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Bewährte Intranet-Ideen und Best Practices, um Ihr Intranet optimal zu nutzen
1. Personalisieren Sie Ihr Intranet
Während Ihre Organisation als Ganzes auf höchster Ebene operiert, besteht sie aus einzelnen Mitarbeitern, die alle unterschiedliche Fähigkeiten, unterschiedliche Positionen und unterschiedliche Ziele innerhalb der Organisation haben.
Es sind diese einzelnen Mitarbeiter – und nicht die gesamte Organisation -, die das Intranet des Unternehmens nutzen. Daher sollte Ihr Hauptaugenmerk beim Entwerfen und Implementieren des Intranets Ihres Unternehmens auf deren Anforderungen liegen .
Insbesondere sollten Sie sicherstellen, dass das Intranet des Unternehmens personalisiert ist, um jedem einzelnen Benutzer eine einzigartige Erfahrung zu bieten , die ihm am besten hilft, seine Arbeit zu erledigen und seine Produktivität zu steigern.
Stellen Sie sich ein Intranet vor, in dem jeder in der Organisation – vom CEO bis zum Hausmeister – Zugriff auf dieselben Funktionen hatte. Ein Intranet, in dem ein Vertriebsmitarbeiter vor Ort Zugriff auf die Projekte hat, an denen der CEO arbeitet, und in dem jemand aus dem Marketingteam für soziale Medien Zugriff auf Einstellungsrichtlinien hat.
Ein solches Intranet würde viel Chaos verursachen. Die Mitarbeiter würden ständig abgelenkt sein und Zugang zu Dingen haben, die für sie nicht wichtig sind, und die Gesamtproduktivität würde einen großen Einfluss haben.
Um dies zu verhindern, sollte Ihr Intranet an die Bedürfnisse jedes einzelnen Benutzers angepasst werden. Hier einige Ideen, wie dies erreicht werden kann:
- Jeder Benutzer sollte Zugriff auf einen eindeutigen Intranet-Unterbereich haben , der seiner jeweiligen Abteilung oder seinem Team zugeordnet ist.
- Jeder Benutzer sollte eine maßgeschneiderte Homepage haben , die ihm basierend auf seiner Position, seinen Projekten und Meilensteinen entsprechende Informationen bietet. Beispielsweise sollte ein neuer Mitarbeiter Informationen erhalten, die ihn beim Onboarding-Prozess unterstützen, während ein Mitarbeiter, der an einem bestimmten Projekt arbeitet, auf seiner Homepage Informationen haben sollte, die für das jeweilige Projekt relevant sind.
- Das Management sollte Zugang zu wichtigen Informationen haben , auf die seine Untergebenen keinen Zugriff haben .
- Benutzer sollten auch in der Lage sein, ihre Homepage so anzupassen, dass nur Informationen angezeigt werden, die sie für relevant halten. Auf diese Weise können sie frei wählen, was sie sehen möchten, und Nachrichten und Informationen entfernen, die ihnen nicht helfen, ihre Arbeit besser zu erledigen.
2. Stellen Sie sicher, dass das Intranet an den Geschäftszielen ausgerichtet ist
Wir haben gesehen, dass Ihr Intranet in erster Linie auf die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter ausgerichtet sein sollte, da diese es nutzen werden. Dies bedeutet jedoch nicht, dass Sie Ihre Geschäftsanforderungen ignorieren sollten .
Bei mehreren Gelegenheiten habe ich Organisationen gesehen, die Zeit, Geld und Ressourcen für die Entwicklung eines neuen Unternehmensintranets aufgewendet haben, nur um das neue Intranet zu implementieren und festzustellen, dass es nicht mit den Geschäftszielen der Organisation übereinstimmt.
Wenn Ihr Intranet nicht an den Geschäftszielen ausgerichtet ist, bietet es dem Unternehmen keinen Wert, und Ihre Mitarbeiter werden es mit der Zeit nicht mehr verwenden.
Um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmensintranet mit Ihren Geschäftszielen übereinstimmt, müssen Sie folgende Fragen beantworten, bevor Sie mit der Gestaltung Ihres Intranets beginnen:
- Was sind die langfristigen Ziele der Organisation und welchen Einfluss wird das Intranet des Unternehmens auf die Erreichung dieser Ziele haben?
- Was sind die Ziele jeder einzelnen Einheit in Ihrem Unternehmen und wie wird das Unternehmensintranet diese Einheiten zur Erreichung ihrer Ziele führen?
- Wie können Sie feststellen, ob das Intranet des Unternehmens erfolgreich war oder nicht? Welche Metriken werden Sie verwenden, um die Leistung zu messen ?
- Hat das Intranet die Unterstützung der Geschäftsleitung ?
Sobald Sie diese Fragen beantwortet haben, können Sie ein Intranet entwerfen, das dem Unternehmen hilft, seine Ziele zu erreichen.
Nehmen wir zum Beispiel an, dass Ihre Organisation nach der COVID-19-Pandemie beschlossen hat, künftig eine Remote-Arbeitsrichtlinie einzuführen.
