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Per organizzare una conferenza stampa scegliete un luogo comodo e accessibile, con parcheggi e la possibilità di organizzare un rinfresco o un aperitivo. Se non avete scadenze particolari, informatevi sul giorno migliore per le redazioni: basta una telefonata per sapere se non sia previsto, proprio in quella data, un sovraccarico di appuntamenti. Meno cose ha da fare una redazione e più spazio darà a voi. Evitate di organizzare la conferenza-stampa di sabato, di domenica e nei giorni che precedono un festivo infrasettimanale. Evitate inoltre orari tipo mattino presto, fine pomeriggio o, peggio, di sera. L'orario migliore per organizzare una conferenza-stampa è alle 11.00 del mattino.
Preparate una mappetta con le notizie salienti, un profilo della vostra attività, fotografie (se dicono qualche cosa), eventuali prospetti, la scaletta degli interventi e la funzione di chi parla, il recapito telefonico di chi è autorizzato a fornire ulteriori spiegazioni o rilasciare interviste. Particolarmente apprezzato come gesto è la consegna ai giornalisti ospiti di un bloc-notes e di una penna. Presentatevi con cura, predisponendo davanti a voi un cartello con nome, cognome e funzione o semplicemente declamando chiaramente le vostre generalità prima di prendere la parola.
Nell'esposizione siate brevi, concisi e precisi. Se potete, o se avete l'esigenza di presentare grafici o proporre dati, utilizzate diapositive, video, lavagne elettroniche, Power Point ecc. Una conferenza-stampa non dovrebbe durare più di mezzora. Prevedete uno spazio alle domande dei giornalisti e siate disponibili con loro durante il rinfresco o l'aperitivo. Segnatevi i loro nomi: non si sa mai. Fate in modo di recapitare, ai media presenti e il giorno stesso, la mappetta con le notizie salienti e il vostro recapito telefonico.