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FAQ et réponses du Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence.
Source: www.edoeb.admin.ch
Une conversation téléphonique ne peut être enregistrée que dans le cadre d'un contrôle des prestations ou pour des raisons de sécurité, et même dans ces cas-là, les personnes concernées sont consentantes et ont été informées à temps et de manière claire. Pour faire respecter l'interdiction d'utiliser le téléphone à des fins privées, l'employeur doit recourir à d'autres moyens que la surveillance des appels téléphoniques (p.ex. en prévoyant que les communications externes transitent par une centrale ou ne soient possibles qu'avec certains appareils).
Il est interdit d'utiliser les systèmes de surveillance et de contrôle pour surveiller le comportement des employé-e-s à leur lieu de travail. S'il est nécessaire de recourir à un système de surveillance ou de contrôle pour une autre raison (contrôle de la production ou de la sécurité), ce système devra être mis en œuvre de sorte à ne porter aucune atteinte à la santé et à la liberté de mouvement des employé-e-s.
Lorsque les circonstances le justifient, il est permis de procéder à une fouille (de manière systématique ou ponctuellement à titre préventif, ou encore s'il y a suspicion du non-respect du devoir de loyauté) des employé-e-s lorsqu'ils quittent certains locaux, dans lesquels se trouvent par exemple des objets de grande valeur. Le principe de la proportionnalité doit cependant être respecté dans tous les cas, car une telle mesure constitue une atteinte grave à la personnalité des employé-e-s. Il est indispensable d'évaluer au cas par cas s'il n'est pas disproportionné de procéder à une fouille.
L'abus peut également être compris dans un sens plus étroit: c'est le cas par exemple lorsque l'utilisation de l'ordinateur à des fins privées est autorisée, mais qu'elle prend une ampleur telle que les prestations professionnelles de l’employé-e s'en ressentent sensiblement. Dans un tel cas, la solution la plus efficace consiste à avoir un entretien avec l’employé-e concerné-e pour lui demander de s'expliquer et l'avertir que des sanctions appropriées seront prises si la situation se reproduit. Cette approche est plus efficace qu'une surveillance, dans la mesure où cette dernière ne permet pas de résoudre immédiatement le problème. S'il y a des raisons de penser que des activités nuisant à l'entreprise ou d'autres activités illégales sont en cours, il peut être indiqué de mener des investigations en secret. De telles investigations ne sont toutefois pas de la compétence de l'employeur: lorsqu'un acte relève du droit pénal, il y a lieu dans tous les cas d'avertir les autorités chargées de l'instruction, et ce avant de prendre une quelconque mesure de surveillance. L'employeur a bien sûr le droit de sauvegarder les preuves.
Voir à ce sujet aussi la question suivante.
Afin de sauvegarder la sphère privée de l'employé-e, il est recommandé de lui demander son accord avant d'utiliser ce type d'instrument. L’utilisation d’un instrument de maintenance à distance peut par exemple dépendre d’un mot de passe. L'utilisation d'un instrument de ce type fera l'objet d'une journalisation dans tous les cas; cette journalisation permettra de reconstituer l'utilisation qui a été faite de l'instrument. De plus, il est important de rendre les informaticiens attentifs à leurs responsabilités (conséquences civiles et pénales en cas d'utilisation abusive de cet instrument).
Comme une photographie permet dans certains cas de déterminer des caractéristiques telles que la religion, l'appartenance à une race ou des déficiences physiques de la personne représentée et que, de plus, une telle photographie n'est souvent d'aucune utilité pratique, il n'est permis de mettre des photos sur Intranet ou Internet qu'avec le consentement des personnes concernées. Cette règle vaut aussi pour les photos prises lors de manifestations (p. ex. fêtes de Noël, excursions organisés par l'entreprise). Il est conseillé de se demander au préalable si la publication de photos d'employé-e-s est indispensable à l'accomplissement des tâches.
Les évaluations personnelles sont importantes dans le cadre d'un emploi et peuvent être conservées dans le dossier du personnel pendant les rapports de travail et après la fin de ceux-ci. Pour l'employé-e, le traitement et la conservation de l’évaluation sont d'un intérêt particulier, puisqu'il a droit à l'établissement d'un certificat final jusqu'à l'expiration du délai de prescription. Selon l'opinion dominante, le délai de prescription est de dix ans (art. 127 du code des obligations, CO). Cela signifie qu'un certificat peut faire l'objet d'un recours en justice dix ans encore après sa délivrance par l'employeur. En général, seules les deux dernières évaluations sont prises en compte lors de la rédaction du certificat de travail. Les évaluations précédentes doivent être régulièrement retirées du dossier du personnel et détruites.
