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Das Ziel der archivischen Erschliessung ist es, den Zugang zu den Archivalien und ihre Verständlichkeit dauerhaft zu gewährleisten und den Zerfall der Unterlagen (Papier, Fotos, Film, elektronische Dokumente, etc.) zu verlangsamen. Um diese Ziele zu erreichen, sind mehrere Arbeitsschritte notwendig.
Identifizieren und Verzeichnen
Wenn wir Akten zur Bearbeitung in die Hände nehmen, geht es zunächst darum, relevante Angaben über die Dokumente zu erheben: Von welchen Behörden (Aktenbildnern) stammen sie? Welche Tätigkeiten oder welche Geschäfte dokumentieren sie? In welchem Zeitraum sind sie entstanden? Um diese Fragen beantworten zu können, müssen neben den Akten selbst oft weitere Informationsquellen wie beispielsweise die Geschäftsberichte der Stadt beigezogen werden. Für Akten bis ca. 1920 ist es zudem unerlässlich, über Kenntnisse und Praxis im Lesen alter Handschriften zu verfügen, um deren Inhalte zu verstehen.
Bewerten und vernichten
Sind die Unterlagen einmal identifiziert, werden sie hinsichtlich ihrer Archivwürdigkeit bewertet. Unterlagen, die aufgrund rechtlich-administrativer oder historisch-sozialwissenschaftlicher Kriterien nicht aufbewahrt werden müssen oder dürfen, werden vernichtet. Die Resultate dieser Bewertung werden begründet und protokolliert. Auf diese Weise können spätere Generationen nachvollziehen, welche Unterlagen ursprünglich überhaupt vorhanden waren und welche warum vernichtet worden sind.
Ordnen und Strukturieren
Die verbleibenden archivwürdigen Unterlagen werden nun für die langfristige Aufbewahrung vorbereitet. Dokumente zu einem Geschäft werden zu einem Dossier zusammengefasst, alle Dossiers eines Aktenbildners zu einem bestimmten Zeitraum bilden einen Bestand. Die Bestände werden in einer hierarchisch geordneten Übersicht (Archivplan) platziert. Dieser Archivplan kann als Inhaltsverzeichnis betrachtet werden, das die Orientierung in der grossen Menge an Beständen erleichtert. Dossiers und Bestände erhalten darüber hinaus eindeutige Identifikatoren (Signaturen), damit ihre rasche und zuverlässige Auffindbarkeit stets gesichert ist.
Konservieren
Alle Trägermaterialien unterliegen einem Zerfallsprozess. Um diesen zu verlangsamen, entfernen wir Materialien, welche die Akten schädigen (z.B. Gummibänder, Plastik, Metall, Post-it-Zettel). Wo nötig, reinigen wir zudem die Unterlagen, um Schimmelbefall vorzubeugen. Schliesslich verpacken wir die Akten sorgfältig in alterungsbeständige Umschläge und Schachteln.
Zugänglich machen
Am Schluss des Erschliessungsprozesses werden die Verzeichnungsdaten in das elektronische Archivinformationssystem (AIS) des Stadtarchivs eingespiesen. So entsteht ein Archivkatalog, welcher nicht nur die Recherche in den Beständen ermöglicht, sondern auch die Entstehungszusammenhänge der im Archiv aufbewahrten Akten dokumentiert.
Sie stehen dann der Stadtverwaltung und einer breiten Öffentlichkeit für Recherchen zur Verfügung.
A propos – analog oder digital?
In Zeiten von Industrie 4.0 und Digitalisierung stellt sich die Frage, welche Unterschiede denn zwischen digitaler und analoger Archivierung bestehen. Tatsächlich sind die Unterschiede erstaunlich klein. Auch digitale Unterlagen (z.B. PDF-Dateien, Tabellenkalkulationen, E-Mails) müssen identifiziert, bewertet (und ev. vernichtet), strukturiert und zugänglich gemacht werden. Natürlich entfällt bei elektronischen Unterlagen das Entfernen von Plastik, Metall und Schimmelpilz. Jedoch durchlaufen auch e-Dokumente einen Prozess der Konservierung. Sämtliche Daten müssen nämlich in archivfähige Dateiformate konvertiert und ihre Lesbarkeit muss periodisch überprüft werden.