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El método del bloque de tiempo para una mayor productividad.
Utilizamos las agendas para ayudarnos a ser más eficientes, pero a menudo las utilizamos de forma equivocada.
En cuanto a las agendas, planificamos más las "interrupciones" que las verdaderas tareas productivas. Pasamos mucho tiempo en cosas que detienen nuestro trabajo: reuniones, citas y preguntándonos por qué nuestro trabajo no está hecho.
Time Blocks es la forma de cambiar este enfoque y convertir su agenda en una poderosa herramienta de productividad.
¿Qué son los bloques de tiempo?
Los bloques de tiempo son un método en el que organizas tu día en diferentes partes dedicadas. La atención se centra en períodos de tareas específicas.
¿Cuáles son los beneficios de los bloques de tiempo en su día?
Este enfoque tiene beneficios que afectan a su bienestar físico y emocional, a la vez que promueven la eficiencia.
Los bloques de tiempo pueden favorecer un buen equilibrio entre el trabajo y la vida privada.
Los bloques de tiempo pueden favorecer una sana integración entre el trabajo y la vida personal.
Cuando se reserva tiempo para la actividad profesional, significa que también se reserva tiempo para la vida personal.
Los bloques de tiempo también te hacen más consciente de tu disponibilidad. Te muestran cuánto tiempo tienes realmente. Esto le permite tratar su agenda de trabajo como si fuera alguien que está concertando una cita. Te ayuda a decir no a los proyectos para los que no tienes tiempo.
Los bloques de tiempo pueden reducir el estrés.
El estrés proviene de no poder iniciar o detener una tarea. Proviene de la sensación de que un proyecto está abierto o inacabado, sin hitos ni objetivos definidos.
El efecto Zeigarnik (la tendencia a recordar más fácilmente las tareas inacabadas que las completadas), en lo que respecta a la productividad, tiene el extraño efecto secundario de que las personas productivas olvidan rápidamente lo que han realizado y sólo recuerdan lo que no han hecho. Te cuesta dormir por la noche o relajarte al final del día porque te obsesionas con la lista de cosas que no has hecho y olvidas todo lo que has conseguido. La sensación predominante es que no se hace nada, y esto es muy estresante.
Los bloques de tiempo le proporcionan una línea de tiempo verificable de lo que ha hecho y le ayudan a trabajar metódicamente en todo lo que ocurre en su día. Sabes cuándo empezar y cuándo parar. Tienes un plan que seguir y en el que confiar.
Los bloques de tiempo pueden mejorar la eficiencia.
Este método es más eficaz que las simples listas de tareas. En lugar de una lista de cosas por hacer en cualquier orden, organizas tu agenda diaria en torno a proyectos complejos. Esta es la diferencia: los bloques de tiempo le permiten establecer los múltiples pasos necesarios para completar un proyecto, mientras que una lista de tareas es algo que sólo se marca una vez que el trabajo está hecho. Las listas de tareas no te ayudan a hacer las cosas, sólo te recuerdan que debes hacerlas.
Los bloques de tiempo también te ayudan a responder a la pregunta "¿qué he conseguido hoy? Cuando se mezclan proyectos y tareas en un revoltijo, es difícil saber qué se ha conseguido concretamente. Esto es especialmente relevante para los proyectos con múltiples etapas de desarrollo, que pueden ser estresantes si no se tiene en cuenta el valor del proceso de trabajo en el proyecto.
Este enfoque es otra forma de mejorar tu eficiencia: acaba con las tendencias perfeccionistas que te frenan. Los perfeccionistas suelen revisar los proyectos que creen que deben ser "retocados". Esto hace que se pierda mucho tiempo, porque se consigue poco y a menudo se repite el trabajo que ya se ha hecho. Con los bloques de tiempo, no tienes margen de maniobra para volver a trabajar. Tienes que pasar al siguiente bloque de tiempo y hacerlo.
Cómo empezar con los bloques de tiempo.
Es un concepto sencillo, pero antes de empezar hay que saber qué, cuándo y cómo se trabaja.
- Define cómo trabajas.
Tú sabes cuándo trabajas mejor. Tal vez sea por la mañana, tal vez sea después de comer. Su período de máximo rendimiento debe ser cuando planifique su tarea más difícil.
