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L'archiviazione digitale ha bisogno di principi espliciti. Un archivio deve formulare i capisaldi delle sue attività, i suoi obiettivi e il modo per raggiungerli, e deve spiegare quali linee guida guidano i suoi sforzi. Molti archivi membri della CECO stanno affrontando questi problemi e stanno quindi conducendo discussioni strategiche sull'archiviazione dei documenti digitali.
Tali discussioni si svolgono necessariamente nel quadro concreto delle rispettive amministrazioni statali e dei fondamenti giuridici. Sono anche, in un certo senso, inevitabili: tanto importante quanto i documenti che ne derivano è il processo di pensiero e di comunicazione che li conduce. Non ha quindi senso che CECO fornisca soluzioni campione o modelli di testo. Tuttavia, il compito di CECO può essere quello di sviluppare i principi e i materiali di base per questo processo.
Nel campo dell'archiviazione digitale, il termine "strategia" comprende, da un lato, un processo dettagliato di riflessione e approfondimento e, dall'altro, il risultato di questo processo, solitamente sotto forma di documento concreto. Il workshop sulla strategia KOST ha riunito i rappresentanti di 19 archivi membri a Berna il 26 gennaio 2012. In diverse formazioni hanno discusso gli aspetti di una strategia. I risultati di queste discussioni saranno pubblicati come una raccolta di materiale che potrà servire da guida per le discussioni strategiche interne all'archivio.
A titolo introduttivo, si osserva che una strategia di archiviazione digitale è caratterizzata da cinque elementi: l'intenzione, i destinatari, la delimitazione, l'orizzonte temporale e la portata.
La parte principale della raccolta di materiale documenta le discussioni in tre gruppi su ciò che appartiene a una strategia. Si tratta di tre guide diverse, ognuna delle quali si basa su un approccio diverso e può mostrare risultati divergenti.
Queste linee guida sono integrate da una possibile griglia di valutazione per l'analisi delle varianti di implementazione, che ne evidenzia le dimensioni organizzative, tecniche, operative e di classificazione.