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Zeitmanagement
Zeitmanagement beschäftigt sich mit Problemen, die eine gewaltige Anzahl von Aufgaben, Terminen etc. mit sich bringen, wenn die zur Verfügung stehende Zeit begrenzt ist.
Unter Zeitmanagement versteht man eine Reihe von Strategien und Techniken, die es einem ermöglichen, seine private und berufliche Zeit eher für die Dinge zu nutzen, die man gerne tut. Das Ziel eines erfolgreichen Zeitmanagements ist es, erfolgreich zu sein und gleichzeitig Stress und Druck abzubauen.
Der Name Zeitmanagement ist eigentlich eine irreführende Bezeichnung, da die Zeit ganz unabhängig davon vergeht, was wir in dieser Zeit tun. Das einzige, was man managen kann, ist man selbst. Daher beschäftigt sich Zeitmanagment vorwiegend mit Selbstmanagement.
Die Techniken lassen sich grob in die fünf Bereiche "Ziele", "Übersicht", "Prioritäten", "Plan" und "Motivation" einteilen, wobei die meisten Themen eigentlich zu mehreren Bereichen gleichzeitig gehören.
Ziele setzen
Natürlich ist es wichtig, bei allem was man tut das Ziel vor Augen zu haben. Dies gilt für private Ziele und berufliche Ziele gleichermaßen.
Erfolgreiches Zeitmanagement erfordert eine Definition klarer Ziele. Desweitern ist es sinnvoll sich
- kurzfristige Ziele
- mittelfristige Ziele und
- langfristige Ziele zu stecken.
Übersicht verschaffen
Um seine Ziele zu erreichen sollte man sich einen Überblick über die zur Verfügung stehenden Möglichkeiten, Mittel und Wege verschaffen. Dazu gehört die Analyse des eigenen Verhaltens um Zeitverschwendung festzustellen. Desweiteren die Techniken:
Ziel-Mittel-Analyse
Welche Mittel und Fähigkeiten stehen zur Verfügung? Welches sind die Vor- und Nachteile der verschiedenen möglichen Wege?
Mind-Map
Eine Methode, die beide Hirnhälften anspricht um sich einen Überblick über die Ausgangssituation und seine Ziele zu verschaffen.
Prioritäten setzen
Eine zentrale Technik besteht im analysieren und definieren von Prioritäten. Folgende Techniken können dafür verwendet werden:
ABC-Analyse
Alle Aufgaben werden in die Kategorien
- A sehr wichtig, hohe Priorität
- B mittlere Priorität
- C geringe Priorität
einsortiert.
Pareto Prinzip
Beispiel: In 20% der zur Verfügung stehenden Zeit können 80% der Aufgaben erledigt werden.
Eisenhower Methode
Alle Aufgaben werden anhand der Kriterien wichtig/unwichtig und dringend/nicht dringend in vier Quadranten verteilt. Alle Aufgaben im Quadrant unwichtig/nicht dringend werden nicht erledigt.
Delegieren
Aufgaben, die ebensogut von einem Mitarbeiter auf einer niedrigen Hierarchiestufe erledigt werden können, sollten von diesem erledigt werden
Planen
Durch richtiges Planen kann die zur Verfügung stehende Zeit sinnvoller genutzt werden. Hierfür werden Werkzeuge wie zum Beispiel Terminplaner eingesetzt, sowohl klassisch aus Papier als auch elektronisch wie ein PDA.
Techniken hierfür:
Schriftlich Planen
Durch schriftliches Planen kann man seine Vergesslichkeit in den Griff bekommen.
Mehrere Zeithorizonte
Man sollte Tages-, Wochen-, Monats- und Jahrespläne erstellen und pflegen.
A-L-P-E-N Methode
Diese Methode verwendet wenige Minuten pro Tag zur Erstellung eines schriftlichen Tagesplans. Die fünf Elemente sind:
- A: Aufgaben aufschreiben. Aufgaben, Aktivitäten und Termine werden in einen Tagesplan eingetragen.
- L: Länge einschätzen. Man schätzt die voraussichtlich benötigte Zeit für jede Aufgabe ein.
- P: Pufferzeit. Man sollte maximal 60% der täglichen Arbeitszeit verplanen. Der Rest bleibt für unvorhergesehenes reserviert.
- E: Entscheidungen. Durch Prioritäten setzen, Kürzen und Delegieren wird der Umfang der Arbeiten beschränkt.
- N: Nachkontrolle. Am Ende des Tages erstellt man eine Statistik über geplante und tatsächlich erledigte Arbeiten. Unerledigtes wird auf den nächsten Tag übertragen.
Leistungskurve / Biorhythmus
Im Tagesplan sollte man unbedingt seine persönliche tägliche Leistungskurve und seinen Biorhythmus berücksichtigen. Desweiteren kann man im Tagesplan die Häufigkeit von Störungen im Verlauf des Tages berücksichtigen.