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L'expéditeur des emails et des newsletters est <email-pii> et ne peut être modifié. Le destinataire doit identifier l'adresse de l'expéditeur et son IP doit être configurée en conséquence. Dans le cas contraire, le message sera rejeté comme SPAM. Par conséquent, tous les emails et les newsletters de Polaris sont envoyés à partir d'une seule adresse.
Il est toutefois possible de modifier le nom de l'expéditeur. Le nom est affiché avant l'adresse e-mail de l'expéditeur. En général, le nom du club ou du district peut y être placé. Attention : Le nom de l'expéditeur ne doit contenir aucun caractère spécial !
Il est également possible de définir la "Réponse à l'adresse". Celle-ci peut être utilisée pour s'assurer qu'une réponse est transmise à une adresse électronique spécifique. En règle générale, il peut s'agir de l'adresse électronique du club sous la forme <nom-du-club>@rotary.swiss ou de l'adresse électronique de la personne qui envoie l'email..
Le nom de l'expéditeur et l'"adresse de réponse" peuvent être définis par défaut dans les paramètres du club. Ils peuvent être écrasés lors de l'envoi.