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La rédaction de Geneva Business News vous propose de revenir sur l’actualité. Notre revue de presse de la semaine passée : du 30 août au 3 septembre
Le principe de la comptabilité en partie double
Depuis l’Egypte Ancienne (selon de récentes découvertes archéologiques), la comptabilité repose sur un principe bien simple : le principe de la comptabilité en partie double qui a été codifié par Lucia Pacioli à la fin du XVème siècle dans son traité Tractatus XI particularis de computibus et scripturis, publié à Venise en 1494.
Concrètement, en quoi cela consiste-t-il ?
La comptabilité d’une entreprise est organisée en plusieurs comptes comptables (caisse, banque, débiteurs, créanciers, ventes, achats, etc…) qui sont chacun divisés en deux colonnes : une partie gauche dite de « débit », et une partie droite dite de « crédit ». Le tout forme un compte dit « en T ». Ces comptes comptables sont divisés en quatre catégories : les comptes d’actif, de passif, de charges et de produits. Les comptes d’actif et de charges s’augmentent par le côté débit et se diminuent par le côté crédit. Inversement, les comptes de passif et de produits s’augmentent par le côté crédit et se diminuent par le côté débit.
Ainsi dans l’exemple n° 1 ci-dessous, on peut voir un compte comptable intitulé « caisse » qui est un compte d’actif. Chacune des deux colonnes servira à enregistrer des mouvements financiers (liés bien sûr à ce compte) dont la contrepartie sera dans un ou plusieurs autre(s) compte(s) comptables dont la structure est similaire à ce compte « caisse ».
Exemple n° 1
Comme annoncé plus haut, chaque fois qu’on comptabilise un mouvement financier lié à la vie d’une entreprise ou d’une organisation, on enregistre, un ou plusieurs montant(s) du côté gauche (débit) d’un ou plusieurs compte(s) comptable(s). Tous ces montants additionnés du côté débit ont une certaine somme qui sera totalement dispatchée du côté droit (crédit) cette fois-ci dans un ou plusieurs autres compte(s) comptable(s). En général les comptes comptables qui reçoivent les montants du côté débit ne sont pas les mêmes que sont ceux qui reçoivent les montants du côté crédit.
Pour illustrer cela nous allons prendre l’exemple de la vente le 08.01.2014 pour 10’000.00 CHF de produits d’une société X à sa société cliente Y, produits que la société Y payera en totalité dans le futur soit le 02.02.2014. Cela donne du point de vue de la comptabilité de la société X l’exemple n° 2 suivant :
Exemple n° 2 :
On voit bien que les opérations de vente et de son règlement se déroule en deux temps : d’abord on débite le 08.01.2014 de 10’000.00 CHF le compte Débiteurs de la société X (ce qui l’augmente) et on crédite du même montant le compte Ventes de la société X (ce qui l‘augmente). Puis le règlement par la société Y intervient le 02.02.2014 : on crédite alors de 10’000.00 CHF le compte Débiteurs de la société X (ce qui le diminue) pour débiter ensuite le compte Caisse de la société X (ce qui l’augmente)
Si le client Y avait payé de suite la marchandise le 08.01.2014 il n’y aurait eu qu’une seule opération : on aurait simplement débité le compte Caisse de la société X (ce qui l’aurait augmenté) et crédité le compte Ventes de la société X (ce qui l’aurait augmenté) de 10’000.00 CHF.
Quels sont les avantages ?
Le principe de la comptabilité en partie double s’applique de la toute première écriture d’une comptabilité d’une année comptable (ou exercice) à la toute dernière écriture.
La comptabilité en partie double permet :
- d’enregistrer les opérations financières immédiates et différées dans le temps.
- de donner une image aussi fidèle que possible de l’état des richesses ou des dettes d’un organisme à tout moment ainsi que de ses interactions avec les différents acteurs (internes et externes) dont il dépend.
- de pouvoir faire des contrôles, de par l’égalité entre les débits et les crédits, sous plusieurs angles de la rigueur de la comptabilité.
Quelles sont les limites ?
La comptabilité en partie double ne permet pas de se protéger contre la fraude en tout genre. En effet on peut tout à fait inventer des pièces comptables fondées sur des transactions réellement inexistantes qui seront techniquement correctes (débit = crédit) mais entièrement fausses.
Admettons par exemple qu’un patron de société ait envie de donner le 09.01.2014 de l’argent (disons 3’000.00 CHF) à une tierce partie de manière occulte. Il peut demander à cette tierce partie de lui produire une fausse facture de 3’000.00 CHF pour des services lui ayant été « soi-disant » rendus (du coaching par exemple). Puisque cette prestation est immatérielle personne n’ira vérifier si la séance de coaching a bel et bien eu lieu.
La seule manière de mettre à jour cette fraude serait que la personne qui valide et comptabilise la facture de coaching ait une preuve irréfutable que le patron était absent lors de ces séances de coaching « dispensées » au sein de son entreprise et qu’il aille le dénoncer à l’Administration Fiscale Cantonale. Cela n’arrive bien sûr pratiquement jamais.
La modernité
Avant l’invention de la comptabilité en partie double, une comptabilité était tenue en partie simple (comptabilité où chaque opération n’est enregistrée qu’une seule fois, dans le compte le plus directement concerné) mais cela générait de grosses difficultés de recoupements et des disparitions inexpliquées de ressources. Le principe de la comptabilité en partie double a donc révolutionné la comptabilité et assuré l’exactitude des comptes pendant des siècles. L’ironie veut que les systèmes informatiques modernes enregistrent les flux d’évènements en partie simple et ne les convertissent en écritures (avec un montant au débit et un montant au crédit) qu’en fin de période !