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Welche sind die 5 Prozessgruppen im PMP
Was sind die 5 Prozessgruppen? Wie kann das PMBOK die Arbeit eines Projektmanagers unterstützen?
Projekte sind kompliziert. Es gibt viele Faktoren, die sich ständig auf das Projekt auswirken und eine Neuzuweisung von Ressourcen erfordern, um auf Kurs zu bleiben.
Eine gute Möglichkeit, den Zeitplan einzuhalten und die Kosten zu verwalten, ist die Erfassung und Verarbeitung von Projektdaten durch die 5 Prozessgruppen des Projekts, wie sie im PMBOK beschrieben sind.
Letzteres ist eines der wichtigsten Bücher in der Sammlung eines Projektmanagers: das Project Management Body of Knowledge, PMBOK® Guide. Das PMBOK enthält die Prozesse, die alle Aspekte eines Projekts regeln. Sie sind in fünf Gruppen von Prozessen oder sogenannten Projektmanagementphasen unterteilt. Die Prozesse enthalten keine spezifische Methode für die Organisation eines Projekts, sondern können für jede Art von Projektmanagement verwendet werden.
Warum sprechen wir von 5 Prozessgruppen und wie hängen sie mit dem Lebenszyklus zusammen?
Der Projektlebenszyklus (Life Cycle) umfasst die Phasen, die ein Projektmanager benötigt, um ein Projekt vom Beginn bis zum Abschluss erfolgreich zu managen.
Der Projektlebenszyklus umfasst fünf Phasen oder Prozessgruppen: Initiierung, Planung, Durchführung, Überwachung und Steuerung sowie Abschluss.
Der PMBOK-Leitfaden spricht von einem prozessbasierten Ansatz für das Projektmanagement. Der Leitfaden unterteilt das Projektmanagement in 49 Prozesse, die wiederum in Prozessgruppen und Wissensgebiete unterteilt sind.
Komplexe Projekte, die einen großen Umfang haben, ressourcenintensiv und von großer strategischer Bedeutung sind, erfordern ein höheres Maß an Projektmanagementwissen. Grundlegende Kenntnisse des Projektlebenszyklus und der fünf Phasen des Projektmanagements (Initiierung, Planung, Durchführung, Überwachung und Kontrolle sowie Abschluss) helfen den Projektmanagern, im Laufe der Zeit kontinuierliche und wiederholbare Erfolge zu erzielen.
Die Prozessgruppen sind horizontal, während die Leistungsbereiche vertikal angeordnet sind.
Der Grund dafür ist, dass im PMBOK die Prozessgruppen als die chronologischen Phasen betrachtet werden, die das Projekt durchläuft, während die Wissensgebiete zu jedem beliebigen Zeitpunkt während der Prozessgruppen auftreten.
Im Folgenden sehen wir die 5 Prozessgruppen im Einzelnen.
Initierung
Dies ist die Gruppe der Anfang Prozesse: Sie umfasst alle Prozesse, die notwendig sind, um ein neues Projekt oder eine neue Projektphase zu beginnen.
Die Initiierungsphase des Projektlebenszyklus besteht aus zwei verschiedenen Prozessen: der Basisdokumentation und dem Stakeholder-Register. In dieser Phase geht es darum, die Vision des Projekts festzulegen, zu dokumentieren, was erreicht werden soll, und die Zustimmung eines Interessenvertreters einzuholen, der das Projekt genehmigen kann.
Laut PMI trägt die Initiierung dazu bei, die Vision dessen zu definieren, was erreicht werden soll. Hier wird das Projekt vom Sponsor formell genehmigt, der anfängliche Umfang definiert und die Stakeholder bestimmt.
Diese Prozesse werden durchgeführt, damit die Projekte und Programme nicht nur von einer Trägerorganisation genehmigt werden, sondern auch mit den strategischen Zielen der Organisation übereinstimmen.
In dieser Phase werden die Projektrichtlinien eindeutig festgelegt, um einen soliden Start zu ermöglichen und die Grundlage für die folgenden Schritte zu schaffen.
Planung
Sobald die Genehmigung erteilt ist, muss das Projekt geplant werden.
