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La richiesta elettronica di prestito per mostre, corredata dell'elenco definitivo degli oggetti, deve essere compilata e spedita almeno tre mesi prima dell'inaugurazione della mostra o della manifestazione.
Il prestito è concesso solo se le seguenti condizioni sono rispettate:
Il Servizio Conservazione decide se gli oggetti richiesti sono idonei al prestito ed esamina le condizioni di esposizione indicate nella richiesta di prestito. Se i requisiti sono soddisfatti, l'oggetto viene prestato per un periodo di tre mesi al massimo. L'istituzione richiedente viene informata in merito alla decisione e, se questa è positiva, si procede a stipulare un contratto di prestito.
I responsabili delle collezioni e dei rispettivi oggetti fungono da persone di riferimento per domande sull'intera procedura.
Il Servizio Conservazione redige un rapporto sullo stato degli oggetti, è responsabile dell'imballaggio degli oggetti e stabilisce la tipologia del trasporto. Una volta che il contratto è stato firmato da entrambe le parti, l'istituzione beneficiaria del prestito consegna gli oggetti al trasportatore, tuttavia al massimo 15 giorni prima dell'inaugurazione della mostra. La spedizione tramite lettera o pacchetto ordinario non è consentita.
Il trasportatore dell'istituzione beneficiaria del prestito deve restituire gli oggetti presi in prestito al Servizio Conservazione della BN entro 15 giorni dal termine della mostra o della manifestazione. Questo aspetto viene monitorato tramite rapporti sullo stato.
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