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Richtig planen
Wenn sich die Dokumente auf dem Schreibtisch wieder einmal stapeln, gilt es Prioritäten zu setzen. Zum Beispiel nach dem „Eisenhower-Prinzip.“ Fragen Sie sich:
- Was ist wichtig und dringend? (Priorität A)
- Was ist wichtig, aber nicht dringend? (Priorität B)
- Was ist dringend, aber nicht wichtig? (Priorität C)
- Was ist weder dringend, noch wichtig? (Priorität D)
Das richtige System finden
Arbeiten Sie Ihre Aufgaben nach dieser Prioritätenrangliste ab. Dabei empfiehlt es sich, ein Ablagesystem zu schaffen, sei es elektronisch und/oder analog. Legen Sie sich Fächer oder Hängemappen an, beschriftet als „dieser Monat“, „diese Woche“ und „heute“. Ordnen Sie jeder Aufgabe eine der oben genannten Prioritäten zu und legen Sie diese in den Ablagefächern ab. Die physische Ordnung schafft auch Ordnung in den Gedanken. Entscheidend ist: A-Aufgaben zuerst erledigen, am besten schon am Morgen, wenn die Energie noch am grössten ist. Dies schafft Handlungsspielraum für Unerwartetes und motiviert. Dinge, die weder dringend, noch wichtig sind, können in den meisten Fällen eliminiert werden. Oft handelt es sich dabei um Tätigkeiten, die zur Gewohnheit geworden sind oder Spass machen, jedoch nicht relevant sind.
Aufgaben zusammenfassen – etappenweise vorgehen
Sind gleichartige Aufgaben zu erledigen, sollte man diese bündeln. Drei gleich gewichtete Telefonate führt man am besten nacheinander. Vermeiden Sie Abläufe wie: Ein Telefonat führen, E-Mails checken, nächster Anruf. Arbeiten Sie in Blöcken. Es lassen sich nicht nur Aufgaben zusammenfassen, sondern auch grosse Aufgaben in einzelne Blöcke aufspalten: Arbeit in Etappen – Dokument für Dokument, Termin für Termin. Wichtige Überlegung dabei: Wie gross darf das Zeitfenster pro Etappe sein und wie gross ist das Gesamtzeitfenster?
Vorbereiten auf den nächsten Tag
Machen Sie sich schon am Vorabend Gedanken, wie Sie in den nächsten Tag starten werden. Überblicken Sie Ihr Ablagesystem: Welche Aufgaben sind morgen wichtig? Erledigte Aufgaben sollten Sie gleichentags abheften und neue Aufgaben in die Tagesablage des nächsten Tages einordnen. Gehen Sie nochmals den E-Mail-Posteingang durch: Sind alle wichtigen E-Mails beantwortet, gibt es noch offene Anfragen oder Telefonate? Idealerweise sollten Sie alle E-Mails gleichentags beantwortet oder aber zeitintensivere Aufgaben in Ihrem Organizer zur späteren Bearbeitung eingeplant haben. Nachdem Sie den nächsten Tag gedanklich durchgegangen sind, fahren Sie den Computer herunter und können entspannt in den wohlverdienten Feierabend gehen. Und wie schon Seneca sagte: „Es ist nicht zu wenig Zeit, die wir haben, sondern es ist zu viel Zeit, die wir nicht nutzen.“