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Es ist 2020. Brauchen wir wirklich noch Excel?
Excel hat nicht überall einen guten Ruf. Die einen ärgern sich, dass es Geld kostet, die anderen finden es viel zu kompliziert. Aber es gibt auch Leute, die schwören auf Excel. Ein paar Gedanken dazu, ob wir es immer noch brauchen.
Mit Excel habe ich einige unangenehme Erfahrungen gemacht. Die schlimmste war, dass ich in einer Tabelle mit über 8000 Zeilen etliche Zeilen ausgeblendet hatte und dann in einer Spalte das Zahlenformat änderte, ohne daran zu denken, dass in dieser Spalte sowohl Ganzzahlen und Fliesskommazahlen als auch Datumsangaben stehen konnten. Mit der Änderung des Zahlenformats wurden alle Zahlen ins gleiche Format überführt, was ich aber nicht sehen konnte, weil viele Zeilen ausgeblendet waren.
Als ich zwei, drei Wochen später den Fehler bemerkte, war es zu spät: Die Excel-Version, die ich damals verwendete, bot nicht die Möglichkeit, zu einer früheren Version der Tabelle zurückzukehren. Als musste ich die falsch formatierten Zeilen "von Hand" ausfindig machen und korrigieren. Eine Heidenarbeit!
Die fehlende Versionsverwaltung führte damals, vor einigen Jahren, auch dazu, dass ich mit dem Projektleiter eines Projekts, bei dem ein recht komplexes Excel Sheet entstehen sollte, beinahe aneinander geraten wäre. Die Versionsbezeichnungen musste laut Projektrichtlinien an den Dateinamen angehängt werden, zum Beispiel "
Hauptdokument-V.0.12-mg.xls" Für die Vergabe der Versionsnummern war der Projektleiter verantwortlich; ihm wurde daher eine Aufgabe aufgebürdet, die normalerweise eine Versionsverwaltung automatisch erledigt. Einer von uns beiden verwechselte die Versionsnummer der neuesten, für die Präsentation vor der Geschäftsleitung bestimmten Version. Es brauchte einige recht hitzige Diskussionen, bis wir wieder auf gleichem Stand waren.
In einem anderen Projekt, einem, dessen Projektleiter unglücklicherweise nicht besonders pingelig war, wurden zwischen 8 Projektmitgliedern und 5 Externen unzählige Excel Sheets per Mail ausgetauscht, ohne dass es einheitliche Bennennungsrichtlinien gab. Das endete, wie zu erwarten im Chaos und kostete mehrere Arbeitstage, bis alles wieder aufgeräumt war.
Es gibt Alternativen zu Excel
Als erste Alternative zum kostenpflichtigen Excel bietet sich die kostenlose Online-Version von Excel an. Dazu muss man lediglich ein Microsoft-Konto anlegen, und schon kann man viele Funktionen der Vollversion im Browser nutzen. Ebenfalls koswtenlos sind die Excel-Versionen für Andoid und iOS.
Auf dem Desktop empfiehlt sich LibreOffice Calc. Dieses kostenlose Programm wird von The Document Foundation nach den Prinzipen der "Free Software" fortlaufend weiter entwickelt und ist im Grossen und Ganzen ein ebenbürtiger Ersatz für Excel. Was für manche Anwender jedoch ein Problem ist: Es ist nicht zu 100% kompatibel mit Excel, insbesondere bei dem Formatierungen kann es zu Problemen kommen, wenn man Daten zwischen LibreOffice Calc und Excel austauscht.
Mein persönlicher Favorit: Google Sheets. Dieses Programm läuft in der Cloud und wird im Browser genutzt. Es kann sehr viel, macht aber auch sehr vieles anders als Excel. Für mich dabei besonders wertvoll: statt auf VisualBasic setzt Google Sheets auf Javascript und die Integration mit anderen cloud-basierten Services wie Google Data Studio ist hervorragend. Ebenfalls hervorragend ist die Möglichkeit, Dokumente entweder privat zu halten, bestimmten Nutzern zugänglich zu machen oder aber auf dem Web zu publizieren. Voraussetzung für die Nutzung ist ein Google-Konto; an Speicherplatz werden zur Zeit 15 GB gratis zur Verfügung gestellt.
Die Kompatibilität mit Excel ist gut, aber nicht hervorragend; lobend zu erwähnen ist die Möglichkeit, hochgeladene Excel Sheets als solche, ohne Formatumwandlung, zu verarbeiten.
Aktuelle Versionen von Excel bieten alles, was man braucht
Das Problem der fehlenden Versionsverwaltung gibt es bei Excel nicht mehr, das heisst, es werden fortlaufend Sicherungskopien gespeichert, die sich bei Bedarf wiederherstellen lassen. Auch das Teilen per Link funktioniert. Die Datenmengen, die Excel verarbeiten kann, reichen nicht an das heran, was man für Big Data braucht, aber bei derartigen Volumina muss auch Google Sheets das Handtuch werfen. Ich haben kürzlich eine Tabelle mit 250'000 Zeilen à 10 Spalten gefüllt und musste mit einem sehr trägen Sheet Vorlieb nehmen.
Der grosse Vorteil von Excel ist nach wie vor, dass es in fast allen Betrieben in der Buchhaltung und in etlichen anderen Abteilungen genutzt wird und viele Leute bereits damit gearbeitet haben.
Zum Schluss ein Linktipp für alle, die finden Excel nervt ;-)