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Accès aux documents officiels
Toute personne physique ou morale, indépendamment de sa nationalité, de son domicile ou de son âge, a le droit de consulter des documents officiels et de demander des renseignements sur leur contenu. La procédure d’accès est réglementée dans la loi sur la transparence et dans l'ordonnance sur la transparence.
Procédure d'accès
Dans un premier temps, l’autorité examine le droit d’accès au(x) document(s) demandé(s), et prend position vis-à-vis du demandeur.
Demande d’accès
On entend par demande d'accès toute demande portant sur un ou plusieurs documents au sens de la loi sur la transparence. À ce stade, le demandeur n'est pas tenu de donner son identité ni de justifier d'un intérêt particulier pour les documents en question.
La demande peut être adressée de manière informelle, y compris de manière orale. Elle doit contenir suffisamment d’informations pour que l’autorité puisse identifier les documents que le demandeur souhaite consulter. Il peut être utile d'indiquer la date d'établissement, le titre, les références, le domaine précis ou la période concernée. En cas de demande très vaste ou insuffisamment définie, l'autorité peut exiger que la demande soit précisée.
Ne sont notamment pas considérées comme des demandes d’accès :
- les demandes de renseignements généraux (par ex. sur l'état d'un projet, sur la compétence d'une autorité en une matière précise) ;
- les demandes de consultation ou de remise d'informations qui sont régies par des lois spéciales (par ex. extraits de registres, demandes de consultation de dossiers par les parties prenant part à une procédure, demandes de consultation des propres données du demandeur) ;
- les demandes à caractère juridique.
Les autorités sont tenues d’assister les demandeurs dans leurs démarches et de leur transmettre des renseignements concernant les documents disponibles. La plupart des autorités mettent à disposition sur leurs sites web des formulaires ou des adresses de contact pour le dépôt des demandes d’accès.
En outre, l’accès aux documents officiels n’est autorisé qu’après la décision politique ou administrative dont ils constituent la base.
En principe, un document contenant des données personnelles doit être anonymisé. Si le demandeur est intéressé par ces données, l’autorité consulte le tiers concerné pour que celui-ci se prononce sur la demande de transmission de ses données personnelles. L’autorité procède ensuite à une pesée des intérêts entre l’intérêt privé de la personne consultée à ce que ses données restent secrètes et l’intérêt public à ce que celles-ci soient rendues accessibles. Le résultat de cette pesée des intérêts est communiquée par l’autorité à la personne consultée.
Si l’autorité diffère l’accès aux documents, elle doit informer le demandeur de la date jusqu’à laquelle l’accès se trouve différé, à moins qu’il ne soit pas encore possible de la déterminer.
Quelle que soit la forme que prend la limitation de l’accès, l’autorité doit tenir compte du principe de proportionnalité. En ce qui concerne le principe de transparence, cela signifie que l’autorité doit, dans le cas d’une limitation justifiée de l’accès à un document, choisir la forme qui contrevient le moins possible à ce principe. L'autorité devrait, au lieu de refuser complètement l’accès au document, envisager la possibilité de le rendre partiellement accessible ou d’en différer l’accès.
Si une autorité ne donne pas un accès intégral à un document, elle doit communiquer au demandeur sa prise de position par écrit, même si la demande a été adressée par oral. L’autorité doit expliquer sommairement en quoi son refus relève de l’une des exceptions mentionnées dans la loi. L’autorité doit répondre dans un délai de 20 jours à compter de la date de réception de la demande. Ce délai peut être exceptionnellement prolongé :
- de 20 jours lorsque la demande porte sur un grand nombre de documents ou sur des documents complexes ou difficiles à se procurer ;
- de la durée nécessaire à la clarification de la situation juridique lorsque la demande porte sur des documents contenant des données personnelles.
Le demandeur doit être informé au préalable en cas de prolongement du délai.S’il n’est pas d’accord avec la limitation de l’accès (demande refusée, limitée ou différée), il peut déposer une demande en médiation écrite auprès du PFPDT dans un délai de 20 jours à compter de la date de réception de la prise de position de l’autorité. Il peut aussi déposer une demande en médiation lorsque l’autorité n’a pas pris position sur sa demande dans les délais prescrits.
L’administration est tenue de respecter le principe de l’égalité en matière d’accès ("access to one, access to all"), selon lequel l’accès accordé à une personne doit être accordé dans la même mesure à tout autre demandeur.
L’accès aux documents officiels est soumis au paiement d’un émolument. Toutefois, ceux-ci ne sont facturés que s’ils dépassent 100 francs.
Tarif des émoluments pour les demandes d’accès effectuées en vertu de la LTrans
Recommandations de la Conférence des secrétaires généraux
Préavis et avance sur les émoluments
L’autorité informe le demandeur au préalable si le montant prévisible de l’émolument dépasse 100 francs. Celui-ci doit alors confirmer sa demande d’accès dans un délai de 10 jours, sans quoi cette dernière est considérée comme retirée. Une avance raisonnable peut être exigée du demandeur, s'il est domicilié à l’étranger ou s’il existe des arriérés dans les paiements .
Réduction
Si la demande provient des médias, l’autorité réduit l’émolument de moitié au moins. Cette règle ne s’applique pas si la demande exige un important surcroît de travail.
La perception d’un émolument ne doit pas entraver la mise en œuvre du principe de transparence. Les autorités disposent d’une certaine marge d’appréciation, étant donné que la loi sur la transparence prévoit que les demandes d’accès sont soumises « en principe » au paiement d’un émolument. Certaines autorités ne prélèvent des émoluments que pour les demandes nécessitant un surcroît important de travail. Il n’y a cependant pas de droit à un accès gratuit aux documents officiels.
Litiges
Si le demandeur conteste l’émolument, il peut demander une décision d’émolument. S’il n’est pas d’accord avec cette décision, il peut faire recours auprès du Tribunal administratif fédéral.
Dans le cadre d’une procédure de médiation, le demandeur ne peut contester l’émolument demandé que s’il conteste simultanément une limitation de l’accès à un document (accès limité, refusé ou différé).
Exceptionnellement, la demande en médiation peut porter uniquement sur le montant prévisible des émoluments, si ceux-ci sont si élevés qu’ils sont assimilables une limitation de l’accès au document.
Gratuité
Le 30 septembre 2022, une révision de la loi sur la transparence a été adoptée par l'Assemblée fédérale, selon laquelle l'accès aux documents officiels doit en règle générale être gratuit. L'entrée en vigueur de cette modification n'a pas encore été déterminée.
Dernière modification 24.04.2023