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Dépenses à prendre en charge sur les crédits d'investissement
- Réf. 0194
- Date de publication : 13/03/2017
Définitions
Un crédit d’investissement enregistre toutes les dépenses qui ont pour finalité l’acquisition ou la construction d’un actif permettant à l’entité d’accomplir sa mission (activités) et de délivrer ses prestations. Pour l’Université, un actif prend la forme d’une immobilisation corporelle (par exemple, les bâtiments, le mobilier, les véhicules, les équipements informatiques ou les appareils scientifiques) et d’une immobilisation incorporelle (par exemple, les brevets et les logiciels).
Un crédit de fonctionnement enregistre toutes les charges (consommation) et tous les revenus (production) d’une période comptable. En d’autres termes, les charges représentent des diminutions d’avantages économiques et les revenus sont des entrées d’avantages économiques, au cours d’un exercice comptable. Il reflète la variation nette des moyens présents résultant des activités de l’entité. Pour l’Université, les principales charges sont les salaires et les dépenses générales. Quant aux revenus, les principaux sont les subventions acquises par les collectivités publiques et les financements institutionnels.
À relever qu’est considérée comme une charge de fonctionnement et doit en conséquence être imputée sur les crédits de fonctionnement de l’Université, toute dépense :
- servant à l’acquisition de biens consommés (par exemple, achat d’un toner d’imprimante, achat de carburant) ou services (par exemple, contrat d’entretien, assurance Casco) pour les besoins de son activité,
- contribuant au maintien de la performance d’un actif (par exemple, la vidange d’un véhicule),
- n’améliorant pas les performances d’une installation déjà en place (par exemple, achat d’un catalyseur pour un véhicule).
Quelles sont les conditions pour considérer une dépense comme un investissement ?
Une dépense destinée à l'acquisition d'un bien ou d'une installation est comptabilisée en tant qu'actif :
- lorsqu'il est probable que les avantages économiques futurs ou le potentiel de service associé à cet actif iront à l'Université,
- lorsqu’il est attendu que cet actif soit utilisé sur plus d’un exercice comptable.
Les dépenses postérieures à l’acquisition d’un bien déjà reconnu comme un actif sont ajoutées à la valeur comptable d’un actif et donc considérées comme une dépense d’investissement :
- lorsqu’il est probable que des avantages économiques futurs ou un potentiel de service dépassant le niveau de performance initial pour cet actif iront à l’Université. L'amélioration des performances se mesure, soit en terme d'augmentation de la qualité de production, soit en terme d'abaissement des coûts de production, soit en terme d'allongement de la durée de vie de l'actif.
- lorsqu’il est attendu que cet actif dont les fonctionnalités ou les performances sont améliorées soit utilisé sur plus d’un exercice comptable.
Sont également considérés comme une dépense d’investissement tous les coûts directement liés à l’acquisition ou à la construction d’un actif. Il s’agit notamment des coûts liés à l'installation de l'équipement sur son site d'exploitation (transfert, mise en service de l’actif, transport, dédouanement, assurance, 1er contrat d’entretien, mise à l'essai, tests, documentation d'exploitation, etc.) ou les honoraires liés à des études directement attribuables à la construction ou à l’acquisition d’un actif (définition des spécifications fonctionnelles, documentation technique, etc.). Les études préalables (études d'opportunité, faisabilité, etc.) ne sont pas activables. Les études qui ne débouchent pas sur la construction ou l'acquisition d'un bien activable doivent être décomptabilisées (enregistrement d'une perte de valeur dans le compte d'exploitation).
Quelles sont les catégories de biens entrant dans les dépenses activables ?
Ce sont celles qui concernent l’acquisition de biens ou de lot de biens ou installations correspondant aux catégories et caractéristiques suivantes :
- appareil scientifique,
- machine et outillage,
- équipement bureautique,
- matériel informatique,
- matériel audiovisuel,
- mobilier,
- logiciel, licence informatique,
- véhicule,
- aménagement, agencement et installation,
- biens de moindre valeur.
Existe-t-il un montant au-dessous duquel une dépense ne peut être considérée comme un investissement ?
Le seuil d’activation est le montant à partir duquel un objet ou un groupe d’objet qui présente les caractéristiques d’un actif doit être reporté au bilan. Cette limite peut être différente selon les catégories d’actifs, à condition qu’il remplisse les conditions d’un investissement. Un objet dont le coût est inférieur à cette limite peut néanmoins être immobilisé et porté à l’actif du bilan de l’Université dans la catégorie des biens de moindre valeur. Toutefois, ce bien ne fera pas l’objet d’un suivi individuel d’inventaire pour des raisons de coûts.
