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Différences entre la somme des données exportées et la somme des données présentées dans eErgo
Si vous exportez des prestations dans un fichier Excel, les montants par facture sont arrondis à 5 centimes selon le système de MediData, car la facturation ne peut se faire qu'à 5 centimes près. En interne, les prestations et les factures sont toutefois enregistrées sans être arrondies. L'arrondi vers le haut ou vers le bas n'a lieu chez nous que lorsqu'une facture est envoyée ou une exportation est établie.
Dans le tableau d'eErgo, les valeurs non arrondies sont toutefois représentées. Il y a donc une différence minimale entre la somme des montants arrondis et la somme des montants non arrondis.
C'est le point crucial qui provoque souvent la confusion chez nos clients - la somme de tous les montants dans le fichier Excel est la somme de tous les montants arrondis et non la somme des montants non arrondis, tels qu'ils sont présents dans eErgo (c'est-à-dire avant l'exportation).
Les montants diffèrent certes de manière minime, mais ils sont toujours corrects - l'un d'entre eux est simplement arrondi, comme l'assurance et la comptabilité en ont besoin pour le traitement des données.
Il est important de savoir que, statistiquement, ce montant n'augmente pas si vous avez plus de factures. Lors de l'arrondissement des montants, certaines factures sont arrondies vers le bas et d'autres vers le haut. Selon les statistiques, cela s'équilibre, quel que soit le nombre de factures. La différence minimale est certes maintenue, mais elle ne joue aucun rôle dans ce sens.
En bref, si vous constatez une différence entre les montants, ne vous inquiétez pas. Cette différence est normale et doit presque se produire - elle est pertinente pour la comptabilité.
Nous vous recommandons, si vous tenez votre comptabilité vous-même, de travailler avec Excel. Cela présente 2 avantages :
En résumé, encore une fois : Vous ne devez pas craindre que nos calculs soient erronés - les totaux sont simplement calculés différemment. Tant que vous avez besoin des données pour des raisons de vue d'ensemble et que vous ne devez pas les transmettre à une fiduciaire pour la comptabilité, la différence d'arrondi est si petite que vous pouvez utiliser les tableaux d'eErgosans crainte.
Différences entre le statut des factures exportées et le statut des factures présentées dans eErgo
Dans ce cas là, une explication logique existe : il peut y avoir des différences entre les statuts des factures exportées et ceux des factures représentées dans le logiciel.
Aussi bien dans l'exportation que dans toutes les représentations dans eErgo, nous établissons le statut actuel des factures sur la base des données de l'instant présent. Cela signifie que le statut d'une facture change au moment du changement de statut (p. ex. lors de l'importation des paiements).
Par exemple : si vous exportez début janvier 2021 un fichier Excel pour l'année 2020, le statut de chaque facture sera calculé sur la base de toutes les prestations et de tous les débiteurs dont le système dispose à ce moment-là ; par exemple le statut 'en suspens'.
Si vous ajoutez des débiteurs pour l'année 2020 à la mi-janvier 2021 et que vous exportez à nouveau, l'exportation pour l'année 2020 tiendra compte des nouveaux débiteurs que vous avez ajoutés - il s'agit donc d'une exportation "actualisée". La facture en suspens pourrait par exemple changer de statut et devenir 'acceptée'.
Nous essayons toujours de présenter une exportation aussi complète que possible - ce qui signifie que dans les cas où des données sont ajoutées rétroactivement, comme dans l'exemple ci-dessus, la même exportation peut être différente.
Un autre exemple pour illustrer cela :
Une facture qui avait le statut 'en attente' au 31 décembre 2020 sera également représentée comme 'en attente' dans l'exportation pour l'année 2020. Mais si vous saisissez maintenant dans eErgoun paiement en janvier 2021 pour la même facture, celle-ci sera représentée dans eErgocomme 'acceptée (payée)'. Le statut ne sera par contre pas actualisé dans le fichier excel.
En résumé : Il peut y avoir des états différents - mais cela est correct, dans le cas contraire, l'exportation ne serait pas à jour et serait faussée.