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Wenn Sie Earned Value Management anwenden wollen oder müssen, dann werden Sie sehr oft mit dem Standard EIA-748 konfrontiert. Diesen gibt es schon seit 1998. Der Standard hat aber eine Jahrzehnte lange Vorgeschichte. Kürzlich hat auch die ISO erstmals ihren eigenen EMV-Standard veröffentlicht, die ISO 21508. Wie die EIA-748 entstanden ist und was diese umfasst, aber auch was es sonst noch für wichtige Standards gibt, erfahren Sie in diesem Artikel.
Das DoD definierte die Anforderungen an ein Earned Value Management System
Bis zum Jahre 1997 bestimmte das DoD die Anforderungen an ein Earned Value Management System (EVMS). Wer aus der privaten Industrie einen grossen Auftrag des DoD erhalten wollte, musste ein EVMS anwenden, dass diesen Anforderungen genügte. Die Anforderungen waren als 35 Kriterien definiert (thirty-five Cost/Schedule Control Systems Criteria (C/SCSC)).
Im Jahre 1995 machte sich ein Komitee der National Defense Industrial Association (NDIA) an die Arbeit, die 35 Kriterien zu überarbeiten. Das Resultat war eine sogenannte „Industrie-Version“, die „Earned Value Management Systems (EVMS) Criteria“ genannt wurde, welche 1998 als ANSI Norm ANSI/EIA-748 veröffentlicht und von der Electronic Industries Alliance (EIA), einem ANSI-Partner, genehmigt wurde. Diese Norm wurde dann auch vom DoD übernommen.
Im März 2013 wurde der ANSI/EIA-748-B EVMS Standard durch EIA-748-C abgelöst. Es wurden nur kleine Ergänzungen und Konkretisierungen vorgenommen. An den 32 Kriterien wurde hingegen nichts Wesentliches verändert. Im Januar 2019 wurde von der Society of Automotive Engineers (SAE) / Electronics Industry Alliance (EIA) die EIA-748-D veröffentlicht, die ebenfalls nur Konkretisierungen und kleine Ergänzungen erhielt, aber die 32 Kriterien nicht veränderte. Dieser Artikel von Humphreys Associates gibt eine gute Übersicht über die in die EIA748-D eingeflossenen Änderungen.
Der Standard EIA-748
Bei Projekten der amerikanischen Regierung wird ab einer bestimmten Größe die Anwendung von Earned Value Management von Auftragnehmern gefordert Dies fordern entweder die Weisung FAR 52.234-4 oder für DoD Aufträge die DFARS 252.234-7002 .
Der Standard EIA-748 (Standard for Earned Value Management Systems) umfasst alle Anforderungen an ein Earned Value Management System. Das Problem ist jedoch, dass die 32 darin enthaltenen EVMS-Kriterien absichtlich sehr allgemein gehalten wurden. So haben die Unternehmen, welche den Standard dann anwenden, die Flexibilität das Managementsystem gemäß ihrem Managementstil und ihrer Unternehmensumgebung einzuführen und anzuwenden. Die Norm enthält neben den 32 EVMS-Kriterien eine Übersicht über die wichtigsten EVM-Begriffe sowie Prozessbeschreibungen zur WBS-Erstellung, Budgetplanung, Ablauf- und Ressourcenplanung, Bestimmung des Earned Values, Leistungsmessung usw.
Die 32 EVMS-Kriterien sind in folgende fünf Gruppen aufgeteilt:
- Organization (of the project): 5 Kriterien
- Planning, Scheduling, & Budgeting: 10 Kriterien
- Accounting Considerations: 6 Kriterien
- Analysis and Management Reports: 6 Kriterien
- Revisions and Data Maintenance: 5 Kriterien
Hier sehen Sie eine Gesamtübersicht über die 32 Kriterien:
Organization
Im ersten Abschnitt finden Sie 5 Richtlinien, die beschreiben, wie die Arbeit zu organisieren ist. Wichtig ist hier, dass der Auftragnehmer einen Projektstrukturplan (PSP) bis zu einer Ebene erstellen muss, die die auszuführenden Aufgaben sowie deren Beziehung zu den zu liefernden Produkten beschreibt. Ein weiterer wichtiger Teil ist die Organization Breakdown Structure (OBS), die angibt, wer für die im PSP definierten Arbeiten verantwortlich ist. Auf dieser Ebene überschneiden sich der PSP (was) und der OBS (wer), wodurch ein Kontrollkonto definiert wird. Dies ist ein wichtiger Kontrollpunkt für das Management. Der Control Account Manager (CAM) ist die verantwortliche Person für den Arbeitsaufwand (Umfang, Zeitplan und Budget). Damit wird die Grundlage dafür geschaffen, dass die Prozesse des Auftragnehmers in Bezug auf Planung, Zeitplanung, Budgetierung, Arbeitsgenehmigung und Kostenakkumulation vollständig integriert sind.
