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Tout projet est décidé, financé et piloté par des personnes, des organisations ou des collectivités définies. La prise de décisions et l'exécution de tâches de pilotage ou de financement peuvent être organisées et effectuées de différentes manières. Quelle que soit la forme choisie, on parle généralement d'organisme responsable d'un projet pour désigner la personne ou l'organisation qui s'occupe de ces tâches.
Le rôle d'organisme responsable peut dès lors être joué par une personne ou une organisation pour un projet défini. En présence de plusieurs parties, une personne morale ou une organisation de droit public spécifiques peuvent être instituées.
D'un point de vue juridique, un accord oral, écrit ou même tacite (à considérer juridiquement comme une société simple la plupart du temps) sur l'objectif commun et les moyens que chacune des parties devraient mettre en œuvre pour l'atteindre serait suffisant. Naturellement, la conclusion d'un accord écrit est recommandée. Par ailleurs, la pratique montre que la conclusion de conventions administratives entre parties de droit public est monnaie courante.
Il n'est cependant pas nécessaire que l'organisme responsable mette lui-même en œuvre le projet de quelque manière que ce soit ou qu'il fournisse lui-même la prestation en question. Ce fait est bien souvent la source de multiples malentendus. La mise en œuvre complète du projet ou la fourniture de la prestation que celui-ci prévoit peuvent être transférées à une personne ou une organisation tierce.