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Das Verfahren für die Genehmigung von Korrespondenten ist in Art. 4 ff. der Internal Regulations (Abkommen zwischen Versicherungsbüros) geregelt. Ferner ist Anhang II des Schadenreglements von NVB & NGF zu beachten, welcher die Bedingungen für die Genehmigung der erstmaligen Ernennung von Korrespondenten in der Schweiz enthält.
Das Verfahren dient der umfassenden gegenseitigen Information im In- und Ausland. Es gewährleistet, dass die Genehmigungen im gesamten Grüne Karte-System einheitlich gehandhabt werden. Das Verfahren stellt ferner sicher, dass die Schadenfälle möglichst verzögerungsfrei an die zuständigen Korrespondenten weitergeleitet werden.
Das Verfahren wird durch ein Gesuch gestartet, das der ausländische Versicherer beim Versicherungsbüro, dessen Mitglied er ist, einreicht. Das Gesuch muss die genaue Bezeichnung und die Adresse des Korrespondenten enthalten. Es muss zudem den genauen Zeitpunkt des gewünschten Beginns der Vertretung aufführen.
Weiter muss das Gesuch die schriftliche Bestätigung enthalten, dass der ernannte Korrespondent die Nominierung akzeptiert.
Das Gesuch und die Bestätigung werden vom ausländischen Versicherungsbüro an das NVB mit der Aufforderung gerichtet, die Nominierung innert dreier Monate zu bestätigen oder abzulehnen.
Das NVB prüft, ob die Bedingungen für die Genehmigung erfüllt sind:
Sind diese Bedingungen erfüllt, genehmigt das NVB die Nominierung und gibt das genaue Datum der Wirksamkeit der neuen Vertretung bekannt (Rücksendung des ausgefüllten Formulars). Erteilt das NVB innert dreier Monate ab Eingang des Gesuchs des ausländischen Büros keine Antwort, gilt die Genehmigung als implizit erteilt.