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Dan, um novo cliente, chegou ao meu escritório para sua entrevista fiscal. Ele preenchera obedientemente o formulário de imposto de renda que eu havia enviado para ele. Sua caligrafia era como a de um desenhista - perfeitamente alinhada, quadrada e consistente.
Passei para a primeira página de dados. Dan copiou cada figura de cada caixa de seu W-2 para o organizador, apesar de eu ter dito a ele que ele não precisava fazer isso. Apenas me dê o W-2; não há necessidade de fazer qualquer trabalho de cópia. E, como a maioria dos fiscais, prefiro trabalhar a partir do próprio documento. Os números escritos em um organizador podem estar transpostos ou ilegíveis. Ei, sem problemas. Muitas pessoas gostam de marcar o organizador; Eu simplesmente odeio vê-los ter todo aquele trabalho extra.
Virei mais algumas páginas e descobri que Dan tem um negócio paralelo como consultor de informática. Ele tem um escritório em casa e viaja bastante para os locais de negócios de seus clientes. Voltei-me para a planilha do escritório doméstico e, vejam só, Dan havia realmente rateado seus juros de hipoteca, seguro, impostos de propriedade e serviços públicos entre o uso pessoal e comercial da casa. Pobre rapaz. Outra perda de tempo, já que o software fiscal faz isso para mim automaticamente.
Quando voltei para a seção sobre o uso comercial do automóvel, meus olhos se arregalaram. Você pensaria que eu encontrei uma viúva negra esmagada na página. O que vi foi algo que nunca tinha visto antes e não tinha visto desde então: um registro de quilometragem completo de seis páginas detalhando cada destino por data durante o ano inteiro. Ao lado, estavam listadas as despesas reais de Dan, incluindo gás, registro de veículos, reparos, seguro e juros de empréstimo de automóveis. Ele listou sua milhagem total geral, sua milhagem de deslocamento, sua milhagem pessoal e sua milhagem de negócios.
Absolutamente surpreendente.
É raro um cliente listar suas despesas com automóveis porque a maioria dos clientes não monitora seus custos durante o ano. Raro para um cliente saber até mesmo sua quilometragem total. Mas mostrar todas as despesas e anexar um registro de quilometragem com tantos detalhes não era apenas raro - era um evento único na vida. Com qualquer outro cliente, mesmo o mais retentivo do lote, a página costuma ficar em branco. E é normalmente acompanhado por esta conversa:
Eu: Então, Bob, você usou a van no ano passado em seu negócio de conserto de móveis?
Bob: Sim.
Eu: Quantos quilômetros você dirigiu, Bob?
Bob [Sua cabeça está para trás e seus olhos vão para o céu como se a resposta estivesse inscrita no teto. Na verdade, acho que seria muito divertido pegar um marcador e escrever '19, 497 'bem acima das cadeiras do cliente.]: Uh, não sei. Provavelmente o mesmo que fiz no ano anterior. Quantas milhas eu dirigi então? Fosse o que fosse, acrescente mais mil.
Como se a inflação por quilometragem corresse lado a lado com a inflação econômica. Dan era o cliente do céu em comparação. Tudo o que pude fazer foi olhar para o registro de quilometragem. Dan se mexeu na cadeira e pigarreou.
Eu finalmente peguei meu queixo da mesa e fechei minha boca. Onde coloquei aquela caixa de estrelas douradas? Queria oferecer um emprego a Dan. O que mais você faz com alguém assim? Quer dizer, não haveria arquivos perdidos, nunca. Cada conversa com o cliente seria documentada em grande detalhe. Cada valor em uma declaração de impostos seria apoiado por fitas, lógica e citações do código tributário, fotografias e esquemas. Ele seria o empregado perfeito. Eu não teria que passar anos falando sobre a importância da documentação. Ele já entendeu.
Era isso ou perguntar a ele o que diabos há de errado com ele. Descubra se ele estava sendo tratado para transtorno obsessivo-compulsivo e, em caso afirmativo, ele se lembrou de incluir um dedução para seus remédios?
Eu também não fiz. Simplesmente preparei os impostos de Dan e, desde então, tive uma relação comercial tranquila e estável com ele.
Naturalmente, Dan nunca foi auditado. Portanto, nunca tive o prazer de fazer os olhos de um agente do IRS esbugalharem-se como os meus.
O engraçado é que o que Dan me trouxe é exatamente o que o IRS quer. Ou então diga. Os regulamentos do IRS determinam que, se você estiver usando um veículo para fins comerciais, deve manter um registro de milhagem contemporâneo, o que significa que deve anotar sua milhagem conforme ela ocorre. Isso é o que Dan fez. Dan e Dan sozinho em todo o país, em todo o universo, se de fato eles têm impostos sobre outros planetas.
