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Afin de préparer les prévisions financières, basées sur la méthode en partie double, les transactions sont saisies dans le tableau Budget. Pour chacune d'elles, vous indiquez le compte d'origine et de destination. Le programme dispose ainsi des informations nécessaires pour préparer le budget et le compte de résultat, qui concernent l'avenir et non le passé.
Lorsque vous planifiez avec Excel, vous commencez par établir le compte de résultat, puis vous dressez la liste des recettes et des dépenses. En général, ce n'est que plus tard et sur des feuilles séparées que vous établissez le plan de trésorerie et d'investissement.
Lorsque vous faites des prévisions en partie double, vous procédez plutôt comme si vous teniez une comptabilité du futur. Vous énumérez tous les mouvements qui devraient se produire. Le programme établira alors automatiquement le bilan et le compte de résultat pour la période indiquée.
Structuration des opérations budgétaires
Pour la préparation d'un plan financier, on procède généralement en énumérant les différents éléments dans l'ordre suivant :
- Apports en capital.
- Apports de capitaux de tiers.
- Frais de formation.
- Investissements
Dans le mobilier, l'équipement.
- Coûts fixes récurrents
- Loyer, personnel, charges sociales, énergie, abonnements.
- Revenus récurrents.
- Revenus variables.
- Chiffre d'affaires, généralement saisonnier.
- Coûts variables.
- Commissions, coût des marchandises vendues et autres, en fonction du volume des recettes attendues.
- Opérations de fin d'année
- Amortissements, impôts, intérêts sur les prêts, dividendes.
Au moment où vous saisissez les ventes et les coûts variables, vous disposez déjà de la structure des coûts et du capital. Vous serez immédiatement en mesure de voir si les ventes prévues permettront à l'entreprise de générer suffisamment de bénéfices et de liquidités pour assurer sa viabilité à long terme.
Colonne Montant et formule
En règle générale, la colonne du Montant est suffisante pour établir une prévision.
Pour des prévisions plus élaborées, il est possible d'indiquer également les quantités, les prix unitaires ou une formule. Le programme calculera automatiquement la valeur dans la colonne Montant.
Mise à jour des prévisions
Avec la méthode en partie double, grâce à la possibilité d'indiquer chaque opération en détail, il devient plus facile de mettre à jour et d'améliorer la prévision. Dans un premier temps, vous saisissez vos prévisions des différents coûts ou investissements. Au fur et à mesure que vous vous rapprochez de la phase opérationnelle et que vous disposez de données plus précises, il vous suffit de remplacer les données existantes. Même lorsque l'entreprise a démarré et que vous savez exactement ce que vous avez, vous pouvez facilement mettre à jour les prévisions. Vous disposerez d'indications précises et fiables sur la rentabilité et les liquidités.