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Il était une fois...
Une fondation active dans plusieurs pays d'Afrique, en Colombie et en Suisse nous a demandé de l'aider pour verbaliser ses valeurs, partagées implicitement par le conseil, la direction et les équipes terrain.
Mais, comment le faire en trois heures, lors d'une matinée pluvieuse du mois de septembre? Comment choisir entre quatre et six expressions ou termes de valeurs et ensuite passer d'une compréhension individuelle, chargée de subjectivité, à une compréhension collective, plus objective?
Nous avons choisi de diviser ce défi en trois, avec environ une heure pour chacun d'entre eux:
- Choisir l'ensemble de cinq ou six termes qui "résonnent" le plus pour toute l'équipe présente;
- Créer et partager une compréhension collective de ces termes et s'en approprier;
- Clarifier les termes retenus par la rédaction d'une définition, propre à la fondation.
Ce n'était pas évident, mais nous y sommes parvenus, grâce à quelques ingrédients fondamentaux: la bienveillance, l'esprit d'équipe et la détermination.
Choix des termes de valeurs
Si quelqu'un proclame "Une de nos valeurs c'est l'expertise", une personne pourra comprendre ça comme étant la capacité d'examiner en détail les situations, alors qu'une autre pourra y percevoir une amplitude des connaissances. C'est très subjectif!
Et c'est justement pour éliminer cette subjectivité q'une valeur organisationnelle est généralement un terme, facile à mémoriser, accompagné d'une définition propre à l'organisation, explicitant ce qu'elle associe à ce terme.
Le premier défi fut de choisir des termes.
Deux approches sont possibles, la première consistant à générer un certain nombre d'expressions, dans un exercice de brainstorming, la deuxième s'opérant par un choix dans une longue liste de termes usuels, avec, bien entendu, la possibilité d'en rajouter quelques-uns. La première approche peut être très intéressante pour une équipe de trois à six personnes, mais devient rapidement ingérable pour des équipes plus grandes (imaginez cinquante personnes donnant chacune une quinzaine de termes!).
Nous avons opté pour l'utilisation de l'outil "Valeurs organisationnelles - aide au choix", qui propose une liste de 118 termes en ordre alphabétique.
Chaque membre de l'équipe y a choisi la quinzaine de termes qui lui "parlaient" le plus, sur une feuille individuelle, puis les résultats ont été récoltés et compilés dans la feuille Excel. Ce ne fut pas surprenant de constater une certaine dispersion, mais toutefois avec des termes obtenant plus d'adhésion.
Les termes proposés de valeurs sont classés dans huit catégories et ce ne fut pas trop surprenant de voir se détacher le sens de l'équipe et de la relation à la personne.
Mais plusieurs termes étaient à égalité et la phase finale de ce premier défi fut de choisir lesquels seraient adoptés pour les étapes suivantes.
Une dernière votation par points fut nécessaire pour départager ceux qui étaient à égalité, bien entendu avec quelques discussions animées. La liste finale, qui prévoyait cinq termes a fini par en comporter six:
- Engagement
- Esprit d'équipe
- Qualité du service
- Transparence
- Atteinte des objectifs
- Vision à long terme
Partager une même compréhension
Le deuxième défi fut de taille! Il s'agissait d'arriver à une compréhension commune pour les six termes retenus. Nous avons utilisé alors un deuxième outil, le "Fond commun d'évidence", dont l'origine remonte à l'antenne parisienne du "Secours catholique" (Caritas), en France.
Défi de taille, car cet outil prévoit environ une heure pour arrivé à une définition partagée par un groupe, pour un seul terme... et nous en avions six!
Comment faire? De fait, nous avons appliqué presque rigoureusement les trois premières parties de la démarche:
- Pour moi, [le terme de valeur] c'est...
- Pour moi, [le terme de valeur] ce n'est vraiment pas...
- Pour moi, [le terme de valeur] c'est vraiment...
Ce fut très intéressant et amusant de voir tous les membres de l'équipe défiler en file indienne, dans le plus grand silence, devant les six feuilles de flip-chart collées contre le mur, chacune avec une valeur en son centre.
Il est évident que nous avons dû modifier la quatrième partie pour une discussion ouverte de toute l'équipe sur ce qui ressortait de l'exercice, à la place de l'analyse en petits groupes. Nous pouvons dire que cette analyse s'est, en quelque sorte, intégrée dans notre troisième défi.
Rédiger les définitions des valeurs
Le troisième défi a alors commencé: rédiger une première définition des valeurs, qui convienne à tous les membres de l'équipe, dans le temps qui nous restait. L'objectif n'était pas d'arriver à la perfection, mais de pouvoir transmettre un message clair aux responsables de la communication, pour qu'ils puissent finaliser leur rédaction dans le meilleur style sans en déformer le sens commun.
Pour cela, trois groupes ont été formés, avec la responsabilité d'analyser deux des tableaux issus de l'exercice du Fond commun d'évidence, et de rédiger deux définitions pour leurs valeurs respectives.
Ensuite, les feuilles et les définitions ont tourné dans les groupes, pour que les rédactions poussent être partagées et retouchées, si nécessaire.
Trois fois vingt minutes de partages et discussions intenses dans ces petits groupes de trois ou quatre personnes.
Résultat: six valeurs partagées par l'équipe présente, chacune accompagnée de sa définition, et surtout un sentiment renforcé de cohésion et de clarté dans le sens.