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La préparation des données de facturation se déroule dans votre système ERP. Ces données sont générées à partir du numéro d'adhérent saisi dans les données de base. Elles sont transmises au fournisseur de services, qui établit la facture électronique (signature comprise) dans le respect des dispositions légales et l'envoie au client. Ce dernier reçoit la facture directement dans son système ERP ou dans son service de banque en ligne. Voici comment procéder:
- De nombreux systèmes ERP génèrent déjà les données nécessaires à l'établissement de factures électroniques. La transmission des données de facturation à partir de votre système se fait généralement de façon automatique. Renseignez-vous sur la possibilité d'émettre des factures électroniques auprès du fabricant de votre système ERP.
- Certains fournisseurs de services proposent d'autres solutions qui permettent d'établir des factures électroniques structurées à partir de données d'impression générées par un système ERP ou à partir de fichiers PDF.
- Choisissez un fournisseur de services de facturation en fonction des services complémentaires dont vous souhaitez bénéficier ainsi que des prestataires par l'intermédiaire desquels vos clients peuvent recevoir des factures électroniques.
- Configurez votre système.
- Dans votre système, complétez les données de base de vos clients par le numéro d'adhérent, qui fait office d'adresse de facturation électronique.
- Procédez à un test avec le destinataire de la facture pour vous assurer que toutes les informations nécessaires sont correctement transmises lors de l'envoi électronique.
- Indiquez toujours la référence dans la facture électronique. L'administration fédérale pourra ainsi traiter votre facture de manière efficace.
- Vous pourrez envoyer des factures électroniques de cette manière non seulement à l'administration fédérale, mais aussi à d'autres clients.
Partenaires:
Pour ce type de facturation par voie électronique, l'administration fédérale fait appel aux services des fournisseurs suivants:
Vous pouvez aussi faire parvenir votre facture électronique à l'administration fédérale par l'intermédiaire d'autres fournisseurs dont les réseaux sont reliés à ceux de PostFinance ou Swisscom. Vous pouvez par exemple faire appel aux fournisseurs suivants:
Informations complémentaires:
La liste des unités administratives répertorie les services de l'administration fédérale suisse qui peuvent recevoir des factures électroniques. La liste eDirectory.ch recense les entreprises et organisations domiciliées en Suisse qui souhaitent échanger avec leurs partenaires commerciaux des factures électroniques sous forme structurée.