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Le management de l’énergie est tout d’abord une tâche de management, et les activités techniques et opérationnelles importantes suivent seulement au second plan. Pour que le management de l’énergie porte ses fruits, il faut tout d’abord organiser et concevoir. L’organisation est décrite comme suit par la GEFMA 124-1: « La tâche centrale de la conception organisationnelle consiste à répartir les tâches globales de l’entreprise parmi les collaborateurs, en formant des unités organisationnelles et en garantissant la coordination des différentes tâches. La formation de différentes unités organisationnelles résulte de la nécessité de division du travail, qui croît à mesure que la quantité, la diversité et la complexité du travail augmentent. »
Dans la pratique, cela signifie surtout qu’il faut attacher davantage d’importance au management. Jusqu’à présent, la plupart des personnes mandatées pour le management de l’énergie considéraient cette tâche comme un problème purement technique. Il semble pourtant évident qu’il faut tout d’abord régler l’aspect organisationnel, et ne faut pas se lancer dans le management de l’énergie sans avoir aucun concept. De même, des aspects psychologiques peuvent également être déterminants.
3.1 Prise de décision dans le management de l’énergie
Tout commence par des décisions stratégiques. La prise de décision dans le management de l’énergie doit s’effectuer selon le schéma suivant (Illustr. 1).
Illustration 1: Phases de la prise de décision dans le management de l’énergie
Phase 1: Attentes
En général, le processus de décision qui conduit à la mise en place et à la réalisation du management de l’énergie dans une entreprise commence par la formulation des attentes. Economiser l’énergie est une démarche considérée comme positive, de sorte que toutes les parties concernées dans l’entreprise y sont totalement favorables. Il est toutefois essentiel de déterminer où se situe l’initiative dans la hiérarchie.
Si l’entreprise est grossièrement divisée en la « direction » et « l’exécutif », une demande de mise en place d’un management de l’énergie de la part de « l’exécutif » nécessitera un grand travail de persuasion. Pour la « direction », ce sont en général principalement les arguments économiques qui comptent. Mais si un directeur d’exploitation, un exploitant du bâtiment ou un Facility Manager souhaite mettre en place un management de l’énergie, il doit expliquer clairement à sa « direction » pourquoi il souhaite le faire. La perspective d’économiser des ressources grâce au management de l’énergie, de réduire les émissions et de contribuer à la protection de l’environnement, est plutôt alléchante au premier abord. Mais lorsque l’on ajoute que pour cela, de considérables investissements et efforts internes sont nécessaires, cette argumentation perd déjà de son poids. Souvent, à ce moment, il faut veiller à adopter un comportement d’argumentation opportuniste. Des coûts d’investissement élevés et des besoins en personnel supplémentaires sont rédhibitoires. Souvent, on mentionne le rapport de coût avec, par exemple, les coûts de personnel ou les coûts globaux d’une entreprise. En effet, l’énergie est toujours très bon marché. Dans le budget global, les coûts de l’énergie sont souvent quasiment négligeables. Des investissements importants dans ce domaine ne se justifient souvent pas du point de vue économique, ou difficilement. La « direction » ne peut donc pas porter un réel intérêt à ce sujet. Ainsi, si « l’exécutif » souhaite malgré tout imposer la mise en place d’un management de l’énergie auprès de la « direction », il a besoin d’arguments forts et clairs.
Les coûts de l’énergie reviennent souvent sur le tapis lorsque par exemple, les fournisseurs d’énergie annoncent une augmentation du prix d’achat de l’énergie (notamment pour l’électricité). Soudain, les coûts de l’énergie sont alors remis à l’ordre du jour des réunions de la direction. Selon l’entreprise, les coûts de l’énergie peuvent être si importants qu’ils peuvent par exemple menacer la suppression d’ateliers de production.
La situation est bien entendu toute autre lorsque l’engagement en faveur d’un management de l’énergie provient de la « direction » elle-même. Les décisions qui débouchent sur des investissements et sur un effort interne sont dans ce cas plus faciles à prendre. Cette impulsion permet de mettre en œuvre les mesures nécessaires à brève échéance. Les attentes sont alors tout naturellement la réussite et les progrès dans le domaine de l’énergie au sein l’entreprise, de façon visible. Dans cette situation, le risque est que les attentes en matière de dépenses pour le management de l’énergie soient erronées. Après la dépense initiale, le travail n’est pas fini. Si, après un certain temps, la consommation recommence à grimper parce qu’aucun management durable de l’énergie n’a été mis en place, c’est la désillusion.
