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Riskmanagement & IKS News
Unsere E-Mail-Praktiken sind grausam.
- Verwenden Sie BCC anstatt CC
Verwenden Sie BCC für alle E-Mails an zwei oder mehr Empfänger, für die keine direkte Kommunikation erforderlich ist. Dies verringert die Möglichkeit einer endlosen Schlaufe von Antworten und Gegenantworten, die nicht wirklich etwas zum Thema beitragen. Wenn Sie als Gruppe diskutieren müssen, treffen Sie sich für eine Besprechung.
CC-Mails untergraben das Vertrauen im Team – insbesondere, wenn Vorgesetzte kopiert werden. Es hilft weder der Transparenz noch der Effizienz. Es ist aber ein sicheres Rezept, um eine Angstkultur zu befördern und die psychologische Sicherheit zu gefährden.
Vorgesetzte sollten sofort intervenieren, wenn sie dauernd von gewissen Teammitgliedern kopiert werden.
- Senden Sie Ihre E-Mails nur zur Bürozeit.
Stellen Sie Ihre E-Mails nur während des Arbeitstages zu. Warten Sie abends mit Senden bis am nächsten Morgen. Es ist rücksichtslos, E-Mails ausserhalb der Geschäftszeiten zu senden. Viele Empfänger fühlen sich verpflichtet, (zu) schnell zu antworten, vor allem wenn Vorgesetzte selbst dauernd erreichbar sind und sofort antworten.
Sorgen Sie dafür, dass Ihr Team den Feierabend und das Wochenende zur Erholung zur Verfügung hat.
Moderne E-Mail-Programme bieten die
- Möglichkeit, E-Mails zeitverzogen zu versenden. Damit können Sie Ihre Arbeit trotzdem abschliessen und Ihre E-Mail erreicht die Empfänger erst während den Bürozeiten.
- Fassen Sie eine E-Mail nur einmal an.Richten Sie die Darstellung Ihres E-Mail-Programms so ein, dass Sie ohne Klick erkennen können, ob die Erledigung mehr als fünf Minuten benötigt. Falls weniger als fünf Minuten, sofort erledigen und E-Mail löschen – nicht in der Inbox lassen! Reduziert Stress, da Sie nicht mehr daran denken müssen, und ist effizienter, da Sie dasselbe nicht nochmals lesen und beurteilen müssen.
Lesen Sie keine E-Mails auf mobilen Geräten. Die allermeisten E-Mails können Sie nicht ordentlich auf dem Smartphone oder Tablet erledigen. Sie fassen sie also später nochmals an. Auch das Weiterleiten und Delegieren will wohl überlegt sein!
Meine Empfehlung: Löschen Sie die E-Mail-Postfächer auf Ihren mobilen Geräten, und Sie haben keinen Drang mehr, sofort antworten zu wollen oder zu müssen. Niemand kann mehr unterwegs Ihre Gedanken in Geiselhaft nehmen. Sie verhalten sich nicht mehr respektlos (laufendes E-Mail-Checken und Antwort-Tippen) gegenüber anderen Menschen und gegenüber sich selbst.
Wenn Sie täglich zweimal die E-Mails auf Ihrem Computer lesen und bearbeiten, reicht das. In den vergangen acht Jahren hat auf jeden Fall niemand reklamiert, ich würde meine E-Mails zu spät beantworten.