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Raccolta di dati personali per la locazione di un alloggio
Avete visitato un appartamento e desiderate prenderlo in locazione? Siete proprietari e desiderate dare un appartamento in locazione? La raccolta di dati presso persone interessate alla locazione è autorizzata, per quanto tali informazioni siano appropriate per scegliere, secondo criteri oggettivi, un locatario adeguato.
Raccolta di dati riguardanti interessati alla locazione
La raccolta di dati da parte di un proprietario o di un’agenzia immobiliare riguardante persone interessate alla conclusione di un contratto di locazione deve permettere al locatore di scegliere, secondo criteri oggettivi, un locatario adeguato. In generale, il proprietario o l’agenzia immobiliare ottiene tali informazioni grazie a un modulo che le persone interessate compilano dopo aver visitato l’abitazione.
Quali dati personali possono essere richiesti?
Le domande poste possono ledere la sfera privata delle persone interessate. Una lesione della personalità può essere lecita se la persona interessata ha dato il proprio consenso o se è giustificata da un interesse preponderante pubblico o privato o dalla legge. Se il locatore non può fondarsi su uno di questi motivi giustificativi, la domanda posta è da ritenere illecita e pertanto non consentita.
Per costituire un motivo giustificativo valido, il consenso dev’essere volontario e accordato dopo sufficienti chiarimenti. In genere il locatore non può avvalersi del consenso dei candidati alla locazione dell’alloggio poiché gli stessi invero non forniscono i dati richiesti di propria volontà: chi rifiuta di fornire determinati dati è infatti svantaggiato a priori rispetto agli altri candidati riducendo così le sue possibilità di ottenere l’alloggio.
Di conseguenza il locatore deve basarsi di principio su un interesse privato preponderante. Ciò è il caso se i dati richiesti sono in relazione con la conclusione del contratto di locazione. I dati richiesti devono riferirsi ai potenziali locatari ed essere direttamente utili per il locatore affinché egli possa scegliere il futuro locatario; l’interesse del locatore all’ottenimento di tali dati dovrà inoltre prevalere su quello del potenziale locatario a proteggere la sua sfera privata.
Il locatore può, se del caso, avvalersi di un obbligo legale per raccogliere o comunicare determinati dati. La legislazione del Comune o del Cantone può, ad esempio, obbligare il locatore a trasmettere i dati del nuovo locatario al controllo degli abitanti.
Principi generali di protezione dei dati
I locatori che raccolgono o trattano dati personali dei candidati alla locazione dovranno rispettare i principi generali di protezione dei dati, in particolare:
Secondo il principio di liceità, qualsiasi trattamento di dati personali dev’essere svolto nel rispetto dell’ordinamento giuridico vigente. Una raccolta di dati è considerata illecita quando viola chiaramente norme legali, ad esempio le disposizioni del Codice penale (ottenimento di dati sotto minaccia, mediante astuzia o violenza) o del diritto di locazione.
Il principio di buona fede esige che la persona interessata possa riconoscere quali dati sono raccolti e a quali scopi. La raccolta di informazioni presso terzi all’insaputa del locatario potenziale viola di conseguenza il principio della buona fede.
Il principio di finalità prescrive che i dati possono essere raccolti soltanto per scopi determinati e riconoscibili per la persona interessata e devono essere trattati in maniera compatibile con tali finalità.
Conformemente al principio di proporzionalità il locatore può raccogliere e trattare soltanto i dati oggettivamente necessari al raggiungimento dell’obiettivo perseguito e, per quanto possibile, nel rispetto dei diritti delle persone interessate. Il locatore può richiedere soltanto i dati personali che sono in relazione diretta con la conclusione o l’esecuzione del contratto di locazione e la cui raccolta non pregiudichi inutilmente (o in modo smisurato) la sfera privata delle persone interessate.
Ad esempio, il locatore deve poter accertare che il locatario disponga delle risorse necessarie per pagare la pigione; a tale scopo egli potrà quindi chiedere informazioni sulla situazione finanziaria del locatario potenziale. Il trattamento dei dati deve rispondere a un bisogno effettivo e non teorico relativamente remoto. La durata di conservazione viola il principio di proporzionalità quando risulta eccessiva rispetto a quanto necessario ai fini del trattamento: ad esempio, una volta firmato il contratto di locazione con il locatario definitivamente scelto, il locatore dovrà distruggere i moduli d’iscrizione compilati dagli altri candidati all’alloggio, tranne nel caso in cui vi sia una giustificazione particolare (p.es. iscrizione su una lista d’attesa con il consenso del locatario).
Informazioni dettagliate sono disponibili nel documento «Spiegazioni concernenti i moduli d’iscrizione per la locazione di un alloggio», nel quale esaminiamo le categorie di dati che il locatore può normalmente esigere dai candidati all’alloggio e spieghiamo in quali casi le domande poste sono ammissibili o no.