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Zu seinen Aufgaben zählt das Unternehmen unter anderem die Standardisierung des Elektromaterials der Schweizer Energiefachleute, zu denen es gehört. Im Rahmen von angemessenen Ausschreibungsverfahren bestimmt Spontis auch ihre Zulieferer. So beliefert Spontis ihre Partner mit Produkten, die deren jeweiligen gemeinsamen Bedürfnissen entsprechen. «Indem wir alle Erwartungen unserer Kunden auf einen gemeinsamen Nenner bringen erhalten die Produkte einen hohen Mehrwert.», erklärt Roger Gumy, strategischer Einkäufer von Spontis. Bei einem solchen Vorgehen ist die Zusammenführung der Bedürfnisse für die Netzbetreiber und Stromverteiler von grosser Bedeutung: Auf diese Weise erhalten sie zum bestmöglichen Preis das Material, das ihren besonderen Anforderungen entspricht.
Aufgrund des halbstaatlichen Status der finanzierenden Unternehmen (BKW, Groupe E, Romande Energie, SIL) unterliegt Spontis den Bestimmungen des öffentlichen Beschaffungswesens. Jede Beschaffung mit einem jährlichen Budget von über CHF 250’000.00 erfordert ein offenes Verfahren auf nationaler Ebene. Bei Budgets über CHF 700’000.00 muss ein entsprechendes Verfahren auf internationaler Ebene durchgeführt werden. Unternehmen aus Staaten, die das Allgemeine Zoll- und Handelsabkommen (GATT) der Welthandelsorganisation unterzeichnet haben, können ein Angebot für eine Ausschreibung abgeben und ihr Dossier einreichen. Für Beschaffungen unterhalb der oben aufgeführten Schwellenwerte wird bei Investitionen bis zu CHF 100’000.00 ein freihändiges Verfahren und bei Investitionen bis zu CHF 250’000.00 ein Einladungsverfahren durchgeführt.
Öffentliche Ausschreibungen werden als Projekte gemanagt. In diesen Fällen arbeiten mehrere Stellen nach einem genauen Terminplan zusammen. Unternehmensintern kommen die Bereiche Technik, Einkauf und Logistik zum Einsatz. Die Entscheidungen werden vom Lenkungsausschuss genehmigt, der sich aus Mitgliedern der Partnerunternehmen zusammensetzt. Vor der Veröffentlichung einer Ausschreibung besteht der erste Schritt darin, die Pflichtenhefte für die Bereiche Technik, Logistik und Kommerzialisierung zu erarbeiten. Der für die Standardisierung zuständige Projektleiter arbeitet mit einem Vertreter jedes Kunden/Aktionärs zusammen, um zu gewährleisten, dass das Produkt bestmöglich dem jeweiligen Bedarf entspricht. Die strategischen Einkäufer betreiben Marktforschung, halten sich über Neuentwicklungen der Zulieferer auf dem Laufenden und setzen die Technikabteilung davon in Kenntnis. Sie achten in erster Linie auf die Total Cost of Ownership (TCO – Gesamtbetriebskosten) einer Ware, während der Kaufpreis nur von untergeordneter Bedeutung ist. Damit gewährleisten sie qualitativ hochwertige Produkte, die für die einen Kunden minimale Energieverluste und für andere einen möglichst geringen Zeitaufwand für die Montage, die Installation, die Integration, den Betrieb, den Unterhalt usw. zur Folge haben. So hat beispielsweise ein grösserer Durchmesser der Kupfer- oder Aluminiumdrahtwindungen eines Transformators einen höheren Preis zur Folge. Hingegen liegen seine Gesamtbetriebskosten über 30 Jahre durch die geringeren Energieverluste deutlich tiefer. Die Logistikspezialisten analysieren schliesslich die Anforderungen der Kunden in Bezug auf die Menge und die Lieferfristen.
