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Che cos’è la struttura di un progetto?
Con struttura del progetto intendiamo la rappresentazione grafica o la descrizione delle persone e delle organizzazioni che in una forma qualunque partecipano al progetto o ne sono coinvolte, la designazione dei rispettivi ruoli nonché la raffigurazione o descrizione delle diverse interrelazioni.
Ne fanno parte in primo luogo i committenti (finanziatori), gli incaricati (istituzione preposta, direzione del progetto, team), i gruppi target, di riferimento di appoggio e di conduzione, i dipartimenti e gli uffici pubblici responsabili, programmi generici, progetti correlati, associazioni e gruppi politici (piano strutturale).
Con la rappresentazione della struttura del progetto a fronte del piano strutturale è possibile evidenziare chi e in quale ruolo partecipa al progetto e in che modo l’iniziativa risulta integrata e correlata istituzionalmente. In questo modo risulta evidente chi può influire sulla buona o cattiva riuscita del progetto, quali possibilità di sostegno tecnico, finanziario e politico è possibile sfruttare e dove possono scaturire eventuali conflitti potenziali e reali di natura strutturale.
Ideare la struttura del progetto
Presentato per la prima volta nella fase d'abbozzo e di pianificazione approssimativa, il piano strutturale viene tenuto a portata di mano ed elaborato costantemente.
La struttura del progetto dovrebbe essere concepita in modo da contemplare tutti i gruppi, le istituzioni e le persone chiave che svolgeranno o dovrebbero svolgere un ruolo nella pianificazione e nella realizzazione del progetto. In fase di elaborazione le domande da porsi sono:
- Presso quali persone il progetto dovrebbe generare un effetto?
- Chi ha interesse in questo progetto?
- Chi sono i possibili finanziatori?
- Chi può fornire un utile contributo tecnico alla riuscita del progetto?
- Vi sono rappresentanti del mondo politico che possono essere acquisiti per sostenere il progetto? Come è possibile attirare la loro attenzione?
- Quali altri interessanti partner esistono? Chi potrebbe avere voce in capitolo?
- Chi potrebbe invece ostacolare il progetto?
- Esistono progetti a cui ricollegarsi?
- Chi può / vuole realizzare il progetto?
- Quali funzioni e competenze devono essere inserite nella struttura, affinché gli obiettivi del progetto possano essere raggiunti in maniera ottimale? Chi può rivestire al meglio queste funzioni?
- Come e dove il progetto può essere ancorato in maniera durevole e continua? Quali elementi devono continuare a sussistere a conclusione del progetto (pianificare la durevolezza)?
Definire compiti, competenze e risorse
Parallelamente alla definizione della struttura del progetto, occorre altresì definire e descrivere mansioni e competenze dei diversi attori coinvolti. A tale scopo è utile ricorrere al diagramma funzionale. Bisogna dapprima identificare i compiti principali (p. es. elaborare il concetto, definire la struttura del progetto, allestire un preventivo dei costi, pianificare il progetto, gestire il personale, intervenire pubblicamente, ecc.) e nominare i partecipanti al progetto (remunerati e volontari) conformemente al piano strutturale. In seguito, per ogni compito occorre chiedere a quali attori (incaricati o addetti particolari) verranno assegnate le diverse competenze (richiesta, preparativi, partecipazione alla discussione, decisione, informazione, elaborazione, altro). Allorché spese, oneri e competenze dei diversi attori per i diversi compiti risultano chiariti, è possibile definire dei profili di requisiti per il team del progetto e il gruppo di sostegno, e cercare i collaboratori adeguati.
