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In jeder Handschriftenbeschreibung muss eine Darstellung der äusseren Form des Schriftträgers enthalten sein. Ob es sich um einen wertvollen Prachtcodex oder einen schmucklosen Rodel handelt, kann ebenso Hinweise zum intendierten Verwendungszweck geben wie die Grösse und das Format einer Handschrift.
Äussere Form der Schriftstücke
Die bei der Verwendung von Papyrus vorherrschende äussere Form ist die Rolle. Sie wird durch den Codex nicht vollständig verdrängt. Rotuli oder Rödel werden auch aus Pergament und später aus Papier gefertigt. Sie bestehen aus aneinander genähten oder geklebten Streifen und werden zumeist nur auf einer Seite beschrieben.
Rödel sind leichter zu transportieren als Codices und werden deshalb wohl für den Gebrauch vor Ort hergestellt. Vor allem Wirtschafts- und Verwaltungsquellen sind in Rödelform überliefert: Hofrechte, Weistümer oder werden häufig auch als Hofrödel bezeichnet (selbst wenn sie gar nicht als Rödel überliefert sind).
In der Spätantike verdrängt der Codex aus Pergament die antike Papyrusrolle. Seine Entstehung hat ihr Formvorbild in den der Wachstafeln. Die Grösse und das Format des Codex hängt vom Inhalt und vom Verwendungszweck ab. Es gibt seit der Spätantike sehr grosse (bis zu 90 x 49 cm) aber auch sehr kleine (3 x 3 cm) Codices. Der grösste Teil ist jedoch in einem mittleren Folioformat.
Im Spätmittelalter werden die Schrift und die Zeilenabstände kleiner, es werden vermehrt Abkürzungen gebraucht und das Pergament wird dünner, so dass das Fassungsvermögen der Codices wesentlich gesteigert wird. So wird es z.B. möglich, Taschenbibeln auf sehr dünnem zu schreiben (ca. 15x10 cm, mit ca. 400 bis 500 Blättern). sind oft sehr schmal, damit sie in die Reittaschen passen.
Grössere Regelmässigkeit des Formats bringt erst die Verwendung des Papiers. Seit Ende des 15. Jahrhunderts sind die heute noch üblichen Buchformatbezeichnungen wie Folio, , Oktav belegt.
Eine Lage besteht aus mehreren Bögen, die in der Mitte gefaltet, heftförmig ineinandergelegt und zumeist in beschriebenem Zustand in der Mitte zusammengeheftet werden. Die Anzahl der Bögen variiert.
4 Pergamentbögen (Quaternio) sind am häufigsten: das ergibt 8 Blätter oder 16 Seiten. Mit der Verwendung von Papier werden auch Sexternionen (6 Bögen, 12 Blätter, 24 Seiten) üblich.
Ob über die Lagenstärke Aufschlüsse über die jeweilige Herkunft einer Handschrift zu gewinnen ist, ist noch nicht ausreichend erforscht.
Regelmässige Lagen weisen auf einen guten Schreibplan bzw. ein einheitliches Konzept hin. Gebrauchs- und Sammelschriften (etwa Wirtschafts- und Verwaltungsquellen) sind dagegen häufig in Codices mit sehr unregelmässiger Lagenstärke geschrieben. Oft werden auch Lagen zusammengebunden, die ursprünglich nicht zusammengehörten, oder es werden Ergänzungsblätter einer Lage beigebunden.
Die Lagenstruktur eines Codex kann also Aufschlüsse über seine Entstehung geben.
Um dem Buchbinder die richtige Reihenfolge der Lagen anzuzeigen, werden die beschriebenen Lagen gezählt. Die Lagenzählung (Kustoden) kann z.B. über spätere Zusammenfügung der Lagen Auskunft geben.
Neben der Lagenzählung können auch sog. Reklamanten über die Lagenreihenfolge orientieren: Der Schreiber wiederholt auf der letzten Lagenseite unten den Textanfang der nächsten Lage.
Im Handschriftenbeschrieb wird die Lagenstruktur häufig mit einer graphischen Darstellung festgehalten. Ausserdem wird die Lagenformel von Anton Chroust verwendet:
Doppelblätter werden mit römischen, Einzelblätter mit arabischen Ziffern gekennzeichnet, die letzte Blattzahl einer Lage wird hochgestellt. Die Formel lässt allerdings nicht erkennen, welche Blätter einer Lage herausgeschnitten oder hinzugefügt worden sind. Dies wird erst in der Grafik ersichtlich.
In jedem Fall ist bei der Handschriftenbeschreibung die Blattzahl (Foliierung) anzugeben. Gibt es schon Zählungen, so sind diese zu überprüfen. Es ist anzugeben, wo die Zählungen angebracht worden sind und aus welcher Zeit sie stammen.
Fehlt eine Blattzählung, so ist sie nachzuholen. Dabei ist bei Handschriften die Foliierung üblicher als die Paginierung (Seitenzählung).
Die Vorderseite der Blätter wird als recto, die Rückseite als verso bezeichnet. fol. 1r bezeichnet also die Vorderseite des ersten Blattes, fol. 1v die Rückseite des ersten Blattes.
Die Buchstaben a, b, c sind den Spalten vorbehalten: fol. 33 v b bezeichnet also die zweite Spalte auf der Rückseite des 33. Blattes.
Bei der Beschreibung der äusseren Form sollte man auch auf den Einband eingehen. Bis ins 16. Jahrhundert ist der Holzeinband (häufig mit Leder überzogen) üblich. Kunstvollere Einbände sind verziert, geprägt oder tragen bildliche Darstellungen. Im Spätmittelalter sind oft Verschlüsse aus Leder oder Metall und Metallbeschläge angebracht.
Ein Loch im Einband mit Rostspuren kann auf eine ehemals angebrachte Kette, mit der das Buch am Pult befestigt war, hinweisen.
Die Innenseite der Deckel bietet manchmal interessante Einträge (z.B. eine Druckkostenkalkulation). Oft sind im Deckel ältere Pergamentstücke eingearbeitet. Die Forschung hat hier überraschende Quellenneufunde gemacht (z.B. den Codex discissus von Ottfried von Weissenburg).
Alte Signaturen sind ebenfalls anzugeben.
Sehr häufig sind Bücher allerdings nicht mehr in ihren Originaleinbänden, sondern wurden umgebunden.
Zum Layout gehört die Seiteneinteilung, also das Verhältnis zwischen Schriftraum und Rändern und die Einteilung in Spalten. Sind die Blätter liniert? Wie viele Zeilen fasst eine Seite?
Ausserdem sind , Miniaturen und zu beschreiben. Leerstellen sind häufig vom Schreiber für Initialen oder Miniaturen freigelassen worden.
Gibt es ein Inhaltsverzeichnis oder ein Register?
Ist Platz für eventuelle Nachträge gelassen worden?
Gibt es Verweiszeichen (z.B. kleine Hände), die auf den Gebrauch der Handschrift hinweisen? Können Abnutzungserscheinungen festgestellt werden? Wie ist der allgemeine Zustand einer Handschrift?