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Die gesetzlichen Grundlagen für den Auftrag und die Aufgaben des UZH Archivs finden sich im
Archivgesetz und in der
Archivverordnung, aber auch in
IDG / IDV.
Für das bessere Verständnis des kantonalen Archivgesetzes und der -verordnung sei insbesondere auf §3 Abs. 2 der Archivverordnung hingewiesen.
Daraus ergibt sich u.a.:
Allgemeiner Auftrag
Das UZH Archiv ist das zentrale Archiv der Universität Zürich.
Das UZH Archiv unterstützt die universitären Organe bei der Organisation ihrer Aktenablagen.
Universitäre Organe sind die Behörden und Amtsstellen der Universität, andere universitäre Einrichtungen sowie natürliche und juristische Personen des Zivilrechts, soweit sie mit universitären Aufgaben betraut sind.
Akten sind schriftliche, elektronische und andere Aufzeichnungen der universitären Organe sowie ergänzende Unterlagen, insbesondere dazu gehörende Verzeichnisse.
Das UZH Archiv hat die Aufgabe
- die archivwürdigen Akten auszuwählen, zu bewerten und zu verzeichnen
- die Bestände zu erhalten
- die Benutzbarkeit der Bestände zu gewährleisten
- Forschungen zur Institutions- und Personengeschichte durch Beratung, durch Erarbeitung von Registern und Dokumentationen sowie durch Publikation von Quellen und Inventaren zu fördern und zu erleichtern
- seine Bestände durch Öffentlichkeitsarbeit bekannt zu machen
- die universitären Organe in Fragen der Aktenablage zu beraten und zu unterstützen
- Aufzeichnungen und Überlieferungsgut privater Herkunft zu übernehmen, wo dies für die Ergänzung der Bestände und die universitäre Geschichte von Bedeutung ist.
Archivierung und Aktenablieferung
Anbietungspflicht:
Die universitären Behörden bieten ihre Akten dem UZH Archiv zur Übernahme an, sobald sie diese nicht mehr benötigen, in der Regel periodisch, spätestens aber 10 Jahre danach.
Ablieferungspflicht:
Die universitären Behörden stellen dem UZH Archiv von jeder Amtsdruckschrift unmittelbar nach deren Fertigstellung ein Exemplar zu.
Als Amtsdruckschriften gelten einmalig oder periodisch erscheinende Publikationen, die im Auftrag oder unter Mitwirkung von universitären Organen erstellt wurden und für die Öffentlichkeit bestimmt oder einem eingeschränkten Empfängerkreis zugänglich sind. (Insbesondere öffentlich zugängliche Druckpublikationen, Handbücher und Dienstanweisungen, Kommissions- und Expertenberichte, Gutachten und Studien).
Akten sind archivwürdig, wenn sie voraussichtlich von dauerndem Wert sind für
- die Dokumentierung der Organisation und der Tätigkeit der Universität Zürich
- die Sicherung berechtigter Interessen betroffener Personen oder Dritter
- das Verständnis von Gegenwart und Geschichte
- die Gesetzgebung, die Verwaltungstätigkeit oder die Rechtssprechung
- die Wissenschaft und die Forschung.
Das UZH Archiv bewertet nach Anhörung der universitären Organe die Archivwürdigkeit der Akten. Es entscheidet abschliessend.
Das UZH Archiv hat zu den Aktenablagen der universitären Organe Zugang, soweit es zur sachgerechten und rationellen Erfüllung seiner Aufgaben nötig ist. Es wird bei Projekten zur elektronischen Aktenverwaltung angehört.
Aktenerschliessung
Damit die übernommenen Akten benutzbar sind und um die Forschung zu universitätsgeschichtlichen Fragestellungen zu erleichtern, müssen die Akten im UZH Archiv entsprechend aufbereitet werden. Nach dem Provenienzprinzip gebildete Bestände werden in die Tektonik des Archivs eingeordnet. Die Aktenverzeichnung, die sich nach internationalen und nationalen Verzeichnungsgrundsätzen (ISAD(G)) richtet, erfolgt in der Archivdatenbank CMISTAR und erschliesst den Inhalt der Akten durch Titelbildung, Beschreibung von Form und Inhalt und Ermittlung der Laufzeit. Es ist zudem nötig, für bestimmte Akten Schutzfristen gemäss Archivgesetz und -verordnung zu vergeben. Nur so kann sichergestellt werden, dass Akten mit Personendaten erst nach Ablauf der gesetzlich vorgeschriebenen Fristen einsehbar sind. Im Rahmen der Aktenerschliessung werden überdies erste konservatorische Massnahmen ergriffen, um den Alterungsprozess hinauszuzögern. Dazu gehört etwa das Entfernen von Büroklammern und Sichtmäppchen, sowie das Umpacken der Akten in alterungsbeständige Umschläge und Archivschachteln.
Benutzung
Die Archivbestände des UZH Archivs stehen der Öffentlichkeit im Rahmen der Benutzungsordnung und unter Beachtung der gesetzlichen Schutzfristen grundsätzlich unentgeltlich zur Verfügung.
Die Einsicht geschieht unter Aufsicht, Ausleihe ist nicht möglich.
Während laufender Schutzfrist kann das UZH Archiv aus wichtigen Gründen die Akteneinsicht bewilligen. Wichtige Gründe für die Einsichtnahme liegen vor wenn:
- die Einsichtnahme im überwiegenden Interesse der Rechtsnachfolgerin oder des Rechtsnachfolgers erfolgt oder diese zugestimmt hat oder deren Zustimmung vorausgesetzt werden kann
- die Akten für Gesetzgebung, Rechtssprechung, statistische oder wissenschaftliche Zwecke oder einen Entscheid über die Recht der Rechtsnachfolgerinnen und -nachfolger benötig werden.
Das UZH Archiv entscheidet über Gesuche um Einsichtnahme.
Darüber hinaus kann das UZH Archiv die Einsichtnahme einschränken oder verweigern, wenn der Zustand der Archivalien es erfordert oder die Vereinbarung mit Deponenten privater Herkunft dies verlangt. Wenn es zum Schutz der Archivalien notwendig ist, können anstelle von Originalen Kopien zur Verfügung gestellt werden.
Informationen, die gemäss IDG zugänglich sind, bleiben es auch nach ihrer Archivierung.