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Titel
Buchhaltung
(Buchführung), im allgemeinen jede Rechnungsführung, welche eine möglichst klare ¶
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Einsicht in einen Vermögensstand gewähren soll; im kaufmännischen Sinn die in besonders dazu bestimmten Büchern und nach
gewissen Regeln bewerkstelligte Verzeichnung aller Geschäftsvorfälle, mittels deren man zu jeder Zeit von der Geschäftsführung
Rechenschaft zu geben und den Stand des Geschäfts im ganzen, bez. auch in seinen einzelnen Zweigen darzulegen vermag.
Sie soll jedoch nicht allein einen genauen Überblick über Vermögens- und Geschäftsverhältnisse und deren Änderungen,
sondern damit auch eine sichere Leitung der Unternehmung ermöglichen. Da sie als Beweismittel dient, verpflichtet auch die
Gesetzgebung den Kaufmann bei Meidung von Strafen in Fällen der Versäumnisse und der Nachlässigkeit zur ordnungsmäßigen
Buchhaltung (näheres s. unten).
Ursprünglich bestand wohl die
Buchhaltung lediglich in einer einfachen Verzeichnung von Einnahmen und Ausgaben, von Forderungen und
Schulden, welche vorzugsweise den Zweck hatte, das Gedächtnis zu unterstützen. Dazu genügte ein einziges Buch, in welches
alle Geschäftsvorfälle, sowie sie sich ereigneten, eingetragen wurden. Als Entwickelung und Ausdehnung
[* 3] des Handels
eine übersichtliche Zusammenstellung aller schriftlichen Nachweise erheischten, kam man auf diejenige Methode, deren Erfindung
einem italienischen Mönch, Luca Paciolo (1504), zugeschrieben und die daher als italienische oder, wegen ihrer Einrichtung,
als doppelte
Buchhaltung bezeichnet wird. Dieselbe unterscheidet sich von der einfachen Buchhaltung durch die
Art des Eintrags der Geschäftsvorfälle. Bei der einfachen
Buchhaltung wird jeder Geschäftsvorgang
nur einmal in Rechnung gebracht, indem dabei nur in Betracht kommt, ob die beteiligte Person zu dem Geschäftsherrn in das
Verhältnis des Gläubigers oder des Schuldners tritt.
Einfache
Buchhaltung.
Die Bücher, deren man sich in beiden Methoden der
Buchhaltung bedient, sind entweder Haupt- oder Neben- (Hilfs-)
Bücher. Zu den erstern gehören in der einfachen
Buchhaltung das Memorial oder Primanota, auch Journal, Strazze, Kladde, Brouillon etc.
genannt, das Kassabuch und das Hauptbuch. Das Eintragen in diese Bücher nennt man »Buchen«, die Einträge selbst »Posten«; man
spricht daher von »Buchung« der Geschäftsvorgänge, von »Bildung« der Posten. Zu dem Memorial, welches
Soll- und Habenposten gemischt enthält, werden in der für die Buchführung überhaupt als Regel dienenden chronologischen
Reihenfolge alle nicht in Einnahme oder Ausgabe von Bargeld bestehenden geschäftlichen Vorgänge gebucht, wie Ein- und Verkauf
von Waren auf Kredit etc. Oft wird das Memorial in mehrere Bücher getrennt und ein besonderes Einkaufsbuch,
Fakturenbuch, auch Eingangsfakturenbuch genannt, zur Ausnahme der Habenposten sowie ein Verkaufsbuch, Ausgangsfakturenbuch
oder Verkaufsstrazze zur Buchung der Sollposten (Verkäufe auf Kredit) geführt.
Dieses Fakturenbuch wird häufig aus den Originalfakturen hergestellt, indem dieselben, mit Seitenzahlen und Register versehen, einfach zusammengeheftet werden; doch widerspricht diese Form den Anforderungen des § 32 des deutschen Handelsgesetzbuchs, welcher ausdrücklich bedingt, daß die Bücher gebunden sein müssen. Ebenso kann das Verkaufsbuch aus den Kopien der ausgehenden Warenrechnungen gebildet werden. Jeder Posten in dem Memorial besteht aus der Angabe des Datums, des Namens und Wohnorts des Geschäftsfreundes und der Bezeichnung desselben als Schuldner (Debitor) durch das Wort Soll oder Debet (in der Mehrzahl: Sollen oder Debent) oder als Gläubiger (Kreditor) durch das Wort Haben oder Credit (in der Mehrzahl: Credunt).
