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Pulito e ordinato in 6 passaggi
L'organizzazione della scrivania resa facile
Pile di carte in continua crescita, innumerevoli promemoria, foto dell'ultima vacanza e tazze di caffè non lavate – ecco cosa si trova su molte scrivanie. Nonostante alcuni studi sostengano che un luogo di lavoro disordinato stimola la creatività, ci sono non pochi argomenti a favore per una buona organizzazione.
Il Fraunhofer Institut ha rilevato che negli uffici fino a un terzo del tempo lavorativo viene sprecato con attività prive di valore aggiunto. Scrivanie non organizzate, dove i dipendenti devono costantemente cercare il documento giusto, contribuiscono in modo significativo a questa inefficienza. Ma proprio questo si può evitare facilmente – lascia che ti mostriamo come.
Perché l'organizzazione della scrivania è così importante?
A prima vista, sembra controproducente passare il tempo a organizzare la propria scrivania. Dopotutto, invece, si potrebbe lavorare di più. Tuttavia, una scrivania ben organizzata ti avvantaggia sotto molti aspetti:
- Lavorerai più velocemente se hai tutti i tuoi materiali di lavoro immediatamente a portata di mano.
- Sarai più produttivo e potrai concentrarti meglio se il tuo lavoro non viene interrotto da inutili ricerche.
- Potrai muoverti più liberamente se hai spazio a sufficienza sulla scrivania.
- Quando la tuoi scrivania è ordinata, darai ai clienti e ai colleghi di lavoro un'impressione di professionalità.
- Eviterai la diffusione di batteri e virus se la tua scrivania viene pulita regolarmente.
6 passaggi per una scrivania perfettamente organizzata
Molti dipendenti vorrebbero avere una scrivania ordinata, ma non sanno da dove cominciare. Possiamo aiutarti a superare questo ostacolo. In sei passaggi, puoi organizzare la tua scrivania in modo che rimanga ordinata a lungo.
1. Sgombrare la scrivania e pulirla
Per avere abbastanza spazio per la riorganizzazione, la prima cosa da fare è togliere tutti gli oggetti e le carte dalla scrivania. Quindi pulire la superficie della scrivania con un panno in microfibra umido. È inoltre necessario svuotare completamente i cassetti e pulire anche questi con un panno umido.
In linea di principio, è consigliabile pulire la scrivania una volta alla settimana. Ma è necessario pulire immediatamente residui di cibo o eventuali macchie delle bevande, in modo che non si possano sviluppare germi. Nel prossimo capitolo troverai maggiori informazioni sulla corretta pulizia delle tue apparecchiature elettroniche da ufficio.
2. Riordinare documenti e apparecchiature
Ora c'è sicuramente un'intera pila di carte e materiale di lavoro davanti a te. La cosa migliore da fare è iniziare a smistare i documenti. Puoi ordinarli su quattro pile:
- Documenti necessari per l'attività corrente
- Quel che è costantemente necessario
- I documenti che non sai se sono necessari
- Tutto quel che può essere smaltito immediatamente
Tutto ciò che è finito nella pila 4) puoi smaltirlo subito. I documenti della pila 3) puoi rimuoverli dopo due settimane se non li hai utilizzati. I documenti delle pile 1) e 2) possono essere riposizionati sulla scrivania, preferibilmente ben disposti in una stazione modulare di smistamento.
Ora dedicati ai tuoi materiali di lavoro come penne, graffette e altri articoli. Tutto ciò che non è più funzionale puoi smaltirlo immediatamente. Le cose che non ti servono più riponile in magazzino o passale ai tuoi colleghi.
3. Disporre le attrezzature di lavoro in modo ergonomico
L'obiettivo di questo passaggio è quello di disporre tutte le attrezzature di lavoro che ti servono di frequente in modo che siano facilmente raggiungibili e non rappresentino un affaticamento per la schiena. Con questi strumenti puoi evitare che la tua scrivania venga riconsegnata al caos:
- Utilizza i cosiddetti supporti salvaspazio per guadagnare spazio sulla tua scrivania. Grazie ai bracci girevoli per monitor e telefoni, nonché ai supporti per computer portatili e tablet, puoi posizionare la tua elettronica in modo flessibile e a portata di mano.
