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Sicherzustellen, dass Ihre Kommunikation in Besprechungen effektiv ist, kann eine echte Herausforderung sein. Hier sind unsere Top-Tipps, wie Sie sich diese Aufgabe erleichtern können.
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Verwenden Sie eine klare Sprache
Benutzen Sie einfache Wörter. Nicht um die Intelligenz der Anwesenden zu beleidigen, sondern um Ihre Botschaft so klar und verständlich wie möglich zu machen. Was Sie ganz bestimmt nicht wollen, ist, dass Ihr Publikum sich so sehr konzentrieren und anstrengen muss, um Sie zu verstehen, dass es irgendwann aufgibt und stattdessen über das Abendessen nachdenkt.
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Seien Sie lebhaft
Sie möchten Ihre Zuhörer für sich gewinnen und interessant sein. Nun ist natürlich nicht jedes Thema in einer Besprechung spannend oder sogar für witzige Einlagen geeignet. Aber selbst, wenn Sie beim Sprechen nur mit den Händen gestikulieren und Ihre Mimik einsetzen, kommen Sie schon besser rüber als jemand, der steif und mit versteinertem Gesicht spricht. Achten Sie auch auf einen angenehmen Tonfall.
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Setzen Sie visuelle Hilfen ein
PowerPoint-Präsentationen, Diagramme und Tabellen sind perfekt, um Informationen zum gesprochenen Wort hinzuzufügen und/oder Ihrer Botschaft etwas hinzuzufügen.
Aber übertreiben Sie es nicht! Verwenden Sie sie nur als Hilfsmittel und achten Sie darauf, dass die Aufmerksamkeit der Anwesenden die meiste Zeit auf Sie gerichtet ist.
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Geben Sie allen die Möglichkeit zu sprechen
Stellen sie klare Regeln auf, damit sich alle Teilnehmer an der Konversation beteiligen, z.B. indem das Wort immer reihum erteilt wird, wenn Gedanken und Ideen ausgetauscht werden. Seien Sie strikt und unterbrechen Sie Teilnehmer, die vom Thema abweichen. Ungewollte Unterbrechungen durch andere können Sie etwa mit einem Stab unterbinden, der herumgereicht wird, um den aktuellen Sprecher zu identifizieren.
Auf diese Weise haben alle die faire Chance, miteinander zu reden, und Sie verhindern, dass durcheinandergeredet wird oder die Besprechung von einem oder zwei Rednern dominiert wird.
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Hören Sie zu
Bei Kommunikation geht es nicht nur darum zu sprechen. Ein grosser Teil davon besteht darin, zuzuhören, zu verstehen und anzuerkennen, was der Rest der Gruppe zu sagen hat. Warten Sie, bis eine Person zu Ende gesprochen hat, bevor Sie Fragen stellen.
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Nutzen Sie E-Mail
Was Sie ganz bestimmt nicht wollen, ist, dass die Teilnehmer die wichtigsten Punkte der Besprechung vergessen, sobald sie den Raum verlassen. Dann hätten Sie sich die Besprechung auch gleich sparen können.
E-Mail ist eine effiziente und schnelle Möglichkeit, die Schlüsselbotschaften der Besprechungen noch einmal zu kommunizieren, damit Sie bei den Teilnehmern haften bleiben (und auch bei den Abwesenden ankommen).
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