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Cómo ponerse al día con el trabajo cuando está atrasado
¿Tiene una lista interminable de tareas que siguen creciendo antes de que pueda comenzar a tacharlas? Oye. Ocurre a lo mejor de vez en cuando. Sin embargo, suma tener una lista interminable con todos los fuegos que estás apagando, y de repente estás detrás de la bola ocho.
Puede que no haya sido tu intención, pero esa montaña de trabajo puede comenzar a sentirse inalcanzable. Y como consecuencia, puede perder los plazos o hitos que ha establecido. Comprensiblemente, esto puede conducir a una sensación abrumadora y estresante. ¿Peor aún? Si comienza a perder los plazos, no es fácil recupera tu enfoque y volver al camino.
Afortunadamente, no todo está perdido si usa estas estrategias para ponerse al día con el trabajo, está atrasado. Aquí hay una lista de los mejores consejos para “superarlo y ponerse en marcha” que podría reunir para usted.
Reconoce que estás abrumado y que necesitas ayuda.
“El primer paso para lidiar con un problema es admitir que tienes un problema”. —Jase Robertson
Si. Esto es más fácil dicho que hecho. Sin embargo, como señaló Jase Robertson, este es sin duda el primer paso que debe dar.
Para facilitar este proceso, primero debe reconocer que no solo se ha atrasado en su trabajo, sino que también está abrumado. Y, no es que hayas aceptado esto, puedes explorar formas de salir de este agujero.
Estas son algunas de las estrategias que he usado en el pasado.
Priorizar mi lista de tareas pendientes y reducir mi carga de trabajo.
Soy un gran fan de la matriz de Eisenhower. Este sistema divide las tareas en cuatro cuadrantes. A partir de ahí, un conjunto de columnas y filas ayuda a determinar a dónde van las tareas. Luego, las tareas se clasifican en columnas según la urgencia y la no urgencia, mientras que las filas indican tareas esenciales y no tan importantes.
Juntos, obtienes los siguientes cuadrantes:
- Primer Cuadrante: Hacer
- Segundo Cuadrante: Decidir
- Tercer Cuadrante: Delegado
- Cuarto Cuadrante: Desprecio
Los elementos que se encuentran en el primer cuadrante merecen su atención y energía antes que nada. Idealmente, desea limitar estos a solo tres prioridades por día para que realmente pueda lograrlos.
Cualquier cosa en el segundo cuadrante se programa para cuando tenga disponibilidad. Luego, delegará o subcontratará los elementos del tercer cuadrante. Y lo que quede se puede eliminar de su lista.
Es una forma simple y efectiva no solo de reducir su carga de trabajo, sino también de alentarlo a concentrarse en lo que es más importante.
Limitar mis distracciones.
Con sus prioridades identificadas, desea agregarlas a su calendario. Desea bloquear tantas distracciones como sea posible durante estos bloques de tiempo. Por ejemplo, puede apagar su teléfono, cerrar la puerta de la oficina o ponerse un par de auriculares con cancelación de ruido.
Respira hondo y pide ayuda.
Si todavía está abrumado y siente que está bajo el agua, hágaselo saber a los demás. No debe avergonzarse de pedir ayuda. Tampoco es un signo de debilidad. Por el contrario, en realidad es una fortaleza, ya que brinda la oportunidad de explorar perspectivas e ideas únicas.
Además, la investigación ha demostrado que hacerlo aumenta la resiliencia. relaciones y es un indicador de alto rendimiento. Además, puede ayudarte a disfrutar de un mejor estado mental. Es más, sentarse al lado de trabajadores duros y motivados ayuda a la ética de trabajo de uno.
Prioriza tu backlog.
“Si el trabajo se acumula, es hora de priorizar su trabajo pendiente lo mejor posible, sugiere Mario Peshev, director ejecutivo de DevriX. “Compila todas esas tareas en un solo lugar y clasifícalas por prioridad, urgencia o complejidad”.
“Puede pasar primero por las tareas más importantes y liberar algo de tiempo para resolver el resto del trabajo atrasado, o abordar las tareas pendientes reduciendo la cantidad de actividades que tiene que completar”, agrega. En algunos casos, ver una imagen más grande en un solo lugar puede resultar útil para delegar algunas tareas o incluso subcontratar a socios cuando sea necesario.
“Tener la oportunidad de reflexionar puede exponer oportunidades de contratación para un nuevo rol”. O bien, puede decidir contratar un asistente o tomarse un descanso de las actividades que consumen su tiempo regularmente sin generar el ROI que necesita.
