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Irina Jenni; Author: Anna Unternährer for Red Bull
Hybrides Arbeiten bringt Chancen, aber auch Challenges mit sich. 5 Tipps, damit es ein Erfolg wird.
Wähle ein passendes Arbeitsumfeld
Erfolgreiches hybrides Arbeiten beginnt mit der Wahl einer Arbeitsumgebung, die deinen aktuellen Bedürfnissen entspricht. Denn egal, wie schick dein Schreibtisch oder deine Aussicht aussieht, wenn du von Lärm oder anderen Ablenkungen umgeben bist, wirst du nicht in der Lage sein, eine gute Leistung zu erbringen. Wenn du deinen Arbeitsplatz einrichtest, frage dich: Suche ich nach Austausch und Inspiration oder brauche ich Ruhe und Konzentration? Bekomme ich genug Licht und frische Luft? Inspiriert und motiviert mich mein Arbeitsumfeld? Je nach Aufgabe bist du in einer isolierten und ruhigen Umgebung wie einer Bibliothek vielleicht besser aufgehoben als an einem Ort, der den Austausch und die Kreativität fördert, wie ein Co-Working Space oder ein Ort im Freien. Wenn du über einen längeren Zeitraum hybrid arbeitest, solltest du dich auch für eine gesunde Sitzhaltung rüsten: Stehpult, Gymnastikball, Stuhl, Tastatur und Bildschirm – wähle das Hilfsmittel, das für dich am besten funktioniert und dich inspiriert, richtig loszulegen!
Organisiere deine Arbeitszeit nach Prioritäten
Hybridarbeit erfordert gutes Selbstmanagement. Um auch ohne die ständige Interaktion mit deinem Team motiviert und produktiv zu bleiben, ist es daher wichtig, Prioritäten zu setzen und deine Arbeitszeit entsprechend zu planen. Am einfachsten geht das, wenn du dir zu Beginn jeder Woche einen Überblick über deine Aufgaben, Termine und Fristen verschaffst. Wähle die Aufgaben, die du in dieser Woche erledigen willst (oder musst) und reserviere die Zeit, die du für jede Aufgabe brauchst, in deinem Kalender oder in dem Tool (z. B. Trello, Click-up, Jira), einschliesslich einiger Pufferzonen für den Fall, dass etwas dazwischenkommt. Gibt es irgendwelche Aufgaben, die verschoben oder delegiert werden müssen? Gibt es Platz für zusätzliche/weniger wichtige Aufgaben? Indem du deine Aufgaben nach Prioritäten ordnest und einen bestimmten Zeitrahmen für ihre Erledigung festlegst, kannst du dich voll und ganz einer Sache widmen, ohne Angst haben zu müssen, plötzlich in Rückstand zu geraten. Dadurch fühlst du dich während der Arbeit entspannter und sowohl die Quantität als auch die Qualität deiner Arbeit wird sich verbessern.
Achte bei der Planung deiner Aktivitäten auf dein Energieniveau
Bei den Unregelmässigkeiten, die flexible Arbeitszeiten und wechselnde Arbeitsorte mit sich bringen können, kann es leicht passieren, dass du aus deinem Rhythmus gerätst und dich ausgelaugt oder gestresst fühlst. Um das zu vermeiden, ist es wichtig, ein Bewusstsein für dein Energieniveau zu entwickeln und es bei der Planung deiner Woche proaktiv zu berücksichtigen. Frage dich: Bin ich morgens, nachmittags oder abends am wirkungsvollsten? Stimmt mein Gleichgewicht zwischen Leistung und Entspannung? (Siehe Power-Relax-Balance) Plane ich genügend Pausen und Zeit für meine persönlichen Belange ein? Jetzt, wo du weisst, welche Aufgaben wie viel Zeit in Anspruch nehmen (siehe 2), kannst du deinen Kalender entsprechend deinem Energielevel organisieren und optimieren.
Vielleicht bist du frühmorgens am produktivsten und planst deshalb Meetings eher für den Nachmittag ein, oder du arbeitest lieber abends und machst nachmittags eine lange Pause, um Sport zu treiben. Indem du auf dein Energieniveau achtest und deinen Arbeitstag entsprechend planst, machst du dein Wohlbefinden zur obersten Priorität. Das erhöht nicht nur deine Motivation, sondern auch deine Konzentration und damit deine Wirkung bei der Arbeit.
