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Le défi de chaque estimation est d’identifier la valeur la plus réaliste possible, de manière à ce qu’en fin de projet, l’écart entre la valeur estimée et la valeur réelle soit la plus faible possible.
Pour être au plus près de cette valeur réaliste, j’utilise la démarche suivante :
Je commence par noter la valeur qui me vient intuitivement, quelle qu’elle soit.
J’utilise une ou plusieurs méthodes d’estimation parmi les suivantes :
Par découpage. Découpage de l’élément à estimer en sous-éléments, jusqu’à un niveau auquel il devient possible de faire une estimation.
Jugement d’expert. Consultation de personnes expérimentées dans le domaine lié à l’élément qui est estimé.
Estimation par analogie. Référence à des projets ou des éléments de projet analogues dont on connait la valeur par expérimentation, tout en adaptant cette valeur au nouveau contexte.
Estimation paramétrique. Estimation basée sur des données statistiques propres au domaine de l’élément estimé.
Valeur moyenne. Calcul d’une valeur moyenne, basée sur la valeur la plus optimiste et la valeur la plus pessimiste.
Planning poker. Méthode d’estimation collaborative et consensuelle, utilisant un jeu de cartes qui portent différentes valeurs.
J’ajoute à la valeur obtenue une réserve liée au niveau d’incertitude de l’estimation. Cette réserve peut aller de 10% pour couvrir un imprévu mineur jusqu’à 300% pour des situations très incertaines. Pour des projets très particuliers, certaines personnes utilisent la méthode du chiffre pi pour définir la réserve à intégrer dans les estimations.
Je compare la valeur intuitive avec la valeur établie par l’utilisation d’une des méthodes ci-dessus. Si elles sont cohérentes, mon niveau de confiance dans la valeur établie est suffisant. Si les valeurs sont incohérentes, je refais une estimation intuitive et utilise d’autres méthodes.
La méthode du chiffre pi
La méthode du chiffre pi est entièrement empirique et peut s’interpréter par le fait qu’une équipe non performante passe 3x plus de temps à réaliser les tâches qu’elle a estimées et qu’il y a 3x plus de travail derrière les tâches inconnues.
La méthode consiste donc à combiner ces deux facteurs pour estimer par quel montant il faut multiplier la valeur pour y inclure la réserve, selon les règles suivantes :
π^2 lorsque l’équipe projet n’est pas encore performante et qu’elle fait quelque chose qu’elle ne connait pas,
π lorsque l’équipe projet n’est pas encore performante mais qu’elle fait quelque chose qu’elle connait,
π lorsque l’équipe projet est performante mais qu’elle fait quelque chose qu’elle ne connait pas,
√π lorsque l’équipe projet est performante et fait quelque chose qu’elle connait.
Une des clés de réussite des projets est la maîtrise des délais. Ceci passe par une bonne planification et coordination du travail nécessaire à la livraison des résultats finaux attendus en fin de projet.
Voici les 5 étapes que j’utilise pour maîtriser les délais de mes projets.
Déterminer la complexité du projet. Un projet peu complexe est un projet dont l’enjeu stratégique est relativement faible, la durée complète est de quelques semaines à quelques mois, l’équipe est constituée de quelques personnes connues, l’environnement est connu et dont le budget est de quelques milliers de francs au maximum. Un projet complexe est un projet dont l’un ou plusieurs de ses paramètres est fort ou élevé.
Déterminer la prédictibilité du projet. Un projet prédictible est un projet dont vous pouvez facilement déterminer le déroulement, les activités, les coûts, les parties prenantes et les risques avant le démarrage du projet. Un projet peu prédictible est un projet dont l’un ou plusieurs de ses paramètres est difficile à estimer à l’avance.
Comprendre l’environnement du projet. Le choix de la méthode de gestion de projet et des outils de planification dépend de l’environnement de l’organisation. Cela dépend par exemple des outils déjà utilisés, des procédures établies, des règles de sécurité informatiques ou des coûts de licence. Le choix dépend également des habitudes et des compétences de l’équipe.
Choisir la méthode de gestion. Selon la prédictibilité et l’environnement, vous pouvez déterminer si la méthode la plus appropriée est une méthode agile (par ex. SCRUM), une méthode prédictive (par ex. Hermès, IPMA, PMBOK) ou une approche polyvalente comme la Gestion de Projet Circulaire qui permet les deux approches.
Choisir l’outil de planification. Pour des projets peu complexes, je me contente d’une liste de tâches et d’un échéancier résumé, voire de quelques jalons clés. Pour les projets qui suivent une approche agile, j’utilise un plan de phases et des tableaux Kanban. Finalement, pour des projets complexes qui suivent une approche prédictive, je passe par un outil de planification spécialisé (par ex. Merlin Project, Microsoft Project). Il existe une grande variété d’outils informatiques qui permettent de planifier les projets : des outils offrant des Kanban (par ex. Trello, WeKan, OpenProject), des outils spécialisés dans les diagrammes de Gantt (par ex. GanttProject, ProjectLibre, Microsoft Project) ou des outils à fonctionnalités multiples (par ex. Jira, Asana). Chez Prefix, j’utilise Merlin Project, un outil très complet qui permet aussi bien d’afficher le travail sous forme de tableaux Kanban que de diagrammes de Gantt.
Le Tour de Romandie est une course cycliste à étapes fondée en 1947 et qui est considérée comme une préparation idéale pour le Tour d’Italie et le Tour de France qui se déroulent par la suite.
La ville de Neuchâtel a accueilli une étape du Tour de Romandie à 3 reprises:
En 2011, arrivée de la 3ème étape
En 2014, contre-la-montre individuel avec une arrivée unique sur la pelouse du stade de la Maladière
En 2019, prologue dans le centre ville de Neuchâtel et départ de la 2ème étape
A chacune de ces occasions, la ville de Neuchâtel met en place un comité local qui se charge d’organiser l’événement en collaboration avec les autorités et l’organisation du tour.
RÉALISATIONS
Membre du comité local, en charge de la planification et de la logistique de l’étape.
Participation aux séances de coordination avec les autorités de la ville de Neuchâtel.
Laurent Claude, Président du comité d’organisation local
Dans nos différentes folies, dans nos envies de faire et d’être différent, l’étape de 2014 notamment restera dans les annales comme quelque chose de fou ! Pouvoir accueillir les meilleurs cyclistes au monde dans un stade de foot situé au-dessus d’un centre commercial à l’aide d’une rampe longue d’une centaine de mètre en cassant un rond-point pour un jour … relevait d’un défi que seul notre région, berceau de l’horlogerie, pouvait imaginer.
Ce projet hors norme ne pouvait pas aboutir sans l’aide et l’expérience en gestion de projet de Philippe.
Certains ont dit : « Ils l’on fait car ils ne savaient pas que c’était impossible … » à l’impossible nul n’est tenu, il suffit de savoir s’entourer!
L’Auvernier Jazz Festival est un événement qui a pris place dans un cadre idyllique, au bord du lac de Neuchâtel, de 2009 à 2021. Un comité associatif d’une quarantaine de membres et une centaine de bénévoles ont permis aux amateurs de musique de jazz de vivre 11 éditions aux côtés d’artistes de renommée mondiale, tout en dégustant des produits du terroir.
RÉALISATIONS
Membre du comité, en charge de l’équipe logistique (infrastructures, sécurité, nourriture & boissons, décoration, développement durable).
Gestion de l’échéancier annuel du festival.
Partenariat avec l’Auvernier Jazz Festival offrant à Prefix l’opportunité d’être visible dans la communication du festival et d’accueillir ses clients dans le secteur VIP du festival.