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La documentazione e descrizione dei supporti sonori permette innanzitutto di conservare con ordine i documenti e reperirli con facilità. La descrizione dettagliata di un supporto sonoro e del suo contenuto all'interno della banca dati, permette una ricerca precisa e mirata. Una documentazione generale correlata al supporto è necessaria e spesso addirittura indispensabile. I documenti vengono legati ad un contesto che permette di spiegarne l'origine e la storia. Questa contestualizzazione è utile soprattutto per i supporti sonori storici e le collezioni, in quanto forniscono piccole parti di storia della cultura che solo con questo approccio possono essere messe in evidenza. In una contestualizzazione di questo genere sono incluse l'origine e la storia delle collezioni, come pure biografie, fotografie e documenti di vario genere che ci aiutano nella comprensione della cronistoria.
La documentazione diventa particolarmente importante quando i supporti sonori vengono digitalizzati e la copia elettronica mantiene il contenuto, ma perde i riferimenti al supporto originale.
Elementi per una catalogazione