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Pianificazione efficiente ed esecuzione dell'inventario
Non si fa in tempo ad archiviare le belle giornate d'estate che le decorazioni natalizie appaiono, per esempio, già in molti supermercati. Raramente in questo periodo si ha già voglia di pan di zenzero e cioccolata a forma di Babbo Natale. Eppure, ogni volta è sorprendente la velocità con cui si avvicina improvvisamente uno dei periodi più belli dell'anno! L'aspetto apparentemente prematuro delle decorazioni natalizie non si può considerare un esempio perfetto di eccellente pianificazione?
In che misura la tua azienda è preparata ad affrontare le attività ricorrenti alla fine dell'anno come, per esempio, l'inventario? Nella maggior parte dei casi, proprio il periodo che precede la fine dell'anno è caratterizzato dalla pressione dei tempi e dallo stress. Perché non ti prepari già in anticipo quest'anno per la regolare la rilevazione delle giacenze?
In queste poche righe imparerai tutto quello che devi sapere per una pianificazione efficiente e un'esecuzione regolare del tuo inventario. In primo luogo, rispondiamo ad alcune domande frequenti sull'inventario.
Perché l'inventario?
Perché ha senso fare un inventario?
Un regolare inventario nella tua azienda ti aiuta a determinare l'attuale “giacenza effettiva”. La rilevazione delle giacenze comprende tutte le merci materiali (inventario fisico), il capitale d'esercizio e le passività immateriali (inventario contabile) e i beni mobili, ossia veicoli, macchinari e attrezzature aziendali (inventario beni mobili).
Almeno una volta all'anno, in un giorno fisso, puoi controllare e assicurarti che mediante l'inventario che sia stata effettuata correttamente la registrazione continuativa di ricevute ed emissioni nel tuo sistema di gestione delle merci nonché la contabilità della tua azienda.
In sintesi, la regolare rilevazione delle giacenze nella tua azienda:
- costituisce la base per il bilancio annuale
- identifica le possibili perdite dovute a furti o errori di registrazione
- corregge eventuali errori nel sistema della contabilità e della gestione delle merci
- fornisce una panoramica di quali merci (in termini di valore e quantità) si trovano attualmente in magazzino o in ufficio
L'inventario annuale non serve solo come controllo da presentare all'ufficio delle imposte. La rilevazione delle giacenze è anche uno strumento utile per la tua azienda per controllare la contabilità interna e per confrontare la giacenza target con quella effettiva.
Sono obbligato a fare un inventario nella mia azienda?
L'ufficio delle imposte prescrive un inventario per la tua azienda se la tua attività è soggetta all'obbligo di presentazione dei bilanci separati. Tuttavia, anche per le imprese più piccole che non sono tenute a redigere bilanci, è opportuno un inventario facoltativo per verificare la reale situazione finanziaria.
Un consiglio dagli esperti: non concentrare la tua rilevazione delle giacenze solo sulle merci presenti in magazzino. Anche i beni C, cioè gli articoli che non sono direttamente coinvolti nel valore aggiunto della tua azienda, dovrebbero essere elencati. Si tratta, ad esempio, di prodotti per ufficio o di articoli per la pulizia.
È obbligatorio effettuare l'inventario l'ultimo giorno dell'anno?
In linea di principio, si prevede un inventario in diversi momenti: quando un'azienda viene fondata, quando si verificano cambiamenti del personale di gestione, e regolarmente alla fine di ogni anno finanziario.
Per la maggior parte delle imprese, l'anno finanziario coincide con l'anno civile, motivo per cui la data di scadenza per la rilevazione delle giacenze annuale di solito è il 31 dicembre. Spesso è impossibile effettuare l'inventario completo in un giorno. Pertanto, i diversi tipi di inventario permettono di effettuare un inventario prima o dopo il termine di fine anno (vedere Tipi di inventario).
Tipi di inventario
Ci sono diversi tipi di rilevazione delle giacenze che è possibile utilizzare. Dovresti pertanto assicurarti di quale tipo di inventario è adatto alla tua azienda. Per i tipi di inventario a tempo variabile, dovresti assicurarti che il tuo sistema di gestione delle merci sia amministrato in modo accurato. Per la registrazione di merci deperibili non può essere utilizzato un inventario permanente.
Inventario alla data di chiusura del bilancio
L'inventario alla data di chiusura del bilancio si riferisce al tipo più comune di inventario fisico. La rilevazione delle giacenze completa viene effettuata alla data di chiusura del bilancio stesso.
È consentito effettuare un inventario differito nel tempo di un massimo di dieci giorni prima o dopo la data di chiusura del bilancio. In tal caso, nell'arco di questi giorni devono essere retrodatate o aggiornate eventuali variazioni in termini di quantità e di valore delle merci, sulla base della documentazione relativa alla giacenza effettiva in data di bilancio.
Attenzione: non si tratta di un inventario a campionamento, in cui la rilevazione delle giacenze risulta da controlli a campione. Questo tipo di rilevazione delle giacenze deve essere ufficialmente richiesta presso l'ufficio delle imposte e viene approvata solo per le imprese molto grandi e in presenza di particolari situazioni.
Inventario permanente
Con un inventario permanente registri la giacenza relativa a diversi gruppi di merci in giorni diversi durante tutto l'anno. Una volta all'anno, ad una data di bilancio fissa, viene poi effettuato un inventario fisico di tutti i gruppi di merci, per confrontare la giacenza target con la giacenza effettiva. Per risparmiare risorse e tempo, puoi scegliere di farlo in un giorno in cui le giacenze in magazzino sono ridotte.
