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- Index
- Informationen zum Formular 1042-S
- Fristen, Verlängerungen und Sanktionen des Formulars 1042-S
- Korrektur von Formularen: Amended Form 1042-S
- Unterschied zwischen 1042-S und 1099
- Zusammenstellung und Versand des Formulars 1042-S
- Die Software zur Erstellung von Formularen 1042-S
- Warum BEST IRS wählen?
Informationen zum Formular 1042-S
Das QI-Agreement definiert als eine Verpflichtung des QI die Erstellung und Einreichung der Formulare 1042-S wie auch für 1042. Das Formular 1042-S dient zur Erfassung aller US-Einnahmen und -Steuern. Die Erfassung erfolgt über ebenso viele Formulare 1042-S, wie es verschiedene Gruppen von Zahlungen gibt. Dies hängt mit Elementen wie der Art des Einkommens, der Art der angewandten Steuer (Kap. 3 oder Kap. 4), dem Prozentsatz der angewandten Steuer, den Steuerbefreiungscodes und der Art des Empfängers des Einkommens zusammen.
Die Formulare 1042-S sind dem IRS unter Verwendung der nach den in der letzten IRS-Veröffentlichung definierten Vorschriften definierten elektronischen Formulare (txt-Dateien) zu melden und auf die Plattform https://fire.irs.gov hochzuladen. Bei den Formularen 1042-S mit Namen (z.B. im Namen anderer QIs) sind diese ebenfalls im Papier-/PDF-Format an den Begünstigten des Formulars zu senden.
Die korrekte Meldung der Formulare 1042-S setzt voraus:
- Gesamtbeträge der Formulare 1042, die der Summe aller ausgestellten 1042-S entsprechen
- Ausgewiesene Beträge aufeinander abgestimmt, d.h. entsprechen denen der Verwahrstellen für Einkommenskennzeichen, Steuersatz, Steuerbetrag, Steuersatz
- Anzahl der Formulare, die mit denjenigen der Formulare 1042-S übereinstimmen, die von Verwahrstellen empfangen wurden
- die elektronischen Formulare, die für den Versand an das IRS vorbereitet sind, stimmen exakt mit den Papier-/PDF-Formularen überein, die an die Empfänger (recipients) gesendet werden
Es ist unabdingbar, einen optimierten Zahlungsabgleichsprozess zu haben, der eine schnelle Identifizierung von Staffelungen, deren Korrektur und die Verfolgung berechtigter Abweichungen ermöglicht.
Während die elektronische Datei an das IRS geschickt werden muss, können die Empfänger entweder die PDF-Datei oder die gedruckte Version erhalten.
Fristen, Verlängerungen und Sanktionen des Formulars 1042-S
Alle Formulare 1042-S müssen bis zum 15. März eines jeden Jahres für die Erträge des vorangegangenen Geschäftsjahres eingereicht werden. Ist dieser Tag ein Feiertag, so verlängert sich die Frist auf den ersten folgenden Werktag.
Die Einreichfristen für Formulare 1042-S können verlängert werden. Die Verlängerung der Frist ist mit dem Formular 8809 möglich, das innerhalb der Frist für die Einreichung des Formulars 1042-S zu übermitteln ist.
In seinen Publikationen informiert das IRS über mögliche Sanktionen bei Nichtversand des Formulars oder verspäteter Einreichung. Die Strafe für das verspätete Senden der elektronischen Formulare 1042-S an das IRS ist im Folgenden bemessen:
- 50 USD für jedes Formular, das innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit eingereicht wird
- 100 USD für jedes Formular, das 30 Tage nach dem Fälligkeitsdatum eingereicht, aber vor dem 1. August des Berichtsjahres versandt wird
- 270 USD für jedes Formular, das nach dem 1. August des Berichtsjahres eingereicht wird
Die Strafe bei Nichtübermittlung des Formulars 1042-S an den Empfänger wird ebenfalls geahndet, sofern es nicht möglich ist, eine angemessene Ursache nachzuweisen. Für jedes Formulare 1042-S, das nicht rechtzeitig eingereicht wird, kann eine Strafe von 270 USD verhängt werden.
Wobei es für die oben genannten Fälle Grenzen gibt (im „besten“ Fall von 190.000 USD). Es gibt keine Begrenzung und bei vorsätzlicher Nichteinhaltung dieser Fristen wird eine zusätzliche Strafe verhängt. Der zusätzliche Betrag ist der größere Betrag zwischen 540 USD und 10% des Betrags der einzureichenden Formulare.
