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Das Beschaffen und Bearbeiten von persönlichen Informationen über Personen, die sich für eine Wohnung bewerben, verpflichtet die Vermieterin oder den Vermieter, den allgemeinen Grundsätzen des Datenschutzes Rechnung zu tragen: dem Grundsatz der Rechtmässigkeit, dem Grundsatz von Treu und Glauben und Transparenz, dem Grundsatz der Verhältnismässigkeit der Datenbearbeitung, dem Zweckbindungsprinzip sowie auch dem Grundsatz der Datensicherheit.
Der Grundsatz der Rechtmässigkeit verlangt, dass jede Bearbeitung von Personendaten die geltende Rechtsordnung einhalten muss. Das Beschaffen von Daten ist rechtswidrig, wenn dabei gegen gesetzliche Bestimmungen, wie die Bestimmungen des Strafgesetzbuchs (Herausgabe von Daten unter Drohung, Arglist oder Gewalt) oder des Mietrechts verstossen wird.
Beispiel: Nach Art. 254 OR ist ein Koppelungsgeschäft, das in Zusammenhang mit der Miete von Wohn- oder Geschäftsräumen steht, nichtig, wenn der Abschluss oder die Weiterführung des Mietvertrags davon abhängig gemacht wird. Die Liegenschaftsverwaltung ist somit nicht berechtigt, eine potenzielle Mieterschaft zu fragen, ob sie bereit ist, bei ihr auch eine Versicherung abzuschliessen.
Der Grundsatz von Treu und Glauben oder der Transparenz verlangt unter anderem, dass die betroffene Person weiss oder erkennen kann, welche Daten beschafft werden und zu welchem Zweck. Das heimliche Beschaffen von Daten verstösst gegen diesen Grundsatz.
Beispiel: Das Einholen von Auskünften bei Dritten (Referenzen) ohne das Wissen der potenziellen Mieterschaft widerspricht dem Grundsatz von Treu und Glauben.
Das Zweckbindungsprinzip schreibt vor, dass Daten nur zu dem Zweck bearbeitet werden dürfen, der bei deren Beschaffung angegeben wird, gesetzlich vorgesehen oder aus den Umständen ersichtlich ist. Die beschafften Daten müssen dazu geeignet sein, unter den Bewerberinnen und den Bewerbern die passende Mieterschaft für ein bestimmtes Mietobjekt auszuwählen. Die Vermieterin oder der Vermieter ist somit nicht befugt, die bei dieser Gelegenheit erhobenen Daten für einen anderen Zweck zu verwenden – ausser es liegt für einen bestimmten Fall ein Rechtfertigungsgrund vor.
Beispiel: Die Weitergabe von Daten von Bewerberinnen und Bewerbern an andere Liegenschaftsverwaltungen oder die Verwendung solcher Daten im Hinblick auf die Vermietung anderer Mietobjekte (z. B. Eintrag in eine Warteliste) ist nur mit der Einwilligung der betroffenen Person zulässig.
Welche Daten beschafft werden dürfen, ist auch davon abhängig, in welchem Kontext die Daten beschafft werden: Je nachdem, ob eine Bewerberin oder ein Bewerber ein Anmeldeformular für eine bestimmte Mietwohnung ausfüllt oder sich beispielsweise in eine Warteliste einträgt, sind andere Angaben erforderlich. (Bei einer Warteliste gibt die Bewerberin oder der Bewerber in der Regel an, welche Eigenschaften das Mietobjekt haben soll.) Somit kann es entscheidend sein, zu welchem Zeitpunkt die Daten erhoben werden.
Beispiel: Eine Betreibungsauskunft kann grundsätzlich nur von der endgültigen Mieterschaft bei Vertragsabschluss verlangt werden. (Dasselbe gilt auch für die weiteren Unterlagen, die dazu dienen, die Angaben zu prüfen, die eine potenzielle Mieterschaft auf dem Anmeldeformular für eine Mietwohnung gemacht hat.)
Es gibt auch besondere Umstände – wie die Eigenarten einer Liegenschaft –, die bestimmte Auskünfte erforderlich machen, damit abgeklärt werden kann, ob eine Wohnungsbewerberin oder ein Wohnungsbewerber tatsächlich in Frage kommt.
