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12.3 Procédures: Indexation des notices bibliographiques
12.3.1. Consignes concernant la nouvelle indexation
L'indexeur analyse le contenu des documents et les indexe avec des descripteurs isolés provenant du vocabulaire RERO, composé de noms communs importés de RAMEAU et de noms propres RERO. Les descripteurs étant utilisés en post-coordination, chacun d'entre eux est enregistré dans une zone 6xx qui lui est propre.
Pour indexer, il adopte les principes suivants
Tout descripteur du vocabulaire RERO introduit dans une notice bibliographique doit être pompé à partir de l'index sujet RERO ou copié à partir d'une autre notice.
- Utiliser un ou plusieurs descripteurs isolés, issus du vocabulaire RERO
- Veiller à traduire par un ou plusieurs descripteurs les différents aspects du contenu du document
- Utiliser des descripteurs adaptés au public auquel est destiné le document
- Utiliser les descripteurs les plus précis complétés, le cas échéant, avec d'autres descripteurs donnant ensemble un point de vue plus général.

Il est interdit aux indexeurs de saisir ou de modifier des notices d'autorités permanentes.

Toute proposition de nouveau descripteur ou de renvoi doit faire l'objet d'une proposition au moyen du FPR (Formulaire de Proposition RERO).

Chaque jour, un listage de relecture est mis à disposition sur le site web RERO avec les notices modifiées le jour précédant. Les indexeurs consultent régulièrement ceux qui le concernent et corrigent au plus vite les erreurs repérées.

Les manipulations suivantes sont autorisées:
Il est nécessaire d'indexer les traductions et les nouvelles éditions avec les mêmes descripteurs, pour autant que celles-ci soient indexées en post-coordination et ne comprennent pas de sujets nouveaux.
- Ajouter un descripteur
- Corriger une erreur formelle
- Indexer complètement une ancienne notice avec des descripteurs isolés
- Réindexer les éditions antérieures en post-coordination
Les manipulations suivantes sont interdites:
Toute contestation de l'indexation existante doit être soumise à la coordination locale
- Recopier ou recréer une ancienne chaîne matières dans une nouvelle notice
- Supprimer une ancienne chaîne matières dans une ancienne indexation
- Supprimer un descripteur introduit par autre indexeur
En présence d'une erreur formelle, l'indexeur peut d'office saisir la correction.
Sont considérées comme des erreurs formelles:
Afin de trouver le descripteur le plus adéquat, l'indexeur effectue une recherche contextuelle dans l'index Sujets RERO sur le ou les termes qu'il entend utiliser. Quand il l'a trouvé, il le pompe dans la notice bibliographique (cf procédure d'indexation).
- Les erreurs de saisie
- Les erreurs d'étiquette
- Les erreurs de datation
Lorsqu'il maîtrise le vocabulaire utilisé dans son domaine, il peut rechercher par mots-clefs sujets les documents indexés avec les descripteurs qu'il entend utiliser et les pomper globalement à partir d'une notice bibliographique (cf. Procédures d'indexation matières).

Seuls les nouveaux descripteurs sont saisis manuellement, pour autant qu'ils ne puissent pas être copiés ailleurs, dans une autre zone de la notice ou dans un autre fichier d'autorité.

12.3.2. Consignes concernant l'ancienne indexation
Lorsqu'une notice bibliographique contient des chaînes matières composées de descripteurs de l'ancienne indexation ($2 chrero), il est interdit de modifier ces chaînes ou d'en ajouter. En revanche, il est possible de réindexer la notice avec des descripteurs du vocabulaire RERO pour autant que cela soit effectué de manière complète et conformément aux principes de la post-coordination (une traduction terme à terme n'est souvent pas pertinente).
12.3.3. Nouveau descripteur
<ip-pii>. Proposition d'un nouveau descripteur
Est considéré comme nouveau descripteur toute forme ne correspondant pas à une entrée Sujets RERO.
Lorsqu'un indexeur ne peut pas rendre compte du contenu du document qu'il traite par un descripteur ou plusieurs descripteurs faisant partie du vocabulaire RERO, il introduit le descripteur dans la notice bibliographique qu'il marque de manière spécifique
- il ajoute dans la notice où se trouve le nouveau descripteur
une nouvelle zone 900 _7 comprenant quatre sous-zones.
- $a : le code identifiant le type de validation et l'institution chargée du traitement du descripteur.
- pour les noms communs, ce code est de la forme thmram*, où * correspond au premier chiffre du code opérateur de l'indexeur (thm1 pour un indexeur valaisan)
- pour les noms propres, ce code opérateur est de la forme thm*, où * correspond correspond au premier chiffre du code opérateur de l'indexeur.
- $b : l'année de l'indexation (4 positions)
- $c : le code opérateur de l'indexeur
- $d : le descripteur à valider (sans codification interne).
- thm7 $b 2013 $c 7370 $d Tübke, Werner. "Frühbürgerliche Revolution
in Deutschland"
- thmram010 $b 2013 $c 0017 $d Coseigneuries
- il remplit un formulaire conçu à cet effet.
Ne font pas l'objet d'une autorité permanente:
- les chapitres et versets des oeuvres d'auteurs ou anonymes
- les locutions avec un adjectif
- les dates numériques
- les parties d'oeuvre avec numérotation