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La colonna Data
Il valore contenuto nella colonna Data è quello che fa stato per la previsione.
- Se non c'é data, il movimento sarà conteggiato all'inizio della pianificazione.
Se richiedi una previsione indicando un periodo, gli importi saranno conteggiati nel valore saldo all'inizio del periodo.
Per il fatto che non rientra nel periodo, non verrà visualizzato alcun importo nella colonna Totale.
- Date nel periodo contabile impostate nella proprietà file.
Sono quelle comunemente usate.
Nella colonna Totale sarà indicato l'importo complessivo, tenuto conto dei movimenti ripetitivi, nel periodo contabile.
- Date precedenti al periodo.
Puoi inserire movimenti che precedono il periodo di previsione. Devi però fare attenzione che non vadano in conflitto con i saldi iniziali inseriti nella tabella conti.
Per il fatto che non rientra nel periodo, non verrà visualizzato alcun importo nella colonna Totale.
- Date successive al periodo.
Se fai previsioni su più anni ti permettono di indicare operazioni per gli anni a venire.
Per il fatto che non rientra nel periodo, non verrà visualizzato alcun importo nella colonna Totale.
La data fine
Viene usata in combinazione con la ripetizione, per indicare l'ultima data oltre la quale non più ripetere.
- Generalmente deve essere vuota.
Se si inserisce una data quando non è necessario (per esempio la fine del periodo contabile) le previsioni per gli anni successivi non includeranno questa operazione.
- Per operazioni di leasing.
Indicare come data fine, la data in cui verrà fatto effettuato il pagamento dell'ultima rata.
- Per rimborso prestiti.
Indicare la data ultimo versamento previsto.
- Per cambiamenti di importo a scadenze prefissate.
Nel caso per esempio che l'importo di un'operazione ricorrente sia adeguato a determinate scadenze (aumento stipendio).
- Creare una riga di registrazione con ripetizione "M" e Fine la data dell'ultimo versamento prima dell'aumento.
Creare delle righe di registrazione con Data quando inizia l'aumento.
- Se l'aumento segue un automatismo preciso e regolare, può essere programmato anche con delle formule.
- Creare una riga di registrazione con ripetizione "M" e Fine la data dell'ultimo versamento prima dell'aumento.
La ripetizione
Per spese o entrate ricorrenti si indica il codice di ripetizione (si veda la Documentazione sulle colonne).
- Il programma quando calcola la previsione crea delle copia dell'operazione e incrementando progressivamente la data, tenendo conto del frequenza indicata.
- Se non vi è una data fine, il programma al momento del calcolo della previsione genererà delle copie interne delle registrazioni per tutto il periodo della previsione indicato al momento del report.
- Se la data iniziale è gennaio, la frequenza e mensile
- Se il periodo di previsione è l'anno, genererà righe a partire da febbraio, 1 riga originale e 11 righe automatiche, per un totale di 12.
- Se il periodo di previsione è 10 anni, genererà righe a partire da febbraio, 1 riga originale e 119 righe automatiche (11 il primo anno + 12 * 9 per i successivi), per un totale di 120 righe.
- Se la data iniziale è gennaio, la frequenza e mensile
- Se si vuole che il programma possa calcolare in automatico le previsioni per gli anni successivi.
- Per le operazioni ricorrenti indicare il relativo codice di ripetizione.
- Per le operazioni che accadono solo una volta all'anno (per esempio ammortamenti a fine anno), indicare il codice di ripetizione "Y", in modo che l'ammortamento sia calcolato anche negli anni successivi.
- Non mettere la ripetizione unicamente se l'operazione non ci sarà nell'anno successivo.
Colonna Totale della tabella Preventivo
La colonna Totale viene calcolata in automatico e rappresenta la somma degli importi della riga corrente e di quelle di ripetizione che rientrano nel periodo della contabilità. La colonna Totale è vuota se le operazioni hanno una data precedente o che va oltre il periodo della contabilità.
Pianificazione con data precisa e logica mensile
Nella tabella Budget si inseriscono i movimenti di previsione indicando la data in cui si prevede che questi accadranno.
Non è però sempre possibile prevedere tutte le entrate e uscite con precisione giornaliera. Quando si fa una previsione è quindi utile in certi casi approssimare, ragionando generalmente su base mensile. È comunque utile seguire sempre una determinata logica in modo che si possano avere previsioni della liquidità attendibili anche a corto termine:
- Operazioni puntuali (versamento di capitale, investimenti) sono indicati con la data in cui si prevedono accadano.
Se non vi è una data precisa è utile indicarli il giorno 15 del mese in cui si prevede accadranno. .
- Spese ricorrenti che hanno una data di pagamento precisa sono da impostare con la data prevista di pagamento e il relativo codice di ripetizione:
- Spese bancarie, interessi, ammortamenti sono da indicare alla fine del mese, trimestre o anno che avverranno.
