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Wer Formulare erstellt, der hat mindestens eine vage Vorstellung, in welcher Form die einzelnen Felder ausgefüllt werden sollen. Somit macht es Sinn, Formularfelder und deren Inhalte vorzudefinieren. Eine Möglichkeit sind Dropdown-Listen, welche wir in diesem Beitrag behandelt haben. Man kann also die Möglichkeit "Frau"/"Mann" mittels Auswahlliste vorgeben. Folglich wird niemand "Fr."/"Herr" oder dergleichen hineinschreiben können.
Gleich wie bei der Erstellung der Dropdown-Liste gehst Du via dem Menüpunkt "Daten" auf "Datenüberprüfung". In den Einstellungen definierst Du, welche Werte überhaupt gestattet sind – standardmässig ist jeder Wert erlaubt:
Das heisst, dass wir zu Beginn in jeder Zelle einen beliebigen Text, eine beliebige Zahl oder Formel schreiben können – nichts hindert uns daran. In einem Formular sollen die Eingabemöglichkeiten so weit als möglich eingeschränkt werden. Dies kann geschehen, indem man konkret eine ganze Zahl, ein Datum oder eine spezifische Textlänge verlangt. Bei einem Datum kann man zudem ein Start- und Enddatum festlegen, um die Eingabe weiter einzuschränken. Damit auch mögliche Vertipper, Zahlendreher etc. eher vermieden werden können, kann beispielsweise auch die Formel "=HEUTE()" als Enddatum hilfreich sein:
Eine Postleitzahl beispielsweise kann man mittels Ganzzahl zwischen 1'000 und 9'999 eingrenzen:
Ähnlich wie die Eingrenzung von Daten funktioniert auch die Textlänge. Eine Telefonnummer kann man beispielsweise darüber steuern, indem man im Minimum und auch im Maximum 10 Zeichen verlangt. Die Nummer 0791234567 kann mittels Apostroph (') erfasst werden. Solche Besonderheiten sind für den Benutzer oder die Benutzerin nicht immer sofort klar und verständlich – damit man sicher versteht, wie die Informationen genau einzutragen sind, sollte man möglichst behilflich sein. In der Datenüberprüfung findet man nämlich weitere Register ("Eingabemeldung" sowie "Fehlermeldung") – diese Zusatzangaben steigern die Benutzerfreundlichkeit enorm! Als Beispiel für ein Datum kann man "Bitte geben Sie hier ein Datum im Format 01.01.2016 ein" (oder TT.MM.JJJJ) als Eingabemeldung hinterlegen. Sobald man nun auf das entsprechende Feld geht, erscheint eine Art Kommentar:
Wer sich nicht an das entsprechende Format hält, der wird eine Fehlermeldung erhalten. Die Standardmeldung ist nicht unbedingt ansprechend, deshalb empfehle ich, die Fehlermeldung präzise zu formulieren und möglichst mit einem Beispiel zu versehen.
Mit diesen entscheidenden Details können Formulare und deren Inhalte gelenkt werden, was wiederum bei der Weiterverarbeitung enorm an Aufwand einspart und insgesamt die Qualität steigert.
Eine weitere Möglichkeit, Deine Formulare und Vorlagen zu optimieren, ist das komplette Ausblenden von Tabellenblatt-Leiste und Bildlaufleiste (Scroll Bar). Alles zu diesen Optionen findest Du in diesem Beitrag.