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3.1 In der Überschrift ist die Verfügung als solche zu bezeichnen.
3.2 Der rechtserhebliche Sachverhalt, aus welchem sich ein nachvollziehbares Bild der entscheidrelevanten Ereignisse ergibt ist – bspw. unter dem Titel Sachverhalt/Prozessgeschichte/Ausgangslage – aufzuführen. Der Sachverhalt soll neutral, und wertungsfrei formuliert werden. Die Formulierung kann aufgrund folgender Fragestellungen dargelegt werden: Was, wo, wann ist etwas geschehen? Der Aufbau erfolgt in der Regel chronologisch. Es sind die Vorbringen / Anträge der Partei, beigebrachte Beweismittel und verfahrensleitende Massnahmen der Behörde (z.B. zusätzliche Abklärungen, Gewährung des rechtlichen Gehörs) aufzuführen.
3.3 Der Sachverhalt wird in den Erwägungen gewürdigt. Die beiden Teile stehen in direkter Korrelation. Die einzelnen Argumente sollten gestalterisch wie auch inhaltlich möglichst klar voneinander getrennt werden. In den Erwägungen wird festgehalten, aus welchen Gründen und gestützt auf welches Recht die Behörde entscheidet. Aus den Erwägungen muss für den Adressaten die Tragweite des Entscheids erkennbar sein.
Das zentrale Element einer Verfügung bildet das Dispositiv. Dabei handelt es sich um die so genannte Entscheidformel mit den rechtlichen Schlussfolgerungen des gewürdigten Sachverhaltes. Das relevante Ergebnis muss im Dispositiv korrekt und vollständig abgebildet werden, weil nur dieses in Rechtskraft erwächst und damit rechtsverbindlich wird. Grundsätzlich ist auch nur das Dispositiv anfechtbar, nicht jedoch dessen Begründung. Das Dispositiv muss eindeutig und unmissverständlich festhalten, was die Behörde rechtsverbindlich anordnet bzw. welche Rechte und Pflichten festgesetzt werden. Es ist wichtig, dass beispielsweise Auflagen, die erteilt werden sollen, nicht nur in den Erwägungen festgehalten werden, sondern zusätzlich im Dispositiv am Ende der Verfügung. Wird eine Auflage (z.B. Einreichen von Arbeitsbemühungen) nicht im Dispositiv festgehalten, ist sie nicht rechtsgültig verfügt worden und ist entsprechend auch nicht anfechtbar. Die Sozialhilfebehörden haben darauf zu achten, dass diejenigen Rechte und Pflichten, welche mittels Verfügung rechtsverbindlich festgelegt werden sollen, im Dispositiv entsprechend abgebildet werden. Umgekehrt sollen Ausführungen, mit denen nichts Konkretes angeordnet werden soll, nicht im Dispositiv aufgeführt werden.
In der Rechtsmittelbelehrung wird festgehalten, wo und innert welcher Frist ein Rechtsmittel gegen die Verfügung erhoben werden kann. Die gesetzlichen Grundlagen und die formellen Anforderungen können kurz aufgeführt werden.
Das Erfordernis der Schriftlichkeit bedeutet nach Lehre und Rechtsprechung, dass die Verfügung rechtsgültig, d.h. von einer verfügungsberechtigten Person unterschrieben sein muss.
In der Eröffnungsformel wird festgehalten, an wen die Verfügung zu eröffnen ist.