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Die Gründung eines Vereins bedarf einer sorgfältigen Vorbereitung. Als erstes sollten die Initiantinnen und Initianten einige Vorabklärungen treffen, z.B.: Gibt es bereits einen Verein mit dem gleichen Zweck? Wie finde ich Eltern und Kinder, die an Unterricht HSK in der jeweiligen Sprache interessiert sein könnten? Ergeben sich daraus ausreichende Argumente für die Gründung eines Vereins, muss als nächstes eine feste Vorbereitungsgruppe gebildet werden.
Bevor ein Verein gegründet wird und nach dem Gesetz existieren kann, müssen Vereinsregeln, die Statuten, erarbeitet werden. Sie müssen in schriftlicher Form vorliegen. Es empfiehlt sich, die Vorbereitungsgruppe zu beauftragen, eine Vorlage zu erstellen. Die Gruppe kann sich dabei an den Regeln anderer Elternvereine HSK orientieren.
Statuten müssen klar und unmissverständlich sein. Sie beschreiben den Zweck des Vereins, legen fest, welche Organe der Verein hat, wie er sich organisiert und finanziert. Die Statuten sollten aber nicht alles bis ins kleinste Detail festschreiben. Die Statuten müssen in einer Schweizer Amtssprache verfasst werden, üblicherweise sind die Gründungsdokumente in Elternvereinen HSK auch in der Sprache des Vereins gehalten.
Stehen geeignete Personen für den Vorstand zur Verfügung, kann die Einladung zur Gründungsversammlung an alle interessierten Eltern versandt werden (die Checkliste zur Vorbereitung finden Sie HIER). Je besser die angesprochenen Personen über den Unterricht HSK informiert sind, umso reibungsloser lässt sich die Veranstaltung durchführen. Die Gründungsversammlung wird nach den Regeln einer normalen Vereinsversammlung abgehalten. Dementsprechend gestaltet sich die Traktandenliste wie folgt:
An der Mitgliederversammlung (MV) werden die wichtigsten Beschlüsse gefasst. In der Regel findet sie einmal im Jahr an einem frei wählbaren Ort statt. Bei kleineren Elternvereinen HSK ist das oft bei jemandem zuhause, bei grösseren kann das ein öffentlicher Ort sein, oder es kann ein Lokal gemietet werden. Es gibt Gemeinden, die Vereinen mit Sitz in dieser Gemeinde für die MV einen Raum kostenlos zur Verfügung stellen. Informationen dazu kann die Gemeinde geben. Die Mitglieder werden vom Vorstand rechtzeitig gemäss Statuten dazu eingeladen. Rechtzeitig einladen heisst, die Vereinsmitglieder müssen genügend Zeit haben, sich auf die MV vorzubereiten. Jedes Mitglied erhält eine Einladung mit Traktandenliste und allfälligen Beilagen.
Die Kontrollstelle ist neben MV und Vorstand ein wichtiges Organ des Elternvereins. Sie kontrolliert die Geschäftsführung des Vorstandes und die Rechnung des Vereins. Die ausführenden Personen werden Revisoren genannt. Sie dürfen nicht Mitglieder des Vorstandes sein. Mindestens einmal im Jahr überprüfen sie die Konten und die Buchhaltung des Vereins, die nach kaufmännischen Grundsätzen korrekt geführt und demnach übersichtlich und stimmig sowie in den einzelnen Positionen belegt sein müssen. Die Revisoren erstatten der MV darüber Bericht und stellen Antrag auf Annahme oder Ablehnung des Jahresberichts.
Interessierte Kandidaten und Kandidatinnen können sich wiederholt als Revisoren zur Wahl stellen. Sie sollten ihr Amt aber nach einigen Jahren abgeben, damit die Unabhängigkeit der Revisorenstelle gewahrt bleibt. Die Wiederwahlmöglichkeit wird in den Statuten geregelt.