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Das Protokoll des EDA setzt sich aus dem Büro der Protokollchefin oder des Protokollchefs, der Sektion Besuche und Zeremonien sowie der Sektion Privilegien und Immunitäten zusammen:
Büro der Protokollchefin oder des Protokollchefs
Das Büro der Protokollchefin oder des Protokollchefs verfasst für die Bundespräsidentin oder den Bundespräsidenten protokollarische Schreiben wie Glückwunsch-, Dankes-, Kondolenz- und Grussschreiben an Staats- und Regierungschefinnen oder -chefs. Zudem organisiert es die Besuche von ausländischen Missionschefinnen und -chefs bei der Bundespräsidentin oder dem Bundespräsidenten und bei den übrigen Mitgliedern des Bundesrats.
Es koordiniert in Zusammenarbeit mit den zuständigen Behörden die offiziellen Besuche von ausländischen Missionschefinnen und -chefs bei den Kantonsregierungen sowie die Verleihung von Titeln und Auszeichnungen an Schweizer Bürgerinnen und Bürger.
Schliesslich berät es auf Wunsch Bundes-, Kantons- und Gemeindestellen sowie ausländische Botschaften und Privatpersonen bei protokollarischen Fragen.
Sektion Besuche und Zeremonien
Die Sektion Besuche und Zeremonien organisiert Staatsbesuche und offizielle Besuche von Staatschefinnen und -chefs, Regierungschefinnen und -chefs, Ministerinnen und Ministern, hochrangigen Vertreterinnen und Vertretern von internationalen Organisationen und anderen ausländischen Würdenträgerinnen und -trägern, die Gäste des Bundesrats, der Bundespräsidentin oder des Bundespräsidenten oder der Vorsteherin oder des Vorstehers des EDA sind. Bei diesen offiziellen Besuchen stellt sie die Koordination zwischen den beteiligten Bundesstellen sicher.
Sie organisiert die diplomatischen Anlässe, zu denen die Bundespräsidentin oder der Bundespräsident regelmässig einlädt, unter anderem den Neujahrsempfang des ausländischen diplomatischen Korps und dessen jährlicher Ausflug auf Einladung der Bundespräsidentin oder des Bundespräsidenten. Des Weiteren ist sie für den Empfang und den Ausflug im Rahmen der jährlichen schweizerischen Botschafterkonferenz zuständig. Sie wirkt auch bei der Organisation multilateraler Veranstaltungen mit, wobei sie sich auf die protokollarischen Aspekte konzentriert.
Zu den weiteren Aufgaben der Sektion gehören die Agrémentgesuche von neuen ausländischen Missionschefinnen und -chefs, die Anlässe zur Überreichung der Beglaubigungsschreiben, die Bewilligung von VIP-Services an Flughäfen, die Betreuung des Eidgenössischen Protokollreglements sowie die Behandlung von Fragen der protokollarischen Rangfolge. Die Sektion unterstützt zudem die übrigen Departemente und das Protokoll des Parlaments bei ihren protokollarischen Aufgaben.
Sektion Privilegien und Immunitäten
Die Sektion Privilegien und Immunitäten ist für die administrative Betreuung des Personals von ausländischen Botschaften und konsularischen Posten zuständig: Erfassung der Eintritte, Mutationen und Austritte, Ausstellung von Legitimationskarten, Eröffnung und Schliessung konsularischer Posten und insbesondere Überwachung des Personalbestands, Erteilung des Exequaturs an Chefinnen und Chefs konsularischer Posten und des Agréments an Militärattaché(e)s.
Sie setzt die Privilegien und Immunitäten um, die sich aus den beiden Wiener Übereinkommen über diplomatische und konsularische Beziehungen ableiten lässt und kontrolliert ihre Einhaltung: Privilegien und Immunitäten, Rechtsstellung, Gegenseitigkeit, Verstösse gegen das Schweizer Recht, Bekämpfung von Missbräuchen und Schuldeneintreibung.
In Zusammenarbeit mit den zuständigen Behörden regelt die Sektion Sicherheitsfragen, Zoll- und Steuererleichterungen, rechtliche Fragen, Liegenschaftsprobleme, Visumanträge nach Artikel 98 AIG (Ausländer- und Integrationsgesetz) und Artikel 38 VEA (Verordnung über Einreise und Anmeldung von Ausländerinnen und Ausländern), die Zulassung von Fahrzeugen mit CD/AT/CC-Kennzeichen sowie Fragen im Zusammenhang mit dem Zugang zum Schweizer Arbeitsmarkt von Personen mit bevorzugtem Status in der Schweiz.
Sie bearbeitet Gesuche um Annullierung von offiziellen ausländischen Pässen und leitet neue Passmuster sowie Unterschriften- und Stempelmuster ausländischer Vertretungen an die zuständigen Bundesstellen weiter.
Sie führt und aktualisiert die Liste des diplomatischen und konsularischen Korps in der Schweiz und stellt die wichtigsten Informationen zum Thema Privilegien und Immunitäten für diplomatische Missionen und konsularische Posten in der Schweiz sowie für ihre Angestellten, Angehörigen und privaten Hausangestellten online zur Verfügung.