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Einführung eines Dokumentmanagementsystems in einem Treuhandbüro
Ein Dokumentenmanagementsystem mit Workflow-Unterstützung ermöglicht es einer Unternehmung, Geschäftsprozesse in einem computergestützten System als ausführbare Workflows zu hinterlegen. Die Arbeit beschäftigt sich mit der Einführung eines solchen Dokumentenmanagementsystems in einer kleinen Treuhandunternehmung.
Martin Sonderegger, 2018
Bachelor Thesis, Treuhand Service Wallisellen AG
Betreuende Dozierende: Barbara Thönssen
Keywords: Dokumentenmanagement, DMS, Prozess, Notation, BPMN, eCH, ELO, Treuhand
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Eine Treuhandunternehmung verfügt über ein elektronisches Archiv, verwaltet die Dokumente allerdings nur im Dateisystem des Betriebssystems, ohne Metadaten oder sonstige Suchhilfen zu erfassen. Die Geschäftsprozesse der Unternehmung sind zwar dokumentiert, diese Dokumentation ist jedoch veraltet und widerspiegelt nicht die gelebten Prozesse.
Ein Dokumentenmanagementsystem mit Workflow-Funktion soll in den beiden Problembereichen für Abhilfe schaffen. Die Geschäftsleitung verspricht sich durch die Einführung eines solchen Systems auch, Kompetenzen zum Zweck der Kundenberatung im Bereich der digitalen Dokumentenverwaltung aufzubauen.
Die Design Science Research Methode wird verwendet, um die bestehende Dokumentation mit den effektiven Prozessen der Unternehmung zu vergleichen und daraus Soll-Prozesse, mit Einbezug der Verwendung eines Dokumentenmanagementsystems, zu modellieren. Diese Soll-Prozesse dienen als Vorlage für ein Mapping von der Prozess-Notation zur Workflow-Notation des Dokumentenmanagementsystems. Eine Reihe von Experimenten soll das Mapping auf die Anwendbarkeit prüfen.
Ausgewählte Prozesse wurden auf einen aktuellen Stand gebracht und für die Verwendung eines Dokumentenmanagementsystems vorbereitet. Die Verwendung der Soll-Prozesse, sowie einer Dokumentenklassifikation, zur Erstellung von Workflows in einem Dokumentenmanagementsystem wurden dargestellt. Ein Mapping von Prozess- zu Workflow-Notation für die Weiterverwendung zur Erstellung neuer Workflows und zur Beratung von Kunden wurde erstellt.
Studiengang: Wirtschaftsinformatik (Bachelor)
Fachbereich der Arbeit: Wirtschaftsinformatik & IT-Management
Vertraulichkeit: vertraulich