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Firmen, Vereine und andere Organisationsformen betreiben Websites auf denen Neuigkeiten, Berichte, Fotos und allerlei andere interessante Dinge stehen. Jemand muss diese Texte schreiben und manchmal gibt es keine definierten Prozesse für “das Schreiben eines Textes”. Oft entsteht ein Text in einer Textverarbeitung und wird dann ein paar mal per E-Mail Anhang hin und her geschickt bis alles “stimmt”. Danach wird dieses Dokument an ”die Agentur” oder “die Administrator*in oder Content Manager*in der Website” per E-Mail geschickt mit dem Vermerk, diesen Text doch bitte auf die Website “hochzuladen”. Diese Person versucht dann so gut wie möglich den Inhalt des “Word Dokuments” oder des übersandten PDFs in die existierende Struktur der Website zu bringen und bis zur Veröffentlichung gehen oft nochmalls ein paar E-Mails hin- und her.
Dieser zeitaufwendige und teilweise ermüdende Workflow findet aus unterschiedlichen Gründen auch noch im Jahr 2020 erschreckend häufig statt und deshalb will ich in diesem Blog Post Möglichkeiten beschreiben, wie man das effektiver machen könnte.
Warum ist das eigentlich so?
Wie im letzten Blog Post beschrieben, werden Websites mit HTML, CSS und JavaScript erstellt. Diese Technik ist etwa 25 Jahre alt und eignet sich auch heute noch hervorragend um den Umgang mit Hypertext zu erlernen (siehe auch – Wie erstelle ich eine Website).
Ein Hypertext ist ein Text mit einer netzförmigen, dynamischen Struktur, in der die gewohnte Ordnung (lineare Sequenzialität) statischer gedruckter Publikationen technisch aufgebrochen wird.
– Hypertext ist ein Text, der nicht linear sein muss
– Hypertext ist ein Text, der Links zu anderen Texten enthält.
– HyperMedia ist ein Hypertext, der auch Grafiken, Videos oder Klänge enthalten kann.
– Hypertext und HyperMedia sind Konzepte, keine Produkte.https://de.wikipedia.org/wiki/Hypertext
Websites bestehen aus Hypertext und HyperMedia und sind dadurch ein Teil eines Netzwerks. Dieses Netzwerk wird meist als World Wide Web (www) bezeichnet, das grosse, weltweite Netz!
Die einzelnen Teile einer Website, die Webseiten sind auf unterschiedliche Weise miteinander und auch untereinander verlinkt. Diese Verlinkungen bilden, neben anderem, auch nach wie vor eine Geschäftsgrundlage für Firmen wie Google. Websites, auf die viele andere Websites verlinken, beispielsweise Wikipedia, gelten als vertrauenswürdig und relevant und erscheinen prominenter in Googles Suchergebnissen. Für die Betreiber*in einer Website ist beispielsweise die Verweildauer auf der Website ein wichtiger Parameter, sagt sie doch aus, wie lange sich jemand mit den Inhalten der Website beschäftigt.
Der Text, der in der Textverarbeitung erstellt wurde, kann durchaus in Teilen Hypertext Elemente haben. Er könnte beispielsweise ein Bild enthalten. Dieser Text wird nun aber ausserhalb des ”grossen Netzwerkes“, des World Wide Web, in einer anderen Umgebung (Microsoft Word, Apple Pages, LibreOffice, etc) erstellt und daher fehlt die Verknüpfung innerhalb dieses Netzes. Die Textverarbeitung selbst ist älter als Hypertext (etwa 60 Jahre). Bei der klassischen Textverarbeitung geht in erster Linie um das “bedrucken von Papier” mit Texten, Kopfzeilen, Seitenzahlen, Fussnoten und ähnlichem. Für Briefe, Bücher und andere Druckerzeugnisse ist das wichtig und ein Textverarbeitungsprogramm stellt konzeptuell eine bessere Schreibmaschine dar. Schreibmaschinen gibt es seit etwa 200 Jahren.
Das lineare, per E-Mail verschickte Textdokument, muss also in Hypertext übersetzt werden.
Die Person, die diesen Auftrag erhält, wird plötzlich zur Übersetzer*in eines Textes, der aus einer linearen Welt ausserhalb des “grossen Netzes” stammt. Hypertext innerhalb des Netzes kann (und sollte) mehr (und andere) Informationen enthalten als linearer Text. Auch Metadaten, die den Text beschreiben, sind wichtig und können darüber entscheiden, ob ein Text im “grossen Netz” gefunden wird oder nicht.
