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Führungskräfte sind ständig auf der Suche nach neuen Wegen, die Produktivität ihrer Belegschaft zu verbessern. Aus diesem Grund starten sie gerne Initiativen zur Weiterbildung, investieren in KI-fähige Tools und führen LEAN-Prozesse ein, um die Effizienz zu steigern. Es gibt jedoch einen Weg, die Produktivität ohne wesentlichen Kosten- oder Ressourcenaufwand bedeutend zu steigern, der von vielen Unternehmen übersehen wird.
Regelmässige Anwesenheit fördern
Abwesenheiten schaden jedem Unternehmen und können von Personalmanagern leicht unter Kontrolle gebracht werden. Wenn Mitarbeitende aufgrund von Krankheit, Stress, familiären Problemen, Unzufriedenheit oder des Bedürfnisses nach mehr Freizeit nicht zur Arbeit kommen, ist dies möglicherweise ein Hinweis auf eine generelle Unzufriedenheit oder Probleme der Mitarbeitenden. Unabhängig der Ursache gibt es viele Massnahmen, die Unternehmen einsetzen können, um regelmässige Anwesenheit zu fördern und zu belohnen und so die Produktivität zu steigern.
Lange Fehlzeiten wirken sich negativ auf Geschäft und Mitarbeitermoral aus. Unvorhergesehene Abwesenheiten können zum Beispiel Folgen für andere Mitarbeitende haben, die möglicherweise Überstunden leisten und mehr arbeiten müssen, wenn ihre Kollegen nicht zur Arbeit kommen. Wenn Mitarbeitende mit Kundenkontakt nicht verfügbar sind, wirkt sich dies negativ auf das Verhältnis mit den Kunden aus. Verzögerungen bei Projekten und Entscheidungsprozessen sind kaum zu vermeiden, wenn Angestellte von der Arbeit fernbleiben.
Laut den US-amerikanischen Centers for Disease Control and Prevention verursachen Abwesenheiten amerikanischen Arbeitgebern jährlich Verluste in Höhe von 225,8 Milliarden US-Dollar, was durchschnittlich 1.685 US-Dollar pro Arbeitnehmer entspricht. Das Eidgenössische Koordinationskommission für Arbeitssicherheit (EKAS) geht davon aus, dass sich die Kosten für den Ausfall von Mitarbeitenden zwischen 600-1'000 CHF pro Tag belaufen. Gesundheitsbedingte Absenzen (Krankheit oder Unfall) sind in der Schweiz für den grössten Anteil des jährlichen Absenzenvolumens der Arbeitnehmenden verantwortlich. Im Jahr 2019 betrug das totale Absenzenvolumen in der Schweiz gemäss Bundesamt für Statistik 324 Millionen Stunden.
Selbst wenn es in Ihrem Unternehmen noch nicht zu wesentlichen Verlusten aufgrund von Fehlzeiten kam, sollten Sie trotzdem Massnahmen setzen, um die häufigsten Gründe für nicht geleistete Arbeitstage zu erkennen, zu bewerten und zu bekämpfen. Dadurch werden möglicherweise Änderungen an Ihrer Unternehmenskultur, dem Managementansatz oder der internen Kommunikation notwendig. Der Aufwand lohnt sich aber auf jeden Fall, da sich die Erfolge oft weit über die Mitarbeiteranwesenheit hinaus bemerkbar machen. Sie werden mit der Zeit möglicherweise Verbesserungen in den Bereichen Mitarbeiterengagement und Mitarbeiterbindung erkennen, was zu einer deutlichen Leistungs- und Wachstumssteigerung in Ihrem Unternehmen führen kann.
Proaktiv nach möglichen Problemen Ausschau halten
Die meisten Unternehmen überprüfen die Anwesenheitspolitik erst, wenn ein Problem auftritt, obwohl es viel besser wäre, regelmässige Routinebewertungen durchzuführen. Die Tatsache, dass noch keine Probleme erkannt wurden, bedeutet nicht zwangsweise, dass es keine Probleme gibt. Mögliche Hinweise sind unter anderem ein plötzlicher Anstieg der Ausgaben für temporäre Arbeitnehmende aufgrund unerwarteter Fehlzeiten, eine deutliche Zunahme an Krankenständen, eine steigende Anzahl an Pflegeurlaubsanträgen und höhere Krankenversicherungskosten. Wenn es in Folge von Abwesenheiten vermehrt zu freiwilligen Kündigungen kommt, deutet dies auf ein grösseres Problem im Management hin.
Abwesenheiten genau definieren
Zu Beginn sollten Sie überlegen, wie Sie geplante und ungeplante Abwesenheit definieren. Das wirkt auf den ersten Blick zwar einfach, kann sich aber als durchaus kompliziert herausstellen. Eltern im Mutterschafts- oder Vaterschaftsurlaub zum Beispiel gelten normalerweise als geplante Abwesenheit, wenn sie ihre Tätigkeit danach jedoch nicht wieder aufnehmen oder eine Verlängerung beantragen, sollten sie als ungeplant eingestuft werden. Wenn Temporärmitarbeitende ihre Schicht aus irgendeinem Grund nicht beenden können, gilt die verbleibende Zeit dann als unerwartet? Es gibt viele andere Szenarien, in denen Fehlstunden nicht klar definiert werden können. Sie sollten diese untersuchen und nach einem gemeinsamen Muster Ausschau halten.
