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Unternehmen nutzen die Mobilität, um ihre Flexibilität und Effizienz zu verbessern, doch scheitern zunehmend bei der Umsetzung. Gensler untersuchte die Auswirkungen der Veränderungen am Arbeitsplatz und stellte fest, dass die Effektivität am Arbeitsplatz infolge der anhaltenden und tiefgreifenden Veränderungen in der Art und Weise, wie die Menschen arbeiten, gesunken ist. Besonders Arbeitnehmer mit ausschließlich flexiblen Arbeitsplätzen sind von Leistungseinbussen betroffen.
Mit einem Fokus auf die effiziente Nutzung von Immobilien bieten Arbeitgeber einen flexiblen Arbeitsplatz, der sich leicht und schnell in Echtzeit an Veränderungen der Mitarbeiterzahl oder Teamkonfigurationen anpassen kann. Der jüngste Trend zum Coworking steht für Veränderungen in der Art und Weise, wie Menschen arbeiten, und für den Wunsch nach Flexibilität. 60% der Arbeitnehmer in den USA arbeiten während einer durchschnittlichen Woche außerhalb des Büros. Daraus resultierend, haben ca. 10% der Arbeitnehmer keinen zugewiesenen Arbeitsplatz mehr, was einem Anstieg von 100% zwischen 2019 und 2020 entspricht.
Was macht einen optimalen Arbeitsplatz aus?
Offene Umgebungen mit On-Demand Privatzonen erweisen sich seit 2019 als die besten. Auch wenn die Probanden geschlossene Arbeitsplätze in gleichem Maße favorisieren, bietet diese Gestaltung des Arbeitsplatzes mehr Flexibilität, eine große Vielfalt an Räumen und ist mit mehr Innovation verbunden, was zu einer allgemeinen Effizienzsteigerung führt.
Mitarbeiter ohne zugeteilte Arbeitsplätze haben es schwer, selbst diejenigen, denen es gefällt
Die Idee der nicht zugewiesenen Sitze ist zwar nicht neu, jedoch zeigt die jüngste Zunahme der Anwendung überdurchschnittliche Steigerungen (2020: +100% gegenüber dem Vorjahr). Die Ergebnisse der Studie sind durchwachsen: Viele Arbeitnehmer mit nicht zugewiesenen Arbeitsplätzen wollen ihren eigenen Arbeitsplatz zurück, während viele andere mit dem Szenario zufrieden sind. Die Gesamtheit der Daten deutet darauf hin, dass sich nicht zugewiesene Arbeitsplätze negativ auf die Leistungsfähigkeit auswirken – eine Herausforderung für die derzeitige Entwicklung, in der es um die größere Auswahl und Freiheit geht, die sich daraus ergeben sollte. Für Menschen, die nicht zugewiesene Arbeitsplätze mögen, sind die negativen Auswirkungen geringer. Diese Arbeitnehmer berichten über eine etwas geringere Leistung, geben aber gleichzeitig eine etwas bessere Arbeitserfahrung als der durchschnittliche Arbeitnehmer an.
Die erfolgreiche Kommunikation der Strategie als Schlüssel zum Erfolg
Die nicht zugewiesenen Arbeitsplätze stellen eine besondere Herausforderung an die Fähigkeit dar, sich zu konzentrieren und virtuell mit Kollegen zusammenzuarbeiten. Arbeitnehmer, die viel Zeit mit der direkten Interaktion mit anderen Menschen verbringen, sind am ehesten in der Lage, sich auf nicht zugewiesenen Plätzen zu entfalten. Diejenigen, die viel Zeit benötigen, um sich zu konzentrieren, weniger.
Die Bereitstellung der richtigen Auswahl an alternativen Arbeitsräumen oder Annehmlichkeiten kann eine beträchtliche Wirkung haben – insbesondere Arbeitnehmer mit nicht zugewiesenen Sitzplätzen haben Schwierigkeiten, private Plätze zum Arbeiten und Orte zum Telefonieren zu finden. Sie haben auch mit den grundlegenden Problemen zu kämpfen, die mit dem Verlust von Ablagemöglichkeiten am Arbeitsplatz, Sauberkeit, bequemen Sitzgelegenheiten und allgemeiner Lärmbelästigung einhergehen.
