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Reorganisation der Administration einer Organisationseinheit der kantonalen Verwaltung
Der Bereich Administration einer Organisationseinheit der kantonalen Verwaltung durchlebt gerade eine Reorganisation, welche mit vielen Veränderungen verbunden ist. Nicht alle Mitarbeitenden im Team sind bereit, die Veränderungen zu akzeptieren.
Sivam, Suganiya, 2021
Art der Arbeit Bachelor Thesis
Auftraggebende Regionales Arbeitsvermittlungszentrum
Betreuende Dozierende Müller, Thomas
Keywords Reorganisation und Changemanagement
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Aus führungstechnischer Sicht war das Team der Administration mit 23 Sachbearbeiter/innen unter einer fachlichen und personellen Leitung zu gross, so dass sie neu gegliedert werden musste. Die naheliegende Lösung, eine zusätzliche Hierarchiestufe durch die Besetzung von Gruppenleitern einzubauen, sieht die Organisationsstruktur des Kantons nicht vor. Deshalb wurde die Organisation der Organisationseinheit horizontal um eine zusätzliche Teamleiterstelle erweitert, sodass die neue Administration in zwei Teams mit jeweils einem Teamleitenden aufgeteilt wird; Team Administration & Team Support.
Zuerst wurden die theoretischen Grundlagen behandelt. Anschliessend folgte eine Mitarbeiterumfrage, um die Ist-Analyse der bestehenden Organisation zu ermitteln. Nachfolgend wurden die neue Administration und ihre Aufgabenbereiche beschrieben und eine Gegenüberstellung der alten und der neuen Administration dargestellt. Zuletzt wurde das Changemanagement während der Reorganisation beobachtet und beschrieben.
Die Ergebnisse zeigen, dass die Aufteilung des Teams Administration notwendig war, denn mit der Reorganisation ist das generelle Aufgabengebiet der beiden Teams für jede/n Mitarbeitende klarer geworden. Die Mitarbeiterumfrage lieferte viele Inputs zur Ist-Analyse der alten Administration. Betrachtet man die Gesamtzufriedenheit der Teilnehmenden, war die Mehrheit mit den einzelnen Bereichen der Administration zufrieden. Aber trotzdem konnte durch die Umfrage diverse Schwachstellen in der Administration ermittelt werden. Unklares Aufgabengebiet, schlechte Erreichbarkeit, ungenaues Nachfragen, inkorrekte Weiterleitung der E-Mails und Anrufe an die falsche Stellvertretung, schlechte Datenqualität, doppeltes Ablegen der Dokumente und nicht einheitliche Beschriftung der Dokumente wurden als Schwächen in der Administration ermittelt. In der Beschreibung der neuen Administration wurde ersichtlich, dass im Team Support am meisten Veränderungen vorgenommen worden sind. Wo Veränderungen sind, sind auch Widerstände zu beobachten. Widerstände in Form von Unruhe, Schweigen und Müdigkeit wurde in den Teams beobachtet, weil Mitarbeitende mit gewissen Veränderungen nicht zufrieden sind.
Studiengang: Betriebsökonomie (Bachelor)
Vertraulichkeit: vertraulich