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Wir haben an dieser Stelle bereits beschrieben, was eine Erfolgsrechnung ist und welche Bedeutung sie für ein Unternehmen hat. Auch die Bilanz ist ein wichtiges Werkzeug, um etwas über die finanzielle Gesundheit einer Firma aussagen zu können. Die Bilanz gibt uns, einen Überblick über das Vermögen und die Schulden einer Firma. Während dem die Erfolgsrechnung eine Aussage über eine bestimmte Periode, z.B. das Geschäftsjahr, macht, kann man aus der Bilanz ablesen, wie es um die Finanzen an einem bestimmten Stichtag aussieht. Typischerweise wird die Bilanz am letzten Tag des Geschäftsjahres gezogen. Bei den meisten Firmen ist das der 31. Dezember.
Die Bilanz einer Firma ist in zwei Kategorien eingeteilt. Auf der einen Seite haben wir die so genannten Aktiven, auf der anderen Seite die Passiven. Im bei Run my Accounts verwendeten KMU-Kontenplan von Walter Sterchi sind die 1000er-Konten für die Aktiven und die 2000er Konten für die Passiven vorgesehen.
Die Aktiven sind das Vermögen einer Firma. Dies können Bargeldbestände, Bankkontoguthaben oder auch teure Maschinen oder andere Gegenstände sein, die theoretisch wieder verkauft werden könnten. Normalerweise “aktiviert” man solche Gegenstände, wenn sie in der Anschaffung über CHF 1’000 gekostet haben. Auch die offenen Debitoren – also Rechnungen, die an Kunden gestellt, jedoch noch nicht bezahlt sind – gehören in die Bilanz. Weitere Positionen, die in den Aktiven vorkommen können sind beispielsweise Anteile an anderen Firmen oder auch immaterielle Anlagen.
Die Passiven stellen die Schulden einer Firma oder anders gesagt, die Herkunft der finanziellen Mittel dar. Die Passiven bestehen aus zwei Untergruppen: das Fremdkapital und das Eigenkapital. Das Fremdkapital beinhaltet den Teil des Vermögens der Firma, welches von Dritten kommt. Dies können beispielsweise ein Kredit bei einer Bank oder unbezahlte Lieferantenrechnungen sein. Das Eigenkapital ist z.B. das Gründungskapital oder auch gesetzliche Reserven – also das Kapital, das von den Eigentümern der Gesellschaft eingebracht wurde.
Das Obligationenrecht schreibt eine Mindestgliederung der Bilanz vor (Art. 663a OR ), welche folgende Kategorien umfasst:
- Das Umlaufvermögen muss vom Anlagevermögen getrennt dargestellt werden
- Das Fremdkapital muss vom Eigenkapital getrennt dargestellt werden
- Das Umlaufvermögen umfasst mindestens diese Unterkategorien: flüssige Mittel, Forderungen aus Lieferungen und Leistungen, andere Forderungen und Vorräte
- Das Anlagevermögen umfasst mindestens diese Unterkategorien: Finanzanlagen, Sachanlagen und immaterielle Anlagen
- Das Fremdkapital umfasst mindestens diese Unterkategorien: Schulden aus Lieferungen und Leistungen, andere kurzfristige Verbindlichkeiten, langfristige Verbindlichkeiten, Rückstellungen
- Das Eigenkapital umfasst mindestens dies Unterkategorien: Aktienkapital, gesetzliche und andere Reserven, Bilanzgewinn
- Ausserdem müssen die folgenden Kategorien gesondert ausgegeben werden: nicht einbezahltes Aktienkapital, die Gesamtbeträge der Beteiligungen, der Forderungen und der Verbindlichkeiten gegenüber anderen Gesellschaften des Konzerns oder Aktionären, die eine Beteiligung an der Gesellschaft halten, die Rechnungsabgrenzungsposten, der Bilanzverlust.
In der Schweiz ist die Bilanz so gegliedert, dass die kurzfristig zur Verfügung stehenden Mittel (also z.B. die Bankkontoguthaben) und die kurzfristig bezahlbaren Schulden (z.B. die Lieferanten-Rechnungen) oben in der Bilanz aufzuführen sind.
Kunden von Run my Accounts können dank der Online Buchhaltungssoftware jederzeit die Bilanz und die Erfolgsrechnung einsehen. Monats- oder weitere Zwischenabschlüsse können dank der tagesaktuellen Buchführung bereits kurz nach Beendigung einer Periode durch den CFO oder einen externen Treuhänder erstellt werden.