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Kontinuierliche Qualitätssicherung mit Hilfe des PDCA-Zyklus
Damit Qualität entstehen und dauerhaft gewährleistet werden kann, ist es wichtig, die relevanten Prozesse in der Produktion, im Kundendienst oder anderen Bereichen zu identifizieren und in ihren Abläufen und Verantwortlichkeiten zu definieren.
Doch dieses ist nur der erste Schritt hin zu einer wirkungsvollen Qualitätssicherung, denn auch ein definierter Prozess kann Schwachstellen aufweisen oder im Laufe der Zeit entwickeln.
Der PDCA-Zyklus spielt im Rahmen der Qualitätssicherung eine wesentliche Rolle, denn der Grundgedanke hinter diesem Modell ist, dass die Verbesserung von Prozessen kein einmaliges und lineares Ereignis ist, das einmal absolviert für immer wirkt, sondern vielmehr, dass dauerhaft hohe Qualität nur durch eine kontinuierliche Verbesserung gewährleistet werden kann. Das drückt sich im so genannten Deming-Kreis aus, der aus den vier Phasen Plan (Plan), Ausführung (Do), Überprüfen (Check) und Handeln (Act) besteht, die nicht nur einmalig, sondern wiederholt nacheinander ausgeführt werden.
Kleine Schritte führen zum Ziel
Der PDCA-Zyklus wurde ursprünglich in den 1930er Jahren vom Physiker und Statistiker Walter A. Shewhart entwickelt, Verbreitung und Anerkennung fand seine Idee jedoch erst in den 1950er Jahren, nachdem der bekannte Qualitätsmanagement-Pionier Edwards Deming die Idee seines Freundes und Kollegen aufgriff und damit weltweit populär machte. Ihm zu Ehren wird der PDCA-Zyklus auch als Deming-Kreis bezeichnet. Es existiert auch eine deutsche Übersetzung, die jedoch weniger verbreitet ist: der PTCA-Zyklus (Planen, Tun, Checken, Aktion).
Die vier Hauptphasen werden kreisförmig angeordnet und bilden so einen geschlossenen Kreislauf, der immer wieder durchlaufen wird, um kontinuierliche Verbesserungen in kleinen Schritten zu erreichen. Der PDCA-Zyklus wird ebenso beim kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP) und beim Kaizen angewendet.
Phase 1 – Planen (Plan)
Damit ein beliebiger Prozess verbessert werden kann, muss zunächst ermittelt werden, was nicht richtig oder optimal läuft. Dazu müssen auch neue Ideen eingebracht werden, denn auf alten Pfaden lassen sich keine neue Länder entdecken.
Die Planungsphase teilt sich in vier Schritte auf:
- Möglichst genaue Definition des Problems und Vorgabe eines messbaren Zieles.
- Identifizierung und Definition der kritischen Prozesse und Festlegung des Prozesses, der verbessert werden soll.
- Detaillierte Auflistung aller Prozessschritte und Überprüfung der für das Problem ursächlich verantwortlichen Schritte.
- Sammlung und Analyse von Daten zum Problem, um so die Ursachen und Auswirkungen genauer einschätzen zu können.
Phase 2 – Ausführung (Do)
Ausgehend von den Ergebnissen der Phase 1 werden nun kleine Veränderungen in kritischen Prozessschritten etabliert. Die Auswirkungen jeder Änderung sollten eindeutig erkannt und bewertet werden können, darum ist hier weniger mehr. Besser viele kleine Veränderungen nacheinander als eine grosse, deren Auswirkungen nicht mehr eindeutig voneinander abgegrenzt werden können.
Parallel müssen Kriterien entwickelt werden, nach denen entschieden werden kann, welcher Lösungsansatz weiter verfolgt werden soll. Sind diese festgelegt und anhand derer die präferierte Veränderung zur Verbesserung identifiziert, kann ein Pilotprojekt begonnen werden, um die Auswirkungen der Veränderungen auch in anderen Bereichen oder unternehmensweit einzugrenzen.
