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Viele Unternehmen unterschätzen die Bedeutung eines effektiven Vertragsmanagements. Ohne eine sorgfältige Ausarbeitung spezifischer und klarer Verträge sind Unternehmen im Tagesgeschäft mit zahlreichen Fallstricken konfrontiert, von Streitigkeiten zwischen den Vertragspartnern bis hin zur Nichteinhaltung von Compliance-Verpflichtungen. Ein gutes Vertragsmanagement trägt zum Gesamterfolg eines Unternehmens bei, sowohl bei kurzfristigen Zielen wie dem schnellen Abschluss von Geschäften, als auch bei langfristigen Zielen wie dem Aufbau von starken Lieferantenbeziehungen. Effektive Vertragsmanagementstrategien senken Kosten, reduzieren Risiken und stellen sicher, dass alle Beteiligten über die notwendigen Informationen verfügen, um positive Entscheidungen zu treffen. Darüber hinaus schaffen sie die besten Voraussetzungen dafür, dass die Erbringung der Dienstleistungen für beide Parteien zufriedenstellend verläuft. Die folgenden Massnahmen haben sich in meiner Arbeitspraxis als hilfreich erwiesen:
Beziehen Sie die richtigen Leute in den Prozess ein. Ein zuverlässiger Projektmanager sollte die tägliche Überwachung der Prozesse im Blick haben. Die Rechtsabteilung oder -berater:innen müssen sicherstellen, dass alle Verträge gültig und auf dem neuesten Stand sind. Alle Beteiligten müssen sich darüber im Klaren sein, wer befugt ist, endgültige Entscheidungen zu treffen. Das heisst nicht, dass notwendigerweise eine Führungskraft oder ein Mitglied des Vorstands bei jedem Treffen anwesend ist, aber es muss klar sein, wer die Befugnis hat, in ihrem Namen zu handeln.
Viele Unternehmen haben keinen festgelegten Prozess, wenn es um die Aushandlung von Bedingungen mit ihren Lieferanten geht. Das birgt die Gefahr von Missverständnissen und Unstimmigkeiten. Ein klarer und präziser Verhandlungsprozess ist der Schlüssel, um sicherzustellen, dass beide Parteien auf derselben Seite stehen. Dazu gehört es, klare Erwartungen an die Leistung des Lieferanten zu kommunizieren, die Zahlungsstruktur darzustellen und sicherzustellen, dass alle Unterlagen ordnungsgemäss ausgefüllt und unterzeichnet sind. Ich plädiere immer für einen offenen Dialog, damit beide Seiten ihre Erwartungen äussern und eine für beide Seiten zufriedenstellende Einigung erzielt wird.
Das Management des Vertragslebenszyklus, also die Verfolgung aller Änderungen und die Sicherstellung, dass diese ordnungsgemäss dokumentiert werden, ist von entscheidender Bedeutung. Das betrifft die Aktualisierung von Bedingungen, die Sicherstellung, dass alle Beteiligten ihre Rolle bei der Erfüllung des Vertrags einhalten, die Überprüfung von Streitpunkten, Änderungen von beispielsweise Steuergesetzen oder -vorschriften, die Berücksichtigung zusätzlicher Kosten oder Themen, die unabhängig von der ursprünglichen Vereinbarung hinzukommen. Wenn zum Beispiel ein Lieferant seinen vertraglichen Verpflichtungen nicht nachkommt, müssen Sie möglicherweise den Vertrag überarbeiten oder eine Disziplinarmassnahme ergreifen.
Um den erfolgreichen Abschluss eines Projekts oder die dauerhaft erfolgreiche Zusammenarbeit zu gewährleisten, ist es wichtig, den Fortschritt und die Leistung kontinuierlich zu verfolgen. Die Festlegung von Kontrollpunkten im Prozess kann beiden Parteien helfen, auftretende Probleme zu überwachen und zu bewältigen. Dieses Vorgehen trägt zum gegenseitigen Verständnis zwischen Lieferant und Unternehmen bei. Es hilft weiterhin, Projekte zu steuern, indem es beispielsweise schnelle Korrekturen ermöglicht, wenn etwas nicht nach Plan läuft. Das Ergebnis: bessere Qualität, mehr Zuverlässigkeit und höhere Produktivität.
Im Arbeitsalltag hangelt man sich häufig von einem Projekt zum nächsten. Darüber sollten Sie die Dokumentations- und Bewertungsphasen nach der Ausführung eines Vertrags nicht vergessen. Planen Sie eine Besprechung mit allen Beteiligten ein, um mögliche Schwachstellen zu ermitteln, ihre Ursachen zu analysieren und die eingesetzten Massnahmen zu bewerten. Dadurch können Sie in Zukunft in ähnlichen Situationen viel Zeit sparen.
Unabhängig von der Grösse Ihres Unternehmens oder der Branche, in der Sie tätig sind, sollten Sie über die richtigen Instrumente verfügen, beispielsweise ein Lieferanten- oder Vertragsmanagementsystem. Es hilft Ihnen bei der Verwaltung und Überwachung der Leistung von Lieferanten, der Verfolgung von Zertifizierungen und Lizenzen, der Einhaltung von Sicherheitsvorschriften und erleichtert das Auffinden, Überprüfen, Versenden und Anpassen von Verträgen. Die manuelle Nachverfolgung von Daten in mehreren Tabellenkalkulationen, isolierten Systemen und unterschiedlichen Anwendungen erhöht das Fehlerrisiko und verschwendet Zeit.
Ein effektives Vertragsmanagement ist für den Erfolg jedes Unternehmens ein absolutes Muss. Die oben genannten Vorschläge bieten Ihnen einen Rahmen für gute Vertragsmanagementprozesse. Natürlich wird es immer Abweichungen von einer Situation zur anderen geben. Ebenso ist es wichtig, dass Sie die Strategien Ihren spezifischen Bedürfnissen anpassen. Wenn Sie jedoch diese Punkte bei der Entwicklung und Umsetzung einer erfolgreichen Vertragsmanagementstrategie berücksichtigen, sind Sie mit Sicherheit auf dem richtigen Weg.