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Das QM-Handbuch
Das QM-Handbuch sorgt zusammenfassend für die Integration der verschiedenen Prozesse, Massnahmen, Verbesserungen und Kompetenzen.
Das QM soll ausserdem zur Verringerung von Fehlern bzw. Fehlentwicklungen beitragen und die Mitarbeitenden für eine aktive Beteiligung an den Verbesserungsprozessen motivieren. In allen BGS-Abteilungen inklusive Zentrale Dienste werden dem Bereich angepasste Qualitätssicherungsmassnahmen durchgeführt.
Das im Rahmen der Qualitätssicherung eingesetzte Instrumentarium wird in der Folge aufgenommen und kurz beschrieben. In einer Tabelle sind jeweils Dokumente angeführt, die diese Instrumente und Prozesse sichtbar machen:
– Grundlagendokumente und ausführende Bestimmungen (G)
– Vorlagen, Checklisten, Formulare (V)
– Prozessbeschreibungen (PB)
– Protokolle, Berichte (P)
Interne Auditoren
Interne Auditoren sind Personen, die von der Direktion bzw. von der Kaderkonferenz einen diesbe-züglichen Auftrag bekommen haben. Ihre Aufgabe ist es, die an der Kadersitzung gemeinsam vereinbarten Ziele und Hauptprozesse mit den im QM-Handbuch definierten Instrumenten zu überprüfen.
Interne Auditoren müssen Audits planen, durchführen, auswerten und Audit-Berichte schreiben. Beim nächsten Audit im gleichen Bereich müssen sie die Erkenntnisse aus dem vorherigen Audit einbeziehen und die vereinbarten Massnahmen überprüfen.
Damit sie Audits in einem bestimmten Bereich durchführen können, sollen sie die Ziele des auditierten Bereiches, sowie die Ressourcen (Personal, IT, Wissen, Infrastruktur, Information, Kontakte und Beziehungen etc.) kennen, damit das Optimierungspotenzial abgeleitet werden kann. Die Auditoren müssen die Q-Normen kennen und die Ausbildung als interne Auditoren durchlaufen haben. Ihre Aufgaben sind die Folgenden:
Auditziele
Die Ziele interner Audits werden an den Kadersitzungen verabschiedet. Sie sollen die Normanfor-derungen erfüllen und im Sinne der Qualitätsentwicklung und -erhaltung in allen Kernbereichen der Schule durchgeführt werden. Die Ziele korrespondieren mit den strategisch wichtigen Entscheidungen und den Jahreszielen des BGS.
Die Qualitätsziele liegen in folgenden Hauptbereichen: Aus- und Weiterbildung, Schulführung, Zentrale Dienste und Infrastruktur. In diesen Hauptbereichen können folgende Punkte auditiert werden:
Die Ziele der Audits und die Qualitätsmassnahmen müssen den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern klar und nachvollziehbar sein. Die Auditoren müssen die internen Audits nach diesen Zielen vorbereiten und durchführen.
Die Hauptprozesse werden regelmässig und in bestimmten Abständen durch interne Auditoren überprüft. In einem Zyklus von etwa drei Jahren sollen alle Hauptprozesse mindestens einmal audi-tiert werden.
Auditthemen und Durchführung
In jedem Hauptprozess werden die Themen bestimmt, die auditiert werden. Z.B. kann für ein Audit das Thema die Organisation der Qualifikationsverfahren sein. Dazu werden die Auditoren die nöti-gen Unterlagen Prozessbeschreibungen/Vorlagen und Formulare, sofern vorhanden, im Voraus studieren und anschliessend das ausgewählte Thema mit dem Prozessverantwortlichen in einem Gespräch analysieren. Die Prozessverantwortlichen und die Prozesseigner werden rechtzeitig über die Audits informiert. Die Gespräche werden auf freundschaftlicher Basis und im Hinblick auf eine mögliche Optimierung und Weiterentwicklung der Prozesse durchgeführt. Die Berichte bzw. die gemeinsamen Erkenntnisse aus den Audits werden in Form von kurzen Berichten dokumentiert.
Dokumentenlenkung
Die QM-relevanten Dokumente werden bei ihrer Erstellung, Speicherung, Überarbeitung und Archi-vierung gelenkt. In den untenstehenden Dokumenten sind die Regeln der Lenkung aufgeführt und die dazugehörigen Dokumente aufgelistet.
Fremdevaluation
Fremdevaluation ist ein wichtiger Bestandteil des Qualitätsmanagements. Externe Auditoren führen System-Audits durch und die Auditierten erhalten eine Aussensicht, die zur Optimierung und Ver-besserung von Prozessen führen kann. In der Regel werden Hauptprozesse auditiert. Die externen Audits werden im Voraus angekündigt, geplant und nach einem festgelegten Programm durchge-führt. Die Rückmeldungen von externen Auditoren werden schriftlich festgehalten und wie jene von internen Auditoren als Grundlage für die Prozessoptimierung verwendet. Die Umsetzung der Ver-besserungsvorschläge wird im internen QM-Bericht festgehalten.
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