Beispiel Stellenausschreibung
Eine Firma sucht Mitarbeiter*innen und erzeugt auf obigen Weg (Textverarbeitung -> PDF -> Website) eine Stellenbeschreibung als DOC/PDF Datei. Gewissermaßen auf Firmenpapier mit Logo und Fußzeile. Diese PDF Datei mit der Stellenbeschreibung soll im World Web Web “verknüpft” werden, weil man Bewerber*innen sucht.
Um das zu etwas besser zu verdeutlichen hier ein ganz typisches Beispiel: Auf einer HTML Seite (links) ist ein Link. Hinter diesem Link verbirgt sich ein PDF (rechts). Eine Online Bewerbung ist nicht möglich. Damit die Stellenausschreibung Aufmerksamkeit erzeugt, wird sie in einem Portal (museum.ch) zusätzlich veröffentlicht.
Diese Vorgehensweise ist durchaus keine Ausnahme und verdeutlicht die Unterschiede zwischen Hyper- und linearem Text. In einer Hypertext Umgebung wie dem offenen World Wide Web könnte in der Bewerbung ein Formular oder ein Link auf ein Formular integriert werden, über das man sich bewerben kann. Die Bewerber*in könnte im Gegenzug auf ihre Daten und ihren Lebenslauf auf ihrer eigenen Website per Link verweisen. Eine solche Verknüpfung würde den Bewerbungsvorgang erheblich vereinfachen und eine grössere Aufmerksamkeit allein durch die Wahl des Mediums erzeugen. Es ist lobenswert, dass bei dieser Vorgehensweise auf das Ausdrucken von Papier verzichtet wird, die eigentlichen Vorteile von Hypertext werden oft aber nicht genutzt.
Als Resultat einer solchen Vorgehensweise entstanden Bewerbungsplattformen (LinkedIn, Monster), die genau dieses Problem lösen. Sie bieten Unternehmen und Bewerbern eine effektivere Möglichkeit der Kontaktaufnahme, und sind nach kurzer Zeit auch Besitzer aller relevanten Daten und plötzlich selbst relevant beim Bewerbungsvorgang.
Kleinere Unternehmen sind dann mehr oder weniger gezwungen, diese oft kostenpflichtigen Plattformen zu nutzen. Grössere Unternehmen bieten meist zusätzlich die Möglichkeit einer Online Bewerbung. Bei vielen dieser internen Systeme werden die Daten oft auch letztlich als PDF oder DOC Datei innerhalb eines HTML Formulars hochgeladen und dann in der ”klassischen Personalabteilung” gesichtet (Auch hier ist die Sichtung einzelner Dokumente natürlich aufwendiger als das Abgleichen strukturierter Daten).
Was ist mit “hoch laden” gemeint?
Der Begriff “hoch laden” oder english ”upload” stammt aus der Anfangszeit des World Wide Web. Damals wurden HTML Dateien auf einem lokalen PC erstellt und nach Fertigstellung per File Transfer Protokoll (FTP) in das Dokumentenverzeichnis eines Webservers hoch geladen.
In einer “wirklich” vernetzten Welt wären diese “Hochladeprozesse” nur notwendig, wenn neue Dateien mit dem System, dem “grossen Netz”, verknüpft werden sollen. Nach dem erstmaligen Hochladen, könnte auf diese Dateien verlinkt werden.
Content Management
Kaum jemand erstellt heute noch eine Website manuell in HTML. Es ist sehr hilfreich, so etwas am Anfang mal zu machen, um die Zusammenhänge zu verstehen aber ab einer gewissen Komplexität sind HTML Seiten einfach zu aufwendig in der Erstellung und Pflege. Content Management Systeme (CMS) helfen bei der “Verwaltung der Inhalte”. Es gibt Content Management Systeme als Open Source Variante, als proprietäre Lizenzmodelle und als Service. Hier im Blog gehe ich meist auf die freien Open Source Systeme wie WordPress, Joomla, Drupal und andere ein, da man bei diesen Systemen als Betreiber*in der Website erstens die volle Kontrolle über die Daten hat und zweitens, und das ist langfristig genauso wichtig, die Freiheit, zu tun und zu lassen, was man will.
Um die Funktionsweise von Content Management Systemen etwas klarer zu machen, hier ein paar Beispiele:
Wiederkehrende Elemente
Wenn man mal eine HTML Website erstellt hat, stellt man schnell fest, dass es mühselig, ist wiederkehrende Elemente wie beispielsweise die Navigation oder einen Kopf- und Fussbereich aktuell zu halten. Ein CMS bietet eine Verwaltung dieser Elemente an zentraler Stelle und erzeugt aus diesen Daten dann bei einem Aufruf der Seite den jeweils notwendigen HTML Code dafür.
