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Nach Art. 201 OR ist die Wareneingangskontrolle folgendermassen geregelt: Der Käufer soll, sobald es nach dem üblichen Geschäftsgange möglich ist, die Beschaffenheit der empfangenen Sache prüfen. Damit kann der Käufer auch Fachleute beauftragen. Dann gilt das Urteil nach dem Fachwissen als massgebend. Falls sich Mängel ergeben, für die der Verkäufer Gewähr zu leisten hat, muss der Käufer diesem sofort Anzeige machen.
Versäumt der Käufer das, so gilt die gekaufte Sache als genehmigt, soweit es sich nicht um Mängel handelt, die bei der übungsgemässen Untersuchung nicht erkennbar waren. Ergeben sich später solche Mängel, so muss die Anzeige sofort nach der Entdeckung erfolgen. Anderenfalls gilt die Sache trotz dieser Mängel als akzeptiert.
Der Käufer verliert seine Gewährleistungsrechte nur, wenn er die Anzeige des Mangels unterlässt. Erfährt der Käufer auf andere Weise vom Mangel als durch eine Warenkontrolle bei Eingang der Ware, z.B. weil eine Maschine nicht funktioniert, kann er trotzdem den Mangel dem Verkäufer anzeigen und die Gewährleistung beanspruchen.
Die Klagen auf Gewährleistung wegen Mängel der Sache verjähren zwei Jahre nach deren Ablieferung an den Käufer. Das gilt auch dann, wenn dieser die Mängel erst später entdeckt, ausser wenn der Verkäufer eine Haftung auf längere Zeit übernommen hat (Art. 210 OR). Der Käufer sollte die Mängel so genau wie möglich beschreiben. Es genügt beispielsweise nicht, dass man einfach die Ware zurückschickt oder dem Verkäufer mitteilt, die Ware entspreche dem Muster nicht. Man sollte also formulieren, was konkret an der gelieferten Ware nicht in Ordnung ist und wie sich das auswirkt.
Folgerichtig gilt die Ware auch als genehmigt, wenn sie trotz der Mängel weiterverkauft wird, weil das möglicherweise für den Einkäufer günstiger ist als eine Mängelrüge. Wer Ware mit Mängeln weiterverkauft, muss natürlich die Käufer auf die Mängel aufmerksam machen.
Unter einer rechtzeitigen Anzeige versteht man die Mitteilung an den Käufer, sobald die Ware geprüft ist. Für die Warenkontrolle gibt es handelsübliche Fristen, die je nach Branche unterschiedlich sind. Diese Fristen kann man vertraglich verlängern. Dabei muss man aber klarstellen, dass es sich um die Frist zur Prüfung und nicht um die Verjährungsfrist für die Mängelrüge nach Art. 210 OR handelt. Bietet der Käufer eine längere Garantie an, muss er das extra im Vertrag erwähnen. Auf jeden Fall sollte man Mängel innerhalb zweier Jahre beanstanden, bzw. während der vertraglich vereinbarten Verjährungsfrist. Bei absichtlicher Täuschung des Käufers durch den Verkäufer wird die Gewährleistung wegen versäumter Anzeige nicht eingeschränkt (Art. 203 OR).
Wichtig: Die Wareneingangskontrolle nach Art. 201 OR ist rechtlich keine Pflicht des Käufers, sondern nur eine Obliegenheit. Es besteht für den Verkäufer kein Rechtsanspruch, dass der Käufer die Ware prüft und erst recht kann er das nicht mit einer Klage durchsetzen. Der Käufer muss die Vorschrift von Art. 201 OR nicht beachten, wobei er allerdings Nachteile in Kauf nimmt. Das Gesetz geht davon aus, dass der Käufer in seinem Interesse diese Obliegenheit erfüllt, um wenn nötig die Gewährleistungsrechte von Art. 205 und 206 OR geltend zu machen, d.h. Wandelung, Minderung oder Lieferung neuer Gattungswaren. Die Mängelrüge selber muss noch keine Entscheidung enthalten, welche Möglichkeiten der Käufer wählt. Die Mängelrüge gilt nach Rechtslehre nicht als Rechtsgeschäft, sondern als rechtsgeschäftsähnliche Handlung. Sie hat nicht als solche eine rechtliche Wirkung. Sie bereitet erst die Möglichkeit vor, die Gewährleistungsrechte in Anspruch zu nehmen.
