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In den Programmvoreinstellungen die «Benutzerinfos» löschen oder nach eigenem Ermessen editieren: Moderne Office-Programme übernehmen in der Regel bei der Installation die dem Betriebssystem bekannten persönlichen Angaben wie Name, Adresse, Telefonnummern und E-Mail-Adresse. Diese werden als Metainformationen jeder Datei angehängt.
In den Programmvoreinstellungen die Speicheroption «Schnellspeicherung zulassen» deaktivieren: Diese Funktion sorgt dafür, dass jeweils nur die Änderungen an einem Dokument gespeichert werden, und ermöglicht es mit einem Text- oder Hex-Editor, gelöschte Passagen oder verworfene Fassungen des Textes wieder sichtbar zu machen.
Keine alten Dokumente als Vorlagen verwenden: Auch wenn der alte Text vollständig gelöscht wird, bleibt er oft versteckt in der Datei bestehen. Beginnen Sie deshalb jeden Text mit dem Befehl «Datei w Neues leeres Dokument».
Den Befehl «Speichern unter...» verwenden: Bei deaktivierter Funktion «Schnellspeicherung zulassen» löscht der Befehl «Speichern unter...» Spuren aus der Bearbeitungshistorie.
Funktion «Änderungen verfolgen» deaktivieren: Diese Funktion sollte ausschliesslich verwendet werden, wenn ein Dokument von mehreren Personen bearbeitet wird und man den Ablauf der Gruppenarbeit (Workflow) nachvollziehen können muss. Vor dem Versand der Gruppenarbeit die Funktion deaktivieren und das Dokument mit dem Befehl «Speichern unter...» oder in einem weniger problematischen Exportformat speichern.
Dokumente im optimalen Exportformat speichern: Geht es nur um den Inhalt, sollte das Dokument mit der Speicheroption «Nur Text» im ASCII-Format gespeichert werden. Es kann keine versteckten Informationen enthalten. Sollen Formatierung und Layout erhalten bleiben, ist Adobes Portable Document Format (PDF) die beste Wahl. Es ist de facto ein digitaler Ausdruck des Dokuments und enthält ebenfalls keine oder nur wenige versteckte Informationen. Dokumente im beliebten Dateiaustauschformat Rich Text Format (RTF) können zwar versteckte Informationen zur Bearbeitungshistorie enthalten (bei aktivierter Funktion «Änderungen verfolgen»), sind aber weniger problematisch als solche im Word-Dokument-Format (.doc).
Ein weiterführendes und tiefer gehendes Spezial zum Thema: