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Quel est le rôle des „règles“ en médiation?
La médiation est moins formelle qu’une procédure arbitrale ou judiciaire. Néanmoins, il peut être utile pour les parties de convenir par contrat qu’un ensemble de règles spécifiques s’applique à la médiation. Ces règles aident à mener efficacement la médiation en définissant les procédures de base pour l’initiation, le déroulement et la fin de la médiation, ainsi que les obligations inhérentes telles que la confidentialité de la médiation.
Les règles d’institutions spécifiques contiennent des mécanismes de nomination dans le cas où les parties ne parviennent pas à se mettre d’accord sur un médiateur en cas de conflit. Elles facilitent également de manière générale la communication avec le médiateur/ la médiatrice et les détails logistiques tels que le paiement des cautions ou des honoraires. Nous recommandons l’application du Réglement suisse de médiation édité par le Swiss Arbitration Centre
. Il existe cependant d’autres règles applicables, par exemple le Réglement sur la médiation de la Chambre de Commerce Internationale (CCI) ou celui de l’Organisation Internationale de la Propriété Intellectuelle (OMPI).
Si les parties préfèrent un ensemble de règles qui ne sont pas administrées par une institution, elles peuvent convenir d’utiliser le Règlement de médiation de la CNUDCI (Commission des Nations Unies pour le droit commercial international).
Est-il recommandé d’inclure une clause de médiation dans les contrats?
Il est recommandé aux parties d’inclure une clause de médiation dans leur contrat. Cela garantit qu’en cas de conflit, les parties examinent au moins la possibilité de recourir à la médiation avant d’entamer une procédure arbitrale ou judiciaire coûteuse et longue.
Nous recommandons aux parties d’utiliser des clauses types proposées par les institutions administrant le Règlement de médiation choisi par les parties (par exemple, le Centre suisse d’arbitrage, la CCI, l’OMPI) ou figurant dans les annexes du règlement de la CNUDCI. Ces clauses types sont bien rédigées et guident les parties, afin d’éviter les litiges sur la manière dont une future médiation doit être menée.
Quand un litige peut-il faire l’objet d’une médiation?
La médiation peut intervenir à n’importe quel stade d’un litige : pendant un processus d’escalade interne, avant le lancement d’une procédure d’arbitrage ou d’une procédure judiciaire, pendant une procédure d’arbitrage ou judiciaire au sens d’une « fenêtre de médiation » (ou « bulle de médiation ») ou parallèlement à une procédure d’arbitrage ou judiciaire en cours. Parfois, un litige qui n’a pas pu être entièrement résolu lors d’une première médiation peut l’être lors d’une seconde médiation, plus tardive; par exemple après que les parties ont effectué l’échange d’écritures et déposé leurs preuves et qu’elles ont une meilleure compréhension de la force de leurs positions et du temps et du coût à investir pour faire aboutir la procédure d’arbitrage ou judiciaire.
Où se déroule la médiation?
Les parties peuvent décider elles-mêmes du lieu où elles souhaitent mener la médiation. Toutefois, l’environnement de la réunion étant important, nous recommandons aux parties de choisir un lieu neutre, afin qu’aucune des parties ne se sente mal à l’aise. Idéalement, il devrait y avoir au moins trois salles disponibles au lieu convenu, pour faciliter les entretiens séparés, les sessions privées et les pauses.
Est-il possible de mener une médiation en ligne?
Oui! la médiation en ligne est maintenant appliquée couramment, la pandémie de Covid ayant accru la disponibilité de plateformes de visioconférence permettant des » salles de petits groupes” privées. Il est toutefois important que les parties prévoient de se concentrer sur la médiation pendant les sessions prévues, sans se laisser distraire par d’autres tâches.
Peut-il y avoir plus d’un·e médiateur-trice lors d’une médiation?
Si les parties le souhaitent, elles peuvent être assistées par deux ou plusieurs médiateurs-trices dans le cadre d’une « co-médiation ». Les co-médiations sont généralement recommandées lorsqu’il s’agit de cas particulièrement complexes, lorsque les parties souhaitent un·e médiateur-trice ayant des compétences particulières ou lorsque plusieurs parties sont impliquées.
Ai-je besoin d’un·e avocat·e en médiation?
Il n’est pas obligatoirement nécessaire qu’une·e avocat·e participe à la médiation. En règle générale, il est recommandé que les personnes chargées des questions commerciales représentent les parties. Il est cependant important de rappeler que, même si le/la médiateur-trice est de formation juridique, il ne lui appartient pas d’endosser le rôle de conseiller lors de la médiation. Il peut donc s’avérer utile pour les parties de faire appel à un·e avocat·e, particulièrement si le litige inclut des questions juridiques à régler. Le recours à un·e avocat·e ayant une connaissance approfondie des activités et de la branche de l’entreprise peut également être un atout dans la recherche de solutions créatives au litige.
