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Internationale Arbeitsverhältnisse
Längst hat die Globalisierung auch bei Arbeitsverhältnissen Einzug gehalten. Unternehmungen sind weltweit aktiv und ihre Angestellten zunehmend mobil. Führungspersonen und Spezialisten arbeiten und wohnen oft in verschiedenen Ländern oder werden für eine bestimmte Zeit ins Ausland entsandt.
Die neue EG-Verordnung Nr. 883/2004 zur Koordinierung der sozialen SicherheitAufgrund der Personenfreizügigkeit hat der Austausch von Arbeitskräften zwischen der Schweiz und der EU in den letzten Jahren stark zugenommen. Am 1. April 2012 ist in diesem Zusammenhang die neue Verordnung EG 883/2004 in Kraft getreten. Diese gilt für Schweiz und EU gleichermassen und dient als Grundlage zur Beurteilung von Fragen betreffend Sozialversicherungen. Sie ersetzt die bisherigen Bestimmungen VO574/72 und 1408/71. Ausnahme: für EFTA-Länder gilt weiterhin Verordnung 1408/71. In sachlicher Hinsicht deckt die Verordnung 883/2004 die Sozialversicherungen für Mutterschaft, Invalidität, Alter, Hinterlassene, Arbeitsunfälle und Berufskrankheiten, Arbeitslosigkeit sowie Familienzulagen ab. Sie ist anwendbar auf Staatsangehörige der Schweiz und der EU-Mitgliedstaaten. Das Ziel der Verordnung ist die Vermeidung von Deckungslücken und doppelten Beitragsbelastungen.
Hier die wichtigsten Änderungen der neuen Verordnung im Überblick:
I Unselbständige Tätigkeiten in mehreren Staaten
Im Grundsatz untersteht jede Person den Sozialversicherungen eines einzigen Staates. Dies ist in der Regel der Staat, in dem eine Erwerbstätigkeit ausgeübt wird (Ausnahme: Entsendung). Bei einer Erwerbstätigkeit in mehreren Staaten stellt sich jeweils die Frage, welchem Sozialversicherungssystem der Arbeitnehmer zu unterstellen ist.
Neu wird für die Unterstellung unter die Sozialversicherungen des Wohnsitzlandes bei einer Erwerbstätigkeit für einen Arbeitgeber in mehreren Staaten vorausgesetzt, dass ein wesentlicher Teil der Erwerbstätigkeit, d.h. mindestens 25%, im Wohnsitzstaat ausgeübt wird. Wenn die Erwerbstätigkeit im Wohnsitzland nicht wesentlich ist, d.h. weniger als 25% beträgt, untersteht diese Person den Rechtsvorschriften des Landes, in welchem der Arbeitgeber seinen Sitz hat. Ist eine Person für mehrere Arbeitgeber in verschiedenen Ländern tätig, so erfolgt die Unterstellung weiterhin im Wohnsitzstaat - unabhängig davon, ob dort ein wesentlicher Teil ausgeübt wird oder nicht.
Klingt kompliziert? Ist es bei genauer Betrachtung aber gar nicht, wie die folgenden vier typischen Beispiele zur Frage „Welchem Sozialversicherungssystem unterliegen die folgenden Angestellten?“ verdeutlichen:
- Ein Schweizer mit Wohnsitz in St. Gallen ist bei
einer Firma mit Sitz in Konstanz (DE) angestellt. Der Mitarbeiter arbeitet zu
80% in Deutschland und zu 20% in der Schweiz.
Da die Erwerbstätigkeit in der Schweiz weniger als 25% beträgt, ist diese unwesentlich. Der Mitarbeiter untersteht somit den deutschen Sozialversicherungen.
- Der Angestellte gemäss Beispiel 1 arbeitet zu
30% in der Schweiz und nur zu 70% in Deutschland.
In diesem Fall beträgt die Erwerbstätigkeit in der Schweiz mehr als 25%. Sie ist daher wesentlich und der Mitarbeiter untersteht dem schweizerischen Sozialversicherungssystem.
- Eine Schweizerin mit Wohnsitz in Lugano arbeitet
für ihren Arbeitgeber mit Sitz in Deutschland zu 80% in Italien und zu 20% in
der Schweiz.
