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Nachdem der Nutzen für eine geplante Digitalisierung z.B. gemäss dem Beitrag Nutzen einer Digitalisierung abschätzen ermittelt oder festgestellt wurde, kann der Beschaffungsprozess für die betreffende Technologie eingeleitet und durchgeführt werden. Zur Reduzierung der Umsetzungsrisiken müssen der Beschaffungsprozess und die damit verbundenen Entscheidungen im Sinne der Verfolgung einer Win-Win-Strategie für alle Beteiligten transparent und nachvollziehbar sein.
Dazu hat sich in der Praxis der Prozess bewährt, den wir "Durchgängige Anforderungen" nennen. Mit diesem pragmatischen Prozess können Aufwand und Risiko für die Umsetzung einer neuen Digitalisierung minimiert werden. Insbesondere wird der Aufwand für Formalismen auf das nötigste reduziert und es wird eine Arbeitsgrundlage geschaffen, die über den gesamten Realisierungsprozess hinweg verwendet werden kann. Die nebenstehende Grafik soll diesen Prozess verdeutlichen, der im Folgenden beschreiben wird:
Ausgangspunkt für den Prozess "Durchgänge Anforderungen" sind die Anforderungen und die Bedürfnisse aller Stakeholder, die von der Einführung der Digitalisierung betroffen sind. Dazu gehören insbesondere die verschiedenen Sachbearbeiterrollen, deren Vorgesetzte, die externen Partner, die Kunden und ggf. die Patienten. Zur Vorbereitung der Win-Win-Strategie für die betreffende Digitalisierung und für den damit einhergehenden Beschaffungsprozess sowie für den einzuleitenden digitalen Wandel müssen die Anforderungen und Bedürfnisse zunächst aufgenommen und übersichtlich dokumentiert werden. Zur übersichtlichen Dokumentation der Anforderungen und Bedürfnisse der Stakeholder hat sich das Werkzeug User Stories in der Praxis bewährt.
User Stories sind kurze formlose Beschreibungen, was die neue Technologie aus der Sicht der betreffenden Stakeholder für ihre Rollen im Unternehmen leisten, oder welche Ergebnisse die neue Technologie für sie hervorbringen soll. Die Strukturierung erfolgt also auf der oberen Ebene nach Stakeholder. Darunter können die Anforderungen und Bedürfnisse der Stakeholder nach Themen weiter untergliedert werden. Die Verwendung einer illustrierenden Grafik oder Zeichnung pro Thema neben der verbalen Auflistung der betreffenden Anforderungen und Bedürfnisse kann hilfreich und nützlich sein.
Erfolgskritisch für die spätere Auswertung der Angebote und für die Abnahme der Leistungen ist es, dass die Anforderungen und Bedürfnisse als "Muss-Kriterien" formuliert werden, die für jede einzelne Anforderung eine eindeutige Beantwortung mit ja, Anforderung erfüllt, oder nein, Anforderung nicht erfüllt, erzwingt. Damit werden die User Stories zu einen verbindlichen Anforderungskatalog, der durchgängig in allen Phase der Umsetzung nutzbar ist.
Der Anforderungskatalog ist zur Vereinfachung der späteren Auswertung in ein Tabellendokument, z.B. eine Excel-Tabelle, mit je einem Tabellenblatt pro Gewerk zu überführen. Dazu müssen ggf. zusammenfassende Anforderungen oder Bedürfnisse in den User Stories auf mehrere einzelne Anforderungen im Tabellendokument aufgeteilt und ggf. einzelne Anforderungen komplementär in die Tabellenblätter für mehrere Gewerke aufgenommen werden.
Der von den Stakeholder verabschiedete Anforderungskatalog kann von einem ICT-Architekt bei Bedarf modular nach Fachdisziplinen für die Realisierung von Teillösungen gegliedert werden. Ggf. sind für die Integration der Teillösungen zum Gesamtsystem ergänzende Anforderungen im Anforderungskatalog aufzunehmen. Insbesondere muss der ICT-Architekt den Anforderungskatalog so aufbereiten, dass damit später die Abnahme der Leistungen widerspruchsfrei durchgeführt werden kann.
Ist der Anforderungskatalog mit allen Entscheidungsträger final abgestimmt, wird er "eingefroren". Die Anforderungskriterien müssen ab jetzt unverändert bleiben. Dieses Einfrieren" der Anforderungen zu diesem Zeitpunkt ist ein entscheidender Erfolgsfaktor für die Umsetzung der geplanten Digitalisierung im Sinne der Win-Win-Strategie und für die Projektziele "in time" und "in budget".
