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11. März 2024 · Kathrin Blümli
Beim Erstellen von Präsentationen mit PowerPoint ist es zentral, Vortragsfolien von Handoutfolien zu unterscheiden.
Ich erinnere mich gut an die Matheaufgaben im Gymnasium: verzweifelt habe ich versucht, x und y zu addieren, und bin auf keinen grünen Zweig gekommen. Bis mir mein Vater mir im hauseigenen Nachhilfeunterricht weise gemacht hat, dass Äpfel und Birnen nun mal nicht addiert werden dürfen. Das ergibt allerhöchstens Fruchtsalat, aber bestimmt keine korrekte Gleichung.
Diese Erkenntnis ist mir noch heute im Kopf, da sie hervorragend auf Präsentationen angewendet werden kann. Wobei wir hier nicht von Variablen sprechen, sondern von Vortragsfolien und Handoutfolien.
Sprechen wir zuerst vom Apfel: dem Vortrag. Ein Vortrag wird in der Regel von einem Redner oder einer Rednerin begleitet und sollte daher nicht zu viele Informationen enthalten. Ein Overload an Informationen kann dazu führen, dass die Zuhörerinnen und Zuhörer den Faden verlieren oder sich überfordert fühlen. Die Präsentation dient dazu, die Hauptpunkte und Schlüsselbotschaften zu vermitteln, während der Redner oder die Rednerin die Inhalte erläutert und ergänzt.
Handouts hingegen müssen ohne Kommentar verstanden werden können. Oft werden sie ohne direkten Kontakt oder Kontext verteilt oder versendet. Sie sollten daher Lauftext enthalten, der die visuellen Elemente der Präsentation unterstützt und ergänzt. Handouts dienen dazu, den Zuhörern nach der Präsentation eine Zusammenfassung und Vertiefung der Inhalte zur Verfügung zu stellen.
Ein häufiger Fehler ist es, Handoutfolien während dem Event zu präsentieren. Dadurch gerät der Redner oder die Rednerin in den Hintergrund, während das Publikum den Text auf den Folien liest. Dies kann dazu führen, dass die Aufmerksamkeit vom Sprecher abgelenkt wird und die Interaktion mit dem Publikum beeinträchtigt wird.
Im Umkehrschluss ist es ebenfalls unvorteilhaft, Präsentationsfolien als Handout zu versenden. Erstens werden im PDF Format Animationen und Morph Übergänge nicht abgespielt, so können gewisse Folien im Stillstand unsauber wirken. Zweitens erhalten Lesende nicht genügend Informationen, um das Handout zu verstehen.
Wir erkennen also das Dilemma: Präsentationsfolien sollen keine Handoutfolien sein und Handoutfolien keine Präsentationsfolien. Doch wie soll ich vorgehen, wenn ich beide Formate benötige? Klingt nach viel Aufwand.
Um diesem Problem zu begegnen, empfehlen wir, von bestimmten Folien zwei Varianten zu erstellen: eine für die Präsentation mit wenigen und prägnanten Informationen und eine für das Handout mit ausführlicherem Text. Dadurch kann der Redner oder die Rednerin den Fokus auf die Kernbotschaften legen, während die Zuhörerinnen und Zuhörer nach der Präsentation ein detaillierteres Nachschlagewerk erhalten.
Ein anschauliches Beispiel für die erfolgreiche Umsetzung des Apfel-Birnen Prinzips bietet unsere Arbeit für die Migros Industrie. In Zusammenarbeit mit unserem Team haben wir sowohl Präsentationsfolien als auch Handoutfolien für sie erstellt. Was besonders auffällt, ist die konsistente Gestaltung beider Elemente, die sich gegenseitig ergänzen und ein stimmiges Gesamtbild schaffen. Die Präsentationsfolien konzentrieren sich auf die visuelle Darstellung der Hauptbotschaften und unterstützen den Redner oder die Rednerin während des Vortrags. Die Handoutfolien hingegen enthalten zusätzliche Informationen und Details, die den Zuhörern nach der Präsentation als Nachschlagewerk dienen.
Eine praktische Möglichkeit, unerwünschte Folien zu vermeiden, ist das Ausblenden von Handoutfolien während der Präsentation. Dadurch kann der Redner oder die Rednerin sicherstellen, dass das Publikum nicht von den Handouts abgelenkt wird und die Aufmerksamkeit auf den Vortragenden und die wichtigsten Inhalte gerichtet bleibt. Genau mit derselben Methode kannst Du beim Erstellen deines Handout-PDFs die Vortragsfolien ausblenden, sodass sie nach dem Export nicht im Dokument erscheinen.
Ein Export als PDF (oder ein Speichern als PDF) ist eine ratsame Angelegenheit, da Du so die Hoheit über deine Inhalte behältst und kein:e Empfänger:in deinen Content verändern kann. Zusätzlich kannst Du so sicherstellen, dass alle Schriften und Inhalte so abgebildet werden, wie Du sie gestaltet hast.
Um den Bogen zu schliessen: Ich hoffe, Dir ist nun auch schlüssig geworden, warum sich x und y, Äpfel und Birnen, sowie Handouts und Präsentationen nicht addieren lassen. Vermeiden wir also den Fruchtsalat und geniessen jede Sorte für sich. Solche Eselsbrücken vereinfachen einem den Alltag und helfen, die Informationen im Gedächtnis zu behalten. Wenn ich nun meine Matheaufgaben erfolgreich lösen kann, und Du Deine Präsentationen schön gestaltest, haben wir beide gewonnen.
Möchtest Du noch mehr über erfolgreiche Präsentationen erfahren? Dann solltest Du unbedingt am Kurs DesignWerke mit Ellen Riesterer teilnehmen. Ellen ist eine erfahrene Trainerin und zeigt Dir viele Tipps und Tricks für überzeugende Präsentationen. In ihren Schulungen erklärt sie anhand konkreter Beispiele, wie zum Beispiel an den beschriebenen Folien für die Migros Industrie, wie man Präsentationen effektiv gestaltet und das Publikum begeistert.
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