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La tabella Registrazione ha una serie di viste con le colonne già impostate.
Colonne della tabella Registrazioni
Le colonne elencate qui di seguito e precedute da un * non sono di regola visibili. Per renderle visibili usare il comando dal menu Dati → Disponi colonne.
Data
La data che viene inserita in questa colonna, è quella che il programma usa per attribuire la registrazione a un periodo di competenza. La data deve essere riferita al periodo contabile definito nelle Proprietà file (Dati base), dove nella sezione Opzioni si può indicarla come obbligatoria, altrimenti il valore può essere vuoto. Se sono state bloccate le registrazioni, il programma segnala un errore quando si inserisce una data inferiore o uguale alla data blocco.
*Data Documento
Si può indicare la data del documento, per esempio la data di emissione di una fattura.
*Data Valuta
Si può indicare la data valuta dell'operazione bancaria. Il valore viene importato da un estratto conto in formato elettronico.
Documento
Il numero di giustificativo che di regola viene attribuito per identificare la registrazione contabile e si riferisce al documento cartaceo. Quando si registra si consiglia di indicare sul documento un numero progressivo, in modo che dalla registrazione si può facilmente risalire al documento contabile.
La funzione di auto-completamento suggerisce dei valori progressivi e dei codici di registrazione, precedentemente impostati nella tabella registrazioni ripetitive.
Il programma propone il numero successivo di documento, che può essere ripreso con il tasto F6.
-
Progressione numerica, il programma incrementa semplicemente il valore più alto trovato nella colonna Doc.
- Progressione alfanumerica. Il programma incrementa la parte numerica finale, utile se si vogliono tenere numerazioni separate per la cassa o la banca:
- Se precedentemente è stato inserito C-01 e si inizia a digitare C, il programma propone C-02.
- Se precedentemente è stato inserito B104 e si inizia a digitare B, il programma propone B105.
- Se precedentemente è stato inserito D10-04 e si inizia a digitare D, il programma propone D10-05.
Nelle Registrazioni ricorrenti si possono predisporre delle registrazioni di gruppo che possono essere riprese in blocco tramite un codice nella tabella Registrazioni.
Per aggiungere una grande quantità di numeri di documento si può usufruire di Excel. Creare in Excel la quantità desiderata di numeri di documento e copiare e incollare nella colonna Doc della tabella Registrazioni di Banana Contabilità.
*Documento protocollo
È una colonna supplementare da utilizzare quando si vuole attribuire un'altra numerazione alle registrazioni o al documento. La funzione di auto-completamento suggerisce un valore progressivo che ha lo stesso funzionamento della colonna Documento. Si usa per esempio:
- Quando si necessita di attribuire un numero progressivo alle registrazioni, diverso dal numero di documento.
- Se le registrazioni sono inserite da altre persone, usando un altro file e poi queste sono importate nella contabilità. In questo modo si può avere sia una numerazione progressiva riferita alla contabilità sia il numero originale.
*Tipo Documento
Contiene un codice che il programma usa per identificare un tipo di registrazione. Se si desidera usare dei codici propri è meglio aggiungere una nuova colonna.
- 01 - Nei report questa registrazione è considerata una registrazione d'apertura, quindi non figura nel periodo, ma nei Saldi iniziali.
- dal 10 al 19 - Codici per fatture clienti.
- dal 20 al 29 - Codici per fatture fornitori.
- dal 30 fino al 1000 - Codici riservati per scopi futuri.
*Numero fattura
Si riporta il numero di fattura del cliente o del fornitore. Questa colonna è fondamentale perché viene usata in in combinazione con la funzione di controllo fatture Clienti e Fornitori.
*Documento originale
Il numero di riferimento presente su un documento, per inserire per esempio il numero di una nota di credito.
*DocLink Collegamento a file esterno
In questa colonna si inserisce un link a un file esterno, di regola al giustificativo contabile. Vedi Inserire, modificare e aprire collegamenti.
- Quando nella cella è stato inserito un collegamento, appare una piccola icona e cliccandovi il programma apre il documento, ma solo se si tratta di un'estensione considerata sicura.
- L'altra piccola icona permette d'inserire e modificare il collegamento.
*Riferimento Esterno
L'eventuale numero di riferimento attribuito da un programma che ha generato questa operazione. Questo valore può servire per controllare che una medesima operazione non sia stata importata due volte.
Descrizione
Il testo della registrazione.
La funzione di auto-completamento suggerisce il testo di una registrazione già inserita, o inserita l'anno precedente se è attiva l'apposita opzione.
