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Revisione del diritto societario svizzero: Assemblea generale e delibere (2/2)
Alcune delle modifiche riguardanti la convocazione, il luogo e la forma delle assemblee, nonché le modalità di partecipazione, rappresentanza e voto corrispondono alle disposizioni della normativa provvisoria applicabile durante la pandemia COVID-19.
Convocazione, ordine del giorno e proposte
L'assemblea annuale (ordinaria) degli azionisti ha luogo ogni anno, entro sei mesi dalla chiusura dell'esercizio annuale. Inoltre, il consiglio di amministrazione può convocare assemblee generali straordinarie in qualsiasi momento.
Gli azionisti che rappresentano complessivamente, nel caso di società quotate in borsa, il 5% e, nel caso di società non quotate in borsa, il 10% del capitale azionario o dei voti, possono richiedere al consiglio di amministrazione la convocazione di un'assemblea generale straordinaria. La richiesta scritta deve includere i punti all'ordine del giorno e le relative proposte. Se il consiglio di amministrazione non convoca l'assemblea generale entro un massimo di 60 giorni, i richiedenti possono chiedere al giudice di ordinarne la convocazione.
Con riferimento alle assemblee generali, che siano state convocate dal consiglio di amministrazione o richieste dagli azionisti, gli azionisti stessi, se rappresentano complessivamente lo 0,5% oppure il 5% del capitale azionario o dei voti (rispettivamente in caso di società quotate o non quotate in borsa), hanno il diritto di richiedere per iscritto al consiglio di amministrazione: (i) l'iscrizione di punti all'ordine del giorno dell'assemblea generale, (ii) l’inserimento di proposte relative ai punti iscritti all’ordine del giorno e (iii) l'inclusione di una breve motivazione relativa alle proposte nella convocazione. Qualora il consiglio di amministrazione non desse seguito a tali richieste, gli azionisti possono chiedere al giudice di ordinare allo stesso consiglio di farlo.
In ogni caso, il (presidente del) consiglio di amministrazione deve notificare per iscritto a tutti gli azionisti, con almeno 20 giorni di anticipo, data, ora, forma e luogo dell'assemblea; i punti all'ordine del giorno; le proposte del consiglio di amministrazione e, in caso di società quotate in borsa, una breve motivazione delle stesse; le eventuali proposte degli azionisti corredate di una breve motivazione; così come, se del caso, il nome e l'indirizzo del rappresentante indipendente.
Durante l'assemblea generale, tutti gli azionisti hanno il diritto di presentare proposte relative ai punti all'ordine del giorno.
Assemblee universali e delibere circolari
L'assemblea generale può essere tenuta fisicamente, in modo ibrido o virtuale (si veda di seguito) senza osservare le disposizioni relative alla convocazione, a condizione che tutti gli azionisti vi partecipino (personalmente o per delega) e che nessun azionista o rappresentante sollevi obiezioni.
Senza che sia necessaria una previsione nello statuto, tale assemblea "universale" può deliberare anche per iscritto (in forma cartacea o elettronica), sempre che un azionista o un suo rappresentante non richieda una deliberazione orale.
Luogo dell'assemblea in Svizzera o all'estero
Il consiglio di amministrazione stabilisce il luogo in cui si svolge l'assemblea generale.
L'assemblea generale può tenersi contemporaneamente in luoghi diversi, senza che sia necessaria una previsione nello statuto. In tal caso, gli interventi dei partecipanti devono essere trasmessi in diretta audiovisiva in tutti i luoghi in cui si svolge l'assemblea.
Inoltre, a condizione che sia previsto nello statuto e che il consiglio di amministrazione designi un rappresentante indipendente nella convocazione, l'assemblea generale può svolgersi anche all'estero. Per garantire la conformità con la revCO, le stesse regole si applicano anche nel caso in cui l'assemblea si svolga contemporaneamente in luoghi diversi, tra cui (almeno) uno all'estero. In caso di società non quotate in borsa, la nomina del rappresentante indipendente non è necessaria, purché tutti gli azionisti vi acconsentano. Si noti che lo svolgimento delle assemblee all'estero, specialmente con una certa regolarità nello stesso luogo, potrebbe far insorgere conseguenze fiscali indesiderate, in quanto tale luogo estero potrebbe essere considerato la sede della direzione effettiva della società.
Assemblee generali ibride
Senza che sia necessaria una disposizione nello statuto, il consiglio di amministrazione può prevedere che gli azionisti non presenti personalmente o per delega a un'assemblea generale possano esercitare i propri diritti per via elettronica. Queste sono considerate "assemblee ibride".
Non sono considerate assemblee ibride, tuttavia, quelle che si svolgono esclusivamente in un luogo fisico, durante le quali gli azionisti e i rappresentanti presenti possono votare utilizzando dispositivi di voto elettronici o che sono trasmesse elettronicamente senza possibilità di interazione.
Assemblee generali virtuali
L'assemblea generale può inoltre svolgersi puramente per via elettronica, ossia in modo totalmente virtuale, senza alcun luogo fisico, purché lo preveda lo statuto e il consiglio di amministrazione abbia designato un rappresentante indipendente nella convocazione. In caso di società non quotate in borsa, non è necessario nominare un rappresentante indipendente, a condizione che lo statuto preveda la rinuncia a tale requisito.
Requisiti per l'utilizzo di mezzi elettronici
Il consiglio di amministrazione deve prevedere regole relative all'utilizzo di mezzi elettronici e garantire che (i) l'identità dei partecipanti sia accertata; (ii) gli interventi in seno all’assemblea generale siano trasmessi in diretta; (iii) ogni partecipante possa presentare proposte e prendere parte alle discussioni; e (iv) l’esito delle votazioni non possa essere alterato.
La videoconferenza non è necessariamente l'unico mezzo elettronico consentito. Ad esempio, a condizione che sia possibile stabilire l'identità di tutti i partecipanti, è possibile anche la teleconferenza.
Problemi tecnici
Se durante l'assemblea ibrida o virtuale si verificano problemi tecnici che non possono essere risolti e che non consentono il corretto svolgimento della stessa, l'assemblea generale deve essere riconvocata. Ciò non avviene se i problemi tecnici si verificano presso l'azionista (e non presso la società).
Le delibere prese dall’assemblea generale prima dell’insorgere dei problemi tecnici restano comunque valide.
Ulteriori diritti degli azionisti
Gli azionisti non hanno il diritto di richiedere al consiglio di amministrazione una forma specifica (fisica, ibrida o virtuale) o un luogo di svolgimento particolare dell'assemblea generale. La revCO si limita a disporre che nel determinare il luogo di svolgimento dell’assemblea, il consiglio di amministrazione non renda agli azionisti irragionevolmente difficile l'esercizio dei propri diritti riguardo all’assemblea generale.
Statuto
Come appena esposto, al fine di consentire lo svolgimento dell’assemblea (esclusivamente o non) all’estero come pure per via elettronica (assemblea generale virtuale), lo statuto della società deve essere modificato in tal senso.
Se avete domande sulla revCO o se avete bisogno di assistenza in materia societaria, non esitate a contattare i nostri specialisti a Ginevra, Lugano o Zurigo. Saremo lieti di assistervi.