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172.010.441
Ordinanza sulla gestione elettronica degli affari nell’Amministrazione federale
(Ordinanza GEVER)
del 3 aprile 2019 (Stato 1° gennaio 2021)
Il Consiglio federale svizzero,
visto l’articolo 57h capoverso 3 della legge del 21 marzo 19971 sull’organizzazione del Governo e dell’Amministrazione (LOGA),
ordina:
1 La presente ordinanza si applica:
- a.
- alle unità amministrative dell’Amministrazione federale centrale di cui all’articolo 7 dell’ordinanza del 25 novembre 19981 sull’organizzazione del Governo e dell’Amministrazione (OLOGA);
- b.
- alle autorità, organizzazioni e persone di cui all’articolo 2 capoverso 2 dell’ordinanza del 25 novembre 20202 sulla trasformazione digitale e l’informatica (OTDI) che s’impegnano a rispettarla.3
2 I dipartimenti e la Cancelleria federale possono prevedere in un’ordinanza di assoggettare alle prescrizioni della presente ordinanza le unità amministrative dell’Amministrazione federale decentralizzata che sono loro attribuite conformemente all’articolo 7a OLOGA, se tali unità non sono autorizzate ad archiviare i loro affari in maniera autonoma.
3 Le disposizioni della presente ordinanza sulle competenze in seno all’Amministrazione federale (sezione 4) si applicano soltanto se è in uso il sistema di gestione degli affari fornito dal servizio standard delle TIC GEVER (sistema GEVER standardizzato).
4 La presente ordinanza non si applica ai sistemi per i quali la legislazione prevede deroghe.
1 L’Amministrazione federale tratta le informazioni pertinenti agli affari in sistemi di gestione elettronica degli affari.
3 È considerato sistema di gestione degli affari ogni sistema informatico che, ai sensi dell’articolo 57h LOGA, serve alla registrazione, alla gestione, all’indicizzazione e al controllo della corrispondenza e degli affari.
Art. 3 Impiego del sistema GEVER standardizzato e di sistemi di gestione degli affari non standardizzati
1 Le unità amministrative dell’Amministrazione federale centrale impiegano il sistema GEVER standardizzato.
2 Per compiti specifici, possono inoltre impiegare un sistema di gestione degli affari non standardizzato secondo la presente ordinanza, se le seguenti condizioni sono adempiute:
- a.
- l’adempimento dei compiti non può essere supportato in modo adeguato con il sistema GEVER standardizzato e l’acquisto, lo sviluppo e l’esercizio del sistema non standardizzato, considerati tutti i costi, è nel complesso più vantaggioso per la Confederazione;
- b.
- la condizione di cui alla lettera a è dimostrata da un’analisi documentata;
- c.
- il dipartimento competente rispettivamente la Cancelleria federale ha dato il suo consenso.
1 Le informazioni pertinenti agli affari non possono essere gestite parallelamente in più sistemi.
2 Possono essere trattate temporaneamente fuori dai sistemi di gestione degli affari, in particolare per consentire la cooperazione con servizi esterni alla Confederazione. Al termine dei lavori, le informazioni pertinenti agli affari devono essere reinserite nel rispettivo sistema di gestione degli affari.
1 Le unità amministrative digitalizzano i documenti in entrata o creati in forma cartacea o in un’altra forma fisica e che contengono informazioni pertinenti agli affari. Sono fatti salvi i documenti fisici che per motivi tecnici non sono adatti alla digitalizzazione.
2 Ai fini della gestione degli affari, i documenti elettronici sono considerati versioni determinanti.
3 Le unità amministrative distruggono i documenti fisici tre mesi dopo la digitalizzazione. I documenti non sono distrutti:
- a.
- fintanto che devono essere conservati in base a disposizioni legali;
- b.
- fintanto che sono probabilmente necessari per provare fatti giuridicamente rilevanti; a tal fine le unità amministrative definiscono categorie di documenti nelle loro direttive organizzative (art. 10);
- c.
- fintanto che sono necessari per il disbrigo degli affari;
- d.
- se devono essere conservati tenuto conto della loro importanza storica o culturale.
4 Nel sistema di gestione degli affari è registrato il luogo in cui sono conservati i documenti fisici che non sono stati distrutti.
1 L’attività delle unità amministrative si fonda fra l’altro sulla gestione degli affari regolare; questa consiste segnatamente nella registrazione sistematica dei processi inerenti agli affari nonché nella gestione delle informazioni che ne risultano.
