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Tenue de procès-verbaux et transcription
Les organisations, associations et entreprises multilingues et actives au niveau international ont parfois besoin de procès-verbaux ainsi que de retranscriptions d'enregistrements de séances, de négociations, d'interrogatoires et d'entretiens téléphoniques en langue étrangère.
Les procès-verbaux et retranscriptions ne peuvent souvent pas être tenus ou effectuées par le personnel de l'entreprise pour différents motifs tels que la confidentialité, l'absence de compétences linguistiques ou de ressources.
Nous mettons à disposition de nos clients des rédacteurs de procès-verbaux expérimentés et de langue maternelle pour les séances et procédures internes (séances du conseil d'administration, de la direction, du comité de projet, procédures disciplinaires, procédures de commissions spécialisées, etc.)
Nous mettons volontiers à votre disposition nos services efficaces de transcription pour la retranscription d'enregistrement de séances, de négociations, d'interrogatoires, d'auditions ou d'entretiens téléphoniques que vous ne pouvez pas effectuer vous-même (confidentialité, manque de compétences linguistiques, manque de ressources).
Dans le cadre d'une procédure d'arbitrage de l'ICC s'étant tenue sur plusieurs jours, LT Lawtank a enregistré et retranscrit des auditions de témoins afin d'en établir des des procès-verbaux détaillés. En raison du caractère international de l'affaire, les auditions des témoins se sont déroulées en allemand, en anglais et en turc.
L'objet de la procédure impliquait en outre l'utilisation d'un jargon très technique. Grâce à ses jurilinguistes multilingues, LT Lawtank a été en mesure d’apporter un soutien professionnel à la procédure et d'établir les procès-verbaux avec précision et rapidité.
Dans le cadre d'une procédure disciplinaire interne s'étant tenue sur plusieurs jours, LT Lawtank a établi les procès-verbaux des auditions, qui étaient de deux types :
- Procès-verbaux rédigés durant l'audition, sans enregistrement ni transcription, avec relecture et validation directement à la fin de la séance ;
- Procès-verbaux détaillés avec enregistrement durant l'audition puis transcription ultérieure.
Les auditions se sont déroulées en anglais et exigeaient la plus haute discrétion. Etant donné l'absence de règlement détaillé relatif à la procédure, LT Lawtank a joué un rôle consultatif visant à assurer le respect des prescriptions légales dans le cadre des auditions.
Une importante association professionnelle nationale dispose de son propre système disciplinaire et introduit des procédures devant respecter les exigences minimales du droit fondamental en cas de violation des règles de conduite par ses membres.
Après l'accompagnement juridique de la réorganisation du système juridique de l'association, LT Lawtank assure, dans le cadre des procédures en cours, la tenue de procès-verbaux en cas d'auditions et de négociations dans les langues officielles.
Les enregistrements d'auditions de témoins dans le cadre de procédures disciplinaires internes à une association ou à une entreprise doivent être transcrits dans un premier temps puis traduits dans les différentes langues des membres de la commission disciplinaire.
Une entreprise suisse alémanique a élu un membre francophone dans son conseil d'administration, mais ne dispose pas de personnel adéquat pour le secrétariat et charge LT Lawtank de la tenue du procès-verbal des séances importantes (représentant d'un corporate secretary).