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Bildungseinrichtungen setzen zur unverfälschten und layout-getreuen Wiedergabe von Dokumenten, seien es Handbücher, Broschüren oder Formulare immer häufiger PDF-Dateien ein. Durch Digitalisierung können viele zeitintensive und bürokratische Abläufe und Verfahren vereinfacht werden, ohne auf vorgeschriebene Formulare zu verzichten. Solche Möglichkeiten wären besonders auch für Menschen mit Behinderung ideal. Leider sind aber die meisten PDF-Dokumente schlecht zugänglich. Damit Sie mithelfen können, dass alle Computerbenutzer PDF-Dateien lesen können, haben wir für Sie einige Tipps zusammengestellt.
Unsere Tipps für zugängliche PDF-Dateien
Um möglichst zugängliche PDF-Dokumente zu erhalten, ist es wichtig, dass Sie bereits beim Schreiben in Word die nachfolgenden Regeln beachten.
1. Formatvorlagen
Setzen Sie für Überschriften und Absatzformate Format-Vorlagen ein. Achten Sie in Ihrem Dokument auf eine logische Struktur und verwenden Sie Listen, weil so der ScreenReader am wenigsten Probleme hat.
Erstellen Sie Ihre Dokumente in Fliesstext und vermeiden Sie Mehrspaltigkeit.
2. Tabs und keine Leerzeichen
Benutzen Sie Tabs und keine Leerzeichen, um Einzüge zu machen, da der Screenreader jedes Leerzeichen einzeln vorliest. Wenn es wie folgt tönt: Leerzeichen, Leerzeichen ….bzw. space, space, space ..., ist das für ein effizientes Arbeiten sehr hinderlich.
3. Alternativtexte für Bilder
Hinterlegen Sie für alle Bilder und Grafiken, die für das Verständnis wichtig sind, einen Alternativ-Text (max. 255 Zeichen sind erlaubt). Bei Bilder und Grafiken mit illustrativem Charakter, welche im Text nicht eine explizite Erwähnung finden, in Form eines Alternativtextes, verwenden Sie Bildunterschriften, welche in wenigen Worten das Bild/die Grafik veranschaulichen.
4. Dokumentsprache festlegen
Legen Sie die Sprache des Dokumentes fest (deutsch, englisch, ...). Es ist mühsam, wenn der ScreenReader ein Dokument in deutscher Sprache z. B. in Englisch liest. Beinhaltet ein beispielsweise in Deutsch verfasster Text einzelne englische Wörter, so müssen diese Wörter einzeln als "Dokumentsprache Englisch" markiert werden, damit Sie vom ScreenReader korrekt vorgelesen werden.
5. Kopf- und Fusszeile
Vermeiden Sie es, wichtige Informationen in Kopf- und Fusszeilen zu platzieren, da diese nicht in die PDF-Struktur übernommen werden.
6. Formulare
Eine Vorlage für zugängliche Formulare folgt zu einem späteren Zeitpunkt.
7. Tabellen
Tabellen muss man häufig in dem entstandenen PDF-Dokument nachbearbeiten. Vermeiden Sie zu komplizierte Tabellen nach dem Grundsatz lieber fünf einfache Tabellen als eine komplizierte in zahlreichen Spalten unterteilte Tabellen. Beachten Sie, dass der ScreenReader die Tabellen waagrecht liest.
8. Prüfung der Zugänglichkeit direkt bei Adobe
Nach der Umwandlung des Word-Dokuments in ein PDF-Dokument kann man dieses mit Adobe Acrobat (ab Version 7) auf Zugänglichkeit prüfen lassen:
- Wählen Sie den Menüpunkt "Erweitert", dann "Ausgabehilfe", dann "vollständige Prüfung" (schnelle Prüfung genügt nicht).
- Es werden sieben Punkte vorgegeben, auf die geprüft werden kann.
- Wählen Sie bitte alle sieben Punkte aus.
- Es werden die Fehler aufgelistet und Hilfen angeboten, wie man die Fehler in Adobe Acrobat beseitigt. Etliche Fehler kann man im Word-Dokument beseitigen und dieses erneut nach der PDF-Umwandlung wieder prüfen lassen.
Einen anderen Test zur Zugänglichkeit von PDF-Dateien finden Sie unter: www.access-for-all.ch
9. Veröffentlichung
Bitte berücksichtigen Sie bei Veröffentlichung des PDF-Dokumentes, dass das Vorlesen Ihres PDF-Dokuments durch einen ScreenReader überhaupt gestattet ist. Die Sicherheitseinstellung lautet: Kopieren zulassen oder Textzugriff für Sprachausgabeprogramme für Sehbehinderte zulassen.
10. Scannen
Wichtig! Eingescannte Dokumente ohne anschliessende OCR-Erkennung sind grundsätzlich von ScreenReadern nicht lesbar, weil die einzelnen Seiten als Bilder, quasi "abfotografiert", im PDF-Dokument abgelegt werden.