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Inhaltsverzeichnis
A. Allgemeines
1.
Das vorliegende Merkblatt enthält Ausführungen zum Quellensteuerverfahren von Arbeitnehmenden, die gemäss §§ 87, 94 und 100 des Steuergesetzes (StG; LS 631.1) quellensteuerpflichtig sind. Es erfasst auch quellensteuerpflichtige Künstlerinnen und Künstler, Sportlerinnen und Sportler sowie Referentinnen und Referenten, die in unselbstständiger Stellung während mindestens 30 Tagen für einen Arbeitgebenden mit Sitz im Kanton Zürich tätig sind.
2.
Die Quellensteuern sind im Kanton unter folgenden Bedingungen geschuldet:
a) die quellensteuerpflichtige Person hat ihren steuerrechtlichen Wohnsitz im Kanton;
b) die quellensteuerpflichtige Person ist im Ausland ansässig und hat ihren Wochenaufenthalt im Kanton;
c) die quellensteuerpflichtige Person ist im Ausland ansässig, hat in der Schweiz keinen Wochenaufenthalt und die Schuldnerin bzw. der Schuldner der steuerbaren Leistung hat im Kanton ihren Sitz.
3.
1 Erhält eine steuerpflichtige Person Vergütungen von einem nicht in der Schweiz ansässigen Arbeitgebenden, wird sie im ordentlichen Verfahren veranlagt. Diese Vergütungen werden nicht besteuert, soweit ein von der Schweiz abgeschlossenes Doppelbesteuerungsabkommen das Besteuerungsrecht der Schweiz einschränkt.
2 Die steuerpflichtige Person wird jedoch an der Quelle besteuert, wenn:
a) die Vergütung der Leistung von einer in der Schweiz gelegenen Betriebsstätte oder festen Einrichtung des ausländischen Arbeitgebenden getragen wird;
b) eine Arbeitnehmerentsendung unter verbundenen Gesellschaften vorliegt und die Gesellschaft im Kanton als faktische Arbeitgeberin bzw. als faktischer Arbeitgeber zu qualifizieren ist; oder
c) ein ausländischer Arbeitgebender im Widerspruch zu Art. 12 Abs. 2 des Bundesgesetzes über die Arbeitsvermittlung und den Personalverleih vom 6. Oktober 1989 (AVG, SR 823.11) Personal an einen Einsatzbetrieb in der Schweiz verleiht und die Vergütung von diesem Einsatzbetrieb getragen wird.
4.
Die Quellensteuerpflicht beginnt mit Aufnahme der unselbstständigen Erwerbstätigkeit.
B. Steuerberechnung
I. Steuerbare Leistungen
5.
1 Die Quellensteuer wird von den monatlichen Bruttoeinkünften nach § 4 QVO I (ZStB Nr. 87.1) berechnet. Ein Jahresausgleich wird nicht vorgenommen.
2 Steuerbar sind insbesondere:
a) alle dem Arbeitnehmenden oder einer Drittperson im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis ausgerichteten oder gutgeschriebenen Entschädigungen, insbesondere der ordentliche Arbeitslohn (Monatslohn, Stunden- bzw. Tageslohn, Akkordentschädigungen, Lohn für Überzeit-, Nacht- und Extraarbeiten, Arbeitsprämien), sämtliche Lohnzulagen (Familien-, Essens-, Orts- und Teuerungszulagen), Provisionen, Dienstalters- und Jubiläumsgeschenke,
Gratifikationen, Trinkgelder, Naturalleistungen, Tantiemen, geldwerte Vorteile, insbesondere aus Mitarbeiterbeteiligungen, Pauschalspesen ohne genehmigtes Spesenreglement, Bonuszahlungen sowie Abgangsentschädigungen;
b) alle an die Stelle des Erwerbseinkommens tretenden Ersatzeinkünfte aus Arbeitsverhältnis sowie aus Kranken-, Unfall-, Invaliden- und Arbeitslosenversicherung. Insbesondere gehören dazu Taggelder, Entschädigungen, Teilrenten und an deren Stelle tretende Kapitalleistungen.
6.
Soweit das vorliegende Merkblatt keine Bestimmungen zur Ermittlung des steuerbaren und des satzbestimmenden Einkommens enthält, gelten sinngemäss die entsprechenden Regelungen im Kreisschreiben Nr. 45 der Eidgenössischen Steuerverwaltung vom 12. Juni 2019 (nachfolgend «KS 45»; siehe Ziff. 3.2. und 6 KS 45).
II. Quellensteuertarife
1. Anwendbare Tarife
7.
