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War das wichtig?
Protokolle sind für viele Sekretärinnen und Assistentinnen ungeliebte Aufgaben: Sie erfordern gute Vorbereitung, höchste Konzentration und die Fähigkeit, aus allem, was gesagt wird, das Unwichtige auszusieben und das Wesentliche herauszuhören. Aber wie stellen Sie sicher, dass Ihnen nichts Wichtiges entgeht? Wie schreiben Sie so mit, dass Sie später aus Ihren Notizen ein vollständiges und korrektes Protokoll erstellen können?
Ein Schlüssel zu guten Protokollen liegt bereits in der Vorbereitung: Sie sollten sich immer vorab über die Agenda der Besprechung und über den Teilnehmerkreis informieren. Wenn es um ein Thema geht, über das Sie nicht viel wissen, macht es Sinn, sich etwas Hintergrundwissen anzueignen und gegebenenfalls benötigte Fachbegriffe nachzuschlagen. Für die erforderliche Konzentration sorgen Sie, indem Sie weder übermüdet noch hungrig zur Sitzung erscheinen, den Raum gründlich lüften und genügend trinken. Natürlich sollten Sie auch Ihr «Handwerkszeug» parat haben: Papier, Stifte, die Teilnehmerliste mit Namenskürzeln.
Sobald die Sitzung begonnen hat, sollten Sie sich voll auf denjenigen Teilnehmer konzentrieren, der jeweils gerade spricht, und diesen dabei auch ansehen. Notieren Sie zuerst
das Kürzel des Sprechers und hören Sie dann erst einmal zu. Warten Sie die ersten Sätze ab, um herauszufinden, was derjenige inhaltlich sagen will.
Überlegen Sie bei jedem Redeabschnitt:
- Was hat er/sie jetzt eigentlich zu welchem Thema gesagt?
- Haben Sie inhaltlich und akustisch alles verstanden, was gesagt wurde?
- Was davon ist so wichtig, dass es festgehalten werden muss?
- Welche Formulierung war so prägnant, dass Sie sie möglichst wörtlich mitschreiben sollten? Wofür genügen Stichworte?
- Welche Art Aussage war es – eine Information, ein Vorschlag, eine Frage, eine Kritik?
- Welche Auswirkungen hat die Aussage für die anderen Besprechungsteilnehmer?
- Mündet der Beitrag in ein Ergebnis, einen Beschluss, ein To-do, einen Termin? Dann notieren Sie es auf jeden Fall.
Falls Sie Schwierigkeiten haben, einen Redner akustisch zu verstehen, sollten Sie sich nicht scheuen, sich gleich zu melden und ihn darum zu bitten, das Gesagte noch einmal lauter und deutlicher zu wiederholen.
Tipp: Oft ist es nützlich, bereits bei der Mitschrift mit Hervorhebungen zu arbeiten, etwa mit Farben, denen Sie eine feste Bedeutung zuordnen, zum Beispiel:
- Rot: besonders wichtig, Beschluss, Entscheidung, To-do
- Gelb: nachhaken/nachfragen, mit Daten aus Präsentation ergänzen
- Grün: Kürzel (wer spricht?), Zitate
Sobald sich der nächste Teilnehmer zu Wort meldet, notieren Sie sein Kürzel über oder (in der Randspalte) neben dem, was Sie als Nächstes mitschreiben. So vermeiden Sie «herrenlose» Zitate und Inhalte, bei denen Sie später nicht mehr wissen, von wem sie stammen. Trennen Sie die Mitschriften zu den einzelnen Wortbeiträgen bzw. Traktanden optisch deutlich, damit die Zuordnung bei der Nachbearbeitung eindeutig möglich ist. Wenn das Wort «Beschluss» oder «Abstimmung» fällt, sollten Sie sofort aufmerken, denn dann werden Ergebnisse produziert, die in jeder Protokollart eine wichtige Rolle spielen. Notieren Sie also:
- An welcher Stelle der Diskussion gab es einen Beschluss? Dieser wird in der Regel wortwörtlich mitgeschrieben.
- Wer war dabei stimmberechtigt?
- Haben alle Stimmberechtigten mitgestimmt?
- Was hat die Abstimmung ergeben?
- Wie waren die Mehrheitsverhältnisse?
- Welches To-do/welcher Termin/welche -Verantwortlichkeit ergibt sich aus dem Beschluss?
