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Von Fanny Chiabaut
Als Business Analystin (BA) muss ich mit verschiedenen Fachexperten die Ziele eines Projekt in für die IT verständliche Anforderungen übersetzen. Meine Herausforderung ist, eine effiziente und effektive Kommunikation zwischen diesen verschiedenen Parteien sicherzustellen. Meine Erfahrung hat gezeigt, dass die Business Stakeholders während des Projekts oft wenig Inputs liefern. Die Fragestellung: Wie kann ich zu Beginn eines komplexen Projekts einen Kommunikationskanal zwischen unterschiedlichen Profilen, wie Business und IT, und ein gemeinsames Mindset entwickeln?
Im Rahmen eines konzeptionellen Workshop zum Thema Zusammenarbeit verwende ich die Methode Building Bridges und lerne mein neues Projektteam kennen. Während 90 Minuten versuchen wir aus unseren eigenen Wahrnehmungen und Bedürfnissen Gemeinsamkeiten für die Gruppe zu formulieren, die wir als Regel für die zukünftige Zusammenarbeit einsetzen wollen. Meine Hoffnung ist auch, auf die Meta-Ebene sie inspiriert zu haben.
Wie kann ich zu Beginn eines komplexen Projekt einen Kommunikationskanal zwischen unterschiedlichen Profilen, insbesondere Business und IT, und ein gemeinsames Mindset entwickeln?
Als Business Analystin (BA) muss ich gemeinsam mit verschiedenen Fachexperten die Ziele eines Projekt in für die IT verständliche Anforderungen übersetzen. Die Personen, mit denen ich zusammenarbeite, nehmen einerseits vieles in ihrem eigenen Bereich für selbstverständlich. Andererseits wissen sie selber von den anderen Bereichen sehr wenig. Meine Herausforderung ist, eine effiziente und effektive Kommunikation zwischen diesen verschiedenen Parteien sicherzustellen. Meine Erfahrung hat auch gezeigt, dass die Business Stakeholders während des Projektes oft wenig Inputs liefern, obwohl sie die einzigen sind, die mit der neuen Lösung arbeiten werden.
Im Rahmen eines konzeptionellen Anwendungsfalls lassen sich die Workshop-Schritte wie folgt zusammenfassen.
Projekt-Kickoff und Vorbereitung vor dem Workshop
Ich stelle sicher, dass die Teammitglieder selbst im Klaren darüber sind, was ihre Rollen und Lieferobjekte sind, bevor ich das Projektteam für einen dedizierten Workshop zum Thema Zusammenarbeit einlade. Ich fühle auch meine eigenen Canvas aus, damit ich mich auf die Moderation des Workshop fokusieren kann.
Begrüssung und Einführung des Workshops:
Das Ziel des Workshop wird auf der Wand festgelegt: Wer sind wir? Wie wollen wir während dieses Projekt zusammenarbeiten?. Die zwei Aufgaben auf der Agenda, welche aus der Methode Building Bridges kommen, werden kurz vorgestellt und das Material verteilt.
Durchführung des Workshops
Ich lasse den Teilnehmern ca. 15 Minuten Zeit, um die Fragen auf den 2 Canvas auf Post-Its zu beantworten. Auf dem Canvas “Meine Erwartungen an das Projekt” bitte ich sie, ihre Wahrnehmung von meiner Rolle (also Business Analyst) zu notieren. Ich muss einige Fragen zu den Vorlagen beantworten. Nach der Pause visualisieren wir das Projektteam auf der Wand. Dann kleben wir die anderen Canvas (inkl. meinem) auf eine Linie nebeneinander und suchen die Gemeinsamkeiten in den verschiedenen Aussagen. Einige werden gefunden. In meinem Canvas sind die 3 Themen aufgelistet, für welche ich persönlich gern einen Vorgehen mit dem Team abstimmen möchte: Meetings, Entscheidungen und Solution Design. Die weiteren Canvas haben andere Themenbereiche identifiziert: Schulungen, Dokumentation, Status und Information. Ich lasse den Teilnehmern 5 Minuten, um mindestens zwei realistische Vorschläge pro Thema zu schreiben. Die Formulierung der definitiven Spielregeln braucht einige Runden, damit alle damit zufrieden sind.
Abschluss
Zur Abschluss frage ich nach einem kurzen Feedback und informiere über die weiteren Schritte. Alle sind einverstanden, in einigen Wochen wieder zusammenzusetzen, um die neuen Regeln zu reflektieren.
Dieser Workshop, basierend auf der Methode Building Bridges, generiert Ergebnisse auf zwei unterschiedlichen Ebenen.
Lieferergebnisse aus dem Workshop:
- Gemeinsam definierte Spielregeln für das Projekt: Alle Spielregeln sind klar ausformuliert und kommuniziert. Ab diesem Moment sollten man sie in den weiteren Projektaktivitäten berücksichtigen.
- Verantwortung für die Regeln: Es wird allen kommuniziert, dass nicht nur eine Person für diese Regeln zuständig ist, sondern jeder. Es braucht trotzdem eine Person, welche die organisatorischen Aspekte verantwortet.
Veränderungen auf Meta-Ebene:
- Empathie und Vertrauen: Die Teilnehmenden haben mehr Verständnis für die anderen Rollen und Bedürfnisse und möglicherweise Berührungspunkte entdeckt. Jeder wurde ernst genommen und hat einen konkreten Beitrag zu den Ergebnissen (Die Spielregeln) geliefert.
- Aktive Gestaltung: Jeder Teilnehmenden hat einen aktiven Beitrag geleistet und musste selbst während des Workshops Post-its schreiben, kleben, vor den anderen reden.
- Mindset: Jeder hat sein Commitment für die Spielregeln abgegeben.
Reflexion
- Zeit: Der Zeitdruck eines Projekts kann für die Handhabung eines solchen Workshops hinderlich sein, bzw. sehen die Stakeholder nicht genügend Mehrwert, um ihre Zeit dafür zu investieren (nicht sofort messbarer Wert). Die Zeit für den Workshop ist begrenzt, es muss viel produziert werden. Es wäre interessant zu überlegen, ob es nicht effizienter und effektiver wäre, wenn die Teilnehmer ihre Canvas im Voraus ausfüllen würden.
- Teamgeist: Ein solcher Workshop ist nur ein Anstoss für eine bessere Zusammenarbeit. In der Realität braucht es viel mehr gemeinsame Zeit, um einen wirklichen Teamgeist zu entwickeln (unter anderem Stabilität im Team über Zeit).
- Stakeholders: Herausforderung, die richtigen Stakeholders am Anfang des Projekts identifiziert und im Workshop zu haben. Falls Personen als Mitarbeiter für ein Projekt “nominiert” wurden, kennen sie sich möglicherweise mit der Lösung/ dem betroffenen Prozess zu wenig aus (evtl. zu wenig operativ oder zu wenig strategisch tätig).