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Règlement
du 30 mars 2011
Le Conseil de Fondation,
vu l’article 8 de l’Acte de fondation du 13 février 1987 en version du 28 Septembre 2011,
arrête:
1. Chapitre Organisation
a. Conseil de Fondation
Article 1 Constitution
Le Conseil de Fondation se constitue lui-même. Il nomme dans tous les cas un président ou une présidente ainsi qu’un ou plusieurs vice-présidents ou vice-présidentes et un administra-teur ou une administratrice pour un mandat de quatre ans. L’administrateur ou l’administratrice ne doit pas être membre du Conseil du Fondation.
Article 2 Réunion, prise de décision
- Le Conseil de Fondation se réunit sur l’invitation du président ou de la présidente ou, en cas d’empêchement, du vice-président ou de la vice-présidente aussi souvent que les affaires l’exigent mais au moins une fois par an, ou encore à la demande d’au moins trois membres du Conseil de Fondation.
- Les objets à débattre doivent être communiqués au moins 20 jours avant une réunion conjointement avec l’invitation.
- Le Conseil de Fondation est habilité à prendre des décisions lorsqu’au moins la moitié des membres sont présents. Il prend ses décisions à la majorité des voix exprimées. En cas d’égalité des votes, il revient au président ou à la présidente de la séance, dont la voix est prépondérante, de trancher.
- Les décisions prises par voie de circulation par courrier écrit ou électronique sont valides. Elles se produisent lorsque la majorité des membres du Conseil de Fondation ont approuvé une proposition.
- Les débats du Conseil de Fondation sont rapportés dans un procès-verbal.
Article 3 Tâches
Le Conseil de Fondation est l’organe suprême de la Fondation et s’acquitte en particulier des affaires suivantes dans le cadre des tâches que lui confie l’Acte de fondation:
- Il règle les dossiers dans la mesure où il ne les délègue pas;
- Il charge l’administrateur ou l’administratrice ou une autre personne appropriée d’administrer la Fondation;
- Il recrute un conseiller ou une conseillère scientifique;
- Il désigne un Comité d’experts pour l’expertise scientifique des demandes d’allocation pour un mandat de quatre ans;
- Il décide en dernière instance si et dans quelle mesure un projet de recherche est soutenu avec des ressources de la Fondation;
- Il définit, dans les Directives pour l'octroi d'allocations de recherche, les critères de sé-lection des projets de recherche, les exigences que doivent remplir les demandes d’allocation, les conditions-cadre pour la promesse et l’affectation des allocations de re-cherche ainsi que les obligations des bénéficiaires des allocations;
- Il peut confier lui-même des projets de recherche sur mandat;
- Il conclut, dans la mesure du possible, des contrats avec les milieux concernés sur l’obtention de contributions de manière à pouvoir garantir la continuité de l’activité de la Fondation;
- Il décide du mode de placement du capital de la Fondation;
- Il établit chaque année un budget et des comptes annuels, se composant du bilan, du compte d’exploitation et d’une annexe conformément aux règles applicables à l’établissement des comptes;
- Il veille à l’information publique ou donne mandat pour le faire. L’information publique sert uniquement au but de la Fondation et ne doit en aucun cas favoriser des intérêts particuliers.
Article 4 Droit de signature
Le président ou la présidente, le vice-président ou la vice-présidente du Conseil de Fondation et une autre personne désignée par le Conseil de Fondation sont habilités à signer à deux collectivement pour la Fondation.
Article 5 Gestion de la Fondation
- L’administrateur ou l’administratrice prépare les dossiers à l’intention du Conseil de Fondation et s’occupe de toutes les affaires qui ne reviennent pas à une autre instance. Il ou elle gère le secrétariat et se charge des tâches administratives ainsi que de la comptabilité.
- L’administrateur ou l’administratrice possède une voix consultative lors des séances du Conseil de Fondation.
Article 6 Conseil scientifique
- Le conseiller ou la conseillère scientifique est la personne de référence pour les questions scientifiques et représente la Fondation lors de conférences spécialisées. Il ou elle informe le Conseil de Fondation lors de ses séances sur le contenu des demandes et les résultats des projets, et y a une voix consultative.
