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Die Task-Kanban-Methode: Effiziente Aufgabenverwaltung leicht gemacht
In der heutigen Welt, in der wir ständig mit einer Vielzahl von Aufgaben jonglieren müssen, ist eine effiziente Aufgabenverwaltung von entscheidender Bedeutung. Eine agile Methode, die in diesem Zusammenhang immer beliebter wird, ist das Task-Kanban. Task-Kanban konzentriert sich auf visuelles Management. Die Methode verwendet ein Kanban-Board (physisch oder heute vermehrt auch digital), um den Fortschritt von Aufgaben zu verfolgen.
Aber was genau ist Task-Kanban, wie funktioniert es, welche Regeln gelten, und wie unterscheidet es sich von anderen Methoden wie Scrum? Wo wird es sinnvoll eingesetzt? In diesem Blog werde ich diese Fragen beantworten.
Task Kanban (Quelle Bild: Black Magic)
Ablauf der Task-Kanban-Methode
Der Ablauf der Methode ist einfach und effektiv:
- Board erstellen: Zuerst erstellen Sie ein Kanban-Board. Dies kann physisch an einer Wand mit Klebezetteln («Post-it») oder digital in einer speziellen Software oder App wie zum Beispiel «JIRA» oder «MeisterTask» erfolgen.
- Spalten definieren: Das Board wird in Spalten unterteilt, die den verschiedenen Stadien des Arbeitsprozesses entsprechen. Minimal werden die Spalten sind „To Do“, „In Progress“ und „Done“ benötigt, aber Sie können und sollen die Spalten je nach den Bedürfnissen Ihres Teams anpassen.
- Aufgabenkarten erstellen: Jede Aufgabe wird auf einer separaten Karte notiert und in die „To Do“-Spalte platziert. Diese Karten enthalten Informationen zur Aufgabe, wie Titel, Beschreibung, Verantwortlicher und geschätzter Aufwand für die Abarbeitung.
- Arbeit beginnen: Teammitglieder können nun Aufgaben aus der „To Do“-Spalte ziehen und in die „In Progress“-Spalte verschieben, um mit der Arbeit zu beginnen. Dabei darf die maximal festgelegte Anzahl von Karten «In Progress» nicht überschritten werden, um Überlast zu vermeiden und um sicherzustellen, dass die Aufgaben auf zeitgerecht wie geplant abgearbeitet werden können.
- Fortschritt verfolgen: Während die Arbeit an einer Aufgabe fortschreitet, wird die Karte durch die verschiedenen Spalten bewegt, bis sie schliesslich in der „Done“-Spalte landet, wenn die Aufgabe abgeschlossen ist.
- Reflektion und Optimierung: Regelmässige Team-Meetings helfen, den Prozess zu überprüfen, Engpässe zu identifizieren und den Arbeitsfluss kontinuierlich zu optimieren.
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Bild: Einfachstes Form eines Kanban Boards
Die Meetings im Task-Kanban
Bei der Task-Kanban-Methode sind regelmässige Meetings ein wichtiger Bestandteil, um den Arbeitsprozess zu überwachen, Engpässe zu identifizieren und die Teamkommunikation aufrechtzuerhalten.
Hier sind die typischen Meetings, die in einer Task-Kanban-Umgebung abgehalten werden:
- Kanban-Board-Review-Meeting (täglich oder mehrmals pro Woche, max. 15 min): In diesem kurzen Meeting überprüft das Team den aktuellen Stand des Kanban-Boards. Jedes Teammitglied teilt mit, an welchen Aufgaben es gearbeitet hat, welche Aufgaben abgeschlossen wurden und ob es auf Herausforderungen gestossen ist. Es dient dazu, den aktuellen Arbeitsfluss zu überprüfen, Engpässe zu erkennen und sicherzustellen, dass alle auf dem gleichen Stand sind.
- Kanban-Board-Refinement-Meeting (in der Regel einmal wöchentlich): In diesem Meeting werden neue Aufgaben hinzugefügt, vorhandene Aufgaben überprüft und priorisiert sowie die Arbeitsanforderungen besprochen. Das Team plant, welche Aufgaben als nächstes bearbeitet werden sollen, schätzt deren Aufwand ab und stellt sicher, dass die Aufgaben gut verstanden und ausreichend vorbereitet sind.
