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Programme und Fileformate verändern sich im Laufe der Zeit, sodass alte Dateien nicht mehr zuverlässig gelesen werden können. Dies erschwert die langfristige Nutzung digitaler Information.
Auf dieser Seite geben wir Ihnen Empfehlungen zur Archivtauglichkeit von Fileformaten. Zudem wird erklärt, wie Sie Ihre Dateien allenfalls in geeignetere Formate konvertieren können und wie Sie mit der Software DROID aus grossen Datensammlungen für die Archivierung ungeeignete Dateien aufspüren können.
Unsere Empfehlungen gelten für die Langzeitarchivierung von Forschungsdaten allgemein und sind nicht zwingend für eine Aufnahme Ihrer Daten in die Research Collection.
1. Einschätzung verschiedener Dateiformate
1.1 Nutzung beschränkt auf zehn Jahre
Falls Sie Ihre Daten für höchstens zehn Jahre nutzen wollen, empfehlen wir die Formate in der mittleren und der linken Spalte von Tabelle 1. Auch weniger bekannte Formate, die in Ihrem Fachgebiet für diese Art von Daten üblich sind, sind normalerweise geeignet.
Es sollten zudem folgende Punkte beachtet werden:
- Dateien in seltenen Formaten sollten Sie möglichst in übliche Formate konvertieren. Dabei sollten Sie jeweils Original und Kopie archivieren.
- Die Dateien sollten nicht auf andernorts gespeicherte Daten, Zeichensätzen, Formatvorlagen oder Programme verweisen sondern solche zusätzlichen Objekte sollten stattdessen mitarchiviert werden. Wenn solch eine Unabhängigkeit von externen Objekten nicht möglich ist, sollten Sie die bestehenden Abhängigkeiten in einer reinen Textdatei dokumentieren („Readme“). Das Readme legen Sie zusammen mit den Daten ab.
- Dateien sollten nicht passwortgeschützt, verschlüsselt oder komprimiert sein. Falls Sie zwingend Daten verschlüsseln müssen, treffen Sie Vorkehrungen, damit Daten auch nach Ihrem Weggang von einer berechtigten Person geöffnet werden können.
- Verwenden Sie nur Buchstaben, Zahlen, Unterstrich (_) und Bindestrich (-) in den Namen von Ordnern und Dateien, also keine Leerzeichen, Schrägstriche, Umlaute, usw.
- Die Dateinamenerweiterung sollte konsistent mit dem tatsächlichen Dateiformat sein.
1.2 Nutzung für mehr als zehn Jahre
Um Dateien für mehr als zehn Jahre zu nutzen, sollten zunächst auf jeden Fall die oben angegebenen Empfehlungen eingehalten werden. Zusätzlich sollten die Fileformate sehr verbreitet sein, möglichst offenen Standards folgen und nicht proprietär sein. Es gibt jedoch keine Gewähr für die langfristige Nutzung, weil diese von zukünftigen Softwareentwicklungen abhängt.
Für eine Aufbewahrung von mehr als zehn Jahren können wir nur Dateitypen in der linken Kolonne von Tabelle 1 empfehlen, also insbesondere PDF/A, ASCII Text, TIFF, PNG, SVG und JPEG2000. Dabei hängt die zukünftige Lesbarkeit einer Datei auch stark von den benutzten Dateieigenschaften ab: Fortgeschrittene Möglichkeiten eines Formats, wie Video innerhalb einer PDF Datei, werden schwieriger zu lesen sein als die grundlegenden Möglichkeiten des Formats.
Die Fachstelle Digitaler Datenerhalt wird die archivierten Fileformate periodisch überprüfen und wird sich bemühen, veraltete Formate möglichst in gebräuchlichere Formate zu konvertieren. Die Originaldatei wird dabei immer mitarchiviert.
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- PDF/A (*.pdf)
- Unformatierter Text (*.txt, *.c, *.cpp, *.m, usw.) kodiert als ASCII, UTF-8, oder UTF-16 mit Byte Order Mark
- XML (inklusive XSD/XSL/XHTML, etc.; wobei Schema und Buchstabenkodierung explizit im File angegeben werden sollen)
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- PDF (*.pdf), wobei die Fonts im PDF File eingebettet sein müssen
- Unformatierter Text (*.txt, *.c, *.cpp, *.m, usw.) (ISO 8859-1 kodiert)
- Rich Text Format (*.rtf)
- HTML (mit DOCTYPE Deklaration)
- Word *.docx
- PowerPoint *.pptx
- LaTeX, TeX (Die ASCII Texte sind langfristig lesbar; allenfalls benutzte lizenzfreie Softwarepakete mit Spezialfonts sollten möglichst mitgeliefert werden)
- HTML und XML (Die ASCII Texte sind langfristig lesbar; externe Links möglichst vermeiden)
- Programmcode wie *.c, *.cpp, usw. (Die ASCII Texte sind langfristig lesbar; benutzte lizenzfreie Softwarepakete und Libraries sollten möglichst mitgeliefert werden.)
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- Word *.doc
- PowerPoint *.ppt
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