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Was ist eigentlich ein Audit und wozu dient es?
Das Wort «Audit» ist vom lateinischen Verb «audire» abgeleitet, was zu Deutsch «hören» oder «zuhören» bedeutet. Es geht bei einem Audit also um das Zuhören. Die Person, die zuhört, ist der Auditor bzw. Auditorin, die Person, die erzählt und Dinge zeigt, ist die auditierte Person.
Ein Audit kann unterschiedliche Zwecke haben: Einerseits ist es ein Instrument zur Überprüfung, andererseits kann es als eine Art Wünschelrute für Verbesserungen genutzt werden.
Überprüft werden kann mittels Audits, ob Prozesse, Projekte, Produkte, Dienstleistungen oder Managementsysteme den geltenden Standards, Richtlinien, Normen oder Gesetzen entsprechen.
Gefunden werden können mittels Audits Chancen und Verbesserungspotenziale in Prozessen, an Schnittstellen, in Teams und Abteilungen oder Organisationen.
Als professioneller Leitfaden für Audits dient die ISO 19011. Dort ist definiert, wie professionelle Audits ablaufen und welche Rahmenbedingungen für Audits gelten.
Audit: ein Begriff für viele Arten
Es gibt nicht DAS Audit. Je nach Zielsetzung existieren verschiedene Arten von Audits. Möchtest Du mehr zu Audits wissen, musst Du Audits in der eigenen Organisation begleiten oder möchtest Du selbst auditieren, dann solltest Du Dir zuerst Gedanken machen, mit welcher Art Audit Du es zu tun hast.
Externe Audits
Externes Audit bedeutet: Es kommt jemand von extern, um in Deiner Organisation zu auditieren. Es gibt zwei Möglichkeiten, woher dieser Jemand kommen kann:
- Von einer Zertifizierungsstelle, also z.B. vom TÜV, von der SQS oder von anderen Organisationen, die Zertifizierungen durchführen. In diesem Falle ist Deine Organisation zertifiziert nach einer ISO-Norm wie z.B. ISO 9001 für Qualität, ISO 13485 für Medizintechnik, ISO 14001 für Umwelt, nach Eduqua (Bildungsbranche), nach Sanacert oder Swiss Leading Hospitals (Gesundheitswesen), IATF (Automotive) oder anderen Standards. Externe Auditoren bzw. Auditorinnen kommen zum Überprüfen. Sie werden sich ein Bild machen, wie gut in Deiner Organisation die Standards, denen Ihr Euch verpflichtet habt, eingehalten werden. Wenn Du die Funktion eines Qualitätsmanagers oder einer Qualitätsmanagerin innehast, wirst Du meist die Kontaktperson für den externen Auditor bzw. Auditorin sein. Mit ihm vereinbarst Du Audittermine, sprichst Auditpläne ab und Du sorgst dann dafür, dass während des Audits alles nach Plan läuft und alles organisiert ist.
- Der externe Auditor bzw.
Auditorin kommt von einem Eurer B2B-Kunden. Hier geht es darum, dass Deine
Kunden wissen wollen, wie gut es zum Beispiel um Eure Lieferfähigkeit steht. In
diesem Fall spricht man auch von einem Lieferantenaudit.
Interne Audits
Internes Audit bedeutet: Es kommt jemand von intern, um in Deiner Organisation zu auditieren. Diese Audits werden auch von der Organisation selbst geplant und organisiert. Dafür braucht Ihr in Eurer Organisation einerseits Mitarbeitende, die auditieren können. Interne Audits sind häufig interessante Entwicklungsmöglichkeiten für Mitarbeitende. Je nachdem, wie gross eine Organisation ist, müssen mehrere Mitarbeitende als interne Auditoren bzw. Auditorin ausgebildet sein. Mindestens aber müssen es zwei Personen aus verschiedenen Bereichen sein, da verlangt wird, dass Auditoren bzw. Auditorinnen neutral sind. Das bedeutet, man darf nicht seinen eigenen Prozess oder seine eigene Tätigkeit auditieren. Andererseits muss es in der Organisation auch jemanden geben, der weiss, wie diese Audits geplant, organisiert und durchgeführt werden. Qualitätsmanager*innen übernehmen diese Aufgabe in der Regel.
Auch für interne Audits gibt es zwei Treiber:
- Wenn Deine Organisation zertifiziert ist, werdet Ihr mit grosser Wahrscheinlichkeit interne Audits durchführen müssen. Die meisten Normen und Standards verlangen das.
- Wenn
Deine Organisation Potenziale zur Verbesserung finden will, sind interne Audits
dazu ein hilfreiches Mittel. Ein solches Audit ist ein gutes Hilfsmittel gegen
interne blinde Flecken. Auditiert beispielsweise eine Mitarbeiterin aus der
Personalabteilung einen Produktionsprozess, dann wird diese Auditorin andere
Fragen stellen als jemand, der sich in der Produktion bestens auskennt. Sie
stellt womöglich genau die «dummen» Fragen, mittels derer Selbstverständlichkeiten
auf den Prüfstand kommen. Dabei können Lücken, Überflüssiges oder Unklarheiten
entdeckt werden – alles wunderbare Ansatzpunkte für Verbesserung von Prozessen,
von Zusammenarbeit und letztlich von Ergebnissen der ganzen
Organisation.
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