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QualiCert AG (di seguito QualiCert) è un istituto di certificazione indipendente che rilascia certificazioni riconosciute dalle casse malati ai centri fitness, ai fornitori di corsi e agli istruttori di corsi in seguito a un’ispezione positiva basata su criteri di qualità chiaramente definiti. QualiCert verifica la conformità delle seguenti norme e cataloghi di requisiti:
- Fit[Safe] - EMS[Safe] - Course[Active] - SN EN 17229:19
Certificazione centri fitness
Per ottenere la certificazione, un centro fitness deve completare con successo la procedura di certificazione iniziale. La certificazione è generalmente valida per quattro anni, con validità dal 1° gennaio al 31 dicembre e una valutazione annuale dei criteri (ricertificazione) da parte di QualiCert con proroga della certificazione per un altro anno solare. Dopo il successo della ricertificazione nel quarto anno del periodo di certificazione, la validità della certificazione per il centro fitness viene prorogata per altri quattro anni.
I criteri di qualità devono essere soddisfatti dai clienti senza riserve. QualiCert si riserva il diritto di rifiutare la certificazione iniziale o la ricertificazione del centro, anche se i requisiti/criteri sono soddisfatti, se vi sono indicazioni che il centro non fornisce una garanzia per una pratica professionale adeguata.
Qualora vi sia un motivo giustificato, ad esempio se vengono rilevate deviazioni dai criteri, QualiCert ha il diritto di effettuare ulteriori audit oltre a quelli regolari ai fini dell'assicurazione della qualità, dopo aver sentito il cliente.
Certificazione iniziale La procedura di certificazione iniziale comprende le seguenti fasi, descritte sul sito web di QualiCert, e richiede solitamente due o tre mesi:
iscrizione per la certificazione iniziale e trasferimento della quota di iscrizione da parte del centro fitness.
Decisione del centro sull'ulteriore disponibilità a certificare dopo aver ricevuto l'elenco dei documenti da presentare e il contratto.
Presentazione delle informazioni e dei documenti richiesti, come pure del contratto firmato e del pagamento del costo dell'analisi da parte del centro fitness entro 10 giorni dalla firma.
Analisi dei documenti presentati da parte di QualiCert dopo il ricevimento del costo dell'analisi e redazione di un risultato dell'analisi, che registra se il centro fitness è pronto per l'"audit in loco" finale, se è pienamente conforme ai requisiti controllati o se sono necessarie ulteriori azioni.
In caso di necessità di intervento: decisione del centro fitness di presentare le correzioni e le integrazioni richieste fino alla piena conformità con i requisiti controllati o di interrompere la procedura di certificazione iniziale.
Audit in loco da parte di QualiCert con il risultato che il centro fitness è pronto per la certificazione se è pienamente conforme ai requisiti controllati o se sono necessarie ulteriori interventi.
In caso di ulteriore necessità di intervento: il centro fitness presenta ulteriore documentazione finché non è pronto per la certificazione o decide di interrompere la procedura di certificazione iniziale.
Pagamento della tassa rimanente da parte del centro fitness.
Richiesta del numero RCC dal registro dei codici creditori e rilascio della certificazione da parte di QualiCert.
Ricertificazione Con la ricertificazione si intende l’ispezione annuale dei criteri da soddisfare per la proroga della certificazione. Per la proroga devono essere pagate anche le tasse di ricertificazione. In caso di deviazioni dai criteri da rispettare, deve essere dimostrata l'attuazione delle misure correttive riportate nel rapporto di audit.
La procedura di ricertificazione prevede ogni anno le seguenti quattro fasi:
Stato e mutazioni con la notifica diretta del centro fitness alle assicurazioni sanitarie, a condizione che sia stata pagata la tassa di certificazione per la procedura di ricertificazione ancora da eseguire (cfr. punto 7), nonché la richiesta al centro fitness di segnalare le mutazioni del personale.
Informazioni di valutazione da QualiCert ai centri fitness
Valutazioni senza preavviso/annunciate in aprile-luglio e in settembre-novembre o su accordo con rilascio di un rapporto di audit da parte di QualiCert. Se il rapporto di audit contiene misure correttive, queste devono essere attuate entro le scadenze concordate.
