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- Sonja Herger
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Vorschriften - jeder kennt sie, Wenige mögen sie, wir alle profitieren von ihnen. Vorschriften verlangen, dass Geräte, Systeme und Betriebsmittel, die für die Fertigung von...
...Produkten oder für Dienstleistungen verwendet werden, die Eignung für den vorgesehenen Verwendungszweck nachweisen und nach den jeweiligen Funktionsspezifikationen arbeiten. Sichergestellt wird das unter anderem auch durch Prüfprotokolle. Doch auch viele Endkunden wünschen zum Beispiel ein lückenloses Protokoll für Ihre Produkte. Oftmals führen Unternehmen jedoch kein geeignetes Protokollsystem oder man stellt bei Problemen plötzlich fest, dass die Protokolle nicht über die notwendigen Informationen verfügen. In Fertigungsbetrieben müht man sich zudem auch heute noch gern mit dem Erstellen von manuellen Excel-Formularen für die unterschiedlichsten Prüfschritte und Merkmale ab. In diesem Artikel erfahren Sie, warum Sie sich für Ihre Prüfprotokolle zukünftig auf Software verlassen sollten. Zunächst jedoch etwas Humor.
Der Qualitätsingenieur und der Hirte
Ein Hirte hütet seine Herde auf einer abgelegenen Weide, als plötzlich ein brandneuer Luxus-SUV auf ihn zukommt. Der Fahrer, ein junger Mann in einem teuren Anzug, lehnt sich aus dem Fenster und fragt den Hirten:
"Wenn ich dir genau sage, wie viele Schafe du in deiner Herde hast, wirst du mir dann eins geben?"
Der Hirte schaut sich den Mann genau an und antwortet ruhig: "Sicher."
Der junge Mann holt sein iPad heraus, ruft ein GPS-Satellitennavigationssystem auf, scannt das Gebiet und erstellt eine Datenbank mit 46 Excel-Tabellen mit komplexen Formeln. Dann schickt er sich eine E-Mail auf sein Smartphone, druckt einen 120-seitigen Bericht auf seinem tragbaren Drucker aus, wendet sich an den Hirten und verkündet triumphierend: "Du hast genau 1586 Schafe!"
"Das ist richtig," antwortet der Hirte. "Nimm eins der Schafe!" Er beobachtet, wie der junge Mann eins der Tiere auswählt und es in sein Auto schiebt.
Dann sagt der Hirte: "Wenn ich dir genau sagen kann, was dein Beruf ist, wirst du mir dann mein Tier zurückgeben?"
"OK, warum nicht?", antwortet der junge Mann.
"Nun", so der Hirte, "es ist klar, dass du ein Qualitätsingenieur bist und Prüfprotokolle erstellst!"
"Das ist richtig", sagt der Mann, "aber woher weisst du das?"
"Das war einfach", so der Hirte. "Du bist hier aufgetaucht, obwohl dich niemand angerufen hat. Du willst für eine Antwort bezahlt werden, die ich bereits kannte, auf eine Frage, die ich nie gestellt habe und du weisst absolut nichts über meine Tätigkeit. Und Jetzt gib mir meinen Hund zurück!"
Keine Branche kommt heute ohne Qualitätsmanagement und Prüfprotokolle aus
Jede Branche, jede Industrie, von der Medizin über Lebensmittel bis zu Finanzdienstleistungen - abgesehen von professionellen Schäfern, vielleicht - benötigt heute sichere Aufzeichnungen darüber, ob und wann eine Transaktion, eine Aktivität oder eine Prüfung korrekt und wahrheitsgemäss durchgeführt wurde. Unternehmen benötigen diese Prüfprotokolle entweder, um die Anforderungen der Branche in Bezug auf die Qualitätssicherung (QS) und das Qualitätsmanagement (QM) zu erfüllen. Das Ziel kann jedoch auch sein, staatliche Regulierungen, zum Beispiel FDA oder CAQ, einzuhalten. Ein gut gepflegtes System zur Protokollierung kann Betrieben jedoch auch helfen, ihren gegenwärtigen Zustand besser zu verstehen.
Stellen Sie sich Prüfprotokolle wie Versicherungen vor. Man denkt eigentlich nicht darüber nach oder braucht sie, es sei denn, etwas geht schief. Genauso verhält es sich mit Prüfprotokollen. Sie brauchen sie nicht, bis Sie sie wirklich brauchen. Doch wenn Sie sie nicht haben, können die Folgen sehr unangenehm oder gar katastrophal sein.
Warum sind Prüfprotokolle so wichtig?
Unabhängig davon, ob Sie eine Prüfung intern durchführen oder an einen vertrauenswürdigen Partner auslagern, dienen Prüfprotokolle als Hauptkommunikationsmittel zur Erfassung von Erwartungen, Akzeptanzkriterien, regulatorischen Anforderungen und geltenden Normen. Protokolle dokumentieren diese Informationen auch entsprechend für die zukünftige Wiederholbarkeit. Es gibt also drei grosse Vorteile, die Prüfprotokolle bieten.
- Vorbereitung. Prüfprotokolle stellen sicher, dass alle sinnvollen Aspekte der Durchführung eines Tests berücksichtigt wurden.
- Kommunikation und Training. Prüfprotokolle helfen bei der Schulung und Ausbildung.
- Effektivität: Sie helfen bei der Entwicklung eines Mechanismus zur Darstellung von Testbedürfnissen, Einschränkungen und Begründungen für die Festlegung von Erwartungen, den Erwerb von Ressourcen sowie für die Untersuchung unerwarteter Ergebnisse.
Prüfprotokolle erstellen oder erstellen lassen?
Die eben genannten Vorteile ergeben sich aber nicht so einfach von selbst, sie müssen erarbeitet werden. Das könnten Sie natürlich auf die traditionelle Art mit Excel-Tabellen und Formularen für die unterschiedlichsten Prüfschritte und Merkmale zum Zwecke der Nachverfolgung machen. Wir nehmen jetzt aber einfach mal an, dass Sie nicht zu dieser Art von Barbaren gehören und verraten Ihnen deshalb, dass das Tracking Ihrer Prüfschritte auch mit viel weniger Aufwand geht - vorausgesetzt, Sie haben die passende Software. Die Vorteile eines guten Systems zur Erstellung von Prüfprotokollen gehen dabei weit über die reine Fehlersuche hinaus. Ein gutes, softwarebasiertes System wie das MyXPert Monitoring Modul von MySolutions, ermöglicht es Ihnen, den Überblick über den Zustand Ihres Unternehmens zu behalten. Mit dem MyXPert Monitoring Test Protocol Zusatzmodul können einfach verschiedenste Prüfprotokolle erstellt und sogar mit einer mobilen Touch-Lösung erfasst werden. Zudem lassen sich zahlreiche Prüf- und Messmittelgeräte direkt integrieren, wodurch das lästige Abtippen vermieden und die Fehlerrate reduziert wird.
Was Sie jetzt tun sollten
Wenn Ihr Unternehmen regelmässig bestimmte Vorgaben erfüllen und dies nachweisen muss oder öfter mal einer Prüfung durch die Behörden unterliegt, ist eine Software für Prüfprotokolle ein Garant für Zeit- und Kosteneinsparungen. Um zu erfahren, wie Sie mit dem MyXPert Monitoring Modul Zeit, Geld und Kopfschmerzen sparen können, müssen Sie sich nur noch bei der MySolutions melden.