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In der Schweiz sind zwei Methoden zur Berechnung der Soll-Arbeitszeit üblich, die beide vom Bundesverwaltungsgericht gestützt sind: die Wertmethode und die Zeitmethode. Die beiden Methoden können je nach Ausgestaltung der Grundpläne zu deutlich unterschiedlichen Ergebnissen führen, insbesondere für Teilzeitangestellte. Im Teamplanner sind beide Methoden möglich, wir empfehlen jedoch die Wertmethode, da diese viel fairer ist als die Zeitmethode. Gerade bei wechselnden Arbeitstagen (z.b. alternierende Samstage) ist die Zeitmethode nur schlecht anwendbar.
Doch wie genau werden nun die Soll-Stunden berechnet und was sind die Folgen in der Praxis?
Wertmethode
- Die wöchentliche Sollarbeitszeit wird auf eine 5-Tage-Woche oder 6-Tage-Woche verteilt. Die wöchentliche Sollarbeitszeit eines Mitarbeitenden wird anhand seiner Wochenstunden und seines Beschäftigungsgrads gemäss hinterlegtem Arbeitsvertrag berechnet.
- Beispiel: bei einer wöchentlichen Arbeitszeit von 42 Stunden (bezogen auf ein 100%-Pensum) und einem Pensum von 80% ergibt das einen Sollwert von 6.72h pro Tag (5-Tage-Woche) rsp. 5.6h pro Tag (6-Tage-Woche).
- Jeder Ihrer definierten Feiertage, der in die 5- oder 6-Tage-Woche fällt, wird gemäss Sollwert eines Tages vom Total in Abzug gebracht, also im obigen Beispiel bei einer 6-Tage-Woche im 80%-Pensum 5.6h pro Feiertag (natürlich sind auch halbe Feiertage möglich, dann wären es entsprechend 2.8h). Das bedeutet, dass jeder Mitarbeitende gemäss seinem Pensum Anrecht auf den Feiertag hat, egal ob er am Feiertag arbeitet oder nicht! Deshalb ist dieser Modus so fair.
Nachfolgend ein einfaches Beispiel:
- 60% Pensum
- 40-Stundenwoche (24 Wochenstunden für 60%)
- 6-Tagewoche (das bedeutet im Übrigen nicht, dass der MA an 6 Tagen arbeitet!)
Für einen Zeitraum von 24 Tagen, in den 2 Feiertage fallen, ergibt sich das folgende Soll für den Mitarbeitenden:
- Sollstunden pro Tag: 40h / 6 Tage * 60% = 4h pro Tag
- Zu arbeitende Tage: 24 Tage - 2 Feiertage = 22 Tage
- Sollstunden: 22 Tage * 4h pro Tag = 88h
Die Berechnung erfolgt auf den Tag genau. D.h. wenn ein Mitarbeitender unter dem Jahr einen neuen Arbeitsvertrag mit geändertem Pensum bekommt, wird dies automatisch in der Sollstunden-Berechnung berücksichtigt.
Ist Ihr Geschäft auch am Samstag geöffnet, so empfehlen wir, die Sollstunden auf 6-Tage zu verteilen. Dadurch haben Sie weniger Schwankungen in der Jahresarbeitszeit zwischen den einzelnen Jahren. Teamplanner ist im Übrigen so genau, als dass die einzelnen Tage gemäss den Öffnungszeiten gewichtet sind. D.h. ein Samstag zählt meistens ein bisschen weniger also die übrigen Wochentage. Dies lässt sich allerdings überschreiben (wie eigentlich alles in der Software...).
Warum ist die Wertmethode aus unserer Sicht viel fairer?
Wie im obigen Beispiel zu sehen ist, spielt es überhaupt keine Rolle, wann der Mitarbeitende gemäss Grundplan genau eingesetzt wird. Er hat immer gemäss seinem Pensum Anrecht auf einen Feiertag. Deshalb haben alle Mitarbeitende, die das gleiche Pensum arbeiten (z.B. 80%), immer genau die gleichen Sollstunden! Mit der Zeitmethode ist dies in den allermeisten Fällen nicht so. Da entscheidet das Glück oder Pech, wer wieviel arbeitet. Wer an einem Feiertag arbeitet hat Glück, wer nicht, hat Pech. In Zürich fallen neben dem Pfingst- und Osteronatag auch noch das Kanbenschiessen und das Sechseläuten immer auf einen Montag. Daher sind Montage "gute" Arbeitstage für Teilzeitarbeitende. Ausserdem gibt es immer wieder Spezialisten, die dem Glück mit einem geschickten Grundplan ein wenig nachhelfen, was für andere Teammitglieder stossend sein kann.
