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Kürzlich hat mir ein Bekannter erzählt, dass während der Bankenkrise vor einigen Jahren alle Assistenten auf seiner Führungsstufe gestrichen wurden. Das Erstaunliche sei gewesen, dass für die betroffenen Führungskräfte die Arbeitsbelastung danach kaum grösser war und die Qualität ihrer Arbeit nicht gelitten hat.
Der Bekannte erzählte weiter, man habe danach gemerkt, dass die Assistenten viele Aufgaben gemacht hätten, die eigentlich niemand richtig benötigt habe. Zum Beispiel Statistiken für die sich niemand interessiert, Listen und Rapporte, die keiner anschaut, Aufgaben, die keine Wirkung haben.
Ich will nun natürlich nicht die Assistenten schlecht machen. Die meisten von ihnen waren fleissig und machten einen guten Job.
Organisationen blähen sich auf
Aber was sagt dieses Beispiel denn aus? Doch, dass Verwaltungen die Tendenz haben, sich aufzublähen und sich selber zu beschäftigen.
Die Ursache solcher Entwicklungen liegt meistens im Führungsverhalten der Chefs. Wenn Führungskräfte nicht den Mut haben auch einmal «Nein» zu sagen oder Aufgaben immer wieder zu hinterfragen, dann ist der einfachste Weg, solche Tätigkeiten an Assistenten oder Mitarbeiter zu delegieren.
Natürlich haben auch die Assistenten und Mitarbeiter eine Verantwortung. Auch sie (so wie ihre Chefs) können ihre Tätigkeiten und ihre Aufgaben immer wieder hinterfragen. Zum Beispiel die folgenden kritischen Fragen stellen:
- Was bringt diese Aufgabe dem Team / der Firma?
- Was würde passieren, wenn ich diese Aufgabe ersatzlos streiche?
- Könnte ich eine Aufgabe vereinfachen oder reduzieren?
- Hat diese Tätigkeit irgendeine Wirkung auf den Erfolg unserer Firma?
- Welche Aufgaben würde ich weglassen, wenn ich ab morgen nur noch 50% tätig wäre?
Ein Teilnehmer an einem Seminar hat mir Folgendes erzählt: Einmal im Jahr sitzt sein Team zusammen und entscheidet über eine Aufgabe, die von nun an weggelassen wird. Die Erfahrungen damit seien nur positiv und Probleme hätte es noch nie gegeben.
Ich schlage Ihnen vor, dass Sie dieses Ritual auch in Ihrem Bereich einführen und zwar nicht einmal, sondern viermal im Jahr!
Viel Erfolg bei der Systematischen Müllabfuhr.