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Spesen, welche beim Mitarbeitenden während der Ausübung seiner Tätigkeit entstehen, sind im schweizerischen Arbeitsrecht gesetzlich geregelt. Zusätzlich gibt es, aufgrund der sehr hohen Praxisrelevanz, eine umfangreiche Praxis und Rechtsprechung. Kaum ein Fall, der nicht schon mal beurteilt wurde. Die Rechtslage ist damit ziemlich klar.
Das Obligationenrecht widmet im Arbeitsvertragsrecht bereits vier Gesetzesartikel den Spesen. Das Gesetz spricht zwar von «Auslagen» (Art. 327a Obligationenrecht), meint damit aber eins-zu-eins auch «Spesen».
Artikel 327 hält den Grundsatz fest, dass der Arbeitgeber seine Arbeitnehmer mit allem auszustatten hat, was diese für ihre Arbeit benötigen. Dazu gehören primär alle Arbeitsgeräte und notwendiges Material. Verwendet der Arbeitnehmer eigene Gräte, eigenes Material, so muss ihm dies der Arbeitgeber entschädigen – sofern er dazu vorgängig sein Einverständnis erteilt hat. Nutzt also beispielsweise einer Ihrer Mitarbeitenden seinen eigenen Computer, was Sie als Arbeitgeber vorgängig erlaubt haben, so müssen Sie ihm diese Nutzung «angemessen» entschädigen. Wenn das Gesetz von «angemessen» spricht, so meint es, dass die Entschädigung möglichst den tatsächlichen Kosten (direkten Kosten und Abschreibung) entsprechen soll.
Artikel 327a bestimmt, dass alle notwendig entstehenden Auslagen vom Arbeitgeber zwingend zu ersetzen sind. Absatz 3 in Verbindung mit Artikel 362 Obligationenrecht legt zudem fest, dass von diesem Grundsatz zu Ungunsten des Arbeitnehmers nicht abgewichen werden darf. Eine Vereinbarung, wonach der Mitarbeitende alle oder einen Teil seiner geschäftsbegründeten Auslagen selbst tragen muss, wäre somit ungültig.
Artikel 327a Absatz 2 erlaubt, dass vertraglich anstelle der effektiven Spesen auch eine Spesenpauschale ausgerichtet werden darf. Unter der Voraussetzung, dass diese alle notwendig entstehenden Spesen auch tatsächlich deckt.
Artikel 327b behandelt den sehr häufigen Spesenfall «Motorfahrzeug». Der Grundsatz von Artikel 327 gilt hier analog. Im Absatz 2 präzisiert der Gesetzgeber zusätzlich, dass bei der geschäftlichen Nutzung eines Privatfahrzeuges des Arbeitnehmers auch anteilig die Kosten für die Verkehrsteuer, für die Haftpflichtversicherung und für die Abnützung des Fahrzeuges zu ersetzen sind. Diese Präzisierung ist zwar im Grundsatz bereits durch Artikel 327a abgedeckt, wurde aber der Klarheit willen eingefügt.
Artikel 327c legt zum Schluss fest, dass der Spesenersatz im Regelfall zusammen mit dem Lohn ausbezahlt werden muss. Weiter bestimmt Artikel 327c in Absatz 2, dass Mitarbeitende, welche regelmässig Spesen machen müssen, einen Anspruch auf Vorschuss haben.
Zusammengefasst sagt das Gesetz zu Spesen also:
Das Gesetz erwähnt zwar konkrete Spesenfälle, wie Auslagen bei auswärtigen Arbeitsorten oder Auslagen im Zusammenhang mit der Nutzung von Motorfahrzeugen. Unmöglich kann es aber jeden denkbaren Fall behandeln und behilft sich daher mit folgender «schwammigen Aussage».
So sagt Artikel 327a Obligationenrecht in Absatz 1 wörtlich: "Der Arbeitgeber hat dem Arbeitnehmer alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen, …". Und gerade hier kommt es immer wieder zu Streitfällen.
Meist scheiden sich die Geister weniger beim Grund der Spesenauslage, als vielmehr bei dessen Höhe. So wird kaum in Frage gestellt, dass der Mitarbeitende von Zürich mit dem Zug zum Kunden nach Bern reisen musste. Gestritten wird eher darüber, wieso er dies in der 1. Klasse tun musste und nicht 2. Klasse reisen konnte.
Da der Gesetzgeber (völlig zu Recht) das Spesenthema nur grundsätzlich regelt und die vielen hundert praktischen Fälle offenlässt, müssen Sie als Arbeitgeber in Ihrem eigenen Interesse eine Präzisierung vornehmen. Mit einem Spesenreglement!
Das Spesenreglement ist das beste – wenn nicht das einzige – Mittel, mit welchem Sie eine kostenbewusste und einheitliche Regelung in Ihr Unternehmen bekommen.
Der Umfang, die Detaillierung und die rechtlich korrekte Integration eines solchen Reglements in das Arbeitsverhältnis hängen freilich von der Situation in Ihrer Firma ab. Sind Spesen die Ausnahme und kommen bloss selten vor? Oder, im Gegenteil, in Ihrem Unternehmen werden täglich signifikante Spesen generiert? Ein gutes, und von allen akzeptiertes und gelebtes Spesenreglement muss zum Unternehmen passen.
Haben Sie kein Spesenreglement, so kann im Einzelfall auch auf branchenübliche Regelungen zurückgegriffen werden.
Dennoch, auch ein Spesenreglement wird nie jeden erdenklichen Fall erfassen können. So, dass es auch mit einem Reglement gelegentlich zu Diskussionen über die Notwendigkeit einer Spesenauslagen kommen kann. Machen Sie es in diesem Fall wie ein Richter in der Praxis: Beurteilen Sie den Einzelfall und seine konkreten Umstände und ergründen Sie, mit welchen Überlegungen Ihr Mitarbeitender die Auslage verursacht hat. Insbesondere Mitarbeitenden auf Kaderstufe muss ohne Zweifel ein gewisses Ermessen eingeräumt werden.
Ihre Mitarbeitenden sollten ebenfalls wissen, dass Sie bei höheren Spesen oder bei vermutlichen Abweichungen vom Spesenreglement sich vorgängig kurz mit ihrem Vorgesetzten verständigen sollten. Was vorher geregelt wird, führt später nicht zu unguten Auseinandersetzungen.
Bekommt ein Mitarbeitender auch Spesen, wenn er krankheitsbedingt gar nicht arbeiten kann?
Fallen die Spesen-Kosten auch während der Krankheit an, z.B. Versicherungskosten bei Fahrzeugen, Mieten für eine Internetverbindung im Home-Office etc., so müssen diese selbstverständlich vom Arbeitgeber bezahlt werden.
Bei Repräsentationsspesen muss unterschieden werden, ob es sich um effektive Auslagen handelt, oder, um einen «versteckten Lohnbestandteil». Zweiterer muss auch während Krankheit bezahlt werden.
Im Streitfall ginge ein Richter nun wie folgt vor:
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