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Soltanto una piccola parte dei documenti relativi agli affari della Confederazione viene archiviata. L’Archivio federale decide insieme alle unità amministrative quali documenti archiviare. La determinazione del valore archivistico è effettuata, a seconda della situazione, prima o dopo la produzione dei documenti.
L’Archivio federale decide insieme alle unità amministrative quali documenti archiviare. L’obiettivo principale di questa operazione è quello di selezionare i documenti che testimoniano l’operato dello Stato e che lo rendono non solo trasparente, ma anche comprensibile agli occhi delle generazioni future. Le unità amministrative valutano l’interesse archivistico dei documenti secondo criteri giuridici e amministrativi, mentre l’Archivio federale tiene conto di aspetti storici e delle scienze sociali. Quest’ultimo riprende i documenti di cui è stato determinato il valore archivistico e li conserva nel tempo.
Quali documenti sono valutati?
L’Archivio federale ha definito la prassi e i principi applicati nelle decisioni di valutazione in un apposito piano generale (ted) (PDF, 1013 kB, 19.10.2010). Inoltre, per informare in modo trasparente sui documenti selezionati in virtù del loro valore archivistico, pubblica i risultati delle proprie valutazioni.
L’Archivio federale distingue fra due tipologie di valutazione:
1. Valutazione prospettiva: è l’operazione mediante la quale si determina il valore archivistico dei documenti non ancora prodotti.
Di norma il valore archivistico dei documenti è determinato prima ancora della loro produzione. Questa operazione è effettuata mediante una valutazione prospettiva nell’ambito del sistema di ordinamento. L’Archivio federale e le unità amministrative valutano congiuntamente il valore archivistico dei documenti prodotti in futuro. I relativi metadati («con / senza valore archivistico») vengono registrati nel sistema di ordinamento. Nel quadro dell’introduzione di un sistema di gestione elettronica degli affari, la valutazione prospettiva costituisce il presupposto per la validazione di un nuovo sistema di ordinamento. Per i sistemi di ordinamento già in essere, questa operazione può tuttavia essere effettuata anche a posteriori.
2. Valutazione retrospettiva: è l’operazione mediante la quale si determina il valore archivistico dei documenti già prodotti, ma non ancora valutati.
Le unità amministrative devono offrire all’Archivio federale, per l’archiviazione permanente, i documenti e i dati già prodotti e il cui valore archivistico non è ancora stato determinato Modulo di panoramica (XLS, 273 kB, 24.10.2019). Prima di preparare i documenti da offrire è necessario concordarne le modalità con l’Archivio federale. La procedurà si può trovare nell’unita didattica «Valutazione retrospettiva e versamento» dell’Archivio Federale. L’unità didattica si trova online sul portale LMS della Confederazione:
Per i lavori di valutazione retrospettiva può essere utilizzato, se disponibile, un sistema di ordinamento valutato in modo prospettivo. I sistemi di ordinamento già valutati figurano nelle decisioni di valutazione.
Per maggiori informazioni: <email-pii>.
Quali documenti devono essere offerti per la valutazione?
Quando occorre offrire i documenti per la valutazione?
Cosa succede dopo la valutazione?
Dopo la valutazione, le unità amministrative stabiliscono i termini di protezione per i loro documenti di valore archivistico. La definizione di questo termine permette di regolamentare l’accessibilità agli atti dopo la loro consegna all’Archivio federale. Questa procedura è disciplinata nelle disposizioni della legge federale sull’archiviazione (LAr; RS 152.1; Sezione 3: «Accessibilità agli archivi»). Le diverse tipologie di termini di protezione sono elencate nelle rubriche Termini di protezione e Domanda di consultazione.
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Ultima modifica 15.06.2021