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Prioritäten setzen bedeutet, darüber zu entscheiden, welche Aufgaben erstrangig und welche zweitrangig oder gar nicht bearbeitet werden sollen. Es bedeutet auch zu entscheiden, für welche Aufgaben man seine knappe Zeit einsetzt.
Prioritäten werden jedoch oft unsystematisch oder unbewusst gesetzt. Dabei kommt es vor, dass nicht die wichtigsten Aufgaben zuerst erledigt werden, sondern die angenehmsten oder die dringenden. Oder wie es Bodo Hauser ausdrückt: «Prioritäten legen die Reihenfolge fest, in der wichtige Aufgaben vernachlässigt werden».
Setzten Sie deshalb systematisch und bewusst Prioritäten und stellen Sie sicher, dass Sie
- hauptsächlich an wichtigen oder notwendigen Aufgaben arbeiten
- sich jeweils nur auf eine Aufgabe konzentrieren
- die Aufgaben in der festgelegten Zeit gezielt in Angriff nehmen
- Aufgaben nicht perfektionistisch, sondern ergebnisorientiert bearbeiten
- alle Aufgaben delegieren, die von anderen erledigt werden können
- am Tagesende die wichtigsten Dinge erledigt haben
Anhand einer bewussten Prioritätensetzung stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Aufgaben pünktlich und zuverlässig erledigen.
Die ABC-Analyse – ein weiteres Argument für bewusste Prioritätensetzung
Die ABC-Analyse sagt aus, dass relativ wenige Tätigkeiten (15% A-Aufgaben) eine sehr grosse Wirkung erzielen. B-Aufgaben sind in der Wirkung neutral und C-Aufgaben sind viele unbedeutende Aktivitäten, die keinen grossen Nutzen aufweisen.
Prioritäten mit der Wochenplanung setzen
Eine grosse Hilfe bei der Planung von wichtigen Aufgaben ist die Wochenplanung. Die Tagesplanung verleitet uns oft zu Ad-hoc-Einsätzen und Dringendes hat dabei Vorrang. Die Wochenplanung dagegen erlaubt es uns, Zeitfenster für wichtige Aufgaben in der Agenda zu reservieren.