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Kurz, klar und kompakt
Non-Profit-Organisationen, die sich von der Zewo auf die Einhaltung dieser Standards prüfen lassen und die Anforderungen erfüllen, erhalten das Zewo-Gütesiegel. Es zeichnet seriöse Organisationen aus, die Spenden zweckbestimmt, effizient und wirkungsorientiert einsetzen. Sie informieren transparent und verdienen das Vertrauen der Spenderinnen und Spender.
Unter Gemeinnützigkeit wird eine Tätigkeit einer juristischen Person mit Sitz in der Schweiz verstanden, die Leistungen im Interesse der Allgemeinheit erbringt. Im Sinne der Zewo-Standards gelten Non-Profit-Organisationen als gemeinnützig, wenn sie sich einer oder mehrerer der nachfolgenden Aufgaben widmen:
Nicht als gemeinnützig im Sinne der Zewo-Standards gelten Organisationen,
Liegt der Organisation eine politische, religiöse oder sonstige weltanschauliche Ausrichtung zugrunde, muss die gemeinnützige Tätigkeit jedoch im Vordergrund stehen.
Auf Non-Profit-Organisationen spezialisierte Dienstleister wie Fundraising-, Event- oder Kommunikationsagenturen können nicht zertifiziert werden.
Was muss eingereicht werden? Statuten, Steuerbefreiung, Jahresbericht, Jahresrechnung; bei Bedarf: Aufteilung des Projektaufwands nach gemeinnütziger und anderweitiger Leistung, Beschreibung von spezifischen Leistungen
Wie wird der Standard geprüft? In der Regel ist der Standard erfüllt, wenn die Organisation gemäss Statuten einen gemeinnützigen Zweck gemäss dem Standard verfolgt und ihre effektive Tätigkeit mit diesem übereinstimmt. Ein wichtiges Indiz für die Gemeinnützigkeit einer Organisation bildet auch deren Befreiung von der kantonalen Gewinn- und Kapitalsteuer und von der direkten Bundessteuer. Die Organisation muss sich mindestens zwei Jahre mit dieser gemeinnützigen Tätigkeit befasst haben, bevor sie das Zewo-Gütesiegel erlagen kann. Im Zweifelsfall wird individuell beurteilt, ob die Organisation unter die Ausschlusskriterien gemäss Abs 3 fällt. Namentlich wird beurteilt ob es wesentliche Verbindung zu nahe stehenden Personen oder Dritten mit wirtschaftlichen Interessen gibt. Wenn der Organisation eine politische*, religiöse oder sonstige weltanschauliche Ausrichtung zugrunde liegt und nicht klar ist, ob die gemeinnützige Tätigkeit im Vordergrund steht, wird beurteilt ob mindestens 50% des Projektaufwands der gemeinnützigen Tätigkeiten zugeordnet werden kann.
* Als politische Tätigkeit zählen: Anwendungen direkter demokratischer Instrumente in Form von Initiativen, Referenden oder Petitionen sowie deren Lancierung mit Unterschriftensammlungen. Aktive Unterstützung eines Abstimmungs- oder Wahlkampfes. Lobbyarbeit im Rahmen der genannten Anwendung der direkt demokratischen Instrumente und der politischen Rechte. Der Aufwand für Themenkampagnen wird nicht als politische Tätigkeit definiert, so lange diese keine Abstimmungs- oder Wahlkampagnen beinhalten. Sie wird als gesellschaftspolitische Tätigkeit der gemeinnützigen Projekttätigkeiten zugeordnet.
Für alle Bereiche gelten folgende Prinzipien:
Was muss eingereicht werden? Rechtsgültig unterzeichneter Antrag/Fragebogen der Organisation zur Prüfung durch die Zewo, Jahresbericht, Sammlungsaufrufe oder andere Publikationen, Website wird geprüft
Wie wird der Standard geprüft? Die Organisation verpflichtet sich mit dem Antrag zur Einhaltung des Standards. Wenn keine offensichtlichen, wiederholten oder groben Verstösse, namentlich in Bezug auf die Transparenz, beobachtet werden können, gilt der Standard als erfüllt. Allfällige Hinweise von Dritten werden berücksichtigt.
Als oberstes Organ bestimmt bei Vereinen die Vereins- oder Delegiertenversammlung die Grundsätze der Organisation. Bei Stiftungen regelt das oberste Leitungsorgan die Grundsätze der Organisation nach Massgabe der Stiftungsurkunde. Bei Organisationen mit anderer Rechtsform gilt dies sinngemäss.
Das oberste Leitungsorgan ist im Normalfall bei Stiftungen der Stiftungsrat und bei Vereinen der Vorstand. Als strategisches Führungs- und Aufsichtsorgan nimmt es mittel- und langfristige Leitungs- und Kontrollfunktionen wahr. Das oberste Leitungsorgan trägt die Gesamtverantwortung für die Organisation. Insbesondere für deren Geschäftstätigkeit, die Verwaltung und die Verwendung des Vermögens, das Risikomanagement und die interne Kontrolle.
