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In Bezug auf Zeitmanagement und Organisation ist das Eisenhower Prinzip ein wesentliches und leicht zu handhabendes Werkzeug. Finden Sie heraus, wofür es eingesetzt werden kann und wie es, gerade in Corona-Zeiten, effektiv genutzt werden kann.
Eisenhower Prinzip: Vorstellung der Methode
Viele Methoden waren, bevor sie von Managern eingesetzt wurden, Instrumente der Militärstrategie. Dies ist auch der Fall dieser von Dwight David Eisenhower erdachten Eisenhower Matrix.
Dwight David Eisenhower, Ike mit Spitznamen, war nicht nur der 34. Präsident der Vereinigten Staaten, sondern auch ein Allround-Champion in Sachen Produktivität. In einer Vielzahl von Bereichen. Sein Geheimnis? Ein Werkzeug – genauer gesagt eine Matrix -, das es einfach und effizient macht, Prioritäten nach zwei Achsen zu setzen: Wichtigkeit und Dringlichkeit. Dadurch ist es möglich, vier verschiedene Quadranten zu zeichnen:
- Quadrant 1: Bedeutung und Dringlichkeit,
- Quadrant 2: wichtige, aber nicht dringende Aufgaben,
- Quadrant 3: Unwichtige, aber dringende Aufgaben,
- Quadrant 4: Nicht wichtige und nicht dringende Aufgaben.
Der Quadrant Dringlichkeit+ / Wichtigkeit+ hat natürlich die höchste Priorität bei der Bearbeitung. Aufgaben, die weder dringend noch wichtig sind, passen nicht zu den vorrangigen Zielen. Sie können sogar fallen gelassen werden, wenn sie wirklich unnötig sind. Viele Personal Trainer nutzen diese Matrix in ihren Kursen für Zeitmanagement.
Anwendungsbereiche der Eisenhower Matrix
Diese bekannte Klassifikation ist in vielen Bereichen anwendbar, sowohl im Berufs- als auch im Privatleben:
- Zeitmanagement,
- Organisation der Arbeit,
- Prioritätensetzung,
- Entscheidungsfindung ,
- Delegation an eine dritte Partei
Nutzen und Grenzen
Das Eisenhower Prinzip hat den Vorteil, über die Priorisierung ihrer Aktionen nachzudenken und eine gewisse Distanz zu ihnen einzunehmen. Bevor Sie einen Aufzugsservice für den Weg nach oben beauftragen, sollten Sie das Prinzip näher kennenlernen.
Die Einfachheit, die sich auf den ersten Blick zeigt, ist jedoch eine Art Lockvogel. In der Tat ist es oft vereinfachend, die auszuführenden Aufgaben unter diesen zwei Achsen einzuordnen. Darüber hinaus kann die subjektive Seite unseres Urteils schnell zu einer Bremse werden, wenn die Aufgaben keinen genauen Termin haben oder wenn es darum geht, die Bedeutung einer durchzuführenden Aktion zu bestimmen oder nicht.
Die Eisenhower Matrix ist somit der Einstiegspunkt für eine Analyse, deren Ziel für den Manager darin besteht, die zu delegierenden Aufgaben zu definieren. Je nach der verfügbaren Zeit und dem Grad der Bedeutung der durchzuführenden Aktion kann er entscheiden, welche Teile er einem oder mehreren Mitarbeitern anvertrauen kann. Ziel ist es, die Kontrolle über sein Arbeitspensum zu behalten und seinen Mehrwert klug zu nutzen.
Wie verwendet man das Eisenhower Prinzip?
Die zwei Achsen – Wichtigkeit und Dringlichkeit – ermöglichen es, vier Quadranten zu definieren, die jeweils den Charakter der darin enthaltenen Elemente nach diesen zwei Kriterien bestimmen.
Wichtigkeit bezieht sich auf die Aufgaben, die es Ihnen ermöglichen, voranzukommen. Sie beruht auf den Auswirkungen dieser letzteren auf andere Elemente, aber auch auf dem Mehrwert, den ihre Vollendung mit sich bringt.
