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Sieben Schritte zu effektiven Online-Meetings
Wir möchten unsere eigenen langjährigen Erfahrungen mit Online-Meetings und das Feedback unserer Kunden*innen weitergeben. Hier ein Überblick, wie wir uns online treffen.
- Stellen Sie sicher, dass alle das gleiche stabile Meeting-Tool installiert haben
Bei einigen Besprechungswerkzeugen muss nur die Person, die einlädt, der Moderator*in, das Programm vorinstallieren. Dann brauchen Sie nur noch einen Link an die anderen Teilnehmenden zu schicken. Wir haben gute Erfahrungen mit Zoom gemacht. Es ermöglicht Ihnen, Besprechungen zu planen und Teilnehmende einzuladen.
Öffnen Sie die Verbindung eine viertel bis halbe Stunde vor Beginn der Sitzung, damit die Teilnehmer ihre Kamera, ihr Mikrofon und ihre Internetverbindung testen können.
- Ernennen Sie eine Moderator*in
Vorzugsweise jemand mit Erfahrung und nicht die Manager*in! In unseren Sitzungen sind die Manager keine Moderatoren. Die Moderator*in leitet (nur) den Entscheidungsprozess. Die Manager*innen können sich dann voll und ganz auf den Inhalt konzentrieren. Darüber hinaus fördert das die Einbeziehung aller Teilnehmenden ins Gespräch.
- Eine konzentrierte Atmosphäre für alle schaffen
Zeichnen Sie sich die Namen der Teilnehmenden im Vorfeld (als Kreis) auf, so dass Sie im Videotreffen alle Teilnehmenden im Blick haben und rufen Sie sie jeweils in derselben Reihenfolge (im Kreis) dazu auf, sich (kurz) zu äussern. Vereinbaren Sie diese Vorgehensweise zu Beginn des Treffens.
- Schicken Sie eine Traktandenliste per E-Mail vorab & behandeln Sie nur vorbereite Traktanden
Die Aufmerksamkeitsspanne bei Online-Besprechungen ist kürzer als bei Offline-Besprechungen. Dies erschwert es, neue Themen während der Sitzung im Detail vorzustellen. Deshalb sollten Sie dies vorab tun. Wenn Sie Cloud-Dienste wie Google Drive nutzen, können die Teilnehmenden während der Vorbereitung auch Kommentare oder Fragen in ein Dokument einfügen
- Halten Sie eine Einstiegsrunde ab & eine Schlussrunde
Geben Sie zu Beginn der Sitzung jedem Teilnehmenden die Gelegenheit, mit ein paar Worten anzukommen. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, z.B. eine ‚Check-in’-Runde, bei der jede(r) selbst entscheiden kann, was er oder sie sagen will, oder ‚Was sind Deine Erwartungen?’ oder ‚Was brauchst Du, um Dich gut mit den Zielen des Meetings und den Teilnehmenden zu verbinden?’ Denn, wenn jemand sich noch mit dem beschäftigt, was ausserhalb des Meetings passiert ist, kann das Teilen der Informationen dazu beitragen, den Übergang und damit die Konzentration auf das Meeting zu erleichtern. Wir haben bemerkt, dass eine solche Runde zu Beginn die Atmosphäre und damit die Effektivität des Treffens bestimmt. Sie schafft Verbindung.
Beenden Sie das Treffen mit einer Abschlussrunde. Hier werten Sie das Treffen miteinander aus. Diese Rückmeldungen können helfen, das nächste Treffen zu verbessern.
- Unterscheiden Sie zwischen Bildformung, Meinungsbildung und Entscheidungsfindung
Indem Sie die Behandlung von Traktanden in diesen Phasen unterteilen (siehe 7.), schaffen Sie eine Übersicht. Die Teilnehmenden wissen dadurch, wo sie im Prozess stehen. Sie vermeiden auch, Zeit mit widersprüchlichen Meinungen oder Vorschlägen zu verschwenden, die auf unterschiedlichen und manchmal falschen Informationen beruhen (Bildformung).
- Runden halten
Lassen Sie die Teilnehmenden nacheinander sprechen, bis Sie alle gehört haben. Tun Sie das für jede der gerade genannten Phasen Bildformung, Meinungsbildung und Entscheidungsfindung. Bitten Sie zunächst die Themengeber*in um eine Erklärung. Zum Beispiel das ‚Warum’ und was die Person mit der Diskussion anstrebt. Fragen Sie in einer nächsten Runde, ob die Leute Fragen haben, um sich besser eine Meinung bilden zu können.
Dann halten Sie eine oder mehrere Runden ab, in denen die Teilnehmenden ihre Meinung äussern können. Laden Sie sie ein, auf den Meinungen anderer aufzubauen. Es geht darum, voneinander zu lernen und nach einer Synthese zu suchen.
Tipp: Regen Sie vor jeder neuen Runde an, kurz innezuhalten und zu prüfen, welche Argumente leuchten mir ein, was ändern sie an meiner Meinung, was könnte mein Beitrag in Richtung Lösung jetzt sein?
Bitten Sie schließlich den Themengeber*in, einen Vorschlag zur Entscheidungsfindung zu formulieren. Die Moderator*in kann dies auch selbst tun. Fragen Sie jeden Teilnehmenden in einer Runde, ob es schwerwiegende Einwände gegen den Vorschlag gibt.
Erlauben Sie nur Diskussionen zwischen den Runden, nicht während einer Runde. Diese enge Struktur ist gewöhnungsbedürftig, vor allem für dominante Sitzungsteilnehmende, aber am Ende fühlen sich alle damit wohler, weil das Zuhören und Zu-Wort-Kommen leichter wird.
Hat jemand schwerwiegende Einwände? Beenden Sie die Runde zuerst. Fragen Sie dann nach den Argumenten, die hinter dem schwerwiegenden Einwand stehen, und was erforderlich ist, um ihn zu beseitigen. Suchen Sie gemeinsam nach Lösungen.
Tipp: Schwerwiegende Einwände sind nicht lästig, sondern beinhalten i.d.R. wertvolle Hinweise, die bislang noch nicht ausreichend beachtet wurden.
Dies ist nur eine Auswahl aus unserer langjährigen Erfahrung mit soziokratischen Online-Meetings. Für weitere Tipps besuchen Sie www.thesociocracygroup.ch oder kontaktieren Sie uns unter <email-pii> oder rufen Sie uns an: 079 225 59 58
Gerne helfen wir Ihnen, indem wir beispielsweise ein Online-Meeting mit Ihnen persönlich vorbereiten oder auf Wunsch auch moderieren.