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Unter Tabellenkalkulation versteht man ein Programm, welches die Analyse und Verarbeitung numerischer Daten ermöglicht. Dabei erfolgt in den meisten Fällen eine interaktive Eingabe durch den Nutzer. Das Programm ist daraufhin in der Lage, automatische und komplexe Berechnungen eigenständig durchzuführen. Die Ausgangsdaten sowie Ergebnisse der Berechnungen werden anhand von einer Tabelle wiedergegeben. Diese besteht jeweils aus Zeilen und Spalten, welche jeweils Werte enthalten. Neben numerischen Daten können die einzelnen Felder jedoch auch Buchstaben und Wörter sowie andere Parameter, beispielsweise im Form von mathematischen Formeln enthalten. Eine äusserst beliebte Funktion von Programmen zur Tabellenkalkulation ist die Möglichkeit, die einzelnen Daten in Form von Diagrammen graphisch zu veranschaulichen. Bei den meisten Softwares kann man hierbei zwischen verschiedenen Optionen, wie zum Beispiel dem Säulen-, Spalten-, Kreis-, Linien-, Balken- sowie dem additiven Diagramm wählen.
Bei der Benutzung von Tabellenkalkulationsprogrammen steht in der Praxis häufig die Berechnung von umfangreichen oder auch sich wiederholenden Rechenfolgen im Vordergrund. Dies geschieht auf einer vorstrukturierten Arbeitsfläche, die je nach Art des Programms zur Tabellenkalkulation unter anderem als "Worksheet" oder "Spreadsheet" bezeichnet wird. Durch die Möglichkeit, einzelne Zellen der Tabelle durch interaktive Verknüpfung von Zeilen und Spalten genau zu definieren, können Inhalte bestimmter Zellen beispielsweise kopiert, bearbeitet oder auch referiert werden.
Der weltweit bekannteste Anbieter von Tabellenkalkulation ist ganz klar Microsoft mit Excel, welches einen Teil von Microsoft Office darstellt. Andere verbreitete Programme sind Calc, Numbers und PlanMaker.
Heutzutage werden landesweit entsprechende Kurse in so gut wie jeder Fach- und Wirtschaftsschule angeboten. Eine grosse Anzahl an Seminaren und Lehrgängen findet man jedoch ebenfalls bei Zentren, die auf berufliche Weiterbildung spezialisiert sind sowie an den meisten Volkshochschulen.
Des Weiteren bieten fast alle grösseren Universitäten in der Schweiz Kurse zur Tabellenkalkulation an, die auch von Externen besucht werden können. In vielen Fällen wird das Interesse und die Bereitschaft zur Weiterbildung vom Arbeitgeber gerne gesehen und dementsprechend auch finanziell unterstützt. Während der Kurse werden den Teilnehmern die wichtigsten Grundkenntnisse im Umgang mit Programmen zur Tabellenkalkulation nahegelegt. Diese beinhalten im Normalfall unter anderem die richtige Formatierung, Anwendung von Formelreferenz und Zellbezügen sowie die Erstellung und Auswertung der wichtigsten Diagrammarten.
Bei den meisten Kursen zur Tabellenkalkulation handelt es sich um längerfristige Dauerkurse, die sich über einen Zeitraum von einigen Wochen vollziehen. Es gibt jedoch auch spezielle Intensivkurse, die lediglich auf die Dauer von einem Wochenende ausgelegt sind. In manchen Fällen erhält man die Möglichkeit, anschliessend an den Kurs zur Tabellenkalkulation eine Prüfung abzulegen. Ist diese bestanden, erhält man das Zertifikat ECDL Advanced (European Computer Driving Licence). Häufig ist die Teilnahme an der Prüfung jedoch mit weiteren Kosten und einem deutlich höheren Zeitaufwand verbunden.
Aufgrund der Vielseitigkeit von Tabellenkalkulationsprogrammen, ermöglichen sie ein sehr breites Anwendungsspektrum. In so gut wie allen beruflichen Fachrichtungen stellt der kompetente Umgang mit Programmen zur Tabellenkalkulation einen grossen Vorteil dar. Folglich eignet sich auch ein Kurs oder ein Seminar für jeden interessierten Berufstätigen. Insbesondere gilt dies natürlich für alle diejenigen, die im Bereich der Verwaltung arbeiten. Durch Tabellenkalkulationsprogramme können beispielsweise Arbeitspläne und Adress- sowie Telefonübersichten erstellt werden. Auch für die Lagerverwaltung kann die Software eingesetzt werden. Ausserdem finden die Programme in der Wirtschaft natürlich grossen Einsatz. Hierbei werden Programme zur Tabellenkalkulation unter anderem dafür verwendet, die Buchhaltung zu führen, Finanzpläne zu erstellen, Investitionen zu planen sowie Zins- und Steuerberechnungen durchzuführen. Auch von der wissenschaftlichen Forschung ist die Tabellenkalkulation, beispielsweise im Rahmen statistischer Erhebungen, nicht mehr wegzudenken.
Bei den verschiedenen Programmen zur Tabellenkalkulation gibt es natürlich grosse Unterschiede. Diese belaufen sich sowohl auf die Qualität des Programms als auch auf den Preis. Am besten nutzen Sie für den Anfang zunächst das Programm, welches in Ihrem Kurs oder Seminar verwendet wurde. Dadurch können Sie sicherstellen, dass alle Anwendungen und Funktionen, die im Kurs oder Seminar vorgestellt wurden, korrekt von Ihnen verinnerlicht werden. Anschliessend können Sie sich bei Bedarf und Interesse durch verschiedene Programme durchprobieren, bis Sie das passende gefunden haben, mit dem Sie im Umgang sowie der Funktionsweise zufrieden sind. Bei den Kursen empfiehlt es sich darauf zu achten, dass die Gruppengrösse recht niedrig bleibt. Da es bei dem Erlernen des Umgangs mit Tabellenkalkulationsprogrammen auf viel praktische Übung ankommt, kann der Lehrer bei einer geringeren Teilnehmerzahl besser auf einzelne Fragen und Probleme eingehen.