Das Wichtige aus dem Wust filtern
Nicht jedem ist es gegeben, prägnant und packend zur Sache sprechen zu können. Manche Besprechungsteilnehmer sagen mit vielen Worten inhaltlich nichts, andere verwenden viel zu viele Fremdwörter und Fachbegriffe, so dass man kaum versteht, was sie meinen. Wieder andere versuchen bewusst, durch unklare Formulierungen Verantwortung zu verschleiern oder Negatives zu beschönigen. Hier hilft nur: gnadenlos aufmerksam zuhören und filtern: Was hat er oder sie nun wirklich gesagt?
Beispiel: Wörtlich gesagt wird: «Also, ehrlich gesagt, finde ich diese ganze Diskussion völlig überflüssig. Das sind doch nur Scheingefechte. Da kommt am Ende eh nichts bei raus. Man verwendet wieder Gelder und Ressourcen, um am Ende festzustellen, dass sich der ganze Aufwand wieder nicht gelohnt hat. Warum machen wir nicht einfach Nägel mit Köpfen, haken die ganze Sache ab und starten endlich mit dem neuen Projekt?»
So könnte Ihre Mitschrift lauten: (Kürzel) Diskussion ist überflüssig, will Projekt starten («Nägel mit Köpfen»).
- Im Verlaufsprotokoll formulieren Sie dann: «Herr Wichtig äussert seine Bedenken über den Mehrwert der laufenden Diskussion und plädiert dafür, das neue Projekt zu starten.»
- Im Kurzprotokoll: «Herr Wichtig plädiert dafür, das neue Projekt zu starten.»
- Im Ergebnisprotokoll schreiben Sie gar nichts dazu, es sei denn, es kommt zu einer Abstimmung über den Projektstart – da zählen Sie die Stimme von Herrn Wichtig mit.
Und was tun Sie, wenn Sie beim besten Willen nicht herausfinden können, was der Sprecher nun eigentlich sagen wollte? Auch dann gilt: So unangenehm es sein mag – heben Sie die Hand und fragen Sie nach: «Verzeihung, ich bin mir nicht sicher, ob ich den Inhalt Ihres Beitrags richtig erfasst habe. Habe ich Sie so richtig verstanden: Sie sagten, dass …?»
Späteren Nachfragen vorbeugen
Bald haben Sie es geschafft, die Besprechung nähert sich ihrem Ende. Wenn Sie einen tüchtigen Besprechungsleiter haben, fasst er nun nochmals die wesentlichen Ergebnisse «fürs Protokoll» zusammen. Wenn Sie noch gelbe Markierungen in Ihren Mitschriften haben (für «nachfragen/klären»), sollten Sie Ihre Fragen sofort stellen, bevor der Sitzungsleiter das Ende der Veranstaltung verkündet und die Teilnehmer den Raum verlassen. Alles, was Sie jetzt klären, macht Ihnen später kein Kopfzerbrechen mehr.
Stellen Sie zu Sitzungsende sicher, dass Sie alle benötigten Informationen haben, und beschaffen Sie sich alle wesentlichen externen Unterlagen:
- Fotografieren Sie den letzten Stand der Ergebnistafeln, Flipchart- oder Whiteboard-Skizzen ab.
- Bitten Sie um die Überlassung bzw. Zusendung von Präsentationsfolien.
- Sammeln Sie je ein Exemplar aller im Laufe der Besprechung ausgeteilten Unterlagen ein.
- Schalten Sie gegebenenfalls das Aufnahmegerät aus und nehmen Sie es an sich.
Und nicht zuletzt: Prüfen Sie Ihre eigenen Mitschriften.
- Sind alle – fortlaufend nummerierten – Blätter da?
- Haben Sie zu jedem Traktandum ein Ergebnis notiert?
- Haben Sie zu jedem Ergebnispunkt alle To-dos, Beschlüsse, Termine und Verantwortlichkeiten festgehalten?
- Haben Sie zu jedem Teilnehmer auf der Liste notiert, ob er da war oder ob er entschuldigt oder unentschuldigt gefehlt hat?
- Sind alle noch offenen Fragen geklärt – sofern für die Beantwortung keine weitergehende Recherche erforderlich ist?
Verlosung
Mehr praxisnahe Tipps dazu, wie Sie Protokolle vorbereiten, während der Besprechung mitschreiben, Ihre Notizen danach strukturieren und aufbereiten und daraus gut lesbare und als Arbeitsgrundlage verwertbare Protokolle erstellen, lesen Sie hier: Protokolle schreiben, professionell, strukturiert und auf den Punkt gebracht. Mit Checklisten, Praxistipps, Mustern und Vorlagen, von Tanja Bögner, Barbara Kettl-Römer und Cordula Natusch, Linde International 2013
Miss Moneypenny verlost fünf Exemplare des Buches. Bitte schreiben Sie bis zum 10. Januar 2014 ein Mail mit dem Betreff «Protokolle schreiben» an <email-pii>