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A partir du moment où des documents et données ayant une valeur archivistique ne sont plus utilisés en permanence, les Archives fédérales les prennent en charge en vue de les archiver. Les autorités fédérales et les autres services versants préparent le versement en fonction du type de support.
Lorsqu’un dossier est clos, les unités administratives devraient verser dans les meilleurs délais aux Archives fédérales les documents et données ayant une valeur archivistique. Elles contribuent ce faisant à ce que les documents soient conservés et utilisables à longue échéance. Les documents qui n’ont pas de valeur archivistique peuvent être détruits ou conservés selon les délais légaux.
Quels documents doivent être versés aux Archives fédérales ?
Seuls les documents dont la valeur archivistique a été définie en collaboration avec les archives fédérales peuvent être versés. Les unités administratives proposent aux Archives fédérales les documents qui n’ont pas encore été évalués. Avant d’élaborer une proposition de documents, il convient de définir la procédure à suivre avec les Archives fédérales. Veuillez pour cela envoyer un courriel à <email-pii>.
Vous trouverez des informations détaillées sur l’évaluation et la proposition de documents sous Valeur archivistique.
Préparer un versement
Les services versants préservent la logique de création des documents ayant une valeur archivistique. Les documents doivent être préparés différemment selon le support, conformément aux directives suivantes :
Les dossiers du personnel doivent être préparés et versés selon les directives décrites dans le document suivant : Aide-mémoire pour la préparation et le versement de dossiers du personnel" (all.) (PDF, 158 kB, 12.04.2017)
Une fois les documents préparés conformément aux directives, vous pouvez annoncer le versement par e-mail aux Archives fédérales afin d’organiser la prise en charge.
Informations sur les documents soumis un délai de protection prolongé
En règle générale, les documents sont soumis à un délai de protection de 30 ans. Les documents avec un délai de protection prolongé doivent être versés séparément, avec un propre bordereau de versement (art. 10 al. 2 Directive sur les instructions concernant l’obligation de proposer et le versement des documents aux Archives fédérales (PDF, 81 kB, 10.03.2006) du 28 septembre 1999). Pour davantage d’informations sur les délais de protection, consultez les délais de protection relatifs à la loi fédérale sur l’archivage (LAr). Dans le cas ou des délais de protection prolongés doivent être appliqués, l’office concerné doit le signaler aux AFS à l’aide d’un formulaire (DOC, 221 kB, 20.07.2016).
Les dossiers protégés par un délai de protection selon l’art. 12.2 LAr sont publiées dans un index (PDF, 2 MB, 30.07.2020).
Consultation d’archives soumises à un délai de protection
Les archives peuvent en principe être consultées librement et gratuitement. La consultation d’archives soumises à un délai de protection est possible uniquement si le service versant a rendu un avis positif suite à une demande de consultation.
Les services fédéraux, quant à eux, peuvent consulter les documents qu’ils ont versés même avant l’échéance du délai de protection. Pour de plus amples renseignements, veuillez consulter la section Commande et consultation.