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Lorsqu’il est conçu de manière originale et individuelle, le dossier d’informations remplit une fonction importante en termes d’image et de renseignements, contribuant ainsi à fidéliser la clientèle. Ce document permet au client de se faire rapidement une idée de l’établissement ainsi que des services et des activités qu’il propose. Le dossier d’informations sera également un bon instrument de marketing s’il contient des renseignements sur la région et les environs de l’hôtel.
L’hôtelier peut laisser libre cours à sa créativité et à son imagination en élaborant un dossier d’informations individuel.
Dans les catégories 1* et 2*, le dossier doit contenir des informations sur l’hôtel indiquant au minimum les heures de petit-déjeuner, les heures d’ouverture des installations hôtelières et les heures de départ (check-out). Les numéros d’urgence importants doivent eux aussi être mentionnés.
Les hôtels 3* doivent proposer un guide des services bilingue, alors que les établissements 4* et 5* sont tenus de fournir un guide des services multilingue. Le guide des services est beaucoup plus complet que le paragraphe d’informations sur l’hôtel. Il doit contenir tous les services et équipements de l’hôtel obligatoires dans la catégorie correspondante, avec les horaires et les disponibilités.
Liste non exhaustive
Les points suivants sont des suggestions pour élaborer un dossier d’informations adéquat: