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Raumverwaltung und topographische Bestandsaufnahme
Die Raumverwaltung ist eine wesentliche Aufgabe für eine so grosse Institution wie die Bibliothèque de Genève, deren Sammlungen auf mehrere Standorte verteilt sind. Sie wird durch die Bereiche Regie und Allgemeine Sammlungen wahrgenommen. Es geht darum, den für die Aufbewahrung zur Verfügung stehenden Raum optimal und rationell zu handhaben. Die Bestände müssen nach verschiedenen Kriterien aufgestellt werden: verfügbarer Platz, Regalarten, Eigenschaften der Verpackungsmaterialien, klimatische Bedingungen.
Die Aufbewahrungsstandorte bestehen aus mehreren Gebäuden, die während verschiedener Epochen erbaut wurden. Aus diesem Grund ist in den Magazinen eine grosse Vielfalt an Konfigurationen und klimatischen Bedingungen vorzufinden. Genauso vielfältig sind die Regale in den Magazinen: aus Holz oder Metall, fest oder beweglich, von normaler Grösse oder sehr hoch. In den Magazinen plant das verantwortliche Team gemeinsam mit den wissenschaftlichen Abteilungen die Bestandsbewegungen: die Eingänge (Schenkungen, Hinterlegungen, Erwerbungen), die raumsparende Anordnung der Konservierungseinheiten auf den Regalböden, um die Aufstellung zu verbessern und die freien Räume neu zu organisieren, sowie die (Neu)Verpackung, mittels deren die Dokumente geschützt werden sollen anhand geeigneter Hüllen oder Kisten, die den internationalen Erhaltungsnormen entsprechen. Diese Massnahmen führen oft zu einer Erhöhung der laufenden Bestandsmeter, die ein entscheidendes Element der Raumverwaltung darstellen, die Aufgabe aber auch komplex machen, da die Kapazitäten der zur Verfügung stehenden Räume so gut wie erschöpft sind. Die Massnahmen können nicht erfolgreich zu Ende geführt werden ohne ein Hilfsmittel, das für eine präzise und effiziente Raumverwaltung unabdingbar ist: die topographische Bestandsaufnahme. Es wird ein präzises und vollständiges Verzeichnis der Bestände und ihres exakten Aufbewahrungsortes erstellt; dies erfordert eine genaue, umfassende und fortlaufende Zählung der Verpackungseinheiten Raum für Raum und Magazin für Magazin.