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Unbezahlter Urlaub, der länger als ein paar Tage dauert, wird immer mit einem Unterbruch des Arbeitsvertrages eingetragen. Über eine Stundenkategorie kann man unbezahlten Urlaub nur unvollständig abbilden. Arbeitet eine Person ein halbes Jahr und nimmt ein halbees Jahr unbezahlten Urlaub, dann beträgt der Ferienanspruch auch nur 50% des Jahres. Ohne Vertragsunterbruch würde der "Ferienanspruch" 100% betragen. Bei wenigen Tagen kann man das vernachlässigen, aber einer Woche nicht mehr.
Näme mann die Stundenkategorie: "nicht anwesend, nicht bezahlt, keine Ferien", dann wird dem Mitarbeitenden keine Arbeitszeit gutgeschrieben und er fällt ins Minus. Diese Stundenkategroie ist zum Beispiel für Überstundenkompensation geeignet.
Will man einen einzlenen Tag frei geben, dann kreiert man eine besten eine Stundenkategorie Frei (unbezahlt). Die Definition ist dann aber: "nicht anwesend, bezahlt, keine Ferien". Das mag unlogisch erscheinen, da es ja unbezahlt ist. Dies ist aber notwenig, da er ansonsten zu Minusstunden kommt. Die Stundenkategorie Frei (unbezahlt) kann am Ende der Periode einfach ausgewertet werden und sollte sich in der Benamsung klar von der effektiven Stundenkategorie Frei (bezahlt) untescheiden lassen. "Bezahlt" muss man wählen, damit die Stunden vom "Soll" in Abzug gebracht werden.