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Eine Studie der Universität Bern zeigt auf, dass die Rekrutierungskosten nicht linear, sondern exponenziell ansteigen, je mehr Arbeitnehmende eingestellt werden. Die Gründe dafür sind vielfältig und nicht immer offensichtlich. Gleichzeitig verkompliziert der Fach- und Arbeitskräftemangel den Rekrutierungsprozess, was zusätzliche Kosten verursacht. Damit die Einstellungskosten nicht explodieren, sind nachhaltige Ansätze zur Gewinnung und Bindung von Arbeitskräften erforderlich.
Ein Artikel von Jean-Daniel Roth, MBA, Fachdozent Employer Branding
Eine Studie der Universität Bern (Blatter et al., 2012) besagt, dass die Struktur der Kosten für die Rekrutierung von Fachkräften deutlich von der Unternehmensgrösse abhängt und im Durchschnitt zwischen 10 und 17 Wochengehältern schwankt. Die Analyse, die sich auf Daten aus einer umfassenden administrativen Unternehmensbefragung in der Schweiz stützt, offenbart zudem, dass die Rekrutierungskosten eine konvexe Struktur aufweisen. Das bedeutet, dass die Grenzkosten, also die Kosten für die Einstellung jedes weiteren Mitarbeitenden, mit der Anzahl der Einstellungen ansteigen und bis zu 6 Monatslöhne erreichen können. Die in der Studie verwendeten Zahlen haben sich in den letzten Jahren sicherlich etwas verändert. Die Gesamtkostenstruktur der Personalbeschaffung mit den direkten indirekten Kosten dürfte jedoch ähnlich geblieben sein.
Der Begriff „konvex“ in diesem Zusammenhang bezieht sich auf die Form der Kostenkurve, die die Beziehung zwischen der Anzahl der Einstellungen und den damit verbundenen Gesamtkosten darstellt. Eine konvexe Kostenkurve zeigt an, dass die zusätzlichen oder marginalen Kosten für jede weitere Einstellung zunehmen.
Ein interessantes Ergebnis der Studie ist das Fehlen einer Fixkostenkomponente, was darauf hindeutet, dass die variablen Kosten den grössten Anteil der Einstellungskosten ausmachen. Zudem wurde festgestellt, dass die Einstell- ungskosten generell mit den Qualifikationsanforderungen an die Bewerben den steigen und stark von den makroökonomischen Bedingungen beeinflusst werden. So führt beispielsweise ein Anstieg der Arbeitslosenquote um einen Prozentpunkt zu einer Reduktion der durchschnittlichen Einstellungs- kosten um mehr als 5 % (Blatter et al., 2012).
Zu Beginn verzeichnen die zusätzlichen Kosten für die Einstellung neuer Mitarbeitende einen starken Anstieg, bleiben anschliessend mehr oder weniger stabil und erhöhen sich schliesslich erneut. Für die Einstellung des ersten Arbeitnehmenden fallen Kosten in Höhe von CHF 12’000 an. Danach klettern die zusätzlichen Kosten stetig auf CHF 17’500 für die Einstellung von weiteren zehn Mitarbeitenden und verharren in etwa auf diesem Niveau bis zur Einstellung von fünfzehn Arbeitnehmenden. Bei der Einstellung von mehr als fünfzehn Mitarbeitenden steigen die Kosten zunehmend an, da die zusätzlichen Kosten letztlich CHF 28’000 erreichen für die Einstellung von dreissig weiteren Mitarbeitenden. Mit durchschnittlichen Einstellungskosten von CHF 13’500 liegen die zusätzlichen Kosten für die dreissigste Einstellung mehr als doppelt so hoch. Ein Vergleich der Kosten von der ersten bis zur zehnten Einstellung zeigt einen Anstieg der zusätzlichen Kosten um fast 45%. Somit weisen die Ergebnisse auf einen ausgeprägten Grad der Konvexität der Einstellungskosten hin. (Blatter et. al 2012). – Dabei gibt es Unterschiede zwischen einem Arbeitgeber- und einem Arbeitnehmermarkt.
