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Beschaffung umfasst die Prozesse zur Akquisition von Waren und Dienstleistungen, die ein Unternehmen direkt oder indirekt zur Erstellung seiner Leistungen benötigt. Als Handelswaren werden Beschaffungsobjekte bezeichnet, die ohne Bearbeitung durch das einkaufende Unternehmen weiterverkauft werden. In einem erweiterten Sinn wird auch die Gewinnung von Mitarbeitenden und finanziellen Mitteln zu den Beschaffungsobjekten gezählt. Da die damit verbundenen Beschaffungsaktivitäten jedoch von spezialisierten Organisationseinheiten sichergestellt werden, werden entsprechende Beschaffungsobjekte im engeren Sinn nicht zur Beschaffung gezählt.
Die Beschaffung ist auch unter den Begriffen Einkauf, Procurement, Sourcing oder Purchasing bekannt. Zwischen diesen Begriffen bestehen Unterschiede, die jedoch unterschiedlich definiert werden.
Eine häufig verwendete Abgrenzung findet zwischen den Begriffen der strategischen Beschaffung und des operativen Einkaufs statt.
Die Beschaffungsprozesse können unter der Prozessbezeichnung "Source to Pay" zusammengefasst werden. Dieser Prozess lässt sich in die beiden Teilprozesse "Source to Contract" und "Procure to Pay" aufteilen.
Der Source to Contract Prozess wird der strategischen Beschaffungsfunktion zugeteilt und umfasst die folgenden Prozesse:
- Spend Analytics (Sourcing Analytics)
- Warengruppen Strategie (Category Strategy, Category Management)
- Beschaffungsmarktforschung
- Lieferantenauswahl und Verhandlungsführung (Supplier Selection, Strategic Sourcing)
- Lieferantenmanagement (SRM, Supplier Relationship Management)
- Vertragsmanagement (Contract Management)
Der Prozess "Procure to Pay" wird dem operativen Einkauf zugeordnet und umfasst die folgenden Prozesse:
- Stammdatenpflege (Master Data Management)
- Anforderungsmanagement (PR, Purchase Requisition, BANF, Bedarfsanforderung)
- Bestellabwicklung (PO, Purchase Order)
- Bestellüberwachung
- Rechnungseingang und Zahlungsabwicklung (Accounts Payable)
Die Pflege von Katalogdaten für eProcurement Systeme sowie die Unterstützung von Nutzern bei technischen Fragen wird ebenfalls dem operativen Einkauf zugeordnet, wenn dies nicht über externe Dienstleister oder die IT-Abteilung abgewickelt wird.
Eine professionelle Beschaffung kann vielfältige Vorteile für Unternehmen schaffen::
- Kosteneinsparungen: Durch eine sinnvolle Auswahl von Lieferanten und gut vorbereitete Verhandlungen und Ausschreibungen (RFI, RFP, RFQ), kann die Beschaffung wesentlich dazu beitragen, dass ein Unternehmen die richtigen Beschaffungsobjekte, zur richtigen Zeit, zu den richtigen Kosten in der richtigen Menge zur Verfügung hat, um eigene Leistungen zu erbringen. Dies trägt zu Kostenoptimierungen bei, welche den Unternehmensgewinn positiv beeinflussen.
- Qualitätsverbesserungen: Durch eine strukturiere Analyse der Anforderungen interner Bedarfsträger wie der Forschung und Entwicklung oder Produktion, kann die Beschaffung passende Lieferanten und Beschaffungsobjekte identifizieren, die qualitativ passende Waren liefern und damit die eigene Leistungserstellung in der gewünschten Qualität ermöglichen. Dies wiederum sichert die Erfüllung der Kundenanforderungen und schafft die Grundlage für Kundenzufriedenheit.
- Effizienzsteigerungen: In der Beschaffung laufen viele Fäden zusammen, was der Abteilung einen Informationsvorsprung und Einblicke in diverse Geschäftsprozesse liefert. Dadurch kann die Beschaffung zum wesentlichen Treiber für die Optimierung von Prozessen, der Vermeidung von Verschwendung und der Verbesserung von Warenflüssen werden. Dies ermöglicht die Effizienz und Effektivität der unternehmerischen Aktivitäten zu steigern.
- Risikomanagement: Durch gute Lieferantenqualifikationen, diszipliniertes Lieferanten- und Vertragsmanagement sowie Beschaffungscontrolling kann die Funktion einen wesentlichen Beitrag dazu leisten, Risiken im Unternehmen zu managen und zu reduzieren. Dies wiederum steigert die Vorhersagbarkeit und Zuverlässigkeit der operativen Prozesse.
- Innovation: Die Eigenfertigungstiefe vieler Unternehmen hat in den vergangenen Jahren stark abgenommen. Durch Outsourcing, Offshoring und den Aufbau von Lieferantenbeziehungen wurde die Nutzung der Vorteile der Arbeitsteilung maximiert. Entsprechend sind bei vielen Unternehmen auch strategisch Bedeutsame Komponenten von Produkten nicht mehr selbst gefertigt. Eine enge und partnerschaftliche Zusammenarbeit mit Lieferanten im Rahmen eine Lieferanteninnovations-Prozesses (Supplier Innovation) ermöglicht es, Innovationsprojekte gemeinsam durchzuführen und dadurch den Kundennutzen zu steigern sowie Wettbewerbsvorteile zu realisieren. Nicht ohne Grund kann argumentiert werden, dass der Wettbewerb immer weniger zwischen Unternehmen, sondern zwischen Supply Chains (oder Supply Networks, bzw. Ökosystemen) geführt wird.
- Nachhaltigkeit: Die Identifikation und Auswahl von Lieferanten, die hohe Standards bezüglich Unternehmensethik und Nachhaltigkeit erfüllen, leistet einen wesentlichen Beitrag zur Erfüllung der eigenen Nachhaltigkeitsziele eines Unternehmens. Zunehmend werden in der Analyse der Umweltauswirkungen nicht mehr nur die Emissionen der eigenen unternehmerischen Tätigkeiten berücksichtigt, sondern die Emissionen der gesamten Supply Chain, vom Rohstoff bis zur Endkundschaft betrachtet, indem Scope 1 und Scope 2 Daten mit den Emissionsdaten der erweiterten Supply Chain (Scope 3) ergänzt werden.