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Für Berichte, Studienarbeiten, Abschlussarbeiten, Bachelor-Thesis, Masterarbeiten, Diplomarbeiten
«Standard» ist Normal.dotx
Wir bekommen tagtäglich WORD-Files, in denen praktisch alle Inhalte mit dem Style «Standard» ausgezeichnet sind. Das bedeutet, wenn die mit «Standard» ausgezeichneten Inhalte unterschiedlich aussehen, also nicht der Einstellung von «Standard» entsprechen, dann sind die Inhalte im Aussehen über die Menüleiste verändert worden. Das wird als «overwrite» bezeichnet.

Wissenschaftliche Inhalte in Abschlussarbeiten über Schriftart und Grösse und Zeilenabstand einstellen: ist das adäquat? Eher nicht!
Was ist daran so falsch?
Du hast folgende Vorteile, wenn Du so vorgehst:
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lege Styles nach dem Inhalt an
Ein Absatz für Fliesstext sollte z.B. «para» heissen, ein Hinweis z.B. «note», eine Gleichung «equation», eine Abbildung «figure», ein Listeneintrag «listitem» etc.
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lege neue Styles für einen neuen Typus von Inhalt an
Je differenzierter dein Inhalt ausgezeichnet ist, umso genauer kannst du bestimmte Inhalte im Aussehen verändern.
Denke dabei z.B. an einen Dialog in einem Schauspiel. Da könnte ein Actor 1, ein Actor 2 und ein Sprecher vorkommen. Lege also für jeden einen eigenen Style an. So kann sich der Leser über das Aussehen sehr schnell informieren, wer gerade spricht.
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Styles nach dem Inhalt bezeichnen hilft dir, den richtigen Style zu verwenden
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steure über differenzierte Styles, welche Inhalte zusammengehalten werden, welche nicht
Beispiel: das erste und das letzte listitem sollte mit dem zweiten resp. mit dem vorletzten zusammengehalten werden. Differenziere also deinen Style für listitems z.B. nach solchen Kriterien.
Vielleicht willst Du ja auch alle listitems zusammenhalten, aber dann nicht das letzte mit dem nachfolgenden Inhalt.
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verwende für Tabellen eigene Styles
Verwende eigene Styles für die Kopfzeile der Tabelle (table-head) und für den table-body (z.B. table-entry), für Daten in Tabellen oder für Listen in Tabellen etc.
Unterscheide diese Styles von den Styles, die du ausserhalb von Tabellen verwendest, z.B. durch den präfix: «table», wie bei table-entry.
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verwende Bezeichnungen für Styles, die z.B. in der DocBook-dtd des W3C-Konsortiums bereits vorhanden sind und erfinde keine neuen.
Siehe unter Strukturelemente.
Ich kümmere mich lieber um den Inhalt!
Diese Aussage hören wir immer und immer wieder. Sie ist vollkommen richtig. Aber, der Inhalt ist eben alles, auch und gerade die Styles, oder «der Inhalt mit Styles».
Wir nennen das «ausgezeichneter Inhalt». Nicht weil der Inhalt so super ist. Auszeichnung bedeutet in diesem Fall, Inhalt mit einem «Tag» zu versehen, also einem Schild (siehe unter Strukturelemente).
Stell Dir vor, du benutzt nicht Word als Tool, um deine Inhalte aufzunehmen, sondern die Auszeichnungssprache XML. Wenn Du XML verwendest, dann geht das nur mit einer Document Type Definition (DTD). Die schreibt dir vor, welche Elemente du an welcher Stelle in deinem Dokument verwenden darfst. Du kümmerst dich praktisch nur um den Inhalt in diesen Elementen. Aber das Element musst du wählen, und zwar nach dem Inhalt den du gerade aufnehmen willst.
Und so ist das auch in WORD, und nicht nur dort. Nur in WORD etc. darfst du leider alles. Das Prinzip, Inhalte strukturell richtig auszuzeichnen, sollte aber gleich bleiben.
Microsoft erklärt das in «XML für Anfänger» so: https://support.office.com/de-de/article/xml-f%C3%BCr-anf%C3%A4nger-a87d234d-4c2e-4409-9cbc-45e4eb857d44. Allerdings wird dabei XML zu viel mit Daten erläutert und zu wenig mit textlichen Inhalten.
Andere haben die gleichen Erfahrungen
Die Firma Acrolinx beschäftigt sich mit textlichen Inhalten. Sie schreibt z.B. in Ihren Publikationen:
«Ein weiteres Beispiel: Autoren erstellen neue Texte auf einer leeren Seite statt in einer Dokumentvorlage — und erfinden das Rad so jedes Mal neu.»