1 Folgende Quellensteuertarife werden bei den nachfolgend aufgeführten steuerpflichtigen Personen angewendet:
a) Tarif A: bei ledigen, geschiedenen, gerichtlich oder tatsächlich getrennt lebenden und verwitweten Personen, die nicht mit Kindern im gleichen Haushalt zusammenleben;
b) Tarif B: bei in rechtlich und tatsächlich ungetrennter Ehe lebenden Eheleuten, bei welchen nur der Ehemann oder die Ehefrau erwerbstätig ist;
c) Tarif C: bei in rechtlich und tatsächlich ungetrennter Ehe lebenden Eheleuten, bei welchen beide Eheleute erwerbstätig sind;
d) Tarif E: bei Personen, die im vereinfachten Abrechnungsverfahren nach § 37a StG besteuert werden;
e) Tarif G: bei Ersatzeinkünften, die nicht über die Arbeitgeber an die quellensteuerpflichtige Person ausbezahlt werden;
f) Tarif H: bei ledigen, geschiedenen, gerichtlich oder tatsächlich getrennt lebenden und verwitweten Personen, die mit Kindern im gleichen Haushalt zusammenleben und deren Unterhalt zur Hauptsache bestreiten;
g) Tarif L: bei Grenzgängerinnen und Grenzgängern nach dem Abkommen vom 11. August 1971 zwischen der Schweizerischen Eidgenossenschaft und der Bundesrepublik Deutschland zur Vermeidung der Doppelbesteuerung auf dem Gebiete der Steuern vom Einkommen und vom Vermögen (DBA-D, SR 0.672.913.62), welche die Voraussetzungen für den Tarifcode A erfüllen;
h) Tarif M: bei Grenzgängerinnen und Grenzgängern nach dem DBA-D, welche die Voraussetzungen für den Tarifcode B erfüllen;
i) Tarif N: bei Grenzgängerinnen und Grenzgängern nach dem DBA-D, welche die Voraussetzungen für den Tarifcode C erfüllen;
j) Tarif P: bei Grenzgängerinnen und Grenzgängern nach dem DBA-D, welche die Voraussetzungen für den Tarifcode H erfüllen;
k) Tarif Q: bei Grenzgängerinnen und Grenzgängern nach dem DBA-D, welche die Voraussetzungen für den Tarifcode G erfüllen.
2 Die Tarife B, C, M und N gelten sinngemäss auch für eingetragene Partnerschaften.
8.
Quellensteuerpflichtige Personen schulden die Quellensteuer zum Tarif mit Kirchensteuer, wenn sie der Konfession einer staatlich anerkannten Landeskirche angehören. Die Mitgliedschaft zu einer staatlich anerkannten Kirchgemeinde mit Sitz im Kanton Zürich wird nicht vorausgesetzt.
9.
Erzielt eine quellensteuerpflichtige Person mehrere Einkommen aus unselbstständiger Erwerbstätigkeit, so muss jede Schuldnerin bzw. jeder Schuldner der steuerbaren Leistung den nach dem massgebenden Quellensteuertarif anwendbaren Steuersatz aufgrund des tatsächlichen Gesamteinkommens, des tatsächlichen Gesamtbeschäftigungsgrades oder unter Hochrechnung auf ein 100%-Pensum festlegen. Ist eine solche Hochrechnung nicht möglich, ist das satzbestimmende Einkommen durch Hinzurechnung des im Tarif C maximal eingerechneten satzbestimmenden Einkommens zu ermitteln.
10.
Der Quellensteuerabzug ist im Zeitpunkt der Auszahlung, Überweisung, Gutschrift oder Verrechnung der steuerbaren Leistung fällig. Die Schuldnerin bzw. der Schuldner der steuerbaren Leistung muss die Quellensteuer ungeachtet allfälliger Einwände (§ 144 Abs. 3 StG) oder Lohnpfändungen abziehen.
11.
Soweit das vorliegende Merkblatt keine eigenen Bestimmungen zur Tarifanwendung enthält, gelten sinngemäss die entsprechenden Regelungen im KS 45 (siehe Ziff. 4 KS 45).
III. Abgegoltene Steuer
12.
Der Quellensteuerabzug tritt an die Stelle der im ordentlichen Verfahren zu veranlagenden Einkommenssteuern. Vorbehalten bleiben die Regelungen zur nachträglichen ordentlichen Veranlagung (siehe Randziffern 13 - 23 unten).
C. Vorbehalt der ordentlichen Veranlagung
I. Nachträgliche ordentliche Veranlagung
1. Bei steuerrechtlichem Wohnsitz oder Aufenthalt im Kanton
13.
1 Eine nachträgliche ordentliche Veranlagung wird für das gesamte Einkommen und Vermögen durchgeführt, wenn die Bruttoeinkünfte einer quellensteuerpflichtigen Person nach § 87 Abs. 1 StG in einem Steuerjahr den Schwellenwert von Fr. 120'000 erreichen oder übersteigen. Die an der Quelle abgezogene Steuer wird dabei zinslos angerechnet.
2 Bei unterjähriger Steuerpflicht infolge Zuzugs aus dem Ausland sind zur Prüfung, ob der in Absatz 1 festgelegte Schwellenwert erreicht oder überschritten wird, die erzielten Bruttoeinkünfte auf zwölf Monate umzurechnen (§ 49 Abs. 3 StG). Die unregelmässigen Leistungen werden dabei ohne Hochrechnung berücksichtigt.
3 Zweiverdienerehepaare werden nachträglich ordentlich veranlagt, wenn das Bruttojahreseinkommen eines Ehegatten in einem Steuerjahr mindestens Fr. 120'000 beträgt.
4 In den Folgejahren wird bis zum Ende der Quellensteuerpflicht auch dann eine nachträgliche ordentliche Veranlagung für das gesamte Einkommen und Vermögen durchgeführt, wenn der in Absatz 1 festgelegte Schwellenwert vorübergehend oder dauernd wieder unterschritten wird.
