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Für Eigentümer: Wie man die Einstellungen für ein Ressourcenpostfach in OWA anpasst
Eigentümer sind Benutzer, die Mitglieder der Mailliste sind, die von Exchange-Administratoren vollen Zugriff auf das Ressourcenpostfach erhalten.
Sie müssen die Planungsoptionen und Berechtigungen festlegen.
Delegierte sind Benutzer die Mitglieder der Mailliste sind, die von den Exchange-Administratoren die Delegiertenfunktion für das Ressourcenpostfach erhalten haben.
Wenn die optionale Delegiertenfunktion aktiviert ist, müssen diese Mitglieder einige oder alle Besprechungsanfragen ablehnen oder annehmen.
Folgende Schritte müssen von einem Eigentümer über Outlook-Web-Access (OWA) durchgeführt werden. (Microsoft stellt diese Funktion nicht über Outlook zur Verfügung.)
- Rufen Sie mit Ihrem Browser die Anmeldeseite von Outlook im Internet auf: https://mail.ethz.ch
Melden Sie sich mit Ihrer eigenen <email-pii> und Ihrem NetID-Passwort an.
- Klicken Sie am rechten Ende der oberen Leiste auf Ihr Foto (oder das allgemeine Personensymbol) und wählen Sie dann "Weiteres Postfach öffnen...".
- Geben Sie in dem kleinen Dialogfeld, das sich öffnet, den Namen des Ressourcenkontos ein. Während Sie tippen, werden Ihnen passende Einträge angezeigt.
- Wählen Sie den richtigen Eintrag aus und klicken Sie dann auf Öffnen. Es öffnet sich ein neues Browserfenster oder eine neue Registerkarte, in dem das Ressourcenkonto angezeigt wird.
- Klicken Sie in der oberen Leiste auf das Zahnradsymbol und dann auf Optionen.
- Wenn Sie in der linken Spalte Kalender ausgewählt haben, klicken Sie in der zweiten Spalte auf Ressourcenplanung.
Diese Option wird nur angezeigt, wenn Sie die Einstellungen für ein Kalender-Ressourcenkonto anzeigen. Wenn Sie sie nicht sehen, handelt es sich nicht um ein Kalenderressourcenkonto.
Ressourcenplanungseinstellungen
Wir empfehlen Ihnen, die erste Option "Ereigniseinladungen und Absagen automatisch verarbeiten" markiert zu lassen.
Die übrigen Optionen in diesem Abschnitt sind ziemlich selbsterklärend.
Wir empfehlen, die Option Konflikte zulassen nicht zu aktivieren, da sonst die Gefahr besteht, dass zwei Gruppen den gleichen Raum zur gleichen Zeit nutzen.
Wenn Sie die Option "Terminplanung nur während der Arbeitszeiten zulassen" wählen, können Sie die Arbeitszeiten unter Kalender - Personalisierung - Kalenderdarstellung festlegen.
Planungsberechtigungen
Hier wird festgelegt ob eine Ressource automatisch gebucht wird, indem sie einfach zu einer Besprechung eingeladen wird, oder ob dies mit einer Anfrage zur Genehmigung behandelt wird, die vom Eigentümer bzw. den Delegierten der Ressource genehmigt werden muss.
Wenn Sie nicht jeden oder eine Mailliste automatisch buchen lassen...
...MUSS mindestens eine Mailliste zu einem Delegierten gemacht werden! (Die Mailliste muss sicherheitsaktiviert sein.) Delegierte erhalten die Planungsanfragen (zur Genehmigung durch den Eigentümer), d.h. wenn Sie keine Delegierten haben, wird niemand sie jemals erhalten . Auch wenn Sie (als Eigentümer mit Vollzugriff) Terminanfragen überprüfen möchten, müssen Sie einen Delegierten durch den Exchange-Administrator erstellen lassen. Die Aktivierung der Delegiertenfunktion kann nur von Exchange-Administratoren vorgenommen werden; bitte wenden Sie sich an den Service Desk.
Für jede der drei Optionen in dieser Gruppe können Sie entweder "alle" auswählen oder eine Liste von Namen und/oder Gruppen angeben.
Die drei Optionen sind:
- Wer kann eine Ressource automatisch buchen, wenn sie verfügbar ist.
- Wer kann eine Planungsanfrage für die Ressource stellen, wenn diese verfügbar ist.
- Wer kann eine Ressource automatisch buchen, wenn sie verfügbar ist UND eine Planungsanfragen stellen, wenn sie NICHT verfügbar ist.
Wenn Sie diese Einstellungen auf ihren Standardwerten belassen, kann jeder eine Ressource buchen, wenn sie verfügbar ist. Wenn die Ressource nicht verfügbar ist, erhalten sie eine E-Mail-Nachricht, die besagt, dass die Ressource nicht gebucht werden konnte.
Wenn Sie möchten, dass die meisten (oder alle) Personen NICHT in der Lage sein sollen, die Ressource automatisch zu planen, ist die beste Konfiguration für den Anfang die folgende:
- Setzen Sie die erste Option - automatisch planen - auf Bestimmte Personen und Gruppen
- Setzen Sie die zweite Option - manuelle Genehmigung anfordern - auf Alle
- Setzen Sie die dritte Option - automatisch, wenn verfügbar, manuell anfordern, wenn nicht verfügbar - auf bestimmte Personen und Gruppen setzen
Dann:
Wenn es einige Personen gibt, die die Ressource ohne zusätzliche Genehmigung einplanen dürfen, fügen Sie diese in das Feld "Bestimmte Personen und Gruppen" unter der dritten Auswahlmöglichkeit ein ("Diese Personen oder Gruppen können automatisch einplanen, wenn die Ressource verfügbar ist...")
- Wenn jede Planungsanfrage eine manuelle Genehmigung erfordert (von einer Person mit Delegiertenfunktion), lassen Sie dieses Feld leer.