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Warum ist die Archivierung von Dokumenten so wichtig? Was ist das? Welche Konsequenzen erwarten Unternehmen, die keine Dokumente archivieren? Wie lange sollte die Dokumentation aufbewahrt werden? Ist es besser, ein Firmenarchiv am Hauptsitz des Unternehmens zu führen oder es von einer externen Firma archivieren zu lassen? Sie werden weiter unten darüber lesen.
Die Archivierung der Firmendokumentation ist eine Verpflichtung jedes Unternehmers, die sich aus den gesetzlichen Vorschriften ergibt. Es lohnt sich also, bei der Führung eines Unternehmens dessen Regeln zu kennen.
Warum sollten Sie Firmendokumente archivieren?
Die Aufbewahrung der Dokumentation ist eine gesetzliche Verpflichtung. Die Dokumente werden in archivierte und nicht archivierte Dokumente unterteilt. Erstere müssen für immer aufbewahrt werden, während letztere nur für eine vorher festgelegte Zeitspanne aufbewahrt werden müssen, danach werden sie vernichtet. Archivierung ist die ordnungsgemäße und sichere Aufbewahrung von Unternehmensdokumenten.
Grund- und Hypothekenregister und Gerichtsakten sind Archivdokumente. Diese nicht archivierbaren, d.h. im Falle von Unternehmen müssen Buchhaltungs-, Steuer-, Personal- und Sozialversicherungsunterlagen für einen im Gesetz festgelegten Zeitraum aufbewahrt werden. In der Zwischenzeit können die zuständigen Stellen Dokumentenprüfungen durchführen.
Was ist Archivierung?
Die Archivierung von Dokumenten ist ein Prozess, der aus folgenden Elementen besteht: Klassifizierung, Kennzeichnung und sichere Aufbewahrung, damit sie nicht beschädigt oder gestohlen werden und Unbefugten nicht zugänglich sind. Im Gegenzug sollten autorisierte Personen schnell auf sie zugreifen können. Eines der Elemente der Archivierung ist die Abwesenheit, d.h. das Herausfinden der veralteten Dokumente, die vernichtet werden können. Wenn Sie die Vernichtung und Archivierung von Dokumenten an ein professionelles Unternehmen auslagern, haben Sie die Gewähr für Sicherheit, Ordnung und die Verringerung der Risiken, die mit dem Verlust oder der unerwünschten Vernichtung von Dokumenten verbunden sind.
Im Bereich der Dokumentenarchivierung gibt es eine große Freiheit bei der Wahl der Methode, es gibt jedoch viele gute Praktiken, die es wert sind, in Ihrem Unternehmensarchiv angewendet zu werden. Eine davon ist in Mappen, Ordner und Kisten unterteilt, markiert und chronologisch geordnet. Es ist auch wichtig, Materialien zu verwenden, die die Dokumente vor dem Verfall schützen, und digitale Kopien für den Fall der Fälle anzufertigen. Dokumente sollten vor Zerstörung, Diebstahl, unbefugtem Zugriff, Feuer, Überschwemmung und anderen derartigen Vorkommnissen geschützt werden, daher sollten die Firmenarchive überwacht und bewacht werden. Nur eine professionelle Archivierung garantiert die Sicherheit der Unternehmensdokumentation.
Welche Konsequenzen erwarten Unternehmen, die keine Dokumente archivieren?
Die Folgen einer Nichtarchivierung hängen von der Art und dem Wert der Dokumentation ab. Dazu gehören: Geldstrafen, Steuerstrafen, Zivil- und sogar Strafprozesse. Es ist besser, sie zu vermeiden und die Dokumente ordnungsgemäß aufzubewahren, und wenn dies vor Ort nicht möglich ist, dann sollten Sie dies von einer professionellen Firma erledigen lassen. Dann ist der Unternehmer sicher, dass die Leistungen der Vernichtung von Dokumenten und deren Archivierung korrekt erbracht werden.
Wie lange sollten Unternehmensdokumente aufbewahrt werden?
Die Unternehmen sind verpflichtet, Buchhaltungs-, Steuer-, Personal- und ZUS-bezogene Unterlagen zu führen. Wie lange solche Dokumente aufbewahrt werden sollten, hängt von ihrer Art ab. Buchhaltungs- und Steuerunterlagen müssen 5 Jahre ab dem Ende des betreffenden Kalenderjahres aufbewahrt werden. Dies betrifft: Steuerbücher, Steueraufzeichnungen, Mehrwertsteuerregister, Rechnungen, Aufzeichnungen über Anlagevermögen, Ausrüstung, Kilometer, Inventarunterlagen. Die Ausnahme ist die jährliche Aussage, da sie im folgenden Jahr und nicht in dem Jahr, auf das sie sich bezieht, gemacht wird. Das Ende des Steuerjahres bedeutet nicht, dass das Unternehmen in Zukunft nicht geprüft wird.