Kurve variable Kosten nach Anzahl der rekrutierten Arbeitskräfte
Abbildung: Blatter, M. et al. (2012)
Variable Kosten in einem Arbeitgebermarkt:
Man stelle sich vor, ein Unternehmen möchte sein Team in einem Arbeitgebermarkt erweitern. Ein Arbeitgebermarkt tritt dann ein, wenn es mehr Arbeitskräfte als Stellen gibt. Die ersten paar Einstellungen sind relativ kostengünstig, da der Pool an qualifizierten Bewerbern gross ist und die Integration neuer Mitarbeitenden in das Team unkompliziert verläuft. Nach einigen Einstellungen wird es jedoch schwieriger, weitere qualifizierte Kandidaten zu finden, was den Rekrutierungsaufwand und damit die Kosten erhöht. Gleichzeitig erfordert die Einarbeitung einer grösseren Anzahl neuer Mitarbeitenden zusätzliche Ressourcen und Zeit für Training und Anpassung, was ebenfalls zu einem Anstieg der Gesamtkosten führt.
Variable Kosten in einem Arbeitnehmermarkt:
In einem Arbeitnehmermarkt, in dem die Nachfrage nach qualifizierten Arbeitskräften das verfügbare Angebot übersteigt, sind Unternehmen im Vergleich zu einem Arbeitgebermarkt mit einer Reihe von Herausforderungen und Dynamiken konfrontiert, die einzigartig sind. Im Gegensatz zu einem Arbeitgebermarkt sind die Kosten für die Einstellung neuer Mitarbeitenden von Beginn weg höher. Dies, weil qualifizierte Kandidaten seltener sind und dadurch die Rekrutierungsphase (time to fill) länger und intensiver wird. Die Anreize (Benefits), die geschaffen werden müssen, um Talente anzuziehen, und ein tendenziell steigendes Lohnniveau sind weitere Kostentreiber.
Das Konzept der marginalen Kosten ist fundamental in der Ökonomie und hilft bei der Analyse und Entscheidungsfindung in Bezug auf Produktion und Einstellung. Folgend wird auf drei kostentreibende Faktoren eingegangen:
Auswahlprozess: Mit zunehmender Anzahl von Einstellungen kann es notwendig werden, den Auswahlprozess zu intensivieren, um sicherzustellen, dass die neuen Mitarbeitende den Anforderungen entsprechen. Mit jeder neuen Einstellung steigt das Risiko, dass ein weniger qualifizierter Kandidat ausgewählt wird, insbesondere wenn der Pool der verfügbaren und qualifizierten Bewerber schrumpft. Um die Qualität der Einstellungen aufrechtzuerhalten und sicherzustellen, dass die neuen Mitarbeitenden den Anforderungen des Unternehmens entsprechen, müssen die Auswahlverfahren genauer und umfassender gestaltet werden. Dies kann zu längeren und kostenintensiveren Interview- und Bewertungsverfahren führen.
Einarbeitung und Training: Neue Mitarbeitende müssen in die Unternehmenskultur eingeführt, geschult und auf ihre Aufgaben vorbereitet werden. Mit jeder zusätzlichen Einstellung steigt der Bedarf an Ressourcen für Training und Einarbeitung, was die Kosten erhöht. Denn neue Mitarbeitende bringen unterschiedliche Vorerfahrungen und Kompetenzniveaus mit, was bedeutet, dass Schulungsprogramme oft massgeschneidert werden müssen, um spezifische Lücken zu schliessen. Zudem geht eine Einführung in die Unternehmenskultur über die reine Wissensvermittlung hinaus. Sie erfordert interaktive und oft zeitintensive Aktivitäten, wie Workshops, Mentoring und Teambuilding-Events, um neuen Mitarbeitenden die Werte, Normen und Arbeitsweisen des Unternehmens näherzubringen. Dies erfordert mehr Zeit für die Planung und Durchführung.
Integration in Teams: Die Integration einer grösseren Anzahl neuer Mitarbeitenden kann Herausforderungen mit sich bringen, insbesondere wenn es um die Aufrechterhaltung der Teamdynamik und -effizienz geht. Teams entwickeln im Laufe der Zeit bestimmte Arbeitsweisen, Kommunikationsstile und Beziehungsgeflechte. Die Einführung neuer Mitglieder kann diese etablierten Dynamiken stören, was zu Konflikten, Missverständnissen oder einer Verringerung des Zusammenhalts führen kann. Die Anstrengungen, solche Störungen zu bewältigen und die Teamdynamik wiederherzustellen, verursachen indirekte Kosten durch Management-Zeit und möglicherweise notwendige Teambuilding-Massnahmen.
Einstellungskosten und Anteil Unternehmen pro Kostengruppe
Abbildung: Blatter, M. et al. (2012)
Die Einstellungskosten sind in Schweizer Franken (CHF) angegeben, und die X-Achse repräsentiert die durchschnittlichen Kosten, die für die Besetzung einer freien Stelle aufgewendet werden. Die Y-Achse zeigt die Fraktion (oder den Anteil) von Unternehmen, die zu jeder Kostengruppe gehören.
