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Charte d'audit interne
La présente charte est fondée sur l'article 36 de la loi sur l'Université (C1 30).
1. But
L'Audit interne est une activité indépendante et objective, conduite par le Comité d'audit et le service d'audit interne, qui donne à l'Université une évaluation du degré de maîtrise de ses opérations, lui apporte ses conseils pour les améliorer et contribue à créer de la valeur ajoutée.
Il aide l’Université à atteindre ses objectifs en évaluant, par une approche systématique et méthodique, ses processus de management des risques, de contrôle, et de gouvernement d'entreprise, ainsi qu'en faisant des propositions pour renforcer leur efficacité.
Par ses conseils et recommandations, le Comité d'audit participe à la supervision de la gestion du risque et du contrôle interne, ainsi qu'à la surveillance de la gestion opérationnelle et financière de l'Institution. Il soutient ainsi, dans cette fonction et dans le cadre de leurs compétences, les organes de l'Université.
Le Comité d'audit remplit sa mission en veillant notamment :
- à l'existence d'une gestion des risques;
- à l'efficacité du système de contrôle interne;
- au respect des lois, des règlements et de la politique interne;
- à la qualité de l'information financière et opérationnelle;
- à la sauvegarde et la protection du patrimoine.
Pour ce faire, le Comité d'audit s'appuie principalement sur les travaux du service d'audit interne et de l'organe de révision. Selon les besoins et lorsqu'il le juge nécessaire, le Comité a toute autorité pour mandater des conseillers extérieurs ou pour utiliser les travaux réalisés par les membres du personnel de l'Université.
2. Indépendance
2.1. Comité d'audit
Conformément à l'article 26 alinéa 2 de la Loi sur l'Université, le Comité d'audit est une instance indépendante de l'Université.
Dans le cadre de son activité au sein du Comité d'audit, chaque membre fait preuve d'impartialité et d'une rigueur particulière en ce qui concerne les conflits d'intérêts. Afin de garantir l'indépendance et l'impartialité du Comité, le/la Président/e vérifie, en préparant l'ordre du jour de chaque séance, qu'aucun point ne mette un membre du Comité en situation de conflit d'intérêt. Il/elle peut à ce sujet consulter le/la responsable du service d'audit interne.
Si ce risque se présente, le point en question est porté en fin de l'ordre du jour avec la mention "hors présence de…" et le nom de la personne concernée. Le/la Président/e peut prendre la même décision en relation avec les personnes habituellement invitées pour les points à l'ordre du jour qui les concerneraient directement ou indirectement. Si un conflit d'intérêt se présente en cours de séance, le/la Président/e peut suspendre celle-ci et prier la personne concernée de se retirer ou demander le renvoi de la discussion à une prochaine séance, en appliquant la procédure mentionnée ci-dessus relative à l'ordre du jour.
Les décisions du/de la Président/e sont définitives. Si le risque de conflit d'intérêt concerne le/la Président/e, il/elle se retire et le Comité d'audit décide des mesures à prendre.
2.2. Audit interne
Le service d'audit interne est autonome et indépendant des organes de direction de l'Université. Il rapporte au Comité d'audit.
En ce qui concerne son activité régulière, il rend compte au/à la Président/e du Comité d'audit. Les missions d’audit sont exécutées conformément au plan d’audit annuel approuvé par le Comité d’audit ou sont initiées par ce dernier.
3. Fonctionnement
3.1.Comité d'audi t
3.1.1. Composition
Les membres du Comité d'audit sont nommés par le Conseil d'Etat, qui fixe leur rémunération.
Le Comité d'audit est composé de 5 à 9 personnalités des deux sexes, dont un membre désigné par le Rectorat comme son représentant. Au moins deux membres du Comité ont des compétences avérées en matière de système de contrôle interne financier et/ou non financier.
Dans un souci d'indépendance et de confidentialité, les membres du Comité d'audit ne pourront pas être représentés par un tiers.
Le mandat des membres est de 4 ans, renouvelable une fois.
3.1.2. Séances
Le Comité d'audit se réunit sur convocation de son Président, au moins 4 fois par an. Des réunions supplémentaires peuvent être convoquées sur demande de deux membres au moins du Comité ou si les circonstances l'exigent.
Le/la Recteur/trice de l’Université et/ou un/une Vice-recteur/trice désigné/e par ses soins, le/la directeur/trice financier/cière et le/la responsable du service d'audit interne peuvent assister aux séances du Comité d'audit en qualité d'invités. Le Comité peut, en outre, inviter à ses séances toute personne, membre ou non de la communauté universitaire, dont il juge la présence utile pour la bonne exécution de sa mission.
