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Die bedingte Formatierung in Excel benötigen Sie, wenn Sie in einer Datumsspalte sämtliche Zellen rot färben wollen, welche ein älteres Datum als das heutige enthalten.
Ausgangslage
Als Beispiel haben Sie eine Pendenzenliste wie die folgende:
In der Spalte A sind ganz normale Datumsangaben drin. Diese sollen jedoch rot erscheinen, falls sie älter als heute sind.
Lösung
Um die Zellen abhängig vom Datum rot einzufärben, müssen Sie im Grundsatz zwei Schritte erledigen:
- Bedingung resp. Prüfung der Datumswerte definieren
- Die Formatierung wählen (rot, grün, fett, oder was Ihnen einfach gefällt)
Lösung, erster Teil
Für die Lösung beziehe ich mich auf die obige Liste. Markieren Sie den ganzen Bereich der Spalte A, das heisst A5:A100 als Beispiel.
Dann wählen Sie im Register "Start" die Schaltfläche "Bedingte Formatierung" und da drin den Punkt "Neue Regel...":
Es erscheint ein neues Fenster:
Da wählen Sie den letzten Punkt in der Liste: "Formel zur Ermittlung der zu formatierenden Zellen verwenden". Das Fenster ändert sein Aussehen ein wenig:
Bedingung, die erste Möglichkeit
Nun klicken Sie in das gelb markierte Feld. Hier geben Sie das Folgende ein:
=A5<HEUTE()
So haben Sie direkt in der bedingten Formatierung das Datum eingebaut.
Bedingung, die zweite Möglichkeit
Vielleicht wollen Sie aber nicht zwingend immer das heutige Datum als Referenz nehmen, sondern ein beliebiges Datum. Dann macht es unter Umständen mehr Sinn, wenn Sie eine Zelle dafür reservieren. Bei mir ist es die Zelle B2:
Dann lautet die Bedingung im gelb markierten Feld wie folgt:
=A5<B$2
Das Dollar-Zeichen vor der Zahl 2 (Zeile) ist wichtig. Sie dürfen in diesem Fall sogar einen absoluten Bezug verwenden. Die folgende Bedingung geht auch:
=A5<$B$2
Was bringt nun diese zweite Möglichkeit?
Nun, bei mir steht in Zelle B2 ebenfalls die Funktion =HEUTE() drin. Das ist bei Ihnen vielleicht auch meistens so. Aber vielleicht möchten Sie ganz temporär dort rasch ein anderes Datum reinschreiben, um zu testen, wie viele Pendenzen auf der Pendenzenliste nächste Woche noch offen sind. So können Sie in die Zelle B2 rasch ein anderes Datum schreiben (fix als Wert). Und wenn Sie wieder das heutige wollen, schreiben Sie einfach wieder =HEUTE() rein.
Die zweite Möglichkeit hat den grossen Vorteil, dass Sie nicht in der bedingten Formatierung Änderungen machen müssen, sondern nur in der Zelle B2. Das ist viel weniger fehleranfällig.
Hintergrundinformation HEUTE()
Die Excel-Funktion HEUTE() zeigt Ihnen in einer Zelle einfach das heutige, sprich das gerade aktuelle Datum an.
Lösung, zweiter Teil
Jetzt müssen Sie nur noch dran denken, dass Sie das Format ebenfalls anpassen. Im Fenster mit der Formel drin sehen Sie unterhalb der Bedingung eine Formatierungs-Vorschau (im folgenden Bild rot markiert). Steht dort "Kein Format vorhanden", dann müssen Sie noch rechts auf die Schaltfläche "Formatieren" klicken:
Dann öffnet sich ein übliches Formatierungs-Fenster, in welchem Sie ganz unterschiedliche Einstellungen vornehmen können. Wollen Sie die Hintergrundfarbe der Zellen rot färben, finden Sie diese Einstellung im Register "Ausfüllen":
Sobald Sie hier auf die Schaltfläche "OK" geklickt haben, sollte das vorherige Fenster etwa wie folgt aussehen:
Unter Punkt (1) muss eine Formel drinstehen, unter Punkt (2) muss irgend eine Formatierung erscheinen.
Zum Schluss nur noch auf OK klicken und fertig ist Ihre bedingte Formatierung.