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Prozesse und Abläufe
Ob familiäre Abläufe, die Organisation eines ehrenamtlichen Turnvereins oder eben Unternehmensmanagement - letztlich dreht es sich immer um Prozesse und Abläufe. Ein Beispiel ist der Verkauf einer Ware am Tresen Ihres Ladengeschäfts - hier greifen verschiedene Prozesse ineinander, wenngleich es sich in erster Linie um einen Verkaufsvorgang handelt. Dieser muss aber geplant und organisiert werden - angefangen von der Geschäftsidee an sich, dem Einkauf der Ware, dem Anstellen von Personal, Lagerhaltung, Preisgestaltung, Kontrolle der Verkaufsabläufe mit Einkauf, rechtzeitiger Orderung neuer Ware über den geplanten Verkauf bis hin zur Auswahl der Örtlichkeiten für das Ladengeschäft oder neudeutsch den «Shop».
BPM hilft bei der Steuerung solcher Prozesse
Business Process Management (im Folgenden BPM) kann bei der Steuerung solcher Prozesse in einer Organisation helfen. Um sowohl die Abläufe als somit auch die Intention einer Organisation oder eines Unternehmens zu verbessern, müssen diese Prozesse geplant, gezielt umgesetzt, analysiert und anschliessend optimiert werden. Strukturelle Probleme in den Abläufen müssen transparent gemacht werden. Nur, wer die Abläufe einer Organisation kennt und erkennt, kann diese auch optimieren. «Wer macht was, wann, wie, womit und warum?» ist eine zentrale Fragestellung des BPM. Das Ganze hat also auch sehr viel mit Organisationsentwicklung und Qualitätsmanagement zu tun. William Deming, der «Vater» modernen Qualitäts- und Prozessmanagements,stellte die Prozesshaftigkeit in den Mittelpunkt jeglichen Tuns - «Wenn du das, was du tust, nicht als Prozess beschreiben kannst, dann weißt du nicht, was du tust» (zit. n. http://www.nur-zitate.com/autor/William_Edwards_Deming).
BPM zielt dabei auf die Steuerung der operativen Geschäftsprozesse ab. Selbstverständlich ergibt sich immer auch eine Wechselwirkung zu den strategischen (also langfristigen) und den taktischen (mittelfristigen) Geschäftsprozessen. Im BPM werden dabei diese Einzelschritte Design (Planung), Implementierung (Umsetzung), Analyse (Auswertung) und Anpassung unterschieden. Die Erkenntnisse aus der Analyse fliessen als Anpassung wiederum in die Prozessabläufe ein und beeinflussen gegebenenfalls wiederum die Planung, auf jeden Fall aber die Umsetzung der Geschäftsabläufe. Es handelt sich also weder um ein starres Konzept noch um einen einmaligen Vorgang, sondern entspricht eher einem fortwährenden Kreislauf von Aktion, Reaktion und Adaption.
Komplexe Organisationsabläufe
BPM kann mithin als ein Oberbegriff einer Reihe von Methoden zur strategischen Ausrichtung, Entwicklung und Verbesserung von Geschäftsprozessen betrachtet werden. Es wird häufig auch im Zusammenhang mit den Begriffen Business Intelligence (BI) und Knowledge Management (KM) genannt. Mittels BPM könnte etwa die Durchlaufzeit eines Prozesses erfasst werden, also die Dauer eines Arbeitsablaufs. Hieran lassen sich weitere Faktoren auslesen, etwa die Kundenzufriedenheit, Prozesskosten, Bearbeitungszeiten und so weiter. Letztlich dienen all diese Erkenntnisse der Prozessverbesserung. Zugegebenermassen ist es nicht immer und in allen Fällen möglich, diese exakt zu «messen» - häufig wird es eher um eine «gefühlte» Verbesserung gehen. Es liegt auf der Hand, dass BPM vor allem in komplexeren Organisationsabläufen zum Tragen kommt. Je mehr informationszentrierte und sich wiederholende Prozesse in einem Unternehmen ablaufen, desto mehr lassen sich diese mittels BPM steuern und dadurch Transparenz, Effizienz und Agilität eines Unternehmens steigern. Somit gehören eher grössere Unternehmen und Organisationen zu den «klassischen» BPM-Nutzern - beispielsweise Banken und Versicherer. Das Spannende ist aber nicht die Technik eines BPM-Tools, sondern der Gedanke hinter BPM - und dieser kann auch und gerade im typischen KMU-Unternehmen und sogar bis herunter zu einem Büro mit drei Mitarbeitern «gelebt» werden und dort die Effizienz erhöhen.
