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Um sicherzustellen, dass die Buchhaltungsdaten eines Unternehmens organisiert sind und die Informationen bestmöglich genutzt werden, klassifiziert das Unternehmen alle seine Konten nach Kategorien im Kontenplan. Dieser umfasst alle Konten, die das Unternehmen im Rahmen seiner Geschäftstätigkeit nutzen kann: Konten über Vermögenswerte, Verbindlichkeiten, Erträge und Aufwendungen.
Das auf dem Schweizerischen Obligationenrecht (OR) basierende schweizerische Rechnungslegungsrecht verlangt von den Unternehmen nicht die Verwendung eines offiziellen Kontenplans, so dass jedes Unternehmen frei seinen eigenen Kontenplan erstellen kann. Die Mindestgliederung wird jedoch übersichtlich in den Artikeln 959a (Bilanz) und 959b (Erfolgsrechnung) präsentiert und muss eingehalten werden. Damit sollen die bestehenden Kontenpläne vereinheitlicht werden, so dass die Ergebnisse für alle, auch für die Steuerbehörden, verständlich sind.
Dieser Artikel konzentriert sich auf ein Modell, das von KMUen (kleinen und mittleren Unternehmen) verwendet wird.
Die meisten KMUen nutzen den von Walter Sterchi und dem SGV (Schweizerischer Gewerbeverband) erstellten KMU-Kontenrahmen, der 2015 teilweise modifiziert und vereinfacht wurde, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen. Unabhängig von ihrer Rechtsform und Größe sowie ihrem Tätigkeitsbereich (Produktion, Handel, Dienstleistungen) können ihn alle Unternehmen nutzen. In diesem Artikel werden der allgemeine Kontenplan und alle Kontenparameter untersucht, die zur Erstellung einer klaren und präzisen Rechnungslegung nach den Vorgaben der Eidgenossenschaft verwendet werden.
Die Rechnungslegung entspricht unter Beachtung des Vorsichtsprinzips den Anforderungen der Ordnungsmäßigkeit und Wahrhaftigkeit, um einen den tatsächlichen Verhältnissen entsprechenden Abschluss der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage des Unternehmens vermitteln zu können. Hier nun einige Erklärungen zu diesen Begriffen:
- Vorsicht ist die angemessene Beurteilung von Sachverhalten, um das Risiko zu vermeiden, dass bestehende Unsicherheiten, die die Vermögensmasse und Ergebnisse des Unternehmens belasten könnten, auf die Zukunft übergehen.
- Ordnungsgemäßheit ist die Einhaltung der geltenden Regeln und Verfahren.
- Wahrhaftigkeit ist die Anwendung dieser Regeln und Verfahren in gutem Glauben, basierend auf dem Wissen, das die Verantwortlichen normalerweise über die Realität und Bedeutung von Operationen, Ereignissen und Situationen haben sollten.
Organisation der Rechnungslegung
Die Organisation der Rechnungslegung, die auf Grundlage des KMU-Kontenrahmens erstellt wird, und von Materialien und Handhabungsverfahren sollte Folgendes ermöglichen:
Vollständige Erfassung, chronologische Aufzeichnung und Speicherung von Grunddaten;
- Verfügbarkeit von Basisinformationen und die rechtzeitige Erstellung vorgesehener oder erforderlicher Abschlüsse;
- Überprüfung der Richtigkeit der Daten und Handhabungsverfahren.
Die verwendeten Materialien ermöglichen die Erfassung von Grunddaten, das Lesen der Informationen und die Speicherung der Buchhaltungsdaten in Form von Dokumenten, Rechnungsbüchern und elektronischen Medien.
Handhabungsverfahren sind die Methoden und Mittel, mit denen das Unternehmen sicherstellt, dass die zur Rechnungsführung und zur Erlangung der vorgesehenen oder erforderlichen Abschlüsse nötigen Vorgänge so effizient und kostengünstig wie möglich durchgeführt werden, ohne die Einhaltung der gesetzlichen und regulatorischen Verpflichtungen zu beeinträchtigen.
Standardisierung der Rechnungslegung
Ein Standard entspricht einem Referenzdatum, das es ermöglicht, nach einer wohlüberlegten kollektiven Entscheidung eine Lösung für ein sich wiederholendes Problem zu finden. Die Rechnungslegungsstandards ermöglichen die Anwendung allgemeiner Rechnungslegungsgrundsätze unter Berücksichtigung der stetigen Verbesserungsbedürftigkeit des Buchhaltungsinstruments. Die gemeinsamen Standards allgemeiner Art entsprechen den Bestimmungen des allgemeinen Kontenplans sowie den aufgrund rechtlicher, wirtschaftlicher, sozialer und technischer Entwicklungen erforderlichen Ergänzungen. Um die gemeinsamen Standards an bestimmte Strukturen oder Abläufe anpassen zu können, können spezifische Standards eingeführt werden.
