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Verlaufen Sie sich ab und zu, weil sie nicht mehr genau wissen, wo und wie die Daten in Ihrem Intranet abgelegt sind? Möchten Sie wichtige Dokumente in Ihrem Intranet optimal verwalten können? Die folgenden Grundsätze der Dokumentenverwaltung können Ihnen helfen, die Effektivität und Effizienz Ihrer Arbeit dank der digitalisierten Datenstruktur zu maximieren, damit Sie die volle Leistungsfähigkeit Ihres Intranets nutzen können.
Möchten Sie wichtige Dokumente in Ihrem Intranet optimal verwalten können?
Die folgenden Grundsätze der Dokumentenverwaltung können Ihnen helfen, die Effektivität und Effizienz Ihrer Arbeit dank der digitalisierten Datenstruktur zu maximieren, damit Sie die volle Leistungsfähigkeit Ihres Intranets nutzen können.
Listen und Bibliotheken
Abwesenheiten, Verantwortlichkeiten oder Projektnummern werden häufig in Word oder Excel festgehalten. Doch es gibt eine elegantere und einfachere Variante, diese Daten den Mitarbeitenden zur Verfügung zu stellen. Anstatt also mit Dokumenten zu arbeiten, können Sie die Daten in Form einer Liste oder Bibliothek in Ihrem Intranet abbilden. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass die Inhalte von mehreren Benutzern gleichzeitig genutzt und bearbeitet werden können. Die Filterfunktion hilft den Mitarbeitenden, einen schnellen Überblick über die gesuchten Elemente zu erhalten. Dank dieser Methode besteht auch keine Gefahr, dass mehrere Kopien desselben Dokuments erstellt werden.
Namenskonventionen
Gibt es bei Ihnen eine Namenskonvention für Dateien? Wenn nicht, dann wird es höchste Zeit dafür. Denn dank einer einheitlichen Namenskonvention können Inhalte leichter gefunden werden. Anstatt jedem Dokument eine Nummer oder einen allgemeinen Titel und ein Datum zu geben, sollten Sie es so benennen, dass für alle Mitarbeitende klar ist was Sie meinen. Überlegen Sie sich mit welchen Worten andere Mitarbeitende im Unternehmen das Dokument suchen würden (Bsp.: Auslagen vs. Spesen).
Versionierung
Anstatt bei jeder Überarbeitung eines Dokuments eine neue Kopie zu erstellen, können Sie die Versionierungsfunktion Ihres Intranets nutzen. Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, verschiedene Versionen desselben Dokuments zu erstellen und gleichzeitig frühere Versionen zu speichern, um bei Bedarf darauf zurückgreifen zu können. Auf diese Weise werden Mehrfachkopien (Redundanzen) bestehender Dokumente vermieden. Mitarbeitende greifen so nicht auf falsche, veraltete Versionen zu. Und wenn Sie sehen möchten, wer das Dokument zuletzt bearbeitet hat, öffnen Sie ganz einfach die Eigenschaften.
Freigabe und Zugriffsrechte
Wenn Sie ein neues Dokument erstellen, möchten Sie vielleicht die Sichtbarkeit für eine gewisse Zeit einschränken. Denn vielleicht haben Sie ja erst einen Entwurf von einem wichtigen Dokument angefertigt, es ist aber noch nicht für eine breitere Verteilung bereit. Im Intranet können Sie Zugriffsrechte festlegen, die bestimmen, wer das Dokument sehen kann und wer nicht. Sie können auch festlegen, wer das Dokument nur ansehen und wer es bearbeiten darf.
Mit dieser nützlichen Funktion haben Sie die Kontrolle darüber, wer auf Ihre Dokumente zugreifen kann und vermeiden Unklarheiten über Bearbeitungen und Überarbeitungen.
Ein- und Auschecken
Eine weitere nützliche Funktion des Intranets ist das «Ein- und Auschecken». Mit dieser Funktion können Mitarbeitende ein Dokument «auschecken», um daran zu arbeiten. So besteht keine Gefahr, dass eine andere Person das Dokument gleichzeitig bearbeitet. Wenn die Änderungen vorgenommen wurden, wird die Datei einfach wieder «eingecheckt», sodass andere darauf zugreifen und sie bearbeiten können. Solange das Dokument ausgecheckt ist, können die Benutzer es immer noch lesen.
Kollaborative Zusammenarbeit
An manchen Dokumenten arbeiten mehrere Benutzer gleichzeitig, z. B. bei der Erstellung von Sitzungsprotokollen oder Angebotsdokumenten. Üblicherweise beginnt eine Person mit der Erstellung eines solchen Dokuments und sammelt dann die Beiträge aller anderen Mitglieder eines bestimmten Teams. Dies kann sehr zeitaufwändig sein und führt oft zu einem E-Mail-Pingpong!
Mit der Co-Autorenschaft lässt sich dieser Prozess viel einfacher und schneller gestalten, da alle Mitarbeitenden an der Erstellung des Dokuments gleichzeitig arbeiten können.
Jetzt kennen Sie die Grundprinzipien bei der Nutzung der Dokumentenverwaltung auf dem Intranet. Tauchen Sie tiefer in den Ozean der Intranet-Funktionen ein. Wir helfen Ihnen, die Segel so zu setzten, dass Sie auch an Ihr gewünschtes Ziel gelangen. Nehmen Sie jetzt Kontakt mit uns auf.
Originalbeitrag von Carol Mentis