O IRS pode exigir que mantenhamos registros o quanto quiser. Assim como nossos pais exigiam que fizéssemos as camas e chegássemos em casa às dez, sem bater em nossos irmãos. Mas vamos cair na real. Dan é o único cara que faz isso. O resto de nós não tem tempo ou inclinação para este trabalho agitado. Como se estivéssemos realmente olhando para nossos hodômetros e marcando '0,8' toda vez que tivermos que correr para a loja de materiais de escritório. Como proprietários de pequenas empresas, estamos gastando nosso tempo trocando chapéus e apagando incêndios. Sem tempo para giz de cera e pranchetas. Desculpa.
Por esse motivo, não vou lhe dar lições sobre como manter um registro. Eu sei que você não vai fazer isso. Mesmo que você faça isso como uma resolução de Ano Novo e esteja entusiasmado, aposto dólares em martinis que, em 15 de janeiro, você estará fora do vagão.
É quase impossível manter esse bom hábito. Bem, adivinhe? Os agentes do IRS são seres humanos razoáveis e a maioria deles concorda comigo - ninguém vai manter um maldito registro. Todos os agentes do IRS com quem lidei nos últimos 25 anos, mesmo os mais duros de todos, aqueles que têm um olhar de desdém, o revirar de olhos perfeito, o levantar de sobrancelha presunçoso, até mesmo eles concordaram em permitir logs reconstruídos.
A menos que você seja Dan, eis o que você deve fazer: primeiro, até mesmo um registro reconstruído precisa de um ponto de partida. É muito simples. Escreva a leitura do hodômetro inicial em sua agenda de compromissos em 1º de janeiro e, em vermelho brilhante, marque 'hodômetro:' na página de 31 de dezembro para que se lembre de registrar a leitura final no final do ano. Agora subtraia um número do outro para descobrir sua milhagem total. Parece muito mais verossímil e preciso ver 14.823 na declaração de impostos sob a milhagem total do que ver 15.000, o que é uma indicação inabalável de que o aluno não fez o dever de casa.
Tente, tanto quanto possível, anotar todas as reuniões de negócios, recados e outras viagens de veículos de negócios em sua agenda. Na verdade, se você puder fazer isso, monitore as milhas comerciais e pessoais por um período de duas semanas a cada trimestre. Mantenha as informações em seu arquivo de impostos para uso no final do ano para determinar a proporção entre uso comercial e pessoal.
Forneça o valor total da milhagem e a milhagem comercial ao seu contador.
Algumas pessoas pensam que podem se safar perdendo 100% de seu único veículo de negócios. Tudo o que eles estão fazendo é tentar o destino. Bob é um desses. Lembra dele de algumas páginas atrás? Ele é um menino tão mau; ele não mantém nenhum registro. Aqui está o resto da nossa conversa:
Eu: OK, Bob. Então, quanto da quilometragem você diria que é pessoal?
Bob: Oh, eu não tenho nenhuma milhagem pessoal.
Eu: Mas Bob, você não tem outro veículo.
Bob: Oh, eu sei. Mas todas as minhas milhas são só negócios.
Eu [suspiro pesado.] Passamos por isso todos os anos.]: Mas Bob, você certamente deve ir ao supermercado ou ter uma namorada em algum lugar.
Bob: Eu faço compras no mercado a caminho de casa. E minha namorada Susie? Ela faz todas as estimativas e papelada.
Eu [revirar os olhos]: Certo. E nos finais de semana? Você não tem ingressos para a temporada 49ers?
Bob: Sim, mas isso também é uma despesa de negócios.
Eu: OK, Bob, tanto faz. Multar.
Bob acha que vou dar a ele 100 por cento. Mas ele está errado. Eu sei que aquela van velha não é 100% usada para negócios. Portanto, anoto alguns pontos quando ele não está olhando e concluo que estamos bem de acordo com o IRS.
Então, o que é milhagem de negócios? Em primeiro lugar, você não pode deduzir o deslocamento diário. Portanto, esqueça de dirigir de casa até o local principal da sua empresa ou da casa até o primeiro cliente. Uma exceção é se você trabalhar por conta própria e tiver um escritório doméstico qualificado. Seu trajeto seria definido como uma viagem pelo corredor ou pelo pátio até o espaço que funciona como seu escritório. Uma vez no escritório, todo destino para o qual você viaja para fazer negócios é considerado milhagem comercial.
Veja a lógica? Afinal, se você tem um emprego regular, você nunca desconta sua milhagem de deslocamento de seu salário W-2. Assim que você começar a trabalhar, se seu chefe exigir que você use seu veículo para viagens de negócios, as milhas não reembolsadas serão deduzidas.
Você também pode deduzir viagens entre empregos. Se você tem dois empregadores, pode deduzir a quilometragem da viagem do trabalho nº 1 para o trabalho nº 2. Só não pare em casa primeiro. Isso vai explodir a dedução fora da água.
Costumo caminhar de meu escritório em casa para os correios e, às vezes, para escritórios de clientes próximos. Em uma dessas caminhadas, eu me perguntei como seria audacioso descartar meus sapatos. Talvez eu tivesse que manter as leituras do pedômetro em minha agenda para comprovar o uso comercial. Ei, por que não? Aposto, no entanto, que meu Manolo Blahniks não seria considerado uma despesa de negócios comum e necessária. O IRS provavelmente reduziria essa baixa para o que alguém gastaria em um par de botas de caminhada, se permitisse a dedução. Posso ouvir o auditor agora: 'Você, mais do que ninguém, deveria saber melhor.'
