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Qualité dans les organisations
En règle générale, les services et les autres organisations intervenant en qualité de porteurs de projet ou de bailleurs de fonds dans le cadre de la promotion de la santé et de la prévention doivent assumer la planification, mais aussi la réalisation et l’évaluation des projets. Dans ce domaine, toutes les organisations ou presque donnent des instructions pour la mise en œuvre de leurs projets. Ces instructions prennent souvent la forme de formulaires ou de modes d’emploi relatifs à l’élaboration d’esquisses et de concepts ou encore de certains instruments servant à la planification, à l’évaluation et à la documentation des projets. Mais elles peuvent également inclure des règles de procédures contraignantes. Ces paramètres de qualité garantissent une certaine homogénéité dans la gestion des projets et accroissent la sécurité juridique et de planification.
L’expérience montre que ces directives, modèles et instruments sont utilisés de manière ponctuelle par la plupart des organisations, mais que dans le domaine de la promotion de la santé et de la prévention, très peu d’entre elles appliquent à ce jour une gestion systématique de la qualité pour les projets. Lorsque certains éléments de l’assurance qualité (directives, modèles) sont utilisés, ils sont rarement associés à des processus de développement continu de la qualité, clairement définis. Cette mesure impliquerait une réflexion globale, critique, périodique et systématique des projets dans la pratique à l’aide de critères de qualité.
L’ancrage durable du développement et de la garantie de la qualité exige que l’organisation développe et mette en place une culture de la qualité qui soit appropriée. Les éléments clés d’une culture de la qualité au sein d’une organisation sont les suivants:
- Politique de la qualité: le développement de la qualité est une tâche importante et englobe tous les domaines de l’organisation
- Philosophie de la qualité: les acteurs de l’organisation développent une compréhension commune de la qualité
- Critères de qualité: toutes les améliorations sont systématiquement planifiées, mises en œuvre et évaluées
- Cycles de développement: les structures, processus et résultats font l’objet d’une réflexion et d’une amélioration périodiques
- Engagement: le développement de la qualité est une exigence pour tous les acteurs
Associer logique organisationnelle et logique de projet
L’intégration de projets auprès de porteurs de projets nécessite l’harmonisation de deux formes d’organisation et de gestion différentes avec, pour chacune, des fonctions, des tâches et des objectifs propres. Si l’organisation souhaite assurer un développement et un suivi systématiques et globaux de la qualité, elle doit savoir comment harmoniser et coordonner le développement de la qualité et ce, à la fois à l’échelle de l’organisation et à l’échelle de projets limités dans le temps.
S’il existe déjà un système de gestion de la qualité au niveau de l’organisation (p. ex. ISO 9001, EFQM ou QuaTheDA), il convient de s’interroger sur la manière d’en tirer le meilleur parti pour des projets tel que quint-essenz dans un tel contexte. Les projets possèdent leur propre organisation et formulent leurs propres objectifs, mis en œuvre à l’aide de stratégies et de mesures correspondantes. Il est nécessaire que l’organisation du projet dispose d’un certain degré d’autonomie par rapport à l’organisation hiérarchique du porteur du projet afin de pouvoir répondre de manière appropriée aux exigences spécifiques aux projets. Une réflexion critique de la gestion des projets par une organisation (voir à ce sujet les grilles d’évaluation Organisation responsable et Bailleur de fonds) peut permettre d’identifier à cet égard les éléments témoignant d’une trop grande autonomie et nécessitant davantage de standardisation et, à l’inverse, ceux ayant besoin de davantage de flexibilité.
Définir des processus de développement de la qualité pour les travaux de projet
La gestion des programmes et des projets d’une organisation peut être décrite et organisée dans le cadre d’un processus, qui permet une harmonisation au niveau de certains aspects de la planification, du pilotage et de l’évaluation. Une contrainte jugée parfois inutile, mais qui présente de nombreux avantages en pratique. Elle réduit la charge des acteurs, les doublons et les malentendus, facilite l’échange d’expériences, mais aussi une réflexion commune, systématique et critique. Le processus relatif à la gestion des programmes et des projets définit chacune des étapes de prises de décisions, désigne les personnes et les instances responsables, et attribue les critères, modèles, instruments et outils correspondants. Grâce aux critères de qualité et aux instruments de quint-essenz, il n’est plus nécessaire d’élaborer à neuf les différents documents. Il suffit de les intégrer directement, après adaptation le cas échéant. Voici un exemple de processus de conception de projet, depuis l’idée jusqu’au concept.
Ces définitions de processus servent également d’interface entre les systèmes de gestion de la qualité pour les organisations (ISO 9001, EFQM, QuaTheDA,…) et les travaux concrets liés aux projets. Assortis de normes et de critères d’évaluation, les systèmes de gestion de la qualité imposent que soient définis les différents aspects, mais ne précisent pas de quelle manière. Alors que les normes et les critères d’évaluation définissent la marge de manœuvre, quint-essenz fournit des critères de qualité et une sémantique, une méthodologie et des instruments, autrement dit les contenus et les outils nécessaires au travail de projet concret!
Ce qui pourrait vous empêcher d'en tenir compte
- Bon nombre de vos collaborateurs participent depuis longtemps aux travaux de projet, ont défini leur propre méthode de travail et peuvent se montrer réticents à toute harmonisation et systématisation.
- Les nombreuses autres tâches qu’ils effectuent en parallèle aux projets ne leur permettent pas de disposer du temps nécessaire pour se consacrer à une systématique d’ordre général.
Les avantages que vous pouvez en retirer
- Une réflexion systématique et périodique menée à l’aide de critères permet d’accroître l’efficacité des programmes et projets au sein de votre organisation et, grâce à des actions réfléchies et ciblées, de réaliser des économies et de gagner du temps
- Instaurée au sein de votre organisation, cette réflexion confère une sécurité et une orientation aux travaux de projet, et élimine les doublons. Les définitions de processus facilitent par ailleurs l’intégration de nouveaux collaborateurs.
Ce que vous pouvez concrètement faire
- Utilisez les deux grilles d’évaluation de quint-essenz (grilles d’évaluation Organisation responsable et Bailleur de fonds) pour dresser un premier bilan.
- Définissez ensemble les principaux processus de gestion de vos projets
- Vérifiez le potentiel des différents instruments de quint-essenz en matière de soutien de ces processus
- Utilisez les conseils d’ancrage de quint-essenz dans les organisations, subventionnés par Promotion Santé Suisse en collaboration avec RADIX.
Questions de réflexion
- Les directives de gestion des projets dans votre organisation sont-elles explicites et documentées?
- Utilisez-vous systématiquement des critères de qualité pour l’évaluation de vos projets?
- Les systèmes de qualité à l’échelle de l’organisation, mais aussi des programmes et des projets sont-ils combinés de manière judicieuse?
- Connaissez-vous les avantages d’une utilisation de l’outil de gestion de projets sur quint-essenz.ch pour la planification, le pilotage et l’évaluation de projets simples ou multiples?