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In diesem Artikel führen wir Sie durch den Prozess der Erstellung eines Power Automate-Flows, der E-Mail-Benachrichtigungen sendet, wenn eine bestimmte Bedingung in einer Excel-Tabelle erfüllt ist. Diese Automatisierung stellt sicher, dass Sie über kritische Änderungen oder Ereignisse in Ihren Excel-Daten informiert bleiben.
POWER AUTOMATE: Wenn eine Bedingung in einer Excel-Tabelle erfüllt ist, senden Sie eine E-Mail
Anforderungen
Um diesen Ablauf zu implementieren, benötigen Sie ein Power Automate-Konto und Zugriff auf die Excel-Tabelle, die die Daten enthält, die Sie überwachen möchten. Stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mail-Kontodetails in Power Automate für das Senden von Benachrichtigungen konfiguriert sind.
Beschreibung des Ablaufs
Wenn die vorgegebene Wiederholungszeit erreicht ist, wird die Automatisierung gestartet. Es beginnt mit der Suche in der angegebenen Excel-Tabelle nach Änderungen oder Anforderungen, z. B. Werten, Datumsangaben oder relevanten Datenbedingungen. Die Benachrichtigungssequenz wird von der Automatisierung automatisch angestoßen, sobald die vorgegebenen Kriterien erfüllt sind. Der Automat erstellt dann eine E-Mail-Benachrichtigung, nachdem er relevante Informationen aus der Excel-Tabelle entnommen hat. Diese Warnung wird an den oder die von Ihnen angegebenen Empfänger gesendet, um sicherzustellen, dass Sie rechtzeitig Aktualisierungen erhalten, die den von Ihnen festgelegten Parametern entsprechen.
Fahren wir nun mit der Erstellung des Flows fort.
Schritt 1: Erstellen eines neuen Flows in Power Automate
Gehe zu https://make.powerautomate.com
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Erstellen“ und wählen Sie „Cloud-Flow automatisieren“
Ein Fenster wird angezeigt, klicken Sie auf die Schaltfläche „Überspringen“, um einen benutzerdefinierten Prozess zu erstellen, ohne eine Vorlage zu verwenden.
Schritt 2: Hinzufügen eines Triggers Wann wird der Flow ausgeführt?
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Auslöser hinzufügen“ und suchen Sie dann nach „Wiederholung“. Mit diesem Trigger können Sie einen bestimmten Zeitrahmen festlegen, in dem der Flow in regelmäßigen Abständen ausgeführt werden soll.
Legen Sie die Häufigkeit und das Intervall für die Wiederholung fest. Wenn Sie z. B. möchten, dass der Flow jeden Tag zu einer bestimmten Uhrzeit ausgelöst wird, können Sie das Intervall auf 1 (jeden Tag) festlegen und die Uhrzeit angeben.
Nachdem Sie alle Felder ausgefüllt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche „Ausblenden“, um diesen Bereich zu schließen.
Schritt 3: Aktion hinzufügen
Klicken Sie nun auf die Schaltfläche „+“, um einen weiteren Schritt hinzuzufügen.
Für diesen Ablauf möchten wir den Gesamtumsatzwert in einer Excel-Tabelle überwachen, in diesem Fall wird die Aktion „Zeile abrufen“ aus dem Excel Online (Business)-Konnektor verwendet.
Füllen Sie nun die Felder unten aus.
- Speicherort: Wählen Sie den Speicherort Ihrer Excel-Datei aus. Dabei kann es sich um eine SharePoint-Website, OneDrive oder einen anderen unterstützten Speicherort handeln. Wählen Sie den entsprechenden Speicherort aus dem Dropdown-Menü aus.
- Dokumentbibliothek: Wenn Ihre Excel-Datei auf einer SharePoint-Website gespeichert ist, geben Sie die Dokumentbibliothek an, die die Datei enthält.
- Datei: Wählen Sie die Excel-Datei aus, aus der Sie eine Zeile abrufen möchten. Dies sollte die Datei sein, die die Tabelle enthält, mit der Sie arbeiten.
- Tabelle: Geben Sie den Namen der Tabelle an, aus der Sie eine Zeile abrufen möchten. Geben Sie den genauen Namen der Tabelle in Ihrer Excel-Arbeitsmappe ein.
- Schlüsselspalte: Identifizieren Sie die Spalte, die als Schlüssel oder eindeutiger Bezeichner für die Zeilen in der Tabelle dient. Dabei handelt es sich häufig um eine Primärschlüsselspalte. Geben Sie den Namen der Spalte ein.
