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Poste consulaire dirigé par un/e fonctionnaire consulaire honoraire et exequatur
La Convention de Vienne du 24 avril 1963 sur les relations consulaires prescrit le régime applicable à l'établissement de relations consulaires et de postes consulaires, aux fonctions consulaires ainsi qu'à la nomination et à l'admission des chefs de poste consulaire. Le chapitre III de ladite Convention traite plus spécifiquement du régime applicable aux fonctionnaires consulaires honoraires et aux postes consulaires dirigés par ces derniers/dernières.
Conditions pour l'ouverture et le maintien d'un poste consulaire, dirigé par un/e fonctionnaire consulaire honoraire
En règle générale, les autorités suisses appliquent une politique restrictive en la matière: la nécessité de disposer d’un représentant officiel dûment accrédité doit être objectivement démontrée. L'importance de la communauté étrangère et des relations commerciales, touristiques, culturelles et scientifiques, actuelles (statistiques) et prévisibles, entre l'État d'envoi et la nouvelle circonscription consulaire doit être décrite; il va de même en ce qui concerne les perspectives de développement grâce à la présence d'un représentant officiel. Le DFAE se réserve le droit de revoir à tout moment, même après l’ouverture d'un poste, la nécessité objective de maintenir celui-ci ouvert.
La taille restreinte du territoire suisse conduit les autorités suisses à limiter l'ouverture de représentations consulaires; en sus de la section consulaire auprès de l'ambassade à Berne, sont admises pour examen en principe les demandes d'établissement d'un seul poste consulaire additionnel par région linguistique (en Suisse alémanique, en Suisse romande ou au Tessin).
Le siège du poste doit obligatoirement se situer dans une capitale cantonale (sauf pour le canton du Tessin où, sur demande circonstanciée, la ville de Lugano peut aussi être acceptée comme siège de poste). Par capitale cantonale on entend le centre-ville ainsi que les communes inclues dans le réseau des transports publics urbains (mais pas dans celui des transports interurbains et régionaux).
Tout changement ultérieur de l’adresse du siège du poste consulaire exige l’autorisation préalable du Protocole, de même que tout changement de circonscription consulaire.
Les circonscriptions consulaires ne peuvent pas empiéter les unes sur les autres et doivent coïncider avec les frontières cantonales.
La résidence officielle d’un chef ou d’une cheffe de poste doit se situer dans son arrondissement consulaire.
La classe du chef ou de la cheffe de poste doit correspondre à la classe de sa représentation consulaire, à savoir un consul général ou une consule générale pour un consulat général, un consul ou une consule pour un consulat.
Le DFAE privilégie l’établissement de postes consulaires de carrière ou honoraire. Dès lors, les autorités des pays d’envoi sont priées de s’abstenir de soumettre au Protocole des demandes d’établissement de vice-consulats ou d’agences consulaires.
Procédure pour l'ouverture et le maintien d'un poste consulaire, dirigé par un/e fonctionnaire consulaire honoraire
La demande d'établissement d'un poste consulaire doit être adressée au DFAE (Protocole) par voie diplomatique avec les données suivantes:
- Raisons explicites justifiant la demande (voir chapitre «Conditions pour l’ouverture»);
- Nom de la capitale cantonale prévue comme siège du poste consulaire;
- Nom des cantons qui devraient former la future circonscription consulaire.
Procédure de nomination d’une cheffe ou d’un chef de poste consulaire honoraire
Une fois que le Département (Protocole) a pu donner son accord de principe pour l'établissement d'un poste consulaire, il invite l'Ambassade à lui soumettre la proposition de nomination, avec les documents suivants:
- Curriculum vitae actuel et complet avec une photographie (nom/prénoms, lieu/date de naissance, état civil, lieu d'origine pour le candidat suisse et nationalité(s) pour le/la candidat/e étranger/étrangère, adresses privée et professionnelle, formation/études, activités professionnelles antérieures et actuelles);
- Photocopie du passeport (des passeports si double-nationalité);
- Photocopie du permis B ou C (séjour/établissement), si candidat/e étranger/étrangère;
- Original d’un extrait actuel du casier judiciaire (à solliciter par le/la candidat/e);
- Lieu et adresse prévue du siège du poste consulaire envisagé.
