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Definition des Buchungsjournals
Das Buchhaltungsjournal ist eine Tabelle, in der alle buchhalterischen Vorgänge eines Unternehmens festgehalten werden. Es ist das vom Buchhalter am häufigsten verwendete Dokument.
Dieses Dokument wird Journal genannt, weil die Buchungen chronologisch (Tag für Tag) in einer Buchhaltungssoftware erfasst werden. Es ist von grundlegender Bedeutung, dass der/die Buchhalter/in den Umgang mit Buchhaltungssoftware erlernt.
Deshalb sehen die Ausbildungsinstitute, wie auch zum Beispiel das Institut BetterStudy, dafür einen eigenen Kurs vor, in diesem Fall zur Software Crésus.
Wenn das Journal täglich geführt wird, ermöglicht dies jederzeit einen schnellen Überblick über die finanzielle Situation des Unternehmens. Heute genügt es dank der Computertechnik, das Journal in einem guten Buchhaltungsprogramm zu führen, damit dieses automatisch verschiedene für die Buchhaltung wichtige Elemente erstellt, wie z. B. die Erfolgsrechnung oder die Bilanz. Dadurch kann man jeden Tag feststellen, ob das Unternehmen einen Gewinn gemacht oder gegebenenfalls einen Verlust erlitten hat.
Vorstellung des Buchhaltungsjournals
Das Journal hat die Form einer Tabelle, wie Sie oben gesehen haben. Zunächst ist es notwendig, das Datum anzugeben, an dem der Vorgang ausgeführt wurde. Anschließend muss auf die Konten verwiesen werden, die vom Vorgang betroffen sind.
Wie Sie später noch sehen werden, wird jeder Vorgang doppelt in den Konten erfasst: einmal im Soll und einmal im Haben eines Kontos, wobei der belastete Betrag dem gutgeschriebenen Betrag entsprechen muss. In der Spalte mit dem Titel „Bezeichnung“ wird eine kurze Beschreibung des erfassten Vorgangs eingetragen.
Das Journal kann viele unterschiedliche Formen annehmen. In diesem Modul werden wir zwei Präsentationsformen untersuchen:
- Journal mit einer Summenspalte;
- Journal mit zwei Summenspalten.
Das Journal mit zwei Summenspalten ermöglicht eine bessere Übersicht bei Mehrfachbuchungen (z. B. ein Zahlungsauftrag, der mehrere Empfänger zusammenfasst). Alle Buchungsvorgänge, die sich aus der Geschäftstätigkeit des Unternehmens ergeben, werden in den entsprechenden Konten erfasst.
Jede Buchung erfolgt doppelt, d. h. sie wird gleichzeitig auf einem Konto ins Soll und auf einem anderen Konto ins Haben gestellt. Bei Mehrfachbuchungen ist es zulässig, dass eine Buchung in mehrere Teilbuchungen aufgeteilt wird.
Die Summe der Buchungen, die ins Soll der Konten gestellt wurden, ist immer gleich der Summe der Buchungen, die ins Haben der Konten gestellt wurden
Doppelte Buchführung
Bei jedem Artikel sollten Sie immer überprüfen, ob das Prinzip der doppelten Buchung befolgt wurde:
Summe der Summen in der Spalte Soll = Summe der Summen in der Spalte Haben
Am Ende jeder Seite sollten Sie die Spalten „Soll“ und „Haben“ summieren, um sich von der oben genannten Realität zu überzeugen.
Die Summe am Ende einer Seite wird an den Anfang der nächsten Seite übertragen. So kann zu jedem Zeitpunkt (und insbesondere beim Erstellen einer Bilanz) kontrolliert werden, ob die Gleichheit eingehalten wird, und die Summe aller Belastungen und die Summe aller Gutschriften festgestellt werden.
Buchungen im Zusammenhang mit Ein- und Verkäufen
Buchungen im Zusammenhang mit Einkäufen
Es gibt zwei Möglichkeiten, die gekauften Waren oder Dienstleistungen zu bezahlen: Man kann sie entweder direkt bezahlen oder eine Rechnung erhalten.
