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Les indemnités sont un élément courant qu'un employé peut voir sur sa fiche de paie. Une indemnité est une avance sur les dépenses que l'employé devra engager dans le cadre de son travail.
Dans l'exemple ci-dessous, l'employé reçoit une indemnité pour son téléphone et son ordinateur portable. L'employé utilise probablement son téléphone et son ordinateur portables personnels pour effectuer le travail que l'entreprise lui a demandé. L'entreprise verse donc à l'employé une indemnité de 50 CHF par mois pour son téléphone et de 50 CHF par mois pour son ordinateur portable.
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Si l'employé paie 100 CHF par mois à Salt ou Swisscom pour son téléphone personnel, l'entreprise a calculé que l'employé utilise 50 % de son téléphone pour les affaires de l'entreprise et lui verse donc une indemnité de 50 CHF (la moitié de la facture mensuelle de téléphone) pour couvrir les coûts. La même logique s'applique aux ordinateurs portables et aux autres biens considérés dans le calcul des indemnités.
Sur la fiche de paie ci-dessous, vous pouvez voir que le "Bruttolohn" ou salaire brut de l'employé est de 10 000 CHF mais qu'il est imposé à l'AVS, à l'ALV et sur un montant de 10 050 CHF.
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Cela nous indique que l'une des deux allocations est non imposable et que l'autre est imposable. Dans ce cas, le téléphone et l'ordinateur portable sont imposables.
Afin d'éviter une indemnité imposable, une entreprise doit approuver l'indemnité auprès de l'office cantonal des impôts.
Le bureau cantonal examine le cas de l'employé et l'allocation demandée. Le bureau cantonal décide alors si une partie, la totalité ou aucun montant de l'allocation doit être non imposable. S'il l'approuve, le montant n'est pas imposé. Les bureaux cantonaux des impôts ont une norme selon laquelle ils évaluent chaque scénario unique proposé.
Si vous recevez une indemnité sur votre fiche de paie, vérifiez si elle est imposable. Si c'est le cas, encouragez votre entreprise à demander une exonération fiscale auprès de l'administration fiscale cantonale locale, afin que vous n'ayez pas à payer d'impôts sur quelque chose qui, en réalité, devrait être une dépense.
Chez Earny, nous facilitons le processus d'approbation fiscale et nous travaillons avec les PME pour identifier les indemnités éligibles aux approbations fiscales afin de les aider, eux et leurs employés, à économiser de l'argent.