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Kanban wird aus dem japanischen wörtlich als Zeichen oder visuelles Signal übersetzt. Die einfachste Kanban-Tafel hat drei Spalten - "Angefordert", "In Bearbeitung" und "Erledigt". Richtig aufgebaut und genutzt, dient die Tafel als Informationszentrum, das aufzeigt, wo Engpässe bestehen und was den reibungslosen Arbeitsablauf behindert.
Kanban ist mehr als nur Haftnotizen an der Wand. Der einfachste Weg, Kanban zu verstehen, besteht darin, die Philosophie dahinter zu verstehen und sie in der täglichen Arbeit anzuwenden. Die vier Grundprinzipien sind zu lesen, zu verstehen und in Einklang zu bringen. Die praktische Umsetzung ist die logische Konsequenz.
Durch die Visualisierung von Arbeitsabläufen, WIP-Grenzen, die Verwaltung von Arbeitsabläufen, die Erstellung von durchdachten Richtlinien und die Verbesserung der Zusammenarbeit wird Ihr Prozess besser sein, als Sie denken. Wenn Sie dann noch regelmässige Feedback-Schleifen hinzufügen, werden all diese Puzzleteile zusammen die wahre Kraft von Kanban freisetzen.
Seit vielen Jahren hat Kanban an Popularität gewonnen. Ursprünglich wurde Kanban für die Fertigung entwickelt. Insbesondere als Arbeitsmanagement-Methode die aus dem Toyota Produktions System (TPS) entwickelt wurde.
Kanban für Software-Entwickler und Kanban für weitere Geschäftsbereiche immer breiter eingesetzt
Die Definition des Begriffs Kanban ist "Zeichenkarte" und kommt aus dem Japanischen. Ursprünglich wurde Kanban in der Produktion von Toyota eingesetzt und beeinflusste die agile Entwicklung in der Informationstechnologie und anderen Bereichen. Ziel ist es, einen stabilen und geordneten Arbeitsablauf zu etablieren. Es ist auch möglich, Kanban mit anderen agilen Methoden wie Scrum zu kombinieren.
Wenn Sie Kanban in Ihrem Team einsetzen, möchten Sie den Arbeitsablauf verbessern und gleichzeitig die Produktivität und Qualität des Endprodukts steigern. Kanban ist eine der agilen Methoden und macht als solche Arbeitsabläufe wesentlich flexibler. Die Aufgaben werden in kleine Schritte unterteilt und nacheinander abgearbeitet. Zu diesem Zweck hat Kanban auch den passenden Slogan: "Stop starting - start finishing! Anstatt also viele Aufgaben zu beginnen und sie mehr oder weniger parallel als Multitasking zu bearbeiten, ist es besser, jeden Schritt zu beenden, bevor ein neuer begonnen wird.
Als Teil von Lean ermöglichte die hochgradig visuelle Beschaffenheit des Systems den Teams eine leichtere Kommunikation darüber, welche Arbeiten wann erledigt werden mussten. Darüber hinaus standardisierte es Cues und verfeinerte Prozesse, was dazu beiträgt, Verschwendung zu reduzieren und den Wert zu maximieren. Ähnlich wie ein Scrum-Sprint-Board verfolgt Kanban die "zu erledigenden - zu erledigenden - erledigten" Aktivitäten, aber es begrenzt sie durch die Anzahl der "in Arbeit befindlichen" Aktivitäten (die Anzahl wird vom Teammanager festgelegt und kann nicht überschritten werden).
Der Übergang zum neuen System ist sehr einfach. Im Gegensatz zu anderen Methoden lässt sich Kanban leicht in bestehende Prozesse integrieren. Das macht sie so offen: Es ist leicht möglich, neben Kanban auch andere Methoden wie Scrum anzuwenden.
Agile Projektentwicklung - viele Leute denken direkt an das populäre Scrum. Scum ist nicht die einzige Möglichkeit, agiles Projektmanagement in Ihrem Unternehmen anzuwenden. Kanban ist eine weitere Methode, die in vielen Bereichen gewinnbringend eingesetzt wird. Ist Kanban auch für Ihr Unternehmen oder Projekt nützlich? Wir erklären, wie die Methode funktioniert.
