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10 conseils de pros pour faire de votre assemblée générale un succès et laisser une impression positive et durable aux participants.
L'assemblée générale annuelle est l'un des principaux fleurons d'une entreprise. Nos 10 conseils pour faire de votre assemblée générale un succès sont exactement ce qu'il vous faut.
L'assemblée générale annuelle est l'un des fleurons les plus importants d'une entreprise. Vous avez l'occasion de présenter votre position opérationnelle, vos objectifs et vos valeurs aux actionnaires. Il est évident que la marge d'erreur est faible pour une occasion aussi importante. Une préparation minutieuse est nécessaire.
En même temps, l'assemblée générale a un grand potentiel en tant qu'outil de marketing, qui est souvent reconnu mais presque jamais exploité. Il s'agit souvent d'une réunion aride au cours de laquelle sont traités les rapports finaux et les comptes annuels. Les responsables sont donc mis au défi non seulement de garantir le succès de l'assemblée générale, mais aussi d'en faire un événement attrayant.
Lors de votre assemblée générale, vous brillez par une présentation ciblée du contenu, une atmosphère participative et un déroulement sans heurts. Offrez à vos invités une réelle valeur ajoutée. Découvrez comment faire de votre événement un succès total grâce aux 10 conseils suivants.
- Existe-t-il des principes juridiques pour votre assemblée générale ?
Il existe certains principes juridiques à respecter lors de la préparation, de la convocation et de la conduite de votre assemblée générale. Ceux-ci diffèrent en fonction de la forme juridique de l'entreprise. Par exemple, le rapport annuel avec les états financiers annuels, le rapport annuel et éventuellement les états financiers consolidés doivent être disponibles pour que l'assemblée générale puisse être convoquée. Renseignez-vous à temps sur les travaux préparatoires nécessaires ou, si vous n'êtes pas sûr, contactez un partenaire qui peut vous aider sur les questions juridiques ou organisationnelles. Il existe également des prestataires qui coordonnent les élections et les votes lors de votre assemblée générale et fournissent le matériel nécessaire.
- Quel est le bon moment pour votre assemblée générale ?
Dans de nombreux cas, le moment de la tenue d'une assemblée générale est prescrit par un statut ou une loi. Selon l'exercice comptable de l'entreprise, les assemblées générales ont souvent lieu au printemps. Toutefois, si les structures internes de votre entreprise le permettent, il est bon de tenir compte des événements régionaux lorsque vous fixez une date. Il est également important de tenir compte des horaires de travail des participants et de leurs éventuels plans de suivi afin que la réunion générale puisse être intégrée dans leur routine quotidienne.
- Quel est le bon emplacement pour votre assemblée générale ?
Le nombre de participants attendus est principalement déterminant pour le choix du lieu. Si possible, vous devez vous appuyer sur votre expérience passée. Vous devez également réfléchir au lieu qui convient le mieux à votre entreprise et à vos actionnaires. Selon le secteur d'activité, le lieu peut être digne ou plutôt simple. Mais n'oubliez pas que l'assemblée générale est toujoursun moment digne. L'ambiance sur place est déterminante. À propos, vous devriez réserver la chambre de votre choix un an à l'avance.
- Que dois-je savoir sur les invitations à votre assemblée générale ?
Si cela n'est pas déjà fait pour vous par un prestataire de services d'enregistrement des actions, il est important que vous apportiez un soin particulier à la préparation des invitations. Ceux-ci doivent arriver en temps utile, c'est-à-dire généralement au moins 20 jours à l'avance. Prévoyez suffisamment de temps à l'avance pour la correction des épreuves et l'impression des invitations. Efforcez-vous d'utiliser des formulations concrètes et une description attrayante de l'ordre du jour. En plus des points de l'ordre du jour ci-joint, il faut préciser jusqu'à quand d'autres motions seront acceptées. Les participants vous remercieront également si vous les informez sur les possibilités de stationnement et de transport, le menu et l'accessibilité.
- Quels autres préparatifs administratifs doivent être effectués pour votre Assemblée générale ?