En règle générale, le service du personnel n'a pas besoin, pour accomplir ses tâches habituelles, de la totalité de l'évaluation (profil de personnalité). Il a cependant le droit d'utiliser le résultat final de l'évaluation d'un-e employé-e pour la gestion des salaires. En outre, dans des situations exceptionnelles et en raison d'obligations particulières, il peut se servir d'autres informations tirées de l'entretien de qualification dans la mesure où cela est nécessaire pour des raisons organisationnelles.
Les évaluations personnelles doivent donc être conservées par principe sous enveloppe fermée dans le dossier du personnel.
En ce qui concerne la gestion informatisée des évaluations des employé-e-s, le cryptage des formulaires de qualification électroniques est conseillé, autant lors du transfert que du stockage des données.
Après la fin des rapports de travail, dans quelle mesure l'employeur peut-il communiquer des informations sur l’employé-e à des tiers? Dans l'art. 330a du code des obligations (CO), le législateur garantit au travailleur le droit à un certificat de travail, qui favorisera sa carrière en tenant compte de ses compétences et de ses intérêts. Cela implique que le certificat de travail soit non seulement conforme à la vérité mais également bienveillant. Voici quelques règles concrètes à suivre pour la rédaction du certificat de travail:
- Des informations sans lien avec les rapports de travail sont interdites.
- Des événements négatifs uniques ne peuvent être mentionnés dans le certificat de travail.
- Les problèmes récurrents de collaboration et dans le déroulement du travail, dont il est prouvé que seul l'employé-e est responsable ne peuvent être dissimulés.
- Les appréciations négatives sur la collaboration sont interdites lorsque des supérieurs ou des collègues sont également responsables du problème.
- Le motif de la résiliation ne peut être indiqué quand il ne contribue pas à l'appréciation globale de l'employé-e.
- Dans la mesure où le comportement de l'employé-e est insatisfaisant d'après les critères en vigueur dans la branche considérée, les appréciations négatives ont leur place dans le certificat de travail. Ainsi, les problèmes de santé, tels que les dépendances, ayant une incidence sensible sur le travail doivent être indiqués dans le certificat. Il suffit en général de mentionner l'existence de problèmes de santé.
- Lorsque des problèmes de santé sont le motif du licenciement, cela doit être mentionné dans le certificat (licenciement pour de sérieux problèmes d'alcool, par exemple). Le rédacteur du certificat est tenu responsable aussi bien de l'omission de mentions pertinentes pour le poste en question que d'informations contraires à la vérité.
- D'une manière générale, les risques inhérents à la personne du travailleur qui se sont réalisés dans l'entreprise et dont le nouvel employeur doit avoir connaissance pour éviter des dommages, doivent être consignés dans le certificat (par exemple, l'alcoolisme d'un chauffeur).
- Lors d'une demande orale de renseignements, les compétences du travailleur peuvent être décrites avec plus de détails que dans le certificat, mais ces renseignements ne doivent jamais contredire le certificat de travail. A titre d'exemple, un problème de santé peut donc être mentionné dans le certificat; la demande de renseignements permettra d'obtenir plus de détails sur ce problème et son incidence sur les rapports de travail.
Dans les entreprises de transports publics, le badge est considéré comme un moyen de se rapprocher de la clientèle et de cultiver l’image de l’entreprise. A cet intérêt de marketing s’oppose le droit de l’employé-e à la protection de sa personnalité. Celui-ci inclut notamment le respect de sa personne, de sa sphère privée et de son intégrité corporelle.
Le fait de rendre public l’identité de l’employé peut porter atteinte à sa sécurité. Compte tenu des intérêts en présence, le PFPDT estime que la sécurité de l’employé-e doit primer les intérêts commerciaux de l’entreprise. Il n’est d’ailleurs pas certain qu’en indiquant l’identité de ses employé-e-s l’entreprise améliore son image et ses relations avec la clientèle.
A titre de compromis, le PFPDT propose des mesures moins intrusives, comme par exemple de munir l’employé-e d’un badge comportant un code personnel, lequel permettrait, si nécessaire, de l’identifier.
Guide du PFPDT: surveillance de l'utilisation d'Internet et du courrier électronique
L’apparition des nouvelles technologies dans le monde du travail a permis aux entreprises d’augmenter leur productivité et la qualité, mais elle s’accompagne pour elles d’effets moins réjouissants: notamment une utilisation indue ou excessive d’Internet et du courrier électronique pendant les heures de travail. Ce guide veut sensibiliser toutes les personnes concernées par le problème. PDF à télécharger
Explications du PFPDT: surveillance téléphonique
Le téléphone fait partie des moyens de communication les plus courants sur le lieu de travail. Il est utilisé pour des raisons professionnelles aussi bien que personnelles. En ce qui concerne la surveillance téléphonique, l’employeur est tenu de protéger et de respecter la personnalité du travailleur, en particulier sa sphère privée. PDF à télécharger