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Les aspects positifs
D'abord, il évoque les aspects positifs: les points forts professionnels, les domaines où les prestations ont été excellentes, les aspects de conduite positifs. Bien que cela paraisse difficile, quand on est mécontent d'une collaboratrice qui dispose d'aptitudes professionnelles insuffisantes ou d'un collaborateur avec un caractère difficile, chaque individu présente également des caractéristiques positives hormis une prestation modeste et des incapacités. Il est important dans ce contexte de se limiter systématiquement à énoncer les aspects véritables et essentiels, et non les banalités et les évidences («a toujours été honnête et à l'heure»).
Les points négatifs
Les points négatifs à mentionner seront ensuite abordés clairement, mais dans un langage modéré. Veuillez prendre en considération le fait que seuls les points négatifs typiques et prononcés doivent être évoqués dans un certificat de travail. Les incidents isolés ne sont pas signifiants, dans la mesure où il ne s'agit pas d'aspects relevant du droit pénal. Les points négatifs peuvent être relativisés en employant des formules appropriées afin de modérer l'impact négatif de l'affirmation, par exemple en employant consciemment des mots explétifs que l'on cherche consciemment à éviter pour la rédaction d'autres textes;
- encore, pas encore, pas toujours, pas entièrement, parfois, de temps à autre, fréquemment, occasionnellement, peut-être, en gros;
- nous aurions souhaité;
- dans la constellation d'équipe actuelle, en raison des exigences de performance accrues, les exigences exceptionnellement élevées.
En conclusion, il est judicieux de démontrer une possibilité de résolution de la situation négative. Il convient de décrire les démarches aptes à surmonter les points faibles. La technique de l'articulation donne un aspect constructif à la critique de la conduite décrite en proposant des solutions.
Le meilleur procédé est de relativiser les affirmations et explications. Relativiser vient de relation. Relation signifie rapport. Il s'agit donc d'évoquer un rapport supplémentaire afin d'amoindrir l'impact d'une affirmation (trop vive). Les mots explétifs mal vus par les professeurs de langue tels que «encore, pas encore, pas toujours, pas entièrement, parfois, de temps à autre, fréquemment, occasionnellement, peut-être, en gros» ou encore «en général» reçoivent une dimension totalement nouvelle dans le cadre de la technique d'articulation langagière.
Exemple 1
Délimiter les faiblesses et accentuer les points forts
(+) Madame R. dispose d'excellentes connaissances professionnelles. Elle a notamment réussi à présenter des relations complexes d'une façon claire et compréhensible dans les courriers et textes qu’elle a rédigés, et à trouver, même dans des situations difficiles, le ton approprié dans ses rapports écrits. Les produits de son travail ont été d'une haute qualité et d'une valeur appréciable pour l'entreprise.
(–) Le poste de Madame R. exige de plus des capacités spéciales en matière de calcul des frais. A ce sujet, il s'est avéré que Madame R. n'a pas toujours été à la hauteur de ces exigences, ce qui a parfois donné lieu à des difficultés.
(+)Madame R. pourra avec certitude fournir une prestation entièrement satisfaisante en occupant un poste qui correspond encore mieux à sa remarquable compétence en matière de formulation de textes. Nous tenons à souligner le fait que nous avons abordé d'une manière très constructive et ouverte cette question avec Madame R.
Commentaire
Les points faibles de Madame R. sont clairement délimités et ses points forts sont soulignés. Tout futur employeur peut déduire de ce certificat qu'il ne peut pas mandater Madame R. pour effectuer des calculs. Par conséquent, il est indiqué pour Madame R. de se concentrer sur les postes auxquels elle réussira à fournir de bonnes prestations. Ces affirmations aideront davantage Madame R. et son futur employeur qu’une affirmation codée: «Nous sommes très satisfaits de ses prestations».
Exemple 2
Démontrer les difficultés dans la collaboration
(+) Madame S. s'est rapidement familiarisée avec ses responsabilités et missions complexes, et a acquis en peu de temps d'excellentes compétences.
(–) La coopération étroite entre la gestionnaire de projets et l'équipe de vente nécessitait d'une part une bonne aptitude à s'imposer, et, d'autre part, de la compréhension pour les intérêts de l'équipe. La concrétisation de ces exigences n'a pas toujours réussie de manière optimale, ce qui a malheureusement abouti à compliquer la collaboration avec l'équipe de vente au bout d'un certain temps, et finalement en la résiliation du rapport de travail.
(+) Nous partons du principe que les capacités de Madame S. pourront mieux s'épanouir dans un autre environnement où l'accomplissement des prestations dépend moins d'une coopération étroite, et ce, notamment parce que les stratégies et les solutions de communication ont toujours convaincu et les clients et les supérieurs, et que Madame S. a fourni un très bon travail.
Commentaire
Les difficultés de collaboration sont clairement évoquées en tant que motif de résiliation. En même temps, les capacités de la personne sont soulignées en évoquant les conditions de l'environnement de travail nécessaires à la mise en œuvre de celles-ci.
Exemple 3
Sous-qualification professionnelle
(+) Dans notre entreprise, Monsieur Z. a fait preuve d'un engagement et d'une serviabilité exceptionnels.
(–) Nous aurions souhaité que Monsieur Z. dispose également des compétences lui permettant de réaliser des processus comptables complexes. A ce sujet, il s'est avéré qu'il n'avait pas de formation de comptable. Nous avions certes omis d'évaluer de façon correcte les compétences professionnelles requises. En raison de ces estimations erronées des deux parties, les prestations attendues n'ont pas toujours été fournies.
(+) En revanche, Monsieur Z. a fait la preuve de ses qualités en matière de gestion des débiteurs et créditeurs. Nous tenons particulièrement à souligner sa fiabilité et sa précision, ainsi que son contact professionnel avec les clients retardataires.
Commentaire
Dans cet exemple, l'aspect négatif, à savoir, la défaillance professionnelle, est également relativisé, et est qualifié d'estimation erronée quant à l'occupation de ce poste, la coresponsabilité de l'employeur n'étant pas dissimulée. Les compétences professionnelles de Monsieur Z. sont clairement soulignées, ce qui permet à ses futurs employeurs de l'évaluer correctement.
Exemple 4
Manque de connaissances linguistiques
(+) Monsieur Y. dispose d’excellentes capacités dans les domaines du marketing et de la présentation des produits. Grâce à ses compétences, il a réussi à acquérir un nombre important de nouveaux clients en Allemagne.
(–) Nous aurions souhaité que M. Y, dans sa fonction de représentant pharmaceutique international, soit en mesure de mieux négocier avec notre clientèle internationale, majoritairement anglophone.
(+) Les mesures de formation linguistique continue que nous lui avons recommandées et qu'il a déjà entamées contribueront à notre avis au succès de sa réorientation vers un nouveau domaine d'activités.
Commentaire
Le certificat aborde clairement les manques de Monsieur Y. S’il souhaite continuer à exercer ses activités au niveau international, il devra faire un grand effort en ce qui concerne ses connaissances de la langue anglaise. Les premiers pas ont été faits dans ce sens.
Article tiré du Business Book "La rédaction éprouvée des certificats de travail"