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Règlement de PolyReg selon l'art. 25 LBA
Version provisoire selon la décision de la FINMA du 21 Mars 2014
A. Aperçu et dispositions générales
§1 But du Règlement
1 Le présent Règlement, fondé sur l'art. 22 des Statuts de l'OAR PolyReg, précise les obligations de diligence selon le deuxième chapitre de la loi fédérale concernant la lutte contre le blanchiment d'argent et le financement du terrorisme dans le secteur financier du 10 octobre 1997 (LBA; RS 955.0) et détermine comment celles-ci doivent être remplies.
2 Le Règlement détermine et concrétise:
- les conditions relatives à l'affiliation et à l'exclusion des intermédiaires financiers;
- les principes de la formation des intermédiaires financiers affiliés;
- la procédure de révision;
- les sanctions en cas de violation des obligations incombant aux membres.
§2 Champ d'applicationCe Règlement s'applique à tous les intermédiaires financiers affiliés à l'OAR PolyReg, à leurs organes, dirigeants, ainsi qu'à ceux de leurs collaborateurs ou auxiliaires qui remplissent des fonctions dans le domaine de l'intermédiation financière.
§3 Lignes directrices
1 Les intermédiaires financiers s'organisent eux-mêmes dans leur domaine d'activités et prennent toutes les mesures qui sont nécessaires pour lutter contre le blanchiment d'argent et le financement du terrorisme.
2 Les intermédiaires financiers sont tenus de respecter le présent Règlement, les Statuts et toutes les directives de l'OAR PolyReg. En particulier, ils doivent:
- toujours agir conformément au principe de la bonne foi;
- respecter les dispositions légales applicables à leur champ d'activité, notamment toutes les dispositions de la LBA ainsi que celles du Code pénal suisse (CP), en particulier les art. 305bis, 305ter, 260ter et 260quinquies CP;
- informer ouvertement leurs clients des dispositions légales, en particulier de la LBA et de son incidence sur les relations d'affaires;
- documenter toutes les relations d'affaires selon les principes et usages commerciaux et conserver les documents à satisfaction de droit;
- éviter de participer à des opérations de leur(s) société(s) mère(s), soeur(s) ou fille(s) à l'étranger tendant à contourner les prescriptions en matière de lutte contre le blanchiment d'argent ou le financement du terrorisme ou les contrôles.
§4 Affiliation
1 Peut requérir son affiliation à l'OAR PolyReg tout intermédiaire financier qui, outre celles qui sont posées par les Statuts, remplit les conditions suivantes:
- il dispose de prescriptions internes et d'une organisation propres à garantir le respect des obligations découlant de la LBA et du présent Règlement;
- il jouit, de même que les personnes chargées de son administration ou de la direction de ses affaires ainsi que ses collaborateurs exerçant des fonctions dans le domaine de l'intermédiation financière, d'une bonne réputation en relation avec son activité d'intermédiaire financier et présente toutes garanties de respecter les obligations découlant de la LBA et du présent Règlement;
- l'activité commerciale d'intermédiation financière se déroule essentiellement en Suisse ou depuis la Suisse. Les établissements stables sis à l'étranger doivent être soumis à la surveillance de l'autorité étrangère compétente et bénéficier d'une autorisation.
2 Pour le surplus, l'affiliation s'opère selon les conditions et les procédures prévues par les Statuts.
§5 Liste des membres (art. 26 LBA)L'OAR PolyReg communique à la FINMA, selon les spécifications de celle-ci, les informations relatives aux membres affiliés, aux requêtes d'affiliation rejetées, aux membres démissionnaires ou exclus, de même que celles portant sur l'ouverture et le jugement définitif de procédures de sanction.
§6 Aperçu des obligations des intermédiaires financiers
1 Il est interdit à l'intermédiaire financier d'accepter, de garder en dépôt, ou d'aider à placer ou à transférer des valeurs patrimoniales provenant d'une infraction ou d'une organisation criminelle ou qui sont destinées à financer le terrorisme. L'intermédiaire financier se rend coupable de blanchiment d'argent selon l'art. 305bis CP s'il commet un acte propre à entraver l'identification de l'origine, la découverte ou la confiscation de valeurs patrimoniales dont il savait ou devait présumer qu'elles provenaient d'un crime.
2 L'intermédiaire financier est punissable selon l'art. 305ter CP si, dans l'exercice de sa profession, il accepte, garde en dépôt ou aide à placer ou à transférer des valeurs patrimoniales appartenant à des tiers et omet de vérifier l'identité de l'ayant droit économique avec la vigilance que requièrent les circonstances.
3 Il est punissable pour financement du terrorisme selon l'art. 260quinquies al. 1 CP si, dans le dessein de financer un acte de violence criminelle visant à intimider une population ou à contraindre un Etat ou une organisation internationale à accomplir ou à s'abstenir d'accomplir un acte quelconque, il réunit ou met à disposition des fonds.
4 Pour le surplus, les intermédiaires financiers affiliés ont les obligations suivantes:
- vérification de l'identité du cocontractant et des représentants des personnes morales selon les §§ 7 ss;
- identification de l'ayant droit économique selon les §§ 18 ss;
- renouvellement de la vérification de l'identité du cocontractant ou de l'identification de l'ayant droit économique et obligation de rompre la relation d'affaires selon les §§ 26 ss;
- identification de l'objet et du but de la relation d'affaires selon le § 30;
- obligation particulière de clarification selon les §§ 31 ss;
- obligation d'établir et de conserver des documents selon le § 37;
- mesures organisationnelles selon le § 41;
- obligation de communiquer selon les §§ 42 s.;
- blocage des avoirs et interdiction d'informer selon les §§ 44 s.;
B. Vérification de l'identité du cocontractant (art. 3 LBA)
§7 Moment de la vérification
1 Lors de l'établissement de la relation d'affaires ou lors d'une opération de caisse d'une somme importante avec un cocontractant dont l'identité n'est pas déjà établie, l'intermédiaire financier doit vérifier l'identité du cocontractant sur la base d'une pièce justificative.
2 Une relation d'affaires est considérée comme établie au moment de la conclusion du contrat.
3 En cas de conclusion du contrat entre absents, la vérification de l'identité du cocontractant, l'identification de l'ayant droit économique et l'identification de l'objet et du but de la relation d'affaires doivent être effectués sans délai. Aussi longtemps que tel n'est pas le cas, l'intermédiaire financier ne doit procéder à aucune transaction et à aucun acte de disposition en rapport avec les valeurs patrimoniales concernées.
§8 Informations sur le cocontractant
1 Lors de l'établissement d'une relation d'affaires ou lors d'une opération de caisse d'une somme importante selon le § 14, l'intermédiaire financier recueille les informations suivantes:
- pour les personnes physiques et les titulaires de raisons individuelles: le nom, le prénom (et, autant que possible, la raison de commerce existante ou l'enseigne), la date de naissance, l'adresse de domicile et la nationalité;
- pour les personnes morales, les sociétés de personnes et les raisons individuelles inscrites au Registre du commerce qui ont un siège en Suisse: la raison de commerce et l'adresse du siège;
- pouvoirs de représentation des personnes physiques qui établissent la relation d'affaires au nom de la personne morale; indications relatives à l'identification de ces personnes.
2 L'obligation de fournir ces informations ne s'applique pas aux cocontractants ressortissants d'un Etat dans lequel les dates de naissance ou les adresses de domicile ne sont pas enregistrées. Cette dérogation doit être motivée dans une note au dossier datée et signée.
§9 Vérification de l'identité d'une personne physique
1 La vérification de l'identité d'une personne physique s'effectue à l'aide d'un document permettant une identification, établi par une autorité suisse ou étrangère et muni d'une photographie.
2 Si la personne physique ne dispose d'aucun document d'identité au sens du présent Règlement, son identité peut, à titre exceptionnel, être vérifiée à l'aide d'autres documents probants (p. ex. déclaration ou attestation de domicile). Cette dérogation doit être motivée dans une note au dossier datée et signée.
