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J'avais écrit ici tout le bien que je pensais de Beesy, précisant alors que ce programme aurait été pour moi une raison d'acheter un iPad rien que pour pouvoir l'utiliser, puisqu'il n'existait alors que sur la tablette Apple.
Rappelons les bases: Beesy est, selon moi, la manière la plus intelligente de gérer vos prises de notes, en particulier si vous suivez des séances et que lesdites notes sont des rapports ou des procès verbaux.
Tout en prenant des notes, tout en tapant votre PV, vous pouvez attribuer des tâches, prendre des rendez-vous, insérer des dessins, revenir quelques secondes en arrière et écouter ce qui se disait dans la situation suivante: vous sentez que vous êtes perdu, vous cliquez sur Audio, et le programme enregistre un moment avant, pendant et un moment après, ce qui vous permettra de revenir sur le sujet plus tard.
Vous pouvez intégrer à votre document des PDF, des photos, des dessins.
Et ce qui est fort, vraiment très fort, c'est que le programme vous concoctait à l'export un magnifique compte-rendu qui rendait jaloux tous ceux qui le recevaient et qui disaient souvent "Mais avec quel programme tu as fais ça, dis-moi vite, ça m'intéresse"!
Tout ça, c'est sur iPad, et, pour autant que vous ayez un clavier Bluetooth, c'est très fonctionnel.
Mais que faisions-nous lorsque nous changions d'iPad?
Ou lorsque nous le perdions?
On pouvait, via iTunes, reprendre une sauvegarde.
Mais que faire si nous disposions de deux iPad?
Et comment passer les documents, et la base de donnée de Beesy, sur notre Mac? Certes, il était possible d'envoyer une note via Evernote, ou par mail, ou encore de l'exporter au format Excel.
Les réponses à toutes les questions que nous nous posons ensemble ici sont résolues désormais, puisque Beesy est dans le nuage, et disponible à travers une application Web très bien réalisée, qui n'a, de par sa conception qu'un petit défaut que je vous dis ici en guise de préambule: il vous faudra être connecté à Internet pour l'utiliser.
Cela dit, c'est le cas pour pas mal de nouveaux programmes, il n'empêche que je me réjouis de voir ce programme évoluer et nous permettre de travailler hors ligne.
Mis à part ce défaut, que l'on trouve, je le répète, sur pas mal d'applications Web, Beesy est un régal à utiliser.
D'abord, gros avantage d'une version Web, il est disponible sur toutes les plateformes. Il suffira de se connecter à son compte, que l'on aura créé sur beesy.me, d'entrer son identifiant et son mot de passe, et l'on aura accès à toutes ses notes, toutes ses tâches (et celles des autres accessoirement), tout en pouvant les modifier ou en créer de nouvelles, avec un confort bien plus grand que sur iPad.
Et c'est quoi Beesy?
Si vous le permettez, je vais maintenant sur quelques lignes reprendre ce que j'écrivais en septembre 2012 à propos de ce programme, pour en expliquer ou en rappeler les concepts de base.
Beesy est une application qui vous permet de prendre des notes de réunion, et de les organiser ensuite comme aucun autre logiciel à ma connaissance n'est capable de le faire, et ce de manière automatique, simple, et qui a tout simplement révolutionné ma manière de faire.
Ça fonctionne comment?
Cette application est basée sur quelques concepts à entrer dans votre petite tête:
- Les objectifs, qui sont les plus gros containers de Beesy. Un objectif contient tous les concepts ci-dessous. Chez moi typiquement:
- Gestion école, dans lesquels je vais mettre tous mes PV de Conseils de Direction
- Suivi des élèves (appelé PV des réseaux) dans lequel je vais mettre chaque cas d'élève que je suivrai tout au long de l'année
- Pour l'instant c'est tout, mais c'est déjà beaucoup!
