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[Staatsarchive SO, AG, SH; UZH Archiv]
Mit dem KOST-Projekt 20-039 Dateiablagen wurde ein Workflow für die Bearbeitung von Dateiablagen erarbeitet. Die daran beteiligten Archive haben sich intensiv mit dem Thema auseinandergesetzt und haben als Ergebnis den Workflow mitsamt Erklärungen, Listen und (Muster-)Dokumenten in einem Wiki zur Verfügung gestellt.
Das Projekt 23-042 Workflow-Tool soll diese Arbeit weiterführen, indem ein Anforderungsprofil für ein Workflow-Tool erarbeitet wird, das durch eine externe Unternehmung entwickelt werden kann. In diesem Tool sollen Musterworkflows für verschiedene archivische Prozesse erstellt und hinterlegt werden, die von den Nutzenden systematisch und protokolliert abgearbeitet werden können. Als weitere Anforderungen könnten beispielsweise die Möglichkeit Workflows in einfacher Weise anpassen zu können (Weglassen oder Ergänzen von Schritten und Inhalten) und die Ex- und Importierbarkeit von Workflows (damit diese ausgetauscht werden können – Stichwort 'Rad neu erfinden' resp. nicht) formuliert werden. Auch ist zu klären, ob das Tool möglichst auf Open Source Standard Tools basieren soll.