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Poter dire di no
Svolgo continuamente dei compiti che spesso non fanno parte del mio campo d‘attività e per i quali in realtà mi manca il tempo. Quando il mio capo o un collega mi chiedono gentilmente un favore mi lascio indurre a dire di sì, ma poi me ne pento. Come posso imparare a dire gentilmente di no?
Una volta conosciuta la sua disponibilità ad aiutare, la tendenza è che questo succeda sempre più spesso. La situazione diventa però critica nel momento in cui lei non riesce più a svolgere i suoi compiti principali in modo serio e puntuale, o quando persino deve fare gli straordinari. Cerchi quindi di distanziarsi con decisione da questa situazione, senza smettere di essere gentile.
Dica chiaramente di no quando:
- lei ha altri compiti più importanti e vincolanti;
- le manca il tempo;
- si rende conto che non è la persona giusta per svolgere questi compiti e che quindi ci arebbero delle persone più adatte;
Quando dice di no lo dica con chiarezza. Eviti delle espressioni del tipo „in realtà“, o „magari“. In tali casi chi le sta chiedendo aiuto sentirebbe la sua esitazione e cercherebbe di persuaderla. Proprio quando è il capo a chiedere un favore, è spesso difficile dire di no. Ciò nonostante ha molto saggio non lasciarsi sovraccaricare. Per farlo è necessario utilizzare dei buoni argomenti, se non dovessero sembrare plausibili le verrebbe rimproverata la mancanza di motivazione o di disponibilità e di supporto ai colleghi e superiori.
Declinare una richiesta non vuol dire che non si possa aiutare la persona che ci chiede un aiuto in modo diverso, magari offrendo un consiglio concreto ed utile. Per esempio quando le vengono formulate delle richieste di appuntamento, offra semplicemente le due alternative che meglio le convengono. Così facendo mette al centro dell’attenzione la soluzione del problema “tempo”, senza stravolgere la propria pianificazione.
Se invece ha la possibilità di investire una parte del suo tempo e delle sue capacità a favore della richiesta del collega o del capo. Se davvero questo fosse il caso, potrebbe rispondere mettendo delle condizioni: „Sì, posso aiutarti se …”
- un altro compito non dovesse più essere considerato prioritario;
- un altro compito venisse cancellato;
- un’altra persona potesse occuparsi di uno dei suoi compiti;
- le venisse garantito un aiuto per altre attività.
Non si lasci mai costringere a dire di sì sotto la pressione del tempo. Comunichi alla persona che le indirizza una richiesta di aiuto che prima lei deve verificare la propria agenda e le proprie scadenze. Stia attento al reale impegno che implica una richiesta di aiuto: spesso un compito da svolgere viene presentato soltanto in modo parziale e solo verbalmente. Ciò che all’inizio sembra facile da gestire può rivelarsi poi un incarico importante e “ingordo” del suo prezioso tempo.
Susanne Abplanalp: direttrice di Training@style GmbH.
Per ulteriori informazioni: <email-pii>
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