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Un message sur le téléphone portable, un nouvel e-mail, un commentaire sur Linkedin et voilà... notre concentration s’envole. Il devient de plus en plus difficile de rester concentré sur une tâche pendant une longue période sans être dérangé ou distrait.
Les bureaux en open space, l'accessibilité permanente et les innombrables canaux de communication contribuent à faire du travail concentré une compétence rare, mais très précieuse.
Pourtant, le travail ciblé représentait déjà un défi avant la numérisation. En 1922, le psychiatre suisse Carl Jung avait aménagé son propre bureau pour rester concentré sur son activité: lui seul avait accès à la tour de sa propriété de Bollingen, au bord du lac de Zurich.
L'auteure de la série Harry Potter, J. K. Rowling, n'a pas non plus toujours pu se consacrer entièrement à l'écriture. Elle était souvent dérangée lors de la finalisation d’un nouveau livre. La romancière décide alors de réserver une journée dans un hôtel de luxe à Édimbourg, se mettant ainsi doublement la pression car elle n'avait réservé la chambre que pour une nuit, d'une part, et d'autre part, celle-ci était extrêmement chère. L'astuce a pourtant fonctionné et cette journée s'est transformée en un séjour de travail de six mois à l'hôtel Balmoral.
Trop de réunions
Les distractions permanentes ne sont pas les seules à rendre la concentration difficile sur le lieu de travail: la tendance à la multiplication des réunions l'est tout autant. Selon une étude de la Harvard Business Review, le temps de travail passé en réunion par les employés a augmenté de plus de 60% depuis la pandémie.
Cela correspond à environ cinq à huit rendez-vous supplémentaires par semaine et par collaborateur. Le covid et le télétravail ont contribué à cette évolution, mais, après la pandémie, de nombreuses organisations semblent avoir des difficultés à limiter ce flux de réunions.
Parallèlement, les employés manquent souvent d'autodiscipline et ont trop d'autres tâches à accomplir durant les heures sans réunion pour pouvoir les traiter convenablement. Il convient de faire la distinction entre les tâches qui doivent être effectuées et celles qui sont importantes et qui permettent à une personne de progresser sur le plan professionnel. Alors que répondre à quelques e-mails nécessite généralement moins de capacité, concevoir une présentation complexe ou préparer un discours important demande beaucoup d'efforts cérébraux.
«Shallow work» et «deep work»
Cal Newport, auteur de livres spécialisés et professeur d'informatique à l'Université de Georgetown (Etats-Unis), fait la distinction entre «shallow work» et «deep work». Contrairement au «shallow work» qui comprend des tâches moins complexes, il désigne par «deep work» l'état de travail totalement concentré et focalisé.
Cal Newport a commencé à étudier les règles et les modes de pensée qui favorisent le travail individuel concentré, indépendamment du fait que l'employeur prenne ou non des mesures à l'échelle de l'entreprise pour l'encourager. Pour lui, la conclusion claire de ses recherches est la suivante: «Si l'on ne veut pas disparaître à notre époque où tout va très vite et où tout se succède, le concept de 'deep work' est indispensable.»
Certaines entreprises en tiennent déjà compte en fixant délibérément des «No Meeting Days» valables dans toute l'entreprise. Une autre option est le concept «producteur vs manager»: les supérieurs ont le droit de s'exprimer lors des «journées manager», tandis que les collaborateurs peuvent travailler sur des projets concrets sans interruption lors des «journées producteur».
Il existe d'autres connaissances issues de la recherche qui peuvent être intégrées dans le travail quotidien. Ces exercices simples peuvent renforcer la concentration personnelle et permettre le deep work au quotidien.
Les méthodes pour rester concentré
- Limiter le multitâche: le deep work est le contraire du multitasking. Celui qui essaie d'effectuer simultanément plusieurs travaux aura du mal à résoudre des tâches complexes. Essayez de classer clairement vos tâches par ordre de priorité et de les aborder les unes après les autres. Il y a peut-être aussi des tâches ou des projets que vous pouvez consciemment inscrire sur une liste «pas aujourd'hui». Ainsi, vous resterez concentré sur la tâche la plus importante du moment.
