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Définition
La compétence « Ressources » comprend le personnel, l’expertise, les installations, l’équipement, le matériel, l’infrastructure, les outils et autres moyens qui sont nécessaires pour mener à bien le projet en fonction des objectifs. La compétence comprend la définition, l’acquisition, le contrôle et le développement des ressources. Cela inclut la mise en place d’une stratégie d’acquisition et d’utilisation optimale des ressources, ainsi que leur suivi et leur contrôle continu, compte tenu du temps et des conditions financières.
Objectif
Le but de cette compétence est de permettre à l’individu à veiller à ce que les ressources nécessaires soient disponibles et affectées selon les besoins afin d’atteindre les objectifs.
Description
Les projets ont besoin de ressources pour réaliser les objectifs. La gestion des ressources consiste à prendre les mesures appropriées pour définir et se procurer ces ressources. L’allocation des ressources doit être préparée au cours de la phase de planification et doit être constamment surveillée et ajustée tout au long du cycle de vie du projet.
L’individu doit faire en sorte que le personnel possède les compétences nécessaires et qu’il a reçu les informations, les outils et la formation nécessaires pour effectuer les tâches requises avec succès. Puisque les besoins en ressources et les disponibilités changent régulièrement, tant pour des raisons contrôlables qu’incontrôlables, l’obtention des ressources est un processus continu et régulier.
L’individu doit souvent négocier avec l’organisation permanente ou des fournisseurs de service externes afin d’obtenir les ressources nécessaires au projet. Des conflits peuvent survenir en raison d’événements imprévus liés à la disponibilité, tels que le manque de ressources, les performances limitées, des défauts d’équipement, la météo, les conflits de travail, etc. Suite à ces événements, il peut s’avérer nécessaire de restructurer les activités, et les personnes impliquées dans les tâches actuelles et futures, en particulier lorsque les activités critiques sont affectées par ces événements. Par conséquence des mesures doivent donc être prises pour identifier de tels événements imprévus, et de veiller à ce que les ajustements nécessaires soient faits le plus tôt possible.
Indicateurs clés de compétence
Elaborer un plan stratégique des ressources pour la livraison des résultats du projet
Le plan stratégique des ressources stipule qui, et pour quelle partie, est responsable de la définition des ressources, leur allocation, leur développement, leur distribution et leur libération. Les responsabilités peuvent relever du gestionnaire de programme, des organisations, des gestionnaires de ressources ou des projets. Le plan stratégique des ressources doit être en conformité avec l’échéancier. L’individu développe, organise et évalue un plan et l’adapte aux changements en cas de besoin.
Mesures
- Etablit les besoins en ressources des projets en fonction du plan
- Définit le niveau de référence pour les ressources existantes et demandées
- Examine et analyse la capacité des ressources de l’organisation et détermine les tendances
- Coordonne avec les processus de gestion de l’organisation ou du portefeuille
Définir la qualité et la quantité de ressources nécessaires pour l’exécution du projet
L’individu doit identifier les ressources nécessaires (type, quantité et qualité) pour obtenir les résultats du projet. Les ressources comprennent le personnel, l’expertise, les installations, l’équipement, le matériel, l’infrastructure, les outils, les ressources non financières ou des services.
Une fois les besoins en ressources identifiés, on effectue une analyse plus détaillée pour déterminer le moment où les ressources doivent être disponibles, en quelle quantité et à quel niveau de qualité. Il peut en résulter un ou plusieurs plans opérationnels détaillés des ressources.
Mesures
- Décrit les ressources nécessaires pour le projet
- Etablit un plan de ressources sur la base du plan de projet détaillé
- Définit la quantité et le niveau de qualité des ressources nécessaires
Identifier les fournisseurs de ressources potentielles et négocier leur acquisition
Les fournisseurs des ressources appropriées doivent être identifiés, après avoir déterminé les ressources nécessaires. Les ressources sont disponibles auprès des organisations ou auprès de professionnels externes. De nombreuses organisations ont des politiques d’approvisionnement qui doivent être respectées.
En particulier, si les décisions de « faire soi-même ou acheter » doivent être prises, l’individu dépend de ses réseaux formels et informels. En conséquent il est essentiel que l’individu possède des connaissances étendues concernant l’organisation, ainsi qu’un aperçu général des marchés des ressources pour identifier des alternatives d’approvisionnement.
L’acquisition de ressources externes est très différente de l’allocation de ressources internes. L’acquisition de ressources internes est simplement une question de la disponibilité et de qualité, alors que pour les ressources externes, le coût doit également être négocié.
Mesures
- Décide s’il faut « faire soi-même » ou acheter
- Crée et évalué les alternatives d’approvisionnement
- Définit une stratégie d’approvisionnement
- Se met en relation avec les fournisseurs de ressources
- Négocie la disponibilité des ressources
Répartir et allouer les ressources selon les exigences spécifiées
L’allocation des ressources c’est le fait d’allouer les ressources aux sous-projets spécifiques, aux lots de travaux ou aux activités. Ceci permet le suivi, le contrôle et la gestion des ressources, de leurs résultats et de leurs coûts respectifs. L’allocation des ressources est étroitement liée à l’échéancier. Les changements de l’échéancier et de la disponibilité ou de la qualité des ressources sont souvent interdépendants. Lors de l’affectation des ressources humaines, certaines caractéristiques doivent être prises en compte, comme la productivité ou la vitesse d’apprentissage, qui peuvent varier selon les personnes.
Contractuellement, les ressources nécessaires doivent être allouées au sein du projet en fonction des besoins et selon la planification stratégique des ressources. Il s’agit de respecter les dispositions contractuelles qui régissent les ressources. Lorsque surviennent des conflits par rapport aux besoins en ressources, l’individu doit prendre en compte toutes les options et déterminer la meilleure solution pour répondre à ces besoins en fonction des priorités, de l’urgence ou d’autres critères. Des mesures visant à combler la pénurie de ressources doivent être prises et développées.
L’individu doit être en mesure d’organiser l’allocation des ressources et de l’ajuster au besoin. Cela vaut non seulement pour les ressources pour lesquelles l’individu est directement responsable, mais aussi pour les ressources d’importance critique pour la fourniture d’autres services, qui sont en dehors du projet.
Mesures
- Corrèle ressources et structure du projet
- Etablit l’échéancier et les tâches pour les ressources
- Arbitre lors de conflits de ressources
Evaluer l’utilisation des ressources et prendre les mesures correctives nécessaires
Tous les paramètres et indicateurs pertinents doivent être surveillés pour assurer l’utilisation appropriée des ressources. L’évaluation des ressources nécessite l’application ’une approche systématique pour obtenir les chiffres de productivité. Si nécessaire, l’individu doit prendre des mesures correctives. En cas de sur- ou sous-estimation, il doit examiner de nouvelles affectations.
En outre, l’individu doit régulièrement évaluer la qualité et la disponibilité des ressources llouées. Dans le cas de ressources externes, il peut être nécessaire que l’individu doive discuter avec les fournisseurs et d’autres entrepreneurs afin d’optimiser ou modifier la ressource. Le cas échéant, la performance du personnel doit être améliorée. Dans ce cas, ces personnes ont besoin de développement, d’encadrement et d’actions de formation spécifiques. Cela devrait être négocié et coordonné avec les fournisseurs de ressources. L’individu est responsable de l’affectation et la réaffectation des ressources critiques.
Mesures
- Définit une approche systématique pour évaluer l’utilisation des ressources
- Facilite la création de compétences / capacités
- Indique les lacunes de compétences aux membres de l’équipe et aux responsables hiérarchiques concernés (ligne)