Il est utile de consigner les préparatifs de l'assemblée générale dans un calendrier - comme pour les autres projets. De cette façon, vous vous assurez que les bonnes choses reçoivent l'attention au bon moment. Il convient également d'établir un budget dès le début afin de garder un œil sur les ressources financières. En outre, vous devez rechercher les options de restauration en temps utile. Après tout, si vous mangez bien, vous serez de bonne humeur. Il est impératif de coordonner la restauration avec le lieu. D'autres travaux préparatoires concernent, par exemple, la diffusion de divers documents, tels que le rapport annuel. Il est également primordial de préparer un scénario détaillé pour l'ensemble de l'événement. Cela se fait généralement en coopération avec les partenaires externes.
- Quels sont les avantages de faire appel à un partenaire technique pour votre montage général ?
Vous apprécierez de savoir que la technologie de présentation est entre de bonnes mains pendant que vous vous occupez des participants de votre assemblée générale. Travaillez avec un partenaire technique compétent qui peut évaluer de manière optimale les conditions d'une pièce et l'équiper des éléments manquants. Il s'occupera de la mise en place et de l'installation de la technologie nécessaire et coordonnera toutes les questions techniques pendant l'assemblée générale (à l'exception du vote). Avec Kilchenmann, vous pouvez compter sur le plus haut niveau de professionnalisme et sur de nombreuses années d'expérience. Une relation familière entre l'entreprise et le partenaire technique simplifie le travail préparatoire et la mise en œuvre.
- Comment préparez-vous l'équipage pour l'Assemblée générale ?
Un briefing complet de l'équipage est absolument nécessaire pour mettre tout le monde au courant. Au moins une fois avant l'assemblée générale, toutes les personnes concernées devraient se réunir dans une salle et les questions ouvertes devraient être clarifiées. Plus le travail préparatoire est soigné, c'est-à-dire plus le scénario et les plans de mise en scène sont significatifs, par exemple, moins le briefing de l'équipe prendra de temps. Bien que l'assemblée générale dans son ensemble ne soit pas "répétable", les processus techniques et les transitions devraient au moins être joués au sens d'une répétition.
- Comment organiser une assemblée générale variée ?
Le déroulement d'une assemblée générale est en grande partie fixé. Les élections et les votes à eux seuls peuvent facilement prendre lamoitié du temps. La présentation du rapport annuel et des comptes annuels fait également partie intégrante de la réunion. Néanmoins, de petites choses peuvent être faites pour sortir des schémas poussiéreux. L'introduction à l'assemblée générale est particulièrement importante. Pendant la partie officielle, il est bon de mettre en évidence et d'illustrer les étapes actuelles et spéciales. Veillez à ce que les discours ne soient pas plus longs que nécessaire et que les diapositives PowerPoint soient minimalistes, conçues pour soutenir visuellement ce qui est dit. Les pauses inutiles doivent être évitées si possible. Les spectacles et les conférenciers invités créent de la variété et remplissent les temps morts.
- Comment gérez-vous les mésaventures lors de votre AGA ?
Soyez prêt à toutes les éventualités - aussi minutieuse que soit votre préparation. Avec une bonne préparation, il est possible de répondre en toute confiance aux éventuelles questions gênantes des actionnaires. Un "Q & A" ou une règle linguistique assure ici une préparation idéale. Les scénarios d'urgence tels que les pannes de courant et les incendies doivent être examinés en détail. Développer des mesures possibles en collaboration avec le site et les partenaires externes. Mais même des incidents mineurs peuvent bouleverser votre emploi du temps. Dans tous les cas, il est important de garder la tête froide. En outre, sachez que tous les incidents ne sont pas perçus comme telspar les participants.
- Comment laisser un souvenir positif de votre Assemblée générale ?
Grâce à unpetit cadeau de bienvenue ayant une valeur pratique, l'entreprise exprime sa reconnaissance envers les participants dès le début. Offrez à vos invités des possibilités de participation pour confirmer leur auto-efficacité. En outre, l'activité motive. Cela peut être favorisé par la conception de la salle, c'est-à-dire la disposition des sièges et la position du podium de l'orateur. Avec l'éclairage et la technologie audio appropriés, l'intelligibilité et la lisibilité de la parole sont assurées jusqu'à la dernière rangée de sièges. Grâce à un système de traduction simultanée, même les participants de langue étrangère serontau courant de ce qui sepasse. Ensuite, l'accent sera mis sur la convivialité. Un apéritif-riche ou un dîner de réseautage créent une plate-forme invitante pour les échanges et les nouvelles connaissances.
Avec un scénario bien pensé, une infrastructure technique de qualité et un programme varié, votre assemblée générale se démarquera des autres.