In diesem Fall ist die Erwerbstätigkeit in der Schweiz unwesentlich. Die Mitarbeiterin untersteht somit den Rechtsvorschriften des Staates, in welchem der Arbeitgeber den Sitz hat, also dem deutschen Sozialversicherungssystem.
- Eine andere Schweizerin mit Wohnsitz in Lausanne
arbeitet einerseits für einen Schweizer Arbeitgeber zu 10% in der Schweiz und
andererseits für eine französische Unternehmung zu 90% in Frankreich.
Die Arbeitnehmerin ist für mehrere Gesellschaften tätig, die ihre Sitze in verschiedenen Staaten haben. Sie untersteht daher weiterhin den Sozialversicherungen ihres Wohnsitzlandes, somit der Schweiz, auch wenn die dortige Erwerbstätigkeit unwesentlich ist.
Die Verordnung 883/2004 regelt ferner die Unterstellung bei selbständiger Erwerbstätigkeit in mehreren Staaten. Grundsätzlich gilt auch hier, dass ein wesentlicher Teil, also mindestens 25%, der Erwerbstätigkeit im Wohnsitzstaat ausgeübt werden muss, um dort den Sozialversicherungen unterstellt zu sein.
Personen, die sowohl eine unselbständige als auch selbständige Tätigkeit in mehreren Staaten ausüben, unterstehen ausschliesslich den Rechtsvorschriften desjenigen Staates, in dem die Arbeitnehmertätigkeit ausgeübt wird
II Entsendungen
Bei einer Entsendung wird ein Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber vorübergehend in einem anderen Land eingesetzt. Während dieser Zeit bleibt der Arbeitnehmer dem Sozialversicherungssystem des Ursprunglandes unterstellt.
Das Formular E101, welches bestätigt, dass der Arbeitnehmer im Ursprungsland versichert ist, wird durch das Formular A1 abgelöst und die Gültigkeit von 12 auf 24 Monate heraufgesetzt. Die Entsendungsbescheinigung kann bei der zuständigen Ausgleichskasse eingeholt werden. Eine Verlängerung der Entsendung muss mittels Gesuch beim Bundesamt für Sozialversicherungen beantragt werden. Das Formular E102 entfällt.
III Arbeitnehmer die weder EU- noch CH-Bürger sind
Die neue EG-Verordnung regelt die Unterstellung für Schweizer und EU-Bürger. Was aber, wenn Bürger eines Drittstaates involviert sind? In solchen Fällen muss jeweils abgeklärt werden, ob zwischen den betroffenen Staaten ein Sozialversicherungsabkommen besteht, welches die Unterstellung regelt. Ist dies nicht der Fall, kann es dazu führen, dass ein Mitarbeiter in mehreren Staaten sozialversicherungspflichtig wird.
Hierzu ein Beispiel: Ein Japanischer Mitarbeiter erhält einen Teil seines Lohnes von einer Gesellschaft mit Sitz in Japan und einen anderen Teil von der schweizerischen Niederlassung des japanischen Konzerns. Welchem Sozialversicherungssystem untersteht dieser Mitarbeiter?
Am 1. März 2012 ist das Sozialversicherungsabkommen zwischen der Schweiz und Japan in Kraft getreten. Gestützt auf dieses Abkommen, untersteht der Mitarbeiter nur den japanischen Sozialversicherungen. In der Schweiz muss er keine Sozialversicherungsbeiträge abliefern. Die zuständigen japanischen Behörden stellen ein „Certificate of Coverage“ aus, mit welchem in der Schweiz nachgewiesen werden kann, dass der Mitarbeiter im Heimatland versichert ist.
Vor Abschluss dieses Sozialversicherungsabkommens unterlag dieser Mitarbeiter den schweizerischen Sozialversicherungen. Er musste in der Schweiz auf seinem gesamten Einkommen AHV-Beiträge abliefern.
Die steuerliche Beurteilung internationaler Arbeitsverhältnisse
Ein weiterer Aspekt, der bei internationalen Arbeitsverhältnissen zu beachten ist, sind die Steuern und die damit verbundenen Doppelbesteuerungsabkommen, wie sie die Schweiz mit verschiedensten Ländern abgeschlossen hat. Diese Doppelbesteuerungsabkommen müssen bei der Beurteilung der steuerlichen Situation konsultiert werden.