14.
1 Quellensteuerpflichtige Personen müssen beim kantonalen Steueramt bis Ende März des Folgejahres einen Antrag auf Durchführung einer nachträglichen ordentlichen Veranlagung einreichen, wenn sie
a) Verrechnungssteuerguthaben zurückfordern,
b) ihre nicht der Quellensteuer unterliegenden steuerpflichtigen Einkünfte mindestens Fr. 3'000 betragen, oder
c) das steuerpflichtige Vermögen von Einzelpersonen mindestens Fr. 80'000 bzw. das steuerpflichtige Vermögen von gemeinsam Steuerpflichtigen mindestens Fr. 160'000 beträgt.
Bei den vorgenannten Schwellenwerten sind keine Abzüge zu berücksichtigen.
2 Der Antrag muss von der Antrag stellenden Person und bei Ehepaaren von beiden Ehegatten elektronisch eingereicht werden.
3 Das kantonale Steueramt kann für die letzten fünf Steuerperioden von Amtes wegen das Steuererklärungsverfahren zur Vornahme einer nachträglichen ordentlichen Veranlagung einleiten (§ 130 StG), sofern die Einkünfte bzw. Vermögenswerte gemäss Absatz 1 nicht ordentlich gemeldet wurden. Für weiter zurückliegende Steuerperioden bleiben die Vorschriften zum Nachsteuerverfahren vorbehalten (§§ 160 ff. StG).
4 Sind die Voraussetzungen zur Durchführung einer nachträglichen ordentlichen Veranlagung gegeben, wird in den Folgejahren von Amtes wegen eine nachträgliche ordentliche Veranlagung bis zum Ende der Quellensteuerpflicht vorgenommen.
15.
1 Quellensteuerpflichtige Personen nach § 87 Abs. 1 StG, welche die Schwellenwerte nach den Randziffern 13 und 14 nicht erreichen, können bis am 31. März des Folgejahres beim kantonalen Steueramt einen Antrag auf Durchführung einer nachträglichen ordentlichen Veranlagung einreichen.
2 Für Personen, welche die Schweiz verlassen, endet die Frist für die Einreichung des Antrags im Zeitpunkt der Abmeldung bei der dafür zuständigen Behörde (§ 93a Abs. 3 StG). Meldet sich eine Person, welche die Schweiz verlässt, nicht ordnungsgemäss bei der dafür zuständigen Behörde ab, gilt die Frist mit dem tatsächlichen Wegzug als abgelaufen und der Antrag kann nicht mehr gestellt werden.
3 Der Antrag muss von der Antrag stellenden Person und bei Ehepaaren von beiden Ehegatten elektronisch eingereicht werden. Ein einmal ordentlich gestellter Antrag kann nicht mehr zurückgenommen werden.
4 Wird der Antrag nicht formgerecht eingereicht, wird eine Frist von zehn Tagen zur Nachbesserung gewährt. Erfolgt keine fristgerechte Nachbesserung bzw. wurde der Antrag verspätet eingereicht, eröffnet das kantonale Steueramt der steuerpflichtigen Person einen Nichteintretensentscheid. Der vorgenommene Quellensteuerabzug wird definitiv.
5 Sind die Voraussetzungen für die Durchführung der nachträglichen ordentlichen Veranlagung auf Antrag gegeben, wird in den Folgejahren von Amtes wegen eine nachträgliche ordentliche Veranlagung bis zum Ende der Quellensteuerpflicht vorgenommen.
16.
Personen, die nachträglich ordentlich veranlagt werden, und ihren Wohnsitz ins Ausland verlegen, werden unterjährig bis zum Ende der Steuerpflicht nachträglich ordentlich veranlagt. Bei einem neuerlichen Zuzug aus dem Ausland werden die Voraussetzungen zur Vornahme einer nachträglichen ordentlichen Veranlagung neu geprüft.
2. Ohne steuerrechtlichen Wohnsitz oder Aufenthalt im Kanton
17.
1 Quellensteuerpflichtige Personen nach § 94 StG können bis Ende März des Folgejahres einen Antrag auf Durchführung einer nachträglichen ordentlichen Veranlagung einreichen, sofern die Voraussetzungen gemäss § 101a StG gegeben sind.
2 Der überwiegende Teil gemäss § 101a Abs. 1 lit. a StG ist gegeben, wenn mindestens 90% der weltweiten Bruttoeinkünfte in der Schweiz steuerbar sind. Um dies festzustellen, sind zuerst in Anwendung des innerstaatlichen Rechts die weltweiten steuerbaren Einkünfte (§§ 16 - 18 und §§ 20 - 23 StG) der steuerpflichtigen Person und ihres Ehegatten zu ermitteln. Anschliessend sind die nach den internationalen Zuteilungsregeln in der Schweiz steuerbaren Bruttoeinkünfte ins Verhältnis zu den weltweiten Einkünften zu setzen.
3 Die steuerpflichtige Person muss eine schweizerische Zustelladresse bekannt geben (§ 143a StG).
4 Der Antrag muss elektronisch eingereicht werden. Ein einmal ordentlich gestellter Antrag kann nicht mehr zurückgenommen werden.
