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Introduction
Les segments sont utilisés pour avoir une séparation systématique des charges et des produits par unité, département ou succursale. En utilisant les segments on peut donc obtenir le Compte de Résultat par unité, département ou succursale, sans créer des comptes spécifiques pour chaque unité.
Un musée, par exemple, peut utiliser les segments pour connaître le montant des recettes, les charges du personnel, et l'organisation de chaque exposition individuelle.
Les segments suivent le compte. Les Centres de coût, au contraire, sont spécifiés par écriture et utilisés pour cataloguer de façon moins structurée (par exemple, toutes les dépenses d'une manifestation ou les achats pour un usage particulier).
On peut utiliser les centres de cout et les segments en même temps.
Caractéristiques des segments
- Les segments sont des comptes précédés d'un double-point ":".
- On peut utiliser des chiffres ou des lettres
- Il peuvent y avoir jusqu'à 10 niveaux de segments
- Le nombre de double-points qui précèdent le sigle pour le segment indique le niveau
- :LU segment du niveau 1
- ::P1 segment du niveau 2
- :::10 segment du niveau 3
- Pour chaque niveau, il peut y avoir un nombre illimité de segments
- Les différents niveaux sont indépendants les uns des autres
- Les segments n'ont pas de Bclasse et n'ont pas de sigle de devise
- Les calculs des segments se font dans la devise de base.
- Dans les écritures, les segments suivent le compte débit et crédit.
Il n'est pas possible d'enregistrer sur des segments sans avoir un compte.
- On peut obtenir des fiches de comptes des écritures sur les segments individuels.
Configurer les segments
Les segments doivent être configurés dans le tableau Comptes, colonne compte, à la fin du plan comptable.
- Insérer un astérisque dans la colonne Section, pour définir la section pour les segments
- Dans la colonne Libellé, insérer le titre "Segments"
- Insérer la description des segments du premier niveau et dans la colonne Compte insérer:
- Enumérer les segments du premier niveau, en insérant pour chacun, dans la colonne Compte, un code pour l'identification, précédé par :
- Continuer en insérant les segments du deuxième niveau (et éventuellement du troisième niveau), de la même façon comme ceux du premier niveau, avec la différence que dans la colonne Compte, les codes des segments doivent être précédés de :: ou de :::, selon le niveau.
Segment non affecté
Si vous saisissez le compte Débit ou Crédit dans les écritures sans spécifier de segment, la valeur est saisie dans le segment "vide" ou non affecté.
Dans le plan comptable, vous pouvez donner une description au segment non attribué en saisissant le texte ":{}" comme compte.
Solde segment
Le segment est une subdivision de ce qui est enregistré sur un compte. La valeur d'un segment est donc toujours relative à un compte, et pour avoir le total d'un segment il faut donc utiliser le menu Rapports → Rapport Comptable ou Bilan formaté par groupes → Section Subdivision, activer l'option Subdivision par segment.
Le solde du segment n'apparaît dans le plan comptable que si le segment est saisi dans l'écriture en utilisant uniquement la colonne du compte Débit ou la colonne du Compte Crédit. Le solde résulte toutefois à "zéro" (vide) si, dans l'écriture, le segment est saisi dans la colonne Segment ou s'il est utilisé simultanément pour le compte Débit et le compte Crédit. Dans ce cas, les montants du Débit et du Crédit seront égaux et s'annuleront.
Ecritures
Les segments s’enregistrent dans le Tableau Ecritures, en faisant suivre le compte principal par celui du segment.
Quand on doit enregistrer un segment qui appartient à plusieurs niveaux, il faut d’abord insérer le compte principal, puis le segment du premier niveau et ensuite celui du deuxième niveau.
Colonne Segment
Cette colonne vous permet de saisir les segments séparément du compte.
- La colonne Segment est masquée et si vous voulez l'utiliser, il faut la rendre visible, via le menu Données → Organiser colonnes.
- Les segments insérés dans la colonne Segment sont appliqués aux comptes utilisés dans l'écriture, dans les colonnes CtDébit, CtCrédit et Compte TVA, si un segment n'a pas été spécifié pour eux.
- Vous pouvez utiliser la colonne Segment et également insérer des segments dans les colonnes CtDébit et CtCrédit.
- Lorsqu'on utilise la colonne Segment, le montant est enregistré sur le segment à la fois en débit et en crédit, c'est pourquoi le solde du segment dans le tableau Comptes sera nul.
Mouvements entre les segments
En général, la subdivision des charges se fait pour chaque écriture comptable individuelle. Cependant, dans certaines situations, il est préférable d'enregistrer les charges dans un seul compte, pour ensuite les subdiviser en segments à la fin de l'année. C'est le cas par exemple des frais administratifs, qui sont répartis en pourcentage entre les différents secteurs de l'entreprise.