Die steuerliche Unterstellung ist ungleich der Unterstellung bei den Sozialversicherungen. Grundsätzlich wird bei den Steuern vom Arbeitsortsprinzip ausgegangen, d.h. ein Mitarbeiter ist dort steuerpflichtig, wo er seine Erwerbstätigkeit ausübt. Eine Ausnahme dazu bildet z.B. die sogenannte Monteurklausel, wie sie die meisten Doppelbesteuerungsabkommen beinhalten. Gemäss dieser Klausel wird ein Mitarbeiter am Arbeitsort im Ausland nicht steuerpflichtig, wenn gewisse Voraussetzungen erfüllt sind. So darf z.B. die Einsatzdauer nur eine gewisse Anzahl Tage pro Periode betragen (z.B. nur 183 Tage pro Kalenderjahr).
Es kann aber auch vorkommen, dass ein Mitarbeiter in mehreren Ländern steuerpflichtig wird. Dies ist z.B. dann der Fall, wenn er vorübergehend eine Arbeitstätigkeit für seinen Arbeitgeber in einem anderen Land übernimmt, wo der Arbeitgeber über eine Betriebsstätte verfügt. In solchen Fällen muss im Einsatzland eine Schattenlohnbuchhaltung geführt werden, damit die dort geschuldeten Steuern korrekt berechnet und abgeliefert werden können.
Handlungsbedarf für Unternehmen
Das Abführen sowohl der Sozialversicherungsbeiträge als auch der Quellensteuern ist die Pflicht des Arbeitgebers. Meistens ist es im Nachhinein schwierig, nachbelastete Arbeitnehmerbeiträge beim Mitarbeiter einzufordern, da diese sehr oft nicht mehr angestellt sind oder sogar ihren Wohnsitz bereits wieder in ein anderes Land verlegt haben.
Arbeitgeber sollten daher laufend prüfen, ob Mitarbeiter auf internationaler Ebene beschäftigt werden. Wenn ja, müssen diese Fälle individuell hinsichtlich Sozialversicherungen und Steuern beurteilt werden.
Ausländische Unternehmen, die Mitarbeiter in der Schweiz anstellen, müssen sich unter Umständen bei der zuständigen Ausgleichskasse anmelden. Dies ist für Gesellschaften mit Sitz innerhalb der EU möglich, auch wenn sie in der Schweiz selbst keine Niederlassung haben. Ob eine Gesellschaft durch die Anstellung eines Mitarbeiters in der Schweiz eine Betriebsstätte begründet, muss separat abgeklärt werden.
Wenn ein Mitarbeiter nicht den schweizerischen Sozialversicherungen untersteht, ist es für den Arbeitgeber wichtig, dass eine Entsendungsbescheinigung (Formular E101 oder neu A1) oder ein „Certificate of Coverage“ vorliegt. Mit diesen kann er gegenüber der Ausgleichskasse nachweisen, weshalb der Mitarbeiter nicht abgerechnet worden ist. Solche Bestätigungen sind daher unbedingt aufzubewahren, damit sie auch bei einer späteren AHV-Revision beigebracht werden können.
Fazit: laufende Überprüfung erspart Ärger
Internationale Arbeitsverhältnisse sind an der Tagesordnung. Die korrekte Abwicklung solcher Arbeitsverhältnisse ist gerade für Arbeitgeber im KMU-Bereich von grosser Wichtigkeit, um den anwendbaren Gesetzgebungen zu entsprechen und allfällige finanzielle Risiken zu minimieren. Gleichzeitig stellt dies eine Herausforderung darf, denn oft fehlt gerade bei KMU das benötigte interne Know-How. Diese Lücke schliesst die Treuhandabteilung der KPMG. In den regionalen Märkten zu Hause, aber zugleich in ein internationales Netzwerk eingebunden, erfahren KMU sowohl bei der Beurteilung als auch bei der Führung einer Schattenlohnbuchhaltung die professionelle und effiziente Unterstützung, die sie brauchen.