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In der Schweiz sind Arbeitgeber verpflichtet, genaue Aufzeichnungen über die Arbeitszeit ihrer Arbeitnehmer zu führen, um die Zahl der geleisteten Arbeitsstunden und Überstunden zuverlässig zu erfassen. Dies bietet Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern Schutz vor Überlastung und unbezahlter Arbeit. In diesem Artikel erfahren Sie, wie die Arbeitszeiterfassung funktioniert, welche Ausnahmen es dabei gibt und welche Möglichkeiten für einen Verzicht bestehen.
In der Schweiz sind Arbeitgeber gesetzlich dazu verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Angestellten genau zu erfassen. Auf diese Weise lassen sich die Zahl der geleisteten Arbeitsstunden und gegebenenfalls auch die Anzahl der Überstunden zuverlässig überwachen und die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen zur Arbeitszeit sicherstellen. Diese Informationen müssen ausserdem den kantonalen Arbeitsinspektoraten zur Verfügung gestellt werden, damit diese die rechtmässige Einhaltung der Höchstarbeitszeiten kontrollieren und beaufsichtigen können.
Die Verpflichtung zur Arbeitszeiterfassung ergibt sich aus Artikel 46 des 1996 in Kraft getretenen Arbeitsgesetzes (ArG) und aus den Artikeln 73a und 73b der Verordnung 1 zum Arbeitsgesetz (ArGV 1) vom 1. Januar 2016.
Warum Arbeitszeiterfassung?
Die Arbeitszeiterfassung ist Teil der Pflicht des Arbeitgebers, die Gesundheit und Persönlichkeit seiner Mitarbeitenden zu schützen. Durch die Überwachung der Arbeitszeiten stellt dieser sicher, dass die Mitarbeitenden die gesetzliche Wochenarbeitszeit nicht überschreiten und dass sie die ihnen zustehenden Ruhezeiten und Pausen erhalten. Dies schützt Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer einerseits vor Überlastung, aber auch vor dem Risiko von Gratisarbeit, und verringert zusätzlich das allgemeine Unfallrisiko, für das der Arbeitgeber seinerseits haftbar gemacht werden könnte. Es sei darauf hingewiesen, dass in der Europäischen Union die Einhaltung der Höchstarbeitszeit ein Grundrecht des Arbeitnehmers ist und die Arbeitszeiterfassung hier ein Instrument darstellt, mit dem Arbeitnehmerinnen dieses geltend machen können.
Artikel 73 ArGV 1 besagt, dass der Arbeitgeber in Bezug auf die Arbeitszeit die folgenden Unterlagen eines Arbeitnehmers fünf Jahre lang aufbewahren muss:
- Die Identität des Arbeitnehmers und die Art seiner Tätigkeit
- Tägliche und wöchentliche Arbeitszeiten, einschliesslich Ausgleichs- und Überzeitarbeit, mit Zeitkoordinaten
- Ruhetage und wöchentliche Ausgleichsruhezeiten
- Den Zeitpunkt und die Dauer von Pausen von einer halben Stunde oder mehr
- Gesetzlich gewährte Lohnzuschläge oder zusätzliche Ruhezeiten
- Betriebliche Abweichungen von der Tag-, Nacht-, Sonntagsdefinition
Wenn die Arbeitszeiten durch feste Arbeitszeiten und vorgeschriebene Pausen geregelt sind, reicht es in Bezug auf die Aufzeichnung aus, bloss eventuelle Abweichungen zu notieren.
Die verschiedenen Arten der Arbeitszeiterfassung
Die Erfüllung der Pflicht zur Arbeitszeiterfassung obliegt grundsätzlich dem Arbeitgeber. Dieser ist berechtigt, die Arbeitszeiterfassung an den Arbeitnehmer zu delegieren, bleibt aber selbst dafür verantwortlich, Ihnen die geeigneten Mittel dafür zur Verfügung zu stellen. Ausserdem muss er in einem solchen Fall monatlich die von Ihnen erfassten Arbeitszeiten einsehen und bestätigen.
Die Erfassung der Arbeitszeit kann auf unterschiedliche Weise erfolgen. Beispielsweise können Arbeitnehmer oder Arbeitgeber die jeweiligen Arbeitszeiten manuell, in Notizbüchern oder in Excel-Tabellen erfassen.
Die Arbeitszeit kann allerdings auch mit einer speziellen Software erfasst werden, die beim Betreten des Arbeitsplatzes an den Ausweis der Arbeitnehmerin gekoppelt wird oder über eine App auf dem Smartphone erfasst werden kann. Schliesslich kann die Arbeitszeit auch durch einen festen Zeit- oder Schichtplan definiert sein, sodass lediglich Abweichungen von diesem Plan aufgezeichnet werden müssen.
