Document ID: /fineweb-2-swissfilter-quality_10-filterrobots/filtered/07174.jsonl.gz/1339

Généralités
Cette procédure est destinée à permettre
-
l'accès occasionnel au CERN à des membres de clubs et à des non-membres participant aux activités ponctuelles de clubs qui ont lieu sur le site du CERN (p.ex. pour une séance d'essai du club de fitness, pour les inscriptions aux cours du club de ski, ou pour un concert organisé par le club de music, etc.), et
-
l’accès régulier au CERN à des membres de clubs (p.ex. pour pouvoir participer régulièrement aux activités qui ont lieu sur le site du CERN)
sous condition que les personnes concernées n'ont aucune autorisation liée au statut ou au régime matrimonial et familial.
Afin de pouvoir se rendre occasionnellement sur le site du CERN, une autorisation d'accès doit être accordée par le club.
Pour un accès régulier, une carte CERN est requise et peut être établie pour un membre d'un club après enregistrement en tant qu'External.
Cette carte CERN doit être portée de façon apparente. Elle est nominative, seul son titulaire est autorisé à l'utiliser.
Dans les deux cas, l'approbation par le président du club est demandée qui se porte garant pour la personne concernée. Avec sa signature, le garant engage la responsabilité de l'Association du Personnel (et non celle de son département) puisque "chaque club constitue une unité largement autonome, affiliée à l’Association".
Pour faciliter la lecture, nous utilisons le terme "garant" pour faire référence au président du club ou le cas échéant au membre du comité du club titulaire du CERN.
A noter qu'une autorisation d'accès n'est pas nécessaire pour se rendre aux événements organisés par les clubs qui ont lieu à l'extérieur du domaine clôturé du CERN, p.ex. dans les baraques à côté de l'entrée A.
Procédure
1. Accès occasionnel pour membres et non-membres
La procédure ci-dessous s'applique aux membres de clubs et aux non-membres de clubs qui désirent participer ponctuellement à une activité organisée par un club du CERN et qui a lieu sur le site du CERN.
Les membres du club qui souhaitent se rendre plus que 5 fois par an sur le site du CERN sont considérés comme visiteurs réguliers et doivent obtenir une carte CERN en suivant la procédure détaillée sous 2.
Il est de la responsabilité du club de veiller à ce qu'une personne n'accumule pas plus que 5 autorisations d'accès par an.
1.1 Demande d'accès
Le club qui a l'intention d'inviter des personnes à ses activités qui ont lieu sur le site du CERN peut :
- soit demander à chaque personne de soumettre une demande d'accès individuelle,
- soit opter pour une collecte des coordonnées de ces personnes au préalable pour que le club introduise une demande d'accès de groupe.
1.1.1 Accès individuels
Au moins deux jours ouvrés avant son déplacement, la personne qui désire accéder au site du CERN doit compléter le formulaire CERN Club Access Request en indiquant
- son nom et prénom,
- sa nationalité,
- le numéro de plaques d'immatriculation du véhicule utilisé pour le déplacement, si applicable,
- son adresse e-mail,
- son numéro de téléphone,
- sa ville de naissance,
- sa date de naissance,
- le club concerné,
- la raison pour laquelle l'accès au CERN est nécessaire (p.ex. cours d'essai, inscription, etc.),
- le site du CERN (Prévessin ou Meyrin) auquel la personne souhaite accéder,
- la date du déplacement (qui doit être dans le futur; elle ne peut pas être pour le jour même).
Après sa soumission, la demande d'accès est envoyée au président du Club concerné ainsi qu’aux personnes désignées par ce dernier pour approbation puis au Service accueil et contrôle d'accès. Une fois approuvée, une confirmation incluant un code de réservation est envoyée au demandeur ainsi qu’au président du Club.
1.1.2 Accès pour groupes
Les clubs qui organisent des événements sur le site du CERN qui s'adressent à un grand nombre de personnes qui n'ont pas d'accès, peuvent accorder une autorisation d'accès à un groupe de personnes.
Le club doit préparer un événement via Indico. Il active ensuite la gestion des cartes visiteurs via l’option “CERN Visitor badges” dans le menu « Logistics ». Lors de l’activation, le créateur de l’événement indique quels formulaires d’enregistrement seront utilisés pour donner l’accès. Le participant doit s’enregistrer en ligne en utilisant un des formulaires indiqués. Le créateur de l’événement confirme ensuite dans Indico individuellement pour chaque participant le droit d’accéder au site et ce dernier reçoit un e-mail lui demandant de compléter en ligne (via un formulaire sur Indico) sa nationalité, date et lieu de naissance. Une fois ces informations transmises, chaque participant reçoit un e-mail comprenant un code de réservation ainsi qu’une carte visiteur imprimable au format A4 qu’il plie ensuite en quatre pour obtenir un format A6.
