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Ein leerer Tisch fördert die Konzentration
Vermeiden Sie unbedingt das „Parkieren“ von Informationen auf Ihrer Arbeitsfläche nach dem Motto „Das muss ich mir später noch einmal genauer ansehen“. Denn das dauernde Durchsehen von Dokumenten, bevor es zu einer Entscheidung kommt, gehören zu den schlimmsten Zeitfressern bei der Arbeit! Und zudem, Dokumente auf Ihrem Schreibtisch verringern Ihre Konzentration massiv.
Automatisieren Sie anhand der folgenden vier Fragen Ihre Entscheidung, was mit einem neuen Dokument geschehen soll. Fragen Sie sich immer:
- Kann ich es wegwerfen?
- Wenn nein: Kann ich es weiterleiten?
- Wenn nein: Gehört es in die Ablage?
- Wenn nein: Wie werde ich es bearbeiten?
Wichtig: Lassen Sie sich keine Wahl. Es gibt nur diese vier Möglichkeiten!
Entscheidung 1: Was Sie wegwerfen
Machen Sie den Papierkorb zu Ihrem besten Freund im Kampf gegen die Papierflut. Werfen Sie alles weg, was Sie unproblematisch ersetzen können (Zeitschriften, Kataloge und anderes Info-Material) oder was für Sie von geringem Wert oder Interesse ist (Einladungen zu Anlässen, Kopien zur Kenntnis, Firmendokumentationen).
Entscheidung 2: Was Sie weiterleiten
Weiterleiten ist fast so praktisch wie Wegwerfen: Sie bekommen mit wenig Aufwand Papier vom Schreibtisch. Leiten Sie alles sofort weiter, was in den Aufgabenbereich anderer fällt (notieren Sie das entsprechende Kürzel auf dem Blatt, und geben Sie es in den Ausgangskorb). Falls Sie die Erledigung überprüfen wollen, machen Sie sich eine Aufgabe in Outlook, aber nur wenn die Sache wichtig ist.
Möglichkeit 3: Was Sie ablegen
Alles, was keine Bearbeitung erfordert, was Sie aber auch nicht wegwerfen oder weiterleiten können, gehört in Ihren Ablagekorb. Vermerken Sie das entsprechende Ablagekürzel auf dem Blatt, zum Beispiel: Ablage Verträge und eventuell auch einen Fristvermerk wie beispielsweise Ende 2017 vernichten.
Möglichkeit 4: Was Sie bearbeiten
Übrig bleiben die Aufgaben, die Sie selbst erledigen müssen. Unterscheiden Sie hier konsequent zwischen:
a) Aufgaben, die Sie nach dem Sofort- Prinzip erledigen können. Das heisst: Alles was nicht länger als 3 Minuten dauert, sofort erledigen und sofort zu Ende bearbeiten. Solche Aufgaben sind es nicht Wert, ein zweites Mal in die Hand genommen oder auf Aufgabenlisten geführt zu werden. Denn dies dauert nachweislich länger, als die sofortige Erledigung.
b) Aufgaben, die Sie nicht sofort erledigen können. Planen Sie diese konsequent mit Hilfe des Kalender, der Aufgabenliste oder eines anderen Planungswerkzeugs.