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Was ist Knowledge Sharing und welche Tools sind zu verwenden, um die Streuung von Unternehmenswissen zu vermeiden?
Eine der Säulen, auf denen ein Unternehmen aufgebaut ist, ist das Wissen, d.h. alle Informationen, die sich im Laufe der Jahre angesammelt haben und die es Mitarbeitern und Managern ermöglichen Synergieeffekte zu erzielen. Diese Informationen werden jedoch nicht immer organisiert verwaltet und sind oft nur einigen wenigen vorbehalten, so dass die Mitarbeiter gezwungen sind, Zeit zu verschwenden mit der Suche nach Daten und Inhalten, die bereits mit ihnen geteilt werden sollten.
Knowledge sharing,was ist das
In jedem Unternehmen spielen das Wissen und das Wissensmanagement eine grundlegende Rolle.
Es gibt zwei Arten von Wissen: explizites und implizites Wissen.
Unter explizitem Wissen versteht man alle theoretischen Informationen, die leicht weitergegeben werden können: Unternehmensrichtlinien, Produktblätter und sämtliches Wissen, das in schriftlicher Form verbreitet werden kann.
Im Gegensatz dazu umfasst das implizite Wissen (oder tacit knowledge) alle Informationen, die durch Arbeitserfahrung erworben wurden. Aus diesem Grund ist es schwieriger, sich dieses Wissen anzueignen, da es nicht ausreicht, ein Dokument zu lesen, sondern eine direkte Erfahrung erforderlich ist.
Für ein Unternehmen kostet der Erwerb dieses Wissens, sowohl des expliziten als auch des impliziten, Zeit und Geld, und deshalb ist es wichtig, dass es nicht verloren geht.
Damit dies nicht geschieht, ist es notwendig, eine Strategie zur gemeinsamen Nutzung von Wissen einzuführen: Wissen im Unternehmen wird zwischen Personen, Teams und Abteilungen geteilt, so dass es von allen Mitarbeitern schnell und immer dann, wenn sie Informationen benötigen, genutzt und eingesehen werden kann.
Was passiert, wenn es kein Knowledge Sharing gibt
Fehlende gemeinsame Nutzung von Wissen (oder Wissensaustausch) verringert die Produktivität des Unternehmens, da Zeit und Ressourcen verloren gehen, die von den Mitarbeitern für ihre eigenen Aufgaben genutzt werden könnten. Die Hauptprobleme, die durch den fehlenden Austausch von Wissen im Unternehmen entstehen, sind:
- Schwierigkeiten beim Auffinden von Informationen: Die Mitarbeiter verlieren Zeit bei der Suche nach dem Wissen, das sie zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen. Die Tatsache, dass diese Informationen nicht schnell gefunden werden können, führt häufig zu einer Unterbrechung des Arbeitsablaufs, von der sowohl der Mitarbeiter als auch manchmal die gesamte Abteilung betroffen ist;
- fehlende Autonomie des Mitarbeiters: Da er nicht in der Lage ist, die Unterlagen selbständig zu konsultieren und zu verwalten, muss er sich an Kollegen und Vorgesetzte wenden, um Zugang zu den Informationen zu erhalten, wodurch sich die für die Lösung des Problems erforderliche Zeit verlängert;
- chaotische Dokumente: Da der Mitarbeiter das gesuchte Dokument nicht finden kann, denkt er vielleicht, dass es nicht existiert, und verschwendet Zeit mit der Erstellung eines neuen. Dies führt nicht nur zu einer Verschwendung von Energie, sondern auch zu einem Chaos in der Dokumentation, da es mehrere Dateien mit demselben Inhalt gibt;
- Wissensverlust: Wenn nicht alles Wissen dokumentiert oder zugänglich ist, können wichtige Informationen, wie z. B. bewährte Verfahren zur Lösung von Problemen, verloren gehen;
- Lücken in der Dokumentation: Da die Dokumente nicht gemeinsam genutzt werden, ist es schwieriger, Lücken zu erkennen, und es besteht die Gefahr, dass sie entdeckt werden, wenn diese Informationen benötigt werden, was zu Störungen führt.
