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Par définition, les projets sont des interventions limitées dans le temps qui comportent certains éléments d'insécurité. Les défis permanents et la rapidité de fluctuation entre succès et échecs peuvent, très vite aussi, avoir une influence positive ou négative sur l'ambiance de travail. Pour pouvoir faire face à ces exigences, il faut que cette ambiance puisse s'appuyer sur une base solide. La motivation et le plaisir sont des éléments essentiels qui permettent, aussi dans ses phases difficiles, d’assurer la réalisation d’un projet jusqu’au bout.
Si une équipe est motivée et aborde un projet comme un défi positif, cette attitude sera bénéfique pour la collaboration et le déroulement du projet.
Une bonne équipe motivée ne va pas de soi. Il faut, pour cela, créer des conditions cadres appropriées et veiller à la motivation de chacun de ses membres. Selon les connaissances actuelles, on part du principe que la motivation est un processus intérieur individuel. Cela signifie que les personnes réagissent à des incitations qui les stimulent et les motivent. A l'opposé, des stimuli qui entravent ou des conditions 'paralysantes' entraînent très vite une baisse de la motivation. La tâche de la direction d'un projet est d'encourager et de créer les conditions qui motivent les collaboratrices et les collaborateurs. Deux facteurs sont particulièrement importants pour une équipe motivée: un processus de développement de l'équipe qui donne de bons résultats et des conditions de travail qui, dans l'ensemble, soutiennent le travail de projet.
Dans une équipe, le travail et les émotions sont liés. Une planification exemplaire ne sert à rien si les attentes concernant la collaboration ou les idées de solutions aux problèmes sont trop différentes.
Le processus de développement de l'équipe est une méthode importante qui peut encourager, soutenir et renforcer la motivation. Ce processus comporte le choix d'une équipe, des mesures pour forger son identité, pour la soutenir et des mesures pour la dissoudre à la fin du projet. Dans ce processus, le thème principal est l'aménagement optimal de la collaboration au sein de l'équipe. Une équipe qui a du succès est un groupe productif, capable de travailler, qui fonctionne comme une petite organisation apprenante. Une telle équipe doit avoir une structure claire et acceptée de tous, des règles que tous respectent, elle est souple et prête à relever en permanence de nouveaux défis.
Le développement d'une équipe ne débute pas à l'apparition du premier conflit. Les bases pour une entente constructive sont posées dès le lancement du projet (cf. Retraite inaugurale). L'instrument principal du processus de développement d'une équipe est la réflexion permanente sur la collaboration et l'apprentissage commun ainsi que sur la manière de gérer les conflits. Il faut planifier suffisamment de temps pour ce processus de développement. Divers facteurs sont importants pour la satisfaction et la motivation des collaboratrices et des collaborateurs. C'est l'interaction entre ces facteurs qui permet que la motivation persiste ou s’accroisse même au-delà de la durée du projet ou qu’elle diminue. Exemple de tels facteurs:
Pour le travail en équipe et la formation d'une équipe, ce sont surtout des 'facteurs doux' qui sont déterminants. Les compétences nécessaires pour cela sont des compétences en matière de conseil, la capacité de gérer les conflits et des capacités d'intégration. Une direction de projet compétente fait à la fois fonction d'organisatrice de l'équipe, de communicatrice et d'animatrice.
Les conditions de travail jouent un rôle important pour la motivation des collaborateurs et des collaboratrices d'un projet. Elles peuvent être telles que l'équipe du projet puisse se concentrer pleinement sur le contenu du projet ou, à l'autre extrême, n'être que difficilement supportables, ce qui coûte des forces et diminue sensiblement la motivation.
Font notamment partie des conditions de travail: les conditions d'engagement (modèles d'horaires de travail), l'ambiance au travail, les tâches hors projet au sein de l'institution responsable, la diversité des thèmes au sein de l'institution responsable, le développement de l'équipe, de l'organisation et de la qualité, les possibilités de consultation, d'intervision et de supervision collégiales au sein de l'institution responsable.