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Outsourcing hält die Welt am Laufen. Es ermöglicht Unternehmen, ihren Kunden leistungsfähig zu dienen, indem sie Aufgaben an andere auslagern, die sie besser und günstiger (und in vielen Fällen beides) erledigen können. Ein berühmtes Beispiel für Outsourcing ist, wie Apples Produkte von Foxconn und Samsung produziert werden. Indem andere Unternehmen ihre iPhones und MacBooks bauen, kann Apple sich auf die Entwicklung seiner proprietären Software und den Ausbau seiner Marke konzentrieren.
Diese großen Unternehmen sind nicht die einzigen, die outsourcen. Kleine und mittelgroße Unternehmen, Agenturen und gemeinnützige Organisationen tun es ebenfalls. In den letzten zehn Jahren haben es Online-Freelancing-Unternehmen wie 99designs für kleine Unternehmen sehr einfach gemacht, Grafikdesign auszulagern, ohne das Risiko zu tragen, Geld zu verlieren.
Als Digitalagentur bist du bereits Teil der Outsourcing-Kette; deine Kunden kommen zu dir für Arbeit, die sie nicht intern erledigen können oder wollen. Und du lagerst vielleicht selbst Arbeiten aus, indem du beispielsweise einen Steuerberater engagierst (statt einen Vollzeit-Mitarbeiter zu beschäftigen, der sich um deine Steuern kümmert).
Anfangs kann der Gedanke an Outsourcing kontraintuitiv scheinen. Es fühlt sich vielleicht an, als würde man an allen Ecken und Enden sparen. Schließlich beauftragen deine Kunden dich, weil sie die Qualität erwarten, die du bietest. Aber es hat nichts mit knausern zu tun, es ist ein ausgeklügelter, pragmatischer Schritt, wenn dein Unternehmen wächst. Und Outsourcing bedeutet keineswegs ein Abfall der Qualität der Arbeit, die deine Kunden erhalten. Es gibt viele Freelancer, die dieselbe Qualität liefern können – oder auch bessere – als ein festangestellter Mitarbeiter.
Die Ökonomie des Outsourcens von Grafikdesign
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Das Ziel eines jeden Unternehmers ist es, sein Unternehmen größer werden zu lassen, um den Markt besser bedienen zu können. Agenturen sollten nicht anders sein. Outsourcing passt genau in einen Wachstumsplan, denn:
- es ist eine kleinere Investition, als einen Mitarbeiter einzustellen. Mit einem Freelancer zu arbeiten, gibt dir die Flexibilität, Arbeit zu erledigen, wenn sie erledigt werden muss, statt einen Angestellten zu haben, der auch Gehalt und Zusatzleistungen kostet, wenn es gerade nicht viel zu tun gibt.
- es spart Zeit. Vergiss nicht, Zeit ist Geld. Wenn du vier Freelancer hast, die gleichzeitig an verschiedenen Projekten arbeiten, kannst du alle vier ungefähr gleichzeitig abliefern und deinen Profit vervierfachen.
Ein kleiner Blick auf Wachstum in Action:
Unicorn Marketing Co. (UMC) ist ein Ein-Mann-Marketing-Startup. Laut ihren Berechnungen kann es nächstes Jahr zusätzliche $100.000 Bruttogewinn erzielen, indem es seinen Kunden Website-Design und Logos anbietet.
Bei einem Gehalt von $50.000 würde es UMC mindestens $62.000 kosten, einen Grafikdesigner Vollzeit zu beschäftigen. Dies verringert den zusätzlichen Gewinn von $100.000 auf $38.000.
Einen festangestellten Designer zu haben, ist für ein Unternehmen immer noch viel Wert, aber sehr teuer, selbst wenn es genügend Arbeit für einen Vollzeit-Designer gibt. Wenn es nicht genügend Arbeit gibt, um eine 40-Stunden-Woche für einen Designer zu rechtfertigen, kann ihre Abfindung schnell ins Geld gehen, während der Designer sein Können nicht weiterentwickeln kann, da er an ein Unternehmen gebunden bleibt, statt Freelance-Projekte zu verfolgen.
