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Jeder Beschreibung ist ein bestimmtes Beschreibungsprofil zugeordnet. Das Profil gibt vor, welche Elemente relevant sind, wie sie heissen und in welcher Reihenfolge sie eingegeben und später in Form von Berichten ausgegeben werden und welche zusätzlichen Eingabemöglichkeiten es geben soll (Listen und Tabellen). Da die eingegebenen Daten einer Beschreibung unabhängig vom gewählten Profil gespeichert sind, kann dieser Beschreibung (oder einer Kopie) jederzeit ein neues Profil zugewiesen werden. Auf diese Weise können die gleichen Daten für verschiedene Zwecke verwendet werden (z.B. verschiedene Finanzierungsgesuche), ohne dass die Daten neu eingeben werden müssen.
Profilarten
Es werden drei Profilarten unterschieden, die beim Erstellen und Bearbeiten einer Beschreibung zur Verfügung stehen.
a) Standardprofile
Von quint-essenz vorgegebene Musterprofile für die Planung, Steuerung und Evaluation von Projekten (Schlussberichte). In der Regel beginnt man mit diesen Profilen.
b) Institutionelle Profile
Profile, die von Institutionen öffentlich zugänglich gemacht werden und von allen benutzt werden können (z.B. Gesuchsformulare,…).
c) Benutzerdefinierte Profile
Sie haben die Möglichkeit ein vorhandenes Profil zu duplizieren und auf die eigenen Bedürfnisse anzupassen. Das Duplikat erscheint in der Liste der der eigenen Profile und kann dort bearbeitet werden. Sie können eigene Profile auch anderen Personen zugänglich machen, indem Sie diese Personen in die Liste der Akteure aufnehmen, so dass Sie z.B. ein Konzeptprofil mit anderen Personen teilen können. In der Liste der benutzerdefinierten Profile finden Sie also die Profile, deren Eigentümer/-in Sie sind als auch Profile anderer Personen, die Sie ihrerseits in die Liste der Akteure augenommen haben.
Sprachvarianten
Beschreibungsprofile liegen immer nur in einer bestimmten Sprache vor. Beim Wechsel der Sprache (oben rechts) ändert sich zwar die Sprache der Benutzeroberfläche, nicht aber die Sprache des Profils (Titel, Leitfragen usf.). Die Standardprofile liegen aber in allen vier Sprachen vor. Wenn also auch die Sprache des Profils angepasst werden soll, muss bei den Metadaten der Beschreibung das entsprechene analoge Profil in der gewünschten Sprache zugeordent werden.