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Gastronomie Kennzahlen mit Excel Vorlage zum Download
„Eine Kennzahl ist eine Masszahl, die zur Quantifizierung dient, und der eine Vorschrift zur quantitativen reproduzierbaren Messung einer Grösse oder eines Zustandes oder Vorgangs zugrunde liegt.“ Zitat Wikipedia! Ich weiss nicht wie es Ihnen geht, aber ich musste den Satz mehrmals lesen. Wüsste ich nicht was eine Kennzahl ist, würde mich diese Beschreibung auf Wikipedia wohl nicht besonders weiterbringen.
Nun, meine Interpretation von Kennzahlen ist etwas banaler aber hoffentlich verständlicher. Um eine effektive Zahl bewerten zu können, müssen Sie einen Vergleich mit einer anderen Zahl anstellen. Die Vergleichszahl nennt man Kennzahl. Eine Kennzahl kann ein Ziel, ein Durchschnitt oder ein vergangenes Ergebnis darstellen. Beide Zahlen verglichen, bewertet die effektive Zahl und gibt ihr damit eine Relevanz. Sie erhalten eine Interpretationsgrundlage.
Ein Beispiel: Sie wiegen 85 Kilo. Diese 85 ist der tatsächliche Wert. Sie wollen auf 80 Kilo abnehmen. 80 ist die Kennzahl. Somit wiegen Sie 5 Kilo zu viel. Noch ein Beispiel aus unser Branche: Die durchschnittlichen Personalkosten im Gastgewerbe belaufen sich auf 48% (Gastrosuisse, Branchenspiegel 2011). Ihre tatsächlichen Personalkosten belaufen sich auf 50%. Sie interpretieren nun, dass Ihre tatsächlichen Personalkosten über dem Schweizer Durchschnitt liegen. Argumentieren Sie nun, dass Sie höhere Personalkosten haben, weil Sie alles selbst machen und absolut keine Convenience-Produkte einsetzen, kann sich dieser Wert wieder relativieren. Gehen wir davon aus, dass der durchschnittliche Warenaufwand bei 30% liegt, sollten Ihre Warenkosten bei etwa 27-28% liegen. Somit wären Sie immer noch im Schweizer Durchschnitt. Sind Ihre Warenkosten höher, dann stimmen bei Ihnen die Zahlen nicht so recht. Höchstwahrscheinlich machen Sie Verluste. Es ist dringender Handlungsbedarf. Kennzahlen, also der Vergleich zwischen zwei Zahlen (Ist und Soll), zeigen Ihnen auf einen Blick, wie und wo Sie stehen. Sofort kann ich Ihnen sagen wie Sie finanziell stehen, ob Sie gut schlafen und beruflich glücklich sind. Das Lesen aus Kennzahlen ist ein mächtiges Werkzeug, das einfach zu erlernen und zu führen ist.
Mit diesem simplen, aber praxisüblichem Beispiel können Sie interpretieren, dass Sie Ihre Personalkosten oder Ihre Warenkosten senken müssen. Wie Sie das dann schlussendlich praxisorientiert tun, steht auf einem anderen Blatt geschrieben. Kennzahlen dienen Ihnen als Masseinheit. Zum Vergleichen wie Sie stehen. Sie geben Ihnen das Ziel vor. Insbesondere Ihre tatsächlichen Personalkosten, Warenkosten und Miete sollten Sie immer mit einer, für Sie relevanten Kennzahl im Auge behalten. Drängen Sie Ihren Buchhalter monatlich bis spätestens am 5. des Folgemonats, Ihnen Ihre Erfolgsrechnung bekanntzugeben.
Wohin schweift Ihr Blick auf der Erfolgsrechnung zuerst hin? Auf den Gewinn, stimmts? Okay, Umsatz und Gewinn ist sicherlich wichtig, doch wichtiger ist, was dazwischen passiert. Denn diese Zwischenzahlen sind interessant. Die Erfolgsrechnung liesst sich wie ein spannender Film. Der Umsatz stellt die Anfangsszene, das Opening. Warenkosten, Personalkosten, Miete etc. ist der Spannungsaufbau – dort wo am meisten passiert, dort wo Vermutungen angestellt werden und wo sich alles noch ändern kann. Der Gewinn ist dann die aufschlussreiche Endung, die unwiderrufliche Auflösung. Leider überlässt der Gastronom zu oft dem Buchhalter die Interpretation der Zahlen. So schreibt der Buchhalter die Story. Fatal! Ich glaube Gastronomen sehen in Ihrem Buchhalter einen Gesegneten. Der alles weiss. Unfehlbar ist. Bestimmt ist Ihr Buchhalter ein schlaues Kerlchen, doch was er tut ist rückwirkend. Er betrachtet das Vergangene. Sie jedoch, müssen Ihren Betrieb in die Zukunft steuern. Als Kapitän auf der Brücke mit einem imposanten Rundumblick. Interpretieren Sie Ihre Zahlen selbst. Entscheiden Sie selbst für Ihr Unternehmen – scheiben Sie Ihre Story. Das sind Sie sich selbst und auch Ihren Mitarbeitern schuldig. Sind Sie dazu bereit, ihre Zahlen selbst interpretieren zu wollen und zu können? Nehmen Sie sich dafür Zeit. Ziehen Sie sich dazu etwas vom Dailybusiness zurück. Es zahlt sich für Sie in jedem Fall aus.
