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Lisa schreibt in Meetings auf ihrem iPad mit, schickt sich ihre Notizen per Email selbst, und wenn sie dann an ihrem Schreibtisch ist, leitet sie ihre Notizen an ihre Assistentin weiter, die sie in ein existierendes System hochlädt.
Unsere Lösung:
• Lisa erstellt eine 'Trackinggroup' (Zielverfolgungsgruppe?), um die bereits auf der Collaboration Plattform existierenden Informationen zu sammeln, und lädt ihre Kollegen in diese Gruppe ein. Dazu zeigt sie Feeds mit bestimmten Suchbegriffen direkt aus den Gruppen des Kollegen an.
• Lisa sollte darüber nachdenken, ihre eigenen Notizen direkt in der Gruppe zu posten mit Hilfe des "Create by email"-Features der Collaboration Plattform. Auf diese Art entsteht nebenbei ein durchsuchbares Archiv an Meetingprotokollen, welches sie immer in den Emails an ihre Assistentin in Kopie nimmt, und auf das die Teammitglieder Zugriff haben.
In diesem Fall:
• Einige der Informationen sind sensitiv, so dass Lisa die Gruppe privat halten muss.
• Eine Menge relevanter Inhalte existiert bereits auf der Collaboration Plattform. Sie braucht dies nur zu Nutzen zum Erstellen ihres eigenen Contents.
• Solange bis diese Vorgehensweise mit dem Rest des Teams vereinbart ist, wird Lisa Kopien der Gesprächsnotizen zum existierenden System und zur Collaboration Plattform schicken müssen.
Durch den Umzug auf die Collaboration Plattform:
Lisa hat eine maßgeschneiderte Sicht auf relevante Neuigkeiten und Meeting-Protokolle. Dadurch steht ihr eine Plattform zur Verfügung, um bessere Geschäftsentscheidungen zu treffen.