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Nach HERMES beginnt die Beschaffung in der Phase Konzept, nachdem das Projekt zur Umsetzung freigegeben wurde. Zuerst wird der Beschaffungsplan erarbeitet. Dann erfolgt die Ausschreibung und nach der Bewertung wird der Vertrag mit dem gewählten Lieferanten geschlossen.
Warum soll die Beschaffung aber bereits in der Phase Initialisierung starten?
Ein wichtiges Ergebnis in dieser Phase ist die Studie. Die Studie bildet die Grundlage für die Entscheidung, ob ein Projekt gestartet wird oder nicht. Sie ist die Voraussetzung für die Erarbeitung des Projektmanagementplans und des Projektauftrags. Die Studie beschreibt die Ziele und Varianten und deren Bewertung. Zur Bildung von Varianten werden strategische, organisatorische und wirtschaftliche Kriterien angewandt und die Risiken der einzelnen Varianten abgeschätzt. Wenn genau zu diesem Zeitpunkt nicht auch Elemente aus der Beschaffungsplanung wie die Strategie der Beschaffung, sowie beschaffungsspezifische organisatorische und wirtschaftliche Kriterien einfliessen, ist die Gefahr gross, dass die Projektfreigabe auf der Basis einer Variante erfolgt, welche sich im Nachhinein (wenn das Projekt schon längst eingeführt wurde) aus beschaffungstaktischen Gründen als falsch oder suboptimal erweist.
Und dann ist es zu spät und alle schauen sich in die Augen und sagen: «Hätten wir die Erkenntnisse aus der Beschaffungsplanung schon in der Studienphase gekannt, wäre das Projekt anders abgelaufen.»