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Die Segmente sind eine Funktion von Banana Buchhaltung Plus, die in allen Anwendungen verfügbar ist.
Man benutzt Segmente wenn man eine systematische Zuordnung der Kosten und Erträge nach Einheit, Abteilungen, Betriebseinheiten, Niederlassungen oder Funktionstrennungen braucht.
Mit den Segmenten können Sie die Erfolgsrechnung nach Einheiten, Abteilungen oder Niederlassungen unterteilen lassen, ohne für jede Einheit spezifische Konten zu erstellen.
Ein Museum benutzt die Segmente, um herauszufinden, wie viel Einnahmen, Personalkosten und Ausstellungsaufbau jede einzelne Ausstellung verursacht hat. Somit verfügt es über das Konto der Erfolgsrechnung mit Einnahmen, Subventionen, Verwaltungsspesen, Personalspesen, Transport und Resultat nicht nur insgesamt, sondern für jede einzelne Ausstellung.
In den Buchungen folgen die Segmente der Kontonummer. Die Kostenstellen hingegen benutzt man für zusätzliche Katalogisierungen, die weniger strukturiert sind (z.B. alle Ausgaben einer Veranstaltung oder Käufe für einen bestimmten Zweck).
Kostenstellen und Segmente kann man gleichzeitig benutzen.
- Segmente sind Konten mit einem Doppelpunkt voran ":".
- Man kann sowohl Zahlen als auch Buchstaben benutzen.
- Es kann bis 10 Ebenen von Segmenten geben.
- Die Ebene ist die Anzahl von Doppelpunkten, die dem Kennzeichen vorangehen.
- :LU Segment Ebene 1
- ::P1 Segment Ebene 2
- :::10 Segment Ebene 3
- Für jede Ebene kann es eine unbegrenzte Anzahl von Segmenten geben.
- Die verschiedenen Ebenen von Segmenten sind unabhängig voneinander.
- Segmente haben keine BKlasse und kein Währungskennzeichen.
- Das Rechnen mit Segmenten geschieht in Basiswährung.
- In den Buchungen folgt das Segment dem Konto Soll und Haben.
Es kann keine Buchungen auf Segmenten ohne ein Konto geben.
- Man kann Kontoauszüge der Buchungen auf den einzelnen Segmenten bekommen.
Segmente einrichten
Die Segmente muss man in der Tabelle Konten, Spalte Konto, einrichten, am Ende des Kontenplans.
- In Spalte Sektionen ein Sternchen (*) eingeben, um die Sektion Segmente zu definieren.
- In Spalte Beschreibung den Titel der Segmente eingeben.
- Die Beschreibung der Segmente der ersten Ebene eingeben und in der Spalte Konto eingeben:
- Die Segmente der ersten Ebene aufzählen, wobei für jedes ein Code zur Identifikation mit vorangestelltem Doppelpunkt (:) eingegeben wird.
- Die Segmente der zweiten Ebene eingeben (und eventuell der dritten Ebene), nämlich wie die der ersten Ebene, mit dem Unterschied, dass in der Spalte Konto den Codes der Segmente :: oder ::: vorangestellt wird, je nach Ebene.
Nicht zugeordnetes Segment
Wenn in den Buchungen das Konto Soll oder Haben ohne Segment angegeben ist, wird der Wert im "leeren" oder nicht zugewiesenen Segment eingegeben.
Im Kontenplan kann dem nicht zugeordneten Segment eine Beschreibung gegeben werden, indem man als Konto den Text "{}" eingibt.
Saldo des Segments
Das Segment ist eine Unterteilung von den auf dem Konto eingegebenen Buchungen. Der Wert eines Segments bezieht sich immer auf ein Konto, und um die Totalsumme des Segments zu erhalten, muss der Menübefehl Berichte > Buchhalterischer Bericht oder > Formatierte Bilanz nach Gruppen > Registerkarte 'Unterteilung' aufgerufen werden, wobei die Option Unterteilung nach Segment auszuwählen ist.
Im Kontenplan wird der Saldo des Segments nur angezeigt, wenn das Segment in die Buchung eingegeben wird, indem ausschiesslich die Spalte Konto Soll oder Haben benutzt wird. Der Saldo ist Null (leer), wenn in der Buchung das Segment in der Spalte Segment eingetragen wird oder wenn es gleichzeitig für das Konto Soll und das Konto Haben verwendet wird. In diesem Fall sind die Beträge Soll und Haben gleich gros und heben sich daher gegenseitig auf.
Segmente werden in der Tabelle Buchungen erfasst, wobei auf das Hauptkonto das Segmentkonto folgt.
Beim Buchen eines Segmentes mit mehreren Ebenen muss dem Hauptkonto das Segment der ersten Ebene folgen und danach das der zweiten Ebene..
In dieser Spalte können Sie Segmente getrennt vom Konto eingeben.
- Die Spalte Segment ist ausgeblendet und muss, wenn Sie sie verwenden möchten, über das Menü Daten > Spalten einrichten sichtbar gemacht werden.
- Die in der Spalte Segment eingefügten Segmente werden auf die Konten angewendet, die bei der Buchung verwendet werden und zwar in den Spalten KtSoll, KtHaben und MwSt/USt-Konto, die kein Segment haben.
- Sie können die Spalte Segment verwenden und zudem Segmente in die Spalten KtSoll und KtHaben einfügen.
- Wenn Sie die Spalte Segmen verwenden, wird der Betrag sowohl im Soll als auch im Haben gebucht, weshalb der Saldo des Segments in der Tabelle Konten Null sein wird.
