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L'inventario è la spina dorsale della collezione museale. In esso sono fissate in modo chiaro e sistematico le informazioni utili su di un oggetto. L'utilizzo di parole chiave e di thesauri, nonché l'osservanza delle linee guida di ciascun museo, garantiscono sia l'uniformità all’interno delle collezioni stesse ché la compatibilità con collezioni esterne. L'inventario comprende: una breve descrizione, informazioni concernenti le modalità di acquisizione e la data di ingresso dell'oggetto nella collezione. In più documenta datazione, dimensioni e stato di conservazione, presentando indicazioni sulla funzione, sulla storia dell’oggetto e sul suo uso espositivo. L'inventario assicura la conservazione a lungo termine dei dati concernenti l’oggetto e garantisce il loro aggiornamento. L'inventario attesta inoltre l'esistenza di un oggetto nella collezione. Esso aiuta a conoscere più di profondo una collezione, consentendo di perseguire una politica di acquisizione più mirata.