- Minimiser les distractions: créez l'espace mental dont vous avez besoin pour vous concentrer sur votre travail. Pour ce faire, éteignez votre téléphone portable pendant un certain temps ou placez-le dans une autre pièce. Le programme de messagerie peut également être mis au repos pendant quelques heures afin que de nouveaux e-mails n'interrompent pas votre travail. Il est possible de planifier des heures fixes pour les e-mails. Vous pouvez ainsi vous concentrer sur d'autres tâches plus complexes pendant le reste du temps. Les outils comme Google Chat, Slack ou Teams peuvent également être mis en pause temporairement.
- Créer le calme dans l'espace: il y a des lieux où l'on travaille mieux que d'autres. Réfléchissez à l'endroit le plus efficace pour effectuer tel ou tel travail. Êtes-vous plus tranquille chez vous ou dans votre bureau? Les collègues ou les membres de votre famille vous dérangent-ils davantage? Où est-il plus facile de vous concentrer? Il s'agit de se rendre dans ces endroits de manière ciblée, avec les travaux choisis à cet effet.
- Fixer des objectifs réalistes: fixez des objectifs clairs pour votre travail. Si vous savez ce que vous voulez atteindre, vous pouvez utiliser votre temps de manière plus efficace. L'objectif principal peut être divisé en sous-objectifs. Les succès intermédiaires sont souvent motivants et on se rapproche ainsi progressivement et visiblement du but final.
- Mettez en place une routine: vérifiez si vous pouvez réserver chaque semaine des moments fixes pour travailler de manière ciblée. Par exemple, les réunions du vendredi après-midi sont rares dans votre entreprise? Dans ce cas, le vendredi après-midi pourrait devenir votre créneau fixe pour travailler sans être dérangé. Prévoyez des plages horaires régulières fixes jusqu'à ce qu'une routine s'installe. Ainsi, l'habitude aidant, il vous sera moins difficile d'aller jusqu'au bout d’une tâche.
- Intégrer des pauses: personne ne peut travailler de manière concentrée durant des heures. Les pauses sont indispensables, surtout après une longue session de mise au point. Ce n'est que grâce à une pause à l'air frais ou un snack que l'on peut se concentrer durant une longue période.
Ces astuces permettent d'atteindre plus rapidement des objectifs ambitieux dans le monde des affaires ou de l'apprentissage. Le travail en profondeur permet également de faire naître des idées innovantes qui, autrement, passeraient inaperçues dans la frénésie quotidienne du multitâche. Cependant, le travail concentré doit s'apprendre. Les résultats ne s'obtiennent qu'avec le temps, au début il faut faire preuve de persévérance et de patience.
Ceux qui souhaitent modifier leur gestion du temps peuvent faire leurs premiers essais avec la technique Pomodoro. Cette technique aide à travailler ou à apprendre régulièrement de manière approfondie et concentrée. La technique repose sur des blocs de travail définis dans le temps: des phases de travail très concentré (généralement de 25 minutes) alternent avec des pauses (de 5 minutes).
Pendant la phase de concentration, on se consacre à une tâche, à un chapitre ou à un autre sujet clairement séparable. La tâche doit être suffisamment petite pour que l'on puisse s'y motiver facilement. Quatre créneaux de 25 minutes chacun, entrecoupés de pauses de 5 minutes, sont suivis d'une pause plus longue. Ensuite, le bloc recommence depuis le début.
L'avantage de la technique Pomodoro est qu'elle intègre des pauses afin d'améliorer les performances. En outre, la méthode ne nécessite qu'un minuteur et une tâche. On trouve des modules complémentaires dans pratiquement tous les navigateurs web, qui peuvent être installés en un clic.