Tipp: Selbst wenn Ihr Arbeitgeber die Arbeitszeiterfassung für Sie übernimmt, ist es dennoch empfehlenswert, dass Sie auch selber Ihre Arbeitszeiten dokumentieren. So behalten Sie einen Überblick über Ihre tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden und können gegebenenfalls einschreiten, wenn Sie das Gefühl haben, dass Ihr Arbeitgeber Ihr Arbeitszeiten fehlerhaft erfasst.
Was ist die vereinfachte Arbeitszeiterfassung?
Es ist auch möglich, die Arbeitszeit auf vereinfachte Weise zu erfassen. Dies gilt für Arbeitnehmer, die den Grossteil ihrer Arbeitszeit selbst bestimmen können. Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung wird beibehalten, aber vereinfacht. Der Arbeitgeber muss dann nur die täglich geleisteten Arbeitsstunden aufzeichnen, nicht aber die Pausen und den Aufenthaltsort der Arbeitnehmer.
Damit die vereinfachte Arbeitszeiterfassung zulässig ist, muss die Kategorie der Arbeitnehmer, die davon profitieren, in einer Betriebsvereinbarung festgelegt werden, die jeweils von der Unternehmensleitung und den Arbeitnehmervertretern unterzeichnet wird.
Unterschied zwischen Überstunden und Überzeit
Die Zeiterfassung muss Überstunden und vom Arbeitnehmer geleistete Überzeit enthalten. Dies sind zwei sehr unterschiedliche Dinge. Arbeitet ein Arbeitnehmer mehr als die in seinem Arbeitsvertrag festgelegte Wochenarbeitszeit, leistet er Überstunden. Überschreitet der Arbeitnehmer jedoch die gesetzlich festgelegte wöchentliche Höchstarbeitszeit (in der Regel 45 bis 50 Stunden pro Woche, gemäss Artikel 9 ArG), so gilt dies als Überzeit.
Für Überstunden können Arbeitnehmer und Arbeitgeber in ihrem Arbeitsvertrag vereinbaren, dass diese bis zu einer bestimmten Maximalanzahl mit dem Monatsgehalt bereits abgegolten werden (Artikel 321c des Obligationenrechts). Auch ein Ausgleich durch Freizeit ist möglich, wenn die Überstunden nicht durch Lohnzuschläge abgegolten werden sollen.
Grundsätzlich darf die Überzeitarbeit pro Tag zwei Stunden nicht überschreiten und insgesamt nicht mehr als 170 Stunden (bei einer Wochenarbeitszeit von 45 Stunden) bzw. 140 Stunden (bei einer Wochenarbeitszeit von 50 Stunden) pro Jahr betragen (Artikel 12 ArG). Die geleistete Überzeit muss ausserdem im Verhältnis 1:1 ausgeglichen oder mit einem Zuschlag von mindestens 25 % vergütet werden (Artikel 13 ArG). Hierbei gibt es allerdings eine Ausnahme für Büropersonal, technische und andere Angestellte und für Verkaufspersonal in Grossbetrieben des Detailhandels. Diese Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer können erst ab einer Mindestanzahl von 60 Stunden Überzeit pro Jahr für diese entschädigt werden.
Was passiert, wenn ein Unternehmen die Arbeitszeit nicht erfasst?
Die zuständigen Arbeitsaufsichtsbehörden kontrollieren, ob die Arbeitszeiten der Beschäftigten eines Betriebs ordnungsgemäss erfasst und die gesetzlichen Arbeitszeiten eingehalten werden. Ein Arbeitgeber, der die Arbeitszeit seiner Mitarbeiter nicht erfasst, muss vor allem mit finanziellen Konsequenzen rechnen.
Es gibt in der Schweiz allerdings auch Ausnahmen bei der Arbeitszeiterfassung. Diese Ausnahmen wurden insbesondere durch die Artikel 73a und 73b der ArGV 1 eingeführt. Mit diesen Ausnahmen können die Unternehmen von der administrativen Verpflichtung zur Arbeitszeiterfassung im Interesse von Arbeitgebern und Arbeitnehmern befreit werden.
Diese Ausnahmen gelten für zwei Arten von Arbeitnehmern:
- Mitglieder der Geschäftsleitung oder des oberen Managements
- Mitarbeitende im Vertriebsaussendienst (die überwiegend mobil sind)
Abgesehen von diesen beiden Personaltypen unterliegen alle anderen Arbeitnehmer der Pflicht zur Arbeitszeiterfassung, es sei denn, sie kommen in den Genuss der Regelung "Befreiung von der Arbeitszeiterfassung". Eine solche Befreiung ist jedoch nur mit einem gültigen Tarifvertrag oder einem GAV und in Übereinstimmung mit Artikel 73a ArGV 1 möglich.
