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Das Universitätsarchiv – vom Szepter bis zu Computerdateien
Hermann Wichers
Das Archiv der Universität Basel reicht bis in die Anfangszeit zurück. Nachdem es jahrhundertelang in der Universität selbst untergebracht war, wird es seit 1904 vom Staatsarchiv Basel-Stadt betreut.
Grundlage für die heutige Situation bietet das kantonale Archivgesetz, dem auch öffentlich-rechtliche Institutionen wie die Universität unterstehen, wenn sie Personendaten bearbeiten. Das Gesetz verpflichtet die Universität, alle Dokumente, die nicht mehr benötigt werden und keinen Aufbewahrungsfristen mehr unterliegen, dem Staatsarchiv anzubieten. Dieses entscheidet darüber, welche Unterlagen langfristig aufbewahrt werden und welche nicht. Zudem verpflichtet der Universitätsvertrag der Kantone Basel-Stadt und Basel- Landschaft von 2007 die Universität, ein Archiv zu führen.
Die Truhe des Rektors
Kernstücke des Universitätsarchivs waren zur Gründungszeit die Matrikel und das Regenzprotokoll. Hinzu kamen das Szepter, das Rektoratssiegel und die Kasse. Diese wurden dem neuen Rektor jeweils am Tag der Amtsübergabe (24. Juni) in einer Truhe, der «arca rectoris», von Studenten oder dem Pedell der Universität ins Haus gebracht. Alle übrigen Unterlagen lagerten in einem Schrank, den nur die wichtigsten Amtsträger der Universität gemeinsam öffnen konnten. Bei diesem Schriftgut handelte es sich zunächst um wichtige Dokumente der Universität, später kamen weitere hinzu, die man nicht mehr laufend benötigte, aber als rechtlich oder für die Verwaltungspraxis relevant einstufte. Verluste erlitt das Archiv zunächst in der Reformation, als der Rat die alte, autonome Universität kirchlich-katholischer Prägung suspendierte und ihr Schriftgut, ihre Insignien und ihr Vermögen einzog. 1532 erhielt die Universität zwar einen Teil zurück, zentrale Urkunden und Akten wurden aber in die Kanzlei des Rats überführt. Von dort gelangten sie Ende des 19. Jahrhunderts ins Staatsarchiv, wo sie mit der Neuordnung der Bestände vor allem in die «Erziehungsakten» und die «Städtischen Urkunden» eingegliedert wurden. Daher findet sich in dieser zentralen Urkundenserie auch die Gründungsurkunde der Universität vom 12. November 1459. Neben dem Rektorat unterhielten die ursprünglich vier Fakultäten bereits im 15. Jahrhundert eigene Archive, die ebenfalls in Truhen und Schränken aufbewahrt wurden und neben Urkunden, Büchern und Akten auch Wertobjekte wie Siegel und Gelder umfassten. Die Verwaltung lag bei den jeweiligen Dekanen, eine Kontrolle durch Rektor oder Regenz gab es nicht. In den Fakultäten wurde der Aufgabe aber nicht immer dasselbe Gewicht beigemessen, weshalb die ältere Überlieferung teilweise sehr uneinheitlich ist. Eine eigentliche Betreuung und Erschliessung des Universitätsarchivs wird erst um 1700 fassbar. Diese Anfänge verliefen aber im Sand. Erst Mitte des 19. Jahrhunderts ordnete der Jurist Johannes Schnell das Universitätsarchiv neu. Auf seine Anregung wurde auch das Amt des Universitätsarchivars geschaffen, das bis zur Aufhebung 1920 jeweils ein Professor innehatte.
