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Was ist die Gehaltsabrechnung?
Die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist die Funktion, mit der ein Unternehmen seine Mitarbeiter bezahlt.1 Sie umfasst die Verteilung von Geld in Form von Schecks und direkten Einzahlungen. Sie umfasst auch die Führung von Aufzeichnungen über diese Zahlungen und die Zahlung von Steuern im Namen dieser Mitarbeiter. Die Lohn- und Gehaltsabrechnung wird am Ende des Steuerjahres verwendet, um die Jahreslöhne der Mitarbeiter zu ermitteln. Ein Unternehmen kann die Lohn- und Gehaltsabrechnung als Abkürzung für seine gesamte Belegschaft oder die Kosten dieser Belegschaft verwenden. Ein Unternehmen kann auch sagen, dass es „die Lohn- und Gehaltsabrechnung durchführt“, was bedeuten kann, dass es die Gehaltsschecks bearbeitet oder die Steuern berechnet, die es für diese Mitarbeiter schuldet.
Die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist die Vergütung, die ein Unternehmen seinen Mitarbeitern für einen bestimmten Zeitraum oder zu einem bestimmten Datum zahlen muss. Sie wird normalerweise von der Buchhaltung oder der Personalabteilung eines Unternehmens verwaltet. Bei kleinen Unternehmen kann die Lohn- und Gehaltsabrechnung auch direkt vom Inhaber oder einem Mitarbeiter erledigt werden. Die Bearbeitung der Lohn- und Gehaltsabrechnung ist eine zeitaufwändige und kritische Tätigkeit. Wenn Sie Ihren Mitarbeitern diese Aufgabe abnehmen, können sie sich auf kreativere und produktivere Arbeit konzentrieren. Immer mehr Unternehmenseigentümer und Führungskräfte entscheiden sich für das Outsourcing der Lohn- und Gehaltsabrechnung, um die Vertraulichkeit der Lohn- und Gehaltsabrechnungsdaten zu gewährleisten, die bei einer internen Bearbeitung nicht so gut geschützt werden können.Das Outsourcing der Lohn- und Gehaltsabrechnung verlagert eine Reihe von Aufgaben der Lohn- und Gehaltsabrechnung an einen Anbieter, so dass Unternehmen die Lohn- und Gehaltsabrechnung schneller als je zuvor bearbeiten können. Das Konzept besteht darin, dass das Unternehmen durch die Beauftragung eines Outsourcers für die Lohn- und Gehaltsabrechnung eine Gruppe von Fachleuten zur Unterstützung seiner Lohn- und Gehaltsabrechnungsanforderungen einsetzt.
Kostenlose Software für die Lohn- und Gehaltsabrechnung erleichtert die Durchführung von Gehaltsabrechnungen, ohne Ihr Budget zu belasten. Die besten Programme können die Löhne und Gehälter der Mitarbeiter berechnen, Steuerberechnungen und -abzüge vornehmen sowie Schecks und Gehaltsabrechnungen drucken. Einige dieser Programme übernehmen sogar die Steuererklärung und bieten direkte Einzahlungen an. In diesem Leitfaden haben wir sechs kostenlose Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienste unter die Lupe genommen und dann unsere drei besten Empfehlungen herausgesucht.
Wie funktioniert die Gehaltsabrechnung?
Die Lohn- und Gehaltsabrechnung beginnt technisch gesehen mit dem Ausfüllen eines W-4-Formulars durch den Arbeitnehmer, in dem er dem Unternehmen mitteilt, wie er besteuert werden möchte.2 Im Laufe des Jahres bestimmen die Informationen aus diesem W-4-Formular die Steuern, die das Unternehmen im Namen des Arbeitnehmers einbehält. Wenn die W-4-Informationen vorliegen und die Arbeit begonnen hat, zahlt das Unternehmen den Arbeitnehmer nach einem regelmäßigen Zeitplan aus (z. B. wöchentlich oder zweiwöchentlich). Einige Arbeitnehmer können je nach ihrem Lohnstatus zu unterschiedlichen Zeiten bezahlt werden, z. B. Angestellte in der einen Woche und Arbeiter in der nächsten.
Nachdem der Bruttolohn des Arbeitnehmers für einen Gehaltszeitraum berechnet wurde, muss der Arbeitgeber von jedem Gehaltsscheck FICA-Steuern (für Sozialversicherung und Medicare) sowie Einkommenssteuern auf Bundes- und Landesebene einbehalten.3 Diese Steuern werden manchmal als „Lohnsteuer“ bezeichnet. Dazu gehören beispielsweise Beiträge zu einer Altersvorsorge oder Krankenversicherung sowie Gewerkschaftsbeiträge oder Spenden für wohltätige Zwecke. Dieser Prozess der Berechnung von Einbehalten und Abzügen, der Erstellung von Gehaltsschecks und der Verteilung der Zahlungen wird als Lohnabrechnung bezeichnet. Bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung werden auch Überstunden, bezahlte (oder unbezahlte) Freistellungen, Trinkgelder und andere Besonderheiten des Gehalts eines Mitarbeiters erfasst.4
„Zur Lohn- und Gehaltsabrechnung gehört auch die Führung von Aufzeichnungen. Für jeden Arbeitnehmer muss ein separater Datensatz mit den für jeden Lohnzeitraum gezahlten Beträgen geführt werden. Diese Informationen werden für die Jahresendberichte verwendet, einschließlich der W-2-Formulare, die den Arbeitnehmern zugesandt werden.5 Außerdem müssen Aufzeichnungen über die Genehmigungen der Arbeitnehmer und alle Änderungen des Gehalts geführt werden. Die Lohn- und Gehaltsberechnungen für einen einzelnen Mitarbeiter im Laufe der Zeit werden als Verdienstnachweis bezeichnet. Zusätzlich zum Verdienstnachweis müssen alle Dokumente, die sich auf das Entgelt, die Abzüge und die Einbehalte beziehen, während der Dauer des Arbeitsverhältnisses des Mitarbeiters aufbewahrt werden.
