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Das Projektteam umfasst all jene Personen, welche Aufgaben der Projektplanung und -umsetzung wahrnehmen und in der Ausführung dieser Aufgaben der Projektleitung unterstellt sind. Projektteams können Personen aus unterschiedlichen Abteilungen einer Organisation wie auch aus unterschiedlichen Organisationen umfassen, wobei das Verhältnis von Linien- und Projektorganisation sehr unterschiedlich gestaltet werden kann (vgl. Schiersmann et al., S. 84ff.).
Wenn die Finanzierung eines Projektes gesichert ist und das Projekt realisiert werden kann, müssen die im Konzept vorgesehenen Stellen besetzt werden.
Grundsätzlich soll zunächst die Projektleitung bestimmt werden und danach die weiteren Projektmitarbeitenden. Dies ermöglicht einerseits die Mitsprache der Projektleitung sowie andererseits eine komplementäre Zusammensetzung des Projektteams. Mit der Rekrutierung von Mitarbeitenden sollte erst begonnen werden, wenn ein Profil der erforderlichen fachlichen, methodischen und sozialen Kompetenzen erstellt ist und detaillierte Aufgabenbeschriebe vorliegen.
Verbindliche Vereinbarungen über Gegenstand und Bedingungen der Projektmitarbeit erleichtern die Zusammenarbeit und reduzieren das Fluktuationsrisiko. Für die Projektmitarbeit können geeignete Fachpersonen in der Trägerinstitution angefragt oder Stellen mit dem gewünschten Profil ausgeschrieben werden. In beiden Fällen sind verbindliche schriftliche Vereinbarungen erforderlich: Wenn ein Projektmitarbeiter/ eine Projektmitarbeiterin eigens für das Projekt angestellt wird, muss ein geeigneter Arbeitsvertrag abgeschlossen werden, der Aufgaben (evtl. auch ausserhalb des Projektes), Lohn und Anstellungsbedingungen regelt.
Wenn Mitarbeitende der Trägerinstitution beauftragt werden, im Projekt mitzuarbeiten oder dieses zu leiten, dann soll eine schriftliche Vereinbarung bezüglich Pensum und Aufgaben getroffen werden. In vielen Projekten werden auch Aufträge an externe Expert/-innen vergeben. Diese Aufträge erhalten Verbindlichkeit durch Verträge oder Leistungsvereinbarungen, in denen die erwarteten Leistungen detailliert ausformuliert werden.
Wenn an einem Projekt Personen beteiligt sind, die für ihre Mitarbeit nicht bezahlt werden (bspw. Vertreter/-innen der Ziel- und Anspruchsgruppen), müssen auch ihre Aufgaben und Kompetenzen geklärt und in einer Vereinbarung schriftlich festgehalten werden.
Trotz aller Vorkehrungen kann es in jedem Projekt zu personeller Fluktuation kommen. Es ist also wichtig, diesem Umstand von Beginn weg Rechnung zu tragen. Denn bei einem personellen Wechsel während der Laufzeit des Projektes können projektspezifische Erfahrungen verloren gehen. Der bisherige Projektprozess ist für neue Mitarbeitende meist nur beschränkt nachvollziehbar, wodurch sich das Projekt verlangsamen kann.
Es ist deshalb hilfreich, wenn für jede wichtige Funktion für den Fall kurzfristiger Ausfälle (Krankheit, Unfall) die Stellvertretung geklärt ist. Zudem sollte zu Beginn des Projektes die Frage der geeigneten Dokumentation geklärt werden. Anschliessend ist die Dokumentation entsprechend zu planen, umzusetzen und zu überwachen.
Hinweis: Die folgenden Empfehlungen und Reflexionsfragen können sich je nach Entwicklungsstand des Projektes an die Trägerschaft, an die Projektleitung und/oder an das Projektteam richten.