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Buchungen erfassen
Die Buchungen gibt man in der Tabelle Buchungen ein.
Die Spalten der Tabelle Buchungen
Die folgend aufgeführten Spalten, welchen ein * vorangeht, sind in der Regel nicht sichtbar. Um diese Spalten sichtbar zu machen, den Befehl Spalten einrichten aus dem Menü Daten verwenden.
- Datum
Dies ist das Datum, welches das Programm verwendet, um die Buchung einer Periode zuzuordnen.
Das Datum muss in der in Eigenschaften (Stammdaten) definierten Rechnungsperiode liegen.
In Optionen kann festgelegt werden, dass das Datum obligatorisch ist. Ist diese Option 'Datum für Buchung obligatorisch' nicht aktiviert, so kann das Feld leer sein.
Wenn gesperrte Buchungen bestehen, meldet das Programm einen Fehler, wenn ein Datum eingegeben wird, welches dem Datum der Sperre entspricht oder vor diesem liegt.
- *Datum Beleg
Hier kann das Datum des Dokuments angegeben werden; dabei kann es sich zum Beispiel um das Datum der Ausstellung einer Rechnung handeln.
- *Datum Valuta
Hier kann das Valutadatum einer Bankbewegung angegeben werden. Der Wert wird aus einem elektronischen Kontoauszug importiert.
- Beleg
Die Nummer der Unterlage bzw. des Beweises, welche/r der buchhalterischen Bewegung zugrunde liegt. Es wird empfohlen, beim Buchen auf dem Dokument eine progressive Nummer zu vermerken, so dass von der Buchung einfach auf das Buchhaltungsdokument zurückgeschlossen werden kann.
Die Funktion der automatischen Vervollständigung schlägt fortlaufende Werte sowie in der Tabelle 'Sich wiederholende Buchungen' zuvor erfasste Codes/Kennzeichen vor.
Das Programm schläft die fortlaufende Belegnummer vor, welche mit der Taste F6 übernommen werden kann.
-
Automatische Nummerierung: Das Programm erhöht ganz einfach den höchsten in der Spalte 'Beleg' gefundenen Wert.
- Alphanumerische Nummerierung; das Programm erhöht den numerischen Endteil (nützlich, wenn separate Nummerierungen für die Kasse oder Bank erwünscht sind).
Wenn zuvor C-01 erfasst wurde und folgend C getippt wird, schlägt das Programm C-02 vor.
Wenn zuvor B104 erfasst wurde und folgend B getippt wird, schlägt das Programm B105 vor.
Wenn zuvor D10-04 erfasst wurde und folgend D getippt wird, schlägt das Programm D10-05 vor.
-
- *Beleg Protokoll
Eine zusätzliche Spalte für den Fall, dass den Buchungen oder Belegen eine andere Nummerierung zugeordnet werden soll.
Die Funktion der automatischen Vervollständigung schlägt einen aufsteigenden Wert und funktioniert dabei genauso wie die Spalte 'Beleg'.
- *Belegtyp
Enthält einen Code, welcher vom Programm benutzt wird, eine Art von Buchung zu identifizieren. Um eigene Codes zu verwenden ist es ratsam, hierzu eine neue Spalte hinzuzufügen.
- 01 Diese Buchung wird im Bericht als Eröffnungsbuchung betrachtet und erscheint somit nicht in den Perioden, jedoch in den Eröffnungssaldi.
- von 10 bis 19 handelt es sich um Codes für Rechnungen an Kunden
- von 20 bis 29 handelt es sich um Codes für Rechnungen von Lieferanten
- von 30 bis 1000 sind die Codes für zukünftige Zwecke reserviert.
- *Rechnung Beleg
Eine Nummer einer ausgestellten oder bezahlten Rechnung, welche im Zusammenhang mit der Funktion zur Kontrolle der Rechnungen von Kunden und Lieferanten verwendet wird.
- *Beleg Original
Die auf einem Dokument vorhandene Referenznummer, welche zum Beispiel zum Erfassen der Nummer einer Gutschrift verwendet wird.
- *Dok Link
Zum Erfassen eines Links zu einer externen Datei. In der Regel handelt es sich dabei um einen Buchhaltungsbeleg.
Durch ein Klicken auf den Pfeil oben öffnet das Programm das Dokument
- *Externe Referenz
Die eventuell von einem Programm welches diese Bewegung generiert hat zugeordnete Referenznummer. Dieser Wert kann für die Kontrolle, dass dieselbe Bewegung nicht zweimal importiert wurde hilfreich sein.
- Beschreibung
Der Text der Buchung.
