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La méthode des blocs de temps pour plus de productivité.
Nous utilisons des agendas pour nous aider à être plus efficaces, mais nous les utilisons souvent de la mauvaise manière.
En ce qui concerne les agendas, nous planifions plus des « interruptions » que de réelles tâches productives. Nous consacrons beaucoup de temps aux choses qui arrêtent notre travail : réunions, rendez-vous et nous nous demandons pourquoi notre travail n'est pas fait.
Les blocs de temps est la façon dont vous modifiez cette approche et transformez votre agenda en un outil puissant de productivité.
Qu'est-ce que les blocs de temps ?
Les blocs de temps est une méthode où vous organisez votre journée en différentes parties dédiées. L'accent est mis sur des périodes de tâches spécifiques.
Quels sont les avantages des blocs de temps dans votre journée ?
Cette approche présente des avantages qui affectent votre bien-être physique et émotionnel, tout en favorisant l'efficacité.
Les blocs de temps peuvent favoriser un bon équilibre entre le travail et la vie personnelle.
Les blocs de temps peuvent favoriser une intégration saine entre le travail et la vie personnelle.
Lorsque vous réservez du temps pour votre activité professionnelle, cela signifie que vous réservez également du temps pour votre vie personnelle.
Les blocs de temps vous rendent également plus conscient de votre disponibilité. Ils vous indiquent le temps dont vous disposez réellement. Cela vous permet de traiter votre horaire de travail comme quelqu'un qui prend un rendez-vous. Cela vous aide à dire non aux projets pour lesquels vous n'avez tout simplement pas le temps.
Les blocs de temps peuvent réduire le stress.
Le stress vient du fait de ne pas pouvoir démarrer ou arrêter une tâche. Cela vient du sentiment qu'un projet est ouvert ou sans fin, sans repères ni objectifs définis.
L' effet Zeigarnik (la tendance à se souvenir plus facilement des tâches inachevées que de celles que nous avons terminées), en ce qui concerne la productivité, a l'étrange effet secondaire que les personnes productives oublient rapidement ce qu'elles ont accompli et se souviennent seulement de ce qu'elles n'ont pas fait. Vous avez du mal à dormir la nuit ou à vous détendre en fin de journée, car vous êtes obsédé par la liste des choses que vous n'avez pas faites et oubliez tout ce que vous avez accompli. Le sentiment dominant est que rien ne se fait, et c'est très stressant.
Les blocs de temps vous fournissent un calendrier vérifiable de ce que vous avez fait et vous aide à travailler méthodiquement sur tout ce qui se passe dans votre journée. Vous savez quand commencer et quand vous arrêter. Vous avez un plan à suivre et en qui vous avez confiance.
Les blocs de temps peuvent améliorer l'efficacité.
Cette méthode est plus efficace que de simples listes de tâches. Au lieu d'une liste de choses à faire dans n'importe quel ordre, vous organisez votre agenda quotidien autour de projets complexes. Voici la différence : les blocs de temps permettent de mettre en place les multiples étapes nécessaires à la réalisation d'un projet, tandis qu'une liste de tâches est quelque chose que vous cochez qu'une fois le travail terminé. Les listes de tâches ne vous aident pas à faire avancer les choses, elles vous rappellent simplement de le faire.
Les blocs de temps vous aident également à répondre à la question « qu'ai-je accompli aujourd'hui ?». Lorsque vous mélangez des projets et des tâches dans un fouillis, il est difficile de savoir ce que vous avez spécifiquement accompli. Ceci est particulièrement pertinent pour les projets à plusieurs niveaux d’évolution, ce qui peut être stressant si vous ne tenez pas compte de la valeur du processus de travail sur le projet.
Cette approche est un autre moyen d'améliorer votre efficacité : elle tue les tendances perfectionnistes qui vous ralentissent. Les perfectionnistes revisitent souvent des projets qui, selon eux, ont besoin d'être «peaufinés». Cela fait perdre beaucoup de temps, car vous accomplissez peu de choses et répétez souvent le travail que vous avez déjà fait. Avec les blocs de temps, vous n'avez pas la marge de manœuvre pour revenir en arrière et retravailler. Vous devez passer au prochain bloc de temps et l’effectuer.
Comment démarrer avec les blocs de temps.
C’est un concept simple, mais avant de commencer, vous devez savoir quoi, quand et comment vous travaillez.
- Définissez comment vous travaillez.
Vous savez quand vous travaillez le mieux. Peut-être que c'est le matin, peut-être que c'est juste après le repas de midi. Votre période de performance maximale devrait être lorsque vous planifiez votre tâche la plus difficile.
