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Jeder Veränderung, jede Neuheit, jede komplexere Aufgabe in Unternehmen und Organisationen werden heute über ein Projekt abgewickelt. Die meisten grösseren Aufgaben sind zu komplex geworden, als dass eine Person sich um alles kümmern kann. So bald aber mehrere Menschen an einem Projekt arbeiten, wird es kompliziert. Wer macht was bis wann? Welche Einzeltätigkeit muss vor welcher anderen Arbeit erledigt sein, damit es zu keinen Verzögerungen kommt? Wer übernimmt für welche Aufgabe die Verantwortung? Wer steuert das ganze Projekt? Wie viel Zeit darf es dauern? Wer wird von wem über seine Aufgaben informiert? Viele solche Fragen und ihre Antworten sind für den Erfolg eines Projektes entscheidend. Das Wissen darüber, wie man ein Projekt steuert, nennt man „Projektmanagement“. Heute sollten die Grundkenntnisse darüber, was „Projektmanagement“ beinhaltet, bei allen bekannt sein. Einen kleinen Überblick soll diese Einführung liefern.
Was ist Projektmanagement?
Projektmanagement ist eine Sammlung an Aufgaben und Techniken, um ein Projekt erfolgreich zu initiieren, planen, dokumentieren, starten, zu steuern, durchzuführen, kontrollieren und abzuschliessen. Wichtige Aspekte dabei sind die Aufgaben, Ressourcen, die Kosten und die Zeit, die zur Verfügung stehen bzw. die eingehalten werden müssen. Projekte sind in ihrer Struktur meist hierarchisch aufgebaut, können aber komplett von der Unternehmensstruktur abweichen. So kann ein Projektleiter in einem Projekt Weisungsbefugnisse gegenüber den Projektmitarbeitern haben, welche in anderen Strukturen, zum Beispiel in der Linie, vollkommen anders sind. Der Projektleiter und die Projektmitarbeiter haben, während sie an einem Projekt arbeiten, einfach eine andere Aufgabe, sie haben in diesem Moment einen anderen Hut auf. Projekte können in Unterprojekte aufgeteilt werden, um die Komplexität zu reduzieren. Projektmanagement sind also alle Aufgaben, die man in einem Projekt auf unterschiedlichen Ebenen kennen muss, damit die Zusammenarbeit in einem Projekt reibungslos klappt. Dabei liegt die meiste Arbeit bzgl. dem Projektmanagement bei dem Projektmanager, der das gesamte Projekt leitet. Aber auch die Mitarbeiter in einem Projekt sollten Kenntnisse darüber haben, wie ein Projekt funktioniert, welche Techniken angewendet werden und wie sie zusammen spielen. Sonst können sie nicht wissen, was sie was bis wann machen müssen und von wem sie Aufgaben erhalten und wieso.
Definitionen von Projektmanagement
Für das Projektmanagement haben sich im Laufe der Jahre von verschiedenen Institutionen und Organisationen Standards entwickelt, die in Normen oder Arbeitsstrukturen zusammen gefasst wurden. So gibt es DIN- oder ISO-Normen, aber auch Sammlungen von Instituten, die genau aufführen, welche Arbeiten im Projektmanagement zu erledigen sind. Der Vorteil ist, dass so Anfragen und Angebote mit einem Verweis auf die Normung oder einen Standard erstellt werden können. Der Auftraggeber kann sich dann darauf verlassen, dass der Auftragnehmer nach bestimmten Standards vorgeht und kann so auch die Tätigkeiten später kontrollieren. Für viele ist eigentlich nur wichtig zu wissen, dass es solche Normen gibt, die er eventuell in einem Projekt einfordern kann. Bei viele kleinen und mittleren Projekten wird die Einhaltung der Normen nicht verlangt, was auch später einmal zu einem echten Nachteil reichen kann. Besonders in der IT- und Software-Branche haben sich Methoden entwickelt, die sich an Software- und Online-Strukturen orientieren. Da immer die Zeit, also die Kosten der wichtigste „Parameter“ bei Projekten ist, haben sich Modelle entwickelt, die das Projektmanagement stark danach ausrichten. Aber auch die Strukturen bei den Mitarbeitern haben sich geändert und so wird z.B. bei SCRUM oder anderen agilen Methoden auf mehr Eigenständigkeit und parallele Arbeitsschritte gesetzt. Oft wird dort sogar auf einen zentralen Projektmanager verzichtet und die Verantwortung wird direkt in den einzelnen Einheiten übernommen.
Am Anfang wird der Ist-Zustand ermittelt und eine Planung erstellt
Ein ganz wichtiger Aspekt im Projektmanagement ist die Dokumentation, das wird oft vergessen. Deshalb steht am Anfang eines Projektes immer die Erfassung der „Ist-Situation“. Wie funktionieren die Abläufe heute, welche Werkzeuge werden eingesetzt, wer macht was und wo, wie schnell geht das und was kostete es? Um nur ein paar zu nennen. Dann definiert man zusammen mit dem Auftraggeber die „Soll-Situation“. Wie sollen die Abläufe mal funktionieren? Welche Ressourcen stehen zur Verfügung, welche Kosten müssen eingehalten werden oder, mit welchen anderen Systemen muss später kooperiert werden. Bei Software, aber auch anderen Bereichen kann das z.B. in einem Lasten- und Pflichtenheft festgelegt werden. Die Zerlegung in einzelne Objekte nach Funktion oder Aufgabe ist dabei ratsam, denn dann kann man die Flexibilität erhöhen. In heutigen Projekten, besonders in der IT können sich Bedingungen oft so schnell verändern, dass man in einem laufenden Projekt eine leichte und schnelle Adaption möglich machen muss. Deshalb hat man die Aufgaben und Strukturen im Projektmanagement so angepasst, dass innerhalb der Einheiten oder auch zwischen ihnen schnelle etwas geändert werden kann, was nicht gleich eine komplette Neuplanung des gesamten Projektes auslöst.
