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Von: Ralf Trapp, 27.04.2020, mit freundlicher Genehmigung meines ehemaligen Arbeitgebers, der censhare (Schweiz) AG, für die ich dies ursprünglich einmal geschrieben hatte
Zur Erinnerung: Kommunikation ist eine Grundlage für erfolgreiche Zusammenarbeit, erfolgreiche Zusammenarbeit ist eine Grundlage für erfolgreiche Unternehmen und erfolgreiche Unternehmen lassen sich deutlich besser und ertragreicher an die Unternehmensnachfolge übergeben.
In den beiden vorherigen Blogbeiträgen habe ich eher Allgemeines zum Thema formuliert und wenige praktische Tipps gegeben. Das sei nun nachgeholt.
Sei dir beim formulieren darüber klar sein, für wen du schreibst: Es macht ein grosser Unterschied, ob ich, berufliche Zusammenhänge für, sagen wir, meine 80jährige Grosstante oder für einen Kollegen formuliere.
Selbstverständliche Informationen erwähnen: Auch wenn du glaubst, die Dinge sind klar, könnten sie für den Empfänger nicht ganz so klar sein. Versetze dich in seine Lage des Empfangenden, überlege welchen Informationsstand er oder sie hat und dann erwähne, was du glaubst, an Lücken zu sehen.
Nicht davon ausgehen, dass der Empfänger dasselbe Know-How hat: Dinge, die wir glauben zu wissen, bereiten uns die meisten Schwierigkeiten. Mit Informationen, die wir entweder genau kennen oder definitiv nicht haben, können wir viel leichter umgehen.
Respekt und Vertrauen: Davon ausgehen, dass die Person gegenüber Spezialist auf ihrem Gebiet und nicht notwendigerweise auf dem Gebiet der kommunizierenden Person ist. Empfangende haben Stärken und Wissen, die Sendende möglicherweise nicht haben. Bringt dieses Vorschussvertrauen und der Respekt vor den Stärken des Anderen einander entgegen.
Paraphrasieren: Um sicherzustellen, dass ein gemeinsames Verständnisvorhanden ist, ist es oft nützlich, das vormals Geschriebene/Gesagte nochmals in eigenen Worten zu wiederholen. Beispiel: „Also, wenn ich dich jetzt richtig verstanden habe, dann ….“ oder „Meinem Verständnis nach hast du … gemeint. Habe ich das richtig verstanden?„
Positiv bleiben: Antworten auf Anfragen, sollten nicht mit „nein“ anfangen. Damit erzeugt man beim Gegenüber unmittelbar zunächst eine Abwehrhaltung, die das weitere Verständnis unnötig erschweren.
„Aber“ und „und“: Fast immer kann man „aber“ durch „und“ ersetzen. Dies erzeugt weniger Widerstand und die Kommunikation wird angenehmer. Für beide Seiten.
Ja, aber: Signalisiert in etwa soviel wie „Deine Meinung interessiert mich überhaupt nicht, hier kommt meine“ und dies ist wenig respektvoll und nicht wertschätzend. Besser: Paraphrasieren und dann konkrete Gegenvorschläge oder Kompromisse unterbreiten.
Warten: Eine der machtvollsten Reaktionen. Einfach nichts tun, wenn du eine Mail/schriftliche Kommunikation bekommst, die dich (ver)ärgert: Nicht sofort antworten. Beruhigen, runterkochen lassen und dann am besten sogar persönlich weiter diskutieren. Möglicherweise ist die Situation einfach nur ein Missverständnis und das räumt man am besten im Gespräch aus.
Lesen: Sender einer Nachricht machen sich in der Regel sorgfältige Gedanken über die zu transportierenden Informationen und stecken Arbeit und Zeit hinein, das Ansinnen zu vermitteln. Es zeugt von Respekt und Wertschätzung, wenn das Lesen der Nachricht genau so sorgfältig geschieht, wie das Verfassen.
Über den eigenen Tellerrand schauen: Arbeiten viele Personen an einem Projekt mit, kann es sein, dass (wichtige) Informationen nur unter Einzelnen ausgetauscht werden. Hier hilft es, sich folgende Frage zu stellen: „Wer ausser uns/mir braucht diese Information auch noch?“
Nächste Woche geht’s weiter mit einigen Gedanken zur Textgliederung.