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Jetix Europe Properties S.à.r.l. Luxembourg, Zurich Branch
Bereitstellung von Laserfiche
Jetix Europe Properties S.à.r.l. Luxembourg, Zurich Branch ist eine Niederlassung des Jetix-Hauptsitzes in Luxemburg. Die Jetix Group war in der Vergangenheit bereits mehrheitlich von der Walt Disney Company kontrolliert worden; heute hält die Walt Disney Company 100 Prozent der Anteile an dem Unternehmen.
Ausgangslage
Jetix war die grösste gesamteuropäische Gesellschaft zur Verwertung von TV-Kanälen für Kindersendungen und hatte Niederlassungen in den meisten wichtigen europäischen Ländern. Die Zürcher Niederlassung war für alle Buchhaltungsangelegenheiten zuständig. In der Folge der vollständigen Übernahme von Jetix durch Disney wurden sämtliche Verwertungsaktivitäten von Letzterer übernommen, was zu einer drastischen Reduzierung der Aktivitäten in der Zürcher Niederlassung führte.
2008, als die Niederlassung noch in vollem Umfang aktiv war, wurden jeden Tag grosse Mengen von Dokumenten verschiedener Art (Buchhaltungstabellen, Rechtsverträge, Korrespondenz) erzeugt. Um den Arbeitsablauf zu optimieren und die Effizienz zu steigern, wurde eine Lösung zum elektronischen Dokumentenmanagement zunehmend als erforderlich erachtet. Der Plan sah vor, dass alle europäischen Niederlassungen Online-Zugriff auf die Dokumente haben sollten, die in Zürich erstellt und gespeichert wurden.
Lösung
Nach einer Reihe von Beratungen mit der igeeks GmbH wurde eine Komplettlösung mit Laserfiche konzipiert. Mit einem Hochgeschwindigkeitsscanner wurden die Dokumente von den Mitarbeitern in der Niederlassung direkt in Laserfiche gescannt. Bei standardisierten Dokumenten mit festen Layouts (Rechnungen, Bankauszügen usw.) erfolgte die Indizierung vollautomatisch mit Laserfiche Quick Fields. Laserfiche erkannte automatisch die spezifischen Layouts von Standarddokumenten. Diese Daten wurden dann extrahiert, um die Metadatenfelder für die einzelnen Dokumente in Laserfiche automatisch zu belegen. Bei nicht standardmässigen Dokumenten (wie etwa Briefen und anderen Dokumenten ohne festes Layout) nahmen die Mitarbeiter die Indizierung direkt von ihren Desktoprechnern aus vor, wobei sie vordefinierte Kriterien sowie Freitextfelder verwendeten. Sobald die Indizierung abgeschlossen war, wurden die Dokumente mithilfe des leistungsfähigen Moduls Laserfiche Workflow korrekt abgelegt und benannt. Neben der Optimierung der Prozesse in der Niederlassung beauftragten wir igeeks auch mit der Digitalisierung des grössten Teils unserer Papierarchive mittels Laserfiche.
Vorteile und Verwendungen
Die Laserfiche-Lösung hat den Benutzern geholfen, zügiger zu arbeiten, statt jeden Tag Stunden damit zu verbringen, Papierdokumente hervorzuholen und wieder abzulegen. Vor der Implementierung von Laserfiche wurden für das Sortieren und Verschicken von Rechnungen rund zwei Tage pro Woche benötigt – mithilfe von Laserfiche geschah das nun innerhalb von Stunden.
Die digitalisierten Archive waren im Fall von Jetix ebenfalls ein wesentlicher Vorteil. Abgesehen davon, dass die Benutzer jetzt von der Niederlassung aus direkten Zugriff auf alle archivierten Dokumente haben, hat die igeeks GmbH ausserdem das physische Volumen des archivierten Materials um rund 30 Prozent reduziert, indem Papierdokumente gescannt und nach einem chronologischen Nummerncode neu abgelegt wurden. Dennoch können die originalen Dokumente nach wie vor jederzeit problemlos wieder hervorgeholt werden.
Alles in allem war Laserfiche die ideale Lösung für die papierbasierten Organisationsprobleme.
Ein zusätzlicher Vorteil ist, dass Web Access mit den meisten wichtigen (und sogar mobilen) Webbrowsern kompatibel ist, sodass das Modul praktisch plattformunabhängig ist. In unserem Fall ist das ausserordentlich praktisch für die Mitarbeiter, die mit Apple MacBooks, iPhones und iPads arbeiten und reisen.
Produkte, Lösungen und Services
• LaserficheAvante
• Laserfiche Import Agent
• Laserfiche Quick Fields und Agent
• Laserfiche Web Access
• Laserfiche Audit Trail
Über Jetix Europe Properties S.à.r.l, Zurich Branch
Branche
Lizenzierung von Fernsehrechten und Buchhaltung
Land
EU, Schweiz
Unternehmensgrösse
Anzahl Mitarbeitende: 7
Anzahl Standorte: 1
Anzahl Benutzer: 7