- Le conseiller ou la conseillère scientifique prépare les évaluations des demandes d’allocation à l’intention du Comité d’experts et suit l’évolution des projets de recherche soutenus, veillant à ce que les rapports intermédiaires et finaux des responsables de projet soient remis en bonne et due forme.
- Le conseiller ou la conseillère scientifique conseille les requérants et les responsables de projet et explicite, le cas échéant, les décisions du Conseil de Fondation aux requérants.
- Le conseiller ou la conseillère scientifique veille à la publication du 3R-Info-Bulletin ainsi que des projets soutenus sur le site Internet et traite le contenu des autres thèmes spécifiques présentés sur le site de la Fondation.
b. Comité d’experts
Article 7 Composition
- Le Comité d’experts se compose d’au moins quatre membres spécialisées. Le but est de former un groupe équilibré du point de vue scientifique et professionnel (université, industrie, protection des animaux).
- Les experts sont généralement proposés par le Comité d’experts.
- Le Conseil de Fondation désigne généralement le conseiller ou la conseillère scientifique de la Fondation comme président ou présidente du Comité d’experts.
Article 8 Tâches
- Le Comité d’experts évalue les demandes d’allocation pour des projets de recherche et soumet des propositions au Conseil de Fondation en vue soit de l’approbation de projets de recherche et de promesse d’une certaine somme soit du rejet de demandes.
- Une fois un projet de recherche clôturé, il en évalue les résultats à l’intention du Conseil de Fondation.
- Le Conseil de Fondation peut confier d’autres tâches au Comité d’experts.
Article 9 Tâches du président ou de la présidente
- Le président ou la présidente du Comité d’experts est responsable du traitement dans les délais et dans les règles de l’art des demandes d’allocation. Il ou elle défend et motive les propositions du Comité d’experts face au Conseil de Fondation.
- Le président ou la présidente du Comité d’experts peut au besoin faire appel à des experts externes pour l’évaluation de projets de recherches.
- Pour préparer l’évaluation des demandes d’allocation, le président ou la présidente du Comité d’experts soumet les dossiers de demande aux membres du Comité d’experts suffisamment à l’avance pour que ceux-ci aient la possibilité de les étudier soigneusement et de les évaluer provisoirement. Il ou elle désigne un orateur pour chaque demande.
- Le président ou la présidente désigne un expert de référence pour chaque projet approuvé. Cet expert évalue les rapports annuels et les rapports finaux à l’intention du Comité d’experts.
Article 10 Procédure
- Le Comité d’experts se réunit aussi souvent que l’exigent les affaires.
- Le président ou la présidente du Comité d’experts convoque les séances et définit les objets à l’ordre du jour. Il ou elle peut au besoin faire prendre des décisions par voie de circulation par courrier écrit ou électronique.
- Lors de votes, c’est la majorité des voix exprimées qui tranche.
- Le résultat des délibérations et des décisions ainsi que les arguments essentiels sont rap-portés dans un procès-verbal.
- Le conseiller ou la conseillère scientifique effectue les tâches administratives en collaboration avec l’administrateur ou l’administratrice de la Fondation. Le conseiller ou la conseillère scientifique formule les motifs des propositions qu’adresse le Comité d’experts au Conseil de Fondation.
- Le Comité d’experts définit les directives applicables aux procédures de travail pour l’évaluation des demandes et le suivi des projets ainsi qu’à la marche à suivre en cas d’événement inattendu au cours d’un projet. Les directives doivent être soumises pour ap-probation au Conseil de Fondation.
c. Procédure de recours
Article 11 Principe
Les requérants qui n’acceptent pas la décision du Conseil de Fondation quant à leur demande d’allocation ont la possibilité de déposer un recours afin de requérir une nouvelle décision du Conseil de Fondation.