3 Une raison individuelle ayant un siège en Suisse peut également être identifiée au moyen d'un extrait du Registre du commerce ou d'un document équivalent (cf. § 11).
4 En cas de doute sur l'authenticité du document d'identification présenté ou en cas de divergence entre la photographie et la personne à identifier, l'intermédiaire financier exigera un autre document ayant valeur probante.
§10 Etablissement de la relation d'affaires par correspondance
1 Lorsqu'une relation d'affaires est établie par correspondance, le cocontractant est tenu de produire une copie certifiée conforme du document d'identification ainsi que les informations requises selon le § 8.
2 Lors de l'établissement d'une relation d'affaires par correspondance, l'adresse de domicile du cocontractant doit être vérifiée par échange de courrier ou par tout autre moyen adéquat, pour autant qu'elle ne ressorte pas du document d'identification.
§11 Identification des personnes morales et sociétés
1 L'identité d'une personne morale, d'une société de personnes ou d'une raison individuelle inscrite au Registre du commerce est établie au moyen d'un extrait du Registre du commerce délivré par le Préposé.
2 Pour autant que toutes les informations pertinentes soient accessibles, les personnes morales et sociétés de personnes peuvent également être identifiées au moyen d'un extrait sur papier tiré d'une banque de données officielle (par exemple ZEFIX), ou d'un répertoire ou d'une banque de données fiable administré par une société privée (par ex. Teledata, Dun & Bradstreet, Creditreform).
3 L'identité des personnes morales non-inscrites au Registre du commerce (p. ex. associations ou fondations) et des sociétés de personnes n'ayant pas la personnalité juridique doit être vérifiée à l'aide de leurs statuts ou de documents équivalents. Sont en particulier considérés comme équivalents aux statuts, en plus des documents d'identification du titulaire prévus par le § 9 du présent Règlement, l'acte de fondation, le contrat de fondation, une attestation de l'organe de révision, une autorisation officielle d'exercer une activité ou un extrait sur papier tiré d'un répertoire ou d'une banque de données fiables gérés par une société privée (par ex. Teledata, Dun & Bradstreet, Creditreform).
4 L'extrait du Registre du commerce, l'attestation de l'organe de révision, ainsi que l'extrait tiré du répertoire ou de la banque de données ne doivent pas dater de plus de douze mois et doivent attester la situation lors de l'établissement du document.
5 L'intermédiaire financier se procure lui-même l'extrait ZEFIX selon l'alinéa 2 ou l'extrait tiré du répertoire ou de la banque de données selon les alinéas 2 ou 3 et en atteste l'authenticité.
6 L'identité d'une personne morale ou d'une société de personnes étrangères est vérifiée au moyen d'un extrait du Registre du commerce ou d'un document équivalent (p. ex. acte de fondation notarié, "certificate of incorporation") ou, pour autant que toutes les informations pertinentes soient accessibles, à l'aide d'un extrait sur papier tiré d'une banque de données ou d'un répertoire officiels ou fiables, gérés par une personne privée.
§12 Vérification de l'identité des représentants de personnes morales
1 Lorsque le cocontractant est une personne morale, l'intermédiaire financier s'enquiert des pouvoirs de représentation des personnes physiques qui établissent la relation d'affaires au nom de la personne morale. L'identité de ces personnes doit être vérifiée.
2 Les pouvoirs de représentation peuvent par exemple être fondés sur l'extrait du Registre du commerce du cocontractant, un titre constatant les pouvoirs, un extrait du procès-verbal ou un autre document équivalent, valablement signé par le cocontractant. Ils doivent être documentés. Une attestation d'authenticité n'est pas requise.
3 Une procuration donnée par oral doit être consignée dans une note.
§13 Renonciation à la vérification de l'identité du cocontractant
1 L'intermédiaire financier peut renoncer à vérifier l'identité d'une morale cotée en bourse en Suisse ou à l'étranger.
2 De même, il peut renoncer à la vérification de l'identité des cocontractants de droit public qui sont reconnus en Suisse, p. ex. les Etats, les cantons, les communes, ou les corporations et établissements de droit public, ou encore les services dotés de la personnalité morale et les unités qui en dépendent comme la police, les pompiers, les écoles, etc.
3 La raison de cette renonciation est à motiver dans une note au dossier datée et signée.
4 S'agissant des supports de données non rechargeables dans le domaine des moyens de paiement électroniques, il peut également renoncer à vérifier l'identité du cocontractant:
- si les fonds comptabilisés sous forme électronique servent exclusivement à permettre au client de payer sous forme électronique les biens et services acquis;
- si le montant mis à disposition sous forme électronique n'excède pas 250 francs par support de données; et
- si le montant mis à disposition n'excède pas 1500 francs par opération et par client.
§14 Opérations de caisse
1 On entend par opération de caisse toute forme de transaction au comptant n'entraînant pas de relation d'affaires durable, telle que le change, la vente de chèques de voyage, l'encaissement de chèques, les transactions sur titres au porteur (p. ex. obligations ou obligations de caisse), l'achat et la vente de métaux précieux, ainsi que les transactions uniques pour des clients de passage.
2 En cas d'opération de caisse, l'identité du cocontractant doit être vérifiée:
- lorsqu'une ou plusieurs transactions paraissant liées entre elles atteignent ou excèdent le montant de 25'000.- francs;
- lorsqu'une ou plusieurs transactions de change paraissant liées entre elles, que ce soit par l'échange de pièces ou de billets de banques contre d'autres unités monétaires de la même monnaie ou d'une autre monnaie, atteignent ou excèdent le montant de 5'000.- francs.
3 L'intermédiaire financier vérifie chaque fois l'identité du donneur d'ordre en cas de transmission de fonds ou de valeurs à l'étranger (à l'exception du transport physique), notamment par l'acceptation d'espèces, de chèques ou d'instruments de paiement en Suisse et le paiement de la somme équivalente en espèces ou sous toute autre forme à l'étranger au moyen d'une transmission, d'une communication, d'un virement ou d'un autre système de paiement ou de compensation.
4 Dans de tels cas, et pour chaque virement effectué vers l'étranger, l'intermédiaire financier indique le nom, le numéro de compte et le domicile du cocontractant donneur d'ordre ou le nom et le numéro d'identification de celui-ci. Entrent en ligne de compte comme numéro d'identification le numéro d'identification national, la date de naissance ou le numéro de client auprès de l'intermédiaire financier.
5 Lorsqu'il y a des indices de blanchiment d'argent ou de financement du terrorisme dans les cas prévus par l'alinéa 1, l'identité du cocontractant doit alors être vérifiée même si le montant des transactions n'atteint pas les seuils déterminés ci-dessus.
§15 Attestation d'authenticité
1 L'intermédiaire financier se fait remettre les originaux des documents d'identification ou une copie certifiée conforme. Il classe dans le dossier la copie certifiée conforme ou la copie des documents qui lui sont présentés, y atteste avoir examiné l'original ou la copie certifiée conforme, y appose la date et sa signature ou un paraphe.
2 L'attestation d'authenticité de la copie du document d'identification peut être délivrée par:
- l'intermédiaire financier lui-même, lorsqu'il a vu l'original et en a fait une copie;
- un notaire ou une autorité officielle qui délivre habituellement de telles attestations;
- un intermédiaire financier au sens de l'art. 2 al. 2 ou 3 LBA ou un intermédiaire financier étranger qui exerce une activité mentionnée à l'art. 2 al. 2 ou 3 LBA, s'il est assujetti à une surveillance et à une réglementation équivalentes en matière de lutte contre le blanchiment d'argent.
§16 Renonciation à l'attestation d'authenticité
1 L'intermédiaire financier peut renoncer à l'attestation d'authenticité s'il prévoit d'autres mesures permettant de vérifier l'identité et l'adresse du cocontractant. Les mesures prises doivent être documentées.
