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Dieser Leitfaden beinhaltet grundlegende Informationen und Tipps für die Erstellung barrierearmer Dokumente in Microsoft Powerpoint. Die Screenshots beziehen sich auf die Microsoft Office Version 16.35 (20030802) und können von anderen Versionen abweichen.
Im Anschluss an die detaillierten, bebilderten Hinweise folgt eine Checkliste.
1. Vorbereitende Massnahmen
1.1 Barrierefreie Foliendesigns
Für die Erstellung von Präsentationen ist es hilfreich, barrierefreie Vorlagen zu nutzen. MS Powerpoint stellt solche Vorlagen zur Verfügung. Aber auch eine von Grund auf selbst gestaltete Präsentation kann barrierearm gemacht werden, d. h. man kann mit einer leeren Präsentation starten und diese anhand des Leitfadens barrierearm erstellen.
Unter Neu (1) im Suchfeld «barrierefrei» (2) eingeben und aus den Ergebnissen eine passende Vorlage auswählen.
Barrierearme Vorlagen unterstützen bei der Erstellung barrierearmer Dokumente, indem z. B. Schriftarten und -grade gut lesbar sind, Kontraste bereits ausreichend hoch sind usw.
1.2 Hauptsprache des Dokuments
Im Reiter Extras (1) unter Sprache (2) kann die Hauptsprache der Präsentation festgelegt werden. Das ist die Sprache, in der das Dokument auf Rechtschreibung überprüft wird. Zudem steuert die Hauptsprache die Aussprache, mit der ein Screen Reader das Dokument vorliest.
Tipp: Die Hauptsprache kann auch direkt in der Statusleiste (1) angepasst werden:
Im Fenster Sprache kann man z. B. Deutsch (Schweiz) (3) auswählen und diese Sprache als Standard festlegen (4).
Bei einem Sprachenwechsel innerhalb des Dokuments müssen Abschnitte, die in einer anderen Sprache als der Hauptsprache verfasst sind, mit der abweichenden Sprache markiert werden. Werden beispielsweise englische Wörter in einen sonst deutschsprachigen Text eingefügt, sollten diese markiert und als Englisch deklariert werden. Dazu das entsprechende Wort oder den entsprechenden Absatz im Text markieren und wieder über Extras (1) und Sprache (2) kennzeichnen. Andernfalls würde ein Screen Reader die englischen Wörter mit deutscher Betonung vorlesen.
1.3 Metadaten einfüllen
Unter Datei (1), Eigenschaften (2), Zusammenfassung (3) werden Metadaten wie Titel, Autor usw. eingegeben und per OK (4) abgespeichert. Ein aussagekräftiger Titel ist dabei besonders wichtig.
2. Erstellung der Inhalte
2.1 Textformatierung
Die Textformatierung kann in MS Powerpoint nicht wie bei MS Word über Formatvorlagen gesteuert werden. Wird eine spezielle, barrierearme Vorlage benutzt, können die Formatierungseinstellungen einfach wie vorgegeben belassen werden. Ansonsten lassen sich Schriftart, -grad, -schnitt und -farbe folgendermassen einstellen: Den Text markieren (1) und unter Format (2), Schriftart (3) entsprechende Anpassungen vornehmen.
Viele Leser profitieren von serifenfreien Schriften wie z. B. Arial oder Calibri. Für Standardtext sollte ein Schriftgrad von mindestens 18 pt genutzt werden, für Überschriften mindestens 44 pt. Was ausreichend gross ist, hängt zusätzlich davon ab, wo und wie die Präsentation gehalten wird (Lichtverhältnisse, Vergrösserungsmöglichkeiten für die Leser etc.).
