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Numérisation : une approche structurée permet d’y parvenir
Pour une approche structurée de la numérisation dans sa propre entreprise, il convient tout d’abord de dresser un état des lieux en ce qui concerne la numérisation. En s’aidant de cet état des lieux et en tenant compte des besoins individuels, il est possible de planifier et d’appliquer des processus de changement de manière structurée.
Dans un premier temps, il faut définir les besoins et les conditions-cadres. Pour cela, il faut clarifier de manière approfondie différentes questions provenant de divers domaines :
Stratégie: quelle est la disposition de l’entreprise en matière de technologies et quelles sont les exigences en termes d’exploitation et de disponibilité?
Exemple: Allez-vous de l’avant, autrement dit de nouvelles solutions, des mises à jour disponibles sont-elles immédiatement installées?
Complexité: comment se présente l’écosystème IT (informatique) et quels sont les partenaires impliqués?
Exemple: Les interfaces entre vos systèmes sont-elles peu nombreuses, moyennement nombreuses ou très nombreuses?
Connaissances: l’entreprise dispose-t-elle de connaissances fondées en informatique ou au moins de notions de base?
Exemple: Disposez-vous de connaissances professionnelles en informatique dans votre entreprise?
Processus: comment se déroule la collaboration avec les clients et les autorités, mais aussi la collaboration interne?
Exemple: Vos clients ont-ils un accès direct aux données de vos systèmes?
Infrastructure: où est-elle exploitée et quelles sont les exigences concernant la disponibilité du système?
Exemple: Une haute / très haute disponibilité du système est-elle importante à vos yeux?
Sécurité: quels mécanismes de sécurité sont introduits et lesquels sont expérimentés?
Exemple: Appliquez-vous des dispositifs de sécurité pour l’accès aux données, comme l’authentification multi-facteurs (AMF)?
Mobilité: quelles sont les possibilités en ce qui concerne l’accès aux données?
Exemple: Tenez-vous compte de tendances concernant la mobilité, le mode de travail flexible, etc.?
Plus on se pose de questions et plus on y répond de manière détaillée, plus on peut mettre en évidence ses propres besoins et les conditions-cadres existantes de manière précise et claire.
Ce n'est qu'ensuite que l'on peut s'intéresser aux différentes solutions de numérisation, pour lesquelles se posent à chaque fois d'autres questions auxquelles il faut trouver une réponse avant de pouvoir évaluer la solution produit adaptée à l'entreprise. C'est ce que nous allons illustrer ci-après à l'aide des exemples de la messagerie électronique et de la GED (gestion électronique des documents).
Example: E-mail
Le thème de la messagerie électronique concerne les fonctions de communication par e-mail et de planification des rendez-vous et des calendriers. En principe, il faut toujours être conscient que la communication par e-mail n'est pas sûre. Les e-mails peuvent être lus et / ou manipulés par des tiers. C'est pourquoi les mesures de sécurité locales sont très importantes.
Afin de définir et de déterminer clairement les exigences des entreprises concernant les fonctions de courriel et de calendrier, il faut clarifier notamment les questions suivantes:
- Les données des courriels / du calendrier doivent-elles être traitées sur plusieurs
- terminaux différents (p. ex. ordinateur / portable, tablette, téléphone portable)?
- Souhaitez-vous avoir recours à des filtres anti-spam performants et mis à jour en permanence?
- Souhaitez-vous disposer de fonctionnalités anti-virus et anti-hameçonnage performantes et mises à jour en permanence?
- Favorisez-vous un cryptage simple (et donc moins bien sécurisé) des courriels ?
- Souhaitez-vous que l’accès aux données soit protégé par une authentification multifacteurs?
L’application des fonctions de messagerie électronique / de calendrier peut se dérouler sous forme de SaaS (Software as a service) ou sur site (on-premise).
La clarification des questions ci-dessus en relation avec les conditions-cadres fondamentales implique soit la version SaaS ou celle sur site.
Exemple: Gestion électronique des documents (GED)
Le thème de la GED porte sur la gestion électronique des documents, y compris la mise en place, la distribution, l’archivage et le soutien des processus.
Afin de définir et de déterminer clairement les exigences des entreprises concernant la GED, il faut clarifier notamment les questions suivantes:
- Les données à archiver et à mettre à disposition seront-elles issues de plusieurs systèmes (p. ex. solutions financières, solutions fiscales, GRC)?
- Les données du personnel sont-elles disponibles uniquement en interne (c’est-à-dire au sein de l’entreprise)?
- Les données sont-elles également accessibles à l’extérieur, aux clients par exemple?
- Souhaitez-vous pouvoir stocker vos données selon le principe de l’audit sécurisé (notamment conformément aux règles, dans leur intégralité, en observant les délais de conservation, sécurisées contre les pertes, etc.) afin de pouvoir renoncer à un archivage papier?
- Souhaitez-vous utiliser le support de processus / les workflows en faveur de l’efficacité des processus internes?
- Avez-vous des exigences légales qui n’autorisent la conservation de données que sur le territoire suisse?
La clarification des questions ci-dessus en relation avec les conditions-cadres fondamentales implique soit la version SaaS ou celle sur site.
Conclusion
La voie vers la numérisation et les projets partiels y afférents doivent être examinés et définis au cas par cas pour chaque entreprise. Il existe souvent un écosystème informatique très individuel avec des applications parfois très spécifiques, les processus internes et la collaboration avec les différents clients. Il faut tenir compte de cet environnement complexe et individuel pour parvenir à une mise en œuvre numérique profitable et réussie.
À ces fins, l’institut Fiduciaire 4.0 de FIDUCIAIRE|SUISSE a rédigé un nouveau guide sur la numérisation, qui permet à une entreprise de définir en toute autonomie sa prochaine étape dans sa propre numérisation, en s’appuyant sur une démarche clairement définie et des questions de décision. Ce résultat est le point de départ idéal pour définir concrètement les étapes suivantes dans la mise en œuvre, avec son propre responsable IT et un prestataire indépendant.
Voir le guide sur la numérisation
Explications des termes:
- GED: Système de gestion des documents: gestion de documents électroniques basée sur une banque de données
- LPD: Loi sur la protection des données
- AMF: Authentification multi-facteurs (nommée aussi parfois authentification à double facteur)
- Sur site: signifie que l’infrastructure informatique (données, logiciel, etc.) est installée dans les propres locaux.
- SaaS: «Software as a Service», ce qui signifie qu’une solution est utilisée comme prestation de services, sans la possession de ce logiciel / IT