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Das Bieterverfahren kann für den Verkäufer ein gutes Instrument sein, um seinen Preis zu maximieren, indem er die Konkurrenz unter den Nachfragern zu seinen Gunsten ausnützt. Das Bieterverfahren kann sehr individuell abgewickelt werden, indem verschiedene Elemente variiert werden. In jedem Fall ist jedoch eine saubere und durchdachte Vorgehensweise notwendig, damit einerseits der Prozess optimal gestaltet wird und andererseits keine rechtlichen Probleme entstehen.
Ziel von einem Bieterverfahren ist einerseits eine beschleunigte Verkaufsabwicklung und andererseits eine Preismaximierung durch maximale Konkurrenz sowie künstlicher Verknappung des Angebotes durch eine Maximierung der gleichzeitigen Nachfrager.
Allenfalls können damit auch Objekte mit wenig Nachfrage wieder reaktiviert werden, indem Interessenten durch ein neues Angebot mit tiefem Einstiegspreis reaktiviert und der Preis dann durch die entstehende Konkurrenz doch wieder in akzeptable Höhen gesteigert werden kann. Allerdings eignet es sich insbesondere für den Verkauf von Objekten mit grosser Nachfrage in aufgeheizten Märkten. Es wäre vermessen, zu glauben, dass wenig nachgefragte Objekte in Randregionen dadurch plötzlich zu Verkaufsrennern würden.
Im Gegensatz zu einer Zwangsversteigerung muss es bei einem privaten, freiwilligen Bieterprozess weder ein Mindestgebot geben, noch ist der Verkäufer verpflichtet dem höchsten Bieter den Zuschlag zu geben. Es bleibt ihm unbenommen, das höchste Gebot als ungenügend abzulehnen und das Objekt entweder weiter zu behalten, oder eine weitere Vermarktung auf dem klassischen Weg vorzunehmen.
Der Erfolg beim Bieterverfahren beruht insbesondere auf folgenden zwei Faktoren:
- Künstliche Verknappung des Angebotes bzw. Maximierung der Konkurren
wenn dem Interessenten bewusst ist, dass er nicht der einzige Verhandlungspartner ist bzw. er merkt, dass andere Parteien mindestens so stark wie er selbst interessiert sind, wird er automatisch gezwungen, an die preislichen Grenzen zu gehen. Merkt er, dass grosse Konkurrenz vorhanden ist, ist er häufig sogar bereit, darüber hinaus zu gehen, und es können Preise über dem eigentlichen aktuellen Marktwert realisiert werden.
- Verzicht auf konkrete Preisforderung
Ernsthafte Kaufinteressenten (privat oder institutionell) wissen in der Regel schnell, was zurzeit für ein bestimmtes Objekt an einem bestimmten Standort bezahlt wird, sei es durch Studium von Angeboten oder durch eigene Erfahrungen mit anderen Objekten, bei denen sie nicht zum Zuge gekommen sind. Häufig sind sie sogar besser über den aktuellen Markt informiert als Immobilienschätzer, die weniger gut erfahren, welcher tatsächliche Preis bei konkreten Transaktionen erzielt wurde. Sie wissen somit in der Regel genau, was mindestens vom Markt gefordert wird. Wüssten Sie, dass der Verkäufer für sich selbst eine tiefere Vorstellung hat, könnte das ihre Bereitschaft zur Preismaximierung vermindern.
Es ist wichtig, dass diese Faktoren im Prozess konsequent umgesetzt werden, damit der gewünschte Effekt erzielt wird.
Grundsätzlich läuft ein Bieterverfahren somit nach folgendem Schema ab. Im Einzelfall kann es je nach Objekt (Wohnen zum Eigenbedarf vs. Investitionsobjekt) und Käuferzielgruppe (Private vs. Institutionelle) leicht variiert und angepasst werden. Die einzelnen Schritte bleiben jedoch gleich.
Vorbereitung
Die Vorbereitung beim Bieterverfahren unterscheidet sich nicht grundsätzlich von der klassischen Verkaufsform.
Das Objekt muss im Detail analysiert, die notwendigen Unterlagen gesichtet, die Verkäuflichkeit beurteilt und darauf basierend Zielgruppe und Vermarktungskonzept definiert werden.
