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Einer Kandidatin oder einem Kandidaten mitzuteilen, dass sie oder er ausgewählt wurde, um eine vakante Stelle zu besetzen, ist eine leichte und schöne Sache. Sie wäre noch viel angenehmer, wären da nicht die vielen anderen. All die, die weniger überzeugen konnten. Diesen nun mitzuteilen, dass man sich nicht für sie entschieden hat, ist für Personalverantwortliche und Recruiting-Fachleute meistens unangenehm und wird daher fast ein bisschen gefürchtet. Es ist schliesslich kein Geheimnis, dass der Erhalt einer Absage schmerzt, frustriert und demotiviert. Und wer will das schon verantworten? Kennen Sie diese beklemmende Situation? Wenn ja, helfen Ihnen diese 10 Tipps, in Zukunft mit Bewerbungsabsagen entspannter umzugehen, sie leichter zu formulieren und dabei vielleicht sogar zu brillieren.
Ohne geht nicht.
Das ist Ihnen bereits bekannt, daher hier nur der guten Ordnung halber: Auf jede Bewerbung ist zu reagieren. Egal ob sie erwünscht war oder nicht, ob es um eine Zusage oder eine Absage geht, reagiert wird immer.
Zeitig bleiben.
Senden Sie eine Absage spätestens zehn Tage nach dem Erhalt der Bewerbung ab. Achten Sie aber darauf, dass sie nicht unmittelbar nach dem Erhalt der Bewerbung Ihr Unternehmen verlässt. Das wirkt genauso so wenig wertschätzend, wie wenn Sie erst nach einigen Wochen auf eine Bewerbung reagieren.
Wertschätzung fängt bei der Ansprache an.
Unpersönlich gehaltene Absagen («Sehr geehrte Stellensuchende/sehr geehrter Stellensuchender») sind ein No-Go. Jemanden mit seinem Namen anzusprechen, ist das Minimum guten Benehmens. Dazu gehört auch eine korrekte Schreibweise des Namens («Christof» statt «Christoph»).
Andern nicht antun, was man selbst nicht mag.
Abgedroschene Phrasen (… wir bedauern, dass wir Ihnen leider absagen müssen …) und diffuse Begründungen (… anders gelagerte Kenntnisse …») oder gar falsche Behauptungen (… aufgrund Ihrer orthografisch sehr fehlerhaften Bewerbung …») vermeiden. Misten Sie Ihre Standardbriefe und Ihr sprachliches Repertoire durch und löschen Sie all die unglücklich gewählten und der Sache nicht dienlichen Phrasen. Vermeiden Sie in Absagen alles, was Ihnen selbst nicht behagt.
Sagen was Sache ist.
Für die Rückmeldung auf eine Kaltbewerbung kann durchaus eine vorgefertigte Standardabsage genutzt werden. Trotzdem ist eine korrekte Anrede und ehrliche Nennung des Absagegrundes erforderlich («momentan ist in diesem Bereich keine Stelle frei», «für diese Tätigkeit sind ausgewiesene Sprachkenntnisse in Türkisch nötig»).
Falls ein persönliches Kennenlernen stattgefunden hat, nehmen Sie kurz in persönlich gehaltenen Worten Bezug auf diese Begegnung. Anschliessend gehen Sie konkret darauf ein, weshalb ein anderer Kandidat oder eine andere Kandidatin die freie Stelle erhalten hat. Erwähnen Sie gegenüber den Kandidaten ungeniert – aber ohne zu werten –, welche Skills Sie bei ihnen vermissen. Für das Drumherum können Sie dann problemlos den einen oder anderen ergänzenden Standard-Textblock einsetzen.
Positiv und motivierend sein.
Bewerberin und jeder Bewerber schätzen es, wenn mit ihnen auf Augenhöhe kommuniziert wird («Ein ganz grosses Kompliment vorneweg: Ihre Bewerbung und die Art Ihrer Bewerbung sind wirklich beeindruckend. Wir finden das toll. Bleiben Sie bei dieser Form, Sie heben sich damit von der Masse deutlich ab.»). Entlassen Sie Bewerberinnen und Bewerber mit einem motivierenden, aufbauenden Gefühl – Sie stellen so auch sicher, dass Ihr Unternehmen in positiver Erinnerung bleibt.
GlG beachten.
Bei persönlich gehaltenen Absagen auf Bewerbungen unbedingt darauf achten, dass Ihr Absagegrund nicht gegen das Gleichstellungesetzt GlG verstösst (ethnische Herkunft, Geschlecht, Behinderung, Religion, Weltanschauung, Alter oder sexuelle Identität).
Kandidatinnen und Kandidaten warmhalten.
Diejenigen Bewerberinnen und Bewerber, die es in die engere Wahl geschafft haben, sollten Sie sich warmhalten. Wer weiss, in wenigen Wochen könnte möglicherweise die eine oder andere freiwerdende Stelle mit jemandem davon besetzt werden. Stellen Sie das in dem Fall in Ihrer Absage unbedingt in Aussicht («Unsererseits schliessen wir eine spätere Zusammenarbeit nicht aus»). Das ermutigt nicht nur die stellensuchende Person, sondern kann auch Ihren Aufwand bei der nächsten Rekrutierung vereinfachen.
Telefonisch absagen ist meisterlich.
Im direkten Gespräch einer Kandidatin oder einem Kandidaten abzusagen ist der vorbildlichste Weg, seinen Entscheid zu kommunizieren. Überlegen Sie sich, ob Sie nicht Ihre Wertschätzung gegenüber Kandidatinnen und Kandidaten, welche den möglicherweise mehrstufigen und anstrengenden Bewerbungsprozess Ihres Unternehmens motiviert und tapfer absolviert haben, auf diese Art mit nachhaltiger Wirkung zum Ausdruck bringen möchten. Wir empfehlen es Ihnen. Eine telefonische Absage bedeutet einen minimalen Aufwand, ist aber in seiner Wirkung maximal (Employer Branding). Zudem dauert die telefonische Absage meistens nur wenige Minuten. Besonders interessanter Nebeneffekt dabei: Dieser Weg erlaubt Ihnen, insbesondere bei Kandidaten*innen, welche knapp gescheitert sind, Ihren Talentpool für künftige freie Stellen zu erweitern.
Verantwortung übernehmen.
Schliessen Sie Ihre Bewerbungsabsage immer mit einer freundlichen Grussformel und in Ihrem eigenen Namen ab.