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Como um CEO e fundador ocupado, recebo centenas de e-mails todos os dias e envio cerca de 50 eu mesmo. No entanto, no final do dia, minha caixa de entrada está vazia. Eu sigo um princípio chamado Caixa de entrada zero . Não, não tenho um assistente gerenciando meus e-mails. E não, o Inbox Zero não é apenas um sonho - pode ser feito.Imagens de herói | Getty Images
Por que você deve manter sua caixa de entrada de e-mail vazia? Os benefícios são muitos:
- Você não perderá um e-mail importante novamente ao usar o método Inbox Zero.
- Você não vai deixar as pessoas esperando porque responderá a cada e-mail em tempo hábil.
- Você não se tornará um gargalo em sua organização.
- Você não vai se sentir estressado com milhares de e-mails em sua caixa de entrada.
- Você respeita os outros respondendo a eles prontamente.
- Você pode se sentir bem sabendo que não tem mais nada para fazer, então você pode continuar com tarefas mais criativas e gratificantes.
Aqui está uma lista dos meus hábitos de e-mail que tornaram isso possível. Basicamente, uso a abordagem tradicional do Inbox Zero e adiciono um leve toque.
Comece com quase qualquer provedor de e-mail.
Este guia presume que você está usando o Gmail, mas as mesmas regras podem ser adaptadas para qualquer cliente de e-mail, desde que tenham recursos semelhantes ao 'Enviar e Arquivar' do Gmail e à funcionalidade “Avanço automático”.
Eu conheço várias pessoas que mantêm todos os e-mails que recebem em sua caixa de entrada. A caixa de entrada deles parece um fluxo do Twitter. Este não é um sistema confiável. Você pode estar revisando sua lista e então algo surge, como um telefonema ou uma reunião. Nesse ponto, você provavelmente perderá o controle de seu progresso, o que o deixará com duas opções: revisar todos os e-mails recentes do dia um por um ou apenas seguir o fluxo. O primeiro pode ser muito demorado. Este último é o motivo pelo qual muitas pessoas que conheço também deixam muitos e-mails sem resposta ou se esquecem completamente de fazer tarefas importantes. Não porque sejam rudes ou desorganizados, mas porque têm hábitos ruins de e-mail.
Uma história de terror que vem à mente é a de um ex-colega de trabalho que simplesmente deixou todos os e-mails se acumularem em sua caixa de entrada. E essa caixa de entrada tinha milhares de e-mails e 150 novos e-mails chegando todos os dias. Poucos foram lidos e alguns foram realmente respondidos. Se ele quisesse encontrar algum e-mail, ele percorreria esta enorme caixa de entrada e faria uma leitura rápida de todas as linhas de assunto. Encontrar agulhas em palheiros era mais fácil.
Aqui estão sete etapas importantes para atingir a Caixa de Entrada Zero:
1. Comece com zero.
Se você está apenas começando com o Inbox Zero, o primeiro passo é declarar a falência do e-mail. Arquive todos os e-mails em sua caixa de entrada. Sei que isso é uma blasfêmia em muitas empresas, mas você precisa começar com uma caixa de entrada vazia. Este guia não o ajudará se você tiver 10.000 e-mails em sua caixa de entrada. Basta zerar e começar do zero.
2. Processe e-mails estritamente na mesma ordem.
Esta etapa requer disciplina. Ao processar seus e-mails, comece com a mensagem mais antiga e vá até a mais recente. Não pule nenhum e-mail! Nunca olhe para sua lista de e-mail completa e, pior ainda, escolha uma dela.
Para fazer isso, altere as configurações de 'Avanço automático' do Gmail para que, quando você arquivar ou responder, ele mostre o próximo e-mail em vez de voltar para a lista de e-mail.
Em seguida, ative o botão “Enviar e arquivar” em suas respostas de e-mail.
Por que começar com as entradas mais antigas? Quando você começa com os e-mails mais recentes, pode ficar preso na esteira de respostas com outras pessoas que respondem aos e-mails rapidamente. Você não quer entrar em um ciclo em que responde constantemente aos e-mails mais recentes e as pessoas respondem de volta para você. Você está basicamente conversando neste ponto e sua produtividade de e-mail irá por água abaixo. Quando isso acontecer, você pode perder horas enquanto suas mensagens mais antigas permanecem completamente intactas.