Aber nehmen wir an, UMC engagiert denselben Freelancer zu einem Stundensatz von $40. Bei 40 Stunden die Woche kostet der Designer UMC $1.600 pro Woche oder $83.000 pro Jahr. Vergiss nicht, dass die Stundensätze von Freelancern in der Regel höher sind als der Stundenlohn von Angestellten, da Freelancer ihr eigenes Equipment kaufen, Steuern zahlen und sich selbst um ihre Krankenversicherung kümmern müssen. Wenn UMC einen Vollzeit-Grafikdesigner benötigt, ist es die wirtschaftlich vernünftigere Wahl, solch eine Stelle zu schaffen. Aber da es ein junges Unternehmen ist, ist es vielleicht noch nicht so weit. Wie bei den meisten Startups könnten UMCs Bedürfnisse an Grafikdesign so aussehen:
Woche 1: 15 benötigte Stunden für Grafikdesign
Woche 2: 25 benötigte Stunden
Woche 3: 0 benötigte Stunden
Woche 4: 50 benötigte Stunden
Bei $40/Stunde bezahlt UMC Freelance-Designern insgesamt $3.600 für diesen Monat. Wenn sie einen Vollzeit-Designer einstellen, hätten sie $6.400 bezahlt. Vergiss auch nicht, welche Flexibilität die Arbeit mit Freelancern deinem Unternehmen in Sachen Kosten bringen kann. Ein Grafikdesign-Budget von $40/Stunde versetzt dich in einen ganz anderen Designer-Markt in Indonesien als in New York City.
Warum outsourcen?
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Im obigen Beispiel wollte eine Marketingagentur expandieren und Design als zusätzliche Dienstleistung anbieten. Was aber, wenn du bereits gute Designs produzierst? Würde es jemals Sinn für dich ergeben, Arbeit auszulagern?
Die Antwort lautet ja. Und zwar deshalb:
Spezialisierung
Du bist vielleicht eine tolle Marketingagentur, aber bist du eine tolle Marketingagentur für Immobilien? Indem du einen Grafikdesigner wählst, der sich auf eine bestimmte Nische konzentriert, kannst du ein fertiges Produkt erwarten, das besser zu den Bedürfnissen deines Kunden passt. Nischen sind auch nicht nur bestimmte Branchen. Wenn du mit Kunden arbeitest, die Grafiken wollen, welche technischer aussehen, wähle einen Grafikdesigner, der Erfahrung in CAD hat, um genau das zu liefern, was deine Kunden wollen.
Manchmal ist Zeit nicht das Problem, das ein Unternehmen dazu bringt, Grafikdesign auszulagern, sondern Spezialisierung. Dein interner Designer mag großartig in Logo-Design sein, aber hat vielleicht nicht viel Erfahrung mit Verpackungsdesign für Merchandise. Statt deinen Grafikdesigner eine Verpackung designen zu lassen, die gerade gut genug ist, um sie dem Kunden zu verkaufen, lagere das Projekt an einen Freelancer aus, der sich auf Produktverpackung spezialisiert hat und den Nagel auf den Kopf trifft.
Andere Wege gehen
Outsourcing kann deinem Unternehmen auch helfen, in eine neue Nische zu expandieren und Dienstleistungen anzubieten, die außerhalb deines normalen Angebots liegen, um dem Kunden zu geben, was er will. Sagen wir, du hast ausschließlich Erfahrung in Webdesign und du willst zu Print expandieren. Mit einem Freelancer zu arbeiten, der umfangreiches Wissen in Sachen Print-Design hat, kann deinem Unternehmen helfen, diese Lücke zu schließen und Arbeit abzuliefern, welche die Erwartungen des Kunden übertrifft.
Arbeit auszulagern ist ein effektiver Weg, um mit neuen Ideen zu arbeiten. Einen Freelancer reinzubringen bedeutet, Kreativität von außen reinzubringen, die den Rest deines Teams inspirieren kann. Sie werden dein Projekt aus einer anderen Perspektive angehen und den Designs deines Unternehmens Innovation verleihen.
Ein guter Weg, um einen Freelancer zu finden, welcher eine Perspektive von außen mitbringt und den Arbeitsablauf deines Unternehmens ergänzt statt ihm entgegenzustehen, ist, einen Designwettbewerb auf 99designs zu veranstalten. Eine Vielzahl von Freelancern mit einzigartigen Herangehensweisen werden an dem Wettbewerb teilnehmen. Dann kannst du wählen, wessen Arbeit am besten zu dem Design passt, das du liefern musst. Alternativ kannst du auch dein Projekt an ein paar Freelancer schicken, denen du vertraust, und dann deine Entscheidung anhand ihrer Entwürfe treffen.
