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Um Projekte auf Daten gestützt steuern und laufend verbessern zu können, bietet es sich an, eine formative Evaluation zu wählen. Periodische Berichterstattungen ermöglichen es, den aktuellen Projektstand einzuschätzen und während des Projektverlaufs Korrekturen und Richtungsänderungen vornehmen zu können. Dabei können sowohl Projektprozesse als auch die Zielerreichung fokussiert werden. Es sollen dabei nicht nur beabsichtigte, sondern auch nicht beabsichtigte (insbesondere unerwünschte) Wirkungen beachtet werden.
Zu festgelegten Zeitpunkten, u.a. anlässlich der Meilensteine, werden wichtige Zwischenergebnisse zusammengefasst und den am Projekt Beteiligten für eine Standortbestimmung zugänglich gemacht.
Um die kontinuierliche Berichterstattung tatsächlich zur Qualitätsverbesserung nutzen zu können, werden die entscheidenden Personen angemessen informiert. Ebenso sind die Verantwortlichkeiten und Kompetenzen für Korrekturen geklärt.
- Eine kontinuierliche Berichterstattung erfordert Disziplin und Ressourcen – das ist Ihnen zu aufwändig.
- Sie glauben, stets die Übersicht zu haben und brauchen deshalb keine Berichterstattung.
- Sie begnügen sich mit summativen Evaluationen, die Ihnen zwar viel Anerkennung bringen, aber keine Hinweise auf Verbesserungsmöglichkeiten während des Projektverlaufs geben.
- Sie können beurteilen, ob die getroffenen Massnahmen tatsächlich der Zielerreichung dienen und gegebenenfalls Korrekturen vornehmen.
- Sie können aus Fehlern lernen und Erfolge nachweisen.
- Sie können die Qualität Ihres Projekts laufend verbessern.
Die Ergebnisse der Evaluation müssen so vorliegen, dass Sie diese tatsächlich zur Projektsteuerung brauchen können: Konkret und bezogen auf spezifische Aspekte des Projekts. Halten Sie schon bei der Planung evaluativer Massnahmen grob fest, wie Sie die Daten später auswerten wollen.
- Werden die Wirkungen der gewählten Massnahmen in einem Evaluationssystem erfasst?
- Wie fliessen die Resultate der Berichterstattung in die Projektarbeit ein?
- Ist der Informationsfluss gewährleistet und sind allen Beteiligten ihre Kompetenzen und Verantwortlichkeiten klar?