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FAQ und Antworten des Eidgenössischen Datenschutzbeauftragten.
Quelle: www.edoeb.admin.ch
Der Inhalt von Telefongesprächen darf nur aus Gründen der Leistungskontrolle oder aus Sicherheitsgründen aufgezeichnet werden, und auch in diesen Fällen nur dann, wenn die Personen, deren Gespräch aufgezeichnet wird, damit einverstanden sind und jeweils darüber eindeutig und rechtzeitig in Kenntnis gesetzt werden. Ein Verbot, Privatgespräche zu führen, ist mit anderen Mitteln als durch Überwachung von Telefongesprächen durchzusetzen (zum Beispiel, indem Aussenverbindungen durch eine Zentrale vermittelt werden oder nur von bestimmten Anschlüssen aus möglich sind).
Überwachungs- und Kontrollsysteme dürfen nicht zum Zweck eingesetzt werden, das Verhalten der Arbeitnehmer am Arbeitsplatz zu überwachen. Sind Überwachungs- oder Kontrollsysteme aus anderen Gründen (Produktions- oder Sicherheitskontrollen) erforderlich, sind sie insbesondere so zu gestalten und anzuordnen, dass die Gesundheit und die Bewegungsfreiheit der Arbeitnehmer dadurch nicht beeinträchtigt werden.
Eine Durchsuchung (systematisch oder stichprobenweise vorsorglich oder bei Verdacht auf Verletzung der Treuepflicht) der Angestellten beim Verlassen bestimmter Räumlichkeiten ist zulässig, wenn die Umstände es rechtfertigen, also zum Beispiel Gegenstände von hohem materiellen Wert im Spiel sind. Bei dieser Massnahme sollte stets das Prinzip der Verhältnismässigkeit beachtet werden, da sie tief in die Persönlichkeit der Angestellten eingreift. Man kommt nicht darum herum, im Einzelfall zu evaluieren, ob eine Durchsuchung der Angestellten verhältnismässig ist oder nicht.
Missbrauch kann auch in einem engeren Sinne aufgefasst werden, also z. B. wenn die private Nutzung des PCs grundsätzlich erlaubt ist, diese aber ein Ausmass annimmt, das die Arbeitsleistung des Angestellten merklich vermindert; in diesem Fall ist ein klärendes Gespräch mit dem Angestellten und die Androhung angemessener Sanktionen im Wiederholungsfall wohl das effektivere Mittel als eine Überwachung, da diese am Problem zunächst nichts ändert. Liegt der Verdacht auf geschäftschädigende oder sonstige illegale Aktivitäten vor, können geheime Ermittlungen angebracht sein. Diese liegen aber nicht in der Kompetenz des Arbeitgebers; bei strafrechtlich relevanten Vorkommnissen sind in jedem Fall die Untersuchungsbehörden einzuschalten, und zwar bevor entsprechende Überwachungsmassnahmen getroffen werden. Der Arbeitgeber darf selbstverständlich die Beweise sichern.
Um die Privatsphäre der Angestellten zu gewährleisten, ist zu empfehlen, vor jeder Benutzung des Fernwartungstools die Einwilligung der betroffenen Mitarbeiter einzuholen. Dies kann bspw. dadurch geschehen, dass die Benutzung des Fernwartungstools von einem Password des Mitarbeiters abhängig ist. Auf jeden Fall sind die Einsätze des Fernwartungstools zu protokollieren. Die Protokollierungen ermöglichen eine Rekonstruktion der Einsätze des Tools. Wichtig ist auch, die Informatiker auf ihre Verantwortlichkeit aufmerksam zu machen (zivil- und strafrechtliche Konsequenzen bei widerrechtlichem Einsatz des Tools).
Da die fotografische Abbildung einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters Rückschlüsse z. B. auf Religion, Rassenzugehörigkeit oder eine körperliche Beeinträchtigung zulässt und in der Regel gar nicht nötig ist, darf sie nur mit dem Einverständnis der betroffenen Person im Inter- oder Intranet abgebildet werden. Das gilt auch für Fotos von Anlässen (z. B. Weihnachtsfeiern, Betriebsausflüge). Grundsätzlich sollte im Vorfeld evaluiert werden, ob die Veröffentlichung der Fotografien der Angestellten für die Aufgabenerfüllung erforderlich ist oder nicht.
Personalbeurteilungen sind arbeitsplatzrelevant und dürfen sowohl während als auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses im Personaldossier aufbewahrt werden. Die Bearbeitung und Aufbewahrung der Beurteilung ist insbesondere für die Angestellten von grossem Interesse, da sie bis zum Ablauf der Verjährungsfrist einen Anspruch auf ein Schlusszeugnis haben. Die Verjährungsfrist beträgt nach vorherrschender Auffassung 10 Jahre (Art. 127 Obligationenrecht, OR). Dies bedeutet, dass der oder die Arbeitnehmende ein Zeugnis 10 Jahre nach seiner Ausstellung noch gerichtlich anfechten kann. Beim Verfassen eines Arbeitszeugnisses kommen in der Regel nur die zwei letzten Mitarbeiterbeurteilungen in Frage. Frühere Beurteilungen sind regelmässig aus dem Personaldossier zu entfernen und zu vernichten.
Der Personaldienst benötigt in der Regel für die Erfüllung seiner üblichen Geschäfte die Gesamtheit der Beurteilung (Persönlichkeitsprofil) nicht. Aus Lohnbewirtschaftungsgründen ist er jedoch berechtigt, das Endresultat einer Mitarbeiterbeurteilung beizuziehen. Er darf darüber hinaus in Ausnahmefällen und aufgrund besonderer Pflichten weitere Informationen aus dem Qualifikationsgespräch benutzen, sofern dies aus organisatorischen Gründen nötig ist.
