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Analyse du profil Leonardo 3.4.5 d'un poste de travail
Fiche
Cet outil permet d'analyser un poste de travail, composé de diverses activités, pour définir quel est son "profil de fonctions requises", au regard de la taxonomie de fonctions de Leonardo 3.4.5.
Pour toute personne ou équipe chargée d'organiser les processus de travail dans une organisation ou un secteur (coordinateur, gérant, gestionnaire RH, directeur...).
Connaitre le profil Leonardo 3.4.5 de préférences au travail des collaborateurs est une première étape, leur attribuer le bon poste de travail en est une autre.
L'identification du profil Leonardo 3.4.5 des postes de travail par leurs activités permet des ajustements, augmentant l'alignement des préférences au travail, améliorant la performance globale.
Cet outil devrait être utilisé chaque fois que des activités ou postes de travail doivent être attribuées à des collaborateurs:
- Réorganisation des équipes
- Recrutement de personnel
- Engagement de bénévoles
- Distribution des tâches d'un comité
Cet outil n'a de réelle utilité que si l'organisation élabore aussi le profil Leonardo 3.4.5 de ses (futurs) collaborateurs.
Le profil de fonctions requises par un poste de travail peut changer en fonction de circonstances externes.
A lister...
Trad.:
Mode d'emploi
1. Description de l'outil
Vous pouvez parfaitement connaitre le profil Leonardo 3.4.5 de préférences au travail de vos collaborateurs ou d'une personne que vous prétendez engager, si ces derniers l'on fait. Mais comment mieux évaluer si vous avez la bonne personne au bon endroit?
C'est-à-dire, idéalement, si chaque personne se trouve au poste de travail le plus en adéquation possible avec ses préférences au travail.
Comment pourriez-vous déplacer certaines activités d'un poste de travail à un autre, afin d'optimiser leur cohérence avec les préférences au travail des personnes qui les occupent?
Cet outil est une aide à la définition des fonctions Leonardo 3.4.5 caractéristiques d'un poste de travail, et à quel degré, par l'analyse de chacune de ses activités.
1.1 Les préférences au travail - Leonardo 3.4.5
Leonardo 3.4.5 s’appuie sur les sciences du vivant de J.G. Miller, pour définir huit fonctions dans une équipe ou une organisation et sur la typologie psychologique de C.G.Jung, pour repérer les préférences individuelles au travail des personnes. Des informations plus détaillées sont disponibles avec l'outil "Quel est votre équilibre de préférences au travail ?".
Dans les réflexions à suivre, nous n’utiliserons que le modèle des fonctions, rappelant simplement que toute personne n’a qu’une préférence primaire au travail, dans une des huit fonctions de l’organisation, ainsi que deux autres préférences secondaires.
Les activités globales participant à la caractérisation de chacune de ces huit fonctions sont les suivantes :
Information
- Recherche et collecte d’informations externes et internes
- Evaluation, traitement et stockage des informations
- Diffusion et circulation des informations
- Incitation aux changements par le biais de bases et de concepts innovants
Innovation
- Conceptualisation et élaboration de nouvelles solutions
- Analyse et résolution de problèmes complexes
- Formulation et promotion de critères, avec une pensée axée sur l’avenir
- Définition de projets et d’alternatives
Promotion
- Découverte et saisie d’opportunités
- Création des contacts, mobilisation de ressources humaines et matérielles
- Promotion de nouvelles idées
- Persuasion, « vente » des projets
Développement
- Analyse de la faisabilité de nouvelles solutions
- Préparation de bases de décision
- Création de prototypes et variantes, développement de nouveaux produits
- Planification de leur réalisation dans les grands traits
Organisation
- Mise en œuvre de décisions et de projets
- Structuration, organisation d’activités et optimisation de leur déroulement
- Conduite de projets complexes
- Elimination d’obstacles
Réalisation
- Mise en place et exécution des processus de production
- Tenue du niveau de qualité prévu
- Vérification et amélioration des processus de production
- Respect des objectifs et délais
Vérification
- Définition de procédures et de méthodes de travail
- Vérification des normes en matière de qualité, des standards de production, de la conformité au budget et aux règlements administratifs, etc.
- Vérification de l’utilisation et du fonctionnement des systèmes et des produits
- Recherche de solutions pour la maîtrise des risques
Stabilisation
- Préservation des valeurs et cohérences de l’organisation
- Préservation des acquis et garantie de la stabilité
- Réglage fin, consolidation et optimisation des structures et du déroulement des activités
- Gestion du changement
1.2 Le profil de fonctions requises par un poste de travail
Chaque poste de travail est composé d'un ensemble d'activités, de ressources, d'intrants et d'extrants. A son tour, chaque activité:
- Représente un partie du taux d'occupation au poste de travail
- Peut être "profilée" dans une ou plusieurs des huit fonctions ci-dessus
- Se répartira dans plus de quatre fonctions, si elle n'est pas assez détaillée
- Pourra n'être catégorisée que par une fonction, si elle est très spécifique
L'instrument est une feuille de calcul Excel qui permet de:
- Lister jusqu'à 20 activités, les plus représentatives du poste en temps d'exécution
- Leur attribuer une charge de travail, relative entre elles, par un facteur variant de 1 à 10
- Les répartir entre une et quatre fonctions, par leur intensité, de "Un peu" = 25% à "Totale" = 100%, la somme des répartitions devant être exactement 100%
Ensuite, l'instrument calcule le pourcentage de chaque fonction pour le poste de travail en tenant compte des répartitions et taux relatifs d'occupation.