- Unterstützt das Intranet, das Sie erstellen, eine Remote-Belegschaft?
- Ermöglicht es den Arbeitnehmern den Zugang außerhalb des Firmengeländes?
- Verfügt es über die richtigen Funktionen, damit Mitarbeiter bei Projekten ordnungsgemäß zusammenarbeiten können, ohne persönlich zusammen zu sein?
Wenn Sie nicht über solche Dinge nachdenken, führt dies zu einem Intranet, das mit Sicherheit fehlschlägt.
3. Stellen Sie sicher, dass Ihr Intranet Kommunikationsprobleme löst
Einer der Hauptgründe für die Entwicklung eines Intranets besteht darin, dass es als Drehscheibe für die Kommunikation des Unternehmens dient. Hier können die Mitarbeiter alle wichtigen Informationen über das Unternehmen und die Projekte erhalten, an denen sie arbeiten.
Wenn Sie ein effektives Unternehmensintranet implementieren möchten, müssen Sie daher sicherstellen, dass es die Kommunikationsprobleme des Unternehmens löst.
Dazu muss das Intranet den Mitarbeitern des Unternehmens mehrere Möglichkeiten zur Kommunikation untereinander bieten . Die Mitarbeiter sollten in der Lage sein, öffentliche Diskussionen über die Projekte zu führen, an denen sie arbeiten, Informationen und Dateien auszutauschen, Ankündigungen der Unternehmensleitung anzuzeigen, sich direkt gegenseitig zu benachrichtigen und so weiter.
Ein gutes Intranet sollte auch neue Kommunikationswege schaffen , die sonst geschlossen oder unzugänglich geblieben wären. Zum Beispiel ist Kommunikation in vielen Organisationen eine Top-Down-Angelegenheit – die Geschäftsleitung macht Ankündigungen, die an Mitarbeiter in niedrigeren Ebenen weitergegeben werden, während die Stimmen der Mitarbeiter in diesen unteren Ebenen unterdrückt bleiben.
Ein effektives Intranet sollte jedem eine Stimme geben und es jedem ermöglichen, mit jedem zu interagieren, unabhängig von seiner Position in der Organisationsstruktur. Es sollte den Mitarbeitern in den unteren Sprossen ermöglichen, ihre Bedenken zu äußern und gehört zu werden.
Für eine effektive Kommunikation muss Ihr Intranet über eine Direktnachrichten- oder Chat-Funktion verfügen . Auf diese Weise können Mitarbeiter direkt miteinander in Kontakt treten und Ideen und Projekte diskutieren – direkt im Intranet. Dies erleichtert die Kommunikation innerhalb des Unternehmens erheblich im Vergleich zur Verwendung von E-Mails.
Abgesehen von Einzel-Chats sollte ein gutes Intranet auch Gruppen-Chats und die gemeinsame Nutzung von Dateien innerhalb dieser Chats ermöglichen . Dies ist sehr nützlich für die Zusammenarbeit. Beispielsweise kann ein Team, das an einem Projekt zusammenarbeitet, einen eigenen Gruppenchat erstellen, Diskussionen führen und sogar Brainstorming-Sitzungen direkt im Intranet durchführen.
Ihr Intranet muss außerdem über ein reaktionsschnelles Benachrichtigungssystem verfügen, das Benutzer auf alles aufmerksam macht, was ihre Aufmerksamkeit erfordert – unternehmensweite Ankündigungen, direkte Nachrichten von Kollegen, Antworten auf ihre Beiträge im Unternehmensforum, Aufgaben, an denen sie arbeiten müssen usw.
Je schneller Benutzer Benachrichtigungen über Dinge erhalten, die ihre Aufmerksamkeit erfordern, desto einfacher wird es für Mitarbeiter, auf diese Kommunikation zu reagieren oder die erforderlichen Maßnahmen zu ergreifen.
4. Stellen Sie Ihren Mitarbeitern die Werkzeuge zur Verfügung, die sie für ihre Arbeit benötigen
Ihre Mitarbeiter besuchen das Intranet Ihres Unternehmens nicht nur, weil es dort ist. Sie besuchen das Intranet, weil sie etwas erledigen möchten – in den meisten Fällen etwas, das mit ihrer Rolle innerhalb des Unternehmens zusammenhängt.
Sie besuchen entweder das Intranet, um eine Aufgabe zu erledigen, Informationen zu ihrer Rolle zu finden oder um Kollegen zu finden und sich mit ihnen zu verbinden, die ihnen bei der Erledigung einer Aufgabe helfen können.
Daher müssen Sie sicherstellen, dass Ihr Intranet die Gründe unterstützt, warum Mitarbeiter es verwenden, indem Sie ihnen die Tools zur Verfügung stellen, die sie für ihre Arbeit benötigen.
