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Voici les métadonnées standard selon la norme suisse I017. Dans OneGov GED, il est également possible d'étendre l'ensemble des métadonnées au niveau des documents et des dossiers. Vous trouverez de plus amples informations à ce sujet sous Métadonnées supplémentaires pour les documents et les dossiers (champs personnalisés).
Métadonnées dans le dossier
Onglet général
L'onglet Général est le plus important pour la saisie d'un dossier. En règle générale, il suffit de remplir ces champs ; si nécessaire, il faut également compléter le dossier.
Vous trouverez ci-dessous une description des différents champs de saisie et onglets.
Champ
Description
Le titre décrit le contenu de l’affaire/dossier de manière brève, concise et cohérente. Le titre contient les informations essentielles sur une affaire. Il doit être choisi de manière à ce qu'une tierce personne puisse comprendre de quoi il s'agit. Les abréviations sont donc à éviter.
Les informations qui ne rentrent pas dans le champ titre peuvent être ajoutées dans le champ description. La structure est principalement constituée de signes de ponctuation. Veuillez éviter complètement les paragraphes et les lignes vides en vue de l'archivage numérique.
Dans la recherche en texte intégral, le champ
En plus du titre et de la description, le dossier peut être étiqueté avec des mots-clés.
La date de début d’une affaire/dossier correspond au premier document d'un dossier. Par défaut, OneGov GED utilise la date du jour. La date peut être réglée de deux manières :
2. Saisie manuelle de la date souhaitée, par exemple 23.9.2020
Le dernier document détermine la date de fin d’une affaire/dossierdossier et en même temps l'année dans laquelle il est classé. L'entrée est analogue à la date de début.
Le champ "Commentaire" peut être utilisé pour des explications sur le dossier, l'historique du dossier ou pour des notes.
Le champ
Le responsable est la personne responsable de la gestion du dossier. La personne principale est toujours une personne du même client. Par défaut, OneGov GED propose la personne enregistrée. Si vous souhaitez le modifier, saisissez au moins deux lettres du nom ou du prénom dans le champ. Dans la liste qui apparaît, vous pouvez sélectionner la personne souhaitée en cliquant dessus.
Pour des raisons d'espace, la liste de sélection ne présente que les dix premiers résultats. Si vous ne trouvez pas la personne que vous recherchez dans la liste, vous devrez saisir d'autres lettres du nom.
Ce champ peut être utilisé pour faire référence à des dossiers liés. Ceux-ci sont affichés dans l'aperçu du dossier. Dans l'onglet
Onglet stockage
Les champs sous "Stockage" font référence au stockage du dossier sur papier. Ils sont tous facultatifs.
Champ
Description
Dans le menu déroulant, le système de classement peut être sélectionné, par exemple Bureau, Direction, Secrétariat de direction, Conseil d’Etat.
Dossier, Boite, Classeur
Nombre de dossiers, etc.
Localisation des dossiers. Ce champ est utile s'il existe plusieurs emplacements pour le dépôt.
Onglet visibilité
Dans les champs affichés, les valeurs déjà saisies sont celles qui sont enregistrées au niveau de la position. Si nécessaire, les valeurs à ce niveau peuvent être renforcées, mais pas affaiblies.
Feld
Beschreibung
Ici, vous pouvez entrer des informations, par exemple si les données sont confidentielles.
Ces données sont-elles soumises à la loi sur la protection des données ?
Exemple : Dans ce cas précis, la valeur "Confidentiel" peut être sélectionnée au lieu de "Aucun niveau de confidentialité".
Onglet cycle de vie
Dans les champs de l'onglet
Cycle de vie, sont affichées les valeurs qui sont stockées pour l'élément correspondant. Ils peuvent être remplacés si nécessaire. Normalement, cependant, cela n'est pas nécessaire.
Champ
Description
Nombre d'années pendant lesquelles le dossier sera conservé après sa clôture.
Commentaire sur la période de conservation.
Évaluation archivistique, généralement définie par le service d'archives responsable.
Champ de commentaires expliquant l'évaluation archivistique.
Si vous avez un rôle particulier dans OneGov GED, vous trouverez plus d'informations sur la page Modifier les droits d'accès.
Métadonnées supplémentaires disponibles après la création d'un dossier
Après avoir saisi un dossier, les métadonnées peuvent être affichées au niveau du dossier en cliquant sur le symbole
i. Une métadonnée supplémentaire est automatiquement créée avec l'
ID du dossier. L'ID du dossier correspond à un numéro de séquence technique qui identifie de manière unique un dossier. Il ne doit pas être confondu avec le
numéro de dossier (combinaison du numéro de rubrique et du numéro d'ordre au sein de cette rubrique), qui attribue logiquement un dossier à un contexte.