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La SHSR publie dans sa collection des Mémoires et documents de la Société d'Histoire de la Suisse romande (MDR) ou sous une autre forme des travaux académiques (thèses, mémoires de licence, etc.) des universités suisses ou étrangères ainsi que d'autres travaux historiques, s'ils présentent un intérêt pour le public romand. Elle entre en matière sur demande écrite de l'auteur, accompagnée d'un manuscrit complet. L'auteur communique spontanément à la Société toutes les informations nécessaires. Le cas échéant, il donne copie de l'imprimatur qu'il a reçu et met la SHSR en contact avec son directeur de recherche.
La SHSR désigne comme rapporteur(s) un ou plusieurs de ses membres.
L'auteur qui soumet un manuscrit est informé de la décision de principe d'une publication par la SHSR dans un délai de deux mois. La SHSR se prononce en veillant à ne pas entrer en concurrence avec les collections de publications des Sociétés d'histoire cantonales.
En cas de réponse positive, la SHSR peut demander des changements de fond et de forme ou choisir de ne publier que partiellement un travail volumineux.
Le financement de l'édition se règle cas par cas; l'auteur en assume la responsabilité avec la SHSR. Le copyright est en faveur de la SHSR.
La mise au point du manuscrit pour l'édition est entièrement à la charge de l'auteur. La SHSR vérifie que le travail d'harmonisation est achevé et que le manuscrit est prêt à imprimer. Elle décide de cas en cas si le choix de l'imprimeur et le suivi de l'édition sont du ressort de l'auteur ou du sien.