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Unter Archivinstitutionen besteht ein grober Konsens über die Eigenschaften, die ein Format aufweisen sollte, um als langzeittauglich zu gelten. Diese Eigenschaften können als Kriterien formuliert werden, mit deren Hilfe die einzelnen Formate analysiert werden. Der KaD basiert auf einem Kriterienkatalog, welcher drei Blickwinkel auf die Formate umfasst:
Eine Bewertung anhand archivfachlicher Kriterien legt offen, in welchem Mass ein Format die Anforderungen von Archiven an die Archivtauglichkeit erfüllt und welche Risiken bei seiner Verwendung zu beachten sind. Der KaD verwendet dazu sieben unterschiedlich gewichtete Kriterien.
Eine Best-Practice-Analyse hält fest, wie jedes Format in der Archivwelt beurteilt wird. Die Orientierung an Best Practices ergänzt die technischere, aber unter Umständen zu abstrakte archivfachliche Analyse. Diese Sicht lässt sich in zwei weitere Kriterien übersetzen.
Eine Klassifizierung der Formate erklärt unterschiedliche Bewertungen gemäss den ersten beiden Sichten und trägt zum Entscheid über eine Empfehlung bei. Es wird unterschieden zwischen altbekannten und weit verbreiteten Formaten; aktuellen Formaten; neuen Formaten, die erst eingeschränkt gebraucht werden, aber zweifellos grosse Verbreitung erlangen werden; potenziellen Formaten, bei deren Design die Archivtauglichkeit eine besondere Rolle gespielt hat, deren Zukunft aber noch nicht absehbar ist; sowie obsoleten Formaten, von deren Verwendung abgeraten wird und für die Alternativen bestehen.
Drei Blickwinkel der Formatanalyse Die Betrachtung der Dateiformate aus diesen drei Blickwinkeln führt zu zwei sich ergänzenden Resultaten. Einerseits ermöglicht der Katalog der archivfachlichen und Best-Practice-Kriterien, die untersuchten Formate jeder Kategorie in eine Rangfolge gemäss ihrer Archivtauglichkeit zu bringen. Dabei wird jedes Format an Hand des Kriterienkatalogs bewertet und erhält zu jedem Kriterium eine Bewertung von 1 (nicht erfüllt) bis 4 (vollständig erfüllt). Diese Bewertungen werden mit der Gewichtung des Kriteriums multipliziert und aufsummiert. Um eine aussagekräftige Rangliste zu erhalten, wird der Logarithmus über dem Mittelwert innerhalb einer Kategorie berechnet. Formate, die Werte grösser als eins erreichen, können dann als überdurchschnittlich archivtauglich gelten. Die Analyse nach Formatklassen anderseits lässt sich nicht in einen numerischen Wert übersetzen. Sie hilft aber bei der Interpretation der Resultate, erlaubt es, Trends zu erkennen, und ermöglicht eine Prognose über die den Archiven potentiell in nächster Zeit zur Übernahme angebotenen Formate. Die Resultate der Analyse aus den drei Blickwinkeln sind in der Bewertung zusammengefasst, die auch als Excel-Tabelle und als PDF-Datei verfügbar ist. Diese Analyse identifiziert eine Reihe von archivtauglichen Formaten (in der untersten Zeile grün markiert), während einzelne Formate im KaD als nicht archivtauglich bezeichnet werden müssen (rot markiert). Etliche Formate können nur als bedingt archivtauglich gelten (grau markiert). Die Migration solcher Formate in ein archivtaugliches Format muss aber nicht zwingend bei der Übernahme erfolgen. Es kann durchaus das Ende des Lebenszyklus des Formates abgewartet und somit die Migration hinausgeschoben werden, sofern ein aktives Monitoring des Formatlebenszyklus gewährleistet ist. Dies betrifft insbesondere verbreitete aber als nicht archivtauglich klassierte Dateiformate wie zum Beispiel JPEG, MP3, MPEG-2. Bewertungsmatrix zur Archivtauglichkeit von Dateiformaten
Anwendung im Archiv
Der KaD soll nicht den falschen Eindruck erwecken, die Aufgabe der digitalen Archivierung sei allein durch die richtige Formatwahl lösbar. Die Wahl des geeigneten Archivformats für bestimmte digitale Unterlagen hängt von verschiedenen Faktoren ab. In den Einleitungstexten zu den verschiedenen Formatkategorien ist erläutert, wie der konkrete Anwendungsfall und Bewertungsentscheid die Formatwahl beeinflussen. Allgemeine Überlegungen zur Anwendung des KaD sind im Folgenden festgehalten. In der Regel legt ein Archiv eine Liste von Formaten fest, die es als archivtauglich akzeptiert. Diese Liste hängt stark vom organisatorischen Umfeld ab, vor allem von den Ressourcen finanzieller und personeller Art, aber auch von weiteren internen oder externen Einflüssen. Einflüsse auf die Formatauswahl Bei der Festlegung dieser Formatliste sieht sich das Archiv mit einer grossen Menge an unterschiedlichen Formaten konfrontiert. All diese Formate zu analysieren, übersteigt die Ressourcen der meisten Archive. Ein Expertengremium unter Leitung der KOST hat diese Arbeit übernommen und deren Resultate im KaD festgehalten. Der KaD dient den Archiven damit nicht nur als Informationsquelle, sondern auch als Entscheidungshilfsmittel. Erstens zeigt er auf, welche Formate nach heutigem Kenntnisstand archivtauglich sind und als Zielformate für die Migration dienen können. Zweitens dient er als Referenz dafür, welche Formate aus archivischer Sicht im aktiven Lifecycle verwendet werden können. Die im KaD als archivwürdig definierten Formate sind als Empfehlung zu verstehen. Welche Formate ein Archiv als tauglich für die digitale Archivierung zulässt, bleibt seine Entscheidung.
Aufbau des KaD
Ein Katalog als archivtauglich oder aus Gründen ihrer grossen Verbreitung als interessant für die Archive identifizierten Formate. Ein Übersichtsartikel fasst jeweils die Analyse der Formate einer Kategorie zusammen. Er liefert allgemeine Informationen sowie konkrete Empfehlungen, basierend auf der durch den Kriterienkatalog erzielten Rangliste.