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Fournir les documents de la réunion et informer les membres (administrateurs, responsables de la réunion).
Sélectionnez la commission concernée et téléchargez les documents de réunion téléchargés (fichier ZIP dans le presse-papiers) vers l'application via le bouton vert.
N'utilisez pour cela que le fichier ZIP généré automatiquement (contient le PDF généré automatiquement). Le fichier ZIP d'exportation du dossier (avec les fichiers originaux) ne peut pas être utilisé pour l'importation.
La séance téléchargée est maintenant affichée dans le champ "Séances courantes" et dans la vue calendrier.
Dans la vue de la séance, tous les points de l'ordre du jour sont maintenant affichés selon la liste de l'ordre du jour. Vous pouvez désormais informer les membres du comité des nouveaux documents de réunion en envoyant une notification.
Vous pouvez envoyer une notification à tous les participants ou seulement aux participants sélectionnés. Vous pouvez saisir une notification manuellement ou sélectionner un message automatique :
Cliquez sur "Envoyer" pour envoyer un e-mail aux participants sélectionnés. Les participants peuvent accéder à l'application ou aux documents de la réunion via un lien.
Description des documents de la séance (champ de texte)
Les administrateurs peuvent utiliser le champ de description pour saisir des informations sur une séance (par exemple, un lien vers un service d'appel vidéo). Le texte enregistré est visible par tous les membres de la commission.