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Subprozess
Der zweite Subprozess der Designphase dient der Bereitstellung der Regelwerke und Hilfsmittel zur Steuerung des Records Management. Es gilt:
- zu bestimmen, welche Bedeutung der Verwaltung der Records in der gesamten Informationsverwaltung der Organisation zukommt;
- zu definieren, wer für das Records Management welche Verantwortlichkeiten übernimmt und die RM-Prozesse steuert;
- zu bestimmen, wie die Kommunikation im Records-Management-Projekt und später im RM-Programm gewährleistet wird;
- festzulegen, wie die Ablageprozesse im Detail abzulaufen haben und wem welche Verantwortlichkeiten zukommen.
Dieser Subprozess enthält die folgenden Vorgänge:
In diesem Vorgang wird der Stellenwert des Records Management in der Informationsstrategie der Organisation festgelegt.
Dabei sind (unter Beachtung der Resultate aus dem Subprozess „Problemschilderung und Rahmenbedingungen“ sowie aus dem Vorgang „Definition der Reichweite des Systems“) unter anderem folgende Fragen zu klären:
- Welche Ziele von Records Management stimmen mit anderen Zielen der Informationsverwaltung überein?
- Wie passt Records Management in die Informationskultur der Organisation?
- Wo publiziert die Organisation was? Welche Bedeutung haben die Website, das Intranet, die sozialen Medien?
- Welche Bedeutung haben Reports, die die Organisation an übergeordnete Instanzen zu liefern hat?
- Gibt es operative Prozesse, in denen eine einfache Ablage der Records ausreicht?
- Gibt es in der Organisation Prozesse der Wissensgenerierung, in denen Kollaboration eine herausragende Rolle hat? Muss von dieser Kollaboration mehr als nur das Resultat dokumentiert sein?
Produktbeispiele aus verschiedenen Organisationen:
|Organisation||Titre du document||Dokumenttitel|
|StAZH||Brochure gestion des documents életroniques et archivage électronique||Merkblatt digitale Informationsverwaltung und Archivierung|
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In diesem Vorgang wird eine Records-Management-Policy definiert.
Dabei sind unter anderem folgende Fragen zu klären:
- Welche Ziele will die Organisation mit dem RM erreichen?
- Wie versichert sich die Organisation, dass sie die relevanten Unterlagen jederzeit zur Verfügung hat?
- Welche Verantwortung übernimmt das Management für das Records Management? Welche die Mitarbeitenden?
- Welche Instrumente stellt die Geschäftsleitung den Records Managern zu Umsetzung der Strategie zur Verfügung?
- Wie können die Mitarbeitenden zur systematischen Aktenführung angehalten werden?
- Was muss ein Regelwerk (z.B. ein Regierungsbeschluss) regeln?
Produktbeispiele aus verschiedenen Organisationen:
|Organisation||Tître du document||Dokumenttitel|
|AEG||Bonne gouvernance des documents|
électroniques dans l’administration
|Gute Aktenführung für elektronische Dokumente in der Verwaltung|
|AEV||1.3 Rapport – Conception||1.3 Rapport – Konzeption und Umsetzung|
|BAR||–||Policy Digitale Archivierung|
|StABE||Glossaire||Glossar|
|StAGR||Aide mémoire 3 Directives d‘organisation||Merkblatt 3 Organisationsvorschriften|
|StAGR||Directive Records Management||Richtlinie Records Management|
|StAGR||Modèle 4 Directives d‘organisation||Vorlage 4 Organisationsvorschriften|
|StAGR||Directives de gestion des dossiers||Weisung Aktenführung|
|StALU||Directive GEVER: Glossaire||GEVER Richtlinie Glossar|
|StALU||Directive GEVER pour la chancellerie et les départements||GEVER Leitfaden Staatskanzlei und Departemente|
|StASG||Glossaire||Glossar|
|StAU||Règlement Records Management||Reglement Records Management|
|StAZH||Manuel de gestion du transfert de l‘information||Anleitung zum Erstellen einer Weisung bzgl. Informationsverwaltung|
|StAZH||Aide mémoire – Gestion des documents||Merkblatt Schriftgutverwaltung|
|StAZH||Brochure gestion des documents életronique et archivage électronique||Merkblatt digitale Informationsverwaltung und Archivierung|
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In diesem Vorgang werden die Regeln für die Kommunikation im Records-Management-Projekt festgelegt. Es ist zu definieren, wer zu welchem Zeitpunkt wie über den Stand des Projekts und die anstehenden Veränderungen informiert werden muss.
Dabei sind unter anderem folgende Fragen zu klären:
- Welche Ziele des Records-Management-Projekts sind für welche Zielgruppe hervorzuheben?
- Welche ‚Versprechen‘ können den Mitarbeitenden gemacht werden?
- Welche Meilensteine sollen speziell kommuniziert werden?
- Wann wird welche Zielgruppe durch wen informiert?
- Welche Formen der Kommunikation sind vorzusehen?
- Gibt es Poweruser, die stärker in den Designprozess einbezogen werden und die evt. einen Teil der Kommunikation übernehmen können/sollen?
Produktbeispiele aus verschiedenen Organisationen:
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In diesem Vorgang werden Merkblätter und Organisationsvorschriften für die Ablageprozesse erarbeitet.
Dabei sind unter anderem folgende Fragen zu klären:
- Welche Vorgaben brauchen die Mitarbeitenden, um regelkonformes Records Management zu machen?
- Welche Unterlagen sind zwingend in das Records Management aufzunehmen (was sind Records)?
- Welche Prozesse durchlaufen diese Unterlagen?
- Wann wird ein neues Dossier eröffnet und von wem?
- Wann wird ein Dossier geschlossen? Welche Prozeduren sind mit der Dossierschliessung verbunden?
- Gibt es spezielle Unterlagen, die spezielle Regelungen erfordern? Welche?
- Wie wird der Datenschutz eingehalten?
Produktbeispiele aus verschiedenen Organisationen:
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