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Dieses Datenschutzmerkblatt (im Folgenden als das «Merkblatt» bezeichnet) wurde von der ISREC Stiftung (im Folgenden als die «Stiftung» bezeichnet) erstellt. Das vorliegende Merkblatt beschreibt die Verarbeitung personenbezogener Daten (wie nachstehend definiert) innerhalb der Stiftung, sowie die Rechte der betroffenen Personen.
1. Was versteht man unter «personenbezogenen Daten»?
Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Im vorliegenden Merkblatt sind «personenbezogene Daten» in Bezug auf eine natürliche Person:
- Statische Daten, z.B. Namen, Vornamen und Kontaktdaten (wie Postanschrift, E-Mail-Adresse und Telefonnummer);
- Finanzrelevante Informationen, z.B. Bankverbindungen und Spendenbeträge;
- Allgemeine Informationen, die die Stiftung im Rahmen des Überprüfungs- und Auswahlverfahrens für potenzielle Begünstigte sammelt (insbesondere Daten aus den Lebensläufen von Kandidaten);
- Alle weiteren persönlichen Informationen, die der Stiftung durch Spender, durch Empfänger von Geldern der Stiftung, sowie durch andere natürliche Personen, die mit der Stiftung Kontakt aufnehmen, zur Verfügung gestellt werden;
- Durch Cookies übermittelte Daten.
Die Stiftung bittet niemals um die Herausgabe sensibler Daten (z.B. persönlicher Daten über religiöse, philosophische, politische oder gewerkschaftliche Meinungen oder Tätigkeiten, über die ethnische oder rassische Herkunft, die Gesundheit, die Privatsphäre, sowie genetischer Daten, biometrischer Daten, die eine natürliche Person eindeutig identifizieren, Daten über administrative oder Strafverfahren, und Informationen über Sozialhilfemassnahmen), ausser diese Herausgabe wird vom Gesetz vorgeschrieben. Muss die Stiftung zu anderen Zwecken sensible Daten verarbeiten, wird sie Sie darüber informieren und bei Ihnen im Vorfeld Ihre ausdrückliche Einwilligung einholen.
2. Wer ist für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten verantwortlich?
Die Stiftung, mit Sitz an der Rue du Bugnon 25A, 1005 Lausanne, Schweiz, ist für die Verarbeitung der in diesem Merkblatt beschriebenen personenbezogenen Daten zuständig.
3. Zu welchen Zwecken werden die personenbezogenen Daten durch die Stiftung verarbeitet?
Die Stiftung verarbeitet die personenbezogenen Daten zu folgenden Zwecken:
- Bereitstellung von Informationen über die Aktivitäten der Stiftung und die unterstützten Projekte;
- Verfassung und Übermittlung der Jahresberichte der Stiftung;
- Mittelbeschaffung bei potentiellen Spendern;
- Überprüfung der zur Bewerbung eingereichten Forschungsprojekte;
- Verwaltung der an die Stiftung geleisteten Spenden;
- Vorbereitung und Bereitstellung von Steuerunterlagen für die Spender der Stiftung;
- Einhaltung der für die Stiftung geltenden rechtlichen und regulatorischen Anforderungen.
Bei Vorliegen einer Einwilligung der betroffenen Personen kann die Stiftung personenbezogene Daten für weitere Zwecke verarbeiten. Die Einwilligung kann jederzeit mittels eines E-Mails an <email-pii> widerrufen werden.
Die von der Stiftung gesammelten personenbezogenen Daten werden weder weiterverkauft noch vermietet.
4. Wer hat Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten?
Die von der Stiftung gesammelten personenbezogenen Daten werden folgenden Personen zur Verfügung gestellt:
- den Mitarbeitern der Stiftung: Die personenbezogenen Daten sind den Mitarbeitern der Stiftung im zur Erreichung des Zweckes, für den die Daten erhoben wurden, erforderlichen Umfang zugänglich.
- Dritten: Es können Situationen entstehen, in denen die Stiftung personenbezogene Daten an externe Personen oder Firmen kommunizieren muss, die für die Stiftung Leistungen als Unterlieferant (z.B. IT-Hosting-Dienste) oder andere Leistungen im Zusammenhang mit den Aktivitäten der Stiftung (z.B. Bankdienstleister, Betriebsprüfer oder Rechtsberater) erbringen. Diese Drittpersonen sind zur Vertraulichkeit verpflichtet und dürfen die personenbezogenen Daten ausschliesslich in Übereinstimmung mit dem vorliegenden Merkblatt und den von der Stiftung erhaltenen Anweisungen verwenden.
- den zuständigen Behörden: Wenn gesetzlich vorgeschrieben, dürfen personenbezogene Daten einer Person an Regierungs-, Justiz- oder Verwaltungsbehörden kommuniziert werden.
5. Wie werden die personenbezogenen Daten innerhalb der Stiftung verarbeitet?
Innerhalb der Stiftung werden die personenbezogenen Daten grundsätzlich in den drei nachfolgend beschriebenen Schritten verarbeitet:
Schritt 1 – Sammeln der personenbezogenen Daten
Die Stiftung sammelt personenbezogene Daten:
- mittels Cookies, wenn eine Person die Internetseite der Stiftung besucht;
- wenn eine Person der Stiftung eine Spende zukommen lässt;
- wenn eine Person mit der Stiftung kommuniziert, insbesondere über die Internetseite;
- wenn eine Person an einem durch die Stiftung organisierten Anlass teilnimmt.
In der Regel erhält die Stiftung die personenbezogenen Daten von der betroffenen Person selbst. Allerdings kann die Stiftung unter gewissen Umständen personenbezogene Daten von Dritten beziehen, insbesondere über öffentliche Quellen oder andere Dienstleister.
