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Der virtuelle Datenraum ist eine extrem sichere Plattform für den Austausch von Cloudspeichern und Dokumenten, auf denen alle mit der Transaktion verbundenen Dokumente gehostet werden. Über den Datenraum werden Informationen sicher auf alle beteiligten Akteure verteilt. Aufgrund des streng kontrollierten Zugriffs auf Zusammenführungen und gemeinsame Nutzung von Daten in einem Datenraum ist diese Lösung für den sicheren Dokumentenaustausch für alle Arten von Sorgfaltspflichten unerlässlich, nicht nur für Datendiensteanbieter, sondern auch während gerichtlicher Verfahren zum Schutz von geistigem Eigentum und vertraulichen Daten Biotechnologieforschung sowie in den meisten anderen Fällen, in denen der Zugang zu vertraulichen Unterlagen kontrolliert werden sollte, für berechtigte Benutzer jedoch einfach sein sollte.
Der virtuelle Datenraum funktioniert gleichermaßen gut, wenn der Fusions- und Akquisitionsprozess komplexer wird, wenn neue Dokumente zur Prüfung eingereicht werden und Änderungen, die während des Due Diligence-Verfahrens und des Ausschreibungsprozesses üblich sind, allen beteiligten Parteien mitgeteilt werden müssen.
Datenräume werden hauptsächlich bei der Due-Diligence-Phase von M & A genutzt. Üblicherweise enthalten die virtuellen Datenräume auf Händlerseite für Fusionen und Übernahmen alle Unterlagen, die sich auf Unternehmen, ihre Abteilungen, Vermögenswerte beziehen, die verkauft oder anderweitig an der Fusion beteiligt sind Übernahmen.
Was ist M & A?
Fusionen und Übernahmen sind Transaktionen, bei denen eine Wirtschaftseinheit Zinsen erwirbt oder eine andere Wirtschaftseinheit zusammenführt. Die zeitaufwendigste und arbeitsintensivste Tätigkeit bei Fusionen und Übernahmen ist natürlich die Überprüfung der Kunden. Vor dem Zusammenschluss möchte der Käufer natürlich die Qualität des Vermögenswerts prüfen und seine Verpflichtungen, Verpflichtungen, Risiken oder Probleme mit dem geistigen Eigentum verstehen. Dies ist besonders wichtig, wenn kleine Unternehmen erworben werden, die nicht an öffentlichen Märkten gehandelt werden. Daher können verlässliche Informationen nicht aus öffentlich zugänglichen Quellen bezogen werden. In diesem Fall muss der Käufer die Unternehmensdokumentation mit erhöhter Aufmerksamkeit prüfen. Um die Transaktion für alle an Fusionen und Übernahmen beteiligten Parteien fortzusetzen, ist der Zugriff auf die Dokumentation erforderlich.
Datenraum Due Diligence Vorteile
Bevor der Raum für die rechtliche Due Diligence erfunden wurde, wurden den potenziellen Käufern Dokumente in einem physischen Datenraum, in der Regel in einem Hotelzimmer oder Büro, vorgelegt. Um zu verstehen, warum der Datenraum für M & A die traditionellen Papierräume schnell ersetzte, konnten wir einige der wichtigsten Vorteile aufzeigen.
Kostenersparnis.
Verkäufer müssen mit erheblichen Kosten für die Anmietung physischer Räume für einen Datenraum, das Fotokopieren aller Dokumente, das Speichern und Indizieren dieser Dokumente sowie für ihre tatsächliche Präsentation so konfrontiert werden, dass die Arbeit des Käuferteams erleichtert wird.
Das Einkaufsteam trägt auch die Reisekosten, die Unterbringung und die tatsächliche Arbeitszeit, die für die Datenanalyse aufgewendet wird. Bei einem virtuellen Datenraum sind die einzigen Kosten, die mit der Übermittlung von Daten verbunden sind, die Kosten für die Bezahlung der virtuellen Datenraumplattform sowie die Zahlung des VDR-Managers des Unternehmens für das Scannen aller erforderlichen Dokumente.
Das Laden von Dokumenten in den Datenraum ist schnell und einfach, da die meisten guten Anbieter von Datenspeicherräumen Drag-and-drop-Funktionen sowie Massenladen bieten.In den meisten Fällen kann mit einem Datenraum für Fusionen und Übernahmen ein sicherer Dokumentenaustauschraum in zwei bis drei Stunden eingerichtet werden, was die meisten Datenraumanbieter garantieren können. Data Room Services können sogar das Scannen und Herunterladen von Dokumenten abdecken.
