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Modèle de l’horaire de travail flexible
L’horaire flexible est le modèle de temps de travail le plus répandu. Dans ce contexte, la durée quotidienne du travail est répartie en heures bloquées et en heures flexibles. Pendant les heures bloquées – par exemple entre 08h30 et 11h30 ainsi qu’entre 14h00 et 16h30 – c’est l’obligation de présence qui prévaut. Les autres heures – par exemple entre 06h30 et 20h00 – sont des heures flexibles. Pendant celles-ci, il existe pour le collaborateur une liberté de présence ou d’absence au poste de travail dans le cadre de certaines conditions générales.
De nombreuses entreprises sont sur le point de supprimer aussi les heures bloquées. Les collaborateurs déterminent leur horaire de travail après entente en tenant compte des heures d’ouverture et des besoins des clients dans le cadre des limites du travail de jour (de 06h00 à 20h00) ou des limites déterminées par l’entreprise (p. ex. de 07h00 à 19h00). Ce modèle d’horaire de travail n’est plus considéré, en partie, comme un modèle d’horaire flexible, il devient un «horaire variable de travail». La différence n’est pas immense dans ce contexte.
La durée prescrite du travail (temps de travail à effectuer) doit être effectuée dans une période de décompte à déterminer où des heures complémentaires ou en insuffisance sont autorisées dans le cadre d’un intervalle de temps plus ou moins important.
La flexibilisation de la durée du travail est intéressante pour l’entreprise pour les raisons suivantes:
- Prolongation/flexibilisation des heures de travail;
- Compensation des capacités;
- Hausse de l’attrait en tant qu’employeur;
- Marketing du personnel : trouver un potentiel supplémentaire de personnel;
- Evitement de problèmes logistiques (p. ex. restaurant du personnel);
- Prolongation des activités privées pendant les loisirs;
Saisie du temps de travail
En règle générale, les heures flexibles de travail sont combinées à la saisie électronique de la durée du travail. Dans ce contexte, la durée du travail à effectuer, la durée réelle du travail et le solde du travail sont affichés en permanence. Des solutions à base d’Excel sont déployées aussi dans les petites entreprises au titre d’alternative aux outils professionnels de travail.
Besoin de régulation
Le règlement de l’horaire flexible détermine les éléments essentiels de l’autonomie du temps de travail. Il règle notamment:
- Domaine d’application (collaborateurs, cadres, domaines de l’entreprise, valable à partir de, etc.);
- Durée normale hebdomadaire du travail;
- Heures bloquées, horaire flexible, limites de la durée du travail, jours de la semaine;
- Heures d’ouverture, disponibilité pour les clientes et les clients;
- Heures de pause;
- Régimes légaux et leur respect;
- Saisie des heures de travail, saisie ultérieure des heures et des absences non timbrées;
- Solde maximal de l’horaire flexible, radiation d’heures, procédure en cas d’heures négatives;
- Compensation en heures, en jours, nombre maximal des jours de compensation;
- Distinction entre heures supplémentaires et solde de l’horaire flexible;
- Vacances;
- Jours fériés, heures anticipées;
- Incapacités de travail, rendez-vous planifiables et non planifiables chez le médecin et le dentiste, heures de thérapie, etc.;
- Avoirs en cas d’absence tels que déménagement, mariage, etc.;
- Avoirs maximaux d’horaire de travail en cas d’absences dans l’entreprise, de perfectionnement professionnel, etc.;
- Règles d’application en cas de travail à temps partiel;
- Information et compétence de décision des collaborateurs/supérieurs hiérarchiques.
Collaborateurs à temps partiel
Il vaut la peine de respecter quelques points dans la conception du règlement et dans son application pratique par rapport aux collaborateurs à temps partiel.
Est-ce que des limites correspondent au taux d’activité?
Il faut décider si les limites qui figurent dans le règlement doivent être réduites proportionnellement au temps de travail pour les collaborateurs à temps partiel ou non. Souvent, on considère que cela est une évidence.
Il faut réfléchir si la réduction de la limite est logique ou si, justement, la flexibilité off erte par les collaborateurs à temps partiel n’entre pas dans l’intérêt de l’entreprise.
Jours fériés
C’est notamment la durée flexible du travail qui permet une prise en compte appropriée des jours fériés en faveur des collaborateurs à temps partiel.
Dans une entreprise, la durée du travail à effectuer est de 40 heures. Une collaboratrice employée à 50 % travaille du lundi au mercredi midi. Son horaire de travail est de 20 heures. Au cours de la semaine de Pâques, la durée du travail pour les collaborateurs à temps plein est de 32 heures et donc de 16 heures pour la collaboratrice en question. Même sa collègue qui travaille à chaque fois du mercredi midi au vendredi bénéficie proportionnellement de ce jour, sa durée du travail est également de 16 heures.
Cela permet d’éviter les conflits en relation avec les jours fériés. Dans le cas contraire, quelques collaborateurs isolés à temps partiel bénéficieraient de plus de jours fériés que d’autres étant donné que, dans de nombreux cantons, beaucoup de jours fériés tombent le lundi.
Rendez-vous privés
Souvent, des questions se posent dans la pratique en ce qui concerne le temps utilisé pour des rendez-vous privés.
Affaires personnelles ou familiales
En premier lieu, il faut respecter l’obligation légale des collaborateurs qui ont le droit de bénéficier de suffisamment de temps libre pour leurs affaires personnelles ou familiales lorsque celles-ci tombent pendant les horaires de travail. En font notamment partie les visites chez le médecin et le dentiste, les rendez-vous avec les autorités, un déménagement, le propre mariage, les mariages dans le cercle familial, l’accouchement de la partenaire, le décès et l’ensevelissement de membres de la famille, des examens, etc. En règle générale, le temps de travail requis est payé pour les collaborateurs mensualisés.
La plupart de ces absences peuvent être réglées sous forme définitive dans le règlement de l’horaire flexible. Souvent, les entreprises accordent le temps requis à cet effet lorsqu’elles tombent pendant les heures bloquées. En l’absence d’heures bloquées, le régime est généralement que la durée du travail à effectuer dans l’entreprise est affectée au maximum même pendant les jours d’absence. Cela permet d’éviter que les collaborateurs dont les absences sont bonifiées à l’heure se voient affecter plus d’heures que pendant une journée habituelle de travail.
Rendez-vous chez le médecin ou le dentiste
Des conflits naissent généralement lors des rendez-vous chez le médecin ou le dentiste et en cas d’heures de thérapie prescrites. Fondamentalement, il faut partir du régime en cas de maladie et d’accident lors d’une visite chez le médecin et le thérapeute; donc l’obligation de continuation de versement du salaire reste valable.
Rendez-vous prévisibles
Toutefois, dans une entreprise connaissant un horaire flexible de travail, on peut escompter qu’un collaborateur tienne compte de rendez-vous prévisibles ainsi que d’heures de thérapie, de visites de contrôle et de routine pendant ses heures flexibles ou en dehors des heures de travail.
Cependant, les visites urgentes ou de longue durée chez le médecin ou le dentiste ne peuvent généralement pas être prises à volonté et elles tombent nécessairement sur l’horaire de travail. Ici aussi, une collaboratrice ou un collaborateur qui doit suivre une thérapie trois fois par semaine ne peut pas se voir imposer, en général, de prendre tous ses rendez-vous pendant ses jours de congé, notamment si une heure de transport doit encore être ajoutée à cet effet.
Article tiré du Business Book "La gestion du temps de travail"