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Le Conseil fédéral se réunit pour sa séance hebdomadaire environ 40 fois par année. Trois représentants de la Chancellerie fédérale y prennent part : le chancelier de la Confédération et les deux vice-chanceliers.
La Chancellerie fédérale est responsable de l’organisation des séances du Conseil fédéral. C’est le chancelier de la Confédération qui convoque le Conseil fédéral sur mandat du président de la Confédération. Cette convocation va de soi pour les séances hebdomadaires ordinaires. La Chancellerie doit toutefois pouvoir à tout moment atteindre les conseillers fédéraux dans l’éventualité où une séance doit être organisée en raison d’évènements imprévus.
Rôles du chancelier et des vice-chanceliers pendant la séance
Le chancelier participe à la séance avec les sept conseillers fédéraux. Il peut soumettre des propositions relatives aux affaires qui concernent la Chancellerie fédérale. Il participe aux discussions, mais ne vote pas. Le vice-chancelier chargé de la communication tient le procès-verbal et vérifie que le contenu des communiqués préparés à l’avance correspond aux décisions prises. Le vice-chancelier chargé de la gestion des affaires du Conseil fédéral prend acte des décisions prises et les transmet au fur et à mesure aux collaborateurs de la Chancellerie, qui les consignent par écrit.