Se si preme il tasto F6 il programma riprende i dati della riga precedente con la medesima descrizione e completa i campi della riga attuale.
Se la descrizione inizia con #CheckBalance, la registrazione viene considerata una registrazione per il controllo del saldo.
Si veda a questo proposito la spiegazione nella pagina controllo contabilità.
*Note
Serve per aggiungere delle note alla registrazione.
Conto Dare
Il conto che viene addebitato.
- Nel conto Dare si possono inserire anche dei segmenti, separati di regola da un ":" o un "-".
Inserendo il segno di separatore di segmento si passa immediatamente al segmento successivo.
- Se si preme il tasto invio si termina invece l'input e si passa alla colonna successiva.
- La funzione di auto-completamento propone i conti e i segmenti presenti nel piano contabile.
- Invece del conto si può inserire un testo di ricerca. Il programma propone l'elenco dei conti che contiene il testo in una delle colonne.
*Conto Dare Descrizione
La descrizione del conto inserito in dare, ripresa dal piano dei conti.
Conto Avere
Il conto che viene accreditato.
*Conto Avere Descrizione
La descrizione del conto inserito, ripresa dal piano dei conti.
Importo
L'importo che viene registrato sul conto Dare e Avere.
*Saldo
La colonna Saldo indica la somma fra il Dare e l'Avere. Viene quindi visualizzato un importo solo per le registrazioni su diversi conti. Al termine della registrazione il saldo deve essere a zero. Se un importo si ripete significa che c'è un errore.
Le colonne IVA
Per le spiegazioni delle colonne IVA, consultare la pagina Registrazioni della gestione IVA.
CC1
Il conto di un Centro di costo preceduto dal "." da immettere senza il ".".
Se la sigla è preceduta dal segno meno "-P1", l'importo viene registrato in Avere.
*CC1 Descrizione
La descrizione del centro di costo ripresa dal piano dei conti.
CC2
Il conto di un Centro di costo preceduto dal "," da immettere senza il ",".
Se la sigla è preceduta dal segno meno "-P2", l'importo viene registrato in Avere.
*CC2 Descrizione
La descrizione del centro di costo ripresa dal piano dei conti.
CC3
Il conto di un centro di costo preceduto dal ";" da immettere senza il ";".
Se la sigla è preceduta dal segno meno "-P3" l'importo viene registrato in avere.
*CC3 Descrizione
La descrizione del centro di costo ripresa dal piano dei conti.
*Data Pagamento
Si inserisce la data del pagamento, usata in combinazione con il comando visualizza scadenze.
Per usare le funzioni di controllo delle fatture clienti e fornitori si deve inserire una registrazione per l'emissione della fattura e un'altra per il pagamento.
*Blocco Numero, Blocco Importo, Blocco Progressivo, Blocco Linea
Si veda la funzione Blocca registrazioni.
Dal menu Strumenti → Aggiungi nuove funzionalità → Aggiungi colonne Articoli nella tabella Registrazioni vengono aggiunte le seguenti colonne:
IdArticolo
L'identificatore dell'articolo della tabella Articoli. Se si inserisce un articolo presente nella tabella Articoli, sono ripresi la descrizione, unità, prezzo unitario, codice IVA e conto.
Quantità
Il quantitativo che moltiplicato per il prezzo unitario dà il totale dell'importo (può essere anche un numero negativo).
Unità
Una descrizione riferita alla quantità, per esempio: mq, ton, pz.
Prezzo/Unità
Il prezzo per ogni unità, che moltiplicato con la quantità dà il totale dell'importo (può essere anche un numero negativo).
Se è stato inserito un valore nella colonna Quantità o Prezzo unitario, l'importo viene calcolato in base ai contenuti di queste due colonne e convertito in un valore positivo.
Con il comando Disponi colonne è possibile rendere visibili delle colonne, nasconderle, spostarne la sequenza, aggiungerne di supplementari o indicare che una determinata colonna non deve essere stampata.
- Le colonne aggiunte nella tabella Registrazioni sono visibili anche nella tabella Registrazioni ripetitive, Scheda conto, Riassunto IVA senza renderle visibili.
Per visualizzare queste colonne nelle altre tabelle si dovrà usare il comando Disponi colonne.
- Se nella scheda conto si aggiunge una colonna importo, gli importi inseriti vengono sommati.
Viste
Quando si crea una nuova contabilità vengono create e visualizzate automaticamente le seguenti viste:
- Base - Colonne principali.
- Centri di Costo - Colonne CC1, CC2 e CC3.
- Scadenze - Colonne Data Scadenza e Data Pagamento
- Blocco - Colonne del Blocco.