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L’employeur doit-il payer les frais de formation de ses employés?
Un travailleur suit une formation complémentaire ou continue: dans quels cas l’employeur doit-il la payer? Quelles autres possibilités de financement existent?
Droit et obligations de l'employeur
La loi prévoit que les frais d’une formation exigée par l’employeur et/ou indispensable à l’exécution des tâches confiées sont impérativement à charge de l’employeur (art. 327a CO et art. 13 al. 4 OLT1). Il s’agit des frais d’inscription, de cours et d’examen, des frais de déplacement ainsi que du salaire correspondant aux heures de cours1. L’employeur n’a en revanche pas l’obligation de rembourser les frais relatifs à une formation qu’il exige avant le début du travail, comme condition préalable à l’engagement2.
Lorsqu’un travailleur demande à suivre une formation destinée à améliorer sa capacité professionnelle (formation qui lui confère un avantage durable sur le marché du travail), qui n’est pas liée à un employeur déterminé ou à un produit spécifique, l’employeur est libre de payer le salaire et/ou les frais relatifs à cette formation. S’il décide de payer en tout ou en partie le salaire et/ou les frais de cette formation qui n’est pas imposée par l’exécution du travail, l’employeur peut convenir avec le travailleur d’un remboursement de ces frais et/ou du salaire des heures consacrées à cette formation au cas où le travailleur quitterait son emploi avant l’écoulement d’une certaine période. Cette convention doit être conclue par écrit avant le début de la formation et prévoir en termes clairs les montants à rembourser ainsi que la durée de la période de remboursement3. En général, une telle convention prévoit un remboursement dégressif en fonction du temps écoulé.
Financement étatique
Depuis le 1er janvier 2018, la loi sur la formation professionnelle et son ordonnance4 permettent à une personne ayant suivi un cours de préparation à un brevet fédéral ou à un diplôme fédéral et ayant passé l’examen correspondant (peu importe qu’elle l’ait réussi ou raté), de demander le remboursement de 50% des frais de cours qu’elle a elle-même versés à l’institut de formation, à concurrence de neuf mille cinq cents francs pour un brevet ou de dix mille cinq cents francs pour un diplôme. Encore faut-il que cette personne soit domiciliée en Suisse au moment de la notification de la décision de réussite ou d’échec à l’examen, que le cours en question figure sur la liste établie par la Confédération4 et que les frais de cours atteignent au moins mille francs.
Ce financement axé sur la personne ne vise donc que des cas particuliers (remboursement partiel des frais de cours de certaines formations à des personnes domiciliées en Suisse et ayant elle-même payé l’institut de formation). A cette subvention fédérale peuvent s’ajouter des financements cantonaux (par exemple le chèque formation à Genève).
Synthèse
Axé sur la personne, la subvention fédérale précitée ne peut être perçue si l’employeur paie l’intégralité des frais de cours à l’institut de formation. Ce n’est donc que si le travailleur paie tout ou partie des frais de cours directement à l’institut de formation que la subvention entre en ligne de compte. Cette subvention sera calculée uniquement sur les frais de cours versés directement à l’institut de formation par le travailleur. Les frais avancés ou remboursés par l’employeur au travailleur n’ont pas d’incidence sur le montant de la subvention.
S’il s’agit d’une formation menant à un brevet ou à un diplôme fédéral, suivie sur ordre de l’employeur ou indispensable à l’exécution du travail, l’employeur ne peut en mettre les frais à la charge du travailleur. L’employeur a intérêt à avancer les frais de cette formation au travailleur (plutôt que de payer lui-même l’institut de formation) et, avant le début de la formation, de convenir avec le travailleur que ce dernier paiera lui-même l’institut de formation, fera la demande de subvention dans les deux ans suivant la notification de la décision d’examen, puis remboursera à l’employeur la somme reçue de la Confédération.
En revanche, lorsqu’un travailleur demande lui-même à suivre une formation menant à un brevet ou à un diplôme fédéral non indispensable à l’exécution de son travail, l’employeur qui choisit de prendre en charge tout ou partie des frais de cette formation a intérêt à convenir avec le travailleur, avant le début de la formation, qu’il avancera ou remboursera au travailleur tout ou partie des frais, charge à ce dernier de payer l’intégralité des frais directement à l’institut de formation, de faire la demande de subvention en temps utile et, s’il y a eu avance, de rembourser à l’employeur la subvention perçue.
Cette convention sera assortie d’une clause de remboursement dégressif au cas où le travailleur n’achèverait pas la formation ou ne resterait pas au service de l’employeur pendant la période convenue. Les cas dans lesquels la subvention ne peut être versée devraient aussi être réglés dans cette convention (travailleur domicilié hors de Suisse au moment de la notification de la décision de réussite ou d’échec à l’examen, délai pour la demande de remboursement dépassé, etc.).
1 Philippe Carruzzo, Le contrat individuel de travail, Zurich, Bâle, Genève, 2009, n°3 ad art. 327a CO et arrêt du TF 4D_13/2011 du 14 avril 2011 et la doctrine citée.
2 Christian Favre, Charles Munoz, Rolf A. Tobler, Le contrat de travail, Code annoté, 2e éd., Lausanne, 2010, rem. 1.8 ad art. 327a CO et la jurisprudence citée.
3 Marie-Gisèle Danthe, Commentaire du contrat de travail, J.-Ph. Dunand etP. Mahon (éd.), Berne, 2013, n° 17 ad art. 327a CO et les références citées.
4 Art. 52 ss LFPr et 66a ss OFPr.
5 www.sbfi.admin.ch >Formation, La formation professionnelle supérieure > Contributions pour cours préparatoires aux examens fédéraux (menu de gauche).