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Définition
« Coûts et financement » couvre toutes les activités concernant l’estimation, la planification, l’approvisionnement, les dépenses et le contrôle des ressources financières avec à la fois, les encaissements (financement), et les déboursements (coûts) du projet. Les finances incluent donc la gestion des coûts (dépenses souvent associées à un budget) ainsi que le financement (encaissements externes ou internes à l’organisation) qui sont nécessaires à la bonne gestion du projet.
Objectif
Le but de cette compétence est de permettre à l’individu à veiller à ce que le projet soit doté des ressources financières suffisantes à tout moment, que les objectifs financiers du projet puissent être satisfaits et que la situation financière soit surveillée, rapportée et correctement utilisée pour la gestion adéquate des ressources financières.
Description
Tout d’abord, l’individu doit faire une estimation des coûts qui sont nécessaires pour exécuter le projet, c’est-à-dire définir le budget. L’individu doit également prendre des mesures relatives à la façon dont le projet est financé. L’individu doit donc savoir quels sont les coûts prévus (ou attendus) et réels du projet et comment ils se rapportent à l’état d’avancement du travail réalisé et des objectifs atteints.
De plus, les systèmes de gestion des coûts doivent être établis au sein de l’organisation du projet. Ceux-ci sont utilisés pour surveiller la situation financière et fournir une estimation sur les questions financières et de performance de sorte que l’individu puisse prendre les décisions appropriées.
L’individu doit savoir en tout temps ce qui a été convenu et le financement prévu par contrat. De cette façon, l’individu peut utiliser des indicateurs clé de performance pour faire des prévisions de la performance future du projet et, si des écarts de coûts sont signalés, de faire état de ceux-ci en conformité avec l’organisation et la gouvernance du projet ainsi que proposer des actions appropriées.
Pour chaque projet, la bonne gestion des flux de trésorerie en termes de dépenses et recettes est cruciale. Les encaissements et déboursements de trésorerie doivent être calculés et évalués régulièrement afin que les mesures appropriées puissent être prises pour assurer des ressources financières suffisantes. La configuration du système de gestion financière doit être faite en coopération avec le département financier et / ou de trésorerie et d’autres parties pertinentes de l’organisation permanente.
Les coûts d’exploitation pour la phase d’utilisation et la liquidation des systèmes, des technologies et des lots de travaux doivent être indiqués et être budgétisés en conséquence, en temps utile par l’organisation permanente.
Indicateurs clés de compétence
Estimer les coûts du projet
L’individu doit estimer ou le cas échéant calculer les coûts nécessaires à l’exécution du projet. Les coûts directs tels que les heures de travail, l’équipement, l’investissement, les coûts d’exploitation en cours, les frais de déplacement et les coûts de formation, ainsi que les coûts indirects, tels que les frais généraux ou licences ou même les coûts d’opportunité doivent, en principe, être identifiés et évalués. L’estimation des coûts comprend l’utilisation d’une structure de répartition des coûts (si possible dérivée d’une structure de répartition du travail) ou d’autres méthodes appropriées pour calculer les coûts estimés de différentes catégories.
L’estimation des coûts se fait dans la plupart des cas au moyen de la technique de haut en bas (« top-down ») basée sur l’expérience des experts, des données historiques, l’estimation du groupe, ou de la technique de bas en haut (« bottom-up ») et d’autres techniques spécialisées. Les objectifs de coûts pour l’ensemble du projet ou de catégories de coûts individuels peuvent également être définis à l’aide de techniques de haut en bas ou de bas en haut.
Lors du calcul, l’individu doit aussi tenir compte des critères normatifs de coût, qui peuvent être utiles pour un calcul plus précis (par exemple : les normes de calcul des coûts pour les machines et pour la construction). En outre, l’individu doit être en mesure d’employer la technique de calcul de coût appropriée en fonction des circonstances du secteur et la nature des biens ou services offerts sur le marché.
Mesures
- Crée des structures de coûts et identifie des catégories de coûts
- Sélectionne la méthode appropriée de calcul des coûts
- Détermine les objectifs de coût par rapport aux normes pertinentes et / ou directives internes
Etablir le budget du projet
Sur la base des estimations des coûts, l’individu définit le budget aux niveaux correspondants de son plan de la structure des coûts. Le lien étroit avec la structure de répartition du travail assure qu’il est possible de déterminer quand et quels frais surgissent. L’individu doit également avoir une vue d’ensemble des dépenses budgétées liées à l’échéancier. Un flux de trésorerie peut être prévu, même durant les premières phases du projet si, non seulement les sorties de fonds, mais aussi les entrées sont prises en compte. Les coûts devraient être répartis dans le temps, afin de vérifier s’ils peuvent être assumés par l’organisation, et le cas échéant, de s’assurer que les ajustements appropriés sont apportés. Les frais accessoires doivent être pris en compte et retenus dans le budget du projet pour couvrir les incertitudes, les risques, les revendications ou les dépassements de coûts.
