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Eine einfache Frage, aber wissen Sie wirklich, was es Ihr Unternehmen kostet, einen Vertrag zu definieren, bearbeiten, zu überprüfen und abzuschliessen sowie welche Faktoren die Kosten bestimmen? Eine aktuelle Studie der IACCM, welche 700 grosse Unternehmungen vor allem in Nordamerika und Europa umfasst, ergab, dass die durchschnittlichen Kosten für einen einfachen Vertrag mit geringem Risiko 6’900 USD betragen, was einem Anstieg von 38% in den letzten 6 Jahren entspricht. Je nach Risiko und Komplexität steigen die Kosten erheblich. Ein Vertrag mit mittlerem Risiko und mittlerer Komplexität kostet durchschnittlich 21.000 USD und ein Vertrag mit hohem Risiko und hoher Komplexität kostet durchschnittlich 49.000 USD.
Was treibt die steigenden Kosten in einer Zeit, in der Kostenoptimierung eine zentrale Unternehmensanforderung darstellt? Zu den Faktoren gehören der Wechsel von Produkten zu Dienstleistungen, welche dem Vertragsprozess andere und anspruchsvollere Anforderungen auferlegen, wie zum Beispiel Service-Level-Agreements (SLAs) und Leistungsbeschreibungen (SOWs), sowie durch Compliance und Regulierung verursachte Belastungen.
Es ist interessant festzustellen, dass der Überprüfungs- und Genehmigungsprozess 45% der Zeit in Anspruch nimmt, welche im Vergleich zu den tatsächlichen Verhandlungen (30%) und der Vertragserstellung (25%) benötigt wird. Fakt ist jedoch, dass der Vertragsprozess und die damit verbundenen Kosten in der Vergangenheit zu wenig Beachtung im Management fanden. Unternehmen beginnen, die Vorteile z.B. der Automatisierung ihrer Vertragsprozesse zur Kenntnis zu nehmen und dadurch einen Wettbewerbsvorteil in Form von niedrigeren Kosten, kürzeren Bearbeitungszeiten, verbesserter Sichtbarkeit und besserer Compliance zu generieren.
Clevere Unternehmen können auf dieser Weise ihre Kosten um bis zu ein Drittel gegenüber dem Durchschnitt senken. Diese Unternehmen steigern ihre Effizienz durch die Verwendung von Anwendungsregeln sowie der Standardisierung von Klauseln, kollaborative und arbeitsprozessgesteuerte Überprüfungen, elektronische Unterschriften und den Einsatz von Technologien wie künstlicher Intelligenz (AI) in ihren Systemen, um den Prozess zu unterstützen und manuelle Eingriffe zu reduzieren. In der Tat ist die Anwendung von Technologie auf einem bestimmten Niveau der Hauptfaktor, welcher diese cleveren Unternehmen vom Rest trennt. Diese Unternehmen haben derzeit einen Wettbewerbsvorteil in diesem Bereich – was ist denn mit Ihrer Organisation?
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