Entwickelt eine Arbeitsmethode, die für das Team funktioniert
Um als hybrides Team effektiv arbeiten zu können, ist es wichtig, sich gemeinsam auf eine bestimmte Arbeitsmethode für die Zusammenarbeit zu einigen. Denn je nachdem, aus was für Persönlichkeitstypen dein Team besteht, ob ihr euch in der gleichen oder in verschiedenen Zeitzonen befindet und ob ihr an einer kreativen oder analytischen Aufgabe arbeitet, wird eure Arbeitsmethode anders aussehen. Nehmt euch also zu Beginn eurer Zusammenarbeit Zeit, um Folgendes zu besprechen:
Auf welchen Kanälen kommunizieren wir wie oft und zu welchem Zweck? (dringend vs. nicht dringend; arbeitsbezogen vs. nicht arbeitsbezogen, etc.).
Wo speichern wir Daten und wie organisieren und kennzeichnen wir sie?
Welche Tools nutzen wir? (siehe Tools)
Wer hat welche Aufgaben und Verantwortung?
"Das exponentielle Wachstum der Technologie bietet uns unzählige neue digitale Arbeitsmöglichkeiten. Wir müssen ständig herausfinden, wie wir mit ihnen so arbeiten können, dass unsere Zusammenarbeit nicht nur effizient, sondern auch ergebnis- und lösungsorientiert ist."
Irina Jenni
Danach ist es wichtig, dass ihr euch etwas Zeit nehmt, um eure Methode zu testen und sie gemeinsam zu besprechen. Das mag sich zunächst nicht effizient anfühlen, aber der Austausch von Feedback ermöglicht es euch, eure Zusammenarbeit weiter zu optimieren und sie langfristig effektiver zu gestalten.
Hilfreiche Tools für die digitale Zusammenarbeit:
Dokumentenablage: enaio, GoogleDrive oder AmazoneWorkDocs
Digitale/visuelle Zusammenarbeit: Mural, Miro
Projektmanagement: Monday, Projektron, Meisterplan
MS Office 365: MSTeams, MSPlanner, MSSharepoint, MSOneDrive, etc.
Videokonferenzen: Zoom, GoToMeeting, GoogleHangouts
Business-Chats: Slack oder Gupshub
Pflegt einen regelmässigen, konstruktiven Austausch
Gerade wenn man sich bei der Arbeit wenig oder gar nicht sieht, ist ein regelmässiger, konstruktiver Austausch der Schlüssel zu einem starken Teamgeist. Um diesen zu fördern, ist es wichtig, so viel Klarheit und Transparenz wie möglich zu schaffen und dafür zu sorgen, dass jede:r zu Wort kommt. Die folgenden Punkte können dazu beitragen:
Legt Feedback-Regeln für Meetings und Chats fest und haltet euch an sie.
Legt vor jeder Sitzung die zu besprechenden Themen, Ziele und den Zeitplan fest und teilt sie mit dem Team.
Nehmt euch vor dem Meeting Zeit, um euch für die Feedback-Runde vorzubereiten und eure Ideen und Bedürfnisse mitzuteilen.
Ein konstruktiver Austausch schafft ein Gefühl der Sicherheit im Team und trägt dazu bei, dass mögliche Missverständnisse und Unklarheiten viel schneller aufgedeckt und geklärt werden können. Das stärkt nicht nur den Teamgeist, sondern ermöglicht auch, dass potenzielle Synergien voll ausgeschöpft werden können.
Irina Jenni ist Unternehmerin, Coach und professionelle Kitesurferin. Mit ihrer langjährigen Erfahrung als Transformationsleiterin und Profisportlerin nutzt sie ihr Wissen, um Führungskräfte zu trainieren, die die Entwicklung ihrer Mitarbeiter:innen fördern wollen. Ihr Ziel ist es, erfolgreiche Unternehmen zu schaffen, die wie ein Sportmannschaft funktionieren.