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Pilotage et conduite au niveau financier
Généralités
Le pilotage et la conduite du projet au niveau financier commencent avec le mandat d'initialisation et s'étendent sur toutes les phases du projet.
Financement
L'organisation permanente fournit les ressources nécessaires pour financer le projet. Comme la phase d'initialisation constitue une prestation préalable, elle est financée par le budget du projet ou par celui de la ligne hiérarchique. Ses coûts sont intégrés comme prestation préalable dans l'analyse de l'efficience du projet.
La planification et le financement des ressources nécessaires sont effectués pour l'ensemble du projet. Une planification générale est établie à la fin de la phase d'initialisation, puis vérifiée et adaptée au fur et à mesure. À la fin de la phase de conception, les coûts définitifs de réalisation et d'exploitation doivent être connus, y compris la part concernant la couverture des risques liés au projet.
Les coûts d'exploitation sont financés par le budget du projet pendant le déroulement de celui-ci; ensuite, ils sont imputés au budget de la ligne hiérarchique.
Pilotage
Le budget du projet est approuvé par l'organisation permanente lors de la prise de décision concernant la libération du projet. Le mandant en assume la responsabilité et libère les ressources financières, phase après phase, au moyen des tâches de décision concernant la libération de chaque phase.
Le mandant est responsable du pilotage financier. Par le biais du reporting, il reçoit toutes les informations nécessaires pour évaluer l'état du projet et l'évolution des coûts.
Le mandant garantit l'efficience du projet en pilotant les coûts de celui-ci ainsi que les futurs coûts d'exploitation.
Pour l'aider dans ses tâches de pilotage, il mandate, si nécessaire, un gestionnaire indépendant de l'assurance de la qualité et des risques.
Conduite
Le chef de projet est chargé de la conduite financière du projet. Il gère la comptabilité du projet et prépare les informations nécessaires pour le pilotage.
Avec la tâche Conduire la gestion des modifications, le chef de projet garantit que les changements portant sur les exigences et l'étendue, ainsi que leurs effets sur les coûts, le personnel et les délais, sont identifiés, analysés, demandés et décidés au moment opportun. Il adapte la planification en conséquence.