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Wer kommt im Homeoffice für welche Kosten auf?
Aufgrund der Corona-Pandemie arbeitete während des Lockdowns rund ein Drittel der Arbeitnehmenden in der Schweiz von zuhause aus. Umfragen zeigen, dass etwa 85% der Unternehmen Homeoffice auch langfristig anbieten wollen. Für Arbeitnehmende gibt es einiges zu beachten.
Schweizer Unternehmen waren gut auf die Arbeit im Homeoffice vorbereitet. Die unmittelbaren Auswirkungen auf die Personalsituation fielen geringer aus als etwa in Deutschland oder Österreich, wie aus einer Studie des Online-Netzwerks Xing hervorgeht. Ein Drittel der Schweizer Unternehmen gibt zudem an, dass Homeoffice bei ihnen bereits vor der Corona-Krise möglich war. Zum Vergleich: In Deutschland lag der Anteil bei 25%, und in Österreich bei 20%. Ausserdem erklären 85% der Schweizer Unternehmen, dass Homeoffice und Remote Working auch nach der Corona-Krise möglich sein werden. Damit wird klar: Unternehmen setzen langfristig auf Homeoffice.
Wie ist Arbeit von zuhause aus rechtlich geregelt?
Das Homeoffice ist vom Gesetzgeber nicht geregelt worden. Durch die Arbeit von zuhause aus ändert sich aber die Rechtslage: Statt in den Räumlichkeiten des Arbeitgebers wird die Arbeitsleistung in den eigenen vier Wänden erbracht. Der zeitliche Umfang der verrichteten Arbeit ist für die rechtliche Qualifikation unerheblich. Vielmehr sind die gewöhnlichen Merkmale des Arbeitsvertrags massgeblich. Arbeitet ein Arbeitnehmender im Rahmen seines Anstellungsvertrages auch zu Hause, so sind nur die Bestimmungen des Einzelarbeitsvertrags gemäss Art. 319 ff. Obligationenrecht (OR) zu berücksichtigen. Die Vorschriften des sog. Heimarbeitsvertrags finden unter diesen Bedingungen keine Anwendung.
Wie kann sich der Arbeitnehmende absichern?
Bietet ein Arbeitgeber seinen Angestellten Homeoffice an, sollte im Arbeitsvertrag oder in einem gesonderten Reglement als integrierender Bestandteil des Arbeitsvertrages ein Vermerk unter Arbeitsort angebracht werden. Dieser Vermerk sollte festhalten, dass den Arbeitnehmenden die Homeoffice-Arbeit gestattet ist.
Das Staatssekretariat für Wirtschaft SECO rät, in einem separaten Reglement folgende Punkte festzuhalten:
- Umfang des Homeoffice (d. h. festlegen, wie viele Stunden bzw. Tage pro Woche oder in welchen Situationen zu Hause gearbeitet werden kann)
- Regelung der Erreichbarkeit und der Antwortzeiten
- Art und Weise der Arbeitszeiterfassung
- Nacht- (23:00–06:00 Uhr) und Sonntagsarbeitsverbot
- Vorgaben betreffend die Einrichtung des Homeoffice-Arbeitsplatzes
- Ausrüstung mit Geräten und Material sowie Entschädigung
- Verhalten bei Störungen, z.B. wenn Arbeitsausführung verunmöglicht wird
- Weitere Regelungen betreffend sensible Daten und Haftung.
Muss ein Arbeitnehmender im Homeoffice seine privaten Geräte nutzen?
Der Arbeitgeber hat die Arbeitnehmenden grundsätzlich mit den Geräten und dem Material auszurüsten, welches diese zur Arbeit benötigen. Er kann Arbeitnehmende jedoch vertraglich dazu verpflichten, ihre privaten Arbeitsgeräte (Laptop, Drucker, Büroeinrichtungsgegenstände etc.) und Material (u.a. Papier, Druckerpatronen und Datenträger) ohne finanzielle Entschädigung zur Verfügung zu stellen.
