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Secondo l'articolo 2 del Codice delle obbligazioni (CO) nell'ambito di un contratto di vendita i contraenti devono accordarsi su tutti i punti essenziali (oggettivi e soggettivi). Fra questi potrebbero eventualmente rientrare anche le spese accessorie. Tuttavia ai potenziali compratori non possono essere semplicemente trasmesse tutte le informazioni di cui dispone la comunione dei comproprietari. Questo vale in particolare per le spese accessorie variabili degli altri comproprietari. In linea di massima il potenziale compratore può valutare i rischi inerenti le spese accessorie dell'appartamento se viene a conoscenza delle spese per ogni categoria (p.es. consumo d'acqua e di energia elettrica) e delle spese comuni. In tal modo il compratore può rendersi conto dell'entità delle spese accessorie in caso di consumo medio; tali informazioni dovrebbero di norma essere sufficienti per poter prendere una decisione. Il venditore può pertanto comunicare al potenziale compratore unicamente le spese accessorie inerenti il proprio appartamento. Per poter comunicare al potenziale compratore anche l'ammontare delle spese accessorie degli altri comproprietari (sempre che disponga di simili informazioni) è necessario il consenso di tutti i comproprietari.
Quali informazioni sulla comunione dei comproprietari possono essere trasmesse dal venditore di un appartamento a un potenziale compratore?
Quali informazioni inerenti ai singoli proprietari di una proprietà per piani può rendere nota una società di gestione immobiliare?
Per ripartire i costi fra i singoli proprietari, la persona o la società cui è affidata la gestione comune di una proprietà per piani deve elaborare un conteggio dettagliato. La possibilità di esaminare la correttezza della ripartizione, ad esempio, dei costi connessi con l'uso dell'acqua calda oppure dei costi di riscaldamento, costituisce un interesse preponderante privato che può essere invocato da ogni singola parte contrattuale e che presuppone quindi l'elaborazione di conteggi trasparenti e verificabili. Le indicazioni di dettaglio non possono però spingersi fino a delineare un profilo comportamentale del singolo proprietario, ad esempio mediante precisazioni concernenti l'orario di utilizzazione dell'acqua. Una presentazione articolata del consumo annuale di acqua rappresenta invece un elemento d'informazione adeguato.
L'interesse preponderante privato del singolo proprietario a disporre di un conteggio dei costi approfondito giustifica l'ingerenza nella sfera privata ai sensi della legge federale sulla protezione dei dati (art. 12 e 13 LPD). Affinché l'elaborazione dei dati venga comunicata in modo chiaro a tutte le parti è opportuno che l'assemblea dei proprietari stabilisca quali documenti e distinte devono essere consegnate ai singoli proprietari nell'ambito del conteggio dei costi.