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Situation :
L’un de vos employés a envoyé sa démission au 31 mai 20XX au cours de sa 5ème année de service. Il perçoit un salaire de CHF 5000,00, travaille 42 heures / semaine et a droit à 5 semaines de congés par an. Le préavis de démission est de trois mois. L’employé a déjà fait valoir 8,5 jours de congés. Et il a accumulé un total de 127 heures supplémentaires au fil des années.
Etape 1 : Vous vous renseignez sur les aspects juridiques des heures supplémentaires
Dans le droit des obligations (art. 321c), les heures supplémentaires sont définies comme suit :
Si la prestation d’heures supplémentaires devient nécessaire par rapport à l’étendue temporelle du travail qui est convenue ou habituelle ou définie par le contrat de travail normal (CTN) ou le contrat de travail total (CTT), alors l’employé y est obligé dans la mesure où il est capable de les fournir et où elles peuvent lui être demandées de bonne foi. En accord avec l’employé, l’employeur peut compenser les heures supplémentaires sous une période raisonnable par l’octroi de temps libre d’au moins la même durée. Si les heures supplémentaires ne sont pas compensées par du temps libre et si rien d’autre n’est convenu par écrit ou par le CTN ou CTT, l’employeur a l’obligation de verser pour les heures supplémentaires un salaire calculé suivant le salaire normal, majoré d’au moins 25%.
Que considère-t-on comme le temps de travail ?
Le temps de travail est défini comme le temps total pendant lequel l’employé doit être à la disposition de l’employeur. Cela inclut en particulier la surveillance d’une opération, la simple garde, l’attente d’un chauffeur, etc. Le fait de fournir une prestation de travail concrète n’est pas décisif. Le temps de travail inclut également les pauses, si l’employé ne peut pas quitter son poste pendant ces pauses. Ainsi, un employé qui doit prendre son déjeuner à son bureau ou dans un magasin qui reste ouvert pendant l’heure du déjeuner, peut compter ce temps comme faisant partie du temps de travail et non comme une pause, même s’il ne sert aucun client pendant ce temps. Ces temps de présence peuvent aisément entraîner un solde d’heures supplémentaires.
Exclusion du dédommagement ou du supplément
Le droit à l’indemnisation des heures supplémentaires (rémunération ou compensation) n’est pas obligatoirement dû. Un accord écrit dans le contrat de travail individuel, le CTN ou le CTT peut prévoir une autre règle (art. 321c al. 3 DO). Les parties sont libres, par le biais d’une règle correspondante, d’exclure totalement ce droit, de le limiter, de n’autoriser que la compensation ou de convenir d’une meilleure réglementation.
Convention horaire / heures de rattrapage
S’il existe une convention horaire, il faut convenir de ce qu’il advient du solde mensuel et du nombre d’heures en plus ou en moins qui peut être respectivement transféré au mois suivant. La convention horaire doit être enregistrée comme une partie intégrante du contrat de travail. Parallèlement, il faut également décider si un solde d’heures négatif trop élevé entraîne un retrait sur salaire. Il faut prendre en compte qu’un solde horaire positif ne représente des heures supplémentaires que s’il s’agit d’un travail supplémentaire ordonné ou nécessaire et non compensable. Si le solde apparaît en raison de l’autonomie du temps de travail de l’employé, celui-ci doit veiller à pouvoir l’épuiser à nouveau. Autrement, en cas de terminaison de la relation de travail, il doit compter sur la perte de ces heures. Les heures de rattrapage pour des « ponts » autour de jours fériés ou lors de la fermeture annuelle de l’entreprise sont également des heures de travail reportées et ne constituent pas des heures supplémentaires. Si elles ne peuvent pas être compensées, elles doivent être rémunérées avec le salaire horaire normal, sauf accord contraire.
Etape 2 : Vous clarifiez les possibilités de réduction des heures supplémentaires
Compensation et indemnisation
Les heures supplémentaires doivent rester une exception afin que l’employé ne soit pas forcé d’apporter une prestation supplémentaire, au-delà du temps de travail convenu. De manière générale, les heures supplémentaires réalisées doivent donc faire l’objet d’une compensation ou d’une indemnisation.
Compensation par temps libre
Les heures supplémentaires réalisées doivent être compensées par du temps libre d’au moins la même durée. La compensation 1:1 résulte du fait que le législateur suppose ici qu’il s’agirait d’un temps de travail reporté. Naturellement, rien ne s’oppose à une solution plus favorable à l‘employé.
