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swiss.ICB4 – Kompetenzentwicklung für das Projektmanagement der Zukunft
Ende 2015 hat die IPMA den neuen Kompetenzstandard für Menschen, die im Projekt-, Programm- und Portfoliomanagement arbeiten, veröffentlicht. Im laufenden Jahr wird diese auf die Schweiz übertragen, und in Deutsch, Französisch und Italienisch verfügbar gemacht. Ab 1. September 2017 basieren dann auch die IPMA / VZPM Zertifizierungen auf diesem neuen Standard.
Die Ausbildungen zu den IPMA-Zertifizierungen bei 4Projects basieren ab Herbst 2017 auf dem neuen Standard.
Im Folgenden werden einige Besonderheiten der einzelnen IPMA-Zertifizierungsstufen beschrieben.
Kompetenzbereiche swiss.ICB4
Das komplette Kompetenzinventar der IPMA umfasst 28 Kompetenzen. Dieses ist in die 3 Kompetenzbereiche Menschen («People») und Praktiken («Practice») und Kontext («Perspective») gegliedert.
Das Kompetenzinventar enthält 10 Kompetenzen, welche die Menschen («People») betreffen, die in und um Projekte arbeiten, inklusive die das Projekt leitende(n) Person(en).
Des Weiteren enthält es 13 Kompetenzen im Bereich Praktiken («Practice»), die das «Handwerk» mit den entsprechenden Methoden des Projektmanagements umfassen.
Da kein Projekt isoliert abgewickelt werden kann, sind Projekte immer in einem bestimmten Kontext («Perspective») zu betrachten. Deshalb enthält das Modell weitere 5 Kompetenzen in diesem Bereich.
Kompetenzbereich Kontext («Perspective»)
«Strategie» umfasst das Verstehen relevanter (Teil-)strategien, das Alinieren des Projekts an diese Strategien und das Beeinflussen der Strategie zum Nutzen des Projekts.
Dafür wird ein Leistungsmanagementsystem eingesetzt, in dem das Projekt angesichts seiner Ausrichtung an der Strategie und der Vision betrachtet und gesteuert wird. Damit wird sichergestellt, dass das Projekt möglichst gut mit Strategie, Mission und Leitbild der Organisation korreliert.
«Governance, Strukturen und Prozesse» definiert das Verständnis für und die Abstimmung mit den gewachsenen Strukturen, Systemen und Prozessen der Organisation, die Unterstützung für Projekte bieten und Einfluss auf dessen Organisation, Einführung und Management haben.
Governance, Strukturen und Prozesse einer Organisation können sowohl temporäre Systeme (wie Projekte oder Programme) als auch permanente Systeme (wie Projektportfolio-Managementsysteme, Finanz-/ Verwaltungssysteme, Unterstützungssysteme, Berichterstattungssysteme und Entscheidungssysteme oder Auditsysteme) umfassen.
«Compliance, Standards und Regulationen» beschreibt, wie die externen und internen Einschränkungen in einem bestimmten Bereich wie bspw. Land, Branche, Unternehmen oder öffentliche Verwaltung interpretiert und ins Gleichgewicht gebracht werden. Compliance ist der Prozess, der die korrekte Einhaltung bestimmter Normen sicherstellt. Die Anforderungen der Compliance reichen von freiwillig und informell bis verpflichtend und formell. Standards und Vorschriften beeinflussen und definieren die Art und Weise, wie Projekte organisiert und gesteuert werden sollen, um durchführbar und erfolgreich zu sein. Standards und Vorschriften befassen sich mit der Einhaltung von Anforderungen, zu denen Gesetzgebung und Rechtsvorschriften, Verträge und Vereinbarungen, geistiges Eigentum und Patente, Gesund- heit, Arbeitsschutz, Sicherheit und Umweltschutz sowie berufliche Standards zählen.
«Macht und Interessen» beschreibt wie informelle Einflüsse (die aus Ambitionen und Inte- ressen einzelner oder der Gruppe entstehen und durch die persönlichen oder Gruppenbeziehungen verändert werden) mit dem Projektkontext in Verbindung stehen. Diese informellen Einflüsse unterscheiden sich von den formellen Interessen (wie sie bspw. in einem Business Case formalisiert werden), die von der Strategie der Organisation oder von Rechtsgrundla- gen, Standards, Vorschriften usw. herrühren. Diese Kompetenz beschreibt, wie informelle, persönliche wie auch Gruppeninteressen erkannt und die daraus resultierende Politik und Machtausübung verstanden werden.
