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Eine besondere Herausforderung beim Verfassen von Arbeitszeugnissen besteht dann, wenn ein Arbeitnehmer ungenügende Leistungen oder ein unbefriedigendes Verhalten an den Tag gelegt hat. Anders als teilweise behauptet, darf und muss ein Arbeitszeugnis unter bestimmten Umständen Schwächen thematisieren. Der vorliegende Beitrag zeigt, wann dies der Fall ist und welche Formulierungen hilfreich sind.
Abstract: Ungenügende Leistungen oder unbefriedigendes Verhalten sind im Arbeitszeugnis zu nennen, sofern sie für das Arbeitsverhältnis prägend waren. Für untergeordnete Vorkommnisse und isolierte Vorfälle gilt dies nicht. Zu beachten ist, dass kein Mitarbeiter «nur» schlechte Leistungen erbringt oder «immer» ein unbefriedigendes Verhalten zeigt. Eine sinnvolle Möglichkeit zur Formulierung von Schwächen ist die Brückentechnik. Dabei wird das Negative in positive Aussagen eingebettet. Strafbare Handlungen müssen im Arbeitszeugnis erwähnt werden. Sofern erst der Verdacht einer Straftat besteht, ist ein Hinweis auf die vom Arbeitgeber festgestellte Pflichtverletzung anzubringen.
Kriterium der Erheblichkeit
Der Anspruch des Arbeitnehmers geht auf ein wahres und nicht auf ein gutes Zeugnis: der Grundsatz der Wahrheit geht dem Grundsatz des Wohlwollens vor. Deshalb muss – bestätigt durch die Rechtsprechung des Bundesgerichts – ein Arbeitszeugnis auch negative Tatsachen erwähnen, soweit diese für die Gesamtbeurteilung des Arbeitnehmers erheblich sind. Nicht zu nennen sind folglich vollkommen isolierte oder untergeordnete Vorkommnisse. Ebenfalls von Bedeutung ist die Art der Tätigkeit. So ist es etwas anderes, wenn eine Sachbearbeiterin ohne Kundenkontakt manchmal zu spät kommt, als wenn ein Lokomotivführer oder Lehrer sich immer wieder verspätet. Ferner ist auch die Dauer des Arbeitsverhältnisses zu berücksichtigen. Für die Frage der Erheblichkeit im Rahmen der Gesamtbeurteilung spielt es eine Rolle, ob ein Mitarbeiter zehn Jahre gut gearbeitet und lediglich einmal einen Leistungseinbruch erlitten hat, oder ob ein Arbeitnehmer nur zwei Jahre angestellt war, und in dieser Zeit regelmässig immer wieder Einbussen zeigte. Um Beweisprobleme im Streitfall zu vermeiden, sollten die schlechten Leistungen oder das unbefriedigende Verhalten beispielsweise durch sich wiederholende ungenügende Qualifikationen im Rahmen von Mitarbeiterbeurteilungen belegt sein.
Bewusstes Schweigen ist keine Lösung.
Schlechte Bewertungen in Arbeitszeugnissen führen oftmals zu Ärger, schwierigen Diskussionen oder gar gerichtlichen Verfahren. Dieser Problematik versuchen Arbeitgeber in der Praxis dadurch zu entgehen, dass zweideutige Formulierungen oder Zeugniscodes verwendet werden. Mitunter kann auch ein gezieltes Schweigen gewählt werden. So etwa dadurch, dass bei der Verhaltensbeurteilung eines Mitarbeiters nur das Verhalten gegenüber anderen Mitarbeitern und Kunden erwähnt wird, nicht aber jenes gegenüber Vorgesetzten. Sowohl das bewusste Schweigen wie auch Zeugniscodierungen oder zweideutige Formulierungen verstossen gegen den Grundsatz von Treu und Glauben und den Grundsatz der Zeugnisklarheit und sind unzulässig.
Zur Formulierung im Konkreten
Bei der Formulierung von Arbeitszeugnissen steht dem Arbeitgeber im Rahmen der erwähnten Grundsätze ein breites Ermessen zu. Der Arbeitnehmer hat keinen Anspruch auf die Verwendung bestimmter Formulierungen. Dies gilt auch in Bezug auf die Formulierung von Schwächen. Zu beachten ist, dass kein Arbeitnehmer «nur» schlechte Leistungen erbringt oder «immer» ein ungenügendes Verhalten zeigt. Dies zu berücksichtigen ist mitunter schwierig, vor allem dann, wenn die Beendigung des Arbeitsverhältnisses mit Schwierigkeiten einher ging. Das Mitberücksichtigen von Stärken bietet aber eine Chance, Schwächen adäquat zu adressieren, was beispielsweise unter Zuhilfenahme der so genannten Brückentechnik erfolgen kann. Dabei wird darauf fokussiert, was der betreffende Mitarbeiter gut gemacht hat. Eingebettet in diese Stärken werden dann die Schwächen in moderatem Ton beschrieben. Der Nennung derselben kann mit relativierenden Füllwörtern die Härte genommen werden.