Siehe auch: Unser Angebot!
Siehe auch: Kurs: Dokumente erstellen!
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«Kannst Du denn meine Arbeit auch formatieren?».
Auf die nachfolgende Antwort kommt meist «totales Unverständnis». Das in den Köpfen sich sehr hartnäckig festgesetzte «formatieren» bleibt auch im Jahr 2020 sehr verbreitet.
What is the difference?
Die Frage ist jetzt noch, was wird unter «formatieren» verstanden und was wird dann tatsächlich getan, um zu «formatieren»?
In aller Regel erhalten wir Dokumente, die auf der «grünen Wiese» entstanden sind. Das heisst, Du hast in der Regel «MS WORD» verwendet, um deine Texte, Abbildungen, Tabellen (Inhalte) zu erfassen.
Dazu öffnest du WORD und fängst an zu schreiben. Das dies überhaupt möglich ist, verdanken wir einer Vorlage, also einem Template mit dem Namen «Normal.dotx».
Bei diesem Vorgang wird der Style «Standard» verwendet (siehe oben). In der Regel bist du in der Seitenansicht und damit ist dir gar nicht bewusst, dass du eben den Style «Standard» verwendest.
Als nächstes setzt du eine Überschrift, was meistens auch gelingt, und wenn du eine Liste setzen möchtest, dann wählst du die im Menü an.
So weit so «gut». Gut, das mag auch in vielen Fällen ausreichen, aber wenn es dann zu einer ausgewachsenen Arbeit mit einem gewissen Umfang kommt, dann ist hier schnell einmal Chaos vorprogrammiert.
In der Regel beginnt das Chaos so: «Ach ja, die Schrift gefällt mir aber nicht, und das soll mehr eingerückt sein, und das fett, und das in Versalien gesetzt sein».
Hier geht es also immer nur ums Aussehen. Auch die Bildungseinrichtungen kennen nur Grobstrukturen, und diese Vorgaben sind häufig seltsam: Zeilenabstand, Schriftgrösse, Schriftart und den beliebten Blocksatz als Vorgabe.
Wo ist also der Unterschied?
Wo ist also der Unterschied zwischen «strukturieren» und «formatieren»?
Der Unterschied liegt darin, die Struktur, also die Zuordnung des Inhalts zu Elementen oder Styles ausschliesslich inhaltsbezogen aufzubauen.
In unserem Artikel Strukturelemente siehst Du bereits viele der in unserem Template verfügbaren Strukturelemente.
Wenn Du also deine Inhalte mit den inhaltsbezogenen Styles aufnimmst, dann hast Du auch die Möglichkeit, das «Aussehen» des jeweiligen Inhalts auf einmal zu verändern oder den Vorgaben anzupassen. Diese Vorgaben sind also zunächst nicht wichtig, sondern einzig und alleine die richtige Struktur, also den Inhalt richtig zu verarbeiten.
Hier ein Beispiel aus unserem Template .
Nornal.dotx ist nicht gleich Normal.dotx
Wenn du davon ausgehst, das die Normal.dotx bei dir und bei allen anderen Word-Usern gleich ist, dann kannst du in eine Falle geraten.
Wenn zum Beispiel jemand seine Studienarbeit zu Hause beginnt und öffnet diese dann zum Beispiel an seinem Arbeitsplatz in seiner Firma, dann sieht unter Umständen plötzlich einiges nicht mehr so aus, wie an deinem Computer zu Hause, weil die IT in deiner Firma die Normal.dotx modifiziert hat. Deshalb solltest du dein eigenes Template anbinden und dieses auch jeweils an allen anderen Arbeitsorten mitnehmen und jeweils anbinden. Wir empfehlen unser Template .
Schreibregeln
Das ist aber noch nicht alles. Viele Autoren nehmen Ihre Inhalte nach dem Aussehen auf, auch wenn sie vielleicht die richtigen inhaltsbezogenen Styles verwenden. Achte auf Regeln zum Beispiel bei Listen. Listeneinträge sollten knapp und nicht als Satz formuliert sein. Falls Erläuterungen zu einem Listeneintrag notwendig sind, setze diese in einem zugeordneten Absatz unter den Listeneintrag (listitem). Achte auf eine Einleitung, die so formuliert ist, dass man den Inhalt der Liste auch versteht. Zum Beispiel: «Diese Arbeit besteht aus folgenden Strukturelementen:». Schreibregeln haben also Einfluss auf die Struktur und damit der inhaltsbezogenen Zuordnung von Styles.
