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Au vu du nombre d’intervenants impliqués dans la gestion d’une caisse de pensions et de la grande variété des tâches du Conseil de fondation, ces derniers font de plus en plus souvent appel à un conseiller ou gérant externe afin de réduire le risque.
Jusqu’à douze parties prenantes dans le fonctionnement d’une caisse de pensions
La plupart des employés savent que leur employeur offre un plan de prévoyance et sont probablement en contact avec le gérant de la caisse de pensions au moins une fois au cours de leur activité dans une entreprise. Toutefois, peu de personnes sont au courant du nombre d’intervenants et d'infrastructures nécessaires pour assurer le bon fonctionnement de la caisse. Or, comme le démontre le graphique ci-dessous, jusqu'à 12 acteurs différents peuvent être impliqués dans le fonctionnement d'une caisse de pensions, sans compter le Conseil de fondation lui-même!
Les devoirs et responsabilités accrus des Conseils de fondation
Les responsabilités du Conseil de fondation sont définies par l'article 51a de la loi fédérale sur la prévoyance professionnelle (LPP) dont voici les grandes lignes : « L'organe suprême de l'institution de prévoyance en assure la direction générale, veille à l'exécution de ses tâches légales et en détermine les objectifs et principes stratégiques ainsi que les moyens permettant de les mettre en œuvre. Il définit l'organisation de l'institution de prévoyance, veille à sa stabilité financière et en surveille la gestion ».
Concrètement, cela englobe une grande variété de tâches allant de la définition d'une stratégie d'investissement, de l'établissement des comptes annuels et de la détermination du financement de la caisse, jusqu’à l'embauche des gérants et, surtout, à la formation initiale et continue des membres du Conseil de fondation (article 51 a2, i LPP).
Le cadre juridique de la caisse de pensions est supervisé par l'Autorité de surveillance. En outre, un auditeur indépendant effectue chaque année la vérification du fonctionnement adéquat de la caisse de pensions au quotidien.
Les membres du Conseil de fondation de la caisse de pensions peuvent être tenus personnellement responsables en cas de mauvaise gestion de la caisse. L'article 52 LPP, al. 1 stipule : « Les personnes chargées d’administrer ou de gérer l’institution de prévoyance et les experts en matière de prévoyance professionnelle répondent du dommage qu’ils lui causent intentionnellement ou par négligence ». Dans la plupart des cas, la caisse de pensions souscrit par conséquent une police d'assurance responsabilité civile pour les membres du Conseil de fondation et gérants d’institutions de prévoyance (PTL ou Pension Trustee Liability) pour couvrir les éventuels dommages causés.
Il faut également rappeler que la grande majorité des membres du Conseil de fondation d’une caisse de pensions est composée de volontaires qui ont déjà un autre emploi dans l'entreprise et ne sont pas rémunérés pour leur travail en relation avec la caisse. Cela signifie que, même si les membres d’un Conseil de fondation reçoivent une formation et ont une bonne compréhension du fonctionnement des caisses de pensions, leur temps est généralement très limité. Par conséquent, pour les sujets techniques, tels que les calculs actuariels, la stratégie d'investissement et la conception de la caisse de pensions, des consultants spécialisés sont généralement indispensables pour fournir des conseils d'experts.
Certains événements nécessitent une attention immédiate du Conseil de fondation
Le Conseil de fondation se réunit généralement 3 à 4 fois par an. L'essentiel de l’activité de l’année est naturellement guidé par le cycle annuel de la caisse de pensions, de la clôture annuelle jusqu'à l'émission des fiches individuelles de prévoyance aux assurés et la tenue des comptes annuels.
Toutefois, des événements particuliers peuvent survenir en dehors de ce cycle régulier, obligeant le Conseil de fondation à réagir et à s'adapter en conséquence. Certains événements peuvent se jouer sur le long terme, comme par exemple l'augmentation de l’espérance de vie qui exerce une pression sur les taux de conversion et les taux d'intérêt techniques et qui implique une adaptation du plan de prévoyance.
D'autres événements, tels que la récente pandémie Covid-19, nécessitent une action immédiate et obligent le Conseil de fondation à s'organiser rapidement pour y répondre, sans oublier l'évolution des réformes du 2ème pilier qui sont constamment examinées par le Conseil fédéral et les partenaires sociaux.
Dans ce contexte, et au vu des différentes parties prenantes impliquées dans le fonctionnement d’une caisse de pensions, nous comprenons pourquoi il devient de plus en plus difficile pour les membres du Conseil de fondation de consacrer suffisamment de temps à leurs responsabilités inhérentes à cette tâche. Il est par conséquent de plus en plus fréquent qu'un gérant professionnel de caisses de pensions soit engagé par le Conseil de fondation.
Le gérant de la caisse de pensions peut servir de point de contact central pour toutes les parties, organiser les réunions et les documents d'appui, rédiger les procès-verbaux, assurer le suivi des actions, veiller à ce que les documents juridiques appropriés soient soumis aux bonnes parties au bon moment, gérer les intervenants externes..., en bref, soulager le Conseil de fondation de la plupart des tâches administratives et lui permettre de se concentrer sur la compréhension des enjeux stratégiques et la prise de décisions importantes.
Une stratégie judicieuse de réduction de risques sur le long terme
Face à la faiblesse des taux d'intérêt, aux événements imprévisibles qui perturbent les marchés financiers, à l'évolution de la législation ainsi qu’au vieillissement de la population, le rôle d'un membre du Conseil de fondation d’une caisse de pensions ne va bien évidemment pas se simplifier ces prochaines années, et le recours à des conseillers externes spécialisés va certainement se généraliser. L'engagement de consultants spécialisés est clairement une stratégie judicieuse, qui permet de garantir que le Conseil de fondation reçoive des conseils appropriés et détaillés, et en fin de compte de réduire les risques pour la caisse de pensions.