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L'environnement Office utilisé à l'heure actuelle dans l'administration doit être remplacé, car d'importantes applications sont arrivées à la fin de leur cycle de vie et ne seront plus prises en charge par Microsoft à l'horizon 2026.
Les nouveaux produits ne seront disponibles que sous forme de solutions en nuage public ("cloud"). Des mesures techniques devront être prises lors de la migration pour éviter que des tiers malintentionnés n'aient accès aux données. Les utilisateurs auront en outre l'interdiction de sauvegarder des données sensibles et documents confidentiels dans le nuage de Microsoft. La Confédération continuera à gérer et à enregistrer les courriels et les calendriers des collaborateurs dans ses propres centres de données.
Le remplacement de la suite Office utilisée à l'heure actuelle sera fer par étapes et devrait se terminer fin 2025.
Réduire la dépendance
L'administration fédérale dépend aujourd'hui des produits Office de Microsoft. "À l'heure actuelle, un changement de fournisseur comporterait trop de risques et nécessiterait un déploiement de ressources trop important en raison des nombreux liens existant avec des applications spécialisées", estime le gouvernement.
Mais la recherche d'une autre solution se poursuivra, en vue de réduire à moyen et long terme la dépendance de la Confédération. La Chancellerie fédérale examine également s'il existe des solutions dites "open source".
Des voix critiquent régulièrement l'achat de services numériques par la Confédération à des fournisseurs étrangers. En septembre dernier, Berne a conclu des contrats pour des services de cloud public d'un montant de 110 millions de francs avec les firmes américaines Amazon, IBM, Microsoft et Oracle, ainsi que l'entreprise chinoise Alibaba. Une procédure juridique est toutefois en cours devant le Tribunal administratif fédéral.
La raison de l'attribution du marché aux cinq géants de l'Internet tient essentiellement au prix. Berne se défend généralement en faisant valoir qu'il n'existe pas de solutions en Suisse offrant les mêmes services.