- Schlüsselwert: Geben Sie den spezifischen Wert in der Schlüsselspalte für die Zeile an, die Sie abrufen möchten. Dies ist in der Regel der eindeutige Bezeichner der Zeile, an der Sie interessiert sind.
Nach dem Ausfüllen dieser Felder ruft die Aktion „Zeile abrufen“ die Zeile basierend auf der angegebenen Schlüsselspalte und dem angegebenen Schlüsselwert aus der angegebenen Excel-Tabelle ab. Um diesen Bereich zu schließen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Reduzieren“.
Die Daten, die wir abrufen möchten, sind die erste Zeile der zweiten Spalte, die sich in der Zelle F2 aus der Tabelle TableTotal befindet.
Schritt 4: Bedingung und E-Mail-Aktion hinzufügen
Fügen Sie eine Bedingung hinzu, um zu überprüfen, ob die spezifische Bedingung in Ihrer Excel-Tabelle erfüllt ist.
Klicken Sie nun auf die Schaltfläche „Aktion hinzufügen“
Suchen Sie nach „Steuerung“ und wählen Sie dann „Bedingung“.
Durch das Hinzufügen von Bedingungen können Sie Logik in Ihren Workflow einführen.
Für den ersten Wert erhalten wir den Wert der angegebenen Zeile (Zelle F2) in Schritt 3, der „int(body(‚Get_a_row‘)?[‚ Insgesamt‘])“
Wählen Sie dann als Vergleichsoperator „ist kleiner als“ und als zweiten Wert „int(900000)“ aus. Die Kondition prüft, ob der Gesamtumsatz kleiner als 900000 ist.
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Ausblenden“, um den Bedingungsbereich zu schließen.
Fügen Sie eine Aktion hinzu, die, wenn die Bedingung erfüllt ist, eine E-Mail an den angegebenen Empfänger gesendet wird. Klicken Sie dazu auf „Aktion hinzufügen“ unter der Bedingung „True“.
Suchen Sie nach „E-Mail senden“, und wählen Sie dann „E-Mail senden (V2)“ aus dem Office 365 Outlook-Connector aus.
Füllen Sie die folgenden Felder aus.
- An: Geben Sie die E-Mail-Adresse(n) des Empfängers an. Sie können dynamische Inhalte aus vorherigen Schritten in Ihrem Flow verwenden oder statische E-Mail-Adressen eingeben.
- Betreff: Geben Sie die Betreffzeile für Ihre E-Mail ein. Dabei kann es sich um einen statischen Text oder um dynamische Inhalte aus vorherigen Schritten handeln.
- Text: Verfassen Sie den Text Ihrer E-Mail. Sie können statischen Text eingeben oder dynamische Inhalte verwenden, um Informationen aus vorherigen Schritten in Ihren Flow aufzunehmen.
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Ausblenden“, um den Bereich „E-Mail senden (V2)“ zu schließen.
Schritt 5: Umbenennen, Speichern, Flow-Prüfung und Testen des Flows
Das Umbenennen Ihres Power Automate-Flows mit einem klaren und beschreibenden Namen verbessert die allgemeine Übersichtlichkeit. Es hilft sowohl Ihnen als auch anderen Benutzern, den Zweck und die Funktionalität des Flows sofort zu verstehen.
Nachdem Sie Ihr Schema umbenannt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern, um Ihr Schema zu speichern. Klicken Sie nach dem Speichern auf die Schaltfläche Flow-Prüfung, um zu überprüfen, ob innerhalb des Flows kein Fehler oder keine Warnung auftritt. Klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche Testen, um sicherzustellen, dass Ihr Flow in den angegebenen Zeitintervallen ausgelöst wird und die Aktionen ordnungsgemäß ausführt.
Schritt 6: Aktivieren Sie den Flow in Power Automate
Sobald der Test erfolgreich ist, aktivieren Sie den Flow, um ihn für die regelmäßige Wiederholung zu aktivieren.
Jetzt wird Ihr Power Automate-Flow in den angegebenen Zeitintervallen ausgelöst, sodass Sie die Bedingungen in Ihrer Excel-Tabelle überwachen und entsprechende E-Mail-Benachrichtigungen senden können. Passen Sie die Wiederholungseinstellungen basierend auf dem gewünschten Zeitrahmen für die Ausführung des Flows an.
Beispiel für eine E-Mail-Benachrichtigung aus dem Flow
Wie überprüfe ich den Status von Flow-Ausführungen in Power Automate?
Lesen Sie diesen Artikel Überwachen des Flow-Status in Power Automate
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