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Mit der Einführung des neuen Lohnausweises im Jahr 2007 wurde auch das Thema Spesen formalisiert und vereinheitlicht. Seit diesem Zeitpunkt sind in jedem Kanton genehmigte Spesenreglemente möglich, und ein vom Sitzkanton genehmigtes Spesenreglement wird für Arbeitnehmer mit Wohnsitz in allen Kantonen anerkannt. Die genauen Regelungen finden sich in der Wegleitung zum neuen Lohnausweis, die von der Schweizerischen Steuerkonferenz herausgegeben wurde.
Welche Arten von Spesen gibt es?
Effektive Spesen
Dazu gehören alle Spesenentschädigungen, die im Rahmen der effektiv entstandenen Kosten gegen Beleg vergütet werden. Ebenso zu den effektiven Spesen gehören der Einfachheit halber pauschale Vergütungen, die für jedes tatsächlich stattgefundene Ereignis vergütet werden, beispielsweise eine Pauschale von CHF 20.– pro Mittagessen im Ausseneinsatz.
Pauschalspesen
Darunter fallen alle pro Zeitraum und unabhängig von den tatsächlichen Kosten entrichteten Pauschalen, so zum Beispiel Telefon- oder Internetpauschalen für die geschäftliche Nutzung der privaten Infrastruktur. Ebenso in diese Kategorie fallen die pauschalen Repräsentationsspesen von leitendem Personal und Aussendienstmitarbeitern, die anstelle der effektiven Entschädigung von kleinen Auslagen erfolgt.
Die Wegleitung zum Lohnausweis
Die Wegleitung zum Lohnausweis gibt ein paar grundsätzliche Regelungen für die Vergütung von effektiven Spesen vor. Falls diese eingehalten werden, werden die effektiven Spesen ohne Weiteres akzeptiert und sind im Lohnausweis nicht mehr betragsmässig aufzuführen. Stattdessen wird nur deklariert, dass diese Grundsätze eingehalten wurden. Pauschalspesen sind weiterhin betragsmässig aufzuführen, und die Steuerverwaltung des Mitarbeiters beurteilt diesein der Veranlagung individuell.
Genehmigtes Spesenreglement
Es besteht die Möglichkeit, ein Spesenreglement von der Steuerverwaltung des Sitzkantons genehmigen zu lassen. Hierbei handelt es sich um eine Vereinbarung zwischen Unternehmen und Steuerverwaltung, in der sich das Unternehmen verpflichtet, nur Spesen im Rahmen dieses Reglements zu vergüten, während im Gegenzug die Steuerverwaltungen in der ganzen Schweiz die bezahlten Spesen als solche akzeptieren und ohne Weiteres auf eine Aufrechnung als Lohn verzichten. In der Regel wird diese Beurteilung auch von der AHV und den anderen Sozialversicherungen übernommen. Das Spesenreglement soll grundsätzlich dem Standart der schweizerischen Steuerkonferenz entsprechen. Es lässt aber auch Spielraum für Firmenspezifische Regelungen zu. In begründeten Fällen kann von den Grundsätzen aus der Wegleitung abgewichen werden. Im Lohnausweis ist auf das genehmigte Spesenreglement hinzuweisen, und auch hier entfällt die Angabe der effektiven Spesen. Die pauschalen Spesen sind betragsmässig aufzuführen, es besteht jedoch keine Gefahr einer Aufrechnung.
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