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Hier finden Sie die wichtigsten Massnahmen, um Informationen in E-Mails möglichst sicher zu versenden und zu empfangen. Ihre Daten können Sie schützen, wenn Sie diese Punkte beachten.
Werden E-Mails ohne zusätzliche Sicherheitsmassnahmen versendet, können Unberechtigte sie mitlesen oder verändern. Mit den nachfolgend beschriebenen Möglichkeiten können Benutzerinnen und Benutzer mit unterschiedlichen Informatikkenntnissen Daten in E-Mails sicher übermitteln.
Ein praktischer Ansatz ist die Verschlüsselung des Anhangs ausserhalb des E-Mail-Clients, zum Beispiel durch Aktivieren eines Passwortschutzes bei Microsoft-Office-Dateien (Word, Excel oder Powerpoint) oder 7-Zip-Archiven. Das Passwort kann per SMS oder Telefon an die Empfängerin oder den Empfänger übermittelt werden. Da bei diesem Verfahren Offline-Attacken möglich sind (beispielsweise Durchprobieren von Passwörtern), sollten Sie ein langes Passwort verwenden (mindestens 20 Zeichen).
Für die vertrauliche Übermittlung und den Empfangsnachweis stehen teilweise zentrale Plattformen für die sichere Übermittlung von Dateien zur Verfügung. Der Kanton Zürich bietet für die kantonale Verwaltung dafür beispielsweise WebTransfer ZH an.
Die Verschlüsselung mittels GNU Privacy Guard (GPG) oder Pretty Good Privacy (PGP) bietet sich insbesondere für häufigen Datenaustausch an. Dazu muss auf dem jeweiligen E-Mail-Client (z.B. MacOS Mail, Outlook) die entsprechende Software installiert sein und der E-Mail-Client entsprechend konfiguriert werden. Das geht so:
Neben GPG oder PGP besteht mit S/MIME (Secure/Multipurpose Internet Mail Extensions) eine weitere Möglichkeit, um E-Mails zu verschlüsseln. Und zwar so:
Für grosse Benutzergruppen können spezialisierte Anwendungen für das Signieren und Verschlüsseln von E-Mails verwendet werden. Diese oft zentralen Lösungen verringern den Aufwand für das Einrichten der Clients und die Verwaltung der Zertifikate oder Schlüssel (zum Beispiel Seppmail). Der Einsatz solcher Anwendungen ist mit den verantwortlichen Personen für die IT-Umgebung und den E-Mail-Server abzuklären.