Insbesondere muss Ihr Intranet mit einer Reihe von Tools ausgestattet sein, die die folgenden Probleme für Ihre Mitarbeiter lösen:
- Kommunikationsprobleme: Ihr Intranet sollte es Ihren Mitarbeitern erleichtern, Kommunikation von ihren Vorgesetzten zu erhalten und mit ihren Kollegen zu kommunizieren:
- Informationsprobleme: Unabhängig davon, ob sie nach dem Mitarbeiterhandbuch oder einer Unternehmensrichtlinie für den Umgang mit bestimmten Dingen suchen, sollte Ihr Intranet es den Mitarbeitern erleichtern, die Informationen zu finden, die sie benötigen, damit sie ihre Aufgaben gut ausführen können.
- Probleme bei der Zusammenarbeit: Ihr Intranet sollte es Ihren Mitarbeitern auch erleichtern, sich zusammenzuschließen und an Projekten zusammenzuarbeiten oder Personen zu finden und mit ihnen in Kontakt zu treten, die ihnen bei der Erledigung bestimmter Aufgaben helfen können.
- Probleme mit Geschäftsprozessen: Schließlich sollte das Intranet Ihres Unternehmens Tools bereitstellen, mit denen Ihre Mitarbeiter Geschäftsprozesse problemlos ausführen können, z. B. Ausgaben einreichen, Urlaub buchen usw.
Beachten Sie auch, dass unabhängig davon, wie gut das Intranet Ihres Unternehmens ist, die Wahrscheinlichkeit groß ist, dass Ihre Mitarbeiter Zugriff auf Tools von Drittanbietern benötigen. Ein gutes Intranet sollte sich gut in diese Tools von Drittanbietern integrieren lassen und als Launchpad fungieren, über das Ihre Mitarbeiter auf diese externen Tools zugreifen können.
Wenn Sie dies tun, wird Ihr Intranet zu einem sehr nützlichen zentralen Hub, von dem aus Ihre Mitarbeiter auf alles zugreifen können, was sie für ihre tägliche Arbeit benötigen.
5. Ihr Intranet soll dazu beitragen, die Unternehmenskultur zu schaffen und zu fördern
Viele Unternehmen ignorieren die Auswirkungen der Unternehmenskultur auf die Leistung des Unternehmens , hauptsächlich weil die Unternehmenskultur ein immaterielles Konzept ist. Die Unternehmenskultur ist jedoch einer der wichtigsten Faktoren für den Erfolg eines Unternehmens.
Die Unternehmenskultur wirkt sich auf alles innerhalb eines Unternehmens aus, von der Fähigkeit des Unternehmens, große Talente anzuziehen und zu halten, bis hin zur Geschäftsleistung des Unternehmens und der Wahrnehmung des Unternehmens durch die Medien.
Eine 2015 durchgeführte Untersuchung von CEOs und CFOs von 933 nordamerikanischen Unternehmen ergab Folgendes:
In der heutigen Welt, in der viele Unternehmen über mehrere Standorte verteilt sind, ist die Förderung einer Unternehmenskultur keine leichte Aufgabe.
Glücklicherweise ist es möglich, das Intranet Ihres Unternehmens zu nutzen, um die Unternehmenskultur voranzutreiben, selbst wenn Sie über eine geografisch verteilte Belegschaft verfügen.
Hier sind einige Möglichkeiten, wie Sie Ihr Unternehmensintranet verwenden können, um die Unternehmenskultur voranzutreiben:
- Teilen Sie die Marke und den Zweck Ihres Unternehmens: Als primäres Kommunikationsinstrument in Ihrem Unternehmen können Sie Ihr Intranet verwenden, um Ihren Mitarbeitern die Marke Ihres Unternehmens mitzuteilen und die Mission, Vision und den Zweck des Unternehmens zu fördern. Diese Faktoren Ihren Mitarbeitern klar zu machen, ist entscheidend für die Etablierung einer Unternehmenskultur.
- Mitarbeiter-Onboarding: Nachdem Sie einen neuen Mitarbeiter eingestellt haben, hat die Art und Weise, wie Sie ihn in den ersten Wochen zur Integration in das Unternehmen bewegen, einen großen Einfluss auf die Wahrnehmung des Unternehmens, seiner Kultur und seiner Kollegen. Sie können eine benutzerdefinierte Intranet-Homepage für Neueinstellungen erstellen, die den Onboarding-Prozess unterstützt und die neue Mitarbeiter in die Unternehmenskultur einführt, damit sie sich in den ersten Wochen an die Unternehmenskultur anpassen können.
- Mitarbeiteranerkennung: Eine positive Unternehmenskultur erkennt und belohnt Mitarbeiter für ihre Beiträge. Sie können eine solche Kultur fördern, indem Sie einen Abschnitt in Ihrem Intranet einrichten, in dem Sie herausragende Mitarbeiter anerkennen und ihnen das Gefühl geben, für ihre Arbeit geschätzt zu werden. Dies wird wiederum andere Mitarbeiter ermutigen, ihr Bestes für den Erfolg des Unternehmens zu geben.
