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Prioriser ses tâches, c'est prendre le contrôle de votre vie et mettre en avant les activités qui sont importantes pour vous. Pas seulement accomplir celles qui sont les plus urgentes. Mais comment prioriser concrètement? La matrice d'Eisenhower peut vous aider.
Vous apprendrez dans cet article la différence entre urgent et important, la définition des 4 cadrans de la matrice et pourquoi il est important de se concentrer sur le cadran 2. Je vous donne enfin en fin d'article un exercice efficace pour balancer vos tâches afin de vous concentrer sur ce qui compte vraiment pour vous.
Quand Avez-Vous Besoin De La Matrice D'Eisenhower?
- Vous allez l'impression de courir sans cesse, allant d'une tâche à l'autre
- Vous êtes constamment occupée mais n'avez pas le sentiment que votre travail a de la valeur
- Vous avez des objectifs sur le long-terme mais vous n'avez jamais le temps ni l'énergie pour les réaliser
- Vous avez des difficultés à déléguer ou à dire non
- Vous avez un problème de motivation ou de procrastination
Lorsqu'il s'agit de priorités, nous ne sommes généralement pas très bons. C'est ce que cette étude américaine révèle sur la façon de prioriser ses tâches. Dans cinq expériences, les chercheurs ont demandé à une série de personnes de décider parmi plusieurs tâches qui étaient soit importantes soit urgentes, quelles tâches accomplir en premier. Surprise: La plupart des personnes ont préféré s'occuper de ce qui était urgent ou avait une date limite au lieu de se focaliser sur les tâches importantes mais moins urgentes. C'était le cas même si les tâches importantes et non urgentes offraient des récompenses plus importantes.
L'effet était encore plus important pour les personnes "occupées", qui étaient dans une attitude de gestion du temps à tout prix. Si vous vous sentez dans l'urgence, croulant sous les dates limites et les tâches à rendre pour un jour fixe, vous allez sans doute continuer à prioriser les tâches urgentes, au détriment de celles qui sont importantes.
Mais, et c'est la bonne nouvelle! Lorsque les chercheurs donnaient l'opportunité aux personnes de considérer les conséquences de leur choix avant de décider, celles-ci prenaient mieux en compte les tâches importantes. Cela démontre que garder en vue vos tâches importantes et leurs impacts sur le long terme, même si elles ne sont pas encore incluses dans votre agenda, va vous permettre de vous refocaliser sur elles et éviter les distractions de toutes sortes que représentent beaucoup de tâches urgentes.
Pour vous aider dans cette démarche, la matrice d'Eisenhower est un outil puissant, simple et efficace pour prioriser ses tâches.
Qu'est Ce Que La Matrice D'Eisenhower?
La matrice d'Eisenhower met justement en avant la différence fondamentale entre ce qui est urgent et ce qui est important, et l'importance de ne pas confondre les deux. Comme l'a dit Eisenhower, homme très productif, inventeur de cette matrice et aussi entre parenthèses, président des États-Unis 🙂
"Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent est rarement important." Dwight Eisenhower
La matrice d'Eisenhower est un outil très simple pour mettre en avant les tâches importantes sur le long terme et les intégrer dans votre planning quotidien. Elle vous permet d'être plus efficace, et pas seulement productive. Toutes vos tâches et projets peuvent être regroupés et visualisés dans les quatre cadrans de la matrice:
- Tâches/Projets importants et urgents à réaliser immédiatement
- Tâches/Projets importants mais non urgents à planifier dans votre agenda
- Tâches/Projets non importants mais urgents à déléguer
- Tâches/Projets non importants et non urgents à supprimer
La différence entre important et urgent et pourquoi c'est important pour prioriser ses tâches
Mais, avant d'aller plus loin, comment peut-on définir l'importance et l'urgence d'une tâche? Voici une définition très simple de ces deux termes par Steven Covey, auteur du bestseller "les 7 habitudes des gens efficaces":
Les choses urgentes demandent une action immédiate. Ce sont les tâches visibles qui surviennent dans votre vie et requièrent votre attention maintenant. Souvent, ne pas réaliser les choses urgentes implique des conséquences claires et visibles. Les tâches urgentes sont inévitables, mais passer tout son temps focalisé sur leur réalisation génère beaucoup de stress et peut vous amener au burn-out.
Les choses importantes, au contraire, nourrissent vos objectifs sur le long-terme et sont en adéquation avec vos valeurs de vie. Ces tâches demandent de la planification et des actions réfléchies. Quand vous vous focalisez sur ces tâches, vous gérez votre temps, votre énergie, et votre attention de manière optimale. Vous êtes plus à même de rentrer dans le flow, cet état d'expérience optimal décrit par Mihály Csíkszentmihályi et qui est un moyen connu pour accéder au bonheur. Ce qui est important est subjectif et dépend de vos propres valeurs et de vos buts. Personne ne peut définir ce qui est important pour vous.
