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Stellenbeschreibung Vorlage: Personalvakanz als Chance nutzen
Arbeitshilfen Personalplanung und Rekrutierung
Ausgangssituation
In Stellenbeschreibungen werden die weisungsbezogene und kommunikative Einordnung von Stellen, Aufgaben und Kompetenzen der Stelleninhaberin oder des Stelleninhabers sowie die Anforderungen an die Stelle festgehalten. Sie sichern klare Zuständigkeiten, Unterstellungsverhältnisse und Kompetenzen, berufliche Förderung und gerechte Leistungsbeurteilung.
Stellenbildung
Stelle = Bündel von Teilaufgaben
Eine Stelle ist die kleinste organisatorische Einheit. Stellen sind gewissermassen die Bausteine der Aufbauorganisation. Konkret ist unter einer Stelle ein Bündel von Teilaufgaben zu verstehen, die ohne besondere Schwierigkeiten von einer dafür geeigneten Person erledigt werden können. Häufig sind Stelle und Arbeitsplatz (der Ort, an dem die Aufgaben erfüllt werden) identisch.
Delegieren
Einer Person (oder zunehmend einem Team) werden somit bestimmte Aufgaben zugeteilt, welche es zu erledigen gilt. Der Fachbegriff für Zuteilung heisst Delegation. Eine Delegation ist jedoch nur sinnvoll möglich, wenn neben dem Auftrag der Arbeitserledigung auch die Verantwortung und die notwendigen Befugnisse (Kompetenzen) weitergegeben werden.
Verantwortung
Die Verantwortung, welche jede Person im Unternehmen übernimmt, ist beispielsweise die Verantwortung für die Qualität und Quantität der Arbeitserledigung, für die Zusammenarbeit mit anderen, für die Information, für die Richtigkeit der Entscheidungen und auch für das Verhalten in nicht vorgesehenen und nicht explizit geregelten Situationen.
Kompetenzen
Übertragene Aufgaben können ohne die dafür notwendigen Kompetenzen nicht gelöst werden. Jede Stelleninhaberin und jeder Stelleninhaber muss auch die notwendigen Kompetenzen erhalten, welche zur Ausführung der Aufgaben notwendig sind. Mit Kompetenzen sind Entscheidungsbefugnisse gemeint. Es ist unsinnig, von jemandem Engagement und Verantwortungsübernahme zu verlangen, ohne dazu auch die notwendigen Kompetenzen zu übertragen.
Belastungen durch Missverhältnis
Ein Missverhältnis führt deshalb automatisch zu Belastungen des Stelleninhabers: Aufgaben ohne Verantwortung bewirken Demotivation, Aufgaben und Verantwortung ohne Kompetenzen führen dagegen zu Widersprüchen.
Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung jeder Stelle müssen einander entsprechen und eine Einheit bilden.
Stellenbeschreibung
Definition
Stellenbeschreibungen finden sich in der Literatur auch unter den Bezeichnungen «Pflichtenheft », «Tätigkeits- oder Aufgabenbeschreibung», «Positionsbeschreibung» oder «Job-Description». Stellenbeschreibungen sind innerbetrieblich verbindliche Dokumentationen personenbezogener Aufgabenkomplexe, zugehöriger Befugnisse sowie der organisatorischen Einordnung der Stelleninhaberin oder des Stelleninhabers. Häufig werden in Stellenbeschreibungen auch die Anforderungen an die Stelleninhaber aufgenommen. Stellenbeschreibungen sind stets sachbezogen und nie personenbezogen.
Funktion
Hauptaufgaben der Stellenbeschreibung sind:
- den Arbeitsplatz/die Funktion organisatorisch in die Gesamtstruktur einzugliedern
- die Aufgaben und Tätigkeiten des Arbeitsplatzes klar zu umschreiben
- die Anforderungen des Arbeitsplatzes eindeutig darzulegen
- die Funktion des Arbeitsplatzes in Bezug auf die definierten Ziele auszurichten
- spezifische Elemente, die den Arbeitsplatz auszeichnen, aufzuzeigen
Die Stellenbeschreibung dokumentiert in verbindlicher und standardisierter Form die einer Person übertragenen Aufgaben und grenzt diese gegenüber anderen Aufgabengebieten ab. Dabei werden die Pflichten, die Befugnisse und die Verantwortung festgelegt. Das kann in Bezug auf die arbeitsvertraglichen Verpflichtungen bedeutungsvoll sein, vor allem aber zur Arbeitsorganisation.
Die Stellenbeschreibung stellt eine wichtige Grundlage für die Personalbeschaffung dar. Sie zeigt auf, welche Qualifikationen von Bewerbenden gefordert sind, und bildet die Basis für das Anforderungsprofil.
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