- Die Führung sichtbar machen: Damit sich eine bestimmte Kultur in einer Organisation festsetzt, muss sie von oben beginnen – mit den Führungskräften des Unternehmens. In Fällen, in denen die Belegschaft des Unternehmens geografisch verteilt ist, haben Mitarbeiter jedoch selten die Möglichkeit, die Unternehmensführung zu sehen oder mit ihr zu interagieren. Das Intranet des Unternehmens kann die Führung jedoch sichtbarer machen, indem es ihnen eine Plattform bietet, auf der sie regelmäßig kommunizieren, mit allen Mitarbeitern interagieren und zur Förderung der richtigen Kultur beitragen können.
- Geben Sie den Mitarbeitern eine Stimme: Eine gute Unternehmenskultur erkennt an, wie wichtig es ist, jedem im Unternehmen eine Stimme zu geben und sicherzustellen, dass er gehört wird. Ein Firmen-Intranet bietet hierfür die perfekte Gelegenheit. Tools wie benutzergenerierte Blog-Posts, Diskussionsforen und Umfragen bieten Mitarbeitern die Möglichkeit, ihre Ideen, Meinungen und Bedenken auszutauschen.
Es ist gut zu wissen, dass das Unternehmensintranet keine eigene Unternehmenskultur aufbaut. Es bietet Unternehmen jedoch Tools, mit denen die Unternehmenskultur unter den Mitarbeitern verbessert und verankert werden kann.
6. Hinzufügen von Spaß in Ihr Unternehmens-Intranet
Häufig gehen Unternehmen davon aus, dass das Intranet des Unternehmens, da es hauptsächlich für arbeitsbezogene Zwecke verwendet wird, formell und unternehmerisch sein muss. Leider sind solche formalen Intranets für Ihre Mitarbeiter von großer Bedeutung. Ihre Mitarbeiter vermeiden es, Ihr Intranet zu besuchen, wann immer sie können.
Wenn Sie Ihre Mitarbeiter dazu ermutigen möchten, das Intranet Ihres Unternehmens zu nutzen, sollten Sie es aufpeppen, indem Sie einige unterhaltsame Elemente hinzufügen, die die Nutzung des Intranets zu einer angenehmen Erfahrung machen.
Hier sind einige Ideen, wie Sie Ihrem Unternehmens-Intranet Spaß machen können:
- Machen Sie das Intranet sozial: Wenn Sie Ihrem Intranet ein soziales Element hinzufügen , in dem Ihre Mitarbeiter Status teilen, mögen und kommentieren können, wird das Gemeinschaftsgefühl unter Ihren Mitarbeitern gestärkt und ein unterhaltsames Element bereitgestellt, das nicht unbedingt mit der Arbeit zusammenhängt.
- Wettbewerbe durchführen: Inhalte sind eine weitere Möglichkeit, die Dinge interessant zu halten und Mitarbeiter dazu zu bringen, sich im Intranet des Unternehmens zu engagieren. Bei den Wettbewerben kann es um alles gehen – um das beste Profilbild, das beste Urlaubsfoto, die am besten gekleidete Person, das beste Team, alles. Finden Sie einfach einen Weg, um die Dinge lustig und interessant zu halten.
- Einführung in das Teilen von Fotos : Wenn Sie Ihre Mitarbeiter dazu ermutigen, Fotos im Intranet des Unternehmens zu teilen, können Sie Ihr Intranet auf unterhaltsame und ansprechende Weise gestalten. Dies können Fotos Ihrer Mitarbeiter bei der Arbeit, Fotos ihres Outfits an lässigen Freitagen, arbeitsbezogene Memes usw. sein.
7. Geben Sie Ihrem Intranet eine eindeutige Identität
Haben Sie darüber nachgedacht, wie Sie das Intranet Ihres Unternehmens nennen werden? Wird es einen eindeutigen Namen haben oder wird es mit allgemeinen Begriffen wie „Intranet“ bezeichnet? Ist es wichtig, welchen Namen Sie verwenden, um auf das Intranet Ihres Unternehmens zu verweisen?
In den Intranet-Beispielen, die wir weiter oben in diesem Artikel behandelt haben, haben Sie möglicherweise bemerkt, dass die Mehrheit der Unternehmen ihrem Intranet einen eindeutigen Namen gegeben hat.
- 3M Go – 3M
- Pulse – Anthem Inc.
- Das Portal – Duke Energy
- Innerhalb von NYRA – New York Racing Association
Warum haben diese Unternehmen Zeit damit verbracht, eindeutige Namen für ihre Intranets zu finden, anstatt sie einfach als „Intranet“ zu bezeichnen?
Wenn Sie Ihrem Unternehmensintranet einen eindeutigen Namen geben, erhält es eine eigene Identität . Dies wirkt sich darauf aus, wie Ihre Mitarbeiter das Intranet wahrnehmen, was sich wiederum darauf auswirkt, wie sie es nutzen werden. Ein eindeutiger Name humanisiert das Intranet und zieht Ihre Mitarbeiter an , um sie zur Nutzung zu ermutigen.
