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Selon l’art.327a al.1 CO, l’employeur rembourse au travailleur tous les frais imposés par l’exécution du travail et, lorsque le travailleur est occupé en dehors de son lieu de travail, les dépenses nécessaires pour son entretien.
Cette disposition est impérative, puisque la loi interdit aux parties de convenir que le travailleur supporte lui-même tout ou partie de ses frais nécessaires (art. 327a al. 3 CO).
Qu'entend-on par frais professionnels
Il s’agit de l’ensemble des dépenses du travailleur liées à l’exécution du travail et qui sont nécessaires au regard de l’activité exercée. Il peut s’agir notamment des frais courants (téléphone, matériel de bureau, etc.), des frais de déplacement et de voyage, des frais de véhicule et d’hébergement si le travailleur est occupé en dehors de son lieu de travail.
L'employeur doit-il rembourser les frais de déplacement du domicile au lieu de travail?
Non, il appartient à l’employé d’en assumer les coûts1. Il ne s’agit d’ailleurs pas de temps de travail2. Cependant, lorsque le travailleur se rend occasionnellement de son domicile à un lieu de travail différent du lieu de travail habituel (par exemple chez un client ou sur un chantier), l’employeur doit rembourser au travailleur le surcoût occasionné par ce déplacement. De plus, le temps de trajet supplémentaire compte comme temps de travail3.
Une indemnisation forfaitaire des frais est-elle admissible?
Oui, pour autant que cela soit convenu par écrit, et que l’indemnité permette, sur une période suffisamment longue, de couvrir effectivement les frais du travailleur (art.327a al.2 CO)4. Si le forfait ne couvre plus les frais dans leur ensemble, l’employeur ne peut se prévaloir de l’accord et le travailleur peut demander le remboursement des frais effectifs ou une augmentation du forfait5. A l’inverse, si les frais professionnels du travailleur diminuent, l’employeur peut demander une modification de l’accord. A noter que si le forfait convenu dépasse le montant des frais effectifs, l’indemnité forfaitaire peut constituer un salaire déguisé. Dans ce cas, l’indemnité forfaitaire sera considérée comme un salaire, de sorte qu’elle sera soumise aux charges sociales6. Il en va de même si les frais effectifs sont remboursés en sus du forfait7.
L'indemnité forfaitaire est-elle due en cas d'incapacité de travail, de vacances ou de libération de l'obligation de travailler?
En l’absence d’un accord plus favorable pour le travailleur, l’indemnité forfaitaire est suspendue, sous réserve d’une éventuelle quote-part pour les frais fixes8.
Doit-on payer les charges sociales en lien avec les frais?
Le remboursement des frais liés à l’exécution du travail ne fait pas partie du salaire déterminant (art.9 du règlement sur l’assurance- vieillesse et survivants (RAVS)9. Cependant, les indemnités régulièrement accordées pour le déplacement du domicile au lieu de travail habituel et pour les repas courants pris au domicile ou au lieu de travail habituel sont considérés, sauf exception, comme du salaire déterminant (art.9 al.2 RAVS)10.
Comment traiter les frais relatifs aux véhicules à moteur?
Le travailleur a droit au remboursement des frais courants d’usage et d’entretien dans la mesure de la part qui correspond à l’usage professionnel du véhicule, que ce soit son propre véhicule ou celui de l’entreprise, (art.327b al.1 CO). Ces frais comprennent notamment l’essence, l’huile, les services, les frais de réparation et le remplacement d’éléments usés11. Si le travailleur est autorisé à utiliser le véhicule de l’entreprise à titre privé, un partage des frais peut intervenir12. S’il utilise son propre véhicule à des fins professionnelles, le travailleur a droit au remboursement proportionnel des autres frais (amortissement, leasing, prime d’assurance responsabilité civile, taxes d’immatriculation13). Lorsque le travailleur est autorisé à utiliser le véhicule d’entreprise à titre privé, ces autres frais incombent entièrement à l’employeur, sauf accord écrit contraire14 prévoyant une répartition proportionnelle de ces autres frais. Pour simplifier le remboursement de ces frais, les parties peuvent valablement convenir du versement d’une indemnité kilométrique forfaitaire15.
Doit-on payer des charges sociales en lien avec la mise à disposition d'un véhicule de fonction par l'employeur?
