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Business Process Management mit Doxis4
Im Gegensatz zur Produktion führt die Automation von Büroarbeit nicht zwangsläufig zu mehr Effizienz. Ob sich ein Prozess automatisieren lässt, muss gut überlegt und abgewägt werden. Nur da, wo sich die Abfolge von Routinearbeiten genau beschreiben lässt, funktioniert die Automation – wie es beispielsweise bei der Rechnungsprüfung und –freigabe der Fall ist. Allerdings dort, wo bestmögliche menschliche Entscheidungen getroffen werden müssen, erweisen sich zu eng definierte Prozessmodelle als nachteilig. Hier müssen Wissensarbeiter („Knowledge Worker“) die Oberhand behalten, um anhand ihrer Erfahrungen und Kompetenzen Beurteilungen vorzunehmen und Handlungsanweisungen zu treffen. Die Wissensarbeit obliegt dem Menschen. Die Automation ist häufig zu unflexibel und aufwendig, um die Komplexität der Realität abzubilden. Beim Beschwerdemanagement, der Schadensfallbearbeitung oder dem Bewerberauswahlverfahren sind Einzelfallentscheidungen zu treffen. Wissensarbeiter hier vollständig über Prozessmodelle zu steuern, ist nicht zweckdienlich, motivierend und ergebnisorientiert!
Deshalb muss es außerhalb der Automation noch ein weiteres Prozessmodell geben, das nicht den Prozess an sich in den Mittelpunkt stellt, sondern den Fall („Case“), für den ein Ziel erreicht werden soll. Ein Fall kann dabei der Kunde, ein Projekt, ein Auftrag oder eine Beschwerde sein.
Zur besseren Differenzierung unterscheidet das Business Process Management zwischen „normativem“ und „adaptivem“ BPM. Beide Teildisziplinen des Business Process Managements finden sich gleichermaßen in der Unternehmenspraxis. Das normative BPM, auch Production Workflow genannt, adressiert Prozesse, bei denen der Ablauf vorab definiert werden kann, während das adaptive BPM, auch Adaptive Case Management, Ad-hoc-Workflow oder Smart Process Applications (nach Forrester) genannt, jegliche Tätigkeiten von Wissensarbeitern unterstützt, die einen Fall bearbeiten. So ist auch die Definition der EABPM (European Association of Business Process Management) zu verstehen: „Business Process Management ist ein systematischer Ansatz, um sowohl automatisierte als auch nicht-automatisierte Prozesse zu erfassen, zu gestalten, auszuführen, zu dokumentieren, zu messen, zu überwachen und zu steuern und damit nachhaltig die mit der Unternehmensstrategie abgestimmten Prozessziele zu erreichen. BPM umfasst die bewusste, gemeinsame und zunehmend IT-unterstützte Bestimmung, Verbesserung, Innovation und Erhaltung von End-to-end-Prozessen.“
Bei der Auswahl sollten Sie deshalb Wert darauf legen, dass Ihre zukünftige BPM-Lösung beide Disziplinen in einer Architektur vereint. So wie Doxis4 BPM! Während in der Theorie von adaptivem und normativem BPM gesprochen wird, nennen wir die beiden Teildisziplinen praxisnah Task- und Business Process Management – vereint in der Doxis4 iECM-Suite.
BPM als Teil der homogenen Doxis4 iECM-Suite
Doxis4 BPM ist ein neuentwickeltes, innovatives Business Process Management-System und Teil der Doxis4 Enterprise Content Management-Suite. Integriert in einer homogenen serviceorientierten Architektur (SOA) und basierend auf einer gemeinsamen ECM-Plattform (Doxis4 CSB), nutzen Dokumente, Akten, Vorgänge und Aufgaben hier eine einheitliche Metadatenbank (RBDMS) und gemeinsame Core Services (Security, Replication, Transport etc.). Mit nur jeweils einem Client lassen sich Anwendung und Administration von Archivierung, Dokumenten-Management, Task- und Business Process Management durchführen. Dokumente, Akten, Vorgänge und Aufgaben greifen ineinander. Dokumente und Vorgänge werden beispielsweise Teil der Akten. Aus Akten wiederum lassen sich Vorgänge und Aufgaben starten.
In Abgrenzung zu middleware- und integrationszentrierten BPM-Systemen handelt es sich bei Doxis4 BPM um ein sogenanntes „Integrated ECM & BPM“. Im Gegensatz zu den middleware-zentrierten BPM-Systemen wird keine zusätzliche SOA benötig, um BPM in die Anwendungslandschaft zu integrieren. Doxis4 BPM dient allen Unternehmensbereichen von der Unternehmensentwicklung und Organisation über die Fachabteilungen bis hin zur IT, um dokumentenbasierte Geschäftsprozesse – ad-hoc und standardisiert – selbstständig zu modellieren, zu verwalten, zu optimieren und auszuführen. Dabei lässt sich Doxis4 BPM innerhalb einzelner Organisationseinheiten, unternehmensweit und unternehmensübergreifend einsetzen. Einer der wohl bekanntesten und meistverbreiteten Einsatzbereiche innerhalb einer Organisationseinheit ist die Rechnungsprüfung und –freigabe mittels BPM. Unternehmensweite Workflows sind beispielhaft bei der Auftragsbearbeitung zu finden.
