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EINLEITUNG
Diese Charta gilt für alle personenbezogenen Daten von Kunden, Interessenten sowie internen und externen Mitarbeitern (nachstehend "Daten" genannt), die von Edmond de Rothschild REIM (Suisse) S.A. (nachstehend "EdR REIM Suisse" genannt) als Inhaber der Daten verarbeitet werden.
Diese Charta gilt auch für die Daten anderer natürlicher Personen, wenn diese Daten von EdR REIM Suisse im Rahmen einer Geschäftsbeziehung mit einem Kunden verarbeitet werden (nachstehend als "verbundene Person(en)" bezeichnet). Eine verbundene Person kann insbesondere ein Vertreter, ein Unterzeichner, ein Bevollmächtigter, ein Vermögensverwalter, ein wirtschaftlich Berechtigter oder eine beherrschende Person sein.
WELCHE DATEN ERHEBEN WIR?
Die Daten, die wir über die betroffene Person erheben oder aufbewahren, können aus einer Vielzahl von Quellen stammen. Einige Daten können direkt von der betroffenen Person erhoben worden sein. Einige Daten können auch in Übereinstimmung mit den geltenden Vorschriften, in der Vergangenheit oder von anderen Unternehmen der Edmond de Rothschild Gruppe, die Finanzdienstleistungen anbieten (nachstehend "EdR Gruppe" genannt), erhoben worden sein. Wir können auch Daten im Rahmen von Begegnungen oder Mitteilungen erheben (z. B. wenn die betroffenen Personen uns anrufen, uns schreiben oder uns besuchen) oder wenn die betroffenen Personen unsere Website besuchen oder unsere Online-Dienste oder -Anwendungen nutzen. Die betroffenen Personen müssen sich vergewissern, dass die von uns über sie erhobenen Daten richtig, relevant und auf dem neuesten Stand sind.
Einige Daten können aus Quellen stammen, die der Öffentlichkeit zugänglich sind (z. B. öffentliche Register, Presse und Websites), oder sie können von externen Unternehmen erhoben worden sein (z. B. elektronische Datenbanken).
Die Daten, die wir verarbeiten, fallen in der Regel in die unten aufgeführten Kategorien:
- Informationen zur Identität der betroffenen Person, wie Name, Geschlecht, Geburtsdatum und -ort, die Angaben in Ausweisdokumenten;
- Kontaktdaten, wie Postanschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummern;
- Informationen, die uns durch das Ausfüllen von Formularen oder durch Kontaktaufnahme mit uns zur Verfügung gestellt werden;
- Informationen über unsere Geschäftsbeziehung, die mit uns genutzten Kommunikationskanäle, ihre Beanstandungen;
- Informationen, die wir verwenden, um die betroffene Person zu identifizieren und zu authentifizieren, einschliesslich der Informationen, die beim Besuch unserer Website erfasst werden (Online-Erkennung (IP-Adresse), Kontaktdaten und Authentifizierung, wenn sich die betroffene Person für unsere Online-Dienste registriert);
- alle Informationen, die in der Kundendokumentation oder in Formularen enthalten sind, die die betroffene Person als Interessent ausfüllen könnte;
- alle geschäftlichen Informationen, wie z. B. Einzelheiten zu den Produkten oder Dienstleistungen, die die betroffenen Personen in Anspruch nehmen;
- Daten, die über Internet-Cookies gesammelt werden (weitere Informationen über unsere Verwendung von Internet-Cookies finden Sie in den Cookie-Richtlinien auf der Internetseite);
- Daten im Zusammenhang mit unseren internen Untersuchungen, insbesondere Überprüfungen im Zusammenhang mit dem Screening, welches vor der Aufnahme einer Geschäftsbeziehung mit einem Kunden durchgeführt wird, Überprüfungen, die im Laufe unserer Geschäftsbeziehung durchgeführt werden, Überprüfungen im Zusammenhang mit der Anwendung der Vorschriften über Sanktionen, Geldwäschereibekämpfung und Verpflichtungen zur Bekämpfung der Terrorismusfinanzierung sowie alle Informationen im Zusammenhang mit Überprüfungen, die über unsere Kommunikationsmittel durchgeführt werden;
- Aufzeichnungen der gesamten Korrespondenz und Kommunikation zwischen uns, einschliesslich Telefongesprächen, E-Mails
- Kommunikation in sozialen Medien oder jede andere Art des Austauschs und der Kommunikation;
- fotografische oder audiovisuelle Aufnahmen und auch Sprachaufnahmen der betroffenen Person oder bei Besuchen in unseren Büros;
- alle Informationen, die wir benötigen, um unseren rechtlichen und regulatorischen Verpflichtungen nachzukommen.
