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Die Methode Speed Briefing schafft eine Struktur, die Auftragsklärung an den geschätzten, relativen Arbeitsaufwand, im Verhältnis zu anderen Aufträgen, anzupassen. Gemäss Scrum-Erfinder Jeff Sutherland* sind Menschen sehr gut darin, Dinge in relative Verhältnissen zueinander zu setzen. Diese Fähigkeit nutzt die Methode anhand von bekannten Ballgrössen. Die Auftragsklärung ist die Basis, um einen Auftrag zügig und auf Anhieb richtig zu erstellen.
*J. Sutherland (2015): Die Scrum-Revolution.
1. Auftrag
Der eingehende Auftrag wird von der*dem Auftragnehmer*in nach dem Format «Wer will was damit?» und «Bis wann?» entgegengenommen.
2. Relative Grösse von Arbeitsaufwand
Die*der Auftragnehmer*in schätzt den relativen Arbeitsaufwand des Auftrags im Vergleich zu anderen Aufgaben ein. Die Übersicht «Speed Briefing» gibt an, welche Dokumente für die Auftragsklärung genützt werden.
3. Auftragsklärung
Abhängig von der Ballgrösse wird der Auftrag mittels dem knappen oder ausführlichen Auftragsformular geklärt. Ist eine Besprechung mit der*dem Auftragnehmer*in nötig, hilft die Agenda für eine 30-Minuten-Auftragsklärung sowie der Fragekatalog zum ausführlichen Auftragsformular. Die Vorlagen sind in der Methodenübersicht enthalten.
4. Update zu Auftrag (evtl.)
Bei grossen Aufträgen wird der*die Auftraggeber*in regelmässig über den Fortschritt mittels einem 15-Minuten-Update informiert. Die Vorlage befindet sich in der Methodenübersicht.
5. Abnahme und Retrospektive
Der Auftrag wird von der*dem Auftraggeber*in abgenommen. Gemeinsam wird der Prozess beurteilt und ggf. Verbesserungsmassnahmen definiert. Die Erkenntnisse werden im Auftragsformular festgehalten.
- Auftraggeber*in
- Auftragnehmer*in, evtl. mehrere Personen
- Übersicht «Speed Briefing» inklusive Vorlagen
- Stift und Papier