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Vollmachten sind im Alltag sehr verbreitet und werden, weil teils stillschweigend oder konkludent erteilt, nicht einmal willentlich wahrgenommen; Handlungen bestimmen das Vertretungsgeschehen.
Bei formalen Rechtsgeschäften oder Rechtsgeschäften mit Interessenwert, dem die Parteien das Erfordernis eines formalen Vorgehens beimessen, werden schriftlich Vollmachten erstellt. Dabei wird die Vollmacht meistens als notwendiges Übel betrachtet und der korrekten Zeichnung (zB Kollektivunterschriften bei Vollmachtgeberin) oft zu wenig Beachtung geschenkt.
Im Geschäftsverkehr ist die Dokumentierung eines nicht organschaftlichen Vertretungsverhältnisses, zB Beauftragung eines Mitarbeiters, der nicht Organ oder Prokurist ist, durch eine schriftliche Vollmacht Standard.