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Die benevol Standards empfehlen Einsatzorganisationen, die Einsätze mit dem DOSSIER FREIWILLIG ENGAGIERT sichtbar zu machen. Dadurch
- werden die Einsätze in ihrer Bedeutung (gesellschaftspolitischen, volkswirtschaftlichen, arbeitsmarktpolitischen Relevanzen) sichtbar
- werden die Einsätze der Freiwilligen reflektiert und Entwicklungen in Bezug auf die Freiwilligenarbeit und die Organisation möglich gemacht,
- wird die Qualität der Einsätze gefördert,
- entstehen ein Wiedererkennungseffekt und ein Qualitätslabel, welcher die Wertigkeit der freiwillig unentgeltlich geleisteten Einsätze stärkt.
Um Vorgesetzten und Personalverantwortlichen in der Arbeitswelt die Bedeutung der Freiwilligenarbeit verständlich zu machen, empfiehlt benevol, bei der Redaktion eines Nachweises für Freiwilligenarbeit ähnliche Grundsätze zu beachten wie bei einem Arbeitszeugnis in der Berufswelt (vgl. Art. 330a OR).
Gut formulierte Textbausteine, die die Wirkung des Engagements zeigen, finden Sie im DOSSIER-Generator.
Fähigkeiten und Kompetenzen werden unterteilt in fachliche, methodische und soziale/personale Kompetenzen:
- fachliche Kompetenzen: Fachwissen, Anwendungswissen
- methodische Kompetenzen: Organisations- und Planungsfähigkeit, Lern- und Arbeitstechnik
- personale Kompetenzen: Eigeninitiative, Verantwortungsbewusstsein, Kreativität, Belastbarkeit, Flexibilität
- soziale Kompetenzen: Teamfähigkeit, Konfliktfähigkeit, Freundlichkeit, Einfühlungsvermögen, Kommunikationsfähigkeit
Wenn Sie Fähigkeiten und Kompetenzen bestätigen, ist es wichtig, dass Sie zuerst definieren, welche Fähigkeiten und Kompetenzen eine bestimmte Aufgabe erfordert.
Beispiel: Die Leitung einer Jugendgruppe erfordert
- Organisations- und Planungsfähigkeit, fachliches Wissen über Möglichkeiten und Grenzen der Aktivitäten für die Zielgruppe
- Entscheidungsfreude, Flexibilität, Belastbarkeit, Verantwortungsbewusstsein
- Kommunikationsfähigkeiten sowohl gegenüber den jungen Menschen wie gegenüber Eltern und weiteren Anspruchsgruppen
- Kreativität im Gestalten der Inhalte
Aufgrund der definierten Anforderungen bestätigten Sie dann diejenigen Kompetenzen, die beim freiwilligen Engagement eingesetzt wurden.
Fähigkeiten und Kompetenzen sind im Zusammenhang mit einer Tätigkeit zu beschreiben, Beispiel: „Dank Verhandlungs- und Verkaufsgeschick sowie Beharrlichkeit und Durchsetzungsvermögen war Frau Muster auch in der Beschaffung von finanziellen Mitteln für unsere Aufgaben sehr erfolgreich."
Die folgenden Beispiele sollen als Anregung dienen. Wichtig ist, dass ein Tätigkeits- und Kompetenznachweis mit Sorgfalt erstellt wird und den effektiven Einsatz abbildet.
Häufige Fragen zum Ausstellen des Nachweises
Muss die Organisation von sich aus oder nur auf Verlangen von freiwillig Engagierten einen Nachweis ausstellen?
benevol empfiehlt, als Anerkennung des geleisteten Einsatzes allen Freiwilligen einen Nachweis auszustellen. Die Erarbeitung eines DOSSIER für die freiwillig engagierte Person ist auch ein Qualitätsmerkmal Ihrer Organisation. Damit reflektieren Sie den Einsatz und erkennen mögliche Veränderungen und Verbesserungen.
Ob in einzelnen Fällen ein Rechtsanspruch auf Ausstellung eines Nachweises besteht, ist unklar.
Auch wenn die freiwillig engagierte Person im Moment keine Verwendung des DOSSIER hat, ist eine Abgabe sinnvoll. Vielleicht ist sie in einigen Jahren froh darum, einen Nachweis für ein Engagement zu haben.
Welches sind die erforderlichen Teile eines gut erarbeiteten Nachweises?
Teil 1: Einleitung, Art des Freiwilligeneinsatzes, Funktion
Personalien des/der Freiwilligen (Vorname, Name, allfällige Titel, Geburtsdatum, Bürgerort), Einsatzdauer (Beginn, Ende), Einsatzort, Pensum (zeitlicher Umfang), ausgeübte Funktionen. Nicht erwähnt werden Zivilstand und Wohnort.
Teil 2: Tätigkeitsbeschreibung, Organisation
Abteilung, Aufgabengebiet, wesentliche Aufgaben und Tätigkeiten, hierarchische Position (Führungsaufgaben), allfällige Stellvertretung, allfällige Veränderungen.
evtl. Teil 3: Fachwissen und Weiterbildung
Fachliche Qualifikationen, Nutzen und Stand der Kenntnisse, Berufserfahrung, Bildungserfolg, Darstellung der internen und externen Aus- und Weiterbildung.
Teil 4: Beschreibung der Wirkung
der geleisteten Freiwilligenarbeit: Arbeitsweise und Arbeitsbereitschaft: Anhand von konkreten Aufgaben und Tätigkeiten wird die Leistung sichtbar beschrieben.
