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Rédiger des rapports
Pour pouvoir gérer et piloter des projets et constamment les améliorer, il est recommandé de choisir une évaluation de type formatif. Des rapports réguliers permettent de s'informer de l'état actuel du projet et de procéder à des corrections et des modifications de son orientation pendant son déroulement. Ces rapports peuvent se concentrer sur les processus et sur l'atteinte des objectifs. Il s'agit aussi de prendre en considération des effets imprévus (en particulier non désirés).
Périodiquement, notamment lors des pointages, des résultats intermédiaires importants sont résumés dans un rapport. Celui-ci est distribué aux personnes impliquées dans le projet, de manière à ce qu'elles puissent prendre connaissance de son avance.
Pour que les rapports réguliers puissent réellement servir à une amélioration de la qualité, les personnes déterminantes doivent être informées de manière appropriée. Il faut également que les responsabilités et les compétences pour apporter les corrections nécessaires soient clairement définies.
Ce qui pourrait vous empêcher d'en tenir compte
- La rédaction de rapports réguliers demande de la discipline et des ressources – cela représente un trop gros effort pour vous.
- Vous pensez avoir toujours une vue d'ensemble suffisante du projet et n'avez pas besoin de rédiger de rapport à son sujet.
- Vous vous satisfaisez d'évaluations sommatives, qui vous valent beaucoup d'approbation, mais qui ne vous indiquent pas les possibilités d'amélioration du projet pendant son déroulement.
Les avantages que vous pouvez en retirer
- Vous pouvez juger si les mesures entreprises servent effectivement à atteindre les objectifs du projet et, le cas échéant, vous pouvez les corriger
- Vous pouvez tirer les leçons des erreurs commises et attester les succès du projet
- Vous pouvez constamment améliorer la qualité de votre projet
Ce que vous pouvez concrètement faire
Les résultats de l'évaluation doivent être présentés de manière à ce que vous puissez réellement les utiliser pour le pilotage du projet, c'est-à-dire qu'ils doivent être concrets et se rapporter à des aspects spécifiques du projet. Lors de la planification de l'évaluation, définissez déjà dans les grandes lignes comment vous voulez ensuite analyser les données récoltées.
Questions de réflexion
- Les effets des mesures choisies sont-ils intégrés dans un système d'évaluation ?
- Comment les résultats des rapports se traduisent-ils concrètement dans le travail du projet ?
- Le flux de l'information est-il assuré et toutes les personnes impliquées sont-elles au clair par rapport à leurs compétences et leurs responsabilités ?