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Rechtsgrundlagen
Die Archivierung ist gesetzlich verankert und vorgeschrieben. Sie ist Ausdruck einer demokratischen Gesellschaft, in der Archive geführt werden, um die Nachvollziehbarkeit politischen, sozialen und ökonomischen Handelns möglich zu machen – sie dienen also sowohl einem gesellschaftlichen wie auch einem rechtsstaatlich-demokratischen Zweck.
Kantonales Archivgesetz
Das Archivwesen ist in der Schweiz kantonal geregelt. Die Rechtsgrundlage für das Archivwesen im Kanton Zürich bildet das Archivgesetz sowie die vom Regierungsrat erlassene Archivverordnung. Das Archivgesetz regelt die Übergabe von Akten der öffentlichen Organe an die Archive, die Archivierung, den Datenschutz im Archivbereich (Schutzfristen) und die Organisation des Archivwesens.
Das Archivreglement der Stadt Zürich
Das Archivreglement der Stadt Zürich regelt die Organisation, die Aufgaben und die Rechte des Stadtarchivs Zürich. Es enthält Regelungen zur Verwaltung und Aufbewahrung der Akten der Organe der Stadt Zürich, zur Aktenübergabe an das Stadtarchiv, zur Archivierung sowie zum Zugang zu Archivgut.
Gesetz über die Information und den Datenschutz
Das Gesetz über die Information und den Datenschutz (IDG) regelt den Umgang der öffentlichen Organe mit Informationen. Es bezweckt, das Handeln der öffentlichen Organe transparent zu gestalten und ausserdem die Grundrechte von Personen zu schützen, über welche die öffentlichen Organe Informationen bearbeiten.
Im IDG sind die Grundsätze im Umgang mit Informationen und insbesondere mit Personendaten festgehalten, das Recht auf Informationszugang sowie dessen Einschränkungen im Einzelfall und das Verfahren auf Zugang zu Informationen.