Beispiel: Subventionierte Wohnungen können grundsätzlich nur unter bestimmten Bedingungen vermietet werden (Mindestanzahl Personen für eine gegebene Fläche, Höchstlohn usw.). In diesem Fall dürfen zusätzliche Auskünfte verlangt werden, um abzuklären, ob die Wohnungsbewerber die Auswahlkriterien erfüllen. Die gestellten Fragen müssen eine objektive Prüfung dieser Bedingungen ermöglichen.
Der Grundsatz der Verhältnismässigkeit sieht vor, dass die Vermieterin oder der Vermieter nur Daten beschaffen und bearbeiten darf, die geeignet und objektiv gesehen erforderlich sind, um ein (legitimes) Ziel zu erreichen. Dabei müssen bei der Bearbeitung der Daten das verfolgte Ziel und die verwendeten Mittel in einem vernünftigen Verhältnis zueinander stehen und die Rechte der betroffenen Personen möglichst gewahrt werden. So darf die Vermieterin oder der Vermieter nur Personendaten verlangen, die einen direkten Zusammenhang mit dem Abschluss und der Abwicklung des Mietvertrags haben und deren Beschaffung die Privatsphäre der betroffenen Personen nicht unnötig oder übermässig beeinträchtigt.
Beispiel: Die Vermieterin oder der Vermieter muss sich versichern können, dass die Mieterin oder der Mieter über die erforderlichen Ressourcen verfügt, um die Miete zu bezahlen. In diesem Zusammenhang können Auskünfte über die finanziellen Verhältnisse der künftigen Mieterschaft verlangt werden. Nicht zulässig sind Fragen über Eigentumsvorbehalte auf eine bewegliche Sache (Leasing-, Abzahlungs- und Kleinkreditverträge, Lohnpfändungen usw.) denn sie geben nur partiell Auskunft über die finanziellen Verhältnisse einer Person.
Die Datenbearbeitung muss einem echten Bedürfnis entsprechen, sie darf nicht aufgrund eines theoretischen Bedürfnisses oder eines Bedürfnisses mit losem Bezug erfolgen. Das Beschaffen von Daten, die für die Auswahl der Mieterin oder des Mieters bzw. zum Abschluss oder zur Abwicklung des Mietvertrags nicht unbedingt erforderlich sind, widerspricht dem Grundsatz der Verhältnismässigkeit.
Beispiel: Das systematische Einholen von Referenzen bei Dritten ist nicht zulässig; es dürfen nur Referenzen von Bewerberinnen und Bewerbern eingeholt werden, die für die definitive Wahl in Betracht kommen. Zudem darf die Vermieterin oder der Vermieter nur bei Personen, die in der dafür vorgesehenen Rubrik aufgeführt sind, nach Referenzen fragen, und es darf nur nach Referenzen gefragt werden, die es erlauben, die Angaben auf dem Anmeldeformular zu bestätigen. Weitergehende Informationen bedürfen der Einwilligung der potenziellen Mieterschaft.
Die Aufbewahrungsdauer kann den Grundsatz der Verhältnismässigkeit ebenfalls verletzen, dann nämlich, wenn die Daten länger aufbewahrt werden, als dies für die Bearbeitung erforderlich ist (zeitlicher Aspekt des Grundsatzes der Verhältnismässigkeit).
Beispiel: Nachdem der Mietvertrag unterzeichnet ist, ist die Vermieterin oder der Vermieter verpflichtet, die Anmeldeformulare der anderen Wohnungsbewerberinnen und -bewerber zu vernichten, ausser es liegt ein spezieller Rechtfertigungsgrund vor (z. B. Eintrag in eine Warteliste, wenn eine Einwilligung der potenziellen Mieterschaft vorliegt).
Datensicherheit: Personendaten müssen mittels geeigneter organisatorischer und technischer Massnahmen vor jeder rechtswidrigen Bearbeitung geschützt werden. Insbesondere muss darauf geachtet werden, dass die Daten der potenziellen Mieterinnen und Mieter nur für Personen zugänglich sind, die die Auswahl der künftigen Mieterschaft treffen, wobei der Personenkreis so stark wie möglich eingeschränkt werden muss. Ist das Mietobjekt vermietet, so müssen die Daten der anderen Bewerberinnen und Bewerber möglichst rasch vernichtet werden.