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Das Gesetz äussert sich zu den Arbeitszeugnis-Formulierungen nicht. Die nachfolgend dargestellten Grundsätze sind weit gehend durch die Rechtsprechung, anhand von konkreten Streitfällen, entwickelt worden. Aus diesen (abstrakten) Grundsätzen kann kein Anspruch auf eine bestimmte Formulierung abgeleitet werden. Indes muss das Arbeitszeugnis auf die persönliche berufliche Entwicklung eingehen, die berufsspezifischen, arbeitsplatzbedingten und persönlichen Besonderheiten berücksichtigen und eine individuelle Formulierung der Beurteilung der Leistung und des Verhaltens enthalten (Grundsatz der Individualität).
Grundsatz der Wahrheit
Der Inhalt des Arbeitszeugnisses muss der Wahrheit entsprechen. Es dürfen weder Annahmen getroffen noch Verdachtsmomente geäussert werden.
Grundsatz des Wohlwollens
Ziel des Arbeitszeugnisses ist es, dem Arbeitnehmer das wirtschaftliche Fortkommen zu erleichtern. Die Grenze ist jedoch die Wahrheitspflicht. Der Arbeitnehmer hat Anspruch auf ein wahres, indes nicht auf ein gutes Arbeitszeugnis. Es darf somit auch Negatives aufgenommen werden, sofern dies den Tatsachen entspricht. Zur Anwendung gelangt der Grundsatz des Wohlwollens mithin vor allem bei Zweifelsfällen. Im Zweifel ist die für den Arbeitnehmer günstigere Formulierung zu wählen bzw. wie in der Schule die Beurteilung tendenziell aufzurunden oder bei objektiv schlechter Leistung im Gegenzug etwas hervorzuheben, was gut war (Beispiel: sehr loyal oder gute Englischkenntnisse).
Grundsatz der Vollständigkeit
Es sind alle notwendigen Angaben zur Person des Arbeitgebers und Arbeitnehmers aufzunehmen. Es ist immer die gesamte Dauer des Arbeitsverhältnisses beziehungsweise die Dauer bis zur Ausstellung zu qualifizieren. Aufzunehmen ist aber trotzdem nur, was für die Bewertung des Arbeitnehmers und für potenzielle Arbeitgeber notwendig ist.
Grundsatz der Einheitlichkeit
Im Schlusszeugnis darf nicht auf das Zwischenzeugnis verwiesen werden, da das Arbeitszeugnis die gesamte Dauer der Anstellung zu umfassen hat. Hat der Arbeitnehmer verschiedene Positionen innegehabt, sind diese chronologisch aufzulisten. War der Arbeitnehmer für formell verschiedene Arbeitgeber tätig, sind für jedes Arbeitsverhältnis einzelne Arbeitszeugnisse auszustellen. Dies gilt allerdings nicht in einer Konzernstruktur, wenn diese einer einheitlichen Gruppe entspricht. Derartige Konstellationen sind indes im Einzelfall zu prüfen; insbesondere wenn der Arbeitnehmer im Ausland tätig war. Gehört ein Auslandeinsatz jedoch zur Karriere, ist dieser im Arbeitszeugnis zu erwähnen.
Grundsatz der Klarheit
Das Zeugnis muss für alle Leser verständlich abgefasst sein. Es darf weder durch die Wortwahl noch durch Auslassungen versteckte Inhalte aufweisen. Indes ist bei der Zeugnisauslegung immer zu beachten, dass jeder Aussteller und jeder Leser Arbeitszeugnis-Formulierungen anders interpretiert. Gut gemeinte Redewendungen werden als schlechte Qualifikation verstanden. Insbesondere in Betrieben ohne ausgebildeten Personaldienst sind sich die Aussteller der Tragweite der Zeugnisausstellung oftmals gar nicht bewusst. Insofern ist immer zu empfehlen, objektive und klare Arbeitszeugnis-Formulierungen zu verwenden: Statt «Sie erfüllte ihre Aufgaben stets» ergeben sich mit «Sie zeigte immer gute Leistungen» keine Zweifel an der Aussage. Mithin wird empfohlen, objektive Wertungen (schlecht, ungenügend, genügend, gut, sehr gut, ausgezeichnet bzw. freundlich, korrekt, höflich, zuvorkommend etc.) zu verwenden. Zudem sind auch nur objektive Wertungen gerichtlich überprüfbar und durchsetzbar.
Inhalt und Sprache
Das Arbeitszeugnis ist
- schriftlich,
- auf dem Briefpapier des Arbeitgebers,
- grammatikalisch korrekt und
- optisch ansprechend
auszustellen.
Dies bedeutet: keine Tippfehler, einheitliche Schreibweise der Daten (Beispiel: Monat immer ausgeschrieben= 1. Januar 2014) und des Namens des Arbeitnehmers (Beispiel: nach der Einleitung immer Herr Muster), Verwendung eines A4-Papiers von guter Qualität, maschinengeschriebener Text, übersichtliche Darstellung sowie ungefaltete Zustellung.
Die Sprache des Arbeitszeugnisses hängt davon ab, in welchen Landesteilen beziehungsweise Staaten der Arbeitnehmer tätig war und wo das Zeugnis verwendet wird. Ist beispielsweise für einen Verkaufsmitarbeiter, welcher sowohl in der deutschsprachigen wie auch in der französischsprachigen Schweiz tätig war, das Arbeitszeugnis auszustellen, hat der Arbeitnehmer Anspruch auf Ausstellung in deutscher wie auch in französischer Sprache. Dasselbe gilt bei Arbeitnehmern, die international tätig waren. Hier hat der Arbeitgeber in der Regel das Arbeitszeugnis auf Deutsch und Englisch zu verfassen. Entscheidend wird sein, in welcher Sprachregion oder auf welche Stelle sich der Arbeitnehmer bewerben wird. Die Übersetzungskosten gehen dabei zulasten des Arbeitgebers. Ausgenommen davon sind Fälle, in welchen nicht zu erwarten ist, dass ein Arbeitnehmer das Arbeitszeugnis in einer Fremdsprache benötigt (Beispiel: ein Schreiner möchte auswandern).
Der Umfang hängt von dem zu beurteilenden Arbeitsverhältnis ab (Dauer, Aufgaben, interne Wechsel etc.); er sollte sich in aller Regel zwischen 0,75 bis 2 Seiten bewegen.