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Um auf der Arbeit nicht in Fettnäpfchen zu treten, ist es dringend notwendig, die ungeschriebenen Business-Regeln zu kennen. In ihrem Ratgeber «The Essentials of Business Etiquette» schreibt Barbara Patcher über das richtige Verhalten am Arbeitsplatz und anderen beruflichen Situationen. Dies sind die 22 wichtigsten Punkte:
1. Stehen Sie auf, wenn Sie jemandem vorgestellt werden
«Aufzustehen hilft dabei, die Präsenz zu verstärken», schreibt Patcher. «Wenn Sie nicht aufstehen, erleichtern Sie anderen, Sie zu ignorieren. Werden Sie überrascht und können Sie nicht rechtzeitig aufstehen, sollten Sie sich nach vorn lehnen, um die Intension deutlich zu machen.»
2. Nennen Sie immer ihren ganzen Namen
In einer beruflichen Situation sollten Sie sich immer mit ganzem Namen vorstellen. Gleichzeitig sollten Sie darauf achten, wie andere vorgestellt werden möchten.
3. Leiten Sie immer das Händeschütteln ein, wenn Sie Gastgeber oder die Person mit höherer Position sind
Wenn Sie Gastgeber oder in einer höheren Position sind, liegt es an Ihnen, zuerst die Hand auszustrecken. «Macht die Person in einer höheren Position das nicht sofort, dann sollten Sie schnell Ihre Hand ausstrecken.»
4. Ziehen Sie sich angemessen an
Kleider sind eine Form nonverbaler Kommunikation. «Sie können das berufliche Ansehen einer Person steigern oder ihr seine Glaubwürdigkeit entziehen», so Patcher.
5. Sagen Sie höchstens ein- oder zweimal «Danke»
Wenn Sie das Wort «Danke» öfters als ein- oder zweimal benutzen, raubt es ihm die Bedeutung», schreibt Patcher. «Es lässt Sie möglicherweise hilflos und hilfsbedürftig erscheinen.»
6. Versenden Sie einzelne Dankesbotschaften an alle Beteiligte
«Dankesbotschaften sollten innerhalb von 24 Stunden versendet werden», weiss Patcher. «Bevor Sie sich zwischen E-Mail oder handgeschriebener Notiz entscheiden, bedenken Sie, dass Post mehrere Tage brauchen kann, um sein Ziel zu erreichen, während eine E-Mail sofort ankommt. Dieser Zeitunterschied kann nach einem Einstellungsgespräch wichtig sein, wenn die Entscheidung schnell getroffen wird.»
7. Legen Sie Ihr Handy weg
Das dürfte hoffentlich bereits jedem klar sein: Das Handy während eines Meetings herausholen und darauf rum zu tippen ist extrem unhöflich. Es genüge Laut Patcher schon, das Handy auf den Tisch liegen zu lassen, um unhöflich zu wirken. Damit signalisieren Sie, dass Ihnen langweilig werden könnte und Sie bereit sind, mit jemand anderem zu kommunizieren.
8. Benutzen Sie professionelle Fotos
Auf Seiten wie LinkedIn oder Xing solltet Sie stets professionelle Fotos hochladen. «Sie wollen wie eine glaubwürdige, zugängliche Person wirken — nicht wie jemand, der gerade vom Strand kommt», sagt Patcher. So gut das Licht auch ist: Selfies aus dem Badezimmer haben nichts auf professionellen Webseiten zu suchen.
9. Benutzen Sie eine professionelle E-Mail-Adresse
Sie arbeiten für ein Unternehmen? Dann sollten Sie die entsprechende E-Mail-Adresse benutzen. Sind Sie selbstständig, sollten Sie dennoch darauf achten, wie ihre E-Mail gestaltet ist. «Sie sollten immer eine E-Mail-Adresse haben, die Ihren Namen übermittelt, sodass der Empfänger direkt weiss, wer die E-Mail geschickt hat», so Patcher.
10. Überprüfen Sie stets zweimal, ob Sie den richtigen Empfänger gewählt haben
Der Schuss kann schnell nach hinten losgehen. Achten Sie immer darauf, dass Sie den richtigen Empfänger gewählt haben.
11. Benutzen Sie professionelle Begrüssungen
Laut Patcher sollten Sie keine lockeren Ausdrücke wie «Hey Leute» oder «Yo» benutzen. Auch Spitznamen sollten Sie nicht benutzen, solange es nicht von der Person ausdrücklich gewünscht wird.
