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Für einen reibungslosen Ablauf der Geschäftsverwaltung ist es erforderlich, dass der Ein- und Ausgang von Geschäftsunterlagen systematisch registriert und nachvollzogen werden kann. Weil eine äussere Unterscheidung von privaten und geschäftlichen E-Mail nicht immer ohne weiteres möglich ist, kann die Verwaltung der elektronischen Post von Arbeitnehmern während deren Abwesenheit datenschutzrechtliche Probleme bewirken. Wird für die geschäftliche Korrespondenz anstelle einer namen- eine funktionsbezogene Adressierung verwendet, können diese Probleme umgangen werden.
Im E-Mail-Bereich bestehen – analog zur herkömmlichen postalischen Geschäftskorrespondenz – zwei Adressierungsmodi: Die namentliche (z. B. <email-pii> oder <email-pii>) und/oder die namenlose, funktionelle (z. B. <email-pii>, <email-pii>, oder <email-pii>) Adressierung. Heutzutage ist die namentliche Adressierung weit verbreitet.
Bei der namentlichen Adressierung ist die Mailverwaltung während Abwesenheiten des betroffenen Arbeitnehmers und bei seinem Verlassen der Firma mit der Schwierigkeit der Unterscheidung zwischen privaten und geschäftlichen E-Mails verbunden. Wenn kein Unterscheidungsvermerk zwischen privaten und beruflichen E-Mails besteht und die private Natur eines E-Mails aufgrund der Adressierungselemente nicht erkennbar und nicht anzunehmen ist, darf der Arbeitgeber – analog zu den klassischen Postsendungen – davon ausgehen, dass das E-Mail beruflich ist. Bestehen berechtigte Zweifel an der Natur eines E-Mails, so hat der Arbeitgeber dies mit dem Arbeitnehmer abzuklären. Die Einsicht in den Inhalt des fraglichen E-Mails ist in diesem Fall nicht gestattet, unabhängig davon, ob private E-Mails erlaubt sind oder nicht.
Was die vorhersehbaren Abwesenheiten (z. B. Ferien, Urlaub, Militärdienst) betrifft, bestehen hauptsächlich drei Verwaltungsarten:
- Im E-Mail-Programm wird eine Antwort definiert, die beim Eingang einer Nachricht automatisch an den Absender versandt wird und die Abwesenheitsmeldung und Notfallkoordinaten enthält.
- Das E-Mail-Programm wird so eingerichtet, dass jede Eingehende Nachricht an einen zuvor definierten Stellvertreter weitergeleitet wird. Diese Lösung ist mit dem Risiko verbunden, dass auch private E-Mails an den gewählten Stellvertreter gelangen.
- Es wird ein Stellvertreter mit abgestufter Berechtigung zur Einsicht und eventuellen Weiterbearbeitung der eingehenden geschäftlichen E-Mails festgelegt. Die als privat gekennzeichneten E-Mails sind für den Stellvertreter nicht sichtbar. Dadurch bleibt die Privatsphäre des abwes enden Mitarbeiters geschützt.
Für den Fall von unvorhersehbaren Abwesenheiten (z. B. Krankheit, Unfall) sollten im Voraus Stellvertreter bestimmt werden.
Die namenlose Adressierung ist für die nicht persönliche geschäftliche Korrespondenz geeignet, da sie die oben erwähnten Schwierigkeiten der namentlichen Adressierung umgeht. Die namentliche Adressierung sollte für den rein persönlichen geschäftlichen Informationsaustausch (z. B. für Personalangelegenheiten oder persönliche Mitteilungen) verwendet werden.
Vor dem Austritt hat ein Mitarbeiter die noch hängigen Geschäfte wie E-Mails intern weiterzuleiten. Der Arbeitnehmer hat die Übergabe sämtlicher Geschäftsdokumente an die Firma zu bestätigen. Er hat die Möglichkeit, seine privaten E-Mails und andere private Dokumente auf private Datenträger zu speichern und aus den Servern der Firma zu löschen.
Beim Austritt ist spätestens am letzten Arbeitstag sein E-Mail-Account (wie übrigens auch alle anderen EDV-Accounts) zu sperren und sein Briefkasten (wie alle anderen persönlichen Datenträger) zu löschen. Der Arbeitgeber sollte sich dazu schriftlich verpflichten. Absender, welche E-Mails an die gesperrte E-Mail-Adresse schicken, werden automatisch informiert, dass die Empfängeradresse nicht mehr gültig ist.
[Juli 2003]