Aus Gründen der Lesbarkeit sollte auch eine ausreichend kontrastreiche Schriftfarbe genutzt werden. Grossbuchstaben und kursive Formatierung sollten sparsam eingesetzt werden. Gleiches gilt für Unterstreichungen, die vermieden werden sollten. Bei unterstrichenem Text besteht zusätzlich zur schlechteren Lesbarkeit eine Verwechslungsgefahr mit Links. Zitate sollten mit Anführungskennzeichen gekennzeichnet werden, da der Screen Reader die Anführungszeichen vorliest. Eine Formatierung in Kursiv erkennt dieser nicht, wodurch das Zitat nicht als solches zu erkennen wäre.
Kopf- und Fusszeilen werden von Screen Readern häufig übersprungen. Deshalb sollten dort enthaltene Informationen zusätzlich an anderer Stelle übermittelt werden.
Auch linksbündiger Flattersatz erhöht die Lesbarkeit. Zudem sollte auf grosszügige Leerräume zwischen Zeilen, Abbildungen und Beschriftungen geachtet werden.
Der Zeilenabstand wird im Menüband unter Absatz (1), Zeilenabstand (2), Zeilenabstandsoptionen (3) angepasst:
Rechtschreibfehler – oder auch nur von Powerpoint vermeintlich als fehlerhaft erkannte Begriffe – sollten korrigiert werden. Screen Reader lesen sonst bei jedem Fehler erst «Rechtschreibfehler» und dann das betreffende Wort vor.
Tipp: Wird von der Rechtschreibprüfung immer wieder der gleiche Begriff als Rechtschreibfehler erkannt, kann dieses Wort per Rechtsklick zum Wörterbuch hinzugefügt oder bei der weiteren Rechtschreibprüfung ignoriert werden («Alle ignorieren»).
2.2 Verwendung eines eindeutigen Folientitels
Folientitel sollten eindeutig und aussagekräftig sein. Jeder Folientitel (Überschrift) sollte sich von den vorhergehenden und nachfolgenden Titeln unterscheiden – auch, wenn diese zum gleichen Thema gehören. Personen mit Sehbeeinträchtigung oder einer Leseschwäche verwenden Titel häufig als Navigationshilfe.
2.3 Festlegen der Lesereihenfolge einer Folie
Die Lesereihenfolge auf einer Folie ist sehr wichtig für das Verständnis. Die von MS Powerpoint automatisch festgelegte Reihenfolge der Seiteninhalte entspricht der Reihenfolge, mit der die einzelnen Elemente der Folie hinzugefügt wurden. Das führt dazu, dass die Reihenfolge der hinzugefügten Elemente nicht unbedingt mit der logischen Lesereihenfolge übereinstimmt. Deswegen muss die Lesereihenfolge gesondert überprüft werden.
Die Lesereihenfolge wird unter Start (1), Anordnen (2), Auswahlbereich (3) festgelegt.
Tipp: Die Schaltfläche Anordnen kann bei verkleinertem Powerpoint-Fenster oder kleinen Bildschirmen ausgeblendet sein. Sie befindet sich im Bereich Zeichnen und kann von dort aus eingeblendet werden.
Im sich öffnenden Menü Auswahlbereich (4) kann die Reihenfolge der Elemente auf der Folie via Klicken und Ziehen manuell verändert werden. Wichtig ist dabei, dass die unterste Position zuerst und die oberste zuletzt vorgelesen wird. Dies simuliert die Reihenfolge, in der die Elemente hinzugefügt wurden. Deshalb ist die Auflistung von unten nach oben und nicht wie gewohnt von oben nach unten zu lesen.
2.4 Links
Links sollten korrekt eingebunden werden. Das geht über Einfügen (1), Link (2), Anzuzeigender Text (3), Adresse (4) oder alternativ via Cmd+K und dann bei (3) weiter.
Der «Anzuzeigende Text» (Linktext) ist der Text, den der Benutzer sieht, z. B. «Homepage der Interkantonalen Hochschule für Heilpädagogik». Die «Adresse» ist die URL, die man bei Klick auf den Linktext aufruft, in diesem Fall «www.hfh.ch». Es können neben einer Website oder einer Datei auch eine bestimmte Stelle im gleichen Dokument oder eine Mailadresse verlinkt werden.
