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Die vorliegende Best Practice beschreibt eine schweizweit einsetzbare, produktunabhängige Empfehlung für die Archivierung der kantonalen Steuerunterlagen. Die Steuerunterlagen bestehen primär aus den fünf Aktentypen Steuerformulare, Wegleitungen und Merkblätter, Veranlagungsdaten, Steuerdossiers und Steuerreports sowie allfälligen weitere Unterlagen. In der Best Practice ist die Zusammenstellung dieser Steuerunterlagen in einem Submission Information Package (SIP) z.B. eCH-0160 Archivische Ablieferungsschnittstelle für die Ablieferung an das zuständige Archiv detailliert beschrieben. Die Best Practice beinhaltet auch Bewertungsempfehlungen.
Während Steuerformulare, Wegleitungen und Merkblätter sowie Steuerreports als Textdatei in einem archivtauglichen Format (z.B. PDF/A-1 oder PDF/A-2) integral archiviert werden, wurde für die digitale Langzeitarchivierung der Veranlagungsdaten ein Datenmodell erstellt, das die Generierung einer SIARD-Datei nach eCH-0165 erlaubt.
Dieses Datenmodell stützt sich auf eCH-0119 E-Tax Filing (für natürliche Personen) und eCH-0229 Steuerdeklarationsdaten von juristischen Personen. Kassationskriterien und -tabellen definieren im Sinn einer transparenten Bewertung diejenigen Veranlagungsdaten, die nicht dauerhaft ins Archiv übernommen werden. Bei den Steuerdossiers wiederum werden mittels eines kombinierten Auswahlverfahrens (inhaltliche Auswahl plus Sampling) ausgewählte Steuerdossiers in einem archivtauglichen Dateiformat (z.B. PDF/A-1 oder PDF/A-2) archiviert.