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Lange Zeit, und in vielen Unternehmen ist das auch heute noch so, wurde das Erfassen als einfaches Umwandeln eines Papierdokuments in ein digitales Bild betrachtet. Es stellte sich jedoch bald heraus, dass ein elektronisches Dokument letztlich keinen grossen Nutzen bringt, wenn es nicht mit verwertbaren Daten verknüpft ist. Diese erlauben es nämlich erst, Eingaben zu vermeiden oder Aktionen zu automatisieren. Um diese Daten – idealerweise automatisch – zu extrahieren, war es oft notwendig dem System beizubringen, wo auf dem Dokument sich die Informationen befinden. Dies geschah teils durch Konfiguration der einzelnen Dokumentvorlagen mit den mehr oder weniger genauen Positionen der auszulesenden Daten. Auch wenn einige Systeme über erweiterte Funktionalitäten verfügten, waren diese Lösungen immer noch relativ starr und zu stark davon abhängig, ob man das zu digitalisierende Dokument vorher kannte.