Harmonisierung der Rechnungslegung
Um eine Harmonisierung der Rechnungslegung zu erreichen, müssen die gemeinsamen und spezifische Standards angewandt werden.
Standards bezeichnen eine Reihe von Empfehlungen, die sich auf Folgendes beziehen:
- die Terminologie;
- die mehrstufigen Kriterien für die Klassifizierung von Elementen, die in Nomenklaturen zusammengefasst sind;
- die Buchung dieser Elemente und ihrer Bewegungen in einem Kontenplan mit einer nach Dezimalcode etablierten Codierung;
- die Bewertungsmethoden;
- die Verwendung von Buchhaltungsdaten zur Feststellung von Sachlagen, Verfolgung ihrer Entwicklung und Messung der Ergebnisse.
Auf der Grundlage gemeinsamer Standards ermöglichen die nötigen Anpassungen an die Besonderheiten der Struktur oder Tätigkeit von Unternehmen die Festlegung von:
- Fachplänen unter Berücksichtigung der sektoralen Rechnungslegungsvorschriften;
- Geschäftsplänen, die auf der Grundlage der Bestimmungen des allgemeinen Kontenplans und der Fachpläne erstellt werden;
- Spezifischen Plänen.
Rechnungsbücher
Zwei Dokumente müssen von einem Unternehmen verpflichtend geführt werden:
- ein Journal, in dem die finanziellen Transaktionen entweder Tag für Tag oder durch mindestens monatliche Zusammenstellung der Summen dieser Transaktionen festgehalten werden, sofern in diesem Fall alle Dokumente aufbewahrt werden, die es ermöglichen, diese Transaktionen Tag für Tag zu überprüfen;
- ein Hauptbuch, um die Konten im Einklang mit den Summen der Journalbuchungen zu eröffnen und zu überwachen.
Die Summen der Journal- und Hauptbuch-Buchungen sind gleich, auch wenn die Buchungen je nach Medium nicht in der gleichen Reihenfolge geordnet sind.
Mindestens einmal jährlich muss jedes Unternehmen eine Bestandsaufnahme seiner Vermögenswerte und Verbindlichkeiten vornehmen und einen Rechnungsabschluss erstellen, um zusammenfassende Dokumente (Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung) zu etablieren.
Buchführung
Die Sprache, in der die Buchhaltung geführt wird, ist entweder die Landessprache oder Englisch.
Sofern es keine gültige Ausnahme gibt, basieren alle Buchungen auf einem datierten Beleg (z. B. einer Rechnung),der im Falle einer Kontrolle zur Verfügung gestellt wird. Um den Rechnungslegungsstandards zu entsprechen, muss der Kontenplan des Unternehmens detailliert genug sein, um sicherzustellen, dass die Operationen ordnungsgemäß erfasst werden. Wie wir in der Einleitung gesagt haben, kann das Unternehmen beliebig viele Untergruppen eröffnen, wenn es der Auffassung ist, dass der Kontenplan nicht detailliert genug ist, um eine korrekte Erfassung seiner Geschäftstätigkeit zu ermöglichen.
Wenn der Kontenplan hingegen im Hinblick auf seine Geschäftstätigkeit zu detailliert ist, kann es die Konten zu einem globalen Konto der gleichen oder höheren Ebene gruppieren. Jede Operation wird auf dem Konto erfasst, der ihrem Kontext entspricht. Jegliche Verrechnung ohne eine angemessene Buchung ist untersagt.
Datenverarbeitung
Das Informationsverarbeitungssystem muss so organisiert sein, dass alle Möglichkeiten einer eventuellen Kontrolle gegeben sind. Dank des Verarbeitungssystems werden alle Daten in chronologischer Reihenfolge in nummerierten und datierten periodischen Berichten erfasst. Das Medium kann frei gewählt werden, insofern es bezüglich der Nachweisnormen definierte Garantie- und Aufbewahrungsbedingungen erfüllt, die sicherstellen, dass die Einträge nicht nachträglich geändert werden können (Hinzufügung, Löschung usw.). Dadurch ist es möglich, aus den erfassten Daten die Inhalte der zu prüfenden Konten, Berichte und Informationen zu rekonstruieren, oder aus diesen Inhalten die erfassten Daten abzurufen.
