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Wozu braucht es ein Konzept?
Ein Konzept ist ein Plan für ein Vorhaben. Es legt die Überlegungen dar, die hinter einem Vorhaben stehen, sowie der Art und Weise, wie das Vorhaben umgesetzt werden soll. Für das Projektteam dient das Konzept als verbindliches Referenzdokument, in welchem die zentralen Fragen des Projektes geklärt sind. Gegen aussen soll das Konzept Überzeugungskraft haben, bspw. um potentielle Geldgeber von Relevanz und Angemessenheit des Projektes zu überzeugen.
Beim Verfassen des Konzepts werden die verschiedenen Aspekte, die bereits in der Skizze angedacht und formuliert worden sind, eingehender reflektiert, detaillierter geplant und konkretisiert. Einige neue Aspekte kommen hinzu. Für die Projektbegründung sind in der Regel weitere Recherchen erforderlich, Schlüsselpersonen und Vertreter/-innen der Zielgruppen müssen kontaktiert und mögliche Geldquellen erschlossen werden.
Im Prozess der Konzepterstellung wird auch festgelegt, welche Projektstruktur für die Umsetzung vorgesehen ist und welche Kompetenzen für die Realisierung vorhanden sein müssen (Projektteam). Das fertige Konzept bildet den Abschluss der Planungsphase eines Projekts und dient oft auch als Grundlage für einen Projektantrag.
Was muss ein Konzept konkret beinhalten? (vgl. Vorlage Konzept)
Allgemeine Angaben
Projekttitel, verantwortliche Organisationen und Personen, Datum etc.
Projektbegründung
Darlegung von Bedarf und Public Health Relevanz (Bedarfsabklärung), Bedürfnisse der Zielgruppen und anderer Anspruchsgruppen (Bedürfnisabklärung), relevante gesellschaftliche, politische und rechtliche Rahmenbedingungen (kultureller Rahmen, rechtlicher Rahmen, gesellschaftlicher Kontext), allfällige Einbettung des Projektes in ein übergeordnetes Programm sowie Reflexion von Erfahrungen aus anderen Projekten (Lernen aus Projekten). Die Projektbegründung nimmt Bezug auf die Grundwerte der Gesundheitsförderung und macht transparent, wie sie umgesetzt werden.
Vision, Projektziele, intendierte Wirkungen, Indikatoren
Die Vision bezeichnet den längerfristig angestrebten Idealzustand, die Projektziele die konkret zu erreichenden Ziele und Wirkungen. Beide stehen im Einklang mit den Grundwerten. Für die Überprüfung der Zielerreichung werden Indikatoren formuliert.
Settings und Zielgruppen
Darlegung bei welchen Zielgruppen und in welchen Settings das Projekt ansetzt und weshalb (Grundwerte). Dabei sollen die zu erreichenden Zielgruppen präzise beschrieben werden (Alter, Geschlecht, sozialer Status, Ethnie etc.).
Vorgehensweise
Die zur Erreichung der Ziele gewählten Strategien und Methoden müssen schlüssig begründet und die erwarteten Wirkungszusammenhänge dargelegt werden, wiederum unter Beachtung der Grundwerte. Für die Massnahmen besteht ein Zeitplan mit Meilensteinen.
Projektorganisation
Detaillierte Darlegung der Projektstruktur, die für die Umsetzung vorgesehen ist (vgl. auch Strukturplan)
Ressourcen
Detaillierte Darlegung der benötigten Projektressourcen (Budget, personeller Aufwand, fachliche Kompetenzen) und Finanzierungsquellen
Evaluationsbedarf
Klärung von Bedarf und Grundlinien der Evaluation (Selbst- und Fremdevaluation)
Valorisierung
Darlegung, wie die aus dem Projekt resultierenden Erfahrungen und Ergebnisse bekannt und nutzbar gemacht werden sollen (Valorisierung).
