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Die Geschichte der PM²: von einem internen Instrument der Europäischen Kommission zu einer öffentlichen Methode.
PM² (P-M zum Quadrat) steht für „Project Management Methodology“ (Projektmanagement-Methodik). Die Methodik wurde erstmals im Jahr 2007 entwickelt und veröffentlicht, um ausschließlich in IT-Projekten der IT-Abteilung der Europäischen Kommission (DIGIT) eingesetzt zu werden.
Vor PM² wurden in der Kommission bereits verschiedene Rahmenwerke verwendet (z. B. zur Organisation von Software Entwicklungsaktivitäten), die jedoch nicht alle Interaktionen zwischen den Beteiligten berücksichtigen, keine Überwachung von Budgets, Ergebnissen oder Qualität ermöglichten und keine Strategie für das Risiko- und Problem-Management vorsahen. Auf der anderen Seite gab es die generischen Projektmanagementmethoden von außen, wie PRINCE2 oder PMBOK, die jedoch angepasst werden mussten, um in einem noch nicht ausgereiften Projektumfeld zu funktionieren. Das DIGIT-Methodik-Team beschloss daraufhin, nach bewährten Praktiken zu suchen, die auf kohärente Weise zusammengefügt werden könnten, um eine flexible, einfache und robuste Reihe von Richtlinien zu schaffen, die Projektmanager für die kontrollierte Verwaltung der Softwareentwicklung verwenden könnten.
Die Entstehung des PM²
Es wurden Pilotprojekte ausgewählt, um die Lösung zu testen, und der Erfolg stellte sich sofort ein: Die neue Methode war leicht, erforderte eine recht schnelle Lernkurve und erwies sich sofort als geeignet für die typischen Herausforderungen des öffentlichen Sektors: starke Hierarchien, geringer Reifegrad des Projektmanagements, mangelnde Rechenschaftspflicht. PM² wurde geboren.
Anstatt PM² sofort als „die“ Methode für alle Projekte vorzuschlagen, wählte das Team weiterhin Pilot- und Freiwilligenprojekte aus, um das neue Instrument zu testen und zu verfeinern. Der Erfolg der mit PM² gemanagten Projekte begann sich auch außerhalb des DIGIT-Teams herumzusprechen, und es gab Anfragen, die Methodik auch für Projekte außerhalb des IT-Bereichs einzusetzen. Dieses „maßgeschneiderte PM²“ würde die Methodik vollständig ersetzen und ihre Annahme in den zahlreichen Dienststellen der Europäischen Kommission beschleunigen.
Die ersten PM²-Schulungskurse und der offizielle Leitfaden
Ende 2010 war klar, dass es wichtig war, gemeinsame Arbeitsmethoden zu haben und auf bewährten Verfahren aufzubauen. Daher wurde beschlossen, nicht nur Schulungskurse für PM² anzubieten, sondern auch einen Zertifizierungsweg einzurichten, um „die Ressourcen, die sich für die Anwendung der Methodik eingesetzt haben, aufzuwerten“ und ihr Engagement für die Verbesserung des Reifegrads des Projektmanagements in der Europäischen Kommission anzuerkennen. Die ersten Kurse begannen im Jahr 2012 und waren sofort ein Erfolg, da fast jeden Tag Schulungen stattfanden und die Kurse drei oder vier Monate im Voraus ausgebucht waren.
Sechs Jahre später waren mehr als 10.000 Fachleute geschult worden und mehr als 1.000 hatten eine Zertifizierung erhalten.
Im Jahr 2012 wurde ein offizieller Leitfaden erstellt, die Version v2.0″, die sehr allgemein gehalten ist und für jede Art von Projekt und in jedem Kontext verwendet werden kann. Ein Jahr später begann der Erfolg von PM² auf andere europäische Institutionen überzugreifen, dank Projekten, an denen mehrere Institutionen beteiligt waren, und der Mobilität des Personals. Im Jahr 2014 wurde der PM²-Leitfaden in seiner Version 2.5 veröffentlicht, was einen großen Durchbruch in Richtung „mehr Europa, weniger Kommission“ bedeutete. Sie war die Grundlage für die Verabschiedung von PM² durch den Rat der Europäischen Union und das Parlament. Gleichzeitig begannen auch die Exekutivagenturen der Mitgliedstaaten ihr Interesse zu bekunden, und es wurde ein echtes paneuropäisches Netzwerk geschaffen, das alle Projektmanagement-Fachleute in den europäischen Institutionen miteinander verbindet.
Von 2016 bis heute: Herausforderungen und Erfolge von PM²
Parallel zur zunehmenden Nutzung von PM² wuchsen auch die Erwartungen – die Herausforderung für das relativ kleine „Methodenteam“ innerhalb von DIGIT wurde immer größer: Erstellung von Online-Inhalten, Übersetzung in alle Sprachen, Anpassung an verschiedene Projekttypen, Integration mit Portfolio- oder Programmmanagement-Methoden… Darüber hinaus kam es angesichts der Tatsache, dass die meisten internen Projekte mit PM² verwaltet wurden, vor, dass Institutionen Schwierigkeiten mit externen Partnern hatten, die mit der Methode nicht vertraut waren. Dies führte dazu, dass erneut Schulungen organisiert werden mussten, allerdings für externe Projektmanager, was die Projektkosten erhöhte. Zu all dieser Dynamik kam das Bedürfnis des Methodenteams hinzu, das, was sie so erfolgreich erreicht hatten, öffentlich zu machen. Deshalb wurde 2016 beschlossen, PM² zu einer öffentlichen Methode zu machen, und zwar über ein Open-Source-Modell, das es jedem erlaubt, die Methode kostenlos zu nutzen, anzupassen, zu vervollständigen und zu verändern. Das OpenPM²-Abenteuer begann im November 2016: Drei Monate in Folge war der OpenPM²-Leitfaden das am zweithäufigsten heruntergeladene Buch in der Bibliothek der Europäischen Union, gleich nach der… Karte der Europäischen Union!
Author: Laurent Kummer