Der finalisierte und "eingefrorene" Anforderungskatalog kann nun den potentiellen Lieferanten zur Angebotserstellung vorgelegt werden. Die Angebote der Anbieter sollen neben den Preisen im Wesentlichen aus dem beantworteten Anforderungskatalog bestehen. Ggf. kann darauf hingewiesen werden, dass ausschliesslich der beantwortete Anforderungskatalog in dem betreffenden Tabellendokument zur Auswertung des Angebots verwendet wird.
Der in ein Tabellendokument überführte und finalisierte Anforderungskatalog kann nun auch mit den Wertigkeiten der einzelnen Anforderungskriterien angereichert werden. Im einfachsten Fall, wenn alle Kriterien gleichwertig sein sollen, ist die Wertigkeit jeweils 1. Die Wertigkeiten der Kriterien müssen im Sinne der Win-Win-Strategie abgestimmt und finalisiert werden, bevor die Angebote der Anbieter zur Auswertung vorgelegt werden. Damit ist eine objektive Auswertung der Angebote und eine Gleichbehandlung der Anbieter gewährleistet.
Die Ergebnisse der Auswertungen der Angebote sind damit im Tabellendokument berechnetet Zahlenwerte, gewichtete Mittelwerte, die mit dem Tabellendokument bei Bedarf auch grafisch aufbereitet werden können. Erfolgskritische Voraussetzung dafür ist, dass die Anforderungskriterien, wie oben erwähnt, im Anforderungskatalog als eindeutige und einforderbare "Muss-Kriterien" formuliert sind. Insbesondere darf der Anforderungskatalog keine Formulierungen als "Kann-Kriterien" enthalten. "Kann-Kriterien" werden bei unserem Prozess "Durchgängige Anforderungen" durch "Muss-Kriterien" mit einer niedrigen Wertigkeit berücksichtigt.
Weitere Details zu diesem Verfahren für eine objektive Angebotsauswertung hatten wir gemeinsam mit unseren Partnern beim 14th International Congress CARS 2000 vom 28.06. - 01.07.2000 in San Francisco mit dem Titel "Request for proposal for PACS Planning and Evaluation" präsentiert. Die dabei verwendete Grafik ist hier als Beispiel für eine visualisierte Angebotsauswertung abgebildet.
In diesem Beispiel sind die Erfüllungen der Top-Level Anforderungen berücksichtigt, unter denen die jeweiligen Erfüllungen der konkreten Anforderungskriterien über mehrere Ebenen verdichtet sind. Dabei zeigt die Grösse die Fläche den Erfüllungsgrad an. In diesem Beispiel wäre der Anbieter A mit der grössten Fläche und damit mit der besten objektiven Erfüllung der Anforderungen zur Beauftragung vorzuschlagen.
Für die Beauftragung des ausgewählten Anbieters wird nun sein beantworteter Anforderungskatalog ein wesentlicher Bestandteil des Vertrags. Damit wird genau das unter Vertrag genommen, was von den Nutzern mit den User Stories gewünscht und von dem Lieferant im beantworteten Anforderungskatalog zugesichert wurde. So wird das Risiko für beide Seite im Sinne der Win-Win-Strategie minimiert. Insbesondere kann der Lieferant über seinen beantworteten Anforderungskatalog daran gemessen werden, wie weit er die zugesicherten Projektziele "in time" und "in budget" zum vereinbarten Preis erfüllt, und der Lieferant erhält die Sicherheit, dass der Auftrag einen klar umgrenzten Inhalt und ein definiertes Ende hat.
Erfolgskritische Voraussetzungen dafür sind, dass der beantwortete Anforderungskatalog im Vertrag an höchster Rangstufe verankert ist, und bis zur Abnahme der vertraglichen Leistungen keine Change Requests zugelassen werden. Change Request dürfen erst nach der erfolgten Abnahme der vertraglichen Leistungen umgesetzt werden. Ggf. ist dieser Ausschluss von Change Requests für die initiale Vertragslaufzeit in den Vertrag aufzunehmen.
Die Erfahrung aus der Praxis hat gezeigt, dass eine Missachtung dieser erfolgskritischen Voraussetzungen zu erheblichen Terminüberzügen und Kostenüberschreitungen geführt hatten.
Mit dem hier beschriebenen Prozess "Durchgänge Anforderungen" kann eine gewünschte Digitalisierung risikominimiert, effektiv und erfolgreich umgesetzt werden. Insbesondere sind mit diesem Prozess die Projektziele "in time" und "in budget" realisierbar. Denn die mit der Umsetzung verbundenen Risiken sind im Prozess minimierend integriert, wenn die oben genannten erfolgskritischen Voraussetzungen konsequent erfüllt werden.