Der Präsident oder die Präsidentin führt das oberste Leitungsorgan und sorgt für eine effiziente und wirksame Arbeitsweise. Das oberste Leitungsorgan legt die für die Erfüllung seiner Aufgaben nötigen Strukturen und Verfahren fest und überprüft diese regelmässig.
Unter Wahrung seiner Aufsicht und Verantwortlichkeit kann das oberste Leitungsorgan Aufgaben an die Geschäftsleitung delegieren sowie ständige oder nichtständige Ausschüsse einsetzen.
Zusammensetzung, Auftrag, Kompetenzen, Dauer und Verantwortlichkeit der Ausschüsse sind zu regeln und bei ständigen Ausschüssen in einem Erlass festzuhalten.
Aufgaben, die nicht ausdrücklich anderen Organen zugewiesen sind, fallen in den Zuständigkeitsbereich des obersten Leitungsorgans.
Was muss eingereicht werden? Statuten, Sitzungsprotokolle der letzten zwei Jahre; falls vorhanden: Regelungen zur Zuständigkeit der Organe (z.B. Geschäftsreglement, Kompetenzordnung, Stellenbeschreibungen etc.); situationsbedingt: Regelungen zu Ausschüssen
Wie wird der Standard geprüft? Es wird individuell beurteilt, ob das oberste Leitungsorgan funktionsfähig ist und seine Aufgabe wahrnimmt. Kriterien dafür sind Sitzungsrhythmus, Beteiligung, Beschlussfähigkeit, protokollierte Geschäfte, Berichterstattung, Strukturen und Verfahren.
Das oberste Leitungsorgan setzt sich aus mindestens fünf Mitgliedern zusammen.
Die Mitglieder des obersten Leitungsorgans sind untereinander weder verheiratet, nahe verwandt* oder verschwägert, noch leben sie in einer dauerhaften Partnerschaft.
Wenn das oberste Leitungsorgan sich wenigstens aus sieben Mitgliedern zusammensetzt, dürfen zwei davon gemäss Absatz 2 persönlich verbunden sein.
Gehören dem obersten Leitungsorgan mehr als neun Mitglieder an, sorgt es für adäquate interne Entscheidungsstrukturen.
Die für die Wahrnehmung der Verantwortung erforderlichen Kompetenzen sind vorhanden. Es wird eine angemessene Heterogenität der Mitglieder des obersten Leitungsorgans angestrebt.
Eine ordentliche Amtsperiode beträgt maximal vier Jahre. Wiederwahl ist möglich. Das oberste Leitungsorgan sorgt rechtzeitig für die Erneuerung seiner Mitglieder.
*Als nahe verwandt gilt: Verwandtschaft ersten Grades (Eltern/Kinder), zweiten Grades (Geschwister / Grosseltern /Enkelkinder) und dritten Grades (Neffen /Nichten).
Was muss eingereicht werden? Deklaration, Jahresbericht, Statuten; falls vorhanden: Handelsregistereintrag wird geprüft
Wie wird der Standard geprüft? Die Anzahl unabhängiger Mitglieder muss gemäss dem Standard gegeben sein. Es wird individuell beurteilt, ob die wesentlichen Kompetenzen vorhanden sind. Situationsbedingt werden auch die angestrebte Heterogenität, die Erneuerung der Mitglieder und die Entscheidungsstrukturen beurteilt.
Mitglieder des obersten Leitungsorgans legen ihre für die Tätigkeit der Organisation relevanten Interessenbindungen im Jahresbericht oder auf der Webseite der Organisation offen.
Kollidieren Interessen der Organisation mit Interessen von Mitgliedern des obersten Leitungsorgans oder ihnen nahe stehenden Personen, so werden diese gegenüber dem obersten Leitungsorgan offengelegt. In diesem Fall tritt das betreffende Mitglied in den Ausstand.
Mitglieder des obersten Leitungsorgans müssen in den Ausstand treten, wenn sie oder eine ihnen nahestehende natürliche oder juristische Person bei einem Geschäft beteiligt sind.
Geschäfte der Organisation mit Mitgliedern des obersten Leitungsorgans oder ihnen nahestehenden Personen sind höchstens zu gleichen Bedingungen wie für Dritte abzuschliessen.
Wesentliche Transaktionen mit nahestehenden Personen* der Organisation sind im Anhang der Jahresrechnung offengelegt.
* Für die Definition von nahestehenden Personen gilt Swiss GAAP FER 15. In Ergänzung dazu gelten gemäss den Erläuterungen zu Swiss GAAP FER 21 als nahestehende Person von gemeinnützigen NPOs auch Organisationen, die einen mit der gemeinnützigen NPO koordinierten Zweck verfolgen. Beispiele nahestehender Personen von gemeinnützigen NPOs sind: Aktuelle und ehemalige Mitglieder des obersten Leitungsorgans (z. B. Vorstand, Stiftungsrat) und der Geschäftsleitung; Organisationen, die von Mitgliedern des obersten Leitungsorgans kontrolliert werden; Organisationen, bei denen die gemeinnützige Non-Profit-Organisation einen bedeutenden Einfluss ausübt (z. B. durch Vertretung im obersten Leitungsorgan); Mitglieder, Gönner, Stifter der Organisation, die einen bedeutenden Einfluss ausüben; Förderverein der gemeinnützigen Non-Profit-Organisation; Organisationen, mit denen ein gemeinsamer Marktauftritt besteht. Nicht als nahestehend gelten einzelne Projektpartner, sofern nicht weitere Gründe auf einen massgeblichen Einfluss der gemeinnützigen NPO hinweisen.
