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Versamento di documenti analogici
Prima di essere versati all’Archivio federale, i documenti analogici devono essere opportunamente preparati. Ma come? Le risposte in un breve video tutorial. Il programma ZAC 3 permette di ordinare e inventariare correttamente i documenti prima del versamento.
I servizi versanti devono preparare e inventariare i documenti analogici prima di versarli all’Archivio federale. Il seguente video tutorial (tedesco) illustra la procedura da seguire:
Catalogazione da parte dei servizi mittenti
I servizi versanti devono ordinare in modo logico i documenti analogici e inventariarli a livello di dossier. Per l’inventariazione, l’Archivio federale ha sviluppato il programma ZAC 3 che, per gli utenti dell’Amministrazione federale, può essere richiesto al proprio fornitore di servizi informatici. Gli utenti esterni all’Amministrazione federale hanno invece la possibilità di richiederlo all’Archivio federale, che lo mette a disposizione gratuitamente attraverso il servizio Web-FTP. Alla fine, l’inventario in versione elettronica realizzato dai servizi versanti viene esaminato dall’Archivio federale e integrato nel suo sistema di informazione archivistica.
+ Download PDF Manuale ZAC 3 (PDF, 1 MB, 18.01.2010) (in tedesco)
+ Download PDF Direttive per la preparazione dei documenti analogici (PDF, 521 kB, 23.02.2017) (in francese)
Consegna all’Archivio federale
Dopo avere preparato i documenti di valore archivistico secondo la procedura stabilita, i servizi versanti possono annunciarne il versamento per e-mail all’Archivio federale, che può così organizzarne la presa in consegna.