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Eine bewährte Methode, um das Kriegsbeil zwischen Operations und Sales zu begraben, ist die Einführung eines regelmässigen (=monatlichen) MPS-Meetings. MPS steht dabei für Master Production Schedule.
Im MPS-Meeting vereinbaren Sales und Operations gemeinsam, was in den nächsten 12 (immer rollierend) Monaten beschafft, produziert und verkauft werden soll, und zwar für neue Produkte wie auch für das Ersatzteilgeschäft. Nebst den genannten Parteien empfehle ich, dass auch die Finanzabteilung in das Meeting miteinbezogen wird, weil gerade bei langen Beschaffungszeiten und langen Zahlungsterminen die im Meeting getroffenen Entscheide sehr Cash-relevant sein können.
Das MPS-Meeting benötigt entsprechend Vorbereitung von allen Teilnehmern. Sales bereitet einen Verkaufsplan für die nächsten 12 Monate vor. Dieser beinhaltet einerseits bereits vorhandene Bestellungen und andererseits auch einen Forecast, immer nach bestem Wissen und Gewissen. Der Plan umfasst die Produkte und geplanten Liefertermine, im Investitionsgütergeschäft reicht normalerweise auf die Woche genau, hinten hinaus auf den Monat. Wichtig ist, dass sowohl neue Produkte als auch Ersatzteile für bestehende Produkte im Feld miteinbezogen werden. Idealerweise wird dieser Plan eine Woche vor dem MPS-Meeting Operations zur Verfügung gestellt.
Operations erstellt den Produktionsplan und versucht dabei, den Sales Plan möglichst genau umzusetzen. Beinhaltet der Sales Plan grosse Spitzen oder den berühmten „Hockey-Stick“ gegen Ende Jahr des Kalenderjahrs, muss Operations den Plan nivellieren und glätten, damit jederzeit die Kapazitäten ausreichen. Basierend auf der aktuellen Beschaffungssituation im Markt erarbeitet Operations auch einen Vorschlag, wieviel Material bis wann bestellt und beschafft werden soll, um den Plan auch umsetzen zu können. Das gleiche gilt für fehlende Kapazitäten. Wann muss zusätzliches wieviel Personal eingestellt und trainiert werden oder was wird zusätzlich an Produktionsequipment wann benötigt, das noch nicht budgetiert wurde.
Im MPS-Meeting werden nun die beiden Pläne vorgestellt und gemeinsam diskutiert. Ziel ist, dass am Ende des Meetings Konsens zwischen Sales, Operations und Finance herrscht, was in den nächsten 12 Monaten beschafft, produziert und verkauft werden soll und welche Lagerbestände und Produktionskapazitäten dafür aufgebaut (oder reduziert) werden müssen. Sales, Operations und Finance „committen“ sich alle. Der so gemeinsam erarbeitete Plan ist damit für alle Parteien verbindlich.
Das allererste MPS-Meeting benötigt am meisten Vorbereitung und beinhaltet üblicherweise auch am meisten Diskussionsbedarf. In allen folgenden MPS-Meetings werden nur noch die Änderungen besprochen, die es seit dem letzten Meeting gegeben hat. Dazu gehören natürlich der zusätzliche Monat am Ende der rollierenden 12-Monats-Periode, aber auch kurzfristigere Änderungen, die auf neuen kundenseitigen oder beschaffungsseitigen Erkenntnissen beruhen.
Zu Beginn kann gut mit Excel-Listen gearbeitet werden. Es lohnt sich aber, um die Vorbereitung so effizient wie möglich zu gestalten, nach einiger Zeit das ERP- und – falls vorhanden – das MES-System miteinzubeziehen und falls notwendig entsprechend programmieren zu lassen, damit die Pläne direkt in den entsprechenden Systemen erzeugt und bearbeitet werden können.
Die persönliche Erfahrung zeigt, dass mit dem MPS-Meeting viel gegenseitiges Verständnis aufgebaut werden kann und die gegenseitige Verbindlichkeit stark zunimmt. Viel Stress und Hektik wird vermieden, denn „wir haben das doch gemeinsam im letzten MPS-Meeting so vereinbart“.
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