Lassen Sie Ihre Daten sprechen
Sobald Sie eine Definition ungeplanter Abwesenheiten erstellt haben, sollten Sie die Daten nutzen, um die Auswirkungen auf Ihr Unternehmen zu untersuchen. Müssen Sie auf temporäres Personal zurückgreifen, um die erforderlichen Aufgaben zu bewältigen? Müssen Liefertermine verschoben werden? Ist Ihr Umsatz gesunken? Auch kleine Dinge − zum Beispiel, ob Telefonkonferenzen oder Sitzungen verschoben werden sollten, wenn mehrere Mitarbeitende krank sind − sollten nicht ausser Acht gelassen werden.
Fokus auf grosses Absenzenvolumen
Auf dieser Basis können Sie untersuchen, inwiefern ein Problem besteht. Legen Sie einen Ausgangswert fest (zum Beispiel die Anzahl der Fehltage pro Monat), um die Entwicklung der Abwesenheiten in Ihrer Belegschaft zu verfolgen. Danach sollten Sie sich auf jene Geschäftseinheiten oder Funktionen konzentrieren, die besonders hohe Raten ungeplanter Fehlzeiten aufweisen. Um dem Problem noch genauer auf den Grund zu gehen, sollten Sie Ausschau nach Mitarbeitenden halten, die besonders häufig fehlen.
Mögliche Gründe für Abwesenheit und wie Sie damit umgehen können
Diese Schritte werden Ihnen helfen, herauszufinden, warum Ihre Mitarbeiter nicht zur Arbeit kommen, und wie Sie dem entgegenwirken können. Mögliche Gründe für Abwesenheit sind Stress, psychische Probleme, mangelndes Mitarbeiterengagement, Arbeitsunzufriedenheit, Diskriminierung am Arbeitsplatz und Mobbing, unangemessene Bezahlung, Urlaubsregelungen und Gesundheit und Wohlbefinden. Überlegen wir uns nun, wie Sie mit diesen Problemen umgehen können.
Beruflicher Stress
Einer der häufigsten Gründe für das Fernbleiben vom Arbeitsplatz ist, dass sich die Arbeitnehmer durch ihre Arbeit gestresst fühlen. Unabhängig davon, ob der Stress dadurch entsteht, dass der Angestellte zu viel oder zu wenig Arbeit hat, zu lange im Büro bleiben muss, unter Leistungsdruck steht oder sonstige Probleme hat − alle Arbeitnehmer brauchen eine regelmässig eine Auszeit von ihrer Arbeit. Studien haben gezeigt, dass Stress und Angststörungen zu mehr Fehltagen führen als körperliche Verletzungen oder Erkrankungen. Sowohl Personal- als auch Abteilungsleiter müssen entsprechend geschult werden, um rechtzeitig zu erkennen, wenn Mitarbeitende gestresst sind, und diskret einschreiten um die Arbeitsbelastung reduzieren zu können. Sie sollten weitere Unterstützung wie psychologische Beratung oder zusätzliche Ressourcen zur Arbeitserleichterung anbieten.
Mangelndes Mitarbeiterengagement / -interesse
Laut Gallup sind nur 13 % der Arbeitnehmer weltweit motiviert, ihre Arbeit möglichst gut zu erledigen. Die Abwesenheit ist in Unternehmen im obersten Viertel in Bezug auf Mitarbeiterengagement um 41 % niedriger als in jenen Unternehmen, die sich im untersten Viertel befinden. Laut Gallup macht dies deutlich, wie wichtig es ist, für Motivation am Arbeitsplatz zu sorgen. Ein guter Weg, Arbeitskräfte zu motivieren, ist, ihnen mehr Entscheidungsfreiheit und Eigenverantwortung zu geben. Grössere Eigenverantwortung führt automatisch auch zu einem besseren Mitarbeiterengagement.
Pflegeurlaub
Der Anspruch auf Pflegeurlaub ist in jedem Land anders geregelt, aber Sie sollten darüber nachdenken, über das gesetzliche Minimum hinauszugehen. Wenn Kinder, Partner oder andere Familienmitglieder pflegebedürftig sind, kann dies nicht vermieden werden. Sie sollten daher untersuchen, ob Ihre aktuellen Regelungen Ihren Arbeitnehmern entsprechende Freiheiten bieten. Sie sollten auch alternative Arbeitsregelungen wie Home Office für Eltern mit kleinen Kindern in Betracht ziehen, sodass Ihre Angestellten flexibel entscheiden können, wie viele Stunden sie arbeiten.
Wohlbefinden der Mitarbeitenden
Krankheiten lassen sich nicht vermeiden, aber ein umfassendes Wellnessprogramm hilft, einen gesunden Lebensstil zu fördern und so nicht nur Abwesenheiten zu vermeiden, sondern auch die Leistung zu steigern. Vergessen Sie nicht, dass nicht nur die körperliche, sondern auch die mentale Gesundheit wichtig ist, daher sollte in Ihrem Programm auch die Psyche berücksichtigt werden.
Mobbing/Belästigung
Der Umgang mit Mobbing und Belästigung sollte in Ihrem Unternehmen oberste Priorität haben. Solche Vorfälle schaden nicht nur der Psyche Ihrer Mitarbeitenden, sondern stellen auch eine zivil- und strafrechtliche Bedrohung dar. Sie sollten eine Hotline oder eine andere Möglichkeit für Ihre Mitarbeitenden einrichten, damit sie derartige Vorfälle diskret melden können und Sie auf jeden Hinweis sofort reagieren können.
Abwesenheiten können für Ihr Personalmanagement entweder ein grosses oder ein kleines Problem darstellen. Inwiefern sie sich auf die Leistung Ihres Unternehmens auswirken, hängt ausschliesslich davon ab, wie Sie mit dem Problem umgehen und welche Massnahmen Sie setzen.