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Die beiden disruptiven Technologien sind Dokumentenautomatisierung und generative Künstliche Intelligenz (generative KI). Diese ermöglichen eine erweiterte Nutzung in den frühen Phasen des Dokumentenlebenszyklus und eröffnen völlig neue Formen der Interaktion und Automatisierung.
Dokumentenautomatisierung bezieht sich auf die vollautomatische Erstellung individueller Dokumente mithilfe von Bausteinen und Vorlagen. Sehr einfach können nun ganze Bausteinbibliotheken und Automatisierungen verwendet werden, was breite Anwendungen in verschiedenen Szenarien wie Vertragsmanagement ermöglicht.
Generative KI, bekannt unter anderem durch Anwendungen wie ChatGPT, integriert Fragestellungen und automatisierte Zusammenfassungen von Dokumenten in das ECM.
Die erfolgreiche Implementierung dieser Technologien erfordert, dass das ECM-System drei zentrale Prinzipien berücksichtigt. Erstens sollte es Metadaten automatisiert erstellen und nutzen, um eine detaillierte Klassifizierung und Verknüpfung mit anderen Informationen zu ermöglichen. Zweitens müssen verschiedene Repositories nahtlos angebunden und verwaltet werden, um isolierte Informationsinseln zu vermeiden. Drittens sollte das ECM in gängige Benutzeroberflächen integriert sein, um eine hohe Akzeptanz und Nutzungsbereitschaft zu gewährleisten.
Veränderung im Dokumenten-Handling
Der Umgang in der Arbeit mit Dokumenten zeigt eine Verschiebung entlang des Lebenszyklus von Dokumenten. Document Automation und Knowledge Work Automation bieten mittlerweile ausgeklügelte Lösungen für die automatisierte Erstellung von Dokumenten sowie die intensive Nutzung und erfolgreiche Auswertung von Dokumenten.
KI im Dokumentenmanagement kann grosse Mengen von Dokumenten inhaltlich erschliessen, klassifizieren und miteinander verknüpfen. Dies erleichtert die Arbeit, da Informationen einfacher gefunden und im Kontext betrachtet werden können.
Die Vorteile generativer KI im ECM liegen in einem neuen Zugang und einem höheren Unterstützungsniveau. Anwendende können Fragen zu beliebigen Themen stellen oder Dokumente automatisiert zusammenfassen lassen, was eine revolutionäre Veränderung im Umgang mit Dokumenten darstellt.
Sicherheitsbedenken bei KI-Einsatz sollten durch die Nutzung von KI innerhalb definierter Systemumfänge, wie dem ECM, minimiert werden, um den Zugriff auf vertrauliche Dokumentenbestände innerhalb des Unternehmens zu gewährleisten.
Möglichkeiten für Kunden durch neue Technologien eröffnen innovative Anwendungsfelder, insbesondere im Bereich der automatisierten Dokumentenerstellung und der gemeinsamen Bearbeitung von Dokumenten in modernen Kundenportalen.
Welches ECM-System ist das Richtige?
Die Auswahl des richtigen ECM-Anbieters erfordert vor allem die bewusste Entscheidung darüber, wie lange man sich an ein herkömmliches, mittlerweile veraltetes System ohne KI binden möchte und wann wohl der Zeitpunkt für eine zukunftsfähige ECM-Plattform gekommen ist.
Die Spezialisten von Graphax haben diesbezüglich bereits zahlreiche Projekte erfolgreich umgesetzt und stehen Ihnen gern jederzeit für eine Beratung zu den aktuellen Möglichkeiten eines aktuellen Informationsmanagement-Systems zur Verfügung.