Phase 3 – Überprüfen (Check)
Die Kontrolle der Auswirkungen ist bedeutsam, schliesslich sollen die eingeleiteten Schritte in die richtige Richtung gehen und eine Verbesserung des Prozesses ergeben. In der Überprüfungsphase gilt es daher, aussagekräftige Daten zu sammeln, aus denen sich Informationen ableiten lassen, ob die Massnahmen den erwünschten Erfolg erreicht haben oder nicht. Ist das Ergebnis der Analyse, dass die Veränderungen keine Verbesserungen im gewünschten Sinne bewirken, muss erneut geplant werden, um andere Schritte zur Veränderung zu initiieren.
Phase 4 – Handeln (Act)
Veränderungen, die sich als positiv herausgestellt haben, können im Gesamtprozess eingeführt werden. Die notwendigen Veränderungen müssen dazu genau definiert und dokumentiert werden, damit sie Teil des neuen Prozessablaufes werden. Ebenso ist eine fortlaufende Überwachung einzuplanen, um mögliche Probleme, die sich erst im Laufe der Zeit ergeben, frühzeitig zu erkennen und angehen zu können.
Die Verbesserung von Prozessen ist dabei niemals abgeschlossen, es ist ein kontinuierliches Streben nach Optimierung. Daher ist auch der PDCA-Zyklus niemals abgeschlossen oder beendet, es verschiebt sich nur der Fokus und richtet sich auf andere Prozesse und Arbeitsschritte.
Mit den richtigen Werkzeugen zum Erfolg
Für jede Phase des PDCA-Zyklus steht eine Vielzahl von Werkzeugen zur Verfügung, die bei der Umsetzung hilfreich und notwendig sind. Während der Planungsphase sind das die visuelle Darstellung von Prozessen in einem Flussdiagramm, die Pareto-Analyse, die Kunden-/Lieferantenanalyse, in der die möglichen Interaktionen entlang der Wertschöpfungskette verdeutlich werden sowie das Brainstorming, um möglichst viele und passende Lösungsansätze zu entwickeln.
In der folgenden Ausführungsphase kommen Schulungen der betroffenen Mitarbeiter am Arbeitsplatz sowie der Aufbau und die Durchführung von Experimenten zum Einsatz. Auch die operative Unterstützung und Weiterbildung der Führungskräfte gehört zu den sinnvollen Massnahmen, um die Umsetzung zu erleichtern und personell auf eine breite Basis zu stellen.
Für die Überprüfungsphase ist es wichtig, die Daten über Veränderungen und ihre Auswirkungen möglichst exakt und in einer stabilen Qualität zu ermitteln und auszuwerten. Datenblätter und Qualitätsregelkarten helfen bei der systematischen Erfassung und erleichtern die Auswertung. Die Definition von Key Performance Indicators (KPI) sorgt dafür, dass Veränderungen schnell sichtbar werden und eindeutig identifiziert werden können. Diese sollten auch grafisch dargestellt werden, um etwa Veränderungen über einen längeren Auswertungszeitraum zu verdeutlichen und sichtbar zu machen.
In der Handlungsphase werden optimierte Prozessabläufe durch die folgenden Werkzeuge eingeführt: Die Prozessanalyse stellt eine Aktualisierung der Prozessflussdiagramme dar, die allen Beteiligten zugänglich gemacht wird. Im Rahmen einer Standardisierung können aktualisierte Prozesse mit anderen etablierten Prozessen verglichen werden, um Chancen oder Probleme zu erkennen. Und durch die Schulung der Mitarbeiter auf die neuen Prozesse wird sichergestellt, dass die Veränderungen von allen umgesetzt und richtig ausgeführt werden.
Fazit
Verbesserungen lassen sich nachhaltiger erzielen, wenn sie in kleinen Schritten angegangen werden. Um dabei systematisch vorzugehen, ist der PDCA-Zyklus eine bewährte und ausgereifte Methode, die sich auf alle Branchen und Betriebsgrössen anwenden lässt und die bei der kontinuierlichen Verbesserung von Prozessen und Prozessschritten unterstützt.
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