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Mitarbeiterempfehlungen gehören gemäss einer von Firstbird – einem Anbieter von Mitarbeiter-Empfehlungs-Software – im Jahr 2020 durchgeführten Studie zu den Top-3-Recruiting-Kanälen. Rekrutierungen über Mitarbeiter-Empfehlungen bieten viele Vorteile: Die Methode ist kostengünstig, führt zu affinen Kontakten und wirkt sich positiv auf die Arbeitgebermarke aus. Gleichzeitig geben die befragten Unternehmen an, dass sie das Potenzial der Mitarbeiterempfehlung nicht ausschöpfen. Matthias Wolf, CCO und Co-Founder des 2013 in Wien gegründeten Unternehmens, sieht die Ursachen hierfür in drei Themenkomplexen: der Prämienstrategie, der Kommunikation und den Prozessen.1
Wie kann die Prämienstrategie optimiert werden?
Das traditionelle Prämierungsmodell, so Wolf, sehe eine Geldprämie für Einstellungen aufgrund von Mitarbeiterempfehlungen vor.
78% der Unternehmen gaben in der Firstbird-Studie (143 befragte Unternehmen) an, dass Bargeldprämien die effektivste Vergütung von Mitarbeiterempfehlungen darstellten, wobei ein Viertel der Unternehmen diese zwischen 1000 und 2000 Euro bezifferten und die jeweiligen Prämienhöhen abhängig vom Jobprofil variieren können. Die Studie untersuchte, ob eine lineare Relation zwischen Prämienhöhe und Einstellungen über Empfehlungen existiere, was nicht der Fall war. Wolf schloss daraus, dass die Erhöhung einer Empfehlungsprämie kein Instrument zur Optimierung dieser Rekrutierungsstrategie sei.
Wolf kritisierte, dass das traditionelle Prämierungsmodell diejenigen Empfehlungen von Mitarbeitenden aussen vorlasse, die nicht direkt zu Einstellungen führten, obwohl diese Aktivitäten wertvoll für die Arbeitgebermarke und damit möglicherweise für zukünftige Rekrutierungen sein könnten. Dies führe zu Frustrationen und mit der Zeit zu einem Erlahmen der Empfehlungsaktivitäten der Mitarbeitenden, so die Erfahrung von Firstbird. Deshalb habe ein Modell, das alle Aktivitäten um das Teilen und Vermitteln von potenziellen Bewerberkontakten belohnt, einen nachhaltigeren Effekt und ermögliche somit eine verbesserte Potenzialausschöpfung.
In einer weiteren Variante empfahl Wolf die Verknüpfung von Belohnungen für Einstellungen mit Incentives für Aktivitäten in Kampagnen, was Firstbird Multiprämienansatz nennt. Darin könnten Mitarbeitende zwischen verschiedenen Prämien (z.B. Fitnessabo, Gutscheine etc.) wählen, die mit bestimmten Scores verbunden sind, die nach einem Punktesystem in einem bestimmten Zeitraum zu erreichen sind. Dieses Prinzip nennt man Gamification; es ist aus vielen Anwendungen bekannt, die Anwendungsziele mit spielerischen Elementen und Belohnungen verbinden.
Welche Rolle spielt die Kommunikation?
Weiteres Optimierungspotenzial identifiziert Wolf bei der Kommunikation, wobei es vor allem darum gehe, diejenigen Mitarbeitenden zu erreichen, die normalerweise passiv sind. Zudem könnten die zu aktivierenden Zielgruppen auch ausserhalb des Unternehmens liegen – beispielsweise ehemalige Mitarbeitende oder Verbände. Die Botschaften, die für das Prämiensystem werben, sollten motivierenden und nicht verpflichtenden Charakter haben, wofür sich kreative Ansätze finden liessen. Beispielsweise zitierte Wolf einen Claim der Stadtwerke Jena (D): «Machen Sie Ihre Freunde zu Kollegen». Kanäle und Botschaften müssten jeweils auf die Zielgruppe zugeschnitten sein – ein Prinzip, das in jeglicher Kommunikation gilt.
Worauf kommt es bei Prozessen an?
Die Information der Mitarbeitenden über offene Jobs müsse in einer Form erfolgen, die ein einfaches Teilen im meist digital vernetzten Bekannten- und Freundeskreis mit allen wesentlichen Informationen zum Arbeitgeber und zur Position ermögliche, erklärt Wolf die Anforderungen. Bei der Weiterleitung von Kandidatenprofilen an die HR-Abteilung seien Datenschutzaspekte zu berücksichtigen, gleichzeitig müssten Incentivierungsmodelle und -ergebnisse nachvollziehbar sein. Dazu sollten alle Aktivitäten der einzelnen Mitarbeitenden im Hinblick auf die Stellenausschreibung möglichst automatisch getrackt werden können, umso einen transparenten Überblick zu erhalten.
Viele Bewerber-Management-Systeme erforderten, dass entweder Mitarbeitende oder die Kandidaten selbst aktiv ihre Empfehlungen kommunizierten. Eine deutliche Steigerung der Empfehlungsraten bliebe so aus, bewertete Wolf diese Art der User-Führung. Er machte mit diesen Ausführungen deutlich, welche Lücken ausgereifte digitale Empfehlungsprogramme schliessen.
Welche Funktionen bieten Mitarbeiter-Empfehlungs-Programme?
Je nach Hersteller sind Empfehlungsfunktionen in umfassendere Bewerber-Management-Systeme integriert oder als eigenes Modul erhältlich. Wichtigste Funktionen sind das Teilen von Stellenausschreibungen über alle Netzwerkpräsenzen des Unternehmens, Information der Mitarbeitenden (nach Zielgruppen), Sharing-Funktionen in die sozialen Netzwerke für Mitarbeitende mit trackbaren Links, Dashboards zum Bewerbungsstatus empfohlener Kandidaten, Aktivitäten-Übersicht und Prämienverwaltung, optional mit Gamification-Elementen.
Welche Anbieter gibt es?
Einfache Empfehlungsfunktionen sind beispielsweise bei Softgarden im Modul Sourcing integriert. Im Modul HR Marketing wiederum finden sich Funktionen zum Teilen und Kommunizieren von Stellenausschreibungen. Dies ist ein Beispiel für die oben erwähnten punktuellen Erweiterungen von Bewerber-Management-Systeme, die sich in den meisten derartigen Lösungen finden. Firstbird ist eine fokussierte Lösung für Mitarbeiter-Empfehlungen, die alle wichtigen Features bietet. Dabei kann sie in unterschiedlichen Konfigurationen für Unternehmen ab 1000 Mitarbeitern erworben und in alle wichtigen Bewerber-Management-Systeme integriert werden.
Talentry spielt ebenfalls in der Liga der elaborierteren Software, wenn es um Sourcing geht. Das Modul Mitarbeiter-Empfehlungen ist Teil einer umfassenden Recruitment-Marketing-Lösung, das Apps u. a. für Active Sourcing, Employer-Kampagnen und -Branding bietet.