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Zuviel auf dem Teller?
Aktualisiert: März 11
"To much on my plate", sagen die Amerikaner, wenn sie sich überlastet oder gestresst fühlren. Ja, stimmt, ich habe Paul eingestellt. Weil mir seine Bescheidenheit gefallen hat. Paul sass mir damals, bei einem Vorstellungsgespräch, gegenüber. Wenn er sich Notizen machte, senkte er sein Haupt und liess mich seine glänzende Kopfhaut in voller Grösse betrachten. Paul war dreissig Jahre alt, hatte gerade eine Kampfscheidung hinter sich, zahlte Unterhalt für seine Ex und zwei Mädchen und lebte in einer Einzimmerwohnung. Das alles war kein Problem, aber was ich bei seiner Einstellung nicht wusste, Paul arbeitete wie ein Berserker und kam trotzdem kaum vom Fleck. Ich nenne Pauls Problem das Flaschenhalssyndrom. Man findet es auf allen hierarchischen Stufen. Wie sich das auswirkt und was man dagegen tun kann, beschreibe ich hier.
Beispiel 1: Paul, Auftragsmanager
Paul notiert alle Wünsche und Aufgaben auf Post-it-Zettel und klebt sie auf seinen Schreibtisch. Es handelt sich dabei um Kundenwünsche und Aufgaben, die von Arbeitskollegen aus der internen Auftragsproduktion an ihn herangetragen werden. Paul klebt die Post-It ohne Datum, Uhrzeit, Dringlichkeit, geschätztem Zeitbedarf und Zuständigkeit auf sein Pult. Pauls Ziel ist, bis Arbeitsschluss die meisten seiner Post-It abzuarbeiten, damit er am nächsten Tag wieder neue Aufgaben übernehmen kann. Dumm ist nur, dass im Verlauf des Tages die Zahl der Aufgaben, die er erledigen sollte, wächst. Oft ist sein Arbeitsplatz schon nach einer Stunde übersäht mit gelben Post-It. Es wird hektisch. Paul sagt kaum "nein", er glaubt, alles, was ihm begegne, müsse von ihm erledigt werden. Der Stress schlägt Paul auf die Stimmung, er fühlt sich überfordert und ausgenutzt. Und für seine Kunden, Arbeitskolleginnen und -kollegen mutiert Paul zum Flaschenhals, da diese oft nicht weiterarbeiten können, bis Paul seine Aufgaben erledigt hat. Ich nenne das das Flaschenhalssyndrom.
Beispiel 2: Bruno, Finanzer und Buchhalter
Bruno ist zuständig für die Finanzen und Buchhaltung im Unternehmen. Zugleich leitet er die Verwaltung und die Mitarbeitenden der Administration. Bruno ist ein Arbeitstier, nie schlecht gelaunt oder überlastet. Er nimmt sich jeder Aufgabe an, die an ihn herangetragen wird. Egal, ob es ums Ausstellen eines Arbeitszeugnisses, um den Papierstau im Kopierer geht oder um das Gestalten des neuen Rechnungsformulars. Bruno geht auch selten vor zwanzig Uhr nach Hause. Manchmal brennt das Licht in seinem Büro noch länger, weil er den Monatsabschluss erledigen muss, der eigentlich schon vorgestern fällig gewesen wäre. Ganz gleich, was anliegt, Bruno interessiert sich für alles. Nur kaum jemals zeitgerecht und so, dass er niemanden in seiner Arbeit blockiert. Auch Bruno leidet am Flaschenhalssyndrom.
Beispiel 3: Franz, Geschäfts- und Verkaufsleiter
Franz leitet ein fünfzigköpfiges Unternehmen und amtet zusätzlich als oberster Verkäufer. Er ist ein guter Kommunikator, jovial und zuverlässig. Er zieht an allen Fäden, delegiert kaum und ist ständig online oder am Telefon. Franz bildet sich auch weiter, pflegt Beziehungen und weiss, wie man einflussreich am Geschehen im Betrieb teilnimmt. Auch wenn Franz eine Weiterbildung oder eine Tagung besucht, ist er intern wie extern erreichbar und erhält Rückfragen aus dem Betrieb oder von Kunden. Wenn Franz in einem Seminar sitzt, begibt er sich mindestens fünf Mal nach draussen, um Anrufe oder Mails zu beantworten. Auf meine Frage, weshalb er das tut, erklärt er, er müsse das tun, damit die nachfolgenden Chargen im Betrieb zügig weiterarbeiten könnten. Franz will keinesfalls zum Flaschenhalls mutieren und merkt nicht, dass er längst einer geworden ist.
Was kann man tun?
Paul, Bruno und Franz müssen dringend etwas ändern, denn so laufen sie Gefahr auszubrennen, sie riskieren Krankheit, Depression und verlieren die Freude an ihrer Arbeit. Es geht also Themen wie Entscheidungen treffen, Zuständigkeit, Delegation, Setzen von Prioritäten, Planung der Arbeitszeit, Projektplanung, Zeitmanagement und Arbeitstechnik.
Arbeitstechnik und Zeitmanagement hat in unserem Bildungssystem wenig Platz. Man geht davon aus, dass man sich diese Kompetenzen irgendwie aneignet im Laufe seines Lebens. Mir hat ein Kurs in Arbeitstechnik und Zeitmanagement geholfen. Dort habe ich gelernt, wie man Projekte plant, in Arbeitsschritte zerlegt und seine (Arbeit)zeit plant. Seine Arbeitstechnik zu ändern, ist nicht ganz einfach, weil sie etwas Persönliches ist.
Tools
Es gibt viele hilfreiche Tools und Konzepte, die helfen können, die Situation zu verbessern. Ich zähle hier ein paar auf.
Eisenhower-Prinzip zum Setzen der Prioritäten und Zuständigkeiten
Zeitmanagement und Arbeitstechnik via Monats-, Wochen- und Tagesplanung im Outlook
To-do-Listen in der App Evernote, um den Überblick zu halten
Tool zur Projektplanung: www.trello.com
Die Eisenhower-Matrix
General Dwight D. Eisenhower war bekannt und geschätzt für seine Übersicht und für sein hervorragendes Zeitmanagement. Landete eine Aufgabe oder ein Entscheid auf seinem Tisch, half ihm sein Prinzip, sie nach Dringlichkeit und Wichtigkeit zu kategorisieren. Das liess ihn meistens gelassen, zuversichtlich und locker erscheinen.
"Die dringendsten Aufgaben und Entscheidungen sind selten die wichtigsten."
So funktioniert die Matrix
Jede Aufgabe, die an einen herangetragen wird oder jeder Entscheid, mit dem man konfrontiert wird, wird mit Hilfe der Matrix kategorisiert. Die Matrix unterscheidet dringliche, nicht dringliche, wichtige, nicht wichtige sowie wichtige und dringliche Aufgaben, respektive Entscheidungen. Die genaue Anwendung findest du im folgenden Video.