Prüfung zugesicherter Eigenschaften
Bei der Warenkontrolle ist zu überprüfen, ob die gekauften Gegenstände die vorausgesetzten und die vom Verkäufer zugesicherten Eigenschaften haben. Dies fordert der Bundesgerichtsentscheid BGE 81 II 56. Dabei machte der Kläger geltend, dass Art. 201 OR nur für Mängel gilt, die nicht zugesicherte Eigenschaften betreffen. Das Fehlen einer zugesicherten Eigenschaft könne vielmehr jederzeit während der ganzen Dauer der ordentlichen Verjährungsfrist geltend gemacht werden. Das verneinte das Bundesgericht mit folgender Begründung. Der Wortlaut von Art. 201 OR bietet keinen Anhaltspunkt dafür, dass diese Vorschrift die Gewährleistung für das Fehlen einer zugesicherten Eigenschaft und daraus folgende Mängel nicht erfasst. Art. 201 bestimmt allgemein und ohne Einschränkung, dass der Käufer die empfangene Sache zu prüfen hat und alle Mängel anzeigen muss, für die der Verkäufer gewährleistungspflichtig ist. Diese Bestimmung bezieht sich auf die Formulierung über die Gewährleistung in Art. 197 OR: Der Verkäufer haftet dem Käufer für die zugesicherten Eigenschaften und zusätzlich dafür, dass die Sache nicht körperliche oder rechtliche Mängel hat, die ihren Wert oder ihre Tauglichkeit zu dem vorausgesetzten Gebrauche aufheben oder erheblich mindern. Der Verkäufer haftet auch dann, wenn er die Mängel nicht gekannt hat. Fazit: Der Käufer muss also alle Mängel innerhalb zweier Jahre nach dem Kauf melden.
Vereinbarung der Warenkontrolle durch den Verkäufer
In vielen Fällen ist der Verkäufer verpflichtet, Qualitätsnormen für seine Waren einzuhalten und diese vor dem Verkauf gründlich zu überprüfen. Deswegen ist es nicht sinnvoll, wenn nachher der Käufer auch noch eine Kontrolle nach Art. 201 OR vornehmen muss, die zeitraubend und kostspielig sein kann. Eine vertragliche Regelung ist dann aber unerlässlich. Es gibt im OR allerdings keine Vorschriften, wie eine solche aussehen muss. Eine Warenkontrolle durch den Verkäufer ist auch für ihn selber von Vorteil, weil er nicht damit rechnen kann, dass Mängel seiner Ware unbedingt gemeldet werden. Die Vorschrift von Art. 201 OR ist nur eine Obliegenheit und muss vom Verkäufer nicht beachtet werden. Es kann beispielsweise vorkommen, dass ein Verkäufer eine Serie Waren mit einem Mangel produziert oder weiterverkauft. Wenn einer oder mehrere Käufer den Mangel nicht sofort melden oder dieser verborgen ist, wird also die mangelhafte Ware solange weiterverkauft bis eine Reklamation eintrifft. Darauf kann sich ein grosser Schaden und Imageverlust ergeben, wenn weitere Mängelrügen erst später kommen oder am Ende gar ein Rückruf nötig wird.
Das Gewährleistungsrecht lässt sich vertraglich abändern. Daraus ziehen die Juristen den Schluss, dass man auch die Obliegenheit nach Art. 201 OR vertraglich erweitern, abändern, beschränken oder sogar aufheben kann. Im kaufmännischen Bereich gibt es in der Praxis verschiedene Regelungen, z.B. gemeinsame Prüfung, Beizug sachverständiger Dritter, Probelauf. Im Rahmen von Garantievereinbarungen wird häufig auf die Obliegenheit des Käufers zur Prüfung verzichtet. Es wird von Juristen sogar die Meinung vertreten, dass die vertragliche Vereinbarung einer Garantiefrist oder einer Gewährleistung einen Verzicht auf die sofortige Mängelrüge impliziert und Mängelrüge bis zum Fristablauf erlaubt. Es gehört zum juristisch-technischen Verständnis des Begriffs der Frist, dass befristete Vereinbarungen bis zu deren Ende gelten. Es ist aber doch zu empfehlen, den Verzicht auf sofortige Mängelrüge deutlich zu formulieren. Wichtig: In anderen Ländern werden strenge Anforderungen gestellt, wenn man den Warenkontrollpflicht auf den Verkäufer überträgt, z.B. in Deutschland. Diese Anforderungen zu beachten kann in einem Vertrag nach schweizerischem Recht nützlich sein.