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Outlook-Kalender- und Aufgaben-Funktionen optimal nutzen
Tipps zum Aufwärmen (Fortsetzung)
Termine und Aufgaben
Möchten Sie die beiden vertauschen? Blenden Sie das obere übers kleine X-Symbol aus, rutscht das untere nach oben. Blenden Sie jetzt das zweite Element via Ansicht/Layout/Aufgabenleiste wieder ein, Bild 3.
Shortcuts
Mit Ctrl+N erstellen Sie ein neues Objekt – einen Termin, wenn Sie gerade im Kalender sind, eine Aufgabe, falls der Aufgabenordner angeklickt ist. Wollen Sie direkt einen Termin, eine Aufgabe oder E-Mail erstellen, unabhängig davon, welcher Outlook-Bereich aktiv ist?
Büffeln Sie diese Tastenkombinationen:
- Ctrl+Shift+M für eine neue Mail
- Ctrl+Shift+A für einen neuen Termin («A» wie «Agenda»)
- Ctrl+Shift+N für eine neue Notiz
- Ctrl+Shift+C für einen neuen Kontakt («C» wie «Contact»)
- Ctrl+Alt+T für eine neue Aufgabe («T» wie «Task»); dabei fällt das Kürzel etwas aus dem Rahmen, da es nicht mit Ctrl+Shift klappt.
Terminplanung
Was gilt überhaupt als Termin – und was als Aufgabe? Ein Termin ist ein Ereignis, das zwischen einem Anfangs- und Endzeitpunkt stattfindet – etwa eine Sitzung, die von 13:30 Uhr bis 14:00 Uhr dauert. Eine Aufgabe ist ein Element mit «Deadline». So muss eine Arbeit beispielsweise am Freitagnachmittag um 14 Uhr erledigt sein. Zu welchen Zeiten an der Erledigung gearbeitet wird, ist oftmals wurscht; Hauptsache, sie ist rechtzeitig fertig.
Es gibt auch etwas zwischendrin. So könnte das Einsammeln der papiernen Ausgangspost aus den Ausgangsfächern der Abteilungen eine tägliche Aufgabe sein, die aber zwingend zwischen 14:30 und 15:00 Uhr stattfinden muss. Ob dies von 14:30 bis 14:40 Uhr oder von 14:50 bis 15:00 Uhr erfolgt, ist sekundär. Darum wäre es eigentlich kein Termin, sondern eine Aufgabe mit Fälligkeitszeitpunkt 15:00 Uhr und einer Erinnerung um 14:30 Uhr. Ein Termin blockiert die angegebene Von-/Bis-Zeit normalerweise im Kalender. Wer mit Ihnen zur gleichen Zeit via Outlook einen Termin vereinbaren will, bekommt zu sehen, dass Sie während dieser Zeit besetzt sind. Eine Aufgabe tut dies nicht. Sie kann Erinnerungen anzeigen, Sie können darin festhalten, zu wie viel Prozent die Aufgabe abgeschlossen ist, aber es gibt durch eine Aufgabe keinen blockierten Zeitraum im Kalender. Soll der Zeitraum, in dem Sie an einer Aufgabe arbeiten, blockiert werden, machen Sie also einen Termin draus.
Einzelner Termin
Markieren Sie im Kalender per Maus den Zeitraum des Termins (standardmässig in Halbstundentranchen) und drücken Sie die Tasten Ctrl+Shift+A. Alternativ greifen Sie via Rechtsklick zum Befehl Neuer Termin. Beginn und Ende sind selbsterklärend. Hinter dem Punkt Ort tragen Sie einfach eine Adresse ein. Falls Outlook jene via Internet auf einem Kartendienst findet, wird sie direkt verlinkt. In vielen Unternehmen bietet der Klick auf die Schaltfläche Ort eine Liste von Besprechungszimmern an, die als Ressourcen hinterlegt sind.
Die Angabe hinter Anzeigen als dient dazu, in Ihrem Kalender zu kennzeichnen, ob der Zeitraum als frei oder besetzt (gebucht) erscheint. Auch An anderem Ort tätig oder Ausser Haus stehen zur Verfügung. Im grossen weissen Bereich unterhalb finden Sie ein Eingabefeld, das Ihre Notizen zu diesem Termin aufnimmt.
Vergessen Sie nicht, die Erinnerung einzutragen. Leider erlaubt Outlook nur ein Festlegen der Anzahl Minuten, Stunden oder Tage vor dem Termin. Wenn Sie zum Beispiel für einen Termin um 15:00 Uhr am liebsten um genau 13:05 Uhr erinnert werden wollen, müssen Sie hingegen selbst ausrechnen, wie viele Minuten vor dem Termin das sind. Aber immerhin können Sie diesen Wert (zum Beispiel 115 Minuten) eintragen; Sie sind also nicht auf die im Ausklappmenü angebotenen Werte angewiesen.
Kommentare
Typisch Gaby (Sorry). Es ist immer etwas dabei, was auch einem zigjährigen User von Outlook ein "aha" entlockt. Danke!