2 Le informazioni registrate nel corso della durata di un affare devono documentarlo in modo completo e affidabile.
1 Nei loro sistemi di gestione degli affari, le unità amministrative definiscono un sistema di ordinamento.
2 Le informazioni sono archiviate in dossier. Ogni dossier è attribuito in modo univoco a una posizione del sistema di ordinamento.
3 Se necessario, i dossier possono essere suddivisi ulteriormente.
1 Il sistema di ordinamento comprende tutti i compiti dell’unità amministrativa ed è strutturato in base a questi. Deve essere adeguatamente dettagliato, estensibile e deve avere una sistematicità uniforme.
2 Per consentire la gestione automatizzata delle informazioni durante il loro intero ciclo di vita, sono attribuiti metadati per indicare la responsabilità, il termine di conservazione, la protezione dei dati, la classificazione, i diritti di accesso e il valore archivistico.
Le informazioni prive di valore archivistico possono essere distrutte alla scadenza del termine di conservazione stabilito dall’unità amministrativa, a meno che altri atti normativi ne prescrivano una conservazione più lunga.
1 Le unità amministrative emanano direttive organizzative.
2 Le direttive organizzative disciplinano la struttura e lo svolgimento della gestione degli affari mediante la definizione di compiti, responsabilità, procedure e mezzi.
3 Le unità amministrative aggiornano costantemente le loro direttive organizzative.
4 Verificano regolarmente se le loro direttive organizzative sono rispettate.
2 Le informazioni classificate SEGRETO conformemente all’articolo 5 dell’ordinanza sulla protezione delle informazioni non possono essere trattate nei sistemi di gestione degli affari.
Ogni unità amministrativa è responsabile della protezione dei dati nell’ambito del proprio sistema di gestione degli affari.
I sistemi di gestione degli affari registrano gli accessi alle informazioni, la stampa e la spedizione di informazioni nonché le modifiche della classificazione e delle autorizzazioni di accesso.
I sistemi di gestione degli affari consentono di associare conferme elettroniche alle informazioni, in particolare per attestarne la presa di conoscenza oppure per ottenere o concedere un’autorizzazione.
1 Su proposta del settore Trasformazione digitale e governance delle TIC della Cancelleria federale (settore TDT della CaF) e dopo aver sentito la Conferenza dei segretari generali (CSG), il cancelliere della Confederazione definisce la strategia della Confederazione in materia di gestione degli affari dell’Amministrazione federale (strategia GEVER).
2 L’elaborazione e la realizzazione della strategia GEVER sono coordinate dal settore TDT della CaF.
1 Il Gruppo tecnico GEVER Confederazione (Gruppo tecnico) si compone di un rappresentante del Servizio GEVER Confederazione e di un rappresentante di ogni dipartimento e della Cancelleria federale. Il rappresentante del Servizio GEVER Confederazione presiede il Gruppo tecnico.1
2 I rappresentanti dei dipartimenti e della Cancelleria federale:
- a.
- assumono la responsabilità operativa di GEVER nel loro dipartimento rispettivamente nella Cancelleria federale;
- b.
- rappresentano il loro dipartimento rispettivamente la Cancelleria federale dal punto di vista degli affari; e
- c.
- sono designati quali rappresentanti permanenti.
3 Ogni membro del Gruppo tecnico dispone di un voto. In caso di parità di voti, il voto del presidente è preponderante.
4 Partecipano alle sedute con voto consultivo un rappresentante dell’Archivio federale svizzero e un rappresentante del Centro servizi informatici del Dipartimento federale dell’economia, della formazione e della ricerca (ISCeco). In casi specifici il Gruppo tecnico può far capo alla consulenza di altre persone.2
5 Il Gruppo tecnico sostiene il Servizio GEVER per:
- a.
- l’attuazione della strategia GEVER;
- b.
- la valutazione e il consolidamento dei requisiti relativi agli affari del sistema GEVER standardizzato;
- c.
- la redazione e l’aggiornamento della guida di GEVER.
6 Il Gruppo tecnico prepara le decisioni del settore TDT della CaF relative a GEVER standardizzato, segnatamente le decisioni relative alla configurazione specialistica e all’ordine di priorità dei requisiti relativi agli affari.3
1 Nuovo testo giusta l’all. n. 6 dell’O del 25 nov. 2020 sulla trasformazione digitale e l’informatica, in vigore dal 1° gen. 2021 (RU 2020 5871).