Mesures
- Détermine le budget du projet
- Elabore des scénarios budgétaires sur la base de facteurs économiques pertinents
- Budgétise les imprévus
- Evalue le budget en respectant l’échéancier et le financement et, le cas échéant, prend des mesures correctives
- Etablit le budget définitif
Assurer le financement du projet
L’individu doit veiller à ce que les ressources financières soient disponibles au bon moment pour couvrir les coûts. L’individu doit suivre les procédures d’autorisation de l’organisation (si disponibles) pour obtenir le financement. Les discussions sur le financement peuvent être affectées par les circonstances politiques. Dans ce cas, l’individu peut être amené à s’adresser aux clients internes et externes potentiels pour promouvoir le projet. Bien que le financement soit de la responsabilité du donneur d’ordre, le manager de projet doit normalement assurer une transparence totale.
Mesures
- Elabore la stratégie de financement pour le projet
- Identifie des sources de financement potentielles
- Suit les processus d’approbation de l’organisation
- Coopère, maintient un contact étroit et le cas échéant, négocie avec des investisseurs potentiels afin d’assurer le financement
Développer, établir et maintenir la gestion financière et de reporting pour le projet
Une gestion financière et de reporting doit être mise en place afin qu’un aperçu de la situation des coûts et du financement du projet soient disponibles à tout moment.
Grâce au système de gestion financière, la structure des coûts du projet, l’organisation, la séquence et l’échéancier sont mis en relation les uns aux autres. Celui-ci comprend non seulement les processus, mais aussi les rôles et responsabilités (par exemple, les autorisations de paiement).
Dans les rapports financiers les résultats de la performance visuelle du système de gestion sont décrits. L’individu devrait définir des indicateurs de gestion du rendement pour surveiller la relation entre le coût et l’avancement (par exemple, le coût d’achèvement et de la valeur acquise).
Les représentations pour ces indicateurs comprennent la cartographie des structures de coûts et de projets. Dans la plupart des organisations, la gestion financière du projet est étroitement liée à la comptabilité et aux processus de contrôle de l’organisation. Pour autant que les méthodes et les outils obligatoires soient disponibles, leur utilisation peut être utile, mais ils doivent être adaptés aux besoins spécifiques du projet. Dans le cas contraire, un système de gestion financière spécifique au projet doit être défini et appliqué.
Mesures
- Définit les processus et la gouvernance en matière de gestion financière
- Définit les indicateurs de performance financière pour le projet
- Définit la structure des coûts du projet par rapport à la structure des coûts de l’organisation
- Développe des rapports appropriés pour répondre à l’organisation et à la gouvernance du projet
Surveiller les finances pour identifier les écarts par rapport au plan du projet et les corriger
Le but du contrôle financier est d’identifier les écarts par rapport au plan, afin de permettre des réponses rapides. L’individu surveille les coûts prévus et réels, les passifs et les coûts attendus du projet ainsi que les flux de trésorerie. Suite à l’analyse des variations et leurs causes possibles, les mesures nécessaires sont initiées. Les coûts projetés peuvent être tirés du plan de projet en cours (le dernier budget approuvé mis à jour avec les changements). Le coût réel est basé sur le suivi par l’équipe de projet des données réelles. Cependant, les chiffres réels sont souvent fournis par le service comptable de l’organisation. Ils comprennent les frais pour tous les éléments de coûts prévus, tels que les heures de travail, les frais de déplacement ou les factures et tous les autres engagements qui sont couverts par un contrat d’approvisionnement et inclus dans le calcul des coûts (par exemple, pour le transport de matériaux, consultations, etc.). Les dettes sont souvent incluses dans le contrôle des coûts et sont liées à des commandes qui ne sont pas encore réglées. La comparaison entre coûts budgétés et coûts réels est particulièrement instructive lorsque les coûts sont mis en relation avec l’avancement du projet. L’individu utilise les indicateurs de performance financière pour surveiller la relation entre les coûts budgétés, les coûts réels, le travail réel effectué et les tendances de progression (par exemple, indicateur de valeur acquise : SPI, CPI, etc.). Ainsi, l’individu analyse les résultats actuels du projet en contrôlant les ressources financières et gère toute sous-utilisation ou tout dépassement de
budget. Enfin l’individu utilise les indicateurs de performance pour élaborer des prévisions de résultats futurs du projet. Si des écarts liés aux coûts sont prévus, l’individu doit agir conformément à l’organisation et la gouvernance du projet et présenter un plan de mesures correctives appropriées.
Mesures
- Elabore et évalue des rapports de coûts
- Analyse et interprète la situation financière
- Utilise des indicateurs financiers pour surveiller et contrôler le projet
- Prédit les résultats du projet sur la base des indicateurs financiers
- Identifie les découverts et propose des mesures pour toutes sortes de dépassements de coûts qui ne sont pas couverts par le budget pour les imprévus, conformément à l’organisation et à la gouvernance du projet