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Beim Mitarbeiter kündigen sind Kündigungsgespräche eine besondere Herausforderung, welche die meisten in nachvollziehbarer Weise als unangenehm empfinden. Es ist daher unverzichtbar, dass sich die Verantwortlichen auf diese schwierigen Gespräche gut vorbereiten. Vorgesetzte sind es ihren Mitarbeitenden schuldig, eine schlüssige Begründung für eine Kündigung zu liefern. Insbesondere trägt die Art und Weise der Durchführung der Kündigung auch dazu bei, die Motivation der verbleibenden Belegschaft zu erhalten. Eine gute Trennungskultur basiert auf offener und früher Kommunikation, Transparenz und Ehrlichkeit, Fairness, Respekt, Wertschätzung und Sensibilität. Folgende Tipps helfen, den in der Regel sehr aufwühlenden Trennungsprozess souveräner zu bewältigen.
Gute Vorbereitung ist Pflicht
Stellen Sie in einem ersten Schritt alle relevanten Unterlagen zusammen und arbeiten Sie diese gründlich durch. Das Kündigungsgespräch führt der direkte Vorgesetzte in der Regel in Beisein vom HR. Legen Sie für das Kündigungsgespräch einen fairen Termin fest. Der Wochentag sollte prinzipiell ein Montag, ein Dienstag oder ein Mittwoch sein, so dass in derselben Arbeitswoche noch die Möglichkeit für ein Folgegespräch bleibt. Vom Zeitpunkt her bietet sich der frühe Nachmittag an. So stehen die Chancen gut, dass der Mitarbeitende noch eine Vertrauensperson erreichen kann, mit der er sich am Abend austauschen kann.
Das Gespräch sollten Sie entsprechend Ihren üblichen internen Gepflogenheiten mit einer allgemeinen Formulierung ankündigen, zum Beispiel wie folgt: «Ich möchte mit Ihnen über Sie persönlich sprechen.» Achten Sie darauf, dass Sie während des Gesprächs nicht gestört werden. Auch wenn das eigentliche Kündigungsgespräch nur zwischen zehn und 20 Minuten dauert, sollten Sie zusätzliche Reservezeit einplanen, für den Fall, dass Sie dem Gekündigten eine Reihe von Fragen beantworten müssen oder die emotionale Stabilität des Mitarbeitenden es nicht zulässt, ihn aus Ihrem Büro zu entlassen. Halten Sie ein Glas Wasser und für alle Fälle auch Taschentücher bereit.
Mitarbeiter kündigen – Phasen des Kündigungsgesprächs
Ein Kündigungsgespräch gliedert sich in sechs Phasen. Bereiten Sie für das Gespräch im Vorfeld eine Checkliste mit den wichtigsten Formulierungen für die einzelnen Phasen vor. Die wichtigsten Sätze sollten Sie vorformulieren und durch mehrmaliges Aussprechen einüben, damit Ihnen diese – auch in einer angespannten Atmosphäre – routiniert über die Lippen gehen.
Phase 1: Gesprächseröffnung
Die Gesprächseröffnung ist wichtig. Halten Sie diese sehr kurz und kommen Sie ohne grosse Aufwärmphase zum Anlass des Gesprächs. Leiten Sie das Gespräch nach einer kurzen Frage nach dem Befinden sachlich ein und benennen Sie klar und deutlich, um was es geht: «Frau Meier, danke für Ihr Kommen. Ich möchte mit Ihnen über Ihr Arbeitsverhältnis sprechen.»
Phase 2: Aussprechen der Kündigung
Die Kündigungsbotschaft müssen Sie in den ersten fünf Sätzen unmissverständlich aussprechen. Kommen Sie sofort zur Sache und reden Sie nicht um den heissen Brei herum. Der zentrale Satz muss immer lauten: «Hiermit kündige ich Ihnen, Frau Meier, fristgerecht zum ...». Formulieren Sie Ihre Kündigungsbotschaft klar und deutlich. Sprechen Sie von Trennung, Kündigung oder Aufhebung. Drücken Sie Ihr ehrliches Mitgefühl aus, indem Sie beispielsweise sagen: «Es tut mir wirklich leid».
Phase 3: Emotionale Reaktionen und Mitarbeiterverhalten akzeptieren
Auf die Nachricht einer Kündigung reagieren Mitarbeitende unterschiedlich, manche geschockt, manche gelassen, manche wütend. Lassen Sie zu, dass Mitarbeitende Emotionen zeigen, äussern Sie hierfür Verständnis und geben Sie ausreichend Zeit, die Fassung wiederzugewinnen. Gerät der Mitarbeitende in einen Schockzustand, müssen Sie ihm die nötige Zeit geben, damit dieser Schock erst einmal verdaut werden kann. Zeigen Sie Ihr Mitgefühl durch eine Formulierung wie: «Wie betroffen Sie sind, kann ich sehen und auch nachfühlen» oder «Ich kann gut verstehen, dass Sie von dieser Nachricht überrascht sind».