La Matrice D'Eisenhower cadran par cadran
Maintenant que nous avons vu la différence entre importance et urgence, regardons chaque cadran avec attention.
Cadran 1: Important Et Urgent
Les tâches importantes et urgentes demandent d'agir rapidement. Elles sont clairement visibles, ont une date limite proche, voire très très proche! et leurs impacts sont bien définis. Elles proviennent généralement de l'extérieur. Elles vous ont été attribuées dans votre travail. Mais elles peuvent aussi venir de vous, si vous avez procrastiné et laissé approcher la date limite sans vous atteler à la tâche.
Dans ce genre de tâches, nous retrouvons par exemple:
- La réalisation d'un projet pour un collègue malade
- L'évier fuit et inonde votre cuisine
- Une tâche de dernière minute vous a été assigné
- La facture de la nounou traîne sur la table depuis plusieurs semaines
- Votre voiture tombe en panne
Avoir des tâches dans le cadran 1 est inévitable. Même si vous ne procrastinez pas, il y aura toujours quelque chose en dehors de votre contrôle. Le problème survient par contre si vous passez trop de temps à gérer des tâches urgentes et importantes, sans prendre le temps de visualiser vos objectifs à long-terme. Trop de temps dans le cadran 1 vous épuise, vous stresse et rend vos journées hors de contrôle. Cela peut même vous amener au burn-out. Généralement, les personnes trop focalisées sur les tâches du cadran 1 ont tendance à compenser avec des tâches du cadran 4.
Cadran 2: Important Et Non-Urgent
Ces activités sont reines quand il s'agit d'accomplir vos objectifs sur le long-terme. Prioriser ses tâches, c'est mettre en avant les tâches du cadran 2. Elles n'ont pas forcément de date limite, le risque étant donc de ne pas les accomplir et de se tourner vers les tâches les plus urgentes. (Mais rappelez-vous: il y aura toujours, toujours des tâches plus urgentes!)
Quelques exemples de tâches du cadran 2:
- Planifier vos objectifs sur le court et long-terme
- Réseautage professionnel et entretien des relations personnelles
- Apprendre une nouvelle compétence, suivre un cours ou s'informer des avancées récentes dans votre domaine professionnel
- Exercices physiques et routine de bien-être
- Passer des moments privilégiés avec votre chéri
Les activités du cadran 2 sont enrichissantes et contribuent à votre développement personnel. Ce sont les tâches pour lesquelles vous n'êtes pas focalisées sur la résolution de problèmes mais sur les opportunités de vous développer. Passer beaucoup de temps dans le cadran 2 indique que vous êtes proactive et que vous priorisez correctement, en mettant en avant les activités qui vous font grandir et qui sont toutes orientées vers des buts qui font sens pour vous.
Le cadran 2 est aussi celui où le flow, l'état d'expérience optimal décrit par Csíkszentmihályi apparaît. C'est un état mental optimal, où vous êtes complètement immergée dans la tâche, dans un état maximal de concentration, de plein engagement et de satisfaction dans son accomplissement. Accomplir les tâches dans le cadran 2 est donc une priorité, et devrait remplir une partie significative de votre agenda.
Cadran 3: Non important et urgent
Les tâches urgentes mais non importantes représentent ce qui pourrait s'apparenter à du travail à la chaîne. Elles vous tiennent occupées, elles doivent être réalisées, mais elles n'apportent rien de concret à vos objectifs sur le long terme.
La majorité des tâches du cadran 3 sont des sollicitations d'autres personnes. Quelques exemples:
- Des interruptions permanentes de vos collègues de travail
- Le coup de téléphone de votre mère alors que vous travaillez sur un dossier important
- Des réunions professionnelles mal structurées
- La plupart des emails
- Les soldes et les coupons à date limite
- Votre famille ou vos amis qui vous demandent un service
Parce que ces tâches ont une date limite bien définie, elles sont souvent perçues comme importantes. Et le fait qu'elles correspondent à des tâches importantes pour les autres renforce cette idée qu'elles appartiennent au cadran 1. Or, il n'en est rien. Passer trop de temps dans le cadran 3, c'est se focaliser sur les tâches que vous devez faire, et non pas celles que vous voulez faire. Bien qu'il soit toujours agréable de rayer un item de sa to-do liste, cela ne vous apportera pas forcément la satisfaction escomptée sur le long-terme.
Prioriser ses tâches, c'est aussi savoir les déléguer. Et c'est une bonne façon de gérer les tâches du cadran 3. Pouvez-vous trouver quelqu'un qui prend les notes de la réunion à votre place? Pouvez-vous vous faire livrer les courses de la semaine? Pourquoi ne pas demander aux enfants de vous aider à ranger la vaisselle?
