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Pour piloter et animer l'ensemble de la démarche participative, un animateur est engagé par les instances cantonales aux frais du porteur de projet. Un comité de pilotage est mis en place sous la présidence de l'animateur. La gouvernance de la démarche participative, les objectifs recherchés, les outils utlisés et le calendrier sont dénfinis en coordination avec les instances cantonales et communales concernées ainsi qu'avec le porteur de projet.
L'animateur aide à définir quels vont être les facteurs sur lesquels les participants à la démarche participative auront un pouvoir de décision.
La commune, en collaboration avec l'animateur, organise une première séance publique où les associations de protection de l'environnement sont, en parallèle à la population, expressément invitées. Pendant cette séance, les informations sur le projet sont transmises de manière transparente à la population et aux associations: informer sur ce qui est connu, ce qui ne l'est pas encore et ce qui va l'être prochainement.
Développer et documenter suffisamment les éléments clés et critiques du projet pour bien cerner les enjeux avant de communiquer largement permet d'éviter une situation où une incapacité à pouvoir fournir des réponses satisfaisantes à la population et aux ONGs peut se retourner contre les porteurs de projets.
Les autorités restent un peu à l'écart de la démarche afin de laisser libre cours aux débats entre les différents acteurs de la société civile concernés.
Présenter à la population et aux ONGs un projet d'intention à l'état d'ébauche, insuffisamment cadré, peut soulever plus de questions, de craintes et de mécontentement qu'il n'apporte de réponses. Ceci constitue une brèche ouverte pour les opposants.