Strategische und operative Prozesse eines Unternehmens unterstützen
Auf zwei klassische Missverständnisse beim Thema «Business Process Management» sei noch hingewiesen: Zum Einen hat BPM eben nicht zwingend etwas mit IT zu tun - und könnte theoretisch eben auch «ohne Strom» (ergo Einbindung in elektronische Systeme) auskommen. Die Initiative zur Einführung eines BPM kommt oftmals aus der IT - oder aus dem Controlling, weil es natürlich (auch) darum geht, Kosten durch Prozessoptimierung zu senken, und weil es immer so «hip» wirkt, wenn einmal mehr eine Software mit drei Buchstaben im Kürzel eingeführt wird. So manche IT-Abteilung betreibt dergleichen ja quasi als Selbstzweck. Der entscheidende Zweck eines BPM ist es aber, die strategischen und operativen Prozesse eines Unternehmens zu unterstützen.
Ein weiteres Missverständnis besteht in der Idee, dass man BPM nach getaner Arbeit beenden könne. Das ist aber ein grundsätzlich falsches Verständnis der Prozesshaftigkeit des BPM-Gedankens. Prozessmanagement ist eine kontinuierliche Aufgabe, die quasi niemals «abgeschlossen» sein kann.
Womit umsetzen?
Die Anschaffung eines BPM-Tools ist das eine, die Anwendung mit dem ganzen Prozess der Einarbeitung und Adaption ein anderer Aspekt. BPM lässt sich schon mit einfachen Mitteln wie etwa Microsofts Visio umsetzen, im Prinzip sogar mit einem Flipchart und regelmässigen informativen Meetings, ganz ohne IT.
In einer relativ aktuellen Studie hat das Fraunhofer-Institut für Experimentelles Software Engineering (IESE) verschiedene BPM-Lösungen gesichtet und bewertet. Auch das Fraunhofer-Institut konstatiert dabei, dass ein gut funktionierendes Unternehmen ein solides Geschäftsprozessmanagement benötigt und dass Prozessautomatisierung und -optimierung ohne technische Unterstützung in Form so genannter BPM-Suites heutzutage kaum noch denkbar seien. Softwaregestützte BPM-Lösungen haben dabei in den vergangenen Jahren rasante Fortschritte gemacht. Da es nach Einschätzung der Experten des Fraunhofer-Instituts an einer qualitativen Marktübersicht zu BPM-Lösungen mangelt, hatte das Fraunhofer IESE eine Marktanalyse durchgeführt. Dabei wurden die BPM-Lösungen folgender Anbieter gesichtet und bewertet:
- AgilePoint Inc.
- agito GmbH
- Appian Software GmbH
- Appway | Numcom Soft- ware AG
- AXON IVY AG
- Bizagi Ltd.
- DHC Business Solutions GmbH & Co. KG
- Groiss Informatics GmbH
- HCM CustomerManage- ment GmbH
- IBM Deutschland GmbH
- Inspire Technologies GmbH
- JobRouter AG
- K2 Northern Europe GmbH
- Metasonic GmbH
- ORACLE Deutschland B.V. &Co.KG
- PROLOGICS IT GmbH
- SoftProject GmbH
- T!M Solutions GmbH
Fazit
BPM kann die Effizienz eines Unternehmens durch strukturierte Tätigkeiten erhöhen. Dies ergibt sich dadurch, dass die Prozesse optimiert und effektiv auf die Gegebenheiten des Unternehmens transformiert werden. Durch BPM werden Geschäftsprozesse im Idealfall effektiver, transparenter und flexibler.