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Avec la commande Bloquer écritures les mouvements de la comptabilité sont bloqués et marqués par des chiffres de contrôle qui servent à vérifier dans le temps si les écritures n’ont pas été modifiées. Cette méthode US Patent No. 7,020,640, basée sur la signature électronique, garantit un des plus hauts niveaux d'intégrité des données, puisqu’elle peut démontrer avec une certitude absolue que la comptabilité n’a pas été modifiée, ce qui est conforme aux normes de la loi.
Pour bloquer les écritures, utiliser la commande Bloquer écritures, menu Compta2, insérer la date du bloc et l'éventuel mot de passe.
Date nouveau bloc (inclus)
Spécifier jusqu'à quelle date les mouvements doivent être bloqués.
Mot de passe (facultatif)
Il est possible d'insérer un mot de passe pour permettre l'éventuel déblocage des écritures ou pour faire par la suite un nouveau bloc. Si le programme ne trouve pas d'erreurs dans les écritures comprises dans la date du bloc, il bloque les écritures, calcule et attribue à chaque ligne d'écritures différents chiffres et codes pour chaque ligne, affichés dans la vue Bloquer.
Dernier bloc
Les valeurs de cette section sont automatiquement insérées par le programme, selon le dernier bloc effectué.
Bloc valable
Le mot “Oui” est affiché si le bloc est valable.
Date du bloc
Ceci est la date du dernier bloc effectué.
Numéro du bloc
Ceci est la valeur, qui est insérée automatiquement par le programme, dans la dernière ligne de la colonne “BlocNum”. Quand le bloc est répétée, si la valeur de la ligne du dernier bloc reste inchangée, cela veut dire que le bloc est valable et par conséquent, les données n'ont pas été modifiées. Si, au contraire, la valeur est différente de la première, le programme indique:
- (-1) si déjà à partir de la première ligne le bloc n’est pas valide
- (-2) s’il y a des lignes qui ont le même “BlocNum”
Hash progressif
Le chiffre de contrôle qui se trouve sur la dernière écriture.
Avec la confirmation du bloc, le tableau Informations bloc apparaît automatiquement.
Le programme recalcule les chiffres de contrôle (hash) et vérifie s’ils sont égaux à ceux associés aux écritures. Si les valeurs correspondent, le bloc est considéré valable; si elles ne correspondent pas, ça veut dire que les données ont été modifiées et que le bloc n’est pas valable.
Info fichier
Les informations concernant la création du fichier sont affichées.
BloquerÉcritures
Les informations concernant la validité et les données du bloc des écritures sont affichées.
Les écritures sont bloquées jusqu'à la date indiquée et munies d'une série de compteurs.
- BlocNum: le numéro progressif qui indique la ligne
- BlocMon: le montant cumulatif des mouvements, semblable au total de fin de page, demandé par certains législations
- BlocProgr: la signature électronique (Hash MD5) qui identifie de manière univoque tous les mouvements jusqu'au point dans lequel ils ont été insérés.
Le chiffre de contrôle (Hash Md5)
L'élément central de la certification, qui tient compte:
- Du contenu de l'écriture actuelle
- Du contenu de toutes les écritures qui la précèdent
- Du numéro progressif (BlocNum)
- Du solde cumulé (BlocImp)
Quand les données devraient subir une modification minimale (une date a été changée, un montant) le chiffre de contrôle aura un résultat différent.
Si le chiffre de contrôle reste inchangé, cela veut dire que les données sont originales et n'ont donc pas été changées.
Les valeurs de cette section sont automatiquement insérées par le programme.
Annoter le numéro de certification
Une fois que les mouvements de la période ont été bloqués, il suffit d'imprimer la dernière ligne certifiée avec le numéro respectif de certification (BlocProgr) et de garder cette information.
Si le numéro de certification, à distance de temps, est identique, cela veut dire que les données n'ont pas été modifiées. Avant de procéder à un nouveau bloc, pour vérifier les données du bloc précédent, rappeler la commande Bloquer écritures, menu Compta2.
Débloquer écritures
La commande Débloquer écritures enlève le bloc et les chiffres de contrôle. Si le bloc a été doté d'un mot de passe, il faut le réinsérer pour procéder au déblocage.
Si on souhaite ensuite procéder à un nouveau bloc, les chiffres de contrôle seront les mêmes que le blocage précédent, si les données et l'ordre des écritures n'ont pas été changées.
Documents corrélés
Depuis plusieurs années, Banana.ch a fait analyser cette méthode de certification par la société de révision Ernst&Young qui l'a approuvée et certifiée conforme aux standards suisses et allemands
- Document relatif à la certification suisse (pdf en langue allemand)
- Document relatif à la certification allemande (pdf en langue allemand)
Archivage à long terme
Les données de la comptabilité sont toujours accessibles, même à distance de temps.
Banana Comptabilité permet d'exporter toutes les données de la comptabilité en format Pdf, Html et Xml. L'archive générée peut être sauvegardée sur un CD et consultée sur chaque ordinateur à distance des années, aussi par des personnes qui n'ont pas Banana Comptabilité.
Document corrélé: Archivage en Html et XML