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Definition
«Planung und Steuerung» umfasst das Zusammenführen aller, bereits im Projektdesign festgelegten Elemente zu einem ausgewogenen Plan, dessen Ausführung gesteuert abläuft. Basierend auf den Änderungen, die sich im Laufe des Projekts bzw. im Projektkontext ergeben, wird der Plan regelmässig aktualisiert. Die Steuerung wird ebenfalls regelmässig angepasst und verbessert, sodass der Einzelne die Kontrolle behält.
Zweck
Die Kompetenz «Planung und Steuerung» versetzt den Einzelnen in die Lage, sich einen ausgewogenen und ganzheitlichen Überblick über das Management eines Projekts zu verschaffen und aufrechtzuerhalten. Die Aufrechterhaltung von Gleichgewicht, Einheitlichkeit und Leistung ist von grundlegender Bedeutung für das Erreichen der vereinbarten Ergebnisse.
Beschreibung
Beim Planen und Steuern handelt es sich um eine Kernkompetenz des Projektmanagements. Hier laufen alle Informationen zusammen und Entscheidungen werden vorbereitet bzw. getroffen. Viele Prozesse und Aktivitäten werden in den anderen Kompetenzen ausführlich beschrieben (und gesteuert). Mittels der Kompetenz «Planung und Steuerung» werden sie integral betrachtet. Der grundlegende, zyklische Prozess läuft folgendermassen ab: planen, ausführen, beurteilen, anpassen wie im Qualitätsregelkreis beschrieben.
Vom Gesichtspunkt des Projektmanagements her liegt der Fokus auf Planung und Beurteilung. Informationen müssen gesammelt und kombiniert werden, die Organisation sowie die jeweiligen Teams müssen ausgewählt und Entscheidungen müssen getroffen werden.
Der Einzelne muss entscheiden, wie er den Aufwand des Projektmanagements planen und messen bzw. wie er das Projekt managen wird. Hierzu gehört die Wahl des richtigen Führungsstils, wieviel und was delegiert werden soll, usw. Alle diese Punkte werden in einer oder mehreren Entscheidungsvorlagen festgelegt (Vision, Roadmap, Plan, usw.), die besprochen und abgestimmt werden müssen.
Sobald die Projektplanung erstellt ist, sollten auch die Beobachtungsprozesse bereit sein. Anhand dieser Prozesse werden regelmässig Informationen zu Fortschritt, Finanzierung und Verwendung der Ressourcen im Vergleich zu Bezugsbasis, Einhaltung der Qualitäts- und anderer Standards, Zufriedenheit der Stakeholder, usw. gesammelt. Dabei ist eine regelmässige Berichterstattung (sowohl von niedrigeren Ebenen an den Projektmanager als auch vom Projektmanager an die Stakeholder) ein wesentlicher Bestandteil dieser Kompetenzen.
Um den Lernprozess stetig voranzutreiben, sollte zudem der aufgebrachte Managementaufwand regelmässig bewertet werden. Ausgehend von diesen Informationen können Änderungen erforderlich werden. Ein im Voraus festgelegter, transparenter Prozess des Änderungsmanagements ist ein weiteres grundlegendes Element der Projektüberwachung und -steuerung. Nach ordnungsgemässem Abschluss einer Phase während des Projektlebenszyklus sollte eine Auswertung stattfinden und ein Bericht erstellt werden, in dem die Ergebnisse, Erfolge sowie die aus dem Projekt gewonnenen Erkenntnisse festgehalten werden.
Kompetenzindikatoren
Projekt starten, Projektmanagement-Plan entwickeln und Zustimmung einholen
Die initiale Phase jedes Projekts ist von grundlegender Bedeutung, da sie die Basis für ein erfolgreiches Projekt darstellt. Diese Vorbereitungsphase ist häufig durch Unsicherheit gekennzeichnet, mit vagen oder noch nicht verfügbaren Informationen. Die Anforderungen der Stakeholder sind möglicherweise erst grob festgelegt, ihre Erwartungen unrealistisch und der Zeitrahmen nicht zu erfüllen, während früher Optimismus und Enthusiasmus mithilfe einer realistischen Sichtweise gezügelt werden müssen. Ein proaktiver Stil des Projektmanagements, ein gut vorbereiteter und effektiv geführter Start-up-Workshop sowie die Rekrutierung der richtigen Teammitglieder können die Chancen auf ein erfolgreiches Projekt verbessern. In einem oder mehreren Start-up-Workshops sollte der Fokus auf die Entwicklung des Projektauftrags und die Vorbereitung des Projektmanagement-Plans gelegt sowie die Teamrollen und der kritische Weg für das Projekt festgelegt werden.