Archiv und Registratur getrennt
1904 übergab die Universität ihr Archiv, das bereits zuvor aus dem Sitzungszimmer des alten Kollegiengebäudes ins neue Staatsarchiv an der Martinsgasse überführt worden war, offiziell in dessen Verantwortung. Damit wurde eine Trennung von Archiv und Registratur vollzogen. Die Registratur sollte die Unterlagen der letzten 20 Jahre umfassen und weiter im Aufgabenbereich der Universität verbleiben. Das Archiv selber wurde ins Staatsarchiv integriert, wo es der Forschung zur Verfügung stand und durch turnusgemässe Ablieferungen der Universität ergänzt wurde. Allerdings zwang das vermehrte Aktenmaterial des ausgehenden 19. Jahrhunderts schon bald zu einer umfassenden Überarbeitung der Archivordnung. Diese blieb danach im Kern bis 1996 in Kraft, wenn sie auch verschiedentlich erweitert werden musste. War das Archiv also gut untergebracht und professionell betreut, entwickelte sich die Registratur in eine andere Richtung. Zunächst noch im Staatsarchiv untergebracht, wurden die Unterlagen 1911 wieder ins alte Kollegiengebäude am Rheinsprung überführt. Aufgabe des Universitätsarchivars war es, alle nicht mehr benötigten Unterlagen der verschiedenen Institutionen der Universität in die Registratur zu übernehmen und die Ablieferung der mehr als 20 Jahre alten Unterlagen ins Staatsarchiv zu organisieren. Allerdings sperrten sich einige Fakultäten und Institute unter Berufung auf ihre Autonomie gegen solche Abgaben. Vorstösse, für alle verbindliche Richtlinien zur Archivierung zu erlassen, versandeten zunächst weitgehend. Übrig blieben einzig Empfehlungen, denen in der Universität sehr unterschiedlich nachgelebt wurde. Die Situation änderte sich nur unwesentlich, als 1920 die Betreuung der Registratur dem neuen, vollamtlichen Universitätssekretär übertragen wurde. Dieser fand kaum Zeit, sich neben seinen Verwaltungsaufgaben der Registratur zu widmen. Die Ablieferungen ins Staatsarchiv gerieten immer mehr ins Stocken, bis sie mit der Pensionierung des ersten Universitätssekretärs 1958 gänzlich endeten. Von kleineren Ausnahmen abgesehen, gelangten nun mehr als zwei Jahrzehnte keine substanziellen Ablieferungen mehr ins Staatsarchiv. Die langjährige Zusammenarbeit war in der Universität weitgehend in Vergessenheit geraten. Auch die Registratur war in keinem guten Zustand. Erst 1961 erliess die Universität unter Rektor Edgar Salin eine neue Registraturordnung. Sie wurde aber nur im Rektorat, nicht jedoch in den Fakultäten angewandt, die bei ihrer Aktenführung ebenso autonom blieben wie die Seminare und Institute. Rund 20 Jahre mehr oder weniger erfolgreich umgesetzt, geriet die Registraturordnung in den 1980er-Jahren offenbar immer mehr in Vergessenheit. Die Zuordnung der Unterlagen riss langsam ab, und neue, eigenständige Sachbearbeiter- oder Ressortablagen entstanden. Die unterschiedlichen, teilweise nebeneinander bestehenden Ablagesysteme führten bald dazu, dass sachlich zusammengehörende Unterlagen an unterschiedlichen Stellen abgelegt wurden.
