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Eine effektive Möglichkeit Projekte voranzutreiben, besteht in der Visualisierung des Prozesses – insbesondere dann, wenn Sie ein Projekt planen, an dem mehrere Personen und/oder Abteilungen beteiligt sind.
Durch die Erstellung eines Zeitplanungsmodells können Sie Mitarbeitern dabei helfen, auf einen Blick die jeweilige Projektphase, die aktuellen Anforderungen und die nächsten Schritte zu identifizieren. Abhängig vom Umfang Ihres Projekts benötigen Sie möglicherweise eine große Leinwand wie die Post-it® Meeting Charts, um alle wichtigen Punkte darzustellen.
Identifizieren Sie als Erstes die vom Team erwarteten Projektergebnisse – was muss wann erledigt werden? Nutzen Sie diese wichtigen Informationen, um die Aufgaben und Aktivitäten zu notieren, mit denen Sie Ihr Projektziel erreichen.
Bestimmen Sie den Grad der Informationstiefe, der für den Entwurf/die Verwaltung des Projekts erforderlich ist. Streichen Sie alles, was für das Projekt nicht erforderlich ist. Halten Sie die Detailtiefe den gesamten Zeitplan über bei, um den Mitarbeitern dabei zu helfen, das Projekt zu verstehen und um Aktualisierungen zu vereinfachen.
Notieren Sie regelmäßige Aktualisierungen, um die Entwicklung des Projekts zu beurteilen und Ihren Zeitplan entsprechend zu aktualisieren – diese Transparenz sorgt dafür, dass „Überraschungen“ minimiert werden und jeder dieselben Ziele verfolgt.
Planen Sie Unvorhergesehenes mit ein. Wir alle hatten schon mal mit plötzlichen Änderungen oder Unterbrechungen unserer Projekte zu kämpfen – lassen Sie daher in Ihrem Zeitplan genügend Raum, um nötige Anpassungen vornehmen zu können anstatt bei jeder neuen Variablen den Zeitplan komplett von vorn erstellen zu müssen.
Bestimmen Sie nach Abschluss des Projekts, was nützlich war, was hätte erarbeitet werden müssen und was gefehlt hat. Das wird Ihnen dabei helfen, das nächste Mal effektiver zu sein!