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Sì. Il datore di lavoro può, ad esempio, emanare una disposizione che impone ai lavoratori l'impiego esclusivo del telefono e dell'e-mail per motivi professionali. Limitare la navigazione in Internet per scopi privati è possibile bloccando i siti indesiderati (indici di borsa, siti erotici ecc.) o stabilendo un periodo di tempo in cui la navigazione privata sia consentita (p. es. durante le pause o a partire dalle ore 18.00).
- In quale modo il datore di lavoro può impedire, compatibilmente con i principi della protezione dei dati, che i suoi collaboratori abusino dei mezzi di comunicazione e d'informazione?
- Che cosa si intende per abuso?
- È meglio permettere e controllare l'utilizzazione privata dei mezzi d'informazione e comunicazione, o vietarla e proporre alternative?
Il datore di lavoro può limitare o vietare del tutto l'impiego privato di mezzi di comunicazione e d'informazione (PC, telefono)?
In quale modo il datore di lavoro può impedire, compatibilmente con i principi della protezione dei dati, che i suoi collaboratori abusino dei mezzi di comunicazione e d'informazione?
Principalmente mediante misure tecniche di protezione. La sicurezza tecnica assoluta non esiste, ma provvedimenti tecnici di protezione possono ridurre i rischi di abusi nell'impiego di Internet e della posta elettronica.
L'adozione di tali misure di protezione permette al datore di lavoro di neutralizzare precocemente eventuali pericoli per la sicurezza e la funzionalità del sistema elettronico. L'effetto preventivo di queste misure sostituisce ampiamente l'impiego di sistemi repressivi quali la sorveglianza. Tra le misure tecniche di protezione più importanti si annoverano le password e l'accesso protetto, i programmi antivirus e le limitazioni della memoria, i backup e le firewall. Inoltre, i programmi di navigazione e di posta elettronica devono essere installati secondo le tecniche più recenti, configurati in base a standard di sicurezza e aggiornati periodicamente.
Che cosa si intende per abuso?
Se l'impiego dei mezzi di comunicazione e d'informazione è per principio vietato, ogni navigazione privata in Internet, ogni e-mail e ogni conversazione telefonica privati costituiscono un abuso. Il datore di lavoro stesso deve decidere se sia opportuno estendere a tal punto il concetto di "abuso". Occorre rilevare, a questo proposito, che un intervento troppo repressivo può determinare un clima di insicurezza, intimidazione e diffidenza reciproca che, a sua volta, può ripercuotersi negativamente sulla motivazione e sulla disponibilità dei lavoratori. Oggi è perciò consuetudine concedere, in linea di massima, l'utilizzazione privata dei mezzi di comunicazione e d'informazione, anche se, talvolta, in misura limitata. Prescindendo dalla politica perseguita in questo contesto dal datore di lavoro, è importante che quest'ultimo agisca con trasparenza affinché i lavoratori sappiano se e in quale misura possono utilizzare detti mezzi. Nel caso di divieto perentorio, è certamente opportuno mettere a disposizione dei dipendenti uno o più PC per l'utilizzo privato (p. es. per la gestione della posta elettronica) al di fuori dell'orario di lavoro (nelle pause o nel dopolavoro).
Anche se l'utilizzazione privata di Internet e dell'e-mail è per principio vietata, il datore di lavoro non detiene diritti di sorveglianza illimitati. La sorveglianza sistematica del comportamento di un collaboratore è in ogni caso vietata, come lo è pure la consultazione di e-mail contrassegnati come privati o riconoscibili come tali. Sono permessi controlli puntuali, se previsti da un regolamento di sorveglianza ed eseguiti in un primo tempo in forma anonima. Tale regolamento deve essere accessibile a tutti i collaboratori.
L'abuso può essere inteso anche in senso più stretto, quando, ad esempio, l'utilizzazione privata del PC, ammessa in linea di massima, ha raggiunto proporzioni tali da compromettere notevolmente le prestazioni lavorative del dipendente. In tal caso, un colloquio di chiarimento con l'interessato e la minaccia di sanzioni adeguate in caso di reiterazione sono molto più incisive di una sorveglianza che, peraltro, non risolve affatto il problema. Nel caso di sospetto di attività suscettibili di danneggiare l'azienda o altre attività illegali possono rivelarsi opportuni accertamenti segreti. Tuttavia, questi ultimi non spettano al datore di lavoro, poiché in presenza di eventi penalmente rilevanti occorre sollecitare l'intervento dell'autorità inquirente, e questo prima di adottare eventuali misure di sorveglianza. Ovviamente, il datore di lavoro deve mettere al sicuro le prove del reato.