Die zweite Gruppe von Prozessen ist die Planungsphase, die alle Prozesse umfasst, die mit der Definition und Planung des Projektumfangs zusammenhängen.
Die Erwartungen der Stakeholder sind festgelegt, und der Projektumfang, die Kosten und die Termine zeigen den Stakeholdern im Allgemeinen alles, was das Projektmanagement betrifft.
Vierundzwanzig Planungsprozesse sind im PMBOK definiert. Obwohl ein Projektteam entscheiden kann, welche dieser Möglichkeiten es für ein bestimmtes Projekt wählt, gilt: Wer nicht plant, scheitert.
Die Projektinfrastruktur wird geschaffen, ein detaillierter Zeitplan wird erstellt. Am Ende müssen alle Teammitglieder in der Lage sein, die Vision des Projekts zu verstehen, und sie müssen wissen, was sie tun müssen, um das Ziel innerhalb der festgelegten Zeit zu erreichen.
Das Team ist in der Lage, das gesamte Projekt im Voraus zu planen. Sie erstellt also nicht nur eine Reihe von Plänen, sondern berücksichtigt auch alle Dinge, die schief gehen könnten (Risiken) und wie man auf diese Risiken reagieren kann.
Zu den Plänen, die erstellt werden, gehört in erster Linie der Projektmanagementplan, der alle Aspekte des Projekts regelt. Sie ist von wesentlicher Bedeutung, da sie zu einem unverzichtbaren Governance–Dokument wird.
Wenn in dieser Phase nicht alles optimal ausgeführt wird, besteht die Gefahr von Kostenüberschreitungen und Terminverschiebungen. Für den verantwortlichen Projektleiter ist es daher von entscheidender Bedeutung, jede Leistung zu verfolgen, die in dieser Phase entsteht.
Am Ende dieses Prozesses sollte das Team nicht nur eine klare Vorstellung davon haben, was es zu tun hat, was zum Aufgabenbereich gehört und was nicht, sondern auch, was erforderlich ist, um das Projekt frist- und budgetgerecht durchzuführen.
Durchfürung
Die dritte Phase befasst sich mit den Prozessen im Zusammenhang mit dem Abschluss der Projektaktivitäten und -aufgaben.
In der Ausführungsphase wird beschrieben, wie man auf die Anforderungen reagiert und Endprodukte entwickelt. Mit anderen Worten: Wie können die Ziele erreicht werden?
Die Projektdurchführung erfordert die Koordinierung der Humanressourcen, das Management der Erwartungen der Interessengruppen und die Verwaltung von Projektänderungen.
Der Projektleiter muss die auftretenden Probleme im Auge behalten und regelmäßig Prognosen über künftige Zeit- und Kostenprobleme erstellen, um Änderungen so weit wie möglich im Voraus zu berücksichtigen. Änderungswünsche müssen in dieser Phase verwaltet und dokumentiert werden, und die Beteiligten müssen laufend auf dem Laufenden gehalten werden.
In dieser Phase wird der größte Teil des Budgets investiert und es werden die meisten Ergebnisse erzielt. Die Umsetzung des Projekts beginnt. Die Durchführungsphase umfasst häufig die Entwicklung von Teams, die Einbeziehung von Interessengruppen und Qualitätssicherungsaktivitäten auf formeller oder informeller Basis. Sie ist die längste Phase von allen, und hier wird die meiste Energie und Investition investiert.
Fortschrittsaktualisierungen und andere Projektmitteilungen werden gemäß dem Projektmanagementplan an die Beteiligten versandt. Die Dokumente werden aufbewahrt und archiviert, und die Beteiligten werden über den Fortschritt des Plans auf dem Laufenden gehalten.
Hier beginnt das Projektteam mit der Erstellung der Ergebnisse, während der Projektmanager die Ressourcen koordiniert.
Die Ausführung allein reicht nicht aus. Es muss sichergestellt werden, dass das Projekt im Zeitplan bleibt. Eng mit dieser Phase verbunden ist die vorletzte Phase: die Projektüberwachung und -kontrolle.
