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Lorsque l’efficacité est mesurée et appréciée par une équipe interne, mais a fortiori lorsqu’une équipe externe ou mixte en est chargée, le mandat précis et le planning relatifs à l’opération de mesure devraient être fixés par écrit.
Un mandat de mesure de l’efficacité ou d’évaluation peut assumer la structure suivante:
Modèle de structure pour une évaluation
Finalité et intérêt (motifs)
Dans quel but l’évaluation est-elle conduite et à quoi serviront les résultats?
Par exemple:
- Optimiser les processus et procédés
- Perfectionner la stratégie ou la politique de l’organisation
- Décider de la poursuite d’un projet ou programme
- Rendre des comptes aux bailleurs de fonds ou à l’opinion publique
But (objectifs)
A quel sujet l’évaluation doit-elle fournir des constats?
Par exemple:
- Confirmer qu’une prestation spécifique (output) a été délivrée, un effet spécifique produit au sein d’un groupe cible (outcome) ou une contribution apportée à un but de développement global
- Juger si une intervention spécifique a été efficiente, efficace et pertinente
- Offrir des constatations, conclusions et recommandations au sujet d’un projet ou programme spécifique
Portée (scope)
La portée de l’évaluation doit être clairement définie, en précisant clairement ses délimitations.
Par exemple:
- Dans les thèmes traités
- Dans la période temps considérée
- Dans les activités considérées
- Dans les moyens déjà employés
- Dans l’étendue géographique
- Dans les groupes cibles
Participants et sphères concernées
Qui participe à l’évaluation ou qui est touché par elle?
Par exemple:
- Les collaborateurs responsables du projet
- Les organisations intermédiaires
- Le groupe cible
- Les organisations partenaires
- Le gouvernement
Quels intérêts et besoins ont ces (groupes de) personnes? Comment sont-ils pris en compte? Compte rendu Comment rend-on compte des résultats? Y a-t-il d’autres «produits›› à livrer en-dehors du compte rendu traditionnel?
Par exemple:
- Compte rendu traditionnel
- Workshop avec les participants
- Debriefing avec les responsables du projet
- Présentations aux responsables de la ligne
- Documents «Enseignements à tirer»
Budget
- Les coûts sont-ils proportionnels à la complexité de la problématique et à la valeur de l’information visée?
De quoi faut-il convenir par écrit?