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Der Begriff Projektcontrolling stammt aus dem Englischen und bedeutet übersetzt Projektsteuerung. Das Projektcontrolling kümmert sich um die grundlegende Gestaltung der Strukturen und Prozesse, die die Projektabwicklung effizient machen. Diese Prozesse sollen schlussendlich eine optimale Steuerung des Projekts seitens der Projektleitung ermöglichen. Damit ist Projektcontrolling insgesamt ein Bestandteil des Projektmanagements und eine Kernaufgabe der Projektleitung.
Was ist Projektcontrolling?
Das Projektcontrolling dient zur Sicherung des Erreichens der Projektziele und hat zum Ziel, den tatsächlichen Projektablauf bezüglich Kosten, Terminen und Ergebnissen mit dem geplanten Projektablauf zu überprüfen. Dieses Ziel bedingt eine Projektplanung, denn ohne Projektplan würden keine Soll-Daten existieren, die den Ist-Daten gegenübergestellt werden können.
Arten des Projektcontrollings
Es können drei Arten von Projektcontrolling unterschieden werden. Während das Einzelprojektcontrolling darauf abzieht, ein Projekt während seiner gesamten Laufzeit hinsichtlich Qualität, Funktionalität, Kosten sowie Zeit erfolgreich abzuwickeln, ist das Multiprojektcontrolling kalenderabhängig. Dies heisst, dass mehrere Projekte mit sich unterscheidenden Terminen und unterschiedlichen Fertigstellungsgraden für eine Abrechungsperiode zusammengefasst betrachtet werden. Das strategische Projektcontrolling hingegen setzt sich mit strategischen Aufgabenstellungen, wie bspw. der Bereitstellung von Informationen und Instrumenten zur effektiven Bewertung und Auswahl von Projekten auseinander.
Kennzahlen des Projektcontrollings
Für das Projektcontrolling sind insbesondere drei Zahlen relevant. Dies sind die Zeit bis zum Projektabschluss, der Kostenaufwand bis zum Projektabschluss sowie der Feststellungsgrad. Diese und gegebenenfalls weitere Zahlen sollten im Vorfeld definiert werden, damit sie aussagekräftig sind. Die Kennzahlen können dann periodisch in Form eines Projekt-Dashboards der Projektleitung vorgelegt werden, damit diese über die momentane Lage des Projekts informiert ist.
Ansätze des Projektcontrollings
Zwei Ansätze sind zentral im Projektcontrolling. Der Projektplan einerseits soll darlegen, welcher Projektmitarbeiter wie lange mit welcher Tätigkeit beschäftigt ist. Dieser Plan dient dem Überblick für die Projektleitung. Die Meilenstein-Trendanalyse hingegen umfasst das zeitlich verbindliche Festlegen von Meilensteinen sowie die Überprüfung, ob diese erreicht wurden. Wichtig bei der Meilenstein-Trendanalyse ist eine realistische Planung und damit einhergehend die Einkalkulierung von Pufferzeiten.
Controlling in verschiedenen Projektmanagement-Methoden
Projektcontrolling kann je nach Projektmanagement-Methode unterschiedlich aufgefasst werden. Das unten verlinkte Factsheet «Methodenvergleich Projekte leiten» bei den Links und Literaturvorschlägen zeigt vergleichend auf, welche Elemente des Controllings je nach Projektmanagement-Methode wie zum Tragen kommen.
Methodenvergleich Projekte leiten Das Factsheet gibt einen Überblick, wie das Controlling in den Projektmanagement-Methoden HERMES, IPMA, PMI, PRINCE 2, Scrum und V-Modell XT erwähnt wird.
ProjektMagazin Das Fachportal ProjektMagazin führt in seinem Glossar einen Eintrag zu Projektcontrolling und nimmt dabei Bezug auf die Projektmanagement-Methoden IPMA, PMI und PRINCE2.
Projektmanagement Handbuch PMH Das PMH enthält einen ausführlichen Beitrag Projektcontrolling und befasst sich insbesondere mit den Voraussetzungen dafür, dem Regelkreis des Controllings sowie den wesentlichen Kennzahlen für die Projektleitung.
Controlling-Portal Dieser Fachinformationsbeitrag des Controlling-Portals geht auf die drei Phasen sowie auf Instrumente und Methoden des Projektcontrollings ein.
Controlling von Projekten Mit konkreten Beispielen aus der Unternehmenspraxis – Alle Aspekte der Projektplanung, Projektsteuerung und Projektkontrolle. Rudolf Fiedler, 2016, 7. Aufl., Wiesbaden: Vieweg+Teubner.