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Le bouclement d’une année comptable : Quels sont les travaux à faire?
A chaque fin d'exercice comptable, après la clôture de l'exercice, l'entreprise doit procéder à l'enregistrement des opérations de fin d'exercice afin de pouvoir établir ses comptes annuels. Quels travaux devons-nous effectuer ?
Pourquoi clôturer l’exercice et établir ses comptes annuels ?
D'une part, les états financiers annuels fournissent au propriétaire de l'entreprise un aperçu de son actif, de sa situation financière et de ses résultats d'exploitation: Le bilan contient les actifs et les passifs à la date de clôture. Les comptes de résultats répertorient les recettes et les dépenses engagés au cours d'une période (en règle générale d’une année civile) d’une manière détaillé et montrent le profit ou la perte de l’année clôturée. D'autre part, les comptes annuels servent également à l'administration fiscale de base pour déterminer le bénéfice et le capital imposable.
À quoi devez-vous faire attention?
En fonction de la forme juridique et de la taille de l'entreprise, des règles différencient: les sociétés individuelles et les sociétés de personnes peuvent se passer d'une annexe et ne préparer que le bilan et le compte de résultat. Les personnes morales telles que les Sociétés Anonymes, Sàrl, sociétés en commandite par actions, sociétés coopératives, associations et fondations établissent un bilan, un compte de profits et pertes mais également une annexe.
Le nouveau droit comptable est entré en vigueur le 1er janvier 2013. Les entreprises concernées sont tenues d’appliquer les nouvelles dispositions depuis l’exercice 2015 – ou de l’exercice 2016 pour les comptes consolidés. Pour satisfaire ce nouveau droit il faudra notifier des informations complètes dans l’annexe. Les renseignements de l’annexe et la présentation des résultats varient d’une entreprise à une autre et c’est pour cette raison que nous ne pouvons pas expliquer l’ensemble des cas dans ce document.
Pourquoi ajuster périodiquement les comptes?
Les recettes et les dépenses doivent être affectées à la période où elles sont survenues. C’est uniquement par ce moyen qu’on peut déterminer le bénéfice réel de l'exercice comptable. Cela rend également les différents exercices comparables.
Comment puis-je préparer au mieux les comptes annuels?
• Tout d'abord, il est important que tous les comptes du bilan soient rapprochés. Vérifiez si le solde bancaire en conformité avec le relevé bancaire de la banque correspond à votre comptabilité. Il en va de même pour le solde de la caisse ou du compte postal.
• Vérifiez les comptes courants avec les assurances de personnes : ils sont rarement à zéro en fin d’année, car il y a souvent soit des versements supérieurs ou inférieurs aux montants dus.
N’oubliez pas d’imprimer les certificats de salaires pour vos salariés.
• Activez ensuite les factures client ouvertes (débiteurs compte 1100). En bexio, ce processus est automatisé, ce qui signifie que vous devez rapprocher les soldes, c.à.d. que vous devez vérifier la concordance entre le compte 1100 (grand livre en comptabilité générale) et les postes ouverts dans bexio facturation (livre auxiliaire).
• Le risque liés au recouvrement de créances est couvert par une provision forfaitaire appelé « Ducroire ». D’un point de vue légal, il est autorisé de comptabiliser une provision égale au maximum à 5% des créances dues par des clients (factures clients ouvertes) suisses et 10% des créances dues par des clients étrangers.
• Sont également inclus dans le bilan les travaux commencés (travaux en cours), les travaux de garantie ainsi que marchandises en stock. Pour des raisons de planification fiscale ou pour anticiper un éventuel effondrement de sa valeur (suite à une chute des cours de change etc.) il est nécessaire de procéder à une réévaluation forfaitaire (ajustement comptable) de la valeur de votre stock. Avant cela il est nécessaire de procéder à un inventaire des stocks et à une valorisation du stock effectif.
• Effectuez l'amortissement annuel (dépréciation) sur les actifs immobilisés afin de tenir compte de l'usure des objets (Vérification des amortissements en fonction du tableau des amortissements).