Nach den neuen Bestimmungen von Artikel 73a ArGV 1 können bestimmte Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer auf die Arbeitszeiterfassung verzichten. Die folgenden Bedingungen müssen dabei alle erfüllt sein:
- Der Verzicht auf die Arbeitszeiterfassung muss zwischen den Sozialpartnern im Tarifvertrag vereinbart werden.
- Der Arbeitnehmer muss einen jährlichen Bruttolohn von mehr als 120.000 CHF erhalten.
- Der Arbeitnehmer muss seine Arbeitszeit völlig selbständig gestalten können.
- Der Arbeitnehmer muss eine Vereinbarung über den Verzicht auf die Arbeitszeiterfassung unterzeichnen.
Ausserdem muss in der Verzichtsvereinbarung anhand objektiver Kriterien festgelegt werden, welche Kategorie von Arbeitnehmern für eine Befreiung von der Arbeitszeiterfassung kommt, und es müssen zusätzlich bestimmte Gesundheitsmassnahmen eingeführt werden. Andernfalls kann der Arbeitgeber für stressbedingte Unfälle oder Krankheiten der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer haftbar gemacht werden.
Risiko des Missbrauchs flexibler Arbeitszeiten ohne Arbeitszeiterfassung
Diese Regelungen wurden erlassen, da davon ausgegangen wird, dass bei bestimmten und sehr flexiblen Arbeitsverhältnissen die Arbeitszeit auf einer starken Vertrauensbasis fundiert und daher keine Arbeitszeiterfassung notwendig sei. Allerdings zeigte eine Studie des Staatssekretariats für Wirtschaft (SECO), dass ein Grossteil der Arbeitnehmer mit flexiblen Arbeitszeitmodellen und ohne Arbeitszeiterfassung regelmässig die zulässige Höchstarbeitszeit überschreitet und beispielsweise auch arbeitet, wenn sie krank sind oder eigentlich freihaben sollten.
Dieses Beispiel macht noch einmal eindrücklich klar, wie wichtig das Instrument der Arbeitszeiterfassung ist, um Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer vor Ausbeutung und Überbelastung zu schützen.
Als Arbeitnehmerin oder Arbeitnehmer haben Sie ein Recht darauf, dass Ihre Arbeitszeit ordnungsgemäss erfasst und insbesondere die Höchstarbeitszeiten eingehalten werden. Wenn Sie Ihre Rechte auf die Einhaltung der Höchstarbeitszeit verletzt sehen oder für Überstunden oder Überzeit entschädigt werden müssen, kann ein Anwalt für Arbeitsrecht Sie in Ihrem individuellen Fall beraten und die notwendigen Schritte einleiten.
Sie finden hier kostenlos ohne aufwendige Recherche die richtige Anwältin oder den richtigen Anwalt.
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Die Arbeitszeiterfassung ist für Arbeitgeber in der Schweiz obligatorisch. Sie ermöglicht die genaue Erfassung von Arbeitszeiten, Überstunden, Pausen und Ruhezeiten der Mitarbeitenden eines Unternehmens.
Für zwei Arten von Arbeitnehmern gibt es eine Ausnahme von der Arbeitszeiterfassung. Zum einen für Mitarbeitende im mobilen Aussendienst, und zum anderen die Mitglieder der Geschäftsleitung eines Unternehmens.
Der Arbeitgeber ist grundsätzlich dazu verpflichtet, den zuständigen Behörden die Aufzeichnungen über die Arbeitszeiten seiner Arbeitnehmer zur Verfügung zu stellen. Diese Unterlagen müssen fünf Jahre lang aufbewahrt werden.
Die Erfassung der Arbeitszeit der Arbeitnehmer ermöglicht es, deren Rechte und ihre Gesundheit zu schützen sowie Überarbeit und unbezahlte Arbeit zu vermeiden. Die Einhaltung der Höchstarbeitszeit ist laut Europäischer Union ein Grundrecht des Arbeitnehmers und wird durch die Arbeitszeiterfassung in der Schweiz gewährleistet.
Wenn die Dauer der Arbeitszeit und die Pausenzeiten vertraglich festgelegt sind, kann der Arbeitgeber lediglich eventuelle Abweichungen von der Arbeitszeit vermerken. Die täglichen und wöchentlichen Arbeits- und Pausenzeiten müssen in einem solchen Fall nicht erfasst werden.
Die Arbeitszeiterfassung kann auf unterschiedliche Weise erfolgen und die Entscheidung darüber kann von Arbeitgebern und -nehmern individuell getroffen werden. Dies kann schriftlich in einem Notizbuch, in einer Excel-Datei, über eine spezielle Software oder über ein mit dem Mitarbeiterausweis verbundenes System erfolgen.
Für die Arbeitszeiterfassung ist grundsätzlich der Arbeitgeber zuständig. Er ist jedoch berechtigt, diese Aufgabe an den jeweiligen Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin zu delegieren.