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Orientações
Caso precise apresentar na Suíça ou no exterior um documento público (por exemplo, uma sentença judicial, um decreto administrativo ou extrato da junta comercial, um documento reconhecido pelo cartório, uma certidão negativa de antecedentes criminais ou uma certidão negativa do registro de comércio) e se o documento público for ser utilizado em outro país no qual foi emitido que não seja no qual ele foi emitido, é necessário confirmar a origem do respectivo documento através do reconhecimento feito por um cartório público.
Internacionalmente, um grande número de países assinou uma convenção que simplifica a legalização de documentos públicos usados no estrangeiro: Trata-se da convenção de Haia, datada de 5 de outubro de 1961, que elimina a exigência de legalizar os documentos públicos estrangeiros. Muitas vezes a convençâo é denominada simplesmente de «Convenção da Apostila». Na prática, a legalização se restringe a um único procedimento básico: anexar uma Apostila. O país, do qual os documentos são originários, determina a respectiva repartição pública, que será autorizada a emitir esta apostila.
Uma apostila confirma a origem de um documento público. Uma vez que o país seja membro da «Convenção da Apostila», um documento que tenha no anexo a apostila, não precisará mais ser legalizado. Seja isso em termos diplomáticos, seja em termos consulares. Será suprimida a legalização pela Embaixada ou Consulado no país destinatário. A Suiça é membro da «Convenção da Apostila» desde o dia 11 de março de 1973. Informações suplementares concernentes à Convenção e à Apostila podem ser encontradas no site da Convenção de Haia para o Direito Internacional Privado (HCCH) (em vários idiomas)
Para determinar o procedimento de legalização de um carimbo público ou de uma assinatura pública,
é preciso responder às duas perguntas abaixo:
- O país no qual foi emitido o documento é membro da Convenção da Apostila?
- O país destinatário (no qual o documento será utilizado) ratificou a Convenção da Apostila?
Exemplo A
Tanto o país no qual foi o documento foi emitido, quanto o país destinatário são membros da Convenção da Apostila.
Os seguintes sites informam quais os países que assinaram a Convenção e em quais repartições públicas é possível requerer uma apostila.
Na Suiça, as autoridades autorizadas a emitir apostilas nos documentos são: a Chancelaria da Confederação em Berna e as Chancelarias de Estado dos respectivos cantões.
Confederação em Berna
As representações suíças no exterior não estão autorizadas a emitir apostilas.
Exemplo B
O país, no qual o documento foi emitido, ou o país destinatário não é membro da Convenção da Apostila:
- Apresentando o documento original, é possível requerer na respectiva Representação oficial da Suiça a legalização dos carimbos públicos e das assinaturas;
- Na representação estrangeira do país na Suiça (Embaixada ou Consulado), na qual o documento foi emitido, podem ser requeridas as legalizações dos carimbos públicos e das assinaturas. É recomendado informar-se nas respectivas representações estrangeiras na Suiça sobre as determinações exatas em questão.
Em geral, as representações suíças no estrangeiro estão autorizadas a legalizar os carimbos públicos e as assinaturas de determinadas repartições públicas:
Para documentos suíços, que devam ser entregues a uma repartição pública do estrangeiro, são competentes:
- A repartição pública cantonal na Suiça, responsável pelas legalizações;
- A Chancelaria da Confederação em Berna.
Para documentos estrangeiros, que devam ser entregues a uma repartição na Suiça, são competentes:
-
A repartição pública responsável pela legalização daquele país, no qual foi emitido o documento, sob condição de que o respectivo país encontre-se no distrito consular da respectiva representação suíça.
Caso necessário, existe também a possibilidade de que as assinaturas e os carimbos das representações suíças no estrangeiro, assim como aqueles das representações estrangeiras a Suiça, sejam legalizados pela Chancelaria da Confederação em Berna.
É conveniente informar-se na repartição pública ou nas instituições que solicitam os documentos sobre a real necessidade de uma legalização.