Wenn man die gekaufte Leistung sofort bezahlt, sind die Konten, in denen der Vorgang verbucht werden muss, das Aufwandskonto Kauf, auf der Sollseite, und eines der Barkonten (Kasse, Post, Bank usw.), auf der Habenseite. Die Wahl des Aktivkontos hängt von der Zahlungsmethode ab, die verwendet wurde.
Wenn der Erbringer der Leistung eine bestimmte Zahlungsfrist eingeräumt und eine Rechnung ausgestellt hat, kann man sich dafür entscheiden, zunächst die unbezahlte Rechnung zu buchen und die Bezahlung der Rechnung erst in einem zweiten Schritt zu verbuchen.
In diesem Fall wird der erste Vorgang verbucht:
- Im Soll des Einkaufskontos – Es kommt zu einer Erhöhung der Aufwendungen für den Wareneinkauf –
- Auf der Habenseite des Lieferantenkontos, weil die Verbindlichkeiten des Unternehmens gegenüber dem Lieferanten steigen.
Zum Zahlungszeitpunkt wird der Vorgang im Soll des Lieferantenkontos festgehalten, um die Verringerung der Schuld des Unternehmens gegenüber dieser Person zu verbuchen. Die Zahlung wird verbucht, indem der gezahlte Betrag dem verwendeten Barkonto gutgeschrieben wird.
Buchungen im Zusammenhang mit Verkäufen
Im Falle eines Verkaufs von Waren oder Dienstleistungen ist das Prinzip dasselbe. Wenn die Leistung direkt bezahlt wird, wird der Vorgang gebucht:
- Im Soll des Barkontos, auf das das Geld des Kunden eingezahlt wurde (Kasse, Post, Bank usw.), um die Zahlung der Transaktion zu verbuchen;
- Im Haben des Ertragskontos (Warenverkäufe, Honorare, Dienstleistungen usw.) wird die verkaufte Leistung gebucht.
Wenn die Zahlung des Kunden nicht sofort erfolgt und eine Rechnung ausgestellt wird, wird der Verkauf als Verkauf auf Kredit gebucht und es wird wieder in zwei Schritten vorgegangen:
- Das Aktivkonto Kundenforderungen wird belastet. Dies zeigt, dass die Schulden des Kunden gegenüber dem Unternehmen gestiegen sind;
- Dem für die Erfassung des Verkaufs einschlägigen Ertragskonto wird etwas gutgeschrieben.
Bei der Bezahlung der Rechnung wird die Zahlung im Soll des Barkontos gebucht, auf dem die Zahlung stattgefunden hat. Im Haben des Kontos Kundenforderungen finden wir die Abnahme der Schuld des Kunden gegenüber dem Unternehmen.
Achten Sie darauf, den Einkauf oder Verkauf nicht zweimal zu erfassen!
Das Führen des Buchungsjournals
Das Hauptjournal des Geschäftsjahres führt alle Buchungen an, die im Hauptbuch vorgenommen wurden. Für jede Summe, die in das Hauptbuch eingetragen wird, finden wir eine Buchung im Journal mit:
- Nr. des Buchungsbelegs;
- Vorgangsdatum;
- Das zu belastende Konto;
- Das gutzuschreibende Konto;
- Bezeichnung (vereinfachte Beschreibung des Vorgangs);
- Betrag des Vorgangs.
Ohne Lücken, Streichungen oder Veränderungen irgendeiner Art kann es vor Gericht als Beleg für die darin genannten Vorgänge vorgelegt werden. Das Unternehmen muss es zehn Jahre lang nach der Aufzeichnung des letzten Vorgangs aufbewahren.
Zunehmend werden aufgrund der Computertechnik die Namen der Konten durch ihre Nummern ersetzt (1000 Kasse, 1020 Bank, 1100 Kundenforderungen usw.). Der Buchhalter muss nur noch die Nummer auf seiner Tastatur eingeben.