Danach sollte über die wesentlichen Eckdaten des Prozesses entschieden sowie der Ablauf im Detail festgelegt werden. Insbesondere folgende Elemente sind zu entscheiden/beachten:
Zielgruppe/Teilnehmerkreis beim Bieterverfahren
- Wer soll zur Auktion eingeladen werden? (Beim Verkauf kommerzieller Immobilien wird meist gemeinsam mit dem Verkäufer eine Long List sämtlicher einzuladender Marktpartner erstellt, beim Verkauf an Private werden in der Regel die vorgemerkten Interessenten für ähnliche Objekt angesprochen)
- Wie sollen diese angesprochen werden?
- Sollen zusätzlich zur Direktansprache weitere Massnahmen (Inserate, Internet) eingesetzt werden
Termine
- Der Terminplan soll darauf ausgerichtet sein, dass einerseits in der ersten Phase ausreichend Interessenten für den Bieterprozess generiert werden können und andererseits im weiteren Verlauf des Prozesses ein gewisser Druck aufrecht erhalten wird, um die Dynamik optimal ausnützen zu können.
- Für jede der vier Phasen ist im Normalfall mit 1–2 Monaten zu rechnen, so dass ein Verkauf im Optimalfall innerhalb von 4 Monaten abgeschlossen werden kann.
Rahmenbedingungen vom Bieterverfahren
- Wie breit/Wie öffentlich soll die Information gestreut werden?
- Wie viele Bieterrunden sollen eingeplant werden?
- Welche Bedingungen werden seitens des Verkäufers als fix vorgegeben, worüber kann verhandelt werden (steht nur der Preis zur Diskussion oder auch weitere objekt- und transaktionsspezifische Elemente wie z.B. Übergangszeitpunkt, Ertragsgarantien, share oder asset deal, weitere Elemente der Vertragsgestaltung)?
- Wie, in welchem Umfang und zu welchem Zeitpunkt im Prozess sollen Vertraulichkeitserklärungen, Procedure Letters und weitere Vereinbarungen mit den Interessenten geschlossen werden? Welche Klauseln sollen diese enthalten? Wichtig ist, dass der Verkäufer hier klare Vereinbarungen trifft, die dafür sorgen, dass er keinen Haftungs- oder Schadenersatzansprüchen aus ‹culpa in contrahendo› ausgesetzt ist (z.B. Aufwandersatz, falls er letztendlich entscheidet, doch nicht zu verkaufen).
- Wie sollen die Kaufverträge gestaltet sein? Welche Elemente sind dabei fixiert und zu welchen Elementen sollen/können die Interessenten eigene Varianten formulieren?
Danach sind die notwendigen Vermarktungsunterlagen für das Bieterverfahren zu erarbeiten.
Normalerweise empfiehlt es sich dabei, dem Ablauf folgend zwei oder mehrere, jeweils umfangreichere und detailliertere Unterlagen zu erstellen:
- Einen Teaser für die Erstansprache der Interessenten, aufgrund dessen diese über eine Teilnahme am Prozess entscheiden können.
- Ein detailliertes Exposé, das den Teilnehmern des Bieterprozesses abgegeben werden kann und ihnen erlaubt, ihre Angebote abzugeben.
- Due-Diligence-Unterlagen, die es denjenigen Bietern, die in die letzten Bieterrunden zugelassen werden, erlaubt, das Objekt im Detail zu prüfen und verbindliche Offerten abzugeben.
Vermarktung
Damit der Konkurrenzkampf in Gang kommt, ist es wichtig, möglichst viele, aber auch möglichst die richtigen Interessenten für die Beteiligung am Bieterverfahren zu gewinnen.
Soll ein Wohnobjekt für den Eigenbedarf an Private verkauft werden, ist der Prozess etwas anders als beim Verkauf eines Investitionsobjektes an institutionelle Investoren.
Im ersten Fall wird wahrscheinlich eine möglichst breite Kommunikation angestrebt, so dass neben der Direktansprache von vorgemerkten Kaufinteressenten des Maklers auch Inserate in Printmedien und im Internet geschaltet werden. Ebenso möchte man in diesem Fall wahrscheinlich erreichen, dass 10–20 Personen möglichst gleichzeitig das Objekt besichtigen, damit sie das Interesse der Konkurrenten hautnah spüren.