5 Wird der Antrag innert Frist, aber nicht formgerecht eingereicht, wird eine Frist von zehn Tagen zur Nachbesserung gewährt. Erfolgt keine fristgerechte Nachbesserung bzw. wurde der Antrag verspätet eingereicht, eröffnet das kantonale Steueramt der steuerpflichtigen Person einen Nichteintretensentscheid. Der vorgenommene Quellensteuerabzug wird definitiv.
6 Die steuerpflichtige Person muss für jedes Steuerjahr einen neuen Antrag einreichen.
18.
1 Das kantonale Steueramt kann bei stossenden Verhältnissen von Amtes wegen für die letzten fünf Jahre eine nachträgliche ordentliche Veranlagung von quellensteuerpflichtigen Personen mit Ansässigkeit im Ausland vornehmen (§ 130 StG).
2 Stossende Verhältnisse können sich zu Gunsten wie zu Ungunsten der steuerpflichtigen Person auswirken und insbesondere wegen den in den Tarifen einberechneten Pauschalabzügen vorliegen oder weil für die Satzbestimmung im Quellensteuerverfahren nicht sämtliche in der Schweiz steuerbaren Einkünfte berücksichtigt werden können.
3 Die Beurteilung von stossenden Verhältnissen hat für jede nachfolgende Steuerperiode neu zu erfolgen.
3. Allgemeines zur Durchführung der nachträglichen ordentlichen Veranlagung
19.
Zuständig für die Durchführung der nachträglichen ordentlichen Veranlagung ist das kantonale Steueramt unter Mitwirkung der Gemeindesteuerämter. Eine Delegation an die Gemeindesteuerämter bleibt vorbehalten.
20.
Das kantonale Steueramt meldet den Gemeindesteuerämtern sämtliche quellensteuerpflichtigen Personen mit steuerrechtlichen Wohnsitz oder Aufenthalt im Kanton, die erstmals den Schwellenwert von Fr. 120'000 gemäss Randziffer 13 überschreiten. Daraufhin haben die Gemeindesteuerämter den Versand der Steuererklärungen an diese Personen sicherzustellen.
21.
Für quellensteuerpflichtige Personen, die der nachträglichen ordentlichen Veranlagung unterliegen, wird in der Regel kein provisorisches Bezugsverfahren durchgeführt. Erfolgt die nachträgliche ordentliche Veranlagung wegen nicht quellensteuerpflichtigem Einkommen und / oder Vermögen gemäss Randziffer 14, kann ein provisorischer Steuerbezug vorgenommen werden.
22.
1 Die abgelieferte Quellensteuer wird zinslos an die ordentlichen Steuern angerechnet. Dabei ist die Quellensteuer vorab mit der direkten Bundessteuer zu verrechnen. Ein allfälliger Überschuss wird bei der Schlussrechnung der Staats- und Gemeindesteuern berücksichtigt.
2 Muss die Gemeinde bei den Staats- und Gemeindesteuern einen Betrag in einer Steuerperiode von mehr als Fr. 1'000 abschreiben, kann sie zu Lasten der direkten Bundessteuer eine Verlustbeteiligung beim kantonalen Steueramt, Dienstabteilung Inkasso, beantragen, welche sich aus dem Verhältnis der Bruttosteuerforderungen (inkl. Zinsen und Kosten) ergibt. Das kantonale Steueramt stellt ein entsprechendes Antragsformular zur Verfügung. Nachträglich eingehende Zahlungen hat die Gemeinde anteilsmässig gemäss Verlustbeteiligung an das kantonale Steueramt, Dienstabteilung Inkasso, weiterzuleiten.
23.
Im Übrigen gelten die Vorschriften zum ordentlichen Veranlagungsverfahren.
II. Wechsel von der Quellensteuer zur ordentlichen Veranlagung
24.
1 Eine bisher an der Quelle besteuerte Person wird für die ganze Steuerperiode im ordentlichen Verfahren veranlagt, wenn sie:
a) die Niederlassungsbewilligung erhält;
b) eine Person heiratet, die das Schweizer Bürgerrecht oder die Niederlassungsbewilligung besitzt.
2 Die Quellensteuer ist ab dem Folgemonat nach der Erteilung der Niederlassungsbewilliung oder der Heirat nicht mehr geschuldet. Die Quellensteuer wird zinslos an die ordentlichen Steuern angerechnet. Insoweit wird auf Randziffer 22 verwiesen.
III. Wechsel von der ordentlichen Veranlagung zur Quellensteuer
25.
1 Unterliegt eine Person innerhalb einer Steuerperiode zunächst der ordentlichen Veranlagung und anschliessend der Quellensteuer, wird sie für das gesamte Jahr und bis zum Ende der Quellensteuerpflicht nachträglich ordentlich veranlagt.
2 Die Scheidung sowie die tatsächliche oder rechtliche Trennung von einem Ehegatten mit Schweizer Bürgerrecht oder Niederlassungsbewilligung lösen für den anderen, an sich quellensteuerpflichtigen Ehegatten auf Beginn des Folgemonats wiederum die Besteuerung an der Quelle aus. Bis zum Ende der Quellensteuerpflicht wird die nachträgliche ordentliche Veranlagung durchgeführt. Allfällig bereits geleistete Vorauszahlungen und abgezogene Quellensteuern werden angerechnet (siehe Randziffer 22).
