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Ausländische Unternehmen mit Aktivitäten in der Schweiz, oder die involviert sind bei Transaktionen die der schweizerischen MWST unterliegen, müssen sich eventuell für Zwecke der schweizerischen MWST registrieren. Gewöhnlich sollte ein ausländisches Unternehmen die Bedingungen für die obligatorische Steuerpflicht überprüfen wenn seine Aktivitäten der schweizerischen MWST unterliegen, der Umsatz (weltweit) mehr als CHF 100’000 beträgt, und wenn das ausländische Unternehmen die steuerpflichtige Person sein würde (und nicht der Abnehmer/Kunden). Ab 1. Januar 2018 ist für die Umsatzgrenze von CHF 100’000 der weltweite Umsatz (statt vorher nur Umsatz in der Schweiz) entscheidend.
Beispiele von ausländischen Unternehmen die Lieferungen an andere Unternehmern erbringen und steuerpflichtig für Zwecke der schweizerischen MWST werden können, sind:
Unternehmen die nicht die Voraussetzungen für die gesetzliche Steuerpflicht erfüllen, können sich für eine freiwillige MWST Registrierung entscheiden. Jedoch, ähnlich wie bei einer obligatorischen Steuerpflicht, kann ein ausländisches Unternehmen nur dann für eine freiwillige MWST Registrierung optieren wenn tatsächlich Umsatz in der Schweiz realisiert wird, der für die Steuerpflicht qualifiziert.
Die Option einer freiwilligen MWST Registrierung wird von ausländischen Unternehmen benutzt, die zum Beispiel als lokaler Distributor in der Schweiz auftreten möchten. In einem solchen Fall treten sie für Zwecke der MWST bei Einfuhr als Importeur auf und berechnungen MWST auf Lieferungen an ihre Kunden wie bei normalen Inlandlieferungen in der Schweiz. Zu diesem Zweck brauchen sie eine spezielle Bewilligung (Unterstellungserklärung) die ihnen erlaubt als Importeur auf zu treten. Es ist diese Bewilligung die dem ausländischen Lieferant erlaubt sich freiwillig für Zwecke der schweizerischen MWST zu registrieren.
Eine freiwillige MWST Registrierung wird oft von ausländischen Unternehmen gemacht wenn sie die Umsatzgrenze (weltweiter Umsatz CHF 100’000 jährlich) für die gesetzliche MWST Pflicht nicht erfüllen, aber dennoch in der Lage sein möchten erhebliche Beträge schweizerischer Vorsteuern geltend zu machen (z.B. wenn lokale Unterannehmer involviert sind).
Nicht jedes Unternehmen muss sich obligatorisch für Zwecke der schweizerischen MWST registrieren. Bei Dienstleistungen, die steuerbar sind am Ort and dem der Empfänger seinen Sitz hat, sind ausländische Unternehmen nicht für die schweizerische MWST steuerpflichtig wenn die Steuerpflicht auf den schweizerischen Empfänger übergeht.
Ausserdem, Unternehmen die Waren aus dem Ausland in die Schweiz importieren und diese installieren, können unter gewissen Voraussetzungen auf eine MWST Registrierung verzichten, wenn der vollständige Vertragswert (Waren und Dienstleistungen) bei Einfur in die Schweiz als Zollwert deklariert wird. In einem solchen Fall wird den gesamten Transaktionswert bei Einfuhr mit MWST versteuert. Jedoch, ausländische Unternehmen werden in diesem Fall nicht berechtigt sein um schweizerische Vorsteuern rückerstattet zu bekommen.
Das Verfahren für MWST Registrierung is relativ unkompliziert. Im Allgemeinen sind die Schritte des Registrierungsverfahren das Ausfüllen des online Frageformulars, die Anstellung einer Steuerstellvertreter in der Schweiz, und das Stellen einer Sicherheitsleistung (Bankgarantie oder Deposito) zugunsten der schweizerischen Steuerverwaltung.
Das online Formular für die MWST Registrierung ist der erste offizielle Schritt zur Anmeldung für die schweizerische MWST. Die Information die erteilt werden muss ist limitiert, aber dennoch wesentlich für die Abklärung der Anfrage zur MWST Registrierung. Zudem, bei Ausfüllen des Fragebogens für die MWST Registrierung muss beachtet werden, dass durch ausfüllen und absenden des Formulars eine juristisch verbindliche Erklärung gemacht wird.
Ausländische Unternehmen die sich für Zwecke der schweizerischen MWST registrieren müssen oder wollen, sollten ein Projektplan anwenden, wenn sie eine reibungslose Implementierung der schweizerischen Steuerpflicht bzw. des compliance Verfahrens beabsichtigen.
Die Planung sollte stattfinden bevor Transaktionen stattfinden oder Rechnungen ausgestellt werden. Idealiter, ein ausländisches Unternehmen sollte seine schweizerische MWST Position überprüfen noch bevor Verträge unterschrieben werden.