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Um die Bewilligung für das Projekt zu erhalten, wird bei den verantwortlichen Stellen für das Gewässer eine Projektdokumentation inklusive Antrag eingereicht. Der Umfang der Projektdokumentation hängt von der Grösse und der Komplexität des Projektes ab und umfasst folgende Punkte:
Ähnlich wie bei einem Baugesuch wird empfohlen, die Projektdokumentation möglichst vollständig zu erstellen. Sie kann in der Folge sowohl für die Suche nach weiteren Unterstützern (Helfer, Trägerschaft, Finanzmittel), als auch für das mögliche Bewilligungsverfahren genutzt werden. Ausserdem kann sie für die Vermarktung des Projekts genutzt werden.
Bereits bei der Projektdokumentation sollte man sich Gedanken zur Erfolgskontrolle machen (siehe Meilenstein 10). Abhängig von der gewählten Methode sind eventuell bereits vor den Aufwertungsmassnahmen zusätzliche Datenerfassungen nötig (z.B. Bestandesanalyse anhand Elektrobefischung).
Der Umfang der Projektdokumentation ist abhängig von der Projektkomplexität.
Es hat sich bewährt, primär mittels Kartenmaterial, Planskizzen und Fotos zu arbeiten.