des 13. Jh. die ersten Stadtschreiber auf. Im Westen und Süden setzte die Entwicklung etwas früher ein. Generell verfügten zuerst kirchl. Institutionen (Bistümer und Klöster) über ausgebildete K.en; die ersten bezeugten Stadtschreiber waren Kleriker, die allmählich von Laien abgelöst wurden.
Bei dem unterschiedl. Entwicklungsstand organisierter Schriftlichkeit ist nicht immer klar zu entscheiden, wann von einer K. gesprochen werden kann. Ein Kriterium sind die Register, jene Behelfe, in welche gemäss dem päpstl. Vorbild u.a. die ausgehenden Briefe, die abgeschlossenen Verträge, die in eigener oder fremder Sache ausgestellten Urkunden, die verkündeten Erlasse und Urteile eingetragen wurden. Das älteste erhaltene Register stammt aus der K. des Lausanner Domstifts, datiert auf 1253. Um 1280 wurde eines in der K. des Sittener Domkapitels angelegt. Das älteste bekannte Register der bischöfl. K. in Genf war 1428-66 in Gebrauch. In der bischöfl. K. in Konstanz begann man 1434 mit der Führung von Konzeptregistern. Aus der K. der Basler Bischöfe sind keine ma. Register bekannt. Dagegen führte die K. des Basler Offizialats von der 2. Hälfte des 15. Jh. an mehrere Register. Bei den städt. K.en können drei Registertypen als Indikatoren für den Entwicklungsstand angesehen werden: die Missivenbücher, die Gerichtsbücher und die Register mit den Mandaten und Verfügungen an die Amtsleute und die Untertanen. Die frühesten erhaltenen Missivenbücher, d.h. die Registrierung der auslaufenden Ratskorrespondenz, stammen aus der K. von Basel; sie setzen 1386 bzw. 1409 ein und reichen bis ins 19. Jh. Missivenbücher wurden 1421 in den Stadt-K.en von Zürich, 1442 in Bern und 1449 in Freiburg angelegt. In den meisten anderen Städten beginnen diese Bandserien erst im 16. Jh. Die frühesten Gerichtsbücher, die Instrumente mit einem Ausstellungsvermerk enthalten, sind die Urteils-, Fertigungs- und Appellationsprotokolle in Basel (1394), die Gerichtsbücher in Freiburg (1403) und die Spruchbücher in Bern (1411). Zu den ältesten Registern mit Mandaten und Verfügungen an Amtsleute und Untertanen zählen die Rufbücher in Basel (1417) und die Polizeibücher in Bern (1458). Die Entwicklung der Stadt-K.en kann auch mit Hilfe der Quellen zur städt. Finanzverwaltung oder anhand von Untersuchungen über das dort beschäftigte Personal (u.a. Stadt-, Unter-, Gerichts- oder Vogteischreiber) verfolgt werden. Die Konsolidierung der territorialen Erwerbungen im 15. Jh. sowie deren Verwaltung (z.B. in Luzern um 1430) führten zum Ausbau der städt. Verwaltung und, damit verbunden, der K.en (Territorialherrschaft). Die weitere Entwicklung der K.en erfolgte parallel zu den einzelnen Schüben der Herrschaftsintensivierung im 16. und 17. Jh.
Autorin/Autor: Anton Gössi
Die Leitung der kant. Staats-, Landes- oder Rats-K.en obliegt einem Chef, dessen Bezeichnung je nach Kanton variiert: Rat- oder Ratsschreiber (Glarus, Appenzell Ausserrhoden, Appenzell Innerrhoden), Staatsschreiber (Zürich, Bern, Basel-Stadt, Schwyz, Solothurn, Luzern, Schaffhausen, Thurgau, Aargau), Landschreiber (Obwalden, Nidwalden, Basel-Landschaft, Zug), Kanzleidirektor (Uri, Graubünden), Staatskanzler, Chancelier d'Etat bzw. de l'Etat oder Cancelliere dello Stato (Freiburg, Wallis, Waadt, Genf, Neuenburg, Jura, Tessin), Staatssekretär (St. Gallen).
