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Signieren Sie Ihre PDFs mit einer elektronischen Signatur
Wie können Sie sicherstellen, dass ein PDF elektronisch signiert ist und gleichzeitig seine Authentizität und seinen rechtlichen Wert beibehält? Welche Lösungen gibt es, um die elektronische Signatur von PDF-Dateien in Ihrem Unternehmen zu implementieren?
In diesem Artikel werden wir die verschiedenen Technologien untersuchen, die zum elektronischen Signieren von PDF-Dokumenten verfügbar sind, und, was noch wichtiger ist, die damit verbundenen Sicherheitsstufen. Ist eine solche elektronische Signatur rechts-gültig? In der Schweiz, in Europa?
Definition der elektronischen PDF-Signatur
Die elektronische Signatur von PDF-Dateien ist ein Prozess, der es ermöglicht, ein PDF-Dokument mit einem privaten Schlüssel, der einem digitalen Zertifikat zugeordnet ist, digital zu signieren. Diese elektronische Signatur garantiert die Integrität des Dokuments, die Identität des Unterzeichners und den Zeitstempel der Unterschrift.
Die elektronische PDF-Signatur wird häufig in Geschäftsprozessen verwendet, um eine schnellere, effizientere und sicherere Dokumentenverwaltung zu ermöglichen. Sie ist in vielen Ländern gesetzlich anerkannt und durch spezifische Normen und Vorschriften ge-regelt, wie zum Beispiel die eIDAS-Verordnung in Europa oder die Schweizer ZertES-Verordnung.
Bedeutung der elektronischen PDF-Signatur in Geschäftsprozessen
Die elektronische PDF-Signatur ist zu einem wesentlichen Bestandteil moderner Geschäfts-prozesse geworden, insbesondere in Unternehmen, die eine große Menge an Dokumenten verarbeiten und eine sichere und effiziente Möglichkeit zum Signieren dieser Dokumente benötigen. Hier sind einige der Gründe, warum die elektronische PDF-Signatur in Geschäfts-prozessen wichtig ist:
Sicherheit und Authentifizierung: Die elektronische PDF-Signierung bietet mehr Sicherheit als handschriftliche Unterschriften. Es verwendet kryptografische Techniken, um sicher-zustellen, dass das signierte Dokument nach dem Signieren nicht verändert wurde und dass die unterschreibende Person die Person ist, für die sie sich ausgibt.
Sparen Sie Zeit und Effizienz: Das elektronische Signieren von PDF-Dateien spart Zeit, da Sie nicht mehr physisch reisen müssen, um Dokumente zu signieren, sowie die manuelle Bearbeitung der Dokumentenverwaltung. Es kann auch den Signiervorgang beschleunigen, der mit wenigen Klicks erledigt werden kann.
Rechtskonformität: Die elektronische Signatur von PDF-Dateien ist in vielen Ländern gesetzlich anerkannt, was die Rechtskonformität elektronisch signierter Dokumente garantiert. Es garantiert auch die Rückverfolgbarkeit und Sicherheit signierter Dokumente.
Zugänglichkeit: Die elektronische Signatur von PDF-Dateien ist von jedem mit dem Internet verbundenen Computer oder mobilen Gerät aus leicht zugänglich. Dies macht es einfach, Dokumente auch aus der Ferne zu signieren.
Kosten: Schließlich kann die elektronische PDF-Signatur dazu beitragen, die mit der Dokumentenverwaltung und -archivierung verbundenen Kosten sowie menschliche Fehler und Dokumentenverluste zu reduzieren.
Insgesamt ist die elektronische PDF-Signatur zu einem unverzichtbaren Werkzeug für Unternehmen geworden, die die Sicherheit, Effizienz und Einhaltung ihrer Geschäfts-prozesse verbessern möchten.
Die verschiedenen Arten von elektronischen PDF-Signaturen
Hier sehen Sie eine Infografik des Anbieters „Skribble„, die die verschiedenen Arten von Signaturen beschreibt:
SES : Einfache elektronische Signatur
Art der Unterschrift, die für Dokumente ohne besonderen Rechtswert oder Verpflichtung zur Verantwortung verwendet werden soll.
