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Als Geschäftsführer eines Unternehmens oder als Selbständiger ist es wichtig, die Buchhaltung so schnell wie möglich auf einer gesunden und soliden Basis zu führen.
Sie werden in der Lage sein, Ihr Geschäft besser zu steuern, z. B. Ihre Preispolitik festzulegen und Ihre Liquidität zu verwalten, sowie mit Ihren Finanzpartnern oder auch den Steuerbehörden zu interagieren.
Im Folgenden lernen Sie die Konzepte und Regeln der Buchhaltung kennen, die Sie unbedingt beachten sollten:
Grundlegende Konzepte der Buchhaltung
Die Buchhaltung ermöglicht es, folgende Werte tagesaktuell zu erfassen:
- Die Finanzlage (Barmittel, Schulden, Forderungen)
- Den Wert des Unternehmensvermögens
- Das Ergebnis der Geschäftstätigkeit
Die Buchhaltung dient auch als Grundlage für Steuererklärungen, liefert alle Informationen, die für die Verwaltung Ihres Unternehmens erforderlich sind, und bietet wertvolle Hinweise für die Zukunftsplanung.
Die Bücher werden auf die gleiche Weise geführt, jedoch je nach Größe der Gesellschaft mit einigen Besonderheiten im Hinblick auf die gesetzlichen Grundlagen. Es gibt drei Arten von Gesellschaften. Die Verpflichtungen zur Buchführung und Erstellung von Abschlüssen hängen jedoch nicht nur von der Art des Unternehmens ab, sondern hauptsächlich vom Umsatzvolumen des Unternehmens mit den folgenden Kategorien: Kleinunternehmen, KMU, große Unternehmen.
Das Einzelunternehmen
Da es von einer einzigen Person gegründet wurde, die als Selbständiger arbeiten möchte, kann der Unternehmer bei der Führung seines Unternehmens vollständige Flexibilität walten lassen und alle Entscheidungen alleine treffen.
Es gibt keine Trennung zwischen dem Unternehmen und seinem Eigentümer. Die Verbindlichkeiten und Verluste werden vom Eigentümer persönlich übernommen, was ein gewisses Risiko darstellt.
So gibt es beispielsweise nur eine Steuererklärung für den Eigentümer und sein Einkommen aus abhängigen und/oder unselbständigen Tätigkeiten. Die Konten sollten jedoch getrennt nach gewerblichen und privaten Elementen dargestellt werden.
Personengesellschaften
Personengesellschaften bestehen durch die Menschen, die sie bilden.Ihre Mitglieder haften im Falle des Konkurses wie beim Einzelunternehmen mit ihrem gesamten persönlichen Vermögen. Die Einfache Gesellschaft, die Kollektivgesellschaft (KIG) und die Kommanditgesellschaft gehören in diese Kategorie.
Kapitalgesellschaften
Kapitalgesellschaften bestehen durch ihre Eintragung im Handelsregister (HR) und ihre Beurkundung durch einen Notar. Im Gegensatz zu den anderen Gesellschaftsformen haben sie als juristische Person eine eigene Rechtspersönlichkeit. Es wird zwischen dem Unternehmen und seinen Eigentümern unterschieden. Wenn eine Kapitalgesellschaft in Konkurs geht, werden ihre Eigentümer nicht persönlich mit ihrem Privatvermögen verfolgt. Es gibt einen obligatorischen Mindestbetrag für die Investition, der sich auf 20 000.- CHF für eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) und 100 000.- CHF für eine Aktiengesellschaft (AG) beläuft.
Zu beachtende Regeln
Dazu muss die Buchhaltung bestimmte allgemeine Grundsätze befolgen, um sicherzustellen, dass sie klar und nützlich ist und relevante Informationen liefert.
1. Erfassung aller Finanzströme
Für jede Finanzbewegung, die das Unternehmen betrifft, muss ein Buchhaltungseintrag in die Konten aufgenommen werden, um den Vorgang zu erfassen.
2. Dokumentation der Buchungen
Jede Buchung in der Buchhaltung muss durch einen Buchhaltungsbeleg (Rechnung, Quittung, Bankeinzug usw.) nachgewiesen werden. Die Unterlagen müssen vom Unternehmen 10 Jahre lang aufbewahrt werden.