Mantenimento della certificazione dopo una verifica di successo e il pagamento della tassa annuale di ricertificazione per la successiva procedura di ricertificazione con rilascio della conferma di certificazione alla fine di dicembre.
Certificazione fornitori di corsi
Sia l'ente legalmente responsabile come fornitore del corso che il personale dirigente devono essere certificati.
La procedura distingue tra una procedura di certificazione iniziale e una procedura di ricertificazione. La certificazione iniziale è valida per un periodo fisso di due anni (due anni solari completi). Anche la ricertificazione è valida per due anni.
Certificazione iniziale La procedura di certificazione iniziale comprende le seguenti fasi, e dura solitamente da uno a due mesi: 1. Registrazione per la certificazione iniziale da parte del/i fornitore/i del corso e successiva consegna delle informazioni necessarie e dei moduli di domanda da parte di QualiCert. 2. Analisi da parte di QualiCert dopo aver ricevuto tutti i dettagli, le prove e i documenti necessari e il pagamento della tassa di certificazione iniziale da parte del fornitore del corso. 3. Rilascio della conferma di certificazione per un periodo di validità di due anni (anno solare) dopo il superamento della verifica.
Ricertificazione 1. Invito alla ricertificazione nel 3° trimestre del secondo anno del biennio fisso da parte di QualiCert con presentazione dei documenti e delle informazioni necessarie da parte dei fornitori di corsi. 2. Valutazione da parte di QualiCert dopo aver ricevuto le informazioni e i documenti necessari e il pagamento della tassa di ricertificazione da parte dei fornitori di corsi. Se necessario, i fornitori di corsi saranno invitati ad adottare misure mirate. 3.Conferma della certificazione dopo una verifica di successo.
Criteri di qualità QualiCert fornisce sul proprio sito web informazioni sui criteri di qualità da rispettare e sulle norme di controllo applicate.
Obblighi del centro fitness / fornitore di corsi (cliente)
Il cliente deve concedere a QualiCert l'accesso all'azienda e la visione dei documenti, qualora ciò sia necessario per la certificazione. Egli dovrà fornire a QualiCert tutte le informazioni e i documenti necessari per l'analisi della conformità alle norme. È inoltre tenuto a fornire a QualiCert informazioni veritiere su tutti i punti essenziali che sono necessari per l'analisi della conformità alle norme.
Il cliente dovrà informare QualiCert per iscritto entro un mese di qualsiasi modifica della sua forma giuridica, della sua rappresentanza legale, del suo nome/ragione sociale e/o del suo indirizzo.
Il cliente posiziona il certificato e il marchio di qualità sotto forma di adesivo nell'area della reception e/o dell'ingresso in modo che sia chiaramente visibile. Il certificato può essere utilizzato solo in relazione a prodotti e servizi che coprono l'area certificata.
Il cliente si impegna a rilasciare gratuitamente gli attestati di formazione dei propri soci richiesti dalle assicurazioni sanitarie e da altre istituzioni o società che erogano contributi di prevenzione per gli abbonamenti ai centri fitness e necessari per il ricevimento dei contributi di prevenzione. Ciò vale in particolare per la conferma dell'abbonamento.
Il cliente si impegna inoltre a rispettare con continuità le norme e i cataloghi di requisiti e a comunicare a QualiCert, entro un mese, eventuali modifiche relative al personale, agli orari di apertura (sorvegliati) e al numero di postazioni di training.
Ritiro o sospensione anticipata della certificazione
QualiCert può ritirare o sospendere la certificazione nei seguenti casi: - uso improprio del certificato; - mancato pagamento delle tasse; - violazione degli obblighi di cui al punto 5; - le misure correttive per rimediare alle deviazioni dallo standard non possono essere adottate e attuate entro il periodo concordato o gli audit intermedi non possono essere eseguiti entro le scadenze richieste. - altri motivi che rendono impossibile per QualiCert verificare i requisiti di qualità del cliente e/o che ostacolano il mantenimento della certificazione.
