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Checkliste: Geschäftsreisenplanung in Krisenzeiten
02. November 2020
Stellen die durch Covid-19 ausgelösten reisebedingten Einschränkungen auch Sie vor grosse Herausforderungen? Mit den folgenden fünf Schritten stellen Sie als Arbeitgeber sicher, dass Sie Ihrer Sorgfaltspflicht nachkommen und alle Mitarbeitenden, die für Sie ins Ausland reisen, entsprechend vorbereitet sind.
Schritt 1: Mehrwert der Geschäftsreise abwägen
Wägen Sie zuallererst ab, ob die geplante Geschäftsreise zum jetzigen Zeitpunkt zwingend notwendig ist:
- Welche Auswirkungen hätte es, wenn diese Geschäftsreise nicht oder erst zu einem späteren Zeitpunkt stattfinden würde?
- Welche Risiken sind mit dieser Geschäftsreise verbunden? Können alle Massnahmen ergriffen und eingehalten werden, um mit gutem Gewissen sagen zu können, dass diese Geschäftsreise stattfinden kann?
- Sind Schutzmassnahmen vorhanden und sind dem Mitarbeitenden die Sicherheitsvorschriften bekannt, sodass Sie als Arbeitgeber Ihre Sorgfaltspflicht zu 100 Prozent erfüllen können?
Schritt 2: Einreisevoraussetzungen, Pandemiestatus und Schutzmassnahmen im Ausland prüfen
Ist die Geschäftsreise oder der Auslandeinsatz Ihres Mitarbeitenden unabdingbar, sind Abklärungen hinsichtlich der folgenden Punkte zentral:
- Ist eine Einreise grundsätzlich möglich und benötigt der Mitarbeitende ein Visum oder eine Arbeitsbewilligung für dieses Land?
- Wird im Gastland bei der Einreise eine Quarantänezeit angeordnet? Wie muss diese umgesetzt werden?
- Gibt es weitere Zulassungsvoraussetzungen (z.B. Erbringung eines negativen Covid-19-Tests)?
- Kennen Sie die Schutzmassnahmen im Ausland und können Sie Ihre Sorgfaltspflicht als Arbeitgeber einhalten?
- Welche Konsequenzen hätte eine Quarantänepflicht Ihres Mitarbeitenden bei der Rückkehr in die Schweiz?
Schritt 3: Worst-Case-Szenarien durchdenken
Es ist nicht auszuschliessen, dass der Mitarbeitende nicht in die Schweiz zurückkehren kann. Scheuen Sie sich keinesfalls davor, sich mit den damit verbundenen Fragestellungen auseinanderzusetzen:
- Kann der Mitarbeitende, der im Ausland festsitzt und nicht zurück in die Schweiz zurückreisen kann, seine geschäftlichen Tätigkeiten im Ausland verrichten? Wie handhaben Sie es, wenn dies nicht der Fall ist?
- Ist es ihm erlaubt, im Ausland zu arbeiten oder darf er sich nur für eine begrenzte Zeit dort aufhalten, beispielsweise für Meetings oder Vertragsunterzeichnungen (Arbeitsbewilligung)?
- Je nachdem, in welchem Land und wie lange sich der Mitarbeitende dort aufhält: Können in diesem Land Steuern fällig werden?
Bedenken Sie, dass das Eintreten eines dieser Risiken zu hohen Kosten für das Unternehmen führen kann.
Schritt 4: Konkrete Massnahmen einleiten
- Analysieren Sie die aktuelle Situation Ihres Unternehmens.
- Überprüfen Sie Ihr Schutzkonzept sowie Ihre Sicherheitsvorschriften und stellen Sie sicher, dass Sie für Rückholaktionen Ihres Mitarbeitenden und dessen Familienangehörigen gewappnet sind.
- Entwickeln und implementieren Sie ein Risikokonzept für Ihre Geschäftsreisen und längere Auslandeinsätze.
- Stellen Sie den Mitarbeitenden ein Tool zur Verfügung, das ihnen rund um die Uhr zur Verfügung steht und sie über die Risiken des jeweiligen Landes informiert. Ihnen als Arbeitgeber sollte dieses Tool gleichzeitig dazu dienen, jederzeit Kenntnis darüber zu haben, wo sich Ihre Mitarbeitenden im Ausland befinden und wie sie kontaktiert werden können.
- Führen Sie mit Ihren Mitarbeitenden Schulungen zur Einhaltung von Schutz- und Sicherheitsvorschriften durch.
- Schliessen Sie Geschäftsreiseversicherungen für Ihre Mitarbeitenden ab, die Ihnen auch kurzfristige Stornierungen von gebuchten Flügen und Hotels ermöglichen.
Gordana Muggler, Leiterin Global Mobility & HR Services
Eine Checkliste zum Thema «Geschäftsreisen in Zeiten von Covid-19» wurde in detaillierterer Ausgestaltung auch im HR Today Online publiziert.