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Barbara Zehnder ha vissuto, tra gli altri, in Svezia, Corea del Sud, Austria e Ucraina, ed è esperta di galateo degli affari internazionali e dell'ambiente diplomatico. Oggi, il Rotary beneficia della sua esperienza: in qualità di responsabile di progetto per i "100 anni del Rotary Svizzera/Liechtenstein", mette insieme le fila per una festa di compleanno di successo.
Barbara Zehnder è stata entusiasta del Rotary fin dall'inizio. "C'è sempre qualcuno pronto ad aiutare." Ripeterà questa osservazione più volte durante la nostra conversazione nella hall dell'Hotel Bellevue Palace di Berna, e ogni volta sarà lieta di rendersi conto di quanto sia sostenibile questa rete di persone che la pensano allo stesso modo. Ha già avuto questa esperienza poco dopo la sua ammissione al RC Bern Kirchenfeld all'inizio del 2022. Quando Vladimir Putin attaccò l'Ucraina nel febbraio di quell'anno, bisognava trovare rapidamente e senza burocrazia una sistemazione per i profughi ucraini attesi a Berna. Barbara Zehnder, che viveva a Kiev da quattro anni con il marito, ambasciatore svizzero, voleva passare all'azione: un architetto rotariano ha trovato a Bolligen degli appartamenti vuoti adatti per un uso temporaneo e li ha riparati, puliti e arredati insieme a un rotariano proprietario di un istituto di pulizie e a molti altri collaboratori del club. 19 famiglie hanno trovato una casa grazie al RC Bern Kirchenfeld, una bella campagna. "Dopo una missione come questa, ti piace sederti insieme per celebrare ciò che hai raggiunto", dice Barbara Zehnder in retrospettiva.
Una volta ogni cento anni
Lo stesso vale per la grande festa prevista per il 24 giugno 2024 al Kursaal di Berna in occasione del 100° anniversario del Rotary Svizzera/Liechtenstein. Il Kursaal può ospitare 800 partecipanti e Barbara Zehnder crede che dopo cento anni i soci del Rotary dovrebbero essere in grado di celebrare se stessi e tutto ciò che hanno raggiunto insieme. "Per una volta, su scala più ampia che nel nostro club. Che si connette, ed è così che dovrebbe essere. Il Rotary svolge un ruolo importante nella società". Quando nel 1990 il presidente del club del RC Bern Kirchenfeld e attuale governatore del distretto, Simon Bichsel, le chiese di dirigere il progetto, accettò volentieri. Dopotutto, la co-proprietaria della società di consulenza International Courtesy Competence GmbH è praticamente predestinata a questo compito grazie alla sua esperienza professionale e di vita nell'ambiente diplomatico. Dai workshop e seminari sulla business etiquette internazionale al coaching d'immagine, dai codici di abbigliamento aziendali all'organizzazione di grandi eventi, Barbara Zehnder offre da 20 anni un'ampia gamma di servizi per privati e aziende. In collaborazione con il Comitato Organizzatore (OC) composto dai governatori dei tre distretti e da un responsabile delle finanze e del bilancio, Rolf Bühler del RC Muttenz-Wartenberg, beneficia del fatto che ha esperienza nella conduzione di interviste e nella gestione del tempo e può tenere insieme i fili con mano ferma con il suo modo di lavorare strutturato.
