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Projektmanagement-Skills – ein Self-Assessment | 01/2017
«Für eine solche Standortbestimmung bietet sich eine Einstufung anhand festgelegter Kompetenzen an. Ich richte mich beim folgenden Self-Assessment nach den Projektmanagement-Kompetenzen gemäss IPMA (International Project Management Association).»
(Albert Einstein, Physiker)
Sie sind ein Projektleiter und wickeln unterschiedlichste Projekt in Ihrem Unternehmen ab. Im Rahmen einer kritischen Selbstreflektion fragen Sie sich, welche Kenntnisse / Fähigkeiten Sie in dieser Rolle eigentlich schon besitzen und bei welchen Sie gegebenfalls noch Entwicklungs-potential haben. Schliesslich wollen Sie das Projekt möglichst effizient durchführen und dabei die etablierten Projektmanagementmethoden mit entsprechendem Nutzen strukturiert einsetzen.
Zur eigenen Standortbestimmung bietet sich ein Self-Assessment an.
Die IPMA (International Project Management Association) definiert die folgenden, kurz skizzierten Projektmanagement¬ Kompetenzen.
Unter dem Begriff «Kompetenz» wird bei IPMA verstanden: "Kompetenz ist die Kombination von Wissen, persönlichem Verhalten, Fertigkeiten und spezifischer Erfahrung, die nötig ist, um in einer bestimmten Funktion erfolgreich zu sein."
Diese Projektmanagementkompetenzen gliedern sich grundsätzlich in:
- PM-technische Kompetenzelemente
- PM-Verhaltenskompetenzelemente
- PM-Kontext-Kompetenzelemente
Eine übersichtliche Darstellung der drei Kompetenzarten liefert das «Eye of Competence»: (Quelle: VZPM: Swiss National Competence Baseline, Version 4.1)
Um ein solches Self-Assessment effizient durchführen zu können, ist ein grobes Verständnis der einzeln aufgeführten Projektmanagement Kompetenzen erforderlich. Der Fokus dieses Self-Assessment liegt auf den PM-technische Kompetenzelementen sowie den PM-Verhaltenskompetenzelementen.
Nachfolgend finden Sie hierzu entsprechende Erläuterungen (angelehnt an VZPM, Swiss National Competence Baseline, Version 4.1)
- Projektmanagementerfolg:
Ein ausschlaggebender Faktor für den Projektmanagementerfolg ist die Integration. Integration umfasst die Verknüpfung von Projektanforderungen, Aktivitäten und Ergebnissen, um die Zielsetzungen und ein erfolgreiches Projektergebnis zu erreichen.
- Interessierte Parteien:
Interessierte Parteien sind an der Durchführung bzw. dem Erfolg des Projekts interessierte Personen oder Einheiten oder solche, die durch das Projekt betroffen sind.
- Projektanforderungen und Projektziele:
Das Management von Anforderungen, Zielen und Prioritäten umfasst die Identifizierung, Definition und Vereinbarung der Projekte, um die Anforderungen und Erwartungen der interessierten Parteien, insbesondere der Kunden und Nutzer, zu erfüllen.
- Risiken und Chancen:
Risiken reduzieren die Wahrscheinlichkeit, dass die Projektziele erreicht oder übertroffen und die Rahmenbedingungen eingehalten werden. Chancen erhöhen diese Wahrscheinlichkeit.
- Qualität:
Die Qualität eines Projekts ist das Ausmass, in dem seine Eigenschaften den vereinbarten bzw. üblichen Projektanforderungen entsprechen.
- Projektorganisation:
Die Projektorganisation besteht aus einer Gruppe von Menschen und der dazugehörigen Infrastruktur, mit einer projektbezogenen Vereinbarung bezüglich Autorität, Beziehungen und Zuständigkeiten, ausgerichtet auf die Geschäfts- oder Funktionsprozesse.
