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Du bist vor einem Haufen von «To dos» und es häuft sich weiter, wie gehst du vor? Wie setzt du Prioritäten? Wie organisiere ich mich zu Hause und zum Teil auch in deinem Medizinstudium?
Während dem Studium und der Assistentenzeit hatte ich wenig Zeit, mir über meine Organisation Gedanken zu machen. Erst in einer «Aus»-Zeit in einem Büro konnte ich beginnen, mir Gedanken zu machen über meine Organisation und habe da viele Tipps gesammelt. Die waren mir nachher in der Klinik eine enorme Hilfe.
Hier zuerst ein Paar Grundlagen, die mich an verschiedenen Orten helfen:
- Priorisierung nach der Eisenhower-Matrix[1]:
- Q1 (Zuerst tun): Wichtig und dringend: Projekte, Aufgaben usw. Kommen zuoberst auf die Liste.
- Q2 (Planen): Wichtig, jedoch nicht dringend: Gefahr, dass die Bearbeitung dauernd verschoben wird. Unbedingt in deiner Agenda einplanen.
- Q3 (Delegieren): Dringend. Dies ist für jemand anderen dringend und nicht für mich: Es ist das kurzfristige Erfüllen der Wünsche anderer. Also: Entweder nicht übernehmen oder jemandem geeigneten delegieren oder wenn es bei dir hängen bleibt, möglichst schnell und effizient erledigen, um zurück zu Q1 zu kommen.
- Q4 (Nicht tun): Nicht wichtig und nicht dringend: In diesem Fall entfernen, löschen. Ist eine gefährliche Ablenkung.
- To Do Liste: Am Abend vorher die To-Do-Liste des nächsten Tags durchgehen und sich auf 5-7 Punkte pro Tag entscheiden und gemäss Eisenhower, Quartalsziele und Gott priorisieren.
- Ablagen: Zu Hause habe ich vor allem 3 Ablagen:
- Rechnungen: Diese dort ablegen und in der Agenda eintragen, wann ich diese regelmässig einmal im Monat bezahle.
- Steuererklärung: Alles Steuerrelevante in der Ablage Steuererklärung des Jahres ablegen (physisch oder digital) und in der Agenda eintragen, wann ich diese machen werde (zum Beispiel 2-3 Blöcke à drei Stunden).
Wenn ich zu Hause oder im Spital die Post und die E-Mails durchgehe, dann gehe ich meist folgendermassen damit um:
- Wenn etwas in 3 Minuten erledigt werden kann, erledige ich es gleich und sofort ablegen;
- Wenn etwas länger dauert, in die Agenda einen Block belegen und dort eintragen (die Post kann ich dann in der Wiedervorlage oder in einem Ordner ablegen). Wenn es dann länger geht, in der Agenda einen neuen «Slot» reservieren.
Grundsätzlich gilt: jeder Haufen muss von oben nach unten Papier für Papier abgearbeitet und gleich abgelegt oder gescannt werden – und weg ist es. Irgendeinmal wird der Haufen abgearbeitet sein. Dies gilt auch bei den Austrittsberichten[4].
Nütze die Zeit mittels Selbstorganisation und in der Nachfolge Gottes.
Schreibe unten im Kommentar oder mir direkt per E-Mail, wie du es machst oder was für konkrete Fragen du hast. Ergänze diesen Blog im Kommentar mit deinen Tipps!
[2] Kongressprospekte und -Programme, Konzertprogramme, Ferienplanung usw.
[3] Ein Konzert zum Beispiel am 12. Juni ist in der physischen Wiedervorlage unter Juni abgelegt, digital ebenfalls unter Juni, der Dateiname beginnt mit dem Datum [JahrMonatTag].
[4] Wenn jemand ein paar Tipps dazu möchte, bitte mich fragen. Die Assistenzärzte werden auch einmal, so Gott will, mit Tipps und Tricks «beliefert» werden.