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A stand at an international trade fair, a visit to a customer abroad with overnight accommodation and dinner, the assignment of a fitter to a foreign customer - companies are often active internationally and pay VAT in countries in which they are not registered for VAT purposes. In many cases, this input tax is by no means lost, but can be reclaimed via the input tax refund procedure or reimbursement procedure. We provide an overview of what needs to be taken into account - and with our checklists for the refund procedure in the EU and Switzerland, you can ensure that you do not simply leave input tax unrecovered abroad. . .
EU procedures and deadlines
Swiss companies that have paid foreign VAT in the EU can, in principle, reclaim this VAT. The main requirements for this are set out in Directive 86/560/EEC. The prerequisite for a refund is in principle that the Swiss company:
- is registered as an entrepreneur (proof in the form of the entrepreneur certificate)
- has neither its registered office nor its management in an EU member state
- does not have a permanent establishment in an EU member state from which taxable transac-tions are carried out (otherwise a refund procedure remains possible in principle, but it is then governed by the provisions for companies established in the EU)
- has not carried out any transactions in the member state of refund, with the exception of
- supplies of goods and services for which the recipient of the services is liable to pay VAT, or
- transactions in the context of exempted transport services and services ancillary thereto
- intra-Community acquisitions and subsequent supplies within the framework of an intra-Community triangular transaction, or
- supplies subject to the VAT on eServices/ECOM regime.
- supplies covered by the distance sales scheme (Import-One-Stop-Shop).
Applications for VAT refunds must generally be submitted (depending on the country of refund) within 6 months of the end of the calendar year to which the refund period relates. In concrete terms, corre-sponding applications must therefore be submitted by June 30. If the deadline is missed, corre-sponding input taxes can no longer be reclaimed.
For third countries, the application procedure within the EU has not (yet) been harmonized; the specif-ic procedure must be clarified in the respective member state for which an application is to be made. In any case, applicants established in third countries must submit separate applications in all coun-tries in which they wish to claim input tax.[1] In jedem Fall haben in Drittländer ansässige Unternehmen separate Anträge in allen Ländern zu stellen, in denen sie Vorsteuern geltend machen möchten.
Please note: Applications for input tax refund are regularly examined very critically - both with regard to formal aspects (e.g.: Has the form been properly and completely filled out and submitted within the deadline? Are the supporting documents enclosed in the required form and do they comply with the respective national regulations, keyword: VAT-compliant invoices?) as well as on material aspects (e.g.: Was VAT rightly charged? ).[2]).
Checklist Remuneration Procedure EU
- By the end of May at the latest, the responsible person in the company should check whether input tax credits have been accumulated to a significant extent in one or more member states in the previous year. An internally defined threshold helps to decide in which countries an ap-plication is worthwhile (e.g. EUR 1'000 invoiced VAT per country). sollte die verantwortliche Person im Unternehmen prüfen, ob im Vorjahr in einem oder mehreren Mitgliedstaaten Vorsteuerguthaben in erheblichem Umfang angehäuft worden sind. Ein intern festgelegter Schwellenwert hilft bei der Entscheidung, in welchen Ländern ein Antrag in Betracht kommt (z. B. EUR 1‘000 in Rechnung gestellte MWST pro Land)
- Sofern ein Antrag lohnend erscheint, sollten alle mit MWST belasteten Rechnungen aus dem entsprechenden Mitgliedstaat im Original gesammelt werden (auch bei elektronischen Anträgen besteht die Möglichkeit einer Prüfung mit Stichproben). Achtung bei elektronisch übermittelten Rechnungen. Ein Ausdruck gilt regelmässig nicht als Original.
- Im ePortal können Sie die für den Antrag erforderliche Unternehmerbescheinigung schnell und einfach online beziehen: https://eportal.admin.ch/start
- Die Behörden prüfen Vergütungsanträge sehr genau! Sofern absehbar ist, dass in einem Staat mit höheren Vorsteuern zu rechnen ist, sollten Mitarbeiter bereits im Vorfeld sensibilisiert werden und Rechnungen beim Verbuchen kritisch auf formelle Richtigkeit geprüft werden. Rechnungskorrekturen sind häufig zeitaufwändig – und die Fristen beim Vergütungsverfahren sind absolut!
- Ein „Fact Sheet“ mit den wichtigsten Informationen bietet Hilfe.
- Interne Weisungen, wie ausländische Rechnungen zu verbuchen sind, vereinfachen das Auffinden relevanter Belege, ohne zu übermässigem administrativem Aufwand zu führen (z. B. „Buchungstext stets beginnen mit dem Land des Rechnungserstellers [z. B. Deutschland]“)
- Die Verfahren, Mindestantragswerte und Fristen sind sehr länderspezifisch. Häufig lohnt es (oder ist sogar erforderlich), sich für das Vergütungsverfahren professionelle Hilfe zu holen. Wir unterstützen hierbei gerne mit unserem Netzwerk.
VERFAHREN UND FRISTEN FÜR DAS VEREINIGTE KÖNIGREICH
Durch den Brexit gelten für das Vorsteuervergütungsverfahren die britischen gesetzlichen Regelungen. Der Vergütungsantrag für das Vereinigte Königreich muss sich grundsätzlich auf einen Zeitraum von mindestens drei Monaten und kann sich auf einen Zeitraum von maximal 12 Monaten beziehen.
Achtung: Der Vergütungszeitraum bezieht sich nicht auf das Kalenderjahr, sondern entspricht dem Zeitraum vom 1. Juli bis zum 30. Juni des Folgejahres. Entsprechend müssen die Anträge bis spätestens 31. Dezember des laufenden Jahres bei den britischen Steuerbehörden (HMRC) eingereicht werden.
