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Die Gemeinden sind in der Organisation ihrer Gemeindeverwaltung weitgehend frei und können diese auf ihre Bedürfnisse abstimmen. Der Gemeindevorstand regelt die Organisation der Gemeindeverwaltung im Organisationserlass.
Die Gemeinden unterscheiden sich bei der Organisation ihrer Verwaltung wesentlich. Die Grösse der Gemeinde, die Art der Gemeinde (Schulgemeinde, politische Versammlungsgemeinde, Parlamentsgemeinde) und die Aufgaben, welche die Gemeinde erfüllt, haben wesentliche Auswirkungen auf die Organisation der Gemeindeverwaltung. Sie kann sich an den Grundsätzen des hierarchischen Aufbaus, der Effizienz, der Transparenz und der Bürgernähe orientieren. Die Verwaltungseinheiten unterstützen und informieren sich, soweit möglich, gegenseitig.
Der Gemeindeverwaltung kommt eine wichtige Bedeutung zu. Die Gemeindeangestellten bringen die notwendigen Fachkompetenzen mit und verfügen über die erforderlichen Spezialkenntnisse. Sie sorgen für Kontinuität und ermöglichen damit die Behördentätigkeit im Milizsystem. Der Stellenplan gibt Auskunft darüber, wie viele Personen in welchen Bereichen angestellt sind.
Die Aufgaben der Gemeindeverwaltung sind vielfältig. Üblich ist zum Beispiel, dass sie die Sitzungen und Entscheide der Exekutive vorbereitet und deren Beschlüsse umsetzt. Darüber hinaus kann der Gemeindevorstand ihr weitere Aufgaben übertragen. So dürfen auch Gemeindeangestellte selbst Entscheide fällen, zum Beispiel im Bereich der Sozialhilfe. Welche Aufgaben in welchem Umfang an wen übertragen werden, regelt der Gemeindevorstand im Organisationserlass.
Zur Gemeindeverwaltung gehören sämtliche Mitarbeitenden der Gemeinde. Für Lehrpersonen gilt in der Regel das kantonale Personalrecht. Für die übrigen Gemeindeangestellten gilt das kantonale Personalrecht nur, falls die Gemeinde keine eigene Personalverordnung hat.
Die Gemeindeangestellten stehen in einem öffentlich- rechtlichen Arbeitsverhältnis, das durch eine Anstellungsverfügung oder einen öffentlich-rechtlichen Vertrag begründet wird. Unter Einhaltung einer bestimmten Frist ist das Arbeitsverhältnis gegenseitig kündbar.
Jede Gemeinde hat eine Gemeindeschreiberin oder einen Gemeindeschreiber (auch Stadtschreiberin oder Verwaltungsleiter genannt). Sie leiten die Gemeindeverwaltung, haben die administrative Führung inne und unterstützen den Gemeindevorstand und die übrigen Behörden. Die Gemeindevorstände können ihnen weitere Aufgaben übertragen. Zudem haben die Abteilungsleitungen der verschiedenen Ressorts eine wichtige Funktion in der Gemeindeverwaltung.
Der Gemeindevorstand übt die Aufsicht über die Verwaltung aus und stellt die Einhaltung der Vorschriften sicher.