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In Anwendung von Artikel 716b des Obligationenrechts (OR) kann sich der Verwaltungsrat ein Organisationsreglement geben, in dem nicht nur seine Organisation, sondern auch die Übertragung der Geschäftsführung an ein oder mehrere Mitglieder oder sogar an Dritte geregelt werden kann. Die Zeit der Pandemie hat gezeigt, dass ein solches Reglement auch für kleine Gesellschaften kein Luxus ist.
Nach Artikel 716a OR obliegt es allein dem Verwaltungsrat, die Oberleitung auszuüben, die erforderlichen Weisungen zu erteilen und die Organisation der Unternehmensführung festzulegen. Dabei handelt es sich um unveräußerliche und nicht übertragbare Befugnisse gegenüber anderen Organen der Gesellschaft wie der Generalversammlung oder Dritten, selbst wenn diese vom Verwaltungsrat ernannt werden. Die Leitung und Führung der Aktiengesellschaft obliegt daher dem Verwaltungsrat.
Der Verwaltungsrat handelt kollektiv als Organ der Gesellschaft. Wie in Art. 716b Abs. 3 OR festgelegt, „Soweit die Geschäftsführung nicht übertragen worden ist, steht sie allen Mitgliedern des Verwaltungsrates gesamthaft zu». Abgesehen von diesem Hinweis legt das Gesetz jedoch nicht fest, wie der Verwaltungsrat diese Befugnis ausüben soll. Es beschränkt sich darauf, sie ihm zuzuweisen.
Obwohl es sich hierbei nicht um notwendige Bestimmungen im Sinne des Gesetzes handelt, muss die Satzung also festlegen, wie die Sitzungen des Verwaltungsrats einberufen werden, wie oft sie stattfinden, wie sie abgehalten werden können und wie sie in den Akten der Gesellschaft festgehalten werden. In diesem Zusammenhang sei daran erinnert, dass sich die Verwaltungsratsmitglieder bei den Sitzungen des Verwaltungsrats nicht vertreten lassen dürfen. Sie sind an eine Sorgfalts- und Treuepflicht gebunden und müssen an den Sitzungen teilnehmen.
Das Gesetz erlaubt es dem Verwaltungsrat jedoch, die Geschäftsführung an ein oder mehrere Verwaltungsratsmitglieder oder an Dritte zu delegieren, wenn diese Delegation ausdrücklich in der Satzung der Gesellschaft vorgesehen ist. Es handelt sich also um eine Delegation, die es weitgehend ermöglichen wird, den Verwaltungsrat von der Verantwortung zu befreien, die er innerhalb des durch das Organisationsreglement festgelegten Rahmens übernommen hat.
Das Organisationsreglement wird vom Verwaltungsrat selbst erlassen und kann mit einer einfachen Mehrheit seiner Mitglieder angenommen werden, sofern die Satzung diesbezüglich keine besonderen Bestimmungen enthält. Er muss es nicht von den Aktionären in einer Generalversammlung genehmigen lassen, da ihm die Kompetenz zum Erlass des Organisationsreglements durch eine Bestimmung in der Satzung der Gesellschaft übertragen wurde.
Das Reglement muss in schriftlicher Form erstellt werden. Artikel 716b Abs. 2 OR legt in allgemeiner Form fest, was ein solches Reglement enthalten kann: (i) es legt die Art und Weise der Geschäftsführung fest, (ii) bestimmt die erforderlichen Stellen, (iii) legt deren Aufgaben fest und (iv) regelt insbesondere die Berichtspflicht.
In der Praxis wird das Reglement nach dem Vorbild des von economiesuisse herausgegebenen Swiss Code of Best Practice for Corporate Governance (vgl. https://www.economiesuisse.ch/de/publikationen/swiss-code-best-practice-corporate-governance) folgende Abschnitte enthalten:
Das neue Aktienrecht, insbesondere die neue Fassung von Artikel 716b OR, ändert nichts an den soeben erwähnten Grundsätzen. Diese müssen jedoch ständig modernisiert werden. Die Pandemie hat gezeigt, wie anfällig die klassischen Systeme für die Verwaltung und das Funktionieren der Organe der Aktiengesellschaft sind. Die Gesellschaften müssen sich heute mit ausgeklügelten Instrumenten ausstatten, um ihre Management- und Führungsfähigkeit unter allen Umständen zu bewahren. Der bloße Rückgriff auf das Gesetz reicht nicht aus. Die bloße Möglichkeit der Geschäftsführung in Anwesenheit und in schriftlicher Form ist den Anforderungen der modernen Unternehmensführung nicht angemessen. Die Ausarbeitung eines modernen Organisationsreglements, das die Lehren aus der Pandemie und der technischen Entwicklung, insbesondere der Digitalisierung des Handels, berücksichtigt, ist unerlässlich und gehört zu den Pflichten, die allein dem Verwaltungsrat obliegen, und zwar unabhängig von der Größe der Aktiengesellschaft.
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