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Spesen müssen geschäftsmässig klar begründet sein
Das Bundesgericht äusserte sich in einem neuen Fall zur geschäftsmässigen Begründetheit von Spesen. Es führte aus, dass Spesen mit dem erzielten Erwerb des Unternehmens in einem unmittelbaren und direkten Zusammenhang stehen. Somit gilt alles, was in guten Treuen zu den Unkosten gerechnet werden kann, steuerlich als geschäftsmässig. Dabei spielt es keine Rolle, ob ein Unternehmen auch ohne den betreffenden Aufwand ausgekommen wäre und ob dieser Aufwand im Sinne einer rationellen und gewinnorientierten Betriebsführung zweckmässig war.
Nicht geschäftsmässig sind Aufwände, welche die Gesellschaft einzig für den privaten Lebensaufwand des Aktionärs oder einer ihm nahestehenden Person erbringt. Sie dürfen nicht unter dem Vorwand von Geschäfts- oder Repräsentationsspesen als Geschäftsaufwand verbucht werden.
Ein Unternehmen muss auf Verlangen über die geschäftsmässige Begründetheit Auskunft geben können. Von dieser Pflicht wird sie auch dann nicht befreit, wenn die Steuerbehörde mit der Begründetheit bestimmter Auslagen in einer früheren Steuerperiode einverstanden war. Nach Praxis des Bundesgerichts ist bei einer Veranlagung bei periodischen Steuern nur für die betreffende Periode relevant; die tatsächlichen und rechtlichen Verhältnisse können daher in einem späteren Veranlagungszeitraum durchaus anders beurteilt werden.
Kommt die steuerpflichtige Person ihrer Belegpflicht nicht oder nur mangelhaft nach und ist nicht in der Lage, den Steuerbehörde betreffend Einzeltatsachen zu antworten, liegt eine Verfahrenspflichtverletzung vor. Daraus kann ein Untersuchungsnotstand resultieren, der die Steuerbehörde zur Ermessensveranlagung berechtigt.
Beim vorliegenden Gerichtsfall wurden die geltend gemachten Spesen bei einer AG nur in einem stark reduzierten Umfang akzeptiert, weil die Angaben auf den Belegen nicht den Anforderungen des Musterspesenreglements entsprachen. Danach sind bei Einladungen von Drittpersonen neben dem Datum der Einladung und dem Namen sowie Ort des Lokals zusätzlich die Namen der anwesenden Personen und den Geschäftszweck der Einladung zu vermerken. (Quelle: BGE 2C_273/2013 vom 16.7.13 )