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Définition
L’approvisionnement est un processus d’achat ou d’acquisition de biens et / ou de services de tierces parties. Cela comprend tous les processus, de la planification d’achats à l’acquisition, grâce à la gestion des contrats. Il procure des ressources (personnes, outils, matériels, et des sous-produits livrables) qui ne sont pas disponibles au sein de l’organisation permanente au moyen de fournisseurs extérieurs. Cette compétence comprend également de choisir ou de prendre les canaux d’approvisionnement optimaux, qui satisfont l’objectif à long terme de l’organisation (par exemple : le partenariat, les coentreprises). Cela peut entraîner le bénéfice du partage du financement, de l’expertise, etc., mais peut aussi entraîner des risques d’échec sur le marché.
Objectif
Le but de cette compétence est de permettre à l’individu d’obtenir la meilleure valeur possible auprès des fournisseurs et des partenaires choisis, et ainsi offrir la meilleure valeur à l’acheteur et à l’organisation.
Description
Le processus d’approvisionnement permet aux organisations d’acquérir les ressources nécessaires qu’elles ne possèdent pas ou ne peuvent ni ne veulent produire elles-mêmes. Les politiques d’approvisionnement de l’organisation sont souvent imposées par les structures de niveau supérieur. Lorsque des aspects d’approvisionnement impliquent une partie importante d’un projet, ou lorsqu’il y a plusieurs commandes, la méthode d’approvisionnement doit être documentée dans un plan d’approvisionnement couvrant au moins :
- Types de contrats à utiliser
- Rôles et responsabilités
- Procédures de sélection des fournisseurs
- Règles de sous-traitance
La gestion des achats est effectuée soit par les personnes responsables au sein du projet, ou déléguée à des spécialistes ou des services (par exemple, le service juridique ou financier), ou dirigé par la personne responsable du niveau du programme pour les marchés et les partenariats stratégiques à l’échelle de l’organisation, ou même influencée au niveau du portefeuille lui-même. On doit également prendre en compte les aspects stratégiques telles que la durabilité, la réduction des coûts du cycle de vie et des frais généraux par le développement de relations positives avec les fournisseurs, les partenaires ou les acheteurs, et les risques liés à ceux-ci. Pour chaque élément à acquérir, le processus de base comprend la définition des besoins, l’identification des fournisseurs ou des partenaires potentiels, l’obtention d’offres techniques et financières, la sélection de fournisseurs ou de partenaires privilégiés, la négociation d’un accord avec les fournisseurs choisis ainsi que l’achat et la gestion de contrats. La charge de travail doit correspondre à la taille et à la complexité de l’élément en cours d’acquisition.
Un échange de biens ou de services entre les unités de la même entité juridique peut parfois être considéré comme approvisionnement. Dans de tels cas, l’acquisition doit être traitée comme si elle se passait entre des parties indépendantes et soumises aux mêmes règles de contrôle.
Indicateurs clés de compétence
Définir des besoins, les options et les processus d’approvisionnement
La détermination des besoins et des options est un processus permettant de définir quelles ressources ou services doivent être acquis, ou pour quels aspects du projet des partenaires doivent être consultés. Cela peut être dû à la pénurie ou au manque de disponibilité interne des moyens nécessaires ou à la décision consciente de mobiliser des ressources externes (stratégie fabriquer ou acheter).
Dans ce cadre, on doit convenir des options et des canaux d’approvisionnement, des exigences pour l’acquisition, des documents d’appel d’offres et des critères de sélection. L’individu devrait être responsable de la gestion de ce processus ; dans de nombreux cas il travaille en étroite collaboration avec les services spécialisés ou avec le management ou leur transmet des tâches spécifiques. Il faut veiller à ce que l’information pertinente soit disponible, et que les parties prenantes internes et externes appropriées soient informées.