«Kultur und Werte» beschreibt die Herangehensweise, um Kulturen und Werte der Organisation und der Gesellschaft, in der das Projekt angesiedelt ist, zu verstehen und zu beeinflussen. Dabei muss der Einzelne auch erkennen, welche Folgen diese kulturellen Einflüsse auf das Projekt haben und wie dieses Wissen in das Management des jeweiligen Projekts einfliessen kann.
Kultur kann definiert werden als eine Reihe von Verhaltensweisen innerhalb einer Gemeinschaft und der Bedeutung, welche die Mitglieder dieser Gemeinschaft den Verhaltensweisen beimessen.
Werte können definiert werden als eine Reihe von Konzepten, welche die Grundlage für die Handlungen der Mitglieder der Gemeinschaft bilden. Explizite Definitionen von Werten können Ethik-Kodizes umfassen. Viele Organisationen beschreiben in ihrer Strategie auch explizit Unternehmenswerte.
Kompetenzbereich Menschen («People»)
«Selbstreflexion» ist die Fähigkeit, die eigenen Emotionen, Verhaltensweisen, Präferenzen/Vorlieben und Werte sowie deren Einfluss zu erkennen, zu reflektieren und zu verstehen.
«Selbstmanagement» ist die Fähigkeit, sich persönliche Ziele zu setzen, den Fortschritt zu überprüfen und anzupassen, sowie die tägliche Arbeit systematisch zu erledigen. Selbstmanagement umfasst den Umgang mit sich verändernden Bedingungen und den erfolgreichen Umgang mit Stress.
Um die Arbeit zu erledigen und den Nutzen von Projekten zu liefern, müssen zahlreiche persönliche Verpflichtungen eingegangen werden. Der Einzelne muss persönliche Integrität und Zuverlässigkeit an den Tag legen, da ein Fehlen dieser Qualitäten ein Scheitern der gewünschten Ergebnisse zur Folge haben kann.
«Persönliche Integrität» bedeutet, dass der Einzelne gemäss seinen eigenen moralischen und ethischen Werten und Prinzipien handelt.
«Verlässlichkeit» bedeutet entsprechend dem Vereinbarten und den Erwartungen zu handeln.
«Persönliche Kommunikation» umfasst den Austausch von sachgemässen Informationen, die präzise und konsistent an alle Beteiligten übermittelt werden.
«Beziehungen und Engagement» bilden die Grundlage für eine produktive Zusammenarbeit, persönlichen Einsatz und das Engagement anderer. Dazu zählen Eins-zu-Eins-Beziehungen sowie die Einrichtung eines ganzen Beziehungsnetzwerks. Zeit und Aufmerksamkeit müssen in den Aufbau dauerhafter und stabiler Beziehungen mit Einzelpersonen investiert werden.
Die Fähigkeit starke Beziehungen aufzubauen wird vor allem durch soziale Kompetenzen wie Empathie, Vertrauen, Zuversicht und Kommunikationsfähigkeiten angetrieben. Gemeinsame Visionen und Ziele motivieren, sich für Aufgaben und die gemeinsamen Ziele im Team zu engagieren.
«Führung» bedeutet, die Richtung vorzugeben und Einzelpersonen und Gruppen anzuleiten. Die Kompetenz umfasst die Fähigkeit den Führungsstil an unterschiedliche Situationen anzupassen. Neben dem Zeigen von Führungskompetenz für das eigene Team muss der Einzelne auch vom Senior Management und anderen interessierten Parteien als Führungskraft für das Projekt angesehen werden.
Bei der «Teamarbeit» geht es darum, Menschen zusammenzubringen, um ein gemeinsames Ziel zu erreichen. Teams sind Gruppen von Menschen, die gemeinsam arbeiten, um bestimmte Ziele zu erreichen. Projektteams sind meist multidisziplinär. Experten aus verschiedenen Bereichen arbeiten zusammen, um komplexe Ergebnisse zu realisieren. Bei der Teamarbeit geht es darum, durch das Formen, Unterstützen und Führen des Teams ein produktives Team aufzubauen. Die Kommunikation und die Beziehungen im Team zählen zu den wichtigsten Eigenheiten der erfolgreichen Teamarbeit.
