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Risikoidentifikation
10.12.19 00:00 Bereich: Riskmanagement
Die Risikoidentifikation dient zur Feststellung aller relevanten Bedrohungen für ein Projekt. Die Risiken werden systematisch identifiziert und mit ihren Ereignissen, Ursachen und Einflüssen auf das Projekt dokumentiert. Sie bildet die Basis für die anschliessende Risikoanalyse im Prozess des Risikomanagements.
Einsatzmöglichkeiten
- Erfassen von Risiken eines Projekts, eines Programms oder eines Projektportfolios
- Erfassen von Risiken in einer Entscheidungssituation
- Erfassen von Risiken auch ausserhalb von Projektsituationen, z.B. in Prozessen oder Organisationen
Die Normen für Risikomanagement und die Richtlinien für Projektmanagement behandeln Risiken als Oberbegriff für Bedrohungen und Chancen. In der Praxis werden jedoch Risiken weiterhin im traditionellen Sinne als unsichere Ereignisse mit negativen Auswirkungen auf das Projekt betrachtet und dementsprechend gemanagt.
Schritt 1: Beschaffen Sie alle notwendigen Ausgangsdaten!
Stellen Sie sicher, dass alle relevanten Informationen über das Projekt und die Rahmenbedingungen in Form von Projektdokumenten (z.B. Projektauftrag, Projektstrukturplan, Kostenplan, Ablaufplan, Business Case, Lastenheft etc.) vorliegen. Dazu gehören auch, sofern vorhanden, die Ergebnisse einer Umfeldanalyse oder Stakeholderanalyse.
Stellen Sie mit Unterstützung der zuständigen Stelle (z.B. PMO) Erfahrungswerte bisheriger, ähnlicher Projekte zusammen. Überprüfen Sie, ob es einen Risikokatalog oder Risikochecklisten gibt.
Schritt 2: Planen Sie einen Workshop zur Risikoidentifikation!
Die Risikoidentifikation ist eine beständige Aufgabe für alle Stakeholder. Zu Beginn des Projekts, z.B. nach dem Erstellen der Projektpläne, ist ein eigener Workshop mit den relevanten Beteiligten zur grundlegenden Identifikation der Projektrisiken dringend zu empfehlen. Verwenden Sie zur Planung und Durchführung die Methode "Workshop" oder die Methode "Moderation von Arbeitsgruppen". Beraumen Sie bei Bedarf weitere Workshops an, z.B. bei Phasenübergängen. Bei der Vorbereitung des Workshops sollten Sie die nachfolgenden Punkte speziell für das Risikomanagement beachten.
Teilnehmende festlegen
Die Identifikation von Projektrisiken ist ein sensibles Thema, das die Teilnehmenden aus unterschiedlichen Perspektiven sehen. Ein Workshop in einer sehr grossen Runde (etwa mit Auftraggebern, Stakeholdern und Projektteam) ist daher nicht unbedingt zielführend. Beginnen Sie mit einer kleine Runde zu Beginn (etwa nur Projektleitung und Kernteam). Dies kann bereits zu sehr aufschlussreichen Erkenntnissen führen. Erweitern Sie anschliessend die Risikoidentifikation möglichst auf das gesamte Projektteam. Können weitere Experten zur Identifikation beitragen (etwa aufgrund ihrer Erfahrungen mit ähnlichen Projekten), so kann eine Teilnahme dieser Personen an diesem zweiten Workshop sehr sinnvoll sein. Kriterium für die Auswahl der Teilnehmenden ist die benötigte Fachkompetenz.
Falls die Teilnehmerzahl zu gross wird, setzen Sie mehrere Termine an, um ggf. systematisch nach Risikokategorien vorgehen. Grundsätzlich gilt bei der Risikoidentifikation, besser einen Teilnehmer zu viel als zu wenig einzubeziehen. Damit können sich alle in die Thematik einfinden und haben die Möglichkeit, sich mit dem Thema frühzeitig auseinanderzusetzen – insbesondere dann, wenn sie noch keine Erfahrung mit Risikomanagement besitzen. Binden Sie bewusst durch Fragen alle Beteiligten ein und lassen Sie jede Person zu Wort kommen.
