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Zeitmanagement - Definition und Methoden
Der Stress scheint ein Zeichen des Erfolgs zu sein. Aber stimmt das wirklich? Oder ist der Stress einfach ein Zeichen, dass man weder seine Zeit noch seine Aktivitäten und Aufgaben selbst richtig plant? Zudem ist klar erwiesen, dass chronischer Dauerstress die Leistungsfähigkeit herabsetzt und zudem für zahlreiche Krankheiten und somit Arbeitsausfall sorgt. Deshalb sollten Unternehmen weg vom Schema des dauergestressten Managers und hin zum produktiven, gut organisierten, entspannten und gesunden Manager denken. Dabei hilft gekonntes Zeitmanagement!
Was ist Zeitmanagement?
Das Zeitmanagement wird oft auch Selbstmanagement genannt, was die Sache eigentlich besser und umfassender beschreibt. Grundsätzlich geht es beim Zeitmanagement darum, dass man lernt, die eigenen Aufgaben und Tätigkeiten so einzuteilen und zu priorisieren, dass man erstens einen besseren Überblick erhält und zweitens alles nacheinander in sinnvoller Reihenfolge abarbeiten kann, ohne im Stress und Chaos zu versinken.
Organisation und Priorisierung – Schlüssel zum Erfolg
Es geht also darum, dass man lernt Dinge korrekt einzuteilen, eine entsprechende To Do List aufstellt und dann eins nach dem anderen abarbeitet. Um dies zu erreichen haben sich vier sehr gute Methoden herauskristallisiert:
- Das Eisenhower-Prinzip
- Das Pareto-Prinzip
- Die ABC-Analyse im Zeitmanagement
- Die Alpen-Methode
Weitläufig bekannt und sehr bewährt ist das sogenannte Eisenhower-Prinzip. Es hilft, die eigenen Aufgaben zu priorisieren und die wirklich wichtigen Dinge zu identifizieren. Es benutzt hierfür ein Koordinatensystem, bei dem eine Achse die Wichtigkeit darstellt und die andere Achse die Dringlichkeit abbildet.
Man ordnet nun alle Tätigkeiten und Aufgaben in dieses Schema ein. Je wichtiger, umso weiter oben, je dringender umso weiter rechts. Danach legt man eine To Do List an, wobei A am weitersten oben auf der Liste ist und D am Ende. Entsprechend erledigt man die Aufgaben wie folgt:
- A-Aufgaben werden sofort und selbst erledigt.
- B-Aufgaben werden selbst erledigt, allerdings zu einem späteren, festgelegten Zeitpunkt.
- C-Aufgaben werden an die passenden Mitarbeiter delegiert.
- D-Aufgaben werden gar nicht erledigt.
Das Eisenhower-Prinzip gibt also ganz konkrete Handlungsvorschläge. Anders das sogenannte Pareto-Prinzip, bei dem es sich eher um eine theoretische Überlegung handelt, die Arbeitnehmern und Führungskräften zeigen soll, wie wichtig tatsächlich die korrekte Priorisierung aller Aufgaben ist. Das Pareto-Prinzip sagt – genau wie für andere Bereiche des Lebens auch – etwas über die Verhältnismässigkeit aus. In diesem Fall gilt folgendes: Um 80% eines Ergebnisses zu erreichen, müssen 20% Aufwand betrieben werden. Möchte man die restlichen 20% des Ergebnisses erzielen, sind entsprechend 80% Aufwand vonnöten.
Die sogenannten ABC-Analyse ist sehr nützlich, um die Zeit richtig einzuteilen. Man sollte sich hierfür stets die beiden folgenden Fragen stellen und ehrlich beantworten:
- Wie wichtig ist eine Aufgabe für die eigenen Ziele?
- Wie viel Zeit investiert man für die verschiedenen Aufgaben?
Eingeteilt wird folgendermassen:A: Sehr wichtig für die eigenen Ziele
60% für A-Aufgaben
20-25% für B-Aufgaben
Max. 15% für C-Aufgaben
Die Praxis sieht allerdings oft anders aus, und das ist genau das Problem. Wir verbringen nur allzu oft Unmengen Zeit mit unwichtigen Routineaufgaben C und haben dann keine Zeit mehr für die viel wichtigeren Aufgaben A und B.
Und schliesslich hilft die ALPEN Methode, den Tag im Detail zu planen, und zwar in 5 Schritten:
A – Aufgaben aufschreiben
L – Länge der einzelnen Aufgaben schätzen
P – Pufferzeiten einplanen
E – Entscheidung über Prioritäten treffen
N – Nachkontrolle
Wichtig ist hier, dass man die Sache mit der Pufferzeit ernst nimmt, und nicht den kompletten Tag bis in die letzte Minute verplant. Denn es kommt immer mal etwas dazwischen, und sei es nur der Plausch mit Kollegen auf dem Flur, ein Anruf von Zuhause oder eine kleine Geburtstagsfeier für die Kollegin – ganz zu schweigen von technischen Problemen mit PC oder Drucker, oder ähnlichen unvorhersehbaren Dingen.
Mit einer durchdachten Kombination der verschiedenen Techniken, kann man seinen Tag produktiver, organisierter und mit wesentlich weniger Stress meistern.