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1. Aussagekräftiger Betreff
Geben Sie immer einen aussagekräftigen Betreff für Ihre Nachricht an. Beim Auffinden oder Zuordnen von alten Nachrichten ist der Betreff meistens der einzige Hinweis auf den Inhalt, ohne dass man alle Nachrichten noch einmal komplett durchlesen muss.
2. Treffender Betreff
Achten Sie darauf, dass der Betreff den Inhalt Ihrer Nachricht möglichst treffend charakterisiert.
3. Betreff ändern bei Themawechsel
Wenn Sie auf eine Nachricht antworten, aber in der Nachricht das Thema wechseln, ist es besser, auch den Betreff dieser Nachricht zu ändern oder sogar eine ganz neue Nachricht mit diesem Thema zu verfassen. Der Betreff ist üblicherweise das einfachste Kriterium, eine Diskussion über ein Thema zu verfolgen, und ein oder mehrere Themenwechsel unter gleicher Überschrift verwirren nur.
4. Kurz und prägnant schreiben
Versuchen Sie, die Nachrichtenlänge dem Tenor der Unterhaltung anzupassen. Schreiben Sie Nachrichten kurz und prägnant.
5. Inhalt soll zum Betreff passen
- Der Inhalt einer Nachricht sollte so gut wie möglich zum Betreff passen. Wenn Sie noch auf ein anderes Thema verzweigen wollen, dann ist es meist besser, hierzu eine getrennte Nachricht mit entsprechendem Betreff zu schicken.
6. Wörter in Grossbuchstaben vermeiden
- Vermeiden Sie es, eine Nachricht in Blockbuchstaben zu schreiben – zum einen ist ein Text in Grossbuchstaben schwer zu lesen und wird zum anderen in der Regel als Schreien empfunden.
7. Sorgen Sie für Übersicht und Struktur
- Versuchen Sie ausserdem, sinnvolle Absätze zu bilden und kurze, prägnante Sätze zu schreiben. Nutzen Sie auch die Möglichkeit, Aufzählungszeichen zu verwenden. Sie sind übersichtlich und schnell zu erfassen.
8. Auch in E-Mails gilt: Korrekte Syntax und Grammatik
- Verwenden Sie korrekte Syntax und Grammatik. Elektronische Post dient der Kommunikation und schlecht und fehlerhaft geschriebene Nachrichten sind für das Verständnis beim Empfänger nicht eben gut geeignet. Nur weil E-Mail ein schnelles Medium ist, heisst das noch nicht, dass man dort schlampen kann – leider wird dies häufig getan. Wenn das, was Sie zu sagen haben, wichtig genug ist, um es zu schreiben, dann ist es auch wichtig genug, es ordentlich zu schreiben.
9. Mail-Programm des Empfängers checken
- Wenn Ihr Mail-System fortgeschrittene Formatierungen wie Fett- oder Kursivschrift für gesendete Nachrichten erlaubt, dann stellen Sie sicher, dass auch das Mail-Programm des Empfängers Ihrer Nachricht solche Formatierungen beherrscht.
10. Maximal 72 Zeichen pro Zeile
- Pro Zeile sollten Sie maximal 72 Zeichen schreiben. Richten Sie ggf. E-Mail-Programme so ein, dass bei ausgehenden E-Mails spätestens in Spalte 72 ein Text automatisch umgebrochen wird.
11. Originalnachricht in Antwort miteinfügen
- Fügen Sie ausreichend Text der Originalnachricht in Ihre Antwort ein, um den Kontext wiederherzustellen. Rufen Sie sich ins Gedächtnis, dass E-Mails nicht so unmittelbar wie ein Telefongespräch sind und dass der Empfänger sich nicht unbedingt sofort an den Vorgang erinnern könnte – besonders dann, wenn er täglich sehr viele Nachrichten erhält.
12. Doch nur so viel wie nötig aus der Originalnachricht einfügen
- Andererseits sollte man nur die signifikanten Stellen einfügen und nicht die gesamte alte Nachricht wiederholen. Hier gilt: so viel wie nötig, aber so wenig wie möglich. Es kann sehr lästig sein, wenn Sie in einer Antwort Ihre originale, fünfseitige Nachricht wieder finden mit einem lapidaren «Ich auch» am Ende. Die Antworten sollten immer oben (vor dem Ursprungstext) eingefügt werden.
13. Optische Trennung zwischen Originalnachricht und Antwort
- Verwenden Sie eine optische Trennung zwischen dem von Ihnen in der Antwort neu geschriebenen Text und dem aus der Originalnachricht eingefügten Text – hierdurch ist eine Antwort erheblich leichter nachzuvollziehen.
14. Achten Sie auf die Weiterleitungsoptionen (CC)
- Achten Sie auf die Weiterleitungsoptionen (CC) bei E-Mail-Diskussionen. Senden Sie E-Mails nicht an mehrere Personen gleichzeitig weiter, wenn sich die E-Mail-Diskussion zu einer Zwei-Mann-Konversation gewandelt hat.
15. Achten Sie auf den Empfänger
- Achten Sie sorgfältig darauf, wohin Ihre Antwort adressiert ist. Es kann sehr peinlich sein, wenn Sie eine Nachricht beantworten, diese Nachricht aber nicht den Adressaten persönlich, sondern eine Mailingliste erreicht; auf jeden Fall ist eine persönliche Antwort auf eine Nachricht lästig für die anderen Listenteilnehmer.
16. Kündigen Sie lange E-Mails an
- Kündigen Sie lange E-Mails im Betreff an. Überraschen Sie E-Mail-Empfänger nicht mit unaufgeforderten, überlangen E-Mails. Es ist eine freundliche Geste, bei überlangen E-Mails das Wort «LANG» in die Betreffzeile aufzunehmen, damit der Empfänger erkennt, dass es einige Zeit in Anspruch nehmen könnte, Ihre E-Mail durchzulesen und zu beantworten. Eine E-Mail gilt ab etwa 100 Zeilen Inhalt als überlang.
17. Seien Sie freundlich
- Beim Schreiben von Mails sind grundsätzlich die gleichen Regeln wie bei einem normalen Brief zu beachten. Seien Sie freundlich, beachten Sie die Anredeformen und verwenden die üblichen Grussformeln.
18. Fassen Sie sich kurz
- Versuchen Sie sich kurz zu fassen und formulieren sie keine Schachtelsätze. Bedenken Sie, dass einige Mitarbeiter sehr viele Mails am Tag bekommen.