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Mailboxen
Aufgrund der eingangs erwähnten Philosophie und Flexibilität gibt es zwei verschiedene Orte, an welchen Mailboxen eingerichtet werden können. Einerseits können Mailboxen an Dialpläne und somit öffentliche Nummern gebunden werden, andererseits aber auch an Benutzer/Telefone.
Die an die Dialpläne gebundenen Mailboxen kommen immer dann zum Zuge, wenn jemand auf die zugehörige öffentliche Nummer angerufen hat und der Anruf weder beantwortet, noch per "LINK" mit einer anderen Nummer verknüpft wurde. Die an Benutzer/Telefone gebundenen Mailboxen kommen dann zum Zuge, wenn jemand intern mittels Kurznummer zu erreichen versucht wird, oder wenn man einen Anrufer ohne Rückfrage (auch als blind bezeichnet) an jemanden vermitteln will und die Zielperson besetzt oder nicht erreichbar ist.
Auch hier geht es bei der Unterscheidung zwischen öffentlichen Nummern und internen Benutzern um maximale Flexibilität. Diese ermöglicht Ihnen beispielsweise die auf der Hauptnummer hinterlegten Nachrichten während der Bürozeiten an eine andere Adresse senden zu lassen, als ausserhalb der Bürozeiten.
Die Nachrichten welche auf die persönliche Mailbox auf gesprochen wurden, werden automatisch an die, unter > Benutzer/Telefone > Mailbox > E-Mail-Adresse eingetragene Mail-Adresse gesendet (fragen sie den Administrator ihrer Telefonanlage).
Die Nachrichten welche von externen Rufnummern aufgezeichnet wurden, werden an die, unter > Telefonnummern > Nummer > Dialplan 1..10 > E-Mail-Adresse eingetragene Mail-Adresse gesendet. Sinnvoller weise an eine allgemeine Mail-Adresse der Firma.
Berechtigung
Um diese Schritte ausführen zu können, muss beim entsprechendem Benutzer, die Berechtigung Darf Ansagen im Webportal verwalten aktiviert sein. Diese kann der Administrator der Telefonanlage konfigurieren.
Anhören der verfügbaren Audiodateien der Ansagen
Um eine Ansage über das Telefon anzuhören, also so wie sie der Anrufende hört, rufen sie die *201 an, und geben im Anschluss die ID und # ein.
Ansagen über Telefon ändern
Im Webinterface Ihrer Telefonanlage unter Ansagen/Wartemusik sehen Sie die Liste der Ansagen mit der jeweiligen ID oder fragen Sie Ihren Administrator. Mit dieser ID können Sie den Ansagetext ändern
Dazu rufen Sie die *200 an und geben im Anschluss die ID und # ein, folgen sie danach den Sprachanweisungen.
Sprachnachrichten abhören
Diese Funktion wird eher selten gebraucht, da die Sprachnachrichten in der Regel per Mail zugestellt werden. Zudem hat dies der Vorteil die Nachrichten von unterwegs anzuhören z.B. auf dem Smartphone bei eingerichteten Mail-Account.
Um Nachrichten per Telefon abzuhören, muss der Administrator der Telefonanlage folgendes einrichten:
- Bei der gewünschten Telefonnummer die Mailbox aktivieren.
- Ebenfalls muss Nachrichten auf der PBX speichern aktiviert sein.
- Sowie einen PIN pro Sprachbox vergeben.
- Bei allen Benutzer welche die Nachrichten abhören müssen, die entsprechende Telefonnummer unter Benutzer > Mailbox > Abonnierte Mailbox-Status eintragen.
Um die Nachrichten abzuhören wählen Sie 900 und geben anschliessend den PIN ein. Danach werden Sie per Sprachmenü geführt.