«Konflikte und Krisen» umfasst das Erkennen, Moderieren und Lösen von Konflikten und Krisen durch eine hohe Aufmerksamkeit für das Umfeld und die Fähigkeit, Meinungsverschiedenheiten zu erkennen und Möglichkeiten für deren Auflösung anzubieten. Konflikte und Krisen können Ereignisse und Situationen, Charakterkonflikte, Stresslevels und andere potenzielle Gefahren einschliessen. Der Einzelne muss mit diesen Szenarien angemessen umgehen und einen Lernprozess für zukünftige Konflikte und Krisen anregen.
«Vielseitigkeit» ist die Fähigkeit, verschiedene Techniken und Denkweisen für die Definition, Analyse, Priorisierung, die Suche nach Möglichkeiten, den Umgang mit oder die Lösung von Herausforderungen und Problemen anzuwenden. Das erfordert häufig originelles und einfallsreiches Denken und Handeln und regt die Kreativität der einzelnen Teammitglieder und die kollektive Kreativität des Teams an. Vielseitigkeit ist nützlich, wenn Risiken, Chancen, Probleme und Schwierigkeiten auftreten.
«Verhandlungen» beschreiben den Prozess zwischen zwei oder mehr Parteien, um ein Gleichgewicht zwischen verschiedenen Interessen, Bedürfnissen und Erwartungen zu schaffen, eine gemeinsame Einigung und Verpflichtung zu erzielen und gleichzeitig eine positive Arbeitsbeziehung aufrecht zu erhalten. Die Verhandlung umfasst formelle und informelle Prozesse wie kaufen, mieten oder verkaufen sowie auch hinsichtlich Anforderungen, Budget und Ressourcen in Projekten.
«Ergebnisorientierung» bedeutet, dass der Einzelne jederzeit den kritischen Fokus auf die Ergebnisse des Projekts behält. Der Einzelne priorisiert die Mittel und Ressourcen, um Probleme, Herausforderungen und Hindernisse zu überwinden, damit das optimale Ergebnis für alle beteiligten Parteien sichergestellt werden kann. Die Ergebnisse werden bei Diskussionen stets in den Vordergrund gestellt und das Team strebt nach diesen Ergebnissen. Ein kritischer Aspekt der Ergebnisorientierung ist die Produktivität, die als eine Kombination von Effektivität und Effizienz gemessen wird. Der Einzelne muss Ressourcen effizient planen und einsetzen, um die vereinbarten Ergebnisse zu erreichen und effektiv zu sein.
Kompetenzbereich Praktiken («Practice»)
«Projektdesign» beschreibt, wie Bedürfnisse, Wünsche und Einflüsse der Organisation interpretiert, gewichtet und in die Grundprinzipien des Projekts übertragen werden, um die höchste Erfolgswahrscheinlichkeit sicherzustellen. Abgeleitet vom externen Kontext wird festgelegt, wie Ressourcen, Finanzmittel, Ziele der Stakeholder, Nutzen und Veränderungen der Organisation, Risiken und Chancen, Governance, Lieferung(en) sowie Prioritäten und Notfälle auf geeignete Art und Weise berücksichtigt werden und wie das Projekt eingerichtet wird. In einer «groben Skizze», in einem «Blueprint» oder in einem Architekturdokument wird dargestellt, wie das Projekt schlussendlich umgesetzt werden soll.
«Anforderungen und Ziele» beschreiben das «Warum» des Projekts – welche Projektziele erreicht werden müssen, welcher Nutzen realisiert werden soll und welche Anforderungen der Stakeholder realisiert werden müssen. Sie werden von den Rechtsgrundlagen, Bedürfnissen, Erwartungen, Anforderungen und den strategischen wie auch organisatorischen Zielen der Stakeholder abgeleitet.
«Leistungsumfang und Lieferobjekte» beschreiben den spezifischen Fokus und den Inhalt des Projekts. Es beschreibt die Ergebnisse, die Wirkung und den Nutzen des Projekts sowie die Arbeit, die nötig ist, um diese zu erzeugen. Deutlich ist auch zu beschreiben, was nicht im Projekt enthalten oder Teil des Projekts ist. Der Leistungsumfang beschreibt damit klar die Grenzen des Projekts.