Se o seu veículo for usado 100 por cento para negócios - digamos que seja um caminhão utilitário, um caminhão basculante, um veículo de entrega ou um segundo veículo dedicado ao negócio - e não houver uso pessoal, você ainda deve manter um registro de quilometragem.
Para determinar a porcentagem de uso comercial para um veículo de uso misto, divida as milhas comerciais pelo total de milhas dirigidas, por exemplo, 7.000 (milhas comerciais) / 10.000 (milhas totais) = 0,70 ou 70 por cento.
Agora que estabelecemos a porcentagem de uso comercial e o total de milhas e milhas comerciais conduzidas, vamos colocá-los em uso. Você precisa determinar se vai usar a taxa de milhagem padrão do IRS ou os custos reais.
Você não pode usar a taxa de milhagem padrão se:
- sua empresa fornece carros para aluguel (serviço de limusine, táxi, etc.);
- você tem uma empresa que possui cinco ou mais veículos operando ao mesmo tempo;
- você é um carteiro rural que tem um plano de reembolso qualificado; ou
- você está usando um veículo fornecido pelo empregador.
Se desejar reivindicar despesas reais, você pode deduzir gasolina, reparos e manutenção (não se esqueça de lavagens de carro), taxas de registro de veículos, seguro, pneus, juros de empréstimo de carro, pagamentos de aluguel, aluguel de garagem, estacionamento, pedágios e de depreciação do curso, incluindo a dedução da Seção 179. Não se esqueça de deduzir o custo daquelas árvores de Natal perfumadas que você pendura no espelho retrovisor.
Preencha os campos apropriados no Formulário 2106 ou na página 2 do Anexo C para fazer a dedução. Se você estiver depreciando seu veículo, inclua o Formulário 4562, Depreciação. Certifique-se de manter toda a documentação relativa a esta dedução em seu arquivo de imposto em caso de auditoria.
E se você for auditado e não tiver sua papelada em dia, não entre em pânico. Deixe-me mostrar como compreender o pessoal do IRS pode ser. Há alguns anos, um novo cliente, Spencer, veio me ver. O IRS estava no meio de uma auditoria de três anos de declarações de impostos e estava considerando jogar Spencer na prisão por fraude fiscal. E acredite em mim, tinha um caso; as declarações de impostos que ele apresentou eram tão falsas quanto dinheiro do Banco Imobiliário. Minha empresa compilou seus livros e criou declarações de impostos adequadas e um cartão de permanência fora da prisão.
O auditor não permitiu a dedução do veículo porque Spencer não manteve um registro de quilometragem. Comecei a trabalhar e reconstruí um registro de quilometragem com base nos arquivos de trabalho de Spencer e uma pequena ajuda do Mapquest. Os resultados provaram que as despesas com o veículo realmente excederam o valor que ele reivindicou. Ele provavelmente pagou à vista por muitas de suas compras de gasolina, mas não tinha recibos. Eu estava animado!
Mas o auditor não concordou. Ela tinha o direito de negar a dedução porque ele não manteve um registro contemporâneo. Argumentei que a maioria dos auditores entende e aceita registros reconstruídos, mesmo estimativas razoáveis. 'Oh, vamos lá', eu disse, 'ele é um empreiteiro. Ele tem um caminhão. Quero dizer, dã, ele tem despesas com veículos. Você deve permitir algo. É justo. '
Finalmente, o motivo de sua teimosia foi revelado. O auditor usa seu próprio veículo e é forçado a manter um registro de quilometragem para que o IRS a reembolse. E caramba, se ela tem que manter um registro, então todo mundo tem que fazer. Bem, eu finalmente a cansei e ela aceitou o registro reconstruído e 100 por cento da dedução.
Eu sei que acabei de aliviar sua mente. No entanto, não vou deixar você ficar tranquilo. Embora meus clientes e eu tenhamos tido boas experiências em lidar com o IRS quando se trata de despesas com veículos, lembre-se de que o IRS não precisa aceitar registros reconstruídos. E em nosso clima político atual, quando mais receitas fiscais são necessárias para pagar pelos gastos cada vez maiores do governo, resgates econômicos, guerras e outros, o IRS pode decidir se tornar mais rígido. Você pode acabar saindo de uma auditoria com uma grande conta de impostos porque não manteve um registro de quilometragem.
Então, vá limpar seu quarto, pare de bater em sua irmã e pelo menos marque suas leituras anuais de início e fim do hodômetro em sua agenda.
Escrito por
Bonnie Lee
Bonnie Lee é a fundadora da Taxpertise localizada em Sonoma, Califórnia, uma empresa que fornece contabilidade, serviços de folha de pagamento, QuickBooks Training, preparação de imposto de renda e resolução de problemas fiscais, incluindo auditorias, ofertas de compromisso e outras questões de representação. Ela também é autora de(Entrepreneur Press, 2009).