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In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie die Weiterleitung von E-Mails von Outlook an Microsoft Teams mithilfe des Power Automate-Flows automatisieren können.
POWER AUTOMATE: Automatische Weiterleitung von Outlook-E-Mails
In diesem Beispiel eines Power Automate-Flows wird das Senden von Outlook-E-Mails an einen bestimmten Microsoft Teams-Kanal automatisiert. Um den Flow zu erstellen, verwenden wir ein Power Automate-Konto und ein Microsoft Teams-Konto mit Zugriff auf den Kanal, an den Sie E-Mails weiterleiten möchten.
Wenn eine neue E-Mail in einem bestimmten Outlook-Ordner – in diesem Fall Ihrem Posteingang – eingeht, wird der Flow initiiert. Nach dem Extrahieren des E-Mail-Inhalts sendet der Flow ihn an einen bestimmten Microsoft Teams-Kanal.
Schritt 1: Erstellen Sie in Power Automate einen Flow, der die E-Mail-Weiterleitung automatisiert
Gehe zu https://make.powerautomate.com
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Erstellen“ und wählen Sie „Cloud-Flow automatisieren“
Ein Fenster wird angezeigt, klicken Sie auf die Schaltfläche „Überspringen“, um einen benutzerdefinierten Prozess zu erstellen, ohne eine Vorlage zu verwenden.
Schritt 2. Einrichten von Outlook in Power Automate
Suchen Sie nach Outlook, und wählen Sie das Office Outlook 365-Symbol aus.
Wählen Sie nun den Auslöser „Wenn eine neue E-Mail eintrifft (V3)“
Nachdem Sie darauf geklickt haben, müssen Sie sich bei Ihrem Outlook-Konto anmelden, um Power Automate den Zugriff zu ermöglichen. Wenn Sie bereits angemeldet sind, können Sie diesen Schritt überspringen.
Hinweis: Sie können auch zusätzliche Kriterien und Optionen angeben, um Ihren Flow auszulösen, wenn eine neue E-Mail eintrifft. Um dieses Kriterium hinzuzufügen, klicken Sie einfach auf „Erweiterte Optionen anzeigen“ und geben Sie die benötigten Felder ein.
Im Folgenden finden Sie eine Liste der Optionen, die in den erweiterten Einstellungen für den Auslöser „Wenn eine neue E-Mail eintrifft (V3)“ in Power Automate verfügbar sind:
- An: Filtern Sie nach dem/den Empfänger(n) der E-Mail.
- CC: Filtern Sie nach CC-Empfängern.
- An oder CC: Trigger basierend auf den Feldern „An“ oder „CC“.
- Von: Trigger basierend auf dem Absender der E-Mail.
- Anhänge einschließen: Wählen Sie zwischen E-Mails mit oder ohne Anhänge.
- Betreff: Filtern Sie nach bestimmten Schlüsselwörtern oder Ausdrücken im Betreff.
- Wichtigkeit: Auslösen unabhängig von der Wichtigkeitsstufe der E-Mail.
- Nur mit Anhängen: Wählen Sie aus, ob der Flow nur ausgelöst werden soll, wenn E-Mails Anhänge haben oder wenn sie keine haben.
Mit diesen Kriterien können Sie Ihre E-Mail-ausgelösten Flows an Ihre spezifischen Anforderungen anpassen und dabei Faktoren wie Empfänger, Anhänge und den Betreffinhalt berücksichtigen.
Schritt 3. Einrichten von Microsoft Teams in Power Automate
Klicken Sie auf „Neuer Schritt“
Suchen Sie nach „Microsoft Teams“ und wählen Sie das Microsoft Teams-Symbol aus
Die Aktion „Eine Nachricht in einem Chat oder Kanal posten“ sollte ausgewählt sein.
Wählen Sie im Dropdown-Menü „Posten auf“ die Option „Kanal“ aus.
Wählen Sie im Dropdown-Menü „Team“ ein Team aus. In diesem Fall wählen wir das „excel-hilfe Projektteam“.
Wählen Sie im Dropdown-Menü Kanal den Kanal aus , auf dem die Postkarte gepostet werden soll. Wählt den Kanal „Marketing“ aus.
Wählen Sie im Abschnitt Nachricht den Inhalt aus, den Sie in die Postkarte aufnehmen möchten. In diesem Beispiel entscheiden wir uns für „Subjekt“ und „Körper“.
Klicken Sie oben rechts, um den Flow umzubenennen. Nennen Sie es „E-Mails an einen Kanal weiterleiten“. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Speichern.
Wie überprüfe ich den Status von Flow-Ausführungen in Power Automate?
Lesen Sie diesen Artikel Überwachen des Flow-Status in Power Automate
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Ausgabe des Flows
Der Flow wird immer dann initiiert, wenn eine neue E-Mail im angegebenen Ordner in Outlook empfangen wird. Anschließend wird der Inhalt der E-Mail extrahiert und an den Kanal weitergeleitet, der in Microsoft Teams vordefiniert wurde.
Zusammenfassung
Der Zweck dieses Artikels besteht darin, Benutzer darüber zu informieren, wie sie Power Automate verwenden, um Outlook-E-Mails automatisch an bestimmte Kanäle in Microsoft Teams zu senden. Das Verfahren besteht darin, einen benutzerdefinierten Flow in Power Automate zu erstellen, Microsoft Teams so einzurichten, dass der E-Mail-Inhalt in einem ausgewählten Kanal veröffentlicht wird, und dann Outlook so zu konfigurieren, dass der Flow basierend auf Parametern wie Empfängern, Schlüsselwörtern oder Anhängen gestartet wird. Diese Automatisierung optimiert die gemeinsame Nutzung wichtiger E-Mail-Daten im gesamten Unternehmen und vereinfacht die Kommunikation und Zusammenarbeit durch die einfache Integration von Outlook und Microsoft Teams.
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