Pris individuellement, certains objets ont une valeur inférieure au seuil d’activation. Toutefois, ils peuvent représenter un montant significatif justifiant leur comptabilisation à l’actif lorsqu’ils sont regroupés. On parle alors de lots constitués d’objets identiques. L’exemple le plus probant pour l’Université est le mobilier des salles de cours (chaises, tables, etc.). Si la valeur du lot de biens identiques ne dépasse pas le seuil d'activation, le lot est activé dans la catégorie des biens de moindre valeur. Il se peut également, pour des questions liées à la gestion des inventaires, qu'il soit choisi d'activer un objet indépendamment de son montant, par exemple les ordinateurs.
Pour mémoire, il faut rappeler que l’Université doit pouvoir justifier de la valeur de tous les biens inscrits à l’actif du bilan et par conséquent être capable de prouver leur existence, en application de la loi sur la surveillance de la gestion administrative (LSGAF). Pour de plus amples informations, se référer à la directive 0082 - Gérer les immobilisations.
Quels sont les seuils d'activation choisis par l'Université ?
|Catégorie de bien||Durée||Seuil d’activation par unité||Seuil d’activation par lot|
|Appareil scientifique||5 ans||CHF 1'000.--||CHF 3'000.--|
|Machine et outillage||5 ans||CHF 1'000.--||CHF 3'000.--|
|Equipement bureautique||4 ans||CHF 1'000.--||CHF 3'000.--|
|Matériel informatique, sauf PC||4 ans||CHF 1'000.--||CHF 3'000.--|
|Ordinateurs (PC)||4 ans||CHF 1.--||---|
|Matériel audiovisuel||4 ans||CHF 1'000.--||CHF 3'000.--|
|Mobilier||8 ans||CHF 1'000.--||CHF 1'000.--|
|Logiciel, licence informatique||4 ans||CHF 1'000.--||CHF 3'000.--|
|Véhicule||5 ans||CHF 1'000.--||---|
|Aménagement, agencement et installation||10 ans||CHF 3'000.--||---|
|Biens de moindre valeur||4 ans||---||---|
Conditions d’activation dans la catégorie "aménagement, agencement et installation"
A l’instar des dépenses pour toutes les catégories de biens, les dépenses relatives aux nouvelles installations ou transformations d’installations peuvent être activées et dans ce cas imputées sur un crédit d’investissement à condition que les avantages économiques qu’elles procurent dépassent le niveau de performance initial.
Pour que les travaux de transformation soient considérés comme activables, les justificatifs, ainsi qu'un descriptif des interventions (par exemple la nature des différents travaux), doivent être joints à la demande d'achat.
En revanche, les dépenses correspondant à des travaux d'entretien, permettant à un bien de procurer des avantages économiques ou un potentiel de service sur la durée de vie prévue, ne sont pas activables.
Sur quels fonds peut-on financer une dépense d’investissement ?
L’utilisation d’un crédit d’investissement est strictement réservée à l’acquisition de biens ou installations répondant à des critères comptables d’acquisition d’un actif.
Une telle dépense est imputable sur les trois types de source de financement :
- Le crédit de renouvellement si la dépense relative à l’acquisition d’un bien ou d’une installation concerne le remplacement ou le renouvellement à fonctionnalité similaire d’une infrastructure existante arrivée en fin de vie ou devenue obsolète. Seule la division des bâtiments est en droit d'utiliser ce type de ressource pour le financement d'aménagement et d'agencement.
- Le crédit d’ouvrage si la dépense relative à l’acquisition d’un bien ou d’une installation constitue une acquisition d’un actif nouveau servant à accroître significativement les avantages économiques ou le potentiel de service en faveur de l’Université, c’est-à-dire développer ou étendre les infrastructures existantes de l’Université.
- Les crédits propres de l’Université attribués à l’acquisition ou la construction d’un actif comprenant les financements institutionnels.
À relever qu’en ce qui concerne les crédits de renouvellement ou d’ouvrage, il s’agit d’une subvention d’investissement allouée par le canton de Genève dans le cadre de la loi votée par le Grand Conseil. À ce titre, l’Université s’engage à respecter les buts fixés dans la loi.
Pour des exemples concrets, se référer aux factures annexées ci-dessous.
|Version||Objet de la modification||Date de publication|
|6||Modification du processus pour les conditions d'activation||10.03.2017|
|5||Ajout d'une condition pour l'utilisation du crédit de renouvellement||08.09.2016|
|4||Mise à jour de forme et mention de la notion de crédit de renouvellement||29.05.2015|
|3||Mise à jour de forme||24.02.2014|
|2||Mise à jour et clarification de certaines définitions||27.03.2013|
|1||Document contrôlé à jour en novembre 2011

Changement de système. Fait suite et remplace Di 10-72-01 : Dépenses à prendre en charge sur les crédits d'investissement
|15.06.2010|