- Affitti il giorno di scadenza che si prevede saranno pagati.
- Stipendi e oneri sociali
- Per il calcolo e il versamento mensile il giorno che gli stipendi sono pagati.
- Per le tredicesime, bonus o altro il momento in cui sono pagati.
- Versamenti per anticipi e conguagli di oneri sociali la data che si prevede siano versati
- Versamenti e conguagli IVA il giorno tipico di scadenza del pagamento.
- Previsioni dei ricavi.
L'allestimento delle previsioni dipende dal tipo di attività.
Se non si sa il giorno preciso, ma si saprà che accadrà in un certo mese è utile indicare il 15 del mese.
- Entrate puntuali.
Sono da indicare nella data in cui si prevede avverrà o metà mese.
- Entrate ricorrenti.
Da indicare nella data in cui si prevede l'entrata o metà mese.
- In molti casi si presta bene una previsione mensile. Si può indicare il ricavo al 15 del mese.
- Se le entrate sono ricorrenti si può inserire il ricavo con la ripetizione mensile.
Usando formule si può prevedere delle crescite.
- Se si cono differenze stagionali, è utile avere una riga di previsione delle vendite per ogni mese,
- Se le entrate sono ricorrenti si può inserire il ricavo con la ripetizione mensile.
- Previsioni di progetti o grandi lavori.
Se vi è un calendario in cui ci saranno gli incassi, si indicherà una riga di registrazione per ogni entrata prevista. Si può approssimare eventualmente indicando il 15 del mese.
- Previsioni per clienti.
Per un consulente o un commercialista, che lavora sia con anticipi e con progetti, può essere molto utile allestire una previsione di entrate dettagliata per ogni cliente, con le date di previsione dei versamenti. Questa previsione sarà molto utile anche per verificare se il cliente ha effettivamente versato.
- Entrate puntuali.
- Costi variabili.
- Consumo costante legato alla cifra d'affari (per esempio ristorante), sono indicati con la stessa data della cifra d'affari. Con una formula si può calcolare il valore in percentuale della cifra d'affari.
- I costi possono anche essere legati ad altri elementi, come il numero di dipendenti, locali affittati o altro.
Previsioni con il principio di cassa
Per delle pianificazioni di piccole imprese e attività legate agli incassi (come negozi, ristoranti) è utile ragionare con il principio di cassa, quindi indicare i ricavi con la data quando verranno incassati e i costi quando pagati.
Per operazioni importanti, come per esempio l'acquisto di un macchinario il cui pagamento è dilazionato nel tempo, è però utile inserire dei movimenti di previsioni con precisione i dettagli:
- Acquisto del macchinario (registrazione attivo a fornitori) con data dell'acquisto.
- Pagamento del macchinario, con la o le date (rate) in cui si prevede il pagamento.
Previsioni con il metodo di competenza
In questo caso l'inserimento delle operazioni si tiene conto di quanto il pagamento verrà effettuato.
- Operazioni a contanti.
Sono ovviamente registrate normalmente.
- Operazioni che si prevede il pagamento sia regolato a breve.
Per semplicità, le operazioni che si prevede siano nell'arco del mese di previsione o quello immediatamente successivo, può essere utile usare il principio di cassa.
- Pagamenti dilazionati.
Se le date non si conoscono con precisione si può usare il 15 del mese.
- Operazioni con termini di pagamento precisi.
- Con un movimento si indica la data di acquisto con la contropartita il conto fornitori.
- Con un degli altri movimento si indica il pagamento alle date previste.
- Operazioni con termini di pagamento precisi.
- Incassi dilazionati.
- Con termini di pagamento precise, come è il caso di un progetto:
- Con un movimento si indica la data di fatturazione e con la contropartita il conto clienti.
- Con un degli altri movimento si indica il pagamento alle data previste.
- Incassi in ritardo.
È il caso quando una parte dei ricavi sono incassati a breve una percentuale invece viene incassata successivamente. Si può procedere in questo modo:
- Inserire il ricavo come incasso a contante.
- Con la stessa data, si crea un movimento che sposta una parte dell'incasso sul conto clienti.
- In data successiva si indica quando avverrà l'incasso con contropartita il conto cliente.
- Con termini di pagamento precise, come è il caso di un progetto:
- Utilizzo di variabili per incassi e pagamenti dilazionati ( si veda Esempio uso di variabili)
Quando lo stesso valore deve essere riutilizzato al momento del pagamento, può diventare molto utile fare uso della colonna formula e delle variabili.
- Nel movimento di fatturazione l'importo viene assegnato a una variabile.
- Nel movimento di pagamento si inserisce la variabile in modo che l'importo viene ripreso in automatico.
- Si possono usare variabili anche per definire per esempio la percentuale di importo che verrà dilazionato.