- Teamarbeit:
Teamarbeit umfasst das Management und die Führungsarbeit bei der Teambildung, das Arbeiten im Team und Gruppendynamik. Teams sind Gruppen von Personen, die gemeinsam spezifische Ziele zu erreichen suchen.
- Problemlösung:
Ein Grossteil der Arbeit innerhalb des Projektlebenszyklus umfasst die Definition von Arbeitsaufgaben und Problemlösung. Die meisten der in der Projektabwicklung auftretenden Probleme haben mit den Lieferobjekten, dem Zeitrahmen, den Kosten, der Zuteilung der Leistungen oder den Risiken bzw. mit einer Wechselbeziehung aller Faktoren zu tun.
- Projektstrukturen:
Die Projektstrukturen sind entscheidend bei der Schaffung von Ordnung innerhalb eines Projekts. Hierarchische Strukturen unterstützen unter verschiedenen Aspekten die Vollständigkeit des Projektes und seiner Ergebnisse.
- Leistungsumfang und Lieferobjekte:
Die Beschreibung des Leistungsumfangs eines Projekts legt die Projektgrenzen fest.
- Projektphasen, Ablauf und Termine:
Das Terminmanagement beinhaltet die Strukturierung, terminliche Anordnung, Ermittlung der Dauer und zeitliche Planung von Vorgängen und/oder Arbeitspaketen. Ebenso gehört dazu die Zuweisung von Ressourcen zu Aktivitäten, die Festlegung von Start-, Zwischen- und Endterminen sowie die Steuerung und Kontrolle der Einhaltung dieser Termine.
- Ressourcen:
Ressourcenmanagement umfasst die Ressourcenplanung, einschliesslich der Ermittlung und Zuweisung von Ressourcen mit angemessenen Fähigkeiten. Es beinhaltet weiter die Res sourcensteuerung und Einsatzoptimierung im festgelegten Zeitrahmen. Der Begriff Ressourcen umfasst Menschen, Materialien und die für die Durchführung von Projektaktivitäten benötigte Infrastruktur (wie Material, Ausrüstungen, Einrichtungen, Dienstleistungen, Informationstechnologien, Informationen und Dokumente, Wissen, Geldmittel).
- Kosten und Finanzen:
Projektkosten- und Finanzmanagement ist die Gesamtheit aller während des Projektlebenszyklus erforderlichen Massnahmen zur Planung, Ermittlung, Steuerung und Kontrolle der Kosten und Finanzmittel, einschliesslich der Ausarbeitung von Kostenvoranschlägen und Finanzmittelplänen in frühen Projektphasen.
- Beschaffung und Verträge:
Mit der Beschaffung erwirbt der Auftraggeber vom Lieferanten bestimmte Leistungen für das Projekt zu den günstigsten Bedingungen. Ein Vertrag ist eine rechtsverbindliche, zwischen Parteien abgeschlossene Vereinbarung zur Erstellung eines Werks, zur Lieferung von Gütern oder zur Erbringung von Dienstleistungen unter bestimmten Bedingungen
- Änderungen:
Änderungen in einem Projekt werden durch neue Gegebenheiten (Risiken, Chancen, unerwartete Ereignisse und Entwicklungen) oft notwendig. Diese können eine Änderung des Leistungsumfangs und der Lieferobjekte des Projekts erforderlich machen, aber auch eine Änderung der mit den Kunden bzw. Lieferanten vereinbarten Vertragsbedingungen. Änderungen müssen mit Blick auf die ursprünglichen, im Business Case festgelegten Projektziele und Rahmenbedingungen überprüft werden.
- Überwachung, Controlling und Berichtswesen:
Überwachung und Controlling umfassen die Aktivitäten Planung, Steuerung und Zielerreichungsüberprüfung auf unterschiedlichen Ebenen. Dieses Element behandelt somit die gesamten Controllingfunktionen und die Berichterstattung im Projekt.