Darüber hinaus schafft das Intranet Ihr Unternehmen einen eindeutigen Namen um Summen gibt es und macht es einfacher für die Mitarbeiter es zu verweisen. Stellen Sie sich vor, Sie sagen: „ Haben Sie heute in NYRA nachgesehen? „Versus“ Haben Sie heute das Intranet überprüft? ”
Mit der ersten Aussage kann jemand leicht sagen, wovon Sie sprechen. Die zweite Aussage klingt jedoch so, als würden Sie über etwas Beliebiges sprechen. Welches Intranet fragen Sie, ob jemand überprüft hat?
Wenn es mit einem Namen für Ihr Intranet kommen, sollen Sie nach einem Namen gehen , die sie mit Ihrer Unternehmenskultur und Stil ausgerichtet , eine , die die Ziele des Unternehmens widerspiegelt und die Rolle , die das Intranet spielen wird zur Erreichung dieser Ziele.
Gleichzeitig sollte der Name kurz, leicht auszusprechen und einprägsam sein . Niemand wird das Intranet des Unternehmens beim Namen nennen, wenn der Name zu lang oder schwer auszusprechen ist.
Ein guter Weg, um einen großartigen Firmennamen zu finden und gleichzeitig die Wahrscheinlichkeit einer Benutzerakzeptanz für das neue Intranet zu erhöhen, ist die Durchführung eines Intranet . Dies gibt Ihren Mitarbeitern das Gefühl, Teil des Prozesses zu sein, und führt zu einem stärkeren Engagement, sobald das Intranet gestartet wird.
8. Machen Sie Ihr Intranet über Mobile zugänglich
In den letzten Jahren hat sich viel verändert. Heute sind Fernarbeit und Telearbeit die Norm, anders als vor zwanzig Jahren, als von jedem Mitarbeiter erwartet wurde, dass er sich physisch im Büro meldet, um zu arbeiten.
Da immer mehr Unternehmen flexible Arbeitsrichtlinien anwenden , sind Ihre Mitarbeiter nicht immer in der Lage, über einen Desktop-Computer auf das Intranet Ihres Unternehmens zuzugreifen.
Darüber hinaus haben wir bereits einen Punkt erreicht, an dem mehr Menschen mobile Geräte verwenden, um online zu gehen als auf dem Desktop . Im Jahr 2019 machte der mobile Verkehr 51,5% des weltweiten Internetverkehrs aus, gegenüber knapp 3% im Jahr 2010.
Wenn Sie also ein effektives Unternehmens-Intranet aufbauen möchten, müssen Sie darüber nachdenken, es über mobile Geräte zugänglich zu machen.
Denken Sie an Ihre Mitarbeiter, die vor Ort tätig sind, wie z. B. Ihre Vertriebsmitarbeiter. In den meisten Fällen haben diese Mitarbeiter nicht immer einen Laptop dabei.
Indem Sie ein Intranet erstellen, auf das über mobile Geräte zugegriffen werden kann, ermöglichen Sie diesen Mitarbeitern den Zugriff auf wichtige Informationen von ihrem Standort aus. Dies wird wiederum ihre Fähigkeit verbessern, ihre Arbeit zu erledigen und ihre Leistung zu verbessern.
Beachten Sie auch, dass es nicht ausreicht, nur eine doppelte Version Ihres Intranets zu erstellen, auf die von mobilen Geräten aus zugegriffen werden kann. Stattdessen sollten Sie sicherstellen, dass Ihr Intranet unabhängig vom Gerät, von dem aus es angezeigt wird, eine beeindruckende Benutzererfahrung bietet.
Vergessen Sie beim Aufbau eines auf Mobilgeräte reagierenden Intranets nicht, an die Sicherheit zu denken. Mobile Geräte sind viel anfälliger. Daher müssen Sie sicherstellen, dass Protokolle vorhanden sind, um wichtige Unternehmensinformationen sicher zu halten.
9. Bieten Sie eine großartige Benutzererfahrung
Das Intranet Ihres Unternehmens ist nicht die erste Interaktion Ihrer Mitarbeiter mit webbasierten Technologien. Sie sind bereits mit anderen webbasierten Technologien wie Social Media-Plattformen, beliebten Nachrichtenseiten, ihren Lieblingsblogs usw. vertraut.
Eines der Dinge, die sie dazu bringen, zu diesen Plattformen zurückzukehren, die sie regelmäßig verwenden, ist die großartige Benutzererfahrung, die diese Plattformen bieten.
Wenn Sie möchten, dass sie das Unternehmensintranet regelmäßig nutzen, müssen Sie daher ein Benutzererlebnis bieten, das ähnlich, wenn nicht sogar besser ist als das, was sie gewohnt sind.
