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Una documentazione sistematica e unitaria di riflessioni e avvenimenti rilevanti ai fini del progetto rappresenta un importante presupposto per la pianificazione, la gestione e la valutazione dello stesso. È inoltre indispensabile in caso di passaggio della direzione a un'altra persona o allorché in corso d'opera si verificano dei cambiamenti. Generalmente i progetti assumono dimensioni notevoli senza che vengano documentati in base agli obiettivi prefissi. Periodicamente è pertanto necessario verificare se i documenti redatti per il progetto così come sono risultano davvero utili per la pianificazione, la gestione e un eventuale transfer oppure se devono essere adeguati.
I documenti dovrebbero
Conviene introdurre un sistema di documentazione unitario per tutti gli interessati e affidarne l'allestimento e la gestione a un membro del team, il quale dovrebbe altresì controllare che i documenti vengano utilizzati secondo le direttive (qualora ve ne siano) dall'istituzione preposta e che siano resi accessibili a tutti. Idealmente si dovrebbe poter disporre di un sistema di amministrazione elettronico dei documenti, protetto da password, su un server centrale in Intranet o in Internet, ciò che comporterebbe i seguenti vantaggi:
L'allestimento di una documentazione vi risulta difficile perché
Non date molta importanza all'amministrazione dei documenti:
Modelli unitari per i diversi tipi di documenti facilitano a voi e ai membri del team una visione d'insieme. Se introducete sin dall'inizio chiare regole di gestione dei documenti, vi risparmiate parecchio lavoro di ricerca. L'allestimento di rapporti (cfr. 'Modello rapporto conclusivo PSS') e il transfer verso l'interno e verso l'esterno (cfr. 'Transfer verso l'interno 'Tansfer verso l'esterno') risultano più semplici. Se disciplinate chiaramente sin dall'inizio l'amministrazione dei vostri documenti vi risparmiate parecchio lavoro di ricerca.
Definite il tipo di verbali (verbali di colloqui, incontri e verbali conclusivi) e cercate di realizzare una rappresentazione unitaria dei documenti mediante layout delle pagine e modelli del formato di stampa o indicazioni di riferimento (quali data dell'ultima modifica, autore, numero della versione, ecc.).
Definite delle regole per:
i documenti rilevanti per il progetto.
All'inizio della realizzazione del progetto prendetevi il tempo necessario per chiarire a tutti i partecipanti che cosa documentare e in che modo procedere.