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Gute Kommunikation innerhalb des Projektteams ist zentral für die Qualität eines Projekts. Alle Beteiligten haben während der Projektdauer unterschiedliche Aufgaben und machen individuelle Lernerfahrungen. Die Projektleitung muss dafür sorgen, dass diese Erfahrungen von allen genutzt werden können. Dazu müssen Kommunikationsgefässe etabliert werden, die einen regelmässigen Austausch ermöglichen. Dieser Austausch hat auch die Funktion, gegenseitig Erwartungen und Einschätzungen zu überprüfen und dafür zu sorgen, dass diese nicht zu sehr auseinander klaffen.
Zur internen Kommunikation gehört auch die Informationsweitergabe innerhalb der Institution. Wenn dafür keine institutsinternen Gefässe bestehen, müssen diese selbst organisiert werden (vgl. 'Transfer intern').Die wichtigsten Elemente der internen Kommunikation:
- Art der Informationsübermittlung: Sitzungen, Workshops, Web-Site, Intranet, E-mail, Protokolle, Memos, Telefonkonferenzen etc.
- Häufigkeit und jeweilige Form der Übermittlung
- Art der Zusammenarbeit
- Art der Entscheidungsfindung
- Zuständigkeiten und Art der Kommunikation mit den Projektpartner/-innen
Sie etablieren keinen regelmässigen Austausch im Projektteam, weil Sie davon ausgehen, dass die Teammitglieder am gleichen Prozess teilhaben und darum automatisch genügend informiert sind.
Wenn Sie für regelmässigen Erfahrungsaustausch sorgen, hin und wieder Erwartungen, Unklarheiten und Unsicherheiten thematisieren, entstehen weniger Missverständnisse und Konflikte.
- etablieren Sie Gefässe für Austausch- und Diskussionsrunden, die Sie selbst leiten und wo Sie beobachten können, ob die Mitarbeiter/-innen alle notwendigen Informationen haben, um aktiv und produktiv an den Diskussionen teilzunehmen, und um für ihre eigene Arbeit weitere Schritte zu planen und umzusetzen
- setzen Sie Ziele für alle diese Sitzungen. Sitzungen, die zu formalisiert sind und keine Inhalte haben, wirken lähmend und frustrierend. Schaffen Sie sie ab!
- achten Sie auf Unklarheiten und darauf, dass diese ausdiskutiert werden
- führen Sie immer ein kurzes, datiertes Protokoll
- Ist die Kommunikation im Team geregelt?
- Wird sie ständig verbessert?