Überwachung und Steuerung
Dies sind nun die Prozesse, die alles umfassen, was mit der Überwachung, Berichterstattung und Kontrolle der Projektleistung und des Projektfortschritts zusammenhängt.
Während der gesamten Projektlaufzeit muss der Projektleiter die Arbeit überwachen und kontrollieren, um sicherzustellen, dass die Ergebnisse pünktlich, im Rahmen des Budgets und in akzeptabler Qualität geliefert werden.
Die Überwachung und Kontrolle der Projektarbeit findet parallel zur Ausführungsphase statt, so dass beide Prozesse parallel ablaufen.
Die Produktqualität, die Kommunikation mit den Beteiligten und potenzielle Risikofragen sind weitere Bereiche, die regelmäßig überwacht werden müssen. Die Ergebnisse der Überwachung können jederzeit zu Änderungen des Projekts führen.
Laut PMBOK Guide handelt es sich dabei um „Prozesse, die erforderlich sind, um den Projektfortschritt und die Projektleistung zu verfolgen, zu überprüfen und anzupassen, Bereiche zu identifizieren, in denen Änderungen am Plan erforderlich sind, und entsprechende Änderungen einzuleiten“.
Das sind die Momente, in denen man wieder auf Kurs kommt, in denen man den Plan mit der Realität vergleicht, die Abweichung misst, um Korrekturmaßnahmen zu ergreifen.
Einige Beispiele für Bereiche, die überprüft werden können, sind der Umfang des Projekts, die Kosten und der Zeitplan. Alle diese Aspekte variieren je nach den zu ihrer Kontrolle eingesetzten Instrumenten und Techniken, haben aber einige in der Planungsphase festgelegte Grundlinien gemeinsam.
Wenn an einem Teil des Projekts Änderungen vorgenommen werden müssen, die im Projektmanagementplan dokumentiert sind, muss der Plan zu diesem Zeitpunkt dokumentiert und aktualisiert werden.
Dazu gehören Änderungen von Fristen, Kosten, Ergebnissen und andere Änderungen des Projekts.
Nur durch ständige Wachsamkeit, Überwachung und Berichterstattung kann das Projekt auf das Erreichen des Ziels ausgerichtet werden.
Abschluss
Die letzte Prozessgruppe ist die Prozessgruppe Abschluss.
Dies umfasst alle Prozesse, die für den Abschluss und die Fertigstellung eines Projekts oder einer Projektphase erforderlich sind.
Alle während der Projektdurchführung erstellten Leistungen sind erbracht worden, und der Projektleiter ist dabei, die letzten Details abzuschließen. Sie kann auch eine Überprüfung und Dokumentation der gemachten Erfahrungen, das Ende der Arbeit der Teammitglieder und die Erfüllung der vertraglichen Verpflichtungen umfassen.
Damit wird das Projekt nicht nur formell abgeschlossen, sondern auch vom Kunden unterzeichnet und akzeptiert. Obwohl dies eigentlich eine Selbstverständlichkeit sein sollte, kommen Projekte allzu oft zu einem Ende.
Die Schlussfolgerung ist, dass diese Prozessgruppen zwar nicht unbedingt einfach zu implementieren sind, aber wenn sie nicht implementiert werden, bedeutet dies, dass das Team das Ende der Arbeit für die Teammitglieder nicht erkennen kann.
Die vertraglichen Verpflichtungen müssen erfüllt und die Finanzierung abgeschlossen sein, bevor das Projekt abgeschlossen werden kann. Die vertraglichen Verpflichtungen müssen erfüllt und abgeschlossen werden.
Schlussfolgerung
Diese 5 Gruppen wurden geschaffen, um die Planung eines Projekts von seiner Entstehung bis zu seinem Abschluss zu unterstützen.
Der Projektleiter setzt die Prozessgruppen optimal ein und lässt sie miteinander interagieren. Auf diese Weise wird er bei der Verwaltung des betreffenden Projekts erfolgreicher sein.
Die 5 Prozesse können auf alle Arten von Projekten angewendet werden, sie beziehen sich also nicht auf ein einziges Modell.
Auf diese Weise können sie an verschiedene Projekttypen, einschließlich agiler Projekte, angepasst werden.
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