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Aufgaben des Multiprojektmanagement
Da beim Multiprojektmanagement die Steigerung der Effektivität im Vordergrund steht und nicht wie beim Einzelprojektmanagement die Steigerung der Effizienz, sind die Anforderungen dementsprechend unterschiedlich.
Die zentrale Aufgabe des Multiprojektmanagements ist das Managen der Interaktionen und Abhängigkeiten der verschiedenen Projekte ohne die Übersicht und die Gesamtzielerreichung des Unternehmens aus den Augen zu verlieren. Daraus ergibt sich die Erstellung einer Projektrangliste, also die Entscheidung welche Projekte mit welchen Projektbudgets in Angriff genommen werden und welche nicht. Nach objektiven und adäquaten Kriterien wiegt das Multiprojektmanagement den strategischen Nutzen eines Projekts ab und stellt ihn den aufzubringenden Kosten gegenüber, wobei der Nutzen sowohl monetärer wie auch strategischer Natur sein kann. Unter Kosten muss auch die nicht-Realisierung von anderen Projekten berücksichtigt werden da Unternehmen und Organisationen mit limitierten Mitteln eine Multiprojekt-Priorisierung vornehmen müssen.
Die DIN 69909 Multiprojektmanagement fasst sechs Aufgabenbereiche des Multiprojektmanagements zusammen:
- Abhängigkeiten: Identifikation und Begrenzung auf das notwendige Maß von Abhängigkeiten zwischen einzelnen Projekten.
- Priorisierung: Flexible Priorisierung der Projekte und Programme in möglichst häufigen Abständen nach fest definierten Regeln. Auch wichtig ist die Standardisierung des Projektberichtwesens um eine objektive Bewertungsgrundlage zu haben.
- Nutzen Management / Nutzen Controlling: Sicherstellen, dass Projekte dem Unternehmen einen Nutzen bringen und mit den projektübergreifenden Unternehmenszielen im Einklang sind und auf diese hin arbeiten.
- Synergien: Identifizieren und managen von Synergieeffekten zwischen Projekten.
- Ressourcenmanagement: Lösung von Ressourcenkonflikten von konkurrenzierenden Projekten. Mit einer Übersicht über die eingesetzten Ressourcen soll auch vermieden werden, dass nicht immer nur die dringlichen, sondern auch die strategisch wichtigen Projekte vorangetrieben werden.
- Risikomanagement: In regelmässigen Abständen mögliche Konfliktpunkte innerhalb und zwischen Projekten erkennen und entsprechend reagieren.
„Nur wenn die richtigen Projekte ausgewählt, mit den richtigen Ressourcen ausgestattet und zum richtigen Zeitpunkt durchgeführt werden, lassen sich Effizienz und Effektivität auf Ebene des Projektportfolios erreichen“ (Seidl, 2011)
Organisatorische Anforderungen
Damit ein Multiprojektmanagement gut funktionieren kann, müssen verschiedene organisatorische Anforderungen erfüllt werden. Nachfolgend eine Auswahl:
- Das Projektmanagement muss eine Aufbauorganisatorische Verankerung aufweisen welche die Organisationseinheiten, die dauerhaft Aufgaben des Multiprojektmanagements wahrnehmen, sowie die zugehörigen Stellen definiert, mitsamt ihren Kompetenzen und Zuständigkeitsbereichen. Da oft schwere Auswahl-Entscheide getroffen werden müssen gibt es auch immer Verlierer die mit der Auswahl nicht einverstanden sind und den Entscheid in Frage stellen. Hierfür ist eine saubere hierarchische Gliederung der Multiprojektmanagern unabdingbar.
- Eine klare Ablauforganisation des Multiprojektmanagements muss Prozesse und Abläufe wie Budgetierung, Terminplanung und Projektbewertung nach festgelegten Kriterien und Regeln vornehmen. Dies führt zu mehr Effizienz und Objektivität. Für ein funktionierendes Multiprojektmanagement müssen diese übergreifenden Prozesse auch mit den häufig bereits existierenden Projektmanagementprozessen auf Einzelprojektstufe abgestimmt werden.
- Damit das Rad nicht bei jedem Projekt neu erfunden werden muss, sollten so weit als möglich übergreifende Regelungen zur Projektarbeit geschaffen werden. Hierzu gehören einheitliche Prozessbeschreibungen, Stellen-, Aufgaben- und Rollenbeschreibungen sowie standardisierte Vorgehensmodelle für die Projektarbeit. Eine Möglichkeit ist die Sammlung all dieser Beschreibungen und Definitionen in einem Unternehmensinternen Projektmanagement-Handbuch.
Soziale Anforderungen
Neben diesen organisatorischen Anforderungen gibt es auch noch weitere, persönlichere Charakteristika die ein Multiprojektmanager für eine erfolgreiche Arbeit mitbringen muss. Er sollte nicht nur vom Top-Management, sondern auch vom operativen Kader und von den Projektleitern als vertrauenswürdig, sachlich und kompetent geschätzt werden. Die vorherrschende Unternehmenskultur sollte ihm/ihr ausserdem auch einigermassen vertraut sein um Reaktionen der Stakeholder voraussehen und korrekt interpretieren zu können.