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Präsentationskonzept
1. Planung der Präsentation
Die Planung ist der wichtigste Teil einer Präsentation und sollte folgende Punkte beinhalten:
- Was wird präsentiert?
Zu welchem Thema wird gesprochen? Auf was wird eingegangen und wie ausführlich?
- Welches Ziel wird verfolgt?
Was soll das Publikum mitnehmen?
- Wann findet die Präsentation statt?
Datum & Uhrzeit
- Wo findet die Präsentation statt?
Örtlichkeit (drinnen oder draussen), Sitzungszimmer, Saal ..
- Wie viel Zeit ist vorhanden?
Wie lange dauert die Präsentation?
- Welche Medien werden genutzt?
Projektor, Mikrofon, Dokumentenkamera, Flipchart, Tafel, Whiteboard, Overhead Projektor ..
- Wem wird präsentiert (Zielgruppe)?
Anzahl Personen, Beruf/Bildung, Alter, Wissensstand, Mitarbeiter, Unternehmen ..
- Gibt es Handouts?
Informationsbroschüren, Zusammenfassungen, Folienübersicht ..
2. Gestaltung
2.1 Keep it simple
Nach dem englischen Motto „Halte es einfach“, so sollte man auch seine Folien möglichst einfach und übersichtlich halten. Dabei sollte das Augenmerk hauptsächlich auf Bilder mit einigen wenigen aussagekräftigen Wörtern gelegt werden.
2.2 Arten und Computer Programme
Heutzutage wird meist ein Computer in Verbindung mit einem Projektor und einer Präsentationssoftware (PowerPoint, Keynote oder Preezi) eingesetzt.
2.3 Farben
Die richtige Farbwahl trägt zu einer verbesserten Informationsübertragung bei und beeinflusst den Betrachter positiv.
Farben sollten sparsam verwendet werden. So sollte man maximal eine Hintergrundfarbe und drei zusätzliche Farben für den Text nutzen.
Analoge Farben (jede Farbe besitzt zwei davon) erzeugen ein harmonisches und einheitliches Farbbild.
Bei der Farbwahl sind folgende Punkte zu beachten:
- Durch den Projektor wirken Farben möglicherweise anders, dies ist vor Präsentationsbeginn zu prüfen.
- 5-8 % aller Männer sind farbenblind von roten und grünen Farbtönen ist abzusehen.
- Farben werden von unserem Hirn automatisch assoziiert. So sollte beispielsweise für das Wort Stopp oder heiss die Farbe rot verwendet werden.
- Werden Bilder zur Visualisierung verwendet, so können ggf. Farben aus dem Bild für die Schriftfarbe gewählt werden.
- Wenn es mal schnell gehen muss, bieten die meisten Präsentationsprogramme vordefinierte Farbkombinationen an.
2.4 Text & Schriftgrösse
Der Text sollte dazu dienen die gemachten Aussagen nochmals zu unterstreichen und muss möglichst auf einzelne Wörter oder einige wenige Sätze beschränkt sein.
Es sollten gut lesbare Schriftarten mit mindestens Schriftgrösse 24 für den normalen Text und Schriftgrösse 40 für Titel verwendet werden.
Wichtig ist, dass klare Titel oder ein Motto vergeben wird, damit man immer weiss um was es geht.
2.5 Bilder
Sie sind das A und O jeder Präsentation und sagen oft mehr als 1000 Worte.
Die eingesetzten Grafiken visualisieren das Gesagte und müssen so einfach wie möglich gehalten werden.
Achten sollte man sich vor allem auf die Aussage des Bildes, die Bildqualität und die Bildgrösse.
2.6 Diagramme
Ob Kreis-, Säulen oder andere Diagramme, sie sind möglichst einfach zu halten. Die Verwendung von verschiedenen Farben ist hierbei ein Muss und Nachkommastellen sind nicht entscheidend.
Ebenfalls sollte man Zahlen sprechen lassen wie z.B. „Unser neues Bürogebäude hat eine Gesamtfläche von 7140 m² und entspricht in etwa der Grösse eines Fussballfeldes“.
