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Au printemps, les propriétaires par étages reçoivent une grosse enveloppe contenant l'invitation à l'assemblée ordinaire et tous les documents s'y rapportant. Chacun d'entre eux est censé contrôler ces documents, dans son propre intérêt. Pourtant, beaucoup n'ont ni le temps, ni les connaissances nécessaires pour le faire. C'est pourquoi les communautés de copropriétaires ont tout intérêt à engager un réviseur indépendant.
(rh) Une fois par an, l'administrateur de la communauté de copropriétaires convoque l'assemblée ordinaire – généralement, au printemps. Cette assemblée entérine le budget de l'année en cours, les comptes de l’exercice écoulé et la répartition des frais généraux. Pour que les propriétaires par étages puissent s'y préparer, l'administrateur joint à l'invitation l'ordre du jour et tous les documents importants s'y rapportant, notamment au moins le budget, les comptes annuels, la répartition des coûts et le décompte des acomptes versés.
Chaque copropriétaire est censé contrôler les documents reçus avant l'assemblée. Certes, la législation ne soumet pas les comptes annuels des communautés de propriétaires par étages à l'obligation de révision. Malgré tout, il est utile de confier le contrôle de la gestion et des comptes annuels à un réviseur, qui soit indépendant de la gérance. L'administrateur doit remettre au réviseur tous les documents dont il a besoin pour contrôler si les comptes annuels, y compris le bilan et le budget, ont été établis correctement et exhaustivement. Les reçus, extraits de comptes, données de base et contrats en font aussi partie.
Une révision prend du temps. Le réviseur contrôle entre autres si l'administrateur
À la suite de l'audit, le réviseur informe la gérance des irrégularités constatées et soumet des propositions d'améliorations concrètes. Au cours de l'assemblée des copropriétaires, il rend compte du résultat de son travail et demande l'approbation ou le refus des comptes annuels. Au cas où le réviseur ne peut pas assister à l'assemblée, il est fait lecture de son rapport écrit et de sa demande. Ensuite, les comptes annuels sont soumis au vote des propriétaires par étages, qui déchargent l'administrateur.
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