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Woher die Methode kommt
Makigami bedeutet «Papierrolle» auf Japanisch. Es handelt sich um eine strukturierte Methode, die alle im Wertschöpfungsprozess auftretenden Verluste erfasst und analysieren hilft.
Das ist zentral
Makigami ist eine Prozess-Mapping-Technik. Die Verbesserungen mit Makigami wirken sich auf Durchlaufzeiten, Fehler, Prozessstabilität, Kosten u.a. aus.
Diese Methode wird oft für Prozesse verwendet, bei denen das Produkt oder die Dienstleistung nicht sofort ersichtlich ist, wie z.B. in Verwaltungsabteilungen, Krankenhäusern oder Labors.
Es handelt sich um eine Gruppenarbeit, die alle Akteure in den Prozess einbezieht.
Die Dauer einer Makigami-Analyse hängt von der Komplexität des Prozesses und der Erfahrung der Teilnehmer ab.
So ist das Vorgehen
Analyse in 6 Schritten:
Schritt 1: Vorbereitung
- Wählen Sie einen Prozess aus und definieren Sie klar den Start- und Endpunkt
- Identifizieren Sie die Teammitglieder, die an der Analyse teilnehmen werden: alle Disziplinen einbeziehen, Lieferanten und Kunden nicht vergessen.
- Alle Datenträger finden
Schritt 2: Beschreiben Sie den aktuellen Stand des Prozesses, indem Sie das Unsichtbare sichtbar machen.
- Identifizieren Sie alle Akteure des Prozesses in der linken Spalte, beginnend mit dem Kunden.
- Beschreiben Sie alle Aktivitäten chronologisch für jeden Akteur im Detail. Schreiben Sie die Aktivität oder Handlung des Akteurs mit Verbform und das Subjekt. Zum Beispiel: anstatt [Verkauf][Erhält Anfrage] setzen Sie [Verkauf][Bestätigt den Erhalt].
- Ziehen Sie die Kommunikationslinien von einer Aktivität zur anderen: Wer überträgt was an wen? Mit Hilfe von Farbcodes können Sie angeben, ob die Informationen immer korrekt, pünktlich und vollständig sind (grün) oder ob es im Gegenteil eine Diskrepanz gibt (rot).
- Bewerten Sie für jede Aktivität die dafür benötigte Zeit (Beginn und Ende der Aktivität) sowie Engpässe.
- Sammeln Sie alle Dokumente, Systeme und Daten, die in diesem Prozess verwendet werden.
Schritt 3: Unterscheiden Sie das, was Wert bringt, von Verlusten
- Unterscheiden Sie als Team zwischen Aktivitäten, die notwendig sind und solchen, die eliminiert werden können, problematischen Aktivitäten, bei denen das Team hinsichtlich ihrer Nutzung geteilt ist, und nicht-problematischen Aktivitäten, die wenig Verbesserungspotenzial haben.
- Berechnen Sie, welcher Anteil der Zeit von Wert ist.
Schritt 4: Entwickeln und visualisieren Sie den Idealzustand
- Indem alle Aktivitäten ohne Mehrwert entfernt werden, gestaltet das Team den neuen Prozess, indem es dem Prozess einen maximalen Mehrwert hinzufügt.
- Das Team legt dann fest, wie vom aktuellen Prozess zum idealen Prozess überzugehen ist.
Schritt 5: Erstellen Sie einen detaillierten Verbesserungsplan und setzen Sie ihn um
- Ein detaillierter Plan, wer was wann für jede Aktivität tut, wird vom Team erstellt und von den Verantwortlichen validiert.
- Aktualisierung der Standards und Bereitstellung der erforderlichen Ausbildung.
Schritt 6: Weiter verbessern – Sobald der Verbesserungsplan umgesetzt ist, ermitteln Sie weiterhin Verbesserungspotenziale in Form von Kaizen-Workshops oder Ideen.