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Sie war diesem Phänomen auf der Spur gekommen, als sie, so jedenfalls die Überlieferung, in einem Café beobachtet hatte, wie ein Kellner mehrfach hintereinander eine grosse Zahl von Bestellungen aufgenommen hatte und sich problemlos an diese erinnern konnte. Dies dauerte jedoch nur bis zu dem Zeitpunkt bis er alle Bestellungen abgearbeitet hatte. Danach wusste er nicht mal mehr, ob er jemandem einen Kaffee oder ein Stück Kuchen serviert hatte.
Bljuma Zeigarnik stellte sich daraufhin die Frage woran es lag, dass unerledigte Aufgaben zunächst klar präsent im Gedächtnis blieben, um sich nach dem Abarbeiten dann sofort aus dem Gedächtnis zu verabschieden.
Zeigarnik-Effekt: Unvollendetes erinnern wir besser
Bljuma Zeigarnik entwickelte an der Universität Berlin ein Experiment, bei dem sie 164 Personen unterschiedliche Aufgaben zum Lösen gab. Diese Aufgaben waren beispielsweise ein beliebiges Tier nachzukneten, eine Blume zu zeichnen, Perlen auf einen Faden zu ziehen oder etwas zu häkeln. Dabei durften die Probanden einige der Aufgaben vollenden, bei anderen unterbrach sie Zeigarnik währenddessen sie beschäftigt waren. Im Anschluss prüfte die Psychologin dann, an wie viele ihrer Aufgaben sich die Probanden noch erinnerten.
Interessanterweise stelle sich der gleiche Effekt ein, den sie bereits im Kaffeehaus beobachtete. Die Teilnehmer des Tests behielten jene Aufgaben deutlich besser im Gedächtnis, die sie nicht vollendet hatten und noch dazu deutlich besser als die anderen. Sie stellte fest, dass die unerledigten Aufgaben bis zu 90 Prozent besser im Gedächtnis haften blieben als die anderen. Dies war völlig unabhängig vom Alter, Intelligenzquotient oder Bildungsgrad der Probanden.
Die wichtige Erkenntnis des Zeigarnik-Effekts war der Grund für die anhaltende Konzentration. Bljuma Zeigarnik konnte zeigen, dass nicht etwa der Akt des Unterbrechens als solcher wichtig ist, sondern das Erledigen bzw. Abschliessen einer Tätigkeit im Gegensatz zum Unerledigtsein und Nichtabschliessen können der Tätigkeit.
Offene Schubladen
Das lässt sich gut mit offenen Schubladen verdeutlichen. Wenn Sie einiges an unerledigten Aufgaben haben, dann sind das sozusagen jede Menge offener Schubladen in Ihrem Kopf. Jedes Mal wenn Sie quasi an diese Schublade rempeln und erinnert werden, dann fällt Ihnen die noch nicht erledigte Sache ein. Was weiter bedeutet, wenn Sie eine lange Liste an offenen To-Do‘s haben, ist bereits jede Menge Ihrer Gedanken damit ausgefüllt, die ganzen Schubladen offen zu lassen und sich an die zugehörige Aufgabe zu erinnern.
Das gibt es dann in verschiedenen Abstufungen. Zum Beispiel fällt Ihnen siedend heiss ein, dass Sie einen Rückruf vergessen haben, und das ist nur eines von Ihren unzähligen To-do’s. Oder Ihnen geht eine unangenehme schriftliche Angelegenheit immer wieder durch den Kopf, bei der Sie eine Antwort schreiben müssen aber Sie schieben diese unangenehme Aufgabe schon eine ganze Weile vor sich her; so kommt es zur Prokrastination. Die Angelegenheit wird mit steigendem Termindruck auch nicht angenehmer.
Es quatscht in Ihrem Kopf
Und so beschäftigen Sie sich fortwährend mit Aufgaben, die Sie noch nicht erledigt haben, was jedoch nicht unbedingt dazu führt, dass Sie diese dann auch endlich abarbeiten. Es scheint, dass jeder so seine ganze persönliche Art von Schubladen hat, die er gern offen stehen lässt. Bei dem einen sind es unerledigte Mails oder Rückrufe, bei anderen sind es schriftliche Stellungnahmen und Berichte und beim dritten ist es alles was mit Zahlen zu tun hat oder die Reisekostenabrechnung, die noch nicht erledigt ist.
Ob es sich dabei nun um grosse oder kleine Schubladen handelt, eines haben sie alle gemeinsam: so lange sie offen stehen, steht Ihnen nur ein Teil Ihrer Gedankenkraft und -konzentration zur Verfügung, denn es ist Anstrengung, dass Sie sich an alle offenen Schubladen erinnern.
