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PDCA-Zyklus — Verbessern Sie damit Ihre Arbeitsabläufe
Der PDCA-Zyklus ist ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess. Er beschreibt ein Vorgehen, um im beruflichen Alltag weiter zu kommen.
Der PDCA-Zyklus ist ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess. Er beschreibt ein Vorgehen, um im beruflichen Alltag weiter zu kommen. Aus Schwierigkeiten werden Projekte. Verbesserungen werden nach einem standardisierten Vorgehen in vier Phasen geplant und umgesetzt.
In der Arztpraxis könnte folgende Situation zu Diskussionen führen: Ärzte müssen auf Patienten warten, da diese ihre Blutentnahme noch nicht hatten.
Schritt eins: «Plan»
Im ersten Schritt geht es um das Planen im Sinn von «was brauchen wir», «wie soll es sein» (Ziel) und «was stört uns».
Ärzte in der Praxis haben einen dicht geplanten Arbeitstag, in welchem Verzögerungen durch einen Patienten Auswirkungen auf viele andere Personen haben.
Daraus lässt sich folgendes schliessen:
-> Verzögerungen stören
-> Patienten sollen die Blutentnahme kurz vor dem Arzttermin haben
Woran liegt die Verzögerung? Auch diese Frage gehört noch zum Planen. Nur wer Verbesserungsmöglichkeiten erkennt, kann versuchen, etwas umzusetzen und somit etwas gegen das Problem zu unternehmen.
In unserem Beispiel liegt die Verzögerung daran, dass das Analysegerät für die Analyse länger braucht, als die Patienten getaktet sind. Die MPA schlagen daher vor, ein zweites Analysegerät anzuschaffen.
Schritt zwei: «Do»
«Do» bedeutet, eine erste Massnahme umzusetzen und zu testen. In unserem Beispiel dürfen die MPA ein zweites Gerät anschaffen, ein Leihgerät.
Schritt drei: «Check»
Mit «Check» ist gemeint, dass die Auswirkungen der umgesetzten Massnahme untersucht werden sollen. Sind die Auswirkungen positiv? Hat sich etwas verändert? War es vorher besser?
In unserer Praxis können die MPA das abgenommene Blut früher durch ein Analysegerät laufen lassen. Die Werte sind schneller in der Ärztesoftware und die Ärztin kann früher darauf zugreifen und diese mit dem Patienten besprechen.
Schritt vier: «Act»
Im letzten Schritt des PDCA-Zyklus geht es darum, diese Neuerung zu etablieren und die dazugehörigen Prozesse zu definieren.
Kaufen wir das zweite Analysegerät? Wo werden die Geräte hingestellt, damit sich die MPA nicht in den Weg kommen? Kann an anderen Orten in der Praxis ebenfalls die Wartezeit durch ein zusätzliches Gerät verringert werden? Wenn ja, wie finanzieren wir zusätzliche Geräte?
Mut zu Verbesserungen
Die oben aufgeführten Fragen bergen eine erneute Verbesserung in sich. Der kontinuierliche Verbesserungsprozess fängt wieder von vorne an.
Sie fragen sich erneut:
- Wie soll es sein?
- Was brauche ich/brauchen wir?
- Was stört?
Durch diese Fragen beginnt der Prozess erneut: Sie fangen an zu planen, danach suchen Sie nach Lösungsmöglichkeiten und setzen diese um, prüfen diese und wenn eine Verbesserung festgestellt werden konnte, können Sie die Änderungen etablieren.
Es kann durchaus auch vorkommen, dass die Umsetzungen von Lösungen die Situation verschlimmbessern. Haben Sie dann den Mut und kehren zurück zur Ausgangslage. Nicht jedes Mal trifft man die richtige Massnahme gleich zu Beginn. Suchen Sie dann trotzdem nach einer Verbesserung und finden Sie sich nicht mit der unbefriedigenden Situation ab.
Zur Verfasserin: Seit mehr als 10 Jahren für die Organisation und Entwicklung der Gruppenpraxis Küblis mitverantwortlich. Teamprozesse und was die Menschen im Team brauchen, damit sie gut zusammenarbeiten, interessieren sie seit ihrem Studium der Arbeits- und Organisationspsychologie besonders.