AES: Fortgeschrittene elektronische Signatur
Zu verwendende Signaturart für Dokumente ohne besonderen Rechtswert und mit begrenzter („kalkulierbarer“) Verantwortungszusage
QES : Qualifizierte elektronische Signatur
Gleichgestellt mit der Rechtskraft einer eigenhändigen Unterschrift nach schweizerischem und europäischem Recht.
Die QES bleibt bei weitem die relevanteste Wahl, da die meisten Unternehmen die SES oder die AES aufgrund fehlender rechtlicher Verpflichtung nicht akzeptieren.
Es gibt mehrere Möglichkeiten, eine QES zu erhalten, und je nach verwendeter Lösung ist der Prozess etwas anders. Letztendlich liegt die elektronische Signatur in Form einer Datei im pfx/p12-Format vor, die auf jedem Gerät importiert werden kann, dass sie unterstützt.
Eine .pfx/p12-Datei besteht aus zwei Teilen:
- das Zertifikat, das alle Informationen enthält;
- den privaten Schlüssel, der zum Signieren des Dokuments verwendet wird.
Die Vorteile der elektronischen Signatur von PDF-Dateien
Das elektronische Signieren von PDF-Dateien hat mehrere Sicherheitsvorteile. Hier sind die wichtigsten Vorteile:
Authentifizierung des Unterzeichners: Die elektronische PDF-Signatur verwendet kryptografische Techniken, um die Authentizität des Unterzeichners sicherzustellen. Dadurch wird sichergestellt, dass der Unterzeichner derjenige ist, für den er sich ausgibt, und dass niemand sonst das Dokument manipuliert hat.
Dokumentintegrität: Die elektronische PDF-Signatur stellt die Integrität des Dokuments sicher, indem jede Änderung oder Änderung des Dokuments verhindert wird, nachdem es elektronisch signiert wurde. Wenn jemand versucht, das Dokument zu ändern, nachdem es signiert wurde, wird dies erkannt und die Signatur wird ungültig.
Unbestreitbarkeit: Die elektronische PDF-Signatur garantiert die Unbestreitbarkeit, was bedeutet, dass der Unterzeichner nicht leugnen kann, das Dokument unterzeichnet zu haben. Dies ist wichtig bei Rechts- oder Finanztransaktionen, bei denen ein Unterschriftsnachweis erforderlich sein kann.
Vertraulichkeit: Tools für elektronische PDF-Signaturen verwenden kryptografische Techniken, um die Vertraulichkeit der im signierten Dokument enthaltenen Informationen zu schützen. Die Informationen sind verschlüsselt und können nur von autorisierten Personen gelesen werden.
Echtheitsnachweis: Die elektronische PDF-Signatur beweist die Echtheit des signierten Dokuments sowie die Identität des Unterzeichners und die Integrität des Dokuments. Dieser Nachweis kann bei Rechts- oder Finanztransaktionen wichtig sein.
Zusammenfassend bietet die elektronische PDF-Signatur eine hohe Sicherheit für elektronisch signierte Dokumente, indem sie die Authentizität, Integrität und Unbestreitbarkeit des Dokuments garantiert. Es bietet auch erhöhte Vertraulichkeit für die Informationen im signierten Dokument und den Nachweis dafür Authentizität. Aus diesem Grund wird die elektronische PDF-Signatur zunehmend in vielen Bereichen eingesetzt, insbesondere bei Rechts- und Finanztransaktionen.
Empfohlene Vorgehensweise für eine erfolgreiche elektronische PDF-Signatur
Hier sind einige empfehlenswerte Vorgehensweise für eine erfolgreiche elektronische PDF-Signatur:
Verwenden Sie ein zuverlässiges Signaturwerkzeug: Stellen Sie sicher, dass Sie ein zuverlässiges und anerkanntes elektronisches Signaturwerkzeug verwenden, um die Sicherheit und Integrität Ihres Dokuments zu gewährleisten. Es gibt viele Möglichkeiten. Wir werden später darauf zurückkommen.
