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154 Lettres types pour les chefs de chantier
Correspondance de chantier – Qui écrit quoi, quand, à qui et comment?
1. Vérifier son propre contrat
QUI?
Avant toute activité la première chose à faire par le chef de chantier est de vérifier si le contrat confie à l'entrepreneur des obligations ou d'autres tâches qui peuvent aller au-delà des obligations de la norme SIA 118. Il faut en outre veiller à ce que l'envoi d'avis ou de communiqués se fasse sous une certaine forme, dans certains délais et aux bons destinataires.
Conseil : établissez une liste des documents spécifiques exigés par le contrat. Notez la lettre type correspondante et adaptez-la si nécessaire.
2. Motif d’une annonce écrite
QUAND?
En principe, une lettre doit être rédigée lorsque le contrat le prévoit. Cela permet d'informer le maître d'ouvrage. Souvent, un appel téléphonique ou une communication orale à la direction des travaux est plus rapide. Mais il manque alors la documentation nécessaire et la lettre est une condition préalable à d'éventuelles réclamations ultérieures.
Une lettre ou une communication de la direction des travaux, tout comme un accord oral, peuvent également être l'occasion d'envoyer une lettre. Une réponse spontanée est souvent émotionnelle, il faut donc prendre le temps nécessaire pour répondre et n'inclure dans une lettre que le contenu nécessaire. Les accords oraux doivent être confirmés par écrit afin que leur contenu soit documenté.
3. Contenu d’une lettre
QUOI?
La lettre doit mentionner les faits concernés et les documents ou événements antérieurs auxquels elle se réfère. La répétition des faits ou des arguments est superflue. Le contenu de la lettre doit être formulé de manière compréhensible pour des tiers qui ne sont pas familiarisés avec l'affaire. L'objectivité est la règle suprême, les récriminations et les reproches ne sont pas nécessaires. La fin de la lettre doit indiquer clairement les objectifs de son auteur. Il peut s'agir d'une dénonciation de circonstances, d'une communication de coûts supplémentaires, d'une invitation à coopérer avec un délai, etc.
4. Destinataire de la lettre
A QUI?
Tout courrier doit en principe être adressé au contractant. Si le partenaire contractuel a désigné un représentant dont les pouvoirs prévoient la réception de lettres, celles-ci peuvent également être adressées au représentant.
Pour autant que le contrat d'entreprise ne limite pas la compétence de la direction des travaux, celle-ci est habilitée - conformément à l'art. 33, al. 2 de la norme SIA 118 - à recevoir les déclarations de volonté de l'entrepreneur de manière juridiquement contraignante. Il suffirait donc d'adresser toutes les notifications, mises en garde et informations uniquement à la direction des travaux nommément désignée par le maître d'ouvrage. Néanmoins, il est recommandé de se faire confirmer par le maître d'ouvrage et par écrit si des communications doivent lui être adressées en original ou en copie, et le cas échéant lesquelles.
Pour le sous-traitant, le partenaire contractuel est l'entreprise générale. Par conséquent, dans ces relations contractuelles, la correspondance doit être envoyée à l'entreprise générale en tant que donneur d'ordre.
5. Envoi de la lettre
COMMENT?
Que les informations soient consignées dans une lettre, une lettre recommandée, un fax, un email ou dans un procès-verbal est secondaire. Ce qui compte, c'est de pouvoir prouver que l'information est parvenue au destinataire. On peut donc sans autre envoyer les lettres types par email, sous forme de fichier pdf annexé, ou directement dans le corps de l’email.
Pour être sûr que le destinataire a bien reçu une lettre, il existe d'autres possibilités qu'une lettre recommandée. Il est par exemple possible d'envoyer une copie préalable par fax puis de l'envoyer par courrier normal, ou de se faire confirmer la réception par email. Une excellente voie est de poser une question au destinataire ou de lui demander des instructions. Il doit alors réagir, s'il reste silencieux, il est toujours possible de demander des précisions.
Sur les auteurs
Jörg Bucher est maître d'œuvre diplômé. Après un apprentissage de maçon, il a suivi une formation de conducteur de travaux et d'entrepreneur. Après 28 ans d'expérience professionnelle dans des fonctions de cadre au sein d'une entreprise de construction, il travaille à son compte depuis 1999. Conférencier à l'école de construction d'Aarau (1979 - 1991) et au centre de formation de la SSE à Sursee (1981 -2014).
Helmuth Duve, ingénieur diplômé HES, avocat, chargé de cours en droit de la construction et des marchés publics à la Haute école spécialisée de Trier, professeur invité à l'Université technique de Graz, conférencier au centre de formation de la SSE à Sursee jusqu'en 2014, il a travaillé comme conseiller juridique et comme fondé de pouvoir dans le département d’une entreprise de construction internationale.
En 2012, les deux auteurs ont fondé à Berne profacto.ch Sàrl, un bureau d'ingénieurs spécialisé dans la gestion de la construction. Profacto.ch conseille, soutient et forme* les entrepreneurs du secteur de la construction en matière d'exploitation de la construction. Après Stuttgart (D) et Graz (A), profacto.ch est le troisième site du groupe profacto.
*) un séminaire avec de nombreux exemples pratiques sur l'utilisation des lettres types est également proposé..