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Der Kantonsrat hat am 13. September 2010 ein vom damaligen Kantonsrat Roger Sträuli, Rehetobel, und Mitunterzeichnenden eingereichtes Postulat für erheblich erklärt, mit welchem der Regierungsrat beauftragt wurde, die heutigen Gemeindestrukturen von Appenzell Ausserrhoden zu analysieren.
Der Regierungsrat hat in der Folge der Erteilung eines Analyse- und Berichtsauftrags an das Kompetenzzentrums für Public Management (KPM) der Universität Bern zugestimmt.
Am 1. Juli 2011 fand ein Startworkshop statt. Mit diesem Anlass wurde das Projekt offiziell gestartet. Eingeladen wurden die Gemeindepräsidien und Gemeindeschreibenden, das erweiterte Büro des Kantonsrates, der Postulant, die Mitglieder des Regierungsrates und einige wenige vom Thema speziell betroffene Personen der kantonalen Verwaltung.
Der Bericht des KPM wurde im 1. Quartal 2012 eingereicht und am 1. Juni 2012 den Gemeinden, Mitgliedern des Kantonsrates und der kantonalen Verwaltung sowie den Medien vorgestellt.
Am 18. März 2013 hat der Kantonsrat das Postulat abgeschrieben. Unter dem Titel "Optimierung Gemeindestrukturen" hat der Regierungsrat in Aussicht gestellt, das von ihm favorisierte Vorgehen und die aufgezeigten Handlungsoptionen von einer breit abgestützten Kommission weiter vertiefen und Vorschläge für das weitere Vorgehen erarbeiten zu lassen.
Der Regierungsrat hat diese Kommission im Mai 2013 eingesetzt. Diese ist unter dem Vorsitz von Regierungsrat Jürg Wernli paritätisch unter Einbezug von Kantons- und Gemeindevertretungen zusammengesetzt und wird von externen Fachexperten begleitet. Die Vertretungen der Gemeinden in der Kommission wurden von der Gemeindepräsidenten- und der Gemeindeschreiberkonferenz delegiert. Die Kommission hatte den Auftrag, einen Vorschlag für das weitere Vorgehen in thematischer und zeitlicher Hinsicht für eine Optimierung der Gemeindestrukturen auszuarbeiten und dem Regierungsrat bis Juni 2014 vorzulegen.
Die Mitglieder der Kommission haben sich eingehend mit dem Auftrag des Regierungsrates auseinandergesetzt. Die Kommission legte dem Regierungsrat ihren Schlussbericht vom 11. Juni 2014 vor und unterbreitete darin acht Empfehlungen.
Der Regierungsrat nahm am 19. August 2014 den Schlussbericht der Kommission mit den erwähnten Empfehlungen zur Kenntnis. Er beauftragte eine Projektgruppe unter Leitung des Departements Inneres und Kultur, die Empfehlungen der Kommission bis Mai 2015 auf Verfassungs- und Gesetzesebene umzusetzen.