Verbesserte Effizienz.
Bevor der virtuelle Datenraum zur Grundlage von Fusionen und Übernahmen wurde, musste jedes Mitglied der interessierten Parteien die Erlaubnis beantragen, auf die Dokumente zuzugreifen, und dann musste jemand sie beim Kopieren und Einreichen der für die Due Diligence erforderlichen Dokumente unterstützen. Dieses einfache Verfahren kann mehrere Wochen dauern. Wenn mehr als eine Seite auf die Daten zugreifen wollte, musste ein kompletter Wartezeitplan erstellt werden. Mit einem M & A-Datenraum – allen Beteiligten – und manchmal Hunderten von Menschen!
Alle diese Datenraumbenutzer sind für uns völlig unsichtbar, es sei denn, die Teammitglieder möchten innerhalb des Q & A-Tools kommunizieren.
Nur der Eigentümer des Datenraums hat eine vollständige Vorstellung davon, wer auf welche Ordner zugreift und wie viel Zeit er mit der Untersuchung bestimmter Fragen verbringt. Personen mit erweiterten Berechtigungen können Dokumente drucken, die durch unauffällige Wasserzeichen geschützt sind. Dies geschieht stunden- und tageweise zu jeder Tageszeit, was natürlich den umfassenden Überprüfungsprozess beschleunigt. Sie können Bewertungen der virtuellen Datenräume lesen, um dies zu sehen.
Mehrere Sicherheitsstufen.
Die besten Datenräume sind mit zuverlässigem Schutz vertraulicher Daten und kontrollierten Zugriffsfunktionen ausgestattet. Nur berechtigte Benutzer können auf Dokumente im Datenraum zugreifen und Aktionen gemäß den zugewiesenen detaillierten Berechtigungsstufen ausführen. Alle Aktionen, einschließlich der Anzeige des Dokuments, werden verfolgt und verfolgt. Multi-Faktor-Authentifizierung, eingeschränkte Anzeige von Dokumenten, Ablauf von Dokumentberechtigungen und andere Funktionen gewährleisten den Datenschutz vor neugierigen Blicken.
Der beste virtuelle Datenraum minimiert außerdem die Abhängigkeit von E-Mail-Systemen und Dateiaustauschsystemen für Verbraucher. Wenn der Benutzer des physischen Datenraums nach dem Anzeigen der Dokumente im Datenraum auf Papier zusätzliche Informationen benötigte, konnte der andere Teilnehmer das Dokument in der Vergangenheit nur per E-Mail scannen und senden. Die inhärente Unsicherheit von E-Mails hat zu vielen schwerwiegenden Datenlecks geführt. Stellen Sie daher sicher, dass Sie über Ihr eigenes Fachwissen verfügen, und vergleichen Sie den virtuellen Datenraum.
Volle Transparenz.
Um die Konformität sicherzustellen, bieten virtuelle Datenräume umfassende Überwachungsprotokollfunktionen. Alle Benutzeraktionen werden aufgezeichnet, sodass im Falle eines Informationsverlusts leicht ermittelt werden kann, wer auf diese bestimmten Daten zugegriffen hat und welche Daten heruntergeladen wurden.
Virtuelle Datenräume werden heutzutage nicht nur zur Due Diligence genutzt. Umfangreiche Indizierungs- und Datenaustauschfunktionen sowie integrierte Kommunikation ermöglichen Ihnen die Durchführung von End-to-End-Fusionen und Übernahmen im Datenraum. Da immer mehr Transaktionen bei Fusionen und Übernahmen die Grenzen von Ländern mit unterschiedlichen Kulturen und Zeitzonen überschreiten, bietet der virtuelle Datenraum eine vollständige Transaktionsplattform, die problemlos von Teams auf der ganzen Welt genutzt werden kann.
Obwohl es einige Datendienstanbieter gibt, die sich nur auf Nischen-Datenverarbeitungsanwendungen im Investmentbanking spezialisiert haben, findet die inhärente Fähigkeit von Data Warehouses, kritische Dokumente sicher zu speichern und den Zugriff auf Unternehmensdaten zu steuern, seine Anwendung in vielen anderen Branchen, einschließlich Immobilien, Biowissenschaften, Biotechnologie, Recht und vieles mehr.