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Archivierungsformate (TIFF, JPEG, GIF) und Archivierungsmethoden (Papier, Mikrofilm, Mikrofiche) garantieren zwar die Reproduzierbarkeit, entsprechen aber nicht dem neusten Stand der Technik. Es ist ausserordentlich schwierig, archivierte Dokumente nach bestimmten Inhalten zu durchsuchen oder grosse Dokumente elektronisch zu versenden.
Seit September 2005 existiert unter der Bezeichnung ISO 19005-1 ein Standard zur Langzeitarchivierung elektronischer Dokumente: "Ein Dateiformat basierend auf PDF, genannt PDF/A". Damit steht ein Mechanismus zur Verfügung, um elektronische Dokumente auf eine Weise darzustellen, so dass das visuelle Erscheinungsbild über die Zeit erhalten bleibt, unabhängig von den Werkzeugen und Systemen zur Herstellung, Speicherung und Reproduktion.
Das Dokumentenformat PDF/A beschreibt sichtbare Inhalte wie Texte, Bilddaten, Vektorgrafiken, Schriften sowie Farbräume in kodierter Form. Im Unterschied zu herkömmlichen Rasterformaten (TIFF, JPEG oder GIF) sind in PDF/A die kodierten Texte erhalten, über die auch nach Textbestandteilen gesucht werden kann. Zudem sind PDF-Dateien kompakter und benötigen oft nur einen Bruchteil des Speicherplatzes einer entsprechenden TIFF-Datei, meist auch noch mit besserer Qualität. Die geringere Dateigrösse ist vor allem für den elektronischen Datenaustausch von Vorteil (FTP, E-Mail Anhänge usw.). Metadaten wie Titel, Autor, Erstellungs- und Modifikationsdatum, Inhalt, Schlagworte usw. können direkt in die PDF-Dokumente eingebettet und automatisch klassifiziert werden.
PDF/A konforme Dokumentverifikation und - korrektur mit PDF/A Live!
Das Produkt PDF/A Live! bietet neben einer Einzelprüfung von Dokumenten auf deren Konformität zum ISO genormten Datenformat auch eine PDF/A-Prüfung für Dokumentenstapel oder ganze Archive. Zusätzlich zu den für PDF/A-Dokumente geforderten Eigenschaften lassen sich individuelle und unternehmensspezifische Regeln definieren. Weiterhin kann der Nutzer festlegen, welche Korrekturen am Dokument automatisiert ausgeführt werden sollen. Für das Regelwerk des ISO-Standards lassen sich Korrekturen direkt im Anschluss an die Überprüfung durchführen.
Alle Compliance- und Korrekturregeln lassen sich exportieren und für die PDF/A-Prüfung von Dokumentenstapeln (Batchlauf) anwenden. So werden die Dokumente ohne manuellen Eingriff bearbeitet. Konforme Dokumente können automatisiert an ein elektronisches Archiv übergeben werden.
Entsprechen Dokumente nicht dem PDF/A-Standard, beziehungsweise können diese nicht vollständig automatisiert korrigiert werden, sind sie in einer Ergebnisliste besonders gekennzeichnet. Abweichungen vom Standard sowie Regelverstösse werden hier detailliert aufgelistet und grafisch dargestellt.
PDF/A Live! ist sehr einfach und komfortabel über verschiedene Schnittstellen in vorhandene Systemumgebungen zu integrieren, damit können Unternehmen die PDF/A-Validierung und -Korrektur in eigene Prozesse und Anwendungen einbinden.
PDF/A Live! kann branchenunabhängig von allen Kundengruppen verwendet werden, für die eine Langzeitarchivierung ihrer Dokumente gesetzlich verankert oder von geschäftspolitischer Bedeutung ist.
PDF/A Live! ist eine leistungsstarke, in Java entwickelte Software, die zusätzlich zu den bekannten Möglichkeiten im Umgang mit PDF-Dokumenten (anzeigen, drucken, speichern) eine breite Funktionspalette bietet und den täglichen Umgang mit Dokumenten und Formularen im PDF-Format erleichtert.