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Description
La présente Best Practice offre une description d’une recommandation, indépendante du produit et applicable dans toute la Suisse, relative à l’archivage des documents fiscaux cantonaux. On trouve dans les documents fiscaux cinq types principaux de dossiers: formulaires fiscaux, instructions et notices explicatives, données de taxation, dossiers fiscaux et rapports fiscaux, éventuellement complétés de documents supplémentaires. Cette Best Practice détaille de façon descriptive la compilation de ces documents fiscaux en un Submission Information Package (SIP), comme l’eCH-0160 Interface de versements archivistiques pour la livraison aux archives compétentes. La Best Practice comprend également des recommandations d'évaluation.
Alors que les formulaires fiscaux, les instructions et notices explicatives ainsi que les rapports fiscaux sont intégralement archivés comme fichier texte dans un format compatible avec l'archivage (PDF/A-1 ou PDF/A-2 par exemple), un modèle de données a été établi pour l'archivage numérique à long terme des données de taxation, qui permet de créer un fichier SIARD selon la norme eCH-0165. Ce modèle de données repose sur la norme eCH-0119 E-Tax Filing (pour les personnes physiques) et eCH-0229 Données des déclarations d'impôts des personnes morales. Les critères et tableaux d'élimination définissent, aux fins d'une analyse transparente, les données de taxation qui ne sont pas reprises de façon permanente par les archives. Les dossiers fiscaux sélectionnés, en revanche, sont archivés dans un format de fichier compatible avec l'archivage (PDF/A-1 ou PDF/A-2 par exemple) en utilisant une procédure de sélection combinée (sélection du contenu plus échantillonnage).