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Das Gruppierungssystem von Banana Buchhaltung Plus ermöglicht es, die Beträge von Konten und Gruppen schnell und einfach zu summieren. Das Programm bietet maximale Flexibilität, um beliebig viele Totalisierungsebenen zu erstellen.
Die Gruppierung ist ein sehr leistungsfähiges Werkzeug, um die Totalsummen automatisch zu berechnen.
Es kann in folgenden Fällen angewendet werden
- In den Tabellen Konten und Kategorien, um die Struktur der Bilanz und der Erfolgsrechnung zu definieren.
- In der Tabelle MwSt/USt-Codes für die Gruppierung der MwSt/USt-Codes.
- In der Tabelle Artikel der App Lagerverwaltung.
- In der Tabelle Artikel der App Anlagenbuchhaltung.
So funktioniert's
Das Gruppierungssystem basiert immer auf zwei Spalten:
- Die Spalte Gruppe (Total-Zeile), in der die Identifikatoren der Gruppen (Gruppenidentität) angegeben werden, die textuell oder numerisch sein können.
- Die Spalte Summ.in, in der für jede Konto- oder Gruppenzeile die Gruppe angegeben wird, in der die Zeile (Total-Zeile) summiert werden soll.
Jede Gruppenzeile ist eine Summenzeile, in welcher...:
- Die Gruppensalden entsprechen den Summe der Zeilen, die in der Spalte "Summ.in" den Namen der Gruppe enthalten.
- Das Programm berechnet die Summen aller Spalten, die Beträge (des Typs 'Betrag') enthalten, unabhängig davon, ob es sich um vordefinierte Spalten (Eröffnung, Saldo usw.) oder um manuell hinzugefügte Spalten handelt.
Mit dem Gruppierungssystem können Sie mehrere Ebenen von Totalisierungen erstellen.
Die Logik des Programms
Um die Logik des Programms zu verstehen, nehmen wir als Beispiel einen kleinen Teil des Kontenplans. Für die Liquiditätskonten "Kasse, Post und Bank" ist eine Gruppe Total Liquidität zu erstellen. So vorgehen:
- Fügen Sie zunächst eine Zeile unmittelbar nach den Liquiditätskonten hinzu. Geben Sie danach in der Spalte Gruppe den Namen der Gruppe Total Liquidität ein.
- Geben Sie in der Spalte Beschreibung als Begriff für die Gruppe 'Total Liquidität' ein.
- Damit das Programm die Salden aktualisieren kann, müssen Sie angeben, welche Konten in der Gruppe summiert werden sollen.
Geben Sie in der Spalte Summ.in jedes Kontos (Kasse, Post und Bank) die Gruppe "Liquidität" ein. Die Salden der Gruppe "Liquidität" werden sofort mit dem Saldo der Liquiditätskonten Kasse, Post und Bank aktualisiert.
Mit der gleichen Logik können Sie auch Gruppen zusammenfassen. Gruppen können auch in den Gruppenzeilen einer höheren Gruppe totalisiert werden.
Angenommen, Sie fügen eine Gruppe hinzu, in der Sie die Gruppe Liquidität gruppieren und dann summieren.
- Fügen Sie zunächst eine Zeile unmittelbar nach der Liquiditätsgruppe hinzu. Geben Sie danach in der Spalte Gruppe den Namen der Gruppe Aktiven ein.
- Geben Sie in der Spalte Beschreibung die Beschreibung der Gruppe Total Aktiven ein.
- Damit das Programm die Salden aktualisieren kann, müssen Sie angeben, welche Gruppen in der Gruppe Aktiven summiert werden sollen.
Geben Sie in der Spalte Summ.in der Gruppe "Liquidität" die Gruppe "Aktiven" ein. Die Salden der Gruppe werden sofort aktualisiert.
Wenn Sie dieser Logik folgen, können Sie eine Struktur mit Gruppen und Untergruppen für den gesamten Kontenplan erstellen. Gleichzeitig erhalten Sie einen Kontenplan, der auf das jeweilige Land und die spezifischen Bedürfnisse zugeschnitten ist.
Verwenden Sie die gleiche Logik, um die MwSt/USt-Codes in der Tabelle "MwSt/USt-Codes" sowie Artikeln in der Tabelle "Artikel" der Lagerverwaltung und der Anlagenbuchhaltung zu gruppieren.
Ausgiebiger Gebrauch des Totalisierungssystems
Das Totalisierungsssystem ist sehr flexibel:
- In einer Gruppe können Konten wie auch Gruppen totalisiert werden.
- Die Titel der Texte können der Gruppe zugeordnet werden, zu der sie gehören.
- Es kann jede mögliche Art von Nummerierung verwendet werden (Zahlen und/oder Buchstaben).
- Es können bis zu 100 Ebenen von Totalisierungen erstellt werden.
- Die Totalisierung ist unabhängig von der Reihenfolge:
- Die Totalzeile kann vor bzw. nach den Konten- oder Gruppenzeilen definiert werden.
- Die Totalzeile kann sich an einer völlig abgetrennten Position befinden.
Das wird zur Erstellung von Postenbüchern (z.B. Postenbuch Kunden) benutzt.
- Dasselbe Konto kann nicht gleichzeitig in zwei oder mehreren Gruppen totalisiert werden.
- Das System wird auch für die Totalisierung von Kostenstellen und Segmenten benutzt.
Die Totalisierung der Betragsspalten
Die Berechnungsprozedur totalisiert Spalten des Typs Betrag.
- Die im Programm standard definierten Betrag-Spalten werden totalisiert.
- Vom Benutzer hinzugefügten Betrag-Spalten werden totalisiert.
Die Berechnungssequenz
Das Programm berechnet die Totale wie folgt:
- Stellt die Werte der Betragsspalten der Gruppenzeilen auf Null.
- Totalisiert die Beträge der Kontenzeilen in den Gruppenzeilen (erste Ebene der Berechnung).
- Totalisiert die Saldi der Gruppenzeilen in den Gruppenzeilen der nächsthöheren Ebene.
Wiederholt die Operation, bis alle Ebenen berechnet sind.
Wurde eine Gruppe in einer Gruppe einer niedrigeren Ebene totalisiert wird, entsteht ein unendlicher Zyklus.
Prüfung und Meldung von Fehlern
Wenn Sie Gruppierungen erstellen, prüft das Programm eventuelle Fehler und meldet sie, damit Sie sie sofort korrigieren können.
Wenn Sie in der Spalte "Summ.in" eine nicht vorhandene Gruppe angeben (in der Spalte "Gruppe" wurde keine Gruppe mit diesem Namen definiert), meldet das Programm sofort eine Fehlermeldung mit dem Text "Gruppe nicht gefunden".
In diesem Fall reicht es aus...:
- in der Spalte 'Gruppe' die Gruppe zu erstellen
- den Befehl Buchhaltung nachkontrollieren (Menü 'Aktionen') auszuführen
- die Totale mittels Befehl Totalsummen nachrechnen (Menü 'Aktionen') neu zu berechnen
Gruppen umbenennen
Mit dem Befehl Umbenennen (Menü Daten) können bestehende Gruppennamen automatisch umbenannt werden, ohne dass die Übereinstimmungen in den Spalten 'Gruppe' und 'Summ.in' manuell geändert werden müssen.
Ausdrucke
Wenn Sie die Bilanz und die Erfolgsrechnung oder andere Berichte mit Gruppierungen ausdrucken, wird die Struktur mit den Gruppierungen auch im Ausdruck angezeigt; so wie sie in den verschiedenen Tabellen festgelegt wurden.