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Unser Kunde, ein spezialisierter Versicherer im B2B-Geschäft hatte eine Reihe verschiedener Prozessbeschreibungen und Weisungen, in denen das Handling und die Archivierung der Dokumente geregelt wurden. Diese Fragmentierung führte dazu, dass Fragestellungen mehrfach und teils unterschiedlich geregelt wurden, andere dagegen offen blieben.
Um den Mitarbeitern eine zentrale Quelle für die Geschäftsprozesse zu bieten und ausserdem eine Basis für den anstehenden GeBüV-Audit zu schaffen, wurde die Erarbeitung einer Archivierungsrichtlinie beschlossen.
inacta definierte das Vorgehen für die Erarbeitung der Archivierungsrichtlinie auf Basis des inacta ECM Compliance Navigators und band die erforderlichen Stakeholder bereits im Vorfeld des Projektes ein.
Im nächsten Schritt erfolgte die Sichtung der bestehenden Regelungen und Interviews mit ausgewählten Beteiligten über alle Ebenen der Organisation. Die Erkenntnisse daraus wurden von inacta in einem Ergebnisdokument zusammengefasst, wobei ein von inacta entwickeltes Referenzdokument eingesetzt wurde, um den Projektfortschritt zu beschleunigen.
inacta führte im Anschluss auch den Vernehmlassungsprozess für den Kunden durch und finalisierte das Dokument.
Die erarbeitete Archivierungsrichtlinie konnte, direkt nach ihrer Verabschiedung durch den Verwaltungsrat des Kunden, bereits im Tagesgeschäft eingesetzt werden. Durch Beteiligung der wesentlichen Stakeholder bereits bei der Erarbeitung der Richtlinie, war diese praxisbezogen und wurde allgemein akzeptiert.
Die Richtlinie diente als Basis für den folgenden GeBüV Audit und hat sich auch dafür bewährt. Auf Grund der hohen Qualität der Archivierungsrichtlinie waren keinerlei nachträglichen Anpassungen erforderlich.