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Kennen Sie diese Meetings, in denen stundenlang über ein Problem diskutiert wird? Da wird mit Hingabe kritisiert, lamentiert und problematisiert. Am Schluss ist viel Zeit verschwendet und eine Lösung ist noch meilenweit entfernt. Die folgenden 3 Tipps zeigen Ihnen, wie Sie Ihre Meetings ab sofort effektiver und lösungsorientierter durchführen.
Tipp 1: Lösungsorientiert anstatt problemorientiert diskutieren
Wenn Sie das nächste Mal in einem solchen Meeting sitzen, dann probieren Sie einfach einmal diesen verblüffend wirksamen Satz: "Wie es nicht geht, wissen wir alle. Jetzt macht doch mal einen Vorschlag, wie es funktionieren könnte!" Mit diesem einfachen Satz holen Sie die Kollegen und Mitarbeiter aus der negativen Spirale einer ermüdenden Problem-Diskussion heraus. Sie lenken die Aufmerksamkeit und die Kreativität Ihrer Mitarbeiter auf eine Lösung hin. Der Effekt: Ihre Mitarbeiter beschäftigen sich wieder mit ihrem Erfolg - und nicht mehr damit, was sie vom Erfolg abhalten könnte.
Doch Sie können noch einen draufsetzen, um bei Ihren Team-Meetings schneller zu erfolgreichen Lösungen zu kommen. Die Idee: In den meisten Meetings wird zu 90% über Probleme gesprochen und nur zu 10% über Lösungen. Drehen Sie das Verhältnis um. Sorgen Sie dafür, dass nur noch 10% über das Problem geredet wird und zu 90 % über die Lösung. Damit Ihr Team dabei mitzieht, übernimmt jeder Mitarbeiter reihum für einen Monat das Amt des "Lösungsverantwortlichen". In dieser Rolle muss er bei jeder Besprechung strikt darauf achten, dass nicht über Probleme lamentiert oder diskutiert wird, sondern dass alle Teilnehmer Ideen und Vorschläge für eine Lösung bringen.
Tipp 2: Kreativität in Meetings ist ein Märchen
Als wichtigster Vorteil von Meetings gilt, dass dort „Brainstorming“ stattfinde und dass damit die Kreativität enorm beflügelt werde. Je mehr Meinungen zusammenkommen, desto mehr und bessere Ideen würden geboren.
Falsch, sagt der Sozialpsychologe Wolfgang Stroebe von der Universität Utrecht. Brainstorming in Gruppen liefert nur halb so viele und darüber hinaus weniger kreative Ideen, als wenn dieselben Personen einzeln nachdenken würden. Je grösser die Gruppe und je länger sie hirnt, desto weniger kommt pro Kopf heraus.
Folgendes können Sie tun, um diese Nachteile zu vermindern: Erstens sollten die Gruppen möglichst klein sein, am besten Dreiergruppen. Ist das nicht möglich, teilen Sie die Gruppe zwischendurch in Gruppen auf, mit der Aufgabe, eine Lösung zu erarbeiten. Im Plenum präsentiert danach jede Kleingruppe ihr Ergebnis.
Zweitens sollte eine Diskussionsleitung dafür sorgen, dass alle Anwesenden zu Worte kommen. Lassen Sie die schwächeren Teilnehmer zuerst sprechen. Gerneredner melden sich selber. Ein besonderes Auge sollten sie auf Taktiker halten, denn diese bringen Ihre Anliegen erst vor, wenn die anderen zu erschöpft sind, um zu widersprechen. Trifft dies ein und das Thema ist wichtig, so verschieben Sie es auf eine andere Sitzung.
Tipp 3: Keine Sitzung ohne Ziel
Das Ziel gehört bereits in die Sitzungseinladung. Jeder sollte wissen, was mit der Sitzung erreicht werden soll. Das Sitzungsziel gehört natürlich auch an den Anfang der Sitzung und falls in der Diskussion der rote Faden verloren geht, ist es Aufgabe des Sitzungsleiters, die Teilnehmer wieder auf den Zielpfad zu bringen.
Schliesslich geht es auch darum, die erarbeiteten Lösungen umzusetzen. Beweisen sie gerade hier Stärke. Fragen Sie bei jedem Punkt: Was ist zu tun? Wer kümmert sich darum und bis wann? Nur so werden Sitzungen glaubwürdig und werden von den Sitzungsteilnehmern auch ernst genommen.