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Die beiden grössten Zeitkiller
Sitzungen und E-Mails sind die beiden grössten Zeitkiller. Überrascht mich nicht, werden Sie sagen. Aber wie gegensteuern? Das ist die Gretchenfrage.
Basierend auf einem Artikel aus der Frankfurter Rundschau resp. dem englischen Originalartikel von Bain & Company nachfolgend ein paar Tipps:
- Posteingang immer aufräumen. Alle E-Mails, die nicht in 5 Minuten bearbeitet werden können in Prioritäts- oder Wochen- und Tagesordner verschieben. Evtl. dem Sender mitteilen, bis wann er mit einer Antwort rechnen kann. Dann nach Priorität abarbeiten.
- Per E-Mail nur Fakten und Sachverhalte, die nicht weiter zu diskutieren sind, versenden. Alles, was einer Abstimmung bedarf, wie Terminvereinbarungen, direkt per Telefon oder persönlich absprechen.
- Nicht jede/r soll Sitzungen einberufen dürfen. Diese Kompetenz muss explizit in den Stellenbeschrieb. Meetings nur, wenn Austausch nötig ist. Soll nur der aktuelle Stand eines Projektes präsentiert werden, besser eine E-Mail als eine Sitzung.
- Sitzungsthemen: keine Stichworte sondern die Aufgabe/das Problem mit einem ganzen W-Fragesatz ausformulieren. Z.B. „Woran liegt es, dass der Umsatz im zweiten Quartal stagnierte?“ Die Teilnehmer bereiten sich viel gewissenhafter auf die Sitzung vor.