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Wenn Teams regelmäßig gemeinsam an Dokumenten arbeiten müssen, kann ein Chaos entstehen: zum Beispiel fehlen es notwendige Bearbeitungsrechte, oder wichtige Dateien sind nicht auffindbar, oder der Kunde kommentiert seine Änderungswünsche nicht, sondern bearbeitet direkt den Text.
Solche Situationen können zu Problemen führen, insbesondere wenn es um vertrauliche Dokumente wie wichtige Verträge und Formulare geht. Doch die Arbeit in digitalen Räumen von ONLYOFFICE DocSpace eliminiert jegliche Schwierigkeiten. Reibungslose Zusammenarbeit, Flexibilität & KI-Integration
ONLYOFFICE DocSpace erleichtert die Zusammenarbeit an Dokumenten mit verschiedenen Personen, mit denen man von Tag zu Tag interagieren muss – mit Kollegen, Kunden, Partnern, Auftragnehmern, Sponsoren usw.
Die Plattform verfügt über integrierte Online-Editoren für Bearbeiten der Dateien in verschiedenen Formaten, darunter Textdokumente, digitale Formulare, Kalkulationstabellen, Präsentationen, PDF, E-Bücher und Multimedia. Das integrierte KI-Plugin ermöglicht das Schreiben, Zusammenfassen und Übersetzen von Texten, Generieren von Bildern und Schlüsselwörtern.
ONLYOFFICE DocSpace bietet eine raumbasierte Umgebung, die es ermöglicht, eine klare Dateistruktur je nach individuellen Bedürfnissen oder Projektzielen zu organisieren. DocSpace-Räume sind Gruppenräume mit einer voreingestellten Zugriffsstufe, um einen schnellen Dateiaustausch zu gewährleisten und unnötige, wiederholte Aktionen zu vermeiden.
Derzeit sind zwei Typen von Räumen verfügbar. Der erste Typ sind Räume für die Zusammenarbeit, um Dokumente gemeinsam zu verfassen, Änderungen zu verfolgen und in Echtzeit zu kommunizieren. Zum zweiten Typ gehören benutzerdefinierte Räume für beliebige Zwecke, z.B. um die Überprüfung oder Kommentierung von Dokumenten anzufordern oder beliebige Inhalte nur zur Ansicht freizugeben.
Flexible Berechtigungen ermöglichen eine Feinabstimmung des Zugriffs auf den gesamten Raum oder einzelne Räume. Demgemäß hängen die verfügbaren Aktionen mit Dateien in einem Raum von der jeweiligen Benutzerrolle ab.
Beispiel: Stellen wir uns vor, dass wir mit einem Geschäftsvertrag beschäftigt sind. Wir erstellen einen benutzerdefinierten Raum, laden Mitwirkende ein und geben ihnen angemessene Zugriffsrechte. Den Teammitgliedern gewähren wir vollen Bearbeitungszugriff, damit sie das Dokument bearbeiten können. Für unsere Kunden wählen wir je nach Rolle andere Berechtigungsstufen. Für jemanden, der im Text nur Vorschläge machen soll, wählen wir die Rolle "Rezensent". Zum Ausfüllen des Vertrags geben wir einer Person die Rolle "Formularausfüller". Sobald wir die Datei im Raum erstellen oder hochladen, hat jedes Mitglied je nach seiner vordefinierten Rolle Zugriff auf diese.Vertrauliche Unternehmensdaten geschützt
Mit ONLYOFFICE DocSpace ist die Arbeit mit Dokumenten sicher gestaltet. Das HTTPS-Protokoll verschlüsselt den Datenverkehr während der Übertragung, JWT schützt die Dateien vor unbefugtem Zugriff. Es ist möglich, Passwortschutz und Wasserzeichen zu aktivieren.
Neben den verschiedenen Zugriffsebenen können Administratoren auch die Sicherheitseinstellungen anpassen, um das Anmeldeverfahren zu kontrollieren und Datenlecks zu verhindern, einschließlich Optionen wie 2FA und Single Sign-On, vertrauenswürdige Mail-Domänen, IP-Beschränkung usw. Zur Überwachung der Benutzeraktivitäten stehen Login-Historie und Audit Trail zur Verfügung.
Automatische und manuelle Datensicherungen sorgen dafür, dass die Unternehmensdaten auch bei einem Ausfall der Infrastruktur sicher bleiben.
ONLYOFFICE DocSpace ist vollständig DSGVO-konform und kann sowohl in einer Public Cloud als auch auf eigenen Servern gehostet werden. Für kleine Teams, die keine große Anzahl von Admins und Power-Usern benötigen, ist DocSpace kostenlos. Für alle, die einen größeren Umfang sowie ein professionelles Support-Paket und mehr Anpassungsmöglichkeiten benötigen, gibt es die Business-Lizenz.
Mehr Infos: www.onlyoffice.com/de/docspace.aspx