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Verwendet Ihre Organisation Self-Service-Verträge?
Self-Service-Vertragswesen ist ein Konzept, das die Notwendigkeit rechtlicher Überprüfungen erheblich reduziert. Als „No Touch“ wird diese Überprüfung sogar völlig ausschaltet. Dadurch erhalten Vertrieb, Beschaffung, Geschäftseinheiten und andere Funktionen nach Bedarf mehr Autonomie. Die treibende Kraft ist die Digitalisierung, um die Geschäftsprozesse zu rationalisieren und somit ihre Effizienz zu steigern. Gleichzeitig werden knappe rechtliche Ressourcen freigesetzt. Eine schnellere Vertragsabwicklung in einem vom Unternehmen definierten Rahmen wird ermöglicht.
Die IACCM (Internationale Vereinigung für Vertrags- und Handelsmanagement, www.iaccm.com) hat kürzlich eine weltweite Studie mit fast 300 Organisationen mit jeweils mehr als 1 Milliarde USD Jahresumsatz durchgeführt. Das Thema ist von erheblichem Interesse mit deutlichen Nachweisen für mehr Automatisierung und erhöhten Schulungsaufwand. Jedoch hat die Studie nur begrenzte Hinweise auf tatsächliche Fortschritte in diesem Bereich gefunden. Die unternommenen Initiativen tendieren dazu, traditionellere Wege zu gehen, indem sie Vertragsvorlagen und generische Anwenderschulungen verwenden.
Etwa 12% der Befragten bilden jedoch eine kleine, aber relevante Gruppe, die wegweisend ist und klare Wettbewerbsvorteile schafft. Die Mitglieder der Gruppe verfolgen einen strengen, straffen, prozessorientierten Ansatz für das Self-Service-Vertragswesen. Dies kann den Einsatz hochqualifizierter Handels- und Vertragsmitarbeiter nach sich ziehen.
Ist Ihre Organisation in diesem Bereich führend oder ein Nachzügler?
Rund 85% der Befragten befürworteten trotzdem das Self-Service-Vertragswesen in einem oder mehreren definierten Bereichen. Die häufigsten Vertragstypen waren hier Geheimhaltungsvereinbarungen und Vertraulichkeitsvereinbarungen, die Standardvorlagen oder vorab genehmigte alternative Bedingungen verwendeten. Zu den unterstützten Bereichen gehörten auch Verträge mit bis zu einem bestimmten finanziellen Wert (Median von 17’000 USD pro Jahr). Die als „nicht legal“ angesehenen Teile eines Vertrags, d. h. mit Ausnahme von Haftungsklauseln, Entschädigungen, Rechten an geistigem Eigentum und anderen derartigen Bedingungen, werden vom Self-Service-Konzept unterstützt.
Rund 18% der Befragten gaben an, dass das Erfordernis einer rechtlichen Überprüfung im Ermessen des für die Transaktion verantwortlichen Geschäftsteams lag. Trotzdem waren Rechtsabteilungen in die Überprüfung von fast 90% der verhandelten Verträge involviert. In dieser Hinsicht war es auch überraschend, dass 28% der Befragten die Annahme von Drittverträgen ohne rechtliche Prüfung angaben. Diese Positionen sind schwer miteinander in Einklang zu bringen.
Die meisten Befragten erkannten die Notwendigkeit, den Vertragsverwaltungsprozess zu straffen. Es werden bereits Schritte unternommen, wie etwa Automatisierung, erweiterte Anwendung von Standards, erhöhte Anwenderschulung und höhere finanzielle Grenzen für Verträge, die von der rechtlichen Überprüfung ausgenommen werden sollen. Auf der anderen Seite wurden ‘Playbooks’ mit definierten alternativen Situationen und zugehörigen Alternativklauseln kaum erwähnt. Das Training scheint immer noch traditionell und generisch zu sein, mit wenig Bewegung zu „On-Demand“ und kontextsensitiven Anleitungen. Traditionelle Vertragsvorlagen haben dazu beigetragen, das Volumen rechtlicher Überprüfungen zu verringern. Sie sind, trotz ihrer bekannten Nachteile der Starrheit und der Notwendigkeit, sie ständig auf dem neuesten Stand zu halten, immer noch weit verbreitet. Bibliotheken von Klauseln bieten hier möglicherweise eine dynamischere und flexiblere Alternative zu Vertragsvorlagen.
Führende Unternehmen im Self-Service-Vertragswesen integrieren ihren Vertragsprozess in ihre Geschäfte. Sie nutzen Technologien, um die Entwicklung marktbasierter Konditionen für ihre Geschäftspartner und massgeschneiderte Schulungen für ihre Benutzer zu unterstützen. Diese Unternehmen sehen Verträge als eine wichtige Wertschöpfungsquelle an. Sie betrachten Self-Service zunehmend als Schlüssel zur Vereinfachung der Geschäfte. Es gibt keine Hinweise auf erhöhte Risiken bei diesem Ansatz. Die Frage, die sie sich stellen, lautet: Haben wir ein Geschäftsfeld, in dem wir kein Self-Service-Vertragswesen betreiben können?
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