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Le tri est destiné à définir l'ordre d'apparition des données à l'écran. Avec BiblioMaker, vous pouvez trier vos données par différents critères et dans deux sens différents. Examinons les différentes possibilités qui s'offrent à vous.
Lorsque vous visualisez un fichier (par exemple les Documents, les Adresses ou les Prêts), les données sont affichées sous forme de tableau de colonnes. La première façon de trier vos données consiste simplement à cliquer sur l'en-tête de la colonne désirée et les données seront triées selon les valeurs présentes dans cette colonne.
Lorsqu'une colonne sert au tri, une indication visuelle (le symbole d'une flèche pointée vers le haut ou le bas) est affichée dans l'en-tête. Non seulement elle vous informe que les données sont triées selon cette colonne, mais elle vous indique en plus le sens du tri : ascendant (de A à Z ou de 1 à 9) ou descendant (de Z à A ou de 9 à 1). Pour changer l'ordre de tri, cliquez simplement sur l'en-tête de la colonne et le symbole change de sens.
Avec cette méthode, vous pouvez trier les données par un seul critère. Si vous souhaitez effectuer un tri multiple, appelez la commande Action>Trier.
Lorsque vous appelez la commande Trier du menu Action, une boîte de dialogue est affichée, contenant un certain nombre de rubriques contenues dans le fichier courant.
Pour sélectionner une rubrique de tri, cliquez sur son nom puis sur le bouton Sélectionner ou double-cliquez sur le nom de la rubrique. Un chiffre s'affiche à gauche du nom de la rubrique ainsi que le symbole d'une flèche, indiquant le sens du tri (ascendant ou descendant). Pour changer de sens, cliquer sur le bouton Sens.
Pour retirer une rubrique du tri, cliquez sur son nom puis sur le bouton Enlever. Le chiffre à gauche de son nom et le symbole de la flèche disparaissent.
Vous pouvez sélectionner plusieurs rubriques dans cette boîte de dialogue. Le chiffre s'affichant à gauche de chaque rubrique sélectionnée indique dans quel ordre le tri s'effectuera. Ainsi, si plusieurs fiches contiennent la même valeur dans la même rubrique (par exemple la Cote dans le fichier des Documents), le tri différenciera ces fiches grâce à la rubrique de tri suivante (par exemple le Titre).
Certains noms de rubrique sont affichés en caractères gras : il s'agit de rubriques dites "indexées", ce qui veut dire qu'un tri sur ces rubriques sera quasi instantané. A l'inverse, les noms de rubriques affichés en caractères standard ne sont pas indexées et un tri sur ces rubriques avec un grand nombre de fiches peut prendre plus de temps.
Si vous ne trouvez pas la rubrique désirée dans la boîte de dialogue, cliquez sur le bouton Ajouter... : une deuxième boîte de dialogue est affichée, dans laquelle vous pourrez sélectionner la rubrique dont vous avez besoin.
A droite de la liste des rubriques sont affichés des boutons radios offrant différentes formules de tri :
Normal : tri simple sur une rubrique de type texte, nombre ou date
Valeur : pour les rubriques textuelles uniquement. Convertit le texte en un nombre de manière à pouvoir effectuer un tri numérique.
Longueur : pour les rubriques textuelles uniquement. Trie sur le nombre de caractères de la rubrique.
Position X à Y : pour les rubriques textuelles uniquement. Trie sur une portion de texte commençant au caractère X et finissant au caractère Y.
Jour de : pour les rubriques de type date uniquement. Trie sur le numéro du jour, sans tenir compte du mois ni de l'année.
Mois de : pour les rubriques de type date uniquement. Trie sur le numéro du mois, sans tenir compte du jour ni de l'année.
Année de : pour les rubriques de type date uniquement. Trie sur le numéro de l'année, sans tenir compte du jour ni du mois.
Une fois le tri défini et exécuté, il est mémorisé par le programme, qui le réutilisera pour trier les sélections de fiches pour le fichier en question. Pour annuler ce tri, il suffit de trier les fiches par un autre critère.
Lorsque vous imprimez une liste, les données sont généralement imprimées dans l'ordre de tri à l'écran, à moins qu'un tri spécifique soit associé au format d'impression. Pour la plupart des formats d'impression, vous pouvez leur associer un ordre de tri dans les options du format d'impression.