Schritt 2 – Verarbeitung der personenbezogenen Daten
In Übereinstimmung mit den internen Sicherheitsbestimmungen der Stiftung ergreift die Stiftung technische und organisatorische Massnahmen zur Verhinderung des Zugangs zu und der unbefugten Verarbeitung von personenbezogenen Daten, sowie gegen den Verlust und die versehentliche Vernichtung personenbezogener Daten.
Um ihren gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen, kann es sein, dass die Stiftung personenbezogene Daten an Dritte weitergeben muss, auch an Dritte, die ausserhalb der Schweiz ansässig sind, z.B. (aber nicht ausschliesslich) an Subunternehmer. Gibt die Stiftung personenbezogene Daten an Dritte weiter, tut sie dies in Übereinstimmung mit den geltenden Vorschriften zum Schutz personenbezogener Daten. Die für den Transfer personenbezogener Daten ins Ausland geltenden Konditionen werden im untenstehenden Abschnitt 6 beschrieben.
Schritt 3 – Aufbewahrung der personenbezogenen Daten
Die Stiftung speichert personenbezogene Daten solange wie dies vernünftigerweise notwendig ist, (i) um die oben erwähnten Zwecke zu erfüllen, oder (ii) bis die betroffene Person ihre Einwilligung widerruft, vorausgesetzt es ist der Stiftung nicht erlaubt, diese personenbezogenen Daten zu anderen Zwecken (z.B. zur Ausübung und/oder Verteidigung von Rechten oder im Rahmen von Ermittlungen) zu speichern. Die Vernichtung personenbezogener Daten erfolgt gemäss stiftungsinternen Bestimmungen zu Datensicherungsverfahren.
6. Werden personenbezogene Daten ins Ausland übermittelt?
Die Stiftung kann, unter gewissen Bedingungen, personenbezogene Daten ausserhalb der Schweiz übermitteln.
Im Falle einer internationalen Übermittlung können personenbezogene Daten in ein Land übertragen werden, in dem die Gesetzgebung ein angemessenes Datenschutzniveau gewährleistet.
Im Falle einer Übermittlung in ein Land, in dem das Datenschutzniveau durch die zuständige Behörde nicht als angemessen anerkannt wird, stützt sich die Stiftung auf eine für den jeweiligen Fall anwendbare Ausnahmeregelung (z.B. ausdrückliche Einwilligung durch die betroffene Person), oder die Stiftung ergreift sachgerechte Massnahmen zum Schutz der personenbezogenen Daten (z.B. Standardvertragsklauseln). Betroffene Personen können Einzelheiten über die geltenden Schutzmassnahmen bei der im Abschnitt 9 angegebenen Adresse der Stiftung anfordern.
7. Welches sind die Rechte der betroffenen Person in Bezug auf ihre personenbezogenen Daten?
Vorbehaltlich der geltenden Vorschriften hat die betroffene Person folgende Rechte:
- Auskunftsrecht: Die betroffene Person darf Dateneinsicht und das Aushändigen einer Kopie ihrer personenbezogenen Daten verlangen;
- Recht auf Berichtigung:Die betroffene Person darf die Berichtigung ihrer personenbezogenen Daten verlangen, wenn diese ungenau oder unvollständig sind;
- Recht auf Vergessenwerden: Die betroffene Person darf das Löschen ihrer personenbezogenen Daten verlangen, z.B. wenn diese für die Zwecke, für die sie behoben oder verarbeitet wurden, nicht mehr erforderlich sind;
- Recht auf Widerruf der Einwilligung: Die betroffene Person darf jederzeit die von ihr erteilte Einwilligung zur Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten widerrufen (vorbehaltlich Abschnitt 5, Schritt 3, siehe oben);
- Widerspruchsrecht:Die betroffene Person darf aus legitimen Gründen der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten widersprechen;
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung:Die betroffene Person darf eine Einschränkung der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten verlangen;
- Recht auf Information: Die betroffene Person darf Informationen über die Garantien verlangen, die von der Stiftung im Falle einer Übermittlung personenbezogener Daten an Rechtsordnungen, die kein angemessenes Schutzniveau für diese Daten gewährleisten, veranlasst wurden (falls anwendbar);
- Recht auf Datenübertragbarkeit: Die betroffene Person darf, soweit gesetzlich zulässig, die Rückgabe personenbezogener Daten in elektronischem Format oder, falls technisch möglich, deren Übertrag an einen anderen Verarbeitungsverantwortlichen verlangen; und
- Beschwerderecht: Die betroffene Person darf bei der zuständigen Aufsichtsbehörde für den Schutz personenbezogener Daten, z.B. beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖP), eine Beschwerde einreichen.
Die betroffene Person darf sich auch jederzeit und ohne Angabe von Gründen der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten durch die Stiftung zu Marketing-Zwecken widersetzen.
8. Können in diesem Merkblatt Änderungen vorgenommen werden?
Die Stiftung kann veranlasst sein, im vorliegenden Merkblatt Änderungen vorzunehmen. Jede Änderung oder das Erscheinen einer neuen Version des Merkblatts wird auf der Internetseite der Stiftung publiziert. Wir bitten Sie deshalb, diese Seite regelmässig zu konsultieren, um von möglichen Änderungen oder Aktualisierungen Kenntnis zu nehmen. In untenstehender Fussnote wird das Datum der neusten Version dieses Merkblatts angezeigt.
9. An wen kann ich mich mit Fragen zu diesem Merkblatt oder generell zur Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Stiftung wenden?
Für Fragen zu diesem Merkblatt sowie zur Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Stiftung schreiben sie bitte ein E-Mail an info(at)isrec.ch.
Stand Mai 2021