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Die Tabelle Buchungen ist bereits mit einer Reihe von Spalten und Ansichten voreingestellt.
Die Spalten der Tabelle Buchungen
Die folgenden Spalten, mit * gekennzeichnet, sind normalerweise nicht sichtbar. Um diese Spalten sichtbar zu machen, den Befehl Daten → Spalten einrichten verwenden.
Datum
Das Datum, welches das Programm verwendet, um die Buchung einem zeitlichen Rahmen zuzuordnen.
Das Datum muss in der Rechnungsperiode liegen, die in Eigenschaften (Stammdaten) definiert worden ist.
In Optionen kann man angeben, dass das Datum obligatorisch ist, sonst darf das Feld leer sein.
Wenn es gesperrte Buchungen gibt, meldet das Programm einen Fehler, wenn man ein Datum eingibt, das älter, als das der Sperre oder gleich wie das der Sperre ist.
*Datum Beleg
Man kann das Datum des Dokuments angeben, z.B. das Ausstellungsdatum einer Rechnung.
*Datum Valuta
Man kann das Valutadatum der Bankbewegung angeben. Der Wert wird aus einem elektronischen Kontoauszug importiert.
Beleg
Die Belegnummer wird in der Regel zur Identifizierung der Buchung angegeben und ist die gleiche wie die auf dem Papierbeleg. Es ist ratsam, eine fortlaufende Nummer auf dem Dokument anzugeben, damit man sofort von der Buchung auf den Beleg zurückgreifen kann.
Die Autovervollständigungsfunktion schlägt progressive Werte und Buchungscodes vor, die zuvor in der Tabelle der sich wiederholenden Buchungen festgelegt wurden.
Das Programm schlägt die nächste Belegnummer vor, die mit der Taste F6 wieder aufgerufen werden kann.
-
Numerische Reihenfolge, das Programm erhöht einfach den höchsten Wert, der in der Spalte Dok. gefunden wird.
- Alphanumerische Reihenfolge. Das Programm inkrementiert den letzten numerischen Teil, was nützlich ist, wenn Sie eine separate Nummerierung für die Kasse oder die Bank wünschen:
- Wenn C-01 eingegeben worden ist und man C schreibt, schlägt das Programm C-02 vor.
- Wenn B104 eingegeben worden ist und man B schreibt, schlägt das Programm B105 vor.
- Wenn Sie zuvor D10-04 eingegeben haben und Sie beginnen, D zu tippen, schlägt das Programm D10-05 vor.
In der Tabelle Wiederkehrende Buchungen kann man Buchungsgruppen erfassen, die mit Hilfe eines Codes in der Tabelle Buchungen übernommen werden können
Will man im Nachhinein viele Belegnummern hinzufügen, so kann Excel hinzugezogen werden. In Excel kann man die gewünschte Anzahl Belegnummern kreieren und diese durch Kopieren und Einfügen in der Spalte Beleg der Tabelle Buchungen von Banana Buchhaltung übernehmen.
*Beleg Protokoll
Eine zusätzliche Spalte für den Fall, dass den Buchungen oder Belegen eine andere Nummerierung zugeordnet werden soll. Die Funktion der automatischen Vervollständigung schlägt progressive Werte vor, wie in der Spalte Beleg. Wird zum Beispiel verwendet:
- Wenn es erforderlich ist, den Buchungen eine fortlaufende Nummer zuzuweisen, die nicht die Belegnummer ist.
- Wenn die Buchungen von anderen Personen mit einer anderen Datei eingegeben werden und diese dann in die Buchhaltung importiert werden. Auf diese Weise können Sie sowohl eine fortlaufende Nummer bezüglich Buchhaltung bekommen als auch die ursprüngliche Nummer.
*Belegtyp
Enthält einen Code, den das Programm benutzt, um eine Art von Buchung zu identifizieren. Wenn Sie Ihre eigenen Codes benutzen wollen, sollten Sie eine neue Spalte hinzuzufügen.
- 01 Diese Buchung wird im Bericht als Eröffnungsbuchung betrachtet und erscheint deshalb nicht in der Rechnungsperiode, sondern in den Eröffnungssaldi.
- von 10 bis 19 Codes für Rechnungen an Kunden
- von 20 bis 29 Codes für Rechnungen von Lieferanten
- von 30 bis 1000 Codes für künftige Zwecke reserviert.
*Rechnungsnummer
Die Rechnungsnummer des Kunden oder Lieferanten wird angegeben. Diese Spalte ist sehr wichtig, da sie in Verbindung mit der Funktion Rechnungskontrolle Kunden und Lieferanten verwendet wird.
*Beleg Original
Die auf einem Dokument vorhandene Referenznummer, zum Beispiel Nummer einer Gutschrift.
*DokLink Verbindung zu externer Datei
In dieser Spalte wird ein Link zu einer externen Datei eingefügt, in der Regel zum Buchungsbeleg. Siehe Einfügen, Bearbeiten und Öffnen von Links.
- Wenn eine Verknüpfung in die Zelle eingefügt wurde, erscheint ein kleines Symbol, und wenn Sie darauf klicken, wird das Dokument geöffnet, aber nur wenn es sich um eine sichere Erweiterung handelt
- Mit dem anderen kleinen Symbol können Sie den Link einfügen und bearbeiten.
Beschreibung
Der Text der Buchung.
Die Funktion der automatischen Vervollständigung schlägt den Text einer bereits eingegebenen Buchung oder einer Vorjahresbuchung vor, wenn die betreffende Option ausgewählt worden ist.
Wenn man Taste F6 auswählt, übernimmt das Programm die Daten der vorherigen Zeile mit gleicher Beschreibung und vervollständigt die Felder der aktuellen Zeile.
