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Il y a différentes logiques de classement de documents (par année, par tag, par activité, etc.). Concevez une logique de classement en créant des dossiers et des sous-dossiers pour y déposer vos fichiers-documents. Concevez une logique simple, naturelle et personnelle. Ensuite, appliquez cette logique dans vos espaces de stockage.
Commencez par identifier les types de documents que vous devez stocker. Identifiez aussi les grandes actions que vous devez effectuer avec les documents :
Nommez les dossiers, sous-dossiers et fichiers de manière à ce que cela ait du sens pour vous. Il n’existe pas de logique universelle et de règle absolue valable pour tout le monde, pour tous les projets, pour toujours, etc. :
Ne négligez pas la réflexion sur la logique à adopter. Dans le monde numérique actuel, on peut rapidement se perdre dans le flux de documents trouvés-classés- produits et de projets-travaux à mener à bien. Pour vous aider, faites une représentation de votre logique : un schéma, une copie de l’explorateur de fichiers, une carte conceptuelle, etc.
Toutefois, ne passez pas non plus des heures à créer cette logique : faites une première version, essayez-la dans votre travail actuel, et modifiez-la selon les besoins de votre travail et des suivants.
Des exemples de logiques, par :
Un graphique (carte conceptuelle, etc.) de votre logique de classement peut vous aider en signifiant les liens entre les “emplacements” (dossiers). Cela facilitera vos recherches par mots clé (p.ex. avec les outils intégrés: MacOSX Spotlight et Windows Search (w7) ou search box (w8)).
Astuces ? Pensez à sauver directement un nouveau document dans le bon dossier et créez un raccourci sur le desktop pour un document en cours de rédaction (cela évite de devoir ensuite le reclasser).