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Accès aux documents officiels
Qui a accès aux documents officiels ?
La LTrans donne à toute personne morale ou physique, sans distinction de nationalité, de domicile ou d'âge, le droit de consulter des documents officiels ou d'obtenir des renseignements sur leur contenu. Ce droit d'accès est opposable devant les tribunaux, mais peut être limité par l'autorité si la situation l'exige.
Manière d'agir
Une demande d'accès à des documents officiels doit être adressée à l'autorité qui a produit le document souhaité ou qui l'a reçu en tant que destinataire principal. Les autorités renseignent le demandeur ou la demanderesse sur les documents officiels accesibles et l'assiste dans ses démarches.
Une requête doit être considérée comme une demande d'accès au sens de la LTrans, lorsqu'elle porte sur un ou plusieurs documents officiels au sens de la loi précitée.
Ne sont pas considérées comme des demandes d'accès, les requêtes concernant:
- des renseignements généraux (p. ex. l'état d'un projet, l'autorité compétente dans un certain domaine);
- la consultation ou la remise d'informations régies par des dispositions spéciales (p. ex. extraits de registres, droit des parties de consulter le dossier dans le cadre d'une procédure, droit du demandeur d'accéder à ses propres données personnelles);
- des renseignements de nature juridique.
Exigences formelles
Une demande d'accès à des documents officiels ne doit répondre à aucune exigence particulière de forme. Elle peut être communiquée oralement ou par écrit (par courrier, par email, par fax, etc.). La demanderesse ou le demandeur n'est, à ce moment, pas tenu(e) de communiquer son identité, ni de faire valoir un intérêt particulier à obtenir les documents requis. L'unique exigence porte sur la formulation de la demande ; celle-ci doit être formulée de manière suffisamment précise pour que l'autorité puisse identifier le ou les document(s) demandé(s) sans devoir mettre en œuvre des efforts disproportionnés.
Quelles autorités sont soumises à la loi sur la transparence ?
La loi sur la transparence régit en principe tous les documents officiels de l'administration fédérale, des Services du Parlement, des organismes et des personnes de droit public ou de droit privé extérieurs à l'administration fédérale dans la mesure où ils édictent des actes ou rendent des décisions.
Le Conseil fédéral en tant qu'autorité directoriale et exécutive (contrairement aux membres du Conseil fédéral lorsqu'ils agissent en qualité de chef d'un département), les organes de l'Assemblée fédérale (notamment le Parlement et les commissions parlementaires), la BNS et la FINMA ne sont pas soumis à la loi sur la transparence.
Qu’est-ce qu’un document officiel ?
Il faut savoir tout d'abord que la loi sur la transparence (LTrans) ne s'applique qu'aux documents officiels établis à partir du 1er juillet 2006, date d'entrée en vigueur de la loi. La loi n'a donc pas effet rétroactif.
Est considéré comme document officiel toute information, enregistrée sur un quelconque support, qui concerne l'accomplissement d'une tâche publique, qui a atteint son stade définitif d'élaboration et qui est détenue par une autorité. N'entrent pas dans cette catégorie les documents commercialisés par une autorité (cartes de l'Office fédéral de topographie, par ex.), les brochures et rapports payants de l'administration fédérale, ni les documents destinés à l'usage personnel.
Exceptions au droit d’accès aux documents officiels
La LTrans prévoit un droit d'accès pour tous les documents officiels qui ne relèvent pas de l'une des exceptions prévues la loi. Les art. 7 et 8 LTrans définissent ces exceptions de façon exhaustive ; en font notamment partie les documents dont la publication risque de compromettre des intérêts publics ou privés prépondérants ainsi que les co-rapports du Conseil fédéral, pour lesquels il n'existe aucun droit d'accès.
Émoluments
Principe
L'accès aux documents est en principe soumis au paiement d'un émolument. Le montant des émoluments doit être défini conformément au tarif des émoluments figurant dans l'ordonnance sur la transparence. Le tarif est disponible ici.
Cependant, il n'est pas perçu d'émolument pour le règlement des demandes qui occasionnent des frais inférieurs à 100 francs.
La procédure en première instance et la procédure de médiation sont gratuites.
Lorsque l'autorité s'attend à ce que l'émolument dépasse 100 francs, elle doit en informer la personne qui a déposé la demande. Si cette dernière maintient sa demande, elle en avise l'autorité dans les 10 jours, faute de quoi la demande sera considérée comme retirée.
Avance
Dans des cas fondés, notamment lorsque le demandeur ou la demanderesse est domicilié(e) à l'étranger ou s'il y a des arrérages dans les paiements, il est possible d'exiger une avance. Si les coûts attendus sont connus d'emblée, le paiement anticipé entre également en ligne de compte. En l'absence de circonstances particulières, il y a lieu de facturer les émoluments.
Contestation de l'émolument
La fixation de l'émolument par l'autorité fait partie de la procédure ordinaire de traitement de la demande d'accès. Si vous êtes d'avis que l'émolument exigé est indu ou que son montant est inadéquat, vous pouvez demander directement à l'autorité compétente d'établir une décision faisant état de cet émolument. Vous pourrez ensuite faire recours contre cette décision auprès du Tribunal administratif fédéral.
Une demande en médiation relative aux émoluments ne peut en principe être adressée au Préposée que si le demandeur ou la demanderesse conteste le montant de l'émolument ainsi que l'étendue de l'accès qui lui a été accordé. Les deux aspects du litige sont étroitement liés et doivent donc faire l'objet d'une seule et même procédure. Par ailleurs, une procédure de médiation peut exceptionnellement être ouverte uniquement concernant le montant de l'émolument lorsque les coûts prévisibles sont à ce point excessifs qu'ils équivalent à une restriction du droit d'accès.
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