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Chapitre 4 administration
Kapitel 4: Umsetzung des neuen Records Management-Systems
Die Anwendung des Klassifikations- und Verwaltungsschemas in einer Verwaltungseinheit stellt eine Herausforderung dar, welche für die Mitarbeitenden eine grosse Änderung ihrer Arbeitsgewohnheiten bedeuten wird.
4.1. Vorbereitung der Umsetzung des neuen Records Management-Systems
Die Umsetzung muss von der Direktion der Verwaltungseinheit gut geplant werden und die Mitarbeitenden sind klar über den Ablauf zu informieren. Es muss vor allem entschieden werden, welche Dossiers in das neue System zu integrieren sind. Normalerweise wird empfohlen, die offenen Dossiers anhand der neuen Struktur zu reorganisieren und die abgeschlossenen Dossiers an einem Ort zur vorübergehenden Aufbewahrung abzulegen.
Die Umsetzung des neuen Records Management-Systems wird mit der Unterstützung des Kontaktarchivars von einem externen Beauftragten vorbereitet.
4.2. Reorganisation der Papierdossiers
Die Papierdossiers werden gemäss der neuen Klassifikationsstruktur in einheitlichem Material abgelegt und klar etikettiert. Diese Reorganisation der Papierdossiers wird mit der Unterstützung des Kontaktarchivars vom externen Beauftragten durchgeführt.
4.3. Reorganisation der elektronischen Dossiers
Die elektronischen Dossiers werden innerhalb einer gemeinsamen Verzeichnisstruktur reorganisiert. Diese Reorganisation der elektronischen Dossiers wird mit der Unterstützung des Kontaktarchivars vom externen Beauftragten durchgeführt.
4.4. Rückstände aufarbeiten
Die Dossiers, die nicht gemäss dem neuen System reorganisiert werden, sind zu evaluieren. Damit wird bestimmt, welche Dokumente ausgesondert werden können, welche von der Verwaltungseinheit aufbewahrt werden müssen und welche an das Staatsarchiv Wallis abzuliefern sind.
Diese Arbeit wird vom Kontaktarchivar geleitet.