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Kleider und Arbeitsweg
Die Arbeitgeberin muss den Arbeitnehmer mit den Geräten und dem Material, welche dieser zur Arbeit benötigt, ausrüsten (Art. 327 OR). Stellt der Arbeitnehmer diese Geräte oder Materialien selber, muss er entschädigt werden, sofern nicht etwas anderes vereinbart wird. Unter diese Regelung fallen auch besondere Berufskleider wie Uniformen (nicht aber normale Kleider). Wenn hingegen die Arbeitgeberin die Berufskleidung zur Verfügung stellt, muss sie die Kosten bei entsprechender Abmachung grundsätzlich selber tragen, es sei denn, die Bekleidung werde auch privat getragen. Bei der Heimarbeit hat der Arbeitnehmer in allen Fällen einen unverzichtbaren Anspruch auf Auslagenersatz für Arbeitsgeräte, Material und deren Transport (Art. 5 HArG).
Bei den übrigen Auslagen gilt, dass der Arbeitnehmer nur Anspruch auf Ersatz hat, wenn diese zur Ausführung der Arbeit notwendig sind (Art. 327a OR). Nicht darunter fallen z.B. die Kosten für Speisen und die Fahrt zum Arbeitsplatz. Muss der Arbeitnehmer die Arbeitsleistung weder an seinem Wohn- noch Arbeitsort erbringen, so sind die Kosten für Verpflegung, Unterbringung und Fahrt ab dem üblichen Arbeitsort oder für den Mehrweg von der Arbeitgeberin zu tragen. Dies ist v.a. im Baugewerbe, bei Servicemonteuren und bei Handelsreisenden der Fall. Wann eine Baustelle als auswärtiger Arbeitsort gilt, ist fallweise zu überprüfen.
Arbeitet ein Arbeitnehmer längere Zeit auswärts, ist er auch für angemessene Vergnügungen und Erholung zu entschädigen. Ist er im Ausland oder weit weg von zuhause tätig, sind ihm selbst die Auslagen (Spesen Arbeitgeber) an arbeitsfreien Tagen zu entrichten.
Vorsicht bei Spesenpauschalen
Spesen sind nur zu entschädigen, wenn sie tatsächlich anfallen. Werden Pauschalen vereinbart, müssen diese die durchschnittlichen, effektiv notwendigen Auslagen über eine längere Zeitperiode abdecken. Zu hohe Pauschalen gelten (zum Teil) als Lohn, auf den Sozialabgaben geleistet und der während der Freistellung bezahlt werden muss. Dasselbe gilt, wenn nebst einer Pauschale die effektiven Auslagen noch zusätzlich entschädigt werden. Pauschalen sind generell so festzulegen, dass der Arbeitnehmer nicht allzu grossen Schwankungen ausgesetzt ist, also nicht über eine längere Zeit grosse Beiträge selbst vorschiessen muss. Spesenreglemente sollten mit dem steuerlichen Lohnausweis übereinstimmen und müssen als Vertragsbestandteil ausgestaltet sein.
Wenn der Arbeitnehmer eine Weiterbildung wünscht
Ausbildungskosten sind dann notwendig und müssen von der Arbeitgeberin entschädigt werden, wenn die Ausbildung angeordnet wurde. Das bedeutet umgekehrt, dass blosses Tolerieren durch die Arbeitgeberin zu keiner Entschädigungspflicht führt.
Zu differenzieren ist auch bei der Frage, ob Ausbildungskosten zurückverlangt werden können. Hängen die Kosten mit der notwendigen Einarbeitung zusammen, muss der Arbeitnehmer diese keinesfalls zurückzahlen. Anders sieht es beispielsweise bei Weiterbildungen aus. Hier können die Parteien vertraglich vereinbaren, dass die Kosten bei Ausbildungsabbruch oder Nichtbestehen der Prüfung zurückzuerstatten sind. Eine solche Vereinbarung ist auch für den Fall einer Kündigung möglich, falls die Rückzahlungspflicht während beispielsweise 3 Jahren nach Ausbildungsende degressiv erfolgt. Einzelne kantonale Gerichte verlangen zudem, dass es sich um eine Ausbildung handelt, die auch bei einem anderen Arbeitgeber von Nutzen ist und dass die Kündigung aus einem begründeten Anlass analog Art. 340c Abs. 2 OR erfolge.
Spesen Arbeitgeber: Geschäftsfahrzeug und private Nutzung
Spesen im Zusammenhang mit Motorfahrzeugen sind speziell in Art. 327b OR geregelt. Wird ein Auto für die Arbeit verwendet und liegt diesbezüglich das Einverständnis der Arbeitgeberin vor, sind die üblichen Auslagen für Betrieb und Unterhalt nach Massgabe des Gebrauchs für die Arbeit zu vergüten. Stimmt die Arbeitgeberin nicht zu, sind gegebenenfalls (nur) die notwendigen Auslagen gemäss Art. 327a OR zu entschädigen. Verwendet der Arbeitnehmer sein eigenes Fahrzeug im Einverständnis mit der Arbeitgeberin, sind ihm nebst Benzin, Service, Reinigung, Reparaturen, Pneus etc. auch die Kosten für die Motorfahrzeugsteuern, die Haftpflichtversicherung sowie die Abnützung zu vergüten. Die Kosten werden jedoch nur anteilsmässig übernommen, also nur im Rahmen des geschäftlichen Gebrauchs nach Kilometerzahl.
Wird dem Arbeitnehmer ein Geschäftsauto zur Verfügung gestellt, ist ihm die private Nutzung nur gestattet, wenn dies vereinbart wurde. Kann der Arbeitnehmer das Fahrzeug frei verwenden, wird er als Halter des Geschäftswagens betrachtet, selbst wenn die Arbeitgeberin im Fahrzeugausweis als formeller Halter eingetragen ist und für die Kosten aufkommt. Dies zieht die Haftung des Arbeitnehmers nach Art. 58 SVG nach sich.
Hinsichtlich eines möglichen Unfalls ist der Abschluss einer Kaskoversicherung nicht zwingend vorgesehen, hingegen zu empfehlen. Wird keine solche Versicherung abgeschlossen, muss das Kilometergeld oder eine Pauschale erhöht werden, um das Unfallrisiko abzudecken. Unterlässt dies die Arbeitgeberin, hat er bei einem Unfall für den Sachschaden aufzukommen. Dies gilt dann nicht, wenn der Arbeitnehmer diesen schuldhaft herbeigeführt hat. Bei Personenschäden kommt die obligatorische Unfallversicherung zum Zug.
Quelle: Streiff/von Kaenel/Rudolph, Arbeitsvertrag, Praxiskommentar, 7. Auflage, 2012, mit Verweisen