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Sie kennen die Situation: Sie schreiben ein E-Mail, aber sie bleiben ungebührlich lange bei der Frage hängen, wie Sie den Adressaten ansprechen. Oder Sie zögern mit dem Versand, weil Sie unsicher sind bei der Verabschiedung. So wollen weder grob noch anschmiegsam wirken und sich nicht in den Ruf bringen, im gesellschaftlichen Umgang ein Anfänger zu sein. E-Mails sind zwar weniger formell als Briefe, aber es gibt dennoch Regeln.
Überlegen Sie sich, mit wem Sie es zu tun haben. Entscheidend für die passenden Ansprachen und Grüsse in E-Mails ist der Grad an Vertrautheit, der zur anderen Person besteht. Oft hilft das Bauchgefühl bei der Wahl der Anreden und Grussformeln. Oder nehmen Sie folgende Liste zur Hand:
Sehr geehrte/Sehr geehrter: Diese Anrede ist immer noch ein absoluter Standard im Schriftverkehr. Bei Personen, die man nicht gut kennt, oder zu denen ein formelles Verhältnis besteht, ist sie nach wie vor eine sichere Variante. Jemanden so zu adressieren ist korrekt und signalisiert Ernsthaftigkeit und Zurückhaltung.
Guten Tag/Guten Abend: Sehr geehrte(r) wird aber von manchen Leuten als altmodisch oder störend steif empfunden, gerade in E-Mails. Abhilfe schaffen dann die neutraleren Formen Guten Tag oder Guten Abend, gefolgt vom Nachnamen. Sie sollten sich aber sicher sein, dass sie diese Form der modernisierten Ansprache wirklich pflegen wollen, und im übrigen Teil des Schriftverkehrs auch so beibehalten, sonst wirken sie mit dieser Variante unsicher.
"Guten Morgen" oder "guten Nachmittag" kann man ebenfalls verwenden. Aber je nach Zusammenhang kann es auch ironisch wirken, im Sinne von: "Guten Morgen, sind Sie überhaupt schon wach?" Sie müssen sich immer bewusst sein, dass sie missverstanden werden können.
Grüezi: Die nur in der Deutschschweiz übliche mündliche Begrüssung hat sich vor allem bei E-Mails als Alternative zum "Guten Tag" durchgesetzt. Zu einem gewissen Grad ist das originell, kann aber auch verkrampft wirken, falls man sich nicht traut, eine andere Anrede zu verwenden und dies auch erkennbar wird. Ungeschickt wirkt auch ein Grüezi mit Vornamen ("Grüezi Christian"), ähnlich wie die antiquierten Formen wie Werte/Werter wie in "Werte Martha" oder "Werter Paul".
Im Schriftverkehr mit dem Ausland ist Grüezi nur sinnvoll, wenn Ihre spezifisch schweizerische Identität im Verhältnis zum Adressaten oder zum Thema des Schreibens eine Rolle spielt, etwa in der Tourismus- oder Reisebranche.
Liebe/Lieber: Jemanden, den man mit "Liebe(r)" und Vornamen anspricht, ist ein Familienmitglied, eine befreundete Person oder ein Adressat, mit dem man einen einigermassen vertrauten Umgang hat. Seien Sie sich sicher, dass dieses entspannte Verhältnis auch wirklich besteht. Sonst wirkt die Anrede anbiedernd oder gar peinlich.
Liebe/Lieber mit Nachname: Liebe(r) mit Nachnamen stellt ein schwieriges Spannungsfeld zwischen Formalität und Nähe dar. Angebracht ist es aber, wenn die Umstände formell sind und eine gewisse Distanz erfordern, aber das Verhältnis durchaus herzlich ist, beispielsweise bei Verkäufer-Kunden-Beziehungen.
Hallo: Die Anrede Hallo mit oder ohne Namen dahinter ist heikel, weil sie im mündlichen Umfang zwar angebracht ist, im schriftlichen aber nicht klar macht, wie persönlich oder formell sie sein soll. Das schweizerische Hoi oder Ciao (als Begrüssungs- oder Abschiedformel) sind indessen sehr informell. Sie funktionieren nur im Zusammenhang mit Leuten, die Sie in sehr vertrauter Weise duzen.