Dateien
Hypertext enthält und verweist auf Dateien, meistens Grafiken, Photos, Videos und PDFs. Diese Dateien werden in einem CMS meist an zentraler Stelle verwaltet. Je nach Komplexität des Systems auch mit Zugriffsrechten, Lizenzbedingungen und unterschiedlichen Versionen für unterschiedliche Endgeräte.
Beispiel: Ein Photo in einer Übersicht von Artikeln muss nicht so hoch aufgelöst sein, wie auf der Einzelansicht des Artikels und wird auch meist kleiner dargestellt. Das führt zu einem schnelleren Aufbau der Seite, da weniger Daten transportiert werden.
Zugriffsrechte
Alle HTML Dateien in einem Dokumentenverzeichnis eines Webservers sind zunächst prinzipiell öffentlich. Sie werden meist lokal in einem HTML-Editor erzeugt und dann per File Transfer Protokoll (FTP) hochgeladen. Die Zugriffsrechte für eine Änderung einer HTML Dateiwerden also ausserhalb der Website geregelt.
Ein CMS bietet eine Verwaltung der Zugriffsrechte innerhalb des Systems an. Es gibt Nutzer*innen und Rollen. Jede Nutzer*in muss sich am CMS über den Browser anmelden und kann prinzipiell jede, und natürlich auch mehrere, Rollen übernehmen. Die Rollen werden gemäß üblicher Funktionen in Unternehmen konfiguriert. Eine “Manager*in” hat andere Zugriffsrechte als eine “Administrator*in” oder “Autor*in”*.
Workflows
Der Arbeitsablauf beim Erstellen, Ändern, Löschen und Freigeben von Texten und Dateien wird auf der Basis der Zugriffsrechte und Rollen organisiert. Texte können von Anfang an innerhalb des CMS im Browser, unabhängig vom Endgerät, geschrieben werden. Falls Texte abgenommen oder gegengelesen werden müssen, kann man das einfach per Rolle und entsprechenden Freigaben organisieren. Das hin- und herschicken von Dokumenten per E-Mail und die problematische Übersetzung in Hypertext entfällt dabei. Als sehr praktischen Nebeneffekt erhält man optional jede Menge Daten, eine Versionshistorie des Textes und eine genaue Dokumentation, wer, wann, was verändert hat. Das schreibt sich hier so leicht, bedeutet in grossen Unternehmen aber manchmal, dass Menschen ihre Arbeit verlieren und/oder sich verändern müssen. Oder um es positiver zu formulieren, nun Zeit für ihre eigentlichen Aufgaben haben.
Alle Systeme haben meist voreingestellte Rechte-Hierarchien, die zwischen Besuchern, registrierten Benutzern, Autoren, Editoren, Publishern, Administratoren und Superadministratoren unterscheiden. In Drupal kann bereits im Core Paket das Dateisystem in diese Rechte mit einbezogen werden.
Themes/Templates
Durch die Trennung von Inhalt und Darstellung (HTML/CSS) kann man in einem CMS relativ einfach ein neues Design (Corporate Identity) einspielen. Dieses Design wird Theme oder Template genannt und besteht aus CSS, JavaScript und Grafiken. WordPress bietet etwa im Jahresrhythmus ein neues allgemeines Template an, dass alle “angesagten” technischen Neuerungen unterstützt und meistens auch ganz schick aussieht und immer einfacher konfiguriert und angepasst werden kann. Hier im Novatrend Blog benutzen wir daher auch das jeweils neueste WordPress Core Template.
Lebensdauer von CMS
WordPress, Joomla und Drupal sind mittlerweile älter als 15 Jahre und kommen natürlich auch “in die Jahre”. Durch die grosse und vor allem internationale Community, die an diesen System arbeitet, werden neue Ideen und neue technische Entwicklungen aber relativ zügig umgesetzt und eingearbeitet.
WordPress setzt auf einen neuen Ansatz für die Erstellung von Inhalten mit dem Gutenberg Editor (siehe auch Gutenberg Erfahrungen). Dabei ist Gutenberg nicht nur als Editor zu sehen sondern als (zukünftiges) Werkzeug um Block-basierte Websites zu erstellen.
Drupal setzt auf ein professionelles Umfeld, stabilisiert seine katastrophale Upgrade Situation (siehe auch Drupal 9 ist da – und jetzt?) und eignet sich für wirklich grosse und komplexe Installationen.
Joomla, als einziges wirklich “freies” Open Source CMS ohne grosse Firma im Hintergrund tut sich momentan ein wenig schwer. Vor kurzem ist aber die Version Joomla 4.0 Beta erschienen, die für die Zukunft viel zu bieten hat.
Gegenwart und Zukunft
Ausser diesen drei auf der Skriptsprache PHP und der Datenbank MySQL basierenden CMS gibt es natürlich auch andere Ansätze.