Stakeholdererwartungen erfüllen
Auch innerhalb von Unternehmen werden zunehmend Auftraggeber als Kunden betrachtet. So ist ein Projektmanager aus der Sales-Abteilung eventuell ein „Stakeholder“ in einem Software – Projekt für eine CRM-Lösung, die in dem Unternehmen eingeführt und an das Unternehmen angepasst werden soll. Da aber auch der Aussendienst mit dieser CRM-Lösung arbeiten soll, gibt es dort auch Stakeholder, die im Projekt befriedigt werden müssen. So kann es also in einem Projekt mehrere Stakeholder geben, die unterschiedlichen Ansprüche an das Projekt bzw. an das Ergebnis stellen. Die Aufgabe des Projektmanagements ist, die Erwartungen aller Stakeholder, welche mit dem Projekt erreicht werden, abzubilden. Die Erwartungen müssen in die Planung einfliessen.
Auswahl der Teammitglieder oder Arbeitsgruppen
Ein ganz wichtiger Aspekt des Projektmanagements ist die Auswahl der für die einzelnen Arbeiten erforderlichen Mitarbeiter oder Zulieferer. Hier kommt es eben nicht nur auf die für die einzelne Aufgabe notwendige Qualifikation an, sondern auch, ob sie Projektmanagement-Kenntnisse besitzen, sich integrieren können und agil sowie selbständig an Teilaufgaben mitwirken. In vielen Projekten ist das nicht immer möglich, da auf Ressourcen zugegriffen werden muss, die im Unternehmen vorhanden sind. Es ist die Kunst des Projektmanagements ein Team zusammen zu stellen, dass in diesem einen Projekt sehr gut funktioniert und den grösst möglichen Erfolg erwarten lässt.
Vorgehensweise und Software
In diesem Bereich haben sich die Dinge gegenüber früher erheblich geändert. Durch das Internet und Software-Tools für Projektmanagement und -Steuerung, hat sich die Arbeit in diesem Bereich dramatisch entwickelt. Früher hat eine Person, eventuell in Microsoft Excel, alle Aufgaben, Projektschritte, Timelines etc. gesammelt und dann in einem monatlichen Meeting präsentiert. Teammitarbeiter haben eine Kopie ihres Arbeitsbereiches erhalten und danach gearbeitet. Das ist praktisch heute nicht mehr möglich oder als anachronistisch zu betrachten. Zu schnell verändern sich Parameter oder Erkenntnisse und die Kommunikation muss „right in time“ funktionieren. Wichtiger ist heute die Kommunikation untereinander, die Flexibilität neue Erkenntnisse umzusetzen und aber auch, alle die es wissen müssen, darüber zu informieren. Deshalb setzt man heute Software über das Internet ein, die man sich meist von externen Dienstleistern als SaaS für den Zeitraum des Projektes mietet. Danach speichert man die Inhalte als Dokumentation ab. In dieser Software kann jeder in seinem Bereich, je nach Berechtigung, seine Dokumentation schreiben, Vorschläge mitteilen, kommentieren und die Ergebnisse in Zeiträumen präsentieren. Jeder hat die Aufgabe, sich über den Stand der Dinge selber zu informieren. Das entlastet den Overhead und die Projektsteuerung. Durch die Software und das Internet ist das ortsunabhängig und rund um die Uhr möglich. Es entsteht eine agile, flexible und schnelle Zusammenarbeit die Zielorientiert und effzient ist. Solche Tools heissen zum Beispiel: Trello, Microsoft-Planer, Microsoft-Project, Asana, Airtable, Basecamp, Jira, Workzone, Wrike oder KanbanFlow um nur ein paar zu nennen.
Projekt – Controlling
Projekte sollten in jedem Fall einem Projekt-Controlling unterliegen. Es gibt nichts Schlimmeres, als Projekte, bei denen Kosten und Ressourceneinsatz aus dem Ruder laufen. Eigentlich sollte das bei einem guten Projektmanagement nicht passieren. Trotzdem ist die Sicht quer über das Projekt aus der Sicht eines Controllers oft sehr sinnvoll. Denn er muss Änderungen an Planung, Kosten und Ressourcen hinterfragen und auf die Einhaltung pochen. Das Projekt-Controlling sollte deswegen auch in einer entsprechenden Abteilung oder Stelle im Unternehmen erfolgen, welche nicht operativ im Projekt gebunden ist.
Fazit
Projektmanagement ist aus der heutigen Berufswelt nicht mehr wegzudenken. Durch Internet und Software wird ein modernes Projektmanagement schnell, flexible und agil. Selbst Laien setzen die Softwarelösungen zur Projektsteuerung mittlerweile für ihre privaten Projekte, wie Hochzeit, Kindergeburtstag oder Party ein. Da ist es unerlässlich, dass man im Berufsleben Kenntnisse darüber haben muss. Es sind nicht zuletzt auch Kriterien für eine Anstellung. KMUs und Unternehmensleiter sind ebenfalls gut beraten, sich mit diesen Techniken anzufreunden und sie möglichst rasch in ihren Unternehmen einzuführen. Zu viel Zeit und Geld wird sonst im Vergleich zu den Mitbewerbern verloren gehen. Auch für die Mitarbeiter ist es gut geeignete Techniken zu kennen, mit denen die Arbeitsabläufe besser und stabiler funktionieren. Wenn Sie mehr über Projektmanagement wissen möchten, sprechen Sie Gordian Hense gerne unter der E-Mail-Adresse: gh @ ghc-gmbh.ch an.