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Das Thema der Digitalisierung im Krisenmanagement wird in der Fachwelt seit vielen Jahren erörtert. Die Frage ist, wie die verschiedenen Prozesse im Krisenmanagement durch digitale Komponenten begleitet und erleichtert werden könnten.[1] In einer ersten Konkretisierungsstufe entwickelten verschiedene Hersteller Alarmierungsverfahren, die es erlaubten, im Falle des Eintrittes eines Ereignisses die Alarmierung der erforderlichen Kräfte von den klassischen Telefonlisten loszulösen. Parallel entstand die Idee, mit webbasierten Krisenmanagement-Tools[2] den gesamten Krisenmanagement-Prozess abzubilden.
Mit dem Ausbruch der Corona-Pandemie im Jahre 2021 wurde das Umfeld für diese Entwicklung grundlegend verändert. Die ab diesem Zeitpunkt regelmäßig tagenden Krisenstäbe vieler Unternehmen konnten sich nicht mehr physisch an einem Standort treffen. So wurde es kurzfristig erforderlich, technische Mittel zu schaffen, die es einem Krisenstab erlaubten, «remote» zu arbeiten.
Es wurden die Mittel genutzt, die sich durch die parallel erfolgende Einführung der modernen Kollaborationstools (wie MS Teams oder Zoom[3]) ergaben. Innerhalb von kurzer Zeit wurden auf dieser Basis „Einzellösungen“ eingeführt und umgesetzt. Im Krisenmanagement sollten die gleichen digitalen Mittel genutzt werden, die auch im Alltag eingesetzt werden.
Der Wegfall der direkten Begegnung in einer Situation einer hybriden oder volldigitalen Konferenz stellt neue Herausforderungen:
- Wegfall der non-verbalen Kommunikation
- Einengung des „Blickfeldes“ (Home-Office Perspektive)
- Gemeinsames Bild der Lage
- Gegenseitige Verständigung und Diskussionen erfordern strikte Moderation und «Funkdisziplin»
- Rechtskräftige, Revisions- und Gerichtsfeste Dokumente
Unter Nutzung der in den Unternehmen vorhandenen Tools wurden jeweils für individuelle Fragestellungen sehr eigenständige Lösungen «geschaffen». Dazu zählten folgende Elemente:
- Alarmierung
- Erstellung eines Lagebildes
- Einbeziehung von geografischen Karten
- Auftragserteilung
- Dokumentation von Beschlüssen
- Ablage von Dokumenten an einem zentral zugänglichen Speicherort z.B. in SharePoint
- Videokonferenzen
- Einsatz von elektronischen Whiteboards
Diese «Lösungen» auf der Basis der verschiedenen Kollaborationstools haben den Vorteil, vorhandene Komponenten zu nutzen bzw. weiterzuentwickeln, die auch im sonstigen betrieblichen Alltag verwendet werden. Der Nachteil liegt darin, dass die einzelnen Elemente nur schwierig miteinander verknüpft werden können. Es können bisher einzelne Bedürfnisse erfüllt werden, daraus entsteht aber keine konsistente Gesamtlösung.
Die entscheidende Frage ist, wie es gelingen kann, die verschiedenen Komponenten so zusammenzufügen, dass z.B. unter Nutzung von Tools in der MS365 Umgebung eine durchgängige Lösung entsteht, die sich in ihrer Funktionalität und ihrem Ablauf an dem hier beschriebenen Führungsrhythmus orientiert und die «strategische Entscheidungsfindung» systematisch unterstützt.
- Kein Flickwerk! Wenig Medienbrüche, klare Nahtstellen
- Die Beteiligten arbeiten mit den bekannten Werkzeugen
- Beherrschen der Werkzeuge, insbesondere der Kollaborations-Tools
- Einsatz eines gut integrierten Krisenmanagement-Tools
- Schulen, trainieren, üben
In dieser Situation haben wir bei Verismo auf der Grundlage einer SharePoint Lösung einen „Musterkoffer“ entwickelt, dem wir auf der Basis der neuen DIN ISO 22361 unser Verständnis von einem Krisenmanagement-Handbuch als Musterlösung hinterlegt haben. Diese Idee sehen wir nicht als „Tool“, sondern Anregung für eine Beratung, bei der mit einem möglichen Interessenten seine Vorstellungen von einer digitalen Lösung mit unseren Ideen abgeglichen und gemeinsam eine optimierte Umsetzung erfolgen kann. Gerne tauschen wir uns mit Ihnen zu den damit zusammenhängenden Fragen aus.
Wer an einem intensiven Erfahrungsaustausch interessiert ist, kann sich bitte bei uns melden. Möglicherweise bietet sich dazu im Rahmen des Arbeitskreises Krisenmanagement der RMA ein passender Rahmen.
Bei unseren Seminaren auf der Obermühle verweisen wir gerne auf unsere Homepage. Eine besondere Veranstaltung bieten wir am 6. – 8. Dezember 2023, drei Tage Intensivseminar im Krisenmanagement und BCM:
- 6. 12.: Kompaktkurs Krisenmanagement nach ISO 22361
- 7. – 8. 12.: Intensivseminar Kontinuitätsmanagement
An diesen drei Tagen werden wir wesentliche Grundlagen in beiden Bereichen legen, die in der Unternehmenspraxis oft zu Missverständnissen führen. Es sind noch letzte Plätze frei.
Wir würden uns sehr freuen, von Ihnen zu hören.
Ihr Verismo Team
[1] Zu dieser Frage hat der ASW-Bundesverband bei einem sog. «Marktplatz» den verschiedenen Anbietern die Gelegenheit gegeben, Ihre Tools vorzustellen.
[2] Ein Beispiel für ein solches Krisenmanagement-Tool ist DEMiOS
[3] Die Nennung dieser Produktnamen steht hier stellvertretend für eine Reihe anderer Produkte verschiedener Hersteller, die ähnliche Funktionen erfüllen.