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Die Metapher des Mückenschwarms steht für die vielen kleinen Probleme und Herausforderungen, die unsichtbar herumschwirren. Diese sollen identifiziert werden, bevor es zu einem Stich kommt. Um dies zu erreichen, wird eine Kombination aus Brainwriting (stilles Brainstorming) und gemeinsamem Clustering eingesetzt. Durch diese Methode werden nicht nur Herausforderungen frühzeitig angesprochen und erkannt, sondern auch eine offene und transparente Kommunikation innerhalb des Projektteams gefördert.
1. Vorbereitung
Das Projektteam wird eingeladen und das erforderliche Material wird organisiert. Vor dem Workshop wird das Mückenschwarm-Canvas auf das Whiteboard gezeichnet und die Frage darüber geschrieben.
Mückenschwarm-Canvas inkl. Kurzanleitung
2. Fragestellung
Die moderierende Person eröffnet den Workshop und stellt die Fragestellung vor: «Welche Herausforderungen könnten das Projekt [Projektname] negativ beeinflussen?»
3. Brainwriting (5')
Alle Teammitglieder schreiben für sich die Herausforderungen auf Notizzettel (z.B. Post-it's), die das Projekt behindern könnten. Pro Herausforderung ist ein Zettel zu verwenden.
4. Ergebnisse vorstellen (5'-10')
Jeder Teilnehmer stellt seine persönlich identifizierten Herausforderungen vor. Die anderen Teilnehmer hören zu.
5. Mückenschwarm-Canvas erklären (5')
Die moderierende Person erklärt den Mückenschwarm-Canvas und erläutert die Bedeutung der folgenden drei Bereiche:
- Catch – Jetzt handeln
Wir müssen dieses Problem angehen
- Let it fly – Kein Handlungsbedarf
Diese Probleme sind im Moment nicht relevant, aber wir werden sie im Auge behalten
- Bury – nicht relevant
Das Problem ist für das Projekt nicht relevant
- Catch – Jetzt handeln
6. Verordnung der Erkenntnisse (20'-30')
Die Teilnehmer haben nun die Aufgabe, die Notizen auf dem Canvas zu verordnen. Der Moderator leitet die Diskussion und nimmt eine neutrale Position ein. Thematisch verwandte Themen werden zu Problembereichen geclustert.
7. Abschluss (5')
Abschliessend fasst die moderierende Person die Ergebnisse noch einmal kurz zusammen. Für jeden Problembereich übernimmt eine teilnehmende Person die Verantwortung. Diese sorgt dafür, dass die notwendigen Schritte zur Verhinderung bzw. Auflösung des Problems eingeleitet werden. Die Verantwortlichkeiten werden schriftlich festgehalten.
8. Dokumentieren
Das Ergebnis wird fotografisch festgehalten und mit dem Projektteam geteilt.
Moderator*in
Verantwortlich für den korrekten Ablauf, die Zeiteinhaltung und die neutrale Moderation des Projektteams
Projektteam (Teilnehmende)
2 bis 6 Personen
Physischer Workshop
Whiteboard oder Flipchart; Notizzettel (Post-it's) und Stifte, Smartphone (Timer und Kamera für Dokumentation)
Digital Workshop
Kollaboration-Tool (z.B. Miro, FigJam, …)