Die Aufteilung der Kosten erfolgt grundsätzlich für jeden einzelnen Buchungsposten. Es gibt jedoch Situationen, in denen es besser ist, die Kosten auf einem einzigen Konto zu verbuchen und sie erst am Ende des Jahres nach Segmenten zu unterteilen. Dies ist beispielsweise bei den Verwaltungskosten der Fall, die prozentual auf die verschiedenen Unternehmensbereiche aufgeteilt werden.
So vorgehen:
- Die Buchungen werden während des Jahres erfasst, wobei die Konten in den Spalten Soll und Haben ohne Segment angegeben werden, oder indem der gesamte Betrag nur einem Segment zugeordnet wird. So werden z. B. alle Büromaterialkosten ohne das Segment gebucht.
- Am Ende des Jahres werden Buchungen vorgenommen, um den Anteil jedes Segments einem bestimmten Konto für Aufwand oder Ertrag zuzuordnen:
- Beim Buchen trägt man in den Spalten Soll und Haben immer dasselbe Konto ein.
- Es werden die Ursprungssegmente (die auch fehlen können) und die Zielsegmente angegeben.
- Zum Beispiel für die Zuweisung der Büromaterialkosten an die verschiedenen Sektoren.
- Es müssen so viele Buchungen vorliegen, wie es Sektoren gibt.
- Für jede Zeile hat das Konto Haben kein Segment.
- Das Konto Soll hat das Segment, das sich auf den Sektor bezieht.
- Der Betrag entspricht dem des Sektors zuzuordnenden Anteil Büromaterialkosten.
- Diese Buchungen werden durchgeführt, um jedem Sektor den Anteil der noch nicht zugeteilten Kosten zuzuweisen.
Die Segmente, die einen Eröffnungssaldo haben, sollten vorzugsweise als Buchungen erfasst werden, damit sie einem Konto zugeordnet werden können. Wenn Sie den Anfangssaldo eines Segments in der Spalte Eröffnung (Tabelle Konto) eingeben, wird dieser dem Segment "{} nicht zugeordnet" zugewiesen.
Um den Eröffnungssaldi für einzelne Segmente zuzuweisen, müssen Eröffnungsbuchungen (Tabelle Buchungen) eingegeben werden.
- In der Spalte Beleg-Typ gibt man den Wert 01 ein.
- Das Datum muss mit dem Anfangsdatum der Buchführung übereinstimmen.
Mit den Eröffnungsbuchungen der Segmente wird der Betrag aus dem "leeren" Segment gelöscht und dem jeweiligen Segment zugeordnet.
Wenn der zu verteilende Saldo negativ ist (Haben), muss das Konto ohne Segment in der Spalte KtSoll und das Konto mit dem Segment in der Spalte KtHaben stehen.
Beispiel Eröffnungsbuchung Segmente
Nehmen wir an, dass der Eröffnungssaldo von 100.00 des Kontos 1000 (ohne Angabe eines Segmentes gebucht wurde, damit er in das leere Segment einfliesst) zwei Segmenten zugeordnet werden muss und man muss wie folgt vorgehen:
- Segment 01 für 80.00
- Segment 02 für 20.00
- Die Eröffnungsbuchungen werden mit dem Anfangsdatum des Buchhaltungsjahr erfasst. In der Spalte Beleg-Typ gibt man den Wert 01 ein.
- Die erste Eröffnungsbuchung des Segments hat in der Spalte KtoSoll das Konto 1000:EVENTS und in der Spalte Kto Haben das Konto 1000. Der Betrag beträgt 80,00.
- Die erste Eröffnungsbuchung hat das Konto 1000:COURSES in der Spalte Kto Soll und das Konto 1000 in der Spalte KtoHaben. Der Betrag beträgt 20,00.
Befehl Neues Jahr erstellen
Mit dem Befehl Neues Jahr erstellen oder Eröffnungssaldi aktualisieren werden automatisch die Eröffnungsbuchungen für die Segmente aller Ebenen erstellt.
Wenn Sie die Eröffnungssaldi einer Segmentebene nicht übertragen wollen, müssen Sie die entsprechenden Eröffnungsbuchungen, die das Programm automatisch erstellt hat, löschen.
Minuszeichen (-) als Trennzeichen benutzen
Beim Buchen können Sie anstelle des ":" (Doppelpunkt) das "-" (Minuszeichen) als Trennzeichen benutzen.
- In den Eigenschaften (Stammdaten) die Option Minuszeichen (-) als Trennzeichen der Segmente benutzen auswählen
- Beim Buchen das Zeichen (-) als Trennzeichen benutzen.
- Wenn das Zeichen "-" als Trennzeichen für ein Segment verwendet wird, sollten keine Konten mit Bindestrichen verwendet werden.
Bericht
Segmentberichte können für mehrere Buchhaltungsbelege erstellt werden:
- Formatierte Bilanz nach Gruppen
- Buchhalterischer Bericht
- Kontoauszüge
- Bericht mit mehreren Ebenen
Wenn man Berichte bekommen will, die Konten und Segmente in sich vereinigen (z.B. alle Ausgaben der Niederlassung LG des P1) muss man die Funktionen der BananaErweiterungen benutzen.
Bericht unterteilt nach Ebene
In der Bilanz nach Gruppen, muss man in der Sektion Unterteilung die Ebene des Segments angeben, das man benutzen will.
Zusammenfassender Bericht
Dies ist ein Bericht über alle in der Sektion Kontenplan eingerichteten Segmente mit einer möglichen Aufteilung nach Periode oder Segment.
Bericht über nicht zugewiesene Segmente
Das "leere" Segment fasst alle Beträge zusammen, die ohne Angabe eines Segments erfasst wurden. Sie können den Titel dieses Segments festlegen, indem Sie ihn in der Kontentabelle angeben. Wählen Sie ausserdem die Option Überschrift Segment: Beschreibung in der Sektion Unterteilung.
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