Überprüfen Sie die aktuelle Gesetzgebung: Es ist wichtig, die gesetzlichen Anforderungen für elektronische Signaturen in Ihrem Land oder Ihrer Region zu überprüfen, da diese variieren können. Stellen Sie sicher, dass Ihr elektronisches Signaturverfahren den geltenden Vorschriften entspricht.
Verwenden Sie ein digitales Zertifikat: Ein digitales Zertifikat ist eine elektronische Signatur, die die Authentizität des Absenders und die Integrität des Dokuments garantiert. Verwenden Sie ein digitales Zertifikat, um die Sicherheit Ihres Dokuments zu gewährleisten.
Stellen Sie sicher, dass die Informationen korrekt sind: Bevor Sie ein Dokument elektronisch signieren, vergewissern Sie sich, dass alle Informationen korrekt sind und das Dokument vollständig ist. Stellen Sie außerdem sicher, dass alle Parteien das Dokument unterzeichnet haben, falls zutreffend.
Bewahren Sie eine Sicherungskopie auf: Bewahren Sie unbedingt eine Sicherungskopie des elektronisch signierten Dokuments auf. Bei Bedarf können Sie auch eine Papierkopie behalten.
Schützen Sie Ihre elektronische Signatur: Achten Sie darauf, Ihre elektronische Signatur zu schützen, indem Sie Ihr Passwort nicht weitergeben oder anderen erlauben, Ihr Konto zum Signieren von Dokumenten zu verwenden.
Wenn Sie diese empfohlene Vorgehensweise befolgen, können Sie sicher sein, dass Ihre elektronische PDF-Signatur erfolgreich ist und den geltenden Vorschriften entspricht.
Signiervorgang (Adobe)
Wenn eine Software-as-a-Service-Lösung (SaaS) verwendet wird, erfolgt die Signatur online, und der Benutzer sieht die . pfx/p12-Datei. Wenn die Signatur über ein auf Ihrem Computer installiertes Tool erfolgt, ist ein kompatibles Programm wie Adobe Acrobat Reader erforderlich.
Generell kann der Adobe Acrobat Reader Unterschriften selbst validieren, sodass der Benutzer beim Öffnen des Dokuments direkt sieht, ob die Unterschrift rechtsgültig ist.
Workflow-Engine
Die Workflow-Engine ist ein Feature, das für einige Leute interessant sein kann. Es ist eine der Stärken des Docusign-Tools (andere Anbieter bieten diese Funktion auch an).
Es ermöglicht Ihnen, einen Arbeitsablauf in einem halbautomatischen Signaturprozess zu organisieren. Typischerweise kann es eine bestimmte Reihenfolge geben, in der die Unterzeichner den Vertrag unterzeichnen müssen.
In diesem Fall kann der Benutzer der Lösung mitteilen, dass Person A zuerst unterschreiben soll, und dann erhält Person B eine E-Mail, sobald Person A unterzeichnet hat, um den Arbeitsablauf abzuschließen. Diese Kette kann endlos erweitert werden, und Benachrichtigungsemails erfolgen automatisch.
Auswahl einer Lösung für elektronische PDF-Signaturen
Es gibt verschiedene Arten von Diensten zum Signieren von PDF-Dokumenten, die in drei Typen eingeteilt werden können:
- On-Premise-Lösungen;
- SaaS-Lösungen;
- und Desktop-Lösungen.
Hier sind drei Schweizer Lösungen, die jeweils in eine dieser Kategorien passen:
On-premises
Ja (auf dem Desktop)
Nein
Ja
Cloud
Nein
Ja
Ja
Server in der Schweiz
Ja
Ja
Ja
Preisgestaltung
Pro Benutzer
Per Unterschrift
Gemischt
Beglaubigte Unterschrift
Ja
Ja
Ja
Telefonische Unterstützung
Nein
Ja
Ja
Mobile Signatur
Ja
Ja
Ja (gewidmete Anwendungen)
Mehrparteien-Signaturen
Ja
Ja
Ja
Erinnerungen
Ja
Ja
Ja
Prozessverfolgung
Ja
Ja
Ja
Weisses Etikett
Nein
Nein
Ja
Unterschriftenraum
Nein
Nein
Ja
Let’s Sign bietet zwei Modelle an. Eine lokale Version und ein SaaS-Produkt. Bei der On-Premises-Version wird die Lösung lokal installiert und die Signierung erfolgt über einen Webserver. Bei der SaaS-Version wird die .pdf-Datei zum Signieren in die Cloud hochgeladen.
