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In der heutigen ultraschnellen Wirtschaftslage müssen Kleinunternehmer oft lernen, mit weniger mehr zu erreichen. Folglich bedeutet dies normalerweise, dass Sie versuchen, mehr Arbeit in kürzerer Zeit auszuführen. Wenn Sie bei der Erstellung von Briefen oder anderen Korrespondenz für Ihr Unternehmen viel Zeit aufwenden, wissen Sie, dass das Einrichten und Formatieren einiger Dokumente viel Zeit in Anspruch nehmen kann. In vielen Fällen ist die Zeit, die Sie für die Erstellung von Dokumenten aufgewendet haben, die Zeit, die Sie möglicherweise für den Abschluss eines Verkaufs oder die Suche nach neuen Kunden aufgewendet haben. Wenn Sie zum Erstellen Ihrer Dokumente Microsoft Word verwenden, können Sie mithilfe von Vorlagen den Zeitaufwand für die Tastatur reduzieren. Mithilfe von Word-Vorlagen können Sie viele Aufgaben in der Dokumentenerstellung optimieren und Zeit für andere Geschäftsaktivitäten gewinnen.
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Starten Sie Microsoft Word auf Ihrem Computer. Klicken Sie in der Multifunktionsleiste auf “Datei” und dann auf “Neu”. Klicken Sie im Fenster Verfügbare Vorlagen auf eine der lokalen Vorlagen, die am besten zu dem Dokumenttyp passt, den Sie erstellen möchten. Microsoft Word wird mit einer Reihe vorkonfigurierter Vorlagen geliefert, die Sie sofort verwenden können. Wenn jedoch eine der Vorlagen im Fenster Verfügbare Vorlagen nicht genau mit dem Dokumenttyp übereinstimmt, den Sie erstellen möchten, geben Sie einen Suchbegriff in das Suchfeld “Office.com nach Vorlagen durchsuchen” ein und drücken Sie die Eingabetaste. Eine Liste der Vorlagen, die Ihren Suchkriterien entsprechen, wird im Fenster Verfügbare Vorlagen angezeigt.
2
Klicken Sie auf die Vorlage, die Sie verwenden möchten, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche “Erstellen”. Wenn Sie eine Vorlage von der Office.com-Website verwenden, markieren Sie den Vorlagennamen und klicken Sie auf die Schaltfläche “Herunterladen”. Die Vorlage wird als neues Dokument in Microsoft Word geöffnet.
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Bearbeiten Sie den Firmennamen und die Adressinformationen in der Vorlage. Ändern Sie den Standardtext, den Sie in zukünftigen Dokumenten basierend auf der Vorlage wiederverwenden möchten. Wenn die Vorlage Felder für Empfänger oder Adressinformationen enthält, sollten Sie die Feldwerte intakt lassen und nicht ändern, da Sie die Vorlage wahrscheinlich häufig verwenden werden. Wenn Sie die Standardfelder für Empfänger oder Kunden beibehalten, können Dokumente, die auf der Vorlage basieren, einfacher bearbeitet und verwendet werden.
4
Klicken Sie auf das Standardlogo in der Vorlage, falls das Dokument eines enthält. Klicken Sie bei ausgewähltem Standardlogo auf die Registerkarte „Einfügen“ und dann auf das Symbol „Bild“. Navigieren Sie auf Ihrem lokalen Computer zum Logo Ihres eigenen Unternehmens. Markieren Sie die Logo-Bilddatei und klicken Sie auf die Schaltfläche „Einfügen“. Microsoft Word ersetzt das Standardvorlagenbild durch Ihr Firmenlogo. Wenn die Vorlage kein Standardlogo enthält und Sie eines hinzufügen möchten, positionieren Sie den Cursor einfach an der Stelle, an der das Logo angezeigt werden soll, und klicken Sie dann auf „Einfügen“ und anschließend auf „Bild“ in der Multifunktionsleiste.
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Doppelklicken Sie auf den Fußzeilenbereich des Dokuments. Geben Sie hier einen beliebigen Fußzeilentext ein, der in Dokumenten basierend auf der Vorlage angezeigt werden soll. Jeder Text, den Sie hier eingeben, wird in jedem Dokument angezeigt, das Sie aus der Vorlage erstellen.
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Bearbeiten Sie andere Teile des Vorlagendokuments nach Bedarf.
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Klicken Sie in der Multifunktionsleiste auf “Datei” und dann auf “Speichern unter”. Geben Sie im Feld “Dateiname” einen Standardnamen für das Vorlagendokument ein. Klicken Sie auf die Dropdown-Liste “Speichern unter” und wählen Sie als Dateityp “Word-Vorlage (* .DOTX)” aus. Aktivieren Sie die Option “Miniaturbild speichern” und klicken Sie auf die Schaltfläche “Speichern”. Wenn in Microsoft Word eine Warnmeldung zum Speichern der Datei in einem neuen Format angezeigt wird, klicken Sie auf die Schaltfläche “OK”.
8
Schließen Sie das Vorlagendokument in Microsoft Word. Klicken Sie in der Multifunktionsleiste auf “Datei” und dann auf “Neu”. Klicken Sie im Bereich “Startseite” des Fensters “Verfügbare Vorlagen” auf das Symbol “Meine Vorlagen”. Markieren Sie den Namen des Vorlagendokuments, das Sie auf der Registerkarte Persönliche Vorlagen erstellt haben, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche „OK“. Microsoft Word öffnet eine bearbeitbare Version der Vorlage mit dem generischen Dateinamen “Document1”.
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Bearbeiten Sie Empfänger- oder Kundenfelder mit Namen- und Adressinformationen nach Bedarf. Geben Sie nach Bedarf zusätzlichen Text in das Hauptdokument ein und klicken Sie dann auf das Diskettensymbol über der Multifunktionsleiste, um das Dokument zu speichern. Microsoft Word fordert Sie auf, einen neuen Dokumentdateinamen in das Feld “Dateiname” einzugeben. Geben Sie einen Dateinamen für das Dokument ein und klicken Sie auf “Speichern”.
10
Drucken Sie das Dokument aus oder hängen Sie es nach Bedarf an eine E-Mail an.
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