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Qualsiasi persona fisica o giuridica, indipendentemente dalla sua nazionalità, residenza o età, ha il diritto di consultare documenti ufficiali e di richiedere informazioni sul loro contenuto. La procedura di accesso è disciplinata dalla legge sulla trasparenza e dall’ordinanza sulla trasparenza.
Procedura di accesso
In una prima fase, l’autorità verifica il diritto di accesso ai documenti richiesti, si pronuncia in merito e comunica la sua presa di posizione al richiedente.
Domanda di accesso
Le domande di accesso sono tutte le richieste che riguardano uno o più documenti ai sensi della legge sulla trasparenza. In questa fase il richiedente non deve rivelare la propria identità, né deve dimostrare un interesse specifico per i documenti in questione.
La domanda può essere presentata in modo informale, anche oralmente. Deve contenere informazioni sufficienti per consentire all’autorità di identificare i documenti desiderati. Può essere utile indicare la data di creazione, il titolo o i riferimenti, l’area tematica esatta o il periodo di riferimento. In caso di domande più ampie o non abbastanza definite, l’autorità può chiedere una precisazione.
Non sono considerate domande di accesso in particolare:
- le richieste di informazioni generali (ad es. sullo stato di avanzamento di un progetto, sulla competenza di un’autorità in una materia specifica);
- le richieste di consultazione o divulgazione di informazioni disciplinate da leggi speciali (ad es. estratti di registri, domande di consultazione degli atti avanzate dalle parti coinvolte nei procedimenti, richieste di consultazione di dati personali del richiedente);
- le richieste di informazioni giuridiche.
Le autorità sono tenute ad assistere i richiedenti nelle loro pratiche e a fornire loro informazioni sui documenti disponibili. La maggior parte delle autorità fornisce sui propri siti Internet i moduli di contatto e gli indirizzi per la presentazione delle domande di accesso.
In linea di principio, un documento contenente dati personali deve essere reso anonimo. Se il richiedente desidera consultare questi dati, l’autorità sente il terzo interessato in modo che possa pronunciarsi sulla richiesta di trasmissione dei suoi dati personali. L’autorità procede in seguito a una ponderazione degli interessi fra l’interesse privato della persona sentita a mantenere segreti i propri dati e l’interesse pubblico a renderli accessibili. L’autorità informa il terzo in questione del risultato di tale ponderazione.
Se differisce l’accesso ai documenti, l’autorità deve comunicare al richiedente la data fino alla quale l’accesso è differito, salvo che non sia ancora possibile determinarla.
Qualunque sia la forma della limitazione dell’accesso, l’autorità deve tenere conto del principio di proporzionalità. In riferimento al principio di trasparenza questo significa che, nel caso di una limitazione giustificata dell’accesso a un documento, l’autorità deve scegliere la forma più mite e che meno si contrappone a questo principio. Nel quadro di una ponderazione degli interessi, l’autorità dovrebbe, invece di rifiutare completamente l’accesso a un documento ufficiale, valutare la possibilità di renderlo parzialmente accessibile o, eventualmente, di differirne l’accesso.
Se non concede l’accesso integrale a un documento, l’autorità deve informare per scritto il richiedente della sua presa di posizione, anche se la domanda è stata presentata oralmente. L’autorità deve motivare sommariamente perché il suo rifiuto rientra in una delle eccezioni previste dalla legge.
La risposta dell’autorità deve essere fornita entro 20 giorni dalla ricezione della domanda. Questo periodo può essere prorogato in via eccezionale:
- di 20 giorni se la domanda concerne documenti voluminosi, complessi o difficili da reperire;
- fino a quando non sia stata chiarita la situazione giuridica, se la domanda concerne documenti ufficiali che contengono dati personali.
Il richiedente deve essere informato in anticipo della proroga del termine. Se non è d’accordo con la limitazione dell’accesso (negato, limitato o differito), il richiedente può presentare una domanda di mediazione scritta all’IFPDT entro 20 giorni dalla ricezione della presa di posizione dell’autorità. Il richiedente può inoltre presentare una domanda di mediazione qualora l’autorità non abbia preso posizione entro il termine prescritto.
L’Amministrazione è tenuta a osservare il principio dell’uguaglianza dell’accesso per ogni persona («access to one, access to all»), secondo il quale l’accesso a un documento ufficiale accordato a una persona deve essere accordato nella stessa misura a qualsiasi altro richiedente.
L’accesso ai documenti ufficiali è in linea di principio soggetto al pagamento di un emolumento. Tuttavia, gli emolumenti vengono fatturati solo se superano i 100 franchi.
Preannuncio e anticipo sugli emolumenti
L’autorità informa in anticipo il richiedente se l’emolumento prevedibile supera i 100 franchi. Il richiedente deve quindi confermare la sua domanda di accesso entro 10 giorni; in caso contrario la domanda si considera ritirata. Può essere chiesto un anticipo ragionevole se il richiedente è domiciliato all’estero o se vi sono degli arretrati.
Riduzione
Se la domanda è presentata dai media, l’autorità riduce l’emolumento di almeno la metà, salvo che la domanda richieda un’elaborazione particolarmente dispendiosa.
La riscossione di un emolumento non deve essere di ostacolo all’attuazione del principio di trasparenza. Le autorità dispongono di un certo margine di discrezionalità, dato che la legge sulla trasparenza stabilisce che l’accesso a documenti ufficiali è «di norma» soggetto al versamento di un emolumento. Alcune autorità riscuotono emolumenti solo per le domande che generano un carico di lavoro significativo. Non sussiste tuttavia alcun diritto a un accesso gratuito ai documenti ufficiali.
Controversie
Se non è d’accordo con l’importo dell’emolumento, il richiedente può chiedere una decisione sugli emolumenti, contro la quale è possibile presentare ricorso al Tribunale amministrativo federale.
L’emolumento richiesto può essere contestato nel quadro di una procedura di mediazione soltanto se il richiedente contesta contemporaneamente una limitazione dell’accesso (accesso parziale, negato o differito a un documento).In via eccezionale la domanda di mediazione può riguardare soltanto l’importo prevedibile degli emolumenti, se questi sono talmente sproporzionati da costituire di fatto una limitazione dell’accesso al documento.
Gratuità
Il 30 settembre 2022, l'Assemblea federale ha adottato una revisione della legge sull'accesso pubblico, secondo la quale l'accesso ai documenti ufficiali dovrebbe essere generalmente gratuito. L'entrata in vigore di questa modifica non è ancora stata stabilita.
Ultima modifica 24.04.2023