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Am 6.7.2023 sind die komplexen Bestimmungen bezüglich der Reisetage veröffentlicht worden. Es sind zwei Verständigungsvereinbarungen mit je einem Merkblatt mit Beispielen.
Die Telearbeitsabkommen Schweiz-Frankreich finden seit 1.1.2023 Anwendung. In der vor Weihnachten publizierten Verständigungsvereinbarungen wurde Telearbeit definiert und auf 40% im Wohnsitzstaat Frankreich beschränkt. Die Telearbeit wurde für die Anwendungsfälle gemäss Grenzgängerabkommen vom 11. April 1983 zu den Kantonen Bern, Solothurn, Basel-Stadt, Basel-Landschaft, Waadt, Wallis, Neuenburg und Jura und gemäss Doppelbesteuerungsabkommen Schweiz-Frankreich gleich definiert.
Zur Erinnerung:
«Es gelten Tätigkeiten, die im Rahmen der Telearbeit vom Wohnsitzstaat des Arbeitnehmers aus für einen Arbeitgeber im anderen Vertragsstaat ausgeübt werden, bis zu 40% der Arbeitszeit pro Kalenderjahr als bei diesem Arbeitgeber in diesem anderen Staat ausgeübt;»
«Für die Anwendung dieser Vereinbarung bezeichnet der Begriff “Telearbeit vom Heimatstaat aus bedeutet “jede Form der Arbeitsorganisation, bei der eine Arbeit, die auch in den Räumlichkeiten des Arbeitgebers hätte ausgeführt werden können, von einem Arbeitnehmer in seinem Wohnsitzstaat aus der Ferne und ausserhalb der Räumlichkeiten des Arbeitgebers im Auftrag des Arbeitgebers gemäss den vertraglichen Vereinbarungen zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber unter Verwendung von Informations- und Kommunikationstechnologien. Dieser Begriff umfasst auch zeitlich begrenzte Aufgaben, die der Arbeitnehmer für diesen Arbeitgeber im Wohnsitzstaat oder in einem Drittstaat, sofern ihre Gesamtdauer 10 Tage nicht übersteigt. pro Jahr betragen.»
Lange Zeit war unklar, wie die 10 Reisetage mit den 40% zusammenspielen. Fragen wurden gestellt wie:
- Sind die Voraussetzungen zur Anwendung des Telearbeitsabkommens nicht mehr erfüllt, wenn die 10 Reisetage (zeitlich begrenzte Aufgaben, die der Arbeitnehmer für diesen Arbeitgeber im Wohnsitzstaat oder in einem Drittstaat erledigt ) überschritten werden?
oder
- Kann das Grenzgängerabkommen nicht mehr angewendet werden, wenn jemand auch ohne Telearbeit in Frankreich mehr als 10 Reisetage im Jahr hat?
Diese Fragen können nun beantwortet werden, auch wenn die Ausführungen im Detail komplex sind.
Hintergrund: Verschiedene Verhandlungen im zweiten Quartal 2023 zwischen der Schweiz und Frankreich haben zu zwei Verständigungsvereinbarungen geführt, welche am 30.6.2023 unterzeichnet und am 6.7.2023 durch die ESTV veröffentlicht wurden. Diese Verständigungsvereinbarungen finden rückwirkend auf den 1.1.2023 Anwendung. Je nach Ausgangslage sind die Unternehmen gefordert, die notwendigen Informationen rückwirkend aufzuarbeiten.
Nach Veröffentlichung dieser Bestimmungen sollten die Unternehmen prüfen, ob sie über den geforderten Detaillierungsgrad von Informationen ihrer Mitarbeitenden mit Telearbeit in Frankreich verfügen.
Dies sind (aus Sicht der Schweizer Unternehmen):
- Anzahl Stunden / Tage / Prozentsatz der in Frankreich ausgeführten Telearbeit
- Anzahl Stunden / Tage / Prozentsatz der in der Schweiz am normalen Arbeitsort durchgeführten Arbeit
- Anzahl berufliche Reisetage ohne Telearbeit in Frankreich
- Anzahl berufliche Reisetage ohne Telearbeit in Drittstaaten (und in Kombination mit den Sozialversicherungen wäre zu unterscheiden nach Drittstaaten in der EU für Nationalitäten Schweiz und EU resp. EFTA für Nationalitäten Schweiz und EFTA und solchen ausserhalb dieser Räume)
- Anzahl der beruflich bedingten Nichtrückkehrtage (nur für die Anwendungsfälle des Grenzgängerabkommens 1983) – ein Telearbeitstag in Frankreich ist kein beruflich bedingter Nichtrückkehrtag
Mit diesen Informationen kann in einem weiteren Schritt das erste Halbjahr geprüft werden, ob die Bedingungen für eine Telearbeit bis zu 40% in Frankreich erfüllt sind.
