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D'où vient la méthode
Makigami signifie "rouleau de papier" en japonais. Il s'agit d'une méthode structurée qui permet de détecter toutes les pertes qui se produisent dans le flux du processus.
Ce qui est central
Makigami est une technique de cartographie des processus. Les améliorations apportées avec Makigami ont un effet sur les temps de passage, les erreurs, la stabilité du processus, les coûts, etc.
Cette méthode est souvent utilisée pour des processus où le produit ou le service n'est pas immédiatement visible, comme dans les services administratifs, les hôpitaux ou les laboratoires.
Il s'agit d'un travail de groupe qui implique tous les acteurs du processus.
Cet outil n’est pas utilisé pour de petites améliorations de type kaizen, mais pour de grandes améliorations. La durée d’une analyse Makigami dépend de la complexité du processus et de l’expérience des participants.
Voici la procédure
Analyse en 6 étapes :
Étape 1 : Préparation
- Sélectionnez un processus et définir clairement les points de départ et d'arrivée
- Identifiez les membres de l'équipe qui participeront à l'analyse : inclure toutes les disciplines, sans oublier les fournisseurs et les clients.
- Trouvez tous les enregistrements
Étape 2 : Décrivez l'état actuel du processus en rendant l'invisible visible
- Identifiez tous les acteurs du processus dans la colonne de gauche, en commençant par le client.
- Décrivez en détail toutes les activités chronologiquement pour chaque acteur. L'activité ou l'action effectuée par l'acteur est décrite par un sujet et verbe. Par exemple : au lieu de [La Vente] [Reçoit la demande] mettre [La Vente] [Confirme la réception de la demande].
- Noter les lignes de communication d'une activité à l'autre : Qui transmet quoi à qui ? Vous pouvez utiliser des codes de couleur pour indiquer si l'information est toujours correcte, ponctuelle et complète (vert) ou, au contraire, s'il y a une divergence (rouge).
- Pour chaque activité, évaluez le temps nécessaire (début et fin de l'activité) et les goulots d'étranglement.
- Rassemblez tous les documents, systèmes et données utilisés dans ce processus.
Étape 3 : Distinguer ce qui a de la valeur des pertes
- En équipe, faites la distinction entre les activités qui sont nécessaires et celles qui peuvent être éliminées, les activités problématiques pour lesquelles l'équipe est divisée sur leur utilité, et les activités non problématiques qui ont peu de potentiel d'amélioration..
- Calculez la proportion de temps qui a de la valeur.
Étape 4 : Développer et visualiser la situation idéale
- En supprimant toutes les activités sans valeur ajoutée, l'équipe façonne le nouveau processus en y ajoutant une valeur maximale.
- L'équipe détermine ensuite comment passer du processus actuel au processus idéal.
Étape 5 : Créer et mettre en œuvre un plan d'amélioration détaillé
- Un plan détaillé de qui fait quoi et quand pour chaque activité est préparé par l'équipe et validé par les personnes en charge.
- Mettre à jour les normes et fournir la formation nécessaire.
Étape 6 : Poursuivre l'amélioration - Une fois le plan d'amélioration mis en œuvre, continuer à identifier les possibilités d'amélioration par des ateliers ou des idées kaizen.