3. Unabhängigkeit von Rechnungsjahren
Ein Rechnungsjahr dauert in der Regel ein Jahr. Es beginnt am 1. Januar (Eröffnung) und endet am 31. Dezember (Abschluss oder Closing). Die Rechnungsjahre müssen völlig unabhängig voneinander sein, und die zum 31. Dezember dargestellte Situation muss der wirklichen finanziellen Situation des Unternehmens zu diesem Zeitpunkt entsprechen.
4. Die Realität widerspiegeln
Die Rechnungslegung muss der wirtschaftlichen Realität des Unternehmens entsprechen. Ein Versuch, die Realität zu verschleiern, wird als betrügerische Praxis angesehen.
5. Doppelte Buchführung
Jede Buchung auf einem Konto muss ein Gegenstück auf einem anderen Konto haben.
Grundlegende Dokumente in der Buchhaltung
Eines der Ziele der Finanzbuchhaltung ist die Erstellung von Jahresabschlüssen. Der Jahresabschluss besteht unter anderem aus der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung.
Die Bilanz
Die Bilanz weist das Vermögen des Unternehmens zu einem bestimmten Zeitpunkt aus, weshalb sie immer datiert ist (in der Regel zum 31. Dezember). Die Bilanz ist eines der am häufigsten verwendeten Dokumente in der Buchhaltung. Das Vermögen ist der Nettowert dessen, was das Unternehmen besitzt, d. h. die Differenz zwischen dem, was es hat, und dem, was es schuldet.
a. Was das Unternehmen besitzt = Verwendung der Mittel = was es mit dem zur Verfügung stehenden Geld gekauft hat.
b. Die Herkunft der Mittel = woher das Geld kommt, das dem Unternehmen zur Verfügung steht (erhaltene Kredite, investiertes Kapital).
Die linke Spalte der Bilanz heißt AKTIVA. Dort trägt man ein, was das Unternehmen besitzt. Die rechte Spalte der Bilanz heißt PASSIVA und hier wird aufgelistet, woher das Geld kommt, das dem Unternehmen zur Verfügung steht.
SUMME AKTIVA = SUMME PASSIVA
Die Summe der AKTIVA ist immer gleich der Summe der PASSIVA. Denn die Mittel, die dem Unternehmen zur Verfügung stehen, werden verwendet, um z. B. Maschinen, Fahrzeuge oder Computer zu kaufen (Investitionen).
Wenn nach diesen Investitionen noch Geld übrig ist, dann wird das Geld in bar (in einer Kasse oder einem Tresor) aufbewahrt oder auf ein Bank- oder Postkonto eingezahlt. Um eine Bilanz zu erstellen, muss man eine Inventur machen. Die Inventur ist der Akt der Auflistung und Zählung der Elemente, die das Vermögen des Unternehmens bilden.
Die Gewinn- und Verlustrechnung
Verwaltungskonten sind Konten, die das Ergebnis der Unternehmenstätigkeit beeinflussen, d. h. was das Unternehmen einnimmt und es reicher macht (Einnahmen) und was es ausgibt und es ärmer macht (Ausgaben).
Es gibt zwei Arten von Verwaltungskonten: Aufwandskonten und Ertragskonten. Mit diesen Konten stellt man den erzielten Gewinn oder Verlust fest. Je nach der Differenz zwischen Aufwand und Ertrag des Unternehmens ergibt sich entweder ein Gewinn oder ein Verlust.
Das Journal
Im Journal werden die Transaktionen verbucht. Das Journal ist das Arbeitswerkzeug des Buchhalters. Er wird die Konten angeben, die bei jeder Transaktion in einer Buchhaltungssoftware verwendet werden, die diese Transaktionen automatisch in die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung übertragen wird.
BetterStudy – Der Online-Buchhaltungskurs
Das Online-Lerninstitut BetterStudy bietet einen kompletten Buchhaltungskurs mit zahlreichen Videos, individuellen Übungen und Fernbetreuung durch erfahrene Trainer an.
BetterStudy ist eine Gemeinschaft von über 2000 Lernenden, die sich weiterbilden:
- um auf Wunsch ihres Arbeitgebers Kompetenzen zu entwickeln
- um unsere Diplome zu erhalten und daraufhin in der Buchhaltung arbeiten zu können
- im Rahmen von Ausbildungsprogrammen von Partnerschulen wie der Haute école de gestion de Genève HES-SO.