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Il est nécessaire d'énoncer clairement les bases de l'archivage numérique. Une institution d'archivage doit formuler les jalons de son action, ses buts et les moyens d'y parvenir et elle doit énoncer les objectifs vers lesquels tendent ses efforts. Beaucoup d'archives membres du CECO se posent actuellement ces questions et mènent donc des discussions stratégiques au sujet de l'archivage de documents numériques.
De telles discussions ont nécessairement lieu dans le cadre concret des administrations publiques et des bases légales respectives. Elles sont également en un sens inévitables. En effet, le processus de réflexion et de communication est tout aussi important que les documents qui en résultent. C'est pourquoi le CECO estime qu'il ne sert à rien de mettre à disposition des solutions toutes faites ou des textes-modèles. Toutefois, élaborer des bases et une documentation en vue de ce processus peut être une tâche du CECO.
Dans le domaine de l'archivage numérique, la notion de stratégie englobe, d'une part, un processus approfondi de réflexion et de recherche et, d'autre part, le résultat de ce processus, se présentant la plupart du temps sous la forme d'un document concret. L'atelier stratégie du CECO a réuni le 26 janvier 2012 à Berne des personnes représentant 19 archives membres. Réparties en plusieurs groupes, elles ont discuté de différents aspects que revêt une stratégie. Les résultats de ces discussions sont publiés ci-dessous sous la forme d'une documentation pouvant servir de fil rouge pour les discussions stratégiques internes aux archives.
Aperçu
Le constat préliminaire est qu'une stratégie pour l'archivage numérique se caractérise par cinq éléments: ses objectifs, ses destinataires, ses limites, son horizon temporel et son volume.
La partie principale de la documentation se rapporte aux discussions menées dans trois groupes sur la question de savoir ce qui doit figurer dans une stratégie. Il s'agit de trois fils directeurs qui reposent chaque fois sur des approches différentes et qui représentent des résultats très divergents.
Le fil directeur A s'oriente plutôt vers une approche classique de la gestion de projet. Il analyse d'abord la situation initiale du point de vue juridique, organisationnel et matériel. L'objectif et ses valeurs de référence sont ensuite formulés, puis finalement la voie pour atteindre cet objectif est détaillée d'après différents aspects.
Le fil directeur B a tout d'abord compilé les principaux points d'une stratégie puis les a mis dans l'ordre. Il est important de mentionner que les points n'ont pas été formulés de manière trop concrète, mais en sont restés au niveau stratégique. Il en résulte une approche qui émane du contexte général et normatif relativement souvent formulé et qui analyse ensuite les conditions-cadres pour la définition des champs d'application.
Le fil directeur C est marqué par la prise de conscience que certains points doivent impérativement être accomplis au préalable avant d’envisager l’élaboration d’une stratégie.
Ces fils directeurs sont complétés par une grille d'évaluation pouvant servir à une analyse des variantes de mise en œuvre et qui met en évidence leurs différentes dimensions: organisation, technique, exploitation, classement.