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Die Diplomatik unterscheidet nach den Ausstellern zwischen Kaiser- und Königsurkunden, Papsturkunden und sogenannten Privaturkunden, den Urkunden aller übrigen Aussteller wie etwa weltlicher und geistlicher Fürsten, Klöster, Städte und Bürger. Der Begriff ist allerdings irreführend, denn auch diese Urkunden können einen öffentlichen Charakter tragen.
Die Unterscheidung von Beweisurkunden (Notitia), die den Vollzug eines Rechtsgeschäfts festhalten, von dispositiven Urkunden (Carta), welche neues Recht schaffen, wie sie die Urkundenlehre des 19. Jahrhundert entwickelt hatte, ist so nicht haltbar. Danach kann die meist unter symbolischen Formen überreichte, mit einer Strafandrohung versehene und die Namen der Zeugen festhaltende Carta im Gerichtsverfahren die Anhörung von Zeugen ersetzen. Die Notitia hingegen dokumentiert, im Unterschied zur subjektiv verfassten Carta, in objektiver Berichtform den Prozessverlauf. Auch sie nennt Zeugen und Schreiber. Ihr kommt bei der Ausstellung und Übergabe aber keine symbolhafte Bedeutung zu.
Bereits im Mittelalter ist die Unterscheidung zwischen Diplom und Mandat geläufig. Ausschlaggebend ist dabei die Gültigkeitsdauer der getroffenen Verfügung. Während das Mandat ein einmaliges und vorübergehendes Rechtsgeschäft regelt, stellt das Diplom eine auf Dauer angelegte, rechtssetzende Urkunde dar.