Inventario differito
Questo è un tipo di inventario differito nel tempo. Nel caso di un inventario differito, la rilevazione delle giacenze può essere effettuata tre mesi prima o due mesi dopo la data effettiva di chiusura del bilancio. Resta tuttavia determinante la giacenza effettiva alla data concreta di chiusura annuale del bilancio. Questa deve essere aggiornata o ricalcolata in base al valore.
L'inventario differito consente una maggiore flessibilità. Tuttavia, presenta alcuni svantaggi dal momento che deve essere documentata con esattezza qualsiasi variazione di giacenza per un corretto aggiornamento o calcolo retroattivo di interi mesi.
Attenzione: questo tipo di inventario deve essere richiesto con anticipo all'ufficio delle imposte.
Consigli degli esperti
Ecco come funziona la pianificazione e l'esecuzione dell'inventario
Di seguito troverai alcuni consigli pratici per una pianificazione e una realizzazione ottimale del tuo prossimo inventario:
1. Scegli il momento giusto
É meglio definire il giorno per l'inventario nei tuoi uffici in un periodo di attività commerciale e produttiva ridotta.
Lo stesso vale per la rilevazione delle giacenze in magazzino. Consigliamo di effettuare l'inventario fisico quando la giacenza è ridotta.
I tipi di inventari differiti nel tempo ti danno inizialmente una certa flessibilità. Tuttavia, non dimenticare di prevedere dei tempi ulteriori per calcolare la giacenza alla data di chiusura del bilancio. Più giorni intercorrono tra il giorno della registrazione e la data di bilancio, e più tempo dovrai investire.
2. Pianifica un tempo margine
A seconda delle dimensioni della tua azienda, la rilevazione delle giacenze può richiedere alcune ore, un giorno o diversi giorni. In caso di dubbio, pianifica un po' più di tempo per evitare errori imprudenti sotto la pressione del poco tempo disponibile.
Molte aziende effettuano l'inventario anche al di fuori del normale orario di lavoro per potersi concentrare unicamente sulla rilevazione delle giacenze.
3. Organizzati al meglio con i tuoi dipendenti
Considera se puoi effettuare l'inventario fisico con i tuoi dipendenti o se ha senso impiegare del personale esterno all'azienda.
Anche se il personale esterno all'azienda aggiunge un'altra voce ai costi, in molti casi ne vale comunque la pena. Gli assistenti esperti d'inventario di solito completano la rilevazione delle giacenze in modo più rapido e affidabile, mentre i propri dipendenti non sempre possono assicurare l'obiettività necessaria.
I collaboratori esterni hanno anche una visione imparziale della situazione nella tua azienda, il che semplifica loro il lavoro di individuazione delle discrepanze. Se stai facendo la rilevazione delle giacenze con i tuoi dipendenti, li stai usando in un reparto diverso, non nel loro ambiente di lavoro quotidiano.
Durante l'inventario, i collaboratori dovrebbero idealmente lavorare in team di due persone. Uno scrive e l'altro prende appunti. In questo modo si riducono al minimo gli errori e l'inventario procede più velocemente.
4. Definisci le regole di esecuzione
Se decidi di assumere temporaneamente delle persone esterne all'azienda, queste di solito conoscono la regolare procedura. Ai tuoi dipendenti invece dovresti sempre ricordare le regole prima di iniziare l'inventario.
Per la rilevazione degli articoli, ti consigliamo di procedere da sinistra a destra e dall'alto verso il basso. Una volta che una squadra ha completato un'area, dovresti contrassegnarla per evitare registrazioni doppie. Le liste d'inventario devono essere compilate in modo leggibile e in stampatello. Se necessario, definisci delle linee guida per l'ortografia dei numeri al fine di evitare confusione in seguito.
Elenco di controllo
Il programma di svolgimento ideale per l'inventario
C'è ancora molto tempo alla data di chiusura del bilancio? Non sottovalutare ad ogni modo i vantaggi di una buona preparazione. Il seguente elenco di controllo ti aiuterà a programmare in modo efficiente lo svolgimento della tua prossima rilevazione delle giacenze.
1. Alcuni mesi prima dell'inventario
- Definisce la data dell'inventario
- Definisci la durata dell'inventario
- Organizza se necessario un team esterno per l'inventario
2. Alcuni giorni prima dell'inventario
- Comunica e invia per iscritto ai dipendenti le regole per l'esecuzione e lo svolgimento dell'inventario
- Prepara i locali: il riordino e la pulizia facilitano il lavoro
- Dividi l'azienda in aree d'inventario con la medesima quantità di lavoro richiesta ed evidenzia queste aree con dei colori
- Definisci la gestione dell'inventario e istituisci un punto di riferimento unico (coordinamento dello svolgimento delle operazioni, domande, consegna degli elenchi d'inventario)
- Suddividi i dipendenti in squadre da due persone
- Assegna uno o più ambiti di attività ad ogni squadra
- Fornisci sufficiente materiale di lavoro: blocchi per appunti, materiale per scrivere, ecc.
3. Il giorno dell'inventario
- Fornisci indicazioni al personale
- Assicurati di uno svolgimento corretto della rilevazione delle giacenze da parte dei dipendenti
- Verifica tutti gli elenchi d'inventario presentati (se sono leggibili, compilati con penna a sfera, se dispongono di data e firma del rispettivo collaboratore)
- Visita e controlla tutte le aree dell'inventario
4. Dopo l'inventario
- Trasferisci correttamente le differenze dell'inventario nei rispettivi conti
- Consegna la documentazione all'ufficio delle imposte (conserva la documentazione per dieci anni)
Altre domande?
Grazie a questo programma di svolgimento, quest'anno non c'è nulla che possa ostacolare un'organizzazione ottimale dell'inventario. Siamo a tua disposizione gratuitamente per rispondere a ulteriori domande.