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Für die Organisation offizieller Anlässe ist die Sektion Zeremoniell und Besuche des Protokolls des EDA zuständig. Sie organisiert namentlich Besuche von Staatschefs oder ausländischen Regierungsvertretern in der Schweiz.
Protokoll und Besuche
Besuche von Staatsvertretern dienen der effizienten Pflege und Vertiefung der bilateralen Beziehungen. In der Schweiz werden sechs Arten von Besuchen unterschieden: vom feierlichen Staatsbesuch bis zum informellen Höflichkeitsbesuch. Organisiert werden sie alle von der Sektion Zeremoniell und Besuche des Protokolls des EDA.
- Staatsbesuch
Der Staatsbesuch ist die höchste protokollarische Visite in der Schweiz. Er erfolgt auf Einladung des Bundesrats an ein ausländisches Staatsoberhaupt. Der Gesamtbundesrat und der Bundeskanzler empfangen den Staatsgast mit militärischen Ehren und den Nationalhymnen auf dem Bundesplatz in Bern.
- Offizieller Besuch eines Staatsoberhaupts
Der Besuch des ausländischen Staatschefs findet ebenfalls auf Einladung des Bundesrats statt, dieser wird aber durch den Bundespräsidenten vertreten. Er beschränkt sich in der Regel auf offizielle Gespräche mit einer Delegation des Bundesrats. Dem Gast werden die militärischen Ehren mit Abspielen der Nationalhymnen auf dem Landsitz Lohn in Kehrsatz erwiesen.
- Offizieller Besuch eines Regierungschefs
Der offizielle Besuch eines Regierungschefs in der Schweiz findet ebenfalls auf Einladung des Bundesrats statt. Er umfasst offizielle Gespräche mit einer Delegation des Bundesrats.
- Offizieller Besuch eines Regierungsmitglieds
Der offizielle Besuch eines Regierungsmitglieds findet auf Einladung seines bundesrätlichen Amtskollegen statt. Diese Art von Besuch findet am häufigsten statt und ist auf offizielle Gespräche beschränkt.
- Offizieller Arbeitsbesuch
Für den offiziellen Arbeitsbesuch eines Staatschefs, eines Regierungschefs oder eines Regierungsmitglieds gilt im Vergleich zu einem offiziellen Besuch im eigentlichen Sinne ein vereinfachtes Protokoll.
- Höflichkeitsbesuch
Ein Staatschef, ein Regierungschef oder ein Regierungsmitglied kann dem Bundespräsidenten oder einem anderen Mitglied des Bundesrats einen Höflichkeitsbesuch abstatten. Ein solches Treffen ist in der Regel auf 20 bis 30 Minuten beschränkt. Es gilt ein vereinfachtes Protokoll.
Weitere Aufgaben
Die Sektion Zeremoniell und Besuche des Protokolls EDA organisiert ausserdem das Agrément für neue Missionschefs, die Überreichung von Beglaubigungsschreiben an den Bundespräsidenten sowie den Neujahrsempfang.
Weitere Aufgaben sind die Vorbereitung und Durchführung von Empfängen für das beim Bundesrat akkreditierte diplomatische Korps, die Festlegung der Kriterien für die Rangfolge im EDA und beim Bund sowie den VIP-Service an den Schweizer Flughäfen.