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Les actes provenant de l'étranger concernant des Genevois (Naissance, Reconnaissance, Mariage Partenariat, Décès, Divorce, Adoption ) ne sont transcrits que sur ordre de l'autorité cantonale de surveillance. Les actes d'état civil doivent être légalisés par la représentation suisse compétente.
Les actes dressés dans une autre langue que les langues officielles suisses peuvent être refusés s'ils ne sont pas accompagnés d'une traduction allemande, française ou italienne, ou tout au moins d'un résumé dans l'une de ces langues du contenu essentiel de l'acte. La traduction ou son résumé sera légalisé par la représentation suisse compétente (ambassade, consulat).
Les actes peuvent être déposés à l'Ambassade ou au Consulat Suisse le plus proche d'où est survenu l'événement, ou déposés à l'autorité de surveillance, si le dossier constitué correspond aux exigences susmentionnées.
Les actes d'état civil étrangers qui doivent être transcrits dans un canton confédéré doivent obligatoirement être adressés à l'autorité cantonale de surveillance de l'état civil du canton d'origine.