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3. Aufbewahrung und Form
Die Geschäftsbücher und die Buchungsbelege können auf Papier, elektronisch oder in vergleichbarer Weise aufbewahrt werden, soweit dadurch die Übereinstimmung mit den zugrunde liegenden Geschäftsvorfällen und Sachverhalten gewährleistet ist und wenn sie jederzeit wieder lesbar gemacht werden können. Der Geschäftsbericht und der Revisionsbericht sind als physisches oder elektronisches Original aufzubewahren (Art. 958f Abs. 2-3 OR).
Alle Aufzeichnungen (Buchungsbelege) sind aufzubewahren, die notwendig sind, um den einer Buchung zugrunde liegenden Geschäftsvorfall oder Sachverhalt nachvollziehen zu können (Art. 957a Abs. 3 OR). Nur wenn ein Geschäftsvorfall einwandfrei durch einen Buchungsbeleg nachgewiesen werden kann, ist eine Geschäftskorrespondenz, die den Sachverhalt ebenfalls belegt, nicht aufbewahrungspflichtig. Da die Relevanz der Geschäftskorrespondenz im Zeitpunkt der Buchung oft nicht bekannt ist, ist das Unternehmen gut beraten, wenn es, wie unter dem alten Recht, jede Geschäftskorrespondenz aufbewahrt.
Die Geschäftsbücher und die Buchungsbelege sowie der Geschäftsbericht und der Revisionsbericht sind während zehn Jahren aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ablauf des Geschäftsjahres (Art. 958f Abs. 1 OR).