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Eine Projektmanagement-Methode zu verwenden bedeutet, über Leitprinzipien und Prozesse zu verfügen, die uns helfen, Projekte zu managen. Die Wahl der Methode ist eine wesentliche Entscheidung: Sie bestimmt die Art und Weise, wie Sie arbeiten und mit Ihrem Team kommunizieren.
Wir erhalten oft Fragen zum Einsatz von Agile PM: Wann kann ich die AgilePM-Methode einsetzen, für welche Projekte?
In der Regel hilft Ihnen die Art des Projekts bei der Wahl der Methode. Schauen wir uns gemeinsam einige der Merkmale von Projekten an, die mit Agile-Methoden gemanagt werden können:
- Sie müssen ein Qualitätsprodukt innerhalb eines vorgegebenen Zeitrahmens liefern
- Sie kennen nicht alle Eigenschaften des Endprodukts von Anfang an
- die Anforderungen sollten sich ändern oder weiterentwickeln
- die häufigen Wechsel sind notwendig
- Sie einige Projektvorteile nutzen möchten, bevor das Projekt abgeschlossen wird
- das herzustellende Produkt kann schrittweise Wert für das Unternehmen generieren
- Ihr Arbeitsumfeld ändert sich ständig
Was ist agiles Projektmanagement?
Wie unterscheidet es sich von traditionellen Methoden?
Der einfachste Weg, agiles Projektmanagement zu verstehen, ist, es mit traditionellen Methoden zu vergleichen, die Sie wahrscheinlich bereits anwenden. Ein Beispiel ist die Wasserfallmethode, ein sehr logischer, methodischer Ansatz.
Bei dieser Methode folgt Ihr Team einem sequenziellen Entwurfsprozess.
Projektmanager und Teammitglieder schliessen jede Phase des Projekts ab – beginnend von oben nach unten – bevor sie zur nächsten Phase übergehen dürfen.
Wenn jedoch etwas überarbeitet werden muss, muss der Prozess von vorne beginnen, mit dieser neuen Änderung im Hinterkopf.
Aufgrund dieser Einschränkung müssen Projektmanager, die diese Methoden verwenden, in der Planungsphase zusätzliche Zeit aufwenden, um die Anzahl der Fehler oder Änderungen sorgfältig zu minimieren, damit die Projekte fristgerecht abgeschlossen werden.
Agiles Projektmanagement hingegen ist das Gegenteil davon, da es inkrementell und interaktiv ist.
Projektmanager organisieren mehrere kurze Projektmeilensteine, die Sprints genannt werden. Diese werden normalerweise in zweiwöchigen Schritten durchgeführt und beziehen alle am Projekt beteiligten Parteien mit ein.
Dies ermöglicht dem Team Check-Ins, Tests, Feedback und Aktualisierungen, bevor das Projekt endet – ohne von vorne beginnen zu müssen.
Es gibt noch einen weiteren Grund für diese kurzen Sprints: Sie sind eine schnelle Möglichkeit, den Stakeholdern Ergebnisse zu zeigen. Halten Sie die Anteilseigner nach jedem Sprint auf dem Laufenden, so dass sie die harte Arbeit Ihres Teams sehen und ihren Beitrag leisten können, solange noch Zeit für Anpassungen ist.
Anstatt dass Ihr Team das Projekt Wochen (oder Monate) vor dem Starttermin abliefert, wie es bei der Wasserfallmethode der Fall ist, können die Aktionäre sehen, wie sich der Wert des Projekts entfaltet.
Agiles Projektmanagement ist auch ein wenig anders organisiert als traditionelle Wasserfallpläne.
Aufgaben werden gruppiert und in einem Backlog organisiert, so dass nur die Aufgaben, die den höchsten Geschäftswert liefern, als erstes und vorrangig angegangen werden.
Sobald diese erledigt sind, kann der Rest der Aufgaben zur Priorität werden.
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Wann Sie agiles Projektmanagement einsetzen sollten
Es gibt ein paar Einschätzungen, die Sie vornehmen müssen, bevor Sie bestimmen können, welcher Projektmanagement-Stil der richtige für Ihr Team ist. Um Ihnen bei der Entscheidung zu helfen, wann Sie agiles Projektmanagement einsetzen sollten, sollten Sie die folgenden Punkte berücksichtigen:
- Unterstützt das Senior Management agile Prozesse?
