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Qui di seguito sono esposti degli esempi per come usare le formule per automatizzare le previsioni finanziarie.
Si rimanda alla documentazione specifica:
- Formule in Javascript nella tabella Preventivo
- Modello con registrazioni con uso della colonna Quantità e della colonna Formula.
Parametri
Quando si procede a una pianificazione può essere utile definire delle variabili che si utilizzeranno poi successivamente.
È utile creare una sezione parametri con una data registrazione dell'1 gennaio, o altra data che corrisponde al primo giorno della pianificazione. Le variabili parametri saranno poi usate nelle righe successive.
// 30% costOfGoodsSold = 0.3 // 5% interestRateDebit = 0.05 // 2% interestRateCredit = 0.02 // 10 % latePaymentPercentage = 0.1
In questo modo si vedono subito tutti i parametri che si possono impostare. Quando viene modificato un paramentro la previsione viene ricalcolata.
Ripetizioni o valori per mese
Utilizzando la colonna ripetizione, con una riga di registrazione sola si può pianificare tutto l'anno.
Se però l'attività ha delle variazioni stagionali, è meglio delle previsioni per mese. Per ogni mese si crea una riga con l'importo delle vendite del mese.
Se si desiderano fare previsioni in automatico per più anni, è utile in questa riga inserire la ripetizione "Y", così che la riga dell'anno serve anche per quello successivo.
Prezzi e quantità di vendita
Quando si fa un piano delle vendite è più facile inserire dei valori usando la colonna quantità e prezzo. Per esempio un ristorante può inserire il numero di coperti serviti al giorno, alla settimana o al mese e il programma calcola in automatico l'importo. Variando il numero di coperti o il prezzo si vede immediatamente l'impatto sulla liquidità e sul risultato d'esercizio.
Quando usi le formule ricordati, che sono espresse nel linguaggio Javascript:
- La variabile deve essere definita prima di essere usata, quindi la riga in cui viene definita deve avere la data inferiore alla riga dove viene usata.
- Nei numeri non puoi usare separatori di migliaia
- Il l separatore decimale è sempre il punto ".".
- I nomi sono diversi per maiuscolo/minuscolo.
Puoi attribuire un valore a una variabile (il nome lo scegli liberamente tu) e inserire il nome della variabile nelle righe successive per riprendere il valore.
Cambiando il valore assegnato alla variabile, si modificano in automatico tutte le righe nella quale è usata la variabile.
All'inizio puoi impostare per esempio il valore delle vendite previsto e nei mesi successivi, usare una formula per incrementare l'importo.
- Crea una variabile dal nome "S" (sales), inserendo il seguente testo nella colonna Formula.
Sales=1000
Nell'Importo sarà inserito il valore 1000.00
- Nelle righe successive usate la variabile inserendo semplicemente nella formula il nome della variable:
Sales
Nell'Importo sarà inserito il valore 1000.00
- Potete aggiungere 10% all'importo (moltiplicando per 1.1)
Sales*1.1
Nell'Importo sarà inserito il valore 1100.00
- Puoi aumentare il valore di s
Sales=Sales+200
Nell'Importo sarà inserito il valore 1200.00
- Se nella riga successivi usi la variabile ci sarà il nuovo lavore
Sales
Nell'Importo sarà inserito il valore 1200.00
Puoi anche definire una variabile per definire la percentuale di crescita.
- Percentage=1.1
- Amount=200
- Nelle formule puoi usare il nome della variabile invece del numero
- Sales*Percentage
- Sales=Sales+Amount
Variabili e ripetizioni
Ammettiamo che prevedi che la cifra d'affari aumenti del 5% ogni mese.
- Inserisci due righe dove assegni il valore alla variabile, senza mettere nessun conto con la data di inizio anno..
Sales=1000
Increment=5
- Crea poi una riga con la ripetizione dove inserisci i conti e la formula
Sales=Sales*(1+Increment/100)
Ogni volta che la riga sarà ripetuta il valore della variabile S risulterà aumentato del 5% e di conseguenza anche l'importo della registrazione.
Cambiando semplicemente la percentuale di crescita, la previsione sarà ricalcolata.
In una riga puoi mettere anche più istruzioni Javascript, separandoli con il punto e virgola ";"
Sales=1000; P=5
Uso delle formule budget
Ci sono funzioni che permettono di accedere ai saldi e movimenti dei conti per la pianificazione fino alla riga che viene calcolata.
Puoi inserire una formula che tramite la funzione budgetTotal, recupera il valore del conto vendite "SALES" del mese precedente.
credit( budgetTotal("SALES", "MP") )
La funzione budgetTotal prende come argomenti il numero di conto e il periodo. Al posto del periodo si può usare una sigla.
