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Projektmanagement
Unter Projektmanagement versteht man alle organisatorischen Verfahren und Techniken, die mit der erfolgreichen Abwicklung eines Projektes verbunden sind. Die DIN 69901 definiert entsprechend Projektmanagement als die "Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organisation, -techniken und -mitteln für die Abwicklung eines Projektes". Gelegentlich wird (insbesondere aufgrund der Doppeldeutigkeit des engl. Wortes management unter dem Projektmanagement auch die organisatorische Ebene der Projektleitung verstanden.
Projektkriterien
Projekte sollten in der Regel folgende Kriterien erfüllen:
- komplexe, neuartige, einmalige Aufgabenstellung
- messbare Ziele
- zeitliche Befristung (Anfang und Ende)
- begrenzte Ressourcen (Geldmittel, Personal etc.)
- interdisziplinäre Bearbeitung (Teamarbeit)
- Risiko des Scheiterns
Einführung
Es gibt äußerst verschiedene Strukturen des Projektmanagements und sehr verschiedene Methoden. Sie hängen von der Branche, der Art, der Größe und der Komplexität des Projekts ab. Mit der Durchführung eines Projektes kann eine einzige, aber auch mehrere tausend Personen befasst sein. Entsprechend reichen die Werkzeuge des Projektmanagements von einfachen To-Do-Listen bis hin zu komplexen Organisationen mit extra gegründeten Unternehmen und massiver Unterstützung durch Projektmanagementsoftware.
Bei der gleichzeitigen Koordination und Steuerung mehrerer Projekte spricht man von Multiprojektmanagement. Multiprojektmanagement, das häufig etwa bei großen Baufirmen oder im Anlagenbau gefragt ist, stellt besondere Herausforderungen dar, weil hier kritische Ressourcen über mehrere Projekte hinweg koordiniert werden müssen. Im Englischen existiert zudem der Ausdruck Program Management für das Management extrem großer, auf mehrere Jahre bis Jahrzehnte hin angelegter Projekte (etwa einer Mondlandung).
Viele Begriffe und Verfahrensweisen im Projektmanagement sind mittlerweile gut verstanden und standardisiert. Im Rahmen der meisten universitären Studiengänge im Ingenieur-, Wirtschafts- und Informatikbereich werden Grundkenntnisse des Projektmanagements vermittelt. Diverse Institute bieten Zertifizierungen zum Projektmanager an, hier sind insbesondere die Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement (http://www.gpm-ipma.de) sowie das amerikanische Project Management Institute (http://www.PMI.org) als maßgebliche Institutionen zu nennen. Wieweit eine Zertifizierung den guten Projektmanager ausweist, sei jedoch dahingestellt: Projektmanagement ist immer auch Krisenmanagement: In jedem Projekt treten ungeplante Situationen auf. Ein guter Projektmanager zeichnet sich dadurch aus, dass er solche Situationen mit möglichst wenig Reibungsverlusten wieder in den Griff bekommt. Hier sind neben der Beherrschung des Handwerkszeugs insbesondere "weiche" Qualitäten gefragt, die sich einer Zertifizierung in der Regel entziehen.
Die 9 Wissensfelder des PM
Erfolgreiches Projektmanagement hat im Wesentlichen die folgenden Tätigkeits- oder Wissensbereiche abzudecken (nach Project Management Institute (http://www.pmi.org)):
- Integrationsmanagement: Hier werden die verschiedenen Elemente eines Projektes koordiniert. Die Einhaltung von Projektmanagement-Standards erleichtert diese Koordination.
- Umfangsmanagement (auch Scope Management): Dieses Management des Projektrahmens (auch: Inhalts- und Umfangsmanagement) sorgt dafür, dass die gesetzten Projektziele erreicht werden. Es sorgt allerdings nicht nur für die Ergebnisorientierung in Bezug auf die ursprünglichen Ziele, sondern hat insbesondere zur Aufgabe, notwendige Abweichungen von diesen Zielen, die im Projektverlauf deutlich werden, in das Projekt einzusteuern sowie entsprechende Neuplanungen zu veranlassen.
