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La documentation et la description des supports sonores permet tout d'abord à conserver les documents en ordre et de les retrouver facilement. La description détaillée d'un support sonore et de son contenu à l'intérieur de la banque de données permet une recherche précise et visée. Une documentation générale en corrélation au support est nécessaire et souvent même indispensable. Les documents viennent liés à un contexte qui permet d'en expliquer l'origine et l'histoire. Cette contextualisation est utile surtout pour les supports sonores historiques et les collections parce qu'ils fournissent des petites parties d'histoire de la culture qui, seulement grâce à cette approche, peuvent être mises en évidence. Dans une contextualisation de ce genre sont incluses l'origine et l'histoire des collections ainsi que des biographies, photographies et documents de divers types qui nous aident dans la compréhension de la chronique de l'histoire.
La documentation devient particulièrement importante quand les supports sonores deviennent numériques et la copie électronique maintient le contenu mais perd les références au support original.
Eléments pour un catalogage