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Vor gut 50 Jahren hat der britische Soziologe Cyril Northcote Parkinson in einem Artikel im «Economist» erstmal sein Parkinsonsches Gesetz (Parkinson's Law) zur bürokratischen Ineffizienz formuliert. Seine bisweilen humorvollen, aber immer ernst gemeinten Beobachtungen erschienen wenig später in Buchform und haben bis heute Gültigkeit.
Arbeit als dehnbare Masse
Gemäss Parkinson ist Arbeit eine dehnbare Masse. Sie breitet sich nicht nach dem Masse ihrer Komplexität aus, sondern je nachdem, wie viel Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht. Eine Rentnerin beispielsweise kann einen ganzen Vormittag damit zubringen, eine Geburtstagskarte für ihre Nichte zu kaufen, zu beschreiben und abzusenden; eine vife Sekretärin erledigt das in fünf Minuten.
Nach Parkinsons Theorie steht die Zahl der Angestellten in aufgeblähten Verwaltungsapparaten in keinem Verhältnis zur Menge der Arbeit, die es zu erledigen gilt. Selbst wenn immer weniger zu tun sei, wachse die Zahl der Angestellten – einem Naturgesetz gleich – immer weiter. Dafür macht Parkinson zwei Gesetzmässigkeiten verantwortlich:
Jeder Angestellte wünscht, die Zahl seiner Untergebenen, nicht jedoch die Zahl seiner Rivalen zu vergrössern. Angestellte tendieren demnach nicht ihre Arbeitsaufgaben mit einem weiteren Kollegen zu teilen, denn dieser könnte sich als Rivale entpuppen. Vielmehr wird er versuchen Untergebene zu bekommen, die nicht in Konkurrenz stehen. Kümmerte sich anfangs eine Person um die Arbeit, sind es nun mehrere Angestellte, die sich um mehr oder weniger die selbe Aufgabe kümmern.
Aus dem Sachverhalt unter Punkt 1 ergibt sich eine weitere Gesetzmässigkeit: Angestellte schieben sich gegenseitig Arbeit zu. Jedes Papier wird über die verschiedenen Hierarchieebenen gereicht, verändert, abgestimmt, unterzeichnet und bald brauchen die Angestellten für ein einfaches Schreiben mehr Zeit als die Rentnerin mit ihrem Geburtstagsgruss.
Triviale Themen nehmen mehr Zeit ein
Zu den zeitraubenden Sitzungen schuf Parkinson folgendes Gesetz der Trivialität: «Die auf einen Tagesordnungspunkt verwendete Zeit ist umgekehrt proportional zu den jeweiligen Kosten.» Dabei schildert Parkinson die Sitzung eines Finanzausschusses, in der es um die Bewilligung eines Atomreaktors ging. Während der Kostenpunkt bei 10 Millionen Dollar lag, wurde dafür 2 ½ Minuten diskutiert. Die Diskussion über einen neuen Fahrradunterstand für 2350 Dollar nahm hingegen 45 Minuten der Sitzungszeit in Anspruch.
Parkinsons Schluss: In Sitzungen werden nicht die wichtigsten Themen am ausführlichsten diskutiert, sondern die, von denen die meisten Teilnehmer eine Ahnung haben. Da es eher triviale Themen und Randaspekte sind, von denen am meisten verstanden wird, nehmen sie den breitesten Raum ein.