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Strukturierung eines Programms
Worum geht es
Programme zeichnen sich durch eine hohe Komplexität aus. Ein Element um Komplexität zu reduzieren und in der Folge besser beherrschbar zu machen, ist die Bildung von Strukturen zur Steuerung und Führung des Programms.
Voraussetzung für die Strukturierung sind definierte Ziele sowie die Definition des Umfangs des Programms und seine Abgrenzung. Die einzelnen Voraussetzungen werden in der Programmstudie aufgezeigt, sind häufig aber nicht vollständig ausgearbeitet und werden in den Projekten später weiter konkretisiert.
Die Strukturen eines Programms werden durch die Bildung von Projekten, projektübergreifenden Aufgaben und Ergebnissen (Querschnittsleistungen) sowie durch ihre Abhängigkeiten geschaffen. Die Strukturen bilden die Grundlage, um eine optimale Programmorganisation bereitzustellen.
Grundsätzlich kann ein Programm mit seinen Projekten nach unterschiedlichen Kriterien strukturiert werden. Je nach Charakteristik des Programms stehen dabei unterschiedliche Aspekte im Vordergrund. Oft werden Programme nicht nur nach einem, sondern nach mehreren dieser Aspekte strukturiert.
Oft werden die folgenden Aspekte bei der Strukturierung eines Programms angewendet:
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inhaltliche Struktur
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strategische Ausrichtung
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zeitliche Notwendigkeit
Diese drei Aspekte sind nachfolgend grob erläutert.
Inhaltliche Struktur
Die zu erarbeitenden inhaltlichen Ergebnisse werden thematisch den Projekten zugeordnet. Dabei wird darauf geachtet, dass jedes Projekt klar definierte Ergebnisse liefert, die einen konkreten und bewertbaren Nutzen erzielen. Bei der Ergebnisdefinition werden die Abhängigkeiten unter den Projekten analysiert. Je weniger externe Abhängigkeiten ein Projekt hat, desto geringer sind die damit verbundenen Risiken und der Koordinationsaufwand durch das Programm.
Neben den Ergebnissen und Aufgaben in Projekten werden die übergreifenden Themen identifiziert, die als Querschnittsaufgaben des Programms definiert werden. Diese werden auf Ebene Programm als Dienstleistung für die Projekte zur Verfügung gestellt (siehe dazu auch das Kapitel Einleitung, das die als Querschnittsaufgaben beispielhaft aufführt).
Strategische Ausrichtung
Bei der Strukturierung basierend auf der strategischen Ausrichtung wird analysiert, welche Ergebnisse den höchsten Nutzen, die geringsten Risiken oder den grössten strategischen Beitrag für die Organisation aufweisen. Anhand der Analyse und der Bewertung der Kriterien werden die Projekte priorisiert. Dies ist vor allem bei Programmen zur Umsetzung einer Strategie ein häufig verwendetes Strukturierungsvorgehen.
Zeitliche Notwendigkeit
Bei der zeitlichen Strukturierung stehen Vorgaben zur zeitlichen Umsetzung eines Vorhabens im Vordergrund. So müssen beispielsweise rechtliche Vorgaben bis zu einem bestimmten Termin umgesetzt sein, weitere Anforderungen können aber zu einem späteren Zeitpunkt erfüllt sein, um den Gesamtnutzen des Programms zu erzielen.
Projekte mit Realisierungseinheiten
Projekte können Realisierungseinheiten umfassen. Im HERMES-5-Referenzhandbuch für Projekte ist beschrieben, wie Projekte mit Realisierungseinheiten durchgeführt werden.