2 Lors de l'émission par correspondance de cartes de crédit ou de crédit à la consommation, il peut être renoncé à l'établissement d'une attestation d'authenticité de la copie de la pièce d'identité remise dans le cadre de l'identification par correspondance, lorsque la limite de crédit mensuelle de la carte ne dépasse pas CHF 25'000.-.
§17 Echec de la vérification de l'identité du cocontractantLorsque l'identité du cocontractant n'a pas pu être vérifiée, l'intermédiaire financier refuse d'établir la relation d'affaires ou la rompt conformément aux dispositions prévues aux §§ 27 ss.
C. Identification de l'ayant droit économique (art. 4 LBA)
§18 Ayant droit économique
1 L'ayant droit économique peut être une personne physique ou morale qui exerce une activité commerciale ou industrielle ou une autre activité exercée en la forme commerciale ou qui conclut des transactions financières privées avec des moyens propres.
2 Une société de domicile ne peut pas être ayant droit économique.
§19 Identification de l'ayant droit économique
1 L'intermédiaire financier doit requérir du cocontractant une déclaration écrite sur l'ayant droit économique quand:
- le cocontractant n'est pas identique à l'ayant droit économique ou qu'il existe un doute à ce sujet;
- le cocontractant est une société de domicile;
- une opération de caisse d'une somme importante au sens du § 14 al. 2 est envisagée;
- il s'agit d'une transmission de fonds ou de valeurs à l'étranger selon le § 14 al. 3.
2 La déclaration du cocontractant concernant l'ayant droit économique (Formulaire A) doit contenir les informations suivantes:
- pour les personnes physiques: le nom, le prénom, la date de naissance, l'adresse de domicile et la nationalité;
- pour les personnes morales, ainsi que les sociétés de personnes et les titulaires d'une raison individuelle inscrites au Registre du commerce avec siège en Suisse: la raison de commerce et l'adresse du siège.
3 La déclaration doit être signée par le cocontractant ou par un fondé de procuration nommé par lui. Si l'intermédiaire financier ou ses employés agissent à titre fiduciaire pour le cocontractant, la déclaration peut aussi être signée par l'ayant droit économique.
4 Si l'ayant droit économique est ressortissant d'un Etat dans lequel les dates de naissance ou les adresses de domicile ne sont pas utilisées, l'obligation de fournir ces informations ne s'applique pas. Cette dérogation doit être motivée dans une note au dossier datée et signée.
5 L'obligation d'établir l'identité de l'ayant droit économique ne s'applique pas lorsqu'elle conduirait à la divulgation de faits couverts par le secret professionnel de l'avocat ou du notaire dans le cadre de leurs activités selon le § 47 du Règlement.
6 S'agissant des supports de données non rechargeables dans le domaine des moyens de paiement électroniques, l'intermédiaire financier n'est pas tenu d'identifier l'ayant droit économique:
- si les fonds comptabilisés sous forme électronique servent exclusivement à permettre au client de payer sous forme électronique les biens et services acquis;
- si le montant mis à disposition sous forme électronique n'excède pas 250 francs par support de données;
- si le montant mis à disposition n'excède pas 1500 francs par opération et par client.
§20 Intermédiaire financier soumis à une surveillance instituée par une loi spéciale
1 Si le cocontractant est un intermédiaire financier soumis à une surveillance instituée par une loi spéciale ou une institution de prévoyance professionnelle exemptée d'impôts au sens de l'art. 2 al. 4 let. b LBA, il n'est pas nécessaire de lui demander une déclaration relative à l'ayant droit économique.
2 Est réputé intermédiaire financier soumis à une surveillance instituée par une loi spéciale:
- un intermédiaire financier suisse au sens de l'art. 2 al. 2 LBA;
- un intermédiaire financier étranger qui exerce une activité mentionnée à l'art. 2 al. 2 LBA s'il est assujetti à une surveillance et à une réglementation équivalentes en matière de lutte contre le blanchiment d'argent.
3 En cas d'indices d'abus ou lors de mises en garde générales de la FINMA relatives à des établissements déterminés ou à des établissements d'un Etat déterminé, un cocontractant selon l'alinéa 1 est tout de même tenu de fournir une déclaration relative à l'ayant droit économique.
§21 Formes de placement collectif ou sociétés de participations
1 La déclaration sur les ayants droit économiques n'est pas exigée en cas de formes de placement collectifs ou de sociétés de participations si elles confirment par écrit à l'intermédiaire financier que tous les investisseurs présents et futurs ont acquis et acquerront leur participation exclusivement par l'intermédiaire d'un intermédiaire financier selon l'art. 2 al. 2 LBA ou d'un institut étranger analogue à ceux mentionnés à l'art. 2 al. 2 LBA pour autant qu'il soit soumis à une surveillance équivalente en matière de lutte contre le blanchiment d'argent.
2 Si la confirmation selon l'alinéa 1 ne peut pas être obtenue, et pour autant que la forme de placement collectif ou société de participations regroupe plus de 20 ayants droit économiques, l'intermédiaire financier ne doit alors exiger une déclaration relative aux ayants droit économiques que pour les investisseurs qui, seuls ou de concert, détiennent au moins 5% des valeurs patrimoniales déposées. Lorsque le nombre des ayants droit économiques et inférieur ou égal à 20, les indications prescrites au § 19 al. 2 doivent être obtenues pour chacun d'eux.
3 Il n'y a pas lieu d'identifier les ayants droit économiques des formes de placement collectif et des sociétés de participations cotées en bourse.
§22 Doute sur l'ayant droit économiqueIl y a doute de ce que le cocontractant et l'ayant droit économique sont identiques notamment dans les cas suivants:
- une procuration est établie au nom d'une personne qui n'a pas de liens suffisamment étroits avec le cocontractant;
- les valeurs patrimoniales remises sont manifestement hors de proportion avec la situation financière du cocontractant;
- la relation d'affaires est inhabituellement établie sans qu'une rencontre ait eu lieu avec le cocontractant;
- les contacts avec le cocontractant amènent l'intermédiaire financier à faire d'autres constatations insolites.
§23 Sociétés de domicile
1 Par sociétés de domicile on entend les groupes organisés de personnes (p. ex. sociétés, fiduciaires) et les patrimoines organisés (p. ex. établissements, trusts)
- qui n'exercent pas d'activité de commerce ou de fabrication ou une autre activité exploitée en la forme commerciale, ou
- qui ne disposent pas de leurs propres locaux ou n'ont pas de personnel propre, ou dont le personnel n'est occupé qu'à des tâches administratives.
2 Lorsque le cocontractant est une société de domicile, l'intermédiaire financier doit dans tous les cas requérir de celui-ci une déclaration écrite indiquant l'identité de l'ayant droit économique. Une société de domicile ne peut pas avoir elle-même la qualité d'ayant droit économique.
3 Ne sont pas considérées comme des sociétés de domicile les personnes morales et les sociétés dont le siège est en Suisse et qui ont pour but la sauvegarde des intérêts de leurs membres par une action commune ou qui se consacrent essentiellement à des buts politiques, religieux, scientifiques, artistiques, de bienfaisance, de récréation ou à des buts analogues, pour autant qu'elles se consacrent effectivement à leurs buts statutaires.
§24 Groupes organisés de personnes, trusts et autres patrimoines organisés
1 Dans le cas des groupes organisés de personnes, trusts et autres patrimoines organisés qui n'ont pas d'ayant droit économique déterminé, la déclaration du cocontractant doit contenir les informations requises au § 19 al. 2 du présent Règlement pour les personnes suivantes:
- le fondateur effectif (et non à titre fiduciaire);
- les personnes habilitées à donner des instructions au cocontractant ou à ses organes;
- le cercle des personnes, par catégorie, pouvant entrer en ligne de compte comme bénéficiaires.
2 S'agissant des entités révocables, la déclaration du cocontractant doit contenir les informations requises au § 19 al. 2 sur le fondateur effectif.
