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Oft werden wir gefragt: wie funktioniert denn Selbstorganisation so? Für viele ist das noch schwer vorstellbar und besonders die Frage «Wer sagt denn wem, wer was machen muss?» scheint dabei eine der dringendsten Fragen zu sein. Auf diese Frage gehen wir weiter unten ein. Zuerst zu einem Highlight von letzter Woche.
In der Retrospektive haben die Mitglieder eines grösseren Teams festgestellt, dass ihnen eine bestimmte, neue Aufgabe viel nützen würde bei der Erreichung ihrer Teamziele. Als Massnahme aus der Retro haben sie darum entschieden, diese Aufgabe ab jetzt auszuführen. Im Gespräch haben sie dann reflektiert, welche Fähigkeiten es dazu braucht und zu welcher Rolle die Aufgabe am besten passen würde. Umgehend meldete sich ein Rolleninhaber und meinte: «Diese Aufgabe passt sehr gut zu meiner Rolle und ich übernehme sie.» Alle waren einverstanden. Fertig ist die Geschichte. Sie zeigt gut, wie einfach die Arbeit in Rollen und in selbstorganisierten Teams funktioniert, sogar wenn das Team wie in diesem Beispiel noch nicht lange selbstorganisiert unterwegs ist.
Meistens, wenn wir solche Beispiele erzählen, folgt ein «Ja, aber...». Einige wenden dann ein, dass es wahrlich nicht schwer ist, jemanden zu finden, der diese Aufgabe übernimmt, wenn es sich um eine schöne/angenehme/leichte/prestigeträchtige Aufgaben handelt. Wie ist es aber, wenn es sich um mühsame/aufwändige/unangenehme Aufgaben handelt? Da drückt sich doch jeder… Ist das so?
In Teams mit einer formellen Führungskraft wird das tatsächlich häufig so erlebt. Weil die Führungskraft Aufgaben, die sie als nützlich erachtet (also nach ihrem Massstab bewertet) auch verteilt. Dazu gehören auch (aus Sicht der Führungskraft) mühsame/aufwändige/unangenehme Aufgaben. Doch was sind «mühsame/aufwändige/unangenehme» Aufgaben? Und was ist an ihnen anders in selbstorganisierten Teams? Ein Vergleich dazu aus dem privaten Leben. Bad reinigen betrachte ich in meiner privaten Selbstorganisation als eher unangenehme und mühsame Aufgabe. Ich sehe jedoch, dass sie sinnvoll ist und zu einer sauberen Wohnung beiträgt. Da ich in einer Organisation ohne formelle Führungskraft lebe, gibt es niemanden, der mir die Aufgaben zuweist. Also erledige ich das.
Genau gleich ist das in selbstorganisierten Teams im Arbeitskontext. Aufgaben erscheinen nicht einfach so. Das Team entdeckt Aufgaben und erachtet sie als nützlich für sich, um die (selbstgesteckten) Ziele zu erreichen. Dann macht die Aufgabe auch Sinn. Und meistens – zumindest haben wir das bis jetzt so erlebt – ist es für alle rasch klar, zu welcher Rolle die Aufgabe passt. Oder es wird eine neue Rolle gebildet und gezogen. Nützt sie dem Team nicht in der Wertschöpfung, übernimmt sie auch niemand.
Es kann vorkommen, dass eine neue, zusätzliche Aufgabe die Kapazität des Rolleninhabers übersteigt. In diesem Fall unterstützen andere im Team – indem Aufgaben an (verwandte) Rollen abgegeben werden, gewisse Aufgaben temporär ausgesetzt/umpriorisiert werden oder jemand anderes diese Rolle auch übernimmt.
Bei der (theoretischen) Diskussion über dieses Vorgehen geht man häufig von Annahmen aus und unterstellt von aussen, dass diese oder jene Aufgabe doch nützlich sei für das Team. Das wissen wir aber nicht, nur das Team weiss es. Nur wenn die Aufgabe dem Team nützlich ist, übernimmt sie das Team. Sonst ist es eine von aussen aufgedrängte Aufgabe. Das hat viel mit der Übernahme von Verantwortung zu tun. Wie bei der Übernahme der Verantwortung für eine saubere Wohnung.