«Ablauf und Termine» umfasst die Identifizierung und Strukturierung aller Elemente eines Projekts in zeitlicher Reihenfolge, um die Durchführung sicherzustellen und sie zu optimieren.
«Organisation, Information und Dokumentation» umfasst die Definition, Einführung und Steuerung der temporären Projektorganisation und umfasst die Definitionen der erforderlichen Rollen und Verantwortlichkeiten sowie einen effektiven Informationsaustausch für die temporäre Organisation.
Die Kompetenz beinhaltet auch die Erstellung und Speicherung von Dokumentation, Strukturen für die Berichterstattung und die projektinternen Kommunikationsabläufe.
«Qualität» umfasst zwei massgebende, Einflussgrössen. Einerseits geht es um die Qualität des Prozesses, also die Art und Weise, in welcher das Projekt organisiert wird, sowie um die Entwicklung, Einführung und Prüfung von Standards für das Qualitätsmanagement in Teilprojekten und Aufgaben. Andererseits geht es um die Resultate, die Sicherung und Kontrolle von Ergebnissen (Produkte) und Wirkung des Projekts. Qualität umfasst alle Teile des Projekts über den gesamten Lebenszyklus, von der Einleitung bis hin zur Übergangsphase und Abschluss des Projekts.
«Kosten und Finanzierung» umfasst sämtliche Tätigkeiten zur Schätzung, Planung, Beschaffung, Verwendung und Kontrolle finanzieller Ressourcen, sowohl der Zuflüsse (Finanzierung) als auch der Abflüsse (Kosten) des Projekts. Daher betreffen die Finanzdaten sowohl die Kostenverwaltung (Abflüsse, die häufig mit einem Budget verbunden sind) sowie die Finanzierung (ausserhalb oder innerhalb der Organisation), die für das erfolgreiche Management des Projekts erforderlich sind.
«Ressourcen» umfasst Personal, Know-how, Anlagen, Ausrüstungen, Materialien, Infrastruktur, Werkzeuge und andere Vermögenswerte, die zur zielgerichteten Durchführung der Tätigkeiten im Projekt erforderlich sind. Die Kompetenz umfasst Definition, Beschaffung, Kontrolle und Entwicklung von Ressourcen. Dazu gehören auch die Festlegung einer Strategie zur Beschaffung und Nutzung der Ressourcen, die Optimierung der Ressourcennutzung angesichts der zeitlichen und finanziellen Rahmenbedingungen sowie deren kontinuierliche Überwachung und Kontrolle.
«Beschaffung» umfasst Vorgänge, bei denen Güter und/oder Dienstleistungen von externen Parteien eingekauft oder bezogen werden. Dazu gehören alle Prozesse von der Einkaufsplanung über den Einkaufsvorgang bis hin zur Vertragsverwaltung. Da sich die Beschaffung hauptsächlich an Lieferanten ausserhalb der Stammorganisation richtet, werden Ressourcen (Personal, Werkzeuge, Materialien und Teillieferungen) beschafft, die innerhalb der Organisation nicht verfügbar sind. Beschaffung umfasst zudem das Auswählen bzw. Einschlagen der optimalen Beschaffungswege in Übereinstimmung mit der langfristigen Zielsetzung der Organisation (z.B. Partnerschaft, Joint Ventures usw.). Diese Wege bieten den Vorteil der geteilten Finanzierung, gemeinsamen Expertise usw., bergen jedoch auch die Risiken, auf dem Markt zu scheitern.
«Planung und Steuerung» umfasst das Zusammenführen aller, bereits im Projektdesign festgelegten Elemente zu einem ausgewogenen Plan, dessen Ausführung gesteuert abläuft. Basierend auf den Änderungen, die sich im Laufe des Projekts bzw. im Projektkontext ergeben, wird der Plan regelmässig aktualisiert. Die Steuerung wird ebenfalls regelmässig angepasst und verbessert, sodass der Einzelne die Kontrolle behält.
«Chancen und Risiken» umfassen die Identifikation, die Analyse, die Massnahmenplanung sowie die Einführung und Steuerung der Chancen und Risiken eines Projekts. Das Chancen- und Risikomanagement versetzt Entscheidungsträger in die Lage, fundierte Entscheidungen zu treffen, Handlungen zu priorisieren und zwischen verschiedenen Vorgehensweisen zu unterscheiden. Beim Chancen- und Risikomanagement handelt es sich um einen fortlaufenden Prozess, der sich über den gesamten Lebenszyklus des Projekts und dessen Ergebnissen (Folgerung der Wirkung in der Nutzung) hinzieht.