- Con l'aiuto di sistemi per l'organizzazione come stazioni di smistamento, colonne girevoli portaraccoglitori e cassettiere, sarai tu ad avere il controllo sulla tua scrivania. Tutti i documenti hanno ora il loro posto fisso.
4. Organizzare i cassetti
Qualsiasi strumento di lavoro che deve essere a portata di mano, ma che non trova posto sulla scrivania, può essere riposto nei cassetti. Per non perderti nel caos, abbiamo tre consigli da darti:
- Utilizza elementi divisori e contenitori per creare pratici scomparti dove poter dare un posto ai tuoi articoli da ufficio. In questo modo, manterrai costantemente l'ordine.
- Posiziona una stuoia antiscivolo sul fondo dei cassetti in modo che gli oggetti non scivolino quando aprirai i cassetti.
- Etichetta i tuoi cassetti e gli scomparti qui disposti in modo che tutti gli articoli finiscano sempre al loro posto.
5. Creare un contenitore per la posta in arrivo
Nel corso della giornata, tutti i tipi di documenti, lettere e promemoria finiscono sulla tua scrivania. Per evitare che ti creino disturbo nell'ordine appena creato, chiedi ai tuoi colleghi di mettere tutta la posta in un contenitore per la posta in arrivo da te designato. In questo modo, potrai elaborare la tua posta in determinati momenti della giornata e non sarai disturbato durante il tuo lavoro. Esamina la tua posta e stabilisci la priorità come segue:
- Smaltisci immediatamente ciò che non è importante.
- Inoltra i documenti che non sono di tua competenza.
- Metti negli appositi raccoglitori tutto ciò che puoi archiviare subito.
- Elabora immediatamente ciò che ti richiede meno di cinque minuti.
- Stabilisci quando vuoi elaborare tutti gli altri documenti e disponili in modo tale da poterli riprendere in seguito, ad esempio in un determinato scomparto nella tua stazione modulare di smistamento.
6. Pulire alla fine di ogni giornata lavorativa
Lasciati cinque minuti alla fine di ogni giornata lavorativa per un rituale di pulizia. Rimetti tutti i materiali di lavoro al loro posto, in modo da iniziare ogni mattina con una scrivania pulita. Questo ti metterà di buon umano per una meritata fine della giornata.
Qual è il modo migliore per pulire le apparecchiature elettroniche sulla scrivania?
Dove si accumulano la maggior parte dei batteri e dei virus in ufficio? Dopo la tazza di caffè del giorno prima, il telefono rappresenta la più grande fonte di germi. Come pulire correttamente questo e altri articoli per l'ufficio, te lo diremo qui.
Telefono e smartphone
I germi delle mani e della bocca aderiscono al telefono. Dovresti quindi pulirlo ogni giorno, soprattutto durante la stagione fredda.
- Spegni il telefono o lo smartphone.
- Pulisci la cornetta e i tasti del telefono con un panno in microfibra e disinfettali.
- Pulisci lo schermo touch dello smartphone con uno spray per l'igiene non alcolico e un panno in microfibra.
- Assicurati che nessun liquido penetri nella custodia.
Tastiera
Le dita sporche e le briciole del cibo sulla scrivania macchiano la tastiera. A seconda del grado di sporcizia, dovrebbe essere sufficiente una pulizia settimanale.
- Spegni il computer.
- Capovolgi la tastiera e scuoti via le particelle presenti.
- Soffia via lo sporco ostinato con uno spray ad aria compressa.
- Pulisci la tastiera con un panno in microfibra e con un disinfettante.
- Pulisci gli spazi intermedi con tamponi di cotone.
Mouse
Ciò che vale per la tastiera vale anche per il mouse: la pulizia quotidiana è necessaria per contenere la diffusione dei germi.
- Spegni il computer.
- Pulisci il mouse con un panno in microfibra e con un disinfettante.
Schermo
Una pulizia settimanale del monitor assicura una visione priva di striature e senza impronte digitali.
- Spegni il computer e scollega la fonte di alimentazione dal monitor.
- Pulisci lo schermo con un panno in microfibra leggermente inumidito.
- Non utilizzare detergenti per vetri o detergenti a base di alcool, in quanto possono risultare aggressivi sulla superficie.
Ci auguriamo che i consigli contenuti in questo articolo ti aiutino ad avere una postazione di lavoro piacevole e pulita. Saremo lieti di consigliarti su attrezzature per ufficio, prodotti per la pulizia e articoli sanitari.