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La situation initiale pour un projet est déterminée lors de l'évaluation initiale (assessment). C'est sur cette base que les objectifs, stratégies et mesures opérationnelles du projet peuvent être définis. Lorsque cette situation initiale évolue au cours du projet, la situation doit être réévaluée (reassessment). Il faut vérifier si les objectifs, stratégies et mesures sont toujours appropriés à la nouvelle situation. Si ce n'est pas le cas, les stratégies et les mesures opérationnelles (éventuellement aussi les objectifs) doivent être modifiées. Toute modification doit être justifiée. Les modifications au niveau des objectifs de projet doivent toujours être décidées en accord avec le mandant.
Exemple:
Etude sur le fémidom: lorsque le préservatif féminin, le fémidom, a été lancé sur le marché en 1991, une étude sur son utilisation et les expériences des utilisatrices a été planifiée. Une fois que les préparatifs ont été terminés et le questionnaire développé, on a constaté que le fémidom était un échec commercial (sur 1500 questionnaires transmis aux pharmacies, seuls 14 sont venus en retour!). A partir de la modification de la situation initiale, les stratégies et les mesures opérationnelles ont été changées, et l'équipe de projet a effectué une recherche approfondie de littérature à la place de l'enquête.
Si vous tenez compte de la modification de la situation initiale et y adaptez vos stratégies et mesures opérationnelles, vous optimisez l'utilisation de vos ressources.