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Le processus menant à une certification est volontaire. Le rôle de l’organisme de certification est d’évaluer et de vérifier si le produit, le processus, le service ou le système de gestion soumis à la certification répond aux exigences du système de certification. D’un point de vue de haut niveau, un processus de certification passe généralement par les étapes suivantes :
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Application
Le processus commence par la demande du client et l’examen de celle-ci par l’organisme de certification
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Définition du champ d'application
Une réunion est organisée avec le client pour évaluer et convenir de la portée de la certification.
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Offre et accord
Une offre est faite au client pour qu’il l’accepte.
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Audit
Si l’offre est acceptée, une analyse et un audit détaillés sont effectués.
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Rapport d'examen
Les auditeurs préparent leur rapport et le soumettent à des experts
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Certification
Si la conformité est démontrée et acceptée par les examinateurs, une certification publique est délivrée.
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Procédure de renouvellement
Avant l’expiration de la certification, le client sera invité à renouveler sa certification par une procédure simplifiée.
À la réception d’une demande, l’organisme de certification l’examinera afin d’en évaluer l’acceptabilité et de préparer une offre le cas échéant. Le gestionnaire de projet peut demander des précisions ou des documents supplémentaires. Le formulaire de demande sert de base pour préparer une offre, y compris son estimation de prix. Après acceptation de l’offre, un auditeur et/ou un évaluateur qualifié est désigné pour le processus de certification, conformément au système de certification correspondant. Selon l’objet à certifier, le processus de certification peut nécessiter un examen de la documentation et des audits sur place. L’auditeur/évaluateur principal synthétise les conclusions dans un rapport qui sera examiné par un réviseur avant que l’organisme de certification ne prenne une décision officielle.