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David Allen entwickelte dafür eine Methode, die er 2001 im Buch «Getting Things Done» (Deutsch «Wie ich die Dinge geregelt kriege») erstmals beschrieben hat und die inzwischen von einer grossen Anzahl von Praktikern mit Erfolg angewendet wird.
Der GTD-Workflow
Das Grundprinzip von GTD ist, dass alles, was nicht da ist, wo es hingehört oder wie es sein sollte, ein «loses Ende» darstellt, das unsere Aufmerksamkeit beansprucht und in ein vertrauenswürdiges «externes Gedächtnis» abgelegt werden sollte. Damit stellen Sie sicher, dass Sie darauf fokussiert bleiben können, was Sie im Moment tun respektive tun sollten. Allen beschreibt dazu einen Prozess mit fünf Stufen:
Sammeln aller Dinge, die unsere Aufmerksamkeit erregen.
Durcharbeiten, um zu klären, worum es sich handelt und wie wir damit umgehen sollen.
Organisieren der gewonnenen Resultate, welche wir periodisch
Durchsehen als Optionen, was wir in einem bestimmten Moment
Tun
1. Sammeln
Die erste Phase besteht darin, alles zu sammeln, was die Aufmerksamkeit beansprucht, weil es unerledigt ist. Das beinhaltet zum Beispiel eintreffende E-Mails, Briefe, Anrufe, Reports, Artikel, Agenda-Einträge, Vorschläge und Ratschläge von anderen Personen und eigene Ideen und Erinnerungen.
2. Durcharbeiten und 3. Organisieren
In einem zweiten Schritt wird das gesammelte «Zeug» (englisch «stuff») einzeln durchgesehen. Die entscheidende Frage dabei ist: Worum handelt es sich genau? Gibt es für Sie etwas zu tun?
Falls nein, stellen Sie sich die Frage: Brauchen Sie die Information oder das Objekt später noch?
Falls ja, handelt es sich um sogenanntes Referenzmaterial. Das können Spezifikationen, Preislisten, Reglemente, Gesetze, Informationsbroschüren usw. sein. Legen Sie es da ab, wo sie es leicht wiederfinden.
Falls nein: Werfen Sie es weg!
Falls Sie im Moment noch nicht entscheiden können, ob sie es vielleicht später noch brauchen oder nicht: Legen Sie es in einem Behältnis mit dem Vermerk «Vielleicht/ Irgendwann»
Wenn es für Sie etwas zu tun gibt: Was ist der nächste Schritt? Formulieren Sie die Aufgabe handlungsorientiert, so dass gleich ersichtlich ist, was genau zu machen ist (zum Beispiel «Herrn Huber von der Muster AG anrufen und fragen, was er zu unserer Offerte meint»). Dann
erledigen Sie die Aufgabe, wenn es weniger als 2 Minuten dauert;
delegieren Sie die Aktion, wenn Sie nicht die richtige Person dafür sind, und behalten Sie sie auf Ihrer «Warten auf»-Liste, bis sie über deren Ausführung informiert sind, oder
setzen Sie die Aufgabe auf Ihre Aufgaben-Liste («To-do-Liste»), um sie zu einem späteren Zeitpunkt zu erledigen. Ordnen Sie sie dabei einem Projekt zu – das ist alles, was mehr als einen Arbeitsschritt braucht –, oder speichern Sie den Task in einem Sammelbehältnis für Einzelaktionen.
Falls die Aufgabe mit einem Termin verbunden ist, setzen Sie einen solchen zusätzlich in Ihrem Kalender.
4. Durchsehen
Im Rahmen der täglichen Überprüfung des Systems schauen Sie den Kalender sowie die Aufgabenliste(n) durch, um zu entscheiden, was Sie als nächstes tun sollten. Während der wöchentlichen Überprüfung checken Sie zusätzlich alle potenziell relevanten «Behältnisse» (Eingangskörbe, Kalender, To-do-Listen, Projektpläne, «Warten auf»- und «Vielleicht-Irgendwann»-Items) und arbeiten die neu eingetroffenen Dinge durch respektive organisieren diese (siehe Schritte 2 und 3).
Um priorisieren zu können, schlägt Allen vor, die persönlichen Ziele mit Hilfe eines «Sechs-Ebenen-Modells, um Ihre Arbeit zu überprüfen» zu definieren. Dabei handelt es sich um eine Flugzeug-Analogie:
50’000 Fuss: Leben
40’000 Fuss: Drei- bis fünfjährige Vision
30’000 Fuss: Ein- bis zweijährige Ziele
20’000 Fuss: Verantwortungsbereiche
10’000 Fuss: Aktuelle Projekte
Start-/Landebahn: Aktuelle Aufgaben
5. Tun
Allen schlägt ein «Vier-Kriterien-Modell» vor, um zu entscheiden, welche Aufgabe aus Ihrer To-do-Liste Sie in einem bestimmten Moment anpacken sollen:
Kontext: Was kann hier und jetzt aufgrund der verfügbaren Ressourcen überhaupt getan werden?
Verfügbare Zeit: Über wie viel Zeit können Sie im Moment verfügen? Welche der anstehenden Aufgaben kann innerhalb dieser Zeit erledigt werden?
Verfügbare Energie: Wie viel Energie haben Sie? Welche der anstehenden Aufgaben kann damit bewältigt werden?
Priorität: Was sind Ihre Prioritäten? Angesichts des gegebenen Kontexts, der verfügbaren Zeit und Energie: Was soll als Erstes getan werden?
David Allen spricht auf Englisch über stressfreie Produktivität.
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Mit der Gründung der FS Beratung & Treuhand GmbH im Jahr 2013 hat sich Sandra Frauchiger auf das Coaching von Personen im Bereich Finanzbuchhaltung und Rechnungswesen und die Tätigkeit als Erwachsenenbildnerin fokussiert.
Mit dem Fachausweis 'Ausbildnerin mit eidg. Fachausweis' hat sie 2017 ihr professionelles Profil weiter ergänzt.
Seit 2018 erstellt Sie online-Lehrmittel und hat sich umfangreich in das neue Thema eingearbeitet. Sie unterstützt Schulen in der Umsetzung von digitalen Lehrmitteln.
Die Grundlage für diesen breiten beruflichen Hintergrund bildet die Ausbildung zur Betriebswirtschafterin HF und die Expertenausbildung zur dipl. Wirtschaftsprüferin mit langjähriger Tätigkeit als Bankenmitarbeiterin, Unternehmensberaterin, Leiterin Rechnungswesen und Wirtschaftsprüferin.