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Die persönliche und richtige Anrede in einem Mailing oder E-Mail ist ein Muss. Erfahre in diesem Beitrag, wie du in deinem Adressbestand schnell und effizient Anreden prüfst oder anreicherst.
Selbst wenn wir uns als Empfänger:innen bewusst sind, dass ein Mailing kein persönliches Schreiben ist, hat die Anrede eine Wirkung. Ist sie persönlich und richtig, sind wir eher geneigt, uns mir dem Inhalt des Schreibens auseinanderzusetzen.
Eine neutrale Anrede wie «Sehr geehrte Damen und Herren» signalisiert ein unpersönliches Massenschreiben und findet entsprechend weniger Aufmerksamkeit. Viel Aufmerksamkeit – allerdings unerwünschte – erregt hingegen die Verwendung des falschen Geschlechts in der Anrede.
Wie du Anreden in deinem Adressstamm selbst anreicherst und überprüfst zeigen wir dir in diesem Artikel.
Als Basis benötigst du deine Adressdaten in einem Excel-Sheet und eine Vornamentabelle mit Anreden. Basierend auf den Daten des Bundesamtes für Statistik haben wir eine solche Tabelle für dich erstellt - sie umfasst über 59'500 Vornamen. Hier lädst du sie herunter:
Nun geht’s ans Eingemachte – oder besser an den SVERWEIS – eine ausgesprochen nützliche Excel-Formel, die dir immer wieder nützlich sein wird.
Der SVERWEIS dient dazu, eine Tabelle nach einem Wert zu durchsuchen – zum Beispiel «Peter» - und danach danach einen zweiten damit verbunden Wert zurückzuliefern – zum Beispiel «Herr».
So sieht die Formel aus: =SVERWEIS(Suchkriterium; Matrix; Spaltenindex; Bereich_Verweis)
Und so übernimmst du damit die Daten aus der Vornamentabelle:
1. Klicke neben dem ersten Vornamen Ihrer Adresstabelle in die leere Zelle:
2. Beginne damit, die Formel einzugeben: =sverweis(
3. Suchkriterium: Klicke die Zelle an, in der der erste Vorname steht. Im Beispiel Zelle B2. Du kannst die Zellkoordinaten (B2) auch eintippen. Setze einen Strichpunkt, damit Excel weiss, dass der nächste Teil der Formel folgt.
4. Matrix: Wechsel nun zur Vornamentabelle, die du heruntergeladen hast. Markiere dort die Spalten A und B und setze erneut einen Strichpunkt. Das Ganze sieht dann etwa so aus:
5. Spaltenindex: Hier gibst du an, in welcher Spalte der Inhalt steht, der in deine Adresstabelle übernommen werden soll. Dazu gibst du die Position der Spalte als Zahl ein. Im vorliegenden Beispiel eine 2, da es sich um die zweite Spalte der Matrix handelt. Wieder einen Strichpunkt setzen:
6. Bereich_Verweis: Definiert, ob die Übereinstimmung ungefähr stimmen muss (WAHR) oder exakt sein muss (FALSCH). Klicke FALSCH an und setze die schliessende Klammer.
7. Drücke die Return-Taste (Eingabetaste). Excel sollte automatisch auf deine Adresstabelle zurückwechseln. Wenn alles richtig funktioniert hat, siehst du nun die erste ausgefüllte Anrede:
Das Ausfüllen der gesamten Spalte mit den Anreden ist einfach: Wähle die Zelle mit der ausgefüllten Anrede aus. Bewege die Maus zum kleinen grünen Viereck unten rechts in der Zelle:
Der Mauszeiger wird zu einem kleinen schwarzen Kreuz:
Nun klickst du doppelt. Daraufhin wird die Formel nach unten ausgefüllt. Als Alternative kannst du, wenn das Kreuz erscheint, einmal klicken, die Maustaste gedrückt halten und dann die Maus nach unten ziehen. Das lohnt sich höchstens dann, wenn du ganz wenige Einträge in deiner Tabelle hast.
Im Beispiel sieht das dann so aus:
Zu den Werten «unklar» und #NV kommen wir gleich. Zuerst gibt es das Folgende zu tun:
Für die weitere Arbeit lohnt es sich, die Formel für den SVERWEIS durch die angezeigten Daten (Anreden) zu ersetzen. Dazu darf die Adresstabelle nicht gefiltert sein.
Fügen die Daten als Werte ein:
Am besten filterst nun deine Tabelle nach «unklar» und «#NV» und blendest die bereits richtigen Anreden aus. Das bleibt zu tun:
Unklar
Unklar bedeutet, dass ein Vorname nicht eindeutig männlich oder weiblich ist. Zum Beispiel bei Andrea oder Dominique. Falls du mit der Person bereits in einer Geschäftsbeziehung stehst, weiss vielleicht jemand in deinem Unternehmen ob es sich um eine Frau oder einen Mann handelt.
Ebenfalls möglich – wenn auch aufwändig – sind Recherchen im Internet. Am wahrscheinlichsten findet man Infos zu Personen im Business-Bereich. Also wenn neben Vornamen und Namen auch die Firma bekannt ist, in dem die Person arbeitet.
#NV
Gibt Excel #NV zurück, wurde kein passender Wert gefunden. Mögliche Gründe:
Der Wert #NV bringt dich rasch auf die Spur von inkorrekten oder unvollständigen Einträgen bei den Vornamen. Meist lassen sich diese rasch korrigieren und die Anrede manuell ergänzen.
Du willst überprüfen, ob die Anreden in deiner Adressdatenbank richtig sind? So könnte dein Quick Check aussehen:
Dort, wo du auf Anhieb keinen Unterschied zwischen den Anreden siehst, weil zum Beispiel bei beiden «Frau» steht, ist höchstwahrscheinlich ein unnötiger Leerschlag im Spiel.
Das liegt vermutlich daran, dass ein Vorname fehlt. Es kann sein, dass Excel dann das Ausfüllen nach unten stoppt. In diesem Fall kopierst du die letzte ausgefüllte Zelle (Anrede) und fügst sie in der nächsten Zelle ein, bei der ein Vorname steht. Wiederhole danach das Ausfüllen nach unten. Eventuell ist dieser Schritt mehrere Male notwendig.
Der Bereich, aus dem du Daten übernehmen willst (im Beispiel die Vornamentabelle), kann irgendwo in einer Tabelle stehen. Im Beispiel waren es die Spalten A bis B. Genauso gut können es die Spalten U bis Y sein.
Die Spalte in der Excel nach Übereinstimmungen suchen soll – in unserem Beispiel die Vornamen – muss die erste der Matrix sein. Die Daten, die du übernehmen willst – hier die Anreden – müssen irgendwo rechts davon stehen.
Damit Excel weiss, in welcher Spalte die Werte stehen, die du einfügen willst – im Beispiel die Anrede – musst du diese mit einer Zahl definieren. Umfasst der Bereich zum Beispiel die Spalten U bis Y und stehen die Werte in Spalte Y gibst du eine 5 ein, da Y die fünfte Spalte des Bereiches ist.