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L’Amministrazione federale prepara gli affari prima che il Consiglio federale possa deliberare in merito. La Cancelleria federale riveste un ruolo fondamentale nel supporto legislativo di questi lavori preparatori.
La maggior parte delle volte è un dipartimento o un ufficio federale che inizia i lavori di un affare del Consiglio federale. Spesso si tratta di un avamprogetto di legge e della sua documentazione.
La consultazione degli uffici
L’avamprogetto viene presentato a tutte le unità amministrative interessate non appena il dipartimento o l’ufficio federale competente ha finito di elaborarlo. La Cancelleria federale fa parte di queste unità amministrative. Essa verifica gli aspetti formali e giuridici di ogni affare del Consiglio federale. Inoltre, la Cancelleria federale verifica se il progetto è compatibile con il programma di legislatura e gli obiettivi annuali del Consiglio federale. Come tutti gli altri uffici consultati essa può entro un termine ragionevole, di regola tre settimane, comunicare per scritto le modifiche desiderate. In questa fase sono inoltre coinvolti i linguisti della Cancelleria, che partecipano alla Commissione interna di redazione (CIR).
Aggiornamenti e circuito
L’ufficio competente o il dipartimento analizza i risultati della consultazione degli uffici e aggiorna il suo avamprogetto sotto il profilo dei contenuti. Nell’ambito del cosiddetto circuito, la Cancelleria federale verifica di nuovo la maggior parte degli affari del Consiglio federale dal punto di vista linguistico e giuridico.
La procedura di corapporto
La Cancelleria federale avvia la procedura di corapporto non appena un dipartimento ha presentato una proposta; questo avviene di regola tre settimane prima della seduta del Consiglio federale in cui ne è prevista la trattazione. Nella procedura di corapporto tutti gli altri dipartimenti possono proporre modifiche materiali. La Cancelleria federale riassume queste posizioni nel cosiddetto elenco delle divergenze. L’elenco mira ad agevolare il lavoro dei membri del Consiglio federale e dei loro stati maggiori. Inoltre la Cancelleria verifica l’affare da un punto di vista formale: essa lo rispedisce al dipartimento se constata lacune, come documenti mancanti o titoli differenti su vari atti della proposta stessa. Talvolta anche la Cancelleria federale propone modifiche a livello materiale.
Ordine del giorno
Almeno quattro settimane prima della relativa seduta del Consiglio federale la Cancelleria federale inizia a pianificare l’ordine del giorno tenendo conto delle proposte dei dipartimenti. Quattro giorni lavorativi prima della seduta del Consiglio federale la Cancelleria federale allestisce la versione definitiva dell’ordine del giorno. Per questa data tutta la documentazione relativa agli affari annunciati dai dipartimenti deve essere pervenuta alla Cancelleria federale. In casi speciali, legati ad esempio all’attualità politica, i dipartimenti possono ancora ritirare o annunciare affari dopo questa data.