- MP sta per mese precedente.
- QP sta per trimestre precedente.
I ricavi sono in Avere, quindi il valore ritornato dalla funzione sarà negativo e non viene accettato come importo nella contabilità in partita doppia.
Si usa quindi la funzione credit(), che prende il valore negativo e lo mette in positivo.
Variabili per vendite mensili
Le vendite possono essere diverse per ogni mese. In questo caso è utile usare delle registrazioni separate per ogni mese con il nombe della variabile.
sales_01 = 1000 cost_01 = sales_01 * costOfGoodsSold sales_01 = 1100
Pagamenti dilazionati
Se si vuole un piano della liquidità molto preciso è utile separare le vendite, che sono pagate subito e quelle dilezionate.
Un approccio può essere quello di registrare tutte le vendite come se fossero pagate cash, assegnando all'importo il valore della variabile mensile.
sales_01 = 1000
Viene poi inserita una registrazione, che storna le vendite che sono dilazionate, calcolando l'importo con la formula.
sales_01 * latePaymentPercentage
Nel mese successivo verrà quindi inserita una registrazione di pagamento con la stessa formula.
Ci sono costi che possono essere in relazioni alle vendite (costo merce) oppure a degli altri costi (oneri sociali, in relazione agli stipendi).
Calcolo costi con variabili
Se le vendite sono definite con delle variabili, anche i costi di vendita possono essere indicati in percentuale delle vendite.
- Puoi definire la variabile S per le Vendite e la variabile C per la percentuale del costo.
Sales=1000
Cost=60
- La formula per il calcolo sarà:
Sales*Cost/100
Lo stesso approccio lo puoi usare anche per calcolare gli oneri sociali.
Questa formula può essere eventualmente inserita in una riga ripetitiva.
Calcolo costi di vendita con funzioni budget
Quando i costi sono in relazioni alle vendite si può usare anche la formula budget.
credit( budgetTotal("SALES", "MC") )*60/100
La sigla periodo "MC" sta per mese corrente.
Questa formula ritornerà il valore delle vendite del mese corrente, li trasforma in positivo e le moltiplica per il 60 e divide per 100.
La data deve ovviamente essere oltre le date di registrazione delle vendite.
Si può usare in una riga di ripetizione, inserendo la data fine mese. In automatico quindi i costi della vendita saranno calcolati in base alle vendite inserite con delle registrazione.
La formula può essere combinata con delle variabili.
- All'inizio dell'anno definisci la percentuale di costi.
Cost=60
- Nella formula si usa quindi la variabile C
credit( budgetTotal("SALES", "MC") )*Cost/100
Quando si cambia la percentuale di contribuzione o una qualsiasi vendita, la pianificazione risulterà aggiornata automaticamente.
Calcolo commissioni di vendita alla fine dell'anno
Alla fine dell'anno con questa formula calcoli le commissioni del 5 % sul totale delle vendite nette:
credit( budgetTotal("SALES", "YC") )*5/100
La funzione bugetTotal ritorna il movimento del conto vendite per il periodo "YC", anno corrente.
Con la funzione credit(), l'importo viene messo in positivo e poi moltiplicato per 5 e diviso per 100.
Se fai delle previsioni su più anni, ricordati di inserire nella riga la ripetizione "Y", così che la stessa formula sarà calcolata anche per l'anno precedente.
Come indicato prima invece di inserire il 5 direttamente nella formula, puoi assegnarlo con una variabile.
- Commission=5
- credit( budgetTotal("SALES", "YC") )*Commission/100
Se la percentuale cambia, da un anno all'altro, è sufficiente che inserisci con data anno successivo una registrazione che reimposta la variabile commissione.
Inflazione con le variabili
Se vuoi fare previsioni su più anni puoi tenere conto anche dell'inflazione.
- All'inizio della pianificazione assegna una variabile alla base per i prezzi e all'inflazione (2%).
Base=1;Inflation=2
- Quando usi la variabile Sales la moltiplichi per l'inflazione
Sales=Sales*Base
- All'inizio dell'anno successivo, con ripetizione annuale, aumenti la base dei prezzi
Base=Base+Base*Inflation/100
Grazie alle formule si possono automatizzare il calcolo degli ammortamenti.
Se nella pianificazione, cambi il valore degli investimenti, gli ammortamenti saranno ricalcolati in automatico. Fai attenzione che la data della riga del calcolo degli ammortamenti abbia una data superiore a quella degli investimenti. Di regole è il 31 dicembre.
