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Massnahmen werden idealerweise erst dann festgelegt, wenn die Ziele und Strategien des Projekts definiert sind. Während Strategien die grundsätzlichen Vorgehensweisen bezeichnen, sind Maßnahmen von diesen Strategien abgeleitete konkrete Aktivitäten mit direktem Bezug zu einzelnen Zielen, samt festgelegten Terminen und Verantwortlichkeiten. Bei der Festlegung von Massnahmen ist darauf zu achten, dass sie wirkungsorientiert auf eine optimale Zielerreichung angelegt und gut aufeinander abgestimmt sind.
Dass zuerst die Ziele und erst dann die Massnahmen festgelegt werden, ist alles andere als selbstverständlich. In der Projektpraxis geht man oft von Ideen für bestimmte Maßnahmen aus, die man gerne umsetzen möchte, die vorher bereits umgesetzt wurden oder die sich anderswo schon bewährt haben. Dann wird nachträglich nach passenden Zielen gesucht, die zu diesen Massnahmen passen. Bei diesem Ansatz läuft man in Gefahr, dass immer wieder gleiche oder ähnliche Interventionsmethoden angewandt werden, ohne Prüfung ob andere Maßnahmen besser geeignet wären, die anstehenden Herausforderungen und Gesundheitsprobleme anzugehen. Werden stattdessen zuerst die Ziele und Strategien definiert, weiß man, was man erreichen will und kann anschließend mit mehr Offenheit über die verschiedenen Möglichkeiten nachdenken, diese Ziele zu erreichen.
Bereits in der Konzeptionsphase des Projektes können Massnahmen festgelegt und im Konzept festgehalten werden. Zu diesem Zeitpunkt ist es aber nicht möglich, bereits Termine und Verantwortlichkeiten zu bestimmen. Dies ist erst in der Implementierungsphase sinnvoll: Massnahmen werden etappenweise konkretisiert, umgesetzt, ausgewertet und gegebenenfalls angepasst oder gar verworfen. Jeweils zu Beginn einer neuen Etappe werden für jedes Projektziel die in dieser Etappe erforderlichen Massnahmen gemeinsam geplant, die zugehörigen Zwischenziele festgelegt, der Zeitraum für die Umsetzung und die Verantwortung einzelnen Projektmitarbeitenden zugewiesen. Am Ende der Etappe wird jeweils die Zwischenzielerreichung überprüft, Aufwand und Ertrag der einzelnen Massnahmen einander gegenübergestellt.. Wird das Projekt im Projektmanagement-Tool von quint-essenz konzipiert, so kann per Knopfdruck eine grafische Übersicht (Gantt-Diagramm) über die Massnamenplanung erstellt werden.
Achten Sie bei der Planung Ihres Projekts darauf, dass Sie die Ziele (was soll verändert werden?), Strategien (wie soll diese Veränderung erreicht werden?) und Massnahmen (welche konkreten Schritte sind dazu erforderlich?) nicht durcheinander bringen. Setzen Sie zunächst die Projektziele, ohne sich schon auf konkrete Massnahmen festzulegen. Prüfen Sie eingehend die Vor- und Nachteile verschiedener Strategien und prüfen Sie schliesslich, ob jede Ihrer geplanten Massnahme im Dienst einer bestimmten Strategie steht und dass sich Strategien und Projektziele entsprechen.