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Die interne Kommunikation basiert wie andere Bereiche auch auf einer «Top-down»-Planung. Das bedeutet: Die Themen werden von den vorgesetzten Stellen wie dem Management, den Personal- oder Kommunikationsverantwortlichen festgelegt.
Leider ist diese Art der Kommunikation sehr «absenderorientiert» und lässt die Bedürfnisse, Erwartungen und die Sicht der Mitarbeitenden ausser Acht. Dies obwohl man ja gerade mit den Mitarbeitenden kommuniziert.
Es lohnt sich deshalb, das Ganze umzudrehen und einen «Bottom-up»-Ansatz zu verfolgen. Dies geschieht, indem man von oben lediglich allgemeine Ziele für die interne Kommunikation vorgibt. Themen, Blickwinkel und Tonalität werden «von unten» bestimmt. Konkret geht es darum, sich nicht nur zu fragen, welche Informationen man weitergeben möchte, sondern auch, inwiefern diese Information für die Leserinnen und Leser relevant ist. Welche Fragen, Vorbehalte und Erwartungen haben sie zum jeweiligen Thema?
Vorbehalte und Motivation bestimmen
Joachim Tillessen präsentierte ein sehr einfaches, aber wirksames Tool für eine «empfängerorientierte Kommunikation». Seine Tabelle hilft Ihnen, folgende Parameter zu bestimmen:
- die Mitarbeiter*innenkategorien (drei bis fünf Charaktertypen),
- die Vorbehalte und Perspektiven (Motivation) jeder dieser Mitarbeiterkategorien und
- die Botschaften, die auf diese Vorbehalte und Perspektiven eingehen.
Konkretes Beispiel