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La conservation, le traitement archivistique et la transmission des documents établis ou obtenus dans le cadre d'une activité et des documents administratifs concernant le traitement des affaires font partie intégrante d'une gestion opérationnelle et administrative durable.
L'archivage doit satisfaire aux exigences suivantes:
S'il suffit de conserver les documents comptables pendant une certaine durée selon les prescriptions légales, l'archivage de documents dans les archives d'État et les Archives fédérales a lieu pour une durée illimitée. Dans ce contexte, on parle de sauvegarde à long terme.
En matière de comptabilité commerciale
En vertu de l'art. 957a, al. 5, du code des obligations (CO; RS 220), la comptabilité peut être établie sur support papier, sur support électronique ou sous toute forme équivalente. Il en est de même pour la conservation des livres (art. 958f CO).
L'ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes (Olico; RS 221.431) règle en détail les exigences de la comptabilité et de la conservation.
Lorsque les supports d'information sont modifiables (c'est-à-dire réinscriptibles), l'Olico fixe les conditions suivantes (art. 9 s.):
Archivage des documents de la Confédération
L'archivage des documents de la Confédération (et d'autres personnes de droit public ou de droit privé exécutant des tâches fédérales) est régi par la loi fédérale sur l'archivage (LAr; RS 152.1). Elle règle notamment:
Les dispositions d'exécution figurent dans l'ordonnance sur l'archivage (OLAr; RS 152.11). Celle-ci comporte notamment dans son annexe 2 une liste des institutions fédérales similaires et des établissements fédéraux autonomes qui archivent eux-mêmes leurs documents.
Directives et formats standard des Archives fédérales
En vertu de l'art. 5, al. 3, LAr et de l'art. 5 OLAr, les Archives fédérales sont chargées d'édicter des instructions sur le versement des documents qui règlent aussi les formats de fichiers standard à utiliser pour l'archivage électronique. Elles publient régulièrement à ce sujet une fiche sur les formats de fichiers adaptés à l'archivage, qui sont actuellement les suivants (version de janvier 2014):
Informations complémentaires