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Nachfolgend werden die Standardmetadaten gemäss des Schweizer Standards I017. In OneGov GEVER ist es auch möglich, das Metadatenset auf Dokument- und Dossierebene beliebig zu erweitern. Mehr Informationen dazu finden Sie unter Zusätzliche Metadaten für Dokumente und Dossiers (Custom Fields).
Metadaten beim Erfassen eines Dossiers
Reiter Allgemein
Für die Erfassung eines Dossiers ist der Reiter
Allgemein der wichtigste. In der Regel genügt es, diese Felder auszufüllen, allenfalls ist noch die Ablage zu ergänzen.
Nachfolgend eine Beschreibung der verschiedenen Eingabefelder und Reiter.
Feld
Beschreibung
Im Titel wird der Geschäftsinhalt kurz, prägnant und zusammenhängend beschrieben. Der Titel enthält die Kerninformationen zu einem Geschäft. Er sollte so gewählt werden, dass auch eine dritte Person versteht, worum es geht. Abkürzungen sind deshalb zu vermeiden.
Informationen, die im Titelfeld nicht Platz haben, können im Feld Beschreibung ergänzt werden. Die Gliederung erfolgt primär durch Satzzeichen. Absätze und Leerzeilen im Hinblick auf die digitale Archivierung bitte ganz vermeiden.
Bei der Volltextsuche wird das Feld Beschreibung (wie die übrigen Textfelder) ebenfalls berücksichtigt; in der Dossierliste wird bei einer solchen Suche jedoch nur der Titel angezeigt.
Zusätzlich zu Titel und Beschreibung kann das Dossier mit Schlagwörter versehen werden.
Das Beginndatum eines Geschäfts entspricht dem ersten Dokument eines Dossiers. Standardmässig wird in OneGov GEVER das aktuelle Tagesdatum vorgegeben. Das Datum kann auf zwei Arten angepasst werden:
Das letzte Dokument bestimmt das Enddatum eines Dossiers und zugleich das Jahr, in dem es abgelegt wird. Die Eingabe erfolgt analog zum Beginndatum.
Das Feld Kommentar kann für Erläuterungen zum Dossier, zum Dossierverlauf oder für Notizen verwendet werden. Kommentare können auch wieder überarbeitet und gelöscht werden.
Das Feld Externe Referenz kann verwendet werden, um Fremdschlüssel und Verknüpfungen auf Daten in Drittsystemen zu speichern.
Federführend ist diejenige Person, die für die Führung des Dossiers verantwortlich ist. Federführend ist immer eine Person aus dem eigenen Mandanten. Standardmässig schlägt OneGov GEVER die angemeldete Person vor. Wenn Sie das ändern möchten, geben Sie im Feld mindestens zwei Buchstaben des Vor- oder Nachnamens ein. Aus der darauf erscheinenden Liste können Sie die gewünschte Person mit Klick auswählen.
Die Auswahlliste zeigt aus Platzgründen nur die ersten zehn Treffer an. Falls Sie die gewünschte Person in der Liste nicht finden, müssen Sie weitere Buchstaben des Namens eingeben.
Mit diesem Feld kann auf verwandte Dossiers verwiesen werden. Diese werden in der Dossierübersicht angezeigt. Im Reiter
Reiter Ablage
Die Felder unter
Ablage beziehen sich auf die Papierablage des Dossiers. Sie sind alle fakultativ.
Feld
Beschreibung
Im Pulldown-Menü kann die Ablage ausgewählt werden, z.B. Amt, Leitung, Direktionssekretariat, Regierungsrat.
Dossier, Ordner, Schachtel
Anzahl Dossiers etc.
Standort der Dossiers. Dieses Feld ist dann nützlich, wenn es für die Ablage mehrere Standorte gibt.
Reiter Sicherheit
In den angezeigten Feldern sind bereits jene Werte eingetragen, die auf Stufe Ordnungsposition hinterlegt sind. Bei Bedarf können die Werte auf dieser Stufe verschärft, aber nicht abgeschwächt werden.
Feld
Beschreibung
Hier können Sie Informationen hinterlegen, ob es sich bspw. um vertrauliche Daten handelt.
Handelt es sich um Daten, welche dem Datenschutzgesetz unterstellt sind?
Beispiel: In diesem konkreten Fall kann statt „Nicht klassifiziert“ der Wert „Vertraulich“ gewählt werden.
Reiter Lebenszyklus
In den Feldern des Reiters
Lebenszyklus werden jene Werte angezeigt, die bei der korrespondierenden Ordnungsposition hinterlegt sind. Diese können bei Bedarf übersteuert werden. Im Normalfall ist dies jedoch unnötig.
Feld
Beschreibung
Anzahl Jahre, während derer das Dossier nach Abschluss aufbewahrt wird.
Kommentarfeld zur Erläuterung der gewählten Frist
Archivische Bewertung, meistens durch das zuständige Archiv definiert.
Kommentarfeld zur Erläuterung der archivischen Bewertung
Wenn Sie eine Spezialrolle in OneGov GEVER innehaben, finden Sie auf der Seite Zugriffsberechtigungen ändern weitere Informationen.
Zusätzlich verfügbare Metadaten nach Erfassen eines Dossiers
Nach Erfassung eines Dossiers sind die Metadaten auf Dossierebene nach Klick auf das
i -Symbol einblendbar. Dabei wird mit der
Dossier-ID ein zusätzliches Metadatum automatisch erstellt. Die
Dossier-ID entspricht einer technischen Laufnummer, die ein Dossier technisch eindeutig identifiziert. Sie ist nicht zu verwechseln mit dem
Aktenzeichen (Kombination aus Rubrik-Nummer und Laufnummer innerhalb dieser Rubrik), das ein Dossier logisch einem Kontext zuordnet.