An variierende Arbeitsabläufe anpassen
Wie du weißt, hat deine Agentur mal mehr und mal weniger zu tun. Wenn das Outsourcen von Grafikdesign Teil deines Unternehmensplans ist, kannst du dich dem Umfang der Arbeit jederzeit anpassen. Du hast mehr Arbeit? Engagiere mehr Freelancer. Du hast nur wenig Arbeit? Engagiere einen Designer, der sich darum kümmert. Unternehmen wachsen selten bei gleichbleibender Geschwindigkeit. Beschleunige den Prozess (und verlangsame ihn, wenn nötig), indem du die Anzahl von Freelancern engagierst, die du benötigst, ohne dir die Zeit nehmen zu müssen, einen neuen Angestellten zu suchen und anzulernen.
Outsourcing ist auch eine Möglichkeit, um Arbeit zu erledigen, die zu viel ist – es gibt vielleicht weniger glamouröse Aufgaben (wie ein paar Werbebanner), die du machen musst. Freelancer eignen sich dafür hervorragend!
Und natürlich kann Outsourcing dafür sorgen, dass Arbeit schneller erledigt wird. Wenn deine interne Designerin bereits fünf Projekte hat und eine neues reinkommt, drücke ihr nicht noch ein sechstes auf. Outsource dieses Projekt an jemanden, der es sofort erledigen kann.
Wie man Grafikdesign effektiv auslagert
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Die Flexibilität und Einsparungen, die Outsourcen mit sich bringt, kann es zu einer attraktiven Option machen. Vergiss darüber jedoch nicht, wie wichtig es ist, hochwertige Arbeit zu liefern, die den Anforderungen des Kunden entspricht. Dies sollte immer deine Priorität sein, wenn du darüber entscheidest, welches Projekt du auslagerst und wie du die Auslagerung handhabst.
Eine Möglichkeit ist, einen internen Designer oder Design-Manager einzustellen, der Beziehungen zu Freelancern aufbaut, um Projekte zu bearbeiten. Dieser sollte Erfahrung darin haben, potenzielle Freelancer zu prüfen, und einige der Designarbeiten selbst erledigen, wie zum Beispiel Designkonzepte auf hohem Niveau zu erstellen, die Arbeit des Freelancers zu optimieren und/oder den Stil deines Unternehmens zu wahren, um sicherzustellen, dass alle Grafikarbeiten deinem Stil und Standard entsprechen.
Wenn du eine kleinere Agentur bist, musst du vielleicht derjenige sein. Du findest hochwertige Arbeit und talentierte Designer durch Online-Freelancer und Wettbewerbe. Wenn du dir deiner Design-Skills und Fähigkeit, Freelancer zu prüfen, nicht sicher bist, überlege dir, einen freiberuflichen Creative Director zu engagieren, dem du alle oder Teile dieser Rolle anvertraust. Services wie 99designs Pro für Agenturen können dies ebenfalls übernehmen, da sie die besten Kreativ-Talente sorgfältig auswählen und dir helfen zu lernen, wie du die besten Designer für deine Bedürfnisse findest.
In fünf Jahren können die Bedürfnisse deines Unternehmens in Sachen Grafikdesign ganz anders sein als heute. Und das ist normal. Du wirst vielleicht merken, dass es zu diesem Zeitpunkt dein Cashflow und Arbeitsumfang wirtschaftlich plausibel macht, diese Dienstleistung von einer Designagentur zu kaufen.
Oder du merkst, dass du in der Anfangszeit deines Unternehmens in der Lage warst, das Outsourcen selbst in die Hand zu nehmen, du aber später zu beschäftigt bist, diesem Teil deines Unternehmens die Aufmerksamkeit zukommen zu lassen, die er benötigt. Wenn es dazu kommt, ist es an der Zeit, jemanden einzustellen. Wie auch immer du dich bezüglich der Designarbeiten deines Unternehmens entscheidest, frage dich immer, wie die Entscheidung das Unternehmen und seine Fähigkeit, seinen Kunden zu dienen, positiv beeinflussen wird. Wenn eine Entscheidung kein Geld spart, deinen Arbeitsablauf nicht effizienter gestaltet, keine Zeit spart oder nicht in einem besseren Produkt resultiert, ist es wahrscheinlich keine gute Entscheidung.
Was es zu beachten gilt, wenn du Grafikdesign auslagerst
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Dein Grafikdesign auszulagern kann eine tolle Entscheidung sein, aber es ist nicht immer die richtige Wahl. Bevor du einen Wettbewerb auf 99designs startest oder eine Stellenausschreibung aufgibst, überlege dir Folgendes:
- Dein Budget für Grafikdesign. Finde heraus, was du für Grafikdesign ausgeben kannst und was die benötigte Arbeit kosten wird, wenn du einen Freelancer engagierst.
