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Il est évident que la solution idéale est un système unique d'archivage à l'échelle de l'entreprise. Cela a l'avantage que les documents ont des formats de données unifiés et qu'ils sont indexés selon des critères identiques. Une indexation rigoureuse est la condition pour donner des droits d'accès et pour distribuer des documents automatiquement. De plus, elle empêche que des documents soient classés plusieurs fois.
Dans des structures grandissantes, il est courant que différentes branches de l'entreprise utilisent différents systèmes d'archivage ou que pour différents types de documents des solutions séparées soient utilisées. Cela augmente la complexité de l'infrastructure d'archivage, la rend susceptible de générer des erreurs et souvent onéreuse.
Dans ce cas, il vaut la peine d'examiner si une archive numérique partielle peut être transférée dans un système unifié.