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Protection des données des employés
Traiter les données
L’employeuse traite les données de ses employés. Que doit-elle garder à l'esprit afin de traiter les données de Ben correctement et ainsi protéger ses données ?
- Dossier de candidature
- Informations de référence
- Recherche sur internet
- Extrait du casier judiciaire et du registre des poursuites
- Examen de santé
L’employeuse potentielle doit s'assurer que seules les personnes qui doivent traiter le dossier de candidature puissent y avoir accès.
Si l’employeuse potentielle veut obtenir des informations de référence, elle demande un profil de personnalité en vertu de la loi sur la protection des données. Ben doit donner son consentement explicite. Sans ce consentement, l’employeuse potentielle ne peut obtenir ni directement ni indirectement - par exemple via une recherche sur Facebook - des informations de référence.
Ben peut donner son accord dans le dossier de candidature en indiquant explicitement ses références et les détails de contact. Une simple indication de l'employeuse actuelle ou ancienne ne suffit pas. Ben peut également donner son consentement plus tard dans le processus de candidature. Son accord à ce que l’employeuse potentielle contacte la personne de référence doit également être clairement indiqué ici.
La personne de référence interrogée doit s'assurer qu'elle est autorisée à donner la référence. Le contenu de la référence doit être bienveillant et véridique et peut fournir des renseignements plus détaillés que le certificat de travail sur les prestations et le comportement de Ben.
Si Ben fournit les liens vers ses profils de médias sociaux dans le dossier de candidature, l’employeuse potentielle peut visiter les profils. Sans consentement, elle ne peut pas faire de recherche sur les réseaux sociaux privés pour obtenir des informations sur Ben. La question de savoir si cela s'applique également aux réseaux sociaux professionnels tels que LinkedIn ou Xing est controversée. Une recherche via les moteurs de recherche n'est pas autorisée sans consentement.
L’employeuse potentielle ne peut collecter que les données importantes pour la future fonction de Ben. En tout état de cause, elle doit préserver la proportionnalité.
Extrait du casier judiciaire : L’employeuse potentielle peut alors exiger un extrait du casier judiciaire si la réputation est importante pour la fonction de Ben. Elle peut demander un extrait spécial du casier judiciaire destiné à des particuliers si Ben est en contact régulier avec des enfants ou des patients.
Extrait du registre des poursuites : L’employeuse potentielle peut exiger un extrait du registre des poursuites si elle a un intérêt légitime s’agissant de la situation financière de Ben du fait de la fonction en question. Cela est concevable, par exemple, avec une caissière ou un comptable.
Si l'état de santé joue un rôle dans la fonction en question, L’employeuse potentielle peut demander directement à Ben ou demander à une médecin de procéder à un bilan de santé. La médecin ne peut informer l’employeuse potentielle que de l'aptitude du candidat à un poste spécifique, sans donner de détails sur l'état de santé du candidat.
Ben dispose d'un droit d'accès vis-à-vis de l’employeuse concernant les données traitées.
L’employeuse doit s'assurer que seules les personnes qui doivent traiter le dossier personnel y ont accès.
Certificat médical
Si Ben est malade ou a eu un accident, l’employeuse peut exiger un certificat médical. Toutefois, la médecin ne peut informer l’employeuse que de la capacité de travail de l'employé et ne peut lui donner des renseignements détaillés sur la maladie ou l'accident de l'employé qu'avec le consentement de ce dernier.
Certificat de travail
Ben peut demander un certificat de l’employeuse en tout temps. Le certificat de travail doit indiquer la nature et la durée des rapports de travail ainsi que la qualité du travail et la conduite de Ben. Il doit également permettre d'identifier Ben. Cela n'exige pas l'adresse, que l’employeuse ne peut inclure dans le certificat de travail qu'à la demande de Ben.
Chaque personne a droit à sa propre photo. En conséquence, l’employeuse ne peut pas publier de photos de ses employés sur internet ou sur l'intranet sans leur consentement.
L’employeuse ne peut pas utiliser de systèmes de surveillance et de contrôle pour surveiller le comportement de Ben. Elle ne doit pas s'immiscer illégalement dans la sphère privée de ses employés ni porter atteinte à leur personnalité. Si l’employeuse obtient des informations sur Ben pendant la relation de travail, elle doit l'en informer au préalable.
Si l’employeuse veut surveiller l'utilisation d'Internet, elle doit
- ancrer la possibilité de contrôle dans un règlement ou similaire et
- avoir des soupçons fondés qu'un employé en particulier fait un mauvais usage d'internet ou du téléphone.
En raison du caractère secret de la lettre, l’employeuse ne peut lire aucun courrier marqué comme privé, que ce soit sous forme de lettre ou par voie électronique. Cette interdiction s'applique notamment au personnel de l’IT qui aurait les moyens techniques de lire les e-mails.
L’employeuse doit fournir à Ben, sur demande et sous la forme d'une impression ou d'une photocopie, et ce gratuitement, des informations écrites sur les données traitées le concernant.
L’employeuse doit notamment conserver ses livres comptables pendant dix ans. Par conséquent, elle ne peut pas supprimer les données salariales de Ben pendant cette période. Comme Ben a droit à un certificat de travail pendant dix ans après la fin de la relation de travail, l’employeuse doit également conserver les évaluations du personnel pendant cette période.