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Um die Materialität der Bestände und der Sammlungen so gut wie möglich zu verwalten ist es nötig, deren tatsächlichen Zustand gut zu kennen, sowie die Konservierungsprobleme die vorkommen. Es geschieht manchmal, dass die Konservierungssituation und die mechanische Stabilität von Büchern, Archivalien und graphischen Werken nur teilweise und unvollständig bekannt sind, auch von denjenigen, die diese Bestände verwalten.
Wenn man über ein Konservierungsprogramm mit klaren Prioritäten über 10 oder 20 Jahren verfügt, wird es möglich, die Ressourcen die zur Verfügung stehen rationell und effizient einzusetzen. Auf dieser Weise wird es möglich, den Konservierungszustand auch mit beschränkten Mitteln zu verbessern.