Le remboursement des frais des véhicules de fonction utilisés uniquement pour les trajets professionnels ainsi que pour les trajets entre le domicile et le lieu de travail ne constitue pas du salaire déterminant au regard de l’AVS. En revanche, si l’employé peut utiliser régulièrement à des fins privées (week-end ou vacances), le véhicule de fonction mis à sa disposition non seulement pour effectuer le trajet entre le domicile et le lieu de travail, mais aussi d’autres trajets privés, il s’agit au regard de l’AVS d’un revenu en nature d’un autre genre (art.13 RAVS)16, dont la valeur est calculée comme suit: 0,8% du prix d’achat du véhicule, mais au moins cent cinquante francs par mois. Cette somme est alors soumise aux charges sociales.
Comment traiter les frais de formations professionnelles de l'employé?
Les frais de formation professionnelle imposés par l’exécution du travail doivent impérativement être assumés par l’employeur (art.327a al.1 CO). De plus, le temps que le travailleur consacre à une formation complémentaire ou continue, soit sur ordre de son employeur, soit, en vertu de la loi, parce que son activité professionnelle l’exige, est réputé temps de travail (art.13 al.4 OLT1). Partant, aucun travail compensatoire ne peut être exigé et le travailleur a droit au paiement de son salaire durant toute la période de la formation17. Lorsque la formation n’est pas imposée par l’exécution du travail ou par l’employeur, mais qu’elle est simplement destinée à améliorer les capacités professionnelles du travailleur, l’employeur n’est pas tenu d’en assumer les frais. Si l’employeur accepte d’assumer les frais d’une telle formation, il peut soumettre cet engagement à la condition que l’employé lui rembourse une partie des frais engagés en cas de départ de l’entreprise avant une échéance prévue dans la convention18. Pour être valable, la convention de remboursement dégressif ne doit pas entraver de manière excessive la liberté du travailleur de changer d’emploi. Ainsi, une convention qui met à charge du travailleur une obligation de remboursement dégressif sur trois ans à compter de la fin de la formation est valable19. Si les frais de formation sont étroitement liés à l’activité professionnelle du travailleur, ils ne seront pas soumis aux cotisations sociales (art.6 al.2 lettre g RAVS)20.
A quel moment rembourser les frais?
Les frais doivent être remboursés en même temps que le paiement du salaire, sur la base du décompte établi par le travailleur, à moins qu’un délai plus court ne soit convenu ou usuel (art.327c al.1 CO). En cas de remboursement forfaitaire, le travailleur n’a pas à produire de décompte.
Source : Entreprise Romande / n° 3226 / Auteur : Larissa ROBINSON, SAJEC
1 JAR 1999, p.143
2 Art.13 al.1 OLT1
3 Art.13 al.2 OLT1
4 ATF 131 III 439 = JT 2006 I 35
5 ATF 131 III 439 = JT 2006 I 35
6 Rémy Wyler, Boris Heinzer, Droit du travail, 3e édition, Berne, 2014, p.301; SJ 1995, p.781; JAR 1999, p.137
7 SJ 1995, p.781
8 Arrêt du TF 4A_89/2011 du 27 avril 2011 = DTA 2011, p.281, JAR 1999, p.143 et JAR 2000, p.154
9 Directives sur le salaire déterminant dans l’AVS, AI et APG (DSD) (valables dès le 01.01.08; état au 01.01.17), n°3001 ss
10 DSD n°3003, 3006 et 300
11 Arrêt du TF 4C.315/2004 du 13 décembre 2004
12 Arrêt du TF 4C.315/2004 du 13 décembre 2004
13 Arrêt du TF 4C.24/2005 du 17 octobre
14 Arrêt du TF 4C.315/2004 du 13 décembre 2004 et 4C.24/2005 du 17 octobre 2005
15 Pour plus de détails, voir Service d’Assistance Juridique et Conseils (SAJEC), Le droit du travail au quotidien, Genève, 2016, p.188
16 DSD n°2062 et 2063
17 Arrêt du TF 4D_13/2011 du 14 avril 2011
18 Arrêt du TF 4A_616/2011 du 21 mars 2012
19 Arrêt du TF 4A_90/2009 du 25 mai 2009 20 DSD n°2144 2005
20 DSD n° 2144