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Projekte werden geboren, um Veränderungen einzuführen.
Sehr oft richten wir jedoch unsere ganze Aufmerksamkeit auf das greifbare Ergebnis, das am einfachsten zu sehen ist. Das Ergebnis des Projekts bekommt die ganze Aufmerksamkeit, während wir aus dem Blick verlieren, warum wir das Projekt überhaupt durchführen.
Ein Projekt ist mehr als nur ein Ergebnis, es hat Auswirkungen und Vorteile, die mit der Vision der Organisation übereinstimmen und nicht als selbstverständlich angesehen werden sollten.
Projektteams neigen dazu, ihre Bemühungen auf die Produktion von greifbaren Ergebnissen, den Deliverables, zu konzentrieren. Aber in Wirklichkeit sind die Projektleistungen das Mittel und nicht der Zweck. Das eigentliche Ziel des Projekts ist es, bestimmte Endergebnisse zu erzielen, die zu messbarem Nutzen führen.
Aus diesem Grund werden im Projektmanagement Begriffe wie „Projekt-Outputs„, „Outcome“ und „Nutzen“ verwendet. Es ist sehr wichtig, dass alle Ressourcen, die an der Verwaltung und Durchführung eines Projekts beteiligt sind (Manager und Teammitglieder), die Beziehung zwischen diesen drei Elementen verstehen.
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Was sind Output, Outcome und Nutzen?
Analysieren wir nun die wichtigsten Merkmale und Unterschiede zwischen diesen drei Konzepten, die im Projektmanagement verwendet werden.
Output
Der Output ist das endgültige, messbare Ergebnis, das bei erfolgreichem Abschluss eines Projekts erzielt wird, wenn alle geplanten Aufgaben und Aktivitäten durchgeführt und die Projektleistungen erbracht wurden.
Er ist gekennzeichnet durch die Qualität, Quantität und Aktualität der Projektleistungen, die bei Projektabschluss zur Verfügung stehen. Der Projekt-Output bezieht sich auf ein bestimmtes messbares Produkt, eine Dienstleistung oder eine Gelegenheit, die als Ergebnis des Projektlieferprozesses erzeugt wird.
Deliverable wird auch als Ergebnis übersetzt.
Der Output kann ein Produkt und/oder eine Dienstleistung sein, die etwas Neues einführt (eine Veränderung).
Outcome
Die durch den Output eingeleitete Veränderung führt zu einem Ergebnis, einem Endergebnis, das einen direkten Nutzen bietet. Ergebnisse sind die Ereignisse, Vorkommnisse oder Veränderungen von Bedingungen, Verhalten oder Einstellungen, die den Fortschritt in Richtung der Projektziele anzeigen.
Sie sind
- spezifisch,
- messbar,
- vereinbart,
- realistisch,
- zeitlich,
- aussagekräftig.
Nutzen
Deliverables sind nur Ermöglicher für die Erbringung von Nutzen.
Der Nutzen leitet sich also von den Outputs und Outcomes ab und ist eine messbare Verbesserung, die sich aus dem Endergebnis oder dem Resultat ergibt. Sie sind das eigentliche „Warum“ des Projekts.
Was sind die Merkmale von Output, Outcome und Nutzen?
Die Beziehung zwischen Output, Outcome und Nutzen kann folgendermaßen beschrieben werden:
- Der Output sind einfach zu messen; es ist leicht zu erkennen, ob der Ausgang erstellt/erreicht wurde oder nicht.
- Outcome sind schwieriger zu messen und sie interessieren den Benutzer.
Um sie zu messen, können Sie zum Beispiel diejenigen befragen, die das Produkt und/oder die Dienstleistung nutzen. Die Outcome sind das, was das Unternehmen erreichen will oder muss.
Die Outputs sind die Aktionen oder Elemente, die zum Erreichen eines Outcomes beitragen.
- Der Nutzen ist der schwierigste Teil und ist schwer zu messen.
