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Arbeitgebende müssen für Spesen und Auslagen ihrer Angestellten aufkommen, die bei der Arbeit anfallen. Zum Beispiel für Wegspesen, Material oder Kosten für auswärtige Übernachtungen.
Spesen müssen nach Aufwand entschädigt werden. Zulässig sind auch monatliche oder wöchentliche pauschale Spesenentschädigungen. Diese müssen aber alle Aufwendungen abdecken. Es ist nicht zulässig, dass Angestellte einen Teil ihrer Spesen selbst tragen müssen.
Eine Spesenentschädigung wird meist am Ende des Monats zusammen mit dem Lohn ausbezahlt. Möglich sind aber auch kürzere Fristen.
Forderungen aus dem Arbeitsvertrag verjähren nach fünf oder zehn Jahren. Danach sind sie auf dem Rechtsweg nicht mehr eintreibbar.
Bei den Spesen sind sich die Gerichte nicht einig, welche Frist gilt. Unbestritten ist aber, dass sie frühestens nach fünf Jahren verjähren. Die entsprechende gesetzliche Bestimmung ist zwingend und darf nicht verkürzt werden.
Vor diesem Hintergrund sind Bestimmungen in Betriebs-Reglementen nicht gültig, die kürzere Verjährungsfristen vorsehen.
Im Beispiel eines «Espresso»-Hörers sieht das Betriebs-Reglement vor, dass Spesen verfallen, werden sie nicht innerhalb von drei Monaten abgerechnet. Diese Klausel ist ungültig. Auch später eingereichte Spesen müssen bezahlt werden.
Das Gleiche gilt übrigens für Ferien. Viele Betriebs-Reglemente sehen vor, dass Ferien verfallen, werden sie nicht im laufenden Jahr bezogen. Auch solche Regelungen widersprechen zwingenden gesetzlichen Bestimmungen und sind ungültig.