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Sachverhalt:
Ein Mitarbeitender von Ihnen hat in seinem 5. Dienstjahr per 31.05.20XX die Kündigung eingereicht. Er hat einen Lohn von CHF 5000.–, arbeitet 42 Std. / Woche und hat einen Ferienanspruch von 5 Wochen / Jahr. Die Kündigungsfrist beträgt drei Monate. Der Mitarbeitende hat von seinem Feriensaldo bereits 8.5 Tage bezogen. Und über die Jahre haben sich bei ihm total 127 Überstunden angesammelt.
Schritt 1: Sie informieren sich über die rechtlichen Aspekte von Überstunden
Überstunden sind im Obligationenrecht (Art. 321c) wie folgt definiert:
Wird gegenüber dem zeitlichen Umfang der Arbeit, der verabredet oder üblich oder durch NAV oder GAV bestimmt ist, die Leistung von Überstundenarbeit notwendig, so ist der Arbeitnehmer dazu soweit verpflichtet, als er sie zu leisten vermag und sie ihm nach Treu und Glauben zugemutet werden kann. Im Einverständnis mit dem Arbeitnehmer kann der Arbeitgeber die Überstundenarbeit innert eines angemessenen Zeitraumes durch Freizeit von mindestens gleicher Dauer ausgleichen. Wird die Überstundenarbeit nicht durch Freizeit ausgeglichen und ist nichts anderes schriftlich verabredet oder durch NAV oder GAV bestimmt, so hat der Arbeitgeber für die Überstundenarbeit Lohn zu entrichten, der sich nach dem Normallohn samt einem Zuschlag von mindestens einem Viertel bemisst.
Was gilt als Arbeitszeit?
Als Arbeitszeit gilt die totale Zeit, während der sich der Arbeitnehmer zur Verfügung des Arbeitgebers zu halten hat. Hierunter fällt vor allem auch das Überwachen eines Betriebes, die blosse Aufsicht, das Warten auf den Chauffeur usw. Es kommt dabei nicht darauf an, ob effektiv eine Arbeitsleistung erbracht wird oder nicht. Als Arbeitszeit gelten auch Pausen, wenn während dieser der Arbeitsplatz nicht verlassen werden kann. Wer also z.B. das Mittagessen am Schreibtisch oder im Laden, der über Mittag geöffnet ist, einnehmen muss, kann diese Zeit als Arbeitszeit und nicht als Pause anrechnen, selbst wenn er in dieser Zeit keine Kunden bedient. Solche Präsenzzeiten können dann ohne weiteres zu einem Überstundensaldo führen.
Wegbedingung der Entschädigung oder des Zuschlags
Der Anspruch auf Überstundenabgeltung (Vergütung oder Kompensation) ist nicht unbedingt geschuldet. Durch eine schriftliche Vereinbarung im Einzelarbeitsvertrag, NAV oder GAV kann eine abweichende Regelung getroffen werden (Art. 321c Abs. 3 OR). Es steht den Parteien frei, durch die Regelung einen Anspruch gänzlich wegzubedingen, ihn einzuschränken, nur die Kompensation zuzulassen oder eine bessere Regelung zu treffen.
Gleitzeitreglement / Vorholzeiten
Besteht ein Gleitzeitreglement, ist zu vereinbaren, was mit dem monatlichen Saldo zu geschehen hat und wieviel Plus- oder Minuszeit jeweils auf den Folgemonat übertragen werden kann. Das Gleitzeitreglement ist als Vertragsbestandteil in den Arbeitsvertrag aufzunehmen. Gleichzeitig sollte auch vereinbart werden, ob zu hohe Minuszeiten zu einem Lohnabzug führen. Zu beachten ist, dass ein positiver Gleitzeitsaldo nur dann Überstundenarbeit darstellt, wenn es sich um angeordnete oder betriebsnotwendige und nicht kompensierbare Mehrarbeit handelt. Ergibt sich der Saldo aufgrund der Zeitautonomie des Arbeitnehmers, hat er dafür zu sorgen, diesen wieder abbauen zu können. Andernfalls muss er im Falle der Beendigung des Arbeitsverhältnisses damit rechnen, dass der Anspruch dahin fällt. Vorholzeiten für «Brücken» an Feiertagen oder Betriebsferien sind ebenfalls verschobene Arbeitszeiten und keine Überstundenarbeit. Können diese nicht kompensiert werden, sind sie mit dem normalen Stundenlohn auszuzahlen, sofern nichts anderes vereinbart worden ist.
Schritt 2: Sie klären ab, welche Möglichkeiten zum Abbau der Überstunden bestehen
Kompensation und Abgeltung
Überstunden sollen die Ausnahme bleiben, damit der Arbeitnehmer nicht über die vereinbarte Arbeitszeit hinaus Mehrbelastungen erbringen muss. Grundsätzlich sind geleistete Überstunden daher zu kompensieren oder zu entschädigen.
Ausgleich durch Freizeit
Geleistete Überstundenarbeit soll durch Freizeit von mindestens gleicher Dauer kompensiert werden. Die 1:1 Kompensation ergibt sich daraus, dass der Gesetzgeber hier davon ausgegangen ist, es liege dann eine verschobene Arbeitszeit vor. Einer für den Arbeitnehmer günstigeren Lösung steht selbstverständlich nichts entgegen.
