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Während der Implementierungsphase wird die Einhaltung des Budgets periodisch anhand der tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben überprüft. Wenn die tatsächlichen Kosten für die Umsetzung von Massnahmen höher sind als budgetiert, muss bei einem anderen Konto gespart werden. Ein Projekt darf nicht mehr kosten als das, was an finanziellen Mitteln verfügbar ist.
Am Ende des Projekts muss gegenüber der Trägerorganisation sowie den verschiedenen Geldgebern Rechenschaft darüber abgelegt werden, wie die Mittel verwendet wurden. Die Schlussabrechnung ist Teil des Schlussberichts.
Eine Erfolgsrechnung ist eine Gegenüberstellung der budgetierten Beträge für die verschiedenen Konti sowie der Kontoklassen und den tatsächlichen Ausgaben und Einnahmen.
Da ein Projekt ein zeitlich begrenztes Unterfangen ist, braucht es in der Regel keine gesonderte Bilanz mit einer Gegenüberstellung der Aktiven (Vermögen) und Passiven (Schulden). Eine Angabe der Differenz der gesamten Ausgaben und Einnahmen genügt.
Im Idealfall entspricht der finanzielle Gesamtumsatz Ihres Projekts jenem des Budgets. Das bedeutet, Sie haben weder ein Defizit, noch einen Überschuss zu verantworten. Ein Überschuss ist in der Regel weniger problematisch als ein Defizit. Diese Mittel können möglicherweise für eine Projektverlängerung oder andere Projekte verwendet werden. Dies braucht aber eine schriftliche Einwilligung aller Geldgeber. Für ein Defizit wird in der Regel die Trägerorganisation aufkommen müssen. Abweichungen müssen in beiden Fällen plausibel begründet werden.
Die detaillierte Erfolgsrechnung schafft die Möglichkeit, Aufwand und Nutzen des Projekts (oder bestimmter Teile davon) zu bewerten und daraus zu lernen. Sind die vorhandenen Mittel zur Erreichung der Projektziele sinnvoll eingesetzt worden? Wäre durch die Wahl einer anderen Vorgehensweise dasselbe mit weniger Aufwand möglich gewesen?
Bei Gesundheitsförderungs- und Präventionsprojekten wächst die Erwartung, dass Wirkungen nachgewiesen werden können sowie Aufwand und Ertrag in einem günstigen Verhältnis zueinander stehen. Eine sorgfältige Budgetierung, eine periodische Überprüfung und eine abschliessende Gegenüberstellung der erwarteten mit den tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben ermöglicht Ihnen überhaupt erst, Aufwand und Nutzen in ein Verhältnis zu setzen und zu optimieren. Wenn Sie wissen, warum es bei einzelnen Konti Abweichungen gibt, dann wird Ihr nächstes Projektbudget realistischer sein.
Machen Sie für Ihr Projekt selbst eine Erfolgsrechnung (oder lassen Sie sie von der Buchhaltung machen) und ziehen Sie aus den Abweichungen vom Budget Ihre Lehren für Ihr nächstes Projekt. Wenn alle aufs Projekt bezogenen Buchungen am Ende des Projekts vorgenommen worden sind, kann ein modernes Buchhaltungsprogramm auf Knopfdruck eine Erfolgsrechnung als Bericht ausgeben. Nehmen Sie diesen Bericht mit an die Schlussbesprechung mit dem Team und/oder Vorgesetzten Ihrer Organisation. Wenn Sie Zeitprotokolle erstellt haben, können Sie die aufgewendete Arbeitszeit auswerten und im Hinblick auf die Ergebnisse Ihres Projekts reflektieren.