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Ein Leser fragt:
Ich wurde kürzlich als Buchhalterin für ein kleines Fertigungsunternehmen eingestellt. Mein Chef, der Eigentümer, verwendet das Geschäftsbankkonto für den persönlichen Gebrauch-und es macht mich verrückt! Er zieht Geld mit einer Debitkarte für persönliche Ausgaben ab. Letzte Woche kaufte seine Frau einen großen Bildschirmfernseher für ihr Zuhause mit einem leeren Scheck, den er beim Geschäftskonto unterschrieben hatte. Von einem Tag bis zum nächsten weiß ich nie, wie viel Geld das Geschäft haben wird. Ich habe erklärt, dass es beste Praxis ist, geschäftliche und persönliche Mittel zu trennen, aber er sagt mir, dass es keine Rolle spielt, da das Unternehmen ein LLC ist und er der einzige Eigentümer ist. Wer hat Recht? Mein Chef? Oder ich? Und was soll ich machen?
-Roxanne aus New York
Ausgezeichnete Frage, Roxanne. Sie haben in diesem Fall Recht.
Geschäftsinhaber sollten kein Geschäftsbankkonto für den persönlichen Gebrauch verwenden. Es ist eine schlechte Praxis, die zu anderen Fragen führen kann, einschließlich rechtlicher, operativer und steuerlicher Probleme.
Wenn das Unternehmen wächst, werden auch die Probleme wachsen. Das heißt, wenn das Unternehmen wachsen kann. Viele Unternehmen, die in der finanziellen Weise betrieben wurden, wachsen nicht so, wie sie sollten oder können.
Ich schlage vor, Sie stellen dem Geschäftsinhaber eine Kopie dieses Artikels zur Verfügung. Es hat alle Gründe, Ihnen zu helfen, ihn zu überzeugen. Am Ende finden Sie eine Liste der besten Verfahren.
Warum sollten Sie ein Geschäftsbankkonto für persönliche
Hier 7 Gründe, warum Kleinunternehmer kein Geschäftsbankkonto für den persönlichen Gebrauch verwenden sollten. Das Kommissionieren erhöht die folgenden Gefahren:
1. macht es schwieriger, den Cashflow zu verwalten
Die Cashflow-Situation des Unternehmens wird verwirrend und schwerer zu vorhergesagt, wenn er geschäftlich und persönliche Mittel vermerkt ist .
Zum Beispiel hat das Unternehmen möglicherweise nicht genügend Mittel, wenn eine wichtige Geschäftsrechnung fällig ist. Wieso den? Weil der Eigentümer diese genaue Zeit für die Zahlung persönlicher Ausgaben aus dem Geschäftskonto entscheidet.
Einige Eigentümer schauen sich ihren Bankguthaben an, sehen, dass dort Geld gibt, und denken, sie können es ausgeben. Dies könnte zu einer Cashflow-Krise führen.
2. erodiert den persönlichen Haftungsschutz
Ein Eigentümer einer Gesellschaft oder einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung (LLC) kann aufgrund des Aufkünften von persönlichem und geschäftlichen Unternehmen persönlich für Unternehmensschulden haftbar gemacht werden Mittel.
Eine der Motivationen für Eigentümer, LLCs oder Unternehmen einzurichten, besteht darin, die persönliche Haftung für Unternehmensschulden zu begrenzen. Wenn der Eigentümer das Geschäft jedoch so betreibt, als ob es nicht separat existiert, z.
Gerichte sind “Pierce the Corporate Veil” bekannt. Dies bedeutet, dass sie den Eigentümer für Unternehmensschulden haftbar machen können.
One-One-One-Owner-LLCs und Unternehmen sind am stärksten gefährdet, wenn der Unternehmensschleier durchbohrt werden. Ihre Besitzer gehen davon aus, dass die Trennung von Geldern keine Rolle spielt, weil sie der einzige Besitzer sind. Sie denken: “Wer wird Einwände erheben, wenn ich mein Geschäftskonto für den persönlichen Gebrauch verwende?” Ein Gläubiger des Unternehmens, das ist wer.
Wenn das Unternehmen die Schulden für die Geschäftsverschuldung zurückschließt, könnte ein unbezahlter Gläubiger den Eigentümer mit rechtlichen Schritten verfolgen.
3. Überbewertet oder unterschätzt Steuerabzüge
Um als Geschäftsabzugsabzüge zu qualifizieren, müssen die Kosten für geschäftliche Zwecke erfolgen. Wenn Sie mit einem Geschäftsbankkonto persönliche Rechnungen bezahlen, wird es schwieriger, Geschäftskosten zu identifizieren. Infolgedessen können Sie legitime Abzüge übersehen. Oder Sie können die persönlichen Ausgaben fälschlicherweise als Geschäft kategorisieren, was zu Strafen und einer großen Steuerrechnung des IRS führt, wenn Sie geprüft werden.