Hier sind einige Tipps, wie Sie eine großartige Benutzererfahrung in Ihrem Unternehmensintranet erzielen können:
- Führen Sie vor der Entwicklung eine Benutzerrecherche durch: Ohne ein gutes Verständnis Ihrer Benutzer, ihrer Interaktion mit der Technologie und ihrer Nutzung der Website ist es unmöglich, eine hervorragende Benutzererfahrung zu erzielen. Führen Sie daher zunächst eine Untersuchung Ihrer Mitarbeiter durch, um Einblicke zu erhalten, was für sie eine hervorragende Benutzererfahrung darstellt.
- Verbessern Sie die Navigation Ihres Intranets: Die Navigation hat einen großen Einfluss auf die Benutzererfahrung. Je schwieriger es für jemanden ist, sich im Intranet Ihres Unternehmens zurechtzufinden und das zu finden, wonach er sucht, desto schlechter ist seine Erfahrung. Daher sollten Sie sicherstellen, dass Ihr Intranet einfach zu navigieren ist und alle wichtigen Tools und Links leicht zugänglich sind.
- Aufrechterhaltung der Markenkonsistenz: Sie sollten auch sicherstellen, dass das Design des Unternehmensintranets mit dem gesamten Markendesign des Unternehmens übereinstimmt. Dies gibt den Mitarbeitern das Gefühl, dass das Intranet etwas ist, an das sie gewöhnt sind, und nicht eine andere neue Sache, die sie herausfinden und beherrschen müssen.
- Verbessern Sie die Geschwindigkeit beim Laden von Seiten: Je länger das Laden von Seiten im Intranet Ihres Unternehmens dauert, desto frustrierter werden die Benutzer und desto wahrscheinlicher ist es, dass sie die Verwendung insgesamt einstellen. Daher müssen Sie wie bei jeder anderen Site Ihr Intranet optimieren und sicherstellen, dass es schnelle Ladegeschwindigkeiten aufweist.
- Machen Sie alle Aufgaben einfach und intuitiv: Ihr Intranet sollte keine Schulung erfordern, bevor es effektiv genutzt werden kann. Alles sollte intuitiv sein. Unabhängig davon, ob ein Mitarbeiter versucht, eine Datei hochzuladen, ein Update zu veröffentlichen, einen Urlaub zu beantragen, Feedback zu geben oder sich an einen Kollegen zur Zusammenarbeit zu wenden, sollte er in der Lage sein, die gesuchte Funktion leicht zu finden, und der Prozess sollte beibehalten werden so einfach wie möglich.
10. Ihr Intranet sollte regelmäßig mit neuen Inhalten aktualisiert werden
Wenn Sie zum ersten Mal in einen Garten gehen, werden Sie die Düfte der verschiedenen Blumen und Sträucher im Garten bemerken.
Je mehr Zeit Sie im Garten verbringen, desto weniger fallen die Düfte der Blumen auf. Am Ende des Tages werden Sie wahrscheinlich nicht einmal die Düfte bemerken.
Dies liegt daran, dass Ihr Gehirn erkannt hat, dass es keine neuen Düfte gibt, die Ihre Geruchsrezeptoren stimulieren. Ihr Gehirn hat sich an diese Düfte gewöhnt und gelernt, sie zu ignorieren. Dies ist als sensorische Anpassung bekannt .
Was haben Blumen und Düfte mit Intranets zu tun?
Die sensorische Anpassung beschränkt sich nicht nur auf Blumen und Gerüche. Dies gilt für alles, was Ihr Gehirn stimulieren kann, einschließlich des Intranets des Unternehmens.
Wenn das Intranet Ihres Unternehmens selten aktualisiert wird, gewöhnen sich Ihre Mitarbeiter an das, was sich dort befindet. Die sensorische Anpassung wird aktiviert und sie werden aufhören, nach neuen Inhalten zu suchen. Das Problem dabei ist, dass es einige Zeit dauern wird, bis Ihre Mitarbeiter feststellen, dass neue Inhalte aktualisiert wurden , wenn Sie tatsächlich neue Inhalte aktualisieren .
Dies bedeutet, dass Ihre Mitarbeiter wichtige Informationen leicht übersehen oder zeitkritische Informationen anzeigen können, wenn es bereits zu spät ist.
Wenn das Intranet Ihres Unternehmens ständig mit neuen Inhalten aktualisiert wird, geben Sie Ihren Mitarbeitern andererseits einen Grund, das Intranet regelmäßig zu überprüfen. Dies bedeutet, dass sie wichtige Ankündigungen und Informationen wahrscheinlich nicht verpassen werden.
Der beste Weg, um sicherzustellen, dass Ihr Intranet ständig mit neuen Inhalten aktualisiert wird, besteht darin , eine Inhalts-Roadmap für Ihr Intranet zu entwickeln.
Mit einer Inhalts-Roadmap legen Sie im Voraus fest, wie oft Sie Inhalte im Intranet aktualisieren, an welchen Tagen die neuen Inhalte veröffentlicht werden, welche Person für die einzelnen Inhalte verantwortlich ist usw.
