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État au 3. avril 2020
Selon le code des obligations, les personnes morales (SA, Sàrl, coopératives, associations, etc.) ont en principe l'obligation de tenir une assemblée générale (AG) avec présence physique dans les six mois suivant la clôture de l'exercice. Les actionnaires, associés, sociétaires, membres de l'association, etc. sont physiquement présents et exercent leurs droits sociaux lors de l'assemblée générale. L'organe de surveillance suprême est en général responsable de l'organisation et de la tenue.
En raison de la pandémie de coronavirus, les assemblées physiques des sociétés ne sont actuellement plus autorisées (cf. art. 6, al.1 de l'ordonnance 2 COVID-19). L'interdiction de rassemblement vaut pour le moment jusqu'au 19 avril 2020 et il faut s'attendre à ce qu'elle soit prolongée. Néanmoins, une «assemblée résiduelle» doit être tenue.
Afin de garantir les droits sociaux, l'organisateur peut (sans respecter le délai de convocation) imposer aux participants d'exercer leurs droits exclusivement a. par écrit ou sous forme électronique, ou b. par l'intermédiaire d'un représentant indépendant désigné par l'organisateur.
Néanmoins, concernant la tenue d'AG «virtuelles», quelques incohérences (par rapport aux commentaires de l'Office fédéral de la santé publique relatifs à l'ordonnance 2 COVID-19) et différentes questions subsistaient. Ces questions ont pu être clarifiées dans une FAQ de l'Office fédéral de la justice (OFJ).
Il a été est ainsi clarifié que la participation des actionnaires, associés, sociétaires, membres de l'association, etc. est également possible par visioconférence et conférence téléphonique (voie électronique), à partir du moment où chaque participant peut être identifié/authentifié. Par contre, selon l'OFJ, le vote par e-mail n'est pas autorisé. De plus, il a été clarifié qu'une «assemblée résiduelle» continue à avoir lieu et que doivent y assister le président en tant que membre de l'organe supérieur d'administration, un secrétaire, un scrutateur, le cas échéant, le représentant indépendant, le cas échéant (pour les contrôles ordinaires), le représentant de l'organe de révision et un notaire pour les décisions nécessitant la forme authentique. Ceux-ci peuvent néanmoins participer par voie électronique (par visioconférence et conférence téléphonique), tant que leur identification est assurée. Vous trouverez ICI la FAQ de l'OFJ.
Report de l'AG: Finalement, les entreprises ont également la possibilité de reporter l'AG. Dans ce cas, il est recommandé de respecter si possible le délai de six mois, même s'il s'agit d'un délai d'ordre dont le non-respect n'entraîne aucune sanction ni amende. Si le délai n'est pas ou ne peut pas être respecté en raison d'une violation du devoir de diligence et qu'il en résulte un dommage, la violation de ce délai peut dans certaines circonstances entraîner des prétentions en responsabilité.