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La lettre de motivation est la deuxième pièce maîtresse de votre dossier. Que vous l’envoyiez par e-mail ou par courrier postal, votre lettre de motivation doit être jointe à votre curriculum vitae et doit suivre certaines règles de style, de structure, de contenu et de présentation.
Elle doit montrer ce qui vous stimule dans le job pour lequel vous postulez. Par écrit, vous devez prouver au recruteur qu’il pourra compter sur vous pour effectuer les tâches liées au poste que vous convoitez.
Si l'exercice est réussi, il y a de fortes chances pour que le recruteur ait envie de vous rencontrer et que vous décrochiez un entretien !
Une lettre de motivation s'adresse à une seule personne en vue de décrocher un job dans une entreprise précise et cela, même si vous répondez à une annonce publiée par une agence de placement.
Idéalement, ne commencez jamais une lettre de motivation par Madame, Monsieur. Faites le nécessaire pour trouver le nom de la personne qui sera intéressée par votre offre de service (responsable de département, chef de service, responsable RH, etc.). Si votre lettre retient l’attention et que votre CV correspond au profil recherché, il y a de fortes chances pour que le recruteur ait envie de vous rencontrer lors d’un entretien! C’est pourquoi, il faut tout particulièrement soigner sa lettre de motivation.
Lorsque vous répondez à une annonce, rédigez votre lettre dans la langue utilisée pour l’annonce, sinon, écrivez dans la langue parlée dans la région où vous souhaitez travailler.
La lettre de motivation ne doit pas comporter plus d’une page (4 paragraphes).
Indiquez au recruteur les motivations que vous avez pour son entreprise.
Mettez vos points forts en évidence.
Utilisez un vocabulaire positif et des verbes actifs (j’ai fait, réalisé, effectué, accompli, concrétisé, vendu, initié, créé, supervisé, etc.).
Ecrivez au présent ou au passé composé, surtout lorsque vous décrivez vos réussites ou que vous relatez vos résultats.
Le texte doit être clair, lisible et cohérent. Faites des phrases courtes et allez droit au but. Evitez les formules toutes faites.
Rédigez une lettre différente pour chaque poste que vous convoitez, les lettres «types» ou «standards» se reconnaissent facilement.
Relisez ou faites relire votre lettre pour en corriger l’orthographe et la syntaxe.
La mise en page doit être simple et aérée.
La lettre de motivation est dactylographiée sauf si l’entreprise exige une lettre manuscrite, dans ce cas l’annonce doit le stipuler.
En guise de titre, sur la ligne de libellé, indiquez l’intitulé du poste que vous convoitez ou la fonction que vous souhaitez occuper.
Adressez votre lettre à la personne dont le nom est mentionné dans l’annonce. Si vous faites une offre spontanée, faites des recherches pour trouver le nom du responsable du département qui vous intéresse ou adressez-la au département des ressources humaines.
Quel style choisir pour interpeller un recruteur ?
Soyez dynamique, clair, direct et respectez les conseils suivants :
Attention aux abréviations et au jargon connus exclusivement des spécialistes et donc pas forcément par la personne qui va ouvrir votre lettre. De préférence évitez les abréviations et écrivez les sigles en toutes lettres sauf si le terme est utilisé dans l'annonce.
À l'écrit, il vaut mieux éviter les anglicismes sauf s'ils sont fréquents dans votre domaine d'activité (banque, technologie de l'information, etc.).
Evitez les répétitions.
Une lettre bien structurée permettra à votre recruteur de se repérer rapidement. Le schéma le plus connu et le plus fréquent est une lettre en trois partie qui se décompose ainsi :
Vous – Moi – Nous.
Vous = L’entreprise à laquelle vous adressez votre courrier et ce en quoi elle vous intéresse.
Moi = Mon expérience professionnelle et mes compétences, ce que je peux apporter à cette entreprise.
Nous = Ce que l’entreprise et moi pouvons faire ensemble. Montrez en quoi vous êtes la personne qui répond le mieux aux attentes de cette société.
Ce schéma s’utilise pour répondre à une annonce comme pour faire une offre spontanée.
Astuce Manpower : Si vous vous adressez à une agence de placement et que vous ignorez le nom de l’employeur final, restez sobre. En ouverture de votre lettre vous pouvez mentionner en quoi l’annonce vous a attiré. Expliquez vos compétences, votre connaissance du métier, du secteur. Montrez l’intérêt que vous portez à votre domaine professionnel et les connaissances que vos expériences passées vous ont permis d’acquérir. En d’autres termes, expliquez ce que vous apporterez à l’entreprise.