Dabei geht es fast immer um die Reduktion und Auslagerung von Komplexität. Man versucht zu vereinfachen, zu verkleinern und zu verbinden.
Trennung von Daten und Oberfläche
Die Trennung von Daten (Inhalte, Rechte, Parameter) und Benutzeroberfläche (HTML/CSS), die bei den CMS existiert, führt zu separaten Entwicklungen dieser Zweige.
Da der Smartphone Markt eine immer grössere Rolle spielt, werden immer mehr Apps entwickelt. Diese Apps speichern ihre Daten, wie die CMS, in der Regel auch auf einem zentralen Server. Der Zugriff auf die Daten erfolgt dann von der App auf dem Telefon über definierte Schnittstellen (API). Damit übernimmt die App die praktisch die Aufgabe eines Themes/Templates in einem CMS.
WordPress und Drupal bieten bereits ebenfalls solche APIs an, Joomla ab der kommenden Version 4. Die Systeme erleichtern damit die Erstellung von Apps auf existierenden Datenbeständen.
Diese Auftrennung geht bei Programmierschnittstellen mittlerweile soweit, das API kompatible Systeme entwickelt werden und die Struktur der Schnittstellen zum Geschäftsmodell werden könnte (siehe auch Copyright auf APIs: Das Verfahren Google vs. Oracle geht weiter).
Seitengeneratoren
Auch grössere Installationen von CMS werden unübersichtlich und müssen regelmäßig aktualisiert werden. Daher werden Projekte wie Hugo vermehrt von grösseren Unternehmen eingesetzt. Hugo erzeugt auf der Basis von Daten aus verschiedenen Quellen, Templates, Markdown Texten und anderen Anweisungen sehr schnell HTML Seiten und stellt diese HTML Seiten wieder “wie früher” in das Dokumentenverzeichnis eines Webservers. Zugriffsrechte und Dokumentenverwaltung werden damit wieder an andere vorgelagerte Systeme delegiert und man kehrt in gewisser Weise auf eine kluge Art an die Anfänge zurück.
Messaging
Nachrichtensysteme wie Slack, Rocket Chat, Assistify und letztlich auch WhatsApp übernehmen heute oft eine wichtige Funktion in der Kommunikation und damit den Workflows von Unternehmen. Wenn grosse Systeme in kleine, besser überschaubare Einheiten aufgespaltet werden, entsteht oft ein höherer Kommunikations- und Synchronisationsbedarf. Die einzelnen Subsysteme müssen kontrolliert und überwacht werden. Dabei geht es oft “nur” um Benachrichtigungen oder den “Anstoss” von Prozessen, der dann nochmal kurz in einem Teamchat, ohne Meeting!, diskutiert wird (“wir deployen jetzt!”).
Offene Protokolle, notwendige Verschlüsselung und ein Identitätsmanagement werden wichtiger. Stichworte zum stöbern sind unter anderem Projekte wie ActivityPub, Matrix und ID4me.
Aber … ich will doch nur einen Text schreiben und der soll auf eine Website ✍️
In vielen Meetings fällt der Satz: “Aber ich will doch nur …”, gefolgt von Wünschen wie “das der Button rot ist”, “die Daten da eingelesen werden”, “ich eine Nachricht erhalte, wenn es notwendig ist”.
Um genau dieses Ziel so einfach und zielstrebig wie möglich zu erreichen bedarf es die Kenntnis der Möglichkeiten oder um es etwas deutlicher zu sagen:
Wenn Stellenausschreibungen im World Wide Web mit einer Technik und mit Arbeitsabläufen von vor 60 Jahren erstellt und organisiert werden, darf man sich nicht über einen Facharbeiter*innenmangel und Bürokratie beklagen. Geeignete jüngere Kandidat*innen kennen diese Technik und diese Arbeitsabläufe aus eigener Erfahrung oft gar nicht mehr und haben vielfach auch einfach keine Zeit sich mit so etwas zu befassen! Wenn eine Firma sich des World Wide Webs bedient um Bewerber für eine Stelle zu finden dann sollte sie auch die Sprache dieses Netzes sprechen.
Fazit
Selbst bei so einer so einfachen Frage, wie denn der Text auf die Website im “grossen Netz” kommt, landet man schnell bei komplexen Zusammenhängen, fast unendlichen Möglichkeiten und schleichenden Veränderungen.
Wie übrigens fast überall im Leben 😉
Das Beruhigende ist allerdings, dass jeder auch heute noch ganz klein mit HTML anfangen und dann nach und nach auf der Basis der eigenen Erfahrungen die Website, die Firma und sich selbst entwickeln kann.
tl;dr: Wenn du das „grosse Netz“ erforschst und besser verstehst, kommen deine Texte immer einfacher auf die Website.