Sigue la regla de los 2 minutos.
¿Tiene tareas que toman dos minutos o menos? Si es así, hágalos ahora y elimínelos de su lista de tareas pendientes. Como resultado, tu cerebro recibe una pequeña ráfaga de sustancias químicas de recompensa como la dopamina. Y te puede ayudar acumular impulso para que puedas salir de esa espiral de “Parece que no puedo hacer nada hoy”.
¿Qué sucede si se trata de una tarea un poco más complicada o que consume más tiempo? Esta tarea debe posponerse hasta que tenga tiempo para atenderla adecuadamente.
Solo di no.”
Seré honesto. Estoy luchando con esto. No quiero decepcionar a los demás ni ganarme la reputación de ser un “Nadie”. Sin embargo, cuando estás poniéndote al día, no tienes otra opción.
Pero, ¿cómo exactamente puedes Domina el arte de decir “¿no?“Bueno, si ha agregado sus prioridades a su calendario, tiene una razón perfectamente válida para rechazar el trabajo adicional o ir a almorzar con un amigo. Pero, luego, un simple, “Lo siento, estoy reservado esta semana, ¿podemos programar esto en dos semanas?” debería estar bien.
La lección más importante es que debes ser firme y educado. Un ejemplo de respuesta podría ser: “Le agradezco que me haya considerado para la tarea. Desafortunadamente, no estoy disponible en este momento, pero espero mantenerlos informados”. Lo mejor de esta respuesta es que muestra gratitud y al mismo tiempo deja la puerta abierta para futuras oportunidades.
Haga la “Pregunta de enfoque”.
“¿Qué es lo ÚNICO que puedo hacer de modo que al hacerlo, todo lo demás sea más fácil o innecesario?” pregunta Gary Keller, coautor de “La única cosa. Él dice que debes preguntar esto “una y otra vez hasta que estés haciendo lo más importante: tu ‘ÚNICA cosa'”.
“Los resultados extraordinarios rara vez son casualidad”, agrega Keller. “Vienen de las decisiones que tomamos y las acciones que tomamos”.
“The Focusing Question siempre te apunta a lo mejor de ambos obligándote a hacer lo que es esencial para el éxito”, explica Keller. “Ignora lo que es factible y profundiza en lo que es necesario, en lo que importa”. No importa si “está buscando respuestas grandes o pequeñas, hacer la pregunta de enfoque es el último ‘hábito de éxito’ en tu vida.”
Después de haber respondido la “Pregunta de enfoque”, anótela. De acuerdo con la Dra. Gail Matthews, profesora adjunta de psicología en la Universidad Dominicana en California, escribir sus metas y sueños regularmente puede hacer que 42% más probabilidades de lograrlos.
Siempre que estés atascado, cambia de marcha.
Si siente que está haciendo girar sus ruedas, comience con otra cosa. Eso puede sonar contraproducente. Si puede realizar una tarea simple en este momento, eso ayudará a generar impulso.
En comparación con tratar de salir adelante cuando está atascado, investigación muestra que cambiar a otra tarea no relacionada mejora el rendimiento. Entonces, la próxima vez que estés atascado, cambia de táctica haciendo cualquiera de las siguientes tres cosas;
- Tome un breve descanso de 5 a 15 minutos, luego comience un nuevo bloque de tiempo dedicado a otra cosa, preferiblemente algo secuencial.
- Siempre que sea posible, tome un descanso de 30 a 60 minutos para mover su cuerpo antes de comenzar otra tarea o intentar regresar a la que no puede resolver. Si no tienes tanto tiempo disponible, busca un trabajo breve o una sesión de yoga.
- Calma tu mente. Incluso si ha priorizado su lista, es probable que su mente todavía esté corriendo con todo lo que necesita hacer. Como resultado, esto puede hacer que te sientas estresado y ansioso. Encuentre formas de manejar estos sentimientos a través de un diario, ejercicios de respiración o escuchando música relajante.
Termina el ciclo de procrastinación.
Sabía usted que la procrastinación está más estrechamente relacionada con la emoción que con el tiempo? Bueno, eso es según los científicos. Se ha descubierto que las personas que posponen las cosas a menudo lo hacen para darse una liberación emocional temporal. Sin embargo, al evitar la tarea temida, no están mejorando su estado emocional debido a la culpa por la procrastinación.
Aunque la procrastinación nos ocurre a todos de vez en cuando, los procrastinadores crónicos pueden quedar atrapados en este ciclo interminable de procrastinación. Entonces, si te encuentras en este bucle, ¿cómo puedes liberarte?
