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Der externe buchhalterische Bericht ist eine Dateiart, die es erlaubt, Schemen von Gruppierungen zu erstellen, um buchhalterische Berichte mit anderen als den im Kontenplan vorgesehenen Gruppierungen zu erstellen.
Eine Datei Externer buchhalterischer Bericht erstellen
- Um einen "Externen buchhalterischen Bericht" zu erhalten, muss erst eine Datei ausserhalb der Buchhaltung erstellt werden: Menü Datei, Neu, Doppelte Buchhaltung, Buchhalterischer Bericht.
- Es kann ein bereits vorhandenes Beispiel/Muster (BEISPIEL Prospekt) auswählt weden und den eigenen Bedürfnissen anpasset werden oder eine neue leere Datei erstellt werden.
- Die Datei unter neuem Namen speichern.
Die Struktur des Externen buchhalterischen Berichts erstellen
Die Datei Externer buchhalterischer Bericht enthält dieselben Spalten, welche im Kontenplan verrwendet werden, um Gruppierungen und Totals zu erstellen.
Mit der Version Experimental von Banana Buchhaltung (und ab Banana Buchhaltung 7.0.5) besteht die Möglichkeit, eine neue auf der Kontonummer basierende Gruppierungsmethode anzuwenden. Mit dieser Methode wird in der Spalte Konto des Externen buchhalterischen Berichtes die Kontonummer welche in der Hauptbuchhaltung übernommen werden soll erfasst sowie die gewünschte Beschreibung.
Mit dieser Methode muss die Hauptbuchhaltung nicht verändert werden (Einfügen der Gruppierungen in den Spalten Gr1 oder Gr2). Ausserdem besteht die Möglichkeit, dieselbe Kontonummer im "Externen buchhalterischen Bericht" mehrmals einzugeben. Es handelt sich hierbei um die ab Version 7.0.5 empfohlene Methode.
Wurde die Spalte 'Konto' des Externen buchhaltischen Berichts benutzt, so wendet das Programm automatisch diese Methode an.
Gruppierung mittels Gruppen
Diese Gruppierung basiert auf der Spalte 'Gruppe' des Externen buchhalterischen Berichts sowie den Spalten 'Gr1' und 'Gr2' der Hauptbuchhaltung. Die Spalte 'Gruppe' wird dazu benutzt, die Konten aus der Hauptbuchhaltung zu übernehmen, sowohl auch die Totale des Berichtes zu bestimmen. Bei dieser Methode wird in der Spalte 'Gruppe' die Abkürzung Gr1 oder Gr2 der Konten der aus der Hauptbuchhaltung zu übernehmenden Konten oder das Kennzeichen eines Totals des Berichtes.
Zur Anwendung dieser Methode müssen die Felder Gr1 oder Gr2 der Hauptbuchhaltung abgeändert werden. Ausserdem kann jedes Konto nur ein einziges Mal im Externen buchhalterischen Bericht übernommen werden.
Wurde die Spalte 'Konto' des Externen buchhaltischen Berichts nicht benutzt, so wendet das Programm automatisch diese Methode an.
Die Spalten
Spalte Sektion
Diese Spalte wird für den Ausdruck der Formatierten Bilanz verwendet. Siehe auch Spalte Sektion.
Spalte Gruppe
Es wird der Code der gewünschten Gruppierung (für die Gruppierung mittels Gruppe) oder des Totals angegeben.
Spalte Konto
Es wird der Code des Kontos (für die Gruppierung mittels Kontonummer) angegeben.
Spalte Beschreibung
Beschreibung der Gruppierung oder der Zeile selbst.
Spalte Gr
In der Spalte Gr wird angegeben, in welchem Total die Zeile summiert werden muss.
Spalte Tot
Wenn Ja eingestellt ist, wird nur die Zeile der Totalsumme angezeigt, und die Konten, die Teil davon sind nicht.
Siehe auch 'Nur Totalsummen der Gruppen anzeigen' in Buchhalterischer Bericht.
Spalte Halte
Normalerweise werden im Bericht die Totalsummen der Gruppen, welche Konten mit Salden beinhalten, eingeschlossen.
Wenn in dieser Spalte Ja eingegeben wird, wird die Zeile so oder so immer angezeigt. Dies kann sowohl für die Totals als auch für die Konten angewendet werden.
Spalte Kon.Bew.
Die Zeile wird nicht nur angezeigt, wenn ein Saldo vorhanden ist, sondern auch, wenn in der Periode Bewegungen vorhanden sind. Dies kann nur für die Totals angewendet werden.
Im Kontenplan die Gruppen des Externen buchhalterischen Berichts einfügen
Dieser Vorgang ist nur dann erforderlich, wenn die Gruppierungsmethode mittels Gruppe angewendet wird.
In einer Spalte des Kontenplans muss die Gruppe in welcher das Konto zu summieren ist, angegeben werden.
Ohne diese Zuordnung wird das Konto nicht in den Externen buchhalterischen Bericht eingeschlossen.
Die Buchhaltungsdatei öffnen und in der Tabelle Konten die Gruppierung des Externen Reports einer der folgenden Spalten zuordnen: Gr1, Gr2; wenn die gewünschte Spalte nicht angezeigt wird, den Befehl Spalten einrichten aus dem Menü Daten benutzen.
Den Externen buchhalterischen Bericht berechnen
Um einen Externen buchhalterischen Bericht zu erhalten, den Befehl Buchhalterischer Bericht aus dem Menü Buch1 ausführen sowie dabei im Dialogfenster die Funktion "Externer buchhalterischer Bericht" aktivieren.
Man erhält so eine Tabelle mit den spezifizierten Gruppierungen und Unterteilungen.
Ergebnis mit dem Befehl Formatierte Bilanz nach Gruppen aus dem Menü Buch1
Mittels Befehl Formatierte Bilanz nach Gruppen aus dem Menü Buch1 kann man auch einen formatierten Ausdruck erhalten.