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7 Tricks für ein erfolgreiches Projektmanagement
Projektmanagement ist mehr als nur Termin-, Budget- und Qualitätskontrolle. Beachte die folgenden sieben Tipps, damit du deine Projektressourcen in Resultate verwandelst.
1. Verstehe, was Projektmanagement eigentlich ist
Wer sich einmal die Zeit nimmt und dieses Wort genau studiert, der merkt, dass es sich aus zwei Wörtern zusammensetzt. Dabei beschreibt das erste Wort den Kontext und das zweite worum es geht. Es geht um Management im Kontext von Projekten. Management, das ist der Beruf der Wirksamkeit. Es ist der Beruf, der Ressourcen in Resultate transformiert und Nutzen stiftet (Malik). Und genau das im Kontext von Projekten zu tun, ist die Aufgabe von Projektmanagerinnen und -managern.
2. Unterscheide Projekterfolg und Projektmanagementerfolg
Ein Projekt kann scheitern und trotzdem erfolgreich gemanagt sein. Wenn beispielsweise ein Projekt nach der Konzept-Phase abgebrochen wird, weil die Wirtschaftlichkeit nicht mehr gegeben ist, ist dieses Projekt erfolgreich gemanagt. Dies, weil der grösste Nutzen für das Unternehmen durch den Projektabbruch entsteht. Würde der Projektmanager ein solches Projekt weitertreiben, ist nicht nur das Projekt, sondern auch das Projektmanagement gescheitert. Beim Projektmanagementerfolg geht es also immer darum, den unter den aktuellen Umständen grössten Nutzen für das Unternehmen zu erwirken.
3. Du musst die Erfolgskriterien kennen
Erfolg bedeutet grundsätzlich für jeden etwas Anderes. Viele sind aber der Meinung, dass sich der Erfolg von Projektmanagement in der Einhaltung der Termine, des Budgets und in der Lieferung der Ergebnisse in der vereinbarten Qualität zeigt. Ich bin überzeugt, dass dieses Paradigma von Projektmanagementerfolg nicht ausreichend ist. Ich mache ein Beispiel: Nehmen wir an, du leitest ein Projekt. Du hast ein Jahr Zeit und eine Million Schweizerfranken Budget. Nehmen wir an, du lieferst innerhalb der geforderten Zeit und innerhalb des Budgets Ergebnisse in guter Qualität. Die Ergebnisse bringen dem Unternehmen aber keinen Mehrwert. Was hast du letztlich erreicht? Du hast eine Million Schweizerfranken verbraucht. Nehmen wir an, du würdest dasselbe Projekt nach 14 Monaten abschliessen und benötigst CHF 1,3 Millionen, generierst dem Unternehmen dank den Ergebnissen aber jährlich wiederkehrend einen Gewinn von CHF 1,5 Millionen. Hast du jetzt schlechtes Projektmanagement gemacht?
Zeit, Geld und Qualität sind Rahmenbedingungen und per se keine Erfolgskriterien
Die Termine, das Budget und die Qualität sind Rahmenbedingungen, die grundsätzlich einzuhalten, aber meistens auch verhandelbar sind. Nicht verhandelbar sind Rahmenbedingungen hingegen dann, wenn der Nutzen des Projekts die Einhaltung der Rahmenbedingung bedingt. Wenn also beispielsweise das Projektbudget zwingend eingehalten werden muss, weil ansonsten die Wirtschaftlichkeit nicht mehr gegeben ist, machst du dich nicht unbedingt beliebt, wenn du mit dem Auftraggeber das Projektbudget neu zu verhandeln versuchst.
Das richtige Paradigma von Projektmanagementerfolg stützt sich nicht auf die Einhaltung von Rahmenbedingungen, sondern orientiert sich am tieferen Sinn der Aufgabe: Das Transformieren von Ressourcen in Resultate, welche dem Unternehmen einen relevanten Nutzen stiften.
Die nutzbringende Wirksamkeit ist es also, was den Erfolg von Projektmanagement im Kern ausmacht.
4. Fördere tragfähige Beziehungen
Wenn du die Projektziele und damit die gewünschte Wirkung zwar erreichst, aber alle Personen sind verkracht, dann hast du in der Realität das Unternehmen geschwächt. Wieso? Weil die Mitarbeitenden in anderen Projekten wieder zusammenarbeiten werden und dann zuerst Vergangenheitsbewältigung betreiben, anstatt Ergebnisse zu liefern. Wenn du hingegen dafür sorgst, dass tragfähige Beziehungen entstehen, dann bestehen diese Beziehungen auch nach dem Projektende weiter. Zukünftige Projekte können davon profitieren. Du hast das Unternehmen damit gestärkt, und selbst wenn dein Projekt scheitert, hast du so trotzdem einen Nutzen für das Unternehmen gestiftet.
5. Mache Verbindlichkeit und Transparenz zu deinen gelebten Kernwerten
Sorge dafür, dass der Auftraggeber und das Steuerungsboard ihre Verantwortung wahrnehmen können. Das können sie nur, wenn eine hohe Verbindlichkeit gepaart mit einer transparenten Kommunikation zu deinen Kernwerten gehören und du diese auch aktiv lebst. Der Auftraggeber muss sich darauf verlassen können, dass Vereinbarungen grundsätzlich verbindlich sind. Können diese Vereinbarungen aufgrund von irgendwelchen Ereignissen nicht eingehalten werden, muss eine transparente und proaktive Kommunikation erfolgen und zwar zu einem Zeitpunkt, zu dem der Auftraggeber noch Einfluss nehmen kann.
6. Sorge für Effektivität und Effizienz
Über Erfolgsfaktoren im Projektmanagement findet man viel in der Literatur. Das Problem ist nur, dass die meisten Studien erstens zwar Erfolgsfaktoren benennen, jedoch nicht definieren, was sie genau unter Erfolg verstehen, und zweitens, dass diese Erfolgsfaktoren grösstenteils ausserhalb deines Einflussbereichs liegen.
Grundsätzlich gibt es zwei elementare Erfolgsfaktoren, die in deinem Einflussbereich liegen und die zu dem soeben skizzierten Verständnis von Projektmanagementerfolg führen: Effektivität und Effizienz. Da schliesst sich der Bogen, denn Effektivität bedeutet, die richtigen Dinge tun und effizient bist du, wenn du die Dinge richtig tust. Das zeigt sich schon ganz am Anfang. Wenn nämlich bereits das Ziel des Projekts falsch definiert ist und keinen relevanten Nutzen stiftet, wird auch kein relevanter Nutzen bei der Zielerreichung resultieren.
7. Dein Einflussbereich beginnt dort, wo er am grössten ist: bei dir selbst!
Effektivität entsteht von innen nach aussen und nicht umgekehrt. Das bedeutet, dass du als Projektmanager einen massgeblichen Einfluss auf den Projektmanagementerfolg hast. Äussere Einflüsse mögen ein Projekt zum Scheitern bringen, doch die Verantwortung, wie du mit diesen Einflüssen umgehst und wie du trotz – oder gerade wegen – diesen Einflüssen den grösstmöglichen Nutzen für das Unternehmen stiftest, diese Verantwortung liegt bei dir selbst.