Die Funktion der automatischen Vervollständigung schläft den Text einer bereits erfassten Buchung vor. Ist die Option 'Smart Fill mit Vorjahresbuchungen' aktiviert, so werden auch die Texte der im Vorjahr erfassten Buchungen vorgeschlagen.
Drückt man die Taste F6 so übernimmt das Programm die Daten der vorangehenden Zeile mit derselben Beschreibung und vervollständigt die Felder der aktuellen Zeile.
- *Anmerkung
Dient dazu, Buchungen Anmerkungen hinzuzufügen.
- Konto Soll
Das Konto, welches belastet wird.
Im Konto Soll können auch Segmente erfasst werden. Diese werden in der Regel von einem ":" oder "-" abgetrennt.
Wird in der Liste der Konten das Trennzeichen der Segmente gelangt man automatisch zum nächsten Segment.
Wird hingegen die Entertaste gedrückt, so wird die Eingabe beendet und man gelangt zur nächsten Spalte.
Die Funktion der automatischen Vervollständigung schläft die Konten und Segmente vor. Es kann auch ein Text für die Suche eingegeben werden, woraufhin das Programm alle Konten, welche diesen in einer der Spalten enthalten anzeigt.
- *Konto Soll Beschreibung
Die vom Kontenplan übernommene Beschreibung des eingegebenen Kontos
- Konto Haben
Das Konto, welches gutgeschrieben wird. Für den Rest bitte die Erklärung des Konto Soll sehen.
- *Konto Haben Beschreibung
Die vom Kontenplan übernommene Beschreibung des eingegebenen Kontos
- Betrag
Der Betrag, welcher auf dem Konto Soll und Haben registriert wird.
- KS1
Das Konto einer Kostenstelle, dem ein "." voransteht.
- *KS1 Beschreibung
Die vom Kontenplan übernommene Beschreibung der Kostenstelle.
- KS2
Das Konto einer Kostenstelle, dem ein "," voransteht.
- *KS2 Beschreibung
Die vom Kontenplan übernommene Beschreibung der Kostenstelle.
- KS3
Das Konto einer Kostenstelle, dem ein ";" voransteht.
- *KS3 Beschreibung
Die vom Kontenplan übernommene Beschreibung der Kostenstelle.
- *Datum Fälligkeit
Das Datum innert welchem diese Rechnung bezahlt werden muss.
- *Datum Zahlung
Wird im Zusammenhang mit dem Befehl zur Anzeige der Fälligkeiten verwendet.
Um jedoch von der Funktion der Kontrolle der Kunden- und Lieferantenrechnungen für die Bezahlung Gebrauch zu machen, muss für den Rechnungsausgang/-eingang sowie für den Zahlungseingang/-ausgang je eine Buchung erfasst werden.
- *Sperre Nummer, Sperre Betrag, Sperre Fortlaufend, Sperre Zeile
Siehe die Funktion Buchungen sperren.
Hinzufügen von neuen Spalten
Mit dem Befehl Spalten einrichten können Spalten sichtbar gemacht, versteckt, in der Reihenfolge verschoben werden oder neu hinzugefügt werden. Es kann ausserdem angegeben werden, dass eine Spalte nicht gedruckt werden darf.
- Die in der Tabelle Buchungen hinzugefügten Spalten werden auch in der Tabellen Sich wiederholende Buchungen, Kontenauszug und MwSt/USt-Zusammenfassung hinzugefügt, ohne sie sichtbar zu machen.
Um diese Spalten in anderen Tabellen sichtbar zu machen, ist der Befehl Spalten einrichten zu verwenden.
- Wird eine Betrag-Spalte hinzugefügt, so werden die erfassten Beträge in der Tabelle Konten zusammengezählt.
Ansichten
Beim erstellen einer neuen Buchhaltung werden automatisch folgende Ansichten erstellt.
- Basis zeigt die hauptsächlichen Spalten an
- Kostenstellen zeigt die Spalten 'KS1'', KS2' und 'KS3' an
- Fälligkeiten zeigt die Spalten 'Fälligkeiten' und 'Zahlung' an
- Sperre zeigt die Spalten der Sperre an.
Mit dem Befehl Ansichten einrichten können die Ansichten personalisiert werden und zusätzliche eigene Ansichten erstellt werden.
Mit dem Befehl Seite einrichten kann der Druckmodus der Ansichten verändert werden.
Fenster Info
In dem sich unten befindenden Fenster werden Fehlermeldungen und zusätzliche Informationen zu den verwendeten Konten und MwSt/USt-Codes angezeigt.
Für die Konten wird die Kontonummer, die Beschreibung, den Betrag der Bewegung (Soll oder Haben) und der aktuelle Saldo des Konto angezeigt.