Was muss eingereicht werden? Deklaration, Jahresbericht, Jahresrechnung, Website wird geprüft; situationsbedingt: Regelungen zum Umgang mit Interessenbindungen oder zur Vergabe von Aufträgen, Code of Conduct o.ä.
Wie wird der Standard geprüft? Der Standard ist grundsätzlich erfüllt, wenn es keine relevanten Interessenbindungen gibt. Falls es solche gibt, müssen sie gemäss dem Standard offengelegt sein und die Ausstandsregelungen eingehalten werden.
Ein Mitglied des obersten Leitungsorgans darf nicht gleichzeitig als deren Geschäftsleiterin oder Geschäftsleiter amtieren oder Mitglied der Geschäftsleitung sein.
Ein Mitglied des obersten Leitungsorgans darf nicht mit dem Geschäftsleiter oder der Geschäftsleiterin verheiratet, nahe verwandt oder verschwägert sein und auch nicht mit dieser/diesem in einer dauerhaften Partnerschaft leben.
Die Geschäftsleiterin oder der Geschäftsleiter darf im obersten Leitungsorgan nur mit beratender Stimme mitwirken.
Angestellte der Organisation dürfen – mit Ausnahme einer allfälligen Vertretung des Personals – nicht Mitglied im obersten Leitungsorgan sein.
Die funktionelle Trennung zwischen dem obersten Leitungsorgan als strategisches Führungs- und Aufsichtsorgan und der operativen Geschäftsführung ist durch eine klare Definition von Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten schriftlich zu regeln.
Auf eine personelle Gewaltentrennung kann verzichtet werden, wenn die Organisation keine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beschäftigt und wenn die operativen Aufgaben von den ehrenamtlich tätigen Mitgliedern des obersten Leitungsorgans so wahrgenommen werden, dass eine funktionelle Trennung gegeben ist.
Was muss eingereicht werden? Deklaration, Jahresbericht, Statuten; falls vorhanden: Regelungen zur Zuständigkeit der Organe (z.B. Geschäftsreglement, Kompetenzordnung, Stellenbeschreibungen etc.), Handelsregistereintrag wird geprüft
Wie wird der Standard geprüft? Die personelle Unabhängigkeit muss gemäss dem Standard gegeben sein und die funktionelle Trennung der Organisation angemessen schriftlich geregelt sein. Bei Organisationen ohne MitarbeiterInnen wird die funktionelle Trennung individuell beurteilt. Kriterien dafür sind Verteilung der Aufgaben und Entscheidungskompetenzen sowie Kontrolle unter den Mitgliedern des obersten Leitungsorgans.
Das oberste Leitungsorgan sorgt für eine angemessene interne Kontrolle und ein adäquates Risikomanagement in Bezug auf
Die Organisation setzt unter anderem die folgenden Kontrollen ein:
Was muss eingereicht werden? Sitzungsprotokolle der letzten zwei Jahre, Regelung zur Zeichnungsberechtigung oder Deklaration dazu; falls vorhanden: Dokumentation zur internen Kontrolle (z.B. IKS, Risikomanagement, Compliance), Kompetenzordnung, Unterlagen zu weiteren Zertifizierungen (VMI, ISO,...)
Wie wird der Standard geprüft? Grundsätzlich wird davon ausgegangen, dass bei grossen Organisationen (> CHF 10 Mio. Bilanzsumme / > CHF 20 Mio. Umsatz / > 50 FTE) das oberste Leitungsorgan für ein angemessenes Kontrollumfeld, zweckmässige Kontrollinstrumente und ein adäquates Risikomanagement zu sorgen hat. Bei kleineren Organisationen kann das oberste Leitungsorgan die Kontrolle über die Tätigkeit auch direkt selber wahrnehmen. Die Regelung der Zeichnungsberechtigungen muss dem Standard entsprechen.
Für ordentliche Aufgaben von Mitgliedern des obersten Leitungsorgans als strategisches Führungs- und Aufsichtsorgan gilt:
Mitglieder des obersten Leitungsorgans können unter folgenden Voraussetzungen andere, entschädigte Aufgaben in Form eines Auftrags/Mandats übernehmen:
Die Gesamtvergütung von Abs. 2) und Abs. 3) schliesst sämtliche durch die Organisation entrichteten Vergütungen ein. Sie muss dem gemeinnützigen Charakter und der Grösse der Organisation sowie der zeitlichen Belastung angemessen sein.
Für Angestellte und für die Geschäftsleitung gilt: Die Vergütungen sind den Anforderungen, der Qualifikation, der Verantwortung und der Arbeitsleistung angemessen. Die Löhne für die Mitglieder der Geschäftsleitung orientieren sich zudem an den Ansätzen in anderen, ähnlichen gemeinnützigen Organisationen.
