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È necessario aggiornare e gestire l'agenda in modo molto regolare, in quanto impostare un programma fisso per tutte le settimane del semestre non è probabilmente la soluzione giusta. Infatti, non ci sono due settimane uguali e i requisiti di lavoro non sono gli stessi da una settimana all'altra.
Riservatevi qualche minuto al giorno per controllare la vostra agenda!
Per non venir sommersi da tutto il lavoro che dovete svolgere o dai diversi incontri e riunioni, è importante che definiate bene i vostri obbiettivi. A vostro parere, è più importante leggere l’articolo richiesto per martedì o preparare la presentazione per la vostra associazione che vi serve per il giorno stesso? Qual è la quantità di lavoro da effettuare per queste due attività e quali sono le ripercussioni se il lavoro non può essere completamente terminato? In questo caso, per stabilire le priorità bisogna raccogliere alcune informazioni:
Gestione della vostra agenda a corto termine
(oggi, domani e le prossime due settimane)
1. Fate un elenco delle vostre attività (vedi tabella sotto): Questo elenco può essere creato su uno strumento come RememberTheMilk.com o un'applicazione "to do list" sul vostro smartphone.
2. Prendete l'abitudine di utilizzare regolarmente la vostra agenda (Outlook, UniFR Calendar, Moodle, "Google Calendar", "SmartPhone", agenda cartaceo, ecc.):
3. Ricordate, quando aggiungete un nuovo compito:
Dovreste ottenere un elenco dei vostri compiti simile alla tabella sottostante.
Gli obiettivi sono messi in evidenza? Gli obiettivi saranno raggiunti?
Quando guardate la vostra lista dei compiti (attività, risultati/obiettivi da raggiungere, scadenze), ponetevi sempre queste due domande e:
Come scegliere gli obbiettivi (i compiti prioritari)?
Pianificando il vostro tempo nell'agenda, vi renderete conto che il vostro programma si sta riempiendo rapidamente e che quindi, per non perdere tempo e per avere tempo per voi stessi, è importante stimare il tempo da investire in ogni attività. Riprendete la vostra tabella per ogni compito e domandatevi:
Da lì, osservate i confini. Questi saranno imposti sia dalla vostra agenda (purtroppo il giorno non è estensibile), dagli orari imposti dei servizi che utilizzerete (biblioteche, ecc.), dai trasporti (guidando è difficile lavorare, ma sul treno potreste pianificare del lavoro) o da voi stessi (se siete perfezionisti, sarà meglio fissare un limite per non perdere tempo su un dettaglio e quindi invadere il tempo disponibile per il prossimo lavoro.).
Un testo di riflessione: "Les gros cailloux" (cfr. Risorse) riprende bene l'idea di priorità.