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Die sogenannte physische Rückverfolgbarkeit bedeutet, dass das Produkt und sein Inhalt 1:1 von der Fairtrade-Produzentenorganisation stammt. Die einzelne Zutat wird in jeder Phase der Produktion von „Nicht-Fairtrade“-Rohstoffen getrennt weiterverarbeitet.
Bananen, Kaffee oder Reis mit dem Fairtrade-Label werden also von Fairtrade-Bauern produziert und in der ganzen Liefer- und Verarbeitungskette separat verarbeitet und transportiert. Dasselbe gilt für sämtliche Fairtrade-Früchte, -Rosen, -Honig, -Nüsse, -Gewürze sowie für die Fairtrade-Baumwolle. Im überwiegenden Teil der Fälle (weit über 80% der Fairtrade-Umsätze) ist diese physische Rückverfolgbarkeit gewährleistet. Die Kontrollorganisation FLOCERT prüft den Waren- und Geldfluss über die ganze Lieferkette.
Bei Kakao, Zucker, Tee und teilweise bei Fruchtsaft ist die physische Rückverfolgbarkeit insbesondere aus logistischen Gründen nicht überall möglich, da bei der Verarbeitung konventionelle und fair produzierte Rohstoffe vermischt werden können. Diese Produkte sind mit dem Hinweis „mit Mengenausgleich“ gekennzeichnet. Die Fairtrade-Bäuerinnen und -Plantagenarbeiter profitieren von denselben Fairtrade-Vorteilen. Die Rückverfolgbarkeit erfolgt in diesen Fällen indirekt über eine detaillierte Dokumentation.
Total darf die Industrie nur so viel Fairtrade-Produkte verkaufen, wie sie Fairtrade-Rohstoffe einkauft. FLOCERT führt strenge Überprüfungen der Dokumente durch, um sicherzustellen, dass die äquivalente Menge von Fairtrade‐Rohstoffen gekauft und verkauft wurde und verfolgt auf diese Weise die Menge durch die gesamte Lieferkette hindurch.
Beispiel: Saftorangen müssen möglichst schnell verarbeitet werden. Eine Fabrik verarbeitet pro Tag 700 Tonnen Orangen, eine Produzentin oder ein Produzent erntet am Tag nur bis zu 2.7 Tonnen. Diese Orangen müssen also zwangsläufig mit Nicht-Fairtrade-Orangen verarbeitet werden. Ohne diesen Mengenausgleich könnte die Orangenkooperative nicht am fairen Handel teilnehmen. Würde man die physische Rückverfolgbarkeit für alle Fairtrade-Produkte voraussetzen, hätte das zur Folge, dass viele Fairtrade-Kooperativen aus dem Markt verdrängt würden. Daher ist der Mengenausgleich eine entwicklungspolitische Notwendigkeit.
Auch bei Produkten mit Mengenausgleich gilt: Jeder Kauf eines Fairtrade-Produkts hat eine direkte Auswirkung auf die Produzentenorganisation in den Entwicklungsländern. Die Konsumentinnen und Konsumenten unterstützen damit direkt die Produzentenorganisationen und haben die Gewähr, dass die Fairtrade-Prämie und gegebenenfalls der Mindestpreis dort ankommen, wo sie hingehören, nämlich bei den Produzenten.
Ein Vergleich mit dem Prinzip der Einspeisung von Ökostrom ins allgemeine Stromnetz zeigt Ähnlichkeiten auf: Auch aus der Steckdose der Ökostromkunden kommt nicht reiner Ökostrom, sondern ein Energiemix. Um den Ökostrom komplett getrennt zu halten, wäre ein eigenes getrenntes Verteilernetz erforderlich, was enorme Folgekosten verursachen würde. Die Einspeisung von Ökostrom ins allgemeine Stromnetz führt aber in jedem Fall dazu, dass erneuerbare Energien ausgebaut werden und die Anteile an Ökostrom immer grösser werden.