Wenn uns bestimmte Daten über die betroffene Person nicht vorliegen (oder wenn die betroffene Person von ihrem Recht Gebrauch macht, der Datenverarbeitung zu widersprechen oder eine Einschränkung der Datenverarbeitung zu verlangen (siehe Abschnitt "Rechte der betroffenen Person" weiter unten), können wir die Dienstleistung oder das Produkt, für das die Verarbeitung dieser Daten erforderlich ist, möglicherweise nicht erbringen.
WIE VERWENDEN WIR DIE DATEN?
Wir verwenden die Daten nur, wenn die betroffenen Personen eingewilligt haben oder wenn eine solche Verwendung auf einer Rechtsgrundlage beruht, die in den geltenden Vorschriften vorgesehen ist:
- Erfüllung eines abgeschlossenen Vertrags, eines Unternehmens, für das die betroffene Person und/oder wir tätig sind, oder einer vorvertraglichen Massnahme;
- die Erfüllung einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung;
- die Wahrung eines öffentlichen Interesses, wie die Verhinderung oder Aufdeckung von Betrug oder Finanzkriminalität;
- die Verfolgung unserer berechtigten Interessen (z. B., (i) Interesse an der Entwicklung der Geschäftsbeziehung und der Bereitstellung von Informationen über Dienstleistungen und Produkte, die von EdR REIM Suisse, von mit EdR REIM Suisse verbundenen Unternehmen oder von Drittpartnern angeboten werden, (ii) Interesse an der Verbesserung der internen Organisation und Prozesse von EdR REIM Suisse, (iii) Interesse an einer Risikobewertung, der EdR REIM Suisse unterliegt, und an der Entscheidungsfindung im Rahmen des Risikomanagements und (iv) Interesse von EdR REIM Suisse an der Wahrung ihrer Interessen, der Verteidigung oder Ausübung von Rechten vor Gericht und der Zusammenarbeit bei Ermittlungen von Behörden in der Schweiz oder im Ausland).
Wir sammeln und verarbeiten Daten zu verschiedenen Zwecken, unter anderem zu folgenden Zwecken:
- Bereitstellung von Produkten und Dienstleistungen, Abwicklung von Kundengeschäften und Ausführung von Kundenaufträgen;
- Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften, einschliesslich:
Überwachung der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zur Rechnungslegung und Regulierung der Finanzmärkte; und
jede Form der Zusammenarbeit mit den Behörden, insbesondere mit den Aufsichtsbehörden, den für die Bekämpfung der Geldwäscherei und der Terrorismusfinanzierung zuständigen Behörden und den am automatischen Informationsaustausch in Steuerangelegenheiten beteiligten Behörden (einschliesslich des Foreign Account Tax Compliance Act);
- jede Massnahme zur Umsetzung internationaler Sanktionen gemäss den von EdR REIM Suisse festgelegten Verfahren, einschliesslich der Verarbeitung von Daten zu Screening-Zwecken;
- Verhinderung und Aufdeckung von Betrug oder anderen Straftaten (einschliesslich der Aufzeichnung von Telefongesprächen und elektronischer Kommunikation);
- Sicherheit und Tracking unserer Aktivitäten;
- Risikomanagement, einschliesslich Marktrisiko, operationelles Risiko, Liquiditätsrisiko, Rechtsrisiko und Reputationsrisiko;
- Bereitstellung von Online-Diensten, mobilen Anwendungen und anderen Online-Produktplattformen;
- Verbesserung der Produkte, Dienstleistungen, Organisation und internen Prozesse von EdR REIM Suisse;