Wenn der Mitarbeitende einen Moment Zeit braucht, schenken Sie ihm ein Glas Wasser ein, schweigen Sie eine Weile und fragen Sie Ihren Mitarbeitenden, ob Ihre Botschaft angekommen ist. In diesem Zustand ist es wichtig, dass Sie langsam vorgehen und sich immer wieder vergewissern, dass Ihr Gegenüber Sie verstanden hat und sich der Konsequenzen bewusst ist. Auch wenn Tränen fliessen, ist es wichtig, dass Sie erst einmal abwarten. Reichen Sie ein Taschentuch und äussern Sie Ihr Verständnis. Spätestens nach dem ersten Schnäuzen werden die Tränen langsam wieder versiegen, und dann können Sie einfühlsam wieder zurück zum Kerngespräch kommen.
Entlassen Sie den Gekündigten grundsätzlich erst aus dem Gespräch, wenn Sie den Eindruck haben, dass sich sein Zustand stabilisiert hat. Sollte sich sein Zustand nicht stabilisieren, übergeben Sie den Mitarbeitenden an eine Begleitperson, zum Beispiel an einen Arbeitskollegen, welcher der gekündigten Person nahesteht.
Phase 4: Begründung der Kündigung
Wenn Ihr Gegenüber sein emotionales Gleichgewicht wiedergefunden hat, geben Sie eine Erklärung ab und nennen Sie die Gründe, die zur Kündigung geführt haben. Dabei gilt es zunächst die juristischen Grundlagen zu berücksichtigen und zu erläutern. Darauf zeigen Sie Ihren Entscheidungsweg auf. Wichtig ist, dass Sie dem Gekündigten klar machen, dass Sie über die Kündigung als solche nicht mehr diskutieren werden, da diese ausgesprochen und somit rechtskräftig ist, sondern dass Sie nur die Entscheidung als solche verdeutlichen möchten.
Phase 5: Abstimmung zum weiteren Vorgehen
Sobald dem Gekündigten klar geworden ist, dass die Kündigung unausweichlich ist und an dieser nicht gerüttelt werden kann, wird er Sie fragen, wie es nun weitergeht. Bieten Sie Ihrem Gegenüber die Unterstützung bei der Suche nach einem neuen Arbeitsplatz an. Stellen Sie sich als Referenz zur Verfügung und signalisieren Sie Ihrem Mitarbeitenden, dass Sie ihm ein wohlwollendes Zeugnis schreiben werden. Zeigen Sie ihm auch die Option einer Freistellung auf. Es kann im Einzelfall sinnvoll sein, dass Sie Ihrem Mitarbeitenden den Zugang zu sensiblen Firmendaten wie etwa Kundenkontakten gleich untersagen und im Falle einer fristlosen Kündigung den Mitarbeitenden nach dem Gespräch zu seinem Arbeitsplatz begleiten, seine persönlichen Sachen zusammenpacken lassen und dann zum Ausgang hinausbegleiten.
Am Ende der Abstimmungsphase zum weiteren Vorgehen fragen Sie Ihren Mitarbeitenden, wie die gemeinsame Sprachregelung zur Kündigung sein soll. Dabei geht es darum, wie Sie den Arbeitskollegen die Kündigung kommunizieren wollen. Halten Sie diese Punkte schriftlich fest.
Phase 6: Gesprächsabschluss
Haben Sie alle wesentlichen Informationen übermittelt und ergeben sich keine weiteren Fragen, dann leiten Sie zum Gesprächsabschluss über. Signalisieren Sie, dass Sie für weitere Fragen zur Verfügung stehen, und bieten Sie bereits in der Abschlussphase an, ein weiteres Gespräch zu führen. Dann händigen Sie Ihrem Mitarbeitenden das Kündigungsschreiben aus und fragen ihn, was er im Anschluss an das Gespräch tun möchte. Wofür sich Ihr Mitarbeitender auch entscheidet – ob er nach Hause gehen, jemanden anrufen oder die Personalabteilung konsultieren möchte –, bieten Sie ihm in jedem Fall Ihre Unterstützung an.
Nachbereitungsphase
Direkt nach dem Kündigungsgespräch werden Sie sicher noch die emotionale Anspannung spüren, die das Gespräch bei Ihnen ausgelöst hat. Sie sollten möglichst direkt nach dem Kündigungsgespräch Ihren anderen Mitarbeitenden die personelle Veränderung mitteilen. Laden Sie Ihre Mitarbeitenden zu einer Teamsitzung ein und sprechen Sie dort über den Zeitpunkt des Ausscheidens des gekündigten Mitarbeitenden sowie über die Hintergründe der Kündigung. Hier sollten Sie die vorher vereinbarte Sprachregelung beachten.
Damit haben Sie die wichtigsten Aktivitäten nach dem Kündigungsgespräch erfolgreich hinter sich gebracht. Wichtig für Sie ist, dass Sie den Trennungsprozess so fair wie möglich durchgeführt haben und mit Ihren verbliebenen Mitarbeitenden aktiv die Zukunft gestalten.