Im zweiten Fall wird das Vorgehen wahrscheinlich diskreter sein. Die in der Regel bekannten und als für das aktuelle Angebot am besten geeigneten Investoren werden direkt angesprochen. Eventuell wird der Teaser auch so gestaltet, dass in dieser Phase erst die Struktur des Angebotes (Objektgrösse, Mieterträge, Makrolage, grundsätzliche Objekt- und Transaktionseigenschaft en) erkennbar sind, nicht jedoch die konkrete Adresse des Objektes, welche erst in einer späteren Phase nach Unterzeichnung einer Geheimhaltungsvereinbarung bekannt gegeben werden.
Die Rückläufe der Interessensbekundungen werden gesichtet und es wird (meist gemeinsam mit dem Verkäufer) entschieden, wer in den weiteren Prozess vom Bieterverfahren einbezogen werden soll.
Den gewählten Interessenten wird dann (evtl. nach Unterzeichnung einer Vertraulichkeitserklärung) ein Procedure Letter I, der das weitere Vorgehen (Schritte, Termine, zu liefernde Informationen) beschreibt, sowie detailliertere Objektinformationen abgegeben.
Die Objektinformationen in dieser Phase sollen den Interessenten erlauben, eine konkrete, Indikative Offerte abzugeben. Sie enthalten deshalb in dieser Phase:
- Detaillierte Objekte über das Objekt und seine wichtigsten Eigenschaft en (Lage, Grösse, Alter, Grundrisse, Grundbuch, Objektzustand etc.)
- Detaillierte Informationen zur Firma im Fall eines Firmenverkaufs
- Gegebenenfalls eine Zusammenfassung der wichtigsten Miet- oder anderer wichtigen Verträge
- Eine Darstellung der juristischen Situation
- Informationen zu anderen wichtigen Punkten (Altlasten, Rechtsstreitigkeiten etc.)
- Anforderungen an die einzureichende Indikative Offerte
Die indikative Offerte sollte in der Regel folgende Informationen enthalten:
- Kaufpreis
- Finanzierungsquellen (Anteil Eigenmittel, Anteil Fremdkapital, Partner zur Fremdkapitalbeschaffung, evtl. Bankbestätigung, dass (bei positiver Objektprüfung) eine Finanzierung in der geforderten Grössenordnung bereitgestellt würde)
- Wichtigste Eckdaten der Offerte (in Abweichung zu den vom Verkäufer vorgegebenen Eckdaten)
- Informationen zum Käufer (natürliche/juristische Person, Bonitätsinformation, evtl. Lex-Koller-relevante Informationen etc.)
- Interner Prozess und Zeitbedarf für Beschlüsse und für Closing.
Aufgrund der indikativen Offerten wird festgelegt, wer für den folgenden konkreten Bieterverfahren und Verhandlungsprozess zugelassen wird.
- Die Entscheidungskriterien dazu sind primär:
- Die Höhe des gebotenen Preises (Preisbandes)
- Die Fähigkeit des Interessenten, den vorgesehenen Zeitplan aufgrund seiner internen Entscheidungsstrukturen und gegebenenfalls Vorbehalten einzuhalten
- Die Wahrscheinlichkeit, dass er einen Deal auch tatsächlich abwickeln kann (Bonität, Eigenkapital, Finanzierungsquellen)
- Die Wahrscheinlichkeit, dass es tatsächlich zu einem Abschluss kommt (aufgrund der Abweichungen/Vorbehalte gegenüber den vom Verkäufer vorgegebenen Eckdaten)
Damit soll soweit möglich sichergestellt werden, dass die Bieter, die in den Bieterverfahren und Verhandlungsprozess einbezogen werden im Falle, dass sie das höchste Angebot abgeben, auch tatsächlich abschliessen und ausführen können. Für den Verkäufer wäre es fatal, wenn er jemandem den Zuschlag geben würde, der dann nicht umsetzen kann. Damit müsste er wieder zu den anderen Bietern zurück, welche dann natürlich wissen, dass etwas schief gegangen ist, und dementsprechend in einer wesentlich besseren Verhandlungsposition wären. Die Folge davon wäre unweigerlich eine starke Reduktion des Konkurrenzdruckes und damit eine Preisreduktion.
Verhandlungsphase
Nachdem nun ein Interessentenfeld vorhanden ist, von dem man weiss, dass sie nicht nur interessiert, sondern auch abschlussfähig sind, kann vertiefende Information gegeben und der Bieter- und Abschlussprozess gestartet werden.
