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Wie schreibst Du effektive E-Mails in Mailinglisten
Inhalt
Warum willst Du effektive E-Mails schreiben?
Worum geht es, Deine Subject: Zeile
vermeide Umlaute und anderes nicht-ASCII
Subject: wechseln, wenn Thema ändert
Von wem ist die E-Mail, Deine From: Zeile
Dein echter Name
Zeilenlänge
fixed-width Font
Antworten und In-reply-to: und References: Zeilen
Jede E-Mail mit separatem Reply/Antworten
Neue E-Mails nie mit Reply/Antworten anfangen
Subject: Zeile von Antworten anpassen
Quote vorherige E-Mails in Deinen Antworten
Quote nur Nötiges
Quote nicht unten
Quote Zeichen und mehrfache Quotes
Name des Absenders quoten
7bit, 8bit, quoted printable, base64
HTML, MIME Attachments, binäre Files wie .DOC
Sig-Block Länge
Sig-Block Trennzeichen
Die Subject: Zeile dient dazu, dem Leser Übersicht über den Wert der
vielen ungelesenen E-Mails in seiner Inbox zu geben. Versetz Dich in die
Situation von jemanden mit Hunderten von Subject: Zeilen vor sich, der
schnell sehen will, ob eine E-Mail davon les- oder lösch-würdig ist.
Wird Deine Subject: Zeile ihn packen?
- Die LUGS-Listen sind keine bezahlte Hotline, sondern unbezahlte
freiwillige Diskussionsforen. Leute diskutieren hier für ihren
eigenen Spass. Wenn Du eine Frage stellst, wird sie nur beantwortet,
falls jemand Dir dazu etwas von seiner Zeit zu schenken bereit ist. Es
ist in Deinem Interesse, die Chancen dazu zu erhöhen
- Ziemlich viele der Leser hier bekommen mehrere hundert E-Mails pro
Tag, manche über 1000. Da ist schnelles Lesen und Verdauen wichtig.
Schlecht gemachte E-Mails, die unverhältnismässig lange zum Lesen
brauchen, werden einfach ungelesen gelöscht. Schlecht, wenn Deine
Frage darunter war
- Die Leser hier sind zumeist langjährige Hacker, v.a. die, die
gute Antworten geben können. Daher haben sie sich optimierte,
effektive E-Mail-Techniken erschaffen und angewöhnt und erwarten
deren Gebrauch auch von anderen Leuten hier
- Du willst nicht den Eindruck erwecken, unbelehrbar oder
lernunfähig zu sein. Dito auch nicht, dass Du auf Kosten
Anderer faul bist. Weil auch diese beiden Verhaltensweisen zu
löschen statt Antworten führen
Kurze aussagelose Dinger wie "Linux", "Mail", "Frage", "Problem",
"Hilfe!" machen den Eindruck, dass Du Dir nicht mal Zeit nimmst, eine
ordentliche Frage zusammenzustellen. Warum also sollte jemand sich
Zeit nehmen wollen, Dir zu helfen? Eine gute, effektive Subject:
Zeile sagt aus, was für ein System Du hast, worum es geht, was damit
los ist, was Du willst. Telegramm-Stil ist genau recht dafür. Kommas
sind gut, ein Punkt am Schluss verschwendet nur Platz. Sowas wie:
Subject: Suse 7.1, sendmail, E-Mails weiterleiten, sie bouncen
Auch danach in der E-Mail solltest Du alle sichtbaren Zeichen Deines
Problems aufführen. Die Leute können nicht Gedanken lesen, also
müssen sie Dir in mehreren E-Mails die Daten zur Nase heraussaugen.
Oder schnell mal mehreren anderen gesprächigeren Leuten helfen. Was
machen sie wohl?
E-Mail verarbeitet von sich aus nur 7bit ASCII Zeichen, also die 2 mal
26 Buchstaben, ohne Umlaute und Akzente, die 10 Ziffern und ein paar
Satzzeichen. Wenn Du mehr als das verwendest, müssen die anderen
Zeichen gemäss der MIME Methode verpackt werden. Viele ältere E-Mail-Programme
können das nicht entpacken, was zu solchen Hässlichkeiten führt:
Subject: =?iso-8859-1?Q?Re:_Bedingung_f=FCr_SMP_bei_P-133?=
So ein Subject schreit von Weitem: "Ich bin total unfähig und
unwissend". Schlecht, wenn Du eine Antwort haben wolltest.
