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Da es während der Pandemie nicht möglich war, sich physisch zu treffen, hat der Bundesrat in der Covid-19-Verordnung 3 vorgesehen, dass der Veranstalter einer Gesellschaftsversammlung anordnen kann, dass die Teilnehmenden ihre Rechte ausschliesslich auf schriftlichem Weg oder in elektronischer Form oder durch einen vom Veranstalter bezeichneten unabhängigen Stimmrechtsvertreter ausüben. Diese Bestimmung verliert mit der Inkraftsetzung des neuen Aktienrechts am 1. Januar 2023 seine Gültigkeit. Das impliziert, dass die Gesellschaften ihre Statuten anpassen müssen, wenn sie weiterhin von der Flexibilität profitieren wollen, die virtuelle Versammlungen auch ausserhalb einer Pandemie bieten.
Virtuelle Versammlung
Gemäss dem neuen Artikel 701d OR kann eine Generalversammlung ohne physische Präsenz durchgeführt werden, sofern dies in den Statuten vorgesehen ist. Beruft eine börsenkotierte Gesellschaft eine solche GV ein, muss sie einen unabhängigen Vertreter bezeichnen, der den Auftrag hat, die Rechte und den Willen jener Personen einzubringen, die keine elektronischen Medien nutzen können oder wollen. Nicht börsenkotierte Gesellschaften können auf die Bezeichnung eines unabhängigen Vertreters verzichten, sofern dies mittels qualifizierter Mehrheit in den Statuten entsprechend vorgesehen wurde. Die für virtuelle Versammlungen nötigen statutarischen Anpassungen können schon jetzt im Hinblick auf ein Inkrafttreten am 1. Januar 2023 beschlossen werden (terminierte Statutenänderung).
Physische Versammlung mit elektronischer Ausübung der Aktionärsrechte
Die Gesellschaft kann (muss aber nicht) den Aktionären erlauben, ihr Stimmrecht im Rahmen einer Generalversammlung, die an einem Tagungsort stattfindet, auf elektronischem Weg auszuüben. Übrigens kann eine GV künftig gleichzeitig an verschiedenen Orten stattfinden, mit Direktübertragung mittels audiovisueller Mittel an allen Tagungsorten. Diese Änderungen benötigen keine statutarische Anpassung.
Voraussetzungen beim Einsatz von elektronischen Medien
Es obliegt dem Verwaltungsrat, die Einzelheiten zu regeln. Er muss sicherstellen können, dass die Identität der GV-Teilnehmenden überprüft wird, dass die einzelnen Beiträge und Reden an der GV direkt übertragen werden, dass sämtliche Teilnehmenden Vorschläge einbringen und sich an den Diskussionen beteiligen können und dass das Abstimmungsergebnis nicht gefälscht werden kann. Falls die GV wegen technischer Probleme nicht ordnungsgemäss durchgeführt werden kann, muss sie erneut einberufen werden. Diejenigen Entscheide, die vor dem Auftreten der technischen Probleme gefällt wurden, behalten ihre Gültigkeit. Eine Versammlung auf schriftlichem Weg ist ebenfalls möglich unter der Bedingung, dass sämtliche Aktionärinnen und Aktionäre oder deren Vertreter zu dieser Form der Durchführung ihre Zustimmung geben und keine Diskussion verlangt wird.
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