Ein Link soll sich optisch deutlich von anderem Text abheben, sodass er leicht als Link erkannt werden kann. Zudem sollte der Linktext aussagekräftig und kontextunabhängig verständlich sein. Linktexte wie «weitere Informationen» oder «hier» sollten vermieden werden. Wenn beispielsweise auf die Porträtseite der HfH verlinkt wird, könnte der Link folgendermassen aussehen: «Porträt der Interkantonalen Hochschule für Heilpädagogik». Neben der allgemeinen Orientierung ist ein aussagekräftiger Linktext u. a. hilfreich, wenn betroffene Personen Linklisten durchsuchen, um Informationen zu erhalten.
Tipp: Der Begriff «Link» im Linktext ist hingegen nicht erforderlich, da diese Information von Screen Readern meist automatisch hinzugefügt wird.
2.5 Farben und Kontraste
Kontraste, z. B. bei Text auf Hintergrund, müssen ausreichend hoch sein. Damit Menschen mit einer Farbfehlsichtigkeit (z. B. Rot-Grün-Sehschwäche) die gleichen Informationen zur Verfügung haben, sollten Inhalte grundsätzlich nicht ausschliesslich über Farbe, sondern immer zusätzlich über Beschriftung oder Muster vermittelt werden.
Gemäss der Web Content Accessibility Guidelines (WCAG) 2.1 sollte das Kontrastverhältnis bei normal grossem Text minimal 4,5:1 betragen, bei grossem Text minimal 3:1. Als grosser Text wird bei den gängigen Schriftarten mindestens 18 pt oder 14 pt in Fettschrift verstanden.
Tipp: Die Barrierefreiheitsprüfung von Powerpoint zeigt ungenügende Farbkontraste an. Diese können dann noch angepasst werden.
In den folgenden Beispielen werden Möglichkeiten aufgezeigt, wie Informationen auch bei Farbfehlsichtigkeiten vollständig vermittelt werden können.
2.5.1 Ungenügende Informationsvermittlung nur über Farbe
Im Balkendiagramm links werden Informationen nur über Farben vermittelt. Je nach Farbwahl und Farbfehlsichtigkeit können die Datenreihen nicht richtig zugeordnet werden. Im Diagramm auf der rechten Seite können die drei Datenreihen also allein durch ihre unterschiedliche Helligkeit unterschieden werden:
2.5.2 Informationsvermittlung über Farbe und Muster
In den folgenden Abbildungen werden Informationen zusätzlich über unterschiedliche Muster vermittelt. Dies hilft bei Farbfehlsichtigkeiten, die Datenreihen voneinander zu unterscheiden.
2.5.3 Informationsvermittlung über Farbe und Beschriftung
In diesem dritten Beispiel werden Informationen in der linken Abbildung allein durch Farbe, in der rechten Abbildung zusätzlich durch eine Beschriftung vermittelt («Belegt», «Freie Plätze», «Letzte Plätze»):
Eine Kombination aus mehreren informationstragenden Darstellungsformen (Farbe, Muster, Beschriftung) ist im Sinne der E-Accessibility zu bevorzugen.
2.6 Listen
Analog zu Überschriften werden auch Aufzählungen oder nummerierte Listen mit der entsprechenden Formatvorlage versehen. Hierzu unter Start (1), Aufzählungszeichen (2) das gewünschte Aufzählungsformat (3) auswählen.
Verschachtelte Listen müssen korrekt angeordnet werden. Das heisst, dass keine Ebenen übersprungen werden dürfen. Durch Start (1), Einzug vergrössern oder verkleinern (2) kann die Listenebene gewechselt werden.