Hierauf folgt die Beschreibung des Geschäftsvorfalls, deren Schluß der in die sogen. Geldkolumne auszuwerfende Betrag bildet. Diese Bücher werden seitenweise geführt; blattweise, d. h. aus zwei einander gegenüberstehenden Seiten, wird das Kassabuch geführt. Die linke Seite, das Soll, nimmt alle Einnahmen, die rechte Seite, das Haben, alle Ausgaben in barem Geld auf. Am Schluß jeden Monats oder jeder Woche, in großen Bankgeschäften täglich, schließt man das Kassabuch dadurch ab, daß man die Differenz zwischen Haben und Soll (den Kassabestand) der Ausgleichung wegen in das Haben einstellt, um sie bei Eröffnung der neuen Rechnung wieder im Soll als Einnahme vorzutragen.
Oft werden Memorial und Kassabuch derart miteinander verbunden, daß in ersteres auch die Geldgeschäfte gebucht werden. Die Eintragung der Geschäftsvorfälle in die genannten Bücher erfolgt, sowie sie sich ereignen; von diesen werden dann diejenigen Posten, welche nicht durch Barzahlung reguliert worden sind, auf das Hauptbuch (Kontokorrentbuch) übertragen. In diesem Buch errichtet man jedem Geschäftsfreund auf zwei einander gegenüberstehenden Seiten eine Rechnung oder ein Konto, dessen linke Seite, Debet- oder Sollseite, die Schulden, dessen rechte Seite, Credit- oder Habenseite, das Guthaben des Geschäftsfreundes nachweist.
Das Eintragen auf die Debetseite nennt man debitieren oder belasten, das auf die Habenseite kreditieren, gutschreiben oder erkennen. Behufs der Errichtung eines solchen Kontos zieht man über beide Seiten einen wagerechten Strich (Kopflinie); etwas über denselben kommt links das Wort Soll (Debet; Sollen, Debent) zu stehen, dann folgen Name und Wohnort des Geschäftsfreundes, rechts das Wort Haben (Credit, Credunt). Beide Seiten eines Kontos tragen dieselbe Seitenzahl (dasselbe Folium). Unterhalb der Kopflinie werden Kolumnen für Monat und Tag der Einschreibung, für den Text des Postens sowie für den Geldbetrag und für das Folium des Buches errichtet, aus welchem der Übertrag erfolgt. Der Unterschied der Summen von Soll und Haben ist der Saldo der Rechnung, den der Geschäftsfreund schuldet, wenn das Soll, den er dagegen guthat, wenn das Haben größer ist.
Zu den Hilfs- oder Nebenbüchern der einfachen
Buchhaltung gehören zunächst die verschiedenen Skontri, d. h.
Bücher, welche zur Kontrolle des Eingangs und des Ausgangs der Waren, der Wechsel und der öffentlichen Kreditpapiere dienen (Warenskontro,
auch Lagerskontro oder Warenlagerbuch genannt, Wechselskontro, Effektenskontro);
ferner das Trattenbuch, zur Aufnahme der Wechselverbindlichkeiten (acceptierte Wechsel und eigne Wechsel);
das Verfallbuch (Skadenzbuch), zur Aufnahme andrer Zahlungsverpflichtungen;
das Speditionsbuch, welches den Eingang und den Ausgang der Speditionsgüter sowie die darauf haftenden Spesen nachweist;
das Kommissionsbuch oder Bestellungsbuch, zur Notierung aller empfangenen Aufträge;
das Kommissionswarenbuch oder Konsignationsbuch, zur Notierung derjenigen Waren, welche für fremde Rechnung eingehen oder für eigne Rechnung kommissionsweise ausgehen;
endlich die Hilfsbücher des Kassabuches: das Handlungsunkostenbuch, das Portobuch, das Warenspesenbuch, Bücher, deren Bestimmung aus ihrer Bezeichnung sich ergibt;
ferner das Sortenskontro, zur ¶
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Kontrolle der nicht zu den Landesmünzen gehörigen Geldsorten; das Kassanotizbuch, zur Eintragung provisorischer Einnahmen und Ausgaben bestimmt. - Der jeweilige Stand des Geschäfts wird durch Anfertigung des Inventariums (Inventur), d. h. dadurch ermittelt, daß man die einzelnen Bestandteile des Besitztums (Aktiva, Aktiven) und der vorhandenen Verpflichtungen (Passiva, Passiven) sowie deren Geldwerte feststeht. Als Kontrolle für die durch Zählen, Verwiegen etc. zu ermittelnden Vorräte an barem Geld, Waren etc. dienen das Kassabuch, die Skontri etc.; die Forderungen und die Schulden werden aus dem Hauptbuch nachgewiesen, soweit letztere jedoch aus laufenden Wechseln auf den Geschäftsinhaber bestehen, aus dem Trattenbuch.
