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Alle wollen etwas von einem, man hat aber noch einen Haufen Arbeit vor sich. Wie kann ich meine Arbeit so einteilen, dass ich alles rechtzeitig erledigen kann, es mir aber nicht über den Kopf wächst?
Das Eisenhower-Prinzip
Mit dem System, das nach dem ehemaligen US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower benannt ist, in welchem man seine Aufgaben in Kategorien einteilt, um ihre Wichtigkeit bzw. ihre Dringlichkeit zu definieren, lässt sich auf einfache Weise alles Anstehende filtern und einstufen.
Wie funktioniert das Eisenhower-Prinzip?
Durch die 4 Kriterien wichtig/nicht wichtig und dringend/nicht dringend lassen sich jeweils 4 Kombinationen erstellen.
Die Aufgaben werden bestimmten Typen zugewiesen:
1️⃣ A-Aufgaben sind wichtig und dringend.
2️⃣ B-Aufgaben sind zwar wichtig, aber nicht dringend.
3️⃣ C-Aufgaben sind nicht wichtig, aber dringend.
4️⃣ D-Aufgaben sind weder wichtig noch dringend.
Bei diesem Schema aus dem Zeitmanagement gilt stets: wichtig vor dringend.
① Aufgaben der Kategorie A sollte man sofort selbst erledigen.
② Aufgaben der Kategorie B sollte man terminieren und selbst erledigen.
③ Aufgaben der Kategorie C sollte man an jemand anderes delegieren.
④ Die Aufgaben in der Kategorie D werden nicht bearbeitet.
Um die Kategorien übersichtlich und graphisch ansprechend zu gestalten, kann man eine Matrix in Form eines Rechtecks mit dem Typ der Kategorie, der Definition sowie den zugeteilten Aufgaben erstellen.
Wofür ist diese Methode gut?
Mit dem Eisenhower-Prinzip lassen sich einfach Prioritäten setzen und Triagen vornehmen. Eines der Grundprinzipien bei der Anwendung dieser Einteilung ist, dass wichtige Aufgaben selten dringend sind und dringende Aufgaben wiederum selten wichtig.
Im Alltag ist es jedoch oftmals so, dass man sich von dringenden Angelegenheiten ablenken lässt und dadurch gar nicht erst dazu kommt, sich den wichtigen Aufgaben zu widmen.
Im Eisenhower-Prinzip werden somit vor allem A-Aufgaben zuverlässig erledigt, B-Aufgaben kommen jedoch oft zu kurz.
Folgendes Beispiel illustriert die Schwierigkeiten, dringliche und wichtige Aufgaben in der Praxis auseinanderzuhalten:
Ein Kunde ruft an, weil das Logo auf der Webseite etwas kleiner dargestellt werden sollte. Der Anruf des Kunden macht diese Angelegenheit dringend. Jedoch müsste bei einem anderen Kunden seit längerer Zeit ein Update installiert werden, das allfällige Sicherheitslücken schliesst. Diese Aufgabe ist sehr wichtig, jedoch nicht dringend, solange nichts passiert. Sie ist auch deshalb nicht unbedingt dringend, da ja niemand auf das Update wartet. Die Verlockung ist sehr gross, sich wegen der Unmittelbarkeit des Anrufs zuerst der Grössenanpassung des Logos anzunehmen, obwohl diese Aufgabe im Verhältnis zum Sicherheitsupdate eigentlich viel weniger wichtig ist.
Wie entscheide ich, welche Aufgaben in welche Kategorie gehören?
Wichtig: Aufgaben, die zur Erreichung eines übergeordneten Ziels notwendig sind, werden im Eisenhower-Raster als wichtig angesehen.
Dringend: Eine Aufgabe ist dringend, wenn es nötig ist, sie sofort oder zu einem bestimmten Zeitpunkt zu erledigen.
Um eine grosse Arbeitslast bewältigen zu können, hilft das Eisenhower-Prinzip. Neben der Getting Things Done Methode (siehe auch Beitrag zu Getting Things Done) wenden wir bei der simpit zum Beispiel bei der E-Mail-Bearbeitung die Eisenhower-Methode an.
Nora Müller, 16.02.2023