Die Personalunterlagen müssen lange aufbewahrt werden, da sie die Grundlage für die künftige Berechnung der Renten der Arbeitnehmer bilden. Der Zeitraum, für den sie archiviert werden müssen, beträgt 50 Jahre ab dem Datum der Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Diese Art der Dokumentation umfasst: Zeiterfassungsbögen, Lohnlisten, Personalakten. Es ist wichtig, dass die Dokumente bei der Archivierung nicht vernichtet werden.
Dokumente im Zusammenhang mit der Sozialversicherungsanstalt, d.h. Kopien von Abrechnungserklärungen und Monatsberichten, sollten 5 Jahre lang aufbewahrt werden. Diese Frist gilt jedoch nur für Dokumente, die ab Anfang 2012 eingereicht werden. Die früher eingereichten Unterlagen müssen mindestens 10 Jahre ab dem Datum ihrer Einreichung archiviert werden.
Archivierung innerhalb oder außerhalb des Unternehmens?
Die Entscheidung über den Standort des Unternehmensarchivs sollte davon abhängen, ob am Hauptsitz des Unternehmens geeignete Bedingungen für die Aufbewahrung von Dokumenten gegeben sind. Der dem Archiv zugewiesene Platz muss für diesen Zweck angemessen angepasst werden. Viele Dokumente müssen jahrelang aufbewahrt werden, und es gibt auch solche, die Betriebsgeheimnisse sind. Eine unsachgemäße Archivierung kann das Unternehmen zusätzlichen Kosten und sogar Verlusten aussetzen.
Die Aufbewahrung der Dokumentation im Unternehmen ist sicher, wenn das Archiv richtig organisiert ist, d.h. wenn die Dokumente vor Bedrohungen geschützt sind. Sie müssen vor Beschädigung und Zugriff durch Personen geschützt werden, die nicht berechtigt sind, sie einzusehen. Das Firmenarchiv sollte bewacht und sogar überwacht werden. Der Raum muss an das Alarmsystem angeschlossen sein und über ein Brandschutzsystem verfügen. Wenn vertrauliche oder als Verschlusssache eingestufte Dokumente in einem Archiv aufbewahrt werden, dürfen sie Unbefugten nicht zugänglich sein. Wenn es keinen solchen Platz im Unternehmen gibt, ist es besser, die Archivverwaltung an ein externes Unternehmen auszulagern. Dies trägt auch dazu bei, die Kosten für die Aufbewahrung der Dokumentation zu reduzieren.
Unternehmen, die Dienstleistungen zur Dokumentenarchivierung anbieten
Es gibt viele Unternehmen auf dem Markt, die sich mit der Archivierung und Vernichtung von Dokumenten befassen. Sie bieten in der Regel umfassende Dienstleistungen in diesem Bereich an. Das Angebot ist auf die Anforderungen einer bestimmten Wirtschaftseinheit und die geltenden gesetzlichen Bestimmungen zugeschnitten. Das vorgeschlagene Dokumentenarchivierungssystem ist optimal und effizient. Unternehmen dieser Art arbeiten nicht nur mit privaten Einrichtungen, sondern auch mit staatlichen und lokalen Verwaltungseinheiten zusammen.
Solche Firmen sind nicht nur an der Organisation der Dokumentation beteiligt, sondern auch an der Erstellung von Firmenarchiven aus den Haltungen heraus. Der Zweck der Nutzung von Dokumentenarchivierungsdiensten besteht darin, die Funktionsweise des Unternehmensarchivs zu verbessern, die Dokumente zu sichern, um sie für eine bestimmte Zeitspanne intakt zu halten, und einen schnellen und einfachen Zugang zu ihnen zu erhalten. Zu den angebotenen Dienstleistungen gehören: Archivierung, Vernichtung von Dokumenten, Lagerung von Dokumenten bestehender Unternehmen und Einrichtungen in Liquidation/Konkurs, Scannen von Dokumenten, Umzug und Transport von Dokumenten, Entwicklung von Büro- und Archivierungsverfahren, Archivservice vor Ort beim Kunden oder Schulung im Dokumentenmanagement.
Viele attraktive Angebote zur Archivierung von Firmendokumenten sind auf der Website zu finden: https://aleo.com/pl/firmy/uslugi-dla-firm/.
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