Verzichtet der Arbeitgeber darauf, eine Regelung zu treffen, oder stellen die Arbeitnehmenden im Einverständnis mit dem Arbeitgeber selbst Geräte und Material zur Verfügung, so ist den Arbeitnehmenden gemäss Art. 327 OR eine angemessene Entschädigung für die eingesetzten Arbeitsgeräte und das Material zu bezahlen. Stellt der Arbeitgeber die Arbeitsgeräte zur Verfügung, ist eine Überwälzung dieser Kosten jedoch ausgeschlossen.
Kommt der Arbeitgeber auch für Spesen auf?
Im Unterschied zum Kostenersatz für Arbeitsgeräte und Material ist der sogenannte Auslagenersatz (auch Spesenersatz genannt) nach Art. 327a OR zwingend geschuldet und kann nicht vertraglich wegbedungen werden. Gemäss dieser Bestimmung haben Arbeitnehmende Anspruch darauf, dass der Arbeitgeber ihnen alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstandenen Auslagen ersetzt. Der Auslagenersatz verlangt allerdings, dass die Kosten auch tatsächlich für die berufliche Tätigkeit notwendig sind.
Wer zahlt die Räumlichkeiten, worin die Arbeitsleistung erbracht wird?
Arbeitet ein Arbeitnehmender in Absprache mit seinem Arbeitgeber vollständig von zuhause aus, so gelten Auslagen für die private Arbeitsinfrastruktur zuhause als für die Berufsausübung notwendig im Sinne von Art. 327a OR und sind erstattungspflichtig. Der Arbeitgeber muss sich also auch an den Mietkosten beteiligen. Das hat das Bundesgericht im April 2019 in Zusammenhang mit einer von einem Arbeitnehmenden verlangten finanziellen Beteiligung des Arbeitgebers an den Mietkosten für ein als Arbeitszimmer und Archiv dienendes Zimmer entschieden. Die Höhe der Entschädigung kann vom Richter geschätzt werden, da eine genaue Abrechnung für die unterschiedlichen Nutzungen (Privat/Arbeit) nicht möglich ist. Vgl. Urteil 4A_533/2018 vom 23. April 2019.
Was gilt es beim Homeoffice im Ausland zu beachten?
Arbeitnehmende, die bei einem Schweizer Unternehmen angestellt sind, aber mehr als 25% der regelmässigen beruflichen Tätigkeit im ausländischen Wohnsitz (EU, EFTA) verrichten, müssen sämtliche Sozialabgaben an den entsprechenden Staat leisten. Für den Arbeitgeber kann ein solches Arbeitsverhältnis zur Folge haben, dass höhere Sozialabgaben bezahlt werden müssen und der administrative Aufwand steigt. Durch eine vertragliche Festlegung auf ein Arbeitspensum von unter 25% mit Angestellten mit ausländischem Wohnsitz lassen sich derartige Unkosten vermeiden.
Welche Haftungsregeln gelten im Homeoffice für den Arbeitnehmenden?
Für die Arbeitnehmenden muss je nach Tätigkeit geregelt sein, inwiefern von zu Hause aus auf sensible Daten und Unterlagen zugegriffen wird, und wie der Umgang mit vertraulichen Dokumenten vonstattengeht. Aus Sicherheitsgründen sollte geklärt sein, welche beruflichen Aufgaben ausserhalb der betrieblichen Büroräumlichkeiten erledigt werden dürfen.
Arbeitnehmende, die ihrem Arbeitgeber absichtlich oder fahrlässig Schaden zufügen, haften dafür. Mit Bezug auf Homeoffice sind es insbesondere der Verlust oder die Beschädigung des Informatikmaterials, wofür die Arbeitnehmenden haften könnten.
Dasselbe gilt für den Verlust oder Diebstahl von Betriebsdaten. Es ist deshalb ratsam, dass der Arbeitgeber Weisungen oder Vorschriften erlässt, die derartige Vorkommnisse und deren Folgen regeln.
Weitere Tipps zur Arbeit im Homeoffice finden sich in der vom Eidgenössischen Departement für Wirtschaft, Bildung und Forschung (WBF) und vom Staatssekretariat für Wirtschaft (SECO) herausgegebenen Broschüre «Arbeiten zu Hause».