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Eine mögliche Form der Evaluation ist das Evaluationsgespräch. Dieses kann zum Beispiel ins Abschiedsgespräch integriert werden. Ziel des Evaluationsgesprächs ist es, über die bisherige Arbeit des oder der Freiwilligen sowie der Organisation zu sprechen und die Anliegen beider im Blick zu haben.
Das Gespräch sollte in einer ruhigen Umgebung stattfinden. Ein möglicher Ablauf sieht folgendermassen aus (vgl. Reifenhäuser/Reifenhäuser 2013: 151):
- Ice Breaker – «Schön, dass Sie hier sind. Wir haben 1 Stunde Zeit. Kaffee, Tee, Wasser?» o.ä.
- Fragen stellen zur Tätigkeit – «Was gefällt Ihnen an Ihrer Tätigkeit, was ist eine Herausforderung? Was ist Ihre derzeitige Motivation?» usw.
- Gegenseitiges Feedback – «Gerne möchte ich Ihnen kurz erzählen wie ich Sie und Ihre Tätigkeit wahrnehme bzw. möchte von Ihnen ein Feedback zu…»
- Abschluss – «Vielen Dank für die wertvollen Rückmeldungen, wir werden damit…»
Studien zeigen, dass die Rückmeldung durch andere die Motivation, Zufriedenheit und die Leistung von Freiwilligen steigern (vgl. Neufeind/Wehner o.J.: 8). Die Rückmeldungen, die Sie während der Evaluation geben, können also sehr motivierend wirken und dienen der Anerkennung des oder der Freiwilligen. Achten Sie deshalb darauf, dass das Verhältnis zwischen positiven und allfällig negativen Rückmeldungen ausgeglichen ist. Am besten beginnen Sie Ihre Rückmeldung mit positiven Aspekten, kommen dann auf konstruktive Weise auf die negativen Aspekte zu sprechen und beenden das Gespräch erneut mit Positivem. Knüpfen Sie Ihre Rückmeldungen an konkrete Situationen und Beispiele, betonen Sie, dass es sich dabei um Ihre Sichtweise handelt und verwenden Sie Ich-Botschaften.
Das Feedback von Seiten des oder der Freiwilligen sollte eine ähnliche Länge haben wie Ihres. Dafür können Sie dem oder der Freiwilligen im Vorfeld mitteilen, dass Sie ein Feedback erwarten und in welchem Umfang. Im Gespräch sollten Sie die Rückmeldung des oder der Freiwilligen annehmen und verdanken.