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Le calcul des vacances se base toujours sur le plan de base et non sur le plan d'affectation. Cela peut sembler illogique à première vue, mais c'est en faut tout à fait logique. Cela permet de garantir que des jours isolés puissent également être pris comme vacances et que celles-ci soient décomptées de manière équitable.
Un jour de vacances un samedi, où l'on devrait normalement travailler 5 heures, est calculé différemment d'un jour de vacances un mercredi, où l'on devrait travailler 7 heures, comme dans cet exemple.
Les jours de vacances sont convertis en heures et déduits très exactement du solde de vacances lors du retrait. Ainsi, les modifications de la charge de travail sont toujours représentées correctement.
Comment s'effectue le calcul ?
Le programme additionne chaque heure prévue dans le plan de base (par ex. 40 h) et la compare aux heures hebdomadaires selon le contrat de travail (par ex. 42 heures). La différence, en l'occurrence de 5%, est ajoutée à chaque emploi programmé. Cela permet de garantir qu'une semaine de vacances, quelle que soit la planification, corresponde toujours à une semaine de vacances selon le contrat.
Si des jours isolés sont pris, on regarde à combien s'élève le pourcentage de temps de travail de ce jour par rapport à la période dans le plan de base. Cela permet d'éviter que les collaborateurs s'en sortent trop bien s'ils prennent des congés les jours où les heures sont élevées ou trop mal s'ils prennent des congés les jours où les heures sont basses (p. ex. le samedi).
Le graphique suivant donne un aperçu simplifié.
Que la planification ait été faite sur une ou plusieurs semaines ne joue aucun rôle, c'est toujours l'ensemble de la période de planification de base qui est prise en compte pour la correction. Si les vacances sont prises au cours d'une semaine avec 45 heures planifiées au lieu des 42 prévues dans le contrat de travail, 3 heures de vacances en moins sont débitées au collaborateur. Inversement, pour une semaine de vacances avec 38 heures planifiées, 4 heures sont "créditées" ou moins débitées en tant qu'heures supplémentaires de vacances.
Plus la durée des jours dans le plan de vacances est similaire, plus les différences sont faibles en cas de référence à un jour. Moins le plan de base s'écarte du temps de travail contractuel (p. ex. 42 h par semaine), plus les différences sont faibles. Si les heures du plan de base correspondent à celles du contrat de travail et que l'on prend une semaine complète, il n'y a pas de différences.
Nous recommandons de toujours faire correspondre le plus possible le plan de base au contrat de travail et de toujours inscrire les vacances sur les absences. Il est également préférable de déclarer les jours libres (par ex. le samedi) comme vacances. Le système ne compte que les jours (ou les heures) effectivement planifiés pendant lesquels il faudrait travailler. Dans le cas de plannings de plusieurs semaines avec des samedis alternés, des erreurs peuvent facilement se produire.
Remarque :
Le calcul des heures de travail, c'est-à-dire ce qui a été effectivement travaillé, se base toujours sur le plan d'affectation.
PS : En théorie, les vacances peuvent aussi être traitées directement dans le plan d'affectation. Mais pour cela, il faut modifier une à une toutes les interventions qui sont planifiées (catégorie d'heures de travail à vacances). Une simple inscription sur plusieurs jours n'est pas possible. Cette procédure a pour effet de surcharger le calcul des vacances de Teamplanner. Même les demandes de vacances n'ont plus de sens. Nous ne recommandons absolument pas cette procédure, mais elle fournit des chiffres corrects si elle est utilisée correctement.