Die entrichteten Gesamtvergütungen an die Mitglieder des obersten Leitungsorgans sowie an die Mitglieder der Geschäftsleitung müssen gemäss den Bestimmungen von Swiss GAAP FER 21 im Anhang der Jahresrechnung je summarisch offengelegt werden.
Entrichtete Vergütungen an die Präsidentin oder an den Präsidenten müssen zusätzlich gesondert ausgewiesen werden.
Aufträge/Mandate an Mitglieder des obersten Leitungsorgans müssen gemäss den Bestimmungen von Swiss GAAP FER 21 als Transaktion mit nahestehenden Personen im Anhang der Jahresrechnung ausgewiesen werden.
Gegenüber der Zewo müssen die individuellen Vergütungen an die Mitglieder des obersten Leitungsorgans sowie die Vergütungen an den Geschäftsleiter oder die Geschäftsleiterin einzeln offen gelegt werden.
Was muss eingereicht werden? Deklaration der Vergütungen und Spesen an Mitglieder des obersten Leitungsorgans, Deklaration der Vergütung an den/die Geschäftsleiter/in, Beschlüsse des obersten Leitungsorgans betreffend Vergütungen und allfällige Aufträge/Mandate.
Wie wird der Standard geprüft? Vergütungen für Mitglieder des obersten Leitungsorgans und für den/die Geschäftsleiter/in werden als angemessen beurteilt, wenn Sie innerhalb der Bandbreiten* für vergleichbare Funktionen in anderen zertifizierten Organisationen** liegen. Aufträge/Mandate müssen gemäss dem Standards erteilt, abgeschlossen und offen gelegt werden. Die Vergütungen müssen gemäss dem Standard fest- und offen gelegt sein. Bei sehr hohen Gesamtvergütungen (für ordentliche Tätigkeit und Mandate), wird diese im Einzelfall beurteilt.
* Die Bandbreiten werden anhand von periodischen Erhebungen bei Organisationen mit Zewo-Gütesiegel und unter Berücksichtigung der relevanten wissenschaftlich nachweisbaren Erklärungsfaktoren festgelegt (Vergütungsstudie/Lohnrechner).
**Gibt es in begründeten Ausnahmefällen keine vergleichbaren Funktionen in anderen zertifizierten Organisationen, so kann die Beurteilung anhand von ähnlichen Funktionen in vergleichbar grossen Organisationen des Service public an einem ähnlichen Standort erfolgen. Der Vergleich ist durch die Organisation zu erbringen und muss für die Zewo nachvollziehbar sein.
Der Anteil für Projekte und Dienstleistungen am Gesamtaufwand der Organisation liegt innerhalb der Bandbreite für vergleichbare Organisationen und beträgt mindestens 65% *. Das heisst, der Anteil für die Administration und die Mittelbeschaffung beträgt max. 35%.
Der Anteil für Fundraising und Werbung am Gesamtaufwand der Organisation liegt innerhalb der Bandbreite für vergleichbare Organisationen und beträgt maximal 25% *.
* Die Grenzwerte basieren auf der Zewo-Studie 2015: «Kennzahlen und Benchmarks für Hilfswerke». Die Daten werden regelmässig von der Zewo anhand von Folgestudien überprüft und wenn nötig aktualisiert.
Was muss eingereicht werden? Jahresrechnung mit Kennzahlen nach Zewo-Methodik oder Deklaration
Wie wird der Standard geprüft? Es wird beurteilt, ob die deklarierten Kennzahlen im Wesentlichen der Zewo-Methodik entsprechen. Insbesondere müssen Umlagen auf Projekte und Dienstleistungen nachvollziehbar sein. Die beiden Kennzahlen werden im Einzelfall anhand differenzierter Grenzwerte/Bandbreiten beurteilt. Dabei werden die Kriterien Tätigkeit, Grösse, Struktur und Finanzierung der Organisation berücksichtigt. Wird die Kennzahl durch besondere, nachvollziehbare Faktoren verzerrt (z.B. Freiwilligenarbeit), muss dies als Ausnahme betrachtet werden. Der Anteil Fundraising und Werbung im Verhältnis zu den Spendeneinnahmen wird orientierungshalber beurteilt, ist aber nicht Teil des Standards.
Die Organisation setzt sich laufend mit der Wirkung ihrer Kerntätigkeit auseinander. Sie definiert dazu Ziele. Diese werden regelmässig überprüft. Die entsprechenden Verantwortlichkeiten sind klar.
Zur Überprüfung des wirkungsorientierten Handelns dienen folgende Fragestellungen:
• Was wollen wir als Organisation erreichen?
• Mit welchen Strategien wollen wir diese Ziele erreichen?
• Welche Mittel und Fähigkeiten haben wir, um diese Strategien umzusetzen?
• Wie wissen wir, ob wir Fortschritte machen?
• Was haben wir bisher erreicht und was noch nicht?
Die Organisation integriert das Thema Wirkung in geeigneter Form in die öffentliche Berichterstattung.
