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Anlässlich einer Vorbesprechung mit den angefragten Personen wurde als geeignete Rechtsform die Gründung eines Vereins beschlossen. Am 26. Juni 2001 fand die Gründungssitzung dieses Vereins statt. In den Vorstand wurden gewählt die Herren Prof. Dr. Gerold Hilty, alt Rektor der Universität Zürich, Oberrieden, Hans Jakob Reich, Journalist/Publizist, Salez, Dr. oec. Heinrich Schlegel, Kantonsrat, Malans SG. Der letztgenannte amtiert als Vorsitzender des Vereinsvorstandes. Kassier wird Hermann Schol, Kaufmann, Fontnas. Die Verwaltung der Projektfinanzen übernimmt der Treuhänder Erwin Rohrer, Grabs. Der Projektleiter gehört von Amtes wegen zum Vorstand.
Der Vorstand des Vereins tagt am Leversberg am 16. Mai 2006. V. l. Gerold Hilty, Heinz Schlegel, Hans Jakob Reich, Hermann Schol sowie Barbara Stricker. - Bild: Werdenberger Namenbuch.
Der Verein Werdenberger Namenbuch trat von nun an als Träger des Namenbuchunternehmens in der Öffentlichkeit auf und trug mit der Gewinnung von Mitgliedern dazu bei, die ideelle und materielle Verankerung des Unternehmens zu sichern.
Seit Beginn der Projektarbeit finden alljährlich im Haus des Projektleiters am Leversberg (Grabs) zwei Arbeitssitzungen statt, jeweils im Frühling und im Herbst. In ihnen wurden die halbjährlichen administrativen und wissenschaftlichen Berichte des Projektleiters besprochen, Probleme diskutiert, neue Aktionen der Finanzbeschaffung beschlossen und die öffentlichen Veranstaltungen organisiert.
Die chronologische Werkgeschichte zwischen 2000 und 2017 ist in Band 8 der wissenschaftlichen Ausgabe (S. 110-162) abgedruckt; darin sind der Projektverlauf, die Arbeitsfelder der Mitarbeitenden, die Tätigkeit des Vereinsvorstandes und die Bemühungen zur Bereitstellung eines minimalen Budgets ausführlich dargestellt.
Die Protokolle sämtlicher Sitzungen und Besprechungen sowie die täglichen Rapportnotizen des Projektleiters sind archiviert.
Alljährlich wird die in den Statuten vorgesehene Mitgliederversammlung abgehalten. Auf die Verabschiedung der Traktanden folgt stets ein öffentlicher namenkundlicher Vortrag.
Hauptversammlung des Vereins im Schäfli Gams am 14. Juni 2006. Peter Masüger und Hans Stricker mit dem Vereinsmitglied Peter Lippuner, Winterthur.
Anlässlich der Hauptversammlung des Vereins vom 27. Juni 2007 in Sevelen legte der bisherige Präsident Heinrich Schlegel sein Amt nieder. An seiner Stelle wurde lic. phil. Peter Lippuner, TV-Produzent, Winterthur, gewählt.
Heinz Schlegel übergibt das Amt des Präsidenten an Peter Lippuner.
Vorstandssitzung vom 16. Mai 2006 am Leversberg. Links Hermann Schol, rechts Gerold Hilty.
Der Vorstand am 17. Mai 2011 am Leversberg nach angestrengter Sitzungstätigkeit: Hans Jakob Reich, Peter Lippuner, Gerold Hilty und Hermann Schol. - Bild: Werdenberger Namenbuch.
Nach der Sitzung vom 7. November 2013 am Leversberg: Erwin Rohrer (Verantwortlicher für die Projektfinanzen), Gerold Hilty und Peter Lippuner. - Bild: Werdenberger Namenbuch.
Abschluss der Vorstandssitzung vom 29. Oktober 2014. Es sollte unser letztes Zusammensein mit Gerold Hilty sein. - Bild: Werdenberger Namenbuch.
Das Vorstandsmitglied Prof. Dr. Gerold Hilty ist leider am 6. Dezember 2014 im Alter von 87 Jahren unerwartet verstorben.