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1. Problem formulieren
Für die Lösungssuche ist es wichtig, dass Sie zwischen Wirkungen und Ursachen des Problems klar differenzieren. Dafür halten Sie zu Beginn des Problemlösungsprozesses schriftlich fest:
- «Das Problem ist, dass …» Das ‚Problem‘ liefert das Thema, zu dem Sie Lösungen suchen.
- «Die Wirkungen des Problems sind …» Die ‚Wirkungen‘ können Sie mit Ihren fünf Sinnen wahrnehmen. Die Wirkungen zeigen, was schief läuft. Sie sehen etwa, dass jemand zu spät kommt. Sie hören laute Diskussionen. Sie spüren angespanntes Klima. Sie riechen Abgase, usw.
- «Die Ursachen des Problems sind …» Die ‚Ursachen‘ eines Problems erkennen Sie mittels Nachdenken und über Zusammenhänge erkennen. Die Ursachen zeigen, weshalb etwas schief läuft. Um ein Problem zu beseitigen, müssen funktionierende Lösungen die Ursachen ablösen.
Nehmen Sie sich für die Problemdefinition Zeit. Achten Sie darauf, dass das Problem mit seinen Wirkungen und Ursachen am Ende klar und eindeutig formuliert ist. Beenden Sie diesen Schritt erst, wenn Sie der vorliegenden Problemdefinition zustimmen und es keine Ergänzungen mehr gibt. Ansonsten laufen Sie Gefahr, dass Sie Lösungen zu einem Problem erarbeiten, das gar nicht die zentrale Rolle spielt.
2. Lösungen suchen
Die Ausgangslage haben Sie in der Problemformulierung beschrieben. Jetzt stehen folgende Fragestellungen im Mittelpunkt:
- Welche Ideen gibt es zur Problemlösung?
- Wie soll die Situation aussehen, wenn das Problem gelöst ist?
- Woran merken Sie, dass Ihr Problem gelöst ist? Nutzen Sie als Checkliste auch hier wieder die fünf Sinne: Was sehen, hören, riechen, fühlen und schmecken Sie dann?
Um Antworten auf diese Fragen zu erhalten, schauen Sie in die Zukunft. Dazu können Sie zum Beispiel folgende Kreativitätstechniken nutzen:
- Brainstorming, Brainwalking: Bei beiden Techniken sammeln Sie ungefiltert Ideen zu einem Thema.
- Analogiebildung: Man versucht, mithilfe der Lösung eines ähnlichen Problems eine analoge Lösung für das eigene Problem zu finden.
- Walt-Disney-Methode: Sie erstellen zu einer Problemlösungsidee eine Tabelle mit vier Spalten: Die erste Spalte ist eine neutrale Spalte, die zweite die des Träumers, die dritte Spalte ist die des Realisten und die vierte Spalte ist die des Kritikers. Nun schreiben Sie Ihre Idee zur Lösung des Problems in die erste Spalte ein. Anschliessend überlegen Sie, was der Träumer, der Realist und der Kritiker zu dieser Idee sagen, und feilen so lange an ihrem Lösungsvorschlag, bis alle drei – Träumer, Realist und Kritiker – zufrieden sind.
- Umkehrmethodik: Das Problem wird dabei in das Gegenteil umformuliert. Hierfür suchen Sie eine Lösung und transformieren diese wiederum ins Gegenteil. Das Ergebnis muss dann auf Umsetzbarkeit überprüft werden.
- Tabula rasa: Wie würde die Lösung aussehen, wenn Sie sozusagen auf der grünen Wiese beginnen würden? Die Teilnehmer suchen eine Lösung, ohne dass sie auf bestehende Systeme Rücksicht nehmen müssen. Beispielsweise überlegen sie sich, wie sie den Produktionsablauf gestalten würden, wenn sie eine neue Produktionshalle bauen würden.
- Biostrategie: Die Biostrategie orientiert sich bei der Lösungsfindung an der Natur. Die Frage lautet: Wie hat die Natur diese Aufgabe gelöst? Geht es z. B. um den Umgang mit knappen Ressourcen im Unternehmen, könnte man sich fragen, wie Pflanzen mit der zeitweise knappen Ressource ‚Wasser‘ umgehen.
