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Nous entendons par données textuelles des données permettant la représentation de textes peu structurés, tels qu’ils sont produits par les logiciels de traitement de texte ou les éditeurs de texte. Pour l’archivage de données textuelles, il est traditionnellement proposé de convertir les formats naturels de tels logiciels dans des formats plus appropriés aux formats d’archivage, p. ex. PDF/A-1 ou PDF/A-2. Lors du passage de formats de fichiers ouverts, fondés sur XML, dans des logiciels de traitement de texte, la question se pose de savoir si ceux-ci pourraient également se prêter aux formats d’archivage. Il faut faire attention à la distinction fondamentale entre les formats basés sur les pages et ceux non basés sur les pages. Les formats basés sur les pages comme les PDF et les PDF/A sont optimaux pour l’impression, car le saut de page et la mise en page sont déterminés. Pour les formats non basés sur les pages, comme tous les formats de traitement de texte, le texte lui-même est la préoccupation centrale; le saut de page est seulement déterminé lors de l’impression (ou lors de la conversion dans un format basé sur les pages). Les données de présentation (p. ex. PowerPoint) font également partie des données textuelles et constituent un sous-type. Ces formats ne sont cependant pas traités de manière spécifique dans la présente version du Cfa.
Les données textuelles doivent, si possible, déjà être converties dans un format PDF (de préférence PDF/A-2) pendant la phase active et archivées sous cette forme. La plupart du temps, la conversion ultérieure de fichiers PDF au format PDF/A ne pose pas de problème.