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Im Grund geht es dabei um eine Verfahrensfrage: Du hast eines oder mehrere Geräte, auf denen du deine E-Mails lesen willst. Und irgendwo, an einem ganz anderen Ort, steht der Server, auf dem die E-Mails eintreffen und für dich bereitgestellt werden. Damit beide Seiten miteinander kommunizieren können, braucht es Regeln: das E-Mail-Protokoll.
Ob POP3 oder IMAP: Beide funktionieren gleich gut. Aber nicht beide sind gleich gut geeignet für deine Art, mit Post umzugehen. Deshalb solltest du dir genau überlegen, für welches du dich entscheidest. Bewährt sind beide: POP3 gibt es bereits seit den 90er Jahren des letzten Jahrhunderts, und auch IMAP ist schon mehr als zehn Jahre alt.
POP3: dein Postfach in deiner Postfiliale
Als das POP-Protokoll definiert wurde, inspirierten sich die Erfinder am üblichen Weg, wie die einfachste Postverteilung funktioniert: über ein Postfach. Du kannst dir das so vorstellen: Der Server ist die Poststelle deiner Wahl, also beispielsweise Bern Bümpliz. Dort wird Post, die für dich bestimmt ist, in dein Postfach gelegt. Hast du deine Post abgeholt, musst du die Ablage deiner Briefe organisieren. Du sitzt nun also im Büro, wirfst die uninteressanten Sachen weg, und die anderen heftest du in einem Ordner ab, um immer wieder darauf Zugriff zu haben. Hat die Putzfrau deinen Papierkorb geleert, sind auch die darin deponierten Briefe weg. Unwiederbringlich.
In Computersprache: Dein Mailprogramm, also der POP-Mail-Client, wählt sich auf dem POP-Mail-Server ein. An die Stelle des Postfachschlüssels treten Benutzerkennung und Passwort. Werden sie richtig eingegeben, lädt der Client die neuen Mails auf den lokalen PC und löscht nach dem erfolgreichen Download die Nachrichten auf dem POP-Server. Das Postfach ist also wieder leer und hat Platz für neue Nachrichten. Die Mails bearbeitest du auf dem lokalen PC. Du archivierst sie auf deiner Festplatte in Foldern, beantwortest sie hier – und so weiter. Für all diese Funktionen ist dein lokales E-Mail-Programm verantwortlich. Diese Lösung hat einen Nachteil: Möchtest du deine Mails auf verschiedenen Computern bearbeiten, gibt es Probleme. Denn wenn du die Mail mit deinem Heim-PC abgeholt hast, wird sie vom Server gelöscht – dein Büro-Computer wird sie also nicht mehr finden. Bevor du die Mail öffnest, musst du dich also entscheiden, auf welchem Rechner du sie bearbeiten und archivieren willst.
Du hast nur einen einzigen Rechner, auf dem du deine E-Mails liest? Und auch kein Smartphone zum Mailen? Okay – du bist der POP-Typ. Ein kleines bisschen altmodisch, aber du hältst dich am Bewährten fest, und du fährst gut damit.
Wer immer und überall auf seine Mails zugreifen will, braucht IMAP
IMAP ist die logische Erweiterung von POP-Mail. Es tönt sehr modern: Du brauchst nämlich gar nicht mehr zu deinem Postfach zu gehen, weil es auf Fernabfrage ausgelegt ist. Im Prinzip schickt es dir eine elektronische Kopie deiner Post, wenn du dich mit dem richtigen Schlüssel (also Benutzerkennung und Passwort) eingewählt hast. Das elektronische IMAP-Postfach ist riesig: Alle Nachrichten bleiben dort liegen, solang du sie nicht löschst. Du kannst dir die Kopie der gleichen Nachricht auf dein Handy liefern lassen, auf deinen Büro-PC und auf deinen Laptop. Willst du die Post in Ordnern organisieren (Operationen wie «Nachricht in Folder kopieren», «Neuen Folder anlegen» usw.), geschieht das direkt auf dem Server. Das Schöne daran: Genau dieselbe Ordnung siehst du auch auf deinem Handy oder auf jedem anderen Gerät, mit dem du dich einwählst. Du kannst auch von überall auf deine gesendeten Mails zugreifen. Liest du eine E-Mail auf dem PC, wird sie automatisch auch auf dem Handy als gelesen markiert. Du hast also immer auf allen Geräten den gleichen Stand; die E-Mails werden nicht mehr auf dem Endgerät gespeichert, sondern bleiben auf dem Server.
Denk an die Sicherheit!
Ob POP oder IMAP: Bei beiden Varianten solltest du die verschlüsselte Übermittlung der Daten aktivieren. Und: Ein guter Anbieter führt auf seinen Servern regelmässig Datensicherungen durch. Etwas, das zuhause oft vergessen geht.
Unter dem Strich: Wenn dein Anbieter die Möglichkeit bietet, IMAP zu nutzen (und er auch regelmässige Datensicherungen auf dem Server durchführt), hast du damit klar die vielseitigere und bessere Lösung.