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Welches sind die wesentlichen Faktoren, die bei der Restrukturierung einer Stiftung zu berücksichtigen sind?
Eine Restrukturierung kann unter anderem Änderungen in den Geschäftsprozessen, den Finanzen, den angebotenen Programmen und Projekten sowie der Organisationsstruktur beinhalten. Restrukturierungen bergen Herausforderungen. Mit der richtigen Planung, Umsetzung und Kommunikation kann eine grosse Wirkung und Nachhaltigkeit erzielt werden.
Ist eine Restrukturierung notwendig?
Bevor eine Restrukturierung in Angriff genommen werden kann, ist es wichtig, den Bedarf an Veränderungen zu ermitteln. Dies stellt sicher, dass die späteren Veränderungen gezielt und effektiv umgesetzt werden können. Auch werden bei der Beurteilung mögliche Risiken und Herausforderungen der Restrukturierung sichtbar. Häufige Gründe für eine Restrukturierung sind:
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Veränderungen im externen Umfeld: Veränderungen im sozialen, wirtschaftlichen, politischen und rechtlichen Umfeld können sich auf die Programme, die Projekte und damit verbunden auf die Finanzierung der Stiftung auswirken.
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Veränderungen im internen Umfeld: Veränderungen in der Führung, der strategischen Ausrichtung sowie Personalwechsel können eine Restrukturierung erfordern.
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Ineffizienzen und Redundanzen: In manchen Fällen ist eine Restrukturierung erforderlich, um Redundanzen und Ineffizienzen in der Organisation zu beseitigen. Dies betrifft insbesondere die Organisationsstruktur, die Arbeitsprozesse und die Ressourcenverteilung.
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Ausweitung oder Reduzierung von Programmen und Projekten: Änderungen in den Programmen und Projekten der Stiftung können unter anderem eine Restrukturierung der Organisationsstruktur und der Finanzierung erfordern.
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Finanzen: Finanzielle Herausforderungen können dazu führen, dass die zur Verfügung stehenden Ressourcen neu ausgerichtet und eingesetzt werden müssen. Dies betrifft in erster Linie die Kostenstruktur, die Verbindlichkeiten sowie die Vermögenswerte bis hin zur Neuausrichtung der Strategie.
In der Regel ist es nicht ein einzelner Faktor, der eine Restrukturierung nötig macht, sondern es ist ein Verbund von mehreren Faktoren, die voneinander abhängig sind. Als Beispiel dazu dienen externe Einflüsse wie geänderte externe wirtschaftliche Faktoren, die sich auf die interne strategische Ausrichtung auswirken.
Ziele und Zweck der Restrukturierung ermitteln
Sobald die Notwendigkeit einer Restrukturierung festgestellt wurde, besteht der nächste Schritt darin, die Ziele der Restrukturierung zu bestimmen. Diese dienen als Basis für die Planung und Durchführung der Restrukturierung. Die Ziele sollten mit dem strategischen Plan und dem Leitbild der Stiftung in Einklang gebracht werden. Darüber hinaus sollte der Stiftungszweck bei jeder Restrukturierungsmassnahme im Zentrum stehen. Zu den allgemeinen Zielen einer Restrukturierung bei Stiftungen gehören:
- Verbesserte Effizienz: Eine Restrukturierung kann dazu beitragen, dass Redundanzen in der Stiftung beseitigt werden. Prozesse können gestrafft werden, um Zeit und Ressourcen zu sparen. Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten werden klar definiert, was zu einer effizienteren Arbeitsweise führt.
- Bessere Führung (Governance): Eine Restrukturierung kann eine effektivere Führungsstruktur schaffen. Bestimmte Führungspositionen werden neu definiert oder müssen neu besetzt werden. Mittels einer klaren Hierarchie und eindeutig definierten Verantwortlichkeiten ist es möglich, Entscheidungen schneller zu treffen, was das Reaktionsvermögen der Stiftung steigert.
