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Um zu entscheiden, welche Aufgaben am besten automatisiert werden, lohnt es sich die Aufgaben in ein Koordinatensystem mit den Achsen Schwierigkeit und Frequenz einzuordnen.
Unser BWL Dozent hat immer wiederholt, dass es sich lohnt einen Prozess zu automatisieren der die folgenden Charakteristiken aufweist:
Es gibt verschiedene Hilfsmittel wie ein Prozess verbessert und optimiert werden kann. Der erste Schritt ist dabei üblicherweise eine Dokumentation. Diese stellt sicher, dass der Prozess wiederholt von den beteiligten Stellen in einer hohen Qualität durchgeführt wird. Danach können Tools entwickelt werden, die helfen einzelne Schritte des Prozesses weiter zu vereinfachen. Schlussendlich werden diese Tools “zusammengeklebt”. Eine übergeordnete Instanz, z.B. eine Prozess Engine überwacht ob bestimmte Bedingungen eintreffen und führt die einzelnen Tools mit den entsprechenden Parametern aus.
Eine wichtige Überlegung dabei ist, dass ein Prozess zuerst manuell ausgeführt werden können muss, bevor er dokumentiert werden kann. Erst nachdem er dokumentiert ist, können Tools geschaffen werden, um ihn zu vereinfachen. Erst nachdem diese Tools existieren, können sie auch automatisch gestartet werden.
Für die finale Entscheidung ob und zu welchem Grad ein Task automatisiert werden soll, hilft die folgende Formel:
(Zeit / Task) * Frequenz > Aufwand für die Automatisierung
Es lohnt sich nur einen Task zu automatisieren, wenn die Entwicklungszeit kleiner als die eingesparte Zeit ist. Der exzellente xkcd Cartoon stellt diese Frage in einer Matrix dar.
Stehen mehrere Prozesse zur Auswahl, können diese in eine Matrix mit den zwei Achsen Frequenz und Schwierigkeit eingeordnet werden. Die untenstehende Grafik aus dem Buch, The practice of cloud system administration, zeigt dann welche Massnahme sich für einen Prozess eignet.
Die Automatisierung wird für Prozesse empfohlen, die häufig auftreten und relativ einfach sind. Während andere Prozesse, die wenig auftreten aber dennoch einfach sind, besser weiter manuell ausgeführt werden.