Calcolo ammortamenti sul valore contabile
Per calcolare gli ammortamenti del conto "EQUIPMENT" inserisci a fine dell'anno una riga con la seguente formula e i conti dare e avere opportunamente impostati per registrare l'ammortamento.
budgetBalance("EQUIPMENT")*20/100
La funzione budgetBalance, ritorna il saldo a quel momento. Su questo viene poi calcolato l'ammortamento del 20%.
Usa la funzione debit, nel caso pensi che il conto degli attivi possa andare in avere.
debit(budgetBalance("EQUIPMENT"))*20/100
Calcolo ammortamenti sul valore iniziale
Per il calcolo sul valore iniziale degli investimenti, è necessario usare delle variabili, per ricordare il valore degli investimento iniziale.
Equipment=10000
Se l'ammortamento viene dilazionato su 5 anni, nella riga dell'ammortamento di fine anno si inserirà la formula
Equipment=10000/5
Nella riga si inserirà la ripetizione annuale "Y" e anche la data fine, che corrisponde alla data dell'ultima rata dell'ammortamento, per evitare che l'ammortamento continui in modo indefinito.
Per ogni investimento si dovrà creare una variabile e una riga apposita di ammortamento. Nei nomi delle variabili si possono anche inserire i numeri.
Equipment1=10000
Equipment2=5000
La funzione budgetInterest( account, interest, startDate, endDate) consente di calcolare in automatico l'interesse sulla base dell'utilizzo effettivo di una conto.
I parametri sono:
- Conto
I cui movimenti sono usati per calcolare gli interessi, nel caso sarà il conto corrente bancario o il prestito.
- Interesse
Il tasso di interesse in percento.
Se il valore è positivo si calcolano gli interessi sui saldi dare.
Se il valore è negativo si calcolano gli interessi sui saldi avere.
- Data iniziale, può essere anche una sigla.
- Il valore ritornato è l'interesse calcolato per i giorni 365/365.
Interessi passivi sul conto bancario
Per calcolare gli interessi passivi del 5%, inserire una riga con la data fine trimestre e la ripetizione "3ME", che contiene la formula
budgetInterest( "Bank", -5, "QC")
Il tasso d'interesse è negativo, perché Il periodo "QC" significa trimestre corrente. I conti dare e avere devono essere quelli usuali per la registrazione degli interessi passivi. Se l'interesse diminuisce il saldo del conto bancario si userà anche nella registrazione. Si può però usare un altro conto se viene pagato con un altro conto.
È importante che si usi la ripetizione "3ME" così che la data usata sarà sempre l'ultima del trimestre.
Per calcolare gli interessi del mese usare la sigla "MC"
budgetInterest( "Bank", -5, "MC")
Interessi attivi sul conto bancario
Per gli interessi attivi del 2% usa invece l'interesse in positivo.
budgetInterest( "Bank", 2, "QC")
budgetInterest( "Bank", 2, "MC")
Interessi su conti prestiti a scadenza fissa
Per prestiti a scadenza fissa, il calcolo e la registrazione dell'interesse avverrà alla data specificata.
- Creare un conto diverso per ogni prestito.
Si usa la funzione budgetInterest indicando esattamente le date d'inizio e fine.
Se la data è indicata come testo, si deve usare la notazione "yyyy-mm-dd", quindi "2022-12-31"
- Usare le variabili.
Come indicato per gli ammortamenti, si può assegnare il montante del prestito a una variabile. Il calcolo degli interessi sarà fatto con una formula di calcolo Javascript,
- Definire la variabile prestito
Loan=1000
- Calcolo interessi del 5%, per 120 giorni.
Loan*5/100*120/365.
- Definire la variabile prestito
Calcolo imposte sull'utile
L'utile è il totale del movimento del gruppo utile per il periodo.
Per calcolare un'imposta del 10% sull'utile, usiamo la formula.
credit(budgetTotal("Gr=Result","MC"))*10/100
- La funzione budgetTotal passiamo nel parametro il gruppo "Gr=Result", che indica che invece di un conto deve calcolare il movimento del gruppo.
- Come periodo è indicato MC, mese corrente.
- La funzione budgetTotal ritornerà un valore positivo se vi è una perdita e negativo (avere) se vi è un utile.
- la funziona credit tiene conto solo dei valori negativi, quindi se vi è una perdita l'imposta risulterà zero.
Pagamenti con differiti o con scadenze diverse
Per pagamenti differito o con scadenze diverse si può procedere in due modi:
- Usare delle variabili a cui assegnare l'importo del pagamento.
Usare la variabile in questione, quando si effettua la registrazione del pagamento.
- Creare dei conti clienti o fornitori per le diverse scadenze dei crediti.
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