Nachdem die Marktstrategie vom Lenkungsausschus genehmigt wurde, werden die Ausschreibungsunterlagen im Informationssystem über das öffentliche Beschaffungswesen der Schweiz (SIMAP) veröffentlicht. Nach einem Zeitraum von mindestens 40 Tagen lassen die Anbieter Spontis ihre Angebote zukommen. Im Rahmen einer ersten Überprüfung werden die Eignungskriterien kontrolliert. Damit wird bestimmt, ob ein eingereichtes Angebot den minimalen Anforderungen entspricht ist. Anschliessend werden die gültigen Angebote hinsichtlich der in der Ausschreibung festgelegten Zuschlagskriterien verglichen. Davon ausgehend werden die betreffenden Angebote beurteilt und darauf basierend in einer Rangliste geordnet. Die dafür relevanten Elemente sind das Budget sowie die technische und logistische Bewertung, aber auch eine soziale und umweltbezogene Evaluation wird gemacht. Diese Analysen führen zu einer Klassifizierung und schliesslich zur Wahl eines Anbieters.
Falls der Auftrag an einen neuen Zulieferer vergeben werden soll, führt Spontis vor der Zuschlagserteilung ein Unternehmensaudit durch. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass das angebotene Produkt in allen Punkten der Ausschreibung entspricht. Ausserdem wird damit die Realisierbarkeit des Angebots bezüglich der Produktions- und Logistikkapazitäten, der Lieferfristen, des Cashflows usw. gewährleistet. Falls ein bereits bekannter Zulieferer den Zuschlag erhält, findet bei Spontis eine Anhörung statt. Mit einer solchen Befragung wird sichergestellt, dass der Anbieter alle Punkte bewältigen kann, die in den Ausschreibungsunterlagen aufgeführt sind.
Als nächster Schritt wird ein Bericht über die Zuschlagserteilung verfasst. In diesem werden der gesamte Verlauf der Auftragsvergabe, das Audit oder die Anhörung erläutert. Dieser Bericht wird dem Lenkungsausschus zur Genehmigung vorgelegt. Nach der Genehmigung werden alle Anbieter über den Zuschlagsentscheid in Kenntnis gesetzt. Dies ist der letzte Schritt vor der Vertragsunterzeichnung. Anschliessend beginnt die neue Zusammenarbeit zwischen dem Zulieferer und Spontis. Diese Kooperation wird regelmässig überprüft, damit die Partner jederzeit innerhalb der im Vertrag festgelegten Fristen mit dem richtigen Material beliefert werden.
Das mit der Ausschreibung eines öffentlichen Auftrags verbundene Verfahren ist langwierig und stark reguliert. Das allgemeine Interesse, das mit einer solchen Auftragsvergabe zusammenhängt, lässt keinen Raum für Schätzungen oder Näherungswerte. Schon eine geringfügige rechtliche Ungenauigkeit oder ein unbedeutendes Versäumnis in den Pflichtenheften der Ausschreibungsunterlagen kann langwierige Einsprachen zur Folge haben. Diese verursachen Verzögerungen bei den Bauarbeiten und hohe unvorhergesehene Kosten. Für Spontis sind daher exzellente Kompetenzen im Bereich der öffentlichen Beschaffung unerlässlich. 2017 wurde Drew Gamage, Projektleiter Supply Chain, beauftragt, innerhalb des Unternehmens eine «Methode für öffentliche Ausschreibungen» zu entwickeln. Das betreffende Verfahren wurde strukturiert, indem die folgenden vier Meilensteine festgelegt wurden:
- Vorstudie
- Planung
- Realisierung
- Implementierung
Ausgehend von den im Kanton Waadt geltenden Rechtsgrundlagen wurde eine Checkliste erarbeitet, damit alle vom Gesetz vorgeschriebenen Schritte eingehalten werden. Die zusammengefassten Informationen stehen allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern von Spontis zur Verfügung, die mit Ausschreibungen zu tun haben. Um die Teams anzuleiten, ist seit Ende Februar ein internes Vorlagedokument verfügbar. Ziel ist, eine visuelle Struktur für ein Verfahren vorzugeben, bei dem sich die Kompetenzen und das Know-how von Spontis immer wieder bekräftigen.