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Programmmanagement ist das Management von zusammenhängenden Projekten, die ein Programm bilden (Definition von Axelos). In diesem Artikel werden wir verstehen, warum die Programmplanung eine so wichtige Tätigkeit ist und wie sie Organisationen und Teams zugute kommen kann.
Kontinuierliche Planung
Plans Are Worthless, But Planning Is Everything (Pläne sind wertlos, aber Planung ist alles) ist ein berühmtes Zitat von US-Präsident Eisenhower, das deutlich macht, dass es immer Zeiten geben wird, in denen es unmöglich ist, sich an Pläne zu halten, oder in denen sich sogar die Planung als äußerst schwierig, wenn nicht gar unmöglich erweisen wird.
Programmmanagement ist jedoch nicht nur eine Tätigkeit, die sklavisch ausgeführt wird und bei der Dokumente um ihrer selbst willen ausgefüllt werden müssen: Es ist ein Arbeitsansatz, der das gesamte Team und seine Mitglieder leitet.
Planung ist eine notwendige Aktivität
Unabhängig von der angewandten Projekt-/Programm-/Portfoliomanagement-Methodik muss die Planung immer durchgeführt werden: Ohne Planung gibt es keine Kontrolle, so dass jede Managementaktivität erfolglos oder ineffizient ist.
Es liegt auf der Hand, dass die Planung umso effizienter ist, je überschaubarer und vorhersehbarer der angewandte Detaillierungsgrad ist. Dies betrifft vor allem den Zeitfaktor: Es ist wichtig, das zu planen, was noch bewältigt werden kann. Es ist wichtig, ein Enddatum festzulegen, aber man muss bedenken, dass dieses nicht immer realistisch und genau ist.
Unterteilung in Phasen
Die Unterteilung eines Projekts in mehrere Etappen ermöglicht eine bessere Kontrolle über das Vorgehen im Projektverlauf in Bezug auf Prioritäten, Risiken und Komplexität.
Kurze Etappen garantieren
Mehr Kontrolle: Jede Phase hat einen festen Anfangs- und Endtermin. So kann jederzeit beurteilt werden, ob das Arbeitsprogramm fortgesetzt, unterbrochen oder geändert werden soll, je nachdem, wie es sich im Vergleich zu den festgelegten Terminen entwickelt.
Flexibilität: Es hilft, sich auf die Phase des Programms zu konzentrieren, in der man arbeitet, zu verstehen, in welche Richtung es gehen soll, und auf mögliche Probleme vorbereitet
90-Tage-Aktionsplan
Die Unterteilung ist eine der wichtigsten Aktivitäten im Programmmanagement: Sie hilft bei der Verwaltung von Aktivitäten, indem sie kleinere Abschnitte sowohl in Bezug auf die zu erledigenden Aufgaben als auch auf die aufgewendete Zeit schafft. Dies ermöglicht eine bessere Verwaltung der zu erreichenden Ziele und die Festlegung von Zwischenzielen, ohne nur an den Abschluss des Programms gebunden zu sein.
Eine Technik, die sich großer Beliebtheit erfreut, ist der 90-Tage-Aktionsplan: Wie der Name schon sagt, handelt es sich dabei um einen Plan, der innerhalb von 90 Tagen entwickelt wird und dazu beiträgt, sich auf die Maßnahmen zu konzentrieren, die zur Erreichung bestimmter Ziele führen werden.
Der 90-Tage-Aktionsplan ist deshalb so beliebt, weil 90 Tage ein relativ begrenzter Zeitraum sind, der dazu beiträgt, die zu erreichenden Ziele nicht aus den Augen zu verlieren, der aber gleichzeitig lang genug ist, um erhebliche Fortschritte auf dem Weg zum Endziel zu ermöglichen. Es ist daher der perfekte Zeitrahmen für die Umsetzung eines Plans.
Schlussfolgerungen
Auch ohne den 90-Tage-Aktionsplan zu befolgen, ist die Planung für jeden Fachmann von grundlegender Bedeutung und hilft dabei, Probleme zu vermeiden und zu bewältigen, die während der Entwicklung eines Projekts auftreten können (und werden!).
Lesen Sie weiter: Erkennen und Lösen von Problemen in einem Projekt.