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I conti e i bilanci vanno chiusi al termine dell'anno d'esercizio. Le imprese di trasporto (IT) beneficiarie di contributi e mutui pubblici trasmettono il conto e il rapporto annuale all'autorità di sorveglianza per controllo e approvazione.
L'approvazione dei conti dell'UFT è una verifica dell'impiego dei sussidi, complementare a quella dell'organo di revisione.
L'UFT verifica, periodicamente o all'occorrenza, se i conti sono conformi alle prescrizioni di legge e alle relative convenzioni in materia di contributi e mutui dell'ente pubblico.
Conformemente all'articolo 4 dell'ordinanza sulle concessioni e sul finanziamento dell'infrastruttura ferroviaria (OCFIF), la presentazione dei conti delle imprese di trasporto (IT) deve fornire un quadro corrispondente all'effettiva situazione patrimoniale, finanziaria e reddituale dell'impresa. A tale scopo non è necessario impiegare precise norme per la presentazione dei conti come Swiss GAAP FER, ma è importante definire correttamente le delimitazioni tra gli anni ed eseguire una verifica periodica della fondatezza degli accantonamenti.
Oltre al conto annuale (composto da conto economico, bilancio e allegato) l'IT deve tenere un conto economico per linea (costi d'esercizio e delle prestazioni) per tutti i settori. Il conto dei costi d'esercizio e delle prestazioni deve basarsi sull'organizzazione e sulle offerte dell'IT. Occorre rispettare il principio di prestazione e di causalità nonché il principio della contabilità a costi completi.
Il conto degli impianti e degli ammortamenti deve essere allestito secondo i principi degli importi lordi e della valutazione singola. Deve contenere il conto dettagliato delle voci di bilancio delle immobilizzazioni materiali.
Le imprese che devono sottoporre i propri conti alla verifica dell'impiego dei sussidi vengono informate annualmente in merito a punti principali, ausili e novità. Ai sensi dell'articolo 6 OCIC, la bozza del conto annuale va presentata all'UFT almeno 30 giorni prima della convocazione dell'assemblea generale. Discussioni preliminari tra l'impresa e l'UFT garantiscono il rispetto dei termini. Una lista di controllo aiuta a verificare la completezza della documentazione da inviare all'UFT.