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Dès le départ, un budget doit être aussi réaliste que possible. Une nouvelle entreprise a toujours de la peine à estimer ses frais et revenus.
Pour qu'à la fin de l'année, le résultat ne diverge pas totalement des prévisions réalisées au départ, il est nécessaire d'établir un budget aussi réaliste que possible. Dans le doute, mieux vaut se montrer un peu trop prudent. Dans la phase de création, en tout cas, les frais et les revenus sont souvent difficiles à estimer. Dans l'euphorie des débuts, les plans de financement sont bien trop souvent inondés d'illusions:
- L'approche top-down, par laquelle la propre part de marché, et donc le propre chiffre d'affaire, est détourné du volume du marché, est particulièrement séduisante.
- Le développement conjoncturel aussi n'est que trop peu souvent intégré dans la planification. L'expérience démontre qu'on ne peut pas seulement compter sur des taux de croissance continus.
Les différents composants de la planification financière, ou du budget, devraient être cohérents et non contradictoires. Autrement, vous provoquerez des questionnements désagréables de la part des créanciers. De plus, les informations contradictoires compliquent la planification.
Les charges (frais) et les produits (recettes) probables de l'année à venir constituent la base du budget. Si l'entreprise existe depuis plus longtemps déjà, l'estimation est relativement simple. Il suffit d'adapter les chiffres de l'année précédente et de l'année en cours aux proportions attendues pour l'année à venir:
- Est-il possible d'acquérir de nouveaux clients?
- Où et comment acquérir de nouveaux clients?
- Est-il possible de perde des clients importants?
- Où économiser d'autre frais?
- Quelles sont les dépenses supplémentaires?
Si ces informations de base manquent, le processus de planification budgétaire est automatiquement plus difficile, mais toujours nécessaire. Les frais, en tout cas, ne devraient pas être trop difficiles à estimer de manière fiable.
Dans le cas des frais, on différencie les coûts fixes (loyer et charges, leasing, cotisation d'assurance, etc.) et les coûts variables, liés directement à la production (achat de marchandise, coûts de l'énergie et du transport, frais de douanes, etc.).
Selon la catégorie, les collaborateurs font partie des coûts fixes ou des coûts variables. L'administration (management, comptabilité, réception, etc.) entraîne des coûts fixes alors que les collaborateurs en production correspondent aux coûts variables (à condition que les délais de préavis soient courts et que le personnel soit flexible).