- Internet-Cookies bei der Nutzung von Online-Anwendungen (weitere Informationen über unsere Verwendung von Internet-Cookies finden Sie in der Cookie Policy auf der Internetseite);
- Analyse von Daten zum Zweck der Kundenansprache, einschliesslich automatisierter Datenverarbeitung ("Profiling");
- Marketing und Entwicklung von Geschäftsbeziehungen, insbesondere zur Bereitstellung von Informationen über die Produkte und Dienstleistungen der EdR-Gruppe sowie über die Produkte und Dienstleistungen unserer Partner und anderer Dritter, es sei denn, die betroffenen Personen widersprechen der Verwendung der Daten zu diesem Zweck;
- Organisation von Veranstaltungen, um die betroffene Person zur Teilnahme an bestimmten Veranstaltungen einzuladen oder ihr die Teilnahme zu ermöglichen, die insbesondere zur Förderung unserer Produkte und Dienstleistungen bei bestehenden oder potenziellen Kunden organisiert werden;
- Weitergabe der Daten an mit EdR REIM Suisse verbundene Unternehmen, insbesondere zur Gewährleistung eines effizienten und harmonisierten Service und über die von den der EdR REIM Suisse angeschlossenen Unternehmen angebotenen Dienstleistungen zu informieren;
- jede Behandlung, die notwendig ist, damit die EdR REIM Suisse einen gegenwärtigen oder zukünftigen Anspruch geltend machen, ausüben oder verteidigen kann
- oder zur Unterstützung von EdR REIM Suisse bei behördlichen Ermittlungen in der Schweiz oder im Ausland.
Möglicherweise haben Sie den Wunsch geäussert, dass Ihre Daten nicht verwendet werden, aber wir müssen sie dennoch aus anderen Gründen verwenden. In einem solchen Fall werden wir sie weiterhin verwenden, (i) wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist, (ii) wenn wir eine vertragliche Verpflichtung erfüllen müssen, (iii) wenn dies im öffentlichen Interesse liegt (es sei denn, Ihre Interessen, Freiheiten oder Grundrechte überwiegen) oder (iv) wenn wir ein berechtigtes Interesse daran haben (es sei denn, Ihre Interessen, Freiheiten oder Grundrechte überwiegen) und in jedem Fall (v) im Verhältnis zum verfolgten Zweck.
Wir möchten Sie ausdrücklich darauf hinweisen, dass Sie jederzeit und ohne Angabe von Gründen der Verwendung Ihrer Daten für Marketingzwecke, einschließlich Profiling durch EdR REIM Suisse oder Dritte, wenn dies mit diesem Zweck verbunden ist, widersprechen können, oder, wenn die Einwilligung die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist, Ihre Einwilligung zurückziehen können, indem Sie sich mittels den am Ende dieser Charta angegebenen Kontaktinformationen an uns wenden.
AUTOMATISIERTE ENTSCHEIDUNGSHILFESYSTEME
Wir können automatisierte Systeme zur Entscheidungsunterstützung einsetzen, z. B. wenn die betroffene Person ein Produkt oder eine Dienstleistung kaufen möchte oder bei Kontrollen zur Verhinderung des Risikos von Betrug, Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung. Solche Verfahren können uns helfen festzustellen, ob die Aktivität eines Kunden oder eines Kontos ein Risiko (Kredit-, Betrugs- oder sonstiges Risiko) darstellt.
Wir greifen im Rahmen unserer Geschäftsbeziehungen mit Kunden nicht auf "automatisierte Einzelentscheidungen" zurück. Sollten wir in Zukunft auf "automatisierte Einzelentscheidungen" zurückgreifen, würden wir dies in Übereinstimmung mit den geltenden rechtlichen und regulatorischen Anforderungen tun.
