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Einführung
Man benutzt Segmente wenn man eine systematische Zuordnung der Kosten und Erträge nach Einheit, Abteilungen, Betriebseinheiten, Niederlassungen oder Funktionstrennungen braucht.
Mit den Segmenten können Sie die Erfolgsrechnung nach Einheiten, Abteilungen oder Niederlassungen unterteilen lassen, ohne für jede Einheit spezifische Konten zu erstellen.
Ein Museum benutzt die Segmente, um herauszufinden, wie viel Einnahmen, Personalkosten und Ausstellungsaufbau jede einzelne Ausstellung verursacht hat. Somit verfügt es über das Konto der Erfolgsrechnung mit Einnahmen, Subventionen, Verwaltungsspesen, Personalspesen, Transport und Resultat nicht nur insgesamt, sondern für jede einzelne Ausstellung.
In den Buchungen folgen die Segmente der Kontonummer. Die Kostenstellen hingegen benutzt man für zusätzliche Katalogisierungen, die weniger strukturiert sind (z.B. alle Ausgaben einer Veranstaltung oder Käufe für einen bestimmten Zweck).
Kostenstellen und Segmente kann man gleichzeitig benutzen.
- Segmente sind Konten mit einem Doppelpunkt voran ":".
- Man kann sowohl Zahlen als auch Buchstaben benutzen.
- Es kann bis 10 Ebenen von Segmenten geben.
- Die Ebene ist die Anzahl von Doppelpunkten, die dem Kennzeichen vorangehen.
- :LU Segment Ebene 1
- ::P1 Segment Ebene 2
- :::10 Segment Ebene 3
- Für jede Ebene kann es eine unbegrenzte Anzahl von Segmenten geben.
- Die verschiedenen Ebenen von Segmenten sind unabhängig voneinander.
- Segmente haben keine BKlasse und kein Währungskennzeichen.
- Das Rechnen mit Segmenten geschieht in Basiswährung.
- Beim Buchen folgt das Segment dem Konto Soll und Haben.
Es kann keine Buchungen auf Segmenten ohne Konto geben.
- Man kann Kontoauszüge der Buchungen auf den einzelnen Segmenten bekommen.
Segmente einrichten
Die Segmente muss man in der Tabelle Konten, Spalte Konto, einrichten, am Ende des Kontenplans.
Achtung: Wird mit einem Cash Manager (Kassenbuch) gearbeitet, so sind die Segmente in der Tabelle Kategorien einzurichten!
- In Spalte Sektionen ein Sternchen (*) eingeben, um die Sektion Segmente zu definieren.
- In Spalte Beschreibung den Titel der Segmente eingeben.
- Die Beschreibung der Segmente der ersten Ebene eingeben und in der Spalte Konto eingeben:
- Die Segmente der ersten Ebene aufzählen, wobei für jedes ein Code zur Identifikation mit vorangestelltem Doppelpunkt (:) eingegeben wird.
- Die Segmente der zweiten Ebene eingeben (und eventuell der dritten Ebene), nämlich wie die der ersten Ebene, mit dem Unterschied, dass in der Spalte Konto den Codes der Segmente :: oder ::: vorangestellt wird, je nach Ebene.
Nicht zugeordnetes Segment
Wenn in den Buchungen das Soll- oder Habenkonto ohne Segment angegeben ist, wird der Wert im "leeren" oder nicht zugewiesenen Segment eingegeben.
Im Kontenplan kann dem nicht zugeordneten Segment eine Beschreibung gegeben werden, indem man als Konto den Text "{}" eingibt.
Saldo des Segments
Das Segment ist eine Unterteilung von den auf dem Konto eingegebenen Buchungen. Der Wert eines Segments bezieht sich immer auf ein Konto, und um die Totalsumme des Segments zu erhalten, muss der Menübefehl Berichte → Buchhalterischer Bericht oder → Formatierte Bilanz nach Gruppen → Registerkarte 'Unterteilung' aufgerufen werden, wobei die Option Unterteilung nach Segment auszuwählen ist.