2.7 Animationen
Es mag sein, dass Animationen lustig aussehen, jedoch können Sie vom Wesentlichen ablenken und sollten daher sehr sparsam eingesetzt werden.
So sind Übergänge zwischen den Folien möglichst schlicht zu halten (überblenden). Ausnahmen können gemacht werden, wenn etwas Besonderes folgt.
Text- und Bildanimationen sind auf das nacheinander Einblenden von Informationen zu beschränken.
Herumhüpfende Bilder oder Texte sind nicht geeignet.
3. Ablauf
3.1 Einleitung
- Begrüssung
Willkommen heissen des Publikums und bedanken für das Erscheinen.
- Persönliche Vorstellung
z.B. Wer bin ich? Woher komme ich? Beruf, Branche usw.
- Anlass / Ziel / Thema
Warum wird diese Präsentation gemacht, welches Thema spricht die Präsentation an und welches Ziel wird verfolgt?
- Ablauf
Bekanntgeben des Präsentationsablaufes (was wird angesprochen? Wann wird was angesprochen?).
3.2 Hauptteil
- Hauptthema
Je nach dem zusätzlich Pro & Contra Argumente mit jeweiligen Begründungen.
- One more thing… (eine Sache noch/noch etwas)
Am Ende des Hauptteiles lässt sich gut noch etwas einbauen das besonders ist und in Erinnerung bleiben wird.
3.3 Schluss
- Zusammenfassung
Nochmals kurz die wichtigsten Punkte ansprechen.
- Bedanken für die Aufmerksamkeit
Dies muss unbedingt persönlich passieren und sollte nicht auf einer Folie stehen.
3.4 Fragen / Diskussion
Auch bei der besten Präsentation können noch Fragen auftreten. Diese sind möglichst kurz und ohne Ausweichung zu beantworten. Sollte einem die Antwort auf eine Frage nicht bekannt sein, so kann man dies zugeben.
Bei aggressiven Fragen ruhig und höflich bleiben und mitteilen, dass man eine andere Meinung besitzt. Im Anschluss kann die Möglichkeit geboten werden, darüber zu sprechen.
3.5 Humor
Zwischendurch kann zur Auflockerung ein kleiner Witz gemacht oder etwas Lustiges gezeigt werden.
4. Stil
4.1 Auftreten
Kleidung
Je nach Anlass ist dementsprechende Kleidung oder gar ein Anzug entscheidend. Wichtig ist, dass in jedem Falle die Kleidung sauber (frei von Verunreinigungen oder Flecken) ist. Des Weiteren sollten nicht gerade kurze Hosen oder „modische“ Jeans mit Löchern getragen werden.
Blickkontakt
Wenn immer möglich muss Blickkontakt zum Publikum bestehen, denn das muss sich angesprochen fühlen.
Mimik
Eine freundlich gesinnte Mimik oder gar ein leichtes Lächeln (Begeisterung zeigen!) im Gesicht beeinflusst das Publikum positiv.
Körperhaltung
Am besten ist ruhiges und aufrechtes Stehen mit erhobenem Kopf (aber nicht hochnäsig). So signalisiert man dem Publikum Selbstsicherheit.
Gestik & Hände
Diese sind in keinem Falle in der Hosentasche, sondern halten entweder die Fernbedienung fest oder werden zwischendurch zum Gestikulieren verwendet. So können gesagte Dinge noch einmal unterstrichen werden.
4.2 Sprache
Hierbei sollte besonders auf Lautstärke (genügend Laut), Sprechtempo (nicht zu schnell und nicht zu langsam), Deutlichkeit und Betonung geachtet werden. Weiter von Bedeutung sind auch kurze Sprechpausen, in denen man sich selbst sammeln kann und welche natürlich sind. Zu unterlassen sind aber ähm, ehhm und öhhm, denn dies wirkt unter Umständen gar nervend.
4.3 Notizen & Freies Sprechen
Freies Sprechen ist eine der Königsdisziplinen im Präsentieren und macht einen wesentlich besseren Eindruck, als wenn Notizkarten in der Hand gehalten werden.