Da die Zahl der nicht zugewiesenen Sitze in der Praxis zunimmt, ist es wichtig zu verstehen, wie die Bevölkerung den Trend wahrnimmt, um darüber zu informieren, wann und wie die Strategie umgesetzt werden sollte. Je nach Funktion äußern Personen in höheren Positionen eher als andere Beschäftigte positive Urteile über nicht zugewiesene Sitze, obwohl sie zu diesem Zeitpunkt wahrscheinlich einen festen Arbeitsplatz besitzen. In den untersuchten Branchen scheinen die Beschäftigten im Technologiesektor am empfänglichsten zu sein, dennoch befürwortet im Durchschnitt nur jeder Vierte diese Strategie.
Letztlich hängt der Erfolg eines Arbeitsplatzwechsels nicht nur davon ab, ob die Strategie den Bedürfnissen der Arbeitnehmer sowie der Unternehmenskultur entspricht, sondern auch davon, wie der Wandel kommuniziert und gemanagt wird. Ähnlich wie bei breiter angelegten Diskussionen über offene Arbeitsumgebungen ist ein wesentliches Hindernis für die Annahme der Strategie die negative Wahrnehmung – diese Empfindung muss berücksichtigt werden, wenn die Strategie erfolgreich sein soll.
Auch die Mobilität ausserhalb des Büros ist eine entscheidende Massnahme, die Effektivität am Arbeitsplatz zu verbessern
Interessanterweise zeigt die Möglichkeit, einen Teil der Arbeitswoche außerhalb des Büros zu arbeiten, positive Vorteile. Eine erhöhte Mobilität kann sich auf Personen in höheren Positionen stärker auswirken als auf Fach-, Technik- und Verwaltungsangestellte. Das Verhältnis von Mobilität und Leistung variiert je nach Art der Arbeit des Einzelnen. Mobilität kann jedoch auch Druck auf die Art und Weise ausüben, wie Teams zusammenarbeiten, wobei diejenigen, die am mobilsten sind, auch am ehesten ein Bewusstsein für die Arbeit ihrer Kollegen haben. Insgesamt sind mobile Mitarbeiter tendenziell effizienter und engagierter.
In einer Zeit der freien Wahl ist das Büro immer noch der bevorzugte Arbeitsort der Menschen
Die Vorteile von modernen und effizienten Arbeitsplatzumgebungen sind vielfältig und sowohl in dieser als auch in früheren Gensler-Arbeitsplatzumfragen gut belegt. Im Allgemeinen arbeiten Menschen, die mit der Gestaltung ihres Arbeitsplatzes zufrieden sind, effizienter und am liebsten im Bürostandort ihres Unternehmens. Jene Mitarbeiter bewerten ihr Unternehmen insgesamt positiver, sind in der Lage, neue Arbeitsweisen auszuprobieren und sind sich der Auswirkungen ihrer Arbeit und der ihrer Kollegen stärker bewusst. Sie sind auch engagierter, zufriedener mit ihrer Arbeit und empfehlen ihr Unternehmen als Arbeitgeber mit größerer Wahrscheinlichkeit weiter.
Der Leistungsrückgang deutet jedoch darauf hin, dass nicht zugewiesene Arbeitsplätze letztlich nicht zu einer verbesserten Mitarbeitereffektivität insgesamt beitragen. Dies könnte auf eine erfolglose Kommunikation der Implementierungsstrategie zurückzuführen sein. Vor allem Führungskräfte sehen viele Chancen in der zunehmenden Flexibilität, übersehen aber schnell die Nachteile in Bezug auf die Effizienz der Mitarbeiter, die mit der Einführung einer solchen Strategie einhergehen. Je mehr Wahlmöglichkeiten die Mitarbeiter haben, desto wichtiger ist es, ihre bevorzugten Arbeitssituationen zu verstehen.
Die Ergebnisse basieren auf der Studie „U.S. Workplace Survey 2020“ des Gensler Forschungsinstituts. Die erhobenen Daten beruhen auf einer Online-Umfrage, die unter mehr als 5.000 anonymen, panelbasierten Befragten durchgeführt wurde und einen breiten demographischen Querschnitt repräsentieren. Zugelassen wurden Probanden, die einer Vollzeitbeschäftigung in einem Unternehmen mit mindestens 100 Mitarbeitern nachgehen und teilweise bzw. überwiegend im Büro arbeiten.
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