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«Schreibe kurz und sie werden es lesen. Schreibe klar und sie werden es verstehen. Schreibe bildhaft und sie werden es im Gedächtnis behalten.» Dieses Zitat stammt von Joseph Pulitzer, einem amerikanischen Journalisten und Zeitungsverleger, nach dem unter anderem der Pulitzer-Preis benannt wurde, der für Journalisten etwa den Stellenwert eines Oscars hat. Pulitzers erste beiden Sätze können wir vorbehaltslos unterzeichnen. Bildhaft schreiben ist in der Geschäftskorrespondenz aber nur dosiert zu empfehlen. Man kann aber sicher davon ausgehen, dass Pulitzer die folgenden sechs Regeln der Geschäftskorrespondenz auch gutheissen würde. Weil er 1911 verstorben ist, müssen wir es allerdings bei dieser Vermutung belassen.
Tipp 1: Klare und kurze Sätze
Der ideale Satz in einem E-Mail sollte nicht mehr als fünf oder sechs Wörter umfassen, in einem Brief nicht mehr als zehn bis zwölf. Was länger ist, kann nicht mit einem Blick erfasst werden und wird deshalb als mühsam empfunden.
So nicht: Ich behalte mir vor, Ihnen kurzfristig abgesagte Therapiestunden privat in Rechnung zu stellen, und bitte Sie deshalb, sich oder Ihr Kind im Verhinderungsfalle rechtzeitig, spätestens jedoch 24 Stunden vorher abzumelden.
Besser: Nicht mindestens 24 Stunden vorher abgesagte Therapiestunden werden privat in Rechnung gestellt.
Tipp 2: Keine Modalverben
«Es freut uns, Sie zu unserem Firmenjubiläum einladen zu dürfen.» Zu dürfen? Warum nicht direkt so: «Wir laden Sie herzlich zu unserem Firmenjubliäum ein»?
Dürfen, können, mögen, müssen, sollen und wollen mit diesen Modalverben kann man den Inhalt einer Aussage ändern. Es ist ein Unterschied, ob man darf oder muss. In der Geschäftskorrespondenz sind Modalverben aber meistens unnötig und vernebeln die Aussage.
Tipp 3: Keine Nominalisierungen
Hauptwort, Dingwort, Substantiv, Nomen – die Wortart hat verschiedene ältere und neuere Bezeichnungen. Heute reden wir von Nomen. Damit die Sätze den Schwung nicht verlieren und nicht bürokratisch daherkommen, werden aus Verben und Adjektiven möglichst keine Nomen gebildet. Ganz schlimm wird es wenn sie mit -ung enden: Rücksendung, Bemühung, Klärung etc.
Also statt so: Für die Erteilung des Auftrags danken wir Ihnen.
Besser so: Danke für den Auftrag!
Tipp 4: «Gewöhnliche» Wörter wählen – Fremdwörter oder Fachausdrücke nur wenn nötig
Schopenhauer hat gesagt: «Brauche gewöhnliche Worte und sage ungewöhnliche Dinge.» Dazu ist nicht immer ein Fremdwort oder eine Bezeichnung nötig, die ausserhalb des Fachbereichs kein Mensch versteht. Obwohl, man muss es zugeben, «Feedback» schöner klingt als die schreckliche deutsche «Rückmeldung».
Man kann es so sagen: Als Attachement erhalten Sie die Bilder der neuen Location mitten in der City.
Oder so: Hier die Bilder des neuen Standorts: toll, mitten im Stadtzentrum!
Tipp 5: Positiv statt negativ
Wenn wir negative Sätze schreiben, setzen wir meistens das Adverb «leider» ein. Leider findet die Sitzung nicht statt. Leider haben wir dafür keine Zeit. Der Kurs ist leider ausgebucht. Leider müssen wir die Preise erhöhen. Leider kommt von Leid – und so schlimm ist es ja in der Geschäftskorrespondenz selten, dass «leider» sinnvoll ist. Strreichen Sie leider aus Ihrem Wortschatz!
Tipp 6: Aktiv statt passiv
Passiv heisst, von sich aus nicht die Initiative ergreifend, sich abwartend verhaltend, die Dinge an sich herankommen lassend, nicht tätig, nicht zielstrebig, nicht tatkräftig oder unternehmungslustig sein. So sagt es der Duden. Und er hatt Recht, genau so kommen auch Passivsätze daher.
Darum umformulieren: Die Unterlagen werden Ihnen in den nächsten Tagen zugesandt. Wir senden Ihnen die Unterlagen so schnell wie möglich zu.
Floskelalarm: Ab heute bitte nicht mehr!
Danke für Ihre Aufmerksamkeit.
Das ist der banale Satz für Menschen, denen als Abschluss eines Vortrags, einer Präsentation (in acht von zehnt Powerpoint-Präsentationen) nichts besseres einfällt. Dabei: Für Aufmerksamkeit kann man sich nicht bedanken (vielleicht sind ja ein paar Zuhörende eingeschlafen oder haben auf dem iPhone E-Mails beantwortet). Um Aufmerksamkeit kann man nur bitten – aber auch das wäre ein ziemlich einfallsloser Einstiegssatz. Besser: Das war nun ein Feuerwerk von guten Ideen – setzen Sie sie um!
Wir bitten um Kenntnisnahme.
Überflüssigeres kann man wohl in einem Brief oder einem E-Mail nicht schreiben. Ein klassischer Zeitfresser im doppelten Sinn: Erst beim Schreiben und dann beim (aufgedrängten) Lesen. Besser? Einfach weglassen. Wenn der Satzt gelesen wird, hat man den Brief, das Mail bereits «zur Kenntnis» genommen.
In diesem Zusammenhang teile ich Ihnen mit, dass...
Da muss man sich fragen: In welchem Zusammenhang denn sonst? Fehlt der rote Faden in diesem Mail, diesem Brief derart, dass die Lesenden darauf hingewiesen werden müssen: Achtung, aufpassen, das hängt jetzt mit dem soeben Gelesnen zusammen? So betrachtet: Ganz klar eine unnötige Floskel. Also anstatt so: «Bitte prüfen Sie den neuen Vertrag. In diesem Zusammenhang möchte ich Sie darauf hinweisen, dass wir die Kündigungsfrist verlängert haben.» Besser so: «Bitte prüfen Sie den neuen Vertrag. Bitte beachten Sie, dass wir die Kündigungsfrist verlängert haben.»