Le/la Président/e du Comité d'audit définit l'ordre du jour de chaque séance, en consultation avec le/la responsable de l'audit interne.
A l'occasion des séances, des demandes spécifiques en matière d'audit peuvent être adressées, à la demande du Rectorat, au Comité d'audit, qui en apprécie leur recevabilité.
Les décisions du Comité d'audit sont prises à la majorité simple des membres présents. En cas de partage des voix, la voix du/de la Président/e est prépondérante.
Chaque réunion fait l'objet d'un procès-verbal établi par le/la responsable du service d'audit interne, approuvé par le Comité d'audit et signé par le/la Président/e.
3.2. Audit interne
3.2.1.Champ d'action et conditions d'exercice
Le service d'audit interne est habilité à mener des missions d'audit dans l'ensemble des unités d'enseignement et/ou de recherche, des services et subdivisions de l'Université. Il élabore le plan d'audit, en vue de sa validation par le Comité d’audit, à partir des risques identifiés et évalués au regard des objectifs de l'Institution. Les priorités du plan d'audit sont ensuite définies en fonction de l'importance respective de chacun des risques.
3.2.2. Organisation
Le plan d’audit préparé par le service d’audit interne est soumis au Comité d’audit pour validation au moins une fois par an.
Un point trimestriel sur l'avancement des travaux est établi par le service d'audit interne à l'attention du Comité d'audit.
Les rapports d'audit sont remis au Comité d'audit pour examen et approbation.
Sur le plan purement administratif (présences, absences, vacances, etc.), le service d'audit interne en réfère au Secrétaire général de l'Université.
3.2.3. Autorité
Le service d’audit interne bénéficie d’un accès illimité à toutes les fonctions, documents, informations, procédures nécessaires à l’accomplissement de sa mission. Il peut s’entretenir avec tout membre du personnel de l’Université, quels que soient son grade et sa fonction, et assister à toute réunion.
Tout membre du personnel des entités auditées doit collaborer avec le service d'audit interne pendant la conduite de la mission.
En raison de leur indépendance, les collaborateurs/trices du service d'audit interne n’ont pas de responsabilités opérationnelles. Ils/elles ne prennent pas d'engagements dans les activités qu'ils/elles sont chargé-e-s d'examiner et d'évaluer. Ils/elles n’ont aucun pouvoir décisionnaire sur le personnel concerné.
3.2.4. Règles de conduite
Le service d’audit interne garantit la confidentialité de sa mission. Les dossiers d'audit sont confidentiels et établis à l'attention du Comité d'audit. Ce dernier est seul habilité à déterminer le droit d’accès éventuel de tiers à ces dossiers.
Le service d’audit interne conduit les missions sans préjugés, en toute objectivité, impartialité et honnêteté. Il respecte la procédure contradictoire, à savoir les constatations d’audit et les recommandations sont toujours portées à la connaissance préalable des responsables des entités auditées, cas échéant pour prise de position, avant d’être communiquées au Comité d’audit.
Il respecte les normes professionnelles reconnues généralement comme un standard dans la profession. Il respecte aussi le Code de déontologie de l'Institut de l'Audit Interne (IIA).
En cas de découverte de fraudes ou d’irrégularités, il informe immédiatement le/la Président/e du Comité d’audit, qui prend les mesures nécessaires.
4. Compétences et responsabilités
4.1.Comité d'audit
4.1.1.Responsabilités générales
Le Comité d'audit :
a) approuve la Charte d’audit interne de l'Université ainsi que les révisions ultérieures de celle-ci;
b) approuve le plan pluriannuel et le programme annuel du service d’audit interne et fait régulièrement le point de leurs exécutions;
c) approuve le rapport annuel d’activités du service d’audit interne;
d) examine les rapports d’audit;
e)examine les suites données par les responsables aux recommandations contenues dans les rapports d’audit;
f) veille à la coordination des missions réalisées par le service d'audit interne et celles confiées à des organes extérieurs;
g) mandate l’organe de révision externe;
h) prend toutes les décisions requises par sa mission.
4.1.2. Responsabilités à l'endroit de l'organe de révision
Le Comité d'audit nomme l'organe de révision après appel d'offres et pour une période initiale de deux ans renouvelable deux fois, conformément à l'article 33 de la Loi sur l'Université. A ce titre, il édicte les directives et le cahier des charges de l'organe de révision. Il examine l'approche et l'étendue de la révision. Il s'assure de l'indépendance de l'organe de révision et évalue les honoraires d'audit. Il apprécie la qualité du travail de l'audit externe.
