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Gemäss Art. 65a Abs. 3 BVG (Transparenz) müssen die Vorsorgeeinrichtungen in der Lage sein, Informationen über die Verwaltungskosten abgeben zu können.
Als Verwaltungskosten sind nach Art. 48a BVV 2 in der Betriebsrechnung folgende Kosten auszuweisen:
a) Kosten für die allgemeine Verwaltung
b) Kosten für die Vermögensverwaltung
c) Kosten für Marketing und Werbung
Gemäss Abs. 2 sind die Verwaltungskosten nach den Regeln der Fachempfehlungen zur Rechnungslegung Swiss GAAP FER 26 darzustellen. In Absprache mit den Wirtschaftsprüfern sind dabei folgende Aspekte zu berücksichtigen:
1. Verlangt wird die Darstellung je eines Totalbetrages pro vorhandene Kosten-Kategorie in der Jahresrechnung (Bilanz, Betriebsrechnung, Anhang). Unabhängig davon können in der Buchhaltung der Vorsorgeeinrichtung zusätzliche Daten erfasst und in der Betriebsrechnung und/oder im Anhang aufgeführt werden.
2. Als Aufwand sind nur jene Kosten zu verbuchen, die der Vorsorgeeinrichtung effektiv entstanden sind, bzw. solche, die ihr effektiv belastet wurden. Sie werden in der Regel zu dem Zeitpunkt verbucht, in dem sie anfallen. Einzelne Kostenelemente können auch angemessen geschätzt und auf den Zeitpunkt einer Zwischen- oder Schlussbilanz verbucht werden. Das kann beispielsweise für die sachliche Abgrenzung von Personalaufwand oder für die Ermittlung der Transaktionskosten (z.B. Courtage) zutreffen.
Im Anhang ist jedoch - zur Gewährleistung der Transparenz - auf Umstände hinzuweisen, welche für das bessere Verständnis der ausgewiesenen Kosten notwendig sind. Das trifft beispielsweise auf Kosten zu, die der Arbeitgeber trägt, ohne sie zu verrechnen. Auf die Quantifizierung solcher Kosten ist jedoch zu verzichten, wenn zu deren Ermittlung keine gesicherten Kenntnisse vorliegen.
3. Nachfolgend werden im Sinne von Beispielen den drei vorgesehenen Kosten - Kategorien einzelne Kostenblöcke zugeordnet:
a) Kosten für die Allgemeine Verwaltung
Zu den allgemeinen Verwaltungskosten können die folgenden Kostenelemente zählen:
- Personalkosten (einschliesslich Reisespesen, Ausbildung usw.)
- Kosten für den Stiftungsrat und andere Kommissionen oder Ausschüsse mit Ausnahme der Anlagekommission oder des Anlageausschusses
- Kosten für die Geschäftsräume (Miete und Nebenkosten, Mobiliar usw.)
- Kosten für Material, Hardware und Software, Jahresbericht, Informationsmaterial usw.
- Kosten für Buchhaltung und Revision (interne und externe)
- Honorare von BVG-Experten, Anwälten, Vertrauensärzten usw.
b) Kosten für Vermögensverwaltung
Zu den Vermögensverwaltungskosten zählen z.B. die folgenden Kostenelemente:
- Durch die Vermögensverwaltung verursachte Personalkosten (einschliesslich Reisespesen, Ausbildung usw.)
- Kosten von Anlagekommission oder Anlageausschuss
- Kosten für Material, Hardware und Software, Reporting usw.
- Kosten für die Geschäftsräume (Miete und Nebenkosten, Mobiliar usw.) für die betreffenden Mitarbeiter
- Kosten für Controlling, Consultants, Schätzungsexperten usw.
- Depotgebühren (falls diese getrennt abgerechnet werden)
- Transaktionskosten (sofern auf den Abrechnungen ersichtlich)
Kosten für externe Verwaltung (Mandate)
- Fixe Verwaltungsgebühren für Wertschriften- und Immobilienverwaltung (einschliesslich Depotgebühren bei „all-in fees“)
- Von der Performance abhängige Verwaltungsgebühren
- Stempelgebühr, Mehrwertsteuer oder andere Abgaben
Interne Verwaltungskosten
- Interne Vermögensverwaltungskosten (einschliesslich Reisespesen, Ausbildung usw.)
- Informatikkosten im Zusammenhang mit der Verwaltung (Hardware, Software, Bloomberg/Reuters, Zugriff auf Datenbanken usw.), Kosten für Material, Analysen usw.
- Kosten für die Geschäftsräume (Miete und Nebenkosten, Mobiliar usw.) für die internen Vermögensverwalter
- Kosten der Immobilienverwaltung
- Stempelgebühr, Mehrwertsteuer oder andere Abgaben
c) Kosten für Marketing und Werbung
Kosten für Marketing und Werbung sind auf den Aufwand im Zusammenhang mit der Gewinnung von Kunden beschränkt und treffen deshalb grundsätzlich nur auf Sammel- und Gemeinschaftseinrichtungen zu.
4. Der klare und stetige Ausweis der Verwaltungskosten stellt Informationen zuhanden der Führungsorgane der Vorsorgeeinrichtungen sicher und dient gleichzeitig der transparenten Information der Leser der Jahresrechnung. Der Vergleich der Verwaltungskosten mehrerer Vorsorgeeinrichtungen hängt jedoch von der sorgfältigen Analyse der möglicherweise völlig unterschiedlichen Organisationsformen dieser Vorsorgeeinrichtungen ab.
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