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Zielgruppe
Dieser Artikel richtet sich an Administratoren.innen, die für die Organisation von Veranstaltungen wie Projektwochen, Wahlfächern, Ferienpässen oder Modulunterrichte verantwortlich sind. Sie machen sich mit dem Konzept der Zeittabelle vertraut und erfahren, wie Sie sie auf Ihre Bedürfnisse zuschneiden können.
Inhalt
- Konzept der Zeittabelle auf Groople
- Die Zeittabelle dimensionieren
- Rasterung
- Link zwischen der Zeittabelle und den Zeitplänen der Gruppen
In diesem Beispiel folgen wir der Administratorin Bea Braun bei der Erstellung einer Zeittabelle.
Konzept der Zeittabelle auf Groople
Was ist die Zeittabelle?
Die Groople-Zeittabelle ist das Gerüst einer Veranstaltung, mit dem die Zeit verwaltet wird. Die Tabelle muss entsprechend den Aktivitäten der Veranstaltung dimensioniert werden. Eine gut aufgebaute Zeittabelle ist für das reibungslose Management Ihrer Veranstaltung von entscheidender Bedeutung.
Die Groople-Zeittabelle ermöglicht es den Teilnehmern auch, ihre Anwesenheit anzugeben, wenn sie ihre Wahl treffen.
Aus der Sicht des Teilnehmers würde dies zum Beispiel so aussehen:
Die Zeittabelle dimensionieren
Zu Beginn erstellt der Administrator die Tage seiner Veranstaltung. Einen neuen Tag erstellt man unter Zeitplan (1) und dann unter Neue Tagesperiode (2).
Im folgenden Beispiel findet die Veranstaltung eine Woche lang statt.
Es können 2 Arten von Tagen erstellt werden:
- Benannt: Der Name des Tages muss manuell eingegeben werden.
- Datiert: Groople schlägt einen Kalender vor.
Die Tage sind in Perioden unterteilt. Diese Perioden sind Zeitspannen, die die Tage der Veranstaltung unterteilen. Die Zeitpläne der Gruppen sind unabhängig von diesen Perioden. Eine Aktivität kann sich über mehrere Perioden oder Tage erstrecken. Der Zeitplan der Aktivität muss nicht alle ausgewählten Perioden abdecken.
Der Administrator kann eine beliebige Anzahl von Perioden festlegen. Diese Anzahl bestimmt die maximale Anzahl von Aktivitäten, die an einem Tag durchgeführt werden können. Benutzen Sie das Stiftsymbol um weitere Perioden zu erstellen.
Sehen Sie das nächste Kapitel „Rasterung“, um die optimale Anzahl an Tagesperioden für Ihre Veranstaltung zu erstellen.
In dieser Veranstaltung finden die Aktivitäten hauptsächlich am Vormittag und/oder am Nachmittag statt, der Administrator legt diese beiden Perioden für jeden Tag an. Unter Neue Periode anlegen können Sie je nach Wunsch mehrere Perioden verwenden. Für weitere Informationen zu den Perioden, sehen Sie die Anleitung Zeitplan erstellen und Zeitperioden gruppieren .
Wenn sich die Veranstaltung über mehrere Wochen erstreckt, ist es ratsam, Blöcke zu erstellen. Das Erstellen von Blöcken ermöglicht eine bessere Visualisierung der Veranstaltung für den Administrator und die Teilnehmer.
Rasterung
Die Rasterung der Zeittabelle (Anzahl der Perioden) richtet sich nach den Stundenplänen der Gruppen.
Hier ein Beispiel für einen Stundenplan, in dem die Zeit optimal belegt ist. Die Gruppen nehmen den größten Teil der Zeit der Perioden ein.
Hier ist derselbe Stundenplan wie auf dem vorherigen Beispiel zu sehen, allerdings mit Aktivitäten, die weniger gut dazu passen. Die Gruppen belegen die Zeiträume schlecht, was eine zeitliche „Verschwendung“ bedeutet. Die Teilnehmer haben am Montag und Dienstag lange freie Zeiten.
Das Picknick am Montag und der Besuch des Staudamms am Mittwoch beanspruchen zwangsläufig beide Zeiträume, so dass es nicht möglich sein wird, auch das Theater zu spielen.
Dieses etwas feiner unterteilte Raster passt besser zu den Zeitplänen der Gruppen. Die Zeiträume sind besser belegt und der Teilnehmer hat die Möglichkeit, einige zusätzliche Aktivitäten auszuwählen, um seinen Stundenplan zu vervollständigen.
Im folgenden Beispiel beobachten wir die Auswirkungen einer zu fest unterteilten Zeittabelle.
Eine zu fest unterteilte Zeittabelle wird dem Administrator mehr Arbeit machen, um alle Perioden einzugeben, und der Teilnehmer wird viele Kästchen von seiner Benutzeroberfläche aus und in der Börse für Restplätze ankreuzen müssen. Es geht also darum, einen Mittelweg zu finden.
Sicht des Administrators
Sicht des Teilnehmers
Link zwischen der Zeittabelle und den Zeitplänen der Gruppen
Die Zeittabelle befindet sich im Bildschirm für die Bearbeitung von Gruppen. Bei der Eingabe einer Gruppe ist es zwingend erforderlich, dass die angekreuzten Perioden die Stundenpläne dieser Gruppe abdecken.
Tipp: Legen Sie einen zentralen Sammelpunkt fest. Die Zeit zwischen dem Ende der Aktivität und dem Ende der Periode sollte es den Teilnehmern ermöglichen, sich von der Aktivität zum Sammelpunkt zu bewegen. Planen Sie diese Zeit auch zu Beginn der Aktivität ein.