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In der Geschäftswelt ist die Fähigkeit klare und effektive Briefings zu erstellen, von entscheidender Bedeutung, unabhängig von der Branche oder dem Projekt. Ein gutes Briefing bildet die Grundlage für den Projekterfolg und sorgt dafür, dass alle Beteiligten auf derselben Seite sind. Zudem hilft es aus Sicht des Auftraggebers oder der Auftraggeberin bei der Senkung der Kosten. Denn je weniger Zeit Dienstleistende damit verbringen, herauszufinden, was die Kundschaft will, desto schneller ist der Auftrag erledigt. Egal, ob du mit Designern, Entwicklern, Marketingexperten oder anderen Fachleuten arbeitest, es folgen 10 allgemeine Prinzipien für die Erstellung eines guten Briefings.
1. Klare Kommunikation und Information Die grundlegende Regel für ein gutes Briefing lautet: Klare Kommunikation. Vermeide unklare Formulierungen, Fachbegriffe oder Abkürzungen, die potenziell missverständlich sein könnten. Je klarer und präziser du deine Anforderungen und Erwartungen formulierst, desto wahrscheinlicher ist es, dass das Projekt erfolgreich verläuft. Wichtig ist zudem, dass du alle benötigten Informationen über dein Unternehmen klar weitergibst. (Siehe Bild: "1. Allgemeine Infos zu:")
2. Kenntnis der Zielsetzung Bevor du ein Briefing erstellst, musst du dir darüber im Klaren sein, was du mit dem Projekt erreichen möchtest. Welche Ziele sollen erreicht werden? Welche Ergebnisse erwartest du? Definiere diese Ziele so spezifisch wie möglich, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten die gleiche Vision teilen.
3. Zielgruppen verstehen Egal, ob es sich um ein Marketingprojekt, ein Produktentwicklungsprojekt oder ein anderes Vorhaben handelt, es ist entscheidend, die Zielgruppen zu verstehen. Wer sind deine potenziellen Kunden, Nutzer oder Empfänger? Je genauer du diese Zielgruppen beschreibst, desto besser können die Projektbeteiligten die Lösungen darauf abstimmen.
4. Klare Erwartungen setzen Lege klare Erwartungen fest, was du vom Projekt oder den Dienstleistern erwartest. Welche Ergebnisse werden benötigt? Eindeutige Erwartungen helfen dabei, Enttäuschungen und Missverständnisse zu vermeiden.
5. Flexibilität bewahren Während klare Erwartungen wichtig sind, ist es auch entscheidend, Raum für Kreativität und Expertenrat zu lassen. Dienstleister und Teammitglieder bringen oft wertvolle Ideen und Erfahrungen ein, die das Projekt verbessern können. Sei bereit, auf diese Vorschläge einzugehen und flexibel zu sein, wenn Änderungen notwendig sind.
7. Budget und Ressourcen festlegen Teile das verfügbare Budget und die verfügbaren Ressourcen so früh wie möglich mit. Wie sollte der Zeitrahmen aussehen? Wie hoch dürfen die maximalen Kosten sein? Dies ermöglicht es den Beteiligten, realistische Vorschläge zu entwickeln und sicherzustellen, dass das Projekt im vorgegebenen Rahmen bleibt.
8. Meilensteine setzen Lege nebst einem groben Zeitrahmen auch für dich wichtige Meilensteine fest. Brauchst du einen Teil bereits früher? Sind bestimmte Punkte des Projekts dringend? Dies hilft, den Fortschritt zu überwachen und sicherzustellen, dass das Projekt termingerecht abgeschlossen wird.
6. Offene Kommunikation fördern Ermutige alle Beteiligten, Fragen zu stellen und Unklarheiten zu klären. Offene Kommunikation ist der Schlüssel zur Lösung von Problemen und zur Sicherstellung, dass das Projekt reibungslos verläuft. Stelle sicher, dass du weisst, wer deine Ansprechperson bei Fragen ist.
9. Regelmässige Termine Vereinbare regelmässige Updates und Feedback-Schleifen, um den Projektfortschritt zu verfolgen. Dies ermöglicht es, frühzeitig auf Probleme zu reagieren und Anpassungen vorzunehmen.
10. Bewertung und Lernen Nach Abschluss des Projekts ist es wichtig, eine Abschlussbewertung durchzuführen. Welche Ziele wurden erreicht? Was könnte verbessert werden? Lerne aus der Zusammenarbeit, um in zukünftigen Projekten noch erfolgreicher zu sein.
Bei Kreativaufträgen, wie zum Beispiel das Erstellen eines Werbeplakats, ist es zudem wichtig, den Auftragnehmenden mitzuteilen, ob bereits eine kreative Leitidee, bestimmte Botschaften o.ä. bestehen, damit sie ihre Arbeit darauf abstimmen können. Mehr Punkte zur Copyplattform bei Kreativaufträgen findest du auf dem dritten Bild (unten).
Die Kunst des guten Briefings ist in jeder Branche von unschätzbarem Wert. Ein gut durchdachtes Briefing erleichtert die Projektabwicklung, steigert die Effizienz und trägt dazu bei, die gesteckten Ziele zu erreichen. Es ist der Schlüssel zum Projekterfolg und zur effektiven Zusammenarbeit mit Teammitgliedern und Dienstleistern.