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Häufige Abwesenheit ist für alle Unternehmen eine bekannte und unvermeidliche Herausforderung. Mitarbeiter werden immer eine Auszeit nehmen müssen, meist wegen leichter Krankheit, Verletzungen und Arztterminen, aber auch aufgrund von Faktoren wie Stress, familiären Verpflichtungen und Unzufriedenheit mit ihrem Job.
Als Arbeitgeber müssen Sie dieses Thema gut geplant und überlegt angehen, wenn Sie verhindern möchten, dass es schwerwiegende Auswirkungen auf Ihr Unternehmen und Ihre Kunden hat.
Glücklicherweise gibt es verschiedene Schritte und Strategien, die Sie anwenden können, um mit häufiger Abwesenheit umzugehen. Zu den wirksamsten Massnahmen zählen eine proaktive Denkweise, die Ihnen hilft, den Auswirkungen von Personalengpässen durch eine vorausschauende Planung zu begegnen, und eine langfristige Ausrichtung auf die Identifizierung und Bekämpfung der Gründe für ungeplante Auszeiten.
Kosten und Ursachen von häufiger Abwesenheit
Wenn die häufige Abwesenheit überdurchschnittlich hoch steigt oder Sie feststellen, dass Mitarbeiter ständig ungeplante Auszeiten nehmen oder Ihre Anwesenheitsrichtlinien nicht einhalten, kann dies schwerwiegende Auswirkungen auf Ihr Geschäft haben.
Auswirkungen können sein:
- Verpasste Abgabefristen
- Unzufriedene Kunden
- Reduzierung der Mitarbeiterproduktivität, wenn Mitarbeiter aufgrund von Personalengpässen umgruppiert werden müssen
- Niedrigere Arbeitsmoral bei Mitarbeitern, die mit hoher oder unvorhersehbarer Arbeitsbelastung zu kämpfen haben
Die Schwierigkeiten, mit denen Unternehmen wahrscheinlich konfrontiert sein werden, wenn die Fehlzeiten erheblich zunehmen oder zu einem dauerhaften, langfristigen Problem werden, wurden im Jahr 2020 deutlich.
Laut einer Analyse der US-Bundesarbeitsmarktdaten von USA Today fehlten im Jahresdurchschnitt monatlich 1,5 Millionen Arbeitnehmer aufgrund von Krankheit, Verletzung oder medizinischen Problemen. Dies ist ein Anstieg von 45 % im Durchschnitt der letzten zwei Jahrzehnte.
Die COVID-19-Pandemie trug zu diesem Anstieg der Fehlzeiten bei und trug auch zu einem Anstieg der Absenzen im Zusammenhang mit der Kinderbetreuung in den USA bei, die 250 % über dem 20-Jahres-Durchschnitt lagen.
In der EU stiegen die Arbeitsabsenzen aufgrund von Krankheit oder Behinderung von 3,9 Millionen im ersten Quartal 2020 auf 4,4 Millionen im zweiten Quartal, als viele Länder die Auswirkungen der ersten COVID-19-Infektionswelle zu spüren bekamen.
Körperliche Erkrankungen sind nur ein Grund, warum Menschen möglicherweise nicht zur Arbeit gehen können. Als Arbeitgeber müssen Sie auch die psychische Gesundheit Ihrer Belegschaft berücksichtigen. Depressionen verursachen in den USA schätzungsweise 200 Millionen verlorene Arbeitstage pro Jahr, was Arbeitgebern gemäss dem Zentrum für Krankheitsüberwachung und Prävention zwischen 17 und 44 Milliarden Dollar kostet. Fast 7 % der EU-Bevölkerung haben von chronischen Depressionen berichtet, wobei zweistellige Zahlen in Ländern wie Irland, Portugal, Deutschland und Finnland verzeichnet wurden.
Über die persönliche Gesundheit und das Wohlbefinden hinausgehend müssen Mitarbeiter Ihrer Belegschaft möglicherweise ausserplanmässige Auszeiten nehmen, um kranke oder ältere Angehörige zu pflegen, oder einfach weil sie bei der Arbeit unzufrieden sind oder etwas Zeit für die Suche nach einem anderen Job wollen.
Was auch immer die Gründe sind, wenn Mitarbeiter häufig abwesend sind und Sie Folgen wie verminderte Mitarbeiterproduktivität, verspätete Kundenlieferung und steigende Überstunden- oder Krankengeldkosten sehen, wissen Sie, dass Sie ein Fehlzeitenproblem haben und es an der Zeit ist, Massnahmen zu ergreifen.