- Zeitmanagement: Zielt auf die Einhaltung des Zeitrahmens und sollte alle beteiligten Zielgruppen einbinden. Der Projektplan dient dabei v.a. auch als Kommunikationsmedium.
- Kostenmanagement: Zielt auf Budgeteinhaltung. Hierfür ist der Kostenverlauf zu erfassen. Gegebenenfalls sind Gegenmaßnahmen einzuleiten.
- Qualitätsmanagement: Projektspezifisches Qualitätsmanagement. Erfordert Standardisierung von Projektmanagement-Prozessen, Dokumentation der Arbeiten und Ergebnisse, sowie ein geeignetes Maßnahmenmanagement
- Ressourcenmanagement: Beinhaltet die effiziente Zuordnung der Ressourcen nach Fähigkeiten und verfügbaren Kapazitäten auf die Projektaufgaben, aber auch die Teamentwicklung.
- Kommunikationsmanagement: Nimmt häufig bis zu 50% der Projektarbeit ein und schließt alle Beteiligten und Betroffenen ein; auch im Change Management zu berücksichtigen.
- Risikomanagement: Projektspezifisches Risikomanagement. Beinhaltet Risikoanalysen, präventive Maßnahmen und Notfallkonzepte. Insbesondere bei komplexen Projekten von besonderer Bedeutung.
- Beschaffungsmanagement: Integration und Zusammenarbeit mit Partnern und Lieferanten.
Zielbereiche
Um die benötigten Funktionen abzudecken, muss das Projektmanagement dabei eine Reihe von Zielbereichen anvisieren, die es zu organisieren gilt. Dies sind im einzelnen:
- die Projektorganisation, die die organisatorischen, insbesondere auch die personellen Rahmenbedingungen festlegt und Verantwortlichkeiten sowie Weisungsbefugnisse regelt.
- die Projektplanung, die im Vorfeld versucht, das Projektrisiko durch zeitliche und kapazitive Schätzungen und entsprechende Planungen zu verringern und Soll-Vorgaben für den folgenden Bereich zu liefern:
- die Projektsteuerung bzw. das Projektcontrolling, die das Projekt während seines Verlaufs begleitet, Abweichungen vom geplanten Ablauf zu bemerken und das Projekt entsprechend umzusteuern hat.
Erfolgsfaktoren
Projektmanagement ist weitaus mehr als lediglich die Anwendung von Planungstechniken. Unumstritten ist die große Bedeutung weicher Faktoren. Kommunikation, Change Management und das "richtige" Projektteam sind häufig ausschlaggebend für den Erfolg von Projekten.
Normierung
Die Aufgabenstellungen im Rahmen des Projektmanagements sind im wesentlichen gut bekannt und dokumentiert. Wenn auch jedes Projekt anderes ist, so empfiehlt es sich doch eine gemeinsame Begriffsbasis für die Grundaufgaben des Projektmanagements zu finden. Dieser Aufgabe stellen sich diverse Normierungsinstitute.
Insbesondere ist hier das amerikanische Project Management Institute (PMI) zu nennen, das mit seinem PMBOK (Project Management Body of Knowledge) das englischsprachige Standardwerk zum Projektmanagement herausgegeben hat. Für Deutschland findet insbesondere die bereits erwähnte Norm DIN 69901 Anwendung.
Geschichte
Projektmanagement geschieht, seit Menschen größere Projekte gemeinschaftlich durchführen. Weder die Planung und Ausrüstung eines Feldzuges, noch der Bau eines Tempels oder einer Festung, noch beispielsweise eine Seereise zur Entdeckung der Westpassage nach Indien sind vorstellbar, ohne dass die Verantwortlichen diese Projekte geplant hätten. Jedoch geschah dies lange Zeit formlos allein aufgrund der Erfahrungen und der Kenntnisse der Verantwortlichen; erst im 20. Jahrhundert sollten diese informellen Verfahren zusammengetragen, systematisiert und in die wissenschaftlich aufbereitete Form gebracht werden, unter der heute Projektmanagement betrieben wird.