1.3 Le "matching"
Pour qu'il soit possible d'attribuer les postes de travail au plus proche des personnes qui les occuperont, il faut que les activités qui le composent soient alignées au maximum avec leurs préférences au travail.
Il est fort probable que le profil requis par un poste de travail soit réparti sur plus que trois ou quatre fonctions, mais il est autant probable que la répartition montre de une à trois fonctions nettement plus marquées que les autres.
C'est avec celles-ci qu'il faudra essayer de faire coïncider les préférences de la personne qui occupe(ra) le poste de travail.
Plus le "matching" est pertinent, plus grandes sont les chances que la personne ait du plaisir à son poste et, par conséquence, soit performante sur le long terme.
2 Mise en oeuvre
2.1 Ressources
Les ressources nécessaires pour appliquer cet outil sont:
- Les définitions des postes de travail et la liste de leurs activités
- Les personnes occupant les postes, pour mieux définir le taux d'occupation relatif des diverses activités
- Deux ou trois personnes comprenant bien les fonctions dans le cadre Leonardo 3.4.5, pour aider à évaluer la répartition des activités
- L'instrument Excel
2.2 Démarche
- Choisissez un poste de travail
- Etablissez la liste des principales activités (celles qui consomment le plus de temps)
- Reportez-les dans la première colonne de la feuille Excel
- Inscrivez dans la deuxième colonne le taux d'occupation relatif entre elles, 1 pour celles qui sont les plus rapide, 10 pour celles qui demandent le plus de temps
-
Pour chaque activité, répartissez leur intensité sur les fonctions, considérant:
- Un peu = 25%
- Moyenne = 50%
- Grande = 75%
-
Totale = 100%
-
Les combinaisons possibles sont:
- Un peu, Un peu, Un peu, Un peu
- Un peu, Un peu, Moyenne
- Un peu, Grande
- Moyenne, Moyenne,
-
Totale
- Si la somme des pourcentages de répartition est inférieure à 100%, la ligne passe au rouge et quand la combinaison est correcte, elle passe au vert
- Lorsque toutes les activités ont été informées, regardez et analysez le résultat, soit par la répartition globale et %, soit par la figure en radar.
2.3 Résultats et livrables
Le livrable de l'outil est la définition du profil d'un ou plusieurs postes de travail, par leur répartition sur les huit fonctions, permettant d'y attribuer les personnes dont les préférences au travail, obtenues via un profil Leonardo 3.4.5, coïncident le plus.
Si le résultat de l'analyse d'un poste de travail montre une répartition assez égale sur quatre fonctions ou plus, il faudra peut-être réfléchir à le scinder en deux ou plusieurs postes, ou encore à réaménager certaines des activités entre divers autres postes de travail.
3. Trucs et astuces
Il peut être intéressant, dans l'équipe qui analysera un poste de travail, d'avoir des profils différents de préférences au travail, amenant ainsi des sensibilités mieux équilibrées.
Ce travail devrait idéalement être révisé chaque fois que des changements internes ou externes, par exemple tels que le lancement de nouvelles prestations ou des pressions exercées à niveau politique ou encore le passage d'une phase de décollage à une phase d'envol, provoquent des changements de fonctionnement.
Cet outil peut s'avérer très utile avant d'engager une personne, qu'elle soit bénévole ou pas, pour exécuter une série d'activités dans l'organisation.
Instruments
Exemples
Exemple: Analyse d'un poste annoncé
On a souvent tendance à suivre certains stéréotypes et, regardant des annonces d'emploi, en tirer trop vite des conclusions. Voici quelques clichés classiques:
-
Un poste de directeur d'entreprise: il faut un promoteur, stabilisateur, avec une pointe de vérificateur
-
Un poste d'informaticien: sans aucun doute, il doit être un développeur et un grand innovateur...
-
Une place dans l'administration? réservée aux organisateurs/réalisateurs, surtout pas d'innovateur!
-
Le job dans la finance sera idéal pour des vérificateurs, peut être avec un peu de promoteur pour négocier les financements?
- Alors, dans la vente et le marketing il ne nous faut que des promoteurs, avec un petit côté espion (informateur)...
- 1ère préférence: Développement
- 2ème préférence: Innovateur
- 3ème préférence: Vérificateur
En regardant les tâches principales indiquées, il n'est pas trop difficile d'en imaginer les activités du poste:
- Réception, lecture et analyse des spécifications
- Recherche des informations complémentaires
- Planification de la phase de développement
- Création du concept de validation
- Planification de la phase de validation
- Programmation du software d'application
- Programmation du software de validation
- Validation du software de validation
- Validation du software d'application
- Documentation du programme d'application
- Documentation de la procédure et résultats de validation
- Documentationde support d'intégration
- Formation et support à l'intégration
Pourtant, en utilisant l'instrument accompagnant cet outil, les résultats sont quelque peu différents, car il faut prendre en compte que dans un projet d'informatique, une grande partie du temps est consacrée à la "codification" et à la documentation...
Voici les résultats du bon sens appliqué (cliquez sur les images pour les agrandir).