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La préparation
- Informez vos collaborateurs suffisamment à l’avance du moment de l’entretien, de sa durée approximative et de son contenu.
- Préparez l’entretien professionnel en détail, si nécessaire demandez aussi aux collaborateurs de s’y préparer par écrit.
- Prévoyez suffisamment de temps et faites en sorte de ne pas être dérangés durant l’entretien.
- Faites en sorte que l’atmosphère soit détendue et si vous vous sentez sous pression, pour des raisons de temps ou autres, et avez l’impression que vous ne pourrez pas vous investir à 100% dans la conversation, remettez l’entretien à plus tard.
L'ntroduction de l'entretien professionnel
- La politesse et l’amabilité, quelles que soient les raisons d’un entretien professionnel, sont les conditions de base de toute conversation.
- Allez à la rencontre du collaborateur, saluez-le et remerciez-le d’être venu.
- Asseyez-vous avec lui à une table qui convient, et soulignez la signification de l’entretien.
- Vérifiez si le collaborateur est «présent en pensée».
- Créez un contact personnel de façon à créer un climat de discussion positif et ouvert.
La description des motifs de l’entretien professionnel
- Esquissez les circonstances et les objectifs de l’entretien professionnel.
- Indiquez comment vous allez procéder pour mener cet entretien.
- Indiquez sa durée prévue.
Le point de vue du collaborateur
- Idéalement, vous avez proposé au collaborateur, lorsque vous avez convenu du rendez-vous, de se préparer également.
- A ce moment, vous lui donnez l’opportunité d’exprimer sa façon de voir.
- Ne l’interrompez pas durant cette phase de l’entretien, mais prenez des notes pour vous souvenir des points sur lesquels vous souhaitez revenir ensuite.
Votre propre point de vue
- Posez toutefois des questions s’il y a quelque chose que vous ne comprenez pas.
- Parlez maintenant de votre propre point de vue pour confirmer ses dires, les corriger ou les développer.
Réduire les frustrations
- Donnez à votre collaborateur la possibilité de parler sans détour de son ressenti.
- A ce moment, ne vous souciez pas de ce que ce soit factuel, acceptez plutôt le côté émotionnel de sa présentation.
- Ne commentez pas ces déclarations.
- Passez au coeur de l’entretien professionnel.
Le coeur objectif de l’entretien professionnel
- Conjointement avec votre collaborateur, définissez les différences entre vos deux points de vue.
- Recherchez ensemble les causes de ces différences d’appréciation.
- Recherchez des solutions qui soient acceptables pour les deux partenaires de la discussion.
- Soyez ouvert au point de vue du collaborateur et essayez d’en comprendre la logique.
- Ne tournez pas autour du pot, mais exprimez plutôt très clairement votre propre opinion et prenez position.
- Soyez assez flexible pour changer d’opinion si de nouveaux éléments font surface au cours du dialogue.
- Résumez et établissez des résultats intermédiaires.
- Gardez bien en vue l’objectif de l’entretien.
La fin de l’entretien professionnel
- Résumez une fois encore brièvement tous les éléments importants.
- Convenez de résultats et documentez-les par écrit (qui fait quoi jusqu’à quand?)
- Mettez une fois encore en évidence les différences et les compromis convenus entre vous.
Evaluation de l’entretien professionnel
- Quelles mesures devez-vous mettre en oeuvre?
- Quels objectifs de l’entretien avez-vous atteint?
- Qu’avez-vous compris de nouveau sur votre partenaire de discussion et à quoi devriez-vous être attentif à l’avenir?
- Quelle impression votre partenaire de discussion a-t-il pu se faire de vous?
- Vous êtes-vous comporté comme il le fallait durant l’entretien, ou y a-t-il quelque chose que vous feriez autrement la prochaine fois?
|Astuce de la pratique|
Les éléments décisifs pour le déroulement d'un entretien professionnel sont la préparation et une attitude favorable par rapport à la conversation à venir. La préparation elle-même peut déjà se faire sur la base du carré de la communication:
Aspect objectif
Comment est-ce que je vois les faits en relation avec les thèmes centraux à discuter? Quelles sont les informations que je peux donner, quels points est-ce que j’aimerais vraiment aborder? Et comment le collaborateur va-t-il lui-même percevoir les faits?
Appel
Quel est pour moi l’objectif de cet entretien? Qu’est-ce que je souhaite obtenir? Pour quelles tâches est-ce que j’estime que le collaborateur est compétent et comment puis-je le soutenir? Quel(s) message(s) clair(s) concernant mes attentes est-ce que j’aimerais lui transmettre? Quelles seront vraisemblablement les attentes de mon collaborateur et de quoi aura-t-il besoin de ma part?
Aspect relationnel
Quelle est ma perception de la relation sur la base de laquelle nous allons avoir cet entretien: estce une relation stable, favorable, ou avons-nous certaines irritations qui seraient susceptibles de rendre la conversation plus difficile?
Aspect révélateur de moi
Comment est-ce que je me sens face à cet entretien? Quels sont mes espoirs et mes craintes? Quelle qualité pourrait avoir une influence positive sur cet entretien, à quoi est-ce que je vais veiller?