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Nach den kantonalen Archivgesetzen müssen die Behörden ihre Akten nach einer Schutzfrist den Staatsarchiven zur Verfügung stellen. Die Archive entscheiden dann, welche Akten archivwürdig sind. Die übrigen Akten sind zu vernichten. In einem neueren Entscheid musste sich das Bundesgericht mit dieser Ausgangslage beschäftigen. Dem Fall lag folgender Sachverhalt zu Grunde:
Die Jugendanwaltschaft des Kantons Basel-Stadt führte über eine Person zwischen 1988 und 1991 eine Jugendpersonalakte. Zudem bestand bei der Psychiatrischen Universitätsklinik für Kinder und Jugendliche (heute: Universitäre Psychiatrische Kliniken Basel) eine Patientenakte mit Behandlungsunterlagen, psychiatrischen Gutachten und Verlaufsberichten, welche den Zeitraum von 1985 bis Ende Mai 2000 betrafen. Die JUGA bot am 22. August 2008 die Jugendpersonalakte dem Staatsarchiv des Kantons Basel-Stadt (im Weiteren: Staatsarchiv) an, welches diese am 11. Dezember 2008 übernahm und am 19. März 2009 im Archivinformationssystem erfasste. Die UPK übermittelten am 3. April 2017 dem Staatsarchiv die Patientenakte, welches diese übernahm und in das Archivierungsinformationssystem einfügte. Die betroffene Person ersuchte das Staatsarchiv darum, ihm seine Patientenakte und seine Jugendpersonalakte sowie allfällige Kopien hiervon herauszugeben bzw. die entsprechenden Akten zu sperren. Das Staatsarchiv lehnte dies ab.
Das Bundesgericht geht ausführlich auf die Frage ein, inwiefern die Archivierung gewisser Akten einem öffentlichen Interesse entspricht. Vorausgesetzt ist ab er – wohl im Rahmen der Prüfung der Verhältnismässigkeit – die Interessenabwägung im jeweiligen Einzelfall. Das Bundesgericht nimmt in der Folge eine solche Abwägung vor. Auch wenn der Fall das Jugendstrafrecht bzw. das Gesundheitsrecht betrifft, sind die Ausführungen sinngemäss auch auf die Archivierung von Akten der KESB anwendbar.