Um die erforderlichen Prüfungen durchführen zu können, muss das Recht auf Zugang zu den Unterlagen, die den Analysen, der Programmierung und der Durchführung von Verarbeitungen entsprechen, in die Ausübung jeglicher Kontrollen einbezogen sein. Die automatisierten Buchhaltungsverfahren müssen so organisiert sein, dass überprüft werden kann, ob die einschlägigen Sicherheits- und Zuverlässigkeitsanforderungen erfüllt sind.
Fachliche Synthese
In Übereinstimmung mit den fachspezifischen Zielen und gesetzlichen Vorgaben werden die Basisinformationen vom Buchhalter klassifiziert, analysiert, aufgezeichnet und laufend kontrolliert. Um die fortwährende Richtigkeit der Buchhaltung zu gewährleisten, führt dieser zahlreiche nachgelagerte (Kontrolle des Auftrags und der erhaltenen Rechnung) und vorgelagerte Kontrollen (gleiche Beträge auf dem Konto wie auf der Rechnung) durch. Die Häufigkeit der Kontrollen verhindert die Häufung von Fehlern, die schwer zu identifizieren sind. Der Einsatz von automatisierten Systemen ermöglicht es, diese sehr zahlreichen Prüfungen durchzuführen.
Im Fehlerfall darf keine manuelle Korrektur am Journal vorgenommen werden (Löschen, Hinzufügen von Korrekturbuchungen usw.). Wenn nötig, ist eine Umkehrbuchung (Stornobuchung) durchzuführen und dann die richtige Buchung zu erfassen.
Der Kontenplan
Die Finanzbuchhaltung ist wie bei einem Industrieprodukt standardisiert (z. B. Schrauben, Steckdosen …), um Modelle zu vereinfachen und zu vereinheitlichen. Dies ermöglicht:
- Kleine und mittlere Unternehmen mit Rechnungslegungsmodellen auszustatten, die für eine bessere Analyse ihrer Situation und ihres Managements von Nutzen sein können;
- Die Modelle zu vereinheitlichen (Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung usw.);
- Den Buchhaltern die Möglichkeit zu geben, sich an die Aufgaben anzupassen, die bei einem Arbeitsplatzwechsel zu erfüllen sind;
- Für eine bessere Verständlichkeit der Buchhaltungsunterlagen für Laien und Dritte zu sorgen.
Der allgemeine KMU-Kontenrahmen entspricht den aktuellen gesetzlichen Anforderungen und richtet sich nach den Fachempfehlungen zur Rechnungslegung (SWISS GAAP FER). Er ist nach dem Prinzip der Klassifizierung nach Art oder Funktion konzipiert. Alle KMU bedienen sich seiner als Grundlage für ihre Buchhaltung, unabhängig davon, ob sie zum Bereich Produktion, Handel oder Dienstleistung gehören, unabhängig von ihrer Rechtsform, Größe oder Branche. Er ermöglicht einheitliche Betriebsrechnungen, um Unternehmen besser vergleichen und Branchenstatistiken erstellen zu können.
Der allgemeine KMU-Kontenplan ist eine Liste von Konten, die sich aus Kontoklassen, Hauptgruppen und Kontengruppen zusammensetzt, deren Name und Anzahl das Unternehmen frei wählen kann. So kann es zusätzliche Konten eröffnen und deren Bezeichnung wählen. Andererseits sind die Kontenklassen, Hauptgruppen und Kontengruppen vordefiniert und müssen den im Kontenrahmen festgelegten Standards entsprechen, um die Darstellung der KMU-Konten zu vereinheitlichen.
Klassifizierungselemente
Wie wir gerade gesehen haben, verwendet jedes Unternehmen seinen eigenen, kontenrahmengerechten Kontenplan, der Kontenklassen, Hauptgruppen und Kontengruppen umfasst. Aber die Art und Größe des Unternehmens bestimmt, welche Konten für das Unternehmen wirklich nützlich sind. Von den Berufsverbänden wurde ein spezieller Kontenplan erstellt, um eine für die jeweilige Unternehmensbranche spezifische Kontenart zu definieren, die jedoch stets den großen Linien des allgemeinen KMU-Kontenrahmens folgt.
Zwei zusätzliche Klassifizierungsstufen sind durch das Aktienrecht und durch die FERs vorgeschrieben: Kontenuntergruppen und Abstimmkonten. Kleine Unternehmen und solche, die nicht dem Aktienrecht unterliegen, können hierauf verzichten.