Dos métodos han demostrado ser efectivos para interrumpir este ciclo recurrente. Uno de esos métodos es un plazo externo. Cuando tiene una fecha límite que cumplir, a menudo se obliga a comenzar a completarla. Idealmente, alguien más debe establecer este plazo, como un supervisor o un cliente. Sin embargo, si esa no es una opción, puede crear una fecha límite autoimpuesta aunque no sea tan efectivo.
Una segunda forma de romper el ciclo de procrastinación es considerar tu estado de ánimo como un estado fijo. Investigadores encontraron que los estudiantes no postergaban cuando creían que sus estados de ánimo estaban arreglados. Pero, cuando pensaron que podrían mejorar su estado de ánimo, pospusieron las cosas.
En resumen, puede resultarle difícil comenzar su trabajo si se siente mal. Sin embargo, será más probable que se ponga manos a la obra y haga el trabajo si acepta su mal humor como parte de la vida.
“Extienda su jornada laboral”.
“Por lo general, no se recomienda extender su jornada laboral”, dice Ryan Sundling sobre Robin Waite. “Pero cuando se atrasa en el trabajo, no está de más quedarse 30 minutos más cada día”.
Si decides quedarte, aprovéchalo al máximo. “Dado que la mayoría de la gente ya se habrá ido a casa, su oficina estará tranquila y podrá hacer más trabajo”, agrega. “Con menos gente alrededor, debería haber muchas menos interrupciones. Si te quedas una hora extra cada día durante una semana, podrías tener tiempo suficiente para ponerte al día con tu trabajo”.
La clave, sin embargo, es limitarte. Después de todo, no deberías quemarte. “¡No te harás ningún favor convirtiéndote en un zombi, incluso si te estás poniendo al día!” advierte Sundling.
¿Estás realmente atrasado o simplemente sientes que no lo estás haciendo tan bien?
Una cosa es haber perdido una fecha límite difícil. Otra es sentir que estás atrasado porque te comparas con los demás. Si es lo último, intente utilizar los beneficios positivos de la competencia a su favor.
“Haz un seguimiento de tus factores desencadenantes”.
Cuando te das cuenta de lo que desencadena la autocomparación para ti, puedes transformarlo en oportunidades para respuestas más efectivas a la autocomparación, escribe Nihar Chhaya en HBR.
Pasar de la rumiación reactiva al reencuadre intencionado. Por ejemplo, después de identificar las situaciones que provocan sentimientos atrasados, puede decidir detener todas las actividades que provocan sentimientos de inseguridad.
Este enfoque no siempre es práctico. Por ejemplo, es posible que no evite lo que dicen sus compañeros en el lugar de trabajo. Pero puede reducir las comparaciones en las redes sociales limitando su tiempo en estas plataformas o viendo el progreso de sus compañeros de manera objetiva.
“Exhiba una fortaleza personal para recuperar la validación y el impulso”.
“Durante un episodio agudo de inseguridad, es posible que empieces a reflexionar sobre cómo puedes alcanzar a los demás”, afirma Chhaya. “En este momento, recupere su sentido de autoeficacia realizando pequeñas acciones para lograr pequeñas victorias”. Resalte sus fortalezas, compártalas con el mundo y aplique la validación para aumentar su resiliencia”.
“Redefina su conjunto de pares y cree un nuevo campo de juego”.
Compararse con un conjunto fijo de compañeros es como jugar un juego de suma cero en el que está por delante o por detrás de sus compañeros. “Pero al expandir su vista para incluir grupos de pares nuevos y diversos, crea una evaluación menos binaria de su éxito y permite que dominen nuevos dominios”, agrega Chhaya.
“Libérate de las expectativas internalizadas”.
Una promoción en el trabajo puede parecer una competencia real, pero es otra cosa sentirse detrás de sus compañeros. La inseguridad también es causada por una mentalidad que conduce a la inseguridad perpetua: la creencia de que debe aspirar a superar a sus compañeros y desear todo lo que ellos se esfuerzan por lograr.
Tener que acatar esta “tiranía del deber” es como vivir en una carrera interminable. Éxito Depende de lo que los demás quieran, no de lo que tú quieras.
“Considere la posibilidad de que todo lo que ha elegido hacer hasta ahora siempre ha sido el camino correcto, independientemente de lo que crea que se suponía que debía hacer”, aconseja Chhaya.
Crédito de la imagen: Yan Krukov; Pexels; Gracias
Cómo ponerse al día con el trabajo cuando está atrasado fue publicado originalmente en Calendario por Deanna Ritchie.