- Kanban-Board-Review-Meeting (in der Regel einmal pro Woche bis einmal pro Monat): Dieses Meeting dient dazu, den Gesamtstatus des Kanban-Boards zu überprüfen. Das Team betrachtet die Leistung, die Durchlaufzeiten und die Erfüllung von WIP-Limits. Hier können auch Verbesserungsvorschläge und Feedback zur Kanban-Implementierung diskutiert werden.
- Kanban-Board-Design-Meeting (bei Bedarf): In diesem Meeting wird das Kanban-Board selbst überarbeitet und optimiert. Dies kann beinhalten, neue Spalten hinzuzufügen, das WIP-Limit anzupassen oder andere Anpassungen am Board vorzunehmen, um den Arbeitsprozess zu verbessern.
Es ist wichtig zu beachten, dass die Häufigkeit und der genaue Zweck dieser Meetings je nach den Anforderungen und der Dynamik des Teams variieren können. Das Ziel ist jedoch immer, die Effizienz, den Arbeitsfluss und die Transparenz in der Aufgabenverwaltung zu verbessern. Die Meetings sind Gelegenheiten für das Team, zusammenzukommen, Herausforderungen zu lösen und den Arbeitsprozess kontinuierlich zu optimieren.
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Bild: Fokus auf Flow, nicht auf Auslastung!
Die Vorteile der Task-Kanban-Methode
Der Hauptnutzen von Task-Kanban liegt in der effizienten und visuellen Verwaltung von Aufgaben und Arbeitsprozessen. Diese Methode bietet zahlreiche Vorteile, die dazu beitragen, die Produktivität und Qualität der Arbeit in einem Team oder einer Organisation zu steigern. Hier sind die wichtigsten Vorteile von Task-Kanban:
- Transparenz dank Visualisierung: Das Board ermöglicht es allen Teammitgliedern, den aktuellen Status der Aufgaben auf einen Blick zu sehen. Dies fördert Transparenz und Verständnis für den Arbeitsprozess.
- Flexibilität und kontinuierlicher Fluss: Kanban ist äusserst flexibel und kann an die spezifischen Anforderungen und Arbeitsweisen eines Teams oder Projekts angepasst werden. Es gibt keine festen Rollen oder festen Zeitrahmen, was es ideal für verschiedene Branchen und Arbeitsumgebungen macht.
Task-Kanban fördert einen kontinuierlichen Arbeitsfluss, bei dem Aufgaben nach Bedarf bearbeitet werden, anstatt an starre Zeitrahmen gebunden zu sein. Dies ermöglicht es dem Team, flexibel auf Änderungen zu reagieren und die Arbeit nach Priorität zu gestalten.
- Begrenzung der Arbeit in Bearbeitung (WIP-Limit): Durch die Einführung von WIP-Limits in jeder Spalte des Kanban-Boards wird die Überlastung des Teams und negatives Multitasking vermieden. Dies hilft, Engpässe zu reduzieren, den Arbeitsfluss zu stabilisieren und die Effizienz zu steigern.
- Effizienzsteigerung: Durch die Visualisierung des Arbeitsprozesses werden Engpässe und Verzögerungen schnell erkannt und behoben. Durch die Reduzierung von Verschwendung, die Vermeidung von Überlastung und die bessere Priorisierung der Arbeit trägt Task-Kanban dazu bei, die Effizienz in der Aufgabenverwaltung zu steigern. Teams können Aufgaben schneller, effizienter und termintreu erledigen.
- Bessere Zusammenarbeit und Kommunikation: Die Visualisierung der Arbeit auf dem Kanban-Board und die regelmässigen Meetings fördern die Zusammenarbeit im Team und erleichtern die Kommunikation. Teammitglieder haben einen klaren Überblick über die Aufgaben und den Fortschritt anderer.
- Fehlerreduktion und Qualitätsverbesserung: Da Task-Kanban Engpässe und Überlastungen identifiziert, können Probleme frühzeitig erkannt und behoben werden. Dies führt zu einer Reduzierung von Fehlern und einer Verbesserung der Qualität der Arbeit.
- Kontinuierliche Verbesserung: Kanban fördert die kontinuierliche Verbesserung, da die regelmässigen Meetings dazu dienen, den Arbeitsprozess zu überprüfen, Engpässe zu identifizieren und Möglichkeiten zur Optimierung zu finden. Dies führt zu einer stetigen Verbesserung der Arbeitsweise des Teams.