Manchmal willst Du ausgehend von einer bestehenden E-Mail ein verwandtes
Thema anschneiden. Ändere dann bitte die Subject: Zeile, damit man
sieht, dass es in der E-Mail nicht mehr um das alte Thema geht.
Wenn Du Alt und Neu diskutieren willst, dann mach 2 E-Mails draus, eine
in der alten Diskussion bleibende, eine für die neue Diskussion.
Sehr geschickt ist, wenn Du das Subject: so machst, damit die
Verknüpfung sichtbar erhalten bleibt:
Subject: Neues Thema (war Re: Altes Thema)
Diese Zeile dient dazu, dass die Leser Dich wiedererkennen
können. Sie ist Dein Angesicht im E-Mail, Deine Identität. An ihr
erkennt man Dich, von Deinem bisherig gemailten. Damit weiss man,
was man bei Dir voraussetzen kann, und was man Dir neu erklären muss.
Sehr unbeliebt sind sich ständig wechselnde Namen, weil so nicht
sichtbar ist, dass Deine E-Mails alle von der selben Person sind.
Die bei Subject angebrachten Bemerkungen über nicht-ASCII Zeichen
gelten auch für die From: Zeile. Sonst sieht es so aus:
From: Michael =?ISO-8859-1?Q?G=E4hwiler?=
Manche hier sind allergisch auf Pseudonyme, weil sie die resultierende
Anonymität nicht mögen, weil diese von manchen Personen missbraucht
wurde. Sie verlangen den echten Namen (= real name) des Absenders zu
sehen. Auch hier kannst Du Leser und so Antworten verlieren.
Das ist nicht universell. Anderen (v.a. den langjährigen Hackern)
hier ist es völlig egal, wie Du heisst, solange Du immer gleich
heisst, und Dich anständig benimmst. Aber das sind nicht alle.
Viele Leute hier verwenden 80 (oder 79) Zeichen breite Mailfenster. Das
ist nicht etwa wegen veralteten Rechnern, sondern auch weil manche
2 volle Fenster nebeneinander sichtbar haben wollen. Für sehr
effizientes Arbeiten, wie File oder Webpage holen und cut&paste
machen. Es gibt sogar Leute, die E-Mails ausdrucken wollen. Und da
stören unbegrenzte Zeilenlängen.
E-Mails mit breiterem Text (oft so 90-110 Zeichen) erscheinen dann
umgebrochen als abwechselnde volle und kurze Zeilen. Das sieht
hässlich aus und ist schlecht/langsam zu lesen. Und es passt weniger
Text ins Fenster, also mehr scrollen. Oder löschen statt Antwort.
Wenn jemand eine Antwort auf Deine E-Mail schreibt, werden Deine Zeilen
von den neuen abgesetzt mit einem ">" Zeichen. Die Zeilen werden
länger. Und brechen dann maximal-scheusslich um. Also solltest Du
nicht mal die ganze Breite ausnutzen. Die RFC-1855 Norm schriebt 65
Zeichen vor. Bis zu ca 72 Zeichen gibt es keine Probleme.
E-Mail ist ein altes Medium, das aus der Zeit von primitiven Rechnern
stammt. Damals hatten alle Bildschirme (oder gar Fernschreiber) alle
Zeichen als gleich breiten (fixed-width) Font dargestellt. Dies wird
ab und zu ausgenutzt, um aus Schriftzeichen Graphiken zu erstellen.
Wenn Du einen Font mit nicht gleich breiten Zeichen verwendest, gehen
diese Graphiken bei Dir kaputt. Das selbige gilt auch für Tabellen.
Feste Zeichenbreite sieht etwas primitiv aus, aber es gibt E-Mail auch
seinen etwas eigenen Charakter.
