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Die Gründung eines Vereins braucht eine sorgfältige Vorbereitung. Als erstes sollten die Initiantinnen und Initianten einige Voraussetzungen klären, z.B.: Gibt es bereits einen Verein mit dem gleichen Zweck? Finden wir genug Eltern und Kinder, die an Unterricht HSK in unserer Sprache interessiert sind? Sobald es genügend Argumente für die Gründung eines Vereins gibt, muss als nächstes eine Vorbereitungsgruppe gebildet werden.
Bevor ein Verein gegründet wird, müssen Vereinsregeln, die Statuten, erarbeitet werden. Sie müssen in schriftlicher Form vorliegen. Es empfiehlt sich, der Vorbereitungsgruppe den Auftrag zu geben, einen Vorschlag für die Statuten zu machen. Die Gruppe kann sich an Beispielen anderer Vereine HSK orientieren.
Statuten müssen klar und unmissverständlich sein. Sie beschreiben den Zweck des Vereins und legen fest, wie er sich organisiert und finanziert. Die Statuten müssen aber nicht alles bis ins kleinste Detail vorschreiben. Die Statuten müssen in einer Schweizer Amtssprache geschrieben werden. Es ist üblich, dass in Vereinen HSK die Statuten auch in der Sprache des HSK-Unterrichts geschrieben werden.
Wenn geeignete Personen für den Vorstand zur Verfügung stehen, kann die Einladung zur Gründungsversammlung an alle interessierten Eltern geschickt werden (die Checkliste zur Vorbereitung finden Sie HIER). Je besser die angesprochenen Personen über den Unterricht HSK informiert sind, umso reibungsloser lässt sich die Veranstaltung durchführen. Die Gründungsversammlung wird nach den Regeln einer normalen Vereinsversammlung abgehalten. Dementsprechend setzt sich die Traktandenliste wie folgt zusammen:
An der Mitgliederversammlung (MV) werden die wichtigsten Beschlüsse gefasst. In der Regel findet sie einmal im Jahr an einem frei wählbaren Ort statt. Bei kleineren Elternvereinen HSK ist das oft bei jemandem zuhause, bei grösseren kann das ein öffentlicher Ort sein, oder es kann ein Lokal gemietet werden. Es gibt Gemeinden, die Vereinen mit Sitz in dieser Gemeinde für die MV einen Raum kostenlos zur Verfügung stellen. Informationen dazu kann die Gemeinde geben. Die Mitglieder werden vom Vorstand rechtzeitig gemäss Statuten dazu eingeladen. Rechtzeitig einladen heisst, die Vereinsmitglieder müssen genügend Zeit haben, sich auf die MV vorzubereiten. Jedes Mitglied erhält eine Einladung mit Traktandenliste und allfälligen Beilagen.
Die Kontrollstelle ist neben MV und Vorstand ein wichtiges Organ des Elternvereins. Sie kontrolliert die Geschäftsführung des Vorstandes und die Rechnung des Vereins. Die ausführenden Personen werden Revisoren genannt. Sie dürfen nicht Mitglieder des Vorstandes sein. Mindestens einmal im Jahr überprüfen sie die Konten und die Buchhaltung des Vereins, die nach kaufmännischen Grundsätzen korrekt geführt und demnach übersichtlich und stimmig sowie in den einzelnen Positionen belegt sein müssen. Die Revisoren erstatten der MV darüber Bericht und stellen Antrag auf Annahme oder Ablehnung des Jahresberichts.
Interessierte Kandidaten und Kandidatinnen können sich wiederholt als Revisoren zur Wahl stellen. Sie sollten ihr Amt aber nach einigen Jahren abgeben, damit die Unabhängigkeit der Revisorenstelle gewahrt bleibt. Die Wiederwahlmöglichkeit wird in den Statuten geregelt.