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Der RM-Baukasten ist eine strukturierte Sammlung von Dokumenten, die bei der Einführung von Records Management in diversen öffentlichen und privaten Organisationen entstanden und zur Anwendung gekommen sind. Er ist KEIN Kochbuch zur Einführung oder Systematisierung des Managements geschäftsrelevanter Unterlagen in einer Organisation. Vielmehr erlaubt die strukturierte Darstellung, die einzelnen Dokumente untereinander zu vergleichen und im Rahmen eines konkreten Einführungsvorgangs gezielt zu konsultieren und zu nutzen. So stellt der Baukasten insbesondere Organisationen, die aktuell mit der Einführung oder Optimierung des Records Managements beschäftigt sind, eine grosse Zahl an Hilfsmitteln und Anregungen zur Verfügung.
Der Baukasten enthält derzeit über 100 zum Teil unpublizierte Hilfsmittel und Best Practice-Beispiele aus rund einem Dutzend Organisationen.
Der Records-Management-Baukasten strukturiert die Musterdokumente (Hilfsmittel und Best Practices) auf zwei unterschiedliche Arten.
Struktur nach Prozessphasen
Die erste Sicht lehnt sich an die Phasen eines Einführungsprozesses an, wie sie von der ISO-Norm 15489 bzw. von der DIRKS-Methode vorgeschlagen werden.
Die 8 Schritte dieses Prozesses werden hier in 3 Hauptphasen gegliedert:
- Analyse des Istzustands, Definition des angestrebten Ziels,
- Design der neuen Systems,
- Umsetzung der neuen Praxis.
Innerhalb der einzelnen Phasen sind verschiedene, als Subprozesse bezeichnete Aufgaben vorgesehen. Diese wiederum sind in Vorgänge mit konkreten Massnahmen unterteilt (auf der Grafik nicht ersichtlich). Die Musterdokumente sind den einzelnen Vorgängen zugeordnet. Ein Dokument kann auch mehreren Vorgängen zugeordnet sein.
Auch wenn der Baukasten so den Eindruck eines Prozessmodells erweckt, gilt es zu betonen, dass die Abfolge der einzelnen Aufgaben nicht zwingend eine Handlungssequenz darstellt. Wann und in welcher Reihenfolge Subprozesse und Vorgänge angegangen werden, ist oft situationsbedingt. Die Gegebenheiten der Organisation definieren letztlich die Abfolge.
Struktur nach Regelungsebenen
Eine zweite Sicht orientiert sich an den für das Records Management relevanten Regelungsebenen. Sie zeigt auf, welche Regeln für eine erfolgreiche Einführung von Records Management notwendig sind. Im Baukasten finden sich Best Practices für alle diese Regelungsebenen.
Aktualisierung und Erweiterung des Frameworks
Hat Ihre Institution bei der Einführung eines Records-Management-Programms weitere Dokumente entwickelt und / oder verwendet, die Sie der Öffentlichkeit zur Verfügung stellen möchten? Dann senden Sie sie uns via untenstehendes Kontaktformular. Auch weitere Anregungen und Kritik sind sehr willkommen!