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Die Organisationsstruktur der ZAS besteht einerseits aus den Leistungsgruppen, die für die Bereitstellung der Leistungen verantwort- lich sind, und anderseits aus Stabsfunktionen für das Unternehmensmanagement (Human- ressourcen, Finanzen, Kommunikation usw.).
Die Gruppen verwalten die Leistungen für Ver- sicherte, Partner und Mitglieder. Diese Struktur ermöglicht es, die Aufgaben und Aktivitäten der ZAS nach dem vom Bund festgelegten Budget zu organisieren und dient als Grundlage für die Unternehmensführung.
Leistungsgruppe 1: Zentrale Leistungen
Diese Leistungen umfassen die Aufgaben, die zent- ral vom eidgenössischen Sozialversicherungssystem der 1. Säule ausgeführt werden müssen. Dies sind:
- die Führung und Konsolidierung der AHV/IV/ EO-Rechnungen;
- die Verwaltung des Geldverkehrs;
- die Verwaltung der Zentralregister;
- die internationale Verwaltungshilfe.
Geldflüsse in der 1. Säule
Die ZAS regelt die Geldflüsse von und zu den Sozialversi- cherungen AHV/IV/EO/FZL und ALV. Die eingehenden Flüsse– bestehend aus den Beiträgen und den Zuwendungen der öffentlichen Hand, beliefen sich für das Jahr 2019 auf 58,7 Milliarden Franken. Die ausgehenden Flüsse, d. h. die Mittel, die den Ausgleichsstellen für die Auszahlung der Sozialleis- tungen, der Subventionen an verschiedene gemeinnützige Institutionen und der individuellen Leistungen sowie für die Überweisung der ALV-Leistungen an das SECO zur Verfügung gestellt werden, beliefen sich im Jahr 2019 auf 61 Milliarden Franken.
Weiterentwicklung der Zentralregister
Die Zentralregister der 1. Säule sind Datenbanken mit wichtigen Informationen unter anderem über die in der Schweiz lebende Bevölkerung und die Empfängerinnen und Empfänger von Renten oder Zuschüssen des Bundes.
Am Ergänzungsleistungsregister wurden Verbesserungen vorgenommen, um über vollständige und plausibilisierte Daten verfügen zu können. So kann der Bund diese Sozialversicherung besser überwachen und steuern. 2019 wurden die Daten erstmals dazu verwendet, um die Auf- teilung der Bundessubventionen zu berechnen, die den Kantonen im Rahmen der Ergänzungsleistungen zufallen.
Die Informatikanwendung SUMEX überprüft jährlich die korrekte Tarifierung und Berechnung von 1,7 Millionen Rechnungen für Sachleistungen der AHV/IV, bevor sie zur Zahlung freigegeben werden. Das Projekt («Modernisie- rung SUMEX») wurde abgeschlossen. Die Weiterentwick- lungen erlauben eine Erleichterung der Wartung sowie die halbautomatische Erfassung der Papierrechnungen.
Die ZAS hat mit der SUVA zusammengearbeitet und deren Online-Rechnungserfassungs-Modul für kleine Lieferanten übernommen. Dadurch konnte der Anteil der E-Rechnungen, der Ende 2018 bei 39,3 % lag, per Ende 2019 auf 45,6 % gesteigert werden. Für die Bearbeitung einer E-Rechnung werden 6 Tage benötigt, gegenüber 30 Tagen für eine Papierrechnung und dies bei geringeren Kosten.
Internationale Verwaltungshilfe
Die internationale Verwaltungshilfe (IVH) bearbeitet einerseits die Einreichung, Koordinierung und Kontrolle der Rentenanmeldungen von in der Schweiz wohnhaften Versicherten, die ein Recht auf ausländische Leistungen geltend machen.
Andrerseits teilt die IVH die Schweizer Versicherungs- zeiten mit und erstellt Kontoauszüge für die im Ausland wohnhaften Versicherten.
Im Jahr 2019 bearbeitete die IVH ein Gesamtvolumen von mehr als 87 000 Anfragen.
Leistungsgruppe 2: Beiträge und Leistungen der Schweizerischen Ausgleichskasse
Die Schweizerische Ausgleichskasse (SAK) verwaltet die AHV-Leistungen für im Ausland wohnhafte Versicherte und sie entscheidet über den Anschluss berechtigter Personen zur freiwilligen AHV/IV- Versicherung. Sie prüft die Rentenanmeldungen und zahlt die zustehenden Leistungen.
AHV-Leistungen
Die Zahl der im Ausland lebenden Personen, die eine AHV-Leistung erhalten, ist von 2018 bis Ende 2019 um 1,7 % auf 936 425 gestiegen. Zu verzeichnen ist eine starke Zunahme der Gesuche von Auslandschweizerinnen und Auslandschweizern (+6,8 %), unerwartet aus Portugal (+77,8 %, d. h. 3034 Gesuche) sowie aus dem Kosovo, seit dem Inkrafttreten des Abkommens (506 Gesuche in vier Monaten).