2.7 Visuelle Objekte
Alle visuellen Objekte wie Abbildungen, Grafiken, Videos etc. müssen einen Alternativtext aufweisen. Ein Alternativtext wird von Screen Readern vorgelesen und soll das visuelle Objekt kurz, neutral, aber umfassend beschreiben. Das heisst, der Alternativtext sollte alle durch eine Abbildung vermittelten Informationen transportieren. Sind für das Verständnis weitere Informationen erforderlich, die nicht im kompakten Alternativtext vermittelt werden können, sollten diese Informationen im Text vor oder nach dem visuellen Objekt platziert werden.
Der Alternativtext kann durch Klick auf das visuelle Objekt (1), Bildformat (2), Alternativtext (3) im Fenster Alternativtext (4) hinterlegt oder bearbeitet werden.
Im Bereich «Alternativtext» kann man ein visuelles Objekt auch Als dekorativ markieren (5). Das bedeutet, dass jemand, der diese Abbildung nicht sehen kann, keinerlei Informationen verpasst. Denn ein Alternativtext wird durch den Screen Reader vorgelesen, ein als dekorativ markiertes Bild nicht.
Wird eine Abbildung dazu genutzt, auf eine Website zu verlinken, dann sollte der Alternativtext dem Linkziel (URL) entsprechen.
Tipp: Bei Klick auf «Beschreibung für mich generieren» wird von MS Word automatisch ein Alternativtext vorgeschlagen. Dieser überschreibt jedoch den selbst geschriebenen Alternativtext. Der Alternativtext muss nicht gespeichert werden, da dieser automatisch gespeichert wird.
2.8 Tabellen
Screen Reader lesen Tabellen in der Regel zeilenweise vor. Um Screen-Reader-Nutzern das Verstehen einer Tabelle zu erleichtern, gilt es Folgendes zu beachten:
- Zeilen- und Spaltenüberschriften definieren
- Keine leeren Zeilen oder leeren Spalten einfügen.
- Das Verbinden und Teilen von Zellen vermeiden.
- Tabellen nur zur Darstellung inhaltlicher Informationen benutzen. Nicht, um ein bestimmtes Layout zu erreichen.
Tipp: Die beiden Registerkarten «Tabellenentwurf» und «Layout» erscheinen erst, wenn man die Tabelle anklickt. Manchmal verstecken sich die beiden Register auch hinter der Schaltfläche >> (1):
Zeilen- und Spaltenüberschriften können folgendermassen eingeschaltet werden: Im Register Tabellenentwurf (1) ein Häkchen setzen bei Überschrift (2) (Zeilenüberschrift) sowie Erste Spalte (3) (Spaltenüberschrift). Dadurch können Screen Reader die Tabelle korrekt vorlesen.
3. Dokument abschliessen
3.1 Barrierefreiheit in MS Powerpoint überprüfen
Im Register Überprüfen (1), Barrierefreiheit überprüfen (2) kann die Powerpoint-Präsentation auf E-Accessibility geprüft werden. Im Bereich Barrierefreiheit zeigt die Prüfung unter Prüfungsergebnisse (3) die Fehler an, die noch korrigiert werden müssen.
3.2 PDF erstellen
Viele Powerpoint-Präsentationen werden irgendwann ins PDF-Format umgewandelt. Um die barrierefreien Eigenschaften nicht zu beeinträchtigen, ist es wichtig, dass die Präsentation nicht per Druckmenü als PDF gespeichert wird. Stattdessen: Datei (1), Speichern unter (2), im Dropdown-Menü PDF (3) auswählen und Speichern.
3.3 Barrierefreiheit im PDF überprüfen
Obwohl die Erstellung einer barrierearmen Powerpoint-Präsentation die Voraussetzungen für ein barrierearmes PDF schafft, sollte die Barrierefreiheit auch im generierten PDF nochmals überprüft werden. Hierzu gibt es einen extra Leitfaden, der die Barrierefreiheitsüberprüfung in PDFs im Detail beschreibt.