Die Nichterfüllung der Voraussetzung zur Anwendung der Telearbeitsabkommen führt zu verschiedenen Konsequenzen.
Was klar ist: Die Überschreitung der 40% Telearbeit inkl. 10 Reisetagen, welche in diese 40% eingerechnet werden müssen, führt zu einer Nichtanwendung der seit 1.1.2023 geltenden Telearbeitsbestimmungen und kann zu erheblichen Folgen für die Unternehmung in Frankreich führen.
Beide Verständigungsvereinbarungen präzisieren zudem, dass die 10 Tage Reisen bei Teilzeit oder einer kürzeren Periode als dem Kalenderjahr anteilsmässig gerechnet werden müssen. Zudem ist Pikettbereitschaft in Frankreich so lange nicht ein Telearbeitstag, als dass keine tatsächliche Arbeit in Frankreich geleistet wird.
Es muss unterschieden werden zwischen den Telearbeitsbestimmungen nach dem DBA und demjenigen des Grenzgängerabkommens.
Telearbeitsbestimmungen nach Doppelbesteuerungsabkommen Schweiz-Frankreich ohne Anwendung der Grenzgängerabkommens 1983:
- Die Telearbeitstage / Prozentsatz darf die 40% nicht überschreiten (bei einem Vollzeitpensum sind dies 96 Tage von 240 Tagen). Für die Festlegung der Grenze müssen die beruflichen Reisetage in Frankreich und in Drittstaaten zu den in Frankreich gearbeiteten Telearbeitstagen dazu gezählt werden (auch wenn diese mehr als 10 Tage ausmachen).
- Wird diese Gesamtgrenze überschritten, kann das Telearbeitsabkommen nicht angewendet werden und es führt zu etlichen Problemen in Frankreich (Steuervertretung, Abführen von Quellensteuern in Frankreich, was aus strafrechtlicher Sicht Schweiz ohne Bewilligung nicht möglich ist.)
- Wird diese Gesamtgrenze von 40% inkl. beruflich bedingten Reisetagen nicht überschritten, muss geprüft werden, ob die 10 beruflich bedingten Reisetage überschritten werden.
- Werden diese 10 beruflich bedingten Reisetage eingehalten, kann der Arbeitgebende ganz normal Quellensteuern auf dem ganzen Einkommen berechnen und abliefern.
- Werden diese überschritten, können 10 Tage von den beruflich bedingten Reisetagen zur Bestimmung des Prozentsatzes der Telearbeit aufgefüllt werden. Die restlichen Tage müssen nach Frankreich ausgeschieden werden. Dies bedeutet, dass der Arbeitgebende diese überschüssigen Reisetage als ausländische Arbeitstage bei der Berechnung der Quellensteuern ausscheiden sollte.