Mehrfachbuchungen auf der Habenseite
Je nach den Umständen kann es vorkommen, dass ein Vorgang nicht nur zwei Konten betrifft, wie wir das bisher gesehen haben, sondern eine einzige Buchung im Soll und mehrere Buchungen im Haben erfordert oder umgekehrt. Anstatt das gleiche Konto mehrmals zu belasten, ist es dank Mehrfachbuchung möglich, es nur einmal anzuführen.
Anhand eines Beispiels können Sie sehr leicht verstehen, wie die sogenannte Mehrfachbuchung funktioniert.
Beispiel
Frau Paget kauft ein neues Auto im Wert von CHF 20 000. Die Bezahlung des Fahrzeugs geschieht folgendermaßen: Inzahlungnahme des alten Fahrzeugs im Wert von CHF 5000 und Bezahlung von CHF 8000 mit einer Kreditkarte. Der Verkäufer gewährt für den Restbetrag Kredit.
In diesem Fall wird nur das Konto Fahrzeug belastet. Der Einfachheit halber wird der gesamte Betrag der Transaktion auf einmal in dieses Konto eingetragen. Die Details der Zahlung werden hingegen im Haben der verschiedenen betroffenen Konten erscheinen, wie Sie im folgenden Journal sehen können:
- Kauf eines neuen Fahrzeugs im Wert von CHF 20 000.
- Übernahme des alten Fahrzeugs durch den Verkäufer, CHF 5000.
- Zahlung mit Kreditkarte, CHF 8000.
- Der Verkäufer stellt eine Rechnung über den Restbetrag aus.
Mehrfachbuchungen auf der Sollseite
Die gleiche Methode kann verwendet werden, wenn ein Vorgang eine Sollbuchung auf mehreren Konten und eine Habenbuchung auf einem einzigen Konto erfordert. Auch hier spricht man von Mehrfachbuchung. Diese Methode wird übrigens häufig bei Bank- oder Postmitteilungen verwendet, wenn man die Übereinstimmung zwischen der Buchhaltung und dem Bank- oder Postauszug suchen muss.
Beispiel
Frau Paget tätigt verschiedene Zahlungen über Yellownet im Gesamtwert von CHF 8140.–:
- Belastungsanzeige der Post, CHF 8140.–
- Zahlung der Miete, CHF 1700.–
- Zahlung einer Stromrechnung, CHF 540.–
- Zahlung der Versicherungen, CHF 3800.–
- Bezahlung einer Rechnung für Bücher, die bei einem Lieferanten bestellt wurden, CHF 2100.–
Fehlerkorrektur im Journal
Nach den gesetzlichen Vorschriften muss das Journal lückenlos und ohne Veränderungen jeglicher Art geführt werden. Um einen Fehler zu korrigieren, müssen Sie eine Stornobuchung (Rückbuchung) durchführen und dann die korrekte Buchung speichern.
Es ist absolut verboten, eine Korrekturbuchung vorzunehmen (z. B. eine falsche Summe zu ergänzen) oder eine falsche Buchung zu löschen oder auszustreichen.
Eröffnung und Abschluss einer Bilanz
Eröffnungsjournal
Am Anfang dieses Journals finden sich alle Buchungen, die sich auf die Eröffnung von Bilanzkonten beziehen, z. B.:
Da es sich um die Beträge handelt, die in der Eröffnungsbilanz detailliert aufgeführt sind, wird akzeptiert, eine einzige globale Buchung für alle diese Buchungen vorzunehmen:
Journal / Nr. Datum / Konten bis / Bezeichnung / Summe / Soll / Haben / 101.01 / Aktiven / Passiven / Eröffnungsbilanz 356 000.–
Abschlussjournal
Übertragen Sie zunächst die Ergebnisse jedes Verwaltungskontos auf das Konto 9000 Ergebnis.
