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Définition
La négociation est le processus entre deux ou plusieurs parties, qui vise à équilibrer les différents intérêts, besoins et attentes afin de parvenir à un accord et un engagement commun, tout en maintenant une relation de travail positive. La négociation comprend les processus formels et informels tels que l’achat, la location ou la vente ou ce qui concerne les exigences, le budget et les ressources du projet.
Objectif
Le but de cette compétence est de permettre à l’individu de parvenir à des accords satisfaisants avec des tiers en utilisant des techniques de négociation.
Description
Les accords sont basés sur des positions qui satisferont les intérêts, les besoins et les attentes de toutes les parties prenantes. Les négociations peuvent être politiques ou commerciales, et peuvent souvent entraîner des compromis qui souvent ne satisfont aucune des parties. Par conséquent, une situation gagnant-gagnant est souhaitable car elle apporte une solution satisfaisante à toutes les personnes concernées.
Les intérêts, les besoins et les attentes impliquent souvent des émotions et des sentiments ainsi que des faits, et il peut être difficile d’appréhender le tableau complet. Le processus de négociation est souvent influencé par le pouvoir relatif des parties et par des facteurs situationnels désignés parfois comme « leviers » (influence).
Les négociateurs doivent étudier ces aspects et, lorsque l’information complète n’est pas disponible, faire des hypothèses à leur sujet. Une négociation réussie est facilitée par le développement d’un certain nombre d’options, dont chacune a le potentiel de satisfaire les différents intérêts, besoins et attentes. La négociation peut impliquer l’utilisation de différentes techniques, tactiques et stratégies.
Indicateurs clés de compétence
Identifier et analyser les intérêts de toutes les parties impliquées dans la négociation
Comprendre les priorités des personnes dans une négociation est une condition sine qua none pour parvenir à un résultat positif. L’individu doit commencer par rassembler toutes les informations objectives et subjectives sur les intérêts, les besoins et les attentes de toutes les parties, par tous les moyens disponibles. L’analyse de ces renseignements doit révéler les priorités et les lacunes pour poursuivre les recherches. Les priorités des autres parties doivent souvent être présumées.
Mesures
- Connaît et reflète ses propres intérêts, besoins et contraintes
- Rassemble et documente l’information objective et subjective pertinente sur les intérêts, les besoins et les attentes significatives de toutes les parties prenantes
- Analyse et documente l’information disponible afin d’identifier ses propres priorités et les priorités probables pour les autres parties
Elaborer et évaluer des options et alternatives offrant un potentiel de répondre aux besoins de toutes les parties
L’individu identifie les compromis, les options et les solutions alternatives de négociation. Ils sont développés au cours de la préparation de la négociation et peuvent être adaptés au cours des négociations lorsque de nouvelles opportunités se présentent et que la situation change. Les compromis, les options et les alternatives doivent être fondés sur les intérêts des partenaires de négociation, pour être utilisables pendant le processus de négociation. Une meilleure solution de rechange (MESORE) doit également être identifiée, dans le cas où la négociation n’aboutirait pas à un accord.
Mesures
- Identifie les compromis, options et solutions alternatives basés sur l’analyse des intérêts, des besoins et priorités de toutes les parties prenantes
- Propose la bonne option au bon moment et de la bonne façon
Définir une stratégie de négociation en accord avec les objectifs du projet et acceptable pour toutes les parties concernées
La stratégie de négociation devrait se concentrer sur ce qui est essentiel pour la réussite. Avant de commencer la négociation, l’individu doit choisir la stratégie, les techniques et les tactiques qui lui permettront d’atteindre un résultat optimal pour le projet. La stratégie peut dépendre de facteurs tels que l’équilibre du pouvoir entre les parties, les enjeux, les conditions budgétaires, la politique, les aspects culturels et les capacités des négociateurs. La stratégie choisie doit être adaptée aux intérêts du projet et ne pas nuire aux relations avec les parties prenantes concernées. L’individu doit également envisager des stratégies secondaires qui couvrent les scénarios « what if » (que se passerait-il si ?).
La stratégie inclut aussi la nomination des négociateurs principaux et leur mandat exact (portée de négociation, libertés, rôles et responsabilités). Dans certains cas, il est également possible de choisir l’autre partie et / ou la portée de négociation (avec qui négocier et sur quoi). Cette option doit être soigneusement prise en considération, car ce choix peut avoir des répercussions positives ou négatives plus tard.
Mesures
- Identifie les stratégies de négociation possibles afin d’atteindre les résultats souhaités
- Identifie les stratégies secondaires et les options alternatives pour traiter les scénarios « what if »
- Sélectionne une stratégie de négociation et peut expliquer pourquoi elle a été choisie
- Analyse et sélectionne les techniques et tactiques de négociation pour soutenir la stratégie de négociation souhaitée
- Identifie les principales parties qui participent à la négociation et articule clairement leur mandat
Parvenir à des accords négociés avec d’autres parties qui sont en conformité avec les objectifs du projet
Un accord est conclu par voie de négociation en utilisant les stratégies identifiées, des outils et des tactiques sans perdre la confiance des autres parties. La négociation peut prendre du temps et être structuré en plusieurs phases. Un accord satisfaisant est celui dans lequel toutes les parties sont satisfaites du résultat (situation gagnant-gagnant), vont honorer leurs engagements, pensent que les autres parties ont négocié de façon équitable et se sentent respectées et envisageraient une nouvelle négociation. Si un accord n’est pas atteignable ou si les résultats possibles ne sont pas acceptables, la MESORE (meilleure solution de rechange) est introduite.
La meilleure solution possible est souvent celle qui est durable et fournit les meilleurs résultats à long terme pour toutes les parties. Il peut y avoir des situations spécifiques où cela n’est pas possible ou souhaitable et un compromis peut être nécessaire pour atteindre le résultat voulu. Les résultats obtenus sont documentés pour une référence future.
Mesures
- Négocie en utilisant des techniques et des tactiques adaptées aux circonstances pour atteindre les résultats souhaités
- Négocie pour parvenir à un accord durable
- Démontre patience et ténacité pour réaliser un accord durable
- Sélectionne la meilleure solution commune de rechange si un règlement durable est impossible
- Documente les résultats de la négociation
Détecter et exploiter des opportunités supplémentaires de vente et d’acquisition
L’individu cherche constamment à réaliser les processus et les règlements d’accord plus rapidement, efficacement et / ou économiquement. Cela signifie que l’individu doit avoir l’œil vif pour repérer les opportunités de réaliser cet objectif. Selon la situation, cela peut par exemple, signifier la recherche de nouveaux fournisseurs ou de renégocier les anciens accords, la recherche de moyens pour offrir des services à de nouveaux clients, négocier de meilleures conditions avec les parties prenantes ou inviter des équipes ou des membres de l’équipe à réaliser des tâches plus rapidement, mieux et / ou pour moins cher.
La négociation a lieu lorsque de nouvelles opportunités sont identifiées. L’état désiré doit être considéré à la lumière du meilleur intérêt pour le projet et l’organisation. Est-ce que l’organisation est mieux servie avec la situation actuelle ou peut-on l’améliorer ? En considérant cela, l’individu est conscient que les négociations exigent également du temps et des efforts et que les relations actuelles avec les partenaires de négociation peuvent en être affectées.
Mesures
- Cherche des moyens pour fournir les résultats convenus plus rapidement, mieux et / ou pour moins cher
- Pèse (compare) les alternatives à la situation actuelle avec les accords en cours
- Considère l’impact des alternatives sur les relations actuelles