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Veranstaltungsverbot: In welcher Form können Versammlungen von nicht börsenkotierten Aktiengesellschaften und Vereinen noch durchgeführt werden?
Der Bundesrat hat aufgrund der „ausserordentlichen Lage“ in der COVID-19-Verordnung 2 sämtliche öffentlichen und privaten Veranstaltungen verboten. Ist damit die Durchführung jeglicher Präsenz-Generalversammlungen ausgeschlossen?
Zur Eindämmung der Verbreitung des Covis-19- Virus hat der Bundesrat am 16. März 2020 sämtliche öffentlichen und privaten Veranstaltungen verboten. Damit ist die Durchführung einer physischen Generalversammlung (GV) ungeachtet der Teilnehmerzahl per sofort bis mindestens 19. April 2020 untersagt, so der Bundesrat in seinen Erläuterungen.
Aktienrechtliche Sackgasse
Gemäss Obligationenrecht wird für die Beschlussfassung der GV die physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer persönlichen Vertretung bzw. des Stimmrechtsvertreters an der GV verlangt.
Die Absage der ordentlichen GV ist nicht zulässig, da von Gesetzes wegen jährlich über gewisse Traktanden abgestimmt werden muss (so insb. die Genehmigung der Jahresrechnung). Eine Verschiebung der GV ist demgegenüber zulässig. Die Bestimmung, dass die ordentliche GV innert sechs Monaten seit Abschluss des Geschäftsjahres abzuhalten ist, ist eine blosse Ordnungsvorschrift, deren Überschreiten weder zur Ungültigkeit noch zur Anfechtbarkeit des GV-Beschlusses führt. Wird die GV über Monate hinweg nicht durchgeführt, könnten jedoch die Dividenden nicht ausgeschüttet und auch keine Kapitalerhöhungen beschlossen werden.
Die Problematik wäre einfach zu lösen, wenn die Beschlüsse der GV schriftlich gefasst werden könnten. Beim Verein ist eine schriftliche Beschlussfassung der Vereinsversammlung bei Einstimmigkeit bereits heute möglich. Sofern eine entsprechende statutarische Grundlage vorliegt, ist auch ein schriftlicher Mehrheitsbeschluss zulässig. Im Aktienrecht fehlt eine vergleichbare Bestimmung zur GV. Nur beim Verwaltungsrat ist eine schriftliche Beschlussfassung auf dem Zirkularweg vorgesehen.
Ausnahme vom Veranstaltungsverbot
Trotz des grundsätzlichen Veranstaltungsverbots kann die zuständige kantonale Behörde eine Versammlung genehmigen, sofern bestimmte Präventivmassnahmen vorgesehen sind, wie beispielsweise bei einer multilokalen GV.
Eine multilokale GV findet gleichzeitig an zwei oder mehreren Tagungsorten, allenfalls auch im Ausland, statt. Mittels Bild- und/oder Tonübertragung werden die Voten an die anderen Versammlungsorte übertragen. Die Stimmabgabe erfolgt zwar weiterhin durch physische Präsenz des Aktionärs, der Tagungsort ist aber frei wählbar. Die GV könnte damit an verschiedenen Tagungsorten abgehalten werden, wobei die Hygienevorgaben an jedem Tagungsort eingehalten werden müssten.
Je nach Regelung in den Statuten kann der Aktionär zudem auch einen anderen Aktionär oder einen Dritten mit der Vertretung an der GV bevollmächtigen.
Sonderregelung für Versammlungen von Gesellschaften gemäss COVID-19-Verordnung 2
In Kenntnis der Problematik des Veranstaltungsverbots hat der Bundesrat für Versammlungen von Gesellschaften Sondervorschriften erlassen:
- Der Verwaltungsrat kann neu anordnen, dass keine physischen Teilnehmer zugelassen werden und die Aktionäre ihre Rechte ausschliesslich [1] auf schriftlichem Weg oder [2] in elektronischer Form ausüben dürfen. Weiter können die Aktionäre auch [3] verpflichtet werden, ihre Rechte durch einen unabhängigen Stimmrechtsvertreter ausüben zu lassen.
- Um allfällige Schwierigkeiten hinsichtlich des Antragsrechts der Aktionäre abzuwenden, muss in der Anordnung festgehalten werden, wie nicht angekündigte Anträge behandelt werden sollen (Zustimmung, Ablehnung, Enthaltung, Entscheid gemäss Antrag des VR).
- Trotz dieser Vereinfachung bezüglich der Stimmabgabe hat die GV an einem bestimmten Datum, zu einer bestimmten Uhrzeit und an einem bestimmten Ort stattzufinden, einfach ohne physische Teilnahme der Aktionäre.
- Bedarf der Beschluss der öffentlichen Beurkundung, muss neben dem Vorsitzenden (i.d.R. Präsident des Verwaltungsrats) auch eine Notarin und allenfalls der Stimmrechtsvertreter anwesend sein.
- Eine Bewilligung der kantonal zuständigen Behörde, wie es Art. 7 der COVID-19-Verordnung 2 für andere Veranstaltungen vorsieht, ist nicht erforderlich.
- Ist die GV bereits einberufen, kann der Verwaltungsrat die Anwendung der Sonderregelung bis spätestens vier Tage vor der Veranstaltung schriftlich mitteileilen oder elektronisch veröffentlichen. Eine neue Einladung ist nicht erforderlich.
- Ist die GV noch nicht einberufen worden, hat sich der Verwaltungsrat trotz Sonderregelung an die gesetzlichen Einberufungsmodalitäten zu halten (z.B. Einberufung spätestens 20 Tage vor GV) und in der Einladung, spätestens aber vier Tage vor der GV, auf die speziellen Anordnungen hinzuweisen.
- Diese Sonderregelung bezieht sich auf sämtliche Gesellschaften wie die AG, GmbH, Kollektiv- und Kommanditgesellschaften, aber auch auf Vereine und Genossenschaften
- Die Sonderregelung gilt voraussichtlich bis zum 19. April 2020. Massgebend ist, ob der Veranstalter bis zum 19. April 2020 eingeladen hat. Wann die GV tatsächlich stattfindet, ist nicht relevant.
- Aufgrund der Personenbezogenheit des Vereins ist eine Stellvertretung bzw. die Einsetzung eines unabhängigen Stimmrechtsvertreters – im Gegensatz zur AG – auch unter Geltung der COVID19-Verordnung 2 nicht möglich.
- Die Sitzungen des obersten Leitungs- oder Verwaltungsorgans (Verwaltungsrat, Geschäftsführung, Stiftungsrat etc.) können nach wie vor schriftlich durch Zirkularbeschluss oder bei einer Grundlage in den Statuten bzw. im Organisationsreglement auch elektronisch erfolgen.
Gerne beraten unsere Notare und Notarinnen Sie bei sämtlichen Fragestellungen rund um die Massnahmen gemäss COVID-19-Verordnung 2 sowie auf dem gesamten Gebiet des Gesellschafts- und Handelsregisterrechts.