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Location : charges et frais annexes
Le contrat de bail doit énumérer les prestations que le bailleur inclut dans les frais annexes Ces charges peuvent être réclamées séparément, sous la forme d'un forfait ou d'un acompte, ou intégrées dans le loyer. Elles ne peuvent constituer un profit pour le bailleur.
Le bailleur calcule dans les frais accessoires les dépenses inhérentes à l'usage de l'objet locatif. Les dépenses qu'il peut exiger sont régies légalement (Ordonnance sur le bail à loyer et le bail à ferme d'habitations et de locaux commerciaux, OBLF, articles 4 à 8).
Les charges comprennent notamment :
- les frais de chauffage et de préparation d'eau chaude (y compris le nettoyage de l'installation de chauffage, l'entretien et le travail administratif)
- l'éclairage des locaux communs
- les frais de fonctionnement et de maintenance de l'ascenseur ou de la buanderie
- le raccordement à la télévision / à la radio
- l'entretien du jardin
- la conciergerie
- la taxe sur les eaux pluviales
Il est important que le bailleur dresse une liste précise de ces frais dans le contrat de bail. Le bailleur n'est pas autorisé à mentionner des frais annexes inexistants (p. ex., des frais d'entretien d'ascenseur dans un immeuble qui n'en a pas). Mais il ne doit néanmoins pas chiffrer non plus chaque élément au franc près, le montant global de l'acompte suffit. Si le bailleur oublie par exemple de mentionner dans le contrat le nettoyage de la cage d'escalier parmi les frais accessoires, le locataire n'est pas tenu de le payer. Les éléments que le bailleur ne peut imputer au titre de frais accessoires sont également réglementés. Parmi ceux-ci figurent l'entretien effectif de la propriété (un investissement entraînant une plus-value doit être porté en compte par le biais d'une augmentation du loyer) et l'ensemble des assurances immobilières et la responsabilité civile (excepté l'assurance de l'installation de chauffage).
Établissement d'un décompte correct
Le bailleur a toute liberté pour porter en compte les frais annexes. Il peut les calculer séparément, sous la forme d'un forfait ou d'un acompte, ou les intégrer dans le loyer. Cette dernière solution est principalement adoptée dans les contrats verbaux ou rédigés par le bailleur lui-même. Dans le cas d'un forfait, le locataire paie un montant fixe correspondant à une valeur moyenne des trois dernières années et convenue dans le contrat de bail. Si le bailleur souhaite rehausser ce montant parce que le coût de l'électricité ou du mazout de chauffage a augmenté, il doit adapter le loyer à l'occasion d'une échéance de congé légale avec un formulaire officiellement approuvé. Le décompte annuel des charges n'est pas nécessaire dans ce cas. Toutefois, le système forfaitaire doit être abandonné lorsque les prescriptions sur le décompte individuel des frais de chauffage sont à respecter.
Le versement d'acomptes est généralement convenu pour les frais accessoires. Ainsi, le locataire paie par anticipation un montant mensuel déterminé, qui est imputé sur les frais accessoires annuels. Le bailleur doit pour sa part répertorier et calculer les frais au moins une fois par an. Il peut exiger la différence par rapport aux provisions acquittées ou à l'inverse, si le locataire a trop payé, la lui rembourser. Dans ce système, le locataire peut influencer favorablement ses frais locatifs grâce à une gestion économe.
Établissement d'un décompte équitable
Dans un immeuble multifamilial, il n'est pas toujours aisé de bien répartir les frais accessoires. Les frais de chauffage peuvent être évalués à l'heure actuelle à l'aide d'appareils qui fournissent des données plus ou moins précises sur la chaleur consommée dans une pièce. À défaut, ils sont divisés en fonction de la superficie habitable des locaux (m² ou m³). Au moment du déménagement, le bailleur doit garder à l'esprit dans l'établissement du décompte que les frais de chauffage ne sont pas uniformes tout au long de l'année, excepté si les frais annexes faisaient l'objet d'un forfait. Pour les autres éléments, il peut être considéré que les déséquilibres isolés se compensent mutuellement : un locataire qui prend rarement un bain paie en effet pour les frais d'eau chaude de ses voisins qui prennent des bains fréquents, mais il donne peut-être plus de travail que les autres au concierge. De même, un locataire qui apporte sa lessive au lavoir paie souvent malgré tout son propre lave-linge, mais il utilise peut-être davantage l'ascenseur que ses voisins qui lessivent fréquemment.
Droits des parties
Les frais accessoires ne peuvent procurer un bénéfice au bailleur. Une exception s'applique toutefois en cas de forfait : le locataire doit accepter dans ce cas que le bailleur engrange un modeste bénéfice puisqu'il a encouru en contrepartie le risque de subir une perte. Dans le système des acomptes, il est recommandé au bailleur de fixer le montant à la lumière des frais effectifs des années précédentes. Le locataire peut supposer que les acomptes correspondent approximativement aux coûts réellement dus. Si cela n'est pas le cas, le bailleur peut, selon la jurisprudence du Tribunal fédéral et dans le système des acomptes, transférer tous les frais énumérés dans le contrat de bail au locataire.
En toute circonstance, le locataire a le droit de consulter et de vérifier les justificatifs de frais et la clé de répartition et le bailleur ne peut limiter ce droit dans le temps. Un délai de contestation du décompte des frais accessoires n'est pas non plus valable. Toute fois, la demande de restitution pour trop de frais accessoires est prescrite après un an après que le locataire ait pris connaissance des frais accessoires trop élevés. Au plus tard après dix ans, cette prétention ne peut cependant plus être revendiquée.
En cas de désaccord, le locataire peut s'adresser au service des locations de la commune, dont l'adresse est disponible auprès de l'administration communale. Le service des locations peut s'efforcer, en qualité d'autorité de conciliation, d'amener les parties à un accord amiable. Cette procédure est gratuite.
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