Bei einem Einzelunternehmen übertragen Sie den Saldo dieses Kontos, der als Gewinn (oder Verlust) bezeichnet wird, auf das Konto 2850 Privat.
Schließen Sie schließlich das Konto 2850 Privat ab, indem Sie die Vermögensänderung in das Konto 2800 Kapital fließen lassen.
Schließlich die Salden für die Bilanz in die Schlussbilanz bringen
Hilfsjournale: Praktisch für große Unternehmen
Wir haben gesehen, dass das Journal regelmäßig und chronologisch geführt werden muss. In einem kleinen Unternehmen stellt dies kein größeres Problem dar, da in der Regel nur eine Person diese Arbeit übernimmt.
In einem größeren Unternehmen ist es praktischer, das Führen von Journalen den entsprechenden Abteilungen anzuvertrauen und nur eine Zusammenfassung in das Hauptjournal zu übertragen. Diese Zusammenfassung sollte regelmäßig, aber mindestens einmal im Monat gebucht werden.
Beispielsweise wird ein Journal nach Sparten oder nach Produkten oder auch nach Konten erstellt.
Lassen Sie uns anhand eines Beispiels im Detail betrachten, wie dieses Prinzip funktioniert.
Ein Dessous-Geschäft mit drei Boutiquen an verschiedenen Adressen lässt die Hilfsjournale von der jeweiligen Geschäftsführerin führen. Die Buchhaltungsorganisation der einzelnen Läden wird vereinfacht, aber jede Geschäftsführerin hat eine eigenständige Kasse zur Verfügung. Zu Beginn der Periode (oder des Geschäftsjahres) wird daher in jedem Geschäft ein Hilfsjournal für die folgenden Konten eröffnet:
1000 Kasse/3200 Verkäufe
In dem in Genf ansässigen Geschäft sehen die Journale für die erste Januarwoche wie folgt aus: (Beispiel im Kurs)
Für die Läden in Nyon und Morges werden die Journale auf die gleiche Weise geführt.
Zusammenfassend belaufen sich die Verkäufe und Einnahmen der drei Läden in der ersten Januarwoche auf folgende Beträge: (Beispiel im Kurs)
Am Ende des Zeitraums erfolgt die Eingabe dieser Informationen in das Hauptjournal zusammenfassend und was die Kunden betrifft in einem Sammelkonto. Es ist nämlich nicht notwendig, die Kunden auf der Ebene der Finanzbuchhaltung namentlich zu kennen. Die Überwachung der Zahlungen kann leicht von einer anderen Abteilung oder sogar von der jeweiligen Geschäftsführerin selbst erledigt werden, da sie die Besonderheiten ihrer Kundschaft am besten kennt.
Wie bereits erläutert, wird das Hauptjournal mit der Übernahme der Salden aus der Bilanz eröffnet. Die Erfassung der Buchungen für die einzelnen Läden läuft dann wie folgt ab: (Beispiel im Kurs)
Das Hauptbuch: Definition
Das Hauptbuch ist ein Dokument, in dem alle Buchungen nicht mehr in einem Journal, sondern in separaten Konten zusammengefasst werden. Jedes Konto hat seine eigenen Buchungen. Dieses Hauptbuch wird sehr häufig in T-Form dargestellt. Es ist genau die Übertragung der Buchungen aus dem Journal, aber diesmal für jedes einzelne Konto.
Zunächst können wir wieder die Salden aus der Buchführung des Vorjahres auf die Konten der Bilanz übertragen. Dann jede einzelne Buchung im Journal. Die Verwaltungskonten stehen bei der Eröffnung einer Buchhaltung immer auf null. Beim Abschluss der Konten finden wir einen Saldo für die Bilanz auf der schwächeren Seite der Bilanzkonten (Konten 1000 bis 2999) und ein Ergebnis in den Verwaltungskonten (Konten 3000 und größer). So entspricht der Sollwert jedes Kontos seinem Habenwert.