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Un système de quotas donne la priorité, à qualifications égales, aux membres de groupes issus de la diversité sous-représentés dans l'entreprise, afin d'augmenter à long terme leur part à des postes importants. En cas de fortes inégalités de répartition, le quota visé est augmenté progressivement sur une longue période jusqu'à ce qu'un rapport équilibré soit atteint. Aujourd'hui, les quotas visent de loin le plus souvent à augmenter la proportion de femmes, car celle-ci est encore largement inférieure à la moitié dans de nombreuses professions techniques et, de manière générale, dans les postes de direction. Selon le secteur et la situation du marché du travail, il peut être judicieux d'introduire des quotas (également) pour d'autres groupes de diversité sous-représentés et de les étendre au-delà des postes de cadres.
Pour les grandes entreprises cotées en bourse ayant leur siège en Suisse, une valeur indicative légale de 30 pour cent de femmes au conseil d'administration et de 20 pour cent à la direction s'applique depuis début 2021. Une obligation de rapport correspondante entrera en vigueur au bout de cinq ans pour le conseil d'administration et de dix ans pour la direction.
Même pour les PME et les grandes organisations qui ne sont pas concernées par cette réglementation légale, les systèmes de quotas constituent l'un des moyens les plus efficaces pour augmenter la proportion de femmes ou d'autres groupes issus de la diversité aux postes de direction et dans les organes de décision importants. Les systèmes de quotas peuvent d'une part réduire l'influence des stéréotypes inconscients dans le processus de sélection. D'autre part, ils incitent à promouvoir de manière proactive la carrière des membres de groupes sous-représentés et les encouragent à postuler à des postes à responsabilité.