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Das aus der Lean Production stammende Kanban-Prinzip hat zum Ziel, die Lagerbestände zu minimieren und damit Kosten zu sparen und die Produktion zu flexibilisieren.
Ziel der Kanban-Methode ist es, unnötige Arbeit (engl. „waste“, jap. „muda“) zu eliminieren oder so weit wie möglich zu reduzieren. Wörtlich aus dem Japanischen übersetzt heisst Kan-ban soviel wie Signal-Karte. Jeder Arbeitsschritt oder Material wird durch eine Karte repräsentiert und die Umsetzung erfolgt durch das sogenannte Hol-, Zuruf- oder Pull-Prinzip (engl. „pull“).
Teams können mit Kanban sehr einfach ihre Abläufe optimieren, visualisieren und vereinfachen. Leerläufe werden vermieden und es wird ständig überprüft, ob die wichtigsten Teile mit der nötigen Priorität bearbeitet werden.
David Anderson hat dieses Prinzip auf die Softwareentwicklung übertragen. Beim sogenannten Software Kanban geht es darum, die Durchlaufzeit (effektive Dauer der Entwicklung) fachlicher Anforderungen (von der Idee bis zur Produktivsetzung) zu minimieren und die Qualität zu verbessern. Die Einführung eines Kanban-Systems beginnt mit der Visualisierung der existierenden Wertschöpfungskette. Jeder Prozessschritt wird dabei durch eine eigene Spalte im Kanban Board dargestellt. Die Anforderungen werden auf Karteikarten oder Haftnotizzettel geschrieben und dem Prozessschritt zugeordnet, in dem sie sich aktuell befinden. Sie durchlaufen das Kanban Board von links nach rechts. Allein durch diese Visualisierung bekommen die Prozessbeteiligten sehr schnell einen Eindruck davon, wie sich die Arbeit verteilt und wo es zu Problemen kommen kann – nämlich dort, wo sich viele Zettel stauen, wohingegen der nächste Prozessschritt keine oder kaum Zettel aufweist. Der Grund kann ein personeller Engpass in einem Team sein, oder aber die Tatsache, dass das Team an zu vielen Anforderungen gleichzeitig arbeitet, anstatt eine Anforderung zügig abzuschliessen. Diesem Problem begegnet man, indem die Menge der in Arbeit befindlichen Anforderungen (Work in Progress, WIP) je Prozessschritt begrenzt wird. Im Zuge der Etablierung solcher WIP Limits sollte der Prozess von einem Push- auf ein Pull- Verfahren umgestellt werden. Anstatt also die fertigen Anforderungen von einem Prozessschritt zum nächsten weiterzuschieben (Push), zieht sich das nachfolgende Team die Anforderungen in seine Prozessspalte (Pull) – und zwar maximal so viele Anforderungen, wie das WIP Limit zulässt. Dazu ist es hilfreich, die mittleren Spalten zu unterteilen in „in Arbeit“ und „erledigt“. Durch die Einführung von Pull-Prinzip und eines WIP Limits wird sich nicht nur die Durchlaufzeit erhöhen, sondern auch die Qualität wird besser, weil sich die Teammitglieder auf die Erledigung weniger Anforderungen konzentrieren. (Personal-)Engpässe werden jetzt noch deutlicher sichtbar und können behoben werden. Handelt es sich um ein temporäres Problem, beispielsweise eine schwierig umzusetzende Anforderung, kann diese von den selbstorganisiert und eigenverantwortlich handelnden Teams dadurch gelöst werden, dass sich alle Prozessbeteiligten gemeinsam um die Bearbeitung dieser das System blockierenden Anforderung kümmern, bevor sie sich wieder ihrem eigenen Prozessschritt zuwenden. Die Koordination der Prozessbeteiligten wird – ähnlich wie bei Scrum – durch eine Reihe von Meetings unterstützt. Es gibt mindestens ein Daily Standup Meeting und regelmässige Retrospektiven, um kurzfristig auf Probleme reagieren zu können und sich mittelfristig zu verbessern. Das ist Kaizen – die Kunst der kontinuierlichen Verbesserung. Zur Unterstützung des Kaizen-Prinzips werden in Kanban-Systemen verschiedene quantitative Kennzahlen erhoben, die den Fluss der Anforderungen durch das System messen. Die entscheidende Messgrösse ist die Durchlaufzeit, d.h. die Zeit, die eine Anforderung benötigt, um den Prozess komplett zu durchlaufen. Je kürzer diese Zeit, desto schneller kann dem Kunden etwas Wertvolles geliefert werden. Der sogenannte Durchsatz gibt Aufschluss über die Anzahl an Anforderungen, die in einem bestimmten Zeitraum (z.B. einem Monat) fertiggestellt wurden. Um Durchlaufzeit und Durchsatz nicht auf Kosten der Qualität zu erhöhen, sollte auch die Fehlerrate ermittelt und deren Trend beobachtet werden.
Was in der Produktion und in der Softwareentwicklung funktioniert, kann auch im Privatleben hilfreich sein. Personal Kanban ist ein mächtiges Werkzeug, um die vielen kleinen und grossen Aufgaben besser zu koordinieren und schneller abzuarbeiten.
Links zu diesem Thema:
http://limitedwipsociety.ning.com
http://anderson.leankanban.com/blog/
http://www.personalkanban.com/pk/
https://hbr.org/1986/01/the-new-new-product-development-game
https://trello.com