Das sind nur ein paar von sehr vielen Schreibregeln. Wir können dich gerne beraten.
Siehe auch: Unser Angebot!
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Für alle!
Wir werden oft gefragt, was eigentlich ein Template ist.
Hier die Antwort:
Template = Vorlage
Die meisten verwenden MS WORD, um ihre Arbeit zu erfassen. Unbewusst verwendest du deine, in deiner Umgebung vorhandene „Normal.dotx“, wobei die Endung „dot“ „document-Template“ heisst.
Wenn Du also ein WORD-Dokument neu anlegst, dann wird ein Dokument auf Basis deiner „Normal.dotx" angelegt, es sei denn, du nimmst eine andere Vorlage und legst auf Basis dieser Vorlage ein Dokument an.
Was bietet also die „Normal.dotx“
Die „Normal.dotx“ bietet dir wenige Formatvorlagen (FV = Styles), um ein Dokument zu strukturieren.
Wenn du allerdings diese Styles konsequent verwendest, also für deinen Fliesstext auch ausschliesslich Standard benutzt und nicht irgendeinen Inhalt mit Befehlen aus dem Menü „Start“ veränderst, dann spricht erst einmal nichts dagegen.
Wir stellen aber fest, dass dies in der Regel nicht so gehandhabt wird, weil sich die meisten Wordbenutzer den Katalog der Styles nicht auflegen, sich meistens auch im Seitenlayout befinden und so den gerade verwendeten Style gar nicht sehen.
Wir empfehlen dir deshalb, erst einmal deine Arbeitsumgebung in WORD einzurichten und dann erst anfangen zu schreiben. Siehe unseren Blog-Beitrag Arbeitsumgebung sinnvoll einrichten.
Warum genügt die „Normal.dotx“ für deine Arbeit nicht?
Die gängige „Normal.dotx“ bietet dir nur wenige Styles (10 Absatz-Styles, 7 Zeichen-Styles) an, die entsprechend geändert werden müssten, so dass sie die Anforderungen einer in der Regel grossen Studienarbeit genügen. Zum Beispiel sind die Styles für die Überschriften zunächst einmal unnummeriert. Dazu sind nur zwei Überschriften-Ebenen aufgelegt.
Hier eine kleine Übersicht der Styles, wie sie z.B. in deiner „Normal.dotx“ aufgelegt sind:
Warum also nicht auf ein besseres Template zugreifen?
Die „Normal.dotx“ ist also definitiv für eine grössere Arbeit nicht geeignet. Wir empfehlen deshalb unser bereits vielfach erprobtes Template, das dir alle Styles bietet, die in der Regel notwendig sind, eine solche Arbeit zu erfassen. Siehe auch hier .
Wenn du deine Arbeit bei uns lektorieren lässt, erhälst Du unser Word-Template gratis.
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Siehe auch: Unser Angebot!
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Einfach ist Word nicht!
Viele unserer Kunden liefern uns ein Word-File. Darin sollen dann alle Änderungen im Änderungsmodus eingetragen werden (damit es nachher einfacher ist). Die Korrekturen sind dann meist endlos und WORD wird langsamer und langsamer. Dazu kommen Kommentare. Fehler bei der Nummerierung etc. etc.
Häufig wird überhaupt kein spezifisches Template verwendet. Leider! Basis ist dann die Normal.dotx.
In vielen Fällen oder eigentlich in allen Fällen werden Styles nicht differenziert genug (eigentlich gar nicht) verwendet. Und hier fängt der Ärger erst an.
Warum also nicht einfacher?
Nur wenige Kunden verwenden unsere XML-Struktur!
Dabei könnte alles so einfach sein.
Du könntest der nächste Kunde sein!
Man nehme unser XML-Template und richtet sich erst einmal die Umgebung ein.
Das wären dann folgende Hilfsmittel:
- einen Editor (am besten Oxygen)
Du kannst auch in Oxygen einfach die DocBook-DTD nehmen oder eine DITA-Variante.
- einen Formatter (z.B. den Antenna House Formatter)
- ein paar Gratistools.
Fertig ist die Umgebung. Alle Tools sind auch für Studierende oder als Light-Version mit sehr viel kleineren Preisen verfügbar.
Oder: Wir nehmen deine Inhalte für dich auf. Dann sparst du dir diese Kosten. Wir erledigen den Rest bis zur Abgabe.
Wo liegen jetzt die Vorteile?
