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Geschäftsprozesse – ein alter Hut? Bei Weitem nicht! Auch die Prozesse müssen sich den wechselnden Anforderungen des Marktes anpassen, im Gleichschritt mit den Produkten und Dienstleistungen. Hier einige Vorteile, welche durch die Standardisierung der Prozesslandkarte entstehen.
Das Geschäftsprozessmanagement beschäftigt sich mit dem strategiekonformen Gestalten, Umsetzen, Führen und Verbessern von Geschäftsprozessen. Der Fokus liegt dabei auf Qualitätsverbesserung, Prozessbeschleunigung, Kostensenkung, Flexibilisierung und Risikooptimierung. Prozesslandkarten geben im Generellen eine Übersicht über Geschäftsprozesse und deren Vernetzung, sowohl innerhalb des Unternehmens, als auch mit Kunden und Lieferanten. Sie sind somit ein Hilfsmittel für das Geschäftsprozessmanagement. Üblicherweise teilt sich eine Prozesslandkarte in drei Bereiche auf: Führungs-, Kern- und Unterstützungsprozesse. Andere Strukturierungsmerkmale werden je nach Bedarf zur Verdeutlichung eingefügt, so zum Beispiel die Priorisierung oder der Beitrag zur Wertschöpfung im Unternehmen. In der nachfolgenden Grafik wird beispielhaft eine stark vereinfachte Prozesslandkarte dargestellt, die im Rahmen eines Kundenprojektes verwendet wurde. Diese Karte beschreibt ein Unternehmen, das in vier Werken unterschiedliche Produkte produziert und diese von dort in verschiedene Märkte liefert.
Solche Prozesslandkarten zeigen die Potenziale für Prozess-Standardisierungen auf. Daraus ergeben sich für das Unternehmen folgende Vorteile:
- Standardisierung verbessert die Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern:
Für die Kunden und Lieferanten vereinfacht sich die Zusammenarbeit mit dem Unternehmen, wenn die Prozesse einheitlich gestaltet sind. Die externen Prozesse können auf eine standardisierte Schnittstelle ausgerichtet werden.
- Standardisierung erleichtert das Intercompany-Geschäft:
Bietet ein Unternehmen Systemlösungen, deren Teile in mehreren Geschäftseinheiten erstellt werden, reduziert die Standardisierung den internen Koordinationsaufwand.
- Standardisierung ermöglicht Benchmarking:
Die Vergleichbarkeit und Transparenz von Kennzahlen lässt sich mit Hilfe von Standardisierung üblicherweise markant steigern. Dies kommt nicht nur dem Controlling zu Gute, sondern ebnet auch den Weg zur Prozessoptimierung.
- Standardisierte Prozesse fördern Synergien:
Ähnliche Prozesse lassen sich leicht zusammenfassen, sei es temporär zum Brechen von Spitzen, bleibend zur besseren Lastverteilung oder strukturell durch Shared Service Centers. Natürlich wirken die Skaleneffekte nicht nur intern, sondern lassen sich dar-über hinaus auch beim Outsourcing bestens umsetzen.
- Standardisierung ist das Fundament für die IT:
Das Customizing der geschäftstragenden IT-Applikationen verschlingt in den meisten Unternehmen einen erheblichen Teil des ERP-Etats. Durch die Standardisierung lassen sich Einsparungen erzielen, indem ähnliche Prozesse nur einmal abgebildet oder Formulare nur einmal erstellt werden müssen. Zwar ist der Einigungsprozess hin zum firmenweit vereinheitlichten Monatsrapport nicht immer einfach, doch zahlt sich die Mühe später beim monatlichen Konsolidieren der Zahlen aus. Auch die Schulung wird einfacher und lässt sich vereinheitlichen. Mehr noch: Ganz nebenbei fördert eine einheitliche Schulung die Zusammenarbeit zwischen den Werken und vereinfacht den werksübergreifenden Austausch von Mitarbeitenden. Durch die firmenweite Standardisierung der Prozesse lassen sich bei der Einführung und Pflege des ERP-Systems einerseits Implementierungsaufwand und -zeit sowie anderseits Wartungskosten sparen. Gleichzeitig lassen sich die betriebsinternen Kennzahlen besser vergleichen. Es lohnt sich also, beim Customizing das Standardisierungspotenzial auszunutzen. Auch hier gilt: Weniger ist mehr.
Die Optimierung der Prozesslandkarte kann meistens ohne grosse Aufwände initiiert werden. Oftmals liegen Potenziale auf der Hand, und durch eine geschickte Kommunikation lassen sich auch die üblichen Umsetzungsbarrieren überwinden.