Was ist der Zweck der Lohnbuchhaltung?
Egal, ob es sich um ein großes Unternehmen, einen Kleinbetrieb oder einen Mischkonzern handelt, die Gehälter müssen verarbeitet und an die Mitarbeiter ausgezahlt werden. Das ist die eine Funktion, die unabhängig von der Branche, der Größe, der geografischen Lage oder der Zahl der Beschäftigten von entscheidender Bedeutung ist. Ein Fehler, und die Folgen können von einem unzufriedenen Mitarbeiter bis hin zu schweren Verlusten reichen, die sich oft auf mehrere Millionen Rupien summieren. Der Zweck der Lohn- und Gehaltsabrechnung besteht also darin, die Gehälter korrekt zu verarbeiten und auszuzahlen, die Arbeitsmoral und das Vertrauen der Mitarbeiter hoch zu halten und die Kosten für das Unternehmen zu senken.
Was sind die Bestandteile der Gehaltsabrechnung?
Die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist eine Unternehmensfunktion, die Folgendes umfasst:
Strukturierung der Lohn- und Gehaltspolitik des Unternehmens, einschließlich Urlaubsabgeltung und Überstunden
- Flexi-Zahlungsoptionen, Zulagen, Steuersparmodelle usw.
- Definition von Gehaltsbestandteilen wie Grundgehalt, HRA und LTA.
- Berechnung des Bruttogehalts und des zu zahlenden Nettobetrags nach Abzügen.
- Monatliche Bearbeitung und Freigabe der Gehälter der Mitarbeiter, einschließlich etwaiger Jahresboni.
- Abgabe von Steuererklärungen und Einzahlung von Abgaben wie EPF, TDS usw. bei der zuständigen Behörde.
Welche Schritte umfasst der Prozess der Gehaltsabrechnung?
Die Lohn- und Gehaltsabrechnung gliedert sich in 3 Phasen: Vorabrechnung, tatsächliche Abrechnung und Nachabrechnung.
Vor der Gehaltsabrechnung
Zu den Teilschritten gehören die Festlegung der Lohn- und Gehaltsabrechnungsrichtlinien, das Sammeln aller Lohn- und Gehaltsabrechnungsdaten aus den verschiedenen Abteilungen und die Validierung dieser Daten. Schauen wir uns das einmal genauer an:
Die Festlegung von Lohn- und Gehaltsabrechnungsrichtlinien bedeutet im Wesentlichen die Standardisierung der Richtlinien für die Abrechnung von Urlaub, Überstunden, Anwesenheit, Leistungen und anderen Vergünstigungen. Die nächste Aufgabe besteht darin, alle Eingaben für die Lohn- und Gehaltsabrechnung jedes einzelnen Mitarbeiters zu erfassen, z. B. die Anzahl der An- und Abwesenheitstage, die Gesamtzahl der geleisteten Überstunden, IT-Meldungen, Daten von Kantinenanbietern, Transportunternehmen und anderen relevanten Abteilungen. Die gesammelten Daten werden dann mit den Unternehmensrichtlinien abgeglichen, auf das richtige Format überprüft und dann zur eigentlichen Verarbeitung weitergeleitet.
Tatsächliche Gehaltsabrechnung
Damit sind wir bei der nächsten Stufe des Prozesses angelangt. In diesem Schritt werden alle Daten berechnet, in der Regel mit Hilfe einer Software, die Ihnen den Nettobetrag liefert, der jedem Mitarbeiter nach allen erforderlichen Abzügen auszuzahlen ist.
Nach der Abrechnung
Diese letzte Phase umfasst die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften durch die Zahlung an die zuständigen Behörden wie EPFO, IT-Abteilung und ESI, die Lohnbuchhaltung, die Auszahlung per Bargeld, Scheck oder Banküberweisung und die Berichterstattung, die die Erstellung genauer Berichte für die Analyse und weitere Maßnahmen umfasst.
Was ist eine vollständige Gehaltsabrechnung?
Wenn das Unternehmen alle Phasen eines Lohn- und Gehaltsabrechnungszyklus durchläuft, d. h. vor der Lohn- und Gehaltsabrechnung, während der eigentlichen Lohn- und Gehaltsabrechnung und nach der Lohn- und Gehaltsabrechnung, spricht man von einem vollständigen Lohn- und Gehaltsabrechnungszyklus.