Der Einzelne bereitet das Projekt vor und plant dieses. Ausgehend vom vorab festgelegten übergeordneten Design holt der Einzelne ausreichend Informationen von Stakeholdern und Experten ein und analysiert, beurteilt und priorisiert diese, um einen gesamtheitlichen Projektmanagement-Plan zu erstellen. Dieser Plan basiert auf Informationen und Entscheidungen hinsichtlich Anforderungen und Qualität, festgelegter Arbeitsergebnisse
und Restriktionen/Rahmenbedingungen, Organisations- und Kommunikationsstrukturen, erforderlicher Ressourcen und Budget, Planungs- und Hauptrisiken, usw. Abschliessend muss der Plan beurteilt und bewilligt werden (inklusive der erforderlichen Ressourcen und des verfügbaren Budgets), um mit der/den Start- und Ausführungsphase(n) zu beginnen.
Messgrössen
- Organisiert den Prozess des Projektstarts
- Holt alle erforderlichen Informationen von den Stakeholdern und Experten ein
- Analysiert, bewertet und priorisiert Informationen
- Organisiert und moderiert einen Projektstart-Workshop
- Bereitet den Projektauftrag bzw. den Projektmanagement-Plan vor und holt die Zustimmung ein
- Plant und kommuniziert den Projektmanagement-Aufwand
Übergang in eine neue Projektphase einleiten und managen
Nach der Entscheidung, das Projekt zu finanzieren und fortzusetzen, werden der Start der nächsten sowie aller nachfolgenden Phasen unter Berücksichtigung der folgenden Punkte ausgeführt:
- Spezifische Ziele für diese nächste Phase des Projekts
- Alle erforderlichen organisatorischen Änderungen
- Notwendigkeit, den Projektauftrag und Projektmanagement-Pläne erneut zu bestätigen der abzuändern.
Aktualisiert werden müssen dabei der detaillierte Ablauf- und Terminplan, Kosten- und Ressourcenpläne, das Risikoregister und möglicherweise der zu erwartende Nutzen (Geschäftsvorgang). Abhängig von der Grösse und der Komplexität des Projekts stellt eine Auftaktbesprechung ein effektives Mittel dar, um das/die Projektteam(s) über die Pläne, den Bedarf und die Ziele des Projekts bzw. der Projektphase zu informieren und diese dementsprechend einzuteilen. Diese Besprechung bzw. dieser Workshop können zudem dafür genutzt werden, die Aufgabengliederung, die Planung, die Aufgabenzuteilung bzw. die Projektwerte genauer festzulegen.
Messgrössen
- Organisiert das Management des Projektumsetzungsprozesses
- Definiert die Ziele und Lieferobjekte der nachfolgenden Phase(n)
- Managt den Übergang der Projektphasen
- Organisiert und moderiert ein Kickoff-Meeting
Projektleistung mit dem Projektplan abgleichen und gegebenenfalls Korrekturmassnahmen treffen
Die Kontrolle basiert auf den Projektzielen, -plänen und -aufträgen. Mithilfe dieses Management-Prozesses werden der tatsächliche Projektfortschritt bzw. die tatsächliche Projektleistung gemessen, diese gegen die Bezugsbasis abgeglichen und ggf. Abhilfemassnahmen getroffen. Diese Prüfung wird gewöhnlich anhand von Kontrollen gegen vorab festgelegte Ziele vorgenommen, indem die Ergebnisse gemessen und Abweichungen korrigiert werden (diagnostische Steuerung). Bestehen grössere Unsicherheiten können diese durch Feedback und Vorschläge von operativen Mitgliedern verringert und so der Prozess angepasst werden (interaktive Steuerung). Steuerung und Berichterstattung werden für die aktuelle Periode ausgeführt und umfassen eine Prognose für eine angemessene Zahl an zukünftigen Perioden. Ein integriertes System zur Projektsteuerung und -berichterstattung deckt alle Projektziele und die entsprechenden Erfolgskriterien für die relevanten Projektphasen und Anforderungen aller Stakeholder ab.
Messgrössen
- Legt das Leistungscontrolling fest
- Beschreibt die für das Leistungscontrolling anzuwendenden Hilfsmittel und Methoden
- Misst Fortschritt und Leistung
- Plant und setzt Korrekturmassnahmen um
Bericht über den Projektfortschritt erstatten
Die Berichterstattung bietet Informationen und Kommunikation über den Projektfortschritt (Kosten, Zeit, Ressourcen, Risiken und Chancen, Ausnahmen, usw.) in der aktuellen sowie vorherigen Phasen und eine Prognose für die Entwicklungen der aktuellen Phase bis hin zum Projektende. Die Berichterstattung umfasst sowohl regelmässige verbale als auch schriftliche Statusaktualisierungen und Prognosen der Teammitglieder an die Führungsperson(en) und von diesen an die Stakeholder (inklusive Ausschüsse). Zudem beinhaltet die Berichterstattung Finanzprüfungen des Projekts.
Ist der Einzelne und/oder das Team sehr erfahren, kann es für die Stakeholder ausreichend und akzeptabel sein, nur in Ausnahmefällen die Berichterstattung einzusetzen. Das bedeutet, dass nur über wichtige Vorgänge Bericht erstattet und keine konstante Beobachtung mittels regelmässiger Status- bzw. Update-Berichte vorgenommen wird.