Die Kompensation als solche und deren Zeitpunkt sind durch gegenseitige Vereinbarung zu regeln. Sie kann also von keiner der Parteien einseitig festgelegt werden. Einzig im Falle einer Freistellung nach erfolgter Kündigung darf sich der Arbeitnehmer nicht willkürlich weigern, in dieser Zeit Überstunden zu kompensieren. Dasselbe gilt bei Annahmeverzug des Arbeitgebers oder bei Kurzarbeit. Es empfiehlt sich, eine solche Regelung bereits im Arbeitsvertrag zu regeln.
Die Kompensation kann nur während der ordentlichen Arbeitszeit erfolgen. Eine schikanöse Aufsplittung in kurze Zeiten (z.B. kann der Arbeitnehmer jeden Tag eine Viertelstunde früher gehen), muss sich der Arbeitnehmer nicht gefallen lassen.
Vergütung durch Lohn
Kommt eine Vereinbarung über die Kompensation oder deren Zeitpunkt nicht zustande oder ist sie aus einem anderen Grunde nicht möglich, hat der Arbeitnehmer Anspruch auf Vergütung der Überstunden. Da dies die Ausnahme bleiben soll, weil der Arbeitnehmer dadurch über weniger Freizeit verfügt, beträgt die Vergütung von Gesetzes wegen den normalen Stundenlohn nebst einem Zuschlag von mindestens 25 Prozent (Art. 321c Abs. 3 OR). Auch hier können für den Arbeitnehmer günstigere Regelungen vorgesehen werden.
Schritt 3: Sie prüfen, welche rechtliche Ausgangslage in Ihrem Unternehmen besteht
Es sind in rechtlicher Hinsicht unterschiedliche Ausgangslagen möglich:
|Der Mitarbeiter hat betrieblich notwendige Überstunden geleistet. In Ihrem Unternehmen ist nichts geregelt. Es gilt das OR. Sie können sich mit dem Mitarbeiter über die Kompensation einigen.||Die Kompensation erfolgt 1:1|
|Der Mitarbeiter hat betrieblich notwendige Überstunden geleistet. In Ihrem Unternehmen ist nichts geregelt. Es gilt das OR. Sie können sich mit dem Mitarbeiter nicht über die Kompensation einigen.||Die Überstunden sind mit 25% Zuschlag auszuzahlen.|
|Der Mitarbeiter hat betrieblich notwendige Überstunden geleistet. In Ihrem Unternehmen ist primär die Kompensation und die Auszahlung in Ausnahmefällen vereinbart.||Sie entscheiden, ob die Stunden zu kompensieren sind oder mit 25% Zuschlag auszuzahlen sind.|
|Der Mitarbeiter hat betrieblich notwendige Überstunden geleistet. In Ihrem Unternehmen ist die Kompensation oder die Auszahlung 1:1 vereinbart, wobei der Vorgesetzte entscheidet.||Sie entscheiden, ob die Stunden zu kompensieren sind oder ohne Zuschlag auszuzahlen sind.|
|Der Mitarbeiter hat betrieblich notwendige Überstunden geleistet. In Ihrem Unternehmen ist vereinbart, dass Mehrstunden weder kompensiert noch ausbezahlt werden. Lediglich in Ausnahmefällen können Mehrstunden und ohne Zuschlag ausbezahlt werden.||Sie entscheiden, ob ein Ausnahmefall vorliegt. Andernfalls verfallen die Stunden.|
|Der Mitarbeiter weist ein Gleitzeitguthaben über dem Maximum auf.||Die Kompensation, Auszahlung oder der Verfall richtet sich nach dem Gleitzeitreglement. In der Regel sieht das Reglement einen Verfall vor.|
|Der Mitarbeiter weist bei seinem Austritt einen positiven Gleitzeitsaldo auf.||Sofern nicht eine Kompensation bis zum Austritt angeordnet wurde oder das Gleitzeitreglement etwas anderes vorsieht, sind die Stunden 1:1 auszuzahlen.|
Schritt 4: Sie berücksichtigen den Überstundenanspruch bei der Kündigung
Sie haben mit Ihrem Mitarbeiter vereinbart, dass er zum einen den noch offenen Ferienanspruch am Ende der Kündigungsfrist bezieht. Und zum anderen möchte er so viele seiner Überstunden als Freitage kompensieren, dass er bereits am 20. Mai 20XX seinen letzten Arbeitstag hat. Das sind 7 Arbeitstage die es zu kompensieren gilt. Die restlichen Überstunden werden mit Zuschlag ausbezahlt.
Nicht kompensierte Überstunden sind zu vergüten (Art. 321c Abs. 3 OR). Ist nichts anderes schriftlich vereinbart worden, ist jede geleistete Überstunde mit dem Stundenlohn und einem Zuschlag von 25% abzugelten. Die Auszahlung erfolgt in der Regel zusammen mit dem Salär oder in längeren Perioden. Bei fortlaufender Kompensation mit Minuszeiten kann die Auszahlung eines positiven Saldos auch am Ende eines Jahres oder eines Quartals vorgenommen werden. Soll der Arbeitnehmer mehr als den gesetzlichen Minimalanspruch erhalten, kann diese Vereinbarung auch formlos getroffen werden.