ÜBERWACHUNG UND AUFZEICHNUNG DES DATENAUSTAUSCHS MIT DER BETROFFENEN PERSON
Vorbehaltlich der Einhaltung der geltenden lokalen Vorschriften können wir die Gespräche und die Kommunikation der betroffenen Person mit uns aufzeichnen und aufbewahren, einschliesslich Telefongesprächen, Briefen, E-Mails und anderen Arten von Nachrichtendiensten, um die Anweisungen der betroffenen Person zu überprüfen. Wir können diese Aufzeichnungen auch verwenden, um unsere Dienstleistungen zu bewerten, zu analysieren und zu verbessern, unsere Mitarbeiter zu schulen, Risiken zu verwalten oder Betrug und andere Finanzdelikte anhand dieser Daten zu verhindern und aufzudecken.
Wir verwenden in und um unsere Büros aus Sicherheitsgründen ein Videoüberwachungssystem, so dass wir möglicherweise Bilder, Fotos oder Videos der betroffenen Person erfassen oder die Stimme der betroffenen Person in diesem Zusammenhang aufzeichnen.
AN WEN KÖNNEN WIR DIE DATEN DER BETROFFENEN PERSON WEITERGEBEN?
Wir können die Daten der betroffenen Person aus den folgenden Gründen weitergeben:
- um der betroffenen Person Produkte oder Dienstleistungen zur Verfügung zu stellen, die die betroffene Person angefordert hat, z. B. die Eröffnung eines Kontos, die Beantwortung eines Zeichnungsantrages oder die Ausführung Ihrer Anweisungen;
- um einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung nachzukommen (z. B. um bei der Aufdeckung von Betrug oder Steuerhinterziehung zu helfen oder um Finanzkriminalität zu verhindern)
- um auf eine Anfrage einer Behörde zu reagieren, einen Rechtsstreit zu führen oder unsere Rechte zu verteidigen;
- um auf der Grundlage eines berechtigten Interesses zu handeln, z. B. um ein Betriebsrisiko zu verwalten oder die Relevanz oder Wirksamkeit der Marketingkampagnen für unsere Produkte oder Dienstleistungen zu bewerten;
- um im Einklang mit der zuvor eingeholten Einwilligung der betroffenen Person zu handeln.
Wir können Ihre Daten weitergeben und offenlegen an:
- andere Unternehmen der EdR-Gruppe;
- Subunternehmer, Agenten oder Dienstleister, die für uns oder andere Unternehmen der EdR-Gruppe arbeiten (einschliesslich deren Mitarbeiter und Manager);
- Verbundene Personen, Vermittlungs-, Korrespondenz- und Depotbanken, Clearingstellen, alle Stakeholder oder Marktgegenparteien, Börsen oder Unternehmen, an denen Sie über uns Finanzinstrumente halten (z. B. Aktien oder Anleihen);
- andere Finanzinstitute, Steuerbehörden, Berufsverbände, Kreditkontrollstellen und Inkassobüros;
- Fondsmanager, die für die betroffene Person Vermögensverwaltungsdienste erbringen, sowie alle Vermittler, Vertriebsstellen, unabhängigen Vermögensverwalter und Makler, die die betroffene Person mit uns in Verbindung bringen oder in ihrem Namen mit uns handeln;
- alle Personen, Unternehmen oder sonstigen Einrichtungen, die ein Interesse an den Produkten oder Dienstleistungen haben, die wir der betroffenen Person anbieten, oder die ein Risiko in Bezug auf diese Produkte oder Dienstleistungen übernehmen;
- jede (neue oder potentielle) Einheit der EdR-Gruppe (z.B. im Falle von Umstrukturierungen oder Fusions- und/oder Übernahme-Transaktionen) oder jede Einheit, die eine Einheit der EdR-Gruppe ganz oder teilweise erwirbt;
- Unternehmen, die Geschäfts- oder Marktstudien für uns durchführen;
- unsere externe Wirtschaftsprüfungsgesellschaft;
- jede andere Person, die im Falle eines Rechtsstreits in Bezug auf ein Vorhaben beteiligt ist;
- alle anderen Rechts- oder Verwaltungsbehörden und Streitbeilegungsstellen, um deren Ersuchen nachzukommen.