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Le 1er paragraphe fait référence à la société à laquelle vous vous adressez, ou pour laquelle vous aimeriez travailler. Il permet de montrer que vous êtes vraiment intéressé à collaborer avec cette entreprise, (celle-là et pas une autre). Votre entrée en matière doit accrocher votre lecteur. Pour ce faire, vous devez vous renseigner au sujet de l'entreprise (développement, marchés, concurrence, etc.) afin d’étayer votre argumentation. Toutefois, observez un ton neutre et évitez d’être trop élogieux (pompeux).
Dans le deuxième paragraphe de votre lettre, vous devez parler de vous et de votre expérience professionnelle, de vos compétences et réussites mises en rapport avec le poste que vous visez. Détaillez vos responsabilités, sélectionnez vos réalisations en lien avec le secteur d’activité et décrivez les tâches que vous avez effectuées lors de vos derniers emplois. N’hésitez pas à reprendre les mots ou expressions utilisés dans l’annonce, ou à utiliser des synonymes de ces termes.
Mettez en avant vos objectifs à moyen terme ainsi que les projets que vous pourriez réaliser à ce poste et qui permettraient à l’entreprise de se développer. En d’autres termes projetez-vous à ce poste et imaginez ce que vous pourriez apporter à l’entreprise.
Indiquez que vous êtes disponible rapidement pour une rencontre et faites part de vos salutations.
En haut à gauche indiquez vos coordonnées complètes:
Prénom Nom
Adresse
NPA / ville
N° de téléphone (attention au message enregistré sur votre répondeur!)
Adresse mail (utilisez une adresse qui fasse pro de type prénom.nom@boîte_de_messagerie)
En haut à droite indiquez les coordonnées de l’entreprise à laquelle vous adressez votre dossier.
Datez votre courrier
En titre ou référence
lorsque vous répondez à une annonce, indiquez:
la référence de l’annonce + l’intitulé du poste + le taux de travail + le lieu
lorsque vous faites une offre spontanée, indiquez:
Offre spontanée «titre du poste ou de la fonction convoitée» dans le service ou département xxx.
Attention à la mise en page (marges, paragraphes équilibrés).
Alignez votre texte à gauche.
Choisissez une police de caractère de type «Arial» ou «Verdana» et veillez à ce que sa taille soit comprise entre 10 et 12 points.
Evitez les polices de caractère fantaisies ou peu lisibles.
Faites des paragraphes courts.
Gardez en tête qu’un texte aéré est beaucoup plus agréable à lire.
Si vous mettez des passages ou des titres en couleur, essayez de rester le plus sobre possible et évitez de multiplier les teintes (maximum 2) sur une même page.
Il ne sert à rien de souligner ou de mettre en gras un mot ou des bouts de phrases dans votre lettre. Le lecteur est assez grand pour décider de lui-même ce qui est important ou pas.
Adresse. Placez vos coordonnées en haut à droite, ainsi que votre numéro de téléphone et votre adresse e-mail, notez celles de l’entreprise à qui vous écrivez en haut à gauche.
Titre. Sur la ligne de libellé, indiquez l’intitulé et la référence du poste qui vous intéresse si vous répondez à une annonce ; ou Offre spontanée suivi de la fonction que vous souhaitez, si vous envoyez votre candidature spontanément.
Structure. Vous – moi – nous. Créez des paragraphes distincts. Une des règles d’or de la communication consiste à n’exprimer qu’une idée par phrase pour atteindre un maximum de clarté. Ecrivez au présent ou au passé composé notamment pour décrire vos réussites et/ou vos résultats.
Longueur. Votre lettre doit tenir sur une page A4.
Sobre et aérée. Unifiez le style et la disposition de votre lettre. Evitez les fantaisies graphiques. Choisissez une police de caractère sobre.
Signature. N’oubliez pas de signer votre lettre à la main.
Motivation. Décrivez la raison pour laquelle vous vous intéressez à ce poste et à cette entreprise en particulier. Mettez vos qualifications et vos réussites en perspective avec le profil demandé. Montrez vos points forts et tous les bénéfices que vous pouvez apporter à l’entreprise et pour ce poste en particulier plus particulièrement, en occupant cette fonction. Vous pouvez également donner une des raisons qui pour lesquelles vous souhaitez changer d’emploi.
Percutante. Utilisez des termes positifs, des mots d’action qui donneront de vous l’image d’un candidat motivé, dynamique et sérieux. Les négations ou tournures négatives sont à bannir tant que possible. Évitez les abréviations.
Disponibilité. Votre lettre doit également mentionner votre disponibilité pour un entretien personnel. Si vous avez au préalable téléphoné avec le service du personnel, mentionnez-le dans votre lettre et indiquez la date de la communication et le nom de votre interlocuteur.
Sans faute. Corrigez les fautes de grammaire et d’orthographe. Utilisez le correcteur d’orthographe de votre ordinateur. Relisez-vous et faites relire votre lettre.