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Insérer les écritures
Les écritures doivent être insérées dans le Tableaux Écritures.
Les colonnes du tableau Écritures
Les colonnes listées ci-dessous et précédées d'un * ne sont normalement pas visibles. Pour les rendre visibles, utiliser la commande Organiser colonnes du menu Données.
Date
La date que le programme utilise pour attribuer l'écriture à une période. La date doit être située dans la période comptable définie dans les Données de base de la comptabilité. Dans les options on peut indiquer que la date est obligatoire, autrement la valeur peut être vide. S'il y a des écritures bloquées, le programme signale une erreur quand on insère une date inférieure ou égale à la date du bloc.
*Date Pièce
On peut y indiquer la date de la pièce, par exemple, la date d'émission d'une facture.
*Date valeur
On peut y indiquer la date valeur de l'opération bancaire. La valeur est importée d'un extrait de compte en format électronique.
Pièce
Le numéro du justificatif qui est la base pour l'écriture comptable. Quand vous introduisez les écritures, il est conseillé d'indiquer un numéro progressif sur le document, de façon à ce que l'on peut facilement retrouver la pièce comptable.
La fonction de saisie sémi-automatique suggère des valeurs progressives et des codes d'écriture définis précédemment dans le tableau Écritures répétées.
Le programme propose le numéro suivant du document, qui peut être repris avec la touche F6.
- Numérotation numérique, le programme incrémente simplement la valeur plus élevée trouvée dans la colonne Doc;
- Numérotation alphanumérique, le programme incrémente la partie numérique finale; cette fonction est utile si l'on veut tenir des numérotations séparées pour la caisse ou la banque.
Si précédemment C-01a été inséré, et on commence à taper C, le programme propose C-02.
Si précédemment B104 a été inséré, et on commence à taper B, le programme propose B105.
Si précédemment D10-04 a été inséré, et on commence à taper D, le programme propose D10-05.
Dans les écritures répétées vous pouvez prédisposer des groupes d'écritures qui seront reprises au moyen d'un code.
Pour ajouter une grande quantité de numéros, vous pouvez éventuellement profiter d'Excel. Créez dans Excel la quantité désirée de numéros de pièces et copier et coller dans la colonne Pièce du tableau Ecritures de Banana Comptabilité.
*PièceProtocole
Une colonne supplémentaire si l'on veut attribuer une autre numération aux écritures ou au document. La fonction de saisie sémi-automatique suggère une valeur progressive qui fonctionne de la même façon que la colonne Pièce.
Si, dans le cas d'une importation des écritures dans un autre fichier, on veut attribuer un autre numéro de pièce et tenir le numéro de pièce original, insérer le numéro de pièce dans la comptabilité source dans la colonne PièceProtocol.
*PièceType
Contient un code que le programme utilise pour identifier un type d'écriture. Si l'on préfère utiliser des codes personnels, il vaut mieux ajouter une autre colonne.
- 01 Dans les rapports, cette écriture est considérée comme une écriture d'ouverture, donc elle ne figure pas dans la période, mais dans les soldes d'ouverture.
- du 10 au 19 codes pour les factures clients
- du 20 au 29 codes pour les factures fournisseurs
- du 30 au 1000 codes réservés à des fins futures
*Numéro de la facture
Un numéro de facture émise ou payée qui est utilisé avec la fonction de contrôle-factures pour clients et fournisseurs.
*PièceOriginal
Le numéro de référence présent sur une pièce; pour insérer, par exemple, le numéro d'une note de crédit.
*Lien à fichier externe
Sert à insérer un lien à un fichier externe, habituellement le justificatif comptable. Avec la petite flèche en haut, le programme ouvre le document.
Cette colonne est utilisée avec la commande Lien à un document
*Référence Externe
Numéro de référence éventuel attribué par un programme qui a généré cette opération. Cette valeur peut servir à s'assurer qu'une même opération ne soit pas importée deux fois.
Libellé
Le texte de l'écriture.
La fonction de saisie sémi-automatique suggère le texte d'une écriture déjà insérée, ou insérée l'année précédente si l'option appropriée est active.