Messgrössen
- Erstellt eine Berichtsstruktur
- Erstellt einen Fortschrittsbericht
- Erstellt einen Prognosebericht
- Erstellt Phasenübergangsberichte
Projektänderungen beurteilen, Zustimmung für diese einholen und implementieren
Aufgrund unvorhergesehener Vorkommnisse werden in einem Projekt häufig Änderungen nötig. So könnte es erforderlich sein, die Projektspezifikation oder die Vertragsbedingungen mit Auftragnehmern oder Kunden zu ändern. Diese Änderungen müssen vor dem Hintergrund der ursprünglichen, im Projektauftrag festgelegten Projektziele betrachtet werden. Der zu verwendende Prozess des Änderungsmanagements sollte zu Beginn des Projekts mit allen relevanten Stakeholdern vereinbart werden. Ein formeller, proaktiver Änderungsmanagement-Prozess, der möglicherweise anfallenden Änderungen vorgreift, ist einem Prozess vorzuziehen, mit dem ausschliesslich auf bereits offensichtlich erforderliche Änderungen reagiert wird.
Eine Änderung an Inhalt und Umfang eines Projekts bzw. an der Spezifikation eines Arbeitsergebnisses wird anhand eines formellen, vorherbestimmten Prozesses vorgenommen. Der Änderungsprozess umfasst alles, was sich aus der erforderlichen Änderung bzw. der neu identifizierten Gelegenheit ergibt, sowie die Einigung hinsichtlich des Entscheidungsprozesses, darüber, dass eine Änderung erforderlich ist sowie die Entscheidung, die Änderung anzunehmen und einzuführen. Dies gilt für alle Arten von Änderungen. Mithilfe des Änderungsmanagements werden Änderungen identifiziert, beschrieben, klassifiziert, bewertet, bewilligt bzw. abgelehnt und vor dem Hintergrund von rechtlichen und anderen Vereinbarungen realisiert und verifiziert. Änderungen können von allen Parteien angefordert werden, müssen sowohl als vorgeschlagene als auch als genehmigte Änderungen gesteuert sowie ordnungsgemäss allen relevanten Stakeholdern mitgeteilt werden. Beim Management einer Änderung werden deren direkte und indirekte Auswirkungen auf das gesamte Projekt und dessen Kontext berücksichtigt. Die Auswirkungen der Änderungen auf Projektliefergegenstände, Konfiguration, Terminplan, Kosten, Finanzierungsplan und Risiken werden im Vergleich mit der Bezugsbasis des Projekts ermittelt. Sobald die Änderungen bewilligt wurden, wird der Projektplan entsprechend angepasst.
Messgrössen
- Organisiert einen Prozess zur Steuerung der Änderungen
- Erstellt einen Change Request und dokumentiert dies im Change Log
- Implementiert den genehmigten geänderten Leistungsumfang
Eine Phase oder das Projekt abschliessen und evaluieren
Der Abschlussprozess findet nach der Fertigstellung des Projekts bzw. einer Phase des Projekts statt, nachdem die Projekt- oder Phasenergebnisse vorliegen. Jede Phase eines Projekts oder Teilprojekts sollte formell mit einer Auswertung und Dokumentation der durchgeführten Phase abgeschlossen werden. Dabei wird überprüft, ob die Projektziele erreicht und die Erwartungen des Kunden erfüllt wurden. Beim Abschluss einer Phase sollten zudem die Vorschläge für die nächste(n) Phase(n) des Projekts überprüft sowie alle Angelegenheiten, die einer Entscheidung bedürfen, an die entsprechende Stelle zur Bewilligung weitergeleitet werden.
Wurde ein formeller Vertrag unterschrieben, fallen unter diese Betrachtungen die Übertragung von Verantwortlichkeiten vom Auftragnehmer an den Projekteigner, der Beginn der Gewährleistungsfrist und die abschliessenden Zahlungen, die in Rechnung gestellt werden müssen. Die Übergabedokumentation muss erstellt werden. Zudem müssen diejenigen, die die Projektergebnisse später verwenden, entsprechend geschult werden. Diese sind von grundlegender Bedeutung, um sicherzustellen, dass die in das Projekt gesteckten Investitionen voll genutzt werden.
Die Projektergebnisse, die gesammelten Erfahrungen und gewonnenen Erkenntnisse werden ausgewertet und dokumentiert, sodass sie der Verbesserung zukünftiger Projekte dienen können. Die Mitglieder des Projektteams werden für neue Aufgaben benötigt und sollten deshalb zuvor formell von ihren Rollen und Verantwortlichkeiten dieses Projekts entbunden werden.
Messgrössen
- Organisiert den Prozess des Phasen- oder des Projektabschlusses
- Organisiert und moderiert einen Projektphasen- oder Projektabschlussworkshop
- Moderiert die Projektevaluierung
- Erstellt einen Lessons Learned-Bericht über die Projektphase oder das Projekt