Kanban hat seinen Ursprung in Japan. Toyota hatte das System bereits 1947 für sich selbst entwickelt. Das erklärt den Namen: eine Zusammensetzung aus den beiden japanischen Silben kan und ban, was in etwa "Warnkarte" bedeutet. Damals wurde Kanban zur Optimierung des Materialflusses eingesetzt. Toyota wollte Engpässe und gleichzeitig ein Überangebot an Produktionsmaterial vermeiden. Das Ergebnis dieser Bemühungen wird heute als "Pull-Methode" bezeichnet, da eine Auffüllung nur dann erforderlich ist, wenn die Bestände zur Neige gehen.
Auf dieser Grundlage hat sich die Methode auch in der Softwareentwicklung etabliert. Microsoft und Corbis (ein weiteres Unternehmen im Besitz von Bill Gates) haben beide die Idee der "schlanken" Entwicklung, die in den 2000er Jahren in der Automobilindustrie aufkam, neu interpretiert und für sich adaptiert. Anstelle von Produktionsmaterial steht nun die Lösung von Aufgaben im Pull-Verfahren im Vordergrund: Erst wenn ein Team seine Aufgaben erledigt hat, werden die anderen aus dem Rückstand genommen. Auf diese Weise kann der Workflow auch in vielen anderen Anwendungsbereichen verbessert werden.
Das Zentrum der Methode ist die Kanbantafel und damit die Darstellung der Arbeitsschritte. Alle Aufgaben werden auf einer Tafel angezeigt, die für alle Teammitglieder offen sichtbar ist. Diese Tafel kann z.B. ein Whiteboard oder eine Anschlagtafel (Bulletin Board) sein. Eine numerische Version der Kanban-Tafel ist auch in einer Projektmanagement-Anwendung möglich. Die einzelnen Aufgaben sind in Form von farbigen Karten (z.B. als Post-it-Zettel oder Karteikarten) an der Tafel befestigt. Wichtig bei der Gestaltung der Tafel und der Karten ist nur, dass sie übersichtlich angeordnet sind.
Die Tabelle selbst ist in mehrere Spalten unterteilt - mindestens drei. Ganz links steht die Verzögerung. Hier sammeln Sie alle Aufgaben, die noch zu erledigen sind. Daran schließt sich eine Spalte an, in der Sie alle Aufgaben finden, die derzeit bearbeitet werden. Häufig wird diese Spalte als "Work in Progress" (WiP) oder einfach als "In Arbeit" gekennzeichnet. Sie kann auch in mehrere Spalten unterteilt werden, wenn eine Aufgabe mehrere Schritte durchläuft, bis sie endgültig abgeschlossen ist. Sie können z.B. eine Spalte für Prüfungen und Tests hinzufügen. Die Aufgaben bewegen sich von links nach rechts, bis sie die letzte Spalte mit allen verarbeiteten Karten erreichen.
Das Ziel von Kanban ist es, die Dinge voranzubringen. Die Grundlagen lassen sich in vier Grundprinzipien gliedern:
Kanban erfordert keine spezifische Konfiguration und kann zur Erkennung von Problemen in einen bestehenden Workflow oder Prozess eingebunden werden. So kann Kanban leicht in jedem Unternehmen eingeführt werden, da keine globalen Änderungen notwendig sind, um anzufangen.
Die Kanban-Methode wurde entwickelt, um mit minimalem Widerstand zu den kontinuierlichen, inkrementellen und evolutionären Veränderungen des gegenwärtigen Prozesses beizutragen. Im Allgemeinen werden globale Veränderungen vermieden, weil sie Angst oder Unsicherheit schaffen und deshalb auf Widerstand stossen.
Kanban berücksichtigt den potenziellen Wert bestehender Prozesse, Rollen, Verantwortlichkeiten und Titel sowie deren mögliche Beibehaltung. Die KANBAN-Methode verbietet Änderungen nicht, aber sie schreibt sie auch nicht vor. Sie fördert den schrittweisen Wandel, weil sie nicht die Art von Angst auslöst, die den Fortschritt behindert.
Dies ist das letzte Prinzip des Kanban. Einige der besten Führungsqualitäten ergeben sich aus dem täglichen Handeln der Menschen vor Ort. Nicht nur auf der Managementebene, sondern auch auf der individuellen Ebene muss man kontinuierliche Verbesserung (Kaizen) akzeptieren und umsetzen, um eine optimale Leistung im Team, in der Abteilung und unternehmensweit zu erreichen.
Kanban kann in sechs Schritte aufgeteilt werden. Während die Akzeptanz der Kanban Philosophie und der Beginn des Übergangs die wichtigsten Schritte sind, muss das Unternehmen auch auf die praktische Einführung achten. Die sechs Kanban Praktiken sind:
Zuallererst müssen wir verstehen, wie eine Anfrage zu einem fertigen Produkt wird. Nur wenn wir den aktuellen Arbeitsablauf verstehen, können wir ihn verbessern, indem wir die notwendigen Anpassungen vornehmen.