Literaturhinweise
- Kuster ,Jürg et al. (2006). Handbuch Projektmanagement. Berlin: Springer. S. 50ff (Konzept) & S. 104ff. (Projektplanung)
- Schiersmann Christiane, Thiel Heinz-Ulrich (2000). Projektmanagement als organisationales Lernen. Ein Studien und Werkbuch (nicht nur) für den Bildungs- und Sozialbereich. Opladen: Leske + Budrich. S. 135ff. (Kap. 5)
- Damit das Konzept sowohl fundiert als auch realistisch ist, muss genug Zeit für die Erstellung eingeplant werden. Das grösste Hindernis für ein sorgfältiges Konzept ist oft mangelhafte Planung: Sie arbeiten (noch) in einem anderen Projekt und haben dort alle Hände voll zu tun. Sie fangen erst an, sich um ein Konzept für ein neues Projekt zu kümmern, wenn sich Ihr gegenwärtiges Projekt dem Ende zu neigt. Ausschreibungen und Eingabetermine werden in Ihrer Institution (zu) spät kommuniziert.
- Ein anderes Hindernis ist die fehlende Finanzierung: Das Ausarbeiten eines Konzeptes wird in der Regel nicht vom Auftraggeber bezahlt und geht zu Lasten der Institution, manchmal der Einzelperson.
- Wichtige Bedürfnisse gewisser Anspruchsgruppen werden zu wenig berücksichtigt. Die Bedürfnisse der wichtigsten Anspruchsgruppen müssen explizit dargelegt und bei der Formulierung von Projektzielen berücksichtigt werden. Denn Qualität heisst auch Erfüllen von Anforderungen. Das setzt voraus, dass diese benannt und überprüfbar sind.
- Eine weitere Schwierigkeit ist, dass ein Konzept auf Annahmen basiert, die sich bei der Umsetzung als falsch erweisen. Es ist deshalb wichtig die Evidenz gut abzuklären, die Wirkungszusammenhänge darzulegen und die Massnahmen entsprechend festzulegen.
- Wenn das Konzept gut ausgearbeitet ist, schätzen Sie den zeitlichen und finanziellen Aufwand für das Projekt richtig ein und erleben weniger unangenehme Überraschungen.
- Ein gutes Konzept hilft sich während der Umsetzung auf die festgelegten Ziele und Massnahmen zu konzentrieren. Wenn Anpassungen erforderlich sind, können diese auf der Grundlage des Konzeptes erfolgen und transparent gemacht werden.
- Nutzen Sie die Vorlage zur Erarbeitung des Konzeptes.
- Zu zahlreichen Aspekten des Konzeptes gibt es spezifische Thementexte. Lesen Sie diese und vertiefen Sie Ihr Wissen nach Bedarf.
- Erstellen Sie einen Zeitplan für die Erarbeitung des Konzepts. Planen Sie genügend Zeit ein für Informationsgespräche mit Fachleuten, für Literatur- und Informationsrecherchen, für den Einbezug der Zielgruppen und anderer Anspruchsgruppen sowie für Verhandlungen mit notwendigen Kooperationspartner/-innen.
- Tauschen Sie sich mit Fachpersonen aus, welche ähnliche Projekte umsetzen resp. umgesetzt haben und profitieren Sie von deren Erfahrungen.
- Prüfen Sie bei der Übernahme von Konzepten oder Konzeptelementen aus bestehenden Projekten, inwiefern diese den spezifischen Kontextbedingungen Ihres Projektes gerecht werden und wo sie allenfalls angepasst werden müssen (vgl. Kontext, Best Practice).
- Lassen Sie das Konzept von mindestens drei Fachleuten kritisch gegenlesen.
- Kann ich einer Person, die sich beruflich nicht mit Gesundheitsförderung und Prävention befasst, in wenigen Sätzen erklären, warum es das Projekt braucht und was mit den Massnahmen konkret erreicht werden soll?
- Können die Projektziele mit den zur Verfügung stehenden Ressourcen tatsächlich erreicht werden? Ist das Budget realistisch? Und sind Zeitplan und Meilensteine realistisch?
- Wurden vorhandene Erfahrungen in ähnlichen Projekten und der aktuelle Wissenstand ausreichend berücksichtigt? Oder basiert das Konzept wegen Zeitmangel vor allem auf persönlichen Annahmen und Wahrnehmungen?