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Kanban ist ein bekanntes agiles Framework, das Ihnen hilft, Ihre Arbeit zu visualisieren, die laufende Arbeit zu begrenzen und die Effizienz des Teams zu maximieren. Kanban ist ein einfaches System zur Erstellung von Produkten, das auf kontinuierlicher Lieferung und ständiger Verbesserung basiert. Kanban ist weit verbreitet und wird daher bei allen Arten von agilen Teams immer beliebter, vom Vertrieb bis zum Betrieb.
Was ist eine Kanban-Tafel?
Die Hauptkomponente des Kanban-Frameworks ist die Kanban-Tafel. Die Kanban-Tafel ist ein Werkzeug, um den Workflow des Projekts zu visualisieren. Die Tafel zeigt den Workflow und alle damit verbundenen Aufgaben an. Dies hilft, Ihre Prozesse besser zu verstehen und gibt einen Überblick über die Arbeitsbelastung. Die Visualisierung des Workflows bietet die Transparenz, um problematische Arbeitsschritte schnell zu erkennen. Die Kanban-Tafel hilft einem Team, effizienter zu arbeiten.
Die Kanban-Tafel steht dem gesamten Team zur Verfügung und jeder kann darauf zugreifen, um seine/ihre Verantwortlichkeiten zu finden. Jeder kann sehen, was jedes Teammitglied tut und daher fungiert die Kanban-Tafel auch als Motivator, um eine bessere Leistung zu erzielen.
Die Kanban-Tafel kann entweder als Online-Tool oder physisch im Büro genutzt werden. Die Tafel verwendet Karten, Spalten, Swim-Lanes und WIP-Grenzen. All diese Aspekte helfen, einen Überblick über den Workflow zu geben.
- Die Kanban-Karten sind die virtuelle Darstellung von Aufgaben. Jede Karte ist mit Informationen über die Aufgabe beschriftet, wie der Beschreibung, der Frist, dem Status. Kanban-Karten werden einem oder mehreren Teammitgliedern zugewiesen, die für die Ausführung der jeweiligen Aufgabe verantwortlich sind.
- Die Kanban-Spalten repräsentieren alle eine andere Phase des Workflows. Die Kanban-Karten wandern von Spalte zu Spalte, bis sie vollständig ausgefüllt sind.
- Die Kanban-Swimlanes sind horizontale Bahnen, die verwendet werden können, um verschiedene Teams, Dienste oder Aktivitäten zu trennen.
- Die Work-in-Progress-Grenzen begrenzen die maximale Anzahl von Aufgaben in den verschiedenen Spalten der Tafel. Das bedeutet, dass es in einer bestimmten Phase des Workflows nur eine bestimmte Anzahl von Aufgaben geben kann. Die WIP-Grenzen helfen Ihnen, Aufgaben zu priorisieren und ermöglichen Ihnen, sich nur auf aktuelle Aufgaben zu konzentrieren.
Die Kanban-Tafel ist nicht statisch und kann von jedem Team angepasst werden. Das bedeutet, dass Sie beliebig viele Spalten und Aufgaben hinzufügen können. Sie können entscheiden, wo Sie die WIP-Grenzen setzen und ob Sie Swim-Lanes verwenden möchten. Die Kanban-Tafel soll auf Ihren spezifischen Workflow und Ihre Bedürfnisse zugeschnitten werden.
Wie verwende ich eine Kanban-Tafel?
Die Kanban-Tafel ist ein sehr intuitives Werkzeug, das jeder auf den ersten Blick bedienen und verstehen kann. Aber wie nutzt man die Tafel am besten?
Passen Sie die Tafel an Ihr Projekt an
Viele erste Kanban-Tafeln beginnen mit drei einfachen Spalten: „Aufgabe“, „Bearbeitung“ und „Erledigt“. Wenn das für Ihr Projekt funktioniert, ist es großartig. Bedenken Sie jedoch, dass Sie die Anzahl der Spalten auch erweitern können. „Bearbeitung“ kann zu „Arbeit“, „Ausstehende Antwort“ und „Überprüfung“ werden.
Beginnen Sie mit dem, was Sie gerade tun, und nehmen Sie die Änderungen an Ihrer Kanban-Tafel nach und nach vor. Die Tafel unterliegt einem ständigen Wandel und Änderungen sollten ohne Eile organisch erfolgen.
Auf der Suche nach Workflow-Engpässen
Wenn es eine Spalte gibt, in der sich alle Aufgaben zu stapeln scheinen, bedeutet dies, dass in diesem Prozess etwas nicht richtig läuft. Dies kann auf eine vorübergehende Situation zurückzuführen sein, z. B. ein krankes Teammitglied, das seine Aufgaben nicht erledigen kann, oder es kann ein ernsthafter Engpass sein.
Die Kanban-Tafel zeigt Ihnen auch, worauf Sie besonders achten müssen und hilft Ihnen, Verbesserungen zu erzielen. Eine detailliertere Kanban-Tafel gibt bessere Einblicke.
Helfen Sie Ihrem Team, sich zu konzentrieren
Wenn Sie die WIP-Grenzen auf der Kanban-Tafel nutzen, helfen Sie Ihrem Team, sich auf die Aufgaben mit hoher Priorität zu konzentrieren. Oft häufen sich Aufgaben in der „Bearbeitung“-Phase. Wenn Sie die WIP-Grenzen festlegen, müssen Teammitglieder zuerst ihre „Bearbeitung“-Aufgaben abschließen, bevor sie mit neuen beginnen können.
Auf diese Weise hilft die Kanban-Tafel Ihrem Team, bereits laufende Aufgaben zu erledigen und verhindert, dass die Teammitglieder multitasken.
Verbessern Sie Zeitmanagement
Die Kanban-Tafel bietet einen vollständigen Überblick über den aktuellen Status eines Projekts und des Teams. Es gibt Ihnen einen Echtzeit-Status über den Fortschritt des Projekts. Damit können Sie in Erwägung ziehen, die Fortschrittsberichte und regelmäßige Fortschrittsbesprechungen abzusagen und dadurch viel Zeit sparen.
Stellen Sie sicher, dass Ihre Kanban-Tafel nicht statisch ist, sondern suchen Sie weiterhin nach Verbesserungen an Ihrer Tafel, um Ihren Workflow noch weiter zu verbessern. So werden Sie immer effizienter.
Definieren Sie eine Kanban-Richtlinie
Es muss nicht viel sein, aber stellen Sie sicher, dass jedes Teammitglied diese Richtlinie kennt. Definieren Sie, wann eine Karte von einer Spalte in eine andere verschoben werden soll, definieren Sie, welche Informationen in Ihrer Karte benötigt werden usw. Jedes Teammitglied muss beispielsweise wissen, wann eine Karte verschoben oder einer bestimmten Aufgabe Informationen hinzugefügt werden müssen.
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