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Résumé
Ce document définit la compétence en matière d’archivage pour les sept hautes écoles spécialisées de Suisse (HES). Il contient de plus une recommandation quant à l’évaluation des dossiers des hautes écoles spécialisées - laquelle distingue entre les différents niveaux de production des dossiers.
1. Niveau de la direction HES : les imprimés officiels essentiels (rapports annuels, périodiques) ainsi que les procès-verbaux des instances de direction doivent être archivés dans leur intégralité. Quant aux documents stratégiques (reconnaissance par la Confédération, organisation scolaire), ainsi qu’à ceux relatifs aux filières d’étude (plans d’étude etc.) et à la planification financière, la sélection d’un échantillon pour l’archivage définitif suffit.
2. Niveau des écoles membres : là aussi les imprimés officiels essentiels et les procès-verbaux des instances directrices doivent être archivés dans leur intégralité. Les dossiers des étudiants et les documents d’examen doivent faire l’objet d’une sélection et d’un échantillonnage. Il est souhaitable de constituer une preuve documentaire complète de tous les diplômes de fin d’études. La documentation des projets de recherche et de la coopération avec des organisations tierces doit également être archivée de façon sélective.