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Jede Person hat das Recht auf Auskunft, ob und welche Informationen bei einem öffentlichen Organ über sie vorhanden sind.
Die Auskunft umfasst alle Ihre Personendaten, die sich beim öffentlichen Organ befinden. Das öffentliche Organ muss Ihnen auch erklären, zu welchem Zweck Ihre Daten bearbeitet werden und auf welche gesetzliche Bestimmung sich die Bearbeitung stützt. Zudem muss es Auskunft darüber geben, welche anderen öffentlichen Organe an der Bearbeitung Ihrer Daten beteiligt sind und welchen weiteren Stellen regelmässig Daten über Ihre Person weitergegeben werden.
Wenn Sie wissen möchten, welche Informationen bei einem öffentlichen Organ über Sie vorhanden sind, können Sie direkt bei diesem Organ ein schriftliches Gesuch stellen. Legen Sie dem Schreiben eine Kopie eines amtlichen Ausweises (z.B. Identitätskarte oder Pass) bei, damit Sie identifiziert werden können. Einige Organe akzeptieren auch Gesuche auf elektronischem Weg.
Geben Sie an, dass Sie Auskunft über alle Daten zu Ihrer Person wünschen, und fragen Sie, in welchem Zusammenhang die Daten bearbeitet wurden. Sie müssen nicht begründen, weshalb Sie Auskunft möchten, da das Recht auf Auskunft bedingungslos besteht.
Das öffentliche Organ muss Ihr Gesuch innert 30 Tagen nach Erhalt bearbeiten. Kann es die Frist nicht einhalten, teilt es Ihnen unter Angabe der Gründe mit, wann der Entscheid über das Gesuch vorliegen wird.
Das öffentliche Organ erteilt die Auskunft in der Regel schriftlich in Form von Ausdrucken oder Fotokopien. Sie können sich mit dem öffentlichen Organ auch auf eine mündliche Auskunft, eine Auskunft auf elektronischem Weg oder eine Einsichtnahme vor Ort einigen.
Öffentliche Organe dürfen für die Bearbeitung von Auskunftsgesuchen keine Gebühr verlangen.
Das öffentliche Organ kann die Auskunft verweigern, einschränken oder auf einen späteren Zeitpunkt verschieben. Allerdings nur, wenn eine gesetzliche Bestimmung oder ein überwiegendes öffentliches oder privates Interesse gegen die Auskunft spricht. Ein öffentliches Interesse liegt zum Beispiel vor, wenn die Wirkung von Untersuchungs-, Sicherheits- oder Aufsichtsmassnahmen gefährdet wäre. Ein privates Interesse liegt vor, wenn die Auskunft andere Personen in ihrer Privatsphäre beeinträchtigt.
Wenn das öffentliche Organ den Zugang zur gewünschten Information verweigert, einschränkt oder aufschiebt, erlässt es einen Entscheid in Form einer Verfügung. In der Verfügung muss das öffentliche Organ darlegen, aus welchen Gründen es die Auskunft einschränkt. Sind Sie mit dem Entscheid nicht einverstanden, können Sie ihn von der übergeordneten Behörde überprüfen lassen. Wie Sie dabei vorgehen müssen, ist in der Verfügung beschrieben.
Jede Person hat Anspruch auf Zugang zu den bei einem öffentlichen Organ vorhandenen Informationen. Dieses allgemeine Informationszugangsrecht ist Teil des sogenannten Öffentlichkeitsprinzips. Auf Gesuch einer anderen Person gewährt das öffentliche Organ Zugang zu seinen Informationen und damit allenfalls auch zu Daten über Ihre Person. In diesem Fall werden Sie vorher gefragt. Das öffentliche Organ darf ihre Personendaten nur bekannt geben, wenn das Interesse der gesuchstellenden Person höher zu gewichten ist als Ihr Interesse am Schutz Ihrer Privatsphäre.
Eine andere Person kann auch Einsicht in Ihre Daten erhalten, wenn Sie sich in einem Verwaltungs- oder Gerichtsverfahren befinden. Dann steht allen Verfahrensparteien ein umfassendes Akteneinsichtsrecht zu. In diesem Fall erhält nicht nur die andere Person Einsicht in Ihre Daten, sondern auch Sie in die Daten der anderen Person. Die Regeln über die Akteneinsicht sind im jeweils anwendbaren Verfahrensgesetz beschrieben, zum Beispiel in der Strafprozessordnung, in der Zivilprozessordnung oder im Verwaltungsrechtspflegegesetz.