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Im Überblick
Der Evaluationsprozess dauert vom ersten Vorgespräch (nicht in Abbildung 1 dargestellt) bis zur Festlegung der Massnahmen rund zwei Semester. Zu Beginn des ersten Semesters werden die Mitarbeitenden der evaluierten Einheit über das Verfahren orientiert (Informationsveranstaltung, ebenfalls nicht dargestellt).
Evaluationsvereinbarung
Die Evaluationsstelle legt in Zusammenarbeit mit der Vertretung des zuständigen universitären Leitungsorgans (Fakultäts- und/oder Universitätsleitung) und der evaluierten Einheit (Leitung und Vertretung der Mitarbeitenden; bei akademischen Einheiten: Leitung, Vertretung der Professor*innen und der Stände) in der Evaluationsvereinbarung die Evaluationsfragen und weitere wichtige Rahmenbedingungen der Evaluation fest.
Selbstevaluation
Die Evaluationsstelle stellt der evaluierten Einheit eine Berichtsvorlage für die Selbstevaluation zur Verfügung, die bereits hochschulstatistische Kennzahlen enthält und mit checklistenartigen Hinweisen versehen ist.
Bis zu Beginn des zweiten Semesters verfasst die evaluierte Einheit einen Selbstevaluationsbericht, in dem sie sich unter anderem auf die Fragen der Evaluationsvereinbarung bezieht. Bei akademischen Einheiten fliessen die Ergebnisse aus dem Qualitätsmanagement Studium und Lehre in Form des Lehrberichts mit ein. Gegebenenfalls führt die Evaluationsstelle Erhebungen (z. B. Analyse der Publikationstätigkeit) und Befragungen bei verschiedenen Anspruchsgruppen durch. Die Unterlagen zur Selbstevaluation dienen den Expert*innen zur Vorbereitung auf ihren Besuch.
Externe Evaluation
Die evaluierte Einheit schlägt mögliche Expert*innen vor. Nachdem die Evaluationsstelle die Vorschläge priorisiert und geprüft hat (u. a. auf mögliche Befangenheit), werden die einzuladenden Personen durch das zuständige universitäre Leitungsorgan bestimmt. Die Evaluationsstelle informiert die evaluierte Einheit über die nominierten Personen und lädt die Expert*innen ein.
Die Site Visit (vor-Ort-Besuch) erfolgt im zweiten Semester. Am Anfang und zum Schluss der Site Visit haben die zuständigen universitären Leitungsorgane die Gelegenheit, die Expert*innen über den Kontext der evaluierten Einheit zu informieren und mit den Expert*innen zu diskutieren. Während der Site Visit führen die Expert*innen Gespräche mit der Leitung und mit Vertretungen der Mitarbeitenden der Einheit (bei akademischen Einheiten: Vertretungen der Professor*innen und der Stände) sowie ggf. mit weiteren Personen.
Der im Anschluss die Site Visit verfasste Expert*innenbericht besteht aus einer Gesamteinschätzung der evaluierten Einheit und deren Leistungen (SWOT-Analyse). Die Expert*innen beantworten die Evaluationsfragen und formulieren Empfehlungen für die Qualitätssicherung und -entwicklung der Evaluationsgegenstände sowie für die betreffenden Strukturen, Prozesse und Ergebnisse. Die Angehörigen der evaluierten Einheit können zu dem Bericht Stellung nehmen.
Ergebnisaufbereitung und Strategie- und Entwicklungsgespräche (SEG)
Zeitnah erstellt die Evaluationsstelle basierend auf dem Expert*innenbericht und den Stellungnahmen einen Evaluationsbericht, der eine Liste von Empfehlungen enthält.
Die Empfehlungsliste dient als Basis für ein Strategie- und Entwicklungsgespräch (SEG) zwischen der evaluierten Einheit und dem zuständigen universitären Leitungsorgan. Im Rahmen dieses Gesprächs erfolgt die Massnahmenvereinbarung.
In der Regel drei Monate nach dem SEG verfasst die evaluierte Einheit den Umsetzungsplan in Erfüllung der Massnahmenvereinbarung. Die universitären Leitungsgorgane ergänzen den Plan um einen Bericht bezüglich der an sie gerichteten Massnahmen.
Etwa zwei Jahre nach Festlegung der Massnahmen wird in einem weiteren SEG das Monitoring (Besprechung und Überprüfung der Umsetzung) durchgeführt.
Die Universitätsleitung und der Universitätsrat erhalten periodisch die Evaluationsberichte, die unterzeichneten Massnahmenvereinbarungen und die Protokolle der Strategie- und Entwicklungsgespräche aller abgeschlossenen Evaluationen. Die Monitoringberichte werden der Universitätsleitung und dem Universitätsrat jährlich zur Kenntnis vorgelegt.