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Que conserver ?
Il est tentant de tout conserver, au cas où vous en auriez besoin à l'avenir. Mais conserver tout vos fichiers en prévision du futur, coûte de l'argent et rend plus difficile de trouver les choses réellement importantes.
Qu'est-ce que la sélection implique ?
Choisir ce qu'il faut garder et ce qui peut être éliminé ou supprimé impliquera toujours un jugement subjectif, personne ne connaissant exactement quelles informations seront recherchées dans le futur.
Tout ce que nous pouvons faire est de réfléchir attentivement, respecter les politiques dont nous avons besoin (p. ex. celles des bailleurs de fonds) et documenter les décisions prises et leurs raisons. Ce ne sera pas un processus parfait, mais devrait au moins être judicieux.
Comment savoir ce qu'il faut garder et ce qu'il faut supprimer ?
Les questions suivantes, basées sur des documents conçus par le Digital Curation Centre, peuvent vous aider à décider ce que vous devriez garder et ce qui peut être supprimé :
- Est-ce que mon bailleur de fonds ou l'université a besoin que je garde ces données et/ou que je les rende disponibles pour un certain laps de temps ?
- Est-ce que ces données constituent les documents essentiels d'un projet, d'une organisation ou d'un consortium et par conséquent ont besoin d'être conservées indéfiniment ?
- Est-ce que j'ai les droits de propriété juridique et intellectuelle de conserver et de réutiliser ces données ? Si ce n'est pas le cas, est-ce que cela peut être négocié ?
- Est-ce que la documentation et les informations descriptives (métadonnées) sont suffisantes pour expliquer les données et permettre aux données ou aux documents d'être trouvés, qu'importe leur location ?
- Si j'ai besoin de payer pour conserver les données, puis-je me le permettre ?
Une fois que vous avez fait un tri dans vos fichiers et que que vous vous êtes posé les questions précédentes, vous avez besoin de :
- Vérifier vos responsabilités de protection des données
- Préparer la documentation pour chaque fichiers
- Se renseigner sur les marches à suivre pour le dépôt