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Büroleiter ist ein Beruf, der erst vor relativ kurzer Zeit entstanden ist. Früher wurde dieser Beruf als «Verwalter» bezeichnet, aber mit dem Wandel der Wirtschaft hat die Spezialität des Büroleiters neue Funktionen übernommen. Büroleiter werden oft mit Sekretärin, Personalleiter und Verwalter verwechselt. Zum Teil nimmt der Office Manager beide Funktionen wahr, aber nur zum Teil. Der Beruf des Office-Managers selbst hat etwas andere Merkmale.
Berufliche Aufgaben des Büroleiters
DerBüromanager ist die Fachkraft, die alle Bürodienste leitet, ihre Arbeit koordiniert und das Büro mit den erforderlichen Verbrauchsmaterialien versorgt. Er oder sie untersteht direkt dem Geschäftsführer oder dem stellvertretenden Personaldirektor, manchmal auch dem Leiter der Personalabteilung. Was gehört zu den Aufgaben des Büroleiters?
– beaufsichtigt die Arbeit des gesamten Büros;
– koordiniert die Arbeit aller Bürodienste (Sekretärinnen, Kuriere, Verwaltungsangestellte, Fahrer, technisches Personal, etc.));
– erledigt die Geschäftskorrespondenz sowie die Verteilung von Anrufen;
– trifft sich mit Kunden
– unterstützt die Verwaltungs- und Wirtschaftsabteilungen aller Büroangestellten;
– arbeitet mit der grundlegenden Buchhaltungsdokumentation;
– bereitet Frachtbriefe und Rechnungen vor und erstellt Materialien
– führt Aufzeichnungen, erstellt Berichte und kümmert sich um den Umlauf von Zahlungsunterlagen;
– organisiert Urlaube und andere Firmenveranstaltungen;
– sorgt für Sauberkeit und Ordnung im Büro
– führt Aufzeichnungen über Urlaube, Feiertage und Überstunden, was jedoch nicht in allen Unternehmen erforderlich ist;
– stellt Visa und Einladungen aus und kümmert sich um die Anmeldung ausländischer Arbeitnehmer – eine Anforderung, die eher in großen Unternehmen, vor allem im Bau- und Versicherungswesen, gestellt wird;
Dies sind die Hauptaufgaben von Büroleitern, aber wie Vertreter von Personalvermittlungsagenturen sagen, werden in verschiedenen Unternehmen zusätzlich zu den oben genannten Aufgaben unterschiedliche Anforderungen an Büroleiter gestellt. In westlichen Unternehmen vereint der Büroleiter zumeist die Funktionen des Büroleiters, der Sekretärin und der persönlichen Assistentin und wird de facto mit der Position des Verwaltungsdirektors des Unternehmens gleichgesetzt.
Erforderliche Ausbildung:
– In den meisten Fällen ist ein Hochschulabschluss erforderlich;
– da nur wenige Orte Büroleiter ausbilden, bevorzugen die meisten Unternehmen Fachleute mit einem humanitären Hintergrund, d. h. Philologie, Journalismus, PR, manchmal auch Wirtschaftswissenschaften;
– der Abschluss von Fachkursen ist zusätzlich zur Hochschulausbildung willkommen;
– der Abschluss von Zusatzkursen in Computerkenntnissen (Word, Excel);
– Fremdsprachenkenntnisse sind in westlichen Unternehmen eine zwingende Voraussetzung.
Anforderungen an einen Büroleiter:
– Organisationstalent;
– Selbstständigkeit in der Entscheidungsfindung;
– Fähigkeit, Verantwortung auf die Mitarbeiter zu verteilen;
– Kontaktfreudigkeit;
– Flexibilität;
– Geduld;
– Taktgefühl;
– Pünktlichkeit;
– Gewissenhaftigkeit;
– Geschäftsetikette.