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Eine gute Planung hilft, Projekte erfolgreich umzusetzen. Kleine Projekte wie ein Strassenfest benötigt weniger Planung als ein mehrwöchiges Kunstfestival. Diese Kurzanleitung soll engagierten QuartierbewohnerInnen oder Vereinsmitgliedern helfen, ihre Projektidee erfolgreich umzusetzen.
Erste Projektphase: Projektidee entwickeln
Am Anfang steht ein Problem, eine Idee oder ein Auftrag. In der ersten Phase geht es darum, Ideen zu sammeln und diese zu konkretisieren beziehungsweise eine gegebene Situation, einen Auftrag oder bestehende Probleme zu analysieren und Bedarfe zu ermitteln. Es hilft, ein Projekt anhand folgender Fragen auszuarbeiten (am besten schriftlich in einer Projektskizze):
Weshalb?/Warum? (Situationsanalyse, Bedarf):
- Erkläre, weshalb es das Projekt braucht? (Was ist der Bedarf bzw. wo liegen die Probleme? Für wen hat das Projekt einen Nutzen? Wieso ist man auf eine Idee gekommen?)
- Schildere die Ausgangslage (Um die die Ausgangslage noch genauer zu beschreiben helfen Statistiken, Literatur, Untersuchungen, Projekte in anderen Städten etc.)
- Welche Motivation haben die Projektinitianten?
- Gibt es Alternativen?
Was? (Ziele)
- Erkläre, was das Projekt erreichen soll? Welche Veränderungen sollen bewirkt werden?
- Was sind die Ziele des Projekts? (Die Ziele sollten sachlich, messbar, erreichbar, realistisch und terminiert sein. Bei grossen Projekten braucht es eine Unterscheidung von Ober, Unter- und Handlungszielen bzw. kurz- und langfristigen Zielen)
- Was ist unser Beitrag? (Erfahrung, Zeit, Ressourcen)
- Was sind Möglichkeiten und Grenzen des Projekts? Was sind Rahmenbedingungen, die es zu beachten gilt (z.B. gesetzliche Vorschriften). Was sind Risiken und Stolpersteine?
- Was gehört nicht zum Projekt? Das Projekt zeitlich, inhaltlich und sozial abgrenzen! Schnittstellen zu anderen Projekten suchen.
- An was wird der Erfolg des Projekts festgemacht?
Wer? (Projektorganisation)
- Wer macht beim Projekt mit?
- Wer übernimmt im Projekt welche Aufgaben und hat welche Funktion und Verantwortung? (Gibt es einen Auftraggeber, der Ziele und Aufgaben vorgibt?; Wer leitet das Projekt und ist dafür verantwortlich?; Wer sind die Mitglieder im Projektteam?; Wer arbeitet auch noch im Projekt mit? z.B. Projektpartner oder Kooperationspartner; Gibt es Beiräte und wer hat dort Einsitz?
- Wer kann uns unterstützen? Verfügungen wir über die Fähigkeiten um das Projekt umzusetzen oder müssen wir jemanden hinzuziehen? Müssen wir Kontakt mit Institutionen und Ämtern aufnehmen?
- Welche Personen(gruppen) können das Projekt beeinflussen? Was sind deren Einfluss und Interessen? Bin ich von auswärtigen Instanzen abhängig? (z.B. Bewilligungen von Amt etc
Für wen? (Zielgruppe)
- Wen will ich mit dem Projekt erreichen? Wer ist die Zielgruppe?
- Was sind die Interessen und Bedürfnisse der Zielgruppe?
- Wie kann das Projekt auf die Zielgruppe zugeschnitten werden?
Wie? (Vorgehen, Methode, Arbeitsweise)
- Wie sollen die Ziele erreicht werden? (Vorgehen und Methoden beschreiben)
- Wie wollen wir arbeiten? (Arbeitsgruppen, Workshops, Einzeln oder im Plenum, wie häufig trifft sich das Projektteam zu Besprechungen?)
- Wie gross ist der Aufwand um das Ziel zu erreichen?
- Wie wird kommuniziert gegen innen und gegen aussen?
Wann? (Zeitplan)
- Wann sollen die Ziele erreicht sein?
- Wann beginnt und endet das Projekt?
- Welche Aufgaben sollen bis wann erledigt sein? Wie viel Zeit benötige ich für einzelne Aufgaben? (Zeitpuffer einplanen!)
- Gibt es wichtige Termine oder Meilensteine, die vorgegeben sind?
Wie viel bzw. womit? (Kosten)
- Womit sollen die Ziele erreicht werden?
- Wie viel Geld wird gebraucht? (Einen grobes Budget erstellen: Was sind die Kosten für Personal, Leistungen, Material, Reisen, Räume etc.)
- Was sind Einnahmen?
- Braucht es noch zusätzlich Geld? Woher kann die Finanzierung kommen (Sponsoren, Anträge, Eigenmittel)?
Wo?
- Wo soll das Projekt durchgeführt werden?
