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Con la sua moderna soluzione di e-mail e la nuova partnership per l'outsourcing, l'amministrazione del cantone di Basilea Città attua importanti punti della propria strategia di IT-Sourcing. L'esternalizzazione della gestione dell'e-mail crea concreti vantaggi per Basilea Città: una soluzione scalabile che garantisce flessibilità e sicurezza dei dati, generando nuovi spazi per fornire il servizio pubblico con un alto livello qualitativo e svilupparlo in modo mirato.
4'600 persone utilizzano i servizi informatici centralizzati del cantone di Basilea Città, generando mediamente 70'000 e-mail e 3 terabyte di volume di dati al giorno. È ovvia quindi la necessità di soluzioni perfettamente funzionanti per e-mail, calendario e archivio file. Ma che fare se poi il fornitore non sviluppa costantemente il pacchetto di soluzioni? Come si deve attrezzare Basilea Città per affrontare il futuro?
Queste erano le domande che, nell'estate 2009, l'amministrazione cantonale si poneva, dopo aver preso la decisione di sostituire la Oracle Collaboration Suite (OCS) allora in uso. Al contempo, il Governo di Basilea Città aveva rielaborato la propria strategia di IT-Sourcing, stabilendo di acquistare da fornitori esterni soluzioni informatiche standardizzabili e indipendenti dal settore, a condizione che i servizi offerti fossero migliori e più economici.
Entrambi gli aspetti furono inseriti dall'amministrazione cantonale nel bando di gara pubblico per il nuovo sistema di e-mail. L'amministrazione cercava un partner affidabile per la sostituzione del sistema in uso e l'esercizio in esterno. Il sistema di posta doveva inoltre essere ampliato con nuovi moduli: un moderno sistema di messaging, un servizio per la collaborazione in formato elettronico, un nuovo motore di ricerca interno e un tool per la gestione delle autorizzazioni. L'obiettivo di questo ampio pacchetto di soluzioni e della relativa esternalizzazione era ridurre i costi interni per l'IT e aumentare la flessibilità.
Swisscom ha vinto la gara pubblica nel giugno 2010. Oltre al miglior rapporto prezzo-prestazioni, sono state considerate caratteristiche determinanti della soluzione aspetti come la qualità e creatività dei servizi offerti, nonché l'esperienza e le garanzie di affidabilità offerte dal fornitore. «Determinanti sono state anche la rapida comprensione delle nostre esigenze e la fiducia reciproca», aggiunge Kaspar Sutter, Segretario generale del Dipartimento delle Finanze di Basilea Città.
Il progetto di migrazione ha preso il via nel 2010. Data la sua unicità - la prima sostituzione di OCS con MS Exchange in Svizzera -, entrambi i partner erano pronti ad affrontare imprevisti e aperti a eventuali cambiamenti in fase di realizzazione. La migrazione dell'archivio file ha avuto luogo già a metà dicembre, mentre quella delle 7'000 caselle di posta e del sistema di e-mail e calendario è avvenuta all'inizio di marzo del 2011. Degna di nota è stata l'eccezionale prestazione del Service Desk (SD) di Swisscom: grazie a un processo di Incident Management ben definito, all'elevata disponibilità del personale del SD e agli specialisti del supporto di 2° e 3° livello, i circa 500 ticket aperti sono stati elaborati rapidamente e con piena soddisfazione degli utenti. I tecnici addetti all'assistenza hanno inoltre chiarito velocemente, sul posto e insieme agli utenti, le domande relative a configurazione e uso della nuova soluzione, il cui funzionamento da allora è caratterizzato da grande stabilità, notevole affidabilità ed elevata disponibilità. «La qualità dei servizi gestionali di Swisscom come partner per l'outsourcing è ottima», conferma Kaspar Sutter.
Basilea Città beneficia della partnership con Swisscom da molti punti di vista: grazie all'esternalizzazione dell'e-mail, l'informatica cantonale acquista nuova flessibilità, per offrire supporto e valore aggiunto all'amministrazione pubblica e al servizio pubblico, potendosi concentrare su progetti di sviluppo strategico. Inoltre, il cantone di Basilea Città risparmia sui costi grazie all'acquisto di servizi standardizzati e disponibili su richiesta, potendo così utilizzare nuove tecnologie in modo più rapido e flessibile e aumentare il livello del servizio. Pienamente garantito è anche il rispetto dei requisiti cantonali in fatto di sicurezza informatica e protezione dei dati.
L'amministrazione cantonale è divisa in sette dipartimenti. Annessi al Dipartimento Finanze sono i Servizi Informatici Centralizzati (SIC), che con 100 collaboratori forniscono servizi informatici all'intera amministrazione.