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Datenschutzerklärung ProConcept AG Version 1.0 – April 2019 In diesem Dokument werden die persönlichen Daten beschrieben, die von ProConcept AG im Rahmen ihrer Informatiksysteme und -plattformen gesammelt und verwaltet werden, sowie die integrierten oder sonst wie von ProConcept AG verwendeten Systeme Dritter, um auf die persönlichen Daten zuzugreifen. Zudem werden die Sicherheitsmassnahmen aufgezeigt, die wir ergreifen, um alle Ihre persönlichen Daten zu schützen. Wir können diese Politik in Zukunft ändern, namentlich um uns an Änderungen der geltenden Gesetze anzupassen. Wir empfehlen Ihnen, diese Seite regelmässig zu konsultieren, um über die Art und Weise, wie Ihre Daten behandelt werden, auf dem Laufenden zu bleiben. Welche Art von persönlichen Daten werden von ProConcept AG gesammelt? Wir sammeln und verwenden die Informationen, die Sie uns zur Verfügung stellen, zum Beispiel, wenn Sie ein Dokument herunterladen, sich zu einem Event anmelden oder unseren Kundendienst kontaktieren. Wir können Sie bitten, uns Ihren Namen, Ihre Telefonnummer und Ihre elektronische Adresse anzugeben. In gewissen Fällen, zum Beispiel bei einer Anmeldung zu einem Event, können wir weitere Informationen verlangen wie Ihre Funktion und allfällige Unverträglichkeiten bezüglich Ernährung. Wenn wir Sie bitten, uns persönliche Informationen zu liefern, so geschieht das mit dem Ziel, Ihr Erlebnis im Zusammenhang mit unserem Unternehmen und unseren Lösungen zu individualisieren. Ausserdem können wir Informationen zu Ihrer Person aus anderen Quellen beschaffen, wie zum Beispiel unsere externen Partner und weitere Dritte. Die Informationen aus anderen Quellen werden mit Ihrem Einverständnis gesammelt. ProConcept AG kontrolliert nicht die Inhalte, die Sie allenfalls in Foren oder in sozialen Netzwerken posten, die zur Gemeinschaft von ProConcept AG gehören. In gewissen Fällen können diese Inhalte im Internet öffentlich gemacht werden. So nutzt ProConcept AG die Dienste von LinkedIn, um Personal zu rekrutieren und Personen kennen zu lernen, die sich ernsthaft für die Firma ProConcept AG und ihre Lösungen interessieren. Diese Dienste sind für ProConcept AG zugänglich gemäss Ihrer Einwilligung und Teilnahme auf LinkedIn und der Art, wie Sie Ihr persönliches Profil konfiguriert haben. Sie sollten es sich gut überlegen, ob Sie persönliche Informationen auf Foren und sozialen Netzwerken publizieren möchten und ob Ihr Profil für andere Nutzer sichtbar sein soll. Die oben erwähnten persönlichen Daten sind nicht abschliessend, und ProConcept AG kann auch persönliche Daten sammeln und bearbeiten, sofern diese für die Erbringung unserer Dienstleistungen nützlich oder notwendig sind. Warum sammelt und bearbeitet ProConcept AG Ihre persönlichen Daten? Kundendienst: Unser Kundensupport sammelt und bearbeitet Informationen zu Ihrer Person, damit wir Sie, wenn Sie uns wegen einer Anfrage oder der Bearbeitung eines Tickets kontaktieren, rasch und effizient bedienen können. Marketing: Unser Marketingteam bearbeitet eine begrenzte Menge persönlicher Daten, damit die Ihnen vorgeschlagenen Werbe- und Bildungsinhalte (E-Mails, Newsletter, Webinars) relevant sind. Verkauf: Dank Anpassung der persönlichen Daten an die individuellen Ziele kann unser Verkaufsteam Ihrer Firma die beste ProConcept-Lösung liefern. Unser Verkaufsdienst verwaltet die persönlichen Informationen der mit den Kundenkonten verbundenen Kontakte, um die Kundenbeziehung besser zu verwalten. Wenn Sie noch nicht Kunde sind, wir aber die Möglichkeit einer künftigen Beziehung sehen, könnte unser Verkaufsteam Sie kontaktieren. Bei einem ersten Kontakt mit unserem Verkaufsteam haben Sie das Recht zu verlangen, dass Sie von unseren Listen gestrichen werden. Wenn Sie möchten, dass Ihre Daten gelöscht werden, informieren Sie bitte unser Team, das Ihrer Bitte sofort nachkommen wird. Dienstleistungen: Wenn Sie Kunde von ProConcept AG sind, werden unsere Consultants Ihre Informationen bearbeiten, um ihren Verpflichtungen im Rahmen Ihres Dienstleistungsvertrags nachzukommen. Human Resources: Wenn Sie sich bei ProConcept AG bewerben oder wenn Sie Ihre Informationen auf unserem Anstellungsportal eingegeben haben, sammeln und speichern wir die von Ihnen übermittelten Informationen im Einklang mit der DSGVO. Gewisse Informationen