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Das Ampel-System, auch als Projekt-Ampel-Controlling bekannt, wird als Werkzeug im Projektcontrolling eingesetzt. Doch wozu dienen diese Ampeln?
Das Projektcontrolling umfasst alle erforderlichen Tätigkeiten, um ein Projekt von Anfang bis Ende zu steuern. Beim Projektcontrolling sollten Sie sich auf die wesentlichen Parameter beschränken, wie Fertigstellungsgrade, Meilensteine und Ressourcenverbrauch und diese konsequent verfolgen und berichten.
Projektampeln können Sie bei Projektberichten einsetzen um das Augenmerk der Verantwortlichen auf die wesentlichen Aspekte der aktuellen Situation zu lenken. Sie sind aber kein Ersatz für einen umfassenden Bericht, sondern verbessern nur die Lesbarkeit mit Hilfe ihrer einfach verständlichen Symbolik.
Ampelgrafiken haben sich im Projektmanagement als Instrument zur Visualisierung des Projektstatus bewährt. Sie können Ampel-Systeme mit normalerweise drei oder situativ auch vier Farben wählen. Allerdings haben sich erweiterte Ampelgrafiken mit Farbabstufungen wie z. B. hellgrün oder dunkelgrün in der Praxis nicht durchgesetzt, da sie schwer zu definieren sind und Anlass für Interpretationen geben.
Die vier Farben einer Projektampel
Die Ampelfarben machen die Ergebniswerte und Kennzahlen (=Indikatoren) im Berichtswesen einfacher interpretierbar.
- Grün bedeutet, dass alles „im grünen Bereich“ ist. Die definierten Indikatoren zeigen keinerlei Planabweichungen an, alle Entscheidungspunkte wurden gemäss Plan oder besser erreicht. Kurz und gut, es besteht kein Entscheidungs- oder Handlungsbedarf für die übergeordnete Instanz.
- Gelb bedeutet Achtung und mahnt zu Vorsicht. Die Indikatoren zeigen Planabweichungen, es besteht Handlungsbedarf. Es müssen neue und/oder zusätzliche Massnahmen zur planmässigen Erreichung eines Entscheidungspunkts ergriffen werden. In diesem Fall ist zusätzlich eine Liste der erforderlichen Massnahmen mit deren Begründungen vorzulegen. Ein Entscheidungs- oder Handlungsbedarf der übergeordneten Instanz wird mit Gelb angekündigt und wird notwendig, falls die getroffenen Massnahmen nicht wirken.
- Rot heisst Anhalten! Die definierten Indikatoren zeigen eindeutige Planabweichungen an. Die Massnahmen zur planmässigen Erreichung des Entscheidungspunkts waren nicht wirksam oder nicht möglich. Ein Entscheidungs- oder Handlungsbedarf der übergeordneten Instanz ist in diesem Fall zwingend und üblicherweise auch dringend notwendig.
- Grau bedeutet, dass die Ampel ausgeschaltet oder kaputt ist. Dies wird eher eine Ausnahme darstellen und bedeutet, dass der Indikatorwert nicht ermittelt werden konnte. Meistens gelten die für diesen Fall bestimmten Ersatzregelungen.
Was muss bei Ampelgrafiken beachtet werden?
Das Projekt-Ampel-Controlling hat einen entschiedenen Vorteil, denn dieses System kann auf Anhieb von allen Beteiligten verstanden und nachvollzogen werden. Wenn Sie jedoch keine konkrete Definition der Bedeutung der einzelnen Ampelfarben ausarbeiten und bereitstellen, leidet insbesondere die vertikale Kommunikation im Projekt. Zudem kann eine unzureichende und nicht immer eindeutige Abgrenzung der Ampelfarben dazu führen, dass die Vergabe der Farbe vom subjektiven Empfinden des Einzelnen abhängt.
Das Problem der Fehlinterpretation können Sie weitestgehend vermeiden, indem Sie die Bedeutung der Farben eindeutig definieren und auf den entsprechenden Formularen in Form einer Fussnote festhalten.
Ein weiteres gravierendes Problem bei der Anwendung vom Projekt-Ampel-Controlling ist, dass Teilprojekt- und Projektleiter das Vergeben gelber oder gar roter Signale gerne unterlassen, auch wenn das Projekt schon erheblich in Schieflage geraten ist. Dies geschieht meist um Schuldzuweisungen zu vermeiden und wenn keine hilfreiche und unterstützende Reaktion erwartet wird.
Sie sollten die Warnfunktion roter und gelber Ampeln begrüssen, anstatt vorrangig nach Schuldigen zu suchen.
Zudem ist es nicht ratsam, sehr komplexe Situationen auf nur wenige einfache Signale zu reduzieren. In diesen Fällen benötigen Sie für eine der Situation angemessene Reaktion weitergehende und differenziertere Informationen. Bei umfangreichen Indikatoren ist eine einzige Ampelfarbe alleine ein völlig unzureichender Signalgeber und für die Beschreibung und das Verständnis der Projektzustandes absolut ungeeignet.
Welche Software kann für das Ampelcontrolling eingesetzt werden?
Eine Möglichkeit ist es ein Project-Cockpit mit Excel und VBA einzurichten. Unter Verwendung eines Project-Cockpits können Sie ein Projekt in Teilprojekte zerlegen die einzelnen Teilprojektleitern zugeteilt werden.
Alternativ können Sie als gute Unterstützung bei der Erstellung eigener Präsentationen mit Microsoft PowerPoint das kostenlose Tool PPTrick verwenden, welches die Gestaltung der Ampeln auf Knopfdruck ermöglicht. Status-Ampel können in den Farben rot, grün, gelb und in den Grössen klein, mittel und gross verwendet werden. Der Clou dabei ist, dass bestehende Ampeln einfach selektiert werden können und die Ampelfarben einfach per Klick durchgeschaltet werden, ohne dass die Ampel neu erstellt oder neu positioniert werden muss. Neben der Ampel sind bei PPTrick noch weitere Grafiken verfügbar. Das Tool hat bei mir auch mit PowerPoint 2010 funktioniert, allerdings mit minimalen Einschränkungen.