3 Verstirbt der Ehegatte mit Schweizer Bürgerrecht oder Niederlassungsbewilligung, unterliegt der überlebende und an sich quellensteuerpflichtige Ehegatte wieder der Besteuerung an der Quelle. Die Ehegatten werden bis zum Todestag gemeinsam unterjährig ordentlich veranlagt (§ 52 Abs. 4 StG). Der überlebende Ehegatte wird ab dem auf den Todestag folgenden Tag unterjährig nachträglich ordentlich veranlagt. Die nachträgliche ordentliche Veranlagung wird bis zum Ende der Quellensteuerpflicht durchgeführt.
D. Rechte und Pflichten im Quellensteuerverfahren
I. Schuldnerin bzw. Schuldner der steuerbaren Leistung
26.
1 Die Schuldnerin bzw. der Schuldner der steuerbaren Leistung ist verpflichtet, sämtliche zur richtigen Quellensteuererhebung notwendigen Massnahmen zu treffen, insbesondere:
a) vor Auszahlung der steuerbaren Leistung die Quellensteuerpflicht und den anwendbaren Tarif festzustellen;
b) im Zeitpunkt der Fälligkeit, ungeachtet allfälliger Einwände oder Lohnpfändungen, bei Geldleistungen die geschuldete Steuer zurückzubehalten und bei anderen Leistungen (namentlich Naturalleistungen und Trinkgeldern) die geschuldete Steuer von der quellensteuerpflichtigen Person einzufordern;
c) mit dem kantonalen Steueramt über die der Quellenbesteuerung unterworfenen Personen periodisch abzurechnen und die Quellensteuern abzuliefern;
d) der quellensteuerpflichtigen Person eine Aufstellung oder eine Bestätigung über die Höhe des Steuerabzuges sowie einen Lohnausweis auszustellen.
2 Zur Kontrolle der Steuererhebung hat die Schuldnerin bzw. der Schuldner der steuerbaren Leistung dem kantonalen Steueramt Einblick in alle sachdienlichen Unterlagen zu gewähren und ihm sowie dem Gemeindesteueramt auf Verlangen mündlich oder schriftlich Auskunft zu erteilen.
3 Die Schuldnerin bzw. der Schuldner der steuerbaren Leistung ist verpflichtet, die für die Überprüfung der Quellenbesteuerung notwendigen Unterlagen während zehn Jahren aufzubewahren und diese bei einer allfälligen Kontrolle dem kantonalen Steueramt vorzulegen.
27.
Die Schuldnerin bzw. der Schuldner der steuerbaren Leistung mit Sitz im Kanton Zürich hat die Quellensteuern von Arbeitnehmenden, die in einem andern Kanton steuerpflichtig sind, direkt mit diesem Kanton und nach dessen Recht abzurechnen.
28.
1 Die Schuldnerin bzw. der Schuldner der steuerbaren Leistung muss die Anstellung von quellensteuerpflichtigen Arbeitnehmenden innert acht Tagen seit Stellenantritt dem kantonalen Steueramt mittels Anmeldeformular melden. Übermittelt die Schuldnerin bzw. der Schuldner der steuerbaren Leistung die Quellensteuerabrechnungen elektronisch, kann die Meldung über Neuanstellungen mittels monatlicher Abrechnung erfolgen.
2 Schuldnerinnen bzw. Schuldner der steuerbaren Leistung, die eine Quellensteuerabrechnung für nicht gemeldete steuerpflichtige Personen einreichen, werden vom kantonalen Steueramt gemahnt, die fehlenden Anmeldungen nachzureichen. Im Weigerungsfall bleibt die Kürzung der Bezugsprovision vorbehalten (Randziffer 38).
3 Ändern sich die persönlichen Verhältnisse einer quellensteuerpflichtigen Person, muss dies dem kantonalen Steueramt mittels Mutationsformular gemeldet werden. Dafür gelten die gleichen Meldefristen wie in Absatz 1.
29.
1 Die Abrechnungsperiode beträgt grundsätzlich einen Monat.
2 Beschäftigt die Schuldnerin bzw. der Schuldner der steuerbaren Leistung weniger als zehn quellensteuerpflichtige Arbeitnehmende, kann zwischen einer monatlichen und vierteljährlichen Abrechnungsperiode gewählt werden. Wird vierteljährlich abgerechnet, sind von sämtlichen quellensteuerpflichtigen Arbeitnehmenden die Monatsbetreffnisse auszuweisen.
3 Das kantonale Steueramt kann auf Antrag längere Abrechnungsperioden (vierteljährlich, halbjährlich oder jährlich) bewilligen. Dürfen die Schuldnerinnen bzw. die Schuldner der steuerbaren Leistung die Quellensteuern vierteljährlich, halbjährlich oder jährlich abrechnen, sind auch in diesen Fällen auf den Quellensteuerabrechnungen von sämtlichen quellensteuerpflichtigen Arbeitnehmenden die einzelnen Monatsbetreffnisse aufzuführen.
30.