Was muss eingereicht werden? Schriftlich formulierte Wirkungsziele auf Organisations- und/oder Dienstleistungs- bzw. Projektebene, Jahresbericht und/oder andere Berichte mit relevanten Informationen; nach Bedarf: Erläuterungen zu Ablauf und Verantwortlichkeiten bei der Erarbeitung und Überprüfung von Wirkungszielen.
Wie wird der Standard geprüft? Der Standard ist im Wesentlichen erfüllt, wenn die Organisation Wirkungsziele definiert hat und in der öffentlichen Berichterstattung über das Thema Wirkung berichtet. Darüber hinaus wird die Wirkungsorientierung der Organisation individuell eingeschätzt.
Die Organisation ist nicht überschuldet, das Organisationskapital ist positiv.
Das Organisationskapital deckt den Gesamtaufwand der Organisation für mindestens drei und höchstens 18 Monate. Liegt das Organisationskapital ausserhalb dieser Bandbreiten, definiert die Organisation Reserveziele, die aus ihrer Sicht der Situation angemessen sind.
Das Organisations- plus Fondskapital deckt den Gesamtaufwand der Organisation für mindestens drei und höchstens für 24 Monate. Liegt das Organisationskapital plus Fondskapital ausserhalb dieser Bandbreite, definiert die Organisation Reserveziele, die aus ihrer Sicht der Situation angemessen sind.
Was muss eingereicht werden? Jahresrechnung; bei Bedarf: Beschreibung der Reservenziele und diesbezüglichen Massnahmen
Wie wird der Standard geprüft? Der Standard ist erfüllt, wenn die beiden Kennzahlen innerhalb der Bandbreiten gemäss Standard liegen. Ansonsten muss die Organisation Reservenziele definiert haben. Die Organisation darf nicht überschuldet sein.
Die Organisation informiert in der jährlichen Berichterstattung über ihre gesamte Tätigkeit. Die jährliche Berichterstattung umfasst einen Jahresbericht mit einem Teil zur erbrachten Leistung sowie die revidierte Jahresrechnung nach Swiss GAAP FER 21.
Die Organisation veröffentlicht die jährliche Berichterstattung (Jahresbericht und den Revisionsbericht mit der revidierten Jahresrechnung nach Swiss GAAP FER 21) frei zugänglich auf ihrer Webseite.
Abweichungen von Abs. 2 sind in folgenden Fällen möglich:
Was muss eingereicht werden? Jahresbericht, Jahresrechnung; falls vorhanden: weitere Bestandteile der jährlichen Berichterstattung
Wie wird der Standard geprüft? Die jährliche Berichterstattung muss die Anforderungen des Standards erfüllen und auf der Website veröffentlicht werden. Der Teil zu den erbrachten Leistungen muss die Anforderungen von Swiss GAAP FER 21, Ziffer 26-28 (inhaltliche Anforderungen) und 48-49 (qualitative Anforderungen) erfüllen.
Die Organisation erstellt ihre Jahresrechnung nach dem Rechnungslegungsstandard Swiss GAAP FER und wendet Swiss GAAP FER 21 – Rechnungslegung für gemeinnützige Non-Profit-Organisationen – an.
Der Fundraising- und allgemeine Werbeaufwand sowie der administrative Aufwand werden nach der von der Zewo veröffentlichten Methodik berechnet und ausgewiesen.
Was muss eingereicht werden? Revisionsbericht mit revidierter Jahresrechnung, Umfassender Bericht der Revisionsstelle bei ordentlicher Revision; falls vorhanden: Managementletter der Revisionsstelle
Wie wird der Standard geprüft? Grundsätzlich hat die Revisionsstelle der Organisation die Aufgabe zu prüfen und zu bestätigen, dass die Jahresrechnung gemäss den relevanten Bestimmungen von Swiss GAAP FER erstellt wurde. Es sind dies für grosse Organisationen (> CHF 10 Mio. Bilanzsumme / > CHF 20 Mio. Umsatz / > 50 FTE) Gesamt-FER + FER 21, für kleinere Organisationen nur Kern-FER + FER 21, für konsolidierungspflichtige Organisationen zusätzlich FER 30. Die Zewo prüft, dass es keine wesentlichen Abweichungen davon gibt. Wichtige Bestimmungen von Swiss GAAP FER und FER 21 sind namentlich: Klarheit der Rechnungslegung, Aussagekraft und Transparenz für Spender/-innen, Konsolidierung von beherrschten Organisationen, Ausweis und Verbuchung von zweckgebundenen Spenden, Offenlegung der relevanten Informationen im Anhang
Die Organisation lässt ihre Jahresrechnung nach Swiss GAAP FER durch eine unabhängige, fachlich befähigte Revisionsstelle prüfen:
Die Revisionsstelle erstattet schriftlich Bericht über das Ergebnis der Revision. Der Bericht enthält entsprechend der Art der Revision:
* Das heisst: gemäss Swiss GAAP FER 21 als klein gelten, weil zwei der folgenden Kriterien erfüllt sind: < CHF 2 Mio. Bilanzsumme / < CHF 1 Mio. Umsatz / < 10 FTE.
