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Wenn Sie ein E-Mail schreiben, erwarten Sie, dass es gelesen und bearbeitet wird. Bei der Informationsflut von heute wird aber gar manches E-Mail überflogen und vergessen. Das liegt aber oft nicht am Empfänger, sondern am Schreiber. Beachten Sie die folgenden Tipps und die Chancen, dass Ihre E-Mails gelesen werden und Sie Ihre Ziele treffen, verdoppeln sich:
Aktion! Was soll getan werden
Was unterscheidet einen Roman von einem E-Mail? Der Roman soll unterhalten, das E-Mail soll etwas bewirken, in Gang bringen. Der Empfänger soll etwas tun.
Fragen Sie sich: Fordert mein E-Mail den Leser auf, etwas zu tun? Falls nicht, warum sende ich es?
Spucken Sie es aus! Sagen Sie sofort, um was es geht
Egal welchen Zweck Ihr E-Mail hat, schreiben Sie nicht um den Brei herum, sondern im ersten Absatz, um was es geht. In einem Sketch kommt die Pointe am Schluss, aber nicht im E-Mail.
Fragen Sie sich: Kann der Leser aus der Betreffzeile und aus dem ersten Absatz erkennen, weshalb ich schreibe und was ich will? Falls nicht, was bezwecke ich mit der Geheimnistuerei?
Keine Annahmen!
Muss der E-Mail-Empfänger wissen, dass nächsten Monat eine Promotion läuft, wenn er Werbematerial bestellen muss? Geben Sie dem Leser möglichst alle Hintergrundinformationen. Wenn Sie vermuten, dass irgendetwas zu Verwirrung führen könnte, klären Sie es.
Fragen Sie sich: Basiert mein E-Mail auf dem sicheren Wissen der Empfänger oder auf dem was ich vermute? Verberge ich ungewollt etwas vor dem Leser? Falls ja, wieso will ich sie später überraschen?
Teilen Sie Ihre Überlegungen!
Haben Sie auch schon E-Mails weiter geleitet bekommen mit dem Kommentar "Was hältst du davon?" Der Sender hätte auch schreiben können: "Ich mag mich nicht mit diesem Scheissmail befassen, kümmere du dich darum."
Fragen Sie sich: Weiss der Empfänger, was meine Überlegungen sind, welche Optionen ich sehe, auf was er sich konzentrieren soll und was ich von ihm erwarte?