Adeguare la struttura del progetto
In seno alla struttura di un progetto, i cambiamenti sono piuttosto frequenti; i progetti vantano infatti un carattere processuale e sia gli obiettivi che il contesto possono evolvere e mutare. Così, solamente durante la fase di realizzazione dell’iniziativa, si nota in che misura la struttura definita del progetto contribuisca al progredire dello stesso, e fino a che punto le diverse persone e gruppi siano idonei al ruolo loro assegnato e svolgano in maniera soddisfacente il loro compito. Forse emergono dei malintesi riguardo a ruoli e incarichi, che richiedono nuove spiegazioni. Forse ruoli e compiti definiti nella struttura devono essere riassegnati. Come le persone, anche relazioni e ponderazioni possono mutare. Nuove persone-chiave possono essere accolte nel gruppo di sostegno, ad esempio per rafforzare l’appoggio politico e completare le competenze specialistiche. Ad ogni modo, ogni volta che la struttura del progetto deve essere adeguata a mutamenti oggettivi, è necessario prenderne nota anche a livello di piano strutturale.
Riferimenti bibliografici
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Association Française des Ingénieurs et Techniciens d'estimation et de planification – AFITEP (Ed.) (1998). Dictionnaire de management de projet. Paris : AFNOR.
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Cohen Raphael (2006). Concevoir et lancer un projet. Paris : Editions d’Organisation.
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Marchat Hugues (2009). Le kit du chef de projet. Paris : Eyrolles, Editions d’Organisation (troisième et quatrième partie).
-
Project Management Institute (Hrsg) (2004). Corpus des connaissances en management de projet (guide PMBOK). Pennsylvania : PMI.
- Non spetta a voi decidere chi sarà coinvolto nel progetto perché l’istituzione preposta o il committente lo lasciano già intendere oppure vi sono persone o istituzioni che esercitano una certa pressione.
- Evitate di rappresentare la struttura del progetto e di adeguare la rappresentazione regolarmente in quanto questo implicherebbe un onere supplementare che non sembra portare risultati immediati, motivo per cui preferite concentrarvi sul lavoro contenutistico dell’iniziativa.
- Ritenete che una volta definita, la struttura progettuale debba essere conservata e non possa essere modificata.
- Vi limitate alla rappresentazione della direzione del progetto, del team ed eventualmente dell’istituzione preposta. Vi concentrate così sul lavoro operativo e trascurate le possibilità di interrelazione e di sostegno.
- Dal momento che sapete chiaramente quali persone-chiave, funzioni e competenze sono necessarie per il raggiungimento degli obiettivi del progetto, potete impostare la struttura ai fini di una pianificazione e realizzazione più efficace.
- La rappresentazione della struttura del progetto genera chiarezza. Più sono trasparenti la struttura e il modo di lavorare, più sarà facile inserire nuovi collaboratori nel progetto.
- Rappresentate la struttura del progetto visivamente. Utilizzate il piano strutturale e osservatene le istruzioni.
- Definite compiti, competenze e responsabilità nel quadro di un diagramma funzionale.
- Discutete della struttura del progetto con altre persone competenti e con rappresentanti ben inseriti del mondo politico. Informatevi su quali persone-chiave possono influire sulla riuscita del progetto e cercate di coinvolgerle ad esempio inserendole nel gruppo di sostegno. Prima di contattarle riflettete su quali interessi queste persone possono avere a partecipare a un’iniziativa di questo genere.
- Verificate regolarmente se i ruoli e le funzioni dei gruppi di sostegno e di altri partecipanti al progetto sono stati percepiti chiaramente e se i compiti previsti sono stati svolti. In caso contrario, intervenite tempestivamente
- Ho considerato tutte le persone e le organizzazioni il cui appoggio può rivelarsi decisivo per la riuscita del progetto? L’ho fatto anche per le voci più critiche?
- Sono realmente persone-chiave quelle previste per il gruppo di sostegno? Posseggono conoscenze specifiche e/o contatti importanti e influenti?
- È stato chiarito e definito con sufficienza chiarezza chi riveste quale ruolo e quali compiti e competenze questo comporta?
- I gruppi target hanno la possibilità di partecipare? Nella struttura del progetto è stato assegnato loro un ruolo attivo?