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Die Versammlung als oberstes Organ der Stockwerkeigentümergemeinschaft hat gemäss Artikel 712m, Absatz 1, Ziffer 4 des Zivilgesetzbuches einmal im Jahr stattzufinden. Wichtig für die Stockwerkeigentümerin, den Stockwerkeigentümer ist es, zu wissen, wie eine solche Versammlung abläuft und was es allenfalls vorzukehren gilt.
Traktandieren von Anträgen
Möchte eine Stockwerkeigentümerin oder ein Stockwerkeigentümer ein Traktandum gehörig zuhanden der Jahres-Versammlung stellen, gilt es, Folgendes zu beachten: Das Traktandierungsrecht des einzelnen Stockwerkeigentümers ist im Gesetz nicht explizit vorgesehen und in der Lehre umstritten. Klar ist, dass, wenn mindestens ein Fünftel der Stockwerkeigentümer ein entsprechendes Begehren unterstützt (gleich viele wie für die Einberufung einer Versammlung), dieses in die Traktandenliste aufgenommen werden muss. Im Reglement kann das Individualrecht jeder Stockwerkeigentümerin bzw. jedes Stockwerkeigentümers auf Beantragung eines Traktandums verankert und die Einzelheiten im Detail geregelt werden.
Die Traktanden (evtl. inkl. Offerten, Pläne usw.) sollen möglichst genau definiert und fristgerecht der Verwaltung zugestellt werden. Dabei gilt es zu beachten, dass im Reglement (Nutzungs- / Verwaltungsreglement) meist die einzuhaltenden Fristen zur Einreichung von Anträgen geregelt sind. Dieser Regelung ist zwingend Beachtung zu schenken. Bei ungenügendem oder fehlerhaftem Traktandieren sind die betreffend gefassten Beschlüsse mangelhaft und somit anfechtbar.
Ausnahme: Über nicht traktandierte Geschäfte kann anlässlich der Versammlung nur dann beschlossen werden, wenn alle Stockwerkeigentümer anwesend oder vertreten sind. Zudem müssen die vertretenen Stockwerkeigentümer den Bevollmächtigten ihr Einverständnis gegeben haben, auch über nicht traktandierte Anträge an der Versammlung beschliessen zu dürfen.
Sollten die Stockwerkeigentümer die Einladungsunterlagen von der Verwaltung nicht innert der vom Reglement vorgegebenen Frist erhalten haben, ist die Einberufung in formeller Hinsicht mangelhaft. Leidet die Einberufung an einem Mangel, so sind die Beschlüsse der Versammlung anfechtbar, in gewissen Fällen sogar nichtig. Tipp: Das Traktandum sollte nicht erst am letztmöglichen Tag der Einladungsfrist eingereicht werden. Die frühzeitige Einreichung ermöglicht der Verwaltung, die Anträge und die eingereichten Offerten genau zu prüfen, Abklärungen zu treffen oder Rückfragen zu stellen. Ausserdem sollte ein Antrag für jedermann verständlich und klar formuliert sein, d. h. es muss ersichtlich sein, worüber die Gemeinschaft beschliessen wird und wie hoch die damit verbundenen Kosten für die Gemeinschaft ausfallen werden. Missverständnisse und allfällige Unklarheiten können damit bei der Beschlussfassung an der Versammlung vermieden werden.
Beispiel einer Traktandenliste
1. Begrüssung / Beschlussfähigkeit: Die Versammlung ist nach Artikel 712p im Zivilgesetzbuch beschlussfähig, wenn die Hälfte der Stockwerkeigentümer, die zugleich zur Hälfte anteilsberechtigt (= Wertquoten) sind, anwesend oder gehörig vertreten sind.
2. Genehmigung Protokoll vom Vorjahr: Siehe Artikel 75 im Zivilgesetzbuch. Sind keine Einsprachen durch die Eigentümer bei Gericht innert 30 Tagen nach Kenntnisnahme (Erhalt) des Versammlungsprotokolls eingegangen, entfaltet das Protokoll seine volle Rechtsgültigkeit.
3. Jahresrechnung: Der Revisor ist neben den Delegierten, der Verwaltung und der Stockwerkeigentümerversammlung ein weiteres wichtiges Organ. Dieser prüft die Jahresrechnung (korrekte Verbuchung der Rechnungen).
4. Anträge zuhanden Traktandenliste: Z.B. Abwahl der Verwaltung mit einfachem Mehr oder der Ersatz einer Ölheizung durch eine Wärmepumpe.
5. Budget: Beschlussfassung über zukünftig geschätzte allgemeine Kosten, Einlage in den Erneuerungsfonds, Genehmigung des Budgets.
6. Wahlen Delegierte, Revisoren: Die Abstimmung erfolgt mit einfachem Mehr. Die Wahl der Delegierten und Revisoren ist (meist) im Reglement aufgeführt.
7. Verschiedenes / Informationen / Diverses: Keine Abstimmung möglich, dient nur als Information / Austausch, Planung der nächsten Versammlung.
Zusätzliche mögliche Traktanden – Anträge über bauliche Massnahmen
Siehe dazu:
- Artikel 647c Zivilgesetzbuch: Notwendige, respektive werterhaltende Massnahmen. Beispiel: Reparatur Garagentor. ⇒ Abstimmung erfolgt mit einfachem Mehr (mehr als die Hälfte der anwesenden oder vertretenen Eigentümer).
- Artikel 647d Zivilgesetzbuch: Nützliche, wertvermehrende Massnahmen. Beispiel: Ölheizung wird durch Wärmepumpe ersetzt. ⇒ Abstimmung erfolgt mit qualifiziertem Mehr (mehr als die Hälfte der anwesenden oder vertretenen Eigentümer, die zugleich mehr als die Hälfte der Wertquoten innehaben).
- Artikel 647e Zivilgesetzbuch: Luxuriöse oder der Bequemlichkeit / Verschönerung dienende Massnahmen. Beispiel: Ein Stockwerkeigentümer möchte auf seinem Sitzplatz einen Whirlpool installieren lassen. ⇒ Abstimmung muss mit einstimmigem Beschluss gefasst werden (alle Stockwerkeigentümer anwesend oder vertreten), um den Antrag anzunehmen. Stimmt ein einziger Eigentümer dagegen oder enthält sich der Stimme, gilt der Antrag unter Vorbehalt folgender Ausnahme als abgelehnt. Luxuriöse bauliche Massnahmen können mit qualifiziertem Mehr auch gegen den Willen eines nicht zustimmenden Miteigentümers ausgeführt werden, sofern dieser durch sie in seinem Nutzungs- und Gebrauchsrecht nicht dauernd beeinträchtigt wird, und die übrigen Stockwerkeigentümer ihm für eine bloss vorübergehende Beeinträchtigung Ersatz leisten und seinen Kostenanteil übernehmen.
Kommunikation mit der Verwaltung
Zur Vorbereitung sollte überlegt werden, welche Fragen man stellen möchte und was im Detail von der Verwaltung erwartet wird. Zu empfehlen ist es, Notizen dazu zu erstellen. Der Verwaltung sollte man mit den Anliegen konstruktiv, klar und zeitnah gegenübertreten. Empfehlenswert ist der Einbezug der / des Delegierten der Liegenschaft. Diese fungieren im Umgang mit der Verwaltung als Beraterinnen oder Berater.