1 Über die in Abzug gebrachten Quellensteuern ist eine Abrechnung zu erstellen. Die Quellensteuerabrechnungen können elektronisch über das einheitliche Lohnmeldeverfahren (ELM Quellensteuer) oder über das Webportal (eQuest) erfolgen. In Papierform erstellte Abrechnungen müssen grundsätzlich mittels offiziellem Formular eingereicht werden. Das Formular ist maschinell auszufüllen. Wollen die Schuldnerinnen bzw. die Schuldner der steuerbaren Leistung eigene, in Papierform erstellte Abrechnungen verwenden, müssen diese dem kantonalen Steueramt vorgängig zur Genehmigung unterbreitet werden. Das kantonale Steueramt erlässt Vorgaben für die Implementierung des Abrechnungsformulars in der Lohnsoftware.
2 Für die elektronische Abrechnung der Quellensteuer über das Webportal (eQuest) wird auf die Verordnung über die elektronische Einreichung der Quellensteuerdaten vom 15. September 2014 (ZStB Nr. 109c.5) verwiesen.
31.
1 Die Schuldnerin bzw. der Schuldner reicht die Quellensteuerabrechnung innert 30 Tagen nach Ablauf der Abrechnungsperiode dem kantonalen Steueramt ein. Die Schuldnerin bzw. der Schuldner der steuerbaren Leistung kann innert dieser Frist eine Fristerstreckung verlangen. Für verspätet abgerechnete Quellensteuern können – unabhängig allfällig gewährter Fristerstreckungen – Ausgleichszinsen erhoben werden.
2 Schuldnerinnen und Schuldner der steuerbaren Leistung, welche die Fristen für das Einreichen von Quellensteuerabrechnungen nicht einhalten, werden gemahnt. Im Weigerungsfall können sie mit einer Busse wegen Verfahrenspflichtverletzungen (§ 234 StG) bestraft werden und das kantonale Steueramt kann eine Ermessenseinschätzung (§ 139 Abs. 2 StG) vornehmen.
3 Das kantonale Steueramt kann der Schuldnerin bzw. dem Schuldner der steuerbaren Leistung auf Gesuch hin die Bewilligung erteilen, bei Aufschub der Abrechnung auf das Ende des Steuerjahres monatliche oder vierteljährliche Akontozahlungen zu leisten. Die Akontozahlungen haben 95% der effektiv geschuldeten Quellensteuern zu entsprechen und werden zinslos angerechnet.
32.
1 Die abgerechneten Quellensteuern werden vom kantonalen Steueramt in Rechnung gestellt und sind innert 30 Tagen zu bezahlen. Andernfalls können Verzugszinsen erhoben werden.
2 Stimmt der in Rechnung gestellte nicht mit dem abgerechneten Quellensteuerbetrag überein, wird der Schuldnerin bzw. dem Schuldner der steuerbaren Leistung eine Abweichungsbegründung eröffnet.
3 Die Schuldnerin bzw. der Schuldner der steuerbaren Leistung muss der quellensteuerpflichtigen Person zu viel bezahlte Quellensteuern zurückerstatten und muss bei der quellensteuerpflichtigen Person zu wenig bezahlte Quellensteuern einfordern (§ 145 StG).
33.
Ist die Schuldnerin bzw. der Schuldner der steuerbaren Leistung mit der Bezahlung der Quellensteuern in Verzug, wird diese bzw. dieser vom kantonalen Steueramt gemahnt. Zusammen mit der Mahnung ergeht eine Verfügung über die geschuldeten Quellensteuern. Diese Verfügung entspricht einem Entscheid im Sinne von § 139 StG.
34.
Die Schuldnerin bzw. der Schuldner der steuerbaren Leistung haftet verschuldensunabhängig für zu wenig oder gar nicht entrichtete Quellensteuern (§ 92 Abs. 3 StG).
35.
Unterlaufen Schuldnerinnen bzw. Schuldnern der steuerbaren Leistung Fehler bei der Festlegung des quellensteuerpflichtigen Bruttolohnes oder bei der Anwendung des Quellensteuertarifs, können sie die erforderlichen Korrekturen selber vornehmen, sofern sie diese bis spätestens Ende März des auf die Fälligkeit der Leistung folgenden Steuerjahres dem kantonalen Steueramt übermitteln.
36.
Die Schuldnerin bzw. der Schuldner der steuerbaren Leistung meldet dem kantonalen Steueramt umgehend die Übernahme bzw. Aufgabe eines Betriebes, die Verlegung des Geschäftssitzes, Änderungen der Geschäftsbezeichnung, Geschäftsumwandlungen, Pächter- bzw. Inhaberwechsel sowie Betriebsaufgaben.
37.
1 Schuldnerinnen bzw. Schuldner der steuerbaren Leistung, die vorsätzlich oder fahrlässig einen Quellensteuerabzug nicht oder nicht richtig vornehmen, können mit Busse wegen vollendeter Steuerhinterziehung bestraft werden (§ 235 StG). Auch der Versuch zu einer Steuerhinterziehung ist strafbar (§ 236 StG).
2 Schuldnerinnen bzw. Schuldner der steuerbaren Leistung, die abgezogene Quellensteuern zum eigenen oder zum Nutzen eines Dritten verwenden, können sich wegen Veruntreuung von Quellensteuern strafbar machen (§ 262 StG).
