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L’articolo 9 capoverso 4 dell’ordinanza del 18 giugno 2010 sulla comunicazione per via elettronica nell’ambito di procedimenti amministrativi (OCE-PA; RS 172.021.2) prevede che, in linea di principio, le decisioni debbano essere provviste di una firma elettronica qualificata.
Nell’articolo 9 capoverso 5 OCE-PA sono elencate le eccezioni in cui è possibile utilizzare un sigillo elettronico regolamentato conforme alla FiEle:
a) le copie elettroniche delle decisioni;
b) le decisioni emanate tramite una procedura automatizzata e che in ragione del loro elevato numero non possono essere firmate singolarmente da un rappresentante dell’autorità (notificazione collettiva di decisioni);
c) le fatture elettroniche aventi carattere di decisione; su tali fatture il sigillo elettronico regolamentato può essere apposto, su mandato dell’autorità competente, dagli abituali prestatori di servizi per lo scambio elettronico di fatture.
Dalla formulazione della PA si può dedurre, almeno a livello federale, che le regole della OCE-PA sono applicate a meno che i singoli uffici federali non abbiano previsto un’altra firma elettronica, segnatamente un sigillo elettronico regolamentato (sigillo dell’autorità) conformemente alla FiEle, nelle ordinanze concernenti i loro processi aziendali.