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Archivage et versement
Une procédure d'archivage et de versement précise quelles sont les dispositions à respecter en matière de conservation et d'élimination des documents, les modalités de versements aux Archives de l'Université et les dispositions prises pour la consultation des documents d'archives.
A l'intention des facultés, les Archives de l'Université ont établi deux calendriers de conservation, approuvés par les Archives de l'Etat, qui précisent la durée de conservation de chaque type de documents s'y rapportant :
Conservation des documents
A l'exception de ceux qui font double emploi ou qui, à l'évidence, ne présentent aucun intérêt comme source de renseignement ou moyen de preuve, les documents doivent être conservés.
Les organes centraux, les facultés et les corps universitaires, ainsi que toutes les unités qui en dépendent, sont responsables du classement de leurs documents et établissent des plans de classement (faire un pdf à mettre en lien).
Les documents qui ne présentent plus d'utilité immédiate doivent être constitués en dossiers d'archives.
Pour plus d'informations, se référer à la Procédure (faire un pdf à mettre en lien) d'archivage et de versement.
Elimination de documents
L'archivage implique non seulement la conservation, mais également l'élimination de documents (faire un pdf procédure à mettre en lien).
Toute élimination de documents doit cependant être autorisée par les Archives de l'Université, sur accord des Archives de l'Etat.
Les documents qui ne présentent pas d'intérêt comme source de renseignement ou comme moyen de preuve (faire un pdf procédure à mettre en lien), dont la liste a été approuvée par les Archives de l'Etat, peuvent être éliminés sans autre.
Préalablement à toute élimination qui n'aurait pas fait l'objet d'une approbation par les Archives de l'Etat, un bordereau d'élimination sera établi, qui devra être validé par les Archives de l'Université avec l'accord des Archives de l'Etat.
Versements aux archives de l'université
Versements courants
Un exemplaire des publications éditées au sein de l'Université, ainsi que les textes législatifs concernant l'Université et les originaux signés des conventions sont versés aux Archives de l'Université.
Versement des dossiers d'archives
Préalablement à tout versement de dossiers d'archives, un contact est pris avec les Archives de l'Université afin de régler les modalités de dépôt.
Une évaluation des dossiers concernés est établie pour définir ce qui sera versé aux Archives de l'Université et ce qui pourra être éliminé. Pour les services et unités de l'Administration centrale, cette évaluation se fait dans le cadre de l'élaboration d'un calendrier de conservation (lien pdf ).
Chaque versement aux Archives de l'Université est accompagné d'un bordereau de versement (lien pdf ).
Pour plus d'informations, se référer à la Procédure (lien pdf ). d'archivage et de versement.
Consultation des documents
Les personnes qui désirent consulter des documents d'archives s'adressent aux Archives de l'Université.
Christine Fracheboud, archiviste
MIS6102
Tél. +41 26 / 300 70 50
<email-pii>
La consultation se fait en principe dans ses locaux.
Pour plus de précisions, se référer à la Procédure (lien pdf ). d'archivage et de versement.