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Le associazioni o gli organizzatori di un evento non possono senz’altro comunicare ai propri sponsor o ad altri terzi gli indirizzi dei propri membri o dei partecipanti. Una comunicazione di dati personali a scopi di marketing può essere giustificata soltanto dal libero consenso, dopo adeguata informazione, delle persone interessate. Abbiamo reso attenti i responsabili sui presupposti legali di un trattamento di dati, raccomandando loro di adattare i propri statuti e regolamenti.
Quest'anno ci sono giunti numerosi reclami, da parte di membri di associazioni e di partecipanti a eventi sportivi, concernenti la comunicazione dei loro indirizzi a terzi a scopi di marketing (sponsor, casse malati). Le persone interessate non sono state informate (o lo sono state soltanto in maniera insufficientemente) e non hanno avuto la possibilità di opporsi a una tale comunicazione. In seguito a certi articoli sull'argomento apparsi sulla stampa, abbiamo inoltre ricevuto numerose domande di associazioni o di organizzatori di eventi sportivi. Abbiamo informato le persone interessate e i responsabili della situazione legale in questo settore, sui loro diritti e sui loro doveri.
L'utilizzo di dati personali di membri di un'associazione o di partecipanti a una manifestazione sportiva è soggetto alla legge sulla protezione dei dati. Un trattamento di dati personali deve fondarsi su una ragione giustificativa e soddisfare i principi generali della LPD. In particolare, la comunicazione dei dati e la sua finalità devono essere riconoscibili per le persone interessate. La comunicazione, inoltre, non può avvenire contro la loro volontà esplicita e senza ragione giustificativa. I dati personali possono essere trattati solamente allo scopo che è indicato quando vengono raccolti, che è previsto da una legge o che risulta dalle circostanze.
Quanto al trattamento di dati di partecipanti a una manifestazione sportiva, le persone che si iscrivono a un evento sportivo possono, di regola, aspettarsi che i dati trasmessi nel quadro dell'iscrizione vengano utilizzati per scopi direttamente legati al normale svolgimento della manifestazione: l'invio di informazioni sull'organizzazione della corsa, l'attribuzione di un numero di pettorale, il cronometraggio, la classifica ecc. In questo caso, il trattamento di dati può senz'altro derivare dalle circostanze ed è così riconoscibile; un'informazione particolare in tal senso non è quindi, per principio, necessaria. Il trattamento di dati personali per scopi direttamente legati all'organizzazione della corsa è, in linea di massima, giustificata dal consenso implicito dei partecipanti.
Per contro, la comunicazione di dati personali a un determinato fotografo, a sponsor o ad altri terzi non risulta dalle circostanze e necessita così di un'informazione specifica. Unicamente il consenso delle persone interessate può giustificare una comunicazione di dati a terzi a scopi di marketing. Il consenso è valido soltanto se la persona interessata esprime la sua volontà liberamente e dopo essere stata debitamente informata. Le persone interessate devono potere rifiutare la comunicazione dei loro indirizzi a terzi.
Al più tardi al momento dell'iscrizione, le persone interessate andrebbero informate sulla comunicazione dei loro dati personali a terzi, sull'identità di questi ultimi e sulla finalità della comunicazione (p. es. pubblicità). Inoltre, va data loro la possibilità di opporsi a questa trasmissione di dati. La menzioni di una comunicazione a terzi deve essere ben visibile per le persone interessate; una semplice annotazione in fondo al regolamento di partecipazione e senza possibilità di rifiuto non è conforme ai principi della protezione dei dati.
Abbiamo raccomandato agli organizzatori di eventi sportivi di prevedere nel formulario di iscrizione alla manifestazione una casella dove apporre una crocetta («sì, sono d'accordo con la comunicazione dei miei dati personali agli sponsor a scopi di marketing») e di fornire precise indicazioni sull'identità degli sponsor nel regolamento della manifestazione.
Riguardo all'utilizzo dei dati personali di membri di un'associazione, la lista degli indirizzi di membri di un'associazione può essere trasmessa a terzi a scopi di marketing solamente se questa comunicazione è riconoscibile e se le persone interessate hanno dato il loro consenso, oppure non si sono espresse contro di essa.
Di regola, raccomandiamo alle associazioni di informare su questo tipo di comunicazione nei loro statuti, al momento dell'adesione o anche mediante un'informativa particolare. Le persone interessate devono inoltre venire informate sulla loro possibilità di opporsi in qualsiasi momento a un simile utilizzo dei loro dati personali a scopi di marketing.
Abbiamo pubblicato informazioni dettagliate su questo argomento nel «Promemoria sulla gestione dei dati personali dei membri delle associazioni», che può essere consultato sul nostro sito web www.lincaricato.ch, Documentazione - Protezione dei dati - Promemoria.