38.
1 Die Schuldnerin bzw. der Schuldner der steuerbaren Leistung erhält für die Mitwirkung eine Bezugsprovision von 2% des gesamten Quellensteuerbetrags (§ 31 QVO I und § 1 Verordnung über die Bezugsprovision im Quellensteuerverfahren).
2 Hält die Schuldnerin bzw. der Schuldner der steuerbaren Leistung die Fristen für das Einreichen von Anmeldungen oder Mutationen sowie von Quellensteuerabrechnungen nicht ein, kann die Bezugsprovision gekürzt oder gestrichen werden. Muss mangels Einreichung einer Quellensteuerabrechnung eine Ermessenseinschätzung vorgenommen werden, entfällt die Bezugsprovision.
39.
Diese Rechte und Pflichten gelten auch für Schuldnerinnen und für Schuldner der steuerbaren Leistung, die in einem andern Kanton ihren Sitz haben, und Quellensteuern mit dem Kanton Zürich abrechnen.
II. Quellensteuerpflichtige Person
40.
Die quellensteuerpflichtige Person hat den zuständigen Steuerbehörden sowie der Schuldnerin bzw. dem Schuldner der steuerbaren Leistung über die für die Erhebung der Quellensteuern massgebenden Verhältnisse mündlich oder schriftlich Auskunft zu erteilen.
41.
Die quellensteuerpflichtige Person kann vom kantonalen Steueramt zur Nachzahlung der von ihr geschuldeten Quellensteuern verpflichtet werden, wenn die steuerbare Leistung nicht oder nicht vollständig um die Quellensteuer gekürzt ausbezahlt worden ist und ein Nachbezug beim Schuldner der steuerbaren Leistung nicht möglich bzw. nicht sachgerecht ist.
III. Gemeindesteueramt
42.
Die Gemeindesteuerämter sind verpflichtet, bei der Quellensteuererhebung mitzuwirken.
43.
Die Gemeindesteuerämter führen über die quellensteuerpflichtigen Personen ein Register und melden die quellensteuerpflichtigen Personen elektronisch dem kantonalen Steueramt.
44.
1 Zuständig für die Führung des Quellensteuerregisters ist diejenige Gemeinde, in der die quellensteuerpflichtige Person ihren Wohnsitz hat. Bei im Ausland ansässigen quellensteuerpflichtigen Personen ist die Gemeinde des Wochenaufenthaltsorts zuständig. Fehlt ein solcher, ist die Gemeinde am Sitz der Schuldnerin bzw. des Schuldners der steuerbaren Leistung zuständig.
2 Massgebend für die Steuerpflicht während einer ganzen Steuerperiode sind die Verhältnisse am Ende der Steuerperiode. Im Falle eines Wechsels von der unbeschränkten zur beschränkten Steuerpflicht oder umgekehrt während einer Steuerperiode sind je die Verhältnisse am Ende der unbeschränkten und der beschränkten Steuerpflicht massgebend.
45.
1 Die Gemeindesteuerämter melden dem kantonalen Steueramt sämtliche Vorkommnisse, die für die Veranlagung und den Bezug der Quellensteuern erforderlich sind.
2 Sie informieren das kantonale Steueramt über den Erhalt der Niederlassungsbewilligung von quellensteuerpflichtigen Personen mit Wohnsitz in ihrer Gemeinde.
IV. Kantonales Steueramt
46.
Das kantonale Steueramt führt die Quellenbesteuerung in Zusammenarbeit mit den Gemeindesteuerämtern und den Schuldnerinnen bzw. den Schuldnern der steuerbaren Leistung durch. Es nimmt die erforderlichen Verfügungen vor (siehe Randziffern 51 und 52).
47.
Auf Gesuch hin kann das kantonale Steueramt Arbeitnehmenden mit Ansässigkeit im Kanton, die nach den Tarifen A, B, C und H quellensteuerpflichtig sind und die Unterhaltsbeiträge nach § 31 Abs. 1 lit. c StG leisten, zur Milderung von Härtefällen bei der Tarifeinstufung Kinderabzüge bis höchstens zur Höhe der Unterhaltsbeiträge gewähren. Wurden bei der Tarifeinstufung Unterhaltsleistungen berücksichtigt, ist spätestens nach zwei Jahren zu prüfen, ob die notwendigen Voraussetzungen noch erfüllt sind.
48.
Das kantonale Steueramt meldet den Gemeindesteuerämtern die für die Führung des Registers der quellensteuerpflichtigen Personen massgebenden Sachverhalte.
49.
Das kantonale Steueramt meldet den Schuldnerinnen bzw. den Schuldnern der steuerbaren Leistung die Beendigung einer Quellensteuerpflicht (z. B. zufolge Erhalts der Niederlassungsbewilligung). Es kann diese Aufgabe dem Gemeindesteueramt übertragen.
50.
Für die Erfassung und Aufbewahrung der elektronisch übermittelten Quellensteuerdaten gilt die Weisung der Finanzdirektion über die elektronische Erfassung und Aufbewahrung von Steuerakten sowie die Vernichtung von Papierakten im Quellensteuerverfahren vom 15. September 2014 (ZStB Nr. 109d.2).
