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Excel automatisieren: So nutzen Sie die Künstliche Intelligenz
Künstliche Intelligenz in Excel
Immer wieder ist in Publikationen zu lesen, dass Excel ein ungeeignetes und nicht mehr zeitgemässes Tool für das Controlling/Finanzwesen sei. Doch nutzt man als Anwender konsequent die neuen Möglichkeiten von Excel 365, insbesondere die der künstlichen Intelligenz und der Kollaboration, ergeben sich völlig andere Möglichkeiten des Einsatzes.
Ein Beispiel für die Nutzung von Künstlicher Intelligenz findet sich nachfolgend am Beispiel der Funktion SUMMEWENNS(). Excel bietet dadurch den Anwendern mehr Automatismen an, ohne dass etwas programmiert werden muss. Das ist insbesondere im Finanzbereich interessant; hier können zahlreiche Excel automatisiert werden.
Excel automatisieren dank dynamischen Arrays mit Mustererkennung und Überlauf
Ein Array (engl. für Bereich, Matrix) ist im mathematischen Sinn eine Matrix. Excel meint damit einen konstanten Tabellenbereich, der aus einer bestimmten Anzahl von Zeilen und Spalten besteht. Dafür geben sogenannte Array-Formeln mehrere Ergebnisse oder ein einzelnes Ergebnis zurück. Dabei werden die mathematischen Prinzipien der Vektoren- und Matrizenrechnung angewendet. Array-Formeln erfordern daher das Markieren des gesamten Ausgabebereichs und das Abschliessen der Formel mit der Tastenkombination <Ctrl> + <Shift> + <Enter>. Sie werden daher auch als CSE-Formeln (<CONTROL>+<SHIFT>+<ENTER>) oder als Array-Konstante bezeichnet.
Dynamische Arrays entstehen dann, wenn Sie in eine Zelle eine Formel/Funktion eingeben, diese Eingabe mit <Enter> bestätigen und diese Funktion automatisch in einen Zellbereich übertragen wird (Überlauf). Dabei orientiert sich das Array an den vorhandenen Spalten und Zeilenbeschriftungen in Ihrem Zielbereich und erkennt Muster. Dadurch werden Ergebnisse automatisch entweder nach unten oder über die benachbarten Zellen «übertragen». Vorteilhaft dafür ist nach Beobachtung des Autors die Verwendung von «Intelligenten Tabellen» sowie von Namen für Zellen/Zellbereiche in Ihrem Excel-Modell. Klassische Zellbezüge, relativ oder absolut, helfen hier nicht immer weiter.
So kann zum Beispiel mit der Funktion SUMMEWENNS (siehe Video) eine Kreuztabelle erstellt werden, indem ähnlich einer Pivot-Tabelle passend zur Zeilen- und Spaltenbeschriftung der Umsatz aus einer Tabelle addiert wird. Dazu müssen die Spalten- und Zeilenbeschriftungen mit den Zeichenfolgen (Strings) in der Datenquelle übereinstimmen. Der sogenannte Überlauf sorgt dafür, dass die Funktion SUMMEWENNS nur in eine Zelle eingegeben werden muss und in allen Zellen des Bereichs automatisch ergänzt wird.
Tipp: Wie Excel konkret automatisiert werden kann, können Sie in diesem Video anhand eines Praxisbeispiels Schritt für Schritt nachverfolgen: zum Video
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