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Eine überzeugende Rede verlangt eine sorgfältige Vorbereitung. Ein ungeübter Redner oder eine ungeübte Rednerin sollte sich davor hüten, eine längere Stegreifrede halten zu wollen - auch wenn die Umstände noch so günstig erscheinen mögen. Hinter einer informativen, durchdachten Rede stehen viele Gedanken und Arbeitsgänge - und nur selten spontane Einfälle.
Die Vorbereitung betrifft die folgenden Hauptbereiche:
1. Publikum
2. Ziel
3. Inhalt
Die Art der Vorbereitung hängt weitgehend von der Person und Arbeitstechnik des Redners oder der Rednerin ab. Patentrezepte lassen sich daher kaum geben. Der Phasenplan auf der nächsten Seite bietet Ihnen aber eine gewisse Orientierungshilfe.
Winston Churchill wurde einmal gefragt, wie lange er zur Vorbereitung einer Rede brauche. Er soll geantwortet haben: "Wenn ich nur zehn Minuten sprechen darf, so brauche ich eine Woche Vorbereitung. Steht mir eine Stunde zur Verfügung, so brauche ich zwei Tage. Habe ich aber unbegrenzt Redezeit, so kann ich sofort mit Sprechen beginnen".
Phasen der Redevorbereitung
Bestimmung des Themas
Publikumsanalyse
Festlegung des Redeziels
Stoffsammlung
Grobgliederung
Aufbereitung des Themas
Ausformulierung Beginn und Schluss
Überprüfung
Endgültige Fassung
Üben, üben, üben
Bestimmung des Themas
In der ersten Phase der Redevorbereitung befassen wir uns mit dem Gegenstand derAusführungen:
Wie lautet das Thema genau?
Kann ich es noch ändern?
Muss oder darf ich es eingrenzen, erweitern?
Was gehört alles zum Thema und was nicht?
Wem es gelingt, sein Thema genau zu erfassen, läuft weniger in Gefahr, davon abzuweichen oder daran vorbeizureden.
Häufig erhält der Redner oder die Rednerin nur ein vage formuliertes Oberthema. Hier empfiehlt es sich, das Thema einzugrenzen und einen spannenden Titel zu formulieren.
Nehmen wir als Beispiel folgendes Oberthema:
"Die Schweiz und der EG-Binnenmarkt"
Hierzu sind unter anderem folgende Titel möglich:
"Auswirkungen des EG-Binnenmarktes auf die schweizerische Wirtschaft" oder
"Die Schweizer Industrie im Banne des europäischen Binnenmarktes"
Häufig wirkt ein als Frage formulierter Titel besser:
"Wie wirkt sich der EG Binnenmarkt auf die Schweiz aus?" oder
"Die Schweiz - Appenzell Europas?"
Publikumsanalyse
Vergessen Sie nun alles, was Sie inhaltlich anzubieten haben und fragen Sie sich, was Ihre Zuhörer/-innen auch wirklich interessieren könnte. Wir wissen, dass im wesentlichen die eigene Betroffenheit aber auch die Nähe, Verständlichkeit und Personalisierung dazu beitragen, Interesse zu wecken (und dann während des Vortrags auch die Aufmerksamkeit zu sichern).
Kurz gesagt geht es darum, die Gemeinsamkeiten meiner Information im Hinblick auf die Interessen der Zuhörer/-innen zu finden (vgl. untenstehende Abb.).
Gemeinsamkeiten zwischen Information und Interesse beim Publikum:
Die folgenden Fragen können Ihnen bei der Publikumsanalyse helfen:
Was kann ich bei den Zuhörerinnen und Zuhörer an Wissen bereits voraussetzen? Sind es Fachleute oder ein Laienpublikum? (Sprache anpassen!).
Warum sind meine Informationen gerade für dieses Publikum wichtig?
Welche Informationen braucht der Zuhörer/-innenkreis, um meine Ausführungen zu verstehen und meinen Überlegungen folgen zu können?
Kann Interesse vorausgesetzt werden? (Sind sie freiwillig oder gezwungenermassen da?)
Welche Erwartungen, Vorurteile haben die Zuhörer/-innen?
Ist mit Zustimmung oder mit Ablehnung zu rechnen?
Vor wie vielen Leuten spreche ich?
Eine Schwierigkeit ergibt sich bei Gruppen, die sich aus völlig verschiedenen Leuten zusammensetzen (was in der Praxis bei öffentlichen Vorträgen und Orientierungen gar nicht so selten vorkommt). Hier können Pinwände mit vorbereiteten Fragen einen Überblick über den "Standort" der Teilnehmenden verschaffen, wenn auch erst in letzter Minute.
Festlegen des Redeziels
Ob wir mit unserer Rede drei Kollegen und Kolleginnen überzeugen, an einer Fachtagung 200 Leute informieren, oder unseren Chef bzw. unsere Chefin für eine neue Idee begeistern wollen, wird die Auswahl von Informationen oder Argumenten (und schliesslich auch die gesamte Präsentation) nachhaltig beeinflussen.
Deshalb ist es so wichtig, dass wir uns über das Ziel unserer Präsentation eindeutig im klaren sind. Um uns dies bewusst zu machen, ist es hilfreich, sich die Frage "Was will ich mit meiner Präsentation erreichen?" auch wirklich zu beantworten.
Erst wenn Sie sich ein Ziel gesetzt haben, sind Sie in der Lage, Ihre Rede wirkungsvoll aufzubauen.
Ziele können sein: Zusammenfassen, aufklären, begründen, begeistern, orientieren, beeinflussen, ausbilden, danken, verkaufen, überzeugen u.a.m.