§25 Echec de l'identification de l'ayant droit économiqueLorsque des doutes persistent quant à l'exactitude de la déclaration du cocontractant et qu'ils ne peuvent être levés par d'autres clarifications, l'intermédiaire financier refuse d'établir la relation d'affaires ou la rompt conformément aux §§ 27 ss du présent Règlement.
D. Renouvellement de la vérification de l'identité du cocontractant et de l'identification de l'ayant droit économique (art. 5 LBA) et rupture de la relation d'affaires
§26 Renouvellement de la vérification de l'identité du cocontractant et de l'identification de l'ayant droit économiqueLa vérification de l'identité du cocontractant ou l'identification de l'ayant droit économique doit être renouvelée au cours de la relation d'affaires lorsqu'un doute surgit sur:
- l'exactitude des indications sur l'identité du cocontractant;
- le fait que le cocontractant est l'ayant droit économique;
- l'exactitude de la déclaration remise par le cocontractant au sujet de l'ayant droit économique.
§27 Rupture de la relation d'affaires
1 L'intermédiaire financier doit rompre la relation d'affaires, sous réserve du § 29, lorsque:
- les doutes sur les indications remises par le cocontractant subsistent au terme de la procédure de renouvellement de la vérification de son identité ou de renouvellement de l'identification de l'ayant droit économique;
- une partie contractuelle refuse le renouvellement de la vérification de l'identité du cocontractant ou le renouvellement de l'identification de l'ayant droit économique.
2 Les relations existantes doivent être rompues aussi rapidement qu'il est possible de le faire sans violer le contrat. Si l'intermédiaire financier n'est pas en mesure de contacter le cocontractant ou n'en a pas le droit en raison d'instructions reçues en matière de correspondance, il peut retarder la rupture de la relation d'affaires jusqu'à son prochain contact avec le cocontractant.
§28 Procédure en cas de restitution de valeurs patrimoniales
1 Lorsqu'un intermédiaire financier refuse d'établir une relation d'affaires ou y met un terme pour les motifs mentionnés ci-dessus, il ne peut autoriser le retrait de valeurs patrimoniales dépassant la somme de 100'000 francs que sous une forme qui permet aux autorités cantonales de poursuite pénale d'en suivre la trace ("paper trail").
2 Cette règle ne s'applique pas aux opérations de caisse effectuées en espèces ou au moyen de métaux précieux.
§29 Interdiction de rompre la relation d'affairesLorsque les conditions d'une communication au sens de l'art. 9 al. 1 LBA sont remplies, la relation d'affaires avec le cocontractant ne doit pas être rompue aussi longtemps que dure le blocage des avoirs (art. 10 al. 2 LBA).
E. Obligations de clarification (art. 6 LBA)
§30 Objet et but de la relation d'affaires
1 L'intermédiaire financier est tenu d'identifier l'objet et le but de la relation d'affaires souhaitée par le cocontractant. Le résultat doit faire l'objet d'une note écrite au dossier ou dans le profil client (cf. § 34 al. 2 Règlement).
2 L'étendue des informations à collecter dépend du risque que représente le cocontractant. En cas de relation d'affaires comportant un risque accru, l'objet et le but doivent être documentés de façon détaillée.
3 Dans la mesure où l'objet et le but de la relation d'affaires ressortent des circonstances ou du contrat, aucune description complémentaire n'est requise.
§31 Obligation particulière de clarification
1 L'intermédiaire financier doit clarifier l'arrière-plan économique et le but d'une transaction ou d'une relation d'affaires dans les cas suivants:
- la transaction ou la relation d'affaires paraît inhabituelle, sauf si sa légalité est manifeste;
- des indices laissent supposer que les valeurs patrimoniales proviennent d'un crime, qu'une organisation criminelle exerce sur elles un pouvoir de disposition (art. 260ter ch. 1 CP) ou qu'elles servent au financement du terrorisme;
- l'on est en présence d'une relation d'affaires ou d'une transaction présentant un risque accru selon les §§ 32 ou 33.
§32 Relations d'affaires présentant un risque accru
1 Une relation d'affaires présente un risque accru, lorsque:
- le siège, l'adresse de domicile, le lieu de l'activité commerciale ou la nationalité du cocontractant ou de l'ayant droit économique sont en relation avec un Etat qui n'a pas pris des mesures efficaces pour lutter contre le blanchiment d'argent;
- le montant des valeurs patrimoniales en cause ou le volume de la transaction s'écarte du profil du client ou paraît inhabituel;
- la relation d'affaires est menée avec une personne politiquement exposée.1
2 Afin de préciser le premier alinéa, l'intermédiaire financier peut établir lui- même des critères précis lui permettant de détecter les relations d'affaires présentant un risque accru, compte tenu de son domaine d'activités et de son cercle de clients. Il doit porter ses critères à la connaissance de la Direction de l'OAR PolyReg.
3 Entrent notamment en considération, selon le domaine d'activité de l'intermédiaire financier, les critères suivants:
- le siège ou le domicile du cocontractant et/ou de l'ayant droit économique ou leur nationalité;
- la nature et le lieu de l'activité du cocontractant et/ou de l'ayant droit économique;
- l'absence de rencontre avec le cocontractant et l'ayant droit économique;
- le type de prestations ou de produits sollicités;
- l'importance des valeurs patrimoniales remises;
- l'importance des entrées et sorties de valeurs patrimoniales;
- le pays d'origine ou de destination de paiements fréquents;
- la complexité des structures, notamment en cas d'utilisation de sociétés de domicile.
4 L'admission de relations d'affaires comportant des risques accrus nécessite l'accord d'une personne ou d'un organe supérieur, ou de la direction.
Note de bas de page:
1. Les Personnes Politiquement Exposées (PEP'S) sont les personnes occupant des fonctions publiques importantes, à savoir les chefs d'Etat ou de gouvernement, les politiciennes et politiciens de haut rang au niveau national, les hauts fonctionnaires de l'administration, de la justice, de l'armée et des partis au niveau national, les organes des entreprises étatiques à leur plus haut niveau, de même que les entreprises et les personnes qui, de manière reconnaissable, sont proches des personnes précitées pour des raisons familiales, personnelles ou d'affaires.
§33 Transactions présentant un risque accru
1 Une transaction présente un risque accru lorsque:
- le montant des valeurs patrimoniales en cause ou le volume de la transaction s'écarte du profil du client ou paraît inhabituel;
- des différences significatives sont observées au cours d'une relation d'affaires ou entre une relation d'affaires donnée et des relations d'affaires comparables, qu'il s'agisse du type, du volume ou de la fréquence des transactions;
- de l'argent au comptant, des titres au porteur ou des métaux précieux d'une contre-valeur atteignant ou excédant 100'000 francs sont physiquement déposés ou retirés en une fois ou de manière échelonnée;
- en cas de transmission de fonds ou de valeurs, une ou plusieurs transactions paraissant liées entre elles atteignent ou excèdent la somme de 5'000 francs;
- une personne politiquement exposée selon le § 32 al. 1 lit. c est impliquée.
2 Afin de préciser le premier alinéa, l'intermédiaire financier peut établir lui- même des critères précis lui permettant de détecter les transactions présentant un risque accru, compte tenu de son domaine d'activités et de son cercle de clients. Il doit porter ses critères à la connaissance de la Direction de l'OAR PolyReg.
3 En cas de transmission de fonds et de valeurs, le nom et l'adresse de l'intermédiaire financier doivent figurer sur la quittance de versement.
§34 Surveillance des relations d'affaires et des transactions
1 L'intermédiaire financier prend les mesures appropriées au niveau de son personnel et de son organisation afin d'assurer une surveillance efficace des relations d'affaires et des transactions.
2 Lorsqu'une relation d'affaires est appelée à être durable, les intermédiaires financiers recueillent les informations nécessaires à une surveillance efficace, les documentent et les actualisent périodiquement (profil client).
3 En particulier, les intermédiaires financiers doivent connaître leurs cocontractants suffisamment bien pour déterminer si une transaction ou une relation d'affaires est inhabituelle.
