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Der Vorstand besteht aus dem Präsidium, das den Verein gegen aussen vertritt, dem Kassier/der Kassiererin, der/die die Buchhaltung führt, und dem Aktuar/der Aktuarin, der/die Protokollführung und allgemeine Sekretariatsaufgaben übernimmt.
Neben Begeisterung und Einsatzbereitschaft für die Anliegen des Vereins benötigen die Vorstandsmitglieder Interesse und Engagement für das Aufgabengebiet HSK, Führungs- und Organisationsgeschick, Teamfähigkeit und viel Zeit. Wichtig ist, dass sich die Kandidatinnen und Kandidaten eingehend informieren, welche Fähigkeiten und Kenntnisse genau gefragt sind und mit welchem Zeitaufwand zu rechnen ist. In kleinen Vereinen, die zu Beginn ihrer Tätigkeit nur wenige Mitglieder zählen, werden oft mehrere Aufgaben von einer Person wahrgenommen. So kann die Präsidentin oder der Präsident gleichzeitig Lehrperson oder Koordinationsperson sein. Sobald der Verein wächst und weitere Personen für die verschiedenen Aufgaben zur Verfügung stehen, sollten Aufgaben und Funktionen auf verschiedene Personen verteilt werden. Die Arbeit in einem Elternverein kann sehr intensiv werden, deshalb empfiehlt es sich, die Verantwortung so weit wie möglich zu teilen.
Das Präsidium
Je nach Grösse des Vereins besteht das Präsidium aus einer oder mehreren Personen. Das Amt des Präsidenten wird Präsidium genannt, es bezeichnet eine Funktion und nicht eine Person. Das Präsidium repräsentiert den Verein, führt Verhandlungen mit aussenstehenden Personen sowie Institutionen und schliesst im Namen des Vereins Verträge ab.
Nach innen leitet es die Vorstandssitzungen, regt Diskussionen und Aktivitäten zu den verschiedenen Vereinsbelangen an, vermittelt bei Streitigkeiten, erstellt den Jahresbericht über das vergangene Geschäftsjahr und legt die Planung für das kommende Vereinsjahr vor.
Eine Checkliste für die Vorbereitung einer Vorstandssitzung finden Sie HIER.
Das Präsidium erfordert teamorientiertes und kooperatives Führungsgeschick. Präsidenten und Präsidentinnen können gut organisieren, behalten einen klaren Kopf, auch wenn es schwierig wird, und verlieren nicht den Überblick. Sie kennen sich mit allen relevanten HSK - und Vereinsfragen aus, zumindest in den Grundzügen. Sie können delegieren, motivieren, loben und für die Leistungen der Mitglieder und Lehrkräfte danken. Sie sind kompromissfähig und können Mehrheitsmeinungen nach aussen vertreten, auch wenn ihre eigene Meinung davon abweicht. Sie sind kritikfähig, haben angenehme Umgangsformen und können sich abgrenzen.
Die Kassiererin / Der Kassier
Die Rechnungsführung erfolgt durch die Kassiererin oder den Kassier, eine vertrauenswürdige Person, die die Grundlagen der Buchhaltung beherrscht und mit Geld und Zahlen umgehen kann. Sie verwaltet das Vereinsvermögen, erledigt den Zahlungsverkehr, fordert die Mitgliederbeiträge ein, überwacht das Budget und macht Vorschläge zur Erschliessung von Finanzquellen.
Sie hat Einsicht in alle Vereinsunterlagen, um die Jahresrechnung und das Budget für das kommende Jahr vorbereiten zu können. Je nach Art des Vereins gehören auch Besteuerung, Sozialversicherungsabrechnungen und das übrige Versicherungswesen zu ihren Aufgaben.
Die Kassiererin, der Kassier erstellt die Jahresrechnung, die schriftlich vorgelegt werden muss. Sie beinhaltet eine geordnete Zusammenstellung der Einnahmen und Ausgaben. Es handelt sich dabei um eine zweckmässige und übersichtliche Aufgliederung in Abrechnungspositionen. Die Zusammenstellung muss klar, übersichtlich und aus sich heraus verständlich sein (Infos dazu finden Sie HIER)
An der MV findet nach der Erläuterung der Jahresrechnung eine Aussprache statt. Die Vereinsmitglieder haben Gelegenheit, sich zu dem Bericht zu äussern und Fragen zu Details zu stellen.
Die Aktuarin / Der Aktuar
Die Aktuarin oder der Aktuar führt das Protokoll bei den Sitzungen.
Tipps zur Protokollführung finden Sie HIER.
Diese Aufgabe ist besonders wichtig, weil im Protokoll alle Beschlüsse festgehalten werden. Protokolle sind Urkunden, die nach Unterzeichnung nicht verändert werden dürfen.
Bei kleineren Vereinen übernimmt die Aktuarin häufig auch Sekretariatsaufgaben wie die Verwaltung der Adress- und Mitgliederdatei, des Archivs und der Vereinsdokumentation, die Besorgung der Vereinskorrespondenz und des Versandwesens sowie andere administrative und organisatorische Aufgaben zur Unterstützung der Vorstandsarbeit.
Aktuarinnen oder Aktuare sind pflichtbewusst, zuverlässig und ordnungsliebend. Sie können sich schriftlich gut ausdrücken, beherrschen Rechtschreibung sowie Grammatik und verfügen über Computerkenntnisse. Sie haben idealerweise einen kaufmännischen Hintergrund und Sekretariatserfahrung.
Unregelmässige Aufgaben
Zur Entlastung der Ressortverantwortlichen von besonderen Aufgaben können Beisitzerinnen oder Beisitzer ohne eigenen Fachbereich in den Vorstand gewählt werden. Sie haben wie die anderen Vorstandsmitglieder das volle Stimmrecht. So kann ein Elternverein HSK eine oder mehrere Personen wählen, die sich um alle Fragen kümmern, die keinem bestimmten Fachbereich zugeordnet sind. In den Statuten kann festgeschrieben werden, dass der Vorstand Beisitzerinnen oder Beisitzer für bestimmte Aufgaben hat. Eine solche Regelung sollte nur dann in die Statuten aufgenommen werden, wenn sie von Dauer ist, da Statutenänderungen immer von der Mitgliederversammlung beschlossen werden müssen.