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Die Eigenschaften, die elektronische Signaturen im Geltungsbereich der ElDI-V erfüllen müssen, ergeben sich aus Artikel 122 der Mehrwertsteuerverordnung (MWSTV). Die Gleichstellung mit der eigenhändigen Unterschrift ist dabei kein Erfordernis.
Im Bundesgesetz vom 19. Dezember 2003 über Zertifizierungsdienste im Bereich der elektronischen Signatur (Bundesgesetz über die elektronische Signatur, ZertES) ist ausschliesslich die qualifizierte Signatur geregelt. Eine auf einem qualifizierten Zertifikat basierende qualifizierte Signatur, die von einer anerkannten Anbieterin ausgegeben wird, ist der eigenhändigen Unterschrift gleichgestellt (Artikel 14 Absatz 2bis Obligationenrecht).
Die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) sieht keine Notwendigkeit, im Bereich der Mehrwertsteuer solche Anforderungen an die elektronische Signatur zu stellen. Die Anforderungen an elektronische Signaturen im Bereich der Mehrwertsteuer entsprechen denen, die von fortgeschrittenen Signaturen erfüllt werden.
Um den Unternehmen die Verwendung von fortgeschrittenen Signaturen zu ermöglichen, enthält die ElDI-V seit 1. November 2007 entsprechende Bestimmungen. Der eigenhändigen Unterschrift gleichgestellte qualifizierte elektronische Signaturen können im Geltungsbereich der ElDI-V ebenfalls eingesetzt werden, sofern sie keine Einschränkungen enthalten.
Bis Ende 2009 musste die Prüfung der Signatur systematisch nach abgeschlossener Übermittlung und vor Verwendung der elektronischen Daten vorgenommen werden.
Bei automatisierter Verarbeitung überwiegen die Vorteile einer systematischen Prüfung, weshalb sie beibehalten wird. In allen übrigen Fällen ist die Signaturprüfung nur noch im notwendigen Umfang vorzunehmen und festzuhalten. Die Pflicht, die Signaturprüfung ausführlich zu dokumentieren, entfällt.
Wie sollte der Stichprobenumfang festgelegt werden? Es ist wichtig, dass systematische Fehler nicht unentdeckt bleiben. Dazu ist es nicht nötig, viele gleichgelagerte Fälle zu prüfen. Hilfreiche Überlegungen zum Stichprobenumfang sind:
- Art der Lieferantenbeziehung,
- Art der Übermittlung,
- Gültigkeit und Zulässigkeit des verwendeten Zertifikats, usw.
Die Signaturprüfung stellt eine Momentaufnahme dar. Zum Umfang der Stichproben gehören auch Prüfungen zu anderen Zeitpunkten als auf den Abschluss der Übermittlung. Solche Zeitpunkte sind die erfolgte Archivierung, der Übertrag auf einen anderen Informationsträger und dessen periodische Prüfung auf Lesbarkeit bis zum Ablauf der Aufbewahrungsdauer.
Der festgelegte Stichprobenumfang gilt als tatsächlich geprüft, wenn er auf einfache Weise festgehalten wird. Dazu sind Zeitpunkt, Zertifikatsidentifikator und Ergebnis anzugeben.
Artikel 7 ElDI-V macht die Verwendung von Dateiformaten mit strukturierten und maschinell auswertbaren Inhalten erforderlich. Andere Dateiformate sind verwendbar, wenn
- die Auswertbarkeit aus der Finanzbuchhaltung möglich ist und
- die Dateien nachweisbar keine dynamischen Inhalte aufweisen.
In Fällen, in denen die Daten einer Rechnung in mehr als einer Datei (unterschiedliche Dateiformate) enthalten sind, müssen die mehrfach vorhandenen Daten nachweislich übereinstimmen. Die dazu getroffenen Massnahmen sind in der Verfahrensdokumentation zu beschreiben.
Die übrigen Bestimmungen der ElDI-V müssen, unbeachtlich ob das Dateiformat auswertbar ist oder nicht, eingehalten werden können; dies insbesondere mit Blick auf die Signaturprüfung und die Wiedergabe. Der Inhalt muss unabhängig vom Betriebssystem und den Anzeigeapplikationen oder Versionen unverändert und vollständig wiedergegeben werden können, und die leicht verständliche Lesbarkeit muss gewährleistet sein.