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Anmeldeschluss für sämtliche Ehrungen ist der 31. Januar des Jahres, in dem die Ehrung stattfindet. Zu spät eingereichte Unterlagen werden mit einem Mehraufwand in Rechnung gestellt.
Die Anmeldungen haben ausschliesslich mit den entsprechenden Formularen und unter Beilage des vollständig nachgeführten Musikerpasses zu erfolgen. Die Richtigkeit ist durch den/die Präsident/in und den/die Aktuar/in zu bescheinigen.
Bei der Anmeldung eines CISM-Veteranen (60 Jahre) oder eines eidgenössischen Ehrenveteranen (70 Jahre): Erstellung einer kurzen Laudatio zum Veteranen, zu Handen der Ehrung an einem Musiktag oder Kantonalmusikfest durch einen AMV-Funktionär. Umfang ungefähr eine halbe A4-Seite. Angaben zum Veteranen können z. B. sein: Beruf, Alter, musikalische Laufbahn, Beginn des Musizierens, welche Instrumente hat er wie lange gespielt hat, Chargen im Verein mit Jahrzahlen und Dauer, spezielle Charakterzüge des Veteranen, besondere Begebenheiten oder Ereignisse während dieser langen Zeit etc. Diese Angaben sind der Anmeldung beizulegen und auch in elektronischer Form per E-Mail im Anhang an den Veteranenchef zu senden.
Zusendung einer guten Fotografie an den Veteranenchef, anschliessend an die Ehrung am Fest, in elektrischer Form zur Veröffentlichung im Aargauer Musikant. Die Aufnahme sollte wenn möglich mit Diplom und Medaille in Portraitformat erstellt werden.
Bei der Anmeldung eines kantonalen Ehrenveteranen (50 Jahre), CISM-Veteranen (60 Jahre) und eidgenössischen Ehrenveteranen (70 Jahre): Angabe der genauen Adresse des Veteranen auf dem betreffenden Anmeldeformular in der Spalte „Genaue Adresse des Veteranen“. Diese Adresse wird für die Erstellung einer Adressenliste zu Handen der Aargauer Musikveteranen verwendet, damit diese Veteranen in ihrem Ehrungsjahr zur Veterantagung der Aargauer Musikveteranen eingeladen werden können.
Bei der Anmeldung aller Veteranenarten: Kann ein Verein, um Veteranen/innen ehren zu lassen, nur mit einer Delegation am Festakt teilnehmen, so ist es obligatorisch, für diese Anzahl Personen, inkl. Veteranen/innen, Festkarten zum halben Preis zu lösen. Diese Festkarten sind bis spätestens am 31. Januar beim OK des entsprechenden Musiktages oder Musikfestes zu bestellen. Für den Festakt werden den angemeldeten Personen Plätze reserviert. Zur Information des Veteranenchefs ist die Anzahl der gemeldeten Personen anzugeben.