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Structuration d'un programme
De quoi s'agit-il
Les programmes se caractérisent par un degré élevé de complexité. La mise en place de structures pour le pilotage et la conduite du programme est un moyen de réduire la complexité de ce dernier et d'en faciliter la gestion.
Les objectifs qui ont été fixés, la définition de l'étendue du programme et sa délimitation constituent autant de conditions préalables à la structuration. S'ils apparaissent dans l'étude du programme, ils n'y sont pas détaillés et sont généralement précisés par la suite, dans les projets.
Les structures d'un programme sont créées par la constitution de projets, de tâches et de résultats transversaux (prestations transversales) ainsi que par les dépendances entre les projets. Elles servent de base à la préparation d'une organisation de programme optimale.
En principe, un programme et ses projets peuvent être structurés selon divers critères. En fonction des caractéristiques du programme, la priorité est donnée à l'un ou l'autre de ces critères. Les programmes sont souvent structurés à partir de plusieurs d'entre eux.
Les critères suivants sont souvent utilisés lors de la structuration d'un programme:
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structure en termes de contenu
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orientation stratégique
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contraintes temporelles
Ces points sont brièvement commentés dans la suite du document.
Structure en termes de contenu
Les résultats à élaborer en termes de contenu sont affectés aux projets par thème. Il faut que chaque projet fournisse des résultats clairement définis, apportant une valeur ajoutée concrète et mesurable. Lors de la définition des résultats, les dépendances entre les projets sont analysées. Moins un projet dépend de facteurs externes, moins les risques qui y sont associés et les efforts de coordination que le programme doit fournir sont importants.
Outre les résultats et les tâches liés aux projets, les thèmes généraux définis comme tâches transversales du programme sont également identifiés. Au niveau programme, ils sont mis à disposition en tant que prestations de service pour les projets. Voir à ce sujet également le chapitre Introduction, qui fournit des exemples de tâches transversales.
Orientation stratégique
Lors de la structuration reposant sur l'orientation stratégique, une analyse identifie les résultats présentant la plus forte valeur ajoutée, le moins de risques ou la plus forte contribution à la stratégie de l'organisation. Les projets sont classés selon un ordre des priorités en fonction de l'analyse et de l'évaluation des critères. Cette procédure de structuration est particulièrement courante pour les programmes servant à la mise en œuvre d'une stratégie.
Contraintes temporelles
Concernant l'organisation dans le temps, la priorité est donnée aux prescriptions relatives à la mise en œuvre d'un projet dans le temps. Par exemple, alors que des prescriptions légales doivent être appliquées avant une date précise, d'autres exigences peuvent être remplies ultérieurement afin de garantir l'utilité générale du programme.
Projets assortis d'unités de réalisation
Les projets peuvent comprendre des unités de réalisation. Le manuel de référence HERMES 5 pour la gestion de projet décrit la manière dont de tels projets sont exécutés.