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Time-to-Hire ist die Zeit zwischen dem Moment, in dem wir die Notwendigkeit definieren, ein Talent zu erwerben, und dem Moment, in dem das Profil physisch angestellt wird.
In Ermangelung unterstützender Instrumente und Technologien ist der Rekrutierungs- und Auswahlprozess oft sehr langwierig und wirkt sich sowohl auf die Arbeit des Rekrutierers, der die Recherche durchführt, als auch auf den internen Kunden, der ein mögliches Problem lösen muss, negativ aus.
Wenn auf der Seite der Personalbeschaffer die Zeitersparnis ein Problem ist, das manchmal marginal ist und sich kurzfristig weniger stark auswirkt, sind für den internen Kunden die direkten Kosten der Auswahl oft n-mal geringer als die Verluste, die durch das Fehlen einer bestimmten beruflichen Figur entstehen. Wir sprechen nicht unbedingt von der C-Ebene, wir denken nur an spezialisierte Arbeitskräfte, ohne die die Produktionsstätten – vielleicht in einem kontinuierlichen Zyklus – nicht arbeiten können.
Die Time-to-Hire hat einen großen Einfluss auf die Wirtschaft und die Wettbewerbsfähigkeit von Organisationen.
Warum dauert es so lange, einen Kandidaten auszuwählen?
Versuchen wir es mal, Makrophasen zu definieren und für jede einzelne zu verstehen, was die kritischen Punkte sind und wie wir sie lösen können.
Erster Schritt: Veröffentlichung und Verbreitung von Stellenangeboten im Web
Die erste Publikationsplattform muss unsere Unternehmenswebsite sein. Alle Studien geben an, dass die beste Rekrutierungsquelle in Bezug auf “eingestellte Kandidaten/entstandene Kosten” die Unternehmenswebsite ist. Warum? Wenn ein Kandidat berufstätig ist und den Job wechseln möchte, wird die erste Untersuchung innerhalb seiner Arbeitsbranche durchgeführt; dies sind Kandidaten, die eine natürliche Übereinstimmung aufweisen.
Sobald die Stelle auf der Website veröffentlicht ist, müssen wir sie im Web verbreiten. Dieser Prozess ist wirklich langwierig und kostspielig, wenn er manuell durchgeführt wird: Wir müssen zu den einzelnen Jobportalen und sozialen Netzwerken gehen, um das Stellenangebot zu verbreiten, so wie wir es für unsere Website getan haben.
Diese Aktivitäten können dank des Einsatzes von Multiposting-Softwarelösungen, ob extern oder in den Firmensystemen integriert sind, mit wenigen Klicks gleichzeitig durchgeführt werden.
Zweiter Schritt: Sammlung der Bewerbungen
Das Sammeln der Bewerbungen scheint eine triviale Aufgabe zu sein, aber es ist oft die zeitaufwendigste und ressourcenverschwendendste Tätigkeit. Das Bewerbungsformular steht im Mittelpunkt unserer Sammlung: Das Fehlen oder die Unvollständigkeit eines Instruments zur Informationssammlung führt zu einer erheblichen Zunahme der Arbeit des Rekrutierers. Denn wenn das Formular nicht gut strukturiert ist, muss jeder neue Kandidat (nehmen wir an, nur diejenigen, die anfängliches Interesse wecken) manuell eine Reihe von zusätzlichen Informationen anfordern, um mit der Auswahl fortzufahren.
Nicht weniger ermüdend ist die Arbeit der Informationsbeschaffung nach der Aktivierung eines Multiposting-Systems, aber das dedizierte Werkzeug ist nicht vollständig. Ein wirksames Multiposting-Tool hat als Besonderheit ein System zum Versenden von Stellenangeboten und eines zum Empfangen von Bewerbern; wenn die Aufnahmephase nicht vorgesehen oder nur teilweise erfolgt, sind die Rekrutierer gezwungen, jede einzelne Plattform zu besuchen, Lebensläufe manuell herunterzuladen und sie in ihre Arbeitsumgebung zurückzubringen. Eine unkalkulierbare Zeit.
Dritter Schritt: Auswahlwerkzeuge
Das Auswahlverfahren setzt sich aus mehreren Aktivitäten zusammen, an denen Rekrutierer und Bewerber beteiligt sind. Lassen Sie uns einige von ihnen analysieren:
- Soft- und Hard-Skills-Tests (z.B. Sprachtests). Inzwischen geben viele Personalvermittler die Papierprüfungen auf und verwenden Online-Plattformen für Tests. Wenn aber keine Integration zwischen der Plattform und der Bewerbermanagement-Software gibt, laufen wir Gefahr, die Testzeit aufgrund der Vervielfachung der Informationen, die wir bereits verwalten, zu verdoppeln.
- Video-Rekrutierung. Der Einsatz von Video-Interview-Systemen hat die doppelte Funktion, die Anzahl der nicht immer notwendigen Einzelgespräche zu reduzieren und den Kandidaten die Möglichkeit zu geben, sich optimal zu präsentieren. Auch in dem Fall, wenn Video-Recruiting-Tools verwendet werden, welche nicht im System integriert sind, müssen Informationen aus verschiedenen Quellen manuell kombiniert und analysiert werden, was unweigerlich die Time-to-Hire verlängert.
Vierter Schritt: Evaluierung
Die Evaluation ist der einzige qualitative Schritt, der menschliches Eingreifen erfordert; ein Schritt, dem wir derzeit leider viel weniger Zeit widmen als nötig. Warum? Zu viel Energie wird in die Dateneingabe und Informationsverarbeitung gesteckt.
Technologien, die innerhalb von Organisationen entwickelt und integriert wurden, wie das Applicant Ranking System von Arca24, können die Auswahlzeiten erheblich verkürzen und den Personalvermittlern Professionalität zurückgeben, so dass sie mehr Zeit für qualifizierende Arbeiten aufwenden können und der Maschine sich wiederholende zeitraubende Tätigkeiten mit geringem Mehrwert überlassen.