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Il convient, pour plusieurs raisons, de donner au rapport final de projet la place importante qui lui revient. Ce rapport remplit en effet plusieurs fonctions : il présente les résultats du projet et de l'(auto)évaluation, il permet de rendre des comptes aux personnes/institutions qui ont financé le projet, il donne des informations aux personnes intéressées, rend possible la publication des projets et encourage une réflexion sur les processus et les résultats du projet.
En plus d'une brève description du projet, le rapport final contient des indications sur les mesures réalisées, les personnes atteintes, la qualité du déroulement du projet, l'atteinte de ses objectifs, les effets non-désirés, une interprétation des résultats ainsi que des idées pour de futurs projets.
Un des éléments importants du rapport final est la présentation des résultats de l'(auto)évaluation. Selon les objectifs de valorisation, d'autres institutions et personnes-clés que les mandants ou les personnes du setting peuvent être prises en compte (institutions faîtières, services spécialisés, centres de documentation, autorités, etc.).
Selon les bailleurs de fonds ou les mandants du projet, la forme du rapport final exigée et/ou attendue peut être différente. La question fondamentale reste toutefois la suivante : Qu'est-ce qui présente de l'intérêt pour les personnes ou les institutions concernées ? Le choix de la forme appropriée du rapport est donc fonction du public auquel il s'adresse. Plus sa forme et son contenu sont adaptés aux destinataires, plus il y a de chances qu'il soit remarqué et que des enseignements puissent en être tirés. Formes possibles : rapports écrits, présentations de vive voix, séminaires, workshops, articles dans les médias, etc. Un condensé du rapport et la présentation des conclusions rencontrent en général un grand intérêt.
Cela vaut la peine de donner de l'importance à la diffusion des résultats de l'évaluation. Des publications et des présentations peuvent aider à éveiller l'intérêt d'un large public et augmenter l'acceptation du projet.
Planifiez à temps la rédaction d'un rapport final. Veillez aux dates ou délais importants pour les destinataires, de manière à pouvoir terminer le rapport à temps. Avant de rédiger le rapport, réfléchissez à ce qui est intéressant, et pour quelles personnes, et quels sont les messages-clés que vous souhaitez transmettre.