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Les erreurs de communication à éviter - 2
La dernière fois, nous avons abordé certaines des erreurs de communication les plus courantes commises par certains chefs. Cette fois, nous allons parler de l'importance d'utiliser le nom des personnes lorsque vous communiquez avec elles.
Communication en face à face
Lorsque vous vous adressez à des personnes en face à face, il est important d'utiliser leur nom. Cela leur donne l'impression que vous leur accordez toute votre attention. Cela montre également que vous ne traitez pas tout le monde comme un numéro.
Attention toutefois à ne pas faire comme certains démarcheurs téléphoniques qui utilisent le nom de famille à toutes les phrases...
Apprendre rapidement le nom des personnes montre que vous vous intéressez aux autres et que vous avez le sens du détail.
Si vous avez du mal à vous souvenir des noms des personnes, pensez à vous créer une petite fiche d'aide-mémoire sur vos contacts professionnels les plus importants, afin de vous rappeler qui est qui dans chaque service ou dans chaque entreprise extérieure avec laquelle vous travaillez régulièrement.
Si vous organisez de grandes réunions avec votre personnel, une fois que tout le monde est installé (et si cela est approprié), demandez à chacun de faire un tour de table pour se présenter rapidement : son nom, son service et son rôle.
Faites un plan de table au fur et à mesure qu'ils parlent. Vous pourrez ainsi mettre un visage sur un nom, et vice versa si vous devez poser une question directe à quelqu'un.
Cartes de visite
Les cartes de visite peuvent sembler démodées, mais elles peuvent avoir une valeur inestimable lorsque vous êtes en dehors du bureau. Ayez-en toujours quelques-unes sur vous et récupérez-les auprès de vos interlocuteurs, si c'est possible.
Lorsque vous en recevez une, écrivez en quelques mots l'objet de la conversation et les mesures à prendre qui en découlent, comme la nécessité d'envoyer un catalogue ou de téléphoner plus tard dans la semaine pour vérifier la disponibilité pour une réunion.
Le fait d'avoir le nom complet sur la carte vous aidera à vous souvenir du nom plus facilement que s'il vous avait été présenté à la hâte. Si votre interlocuteur n'a pas de carte de visite, donnez-lui la vôtre pour l'aider à se souvenir de vous.
Communication par courrier électronique
Il n'y a rien qui ressemble plus à du spam qu'un courriel en vrac sans nom. Tous les courriels formels que vous envoyez doivent s'adresser spécifiquement à une personne par son nom. Les hommes d'affaires occupés reçoivent toujours des propositions de personnes qui veulent faire des affaires avec eux.
Cependant, 99 % de ces propositions vont à la poubelle parce qu'elles ne sont pas personnalisées.
Si vous devez envoyer un courriel de type "appel à froid", essayez d'obtenir le plus d'informations possible au préalable. Quelques recherches peuvent contribuer à ouvrir la porte à de nouvelles relations d'affaires si vous prenez le temps de bien vous renseigner.
Apprenez les noms des autres personnes et vous deviendrez rapidement une personne de contact dans votre entreprise.
La prochaine fois, nous aborderons l'importance du langage corporel pour une communication efficace.
À bientôt pour la suite !
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