Teil 5: Beschreibung des Verhaltens, Umgang mit anderen, Sozial-, Teamverhalten
Wie freundlich, umgänglich, zuvorkommend, hilfsbereit gegenüber anderen Freiwilligen, Mitarbeitenden und Vorgesetzten sowie gegebenenfalls gegenüber Kundschaft und Geschäftspartnern arbeitete die Person? Gegebenenfalls Führungskompetenz beschreiben.
Teil 7: Abschlusssatz mit Bedauern, Dank und Zukunftswünschen
Dankesworte und Zukunftswünsche sind üblich, z.B. Ausdruck des Bedauerns zur Beendigung, je nachdem nochmalige Würdigung, Herausstreichung des Verlustes oder Abschwächung, Wünsche für den künftigen Lebensweg.
Ausstellende Person(en)
Name und Funktion, Unterschrift.
Warum soll das Dossier auch für bereits pensionierte Menschen ausgestellt werden, die sicher keine Arbeit mehr suchen?
Pensionierte Menschen schätzen eine qualifizierte Rückmeldung zu ihrer Arbeit mindestens so stark wie Menschen, die noch im Berufsleben stehen. Die Anerkennung ihres freiwilligen Einsatzes als wertvolle und fachlich kompetente Arbeit stärkt sie im Engagement.
Welche inhaltlichen Kriterien sind für die Erstellung des Nachweises massgeblich?
- Wahrheitspflicht – Der Nachweis muss aus objektiver Sicht richtig sein. Massstab bei der Beurteilung sind die branchenüblichen Leistungen und Verhalten. Der Nachweis ist eine Urkunde, weshalb unwahre Angaben strafrechtliche Folgen haben könnten.
- Wohlwollen – Der Nachweis soll nach seinem Zweck, Freiwilligenarbeit anzuerkennen und das Fortkommen des/der Freiwilligen zu fördern, wohlwollend formuliert sein. Das schliesst aber die Nennung negativer Punkte oder gesundheitliche Einschränkungen nicht aus.
- Vollständigkeit - Nachweis bezieht sich auf den gesamten Freiwilligeneinsatz. Dabei gilt, das Gesamtbild zu beschreiben, nicht einzelne Ereignisse oder Verhalten.
- Einheitlichkeit – Der Nachweis gibt Aufschluss über die Meinung aller involvierten und nicht nur der letzten Vorgesetzten.
- Klarheit – Der Nachweis muss inhaltlich klar und transparent formuliert sein, darf also keine widersprüchlichen oder missverständlichen Aussagen enthalten. Die Verwendung von Codes ist rechtswidrig.
- Individualität - Zu empfehlen sind aussagekräftige, offene Nachweise, worin Stärken hervorgehoben, aber auch wesentliche Schwächen angemessen angesprochen werden. Anstelle von Standardsätzen sind Formulierungen zu wählen, welche auf die Person und ihre Aufgaben zugeschnitten sind. So entsteht ein individueller, persönlicher Nachweis. Werden Leistung und Verhalten konkret ausformuliert und mit aussagekräftigen Beispielen ergänzt, verringert sich auch die Gefahr von unabsichtlichen Codierungen.
Gehören heikle Punkte, gesundheitliche Beeinträchtigungen, Suchtprobleme oder Straftaten in einen Nachweis?
Ein Nachweis muss wahr, klar und soweit möglich vollständig und wohlwollend geschrieben sein. Es soll aber nicht alles darin stehen, auch wenn es der Wahrheit entspricht. Insbesondere persönliche Aspekte ohne Bezug zum Einsatz oder negative Punkte, die für die Beurteilung durch andere Einsatzorganisationen oder Arbeitgeber keine Bedeutung haben, sind wegzulassen.
Im Nachweis sind heikle oder negative Punkte, Krankheiten, Suchtprobleme oder Straftaten dann zu erwähnen, wenn sie für die Beschäftigung des/der Freiwilligen durch andere Einsatzorganisationen oder Arbeitgeber von erheblicher Bedeutung sind. Im Rahmen der Wahrheitspflicht sollte ein negativer Punkt nach Möglichkeit in einen objektiven, wenn möglich positiven Zusammenhang gestellt werden. Unterbleibt ein Hinweis auf wesentliche relevante Punkte, könnte dies unter Umständen eine Haftung gegenüber einer anderen Einsatzorganisation oder einem Arbeitgeber begründen.
Ein Nachweis, der den Freiwilligeneinsatz nur bestätigt, ohne ihn zu würdigen, darf keine Hinweise auf heikle Punkte, Krankheiten, Suchprobleme oder Straftaten enthalten.
Dürfen Einsatzorganisationen, die sich in einem Nachweis positiv äussern, bei einer Referenzanfrage Vorbehalte anbringen?
Grundsätzlich darf die Einsatzorganisation nur Auskunft geben, wenn sie von der betreffenden Person dazu ermächtigt wird. Sie muss sich bei Referenzauskünften an den Nachweis halten. Heikle Punkte können bei einer Referenzauskunft erwähnt werden, wenn sie für die Gesamtbeurteilung wesentlich sind und dem Nachweis nicht widersprechen.
Varianten
Bei kürzeren Einsätzen oder auf Wunsch kann nur ein Tätigkeitsnachweis ausgestellt werden. Damit wird nur die ausgeführte Aufgabe beschrieben, auf die Beurteilung der Fähigkeiten und Kompetenzen wird verzichtet.
In besonderen Fällen, wenn ein Kompetenznachweis weder gewünscht wird noch sinnvoll ist, soll eine "Urkunde" abgegeben werden. Auch in dieser Form wird das freiwillige Engagement sichtbar.