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Auf die Industrialisierung ist die Umweltverschmutzung und auf die Digitalisierung die Informationsüberflutung gefolgt. Für die Beseitigung dieser unerwünschten Nebenfolgen entwickeln Unternehmen verschiedene Strategien. Ökologische Nachhaltigkeitsstrategien sind bereits weit verbreitet. Wie sieht es aber mit dem nachhaltigen Umgang von unstrukturierten Unternehmensinformationen aus? Die Firma Atos Origin hat mit ihrer Vision des Null-E-Mail-Unternehmens eine interessante Diskussion angestossen.
Atos Origin will sich innerhalb dreier Jahre zum Null-E-Mail-Unternehmen wandeln. Dies hat der IT-Dienstleiter im Februar 2011 in einer viel beachteten Medienmitteilung angekündigt. Gegenüber «BBC News Technology» hat CEO Thierry Breton im Dezember 2011 erklärt, was ihn zu diesem Schritt bewogen hat. Die Vision des Null-E-Mail-Unternehmens ist Bestandteil einer Initiative zur Verbesserung der Arbeitsbedingungen bei Atos. Im Rahmen dieser Initiative hat Atos zwei Feststellungen gemacht. Einerseits kommunizieren junge und gut ausgebildete Arbeitskräfte immer mehr über Soziale Netzwerke anstatt über E-Mail. Andererseits stellte Atos in einer internen Untersuchung fest, dass die Mitarbeitenden 15 bis 20 Stunden pro Woche mit dem Lesen und Beantworten von internen E-Mails beschäftigt waren. Diese Feststellungen haben nach Breton dazu geführt, die eingesetzten Kommunikationsmittel und die Managementpraxis zu überdenken.
Teure Informationsflut
Das Thema der Informationsüberflutung ist nicht neu. Im Jahr 2005 hat das international tätige Marktforschungs- und Beratungsunternehmen «International Data Corporation» (IDC) ein White Paper «The Hidden Costs of Information Work» (PDF) veröffentlicht. Die Untersuchung von 600 US-amerikanischen Unternehmen im Jahr 2004 hat gezeigt, dass die Mitarbeitenden im Durchschnitt 14.5 Stunden mit dem Lesen und Schreiben von E-Mails beschäftigt waren. Wie Basex, eine auf Wissensmanagement spezialisierte US-Firma, im Jahr 2008 ausgerechnet hat, kostet die Informationsüberflutung die US-amerikanische Wirtschaft jährlich mindestens 900 Milliarden US-Dollar.
Push-Medien vs. Pull-Medien
Als Alternative zur E-Mail werden oft Blogs und Wikis genannt. Diese Anwendungen haben das Potenzial, den internen Umgang mit unstrukturierten Unternehmensinformationen nachhaltig zu verbessern. E-Mail ist ein sogenanntes Push-Medium. Das heisst, der Absender informiert eine selbst definierte Empfängergruppe aktiv über einen Sachverhalt. Wobei er sich immer die heikle Frage stellen muss, wer die Informationen aktiv bekommen und wem sie bloss passiv zur Verfügung stehen soll. Blogs und Wikis indes sind sogenannte Pull-Medien. Mit ihnen werden eben einer breiter gefassten Zielgruppe passiv Informationen zur Verfügung gestellt. Es obliegt in diesem Fall den Mitgliedern der avisierten Zielgruppe, sich aktiv über gewisse Sachverhalte in Form zu bringen. Abonnementssysteme wie RSS-Feeds oder E-Mail-Avisierungen (sogenannte Notifier) können dabei Unterstützung leisten.
Team-Blogs und Projekt-Wikis
So können Protokolle von Teamsitzungen oder von Projekten beispielsweise in Blogs oder Wikis dokumentiert werden. Die entsprechenden Informationen werden nicht mehr per E-Mail als Word-Datei versandt. Und sie werden auch nicht mehr – was heute noch oft der Fall ist – mehrfach abgelegt und archiviert. Zudem können die Mitarbeitenden in einem Blog oder in einem Wiki Kommentare abgeben beziehungsweise falsch dokumentierte Sachverhalte sofort richtigstellen. Blogs und Wikis sind typische Enterprise 2.0-Anwendungen, die eine offene Kommunikation und eine effiziente Kollaboration im Unternehmen zulassen und fördern.
Eine Frage der Kultur
Der Einsatz von Enterprise 2.0-Anwendungen bedingt allerdings eine entsprechende Unternehmenskultur (Wahrhaftigkeit statt Manipulation, Authentizität statt Rollenspiele, Feedback statt Ignoranz, Interdisziplinarität statt Gärtchendenken, Wissen teilen statt Herrschaftswissen usw.). Eine solche Kultur wiederum setzt voraus, dass die Mitarbeitenden auch im Unternehmen bereit sind, Verantwortung für ihr eigenes Denken und Handeln zu übernehmen. Das tönt einfach und ist leicht gesagt. Doch herrscht vielerorts noch immer eine Praxis des blossen Befehle-Gebens und Befehle-Empfangens, was in der Regel wenig mit Selbstverantwortung zu tun hat.
Hinter der Vision des Null-E-Mail-Unternehmens von Atos steht also auch die Vision einer neuen Unternehmenskultur. Der Kostendruck und der Kampf um qualifizierten Nachwuchs werden auch andere Unternehmen dazu bringen, sich ähnliche Gedanken wie Atos zu machen. Der IT-Dienstleister jedenfalls hat sich entschieden, mit dem vermehrten Einsatz von Enterprise 2.0-Anwendungen neue Wege zu beschreiten.