È meglio permettere e controllare l'utilizzazione privata dei mezzi d'informazione e comunicazione, o vietarla e proporre alternative?
Spetta al datore di lavoro decidere come procedere. Secondo il Codice delle obbligazioni (art. 321d), il datore di lavoro può stabilire direttive generali sul comportamento del collaboratore. Attualmente, la maggior parte delle imprese concede di regola un'utilizzazione privata limitata dei mezzi d'informazione e comunicazione. È tuttavia importante che eventuali limitazioni o divieti siano comunicati in maniera trasparente ai lavoratori (di preferenza mediante una direttiva scritta).
Il datore di lavoro può controllare se i suoi dipendenti utilizzano il Internet e l'e-mail per scopi privati?
Controlli anonimizzati o pseudonimizzati sono ammessi se previsti, ad esempio, nel regolamento di sorveglianza. Se è stato constatato un abuso, il datore di lavoro può procedere anche a controlli individuali.
Questi ultimi sono comunque consentiti, in primo luogo solo se esiste un regolamento scritto di sorveglianza che rende attento il collaboratore sulla possibilità di controlli individuali e, in secondo luogo, solo se, in occasione di controlli anonimi o sotto pseudonimo, è stato constatato un abuso o vi è sospetto di abuso. Prima di procedere a tale controllo individuale, si raccomanda inoltre di emettere un avvertimento. È dato abuso quando il lavoratore non rispetta le disposizioni del regolamento di utilizzazione dei mezzi d'informazione, quando viola l'obbligo di fedeltà verso il datore di lavoro o il principio della proporzionalità.
Quale documentazione dev'essere allestita dal datore di lavoro per sensibilizzare i propri collaboratori su un impiego corretto dei mezzi d'informazione e comunicazione?
Si raccomanda una direttiva scritta accessibile a tutti i lavoratori. Un simile regolamento di utilizzazione genera trasparenza e certezza del diritto nei rapporti tra datore di lavoro e dipendenti. Utile è anche un regolamento che disciplini la sorveglianza e definisca le modalità di controllo del rispetto delle disposizioni di utilizzazione.
Inoltre, i dipendenti possono essere sensibilizzati sull'utilizzo di Internet per mezzo della nostra Guida sulla sorveglianza dell'utilizzazione di Internet.
Il datore di lavoro può controllare se e in quale misura i suoi dipendenti usano il telefono per conversazioni private?
Il contenuto delle conversazioni telefoniche può essere registrato soltanto per motivi legati al controllo del rendimento o per motivi di sicurezza; e anche in questi casi solo se la persona, la cui conversazione è registrata, è consenziente ed è stata messa a conoscenza del provvedimento tempestivamente e senza equivoci (p. es. mediante un segnale ottico o acustico). Un divieto di conversazioni private deve essere attuato mediante mezzi diversi dalla sorveglianza delle conversazioni stesse (p. es. chiamate esterne trasmesse da un centralino o rese possibili soltanto da determinati apparecchi).
I dati marginali di conversazioni telefoniche private appartengono alla sfera privata e non devono per principio essere rilevati. In presenza di prove concrete di utilizzazione abusiva del telefono per scopi privati (il sospetto può essere insinuato da costi telefonici inusitati indotti da un collaboratore o la constatazione reiterata dell'abuso sul posto), il collaboratore interessato deve essere informato degli abusi riscontrati sottolineando che potranno essere effettuate registrazioni e analisi occasionali di tutti i dati marginali. Al lavoratore deve essere concessa l'opportunità di motivare il proprio operato, mentre il datore di lavoro è tenuto alla massima riservatezza nel trattamento dei dati marginali rilevati.
In linea di principio, la registrazione di dati telefonici non deve essere strumentalizzata per controllare il comportamento del collaboratore
Per quanto tempo il datore di lavoro può conservare i protocolli relativi all'utilizzazione di Internet da parte del collaboratore?
La durata del periodo di conservazione dei protocolli relativi all'utilizzo di Internet è direttamente connessa allo scopo dell'utilizzazione stessa. Il datore di lavoro non ha un obbligo legale specifico di conservazione dei protocolli. Nell'ambito di procedimenti sanzionari o azioni penali essi devono essere conservati fino al loro termine. Di regola, i protocolli vengono distrutti dopo quattro settimane.