También hay que saber cuánto tiempo suelen ocupar los distintos proyectos y tareas. No subestime el tiempo y dése un margen de maniobra adicional o un margen de maniobra entre bloques.
- Definir qué distracciones se producen y cuándo.
Si trabajas en una oficina o en casa, hay distracciones externas que se producen en momentos similares cada día. Utiliza estos tiempos para un trabajo más fácil o simple basado en tareas.
- Definir el tipo de trabajo.
El trabajo profundo es la concentración extrema en una tarea. Pocas distracciones y una intensa concentración son los componentes del trabajo profundo. Es importante no interrumpir el trabajo profundo, ya que es la distracción la que lo destruye. El trabajo en profundidad llevará más tiempo y requerirá más energía si hay distracciones.
Si hay un trabajo profundo, también hay un trabajo superficial.
Piensa en ello como las tareas y el trabajo que tienes que hacer, pero que no requieren una concentración intensa. Esto incluiría revisar los correos electrónicos, responder a las notificaciones, enviar facturas o documentos. Hay excepciones, pero la mayoría de estas tareas son rutinarias o automáticas. Pueden requerir mucho tiempo si no te organizas, pero no exigen la concentración necesaria para un trabajo en profundidad.
Elija qué método de bloqueo de tiempo utilizará y cuándo.
Dado que tiene diferentes tipos de tareas que gestionar, necesitará un enfoque diferente. Hay varias formas de definir cómo vas a utilizar tu tiempo.
Bloqueo del tiempo.
- Planifica bloques de tiempo para los proyectos en los que vas a trabajar ese día.
Bloqueo diurno.
- Un enfoque extremo en el que se reservan días enteros para trabajar en un proyecto, variando a lo largo de la semana.
Agrupación de tareas.
- Agrupe las tareas de naturaleza similar para ahorrar tiempo y evitar las distracciones que arruinan los bloques de tiempo.
Plazos para las tareas.
- Establezca límites en la cantidad de tiempo que dedicará a una tarea cada día.
Por lo general, los dos primeros implican un trabajo profundo, mientras que los dos últimos implican un trabajo superficial.
Estos métodos diferentes son útiles porque parte del trabajo que se realiza no es necesariamente específico del proyecto, sino más bien de la tarea. Revisar tus correos y mensajes, por ejemplo, puede abarcar varios proyectos o clientes. Es fácil distraerse si se intenta limitar este tipo de tareas a un bloque de tiempo específico del proyecto.
Por ejemplo, compruebas tu correo electrónico para el proyecto actualmente bloqueado, pero también ves que hay un correo importante para otro proyecto que tienes que gestionar. Pronto, su horario de bloque de tiempo se disolverá.
Planificación del tiempo no trabajado.
Aunque una planificación excesiva de su tiempo libre puede arruinar el disfrute de estas actividades de ocio, es conveniente crear un horario pensando en su tiempo personal.
Con esto en mente, asegúrate de programar descansos durante la jornada laboral y de tener una hora límite para terminar el trabajo del día.
El objetivo es seguir tu horario de bloqueo y si no te tomas un descanso para tomar un café o estirarte, te comerás el tiempo que has reservado para trabajar. También hay que dejar tiempo para planificar la preparación de los bloques del día siguiente o de la semana. Y no olvides dejar bloques "vacíos" por si aparece algo o hay que moverlo.
Apague las distracciones.
Una vez que estés preparado para empezar el día atascado en el tiempo, desactiva las notificaciones del teléfono y del ordenador. Silencia tu teléfono. Cierra la puerta. Ponte los auriculares. Hagas lo que hagas, apaga las distracciones.
Puedes comprobar las notificaciones de mensajes y correos electrónicos durante un bloque de tiempo específico o durante una pausa.
Bloquea el tiempo de tu día para obtener la máxima productividad.
Utilizar menos tiempo para hacer más trabajo es lo que consiguen los bloques de tiempo. Se necesita planificación y voluntad para seguir este enfoque, pero descubrirás que el resultado final es la máxima productividad, independientemente de la cantidad de trabajo que tengas.
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