Dieses Problem wird verschärft, wenn die Eigentümer die Finanzunterlagen nicht auf dem neuesten Stand halten. Zu viele Eigentümer warten bis einmal im Jahr zur Steuerzeit, um die Ausgaben zu kategorisieren.
Wenn März oder April herumläuft, verblasst das Gedächtnis. Möglicherweise müssen sie eine Schublade von Quittungen durchsuchen, um festzustellen, dass die Dokumentation fehlt. Oder vielleicht haben sie vergessen, ob etwas geschäftlich oder persönlich war. Es ist fruchtbarer Boden für Fehler.
4. macht die Buchhaltung unnötig komplex
Die Aufrechterhaltung der genauen Buchhaltungsunterlagen ist schwieriger, wenn Sie das Kommverdenken.
Sie müssen zusätzliche Arbeiten erledigen, um die persönlichen Ausgaben von den Geschäftskosten zu trennen. Sie können den Bankkonto-Transaktionsgeschichte nicht einfach auf QuickBooks, Xero oder Zoho Books herunterladen und wissen, dass alle Ausgaben geschäftlich zu tun haben.
Stattdessen muss jemand die Kosten sorgfältig durchkämmen und neu kategorisieren. Es ist ein unnötiger manueller Schritt, der die Geschäftsproduktivität sucht. Außerdem verblasst das Gedächtnis und macht es umso schwieriger, sich neu zu kategorisieren, wenn Sie nicht sofort dazu kommen.
5. führt zu Einwänden anderer Stakeholder
Aktionäre, Investoren und Geschäftspartner möchten nicht, dass Sie das Geschäft behandeln, so wie es Ihre persönliche Schweinehöhe Bank ist.
Der Gründer von WeWork hat dies auf die harte Tour entdeckt. Das hochfliegende Unternehmen, einst im Wert von 47 Milliarden US-Dollar, beantragte im Sommer 2019 einen Börsengang. Die Angaben zur Einreichung ergaben die Selbsthändler des Gründers, einschließlich persönlicher Kredite, die er vom Unternehmen zu unterhalb des Marktes erhielt.
Mit anderen Worten, der Gründer leitete die Unternehmensfonds auf persönliche Zwecke ab.
Der größte Investor des Unternehmens zwang ihn als CEO aus. Am Ende musste er von der Firma zurücktreten, die er gründete!
WeWork ist ein hochkarätiges Beispiel. Denken Sie jedoch daran, dass die Stakeholder selbst in einem kleinen Unternehmen ohne Pläne für einen anfänglichen öffentlichen Angebot wegen Veruntreuung von Geldern, Betrug oder Verstoß gegen die Treuhandpflicht verklagen könnten. Wenn es also andere Eigentümer oder Investoren gibt, werden Sie schließlich mit Ihnen persönliche Ausgaben aus einem Geschäftskonto einholen.
6. Könnte einen Teil des Unterkapitels Nutzen
Negieren, die kontrollierte Konten einen Affenschlüssel in den Steuerplan des besten Unterkapitels werfen können.
Ein Unterkapitel S ist eine Wahl, die Sie mit dem IRS treffen, um Steuern als Durchgang zu behandeln und die doppelte Besteuerung sowohl des Unternehmens als auch des Eigentümers zu vermeiden.
Ein weiterer Vorteil eines Unterkapitels ist, dass die Beschäftigungssteuern (Medicare-und Sozialversicherungssteuern) für den Eigentümer senken können. So funktioniert es. Der Eigentümer wird Mitarbeiter des Unternehmens. Solange er ein angemessenes Gehalt nimmt, muss der Eigentümer keine Beschäftigungssteuern für Unternehmensausschüttungen über das Gehalt zahlen.
Wenn der Eigentümer jedoch nicht-salare Verteilungen einnimmt, ohne einen guten Überblick darüber zu behalten, wie viel er ausgibt, könnte er gegen das IRS rennen. Wie? Durch die Übernahme von Verteilungen, die sein Gehalt weit übertreffen. Das Steuerrecht verlangt, dass das Gehalt des Eigentümers im Vergleich zu Gewinnverteilungen nicht unangemessen niedrig ist.
