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Sowohl in Bezug auf die Kompetenzorientierung als auch auf das dialogische, das kooperative und das prozessorientierte Lernen spielt ein Aufzeichnungsinstrument in allen Unterrichtseinheiten eine wichtige Rolle. Dies kann eine Sammelmappe, ein Lernjournal, ein Skizzen- und Notizheft oder auch eine digitale Plattform sein. In diesem Instrument werden direkte Aufzeichnungen während des Prozesses gemacht. Es werden Reflexionen verfasst und die gemachten Erfahrungen können, falls gewünscht, beurteilt werden. Das Aufzeichnungsinstrument dient immer auch als Mittel zur Kommunikation und als Hilfe für den Dialog zwischen Lehrperson und Lernenden, aber auch zwischen einzelnen Lernenden.
Hilfreich sind bei der Arbeit mit solchen Aufzeichnungsinstrumenten Unterscheidungen nach den drei Ebenen aus dem Modell von Peters & Inthoff (2016): Die direkte, aktionale Nutzung umfasst z.B. Notizen, Skizzen, Fotos von Teilschritten oder Materialproben; die rückblickende Reflexion enthält sprachliche Auseinandersetzungen; bei der Schluss- oder Metareflexion werden einzelne Teile aus der Dokumentation für Präsentationen und/oder Begutachtungen ausgewählt.
Eine transparente Situierung innerhalb dieses Drei-Ebenen-Modells sowie klare Aufträge helfen bei der gezielten Nutzung der Workbooks, Lernjournale oder Sammelkisten. Anregungen zum Beispiel in Form von Satzanfängen wie „Heute habe ich festgestellt, beobachtet, erkannt usw., dass…“ helfen den Lernenden dabei, ihren Lernprozess festzuhalten. Über das Ganze gesehen ist es sinnvoll, die Anlage der Dokumentation zu variieren. Dabei ist zu beachten, dass eine offene Struktur das Dokumentieren des Lernprozesses sowohl anregend sein als auch überfordernd wirken kann und dass klare Vorgaben und genaue Vorstellungen der Dokumentation vereinfachend wirken aber auch individualisierte Prozesse verhindern können.