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Art. 1 Grundsätze zur Abgrenzung
1 Grundsätzlich gilt die Abgrenzung zwischen Spesen, Entschädigungen und normalen Aufwänden gemäss Art. 28 des Finanzreglements. Genauere Abgrenzungen werden in diesem Abschnitt ausgeführt.
2 Der SpEA verwendet die Abgrenzung zur Beurteilung von Anträgen zu Spesen und Entschädigungen.
3 Der SpEA kann in begründeten Ausnahmefällen von diesen Regeln abweichen.
RSVSETH 72.06 (Spesen- und Entschädigungsverordnung (VerbeSEn))PDF-Version
Der Spesen- und Entschädigungsausschuss, gestützt auf Art. 31 Abs. 1 des Finanzreglements, beschliesst:
Art. 1 Grundsätze zur Abgrenzung
Art. 2 Teilnehmende
1 Teilnehmende von Veranstaltungen und Nutzende von Dienstleistungen des Verbands gelten als nicht im Verband tätig.
2 Ausgaben, von welchen diese Personengruppen profitieren, gelten demnach als normale Ausgaben.
3 Dies gilt insbesondere auch, falls diese Personengruppen im Verband tätige Personen enthalten.
4 Der SpEA entscheidet jeweils, ob dies für eine Ausgabe zutrifft.
5 Insbesondere gelten die Ausgaben für das FRUKDuK, das Projektiweekend, den VPP und den PapperlaPapéro als normale Aufwände.
- a.
-
Reisekosten vom Wohnort an die ETH Zürich, respektive den vertraglich vereinbarten Arbeitsort, oder zurück;
- b.
-
Kosten für nicht angetretene Reisen, wenn eine frühzeitige Annullierung versäumt wurde;
- c.
-
Bussen von Polizei oder Behörden;
- d.
-
Kosten, die durch Unachtsamkeit oder Versäumnis verursacht werden;
- e.
-
Kosten für private Begleitpersonen.
Art. 4 Transport
1 Materialtransporte im Auto gelten im Normalfall als normale Aufwände.
2 Grundsätzlich ist der öffentliche Verkehr für Transporte zu benutzen. Dabei dient innerhalb der Schweiz der Halbtaxpreis als Berechnungsgrundlage. Allerdings können bei bereits bekannter Zusammensetzung der reisenden Personen auch direkt die effektiv vorhandenen Abonnements zur Berechnung verwendet werden.
3 Taxifahrten innerhalb der Stadt Zürich nach Ende eines Events, nach dessen Ende bereits keine öffentlichen Verkehrsmittel mehr fahren, gelten als Spese. Es ist mit CHF 40.00 pro drei Personen zu rechnen. Die Anzahl dieser Taxifahrten ist auf das Minimum zu beschränken.
4 Sonstige Autofahrten und Flüge können nur genehmigt werden, sofern sie die günstigste der zumutbaren Varianten darstellen.
- a.
-
notwendige Geschäftsessen mit Lieferanten, Kunden oder ähnliches;
- b.
-
bei Übernachtungen jeweils Abendessen und Frühstück, sofern die Übernachtung als Spese gilt.
Art. 6 Übernachtungen
1 Übernachtungen sind grundsätzlich zu vermeiden. Der VSETH bezahlt Übernachtungen nur, wenn die Reisewege nicht zumutbar sind.
2 Die meisten Strategie- oder Teambuildingwochenenden gelten als Entschädigungen.
3 Das Strategiewochenende des VSETH-Vorstandes gilt als Spese.
Art. 7 Kleidung
1 Ausgaben für Kleidung sind vorbehaltlich Abs. 3 normale Ausgaben.
2 Ausgaben für einmalig gekaufte und jährlich wiederverwendete Kleidung zu Repräsentationszwecken gelten als normale Ausgaben.
3 Ausgaben für jährlich neu gekaufte Kleidung, die von Aktiven behalten wird, gelten als Entschädigung.
Art. 9 Angestellte
1 Entschädigungen, welche nur Festangestellte des VSETH betreffen, gelten als normale Personalausgaben.
2 Entschädigungen, welche sowohl Festangestellte als auch Freiwillige oder projektbezogene Angestellte betreffen, gelten als Entschädigungen im Sinne dieser Verordnung.
Art. 10 Budgetierung von Spesen
1 Spesen werden grundsätzlich wie normale Ausgaben in der entsprechenden Kostenstelle budgetiert.
2 Der SpEA beurteilt für jeden budgetierten Aufwand im Rahmen des Budgetierungsprozesses, ob dieser eine Spese gemäss dieser Verordnung ist.
