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Il resoconto dei risultati della valutazione, sia esso redatto sotto forma di un rapporto di valutazione indipendente o come parte integrante del rapporto conclusivo del progetto, può essere considerato come il prodotto finale della valutazione. In base allo scopo della valutazione il resoconto può servire come rendiconto, come strumento di ottimizzazione del progetto, può fungere da base per decidere riguardo al prosieguo del progetto, ecc. Il resoconto rappresenta anche una base valida per ulteriori misure di valorizzazione.
In molti casi, soprattutto nel caso di autovalutazioni di piccola entità, è sufficiente presentare i risultati nel rapporto conclusivo del progetto. Nel caso di valutazioni esterne è invece consuetudine allestire un rapporto di valutazione separato che illustra e discute nei dettagli la metodologia adottata e i risultati emersi.
Nel caso di valutazioni esterne, prima di approvare la versione definitiva del rapporto sui risultati della valutazione, è opportuno presentare e discutere i risultati insieme ai responsabili e agli attori principali del progetto. Dalla discussione possono emergere interpretazioni e spunti da una prospettiva diversa che possono arricchire il rendiconto. Tuttavia non accade di rado che i titolari o i responsabili del progetto tentino di influenzare i risultati della valutazione e chiedano di mitigare o addirittura di cancellare i giudizi critici. La maggior parte degli istituti di valutazione conosce questa particolare problematica e ha trovato il modo di gestirla. In genere spetta all’istituto incaricato di effettuare la valutazione decidere in che misura sono ammissibili riscontri e dove occorre invece tracciare il limite.
Il rapporto di valutazione – o un capitolo ad hoc nel rapporto conclusivo del progetto - descrive innanzitutto l’oggetto della valutazione, elenca le domande della valutazione, descrive il metodo di valutazione adottato, illustra i singoli risultati, trae delle conclusioni, risponde alle domande di valutazione e fornisce delle raccomandazioni ai responsabili di progetto. Il rapporto di valutazione dovrebbe essere strutturato e redatto in modo tale che anche persone esterne al progetto possano capire l’iter percorso e i risultati e le raccomandazioni siano plausibili. Nel resoconto occorre inoltre effettuare una chiara distinzione tra i fatti e i giudizi dei valutatori. I rapporti di valutazione devono essere scritti in tono motivante e contenere critiche costruttive per incoraggiare i responsabili e gli attori del progetto a coltivare i punti di forza, a sfruttare il potenziale di miglioramento e a mettere in atto le raccomandazioni fornite. È opportuno anche redigere una breve sintesi dei risultati della valutazione da presentare ai responsabili delle decisioni politiche, una versione breve che può essere facilmente e velocemente tradotta in altre lingue in caso di necessità.
Un numero crescente di organizzazioni ha iniziato a pubblicare i rapporti di valutazione insieme ad una presa di posizione ufficiale riguardo ai risultati e alle raccomandazioni. In questo modo mostrano di aver prestato la dovuta attenzione alla valutazione e di essere disposti ad intraprendere i passi necessari.
La divulgazione dei risultati della valutazione non si dovrebbe limitare alla pubblicazione del rapporto. I risultati, oltre a contribuire direttamente alla conduzione del progetto e allo sviluppo della qualità, offrono all’organizzazione responsabile riferimenti importanti per effettuare manovre strategiche. Inoltre può essere opportuno mettere i risultati a disposizione di altre organizzazioni che operano nello stesso settore. I risultati possono essere presentati in occasione di congressi o incontri organizzati per lo scambio di esperienze oppure pubblicati nelle riviste specializzate o ancora divulgati tramite i consueti canali di comunicazione dell’organizzazione o del progetto (internet, newsletter, …). In molti casi vi è anche la possibilità di inserire i risultati in prodotti relativi al progetto quali prospetti, volantini, ecc. oppure di sfruttare i risultati più interessanti per lanciare prodotti specifici (linee guida, filmati, poster,…). Se i risultati fossero di interesse scientifico e se il metodo di ricerca adottato per la valutazione fosse di standard elevato si può anche prendere in considerazione la possibilità di pubblicare i risultati in una rivista scientifica.
La conclusione definitiva della valutazione comprende la riflessione critica delle misure valutative, del rendiconto e della comunicazione dei risultati. L’obiettivo della riflessione è l’apprendimento in termini concreti. Si tratta di fornire una risposta ai seguenti interrogativi: Le domande di valutazione hanno ottenuto una risposta? Dove si sono verificati problemi durante l’esecuzione? Cosa bisogna cambiare nella prossima valutazione? Gli standard di valutazione delle società di valutazione nazionali rappresentano un’eccellente base per questo tipo di riflessioni.