Planning, Scheduling, and Budgeting
Im zweiten Abschnitt finden Sie 10 Leitlinien, die die grundlegenden Anforderungen für die Planung, Terminierung und Erstellung der Zeitphasenbudgets für die Aufgaben beschreiben. Ein wichtiges Element ist der Integrierte Terminplan (Integrated Master Schedule, IMS), der den Fahrplan des Projekts zur Erfüllung der Vertragsziele darstellt. Der Programmplan muss ressourcenbelastet sein, um das Budget für die geplanten Arbeiten zu bestimmen. Das Ergebnis sollte ein ressourcenbelasteter Zeitplan sein, der die Grundlage für das monatliche Budget oder den Planwert (PV) für jede Aufgabe und somit auch für das Projekt bildet. Das daraus resultierende zeitlich gestaffelte Budget stellt die Performance Measurement Baseline (PMB) als Schlüsselelement des EVM dar. Die Zusammenfassung des Budgets für jede Aufgabe, jedes Kontrollkonto oder das gesamte Projekt stellt das Budget bei Fertigstellung (BAC) dar. Die Projektmanager sollten einen Teil des gesamten Projektwerts als Managementreserve (MR) zurückstellen, da jedes Projekt mit einem gewissen Risiko beginnt. Die Summe aus der Managementreserve und dem BAC entspricht dem gesamten Projektbudget. Dieser wird auch als Vertragsbudgetbasis (CBB) bezeichnet.
Die Budgets eines Projekts sollten protokolliert werden, um die Basislinie kontrollieren zu können. Es gibt Fälle, in denen vertraglich vereinbarte Aufgaben vorübergehend in einem Schwebestatus gehalten werden, der noch nicht von einem Manager genehmigt wurde. Wenn ein Projektmanager den ZAVs Aufgaben und Budgets zuweisen muss, in diesem Fall genehmigte, aber noch nicht ausgehandelte zusätzliche Arbeit, können die Aufgabe und ihr Budget in unverteiltem Budget (UB) gehalten werden.
Ein wesentlicher Teil des Planungs- und Budgetierungsprozesses besteht darin, zu definieren, wie der Earned Value gemessen werden soll. Dies beginnt mit der Klassifizierung der Arbeitsaufgaben in die folgenden drei Typen: Diskreter, aufgeteilter Aufwand oder Level of Effort (LOE). Dann wählt der ZAV eine Earned-Value-Technik wie 50/50, 0/100, Meilensteine oder Prozent der Fertigstellung. Wichtig ist hier, dass die Arbeit erst mit einer formalen Arbeitsgenehmigung beginnt. Mit diesem disziplinierten Ansatz legen Sie Arbeit, Zeitplan und Budget klar fest, bevor die Arbeit beginnt, und Sie können beginnen, die tatsächlichen Kosten zu erfassen.
Accounting Considerations
In diesem Abschnitt finden Sie 6 Richtlinien für die Erfassung von Ist-Kosten (AC), die für die Projektarbeit anfallen. Sie müssen die Ist-Kosten in Übereinstimmung mit der Planung und Budgetierung der Arbeit erfassen. Dieser Abschnitt unterstreicht die Notwendigkeit, sich die nötige Zeit zu nehmen, um eine wichtige Projektressource, das Material, zu planen und die Leistungsdaten korrekt zu erfassen. Er schreibt auch vor, dass die Materialkosten im selben Monat verbucht werden sollten, in dem der Earned Value verdient wurde, um eine irreführende Kostenabweichung zu vermeiden. Dies wird auch als “Buchungsverzögerung” bezeichnet.
Analysis and Management Reports
Dieser Abschnitt mit 6 Richtlinien ist wichtig, denn er erfordert Ihre Aufmerksamkeit für Kosten- und Terminabweichungen, die Dokumentation von Ursache, Auswirkung und Korrekturmaßnahmen sowie die Festlegung einer neuen Schätzung bei Fertigstellung (EAC), falls erforderlich. Die Abweichungsberechnungen während der EVM-Analyse werden normalerweise auf der Ebene der Kontrollkonten durchgeführt. Dies gibt Ihnen die Möglichkeit, die Daten bis zum PSP und/oder dem OBS zusammenzufassen.