WIE LANGE BEWAHREN WIR DIE DATEN AUF?
Wir bewahren die Daten der betroffenen Person so lange auf, wie die betroffene Person unsere Dienste und Plattformen (z. B. unsere Website oder unsere mobilen Anwendungen) weiterhin nutzt. Wir können die Daten auch dann aufbewahren, wenn die betroffene Person sich dafür entscheidet, unsere Dienste oder Plattformen nicht zu nutzen, z. B. zur Einhaltung des geltenden Rechts, zur Wahrung unserer Interessen oder zur Durchsetzung unserer Rechte. Wir bewahren die Daten nicht länger als nötig auf, und wenn wir sie nicht mehr benötigen, vernichten wir sie sicher und im Einklang mit unserer internen Politik.
Grundsätzlich werden die Daten für einen Zeitraum von zehn (10) Jahren nach Beendigung der Geschäftsbeziehung aufbewahrt.
Bestimmte Daten können für die Verwaltung von Ansprüchen und/oder Rechtsstreitigkeiten sowie zur Erfüllung unserer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtungen oder zur Beantwortung von Anfragen von Behörden für einen zusätzlichen Zeitraum aufbewahrt werden.
INTERNATIONALE DATENÜBERMITTLUNG
I
Grundsätzlich können die Daten der betroffenen Person in ein Land der Europäischen Union oder der Schweiz übermittelt, dort gehostet oder ausschliesslich von dort abgerufen werden.
Die Daten der betroffenen Person können jedoch auch in ein anderes Land (ausserhalb der Europäischen Union oder der Schweiz) übermittelt, dort gehostet oder von dort abgerufen werden, wenn die zuständigen schweizerischen oder europäischen Behörden festgestellt/anerkannt haben, dass das betreffende Land ein angemessenes Schutzniveau bietet.
Darüber hinaus können die Daten der betroffenen Person auch ohne eine solche Anerkennung durch die zuständigen schweizerischen oder europäischen Behörden in ein Land ausserhalb der Europäischen Union übermittelt werden, wenn eine der folgenden Bedingungen erfüllt ist:
- Die Übermittlung ist durch angemessene Sicherheiten gemäss den geltenden Vorschriften geschützt;
- die Übermittlung ist für die Erfüllung eines Vertrags zwischen der betroffenen Person und uns oder für die Durchführung vorvertraglicher Massnahmen erforderlich, die auf Antrag der betroffenen Person erfolgen;
- die betroffene Person hat der Übermittlung zugestimmt;
- die Übermittlung ist für den Abschluss oder die Erfüllung eines in Ihrem Interesse geschlossenen Vertrages zwischen uns und einem unserer Vertragspartner erforderlich;
- die Übermittlung aus wichtigen Gründen des öffentlichen Interesses erforderlich ist;
- die Übermittlung von einem Gericht oder einer Verwaltungsbehörde eines Drittstaates angeordnet wurde, deren Entscheidung in der Schweiz anerkannt wird oder rechtskräftig ist; oder
- die Übermittlung für die Anerkennung, Ausübung oder Verteidigung unserer Rechte vor Gericht erforderlich ist.
Die betroffene Person kann weitere Informationen darüber erhalten, wie wir ihre Daten ausserhalb der Europäischen Union oder der Schweiz übermitteln, einschliesslich einer Kopie der oben genannten Sicherheiten, indem sie sich direkt an uns wendet und die Kontaktdaten am Ende dieser Charta verwendet.
