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La loi de Pareto permet d’identifier rapidement les priorités d’une entreprise et de toute autre organisation. Elle a été découverte par l’économiste et sociologue italien Vilfredo Pareto (1848-1923). Connue sous diverses appellations : règle des 80/20, loi du moindre effort, principe de Pareto ou principe du déséquilibre, elle a façonné notre monde moderne. Des politiciens de renom, de grands hommes d’affaires, des professionnels de divers secteurs l’ont adoptée. Or, elle demeure l’un des secrets les mieux gardés de notre époque. Et chose étonnante, même le cercle restreint des spécialistes qui en ont connaissance et l’utilisent régulièrement n’exploite qu’une partie de son potentiel. Mais qu’a donc découvert Vilfredo Pareto ?
Remontons à l’origine de la loi de Pareto dans l’Histoire
La répartition des richesses a fait l’objet d’études bien avant le XXIe siècle. En effet, un économiste italien du XIXe siècle nommé Vilfredo Pareto constate qu’en Italie 20 % des personnes possèdent 80 % des richesses. Il énonce son postulat en 1897 et c’est la naissance de la loi dite de Pareto.
Ce sociologue de renom fera les mêmes observations dans la majorité des pays européens comme l’Angleterre, la Suisse et la France. Il remarque le même phénomène en Prusse et en Russie de l’époque. Son constat est en quelque sorte universel.
Des dizaines d’années plus tard, l’ingénieur-qualiticien Joseph Juran observe que cette loi des 20/80 permet de séparer les éléments à fort impact (20 %) et le reste (80 %). Et ce postulat a ensuite été modélisé en principe des 80/20 et cette distribution peut se vérifier dans de nombreux domaines.
Qu’est-ce que la loi de Pareto ?
La loi de Pareto révèle que 20 % des causes génèrent 80 % des effets. Et l’inverse est aussi vrai, 80 % des conséquences sont attribuables à 20 % des actions. Ces 20 % représentent les éléments ayant un impact élevé et les 80 % restants, la masse sans grande influence.
La loi de Pareto dans la vie courante
En général, la règle des 80/20 s’applique à presque tous les secteurs d’activité. Le principe de Pareto est couramment utilisé dans le domaine de l’économie et le monde des affaires. Il vous permet de déterminer rapidement où concentrer vos efforts pour maximiser vos résultats.
La loi de Pareto a été transposée à une multitude d’applications. Pour en comprendre la signification, passons par des exemples :
- 80 % des résultats sont produits par 20 % du travail effectué ;
- 80 % de la rentabilité sont générées par 20 % des actions mises en place ;
- 80 % du chiffre d’affaires d’une entreprise proviennent des 20 % de ventes ;
- 20 % des objets posés sur un bureau sont utilisés à 80 % du temps ;
- 80 % des résultats empiriques découlent des 20 % de causes ;
- 20 % des clients formulent 80 % des plaintes, etc.
Hiérarchiser les priorités
Comment la loi de Pareto améliore-t-elle votre efficacité au travail, et ce, quelle que soit votre sphère d’activité ? Deux questions sont essentielles ici :
- Comment différencier l'important du secondaire en un coup d'œil ?
- Où mobiliser tous vos efforts ?
Le principe de Pareto vous est d’une aide précieuse pour évaluer rapidement les points prioritaires. Servez-vous de cet outil pour prioriser vos tâches et booster votre productivité. Hiérarchisez à cet effet les tâches que vous devez achever pendant la journée par exemple. L’idée est d’assurer le traitement des 20 % des tâches importantes afin d’atteindre les 80 % des résultats voulus pour la journée. Identifiez ainsi les actions qui affecteront le plus la performance de votre équipe. Concentrez-vous sur ces tâches afin de maximiser les résultats. Supprimez les tâches inutiles.
Dans la pratique, que faites-vous en premier dès lors que vous arrivez au bureau le matin ? La plupart des collaborateurs vérifient leurs e-mails, puis établissent leurs priorités pour la journée. Pour y parvenir, dressez la liste de toutes les missions que vous devez accomplir le jour même :
- distinguez les tâches clés, vous pouvez dissocier l’urgent de l’important ;
- vérifiez si certaines d’entre elles requièrent une collaboration avec d’autres membres de l’équipe ;
- est-ce que d’autres collaborateurs empêchent la progression des projets ?