Sichtung und Sicherung
Im Staatsarchiv wurde die Überlieferungssituation der Universität mit zunehmender Sorge betrachtet. Staatsarchivar Andreas Staehelin ging daher Ende der 1970er-Jahre auf die Universität zu, worauf eine umfassende Sichtung und Sicherung des an vielen Orten verstreuten Materials begann. Alles, was nicht nach der Registraturordnung von 1961 abgelegt war, sollte zusammengetragen und ins Universitätsarchiv überführt werden. So gelangten 1981 bis 1983 über 20 Ablieferungen im Umfang von rund 25 Laufmetern ins Staatsarchiv. Dabei konnten wesentliche Bestände (Regenz- und Fakultätsprotokolle, Quästur, Stiftungen, Promotionsakten aller Fakultäten usw.) ergänzt, vereinzelt sogar Lücken geschlossen werden: So tauchten verschollen geglaubte Promotionsakten der Juristischen Fakultät wieder auf. Neu war der umfangreiche Bestand von Personalakten zu Professoren, Lehrbeauftragten und Lektoren. Zeitlich lag der Schwerpunkt der Unterlagen etwa zwischen 1930 und 1945, teilweise reichten sie aber bis in die 1980er- Jahre. Leider fehlten weitgehend die Verwaltungsunterlagen der Fakultäten von etwa 1940 bis 1970, die trotz intensiver Nachforschungen nicht mehr aufgefunden werden konnten. Ungelöst blieb das Problem einer kontinuierlichen vorarchivischen Betreuung der Universität. Dies trug dazu bei, dass sich vor allem die Unterlagen von Rektorat und Verwaltung bald wieder im zentralen Archivkeller im Kollegienhaus anhäuften. Da dort auch Unterlagen verschiedener Dekanate untergebracht wurden, musste mit der Zeit ein zweiter Kellerraum belegt werden, hinzu kamen Schränke in den Kellergängen – ein wirklicher Überblick bestand nur noch teilweise. Dies zeigte sich, als die Räume bei der Renovation des Kollegienhauses 2001/02 geräumt werden mussten. Eine Bewertung war erst nach einer umfassenden Sichtung und Verzeichnung seitens der Universität möglich. Wie schon 20 Jahre zuvor tauchten dabei wiederum Unterlagen auf, die bereits als verloren gegolten hatten. Insgesamt wurden etwa 125 Laufmeter vom Staatsarchiv übernommen, weitere rund 75 Laufmeter kassiert, d.h. vernichtet, darunter grosse Mengen an Drucksachen. Alle nach 1990 entstandenen Unterlagen verblieben in der Universität und wurden in neue Archivräume überführt.
Abgrenzung der Aufgaben
Rasch zeigte sich, dass man die neuen Ablieferungen nicht in den bisherigen Archivplan einordnen konnte, zu sehr hatten sich die Strukturen der Universität seit den 1970er-Jahren verändert und erweitert. Analog zur seit 1996 bestehenden rechtlichen Selbstständigkeit der Universität entschloss man sich im Staatsarchiv zu einem Schnitt: Das alte Universitätsarchiv wurde geschlossen und eine Abteilung «Neueres Universitätsarchiv » eröffnet, die sich an den heutigen Strukturen der Universität orientiert. Universität und Staatsarchiv haben sich in letzter Zeit mit der weiteren Betreuung des Archivs befasst. Wie schon 1903/04 gefordert, steht eine Abgrenzung der Aufgaben an. Die Regenz hat Archivierungsrichtlinien erlassen, welche die Verantwortlichkeiten regeln: Die Universität muss einen sachgerechten Umgang mit ihren Unterlagen sicherstellen und die Registraturen pflegen, und das Staatsarchiv dient weiterhin als Standort des nicht mehr benötigten und für die dauerhafte Überlieferung vorgesehenen Materials. Beides bezieht auch die Sicherung elektronischer Unterlagen ein. Zur Umsetzung der Richtlinien wurde zum 1. Januar 2010 mit Susanne Grulich Zier eine Universitätsarchivarin angestellt. In einer zweijährigen Pilotphase soll sie ein Archivierungskonzept erarbeiten, das der Universität im Sinn eines modernen «Records management» Handlungssicherheit im Umgang mit ihren Unterlagen verschafft, um so die Fortführung der überaus dichten Überlieferung der vergangenen Jahrhunderte auch für das 21. Jahrhundert zu gewährleisten. Dies nicht zuletzt im Sinne einer effizienten Geschäftsführung, die teure Mehrfachablagen oder den unwiederbringlichen Verlust von wichtigen Informationen verhindert – gerade auch im Bereich der elektronischen Unterlagen.