Conformément à l'article 29 alinéa h de la Loi sur l’Université, le Rectorat doit soumettre les comptes annuels révisés de l'Université au Conseil d'Etat pour approbation. A cette fin, l'organe de révision doit présenter au Comité d'audit, pour analyse, vérification et validation, son projet d'opinion d'audit ainsi que l'ensemble des rapports issus de ses travaux de révision.
Lors de l'établissement des comptes annuels, le Comité d'audit examine les états financiers et doit être saisi de toute question sensible relative à des problématiques comptables. A cet égard, il veille à être tenu en permanence informé par l'Université et ses services concernés de tout changement, fait ou événement exceptionnel ayant un impact significatif sur les états financiers.
4.1.3. Responsabilités à l'endroit du service d'audit interne
Le Comité d'audit exerce l'autorité fonctionnelle sur le service d'audit interne et garantit ainsi son indépendance.
Le Comité d'audit s'assure que le service d'audit interne dispose des ressources nécessaires à l'accomplissement de sa mission. Il prend les mesures voulues en cas de restriction ou de limitation, à ses yeux injustifiée, d'une intervention de ce dernier.
Le Comité d'audit émet un préavis à l'intention du Rectorat relatif à la nomination, au remplacement et à la promotion des collaborateurs/trices du service d'audit interne.
4.1.4. Responsabilités spécifiques
Selon l'article 36 de la Loi sur l'Université, le Comité d'audit :
- peut être saisi par le Conseil d’Etat de questions relevant de son expérience et de son expertise;
- rend semestriellement un rapport au Conseil d’Etat et au Rectorat.
De plus, conformément aux prescriptions légales et règlements internes, le Comité d'audit saisit immédiatement les organes de l'Université de tout acte dont il a connaissance et qui pourrait engager la responsabilité administrative, civile ou pénale de l'Institution ou de l'un-e de ses collaborateurs/trices.
4.2. Audit interne
4.2.1. Responsabilités générales
Le service d'audit interne est notamment chargé :
- d'établir le plan d'audit;
- d'établir les rapports d'audit;
- de s'assurer de la mise en œuvre de ses recommandations dans le cadre d'audits de suivi;
- d'établir le rapport annuel d'activité;
- de réaliser des tâches spécifiques sur demande du Comité d'audit ou avec son aval (missions de conseil, formation, enquête en cas de fraude présumée, etc.);
- de prendre les mesures requises par le Comité d’audit.
Le service d'audit interne tient compte des travaux de l'organe de révision ou de tout autre intervenant externe, afin d'éviter la répétition des mêmes analyses et d'assurer la meilleure couverture possible des activités.
Les recommandations que le service d'audit interne est amené à formuler ne doivent en aucune façon décharger les personnels de l'Institution auditée des responsabilités qui leur sont confiées. Par ailleurs, la conception et la mise en œuvre d'un système de contrôle interne ne sont pas du ressort du service d'audit interne, mais des différent-e-s responsables opérationnel-le-s. Le service d'audit interne apporte de manière discontinue une analyse approfondie des dispositifs mis en place.
4.2.2. Responsabilités spécifiques
Le service d'audit interne a pour principaux objectifs, dans le cadre de ses travaux :
- de vérifier l'existence et la pertinence des dispositions réglementaires, des procédures et des directives internes;
- de s'assurer qu'elles sont connues, suivies et respectées;
- d'évaluer l'efficacité et l'adéquation du système de contrôle interne, d'en identifier les manques ou les faiblesses;
- de vérifier dans quelle mesure les actifs et le patrimoine de l'Institution sont correctement protégés de toute perte éventuelle;
- de contrôler le caractère approprié du processus d'analyse des risques mis en œuvre par les organes de direction de l'Université;
- d'apprécier l'efficience des processus étudiés et de détecter les éventuels dysfonctionnements;
- de formuler des recommandations, par exemple en informant sur les meilleures pratiques, en proposant des améliorations ou des actions correctives en vue de minimiser les risques.
5. Dispositions finales
La présente charte a été approuvée par le Comité d'audit lors de sa séance extraordinaire du 11 mai 2009, conformément à l'article 36 de la Loi sur l'Université.
Cette Charte est revue périodiquement, afin d'assurer son adéquation avec les missions du Comité d'audit et du service d'audit interne. Toute modification est approuvée par le Comité d'audit, conformément à l'article 36 alinéa 2, point a. de la Loi sur l'Université.