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La fiche de compte ou catégorie correspond au grand livre et permet d'avoir une liste complète des opérations comptables concernant un même compte, une même catégorie, un centre de coûts, un segment ou un groupe.
Ouverture d'une fiche de compte
Il existe deux méthodes pour ouvrir et imprimer une fiche de compte ou de catégorie.
Première méthode
Cette méthode est recommandée lorsque vous souhaitez visualiser et imprimer toutes ou plusieurs fiches de compte/catégorie.
Cliquez sur menu Rapports → Fiches de Compte/catégorie
Une boîte de dialogue est présentée avec les sections suivantes :
Pour obtenir les informations détaillées des sections, cliquez sur les liens correspondants.
Deuxième méthode
Cette méthode peut être utilisée lorsque vous ne devez ouvrir qu'une seule fiche à la fois dans les tableaux.
- Cliquez sur le petit symbole qui apparaît lorsque vous sélectionnez la cellule qui contient le numéro de compte, de catégorie ou de groupe.
La fiche de compte ou catégorie est temporaire et est calculée au moment de la demande. Si vous modifiez ou ajoutez des écritures dans le tableau des opérations, la fiche de compte ne sera pas mise à jour simultanément.
Afin de mettre à jour la fiche de compte après les changements, vous devez entrer à nouveau la commande Fiches de Compte/catégorie, ou si la fiche de compte est encore ouverte, cliquez sur le symbole montré dans l'image ci-dessous.
Note
Il n'est pas possible de modifier les données dans la fiche de compte, catégorie ou groupe. Dans Fiches de Compte, double-cliquez sur le numéro de ligne pour passer à la ligne correspondante du tableau Écritures ou Budget.
La colonne Compte sélectionné
Dans la colonne Compte sélectionné, qui peut être rendue visible à partir de n'importe quelle fiche de compte par le biais du menu Données → Organiser colonnes, le compte sur lequel la transaction a eu lieu est affiché.
Lorsque vous obtenez une fiche de compte d'un ou plusieurs comptes, catégories, groupes et segments, vous verrez exactement le compte utilisé.
La colonne Contrepartie
Dans les fiches de compte ou catégorie, la colonne Contrp est affichée, indiquant le compte de contrepartie qui complète l'écriture.
Fiches de groupe ou de classe
La fiche de compte d'un groupe ou d'une classe regroupe toutes les écritures de ces comptes qui appartiennent au groupe ou à la classe sélectionné.
Les comptes ou les catégories du groupe ou de la classe peuvent être affichés en rendant visible la colonne CompteSélectionné.
Si des écritures de Budget ont été insérées dans le tableau Budget, il est possible d'avoir les fiches de compte ou de groupe du Budget :
Menu Rapport →Fiches de Compte/Catégorie → activer les Écritures du Budget.
Impression du Grand Livre (fiches de compte)
Pour imprimer les fiches de compte :
- Menu Rapports → Fiches de compte
- Le Filtre vous permet de sélectionner automatiquement toutes les fiches de compte à imprimer ou seulement certaines d'entre elles (par exemple, uniquement les comptes, les centres de coûts ou les segments).
- Dans les différentes sections Période, Options, Personnalisations, vous pouvez activer les fonctions souhaitées (par exemple, période, un compte par page....).
- Confirmez avec OK après avoir défini les options souhaitées.
Les fiches de compte sélectionnées s'affichent à l'écran. Pour imprimer, cliquez sur Fichier → Imprimer.
Insertion d'un logo dans les fiches de compte
À partir de Banana 9, il est possible d'insérer un logo dans l'impression de la fiche de compte.
Après avoir créé le détail de la fiche de compte, procédez comme suit :
- Menu Rapports → Fiches de compte
- Fichier → Aperçu d'impression.
- Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, sous Logo, entrez votre logo (au lieu de aucun).
Des informations plus détaillées sont disponibles sur la page des paramètres du logo.
Enregistrer les paramètres
S'il vous arrive d'imprimer régulièrement des fiches pour certains comptes, par exemple tous les fiches de vente, il est utile de créer une personnalisation pour eux :
- Menu Rapports → Fiches de compte → Section Personnalisation
- Cliquez sur le bouton Nouvelle
- Indiquez dans la description le nom, par exemple "Comptes de ventes".
- Sélectionnez les comptes que vous souhaitez imprimer
- Dans le menu Fichier → Mise en page vous pouvez déterminer les marges et autres paramètres de la page.
Chaque fois que vous devez imprimer les comptes, sélectionnez la personnalisation que vous avez créée.