Führungskräfte oder Projektauftraggeber bzw. Fördergeber sollten erst dann über die identifizierten Projektrisiken informiert werden, wenn eine Entscheidungsvorlage mit diesen Informationen erarbeitet wurde. Dieser Personenkreis wird deshalb üblicherweise erst dann einbezogen, wenn die massgeblichen Risiken des Projekts (anhand einer anschliessenden Bewertung der Risiken) feststehen und eine Rücksprache mit dem Management erfolgt ist. Dann können die Entscheider beurteilen, ob das Projekt durchgeführt werden soll und welche Risikomassnahmen ggf. umzusetzen sind.
Eingesetzte Methoden planen
Für eine erste Betrachtung im Rahmen eines Risikoworkshops ist ein kreatives Vorgehen mit Methoden wie Brainstorming oder Mind Mapping ideal, da so noch keine Vorgaben in Form von Risikokategorien oder Checklisten die Gedanken einschränken.
Danach hilft ein systematisches Vorgehen sehr, möglichst umfassend alle Informationsquellen im Projekt abzuarbeiten. Hierzu stehen Ihnen z.B. zur Verfügung:
- Risikokatalog, Risikochecklisten
- Stakeholdermanagement
- Umfeldanalyse
- Kraftfeldanalyse
- SWOT-Analyse
- Ishikawa-Diagramm
- Szenariotechnik
Die Anzahl und Art der eingesetzten Methoden hängen davon ab, welche Informationen bereits vorliegen, wie komplex das Projekt ist und wie stark die Einflüsse des Projektumfeldes sind. Grundsätzlich gilt hier das Prinzip: weniger ist mehr.
Agenda aufstellen
Entwerfen Sie nun eine der Teilnehmeranzahl und dem Methodeneinsatz angemessene Agenda für den Workshop zur Risikoidentifikation. Lassen Sie sich bei Bedarf von einem erfahrenen Moderator beraten und unterstützen.
Dokumentation definieren
Legen Sie fest, in welcher Form die Ergebnisse dokumentiert werden sollen. Berücksichtigen Sie dabei, dass die identifizierten Risiken anschliessend noch analysiert werden sollten. Erkundigen Sie sich, ob es eine Vorlage für eine Risikoliste (=Risikoregister) gibt und machen Sie sich mit ihr vertraut.
Schritt 3: Führen Sie die Risikoidentifikation durch!
Bringen Sie zu Beginn des Workshops alle Anwesenden auf den gleichen Informationsstand, was Ausgangssituation und Projektziel angeht. Beziehen Sie im Workshop alle Teilnehmenden mit ein; stellen Sie Fragen und ermuntern Sie alle zur aktiven Mitarbeit.
Kreative Ansätze zuerst
Bevor sie sich die verschiedenen Quellen vornehmen, die sie für den Workshop vorbereitet haben, gehen Sie kreativ an das Thema heran (Brainstorming, Mind Mapping) und stellen Sie offene Fragen wie etwa:
- Wobei haben wir Bauchschmerzen?
- Was fürchten wir am meisten?
- Was darf auf keinen Fall passieren?
Systematische Arbeit mit Projektdokumenten und Einsatz weiterer Methoden
Je nachdem, welche Informationen Ihnen vorliegen und mit welchen weiteren Methoden Sie beschlossen haben zu arbeiten, gestalten Sie gemäss Ihrer Agenda den weiteren Verlauf des Workshops. Berücksichtigen Sie dabei folgende übergreifenden Punkte:
- Wie komplex ist das Projekt selbst oder seine Organisation - und welche Risiken erwachsen daraus?
- Welche Arbeitspakete liegen auf dem kritischen Weg und welche Risiken resultieren daraus?
- Welche Risiken werden durch Schnittstellen / Lieferanten / Kunden ins Projekt getragen?
- Wie zuverlässig sind die Rahmenbedingungen?
- Auf welchen Annahmen beruhen die Pläne und Szenarien? Sind sie plausibel?
- Hatten die Ersteller von Plänen und Aufwandsschätzungen das erforderliche Knowhow?
- Nutzen Sie das Erfahrungswissen der Teilnehmenden: Was ist in vergangenen ähnlichen Projekten schiefgelaufen?