DIE RECHTE DER BETROGGENEN PERSON
Vorbehaltlich der gesetzlichen Einschränkungen hat jede betroffene Person das Recht:
- Auskunft über die von uns über sie gespeicherten Daten und die durchgeführte Verarbeitung zu erhalten sowie das Recht, Zugang zu diesen Daten zu verlangen;
- die Zustimmung zur Verarbeitung der Daten jederzeit zu widerrufen (bitte beachten Sie, dass wir die Daten weiter verarbeiten können, wenn wir einen anderen Grund dafür haben. Darüber hinaus gilt der Widerruf der Einwilligung nur für die Zukunft und berührt nicht die Rechtmässigkeit der auf der Einwilligung beruhenden und vor dem Widerruf erfolgten Verarbeitung);
- unter bestimmten Umständen Daten in elektronischer Form zu erhalten und/oder von uns zu verlangen, dass diese Informationen an einen Dritten übermittelt werden, sofern dies technisch möglich ist (dieses "Recht auf Datenübertragbarkeit" unterliegt bestimmten Einschränkungen und gilt nur für die Daten, die die betroffene Person uns zur Verfügung gestellt hat);
- Daten zu berichtigen;
- unter bestimmten Umständen die Löschung von Daten zu verlangen (bitte beachten Sie, dass wir aufgrund gesetzlicher oder behördlicher Bestimmungen oder aus legitimen Gründen verpflichtet sein können, Daten aufzubewahren);
- uns aufzufordern, die Verarbeitung von Daten unter bestimmten Umständen einzuschränken oder abzulehnen (bitte beachten Sie, dass wir die Daten weiterhin verarbeiten dürfen, wenn wir einen Grund dafür haben).
Die betroffene Person kann ihre Rechte ausüben, indem sie sich direkt an uns wendet und die am Ende dieser Charta angegebenen Kontaktdaten verwendet. Die betroffene Person hat auch das Recht, eine Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde einzureichen.
Die Ausübung der oben beschriebenen Rechte oder die Nichtbereitstellung der von EdR REIM Suisse angeforderten Daten kann ein Hindernis für die Aufnahme oder Fortsetzung unserer Geschäftsbeziehung darstellen.
WAS ERWARTEN WIR VON DER BETROFFENEN PERSON?
Die betroffene Person muss sicherstellen, dass die bereitgestellten Daten relevant und aktuell sind. Darüber hinaus muss die betroffene Person uns über jede Änderung dieser Daten informieren.
Die betroffene Person muss sicherstellen, dass die in dieser Charta enthaltenen Informationen an die oben definierten verbundenen Personen weitergeleitet wurden.
WIR GEWÄHRLEISTEN WIR DIE SICHERHEIT DER DATEN DER BETROFFENEN PERSONEN?
Wir setzen technische, verfahrenstechnische und organisatorische Massnahmen ein, um einen angemessenen Schutz der Daten zu gewährleisten, z. B. in einigen Fällen durch Verschlüsselung, Anonymisierung und die Einführung logischer und physischer Sicherheitsverfahren.
Wir verpflichten unsere Mitarbeiter und alle Dritten, die für die EdR Gruppe arbeiten, zur Einhaltung strenger Sicherheits- und Datenschutzstandards. Letztere haben sich vertraglich verpflichtet, alle Daten zu schützen und strenge Datenübertragungsmassnahmen anzuwenden.
WENN SIE UNS KOTAKTIEREN MÖCHTEN
Bei Fragen zur Verarbeitung der in dieser Charta beschriebenen Daten oder zur Ausübung der oben genannten Rechte kann sich die betroffene Person an unseren Datenschutzbeauftragten unter folgender E-Mail-Adresse wenden: <email-pii>.
Darüber hinaus möchten wir darauf hinweisen, dass die betroffene Person, sofern sie in der Europäischen Union wohnhaft ist, alle Anfragen bezüglich der Datenverarbeitung auch an unseren in der Europäischen Union ansässigen Vertreter unter folgender Adresse richten kann: Edmond de Rothschild (Frankreich), Datenschutzbeauftragter (DSB), 47 rue du Faubourg Saint-Honoré, 75008 Paris, Frankreich - "<email-pii>"