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Le compte-rendu sur les résultats de l’évaluation, que ce soit sous la forme d’un rapport propre ou dans le cadre du rapport final d’un projet peut être considéré comme le produit final de l’évaluation. Suivant le but de l’évaluation, il sert à la reddition de comptes, à l’optimisation du projet ou de base à une décision concernant la poursuite d’un projet, etc. Dans le même temps, le rapport en question sert aussi de base pour des mesures ultérieures de valorisation.
Dans de nombreux cas, et plus particulièrement dans le cadre d’auto-évaluations plus restreintes, il suffit de présenter les résultats dans le rapport final. Pour les évaluations externes, un rapport d’évaluation séparé, détaillant la méthode utilisée et les résultats, est la règle.
Avant la formulation définitive du rapport sur les résultats d’une évaluation externe, il est recommandé de présenter les résultats aux responsables et aux participants du projet et d’en discuter avec eux. De cette manière, les interprétations, de même que d’autres suggestions provenant de perspectives différentes, peuvent encore être intégrées au rapport. Il n’est toutefois pas rare que les promoteurs ou les responsables d’un projet tentent d’influencer les résultats d’une évaluation de manière inappropriée et exigent des évaluateurs qu’ils atténuent leurs critiques, voire qu’ils les fassent disparaître. La plupart des organisations d’évaluation externes connaissent bien ce problème et ont appris à le gérer. Généralement, il appartient à la personne chargée de l’évaluation de décider dans quelle mesure le feed-back peut être intégré au rapport et où mettre les limites.
Un rapport d’évaluation – ou un chapitre correspondant dans le rapport final du projet – décrit d’abord l’objet de l’évaluation, cite les questions de l’évaluation, présente la méthode d’évaluation, décrit les différents résultats, tire des conclusions, répond aux questions de l’évaluation et formule des recommandations à l’usage des responsables. Le rapport d’évaluation doit être construit et rédigé de manière telle que les personnes qui n’ont pas participé à la procédure puissent la comprendre et que les résultats et les recommandations soient crédibles. Dans le même temps, il convient de clairement séparer les faits de l’avis des évaluateurs/évaluatrices. Les rapports d’évaluation doivent être rédigés de manière motivante, et les critiques formulées de manière constructive, afin d’encourager l’équipe à entretenir ses atouts, à exploiter les potentiels d’amélioration et à mettre en œuvre les recommandations d’action. Pour les décideurs politiques, il est recommandé de rédiger un bref résumé des résultats de l’évaluation, qui puisse au besoin être traduit dans d’autres langues sans grands frais.
De plus en plus d’organisations franchissent le pas qui consiste à publier les rapports d’évaluation en même temps qu’une prise de position officielle quant aux résultats et recommandations d’action. Elles montrent ainsi qu’elles se sont penchées sur la question et sont prêtes à prendre les mesures qui s’imposent.
La diffusion des résultats de l’évaluation ne doit pas se limiter à la publication du rapport. Outre le fait que les résultats sont intégrés dans le pilotage et le développement de la qualité du projet, ils fournissent à l’organisation promotrice des points de repère importants pour son orientation stratégique. Par ailleurs, d’autres organisations et personnes travaillant dans la même thématique peuvent profiter des résultats. Il est recommandé de présenter les conclusions lors de séminaires ou d’ateliers d’échange d’expériences, d’en parler dans les publications spécialisées et d’utiliser les canaux de communication existants de l’organisation ou du projet (Internet, lettre d’évaluation, etc.) pour la diffusion. Souvent, il est possible d’intégrer les résultats dans des produits du projet, comme des brochures, des prospectus, etc. ou de profiter de l’existence de résultats intéressants pour lancer des produits correspondants (directives, clips vidéo, affiches, etc.). Si les résultats ont un intérêt scientifique et si l’évaluation a été réalisée avec une méthodologie de recherche de qualité scientifique, il peut être envisagé de publier les résultats dans une revue scientifique.
La réflexion critique sur les mesures d’évaluation, les rapports et la communication des résultats constitue la véritable conclusion d’une évaluation. L’objectif de cette réflexion consiste à tirer des enseignements concrets de l’évaluation. A cet égard, certaines questions se posent, telles que: a-t-il été possible de répondre à toutes les questions posées dans le cadre de l’évaluation? Le cas échéant, où des problèmes se sont-ils posés dans le cadre de l’exécution? Que faudrait-il changer lors d’une prochaine évaluation? Les standards d’évaluation des organisations d’évaluation nationales constituent une excellente base pour ce type de réflexion.