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Formell beginnt ein Projekt mit dem unterzeichneten Projektantrag, dem definierten Startdatum und der Übergabe des Projektes des Auftraggebers an den Projektleiter. Die wichtigen Entscheidungen und Vorgehensplanungen werden jedoch bereits vor dem eigentlichen Projektstart durchgeführt und benötigen eine ebenso seriöse Vorbereitung und Durchführung wie das Projekt selbst. Das Ziel dabei ist, einerseits soweit möglich Fehler zu vermeiden und andererseits den Umfang oder die Laufzeit des Projektes nicht durch vermeidbare Changes während der Projektlaufzeit verändern zu müssen.
Die Initiierungsphase eines Projektes entscheidet wesentlich über Erfolg oder Misserfolg. Eine verhältnismässig kleine Investition am Anfang zahlt sich rasch mehrfach aus.
Die Projektinitiierung beginnt bei der Idee und dauert bis zur Übergabe des Projektes an den Projektleiter. In der Anfangsphase ist eine klare Struktur entscheidend. Wir empfehlen folgende acht W-Fragen im vornherein zu stellen, um den Sachbestand zu klären:
- Welche finanziellen Mittel sind in der Mittelfristplanung für das Projekt eingestellt?
- Welche Anforderungen an das Projektresultat bestehen?
- Welche Ziele sind mit dem Projekt zu erreichen?
- Welcher Nutzen (technisch und wirtschaftlich) kann durch das Projekt erzielt werden?
- Welcher zeitliche Horizont ist für das Projekt notwendig, um die Projektziele zu erreichen?
- Welche Aufgaben werden im Projekt benötigt?
- Welche Rollen und Stakeholder braucht es im Projekt?
- Welche Risiken sind bereits im Vorfeld des Projektes bekannt?
Es ist sinnvoll, diese Fragen mittels eines Steckbriefs übersichtlich zu sammeln und zu dokumentieren.
Wenn Fragen nicht einfach beantwortet werden können, braucht es weitere Hilfsmittel und Methoden, um an die notwendigen Ergebnisse und Aussagen heranzukommen. Dies ist die Grundlage, um ein Projekt möglichst genau einplanen zu können. Die Schwierigkeit liegt beim Abschätzen des wirtschaftlichen Nutzens und dem Einplanen der Arbeitspakete mit dem Faktor Zeit. Wichtig ist eine Anforderungsaufnahme, die bereits im Vorfeld des Projektes durchgeführt wird, um mögliche entscheidende Faktoren, die einen deutlichen Mehraufwand ergeben, früh zu erkennen.
Die Dokumentation der Vorabklärungen und allfälliger Annahmen ist zwecks Nachvollziehbarkeit und späterer Revision zwingend vorzunehmen.
… und nun – das erfolgreiche Kick-off
Jedem Projekt geht ein allererstes Meeting zuvor. Was wird erwartet? Welche Grundsätze müssen geklärt werden? Das Kick-off dient dem ersten Kennenlernen und dem Grundverständnis des Projektes für alle involvierten Projektteilnehmer. Hier werden die wesentlichen Projektaspekte und Rahmenbedingungen erläutert und vorgegeben. Bei diesem wichtigen ersten Kontakt mit allen Projektmitarbeitern gibt es für den Projektleiter einige Punkte zu beachten.
Grundlegend homogenes Verständnis des Projektes sichert ein gemeinsames durchgeführtes und erfolgreiches Projekt. Im Kick-off soll das Kennenlernen der einzelnen Teammitglieder im Fokus stehen. Hier muss eine Vertrauensbasis zwischen dem Mitarbeitenden und dem Projektleiter entstehen können und so ein Grundstein für die reibungslose Umsetzung gelegt werden. Deshalb ist es wichtig, das Kick-off nicht nur als ein fachliches Meeting durchzuführen, sondern je nach Möglichkeit das Meeting mit einem Imbiss oder Apéro mit Diskussionsmöglichkeiten zu verbinden. So ist es möglich, dass sich die Projektmitarbeitenden auch auf der persönlichen Ebene näher kommen und ein guter Teamspirit entstehen kann. Folgende Punkte sollten für ein erfolgreiches Projekt Kick-off beachtet werden:
Verständnis: Jede im Projekt involvierte Person muss den Sinn und Zweck des Projektes verstehen. Die Ziele, Dauer und Aufgaben müssen alle Beteiligten gleich sehen und verstehen. Alle wichtigen Termine und Meilensteine sind bekannt und der Planung wird von allen zugestimmt. Wichtig ist genügend Diskussionsraum für die Besprechung der Ziele und der Planung, damit alle abgeholt sind und im gleichen Boot sitzen. Auch auf ein klares Aufzeigen der Ziele des Auftraggebers ist zu achten, damit keine Funktionalitäten oder Aufgaben im Projekt erledigt werden, die nicht budgetiert und eingeplant sind.
Aufgaben und Verantwortung: Jeder Projektmitarbeiter muss sich über seine Rolle und deren Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung bewusst sein. Die Arbeiten im Projekt können mit einem Projektstrukturplan aufgezeigt werden. Die daraus resultierenden Aufgabenpakete können durch konkrete Arbeitsaufträge mit Projektübersicht, Arbeitsauftragsbeschreibung, geplanter Dauer und Aufwand sowie weiteren Grundlagen den Projektmitarbeitern übergeben werden.
Stellenwert des Projektes: Meist arbeiten die Projektressourcen nicht nur für ein Projekt oder sind sogar noch für betriebliche Arbeiten im Unternehmen zuständig. Eine Matrixorganisation für das Projekt ist die Regel. In solchen Fällen muss der Stellenwert des Projektes sowie das übergreifende Projektportfolio aufgezeigt und erklärt werden. Im Vorfeld sollten fixe Tage oder prozentuale Vereinbarungen mit den Linienvorgesetzten abgemacht werden, damit die Mitarbeiter auch die Zeit für Leistungen im Projektrahmen haben.
Richtlinien: Für ein erfolgreiches Projekt müssen die Spielregeln für alle Mitarbeiter klar sein. Wichtige zu definierende Punkte sind das Informations- sowie Kommunikationsverhalten, das Dokumentations- und Statusberichtswesen. Ebenfalls müssen auch Probleme sofort kommuniziert werden können und die Kontakte und Ansprechpartner definiert werden. Pünktlichkeit, Genauigkeit und Lösungsvorgehen sollten ebenfalls thematisiert werden, damit alle Mitarbeiter die gleichen Grundsätze verfolgen. Für eine Auflockerung können die Regeln auch gemeinsam in einem Workshop definiert werden. So werden die Regeln nicht vorgegeben sondern gemeinsam erarbeitet, was in einer breiten Akzeptanz dieser Vereinbarung resultiert.
Persönliche Verpflichtung: Und last but not least werden vom Projektleiter zum Schluss von jedem Projektmitglied die Zustimmung zu den Zielen und die Verpflichtung zum persönlichen Einsatz dazu eingefordert. Dieses individuelle Commitment ist ein weiterer wesentlicher Erfolgsfaktor.
Die aufgestellten Regeln und Übersichten müssen im Projekthandbuch jederzeit für die Mitarbeitenden ersichtlich sein, so kann ein vergessen oder nicht wissen verhindert werden.
Die obigen Ausführungen mögen selbstverständlich und banal klingen. Unsere tägliche Arbeit in Kundenprojekten zeigt uns immer wieder, dass genau hier die Basis für gutes Gelingen liegt!