Eine weitherum verwendete Methode (aber bei weitem nicht von allen
gemocht und benutzt), die Mailflut zu ordnen, ist, alle E-Mails nach
der "Reply/Antwort" Reihenfolge baumförmig geordnet darzustellen,
sogenanntes Threading.
Wenn Du "Reply/Antworten" machst, sollte Dein E-Mail-Programm die
Message-ID: Zeile der E-Mail auf die Du antwortest, als neue
In-reply-to: und References: Zeilen in Deine E-Mail kopieren.
Diese werden für die Thread-Berechnung verwendet.
Wenn es das nicht macht, zerfallen die Bäume bei den Lesern, was
Deine Chancen auf gelesen werden verringert.
Wenn Du Antworten auf mehrere E-Mails in eine E-Mail zusammenlegst, oder
gar dafür einen neue E-Mail (ohne Reply) verwendest, gibt es
unvollständige oder gar keine In-reply-to: und References: Zeilen. Du
machst du Dich bei allen Threading-Liebhabern unbeliebt. Und wieder
wurde Deine Frage von einigen gelöscht statt beantwortet.
Sonst wird Deine E-Mail fälschlich in den bestehenden Thread
hineingehängt, statt als neuen Thread zu erscheinen. Wenn jemand den
Thread als uninteressant auf automatisch löschen gesetzt hat, ist auch
Deine Frage mit weg. Pech gehabt.
Du solltest bei Antworten ins Subject: ein Re: (REply) addieren, sofern
Du nicht bereits eine bestehende Antwort mit Re: beantwortest.
Die Unsitte,
Subject: Re[2] zu machen, wird von vielen
E-Mail-Programmen nachher in
Subject: Re: Re[2] verwandelt, und so
wächst die Subject Zeile und die Lesbarkeit zerfällt.
Die Unsitte, anstelle von Re: übersetztes AW: oder Antw: oder SV: zu
verwenden, hat den selbigen Zerfallseffekt, aber noch beschleunigt,
wenn mehrere verschiedene Versionen interagieren. Als AW: Darstellen
auf dem Bildschirm ist OK, aber danach als nicht-Re: verschicken ist
schlecht. Als Re: darstellen (Übersetzungsvorteil weg) und dann AW:
verschicken (kaputt) ist total unsinnig. Danke Microsoft.
Bei mündlichen Diskussionen folgen die Aussagen der Beteiligten
direkt hinter einander. Dafür ist das Kurzzeitgedächtnis gebaut,
das zu verarbeiten. Bei Mailinglisten werden Diskussionen in einzelne
E-Mails mit grösseren Abständen zerhackt, und erst noch gleichzeitig
mehrere Diskussionen geführt. Dafür waren Gehirne nicht gedacht.
Die Quotes (= übernehmen eines Teils des Textes der E-Mail, auf die Du
antwortest, in deine E-Mail) dienen dazu, beim Leser die vorhergehende
E-Mail wieder in Erinnerung zu rufen, bevor in der jeweilige Diskussion
ein Schritt fortgefahren wird.
Bei Antworten ohne Quote müssen alle Leser die alte E-Mail suchen gehen
und lesen, um wieder aktuell zu sein (worum geht das hier?). Und manche
Programme werten gar keine In-reply-to: und References: Zeilen aus,
erlauben das gar nicht.
Also löscht man einfach Deine E-Mail. Das wolltest Du nicht.
Der Leser hat die vorhergehende E-Mail bereits bekommen und gelesen. Du
musst sie ihm nicht nochmals vorlesen. Nur ihn erinnern an sie. Dazu
braucht es nur ein paar griffige prägnante Zeilen. Die ganze E-Mail
(= Vollquote) ist eine Zeitverschwendung beim Leser. Und verlängert
Modem Downloadzeiten. Du wirst dafür als Vollquottel (Vollquote
Trottel) angesehen, nicht schmeichelhaft.
Dein E-Mail-Programm gibt Dir nicht den ganzen Text vor, weil der Leser das
alles wieder haben will, sondern weil Du selektiv herauslöschen musst.
Der Rechner weiss ja nicht, welcher Teil gut ist, um Deine Leser zu
erinnern. Du solltest es.
