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L'archivage est essentiel dans le cadre des activités publiques. Il permet la traçabilité des activités de l'État, en garantit la sécurité juridique et participe à la constitution de la mémoire collective.
Les trois pouvoirs et toutes les entités qui leur sont rattachées sont responsables de conserver leurs dossiers dans de bonnes conditions et de manière ordonnée. Lorsqu'ils n'ont plus l'utilité de leurs dossiers, ils doivent les proposer à l'office des archives. En particulier, aucune élimination de documents ne peut avoir lieu sans l'accord de l'office des archives.
Périmètre d'application
La Loi sur l'archivage s'applique aux trois pouvoirs et aux entités qui en dépendent (secrétariats généraux, services, offices, greffes, commissions, …), mais concerne également les institutions paraétatiques, à savoir :
- les établissements et corporations de droit public cantonaux, leurs administrations ainsi que les commissions qui en dépendent (le « 3e cercle ») ;
- les personnes privées, lorsqu'elles accomplissent une tâche de droit public sur délégation d'une autorité cantonale (le « 5e cercle ») ;
- les groupements d'autorités.
Par défaut et sauf dispositions contraires, lorsque l'un des conseillers d'État ou un chef de service assume la présidence ou le secrétariat d'une institution ou conférence intercantonale, il doit assumer l'archivage des dossiers.
Lorsque l'État conclut une convention avec des personnes privées qui accomplissent une tâche de droit public, il est tenu de mentionner que ces dernières sont soumises à la Loi sur l'archivage.
Intervenants
L'office des archives conseille, soutient et supervise les entités tout au long du processus d'archivage. Il est en particulier responsable :
- de l'évaluation (détermination de ce qui est à verser aux Archives et de ce qui est à éliminer) ;
- de la conservation pérenne des archives ;
- de leur mise à disposition.
Chaque entité est responsable :
- de gérer et conserver ses dossiers de manière ordonnée, selon le plan d'archivage en vigueur ;
- de proposer à l'office des archives les dossiers dont elle n'a plus l'utilité ;
- de nommer en son sein un préposé à la gestion des documents.
Le préposé à la gestion des documents est la personne qui :
- assure le contact avec l'office des archives ;
- rédige et tient à jour le plan d'archivage de son entité ;
- organise les versements et éliminations de manière régulière.