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Gute Korrespondenz muss überzeugen
Verständlichkeit, Logik und Präzision – dies sind drei wichtige Kriterien bei der Beurteilung von Geschriebenem.
Verständlichkeit ist nicht immer selbstverständlich
Sicher kennen Sie diese Situation aus eigener Erfahrung: Sie lesen einen Artikel zu einem Thema, das Sie interessiert. Voller Freude stürzen Sie sich auf den Text. Bereits nach dem ersten Absatz stellen Sie jedoch fest, dass Sie den Faden zum Thema verloren haben. Noch einmal beginnen Sie von vorne, diesmal noch konzentrierter und entschlossen, den Text zu verstehen. Wieder verlieren Sie den roten Faden. Sie entscheiden sich leicht genervt, den Artikel zu entsorgen.
Tipp: Leiten Sie Ihre Leserinnen und Leser immer mit einem erkennbaren roten Faden durch den Text.
Damit Ihre Korrespondenz nicht ungelesen im Altpapier landen, jederzeit gerne gelesen und optimal verstanden werden, sollten Sie folgende Regeln beachten:
- Verwenden Sie bekannte Begriffe statt unverständliche Fachwörter.
- Falls Sie dennoch Fachbegriffe schreiben, liefern Sie eine kurze Erklärung dazu.
- Schreiben Sie Abkürzungen mindestens einmal aus und stellen Sie Personen mit Vorname, Nachname und Funktion vor.
- Verzichten Sie auf überflüssige Fremdwörter und verwenden Sie zur Not nur gebräuchliche Fremdwörter.
- Formulieren Sie möglichst konkrete, einfache und kurze Sätze. Ein Gedanke pro Satz genügt.
- Verzichten Sie auf verschachtelte Sätze mit zu vielen Nebensätzen, die den Text unnötig verkomplizieren.
- Verwenden Sie aktive statt passive Verben.
Logische Texte von A bis Z sind die Basis für gute Korrespondenz
Ein logisch aufgebauter Text ist für den Leser von Anfang bis zum Ende nachvollziehbar. Dies geschieht, wenn Sie...
- ...keine wichtigen Informationen weglassen, denn Ihre Leser haben nicht immer das gleiche Vorwissen wie Sie.
- ...keine Gedankensprünge machen, sondern Aussagen geschickt und verständlich ineinander verweben.
- ...die richtige Zeitform verwenden statt ständig zwischen Vergangenheit, Gegenwart und Zukunft abzuwechseln.
- ...Satzanschlüsse klar und logisch formulieren.
Beispiel: Das Geschäftsjahr war gut. Deshalb bekommen alle Mitarbeitenden einen Bonus. Statt: Das Geschäftsjahr war gut. Schliesslich bekommen die Mitarbeitenden einen Bonus.
Präzision - Kommen Sie auf den Punkt
Zeit ist auch beim Lesen ein kostbares Gut. Geben Sie Ihren Lesern deshalb etwas von der wertvollen Zeit zurück, indem Sie Ihre Korrespondenz präzise gestalten.
Dies geschieht, indem Sie ...
- ...auf überflüssige Füllwörter (auch, also, dann) und Modalverben (wollen, sollen, müssen, dürfen, können) verzichten.
- ...unnötige Übertreibungen (das beste Produkt, die tollste Firma) und subjektive Bewertungen (der attraktive Geschäftsführer, die hübsche Sekretärin) weglassen.
- ...kurze und klare Sätze formulieren.
- ...auf unnötige Wiederholungen verzichten.
Es empfiehlt sich, die geschriebene Korrespondenz über Nacht noch einmal ruhen zu lassen und am anderen Tag wieder frisch zu begutachten. Vielleicht haben Sie eine Kollegin oder einen Kollegen, der den Text gegenliest. Oder fragen Sie jemanden, der nicht im gleichen Fachbereich tätig ist wie Sie und das gleiche Vorwissen mitbringt wie die Leser Ihres Textes.