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Vous envisagez d'externaliser mais ne savez pas par où commencer ? Dans presque toutes les industries, il est possible d'externaliser au moins quelques-unes des tâches courantes exécutées dans l'industrie. Dans certaines industries, il peut être possible d'externaliser la majorité des tâches communes, alors que dans d'autres industries, il peut n'y avoir qu'une ou deux tâches communes à externaliser. Dans les deux cas, l'externalisation peut se traduire par un allègement de la charge de travail et une augmentation des bénéfices.
Évaluer les activités quotidiennes
La première étape pour trouver des façons d'externaliser est d'examiner de très près les activités quotidiennes que vous effectuez lorsque vous vous occupez de votre entreprise. Dressez une liste de chacune de ces activités et notez toutes les activités connexes qui sont habituellement exécutées conjointement les unes avec les autres. Il est important de faire cette remarque parce que les activités qui sont généralement exécutées ensemble devraient être externalisées ensemble ou rester des activités internes pour maintenir le plus haut niveau d'efficacité possible.
Une fois que vous avez dressé cette liste d'activités, réfléchissez soigneusement aux activités qui peuvent facilement être réalisées par une autre personne et à celles qui requièrent votre attention personnelle. Cela vous donnera une bonne idée des activités que vous pourriez sous-traiter et de celles qui ne le sont pas.
Enfin, passez en revue votre liste d'activités et notez combien de temps il vous faut pour réaliser chacune des activités que vous pourriez externaliser. Cette information vous sera utile plus tard si vous décidez de chercher un candidat ou une entreprise pour accomplir ces tâches.
Donner la priorité aux activités quotidiennes
Après avoir soigneusement examiné vos activités quotidiennes, il est temps d'établir l'ordre de priorité de ces activités. Créez une liste complète de toutes vos activités quotidiennes par ordre d'importance. Pour cette liste, indiquez à la fois les activités nécessitant votre attention personnelle et les activités qui peuvent être externalisées.
Lorsque vous prenez la décision d'externaliser certaines de vos tâches quotidiennes, commencez par la plus haute priorité sur la liste des tâches que vous pensez pouvoir externaliser. Essayez d'examiner cette tâche afin de déterminer si l'externalisation fonctionnera ou non pour vous. Si vous décidez que vous êtes à l'aise avec l'externalisation et qu'elle fonctionne pour votre entreprise, vous pouvez continuer à suivre la liste des priorités en trouvant les bonnes personnes capables de gérer vos activités quotidiennes.
Envisager les tâches administratives
Nous avons déjà discuté de l'importance d'évaluer vos propres tâches quotidiennes dans le processus d'externalisation, mais il est également important de considérer les tâches accomplies par les membres de votre personnel. Les tâches administratives sont souvent des tâches qui peuvent être imparties et l'examen de ces tâches vous donnera une bonne idée si vous pouvez augmenter l'efficacité de votre assistance administrative en externalisant certaines de leurs responsabilités.
Des activités telles que la saisie de données, la transcription et d'autres activités souvent gérées par votre personnel sont autant d'exemples d'activités qui peuvent facilement être externalisées. De plus, un grand nombre de candidats qualifiés sont disponibles pour accomplir ces tâches. L'industrie des assistants personnels virtuels est devenue une industrie en plein essor avec de nombreux entrepreneurs avisés qui offrent leurs compétences dans ces domaines en tant que consultants.
Élaborer un plan de gestion des activités concernés
Avant de commencer à externaliser les activités quotidiennes, vous devriez élaborer un plan pour gérer toutes vos activités externalisées. Ce plan devrait comprendre les éléments suivants :
Méthode de sélection du sous-traitant
Méthode de surveillance des travaux exécutés par le sous-traitant
Méthode d'évaluation des travaux effectués par le sous-traitant