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Die Durchführung von Projekten ist heute in vielen Betrieben nicht mehr eine Ausnahme, sondern stellt einen beträchtlichen Teil der Aktivität und Leistung dar. Diese Projekte greifen häufig auf gleiche Budgets, Personen, Infrastruktur etc., zurück. Um ein effektives und effizientes Funktionieren zu ermöglichen benötigt es weitergehender Koordinationsansätze um die inhaltlich und ressourcenseitig vernetzten Projektlandschaften zu managen. Hier kommt das Multiprojektmanagement ins Spiel.
Was ist Multiprojektmanagement?
Multiprojektmanagement beginnt mit der Schaffung einer Hierarchiestufe, die einzelnen Projekten übergeordnet ist und dafür sorgt, dass man vor lauter (Projekt-)Bäumen den (Unternehmens-)Wald nicht aus den Augen verliert.
In der DIN 69901-5 wird Multiprojektmanagement als "organisatorischer und prozessualer Rahmen für das Management mehrerer einzelner Projekte" definiert. Dieser Rahmen hat als primäres Ziel die Erreichung der strategischen Unternehmensziele. Er steuert, koordiniert und reguliert hierfür die Projektlandschaft durch entsprechende Organisationsstrukturen, Methoden, Prozesse und Anreizsysteme.
Häufig und vor allem auch ausserhalb des deutschsprachigen Raums, wird der Begriff Projektportfolio-Management verwendet, dieser bezeichnet aber grundsätzlich dasselbe wie Multiprojektmanagement. Eine Unterkategorie des Multiprojektmanagements ist das Programmmanagement. Es umfasst das zeitlich begrenzte koordinieren und leiten mehrerer Projekte mit einer gemeinsamen übergesetzten Zielsetzung. Auf dieser Abbildung sind die verschiedenen veranschaulicht.
Wer braucht Multiprojektmanagement?
Nicht überall macht ein Multiprojektmanagement Sinn. Ein Unternehmen kann auch mehrheitlich nach fix definierten Aufgabenbereichen organisiert sein und nur wenige separat laufende Projekte haben. Erst ab einer bestimmten Grösse und Komplexität der Prozesse und Projekte wird es notwendig, die einzelnen Teilprozesse einer stärkeren Koordination zu unterstellen. Damit eine sogenannte Multiprojektumgebung besteht, müssen in einem Unternehmen die folgenden zwei Kriterien erfüllt sein:
- Ein erheblicher Teil der Tätigkeiten wird durch simultan laufende Projekte abgewickelt
- Projekte greifen zumindest teilweise auf gemeinsame Ressourcenpools zurück
Welche Probleme adressiert Multiprojektmanagement?
Heutige Unternehmen und Organisationen greifen immer öfters auf eine Vielzahl von differenzierten Projekten zurück um strategische Vorhaben umzusetzen. Dies kann zu verschiedenen Problemen führen, unter anderem:
- Machtpolitik bei Auswahl von Projekten: Die Allokation von knappen Ressourcen zu einem Projekt kann zu Friktionen zwischen Akteuren mit unterschiedlichen Interessen - Geschäftsleitung, Projektleiter, Stakeholder, usw. - führen. Ohne eine übergeordnete Instanz mit Allokationskompetenzen herrscht oft das Recht des stärkeren und persönliche Ziele und Präferenzen haben Vorrang vor strategischen Zielen.
- Budgetüberschreitung: Viele Projekte sind einzigartig, was eine präzise Budgetplanung schwierig macht. Es ist auch möglich, dass ähnliche Projekte in mehreren voneinander getrennten Bereichen angestossen werden und so zu einer finanziellen Mehrbelastung führen, die vermieden werden könnte.
- Unzweckmässige Ressourcenzuteilung: Oftmals ist eine kurzfristige Umverteilung von Ressourcen nötig um ein Projektergebnis zu erreichen. Ohne die nötigen Kompetenzen für diesen Schritt entsteht Ineffizienz und es kann zum Scheitern von strategisch wichtigen Projekten kommen.
- Auswahl nicht wertschöpfender Projekte: Bei ungenügender Überprüfung der Qualität und Relevanz von Projekten ist es möglich, dass Investitionsentscheide zu wertverzehrenden Projekten führen.
- Fehlende Strategieorientierung: Wenn kurzfristiger Gewinn über nachhaltige Entwicklung gestellt wird, kann dies dazu führen, dass schlussendlich dem Unternehmens/der Organisation durch das Projekt kein bleibender Mehrwert verschafft wird.
- Fehlende Übersicht: Die Gesamtübersicht über die verschiedenen Projekte kann verloren gehen, wobei Abhängigkeiten zwischen Projekten nicht berücksichtigt werden. Dies kann zu Verzögerungen und Ineffizienz führen.
- Verlust von projektbezogenem Erfahrungswissen: Auch wenn Projekte meistens einzigartig sind, gibt es in einer Multiprojektlandschaft doch häufig bereits Erfahrungswissen von früheren Projekten mit ähnlichem Ziel, Sachaufwand oder Materie. Wenn nicht auf dieses Wissen zurückgegriffen wird, kann es zu mangelhafter Planung und Durchführung der neuen Projekte kommen.
- Fehlende organisatorische Regelungen: Ungenaue und mangelhafte Kompetenzzuordnung kann zu Konflikten und Verzögerungen führen.
- Mangelhafte Verfügbarkeit aktueller Informationen: Mangelhafte oder verzögerte Informationsbereitstellung kann die Projekt-Priorisierung und Interdependenzanalyse stark behindern.