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In der Projektentwicklung besteht häufig die Tendenz, die Begriffe Risiko und Kritikalität zu verwechseln. In diesem Artikel werden wir die Bedeutung der beiden Begriffe und ihre Merkmale klären.
Risiko und Kritizität: Definitionen
Das PMI definiert das Konzept des Risikos wie folgt:
Ein ungewisses Ereignis oder eine ungewisse Bedingung, die, wenn sie eintritt, eine positive oder negative Auswirkung auf ein oder mehrere Projektziele hat.
Der Begriff „Kritizität“ hingegen wird im Zusammenhang mit dem Projektmanagement wie folgt definiert:
Ein eingetretenes Ereignis, das den Projektfortschritt behindert und nicht vom Projektleiter und dem Projektteam allein gelöst werden kann.
Risiko im Projektmanagement
Eine der besten Praktiken im Projektmanagement besteht darin, Risiken zu vermeiden. Obwohl ein Risiko sowohl negative als auch positive Auswirkungen haben kann, müssen das Team, der Projektleiter und insbesondere der Risikomanager vorbeugende Maßnahmen ergreifen, um für den Fall vorbereitet zu sein, dass eines der aufgezeigten Risiken eintritt.
Risiken müssen identifiziert werden:
- Zu Beginn eines Projekts;
- Auf iterative Weise;
- Häufig und regelmäßig (z. B. wöchentlich);
- Bei der Durchführung der Änderungskontrolle
- Wenn Schlüsselmomente im Projekt erreicht werden.
Harry Hail stellte eine 7-Punkte-Methode zur Ermittlung von Risiken vor:
- Gespräche mit den Stakeholder, bei denen spezifische Fragen über das zu implementierende Produkt und/oder die Dienstleistung gestellt werden.
- Brainstorming mit Fragen, die im Voraus festgelegt werden, um die wichtigsten Angelegenheiten zu klären, die dann vom Team gemeinsam beantwortet werden.
- Eine Checkliste mit den häufigsten Risiken erstellen; die Organisation kann (und sollte!) bereits über eine solche Liste verfügen. Natürlich enthält eine Checkliste allgemeine Risiken und berücksichtigt nicht die spezifischen Risiken des betreffenden Projekts.
- Assumption Analysis: Das PMBOK definiert Annahmen als „Faktoren, die als wahr, real und sicher angesehen werden müssen, ohne dass ein Nachweis erforderlich ist“. Annahmen sind Ursachen für Risiken.
- Ursache-Wirkungs-Diagramme: Sie helfen den PMs, die Ursachen möglicher Risiken zu ermitteln, um sie zu beseitigen.
- Nominal Group Technique (NGT): Nicht alle Projektmanager sind mit dieser Brainstorming-Technik vertraut, die darin besteht, alle Ideen zu sammeln und sie nach Priorität zu sortieren. Sie besteht aus einer nach Prioritäten geordneten Liste von Risiken.
- Affinitätsdiagramm: eine weitere Brainstorming-Technik, bei der jedes Teammitglied gebeten wird, eine Liste von Risiken zu erstellen und diese in Gruppen zu kategorisieren.
Kritische Punkte im Projektmanagement
Der Projektmanager ist für die Bewältigung kritischer Probleme verantwortlich, damit das Projekt vorankommt, und die Auswirkungen kritischer Probleme auf das Projektergebnis liegen immer in seiner Verantwortung.
Kritische Punkte haben wahrscheinlich eine von zwei Ursachen:
- Schwierigkeiten bei der Erledigung eines Elements/einer Aufgabe, die bereits im Projektplan enthalten sind;
- Eine Aufgabe, die für den Abschluss des Projekts erforderlich ist, wurde nicht identifiziert oder in den Projektplan aufgenommen.
Die Schwierigkeit bei der Bewältigung Critical Issue (kritischer Probleme) besteht darin, dass sie eine sofortige Reaktion und rechtzeitige Maßnahmen erfordern, die entsprechend der Phase der Risikoermittlung durchgeführt werden, es sei denn, sie kommen aus Bereichen, die zuvor nicht berücksichtigt wurden. Dieser Prozess der Identifizierung eines kritischen Problems und der Ausarbeitung einer sofortigen Reaktion wird Issue Management genannt.
Verwaltung von Problemen
Das Problemmanagement lässt sich in zwei Hauptaktivitäten zusammenfassen:
- Identifizierung eines Arbeitselements, das zur Lösung des kritischen Problems benötigt wird: Dies kann entweder eine Aufgabe/ein Meilenstein im Projektplan sein, die/der nicht wie geplant abgeschlossen werden kann, oder ein neues Element, das nicht im Projektplan enthalten war. Manchmal werden diese Arbeitspunkte als Aktionspunkte bezeichnet und sind mit einer laufenden Projektbesprechung verbunden (z. B. einer wöchentlichen Besprechung zum Projektstatus). Manche Projektmanager tragen diese Aufgaben in das Problemregister des Projekts ein und überprüfen die Liste in regelmäßigen Abständen.
- Lösen Sie das Problem, indem Sie sicherstellen, dass die Aufgabe korrekt erledigt wird.
Abschließend
Für den reibungslosen Ablauf eines Projekts ist es wichtig, die beiden Konzepte Risiko und Kritikalität nicht zu verwechseln, sondern zu wissen, wie man mit beiden Situationen rechtzeitig umgeht, um ein Produkt/eine Dienstleistung liefern zu können, das/die den Anforderungen der Beteiligten entspricht.