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VUCA est un acronyme issu du milieu militaire américain, visant à décrire les situations chaotiques. Comment bien fonctionner dans un tel monde et en tant que manager, comment diriger et motiver son équipe ?
VUCA est un acronyme issu du milieu militaire américain, visant à décrire les situations chaotiques. VUCA est formé des initiales des mots “volatility” (volatilité), “uncertainty” (incertitude), “complexity” (complexité, diversité) et “ambiguity” (ambiguïté).
Alors, comment bien fonctionner dans un tel monde et en tant que manager, comment diriger et motiver son équipe ?
Dans l’environnement actuel, le défi n’est plus seulement basé sur des faits concrets, mais s’oriente beaucoup plus à ce qui est potentiellement possible ou vraisemblable. Le monde est devenu beaucoup plus complexe. Le noir et le blanc sont devenus un mélange de différents gris. Il faut transformer les données et les faits en plans et en informations claires, car les mécanismes et méthodes d’évaluation de données changent bien trop rapidement pour rester pertinents assez longtemps.
Volatilité
Le mot volatilité sous-entend que le monde d’aujourd’hui n’est plus planifiable à long terme, car les paramètres varient et sont redéfinis constamment. Le krach boursier et la récession qui s’ensuivit depuis 2008 ont montré à quelle vitesse les marchés peuvent s’effondrer puis augmenter à nouveau. Les grandes fluctuations des 10 dernières années rendent les prévisions pour les 10 prochaines années difficiles. Le contexte politique est également incertain. Avec l’élection de Donald Trump, la politique américaine a subi une transformation totale et l’influence russe essaie de redéfinir le monde. Des marchés comme la Chine et l’Asie du Sud-Est sont en pleine croissance et essaient de se faire une place dans le monde, alors que l’Afrique et l’Amérique du Sud restent dans l’ombre du passé. Pourtant, même cela commence à changer ; grâce à l’accès à Internet, ces marchés ont désormais la possibilité d’aller de l’avant.
Ce qui faisait il y a 20 ans la séparation nette entre pauvres et riches, Ouest et Est, premier et tiers monde, ne peut plus être clairement défini aujourd’hui.
Tous ces facteurs prennent naturellement aussi de plus en plus d’ampleur dans certains domaines du monde des affaires. Peut-on encore compter durablement sur des partenaires qui, il y a encore quelques années, représentaient des facteurs sûrs et stables ; est-ce que les gouvernements et les partis peuvent envisager les conséquences et surtout :
L’évolution technique et ses conséquences sont-elles prévisibles ? Que se passera-t-il dans votre propre secteur lorsque l’intelligence artificielle et les nouvelles percées techniques auront changé le paysage de manière drastique ?
Des entreprises deviennent de véritables géants en l’espace de quelques mois ou années (p. ex. Uber, la société de taxi aux États-Unis). Les grands groupes existant depuis de nombreuses années se font dépasser par des entreprises plus petites et plus innovantes et doivent soit trouver de nouvelles voies soit quitter le marché (p. ex. Toys R Us). Le battement d’ailes d’un papillon au sens propre du terme a aujourd’hui des conséquences plus lourdes que jamais, car grâce à l’étendue des possibilités qu’offre Internet, une population beaucoup plus large se voit en mesure de faire la différence et de changer les choses.
Ce sont ces défis, entre autres, qui caractérisent la volatilité dans laquelle les dirigeants et les cadres supérieurs doivent aujourd’hui évoluer et trouver leur place.
Conseils pour managers
Un manager peut rassurer ses collaborateurs en communiquant de manière ouverte et confidentielle. Les problèmes et les phases difficiles peuvent être surmontés grâce à un style de management honnête et ferme. Pendant des périodes volatiles, les équipes recherchent de la sécurité et il est donc important que le manager soit sûr de lui.
Incertitude
La volatilité va naturellement aussi de pair avec une incertitude qui naît du chaos. Comment prendre des décisions sans être sûrs que nos partenaires commerciaux seront encore là dans trois ans ? Comment peut-on établir un plan de 5 ans alors qu’on ne peut même pas prévoir si le bitcoin n’aura pas d’ici-là déjà remplacé le dollar ou la Chine imposé de nouveaux tarifs ? Alors comment naviguer dans un monde aussi incertain et surtout, comment, en tant que manager, contrer cette incertitude et procurer stabilité et sécurité à sa propre équipe ?
