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5 conseils pour une clôture comptable annuelle facile
Cette semaine, je m'attarde sur les cinq conseils pour une clôture comptable annuelle rapide, correcte et facile à faire.
1. Planifiez votre inventaire avec votre dernière livraison
À un moment donné à la fin de décembre, vous ferez votre dernière livraison. Il peut s'agir d'une livraison physique, juste avant Noël pour s'assurer que les marchandises arrivent à l'heure ou d'une livraison de service avec confirmation du client. D'une façon ou d'une autre, à un moment donné, vous savez déjà que vous ne travaillerez plus en 2018.
Planifiez votre inventaire juste après cette date mais avant le 31.12.2018. Faites-le. Mettez le rapport dans le dossier de clôture et c'est bon. Cette partie du processus de clôture comptable sera facile et rapide.
Si vous n'êtes pas sûr de ce que vous devez mettre dans la liste d'inventaire, ouvrez un fichier Excel ou un tableau Google et ajoutez les colonnes suivantes :
- 1Numéro de produit
- 2Nom du produit
- 3Dernier prix d'achat
- 4Nombre d'article en stock
A la fin de la liste, laissez une place pour signer pour les deux personnes qui font l'inventaire. Probablement vous et un ami.
N'oubliez pas d'inscrire la date à laquelle vous avez fait l'inventaire.
De cette façon, vous vous assurez que le stock dans votre bilan est facilement comptabilisé.
2. Facturez toutes vos livraisons 2018 en 2018.
Je sais que cela semble très évident, mais c'est une erreur courante de ne pas facturer entièrement tout ce qui s'est passé en 2018 en 2018.
Si vous vendez des marchandises, assurez-vous que toutes les marchandises que vous avez livrées sont facturées.
Si vous vendez des services, facturez tout ce que vous avez terminé en 2018.
Ce faisant, vous diminuez le nombre d'écritures transitoires à faire par votre comptable lors de la clôture annuelle de la comptabilité.
3. Payer toutes les factures en cours que vous avez reçues
Je vous recommande vivement de vérifier et de payer toutes les factures que vous avez reçues pour 2018 en 2018.
N'oubliez pas, le 31 est un jour de fermeture bancaire en Suisse et un paiement prend environ 2 jours pour être viré. Alors payez au plus tard le 28 !
En payant toutes vos factures de 2018 en 2018, vous vous assurez que vous n'avez pas besoin de comptabiliser des écritures transitoires lors de la clôture.
3b. Ne payez pas les factures de 2019 en 2018 si vous le pouvez.
Si vous le pouvez, ne payez pas les factures liées à 2019 en 2018. Par exemple, les factures d'assurance pour la période 2019 qui vous ont été envoyées en décembre. Payez-les en janvier.
Gardez-les sur votre bureau et payez-les après le 2 janvier (le 1er est un jour férié).
Chacune d'entre elles vous permettra d'éviter deux écritures transitoires.
4. Arrêtez toute commande de marchandises après le 15 décembre.
L'objectif ici est de diminuer le risque de recevoir une facture en janvier concernant une livraison que vous avez reçue en 2018.
Si vous vous assurez que vous recevez toutes les livraisons avant le 15 décembre, il n'y a aucune raison pour qu'un fournisseur attende plus de deux semaines pour vous envoyer une facture.
Ainsi, vous diminuez le nombre d'écritures transitoires dans votre clôture.
5. Payez tous les salaires de décembre le 20 décembre.
Il y a tellement de jours fériés à la fin décembre (25, 26, 31) qu'il peut être facile de manquer le bon moment pour effectuer les paiements. De plus, il est facile d'oublier d'effectuer des paiements pour votre entreprise lorsque vous êtes pris dans les festivités familiales.
Ma recommandation est de payer tous les salaires le 20 décembre, c'est aussi bien pour vos employés de recevoir leur salaire avant Noël afin qu'ils puissent faire quelques courses supplémentaires si nécessaire.
Avec ce dernier conseil, vous économisez des écritures transitoires.
Enfin, tous ces conseils visent à faciliter, accélérer et rationaliser la clôture annuelle de la comptabilité de votre entreprise. Vous n'êtes pas obligé de le faire, mais cela rendra le processus de clôture comptable plus efficace et donc moins couteux.
Si vous avez d'autres conseils sur la façon de vous préparer à la clôture annuelle de la comptabilité, écrivez un commentaire ci-dessous, je m'assurerai d'y jeter un coup d'œil et d'intégrer toutes les bonnes idées dans l'article de l'année prochaine.
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Meilleures salutations,
Vivien
PDG, EZYcount