Förderung des Knowledge sharing: Was das Unternehmen tun kann
Es ist Aufgabe des Unternehmens, den Arbeitnehmern alle Instrumente zur Verfügung zu stellen, um den Wissensaustausch zu fördern. Zur Optimierung des Wissensaustauschs können verschiedene Strategien angewandt werden:
- Ausarbeitung von Richtlinien für die gemeinsame Ablage: Ohne Unternehmensrichtlinien wird jeder Mitarbeiter seine eigenen Dokumente nach persönlichen Regeln ablegen, was zu einem Chaos führt und die Kollegen daran hindert, sie einzusehen. Wenn das Unternehmen hingegen gemeinsame Praktiken vorgibt, wird auch die Ablage einheitlich und organisiert erfolgen;
- Wissen teilbar machen: Wie wir gesehen haben, kann Wissen auch stillschweigend vorhanden und daher schwer zu teilen sein. Das Unternehmen muss Anreize schaffen, dieses Wissen an Kollegen weiterzugeben und es auch in schriftlicher Form nutzbar zu machen, um das Horten von Wissen zu vermeiden. Das Gleiche gilt für explizite Informationen, die nicht immer archiviert werden und mündlich weitergegeben werden;
- Förderung einer Kultur des Teilens: Mitarbeiter zögern oft, Informationen zu teilen, weil sie denken, dass sie sich auf diese Weise für das Unternehmen unentbehrlich machen. Durch eine Unternehmenskultur, die das Teilen von Informationen fördert, werden alle Mitarbeiter dazu aufgerufen, ihren Beitrag zu leisten und Klarstellungen, Informationen und Ratschläge zu erhalten;
- Bereitstellung der erforderlichen Instrumente: Die bisher genannten Aspekte werden das Problem der gemeinsamen Nutzung von Wissen nicht lösen, wenn sie nicht von einer Software flankiert werden, die in der Lage ist, alle Inhalte auf einer einzigen Plattform zusammenzufassen, so dass sie nicht verstreut und schwer zu finden sind und leicht abgefragt werden können.
Knowledge management für den knowledge sharing
Wie wir soeben gesehen haben, ist es die Aufgabe des Unternehmens, den Benutzern alle Tools zur Verfügung zu stellen, die sie benötigen, um das Wissen des Unternehmens zu teilen.
Damit Wissen effektiv geteilt werden kann, ist eine Wissensmanagementstrategie erforderlich.
Aber was ist Wissensmanagement? Ziel des Wissensmanagements ist es, das gesamte Wissen eines Unternehmens, das so genannte Unternehmens-Know-how, zusammenzuführen, zu organisieren und den Mitarbeitern zur Verfügung zu stellen.
Unternehmen setzen häufig Wissensmanagementsysteme ein, um Mitarbeiter beim Auffinden von Unternehmensinhalten in der Wissensdatenbank zu unterstützen und den Wissensaustausch zu erleichtern. Die Software muss über bestimmte Funktionen verfügen, wie z. B. die Möglichkeit, die benötigten Informationen in kurzer Zeit zu extrahieren, damit der Mitarbeiter mit seiner Arbeit fortfahren kann.
Darüber hinaus muss die Unternehmensdokumentation rund um die Uhr zugänglich sein, damit alle Abteilungen nach ihren Bedürfnissen suchen können. Um den Suchprozess zu beschleunigen, ermöglicht es eine Software mit künstlicher Intelligenz den Mitarbeitern, direkt auf den gesuchten Inhalt zuzugreifen, ohne Schlüsselwörter zu verwenden, die sie dazu zwingen würden, ganze Dokumente zu durchsuchen, um die benötigten Informationen auszuwählen.
Für die Weitergabe von Unternehmenswissen ist eine unternehmensweite Strategie erforderlich, um Routinetätigkeiten, die die Zeit der Mitarbeiter verschwenden, zu beseitigen und die Produktivität zu steigern.