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Clore le projet
Un projet ne doit pas seulement être lancé (voir 'Retraite inaugurale' et 'Meeting kick-off') mais aussi achevé activement. C'est important pour pouvoir terminer un projet et en démarrer un nouveau.
Au terme d'un projet, sa structure est dissoute. Chaque participant/e suivra vraisemblablement un autre chemin à l'avenir. Certains membre de l'équipe quittent l'institution, d'autres démarrent un nouveau projet dans une autre équipe au sein de l'institution.
Chacun des participants a investi beaucoup d'énergie pour constituer une équipe soudée. Au sein de cette équipe se sont formées des relations qui sortent parfois du cadre du projet. La dissolution d'une équipe est également synonyme d'adieux. Ces derniers devraient toujours être planifiés, par exemple en organisant une rétrospective commune au sein de l'équipe.
Le mieux est de terminer le projet par une fête de clôture (budgétée) qui marquera la fin officielle du projet pour toutes les personnes impliquées ainsi que pour l'institution responsable. Invitez toutes les personnes qui étaient présentes au meeting kick-off ainsi que celles qui ont joué un rôle actif durant le déroulement du projet.
Ce qui pourrait vous empêcher d'en tenir compte
Vous renoncez à dissoudre activement la structure de l'équipe et à fêter la fin du projet parce que:
- les collaborateurs assument déjà d'autres tâches au sein de l'institution
- les collaborateurs changent d'emploi et que les adieux se limitent aux supérieurs hiérarchiques, si bien que les adieux spécifiques au projet n'ont plus de raison d'être
- les autres personnes impliquées se concentrent déjà sur de nouvelles tâches
- vous n'attachez généralement aucune importance à des célébrations et/ou vous n'avez rien budgété de ce genre
- il faut travailler d'arrache-pied jusqu'au terme ou jusqu'après la clôture officielle du projet.
- le prochain projet a déjà commencé
Les avantages que vous pouvez en retirer
Si vous dissolvez activement la structure du projet en mettant en exergue la qualité du travail fourni par vos collaborateurs et les personnes impliquées ainsi que l'estime que vous leur portez, vous encouragerez toutes ces personnes à collaborer à un nouveau projet. L'institution perdra de ce fait moins de forces de travail qualifiées et les partenaires resteront motivés pour collaborer à d'autres projets.
Si vous fêtez la clôture de votre projet:
- le projet est définitivement achevé pour vous aussi
- le projet et l'équipe reçoivent l'estime qu'il/elle mérite
Ce que vous pouvez concrètement faire
- lorsque le projet touche à sa fin, prévoyez du temps pour développer quelques réflexions sur les objectifs atteints (ou non), la collaboration et les échanges réciproques personnels et professionnels
- au cours d'une séance de clôture, dissolvez l'équipe en exprimant une fois encore votre reconnaissance pour le travail accompli
- planifiez une fête de clôture suffisamment à l'avance
- veillez à ce que la fête ait lieu à un moment où tous les travaux relatifs au projet sont achevés
Formes possibles d'une fête de clôture:
- repas en commun
- apéritif dans les murs de l'institution responsable
- excursion
- célébration officielle de clôture
Questions de réflexion
- Une célébration de clôture a-t-elle été prévue et budgétée?
- A-t-on pris congé de toutes les personnes impliquées dans le projet en les remerciant pour le travail accompli?
- A-t-on fêté la conclusion réussie du projet ?