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1. OBLIGATION DE L'EMPLOYEUR
A la fin des rapports de service, le membre du personnel reçoit un certificat de sa hiérarchie portant sur la nature et la durée du travail ainsi que sur la qualité de son travail et son comportement.
A la demande expresse du membre du personnel, le certificat ne porte que sur la nature et la durée du travail.
2. OBJECTIVITE
Les indications contenues dans le certificat de travail doivent être objectives et exactes, non seulement au titre de l'élémentaire déontologie, mais afin qu'un éventuel futur employeur puisse se faire une idée aussi réelle que possible des qualités et/ou défauts du/de la candidat-e qui se présente à lui/elle.
A la demande expresse du membre du personnel, le certificat ne porte que sur la nature et la durée du travail (attestation de travail).
Exemple :

CERTIFICAT DE TRAVAIL
Nous soussignés attestons que
Monsieur/Madame XXX
né-e le 1er janvier 19xx, originaire du canton XXXX, a travaillé en qualité de
secrétaire de direction
du 1er janvier 19xx au 31 décembre 19xx.
Monsieur/Madame XXX a exécuté son mandat de manière consciencieuse. Son attitude à l'égard de ses collègues et de ses supérieur-e-s hiérarchiques a toujours été empreinte de cordialité et de franchise.
Monsieur/Madame XXX nous quitte ce jour de son plein gré pour ...
Il/elle est libre de tout engagement mais reste toutefois soumis-e au secret de fonction.
Signature du/de la RRH et
(facultatif)
Si le/la supérieur-e hiérarchique n'est pas satisfait-e de son employé-e, la loi ne l'autorise pas pour autant à décider de lui-même/elle-même de ne lui délivrer qu'une simple attestation de travail. L'employé-e a en effet droit à un certificat complet, même si la qualité de son travail et sa conduite doivent être jugées de façon négative. En de telles circonstances, il est recommandé de faire savoir au/à la collaborateur/collaboratrice en question qu'il est impossible de lui délivrer un bon certificat.
Exemple :

ATTESTATION DE TRAVAIL
Nous soussignés attestons que
Monsieur/Madame XXX
né-e le 1er janvier 19xx, originaire du canton de Genève, a travaillé en qualité de
secrétaire de direction
du 1er janvier 19xx au 31 décembre 19xx.
Il/elle est libre de tout engagement, mais demeure soumis-e à l'obligation de maintenir le secret sur toutes les affaires dont il/elle a eu connaissance durant son emploi.
Signature du/de la RRH et
(facultatif)
La responsabilité de l'auteur de ce document peut être personnellement engagée si le nouvel employeur subit des dommages dus à des carences volontairement cachées.
3. DROIT DE L'EMPLOYE-E
Le droit au certificat ou, cas échéant, à l'attestation, est absolu et n'est fonction ni de la nature ni de la durée des rapports de service.
De la même manière il n'est pas possible de refuser un certificat ou une attestation au motif que, lors du départ du/de la collaborateur/collaboratrice, ce/cette dernier/dernière n'aurait pas accompli la totalité de ses charges.
4. ETABLISSEMENT DU CERTIFICAT / ATTESTATION
Qui doit établir ce type de document ?
En principe, un certificat / attestation de travail doit être établi par une personne qui, dans l'institution, jouit d'une position, d'une influence et d'une respectabilité notoires, cela afin que le document conserve sa valeur.
Le certificat de travail doit être établi par le/la chef-fe direct-e ou, à défaut, par une personne déléguée par lui/elle et répondant aux critères énoncés ci-dessus. Il doit être signé par le/la chef-fe direct-e (ou la personne déléguée par lui/elle) et par le/la responsable des ressources humaines du département.
5. EXIGIBILITE
Un-e collaborateur/collaboratrice peut demander un certificat en tout temps.
Cette faculté autorise donc un-e employé-e à exiger le document en question :
- en tout temps pendant les rapports de service (certificat intermédiaire);
- après extinction de ceux-ci, pour autant, dans ce cas, qu'il y ait un intérêt légitime prépondérant à l'obtenir;
- lors d'un transfert d'un département à un autre, voire d'un service à un autre.
Un certificat ou une attestation peut être octroyé dans un délai de 10 ans après la fin des rapports de service.
Exemple :

CERTIFICAT DE TRAVAIL
INTERMEDIAIRE
Le/la soussigné-e atteste que
Monsieur/Madame XXX
né-e le 1er janvier 19xx, originaire du canton de Genève, travaille en qualité de
secrétaire de direction
depuis le 1er janvier 19xx.
L'essentiel de ses charges consiste à ....
Monsieur/Madame XXX est un-e collaborateur/collaboratrice qualifié-e, digne de confiance, etc.
Le présent certificat est délivré à l'intéressé-e sur sa demande, pour valoir ce que de droit.
Signature du/de la RRH et
6. PROCEDURE
Tout certificat ou attestation, rédigé et signé par un-e chef-fe de service, sera acheminé auprès du responsable des ressources humaines du département pour contrôle et visa, avant son expédition à l'intéressé-e.
Cette pièce est automatiquement versée au dossier du/de la collaborateur/collaboratrice concerné-e.
Décision prise d'entente entre l'Office du personnel de l'Etat et les responsables des ressources humaines des départements, avec l'accord des secrétaires généraux des départements.
|Lois et règlements||art. 1A et 39 B 5 05.01|