Article 12 Objectif de la procédure de recours
- Dans le cadre du recours, le recourant a la possibilité de motiver en profondeur sa demande d’allocation à la lumière de la décision du Conseil de Fondation et de requérir une nouvelle évaluation de sa demande d’allocation.
- Le Conseil de Fondation examine au sens d’une reprise en considération de la décision attaquée:
- si l’octroi d’une allocation est rejeté pour des raisons suffisantes dans l’optique des dis-positions en vigueur (Acte de fondation, Règlement, Directives, priorités, budget);
- si un montant suffisant est garanti avec l’approbation du projet et si celle-ci est assortie de conditions et d’obligations appropriées.
Article 13 Procédure
- Tout recours doit être adressé par écrit au secrétariat dans les 30 jours suivant la notification de la décision du Conseil de Fondation. Le recours doit être dûment motivé et inclure une proposition.
- Le secrétariat soumet le recours au Comité d’experts pour prise de position et offre au re-courant la possibilité de se prononcer sur son recours.
- Si le recours est maintenu, le président ou la présidente du Comité d’experts élabore, en collaboration avec l’administrateur ou l’administratrice, une proposition correspondante au Conseil de Fondation.
- La décision du Conseil de Fondation est définitive.
d. Organe de révision
Article 14 Nomination
Est nommé organe de révision un expert-réviseur agréé selon la loi sur la surveillance de la révision.
Article 15 Tâches
- L’organe de révision étudie chaque année la comptabilité et les comptes sur la base des justificatifs et des livres de compte existants. Il se fonde pour ce faire sur les dispositions du droit applicable en matière de sociétés anonymes.
- Il rend des rapports au Conseil de Fondation.
2. Chapitre Finances
Article 16 Gestion du capital
Le capital de la Fondation, dont les contributions et les produits financiers, est investi selon les principes d’une gestion soigneuse.
Article 17 Utilisation des ressources
Les ressources à la disposition de la Fondation sont utilisées en premier lieu pour le soutien de projets de recherche s’inscrivant dans le but de la Fondation, pour autant qu’elles ne soient pas nécessaires au financement de l’exploitation de la Fondation.
Article 18 Promesse d’allocations
Le Conseil de Fondation promet les allocations de recherche dans le cadre du budget mais uniquement si leur montant est couvert par le capital de la Fondation ou si la Fondation prévoit de recevoir des fonds.
Article 19 Indemnités
- Les membres du Conseil de Fondation œuvrent à titre bénévole. Les frais de déplacement étayés par des justificatifs sont indemnisés.
- Outre l’indemnisation des frais, les experts peuvent demander un dédommagement par séance d’au maximum 200 francs. L’expert de référence suivant un projet perçoit 100 francs par projet. Les experts externes se voient allouer une indemnité appropriée pour les frais après entente préalable.
- L’indemnisation de l’administrateur ou de l’administratrice ou de la personne chargée de la gestion du secrétariat et de la comptabilité, du conseiller ou de la conseillère scientifique ainsi que de l’organe de révision est définie contractuellement par le Conseil de Fondation.
3. Chapitre Dispositions finales
Article 20 Rapports
- Le Conseil de Fondation établit un rapport annuel soumis à l’instance de surveillance ainsi qu’aux bailleurs de fonds, aux fondateurs et aux milieux concernés. Le rapport est publié.
- Le rapport annuel offre un aperçu de l’activité de la Fondation ainsi que de l’état de ses finances. Il inclut une liste des projets de recherche soutenus et clôturés ainsi que des publications de la Fondation.
Article 21 Approbation
Le présent règlement est soumis pour approbation à l’instance de surveillance (Département fédéral de l’intérieur).
Article 22 Entrée en vigueur
- Le présent règlement remplace le règlement du 15 mai 1987.
- Il entre en vigueur après approbation par l’instance de surveillance et est publié sur le site Internet de la Fondation.
Berne, le 30 mars 2011
Pour la Fondation Recherches 3 R
sig.
Christine Egerszegi, Présidente du Conseil de Fondation
Ernst P. Diener, Administrateur
Approuvé par le Département fédéral de l’intérieur le 28 Septembre 2011.