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Depuis la fondation de la Zürcher Kunstgesellschaft en 1787, un grand nombre d'œuvres a passé à travers ces portes. Plus de 3'800 tableaux et sculptures – dans ce chiffre ne figurent pas les œuvres des collections photographiques, vidéographiques, graphiques ou DADA - ont été enregistrés et documentés jusqu'à présent. Que ce soient des acquisitions, des dons ou des prêts à longs termes, chaque œuvre est munie d'un numéro d'inventaire qui est affichés sur le verso de l'œuvre ainsi que sur son cadre. Ensuite une fiche d'inventaire est remplie qui indique le nom de l'artiste, le titre de l'œuvre, l'année de finition, ses dimensions et des annotations sur son origine, comme aussi des mentions littéraires. La fiche est complétée d'une photographie identifiante. Puis le tout est ajouté à un grand livre d'inventaire et enregistré par des moyens digitaux pour la sauvegarde électronique.
En tant qu'archiviste du Kunsthaus, nous sommes aussi responsables pour les prêts aux autres institutions. Les organisateurs d'expositions d'autres musées se sont bien aperçus que le Kunsthaus dispose de petits et de grands chefs-d'œuvre, ce qui fait que chaque année nous recevons plus de 150 demandes de prêts d'institutions éparpillées aux quatre coins du monde. Souvent il s'agit de demandes pour plusieurs œuvres à la fois ou même pour des ensembles d'œuvres. Toutes ses demandes mettent en mouvement des procès d'analyse. Pour commencer, les restaurateurs vérifient le bon état des œuvres (état de conservation et transportabilité). Dans le cas de fragilité de l'objet nous recommandons l'accompagnement d'un coursier, ou nous refusons la demande.
Un deuxième critère que nous évaluons lors de chaque demande de prêt concerne l'institution qui a fait la demande, en particulier la vérification que les mesures de sécurité en vigueur soient suffisantes et les conditions climatiques idéales. Après avoir obtenu des réponses à ce sujet, la direction décide si donner suite à la demande de prêt. Mon travail commence effectivement une fois que les termes du contrat ont étés fixés. À ce moment nos collègues du service technique ont besoin des dimensions de l'œuvre et doivent se poser les premières questions sur le meilleur emballage possible, sur l'intérieur et la composition de la caisse climatisée, surtout s'il s'agit de transporter des sculptures. Normalement nous demandons à l'expéditeur de nous livrer des caisses à usage limité et avec un aménagement intérieur conçu explicitement pour l'objet en question. Pour mieux les protéger, les œuvres sur papier sont munis de passe-partout et sont encadrés avant d'être emballés. Grâce à ces mesures de précaution, nous n'avons presque jamais eu de dommages. Malgré tout, nous assurons les œuvres avant leur départ et avant qu'ils arrivent à leur destination où ils réjouiront un nouveau public. Aussitôt que les œuvres retournent au Kunsthaus, nous les examinons minutieusement, et, s'ils sont en bon état, nous les retournons dans le dépôt ou dans la salle d'exposition.