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Die politischen Behörden der Gemeinde Allschwil werden durch die Sekretariate in der Ausübung ihrer politischen Aufträge administrativ unterstützt und entlastet. Die Sekretariate sind dafür verantwortlich, dass die massgeblichen gesetzlichen und reglementarischen Bestimmungen eingehalten werden. Die Sekretariate organisieren die Repräsentationen der Behörden.
Das Sekretariat des Gemeinderates ist verantwortlich für die Vorbereitung und die Durchführung der Sitzungen der Exekutive. Es führt ein Geschäftsverzeichnis und überwacht die Einhaltung der vorgegebenen Termine. Im Rahmen der Gemeinderatssitzungen wird ein Beschlussprotokoll geführt. Das Sekretariat registriert sämtliche an den Gemeinderat gerichteten Eingaben und stellt die Weiterleitung an die zuständigen Departemente und Hauptabteilungen sicher.
Das Sekretariat unterstützt das Gemeindepräsidium in administrativen Belangen. Ihm obliegt die Abfassung der Präsidialkorrespondenz und es führt die Terminkontrolle des Präsidiums. Das Sekretariat ist verantwortlich für die Organisation und Durchführung der regelmässigen Zusammenkünfte mit Vertretungen von Gemeinden und Institutionen der Region Basel; insbesondere der Nachbargemeinden Schönenbuch, Binningen, Oberwil, Reinach, Hégenheim und Neuwiller.
Im Geschäftsbericht werden die Tätigkeitsberichte des Gesamtgemeinderates, der Departemente, der gemeinderätlichen Kommissionen, der übrigen Behörden sowie der Hauptabteilungen der Verwaltung zusammengestellt. Die Publikation des Geschäftberichts erfolgt gemäss den Bestimmungen des Verwaltungs- und Organisationsreglementes. Die vom Gemeinderat erarbeiteten und mit den Hauptabteilungen vereinbarten strategischen Zielsetzungen einer Planungsperiode werden in geeigneter Form zusammengestellt und redaktionell bereinigt.
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