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Wie macht ihr destruktiver Kritik den Garaus? Und wie priorisiert ihr die besten Ideen, und setzt sie anschliessend gekonnt um? Meeting-Hacks, Teil 2!
4. Priorisieren
In einer Folge von «The Simpsons» wird der unbedarfte Homer Simpson plötzlich zum Autodesigner. Das Resultat seiner Arbeit ist ein mit Funktionen völlig überladenes Auto mit «La Cucaracha» Hupe. Was für Produkte gilt, gilt auch für Meetings: weniger ist mehr! Wir neigen dazu, in Meetings zu viele Massnahmen zu beschliessen. Konsequentes Priorisieren ist deshalb zentral.
Eine meiner Lieblingsmethoden ist die Aufwand-Wirkung-Matrix. Sie ist eine leicht abgewandelte Version der Eisenhower-Methode. Die Qualität liegt in der einfachen Visualisierung. Sie erlaubt es euch, rasch zu erkennen, welche Ideen Potential haben und welche eher nicht.
Anleitung: Zeichne ein Kreuz auf ein Whiteboard. Schreibe auf die Y-Achse «Wirkung» und auf die X-Achse «Aufwand». Notiere anschliessend alle Ideen einzeln auf Post-its. Diese Übung kannst du sehr gut mit «Silent Brainstorming» kombinieren.
Nimm das erste Post-it und frage die Teilnehmer*innen, wieviel Aufwand es bedeuten würde, eine bestimmte Idee umzusetzen. Die Teilnehmenden geben mit Handzeichen ihren Eindruck wieder (nach oben! nach unten!). Anschliessend folgt das gleich auf der Wirkungs-Achse. Wiederhole den Vorgang mit allen Post-its.
Wenn alle Post-its verteilt sind, kannst du der Gruppe erklären, welche Bedeutung die einzelnen Quadranten haben.
Oben links sind alle Ideen, die viel Wirkung erzielen und wenig Aufwand verursachen. Diese solltet ihr für die Planung priorisieren. Oben rechts sind ebenfalls wirkungsvolle Ideen, die jedoch mehr Aufwand benötigen. Ihr könnt sie für einen späteren Zeitpunkt einplanen. Unten links und unten rechts stehen die Ideen, die nur geringe Wirkung erzielen. Diese könnt ihr vernachlässigen.
5. Feedback Loop
Hast du schon miterlebt, wie jemand ein Konzept präsentierte, das anschliessend von der ganzen Gruppe übel verrissen wurde? Destruktives Feedback ist demotivierend – und oft leidet darunter nicht nur die betroffene Person, sondern das ganze Team. Dabei ist Feedback ein wichtiges Instrument, um ein Projekt voran zu treiben. Um destruktives in konstruktives Feedback umzumünzen, hilft die Technik des «Framing».
Anleitung: Zeichne auf einem Whiteboard zwei Kolonnen und schreibe darüber «I like» und «I wish». Zuerst teilt jede*r der Reihe nach mit, was er*sie gut fand (I like). Als Moderator*in sammelst du die Feedbacks in der entsprechenden Kolonne. In der zweiten Runde sagen alle, was sie sich wünschen würden (I wish).
So simpel dieses Vorgehen auch scheinen mag, so gut wirkt es in der Praxis. Das Feedback startet nämlich mit einer positiven Ausrichtung. Das hilft, zuerst die guten Aspekte wahrzunehmen – die Idee, und die Person dahinter, werden wertgeschätzt. Durch das «I wish» wird das Feedback als Wunsch geäussert. Dies verhindert konfrontative und absolute Aussagen.
6. Action Template
In einem Meeting wird oft viel diskutiert – und manchmal werden sogar Entscheidungen getroffen. Was jedoch manchmal vergessen geht, ist die Umsetzung der anfallenden Aufgaben. Es lohnt sich, die Planung im Team zu erarbeiten, damit die Erwartungshaltung und die Verantwortlichkeiten geklärt sind.
Ein «Action Template» ist ein einfaches Aufgabenformat. In fünf Punkten wird von der Aufgabe über das Ziel bis hin zum Zeithorizont alles Nötige geklärt.
Anleitung: Schreibe auf ein Blatt Papier oder auf dem Whiteboard folgende Begriffe auf, und gehe sie mit dem Team einzeln durch.
AUFGABE – beschreibe die Aufgabe in Stichworten.
WIRKUNG/ZIEL – definiere, welche Wirkung oder welches Ziel damit erreicht werden soll.
VERANTWORTUNG – notiere, wer dafür verantwortlich ist. Auch wenn ein Team dahinter steckt, sollte eine Einzelperson gewählt werden.
METRIK – spezifiziere, wie der Erfolg gemessen wird (z.B. Anmeldungen, Umfragen, Conversions etc.)
ZEIT – definiere ein Datum für das Erledigen der Aufgabe. Die verantwortliche Person ist zuständig, spätestens dann das Team über den Stand zu informieren.
Dokumentiere die «Action Templates» per Smartphone Foto und stelle diese nach dem Meeting allen Teilnehmer*innen zu.
Bist du bereit, im nächsten Meeting durchzustarten?
All diese Hacks sorgen dafür, dass Meetings effizienter und zielführender werden.
Das Beste daran: alle Teilnehmer*innen beteiligen sich aktiv. Sie bringen ihre Erfahrung, ihre Meinungen und ihre Ideen zu Papier, und sie fühlen sich wertgeschätzt. Und dass die Resultate des Meetings am Schluss schön bunt vor euch an der Wand oder am Whiteboard zu sehen sind, sorgt noch für eine Extraportion Motivation obendrauf.
Ein letzter Tipp: sensibilisiere dein Team auf das neue Vorgehen, und beziehe alle mit ein. Erkläre vor jeder Übung, was ihr Ziel ist, und fasse das Resultat am Ende kurz zusammen.
Ich wünsche dir viel Erfolg bei deinen nächsten Meetings! Es würde mich sehr freuen zu hören, wie du die Hacks konkret umgesetzt hast.