Den verbliebenen Interessenten wird nun einerseits ein Procedure Letter II vorgelegt, in dem das weitere Vorgehen definiert ist (Anzahl Bieterrunden, Inhalt/Umfang der Binding Offers, gegenseitige Verpflichtungen etc.). Zudem erhalten sie Zugang zu detaillierten Objektinformationen, um eine vertieft e Due-Diligence-Prüfung durchführen zu können. Zusätzlich wird ihnen ein Kaufvertragsentwurf vorgelegt.
Für interessierte Parteien werden Objektbesichtigungen organisiert, zudem wird die Möglichkeit gegeben, Fragen zu stellen. Beim Verkauf von selbstgenutztem Wohneigentum wird in der Regel ein gemeinsamer Besichtigungstermin für alle Interessenten sowie eine mündliche Fragerunde organisiert, damit der Wettbewerbsdruck für alle spürbar ist. Beim Verkauf an institutionelle Investoren werden Objektebesichtigungen in der Regel individuell durchgeführt und Fragen schriftlich eingereicht und dann die Antworten parallel allen Interessenten zur Verfügung gestellt. In diesem Bereich ist die Anzahl der Bieter begrenzter und es könnte zu unerwünschten Absprachen zwischen den Bietern, die sich häufig kennen, kommen. Somit wird man eher dafür besorgt sein, dass die Teilnehmer nicht wissen, wer sonst noch in den Prozess involviert ist.
Die Kaufinteressenten sind dann gehalten, ein verbindliches Angebot abzugeben, in dem sie Folgendes spezifizieren:
- Kaufpreis
- Bemerkungen/Änderungen/Ergänzungen zum Kaufvertragsentwurf
- Zusicherung, dass vorgesehene Prozesse/Termine eingehalten werden können
- Informationen zu Finanzierung und Käuferschaft , soweit sich gegenüber der indikativen Offerte Veränderungen ergeben haben.
Je nach definierter Anzahl Runden im Bieterverfahren wird nun das beste Angebot weiterverfolgt oder das Höchstgebot wird sämtlichen Bietern bekanntgegeben und sie werden zu einer erneuten Angebotsabgabe aufgefordert.
Der Verkäufer ist nicht zwingend gehalten, das höchste Angebot anzunehmen. Es kann auch sein, dass ein anderes Angebot aufgrund anderer Bedingungen (Zahlungsfristen oder anderer Transaktionselemente) für ihn vorteilhaft er ist. Wenn der bevorzugte Käufer bekannt ist, können mit diesem die Schlussverhandlungen geführt werden.
Es empfiehlt sich, den übrigen Interessenten erst dann definitiv abzusagen, wenn der Vertrag unterschrieben ist, dass gegebenenfalls noch auf das zweitbeste Angebot zurückgegriffen werden kann, sollte die Vertragsunterzeichnung aus irgendeinem Grund scheitern, was leider immer wieder vorkommen kann.
Abschluss
Der Abschluss zum Bieterverfahren unterteilt sich in zwei Phasen: Vertragsabschluss (Signing) und Vollzug (Closing).
Unter dem Vertragsabschluss versteht man die formelle, rechtsgültige Unterzeichnung des Kaufvertrages beim Notar.
Damit dies erfolgen kann, sind in der Regel folgende Zwischenschritte notwendig:
- Formelle Zustimmung auf beiden Seiten durch Verwaltungsrat oder Investment Komitee, sofern es sich um juristische Personen handelt
- Bestätigung des Verkäufers, dass keine Veränderungen zu den Zuständen, die bei der Due Diligence Vorlage vorgenommen wurden,
- Beseitigung der in der Due Diligence entdeckten Unregelmässigkeiten (oder Zusicherung, dass diese beseitigt werden)
- Errichtung von Escrow Accounts oder Einholung von unbedingten Zahlungsversprechen der finanzierenden Bank
- Erstellung der notwendigen Vollmachten
Unter dem Vollzug versteht man die konkrete Abwicklung aller vertraglichen Vereinbarungen inkl. der Eigentumsübertragung. Der Vollzug kann oft Wochen oder Monate nach der eigentlichen Vertragsunterzeichnung stattfinden, sowohl bei selbstbenutztem Wohneigentum als auch bei Investitionsobjekten.
Er beinhaltet insbesondere folgende Elemente:
- Eigentumsübertragung durch Grundbucheintrag oder Übertragung der Aktien
- Geldüberweisung
- Übergabe der Schuldbriefe
- Schlüsselübergabe
- Übergabe der weiteren Dokumente und Verträge