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Annexe A - Fournisseur
Une des conditions pour que Virtua puisse générer des réclamations est l'existence d'un champ 941 sous-champ $a dans la notice d'état de collection. Le sous-champ $a contient en effet le numéro d'identité du fournisseur auquel le titre du périodique est lié. C'est auprès de ce fournisseur que le titre sera réclamé.
A.1. Créer un nouveau fournisseur
Au moment de la création du champ 941, sous-champ $a, il faut préalablement vérifier si le fournisseur existe déjà dans la base.
S'il existe, vérifier qu'il appartient bien à son institution et relever son numéro d'identité situé au sommet de la fenêtre à gauche et l'insérer dans le sous-champ $a du champ 941 de l'état de collection
S'il n'existe pas, il faut le créer depuis la barre des menus "Acquisitions" - "Nouveau fournisseur..."
Dans Virtua, les fournisseurs sont saisis dans des masques prédéfinis qu'il faut remplir. La partie supérieure du masque permet de saisir, dans les différents onglets, des informations générales au sujet du fournisseur. Quant aux onglets de la partie inférieure, on peut y insérer des adresses différentes selon le type d'activités effectuées avec le fournisseur.
Remplir le masque de saisie dans ses parties supérieure et inférieure. Il n'est pas nécessaire de remplir toutes les rubriques, mais au moins celles qui permettent d'effectuer les réclamations, comme le "Nom" et "Adresse par défaut"
Dans l'onglet "Acquisitions":
- Le code se trouvant dans le champ "Langue" est important, car il détermine la langue d'impression des lettres de réclamation.
- La méthode de transmission pour les réclamations peut être soit "Impression" soit "Email". Les autres méthodes ne sont pas encore actives.
- ATTENTION: il est désormais possible de choisir la méthode de transmission lors de l'envoi d'une lettre de réclamation. Par conséquent, il est recommandé de ne pas modifier la méthode de transmission par défaut dans la notice du fournisseur, puisqu'un changement s'appliquera à toutes les bibliothèques utilisant la notice en question, mais de sélectionner la méthode de transmission au cas par cas, lors de la création d'une réclamation.
Relever le numéro d'identité du nouveau fournisseur et l'insérer dans le sous-champ $a du champ 941 de l'état de collection.
Notes
- L'onglet "de réclamation" ou "Défaut" doit être rempli pour l'envoi des lettres de réclamation.
- Le numéro d'identité du fournisseur est attribué par le système.
- L'option "Multiplication notice de fournisseur" permet, si elle est activée, d'ouvrir automatiquement une nouvelle fenêtre prête pour la création d'un nouveau fournisseur. Cette fonction est utile si on a toute une série de nouveaux fournisseurs à créer. Attention toutefois à ne pas cocher cette option si vous souhaitez créer une seule nouvelle notice !
ATTENTION: les notices de fournisseurs sont communes aux modules bulletinage et acquisitions. Afin d'éviter tout problème lors de la création ou de la modification d'un fournisseur, veuillez vous référer aux procédures en vigueur sur votre base locale.
A.2. Index "Fournisseurs: TOUS"
Dans la version Consortium de Virtua, l'index "Fournisseurs: TOUS" permet de rechercher les notices de fournisseurs de toutes les institutions. Le résultat de cette recherche indique l'institution à laquelle le fournisseur appartient
Si l'on veut limiter sa recherche aux notices de sa propre institution, il faut utiliser l'index habituel "Fournisseur".
A.3. Copier une notice de fournisseur
Il est possible de copier une notice de fournisseur d'une autre institution vers sa propre institution. Pour cela, afficher la notice "source" puis cliquer sur le bouton "Copier". Une fenêtre s'affiche, dans laquelle l'institution "destinataire" est sélectionnée par défaut :
Cliquer sur le bouton "OK". Dans la nouvelle fenêtre qui s'ouvre, apporter les modifications souhaitées puis sauvegarder la notice.
Note: cette option peut être limitée selon les institutions.
ATTENTION: lors de la copie, seules les données de l'onglet "Fournisseur" sont reprises. Il est donc nécessaire de remplir les champs des autres onglets (langue, délais, notes, etc.) selon les instructions données par votre coordination locale.