«Stakeholder» umfasst die Identifikation, die Analyse, das Einbeziehen, die Steuerung der Einstellungen und Erwartungen sowie die konstante Pflege aller relevanten Stakeholder. Als Stakeholder betrachtet werden alle Einzelnen, Gruppen oder Organisationen, die an dem Projekt beteiligt sind, dieses beeinflussen, davon beeinflusst werden oder die an der Durchführung bzw. dem Ergebnis desselben interessiert sind. Dazu gehören Projektträger, Kunden und Benutzer, Auftragnehmer/Unterauftragnehmer, Allianz und Partnerschaften, das Projektteam sowie andere Projekte, Programme und Portfolios.
Neu entwickelte Fähigkeiten sind nur von Nutzen, wenn sie auch angewandt und von den entsprechenden Organisationen und Empfängern unterstützt werden.
«Change» (Veränderung einer aktuellen Situation unter Beachtung der Vergangenheit) und «Transformation» (aus neuen Situationen entstehende Entwicklung, basierend auf einer Zukunftsvision) liefern die Prozesse, Tools und Techniken, die den Einzelnen und Organisationen dabei helfen können, erfolgreiche Übergänge hinsichtlich Personal und Organisation vorzunehmen, die in der Annahme und Verwirklichung von Veränderung resultieren.
Zertifizierungsstufe IPMA Level D®
Die schriftliche Prüfung wird nach wie vor aus offenen und Multiple-Choice-Fragen bestehen. Bei den Multiple-Choice-Fragen gibt es nur noch Fragen mit einer richtigen Antwort.
Zertifizierungsstufe IPMA Level C®
Im Rahmen des Zertifizierungsantrags wird neu ein Executive Summary Report mit eingereicht werden müssen, welcher folgende Informationen beinhaltet:
- Organisation
- Projekte
- Programmen
- Portfolios
- Rolle der Kandidatinnen und Kandidaten
- Führung
- Projektmanagement
- Projektmanagement-Komplexität
Neu wird die schriftliche Prüfung nur noch offene Fragestellungen enthalten. Die Prüfung enthält keine Multiple-Choice-Fragen mehr.
Der aktuelle Stand sieht einen Bericht vor.
Zertifizierungsstufe IPMA Level B®
Im Rahmen des Zertifizierungsantrags wird neu ein Executive Summary Report mit eingereicht werden müssen, welcher folgende Informationen beinhaltet:
- Organisation
- Projekte
- Programmen
- Portfolios
- Rolle der Kandidatinnen und Kandidaten
- Führung
- Projektmanagement
- Projektmanagement-Komplexität
Dieser Executive Summary Report wird die heutige Projektbeschreibung ersetzen.
Neu werden die Kandidatinnen und Kandidaten eine schriftliche Prüfung von drei Stunden Dauer ablegen müssen. Dabei werden nur offene Fragestellungen zu beantworten sein. Die Prüfung enthält keine Multiple-Choice-Fragen.
Bis anhin wurden Bericht und Interview als ein Zertifizierungsschritt angesehen. Neu sind es zwei Zertifizierungsschritte. Dies bedeutet, dass nach der Beurteilung des Berichts die Zulassung zum Interview verweigert wird, wenn der Bericht von den Assessorinnen und Assessoren nicht mit den geforderten Werten beurteilt wurde.
Zertifizierungsstufe IPMA Level A®
Im Rahmen des Zertifizierungsantrags wird neu ein Executive Summary Report mit eingereicht werden müssen, welcher folgende Informationen beinhaltet:
- Organisation
- Projekte
- Programmen
- Portfolios
- Rolle der Kandidatinnen und Kandidaten
- Führung
- Projektmanagement
- Projektmanagement-Komplexität
Dieser Executive Summary Report wird die heutige Projektbeschreibung ersetzen.
Bis anhin wurden Bericht und Interview als ein Zertifizierungsschritt angesehen. Neu sind es zwei Zertifizierungsschritte. Dies bedeutet, dass nach der Beurteilung des Berichts die Zulassung zum Interview verweigert wird, wenn der Bericht von den Assessorinnen und Assessoren nicht mit den geforderten Werten beurteilt wurde.