Was passieren kann, ist, dass der Eigentümer den Überblick verliert, wie viel er für persönliche Zwecke aus dem Unternehmen herausnimmt. Dies ist einfach zu tun, wenn Sie persönliche und geschäftliche Ausgaben mischen und keine guten Buchhaltungskontrollen haben.
Wie nolo.com feststellt, “, wenn der IRS zu dem Schluss kommt, dass ein S-Körperbesitzer versucht hat, die Lohnsteuern zu entziehen Beschäftigungssteuern und-strafen, die Lohnsteuerstrafen von bis zu 100% plus Fahrlässigkeitsstrafen umfassen können. Es geht um Finanzen, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit des Erfolgs. Wenn Sie locker-Goosey-Bankkonten mit Bankkonten bearbeiten, kann dies dazu führen, dass Ihr Unternehmen auf andere Weise keine steuerliche Disziplin fehlt. Und das stellt ein unnötiges Hindernis vor sich.
Alle Finanzberichte können ein ungenaues Bild des Unternehmens zeigen, da sie möglicherweise persönliche Ausgaben enthalten. Wie in aller Welt können Sie eine nützliche Gewinn-und Verlustaussage (P & L) ohne saubere Daten generieren?
Müssen Sie zumindest aufhören, um zuerst Ihre Daten zu bereinigen. Dies raubt Ihnen Echtzeit-Berichtsfunktionen.
Insgesamt wird es schwieriger, das Geschäft mit Gewinn und Erfolg zu verwalten, indem sie persönliche und geschäftliche Fonds mischen und keine Disziplin aufrechterhalten.
Best Practices für geschäftliche und persönliche Ausgaben
Die meisten kleinen Unternehmen beginnen mit dem Eigentümer, um das Unternehmen zu gründen. Aus Sicht des Eigentümers scheint es also vollkommen in Ordnung zu sein, persönlich und geschäftlich weiter zu mischen. Laut einer Umfrage gaben 27% der Geschäftsinhaber zu, dasselbe Konto für geschäftliche und persönliche Konten zu verwenden.
Aber es ist nicht in Ordnung, nach dem Betrieb des Unternehmens zu preisenden Fonds. Folgen Sie diesen 8 Best Practices:
Separate Geschäfts-und persönliche Bankkonten
Ein Kleinunternehmer sollte immer zwei Girokonten haben: ein persönliches Konto und ein Geschäftskonto.
Es ist so viel einfacher, wenn Sie Ihr Geschäft und Ihr persönliches Leben getrennt und gut organisiert haben. Lesen Sie mehr von der Steuerexpertin Barbara Weltman, warum Sie Ihre Geschäftsfinanzen trennen müssen.
Nehmen Sie ein Gehalt
Der Besitzer sollte sich mit einem Gehalt einstellen. Wenn es sich um ein Unternehmen oder ein Unterkapitel handelt, sollte der Eigentümer zum Angestellten ernannt werden. Für einen alleinigen Inhaber konnte sie einfach alle zwei Wochen eine regelmäßige Auszahlung oder Überweisung in ein persönliches Konto einrichten.
Dies erzwingt die Trennung von Geldern. Das Gehalt ist die Hauptmethode, um die Gewohnheit zu unterteilen, in unregelmäßigen Abständen in Geschäftskontrollen einzusteigen.
Nehmen Sie Gewinnverteilungen in Pauschalbeträgen
Einzelbesitzer und LLC-Eigentümer nehmen häufig Gewinnausschüttungen über ihr Gehalt. Dies ist eine akzeptierte Praxis.
Aber der beste Weg, dies zu tun, besteht darin, Verteilungen als geplante Pauschalzusammenzüge zu nehmen.
Nehmen Sie sie nicht als unregelmäßige Geldautomatenabhebungen oder indem sie hier und da persönliche Rechnungen bezahlen. Es macht die Planung viel schwerer. Außerdem werden die Gelder eher verblüfft, anstatt für wichtige Zwecke wie einen einfachen oder 401.000 Ruhestandsplan vorgesehen zu sein.
Machen Sie die Verteilungen ein oder ein paar Mal im Jahr zu einem geplanten Ereignis. Bauen Sie sie in Ihre Steuer-und Altersvorsorgeplanung auf. Machen Sie sie zu einem Teil Ihrer Wachstumsstrategie.
Verwenden Sie separate Kreditkarten
Eine andere schlechte Praxis ist, wenn der Eigentümer dieselbe Kreditkarte sowohl für persönliche als auch für das Geschäft verwendet.
Dies führt zu Verwirrung der Bilanzierung. Es kann zu Fehlern führen, wenn es Zeit ist, Steuerabzüge zu beantragen.
