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Zugangsgesuche können telefonisch, per E-Mail oder Brief gestellt werden. Um dem BAZL und den Gesuchstellenden die Arbeit zu erleichtern und um Missverständnissen vorzubeugen, wird empfohlen, Gesuche in schriftlicher Form (Gesuchsformular oder Kontaktmöglichkeiten) einzureichen. Das Gesuch sollte so formuliert werden, dass das BAZL die gewünschten Dokumente ermitteln kann. Zu diesem Zweck sollte es möglichst viele Angaben über das gewünschte Dokument bzw. die gewünschten Dokumente erhalten (z.B. Datum, Titel, Referenznummer, Zeitraum, besonderes Ereignis, Sachbereich, Organisationseinheit , die ein Dokument erstellt oder ein Dokument empfangen hat, allfällige weitere betroffene Behörden). Die Gesuchstellerin / der Gesuchsteller kann auch vorgängig die zuständige Behörde kontaktieren und verlangen, dass sie ihn über die verfügbaren Dokumente informiert. Die zuständige Behörde kann, namentlich aufgrund solcher Zusatzinformationen, verlangen, dass er / sie das Gesuch präzisiert.
Ein Zugangsrecht besteht nur für Dokumente, die seit dem 1. Juli 2006 im BAZL erstellt oder an das BAZL geschickt wurden. Im Weiteren gibt es Grenzen für das Zugangsrecht, u.a. wenn überwiegende öffentliche oder private Interessen entgegenstehen. Die Vorschriften des Datenschutzgesetzes gelten auch im Zusammenhang mit dem neuen Öffentlichkeitsprinzip.
Nach Eingang eines Gesuches nimmt das BAZL grundsätzlich innert 20 Tagen Stellung. Die Frist kann verlängert werden; in diesem Fall werden Gesuchsstellende über die Verlängerung informiert.
Wenn der Zugang beschränkt, aufgeschoben oder verweigert wird oder wenn das BAZL nicht innert der gesetzlich vorgesehenen Fristen Stellung genommen hat, kann beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten ein Schlichtungsgesuch gestellt werden.
Der Zugang zu amtlichen Dokumenten ist grundsätzlich gebührenpflichtig. Gebühren von weniger als 100 Franken werden jedoch nicht verrechnet. Wenn die Kosten voraussichtlich100 Franken übersteigen, werden Gesuchsstellende darüber informiert und müssen ihr Gesuch bestätigen, bevor es behandelt wird.