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Möchtest du wissen, wie du Sitzungen produktiv machen kannst, so dass die Teilnehmenden am Schluss finden, die Zeit sei sinnvoll investiert gewesen? Hier erfährst du, was du dafür machen musst.
Sitzungsvorbereitung - nimm dir genügend Zeit
Nimm dir genügend Zeit für die Vorbereitung. Für eine wiederkehrende Sitzung mit Teilnehmenden, die du kennst, brauchst du schnell mal gleich viel Zeit für die Vorbereitung, wie die Sitzung dauert. Hast du hingegen Teilnehmende dabei, die du noch nicht kennst oder möchtest du komplexe Themen behandeln, brauchst du rasch einmal das doppelte. Du findest, das sei zu viel Zeit? Dann rechne, was es kostet, wenn die Sitzung schlecht vorbereitet ist, so dass die Leute am Schluss frustriert sind, der Output dürftig und die Teilnehmenden hoffen, nicht so bald wieder an einer solchen Sitzung teilnehmen zu müssen.
Auch die Teilnehmenden bereiten sich vor
Stelle sicher, dass sich die Teilnehmenden ebenfalls vorbereiten können. So kannst du zum Beispiel eine Traktandenliste führen, die alle anschauen können. Oder besser noch, du versendest die Traktandenliste einige Tage vor der Sitzung an alle Teilnehmenden. Notiere in der Traktandenliste, was du zu jedem Thema von den Teilnehmenden erwartest: Geht es nur um einen Austausch? Möchtest du, dass die Teilnehmenden mit Ideen kommen? Möchtest du eine Entscheidung treffen? Sollen die Teilnehmenden vorher bestimmte Dokumente lesen oder sogar eine Rückmeldung dazu schreiben?
Sitzungsstruktur
Strukturiere die Sitzung. Du kannst dies beispielsweise anhand der Vorlage (Word) tun, die du hier kostenlos herunterladen kannst.
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Überlege dir in der Vorbereitung, wie viel Zeit du für welches Traktandum benötigen wirst. Beachte dabei, dass Diskussionen oder Austausch rasch viel Zeit beanspruchen. Plane Zeitreserven ein. Warst du schon mal an einer Sitzung, die früher zu Ende war, als geplant? War das nicht super?
Was sind die Sitzungsziele?
Überlege dir, was die Ziele der Sitzung sind und überlege, ob die Teilnehmenden diese Ziele teilen oder ob sie allenfalls weitere Ziele haben. Nenne die Ziele aus deiner Sicht zu Beginn der Sitzung und sei achtsam, ob du Zeichen von Widerstand wahrnehmen kannst (Augen verdrehen, demonstratives Wegschauen, Grinsen etc.). Die Ziele sollten so konkret sein, dass sie am Ende der Sitzung überprüft werden können.
Übrigens: Klarheit bezüglich der Ziele ist nicht nur in Sitzungen wichtig sondern auch auf höherer Ebene, also auf der Ebene der Ziele des Teams. Mehr dazu erfährst du unter diesem Link.
Unterbrich, wenn jemand abschweift
Unterbreche, wenn jemand vom Inhalt abschweift! Alle werden es dir danken! Falls dies besonders schwierig ist, weil die Teilnehmenden noch viele andere wichtige Anliegen haben, kannst du diese Anliegen für alle sichtbar auf einer Flipchart sammeln. So wissen die Beteiligten, dass ihr Anliegen nicht verloren geht und sie können sich eher auf die aktuellen Traktanden einlassen.
Bist du zuweilen irritiert darüber, dass Leute in deinen Sitzungen schwatzen und weisst du nicht recht, wie du das ansprechen kannst? Klicke auf diesen Link, um zu erfahren, wie du Irritationen und Konflikte klar und wertschätzend ansprechen kannst.
Spreche Irritationen an
Spreche Irritationen an! Wenn sich Teilnehmende nicht wie vereinbart vorbereitet haben: Frage nach? Wenn du den Eindruck hast, die Diskussion sei irgendwie zäh: sprich es an und frage, ob es anderen auch so geht. Wenn ja: Frage nach: Womit hat das zu tun? Gib dich nicht mit ausweichenden Antworten zufrieden. Wenn du wissen willst, wie du Irritationen ansprechen kannst, schau dir dieses Video von mir an.
Mach am Ende der Sitzung eine Rückmeldungsrunde zur Sitzung: Liegt jemanden noch etwas auf dem Magen? Hat jemand Anliegen für zukünftige Sitzungen? Ist Erleichterung da oder hat jemand den Eindruck, Zeit verschwendet zu haben? Diese Rückmeldungsrunde gibt dir und allen Teilnehmenden die Möglichkeit, konstant zu lernen, Sitzungen effizienter und effektiver zu machen.
Abmachungen
Stelle sicher, dass am Schluss klar ist, was entschieden wurde, wer bis wann, was zu tun hat und wer, wie, wen und worüber informiert. Überprüfe die Abmachungen in der kommenden Sitzung (allenfalls gleich zu Beginn).
Suche am besten noch während der Sitzung für nächste Termine. Doodle & Co. sind häufig sehr zeitaufwändig für alle und führen unter Umständen zu wenig guten Resultaten.
Falls du übrigens unzufrieden damit bist, wie Entscheidungen in deinem Team gefällt und/oder (nicht) mitgetragen werden, erfährst du hier mehr darüber, wie du tragfähige Entscheidungsprozesse gestalten kannst.