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(Head of Marketing)
18.01.2023
Anna Milena von Gersdorff leitet als Online-Marketing Expertin den GWriters Blog sowie alle Veröffentlichungen, Änderungen und Sonderaktionen auf unserer Webseite. Darüber hinaus ist Sie für gesamte Öffentlichkeitsarbeit und die Kommunikation mit unseren Medienpartnern zuständig.
Die Aufgaben einer ABC-Analyse liegen in der Interpretation der vorliegenden Datensätze, auf deren Grundlage weitere Entscheidungen und Ereignisse innerhalb des Unternehmens beschlossen werden können. Diese Entscheidungen können beispielsweise Marketingstrategien oder die Beschaffung von Gütern betreffen.
Wenn eine ABC-Berechnung durchgeführt wird, werden hierbei die Datensätze systematisch aufgelistet, gewichtet und kategorisiert. Je höher die Gewichtung desto bedeutsamer sind die Daten für die Entscheidungsfindung, je niedriger die Gewichtung desto unbedeutsamer.
Bei der Berechnung einer ABC-Analyse wird eine bestimmte Datenmenge genommen und in verschiedenen Kategorien, z. B. Kategorie A, Kategorie B und Kategorie C aufgeteilt. Dabei gibt der Buchstabe die Priorisierung der Kategorien an, d. h. die Daten in der Kategorie A haben eine hohe Priorität, die Daten der Kategorie B eine mittlere und die Daten der Kategorie C haben eine niedrige Priorität.
Heute gilt die ABC-Analyse als Klassiker. Erfunden wurde es von General Electric Manager H. Ford Dickie Anfang der 1950er Jahre. Dabei entwickelte er das Pareto-Prinzip weiter, welches besagt, dass 20 % der Leistung oftmals 80 % des Umsatzes ausmachen. Das bedeutet für die ABC-Analyse, dass diese besonderen 20% die Kategorie A bilden.
Auch im Studium der BWL und Wirtschaftswissenschaften gehört die ABC-Analyse zu den absoluten Grundlagen. Nicht selten wird deren Anwendung vorausgesetzt, wenn Professoren Hausarbeiten oder eine Seminararbeit schreiben lassen.
Das Ziel der ABC-Analyse ist es, aus der Gesamtheit aller Daten diejenigen Objekte herauszufiltern, die einen besonderen Wert für das Unternehmen haben. Dabei werden die Daten in drei Kategorien eingeteilt, deren Verlauf gleichzeitig die Priorität darstellt.
Kategorie A – Sehr wichtig
In Kategorie A finden sich Objekte, mit einer hohen Priorität, d.h. sie haben einen großen Anteil am Gesamtumsatz eines Unternehmens. Hierzu zählen z. B. Stammkunden mit großen Aufträgen
Kategorie B – Weniger wichtig
In Kategorie B finden sich Objekte mit mittlerer Priorität. Diese Objekte sind immer noch bedeutsam für das Unternehmen, haben jedoch eine geringere Wirkung auf den Umsatz des Unternehmens, z. B. Massenproduktionen
Kategorie C - Unwichtig
In Kategorie C fallen alle Objekte mit niedriger Priorität. Sie sind demzufolge unbedeutend für das Unternehmen, haben aber eventuell dennoch einen hohen Zeitaufwand und Materialeinsatz. Diese Produkte tragen nur sehr wenig zum Gesamterfolg eines Unternehmens bei, z. B. Ladenhüter.
Wenn eine ABC-Analyse durchgeführt wird, kommen noch Kennzahlen wie Zeitaufwand, Kosten und Umsatz hinzu, damit eine solche Priorisierung überhaupt erst möglich wird.