- Wer managt den Grafikdesigner, egal, ob es sich um einen Freelancer oder eine interne Position handelt?
- Wirst du deinen Kunden sagen, dass du die Grafiken, die sie in Auftrag gegeben haben, auslagerst? Du hast vielleicht das Gefühl, sie haben das Recht, es zu wissen, oder du denkst, es gibt keinen Grund, es ihnen zu sagen – Es gibt keine „richtige“ Antwort darauf; du musst herausfinden, was für dein Unternehmen funktioniert. Wenn du die Designs „white labeln“ willst, stelle sicher, dass der Designer damit einverstanden ist. (Seiten wie 99designs bieten dir die Möglichkeit, eine Verschwiegenheitserklärung mit den Designern aufzusetzen, damit sie direkt wissen, wie du arbeitest.)
- Wie soll der Designer arbeiten? Muss er die ganze Zeit im Büro sein oder kann er aus der Ferne arbeiten und nur für bestimmte Meetings kommen? Muss der Grafikdesigner überhaupt ins Büro kommen?
- Wie handhabst du Konflikte mit dem Designer? Lasse sie immer einen Vertrag unterschreiben, bevor die Arbeit beginnt, der deutlich erklärt, wie viel ihnen gezahlt wird, wie die Zahlungsbedingungen aussehen und wie Konflikte gelöst werden. Arbeite mit einem erfahrenen Arbeitsrechtler, um einen durchsetzbaren Vertrag aufzusetzen. Es ist auch eine gute Idee, den Unterschied zwischen einem Vertrag für einen Angestellten und einem Selbständigen zu kennen, und was er für dich, den Arbeitgeber, bedeutet, bevor du Grafikdesign auslagerst.
Wann Outsourcen nicht die richtige Wahl ist
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Du stellst vielleicht fest, dass das Outsourcen des Grafikdesigns nicht die richtige Wahl für dein Unternehmen ist. Wenn du vorhast, Grafikdesign zu einem integralen, kontinuierlichen Teil deines Unternehmens zu machen, könnte es besser sein, einen oder mehrere interne Designer zu beschäftigen. Dies kann der Agentur Geld sparen, indem sie einen festangestellten Designer für das Arbeitsaufkommen bezahlt, das erledigt werden muss, statt pro Stunde oder pro Arbeit zu bezahlen. Es bedeutet auch, dass deine Designkosten fix sind, statt abhängig von der Menge der benötigten Arbeit zu variieren, was die Etataufstellung und Vorhersagungen leichter zu kalkulieren macht. Mit einem internen Designer oder Design-Team bekommst du auch gleichmäßigere Arbeit – du weißt, wie dein Designer/Team arbeitet, du weißt, wo ihre Stärken liegen, und sie kennen die Anforderungen deiner Agentur, deine Unternehmenskultur und deine Nische besser, als ein Freelancer es könnte. Es st auch wesentlich leichter, Projekte zu besprechen, wenn dein Designer nur ein paar Tische weiter sitzt statt am anderen Ende der Welt.
Auf der anderen Seite kann die Arbeit mit einem Freelancer dem Unternehmen Zeit und Geld sparen, während es dir ermöglicht, mehr Mittel auf die Dinge zu lenken, die du nicht leicht auslagern kannst. Es kann auch der Anfang einer starken Beziehung zu dem von dir gewählten Freelancer sein, der eines Tages ein festangestellter Mitarbeiter werden könnte oder weiter mit der Agentur arbeitet und so potenziell dabei hilft zu wachsen, indem er dich neuen Kunden empfiehlt.
Festzulegen, wie du deine Grafikdesign-Bedürfnisse handhabst, erfordert – wie jede andere Entscheidung, die du triffst, um deine Agentur wachsen zu lassen –, dass du die Zahlen durchgehst und dir alle relevanten Faktoren genau ansiehst. Beginne deine Kalkulation mit Zahlen, um ein Verständnis dafür zu entwickeln, wie das Outsourcen von Grafikdesign dein Endergebnis beeinflusst. Nutze diese Zahl als Ausgangspunkt, nicht Endpunkt. Opfere niemals Qualität, um Geld zu sparen, aber verliere deine finanziellen Mittel nicht aus den Augen. Ein ausgeprägtes Verständnis von der finanziellen Seite des Outsourcens von Grafikdesign wird dir helfen festzulegen, wie es in deine Unternehmensstrategie passt. Du solltest dich beim Outsourcen immer fragen „Wie kann dies meiner Agentur helfen, bessere Designs abzuliefern, sowohl jetzt als auch langfristig?“