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Die Konsequenzen der meisten unvorhergesehenen Ereignisse in Projekten, in denen ich in irgend einer Rolle zu tun hatte, hätten verhindert oder wenigstens abgeschwächt werden können, wenn alle Projektstakeholder immer alle Informationen zur Verfügung gehabt hätten. Aber wie lässt sich das erreichen, wenn man nicht ein ständig laufendes Projektmeeting machen will? Schon nur wöchentliche Projektmeetings sind zu viel, und wenn man auch noch alle Stakeholders dabei haben will, kämen bald einmal mehrere Dutzend Leute zusammen. Ein unvorstellbarer Horror!
Ich spreche hier – wie man das von mir gewohnt ist – von Migrations- und Integrationsprojekten, die das Ziel haben, entweder etwas Neues zu implementieren oder etwas bestehendes zu ersetzen. Die meisten Projekte sind Migrations- und Integrationsprojekten1. Die Tatsache, dass es eine Auftraggeberseite (hier „Kunde“ genannt) und eine Auftragnehmerseite (hier „Lieferant“ genannt) gibt, führt dazu, dass es separate Projektmeetings beim Kunden und beim Lieferanten gibt sowie solche, an denen sowohl Kunden- als auch Lieferantenvertreter teilnehmen. Bei allen Meetings fehlt immer gerade jemand, der die benötigten Informationen hätte, so dass viele Traktanden mit der Feststellung schliessen, dass sich jemand darum kümmern und die nötigen Informationen zusammentragen werde.
Die wirklich wichtigen Entscheidungen finden aber manchmal auch ausserhalb der offiziellen Meetings statt. Entweder entscheidet das oder die Managements über die Köpfe der Projekjetleiter hinweg oder Projektmitarbeiter entscheiden etwas Inoffizielles in der Kaffeeecke.
Die Lösung könnte Social Project Management heissen.
Das deutsche Wikipedia kennt den Begriff überhaupt nicht. Von drei PM-Experten hat nur einer auf die Frage, warum Social PM so wenig beachtet wird, reagiert und zugegeben, dass ihm der Begriff fremd sei. Dabei gibt es unzählige Quellen im Web. Ein interessanter Artikel veröffentlichten Shilpa Gupta und Himanshu Bansal auf ihrer Website2
Das englische Wikipedia behandelt den Begriff zwar ganz gut, hängt Social PM aber an der Tatsache auf, dass Projektteams meistens verteilt seien und bleibt in diffuser Unbestimmtheit stecken.
Warum Social PM?
Eine typische Projektsituation wird von den meisten Leuten als etwas Komplexes wahrgenommen. In letzter Zeit wächst die Einsicht, dass Intuition eine wesentliche Voraussetzung ist, um komplexe Situationen erfassen und verarbeiten zu können. Ein Activity Stream, wie er von Social Media Systemen erzeugt wird, führt zu einer „ambient awareness“, die intuitiv zustande kommt und ein gutes Gefühl für das Projekt hervorbringt.
Das Kernstück müsste etwa so funktionieren, wie Facebook. Jeder Projektstakeholder schreibt, was er gerade macht. Viele dieser Einträge können auch automatisiert werden. Wenn z.B. jemand ein Programm installiert hat, dann kann eine Spidersoftware Teile aus dem Installationslog in das Social PM Tool übernehmen. Eine Punktevergabe à la Klout verleiht dem Erfassen der Aktivitäten einen gewissen sportlichen Eifer.
Manche mögen befürchten, dass ein Activity Stream zu einer Informationsüberflutung führt. Ich glaube, das Gegenteil ist der Fall. In einem Activity Stream liest man nicht jeden Eintrag sorgfältig, sondern erfasst mit einem Blick „what’s going on“. Das ist genau, was man unter Ambient Awareness versteht.
Was bringt Social PM?
- Ambient Awareness ist das intuitive Erfassen einer Situation, was die Achtsamkeit erhöht und die Ungewissheit reduziert. Dadurch können schwache Signale frühzeitig wahrgenommen werden, ein grosse Hilfe im Begegnen von Unvorhergesehenem.
- Das überaus wichtige Thema der Kommunikation in Projekten kann damit in den Griff bekommen werden. Die „Meetingitis“ kann eingedämmt werden. Das wirkt sich auch positiv auf die Kosten aus.
- Sowohl das klassische als auch das agile PM empfehlen, ein Projekttagebuch zu führen, um einerseits jederzeit Rechenschaft ablegen zu können und andererseits, um einen Überblick zu bewahren, was wann durch wen gemacht worden ist. Genau das wird durch ein Activity Stream gewährleistet.
Vielen wird Social PM suspekt vorkommen, weil Social Media höchstens für Marketingprofis brauchbar ist. Alle anderen, die sich damit befassen, sind eher digital nerds. So das gängige Clichee. Aber ich denke nicht, dass Social Media eine derartige Resonanz hätte, wenn nicht mehr dahinter stecken würde. Das Ganze steht und fällt selbstverständlich mit den Social Media Skills vor allem des Projektleiters, aber auch der übrigen Projektmitarbeiter. Daher müssten moderne PM-Ausbildungen unbedingt auch ein Social Media Modul enthalten!
1Ein Gegenstück zu Migrations- und Integrationsprojekten sind Entwicklungsprojekte, die etwas anders ticken und Zielobjekte von Scrum und anderen agilen Techniken sind.