- Les projets: sont des thèmes dans les objectifs, typiquement ce que je viens de décrire ci-dessus
- Les tâches. Pas trop besoin d'expliquer, mais sachez qu'il est possible de voir ses tâches par projet et par utilisateur
- Les notes, assez mal nommées d'ailleurs, que les développeurs appellent souvent lorsque nous conversons les "réunions". C'est dans ce container que vous prenez des notes de réunion, le travail principal en ce qui me concerne dans Beesy
- Les sujets, qui sont des chapitres de votre réunion ou de votre note, que vous aurez préparés au préalable par exemple en suivant l'ordre du jour que vous avez créé ou que vous avez reçu.
- Les participants, qui sont les personnes qui participent à la réunion, et à qui vous pouvez attribuer des tâches. Ces participants peuvent être ou non des contacts de votre carnet d'adresses.
- Les actions qui sont divers événements et qui sont intégrées à une note. Quelques exemples:
- insérer une tâche
- insérer un événement
- insérer une photo
- insérer un graphique
- insérer un enregistrement audio
- insérer une page Webinsérer une idée
jusque là ça va?
Bon.
Je reprends maintenant en direct Live.
Qu'est-ce qui change avec l'arrivée de Beesy dans le nuage et sur sa plateforme Web?
Beesy est désormais sur le Web.
Mais qu'est-ce que cela signifie?
- Beesy est toujours sur iPad, comme avant, si vous le désirez, rien ne change;
- Beesy peut être désormais synchronisé entre plusieurs iPad à travers le nuage (et les données être automatiquement sauvegardées);
- Beesy peut être désormais utilisé sur Mac ou sur PC, via une application Web, et synchronisé (ou pas) avec vos iPad (pour autant que vous en ayez un).
Pour les points 2 et 3, vous devrez créer un compte sur le site beesy.me.
Ce site est gratuit pour les opérations de base.
Si vous n'utilisez le programme qu'occasionnellement et que vous ne désirez pas synchroniser avec votre iPad, il est totalement gratuit.
Par contre, dès que vous dépassez un certain nombre d'actions, vous allez devoir faire appel à un abonnement.
Ces derniers sont au nombre de 3, que vous pouvez cumuler… ou pas, selon vos besoins.
Vous trouverez le plan complet complet des offres ici.
Mais en gros, je ne suis pas avare d'efforts, je vous résume l'offre ci-dessous
Avec l'option Beesy Sync
Vous pouvez très bien synchroniser vos données avec 1 ou plusieurs iPad sans rien payer, pour autant que vous ne dépassiez pas 50 actions ajoutées par mois. Par contre, la synchro sera sans limite si vous prenez l'option "Synchronisation", pour 5 € par mois, tout comme le stockage des pièces jointes à vos notes passe alors de 25 Mb par mois à 1 Gb par mois (c'est la bande passante qui compte, pas le stockage sur le nuage).
Avec l'option Beesy Web
vous pouvez parfaitement utiliser l'application Beesy sur le web, en créant toutes les notes que vous le désirez. Par contre, vous n'aurez pas accès à la création de projets, pas plus qu'aux exports, ce qui est l'une des grandes forces de Beesy.
Cela dit, si vous avez l'application iPad, il est possible de synchroniser ses données, et d'exporter depuis l'iPad, ou créer des projets sur cette plateforme, tout en sachant alors que l'abonnement Sync sera quasiment nécessaire.
Non, si vous utilisez intensément Beesy sur Web (je vous explique ce qu'il sait faire plus bas), cette option est certainement la plus utile et se trouve être en pratique nécessaire.
Avec l'option Beesy & Co
Cette option est la seule que je ne connais pas, puisque je n'ai pas encore cherché à convaincre l'équipe avec laquelle je travaille de faire la dépense mensuelle de 5 € pour pouvoir collaborer vraiment directement avec eux.
Parce que c'est bien ce que sait faire Beesy si vous utilisez cette option. Oh certes, vous pouvez envoyer des tâches à d'autres collègues, mais ne vous connaîtrez l'état de leur avancement.
