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Warum braucht eine PV ein Kommunikationskonzept? Kommunikation lässt sich nicht abschalten, oder nach Watzlawick: «Man kann nicht nicht kommunizieren.» Das heisst, auch die Tatsache, dass man sich an einem Thema, einer Diskussion nicht beteiligt, kommuniziert etwas: nämlich z. B. Desinteresse oder Abwesenheit. Den Eindruck, den man ohne bewusste Kommunikation erweckt, kann man nicht steuern.
Öffentlichkeitsarbeit als integrierter Bestandteil des Kommunikationskonzepts kann helfen, das Bild, das andere von der PV haben, mitzugestalten. Öffentlichkeitsarbeit informiert, begeistert und überzeugt im idealen Fall von der Arbeit der PV.
Wer selbst kommuniziert, kann die Diskussion eines Themas besser dirigieren. Öffentlichkeitsarbeit ist auch ein Mittel, Themen zu setzen, das heisst die Zielgruppen auf ein Thema aufmerksam zu machen. Damit gewinnt man Themenhoheit, ist erste Ansprechpartnerin und kann die Interpretation eines Themas beeinflussen.
Im Kommunikationskonzept einer PV sollen alle Kommunikationsbedürfnisse und -pflichten, sowohl die langfristigen als auch das kurzfristige Tagesgeschäft, definiert und geregelt werden.
Die Grundlage eines Kommunikationskonzepts ist eine gründliche Analyse der Ist-Situation. Die Situationsanalyse enthält Informationen zu internen und externen Kommunikationsaktivitäten, dem Ruf der PV sowie Aussagen über die Trends und Entwicklungen im Umfeld der Firma. Es spielt eine entscheidende Rolle, ob das Unternehmen in einer Expansions- oder Redimensionierungsphase steckt.