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Une bonne maîtrise de l’écrit vous aidera à mieux saisir les enjeux, car, avant de rédiger quoi que ce soit, vous devez d’abord réfléchir à ce que vous voulez dire, ce qui contribue à clarifier les choses. Vous poser la question suivante vous sera particulièrement utile: quel effet le rapport doit-il avoir sur le destinataire? Adoptez donc toujours une perspective orientée vers les destinataires, car cela vous permettra en principe à mieux formuler ce que vous avez à communiquer (voir Klug 2012).
Du texte, pas des diagrammes
Les rapports consistent pour l’essentiel en du texte et non pas en un ensemble de diagrammes ou de tableaux. Les rapports contiennent des affirmations sous la forme de constats, d’explications ou de recommandations, ainsi que des appréciations de son rédacteur. Les rapports sont naturellement plus simples et plus rapides à comprendre par les destinataires que des évaluations purement statistiques.
N’oubliez jamais de demander à vos collaborateurs de rédiger un bref résumé lorsque le rapport fait plusieurs pages, un résumé qui doit tenir sur une seule page. Lire et analyser un rapport volumineux demande beaucoup de temps et celui-ci fait souvent défaut. Il s’agit de résumer et de préciser sur une page les principaux résultats, de sorte que vous disposiez d’une base solide pour une éventuelle prise de décision. Ce genre de rapport a plusieurs fonctions, à savoir: soutenir, piloter et coordonner votre domaine de responsabilité.
Bien structurer le rapport Managérial
Les questions suivantes (voir Blohm, 1988) doivent vous aider à définir la structure et l’organisation de votre rapport managérial:
1. Sur quoi le rapport porte-t-il? Vous définissez ici le but concret du rapport.
2. Que doit-il contenir? Vous déterminez le contenu et le degré de précision.
3. Comment faut-il le dire? Il s’agit ici de la forme de présentation et du genre de transmission.
4. Qui doit l’écrire et pour qui? Vous définissez l’auteur et les destinataires du rapport.
5. Quand le rapport doit-il être écrit? Cette question concerne la périodicité de la parution.
Comme le sens premier du terme rapporter le signifie bien, un rapport relate quelque chose. Les pages les plus importantes, et les plus difficiles à rédiger dans un rapport de gestion sont le résumé, le management summary, où le rédacteur du rapport décrit ce que ce dernier contient.
Les rapports portent sur la situation actuelle et les attentes futures
Veillez à indiquer dans le sommaire que votre rapport contient toujours des affirmations sur la situation idéale, sur l’évolution en cours et sur les attentes futures. Les rapports de gestion que vous recevez en tant que leader devraient être intégrés dans un système: la structure de votre système de rapports reflète la structure de votre système de planification et de contrôle, de sorte que vous tenez prêtes toutes les informations nécessaires pour vos tâches de planification et de contrôle.