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Das Wiener Übereinkommen vom 24. April 1963 über konsularische Beziehungen enthält die Bestimmungen für die Aufnahme konsularischer Beziehungen, die Errichtung konsularischer Posten, die Wahrnehmung konsularischer Aufgaben sowie die Ernennung und Zulassung von Chefinnen oder Chefs konsularischer Posten.
Voraussetzungen für die Errichtung und den Erhalt eines konsularischen Postens, der von einer Berufs-Konsularbeamtin bzw. einem Berufs-Konsularbeamten geleitet wird
Im Allgemeinen verfolgt die Schweiz diesbezüglich eine restriktive Politik. Die Notwendigkeit einer akkreditierten offiziellen Vertreterin bzw. eines akkreditierten offiziellen Vertreters ist sachlich nachzuweisen. Anzugeben sind die Grösse der ausländischen Gemeinschaft und der Umfang der aktuellen (Statistiken) und prognostizierten Beziehungen in Handel, Tourismus, Kultur und Wissenschaft zwischen dem Entsendestaat und dem neuen Konsularbezirk. Gleiches gilt für die aufgrund der Präsenz einer offiziellen Vertretung erwartete Entwicklung. Selbst nach der Errichtung eines Postens behält sich das EDA jederzeit das Recht vor, zu prüfen, ob es objektiv notwendig ist, den Posten zu erhalten.
Angesichts der geringen Grösse des Schweizer Hoheitsgebietes werden grundsätzlich neben der konsularischen Abteilung bei der Botschaft in Bern nur Gesuche um Eröffnung eines einzigen zusätzlichen konsularischen Postens pro Sprachregion (Deutschschweiz, Westschweiz und Tessin) geprüft.
Der Sitz des Postens muss sich zwingend in einer Kantonshauptstadt befinden (mit Ausnahme des Tessins, wo auf begründetes Ersuchen auch die Stadt Lugano als Sitz des Postens zulässig ist). Als Kantonshauptstadt gelten das Stadtzentrum und die von den städtischen Verkehrsbetrieben (ohne Fern- und Regionalverkehr) bedienten Gemeinden.
Eine spätere Adressänderung des Sitzes des konsularischen Postens bedarf der vorgängigen Zustimmung des EDA (Protokoll).
Die Konsularbezirke dürfen sich in ihrer Zuständigkeit nicht überschneiden und müssen sich an den Kantonsgrenzen ausrichten.
Der offizielle Wohnsitz der Postenchefin bzw. des Postenchefs muss in der Stadt des Sitzes des Postens oder in einer daran angrenzenden Gemeinde liegen (für die Städte Genf und Basel: in der Stadt des Sitzes des Postens oder in einer angrenzenden Schweizer Gemeinde).
Die Klasse der Postenchefin bzw. des Postenchefs muss der Klasse der konsularischen Vertretung entsprechen, d. h. Generalkonsulin bzw. Generalkonsul für ein Generalkonsulat, Konsulin bzw. Konsul für ein Konsulat.
Das EDA bevorzugt die Errichtung konsularischer Berufs- oder Honorarvertretungen. Die Behörden der Entsendestaaten sind deshalb gebeten, beim EDA (Protokoll) keine Gesuche zur Errichtung von Vizekonsulaten oder Konsularagenturen einzureichen.
Verfahren zur Errichtung oder zum Erhalt einer konsularischen Berufsvertretung
Das Gesuch um Errichtung eines konsularischen Postens ist auf diplomatischem Weg ans EDA (Protokoll) zu richten und muss folgende Angaben enthalten:
- Ausdrückliche Begründung des Gesuchs (siehe Abschnitt Voraussetzungen für die Errichtung)
- Kantonshauptstadt, die als Sitz des konsularischen Postens vorgesehen ist
- Kantone, die den künftigen Konsularbezirk bilden sollen
Verfahren zur Ernennung von Chefinnen oder Chefs konsularischer Berufsvertretungen
Stimmt das EDA (Protokoll) der Errichtung eines konsularischen Postens zu, fordert das Protokoll die Botschaft auf, ihm auf diplomatischem Weg das Dossier der Kandidatin bzw. des Kandidaten zu übermitteln, die bzw. der den konsularischen Posten leiten soll, unter Beilage folgender Unterlagen:
- Aktueller und vollständiger Lebenslauf mit Foto (Namen und Vornamen, Geburtsort und -datum, Zivilstand, Staatsangehörigkeit[en], Ausbildung/Studium, beruflicher Werdegang, aktuelle Berufstätigkeit)
- Fotokopie des Passes (der Pässe bei Doppelbürgerschaft)
- Voraussichtliche Adresse für den Sitz des geplanten konsularischen Postens
Verfahren zur Zulassung von Chefinnen oder Chefs konsularischer Berufsvertretungen
Stimmt das EDA (Protokoll) der Ernennung der Kandidatin bzw. des Kandidaten des Entsendestaats zu, fordert das Protokoll die Botschaft auf, ihm das Bestallungsschreiben im Original zu übermitteln. In der Urkunde müssen zwingend die Namen und die Vornamen der ernannten Postenchefin bzw. des ernannten Postenchefs (gemäss Pass), die Klasse (Generalkonsulin bzw. Generalkonsul oder Konsulin bzw. Konsul), die Kategorie (Beruf), der Konsularbezirk (Aufzählung der entsprechenden Kantone) und der Sitz des Postens (Kantonshauptstadt) aufgeführt sein. Die Bestallungsurkunde muss an den Bundesrat (und nicht an die Präsidentin oder den Präsidenten der Eidgenossenschaft!) adressiert sein. Auf der Grundlage dieser Bestallungsurkunde legt das Protokoll dem Bundesrat den Antrag um Erteilung des Exequaturs vor.