Was muss eingereicht werden? Revisionsbericht mit revidierter Jahresrechnung, Umfassender Bericht der Revisionsstelle bei ordentlicher Revision; falls vorhanden: Managementletter der Revisionsstelle
Wie wird der Standard geprüft? Grosse Stiftungen (> CHF 20 Mio. Bilanzsumme / > CHF 40 Mio. Umsatz / > 250 FTE) und grosse Vereine (> CHF 10 Mio. Bilanzsumme / > CHF 20 Mio. Umsatz / > 50 FTE) müssen eine ordentliche Revision durchführen lassen, kleinere Stiftungen eine eingeschränkte Revision oder eine freiwillige Prüfung nach Schweizer Prüfungsstandards, kleinere Vereine eine Review oder eine freiwillige Prüfung nach Schweizer Prüfungsstandards. Die Revisionsstelle muss die Anforderungen des Standards (Zulassung und Unabhängigkeit) erfüllen. Der Revisionsbericht muss Swiss GAAP FER bestätigen. Es wird geprüft, ob aus der Berichterstattung der Revisionsstelle Abweichungen von den Zewo-Standards ersichtlich sind.
Übersteigen die Finanzanlagen und der Wert von allfälligen Renditeliegenschaften 2 Millionen Franken, erstellt die Organisation ein Anlagereglement.
Darin berücksichtigt sie die Risikofähigkeit und die Liquiditätsbedürfnisse der Organisation, die Ertragsziele ihrer Finanzanlagen sowie den Zweck der Organisation. Sie beachtet im Reglement zudem soziale und ökologische Aspekte sowie Kriterien zur guten Unternehmensführung (Governance).
Was muss eingereicht werden? Jahresrechnung; bei Bedarf: Anlagereglement
Wie wird der Standard geprüft? Falls ein entsprechendes Anlagevermögen vorhanden ist, muss ein vom obersten Leitungsorgan genehmigtes Anlagereglement vorliegen. Es wird beurteilt, ob das Anlagereglement die Aspekte Umwelt, Soziales und gute Unternehmensführung (Governance) beachtet. Dies kann z.B. in Anlehnung oder unter Verweis auf die nachstehenden zwei gängigen Standards erfolgen: Environmental, social and corporate governance ESG und Socially responsible investing SRI. Es dürfen keine Verstösse gegen das Anlagereglement erkennbar sein.
Ist die Organisation Teil eines nationalen Netzwerks mit einer gesamtschweizerischen oder überregionalen Organisation ( Dach- / Mutterorganisation) und rechtlich selbstständigen, regionalen oder thematischen Sektionen mit ähnlichem Namen und analoger Zweckbestimmung (Unterorganisationen) gilt:
Gehört zu einer gemeinnützigen Organisation ein rechtlich selbstständiger Gönnerverein o.ä. kann dieser das Gütesiegel ebenfalls im erleichterten Verfahren als Unterorganisation erlangen.
* Das heisst: Zwei der folgenden Kriterien sind erfüllt: < CHF 10 Mio. Bilanzsumme / < CHF 20 Mio. Umsatz / < 50 FTE FTE
Was muss eingereicht werden? –
Wie wird der Standard geprüft? Der Standard ist grundsätzlich erfüllt, wenn sich alle Unterorganisationen einer Dachorganisation auf die Einhaltung der Zewo-Standards prüfen lassen. Andernfalls soll die Dachorganisation ihre Politik in Bezug auf die Unterorganisationen darlegen, erläutern wie sie sich der zweckbestimmten Verwendung weitergeleiteter Mittel versichert und die Unterorganisationen, die sich nicht prüfen lassen, offen legen. Die (erleichterte) Prüfung der Unterorganisationen ist im Reglement zum Zewo-Gütesiegel festgehalten.
Ist die Organisation Teil eines internationalen Netzwerkes, behält sie die Verantwortung für den Einsatz der ihr anvertrauten Mittel. Die Verantwortung kann nicht an den Hauptsitz oder ein anderes Mitglied des internationalen Netzwerks abgetreten werden. Insbesondere:
Was muss eingereicht werden? Statuten; nach Bedarf: Vereinbarungen mit internationalem Netzwerk, Stellenbeschriebe, Nachweise der zweckbestimmten Mittelverwendung im internationalen Netzwerk (z.B. Jahresrechnung, Bestätigungen der Revisionsstelle)
Wie wird der Standard geprüft? Es wird individuell beurteilt, ob die Organisation die folgenden Kriterien erfüllt: Mehr als die Hälfte der Projektmittel wird für konkrete Projekte unter der Mitverantwortung der Organisation eingesetzt. Sie verfügt über angemessen qualifiziertes Personal im Bereich der Umsetzung, des Monitorings und der Evaluation von EZA-Projekten. Das oberste Leitungsorgan der Organisation setzt eigene strategische Prioritäten. Die Organisation kann über den Einsatz ihrer Ressourcen grösstenteils selber entscheiden und die Unterstützung von Projekten und Programmen von sich aus beenden. Die Organisation muss zudem erläutern, wie sie die zweckbestimmte Verwendung der übrigen Mittel sicherstellt, respektive wie diese im internationalen Netzwerk sichergestellt wird.
