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La Convention de Vienne du 24 avril 1963 sur les relations consulaires prescrit le régime applicable à l’établissement de relations consulaires et de postes consulaires, aux fonctions consulaires ainsi qu’à la nomination et à l’admission des chefs de poste consulaire.
Conditions pour l'ouverture et le maintien d'un poste consulaire, dirigé par un fonctionnaire consulaire de carrière
En règle générale, les autorités suisses appliquent une politique restrictive en la matière: la nécessité de disposer d'un représentant officiel dûment accrédité doit être objectivement démontrée. L'importance de la communauté étrangère et les relations commerciales, touristiques, culturelles et scientifiques, actuelles (statistiques) et prévisibles, entre l'Etat d'envoi et la nouvelle circonscription consulaire devra être décrite; il en va de même en ce qui concerne les perspectives de développement grâce à la présence d'un représentant officiel. Le DFAE se réserve le droit de revoir à tout moment, même après l’ouverture d’un poste, la nécessité objective de maintenir celui-ci ouvert.
La taille restreinte du territoire suisse justifie en outre qu’en sus de la section consulaire près de l’ambassade à Berne, ne sont admises pour examen en principe que les demandes d’établissement d’au maximum un poste consulaire additionnel par région linguistique (en Suisse alémanique, en Suisse romande et au Tessin).
Le siège du poste doit obligatoirement se situer dans une capitale cantonale (sauf pour le canton du Tessin où, sur demande circonstanciée, la ville de Lugano peut aussi être acceptée comme siège de poste). Un chef-lieu cantonal se définit par son centre-ville et les communes desservies par les transports publics urbains de la capitale cantonale, à l'exclusion des transports interurbains et régionaux.
Tout changement ultérieur de l’adresse du siège du poste consulaire exige l’autorisation préalable du DFAE (Protocole).
Les circonscriptions consulaires ne peuvent pas empiéter les unes sur les autres et doivent coïncider avec les frontières cantonales.
La résidence officielle d’un chef de poste doit se situer dans la ville du siège du poste ou dans une commune limitrophe (pour les villes de Genève et Bâle: dans la ville du siège du poste ou dans une commune suisse limitrophe).
La classe du chef de poste doit correspondre à la classe de sa représentation consulaire, à savoir un consul général pour un consulat général, un consul pour un consulat.
Le DFAE privilégie l’établissement de postes consulaires de carrière ou honoraire. Dès lors, les autorités des pays d’envoi sont priées de s’abstenir de soumettre au DFAE (Protocole) des demandes d’établissement de vice-consulats ou d’agences consulaires.
Procédure en vue de l’établissement ou du maintien d’un poste consulaire de carrière
La demande d’établissement d’un poste consulaire doit être adressée au DFAE (Protocole) par voie diplomatique avec les données suivantes:
- Raisons explicites justifiant la demande (voir chapitre conditions d’ouverture)
- Nom de la capitale cantonale prévue comme siège du poste consulaire
- Nom des cantons qui devraient former la future circonscription consulaire
Procédure de nomination de chefs de poste consulaire de carrière
En cas de consentement du DFAE (Protocole) à l’établissement du poste consulaire, le Protocole invite l’Ambassade à lui transmettre par voie diplomatique le dossier du / de la candidat-e à qui elle envisage de confier la direction du poste consulaire, avec les documents suivants :
- Un curriculum vitae actualisé et complet avec une photographie (nom/prénoms, lieu/date de naissance, état civil, nationalité/s, formation/études, parcours professionnel, fonction actuelle.)
- Photocopie du passeport (des passeports, si double national)
- Adresse prévue du siège du poste consulaire envisagé
Procédure d’admission de chefs de poste consulaire de carrière
En cas de consentement du DFAE (Protocole) à la nomination du candidat de l’Etat d’envoi, le Protocole invite l’Ambassade à lui transmettre l’original de la lettre de provision (en allemand: Bestallungsschreiben, en anglais: letter of commission). Dans cette lettre doivent obligatoirement figurer les noms et prénoms du chef de poste nommé (conformément au passeport), la classe (consul général ou consul), la catégorie (de carrière) ainsi que la circonscription consulaire (énumération des cantons concernés) et le siège du poste (capitale cantonale). La lettre de provision doit être libellée au nom du Conseil fédéral (et non pas à celui du / de la Président-e de la Confédération !). Sur la base de cette lettre de provision, le Protocole soumet au Conseil fédéral la demande d’octroi d’un exequatur.
Exequatur
L’exequatur est transmis par le Protocole à l’Ambassade pour remise au chef de poste. En revanche, faisant partie intégrante du dossier d’admission, la lettre de provision ne peut pas être restituée aux autorités de l’Etat d’envoi.
Entrée en Suisse
L’Ambassade doit consulter la «Liste 1: Prescriptions en matière de documents de voyage et de visas selon la nationalité (rubrique: obligation de visa pour un séjour de plus de 3 mois)» de l’Office fédéral des migrations pour savoir si le chef de poste consulaire doit solliciter un visa auprès de l’Ambassade suisse compétente ou s’il est exempté de l’obligation de visa pour entrer en Suisse.
Enregistrement auprès du DFAE (Protocole), établissement de la carte de légitimation et inscription sur la «Liste des membres du Corps consulaire».
Après l’arrivée sur le territoire suisse du chef de poste consulaire, l’Ambassade adresse au Protocole une demande d’enregistrement, accompagnée d’une photocopie du passeport et de deux photographies récentes du chef de poste consulaire; il en va de même en ce qui concerne les personnes autorisées à l’accompagner (article 20, 1er alinéa de l’Ordonnance sur l’Etat hôte, OLEH).
Fin de mandat d’un chef de poste consulaire de carrière
L’Ambassade doit sans délai notifier au DFAE (Protocole) la fin du mandat d’un chef de poste en précisant la date exacte de la fin de ses fonctions et, le moment venu, en restituant la/les carte(s) de légitimation. Le Protocole procède alors à la suppression de l’inscription des données concernant le chef du poste dans la «Liste des membres du Corps consulaire».
L’Ambassade doit également préciser au Protocole
a) si elle envisage de nommer un nouveau chef de poste, formalité à exécuter dans.les quatre mois suivant la fin du mandat du chef de poste précédent. Dans ce cas
il conviendra de suivre la procédure précitée
b) ou s’il s’agit d’une fermeture définitive du poste. Dans l’affirmative, il conviendra de suivre la procédure ci-après.
Procédure de fermeture d’un poste consulaire de carrière
L’Ambassade doit notifier au DFAE (Protocole) par voie diplomatique la fermeture définitive d’un poste consulaire.
A ce sujet, l’Ambassade
- communique à la circonscription de quelle représentation (ambassade ou autre poste consulaire) doivent être rattachés les cantons ayant constitués la circonscription du poste consulaire fermé;
- veille à ce que tous les signes extérieures du poste fermé (écusson ou plaque sur la façade ou la porte d’entrée de l’immeuble, drapeau, indication sur la boîte aux lettres, inscription dans les annuaires téléphoniques, etc.) soient enlevés, respectivement supprimés;
- veille à ce que le matériel ayant servi à l’exercice de la fonction (sceau officiel, papier et formulaires officiels, etc.) soit restitué à l’Ambassade par l’ancien chef de poste et
- après l’arrivée de l’ancien chef de poste à son nouveau pays d’affectation, à ce que sa carte de légitimation (et celles des personnes ayant été autorisées à l’accompagner) soit restituée(s) au Protocole.
Le Protocole procède alors à la suppression de l’inscription du poste et du nom de son chef dans la «Liste des membres du corps consulaire».