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Die Vorteile einer Telefonzentrale sind die kostenlosen internen Gespräche zwischen den verschiedenen an die Anlage angeschlossenen Endgeräten sowie die bessere Ausnutzung von kostenpflichtigen Amtsanschlüssen, da nicht jedes Endgerät eine eigene Teilnehmeranschlussleitung besitzen muss.
Weitere Vorteile sind die zusätzlichen eigenen Leistungsmerkmale wie beispielsweise das Weiterverbinden von Telefongesprächen, Makeln, Rufumleitung oder die Ringrufschaltung. Häufig gibt es einen so genannten Abfrageplatz, an dem ein zentraler Anruf angenommen und an die entsprechenden Personen weitervermittelt wird.
Nebst der automatischen Vermittlung enthält eine Telefonanlage einen Ruftongenerator, der die Rufspannung erzeugt, sowie Tongeneratoren, die die Signaltöne für den Anrufenden erzeugen.
Eine Telefonzentrale liefert oft Daten für die Verrechnung von Telefonaten, hierzu protokolliert sie in der Regel die Zeiten und Rufnummern abgehender und ankommender Telefonate.
Meist kontrolliert eine Telefonanlage auch, welche Gespräche von einzelnen Nebenstellen aus geführt werden dürfen und inwieweit Nebenstellen von außen erreichbar sind.
Die Umschaltung zwischen internen und externen Gesprächen wird üblicherweise über eine ein- oder mehrziffrige Vorwahl, die so genannte Verkehrsausscheidungsziffer, durchgeführt. Oft ist dies die in der Schweiz auch sonst als Verkehrsausscheidungsziffer übliche „0".
Gängig sind die Kategorien:
- "nicht amtsberechtigt": Nebenstelle darf keine externen Gespräche führen, bei der Wahl der 0 ertönt das Besetztzeichen.
- "halbamtsberechtigt": Nebenstelle kann von extern angerufen werden, darf jedoch nicht selbsttätig nach extern anrufen. Externe Anrufe müssen durch den Abfrageplatz fallweise freigegeben werden.
- "ortsberechtigt": Nebenstelle darf eine 0 wählen, kann aber nur Ortsgespräche führen.
- "vollamtsberechtigt": Keine Einschränkungen.
Moderne Anlagen können derlei Rechte noch deutlich feiner vergeben.