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Prepara le tue domande seguendo un filo logico. Innanzitutto informati sull’azienda e utilizza queste informazioni per porre domande pertinenti durante il colloquio telefonico. Segnati espressioni o termini che valorizzano la tua candidatura, tenendo conto del contenuto dell’annuncio o del tipo di posto che cerchi. Prepara inoltre delle risposte alle domande standard poste durante un colloquio di lavoro (quali sono i tuoi punti di forza, di debolezza, perché pensi di essere il candidato ideale per questa posizione?, ecc.). Più sei preparato, più sarai in grado di fare bella figura!
Scegli bene il momento della telefonata (e chiama preferibilmente da un luogo tranquillo, come casa tua).
Presentati (nome e cognome) e chiedi di parlare con il signor/con la signora X o con il responsabile del reparto Y. Non giustificare il motivo della tua chiamata, a meno che non ti venga chiesto.
Sii cordiale con la persona che risponde al telefono. Può darsi che possieda molta più influenza di quanto tu possa pensare. È consigliabile essere garbati in tutte le circostanze. Chiedi il nome al tuo interlocutore e annotalo accanto al suo titolo – ciò costituisce il primo contatto con l’azienda e potrà essere utile in seguito se in occasione della prima chiamata non sei riuscito a parlare con la persona giusta.
Non far perdere tempo al tuo interlocutore.
Ascolta il tuo interlocutore, non interromperlo e cerca di instaurare un dialogo.
Prendi appunti pur restando partecipe nella conversazione.
Non scusarti per il disturbo. Se la persona non avesse voluto essere disturbata, non avrebbe risposto al telefono.
Proponi più date possibili per un incontro. Anziché domandare: «Potremmo incontrarci?», che è una domanda chiusa, formulane una aperta: «Quando le converrebbe incontrarci?».
Annota l’ora, il luogo dell’appuntamento, eventualmente il piano e l’ubicazione della reception, il nome del tuo interlocutore e il suo titolo/la sua funzione. Domandagli inoltre il suo indirizzo e-mail che può essere utile per l’invio del tuo dossier se non l’hai ancora fatto. E se ti rechi all’appuntamento in auto, chiedi anche se sono disponibili parcheggi per i visitatori.
Prima di appendere la cornetta, ringrazia il tuo interlocutore, ripeti la data e il luogo dell’appuntamento o il prossimo passo da svolgere qualora non sia riuscito a parlare con la persona desiderata.
Prima di chiamare, prepara un breve messaggio in caso vi sia una segreteria telefonica. Comunica chiaramente il tuo nome e il tuo numero di telefono ed eventualmente la ragione della chiamata (l’annuncio di lavoro per il posto di […]).
Registra un messaggio professionale sulla tua segreteria telefonica. Ad esempio: «Buongiorno, risponde la segreteria telefonica di cognome, nome. Al momento non sono disponibile. Vi prego di lasciare un messaggio dopo il segnale acustico. Richiamerò il prima possibile. Grazie e arrivederci».
Se la persona con cui desideri parlare non è disponibile, domanda quando è il momento più opportuno per richiamare. Chiedi eventualmente il suo numero diretto, anche se molto probabilmente dovrai passare per il centralino. È anche possibile che ti propongano di richiamarti. In questo caso, al momento in cui squillerà il telefono, non precipitarti, ma rispondi in modo calmo e concentrato, tenendo a portata di mano i tuoi documenti. E se la chiamata arriva al momento sbagliato (sei in un autobus affollato, stai guidando o facendo la spesa con i tuoi figli, ecc.), lascia squillare il telefono e richiama più tardi quando sarai disponibile e in grado di condurre un buon colloquio. È meglio non rispondere piuttosto che correre il rischio di dare una cattiva impressione.