Der Unterschied zwischen Aktiven und Passiven ist das reine Vermögen oder das reine Kapital des Geschäftsinhabers, welches unter Anrechnung der Zinsen, mit einer frühern Inventur verglichen, den erzielten Gewinn oder den erlittenen Verlust nachweist. Sind die Passiven größer als die Aktiven, so ist Zahlungsunfähigkeit (Insolvenz) vorhanden. Gewöhnlich wird eine solche Inventur wenigstens alljährlich einmal aufgestellt, wie dies auch die Gesetzgebung verlangt.
Nach Entscheidungen des Reichsgerichts sind größere Geschäfte zwar von der jährlichen Aufnahme des Inventars (Inventur) befreit und kann dies alle zwei Jahre einmal geschehen, allein die Bilanz des Vermögens muß alle Jahre einmal gezogen werden. Die Berechnung über Gewinn und Verlust erfolgt aus dem Kapitalkonto, welches entweder in dem Hauptbuch oder in einem geheimen Hauptbuch (Geheimbuch) errichtet wird. Dieses Konto nimmt bei Eröffnung des Geschäfts in sein Soll den Gesamtbetrag der Passiva, in sein Haben den Gesamtbetrag der Aktiva auf. Behufs der Ausgleichung des Kapitalkontos ist das aus dem Inventarium sich ergebende reine Kapital in das Soll des Kontos einzustellen, nachdem vorher der reine Gewinn in das Haben oder der etwanige reine Verlust in das Soll eingebracht worden ist. Nach so erfolgtem Abschluß des Kapitalkontos erfolgt der Vortrag des reinen Kapitals in das Haben unter dem auf den Tag des Bücherschlusses folgenden Tag.
Doppelte
Buchhaltung.
Die doppelte
Buchhaltung bucht jeden Geschäftsvorgang auf zwei verschiedene Konti, indem sie jedem Schuldner seinen Gläubiger und
umgekehrt ebenso jeder Ausgabe die für dieselbe erfolgte Einnahme gegenübersteht. Was dem einen Konto, welches etwas erhalten
hat, oder für welches eine Ausgabe gemacht worden ist, debütiert wird, das wird hierbei dem andern,
dem Gegenkonto, welches jenen Gegenstand abgeliefert oder eingebracht hat, kreditiert. Demgemäß wird nicht allein für
jede Person, welche mit dem Geschäft verkehrt, sondern auch für jeden Besitzteil, jeden Geschäftszweig, welcher Einnahmen
oder Ausgaben, Gewinn oder Verlust bewirkt, ein Konto eröffnet.
Man unterscheidet hiernach die persönlichen (personellen) oder Personenkonti, welche über die zwischen der Firma und ihren Geschäftsfreunden abgeschlossenen Geschäfte, und die unpersönlichen (impersonellen) oder Sachkonti, auch Hilfskonti oder tote Konti genannt, welche für Sachen errichtet werden. Zunächst wird für den Geschäftsinhaber das Kapitalkonto eröffnet, in welchem ihm das eingebrachte Handelsvermögen gutgeschrieben wird. Mit den entsprechenden Beträgen werden dagegen die Konti belastet, welche für die einzelnen Bestandteile der Aktiva errichtet werden, so das Kassakonto für das bare Geld, das Warenkonto für die Waren, das Wechselkonto für die Wechsel, das Effektenkonto für die öffentlichen Kreditpapiere, die Konti für etwa eingebrachte Forderungen an andre (Personenkonti), das Mobilien- und Immobilienkonto, das Fabrikationskonto etc. Als Debitor tritt dagegen das Kapitalkonto auf für die eingebrachten Passiva denjenigen Konti gegenüber, welche den einzelnen Bestandteilen des Passivums errichtet werden.