Bei der Verwendung von XML hast Du folgende Vorteile:
- du kannst Dich wirklich auf Struktur und Inhalte (content) konzentrieren
- du bist nicht ständig abgelenkt, weil in WORD etwas nicht funktioniert und Du suchst dauernd Fehler
- Grundlage ist immer die DTD, also genaue strukturelle Vorgaben (nicht die Normal.dotx)
- deine Verzeichnisse bestehen im Dokument nur aus einer Zeile
Die Ausgabe kommt immer richtig, 100 pro.
- brauchst Du zusätzliche Elemente (wir bauen die mit einem kleinen Kostenbeitrag für Dich ein)
- du sparst eine Menge Ärger
- du brauchst kein Spezialwissen in WORD
- dein pdf wird immer richtig
- Kopf- und Fusszeilen: das wird alles automatisiert erzeugt.
Möchtest Du noch mehr erfahren?
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Für alle!
Wie richte ich mir eine sinnvolle Arbeitsumgebung in MS WORD ein?
Schnellzugriffsleiste ergänzen
WORD hat eine sinnvolle Einrichtung, Befehle schnell anzuklicken: Das ist die Schnellzugriffsleiste.
Viele User suchen die Befehle, die sie gerade benötigen, im Menü. Das braucht jeweils zu viel Zeit und wenn der Befehl nicht gleich gefunden wird, dann macht sich schnell Unmut breit.
Ein Beispiel sind die Styles, die in WORD im Menü „Start“ aufgelegt sind.
Deshalb ist es sinnvoll, sich die Liste der Styles als Symbol aufzulegen, so dass sie schnell angeklickt werden kann.
Das geht allerdings auch mit dem winzigen File unter „Formatvorlagen“ im Menü „Start“, ist aber weniger praktisch, weil du nicht immer im Menüpunkt „Start“ bist.
Was soll also in dieser Leiste aufgelegt werden?
In der Regel sind folgende Befehle wichtig und wert, in die Schnellzugriffsleiste aufzunehmen:
- Formatvorlagen...
- Feld einfügen
- Entwurf
- Seitenlayout
- eine Bildunterschrift oder Tabellenüberschrift (Pfeil) einsetzen
- Schnellbaustein durchsuchen (z.B. um Tabellen einzufügen)
- einen Querverweis einfügen
- Bilder (Aus Datei) (Pfeil)
- Fussnote einfügen
- eine Textmarke einfügen
- einen Autotext bilden
- Erweiterte Suche ...
- Symbol einfügen.
Liste der Styles immer auflegen
Die Liste der Styles (Formatvorlagen) sollte immer geöffnet sein. So kann man rasch den benötigten Style auswählen, ohne im Menü lange zu suchen.
Bei der Auswahl unter Datei ⇒ Optionen ⇒ Symbolleiste für den Schnellzugriff, in der linken Kolonne «Alle Befehle» auswählen. Achtung: Die Befehle sind nicht immer so benannt, wie man das erwarten könnte. Beispiel: Querverweis heisst «Einen Querverweis einfügen», aber «Feld einfügen». Suche für die „Liste der Formatvorlagen“ nach dem Symbol mit dem AA (siehe Abbildung oben, 4. Symbol von links).
In der Entwurfsansicht arbeiten
Viele Autoren nehmen ihren content in der Seitenansicht auf. WORD ist so konzipiert, dass Einiges nur in der Seitenansicht zu sehen ist, z.B. Kopf- und Fusszeilen, Grafiken und die Silbentrennung.
Um Inhalte aufzunehmen sind weder Kopf- und Fusszeilen wichtig, noch muss man die Grafiken in der Regel immer sehen, die Silbentrennung erst recht nicht.
In der Entwurfsansicht kann man sich dann — neben der Gliederung (Navigation) — eine wichtige Information auflegen, und das sind die Styles. Das geht über Datei ⇒ Optionen ⇒ Erweitert ⇒ Anzeigen ⇒ Breite des Formatvorlagenbereichs in Entwurfs- und Gliederungsansichten ⇒ Mass in cm eintragen (z.B. 4 cm).
Template anbinden
Das verwendete Template sollte sich auf jeden Fall von der Normal.dotx unterscheiden. Binde also das Template über Entwicklertools ⇒ Dokumentvorlage ⇒ Dokumentvorlage ⇒ Anfügen... an.
Wenn der Menüeintrag „Entwicklertools“ nicht angezeigt wird, dann kannst Du diesen über Datei ⇒ Optionen ⇒ Menüband anpassen auflegen.
Siehe auch: Unser Angebot!
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