Não use o e-mail como um aplicativo de bate-papo. Não entre em bate-papos com seus amigos ou colegas em sua caixa de entrada de e-mail. O e-mail mais recente deve ser respondido somente depois que sua caixa de entrada for completamente processada. Se você precisar bater um papo, use uma ferramenta como o Slack. Ou pegue o telefone e fale. E-mail não é o lugar para isso.
Infelizmente, o Gmail não possui um método para classificar os e-mails dos mais antigos para os mais novos. Minha solução: Quando abro meus e-mails, encontro a postagem mais antiga na minha caixa de entrada, clico nela e começo a processar os e-mails um por um. Como minha caixa de entrada está configurada para avançar para a próxima postagem, acabo processando e-mails na mesma ordem em que são recebidos.
3. Responder ou arquivar.
A primeira regra do Inbox Zero é que sua caixa de entrada de e-mail não é um local de armazenamento. Todos os e-mails em sua caixa de entrada devem ser processados imediatamente. Respondendo ou arquivando.
E as coisas que vão demorar muito? Algumas coisas podem exigir a espera de algumas horas ou alguns dias, ou você pode estar esperando uma resposta de alguém. Nesses casos, mova a tarefa para uma lista de afazeres separada. Se o conteúdo do e-mail for necessário para a tarefa, apenas copie o assunto do e-mail para sua lista de tarefas, para que você possa copiá-lo novamente e pesquisar o e-mail exato em seu arquivo de e-mail para processá-lo.
4. Apenas faça, agora.
Se um e-mail exigir uma ação que levará alguns minutos, faça-o agora mesmo. Não o copie para uma lista de tarefas pendentes. Não o mantenha na sua caixa de entrada. Apenas faça. Se você precisar fazer um pagamento, faça-o agora mesmo. Se você precisar enviar feedback a um colega, faça isso imediatamente. Processar uma lista em uma ordem estrita é uma ótima maneira de resolver a procrastinação.
Às vezes, quando sei que estou adiando uma tarefa, mando um e-mail para mim mesmo. Isso me obriga a concluir essa tarefa, pois sou muito rigoroso quanto à manutenção da Caixa de Entrada Zero.
5. Use os atalhos do teclado.
Ao processar e-mails, minha mão geralmente está em cima da tecla 'E' do teclado, que arquiva as entradas no Gmail. Se eu decidir responder a um tópico, clico na tecla 'R'. Ocasionalmente, irei usar a tecla 'F' para encaminhar e-mails. Esses são os únicos atalhos do Gmail que uso. Acho que você não precisa saber de nenhum outro atalho. Você sempre pode usar o mouse para todas as outras ações. Mas esses três atalhos de teclado o ajudarão a manter o processamento de seu e-mail muito mais tranquilo.
6. Use filtros de e-mail.
Se houver e-mails que você não lê, cancele a assinatura deles ou use filtros de e-mail automatizados para arquivá-los automaticamente. Dependendo da quantidade de e-mail que você recebe, isso pode potencialmente economizar horas.
7. Quando chegar a zero, feche seus e-mails.
Ao tentar fazer qualquer trabalho criativo, você deve evitar olhar para o seu e-mail. Portanto, processe seus e-mails, esvazie sua caixa de entrada e, o mais importante, feche o aplicativo de e-mail. Passe para o trabalho crítico sabendo que não precisa se preocupar com seus e-mails por um tempo.
Desative todas as notificações por e-mail que aparecem quando você recebe uma nova mensagem. Eles podem distrair muito e drenar sua produtividade, atenção e energia o dia todo.
Você sempre pode abrir seus e-mails algumas horas depois, processar sua caixa de entrada novamente e voltar para um trabalho mais gratificante. O objetivo é condicionar-se a parar de se preocupar com e-mails o dia todo. Você deve controlar sua caixa de entrada, não o contrário.
Mantenha-o produtivo. Mantenha a sanidade. E, o mais importante, mantenha-o em zero.