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Damit eine Übersetzung beglaubigt werden kann, d.h. öffentlich anerkannt wird, muss der Übersetzer oder das Übersetzungsbüro hierzu ermächtigt und zugelassen sein und seine Beglaubigung anbringen, mit der gewährleistet wird, dass der Text der Zielsprache der Urkunde dem der Ausgangssprache dem Inhalt, der Länge und dem Sinn nach entspricht. Diese Beglaubigung ist in der Schweiz auf kantonaler Ebene anerkannt.
Damit die übersetzte und beglaubigte Urkunde auch auf nationaler Ebene anerkannt wird, muss ein zugelassener Notar die Unterschrift des Übersetzers beglaubigen. Soll das Dokument, welches vom Übersetzer bzw. vom Übersetzungsbüro und vom Notar beglaubigt wurde, auf internationaler Ebene anerkannt werden, bedarf es darüber hinaus noch der Apostille oder der Legalisation durch die Staatskanzlei.
Das Beglaubigungsverfahren sieht zwei unterschiedliche Formen der Beglaubigung vor: die Beglaubigungsform mittels Apostille oder die Legalisation, bei der die Echtheit der Urkunde in letzter Instanz durch die diplomatische oder konsularische Vertretung bestätigt wird.
Die Apostille wurde mit dem Haager Übereinkommen aus dem Jahre 1961 eingeführt, dem die Schweiz 1970 beitrat. Die Apostille ist eine Beglaubigungsform, mit der die Echtheit einer öffentlich Urkunde für die Verwendung im internationalen Urkundenverkehr bestätigt wird. Das Verfahren ist wesentlich einfacher als das der Legalisation, da ausländische öffentliche Urkunden hierdurch von jeder anderen Beglaubigung sowohl im Herkunftsland als auch durch die diplomatischen oder konsularischen Vertretungen befreit sind. Es ersetzt somit die Legalisation durch die Botschaft der Nation, in der die Urkunde verwendet werden soll. Die Apostille ist lediglich in jenen Staaten gütig, die das multilaterale Abkommen unterzeichnet haben und muss von einem im Übereinkommen bezeichneten Organ ausgestellt werden.
Die Legalisation sieht vor, dass alle öffentlichen Urkunden auch durch die zuständige diplomatische Vertretung der Nation, in der die Urkunde Verwendung finden soll, beglaubigt werden. Bevor die Urkunde der Staatskanzlei zur Legalisation zugeht, bedarf es ausserdem eines Stempels der Geschäftsstelle des Gerichts, womit die Unterschrift des Notars beglaubigt wird.
Für Urkunden, die in Ländern verwendet werden sollen, die Mitglieder des Haager Übereinkommens sind, veranlasst TI Traduce Folgendes: Beglaubigung durch TI Traduce, Beglaubigung durch den Notar, Weiterleiten der Urkunde an die Staatskanzlei in Bellinzona mittels Post oder Kurier, Anbringung der Apostille, Aushändigung an den Kunden auf dem Postweg, durch Kurier oder persönlich.
Für Urkunden, die in Ländern verwendet werden sollen, die nicht Mitglieder des Haager Übereinkommens sind, verfährt TI Traduce wie folgt: Beglaubigung durch TI Traduce, Beglaubigung durch den Notar, Beglaubigung durch die Geschäftsstelle des Gerichts von Lugano, Weiterleiten der Urkunde an die Staatskanzlei in Bellinzona mittels Post oder Kurier, Legalisation, Aushändigung an den Kunden auf dem Postweg, durch Kurier oder persönlich. Der Kunde muss anschliessend selbst das entsprechende Konsulat aufsuchen, um die letzte Beglaubigung anbringen zu lassen.
Das gesamte Beglaubigungsverfahren bis zur Legalisation kann über TI Traduce innerhalb eines Tages abgewickelt werden.