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Leistungen vereinbaren und steuern
Zweck
Mit der Leistungsvereinbarung entsteht eine klar geregelte Beziehung zwischen den Projektpartnern sowie zwischen der Projekt- und der Stammorganisation. Abweichungen während der Leistungserbringung werden identifiziert und behandelt. Umfassende Beschaffungen, die eine Ausschreibung erfordern (z. B. eine öffentliche Ausschreibung) werden mit dem Modul Beschaffung durchgeführt.
Grundidee
Das Projekt bezieht verschiedene organisationsinterne und -externe Leistungen, die vereinbart und gesteuert werden müssen. Leistungen, die vom Projekt bezogen werden, sind z. B. Mitarbeiterleistungen (Personalressourcen), Räume, IT-Mittel, Ausbildung etc.
Der Bedarf an Leistungen wird identifiziert und analysiert. Darauf basierend werden Angebote eingeholt und Vereinbarungen abgeschlossen.
Die Leistungen werden periodisch auf Übereinstimmung mit der Planung und den Vereinbarungen hin überprüft.
HERMES spezifisch
Es werden fünf Fälle unterschieden. Mit dieser Aufgabe werden die ersten vier Fälle abgewickelt, der fünfte über das Modul Beschaffung:
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Bezug interner Leistungen ohne Leistungsverrechnung
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Bezug interner Leistungen mit Leistungsverrechnung
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Bezug externer Leistungen: freihändiges Verfahren (mit mehreren Offerten)
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Bezug externer Leistungen: Einladungsverfahren (mit mehreren Offerten und zusätzlichem Evaluationsbericht)
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Bezug externe Leistungen: offenes oder selektives Verfahren, öffentliche Publikation (siehe Modul Beschaffung)
Die ersten vier Fälle werden folgendermassen abgewickelt:
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Fall 1 und Fall 2
Bezug von internen Leistungen der Stammorganisation (d. h. ohne Gerichtsbarkeit im Streitfall) wird mit Projektvereinbarungen sowie SLA geregelt.
Die Projektvereinbarung regelt die Leistungen für die Projektabwicklung. Das SLA regelt den Betrieb des Systems. Ein SLA kann auch für den Betrieb während der Projektphasen benötigt werden.
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Fall 3
Bezug von externen Leistungen im freihändigen Verfahren wird über Offertanfragen und Verträge sowie SLAs geregelt.
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Fall 4
Bezug von externen Leistungen im Einladungsverfahren wird über Offertanfragen und Verträge sowie SLAs geregelt. Für die Bewertung der Offerten wird beim Einladungsverfahren ein Evaluationsbericht erstellt.
Projektvereinbarungen, SLAs und Verträge werden nach den Vorgaben der Stammorganisation erarbeitet. HERMES bezeichnet diese Ergebnisse generell als Vereinbarung.
Während der Leistungserbringung und bei Abschluss derselben wird eine Leistungsbeurteilung durchgeführt und mit den Projektpartnern besprochen. Sie bildet die Grundlage für allfällige Steuerungsmassnahmen. Abweichungen von den vereinbarten Leistungen oder vom benötigten Bedarf werden analysiert und über die Aufgabe Änderungsmanagement führen behandelt. Änderungen werden rechtzeitig initiiert, damit die Einhaltung der Vorgaben (z. B. der rechtlichen Grundlagen) gewährleistet ist. Massgebende Probleme werden über die Aufgabe Probleme behandeln und Erfahrungen nutzen gelöst.
Aktivitäten
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Basierend auf den geplanten Aufgaben und Ergebnissen die benötigten Rollenprofile (Anforderungen an die Fähigkeiten) sowie den Kapazitätsbedarf für Personalressourcen erheben und als Bedarfsanforderung festhalten
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Den Bedarf an benötigter Infrastruktur (Räume, Hardware, Software, Kommunikationsmittel etc.) erheben
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Die internen Projektvereinbarungen und SLAs erstellen
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Offertanfragen für externe Leistungen und Services erstellen, Angebote einholen und bewerten. Bei Einladungsverfahren einen Evaluationsbericht erstellen
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Vereinbarungen mit den Controlling- und Vorgabestellen abstimmen bzw. durch diese prüfen lassen und anschliessend abschliessen
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Leistungen während der Leistungserbringung und bei deren Abschluss beurteilen
Beziehungen
|Modul||Aufgabe||Verantwortung Aufgabe||Ergebnis||Beteiligt an der Ergebniserstellung|
|Projektführung||Leistungen vereinbaren und steuern||Projektleiter||Offertanfrage|
|Leistungen vereinbaren und steuern||Projektleiter||Evaluationsbericht|
|Leistungen vereinbaren und steuern||Projektleiter||Vereinbarung||Auftraggeber|