Si vous ne pouvez pas déléguer, voici quelques conseils pour ne pas être submergée par le cadran 3:
- Stoppez toute notification de votre ordinateur et de votre téléphone pendant la réalisation d'une tâche importante
- Soyez très claire avec vous même et avec les autres sur le temps et l'investissement que vous voulez passer sur une tâche
- Réalisez ces tâches lorsque votre niveau d'énergie est bas, au lieu de les réaliser tôt le matin, moment souvent favorable pour les tâches importantes.
- Pratiquez le fait de dire non.
Cadran 4: Non important et non urgent
Ce genre de tâches appartiennent souvent au divertissement et ne vous aideront en aucune manière à avancer vers vos objectifs à long-terme. Elles sont à éviter absolument, car elles apportent un sentiment de gratification immédiat mais elles drainent votre énergie, diminuent votre confiance en soi, votre passion et votre créativité.
Quelques exemples typiques de tâches du cadran 4:
- Regarder la télévision
- Shopping excessif
- Les activités d'évitement tels que classer ses emails au lieu d'y répondre
- Surfer sur le net ou sur les réseaux sociaux pendant des heures
Attention cependant d'éviter tout divertissement parce que cela ne contribue pas à la réalisation de vos objectifs. Nous avons tous besoins de se divertir de temps en temps, mais nous pouvons le faire de façon qualitative. Il y a en effet une énorme différence entre regarder un bon film sur Netflix que vous avez choisi et zapper entre plusieurs chaînes automatiquement. Le premier nourrira vos émotions, votre créativité et votre âme, le deuxième fera exactement le contraire et vous laissera sur un sentiment d'insatisfaction.
Comment rebalancer vos cadrans
Comme nous l'avons vu, le cadran 2, où se trouvent les tâches importantes et non urgentes est le cadran où vous voulez passer le plus de votre temps, car cela vous apportera un sentiment de satisfaction véritable, en vous faisant avancer significativement vers vos objectifs à long terme, en boostant votre motivation et contribuant ainsi à votre développement personnel.
Alors, comment prioriser ses tâches efficacement et passer plus de temps dans le cadran 2? La première chose à faire est de bien distinguer l'urgent de l'important. Et pour cela, cet exercice devrait vous aider. N'hésitez pas à télécharger la fiche d'exercice gratuite et pratique!
- Pendant une semaine, notez toutes les tâches que vous avez accomplies et la durée de leur accomplissement.
- Lorsque vous avez un moment de calme, relisez votre liste de tâches de la semaine et posez-vous les deux questions suivantes: (1) Était-ce important pour moi? (2) Était-ce urgent?
- Rappelez-vous que vous devez répondre en ne pensant qu'à vos critères propres et non pas à ceux des autres.
- Suivant la réponse à ces questions, intégrez la tâche dans l'un des cadrans et notez la durée totale passée dans chaque cadran.
Une fois que vous avez une vue d'ensemble de vos tâches vous savez dans quel cadran vous passez le plus de votre temps. Voici quelques conseils en fonction de vos résultats:
Si vous passez beaucoup de temps dans le cadran 1, passez plus de temps à planifier pour anticiper et prévenir les problèmes.
- Prochaine étape: mettez en place un temps d'organisation hebdomadaire ou mensuel spécialement réservé à la gestion de vos buts et de vos dates limites. Si la plupart des tâches du cadran 1 proviennent de sources extérieures, essayez de les anticiper en devenant proactive. Demandez à votre chef un réaménagement de vos horaires. Si une collègue vous demande toujours de réaliser des tâches importantes à la dernière minute, parlez avec elle du problème et exprimez clairement votre mode de fonctionnement, qui n'est peut-être pas le sien.
Si votre temps est remplie de tâches du cadran 3, déléguez, éliminez et passez moins de temps à la réalisation de ces tâches.
- Prochaine étape: écrivez noir sur blanc comment vous allez mettre en place des actions concrètes pour limiter votre temps dans ce cadran. Allez-vous apprendre à dire non? à déléguer? Parlez à votre chef du temps que vous employez à réaliser ces tâches et à quel point ceci est contre-productif pour l'entreprise. Une façon particulièrement efficace de gérer les tâches urgentes et non importantes est de réaliser ce que les américains appellent du "time batching". Regroupez toutes ces tâches dans un seul bloc de temps et accomplissez-les les unes à la suite des autres.
Si vous passez un temps non négligeable dans le cadran 4, vous êtes peut-être coincée, stressée ou vous essayez d'éviter un problème.
- Prochaine étape: identifiez vos besoins concrètement et déterminez des objectifs concrets. Cela vous aidera à ne pas procrastiner, attitude qui dénote souvent un manque d'organisation ou une absence d'idée claire sur les buts qui sont importants pour vous.
Ainsi, la matrice d'Eisenhower est un moyen très efficace pour prioriser ses tâches. Elle aide à se recentrer sur les activités qui ont du sens, qui vous permettent de vous épanouir et nourrissent votre développement personnel. N'hésitez pas à la réaliser régulièrement. Passer de l'état d'urgence à la réalisation de tâches importantes, c'est s'assurer une meilleure qualité de vie.