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Auf der Grundlage der entsprechenden Verordnung haben wir die Initiative zur Bildung einer Koordinationsgruppe der Schweizerischen Datenschutzbehörden im Rahmen der Umsetzung der Schengen-Assoziierungsabkommen ergriffen. 2009 haben wir diese Koordinationsgruppe zweimal einberufen.
Artikel 54 der Verordnung über den nationalen Teil des Schengener Informationssystems (N-SIS) und das SIRENE-Büro sieht vor, dass die kantonalen Datenschutzbehörden und der EDÖB im Rahmen ihrer jeweiligen Zuständigkeiten aktiv zusammenarbeiten und für eine koordinierte Aufsicht über die Bearbeitung von Personendaten sorgen. Auf der Grundlage dieser Gesetzesbestimmung haben wir die Bildung einer Koordinationsgruppe der Schweizerischen Datenschutzbehörden im Rahmen der Umsetzung der Schengen-Assoziierungsabkommen (nachfolgend: Koordinationsgruppe) in die Wege geleitet.
Die Koordinationsgruppe ermöglicht den Datenschutzbehörden der kantonalen und der eidgenössischen Ebene eine aktive Zusammenarbeit im Rahmen ihrer Zuständigkeiten für die Beaufsichtigung der Datenbearbeitungen, die in Anwendung der Schengen-Assoziierungsabkommen vorgenommen werden. Unter Beachtung der Zuständigkeiten jedes ihrer Mitglieder widmet sich die Koordinationsgruppe namentlich folgenden Aufgaben: Austausch von Informationen, die für die wirksame Beaufsichtigung der oben genannten Datenbearbeitungen notwendig sind; Prüfung der Schwierigkeiten bei der Auslegung oder Anwendung der Gesetzesbestimmungen; Untersuchung der Probleme, die sich bei den Aufsichtstätigkeiten oder der Ausübung der Rechte der betroffenen Personen ergeben können; Formulierung von harmonisierten Vorschlägen und Stellungnahmen im Hinblick auf gemeinsame Lösungen; Unterstützung und Koordinierung der Aufsichtstätigkeiten der einzelnen Mitglieder. Die Koordinationsgruppe setzt sich aus einem Vertreter pro kantonale Datenschutzbehörde sowie einem Vertreter des EDÖB zusammen, der ihr Sekretariat besorgt.
Im Laufe des Jahres 2009 haben wir die Koordinationsgruppe zweimal einberufen. An der Sitzung vom 3. April 2009 konzentrierten sich die Bemühungen darauf, ein für die reibungslose Abwicklung der Tätigkeiten der Koordinationsgruppe notwendiges Reglement auszuarbeiten. Wir stellten auch den Rahmen und die Ziele der bei den Endnutzern des SIS durchzuführenden Kontrollen vor. Insbesondere erläuterten wir das geplante Vorgehen im Hinblick auf unsere angekündigte Kontrolle bei der Bundeskriminalpolizei. Des Weiteren legten wir die Ergebnisse unserer bei der diplomatischen und konsularischen Vertretung der Schweiz in Kiew (Ukraine) durchgeführten Kontrolle vor.
An der Sitzung vom 12. November 2009 verabschiedete die Koordinationsgruppe ihre Geschäftsordnung. Bei dieser Gelegenheit vermittelten wir den Teilnehmern aus den Kantonen Informationen über die laufenden Arbeiten bei der gemeinsamen Kontrollinstanz Schengen, der Arbeitsgruppe Justiz und Polizei der europäischen Konferenz der Datenschutzbeauftragten und der Koordinationsgruppe Eurodac. Wir erläuterten die Verfahren betreffend die Kontrollen der Logfiles des SIS beim Inhaber der Datensammlung fedpol. Des Weiteren stellten wir die Resultate unserer Kontrollen bei der Bundeskriminalpolizei und bei der diplomatischen und konsularischen Vertretung der Schweiz in Kairo (Ägypten) vor. Die Datenschutzbehörden der Kantone Bern und Freiburg berichteten über den Fortschritt ihrer Kontrollen bei den jeweiligen kantonalen Polizeibehörden. Schliesslich erhielt eine Arbeitsgruppe den Auftrag, allen Mitgliedern der Koordinationsgruppe ein Dokument zur Methodologie der Aufsichtstätigkeiten zur Verfügung zu stellen; dieses Dokument greift auf unsere internen Kontrollverfahren, auf die Empfehlungen und vorbildlichen Datenschutzpraktiken des vom europäischen Rat verabschiedeten Schengen-Katalogs sowie auf den Datenschutzkatalog zum Zweck der Entwicklung gemeinsamer Kontrollstandards zurück, der von der Arbeitsgruppe Justiz und Polizei der europäischen Datenschutzbeauftragten ausgearbeitet wurde.