Wenn der Antrag für einen Zeitraum von weniger als 12 Monaten gilt, darf der Gesamtbetrag der geltend gemachten Mehrwertsteuer nicht weniger als 130 GBP betragen. Bei 12 Monaten beträgt der Mindesterstattungsbetrag lediglich 16 GBP.
VERFAHREN UND FRISTEN IN DER SCHWEIZ
In der Schweiz können sich im Ausland ansässige Unternehmen, die in der Schweiz Aufwendungen für ihre unternehmerische Tätigkeit haben, die darauf bezahlte MWST als Vorsteuern zurückerstatten lassen. Dies gilt, sofern insbesondere folgende Bedingungen kumulativ erfüllt sind:
- Das Unternehmen hat seinen Sitz im Ausland und kann eine entsprechende Bestätigung der Unternehmereigenschaft durch den entsprechenden Staat vorlegen,
- das Unternehmen ist nicht im schweizerischen MWST-Register eingetragen,
- das Unternehmen erbringt in der Schweiz keine steuerbaren Leistungen,
- die Kosten sind im Zusammenhang mit Ausgangsleistungen des Unternehmens angefallen, die in der Schweiz steuerbar wären,
- der Sitzstaat, in dem das Unternehmen ansässig ist, gewährt der Schweiz das Gegenrecht,
- die zu vergütende Vorsteuer beträgt mindestens CHF 500 pro Kalenderjahr und
- die zu vergütende MWST wurde vom Leistungserbringer zu Recht belastet.
Für die Antragsstellung ist ein in der Schweiz ansässiger Vertreter zu bestellen. Der Antrag muss via offizielles Formular der ESTV und unter Beilage der Originalbelege zwischen dem 1. Januar und dem 30. Juni des Folgejahres, in dem die Kosten entstanden sind, gestellt werden. Wird diese Frist versäumt, kann die Vorsteuer nicht mehr geltend gemacht werden.
CHECKLISTE VERGÜTUNGSVERFAHREN SCHWEIZ
- By the end of May at the latest, the responsible person in the company should check whether input tax credits have been accumulated to a significant extent in one or more member states in the previous year. An internally defined threshold helps to decide in which countries an ap-plication is worthwhile (e.g. EUR 1'000 invoiced VAT per country). sollte die verantwortliche Person im Unternehmen prüfen, ob im Vorjahr in der Schweiz ein Vorsteuerguthaben von mindestens 500 CHF angehäuft worden ist.
- Sofern ein Antrag lohnend erscheint, sollten alle mit MWST belasteten Rechnungen aus der Schweiz im Original gesammelt werden. Achtung bei elektronisch übermittelten Rechnungen. Ein Ausdruck gilt regelmässig nicht als Original.
- Die Unternehmerbescheinigung bzw. ein ähnlicher Nachweis ist dem Antrag beizulegen
- Die ESTV prüft Vergütungsanträge sehr genau! Sofern absehbar ist, dass in der Schweiz mit höheren Vorsteuern zu rechnen ist, sollten Mitarbeiter bereits im Vorfeld sensibilisiert werden und Rechnungen beim Verbuchen kritisch auf formelle Richtigkeit geprüft werden. Rechnungskorrekturen sind häufig zeitaufwändig – und die Fristen beim Vergütungsverfahren sind absolut! Ein „Fact Sheet“ mit den wichtigsten Informationen bietet Hilfe.
- PrimeTax bietet professionelle Hilfe für das Vergütungsverfahren.
Fazit: Vergütungsverfahren sind verhältnismässig kompliziert und langwierig. Gerne unterstützt PrimeTax Sie dabei, diese erfolgreich durchzuführen.
[1] So kennen einige Mitgliedstaaten das Erfordernis der Ernennung eines Vertreters im Inland, andere verzichten hierauf. In einigen Mitgliedsstaaten ist der Antrag in Papierform samt Original-Belegen zu stellen, andere erfordern eine elektronische Antragstellung. Zusätzlich sind gegebenenfalls besondere Vorschriften des betreffenden EU-Mitgliedstaates zu berücksichtigen. Beispielsweise können die Anträge in Polen, Rumänien, der Tschechischen Republik und der Slowakei nur in der jeweiligen Landessprache eingereicht werden oder in Ungarn ist die Geschäftsbeschreibung nach dem NACE-Code nicht erforderlich.
[2] So hat es beispielsweise in Bezug auf Exporte und innergemeinschaftliche Lieferungen in Deutschland bereits im Jahr 2016 eine Änderung in der Praxis gegeben, die aber auch heute noch hie und da übersehen wird. Das Bundesfinanzministerium hat bereits 2016 die Verwaltungsanweisung veröffentlicht, wonach Vorsteuer, die in Rechnungen über (grundsätzlich steuerbefreite) Exporte oder innergemeinschaftliche Lieferungen gesondert ausgewiesen ist, nicht vergütet wird, wenn die Voraussetzungen für die Steuerbefreiung im Grundsatz erfüllt sind. Dies gilt auch dann, wenn die Voraussetzungen für die Steuerbefreiung zwar objektiv erfüllt sind, der Lieferant aber dennoch die Steuer belastet hat, weil ihm z.B. der entsprechende Buch- und Belegnachweis fehlt. In diesen Fällen läge ein unrichtiger Steuerausweis nach Art. 14c Abs. 1 UstG vor.