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Die Entsendung von Mitarbeitenden aus der Schweiz ins Ausland wirft viele arbeitsrechtliche, aufenthaltsrechtliche, steuerrechtliche und versicherungstechnische Fragen auf - und ist für die betroffenen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer oft mit vielen Unsicherheiten verbunden. In diesem Artikel erfahren Sie, was eine Entsendung ist, was die Unterschiede zwischen einer befristeten und einer langfristigen Entsendung sind, welche Richtlinien gelten und welche steuerlichen Folgen es zu beachten gibt.
Der Begriff Entsendung bezieht sich auf die vorübergehende geografische Abordnung eines Arbeitnehmers aus der Schweiz in ein anderes Land. Diese Art der Versetzung wird vorgenommen, damit der Mitarbeiter bestimmte Aufgaben für das Unternehmen wahrnehmen und erledigen kann. Entsendungen erfolgen aus verschiedenen Gründen, die von der Strategie des jeweiligen Unternehmens abhängen: die Erschliessung neuer Märkte, Wissenstransfer, internationale Zusammenarbeit usw.
Das Wort Entsendung ist weder rechtlich noch steuerlich einheitlich definiert oder normiert. Gemäss dem Schweizerischen Entsendegesetz (EntsG) sind jedoch mindestens die folgenden zwei Kriterien erforderlich, damit von einer Entsendung gesprochen werden kann: Erstens muss der Arbeitnehmer von einem Land in ein anderes versetzt werden. Zweitens sollte die Dauer des Aufenthalts im Land der Beschäftigung begrenzt werden.
Unterschied zwischen Entsendungen, Versetzungen und Dienstreisen
Entsendungen sind begrifflich von der Geschäftsreise und der Versetzung abzugrenzen. Eine Geschäftsreise ist ein Verlassen des regelmässigen Arbeitsplatzes für eine vorübergehende Tätigkeit, einschliesslich einer Hin- und Rückreise. Das heisst, dass der jeweilige Arbeitnehmer nach einer zeitlich stark begrenzten an seinen gewohnten Arbeitsplatz zurückkehrt, sobald der Zweck der Reise erreicht ist.
Im Falle der Versetzung eines Arbeitnehmers ist die Auswärtstätigkeit unbefristet. Der Arbeitnehmer wird in der Regel für einen unbestimmten Zeitraum ins Ausland abgeordnet, während dieser bei einer Entsendung in der Regel für einen längeren, aber begrenzten Zeitraum im Ausland für das Unternehmen tätig ist.
Die rechtliche Komplexität von Entsendungen ins Ausland
Internationale Entsendungen von Arbeitnehmern betreffen immer die Rechtsordnung von mindestens zwei Ländern: zum einen mit der Rechtsordnung des Landes, in dem sie ihren Auftrag ausführen, und zum anderen mit der des Landes, in dem sie ihren offiziellen Wohnsitz haben. Wenn der Arbeitnehmer eine andere Staatsangehörigkeit als die seines Wohnsitz- und Arbeitslandes hat, kann ausserdem die Rechtsordnung seines Herkunftsstaates eine weitere Rolle spielen.
Um den rechtlichen Erfolg einer internationalen Entsendung zu gewährleisten, ist es daher wichtig, bei der Ausarbeitung des Arbeitsvertrags die unterschiedlichen arbeitsrechtlichen Bestimmungen in den betreffenden Ländern zu berücksichtigen. Das Fehlen spezifischer Vorschriften für Entsendungen aus der Schweiz bietet dabei sowohl Flexibilität bei der Gestaltung des Arbeitsvertrags als auch ein gewisses Mass an Unsicherheit für die Arbeitnehmer.
Relevante Rechtsgebiete
Grundsätzlich betreffen Entsendungen ins Ausland die folgenden vier Rechtsgebiete:
Abgesehen vom Arbeitsrecht gehören all diese Rechtsgebiete zum öffentlichen Recht und werden von jedem Land selbst gestaltet und angewandt. Aufgrund des Territorialitätsprinzips untersteht grundsätzlich jede Person dem geltenden Recht des Staates, in dem sie sich aufhält. Jedoch gelten für Ausländerinnen und Ausländer insbesondere in Bezug auf Leistungen der sozialen Sicherheit abweichende Bestimmungen als für Staatsbürgerinnen und -bürger. Daher ist es bei Entsendungen für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer besonders wichtig, sich vorab über möglicherweise bestehende Abkommen und Verträge zwischen der Schweiz und ihrem Gastland zu informieren, um doppelte Belastungen zu vermeiden und zu wissen, welche Rechte und Pflichte sie während ihrer Auswärtstätigkeit haben.
Die Dauer einer Entsendung ist besonders aus steuerrechtlicher Sicht wichtig. In der Regel müssen Sie zum Zeitpunkt der Entsendung immer angegeben, ob Sie Ihr Steuerdomizil in der Schweiz während der Entsendung beibehalten oder aufgeben möchten.
