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Zahlreiche Unternehmen haben Schwierigkeiten den wahren Wert von BPM Projekten zu erkennen, weil nicht immer klar ist, wie die Investitionsrendite gemessen werden soll. In der Praxis, lässt sich auch nicht immer ohne Weiteres den ROI eines BPM Projektes berechnen. Denn sowohl indirekte als auch direkte Faktoren können für die Berechnung berücksichtigt werden, um die Rentabilität eines BPM Projektes darzustellen. Gerade diese Umstände machen die Berechnung des ROI in diesem schwierig.
Was die Messung des ROI so schwierig macht
Die Berechnung des ROI der meisten BPM Projekte besteht lediglich darin, die Kosten des BPM Tools vom daraus resultierenden Gewinn abzuziehen. Was wird aber als Gewinn nach der Einführung eines BPM Tools gezählt? Bei BPM-Programmen lassen sich nicht immer einfache und greifbare Resultate berechnen. So kann beispielsweise die Zusammenarbeit der Angestellten erleichtert werden, wodurch sie weniger Zeit für die Arbeitsprozesse aufwenden müssen. Ist jedoch die Zeitersparnis nicht messbar, kann nur mit Schätzung gerechnet werden.
Ein weiterer Punkt ist die Berücksichtigung der zusätzlichen Kosten in Zusammenhang mit BPM. Zum Beispiel ist zur Steigerung der Effizienz eventuell neue Hardware erforderlich. Einige Unternehmen verbuchen dies vielleicht als Kosten in Zusammenhang mit der Einführung einer BPM-Software, während andere es möglicherweise als Modernisierung, die ohnehin fällig war, betrachten. Wenn viele Elemente subjektiver Natur sind, ist die Berechnung der vollständigen Investitionsrendite eventuell nicht immer möglich. Daher ist deren Messung komplexer als bei anderen Arten von Investitionsprojekten.
Bevor Sie zu dem Schluss gelangen, die Messung der Investitionsrendite eines BPM-Programms lohne sich nicht oder ein BPM-Programm sei für Ihr Unternehmen nicht hilfreich, werfen Sie einen Blick auf diese Statistiken:
- 96 % der Unternehmen meldeten eine positive Investitionsrendite.
- 43 % der Unternehmen verzeichneten sehr positive Auswirkungen auf die Kosteneffizienz.
- 41,8 % der Unternehmen verbuchten sehr positive Auswirkungen auf Kundenbeziehungen.
- 55 % der Unternehmen meldeten eine Rendite, die mindestens doppelt so hoch war wie die ursprüngliche Investition.
Für die meisten Unternehmen ist die Investitionsrendite von BPM-Tools positiv. Sie selbst zu messen, hilft Ihnen, festzustellen, wie sehr Sie profitieren und ob noch Wachstumspotenzial vorhanden ist.
Direkte Faktoren zur Messung des ROI
Direkte Kosten und Gewinne sind meist sehr einfach heranzuziehen. In der Regel stellen sich die direkten Kosten beispielsweise wie folgt zusammen:
- Zeitaufwand des Projektteams und von beteiligten Fachpersonen
- Externe BPM Beratungsleistungen
- Lizenz und Unterhalt der BPM Suite
- Integration des BPM Tools
- Schulung der Mitarbeiter
- Hardware-Upgrades
Die direkten, messbaren Gewinn-Elemente umfassen Folgende Bereiche:
- gesteigerte Effizienz – schnellere Durchlaufzeit der Prozesse
- Konsistente Prozess-Ausführung – weniger Nacharbeit und weniger fehlgeschlagene Projekte im Vergleich zu früheren Jahren
- reduziertes Fehlerrisiko
- übersichtlichere, detailliertere Prozesse, die zu weniger zeitaufwändigen Audits führen
- genauer definierte Aufgabenbereiche der Mitarbeiter für weniger Überlappung und gesteigerte Effizienz
Dies alles sind direkte Vorteile, die sich wesentlich einfacher handhaben lassen. Der Vergleich der aufgewendeten Zeit vor und nach einer Prozessänderung ist relativ offensichtlich. Auch wenn für Ihr Unternehmen die Messung des ROI hier endet, dürften Sie auch dann noch ein positives Resultat erkennen, wenn Sie Ihr BPM Projekt in vollem Umfang ausschöpfen.
Indirekte Faktoren zur Messung des ROI
Die indirekten Faktoren für die Berechnung der Investitionsrentabilität sind etwas schwieriger zu messen. Eine umfangreiche wirtschaftliche Betrachtung der Renditen lohnt sich, da auf diese Weise das volle Potential von BPM Projekten dargestellt werden kann. Einige zu berücksichtigende indirekte Kosten könnten sein:
- Einarbeitungszeit
- Anpassungen und Weiterentwicklungen der BPM Suite
Einige verbreitete Beispiele indirekter Vorteile sind:
- reibungslosere und weniger zeitaufwändige Einführung von BPM in anderen Abteilungen
- verbesserte Kundenzufriedenheit durch optimierte Prozesse
- schneller Produktentwicklung oder Produktionszeiten durch optimierte Prozesse
- verbesserte Compliance und regulatorische Vorteile
- bessere Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern und Abteilungen
Je nach Art Ihres Unternehmens könnten Sie auch andere messbare indirekte Vorteile identifizieren. Zwar müssen Sie die Werte schätzen, die Vorteile addieren sich jedoch schnell.
Tipps für die Messung des ROI
Um den ROI für Ihr BPM-Projekt möglichst genau zu ermitteln, sollten Sie einige Richtlinien befolgen. Die Berücksichtigung folgender Punkte führt zu genaueren Resultaten:
- Legen Sie fest, welche geschäftlichen Ziele Sie mit der Verwendung eines BPM-Programms verfolgen – anhand dieser Ziele können Sie Verbesserungen ermessen.
- Messen Sie den ROI in unterschiedlichen Intervallen, um beste Resultate zu erzielen – prüfen Sie beispielsweise die Investitionsrendite über einen Zeitraum von drei oder fünf Jahren.
- Messen Sie jede schrittweise Einführung – während eine Abteilung vielleicht nur eine minimale Investitionsrendite erkennt, könnten andere eine wesentlich höhere Investitionsrendite feststellen, die BPM-Tools viel lohnender macht.
Es zahlt sich zudem aus, mit einem Unternehmen zusammenzuarbeiten, das Sie nicht nur bei der Einführung, sondern auch bei der Identifizierung und Messung Ihrer Resultate unterstützen und beraten kann. Sehen Sie sich an, wie unsere digitalen Beratungsdienstleistungen Ihnen helfen können, die richtigen Entscheidungen für Ihr Unternehmen zu treffen.