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Der Gemeindeammann/Stadtammann nimmt auf Verlangen einer Partei, ohne dass besondere Fachkenntnisse notwendig sind, einen Befund auf über den tatsächlichen Zustand eines Objektes (Raum, Gegenstand, Grundstücksteil, etc.) oder er hält einen bestimmten Zustand fest. Er protokolliert, was er selber wahrnehmen kann und lässt Schlussfolgerungen grundsätzlich weg. Das Protokoll dient als Grundlage für spätere Prozessverfahren und ist im weitesten Sinne eine Beweissicherung (vgl. Art. 9 ZGB). Sämtliche an der Sache Beteiligten dürfen der amtlichen Befundaufnahme beiwohnen. Ein diesbezüglicher Antrag sollte schriftlich, unter Angabe des betroffenen Objektes sowie unter allfälliger Angabe der Gegenpartei an das Gemeindeammann bzw. das Stadtammannamt gestellt werden.
Vom Antragsteller wird im Kanton Zürich in der Regel ein Kostenvorschuss für die Aufnahme eingefordert. Es gilt zudem darauf hinzuweisen, dass das Gemeindeammannamt bzw. das Stadtammannamt insbesondere für die Terminplanung sowie für die damit verbundenen Vorbereitungsarbeiten (Anzeigen an die Beteiligten usw.) genügend Zeit benötigt. Der Gesuchsteller wird deshalb darauf aufmerksam gemacht, dass er, besonders im aufwändigen und zeitintensiven Rissbefundverfahren, genügend Zeit für die Terminfindung mit dem Gemeindeammannamt bzw. dem Stadtammannamt einplanen sollte.