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Bild: Digitales JIRA Kanban Board mit WIP-Limit
Die Regeln im Task-Kanban
Task-Kanban ist eine flexible Methode zur Aufgabenverwaltung, und es gibt keine strengen Regeln, die in jedem Fall eingehalten werden müssen. Stattdessen gibt es einige bewährte Praktiken und Prinzipien, die in der Regel in Task-Kanban-Implementierungen befolgt werden, um die Effizienz und Wirksamkeit der Methode zu maximieren. Hier sind einige dieser Praktiken:
- Visualisierung der Arbeit: Die grundlegende Regel von Kanban ist die Visualisierung der Arbeit. Alle Aufgaben und Arbeitsvorgänge werden auf einem Kanban-Board dargestellt, normalerweise in Form von Karten oder Tickets.
- Begrenzung der Arbeit in Bearbeitung (WIP-Limit): Ein sehr wichtiger Aspekt von Kanban ist die Begrenzung der Arbeit in Bearbeitung. Jede Spalte auf dem Kanban-Board sollte ein WIP-Limit haben, das angibt, wie viele Aufgaben gleichzeitig in dieser Spalte bearbeitet werden können.
- Pull-System: Im Kanban-System werden Aufgaben in der Regel von Teammitgliedern gezogen, wenn sie Kapazität haben und die Arbeit in der „To Do“-Spalte erledigt ist.
- Kontinuierliche Verbesserung: Ein wesentlicher Grundsatz von Kanban ist die kontinuierliche Verbesserung. Das Team sollte regelmässig Meetings abhalten, um den Arbeitsprozess zu überprüfen, Engpässe zu identifizieren und Wege zur Optimierung des Prozesses zu finden.
- Kommunikation: Die Kommunikation im Team ist entscheidend. Alle sollten Zugang zum Kanban-Board haben und regelmässig aktualisieren, um sicherzustellen, dass alle über den aktuellen Status der Aufgaben informiert sind.
- Klare Definitionen: Es ist genau (schriftlich) definiert, wer, wann und wie die Tickets von einer Spalte in die nächste verschieben darf. Es soll auch klar festgelegt werden, was «Done» bedeutet oder wie ein nächstes Ticket aus der «To Do» Spalte ausgewählt wird.
Während diese Praktiken allgemein in Task-Kanban-Implementierungen verwendet werden, ist es wichtig zu betonen, dass die genauen Regeln und Konfigurationen je nach Team und Projekt variieren können. Das Team soll die Kanban-Methode an seine spezifischen Bedürfnisse anpassen und ständig nach Möglichkeiten zur Verbesserung suchen. Die Flexibilität von Task-Kanban ist einer ihrer Hauptvorteile, da sie sich gut an verschiedene Arbeitsumgebungen anpassen kann.
Bereiche, in denen Task-Kanban sinnvoll eingesetzt wird
Task-Kanban eignet sich für eine Vielzahl von Bereichen und Projekten, darunter Softwareentwicklung, Hardwareentwicklung, Prozessentwicklung, Marketing, Kundensupport, Forschung und viele mehr. Überall dort, wo Aufgaben visualisiert und effizient verwaltet werden müssen, kann Task-Kanban eine wertvolle Methode sein.
Unterschiede zur Scrum-Methode
Obwohl Task-Kanban und Scrum beides agile Methoden zur Projekt- und Aufgabenverwaltung sind, gibt es einige wichtige Unterschiede zwischen ihnen:
- Rollen: Scrum hat klare Rollen wie Scrum-Master und Product Owner, während Task-Kanban in der Regel keine festen Rollen vorsieht.
- Planung: Scrum verwendet feste Zeitrahmen für Sprints, während Task-Kanban kontinuierlich arbeitet, ohne feste Zeiteinheiten.
- Änderungen: Scrum ermutigt nicht zu Änderungen während eines Sprints, während Task-Kanban flexibel auf Änderungen reagieren kann.
Zusammenfassung
Insgesamt bietet Task-Kanban eine vielseitige und effektive Methode zur Aufgabenverwaltung, die dazu beiträgt, die Arbeitsprozesse zu optimieren, die Produktivität zu steigern und die Zusammenarbeit im Team zu verbessern. Der Hauptnutzen liegt darin, dass Teams effizienter arbeiten können, indem sie den Arbeitsfluss visualisieren, sich auf den Fluss fokussieren, Engpässe minimieren und kontinuierliche Verbesserungen vornehmen.
Probieren Sie es aus und sehen Sie, wie Task-Kanban Ihren Arbeitsalltag verbessern kann! Wertfabrik hat viel Erfahrung mit Taks-Kanban und unterstützt Sie gerne bei der Einführung. Nehmen Sie mit uns Kontakt auf!
Literatur