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Bei der Anwendung der BIM-Methode rückt eine aus dem Planungsprozess bekannte und wichtige Frage in den Vordergrund: „Wer stellt wem, wann, welche Information zur Verfügung?“ Diese Frage muss während des Planungsprozesses in regelmässigen Abständen immer wieder neu gestellt und beantwortet werden. Der Informationsinhalt muss phasen- und adressatengerecht sein. Wird diese Frage nicht oder falsch beantwortet, so wird die BIM-Methode ineffizient und träge. Neben einem Produktivitätsverlust führt dies auch zu Fehlern.
Das Informationsmanagement im Planungs- und Bauprozess ist Aufgabe des Gesamtleiters. Dazu gehört auch der Umgang mit Informationen, welche das virtuelle Gebäudemodell beinhalten. Das I für Information im Wort BIM verdeutlicht dies. Fehlen ihm die BIM-Kompetenzen, so ist ein BIM-Manager als Fachplaner beizuziehen. Der BIM-Manager ist unter anderem für den BIM-Nutzungsplan, den BIM-Modellplan und den BIM-Koordinationsplan verantwortlich.
Der BIM-Nutzungsplan ist bei Projektbeginn zusammen mit der Bauherrschaft auszuarbeiten. Er macht Aussagen zu den Zielen, die mit der BIM-Anwendung erreicht werden sollen.
Der BIM-Modellplan definiert pro Disziplin und Phase den Inhalt der jeweiligen Gebäudemodelle. Er macht zum Beispiel Aussagen darüber, ob die feuerpolizeilichen Anforderungen schon Bestandteil des virtuellen Architekturmodelles in der Phase Vorprojekt sein müssen oder nicht.
Die Koordination der verschiedenen Modelle wird im BIM-Koordinationsplan geregelt. Der BIM-Koordinationsplan erläutert, wann die jeweiligen Koordinationsmodelle zu erstellen sind (z.B. Koordinationsmodell Architektur und Gebäudetechnik am Ende des Vorprojektes). Zudem macht er Vorgaben, die zu erfüllen sind, damit die Fachmodelle (z.B. genügender Platzbedarf Gebäudetechnik im Architekturmodell) zur weiteren Bearbeitung freigegeben werden können.