Wenn die Beschreibung mit #CheckBalance beginnt, wird die Buchung als Buchung für die Prüfung des Saldos betrachtet.
Informationen finden Sie auf der Seite Kontrolle des Saldos.
*Anmerkung
Fussnoten der Buchungen.
Konto Soll
Das Konto, welches belastet wird.
- Im Konto Soll können auch Segmente eingegeben werden. Diese werden in der Regel mit einem ":" oder "-" getrennt.
Wenn man in der Liste der Konten die Taste mit dem Trennzeichen der Segmente auswählt, gelangt man sofort zum nächsten Segment.
- Wenn man die Entertaste drückt, wird die Eingabe beendet und man gelangt zur nächsten Spalte.
- Die Funktion der automatischen Vervollständigung schlägt die Konten und Segmente vor, die im Kontenplan sind.
- Man kann auch einen Suchtext eingeben, worauf das Programm alle Konten anzeigt, welche diesen in einer der Spalten enthalten.
*Konto Soll Beschreibung
Die aus dem Kontenplan übernommene Beschreibung des eingegebenen Kontos.
Konto Haben
Das Konto, welches gutgeschrieben wird.
*Konto Haben Beschreibung
Die aus dem Kontenplan übernommene Beschreibung dieses Kontos.
Betrag
Der Betrag, welcher auf dem Konto Soll und Haben gebucht wird.
*Saldo
Die Spalte Saldo gibt die Summe aus Soll und Haben an. Ein Betrag wird daher nur bei Buchungen auf mehreren Konten angezeigt. Am Ende der Buchung muss der Saldo gleich Null sein. Wenn ein Betrag wiederholt wird, bedeutet dies, dass ein Fehler vorliegt.
Die MwSt/USt-Spalten
Mehr Informationen zu den MwSt-Spalten auf Seite Buchungen mit MwSt/USt
KS1
Das Konto einer Kostenstelle, dem ein "." vorangestellt ist, wird ohne "." eingegeben.
Wenn der Abkürzung das Minuszeichen "-P1" vorangestellt ist, wird der Betrag in Haben verbucht.
*KS1 Beschreibung
Die aus dem Kontenplan übernommene Beschreibung der Kostenstelle.
KS2
Das Konto einer Kostenstelle, vor dem ein "," steht, wird ohne "," eingegeben.
Wenn der Abkürzung das Minuszeichen "-P2" vorangestellt ist, wird der Betrag in Haben verbucht.
*KS2 Beschreibung
Die aus dem Kontenplan übernommene Beschreibung der Kostenstelle.
KS3
Das Konto einer Kostenstelle, vor dem ein ";" steht, wird ohne ";" eingegeben.
Wenn der Abkürzung das Minuszeichen "-P3" vorangestellt ist, wird der Betrag in Haben verbucht.
*KS3 Beschreibung
Die aus dem Kontenplan übernommene Beschreibung der Kostenstelle.
*Datum Zahlung
Das Datum der Bezahlung wird eingegeben, in Kombination mit dem Befehl Fälligkeiten anzeigen.
Wenn man die Funktionen zur Kontrolle der Kunden- und Lieferantenrechnungen benutzen will, muss man eine Buchung für die Ausstellung der Rechnung und eine Buchung für die Bezahlung eingeben.
*Sperre Nummer, Sperre Betrag, Sperre Fortlaufend, Sperre Zeile
Siehe Funktion Buchungen sperren.
Zusätzliche Spalten
Im Menü Werkzeuge → Funktionen hinzufügen → Artikel-Spalten in der Tabelle Buchungen werden folgende Spalten hinzugefügt:
IdArtkel
Die Kennzeichnung des Artikels in der Tabelle Artikel. Wenn ein Artikel in die Tabelle Artikel eingetragen wird, werden die Beschreibung, die Einheit, der Stückpreis, der Mehrwertsteuercode und das Konto übernommen.
Menge
Die Menge, die, multipliziert mit dem Preis pro Einheit, den Gesamtbetrag ergibt (kann auch eine negative Zahl sein).
Einheit
Eine Beschreibung, die sich auf die Menge bezieht, z. B. qm, Tonne, Stück.
Preis/Einheit
Der Preis für jede Einheit, der multipliziert mit der Menge den Gesamtbetrag ergibt (kann auch eine negative Zahl sein).
Wenn in der Spalte Menge oder Stückpreis ein Wert eingegeben wurde, wird der Betrag anhand des Inhalts dieser beiden Spalten berechnet und in einen positiven Wert umgerechnet.
Neue Spalten hinzufügen
Mit dem Befehl Spalten einrichten können Spalten sichtbar gemacht, versteckt, in der Reihenfolge verschoben oder neue hinzugefügt werden. Oder man gibt an, dass eine Spalte nicht ausgedruckt wird.
- Die in der Tabelle Buchungen hinzugefügten Spalten werden auch in den Tabellen Sich wiederholende Buchungen, Kontoauszug, MwSt/USt-Zusammenfassung hinzugefügt werden, ohne dass sie sichtbar sind.
Um diese Spalten in den anderen Tabellen sichtbar zu machen, muss man Befehl Spalten einrichten verwenden.
- Wird eine Spalte Betrag im Kontoauszug hinzugefügt, werden die eingegebenen Beträge zusammengezählt.
Ansichten
Wenn man eine neue Buchhaltung öffnet, werden folgende Ansichten automatisch erstellt und angezeigt:
- Basis - hauptsächliche Spalten
- Kostenstellen - Spalten KS1, KS2 und KS3
- Fälligkeiten - Spalten Datum Fälligkeit und Datum Zahlung
- Sperre - Spalten der Sperre