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Que sont les règlements et les directives de conformité du CAO?
Les directives de conformité sont des politiques et procédures internes qu’une entreprise adopte pour démontrer sa conformité aux lois et règlements applicables. Ils fournissent aux partenaires commerciaux un engagement commun à respecter les lois et les obligations réglementaires de leurs industries respectives. Ces politiques font partie du système de gestion de la responsabilité d’entreprise (CSMS), un plan d’affaires stratégique partagé par les dirigeants des sociétés et approuvé par la direction générale. Il existe différents types de directives de conformité, notamment les procédures d’entreprise, qui abordent des questions générales telles que la soumission de rapports et de documents par les responsables de l’entreprise; les politiques d’entreprise, qui traitent de questions telles que les finances et la comptabilité, ainsi que les politiques spécifiques liées aux ressources humaines, à l’ingénierie, aux technologies de l’information, aux communications, à la conception et à la fabrication de produits.
Pour être en conformité, les entreprises doivent émettre et mettre en œuvre des directives de conformité. Un résumé de la stratégie annuelle de développement des affaires d’une entreprise identifie les exigences relatives aux nouvelles directives de conformité. Un résumé des exigences de l’entreprise pour chaque politique majeure doit être inclus dans le résumé. Les exigences décrivent ce qu’une organisation doit faire pour répondre aux exigences des juridictions qui l’exigent. Un exemple d’exigence pourrait être: Toute entreprise engagée dans la production de produits en aluminium traitables thermiquement, dans le cadre de son processus de production, doit mettre en œuvre rapidement un programme de contrôle interne qui est conforme aux politiques du fabricant sur toutes les mesures de sécurité et de confidentialité des données applicables.
Les directives de conformité identifient également les organismes ou autorités de régulation qui ont le pouvoir de les appliquer. Le paragraphe 7 du CSMS est un exemple de catégorie de procédure d’exécution. Cette politique exige que tous les établissements disposant d’une facilité de crédit annuelle établissent et maintiennent des systèmes efficaces et efficients pour la collecte et le traitement des paiements par carte de crédit de tiers. Le non-respect de cette consigne peut entraîner des amendes ou des pénalités allant de 100 $ par événement au traitement erroné des commandes à des fins financières.
D’autres sections du CSMS exigent également le respect de politiques spécifiques. Une section intitulée «Éliminer les déplacements inutiles» détaille les types d’activités qui peuvent soumettre une entreprise à des mesures disciplinaires en vertu du paragraphe 7 du CSMS. Les politiques du CSMS sur le «contrôle interne adéquat» et les «contrôles systémiques» sont également détaillées. Si, au cas où la société serait en violation de l’un de ces paragraphes, la société mettra rapidement en œuvre toutes les mesures correctives nécessaires.
Le CSMS comprend également une liste de modifications spécifiques à apporter. Celles-ci comprennent: les révisions des procédures et des politiques; des ajouts aux procédures et politiques; modifications des systèmes d’entreprise et des systèmes d’information et exigences en matière de rapports. En plus de ce qui précède, s’il est nécessaire de changer les procédures de gestion, le CSMS détaillera comment les changements affecteront le bilan et les flux de trésorerie. Une entreprise qui enfreint l’une des directives de conformité pourrait faire face à des sanctions sévères, telles qu’une amende.
Le CSMS comprend une section «sujets» qui aborde plusieurs des sujets les plus complexes qui se posent dans cette industrie. Cette section du CSMS prévoit la création d’un ombudsman interne, d’un chef de la conformité et d’un ombudsman externe de l’entreprise. Ces trois personnes, ainsi que le chef de la conformité, seront chargées de mener un examen indépendant de la société et de traiter les plaintes reçues. Les plaintes feront l’objet d’une enquête approfondie et si une plainte a été reçue, l’affaire sera renvoyée au chef de la conformité pour une action de suivi. Le responsable de la conformité déterminera alors si le problème constitue une violation des directives.
Les directives de conformité ne peuvent être mises en œuvre que si le CSMS a d’abord été approuvé par les autorités externes. L’approbation du médiateur externe est normalement donnée pour une période de six mois et pendant cette période, un premier avertissement sera adressé à l’entreprise, suivi d’une autorisation finale. L’autorisation finale est normalement donnée après que l’entreprise a reçu une explication détaillée des causes de sa non-conformité. La raison principale de cette autorisation est de garantir que la directive n’est pas utilisée abusivement par les entreprises d’une manière qui ne sert pas le bien public.
Les déclarations de procédure émises par le CAO sont définitives et sans appel. Cependant, le CAO tiendra compte des commentaires des membres de son conseil d’administration concernant ces procédures finales. De plus, ces procédures finales seront également publiées dans la circulaire d’information annuelle.