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Öffentlichkeitsprinzip
Wie ist ein Gesuch zu stellen?
Welche Art von Informationen können verlangt werden?
Grundsätzlich können alle Informationen, welche in Erfüllung einer öffentlichen Aufgabe bei einem öffentlichen Organ angefallen sind, Gegenstand eines Informationszugangsgesuchs sein, und zwar unabhängig von der Darstellungsform (Texte, Bilder, Pläne usw.) oder dem verwendeten Informationsträger (Papier, elektronische Medien usw.).
Einzelne Kategorien von Informationen nimmt das Gesetz jedoch vom Informationszugang pauschal aus, nämlich:
- Aufzeichnungen, die nicht aus dem hoheitlichen Handeln eines öffentlichen Organs resultieren, sondern aus der Teilnahme am wirtschaftlichen Wettbewerb
- Aufzeichnungen, die noch nicht fertiggestellt sind (z.B. Entwürfe)
- Unterlagen, die zwar eine öffentliche Aufgabe betreffen, jedoch ausschliesslich zum privaten Gebrauch bestimmt sind (z.B. die persönlichen Sitzungsnotizen eines Teilnehmenden an einer Fallbesprechung)
- Anträge, Mitberichte und Stellungnahmen zu Geschäften des Regierungsrates
Auskünfte zu hängigen Verfahren richten sich nach dem massgebenden Verfahrensrecht.
Wo kann das Gesuch gestellt werden?
Jede Information ist bei derjenigen Stelle, die tatsächlich darüber verfügt, zu verlangen. Es gibt somit keine zentrale Stelle bei der Verwaltung, die sämtliche Informationszugangsgesuche entgegennimmt und sie intern je an die zuständige Stelle weiterleitet.
Ein Informationszugangsgesuch kann daher erst gestellt werden, wenn die für die gewünschte Information zuständige Stelle bekannt ist. Immerhin wird ein Gesuch, das offensichtlich an der falschen Stelle eingereicht worden ist, von Amtes wegen an die zuständige Stelle überwiesen.
Wie muss das Gesuch gestellt werden?
Als Grundsatz gilt, dass ein Gesuch schriftlich vorgebracht werden muss, wenn es sich nicht mehr um allgemeine Auskünfte bzw. einfache Angelegenheiten handelt. Nur kleinere Anfragen zur Tätigkeit der öffentlichen Stellen können formlos (z.B. am Telefon oder per Mail) gestellt werden; auf solche Anfragen gibt es aber im Normalfall auch nur eine formlose (z.B. mündliche) Auskunft.
Was muss das Gesuch umfassen?
Das Gesuch muss beschreiben, welche Information bzw. welches Dokument aus dem zum Teil riesigen Informationsbestand eines öffentlichen Organs konkret gemeint ist. Denn die angefragte Stelle kann das Gesuch nur dann inhaltlich beantworten, wenn ihr klar ist, welches Dokument verlangt wird.
Damit soll der Inhalt des verlangten Aktenstücks so eingehend und präzise wie möglich umschrieben werden. Hilfreich für das angefragte öffentliche Organ kann alles sein, was der Identifikation des gewünschten Dokuments dient, z.B. der Titel, das Erstellungs- bzw. das Veröffentlichungsdatum oder eine Geschäftsfallnummer, aber auch eine kurze Umschreibung des Sachbereichs.
Was kann dem Informationszugang entgegenstehen?
Bevor das zuständige öffentliche Organ den Zugang zu dem verlangten Dokument gewährt, muss es prüfen, ob nicht ausnahmsweise wichtige Gründe entgegenstehen. Dies kann der Fall sein, wenn eine rechtliche Bestimmung (insbesondere eine spezielle Geheimhaltungsvorschrift des betroffenen Fachgebiets) den konkreten Informationszugang verbietet oder wenn öffentliche oder private Gründe dagegen sprechen.