Avec cette option, vous saurez tout, vous serez alerté au moment de la réalisation d'une tâche donnée à quelqu'un d'autre et vous serez, toute l'équipe, au courant de l'avancement de votre projet. A terme, mais à terme seulement, il devrait même être possible de collaborer dans la même note en l'éditant à plusieurs.
Attention: si vous choisissez cette option, les autres membres de votre équipe devront la prendre aussi.
Donc Beesy, ça coûte quoi?
La version iPad n'a pas changé, elle est toujours pratiquement donnée (4.99 € si je ne me trompe pas, plus quelques petits achats internes si vous le désirez, mais le tout ne dépasse pas 10 €)
Sur votre ordinateur, le prix va de rien du tout (gratuit donc) à 15 € par mois si vous désirez la totale du service.
Si vous êtes patron d'une entreprise, il faudra donc multiplier cette somme par le nombre d'employés qui vont collaborer ensemble.
Pour l'instant, les options sont à moitié prix pour encore plus ou moins trois mois.
Personnellement, j'en suis à 10 € par mois, ayant choisi l'option Sync et l'option Web.
Voilà pour les finances, j'espère être assez clair.
Beesy sur le Web
Je ne vais pas tout recommencer mon explication et mon test sur Beesy. Vous retrouverez tout ce qu'il faut savoir sur le test que j'avais écrit à son propos lorsqu'il n'existait que sur iPad.
Je vous conseille sérieusement de lire ledit test (toujours valable puisque la version iPad est toujours de la partie, avec bien sûr quelques améliorations depuis 2012, mais en gros, le principal est pareil), et je m'en vais vous montrer quelques captures d'écran pour vous montrer à quoi ressemble cette fameuse version Web.
Tout d'abord, je tiens à dire que la plateforme est très réactive: je n'ai jamais été embêté par un quelconque ralentissement avec les différentes connexions que j'ai employées (parmi elles, des connexions partagées sur mon iPhone, qui, il est vrai avec la 4G, sont aussi bonnes que bien des Wi-Fi, mais également avec la 3G).
Le service me semble parfaitement fiable.
La première chose à faire est donc de créer un compte sur Beesy.me, et, si vous aviez déjà la version iPad, de vous connecter dessus avec ce "devise" et de lancer votre synchro, qui, la première fois, peut prendre quelques minutes selon la taille de votre base.
Chez moi, tout s'est bien passé, alors que j'étais dans la toute première beta qui n'était même pas publique (eh oui, je suis beta testeur de Beesy, j'ai même été, et j'en suis fier, l'un des 5 premiers à avoir bénéficié du service).
Vous retrouverez ensuite votre base sur le Web.
Pas de problème bien sûr si vous n'utilisez pas encore Beesy, vous pouvez simplement vous lancer, vous partez simplement de zéro.
Ensuite, la synchronisation est quasiment instantanée entre vos diverses plateformes.
Du très beau boulot de l'équipe de développeurs de Beesy.
Que faut-il faire?
Commencez par créer des contacts pour avoir déjà des participants à votre prochaine séance.
Pour l'instant, vous devrez créer vos contacts à la main puisque Beesy Web ne sait pas encore (ça va venir très vite je crois) importer des contacts depuis le carnet d'adresses, comme il le fait sur iPad. Les contacts introduits sur iPad seront bien évidemment repris ici, comme tout le reste.
Vous pouvez ensuite penser à créer un ou plusieurs objectifs et des projets.
Le choix d'un nouvel objectif doit se faire dans le module "Projets". Je trouve qu'un onglet qui leur serait dédié ne serait pas de trop.
Ici l'ajout d'un projet
Une fois que vous avez le projet, l'objectif et les participants à votre future séance, eh bien, créez-là: cela se passe par l'ajout d'une note.
On ajoute une note en cliquant sur le bouton "+" dans l'onglet dédié.
La note créée, vous avez vous-même comme participant, et rien d'autre. Il va falloir entrer les sujets (l'ordre du jour, ou l'agenda comme l'écrit Beesy dans l'imprimé final) et ajouter quelques participants.
