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Vom Auftraggeber ausgehend kommt ein Projekt zustande. So sehen denn auch die Projektmanagementmethode PRINCE2 und IPMA den Auftraggeber als eine von mindestens drei zu besetzenden Rollen für ein Projekt. Im englischsprachigen Raum wird der Auftraggeber Project Sponsor genannt; bei PMI teilweise sogar nur Sponsor. Die nachfolgenden Ausführungen in der Rollenbeschreibung basieren auf dem Rollenverständnis der Schweizerischen Projektmanagementmethode HERMES 5.
Rollenbeschreibung
Der Auftraggeber eines Projekts besetzt die Rolle des in letzter Konsquenz Verantwortlichen für die Entwicklung und Durchführung des Projekts. In anderen Worten trägt er die strategische Verantwortung für das Projekt. Dazu zählen auch das Erreichen der Ziele innerhalb des gesetzten Kosten- und Terminrahmens. Auch verfügt der Auftraggeber über die oberste Entscheidungskompetenz im Projekt.
Nachstehend listen wir beispielhaft einige Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen der Rolle des Auftraggebers. Die Auflistungen haben keinen Anspruch auf Vollständigkeit und sollen zum besseren Verständnis dienen.
- Aufgaben
- Projektressourcen sicherstellen
- Personelle Besetzung der weiteren Projektrollen
- Leitung des Projektausschusses
- Direkte Beauftragung der Projektleitung
- Bereitstellen der Mittel für das geplante Projekt
- Priorisieren und Zuteilen der finanziellen Mittel für das Projekt
- Beurteilen von Risiken über vorgeschlagene Anträge und Massnahmen; Beurteilen von Konsequenzen
- Kompetenzen
- Anordnungskompetenz
- Budgetkompetenz
- Entscheidungskompetenz
- Verantwortung
- Tragen der Gesamtverantwortung für das Projekt
- Initiierung, Steuerung und Überwachung des Projekts auf strategischer Ebene
- Erreichen der Projektziele
- Rechtzeitiges Entscheiden über Anträge und Massnahmen
- Sicherstellen ausreichender Mitwirkung des Fachbereichs
- Fähigkeiten
- Fachspezifisches Geschäftsverständnis
- Gute und breite betriebswirtschaftliche Kenntnisse
- Vertraut mit Projekt- und Risikomanagement
Die Rolle des Auftraggebers in verschiedenen Projektmanagementmethoden
Das Tätigkeitsfeld, die Verantwortungen sowie die Kompetenzen der Rolle des Auftraggebers in einem Projekt unterscheiden sich in ihrer Auffassung in den verschiedenen Projektmanagementmethoden.
PMI etwa bezeichnt den Auftraggeber als Project Sponsor oder lediglich als Sponsor. Aus dem Wortlaut wird bereits klar, dass die Person oder Gruppe die finanziellen Ressourcen für das Projekt sicherstellt. Daher stellt u.a. der Project Sponsor für PMI nebst dem Project Manager, dem Project Management Team und dem Project Team einen Key Stakeholder in jedem Projekt dar. Nach PMI dominiert somit der finanzielle Aspekt bei dieser Projektrolle.
PRINCE2 sieht die Rolle des Auftraggebers ähnlich zentral: Bei sogenannten Kleinstprojekten müssen im Minimum drei Rollen besetzt werden, wozu diejenige des Auftraggebers zählt. Diese Rolle formt nach PRINCE2 zusammen mit den Rollen des Benutzer- und Lieferantenvertreters den Lenkungsausschuss (vgl. hierfür Projektausschuss).
IPMA fasst die Rolle des Auftraggebers sehr ähnlich auf: Für ein Projekt müssen mindestens ein Auftraggeber, ein Auftragnehmer und ein Nutzer gegeben sein. Erstere Rolle ist dabei verantwortlich für den Business Case und ist gegenüber der Projektleitung durch eine einzige Person vertreten.
Das deutsche V-Modell XT wiederum definiert den Auftraggeber als „Kunden im Rahmen einer Vertragssituation“. Er ist somit der Empfänger eines vom Auftragnehmer bereitgestellten Produkts. Diese Definition basiert auf der DIN EN ISO 8402 Norm und verdeutlicht die Auftraggeber und -nehmer Schnittstelle, der das V-Modell XT spezielle Bedeutung schenkt.
Bei der Methode Scrum existiert kein Auftraggeber im beschriebenen Sinn. Die Rolle des Product Owner entspricht jedoch in Teilen derjenigen des Auftraggebers.