Conseils pour managers
Un bon manager s’est toujours caractérisé par le fait que son équipe peut compter sur lui. Quand on doit faire face à des périodes incertaines, 3 choses sont particulièrement importantes : l’esprit d’équipe, l’honnêteté et la confiance.
- L’esprit d’équipe peut être encouragé en discutant avec ses collaborateurs de l’incertitude et en trouvant des options et des solutions aux problèmes potentiels avant même qu’ils n’apparaissent. On peut faire de la recherche de solutions flexible un sport d’équipe dans lequel chacun apporte ses points forts. Un bon manager doit connaître son équipe et utiliser les forces et les faiblesses de chacun de manière appropriée.
- L’honnêteté est extrêmement importante pendant les phases d’incertitude : Dans l’éventualité où un collaborateur devrait à long terme quitter l’équipe (même si ce n’est qu’une infime éventualité), il est important de communiquer dès le départ, de manière claire et honnête, quels sont les objectifs et les possibilités de l’équipe.
- Cela permet d’instaurer un climat de confiance et un environnement dans lequel cette incertitude peut être abordée en équipe.
Complexité
Pour la génération qui nous précède, la voie était toute tracée : Quelqu’un qui apprenait le métier de boulanger en tant que compagnon travaillait en tant que boulanger jusqu’à la retraite. Quelqu’un qui commençait à travailler dans une banque à 18 ans après avoir fini l’école fêtait, 45 ans après, son départ en retraite dans cette même banque. Une secrétaire restait secrétaire toute sa vie. Un facteur restait facteur.
Le monde était simple.
Mais aujourd’hui, il reste peu de choses de cette simplicité. Le parcours de carrière d’un employé est rempli de rebondissements, qui montrent à quel point la flexibilité est importante. Aujourd’hui, celui qui cherche obstinément à ne faire que « son » boulot et qui ne voit jamais plus loin que le bout de son nez, ne survivra pas longtemps dans le monde des affaires et aura également des difficultés à travailler en équipe.Les managers doivent pouvoir reconnaître rapidement de telles situations problématiques et y remédier.
Conseils pour managers
Un manager doit reconnaître à temps : Qui sont, dans son équipe, les collaborateurs les plus flexibles et comment utiliser ceci à bon escient ? Qui sont les touche-à-tout susceptibles d’entreprendre n’importe quelle tâche ? Face à des problèmes complexes, un manager doit concentrer ses efforts à rendre le monde à nouveau simple. Il est utile ici de diviser les tâches et répartir les problèmes dans un plan qui peut être suivi pas à pas. Il est également important de fixer des objectifs à plus court terme et de manière flexible.
Ambiguïté
Est-ce que le noir est vraiment noir et le blanc vraiment blanc ? L’accord d’un partenaire commercial ne veut pas forcément dire qu’il s’agissait d’une véritable vente. Dans l’environnement mondial actuel, on a affaire à des cultures extrêmement différentes, il est donc souvent compliqué de comprendre clairement où en sont les choses.
De même, ce qu’on attend des managers peut être ambigu : D’un côté, la politique d’entreprise veut que l’on ne fasse jamais d’heures supplémentaires, cependant, un projet nécessite que tous les membres de l’équipe travaillent pendant le weekend. Comment gérer une telle dissonance ?
Conseils pour managers
Ici aussi, la marche à suivre pour les managers est la suivante : Être aussi clair que possible, et communiquer de manière honnête, là où l’ambiguïté d’un problème ne peut pas être résolue simplement. Communication et transparence sont fondamentales pour les managers, car les malentendus ne peuvent être évités que grâce à des discussions. Si une situation où il est possible d’emprunter plusieurs voies apparaît, on peut discuter ouvertement du meilleur chemin à suivre pour l’équipe.
Comment survivre dans un monde VUCA en tant qu’équipe ?
Comment pouvoir bien survivre dans un monde VUCA en tant qu’équipe, entreprise ou personne ? Comment un manager peut-il bien mener son équipe à travers ces périodes tumultueuses ? Comment un plan ou un objectif peut-il faire face à ce monde chaotique et être atteint ?
Voici quelques aspects qui doivent être pris en considération :
- Communication : On ne peut pas venir à bout du chaos sans communiquer ouvertement avec ses collègues et ses collaborateurs. Les équipes et les collègues doivent savoir où ils vont et ce qui les attend, et ceci n’est possible que lorsque l’on est en contact et en échange permanent.