Le créateur de l’événement peut à tout moment supprimer ou accorder l’accès à un participant indiqué dans la liste Indico.
Note pour les clubs : Les droits de signature des demandes d'accès individuel et les droits de soumission des demandes d'accès de groupe sont gérés à l'aide d'un e-group qui comporte les noms des garants. Pour y ajouter ou retirer un garant, le président du club est prié de contacter le président du Comité de Coordination des Clubs (CCC).
1.2 Accès au domaine du CERN
Les agents de surveillance ont pour mission de contrôler, sur l’ensemble du domaine, l’identité des personnes et véhicules, les autorisations d’accès, ainsi que les biens transportés. Pour faciliter l'orientation, les agents de surveillance ont à disposition des plans du site du CERN.
1.2.1 Accès individuels
Le jour de l’événement, le membre du Club se présente au bâtiment 33 (Réception principale) auprès de la borne d’impression, saisit le code personnel reçu précédemment et récupère sa carte visiteur auprès de l’agent de surveillance présent sur présentation d’une pièce d’identité en cours de validité.
En dehors des heures ouvrables, les cartes visiteurs restantes sont déposées à l’agent de surveillance présent à l’entrée B.
Si l’événement se déroule sur le site de Prévessin, le membre du Club doit se rendre auparavant à la Réception du bâtiment 33 pour récupérer sa carte visiteur et se diriger ensuite vers le site de Prévessin.
L'accès au CERN a lieu exclusivement via l'entrée B du site de Meyrin ou via l'entrée principale du site de Prévessin, au jour indiqué dans la confirmation.
2. Accès régulier pour membres
Pour qu'un membre de club puisse accéder régulièrement sur le site du CERN (plus que cinq fois par an), une carte CERN est à établir.
2.1 Obtention d'une carte CERN
Le membre de club qui a besoin d'une carte CERN s'adresse à son club en communiquant son nom, prénom et adresse e-mail.
-
Le garant utilise l'outil Pre-Registration Tool (PRT) pour initialiser la demande d'enregistrement comme External, raison CLUB, au nom de la personne concernée en renseignant son nom, prénom et adresse e-mail.
Il est également nécessaire d’indiquer dans la demande le nom du garant : en règle générale il s’agit du président du club ; s’il n’est pas titulaire, un autre membre du comité du club et membre du personnel titulaire peut figurer comme garant.
Note pour les clubs : Les droits d'accès à PRT sont gérés par le Comité de Coordination des Clubs (CCC), à contacter par le président du club pour ajouter ou retirer un membre du comité de la liste des personnes disposant d'un accès à PRT. Seuls les détenteurs d’un compte informatique CERN primaire peuvent bénéficier de ce droit d’accès à PRT.
- Le membre du club est invité par un e-mail, généré automatiquement, à compléter dans PRT ses coordonnées en saisissant :
- sa nationalité,
- sa date et lieu de naissance,
- son statut marital,
- les détails de sa pièce d'identité: type, numéro, pays de délivrance, dates de validité,
et de télécharger un scan de cette pièce d'identité.
Il a un délai de 15 jours pour le faire; passée cette date, le lien vers PRT communiqué dans l'e-mail cessera de fonctionner.
- Ensuite, les services et personnes suivants doivent approuver la demande d'enregistrement via PRT :
- le garant (mentionné dans la demande) qui valide l'identité du membre du club,
- le Service Enregistrement après avoir vérifié l'éligibilité du membre du club à une carte CERN,
- l'Association du personnel pour finaliser la saisie et créer l’enregistrement comme External, raison CLUB, dans la base de données. La validité de l'enregistrement est limitée à un an.
- Finalement, les services et personnes suivants sont automatiquement informés via un e-mail généré par PRT que l’enregistrement a eu lieu :
Cette carte CERN est valable un an avec possibilité de renouvellement.
2.2 Prolongation de validité de la carte CERN
Au moment de l’expiration de validité de la carte il faut suivre la procédure décrite dans le chapitre 2.1.
Pour l'établissement de la nouvelle carte CERN, la prise d'une nouvelle photo n'est pas nécessaire. Si le membre de club ne peut pas se rendre au Service Enregistrement pour retirer sa carte CERN, le garant peut demander directement au Service Enregistrement son établissement. Ensuite, le garant fait parvenir la carte au membre de club personnellement.
Révisions
|No révision||Modifications||Approuvé le|
|1||Mise en place d'une procédure distincte en cas d'accès occasionnel sur le site du CERN.||18.09.2014|
|2||Introduction de PRT pour l'enregistrement comme External des membres des clubs||08.12.2016|
|3||Obligation port du badge.||02.05.2018|