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Es ist das Wesen des Projektgeschäftes, dass dies immer im Teamwork geschieht. Zudem benötigen Projekte immer Input von aussen und sie wirken nach aussen. Damit gibt es grundsätzlich drei Personengruppen, welche an einem Projekt beteiligt sind:
- Das Projektteam
- Die Lieferanten (Input)
- Die Betroffenen (Output)
Das Projektteam
Dieses umfasst natürlich die Projektleitung und die Projektmitarbeitende. Aber bei grösseren Projektorganisationen gehören die weiteren Gremien, wie Steuerung, Beratung und weitere mehr dazu.
Diese Personen sind in die Projektorganisation eingebunden. Das Projekthandbuch regelt den, die Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung (AKV) im Rahmen der Sekundärorganisation des Projektes. Ebenso sind die Kommunikationswege festgelegt, welche abweichend von der üblichen Organisation (Primärorganisation) sind.
Das Projektteam bildet während der Projektzeit eine Firma innerhalb der Firma. Der Projektleiter ist der CEO auf Zeit.
Die Lieferanten
Hier darf man diesen Ausdruck nicht allzu eng sehen. Lieferanten sind alle Personen oder Organisationen, welche einen Beitrag für das Projekt liefern, ohne aber dem Projektteam anzugehören. Dazu gehören externe Lieferanten von Leistungen wie Software, Hardware oder Dienstleistungen ebenso wie interne Mitarbeitende, welche ihr Fachwissen punktuell zur Verfügung stellen.
Diese Projektbeteiligte liefern Input für das Projekt, welches das Projektteam bearbeitet und zu Output für die Betroffenen umwandelt.
Die Betroffenen
Die Personengruppe der Betroffenen muss mit dem Projektergebnis leben. Sie haben ein vitales Interesse daran, dass durch das Projekt keine Nachteile entstehen. Es ist verständlich, dass die Veränderungen durch das Projekt bei dieser Personengruppe Ängste wecken. Und das kann Widerstand gegen das Projekt auslösen. Oft hört man darum den Satz: «Betroffene zu Beteiligten machen». Was heisst das? Es ist das Frühstücks-Dilemma Spiegelei mit Speck. Für das Ei dazu ist das Huhn beteiligt, indessen für den Speck das Schwein betroffen ist. Gut verständlich, dass jeder lieber beteiligt als betroffen ist.
Stakeholder-Analyse
Betrachten wir die oben aufgeführten Personengruppen als Stakeholder. Erstellen wir eine detaillierte Liste aller Stakeholder und ordnen diese so gewinnen wir wichtige Erkenntnisse über den Umgang mit den Stakeholdern.
Eine solche Analyse vorzunehmen ist nicht schwierig. Zuerst werden alle Stakeholder, wie wir sie in den obigen Gruppen bereits kennengelernt haben, aufgelistet. Dabei dürfen es je nachdem ganze Gruppen von Stakeholdern sein oder auch einzeln benannte.
Danach ordnet sie man nach den folgenden Kriterien:
- Einfluss oder Macht
- Einstellung zum Projekt (Support oder Konflikt)
Damit lässt sich eine Matrix erstellen, welche schön aufzeigt, welche Stakeholder das Projekt unterstützen und welche dem Projekt schaden können.
Aus dieser Positionierung lassen sich je Stakeholder geeignet Massnahmen ableiten, welche von der einfachen Information, über intensive Kommunikation bis zum Einbezug ins Projekt reichen.
Supporter -> partizipativ
Hoher Einbezug dieser Gruppe. Dies kann durch intensiven Informationsaustausch geschehen oder aber gar bis zur Mitentscheidung reichen (Partizipation). Dadurch wird diese Gruppe auch das Projekt nach aussen positiv unterstützen.
Mitläufer -> diskursiv
Dies Gruppe wird gut informiert. Je nach Situation kann sie auch bei Umfragen oder bei der Meinungsbildung beteiligt werden. Sie behalten dadurch ihre positive Grundeinstellung zum Projekt.
Gegner -> restriktiv
Die Anliegen dieser Gruppe sind ernst zu nehmen. Auf Grund ihrer Stärke werden sie ihre Meinung kundtun. Aber die Informationen bleiben zurückhaltend, wenn sie nicht bereit sind, ihre Position zu ändern.
Nörgler -> repressiv
Die Gründe der Gruppe sind zu verstehen. Durch geeigneten Informationsaustausch können sie vielleicht auch von den Vorbehalten abgebracht werden. Wenn nicht, bleiben die Informationen zurückhaltend.
Diese Analyse ist natürlich kein Werk des Projektleiters im stillen Kämmerlein, sondern muss im Projektteam erarbeitet werden. Dabei gilt es auch immer wieder, die Einordnung möglichst objektiv vorzunehmen, und nicht in die Falle persönlicher Vorlieben zu tappen.
Es spielt weniger eine Rolle, wie ausgefeilt eine Stakeholder-Analyse gemacht wird. Eine grosse Rolle spielt, dass man überhaupt eine Stakeholder-Analyse macht.
Ein Überblick zu den wichtigsten Elementen eines Projektes findet sich auf dem Projektmanagement-Canvas.