Zu jeder Verständigungsvereinbarung gibt es ein praktisches Merkblatt, welches die Bestimmungen näher erläutern. Eines der Beispiele im Merkblatt zur Verständigungsvereinbarung nach DBA CH-F zeigt folgende Situation (in diesen Beispielen muss davon ausgegangen werden, dass an jedem Tag gleichmässig viel gearbeitet wird):
- Mitarbeitender mit Wohnsitz in Annemasse Frankreich und Arbeitgeber in Genf
- Anzahl Arbeitstage pro Jahr gemäss Vollzeitpensum sind 240 Tage (100%)
- 144 Tage werden in der Schweiz beim Arbeitgeber gearbeitet (60%)
- 53 Tage werden Telearbeit gem. Definition in Frankreich gearbeitet (22%)
- an 43 Tagen werden Geschäftsreisen ausgeführt (18%) – davon sind es 7 Reisetage in Frankreich (3%) und 36 Tage in Drittstaaten (15%)
- Die Telearbeitstage von 96 werden in diesem Fall nicht überschritten (53 +43 Tage = 96 Tage)
- Als Telearbeit werden die 53 Tage plus max. 10 Reisetage (7 Reisetage aus Frankreich und 3 Tage von den Drittstaatstagen) addiert -> (53 + 10 Tage = 63 Tage)
- Die restlichen 33 Tage der Drittstaaten müssen bei den Quellensteuern als ausländische Arbeitstage im entsprechenden Monat ausgeschieden werden
(Es sei hier darauf hingewiesen, dass für die Bestimmung der Sozialversicherungsunterstellung in diesem Fall unter der Annahme, dass es sich um einen EU-Bürger oder Schweizer handelt, ein A1 «grenzüberschreitende Telearbeit» beantragt werden muss, unbeachtet der Fragestellung, wie viele Drittstaattage davon in der EU sind (Prozentsatz Telearbeit in Frankreich ist zwischen 25% und 29%). Zudem muss es sich um unregelmässige nicht gewöhnliche kurzfristige ad-hoc-Arbeitseinsätze handeln.)
Telearbeitsbestimmungen unter Anwendung der Grenzgängerabkommens 1983:
In diesem Fall müssen zwei Schritte vorgenommen werden.
Im ersten Schritt wird geprüft, ob grundsätzlich das Grenzgängerabkommen angewendet werden kann, was unter der Voraussetzung, dass eine Wohnsitzbescheinigung beigebracht worden ist und der Mitarbeitende jeden Tag über die Grenze geht, gegeben ist. Bei bis zu 45 beruflich bedingten Nichtrückkehrtagen pro Jahr nach Frankreich muss der Arbeitgebende in der Schweiz keine Quellensteuern abziehen.
Überschreitet ein Mitarbeitender jedoch die 45 beruflich bedingten Nichtrückkehrtage, muss der Arbeitgeber die vollen Quellensteuern berücksichtigen. In diesem Fall wechselt der Status zu den normalen Bestimmungen nach dem Doppelbesteuerungsabkommen Schweiz – Frankreich (siehe weiter oben).
Bei grundsätzlichem Vorliegen der Grenzgängereigenschaft, muss dies in Kombination mit den Telearbeitsbestimmungen betrachtet werden, falls ein Arbeitgeber auch Grenzgängern, welche unter das Abkommen von 1983 fallen, Telearbeit in Frankreich ermöglichen möchte.
Ein Beispiel zur Verständigungsvereinbarung zum Grenzgängerabkommen 1983 soll dieses Vorgehen illustrieren:
- Mitarbeitender mit Wohnsitz in Mulhouse Frankreich und Arbeitgeber in Basel
- Anzahl Arbeitstage pro Jahr gemäss Vollzeitpensum sind 240 Tage (100%)
- 166 Tage werden in der Schweiz beim Arbeitgeber gearbeitet (69%).
- 43 Tage werden Telearbeit gem. Definition in Frankreich gearbeitet (18%)
- an 31 Tagen werden Geschäftsreisen ausgeführt (13%) – davon sind es 12 Reisetage in Frankreich (5%) und 19 Tage in Drittstaaten (8%)
- Aufgrund der Überschreitung der 10 Reisetage in Frankreich findet das Grenzgängerabkommen nicht mehr Anwendung und es muss das normale Doppelbesteuerungsabkommen berücksichtigt werden (voller Quellensteuersatz)!
- In einem zweiten Schritt wird nun überprüft, ob das Telearbeitsabkommen gemäss Doppelbesteuerungsabkommen eingehalten wird:
- Die Telearbeitstage von 96 werden in diesem Fall nicht überschritten (43 +31 Tage = 74 Tage)
- Somit kann grundsätzlich das Telearbeitsabkommen nach Doppelbesteuerungsabkommen Anwendung finden
- Als Telearbeit werden die 43 Tage plus max. 10 Reisetage (10 Reisetage aus Frankreich) addiert à(43 + 10 Tage = 53 Tage)
- Die restlichen 21 Tage (2 von Frankreich und 19 aus Drittstaaten) müssen bei den Quellensteuern als ausländische Arbeitstage im entsprechenden Monat ausgeschieden werden
Diese Bestimmungen in Kombination mit den Sozialversicherungen fordern die Unternehmen regelmässig, weil die Definition der Telearbeit im Bereich der Sozialversicherungen nicht mit denjenigen der Steuern übereinstimmt. Zudem sind die steuerlichen Bestimmungen nationalitätenunabhängig währenddem bei den Sozialversicherungen die Nationalität massgebend ist. Die Telearbeitsabkommen im Bereich der Steuern erwähnen nur beruflich bedingte Reisetage in Frankreich oder Drittstaaten. Bei den Sozialversicherungen muss zusätzlich darauf geachtet werden, dass sich der Prozentsatz Anteil Teilearbeit nur für die Tätigkeiten in der Schweiz und dem EU-Raum bei Nationalitäten EU und der Schweiz und dem EFTA-Raum bei Nationalitäten CH und EFTA bezieht.
