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Wenn Sie erwägen, Drittanbieter für AV, Dekorbedarf, Möbel, Technologie usw. mitzubringen, stellen Sie sicher, dass Sie den Veranstaltungsort während Ihres RFP-Prozesses und im Vorfeld der Verhandlungen benachrichtigen. Diese Kategorien von Dienstleistungen werden häufig aus der Verhandlungsphase ausgeschlossen und können aufgrund zusätzlicher Servicegebühren, wenn sie während der Verhandlungen nicht offengelegt werden, teurer werden. Wenn Sie sich nach der Vertragsunterzeichnung Optionen von Drittanbietern ansehen, können Sie feststellen, dass einige angegebene Rabatte möglicherweise nicht mehr gelten, da Ihre Gesamtausgaben für den Veranstaltungsort geringer sind oder sie zusätzliche Gebühren für die Verwendung eines externen Anbieters sehen. Der erste Teil der Veranstaltung AV-Vereinbarung ist das Zitat. Am Ende des Angebots werden Sie einen Einzahlungsabschnitt bemerken. Für die meisten Veranstaltungen benötigen viele Unternehmen eine Anzahlung, die zwischen 20-50% des Gesamtvertragspreises liegt. Die Anzahlung ist fällig, wenn Sie den Vertrag unterzeichnen und sein Zweck ist es, sicherzustellen, dass Sie Ihre Vereinbarung einhalten. Das ist nicht ungewöhnlich. Andere Unternehmen können auch eine Reihe von Einzahlungszahlungen skizzieren, wenn das Ereignis näher rückt. Wenn Sie beabsichtigen, Drittanbieter einzuschalten, sollten Sie ein Addendum eines Drittanbieters aushandeln oder die Freie Wahl-Sprache in Ihrem ursprünglichen Vertrag sicherstellen, um Gebühren zu vermeiden. Die Veranstaltungsbranche kann manchmal komplex und verwirrend sein – und ein Hotel-AV-Vertrag ist nicht anders. Es stellt sich immer die Frage, ob Sie den hauseigenen AV-Anbieter nutzen oder Ihren eigenen mitbringen.
Sehen wir uns fünf spezifische Dinge an, die Sie wissen sollten, bevor Sie einen AV-Vertrag für das Hotel unterzeichnen. Hierbei handelt es sich um eine alternative Vertragsquelle (ACS) für audiovisuelle Geräte und Zubehör (statewide) unter Verwendung des Vertrags über Audio Visual für audiovisuelle Geräte und Zubehör. Die Produkte umfassen, sind aber nicht beschränkt auf Audio, Kamera, Cases & Bags, Non-Cloud Power, Rigging und Internet-Kosten können Ihr Veranstaltungsbudget zunichte machen, wenn sie nicht während der Einrichtung und AV-Vertragsaufnahme berücksichtigt werden. Informieren Sie sich vor der Buchung Ihres Veranstaltungsortes und wenden Sie sich an Ihren AV-Anbieter. Es gibt viele hauseigene audiovisuelle Organisationen im ganzen Land, die einen sehr guten Ruf haben, fair in Vertragsverhandlungen mit ihren Kunden zu sein.