2 Nuovo testo giusta l’all. n. 6 dell’O del 25 nov. 2020 sulla trasformazione digitale e l’informatica, in vigore dal 1° gen. 2021 (RU 2020 5871).
3 Nuovo testo giusta l’all. n. 6 dell’O del 25 nov. 2020 sulla trasformazione digitale e l’informatica, in vigore dal 1° gen. 2021 (RU 2020 5871).
1 La Cancelleria federale dirige il Servizio GEVER Confederazione.
2 Esso ha segnatamente i compiti seguenti:
- a.1
- prepara gli affari del Gruppo tecnico ed esegue i mandati che questo gli affida;
- b. e c.2
- ...
- d.
- riunisce i requisiti richiesti dai dipartimenti e dalla Cancelleria federale relativi agli affari per il sistema GEVER standardizzato, li valuta in particolare sotto il profilo del loro contributo all’attuazione della strategia GEVER, li consolida e li ordina per priorità all’indirizzo del Gruppo tecnico. Nell’attuazione dei requisiti relativi agli affari in seno al servizio standard TIC tiene conto degli interessi in campo dal punto di vista degli affari;
- e.
- inizia, accompagna e coordina progetti volti all’identificazione e all’attuazione di processi di gestione di affari tra unità amministrative nonché di progetti in materia di governo elettronico, che possono essere realizzati parzialmente o integralmente con il sistema GEVER standardizzato. Sostiene le unità amministrative nei relativi progetti di attuazione e garantisce in particolare l’aggiornamento delle necessarie configurazioni del sistema GEVER standardizzato;
- f.
- riunisce i requisiti richiesti dai dipartimenti e dalla Cancelleria federale relativi alla configurazione specializzata in uso a livello federale per il sistema GEVER standardizzato e formula proposte di modifica all’indirizzo del Gruppo tecnico. Nell’attuazione della configurazione specializzata nel sistema GEVER standardizzato tiene conto degli interessi in campo;
- g.
- riunisce i requisiti richiesti dai dipartimenti e dalla Cancelleria federale relativi ai modelli di documento validi a livello federale per il sistema GEVER standardizzato, armonizza tali modelli congiuntamente al Servizio Corporate Design della Confederazione e ai servizi specializzati e formula proposte di modifica all’indirizzo del Gruppo tecnico. Organizza corsi di formazione sull’uso dei modelli, fornisce consulenza e sostegno ai responsabili dei dipartimenti e della Cancelleria federale per la realizzazione di modelli specifici e amministra la gestione centralizzata dei modelli;
- h.
- redige e cura la guida GEVER; questa contiene raccomandazioni all’indirizzo delle unità amministrative ed esperienze acquisite in merito all’impiego del sistema GEVER standardizzato;
- i.
- organizza eventi volti a promuovere lo scambio di esperienze;
- j.
- redige e aggiorna la documentazione generale destinata a tutte le unità amministrative per i corsi di formazione sul sistema GEVER standardizzato e la mette a disposizione di queste;
- k.
- redige ogni anno il «rapporto d’attività GEVER Confederazione» all’indirizzo del Consiglio federale.
3 Il Servizio GEVER collabora con organizzazioni e partner nell’ambito della gestione elettronica degli affari e rappresenta la Confederazione in seno alle organizzazioni interessate.
4 Per l’adempimento dei suoi compiti, può istituire gruppi di lavoro temporanei. I dipartimenti e la Cancelleria federale nominano i loro rappresentanti.
Sono abrogate:
- a.
- l’ordinanza GEVER del 30 novembre 20121;
- b.
- le istruzioni del DFI del 13 giugno 19992 sulla gestione degli atti nell’amministrazione federale.
Gli atti normativi qui appresso sono modificati come segue:
...1
1 I sistemi di gestione degli affari non standardizzati possono essere impiegati fino alla fine del loro ciclo di vita, anche se non soddisfano le condizioni di cui all’articolo 3 capoverso 2, se all’entrata in vigore della presente ordinanza:
- a.
- il loro esercizio è già iniziato; o
- b.
- il loro rinnovo o acquisto può essere interrotto unicamente con un onere sproporzionato.
2 Il capoverso 1 non si applica ai sistemi che devono essere sostituiti dal sistema GEVER standardizzato nell’ambito del programma GENOVA.
La presente ordinanza entra in vigore il 1° aprile 2020.