Die im allgemeinen KMU-Kontenrahmen angegebenen vierstelligen Konten repräsentieren das, was das Unternehmen entsprechend seinen eigenen Bedürfnissen verwenden muss und kann, stets nach den oben genannten Regeln. Wenn ein Unternehmen mehr als vier Ziffern für die Benennung seiner Konten benötigt, muss es die ersten drei Positionen mit dem allgemeinen KMU-Kontenrahmen abgleichen.
Es gibt neun Kontoklassen:
– Bilanz
- Klasse 1 Aktiven
- Klasse 2 Passiven
– Gewinn- und Verlustrechnung
- Klasse 3 Umsatz aus Lieferungen und Leistungen
- Klasse 4 Aufwand für Waren und Dienstleistungen
- Klasse 5 Personalaufwand
- Klasse 6 Sonstige betriebliche Aufwendungen
- Klasse 7 Betrieblicher Nebenerfolg
- Klasse 8 Betriebsfremder, außerordentlicher Aufwand oder Ertrag, ohne Steuern
– Rechnungsabschluss
Die Konten werden in ein gegliedertes Zehnersystem zerlegt, so dass jede Kontoklasse in 10 Hauptkontengruppen unterteilt werden kann.
Zum Beispiel:
- Kontoklasse 1 Aktiven
- Hauptkontengruppe 10 Umlaufvermögen
- Hauptkontengruppe 14 Anlagevermögen
Ebenso können Gruppen in 10 Untergruppen eingeteilt werden.
Zum Beispiel:
- Hauptkontengruppe 10 Umlaufvermögen
- Kontengruppe 100 Flüssige Mittel und kurzfristig gehaltene Aktiven mit Börsenkurs
- Kontengruppe 110 Forderungen aus Lieferungen und Leistungen
Schließlich umfassen die Untergruppen alle Konten, die das Unternehmen benötigt.
Zum Beispiel:
- Kontengruppe 100 Flüssige Mittel und Wertpapiere
- Konto 1000 Kasse
- Konto 1010 Post
Im Falle eines Unternehmens mit zwei Kassen, einer in CHF und einer in Euro, muss sie ein 1001-Konto Kasse in Euro einrichten. Wenn es mehrere Bankkonten hat, wird es das gleiche Verfahren anwenden.
Auf die gleiche Weise kann ein Unternehmen pro Kunde ein Konto mit mehreren Stellen anlegen, sofern es die ersten drei Ziffern achtet, die notwendigerweise 110 sind.
Zum Beispiel:
- Konto 110001 Kunde Dupont
- Konto 110002 Kunde Maurer
Das Unternehmen kann die Buchungen nach Belieben detaillieren:
Zum Beispiel:
Das Unternehmen kann diese Konten nutzen:
- 5200 Gehälter
- 5201 Zulagen
- 5202 Erfolgsbeteiligungen
- 5203 Provisionen
– Sozialversicherungsaufwand und Personalversicherungen
- 5270 AVH, IV, EO
- 5272 Betriebliche Altersversorgung
- 5273 Unfallversicherung
- 5274 Versicherung gegen Lohnausfall durch Krankheit.
Oder Gehälter und dann Sozialversicherungsaufwand auf einem globalen Konto:
- 5200 Gehälter
- 5270 Sozialversicherungsbeiträge
Reihenfolge der Konten
Die Konten der Klassen, die wir zuvor gesehen haben, müssen in einer bestimmten Reihenfolge geführt werden.
Die Nummern, die den Hauptkonten der Bilanz gegeben werden, ermöglichen es, sowohl die Buchhaltung eines Unternehmens zu organisieren als auch sie in einer Computersoftware zu führen. Die Bilanz ist integraler Bestandteil des Kontenplans unter einer vierstelligen Nummer, beginnend mit 9, da sie Teil der Abschlusskonten ist. Somit hat die Eröffnungsbilanz die Nr. 9100 und die Schlussbilanz die Nr. 9101.
Die Konten der Aktiven in der Bilanz
Die Konten der Aktiven in der Bilanz, die von 1000 bis 1999 klassifiziert sind, müssen einer logischen Reihenfolge der Verfügbarkeit folgen. Zum Beispiel trägt die Kasse die Nummer 1000 und die Geschäftsliegenschaften die Nummer 1600, weil es einfacher ist, 100.- aus der Kasse zu nehmen, als ein Gebäude zu verkaufen.
Das Konto 1100 Forderungen aus Lieferungen und Leistungen, auch Debitoren genannt, werden zur Erfassung von Verkäufen von Dienstleistungen oder Waren verwendet, wenn sie nicht sofort von den Kunden bezahlt werden, die dem Unternehmen daher einen Betrag schulden.
