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Kennen Sie das? Sie suchen eine Dokument. Sie wissen, dass es sich um einen Reklamation handelt und es um die Firma Meier AG ging. Diese Reklamation muss irgendwo liegen. War es eine E-Mail? Oder kam sie als Brief? Haben Sie das Dokument im SharePoint abgelegt oder war es Ihre Absicht, dies zu tun?
Heute müssen Sie Suchen. Schöner wäre es, Sie würden Finden.
Meier? Oder war es Maier oder Meyer? Davon gibt es viele und das Wort Reklamation war nicht im „Betreff“.
Wie wäre es, wenn die Suchmaschine verstehen würde, was Sie mit Reklamation meinen?
Und die Suchmaschine nur Dokumente liefern würde, in denen Meier (und seine alternativen Schreibweisen) als Firmenname vorkommt und nicht einfach als Wort?
Das wäre natürlich schön.
Die heutige Situation in grossen Unternehmen:
Die Flut an digitalen Artefakten nimmt zu
Löschen ist lästig und kaum mehr nötig, weil die Speicherkapazität eh gross genug ist
Aufbewahrungsdauer von zehn Jahren und mehr sind gefordert
Sie wollen auch Ihre Kunden suchen lassen, aber nur in einem bestimmten Bereich
Die Kundendokumente sind natürlich verschlüsselt, und trotzdem wollen Sie darin suchen
Ihr Fachbereich hat natürlich ein eigenes Fach-Vokabular
Sie wollen auf neue Artefakte reagieren, wenn diese bestimmte Suchkriterien erfüllen (Smart Action)
Sie suchen nicht Worte, sondern Objekte (Orte, Menschen, Dokument-Arten)
Sie wollen in strukturierten und nicht-strukturierten Ablagen suchen
…egal ob Text, Bild oder Sprache
Mit systematischen Ablagen ist es leider nicht getan: Sie können sich eine Folder-Struktur anlegen und jedes Artefakt korrekt ablegen. Leider können Sie das Artefakt immer nur an einem Ort ablegen. Meist gehört es aber unter verschiedenen Gesichtspunkten in verschiedene Ordner. Lästig!
Oder Sie lassen alles, wo es ist, unstrukturiert, und suchen, wenn Sie etwas finden wollen.
Die Suche mit Stichworten bringt sehr viele Antworten.
Es fehlt an Intelligenz.
Wenn Sie „Rechnung Allianz Schweiz“ suchen, meinen Sie vielleicht ein Dokument, in dem die Worte „Rechnung“ und „Allianz“ darin vorkommen. Oder meinen Sie eine Rechnung von der Firma Allianz (Absender), oder eine Rechnung an die Firma Allianz (Empfänger)? Sie erwarten, dass die Rechnung gefunden wird, auch wenn Sie „Alianz Svizzera“ geschrieben haben. Die Sprache soll keine Rolle spielen.
Wenn Sie in juristischen Dokumenten suchen, wird es noch schlimmer. Wie beschreiben Sie, dass Sie eine bestimmte Situation meinen? Dazu muss die Suchmaschine erst einmal Ihr Fach-Vokabular verstehen.
Die Suchmaschine muss das Fach-Vokabular verstehen, sie muss die Sprache interpretieren können (Linguistik). Ausserdem muss sie Objekte wie Rechnungsformulare erkennen. Sie muss aus Texten interpretieren können, ob dieser Text (Brief) eine Rechnung darstellt oder eine Reklamation. (Wir Schweizer nutzen keine DIN-Norm für die Gestaltung einer Rechnung).
Neben einer Suchmaschine, welche es heute als Opensource gibt, braucht es Know-How in AI, Text Analytics, Linguistik und Engineering, um eine gute Enterprise-Search-Lösung zu implementieren.
Die Einführung einer Suchlösung verlangt viel Erfahrung mit Suchlösungen, man kann hier beliebig viele Fehler machen.
Nutzen:
Ihre Sachbearbeiter werden es lieben,
Ihre Kunden werden es schätzen,
…wenn Sie finden, was sie suchen.