Spannung bleibt bestehen
«Beinahe ist noch nicht halb.» Deutsches Sprichwort
Vereinfacht gesagt bedeutet das, wenn Sie eine Herausforderung vor sich haben, bauen Sie geistige Spannung auf und diese löst sich erst dann, wenn Sie die Aufgabe gemeistert haben. Andernfalls bleibt diese Spannung weiter bestehen und sorgt dafür, dass Ihnen die lästige Aufgabe weiter im Gedächtnis bleibt, Ihnen nachts den Schlaf raubt und Sie morgens noch vor dem ersten Kaffee an den Papierstapel auf dem Schreibtisch denken lässt.
Cliffhanger-Effekt
Sie kennen sicher aus dem Kino oder Fernsehen den an der Klippe hängenden Mann, der Cliffhanger, vor dem Abspann, der sehsüchtig auf die Fortsetzung warten lässt. Cliffhanger-Effekt wird das Phänomen daher auch umgangssprachlich genannt und wird heute in annähernd jeder Hollywood- Produktion, jeder TV-Serie und auch in jedem spannenden Roman eingesetzt. Das heisst, die Werbepause kommt immer dann, wenn es am spannendsten ist. Hier wirkt der Zeigarnik-Effekt, denn der Sender will nicht, dass Sie wegzappen. Und selbst wenn Sie doch ein wenig an der Fernsteuerung herumspielen, Sie kommen wieder. Weil Sie natürlich wissen wollen, wie die Geschichte weitergeht.
Fortschrittsbalken und Multitasker
Das gleiche Prinzip finden Sie auch an Ihrem Arbeitsplatz. Sie kennen doch den sogenannten Fortschrittsbalken beim Download am Computer. Es ist zwar ziemlich blöde, die ganze Zeit gebannt auf den animierten Balken zu blicken und zuzusehen, wie der allmählich auf 100 Prozent anschwillt. In der Zeit liesse sich sicher Besseres erledigen. Und doch schauen Sie drauf, weil es Spannung erzeugt. 23 Prozent … 48 Prozent ... 76 Prozent ... prima, schon 80 Prozent.
Als Führungskraft sehen Sie sich als Multitasker, der mehrere Projekte gleichzeitig erledigen kann. Sie sind Vorbild für Ihre Mitarbeiter, die sich ebenfalls immer mehr Aufgaben auf die Schultern laden. Wir wissen alle, dass Multitasking nicht funktioniert. Es ist der sich aus vielen Aufgaben ergebende Zeitmangel, der Ihre Mitarbeiter plagt und zu Stress führt. Dieser kann dann zu gesundheitliche Gefahren und durch steigende Fehlzeiten, Krankheitsvertretungen und noch mehr Aufgaben, zu einem Teufelskreis führen.
Aufgaben abschliessen
Genau das Gegenteil passiert, wenn Sie sich an eine Situation erinnern, bei der Sie eine Sache zum Abschluss gebracht haben, die Sie schon länger vor sich hergeschoben haben. Das ist im Normalfall ein Gefühl der innerlichen Erleichterung und der Befreiung. Und beides trifft zu. Denn je mehr Sie von Ihren Schubladen schliessen, umso mehr können Sie sich wieder auf andere Tätigkeiten konzentrieren oder sogar kreativ tätig werden und neue Einfälle haben. Die folgenden Vorgehensweisen helfen Ihnen beim Abschliessen.
1. Rundgang-Strategie
Ähnlich wie bei einem abendlichen Rundgang durch die Firma, bei der Sie Fenster und Türen schliessen, wenn Sie als letzter gehen, können Sie ein Ritual schaffen, bei dem Sie täglich oder wöchentlich alle offenen Aufgaben auflisten, die klassische To-do-Liste und jeweils den nächsten Schritt zur Erledigung notieren. Dieser nächste Schritt sollte ein kleiner Schritt sein, ohne grossen Aufwand. Denn die wenigsten Menschen mögen unüberschaubare Tätigkeiten.
Es kann durchaus passieren, dass Sie beim gedanklichen Rundgang durch Ihre Tätigkeiten auf die Idee kommen, dass Sie manches davon gar nicht bearbeiten müssen oder wollen und können damit die Tätigkeit auch sofort abschliessen. Nicht jede unerledigte Aufgabe muss auch wirklich erledigt werden. Manchmal ist es besser, dass Sie sich von der Erledigung verabschieden und einen Haken dransetzen.