Skribble ist nur als Cloud-Lösung verfügbar. Um ein Dokument auf Skribble zu signieren, muss das Dokument in ihre Cloud hochgeladen werden, wonach es signiert wird.
Qualified.ink nennen wir On-Desktop. Es ist nicht nur vor Ort, sondern hat eine direkte Integration mit Adobe Acrobat Reader. Der Signiervorgang erfolgt entweder direkt im Adobe Acrobat Reader, ohne das Dokument auf einen internen Webserver (wie bei den On-Premises-Lösungen) oder in eine Cloud (wie beim SaaS-Modell) hochzuladen.
Bestellen Sie das Zertifikat
Nachdem Sie Ihren Signaturanbieter ausgewählt und eine QES bestellt haben, wird dieser eine Zertifizierungsstelle kontaktieren und die rechtsverbindliche Signatur anfordern. Die CA kontaktiert dann die Person oder Firma, für die das Zertifikat bestimmt ist, und validiert deren Identität.
Sobald die Zertifizierungsstelle (CA) die Validierung durchführen konnte, werden das Zertifikat und die Signatur an den Benutzer ausgestellt. Ein Bild der handschriftlichen Unterschrift kann auch gescannt und dem QES hinzugefügt werden, sodass es eher wie eine handschriftliche Unterschrift aussieht:
Ab diesem Zeitpunkt ist das PDF-Dokument rechtskonform und kann per E-Mail versendet oder über einen Filesharing-Dienst übertragen werden.
Die Cloud Frage
„Wenn ich also einen SaaS-Dienst nutze, lade ich dann potenziell vertrauliche Dokumente in eine Cloud hoch?“.
Ja, das ist in der Tat so, weshalb einige Unternehmen lieber mit On-Premises-Lösungen arbeiten.
Es sollte jedoch beachtet werden, dass es eine bestimmte Aufbewahrungszeit nach dem Löschen jedes Dokuments gibt und ihre Sicherheitsstandards hoch sind. Der Nachteil von On-Premises-Lösungen ist ihr Preis, der viel höher ist als bei einer Lösung wie Skribble. Wie bei allen IT-Lösungen muss diese Wahl sorgfältig getroffen werden und Ihre Anforderungen vollständig erfüllen.
Schlussfolgerung
Abschließend noch einmal eine Zusammenfassung der Vorteile der elektronischen PDF-Signatur:
Zeitersparnis: Mit der elektronischen PDF-Signatur können Sie Dokumente in wenigen Minuten signieren, was schneller ist als das Drucken, Handschreiben und Scannen des Dokuments.
Kosteneinsparungen: Durch den Verzicht auf Papier, Tinte, Drucker und andere Verbrauchsmaterialien kann PDF eSignature die mit Signierprozessen verbundenen Kosten reduzieren.
Verbesserte Effizienz: Die elektronische PDF-Signatur kann den Signaturprozess beschleunigen und Zeit sparen, was die Effizienz Ihres Unternehmens verbessern kann.
Verbesserte Sicherheit: E-Signatur-Tools bieten ein hohes Maß an Sicherheit für elektronisch signierte Dokumente und gewährleisten die Authentizität und Integrität von Dokumenten.
Zugänglichkeit: Die elektronische PDF-Signatur kann aus der Ferne durchgeführt werden, was besonders nützlich für Teams ist, die aus der Ferne arbeiten, oder für Personen, die nicht physisch reisen können.
Insgesamt bietet die elektronische PDF-Signatur viele Vorteile, darunter Zeiteinsparungen, Kosteneinsparungen, verbesserte Effizienz, bessere Sicherheit und Zugänglichkeit. Aus diesem Grund setzen immer mehr Unternehmen diese elektronische Signaturmethode für ihre Prozesse ein.
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