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Nachhaltige Finanzen: Eine Restrukturierung kann dazu beitragen, die Kosten zu senken und die Einnahmequellen zu stärken. Durch eine effizientere Arbeitsweise und eine klare Verantwortlichkeitsstruktur können unnötige Ausgaben vermieden werden. Eine Restrukturierung kann auch dazu führen, dass die Stiftung neue Einnahmequellen erschliesst oder vorhandene optimiert.
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Verbesserte Wirkung: Eine Restrukturierung kann dazu beitragen, dass die Programme und Aktivitäten der Stiftung neu ausgerichtet werden, um eine grössere Wirkung und bessere Ergebnisse zu erzielen. Dies kann bedeuten, dass bestimmte Programme eingestellt oder neugestaltet werden müssen, um den aktuellen Bedürfnissen gerecht zu werden. Eine Restrukturierung kann auch dazu beitragen, dass die Stiftung besser auf Veränderungen im externen Umfeld reagieren kann und sich auf die wichtigsten Prioritäten konzentriert.
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Erhalt des Bewährten: Restrukturierungen bergen die Gefahr, gut funktionierende Elemente der Organisation über Bord zu werfen. Es ist daher zu klären, welche Abläufe, Strukturen und Projekte zu erhalten sind, vorausgesetzt, sie widersprechen nicht den anderen Zielsetzungen.
Einen Restrukturierungsplan entwickeln
Nach der Festlegung der Ziele sollte ein umfassender Restrukturierungsplan entwickelt werden, der folgende Elemente enthält:
- Zeitplan: Der Restrukturierungsplan sollte einen Zeitplan enthalten, in dem die verschiedenen Phasen der Restrukturierung, die einzelnen Aufgaben und Zuständigkeiten sowie die voraussichtlichen Abschlusstermine aufgeführt sind. Dies hilft den Überblick über die Restrukturierung zu behalten und sicherzustellen, dass die verschiedenen Phasen rechtzeitig abgeschlossen werden.
- Budget: Im Budget werden die mit der Restrukturierung verbundenen Kosten, einschliesslich Beraterhonorare, Kosten für die Schulungen der Mitarbeitenden und Rechtskosten, aufgeführt. So können die Kosten der Restrukturierung im Blick behalten werden. Ausserdem kann sichergestellt werden, dass genügend Mittel zur Verfügung stehen, um die geplanten Veränderungen umzusetzen.
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Personal: Im Personalplan sind alle angestrebten Änderungen an der Struktur der Organisation, einschliesslich Entlassungen, Neueinstellungen und Schulungsbedarf des Personals aufgeführt. Ein Personalplan hilft, die Umsetzung dieser Massnahmen zu planen und sicherzustellen, dass die Bedürfnisse der Stiftung und der Mitarbeitenden gleichermassen berücksichtigt werden.
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Kommunikation: Der Plan sollte eine Kommunikationsstrategie enthalten, die darlegt, wie die Restrukturierung den Beteiligten, einschliesslich Mitarbeitenden, Spendern, weiteren Mittelgebern und Programmpartnern, vermittelt werden soll. Eine gute Kommunikation mit den betroffenen Stakeholdern kann dazu beitragen, Ängste und Unsicherheiten abzubauen und Unterstützung für die Restrukturierung zu gewinnen.
Interessengruppen einbinden
Für den Erfolg der Restrukturierung ist die Einbindung von Interessengruppen entscheidend. Die Stiftung sollte sich laufend mit Interessengruppen, wie beispielsweise Mitarbeitenden, dem Management, Spendern/Mittelgebern und Programmpartnern austauschen, um sicherzustellen, dass deren Bedürfnisse berücksichtigt werden. Die Kommunikation mit den Stakeholdern sollte offen, ehrlich und transparent sein und regelmässige Updates über den Fortschritt der Restrukturierung beinhalten.
