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Das Verfahren für die Genehmigung von Korrespondenten ist in Art. 4 ff. der Internal Regulations (Abkommen zwischen Versicherungsbüros) geregelt. Ebenso ist Anhang II des Schadenreglements von NVB & NGF massgebend, welcher die Bedingungen für die Genehmigung der erstmaligen Ernennung von Korrespondenten in der Schweiz enthält.
Das Verfahren dient der umfassenden gegenseitigen Information im In- und Ausland. Es gewährleistet, dass Genehmigungen im gesamten Grüne Karte-System einheitlich erteilt und Schadenfälle möglichst schnell an die zuständigen Korrespondenten weitergeleitet werden.
Das Verfahren wird durch ein Gesuch gestartet, das der ausländische Versicherer beim Versicherungsbüro, bei dem er Mitglied ist, einreicht. Das Gesuch muss die Bezeichnung und die Adresse des Korrespondenten enthalten sowie den Zeitpunkt des gewünschten Beginns der Vertretung. Ausserdem muss eine schriftliche Bestätigung vorliegen, dass der ernannte Korrespondent die Nominierung akzeptiert.
Das ausländische Versicherungsbüro leitet das Gesuch und die Bestätigung an das NVB weiter mit der Aufforderung, die Nominierung innert drei Monaten zu bestätigen oder abzulehnen.
Das NVB prüft, ob die Bedingungen für die Genehmigung erfüllt sind:
Sind alle Bedingungen erfüllt, genehmigt das NVB die Nominierung und gibt das Datum der Wirksamkeit der neuen Vertretung bekannt (Rücksendung des ausgefüllten Formulars). Antwortet das NVB innert drei Monaten ab Eingang des Gesuchs des ausländischen Büros nicht, gilt die Genehmigung als implizit erteilt.