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Der Begriff Kommunikation bezieht sich auf die vielfältigen wechselseitigen Verständigungsprozesse, die in der Zusammenarbeit entstehen. Unter Kommunikation nur die Aufbereitung und Weitergabe von Informationen zu verstehen, wäre verkürzt. Die Unterscheidung der Kommunikation innerhalb des Projekt- oder Programmsystems (interne Kommunikation) von der Kommunikation mit dem Umfeld (externe Kommunikation) hilft, die je spezifischen Aufgaben zu klären. Es gilt, beiden Aspekten die notwendige Aufmerksamkeit zu schenken.
Gute Kommunikation zwischen den Projekt- oder Programmbeteiligten ist ein wesentlicher Aspekt der Qualität eines Projekts oder Programms der Gesundheitsförderung und Prävention, weil jede Form von Zusammenarbeit im Wesentlichen Kommunikationsprozesse beinhaltet (Litke 2007).
In Projekten oder Programmen, die den partizipativen Anspruch einlösen wollen, sollten die Ziele und Inhalte gemeinsam erarbeitet und Entscheidungen gemeinsam vorbereitet und getroffen werden.
Entsprechend ist bei der Leitung eines Projekts oder Programms Überzeugungskraft wichtig, weil die Initiierung und Begleitung von Entwicklungsprozessen im Vordergrund steht und nicht die Durchsetzung der eigenen Interessen und Ansprüche. Projekt- oder Programmleitende verfügen häufig nicht über die formalen Kompetenzen resp. die Macht, um Entscheidungen innerhalb der vielschichtigen Projekt- oder Programmstruktur durchzusetzen (Litke 2007).
Eine zentrale Aufgabe der internen Kommunikation ist es, die Gefässe zu definieren, in denen die Projekt- oder Programminhalte gemeinsam erarbeitet und die Erfahrungen ausgetauscht werden. Auf diese Weise können auch die Erwartungen, Einschätzungen und Hoffnungen der Beteiligten überprüft werden und dafür gesorgt werden, dass diese nicht zu sehr auseinander driften.
In Bezug auf die interne Kommunikation sollten Antworten auf folgende Leitfragen gesucht werden:
Bei der externen Kommunikation steht die Vermittlung von Inhalten und Botschaften des Projekts oder Programms an ausgewählte Zielgruppen im Fokus. Je nach Projekt- oder Programmzielen kann es bei einer Intervention beispielsweise um die Sensibilisierung oder Mobilisierung von Bevölkerungsgruppen gehen, um die Überzeugung von politischen Entscheidungsträgern oder um die Gewinnung von Fachstellen und Fachpersonen, die allesamt nicht Teil der Programm- oder Projektstruktur sind.
Besonders wichtig bei der externen Kommunikation ist, Form, Sprache und Inhalte auf die jeweiligen Zielgruppe(n) abzustimmen. Während die interne Kommunikation zwischen Personen stattfindet, die das Projekt oder Programm gut kennen und die in der Regel mit der verwendeten Fachsprache vertraut sind, ist dies bei den Zielgruppen der externen Kommunikation oft nicht der Fall.
Bei der externen Kommunikation gilt es, folgende Fragen zu beantworten (s. auch Kommunikationskonzept):
Obwohl bei der externen Kommunikation oft die einseitige Information nach aussen im Vordergrund steht, kann es auch hier von Vorteil sein, eine Formen wechselseitiger Kommunikation zu etablieren. Inwiefern und mit welchem Zweck soll ein Projekt oder Programm einen regelmässigen Austausch mit externen Akteuren pflegen? Wie sollen Rückmeldungen aus dem Umfeld gesucht, aufgenommen und verarbeitet werden?
Sowohl die interne wie auch die externe Kommunikation kann wesentlich zum Erfolg oder Scheitern eines Projekts beitragen. Deshalb wird in Programmen und grösseren Projekten der Gesundheitsförderung und Prävention, ähnlich wie in Organisationen, in der Regel ein Kommunikationskonzept erarbeitet sowie eine kommunikationsverantwortliche Person bestimmt, welche die Kommunikation steuert, Kontakte zu den Medien pflegt und die wichtige Inhalte vor der Weitergabe (Publikation) prüft.
Bei brisanten und kontroversen Themen lohnt es sich, ein Argumentarium mit möglichen Fragen und Antworten und klarer Sprachregelungen anzulegen, um sich inhaltlich auf kritische Anfragen von Medienvertreter/-innen vorzubereiten.
Sie etablieren keinen regelmässigen Austausch im Projektteam, weil Sie davon ausgehen, dass die Teammitglieder am gleichen Prozess teilhaben und darum automatisch genügend informiert sind.
Weil Sie voll und ganz auf das Projekt- oder Programmsystem fokussiert sind, fehlt Ihnen die Energie, auch noch Aussenkontakte zu pflegen.
Wenn Sie für regelmässigen Erfahrungsaustausch sorgen, hin und wieder Erwartungen, Unklarheiten und Unsicherheiten thematisieren, entstehen weniger Missverständnisse und Konflikte.
Das Erstellen eines Kommunikationskonzepts und die gute Vorbereitung auf Medienanfragen ermöglicht es Ihnen, die Kommunikation aktiv und zielgerichtet zu steuern.