En pressant la touche F6, le programme reprend les données de la ligne précédente avec le même libellé et complète les champs de la ligne actuelle.
Si le libellé commence par #CheckBalance, l'écritures est considérée comme une écriture pour le contrôle du solde. Pour de plus amples informtions, nous vous renvoyons vers la page d'explications Contrôler la Comptabilité.
*Notes
Sert à ajouter des notes à l'écriture.
Compte Débit
Le compte qui sera débité.
- Dans le compte Débit, on peut aussi insérer des segments, habituellement séparés d'un ":" ou d'un "-".
En pressant la touche du signe de séparateur de segment on passe immédiatement au segment suivant.
- Si, par contre, on presse la touche Enter, l'introduction se termine et on passe à la colonne suivant.
- La fonction de saisie sémi-automatique propose les comptes et les segments.
- On peut aussi insérer un texte de recherche et le programme affichera tous les comptes qui contiennent ce texte dans une des colonnes.
*Compte Débit Description
La description du compte inséré, reprise du plan comptable
Compte Crédit
Le compte qui sera crédité. Pour le reste, nous renvoyons l'utilisateur à l'explication sous "Compte Débit".
*Compte Crédit Description
La description de ce compte, reprise du plan comptable
Montant
Le montant qui sera inséré sur le compte Débit et le compte Crédit.
Les colonnes TVA
Pour une explication des colonnes TVA, veuillez consulter la page Ecritures de la gestion TVA.
CC1
Le compte d'un centre de coût précédé par "." à insérer toutefois sans le ".".
Si le sigle est précédé du signe moins "-P1", le montant sera écrit en crédit.
*CC1 Description
La description du centre de coût, reprise du plan comptable
CC2
Le compte d'un centre de coût précédé par "," à insérer toutefois sans le ",".
Si le sigle est précédé du signe moins "-P2), le montant sera écrit en crédit.
*CC2 Description
La description du centre de coût reprise du plan comptable
CC3
Le compte d'un centre de coût précédé par ";" à insérer toutefois sans le ";".
Si le sigle est précédé du signe moins (-P3), le montant sera écrit en crédit.
*CC3 Description
La description du centre de coût, reprise du plan comptable
*Date Paiement
Utilisée en combinaison avec la commande "Afficher échéances".
En revanche, pour utiliser les fonctions de contrôle clients et fournisseurs pour le paiement, il faut enregistrer une écriture pour l'émission de la facture et une autre pour le paiement.
*Bloc Numéro, Bloc Montant, Bloc Progressif, Bloc Ligne
Voir la fonction Bloquer écritures.
Ajouter de nouvelles colonnes
Avec la commande Organiser colonnes, des colonnes vous pouvez afficher, masquer, déplacer les séquences, et ajouter d'autres colonnes ou indiquer de ne pas imprimer certaines colonnes.
- Les colonnes ajoutées dans le tableau Écritures seront aussi ajoutées dans les tableaux Écritures répétées, Fiche de compte, Résumé TVA sans être affichées.
Pour afficher ces colonnes dans les autres tableaux, il faut utiliser la commande Organiser colonnes.
- Si vous ajoutez une colonne Montant, les montants insérés seront inclus dans la fiche de compte.
Vues
Quand une nouvelle comptabilité est créée, les vues suivantes sont automatiquement créées.
- Base: les colonnes principales sont affichées
- Centres de coût: les colonnes CC1, CC2 et CC3 sont affichées
- Échéances: les colonnes Date d'échéance et Date de paiement sont affichées
- Bloc: les colonnes du Bloc sont affichées.
Les vues peuvent être personnalisées et il est également possible d'en créer d'autres, avec la commande Organiser vues.
Avec la commande Mise en page, vous pouvez modifier le mode d'impression de la vue.
Fenêtre d'information
Dans la fenêtre en bas, les messages d'erreur sont affichés, ainsi que des informations supplémentaires relatives aux comptes et codes TVA utilisés.
Pour les comptes, le numéro de compte, le libellé, le montant du mouvement (Débit ou crédit) et le solde actuel du compte sont indiqués.