gelten als sensibel, zum Beispiel solche bezüglich Ihrer politischen Einstellung, Ihrer religiösen oder philosophischen Überzeugungen, Ihrer Mitgliedschaft bei einer Gewerkschaft oder Ihres ethnischen Ursprungs. Es handelt sich um Angaben, für die wir keine Verwendung haben, und wir bitten Sie, uns diese nicht zu übermitteln. Vergewissern Sie sich ausserdem, dass Sie nicht spontan Informationen über andere Personen weitergeben (zum Beispiel Adressen, Referenzen). Wir werden solche eventuell im Rahmen eines Rekrutierungsprozesses verlangen. Wenn Sie sich auf eine bei ProConcept AG ausgeschriebene Stelle bewerben, bearbeiten wir Ihre persönlichen Angaben, um die für die Stelle passende Person zu eruieren. Die Informationen, die Sie in diesem Zusammenhang angeben, können mit anderen Stellenangeboten bei ProConcept AG kombiniert werden, was bedeutet, dass wir Sie für andere Stellenangebote als die, für die Sie sich ursprünglich beworben haben, kontaktieren können. Wir speichern Ihre Informationen zudem in unserem Rekrutierungssystem bis zu zwölf (12) Monate nach dem Datum Ihrer Bewerbung. Sie haben das Recht, Ihre Informationen jederzeit vor Ablauf dieser Frist löschen zu lassen, wenn Sie nicht möchten, dass ProConcept AG diese weiterhin speichert. Dies unter der Bedingung, dass ProConcept AG keine weiteren rechtlichen Verpflichtungen hat, Ihre Informationen bis zum Ablauf der Periode aufzubewahren. Im Rahmen unseres Rekrutierungsprozesses können Sie aufgefordert werden, einen Persönlichkeitstest auszufüllen. Wir verwenden diese Tests, damit Sie dem Kompetenzprofil dieser Stelle bestmöglich entsprechen. Die Ergebnisse Ihrer Tests werden vor dem Zugriff nicht autorisierter Personen geschützt, und nur die mit der Rekrutierung beauftragten Personen von ProConcept AG können diese Resultate einsehen. Die Testergebnisse werden in der Datenbank des Systems des Testlieferanten während der gesetzlichen Frist gespeichert. Die Resultate werden im System vor unerlaubtem Zugriff im Einklang mit der DSGVO geschützt. Die Testergebnisse können verwendet werden, um Ihr Profil mit anderen bei ProConcept AG offenen Stellen abzugleichen, als der für die Sie sich beworben haben, sofern die Ergebnisse noch immer sachdienlich und aktiv sind. Wenn wir Ihre persönlichen Daten bearbeiten, so erfolgt dies im folgenden gesetzlichen Rahmen: Ausführung eines Vertrags: Es kann sich herausstellen, dass sich zur Ausführung des Vertrags, den Sie mit ProConcept AG abgeschlossen haben, die Verwendung Ihrer persönlichen Daten als notwendig erweist. Wenn Sie zum Beispiel ein Support-Ticket erfassen, verwenden wir Ihre Informationen, um unseren Verpflichtungen im Rahmen des betreffenden Supportvertrags nachzukommen. Einwilligung: Mit Ihrer Zustimmung können wir Ihre persönlichen Daten für die angegebenen Zwecke verarbeiten. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit zurückziehen, ausser wenn ProConcept AG aus irgendwelchen rechtlichen Gründen verpflichtet ist, diese Informationen weiterhin zu bearbeiten. Gesetzliche Verpflichtung: In gewissen Fällen müssen wir Ihre Daten verarbeiten, um Rechtsstreitigkeiten zu verfolgen und zu lösen, im Rahmen von Regulierungs- und Konformitätsuntersuchungen oder um auf rechtliche Anfragen von Behörden oder Polizeibehörden zu reagieren. Wie teilen wir Ihre Informationen mit Dritten? Unter gewissen Umständen teilen wir Ihre persönlichen Daten mit Dritten. Jeeves India (konzerninterne Filiale) kann im Rahmen der Lösung von Support-Tickets auf persönliche Daten zugreifen (nur im Lesemodus). Im Einklang mit unseren Standard-Wartungsverträgen speichern, verwalten, teilen, löschen wir keine persönlichen Daten ausserhalb des Europäischen Wirtschaftsraums. Es kann sein, dass wir zu Testzwecken bei Support- und spezifischen Entwicklungsaktivitäten eine Datenbank des Kunden herunterladen müssen. Diese Downloads werden durch gruppeninterne Vereinbarungen und Datenverarbeitungsvereinbarungen (DPAs) geregelt, die mit unseren Kunden validiert werden. In diesen Fällen verwaltet, teilt, ändert oder löscht ProConcept AG innerhalb der Datenbank keine persönlichen Daten, nachdem das Ticket geschlossen wurde. Die maximale Speicherdauer beträgt 6 Monate nach dieser Schliessung. Da wir unsere Produkte in andere Systeme integriert haben, arbeiten wir mit Drittpartnern zusammen, um unseren Kunden