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Die Option “Gruppierungen und Beziehungen“ bietet bei intensiver Nutzung des CRM verschiedene Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung der Adressbewirtschaftung.
Gruppierungen
Gruppierungen dienen, ähnlich den Selektionen, der Bildung von Teilmengen mit Adressen und Kontaktpersonen. Dank der speziellen Selektionstechnik lassen sich jedoch die Teilmengen auch bei grösseren Adressstämmen in sehr kurzer Zeit selektieren und in Auswertungen oder bei einem Versand verwenden.
Adressen und Kontaktpersonen können manuell über das Erfassungsprogramm einer Gruppierung zugewiesen werden. Durch das Hinzufügen von bestehenden Selektionen lassen sich Gruppierungen auch automatisch mit den Selektionsresultaten befüllen. So lässt sich aus mehreren eigenständigen Selektionen wiederum eine Gruppierung erstellen. Die Gruppierungsdaten werden automatisch gemäss Selektion aktualisiert.
Schnelleres Selektieren
Sowohl Adressen als auch Kontaktpersonen können in frei definierbaren Gruppierungen zu einer Gruppe zusammengefasst werden. Auf gruppierte Adressen und Kontaktpersonen kann aufgrund der verwendeten Technologie im Vergleich zu einer Selektion deutlich schneller zugegriffen werden, sodass individuelle Auswertungen, Versand (Serienbrief oder Serien-E-Mail) sowie Schnittstellenexporte oder Globalmutationen möglichst effizient ausgeführt werden können. Bei herkömmlichen Selektionen hingegen müssen die definierten Selektionskriterien mit jeder Adresse und Kontaktperson aus dem Adressstamm verglichen werden.
Dateischnittstelle
Über eine Dateischnittstelle können Adressen und Kontaktpersonen aufgrund einer Textdatei im ASCII-Format in eine Gruppierung importiert werden. Komplexe Selektionen können so ausserhalb des CRM (beispielsweise mit AbaReport) erstellt und deren Resultate nachträglich der Gruppierung hinzugefügt werden.
Freie Sortierung
Die Sortierreihenfolge von Adressen und Kontaktpersonen innerhalb einer Gruppierung kann durch den Anwender frei bestimmt werden. Für die Definition der Sortierreihenfolge stehen die Felder aus den verschiedenen Tabellen des CRM zur Verfügung. Zudem ist es möglich, variable Begriffe, die sich aus verschiedenen Datenbankfeldern oder Teilen davon mittels Formeln zusammensetzen lassen, als Sortierfeld zu verwenden.
Hierarchien
Mehrere einzelne und eigenständige Gruppierungen lassen sich mit Hierarchien nochmals zusammenfassen und in einer hierarchischen Baumstruktur anzeigen. Dies bietet nicht nur eine optimale Übersicht über die bestehenden Gruppierungen, sondern ermöglicht auch, zusammengehörende Gruppierungen gemeinsam auszuwerten. Anwendungsbeispiele für Hierarchien sind regionale (Schweiz, Kantone, Städte), branchenspezifische (Gastronomie, Bau, Handel etc.) oder marketingorientierte Klassierungen.
Beziehungen
Mit Hilfe des Beziehungsmanagements können Kundenbeziehungen abgebildet und diese Informationen effizient für Auswertungen, Kundenbesuche oder -aktionen genutzt werden.
Verwalten von Kundenbeziehungen
Beziehungen sind Verbindungen oder Verknüpfungen zwischen Adressen/Kontaktpersonen und internen Mitarbeitern. Jede Beziehung definiert eine interne Zuständigkeit für eine bestimmte Adresse und optional auch für eine bestimmte Kontaktperson.
Definierte Beziehungen sind in der Adresserfassung sichtbar und können auf Listen und Auswertungen angezeigt werden. Ereignisse oder Informationen zur entsprechenden Kundenrelation lassen sich in einem Notizfeld hinterlegen. Für wichtige Dokumente (z.B. Sitzungsprotokolle, Besprechungsnotizen), welche die Relation betreffen, können benutzerspezifische Dossiers angelegt werden.