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Nell'ambito della legge federale sul principio di trasparenza dell'amministrazione (LTras), l'Incaricato svolge diverse funzioni:
- informa i privati che chiedono accesso a documenti ufficiali e offre loro la sua consulenza;
- offre la sua consulenza ai dipartimenti e agli uffici federali nell'ambito dell'applicazione della LTras;
- dirige la procedura di mediazione in caso di divergenze;
- consegna agli interessati una sua raccomandazione scritta;
- prende posizione in merito ad avamprogetti di legge della Confederazione nel caso in cui essi concernano il principio di trasparenza.
Il principio di trasparenza garantisce il diritto di accedere a documenti ufficiali dell'Amministrazione federale e dei Servizi del Parlamento. La legge è applicabile a tutti i documenti elaborati dopo il 1° luglio 2006. Chiunque può chiedere, senza addurre motivazioni, di consultare questi documenti. Il diritto d'accesso può tuttavia essere limitato allo scopo di tutelare interessi pubblici e privati preponderanti; l'autorità che pone delle restrizioni deve tuttavia motivare le sue posizioni.
Se un'autorità limita, differisce o nega l'accesso a un documento, il richiedente può sollecitare l'Incaricato, che avvia una procedura di mediazione. L'obiettivo di questa procedura è fare in modo che le parti giungano rapidamente a un compromesso. Se questo non fosse tuttavia possibile, l'Incaricato consegna le sue conclusioni in una raccomandazione.
L'Incaricato verifica inoltre applicazione, efficacia e costi della LTras. In merito, presenta periodicamente un rapporto al Consiglio federale.