Bei einem solchen Plan ist es weniger wahrscheinlich, dass Sie vergessen, den Intranet-Inhalt zu aktualisieren. Darüber hinaus ist jedem Mitwirkenden rechtzeitig bekannt, welche Inhalte er erstellen muss. Sie haben genug Zeit, um ihre Recherchen durchzuführen und qualitativ hochwertige Inhalte zu erstellen, die andere Mitarbeiter als interessant empfinden.
Mit einer Content-Roadmap und einem dezentralen Intranet-Content-Team können Sie sicher sein, dass Ihrem Intranet niemals die neuen Inhalte ausgehen.
Sie fragen sich, welche Art von Inhalten Sie in Ihrem Unternehmens-Intranet veröffentlichen sollen? Im Folgenden finden Sie einige Ideen zu Inhalten, die Ihre Mitarbeiter beschäftigen.
- Blog-Beiträge des CEO
- Nachrichtenartikel über das Unternehmen
- Ankündigung von Meilensteinen für Mitarbeiter, z. B. Beförderungen
- Inhalte zu bevorstehenden Firmenveranstaltungen
- Neue Mitarbeiterankündigungen
- Neukundenankündigungen
- Bekanntgabe der Erfolge des Unternehmens
- Inhalte, die herausragende Mitarbeiter erkennen und schätzen sollen
- FAQs
- Tutorials zur Verwendung verschiedener arbeitsbezogener Tools
- Umfragen und Umfragen
- Mitarbeitergeburtstage feiern
- Benutzergenerierte Blog-Beiträge
Die Art der Inhalte, die Sie im Intranet Ihres Unternehmens veröffentlichen können, ist unbegrenzt. Sie müssen nur sicherstellen, dass es interessant und für Ihre Mitarbeiter relevant ist.
11. Stellen Sie sicher, dass Ihr Intranet über eine effektive Suchfunktion verfügt
Die Suchfunktion hat einen großen Einfluss auf die Benutzererfahrung Ihres Intranets. Ein Unternehmens-Intranet enthält naturgemäß unzählige Informationen – Blog-Posts, Ankündigungen des CEO und anderer leitender Angestellter, zahlreiche Dokumente und Dateien, Links zu verschiedenen Merkmalen und Funktionen usw.
Unabhängig davon, wie gut Ihr Intranet gestaltet ist, ist es unmöglich, alles auf die Homepage zu bringen. Eine effektive Suchfunktion ermöglicht es Ihren Benutzern, auf der Intranet-Homepage alles zu finden, wonach sie suchen .
Stellen Sie sich vor, Sie versuchen, ohne Google Informationen im Internet zu finden. Wie lange würdest du brauchen? Tatsächlich wären einige Informationen nicht zu finden. So schwierig ist es für Ihre Mitarbeiter, das zu finden, wonach sie suchen, ohne eine leistungsstarke Suchfunktion im Intranet Ihres Unternehmens.
Eine gute Intranetsuchmaschine sollte alles finden, was im Intranet enthalten ist, einschließlich:
- Unternehmensankündigungen
- Unternehmensnachrichten
- Benutzergenerierte Inhalte und Blog-Beiträge
- Mitarbeiterprofile
- Projekte
- Unterlagen
- Geschäftsabläufe
Diese eine Sache – eine effektive Suche – bestimmt maßgeblich, ob Ihre Mitarbeiter das Intranet Ihres Unternehmens nutzen oder ob sie es ignorieren und in ein anderes veraltetes Projekt verwandeln.
12. Ermöglichen Sie die Integration mit Tools von Drittanbietern
Heutzutage sind viele digitale Arbeitsplätze auf eine Vielzahl externer Tools angewiesen, um ihre Arbeit zu erledigen.
Beispielsweise ist das Verkaufsteam möglicherweise stark auf Skype angewiesen, um mit Kunden zu kommunizieren. Das HR-Team ist bei der Einstellung möglicherweise stark auf LinkedIn angewiesen. Ihr gesamtes Unternehmen verwendet möglicherweise verschiedene G Suite-Apps. Möglicherweise verfügen Sie über eine Dokumentenverwaltungssoftware , die Sie bereits verwenden.
Es ist zwar möglich, eigene Werkzeuge zu entwickeln, um viele dieser externen Werkzeuge zu ersetzen, dies entspricht jedoch einer Neuerfindung des Rads. Es ist viel einfacher, ein Intranet zu erstellen, das die Integration mit diesen externen Tools ermöglicht.
Wenn Sie beispielsweise bereits G Suite-Apps verwenden, können Sie G Suite so in Ihr Intranet integrieren, dass auf Kalender, Dokumente und Gruppen direkt in Ihrem Intranet direkt zugegriffen werden kann.
Anstatt beispielsweise zu G Suite wechseln zu müssen, um auf den Kalender mit Arbeitsplatzereignissen zuzugreifen, können Sie ihn in Ihr Intranet integrieren, sodass der Kalender auf der Intranet-Startseite angezeigt wird.
Das Ermöglichen der Integration zwischen dem Intranet Ihres Unternehmens und externen Tools bietet mehrere Vorteile, darunter:
- Es macht alle verschiedenen Apps und Tools von einem zentralen Ort aus zugänglich .