Spenden sammelnde Organisationen respektieren, dass Spenden auf Freiwilligkeit beruht. Die Entscheidung zu spenden wird nicht durch Druck, realitätsfremde Über- oder Untertreibungen, inhaltliche Verzerrungen, Zwang, Einschüchterung oder das Schüren von Ängsten beeinträchtigt. Insbesondere heisst dies:
Spenden sammelnde Organisationen respektieren den Willen der Spenderinnen und Spender. Sie legen ihren Sammlungszweck klar dar. Zweckbestimmte Spenden werden separat erfasst und ausgewiesen. Will eine Organisation über die gesammelten Spendengelder frei im Rahmen des Organisationszwecks verfügen können, muss dies aus dem Sammlungsaufruf erkennbar sein.
Spenden sammelnde Organisationen respektieren die Rechte der Unterstützten, insbesondere von Kindern, und wahren deren Würde. Sie verwenden im Fundraising keine Materialien oder Methoden, die diese Würde untergraben. Sie verzichten zum Schutz der Kinder auf die Werbung mit Patenschaften, bei denen ein einzelnes Kind ausgewählt und den Patinnen oder Paten die Möglichkeit geboten wird, das Kind im Ausland zu kontaktieren (Einzel-Kinderpatenschaft).
Spenden sammelnde Organisationen kommunizieren ehrlich und klar. Sie verwenden in der Spendenwerbung überprüfbare Sachverhalte und machen über die Kosten für das Fundraising und die Werbung sowie über den administrativen Aufwand richtige und vollständige Angaben.
Spenden sammelnde Organisationen respektieren die Gesetze. Sie nehmen kein Bargeld entgegen, von dem sie annehmen müssen, dass sie aus strafbaren Aktivitäten stammen.
Spenden sammelnde Organisationen wahren ihre Unabhängigkeit. Sie nehmen keine Gelder entgegen, die sie in der Freiheit ihrer Entscheidungen oder Meinungsäusserungen beeinträchtigen.
Was muss eingereicht werden? Sammlungsaufrufe, für Direct-Dialog eingesetzte Unterlagen, Deklaration; falls vorhanden: Richtlinien zur Annahme von Geldern
Wie wird der Standard geprüft? Es wird individuell beurteilt, ob die Sammlungsaufrufe oder andere Unterlagen zur Spendensammlung dem Standard entsprechen. Kriterien dafür sind namentlich Darlegung des Sammlungszwecks, Unterscheidung und Erkennbarkeit von zweckgebundenen und freien Sammlungen, klare, ehrliche und respektvolle Kommunikation, sowie richtige Angaben über die Kosten des Fundraisings. Handlungen und Meinungsäusserungen dürfen nicht durch einzelne Finanzierungsquellen eingeschränkt werden. Beschwerden oder Hinweise von Dritten auf mögliche Verstösse zum Standard werden geprüft.
Die Organisationen dürfen gesammelte Daten und Adressen von Spenderinnen und Spendern, Mitgliedern, Freunden und Interessenten weder verkaufen, noch vermieten oder tauschen. Sie dürfen neue Adressen von Adressvermittlungsfirmen mieten oder kaufen.
Die Bestimmungen des Datenschutzes bleiben in jedem Falle vorbehalten; insbesondere müssen die Organisationen den Forderungen von Adressaten ihrer Werbemassnahmen Rechnung tragen, wenn diese keine oder weniger Sammlungsaufrufe erhalten wollen.
Bei Erstkontakten sind die Wünsche von Personen, die nicht kontaktiert werden wollen, zu berücksichtigen.
Wünschen Personen, dass sie nicht mehr oder weniger oft kontaktiert werden, setzen die Spenden sammelnden Organisationen dies schnell und ohne Hindernisse um.
Die Organisationen beachten besonders, dass Spendensammlungen per Telefon, SMS oder E-Mail, an der Haustüre und auf öffentlichem Grund keine aufdringliche Wirkung haben und sich die angesprochenen oder besuchten Personen nicht zur Spende gedrängt fühlen. Das Gespräch oder der Besuch ist sofort abzubrechen, wenn die kontaktierte Person zu erkennen gibt, dass sie keine Fortsetzung des Gesprächs wünscht.
Spenden sammelnde Organisationen verfügen über eine klare, gut sichtbare und einfach aufrufbare aktuelle Datenschutzerklärung auf ihrer Webseite.
Was muss eingereicht werden? Datenschutzerklärung auf Website, Deklaration
Wie wird der Standard geprüft? Der Standard ist erfüllt, sofern keine Verstösse dagegen erkennbar sind. Beschwerden oder Hinweise von Dritten auf mögliche Verstösse zum Standard werden geprüft. Die Datenschutzerklärung muss auf der Webseite verfügbar sein.
Für Organisationen, die im Fundraising und in der Kommunikation mit Dritten zusammenarbeiten, gelten folgende Regeln:
Was muss eingereicht werden? Verträge mit externen Fundraisern, Deklaration
Wie wird der Standard geprüft? Die vertraglichen Vereinbarungen mit externen Fundraisern müssen dem Standard entsprechen. Beschwerden oder Hinweise von Dritten auf mögliche Verstösse zum Standard werden geprüft.
