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I notificanti che hanno registrato un gran numero di preparati e vecchie sostanze, nonché biocidi omologati o prodotti fitosanitari importati parallelamente, erano finora obbligati a immettere e gestire i loro dati in due sistemi: nel proprio, fonte principale dei dati, e nel registro pubblico dei prodotti chimici.
Tutto ciò generava un onere non indifferente, visto che il trasferimento dei dati da un sistema all'altro poteva creare errori e incongruenze tra la propria fonte e il registro pubblico. L'introduzione di uno strumento per annuncio collettivo facilita l'operazione ed elimina la fonte potenziale di errore.
L'Organo di notifica per prodotti chimici mette a disposizione l'interfaccia. Scaricando il file ZIP si può accedere alle istruzioni del manuale d'uso nonché ad altre informazioni concernenti la corretta rappresentazione del file XML per importare i dati dei prodotti dell'azienda nel registro dei prodotti chimici.
Dopo la programmazione di un file XML, l'Organo di notifica per prodotti chimici mette a disposizione un conto utenti che può essere richiesto per e-mail all'indirizzo <email-pii> (dal titolo «fase di test dello strumento per annuncio collettivo»). In tal modo gli utenti hanno la possibilità di controllare che i file XML non contengano errori e siano completi. Al termine della programmazione, quando il sistema sarà dichiarato operazionale, l'Organo di controllo per prodotti chimici concederà ad ogni utente che lo richieda l'accesso allo strumento per annuncio collettivo.