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Der unabhängigen Stimmrechtsvertreters ist dazu da, die Stimmen der Aktionäre an der Generalversammlung zu vertreten, sofern sie nicht selbst teilnehmen können oder wollen. Wichtige Voraussetzung ist das Vertrauen gegenüber dem bevollmächtigten Vertreter. Aus diesem Grund wird es im Gesetzt streng und detailliert geregelt.
Gemäss OR 728 muss der Stimmrechtsvertreter unabhängig von der Revisionsstelle sein. Zusätzlich darf der Vertreter nicht Arbeitnehmer in der AG und darf auch kein Mehrheits- oder Hauptaktionär sein. Dazukommt, dass er keine anderen Mandate für die AG ausüben darf, d.h. eine ausnahmslos neutrale Person, welche sich keine Vorteile erschaffen kann. Der Verwaltungsrat des Unternehmens schlägt einen unabhängigen Stimmrechtsvertreter vor, dieser wird dann an der Generalversammlung für ein Jahr gewählt. Eine Wiederwahl ist jederzeit möglich.
Börsenkotierte Aktiengesellschaften sind seit dem Jahr 2014 verpflichtet, einen unabhängiger Stimmrechtsvertreter einzusetzen und den Aktionären zur Verfügung zu stellen.
Von diesem Angebot möchten auch viele nicht börsenkotierte Gesellschaften oder Genossenschaften profitieren. Um von dem Angebot Gebrauch zu machen, ist eine besondere Grundlage in den Statuten erforderlich.
z.B. Stellvertretung ist mit Ausnahme von Organ- und Depotstimmrechtsvertretung gestattet. Der Verwaltungsrat entscheidet über die Anerkennung der Vollmachten.
Der Vertreter wird in der Regel von der Genossenschaft oder Gesellschaft entschädigt.
Um all diesen Vorgaben und Pflichten gerecht zu werden, entscheiden sich viele Unternehmen, einen Rechtsanwalt oder eine Anwaltskanzlei als unabhängigen Stimmrechtsvertreter einzusetzen. Auch wenn die Aktionäre ihren Vertreter nicht persönlich kennen, haben sie so Gewähr für die fachliche Eignung.
Der Vertreter hat lediglich die Pflicht, die von dem Verwaltungsrat gestellte Anträge entweder mit Ja, Nein oder Enthaltung zu beantworten. Aktionäre können Stimmweisungen geben oder nicht
Art. 689d OR bezieht sich nur auf den Depotvertreter und schreibt vor, Weisungen anzunehmen und das Stimmrecht nach einer allgemeinen Weisung zu folgen.
Wegen dieser Rechtslage ist umstritten, wie sich der unabhängige Stimmrechtsvertreter verhalten muss, wenn ihm keine Weisungen erteilt wurden. Einige bevorzugen eine Stimmenthaltung und andere stimmen den Anträgen des Verwaltungsrates zu.
Gemäss Art. 398 Abs. 2 OR ist der Beauftragte zur getreuen und sorgfältigen Besorgung der ihm übertragenen Geschäfte verpflichtet, und der unabhängige Stimmrechtsvertreter muss nach bestem Wissen und Gewissen im Interesse des Vertretenen stimmen und dem mutmasslichen Willen des Vertretenen folgen.
Allgemeine Weisungen
Für während der laufenden Generalversammlung gestellte Anträge kann der Aktionär den Vertreter beauftragen, die Anträge entweder anzunehmen, abzulehnen oder sich zu enthalten. Dies wird im Artikel 700 Abs. 2 & 3 OR geregelt.
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