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Le processus participatif a lieu tout au long de la phase d'avant-projet afin d'intégrer dans la planification au mieux les préoccupations des porteurs d‘enjeux. L'état de Vaud a développé un guide donnant des conseils sur la manière d'organiser et structurer un tel processus. Vous trouvez le guide ci-dessous.
Le dialogue des parties prenantes est chapeauté par les autorités communales. L'ensemble des discussions ayant lieu dans le cadre du processus de participation est documenté et mis en ligne à l'usage de tous les intéressés. Les animateurs des groupes de travail s’assurent à chaque séance que le flux d’information vers la base des organisations circule. Le modérateur s'assure que toutes les voix soient entendues, pas seulement celles des opposants.
Un forum sur le site de la commune est mis à disposition du public. Les réponses des acteurs engagés en faveur du projet aux commentaires des opposants sont faites sur un ton neutre et respectueux.
La commune laisse le développeur ou le porteur de projet diriger le dialogue. La population doute de la crédibilité de l'information traitée et craint une manipulation du dialogue.