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Planification détaillée
Les tâches sont définies et réparties. Aujourd’hui, nous planifions – jusque dans les moindres détails. Répondez à une question à la fois (voir ci-dessous). Établissez un plan définissant exactement qui est responsable de quoi. Vérifiez toujours si vous avez des spécialistes dans votre club ou si un membre possède des relations pouvant s’avérer précieuses.
Questions possibles concernant les finances:
- Tient-on les comptes de la manifestation?
- Les liquidités sont-elles suffisantes?
- Le service dispose-t-il d’une caisse et de suffisamment de monnaie?
- Les factures entrantes sont-elles contrôlées/visées par le chef de service?
- Le budget est-il tenu?
Questions possibles concernant les bâtiments/la technologie:
- Avez-vous besoin d’infrastructures supplémentaires (sites, bâtiments, coûts)? Une liste du matériel est-t-elle dressée?
- Comment le service d’urgence est-il organisé? Quels sont les préparatifs nécessaires à son intervention? Existe-t-il un service sanitaire local?
- Qui sont les fournisseurs (partenaires/sponsors, supporters, membres du club)? Sont-ils définis au sein du CO?
- Les délais et les besoins en personnel pour les travaux de construction (montage et démontage) sont-ils inscrits à l’ordre du jour?
- Quelles sont les capacités de transport et les itinéraires?
- Y a-t-il des places de stationnement, des voies de circulation, des systèmes de signalisation?
- Existe-t-il des moyens de sonorisation (musique, annonces, discours) et d’éclairage?
Questions possibles concernant la restauration:
- Qui organise la restauration? Des membres du club, des amis, de simples intéressés?
- Le CO a-t-il déterminé l’offre et les fournisseurs?
- Un plan de travail a-t-il été établi pour gérer le tournus au stand d’aliments et de boissons? A-t-on prévu la hausse des besoins de personnel pendant les repas?
- Qui contrôle les changements d’équipe?
- Existe-t-il un concept de restauration et d’élimination des déchets?
Travaillez avec aussi peu de fournisseurs différents que possible. Pensez à vos partenaires/sponsors et aux supporters de votre club. Mais n’oubliez pas les membres de ce dernier! Il est également important d’impliquer des représentants des autorités, par exemple les pompiers et la police pour le concept de circulation. Vous pouvez peut-être vous procurer du matériel à moindres frais auprès de la commune/de la ville, p. ex. des matériaux de construction et des barrières.
Questions possibles concernant le programme annexe/les divertissements
Le programme annexe est très important pour chaque manifestation. Présentez quelque chose d’original. Organisez par exemple une compétition, un exercice de précision (tirs au but contre une paroi) ou un karaoké. La musique et les jeux sont particulièrement adaptés. Remettez des prix aux meilleurs gardiens de but et aux marqueurs les plus prolifiques. Le programme annexe doit s’adresser aux jeunes et aux moins jeunes, aux sportifs comme aux spectateurs. Préparez donc le programme de soutien en fonction de l’objectif de l’événement. Réunissez-vous avec les membres du CO et exposez toutes vos idées. Vous serez surpris des résultats d’un tel brainstorming.
Enfin, décorer un bar spécialement pour l’occasion (par exemple lors d’un tournoi amateur) peut aider à attirer encore plus d’invités.
Posez-vous les questions suivantes:
- Quel est objectif à atteindre? S’agit-il d’une manifestation principale ou annexe?
- Comment l’objectif doit-il être atteint?
- À qui s’adresse-t-on? Quel est le public cible, les invités, les compétiteurs?
- Où l’événement aura-t-il lieu? Sur le terrain du club, sur un terrain public, sous une tente? Que faire en cas de mauvais temps?
- Quand les activités auront-elles lieu? Un horaire a-t-il été établi pour le programme annexe?
- Combien coûtent les activités prévues ou quel bénéfice devraient-elles générer? Un budget a-t-il été établi?
Questions possibles concernant le marketing, la publicité et les médias
Le marketing joue un rôle important lors d’une manifestation. C’est le meilleur moyen d’atteindre vos groupes cibles. Nous vous invitons à vous référer aux explications figurant au chapitre Relations publiques. Les questions les plus importantes sont résumées ci-dessous:
- Comment l’objectif de l’événement peut-il être atteint? Avec quels moyens publicitaires?
- À qui s’adresse-t-on? Quel est le groupe cible?
- Où la publicité sera-t-elle diffusée? Comment? Au sein du club (p. ex. matchs de football, réunions, magazine du club), localement ou régionalement (p. ex. affiches, flyers, radio, réseaux sociaux)?
- Quand et à quelle fréquence faut-il faire de la publicité?
- Combien coûte la publicité prévue? Des offres ont-elles déjà été faites?
- Les délais et le budget sont-ils supervisés?
- Qui se charge de la publication anniversaire ou du carnet de fête?
- Des articles rédactionnels destinés aux médias sont-ils prévus? Avez-vous un journaliste dans votre club ou dans votre cercle de connaissances?
Vérifiez dans le cadre de réunions régulières que tous les employés respectent le calendrier. Cela vous évitera toute mauvaise surprise.
Réalisation et suivi
Le grand jour est arrivé! Il est temps de mettre en œuvre ce qui a été préparé et de suivre à la lettre le plan prévu. Gardez une vue d’ensemble et ne vous inquiétez pas – tout ira bien. Plus important encore: la manifestation ne se termine pas au coup de sifflet final. C’est pourquoi vous devez décider à l’avance:
- qui donne un coup de main aux travaux de rangement,
- qui se charge d’éliminer les déchets,
- qui assure les travaux de démontage,
- qui informe les fournisseurs.
Désignez un responsable qui s’assurera que tout se passe bien pendant et après l’événement. Un rangement impeccable vous vaudra une grande sympathie de la part des autorités et des habitants.