Mit diesem Ansatz kann der Control-Account-Manager nun von der Ebene des Control-Accounts in die Detaildatenanalyse einsteigen, um die Ursache einer Abweichung zu ermitteln, die Auswirkungen der Abweichung auf den zukünftigen Arbeitsaufwand zu bestimmen und Korrekturmaßnahmen zu ermitteln. Die EVM-Datenanalyse-Indizes helfen den Managern, ihre bisherige Leistung und ihre künftige Leistung bei der Durchführung der Arbeiten zu berücksichtigen. Dies im Rahmen der genehmigten EAC und des geschätzten Fertigstellungstermins.
Revisions and Data Maintenance
Im letzten Abschnitt finden Sie 5 Richtlinien für die Basiskontrolle, die eine disziplinierte und rechtzeitige Integration von kundenbezogenen Änderungen, einschließlich Stop Work Orders (SWO), vorsehen. Sie sollten diese Regeln auch für die interne Neuplanung und Projektanalyse berücksichtigen. Es liegt auf der Hand, dass ein Mangel an Baseline-Kontrolle Ihr Projekt zum Scheitern bringen kann. Daher ist die Erstellung und Pflege einer Zeit- und Budgetbasislinie von grundlegender Bedeutung, um die geleistete Arbeit für jeden Berichtszeitraum bewerten zu können. Die in diesem Abschnitt beschriebenen Richtlinien sind ein Muss für ein proaktives, aussagekräftiges Earned-Value-Management, insbesondere wenn sich die Baseline häufig ändert.
Der NDIA Intend Guide
Die NDIA Integrated Program Management Division (IPMD) ist Autor und verantwortlich für die EIA-748. Wie ANSI oder ISO-Normen auch muss diese Norm für gutes Geld bei der Society of Automotive Engineers (SAE) International gekauft werden.
Als gute Ergänzung zur EIA-748 hat die NDIA den kostenlosen „Intent Guide“ erstellt. Dieser „Intent Guide“ gibt einen zusätzlichen Einblick in jedes der 32 EVMS-Kriterien und beschreibt detailliert, was die Absicht (Intent) und der Management Value der einzelnen Kriterien ist. Der sehr hilfreiche Guide kann als PDF hier heruntergeladen werden (Version EIA-748-D, August 2018).
Wenn Sie als Auftragnehmer „gezwungen“ werden die EIA-748 anzuwenden, aber auch wenn Sie sich tiefer mit dem Thema beschäftigen wollen, dann sollten Sie sich die Norm und den „Intent Guide“ besorgen. Die Dokumente geben auch gute Ideen zur Einführung von EVM in Ihrem Unternehmen.
Bei den „Additonal References“ des Intent-Guides finden Sie weitere hilfreiche Ressourcen:
– NDIA IPMD EVMS Intent Guide
– NDIA IPMD IBR Guide
– NDIA IPMD Surveillance Guide
– NDIA IPMD EVMS Acceptance Guide
– NDIA IPMD EVMS Application Guide
– NDIA IPMD Planning and Scheduling Excellence Guide (PASEG)
– NDIA IPMD Industry Practice Guide for Agile on Earned Value Management Programs (New)
– NDIA IPMD Master Definitions List for IPMD Guides (New)
– NDIA IPMD Earned Value Management System Guideline Scalability Guide (New)
Diese Guides finden Sie bei NDIA unter Division Guides and Resources. Ich kann speziell den “Planning and Scheduling Excellence Guide (PASEG)” sehr empfehlen.
ISO Standard für Earned Value Management
Ganz neu ist auch der erste ISO Standard für Earned Value Management. Dieser wurde im April 2018 zum ersten Mal veröffentlicht: ISO 21508:2018, Earned value management in project and programme management. Der ISO Standard beschreibt 11 Prozessschritte zur Einführung von EVM und ergänzt ISO 21500 und ISO 21503.
PMI –The Standard for Earned Value Management
Auch ANSI ist durch das PMI daran “The Standard for Earned Value Management – Second Edition” aus dem Jahre 2011 zu überarbeiten. Im April 2019 wurde der Exposure Draft veröffentlicht.
Wenn Sie sich tiefer mit Earned Value Management beschäftigen wollen, dann empfehle ich Ihnen mein Buch „Earned Value Management: So machen Sie Ihr Projektcontrolling noch effektiver“. Es ist das umfassendste und meistverkaufte Buch in deutschen Sprachraum über Earned Value Management.
Haben Sie Fragen zu Earned Value Management so kontaktieren Sie mich einfach.