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La asamblea de representantes de distrito de Polaris (RDP) es el órgano que recibe toda la información del equipo de Polaris y participa en la definición de los planes de futuro del producto. El objetivo de esta reunión es solicitar el voto de los distritos sobre determinadas cuestiones importantes para el desarrollo futuro. Los temas para la futura asamblea se registran como ideas en los proyectos de RedMine.
Los RDP representan tanto a su distrito como a todos los clubes del mismo. Se encargan de recoger las opiniones y peticiones de los distritos y clubes y de hacer la primera selección.
El Team Polaris recoge la información de los RDP y consolida las ideas en temas que se presentarán en las reuniones de la asamblea. Organizan la reunión de la asamblea y elaboran el orden del día con todos los temas que se van a debatir. Sólo se tratan temas de "alto nivel". Las solicitudes de características se gestionan a través del proceso normal de solicitud de cambios (RedMine).
Tras la reunión, el Team Polaris organiza una votación electrónica sobre los temas debatidos e informa de los resultados de la votación y del plan de aplicación definitivo.
Los RDP son responsables de transmitir la información a los clubes y distritos que representan.
Dependiendo de la organización del país, los DICOs, sus adjuntos y otras personas del distrito se reúnen anualmente -o más a menudo- con representantes del Team Polaris. Estas reuniones son muy importantes y refuerzan la comunidad de usuarios de Polaris. Siempre que es posible, se celebran cara a cara.