Vous devez également savoir combien de temps divers projets et tâches ont tendance à vous prendre. Méfiez-vous de sous-estimer le temps et accordez-vous une marge de manœuvre supplémentaire ou un tampon entre les blocs.
- Définissez quelles distractions se produisent et quand.
Si vous travaillez dans un bureau ou à la maison, il y a des distractions extérieures qui se produisent à des moments similaires chaque jour. Utilisez ces moments pour un travail plus facile ou basé sur des tâches simples.
- Définissez le type de travail.
Le travail en profondeur est une concentration extrême sur une tâche à accomplir. Peu de distractions et une concentration intense sont les composants d’un travail en profondeur. Il est important de ne pas interrompre le travail en profondeur, car c'est la distraction qui le détruit. Le travail en profondeur prendra plus de temps et nécessitera plus d'énergie en cas de distraction.
S'il y a un travail en profondeur, il y a aussi un travail superficiel.
Considérez cela comme les tâches et le travail que vous avez à faire, mais qui ne nécessitent pas une concentration intense. Il s'agirait de vérifier les e-mails, de répondre aux notifications, d'envoyer des factures ou des documents. Il existe des exceptions, mais la plupart de ces tâches sont habituelles ou automatiques. Elles peuvent prendre beaucoup de temps si vous n’êtes pas organisé, mais elles ne nécessitent pas la concentration nécessaire au travail en profondeur.
Choisissez la méthode de blocs du temps que vous utiliserez et quand.
Parce que vous avez différents types de tâches à gérer, vous aurez besoin d'une approche différente. Il existe plusieurs façons de définir la façon dont vous utiliserez votre temps.
Blocage d’heure.
- Planifiez des blocs de temps pour les projets sur lesquels vous travaillerez ce jour-là.
Blocage de jour.
- Une approche extrême où vous réservez des journées entières pour travailler sur un projet, en le faisant varier au cours de la semaine.
Regroupement de tâches.
- Regroupez les tâches de nature similaire pour gagner du temps et éviter les distractions qui ruinent les blocs de temps.
Limites de temps des tâches.
- Fixez des limites au temps que vous consacrerez à une tâche chaque jour.
Généralement, les deux premiers impliquent un travail en profondeur, tandis que les deux derniers impliquent un travail superficiel.
Ces différentes méthodes sont utiles car une partie du travail que vous effectuez n'est pas nécessairement spécifique à un projet, mais plus spécifique à une tâche. La vérification de vos e-mails et de vos messages, par exemple, peut s'étendre à plusieurs projets ou clients. Il est facile d'être distrait si vous essayez de limiter ces types de tâches à un bloc de temps spécifique au projet.
Par exemple, vous vérifiez votre mail pour le projet actuellement bloqué, mais vous voyez également qu'il y a un courrier électronique important pour un autre projet que vous devez simplement gérer. Bientôt, votre horaire de bloc de temps va se dissoudre.
Planifier du temps non travaillé.
Bien que la planification excessive de votre temps libre puisse ruiner votre plaisir de ces activités de loisirs, vous souhaitez créer un emploi du temps en pensant à votre temps personnel.
Dans cet esprit, assurez-vous de prévoir des pauses pendant la journée de travail et d'avoir une heure limite lorsque le travail est terminé pour la journée.
L'objectif est de suivre votre horaire de blocage de temps et si vous ne faites pas de pause pour prendre un café ou vous étirer, vous grignoterez le temps que vous avez réservé pour travailler. Vous devez également prévoir du temps pour planifier la mise en place des blocs du lendemain ou de la semaine. Et n'oubliez pas de prévoir des blocs "vides" au cas où quelque chose apparaîtrait ou devrait être déplacé.
Désactivez les distractions.
Une fois que vous êtes prêt à commencer votre journée bloquée dans le temps, désactivez les notifications sur votre téléphone et votre ordinateur. Mettez votre téléphone en sourdine. Fermez la porte. Mettez des écouteurs. Quoi qu'il en soit, désactivez les distractions.
Vous pouvez vérifier les notifications de messages et d'e-mails pendant un bloc temps spécifique ou pendant une pause.
Bloquez le temps de votre journée pour une productivité maximale.
Utiliser moins de temps pour faire plus de travail, c'est ce que les blocs de temps accomplissent. Il faut de la planification et une volonté de suivre cette approche, mais vous constaterez que la productivité maximale est le résultat final, quel que soit le niveau de travail que vous devez accomplir.
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