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Le groupe de travail a recensé les bonnes pratiques en matière de notification et de gestion des incidents. Sur cette base, il a développé un modèle de directive institutionnelle, ainsi qu'un formulaire de notification.
La directive institutionnelle et le modèle de formulaire de notification ont été diffusés aux établissements membres de la FHV, qui ont pu s'en inspirer lors de la mise à jour de leurs documents internes, tout en ayant la possibilité de les adapter à leur taille, à leur mission et à leur organisation.
Après avoir utilisé ces documents durant quelques années en format papier, le groupe a élaboré un cahier des charges pour un système électronique de gestion des incidents. Un logiciel a été retenu et le groupe a défini la paramétrisation de la notification de plusieurs types d'événements : les incidents, les événements indésirables graves et propositions d'amélioration ; les chutes ; les incidents médicamenteux ; les bris, vols et pertes ; les agressions ; les plaintes et réclamations ; les risques institutionnels (exigence liée au contrôle interne) ; les non-conformités.
Le système électronique retenu permet ainsi de gérer de multiples processus de notifications d'événements, sur un mode harmonisé entre les établissements.