Tieni d'occhio il budget
Infatti, chiunque voglia organizzare un evento di questa portata deve essere in grado di tenere traccia di tutto. Chi sarà invitato alla cerimonia, chi parlerà, chi farà la musica, chi farà l'ulteriore intrattenimento, come saranno seduti gli ospiti, come saranno prenotate le camere d'albergo, verranno richieste le allergie alimentari, verrà progettato un modulo di registrazione completo, le informazioni saranno portate ai Rotariani, i contratti con gli artisti saranno garantiti legalmente o i diritti musicali saranno chiariti con Suisa? Nel corso di tutte queste indagini, il project manager ha anche imparato cose nuove, come il fatto che gli artisti hanno i loro "cavalieri tecnici", cioè una descrizione dei loro requisiti tecnici per le loro performance. Ciò riguarda la tecnologia del suono e dell'illuminazione, l'occupazione del palco, il posizionamento degli strumenti, degli amplificatori, dei monitor e persino delle prese. "Ho avuto una curva di apprendimento ripida in molte questioni rotariane", dice Barbara Zehnder, ridendo divertita. Il fatto che non abbia perso la fiducia o il buon umore è dovuto all'eccellente collaborazione nel Comitato Organizzatore e ai numerosi momenti salienti che ha vissuto durante l'organizzazione di questo evento. Ancora una volta, è l'aiuto reciproco tra i Rotariani che impressiona Barbara Zehnder e che permette all'OC di mantenere il budget entro limiti ragionevoli. Ad esempio, Christian Bischof, campione svizzero di magia e membro del RC Bern Kirchenfeld, si esibisce gratuitamente. Andreas Mesmer, grafico e Rotariano di RC Basel-Wettstein, ha disegnato i biglietti di annuncio per un importo simbolico, che i governatori stanno ora distribuendo diligentemente. "Naturalmente, avremmo voluto inviare un invito personale a tutti i 13.000 Rotariani", dice il responsabile del progetto. Tuttavia, una spedizione avrebbe gravato sul budget di circa 20'000 franchi ed è stata quindi respinta. E' stato respinto anche il costoso noleggio di un pianoforte a coda per i pianisti, che sono certamente rappresentati nei ranghi rotariani. Al posto della musica classica, la festa di compleanno del Rotary sarà caratterizzata da R'n'B, soul e pop di Nubya. La nota cantante svizzera, lei stessa socia del Rotary, è cresciuta a Basilea. Alex Schär, governatore distrettuale nel 1980, riuscì a convincere Nubya ad esibirsi alla celebrazione dell'anniversario. Ci sono altre connessioni con il Rotary nel programma del festival e ce ne saranno sicuramente altre, nello spirito della dichiarazione di Barbara Zehnder all'inizio che c'è sempre qualcuno nel Rotary che aiuta o conosce qualcuno che può aiutare. Ecco perché è "fermamente convinta che le cose andranno bene", come dice lei.
"Puoi mettere radici con te"
Il motto su cui il Comitato Organizzatore si è trovato d'accordo è semplicemente, ma giustamente, "Noi ci assumiamo la responsabilità". Il fatto che il project manager sia felice di supportare si legge nel suo CV. Come «scorta» di un diplomatico, come si dice nel gergo del DFAE, ha vissuto in Belgio, Corea del Sud, Austria, Ucraina e Svezia. Con un luccichio negli occhi, dice di aver scoperto il "gene nomade" in se stessa attraverso questa vita. La madre di due figlie, una delle quali è ora attiva anche nel servizio diplomatico, viene spesso interrogata sulle circostanze presumibilmente difficili della vita diplomatica in vista di questo periodo di cambiamento dei luoghi di residenza. Piuttosto, lei stessa racconta di un'esperienza che insegna "che hai le radici ai piedi e puoi portarle con te", che una conversazione intensa in una sera non perde il suo valore perché le persone interessate potrebbero non rivedersi mai più. "Impari anche ad avvicinarti alle persone". Barbara Zehnder potrà ancora fare buon uso di questa capacità fino al 24 giugno 2024. In questo modo, ha la garanzia di incontrare i Rotariani che vogliono contribuire a rendere la loro celebrazione congiunta un successo. Ma ora che il cappuccino e l'acqua minerale sono stati bevuti al Bellevue Palace, il project manager deve andare avanti, c'è ancora molto da fare. Uno dei prossimi punti critici sarà il sistema di prenotazione dei tavoli per la cena di gala.