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Colpi di diritto
Il diritto di visionare gli attiGiovanni è sorpreso: da anni lavora presso un’ impresa privata di medie dimensioni e ha ricevuto un certificato intermedio di lavoro al di sotto delle sue aspettative. Chiede quindi al suo superiore di poter prendere visione del proprio incarto personale e questi si assume l’incarico di chiarire la questione. Qualche giorno dopo, la divisione del personale gli risponde che la direzione ha deciso di concedergli di visionare solo una parte del suo incarto personale e solo a condizione che inoltri una domanda scritta e motivata, indicando anche quali documenti intende visionare. Inoltre, sempre che la sua richiesta sia accolta, dovrà presentarsi personalmente e fare una copia dei documenti richiesti, rispettivamente provvedere a stamparli. Infine, il tutto sarebbe soggetto a spese. A Giovanni sorgono molti dubbi sulla liceità di queste restrizioni ... e non ha tutti i torti.
La legge sulla protezione dei dati personali gli conferisce il diritto all’informazione sul contenuto completo del suo incarto personale e la facoltà di far valere questo diritto in qualsiasi momento, senza dover dimostrare il suo interesse, né renderlo credibile, né dover giustificare il suo desiderio di visionare questi documenti. Questo rientra nel suo diritto all’informazione e all’autodeterminazione.
Rifiuto solo in casi particolari e giustificati
È quindi sufficiente che Giovanni invii al suo datore di lavoro una richiesta per e-mail o per posta. Se la consultazione dell’incarto è sufficientemente protetta contro l’intervento di persone non autorizzate, può avvenire anche per iscritto (ad esempio via e-mail o per posta). Il datore di lavoro può suggerire anche una consultazione in loco, ma Giovanni deve essere d’accordo.
La richiesta di informazioni di Giovanni può essere limitata, rifiutata o rinviata dal suo datore di lavoro solo in casi giustificati. Il datore di lavoro deve quindi informare Giovanni sulla base di quali disposizioni di legge o fatti si oppone alla completa consultazione del fascicolo. La sola affermazione «la direzione ha deciso...» non è sufficiente.
Il datore di lavoro deve essere in grado di giustificare la restrizione in modo convincente. La consultazione completa dei fascicoli è la norma - la restrizione l’eccezione.
La consultazione dell’incarto personale è in linea di principio gratuita. Solo se comporta un onere particolarmente elevato o è stata richiesta più volte nello stesso anno senza una ragione evidente, può essere pretesa una tassa. L’incarto personale è la base per le decisioni di diritto del lavoro e ha un influsso sulla carriera professionale di Giovanni e, dato che viene costantemente aggiornato, è ovvio che Giovanni abbia un interesse a conoscere quanto viene annotato su di lui. Non vi è quindi alcuna base per l’addebito di una tassa.
In linea di principio, i dati contenuti nell’archivio del personale sono conservati per cinque anni, a meno che non vi sia una disposizione di legge diversa per dati specifici. Questi ultimi possono essere conservati nell’incarto personale per un massimo di dieci anni.
Cosa succede se le discussioni si rivelano inutili e il datore di lavoro rimane sulle sue posizioni? Giovanni può far valere il suo diritto di consultare il proprio incarto presso il tribunale del suo luogo di residenza o della sede del suo datore di lavoro. Il giudice deciderà nell’ambito di una procedura semplificata, per la quale Giovanni potrà contare sul sostegno dell’assistenza giuridica del SEV.
Protezione giuridica SEV