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Im Allgemeinen lässt sich der Ablauf einer Transaktion in vier Phasen unterteilen:
1. Vorbereitungsphase
2. Marktansprache
3. Verhandlungs- und Abschlussphase (Verhandlungen, konkrete Strukturierung, Due Diligence, Signing, Closing)
4. Integrationsphase
Die Vorbereitungsphase
Rund ein Viertel der M & A-Transaktionen scheitern und können nicht erfolgreich abgeschlossen werden. Ursache dafür bildet oftmals der Umstand, dass der Transaktionsprozess ungenügend vorbereitet und organisiert wird. Insbesondere in Familienunternehmen wird der Verkaufsprozess vielfach zu spät an die Hand genommen. Idealerweise sollte ein Unternehmer rund zehn Jahre vor dem beabsichtigten Ausstieg mit der Planung dieses Prozesses beginnen. In einem ersten Schritt sollte er dabei mit seinem Berater prüfen, welche Massnahmen, z. B. die Herauslösung einer nicht-betriebsnotwendigen Liegenschaft oder eine Aufteilung der Gesellschaft in zwei Einheiten, für einen erfolgreichen Übertragungsprozess ergriffen werden sollten, um das Unternehmen für einen Verkauf attraktiv zu machen. Generell lohnt es sich im Übrigen, sowohl die interne Nachfolge wie auch die Übertragung an einen aussenstehenden Dritten möglichst lange als strategische Optionen offenzuhalten und im Rahmen der Strukturierung zu berücksichtigen, da es immer wieder zu unvorhergesehenen Entwicklungen kommen kann, etwa weil sich ein designierter familieninterner Nachfolger anderweitig orientiert.
Die Marktansprache
In aller Regel erfolgt die Marktansprache mit einem sog. Blindprofil über verschiedene Medien. Das zu verkaufende Unternehmen bleibt anonym, es werden lediglich die Branche und allenfalls noch gewisse Eckdaten bekannt gegeben. Bevor Interessenten weitergehende Informationen, insbesondere eine Unternehmensdokumentation, zur Verfügung gestellt werden, sollte in jedem Fall eine Geheimhaltungsvereinbarung unterzeichnet werden. Wichtig ist dabei, dass diese strikte und umfassende Geheimhaltungsregeln (z. B. Definition der vertraulichen Informationen) enthält und klare Regelungen für den Fall eines Verhandlungsabbruches vorsieht (z. B. Rückgabe bzw. Zerstörung von überlassenen Dokumenten, Weitergeltung der Geheimhaltungsverpflichtungen etc.).
Damit die Durchsetzbarkeit der Geheimhaltungsregelung erhöht wird, empfiehlt es sich aus Sicht der verkaufenden Partei, eine Konventionalstrafe für den Fall von Zuwiderhandlungen vorzusehen. Im Hinblick auf die Vertraulichkeit sollten Rechtsstreitigkeiten aus der Geheimhaltungsvereinbarung zudem einem Schiedsgericht und nicht einem staatlichen Gericht unterstellt werden.
Die Verhandlungs- und Abschlussphase
Bekundet ein potenzieller Käufer nach Überlassung einer ersten Unternehmensdokumentation sein Interesse an der Weiterverfolgung der Transaktion, folgen als nächste Schritte die sog. Due Diligence sowie die Vertragsverhandlungen. Abhängig von der Ausgangslage beginnt der Kaufinteressent erst nach Unterzeichnung einer (unverbindlichen) Absichtserklärung, in welcher die wesentlichen Eckwerte der geplanten Transaktion festgehalten sind, mit der Due Diligence. So entstehen ihm keine unnötigen Kosten für den Fall, dass bereits in einem frühen Verhandlungsstadium klar wird, dass die Parteien in wesentlichen Punkten keine Einigung erzielen können.
Je nach Konstellation, z. B. bei einem Konkurrenten als Kaufinteressenten, ist es aus Verkäufersicht angezeigt, vor Beginn der Due Diligence auf der Vereinbarung einer sog. «Break-up Fee» zu bestehen, wonach der Kaufinteressent zur Bezahlung einer bestimmten Summe verpflichtet ist, falls der Kauf nicht zustande kommt. Solche «Break-up Fees» können aus rechtlicher Sicht unterschiedlich ausgestaltet werden und erlauben es dem Verkäufer einerseits, sich eine Entschädigung für den Informationsgewinn des Kaufinteressenten zu sichern und dienen andererseits auch als Prüfstein, inwieweit tatsächlich ein ernsthaftes Kaufinteresse besteht.
Bei der Due Diligence handelt es sich um ein Verfahren, mit dem das zu kaufende Unternehmen unter diversen Gesichtspunkten vom Kaufinteressenten überprüft wird. Relevant sind insbesondere strategische, finanzielle, rechtliche, steuerliche, personelle und technologische Aspekte. Ziel der Due Diligence ist es, die Stärken und Schwächen des betroffenen Unternehmens zu identifizieren.
Da beim Kauf eines Unternehmens, anders etwa als beim Kauf eines Autos, grundsätzlich kein Anspruch auf Rückgabe im Fall von Mängeln eingeräumt wird (eine solche Rückabwicklung ist aus verschiedenen Gründen nicht praktikabel), geht es namentlich darum, allfällige Umstände zu identifizieren, welche die Transaktion im konkreten Fall verhindern (sog. «Deal Breaker»). Daneben dient die Due Diligence in der Regel auch zur Festlegung des Unternehmenswertes und somit als Basis für das Kaufangebot. Entsprechend ist ein Verkäufer gut beraten, wenn er selber frühzeitig, d.h. in der Vorbereitungsphase, sein Unternehmen auf Risiken und Mängel hin (z. B. betreffend wichtige Verträge, geistiges Eigentum etc.) durch Spezialisten überprüfen lässt und diese gegebenenfalls behebt.
Die Unterlagen für die Due Diligence werden üblicherweise vom Verkäufer anhand einer vom Kaufinteressenten erstellten «Document Request List» in physischer oder digitaler Form aufbereitet und zur Verfügung gestellt. Es ist dabei zu beachten, dass Wirtschaftsanwälte sofort erkennen, ob etwa Lieferanten- oder Kundenverträge professionell aufgesetzt wurden. Ist dies nicht der Fall, werden solche Dokumente in der Regel besonders genau überprüft. Entsprechend sollten wichtige Verträge bzw. Standardverträge und Allgemeine Geschäftsbedingungen stets professionell erstellt werden. Dies ist aus verschiedenen Gründen eine lohnende Investition (und auch ein wesentlicher Aspekt und Führungsaufgabe im Rahmen des Risikomanagements), wobei es nicht genügt, wenn solche Dokumente erst im Hinblick auf eine M & A-Transaktion überarbeitet werden, da bei Verträgen in der Regel die Vergangenheit, d. h. die bisherige Geschäftsführung, wichtiger ist als die Gegenwart.