12. Seien Sie ehrlich, wenn Sie einen Namen vergessen haben
Das kann jedem einmal passieren, wie Patcher betont. Wenn es passiert, solltet Sie nicht versuchen, es zu verschleiern. Stattdessen sollten Sie etwas sagen wie: «Es tut mir sehr leid. Ich habe Ihren Namen vergessen.»
13. Grüssen Sie Menschen auf der Arbeit
Das gilt nicht nur für die Menschen, die Sie persönlich kennen. «Die Person, der Sie auf dem Weg zum Meeting ‚Hallo‘ sagen, könnte die Person sein, die beim Meeting neben Ihnen sitzt. Dann haben Sie bereits eine kleine Verbindung aufgebaut.»
14. Behalten Sie Ihre Finger zusammen, wenn Sie auf etwas zeigen
«Deuten Sie mit einer offenen Handfläche, und behalten Sie alle Finger zusammen», schreibt Patcher. «Wenn Sie lediglich mit Zeigefinger auf etwas zeigen, wirkt das aggressiv. Sowohl Männer als auch Frauen zeigen, aber Frauen tendieren dazu, es öfters zu machen als Männer.»
15. Seien Sie pünktlich
Pünktlichkeit ist im Arbeitsleben eine Voraussetzung. Verschwenden Sie nicht die Zeit der anderen — das lässt Sie sehr unprofessionell wirken. Und wenn Sie es doch einmal nicht vermeiden können, weil sich beispielsweise die Bahn verspätet oder ein Auto Strasse blockiert, dann sollten Sie auf jeden Fall jemanden benachrichtigen, dass sie Später erscheinen werden.
16. Ziehen Sie niemals den Stuhl für jemanden nach hinten
Die Tür für jemanden offen halten, gehört sich einfach. Den Stuhl sollte man allerdings nicht für eine Person unter dem Tisch hervorziehen — egal, was für ein Geschlecht die Person hat. «Sowohl Frauen als auch Männer können ihre Stühle selbst hervorziehen.»
17. Bestellen Sie nichts, das zu teuer ist
Wenn Sie vom Chef oder von einem Kollegen zum Essen eingeladen werden, sollten Sie auf keinen Fall das teuerste Gericht bestellen, schreibt Patcher. Mit einer Ausnahme: «Macht Ihr Gast Empfehlungen, können Sie jede dieser Empfehlungen bestellen.» Gleiches gelte für Wein.
18. Bestellen Sie das gleiche wie Ihr Gast beziehungsweise Ihr Gastgeber
Damit ist nicht das gleiche Gericht gemeint — aber wenn Ihr Gast oder Gastgeber einen Nachtisch bestellt, sollten Sie es auch tun. Sie wollen schliesslich nicht, dass sich Ihr Gast unwohl fühlt, weil er einen Gang alleine essen muss.
19. Fragen Sie niemals nach einer To-Go-Box
«Sie sind für die Arbeit hier, nicht für die Essensreste», schreibt Patcher. Auf Familienfeiern können Sie die Reste einpacken lassen — bei beruflichen Angelegenheiten sollten Sie das aber sein lassen.
20. Der Gastgeber muss immer zahlen
Sie haben Leute eingeladen? Dann sind Sie der Gastgeber und sollten für Ihre Gäste die Rechnung zahlen. Wer das diskret machen möchte, kann den Tisch verlassen und ausserhalb der Sichtweite der Gäste die Rechnung zahlen. «Aber: Letzten Endes wollen Sie sich nicht über die Rechnung streiten. Wenn ein männlicher Gast darauf besteht zu zahlen, egal wie sehr sich die Gastgeberin bemüht, dann lassen Sie ihn zahlen.»
21. Bleiben Sie nüchtern
Egal ob Weihnachtsfeier, Sommerfeier oder Betriebsausflug: Betrinken Sie such nicht bei Veranstaltungen, die von der Arbeit organisiert werden. «Jobs wurden schon gekündigt und Karrieren ruiniert, weil Menschen betrunken gewesen sind und Dinge getan oder gesagt haben, die unangemessen waren», weiss Patcher.
22. Bereiten Sie einen höflichen Abgang vor
Wenn Sie derjenige sind, der sich verabschiedet, solltet Sie dabei sprechen. «An diesem Punkt haben Sie die Kontrolle und es ist ein viel geschmeidigerer Abgang.» Dafür können Sie vorher Sätze vorbereiten, falls Sie eine Konversation schnell beenden müssen. Sie können auch eine Ausrede erfinden. Sagen Sie beispielsweise, dass Sie für die Familie noch einkaufen gehen müssen oder noch einen Termin haben.
Dieser Artikel erschien zuerst im «Business Insider Deutschland» unter dem Titel «22 Business-Regeln, die jeder kennen sollte, um professionell zu wirken».