In caso di sospensione, QualiCert comunicherà per iscritto la durata e gli eventuali ulteriori provvedimenti.
Tasse centri fitness
Le tasse di certificazione garantiscono l'esecuzione di ispezioni di conformità continui. Si tratta di tasse di verifica e come tali devono essere pagate in anticipo e indipendentemente dal risultato della verifica. Dopo lo svolgimento della verifica non sono rimborsabili le tasse, anche se la decisione sulla certificazione è negativa. Per la certificazione iniziale e per le ricertificazioni annuali sono previste tasse separate.
La tassa per la certificazione iniziale è di Fr. 1.500,00 IVA esclusa e deve essere pagata secondo le disposizioni di cui al punto 2.4. La tassa è composta da:
La tassa comprende anche le spese per il numero RCC e le spese di viaggio. In caso di interruzione della procedura di certificazione iniziale, le tasse già pagate fino al momento dell'interruzione non saranno rimborsate.
Il costo della procedura di ricertificazione è calcolato in base alle dimensioni del centro fitness. Vi sono le seguenti categorie di dimensioni e tariffe annuali:
La tassa comprende anche le spese per il numero RCC e le spese di viaggio.
L'assegnazione delle categorie nella procedura di ricertificazione si basa sul numero di stazioni di training separate.
Nella procedura di ricertificazione, il centro fitness paga la tassa annuale per l'anno successivo in base alla sua categoria di dimensioni nell'anno di fatturazione entro il 16 dicembre. In caso di mancato pagamento, il centro fitness riceverà un sollecito e dovrà pagare la tassa entro il 31 dicembre. In caso di pagamento puntuale, il centro fitness sarà registrato direttamente presso le assicurazioni sanitarie all'inizio dell'anno. Si tratta di una prestazione anticipata da parte di QualiCert. Se il pagamento non viene effettuato, il centro fitness non ha il diritto di essere notificato alle assicurazioni sanitarie.
Nel caso in cui, a causa di inadempienze del centro fitness, si rendesse necessario un audit aggiuntivo non regolare (vedi punto 2.3), QualiCert potrà fatturare le spese a un prezzo forfettario di CHF 350,00 per ogni audit aggiuntivo.
Tasse fornitori di corsi
Per la certificazione iniziale una tantum, le tariffe sono di CHF 360.00 IVA inclusa per il primo anno e di CHF 285.00 IVA inclusa per il secondo anno del periodo di validità fisso di due anni. La certificazione iniziale è valida fino al 31.12. dell'attuale periodo di validità biennale. Per la ricertificazione biennale, la tariffa è di 185,00 CHF IVA inclusa.
Le tasse devono essere pagate in conformità con le disposizioni di cui al punto 3.
Riservatezza
Durante le fasi di certificazione e il periodo di validità della certificazione, QualiCert elabora i dati del centro fitness / fornitore del corso. QualiCert può fare copie per gli archivi dei documenti scritti che sono messi a disposizione di QualiCert per la consultazione e che sono importanti per l'attuazione della procedura di certificazione.
QualiCert elabora i dati personali del cliente per la corretta esecuzione dell'ordine e, in caso contrario, solo per scopi consentiti.
QualiCert si impegna a mantenere riservate tutte le informazioni fornite dal centro fitness o dal fornitore del corso. QualiCert non divulgherà e non sfrutterà senza autorizzazione alcun segreto aziendale e commerciale di cui sia venuta a conoscenza durante l'esecuzione del servizio, al di fuori dell'esecuzione del servizio concordato. Tuttavia, QualiCert è autorizzata a nominare il centro fitness / fornitore di corsi come cliente e ad elencarlo come cliente sui propri canali, ma senza fornire dettagli sul rapporto contrattuale.
QualiCert è inoltre espressamente autorizzata a valutare e analizzare i dati del centro fitness o del fornitore di corsi e dei loro clienti. La valutazione e l'analisi anonima possono anche essere trasferite a terzi.
