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PALÉO ARTS & SPECTACLES est une association culturelle à but non lucratif fondée en 1974. Ses statuts précisent qu’elle a pour objectif de "favoriser le développement d’activités culturelles, musicales et artistiques, notamment par l’organisation de concerts ou autres manifestations". Son activité principale est l’organisation du Paléo Festival Nyon qui a lieu chaque année à fin juillet et qui accueille, à chaque édition, quelque 230'000 spectateurs. A côté de cette activité, s’est développée l’organisation de divers concerts et événements en Suisse romande. Face à une demande croissante dans ce domaine, une société anonyme indépendante Opus One a été créée, en 1993, avec le Montreux Jazz Festival. Elle partage les bureaux avec l’organisation du Festival, à Nyon. Outre l’organisation de concerts et d'expositions, OPUS ONE travaille sur le développement d’artistes étrangers sur le territoire suisse, en tant qu’agence artistique. Elle assure également des prestations pour l’organisation d’événements privés.
Fonctionnement de l'association
Comme dans toute association, le "pouvoir suprême" de Paléo appartient à l'Assemblée générale qui se compose de tous les membres actifs. L'Assemblée générale désigne parmi ses membres un comité de sept personnes, ainsi qu’une commission de gestion de trois membres. L'organisation du Paléo Festival Nyon est déléguée au Comité d'Organisation du Festival (COF) qui est chargé de gérer tous les aspects financiers, techniques, administratifs et promotionnels. Ce comité compte environ 110 personnes qui sont chacune responsables d'un secteur et dont la plupart sont membres de l'association. Il prépare et coordonne le travail des quelque 5000 collaborateurs bénévoles. Une Commission de Coordination (COCO), composée des principaux responsables du Festival et de cinq délégués de l'association, élabore et analyse l'organisation de chaque édition du Festival.
Le bureau permanent
Vu l'ampleur des tâches d'organisation, le besoin d'un soutien administratif ou technique et la nécessité d'un suivi quotidien des affaires, un bureau permanent a dû être constitué après quelques années. Il représente actuellement l'équivalent d’une quarantaine de postes à temps plein. Le bureau permanent réunit les départements suivants:
- Accueil & sécurité: la mission de ce département est d’offrir les meilleures conditions d’accueil, de confort et de sécurité, au public, aux collaborateurs, aux artistes comme aux partenaires du Festival.
- Administration: ce département réunit l'ensemble des services administratifs liés à la gestion globale du Festival, aux finances, aux ressources humaines, à l'informatique, aux relations avec les partenaires, voisins et autorités, à l'engagement et la gestion des 5000 collaborateurs bénévoles.
- Communication: Il incombe à ce département d’assurer la communication promotionnelle et visuelle du Festival via les différents canaux actuels, les relations avec les médias, la billetterie et le merchandising.
- Constructions: ce département planifie le chantier du Festival durant l'hiver et coordonne celui-ci dès son démarrage. Il est également en charge de tous les aspects liés à la décoration et aux nettoyages du Festival.
- Nourriture & Boissons: ce département met en place toute la logistique de boissons et de nourriture sur le site en organisant, notamment, l'installation des bars et des restaurants destinés au public, aux artistes et à l'organisation du Festival. Il gère également le choix et le suivi des nombreux stands privés.
- Programmation: ce département est en charge de la programmation artistique du Festival. Il gère tous les aspects contractuels et logistiques liés à la venue et à l'accueil des artistes. La technique des scènes relève également de ses attributions.