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Einführung
Man benutzt Segmente wenn man eine systematische Zuordnung der Kosten und Erträge nach Einheit, Abteilungen, Betriebseinheiten, Niederlassungen oder Funktionstrennungen braucht.
Normalerweise benutzt man Segmente, um Abteilungen, Sonderkommandos, Projekte, Niederlassungen zu kennzeichnen oder nach Funktionen zu unterteilen.
Ein Museum benutzt die Segmente, um die Ausgaben für die Hauptsammlung und die verschiedenen Ausstellungen zu kategorieren. Somit verfügt es über das Konto der Erfolgsrechnung mit Einnahmen, Subventionen, Verwaltungsspesen, Personalspesen, Transport und Resultat nicht nur insgesammt, sondern für jede einzelne Ausstellung.
Die Segmente werden dem in der Buchung verwendeten Konto zugeordnet. Die Kostenstellen hingegen benutzt man für zusätzliche Katalogisierungen, die weniger strukturiert sind (z.B. alle Ausgaben einer Veranstaltung oder Käufe für einen bestimmten Zweck).
Kostenstellen und Segmente kann man gleichzeitig benutzen.
Charakteristiken der Segmente
- Segmente sind Konten mit einem Doppelpunkt voran ":".
- Man kann sowohl Zahlen als auch Buchstaben benutzen.
- Es kann bis 10 Ebenen von Segmenten geben.
- Die Ebene ist die Anzahl von Doppelpunkten, die dem Kennzeichen vorangehen.
- :LU Segment Ebene 1
- ::P1 Segment Ebene 2
- :::10 Segment Ebene 3
- Für jede Ebene kann es eine unbegrenzte Anzahl von Segmenten geben.
- Die verschiedenen Ebenen von Segmenten sind unabhängig voneinander.
- Segmente haben keine BKlasse und kein Währungskennzeichen.
- Das Rechnen mit Segmenten geschieht in Basiswährung.
- Beim Buchen folgt das Segment dem Konto Soll und Haben.
Es kann keine Buchungen auf Segmenten ohne Konto geben.
- Beim Buchen kann man als Trennzeichen "-" benutzen statt ": " (Doppelpunkt), wenn man in den Dateieigenschaften (Stammdaten) die Option Minuszeichen (-) als Trennzeichen der Segmente benutzen aktiviert.
- Man kann Kontoauszüge der Buchungen auf den einzelnen Segmenten bekommen.
Segmente einrichten
Die Segmente muss man in der Tabelle Konten, Spalte Konto, einrichten, am Ende des Kontenplans.
Achtung: Wird mit einem Kassenbuch gearbeitet, so sind die Segmente in der Tabelle Kategorien einzurichten!
- In Spalte Sektion ein Sternchen eingeben, um die Sektion Segmente zu definieren
- In Spalte Beschreibung den Titel der Segmente eingeben
- Die Beschreibung der Segmente der ersten Ebene eingeben und in der Spalte Konto eingeben:
Die Segmente der ersten Ebene aufzählen, wobei für jedes ein Code zur Identifikation eingegeben wird (mit : voran ).
Die Segmente der zweiten Ebene eingeben (und eventuell der dritten Ebene), nämlich wie die der ersten Ebene, mit dem Unterschied, dass in der Spalte Konto den Codes der Segmente :: oder ::: vorangestellt wird, je nach Ebene.
Saldo des Segments
Das Segment ist eine Unterteilung von den auf dem Konto eingegebenen Buchungen. Der Wert eines Segments bezieht sich immer auf ein Konto, und um die Totalsumme des Segments zu erhalten, muss der Befehl Buchhalterischer Bericht (Menü Buch1) aufgerufen werden, wobei die Unterteilung nach Segmenten (Registerkarte Unterteilung) auszuwählen ist.
Im Kontenplan wird der Saldo des Segments angezeigt. Dieses Ergebnis wird jedoch NULL sein, wenn das Segment konstant in derselben Buchung im Soll- wie auch im Habenkonto erfasst wird, da sich diese ausgleichen. Der Saldo wird nur dann angezeigt, wenn das Segment nur im Soll- oder im Habenkonto, verbunden mit einem Konto der Erfolgsrechnung, benutzt wird.
