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Di seguito trovate strumenti, modelli e mezzi ausiliari per la realizzazione dei sistemi d’ordinamento e delle direttive organizzative, nonché per l’attuazione della gestione degli affari GEVER. Gli strumenti sono disponibili in tedesco e francese.
Di seguito trovate strumenti, modelli e mezzi ausiliari per la realizzazione dei sistemi d’ordinamento e delle direttive organizzative, nonché per l’attuazione della gestione degli affari GEVER. Gli strumenti sono disponibili in tedesco e francese.
Opuscolo La gestione elettronica degli affari GEVER
L'opuscolo La gestione elettronica degli affari GEVER (PDF, 854 kB, 18.12.2014) contiene le principali basi organizzative e giuridiche per l'introduzione e il successivo esercizio di GEVER. Fornisce indicazioni pratiche sull'elaborazione di un sistema di ordinamento e di prescrizioni organizzative. Sulla base del ciclo di vita dei documenti (dalla posta in entrata all'archiviazione degli atti), descrive inoltre i compiti, le competenze e i ruoli che vanno disciplinati nella gestione degli affari.
Modello di prescrizioni organizzative
Per l'elaborazione delle prescrizioni organizzative può essere utile il modello (DOC, 553 kB, 30.05.2018) messo a disposizione dall'AFS. Esso contiene esempi di testi per tutte le norme che vanno incluse nelle prescrizioni organizzative. Il modello può essere ripreso integralmente oppure adeguato o completato secondo le necessità dell'unità amministrativa.
Promemoria
Analisi del sistema di ordinamento e delle prescrizioni organizzative
Il sistema di ordinamento costituisce la base per gestire l'informazione di qualsiasi sistema GEVER permettendo di strutturare tutte le informazioni prodotte e gestite da un'organizzazione. Grazie allo strumento di analisi sviluppato dall'archivio federale è possibile individuare i punti deboli del proprio sistema di ordinamento e formulare delle misure per migliorarlo o per elaborarne uno nuovo.
La gestione elettronica degli affari richiede l'organizzazione e il disciplinamento vincolante di diversi aspetti, segnatamente nelle prescrizioni organizzative. Lo Strumento d'analisi delle prescrizioni organizzative serve a verificare se questi aspetti sono stati disciplinati e se vengono attuati. È utile, per esempio, per chiarire determinate questioni relative ai ruoli e alle responsabilità e per evidenziare i provvedimenti concreti che possono essere adottati per ottimizzare la gestione degli affari nella propria unità amministrativa.
Ultima modifica 20.05.2019