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Compte e-mail de l'employé: Quand l'employeur peut-il y avoir accès?
Aides de travail Protection des données et droit informatique
Les e-mails privés d'un employé ne doivent en principe pas être lus - ni par l'employeur ni par les autres employés. Le droit ne contient certes pas de prescriptions spécifiques, mais le Code des obligations et la protection des données posent les jalons de l'utilisation du compte e-mail de l'employé. Selon l'art. 328, al. 1, CO, l'employeur est tenu de respecter et de protéger la personnalité de l'employé. Conformément à l'art. 328b CO, il ne peut donc traiter les données de ce dernier que dans la mesure où elles concernent ses aptitudes à remplir son emploi ou sont nécessaires à l'exécution du contrat de travail. Pour le reste, les dispositions relatives à la protection des données s'appliquent.
Protection du courrier électronique privé
Les données contenues dans un e-mail envoyé à une adresse au nom de l'employé (comme <email-pii>) peuvent lui être clairement attribuées. Il s'agit donc de données personnelles au sens de l'art. 3, let. a LPD, et la protection des données s'applique à ce moment-là.
Si les informations contenues dans l'e-mail concernent des affaires privées de l'employé, l'employeur ne peut pas faire valoir un intérêt juridiquement protégé à prendre connaissance du contenu en question (cf. art. 328 al. 1 CO et art. 328b CO). L'employeur ne peut prendre connaissance du contenu des e-mails privés, et ce, même si l'utilisation privée des boîtes aux lettres professionnelles est interdite par le contrat de travail ou le règlement. Il peut certes surveiller l'interdiction d'utiliser des e-mails privés, mais uniquement sur la base des éléments d'adressage. Cette surveillance doit également être justifiée et proportionnée ainsi qu’être communiquée à l'avance à l'employé. Une surveillance systématique des e-mails par des «scanners de contenus» n'est pas autorisée.
Même une adresse impersonnelle liée à la fonction (comme <email-pii>) n'est pas la panacée à cet égard, car des messages avec une adresse personnelle et un contenu privé peuvent aussi être envoyés à une telle adresse électronique. La nature apparemment impersonnelle et commerciale d'une telle adresse aura toutefois un effet dissuasif sur l'expéditeur et le destinataire.
Délimitation entre les e-mails professionnels et privés
L'employeur est tenu de reconnaître le caractère privé d'un e-mail à l'aide de certains éléments; ainsi, un e-mail peut être identifié comme privé par l'adresse ou l'objet. En l'absence de tels éléments, il est en général difficile de reconnaître le caractère privé d'un courriel. Celui-ci n'apparaît généralement qu'à la lecture du contenu. En cas de doute, l'employeur ne devrait pas lire un e-mail, car les messages privés sont soumis à une protection illimitée (secret des postes et des télécommunications). Il est donc recommandé de donner à l'employé la consigne de marquer les e-mails privés comme tels ou de les classer dans un dossier séparé. Dans le cas contraire, ou s'il existe une offre d'utilisation pour l'échange d'e-mails privés, il faut demander à l'employé, au cas par cas et de manière ad hoc, si un e-mail donné est privé ou non.
Accès au compte e-mail de l'employé pendant son absence
L'employeur ne peut pas accéder sans autre au compte de messagerie d'un employé. En cas d'absence, par exemple pour cause de maladie ou d'accident, l'employeur doit obtenir le consentement de l'employé concerné pour pouvoir accéder légalement à sa boîte aux lettres électronique (art. 13, al. 1, LPD; art. 4, al. 5, LPD). Pour des raisons de preuve, le consentement de l'employé devrait être donné par écrit. L'employeur doit notamment expliquer clairement pourquoi il doit accéder au compte de messagerie de l'employé.
Lors de l'accès au compte e-mail de l'employé, les principes du traitement des données selon l'art. 4 LPD doivent être respectés; l'employeur est limité à l'accès aux informations nécessaires à l'entreprise et à l'établissement d'une note d'absence avec indication d'un remplaçant. Une fois cela fait, l'employeur doit quitter la boîte aux lettres de l'employé. Afin d'éviter que les messages privés soient lus, il est préférable de les séparer selon le principe des quatre yeux.
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