Korrektur von Formularen: Amended Form 1042-S
Die Korrektur 1042-S muss gesendet werden, wenn sich mindestens eines der Felder auf dem an den IRS gesendeten Formular geändert hat. Das Formular 1042-S sollte unter „Amended“ angekreuzt werden, um zu kennzeichnen, dass es sich um ein Korrekturformular handelt. Das Feld „Amendment NO.“ muss die Version des Formulars ausweisen, d.h. wie oft das gleiche 1042-s korrigiert wurde. Schließlich muss im Feld „Unique form identifier“ der eindeutige Code des zu korrigierenden Formulars angegeben werden.
Der Änderungsaktivität der Formulare 1042-S muss besondere Aufmerksamkeit geschenkt werden. In bestimmten Fällen ist es erforderlich, mehr als ein Exemplar zu senden, um eine einzelne 1042-S zu korrigieren.
Unterschied zwischen 1042-S und 1099
Der Unterschied zwischen dem Formular 1042-S und dem Formular 1099 liegt in der Art der US-Ertragsrezeptoren. Im Formular 1042-S werden die Erlöse und Steuern von Non Resident Alien, NRA, ausgewiesen. Im Formular 1099 werden der Erlös und alle Steuern von US-Personen ausgewiesen.
Ausgehend davon ist es jedoch in Einzelfällen möglich, die US-Personen im Rahmen des Formulars 1042-S zu erfassen.
Zusammenstellung und Versand des Formulars 1042-S
Jedes Formular 1042-S sollte in elektronischer Form und in Papierform ausgefüllt werden. Die elektronische Datei muss in einer Textdatei (.txt) nach den vom IRS für jedes Jahr festgelegten Vorschriften erstellt werden. Diese Datei ist für die Meldung von Formularen an das IRS erforderlich.
Die Zusammenstellung der txt-Datei folgt den Publ. 1187 Specifications for Electronic Filing of Form 1042-S, Foreign Person’s U.S. Source Income Subject to Withholding. Die Datei muss in allen ihren Teilen vollständig ausgefüllt sein. Kurz gesagt, es werden drei Arten von Datensätzen ausgefüllt werden müssen:
- „T“-Aufzeichnungen: Diese enthalten die personenbezogenen Daten und Kontaktinformationen der Entität, die die Datei übermittelt. Es kann der QI selbst oder eine andere Person sein, die Bericht erstattet
- „W“-Aufzeichnungen: Diese enthalten die personenbezogenen Daten und Kontaktinformationen der Entität, die die Datei übermittelt. Dies kann der QI selbst oder eine andere Einheit sein, für die der QI berichtet
- „C“-Aufzeichnungen: Diese beinhalten die zusammengefassten Beträge der „W“-Aufzeichnungen
- „F“-Aufzeichnungen: diese enthalten die Anzahl der Zeilen der „W“-Aufzeichnungen
Das Ausfüllen des Papier-/PDF-Formats muss genau dem entsprechen, was in der elektronischen Datei angegeben ist. Diese Formulare sind sowohl für den internen Gebrauch innerhalb des QI (Archiv, Audit, etc.) als auch für den Versand an Empfänger (z.B. QI-Kunden, die auch den QI-Status besitzen) unerlässlich. Die folgenden Abschnitte müssen ausgefüllt werden:
- Felder 1 bis 11 mit den Beträgen des Einkommens und des Steuerabzugs, wobei zwischen denjenigen unterschieden wird, die diesen Betrag tatsächlich einbehalten haben
- Felder 12 mit den Stammdaten des QI, der das Formular 1042-S bereitstellt
- Felder 13 mit den Stammdaten des Empfängers (abhängig von der Art des Kunden des QI und dessen Status Kap.3 und Kap.4)
- Felder 14 mit dem Namen und der EIN der Entität, die den Quellensteuerabzug vorgenommen hat
- Felder 15 mit den persönlichen Informationen des Intermediäres, falls vorhanden, zwischen dem QI und dem Empfänger
Die Software zur Erstellung von Formularen 1042-S
Wie viele Formulare 1042-S sind zu erstellen? Wie kann man sie ausfüllen? Welche Daten sind erforderlich, um einen korrekten und lückenlosen Bericht zu erhalten?
BEST IRS ist die Antwort auf all diese Fragen.
Durch das Hochladen Ihrer Excel-Datei in die Software hat der QI sofort einen Überblick darüber, was er berichtigen muss, um Daten in Übereinstimmung mit den Repositorien und Formularen zu haben, die den Anforderungen entsprechen. Alles nur einen Klick entfernt.
Die Software wird im Outsourcing-Modus bereitgestellt, ohne Auswirkungen auf die IT-Infrastruktur des QI. Mit der gleichen Excel-Datei können unsere Kunden automatisch alle Formulare 1042 und 1042-S erstellen, die jedes Jahr entsprechend den neuesten gesetzlichen Vorschriften angepasst werden.
Warum BEST IRS wählen?
- Useful information
- Useful information on forms 1042 and 1042-S