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Die Abteilung für soziale Angelegenheiten der Gemeinde Trelleborg nutzte die UiPath-Plattform, um kritische Entscheidungsprozesse in der Sozialfürsorge zu automatisieren.
Diese Entscheidung hat die Service-Reaktionszeiten erheblich verkürzt, aber vor allem hat es den Mitarbeitern ermöglicht, außergewöhnlichen Service zu bieten und den schwedischen Bürgern zu helfen, die Kontrolle über ihr Leben zurückzugewinnen.
Die Aufgabe dieser Abteilung besteht darin, den Bürgern zu helfen, ihre Autonomie wiederzuerlangen. Diese Mission wurde nicht immer durch vorangegangene Prozesse optimiert, wie es sich das Ministerium gewünscht hätte. Früher konnte es zwischen 8 und 20 Tagen dauern, bis neue Anträge auf Sozialhilfe vom Sozialamt berücksichtigt wurden.
Das Problem war, dass die Abteilung während dieser Wartezeit immer wieder von Schweden kontaktiert wurde, die Informationen über ihren Status haben wollten und die auch neue Anfragen nach zusätzlicher Hilfe beim Aufbau des Prozesses hatten. Die Schweden machten sich zu viele Sorgen und reduzierten deshalb ihre Jobsuche stark.
Während dieser Wartezeit kontaktierten schwedische Staatsbürger weiterhin das Ministerium, um sich entweder nach ihrem Status zu erkundigen oder um weitere Unterstützung beim Abschluss des Verfahrens anzufordern. Schlimmer noch, diese Wartezeit bedeutete, dass die Bürger zu viel Zeit damit verbrachten, sich über ihre zukünftige Entscheidung Gedanken zu machen, anstatt aktiv daran zu arbeiten, einen neuen Job zu finden.
Die Mission der UiPath-Roboter
Heute läuft ein UiPath-Roboter einmal am Tag, gleich morgens, bevor die Mitarbeiter im Büro ankommen. Es sammelt alle Online-Bewerbungen der letzten 24 Stunden, führt die für die Entscheidungsfindung notwendigen Berechnungen durch und erstellt bei positivem Entscheid eine Prüfung. Der UiPath-Roboter prüft auch, ob der Sozialhilfebewerber arbeitssuchend tätig ist und somit seinen Sozialhilfepflichten nachkommt. „Der UiPath-Roboter erledigt die gleichen Aufgaben wie ein Mitarbeiter, aber viel schneller.“
Mit UiPath konnte die Abteilung die Zeit verkürzen, die die Mitarbeiter für die Bearbeitung einer Anfrage benötigten. Früher dauerte es drei bis fünf Minuten, um die Anfragen abzuschließen, oder sogar 17 Minuten für abgelehnte Anfragen. Aber jetzt dauert es nur noch 1 Minute für den Roboter!
Die Investitionsrendite war sehr interessant, da der Roboter Zeit für Mitarbeiter freisetzte, die anderen Aufgaben mit höherer Wertschöpfung zugewiesen werden konnten.
Quelle: UiPath.com