Eine solche Formulierung könnte etwa lauten:
(+) Herr X verfügt über ein sehr breites Fachwissen, eine strukturierte Arbeitsweise und ein hohes Qualitätsbewusstsein, was ihm erlaubte, sehr gute Texte zu verfassen.
(-) Seine hohen Qualitätsansprüche an sich selbst, standen manchmal der von uns geforderten Effizienz entgegen.
(+) Wir gehen davon aus, dass Herr X mit zunehmender Erfahrung und seiner ausgeprägten Bereitschaft, sich zu verbessern, sein Arbeitstempo wird steigern können.
Aber auch bei der Formulierung mit Hilfe der Brückentechnik gilt: Die Gesamtbeurteilung muss stimmen.
Speziell: Straftaten im Arbeitszeugnis
Ein besonders kniffliger Fall besteht dann, wenn ein Mitarbeiter im Rahmen seiner Arbeitstätigkeit gegenüber dem Arbeitgeber eine Straftat wie etwa einen Diebstahl oder eine Veruntreuung begangen hat. Sofern bereits eine strafrechtliche Verurteilung erfolgt ist, sollte dies — um keinen Haftungsansprüchen ausgesetzt zu sein — im Zeugnis erwähnt werden. In der Regel ist es aber so, dass der Arbeitgeber zuerst eine Pflichtverletzung seines Arbeitnehmers feststellt und in der Folge — sofern er eine Straftat vermutet — eine Strafanzeige erstattet. Die strafrechtliche Untersuchung wird dann erst eingeleitet. In solchen Fällen besteht für den Arbeitgeber das Dilemma, dass es ihm bis zum Abschluss der Strafuntersuchung nicht möglich ist, das Verhalten des Arbeitnehmers – und somit auch dessen Vertrauenswürdigkeit – abschliessend zu beurteilen. Gleichzeitig darf ein blosser Verdacht einer strafbaren Handlung im Zeugnis nicht erwähnt werden, da eine solche Nennung bis zu einer rechtskräftigen Verurteilung dem Wahrheitsgebot zuwiderlaufen würde. Einem Arbeitgeber wurde deshalb vom Bundesgericht das Recht zugesprochen, vor dem Abschluss der Strafuntersuchung mit der Ausstellung eines Arbeitszeugnisses zu zuwarten. Ein Strafverfahren kann sich aber bis zum Vorliegen eines rechtskräftigen Urteils über Jahre hinziehen. Sofern ein Arbeitgeber deshalb gleichwohl ein Zeugnis ausstellen will, ist die Praxis dazu übergegangen, einen moderat formulierten Verweis auf die begangene Pflichtverletzung gegenüber dem Arbeitgeber anzubringen. Das Bundesverwaltungsgericht hat dieses Vorgehen in einem neueren Entscheid geschützt (BVGer, A‑59/2017). Es ging um einen für IT-Beschaffungen zuständigen Mitarbeiter, welcher im Namen und auf Rechnung der Arbeitgeberin neben dem ordentlichen Beschaffungsweg IT-Güter bestellt und diese ausschliesslich oder teilweise privat genutzt hat. Die Arbeitgeberin hatte im Arbeitszeugnis folgenden Verweis angebracht:
“Ein Vorkommnis in der Arbeitsführung hat sich leider negativ auf das Vertrauensverhältnis ausgewirkt. Wir sind aber überzeugt, dass A. in einer anderen Unternehmung seine fachlichen und persönlichen Fähigkeiten durchaus zum Wohle aller Beteiligten einbringen kann.”
Neben dem, dass diese Formulierung erlaubt, dem Arbeitnehmer vor dem Abschluss der Strafuntersuchung ein Arbeitszeugnis auszustellen, stellt sie auch ein Anwendungsbeispiel der vorstehend beschriebenen Brückentechnik dar. Die vom Bundesverwaltungsgericht geschützte Formulierung zeigt aber auch, dass die Wahrheitspflicht dem Wohlwollen vorgeht und erhebliches Fehlverhalten benannt werden muss.
Dies ist der dritte Teil einer mehrteiligen Serie über das Arbeitszeugnis. Es wurde schon viel über Arbeitszeugnisse geschrieben und obschon vieles geklärt ist, ergeben sich in der Praxis immer wieder spannende Fragen. Deshalb widmet sich der Personalrechtsblog diesem Thema etwas ausführlicher. Die einzelnen Beiträge werden im Zwei-Wochen-Rhythmus auf dem Personalrechtsblog veröffentlicht. Um keinen Beitrag zu verpassen empfehlen wir, den Newsletter zu abonnieren. So sind Sie immer über die neusten Beiträge informiert.