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Ein Anliegen des Institutes RaRoBaM ist es, nach der Erkennung eines Hilfebedarfs, mit und ohne medizinischer Diagnose, umgehend in Kontakt mit den Kindern und ihren Eltern zu treten und Unterstützung anzubieten. In der Regel liegt ein Zeitraum von einer Woche von dem ersten, meist telefonischen Kontakt, bis zum ersten persönlichen Treffen zwischen den Familien und Fachkräften der Einrichtung.
Lange Wartezeiten zwischen den Kontakten oder die Aufnahme der Familien in Wartelisten, ehe das Erstgespräch stattfindet, würden dem Wissen um die Situation der Familien und schliesslich auch dem Auftrag des Institutes, umfassende Hilfen nach dem Prinzip der Rechtzeitigkeit anzubieten, widersprechen. Dementsprechend wird sofort Unterstützung angeboten, auch wenn diese anfänglich nicht in ausreichendem Umfang möglich ist. Unangemessen langandauernde Wartezeiten könnten als ein Spiel mit der Hoffnung der Eltern und den Entwicklungsmöglichkeiten des Kindes, welches nicht zu verantworten ist, ausgelegt werden. Im Rahmen des Erstkontaktes findet ein ausführliches Anamnesegespräch statt, wobei alle relevanten Faktoren und Ereignisse im Leben des Kindes erörtert werden. Gutachten und Diagnosestellungen werden eingesehen und besprochen. Des Weiteren findet eine Diagnostiksequenz statt, in der das Vorhandensein von Restreflexen ebenso überprüft wird, wie der derzeitige Entwicklungsstand des Klienten. Die sich daraus ergebenden Resultate dienen gemeinsam mit den anamnestischen Daten als Grundlage zur Erstellung des vorläufigen Behandlungsplanes. Dieser wird dann nach Beginn der Massnahme gegebenenfalls auf der Grundlage von Differenzialdiagnostik angepasst. In einem anschliessenden Gespräch wird mit den Erziehungsberechtigten das weitere Vorgehen besprochen.
Die Psychomotoriktherapie wird von den Schulgemeinden finanziert, wenn diese die Notwendigkeit und Angemessenheit dieser Massnahme geprüft und bestätigt haben. Einen entsprechenden Antrag hierzu können der Schulpsychologische Dienst, die (Kinder)-Ärzte, die Lehrpersonen (abhängig vom Konzept der jeweiligen Schulgemeinde) oder Spitäler stellen.