- Honnêteté : Quand des problèmes se profilent à l’horizon, ceux-ci doivent être abordés et exposés de manière honnête et transparente. On fait plus de mal que de bien en essayant de cacher quelque chose. Les managers peuvent tout à fait, et doivent même aussi, exposer leurs propres expériences ainsi que leurs émotions – cela les rend humains et permet d’accroître la confiance mutuelle.
- Transparence : Il est important que toutes les équipes connaissent les objectifs principaux et leur finalité. Des objectifs ou des intentions imprécis ne font que contribuer à produire encore plus de chaos et d’incertitude. De même, il est important de toujours communiquer un changement sur-le-champ. Cela permet ainsi aux collaborateurs de pouvoir s’adapter immédiatement et de planifier en fonction.
- Flexibilité : Dans un monde aussi incertain et qui se transforme et change aussi rapidement, les objectifs, les équipes, les descriptions de poste et les plans de carrière doivent également changer et s’adapter rapidement. Sans flexibilité, une équipe ou une entreprise ne peut pas fonctionner aujourd’hui. Il est donc important de se rappeler sans cesse comment naviguer et réagir autrement. Il faut également prendre en considération que, parfois, certains événements peuvent complètement bouleverser la planification mise en place jusqu’ici.
- Curiosité : Les bons managers sont toujours en avance de trois pas sur le reste du monde. Les meilleurs managers sont ceux qui vont eux-mêmes de l’avant. Tous les managers doivent sans cesse se demander comment améliorer les choses. Ceci est d’autant plus important dans le monde VUCA. Si on utilise son énergie et son enthousiasme à trouver des solutions pour des problèmes qui n’existent pas encore, alors on arrache une victoire à ce monde chaotique et imprévisible.
- Zèle : La paresse et la peur des nouvelles choses sont les deux plus gros défis pouvant nuire à la vie des affaires au 21e siècle. Ce n’est pas parce qu’une méthode a fonctionné il y a 5 ans que cette méthode fonctionne encore aujourd’hui. Un manager n’a jamais le droit d’être paresseux et de se fier à des mécanismes connus.
VUCA implique de se poser la question suivante : Quelles sont les valeurs de mon entreprise ?
Pour les employés du 21ème siècle, un salaire à la fin du mois n’est pas suffisant. Plus il y a d’incertitude, plus le besoin de s’épanouir au travail grandit. La génération Y attend beaucoup plus des employeurs et des managers, car la sécurité de l’emploi est beaucoup plus limitée. Un changement de grande ampleur est en train de se produire.
Comment un manager ou un dirigeant peut-il et doit-il donc aujourd’hui être performant et motiver ses collaborateurs à être performants ?
Montrer l’exemple est une méthode qui a fait ses preuves et qui semble être toujours efficace, également dans le monde VUCA. Le collaborateur se sent rassuré et plus confiant s’il a le sentiment que le dirigeant ou le manager est tout aussi engagé que ce que l’on attend de lui.
Il est aussi devenu plus important de mieux connaître et comprendre ses collaborateurs : C’est la seule manière de former une équipe qui fonctionne bien et où flexibilité rime avec efficacité. L’équipe idéale devrait être composée de collaborateurs polyvalents ainsi que d’analystes précis, capables de pouvoir s’entendre entre eux tout en étant capables de comprendre la rapidité du monde VUCA et d’y réagir.
Les collaborateurs de l’équipe doivent se faire confiance entre eux et également avoir confiance en leur manager. Sans quoi, des frictions sont susceptibles de se créer rapidement à cause des influences externes problématiques. Il est également important que les managers comprennent quand ils doivent déléguer et qui sont les “leaders” naturels et talentueux du groupe. Tout ne doit pas être géré, bien au contraire : Un style de management souple peut amoindrir la pression, qui existe déjà de toute façon. Les problèmes complexes peuvent ainsi être traités plus facilement, car tout ne doit pas passer par une seule personne.
Des objectifs à plus court terme doivent être fixés, pour que l’équipe puisse enregistrer des succès. De plus, la volatilité du monde VUCA empêche de superviser réalistement des objectifs à long terme.
La diversité doit être encouragée. À cause de l’ambiguïté considérable, c’est-à-dire de l’ambivalence souvent incompréhensible d’une situation, il faut veiller à employer dans chaque équipe ou entreprise des personnes ayant des expériences professionnelles différentes. Cela peut permettre d’éclaircir rapidement des situations ambiguës.