Stoffsammlung
Die Auswahl der Inhalte, die wir vermitteln wollen, treffen wir also im Hinblick auf das Thema, unser Publikum und das klar definierte Vortragsziel.
Die geeigneten Informationen zum richtigen Zeitpunkt zu finden, ist mitunter nicht ganz einfach. Falls wir öfter in die Lage kommen, über gewisse Themen referieren zu müssen, tun wir gut daran, uns ein Archiv anzulegen. Nach einer gewissen Zeit werden wir nicht mehr so stark damit belastet sein, genügend passende Informationen und Materialien zusammenzukriegen.
Als nächstes wird sich die Frage der Auswahl derjenigen Unterlagen stellen, die uns für den Vortrag am besten geeignet erscheinen. Es gilt das Vorhandene zu sichten, Aktuelles hinzuzufügen und die bestehenden Unterlagen zu ordnen.
Grobgliederung
Nachdem Sie Ihr Material beisammen haben, folgt der anspruchsvollste Schritt: Die Auswahl der gesammelten Informationen, Gedanken und deren Gliederung.Etwas weniger Geübte befürchten oft, zu wenig Stoff zu haben. Erfahrenere wissen, dass das Gegenteil zutrifft: die Gefahr ist grösser, dass die Zeit für die Präsentation des vorbereiteten Stoffs eher zu kurz sein wird!
Aufbereitung
Nach der Auswahl des Stoffes und der ersten Gliederung folgt nun die detaillierte Aufbereitung und Ausarbeitung der Rede.
Die blossen Fakten oder Informationen lassen sich mit einem Luftballon vergleichen, wenn er leer ist. Unsere Aufmerksamkeit weckt er erst, wenn er aufgeblasen durch die Lüfte schwebt. In bezug auf unsere Präsentation heisst dies: die trockenen Informationen mit unserer Phantasie zu beflügeln, also anschaulich und einfach, lebendig, persönlich und phantasievoll aufbereiten und dann auch vortragen.
Die Stoffaufbereitung ist ein sehr kreativer Prozess, der sich aus Finden und Erfinden zusammensetzt. Erfinden heisst nun, dasjenige hinzufügen, das ich bereits an eigenen Informationen und Erfahrungen parat habe und dieses nun geschickt mit dem recherchierten Material verknüpfen.
Ein kleiner Trost noch: Die Stoffaufbereitung ist meistens kein problemloses Aneinanderreihen von Daten, Fakten und Argumenten. Erst recht verläuft es meist nicht in klar strukturierten, gemächlichen und befriedigenden Arbeitsschritten, die einander logisch folgen. Vielmehr ist es ein stetes Abwägen von Für und Wider, ein oft entnervendes Hin und Her!
Zur Ausarbeitung der Rede gehört auch das Erstellen einer persönlichen Textvorlage. Weiter unten wollen wir auf verschiedene Formen von Textvorlagen eingehen.
Ausformulierung von Beginn und Schluss
Anfang und Schluss einer Rede müssen besonders sorgfältig vorbereitet werden: Der Anfang hinterlässt einen ersten prägenden Eindruck - und der Schluss bleibt haften. Da diese beiden Redeteile von entscheidender Bedeutung sind, sollten Sie die genaue Formulierung nicht der Laune des Augenblicks überlassen: Formulieren Sie die ersten und letzten Sätze wörtlich aus und schreiben Sie sie auf.
Überprüfung und endgültige Fassung
Die Rede ist nun inhaltlich fertiggestellt. Lassen Sie nun Ihre Notizen einige Tage ruhen, bevor Sie die ganze Rede anhand der folgenden Fragen gründlich überprüfen:
Wirkt die Rede in sich geschlossen, oder stelle ich Gedankensprünge fest?
Passen Anfang und Schluss zum Inhalt?
Erreiche ich so mein Redeziel?
Halte ich die vorgegebene Redezeit ein?
Stelle ich ungewollte Wiederholungen fest?
Üben
Wichtig ist, eine Rede zu üben (nicht auswendig zu lernen!). Das soll nicht nur im Geist geschehen. Üben Sie die Rede laut vor dem Spiegel oder noch besser vor einem kritischen Zuhörer oder einer kritischen Zuhörerin. Dabei ist vor allem auch auf die Zeit zu achten: Es ist schwierig, den Zeitbedarf einer Rede richtig einzuschätzen.
Räumen Sie der ganzen Vorbereitung der Rede nicht zu wenig Zeit ein. Von Voltaire ist das treffende Zitat überliefert: "Verzeiht, dass ich Euch einen langen Brief schreibe, für einen kurzen habe ich keine Zeit". Dieser Ausspruch lässt sich gut mit dem Vorbereiten einer Präsentation vergleichen. Denn es ist tatsächlich so, je kürzer der Auftritt desto gründlicher muss die Vorbereitung sein. Bei einer 20-minütigen Präsentation rechnen wir mit einer Vorbereitungszeit von rund 30 Minuten pro Vortragsminute, d.h. also stolze 10 Stunden.
Für jede Vortragsminute 30 Minuten Vorbereitungszeit:

20 Minuten

Präsentation

2 Stunden

Persönliche Vorbereitung (Probelauf, Medientechnik, Regie, Diskussionsstrategie)

4 Stunden

Produktion (Zeichnen, Fotografieren, Computergrafik - Delegation und Kontrolle)

3 Stunden

Konzeption (Materialsammlung, Visualisierung, Strukturierung)

1 Stunde

Vorentscheidung (Publikumsanalyse, Ziele, Medienwahl)