Ein öffentliches Interesse kommt insbesondere in Frage, wenn die Information Positionen in Vertragsverhandlungen betrifft, die Bekanntgabe der Information den Meinungsbildungsprozess der öffentlichen Organe tangiert oder die Wirkung von Untersuchungs-, Sicherheits- oder Aufsichtsmassnahmen gefährdet oder die Beziehung zu den Gemeinden, zu einem anderen Kanton, zum Bund oder zum Ausland belastet oder die zielkonforme Durchführung konkreter behördlicher Massnahmen beeinträchtigt. Bei entgegenstehenden Interessen von privaten Drittpersonen kann es sich namentlich um die Wahrung von deren Persönlichkeitssphäre (Datenschutz) oder deren Geschäftsinteressen (z.B. Geschäftsgeheimnisse) handeln.
Stehen dem Informationszugang in einem konkreten Fall tatsächlich andere Interessen entgegen, hat das öffentliche Organ eine Interessenabwägung vorzunehmen zwischen diesen Interessen und dem Anspruch der gesuchstellenden Person an einem ungehinderten Informationszugang. Dabei darf es aber den Informationszugang nur dann verweigern, wenn die überwiegenden entgegenstehenden Interessen anders nicht angemessen berücksichtigt werden können, z.B. durch eine Anonymisierung oder eine Abdeckung heikler Passagen.
Wie und bis wann wird der Informationszugang gewährt?
Heisst das öffentliche Organ das Gesuch gut, lädt es die gesuchstellende Person entweder zur Einsichtnahme vor Ort ein (z.B. wenn zum Thema des Informationszugangsgesuchs ein umfangreicher Aktenbestand vorhanden ist) oder stellt ihr Kopien der gewünschten Dokumente zu (entweder in Papierform oder elektronisch).
Zum Beantworten des Gesuchs hat das öffentliche Organ 30 Tage Zeit. Innert dieser Frist muss der gesuchstellenden Person entweder die verlangte Information herausgegeben, mittels Verfügung der Informationszugang verweigert oder ihr zumindest mitgeteilt werden, weshalb der Entscheid länger dauert und bis wann damit zu rechnen ist.
Was kostet der Informationszugang?
Der voraussetzungslos gewährte Zugang zu staatlichen Informationen bedeutet nicht zwingend, dass das Recht gratis ausgeübt werden kann. Der Informationszugang ist im Gegenteil grundsätzlich gebührenpflichtig. Hierzu hat der Regierungsrat einen Tarif erlassen (siehe «rechtliche Grundlagen»).
Ausnahmsweise wird keine Gebühr erhoben, wenn
- der Zugang zu Informationen einen geringen Aufwand erfordert bzw. die Gebühr den Betrag von 50 Franken nicht erreicht
- sich die Aufwendungen ausschliesslich aus der Berücksichtigung besonderer Bedürfnisse von Menschen mit Behinderungen ergeben.
Ist die Beantwortung eines Gesuchs sehr aufwendig, d.h. werden die anfallenden Kosten voraussichtlich 500 Franken übersteigen, wird die gesuchstellende Person darüber informiert. Sie muss, wenn sie an ihrem Gesuch festhält, dies ausdrücklich schriftlich bestätigen und allenfalls einen Kostenvorschuss leisten.
Gibt es weitere Dienstleistungen dazu?
Kann ein Gesuch positiv beantwortet werden, so wird der Zugang zu dem verlangten Dokument gewährt, und zwar in der Form und dem Zustand, in dem es sich im gegebenen Zeitpunkt befindet. Weitere Dienstleistungen seitens des öffentlichen Organs sind damit nicht verbunden. Beispielsweise kann nicht verlangt werden, dass ein für Laien unverständliches Dokument erläutert wird oder dass im Sinne einer Rechtsberatung weitergehende Auskünfte dazu abgegeben werden. Ebenso wenig kann verlangt werden, dass ein Dokument speziell für den Informationszugang hergestellt oder zumindest aufbereitet bzw. übersetzt wird.
Was ist anders beim Zugang zu eigenen Personendaten?
Werden von einem öffentlichen Organ Informationen zur eigenen Person verlangt, bestehen einige Unterschiede gegenüber dem Zugang zu anderen Informationen:
- Die gesuchstellende Person muss sich rechtsgenügend über ihre Identität ausweisen, bevor sie Zugang zu den sie betreffenden Daten erhält.
- Für die Erledigung des Gesuchs werden keine Kosten auferlegt, selbst wenn damit ein erheblicher Aufwand verbunden ist.
Für Einzelheiten vgl. die einschlägigen Seiten des Datenschutzbeauftragten.