Kurzfristige Entsendungen
Im Allgemeinen gilt eine Entsendung von weniger als 12 Monaten als „kurzfristig“. Aus steuerrechtlicher Sicht können kurzfristige Entsendungen in zwei Kategorien unterteilt werden: Auswärtstätigkeiten von weniger als sechs Monaten und solche mit einer Dauer von mehr als sechs Monaten. Im Falle einer kurzfristigen Entsendung bleiben in der Regel der Wohnsitz und die unbeschränkte Steuerpflicht im Heimatland bestehen. Die beschränkte Steuerpflicht kann dabei auch im Gastland gültig werden.
Werden Sie als Arbeitnehmer für eine kurzfristige Zeit ins Ausland entsandt, empfiehlt es sich, Ihr Steuerdomizil in der Schweiz zu belassen. Die Verlegung des steuerlichen Wohnsitzes wird prinzipiell abgelehnt, wenn keine Absicht Ihres Arbeitgebers besteht, Sie langfristig im Ausland anzusiedeln. Bei einer kurzfristigen Entsendung lohnt es sich zu prüfen, ob ein Doppelbesteuerungsabkommen mit dem Gastland besteht, um nicht in beiden Ländern steuern entrichten zu müssen.
Langfristige Entsendungen
Entsendungen in ein anderes Land, die länger als ein Jahr dauern, gelten als langfristig. Sie führen in der Regel zu einer Verlegung des Wohnsitzes in das Land der Beschäftigung. In diesem Fall endet die unbeschränkte Steuerpflicht in der Schweiz am Tag der Verlegung des Wohnsitzes und gilt nunmehr im jeweiligen Gastland.
Entsendungen und Besteuerung
Entsendungen sind aus steuerlicher Sicht komplex und müssen von Fall zu Fall geklärt werden, je nach dem Recht des jeweiligen Ziellandes. So kann beispielsweise die Besteuerung für zwei in dasselbe Land entsandte Arbeitnehmer unterschiedlich ausfallen. Steuern machen einen erheblichen Teil der Kosten für die Entsendung eines Mitarbeiters ins Ausland aus, und es sind seitens des Arbeitgebers Vorabklärungen erforderlich, um etwaige Steuerschulden im Zusammenhang mit der Entsendung eines Mitarbeitenden zu ermitteln.
Die Tatsache, dass es in der Schweiz keine spezifischen Normen für die Entsendung von Arbeitnehmern ins Ausland gibt, bedeutet häufig eine grosse Rechtsunsicherheit, die zur Verunsicherung der betreffenden Arbeitnehmer führen kann. Es ist jedoch möglich, einen Entsendegrundvertrag zu schliessen. Dabei handelt sich nicht um einen neuen Arbeitsvertrag, sondern um einen Vertrag, der diesen ändert oder ergänzt, um das Arbeitsverhältnis während der Dauer der Abordnung anzupassen und eindeutig zu klären.
Der Entsendegrundvertrag unterliegt der vollen Vertragsfreiheit gemäss Artikel 19 des Obligationenrechts (OR), einschliesslich der Wahl des anwendbaren Rechtssystems durch den Arbeitgeber. Jedoch muss der Arbeitgeber gemäss Artikel 2 EntsG garantieren, dass die gültigen minimalen Bestimmungen über Arbeits- und Lohnbedingungen auch während der Entsendung eingehalten werden.
In der Regel umfassen Entsendegrundverträge die folgenden Punkte:
- Zielland und Dauer der Entsendung
- Lohn während der Entsendung
- Zusatzleistungen
- Umfang der Versicherung
- Modalitäten für die Rückkehr
- Formulierung der Treuepflicht
- Erlaubnis oder Verbot einer Nebentätigkeit
- Ggf. Nebenabreden und Geheimhaltungspflicht
- Gerichtsstand sowie das anwendbare Recht
Tipp: Ein Entsendegrundvertrag garantiert Ihnen die grösstmögliche Rechtssicherheit während einer Entsendung ins Ausland. Wenn Sie sich über die Inhalte und Bestimmungen Ihres Vertrags nicht sicher sind, können Sie sich dafür von Fachleuten für internationales Arbeitsrecht beraten lassen.
In der Europäischen Union (EU) und der sogenannten Europäischen Freihandelsassoziation (EFTA) wurden Sonderregelungen getroffen, um die Fortzahlung der Sozialversicherungsbeiträge ins Ausland entsandter Arbeitnehmer zu gewährleisten. Damit wird sichergestellt, dass Arbeitnehmer auch während einer Entsendung in einen EU- oder EFTA-Mitgliedsstaat an das schweizerische Sozialversicherungssystem gemäss Artikel 111 bis 117 der Bundesverfassung (BV) angeschlossen bleiben und eine sogenannte "Beitragslücke" vermieden wird.
