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In einigen Organisationen werden Schichtpläne immer noch jede Woche manuell erstellt. Dies kann für den Manager Stunden und Stress in Anspruch nehmen. Zum Glück wird jetzt Schichtplanungssoftware produziert, die diese Aufgabe vollständig automatisieren kann.
Die Vorteile der Schichtplanungssoftware können unglaublich sein – insbesondere, wenn das Unternehmen von einem manuellen oder Tabellenkalkulationssystem abweicht. Der offensichtlichste Vorteil ist, dass den Mitarbeitern jede Woche automatisch Schichten zugewiesen werden können, basierend auf den verfügbaren Schichten. Dies allein kann dem Verwaltungspersonal jede Woche stundenlangen Ärger ersparen. Die Mitarbeiter können die Zeiten eingeben, zu denen sie verfügbar sind, sodass sie nur zu für sie geeigneten Zeiten Schichten erhalten.
Die Software beginnt dann mit dem Zuweisen von Schichten zu Mitarbeitern. Es kann komplexen Planungsregeln folgen, z. B. jedem Mitarbeiter eine minimale (oder maximale) Anzahl von Stunden pro Woche zuweisen. Wenn ein Mitarbeiter angegeben hat, dass er nicht verfügbar ist, wird ihm an diesem Tag natürlich keine Schicht zugewiesen.
Die meisten Schichtplanungsprogramme sind heutzutage webbasiert, was bedeutet, dass Mitarbeiter von jedem mit dem Internet verbundenen Computer aus auf das System zugreifen können. Wenn ein Mitarbeiter zuvor anrufen oder den Arbeitsplatz kontaktieren musste, um herauszufinden, wann er arbeitet, ist dies ein großer Vorteil für ihn. Es ist sehr praktisch für Mitarbeiter, sich von überall aus anzumelden, um zu sehen, wann sie das nächste Mal arbeiten.
Wenn die Organisation klein ist, z. B. ein unabhängiges Restaurant oder eine Bar, haben sie möglicherweise das Gefühl, dass die Schichtplanungssoftware für sie zu teuer wäre. Da die meisten Unternehmen die Software jedoch je nach Anzahl der Mitarbeiter des Unternehmens bewerten, kann sie durchaus erschwinglich sein.
Das webbasierte System erleichtert die Übertragung von Schichten auf andere Mitarbeiter. Wenn Mitarbeiter eine Schicht nicht mehr arbeiten können, können sie sie für den Transfer bereitstellen. Wenn ein anderer Mitarbeiter es übernimmt und der Manager zustimmt, kann die Schicht auf den anderen Mitarbeiter übertragen werden. Im Notfall kann der Manager das System auch verwenden, um herauszufinden, wer für die Arbeit zur Verfügung steht, wenn er zusätzliches Personal einstellen oder jemanden ersetzen muss, der nicht aufgetaucht ist.
Wenn Mitarbeiter am Arbeitsplatz zu spät kommen oder Schichten verpassen, kann die Schichtplaner-Software verwendet werden, um eine Textnachricht oder eine E-Mail an den Mitarbeiter zu senden, die ihn an seine Schicht erinnert. Es wurde festgestellt, dass dies die Anzahl der Spätschichten drastisch reduziert.