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Eine Heiratsurkunde, auch genannt Trauungsurkunde, ist eine Dokumentation beziehungsweise ein schriftlicher Nachweis über die Eheschließung zweier Personen. Die Heiratsurkunde stellt zusammen mit der Geburtsurkunde, der Partnerschaftsurkunde und der Sterbeurkunde die wesentlichen Zivilstandsurkunden dar. Sie wird nach einer Trauung beim Zivilstandsamt von diesem als Beurkundung ausgestellt.
Wichtig ist, dass man die Heiratsurkunde bei dem Zivilstandsamt in der Schweiz beantragen muss, bei dem auch die Trauung stattgefunden hat. Hierbei ist der Heimatsort oder der Wohnort irrelevant. Auf den Seiten der Schweizerischen Eidgenossenschaft können Sie eine Liste der Zivilstandskreise in der Schweiz einsehen.
Manchmal benötigt man auch eine beglaubigte Kopie einer Heiratsurkunde. Das kann zum Beispiel der Fall sein, wenn das Dokument in der Schweiz ausgestellt wurde, aber nun an eine ausländische Behörde übermittelt werden soll. Die Beglaubigung muss dann meist durch eine diplomatische oder konsularische Vertretung oder durch eine Apostille erfolgen.
Die Beglaubigung dient dazu, zu belegen, dass Unterschriften oder Stempel auf dem Dokument echt sind. Es ist eine schriftliche Erklärung, mit der eine Verwaltungsbehörde, ein Notar oder eine Magistratsperson bezeugt, dass Unterschriften, Stempel oder private Unterschriften auf dem Dokument echt sind. Dies ist dabei auch die einzige Verantwortung der beglaubigenden Person oder Behörde. Die Verantwortung für Inhalte oder die Gültigkeit übernimmt die Person keinesfalls.
Die schweizerische Trauungsurkunde wird in drei Sprachen ausgestellt. Auf Deutsch, Französisch und Italienisch. Und ein internationaler Auszug aus dem Eheregister wird sogar fünfsprachig ausgestellt, mit Englisch und Spanisch als weitere Sprachen.
Eine beglaubigte Kopie der Heiratsurkunde können die Personen beantragen, die das Dokument betrifft, also beide Ehepartner. Auch eine andere Person kann an Stelle einer betreffenden Person eine Kopie beantragen. Dazu benötigt sie dann aber eine schriftliche Vollmacht und eine Kopie des Ausweises der betreffenden Person. Des Weiteren kann eine Firma, Organisation oder Behörde das Dokument beantragen.
Die Beantragung kann über die Internetpräsenz des Zivilstandsamtes des jeweiligen Kantons, in dem die Trauung stattfand, erfolgen. Dort füllt man ein Formular aus und wird automatisch durch die nötigen Schritte geleitet. Außerdem kann man bei dem Zivilstandsamt auch persönlich vorstellig werden und das nötige Antragsformular vor Ort ausfüllen.
Für die Beantragung muss man den genauen Verwendungszweck angeben, damit einem auch das richtige Dokument erstellt wird. Weiterhin muss man sich ausweisen können, um die Berechtigung zur Antragstellung nachzuweisen.
Für das Ausstellen einer beglaubigten Kopie einer Heiratsurkunde muss man eine Summe von 30 Schweizer Franken bezahlen. Hinzu kommen die Versandkosten.
Eine beglaubigte Kopie einer Heiratsurkunde können Sie auch aus dem Ausland beantragen. Die Befugnis, eine Heiratsurkunde zu beglaubigen, haben laut der Verordnung über Schweizer Personen und Institutionen im Ausland Schweizer Vertretungen, also die Schweizer Botschaft an Ihrem ausländischen Wohnort. Hier finden Sie eine Liste aller schweizerischen Botschaften im Ausland und können diese ermitteln, an die Sie sich in Ihrem Fall wenden müssen. Die Entrichtung einer Gebühr von 40 Schweizer Franken erfolgt in der Währung, die die Schweizer Vertretung festlegt. Durch Anpassungen des Wechselkurses kann sich dieser Preis jedoch verändern.
Wenn das Dokument nur innerhalb der Schweiz versandt wird, muss man mit einer Wartezeit von 10 Tagen bis zum Erhalt der beglaubigten Kopie warten. In der Regel wird Ihnen die Rechnung direkt mitgesandt. Wird der Antrag im Ausland gestellt, kann es zu längeren Bearbeitungszeiten kommen. Jeder Antrag wird von der Schweizer Vertretung dahingehend überprüft, ob zwischen der Schweiz und dem ausländischen Staat eine Vereinbarung zur Befreiung von Beglaubigungen vorliegt oder ob etwaige Schweizer Interessen beeinträchtigt werden. Daher kann die Bearbeitung länger dauern, weshalb ein Antrag auf eine beglaubigte Kopie frühzeitig gestellt werden sollte.
Verwaltungsverfahren in anderen Ländern: