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eine Offerte ist Teil eines Beschaffungsvorganges. Der Unternehmer, der eine Offerte erstellt, reagiert damit auf eine Anfrage eines Kunden. Ein Unternehmer, aber auch ein Nichtunternehmer kann eine Offerte anfordern, wenn er an einer Warenlieferung oder einer Dienstleistung interessiert ist. Er kann die Offerte annehmen, muss aber nicht. Damit eine Offerte zustande kommt, muss der potenzielle Kunde angeben, welche Waren oder welche Dienstleistungen er wünscht. Außerdem muss er die Menge der Waren oder den Umfang der Dienstleistungen angeben. Einer Offerte geht also eine Anfrage voraus, die telefonisch, per Fax, elektronisch per E-Mail, durch mündliche Absprache oder schriftlich erfolgen kann. Der Unternehmer, der diese Anfrage erhält, reagiert auf die Anfrage und wird damit zum Anbieter. Er gibt die Offerte ab, das kann
- mündlich
- telefonisch
- per Fax
- per E-Mail
- schriftlich
erfolgen.
Es ist immer sinnvoll, dass ein Unternehmer eine schriftliche Offerte abgibt, denn so verfügt er über Beweismaterial. Der Unternehmer kann eine Offerte schreiben und eine Kopie davon für seine Akten behalten. Er erklärt mit dem Offertenschreiben seine Bereitschaft zur Lieferung von Waren oder zur Erbringung von Dienstleistungen. Unternehmen holen zumeist mehrere Offerten ein, um sie zu vergleichen. Sie prüfen die sie bezüglich der Preise und der Leistungen, um sich für die Offerte mit dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis zu entscheiden und dafür einen Auftrag zu erteilen.