Ziel dieses Schritts ist es, Lösungen zum Problem zu suchen und zu finden. Wie viele Alternativen Sie suchen, legen Sie im Vorfeld fest oder passen dies an die Begebenheiten an. In der Regel wird der Punkt schnell ersichtlich, an dem genügend Alternativen vorliegen.
3. Gefundene Lösungen bewerten
Zur Bewertung der einzelnen Lösungen gibt es verschiedene Ansätze. Ein Ansatz ist, dass Sie jede Lösung mit jeder anderen Lösung vergleichen und festlegen, welche der beiden Lösungen in diesem Vergleich auf Platz 1 und welche auf Platz 2 landet. Diese Bewertung machen Sie solange, bis jede Lösung mit jeder anderen Lösung verglichen wurde. Anschliessend zählen Sie die Punkte (Platz 1 = 1 Punkt, Platz 2 = 2 Punkte) zusammen. Die Lösung mit den niedrigsten Punkten (= die Lösung, die am häufigsten auf Platz 1 gewählt wurde) hat gewonnen.
Im zweiten Ansatz bewerten Sie die einzelnen Lösungen anhand konkreter Kriterien. Konkrete Kriterien können z. B. finanzieller Aufwand, schnelle Realisierbarkeit oder erwartete Lebensdauer sein. Legen Sie bei dieser Variante die Bewertungskriterien am besten vor der Lösungssuche fest. Sie können dann einen Punkt für jedes Bewertungskriterium vergeben oder pro Lösung und Bewertungskriterium einen Punkt (z. B. bei drei Lösungen und vier Kriterien zwölf Punkte, pro Kriterium zu einer Lösung können dann höchstens drei Punkte vergeben werden.). So sehen Sie auch, ob eine Lösung noch eine Schwachstelle hat, etwa wenn eine Lösung bei zwei Kriterien absoluter Favorit ist, bei einem Kriterium im Mittelfeld liegt und beim vierten Kriterium schlecht abschneidet. Möglicherweise lässt sich diese Schwachstelle durch Anpassungen nahezu oder ganz beheben.
4. Entscheidung für eine Lösung
Ist die Wahl eindeutig, haben Sie eine erste wichtige Etappe geschafft. Schliessen Sie die Wahl mit einer Blitzlichtrunde mit sich selber ab - nehmen Sie Stellung zur Ihrer Entscheidung. Ist die Wahl nicht eindeutig, sollten Sie nochmals ein Schritt zurückgehen. Möglicherweise ist es sogar notwendig, dass Sie zur Lösungssuche zurückgehen und die vorhandenen Vorschläge überarbeiten oder einen ganz neuen Vorschlag entwickeln. In einem solchen Fall müssen Sie auch alle anschliessenden Schritte bis zur Entscheidung erneut durchlaufen.
5. Massnahmen zur Umsetzung der Lösung formulieren
Bei diesem Schritt werden alle Massnahmen gesammelt, die die Umsetzung der Lösung erfordert. Als Hilfsmittel nutzen Sie eine To-do-Liste, aus der ersichtlich ist, was zu tun ist, wie die Massnahme zu tun ist, wer für sie verantwortlich ist und bis wann sie erledigt sein soll. Eine Massnahme, die bei allen Lösungen in der Liste steht, ist die Überprüfung der Umsetzung. Die To-do-Liste erfüllt dabei mehrere Zwecke: Sie gibt allen Beteiligten einen Überblick über alle notwendigen Massnahmen. Sie ist für jeden Einzelnen, der für eine Aufgabe verantwortlich ist, eine Art ‚Auftragspapier‘. Ausserdem dient sie als ‚Review Paper‘, mit der die Umsetzung der Lösung Massnahme für Massnahme überprüft werden kann.
Der Problemlösungsprozess kann auch gut mit mehreren Teilnehmern genutzt werden. Wichtig dabei ist, dass dann entweder ein unabhängiger Moderator die Gruppe durch den Prozess führt oder ein Teilnehmer die Moderation des Prozesses übernimmt.