La compensation en tant que telle et le moment où elle est prise sont réglés par un accord mutuel. Elle ne peut donc pas être définie unilatéralement par l’une des parties. Uniquement dans le cas d’une exemption après une résiliation du contrat, l’employé ne peut pas refuser sans motif de compenser des heures supplémentaires pendant cette période. Cela s’applique également en cas de retard d’acceptation de la part de l’employeur ou en cas de chômage partiel. Il est recommandé de stipuler une telle réglementation dans le contrat de travail.
La compensation peut uniquement avoir lieu pendant le temps de travail ordinaire. L’employé n’est pas obligé d’accepter une division chicanière en petites durées (par ex. disant que l’employé peut quitter le travail un quart d’heure plus tôt chaque jour).
Indemnisation salariale
Si aucun accord concernant une compensation ou le moment de sa prise n’est conclu ou si la compensation n’est pas possible pour toute autre raison, l’employé a droit à une indemnisation des heures supplémentaires. Comme cela doit rester une exception, car l’employé ne dispose en conséquence que d’un temps libre réduit, la loi prévoit pour l’indemnisation d’appliquer le salaire horaire normal, majoré d’au moins 25% (art. 321c al. 3 DO). Ici aussi, l’employé peut bénéficier d’une réglementation plus favorable.
Etape 3 : Vous vérifier la situation juridique de départ dans votre entreprise
Différentes situations de départ sont possibles du point de vue juridique :
|L’employé a fourni des heures supplémentaires nécessaires à l‘entreprise. Il n’existe aucun règlement à ce sujet dans votre entreprise. On applique le DO. Vous pouvez convenir d’une compensation avec l‘employé.||La compensation s’applique 1:1|
|L’employé a fourni des heures supplémentaires nécessaires à l‘entreprise. Il n’existe aucun règlement à ce sujet dans votre entreprise. On applique le DO. Vous ne parvenez pas à un accord avec l’employé concernant la compensation.||Les heures supplémentaires sont indemnisées avec une majoration de 25%.|
|L’employé a fourni des heures supplémentaires nécessaires à l‘entreprise. Dans votre entreprise, il est généralement convenu d’appliquer la compensation et de ne verser une indemnisation que dans des cas d‘exception.||Vous décidez si les heures seront compensées ou indemnisées avec une majoration de 25%.|
|L’employé a fourni des heures supplémentaires nécessaires à l‘entreprise. Dans votre entreprise, il est généralement convenu d’appliquer la compensation ou l’indemnisation 1:1, sachant que le supérieur prend la décision finale.||Vous décidez si les heures seront compensées ou indemnisées sans majoration.|
|L’employé a fourni des heures supplémentaires nécessaires à l‘entreprise. Dans votre entreprise, il est convenu que les heures supplémentaires ne sont ni compensées ni indemnisées. Les heures supplémentaires ne sont indemnisées – sans majoration – dans des cas d‘exception.||Vous décidez s’il s’agit d’un cas d’exception. Autrement, les heures sont perdues.|
|L’employé présente un solde horaire supérieur au maximum.||La compensation, l’indemnisation ou la perte dépend de la convention horaire. En général, le règlement prévoit une perte.|
|Lorsqu’il quitte l’entreprise, l’employé présente un solde horaire positif.||Si aucune compensation n’a été ordonnée avant sa sortie ou si la convention horaire ne prévoit pas autre chose, les heures sont indemnisées 1:1.|
Etape 4 : Vous tenez compte du droit aux heures supplémentaires lors de la démission
Vous avez d’une part convenu avec votre employé qu’il récupère ses congés encore dus à la fin du délai de préavis. Il souhaite par ailleurs compenser autant d’heures supplémentaires que possible sous la forme de journées libérées de manière à ce que son dernier jour de travail soit le 20 mai 20XX. Cela correspond à une compensation de 7 jours de travail. Les heures supplémentaires restantes seront indemnisées avec majoration.
Les heures supplémentaires non compensées doivent être indemnisées (art. 321c al. 3 DO). Sauf accord écrit contraire, chaque heure supplémentaire fournie doit être indemnisée avec le salaire horaire et une majoration de 25%. L’indemnisation est généralement versée avec le salaire ou sur des périodes plus longues. En cas de compensation continue avec des heures négatives, l’indemnisation d’un solde positif peut également avoir lieu à la fin de l’année ou du trimestre. Si l’employé doit recevoir plus que le droit légal minimal, cet accord peut également être convenu de manière informelle.