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Terminologiemanagement – auf Einheitlichkeit kommt es an
18.01.2023
Nehmen wir an, Sie möchten Ihre selbst designten Kleidungsstücke vertreiben und eröffnen dafür ein eigenes Unternehmen. Der Firmenname steht bereits, die Produktion der Artikel ist in vollem Gange und nun geht es um Ihren Webauftritt und das Marketing. Spätestens dann sollten Sie sich darüber Gedanken machen, wie Ihre Produkte denn heissen sollen. Lieber Pullover oder Pulli? Lieber Denim oder Jeans? Lieber Turnschuh oder Sneaker? Eine einheitliche Unternehmenssprache und gutes Terminologiemanagement bringen nämlich jede Menge Vorteile mit sich – für Kunden1, Mitarbeitende und die Bilanz.
1In diesem Artikel wird aus Gründen der besseren Lesbarkeit ausschliesslich die männliche Form verwendet. Sie bezieht sich aber auf Personen jeden Geschlechts.
Was ist Terminologiemanagement?
Das Terminologiemanagement erfasst, strukturiert und definiert den Wortschatz eines Unternehmens systematisch und computergestützt – wie ein Wörterbuch der Firma sozusagen – und stellt dadurch eine einheitliche Corporate Language sicher. Firmenspezifische Fachbegriffe werden in einem sogenannten Terminologieverwaltungssystem (oder einfach gesagt, einer Datenbank) gesammelt, auf die alle Abteilungen eines Unternehmens Zugriff haben. Arbeitet man mit externen Dienstleistern, kann man diese Datenbank auch teilen, doch dazu später mehr.
Wie sieht so eine Datenbank aus?
Bleiben wir bei unserem Beispiel vom Anfang: Für jegliche Kommunikation sollen die Benennungen Pulli, Denim und Sneaker verwendet werden, die daraufhin in die Datenbank aufgenommen werden. Neben dieser Fachterminologie finden sich in dieser Liste ausserdem die dazugehörigen Definitionen (ein Sweatshirt ist nicht gleich ein Pulli), aber auch Slogans, Wendungen und Produktnamen. Doch auch Kleinigkeiten wie bevorzugte Schreibweisen finden in der Datenbank ihren Platz: Soll es zum Beispiel «Sweatshirt-Kleid» oder «Sweatshirtkleid» sein?
Wie sieht eine mehrsprachige Datenbank aus?
Wenn Produkte auch im Ausland vertrieben und dafür Texte in verschiedenen Sprachen erstellt werden sollen, können diesen Begriffen auch entsprechende Übersetzungen hinzugefügt werden. Bei der Übersetzung der Benennungen (auch Termini genannt) werden ausserdem kulturelle und zielgruppenspezifische Faktoren berücksichtigt, damit genau die Kunden mit den Texten erreicht werden, die auch erreicht werden sollen.
Für eine erfolgreiche Zusammenarbeit mit externen Sprachdienstleistern kann die Datenbank auch geteilt werden. Da freuen sich nicht nur die Übersetzer, denn so ein Glossar nimmt jede Menge Recherchearbeit ab, sondern auch der Kunde, wenn er einen perfekt übersetzten Text zurückbekommt.
Warum ist Terminologiearbeit wichtig?
Wie wir oben bereits versprochen haben, möchten wir nun auf die Vorteile eingehen, die ein gutes Terminologiemanagement mit sich bringt. Hier haben wir die Top 9 Vorteile und einen weiteren Punkt, der sich anfangs als Nachteil zeigt, sich später aber als Vorteil entpuppt:
- Höhere Kundenzufriedenheit: Wenn «Sneaker» immer «Sneaker» heisst, wissen die Kunden genau, wonach sie suchen müssen. Auch wenn sie Fragen zu einem bestimmten Produkt haben und sich an den Customer Support wenden, kommt es zu keinen Missverständnissen.
- Einheitlichkeit: Der Sneaker wird auf der Homepage, in Broschüren, in Bestellvorgängen, auf Lagerlisten und in jeglicher interner Kommunikation Sneaker heissen. Diese linguistische Professionalität sorgt für einen starken Aussenauftritt.
- Reibungslose Kommunikation: Das Unternehmen ist mit den Jahren international gewachsen und es gibt verschiedene Standorte in verschiedenen Ländern. Wenn ein Lager in Land A Probleme mit einem Artikel hat und dafür die Zentrale in Land B um Hilfe bittet, wissen beide direkt, worum es geht.
