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Die Entwicklung einer IT-Strategie ist ein wichtiger Prozess für jede Organisation, die ihre Informationstechnologie optimal nutzen möchte, um ihre Geschäftsziele zu unterstützen und zu erreichen. In diesem Artikel erkläre ich, was eine IT-Strategie ist, welche Aspekte sie berücksichtigen sollte und wie sie erstellt werden kann.
In einem älteren Artikel bin ich bereits auf IT-Strategien eingegangen. Heute möchte ich aber insbesondere die Entwicklung einer IT-Strategie noch genauer beschreiben als damals.
Eine IT-Strategie ist ein Plan, der beschreibt, wie eine Organisation ihre IT einsetzt, um ihre Geschäftsziele zu unterstützen und zu erreichen. Eine gute IT-Strategie sollte folgende Aspekte berücksichtigen:
- Die Vision und Mission der Organisation sowie ihre Werte und Ziele. Diese sind die Grundlage für die Ausrichtung und Priorisierung der IT-Initiativen. Sie sollten klar formuliert, messbar und realistisch sein
- Die aktuellen und zukünftigen Bedürfnisse und Erwartungen der Stakeholder wie Kunden, Mitarbeiter, Partner, Lieferanten, Regulierungsbehörden usw. Diese sind die Treiber für die Anforderungen und Herausforderungen, denen die IT gegenübersteht. Sie sollten regelmäßig analysiert, verstanden und berücksichtigt werden
- Die Stärken und Schwächen der bestehenden IT-Landschaft sowie die Chancen und Risiken, die sich aus dem externen Umfeld ergeben. Diese sind die Faktoren, die die Leistungsfähigkeit und Wettbewerbsfähigkeit der IT beeinflussen. Sie sollten systematisch bewertet, überwacht und gesteuert werden
- Die Prioritäten und Ressourcen, die für die Umsetzung der IT-Strategie erforderlich sind. Diese sind die Mittel, mit denen die IT-Ziele erreicht werden sollen. Sie sollten angemessen geplant, zugewiesen und verwaltet werden
- Die Messgrößen und Kriterien, die zur Bewertung des Erfolgs und der Leistung der IT-Strategie verwendet werden. Diese sind die Indikatoren, mit denen der Fortschritt und die Ergebnisse der IT-Initiativen gemessen werden können. Sie sollten relevant, konsistent und transparent sein
- Nicht zuletzt ist eine IT-Strategie Teil bestimmter regulatorischer Vorgaben etwa in BAIT und VAIT, die den Banken und Versicherungen in den aufsichtlichen Anforderungen an die IT die Dokumentation einer entsprechenden Strategie vorschreiben
Entwicklung einer IT-Strategie
Um eine IT-Strategie zu entwickeln, können folgende Schritte durchgeführt werden:
- Führen Sie eine gründliche Analyse der internen und externen Situation durch, um die Anforderungen und Herausforderungen zu verstehen, denen die Organisation gegenübersteht. Sie können dazu verschiedene Methoden wie SWOT-Analyse, PESTEL-Analyse, Stakeholder-Analyse oder Balanced Scorecard verwenden.
- Definieren Sie eine klare Vision und Mission für die IT-Funktion, die mit der Geschäftsstrategie der Organisation übereinstimmen sollte. Die Vision sollte das langfristige Ziel der IT beschreiben, während die Mission das kurzfristige Ziel der IT beschreiben sollte. Beispiele für Visionen sind: „Wir wollen die führende digitale Plattform in unserer Branche sein“ oder „Wir wollen unseren Kunden ein nahtloses und personalisiertes Erlebnis bieten“. Beispiele für Missionen sind: „Wir liefern innovative und zuverlässige IT-Lösungen für unsere Geschäftsprozesse“ oder „Wir verbessern ständig unsere IT-Sicherheit und -Qualität“.
- Identifizieren Sie die wichtigsten Ziele und Initiativen, die Sie mit Ihrer IT-Strategie erreichen wollen. Ihre Ziele sollten SMART sein, d. h. spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitgebunden. Ihre Initiativen sollten konkrete Maßnahmen sein, die zur Erreichung Ihrer Ziele beitragen. Beispiele für Ziele sind: „Wir wollen unsere Kundenzufriedenheit um 10 % erhöhen“ oder „Wir wollen unsere IT-Kosten um 15 % senken“. Beispiele für Initiativen sind: „Wir implementieren ein neues CRM-System“ oder „Wir migrieren unsere Daten in die Cloud“.
- Entwickeln Sie einen Aktionsplan, der die Aufgaben, Verantwortlichkeiten, Zeitpläne, Kosten und Risiken für jede Initiative festlegt. Beschreiben Sie in Ihren Aktionsplan detailliert, was getan werden muss, wer es tun muss, wann es getan werden muss, wie viel es kosten wird und welche Risiken damit verbunden sind. Sie sollten auch die Abhängigkeiten und Schnittstellen zwischen den verschiedenen Initiativen berücksichtigen. Sie können dazu verschiedene Werkzeuge wie Gantt-Diagramme, RACI-Matrizen, Budgetpläne oder Risikomatrizen verwenden.
- Kommunizieren Sie Ihre IT-Strategie an alle relevanten Stakeholder und sorgen Sie für deren Engagement und Unterstützung. Ihre IT-Strategie sollte klar, verständlich und überzeugend sein. Sie sollten die Vorteile, die Kosten und die Risiken Ihrer IT-Strategie darlegen und die Erwartungen und Verantwortlichkeiten aller Beteiligten klären. Sie sollten auch Feedback einholen und Anregungen berücksichtigen.
- Überwachen Sie den Fortschritt und die Ergebnisse Ihrer IT-Strategie regelmäßig und passen Sie sie bei Bedarf an. Ihre IT-Strategie sollte nicht statisch, sondern dynamisch sein. Sie sollten die Leistung Ihrer IT-Initiativen anhand der festgelegten Messgrößen und Kriterien überprüfen und die Auswirkungen Ihrer IT-Strategie auf Ihre Geschäftsziele bewerten. Sie sollten auch die Veränderungen in Ihrem internen und externen Umfeld beobachten und Ihre IT-Strategie entsprechend anpassen.
Die Entwicklung einer IT-Strategie ist kein Luxus, sondern eine Notwendigkeit. Ohne eine IT-Strategie riskieren Sie, dass Ihre IT ineffizient, unzuverlässig, unsicher und veraltet wird. Sie verpassen die Chance, Ihre IT als einen strategischen Vorteil für Ihre Organisation zu nutzen. Sie verlieren den Anschluss an Ihre Konkurrenz und Ihre Kunden. Deswegen ist die Überarbeitung oder Entwicklung einer IT-Strategie eine Aufgabe, die jeden Unternehmen durchführen sollte, und zwar nicht nur einmal und dann nie wieder, sondern alle paar Jahre.