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Da dove viene il metodo
Il metodo è stato sviluppato da Toyota. "A3" proviene da carta di formato A3. Lo strumento si basa sul metodo Demings Plan-Do-Check-Act (PDCA). Permette di visualizzare le informazioni su un miglioramento in corso in modo molto conciso.
Questo è il punto centrale
Come il rapporto 8D, questo strumento offre un approccio strutturato alla soluzione dei problemi. Riunisce i team che lavorano insieme per migliorare continuamente le loro capacità di risolvere i problemi e i processi e quindi i prodotti. Il metodo viene utilizzato da squadre che si trovano ad affrontare direttamente il problema. Viene utilizzato per risolvere problemi semplici e, dato il limitato tempo a disposizione, richiede rigore e sintesi. Lo strumento permette di visualizzare rapidamente informazioni importanti e di metterle a disposizione dei colleghi.
Questa è la procedura
Il rapporto A3 si compone di 8 fasi:
1. Definire il problema o le condizioni da migliorare
2. Descrivere lo stato attuale
3. Definire obiettivi di miglioramento
4. Determinare le cause alla radice
5. Sviluppo di misure correttive
6. Attuare misure correttive
7. Confermare i risultati
8. Standardizzare e migliorare
Iniziate a formare un piccolo gruppo di persone. Requisiti: Conoscenza del processo e/o del prodotto/servizio, competenze nelle discipline tecniche necessarie per risolvere il problema e tempo per partecipare a questa analisi.
Passo 1:
Definire il problema o le condizioni da migliorare
Definire il problema come una squadra documentandolo in modo preciso e conciso, se possibile con dati quantitativi.
Metodi possibili: Gemba, 5W.
Passo 2:
Descrivere lo stato attuale
Lo stato attuale del problema viene perfezionato all'interno della squadra. Si possono utilizzare diversi metodi: 5W2H, mappatura del processo vero e proprio, ecc.
Passo 3:
Definire obiettivi di miglioramento
Insieme, il team definisce gli obiettivi relativi al miglioramento desiderato: riduzione del numero di errori per unità di tempo, ecc. Gli obiettivi devono essere SMART (specifici, misurabili, realistici e tempestivi).
Passo 4:
Determinare le cause
Il team esegue un'analisi delle cause alla radice. Si possono utilizzare diversi metodi: 5W, Ishikawa, diagramma di causa-effetto, analisi dei dati, diagramma di Pareto, ecc.
Una volta identificate le cause potenziali, il team valuta la probabilità che ogni ipotesi si verifichi. La discussione può portare a un consenso, a un voto o a una raccolta di fatti e cifre sulle principali cause possibili. È importante avere nel team esperti di diverse discipline che siano interessati dal problema.
Passo 5:
Sviluppare azioni correttive per ridurre o eliminare le cause del problema. Se necessario, raccogliere le idee dei dipendenti che non hanno partecipato all'analisi.
Assicurare l'impegno di tutti i membri del team, dei proprietari dei processi e degli altri stakeholder.
Considerare i costi, il tempo, la qualità, la sicurezza e i criteri ambientali.
Per ogni misura convalidata, pianificare come verificarne l'efficacia e un piano di attuazione.
Metodi possibili: Poka Yoke, matrice di priorità, gestione visiva.
Passo 6:
Attuare misure correttive.
Sarà stabilito un piano d'azione con chiare responsabilità: chi fa cosa entro quando.
L'attuazione delle misure viene monitorata e il team assicura che tutte le misure vengano eseguite.
Passo 7:
Confermare i risultati
Il team monitora i risultati durante l'implementazione delle misure correttive.
Una volta che tutto è stato completato, il team verifica se l'efficacia delle misure introdotte è in linea con gli obiettivi prefissati.
Passo 8:
Standardizzare e migliorare
Le modifiche vengono documentate, le istruzioni di lavoro e i piani di controllo dei processi vengono aggiornati. I dipendenti interessati vengono istruiti sui cambiamenti.
Viene effettuata un'analisi delle lezioni apprese per migliorare lo strumento A3 all'interno dell'organizzazione.
Se questo metodo viene utilizzato per risolvere i problemi, è necessario un ulteriore passaggio dopo che il problema è stato definito. Consiste nell'individuare azioni immediate per prevenire ulteriori problemi in altri progetti, prodotti, processi o reparti.