Im Kontenplan wird der Saldo des Segments angezeigt. Dieses Ergebnis wird jedoch NULL (leer) sein, wenn das Segment konstant in derselben Buchung im Soll- wie auch im Habenkonto erfasst wird, da sich diese ausgleichen. Der Saldo wird nur dann angezeigt, wenn das Segment nur im Soll- oder im Habenkonto, verbunden mit einem Konto der Erfolgsrechnung, benutzt wird.
Die Segmente bucht man in der Tabelle Buchungen und zwar in den Spalten KtSoll und KtHaben, wobei dem Hauptkonto das Konto des Segmentes folgt.
Beim Buchen eines Segmentes mit mehreren Ebenen muss dem Hauptkonto das Segment der ersten Ebene folgen und danach das der zweiten Ebene usw.
In dieser Spalte können Sie Segmente getrennt vom Konto eingeben.
- Die Segment-Spalte ist ausgeblendet und muss, wenn Sie sie verwenden möchten, über das Menü Daten → Spalten einrichten sichtbar gemacht werden.
- Die in der Spalte Segment eingefügten Segmente werden auf die Konten angewendet, die bei der Buchung verwendet werden und zwar in den Spalten KtSoll, KtHaben und MwSt/USt-Konto, die kein Segment haben.
- Die Spalte Segment kann verwendet werden und auch können Segmente in die Spalten KtSoll und KtHaben eingegeben werden.
- Wenn Sie die Segment-Spalte verwenden, wird der Betrag sowohl im Soll als auch im Haben gebucht, weshalb der Saldo des Segments in der Konten-Tabelle Null sein wird.
Die Aufteilung der Kosten erfolgt grundsätzlich für jeden einzelnen Buchungsposten. Es gibt jedoch Situationen, in denen es besser ist, die Kosten auf einem einzigen Konto zu verbuchen und sie erst am Ende des Jahres nach Segmenten zu unterteilen. Dies ist beispielsweise bei den Verwaltungskosten der Fall, die prozentual auf die verschiedenen Unternehmensbereiche aufgeteilt werden. So vorgehen:
- Die Buchungen werden während des Jahres erfasst, wobei die Konten in den Spalten Soll und Haben ohne Segment angegeben werden, oder indem der gesamte Betrag nur einem Segment zugeordnet wird. So werden z. B. alle Büromaterialkosten (ohne das Segment) gebucht.
- Am Ende des Jahres wird der Anteil jedes Segments einem bestimmten Aufwands- oder Ertragskonto zugewiesen:
- Beim Buchen trägt man in den Spalten Soll und Haben immer dasselbe Konto ein.
- Es werden die Ursprungssegmente (die auch fehlen können) und die Zielsegmente angegeben.
- Zum Beispiel für die Zuweisung der Büromaterialkosten an die verschiedenen Sektoren.
- Es müssen so viele Einträge vorliegen, wie es Sektoren gibt.
- Für jede Zeile hat das Haben-Konto kein Segment.
- Das Soll-Konto hat das Segment, das sich auf den Sektor bezieht.
- Der Betrag entspricht dem des Sektors zuzuordnenden Anteil Büromaterialkosten.
- Diese Buchungen werden durchgeführt, um jedem Sektor den Anteil der noch nicht zugeteilten Kosten zuzuweisen.
Die Eröffnungssaldi der Segmente sollten vorzugsweise als Eröffnungsbuchungen eingegeben werden, da sie nur so mit einem Konto verknüpft werden können.
Die für jedes Konto in der Spalte Eröffnung der Konten-Tabelle eingegebenen Eröffnungssaldi werden dem Segment "{} nicht zugeordnet" zugewiesen.
Um den Eröffnungssaldi für einzelne Segmente zuzuweisen, müssen Eröffnungsbuchungen (Buchungen-Tabelle) eingegeben werden.