- Ist das etwas Neues oder ein Prozess, den es schon eine Weile gibt?
- Wie schnell brauchen Sie das Ergebnis des Projekts?
- Wie reagiert Ihr Team auf Veränderungen?
- Haben Sie ein Team von unabhängigen Denkern?
- Welchen Stil verwenden Sie bereits?
- Sind Sie in einer Branche tätig, die sich schnell verändert?
Diese 7 Fragen sollten Ihnen helfen, einzugrenzen, ob ein agiler Stil das Richtige für Ihr nächstes Projekt ist.
Agil funktioniert besser für Teams, die über den Tellerrand hinausschauen müssen, in Branchen, in denen man sich schnell anpassen und der Konkurrenz einen Schritt voraus sein muss.
4 Dinge, die Sie vor dem Einsatz von AgilePM wissen sollten
AgilePM ist die einzige agile Methodik, die sich auf das Projektmanagement konzentriert. Es kann daher der richtige Kompromiss sein, wenn Sie eine Projektmanagement-Methode verwenden und gleichzeitig agile Prinzipien in die Praxis umsetzen wollen.
Aber ist Ihr Team bereit, AgilePM als Methode für das Projektmanagement einzusetzen?
Hier sind 4 wichtige Punkte für die Einführung der Methode:
1. Die Geschäftsvision, die das Projekt leitet, ist klar spezifiziert und wird von allen Mitgliedern des Projektteams verstanden.
Wenn es kein klares und gemeinsames Verständnis der Vision gibt, besteht die Gefahr, dass Zeit für Details von geringem Wert verwendet wird.
Das Agile Business Consortium schlägt eine Frage vor, die man sich stellen sollte, um zu verstehen, ob die Aktivität, die wir durchführen, mit der Vision übereinstimmt:
“Ermöglicht diese Entscheidung einen Fortschritt in Richtung der Unternehmensvision?” “
2. Alle Projektteilnehmer verstehen und stimmen zu, dass die Lieferung einer akzeptablen und termingerechten Lösung das primäre Maß für den Projekterfolg ist.
In einem agilen Projekt ist jeder auf die geschäftlichen Treiber und die termingerechte Lieferung fokussiert.
Vom Streben nach Perfektion wird abgeraten.
3. Alle Mitglieder des Projektteams sind sich einig, dass die Anforderungen in den frühen Phasen des Projekts nur auf einem hohen Niveau festgelegt werden und dass sich die Details im Laufe der Entwicklung herauskristallisieren werden.
Die Anforderungen in den Anfangsphasen des Projekts im Detail zu definieren, ist riskant und könnte ungenau sein – es erlaubt keine Skalierung der Lösung und erfordert eine “Änderungskontrolle“.
Es ist daher wichtig, dass das Team weiß, WARUM diese Lösung wichtig ist.
Stellen Sie also sicher, dass die Anforderungen die Bedürfnisse des Unternehmens erfassen und nicht eine vordefinierte Lösung sind.
4. Alle Mitglieder des Projektteams akzeptieren, dass Änderungen der Anforderungen unvermeidlich sind und dass nur durch das “Umarmen dieser Änderungen” die richtige Lösung entstehen wird.
Das Entwicklungsteam muss sich auf die Änderungen einlassen, um eine optimale Lösung zu liefern.
Die notwendigen Änderungen müssen Vorrang vor der geplanten Arbeit haben.
Warum ist es wichtig, diese Eckpunkte zu Agile PM zu kennen?
Ein agiles Projekt gilt als erfolgreich, wenn es die Zeit- und Qualitätsvorgaben einhält. Daher ist es wichtig, dass sich das Projektteam an den Kriterien orientiert, die im Project Approach Questionnaire (PAQ) des Agile Business Consortium aufgeführt sind.
Dabei handelt es sich um einen Fragebogen (bestehend aus 17 Aussagen), der auf den wichtigsten Erfolgsfaktoren basiert und dabei hilft, potenzielle Risiken aufzuzeigen, die den Projekterfolg beeinträchtigen können. Die Antworten auf den PAQ haben Auswirkungen auf das Management des Projekts.
Die PAQ kann Ihnen helfen, die Risiken, die mit der Wahl einer agilen Methode und auch mit dem Erfolg des Projekts im Allgemeinen verbunden sind, sofort zu erkennen.