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Vorbereitungen für eine Prüfung
Regelmäßige Prüfungen sind wichtig, denn sie können Ihnen helfen, die Finanzunterlagen eines Unternehmens zu analysieren und ihre Richtigkeit und Vollständigkeit zu überprüfen. Eine Prüfung hilft Ihnen, verschiedene Aspekte systematisch durchzugehen und mehr über Ihre finanziellen Transaktionen zu erfahren.
Die Durchführung eines Audits kann Ihnen helfen, die Genauigkeit Ihrer Unternehmensfinanzen und -prozesse zu überprüfen, Fehler in verschiedenen Finanzprozessen zu finden, neue Buchhaltungs- oder Geschäftsstrategien einzuführen und bessere Geschäftsentscheidungen zu treffen.
Beginnen Sie mit der Planung des Audits Ihres Unternehmens
Während dieses Prozesses muss alles klar sein, alte Dokumente sollten recherchiert und mit neuen Finanzstatistiken verglichen werden, die das Unternehmen jetzt hat. Auf der Grundlage dieser Informationen kann ein grundlegendes Auditprogramm erstellt werden.
Sie müssen wissen, welche Bereiche Ihres Unternehmens einer Prüfung bedürfen, wer die Prüfung durchführen wird, wann sie beginnen und wann sie enden wird und wie häufig sie im Allgemeinen durchgeführt werden soll. Erstellen Sie einen Prüfungsplan, aus dem hervorgeht, welche Aspekte Ihres Unternehmens wann und wie geprüft werden, damit Sie immer über detaillierte Informationen verfügen.
Identifizierung potenzieller Fehler
Es ist wichtig, alle Aspekte zu ermitteln, die möglicherweise nicht gut genug zum Unternehmen und seinen Zielen passen. Sie können die Empfehlungen des Auditteams nutzen oder einfach verschiedene Aspekte des Unternehmens durchgehen. Jedes Unternehmen hat seine eigene Arbeitsweise und bewegt sich in einem anderen Umfeld. Daher ist es wichtig, bei der Identifizierung potenzieller Fehler viele verschiedene Themen zu berücksichtigen.
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Benachrichtigen Sie Ihre Mitarbeiter
Die Abteilungen sollten über Audits und deren Zweck informiert werden. Manchmal kommt es auch zu einem Überraschungsaudit, wenn Unternehmen glauben, dass sie es mit verdächtigen Aktivitäten zu tun haben könnten. Unter normalen Umständen müssen Sie jedoch Ihre Mitarbeiter benachrichtigen und sie bitten, Ihnen die für die Prüfung erforderlichen Unterlagen zur Verfügung zu stellen.
Eröffnungssitzung
An dieser Art von Besprechung nehmen die Unternehmensleitung und alle Verwaltungsmitarbeiter teil, die in irgendeiner Weise mit der Prüfung zu tun haben. In diesem Fall werden Sie den Zweck und die Bedeutung von Audits besprechen. Je nachdem, was in der Sitzung besprochen wird, kann es zu Änderungen im Prüfungsprogramm kommen.
Am Ende des Auditprozesses könnten Ihre Entdeckungen Sie dazu drängen, viele Aspekte Ihres Unternehmens zu ändern. Daher ist es besser, wenn Ihr Team sich mit dem Gedanken auseinandersetzt, dass einige Dinge nicht mehr so sein werden, wie sie waren, und dass Sie bald damit beginnen werden, verschiedene Strategien zur Verbesserung Ihres Unternehmens zu entwickeln.
Beginnen Sie mit der Durchführung des Audits
Nachdem Sie die vorangegangenen Phasen durchlaufen haben, müssen Sie die ersten Schritte einleiten. Vergewissern Sie sich, dass Sie alle notwendigen Dokumente von Ihren Teammitgliedern gesammelt haben, Sie müssen auch mehr über ihre Fähigkeiten wissen und allgemein feststellen, wie sie Ihnen jetzt helfen können. Sie können auch Überprüfungen von Geschäftsprozessen durchführen.
Dokumentieren und berichten Sie Ihre Erkenntnisse
Schreiben Sie alle neuen Aspekte auf, die Sie entdeckt haben, und bewerten Sie, wie Ihre Erkenntnisse Ihr Unternehmen verbessern könnten. Analysieren Sie die wichtigsten Ergebnisse des Audits und die Meinung anderer Personen in Ihrem Umfeld, denn diese könnten ganz neue Aspekte sehen.
Je mehr Details Sie haben, desto besser verstehen Sie, was in Ihrem Unternehmen funktioniert und was nicht. Vielleicht finden Sie heraus, dass Aspekte, die Ihnen unwichtig erschienen, in Wirklichkeit wichtig sind und umgekehrt.
Änderungen vornehmen
Nutzen Sie Ihre Auditergebnisse, um Änderungen vorzunehmen. Verwerfen Sie nicht die Erkenntnisse, die für Ihr Unternehmen große Veränderungen bedeuten könnten. Analysieren Sie jedoch zunächst alles und stellen Sie fest, welcher Aspekt am wichtigsten ist und welche Änderungen vorgenommen werden müssen.
Sie könnten zum Beispiel feststellen, dass Sie zusätzliche Schulungen für Ihre Mitarbeiter benötigen, dass Sie einen Geschäftsprozess ändern müssen oder dass Sie Ihre Jahresabschlüsse aktualisieren müssen und vieles mehr. Auf diese Weise können Sie viele Probleme aufdecken und korrigieren.
Lösungen für das Auditmanagement
Es gibt zahlreiche Software und Lösungen, die Ihnen bei allen Prozessen helfen können, die mit der Rechnungsprüfung zusammenhängen. Die Plattform von AuditBoard kann Ihnen beispielsweise dabei helfen, Risiken als strategischen Treiber zu nutzen. HighBond kann eine große Menge an Daten für Sie verarbeiten und ist sehr benutzerfreundlich. Je nach Ihren Zielen können Sie alle Tools auswählen, die Ihre Arbeit einfacher und effizienter machen.
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