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Qui di seguito sono riassunte le principali condizioni ed indicazioni relative all’invio elettronico di atti delle parti (ad es. ricorsi, richieste di proroga dei termini, osservazioni inclusi allegati) al Tribunale amministrativo federale secondo l’articolo 21a PA e il regolamento d’esecuzione del Tribunale amministrativo federale del 16 giugno 2020 sulla comunicazione elettronica con le parti (CE-TAF; RS 173.320.6).
Il CE-TAF non è applicabile alle autorità inferiori. In assenza di base legale e fino a nuovo avviso, non è dunque consentito loro inoltrare validamente i propri atti per via elettronica.
Restano riservati i trattati internazionali e le disposizioni di leggi speciali (cfr. ad es. art. 55 cpv. 1bis legge federale del 6 ottobre 2000 sulla parte generale del diritto delle assicurazioni sociali [LPGA; RS 830.1] per le procedure disciplinate da detta legge o art. 9 cpv. 2bis legge federale del 6 ottobre 1995 sul mercato interno [LMI; RS 943.02] in virtù del quale può essere riconosciuta qualità di parte all’autorità inferiore).
I requisiti formali e materiali completi e vincolanti concernenti la trasmissione per via elettronica di atti delle parti vanno desunti dalle pertinenti basi giuridiche (cfr. elenco in fondo).
Condizione base
Per poter trasmettere un documento per via elettronica al tribunale entro il termine stabilito, la parte o il suo rappresentante devono:
1. possedere una firma elettronica qualificata valida (per i fornitori di servizi riconosciuti, cfr. informazioni disponibili qui),
2. disporre del software per la creazione e la firma di documenti in formato PDF, e
3. essere registrati su una piattaforma di trasmissione riconosciuta, attualmente IncaMail o PrivaSphere, e poterne far uso per inviare documenti all’indirizzo di posta elettronica ufficiale del Tribunale amministrativo federale (<email-pii>).
! Per domande o dubbi in merito alla firma elettronica, alla creazione di documenti PDF o all’utilizzo delle piattaforme di trasmissione, si prega di rivolgersi ai rispettivi fornitori di servizi.
Trasmissione
Gli atti da trasmettere per via elettronica (ad es. ricorsi, richieste di proroga dei termini, osservazioni inclusi allegati) devono adempiere le seguenti condizioni:
1. tutti i documenti trasmessi al tribunale per via elettronica devono essere in formato PDF, devono essere identificati con un nome chiaro e, se necessario, numerati (ad es. ricorso.pdf, allegato.pdf, osservazioni1.pdf, osservazioni2.pdf);
2. i documenti PDF che richiedono la firma devono recare la firma elettronica qualificata valida della parte o del suo rappresentante;
3. i documenti PDF devono essere inviati entro il termine utile via IncaMail o PrivaSphere all’indirizzo di posta elettronica ufficiale del Tribunale amministrativo federale (<email-pii>), idealmente tramite raccomandata eGov.
! Le e-mail che non soddisfano questi requisiti formali non sono valide.
Altre indicazioni importanti
! Le parti devono comunicare al tribunale, come finora, anche il proprio luogo o indirizzo di domicilio in Svizzera (recapito postale). È sufficiente indicare un recapito all’estero se il diritto internazionale o il servizio competente dello Stato in questione consentono l’invio diretto di documenti all’autorità.
! Le piattaforme di trasmissione rilasciano una ricevuta di consegna (art. 21a cpv. 3 PA e art. 6 CE-TAF) solo per determinati tipi di invio (di norma, raccomandata eGov). Va inoltre rispettato il volume di dati massimo consentito. In caso di domande, si prega di rivolgersi al fornitore di servizi responsabile.
! Per quanto concerne i requisiti materiali dell’atto di ricorso, si rimanda all’articolo 52 capoverso 1 PA.
! La trasmissione (fisica) al Tribunale amministrativo federale di atti ed allegati in forma scritta entro il termine utile, ad es. per posta o mediante consegna a una rappresentanza svizzera all’estero, resta possibile e ammessa conformemente alle disposizioni della PA.
! Gli atti giudiziari del Tribunale amministrativo federale (ad es. decisioni incidentali, sentenze, notifiche) sono trasmessi alle parti in forma non elettronica, generalmente per posta.