- In der Spalte Beleg-Typ gibt man den Wert 01 ein.
- Die Eröffnungsbuchungen werden mit dem Anfangsdatum des Buchhaltungsjahr erfasst.
Mit den Eröffnungsbuchungen der Segmente wird der Betrag aus dem "leeren" Segment gelöscht und dem jeweiligen Segment zugeordnet.
Wenn der zu verteilende Saldo negativ ist (Soll), muss das Konto ohne Segment in der Spalte KtSoll und das Konto mit dem Segment in der Spalte KtHaben stehen.
Beispiel Eröffnungsbuchung Segmente
Nehmen wir an, dass der Eröffnungssaldo von 100.00 des Kontos 1000 (ohne Angabe eines Segmentes gebucht wurde, damit er in das leere Segment einfliesst) zwei Segmenten zugeordnet werden muss und zwar
- Segment 01 für 80.00
- Segment 02 für 20.00
- Die Eröffnungsbuchungen werden mit dem Anfangsdatum des Buchhaltungsjahr erfasst. In der Spalte Beleg-Typ gibt man den Wert 01 ein.
- Für die Eröffnungsbuchung des Segments '01' ist in der Spalte KtSoll '1000:01' und in KtHaben '1000' anzugeben. Als Betrag ist 80.00 einzugeben.
- Für die Eröffnungsbuchung des Segments '02' ist in der Spalte KtSoll 1000:02 und in KtHaben 1000 anzugeben. Als Betrag ist 20.00 einzugeben.
Befehl Neues Jahr erstellen
Mit dem Befehl Neues Jahr erstellen oder Eröffnungssaldi aktualisieren werden automatisch die Eröffnungsbuchungen für die Segmente aller Ebenen erstellt.
Wenn Sie die Salden einer Segmentebene nicht übertragen wollen, müssen Sie die entsprechenden Eröffnungsbuchungen, die das Programm automatisch erstellt hat, löschen.Minuszeichen "-" als Trennzeichen benutzen
Minuszeichen (-) als Trennzeichen benutzen
Beim Buchen können Sie anstelle des ":" (Doppelpunkt) das "-" (Minuszeichen) als Trennzeichen benutzen.
- In den Eigenschaften (Stammdaten) die Option Minuszeichen (-) als Trennzeichen der Segmente benutzen auswählen
- Beim Buchen der Segmente das Zeichen (-) als Trennzeichen benutzen.
- Wird beim Buchen der "-" (Minuszeichen) benutzt, darf man den Bindestrich nicht benutzen als Trennzeichen der Konten.
Bericht
Berichte für Segmente kann man so erhalten:
- Formatierte Bilanz nach Gruppen
- Buchhalterischer Bericht
- Kontoauszüge
- Bericht mit mehreren Ebenen
Wenn man Berichte bekommen will, die Konten und Segmente in sich vereinigen (z.B. alle Ausgaben der Niederlassung LG des P1) muss man die Funktionen der BananaErweiterungen benutzen.
Bericht unterteilt nach Ebene
In der Bilanz nach Gruppen, muss man in der Sektion Unterteilung die Ebene des Segments angeben, das man benutzen will. Das "leere" Segment gruppiert alle Beträge, die gebucht worden sind, ohne ein Segment anzugeben.
Zusammenfassender Bericht
Es handelt sich um einen Bericht aller in der Tabelle Konten enthaltenen Segmente mit einer eventuellen Unterteilung nach Periode oder nach Segment.
Nicht zugeteiltes Segment
Das leere Segment fasst alle Beträge zusammen, die ohne Angabe eines Segments erfasst wurden. Sie können den Titel dieses Segments festlegen, indem Sie ihn in der Tabelle Konten angeben. Wählen Sie zusätzlich die Option Segmentüberschrift: Beschreibung im Bereich Aufteilung.
Korrelierte Daten: Projekte verwalten