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Vertretung und Unterschriftsberechtigung im Unternehmen (Prokurist & Handlungsbevollmächtigter; Kollektivunterschrift)
Das Vertretungs- und Zeichnungsrecht ist grundsätzlich bei allen Rechtsformen gleich geregelt. Die Vertretung und Unterschriftsberechtigung ist von grosser Bedeutung für eine Gesellschaft.
A) Inhaber/Gesellschafter/Geschäftsführer/Verwaltungsrat
Grundsätzlich vertreten der Inhaber einer Einzelfirma, der Gesellschafter einer Kollektivgesellschaft, der Geschäftsführer einer GmbH und der Verwaltungsrat einer AG die jeweilige Gesellschaft. Diese haben eine umfassende Vertretungsberechtigung, d.h. sie können alle Geschäfte abschliessen, die der Gesellschaftszweck mit sich bringen kann. Sie sind im Handelsregister (HR) eingetragen.
In der Regel wird es nun aber so sein, dass man aus verschiedenen Gründen weiteren Personen die Möglichkeit geben möchte, die Gesellschaft rechtsgültig zu vertreten. Grundsätzlich müsste man dazu die betreffende Person für jedes Geschäft, das sie abschliesst einzeln bevollmächtigen; dies erlaubt eine genaue Kontrolle, ist jedoch mühsam und ineffizient. Darum ist es möglich, zusätzliche Personen in allgemeiner Weise zur Vertretung des Unternehmens zu ermächtigen. Dabei sind die folgenden weitere Arten der Vertretungsberechtigung zu unterscheiden:
B) Prokurist
Der Prokurist hat eine relativ weitgehende Vollmacht. Er ist zu allen Handlungen berechtigt, die der Zweck des Gewerbes mit sich bringen kann und kann auch nicht alltägliche Geschäfte (z.B. Aufnahme eines Kredites oder Führung eines Gerichtsprozesses) abschliessen. Häufig unterschreibt ein Prokurist mit dem Zusatz „p.p.“ oder „ppa.“ (per procura), so erkennt die Gegenpartei die Stellung des Unterschreibenden. Wer eine Prokura besitzt ist als Prokurist im Handelsregister einzutragen. Die Prokura kann aber auch ohne Eintrag in das HR entstehen, wenn z.B. der Inhaber über längere Zeit toleriert, dass seine Angestellten selber Offerten unterschreiben. Dann dürfen die Geschäftspartner davon ausgehen, die betreffenden Personen seien entsprechend bevollmächtigt. Ein Eintrag im Handelsregister schafft aber in jedem Fall Klarheit für alle Beteiligten. Eine solche Eintragung kann auch jederzeit wiederrufen werden.
C) Handlungsbevollmächtigter
Der Handlungsbevollmächtigte ist nur dazu berechtigt Geschäfte abzuschliessen, welche der Betrieb gewöhnlich mit sich bringt. Er ist nicht für unübliche, nicht alltägliche Geschäfte berechtigt, er kann nur alltägliche Handlungen vornehmen. Der Umfang der Vollmacht ist also kleiner als bei der Prokura. Der Handlungsbevollmächtige zeichnet im dem Zusatz „i.V.“ (in Vertretung) und wird nicht im Handelsregister eingetragen.
Einschränkung der Vertretung durch Kollektivunterschrift
Der Umfang der jeweiligen Vertretungsbefugnisse von Inhaber/Geschäftsführer/Verwaltungsrat, Prokurist und Handlungsbevollmächtigtem wurde oben dargelegt. Nun ist es möglich, die Vertretung durch eine Kollektivunterschrift weiter einzuschränken. Das heisst, dass die entsprechenden Personen (egal ob Inhaber/Geschäftsführer/Verwaltungsrat oder Prokurist oder Handlungsbevollmächtigter) nicht alleine rechtsgültig unterzeichnen dürfen. Häufig kommt die Kollektivunterschrift zu zweien vor, d.h. zwei Personen mit gleicher Vollmachtsstufe dürfen gemeinsam unterzeichnen (z.B. zwei Prokuristen, d.h. Kollektivprokura). Es ist aber auch möglich mehr Unterschriften zu verlangen, z.B. eine Kollektivunterschrift zu dreien.
Eine weitere Einschränkung wird dadurch erreicht, dass man einen Vertretungsberechtigten nur mit einem spezifischen zweiten zeichnen lässt, z.B. „Kollektivunterschrift zu zweien zusammen mit dem Präsidenten“ (d.h. er darf nur gemeinsam mit dem Verwaltungsratspräsident unterschreiben) oder „Kollektivunterschrift zu zweien mit einem Mitglied“ (d.h. er darf nur gemeinsam mit einem Mitglied des Verwaltungsrates unterschreiben).
Nachteile unbedingt beachten
Es sind somit viele verschiedene Kombinationen möglich. Dabei ist aber immer daran zu denken, was passiert wenn eine Person unerwartet ausfällt. Nehmen wir an die Helios Finance GmbH habe nur zwei Beteiligte welche beide auch die Geschäftsführer sind. Eine Kollektivunterschrift zu zweien wäre in diesem Beispiel eine ungeschickte Lösung. Hat der eine Gesellschafter einen Unfall und fällt in ein Koma oder bleibt er anstatt für 3 Tage für 3 Wochen in den Ferien so ist die Gesellschaft während dieser Zeit nicht handlungsfähig, denn sie kann keine rechtsgültigen Geschäfte abschliessen. Um dies zu verhindern kann man entweder auf eine Kollektivunterschrift verzichten (Einzelunterschrift) oder aber einer dritten Person (z.B. dem Treuhänder) die Kollektivunterschrift erteilen, welche im Notfall einspringen kann. Gleiches gilt, wenn man die Kollektivunterschrift nur mit einer bestimmten Person, z.B. dem Verwaltungsratspräsidenten, zulässt. Wenn dieser ausfällt, wäre die Handlungsfähigkeit der Gesellschaft ebenfalls nicht mehr gewährleistet. Bei solchen Konstellationen ist also immer Vorsicht geboten.
Weitere Einschränkungen
Es ist möglich zusätzlich interne Beschränkungen der Vollmacht, z.B. auf bestimmte Geschäftsbereiche, vorzunehmen. Beispiele wären eine Beschränkung der Vollmacht auf Geschäfte im Wert von maximal CHF 10’000 oder eine Beschränkung auf Verträge bezüglich Büromaterialeinkauf. Solche Einschränkungen gelten aber gegenüber Dritten nur soweit, als diese darüber informiert sind. Ist im Handelsregister jemand als Prokurist eingetragen, dürfen Geschäftspartner davon ausgehen, dass dieser Prokurist eine Vollmacht ohne weitere Einschränkung besitzt (wie oben unter B beschrieben). Schliesst dieser Prokurist nun einen Geschäft über CHF 11’000 ab, wird das Unternehmen dadurch grundsätzlich korrekt verpflichtet. Der Prokurist kann dafür aber intern belangt werden (in schweren Fällen ist z.B. eine fristlose Kündigung möglich). Will man dieses Risiko minimieren, muss man seine Geschäftspartner auf die bestehenden Beschränkungen der Vollmachten aufmerksam machen, am Besten schriftlich.
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