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Annuncio di partenza tramite nota verbale
L’ambasciata è tenuta a notificare alla Divisione Protocollo, entro una settimana, l’avvenuta cessazione delle funzioni dei membri del personale di ambasciate e consolati titolari di carte di legittimazione, a meno che, a seconda della nazionalità e del tipo di passaporto, tali persone abbiano bisogno di un visto per la loro destinazione successiva. In tal caso, gli interessati possono tenere la carta di legittimazione fino a quando raggiungeranno la loro destinazione successiva, dove la restituiranno alla rappresentanza svizzera competente (ambasciata o consolato).
Procedura di chiusura di un posto consolare di carriera o onorario
L’ambasciata deve notificare al DFAE (Divisione Protocollo) per via diplomatica la chiusura definitiva di un posto consolare. A questo proposito, comunica alla Divisione Protocollo a quale rappresentanza (ambasciata o altro posto consolare) la circoscrizione del posto consolare chiuso dovrà essere collegata in futuro.
L’ambasciata deve accertarsi che tutti i segni legati al posto chiuso (stemma, targa sulla facciata o sul portone d’ingresso dell’edificio, bandiera, indicazioni sulla buca delle lettere, numeri negli elenchi telefonici ecc.) siano rimossi. Il o la capoposto uscente ha l’obbligo di restituire tutto il materiale utilizzato nel quadro dell’esercizio della sua funzione (timbro, carta intestata, moduli ufficiali ecc.). Le carte di legittimazione del DFAE dei membri del personale consolare (e quelle delle persone autorizzate ad accompagnarli) devono essere restituite il prima possibile alla Divisione Protocollo.
La Divisione Protocollo provvederà a cancellare l’iscrizione del posto e del nome e cognome della o del capoposto dall’elenco dei membri del corpo consolare.
Eventuale notifica di una incaricata o un incaricato d’affari ad interim
Prima di lasciare la Svizzera, il o la capomissione è tenuto a notificare alla Divisione Protocollo tramite nota verbale la sua imminente partenza e l’eventuale nomina di un incaricato o un’incaricata d’affari ad interim.
Se l’ambasciatore o l’ambasciatrice uscente ha già lasciato la Svizzera, il nome dell’incaricato o dell’incaricata d’affari ad interim dovrà essere notificato tramite decreto del Ministero degli affari esteri dello Stato accreditante al Ministero degli affari esteri dello Stato accreditatario.
Restituzione delle carte di legittimazione
Tutte le carte di legittimazione (titolare principale e familiari, eventuale personale domestico privato) devono essere restituite, anche se sono già scadute. L’ambasciata è incaricata di inviarle alla Divisione Protocollo. Tuttavia, previo accordo, è anche possibile restituirle a una rappresentanza svizzera all’estero (ambasciata o consolato).
Restituzione delle targhe
Le targhe devono essere restituite all’ufficio della circolazione stradale del Cantone di residenza prima della partenza dalla Svizzera.