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Vi state chiedendo come scrivere nel più breve tempo possibile «Cordiali saluti» grazie al correttore automatico di Office? Oppure come utilizzare elementi testuali predefiniti, su Word e Outlook le cosiddette «parti rapide», per risparmiare ancora più tempo sulla digitazione? Trovate le risposte alle vostre domande in questi consigli sull’utilizzo di Office. Il tempo che impiegherete per leggerli sarà solo tempo guadagnato sul lavoro.
Il vostro lavoro vi porta a scrivere molto? Oppure vi capita spesso di dover inviare di continuo lettere o e-mail simili? Allora questi consigli fanno proprio al caso vostro. In entrambi i casi potrete risparmiare tempo, evitando ogni volta di dovere scrivere per intero «Cordiali saluti».
Utilizzare il correttore automatico con le abbreviazioni
Probabilmente appartenete anche a quella categoria di persone che utilizzano spesso abbreviazioni come «ecc.» e che si irritano ogni volta che Word, Outlook e OneNote di Office 365 impostano automaticamente l’iniziale maiuscola, dato che le applicazioni Office interpretano il punto come fine di una frase.
Ma potete liberarvi di questa seccatura registrando le abbreviazioni nello strumento di correzione automatica, che potete trovare ai seguenti percorsi:
- Word e OneNote 2016: «File > Opzioni > Strumenti di correzione > Opzioni di correzione automatica».
- Outlook: «File > Opzioni > Posta > Controllo ortografia e correzione automatica > Opzioni di correzione automatica».
- OneNote per Windows 10: qui è possibile solamente disattivare lo strumento di correzione automatica («Inizia ogni frase con la maiuscola») al menu «Opzioni > Correzione automatica».
Nella scheda «Correzione automatica» cliccate su «Eccezioni». Nella scheda «Prima lettera» potrete inserire le vostre abbreviazioni. Uno strumento pratico che consente a Office di raccogliere queste voci a livello centrale per tutte le applicazioni, rendendo quindi necessario un solo inserimento.
Utilizzare sigle per formule frequenti
Non sarebbe comodo se Outlook fosse in grado di trasformare automaticamente la sigla «cs» in «Cordiali saluti»? La centrale di comunicazione può farlo se inserite le sigle nello strumento di correzione automatica. Aprendo la scheda «Correzione automatica», inserite la sigla in questione nella sezione «Sostituisci il testo durante la digitazione». D’ora in poi, Outlook scriverà per esteso la formula di saluto ogni qual volta digiterete «cs» seguito da uno spazio vuoto o premendo il tasto invio («Return»).
Così facendo potete inserire rapidamente anche interi blocchi di testo. Basta selezionare all’interno di un’e-mail la porzione di testo che si desidera inserire utilizzando una sigla. A questo punto, copiate il testo negli appunti con CTRL-C e accedete al menu di correzione automatica come descritto sopra. Outlook inserisce il testo automaticamente. Assicuratevi che l’opzione «testo formattato» sia attiva: in caso contrario, le interruzioni di riga verranno sostituite da asterischi (*).
Questo procedimento funziona anche su Word e, senza formattazione, su OneNote 2016.
Utilizzare le parti rapide per digitare meno
Se vi capita spesso di avere bisogno degli stessi blocchi di testo su Word o Outlook, ad esempio nel caso di una lettera di accompagnamento, potete utilizzare l’opzione «parti rapide». Si tratta di elementi testuali predefiniti che potete salvare dopo la prima digitazione e richiamare più e più volte.
Microsoft 365: il pacchetto Office completo per le PMI
Microsoft 365 (ex Office 365) è molto più di Word ed Excel. Il pacchetto consiste in un’ampia gamma di applicazioni e servizi cloud per la produzione, la comunicazione, la collaborazione, la pianificazione e l’organizzazione. L’archiviazione centralizzata e sicura dei documenti nel cloud e le funzioni pratiche per l’organizzazione di mansioni e appuntamenti in tutta l’azienda rendono la collaborazione più semplice ed efficiente. La guida riassume brevemente l’interazione delle applicazioni nella prassi e fornisce un primo assaggio a Microsoft 365.
Per creare una parte rapida, selezionate il testo desiderato in un’e-mail di Outlook o su Word; tramite la barra multifunzione, cliccate su «Salva selezione nella raccolta parti rapide» dal menu «Inserisci > Parti rapide». Con la combinazione ALT-F3 il procedimento è ancora più veloce.
Nella finestra di dialogo attribuire alla porzione di testo il nome corrispondente. Su Outlook, le parti rapide vengono salvate nel modello di documento corrente. Word, invece, conserva un proprio modello grazie a un file «Building Blocks». Pertanto dovrete registrare le parti rapide separatamente per ogni applicazione.
Per inserire una parte rapida, selezionare «Inserisci > Parti rapide» dalla barra multifunzione di un documento Word o di un’e-mail in Outlook. In questo modo vengono visualizzati direttamente gli elementi testuali predefiniti più recenti, mentre quelli restanti potete trovarli alla sezione «Testo automatico».
Microsoft Office 365 con l’assistenza firmata Swisscom
Utilizzate le applicazioni Office sicure quali Outlook, Word ed Excel in combinazione con servizi cloud quali OneDrive e Teams. E approfittate inoltre dell’assistenza di Swisscom per l’installazione, il trasferimento di dati e le domande degli utenti. In questo modo, in futuro la vostra azienda potrà lavorare in sinergia con flessibilità ed efficienza.
Scrivere lettere standard dal proprio smartphone
Quando dovete scrivere testi più lunghi, lo smartphone non è certamente lo strumento più comodo da utilizzare (a meno che non decidiate di utilizzare la funzione dettato). Tuttavia, se vi capita di dover scrivere velocemente una lettera standard con Word per Android o iOS, potete risparmiarvi la digitazione utilizzando un modello come una sorta di «megamodulo di testo predefinito».
Ecco come procedere:
- Create sul computer un documento su Word.
- Salvate il documento come modello: «File > Salva con nome» o «File > Salva una copia». Come tipologia di file, selezionate «Modello di Word». Adesso arriva la chicca: salvate il modello su uno strumento di archiviazione online come OneDrive. È importante che possiate accedere al luogo di archiviazione anche tramite smartphone.
- Sullo smartphone, avviate l’applicazione Word Mobile. Utilizzando l’icona «Apri», navigate fino alla cartella in cui è salvato il modello desiderato. Aprendolo vi verrà mostrato un nuovo documento basato sul modello selezionato.
- Completate il documento secondo le vostre esigenze e salvatelo o esportatelo direttamente in formato PDF per poterlo inviare via e-mail.
Articolo aggiornato della versione di aprile 2018.