I dati importanti per le assicurazioni sanitarie e le altre aziende che pagano i contributi per la prevenzione possono essere trasmessi da QualiCert alle assicurazioni sanitarie o alle aziende interessate o a un registro centrale sotto forma di un cosiddetto "elenco dei fornitori preferenziali". QualiCert garantisce in accordi separati sulla protezione dei dati che i terzi destinatari possono utilizzare i dati dei clienti esclusivamente per gli scopi associati al marchio di qualità QualiCert.
Da parte sua, il centro fitness / fornitore di corsi si impegna a trattare con riservatezza i documenti e le informazioni prodotte da QualiCert e in particolare a non trasmetterli ai concorrenti di QualiCert.
Risoluzione ordinaria
Il contratto può essere risolto alla fine di dicembre con un preavviso di quattro mesi. La durata ordinaria del contratto per i centri fitness è di almeno un anno solare intero, il che significa che i contratti iniziali possono essere risolti non prima del 31 dicembre dell'anno successivo.
La risoluzione del contratto deve essere comunicata con lettera raccomandata.
Se il contratto con il centro fitness non viene disdetto a tempo debito e nei termini previsti, si rinnova tacitamente il 1° gennaio per un ulteriore anno solare.
Le tasse già pagate per l'anno solare in cui avviene la risoluzione non saranno rimborsate. Questo copre le spese che QualiCert ha già sostenuto fino al momento della risoluzione e che continuerà a sostenere.
Dopo la risoluzione, la certificazione per l'anno solare successivo decade e il cliente non ha più il diritto di essere nuovamente registrato presso le casse malati nell'anno successivo.
Risoluzione straordinaria
QualiCert ha il diritto di risolvere il rapporto contrattuale senza preavviso: - in caso di mancato pagamento delle tasse. In questo caso, le spese di QualiCert saranno conteggiate a Fr. 120.00 all'ora. - Se i criteri di qualità per il rilascio o il mantenimento della certificazione non sono più soddisfatti a causa di modifiche dello standard qualitativo del cliente o se le misure correttive non vengono attuate entro i termini stabiliti. - In caso di altri motivi che rendano inaccettabile il mantenimento del contratto (ad esempio, comportamento del cliente che danneggi la sua reputazione, uso improprio della certificazione, comportamento del cliente immorale nel settore, ecc.).
In caso di risoluzione senza preavviso da parte di QualiCert, non sussiste alcun diritto al rimborso delle tasse già pagate.
Obbligo di diligenza e limitazione di responsabilità
QualiCert esegue la procedura di certificazione con la dovuta cura e al meglio delle proprie conoscenze e convinzioni.
QualiCert è responsabile solo per dolo e negligenza grave. Nella misura consentita dalla legge, ogni ulteriore responsabilità è esclusa. QualiCert in particolare non può essere ritenuto responsabile: - se terzi non riconoscono o riconoscono solo parzialmente la certificazione; - per eventuali richieste di risarcimento danni da parte di terzi, in particolare da parte dei clienti dell'organizzazione certificata a causa del mancato soddisfacimento delle loro aspettative di qualità; - in caso di mancato riconoscimento dei documenti di certificazione come prova in controversie (di responsabilità del prodotto).
Modifica del contratto QualiCert ha il diritto di modificare le Condizioni generali di contratto in casi giustificati. QualiCert comunicherà ai propri clienti le modifiche in anticipo e in modo adeguato. In assenza di obiezioni scritte entro un mese, le modifiche si considerano approvate. Il silenzio vale come accettazione delle modifiche.
Clausola liberatoria Se alcune disposizioni del presente contratto dovessero essere o diventare non valide o se dovesse emergere una lacuna nell’accordo, ciò non pregiudicherà la validità delle restanti disposizioni. In tal caso, le parti si impegnano a trovare una soluzione amichevole che si avvicini il più possibile all'obiettivo iniziale.
Diritto applicabile e foro competente
Il presente contratto è soggetto alla legge svizzera.
Le parti convengono che il foro competente è Stans (NW).
Beckenried, 1.7.2023
QualiCert AG
Modulo senza firma
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