Besonders schlau ist, wenn Du auf mehrere separate Teile einer E-Mail
Bezug nimmst, dass Du für die Teile jeweils einzelne "Erinnerer" drin
lässt. Das erspart Dir komplizierte "und jetzt geht es um das"
Sätze, und der Leser erkennt bereits bekanntes.
Die Unsitte [...], [snip], [cut], [weggelassen] oder ähnliches zu
verwenden, verschwendet nur Deine und des Lesers Zeit. Jeder weiss,
dass Deine Quotes nur ein Teil sind. Ausnahme gilt nur bei Forwarden
eines nicht bereits bekannten Textes, wo man per default Vollständigkeit
annimmt.
Quotes dienen zur Erinnerung, das muss passieren bevor man
weiterdiskutiert. Sie nach Deinem neuen Zeugs anzubringen ist daher
sinnlos. Die ganzen Leser müssten zuerst nach unten gehen, dann dort
lesen, dann wieder nach oben, und dann lesen. Oder zuerst im Vakuum
Dein Zeugs lesen, dann die Erinnerung, und dann im Gedächtnis wieder
Dein Zeugs aktivieren und anhängen. Beides kostet Zeit. Oder sie
löschen einfach Deine E-Mail ungelesen.
Besonders die Leute, die den ganzen Text unten anhängen (Text oben,
Fullquote unten, = ToFu), sind äusserst unbeliebt, weil sie viel Zeit
verbrauchen und erst noch mit Null Nutzen.
Ausnahme gilt auch da fürs Forwarden eines bisher nicht gesehenen
Textes. Dann soll zuerst Deine Einleitung (warum schickst du das)
kommen und dann das geschickte.
Beim Forwarden ist "inline"-Forwarding zu benutzen und nicht etwa
Einrücken wie beim Quoten.
----- Forwarded message from "Andrew J. Hutton" <<email-pii>> -----
Date: Mon, 4 Feb 2002 15:07:29 -0500
From: "Andrew J. Hutton" <<email-pii>>
To: <email-pii>
Subject: OLS 2002 Call For Papers
Reply-To: <email-pii>
Symposium Announcement
[...]
----- End forwarded message -----
Wenn Du Text einer vorhergehenden E-Mail in Deine übernimmst, sollte
dieser mit ">" von deinem Text abgehoben werden. Damit kann man
zwischen Deinem Text und vorgehendem Text unterscheiden.
Wenn jemand einen Teil Deiner E-Mail quotet, wird er wiederum allem (mit und
ohne ">") ein weiteres ">" vorne anhängen. Damit sieht man dann,
was von ihm (0 mal ">"), Dir (1) und vor Dir (2) her kommt. Dies kann
beliebig oft verschachtelt wiederholt werden, wobei über 5 mal
zurückliegendes Zeugs selten Sinn macht.
Manche Programme stellen Quotes anders dar als Deinen neuen Text, damit
der Leser die Unterteilung besser sieht. Wenn Du nicht standardgemäss
quotest, dann killst Du diesen Mechanismus, was Dir keine Freunde macht.
Wenn Du auf eine E-Mail antwortest, sollte der in dessen From: Zeile
erhaltene Name vollständig mitgequotet werden, in Deinen Text, vor
dem Teil des Textes, den Du quotest, damit man erinnert wird, wer da
sprach. Nur so kann man die übernommenen Teile dem ursprünglichen
Absender zuordnen, vor allem bei mehrfach gequoteten E-Mails.
Die Unsitte mancher E-Mail-Programme, einfach "you wrote/Du schriebst"
hineinzuschreiben mag, zwar gehen in persönlicher E-Mail, wo nur ein
Schreiber in Frage kommt, aber ist in Listen mit mehreren Absendern
untauglich. Wer war der "you/Du" da schon wieder?
Wenn Du eine E-Mail samt einer Quote drin quotest, dann sollte der dort
bereits gequotete Name erhalten bleiben, mit einem ">", weil es von
Deinem Vorläufer stammt. Sein Text hat dann nun 2 mal ">". Wenn Du
vom Vor-Vorgänger nichts quotest, dann sollte sein Name auch nicht
mit rein.