Eröffnungssaldi der Segmente
Die Anfangssalden der Segmente sind mittels Eröffnungsbuchungen einzugeben.
Beispiel Eröffnungsbuchung Segmente:
- Nehmen wir an, dass der Eröffnungssaldo von 100.00 des Kontos 1000 (ohne Angabe eines Segmentes gebucht wurde, damit er in das leere Segment einfliesst) zwei Segmenten zugeordnet werden muss und zwar
- Segment 01 für 80.00
- Segment 02 für 20.00
- Die Eröffnungsbuchungen werden mit dem Anfangsdatum des Buchhaltungsjahr erfasst. In der Spalte Beleg-Typ gibt man den Wert 01 ein.
- Für die Eröffnungsbuchung des Segments '01' ist in der Spalte KtSoll '1000:01' und in KtHaben '1000' anzugeben. Als Betrag ist 80.00 einzugeben.
- Für die Eröffnungsbuchung des Segments '02' ist in der Spalte KtSoll 1000:02 und in KtHaben 1000 anzugeben. Als Betrag ist 20.00 einzugeben.
Mit den Eröffnungsbuchungen der Segmente wird der Betrag aus dem "leeren" Segment gelöscht und dem jeweiligen Segment zugeordnet.
Wenn der zu verteilende Saldo negativ ist (Soll), muss das Konto ohne Segment in der Spalte KtSoll und das Konto mit dem Segment in der Spalte KtHaben angezeigt werden.
Wünscht man die Eröffnungssalden der Segmente, so sind diese für jedes Konto manuell anzugeben. Es ist dabei der Abschlusssaldo für die Segmente zu verwenden, sowie die Beträge von Hand einzugeben.
In einer zukünfitgen Version von Banana Buchhaltung ist vorgesehen, dass der Befehl zum Erstellen eines neuen Jahres auch die Erstellung von Eröffnungsbuchungen der Segmente ermöglichen wird.
Die Segmente bucht man in der Tabelle Buchungen, wobei dem Hauptkonto das Konto des Segmentes folgt.
Achtung: Wenn man in den Eigenschaften (Stammdaten) die Option Minuszeichen (-) als Trennzeichen der Segmente benutzen ausgewählt hat, muss man beim Buchen der Segmente das Zeichen (-) benutzen.
Wenn es im Kontenplan Konten mit Bindestrich gibt (z.B. Postenbuch Kunden und Lieferanten), darf man den Bindestrich nicht benutzen als Trennzeichen der Segmente. In diesem Fall muss man die Option deaktivieren und den Doppelpunkt verwenden.
Beim Buchen eines Segmentes mit mehreren Ebenen muss dem Hauptkonto das Segment mit Ebene eins folgen und danach das der zweiten Ebene.
Bericht
Berichte für Segmente kann man so erhalten:
- Formatierte Bilanz nach Gruppen
- Buchhalterischer Bericht
- Kontoauszüge
- Bericht mit mehreren Ebenen
Wenn man Berichte bekommen will, die Konten und Segmente in sich vereinigen (z.B. alle Ausgaben der Niederlassung LG des P1) muss man die Funktionen der BananaApps benutzen.
Bericht unterteilt nach Ebene
In der Bilanz nach Gruppen, muss man in der Sektion Unterteilung die Ebene des Segments angeben, das man benutzen will. Das "leere" Segment gruppiert alle Beträge, die gebucht worden sind, ohne ein Segment anzugeben.
Zusammenfassender Bericht
Es handelt sich um einen Bericht aller in der Tabelle Konten enthaltenen Segmente mit einer eventuellen Unterteilung nach Periode oder nach Segment.
Nicht zugeteiltes Segment
Das Segment "leer" gruppiert alle Beträge, welche ohne Angabe eines Segmentes gebucht wurden. Es ist möglich den Titel dieses Segments zu bestimmen, indem er in der Tabelle Konten angegeben wird. Im Dialogfenster 'Formatierte Bilanz nach Gruppen' ist die Option 'Unterteilung nach Segment' und unter 'Überschrift Segment' die Option Beschreibung auszuwählen.
Korrelierte Daten: Projekte verwalten