Il existe des tâches simples à mettre en œuvre, mais qui sont d’une importance capitale pour le reste de l’équipe. En effet, celles-ci influent énormément sur le processus même de production.
Vous voulez simplifier l’application de la loi de Pareto dans l’organisation quotidienne de votre travail ? Posez-vous la question suivante : quelle tâche serait véritablement essentielle si vous ne travailliez que deux ou trois heures par jour ? Vous verrez, il vous sera très simple de déterminer les tâches que vous devriez terminer à tout prix.
Pour vous aider à prioriser vos tâches, recourez à la matrice d’Eisenhower. C’est un outil pratique pour décider ce qui doit être traité en premier. Elle est composée de quatre quadrants, dans lesquels vous indiquerez les travaux selon leur degré d’importance et d’urgence.
- Dans le quadrant 1 figureront les tâches importantes et urgentes ;
- Dans le quadrant 2, vous classerez les tâches importantes, mais non urgentes ;
- Dans le quadrant 3, vous indiquerez les non importantes, mais urgentes ;
- Dans le quadrant 4, vous placerez les non importantes et non urgentes.
Savoir dire non
Il faut savoir dire non, même à votre supérieur hiérarchique, sinon vous risquez de vous confronter à une surcharge de travail. La loi de Pareto sera mixée avec les règles de contrôle qualité. Ici, il ne s’agit pas de travailler moins, mais de travailler mieux.
Sachez donc que tous vos efforts ne vous conduiront pas au même niveau de résultat. Certaines de vos actions seront particulièrement efficaces. Par contre, d’autres ne contribueront que très peu, voire pas du tout, à l’atteinte de vos objectifs.
Parmi les tâches secondaires, distinguez celles qui ne sont pas du tout rentables, c’est-à-dire celles qui vous font perdre du temps. Refusez donc toute activité qui n’apporte pas suffisamment de résultats. Elle ne doit plus faire partie de votre planning.
Déléguer les tâches non indispensables
Il faut déléguer les activités accessoires aux employés compétents. Vous pourrez ainsi vous concentrer sur l’essentiel.
En termes d’organisation collective du travail, le principe de Pareto amène les managers à procéder au tri des tâches qui en valent vraiment le coup. Cette méthode accapare environ 20 % de leur temps. Mais à quoi bon s’éparpiller puisque seuls 20 % des causes vont engendrer 80 % des résultats positifs ou négatifs ?
Il vaut mieux donc focaliser ses efforts sur son cœur de métier et sur ce que les autres employés savent faire le plus. Il faut déléguer les tâches susceptibles de freiner la performance de l’entreprise. Externalisez par exemple les travaux qui seront assurés rapidement par des prestataires. Cette approche vous libèrera du temps, mais aussi de l’esprit, pour les tâches qui sont essentielles.
La loi de Pareto pour une meilleure prise de décision
La loi de Pareto vous aide à prendre les bonnes décisions durant le processus de résolution des problèmes. Elle vous permet de hiérarchiser les solutions face à de nombreuses causes pour un même problème.
La démarche se résume en quelques étapes.
#1 Identifiez les problèmes de votre équipe.
Il s’agit des problèmes pour lesquels vous cherchez la meilleure solution dans ce processus de prise de décision.
#2 Cernez les véritables causes de ces problèmes.
Découvrez toutes les causes des problèmes que vous essayez de résoudre, moyennant un outil adapté comme la méthode des 5 pourquoi.
#3 Classez vos problèmes en diverses catégories selon leur similarité.
La solution trouvée peut-elle résoudre plusieurs problèmes ? Si leurs causes entrent dans des catégories similaires, vous pouvez les regrouper.
#4 Attribuez une valeur à chacun de ces problèmes.
Selon leurs répercussions sur le fonctionnement de l’entreprise, évaluez ces problèmes sur une échelle de 1 à 10. Vous pouvez également affecter une valeur monétaire réelle pour montrer l’importance du problème.
