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Kennen Sie das Gefühl: Sie lesen eine E-Mail in Ihrem Posteingang und müssen sich erst einmal am Kopf kratzen. Was meint die Chefin da genau? Sie fragen vielleicht Kollegen in Ihrem Team, was sie verstehen. Am Ende, nach einer Rückfrage, haben Sie es verstanden, fast jedenfalls.
Was wir schreiben, ist oft unklar und kostet Zeit
Josh Bernoff, Autor und Kommunikationsexperte, hat Anfang dieses Jahres eine Studie über «Business Writing» gemacht. Er fragte Manager, Analysten, Führungskräfte und Berater, wie effektiv das geschriebene Material war, dass sie erhielten. Das Material wurde als nicht so gut eingeschätzt. Allerdings: Was sie selber schreiben, das sei in ihren Augen klar und effektiv.
Sie sehen die Diskrepanz. Wir lernen daraus, uns an die eigene Nase zu fassen:
- Bekomme ich oft zeitaufwendige Rückfragen?
- Gibt es gar Missverständnisse in meinem Team?
- Schreibe ich wirklich klar und präzis?
Es lohnt sich, den eigenen Schreibstil zu überdenken. Wie viel Zeit verbringen wir damit, zu schreiben oder zu lesen? E-Mails mit Anfragen, Anleitungen, Anweisungen, Reports, Mitschriften usw. Für eine klare Teamkommunikation braucht es einen klaren Schreibstil.
Wenn Sie etwas Längeres oder Kompliziertes schreiben müssen, helfen diese vier einfachen Regeln.
Vier Schreibtipps für Unternehmen für klare Kommunikation
1. Zuerst planen
Bevor Sie loslegen, sollten Sie eine kurze Übersicht niederschreiben. Am besten fassen Sie für sich in wenigen Sätzen zusammen, was Sie erreichen wollen.
Sie könnten dieses Sätze auch mit der Diktierfunktion Ihres Smartphones aufnehmen und später abhören. Überlegen Sie sich dann:
- Was ist der wichtigste Punkt meiner Botschaft?
- Kommen meine Ziele rüber?
- Ist meine so Gliederung sinnvoll?
- Habe ich nichts vergessen?
Bei grösseren Schreibprojekten könnten Sie jetzt auch schon ein kurzes Feedback einholen.
2. «Konzis» schreiben
Konzis schreiben meint, keinen Satz zu wenig, aber auch keinen Satz zu viel zu schreiben. Natürlich sprechen wir nicht über Höflichkeitsfloskeln!
Überdenken Sie kurz, ob es die letzten acht Sätze wirklich gebraucht hat – oder waren sie eher verwirrend? Sie werden sehen: Ihr Team wird Ihnen diesen Schritt danken.
Wichtige Dokumente lässt man besser einen Tag liegen und schaut am nächsten Tag noch einmal drauf. Dann ist man nicht mehr in den eigenen Gedankengängen gefangen und erkennt eher, wo man sich verrannt hat.
3. Zielgruppengerecht schreiben
Wem schreibe ich eigentlich? Welches Hintergrundwissen hat die Person?
Stellen Sie sich immer die Person vor, der sie schreiben. So schreibt man einfacher zielgruppengerecht. Wenn Sie sie nicht kennen, verfügen Sie doch über genug Informationen. Stellen Sie sich einfach jemand anderen vor, der einen ähnlichen beruflichen Hintergrund hat.
4. Schlechte Gewohnheiten erkennen
Holen Sie sich vom Team Feedback ein, bevor Sie etwas abschicken oder einreichen. Auch nachträglich lohnt es sich, regelmässig um ehrliche Meinungen zu fragen. So erkennen Sie eventuell, dass Sie immer wieder dieselben Fehler machen. Manche Menschen überspringen wichtige Gedankensprünge, andere verlaufen sich in Details, so dass man den roten Faden verliert.
Viel Erfolg bei Ihren kommenden Schreibprojekten!
Janine Wolf-Schindler