Die statistischen Masse, die im Diagramm angegeben sind, umfassen:
Mittelwert (Mean): Die durchschnittlichen Einstellungskosten betragen 13.570 CHF. Dies ist der Durchschnitt der Kosten über alle beobachteten Fälle.
Median: Der Median liegt bei 9.738 CHF, was bedeutet, dass die Hälfte der Einstellungskosten unter diesem Betrag und die andere Hälfte darüber liegt. Der Median ist weniger empfindlich gegenüber Ausreissern als der Mittelwert.
Modus (Mode): Der häufigste Wert der Einstellungskosten liegt bei 11.878 CHF. Dies ist der Wert, der in der Stichprobe am häufigsten auftritt.
Standardabweichung (Standard deviation): Mit 13.862 CHF zeigt die Standardabweichung, wie weit die einzelnen Einstellungskostenwerte im Durchschnitt vom Mittelwert entfernt sind. Ein hoher Wert deutet auf eine breite Streuung der Daten hin.
Schiefe (Skewness): Mit einem Wert von 3.04 ist die Schiefe positiv, was auf eine rechtsschiefe Verteilung hinweist. Dies bedeutet, dass es eine längere „Schwanz“-Verteilung von Unternehmen gibt, die wesentlich höhere Einstellungskosten als der Durchschnitt haben.
Entwicklung des Kostenniveaus in einem Arbeitnehmermarkt
In einem Arbeitnehmermarkt, also in Zeiten eines Fachkräftemangels, kann man erwarten, dass die Einstellungskosten für Unternehmen steigen. Dies liegt daran, dass Unternehmen mehr Anstrengungen und Ressourcen investieren müssen, um geeignete Kandidaten zu finden und zu rekrutieren. Sie könnten beispielsweise höhere Löhne bieten, mehr in das Branding als attraktiver Arbeitgeber investieren oder zusätzliche Mittel in den Rekrutierungsprozess stecken, wie etwa für Headhunting oder umfangreichere Bewerbungsprozesse. Diese Kostentreibenden Faktoren haben einen direk- ten Einfluss auf das Kostenniveau der Einstellungskosten und würde sich wie folgt auf das Histogram auswirken:
Dynamik der Einstellungskosten in einem Arbeitnehmermarkt
Abbildung: vgl. Blatter, M. et al (2012)
Die Einstellungskosten nehmen in einem Arbeitnehmenden-Markt exponentiell zu. Diese Kosten gilt es in der Kostenplanung zu berücksichtigen.
Um die Rekrutierungskosten zu verteilen, und damit den Liquiditätsgrad zu schonen, empfiehlt sich eine entsprechende Personalstrategie, die zukünftige Bedarfe antizipiert und demografische Risiken (alternde Belegschaften) berücksichtigt. Gleichzeitig gilt es, durch eine starke Arbeitgebermarke bestehende Mitarbeitende zu halten und neue Talente zu gewinnen, um Fachkräfteengpässe zu vermeiden. Die Senkung der Fluktuationsrate durch eine gezielte Employer Branding Strategie kann zudem eine exponentielle Kostenentwicklung (Marginalkosten) dämpfen, die entsteht, wenn viele Fachkräfte auf einmal eingestellt werden müssen.
Weitere Empfehlungen für KMU nach Thema geordnet
Die steigenden Einstellungskosten in einem Arbeitnehmermarkt und deren potenzielle Auswirkungen auf den Cashflow stellen insbesondere für kleinereund mittlere Unternehmen (KMU) eine erhebliche Herausforderung dar. Hier sind einige wichtige Hinweise die KMU helfen können, diese Herausforderungen zu bewältigen:
Mitarbeiterbindung lässt sich die Fluktuation verringern, wodurch die mit der Rekrutierung verbundenen Kosten sinken. Eine solche Strategie zur Mitarbeiterbindung sollte ein zentraler Bestandteil der Employer Branding Strategie des Unternehmens sein, um die Attraktivität als als Arbeitgeber zu steigern und somit die Effizienz der Personalbeschaffung und -erhaltung langfristig zu sichern.
Referenzen
Blatter, M., Muehlemann, S., & Schenker, S. (2012). The costs of hiring skilled workers. European Economic Review, 56(1), 20–35. https://doi.org/10.1016/j.euroecorev.2011.08.001
Kriegler, W. R. (2015). Praxishandbuch Employer-Branding: mit starker Marke zum attraktiven Arbeitgeber werden. Haufe-Lexware