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Kapitel 3: Konzeption des neuen Records Management-Systems
Basierend auf den Kenntnissen, die während der Phase der Analyse des Vorhandenen erworben wurden, können die verbesserungswürdigen Punkte bestimmt und ein effizientes System vorgeschlagen werden, das dem Bedarf der Nutzer und den Anforderungen des Records Managements entspricht. Um alle für den Betrieb dieses neuen Systems nötigen Informationen zusammenzufassen, wird das Klassifikations- und Verwaltungsschema verwendet.
Da die Records Management-Systeme eng mit den Systemen zur Arbeitsverwaltung der Verwaltungseinheit verbunden sind, muss diese Phase in Zusammenarbeit mit den Vertretern der Verwaltungseinheit durchgeführt werden. Die Mitarbeitenden beteiligen sich ebenfalls aktiv an der Revision ihrer Arbeitsprozesse. Dadurch werden sie sich besser an das neue System anpassen können und ihre Schulung wird erheblich erleichtert. Ausserdem wird die Direktion regelmässig angegangen: Sie trifft die endgültigen Entscheide und validiert die Verwaltungsinstrumente, wodurch das Records Management-System mit der strategischen Führung der Verwaltungseinheit in Einklang gebracht werden kann.
3.1. Ausarbeitung der neuen Records Management-Verfahren
Der Registraturplan, die Aufbewahrungsregeln und die Zugangsrechte werden ausgearbeitet und in einem neuen Klassifikations- und Verwaltungsschema zusammengefasst.
Die Ausarbeitung des Klassifikations- und Verwaltungsschemas erfolgt gemeinsam durch den Kontaktarchivar oder den externen Beauftragten durchgeführt. Es wird von der Direktion der Verwaltungseinheit und vom Staatsarchivar validiert.
3.2. Ausarbeitung des neuen Klassifikations- und Verwaltungsschemas
Je nach Bedarf können von der Verwaltungseinheit mit Unterstützung des Kontaktarchivars oder des externen Beauftragten neue Verfahren für das Records Management entwickelt werden.
Diese Verfahren werden von der Direktion der Verwaltungseinheit genehmigt.