#5 Développez un plan pour vous focaliser sur les 20 % des problèmes qui impactent le plus la vie de l’entreprise.
L’idée de base est simple : une seule solution permet de résoudre plusieurs cas difficiles. Calculez en fonction de la valeur attribuée à chaque problème. Dès lors que le problème principal est identifié, établissez un plan pour aboutir à une solution capable de créer 80 % des résultats. Pour y parvenir, recourez aux stratégies de résolution des problèmes.
La loi de Pareto et ses champs d’application possibles
Comme définie plus haut, la loi de Pareto sert à mettre en perspective les efforts à fournir pour atteindre un objectif. La mission consiste ici à atteindre le plus grand succès avec le moins d’actions possible.
La règle des 80/20 est devenue un outil vital pour les chefs d’entreprise. En effet, elle leur permet de procéder à une meilleure analyse et rationalisation de leurs ressources. Ils pourront ensuite prendre des décisions stratégiques éclairées afin de gagner en efficacité.
En marketing
La règle des 80/20 facilite la hiérarchisation des produits et des clients. Vous travaillez au sein du département marketing ? Vous pouvez l’utiliser comme point de départ d’un programme de fidélisation destiné à une portion très spécifique du public cible. De façon globale, elle oriente les stratégies commerciales à mettre en place. Cette loi vous permet de répartir plus efficacement la force de vente.
En commerce
Supposons que vous travaillez dans une entreprise d’e-commerce et que vous examinez les 100 plaintes de clients les plus récentes concernant vos services. Vous remarquez que la majeure partie concerne la réception de produits endommagés.
Votre équipe procède alors l’évaluation du nombre de remboursements accordés. Il s’avère qu’environ 80 % d’entre eux correspondent justement à ces marchandises abîmées.
Pour éviter ce type de remboursements, votre entreprise décide de trouver une solution adaptée. Elle consiste à modifier l’emballage afin de garantir une meilleure protection des produits pendant l’expédition. Vous avez ainsi résolu le problème des produits endommagés réceptionnés par vos clients.
En gestion de projet
La loi de Pareto s’applique également à la gestion de projet, du temps et de la logistique. Elle optimise l’organisation de la charge de travail. Vous pourrez alors catégoriser les différentes tâches et en établir les priorités. Cette procédure permet d’éliminer les tâches inutiles. Elle sert aussi à solutionner diverses problématiques. Elle est sollicitée en gestion des stocks, notamment pour assurer la fluidité de la chaine d’approvisionnement. Vous serez ainsi en mesure d’accorder le maximum de ressources aux 20 % les plus rentables.
En ressources humaines
Lorsque vous prenez des décisions importantes pour gérer votre entreprise, vous devez disposer de tous les renseignements nécessaires, et dans les plus brefs délais. Bien souvent, avoir toutes les informations voulues est tout simplement impossible.
En utilisant le principe de Pareto en ressources humaines, vous pouvez en optimiser la gestion. En effet, il vous aidera à mieux gérer les compétences et les équipes en sachant pertinemment que 20 % de l’effectif génère 80 % du revenu de l’entreprise. Il ne vous reste plus qu’à procéder à une sélection rigoureuse pour dénicher les talents nécessaires à l’exécution des tâches.
Conclusion
20 % des causes produisent 80 % des conséquences, et 80 % des résultats proviennent de 20 % des actions. Le principe de Pareto ou du 80/20 est un outil d’analyse de problème puissant et surtout simple. Le maîtriser améliorera énormément votre efficacité au travail. Vous saurez exactement hiérarchiser les tâches et les efforts de l’entreprise. En effet, votre propre efficacité et efficience découlent de votre capacité à aller à l’essentiel. Mais attention, cela ne veut pas dire que le reste des éléments est inutile. Pensez toujours à les déléguer.
Vous voulez aller plus loin ?
- Pour en savoir plus sur ce thème, voici quelques ouvrages qui pourront vous aider :
- Pareto la théorie de l’équilibre par Julien Freund, Editions Seghers Paris, 1974
- Cours d'économie politique, Lausanne Réédition par G. Bousquet et G. Busino, Genève, Librairie Droz, 1965