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Soltanto una piccola parte dei documenti relativi agli affari della Confederazione viene archiviata. L’Archivio federale decide insieme alle unità amministrative quali documenti archiviare. La determinazione del valore archivistico è effettuata, a seconda della situazione, prima o dopo la produzione dei documenti.
L’Archivio federale decide insieme alle unità amministrative quali documenti archiviare. L’obiettivo principale di questa operazione è quello di selezionare i documenti che testimoniano l’operato dello Stato e che lo rendono non solo trasparente, ma anche comprensibile agli occhi delle generazioni future. Le unità amministrative valutano l’interesse archivistico dei documenti secondo criteri giuridici e amministrativi, mentre l’Archivio federale tiene conto di aspetti storici e delle scienze sociali. Quest’ultimo riprende i documenti di cui è stato determinato il valore archivistico e li conserva nel tempo.
Quali documenti sono valutati?
L’Archivio federale ha definito la prassi e i principi applicati nelle decisioni di valutazione in un apposito piano generale (PDF, 1013 kB, 19.10.2010) (ted). Inoltre, per informare in modo trasparente sui documenti selezionati in virtù del loro valore archivistico, pubblica i risultati delle proprie valutazioni.
L’Archivio federale distingue fra due tipologie di valutazione:
1. Valutazione prospettiva: è l’operazione mediante la quale si determina il valore archivistico dei documenti non ancora prodotti.
Di norma il valore archivistico dei documenti è determinato prima ancora della loro produzione. Questa operazione è effettuata mediante una valutazione prospettiva nell’ambito del sistema di ordinamento. L’Archivio federale e le unità amministrative valutano congiuntamente il valore archivistico dei documenti prodotti in futuro. I relativi metadati («con / senza valore archivistico») vengono registrati nel sistema di ordinamento. Nel quadro dell’introduzione di un sistema di gestione elettronica degli affari, la valutazione prospettiva costituisce il presupposto per la validazione di un nuovo sistema di ordinamento. Per i sistemi di ordinamento già in essere, questa operazione può tuttavia essere effettuata anche a posteriori.
2. Valutazione retrospettiva: è l’operazione mediante la quale si determina il valore archivistico dei documenti già prodotti, ma non ancora valutati.
Documenti e dati già prodotti e il cui valore archivistico non è stato determinato in precedenza (valutazione prospettiva) possono essere offerti mediante un modulo d'offerta (disponibile in tedesco (XLS, 563 kB, 29.05.2012) e francese (XLS, 465 kB, 29.05.2012)) all’Archivio federale. Quest’ultimo in base al modulo valuterà i documenti.
In linea di massima l’Archivio federale e le unità amministrative proponenti valutano tutti i documenti di un determinato periodo in una volta sola. Per la valutazione retrospettiva può anche essere utilizzato, se disponibile, un sistema di ordinamento valutato in modo prospettivo.
Quali documenti devono essere offerti per la valutazione?
Secondo l’articolo 6 della legge sull’archiviazione, i servizi amministrativi devono offrire all’Archivio federale, per la valutazione, tutti i documenti di cui non è ancora stato determinato il valore archivistico. Altri servizi che svolgono compiti federali sono tenuti a offrire tutti i documenti prodotti nel quadro dell’adempimento di tali compiti. L’obbligo di offerta si applica a tutti i generi di documenti (a prescindere dal loro supporto), ivi compresi i documenti di lavoro personali e le applicazioni specialistiche.
I documenti che sottostanno a un termine di conservazione non sono automaticamente considerati di valore archivistico. Come tutti gli atti rilevanti per un affare, devono dapprima essere offerti all’Archivio federale per la determinazione del valore archivistico.
Quando occorre offrire i documenti per la valutazione?
I servizi amministrativi dovrebbero proporre i loro documenti all’Archivio federale il più presto possibile. Da un lato un’offerta tempestiva permette di archiviare in modo mirato i documenti digitali e dall’altro la valutazione consente di informare in modo trasparente sui documenti che saranno conservati nel tempo.
Cosa succede dopo la valutazione?
Dopo la valutazione, le unità amministrative stabiliscono i termini di protezione per i loro documenti di valore archivistico. La definizione di questo termine permette di regolamentare l’accessibilità agli atti dopo la loro consegna all’Archivio federale. Questa procedura è disciplinata nelle disposizioni della legge federale sull’archiviazione (LAr; RS 152.1; Sezione 3: «Accessibilità agli archivi»). Le diverse tipologie di termini di protezione sono elencate nelle rubriche Termini di protezione e Domanda di consultazione.
Non appena i documenti non sono più correntemente utilizzati, le unità amministrative versano all’Archivio federale gli atti di cui è stato determinato il valore archivistico. Per ogni categoria di termine di protezione è effettuato un versamento separato. I documenti e i dati giudicati privi di valore archivistico sono distrutti o conservati a titolo provvisorio.
Supporto per la valutazione
Sul tema della valutazione, l’Archivio federale ha pubblicato uno strumento di supporto (PDF, 1 MB, 03.12.2013) e alcune raccomandazioni (PDF, 890 kB, 03.12.2013) (disponibili in tedesco e francese). Per domande sull’argomento ci si può rivolgere all’Archivio federale.
Contatto
Per consulenze e domande sull’offerta e la valutazione dei documenti inviare un’e-mail a: <email-pii>.
Ulteriori informazioni
Ultima modifica 05.09.2017