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Das Vorgehen mittels SCRUM ist geprägt durch häufige Meetings zwischen den Vertragsparteien, Rollenverteilungen, Werten und Grundüberzeugungen.
Im Zentrum steht das Projektteam, das aus dem Projektleiter des Bestellers (auch als Product Owner bezeichnet), dem organisatorischen (und technischen) Projektleiter des Lieferanten (SCRUM Master) sowie dem Software-Entwicklungsteam besteht. Je nach Ausgestaltung zählt der SCRUM Master nicht zum Projektteam. In diesem Fall ist er einzig für die Überwachung der Rollenverteilung zuständig. Er hält die Transparenz während der gesamten Entwicklung aufrecht und unterstützt dabei das Projektteam, Verbesserungspotenziale zu erkennen und zu nutzen. Das Software-Entwicklungsteam organisiert seine Arbeit weit gehend selbst und wählt auch die eingesetzten Entwicklungswerkzeuge und -methoden. Das Projektteam trifft sich regelmässig (meist monatlich), um das nächste Arbeitspaket (Iteration) zu bestimmen. SCRUM erfüllt die Bedingungen der agilen Software-Entwicklung, die 2001 im Agilen Manifest formuliert wurden (www.agilemanifesto.org):
- Individuen und Interaktionen gelten mehr als Prozesse und Tools.
- Die funktionierende Software ist wichtiger als ausführliche Dokumentationen.
- Die gute Kundenbeziehung und stetige Zusammenarbeit mit dem Kunden steht über den Verträgen und Vertragsverhandlungen.
- Offenheit für Änderungen ist wichtiger als striktes Arbeiten nach Plan.
Für Genaueres zur Methode wird auf die entsprechende Spezialliteratur verwiesen.
Schwierigkeiten der rechtlichen Zuordnung
Die Flexibilität innerhalb des Projekts und die Schwierigkeiten der rechtlichen Zuordnung solcher Projekte zu einem Vertragstypus nach Obligationenrecht sind nicht unproblematisch:
- Eine eigentliche Sachgewährleistung und Erfolgshaftung des Lieferanten ist nur schwer verein- und kontrollierbar, weil es einerseits an den klaren Vorgaben für den geschuldeten Erfolg fehlt und andererseits der Product Owner für die Erreichung des Erfolgs ebenfalls massgeblich in der Verantwortung steht (fehlende Erfolgshaftung).
- Die monatliche Planung hat den Nachteil, dass die langfristige Planung für das Gesamtprojekt leidet. Es bedarf ausgezeichneter Projektmanagement-Skills, um durch die Anwendung der SCRUM-Methode termingerecht zu einer qualitativ hochstehenden Lösung zu gelangen (Terminverzögerungen).
- Ebenfalls nachteilig ist, dass bei solchen Projekten meist monatlich nach Aufwand abgerechnet wird. Die Einhaltung eines maximalen Kostendachs für das Gesamtprojekt ist unter diesen Bedingungen ebenfalls sehr schwierig zu bewerkstelligen (Kostenüberschreitungen).
SCRUM: Besonderheiten im Mustervertrag
Der aus der Bestellerperspektive formulierte Mustervertrag trägt den Besonderheiten der Methode und der Komplexität des kostspieligen Projektes Rechnung.
Rechtseinräumung: Die Rechtseinräumung ist bei jedem IT-Projekt von zentraler Bedeutung. Aus Sicht des Bestellers ist es zentral, dass er nach Abschluss des Projekts in den Besitz des Quellcodes gelangt bzw. zumindest durch ein Software Escrow Agreement sicherstellt, dass er im Ernstfall (z.B. der Lieferant stellt seine Support- und Wartungstätigkeit ein) Zugriff auf den Quellcode hat. Denn nur so kann er sicherstellen, dass Fehler behoben werden und die Software langfristig weiterentwickelt werden kann.
Im vorliegenden Projekt ist es wichtig, dass dem Besteller die entsprechenden Rechte eingeräumt werden und er regelmässig – zumindest nach jeder Projektphase – in Besitz des aktuellen Source Codes gelangt.
