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Évaluer les offres
But
Évaluer les offres d'après les critères d'évaluation; exécuter les activités qui ont été précisées au niveau de la planification de l'achat.
Idée de base
Après l'échéance du délai de soumission, les offres sont ouvertes et un procès-verbal d'ouverture est établi à l'interne. Elles sont ensuite évaluées sur la base des catalogues de critères remplis par les soumissionnaires et des données transmises par ces derniers.
Spécifique à HERMES
Suivant la procédure choisie, les activités ont été précisées dans la tâche Élaborer le plan d'achat et consignées dans le plan de gestion du projet. Elles sont exécutées selon ce plan.
Pour les marchés publics, un procès-verbal d'ouverture des offres doit être établi à l'échéance du délai de soumission.
En cas de présentations de soumissionnaires, tous les points pertinents pour l'achat et l'évaluation sont consignés dans le procès-verbal et des offres complémentaires sont demandées le cas échéant.
En cas de négociations avec des soumissionnaires, tous les points pertinents pour l'acquisition et l'évaluation sont consignés dans le procès-verbal.
Le rapport d'évaluation contient les résultats consolidés de l'évaluation ainsi que la proposition des personnes chargées de l'évaluation
Activités
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Ouvrir les offres, examiner les offres formellement (dans les délais et dans leur intégralité) et établir le procès-verbal
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Évaluer le contenu des offres
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Exécuter les activités selon la planification de l'achat (p. ex. assister aux présentations des soumissionnaires et en établir les procès-verbaux, effectuer les négociations et en établir les procès-verbaux)
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Établir le rapport d'évaluation des offres et élaborer la proposition
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Coordonner le rapport d'évaluation des offres avec les organes de prescription et de contrôle de gestion responsables des achats