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Esistono due metodologie stabilite dall'Amministrazione federale delle contribuzioni per la riscossione dell'Imposta sul valore aggiunto (IVA):
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Metodo secondo il fatturato - la determinazione dell'importo IVA avviene al momento che si ricevono le fatture dai fornitori e all'emissione delle fatture ai clienti. Questo metodo prevede la gestione dei clienti e dei fornitori.
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Metodo secondo l'incassato - la determinazione dell'IVA avviene al momento che si incassano le fatture dei clienti e si pagano le fatture dei fornitori.
Registrare le fatture con l'IVA sull'incassato
- Durante l'esercizio non devono essere registrati i clienti e i fornitori. Solo a fine anni vengono rilevate le poste aperte, cioè le fatture dei clienti e dei fornitori, rispettivamente non incassate e non pagate al 31.12.
- I costi e i ricavi devono essere inseriti al momento di registrare il pagamento o l'incasso.
- Il codice IVA deve essere inserito sulla stessa riga del costo o del ricavo.
Esempio pratico di come registrare durante l'anno
Clienti e Fornitori con l'IVA sull'incassato
Se si desidera avere ugualmente la gestione dei clienti / fornitori, si possono impostare i centri di costo e di profitto. In questo caso la gestione dei clienti / fornitori serve solo per scopi interni e rimane separata dal bilancio.
Per la problematica dei sospesi (costi e ricavi fatturati, ma non ancora pagati e incassati) è ammesso solo a fine anno il riporto delle fatture aperte dei fornitori e dei clienti. Questa tematica è regolata dalle norme dell'IVA (Istruzioni 2001 sull'IVA, al numero marginale 964, pagina 217).
Partendo dal presupposto enunciato presentiamo una delle soluzioni possibili:
Poste aperte a fine anno
A fine anno, per poter rilevare esattamente l'utile e la perdita d'esercizio, occorre registrare i sospesi:
- Fatture emesse ai clienti, ma non ancora incassate.
- Fatture ricevute dai fornitori, ma non ancora pagate.
- Lavori in corso, che verranno incassati o pagati nell'anno successivo.
Quando vengono registrati i sospesi delle poste aperte, occorre fare attenzione a non inserire il codice IVA sui costi e i ricavi. L'IVA recuperabile e l'IVA dovuta dovranno figurare nel rendiconto IVA del primo trimestre dell'anno successivo.
I conti per le poste aperte
Per rilevare solo la parte dei costi e dei ricavi al netto (escluso IVA) a fine anno e registrare correttamente occorre aprire i seguenti conti:
Attivi e Passivi
- Clienti su partite aperte - da inserire negli attivi.
- IVA su partite aperte clienti - da inserire nei passivi.
- Fornitori su partite aperte - da inserire nei passivi.
- IVA su partite aperte fornitori - da inserire negli attivi.
Costi e ricavi
Nel conto economico aprire i seguenti conti:
- Costi per fatture aperte fornitori.
- Ricavi per fatture aperte clienti.
Registrazioni poste aperte Fornitori
A fine anno si registrano le fatture dei Fornitori ricevute aperte al 31.12, come segue:
- Nella colonna Dare inserire il conto Costi per fatture aperte fornitori e nella colonna Importo il costo al netto IVA. La colonna 'codice IVA' (Cod. IVA) rimane vuota.
- Nella colonna Dare della riga successiva, inserire il conto IVA su partite aperte Fornitori e nella colonna Importo, l'importo dell'IVA da recuperare.
- Nella colonna Avere della riga successiva, inserire il conto Fornitori su poste aperte e nella colonna Importo, l'importo lordo (compreso IVA).
Chiusure delle poste aperte
Al primo di gennaio dell'anno successivo per chiudere i conti delle poste aperte, si stornano le registrazioni del 31.12.:
Registrare come segue:
- Nella colonna Dare inserire il conto Fornitori su poste aperte con l'importo lordo (compreso IVA).
- Nella colonna Avere della riga successiva, inserire il conto Costi sospesi su Fornitori e nella colonna Importo il costo al netto IVA. La colonna 'codice IVA' (Cod. IVA) rimane vuota.
- Nella colonna Avere della riga successiva, inserire il conto IVA su partite aperte Fornitori e nella colonna Importo, l'importo dell'IVA da recuperare.
Al momento del pagamento della fattura del Fornitore, registrare come l'esempio riportato all'inizio, inserendo normalmente il codice IVA.
Registrazioni poste aperte clienti
Per registrare le poste aperte dei clienti, si utilizza la stessa procedura spiegata per le poste aperte dei fornitori, ma utilizzando i conti prestabiliti per le poste aperte clienti.