3 Beurteilt der SpEA einen Aufwand als Spese, muss er über dessen Genehmigung befinden.
Art. 11 Anträge auf nicht budgetierte Spesen
1 Spesen, welche nicht budgetiert wurden, müssen beim Verbandskostendeckel beantragt und sowohl vom SpEA als auch vom VSETH-Vorstand genehmigt werden.
2 Der SpEA erhält dafür alle Anträge an den Verbandskostendeckel zur Prüfung.
3 Ein SpEA-Mitglied entscheidet basierend auf der Abgrenzung gemäss Art. 1ff, ob ein Antrag Spesen enthält und daher vom SpEA genehmigt werden muss.
4 Der VSETH-Vorstand informiert die Antragstellenden über die Entscheidungen bezüglich eines Antrags.
Art. 12 Ordentliche Entschädigungen
1 Im Zuge des Budgetierungsprozesses legt der SpEA für Mitglieder der verschiedenen Gremien im VSETH einen Betrag an pauschalen Entschädigungen pro Person und Jahr fest.
2 Spezifische Entschädigungen sind Entschädigungen, welche nicht durch Abs. 1 abgedeckt werden. Sie müssen während des Budgetierungsprozesses beim SpEA beantragt werden.
3 Der SpEA budgetiert auf dieser Basis die Entschädigungen in seiner Kostenstelle.
4 Ordentliche Entschädigungen müssen vor der Verwendung beim SpEA beantragt und genehmigt werden.
- a.
-
VSETH-Vorstand (zusätzlich zum Sitzungsgeld gemäss Art. 32 des Finanzreglements),
- b.
-
Kommissionsvorstände,
- c.
-
MR-Präsidium,
- d.
-
FR-Präsidium,
- e.
-
GPK,
- f.
-
Ausschüsse.
2 Die Beträge sollen dabei den Zeitaufwand in einem Gremium berücksichtigen.
3 Insbesondere kann der Betrag angepasst werden, wenn Mitglieder eines Gremiums spezifische Entschädigungen in besonders grossem Umfang erhalten.
4 Bei einer Änderung der Anzahl Mitglieder in einem Gremium ändert sich der noch zur Verfügung stehende Betrag proportional zur Änderung der Anzahl Mitglieder.
Art. 14 Spezifische Entschädigungen
1 Spezifische Entschädigungen müssen in die Budgetvorlage des FinA eingetragen werden und beinhalten mindestens die Anzahl begünstigter Personen, eine Beschreibung der geplanten Entschädigung und einen Betrag pro Person.
2 Als spezifische Entschädigungen gelten auch Entschädigungen, welche keine Kosten verursachen und deshalb nicht durch die pauschalen Entschädigungen abgedeckt werden. Dabei ist zu beachten, dass diese Entschädigungen entweder in bestehenden Budgetposten enthalten sein können (z.B. Restgetränke an einem Event) oder nur unter den spezifischen Entschädigungen aufgeführt sind (z.B. gesponserte Kleidung).
Art. 15 Vereinfachtes Verfahren
1 Werden ordentliche Entschädigungen beantragt, können diese im vereinfachten Verfahren behandelt werden.
2 Im vereinfachten Verfahren reicht die Zustimmung von zwei Mitgliedern des SpEA zur Genehmigung eines Antrags.
Art. 16 Ämterhäufung
1 Eine mehrfache Entschädigung bei Ämterhäufung ist erlaubt. Wenn eine Person in mehreren Gremien aktiv ist oder von mehreren spezifischen Entschädigungen profitiert, hat sie Anspruch auf die pauschale Entschädigung jedes Gremiums und jede spezifische Entschädigung.
2 Ist eine Person, die gleichzeitig pauschale Entschädigung von einem Gremium erhält, von einer spezifischen Entschädigung betroffen (z.B. VSETH-Vorstände gehen an ein Helfendenessen), so ist der Betrag in der spezifischen Entschädigung enthalten und geht nicht von der pauschalen Entschädigung ab.
Art. 17 Mitarbeitende
Entschädigungen, die sowohl Festangestellte als auch Freiwillige oder projektbezogene Angestellte betreffen, müssen als spezifische Entschädigungen budgetiert und beantragt werden.
Art. 18 Ausserordentliche Entschädigungen
1 Entschädigungen, welche nicht durch pauschale Entschädigungen abgedeckt sind und nicht als spezifische Entschädigungen genehmigt wurden, gelten als ausserordentliche Entschädigungen.
2 Ausserordentliche Entschädigungen werden aus dem Entschädigungskostendeckel gesprochen.