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I documenti contabili devono essere conservati in maniera conforme alle disposizioni del Codice delle obbligazioni.
L’articolo 958f del Diritto delle obbligazioni prescrive che i libri di commercio e i documenti contabili, così come la relazione sulla gestione e la relazione di revisione, debbano essere conservati per dieci anni. Questo termine decorre a partire dalla fine dell’esercizio. Un esemplare stampato e firmato della relazione di gestione e uno della relazione di revisione devono essere conservati.
I libri di commercio e i documenti contabili possono essere conservati su carta, su supporto elettronico o in forma analoga, purché possa essere garantita la concordanza con le operazioni e gli altri eventi cui si riferiscono e che la loro lettura resti possibile in ogni circostanza. Nell’ordinanza sulla tenuta e la conservazione dei libri di commercio commercio (Olc), il Consiglio federale ha emanato le relative disposizioni.
Supporti elettronici inalterabili
L’articolo 9 Olc prescrive che i supporti elettronici siano autorizzati, senza esigenze supplementari, qualora inalterabili, ovvero quando non possono più essere modificati o cancellati senza che l’operazione sia rintracciabile sul supporto di dati stesso (ad esempio, dei CD o DVD non modificabili).
Fino alla fine del termine di conservazione, ogni persona autorizzata deve poter consultare e verificare i libri e i documenti contabili in ogni momento ed entro un termine adeguato. Gli apparecchi e i programmi necessari devono pertanto poter essere messi a disposizione.
Alcuni formati di file si adattano meglio di altri alla conservazione di lunga durata. Ad esempio, l’Archivio federale ha definito per i suoi bisogni dei formati adatti all’archiviazione, che permettono di garantire la leggibilità dei documenti digitali a lungo termine.
La maggior parte dei software di contabilità, di fatturazione, di gestione dei salari ecc. permettono di generare dei file adatti all’archiviazione (ad esempio, dei PDF/A – Portable Document Format Archive), che possono poi essere registrati su supporti di dati inalterabili (CD, DVD, ecc.). Il salvataggio tramite cloud non soddisfa questa condizione ed è soggetto alle esigenze più severe relative ai supporti elettronici alterabili.
Supporti elettronici alterabili
L’ordinanza inerente la tenuta e la conservazione dei libri di commercio prescrive che anche i supporti d’informazione alterabili vengano autorizzati ma solo a determinate condizioni. In questi casi dei procedimenti tecnici, come ad esempio la firma elettronica, devono garantire l’integrità delle informazioni registrate. Il momento in cui le informazioni sono state memorizzate deve poter essere provato senza possibilità di falsificazione (ad esempio, grazie a un sistema di marcatura oraria). Le informazioni, come ad esempio i verbali e i log files, devono anch’esse essere conservate. Un certo numero di software in vendita sul mercato include queste funzioni.
Criteri imposti dalla legge concernente l’imposta sul valore aggiunto (IVA)
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