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Se state cercando un appartamento o una casa, dovete compilare spesso moduli di candidatura con domande che riguardano la vostra persona, il reddito, eventuali certificati di debito, animali domestici, ecc. Il Promemoria concernente i moduli per locatari offre un elenco delle indicazioni che i locatori di un appartamento o di un immobile possono chiedere.
Se non sussiste un motivo particolare, le amministrazioni degli immobili ed i proprietari di case devono cancellare i dati se non si conclude il contratto. Tuttavia, può succedere che le amministrazioni degli immobili compilino un elenco delle persone interessate ad affittare o a comprare al fine di riprendere contatto con loro per offerte successive. L'amministrazione ha il diritto di inserire il suo nome in liste di questo genere solo con la sua approvazione.
Alcune amministrazioni annunciano in Internet gli appartamenti che stanno per liberarsi. A volte indicano il numero di telefono dell'attuale affittuario affinché le persone interessate possano prendere accordi per un sopralluogo. Tuttavia le amministrazioni hanno il diritto di ricorrere a questa procedura solo se il locatario ha espresso il suo esplicito consenso.