Die Wertmethode in der Praxis
In der Praxis können zwei Fälle auftreten, in denen die Wertmethode auf den ersten Blick unlogisch erscheint. Diese zwei Fälle führen meist zu Beginn zu Diskussionen im Team. Deshalb möchten wir hier mit einfachen Beispielen aufzeigen, was dahintersteckt, damit Sie dies gut erklären und Zweifel ausräumen können:
Unterzeit nach einem Feiertag
Nach einem Feiertag kann es vorkommen, dass einzelne Mitarbeitende in die Unterzeit fallen. Dies illustrieren wir an einem Extrembeispiel:
- Ein Mitarbeitender arbeitet 20%. Seine ganzen Wochenstunden von 8.4h leistet er an einem einzigen Tag, nämlich am Montag
- Gemäss Wertmethode ist die Sollarbeitszeit pro Tag in einer 6-Tagewoche 8.4h / 6 Tage = 1.4h pro Tag
- Das bedeutet auch, dass ein Feiertag für diesen MA den "Wert" von 1.4h hat (pro Feiertage werden 1.4h vom Soll abgezogen)
- Fällt nun ein Feiertag (z.B. der Ostermontag) auf den Montag, müsste der Mitarbeitende also lediglich 1.4h weniger arbeiten, und nicht 8.4h (siehe oben)
- Wenn der MA aber komplett frei hat, arbeitet er insgesamt 8.4h weniger und nicht nur 1.4h!
- Deshalb fällt er in eine Unterzeit von 7h ( = 1.4h - 8.4h)
Dies erscheint dem betroffenen MA zuerst als unfair. Wenn Sie es aber aus der Sicht des Teams anschauen, würde dieser Mitarbeitende pro Feiertag am Montag jeweils 7h "geschenkt" bekommen, was natürlich extrem unfair gegenüber den anderen wäre. Es würde das Prinzip verletzen, dass alle MA mit dem gleichen Pensum gleich viel arbeiten. Der umgekehrte Fall gilt natürlich auch: "verpasst" ein MA alle Feiertage, bekommt er diese trotzdem gutgeschrieben. Dies schlägt sich dann in Überzeit nieder.
Das Beispiel ist nicht zufällig gewählt: wenn Teilzeitmitarbeitende jeweils am Montag einen grossen Teil ihrer Wochenarbeitszeit leisten, kann dies effektiv passieren. Der Grund ist simpel: der Montag ist dank dem Ostermontag und der Pfingsten viel öfters ein Feiertag als andere Wochentage. Die obgenannten Spezialisten wissen dies auch.
Unter-/Überzeit bei unregelmässigen Grundplänen/Auswertungen
Damit eine Auswertung mit der Wertmethode Sinn macht, empfehlen wir, jeweils ganze Wochen auszuwerten. Eine tageweise Auswertung macht wenig Sinn, da die Sollzeit ja über eine ganze 5- oder 6-Tage-Woche verteilt wird, egal wann der Mitarbeitende arbeitet. Arbeitete er alle Stunden am Montag und Dienstag, hätte er da immer Überzeit, die dann bis Ende Woche wieder abgebaut würde.
Ein ähnlicher Fall tritt auf, wenn beispielsweise in einem 2-Wochen-Turnus gearbeitet wird, wobei in der ersten Woche viel weniger als in der zweiten Woche gearbeitet wird. Wird nun die Auswertung nur bis nach der 1. Woche gemacht, hat der MA Unterzeit, die er dann aber in der zweiten Woche wieder aufholte.
Kein System ist perfekt: da ein Jahr sehr selten am Ende einer Woche aufhört oder beginnt, gibt es da immer gewisse Abweichungen. Da aber Teamplanner die Überstunden automatisch ins neue Jahr mitnimmt, spielt das eigentlich keine Rolle.
Zeitmethode
Die Zeitmethode funktioniert dem gegenüber ein wenig anders. Die Sollzeit berechnet sich wie folgt:
- Es werden alle Stunden zusammengezählt, für die der Mitarbeitende gemäss Grundplan über eine Periode vorgesehen ist
- Die geplanten Stunden für einen Feiertag werden komplett abgezogen
- Das Pensum spielt keine Rolle, da die Stunden fix nach Pensum geplant werden
Wie bereits oben erwähnt, ist es dann bei einem Feiertag Glückssache, ob dieser bei einem Mitarbeitender abgezogen wird oder nicht. Diese Ungleichbehandlung gegenüber den anderen Teammitgliedern ist der Hauptgrund, weshalb wir diese Methode nicht empfehlen. Zudem ergeben sich weitere Probleme in der Praxis:
- Die Sollstundenberechnung ist komplett abhängig von den geplanten Stunden. Sind diese nicht gemäss Arbeitsvertrag, stimmt das Soll nicht
- Bei einem Pensumwechsel, der innerhalb einer Woche erfolgt, müssen die Stunden recht kompliziert manuell gerechnet werden
Natürlich unterstützt Sie Teamplanner da aber auch: stimmen die Sollstunden im Grundplan nicht mit den Sollstunden gemäss Grundplan , rechnen wir die Stunden entsprechend hoch. Dies übrigens analog zur Ferienberechnung. Das bedeutet, dass Sie auch mit Grundplänen verfahren können, die zu wenige oder zu viele Sollstunden drin haben. Teamplanner gleicht dies automatisch aus.
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