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Planung - Wissen wohin man will
«Planung ist die gedankliche Vorwegnahme möglicher zukünftiger Zustände, die Auswahl der anzustrebenden Zustände (Ziele) und die Festlegung der dazu umzusetzenden Massnahmen.»
-- aus dem Controllerwörterbuch 4. Auflage – IGC – International Group of Controlling
Strategische Planung
„Die Strategische Planung gibt der operativen Planung den Sinn und den Menschen die daran mitwirken, die Motivation.“ Die strategische Planung liegt nicht im primären Fokus einer Business Intelligence Lösung. Teile der Daten und Berechnungslogiken können jedoch daraus hinzugezogen werden, wenn es im Rahmen von strategischen Überlegungen um die Schaffung von Grundlagen oder Simulationen geht.
Operative Planung
„Die operative Planung besteht aus der Mittelfristplanung, als Scharnier zur meist langfristigen Strategie, und aus der Jahresplanung. Operative Planung ist die Konsequenz aus der strategischen Planung und soll in Planwerten festhalten, wie die Ziele portioniert werden und zu erreichen sind.“
Die Durchführung der Planung ist stark unternehmensspezifisch. Je nach Branche, Grösse, Lage, Vertriebskonzept und Produkten ist diese entsprechend unterschiedlich aufgebaut. Man kann sagen, dass die Einzigartigkeit eines Unternehmens sich auch in der Einzigartigkeit ihrer Planung niederschlägt. Verallgemeinert können hierbei die zeitlichen Abfolgen wie folgt eingeordnet werden:
Mittelfristplanung
In der Mehrjahresplanung werden auf hoher Aggregation die Eckwerte eines Unternehmens festgelegt. Dabei bildet die strategische Ausrichtung des Unternehmens die Grundlage. Die Mittelfristplanung wird jeweils für 3 bis 5 Jahre in die Zukunft festgelegt und sollte jährlich überprüft und wiederkehrend für dieselbe Zeitspanne definiert werden. Hierbei können gleichzeitig, sprich parallel unterschiedliche Planszenarien aufgebaut werden (worst case, expected, best case, etc.).
Jahresplanung
Das erste Planjahr der Mittelfristplanung entspricht dem Vorgaberahmen für die nächste darauffolgende Jahresplanung. Diese Vorgaben sind dann der Top-Down Ansatz für die Jahresplanung. Diese Vorgaben werden nun jedoch detaillierter ausgearbeitet. So zum Beispiel auf einzelne Monate, Kostenstellen, Niederlassungen, Märkte usw. Das heisst die Planwerte werden auf den kleinsten zu planenden Einheiten erfasst und anschliessend im sogenannten Bottom-Up Verfahren aggregiert. So ergeben sich daraus die unternehmensrelevanten Kennzahlen auf oberster Stufe. Im Idealfall treffen sich die Werte aus Top-Down und Bottom-Up innerhalb von akzeptablen Grenzen. Ist dies nicht der Fall so muss es zu einer zweiten Planungsrunde kommen. Hier spricht man dann auch von der Knetphase in der die Planwerte nochmals „durchgeknetet“ werden. Bedarfsweise werden für die Top-Down und Bottom-Up Jahresplanung verschiedene alternative Planszenarien (worst, expected, best) durchgespielt.
Detail-Planung
Sehr oft ist es innerhalb der Jahresplanung auch sinnvoll sogenannte Detail-Planungen unterhalb der tiefsten, unternehmensweit festgelegten Planungsebene zu erfassen. Damit werden Einmaligkeiten wie Projekte oder Events oder auch Personalkosten in kleineren Unternehmen ohne eigene umfassende Personalplanung durchgeführt. So werden für bestimmte Planungspositionen die geplanten Aktivitäten, Kosten und Erlöse zusammengetragen und das aggregierte Ergebnis in die normale Planung übertragen. Es ist jedoch sinnvoll, auch für solche Detail-Planungen entsprechende Strukturen und Gefässe zur Verfügung zu stellen, damit dies dokumentiert und nachverfolgt werden kann.
Forecast
Ist das geplante Jahr zum Ist-Jahr geworden, so wird mittels Plan-Ist-Vergleich geprüft, ob das Unternehmen „auf Kurs“ ist. Die Forecast-Planung dient nicht dazu, den Plan abzuändern, wenn man vom Kurs abgekommen ist. Dadurch würden das Wesen und der Aufwand für die Planung obsolet. Der Sinn eines Forecasts ist die Abschätzung, was sich, unter Berücksichtigung des abgelaufenen Anteiles des Jahres und der Möglichkeiten der restlichen Monate, noch erreichen lässt.
In der einfachsten Variante werden die bestehenden Ist-Werte mit den verbleibenden Planwerten bis Ende der Jahres-Periode addiert und ergeben so einen mathematischen Endperiodenwert. Dieser errechnete Wert wird auch Last Estimate oder Latest Forecast genannt.
Bei entsprechender Lösungsfunktonalität können die verbleibenden Planwerte mit ihren zeitaktuellen Neu-Einschätzungen ergänzt, resp. adjustiert werden. Die erfolgt entweder auf der Stufe des zu erwartenden Endjahreswertes oder durch Erfassen der jeweiligen Einzelmonatswerte.
Rollierende Planung
„Von rollierender Planung, auch rollende Planung genannt, spricht man schliesslich, wenn die Jahres- und die Mittelfirstplanung mit der gleichen Struktur und Systematik abgewickelt werden. Wobei aber Letztere noch einen geringeren Detailierungsgrad aufweist.“
Wie die vorausgehende Definition besagt, ist eine rollierende Planung nichts anderes als eine Mittelfrist und Jahresplanung in kürzeren Abständen. Dadurch wird der resultierende Planungs-aufwand zusätzlich erhöht und Bedarf einer entsprechend erweiterten Funktionalität des eingesetzten Planungssystems. Wiederum muss im Sinne eines wirkungsvollen Führungs-instruments gesorgt werden, dass hierbei die Verantwortlichkeit klar bei den Beteiligten liegt und nicht an das Planungssystem delegiert wird.