4 La direction à son plus haut niveau ou l'un de ses membres au moins décide:
- de l'admission et, tous les ans, de la poursuite des relations d'affaires avec des personnes politiquement exposées;
- de la mise en oeuvre, de la surveillance et de l'évaluation des contrôles réguliers portant sur toutes les relations d'affaires comportant des risques accrus.
5 Les intermédiaires financiers ayant une activité de gestion de fortune très importante et des structures comportant de nombreux niveaux hiérarchiques peuvent déléguer cette responsabilité à la direction d'une unité d'affaires.
§35 Moment et contenu de la clarification
1 Lorsque les conditions de l'obligation particulière de clarification sont remplies, l'intermédiaire financier procède sans délai aux clarifications particulières.
2 Selon les circonstances, doivent être clarifiés:
- l'origine des valeurs patrimoniales remises;
- l'utilisation prévue des valeurs patrimoniales prélevées;
- l'arrière-plan économique des versements entrants;
- l'origine de la fortune du cocontractant et de l'ayant droit économique;
- l'activité professionnelle ou commerciale du cocontractant et de l'ayant droit économique;
- la situation financière du cocontractant et de l'ayant droit économique;
- pour les personnes morales: qui les contrôle;
- en cas de transmission de fonds et de valeurs: le nom, le prénom et l'adresse de la personne destinataire des fonds.
§36 Procédure et conséquences
1 Selon les circonstances, les clarifications consistent notamment à:
- demander des renseignements écrits ou oraux au cocontractant ou à l'ayant droit économique;
- visiter les lieux où le cocontractant et l'ayant droit économique conduisent leurs affaires;
- consulter les sources et les banques de données accessibles au public;
- se renseigner auprès de tiers.
2 L'intermédiaire financier examine la plausibilité du résultat de ses clarifications et les documente.
3 L'intermédiaire financier doit rompre la relation d'affaires sur la base des §§ 27 s.– sous réserve du § 29 – lorsque:
- les doutes sur les indications données par le cocontractant subsistent après la procédure de clarification;
- les soupçons que les indications données sur l'identité du cocontractant ou de l'ayant droit économique étaient sciemment erronées se confirment.
F. Obligation d'établir et de conserver des documents et recours à un tiers (art. 7 LBA)
§37 Obligation d'établir et de conserver des documents
1 L'intermédiaire financier doit établir les documents et les pièces justificatives relatifs à ses relations avec le cocontractant et aux transactions effectuées de manière à ce qu'un tiers expert, en particulier l'OAR PolyReg et ses contrôleurs, puisse se faire une image claire de la façon dont l'intermédiaire financier applique le Règlement et la LBA.
2 Les intermédiaires financiers tiennent un registre LBA portant sur toutes les relations d'affaires relevant de la LBA selon le § 44 al. 1 des Statuts, dans lequel ils reportent toutes les identifications, constatations et déclarations selon les §§ 7-36, ainsi que les communications au sens de l'art. 9 LBA.
3 Les documents doivent permettre de reconstituer chaque transaction.
4 Les documents et pièces justificatives doivent, en application de l'art. 7 LBA, être conservés en un lieu sûr, de manière à permettre à l'intermédiaire financier de donner suite, dans un délai raisonnable, à une demande d'information émanant de l'OAR PolyReg, d'un contrôleur désigné par lui ou de la FINMA, ou à une requête de saisie des autorités de poursuite pénale.
§38 Conditions permettant le recours à un tiers
1 Pour la vérification de l'identité du cocontractant ou des représentants de personnes morales, l'identification de l'ayant droit économique, le renouvellement de la vérification de l'identité du cocontractant ou de celle de l'ayant droit économique, ainsi que pour l'exécution des clarifications particulières, l'intermédiaire financier peut faire appel à un autre intermédiaire financier si celui-ci est assujetti à une surveillance et à une réglementation équivalentes en matière de lutte contre le blanchiment d'argent.
2 Sur demande écrite et s'il existe des motifs suffisants, l'OAR PolyReg peut autoriser un intermédiaire financier à avoir recours aux services d'un tiers qui n'est pas un intermédiaire financier au sens du premier alinéa, et lui déléguer l'exécution des obligations de diligence. Dans ce cas, l'intermédiaire financier conclura un contrat écrit avec ledit tiers et garantira qu'il l'a sélectionné et instruit avec diligence et qu'il le surveillera attentivement dans l'exécution des obligations déléguées.
§39 Responsabilité de l'intermédiaire financier en cas de recours à des tiers
1 L'intermédiaire financier répond dans tous les cas personnellement de la bonne exécution des tâches déléguées.
2 L'intermédiaire financier prend les mesures appropriées (confirmation d'envoi, transmission cryptée, etc.) pour s'assurer que les copies en sa possession, qui doivent être conservées, correspondent aux originaux des documents qui ont servi à remplir les obligations de diligence.
3 Le mandataire ne peut, à son tour, faire appel à un tiers.
G. Mesures organisationnelles (art. 8 LBA)
§40 Mesures de l'OAR PolyReg
1 En cas de besoin ou de changement des circonstances, l'OAR PolyReg prendra des mesures complémentaires pour prévenir le blanchiment d'argent et lutter contre celui-ci.
2 Dans ce cas, l'OAR PolyReg peut en particulier émettre des directives sur
- les cas dans lesquels le Directeur de PolyReg doit être informé;
- la façon précise selon laquelle l'intermédiaire financier doit remplir son devoir de documentation (p. ex. en établissant des formulaires).
3 La Commission de blanchiment d'argent désignée par l'OAR PolyReg est à disposition des intermédiaires financiers pour les conseiller sur les questions de prévention et de lutte contre le blanchiment d'argent. De telles questions peuvent être adressées au Directeur ou – lorsqu'il convient de préserver le secret professionnel – à un membre de la Délégation du Comité de l'OAR PolyReg.
§41 Mesures de l'intermédiaire financier
1 L'intermédiaire financier désigne une ou plusieurs personnes qualifiées qui constituent le service spécialisé de lutte contre le blanchiment d'argent et le financement du terrorisme. Ce service fournit le soutien et les conseils nécessaires aux responsables des lignes hiérarchiques et à la direction pour la mise en oeuvre du présent règlement, sans toutefois les dégager de leur responsabilité en la matière.
2 Il prépare les directives internes en matière de lutte contre le blanchiment d'argent et le financement du terrorisme, et planifie et surveille la formation interne en matière de lutte contre le blanchiment d'argent et le financement du terrorisme.
3 L'intermédiaire financier qui compte plus de cinq collaborateurs actifs dans une activité soumise à la LBA doit établir un concept écrit relatif au contrôle des procédures internes. Ce concept contiendra en particulier les instructions et informations suivantes:
- les cas dans lesquels l'OAR PolyReg doit être informé;
- la procédure à suivre lors de l'établissement de la relation d'affaires;
- le nom de la personne qui décide de l'acceptation ou de la continuation des relations d'affaires présentant un risque accru;
- le contenu et la gestion des dossiers LBA;
- l'archivage et la conservation des documents;
- la répartition interne des tâches et des responsabilités.
§41bis Autres tâches du service spécialisé de lutte contre le blanchiment
1 Outre les fonctions visées au § 41 al. 1 et 2, le service spécialisé de lutte contre le blanchiment veille au respect des obligations en matière de prévention du blanchiment d'argent et du financement du terrorisme. En particulier:
- il surveille l'exécution des directives internes en matière de lutte contre le blanchiment d'argent et le financement du terrorisme en accord avec l'organe de révision interne, la société d'audit et les responsables des lignes hiérarchiques;
- il définit les paramètres du système de surveillance des transactions visé au § 34;
- il fait procéder à l'examen des annonces générées par le système de surveillance des transactions;
- il fait procéder ou procède lui-même aux clarifications complémentaires selon § 35;
- il s'assure que l'organe de direction compétent pour décider de l'admission ou de la poursuite de relations d'affaires selon § 34 al. 4 reçoit les informations nécessaires pour prendre ses décisions.
