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Das Gesetz sieht vor, dass Nebenkosten nur dann auf den Mieter umgelegt werden können, wenn dies im Vertrag ausdrücklich vereinbart wurde. Unter Nebenkosten versteht man z.B. Heiz- und Warmwasserkosten, öffentliche Abgaben, die durch die Nutzung des Grundstücks entstehen (Abwasser- oder Müllabfuhrgebühren) oder sonstige Betriebskosten (Hausmeistergebühren, Gebühren für Kabelfernsehen, Strom, Gas oder Klimaanlagen oder Aufzugsbetriebskosten).
Das Gesetz verpflichtet den Vermieter jedoch nicht, diese Kosten dem Mieter gesondert in Rechnung zu stellen, und der Vermieter kann sich durchaus dafür entscheiden, sie in die Miete einzubeziehen. Dies wird als "Miete inklusive Gebühren" bezeichnet. In diesem Fall deckt die Miete implizit alle Nebenkosten ab, einschließlich Heizung und Warmwasser.
Beabsichtigt der Vermieter hingegen, diese Nebenkosten vom Mieter tragen zu lassen, muss der Mietvertrag eine konkrete Klausel enthalten, damit der Mieter nachvollziehen kann, welche Bestandteile zusätzlich zur Miete berechnet werden.
Der Vermieter kann diese Nebenkosten auf verschiedene Weise abrechnen. Zum einen kann der Leasinggeber mit dem Leasingnehmer vereinbaren, dass der Leasingnehmer die Rechnungen für Nebenkosten direkt an Dritte bezahlt. In der Praxis ist dies sehr häufig bei Einfamilienhäusern der Fall, wo der Mieter sein Heizöl selbst bestellt und bezahlt und den Heizkessel oder andere Anlagen durch den Abschluss von Wartungsverträgen mit Fachfirmen wartet. In Wohnungen zahlt der Mieter auch den Strom direkt an den Versorger. Wenn individuelle Heizungs- und/oder Warmwasserinstallationen vorhanden sind, zahlt der Mieter die entsprechenden Rechnungen auch direkt an Dritte.
Es ist auch möglich, im Mietvertrag vorzusehen, dass der Mieter eine monatliche Pauschale zur Deckung der üblichen Nebenkosten zahlt. Dieser Betrag muss im Voraus festgelegt werden und kann im Laufe des Mietverhältnisses nicht geändert werden. Am Ende des Mietverhältnisses kann der Vermieter jedoch den Betrag der Pauschale durch eine offizielle Erhöhungsmitteilung erhöhen. Dieses System kann für die eine oder andere Partei ungünstig sein, je nachdem, ob die gesamten Nebenkosten höher oder niedriger sind als der Betrag der Pauschale. In einer Zeit, in der die Preise für Energie und Wasser stark schwanken, wird dieses System kaum angewendet. Andererseits hat es den Vorteil, dass der Vermieter weniger Arbeit hat und dem Mieter nicht jährlich eine Nebenkostenabrechnung vorlegen muss.
In den meisten Fällen werden die Nebenkosten in Form von Raten abgerechnet, die gemeinhin als Gebührenrückstellungen bezeichnet werden (die Begriffe "Raten" oder "Rückstellungen" bedeuten eigentlich dasselbe). Der Mieter zahlt in der Regel jeden Monat eine Anzahlung, deren Höhe im Mietvertrag festgelegt ist, und am Ende des Jahres oder am Ende der Heizperiode erfolgt eine Abrechnung. Die tatsächlichen Kosten der vom Vermieter getragenen Nebenkosten werden mit den vom Mieter geleisteten Anzahlungen verglichen und die Differenz ist Gegenstand einer vom Mieter zu zahlenden Nachforderung, falls die geleisteten Anzahlungen geringer sind als die Gesamtkosten. Im umgekehrten Fall muss der Vermieter dem Mieter den zu viel gezahlten Betrag zurückerstatten. Selbstverständlich muss jedes Jahr eine Abrechnung erstellt und dem Mieter mitgeteilt werden.
Der Vermieter ist nicht verpflichtet, den Mieter bei Vertragsabschluss über das Verhältnis zwischen der Höhe der Vorauszahlungen und der letzten Jahresabrechnung zu informieren. Wenn also die Höhe der Rückstellungen deutlich unter dem tatsächlichen Betrag angesetzt wurde, muss der Mieter am Ende des Geschäftsjahres dennoch den erheblichen Restbetrag zahlen. Dennoch ist es empfehlenswert, die Höhe der Kaution so eng wie möglich zu vereinbaren, um unangenehme Überraschungen auf beiden Seiten zu vermeiden. Die Höhe der Raten kann während der Vertragslaufzeit nach oben korrigiert werden, jedoch immer durch Zusendung einer offiziellen Erhöhungsmitteilung innerhalb der gesetzlichen Fristen.
Um Ihre Fragen zu beantworten: Sie müssen Ihrem Mieter die Kosten für Heizung und Warmwasser nicht separat in Rechnung stellen, sondern können sie in die Miete einrechnen, was dann als "Nebenkosten inklusive" gilt. Diese Lösung hat wie die Pauschallösung den Vorteil, dass Sie keine Jahresabrechnung erstellen müssen, aber sie erlaubt Ihnen nicht, die Miete oder die Höhe der Pauschale ohne andere zu überprüfen. In Anbetracht der möglichen Schwankungen der Energiepreise erscheint es sinnvoller, die tatsächlichen Kosten für Heizung und Warmwasser vom Mieter tragen zu lassen und ihn zu bitten, Ihnen einen monatlichen Vorschuss zu zahlen. Der Mieter zahlt Ihnen also eine Kaution, aber Sie müssen jedes Jahr eine Abrechnung machen. Vorsichtshalber sollte man im Vertrag auch daran denken, dass der Strom vom Mieter direkt an den Versorger bezahlt wird.
Es ist mir natürlich nicht möglich, Ihnen genau zu sagen, wie hoch die im Vertrag zu nennende Kaution sein wird. Sie müssen sich an der letzten Abrechnung der Heiz- und Warmwasserkosten orientieren, um eine Kaution zu planen, die möglichst nahe an den tatsächlichen Kosten liegt, die dann dem Mieter in Rechnung gestellt werden. Aber selbst wenn die Kaution zu niedrig ist, kann sie nicht gegen Sie verwendet werden, und Ihr Mieter muss Ihnen den Restbetrag auf der Grundlage einer Erklärung auszahlen, die Sie selbst vorlegen müssen. Die Höhe dieser Kaution könnte dann entsprechend den gesetzlichen Vorgaben (Zusendung eines amtlichen Formulars) neu festgelegt werden, was zweifellos im Interesse des Mieters ist.
von Anne HILTPOLD, Rechtsanwältin CGI Conseils
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