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Exercer vos droits
Une demande d'exercise de droits est une demande de la part d'une personne concernée à un service responsable d'exercer un ou plusieurs de ses huits droits de la personne concerée comme définis dans la CO 11.
Pour quelles données?
Les droits de la personne concernée ne peuvent être exercés que sur ses données personnelles. Par exemple, cela signifie que vous ne pouvez pas demander la suppression des données d'une autre personne.
Cependant, en cas de:
- Mineurs et adultes sous tutelle: les parents / tuteurs légaux peuvent exercer ces droits en leur nom;
- Personnes décédées: le successeur peut exercer ces droits;
- L'exercice des droits au nom d'une autre personne concernée: une procuration valide est requise.
Lorsque vous soumettez une demande d'exercise de droit de la personne concernée, vous devez spécifier si vous souhaitez exercer les droits sur vos propres données ou si vous agissez pour le compte d'une autre personne. Dans ce dernier cas, vous devrez fournir la preuve que vous êtes en droit d'agir au nom de la personne concernée.
Si nécessaire, le CERN peut vous demander également de prouver votre identité.
Soumettre une demande
En bas de chaque avis de confidentialité, vous trouverez un lien vers un formulaire web vous permettant de soumettre une demande pour les données traitées par le service concerné.
C'est la manière préférée de soumettre des demandes, car elle garantit que votre demande contient des informations importantes, facilitant et accélérant ainsi son traitement par le CERN.
Seulement si vous ne parvenez pas à trouver l'avis de confidentialité applicable, vous devez utiliser le formulaire de demande générale. Veuillez ne pas utiliser le courrier électronique pour soumettre votre demande!
Vous ne pouvez exercer qu'un seul droit à la fois et par service. Si vous souhaitez exercer plus de droits ou pour des données détenues par plusieurs services, veuillez procéder en soumettant différents formulaires.
Dans la demande, vous devez spécifier le droit que vous souhaitez exercer et fournir des détails supplémentaires, en fonction du droit. S'il vous plaît, soyez aussi précis que possible.
Traitement de votre demande
Une fois la demande soumise avec le formulaire, elle sera attribuée au Bureau de la protection des données (ODP). L'ODP déterminera le service responsable concerné et enverra la demande à ce service. De plus, l'ODP conseillera les parties concernées et coordonnera les échanges entre vous et le service, si nécessaire.
Vous avez le droit de recevoir une réponse écrite à votre demande, y compris les motifs de la décision, dans un délai de 90 jours calendaires.
Le service responsable traitera votre demande, qui doit être examinée rapidement. Le service responsable doit fournir une réponse circonstanciée soit en prenant l'action demandée, soit en expliquant pourquoi la demande ne peut être satisfaite.
Refus de demandes
Les droits ne sont pas toujours absolus, mais peuvent dépendre de conditions spécifiques - qui sont expliquées dans les chapitres correspondants de ce site Web - et s'ils ne sont pas satisfaites, votre demande devra être rejetée.
En outre, l'exercice de vos droits peut être refusé dans des circonstances exceptionnelles, qui sont:
-
Votre demande est infondée ou excessive .
Le service responsable peut également refuser de donner suite à une demande si celle-ci est:
- déraisonnable,
- manifestement abusive,
- frauduleuse ou
- elle entrave la finalité du traitement (par exemple en raison de son caractère répétitif ou excessivement large).
-
Effort disproportionné
Si le fait de se conformer à une demande entraînerait une charge de travail ou de dépenses susceptible de prévaloir sur votre droit d'accès à vos données personnelles, le service responsable peut le refuser.
-
Violation des droits d'autres personnes concernées
Le service responsable peut refuser une demande si son octroi violerait les droits d'autres personnes concernées. C'est le cas si la réponse à une demande implique de fournir des informations qui concernent à la fois vous et une autre personne pouvant être identifiée (directement ou indirectement) à partir de ces données.
-
Restrictions décidées par le Directeur général
À titre temporaire, exceptionnel et spécifique, le Directeur général peut décider de restreindre l'exercice des droits détaillés ci-dessus, lorsque:
- une telle restriction est nécessaire pour prévenir, détecter ou enquêter sur d'éventuelles fautes ou activités illégales;
- le CERN a reçu une demande de transfert de données personnelles des autorités nationales, et la demande est raisonnable et compatible avec le statut de l'Organisation;
- ou alors une telle restriction est essentielle pour sauvegarder les droits, la sûreté et la sécurité de la personne concernée ou d’autres personnes ou la sécurité des locaux de l’Organisation ou de son fonctionnement.
Normalement, les personnes concernées sont informées par le Directeur général lorsque de telles mesures sont prises.
Réclamation
Si vous n'êtes pas satisfait de la réponse que vous avez reçue et que vous considérez que vos données personnelles ont été traitées d'une manière non conforme au cadre de protection des données du CERN, vous pouvez soit signaler un traitement non conforme, soit présenter une réclamation formelle auprès de l'ODP.