2. Schaffen Sie ein Ritual
Lassen Sie sich von der Menge an Aufgaben nicht überwältigen, die Ihnen begegnen, wenn Sie als Ihre To-do’s sichten. Hier geht es um das Ritual, das regelmässig zu tun. Wenn Sie Ihre Arbeitslast kennen, dann fällt es Ihnen leichter zu sagen, dass Sie aktuell für die gerade an Sie herangetragene Aufgabe keine zeitlichen Ressourcen haben. Es geht darum, dass Sie sich immer wieder bewusst machen, was alles zu tun ist, verbunden mit der Erkenntnis, dass Sie an einem Tag nicht alles abarbeiten können, jedoch darüber entscheiden, was Sie jetzt gerade bearbeiten werden. Damit gelingt es Ihnen auch mit Ihren Kräften besser zu haushalten.
3. Ist-Analyse der Prokrastination
Schauen Sie sich doch mal die Aufgaben genauer an, die Sie häufiger liegen lassen als andere. Sind es schwierige Kunden- oder Kollegengespräche, die Sie führen müssten und aufschieben. Oder lassen Sie eher komplexe Berichte und Reports liegen. Fallen Ihnen immer wieder mal Termine durch das Raster. Was sind Ihre Hauptaufgaben bei denen Sie von Aufschieberitis oder Prokrastination betroffen sind.
Führen Sie eine Analyse durch und schreiben Sie sich auf, bei welchen Aufgaben Sie eher zur Prokrastination resp. zum Aufschieben neigen. Was genau ist das Gemeinsame. Was für ein Gefühl taucht da bei Ihnen auf. Haben Sie Angst, einen Fehler zu machen. Sind Sie in fundamentaler Opposition unterwegs, weil Sie das Vorgehen nicht richtig finden oder ist es vielleicht ein Gefühl der Unsicherheit oder Überforderung bei einem fachlichen Thema. Fragen Sie sich doch jetzt bei aller Schwierigkeit, was ein möglicher erster Schritt wäre, um die Aufgabe trotz allem ein wenig mehr zu erledigen und die Schublade damit ein Stückchen mehr zu schliessen. Wichtig ist wiedermal, der Blick auf den ersten kleinen Schritt.
4. Kleine Schritte zuerst
«Auch eine Wegreise von tausend Meilen beginnt mit den ersten Schritt» chinesisches Sprichwort
Suchen Sie die kleinen Schritte, nicht die Siebenmeilenstiefel. Wenn Sie z.B. eine E-Mails erst oft spät beantworten, weil Sie in dem Moment in dem sie eingeht, gefühlt noch nicht perfekt antworten können, dann überlegen Sie, ob Sie sich nicht eine Teilbeantwortung angewöhnen können. Versuchen Sie eine Perspektive von aussen einzunehmen, bei der Sie selbst auf Ihre Handlungen blicken. Denn dieses Schauen von aussen bietet Ihnen den Abstand, den Sie brauchen, um in eine Handlung zu gelangen.
Wichtig ist, dass Sie einen ersten Schritt in Richtung der Bewältigung der Aufgabe tun. Das befreit und es wird Ihnen dadurch gelingen Ihre Emotionen mehr mit Abstand zu betrachten und damit gelangen Sie zu einer direkteren Handlung.
Das 5 Minuten Experiment
Schlagen Sie als Führungskraft doch Ihren Mitarbeitern folgenden Test vor. Sie sollen einen Wecker so einstellen, dass dieser in genau 5 Minuten klingelt. Ihr Mitarbeiter sollen dabei die Augen schliessen und einfach abwarten. Das Ergebnis des Experiments ist, dass Ihr Mitarbeiter merkt, wie unendlich lange einem 5 Minuten erscheinen können. Damit wird bewusst, das Gefühl zu wenig Zeit zu haben täuscht. Wir haben genug Zeit, nur zu vielen Aufgaben.
Prokrastination vermeiden – dank einem gesunden Mittelmass
Den Zeigarnik-Effekt können Sie ganz klassisch für Ihre To-Do-Listen verwenden. Wenn Sie wollen, dass die Punkte auf Ihrer Liste erledigt werden, dann schreiben Sie diese auf. Das erzeugt Spannung und positiven Erledigungsdruck beim Abhaken, gleichzeitig aber auch wiederum Stress, wenn sich die Häkchen darauf nur langsam mehren. Das ist dann die Kehrseite des Effekts, denn wenn Sie zu viele Punkte auf Ihre Liste schreiben, die sich gar nicht zügig genug abarbeiten lassen, dann schlägt der Zeigarnik-Effekt zu und Sie finden kaum noch Kapazitäten zur Konzentration oder Kreativität. Deshalb gilt es auch hier ein gesundes Mittelmass zu finden zwischen einem motivierenden Cliffhanger einerseits und einer letztlich immer noch überwindbaren Klippe in Form einer Aufgabe andererseits. Viel Erfolg dabei!