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Das PMO Framework
Das PMO Framework besteht aus 6 primären Funktionen. Jede Funktion ist Teil des grundlegenden Workflows, der sich - angepasst an die jeweils gewählte Kadenz - laufend wiederholt. Dieser Workflow wird situativ bzw. je nach Funktionen täglich oder wöchentlich durchlaufen (bspw. Projekt) und für andere zweiwöchentlich oder monatlich (bspw. Anforderungen).
Zweck des PMO ist es, ein Portfolio von Programmen, Projekten oder Teilprojekten zu planen, zu koordinieren und so effizient wie möglich umzusetzen. Bei der Planung eines PMO bietet ein vierstufiges Vorgehen eine einfache, aber zielführende Methodik.
Das Status Assessment bezieht sich auf die Funktionen des PMO Framework. Abhängig davon, ob man sich im Projekt-, Programm- oder Portfoliomanagement befindet, bezieht man sich auf das Zusammenwirken von Teilprojekten, Projekten oder Programmen.
Erste Anhaltspunkte ergeben aus dem Vergleich des aktuellen Stands zur "Best Practice" (optimiert Stufe 5) in jedem der Funktionsbereiche.
1 adhoc - einige Funktionen werden auf Einzelprojektbasis ausgeführt, es exisitieren keine einheitlichen Praktiken in der gesamten Organisation oder sie sind nicht bekannt. Praktiken und Werkzeuge sind nicht standardisiert und unsystematisch, und die Teams sind funktional isoliert. Nur ungefähre Übersicht über Anzahl, Umfang und Status aktiver Projekte bzw. Teilprojekte.
2 administriert - Es gibt eine Administration, die teilweise unterstützende Funktionen ausübt, ohne Governance- oder Führungsrollen. Die Prozesse zur Initiierung, Planung, Steuerung und zum Abschluss einzelner Projekte sind eingeführt. Planungs-, Erfassungs- und Informationsaufgaben werden wahrgenommen.
3 definiert (integriert) - Das PM stellt eine zentrale Projektmanagement-Governance- und Kontrollfunktion dar. Projektmanagementprozesse werden im Rahmen eines Gesamtprogrammmanagements implementiert; integrierte, funktionsübergreifende Programmteams werden institutionalisiert.
4 messbar - Das PMO überwacht und bildet aussagekräftige Projektkennzahlen ab. Systematisches Monitoring sowie eine proaktive Integration - abhängig vom jeweiligen Kontext als Projekt-, Programm- oder Portfoliomanagement - von Teilprojekten, Projekten oder Programmen ist implementiert.
5 optimiert (innovativ) - Das Projektmanagment (bzw. Portfolio- oder Programmmanagement) hat mit dem PMO Massnahmen zur Verbesserung des Reifegrads eingeleitet oder vollständig umgesetzt.
Aus den inhaltlichen und strategischen Zielsetzungen des Projekts und den Anforderungs-analysen bestehend aus den Vorgaben der Projektleitung und den Bedürfnissen der Teilprojekte ergibt sich die Definitionen des Zielzustände in den einzelnen Funktionen und deren Umsetzung durch den PMO.
Die Befunde aus dem Vergleich zwischen Ist- und Sollzustand werden im Gap Analyse Dokument inklusive der erforderlichen Changes festgehalten.
Im Rahmen der Gap Analyse werden die Funktionen Anforderungen, Ressourcenmanagement und Projektmanagement mit höchster Priorität behandelt. Für den PMO gilt es, die tatsächliche Nachfrage verlässlich abzuschätzen, dann die Planwerte mit den verfügbaren Ressourcen abzugleichen und daraus resultierend die Projektpläne so anzupassen, dass die Ausführung und Lieferung der Lieferobjekte nach Plan sicher gestellt ist. Jede Gap-Analyse sollte sich zunächst mit diesen Kernfunktionen befassen. Weitere Lücken werden situativ nach Bedarf priorisiert, natürlich können nicht alle Lücken können kurzfristig geschlossen werden, weshalb geplante Aktivitäten auf einer PMO Roadmap ausgelegt werden.
Die PMO Vereinbarung muss klar beschreiben, was der PMO leistet und was nicht.
Die PMO Vereinbarung sollte mit dem PMO-Sponsor ( CIO) und den wichtigsten Interessen-gruppen (d.h. GPL, PL, CFO, COO, Line of Business VPs) überprüft werden, um deren
Feedback zu einzuholen und letztendlich deren Genehmigung bzw. Unterschrift zu erhalten.