- Information und Dokumentation:
Das Informationsmanagement umfasst zunächst das Gestalten, Sammeln, Auswählen, Aufbewahren und Abfragen von Projektdaten (in formatierter, unformatierter, grafischer Form – elektronisch oder auf Papier). Die Projektdokumentation beinhaltet alle Daten und Informationen sowie das Wissen und die Einsichten, die im Projektverlauf gewonnen wurden, besonders bezüglich Projektkonfiguration und Änderungen, sowie die gesamten übrigen Managementunterlagen, die während einer bestimmten Zeit zur Einsicht bzw. Weiterbearbeitung bereit gehalten werden.
- Kommunikation:
Kommunikation beinhaltet den wirksamen Austausch von Informationen zwischen den Projektbeteiligten und deren Verständnis.
- Projektstart:
Der Projektstart bildet die Grundlage für ein erfolgreiches Projekt oder Programm. Ein gut vorbereiteter und wirksam geleiteter Workshop zum Projektstart und die Einstellung des richtigen Projekt-/Programmpersonal können die Aussichten auf den Projekt- bzw. Programmerfolg verbessern. Der Workshop zum Projektstart (Kick-off) sollte sich auf die Ausarbeitung des Projektauftrags und einer ersten Projektplanung konzentrieren. Dabei sollten wenigstens die Teamrollen, die Terminplanung für das Projekt und eine grobe Schätzung von Aufwand und Kosten festgelegt werden.
- Projektabschluss:
Unter Projektabschluss versteht man die Beendigung eines Projekts oder Programms oder einer bestimmten Projektphase nach dem Fertigstellen der hauptsächlichen Lieferobjekte des Projekts oder Programms bzw. der Projektphase.
Neben diesen eher technischen Projektmanagement Kompetenzen ist darüber hinaus eine Standortbestimmung hinsichtlich der Verhaltenskompetenzen im Projektmanagement hilfreich:
- Führung:
Unter Führung (Leadership) versteht man die Anleitung und Motivation anderer bei der Erfüllung ihrer Funktionen oder Aufgaben im Dienst der Projektziele.
- Engagement und Motivation:
Engagement ist der persönliche Einsatz, den der Projekt-, Programm- und Portfoliomanager und die am Projekt beteiligten Personen aufbringen.
- Selbstkontrolle:
Selbstkontrolle ist ein disziplinierter und systematischer Ansatz zur Bewältigung der täglich anfallenden Arbeit, der sich ändernden Anforderungen beim Auftritt gegen aussen und im Umgang mit Stress-Situationen.
- Durchsetzungsvermögen:
Unter Durchsetzungsvermögen versteht man die Fähigkeit, seine Standpunkte mit Überzeugung und Autorität vorzubringen.
- Entspannung und Stressbewältigung:
Entspannung und Stressbewältigung ist die Fähigkeit, angespannte Situationen bei Personen, in Beziehungen und in Gruppen zu erkennen und solche Spannungen abzubauen.
- Offenheit:
Offenheit ist die Fähigkeit, anderen das Gefühl zu geben, dass ihre Ideen willkommen und ihre Sorgen, Bedenken, Vorschläge und anderen Beiträge für das Projekt wichtig oder hilfreich sind.
- Kreativität:
Kreativität ist die Fähigkeit, auf originelle und einfallsreiche Weise zu denken und zu handeln.
- Ergebnisorientierung:
Ergebnisorientierung bedeutet, die Aufmerksamkeit des Teams auf kritische Erfolgsfaktoren für die Zielerreichung und Einhaltung der Rahmenbedingungen zu lenken, um ein für alle interessierten Parteien optimales Ergebnis zu erzielen.
- Effizienz:
Effizienz ist die Fähigkeit, Zeit und Ressourcen wirksam zu nutzen, um die vereinbarten Lieferobjekte zu liefern und die Erwartungen der interessierten Parteien zu erfüllen.
- Beratung:
Unter Beratung versteht man die Kompetenz, Gründe und schlüssige Argumente vorzulegen, andere Ansichten einzubeziehen (Fragen und Zuhören können), zu verhandeln, Lösungen zu finden und Entscheide vorzubereiten.
