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Lieferantencharta
Für ein ethisches Verhalten bei der geschäftlichen Tätigkeit
Grundlage einer beruflichen Zusammenarbeit
Alle Geschäftsbeziehungen zwischen einem Lieferanten und dem Amt für Drucksachen und Material DMA beruhen auf dieser Charta und hängen davon ab, dass der Lieferant diese akzeptiert. Dieser muss ihren Inhalt allen Personen, die an den Kauf- und Lieferungsverfahren beteiligt sind, bekannt machen.
Ansprechpartner
Für alle geschäftlichen, technischen und administrativen Fragen zum Kauf von Büromaterial im weiten Sinne und zu Drucksachenaufträgen (Layout, Ausschreibungen und Produktion) wende man sich an das DMA. Für die administrative Bearbeitung einschliesslich der internen Fakturierung ist in allen Fällen das Amt für Drucksachen und Material zuständig. Wird diese Vorschrift nicht eingehalten, so kann das laufende Geschäft annulliert werden.
Geschäftliche Gespräche
Die Lieferanten, die ein Gespräch mit dem Amt für Drucksachen und Material wünschen, machen einen Termin ab und geben die Gründe für den Besuch an. Die zu behandelnden Punkte werden beim Abmachen des Termins festgehalten und den verschiedenen Gesprächspartnern unterbreitet. Das Ziel dieser Versammlungen ist es, Bilanz zu ziehen über die laufenden und künftigen Geschäftsbeziehungen (Umsatz, Entwicklung der Volumen, Situation auf dem Markt, neue Produkte usw.).
Lieferantendossier
Das DMA führt für jeden Hauptlieferanten (A) ein Dossier, in das die Informationen aufgenommen werden, die uns die Firma übermittelt. Diese Informationen kommen je nach Entwicklung der Aufträge, im Allgemeinen in elektronischer Form im PDF-Format zu uns. Die Themen, die während der Zwischengespräche diskutiert werden, werden zusammengefasst und im Lieferantendossier abgelegt.
Compliance (Übereinstimmung)
Der Ausdruck Compliance bezieht sich darauf, dass die Gesetze und Richtlinien eingehalten werden. Der Lieferant wird gebeten, dem Amt für Drucksachen und Material zu den Handlungen, die er bei der Compliance unternimmt (Kontrollen, interne Prozesse, Zertifizierung), Auskunft zu geben und sich zu versichern, dass allfällige Subunternehmer sich ebenfalls einwandfrei verhalten.
Versprechen und Annahme von materiellen Vorteilen
Berufsethik
Dem Staatspersonal darf kein Geschenk oder anderer materieller Vorteil gewährt oder versprochen werden. Laut Artikel 66 des Gesetzes vom 17. Oktober 2001 über das Staatspersonal (StPG, SGF 122.70.1) ist es den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern untersagt, in Zusammenhang mit ihrer Tätigkeit für sich oder andere Vorteile zu beanspruchen, anzunehmen oder sich versprechen zu lassen. Wird die Bestimmung dieses Artikels verletzt, so kann das strafrechtliche Folgen und/oder die ausserordentliche Kündigung des Dienstverhältnisses zur Folge haben. Vorteile von geringer Bedeutung, die gesellschaftlich üblich sind, wie Werbeartikel, Schokolade, Biskuits und Wein, und die am Arbeitsort entgegengenommen werden, sind erlaubt, sofern sie mit dem ganzen Personal der Dienststelle geteilt werden.
Als Vorteile von geringer Bedeutung, die gesellschaftlich üblich sind und angenommen werden dürfen, kann man erwähnen:
- kleine Höflichkeitsgeschenke wie einen Kugelschreiber, einen Taschenkalender oder einen Wandkalender;
- kleine Geschenke für Kunden;
- Geschenke, die weniger als 50 Franken wert sind und in Zusammenhang mit der Pflege von guten Geschäftsbeziehungen stehen.
Nötiges Einverständnis für jede Mitteilung
Der Staat muss der Erwähnung des Staates Freiburg im Rahmen aller Mitteilungen des Lieferanten an Dritte unbedingt vorher zustimmen.
Schweigepflicht
Der Lieferant muss jede Art von Information, die ihm im Rahmen seiner Geschäftstätigkeit mit dem Staat zur Kenntnis gebracht wurde, vertraulich behandeln.
Elektronische Verbindung
Das Amt für Drucksachen und Material plant, Dokumente (Aufträge, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine) vermehrt auf elektronischem Weg zu übermitteln. Die Lieferanten werden gebeten, alles zu unternehmen, damit dieses Ziel erreicht werden kann.
Ausstellung der Aufträge und Verträge
Die finanziellen Verpflichtungen müssen von ermächtigten Personen im Sinne des Gesetzes über den Finanzhaushalt des Staates (FHG) und des dazugehörigen Ausführungsreglements (FHR) unterzeichnet werden. Diese Dokumente bedürfen der schriftlichen Form. Für regelmässig beschaffte Artikel werden Rahmenverträge und Preisvereinbarungen abgeschlossen.
Qualitätskontrolle
Alle Waren müssen unbedingt an die Adresse, die auf dem Auftrag angegeben ist, geliefert werden. Spezialisiertes Personal nimmt Lagerartikel an und kontrolliert die Menge und wenn möglich die Qualität. Der künftige Benützer ist für die abschliessende Qualitätskontrolle verantwortlich. Auf jeden Fall wird die Ware immer unter allen Vorbehalten angenommen.
Lieferfristen
Wenn Lieferfristen nicht eingehalten werden können, sollten unverzüglich das Amt für Drucksachen und Material informiert und der entsprechende Grund und die neue Lieferfrist angegeben werden. Die bestätigten Lieferfristen müssen unbedingt eingehalten werden.
Auftragsbestätigung
Für jeden Auftrag über 3000 Franken muss unbedingt eine Bestätigung versendet werden. Diese kann per E-Mail oder per FAX verschickt werden, muss aber auf jeden Fall schriftlich ausgestellt werden.