Dringlichkeit bezieht sich auf die Aufgaben, die Ihre sofortige Aufmerksamkeit erfordern, und richtet sich nach der Zeit, die für ihre Erledigung benötigt wird, sowie nach den Fristen. Es ist manchmal schwierig zu definieren, ob ein Gegenstand dringend ist oder nicht, da er oft von externen Faktoren abhängt. Darüber hinaus ist sie sehr subjektiv: der Grad der Dringlichkeit ist von Person zu Person unterschiedlich, je nachdem, wie sie die betreffende Aufgabe empfindet, in Bezug auf ihren Stresszustand, ihre Fähigkeiten, ihre Erfahrung, ihre Arbeitsweise usw.
Um die Eisenhower Matrix effektiv auszufüllen, ist es daher unerlässlich, objektiv zu sein und sich so weit wie möglich auf sachliche und konkrete Elemente zu stützen.
Es sei darauf hingewiesen, dass im Eisenhower Prinzip Wichtigkeit Vorrang vor der Dringlichkeit hat.
Quadrant 1: Wichtige und dringende Aufgaben
- Aufgaben, die ultraschnelle – wenn nicht sogar sofortige – Aufmerksamkeit und Maßnahmen erfordern,
- die Elemente, die sich auf Ihre Ziele auswirken,
- Punkte, die direkte Auswirkungen auf den Fortschritt eines Projekts haben,
- ein Problem, das dringend gelöst werden muss – Konflikt, Krise usw. –
- wichtige Anrufe/E-Mails, die schnell bearbeitet werden müssen …
Einige Aufgaben sind hier zu finden, weil sie nicht effizient geplant sind. Dies kann bei der Fertigstellung eines Berichts der Fall sein, den Sie immer wieder verschoben haben – der ursprünglich in Quadrant 2 bzw. 3 platziert worden wäre – und dessen Frist und Bedeutung Ihnen keine andere Wahl lässt, als ihn von nun an zu einer Priorität zu machen, die in Quadrant 1 zu platzieren ist.
Quadrant 2: Wichtige, aber nicht dringende Aufgaben
In diesem Teil geht es um wichtige Aufgaben, die jedoch eine geringere Dringlichkeit als in Quadrant 1 haben und daher hier eingetragen werden sollten:
- Aufgaben, die keine enge Frist haben, die aber für Sie, Ihr Team, Ihr Unternehmen usw. von einer gewissen Bedeutung sind.
- Punkte, die in den kommenden Wochen geplant werden,
- die Momente, die der strategischen Intelligenz gewidmet sind,
- die Entwicklung eines Aktionsplans, eines Projekts,
- Ausbildung, Coaching…
Quadrant 3: Unwichtige, aber dringende Aufgaben
Dazu gehören „störende“ Elemente, die sofortige Aufmerksamkeit erfordern, unsere Arbeit aber nicht wirklich beeinflussen, wie z.B. :
- die Bearbeitung bestimmter Telefonanrufe, E-Mails, Nachrichten..,
- Auf Anfrage von Mitarbeitern/Kollegen/Anbietern, die dringend Informationen, Rat und Hilfe benötigen,
- Aufgaben, die für andere wichtig sind, aber nicht wichtig für Sie und den Fortschritt Ihrer Arbeit,
- die Elemente, die Sie an eine dritte Partei delegieren können …
Quadrant 4: Aufgaben, die weder wichtig noch dringend sind
Dieser letzte Quadrant betrifft all die parasitären und nutzlosen Elemente, die Sie für mehr Effizienz aufgeben müssen:
- unproduktive schlechte Gewohnheiten,
- Ablenkungen, die Sie daran hindern, effizient voranzukommen (Surfen im Internet, unerwünschte Benachrichtigungen usw.),
- zeitraubendes Zögern und Verschlingen positiver Energie,
- Grübeln über etwas, worüber Sie keine Kontrolle haben…
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass das Eisenhower Prinzip und die Matrix sicherlich nicht perfekt und relativ schwierig in effizienter und relevanter Weise zu verwenden ist, aber sie hat das Verdienst, eine interessante Perspektive auf den Umgang mit unserem kostbarsten Gut zu vermitteln: Zeit, sowie ein Bewusstsein für unseren Stresszustand und unsere Art, Dringlichkeit zu verstehen – manchmal alles relativ.