Dies sind wiederum Personenkonti für die eingebrachten Gläubiger und, soweit laufende Tratten auf den Geschäftsinhaber oder
von ihm ausgestellte eigne Wechsel zu den Passiven gehören, das sogen. Acceptationskonto. Diese Konti
werden auf dem Hauptbuch eröffnet, dessen formale Einrichtung der des Hauptbuches der einfachen
Buchhaltung gleich ist. Im Lauf des
Geschäftsbetriebs wird nun jeder Geschäftsvorfall dem oben ausgesprochenen Grundsatz gemäß behandelt;
demnach ist z. B. für einen Wareneinkauf auf Zeit Debitor das Warenkonto, Kreditor der Verkäufer;
für einen Wareneinkauf gegen bar Debitor das Warenkonto, Kreditor das Kassakonto;
für eine auf den Geschäftsinhaber ausgestellte (und von diesem genehmigte) Tratte Debitor der Aussteller, Kreditor das Acceptationskonto;
wird eine solche Tratte eingelöst, so ist das Kassakonto, weil es das Geld liefert, der Kreditor, das Acceptationskonto, zu dessen Lasten die Zahlung erfolgt, der Debitor etc. Einige Konti weisen nur Gewinn oder Verlust nach, wie das Interessenkonto, das Haushaltungskonto, das Handlungsunkostenkonto;
andre saldieren sich rein durch Bilanz, geben weder Gewinn noch Verlust, wie das Kassakonto, das Kreditoren- und Debitorenkonto;
wieder andre saldieren sich nicht allein durch Bilanz, sondern ergeben auch Gewinn, wie das Warenkonto,
Effektenkonto, Wechselkonto etc. Wie die einfache
Buchhaltung, so hat auch die doppelte
ein Memorial, in welchem bei jedem Posten sowohl der Schuldner als auch der Gläubiger angegeben werden, ein Kassabuch, in welchem
auf der Sollseite bei jedem Posten das Konto angegeben wird, dem die betreffende Summe gutzuschreiben, auf der Habenseite
das Konto, das mit ihr zu belasten ist.
Aus diesen Büchern erfolgt am Schluß des Monats der Übertrag auf das Hauptbuch entweder
direkt oder durch Vermittelung eines lediglich dazu bestimmten Buches, das den Namen Journal führt. In demselben werden, indem
jedem Debitor die entsprechenden Kreditoren und umgekehrt gegenüberzustehen kommen, die in den Vorbüchern
zerstreuten Posten systematisch zusammengestellt, wodurch der Übertrag in das Hauptbuch vereinfacht wird. Da nun das Hauptbuch
mit seinen für den Zweck, nach der monatlichen Übertragung den Saldo jedes Kontos nachzuweisen, gemachten summarischen Eintragungen
eine fortlaufende Übersicht der Rechnungsverhältnisse mit den Geschäftsfreunden nicht gestattet, so verschafft man sich
diese durch Führung des Kontokorrentbuchs, in welchem jeder Geschäftsfreund ein Konto erhält, und in das die Posten wie im
Hauptbuch der einfachen
Buchhaltung eingetragen werden. Im Warengeschäft wird das vorzüglich im Wechselgeschäft
übliche Kontokorrentbuch auch wohl durch ein Debitorenbuch und Kreditorenbuch ersetzt. Der gesamte Inhalt des Kontokorrentbuchs
wird im Generalkonto, dem Kontokorrentkonto, dargestellt, dessen Saldo beim Abschluß genau mit dem Unterschied
zwischen den Debet- und Creditsaldos des Kontokorrentbuchs hiernach übereinstimmen muß. Da jeder Betrag gleichzeitig einem
Konto zur Last und einem andern
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