Dazu muss die Entsendung die folgenden Kriterien erfüllen:
- Der Arbeitgeber hat seinen Unternehmenssitz in der Schweiz aus
- Der Arbeitgeber erhält seine Verbindung zu dem entsandten Arbeitnehmer während des Auslandsaufenthaltes aufrecht.
- Der Arbeitnehmer wird nicht als Ersatz für einen anderen entsandten Arbeitnehmer entsandt.
- Die Dauer der Abordnung beträgt weniger als 24 Monate beträgt.
- Der Arbeitnehmer muss vor der Entsendung mindestens einen Monatsbeitrag an das schweizerische Sozialversicherungssystem entrichtet haben.
- Der Arbeitnehmer wird nach seiner Rückkehr in die Schweiz vom Unternehmen wieder regulär eingestellt.
Entsendungen in Nichtvertragsstaaten
Wenn die Entsendung in ein Land ausserhalb der Europäischen Union bzw. der EFTA-Staaten erfolgt, gibt es zwei Fälle: Länder, mit denen die Schweiz ein bilaterales Abkommen über soziale Sicherheit geschlossen hat, und Drittländer, mit denen kein Abkommen geschlossen wurde. Wurde ein Sozialversicherungsabkommen unterzeichnet, so gelten ähnliche Regeln wie bei einer Entsendung innerhalb der EU. Wurde kein Abkommen unterzeichnet, so unterliegt der Arbeitnehmer dem Sozialversicherungssystem des Gastlandes. Es ist jedoch möglich, während der Zeit der Entsendung freiwillig Sozial- und Krankenversicherungsbeiträge in der Schweiz zu leisten. In einem solchen Fall liegt eine sogenannte Doppelversicherung vor.
Tipp: Das schweizerische Bundesamt für Sozialversicherungen (BSV) hat einige Merkblätter für Entsandte aufgesetzt, die über die grundsätzlichen Rechte und Pflichten in Bezug auf die soziale Sicherheit in EU-, EFTA-, Vertrags- und Nichtvertragsstaaten aufklären. Sollte dies nicht genügen, können Sie jederzeit den Rat eines Anwalts für Arbeitsrecht hinzuziehen.
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Unter Entsendung versteht man die vorübergehende Abordnung eines Arbeitnehmers in ein anderes Land, um bestimmte Aufgaben für seinen Arbeitgeber zu erfüllen. Eine Entsendung kann je nach den Zielen des Unternehmens für einen kürzeren oder längeren Zeitraum erfolgen. Es sei darauf hingewiesen, dass es sich hierbei nicht um einen rechtsverbindlichen Begriff handelt, der daher verschiedenen Auslegungen unterliegt.
Bei einer Geschäftsreise reist der Arbeitnehmer für einen kurzen Zeitraum ins Ausland und wieder zurück. Er bleibt also an seinem gewohnten Arbeitsplatz beschäftigt, an den er nach Beendigung seiner Auswärtstätigkeit zurückkehrt.
Wie die Geschäftsreise ist auch die Versetzung von der Entsendung zu unterscheiden. Im Gegensatz zur Entsendung ist eine Versetzung ins Ausland zeitlich nicht befristet.
Entsendungen von weniger als zwölf Monaten gelten als kurzfristige Entsendungen. Steuerrechtlich wird hier zwischen Entsendungen von unter und über sechs Monaten unterschieden. Entsendungen mit einer Dauer von mehr als zwölf Monaten gelten als langfristig.
Gerade im Bereich des Steuerrechts ist die Dauer der Entsendung von entscheidender Bedeutung. Sie bestimmt, ob das Steuerdomizil in der Schweiz beibehalten werden kann bzw. sollte oder ob der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin während der Entsendung auch im Gastland steuerpflichtig ist.
Nein. Ein Entsendungsvertrag kann den Arbeitsvertrag ergänzen und ändern, ersetzt ihn aber nicht. Er beschreibt die neuen Beschäftigungsverhältnisse, die im Zusammenhang mit der Entsendung gelten. Entsendungsverträge unterliegen in der Schweiz der vollen Vertragsfreiheit.
Findet der Auslandseinsatz in einem Land der Europäischen Union (EU) oder der Europäischen Freihandelsassoziation (EFTA) statt, können die entsandten Arbeitnehmer ihre Sozialversicherungszugehörigkeit für die Dauer der Entsendung beibehalten. Dies gilt auch, wenn die Entsendung in ein Land erfolgt, mit dem die Schweiz ein bilaterales Abkommen abgeschlossen hat. Ist das Zielland kein Vertragsstaat, ist der entsandte Arbeitnehmer fortan an das Sozialversicherungssystem des Gastlandes angeschlossen.