Szenariotechnik als systematisches Vorgehen
Nutzen Sie Szenarien, die etwa für die Kostenplanung bzw. Aufwandsschätzung bereits als "Worst Case" aufgestellt wurden oder stellen Sie selbst ein derartiges Szenario auf. Beschreiben Sie dazu die Rahmenbedingungen, die eine möglichst negative Umgebung beschreiben. Ist etwa ein neuer Lieferant X im Projekt einbezogen, mit dem es noch keine Erfahrungen gibt bzgl. Zusammenarbeit, so wäre ein mögliches Beispielszenario "Die Zusammenarbeit mit dem Lieferanten X funktioniert nicht":
- Beim Lieferanten X sind die internen Prozesse nicht geklärt
- Der Lieferant X benennt keinen definierten Ansprechpartner für das Projekt
- Die Projekttermine (Liefertermine) werden intern nicht abgestimmt.
- Die Aufträge des Projekts werden beim Lieferanten nicht priorisiert.
Risiken, die sich daraus ableiten lassen:
- Die vereinbarte Lieferzeit wird nicht eingehalten, der Termin des entsprechenden Arbeitspaketes verzögert sich.
- Die Terminverzögerung beim Lieferanten wird nicht ans Projektteam kommuniziert.
- Die angeforderte Qualität wird nicht geliefert.
- Die ggf. notwendigen Nachbesserungen werden nicht priorisiert durchgeführt und führen zu weiteren Verzögerungen
Dokumentieren Sie die Annahmen des Szenarios und die daraus resultierenden negativen Auswirkungen (Risiken).
Einflüsse auf das Projekt
Beschreiben Sie die Einflüsse, die ein Risikoereignis auf das Projekt haben kann. Es geht dabei noch nicht darum, etwaige Schadenshöhen zu bestimmen. Die Einflüsse müssen keineswegs immer finanzieller Natur sein. Stellen Sie sich vor, dass das beschriebene Risikoereignis eintritt und fragen Sie dann systematisch folgende Dimensionen ab:
- Zeit: Welche Aktivitäten dauern länger oder können nicht rechtzeitig beginnen?
- Kosten: Welche Sachschäden entstehen, welche zusätzlichen Arbeitsaufwände werden erforderlich? Führen Sie hier aber noch keine Kostenberechnungen durch – dies geschieht erst in der Risikoanalyse.
- Umfang: Können vereinbarte Leistungen nicht mehr erbracht werden?
- Qualität: Können die Abnahmekriterien noch erfüllt werden? Wie beeinflusst das Risikoereignis die Kundenzufriedenheit?
- Risiko: Bringt das eingetretene Risiko weitere Risiken mit sich?
- Nutzen: Ist das Projekt weiterhin gerechtfertigt, wenn das Risiko eintritt? Ist die Investition in das Projekt weiterhin sinnvoll?
- Ursachen identifizieren
Benennen Sie mögliche Ursachen für die Entstehung der erkannten Risiken bzw. deren Auslöser. Hierfür kann das Ishikawa-Diagramm sinnvoll sein. Allerdings sollten Sie den Umfang des Workshops sinnvoll begrenzen. Falls eine aufwendigere Ursachenanalyse sinnvoll sein sollte, definieren Sie dafür eine eigene Aufgabe ausserhalb des Workshops.
Lassen Sie verschiedene Meinungen gelten: Wenn Unstimmigkeit über mögliche Risiken herrscht, nehmen Sie dies in die Dokumentation auf und diskutieren Sie diese Punkte zu einem späteren Zeitpunkt.
Schritt 4: Dokumentieren Sie die Ergebnisse!
Fassen Sie das Ergebnis in einer Risikoliste zusammen, die zu jedem Risikoereignis möglichen Ursachen und die Auswirkungen auf das Projekt enthält. Formulieren Sie dabei die Risikoereignisse möglichst klar und verständlich. Achten Sie auf Eindeutigkeit, um Fehlinterpretationen zu vermeiden.
Eine sehr gute Art, die Risikosituation eines Projekts zu visualisieren, ist eine Risikolandkarte. Oft werden bei der Betrachtung von Risiken Zusammenhänge und Wechselwirkungen erkannt, die in einer Visualisierung dargestellt werden können. Das bietet für die weitere Risikoanalyse die Chance, sich die entstandene Risikolandkarte des Projekts im Kreis der Beteiligten anzusehen und daraus weitere Schlüsse für die Einschätzung der Risiken und ihrer Eintrittswahrscheinlichkeiten abzuleiten.
Quelle: projektmagazin.de
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