Um die Verwendung der ABC-Analyse in der Praxis zu verstehen, wird die Methode an einem einfachen Beispiel erklärt: Ein Dienstleister verkauft Spielzeugautos – kleine Autos für 10,00 Euro je Stück, mittelgroße Autos für 25,00 Euro je Stück und große Autos für 70,00 Euro je Stück. Die folgende Tabelle zeigt, welche Autos am meisten zum Umsatz des Unternehmens beitragen:
Größe der Autos
Gekauft
Umsatz
Kategorie
Anteil in %
Kleine Autos
1000 Stück (à 10 Euro)
10.000 Euro
B
33,96 %
Mittelgroße Autos
750 Stück (à 25 Euro)
18.750 Euro
A
63,67%
Große Autos
10 Stück (à 70 Euro)
700 Euro
C
2,37%
Anhand der Tabelle ist ersichtlich, dass der größte Umsatz mit den mittelgroßen Autos erreicht wird und diese der Kategorie A zugeordnet werden können. Der zweitstärkste Umsatz mit der höchstverkauften Stückzahl entsteht durch kleine Autos, die die Kategorie B bilden. Die großen Autos machen den geringsten Anteil am Umsatz aus und werden auch nur selten verkauft, sodass diese in die Kategorie C eingeordnet werden. An diesem Beispiel lassen sich die Kategorien leicht anhand des Umsatzes und der verkauften Stückzahl einordnen.
Die Berechnung der ABC-Analyse kann auch in einer Excel-Tabelle erfolgen und dargestellt werden. Dabei werden die Werte in eine Tabelle eingetragen und nach den oben genannten Formeln berechnet. Der Vorteil der Berechnung mit einer Excel-Tabelle ist, dass hier die Sortierung und Kategorisierung der einzelnen Gruppen einfach und schnell durchgeführt werden kann.
Wurden nun alle Objekte in die jeweiligen Kategorien eingeteilt, können spezifische Fragestellungen und Strategien zur Umsatzsteigerung überlegt werden. So könnte z. B. für die mittleren Autos eine neue Marketingstrategie überlegt werden, um die Reichweite noch zu erweitern. Oder die umsatzstarken kleinen Autos könnten in 2-er oder 3-er Sets angeboten werden. Eine kostenlose ABC-Analyse Vorlage können Sie hier herunterladen.
Die Grundlage der ABC-Methode sind die Kennzahlen, die eine Einteilung in wichtig oder unwichtig objektiv erfassen können. Dabei können die Kennzahlen aus unterschiedlichen Bereichen sein, wie z. B.
Umsatz
Gewinn
Aufwand (Zeit)
Kosten
Relevanz
Wichtig ist, dass sie objektive und klar abzugrenzende Aussagen über Zielgruppen, Kunden, Umsatz etc. geben können, die sich kategorisieren lassen.
Die ABC-Analyse kann in vielen Bereichen angewendet werden. So finden sich Beispiele sowohl im unternehmerischen Bereich als auch im privaten Selbstmanagement.
Anwendungsbeispiele sind
Produkte (Sortiment)
Personal (Mitarbeiter)
Projekte (Phasen)
Kunden (Kunde)
Einkauf (Lieferanten)
Produktion (Material)
Zeitmanagement (Aufgaben)
Je nach Anwendungsgebiet lassen sich verschiedene Kennzahlen verwenden. So wäre eine geeignete Kennzahl bei Produkten die Gewinnmarge, beim Personal die Produktivität, bei Projekten die Bedeutung, beim Einkauf die Preise oder bei der Produktion der Verbrauch des Materials.
Gerade in der Logistik wird die ABC-Analyse häufig verwendet, um den Wert der gelagerten Ware zu analysieren und welchen Anteil die Waren mit dem größten Wert am gesamten Lagerbestand haben.
Im Projektmanagement kann mit der ABC-Methode die einzelnen Phasen und Teilaufgaben kategorisiert und priorisiert werden, um die wichtigsten Aufgaben für den Erfolg und die Ziele eines Projekts klar definieren zu können. Gerade in größeren und komplexen Projekten hilft das Tool dabei den Überblick nicht zu verlieren.
