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Aider est agréable, tant que c'est bien organisé. Si vous mettez en place très tôt une bonne structure d'organisation au sein de votre groupe, vous éviterez que des gens ne vous lâchent en cours de route, et ceci assurera la pérennité du groupe. Dans cette fiche d'aide, vous trouverez quelques conseils et astuces pour vous organiser.
Préambule: essayez de garder vos groupes réduits. Plus ils sont grands, plus l'organisation est difficile. Dans les grands groupes, il existe également un risque plus important de fraude et d'arnaque. Certaines personnes malintentionnées cherchent à exploiter l'anonymat des gens. Si vous êtes trop grand, divisez le groupe en sous-groupes plus petit, d'ampleur géographiquement raisonnable.
Responsabilités:
Définissez les responsabilités et tenez-vous-y. Il est conseillé de former une équipe de base au sein du groupe. Vous pouvez par exemple nommer une personne responsable de la coordination interne, une autre de la communication externe avec aide-maintenant.ch, les autorités, etc. Définissez qui, au sein de l'équipe centrale, est responsable de quoi.
Organisation:
- Créez un dossier sur Google Drive, dans lequel vous stockez les documents partagés;
- Créez un dossier dans Docs, dans lequel vous faites figurer les engagements communs (charte interne);
- Faites également un tableau (Excel) pour coordonner les activités. Là, en particulier, vous coordonnerez la distribution des prospectus en créant une liste alphabétique des rues (où par zones) et en indiquant qui est responsable, ce qui a déjà été fait et où.
- Des documents tels que les flyers et les affiches peuvent être stockées sur Drive afin qu'ils puissent être utilisés comme modèles;
- Vous pouvez également saisir les adresses des personnes que vous aidez de façon centralisée. Veuillez néanmoins être attentif.ve à la protection des données en utilisant des logiciels appropriés, tels que Codito (pour cela, contacter <email-pii>).
Communication
- Limitez votre communication à un seul canal (par exemple WhatsApp)
- Essayez de ne pas inonder vos chats. Sinon les gens décrochent. Les chats servent uniquement aux aides et aux réponses. Si nécessaire, désignez une personne qui a l'autorisation de supprimer des messages ou de rappeler au besoin les règles de communication dans la discussion. Sur Facebook, il est également possible de faire contrôler les messages par un modérateur avant qu'ils ne soient publiés.
- Si vous êtes dans un grand groupe couvrant une large zone, vous pouvez commencer vos messages par le code postal. Ainsi, vous pouvez voir en un coup d’œil quelle zone est concernée et le fil de discussion restera clair.
- Faites des échanges via des logiciels de visio-conférences afin de faire connaissance (au moins virtuellement...). Il existe plusieurs façons simples d'organiser une visio-conférence. La plupart des logiciels peuvent être utilisés sans inscription. Il suffit pour cela de faire parvenir un lien aux personnes avec qui vous organisez votre groupe. Si l'un des serveurs est surchargé, vous pouvez simplement vous diriger vers un autre serveur:
etc.
- Rappelez-vous souvent votre objectif: de maintenir la paix dans le groupe. Ceci doit être fait en utilisant une communication non-violente :)
- Communication avec l'extérieur: pour qu'on puisse vous contacter facilement, il est utile de mettre en place une adresse e-mail commune et/ou une ligne d'assistance téléphonique. Une hotline est plus adaptés aux personnes qui cherchent de l'aide, car les personnes âgées n'ont parfois pas accès à internet.
- Avec des fournisseurs SIP tels que www.phonestar.ch, vous pouvez commander gratuitement un numéro de téléphone virtuel, qui peut être utilisé par plusieurs personnes. Ensuite, répartissez les demandes dans le groupe en formant des équipes, et mettez en place un répondeur.
Mise en réseau:
- Cherchez à coopérer avec les institutions locales telles que les administrations communales, les coopératives de logement, les association ou les petits commerces locaux. Certaines municipalités ont déjà complètement pris en charge la coordination de l'entraide entre voisins et ont écrit aux personnes âgées de leur commune. À d'autres endroits, les magasins d'alimentation locaux proposent des solutions aux problèmes de paiement ou reçoivent eux-mêmes les demandes d'aide avant de les transmettre aux groupes d'entraide.
- S'il existe d'autres groupes d'entraide près de chez vous, veillez à vous mettre en lien avec eux pour mieux vous répartir les charges et les zones géographiques.
- N'oubliez pas d'inscrire votre groupe dans le registre national.
Questions juridiques:
Avez-vous des questions d'ordre juridique sur l'entraide entre voisins? Vous trouverez des réponses (en allemand) à ces questions dans cet article. N'hésitez pas à nous écrire si vous trouvez une source pertinente en français sur ce sujet.
D'autres fiches thématiques de conseils et d'astuces utiles pour une entraide efficace, responsable et sûre sont disponibles ici.