Letzteres ist zwar möglich, sollte dann aber wirklich auf einzelne Stichworte begrenzt sein. Noch besser ist es in einem Präsentationsprogramm Notizen hinzuzufügen, welche nur auf dem Monitor des Präsentierenden sichtbar sind.
5. Lampenfieber
Es gibt Leute, denen bereitet es keine grosse Mühe vor einer grossen Menschengruppe etwas zu präsentieren, andere jedoch sind innerlich nervös und haben Angst etwas falsch zu machen.
Meistens ist es sogar so, dass Leute die Lampenfieber haben, sich besser vorbereiten und während ihrer Präsentation viel konzentrierter sind.
5.1 Einen guten Start hinlegen
Wichtig ist nicht nur die Präsentation selbst, sondern auch was davor geschieht.
In der Schule stellt die Pünktlichkeit meist kein grosses Problem dar, denn man ist ja schon da und wartet darauf, dass man an die Reihe kommt. In der Firma oder an einem anderen Anlass kann es aber schon von Bedeutung sein, je nach Grösse der Präsentation ca. eine Stunde früher da zu sein. So ist man in der Lage, sich genügend auf die gegebenen Räumlichkeiten einzustellen und kann sich schon einmal mit dem benötigten Equipment (Computer, Projektor, Dokumentenkamera usw.) vertraut machen. Denn nichts bereitet einem mehr Stress, als wenn man sich nicht rechtzeitig auf das gegebene Umfeld einstellen kann.
5.2 Einstieg in die Präsentation
Auch hier gilt wieder, je besser die Vorbereitung, desto besser die Präsentation. So ist es sehr zu empfehlen, den Beginn der Präsentation auswendig zu lernen, um einen reibungslosen Start zu garantieren. Auch hilft dies sehr, sich auf die Präsentation zu fokussieren und den Fokus von den Leuten, die vor einem sitzen, zu Beginn weg zu leiten.
5.3 Während der Präsentation
Um nicht plötzlich unsicher zu werden, sollte man nach Leuten mit einem freundlichen Gesicht oder den „Kopfnickern“ Ausschau halten und unfreundliche Gesichter ignorieren.
5.4 Rückfragen
Man sollte sich bewusst sein, dass auch bei den besten Präsentationen Rückfragen oder Unklarheiten auftreten. So ist es hilfreich im Voraus schon mal die Präsentation durchzugehen und sich Gedanken zu machen, welche möglichen Fragen auftauchen oder welche Unklarheiten entstehen könnten. Um dies festzustellen ist es am besten, die Präsentation testweise vor einer oder mehreren Personen abzuhalten und sich ggf. auftretende Fragen zu merken.
5.5 Tipps
Spannungsabbau / Nervosität reduzieren
Beruhigungsmittel sollten auf keinen Fall eingenommen werden. Stattdessen können einige leichte Übungen durchgeführt werden, welche die Spannung etwas reduzieren.
· Langsam und tief durch die Nase einatmen und anschliessend durch den Mund wieder ausatmen (mind. 1 Minute lange durchführen).
· Alle Muskeln des Körpers für 8-15 Sekunden anspannen und anschliessend wieder entspannen.
Wasser
Es kann vorkommen, dass man durch die Aufregung einen etwas trockenen Mund hat. Am besten ist es, vor der Präsentation einen Schluck Wasser zu trinken oder bei längeren Präsentationen ein Glas mit Wasser griffbereit zu positionieren.
Reflexion
Bereits bevor ich das Präsentationskonzept schreiben musste, hatte ich bereits zahlreiche kleinere und grössere Präsentationen hinter mir. Das Präsentationskonzept hat mich jedoch zum Nachdenken angeregt. So habe ich mich selbst auch mal hinterfragt, welche Schriftgrösse benutze ich den, wenn ich etwas präsentiere? Oder mache ich tatsächlich ein Fazit am Ende der Präsentation? Es hat mir somit geholfen meine zukünftigen Präsentationen zu optimieren und sich selbst mehr zu hinterfragen.