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En application de l'article R V 1.11 Règlement du Personnel, l'Organisation paie aux membres du personnel les frais d'un voyage aller-retour entre leur lieu de résidence ou d'affectation et celui de la mission.
Aucun voyage officiel ne peut être effectué sans autorisation préalable.
L'article R V 1.18 Règlement du Personnel précise que les frais de voyage et les indemnités de subsistance sont déterminés d'après l'itinéraire fixé par le Directeur général selon les moyens de transport les plus économiques.
D'une manière générale, les transports publics doivent être privilégiés.
Une indemnité de subsistance, pour les frais d'hébergement et de repas, est versée par l'Organisation lorsque le lieu de la mission est situé à plus de 50 km des lieux de résidence et d'affectation du membre du personnel. Cette indemnité n'est pas versée pendant les congés pris au cours d'une mission officielle.
Les frais divers nécessités par une mission peuvent être remboursés sur présentation des justificatifs correspondants:
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les frais de taxi si les transports publics font défaut ou si les bagages sont lourds ou volumineux;
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les autres dépenses nécessitées par le voyage à l'exception des pourboires (location de voiture, péages, carburants, etc.).
A noter : les heures supplémentaires, de jour férié ou équivalent, de dimanche, de nuit et de piquet travaillées au cours d'une mission ne sont pas rétribuées.
En application de l'article R V 1.37 du Règlement du personnel, les demandes de paiement des frais de voyage se prescrivent par six mois à compter de la date à laquelle naît le droit au paiement, soit le lendemain du retour du voyage.