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Die Unterteilung des Archivgutes in Urkunden und Akten ist eine idealtypische Unterscheidung und geht zurück auf die Aktenlehre der 1950er Jahre, die der Systematik der Diplomatik verpflichtet ist. Akten werden primär als Nicht-Urkunden behandelt. Während aus dieser Sicht Urkunden einen Rechtsakt festhalten, geben Akten ihn als Handlung wieder.
Akten unterscheiden sich aber auch in zeitlicher Dimension von Urkunden: Akten werden aktualisiert, Urkunden repräsentieren einen Rechtszustand auf Dauer. Eine Zuteilung kann ausserdem nach formalen Kriterien erfolgen: Während die Gestaltung einer Urkunde für ihre Echtheit bürgt, richtet sich die Darstellung der Akten nach administrativen Prinzipien. Urkunden unterscheiden sich von Akten durch den repräsentativen Gebrauch von Schrift und graphischen Symbolen.
Aus Gründen der Beschaffenheit (Pergament, Format, Siegel) werden Urkunden einzeln, Akten hingegen geheftet, gebunden oder gebündelt in Mappen oder Schachteln aufbewahrt.
Das Aktenwesen wird aufgrund der Kanzleireglemente, die um 1500 entstehen, zunehmend formalisiert.