E. Verfahren
I. Ordentliches Quellensteuerverfahren
51.
1 Die quellensteuerpflichtige Person und die Schuldnerin bzw. der Schuldner der steuerbaren Leistung können bis Ende März des auf die Fälligkeit folgenden Steuerjahres beim kantonalen Steueramt eine Verfügung über Bestand und Umfang der Quellensteuerpflicht verlangen (§ 144 Abs. 1 StG).
2 Ein derartiger Antrag kann aus folgenden Gründen gestellt werden:
a) Bestreitung der Quellensteuerpflicht
b) falsche Ermittlung des steuerbaren Bruttolohns
c) falsche Ermittlung des satzbestimmenden Bruttolohns
d) falsche Tarifanwendung
3 Das kantonale Steueramt kann anstelle der beantragten Verfügung über Bestand und Umfang der Quellensteuerpflicht das nachträgliche ordentliche Veranlagungsverfahren einleiten.
52.
1 Hat die Schuldnerin bzw. der Schuldner der steuerbaren Leistung wegen falscher Ermittlung des steuerbaren Bruttolohnes oder wegen falscher Tarifanwendung zu wenig Quellensteuern abgerechnet oder wurden für eine steuerpflichtige Person gar keine Quellensteuern abgerechnet, werden die zu wenig oder nicht bezahlten Quellensteuern nachgefordert (§ 145 Abs. 1 StG). Das Recht, Quellensteuern nachzufordern, verjährt fünf Jahre nach Ablauf der Steuerperiode, in welcher der Quellensteuerabzug nicht oder unvollständig erfolgt ist (§ 130 StG). Vorbehalten bleiben die Vorschriften zum Nachsteuerverfahren (§§ 160 ff. StG).
2 Der Rückgriff der Schuldnerin bzw. des Schuldners der steuerbaren Leistung auf die steuerpflichtige Person bleibt vorbehalten.
53.
1 Gegen eine Verfügung über die Quellensteuerpflicht können die quellensteuerpflichtige Person, die Schuldnerin bzw. der Schuldner der steuerbaren Leistung oder die Gemeinde innert 30 Tagen nach Zustellung beim kantonalen Steueramt schriftlich Einsprache erheben.
2 Die Schuldnerin bzw. der Schuldner der steuerbaren Leistung bleibt bis zum rechtskräftigen Entscheid zum Steuerabzug verpflichtet.
II. Vereinfachtes Abrechnungsverfahren (§ 37a StG)
54.
Die Quellensteuer wird auf der Grundlage des von der Schuldnerin bzw. vom Schuldner der steuerbaren Leistung der AHV-Ausgleichskasse gemeldeten Bruttolohns erhoben.
55.
1 Für die Abrechnung und Ablieferung der Quellensteuer an die zuständige AHV-Ausgleichskasse gelten die Bestimmungen der Verordnung vom 31. Oktober 1947 über die Alters- und Hinterlassenenversicherung (SR 831.101) sinngemäss.
2 Wird die Steuer auf Mahnung der AHV-Ausgleichskasse hin nicht fristgerecht abgeliefert, erstattet diese dem kantonalen Steueramt Meldung. Das kantonale Steueramt bezieht in der Folge die Quellensteuer nach den ordentlichen Quellensteuertarifen.
56.
Die AHV-Ausgleichskasse überweist die bezogenen Quellensteuern nach Abzug der ihr zustehenden Bezugsprovision an das kantonale Steueramt.
F. Aufteilung des Steuerertrags
57.
Das kantonale Steueramt erteilt den politischen Gemeinden zuhanden der berechtigten einzelnen Gemeinden periodisch, mindestens quartalsweise Gutschriften im Umfang der provisorischen Anteile am jeweiligen Steuerertrag, der sich aufgrund der eingereichten und verbuchten Quellensteuerabrechnungen ergibt. Die definitive Abrechnung erfolgt jährlich und bis spätestens Ende des zweiten Quartals des Folgejahres.
58.
Das kantonale Steueramt erstellt gemäss § 36 QVO I jährlich eine Abrechnung für Bund, Kanton und Gemeinden. Die Kosten der Steuererhebung werden dabei von Staat und Gemeinden je zur Hälfte getragen und zwischen den Gemeinden gemäss ihrer Steuerbetreffnisse aufgeteilt.
G. Übergangsrecht / Informationen / Auskünfte
59.
Der Quellenbesteuerung nach den Vorschriften dieses Merkblattes sind alle ab dem 1. Januar 2021 ausbezahlten, überwiesenen, gutgeschriebenen oder verrechneten Leistungen unterworfen.
60.
Aufgrund des Inkrafttretens des neuen Quellensteuerrechts sind alle unter altem Recht abgeschlossenen Quellensteuerrulings ab 1. Januar 2021 nicht mehr verbindlich.
61.
Weitere Informationen können der Website des kantonalen Steueramtes entnommen werden (https://www.zh.ch/de/steuern-finanzen/steuern.html). Auskünfte erteilt das kantonale Steueramt, Division Quellensteuer, Bändliweg 21, 8090 Zürich, Telefon 043 259 37 00.