- Die Mitarbeiter müssen ihre Zeit nicht damit verschwenden, von einer App zur nächsten zu wechseln.
- Die Mitarbeiter müssen nicht lernen, wie sie mit neuen Plattformen umgehen . Sie werden weiterhin die Tools und Plattformen verwenden, mit denen sie bereits vertraut sind.
- Die Kompatibilität Ihres Intranets mit Tools und Plattformen von Drittanbietern ist viel einfacher und kostengünstiger als die Entwicklung eigener benutzerdefinierter Tools für die Aufgaben dieser externen Tools.
13. Verbessern Sie Ihr Intranet weiter, während Ihr Geschäft wächst
Es ist enttäuschend, dass eine große Anzahl von Unternehmen die Gestaltung eines Unternehmensintranets als einmaliges Projekt betrachtet.
Sie stellen sich das Projekt vor, stellen jemanden ein, der das Intranet für sie erstellt. Sobald das Intranet entworfen und erstellt wurde, starten und feiern sie das neue Intranet und betrachten das Projekt als abgeschlossen.
Um zu verstehen, warum dieser Ansatz fehlerhaft ist, treten wir einen Schritt zurück und untersuchen den Grund für die Entwicklung eines Unternehmens-Intranets.
Der Hauptzweck eines Unternehmens-Intranets besteht darin, den Mitarbeitern die Tools und Informationen zur Verfügung zu stellen, die sie für ihre Arbeit benötigen. Mit anderen Worten, es unterstützt den täglichen Betrieb der Organisation.
Heute leben wir in einer hochdynamischen und schnelllebigen Welt, in der sich die Dinge ständig ändern . Die Art von Tools, die Sie benötigen, um Ihre Arbeit heute zu erledigen, wird morgen veraltet sein. Geschäftsprozesse, die heute hocheffizient sind, werden morgen überflüssig.
Wenn Sie Ihr Intranet als einmaliges Projekt behandeln, wird es schnell veraltet, wenn neue Tools auftauchen und sich die Geschäftswelt weiterentwickelt . Innerhalb kürzester Zeit bleibt Ihnen ein weiteres Legacy-Intranet übrig, das nicht viel zur Unterstützung Ihres Geschäftsbetriebs beiträgt.
Um dies zu vermeiden, ist es wichtig, Ihr Intranet weiter zu verbessern, während sich die Welt um Sie herum weiter verändert. Um effektiv zu sein, muss Ihr Ansatz zur Verbesserung des Intranets Ihres Unternehmens zweigleisig sein.
Erstens sollte Ihr Entwickler ständig nach neuen Trends in der Geschäftskommunikation und der Intranet-Technologie im Allgemeinen Ausschau halten . Auf diese Weise können Sie ständig neue Technologien nutzen, um Ihren Geschäftsbetrieb zu unterstützen.
Neben technologischen Verbesserungen im Intranet Ihres Unternehmens sollten Sie auch Ihre Geschäftsziele und die Leistung bewerten . Diese müssen sich mit der Zeit ändern. Wenn sie sich ändern, müssen Sie Änderungen an Ihrem Intranet vornehmen, um die neuen Ziele zu unterstützen.
Schließlich sollten Sie in Absprache mit Ihren Mitarbeitern Verbesserungen am Intranet Ihres Unternehmens vornehmen .
Sie sind die Personen, die das Intranet täglich nutzen, und wissen daher am besten, wo der Schuh kneift. Bitten Sie um Feedback zu Vorschlägen, wie das Intranet des Unternehmens verbessert werden kann, um die Arbeitsfunktionen bestmöglich zu unterstützen.
Bringen Sie Ihren digitalen Arbeitsbereich auf die nächste Ebene
Ein Unternehmens-Intranet ist ein sehr nützlicher Hub, der als Plattform für den Informationsaustausch, das Zusammenführen von Mitarbeitern und den Aufbau von Verbindungen zwischen ihnen, die Zusammenarbeit mit Kollegen, das Finden und Zugreifen auf wichtige Dokumente und das Bereitstellen der Tools für die Erledigung ihrer Arbeit dient.
Wenn Sie gerade dabei sind, ein neues, modernes Unternehmens-Intranet zu entwickeln, um Ihren digitalen Arbeitsbereich auf die nächste Ebene zu heben, hoffen wir, dass die in diesem Artikel enthaltenen Informationen Ihnen dabei helfen, die richtige Richtung einzuschlagen.
Wir haben Ihnen einige bewährte Ideen und Best Practices mitgeteilt, mit denen Sie Ihr Unternehmens-Intranet optimal nutzen können.
Jetzt müssen Sie nur noch die Erkenntnisse aus diesem Artikel anwenden, um ein leistungsstarkes und nützliches Intranet für Ihr Unternehmen zu erstellen.
Alles Gute, wenn Sie sich auf die Reise machen, um Ihren digitalen Arbeitsbereich zu verändern.