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Wenn sich ein Unternehmer, Manger oder ein Projektleiter nicht an eine Tagesroutine hält, wird er unweigerlich im Hamsterrad enden und wird kaum etwas erreichen? Es ist schon mit Routinen eine Herausforderung all den Ansprüche des Arbeitsalltags gerecht zu werden, doch ohne ist es eine Mission impossible…
Niemand kann für Sie persönlich eine Routine erstellen. Das können nur Sie! Doch vielleicht lassen Sie sich von einigen Beispielen für erfolgreiche Routinen inspirieren:
Morgenroutine 1: Sind Sie eine Lerche, das heisst ein Morgenmensch, dann nutzen Sie den frühen Morgen für konzentriertes Arbeiten an Projekten, schwierigen Aufgaben oder an der Vorbereitung für anspruchsvolle Gespräche. Überlegen Sie bereits am Vorabend, mit welcher Arbeit Sie beginnen wollen und legen Sie die Unterlagen auf Ihrem Arbeitstisch bereit.
Morgenroutine 2: Sind Sie eine Eule, das heisst ein Abendmensch, dann beginnen Sie den Tag mit Kleinkram, zum Beispiel E-Mails lesen, um warm zu werden. Erst danach packen Sie eine grössere Arbeit an.
Meetingroutine 1: Definieren Sie Meetingzeiten. Zum Beispiel von 10:00 - 12:00 und von 13:00 - 15:00. Alle anderen Zeiten sind Tabu für Meetings und dem ruhigen konzentrierten Arbeiten vorbehalten.
Meetingroutine 2: Meetings dauern nicht länger als 50 Minuten, haben eine klare Zielsetzung pro Traktandum und nicht mehr als 3 Themen.
Planungsroutine 1: Beenden Sie jeden Tage mit einem geordneten Tagesabschluss. Das heisst, Arbeitsplatz aufräumen, den nächsten Tag planen, ein Tagesziel setzen und nach Hause gehen.
Planungsroutine 2: Reservieren Sie sich den Freitagnachmittag für den Wochenabschluss und für die Planung der nächsten Woche. Erledigen Sie Kleinkram, führen Sie Ihre ToDo-Liste nach, setzen Sie sich Ziele für die nächste Woche, planen Sie konkrete Aufgaben in Ihrem Kalender, erledigen Sie administrativen Arbeiten. Danach gehen Sie mit Ihrem Team zum Freitagabendbier…
Mailroutine: Lesen und bearbeiten Sie Ihre E-Mails zwei Mal am Tag. In der übrigen Zeit schalten Sie Ihr Outlook auf Offline, damit gar keine E-Mails hereinpoppen.
Smartphoneroutine: Schalten Sie Ihr Smartphone aus, sobald Sie im Büro sind und über das Festnetz erreichbar sind.
Pausenroutine: Machen Sie regelmässig Pausen, gehen Sie ein paar Schritte, wenn möglich an der frischen Luft. Gut funktioniert das, wenn Sie die Pausen immer nach einem grösseren Arbeitsblock einschalten. Die Routine könnte wie folgt ablaufen: Arbeitsblock beenden - kurz aufräumen - nächste Arbeit bereit legen - Pause.
Thementag 1: Schalten Sie zwischendurch Thementage ein, zum Beispiel einmal pro Monat. An diesem Tag befassen Sie sich intensiv mit einem einzigen Thema. Das kann auch einen Workshop mit dem Team beinhalten, oder eine Auszeit auf der Alp oder ein Gespräch mit einem Sparringpartner.
Thementag 2: Schalten Sie wöchentlich einen Thementag zum Beispiel Marketing ein. Alles was an den restlichen Tagen zum Thema Marketing anfällt, sammeln Sie für den Marketingtag. Sie bündeln sozusagen gleichartige Aufgaben auf einen Tag. Dadurch sind Sie schneller und es gibt weniger Überschneidungen. Zudem können Sie an einem solchen Tag eine oder zwei Aufgaben zu Ende bringen. Wichtig ist, dass Sie an einem Thementag keine anderen Störungen zulassen.
Ordnungsroutine: Gibt es Dinge, die Sie immer wieder suchen, zum Beispiel Autoschlüssel, oder Unterlagen zu Terminen oder Klebefolien? Dann definieren Sie doch für diese Dinge einen fixen Ablageort. Wenn Sie das einige Tage einhalten, wird es zur Routine und Sie gewinnen eine Menge Zeit.
Wie gesagt, es handelt sich hier um Beispiele, die jedoch aus der Praxis stammen und funktionieren. Vielleicht nicht genau so bei Ihnen. Aber vielleicht sind es anregende Beispiel für Ihre eigenen ganz persönlichen Routinen. Probieren Sie es aus - Sie sparen damit sehr viel Zeit und Energie.