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Alla base della contabilità ci sono i documenti e giustificativi contabili.
Il tipo di organizzazione contabile dipende dalla dimensione dell'attività e dal volume dei documenti.
L'organizzazione deve essere adattata alle proprie necessità.
I documenti si dividono in due categorie:
- Documenti di base, con conservazione perpetua.
Quelli che continuano ad avere una validità e che devono essere conservati per un tempo illimitato. Per esempio il contratto d'affitto, apertura di un conto bancario, acquisto di una proprietà.
- I giustificativi contabili.
Documenti che comprovano dei costi o delle entrate avute durante l'anno. Devono essere conservati per il periodo di legge, di regola 10 anni.