Eine weitere Möglichkeit das Tool der ABC-Methode zu nutzen ist im persönlichen oder beruflichen Zeitmanagement. Hier werden statt bestimmter Warengruppen oder Dienstleistungen, Aufgaben, Verpflichtungen und Termine, die jeden Tag anstehen priorisiert und kategorisiert. Hier ist das Ziel die optimale Zeit und Ressourcennutzung für das tägliche Zeitmanagement zu analysieren.
Um das persönliche Zeitmanagement effektiver zu gestalten ist es wichtig, sich die einzelnen Termine und Aufgaben anzuschauen und nach Wichtigkeit und Dringlichkeit zu priorisieren. Dabei sollten sich bei jedem Termin oder bei jeder Aufgabe die Frage gestellt werden, ob diese wichtig oder dringend ist. Kann man beide Fragen mit ja beantworten, ist dies die Kategorie A. Ist die Aufgabe wichtig, aber nicht dringend, kann sie später erledigt werden und kommt in die Kategorie B. Ist sie nicht wichtig, aber dringend, wird sie der Kategorie C zugeordnet und kann evtl. delegiert werden. Ist die Aufgabe weder wichtig noch dringend, kann man sie getrost verwerfen oder zumindest ans Ende verschieben.
Beim Schreiben einer wissenschaftlichen Arbeit können mit der ABC-Analyse Aufgaben, wie beispielsweise einzelne Schritte in der Literaturrecherche, Datenauswertung oder die Organisation des Schreibprozesses priorisiert und aufgeteilt werden. Mit dieser Methode können Sie Zeitnot am Ende Ihrer wissenschaftlichen Abschlussarbeit entgegenwirken.
Nach dieser Methode lässt sich ganz einfach der Tagesablauf organisieren und die persönlichen Zeit- und Kraftreserven werden effektiv und optimal genutzt. Zugleich werden unwichtige „Zeitfresser“ entlarvt und entsorgt. Mehr zum Thema Zeitmanagement für Abschlussarbeit.
Besonders bei der Frage, welche Kunden, gemessen am Gesamtumsatz, für das Unternehmen besonders wichtig sind, wird die ABC-Methode gerne verwendet. Bei der Durchführung der ABC-Analyse kann man in vier Schritten vorgehen:
Im ersten Schritt werden alle Kunden und die dazugehörigen Umsätze für einen bestimmten Zeitraum festgelegt und ausgewertet.
Im zweiten Schritt werden sich die Daten genauer angeschaut. Welche Kunden machen den größten Anteil vom Gesamtumsatz aus? Diese gehören in die Kategorie A. In die Kategorie B kommen die Kunden, die immer noch erheblich zum Umsatz beitragen. Die C-Kunden sind dann diejenigen, die nur sehr gering am Unternehmensumsatz beteiligt sind, aber einen großen Zeitaufwand erfordern.
Ist die Analyse der Kunden abgeschlossen und in Kategorien aufgeteilt, können spezielle Strategien überlegt und umgesetzt werden. Hier wären mögliche Strategien für die A-Kunden, die wichtigsten Kunden, dass beispielsweise besondere Kundenbindungsmöglichkeiten überlegt werden, wie z. B. VIP-Service oder besondere Angebote. Bei den B-Kunden ist das Ziel, den Umsatz zu steigern, damit diese Kundengruppe langfristig zu A-Kunden werden. Dies lässt sich z. B. durch Sonderaktionen oder speziellen Vertriebsangeboten erreichen.
Bei den C-Kunden sollte man sich überlegen, wie viel Zeit und Energie man hier reinstecken möchte. Können diese Kunden langfristig zu B- oder A-Kunden werden? Was sind die Erwartungen und Bedürfnisse dieser Kundengruppe? Bleiben trotz der Analyse und Bemühungen, mit dieser Kundengruppe mehr Umsatz zu erzielen, aussichtslos, lohnt es sich nicht, hier weitere Bemühungen in diese Richtung zu unternehmen.