Mitarbeiterbeurteilungen müssen demzufolge grundsätzlich in einem verschlossenen Couvert im Personaldossier aufbewahrt werden.
Was die informatikunterstützte Bewirtschaftung der Mitarbeiterbeurteilungen betrifft, wird die Verschlüsselung der elektronischen Qualifikationsformulare sowohl bei der Übermittlung als auch in der entsprechenden Datenbank empfohlen.
Nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses stellt sich die Frage, inwieweit die Arbeitgeberin Daten über den Arbeitnehmer an Dritte weitergeben darf. Der Gesetzgeber will mit Art. 330a Obligationenrecht (OR) dem Arbeitnehmer den Anspruch auf ein Arbeitszeugnis sichern, das den beruflichen Werdegang in Einklang mit seinen Fähigkeiten und Interessen fördert. Dies bedeutet, dass ein Arbeitszeugnis sowohl der Wahrheit entsprechend als auch wohlwollend formuliert werden muss. Nachfolgend werden einige konkrete Regeln für die Erstellung eines Arbeitszeugnisses aufgeführt:
- Angaben ohne Arbeitsplatzbezug sind unzulässig.
- Einmalige negative Ereignisse dürfen nicht im Arbeitszeugnis festgehalten werden.
- Wiederholte Störungen in der Zusammenarbeit und im Arbeitsablauf, die der Arbeitnehmer nachweislich alleine verursacht hat, dürfen nicht verschwiegen werden.
- Nicht gestattet sind negative Beurteilungen über die Zusammenarbeit, wenn die Verantwortung für die Störungen ebenso bei Vorgesetzten oder anderen Kolleginnen und Kollegen liegt.
- Die Angabe über den Austrittsgrund ist unzulässig, wenn dieser nicht zur Gesamtwürdigung des Arbeitnehmers beiträgt.
- Soweit das Verhalten nach branchenüblichem Massstab unterdurchschnittlich ist, sind negative Aussagen im Arbeitszeugnis am Platz. So sind bspw. gesundheitliche Probleme wie Suchtkrankheiten, die sich am Arbeitsplatz spürbar auswirken, im Zeugnis anzugeben. In der Regel genügt ein Hinweis auf gesundheitliche Probleme.
- Wenn die gesundheitlichen Probleme den Kündigungsgrund darstellen, muss dies im Zeugnis genannt werden (bspw. Kündigung wegen erheblicher Alkoholprobleme). Die Zeugnisausstellerin haftet sowohl für die Unterlassung arbeitsplatzrelevanter Angaben als auch für wahrheitswidrige Aussagen.
- Allgemein sind Risiken in der Person des Arbeitnehmers, die sich im Unternehmen realisiert haben und die eine neue Arbeitgeberin kennen muss, um Schaden zu verhindern, im Arbeitszeugnis festzuhalten (bspw. Alkoholprobleme eines Berufschauffeurs).
- Die mündliche Referenzauskunft darf detaillierter auf die Kompetenzen des Arbeitnehmers eingehen, als dies im Arbeitszeugnis möglich ist, sie darf aber nie in Widerspruch zum Arbeitszeugnis stehen. So kann bspw. im Zeugnis auf gesundheitliche Probleme hingewiesen werden. In der Referenzauskunft kann detaillierter geschildert werden, um welche Probleme es sich gehandelt hat und wie sie sich auf das Arbeitsverhältnis ausgewirkt haben.
Gerade im ÖV wird die Ausstattung der Mitarbeitenden mit Namensschildern als Mittel der Kundenbindung und Imagepflege erachtet. Diesen Marketinginteressen steht das Recht des Arbeitnehmers auf den Schutz seiner Persönlichkeit gegenüber. Darin eingeschlossen sind u.a. die Achtung seiner Individualität, der Schutz der Privatsphäre und die körperliche Unversehrtheit.
Die Bekanntgabe der Identität kann die persönliche Sicherheit der Angestellten beeinträchtigen. In seiner Interessenabwägung kommt der EDÖB daher zum Schluss, dass die Sicherheitsinteressen der Angestellten Vorrang haben vor den Marketinginteressen der Arbeitgeberin. Zudem ist es fraglich, ob das Ziel der Imageverbesserung und der besseren Kundenbindung mit der direkten Identifikation der Angestellten überhaupt erreicht wird.
Der EDÖB schlägt weniger einschneidende Massnahmen vor; so könnten die Angestellten z.B. Schilder mit einem persönlichen Code tragen, der es dem Vorgesetzten erlauben würde, sie bei Bedarf zu identifizieren.
Leitfaden des EDÖB: Internet- und E-Mail-Überwachung
Der Einzug der neuen Technologien in die Arbeitswelt hat Produktivität und Qualität eines Unternehmens gesteigert, brachte aber gleichzeitig weniger erfreuliche Phänomene mit sich: etwa unerlaubtes oder übermässiges Surfen und E-Mailen während der Arbeitszeit. Dieser Leitfaden will die betroffenen Personen für die damit verbundenen Risiken sensibilisieren. PDF zum Downloaden
Erläuterungen des EDÖB: Telefonüberwachung
Der Telefonapparat gehört zu den meistgebrauchten Kommunikationsmitteln am Arbeitsplatz und wird in der Regel sowohl für geschäftliche als auch für private Zwecke gebraucht. Der Arbeitgeber ist im Zusammenhang mit der Überwachung des Telefonverkehrs gehalten, die Persönlichkeit des Arbeitnehmers, insbesondere seine Privatsphäre, zu schützen und zu achten. PDF zum Downloaden