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Letter of intent und Vorvertrag
Eine Absichtserklärung unterscheidet sich normalerweise von einem Vorvertrag. Ein Vorvertrag gilt als verbindlich hinsichtlich des Abschlusses des Hauptvertrages. Die letter of intent wird aber oft so formuliert, dass ein Rücktritt oder ein Abbruch der Verhandlungen leicht möglich ist, z.B. wenn die Due Diligence nicht befriedigend ausfällt.
Häufig wird eine letter of intent im Zusammenhang mit der Übernahme eines Unternehmens oder einer Fusion abgeschlossen, meistens vor der Durchführung der Due Diligence, d.h. der Überprüfung des anderen Unternehmens. Die letter of intent zeigt, dass man an einem Zusammenschluss bzw. an einer Übernahme wirklich interessiert ist.
Anmerkung
Allerdings ist es denkbar, dass gelegentlich ein Vorvertrag als letter of intent bezeichnet wird. Das ist aber nicht zu empfehlen, weil man dann aus dem Inhalt schliessen muss um welches von beiden es sich handelt. Hingegen kann man in einer Absichtserklärung beschreiben, welche Teile als verbindlich gelten und welche eine unverbindliche Möglichkeit darstellen.
Allenfalls können Protokolle, Korrespondenz und sonstigen Unterlagen Bestandteil einer Absichtserklärung sein. Dann sollte man das im Grundvertrag erwähnen und die Unterlagen immer gleich bei der Erstellung als Bestandteil bezeichnen.
Elemente einer Absichtserklärung (letter of intent)
Partner
Dabei sollte man regeln, ob man an diesem Projekt weitere Partner beteiligen kann oder nicht. Festzulegen ist auch, ob die Partner Drittpersonen in das Projekt einbeziehen können, z.B. bei der Due Diligence.
Ausgangslage
Normalerweise enthält eine letter of intent zunächst die Beschreibung der Ausgangslage. Nützlich ist allenfalls eine Formulierung der Probleme, die man gemeinsam lösen will.
Ziele
Natürlich muss festgelegt sein, welche gemeinsamen Ziele die Unternehmen haben und was sie kurz-, mittel- und langfristig erreichen wollen.
Entscheidungen
Wenn im Interesse der gemeinsamen Ziele Entscheidungen zu treffen sind, muss man regeln, wer zuständig ist. Zu empfehlen ist, die zuständigen Personen oder ihre Stellvertreter in der letter of intent zu nennen.
Kosten
Eine verbindliche Vereinbarung über die durch die Verhandlungen entstehenden Kosten ist unbedingt nötig. Sollten Versicherungen während der Verhandlungen oder der Due Diligence notwendig sein, ist zu regeln, wer diese abschliesst und finanziert. Und natürlich ist festzulegen, wer eine Überprüfung finanziert.
Leistungen
Festzulegen ist allenfalls, welche Leistungen eine Partei im Laufe der Verhandlungen erbringt, z.B. Einrichtungen, Räumlichkeiten usw. und wie diese durch die andere Partei abzugelten oder zu kompensieren sind. Wird in der letter of intent eine Due Diligence vereinbart, ist zu regeln, welche Verpflichtungen die Parteien haben.
Exklusivitätsklausel
Diese enthält die Verpflichtung, keine Verhandlungen mit Drittparteien zu führen. Man kann sich natürlich darauf beschränkten, ein Recht auf Information zu vereinbaren, sofern eine Partei mit Dritten verhandelt. In Bezug auf Kunden oder Personal kann man ein Abwerbeverbot vereinbaren, z.B. solange bis man den Hauptvertrag abschliesst oder auch länger.
Geheimhaltungsklausel
Vor allem wenn Know-how ausgetauscht wird, ist in der letter of intent eine Geheimhaltungsklausel, allenfalls mit Konventionalstrafe, notwendig. Es kann notwendig sein, z.B. bei einer Due Diligence, dass sich die Geheimhaltung nicht nur auf Know-how, sondern auch auf andere interne Dinge bezieht, z.B. Kunden. Mit Drittpersonen, die in die Verhandlungen oder die Untersuchungen einbezogen werden, muss man eine ebenso strenge Geheimhaltungsvereinbarung abschliessen. Die Geheimhaltungsklausel sollte auch nach Beendigung der Zusammenarbeit gelten, solange wie ein Interesse daran besteht. In diesem Zusammenhang haben sich die Parteien natürlich an das Datenschutzrecht zu halten.
Informationspflichten
Dabei ist festzulegen, wie oft man die andere Partei über Aktivitäten bezüglich der geplanten Zusammenarbeit zu informieren hat. Bei Problemen sollte eine Information so rasch wie möglich erfolgen. Bei einer Due Diligence sollte man festlegen, wie weit die überprüfte Partei über die Resultate der Prüfung informiert wird, wobei sie ein Interesse an möglichst weitgehender Information hat.
Anwendbares Recht
Bei internationalen Verträgen ist das anwendbare Recht festzulegen. In Europa kann die Anwendung von EU-Recht sinnvoll sein. Bei Verträgen mit Unternehmen ausserhalb der EU ist zu empfehlen, wenn möglich Schweizer Recht zu vereinbaren. Für den Fall von Streitigkeiten kann man ein Schiedsgericht einsetzen oder eine Mediation vereinbaren.
Beendigung der Zusammenarbeit
Eine letter of intent muss normalerweise so gestaltet sein, dass man die Verpflichtungen leicht aufheben kann. Natürlich ist zu regeln, wer bei Beendigung der Zusammenarbeit welche Kosten übernimmt und wie weit, bei Verschulden einer Partei, diejenige auch Unkosten und Schadenersatz zu zahlen hat. Vorgehen am Ende der Zusammenarbeit Wichtig ist, festzulegen, welche Einrichtungen und Unterlagen von jeder Partei zurückzugeben oder zu vernichten sind.