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Wenn mehrere Mitglieder in einem Haushalt leben, kann es sinnvoll sein, Sendungen oder Mitgliedsbeiträge zusammenzufassen. In dieser Anleitung behandeln wir Varianten, wie nur ein Brief pro Sendung an Mitglieder im gleichen Haushalt verschickt werden kann. Anleitung zur Berechnung der Mitgliederbeiträge pro Haushalt (Rechnungserstellung) findet sich im Kapitel Buchhaltung.
Einfache Variante
Bei der einfachen Variante muss weder die Datenstruktur noch sonst etwas angepasst werden.
Ziel dieser Variante ist es, alle Serienbriefe für den gleichen Haushalt im gleichen Umschlag zu versenden. Um dies zu erreichen, sortieren wir vor dem Druck die Liste der Mitglieder für den Versand nach der Strasse. Dies geschieht mit einem Klick auf die Spaltenüberschrift in der Liste.
Die Sortierung nach Strasse hat den Vorteil, dass die Sortierung auch dann funktioniert, wenn Personen mit unterschiedlichen Nachnamen in einem Haushalt leben. Ist die Liste sortiert, erfolgt der Seriendruck in dieser Reihenfolge. Dadurch ist es sehr einfach, beim Verpacken der Briefe die Ausdrucke für den gleichen Haushalt in den gleichen Umschlag zu stecken.
Tipp: Das funktioniert auch beim Etikettendruck
Erweiterte Variante
Wenn man nur einen Brief pro Haushalt drucken will, braucht man ein zusätzliches Datenfeld. Es gibt verschiedene Lösungen, dies ist nur ein Beispiel.
Frau Muster und ihre beiden Kinder sind Mitglieder des Vereins. Um die Mitgliederdaten unterscheiden zu können, erstellen wir ein neues Selektionsfeld mit dem Namen "Mitgliedschaft" und den folgenden Werten:
- "Einzelmitglied"
- "Hauptmitglied"
- "Familienmitglied"
Für Frau Muster (die Mutter) setzen wir das Feld auf "Hauptmitglied" und für ihre Kinder auf "Familienmitglied".
Durch die Suche nach Mitgliedern mit dem Wert "Einzelmitglied" oder "Hauptmitglied" erhalten wir nun alle Haushalte, die das Mailing erhalten sollen. So wird kein Brief oder Aufkleber zu viel gedruckt.
Angepasste Anreden
Arbeitet man mit der erweiterten Variante und möchte nicht nur das Hauptmitglied im Anschreiben bzw. in der Adresse persönlich ansprechen, so ist ein zusätzliches Datenfeld erforderlich. Dazu wird ein neues Datenfeld mit der Bezeichnung "Anrede Familie" angelegt.
In dieses Feld schreiben wir nun bei Frau Muster den zusätzlichen Teil der Anrede: "Sandra und Peter". In der Serienbriefvorlage fügen wir dann bei der Anrede den zusätzlichen Platzhalter "Anrede Familie" ein:
Hallo <<Vorname>>,<<Anrede Familie>>
Im Serienbrief steht dann:
Hallo Annika, Sandra und Peter
Alternativ kannst du die Anrede neutral gestalten (z.B. Liebe Mitglieder) und den zusätzlichen Platzhalter für die Adresse verwenden.
Tipp: Wenn die Gestaltung im Serienbrief mit den Platzhaltern Schwierigkeiten bereitet, empfehlen wir, für Einzelmitglieder und Kollektivmitglieder eigene Vorlagen zu erstellen. So hat man etwas mehr Gestaltungsfreiheit bei den Adressen. Sind die Vorlagen einmal erstellt, ist es sehr einfach, den Serienbrief für beide Gruppen getrennt zu drucken.
Unterschiedliche Mitgliederbeiträge
Im Kapitel Buchhaltung findest du eine Anleitung, wie du auf Basis der anspruchsvollen Variante die Mitgliedsbeiträge automatisch und individuell berechnen kannst.