Phase 2: Clarification
Pour la mise en place du management de l’énergie, la transparence sur la situation énergétique dans le bâtiment ou l’entreprise est primordiale. L’expérience montre que cela n’est a priori pas considéré comme problématique. Dans les faits toutefois, la collecte d’informations sur les installations et les consommateurs s’avère une tâche difficile, car on rencontre notamment les problèmes suivants:
- les décomptes énergétiques sont incomplets et/ou ne sont pas disponibles dans l’ordre chronologique
- les rapports de surface réels ne sont pas connus
- la documentation sur les installations n’est pas disponible ou est incomplète
- les valeurs de consommation ne donnent aucun indice sur la consommation de certaines zones du bâtiment ou de certaines installations
La clarification nécessite beaucoup de discipline et d’organisation. Il n’est pas rare que simultanément, se déroule un processus de prise de conscience. L’inventaire de la situation énergétique dans le bâtiment ou dans l’entreprise met ainsi plusieurs éléments au jour.
- Relevé de l’état des installations existantes
- Consommation des installations techniques
- Enregistrement des comportements de consommation
Il est réellement surprenant de découvrir à quel point les activités quotidiennes de l’entreprise conduisent à adopter un comportement relativement négligent vis-à-vis de la consommation d’énergie. Il va de soi qu’au cours de la dernière décennie, on a pu noter un véritable changement dans ce domaine. Néanmoins, dans de nombreuses entreprises, il règne une certaine insouciance dans la façon de gérer l’énergie. Malgré tout, on manque surtout très souvent de valeurs chiffrées détaillées relatives à la consommation d’énergie.
Phase 3: Constatation
La situation énergétique plus ou moins complète et transparente d’un bâtiment, d’un parc de bâtiments ou d’une entreprise montre ce qu’il en est vraiment de la gestion de l’énergie dans le bâtiment/l’entreprise. La consommation d’énergie doit être évaluée, afin d’obtenir des informations sur le potentiel d’économie. Dans cette phase, d’autres constatations sont possibles. On peut également créer de la transparence sur tous ces éléments, et notamment
- dans quel état se trouvent les installations techniques et quelle est l’ampleur de l’effort de remise en état,
- à quel point la documentation globale est exhaustive et pertinente,
- dans quel délai les éventuelles mesures sont réalisables,
- quel personnel est requis,
- comment se dessine approximativement le budget (volumes d’investissement et coûts à long terme).
La situation ainsi dépeinte illustre le nombre de paramètres d’influence dont dépend un plan de mesures en passe d’être élaboré. La détermination de la bonne stratégie de mise en œuvre doit s’effectuer individuellement et avec une phase de planification élargie. Il est recommandé de composer une équipe appropriée et de prévoir suffisamment de temps pour la planification.
La pertinence de cette phase de constatation est également influencée par l’importance des coûts de l’énergie pour l’activité clé d’une entreprise. Lorsque les coûts de l’énergie, dans une entreprise de production, entrent directement dans les coûts de production, les mesures résultant de la phase de constatation sont d’un intérêt très différent de celles d’une entreprise de services qui possède seulement quelques bureaux. Dans le dernier cas, la mise en place d’un management de l’énergie peut dépendre d’autres influences, car les coûts de l’énergie sont insignifiants. Ainsi, on peut par exemple souhaiter promouvoir l’image de l’entreprise.
D’autres influences et décisions qui influent fortement sur le déroulement des activités ou qui consomment des moyens financiers dans les affaires courantes de l’entreprise, sont souvent surestimées au détriment de la mise en place du management de l’énergie. Souvent, on annule ou on remet à plus tard des investissements dans des mesures d’amélioration de l’efficacité énergétique.
Une fois la situation énergétique éclaircie, il est possible de réfléchir aux mesures nécessaires à la réalisation d’un bon management de l’énergie. En règle générale, toutes les mesures possibles exigent un effort de personnel et un effort financier relativement important.
Phase 4: Décision
Lorsque les faits et arguments ont été mis sur la table, il est alors temps de décider si et comment le management de l’énergie doit être mis en place. Il est insensé d’envisager un management de l’énergie « allégé ». Le management de l’énergie est un engagement à long terme et toutes les mesures pertinentes doivent s’inscrire dans cette optique. Etant donné que les biens immobiliers sont exploités sur le long terme (entre 30 et plus de 100 ans), les investissements dans des mesures d’économie d’énergie sont souvent rentables au regard des longues durées de retour sur investissement. Dans le cas, par exemple, d’installations de production, cette durée de retour sur investissement peut être différente, car leur cycle de vie peut être beaucoup plus court (quelques années).
Dans le monde des affaires actuel, les décisions sont majoritairement prises pour des raisons économiques, et le management de l’énergie n’y fait pas exception. Le rôle du management est alors d’évaluer tous les faits et toutes les opportunités ou difficultés et de les confronter. Mieux les bases de décision sont élaborées, plus les décisions peuvent être prises de façon sûre. Il est clair que la mise en place d’un management de l’énergie doit s’effectuer sur le long terme et doit ainsi être soigneusement planifiée et exécutée.