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Protection des données des employés
Conserver et supprimer les données
Quelles données de Ben l’employeuse doit-elle conserver, quelles données doit-elle supprimer ?
Si l’entreprise ne prend pas en compte la candidature, elle doit renvoyer le dossier de candidature. L’entreprise ne doit pas renvoyer les documents créés spécifiquement pour la candidature, tels que la lettre de motivation ou les résultats du bilan de santé, mais doit les détruire. Si l’entreprise a reçu le dossier par voie électronique, elle doit le supprimer.
Exception : L’entreprise peut conserver le dossier de candidature avec l'accord du candidat qui n’a pas été pris, notamment si elle souhaite examiner le dossier pour un autre poste dans son entreprise.
Dès que l'objectif est atteint, l’employeuse doit détruire les données correspondantes. Une exception s'applique aux données qu'elle doit conserver pour des raisons légales (cf. Délais & règles de forme).
L’employeuse est responsable de s'assurer que l'information contenue dans le dossier personnel de Ben est exacte. Elle doit donc vérifier le dossier à intervalles réguliers. Ben peut à tout moment demander à l’employeuse de corriger toute donnée inexacte ou de détruire toute donnée qui n'a pas été correctement collectée.
Certificat médical
L’employeuse doit détruire tout certificat médical dès qu'il a atteint son but. L'un de ces buts pourrait être, par exemple, de documenter les demandes de remboursement de l'assurance d’indemnités journalières en cas de maladie ou de documenter le calcul du salaire. Même si une procédure d’assurance sociale est en cours, le certificat médical et les autres documents relatifs aux demandes de prestations d’assurance sociale doivent être conservés jusqu'à la fin de la procédure (cf. droit de consultation du dossier).
Évaluations du personnel
Ben a droit à un certificat de travail en tout temps. L’employeuse doit donc conserver les évaluations du personnel pendant toute la durée de la relation de travail (cf. Délais & règles de forme).
Si l’employeuse supprime les emails de Ben à l'aide d'un scanner de contenu qui filtre les emails selon un contenu prédéfini, elle doit ancrer cette option dans un règlement ou autre. L'utilisation systématique d'un scanner de contenu peut violer l'interdiction de surveiller le comportement des employés.
Dès que l'objectif est atteint, l’employeuse doit détruire les données correspondantes. Une exception s'applique aux données qu'elle doit conserver pour des raisons légales (cf. Délais & règles de forme).
Au plus tard à la fin de la relation de travail, l’employeuse doit en principe :
- renvoyer les documents du dossier personnel qui appartiennent à Ben. Cela s'applique, par exemple, aux photos ou aux diplômes ;
- détruire ou remettre à Ben les documents de son dossier personnel qui lui appartiennent. C'est le cas, par exemple, de la lettre de motivation ou des résultats d'une évaluation.
Exceptions : En cas de litige juridique, l’employeuse peut conserver les données de Ben si elle en a besoin à des fins de preuve.
Avant la fin de la relation de travail, l’employeuse doit demander à Ben de :
- transmettre ou classer les emails professionnels et, le cas échéant, le confirmer ;
- supprimer tous les éventuels emails privés du compte de messagerie professionnelle.
L’employeuse doit ensuite
- bloquer le compte email de Ben afin qu'il ne puisse plus recevoir d'emails ;
- supprimer les emails restants dans le compte, et :
- si nécessaire, paramétrer un assistant d'absence qui informe l'émetteur que Ben a quitté l'entreprise.
L’employeuse ne peut pas transférer automatiquement des emails à l'adresse de Ben sans son consentement.
L’employeuse doit garder ses livres comptables pendant dix ans. Outre la correspondance commerciale et les pièces comptables, il s'agit en particulier des données relatives aux salaires.
L’employeuse doit également conserver les évaluations du personnel pendant dix ans, car Ben a droit à un certificat de travail pendant cette période, calculée à compter de la fin de la relation de travail.