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Risikomanagement sollte Teil eines jeden Projekts sein. Es umfasst alle Aktivitäten und Resultate im Zusammenhang mit den Risiken eines Projekts. Ein Risiko wird hierbei verstanden als eine potenzielle Bedrohung für den Projekterfolg. Im Risikomanagement gibt es Risiken, auf die es sich einzugehen lohnt: Sie stellen Chancen dar. Hier möchten wir Ihnen das Risikomanagement und seine Prozesse näher vorstellen und dabei auch den Bezug zu verschiedenen Methoden herstellen.
Prozesse im Risikomanagement
Ein typisches Projektrisikomanagement umfasst folgende Prozesse:
- Identifizieren und Dokumentieren von Risiken
- Analysieren und Priorisieren von Risiken
- Erstellen einer Risikoplanung (inklusive Reaktionen auf Risiken)
- Überwachen des Risikoplans und damit einhergehende Controlling-Aktivitäten
- Durchführen von Risikobeurteilungen und -bewertungen
Die ersten vier Prozesse bilden einen Kreislauf, der im Projektrisikomanagement umgesetzt werden sollte.
Sinnvoll kann das Schaffen einer Risikomanagement-Kultur sein: Risiken sollen offen angesprochen und fortwährend diskutiert werden, damit alle Beteiligten im Projekt sich deren bewusst sind. Denn gerade diejenigen Risiken gelten als sehr gefährlich, die weder entdeckt noch thematisiert werden: Sie können sich plötzlich realisieren und das Projektteam so unerwartet treffen.
Als erster Prozess im Projektrisikomanagement werden alle potenziellen Risiken, die ein Projekt trägt, identifiziert und dokumentiert. Dieser Vorgang sollte über die gesamte Dauer des Projekts regelmässig wiederholt werden und kann etwa durch Interviews wichtiger Projektbeteiligter geschehen (u.a. Personen, die die Rollen des Projektmanagers oder Projektausschusses besetzen, aber auch externe Experten). Daraus wird eine Risikoliste erstellt, die für jedes Risiko folgende Fragen beantworten sollte:
- Welche Interessengruppen wären betroffen?
- Wie hoch ist die Eintrittswahrscheinlichkeit?
- Was wären die Auswirkungen auf die Projektkosten?
- Was wären die Auswirkungen auf den Zeitplan des Projekts?
- Was wären die Auswirkungen auf das Personal? (Müsste neues Personal eingestellt werden?)
- Was wären die Auswirkungen auf den Umfang des Projekts? (Könnten die Projektziele immer noch erreicht werden oder müssten sie angepasst werden?)
Zusätzlich sollten die erfassten Risiken mit einer kurzen Beschreibung versehen sowie kategorisiert werden (letzteres ermöglicht ein Clustering von Risiken).
Weiter sollte für jedes Risiko beachtet werden, dass die vier Dimensionen Zeit, Kosten, Personal und Umfang zusammenhängen und in Wechselwirkung stehen. Bspw. kann im Falle eines bestimmten Risikos ein Projekt durch drei zusätzliche Projektmitglieder (Personal) pünktlich fertiggestellt werden (Zeit) und Mehraufwände können vermieden werden (Kosten). Schliesslich können die Erkenntnisse, die eine Risikoliste liefert, bei weiteren Projekten derselben Organisation im Sinne von "Lessons Learned" beigezogen werden.
Anhand der Risikoliste werden die einzelnen Risiken analysiert und priorisiert (dies kann auch automatisch durch ein EDV-System geschehen). Wichtig ist hierbei, dass die Risikoliste à jour gehalten wird: Risiken sollten während der gesamten Projektdauer wiederholt analysiert und priorisiert werden, da sie sich über die Zeit hin verändern können.
Abhängig von der Priorität eines Risikos werden geeignete Massnahmen entwickelt, um die Realisierung eines Risikos zu verhindern. Dabei bieten sich grundsätzlich folgende Strategien an:
- Vermeiden eines Risikos
- Übertragen eines Risikos
- Mindern eines Risikos
- Akzeptieren eines Risikos
- Erstellen eines Notfallplans
Schliesslich sollten der Risiko- und Reaktionsplan regelmässig ausgewertet werden und allfällige Korrekturen vorgenommen werden, damit Risiken genügend Aufmerksamkeit geschenkt wird und damit vorgesehene Massnahmen effektiv bleiben und rechtzeitig eingesetzt werden könnten.
Projektrisikomanagement in verschiedenen Methoden
Wie fassen die Projektmanagementmethoden HERMES 5, IPMA, PMI, PRINCE2 und das V-Modell XT Risikomanagement auf? In welche Prozesse gliedern sie das Projektrisikomanagement? Existieren grosse Unterschiede im Verständnis und Vorgehen? Diese Fragen beantworten wir in unserem Factsheet zum Projektrisikomanagement, das Sie in der rechten Spalte kostenlos herunterladen können.