Seien Sie proaktiv und planen Sie
Die Arbeitgeber, die Fehlzeiten am erfolgreichsten managen und deren Auswirkungen auf das Unternehmen mindern, sind diejenigen, die einen proaktiven Ansatz verfolgen, anstatt einfach auf Personalmangel zu reagieren und sich darum zu bemühen, Lücken in der Belegschaft zu schliessen.
Die Analyse Ihrer Arbeitskräfte und die Durchführung von Aktivitäten wie Qualifikationsaudits helfen Ihnen, sich ein klares Bild davon zu machen, wo Sie derzeit in Bezug auf Kapazitäten und Fähigkeiten stehen und wo bei hohen Abwesenheitsraten wahrscheinlich die grössten Probleme auftreten werden. Dadurch sind Sie in der Lage, Herausforderungen durch Personalabbau besser zu antizipieren und darauf vorbereitet zu sein.
Es ist wichtig, sich auf Zeiten geringer Personalkapazität vorzubereiten, indem die Aufgaben und Aktivitäten identifiziert werden, die für das Funktionieren des Unternehmens kritisch sind. Sie können dann einen detaillierten Überblick über die Kenntnisse und Fähigkeiten erstellen, die für die Durchführung dieser Jobs erforderlich sind. So können Sie herausfinden, welche Tätigkeiten priorisiert werden müssen und welche bei Abwesenheit wichtiger Mitarbeiter von anderen Mitarbeitern übernommen werden können.
Dies sind im Allgemeinen aus Sicht des Belegschaftsmanagements und der Einsatzplanung bewährte Verfahren. Sie tragen dazu bei, dass Sie die verfügbaren Talente immer optimal nutzen und Mitarbeiter dort einsetzen, wo sie am effektivsten sind, unabhängig von Ihrer aktuellen Position in Bezug auf Fehlzeiten.
Darüber hinaus hilf Ihne die präzise Festlegung der erforderlichen Kompetenzen für die Ausführung kritischer Aufgaben und ein klares Bild der Fähigkeiten Ihrer Arbeitskräfte dabei Ihre Schulungs- und Entwicklungspläne zu prägen. Die Einrichtung spezieller Schulungsprogramme zur Weiterbildung in diesen wichtigen Bereichen trägt dazu bei, dass Sie Ihr Kerngeschäft immer am Laufen halten können, auch wenn Sie unterbesetzt sind.
Suchen Sie nach den Ursachen von häufiger Abwesenheit
Eine weitere Möglichkeit für Ihre Bemühungen, um Fehlzeiten und das allgemeine Belegschaftsmanagement proaktiv zu gestalten, besteht darin, nach den zugrunde liegenden Gründen zu suchen, warum Menschen in grosser Zahl Urlaub nehmen. So können langfristige und nachhaltige Lösungen entstehen, die Ihnen helfen, die Gesamtausfälle auf ein Minimum zu reduzieren.
Es kann viele Ursachen für hohe Fehlzeiten geben. Langfristige Gesundheitsprobleme und chronische Krankheiten sind Schlüsselfaktoren, aber es ist auch möglich, dass viele Menschen aus folgenden Gründen eine Auszeit nehmen:
- Negative Aspekte der Unternehmenskultur, wie Mobbing am Arbeitsort oder schlechtes Management
- Probleme im Privatleben der Mitarbeiter, die ihre psychische Gesundheit oder ihre Arbeitsfähigkeit beeinträchtigen
- Unbefriedigende Work-Life-Balance
- Allgemeine Desengagements und Unzufriedenheit mit der Arbeit
Um diese Probleme zu erkennen, müssen Sie enge Verbindungen zu Ihrer Belegschaft haben und verstehen, was die Mitarbeiter von ihrer Arbeit denken.
Als Teil unserer Inhouse-Services-Lösung bieten wir ein Pflegeprogramm an, das Sie bei Ihren Bemühungen unterstützen kann, die Stimmung Ihrer Belegschaft zu messen und herauszufinden, welche Aspekte ihrer Arbeit die Mitarbeiter schätzen oder schwierig finden. Wir können auch Ihre Gesamtbemühungen zur Optimierung der Personalbeschaffung und der Personalabteilung unterstützen, was sich als wichtig erweisen kann, wenn Sie unterbesetzt sind und schnell zuverlässige Mitarbeiter einstellen müssen.
Wir haben einen Leitfaden erstellt, der Ihnen weitere Ratschläge gibt, wie Sie mit Fehlzeiten umgehen und Ihr Geschäft auch dann reibungslos laufen lassen können, wenn Ihre Belegschaft erschöpft ist.