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WebWeaver® Desktop ermöglicht es Ihnen, die aus einer Verwaltungssoftware exportieren Nutzerdaten auf der Plattform zu importieren und durch einen erneuten Re-Import mit den Nutzerdaten auf der Plattform jederzeit zu synchronisieren. Dabei werden neben den Nutzerdaten auch Raumstrukturenstrukturen komplett importiert und synchronisiert, inklusive der jeweiligen Zuordnung der Moderatoren. Hinweis:Um die Synchronisation der Nutzerdaten durchzuführen, starten Sie WebWeaver® Desktop bitte ausschliesslich mit dem vom System angelegten Administrations-Account. Mit Accounts, die in einer Nutzerliste aufgeführt sind und somit synchronisiert werden sollen, kann die Synchronisation nicht durchgeführt werden.
Die Nutzerdaten, die Sie zuvor aus Ihrer Schulverwaltungssoftware exportiert haben, müssen in zwei beziehungsweise drei verschiedenen Excel-Dateien - Format Excel 97-2003 (.xls) oder Excel 2007-2010 (.xlsx) - vorliegen.Die erste Datei umfasst die Namen der Lehrkräfte Ihrer Schule, die zweite Datei die Namen der Lernende, deren Geburtsdatum und Klassen sowie die jeweiligen Klassenlehrer. Mittels einer dritten Datei (optional) können Sie den Räumen weitere Lehrkräfte zuweisen.Dabei ist als Standard der folgende Aufbau definiert:
Sie können die vorgegebene Sortierung der Angaben in den Spalten über die Schaltfläche "Datenformat" für alle drei Excel-Tabellen beliebig variieren.
Das Geburtsdatum der Lernende wird nicht auf der Plattform gespeichert. Es wird lediglich zur Generierung einer eindeutigen ID benötigt, damit gleichnamige Lernende vom System unterschieden werden können.Achten Sie darauf, dass die Excel-Tabellen nicht zu viele Leerzeilen enthalten, nachfolgende Datensätze werden sonst unter Umständen nicht ausgelesen.Logins in den Rollen "Partner" und "Externe" sind grundsätzlich von der Synchronisation ausgeschlossen und werden nicht berücksichtigt.
Stimmt der grundsätzlich Aufbau der Daten nicht mit den Vorgaben überein, erhalten Sie eine entsprechende Fehlermeldung. Überprüfen Sie in diesem Fall bitte die Dateien. Hat WebWeaver® Desktop die Datenstruktur erfolgreich eingelesen, werden die erforderlichen Aktionen anschliessend in verschiedenen Schritten bearbeitet. Wenn Sie die Synchronisation das erste Mal durchführen, werden Ihnen ausschliesslich "Neu anzulegende Elemente", also Nutzer, Räume und Zuordnungen, angezeigt. Nach einem Klick auf "Fortfahren" beginnt WebWeaver® Desktop mit der eigentlichen Verarbeitung der Daten.
Dieser Vorgang wird – abhängig von der Anzahl der anzulegenden Logins und der Geschwindigkeit Ihrer Internetverbindung – einige Zeit in Anspruch nehmen, währenddessen können Sie WebWeaver® Desktop nicht weiter nutzen. Sobald alle Aktionen abgeschlossen sind, erhalten Sie eine entsprechende Meldung und es erscheint eine Aufforderung, die Zugangsdaten für die neu angelegten Logins abzuspeichern (TXT-Datei).
Die Nutzernamen und die zugehörigen Passwörter werden dabei getrennt und nach Raum sortiert ausgegeben. Speichern Sie diese Datei unbedingt ab! Die Passwörter sind sonst verloren und können nicht wiederhergestellt beziehungsweise aus der Plattform ausgelesen werden.
Es ist jederzeit möglich, die Accounts Ihrer Schule zu synchronisieren - in der Regel wird dies zum Ende oder Anfang eines Schuljahres notwendig sein. Bei jeder Synchronisation lesen Sie die beiden Excel-Dateien unter dem Menüpunkt „Im-/Export“ > „Synchronisation“ ein. Anschliessend werden die Daten auf der Plattform mit den Daten aus den beiden Excel-Dateien verglichen und die erforderlichen Anpassungen in mehreren Etappen durchgeführt.
Sind neue Nutzer Räume oder Zuordnungen auf der Plattform anzulegen, werden diese nach dem Abgleich der Datenstruktur angezeigt. Mit einem Klick auf „Fortfahren“ lösen Sie die Aktion aus, die entsprechenden Logins, Räume und Zuordnungen werden generiert sowie ihren jeweiligen Räumen zugeteilt.