2 Une personne interne chargée de la surveillance au sens de l'al. 1 ne peut pas contrôler des relations d'affaires dont elle est elle-même directement responsable.
3 L'intermédiaire financier peut également, sous sa responsabilité, confier à des spécialistes externes les tâches du service spécialisé de lutte contre le blanchiment lorsque:
- en raison de sa taille ou de son organisation, il n'est pas en mesure de mettre sur pied son propre service spécialisé; ou
- la création d'un tel service ne serait pas appropriée.
§41ter Service spécialisé des petites entreprises
1 Le service spécialisé de la lutte contre le blanchiment d'un intermédiaire financier qui emploie jusqu'à 20 personnes exerçant une activité assujettie à la LBA ne doit satisfaire qu'aux exigences décrites au § 41 al. 1 et 2.
2 L'OAR PolyReg peut exiger d'un intermédiaire financier qui emploie jusqu'à 20 personnes exerçant une activité assujettie à la LBA que le service spécialisé de lutte contre le blanchiment satisfasse également aux exigences décrites au § 41bis lorsque cela est nécessaire dans le cadre de la surveillance du respect des obligations en matière de prévention du blanchiment d'argent et du financement du terrorisme.
H. Obligation de communiquer (art. 9 LBA)
§42 Texte de la loi
1 L'intermédiaire financier informe immédiatement le Bureau de communication en matière de blanchiment d'argent au sens de l'art. 23 LBA (Bureau de communication):
- s'il sait ou présume, sur la base de soupçons fondés, que les valeurs
patrimoniales impliquées dans la relation d'affaires:
- ont un rapport avec une des infractions mentionnées aux art. 260ter ch. 1 ou 305bis CP,
- proviennent d'un crime,
- sont soumises au pouvoir de disposition d'une organisation criminelle,
- servent au financement du terrorisme (art. 260quinquies al. 1 CP);
- s'il rompt des négociations visant à établir une relation d'affaires en raison de soupçons fondés conformément à la let. a.
2 Les avocats et les notaires ne sont pas soumis à l'obligation de communiquer leurs soupçons dans la mesure où ils sont astreints au secret professionnel en vertu de l'article 321 CP.
§43 Forme de la communication
1 La communication au sens de l'art. 9 LBA doit être effectuée par écrit.
2 Elle est faite par fax ou, à défaut, par courrier A. Une communication par courriel électronique ne suffit pas.
3 En principe, le formulaire de communication mis à disposition par le Bureau de communication doit être utilisé.
4 Le nom ou la raison de commerce de l'intermédiaire financier qui communique ainsi que celui d'une personne de contact responsable pour la communication doivent être fournis avec la communication. Le reste du personnel en charge du cas peut être anonymisé dans la communication.
5 L'intermédiaire financier s'assure que la personne de contact désignée peut être atteinte durant les heures de bureau.
I. Blocage des avoirs et interdiction d'informer (art. 10 et 10a LBA)
§44 Blocage des avoirs
1 L'intermédiaire financier qui a effectué une communication au Bureau de communication doit immédiatement bloquer les valeurs patrimoniales qui lui sont confiées si elles ont un lien avec la communication.
2 Il maintient le blocage des avoirs jusqu'à la réception d'une décision de l'autorité de poursuite pénale compétente, mais au maximum durant cinq jours ouvrables à compter du moment où il a informé le Bureau de communication.
3 Lorsque, dans le délai légal de cinq jours ouvrables à compter du jour de la communication, l'intermédiaire financier ne reçoit pas de décision des autorités de poursuite pénale qui maintient le blocage des valeurs patrimoniales, il apprécie librement si et dans quelle mesure il entend poursuivre la relation d'affaires.
§45 Interdiction d'informer
1 L'intermédiaire financier ne doit informer ni les personnes concernées ni des tiers du fait qu'il a effectué une communication tant que dure le blocage des avoirs qu'il a décidé. L'interdiction d'informer prévue part l'art. 10a LBA s'applique également à l'égard de l'OAR PolyReg.
2 Lorsque l'intermédiaire financier n'est pas en mesure de procéder lui-même au blocage, il peut informer l'intermédiaire financier soumis à la LBA qui est en mesure de le faire. Cas échéant, une telle information doit faire l'objet d'une note au dossier.
3 L'intermédiaire financier peut également informer un autre intermédiaire financier soumis à la LBA du fait qu'il a effectué une communication en vertu de l'art. 9, si c'est nécessaire au respect des obligations découlant de la LBA et que tous les deux remplissent l'une des conditions suivantes:
- ils fournissent à un client des services communs en relation avec la gestion des avoirs de celui-ci sur la base d'une collaboration convenue contractuellement; ou
- ils font partie du même groupe de sociétés.
4 Après la fin de l'interdiction d'informer, l'intermédiaire financier doit sans délai fournir une copie de la communication à l'OAR PolyReg.
§46 Exclusion de la responsabilité civile et pénale (art. 11 LBA)L'intermédiaire financier qui procède de bonne foi à une communication au sens de l'art. 9 LBA ou de l'art. 305ter al. 2 CP et au blocage des avoirs concernés en application de l'art. 10 LBA, ne peut être poursuivi pour violation du secret de fonction, du secret professionnel ou du secret d'affaires ni être rendu responsable de violation de contrat.
K. Dispositions particulières concernant les personnes soumises au secret professionnel
§47 Avocats et notairesLes avocats et notaires ne sont pas soumis aux obligations de diligence et de communication lorsqu'ils reçoivent de tiers des valeurs patrimoniales dont ils ne sont pas eux-mêmes l'ayant droit économique, et qu'ils gèrent par des comptes / dépôts, dans la mesure où ils sont soumis au secret professionnel au sens de l'art. 321 CP.
§48 Comptes soumis au secret professionnel
1 Sont uniquement soumises au secret professionnel de l'art. 321 CP les activités de l'avocat ou du notaire, sur un compte ou un dépôt, qui visent les buts décrits ci-dessous et qui ont été déclarés en tant que tel:
- paiement d'avances ou de frais de procédure, de sûretés, de contributions de droit public, etc., versements en faveur ou de la part d'une partie, de tiers ou d'une autorité, ainsi que, cas échéant, les placements à court terme qui y relatifs (libellé "avoirs de clients-compte/dépôt de passage");
- dépôt de valeurs patrimoniales ainsi que, cas échéant, les placements y relatifs, concernant un partage successoral en cours ou l'exécution de dispositions à cause de mort (libellé p. ex. "succession" ou "partage successoral");
- dépôt de valeurs patrimoniales ainsi que, cas échéant, les placements y relatifs, concernant une liquidation du régime matrimonial en cours dans le cadre d'un divorce ou d'une séparation (libellé p. ex. "liquidation de régime matrimonial / divorce");
- dépôt à titre de sûretés ainsi que, cas échéant, les placements y relatifs, dans le cadre d'affaires de droit civil ou de droit public (libellé p. ex. "compte / dépôt d'escrow", "dépôt bloqué pour achat d'actions", "dépôt à titre de sûreté d'une caution d'entrepreneur", "dépôt à titre de sûreté, impôt sur les bénéfices immobiliers", etc.);
- dépôt de valeurs patrimoniales ainsi que, cas échéant, les placements y relatifs, dans le cadre de procédures de droit civil ou de droit public devant les tribunaux ordinaires ou arbitraux, ainsi que dans le cadre de procédures d'exécution forcée (libellé p. ex. "provisions" ou "garantie caution judiciaire", "masse en faillite", "procédure arbitrale", etc.).
2 La Délégation du Comité de l'OAR PolyReg est compétente, eu égard au secret professionnel, pour décider der la délimitation entre les activités d'intermédiaire financier et les activités typiques d'avocat ou de notaire.
L. Contrôles
§49 Contrôleurs
1 Par l'acceptation des Statuts, les membres autorisent le Comité à nommer des Contrôleurs permanents et indépendants auxquels le contrôle périodique ordinaire des membres est confié.
