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Protezione dei dati dei dipendenti
Elaborare i dati
La datrice di lavoro elabora i dati dei suoi collaboratori. Cosa deve tenere presente per elaborare correttamente i dati di Ben e proteggere così i suoi dati?
- Dossier di candidatura
- Informazioni di riferimento
- Ricerca su internet
- Estratto del casellario giudiziale e in materia di esecuzione e fallimenti
- Visita medica
La potenziale datrice di lavoro deve garantire che solo coloro che devono elaborare il dossier di candidatura abbiano accesso ad esso.
Se la potenziale datrice di lavoro vuole ottenere informazioni di riferimento, essa chiede un profilo della personalità ai sensi della legge sulla protezione dei dati. Ben deve dare il suo consenso espresso. Senza questo consenso, la potenziale datrice di lavoro non può né direttamente né indirettamente - ad esempio tramite una ricerca su Facebook - raccogliere informazioni di riferimento.
Ben può dare il proprio consenso nel dossier di candidatura, menzionando esplicitamente i riferimenti con i dati di contatto. Un semplice riferimento all'attuale o all'ex datore di lavoro non è sufficiente. Ben può anche dare il suo consenso successivamente nella procedura di candidatura. Il suo consenso a che la potenziale datrice di lavoro si metta in contatto con la persona indicata nelle referenze dev’essere chiaramente menzionato.
La persona indicata nelle referenze deve assicurarsi di essere autorizzata a fornire le referenze. Il contenuto delle referenze dev'essere benevolo e veritiero e può fornire informazioni più dettagliate sulle prestazioni e sul comportamento del dipendente rispetto a quanto avviene nell'attestato di lavoro.
Se Ben fornisce nel dossier di candidatura i link dei suoi profili sui social media, la potenziale datrice di lavoro può visitare i profili. Senza il consenso non può effettuare ricerche sui social media privati per ottenere informazioni su Ben. Se questo vale anche per i social media professionali come LinkedIn o Xing è controverso. La ricerca sui motori di ricerca non è consentita senza il consenso.
La potenziale datrice di lavoro può raccogliere solo dati importanti per la funzione futura di Ben. Deve mantenere in ogni caso la proporzionalità.
Estratto del casellario giudiziale. La potenziale datrice di lavoro può quindi richiedere un estratto del casellario giudiziale se la reputazione è importante per la funzione di Ben. Può richiedere un estratto specifico per privati se Ben è in regolare contatto con bambini o pazienti.
Estratto esecuzioni e fallimenti: La potenziale datrice di lavoro può richiedere un estratto in materia di esecuzione e fallimenti se in ragione della funzione in questione ha un legittimo interesse alla regolare situazione finanziaria di Ben. Ciò ad esempio per un cassiere o un contabile.
Se lo stato di salute svolge un ruolo per la specifica funzione, la potenziale datrice di lavoro può chiedere in merito direttamente a Ben o incaricare un medico di effettuare un controllo di salute. Il medico di fiducia può informare la potenziale datrice di lavoro solo sull'idoneità del candidato per la posizione specifica, senza dettagli sullo stato di salute.
Ben ha nei confronti della datrice di lavoro il diritto d’accesso ai dati trattati.
La datrice di lavoro deve assicurarsi che solo le persone che elaborano il dossier personale abbiano accesso ad esso.
Certificato medico
Se Ben è malato o ha avuto un infortunio, la datrice di lavoro può richiedere un certificato medico. Il medico può tuttavia informare la datrice di lavoro solo sul grado dell'abilità lavorativa del collaboratore e - a meno che Ben non dia il suo consenso – non può fornirle informazioni dettagliate sulla malattia o l'infortunio del collaboratore.
Attestato di lavoro
Ben può richiedere alla datrice di lavoro in qualsiasi momento un attestato di lavoro. L'attestato di lavoro deve fornire informazioni sulla natura e la durata del rapporto di lavoro, nonché sulle prestazioni e sulla condotta di Ben. Dovrebbe inoltre consentire di identificare Ben. Ciò non richiede l'indirizzo, che la datrice di lavoro può includere nell'attestato di lavoro solo su richiesta di Ben.
Foto die collaboratori
Ogni persona ha diritto alla propria immagine. Di conseguenza la datrice di lavoro non può pubblicare foto dei suoi dipendenti su Internet o Intranet senza il loro consenso.
Internet, telefono e posta
La datrice di lavoro non può utilizzare sistemi di sorveglianza e controllo per controllare il comportamento di Ben. Non deve interferire illegalmente nella sfera privata dei propri dipendenti o violare la loro personalità. Se la datrice di lavoro raccoglie dati su Ben durante il rapporto di lavoro, deve informarlo in anticipo.
Se la datrice di lavoro vuole sorvegliare l'uso di Internet, deve
- ancorare la possibilità di controllo in un regolamento o simili e
- avere il fondato sospetto che un determinato dipendente stia abusando di Internet o del telefono.
A causa del segreto postale la datrice di lavoro non può leggere le lettere contrassegnate come private, sia in forma scritta che elettronica. Questo divieto si applica in particolare anche agli specialisti informatici, che disporrebbero dei mezzi tecnici per leggere le e-mail.
La datrice di lavoro deve fornire a Ben, su sua richiesta, informazioni per iscritto, sotto forma di stampato o di fotocopia, e gratuitamente, sui dati trattati che lo riguardano.
In particolare la datrice di lavoro deve tenere la contabilità per dieci anni. Di conseguenza non può cancellare i dati salariali di Ben durante questo periodo di tempo. Poiché Ben ha diritto sino a dieci anni dopo la cessazione del rapporto di lavoro a un attestato di lavoro, la datrice di lavoro deve conservare anche le valutazioni del personale per questo periodo.