Anschliessend werden in einem zweiten Schritt die bereits bestehenden Logins aufgeführt, die eine Änderung erfahren sollen. Nach einer Bestätigung werden die Logins der Nutzer bei einer Versetzung aus ihrem alten in ihren neuen Raum verschoben und ihre Zuordnung entsprechend geändert. Wenn der Klassenlehrer wechselt, wird die neue Lehrkraft als Moderator des Raums eingesetzt und der bisherige Moderator aus dem Raum entfernt.
Zuletzt werden Lehrkräfte und Lernende, die nicht mehr in den Excel-Listen aufgeführt sind, angezeigt und nach einer Bestätigung auf der Plattform gelöscht. Wenn Sie einzelne Personen nicht löschen wollen, entfernen Sie einfach das Häkchen in der Checkbox vor dem Namen. Zum Abschluss der Synchronisation werden Sie gegebenenfalls aufgefordert, die Zugangsdaten für die im Rahmen der Synchronisation neu angelegten Logins zu speichern.
Nach Abschluss der Synchronisation werden Sie gegebenenfalls aufgefordert, die Zugangsdaten für die neu angelegten Logins zu speichern. Sind bei der Synchronisation leere Räume oder Räume ohne Moderator (Klassenlehrer) entstanden, werden Ihnen diese angezeigt. Sie können diese Räume dann gegebenenfalls löschen. Wenn eine Zuordnung keine Nutzer mehr enthält, wird diese ohne Rückfrage aus dem System entfernt.
Die Klassennamen auf der Plattform sind konsistent, die im System bestehenden Räume werden prinzipiell nicht umbenannt und die Räume bleiben erhalten, inklusive der darin abgelegten Daten, etwa Dateien in der Dateiablage! Vielmehr werden die Logins der Nutzer im Zuge einer Synchronisation automatisch in die neuen Räume verschoben, denen sie laut Excel zugewiesen sind.
Wenn Sie Nutzer manuell über die Administration auf der Plattform angelegt haben, erkennt WebWeaver® Desktop diese Accounts im Rahmen einer Synchronisation. Sind diese Mitglieder in den Excel-Tabellen enthalten, benötigt WebWeaver® Desktop eine Bestätigung, dass der bereits im System vorhandene Account mit dem zu synchronisierenden übereinstimmt. Diese Information wird anschliessend in der Datenbank hinterlegt, so dass bei der nächsten Synchronisation Ihrerseits keine weitere Bestätigung mehr erforderlich ist.
Sind die Daten von manuell auf der Plattform angelegten Logins nicht in den aus Ihrer Schulverwaltungssoftware exportierten Daten vorhanden, werden diese im Rahmen einer Synchronisation zunächst zur Löschung vorgesehen. Sie können aber jeden Account manuell von der Löschung ausschliessen. Entfernen Sie dazu einfach das Häkchen vor dem/n entsprechenden Namen.
Weitere Lerhpersonen, die manuell einem Raum als Mitglieder hinzugefügt wurden, werden im Rahmen einer Synchronisation nicht berücksichtigt. Das heisst, diese verbleiben in den Räumen und müssen gegebenenfalls manuell entfernt werden. Sie können zusätzliche Nutzer den Räumen allerdings auch mittels einer dritten Tabelle zuweisen.
Um den Räumen weitere Lehrkräfte zuzuweisen, können Sie eine optionale dritte Tabelle mittels WebWeaver® Desktop hochladen. Es müssen sämtliche in der Tabelle enthaltenen Räume und Lehrkräfte bereits auf der Plattform angelegt sein, sonst erhalten Sie eine Fehlermeldung. Wenn eine Lehrkraft in mehrere Räumen zugleich aufgenommen werden soll, müssen Sie für jeden Raum eine entsprechende Zeile hinterlegen. Die dritte Datei können Sie auch alleine einlesen, eine komplette Synchronisation ist nicht notwendig.
Wenn Sie diese dritte Tabelle hochladen, werden alle nicht darin aufgeführten Lehrkräfte (Ausnahmen: Klassenlehrer und Lehrer, die als externe Mitglieder in anderen Institutionen angelegt wurden) aus den Räumen entfernt.
Dann wenden Sie sich an unseren Support, wir helfen Ihnen gerne weiter.