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Im DMS bringen Metadaten einen deutlichen Effizienzgewinn
Serge Savioz, Leiter Implementierung Digitale Lösungen bei Faigle SA, erklärt im Rahmen eines Interviews die zahlreichen Vorteile des Einsatzes von Metadaten in aktuellen Lösungen für das elektronische Dokumentenmanagement (DMS).
Worin besteht das Konzept der Metadaten?
Metadaten gehen über die Daten hinaus, die ein Dokument enthält. Sie ergänzen es dadurch, dass sie weitere Informationen liefern, insbesondere über den Kontext, der mit dem Inhalt verbunden ist. Des Weiteren geben sie Anweisungen über die Art und Weise, wie die Daten zu verarbeiten sind. Stellen wir eine Analogie zur physischen Welt her: man kann Metadaten mit Post-It-Zetteln vergleichen, die man auf ein Dokument kleben würde, um dessen Inhalt mittels Stichwörter zusammenzufassen. Ein Foto könnte zum Beispiel mit den Stichwörtern «Strand», «Sommer», «Barcelona» verknüpft werden. Die DMS-Lösung speichert dann zwei verschiedene Informationsarten: erstens das Format des Fotos (JPG, BMP, etc.), zweitens die Stichwörter. Allgemeiner gesagt sei daran erinnert, dass jeder durch Metadaten bereitgestellte Informationen erhält, wenn er im Internet surft. Die Suchmaschine Google stützt sich nämlich, insbesondere bei der Indexierung von Webseiten, ebenfalls teilweise auf Metadaten, die in HTML-Dateien enthalten sind.
Welche Arten von Metadaten sind bei den heutigen DMS-Lösungen von zentraler Bedeutung?
Das hängt von den Dokumenten ab, um die es geht. Im Falle von Rechnungen können das Erstellungsdatum, der Name des Lieferanten sowie der Betrag mittels Scanvorgang abgerufen werden. Bei der Erstellung eines jeden Dokuments können Metadaten auch manuell festgelegt werden, und zwar in Form von Stichwörtern. Im Vorfeld muss über alle relevanten Stichwörter nachgedacht werden.
Welche Vorteile können Unternehmen geniessen, die eine DMS-Lösung mit Metadaten verwenden?
Im Vergleich mit der Methode, die sich auf die Baumstruktur von Ordnern und Unterordnern beschränkt, werden die Speicherung von Dokumenten und deren Suche drastisch vereinfacht. Mit Metadaten werden Informationen nicht mehr in einem Verzeichnis gespeichert, das möglicherweise niemand wiederfinden wird, sondern mit Stichwörtern versehen. Somit kann eine Liste mit einer oder mehreren Dateien durch einfache Eingabe von Stichwörtern rasch wiedergefunden werden, ohne dass der Speicherort oder der genaue Name der Datei bekannt sein muss. Mit Metadaten können des Weiteren logische Verbindungen zwischen den Dateien hergestellt werden. Dadurch, dass der Name eines bestimmten Kunden eingegeben wird, zeigt die Lösung einen direkten Zugriff auf die Liste aller Dokumente an, die mit diesem zusammenhängen. Mit diesem Link-System ist es beispielsweise möglich, über die Kundenrechnung schnell die Lieferantenrechnung wiederzufinden.
Haben DMS-Lösungen, die auf Metadaten basieren, weitere Vorteile?
Ja, einen wichtigen Vorteil: Metadaten ermöglichen den Austausch von Informationen zwischen der DMS-Lösung und der übrigen Unternehmenssoftware wie ERP und CRM. Datenbanken können zentralisiert und gemeinsam genutzt werden. Wenn Sie in der DMS-Lösung ein Dokument erstellen, wird der Kundenname automatisch aus dem CRM generiert. Umgekehrt wird eine Rechnung automatisch im ERP erstellt, so dass einem die manuelle Eingabe der Informationen erspart wird.
Wie beurteilen Sie die Investitionsrendite im Falle der Verwendung von Metadaten in einer DMS-Lösung?
Diese Lösungen bringen zweifelsohne einen deutlichen Effizienzgewinn auf der Seite der Arbeitnehmer. Dadurch, dass sie über die zweckmässige Technologie zum Auffinden von Informationen verfügen, können sie beispielsweise in einem einzigen Vorgang mehrere Anfragen beantworten und proaktiv handeln. Das Image von Professionalität und Effizienz, das den Kunden vermittelt wird, wird dadurch verstärkt.