Quelle est la durée d’une médiation?
La nature flexible de la médiation permet aux parties d’en déterminer elles-mêmes le cadre temporel. La médiation est un moyen rapide et efficace de résoudre les litiges. En règle générale, il faut compter une à deux réunions d’une journée complète pour aboutir. Le résultat dépend en grande partie de la complexité du cas et de l’intérêt particulier des parties. Certains cas exigent que, entre deux séances, une pause soit aménagée pour permettre aux parties de rassembler des informations supplémentaires ou d’examiner la faisabilité de différentes solutions.
Combien coûte une médiation ?
Les coûts d’une médiation comprennent les honoraires du médiateur, de la médiatrice, calculés en règle générale à un tarif horaire ou journalier (y inclus le temps passé à organiser la médiation avec les parties et à examiner les documents préliminaires mis à disposition par les parties), le remboursement des frais effectifs (p.ex. frais de déplacement jusqu’au lieu où se tient la médiation), ainsi que les frais d’administration si la médiation est organisée par une institution . D’autre part, les parties auront à prendre en charge les coûts occasionnés par le soutien et les conseils juridiques dont ils ont bénéficié (p.ex. pour une analyse des chances de succès d’une éventuelle procédure arbitrale ou judiciaire en cas d’échec d’une solution amiable, ou pour l’établissement de la documentation préliminaire remise au médiateur). En général, la règle prévoit que les parties prennent en charge leurs propres coûts (p.ex. avocat·e ou conseiller juridique) et qu’elles se partagent les coûts de la médiation (honoraires et frais effectifs du médiateur, de la médiatrice, ainsi que les éventuels frais institutionnels). Les parties et le médiateur/ la médiatrice fixent les conditions au début de la médiation.
Puis-je mettre fin à une médiation avant son aboutissement?
Par définition, la médiation est un processus volontaire. Lorsque l’une des parties ne souhaite plus poursuivre le processus, elle peut mettre fin unilatéralement à la médiation en tout temps.
Que se passe-t-il en cas d’accord ?
Lorsqu’un accord est passé en médiation, celui-ci est consigné par écrit et signé par les personnes habilitées à représenter les parties. L’accord oblige les parties au même titre qu’un contrat, et possède une force exécutoire identique.
Si la médiation a lieu pendant une procédure judiciaire en cours, les parties peuvent consigner l’accord obtenu au procès-verbal, de sorte qu’il soit intégré au dispositif du jugement et devienne ainsi exécutoire comme un jugement normal. Si aucune procédure judiciaire n’est en cours, l’accord peut, dans certains cas, être authentifié par un notaire et devenir ainsi exécutoire au même titre qu’une décision de justice. Si une procédure d’arbitrage est déjà en cours, les parties peuvent demander au tribunal arbitral d’inclure l’accord dans un « consent award », qui est exécutoire en tant que sentence arbitrale.
Que se passe-t-il si nous ne trouvons aucun accord?
Si la médiation n’aboutit pas à un accord, les parties sont libres de décider de la suite à donner. Elles peuvent p.ex. entamer une procédure arbitrale ou judiciaire ou la poursuivre, si une telle procédure est déjà en cours. Dans tous les cas, le temps et les frais consacrés à la médiation n’ont pas été inutiles, car la médiation constitue une bonne préparation à la procédure judiciaire ou d’arbitrage, en permettant aux parties de mieux connaître leur propre position juridique, y compris les points faibles éventuels.
Pourquoi ai-je besoin de l’aide d’une institution pour initier une médiation?
En principe, une médiation peut également être menée sans le soutien d’institutions. Dans ce cas, les parties se mettent d’accord sur un·e médiateur-trice, qui organise la médiation et la conduit, en consultation avec les parties.
Les médiations administrées par une institution sont particulièrement utiles lorsque les parties ne parviennent pas à se mettre d’accord sur un médiateur ou une médiatrice. Chaque institution a ses propres règles, mais elles contiennent toutes un mécanisme qui définit comment un·e médiateur-trice sera nommé·e si les parties ne peuvent se mettre d’accord. En outre, le Centre suisse d’arbitrage (Swiss Arbitration Centre) propose (contre paiement) un certificat attestant qu’une médiation a eu lieu, ainsi qu’un certificat attestant de l’authenticité de l’accord conclu lors d’une médiation administrée par le Centre. Ces attestations peuvent être utiles lorsqu’une partie doit prouver qu’elle a participé à une médiation avant d’intenter une action en justice ou d’entamer un arbitrage, ou alors pour renforcer l’exécution de l’accord.