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Kennen Sie das Pareto-Prinzip? Es besagt, dass ein relativ kleiner Anteil von Tätigkeiten einen bedeutenden Einfluss auf das Gesamtergebnis ausübt. In Zahlen ausgedrückt: 20% Ihrer Tätigkeiten bewirken 80% des Ergebnisses. Konkret bedeutet das: Ich müsste eigentlich täglich nur 4 Stunden arbeiten und würde fast gleich viel erreichen, wie mein Kollege, der 10 Stunden bügelt.
Die Konsequenz aus dem Pareto-Prinzip wäre also, sich auf jene Aufgaben zu konzentrieren, welche einen grossen Einfluss auf unsere Ziele und Ergebnisse haben und den Rest eliminieren.
Doch, so sehr wir das auch wissen, so schwer ist es offenbar, entsprechend zu handeln - also uns das Unwesentliche vom Hals zu schaffen. Oder kennen Sie jemanden, der das wirklich konsequent tut? Wahrscheinlich ist die Tendenz, mehr zu machen, als man gut schaffen kann, und seine Zeit oft auch Unwesentlichem zu widmen, allzu menschlich.
Mir passiert das quasi jede Woche:
- Eine kleine neue Aufgabe bietet sich als anregende Herausforderung an.
- Bei der Recherche im Internet stosse ich auf eine interessante Seite, die mich neugierig macht.
- Die freundliche Bitte eines Freundes möchte ich gerne erfüllen.
- Es ist doch schön, flexibel auf die Angebote der Welt eingehen zu können.
Konzentration auf das Wesentliche
Es ist jedoch möglich, weniger zu arbeiten und mehr zu erreichen. Nachfolgend einfache Methoden oder Fragestellungen, die Ihnen dabei helfen:
- Machen Sie zuerst eine pingelige Analyse Ihrer Arbeit: Was sind meine Routinetätigkeiten; Was sind meine Projekte; Was sind meine aktuellen einmaligen Aufgaben und Tätigkeiten; Wie viel Zeit verbringe ich an Sitzungen; Wie viel Zeit benötige ich für die E-Mail-Bearbeitung; Wie viel Zeit kosten mich Störungen.
- Fragen Sie sich jetzt: Wenn ich einen Herzinfarkt hätte und danach nur 4 Stunden am Tag arbeiten könnte, was würde ich machen? Oder, wenn Ihnen jemand eine Pistole an den Kopf hielte und Sie müssten 80% Ihrer Aktivitäten aufgeben, welche wären das?
- Eliminieren Sie nun alle Tätigkeiten, die nichts bringen oder nur Wünsche sind, für die Sie eh keine Zeit haben.
- Fragen Sie sich von nun an immer am Ende des Tages: War ich produktiv oder nur aktiv? Erfand ich Aufgaben, um wichtigen Dingen aus dem Weg zu gehen?
- Stellen Sie sich bei jeder Tätigkeit die Frage: Wenn ich jetzt nur noch eine Aufgabe erledigen könnten bevor ich in die Ferien abreisen, würde ich gerade das tun oder etwas anderes.
Zum Schluss noch diese Weisheit:
Prioritäten setzen heisst, auswählen was liegen bleiben soll.
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