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Une réunion de travail doit aboutir à un résultat. Pour y parvenir, une partie de la réunion se passera à analyser la situation.
1 | Préparez-vous
Recherchez les chiffres clés sur le sujet de la réunion. Analysez les statistiques. Faites ressortir les thèmes importants.
2 | Fixez le cadre de la réunion
Fixer un cadre de réunion implique de définir les horaires de début et de fin, de prévoir un plan de réunion, d'énoncer les objectifs de la réunion..
Conseil | En début de réunion, notez les objectifs sur un tableau de papier pour que les participants puisse les avoir sous les yeux. C'est une aide pour l'animateur qui pourra y faire référence à chaque fois que la réunion sort du cadre.
3 | Donnez aux participants les moyens de se préparer
Une réunion préparée est une réunion réussie. Lors de l'envoi de l'invitation utiliser les outils à votre disposition :
- Outlook et son planificateur de réunion.
- Joignez tous les documents utiles sans noyer les destinataires. Utilisez SharePoint, Beesy, Mindjet ou votre plateforme collaborative pour partager vos documents.
N'oubliez pas que c'est vous qui donner l'exemple.
4| Lors de la réunion, changez de méthode
Il existe de nombreuses méthodes pour animer une réunion, choisissez-en une avec laquelle vous êtes à l'aise et lancez-vous!
5| Attribuez des rôles
Au début de la réunion, choisissez ou proposez aux participants d'être actif pendant la réunion. Nommez un gardien du temps, un rapporteur, un arbitre... Si vous connaissez bien les participants, en fonction de leur excellence dans un domaine nommez-les, responsable technique, de communication, inventeur, de synthèse.
6| Répéter ce qui est important
Utilisez la technique de la reformulation. Son avantage permet de vérifier qu'un message est passé ou compris. Elle peut se pratiquer au tableau de papier ou verbalement.
7| Rédiger une fiche de décisions
Un compte-rendu de décisions rédigé collectivement et pendant la réunion permet de mettre en exergue les décisions et de faire participer l'auditoire. Faites-vous aider !
Ex: Choix de l'option B - résultats attendus - responsable de la tâche Marc - délai 31.12.2012 - ressources SA, LB, GT - temps estimé 20 heures - prochain pointage le ....
8| Rédiger le compte-rendu
Le compte-rendu de réunion est un outil plus contractuel que lisible dans la plupart des cas. Choisissez un style léger et synthétique afin que tous puisse le lire sans s'endormir.