• Entrez les factures fournisseur ouvertes (fournisseurs et créanciers) au passif (compte 2000) du bilan. En bexio, ce processus est automatisé, ce qui signifie que vous devez rapprocher les soldes, c.à.d. que vous devez vérifier la concordance entre le compte 2000 (grand livre en comptabilité générale) et les postes ouverts dans le livre auxiliaire des fournisseurs/créanciers.
• Vérifiez également la TVA. Vous devez diminuer la TVA à récupérer pour les parts privées de l’utilisation des véhicules de service et contrôler si les pertes sur débiteurs ont bien été traitées au niveau TVA. Établissez ensuite le décompte final. En cas de contrôle TVA, l’inspecteur pourra également demander à voir notre document de rapprochement annuel (concordance annuelle) qui consiste à vérifier si nos comptes annuels finaux correspondent bien à ceux déclarés à travers nos décomptes déposés (recettes et produits ainsi que l’impôt préalable). Cette réconciliation peut représenter un travail long et complexe. En effet, elle doit inclure tous les chiffres d’affaires et pas uniquement les contre-prestations imposables en Suisse. Si vous êtes soumis à un contrôle restreint vous devez, après la révision des comptes, établir et envoyer la concordance TVA à l’AFC.
• Vérifiez la concordance des salaires entre bexio salaires et bexio comptabilité.
• Effectuez les provisions (actifs et passifs transitoires) pour travaux de révision de la fiduciaire, impôts directs, honoraires comptables et les autres provisions nécessaires.
• Une fois que tous les comptes du bilan ont été ajustés, parcourez les comptes individuels de l'état des résultats pour voir si les écritures affectent déjà l'année suivante ou le cas contraire voir si vous avez des écritures dans la nouvelle année qui concernent l’année en cours et doivent donc être délimitées. Pour cela vous disposez des comptes actifs transitoires 1300 charges payés d’avance et 1301 produits à recevoir ainsi que des comptes passifs transitoires 2300 charges à payer et 2301 produits encaissés d’avance.
Les travaux de clôture annuels sont très individuels d'une entreprise à l'autre. Par conséquent, la liste ci-dessus n'est pas exhaustive. Il est important que les comptes annuels soient complets, c'est-à-dire que toutes les actif et passif soient présentées dans le bilan. Les opérations hors bilan doivent être indiquées dans l’annexe.
À quoi dois-je penser une fois terminé les travaux de clôture?
• Préparez le document « Bilan et PP comparé » (états financiers), faites le signer par la personne responsable, imprimez les PV des séances du Conseil d’Administration (CA), ainsi que les PV de l’Assemblée Générale (AG). Archivez-les selon les dispositions légales en place.
• Ouvrez la nouvelle période comptable dans votre logiciel comptable, reportez les soldes à nouveaux et extournez les actifs et passifs transitoires.
• Convoquez l’Assemblée Générale ordinaire (envoyer l’ordre du jour avec PV (Procès-Verbal) de l’AG (Assemblée Générale) précédente (papier ou électronique selon les statuts).
• Tenez l’AG et n’oubliez pas à réélire votre réviseur. Alimentez la réserve légale.
• Envoyez le PV de l’AG en version pdf aux actionnaires.
• Demandez à l’AFC le remboursement de l’IA (Impôt anticipé - Formule 25).
• Annoncez à l’AFC les dividendes pour la retenue de l’impôt anticipé (Formule 1039).
• Envoyez aux actionnaires un justificatif IA pour les dividendes versés (papier). Il doit indiquer clairement le montant soumis à l’IA, le montant retenu, le montant versé et la date du versement.
• Verser les dividendes aux actionnaires.
• Préparez l’archivage sur CD-Rom ou en cloud.
• Préparez la déclaration d’impôts.
• Archivage : Conservez un exemplaire signé du rapport de gestion, du rapport de révision sur support papier (obligation légale).
Gardez sur CD-Rom ou dans le cloud : une copie signée du rapport de gestion (bilan, compte de résultat et l’annexe), du rapport de révision, le grand livre (pdf) et le journal des comptes.
Gardez une sauvegarde de bexio (comptabilité, facturation, salaires), les scans factures reçues, factures émises, tableau des immobilisations et tout autre documents / courrier faisant parti des pièces comptables justificatives.
Durée de conservation : 10 ans
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L’équipe de Compt’AAA