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Definition
«Anforderungen und Ziele» beschreiben das «Warum» des Projekts – welche Projektziele erreicht werden müssen, welcher Nutzen realisiert werden soll und welche Anforderungen der Stakeholder realisiert werden müssen. Sie werden von den Rechtsgrundlagen, Bedürfnissen, Erwartungen, Anforderungen und den strategischen wie auch organisatorischen Zielen der Stakeholder abgeleitet.
Zweck
Die Kompetenz «Anforderungen und Ziele» versetzt den Einzelnen in die Lage, die Beziehung zwischen den Elementen zu erkennen, die die Stakeholder erreichen wollen und denen, die das Projekt erfüllen wird.
Beschreibung
Der Einzelne wird auf viele Definitionen für Ziele, Nutzen, Einflüsse, Arbeitsergebnisse, Wert, Anforderungen, Ergebnis und Wirkung stossen und wie sie zueinander in Beziehung stehen. Sie alle haben eine unterschiedliche Sichtweise auf die Brücke zwischen dem, was die Stakeholder erreichen wollen und dem, was das Projekt liefern wird. Der Einzelne ist sich dieser Tatsache bewusst und wird zum Zweck des Projekts eindeutig definieren was benötigt wird, um die Fragen «warum, wie, was, wann, wer, wo und für wen…» zu beantworten.
Der Einzelne wird einen Prozess mit allen Stakeholdern einleiten, um eine gute Definition zu erarbeiten, was das Projekt für sie erreichen wird. Dies muss dann in eindeutig definierte Ergebnisse des Projekts übertragen werden, die dann wiederum an die Stakeholder kommuniziert werden, um die Erwartungen zu definieren und zu steuern. Dieser Prozess wird iterativ durchgeführt. Es wird zu Veränderungen der Sichtweisen der Stakeholder, der Ergebnisse und der Wirkung des Projekts kommen, was regelmässige Aktualisierungen notwendig macht. Dieser Prozess wird daher zu Beginn ausgeführt und in regelmässigen Abständen wiederholt.
Kommunikation, Verhandlungsgeschick und analytische Fertigkeiten sind von entscheidender Bedeutung. Um ein Gleichgewicht zwischen den Stakeholdern zu erreichen, werden häufig Workshops anstelle von Einzelgesprächen durchgeführt. Die Bedürfnisse und Anforderungen der Stakeholder müssen eruiert und priorisiert werden, um eindeutig zu definieren, was das Projekt realisieren muss und aus welchen Gründen.
Kompetenzindikatoren
Hierarchie der Projektziele definieren und entwickeln
Jedes Projekt wird aufgrund von Bedürfnissen und Zielen der Organisation gestartet. Aus diesen organisatorischen Zielen werden die Ziele für das Projekt abgeleitet: Übergeordnete Aussagen, welche die Grundlage und den Gesamtkontext dafür liefern, was das Projekt erreichen soll. Auf der Basis dieser eher allgemeinen Ziele werden dann wiederum weitere Projektziele erstellt, die in drei Kategorien gruppiert werden können:
- Inhaltliche Ziele auf tieferer Ebene beschreiben die spezifischen, greifbaren Produkte nd Arbeitsergebnisse, die das Projekt liefern wird. Die Zielhierarchie wird sowohl durch Kontextfaktoren beeinflusst und bestimmt, als auch durch Elemente wie spezifische Bedürfnisse und Anforderungen der Stakeholder.
- Prozessziele definiert, mit denen die Projektergebnisse im Rahmen des akzeptablen Risikos, der vereinbarten Termine und des Budgets realisiert werden müssen.
- Eine dritte Kategorie von Zielen sind potenzielle positive Nebenerscheinungen (resultierender Nutzen). Beispiele sind das Erlangen neuen Wissens, das Stärken von Beziehungen und die Erfahrung mit Outsourcing.
Messgrössen
- Stellt eine Beziehung zwischen den Zielen der Organisation und des Projekts her
- Stellt eine Beziehung zwischen den strategischen und operativen Zielen des Projekts her
- Definiert eine Zielhierarchie für das Projekt
- Erklärt die Relevanz und den Inhalt der Zielhierarchie
Bedürfnisse und Anforderungen der Projekt-Stakeholder identifizieren und analysieren
Das Identifizieren der Bedürfnisse und Anforderungen von Stakeholdern erfordert Kenntnisse über als auch die Kommunikation mit der Stammorganisation und den wichtigsten Stakeholdergruppen wie Kunden und Endverbrauchern. Bedürfnisse und Erwartungen decken sich nicht immer mit den explizit formulierten Anforderungen. Häufig werden Bedürfnisse nicht formuliert, zum Beispiel weil sie offensichtlich, unbewusst oder versteckt sind. Soweit möglich sollten Bedürfnisse explizit gemacht und in Anforderungen übertragen werden. Diese Anforderungen müssen im Detail analysiert werden, zum Beispiel mithilfe von Value Management Techniken.
Messgrössen
- Kennt den Unterschied zwischen Bedürfnissen, Erwartungen und Anforderungen
- Identifiziert und dokumentiert die Bedürfnisse und Anforderungen der Stakeholder
- Baut Strukturen auf, um Arbeitsergebnisse zu den Anforderungen zurückverfolgen zu können
- Analysiert die Bedürfnisse und Anforderungen der Stakeholder
Anforderungen und Abnahmekriterien priorisieren und entscheiden
Nach der Analyse müssen die Anforderungen priorisiert werden. Die Prioritäten werden vom Projektauftraggeber (Eigentümer), ranghohen Führungskräften oder externen Kunden bestimmt. Die Methoden zur Dokumentation der Anforderungen müssen festgelegt werden, z.B. ein mehr oder weniger detailliertes Lastenheft oder ein Product Backlog mit User-Stories. Anforderungen sollten in Abnahmekriterien übertragen werden, mit denen die Arbeitsergebnisse überprüft werden können.
Messgrössen
- Priorisiert die Bedürfnisse und Anforderungen der Stakeholder
- Dokumentiert und vereinbart die Bedürfnisse und Anforderungen der Stakeholder
- Unterstützt und überwacht die Übersetzung der Anforderungen in Abnahmekriterien