Tout se fait très rapidement est simplement. Ici, je vais ajouter le participant vous représentant tous, soit "Lecteur Cuk".
Je peux maintenant me mettre en situation de prise de notes.
Je vais cliquer sur la barre d'actions en haut de l'écran.
J'utilise personnellement les actions de type "Remarque" qui me permettent de reproduire ce que les gens disent et ceux de type "Tâches" qui me permet d'affubler des tâches à mes participants.
L'ajout d'une tâche
L'interface en cours de travail
Notez que les tâches peuvent être synchronisées avec les tâches Rappels de MacOS X .
Je rappelle que si vous avez choisi l'option payante de partage (voir plus haut), les tâches en plus de pouvoir être partagées en version de base, sont très poussées en matière de réalisation et de
Vous pouvez également lier des événements, des documents de divers types (en particulier PDF) dans des actions dédiées.
Et on fait quoi de son PV?
Ecoutez, vous ne faites pas de prise de note rien que pour vous ou bien?
Le but, c'est de la partager, non?
Eh bien, si la version iPad est encore un tout petit peu supérieure, puisqu'elle permet de synchroniser avec Evernote (de grandes choses sont prévues avec ce programme, que ce soit sur iPad ou sur Mac, mais vraiment de grandes choses hein, je ne peux vous en dire plus), il n'empêche que vous pouvez sortir, depuis la version Web:
Les exports possibles
Notez que pour l'instant, l'appui sur "Exporter par mail" vous envoie un mail à vous même, contrairement à ce que permet l'iPad, à savoir envoyer un mail à tous les participants et ceci automatiquement (avec possibilité d'éditer le mail). D'autre part, lorsque vous cliquez sur "Exporter par mail", si vous lisez cet article avant lundi 27 (sortie de la nouvelle version), vous aurez l'impression que rien ne se passe. Mais le mail parvient bien dans votre boîte au bout de quelques secondes. Ce sera tout en ordre lundi donc, puisqu'une fenêtre de confirmation sera présente. Il faudra attendre un tout petit peu pour le mail automatique à tous les utilisateurs, mais en attendant, si vous avez la version iPad, pas de problème: vous exportez depuis cette plateforme puisque la synchronisation est instantanée!
Un export "PDF" (cliquez pour agrandir)
En conclusion
Beesy demande un minimum d'apprentissage, que ce soit sur Mac ou sur iPad.
Mais depuis le dernier test que j'ai effectué en 2012 pour Cuk.ch et cette version, les développeurs ont fait beaucoup d'efforts pour que le nouvel utilisateur comprenne très vite le fonctionnement de leur logiciel.
L'un des nombreux écrans d'aide à l'ouverture de chaque module.
De plus, le fait de travailler sur Mac rend tout de même les choses faciles: rien que le fait de déplacer les objets et réordonner ses actions, ses sujets est tellement plus simple sur Mac que sur iPad!
Je dois ajouter que j'ai rarement vu une équipe aussi réactive qui réagit aussi vite, et toujours avec gentillesse, à ce qu'on peut leur demander.
Beesy est une application incroyablement efficace pour toutes les personnes qui, comme moi, font des procès-verbaux à la pelle.
Certes, il vous faudra préparer le PV, ce qui prend un tout petit peu de temps, largement rattrapé ensuite.
Je précise que tant avec une connexion 4G que 3G (je n'ai pas essayé en dessous), j'ai pu travailler sans problème sans être relié au Wi-Fi, avec mon iPhone comme modem en mode "partage de connexion".
Reste le prix des offres.
J'en ai déjà parlé et je le répète: si vous faites très peu de PV par mois, la version gratuite est tout à fait efficace.
Pour le reste, le prix est dans la moyenne de ce qu'offrent les autres services.
Quant à moi, je suis tout à fait conquis par Beesy et j'ai pu, avec la dernière version Web que je viens d'utiliser la semaine passée, travaille dans un confort parfait, sur mon Mac.