Die Tagsatzung der alten Eidgenossenschaft kannte keine K., sondern bediente sich zum Verfassen der Abschiede der K.en der versch. Tagsatzungsorte. Die Mediationsakte von 1803 (Kap. XX, Art. 38) schuf das Amt des eidg. Kanzlers. Es ging einerseits aus demjenigen des Landschreibers, andererseits aus der Funktion des Generalsekretärs des Helvet. Direktoriums hervor und war zunächst zusammen mit dem eidg. Staatsschreiber als Stellvertreter das einzige ständige Amt im Staatenbund. Auch in der Restaurationszeit wurde diese Funktion beibehalten (Bundesvertrag 1815, Art. 10). Dem eidg. Kanzler oblagen die Protokollführung in der Tagsatzung, die Führung der eidg. Korrespondenz mit den Kantonen und dem Ausland, die Drucklegung der Abschiede und der offiziellen Sammlung der eidg. Gesetze, der Beschlüsse, Verordnungen, Konkordate und Staatsverträge sowie die Betreuung des eidg. Archivs (Bundesarchiv). Zunehmend kamen franz. Übersetzungen, aber auch diplomat. Aufgaben im Verkehr mit dem Ausland hinzu.
Mit der Schaffung des Bundesstaats und seinen Institutionen Bundesrat, Bundesversammlung und Bundesverwaltung war die K. nicht mehr einziges ständiges Bundesorgan; 1848-95 wurde die Bundeskanzlei dem Eidg. Departement des Innern (EDI), 1896-1967 dem Polit. Departement zugeordnet. Das Bundesarchiv blieb zunächst eine besondere Abteilung der Bundeskanzlei und wurde 1895 bei der Umteilung der Bundeskanzlei eine Abteilung des EDI. 1926-72 lösten sich die Parlamentsdienste zusehends, waren dann bis zum Inkrafttreten der neuen Bundesverfassung nur noch administrativ der Bundeskanzlei zugeordnet und sind seit 2000 selbstständig. Die Kanzleiaufgaben umfassen die Betreuung der zentralen Registratur der Bundesverwaltung (Akteneingang und -ausgang, Dossierbildung, Zuweisung an die federführenden Departemente, Geschäftskontrolle und geordnete Abgabe ans Bundesarchiv), den Weibeldienst (Weibel), das Beglaubigungswesen, die Betreuung der Bundesratsgeschäfte (Vorbereitung der Bundesratssitzungen, Erstellen der Protokollauszüge, Ausstellung von Staatsverträgen, Vollmachten, Beglaubigungs- und Empfehlungsschreiben), das zentrale Redaktions- und Übersetzungswesen, die Herausgabe der amtl. Gesetzessammlung und der Systemat. Rechtssammlung (1947 und ab 1967) sowie die Leitung der Eidg. Parlaments- und Zentralbibliothek und bis 1999 der Eidg. Drucksachen- und Materialzentrale (seither im Finanzdepartement). 1926 kam die Betreuung der polit. Rechte (Volksabstimmungen, Nationalratswahlen, Volksinitiativen und Referenden) hinzu, 1967 die redaktionelle Betreuung der Bundeserlasse. Um 2000 stand im Rahmen der Staatsleitungsreform auch die Rolle der Bundeskanzlei neu zur Diskussion.
Der Bundeskanzler als Leiter der Bundeskanzlei erhielt 1848 die Stellung eines Magistraten; 1918 wurde das Amt zunehmend auf Kanzleiarbeiten beschränkt, bis es 1967 nach der Mirageaffäre wieder zum eigentl. Stabsorgan des Bundesrats aufgewertet wurde. Beratung, interdepartementale Koordination und Kontrolle sowie die Vorbereitung der Regierungsrichtlinien bildeten um 2000 neben den Führungsaufgaben die Schwerpunkte der Tätigkeiten des Bundeskanzlers.
Aufgaben und Stellung der kant. Staatskanzleien unterschieden sich seit 1803 kaum von jenen der Eidg. K. bzw. der Bundeskanzlei. Die Betreuung der polit. Rechte verblieb zuweilen in einem kant. Departement. In versch. Kantonen verselbstständigte sich in jüngerer Zeit das Sekretariat des Parlaments entsprechend der Entwicklung auf Bundesebene.
Autorin/Autor: Hans-Urs Wili