Abschließend muss nach einiger Zeit kontrolliert werden, ob sich die Bemühungen in den Kundengruppen gelohnt haben und ob sich hier etwas zum Positiven geändert hat. Dabei ist meistens eine weitere ABC-Analyse notwendig.
Kunde
Umsatz 2022
Anteil in %
Kategorie
Spielzeugwarenland GmbH
55.345 Euro
8,4 %
B
Spieleland GmbH
65.294 Euro
9,9 %
B
Kinderträume GmbH
124.678 Euro
18,9 %
A
Kinderspielwiese GmbH
125.000 Euro
19,0 %
A
Autoparadies GmbH
1.230 Euro
0,2 %
C
Kinderautos GmbH
500 Euro
0,1 %
C
Kindergeschenke GmbH
234.000 Euro
35,5 %
A
Autoträume GmbH
34.543 Euro
5,3 %
B
Spieleparadies GmbH
14.321 Euro
2,2 %
B
Spielplatz GmbH
3.430 Euro
0,5 %
C
Anzahl Kunden gesamt: 10
Gesamtumsatz: 658.341 Euro
100 %
Nun wird der Anteil der Kunden am Gesamtumsatz berechnet. Die Berechnung funktioniert mit einem einfachen Dreisatz:
Anteil der Kunden in % = (Umsatz des Kunden x 100)/Gesamtumsatz
Am Beispiel des Kunden Spielzeugwarenland GmbH: (55.345 x 100)/658.341 = 8,4 %
Nachdem alle Anteile der einzelnen Kunden am Gesamtumsatz berechnet wurden, können diese sortiert werden und den jeweiligen Kategorien A, B oder C zugeordnet werden. Wo die einzelnen Grenzen zwischen den einzelnen Kategorien liegen, muss individuell vorher festgelegt werden.
Wie jede andere Methode hat auch die ABC-Analyse Vor- und Nachteile:
Vorteile
Nachteile
Einfache und schnelle Erstellung
Die Analyse ist nur eine Bestandsaufnahme und muss mehrmals durchgeführt werden
Leichte Umsetzung mit geringem Arbeitsaufwand
Künftige Entwicklungen fehlen
Hohe Übersichtlichkeit aufgrund der Kategorienbildung
Analyse ist auf wenige Kennzahlen beschränkt (qualitative und politische Faktoren bleiben ausgeschlossen)
Klare Fokussierung auf wichtige Bereiche
Keine Handlungsempfehlungen für Kategorien
Visualisierung der Ergebnisse
Auswahl der Kennzahlen ist wichtig. Sie muss eine klare Unterscheidung der einzelnen Kategorien bieten.
In vielen Bereichen einsetzbar
Über- und Unterbewertung einzelner Objekte
Falsche Schlussfolgerungen möglich
Die ABC-Analyse ist ein einfaches und leicht durchführbares Tool, dass die Fokussierung eines Unternehmens auf wichtige Bestandteile lenkt. Jedoch muss besonders bei den Kennzahlen und der Kategorienbildung darauf geachtet werden, dass sich hier klare Grenzen ziehen lassen, um falsche Schlussfolgerungen zu vermeiden.
Haben Sie trotz unserer Anleitung noch Fragen zur ABC-Analyse oder sind sich unsicher, ob Sie die ABC-Analyse richtig berechnet haben? Ghostwriter geben Ihnen hier gerne Unterstützung und schauen sich gemeinsam mit Ihnen ihre Unterlagen an. Oder Sie können sich eine komplette Mustervorlage für eine ABC-Analyse von unseren Experten für Ihre Bachelorarbeit schreiben lassen.
Karrierebibel (2022): https://karrierebibel.de/abc-analyse/
18.01.2023