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La Convention de Vienne du 24 avril 1963 sur les relations consulaires prescrit le régime applicable à l’établissement de relations consulaires et de postes consulaires, aux fonctions consulaires ainsi qu’à la nomination et à l’admission des chefs de poste consulaire. Le chapitre III de ladite Convention traite plus spécifiquement du régime applicable aux fonctionnaires consulaires honoraires et aux postes consulaires dirigés par ces derniers.
Procédure en vue de l’établissement d’un poste consulaire, dirigé par un fonctionnaire consulaire honoraire
La demande d’établissement d’un poste consulaire doit être adressée au DFAE (Protocole) par voie diplomatique avec les données suivantes :
- Raisons explicites justifiant la demande (voir conditions ci-après)
- Nom de la capitale cantonale prévue comme siège du poste consulaire
- Nom des cantons qui devraient former la future circonscription consulaire
La nécessité de disposer d'un représentant officiel dûment accrédité doit être objectivement démontrée. L'importance de la communauté étrangère et des relations commerciales, touristiques, culturelles et scientifiques, actuelles (statistiques) et prévisibles, entre l'Etat d'envoi et la nouvelle circonscription consulaire doit être décrite; il va de même en ce qui concerne les perspectives de développement grâce à la présence d'un représentant officiel. Le DFAE se réserve le droit de revoir à tout moment, même après l’ouverture d’un poste, la nécessité objective de maintenir celui-ci ouvert.
La taille restreinte du territoire suisse conduit les autorités suisses à limiter l’ouverture de représentations consulaires; en sus de la section consulaire près de l’ambassade à Berne, sont admises pour examen en principe les demandes d’établissement d’un seul poste consulaire additionnel par région linguistique (en Suisse alémanique, en Suisse romande ou au Tessin).
Le siège du poste doit obligatoirement se situer dans une capitale cantonale (sauf pour le canton du Tessin où, sur demande circonstanciée, la ville de Lugano peut aussi être acceptée comme siège de poste). Un chef-lieu cantonal se définit par son centre-ville et les communes desservies par les transports publics urbains de la capitale cantonale. Tout changement ultérieur de l’adresse du siège du poste exige l’autorisation préalable du DFAE, de même que tout changement de circonscription consulaire. Les circonscriptions consulaires ne peuvent pas empiéter les unes sur les autres et doivent coïncider avec les frontières cantonales.
Procédure de nomination de chefs de poste consulaire
Une fois que le Département (Protocole) a pu donner son accord de principe pour l’établissement d’un poste consulaire, il invite l’Ambassade à lui soumettre la proposition de nomination, avec les documents suivants:
- Curriculum vitae actuel et complet avec une photographie (nom/prénoms, lieu/date de naissance, état civil, lieu d’origine pour le candidat suisse et nationalité(s) pour le candidat étranger, adresses privée et professionnelle, formation/études, activités professionnelles antérieures et actuelles)
- Photocopie du passeport (des passeports si double-nationalité)
- Photocopie du permis B ou C (séjour/établissement), si candidat étranger
- Original d’un extrait actuel du casier judiciaire (à solliciter par le candidat)
- Lieu et adresse prévue du siège du poste consulaire envisagé
Selon la pratique suisse, est admis comme fonctionnaire consulaire honoraire les personnes qui sont déjà domiciliées en Suisse, soit des ressortissants suisses ou des titulaires d’un permis d'établissement C. A titre exceptionnel, un titulaire d’un permis de séjour B peut être admis, s’il a la nationalité de l’Etat d’envoi. Ces personnes exercent en général une autre activité professionnelle.
La nomination de ressortissants suisses, membres d'un pouvoir exécutif, législatif ou judiciaire, fédéral ou cantonal, est soumise à des restrictions et celle de militaires suisses astreints à l'obligation de servir nécessite l’approbation préalable du Département fédéral de la défense, de la protection, de la population et des sports.
Le chef du poste consulaire doit avoir son domicile dans son arrondissement consulaire.
La classe du chef de poste doit correspondre à la classe de sa représentation consulaire, à savoir un consul général pour un consulat général, un consul pour un consulat.
Procédure d’admission de chefs de poste consulaire
En cas de consentement du DFAE (Protocole) à la nomination du candidat de l’Etat d’envoi, le Protocole inviter l’Ambassade à lui transmettre la Lettre de provision (en allemand: Bestallungsschreiben, en anglais: Letter of commission), dans laquelle doivent obligatoirement figurer les nom et prénom du chef de poste nommé (conformément au passeport), la classe (consul général ou consul), la catégorie (honoraire) ainsi que la circonscription consulaire (énumération des cantons concernés) et le siège du poste (capitale cantonale). La lettre de provision doit être libellée au nom du Conseil fédéral (et non pas à celui du/de la Président(e) de la Confédération !). Sur la base de cette lettre de provision, le Protocole soumet au Conseil fédéral la demande d’octroi de l’exéquatur.
Exequatur
L’exequatur est transmis par le Protocole à l’Ambassade pour remise au chef de poste. En revanche, faisant partie intégrante du dossier d’admission, la lettre de provision ne peut pas être restituée aux autorités de l’Etat d’envoi.
Enregistrement auprès du Protocole, établissement d’une carte de légitimation et inscription sur la « Liste des membres du Corps consulaire »
Après réception de l’exequatur, l’Ambassade adresse au DFAE (Protocole) une demande d’enregistrement du chef de poste, accompagnée de deux photographies récentes.
Seul le fonctionnaire consulaire honoraire qui dirige le poste consulaire peut être mis au bénéfice d’une carte de légitimation et figurer dans la « Liste des membres du Corps consulaire ».
Changement ultérieur de l’adresse du siège du poste consulaire
Tout changement ultérieur de l’adresse du siège du poste consulaire exige l’autorisation préalable du DFAE (Protocole).
Promotion du chef de poste consulaire
La promotion de « consul honoraire » à « consul général honoraire » entraîne également le changement de la classe du poste consulaire (de « consulat » à « consulat général »). Ce changement oblige l’Ambassade à envoyer au DFAE (Protocole) une nouvelle lettre de provision (voir 3ème phase des formalités ci-dessus) et le Protocole à solliciter un nouvel exequatur du Conseil fédéral).
Fin de mandat d’un chef de poste consulaire (formalités et conséquences)
L’Ambassade doit sans délai notifier au DFAE (Protocole) la fin du mandat d’un chef de poste consulaire, en précisant la date exacte de la fin de ses fonctions, en restituant la carte de légitimation et en confirmant que le sigle « CC » a été enlevé du véhicule.
L’Ambassade veille à ce que toutes les signes (écusson, drapeau, plaques, etc.) soient enlevées de la façade de l’immeuble, de la porte d’entrée, de la boîte aux lettres et à ce que les sceaux, formulaires et documents officiels soient restitués à l’Ambassade.
Le DFAE (Protocole) procède à la suppression dans la « Liste des membres du Corps consulaire » de l’inscription du poste consulaire et, en principe et si les circonstances le permettent, au rattachement de sa circonscription à celle de l’Ambassade. En cas extraordinaire, le Département (Protocole) contacte l’Ambassade.
Réouverture d’un poste consulaire, dirigé par un fonctionnaire consulaire honoraire
Si l’Etat d’envoi souhaite ouvrir un nouveau poste, il est prié de suivre la procédure conformément à cette notice informative en commençant par la première phase des formalités.