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Mit diesen Word-Makros sind Sie schneller!
Folgende Makros stehen zur Verfügung
- Glossar erstellen
- Table Import
- Abbildungen aktualisieren.
Glossar erstellen
Dazu kann eine Abkürzungssammlung genutzt werden. Diese wird als XML-File abgelegt. Das Makro lädt alle Einträge aus dieser XML-Datei und vergleicht diese mit den Vorkommen im Word-File. Danach werden alle Vorkommen im Text mit der FV (Zeichen-Formatvorlage) „Term“ ausgezeichnet. Bei gleichen Abkürzungen, aber verschiedenen Bedeutungen wird jeweils ein Fenster geöffnet, in dem der User auswählen kann, welcher Term an dieser Stelle der richtige ist, z.B. „BE“ für „Brennelement“ oder „BE“ für „Erstbereich“. Das Vorkommen wird jeweils im Kontext gezeigt.
Am Schluss werden alle gefundenen Abkürzungen in einem Fenster aufgeführt. Der User kann dann einzelne oder mehrere Einträge löschen.
Das Makro setzt die bereits ausgezeichneten Vorkommen zurück. Die verbleibenden Einträge werden anschliessend im Dokument richtig ausgezeichnet.
Das Makro setzt das Glossar an eine Stelle im Dokument, die mit einer bestimmten FV ausgezeichnet ist.
Bausteine, um eine Makro zu erstellen
Table Import
Über dieses Makro können externe Daten aus Datenbanken (z.B. aus Excel, Access) in Tabellen importiert werden.
Der User kann einen bereits abgelegten Tabellenbaustein verwenden, der bereits mit den richtigen FV in den Zellen abgelegt ist. Das Makro fordert den User auf, die Datenquelle zu zeigen, dann das Arbeitsblatt. Im nächsten Schritt lassen sich die Felder auswählen, die importiert werden sollen.
Ziel ist es, in Word selber nach dem Import keine Änderungen vorzunehmen. Die Source bleibt die Datenbank oder eben das Excel-sheet. Um dies auch zu ermöglichen, sind einige weitere Ressourcen erforderlich. In einer Config-Datei werden sämtliche Units und andere Vorkommen abgelegt, die spezifisch zu behandeln sind. Also z.B. Units mit Hochstellungen, wie sie bei Daten häufig vorkommen (z.B. Bq/m3). Auch Fussnoten in Tabellen müssen so gesetzt werden, weil ja die Inhalte stets wieder aktualisiert werden können. Tabellen haben dann ein eigenes Fussnotenkonzept. Die Legenden werden direkt unter die Tabelle platziert.
Vorteile dieser Lösung: Viele Daten können standardisiert extern und von anderen Personen aufbereitet werden. Die vorgefertigten Tabellen, die in der Makrodatei abgelegt sind, können so auch zu einem einheitlichen Layout für alle gleichartigen Informationen beitragen.
Niemand “fummelt” an den Inhalten, bis sie passen. Zwischenüberschriften werden automatisch gesetzt.
Das Makro setzt den Pfad der Datenbank oder der Excel-Datei unter die Tabelle, zusammen mit den Angaben über Tabellentyp, Tabellenbezeichnung und Felder. So können die Inhalte einfach upgedatet werden. Das Makro liest diese Daten aus. Die Quelldaten sind nichtdruckend.
Ablauf zum Table-Import aus externen Daten
Abbildungen aktualisieren
Dieses Makro aktualisiert die gebundenen Abbildungen in einem Word-Dokument. Das Makro ist sehr praktisch, wenn z.B. der Speicherort der Abbildungen geändert wird. Alle Abbildungen sollen dazu in einem Ordner sein, der mit „Abbildungen“ bezeichnet ist und im gleichen Ordner liegen, in dem auch das Dokument abgelegt ist. So wird auch der Word-User zu mehr Disziplin angeregt. Die Abbildungen werden an einer Stelle abgelegt, nicht im Dokument eingebettet und blähen das Word-File nicht unnötig auf.
Das Makro setzt den Filenamen der Abbildung unter die Abbildung. So weiss man, welche Abbildung eingebunden ist. Der Filename der Abbildung ist nichtdruckend.
Beispiel: Sie erhalten ein Word-File, in dem Abbildungen verlinkt sind. Sie legen diese Abbildungen in einen Ordner mit der Bezeichnung «Abbildungen». Dieser Ordner befindet sich im gleichen Ordner wie das WORD-File, das Sie erhalten haben. Sie haben zum Beispiel mehr Abbildungen erhalten, als im Word-File aufgelegt sind. Sie Öffnen das WORD-File und betätigen das Makro «Abbildungen aktualisieren». Nun sehen Sie zum einen, ob Sie wirklich alle Abbildungen haben und zum anderen, welche Abbildungen eingebunden wurden. Nur die verlinkten Abbildungen werden berücksichtigt. Fehlende Abbildungen werden aufgelistet.
Ablauf mit Makro «Abbildungen aktualisieren»