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Da beschreibbare CDs seit Mitte der neunziger Jahre grossflächig im Einsatz sind, haben etliche Archive bereits ältere CDs übernommen oder werden sie in naher Zukunft angeboten erhalten. Nach heutiger Erkenntnis beträgt die Lebenserwartung beschreibbarer CDs in der Regel 5-10 Jahre. Das Kopieren auf eine neue CD oder auf einen anderen Datenträger ist grundsätzlich kein Problem, es muss nur rechtzeitig stattfinden.
Im Projekt "Sauver les CD" wurde bei neun Trägerarchiven der KOST eine Bestandesaufnahme der ephemeren Datenträger durchgeführt, um die Diskussion auf eine solide Zahlenbasis zu stellen. Als provisorische Sicherungsmassnahme wurde eine Speicherlösung mit NAS-Speicherboxen definiert und im Staatsarchiv Bern getestet. Zudem wurde ein einfacher Prototyp eines sogenannten miniAIPs entwickelt, damit die von CDs und DVDs übernommenen Daten OAIS-konform auf der Speicherbox abgelegt werden können.
Die Bestandesaufnahme wurde in jedem der beteiligten Archive einzeln in Zusammenarbeit mit der KOST durchgeführt. Sie umfasste zwei Schritte:
Der erste bestand aus einer Mengenanalyse, das heisst im Wesentlichen aus der Erstellung einer Liste aller vorhandenen ephemeren Datenträger. In gewissen Archiven sind digitale Datenträger gesondert verzeichnet, was einen einfachen und vollständigen Überblick über diese Bestände ermöglicht. Andere Archive mussten einen solchen Überblick durch geeignete Suchabfragen im Archivinformationssystem erstellen, wobei die Vollständigkeit nicht hundertprozentig garantiert ist.
Der zweite Schritt der Bestandesaufnahme zielte darauf ab, via eine Drill-Down-Analyse inhaltliche und technische Angaben zu den gefundenen digitalen Unterlagen zu machen. Dies wurde teilweise durch eine Grobanalyse auf der Basis der Verzeichnungsinformationen und des Wissens der Archivmitarbeitenden erreicht. In den meisten Fällen schloss sich eine detailliertere Analyse der Datentypen, Erzeugungsdaten, Datenformate und anderer Eigenschaften auf einer zufälligen Stichprobe der Datenträger an.
Marktübersicht, Budget, Testbericht und Software zur NAS-Speicherbox.
Der Prototyp eines miniAIPs für die Archivierung digitaler Daten von ephemeren Datenträgern.