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Il lavoro per la rappresentanza del personale rientra naturalmente nell’orario di lavoro. L’attività di RP non costituisce una funzione onorifica, bensì un lavoro qualificato a tempo parziale. In assenza di questa consapevolezza e degli esoneri sufficienti non ci si possono aspettare i relativi risultati. Senza degli investimenti effettuati per tempo è difficile ottenere dei risultati sul piano qualitativo. Ad esempio, se non si vuole che i membri della RP esprimano solamente la loro opinione in occasione delle sedute, tali membri devono disporre anche del tempo necessario per formare le proprie opinioni interrogando i rispettivi colleghi di lavoro prima della seduta. Ciò è regolamentato nel modo seguente nella Legge sulla partecipazione:
Nel caso in cui l’attività professionale non consentisse, nel corso del normale orario di lavoro, di portare avanti il lavoro di RP, occorre retribuire anche il tempo impiegato al di fuori del regolare orario di lavoro. A questo proposito è importante che i centri di costo delle sezioni competenti non vengano gravati con i membri della RP. Invece dev’essere gravato un centro di costo centrale nell’ambito del servizio per il personale/delle risorse umane. Spesso è auspicabile anche una regolamentazione limitata a livello temporale e relativa ai diversi progetti.
Il tempo da mettere a disposizione a una presidenza e ai singoli membri dev’essere definito a seconda delle dimensioni dell’azienda e dei requisiti attuali. In parte anche i contratti collettivi di lavoro regolano i rispettivi giorni di esonero e/o le relative percentuali. Spesso è anche auspicabile una regolamentazione limitata sul piano temporale e riferita ai singoli progetti.