Gar keine Anrede: Es gibt auch Schriftverkehr mit gar keiner Anrede, also nur den Namen am Beginn eines E-Mails. Aber dahinter verbirgt sich meinst eine mehr oder weniger ausgeprägt feindselige Haltung zum Adressaten. Ausnahmen gibt es: Englischsprachige schreiben im elektronischen Verkehr manchmal nur den Vornamen, mit Komma oder Doppelpunkt, wie in "Peter:" Das ist nicht böse gemeint, sondern eine kulturelle Eigenheit.
Mehrere Adressaten: E-Mails an mehrere Personen sind dann schwierig, wenn Sie unterschiedlich enge Beziehungen zu den Adressaten haben. Ist Korrektheit oberstes Gebot, dann richten sie die Anreden nach der Person, zu er sie das formalste Verhältnis haben - die anderen werden es verstehen.
"Sehr geehrter Herr Müller, liebe Kathrin, lieber Andreas" kann heikel sein, geht aber, wenn die Empfänger kein Problem mit diesen Differenzierungen haben. Sehr geehrte Damen und Herren verwenden Sie am besten nur dann, wenn sie die Adressaten nicht kennen. Wenn man die Namen weiss, sollte man sie in der Anrede immer verwenden. Schöner sieht es auch in einem E-Mail aus, wenn die Namen untereinander und nicht nebeneinander stehen. Man verwendet aber Kommas zur Unterscheidung.
Wenn Sie unsicher sind: E-Mails gegebenenfalls separat verschicken.
Menschen und Titeln und Ämtern: Bei akademischen Graden heisst es "Sehr geehrter Dr. Meier" oder "Sehr geehrter Prof. Dr. Meier": "Doktor" und "Professor" kürzt man immer ab. Bei Frauen ist ein "sehr geehrte Frau Dr. Meier" üblich. Man schreibt "Sehr geehrter Herr Bundesrat" oder "Sehr geehrter Herr Burkhalter", aber man mischt diese Formen nicht. Das Geschlecht wird durchgängig angepasst, also "Sehr geehrte Frau Stadtpräsidentin".
Bei Direktoren, Verwaltungsräten oder Verbandspräsidenten reicht in der Anrede der Name, während im Militär unabhängig vom Geschlecht nur der Dienstgrad mit Nachnamen als Anrede gilt. Gesandten des eigenen Landes schreibt man "Frau Botschafterin" oder "Herr Botschafter", der Vertreter eines anderen Landes ist hingegen eine "Exzellenz".
Titel und Grade sind etwas vom schwierigsten in der Welt der Anreden und Grussformeln. In Deutschland achtet man genauer auf Titel, denn dort sind sie gesetzlicher Bestandteil des Namens. Auch in Österreich spielen sie immer noch eine gewisse Rolle im gesellschaftlichen Leben.
Freundliche Grüsse/Mit freundlichen Grüssen: So wichtig wie die Anrede ist die Grussformel. Diese wirken in etwa analog: "Mit freundlichen Grüssen" entspricht in etwa dem "Sehr geehrte(r)" oder dem "Guten Tag". Beste Grüsse und Herzliche Grüsse wirken eine Spur informeller. Eine zivilisierte Form der Verabschiedung ist auch, wenn man jemanden "Alles Gute" wünscht, wobei hier bereits eine grössere Vertrautheit vorhanden sein sollte.
Viele Grüsse/Liebe Grüsse: Sie gehören zu den Menschen, die man auch mit "Liebe/Lieber" anschreibt. "Grüsse aus Zürich" oder "Grüsse nach Genf" sind dann angebracht, wenn die Geografie irgend eine Rolle spielt. "Sonnige Grüsse" kann man schicken, "internette Grüsse" wirken eher albern. Schlicht Gruss/Grüsse wirken knapp und müssen zur Konversation passen.
LG, MfG: Wie immer mit Abkürzungen, Emoticons oder sonstiger Zeichensprache ist zu beachten, dass diese sehr informell sind und dem Verhältnis zum Empfänger entsprechen müssen.