- Verhandlungen:
Verhandlungen sind die den Parteien zur Verfügung stehenden Mittel zur Überwindung von Meinungsverschiedenheiten im Zusammenhang mit dem Projekt, um zu einer allseitig zufrieden stellenden bzw. machbaren Lösung zu gelangen bzw. eine Situation zu erkennen, bei der man (vorläufig) nicht weiterkommt.
- Konflikte und Krisen:
Ein Konflikt ist ein Zusammenstoss widersprüchlicher Sachverhalte oder Interessen oder unverträglicher Persönlichkeiten und kann Krisen verursachen. Eine Krise innerhalb eines Projekts kann als Zeit akuter Schwierigkeiten beschrieben werden, die schwerwiegender sind als diejenigen, denen nur ein einzelner Konflikt zu Grunde liegt.
- Verlässlichkeit:
Verlässlichkeit bedeutet, die zugesicherte Leistung punkto Zeitpunkt und Qualität mit dem vereinbarten Aufwand zu erbringen.
- Wertschätzung:
Unter Wertschätzung versteht man die Kompetenz, die natürlichen Eigenschaften und Werte anderer Menschen und sozialer Systeme zu erkennen und ihren Standpunkt zu verstehen.
- Ethik:
Unter Ethik versteht man das moralisch akzeptierte Verhalten oder Benehmen von Individuen. Ethische Werte sollten respektiert werden, damit die Mitarbeitenden ohne moralische Konflikte am Projekt tätig sein können. Ebenso müssen sie in den Beziehungen zu interessierten Parteien eingehalten werden. Für bestimmte Arten von Projekten kann es detaillierte ethische Vorschriften geben. Der Projektmanager muss dafür Sorge tragen müssen, dass derartige Vorschriften eingehalten werden und dass es zu keinen Umgehungsversuchen kommt.
Ablauf des Self-Assessments:
- Verständnis schaffen:
Verstehen Sie, welche Bedeutung hinter den jeweiligen Projektmanagement Kompetenzen steckt.
- Selbsteinschätzung:
Schätzen Sie Ihre individuellen Kenntnisse auf einer Skala von 1 – 6 (gering – sehr gut) ein.
- Zielzustand:
Definieren Sie welchen Kenntnisstand pro Kompetenz Sie gerne hätten respektive, welcher Stand für Ihre Aufgabe erforderlich ist.
- Abweichungsanalyse:
Vergleichen Sie Ihren IST-Zustand mit dem SOLL-Zustand und legen Sie fest bei welcher Abweichungsdifferenz pro Kompetenz zwischen «Selbsteinschätzung» und «Gewünschter / angestrebter Zustand» sie aktiv werden wollen.
- Massnahmendefinition:
Leiten Sie für sich notwendige Massnahmen ab und planen Sie diese ein. Insbesondere im Themenbereich der technischen Projektmanagement Kompetenzen lassen sich mit hochwertigen Schulungsmassnahmen die eigenen Kenntnisse deutlich ausbauen. Im Themenbereich der verhaltensorientierten Projektmanagement Kompetenzen kann sowohl mit Ausbildung aber mit einem zielorientierten Coaching die individuelle Situation verändert werden.
Fazit
Auf der Basis des international anerkannten IPMA-Projektmanagement-Standard, sind Sie mit dem PM-Self-Assessment in der Lage, sich in Ihrer aktuellen Situation selbst zu positionieren und im Vergleich mit ihrem gewünschten Stand der PM-Kompetenzkenntnissen einen konkreten Massnahmenplan zur persönlichen und spezifischen Weiterentwicklung zu erstellen.
«Die Chance der Zukunft ist lebensfroher als die Lasten der Vergangenheit. Schaue nach vorne, denke zurück, lerne aus Fehlern und erlebe dein Glück.»
(Benjamin Franklin, US-amerikanischer Staatsmann)
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