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Nebenkostenabrechnung
Art. 4 VMWG bestimmt, dass der Vermieter, der die Nebenkosten aufgrund einer Nebenkostenabrechnung erhebt (also insbesondere keine Pauschalen für Nebenkosten verlangt), diese mindestens einmal jährlich erstellen muss. Eine solche jährliche Abrechnung ist sinnvoll, machen die Nebenkosten doch durchaus bis zu 25% der Mietkosten aus. Der Vermieter darf dem Mieter nur die tatsächlich anfallenden Kosten in Rechnung stellen (Art. 257b Abs. 1 OR; Art. 5 Abs. 1 VMWG). Oder anders ausgedrückt: Der Vermieter darf mit den Nebenkosten keinen Gewinn erzielen. Dabei muss als selbstverständlich erwähnt werden, dass Rabatte und sogenannte Kick-backs den Mietern zugutekommen müssen. Soweit die vom Vermieter in Rechnung gestellten Kosten auf öffentlichen Gebühren (z.B. Wasserzins) beruhen, sind Einwände des Mieters ausgeschlossen. Wenn es um vom Vermieter mit Dritten privatrechtlich vereinbarte Leistungen geht (Kosten Hauswart, Kosten Heizöl etc.), kann sich hingegen die Frage stellen, ob der Mieter die Angemessenheit der Aufwendungen bestreiten kann.
Grundsätzlich ist der Vermieter frei, den Massstab für die Pflege der Liegenschaft und der Umgebung der Liegenschaft zu bestimmen und damit Qualität und Höhe der Hauswartkosten festzusetzen (vgl. zum Ganzen SVIT-Kommentar, 3. Auflage, N 26c zu Art. 257–257b OR). Das Mietgericht Zürich hat in einem Entscheid aus dem Jahr 1999 (nicht publiziert) meines Erachtens zutreffend erwogen, eine Einschränkung dieser Entscheidungsfreiheit des Vermieters ergäbe sich allein aus dem Grundsatz von Treu und Glauben.
Beispielsweise dürfe einem Hauswart nicht ein unüblich hoher Lohn entrichtet werden. Immerhin kann es für den Vermieter ratsam sein, von Zeit zu Zeit Konkurrenzofferten einzuholen, um die Angemessenheit der Kosten zu überprüfen und nötigenfalls nachweisen zu können.
Rückforderung von zu Unrecht bezahlten Nebenkosten
Der Mieter kann mit einer entsprechenden Leistungsklage zu Unrecht bezahlte Nebenkosten zurückfordern. Dabei ist der Mieter nach der Praxis an keinerlei Fristen gebunden (Vorbehalten bleiben Verjährungsfristen). In den meisten Mietverträgen befindet sich heutzutage eine Klausel, wonach eine Nebenkostenabrechnung als genehmigt gilt, falls sie vom Mieter nicht innert 30 Tagen bestritten wird. Diese Klausel hat gemäss Bundesgericht nur, aber immerhin, die Wirkung einer Saldoziehung.
Mit der Zustellung und Anerkennung der Abrechnung wird zwischen den Parteien nach Auffassung des Bundesgerichts also eine zulässige Saldovereinbarung geschlossen, die an die Stelle der gegenseitigen Ansprüche während der entsprechenden Abrechnungsperiode tritt. Der Mieter kann aber auch nach Ablauf dieser 30-tägigen Frist Rechnungsfehler und versehentliche Buchungen geltend machen.
Ebenso kann der Mieter auch nach Ablauf der Frist Nebenkostenpositionen bemängeln, die vertraglich gar nicht "besonders vereinbart" sind. Die Wirkung der Saldoanerkennung besteht nach der Praxis des Bundesgerichts mithin in erster Linie darin, dass diejenige Partei, welche die Richtigkeit des Saldos bestreitet, dessen Unrichtigkeit zu beweisen hat (vgl. Urteil des Bundesgerichts 4C.24/2002 vom 29. April 2002).
Mit dem soeben erwähnten Urteil hat das Bundesgericht klargestellt, dass Rückerstattungsforderungen des Mieters für von ihm zu viel geleistete Nebenkostenakontozahlungen vor dem Abschluss der Saldovereinbarung nach den vertraglichen Regelungen verjähren. Geht es hingegen um den Ausgleich eines unrichtigen Saldos, richtet sich die Verjährung nach den Regeln über die ungerechtfertigte Bereicherung (relative Verjährungsfrist: 1 Jahr; absolute Verjährungsfrist: 10 Jahre).