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Der Vorstand besteht aus der Präsidentin/dem Präsidenten, die/der den Verein gegen aussen vertritt, der Kassiererin/dem Kassier, die/der die Buchhaltung führt, und dem Aktuar/der Aktuarin, der/die Protokollführung und allgemeine Sekretariatsaufgaben übernimmt.
Vorstandsmitglieder sollten sich für HSK-Unterricht interessieren, gerne im Team arbeiten und bereit sein, Führungs- und Organisationsaufgaben zu übernehmen. Wichtig ist, dass sich die Kandidat:innen für den Vorstand genau informieren, welche Fähigkeiten und Kenntnisse gefragt sind und wie gross der Zeitaufwand ist. In kleinen Vereinen, die nur wenige Mitglieder zählen, übernimmt eine Person oft mehrere Aufgaben. So kann die Präsidentin/der Präsident gleichzeitig Lehrperson oder Koordinationsperson sein. Sobald der Verein wächst und sich weitere Mitglieder engagieren möchten, sollten Aufgaben und Funktionen auf verschiedene Personen verteilt werden. Die Arbeit in einem Verein HSK kann sehr intensiv werden. Deshalb ist es besser, die Verantwortung so weit wie möglich zu teilen.
Die Präsidentin / Der Präsident
Die Präsidentin/der Präsident repräsentiert den Verein, führt Verhandlungen mit aussenstehenden Personen sowie Institutionen und schliesst im Namen des Vereins Verträge ab.
Nach innen leitet sie/er die Vorstandssitzungen, regt Diskussionen und Aktivitäten an, erstellt den Jahresbericht und plant das kommende Vereinsjahr.
Eine Checkliste für die Vorbereitung einer Vorstandssitzung finden Sie HIER.
Das Präsidium erfordert Führungskompetenzen. Die Präsidentin/der Präsident kann gut organisieren, ist teamorientiert, behält einen klaren Kopf, auch wenn es schwierig wird, und verliert nicht den Überblick. Sie/er kennt sich mit allen relevanten HSK- und Vereinsfragen aus, zumindest in den Grundzügen. Sie/er kann delegieren, motivieren und für die Leistungen der Mitglieder und Lehrpersonen danken. Sie/er ist kompromissfähig und kann Mehrheitsmeinungen nach aussen vertreten, auch wenn die eigene Meinung davon abweicht. Sie/er ist kritikfähig und kann sich abgrenzen.
Die Kassiererin / Der Kassier
Die Kassiererin/der Kassier ist für die Rechnungsführung verantwortlich. Sie/er ist vertrauenswürdig, beherrscht die Grundlagen der Buchhaltung und kann mit Geld und Zahlen umgehen. Sie/er verwaltet das Vereinsvermögen, erledigt Zahlungen, fordert die Mitgliederbeiträge ein und überwacht das Budget.
Sie/er hat Einsicht in alle Vereinsunterlagen, um die Jahresrechnung und das Budget für das kommende Jahr vorbereiten zu können. Je nach Art des Vereins gehören auch Besteuerung, Sozialversicherungsabrechnungen und das übrige Versicherungswesen zu den Aufgaben der Kassierin/des Kassiers.
Die Kassiererin/der Kassier erstellt die Jahresrechnung, die schriftlich vorgelegt werden muss. Sie beinhaltet eine Zusammenstellung der Einnahmen und Ausgaben. Die Abrechnungspositionen sind zweckmässig und übersichtlich dargestellt. Die Zusammenstellung muss aus sich heraus verständlich sein (Infos dazu finden Sie HIER)
An der Mitgliederversammlung stellt die Kassiererin/der Kassier die Jahresrechnung vor. Danach haben die Vereinsmitglieder Gelegenheit, dazu Fragen zu stellen.
Die Aktuarin / Der Aktuar
Die Aktuarin oder der Aktuar führt das Protokoll bei den Sitzungen.
Tipps zur Protokollführung finden Sie HIER.
Diese Aufgabe ist besonders wichtig, weil im Protokoll alle Beschlüsse festgehalten werden. Protokolle sind Urkunden, die nach Unterzeichnung nicht verändert werden dürfen.
Bei kleineren Vereinen übernimmt die Aktuarin/der Aktuar häufig auch Sekretariatsaufgaben: die Verwaltung der Adress- und Mitgliederdatei, des Archivs und der Vereinsdokumentation, die Vereinskorrespondenz, das Verschicken von Unterlagen sowie andere administrative und organisatorische Aufgaben.
Aktuar:innen sind pflichtbewusst, zuverlässig und ordnungsliebend. Sie können sich schriftlich gut ausdrücken, beherrschen Rechtschreibung sowie Grammatik und verfügen über Computerkenntnisse. Sie haben idealerweise einen kaufmännischen Hintergrund und Sekretariatserfahrung.
Unregelmässige Aufgaben
Zur Entlastung können weitere Personen ohne eigenen Fachbereich in den Vorstand gewählt werden. Sie haben wie die anderen Vorstandsmitglieder das volle Stimmrecht. Sie kümmern sich um Fragen, die keinem bestimmten Fachbereich zugeordnet sind. In den Statuten kann festgeschrieben werden, dass der Vorstand Beisitzer:innen für bestimmte Aufgaben hat. Diese Regelung sollte nur dann in die Statuten aufgenommen werden, wenn sie von Dauer ist, denn Statutenänderungen müssen immer von der Mitgliederversammlung beschlossen werden.