C'est ainsi que cela se passe :
- Au cours de l'année, les mouvements sont enregistrés en indiquant les comptes dans la colonne Débit et Crédit, mais en laissant le segment vide, ou en attribuant la totalité du montant à un seul segment.
Par exemple, tous les frais de papeterie seront enregistrés sans le segment.
- À la fin de l'année vous insérez des écritures pour affecter la part de chaque secteur à un compte de charges ou de produits spécifique :
- Dans l’écriture, dans la colonne Débit et Crédit, c'est toujours le même compte qui est enregistré.
- Les segments de provenance (qui peut ou non être présent) et de destination sont indiqués.
- Par exemple, pour l'attribution des frais de papeterie aux différents secteurs.
- Il doit y avoir autant d'écritures que de segments.
- Pour chaque ligne, le compte Crédit n'a pas de segment.
- Le compte Débit a le segment lié au secteur.
- Le montant correspond à la part des frais de papeterie à attribuer au secteur spécifique.
- Ces écritures sont effectuées pour répartir la part des charges non encore attribuées à chaque secteur.
Les soldes d'ouverture des segments doivent de préférence être saisis en tant qu'écritures, car ce n'est qu'ensuite qu'ils peuvent être affectés à un compte. Si le solde d'ouverture d'un segment est saisi dans la colonne Ouverture (tableau Comptes), ceux-ci sont affectés au segment "{} non affecté "
Afin d'affecter les soldes d'ouverture aux différents segments et au compte correspondant, des écritures d'ouverture doivent être saisies (tableau Écritures).
- Dans la colonne PièceType la valeur 01 doit être présente.
- La date doit être la même que la date de début de la comptabilité.
Avec l'écriture d'ouverture de segment, le montant est retiré du segment "vide" et attribué au segment spécifique.
Si le solde à répartir est négatif (crédit), le compte sans le segment doit apparaître dans la colonne CtDébit et le compte avec le segment dans la colonne CtCrédit.
Exemple d'écriture d'ouverture de segment :
Supposons que le solde d'ouverture du compte 1000 est de 100.00 (pas de segment, donc le montant est attribué au segment vide) et doit être attribué à deux segments :
- Segment 01 pour 80.00
- Segment 02 pour 20.00
- Les écritures d'ouverture ont la date de début de la comptabilité et dans la colonne PièceType la valeur 01.
- La première écriture d'ouverture du segment a le compte 1000:EVENTS dans la colonne CtDébit et le compte 1000 dans la colonne CtCrèdit. Le montant est de 80.00.
- La deuxième écriture d'ouverture a le compte 1000:COURSES dans la colonne CtDébit et le compte 1000 dans la colonne CtCrédit. Le montant est de 20.00.
Commande créer nouvelle année
La commande Créer nouvelle année ou Mettre à jour soldes d'ouverture crée automatiquement les écritures d'ouverture de tous les niveaux de segment.
Si vous ne voulez pas reporter les soldes d'un niveau de segment, vous devez supprimer les écritures d'ouverture respectifs que le programme a créés automatiquement.
Usage du signe "-" comme séparateur
Dans les écritures, on peut utiliser le signe (-) comme séparateur, en lieu du ":".
- Dans les Propriétés Fichier (données de base), activer l’option Utilise le signe moins (-) comme séparateur des segments.
- Par conséquent, utilisez le signe moins comme séparateur dans les écritures.
- Si vous utilisez le signe "-" comme séparateur de segment, n'utilisez pas des comptes qui contiennent des traits d'union.
Rapports
Les rapports des segments peuvent être obtenus automatiquement avec:
- Bilan formaté par groupes
- Rapport comptable
- Fiche de compte
- Rapports multi-niveaux
Pour obtenir des rapports qui combinent des comptes et des segments (par exemple, tous les frais de la succursale LU pour Pr1), il faut utiliser les fonctionnalités des Extensions Banana.
Rapport subdivision par niveau
Dans le Bilan formaté par groupes, dans la section Subdivision, indiquez le niveau de segment que vous voulez utiliser.
Rapport en Résumé
Ceci est un résumé de tous les segments, configurés dans la section Plan comptable, avec une éventuelle subdivision par période ou par segment.
Rapport segment non affectéLe segment « vide » regroupe tous les montants enregistrés sans spécifier un segment. Vous pouvez définir le titre de ce segment l'indiquant dans le tableau Comptes. En outre, sélectionnez l’option En-tête segment: Libellé dans la section Subdivision.
Document associé : Gérer différents secteurs