Den Restrukturierungsplan umsetzen
Eine sorgfältige Steuerung ist entscheidend für eine erfolgreiche Umsetzung des Restrukturierungsplans. Es ist wichtig, dass die Mitarbeitenden die notwendigen Ressourcen und Schulungen erhalten, um sich an die neuen Strukturen und Prozesse anzupassen. Dazu gehört auch ein kontinuierliches Monitoring des Fortschritts, um sicherzustellen, dass der Zeitplan und das Budget eingehalten werden und um gegebenenfalls Anpassungen vorzunehmen.
Ergebnisse bewerten
Nach Abschluss der Restrukturierung ist es wichtig, die Ergebnisse zu bewerten, um festzustellen, ob die Ziele erreicht wurden. Dazu gehört auch die Bewertung, ob die Restrukturierung zu einer verbesserten Effizienz, Governance, finanziellen Nachhaltigkeit und Wirkung geführt hat. Auf Basis der Bewertung sollten gegebenenfalls weitere Anpassungen vorgenommen werden.
Rechtliche Aspekte berücksichtigen
Bei einer Restrukturierung ist es wichtig, dass die rechtlichen Gegebenheiten stets eingehalten werden und alle Änderungen im Einklang mit den rechtlichen Anforderungen sind. Dies ist insbesondere von Bedeutung, wenn die Gefahr eines möglichen Kapitalverlusts oder einer Überschuldung besteht (Einleiten von Sanierungsmassnahmen beziehungsweise Erstellen einer Zwischenbilanz).
Fazit
Die Restrukturierung einer Stiftung kann anspruchsvoll sein. Mit der richtigen Planung und Umsetzung kann jedoch mehr Effizienz, Nachhaltigkeit und Wirkung erzielt werden. Es ist wichtig, die Notwendigkeit und den Umfang einer Restrukturierung zu ermitteln, die Ziele der Restrukturierung zu bestimmen, einen umfassenden Restrukturierungsplan zu entwickeln, den Plan effektiv umzusetzen und die Ergebnisse zu bewerten. So kann sichergestellt werden, dass sich die Stiftung für den langfristigen Erfolg positioniert.
BDO bietet Stiftungen bei Restrukturierungen wertvolle Unterstützung:
- Organisations-, Geschäftsmodell- und Finanzanalyse: Mit einer gründlichen Analyse der Stiftung und des Marktumfelds helfen wir, Symptome und Anzeichen für einen Restrukturierungsbedarf zu erkennen und die Notwendigkeit einer Restrukturierung zu beurteilen.
- Strategische Planung: Basierend auf den Erkenntnissen aus der Geschäftsmodell- und Finanzanalyse erarbeiten wir konkrete Handlungsoptionen. In einem Restrukturierungskonzept halten wir die notwendigen Massnahmen zur Stabilisierung, zur Profitabilitätssteigerung und zur Neuausrichtung der Stiftung fest.
- Begleitung bei der Umsetzung: Wir begleiten bei der Umsetzung der ausgearbeiteten Massnahmen. So stellen wir sicher, dass die Umsetzung wie geplant erfolgt und der Zeitplan eingehalten wird. Je nachdem, welche Massnahmen beschlossen wurden, werden die Programme und Aktivitäten im Einklang mit dem Stiftungszweck angepasst, die Mitarbeitenden geschult, ein Finanz- und Personalplan erstellt, die Kostenstruktur optimiert und eine erfolgreiche Kommunikation sichergestellt.
- Reporting: Der Fortschritt in der Umsetzung und die Auswirkungen der umgesetzten Massnahmen werden überwacht und periodisch an das Management oder den Stiftungsrat rapportiert.
- Finanzplanung und Cashflow-Management: Wir unterstützen im Budgetprozess, bei der Planung der liquiden Mittel und bei der Erschliessung alternativer Finanzierungsquellen.
- Interimsmanagement: Bei Bedarf stellen wir erfahrene Interim-Führungskräfte zur Verfügung, die die Stiftung während der Restrukturierung leiten und vor Ort bei der Umsetzung des Restrukturierungsplans helfen.