Beispiel: Alle Rechte an der vom Lieferanten für den Besteller hergestellten, individuellen Entwicklung einschliesslich Quellcode, Programmbeschreibungen und Dokumentationen in schriftlicher oder maschinell lesbarer Form sowie allfällig verwendeter Grafiken, Bilder und Texte gehen vollständig an den Besteller über. Der Besteller kann über die Entwicklungsergebnisse zeitlich, räumlich und sachlich uneingeschränkt verfügen. Die Verfügungsbefugnis umfasst sämtliche aktuellen und zukünftig möglichen Verwendungsrechte, namentlich die Nutzung, Veröffentlichung, Veräusserung und Veränderung. Die Veränderung umfasst insbesondere die Änderung, Weiterbearbeitung, Weiterentwicklung und Verwendung zur Schaffung neuer Arbeitsergebnisse bzw. bei einem allfälligen vorzeitigen Vertragsabbruch die Bearbeitung zur Realisierung des Portals durch einen Dritten.
Die Dokumentation (inkl. Quellcode) und die übrigen Unterlagen sind dem Besteller bei jeder abgeschlossenen Projektphase sowie mit der Endabnahme oder bei Beendigung des Vertrags auszuhändigen. Der Besteller hat einen jederzeitigen Anspruch auf Herausgabe der Dokumentation (inkl. Quellcode).
Kündigungsmöglichkeit seitens des Bestellers: Gerät das Projekt aufgrund des (zu) flexiblen Vorgehens in Schieflage oder kommt der Besteller zum Schluss, dass das (zu) offen formulierte Projekt nicht innert sinnvoller Frist und innerhalb des vorgesehenen Kostenbudgets umgesetzt werden kann, soll – ähnlich dem Auftragsrecht – eine Kündigungsmöglichkeit bestehen. Die Verwertungsmöglichkeiten der bisherigen, bezahlten Arbeiten sind zudem sicherzustellen.
Beispiel: Der Besteller kann den Vertrag jederzeit auf Ende eines Kalendermonats kündigen. Er hat in einem solchen Fall nur die bis zur Beendigung geleisteten und ausgewiesenen Arbeiten des Lieferanten zu bezahlen. Eine darüber hinausgehende Vergütungspflicht wird nicht vereinbart. Der Besteller kann festlegen, welche Arbeiten bis Ende des Kalendermonats noch zu erbringen sind. Nach Beendigung des Vertragsverhältnisses hat der Lieferant alle vom Besteller erhaltenen Unterlagen sowie alle Entwicklungsergebnisse, insbesondere auch diejenigen in schriftlicher oder maschinell lesbarer Form (Quellcode), dem Besteller zu übergeben. Die Rechte an den zum Zeitpunkt der Vertragsbeendigung vorhandenen Entwicklungsergebnissen gehen entsprechend der Regelung der Rechtseinräumung in dieser Vereinbarung an den Besteller über.
Austausch von Schlüsselpersonen: In der Offertphase setzen Lieferanten zur Überzeugungsarbeit meist ihre besten Leute ein. Damit diese Leute nach dem Zuschlag nicht ohne weiteres für andere Projekte abgezogen werden können, sind diese Personen im Vertrag bzw. in einem Anhang zum Vertrag zu benennen. Eine Vertragsklausel stellt zudem sicher, dass der Lieferant die eingesetzten Schlüsselpersonen nur mit schriftlicher Zustimmung des Bestellers austauschen darf.
Mängel und Kosten: Da Iterationen und Phasen durch zeitliche Vorgaben des Bestellers bestimmt werden, riskiert der Besteller, dass einzelne Projektschritte mit ungenügender Sorgfalt erbracht werden. Daher ist eine Vertragsklausel vorzusehen, die Korrekturaufwände zu Lasten des Lieferanten vorsieht.
Beispiel: Korrekturen nach erfolgter Abnahme einer Iteration, die mehr als 10% der jeweiligen Entwicklungskosten pro Iteration ausmachen, werden vom Lieferanten getragen. Dasselbe gilt im Falle von Mängelbehebungen bei der Endabnahme (max. 10% der gesamten Entwicklungskosten [exkl. vorgängiger Bugfixes und Korrekturen]; ein darüber hinausgehender Aufwand wird durch den Lieferanten getragen).
Projektmanagement, Vorgehen: Das Projektmanagement ist im Mustervertrag ausführlicher beschrieben als üblich, weil ihm in solchen Projekten eine grosse Bedeutung zukommt. Die Regelung des Projektmanagements kann auch in der Offerte oder in einem Anhang zum Vertrag mit entsprechenden Grafiken und Erklärungen abgebildet werden.
Ein waches Auge, Durchsetzungskraft und gute Teamführungsfähigkeiten des Projektleiters des Bestellers sind zusätzlich für einen erfolgreichen Projektgang zentral.