Mehr Handlungsspielraum
Doch es sind längst nicht nur die standardisierten Prozesse („doing by design“) mit feingranularen Workflows, die sich mit Doxis4 BPM ausführen lassen. Die überwiegenden Prozesse der Sachbearbeitung sind unstrukturiert („design by doing“) oder nur in Teilen strukturierbar. Hier spricht man auch von Fall-Management (Case Management). Beim Case Management erhalten die Mitarbeiter mehr Verantwortung und einen größeren Handlungsspielraum, was sich positiv auf die Motivation auswirkt. Der Verlauf und das Ergebnis dieser Prozesse sind nicht vorhersehbar. Es obliegt der Erfahrung des verantwortlichen Mitarbeiters zu entscheiden, welche die nächsten Schritte sind und welche Mitarbeiter an der Bearbeitung des Falls beteiligt sind.
Nicht selten werden standardisierte Prozesse nicht sofort als solche erkannt. Erst durch die Handlungspraxis wird sichtbar, dass es sich hierbei um immer gleiche Abläufe handelt. Diese zuvor ad hoc geplanten und ausgeführten Abläufe lassen sich mit Doxis4 BPM in Standardprozesse überführen. Doxis4 vereint beide Konzepte, ermöglicht eine verständliche Modellierung und bietet ein einheitliches Konzept zur Kombination von „runtime“ und „buildtime“.
Ihr Nutzen
- Integrated ECM & BPM
- Routinearbeit (Automation) und Wissensarbeit (Ad-hoc-Prozesse)
- Geringe Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten
- Mehr Transparenz in Geschäftsprozessen
- Höherer Servicelevel
Exklusiver +Content für registrierte Nutzer
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Ad-hoc-Workflow vs. Standard-Workflow
Der Begriff Business Process Management ist sehr facettenreich. Es gibt viele Synonyme für BPM: Workflow, Geschäftsprozessmanagement, Geschäftsprozessverwaltung, Vorgangsbearbeitung oder auch nur kurz Process Management. Das Business Process Management unterscheidet zwischen standardisierten und nicht standardisierten Workflows. In der Differenzierung der nicht standardisierten Workflows finden sich wiederum Bezeichnungen wie Adaptive Case Management für das Fall-Management und Task Management für die Ad-hoc-Prozesse. Hier eine Abgrenzung der Begriffe.
Ad-hoc-Workflow
- design by doing
- situativ
- Verlauf und Ergebnis nicht vorhersehbar
- nicht automatisierbar
- Mitarbeiter entscheidet über die auszuführenden Aktivitäten
Standard-Workflow
- doing by design
- regelmäßig
- organisierter, planbarer Ablauf
- automatisierbar
- Aktivitäten stehen in Abhängigkeit zueinander
Doxis4 BPM und Task Management
Die Doxis4 iECM-Suite unterstützt als „integrated ECM & BPM“ strukturierte und unstrukturierte Geschäftsprozesse gleichermaßen. Strukturierte Prozesse lassen sich grundsätzlich mit Doxis4 BPM standardisieren und automatisieren, unstrukturierte dagegen – wo Prozessteilnehmer und Ziel nicht von vornherein klar sind – lassen sich spontan (ad-hoc) mit dem Doxis4 Task Management umsetzen. Ad-hoc-Workflows wiederum können durch erfolgreiche Handlungspraxis zu Standard-Prozessen erhoben werden. Zur besseren Unterscheidung nachfolgend eine Abgrenzungen zwischen den beiden grundlegenden Doxis4-Optionen.
Task Management
„Design by Doing“/Ad-hoc-Workflow
- Ad-hoc-Aufgaben und Vorgänge situativ verwalten
- Vorgänge auch ohne Prozessmodell
- Ad-hoc-Planung von Aufgaben
- Verfeinerung von Aufgaben in Unteraufgaben
- Wiedervorlagen
- Flexible Suche nach Aufgaben / Aufgabenlisten in Postkörben und Vorgängen
- Vorgänge als Dokumentmappen / Hauptdokumentmimik
- Festlegung und Protokollierung von Entscheidungen
Business Process Management
„Doing by Design“/Modell-getrieben
- Definition und Ausführung von Prozessmodellen
- Zwei Process Engines: „Statecharts“ und „Dependency-Graph“ (Abhängigkeiten zw. Aufgaben) wie beim Projektmanagement / Gantt Charts
- Unterstützung von automatischen Aktivitäten
- Kombination von „model-driven“ und Ad-hoc-Aufgaben durch Verfeinerung