Wie die ersten drei Ziffern zeigen, ist das Konto 1108 Ausfallgefährdete Forderungen eine Untergruppe des Kontos 1100. Es handelt sich um Kunden, bei denen die Gefahr besteht, dass sie ihre Forderungen nicht bezahlen, z. B. nach mehreren vergeblichen Mahnungen. Es wird eine Buchung vorgenommen, um die Forderung, die der Kunde dem Unternehmen schuldet, von Konto 1100 Forderungen aus Lieferungen und Leistungen auf Konto 1108 Ausfallgefährdete Forderungen zu übertragen. Diese beiden Konten sind Teil der Konten des Umlaufvermögens, was dazu führt, dass eine Erhöhung der Beträge, die die Kunden dem Unternehmen schulden, zu Lasten des Kontos gebucht und die von den Kunden gezahlten Beträge gutgeschrieben werden.
Das Konto 1400 Finanzanlagen ist Teil der Anlagevermögen und ermöglicht die Buchung langfristiger Finanzanlagen wie Wertpapiere oder Aktien. Die Verzinsung dieser Anlagen generiert flüssige Mittel und erhöht den Wert der vom Unternehmen gehaltenen Vermögenswerte.
Das sogenannte geistige Eigentum wird im Konto 1700 Immaterielle Werte erfasst. Sie betreffen keine materiellen Vermögenswerte (Möbel, Fahrzeuge, …), sondern Lizenzen, Patente usw.
Die Konten 1400 und 1700 funktionieren wie andere Anlagenkonten. Die Wertsteigerung des Anlagevermögens wird als Belastung und die Verminderung als Entlastung erfasst.
Passivkonten in der Bilanz
Die Reihenfolge der Fälligkeiten definiert die Platzierung der Passivkonten der Bilanz von Nr. 2000 bis Nr. 2999. So führen die Lieferanten die Konten mit Nr. 2000 an, während das Kapital sich mit Nr. 2800 am Ende befindet.
Unter den Passivkonten findet man das Konto 2100 Kurzfristige Bankschulden, was dem Konto 1020 Bank entspricht. Auf diesem Konto werden die kurzfristigen Verbindlichkeiten des Unternehmens gegenüber der Bank ausgewiesen. Dieses Beispiel findet sich, wenn ein Bankkonto am Ende des Jahres öfter einen Sollsaldo als einen Habensaldo ausweist: Das Aktivkonto 1020 wird für das neue Jahr zum Passivkonto 2100.
Verwaltungskonten
Die Verwaltungskonten entsprechen den Ertrags- und Aufwandskonten. Sie ermöglichen es, Wertschöpfung und – verzehr das ganze Jahr über zu verrwalten. Nach einjähriger Geschäftstätigkeit geben die Verwaltungskonten jeweilss an, ob das Ergebnis des Unternehmens einen Gewinn oder einen Verlust darstellt, daher wird die Gewinn- und Verlustrechnung auch als Ertrags- oder Betriebsrechnung bezeichnet. Die Gewinn- und Verlustrechnung (Ertragsrechnung) ist ein Abschlusskonto und gehört zur Klasse 9.
Die Reihenfolge der Konten ist nicht immer so offensichtlich wie bei den Bilanzklassen.
– In der Klasse 3 bestimmt die Tätigkeit des Unternehmens die zu verwendenden Konten: Ein Unternehmen, das seine Produkte in eigener Produktion herstellt, verwendet die Hauptgruppe 30, ein Unternehmen, das nur Handel betreibt, verwendet die Hauptgruppe 32 und ein Unternehmen, das Dienstleistungen anbietet (Treuhänder, Rechtsanwalt, Taxi, Schule usw.), verwendet die Hauptgruppe 34.
– Alle Aufwendungen, die in direktem Zusammenhang mit dem Umsatz (3) stehen, sind in dieser Klasse 4 enthalten.
– In der Klasse 5, die die Gehälter betrifft, finden wir alle Aufwendungen, die mit dem Personal des Unternehmens zusammenhängen.
Bilanz- oder Verwaltungskonto?
Nach der Kontobezeichnung haben wir es vielleicht mit einem Verwaltungskonto (Steuern, Zinsen, Miete usw.) zu tun, doch wenn wir «zu bezahlen», «einzuziehen» usw. hinzufügen, wird dieses Konto zu einem Bilanzkonto.
Allgemeiner Kontenrahmen
Wir schlagen Ihnen vor, den Kontenplan herunterzuladen, den wir in unserer Ausbildung studieren.
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