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Welche Zeitmanagement-Methoden funktioniert wirklich? Diejenigen, die umgesetzt werden. In diesem Artikel zeigen wir Dir, wie Du Deine Aufgaben priorisierst, und beschreiben 5 effektiven Zeitmanagement-Methoden. Lade die Vorlage mit einem Tagesplan nach einer der Methoden herunter, welchen Du sofort verwenden kannst.
Sind wir mal ehrlich. Wir alle haben die gleiche Anzahl Stunden am Tag zur Verfügung.
Wie kommt es also, dass einige Menschen in 24 Stunden sehr viel schaffen und andere sich schwerfällig von Aufgabe zu Aufgabe hangeln, nichts zu Ende bringen und am Ende des Tages fragen, wo ihnen die Zeit geblieben ist?
Besonders im Job kann das viel Stress verursachen. Dabei gibt es erprobte Zeitmanagement-Methoden, die Dir helfen können, Dein Arbeitspensum ohne Stress zu bewältigen.
Zeitmanagement-Methode #1: Das Pareto-Prinzip
Das Pareto-Prinzip geht davon aus, dass 80 % der Arbeit in 20 % der Zeit erledigt werden kann. Wichtigstes Element beim Pareto-Prinzip ist das Priorisieren. Du hast ein klares Ziel und unterteilst die Schritte dorthin in wichtig und unwichtig. Du planst den Arbeitsablauf genau und berücksichtigst dabei Dein eigenes Leistungsvermögen. Das Pareto-Prinzip wird auch 80:20 Regel genannt. Es besagt, dass Du mit wesentlich weniger Aufwand, viel mehr erreichen kannst.
Zeitmanagement-Methode #2: Die ABC-Analyse
Ähnlich wie beim Pareto-Prinzip funktioniert die ABC-Analyse durch Aufgabeneinteilung in wichtig und weniger wichtig. Aufgaben der Kategorie A sind extrem wichtig, nicht delegierbar und müssen von Dir selbst erledigt werden. Kategorie B enthält Aufgaben, die wichtig sind, aber teilweise delegierbar, denn nicht alles musst Du selbst erledigen.
Kategorie C Aufgaben sind Routinearbeiten, die den geringsten Wert haben, jedoch die meiste Zeit in Anspruch nehmen.
Diese Aufteilung soll Dir helfen, Deinen Tag effizienter zu planen, indem Du etwa drei Stunden für maximal zwei A-Aufgaben planst, eine Stunde für maximal drei B-Aufgaben und eine ¾ Stunde für C-Aufgaben reservierst. Dein Arbeitstag könnte also so aussehen:
- 1-2 A-Aufgaben (extrem wichtig)
- 2-3 B-Aufgaben (wichtig, aber delegierbar)
- ¾ Stunde für C-Aufgaben (nicht wichtig)
Hast Du alle Aufgaben zu den Prioritätengruppen zugeordnet, könnte die Arbeitszeit je nach Prioritätengruppe so aussehen:
- A-Aufgaben 60 % der gesamten Arbeitszeit
- B-Aufgaben 20-25 %
- C-Aufgaben (Routineaufgaben) nicht über 15 %
Zeitmanagement-Methode #3: Das Eisenhower-Prinzip
Eine der bekanntesten Zeitmanagement-Methoden ist das Eisenhower-Prinzip. Es funktioniert ähnlich wie die ABC-Methode. Bei dieser Methode wird zwischen dringend und wichtig unterschieden.
Das Eisenhower Prinzip arbeitet mit vier Kategorien:
- A Aufgaben: Wichtig und dringend – sofort selbst erledigen
- B-Aufgaben: Wichtig, aber nicht dringend – Termin machen und selbst erledigen
- C-Aufgaben: Nicht wichtig, aber dringend – delegieren
- D-Aufgaben: Nicht wichtig und nicht dringend – Papierkorb
Um diese Methode mit Erfolg anzuwenden, solltest Du A-Aufgaben als Erstes morgens während Deines Energiehochs erledigen. Fange schon heute mit dem Tagesplan-Vorlage nach dem Eisenhower-Prinzip von ROWAPA an!
Zeitmanagement-Methode #4: Die Alpen-Methode
Diese Methode soll Dir helfen, Dein Arbeitspensum stufenweise zu bewältigen, ähnlich wie beim Aufstieg auf einen steilen Berg.
Das Akronym ALPEN erklärt:
A – Aufgaben notieren
L – Länge einschätzen
P – Pufferzeiten einplanen
E – Entscheidungen treffen
N – Nachkontrolle
Im ersten Schritt A notierst Du alles, was Du am nächsten Tag erledigen willst.
Bei L trägst Du ein, wie lange Du Dich mit den jeweiligen Aufgaben beschäftigen willst. Bald wirst Du beim zeitlichen Einschätzen der Aufgaben immer besser werden.
Unter P planst Du Pufferzeiten ein. In der Regel sollte diese 40 % deines Arbeitstages betragen. Diese Zeit ist reserviert für Unvorhergesehenes und spontane Aktivitäten. Das mag Dir zuerst hoch erscheinen, aber mit der Zeit lernst Du, die wichtigen Dinge viel schneller zu erledigen.
E, hier entscheidest Du, welche Aufgaben Priorität haben. Was ist am wichtigsten und muss dringend erledigt werden. Hier kannst Du auch notieren, welche Aufgaben Du delegieren kannst. Unter N befindet sich eine Liste für Dinge, die Du noch einmal auf ihre Richtigkeit prüfen musst. Für die Alpen Methode brauchst Du einen ausführlichen Wochenplan.
Zeitmanagement-Methode #5: Die Eat-The-Frog-Methode
Der Name dieser Zeitmanagement-Methode stammt von Brian Tracy, einem amerikanischen Autor, der das Eat-the-Frog-Prinzip in einem Buch ausführlich erklärt hat. Die Idee basiert auf der unangenehmen Vorstellung, dass Du morgens als Erstes einen Frosch essen musst. Dein Tag kann jetzt nur noch besser werden, denn das Schlimmste liegt bereits hinter Dir.
Auf Deinen Arbeitstag übertragen, bedeutet es: Erledige die unangenehmen Dinge zuerst! Wenn Du jemand bist, der Schwieriges gerne auf den nächsten Tag verschiebt, kannst Du mit dieser Einstellung Deine Angewohnheit verändern. Damit diese Methode auch funktioniert, braucht es nur wenige Schritte.
Erkenne den Frosch: welche Tätigkeit ist heute die schwierigste und unangenehmste?
Iss den Frosch in kleinen Häppchen: unterteile die Aufgaben in mehrere Schritte und erledige sie „Step by Step“.
Fazit
Alle Zeitmanagement-Methoden arbeiten nach einem Prioritätenprinzip. Es ist erwiesen, dass Prioritäten setzen, uns helfen kann, den Stress in unserem Alltag besser zu bewältigen. Das gilt für die Arbeit und auch für das Privatleben. Welche Methode am besten zu Dir passt, musst Du selbst herausfinden. Veränderung beginnt mit dem ersten Schritt, und mit Disziplin und Ausdauer lassen sich mit vielen kleinen Schritten grosse Veränderungen bewirken.