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Das Gesetz sagt in Artikel 327a Absatz 1 Obligationenrecht: «Der Arbeitgeber hat dem Arbeitnehmer alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen…». Doch, einzig für die Nutzung von Motorfahrzeugen stellt der Gesetzgeber in der Folge weitere spezifische Regeln auf (in Artikel 327b). Alle anderen Spesengründe bleiben unerwähnt. Grund genug also, an dieser Stelle etwas ausführlicher auf die typischen Spesen in einem Dienstleistungsunternehmen einzugehen.
Das Gesetz regelt in Artikel 327b Obligationenrecht bereits einige Aspekte der Nutzung von Motorfahrzeugen durch Arbeitnehmende:
Fährt der Mitarbeitende mit einem Fahrzeug des Arbeitgebers ist es meist klar. Der Arbeitgeber übernimmt einfach alle Kosten des Fahrzeuges. Fährt der Mitarbeitende mit diesem Fahrzeug – mit Einwilligung des Arbeitgebers – hingegen auch privat, so muss er sich einen Privatanteil an seinen Lohn anrechnen lassen.
Der Privatanteil wird entweder mittels eines Bordbuchs effektiv ermittelt, d.h. jeder gefahrene Privatkilometer wird protokolliert und entsprechend aufgerechnet, oder dem Mitarbeitenden wird ein pauschaler Privatanteil angerechnet. Der zweite Fall kommt in der Praxis häufig vor und besteht aus einem Anteil von 0.8% pro Monat bez. 9.6% pro Jahr an den Netto-Anschaffungskosten des Fahrzeuges.
Fährt der Mitarbeitende bei der Arbeit mit seinem privaten Fahrzeug, so bekommt er in der Regel eine Kilometerentschädigung ausbezahlt. Diese ist so kalkuliert, dass sie die gesamten Kosten des Fahrzeugs deckt. Hilfestellung zur Ermittlung dieser Kilometerentschädigung bietet beispielsweise der TCS.
Analog zur Prozentpauschale bei der privaten Nutzung eines Geschäftsfahrzeugs kann auch die Nutzung eines privaten Fahrzeugs für die Arbeit in eine Gesamtpauschale umgerechnet werden. So muss der Arbeitnehmende kein Bordbuch führen und keine Kilometer protokollieren, was die Abrechnung natürlich vereinfacht.
Ist der Mitarbeitende für die Verrichtung seiner Arbeit mit anderen Transportmitteln unterwegs (Taxi, Bahn, Bus, Tram, Flugzeug, Velo etc.), so müssen diese Kosten selbstverständlich auch vom Arbeitgeber getragen werden. Ob dabei 1. oder 2. Klasse Zug gefahren wird, ob dabei Economy oder Business Class (oder sogar First Class) geflogen wird, spielt grundsätzlich keine Rolle. Die Kosten sind "durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstandene Auslagen" und müssen rückerstattet werden.
Der Mitarbeitende muss sich bei der Arbeit auf seine eigenen Kosten verpflegen. Dafür ist der Arbeitgeber grundsätzlich nicht zuständig. Aber…
Bei den Übernachtungen verhält es sich im Prinzip gleich wie bei den Verpflegungskosten. Bezahlt werden nur Übernachtungen, welche arbeitsbedingt nicht zu Hause verbracht werden können. Die Unterkunfts- und Hotelklasse ergibt sich meist aus dem Spesenreglement und der üblichen Praxis im Unternehmen.
Hier unterscheiden wir in der Praxis zwei Fälle:
Alle übrigen Kosten, die dem Mitarbeitenden während der Verrichtung seiner Arbeit im Interesse des Arbeitgebers entstehen, sind «übrige Aufwendungen». Selbstverständlich sind auch diese im Sinne von Artikel 327a Absatz 1 Obligationenrecht entschädigungspflichtig. Das können beispielsweise sein:
Im Sinne von grösstmöglicher Klarheit kümmert sich das Spesenreglement auch um diese Spesenkategorie und definiert dafür anwendbare Regeln.
Grundsätzlich darf der Arbeitgeber seinen Mitarbeitenden auch eine pauschale Spesenentschädigung zahlen. Das Gesetz nennt sie in Artikel 327a Absatz 2 eine «feste Entschädigung». Doch auch sie muss alle notwendig entstehenden Auslagen decken. D.h. der Mitarbeitende darf keinesfalls bei den Spesen «drauflegen» müssen.
Ansonsten werfen Pauschalspesen vor allem steuerlichen Fragen auf. Insbesondere dann, wenn die Pauschalen deutlich höher sind als die üblicherweise anfallenden Auslagen. Darauf gehe ich aber im letzten Spesen-Beitrag zum Thema «Spesenreglement» näher ein.
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