2 Les contrôles et vérifications du respect des obligations de diligence et de l'obligation de communiquer des personnes soumises au secret professionnel sont effectués par une personne physique soumise elle-même au secret professionnel et désignée par l'OAR PolyReg (Contrôleur pour les contrôles ordinaires, respectivement Chargé d'enquête indépendant pour les contrôles extraordinaires). Le rapport de contrôle doit être établi dans le respect du secret professionnel et remis directement à la Délégation du Comité.
3 Les Contrôleurs agissent sur mandat de l'OAR PolyReg mais aux frais de l'intermédiaire financier contrôlé et remettent au Directeur, à l'attention du Comité, un rapport écrit sur le résultat des contrôles effectués.
§50 Chargés d'enquête indépendantsLes contrôles particuliers visant à éclaircir des irrégularités ou des violations sont effectués par un Chargé d'enquête indépendant, à moins qu'ils ne le soient par le Directeur lui-même ou qu'ils ne soient opérés à l'occasions d'une procédure de sanction. Le Chargé d'enquête indépendant agit sur mandat du Comité et informe ce dernier de ses constatations par la remise d'un rapport écrit. L'intermédiaire financier répond des coûts relatifs au contrôle extraordinaire effectué par le Chargé d'enquête indépendant.
§51 Contrôles périodiques ordinaires
1 L'OAR PolyReg veille à ce que chaque membre soit contrôlé sur place dans son entreprise, en moyenne tous les 12 mois, par un Contrôleur qui vérifie le respect des obligations associatives, des obligations de diligence et de l'obligation de communiquer.
2 Le Directeur de l'OAR PolyReg donne au Contrôleur le mandat précis de procéder à un contrôle auprès d'un intermédiaire financier déterminé à une date donnée ou jusqu'à l'échéance d'un certain délai. Il peut prolonger les délais pour des motifs fondés.
3 Sur demande écrite d'un membre, le Directeur peut différer le contrôle périodique ordinaire une à deux fois par an, si
- le dernier contrôle a été effectué par un Contrôleur désigné par l'OAR PolyReg et qu'il ne s'agissait pas d'un premier contrôle;
- les deux contrôles antérieurs n'ont révélé aucune lacune. S'agissant des intermédiaires financiers qui n'exercent pas leur activité à titre professionnel ou qui sont inactifs, un contrôle antérieur est suffisant en dérogation aux lettres a) et b) de la présente disposition;
- en raison de l'activité du membre concerné, eu égard à la nature de ses affaires (volume de transactions, avoirs sous gestion, nombre de clients, etc.), à l'origine de ses clients et à la stabilité de ses relations d'affaires, il existe un faible risque de blanchiment d'argent.
4 La requête tendant à un premier renvoi du contrôle doit être envoyée à la Direction dans les 6 mois après le dernier contrôle ordinaire. La requête visant un second renvoi du contrôle doit être formée au plus tôt 12 mois et au plus tard 18 mois après le dernier contrôle ordinaire. Est réservé le droit de l'OAR PolyReg d'ordonner un contrôle ordinaire en tout temps sans indication de motifs.
5 Les contrôles sont annoncés à moins que le but en soit compromis. Ils portent au moins sur toute la période écoulée depuis le dernier contrôle.
6 L'intermédiaire financier contrôlé doit mettre à disposition du Contrôleur les pièces et documents qui permettent de vérifier le respect de ses obligations. Le Contrôleur dispose, en particulier, d'un droit de regard sur la comptabilité de l'intermédiaire financier contrôlé, ainsi qu'aux extraits des comptes de sa société ou de ses clients. Au surplus, le contrôlé doit fournir au Contrôleur toutes les informations pertinentes.
7 Les Contrôleurs se légitiment auprès des intermédiaires financiers au moyen de la lettre de désignation ou du mandat délivré par l'OAR PolyReg. Les Contrôleurs et l'OAR PolyReg veillent au respect du secret d'affaires ou professionnel des membres contrôlés.
§52 Contenu du contrôle
1 Les Contrôleurs vérifient le respect de la LBA, des Statuts et du présent Règlement.
2 Le contrôle s'effectue selon les règles du dispositif de contrôle et doit en particulier déterminer si:
- les documents exigés pour la mise en oeuvre des obligations de diligence et de documentation ont été établis et conservés correctement;
- les documents précités permettent de conclure que les obligations de vérification de l'identité du cocontractant, d'identification de l'ayant droit économique et l'obligation particulière de clarification ont été respectées;
- l'obligation de communiquer a été remplie correctement;
- l'obligation de formation a été remplie et si les collaborateurs montrent un niveau de connaissance suffisant, respectivement si le dispositif de formation interne a été mis en oeuvre de façon complète.
3 Le contrôle s'étend aussi à la question de savoir si les conditions d'affiliation sont toujours remplies et si toutes les mutations prévues par le § 8 des Statuts ont été immédiatement annoncées.
4 Les Contrôleurs transmettent une copie de leur rapport au Directeur de l'OAR PolyReg au plus tard dans les 14 jours après la fin de leur contrôle. Par ailleurs, ils annoncent immédiatement et oralement au Directeur de l'OAR PolyReg les infractions graves qu'ils ont constatées ou leurs soupçons fondés d'infraction grave. Le Comité décide de la suite de la procédure (nomination d'un Chargé d'enquête indépendant, sanctions, rapport à la FINMA).
§53 Contrôle extraordinaire
1 Un Chargé d'enquête indépendant peut être nommé en cas de soupçons de blanchiment d'argent, d'irrégularités ou de constatation d'infractions. Il adresse son rapport écrit au Comité délégué ou à la Délégation du Comité de l'OAR PolyReg. Il enquête de manière approfondie sur les circonstances douteuses ou peu claires.
2 Le Chargé d'enquête indépendant recueille les moyens de preuve pour le dossier et mentionne ses constatations dans un rapport écrit. Il peut lier une proposition de sanction à son rapport.
3 Le membre concerné coopère à l'enquête, fournit au Chargé d'enquête indépendant les informations sollicitées et lui accorde tout droit de regard.
4 Les frais d'un contrôle extraordinaire sont déterminés par le Comité. En principe, ils sont supportés par le membre. Le Directeur de l'OAR PolyReg procède à leur recouvrement.
M. Système de sanctions
§54 Sanctions
1 En cas de violation des dispositions du Règlement, des Statuts ou de la LBA, en particulier des obligations de diligence (art. 3-8 LBA), de l'obligation de communiquer (art. 9 LBA) et de l'obligation de formation (art. 8 LBA), les sanctions suivantes peuvent être infligées à l'intermédiaire financier fautif:
- avertissement;
- amende de 300 à 300'000 francs;
- menace d'exclusion;
- exclusion.
2 Outre une sanction, un délai de trois mois au maximum peut être imparti à l'intermédiaire financier pour se remettre en conformité. Ce délai peut être assorti d'instructions et de charges relatives à son organisation interne.
§55 Amende
1 Doivent être pris en compte pour déterminer le montant de l'amende la gravité de l'infraction, le degré de culpabilité et la capacité financière de l'intermédiaire financier. Des mesures et/ou peines étatiques n'empêchent pas l'OAR PolyReg d'infliger ses propres sanctions. Ces dernières peuvent cependant être réduites si un tel cumul entraîne une sévérité inadéquate.
2 En cas d'infractions mineures commises par négligence, un avertissement peut être prononcé à la place d'une amende. Il peut même être renoncé à toute sanction.
§56 Exclusion
1 L'exclusion peut être prononcée en cas d'infractions répétées aux dispositions du Règlement ou des Statuts si l'intermédiaire financier fautif, nonobstant un avertissement, n'a pas régularisé sa situation au sens du Règlement et des Statuts dans le délai qui lui a été imparti.
