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Die Nachkontrolle zur Überprüfung der vereinbarten Massnahmen
Während der gesamten vorangegangen Phasen erstellt die Revision Berichte und gibt Empfehlungen ab. Dabei verfolgt sie einen bestimmten Zweck: Die Optimierung in Richtung der Zielformulierung und falls notwendig Empfehlungen, die Mittel oder Ziele anzupassen. Damit dies nicht zu einem reinen Selbstzweck formuliert wird, ist eine Nachkontrolle notwendig, um die Umsetzung der Empfehlungen nachzuverfolgen. Die Nachkontrolle muss zeitlich nicht am Ende der Baumassnahme und schon gar nicht am Ende des Nutzungsprozesses erfolgen, sondern ist Bestandteil eines fortlaufenden, alternierenden Verbesserungsprozesses. Das Follow up der Revisionsmassnahmen ist die nachdrückliche Forderung nach Umsetzung von Empfehlungen damit die Revision eine effiziente Instanz sein kann und nicht blosse Kosmetik.
Die Nachkontrolle der Revision ist ein wesentlicher Bestandteil einer Revision. Dem Revisor sollte demzufolge auch die dazu notwendige Zeit zur Verfügung stehen, um die von der geprüften Stelle akzeptierten Forderungen auf deren Einhaltung überprüfen zu können. Wird dies unterlassen, geht die Revisionsstelle Gefahr, nicht ernst genommen zu werden, resp. die Revisionsberichte werden von den Geprüften relativ gelassen beantwortet; im Wissen, dass den Forderungen ohnehin nicht nachgelebt werden muss. Des Öfteren wird die Nachkontrolle in Form eines schriftlichen Rapportes bestätigt. Sind in dieser Phase nicht alle Pendenzen erledigt, drängt sich eine erneute Überprüfung des Revisionsergebnisses auf. Die Nachkontrolle kann in der Revision viel Zeit beanspruchen.
Zu den zu prüfenden Punkten gehören:
- Besteht eine Instanz, die ein effizientes Follow-up mit allen erforderlichen Instrumentarien gewährleistet und ist diese zweckmässig und angemessen?
- Wurden die im Revisionsbericht gestellten Empfehlungen, Forderungen termingerecht und lückenlos erfüllt?
- Wurden allfällige Rückforderungen an Dritte gestellt und beglichen?
- Liegen entsprechende Belege vor, die den Erhalt der geschuldeten Summe garantieren?
- Wurde das von der Revision erstellte Pendenzenblatt nach Erledigung der einzelnen Prüfpunkte vom Verantwortlichen laufend nachgetragen und datiert?
- Konnte auf Grund der Bemühungen in Arbeitsabläufen, IKS, EDV und vielem mehr der gewünschte Erfolg festgestellt werden?
- Wenn nicht, was wurde unternommen um diesen Erfolg möglichst rasch zu bewirken?
- Erhielten die Mitarbeiter ein Feedback bezüglich ihrer Bemühungen und das Resultat?
- Wurden bei der Umsetzung der Revisionsergebnisse bei besonderen Ereignissen entsprechende Rückmeldungen gemacht?
- Wurden die involvierten Mitarbeiter über die anzustrebenden Veränderungen orientiert und für deren Verwirklichung motiviert?
- Konnte eine Akzeptanz der Mitarbeiter festgestellt werden und wenn nicht, was sind die Gründe dafür?