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Die Projektleitdokumentation (PID) ist eines der wichtigsten Artefakte im Projektmanagement, welches die Grundlage für das Geschäftsprojekt bildet.
Die Projektleitdokumentation bündelt jene Informationen, die durch das Starten eines Projekts und das Initiieren eines Projektprozesses in einer PRINCE2-gesteuerten Projektumgebung erfasst wurden.
Die Projektleitdokumentation stellt während des gesamten Projekts, sowohl für den Kunden als auch für das Projektteam, einen Referenzpunkt bereit.
Sind Sie auf der Suche nach der Definition von PID im PRINCE2-Kontext? Dann lesen Sie diesen Artikel weiter.
Was versteht man unter einer Projektleitdokumentation (PID)?
Innerhalb eines PRINCE2-Kontexts ist die Projektleitdokumentation (PID) ein logisches Paket von Unterlagen, welches die wichtigsten Informationen auf einer soliden Basis zusammenführt, die zur Initiierung des Projektes notwendig sind, und jene Informationen an alle Projektbeteiligten weitergibt.
Worin besteht der Zweck der Projektleitdokumentation?
Der Zweck der Projektleitdokumentation besteht darin, das Projekt zu definieren, um die Grundlage für dessen Management sowie eine Bewertung seines Gesamterfolges zu bilden.
Die Projektleitdokumentation gibt die jeweilige Richtung und den Umfang des Projektes vor und bildet (zusammen mit dem Stufenplan) den „Vertrag“ zwischen dem Projektleiter und dem Projektvorstand.
Die drei Hauptnutzungsarten der Projektleitdokumentation lauten wie folgt:
- Vergewissern Sie sich, dass das Projekt über eine solide Grundlage verfügt, bevor Sie den Projektausschuss bitten, sich für das Projekt groß zu engagieren.
- Die Projektleitdokumentation fungiert als Basisdokument, anhand dessen der Projektausschuss und der Projektleiter die jeweiligen Fortschritte, potentielle Probleme und laufende Fragen im Hinblick zur Machbarkeit bewerten können.
- Stellen Sie eine einzige Referenzquelle für das Projekt zur Verfügung, damit jene Personen, die der „temporären Organisation“ beitreten, einfach und schnell herausfinden können, worum es bei diesem Projekt geht und wie es verwaltet wird.
Die Projektleitdokumentation ist insofern ein lebendiges Produkt, da es stets den aktuellen Status, die Planung und die Steuerung des Projektes widerspiegeln sollte. Die zusammengesetzten Produkte müssen am Ende jeder Managementphase aktualisiert und neu strukturiert werden, soweit dies erforderlich ist, um den aktuellen Status seiner Bestandteile widerzuspiegeln.
Jene Version der Projektleitdokumentation, mit der die Genehmigung für das Projekt erteilt wurde, bleibt erhalten, auf deren Grundlage die Leistung später beim Abschluss des Projektes bewertet wird.
Zusammensetzung der Projektleitdokumentation
Die Projektleitdokumentation sollte folgendes beinhalten:
. Projektdefinition
Erläuterung darüber, was das Projekt genau erreichen muss (Hintergrund, Projektziele und gewünschte Ergebnisse, Projektumfang und –ausschlüsse, Einschränkungen und Annahmen, Benutzer sowie andere bekannte Interessenten und Schnittstellen).
. Projektansatz
Definieren Sie die Lösungsvariante und den Bereitstellungsansatz.
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. Business Case
Beschreiben Sie die Begründung für das Projekt anhand der geschätzten Kosten, Risiken und Vorteile.
. Struktur des Projektmanagement-Teams
Eine Grafik, die darstellt, welche Personen an dem jeweiligen Projekt beteiligt sein werden.
. Rollenbeschreibungen
Hierin werden die jeweiligen Rollen der Mitarbeiter im Projektmanagement-Team und aller anderen wichtigen Ressourcen beschrieben
. Qualitätsmanagement-Ansatz
Hierin werden die anzuwendenden Qualitätstechniken und -standards sowie die Verantwortlichkeiten für das Erreichen des erforderlichen Qualitätsniveaus beschrieben.
. Änderungssteuerungsansatz
Hierin wird beschrieben, wie und von wem die Produkte des Projekts kontrolliert und geschützt werden.
. Risikomanagement-Ansatz
Hierin werden die anzuwendenden spezifischen Techniken und Standards des Risikomanagements sowie die Verantwortlichkeiten für das Erreichen eines effektiven Risikomanagementverfahrens beschrieben.
. KommunikationsmanagementAnsatz
Hierin werden Personen festgelegt, die an diesem Projekt interessiert sind sowie die Mittel und die Häufigkeit der Kommunikation zwischen ihnen und dem Projektteam.
. Projektplan
Hierin wird beschrieben, wie und wann die Projektziele erreicht werden sollen, indem die wichtigsten Produkte, Aktivitäten und Ressourcen aufgeführt werden, die für das Projekt erforderlich sind. Es bietet eine Ausgangsbasis, anhand derer der Projektfortschritt sowie die jeweiligen Phasen des Projektmanagements überwacht werden kann.
. Projektsteuerungsmittel
Hiermit wird die Steuerung auf Projektebene zusammengefasst, wie z.B. die jeweiligen Grenzen der Managementphase, vereinbarte Toleranzen, Überwachung und Berichterstattung.
. Anpassung von PRINCE2
Eine Zusammenfassung, wie PRINCE2 für das Projekt angepasst wird.
Chronologische Reihenfolge der Projektleitdokumentation
Ableitung der Projektleitdokumentation
Die Projektleitdokumentation enthält jene Informationen, die in der Projektbeschreibung enthalten sind. Tatsächlich erläutert die Projektbeschreibung den Zweck, die Kosten, die Fristen, die Leistungsanforderungen und die Projekteinschränkungen.
Sie wird vor Beginn des Projektes während der Initiierungsphase eines Projektprozesses entwickelt und im gesamten Verlauf des Initiierens eines Projektprozesses zum Erstellen der Projektleitdokumentation und deren Komponenten verwendet.
Anschließend wird sie durch die Projektleitdokumentation ersetzt und nicht beibehalten.
Eine Projektbeschreibung enthält Folgendes:
- Projektdefinition,
- Übersicht über das Geschäftsszenario,
- Projektbeschreibung des Produktes,
- Projektansatz,
- Teamstruktur des Projektmanagements,
- Rollenbeschreibungen,
- Quellenangaben.
Aufgrund dessen sind diese wesentlichen Elemente der Projektbeschreibung in der Projektleitdokumentation enthalten und werden durch neue Elemente ergänzt, die sich ergaben aus:
- Gesprächen mit Anwendern über die jeweiligen Anforderungen,
- Gesprächen mit Lieferanten zur Eingabe von Methoden, Standards und Kontrollen,
- Gespräche mit dem Unternehmen über das Preis–Leistungs–Verhältnis.
Die Projektleitdokumentation besteht aus fast allen Verwaltungsunterlagen aus der Initiierungsphase mit Ausnahme des Nutzenmanagement-Ansatz, da dieser nach dem Projekt zum Leben erweckt wird und nicht mit den anderen Projektunterlagen archiviert wird.
Format und Präsentation der Projektleitdokumentation
Bei der Projektleitdokumentation könnte es sich um Folgendes handeln, und zwar
- um ein einziges Dokument,
- um ein Verzeichnis für eine Dokumentensammlung,
- um eine Sammlung von Informationsquellen in einem Projektmanagement-Tool.
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