Sie sind von besonderem Interesse für die Personen, die sich für die Durchführung des Projekts entscheiden müssen. Es soll sichergestellt werden, dass der gewünschte Nutzen spezifisch, messbar, vereinbart, realistisch und zeitlich begrenzt ist.
Um sie zu messen, können Sie gesammelte Daten, Statistiken oder Umfragen verwenden.
Alle am Projekt beteiligten Parteien müssen in der Lage sein, den Output, die Outcome und den Nutzen eines Projekts zu erkennen. Ohne dieses Verständnis können die Projektteilnehmer das ursprüngliche Ziel aus den Augen verlieren und Ergebnisse produzieren, die wenig (oder gar keinen) Wert für die Organisation haben.
Da das Projektteam seine Arbeit mit der Lieferung des Outputs beendet, ist es der Projektmanager, der sicherstellen muss, dass diese umgesetzt werden. Dazu muss er/sie die Vision von Beginn des Projekts an erstellen und diese Vision mit dem Projektteam teilen.
Es stimmt zwar, dass die endgültigen Ergebnisse und Vorteile oft erst nach Abschluss des Projekts realisiert werden, aber es muss vermieden werden, den Abschluss des Projekts ohne Beteiligung und eine klare Vision für alle Teammitglieder zu erreichen.
Der Output eines Projekts kann zum Beispiel die Entwicklung einer neuen Software sein, die Benutzeranfragen für eine bestimmte Produktlinie speichert. Die Ergebnisse können eine Verbesserung des Service, eine größere Genauigkeit der erfassten Daten und eine bessere Benutzerzufriedenheit sein.
Der Nutzen könnte eine Steigerung des Produktabsatzes um 20 % und ein Umsatzwachstum von 25 % sein.
Bewährte Praktiken für die Realisierung des Nutzens eines Projekts
Wie erhält man den gewünschten Nutzen aus einem Projekt?
Es folgen vier Richtlinien für eine erfolgreiche Nutzenrealisierung.
- Festlegen von Projekt-KPIs.
- Das Projektteam einbeziehen.
- Schreiben Sie den Business Case klar und deutlich auf.
- Methoden des Projektmanagements.
1. Legen Sie Projekt-KPIs fest
Messen ist der Schlüssel.
Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie die richtige Struktur zum Messen schaffen.
Die KPIs helfen dem gesamten Team, sich auf gemeinsame Ziele zu konzentrieren und die Ausrichtung aller beteiligten Ressourcen sicherzustellen.
2. Beziehen Sie das Projektteam ein
Wenn Sie der Projektleiter sind, der sich auf die Endergebnisse und den von der Organisation erwarteten Nutzen konzentriert, werden Sie die anderen Teammitglieder inspirieren.
Es ist wichtig, immer den Grund für das Projekt im Kopf zu haben.
Wenn Sie ein Teammitglied sind, stellen Sie sich selbst in Frage und fragen Sie Ihren Projektmanager, wenn Sie sich über die Vision des Projekts nicht im Klaren sind.
3. Geschäftsfall
Schreiben Sie im Business Case klar und deutlich, was der geplante (und damit erwartete) Nutzen ist.
Es ist notwendig, die Umsetzung sorgfältig zu überwachen und jeden Business Case für neue Programme und Projekte zu überprüfen, um von Anfang an zu sehen, ob der angegebene Nutzen erreichbar ist und um sicherzustellen, dass dieser Nutzen zu dem von der Organisationsleitung definierten Geschäftswert führt.
Überprüfen Sie die Schätzungen regelmäßig, insbesondere wenn der tatsächliche Nutzen schwer zu messen ist.
4. Methoden
Projektmanagement-Methoden können Ihnen sicherlich ein nützliches Werkzeug bieten, um die Leistung zu überprüfen und Werkzeuge zu haben, um sie zu verbessern.
Quelle: The PM² Methodology Guide v3.0