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Ci sono vari modi per classificare dei documenti (per anno, per tag, per attività, ecc.). La cosa importante, è di concepire una logica semplice, naturale e personale che vi permetta di trovare facilmente i vostri documenti.
Come classificare i miei file? Quali strategie utilizzare?
Utilizzate una logica di classificazione a vostra scelta, creando delle cartelle e delle sotto-cartelle per deporre i vostri documenti. Questa logica dev’essere semplice, naturale e personale. Quindi applicare questa logica agli spazi d’immagazzinamento.
Semplice:
Naturale: cominciate identificando i tipi di documenti che dovete immagazzinare. Identificate anche le azioni che dovete effettuare con questi documenti:
Personale: nominate le cartelle, le sotto-cartelle e i file in modo che possiate ritrovarli. Non esiste una logica universale e delle regole assolute per tutti:
Non dimenticate di riflettere sulla logica da adottare. Nel mondo numerico attuale, ci si può facilmente perdere in un flusso di documenti trovati-classificati-prodotti ed altri lavori da svolgere. Per aiutarvi, rappresentate visualmente la vostra logica: uno schema, una copia della ricerca documenti, una mappa concettuale, ecc.
Ma non trascorrete troppo tempo a creare questa logica: fatene una prima versione, provatela e modificatela a seconda dei vostri bisogni.
Quali sono le logiche di classificazione?
Degli esempi di logiche per:
Un grafico (carta concettuale, ecc.) della vostra logica di classificazione può aiutarvi a dare un significato ai legami tra le varie cartelle. Questo potrebbe facilitare la vostra ricerca tramite parole chiave (p.es. con strumenti integrati: MacOSX Spotlight e Windows Search (w7) o Search box (w8)).
Astuzie?
Salvate direttamente un nuovo documento nella giusta cartella e create una "scorciatoia" sul desktop per un documento che state scrivendo (questo vi eviterà di dover riclassarlo in seguito).