Exequatur
Das Protokoll übermittelt das Exequatur der Botschaft zwecks Übergabe an die Postenchefin bzw. an den Postenchef. Die Bestallungsurkunde hingegen ist Bestandteil des Zulassungsdossiers und wird deshalb den Behörden des Entsendestaates nicht zurückgegeben.
Einreise in die Schweiz
Die Botschaft konsultiert die Liste 1: Ausweis- und Visumvorschriften nach Staatsangehörigkeit (Spalte Visumpflicht für einen Aufenthalt über 90 Tage) des Staatssekretariats für Migration (SEM), um abzuklären, ob die Postenchefin bzw. der Postenchef bei der zuständigen Schweizer Botschaft ein Visum beantragen muss oder ob sie bzw. er bei der Einreise in die Schweiz von der Visumpflicht befreit ist.
Immatrikulation beim EDA (Protokoll), Ausstellung einer Legitimationskarte und Eintragung in die Liste des konsularischen Korps
Nach der Einreise der Postenchefin bzw. des Postenchefs in die Schweiz richtet die Botschaft ein Akkreditierungsgesuch an das Protokoll, dem eine Fotokopie des Passes und zwei aktuelle Fotos der Postenchefin bzw. des Postenchefs beizulegen sind. Gleiches gilt für berechtigte Begleitpersonen (Art. 20 Abs. 1 Gaststaatverordnung, V-GSG).
Beendigung des Mandats einer Chefin bzw. eines Chefs einer konsularischen Berufsvertretung
Wird das Mandat einer Postenchefin bzw. eines Postenchefs beendet, hat die Botschaft dies dem EDA (Protokoll) unverzüglich mitzuteilen. Sie muss das genaue Datum der Beendigung der Tätigkeit nennen und zu gegebener Zeit die Legitimationskarte(n) zurückgeben. Das Protokoll löscht die eingetragenen Daten der Postenchefin bzw. des Postenchefs aus der Liste des konsularischen Korps.
Die Botschaft meldet dem Protokoll ausserdem,
- ob sie beabsichtigt, eine neue Postenchefin bzw. einen neuen Postenchef zu ernennen. Diese Mitteilung hat innerhalb von vier Monaten nach Beendigung des Mandats der bisherigen Postenchefin bzw. des bisherigen Postenchefs zu erfolgen. Im Falle einer Neuernennung gilt das oben erwähnte Verfahren.
- Ansonsten wird der Posten als endgültig geschlossen betrachtet. Im Falle einer Schliessung gilt folgendes Verfahren.
Verfahren zur Schliessung einer konsularischen Berufsvertretung
Die Botschaft meldet dem EDA (Protokoll) die endgültige Schliessung eines konsularischen Postens auf diplomatischem Weg.
Die Botschaft
- teilt mit, welchem Bezirk (Botschaft oder anderer Konsularbezirk) die Kantone angegliedert werden, die zum Konsularbezirk des geschlossenen Postens gehörten.
- sorgt dafür, dass beim geschlossenen Posten sämtliche Symbole (Wappen oder Schild an der Fassade und an der Eingangstür des Gebäudes, Flagge, Beschriftung des Briefkastens, Eintrag in Telefonverzeichnissen usw.) entfernt bzw. gelöscht werden.
- sorgt dafür, dass ihr die abtretende Postenchefin bzw. der abtretende Postenchef sämtliche zur Wahrnehmung der Funktion abgegebenen Materialien (offizielles Siegel, amtliches Papier und Formulare usw.) zurückgibt.
- sorgt dafür, dass dem Protokoll nach der Ankunft der abtretenden Postenchefin bzw. des abtretenden Postenchefs im neuen Einsatzland die Legitimationskarte (auch jene der Begleitpersonen) zurückgegeben wird.
Das Protokoll löscht den Posten sowie den Namen der Postenchefin bzw. des Postenchefs aus der Liste des konsularischen Korps.