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Nach dem Datenschutzgesetz (DSG) kann jede Person vom Verantwortlichen Auskunft darüber verlangen, ob Personendaten über sie bearbeitet werden. Sie kann – wenn nötig – auch veranlassen, dass die Daten gelöscht oder berichtigt werden. Dieses Auskunftsrecht erlaubt der betroffenen Person, die über sie beschafften Daten zu kontrollieren. Auf der Grundlage des Auskunftsrechts kann sie die Rechte geltend machen, die ihr nach dem DSG zustehen. Gleichzeitig gewährleistet das Auskunftsrecht eine transparente Datenbearbeitung. Jede Person muss jedoch selbst handeln, um das erwähnte Recht wahrzunehmen.
Auskunftsrecht
Für den Fall, dass die betroffene Person ihr Auskunftsrecht wahrnimmt, enthält das DSG eine nicht vollständige Aufzählung der Informationen, die der betroffenen Person immer erteilt werden müssen. In jedem Fall muss die betroffene Person über Identität und Kontaktdaten des Verantwortlichen informiert werden. Weiter müssen ihr Informationen über die bearbeiteten Personendaten und den Bearbeitungszweck erteilt werden. Sie muss auch über die Aufbewahrungsdauer der Personendaten oder, falls dies nicht möglich ist, die Kriterien zur Festlegung dieser Dauer informiert werden. Weiter muss die betroffene Person die verfügbaren Angaben über die Herkunft der Personendaten, soweit sie nicht bei der betroffenen Person beschafft wurden, erhalten. Zudem muss sie gegebenenfalls über das Vorliegen einer automatisierten Einzelentscheidung sowie über die Logik, auf der die Entscheidung beruht, informiert werden. Auch muss sie Angaben über die Empfängerinnen und Empfänger oder die Kategorien von Empfängerinnen und Empfängern, denen Personendaten bekanntgegeben wurden, erhalten. Falls sich diese im Ausland befinden, muss die betroffene Person über den Staat sowie die vorgesehenen Garantien oder die Anwendung einer der Ausnahmen informiert werden.
Personen, die ihr Auskunftsrecht, das Recht auf Berichtigung oder das Recht auf Löschung ihrer Daten geltend machen, müssen ihr Auskunftsbegehren beim Verantwortlichen nicht begründen. Die Auskunft wird in der Regel innerhalb von 30 Tagen kostenlos erteilt. Für Begehren, die einen unverhältnismässigen Aufwand verursachen, können Gebühren (bis zu 300 Franken) anfallen.
In gewissen Fällen kann der Verantwortliche die Auskunft verweigern, einschränken oder aufschieben, insbesondere aufgrund überwiegender privater oder öffentlicher Interessen. In solchen Fällen muss der Verantwortliche begründen, warum er die Auskunft verweigert, einschränkt oder aufschiebt. Wenn ein Bundesorgan die Auskunft verweigert oder einschränkt, muss es einen Entscheid mitteilen, gegen den Beschwerde eingelegt werden kann. Anhand der Begründung muss die betroffene Person überprüfen können, ob die Einschränkung ihres Auskunftsrechts gerechtfertigt ist. Das Zivilverfahren zur Durchsetzung der Rechte der betroffenen Personen wird erleichtert, da in Streitigkeiten nach dem DSG keine Gerichtskosten mehr gesprochen werden.
Vorgehen
Der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte stellt Ihnen einen Musterbrief zur Verfügung. Er soll als Hilfe dienen, wenn Sie ein Auskunftsbegehren stellen oder die Berichtigung oder Löschung von Daten verlangen wollen. Sie können den Brief nach Ihren Bedürfnissen anpassen.
Für Auskunftsbegehren bei kantonalen und kommunalen Behörden wenden Sie sich bitte an den Datenschutzbeauftragten Ihres Kantons.
Das Auskunftsbegehren und die Bekanntgabe der angeforderten Informationen können elektronisch (z. B. via E-Mail oder Webformular) erfolgen, sofern der Verantwortliche geeignete Massnahmen trifft, um die Identifizierung der betroffenen Person zu gewährleisten und deren Daten vor dem Zugang unbefugter Dritter bei der Bekanntgabe zu schützen. Selbstverständlich kann Ihr Auskunfts- oder Löschungsbegehren auch auf dem Postweg erfolgen. Legen Sie in diesem Fall eine Kopie eines amtlichen Ausweises bei (z. B. Identitätskarte oder Führerausweis). Daten, die für Ihre Identifizierung nicht unbedingt erforderlich sind (z. B. Grösse, Foto, Nummer des Ausweises), können Sie in der Regel unleserlich machen. Der Name und das Geburtsdatum sollten hingegen lesbar bleiben. Allenfalls sind zusätzliche Daten für die Identifizierung einer Person erforderlich (z. B. Adresse). Der Verantwortliche darf die Daten des Ausweises übrigens nur zu Ihrer Identifizierung verwenden.
Wenn Sie innerhalb von 30 Tagen keine Antwort erhalten, haben Sie immer noch die Möglichkeit, einen eingeschriebenen Brief zu schicken. Wenn Ihr Begehren zum Beispiel dringend ist oder Sie einen Beweis übergeben müssen, ist es sinnvoll, es handschriftlich zu unterschreiben und per Einschreiben zu versenden oder es zu unterschreiben und über ein ähnliches elektronisches System zu übermitteln.
Wenn Sie ein Auskunftsbegehren im Namen eines Privatunternehmens stellen, müssen Sie einen Auszug aus dem Handelsregister beifügen, aus dem hervorgeht, dass Sie dazu berechtigt sind.
Letzte Änderung 20.04.2023