2 Un membre est exclu lorsque les conditions d'affiliation ne sont plus remplies, notamment s'il n'exécute pas correctement les obligations découlant de la LBA, s'il ne garantit plus une activité irréprochable au niveau de son personnel ou de son organisation, ou s'il ne régularise pas sa situation au sens du Règlement et des Statuts dans le délai (au maximum trois mois) qui lui a été imparti.
3 Un avertissement préalable ou la fixation d'un délai n'est pas nécessaire si cette mesure serait sans effet.
4 Un membre doit être exclu lorsqu'il a violé, de manière intentionnelle ou par négligence grave, les dispositions de la LBA, en particulier l'obligation de communiquer.
5 L'exclusion ou la menace d'exclusion peut toujours être assortie du prononcé d'une amende.
§57 Procédure d'exclusion
1 Si l'intermédiaire financier ne comporte qu'une seule personne physique ou s'il s'agit d'une société sans employé hormis son propriétaire (société unipersonnelle, "Einmanngesellschaft"), il est exclu de l'OAR PolyReg.
2 De même, sont exclues de l'OAR PolyReg les petites entreprises (moins de 5 employés ou associés) lorsque l'infraction intentionnelle doit être imputée à toutes ces personnes parce qu'elles ont participé à cette infraction de manière active, par omission ou en la tolérant.
3 Si l'intermédiaire financier est constitué de plusieurs personnes,2 celles qui ont violé intentionnellement l'obligation de communiquer doivent être exclues de l'organisation de l'intermédiaire financier dans un délai de trois mois au maximum. Elles doivent en outre immédiatement cesser toute activité d'intermédiation financière auprès du membre concerné.
4 Dans le cas décrit à l'alinéa précédent, ce sont non seulement les auteurs directs de la violation de l'obligation de communiquer qui doivent être exclus mais également toute personne qui, au sein de l'organisation de l'intermédiaire financier, y a contribué intentionnellement, que ce soit par commission ou omission.3
5 L'OAR PolyReg peut renoncer à exclure un intermédiaire financier lorsqu'il est prouvé que celui-ci a régularisé la situation à bref délai (au maximum 3 mois) et qu'il présente une garantie durable de remplir ses obligations selon la LBA. A défaut, l'intermédiaire financier est exclu de l'OAR PolyReg.
Note de bas de page:
2. Exemple: l'intermédiaire financier affilié est une personne physique qui a des employés; ou l'intermédiaire financier affilié est une société de personnes ou une personne morale qui a des employés.
Note de bas de page:
3. En particulier en cas de défaillances du responsable de la formation ou de responsables, au niveau de l'élaboration et de la transmission d'instructions internes ou de la mise en place de contrôles internes en relation avec la mise en oeuvre des dispositions en matière de lutte contre le blanchiment d'argent.
§58 Rapport à la FINMA
1 S'il apparaît qu'une procédure de sanction ou d'exclusion contre un intermédiaire financier affilié pourrait conduire au prononcé d'une amende conventionnelle ou à l'exclusion de l'OAR PolyReg, la décision ordonnant l'ouverture de la procédure, puis sa clôture, sont transmises à la FINMA.
2 Si la procédure concerne une personne soumise au secret professionnel, la Délégation du Comité doit veiller au respect de celui-ci en prenant les mesures appropriées (anonymisation des documents, etc.).
§59 Voies de recours au sein de l'associationToutes les sanctions prévues au § 37 des Statuts peuvent faire l'objet d'un recours auprès du Tribunal arbitral.
N. Formation
1 Les intermédiaires financiers ainsi que tous leurs collaborateurs actifs dans l'intermédiation financière doivent suivre les formations de l'OAR PolyReg. Les collaborateurs doivent en outre être formés par l'intermédiaire financier sur ses mesures et directives internes afin de lutter contre le blanchiment d'argent.
2 La formation comprend une formation de base et en une formation continue annuelle.
§61 Conduite de la formation
1 Pour autant que la formation ne soit pas directement assurée par l'OAR PolyReg, elle est assurée par un organisme désigné par celui-ci. Le Directeur peut, sur demande préalable, reconnaître l'accomplissement de la formation continue suivie par le membre auprès d'un autre organisme de formation.
2 Avec l'autorisation du Comité, l'intermédiaire financier peut mettre en place une formation interne propre ("in house") s'il dispose d'un responsable de formation disposant de connaissances approfondies. A cet effet, l'intermédiaire financier établit par écrit un concept de formation détaillé soumis à l'approbation du Comité. L'OAR PolyReg exerce alors la surveillance sur la mise en oeuvre du concept de formation. Les Contrôleurs vérifient ce processus et font état de leurs constatations dans leur rapport.
3 Les nouveaux collaborateurs et les intermédiaires financiers nouvellement affiliés doivent suivre la formation de base dans un délai raisonnable mais au plus tard dans les six mois. Ils doivent prendre part à une formation continue annuelle.
§62 Dispense
1 Si les nouveaux collaborateurs actifs dans l'intermédiation financière ont déjà suivi ailleurs une formation sur les obligations et la mise en oeuvre de la LBA, le membre peut demander une dispense à l'OAR PolyReg, par écrit. La demande doit être motivée et déposée dans les trois mois. Le membre veille à ce que ses nouveaux collaborateurs suivent une formation interne complémentaire sur les prescriptions de l'OAR PolyReg et sur les mesures et directives internes à l'entreprise en matière de lutte contre le blanchiment d'argent.
2 Les personnes actives dans l'intermédiation financière au sein d'un intermédiaire financier n'exerçant pas à titre professionnel4 sont dispensées de la formation continue annuelle aussi longtemps que le membre n'exerce aucune activité à titre professionnel et pour autant que la déclaration d'inactivité ait été remise à temps. Si plus de trois ans se sont écoulés entre la dernière formation et le moment à partir duquel le membre commence à exercer une activité à titre professionnel, les personnes concernées doivent suivre une nouvelle formation de base. Le Directeur peut, sur la base d'une demande écrite, accorder des exceptions.
Note de bas de page:
4. Ordonnance du Conseil fédéral du 18 novembre 2009 sur l'activité d'intermédiaire financier exercée à titre professionnel (OIF, RS 955.071).
§63 But de la formation
1 En vue d'une bonne application de la LBA, les personnes actives dans le domaine de l'intermédiation financière doivent disposer de connaissances adaptées à leur fonction au niveau des dispositions légales, des formes de blanchiment, de la réglementation de l'OAR-PolyReg et des mesures internes à l'entreprise pour lutter contre le blanchiment d'argent.
2 Le programme de formation a pour but de transmettre des connaissances sur les dispositions en matière de lutte contre le blanchiment d'argent, en particulier les obligations de diligence (art. 3-8 LBA), l'obligation de communiquer (art. 9 LBA), le blocage des avoirs (art. 10 LBA), et l'interdiction d'informer les personnes concernées et les tiers sur les communications (art. 10 al. 3 LBA), ainsi que sur les dispositions d'application de la LBA, les dispositions pertinentes du code pénal (art. 260ter, 260quinquies, art. 305bis et art. 305ter CP), les prescriptions édictées par l'OAR PolyReg et les mesures internes à l'entreprise pour lutter contre le blanchiment d'argent.
3 L'OAR PolyReg informe ses membres par écrit de l'offre de formation de l'association. Il établit un concept de formation à cet effet.
O. Dispositions finales
§64 Réglementation transitoireLes obligations prévues au § 12 du présent Règlement sont valables pour toutes les relations d'affaires établies après le 1$^{rm er}$ février 2009 ainsi que dans tous les cas de renouvellement de la vérification de l'identité d'une personne morale selon le § 26.
§65 Entrée en vigueur
1 Ce Règlement a été octroyé par décision provisionnelle de l'Autorité fédérale de surveillance des marchés financiers FINMA du 21 mars 2014 et entre en vigueur le 24 mars 2014.
2 La version allemande du présent Règlement fait foi pour tous litiges résultant de son interprétation ou de son application.
Date d'entrée en vigueur: 24 mars 2014