Die Bestimmungen dieses Standards gelten für Organisationen, die regelmässig nationale oder überregionale* Sammlungen und Aktionen zur Gewinnung von neuen Spendern, Gönnern oder Mitgliedern durchführen sofern sie mehr als 5 Millionen Franken Spenden** einnehmen.
Die Zewo koordiniert die Daten dieser Sammlungen jährlich im Schweizerischen Sammlungskalender. Er umfasst folgende Teile:
Jede Organisation erhält innerhalb eines Kalenderjahres maximal drei Sammelzeiten. Organisationen, die in mehreren Themenbereichen sammeln, können in mehreren Teilkalendern vertreten sein. Sie erhalten insgesamt auch maximal drei Termine.
Basierend auf den Terminen des Vorjahrs erstellt die Zewo jeweils einen Entwurf des Kalenders, in den sie maximal zwei Termine pro Organisation überträgt. Organisationen, die einen dritten Sammlungstermin beanspruchen, können diesen danach für einen freien Platz beantragen. Pro Quartal erhält jede Organisation höchstens zwei Termine im Sammlungskalender.
Sind in einem Teilkalender in einem Quartal nur noch wenige Termine frei, können Organisationen, die neu in diesem Quartal sammeln wollen, einen parallelen Sammlungstermin beantragen. So sind ausnahmsweise vier parallele Sammlungen möglich.
Ist eine Organisation mit der Zuteilung nicht einverstanden, so ist eine Umteilung in gegenseitiger Absprache mit einer anderen Organisation möglich. Kommt es zu keiner Einigung, so setzt die Geschäftsstelle der Zewo die Sammlungszeit fest. Sie achtet dabei darauf, dass die Organisationen ihren gewohnheitsmässigen Sammlungstermin nach Möglichkeit beibehalten können. Die Organisation kann gegen den Entscheid der Geschäftsstelle innert 30 Tage beim Stiftungsrat Beschwerde wegen Willkür erheben. Die Beschwerde ist mit einem Antrag zu versehen und zu begründen. Der Zewo-Stiftungsrat entscheidet endgültig.
In der Regel dauert eine Sammlungszeit 2 Wochen, wobei der Vertrag von adressierten und unadressierten Sammlungsaufrufen jeweils in der zweiten Woche vorgesehen ist. Verlängerungen für den Verkauf von Abzeichen, Marken oder anderen Artikeln sind bis max. 6 Wochen möglich. Geschenkte Werbeplätze für Füllerinserate oder den Überhang von Plakaten werden im Sammlungskalender nicht erfasst.
Werbung ohne Sammlung ist in allen Medien während des ganzen Jahres möglich. Unter Sammlung wird ein Aufruf zur unmittelbaren finanziellen Unterstützung der Organisation oder einer bestimmten Sammelaktion verstanden.
Ausserhalb des Sammlungskalenders sind folgende Sammlungen möglich:
* Um zu bestimmen, ob eine Sammlung überregional ist, kann die ständige Wohnbevölkerung per 31.12.2011 in den sieben Grossregionen der Schweiz gemäss Bundesamt für Statistik (BFS) als Anhaltspunkt herangezogen werden:
1. Region Genfersee: Kantone Genf, Waadt und Wallis 1,50 Mio.
2. Espace Mittelland: Kantone Bern, Solothurn, Freiburg, Neuenburg und Jura 1,77 Mio.
3. Nordwestschweiz: Kantone Basel, Aargau 1,08 Mio.
4. Zürich: Kanton Zürich 1,39 Mio.
5. Ostschweiz: Kantone St.Gallen, Thurgau, Appenzell, Glarus, Schaffhausen, Graubünden 1,11 Mio.
6. Zentralschweiz: Kantone Uri, Schwyz, Obwalden, Nidwalden, Luzern, Zug 0,76 Mio.
7. Tessin: Kanton Tessin 0,34 Mio
Diese Gebiete umfassen immer ganze Kantone und entsprechen somit nur teilweise den tatsächlichen Verhältnissen. Sie zeigen aber die Grössenordnung auf. Gewisse geographische Abweichungen sind möglich.
** Gemäss Zewo-Spendenstatistik zählen folgende Einnahmen zu den Spenden: Einzelspenden, Mitglieder- und Gönnerbeiträge, Patenschaften, Anlässe, Legate, Spenden von Institutionen (z. B. NPOs, Firmen, Kirchen, Kantone, Gemeinden) sowie weitere und nicht zuordenbare Spenden. Im Rahmen des Prüfverfahrens wird jeweils der Einzelfall beurteilt.
Was muss eingereicht werden? Jahresrechnung; situationsbedingt: Anmeldeformular
Wie wird der Standard geprüft? Organisationen, die die Aufnahmebedingungen erfüllen, müssen sich für den Sammlungskalender anmelden und ihre Sammlungen gemäss dem Standard koordinieren. Beschwerden oder Hinweise von Dritten auf mögliche Verstösse zum Standard werden geprüft.