Mesures
- Justifie les achats sur la base des besoins
- Conçoit, produit ou acquiert les informations nécessaires pour les experts dans le domaine des marchés publics
- Créé les documents d’appel d’offres et les critères de sélection sur la base des besoins
- Prend en charge les processus et les procédures de préparation d’acquisition
Contribuer à l’évaluation et la sélection des fournisseurs et partenaires
L’individu s’assure que l’organisation partenaire potentielle et / ou d’autres experts, fournisseurs ou partenaires soient identifiés, évalués et sélectionnés. Dans ce processus de sélection, les documents d’appel d’offres spécifiques et les critères de sélection sont utilisés (ou remaniés si aucun fournisseur n’est en mesure de livrer en conformité avec les conditions définies). Ces spécifications et critères de sélection et les procédures passation des marchés peuvent être soumis à des directives formelles ou des lignes directrices formelles (par exemple dans pays ayant un système de droit romanogermanique).
Le processus de sélection comporte souvent plusieurs étapes, telles que les demandes d’information (Requests For Information, RFI) et des appels d’offre (Requests For Proposal, RFP) ou des demandes de devis (Requests For Quotation, RFQ). Si l’acquisition passe par un modèle de partenariat et que la procédure d’appel d’offres ne soit pas utilisée, l’individu doit appliquer une procédure d’assurance qualité stricte dans la sélection des partenaires.
Mesures
- Initie une demande de devis, le cas échéant, en coopération avec le département des achats
- Etablit les étapes du processus de sélection des fournisseurs
- Définit et décrit le contenu des documents d’appel d’offres
- Définit et applique les critères de sélection
- Concilie les directives d’achat formelles (règlements internationaux, nationaux et spécifiques à l’industrie)
- Evalue les spécificités des marchés et recommande les modèles de partenariat
Contribuer à la négociation et l’accord des termes du contrat, pour les mettre en conformité avec les objectifs du projet
Après avoir sélectionné le fournisseur ou partenaire, une procédure de négociation peut être engagée afin de convenir des dispositions du contrat. L’individu surveille ce processus et s’assure que les négociateurs aient un mandat clair et qu’ils travaillent en étroite collaboration avec des experts commerciaux et / ou des experts juridiques.
Les contrats peuvent dévier dans leur forme, leur application, leur durée, leurs dispositions et sanctions et par de nombreux autres aspects de la loi applicable. L’individu doit veiller à ce que ces aspects soient strictement orientés vers les objectifs du projet et de l’organisation. Si les négociations sont complexes et prennent beaucoup de temps, dans certains cas, un pré-accord est conclu afin d’initier des mesures préparatoires ou des livraisons.
Mesures
- Définit un mandat de négociation et précise les objectifs à négocier
- Distingue entre les différents types de contrats et leur impact sur le projet
- Connait les dispositions du contrat et reflète son impact sur le projet
- Négocie un contrat comprenant la fixation des prix, la disponibilité, des options de personnalisation et les dates d’achat
Surveiller l’exécution du contrat, adresser les problèmes et si nécessaire, demander compensation
Après la conclusion de l’accord, l’exécution du contrat requiert la surveillance continue du fournisseur ou partenaire pour veiller à ce que le contrat soit effectué correctement et selon les délais. En cas de déviation des termes du contrat, l’individu doit prendre des mesures appropriées ou, si nécessaire, faire remonter le cas au sein de l’organisation. Si une ou plusieurs dispositions contractuelles (par exemple, le délai de livraison, la qualité, etc.) ne sont pas respectées, des mesures individuelles doivent être prises afin d’attirer l’attention sur ce problème et, si nécessaire, trouver une solution. Cela peut inclure diverses techniques, allant de l’information informelle à la renégociation, et l’individu doit savoir quand chacune de ces techniques doit être appliquée. Si l’autre partie, malgré l’application de ces techniques reste en défaut, l’individu doit prendre ou solliciter une décision s’il faut faire valoir une sanction invoquée dans le contrat ou exiger une indemnisation de l’entrepreneur. Cette situation peut entraîner des mesures juridiques et exiger la participation d’experts juridiques, et en principe en consultant la direction pour se conformer aux directives stratégiques d’approvisionnement à long terme.
Mesures
- Introduit des mesures pour contrôler l’exécution du contrat
- Identifie les écarts par rapport au contrat
- Introduit des mesures correctives pour contrecarrer les violations du contrat
- Inclut, en cas de renégociations difficiles, les services juridiques, logistiques et / ou d’achats de l’organisation
- Gère les différends liés à des contrats et les demandes ultérieures par le fournisseur
- Conclut la relation commerciale lorsque le projet est mis en danger ou que toutes les obligations contractuelles ont été effectuées