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Geschäftsbriefe richtig verfassen Bestimmt kennen Sie diese Situation: Sie sitzen vor dem Computer und der Cursor blinkt auf dem leeren, weissen Word-Dokument. Ein Geschäftsbrief soll her. Und zwar einer, der die eigene Firma professionell aussehen lässt. Doch wie geht das genau?
Bestimmt kennen Sie diese Situation: Sie sitzen vor dem Computer und der Cursor blinkt auf dem leeren, weissen Word-Dokument. Ein Geschäftsbrief soll her. Und zwar einer, der die eigene Firma professionell aussehen lässt. Doch wie geht das genau?
Zeitdruck, keine Vorlage und dann kommt auch noch eine Schreibblockade dazu – einen Geschäftsbrief zu verfassen stellt so manch einer vor eine Herausforderung. Wenn Sie folgende Tipps beachten sind Sie auf der sicheren Seite.
Layout
Das erste, was Ihr Kunde sieht, ist das Layout des Geschäftsbriefs. Achten Sie darauf, dass dem Geschäftsbrief eine klare Struktur zugrunde liegt und vermeiden Sie unvorteilhafte Hervorhebungen. Eine gut lesbare Schrift und genug Weissraum unterstützen zudem die Leserfreundlichkeit.
Textaufbau
Beginnen Sie mit der Kernaussage des Briefes: Worum geht es? Was ist zu tun? Ihre Kunden erhalten täglich dutzende von Briefen, deshalb muss bereits im Betreff klar sein, worum es in dem Brief geht und warum es sich lohnt, ihn fertig zu lesen.
Sprache
In der Kürze liegt die Würze: Verwenden Sie kurze, klare Sätze und Aussagen. Vermeiden Sie Fremdwörter und Fachchinesisch, wenn es für das Verständnis nicht nötig ist. Vergessen Sie nicht, den Brief in die Muttersprache des Empfängers übersetzen zu lassen – besonders dann, wenn der er über kein Umfeld verfügt, das ihm weiterhelfen kann.
Unnötige Floskeln vermeiden
Aussagen, wie «wir bitten Sie um Kenntnisnahme» oder «wir sehen Ihrer Antwort mit Freude entgegen» sind nichts aussagende Floskeln und gehören nicht in einen Geschäftsbrief. Umso wichtiger sind dafür Angaben über die Erreichbarkeit des Absenders sowie über das weitere Vorgehen.
Die drei ultimativen Tipps
1. Überlegen Sie sich, an wen Sie einen Brief schreiben. Was ist der Wissenstand des Empfängers? Welche Bedürfnisse hat er? Wie steht er zu Ihnen?
2. Erstellen Sie ein kurzes Konzept: Welches ist meine Hauptaussage? Was will ich dem Leser mitteilen? Was erwarte ich danach von ihm?
3. Weniger ist mehr: Schreiben Sie kurz und verständlich.
Literaturtipps zum Thema Geschäftsbrief schreiben
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