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1. Allgemeine Voraussetzungen
Bei berechtigten Interessen ist eine Überwachung der Arbeitnehmer zulässig, wenn dies nicht systematisch, sondern nur stichprobenweise oder in Verdachtsfällen geschieht. Berechtigte Interessen können sein: Einhaltung des IT-Reglements und von Weisungen zur Dokumentenverwaltung, Schutz anderer Arbeitnehmer vor Mobbing und Belästigung oder Verdacht auf eine Schädigung des Arbeitgebers.
Kontrollen müssen erforderlich und verhältnismässig sein. Erforderlich bedeutet, dass keine weniger einschneidenden Massnahmen zur Verfügung stehen (zum Beispiel eine Abmahnung). Verhältnismässig bedeutet, dass das berechtigte Interesse des Arbeitgebers den Eingriff rechtfertigt. Wenn die Privatnutzung der IT-Infrastruktur durch den Arbeitnehmer verboten ist, sind die Kontrollrechte des Arbeitgebers grösser als bei erlaubter Privatnutzung.
Die Arbeitnehmer sind über mögliche Kontrollen vorgängig zu informieren, wobei generelle Hinweise in Allgemeinen Anstellungsbedingungen genügen. Da man in Verdachtsfällen die verdächtigten Arbeitnehmer nicht noch vorwarnen will, sollte bereits im Arbeitsvertrag oder im IT-Reglement auf sämtliche Möglichkeiten der Überwachung (Internetverkehr, E-Mail, Telefonranddaten) hingewiesen werden.
Durch unrechtmässige Kontrollen beschaffte Beweismittel unterliegen unter Umständen einem Beweisverwertungsverbot und können vor Gericht nicht verwertet werden.
2. Telefon
Das Abhören von Telefongesprächen ist grundsätzlich verboten (Art. 179bis StGB). Eine Ausnahme besteht bei Gesprächen, die Bestellungen, Reservationen oder Ähnliches zum Inhalt haben (Art. 179quinquies StGB). Das Abhören zu Schulungszwecken oder Leistungskontrollen setzt das Einverständnis aller Gesprächsteilnehmer voraus und muss deshalb vorgängig angekündigt werden.
Die sog. Randdaten betreffen nicht den Inhalt des Gesprächs, sondern nur die Dauer, den Zeitpunkt, die beteiligte Rufnummer und die Gebühren. Auch wenn solche Randdaten vom Abhörverbot nicht betroffen sind, sind Einschränkungen zu beachten. Die systematische Erstellung von Kommunikationsprofilen anhand der Randdaten ist unzulässig. Hingegen dürfen Randdaten zur Kontrolle von Weisungen betreffend den Telefonverkehr, zu Abklärungen bei ausserordentlichen Telefonkosten oder bei Verdacht auf schwerwiegende Pflichtverletzungen verwertet werden.
3. E-Mail
E-Mails können durch den Arbeitgeber aus zwei Gründen eingesehen werden: wenn ein Zugriff auf geschäftliche E-Mails notwendig ist (zum Beispiel zur Stellvertretung bei Abwesenheit) und zur Kontrolle der Einhaltung des IT-Reglements.
Geschäftliche E-Mails stellen Geschäftskorrespondenz dar und gehören dem Arbeitgeber. Sie sind vom Arbeitnehmer gemäss den Weisungen zur Dokumentenverwaltung zu verarbeiten. Der Inhalt von privaten E-Mails darf vom Arbeitgeber nicht zur Kenntnis genommen werden. Bei Austritt ist dem Arbeitnehmer Gelegenheit zu geben, private E-Mails zu löschen.
Zur Beweissicherung ist es in Verdachtsfällen auf Datenmissbrauch durch den Arbeitnehmer zulässig, eine Sicherungskopie des geschäftlichen E-Mail-Accounts herzustellen.
Praxistipp: Es wird empfohlen, Weisungen zur Dokumentenverwaltung zu erlassen. Der elektronische Posteingang ist zur Aufbewahrung von Dokumenten ungeeignet. Geschäftliche E-Mails sind ausserhalb des Posteingangs thematisch zu ordnen. Private E-Mails sind aus dem Posteingang zu entfernen und entweder zu löschen oder in einem besonders gekennzeichneten Ordner aufzubewahren.
4. Weitere Überwachungsmöglichkeiten
Überwachungsmassnahmen sind nicht nur zum Schutz der IT-Infrastruktur notwendig. Vielmehr sind das Anwendungsspektrum und die Gründe sehr vielfältig. Neben dem Diebstahlschutz mit Überwachungskameras ist auch an Taschenkontrollen, Leibesvisitation etc. zu denken. Hinzu kommen mögliche Observationen durch Privatdetektive bei Überprüfung von Absenzen. Eine GPS-Überwachung der Fahrzeugflotte während der Arbeitszeit ist zwecks Optimierung der Disposition, dem Treffen von Sicherheitsvorkehrungen und zur Kontrolle der Arbeitszeiten zulässig, sofern keine totale Kontrolle in Echtzeit vorliegt. GPS-Überwachung ist bei privater Nutzung des Geschäftswagens abzuschalten. Die Überwachung des Internetverkehrs mittels Spionagesoftware ist unzulässig.