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Mit Outlook-Regeln die Mailflut bändigen
Gegen die Flut an täglichen E-Mails kann man sich nicht wehren. Aber immerhin bieten E-Mail-Programme wie Outlook die Möglichkeit, den unaufhörlichen Mailfluss zu bändigen. Die Regeln des Microsoft-Programms ermöglichen es, eingehende Post zu kanalisieren und Wichtiges von weniger Wichtigem zu trennen. So können Sie beispielsweise reine Info-Mails von wichtigen Aufgaben trennen, indem Sie die Post automatisch in Unterordnern ablegen.
Regeln anlegen
Sämtliche Regeln für eingehende Nachrichten finden Sie in Outlook 2013 und 2016 unter «Datei > Informationen» und dem Button «Regeln und Benachrichtigungen verwalten». Zum selben Dialogfeld gelangen Sie, wenn Sie im Menüband «Start» den Eintrag «Regeln» aus dem Abschnitt «Verschieben» auswählen. Auf diesem Weg können Sie auch einfache Regeln definieren, ohne über den ausführlichen Assistenten zu gehen.
Unter den Kontoinformationen können Sie in Outlook die Mail-Regeln erstellen und verwalten.
Wenn Sie eine Regel erstellen möchten, die Mails automatisch in einen Unterordner des Posteingangs verschiebt, müssen Sie den Ordner nicht unbedingt vorgängig anlegen. Sie können diese Aufgabe beim Erstellen der Regel gleich mit erledigen.
Etwas Vorsicht ist geboten, wenn Sie einen Exchange-Server nutzen, beispielsweise über Office 365 Business. Die meisten Outlook-Regeln funktionieren nur mit derjenigen Post, die lokal auf Ihrem Rechner zwischengespeichert wird.
Sie können in einer Regel einerseits mehrere Kriterien kombinieren, andererseits mehrere Aktionen ausführen. So liessen sich etwa tägliche Statusberichte nicht nur in den passenden Unterordner verschieben, sondern gleichzeitig noch als «gelesen» markieren.
Beispiele für praktische Regeln
- Wählen Sie als Bedingung «mit bestimmten Wörtern in der Absenderadresse». Geben Sie die Domain an, also der Teil der Mailadresse nach dem «@»-Zeichen, zum Beispiel «swisscom.com».
- Legen Sie die Aktion fest «diese in den Ordner Zielordner verschieben»
Absender-Regel in Outlook definieren.
- Wählen Sie als Bedingung «die meinen Namen im Feld "Cc" enthält».
- Legen Sie die Aktion fest «diese in den Ordner Zielordner verschieben»
- Wählen Sie als Bedingung «die eine Besprechungsanfrage oder -aktualisierung ist»
- Legen Sie die Aktion fest «diese in den Ordner Zielordner verschieben»
- Zusätzlich können Sie die Aktion «Nachrichten kennzeichnen für zu diesem Zeitpunkt nachverfolgen» anwenden.