Vergleichen Sie zuerst die marktüblichen Kennzahlen, die Sie von Gastrosuisse’ Branchenspiegel einsehen können. Alternativ bietet Katag AG in Kriens einen ähnlichen, abgespeckten Branchenspiegel online und kostenlos an. Vergleichen Sie auch Zahlen aus vergangenen Jahren. Sie werden feststellen, dass die Personalkosten im Schweizer Durchschnitt jedes Jahr um etwa 2% gegenüber Ihrem Umsatz steigen.
Am aussagekräftigsten sind die Kennzahlen von Personalkosten, Warenkosten und der Miete. Letzteres ist nicht auf anhin sichtbar. In der Regel sollte die Miete zwischen 8 – 10 % des gesamten Umsatzes liegen.
Auch interessant sind die Kennzahlen Ihrer Produktivität. Um den ihrigen zu ermitteln, müssen Sie Ihren Umsatz durch Anzahl Vollzeitstellen rechnen
Die Formel um Teilzeitmitarbeiter in Vollzeitstellen umzurechnen lautet:
Anzahl monatlicher Arbeitsstunden aller Teilzeitmitarbeiter / 181,94 = Anzahl Vollzeitmitarbeiter
Der Branchenspiegel von Gastrosuisse zeigt auch bei der Mitarbeiterproduktivität einen Schweizer Durchschnitt an. Sehen Sie, dass Sie unter dem Durchschnitt liegen, sollten Sie unbedingt Ihre Frontmitarbeiter verkaufstechnisch motivieren bzw. schulen. Interessanterweise ist festzustellen, dass die durchschnittliche Produktivität jedes Jahr rückläufig ist. Lag 2003 die durchschnittliche Produktivität noch bei CHF 121’000 pro Mitarbeiter und Jahr, sank diese 2009 auf CHF 107’299 pro Mitarbeiter und Jahr. Dies ist womöglich auf das veränderte Verzehrverhalten und die Promillegrenze zurückzuführen. Das Rauchverbot ist noch nicht berücksichtigt.
Liegen Ihre Werte im Schweizerdurchschnitt, beginnen Sie sich selbst realistische bessere Kennzahlen zu setzen. Es wäre allerdings utopisch, wenn Sie für das kommende Jahr Ihre Personalkosten trotz steigenden Minimallöhnen um einige Prozente senken wollen, es sei denn, Sie beabsichtigen Mitarbeiter zu entlassen.
Eine weitere interessante Kennzahl ist der Stuhlumsatz. Legen Sie sich selbst eine motivierende aber realistische Kennzahl zu. Liegt Ihr Stuhlumsatz beispielsweise bei aktuell CHF 35.—können Sie gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern einen höheren Stuhlumsatz für den kommenden Monat fixieren. Ich empfehle Ihnen, dies gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern zu besprechen, denn nur so sind sie dazu motiviert sich verkaufstechnisch voll ins Zeug zu lehnen.
Es gäbe nun noch weitere, sehr interessante Kennzahlen. Doch ich bin der Meinung, dass Ihnen diese beschriebenen fünf Kennzahlen (Personalkosten, Warenkosten, Miete, Mitarbeiterproduktivität und Stuhlumsatz) ein einfaches aber äusserst kraftvolles Monitoring ermöglicht. Wichtiger als die Zahl selbst ist Ihre Interpretation. Daher wäre es fatal, die Interpretation Ihrem Buchhalter zu übergeben. Nehmen Sie die Zügel selbst in die Hand. Nehmen Sie sich die notwendige Zeit und fällen Entscheidungen, nicht mehr intuitiv sondern bewusst auf klare Interpretation Ihrer aktuellsten Zahlen. Sie werden dafür belohnt. Garantiert!
Prüfen Sie Ihre Kennzahlen in Excel: