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[Archives Uni ZH, Archives de l’État AG, OW, SZ, ZG, Archiv für Zeitgeschichte EPFZ]
Dans l'administration, quels que soient les systèmes de gestion des affaires ou les bases de données, de nombreuses informations archivables sont classées dans des collections de fichiers dont le contenu peut, dans l’intervalle, remonter jusqu'à 30 ans. A côté des collections fichiers de l'administration, il y a le domaine des archives privées qui jouent également un rôle dans toutes les archives à des degrés divers. La structure de ces collections de fichiers va du classement au chaos accumulé au fil du temps. Le point commun à toutes ces collections est que le nombre de fichiers prends rapidement des proportions considérables et qu'il existe de nombreux formats différents. Il n'existe pas de produit standardisé pour les domaines de la fourniture de propositions de dossiers clos, de l'évaluation, du stockage et de l'indexation, qui prenne en charge dans une large mesure les tâches des archives. On trouve différents outils pour chacun des domaines. Il y a un échange entre plusieurs archives (généralement sur un cas spécifique) et les questions à ce sujet sont discutées sporadiquement lors d'événements tels que des conférences. Cependant, il arrive souvent que les archives ne sachent pas vraiment comment leurs confrères les traitent.
Les processus, outils et interfaces pour l'ensemble du processus d'archivage des collections de fichiers, du service producteur de dossier au stockage dans le dépôt, doivent être examinés afin de compiler un ensemble de meilleures pratiques et de flux de travail. D'autres réflexions sont menées par ailleurs sur la question de savoir comment contrôler, documenter et automatiser l'ensemble du processus jusqu'à l'ingest et quelles considérations archivistiques sous-tendent les propositions respectives.