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Uso sistematico del numero AVS
Il concetto di "uso sistematico" è alla base dell'insieme del dispositivo che il legislatore ha voluto introdurre per delimitare l’uso del numero AVS come identificatore amministrativo delle persone. Ne deriva sia dei doveri sia dei diritti, sia per le organizzazioni che per la Centrale.
Nozione fondamentale
In conformità con l'art. 134bis OAVS, l'uso del numero AVS è considerato sistematico quando i dati personali sono raccolti in maniera strutturata e gli stessi contengono il numero a 9 cifre, come menzionato nell'art. 133, lett. b. OAVS.
Più specificamente, l'utilizzo del numero AVS è in generale "sistematico" quando viene memorizzato, o anche modificato, in un archivio di dati in cui il termine "archivio di dati" deve essere interpretato ai sensi della legge sulla protezione dei dati (ossia "qualsiasi insieme di dati personali la cui struttura consente di ricercare i dati in base alla persona interessata").
Un utilizzo non sistematico del numero AVS è un utilizzo del numero che non comporta la memorizzazione del numero AVS in forma strutturata. Ad esempio, nell’ambito della cartella informatizzata del paziente, le comunità e le comunità di riferimento possono utilizzare il numero AVS per ricercare l'identificativo della cartella informatizzata del paziente. Il numero AVS utilizzato in questo ambito non viene memorizzato in modo strutturato negli archivi gestiti dalle comunità. Il suo uso è solo transitorio per consentire di stabilire un'identificazione sulla base di un altro numero (l'identificativo della cartella informatizzata del paziente). Questo utilizzo del numero AVS è quindi un uso non sistematico; non ha pertanto bisogno di essere annunciato alla Centrale (ma richiede una specifica base giuridica per collegare il numero AVS con l'identificativo della cartella informatizzata del paziente).
Diritto all'uso sistematico del numero AVS
Le organizzazioni che fanno parte dell'Istituzione delle assicurazioni sociali federali (casse di compensazione, agenzie AVS) dispongono automaticamente del diritto all'uso sistematico del numero AVS per i compiti effettuati in applicazione del diritto delle assicurazioni in questione.
Diversamente, le organizzazioni che non fanno parte di questa istituzione hanno il diritto di utilizzarlo sistematicamente solo se soddisfano le condizioni degli art. 50d e 50e LAVS. In caso contrario, l'utilizzo sistematico del numero AVS è un reato punibile ai sensi dell'art. 87 LAVS.
Obbligo d'annuncio all'UCC
In conformità con l'art. 134ter, cpv. 1, OAVS, l'uso sistematico del numero AVS da parte di organizzazioni che non fanno parte dell'Istituzione delle assicurazioni sociali federali deve essere comunicato all'Ufficio centrale mediante l'apposito modulo. Tale comunicazione deve menzionare le referenze di una persona di contatto, come anche una base legale su cui si fonda l'uso sistematico richiesto.
Le organizzazioni che fanno parte dell'Istituzione delle assicurazioni sociali federali, come pure le casse di assegni familiari definite in conformità con l'art. 14, lett. b e lett. c, LAFam sono esonerate dall'obbligo di comunicare l'uso sistematico del numero AVS.
Elenco degli utenti del numero AVS
In conformità con l'art. 134ter, cpv. 3, OAVS, l'UCC pubblica un elenco delle organizzazioni che si sono annunciate presso l'UCC in qualità di utente sistematico del numero AVS. Questo elenco è aggiornato come minimo una volta l’anno.
I medici, i farmacisti, i chiropratici e le ostetriche presenti nel registro delle professioni mediche (MedReg, https://www.medregom.admin.ch) sono di fatto riconosciuti come utilizzatori sistematici del numero AVS. Non sono tuttavia ripresi nell’elenco sopracitato.
Annunciare l'uso del numero AVS all'UCC
Un'organizzazione è tenuta a comunicare qualsiasi uso sistematico del numero AVS previsto dalla stessa.
Esempio: una cassa pensioni che vuole utilizzare sistematicamente il numero AVS nell'applicazione della previdenza obbligatoria e non obbligatoria è tenuta a comunicare individualmente ciascuno di questi due usi.
Prima di compilare il modulo online, bisogna verificare la presenza della propria organizzazione tra quelle elencate nell'elenco (vedere qui sopra).
- L'organizzazione è già presente nell'elenco. Allora, si deve verificare se l'uso previsto del numero AVS è già stato debitamente annunciato. Se non lo è, bisogna provvedere all'annuncio.
- L'organizzazione non compare nell'elenco. In questo caso, si devono comunicare l'uso o gli usi sistematici previsti del numero AVS.