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Multitasking kennt Grenzen in Bezug auf die persönliche Produktivität. Die Pomodoro Technik bringt genau eine Methode, sich intensiv auf eine Aufgabe zur Zeit zu konzentrieren, ohne durch äußere Ereignisse gestört zu werden. Der Kampf gegen das Zaudern geht weiter!
Vorstellung der Pomodoro Technik
Mehrere Studien haben gezeigt, dass es kontraproduktiv ist, sich den ganzen Tag über auf verschiedene Aufgaben zu konzentrieren, ohne eine wirkliche Pause einzulegen.
Mit dieser Konstante im Hinterkopf entwickelte Francesco Cirillo in den 1980er Jahren diese Methode. Was bedeutet Pomodoro? Hinter diesem Begriff, der im Italienischen „Tomate“ bedeutet, verbirgt sich nichts Wissenschaftliches. Für das Protokoll: Als Student nutzte Francesco Cirillo einen Küchentimer in Form einer Tomate, um seine Zeit zu verwalten. Daher der Name der Methode.
Das Pomodoro Prinzip
Das Ziel besteht darin, sich 25 Minuten lang zu 100 % auf eine einzige Aufgabe zu konzentrieren (die so genannte Sitzung).
Zwischen jeder Sitzung gibt es eine kurze Pause. Nach mehreren Sitzungen folgt dann eine längere Pause. Kurz gesagt, ist die Pomodoro Technik sehr einfach anzuwenden: Sie brauchen nur einen Timer und eine eiserne Disziplin! Und das Prinzip ist sehr effizient.
Vorteile auf Knopfdruck
Wenn Sie sich in einem oder sogar mehreren dieser Fälle wiedererkennen, wird die Pomodoro-Technik für Sie sehr nützlich sein:
- Sie haben Schwierigkeiten, sich dauerhaft auf eine Aufgabe zu konzentrieren.
- Sie können leicht von äußeren Einflüssen beeinflusst werden.
- Sie finden immer einen guten Grund, das, was am selben Tag behandelt werden muss, aufzuschieben.
- Ihre Tage erlauben es Ihnen nicht, alle von Ihnen geplanten Aufgaben zu erledigen.
Die Pomodoro Technik ist besonders relevant für Selbständige, die zu Hause arbeiten. Das Prinzip erleichtert die Konzentration auf die eigene Arbeit, indem es die Anforderungen des familiären Umfelds beiseite lässt.
Die Pomodoro Technik zur Verbesserung der persönlichen Produktivität
Hier sind die Schritte, um der Technik von Francesco Cirillo zu folgen:
Bereiten Sie Ihre Sitzungen vor
Definieren Sie die Aufgaben, die im Laufe des Tages ausgeführt werden sollen, indem Sie zum Beispiel Ihre ToDo-Liste verwenden. Teilen Sie diese Aufgaben in 25-minütige Sitzungen auf. Planen Sie zwischen jeder Sitzung eine 5-minütige Pause ein, dann 20-30 Minuten alle 4 Sitzungen.
Planen Sie Ihren Arbeitstag entsprechend, ohne Ihren Terminplan zu überlasten. Das Ziel ist es, die Aufgaben zu erledigen und sich nicht mit einem nicht haltbaren Zeitplan unter Druck zu setzen. Seien Sie also realistisch in Ihrer Planung.
Isolieren Sie sich von Ablenkungen
Warnen Sie Ihre Kollegen und/oder Mitarbeiter, schalten Sie Ihr Mobiltelefon aus, schließen Sie Ihre Bürotür, unterbrechen Sie E-Mail-Benachrichtigungen und andere Benachrichtigungen, schließen Sie unnötige Registerkarten in Ihrem Webbrowser. Kurz gesagt, entfernen Sie jede Ablenkungsquelle, die Ihre Konzentration beeinträchtigen könnte.
Stellen Sie Ihren Timer auf 25 Minuten und machen Sie sich an die Arbeit.
Es ist von grundlegender Bedeutung, eine Zeitschaltuhr zu verwenden, sei es eine mechanische wie die berühmte Küchentomate – wie das Original von Francesco Cirillo – oder eine Anwendung auf Ihrem Mobiltelefon. Stellen Sie Ihren Timer auf 25 Minuten ein und bearbeiten Sie Ihre Aufgabe. Sobald Sie den Klingelton hören, ist es vorbei. Kreuzen Sie Ihre Aufgabe in Ihrer Agenda als bearbeitet an.
Tipp: Wenn Sie eine Idee oder einen Punkt haben, der zu einem anderen Thema behandelt werden soll, notieren Sie ihn auf einem Post-it-Zettel. Sie werden es nicht vergessen und es wird Ihnen nicht den Kopf verdrehen!
Machen Sie eine 5-minütige Pause
Frische Luft schnappen, spazieren gehen, eine Tasse Kaffee trinken, ein Glas Wasser trinken, Bewegung! Diese kleine Pause ist wichtig, denn sie ermöglicht es Ihnen, Ihre Batterien wieder aufzuladen und geistige Erschöpfung zu vermeiden. Es ist keine Zeitverschwendung. Im Gegenteil, Ihre Leistung wird erst danach besser. Darüber hinaus werden Sie Informationen effizienter aufnehmen.
Vorsicht, es geht nicht darum, diese Atempause auszunutzen, um Ihre E-Mails zu überprüfen! Nein, machen Sie eine echte Pause. Übrigens erfordert die E-Mail-Verarbeitung auch eine gute Portion Organisation. Und warum nicht eine Sitzung für die administrative Aufgaben buchen?
Vergessen Sie das Surfen im Internet und in sozialen Netzwerken, Sie riskieren, sehr schnell absorbiert zu werden und zu sehen, wie sich die 5-minütige Pause in eine Pause von unzähligen Minuten verwandelt.
Sobald Sie sich unter Berücksichtigung der reservierten Zeit mit Ressourcen ausgestattet haben, machen Sie sich wieder an die Arbeit für die zweite Aufgabe und so weiter.
Alle 4 Sitzungen erholen sich 20 bis 30 Minuten lang.
Nach dieser intensiven Arbeit müssen sich Ihr Geist und Ihr Körper entspannen. Ist es Mittagszeit? Gut, essen Sie. Das Wichtigste ist, vom Schreibtisch wegzukommen und wirklich eine Pause einzulegen. Ihre Konzentration wird noch besser sein, wenn Sie zurückkehren.
Die Grenzen der Pomodoro Technik
Manche Menschen finden es schwierig, in regelmäßigen Zyklen zu arbeiten.
Es ist manchmal schwierig, die Dauer einer Aufgabe oder einer Gruppe von Aufgaben (für ein einziges Ziel) abzuschätzen und die 25 Minuten einzuhalten.
Es ist nicht immer möglich, sich vollständig zu isolieren: Arbeit im offenen Raum, direkte Arbeit mit Kunden usw.
Tipp: Zögern Sie nicht, das Tempo je nach Ihrem Rhythmus und Ihrer Arbeitsfähigkeit anzupassen. Vielleicht erscheint Ihnen eine 25-minütige Pause zu kurz für Ihre Konzentrationsfähigkeit. Es kann schwierig sein, Ihre Batterien innerhalb von 5 Minuten wieder aufzuladen. Nehmen Sie in diesem Fall ein Tempo an, das Ihnen passt, z.B. 40 Minuten Arbeit für eine 10-minütige Pause. Das Wichtigste ist, dass Sie Ihren Maßstab finden. Denjenigen, der es Ihnen ermöglicht, das Beste aus sich herauszuholen.