2019 hat die SAK 468 103 Verwaltungsanfragen bearbeitet, 76 565 via E-Mail, welche kontinuierlich zunehmen. Jede zweite rentenbeziehende Person generiert einen Verwaltungseingriff. Die diesjährige Zufriedenheitsumfrage zeigt ein wachsendes Interesse der Rentenbezügerinnen und Rentenbezüger an der Nutzung einer Onlinekommunikation.
eCourrier
Im Bereich Beitragszahlung für Auslandschweizerinnen und Auslandschweizer wurde als Pilotprojekt die Lösung eCourrier eingeführt. Sie erlaubt die automatische Be- arbeitung der 15 375 eingehenden E-Mails. Es sind noch Weiterentwicklungen notwendig, bevor sie in weiteren Bereichen eingesetzt werden kann.
Partnerschaften und Zusammenarbeit
2019 fand ein reger Austausch statt, um die Zusammen- arbeit mit den Partnern zu verstärken und in den verschiedenen Dossiers Fortschritte zu erzielen (z. B. Um- setzung der freiwilligen Versicherung und Bearbeitung der Lebensbescheinigungen). Die SAK hat eng mit dem BSV zusammengearbeitet und am Auslandschweizerrat teilgenommen. Ferner traf sie sich mit der Ausland- schweizer-Organisation und der Konsularischen Direktion des EDA.
Leistungsgruppe 3: Leistungen im Bereich Invalidität
Die IV-Stelle für Versicherte im Ausland (IVSTA) verwaltet die IV-Akten der im Ausland wohnhaften Versicherten. Sie prüft die Leistungsgesuche, führt die notwendigen Überprüfungen und Gutachten durch, berechnet und bezahlt die fälligen Leistun- gen.
IV-Leistungen
Im Jahr 2019 wurden monatlich 41 314 IV-Renten an Bezugsberechtigte im Ausland ausbezahlt. Der rück- läufige Trend setzt sich, wenn auch schwächer, fort. Dies ist darauf zurückzuführen, dass die Anzahl Neurenten kleiner ist als die Anzahl Personen, die das Rentenalter erreichen und somit von der AHV übernommen werden.
Qualitätsoffensive
Die Praktiken zur Einleitung des Verfahrens für die Gesuche von Versicherten mit Wohnsitz in Europa sind vollständig überarbeitet worden. Die Weiterentwicklung war notwendig, um das Internetportal SWAP (Swiss Web Application for Pension) integrieren zu können.
Das BSV hatte im Rahmen einer Prüfung die Empfehlung abgegeben, dass es eine «unité de doctrine» braucht.
Dementsprechend ist für den Bereich «Leistungsgesuche» eine neue Dokumentationsdatenbank implementiert worden. Zu diesem Zweck mussten über 2000 Artikel zu den Geschäftsprozessen eingesehen werden.
Digitalisierung
Der Produktionsstart des zentralen Ausdrucks der ausgehenden Korrespondenz erfolgte im Rahmen einer Pilotphase bei der IVSTA. Dieser neue Versandkanal ermöglicht das Verschicken klassischer Korrespondenzen sowie verschlüsselter E-Mails. Das kommt auch den Vollzugsorganen AHV/IV für die Datenaustauschplattform SEDEX zugute. Die durchgehende Archivierung bietet je- derzeit eine vollständige Visibilität des Datenaustausches mit der versicherten Person und Einblick in den aktuellen Stand ihres Dossiers. Dieser neue Versandkanal für die Korrespondenz eröffnet den Sachbearbeitenden die Möglichkeit von flexibleren Arbeitsbedingungen sowie des Homeoffice.
Leistungsgruppe 4: Beiträge und Leistungen der Eidgenössischen Ausgleichskasse
Die Eidgenössische Ausgleichskasse (EAK) erhebt die Versicherungsbeiträge an AHV/IV/EO/ALV/FZ/MUV bei der Bundesverwaltung sowie den bundesnahen Institutionen und richtet die entsprechenden Leistungen aus. Sie führt ausserdem eine Familien- ausgleichskasse für die Bundesverwaltung und die weiteren angeschlossenen Unternehmen (FAK-EAK).
Einführung von connect.eak
Die Dossiers aller der EAK angeschlossenen Arbeitgeber sind auf die neue Plattform connect migriert worden. Die zuvor geschulten Arbeitgeber profitieren jetzt von einer neuen Technologie, die den Datenaustausch vereinfacht und ihnen mehr Sicherheit bietet. Auch können sie ihre Zugriffsrechte auf die Plattform selbständig verwalten.
Arbeitsvolumen AHV/IV
Sowohl im Bereich der Beiträge wie bei den AHV/IV- Leistungen sind die Volumen gegenüber dem Jahr 2018 stabil geblieben.
Die Familienausgleichskasse EAK feiert ihr 10-jähriges Bestehen
Zu ihrem 10-jährigen Jubiläum organisierte die FAK-EAK drei Tage der «offenen Tür» und lud ihre Kontaktper- sonen bei den Arbeitgebern ein. Die Besucherinnen und Besucher konnten im Rahmen von Erlebnis-Workshops die Mitarbeitenden der FAK-EAK kennenlernen, sich über ihre Tätigkeit austauschen, Informationen zu den Fachbereichen und den Statistiken erhalten oder Fragen zur Funktionsweise der Prozesse stellen.