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La réponse à cette question tient en quelques mots : le prospectiviste, le client et le décideur.
Dans un texte intitulé Reflecting on scenario practice: the contribution of a soft systems perspective et inséré dans un ouvrage collectif publié en 2008, Trudi Lang et Lynn Allen nous proposent de clarifier l’identité et le rôle de chacun des trois occupants de la cabine de pilotage en décomposant une démarche de prospective en deux sous-systèmes : le sous-système “processus” et le sous-système “contenu”.
Le sous-système “processus” est placé sous la responsabilité du prospectiviste. Il intègre les questions liées aux ressources disponibles pour entreprendre la démarche de prospective, les compétences requises, le choix de la méthode employée, les acteurs à impliquer, etc.
Le sous-système “contenu” est quant à lui piloté par le client (1). Il inclut les questions liées au succès de la démarche de prospective, les résultats attendus, les éléments non négociables liés à la commande, etc.
Si le client est généralement la (ou les) personne qui supervise l’ensemble du projet et assure la liaison avec le prospectiviste, c’est un troisième protagoniste (et non des moindres), le décideur, qui a le pouvoir d’arrêter net le projet à tout moment et qui approuve ou au contraire oppose son veto aux résultats de la démarche de prospective. Il est dès lors essentiel d’identifier correctement le décideur et de cerner sa motivation vis-à-vis de la démarche de prospective.
En définitive, la réussite d’une démarche de prospective dépendra de l’adéquation entre :
– La vision du décideur (2);
– Les attentes du client ;
– La conception et la conduite de l’exercice par le prospectiviste.
Sur la base des travaux du spécialiste en théorie des systèmes, Peter Checkland, Lang et Allen ont élaboré une série de questions dans le but de clarifier les rôles du prospectiviste et du client et, partant, d’augmenter les chances de succès de la démarche de prospective.
Le sous-système “processus” et le prospectiviste:
- Qui est le prospectiviste ?
- Quels sont les rôles et les responsabilités du prospectiviste ?
- Quelles compétences le prospectiviste doit-il avoir afin de mener à bien la démarche de prospective ?
- De quelles ressources le prospectiviste devra-t-il disposer afin de mener à bien la démarche de prospective ?
- À quels éléments de culture organisationnelle et à quels jeux de pouvoir le prospectiviste devra-t-il être attentif lors de la mise en place puis de la conduite de la démarche de prospective ?
- Comment le prospectiviste saura-t-il que la démarche de prospective est terminée ?
- Comment la gouvernance de la démarche de prospective sera-t-elle organisée ?
- Quels circuits décisionnels devront-ils être suivis ?
- Quels processus et canaux de communication devront-ils utilisés pour rendre compte de l’avancement de la démarche de prospective ?
Le sous-système “contenu”, le client et le décideur
- Qui est le client ?
- Qui est le décideur, c’est-à-dire celui qui a le pouvoir d’arrêter net le projet à tout moment et qui approuve ou au contraire oppose son veto aux résultats de démarche de prospective ?
- Quelle est la problématique abordée dans le cadre de la démarche de prospective ?
- Qui est chargé d’adresser la problématique en question et qui, partant, sera le principal bénéficiaire de l’investigation menée dans le cadre de la démarche de prospective ?
- Pourquoi le client et le décideur considèrent-ils que la problématique abordée est importante ?
- Comment le client et le décideur jugeront-ils de la réussite (ou non) de la démarche de prospective ?
- Quelles sont les limites de la démarche de prospective ? Quels paramètres ne sont pas négociables ?
En définitive, ces questions (faisant partie intégrante du blogue) qui gagneront à être adaptées selon les spécificités du contexte dans lequel vous comptez initier une démarche de prospective, permettent avant tout de se rappeler d’une donnée fondamentale :
une démarche de prospective est un processus éminemment social, elle relève de l’art plutôt que de la science, et nécessite une attention toute particulière aux attentes, aux intuitions, aux craintes, aux espérances, bref, à tout ce qui fait l’humanité de celles et ceux qui y seront associés !
(1) Dans la pratique, si c’est bien le client qui valide le cahier des charges auquel le prospectiviste doit se conformer, ce dernier dispose en règle générale d’une marge de manoeuvre suffisante afin de faire régulièrement des “pas de côté” et d’expérimenter (en utilisant des méthodes non conventionnelles et surtout non attendues par le client pour animer des séances de travail, restituer les résultats d’un atelier participatif, communiquer auprès d’une communauté, etc.).
(2) Jusqu’au lancement de la démarche de prospective, voire même durant les premières étapes de sa réalisation, il est fréquent que le décideur n’ait pas encore arrêté sa vision. En pratique, celle-ci se construit chemin faisant, le plus souvent grâce aux multiples interactions entre le décideur, le client, le prospectiviste, ainsi que l’éventail des parties prenantes de la démarche que nous détaillerons dans un prochain billet.