Es fügt Ihrer Buchhaltung auch zusätzliche Schritte hinzu. Sie können Ihre monatliche Transaktionshistorie nicht einfach in Ihre Buchhaltungssoftware herunterladen und alle Geschäftsgebühren an einem Ort haben. Genau wie bei Ihren Bankkontounterlagen müssen Sie diese manuell sortieren.
Beantragen Sie eine Geschäftskreditkarte, sobald Sie regelmäßig Einnahmen erzielen. Es wird auch dazu beitragen, eine separate Kreditgeschichte für das Geschäft zu schaffen.
Halten Sie gute Aufzeichnungen für Steuern
Halten Sie Ihre Steuerunterlagen das ganze Jahr über auf dem neuesten Stand. Die Auswirkungen des Aufschubs können kostspielig sein.
Gute Aufzeichnungen hilft Ihnen, sich keine Steuerprobleme herauszuhalten. Oft ist es keine schlechte Absicht, dass Kleinunternehmer mit dem IRS und anderen Steuerbehörden in heißes Wasser in heißes Wasser bringen. Schlechte Buchhaltung und mangelnde Dokumentation verursachen vielmehr unnötige Probleme. Es ist ein erzwungener Fehler.
Schlechte Aufzeichnungen können auch dazu führen, dass Sie mehr Steuern zahlen.
Eine gute Steuerplanung wird schwierig, wenn Sie kein klares finanzielles Bild haben. Sie werden also wahrscheinlich nur zur Steuerzeit ankommen, um festzustellen, dass es Strategien gibt, die Sie anstellen können, um Steuern zu senken. Aber weil Sie keine guten Bücher und die Fähigkeit hatten, vor dem Ende des Steuerjahres nach vorne zu schauen, haben Sie es verpasst.
Verwalten Sie ein Budget
In Unternehmen Sie werden eher gedeihen und erfolgreich sein, wenn Sie Ziele und ein Budget festlegen.
Dies umfasst das Einstellen eines Budgets, um sich ein “Gehalt zu zahlen. Es fehlt Ihnen ein klares Bild davon, was Ihre monatliche Verbrennungsrate für das Geschäft für das Geschäft ist. Ihre Verbrennungsrate sollte in Ihr Gehirn verbrannt werden!
Als Eigentümer müssen Sie auch wissen, wie viele Verkäufe Sie jeden Monat tätigen müssen, um Ihre Verbrennungsrate abzudecken.
Sie erreichen Ihre Ziele viel wahrscheinlicher, wenn Sie immer genau wissen, was es braucht, um jeden Monat einen Gewinn zu erzielen. Kurz gesagt, Sie müssen immer wissen:
- Wie viel Ihr Unternehmen verdienen muss und
- , wie viel es ausgeben kann.
Stellen Sie sicher, dass Sie einen monatlichen Gewinn-und Verlusterklärung und andere Finanzberichte abgeben. Sie helfen Ihnen, auf dem richtigen Weg zu bleiben.
Zahlen immer rechtzeitig
Wenn Sie bei Fälligkeit keine Verpflichtungen zahlen, dies ist eine wichtige Zeit, wenn Fragen über den persönlichen Gebrauch von Geschäftsfonds auftreten. Alles kann gut gehen, da niemand Einwände erhebt, bis das Unternehmen nicht mehr zahlt.
Faustregel im Geschäft: Zahlen Sie allen, die Sie pünktlich schulden. Auf diese Weise vermeiden Sie einen großen Teil legaler Verstrickungen.
Respektieren Sie andere Stakeholder
Wenn Sie einen Investor, einen Geschäftspartner, Aktionäre oder Mitglieder in einem LLC haben-sind Sie bei der Handhabung von Fonds besonders gewissenhaft. Respektieren Sie, dass sie das Recht haben, zu wissen, wie Geschäftsgelder verwendet werden, und ein Mitspracherecht.
Durch die Trennung von geschäftlichen und persönlichen und den Best Practices hält es alles über Bord. Es hilft auch, das Aussehen von Unangemessenheit zu vermeiden.
Abschließend ist es eine schreckliche Möglichkeit, ein Unternehmen zu führen, wenn der Eigentümer jedes Mal, wenn der Eigentümer ein wenig Geld benötigt, auf ein Geschäftskonto eingetaucht ist. Seien Sie ein intelligenter Geschäftsinhaber.
Alle Antworten auf Leserfragen stammen aus dem Redaktionsausschuss für Kleinunternehmen mit mehr als 50 Jahren kombinierter Geschäftserfahrung. Wenn Sie eine Frage einreichen möchten, senden Sie sie bitte hier.