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Première Phase
Dans une première phase, l’initiateur ou son bureau d’ingénieur mandaté demande une pré-qualification. Celle-ci est demandée chez plusieurs contracteurs possibles.
Partant des documents que l’initiateur reçoit des contracteurs sollicités, l’initiateur étudie l’adéquation entre la solution proposée et les besoins. L’adéquation doit se confirmer pour toutes les phases suivantes de planification et de construction, et jusque dans l’exploitation. Cette appréciation s’effectue souvent sur la base de critères purement qualitatifs. On se pose des questions telles que: a-t-il de bonnes références? Le projet peut-il lui être confié? Son approche est-elle appropriée? Le courant passe-t-il suffisamment entre les personnes pour une collaboration durable?
Les contracteurs sollicités fourniront les renseignements à titre gracieux pendant la phase de pré-qualification. Parmi les contracteurs qui ont soumis des documents de pré-qualification, l’initiateur du projet choisit le plus approprié pour la phase suivante de l’étude de faisabilité, et conclut avec le contracteur retenu un précontrat. De la sorte, il est garanti qu’un seul interlocuteur, à savoir le contracteur retenu, tire au clair toutes les conditions requises pour le projet pendant l’étude de faisabilité, comme par exemple le contact avec les clients essentiels, les propriétaires fonciers, etc.
Deuxième Phase
Dans la deuxième phase, le contracteur retenu effectue une étude de faisabilité. L’étude de faisabilité montre si, dans l’optique du contracteur, un réseau de chauffage à distance est économiquement viable ou non. Le contracteur élabore le concept à cette fin: en fonction de la production thermique, ainsi que des paramètres de raccordement et des prix que le client du réseau va acquitter approximativement.
Le contracteur peut apporter son savoir-faire, mettre correctement sur les rails le concept pour le réseau de chauffage à distance et en garantir ainsi une exploitation rentable. Une remarque à ce sujet: dans la procédure classique d’adjudication publique, il n’est pas prévu que le savoir-faire du futur exploitant puisse s’intégrer dans la conception du réseau de chauffage à distance.
L’étude de faisabilité est gratuite. Souvent, les coûts d’une étude de faisabilité représentent un millième de la somme investie, mais ils peuvent s’en écarter.
Troisième Phase
Au début de la troisième phase, l’initiateur décide si le contracteur doit élaborer le projet de chauffage à distance en détail.
C’est ainsi qu’est réglée par contrat l’indemnité que le contracteur reçoit de l’initiateur, si ce dernier ne souhaite pas la réalisation du réseau de chauffage à distance par la suite, bien que le contracteur ait continué d’élaborer le projet. Les coûts de développement du projet représentent souvent entre 2 et 5% de la somme d’investissement escomptée.
Le contracteur développe ensuite le projet. Pour cela, le contracteur s’occupe de l’acquisition de clients, il élabore les projets de construction pour la centrale thermique et le réseau de conduites, il s’occupe également des démarches administratives pour l’obtention des autorisations et il passe les contrats d’approvisionnement énergétique.
Le contracteur examine dans cette troisième phase la viabilité économique effective du réseau de chauffage à distance. En cas de conclusion positive, le contracteur en entreprendra la construction.
Quatrième Phase
Dans la quatrième phase, le contracteur construit le réseau de chauffage à distance. La planification et la construction s’effectuent avec le concours étroit de la commune.
Il est possible que l’initiateur devienne client du contracteur, tout comme il est possible que des clients additionnels viennent rejoindre ce réseau de chauffage à distance. A titre d’exemple, une commune peut raccorder le bâtiment de la mairie et l’école au réseau de chauffage à distance.
Cinquième Phase
Dans la cinquième phase, les installations sont exploitées sur un modèle de contracting. Si possible, les installations feront ultérieurement l’objet de densification et d’extensions.