In der Praxis sollte ein Unternehmen beide Kriterien prüfen (nebst weiteren in diesem Blog nicht erwähnten Faktoren wie Betriebsstättenbegründung etc.). Dies führt regelmässig zu der Lösung, dass für die Mitarbeitenden mit Wohnsitz Frankreich nur so viel Telearbeit gewährt wird, als dass beide (alle) Kriterien erfüllt sind (siehe Blog zum Framework-Agreement Sozialversicherungen).
Es wird sich zeigen müssen, wie die Unternehmen die Informationen aufbereiten und umsetzen können.
- Können die Telearbeitsbestimmungen im einzelnen Sachverhalt sowohl für die Steuern als auch die Sozialversicherungen angewendet werden?
- Wenn ja, welches sind die Konsequenzen für die korrekte Berechnung der Quellensteuern und Sozialversicherungen?
- Wenn nein, soll im konkreten Fall u. Umständen keine Telearbeit durch den Arbeitgebenden bewilligt werden?
- Wie werden die Informationen aufbereitet und wer muss diese Informationen erhalten?
- Welche Unterlagen werden für die Quellensteuern für die Deklarationen und mögliche Kontrollen benötigt?
- Welche Unterlagen müssen dem Mitarbeitenden spätestens am Jahresende zur Verfügung gestellt werden, damit dieser seine Steuererklärung korrekt ausfüllen kann?
- etc.
Aufgrund der hohen Komplexität der Thematik biete ich am 23.8.2023 ein Webinar Telearbeit und Quellensteuern Schweiz- Frankreich an. Direkter Link: https://www.zulaufgmbh.ch/kurse/telearbeit-und-quellensteuern-schweiz-frankreich/ . Dieses Webinar wird nach den Sommerferien am gleichen Tag wie das Webinar Telearbeit und Sozialversicherungen durchgeführt. Zwischen den beiden Webinaren ist eine Pause von 30 Minuten vorgesehen. Link zu Telearbeit und Sozialversicherungen: https://www.zulaufgmbh.ch/kurse/telearbeit-und-sozialversicherungen-handlungsbedarf/ .
Somit haben die Teilnehmenden die Möglichkeit, die wichtigsten Bestimmungen im Bereich Steuern und Sozialversicherungen zu Telearbeit mit Frankreich zu erfahren. Die Webinare müssen jedoch einzeln gebucht werden.
Für Unternehmen, welche umfassende Massnahmen treffen und Korrekturen seit Januar 2023 vornehmen wollen, biete ich auf Anfrage individuelle Workshops an.
Die Thematik wird im Bereich der Steuern zudem im Vertiefungsseminar Quellensteuerfälle im internationalen Kontext https://www.zulaufgmbh.ch/kurse/vertiefungsseminar-quellensteuerfaelle-und-berechnungen-im-internationalen-kontext-2/ und Mobile Working von Arbeitnehmenden im In- und Ausland für Schweizer Unternehmen https://www.zulaufgmbh.ch/kurse/mobile-working-von-arbeitnehmenden-im-in-und-ausland-fuer-schweizer-unternehmen-2/ beleuchtet.
Die Telearbeitsbestimmungen im Bereich der Sozialversicherungen werden als Teil der «Grenzüberschreitenden Sozialversicherungen für HR und Payroll» ebenfalls behandelt: https://www.zulaufgmbh.ch/kurse/grenzueberschreitende-sozialversicherungen-fuer-hr-und-payroll-3/