Zweite Projektphase: Die Projektplanung
In dieser Phase soll die Umsetzung des Projekts genau geklärt werden: also was die klaren Projektziele sind. Diese Ziele beschreiben einen erwünschten Zustand in der Zukunft und sind positiv formuliert. Es geht um eine Verbesserung oder Stabilisierung eines gegenwärtigen Zustands beziehungsweise um die Umsetzung einer Idee. Es ist klar, auf wen oder was sich das Ziel bezieht und wann das Ziel erreicht ist. Auch ist klar, mit welchen Massnahmen und Handlungsschritten und mit welchem Geld ein Projekt durchgeführt werden kann.
Festhalten lassen sich die Überlegungen in einer Projektbeschreibung oder einem Projektstrukturplan. Die Projektbeschreibung dient auch Vorlage für Finanzierungsanträge und enthält:
- Projekttitel
- Angaben zu Ansprechpartner, Projektträger, Projektteam und Kooperationspartnern
- Ausgangslage
- Kurzer Projektbeschrieb
- Ziele, Zielgruppen und konkreter Nutzen
- Massnahmen, Aktivitäten (Hier wird erläutert, durch welche Tätigkeiten die Ziele erreicht werden. In einem Massnahmeplan werden die Arbeiten/Aufgaben/Aktivitäten in logischer Reihenfolge angeordnet.)
- Projektablauf (Hier wird die Zeitplanung anhand eines konkreten Zeitplans erläutert: Wann beginnt und endet das Projekt, wann müssen Zwischenziele erreicht sein, welche Handlungen müssen bis wann durchgeführt sein.)
- Kommunikation
- Finanzierung des Projekts (Der Finanzierungsplan enthält genaue Angaben über die Ausgaben (Personal, Material, Fahrtweg, Raummiete etc) und über die Einnahmen (Eigenmittel, Einnahmen, Spenden, Fördermittel) und ev. darüber welche Stiftungen um Unterstützung angefragt wurden).
- Evaluation und Nachhaltigkeit.
Dritte Projektphase: Projektdurchführung
Nach der Planung beginnt die Phase, in der das Projekt durchgeführt wird.
Kontrolle
Wichtig ist auch immer wieder zu prüfen, ob es Abweichungen zum Projektplan gibt, darunter fallen
- Terminkontroll:, werden die Termine eingehalten?
- Kostenkontrolle: werden die Kosten eingehalten?
- Aufwandkontrolle
- Qualitätskontrollen
- Fortschrittskontrollen
- Funktioniert die Kommunikation und die Zusammenarbeit?
Falls das Projekt wie vorgesehen verläuft sind keine Massnahmen nötig. Nimmt das Projekt einen problematischen Verlauf an, muss man nötige Korrekturmassnahmen einleiten z.B.
- Konzept überarbeiten
- Verlängerungen beantragen
- Weitere finanzielle Mittel beantragen oder Kosten sparen
- Probleme im Team ansprechen
Dokumentation
Vor allem im Hinblick auf den Abschlussbericht und die Evaluation ist wichtig, Arbeiten zu dokumentieren (Sitzungsprotokolle anfertigen, Festhalten wie Daten erhoben wurden, Indikatoren dokumentieren etc)
Vierte Projektphase: Projektabschluss
Bei grösseren und/oder extern finanzierten Projekten ist es notwendig, Rechenschaft über die geleistete Arbeit zu geben. Bei Auftragsprojekten erfolgt der Projektabschluss mit der offiziellen Abnahme des Gesamtprojektes und der Entlassung des Projektverantwortlichen aus der Verantwortung für das Projekt. Wie Auftraggeber fordern auch externe Geldgeber häufig einen Schlussbericht und eine Schlussabrechnung.
Evaluation
Am Schluss wird das Projekt hinsichtlich der Ergebnisse, der Projektziele und der Bedeutung beurteilt. Entweder gibt es eine Selbstevaluation durch die Projektleitung oder eine Evaluation durch eine externe Person. Im zweiten Fall werden Angaben zur Person benötigt.
Abschlussbericht
Der Projektabschlussbericht fasst die Ereignisse und Ergebnisse des Projektes zusammen. Er umfasst folgende Punkte:
- Projekttitel
- Eckwerte des Projekts (Ziele, Aufgaben, Kosten, Termine)
- Evaluierende Instanz
- Hintergrund: Wurde die Ausgangslage richtig eingeschätzt? War die Fragestellung präzise genug?
- Projektziele: Hat das Projekt die beabsichtigte Veränderung der Situation erzielt? Wurden Teilziele und Ergebnisse erreicht? Waren die Ziele tatsächlich messbar?
- Projektorganisation: Waren Aufgabenverteilung und Kompetenzen im Projektteam genügend klar geregelt? Gab es Konflikte? Wurde gut zusammengearbeitet?
- Vollbrachte Leistungen und Arbeiten – konnten die Aktivitäten wie geplant durchgeführt werden? Wurde der Zeitplan eingehalten?, Gab es Probleme in der Abfolge?
- Kostenübersicht: Hier soll eine vollständige Abschlussrechnung vorliegen. Wurde das Budget eingehalten? Gab es eine fortlaufende Budgetkontrolle?
- Dokumentation: Was wurde dokumentiert und wo wird diese Dokumentation gelagert?
- Zusammenfassende Gesamtbeurteilung
- Schlussfolgerungen / Empfehlungen: Lehren für die Zukunft? Empfehlungen für ein Follow up