Um den Prozess in Kanban zu visualisieren, benötigen Sie eine Tabelle mit Karten und Spalten. Jede Spalte in der Tabelle stellt einen Schritt in Ihrem Workflow dar. Jede Kanban-Karte repräsentiert ein Workitem.
Wenn Sie mit der Arbeit an Punkt X beginnen, ziehen Sie es aus der Spalte "Zu erledigen", und wenn Sie fertig sind, verschieben Sie es auf "Fertig". Auf diese Weise können Sie den Fortschritt leicht verfolgen und Engpässe erkennen.
Ständiges Wechseln und Multitasking von einer Aufgabe zur anderen kann ein erhebliches Hindernis für Ihren Prozess darstellen. Daher besteht die zweite Praktik bei KANBAN darin, den Umfang der laufenden Arbeiten (WIP) zu begrenzen. Ohne eine Begrenzung der Ware in Arbeit ist dies kein Kanban.
Um die Ware in Arbeit zu begrenzen, wird ein Pull-System für bestimmte Teile oder den gesamten Workflow im Kanban eingeführt. Die Maximalwerte für die Anzahl der Elemente pro Phase stellen sicher, dass eine Karte im Kanban nur dann in die nächste Phase "gezogen" wird, wenn Kapazität vorhanden ist. Diese Begrenzungen decken schnell Problembereiche in Ihrem Workflow auf, die Sie dann untersuchen und beheben können.
Die Grundidee bei der Einführung eines Kanban Systems ist es, einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Unter Fluss verstehen wir die Bewegung von Arbeitselementen durch den Produktionsprozess. Im Kanban wollen wir Geschwindigkeit und fliessende Bewegung.
Unser Ideal ist ein schneller und reibungsloser Arbeitsablauf. Dies würde es unserem System ermöglichen, schnell Werte zu schaffen. Das bedeutet, dass das Risiko minimiert wird und die Kosten von Verzögerungen vermieden werden - kalkulierbar.
Was man nicht versteht, kann man nicht verbessern. Deshalb müssen im Kanban Prozessrichtlinien klar formulieren und öffentlich und gemeinsam diskutieren. Menschen beteiligen sich nicht an etwas, dessen Wert sie nicht verstehen.
Wenn alle dem gemeinsamen Ziel verpflichtet sind, können sie so arbeiten und Entscheidungen treffen, dass positive Veränderungen möglich sind.
Damit ein positiver Wandel stattfinden kann, und damit er erfolgreich und kontinuierlich ist, ist noch eine weitere Sache im Kanban erforderlich. Die Lean-Philosophie unterstützt die Theorie, dass nur regelmässige Treffen einen Wissenstransfer (Feedback-Links) ermöglichen.
Beispiele dafür sind tägliche Stand-up-Sitzungen zur Synchronisierung des Teams. Sie werden vor dem Kanban-Vorstand abgehalten, und jedes Mitglied erzählt den anderen, was es am Vortag getan hat und was es heute tun wird.
Es gibt auch Service-, Betriebs- und Risikoanalysesitzungen. Die Häufigkeit hängt von vielen Faktoren ab, aber die Idee ist es, regelmässige, gut geplante Sitzungen zu haben, die direkt auf den Punkt kommen und die Dinge nicht unnötig in die Länge ziehen.
Die ideale durchschnittliche Dauer eines solchen Treffens im Kanban sollte zwischen 10 und 15 Minuten betragen; je nach Grösse des Teams und des Themas kann es aber auch bis zu einer Stunde dauern.
Der Weg zu kontinuierlicher Verbesserung und nachhaltiger Veränderung innerhalb eines Unternehmens basiert auf einer gemeinsamen Vision einer besseren Zukunft und einem gemeinsamen Verständnis der zu überwindenden Probleme.
Teams, die gemeinsame Theorien über Arbeit, Arbeitsabläufe, Prozesse und Risiken haben, sind eher in der Lage, ein gemeinsames Problemverständnis zu entwickeln und Verbesserungsmassnahmen vorzuschlagen, die innerhalb der Gruppe beschlossen werden können.
Wir sind Ihre Firma für Kanban – nehmen Sie mit uns Kontakt auf damit Sie mit Kanban noch effizienter Ihre Kunden beliefern können.
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