- Zeit- und Kostenersparnis: Wie oben bereits erwähnt, erleichtert eine gut gepflegte Terminologiedatenbank vielen Mitarbeitenden den Alltag. Eine lange Recherche von Fachterminologie wird überflüssig, die Arbeit geht schneller von der Hand und diese effizienten Prozesse sparen bares Geld.
- Schnellere Einarbeitung: Wenn jegliche Fachbegriffe bereits festgelegt sind, können neue Mitarbeitende wie beispielsweise in der Technischen Redaktion oder im Marketing schneller eingelernt werden.
- Kommunikationsziele erreichen: Mit einer gut erstellen Datenbank, die kulturelle und zielgruppenspezifische Aspekte berücksichtigt, kann man mit Texten genau die Kommunikationsziele erreichen, die man sich gesteckt hat.
- Global verfügbar: Jeder Mitarbeitende kann weltweit auf die Datenbank zugreifen. Langes und kompliziertes Nachfragen über zehn Ecken wird dadurch unnötig, wobei wir wieder bei den effizienteren Prozessen und der daraus resultierenden Zeit- und Kostenersparnis wären.
- Starke Corporate Identity: Durch eine einheitliche und spezifische Corporate Language präsentieren sich Unternehmen professionell und können sich von Mitbewerbern abgrenzen.
- Höhere Qualität der Übersetzungen: Durch die bereits festgelegten und vom Unternehmen abgesegneten Übersetzungen der firmenspezifischen Begriffe werden diese in Fachübersetzungen auch genauso verwendet.
Und nun zum einzigen «Nachteil»: Die Erstellung einer Terminologiedatenbank kann eine ganze Menge Arbeit erfordern.
Wie wird eine Terminologiedatenbank erstellt?
Zugegeben, der letzte Punkt ist nun wirklich kein Vorteil. Wie wir aber gesehen haben, bringt die Terminologiearbeit satte und schreibe neun Vorteile mit sich. Es steht also 9:1.
Und das Gute: Erstens können Sprachdienstleister bei der Erstellung unter die Arme greifen und zweitens ist die Unternehmensterminologie bereits da, auch wenn sie nicht von Anfang an festgelegt und in einer Datenbank gepflegt wurde.
Sie versteckt sich in allen bisher veröffentlichten Texten, Lagerlisten, Produktbeschreibungen, Broschüren, Landing Pages und so weiter. Damit aus diesem Sammelsurium eine übersichtliche Datenbank wird, startet man mit der sogenannten Terminologieextraktion.
Wie läuft die Terminologieextraktion ab?
Bei der Terminologieextraktion, oder Term Mining, arbeiten Terminologen eng mit den Kunden (z. B. Fachspezialisten des Unternehmens) zusammen.
Mithilfe von speziellen Technologien und sprachlichem Know-how durchforstet der Terminologe jegliche Dokumente und erstellt daraufhin eine Terminologieliste, die anschliessend manuell verifiziert wird.
Da kommt der Kunde wieder ins Spiel: Er checkt, ob diese Begriffe auch wirklich die sind, die er in seiner Corporate Language verwenden möchte. Vieles ist dabei natürlich Geschmackssache, aber man möchte sich ja auch von der Konkurrenz abheben. Wenn es also eine Alternative für einen Begriff gibt, der bereits von zehn Konkurrenten verwendet wird, warum nicht nutzen und sich dadurch möglicherweise einen Wettbewerbsvorteil verschaffen?
Muss die erstellte und verifizierte Terminologieliste in andere Sprachen übersetzt werden, machen sich Übersetzer ans Werk. Das Resultat wird anschliessend natürlich ebenfalls vom Kunden geprüft und abgesegnet.
Es sind bereits Terminologielisten vorhanden?
In diesem Fall kümmern sich die Terminologen um eine Bereinigung und Optimierung nach sprachlichen und terminologischen Gesichtspunkten. Dupletten und Synonyme werden entfernt oder zusammengefügt, veraltete Terminologie wird bereinigt, jegliche objektive Fehler behoben.
Wenn die ein- oder mehrsprachige Terminologiedatenbank dann steht, heisst es regelmässig pflegen, updaten und bereinigen – oder kurz gesagt: Terminologiemanagement.
Ja, Terminologiearbeit ist eine Mammutaufgabe, die sich auf lange Sicht aber lohnt. Und wie bereits erwähnt, wird dieser Service im Rahmen von Sprachdienstleistungen angeboten, wie auch von uns. Melden Sie sich bei uns – gerne greifen wir Ihnen beim Terminologiemanagement unter die Arme und bringen Ihnen dieses Thema auch gern mit Workshops und Referaten näher.