Selon la pratique suisse, sont admis comme fonctionnaires consulaires honoraires les personnes qui sont domiciliées en Suisse, soit des ressortissant/es suisses ou des titulaires d'un permis d'établissement C. À titre exceptionnel, un/e titulaire d'un permis de séjour B peut être admis, s'il/si elle a la nationalité de l'État d'envoi. Ces personnes exercent en général une autre activité professionnelle.
La nomination de ressortissant/es suisses, membres d'un pouvoir exécutif, législatif ou judiciaire, fédéral ou cantonal, est soumise à des restrictions et celle de militaires suisses astreints à l'obligation de servir nécessite l'approbation préalable du Département fédéral de la défense, de la protection, de la population et des sports.
Procédure d’admission d’une cheffe ou d’un chef de poste consulaire honoraire
En cas de consentement du DFAE à la nomination de la candidate ou du candidat de l’État d’envoi, le Protocole invite l’ambassade à lui transmettre l’original de la lettre de provision (en allemand: Bestallungsschreiben, en anglais: letter of commission). Dans cette lettre doivent obligatoirement figurer les noms et prénoms de la cheffe ou du chef de poste nommé/e (conformément au passeport), la classe (consule générale/consul général ou consule/consul), la catégorie (honoraire) ainsi que la circonscription consulaire (énumération des cantons concernés) et le siège du poste (capitale cantonale). La lettre de provision doit être libellée au nom du Conseil fédéral (et non pas à celui de la Présidente ou du Président de la Confédération). Sur la base de cette lettre de provision, le Protocole soumet au Conseil fédéral la demande d’octroi d’un exequatur.
Exequatur
L’exequatur est transmis par le Protocole à l’ambassade pour remise à la cheffe ou au chef de poste.
Enregistrement auprès du Protocole, établissement de la carte de légitimation et inscription sur la «Liste des membres du Corps consulaire».
Après réception de l'exequatur, l’ambassade adresse au Protocole une demande d’enregistrement, accompagnée d’une photocopie du passeport et d’une photographie récente.
Seul le/la fonctionnaire consulaire honoraire qui dirige le poste consulaire peut être mis/e au bénéfice d'une carte de légitimation et figurer dans la «Liste des membres du Corps consulaire»
Changement ultérieur de l'adresse du siège du poste consulaire
Tout changement ultérieur de l'adresse du siège du poste consulaire exige l'autorisation préalable du DFAE (Protocole).
Promotion de la cheffe ou du chef de poste consulaire
La promotion de «consul/e honoraire» à «consul/e général/e honoraire» entraîne également le changement de la classe du poste consulaire (de «consulat» à «consulat général». Ce changement oblige l'Ambassade à envoyer au DFAE (Protocole) une nouvelle lettre de provision (voir 3ème phase des formalités ci-dessus) et le Protocole à solliciter un nouvel exequatur du Conseil fédéral).
Fin de mandat d’une cheffe ou d'un chef de poste consulaire (formalités et conséquences)
L'Ambassade doit sans délai notifier au DFAE (Protocole) la fin du mandat d'un/e chef/fe de poste consulaire, en précisant la date exacte de la fin de ses fonctions, en restituant la carte de légitimation et en confirmant que le sigle «CC» a été enlevé du véhicule.
L'Ambassade veille à ce que tous les signes (écusson, drapeau, plaques, etc.) soient enlevés de la façade de l'immeuble, de la porte d'entrée, de la boite aux lettres et à ce que les sceaux, formulaires et documents officiels soient restitués à l'Ambassade.
Le DFAE (Protocole) procède à la suppression de l'inscription du poste consulaire dans la «Liste des membres du Corps consulaire» et, en principe et si les circonstances le permettent, au rattachement de sa circonscription à celle de l'Ambassade. Dans des cas particuliers, le Département (Protocole) contacte l'Ambassade.