die beste Möglichkeit zu bieten. In gewissen Fällen müssen wir Ihre persönlichen Daten an unsere Drittpartner weiterleiten, damit diese Sie bezüglich der Verwendung und Integration ihrer Produkte kontaktieren können. Wir fragen Sie stets im Voraus um Ihre Erlaubnis. Wenn wir auswärts Aktivitäten organisieren, wie Events, kann es vorkommen, dass wir Ihre Informationen mit externen Partnern wie Ereignisplaner oder Dienstleister teilen. In diesen Fällen kommunizieren wir nur die für die Optimierung Ihres Erlebnisses während des Treffens mit ProConcept AG als notwendig erachteten Informationen. Alle sensiblen Informationen, die Sie uns kommunizieren, wie Informationen zu Allergien oder Ihrer Gesundheit, werden nur im Einklang mit den geltenden Gesetzen und Regeln geteilt. Wir veröffentlichen Bilder und Videos unserer Kunden (gewöhnlich in ihren Lokalitäten, unseren Büros oder bei durch ProConcept AG organisierten Anlässen). Die Verwendung persönlicher Daten und Bilder zu Werbe- und Schulungszwecken erfolgt unter Einhaltung der geltenden Gesetze und Regelungen. Wir ziehen Lieferanten von Drittsystemen hinzu (wie automatische Marketingsysteme, CRM, automatisierte Professional Services Systeme, Website-Tracking-Systeme etc.), um die Daten unserer Kunden und Prospects zu verarbeiten. Anbieter von Drittsystemen sind an Vertraulichkeitsklauseln und Datenverarbeitungsverträge gebunden und dürfen Ihre persönlichen Daten nicht für andere als die von ProConcept AG vorgeschriebenen Zwecke verarbeiten. Alle gespeicherten und von diesen Systemen verwalteten Daten werden verschlüsselt und gesichert. Alle diese Systeme entsprechen der DSGVO, und ProConcept AG verfügt über Verfahren zur Verwaltung der Löschung personenbezogener Daten auf Anfrage sowie der endgültigen Löschung nicht mehr verwendeter persönlicher Daten. Wir geben persönliche Daten an die Behörden weiter, soweit dies gesetzlich vorgeschrieben ist oder wenn es zur Verhütung, Aufdeckung oder Verfolgung von Straftaten oder Betrug unbedingt erforderlich ist oder wenn wir anderweitig gesetzlich zur Weitergabe verpflichtet sind. Möglicherweise sind wir verpflichtet, persönliche Daten an die zuständigen Behörden weiterzugeben, um unsere Rechte oder unser Eigentum oder die Rechte und das Eigentum unserer Geschäftspartner zu schützen und zu verteidigen. Wenn Dritten Zugang zu persönlichen Daten gewährt wird, ergreifen wir geeignete vertragliche, technische und organisatorische Massnahmen, um sicherzustellen, dass diese persönlichen Informationen in dem erforderlichen Umfang, in Übereinstimmung mit dieser Datenschutzerklärung und den geltenden Gesetzen verarbeitet werden. Welche Sicherheitsmassnahmen wenden wir an, um Ihre persönlichen Daten zu schützen? In Übereinstimmung mit der DSGVO wenden wir angemessene Verfahren an, um den unbefugten Zugriff auf persönliche Daten und deren Missbrauch zu verhindern. Wir verwenden geeignete Unternehmensverfahren, um die persönlichen Daten, die Sie uns anvertrauen, zu schützen und zu speichern. Wir wenden auch technische und physische Verfahren und Einschränkungen für den Zugriff und die Nutzung persönlicher Daten auf unseren Servern an. Nur autorisierte Personen haben im Rahmen ihrer Funktionen Zugriff auf die persönlichen Daten. Wie können Sie die persönlichen Informationen kontrollieren, die Sie uns übermittelt haben? ProConcept AG nimmt ihre Verantwortung gegenüber Ihren persönlichen Daten sehr ernst. Sie haben das Recht, die persönlichen Informationen, die wir über Sie speichern, zu revidieren. Sie können eine Übersicht über Ihre persönlichen Daten per E-Mail anfordern unter <email-pii>. Um das Verfahren zu beschleunigen, vermerken Sie im Betreff der E-Mail bitte "Anfrage nach persönlichen Daten". Sie können uns auch kontaktieren, wenn Sie der Meinung sind, dass die von uns über Sie gespeicherten persönlichen Daten falsch sind, wenn Sie der Meinung sind, dass wir nicht mehr das Recht haben, Ihre personenbezogenen Daten zu verwenden, oder wenn Sie andere Fragen zur Verwendung Ihrer persönlichen Daten oder zu dieser Datenschutzerklärung haben. Sie können uns auch auffordern, einige oder alle Ihre Daten in Übereinstimmung mit der DSGVO und den geltenden Gesetzen und Vorschriften zu löschen. In all diesen Fällen kontaktieren Sie uns bitte per E-Mail unter obiger Adresse oder per Telefon unter +41 58 855 68 68.