E-Mail kann auch im Text nur 7bit ASCII Zeichen übertragen. Alles
andere kann Probleme machen. Beim E-Mail-Programme kann dann dann damit
folgendes anstellen:
Manche moderne E-Mail-Programme verschicken per Default E-Mails in HTML
(formatierter Text mit Fonts, Farben, etc, wie in Webpages). Dies sieht
bei nicht HTML-fähigen E-Mail-Programmen scheusslich aus. Und man darf Deinen
Text aus einem mehrfachen an Schrott herauspicken. Oder warten, bis das
E-Mail-Programm den Webbrowser angeworfen hat um es darzustellen. Oder man
killt die E-Mail einfach, was schneller geht. Über den längeren
Download hat man sich bereits geärgert, was Dir auch kein Wohlwollen
einbringen wird. Du solltest Deinen E-Mail-Programme also unbedingt auf "nur
Text" einstellen.
- einfach als 8bit senden: vielleicht knallts bei manchen Lesern,
oder die Zeichen werden einfach ausgelassen, wenn Probleme damit
auch heute selten sind. In den Lugs-Listen wird 8bit akzeptiert.
- alle 8bit Zeichen in "quoted printable" verwandeln: siehe die
obigen Beispiele von Subject: und From: für wie hässlich es
wird, wenn der Leser sein Programm das nicht kennt
- den ganzen Text in base64 verpacken: das Resultat ist einfach
ein riesiger Zeichensalat, das ohne externes Programm gar nicht
lesbar ist, nicht mal der Teil aus ASCII Zeichen. Das heisst für
manche Leser per cut&paste in einen Decoder. Oder löschen
- Am besten schickst Du einfach nur puren Text, das kann jeder
lesen. Umlaute als ae, oe, ue schrieben ist leicht angewöhnt
In die selbige "aus dem Schrott heraussuchen" Kategorie gehen MIME
Attachments. Du solltest externe Texte daher nie mit "Attach"
einfügen, sondern immer aufmachen und die gewünschten Teile mit
cut&paste einfügen. Das kann dann auch garantiert jeder lesen.
Die totale Sünde ist, wenn Du MS Word .DOC Files oder andere binäre
Fileformate (z.B. winmail.dat, ms-tnef-Attachments) anhängst. Nicht
nur MIME Schrott, sondern auch noch base64
Zeichensalat, und selbst wenn man es auspackt, unlesbar ohne spezielle
Extrahierprogramme. Und erst noch riesengross im Download. Das ist die
absolut maximale Methode, sich unbeliebt zu machen, nur schlagbar, indem
man einen Virus oder Spam an die Liste schickt (oder alles obige kombiniert).
Manche Leute haben gerne einen informativen Sig-Block unten an ihren
E-Mails. Wenn Du das machst, dann vergiss nicht, dass dies Text ist, der
nach 100en von E-Mails langweilig wird. Also sollte er nicht gross und
aufdringlich sein. Bis zu 4 Zeilen wird akzeptiert, darüber schädigt
es Deine Chancen.
Manche Leute verwenden X-<irgendwas>: Zeilen in ihren
Headern. Die haben die selbige Wirkung. Also auch sparsam verwenden.
Manche E-Mail-Programme haben die Unsitte, eine 10-30 Zeilen lange "Grusskarte"
(vCard genannt)
anzuhängen, oft auch noch MIME Attachment gemacht. Das wird auf jeden
Fall als unakzeptabel gross angesehen, und stempelt Dich zum Ignoranten
ab. Stell das also besser ab.
Wenn Du einen Sigblock verwendest, dann trenne ihn mit der offiziellen
Trennmarke vom Text. Die ist eine Zeile bestehend aus genau 2
Minuszeichen (-) und dahinter einem Leerzeichen ( ).
Auch das wird von manchen E-Mail-Programmen ausgenutzt, um Sig-Blöcke farblich
abzutrennen, komplett zu killen (Leser will die nicht sehen) und beim
Quoten gleich wegzulassen (Sig Blöcke dienen nie dem Erinnern). Das
zu sabotieren ist auch nicht sonderlich geschickt.
Neil Franklin, Gründungsmitglied, seit ersten E-Mail in allen LUGS Listen drin