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QR-fattura: gestione e creazione
Quali informazioni contiene un codice QR? Quali sono le prescrizioni sul layout da rispettare per la QR-fattura? La fattura deve essere perforata? Qui troverete le risposte a queste e molte altre domande sulla corretta gestione e realizzazione della QR-fattura.
Domande e risposte
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La QR-fattura è composta da una
- lettera di fatturazione, contenente ad esempio i dettagli delle voci della fattura
- sezione di pagamento con codice QR e ricevuta.
Il codice QR contiene tutte le informazioni di pagamento necessarie in forma codificata e scansionabile. Tutte queste informazioni sono anche stampate in forma di testo.
La lettera di fatturazione e la sezione pagamento con codice QR e ricevuta possono essere riportati su una pagina / un foglio o su fogli/pagine separati.
In entrambi i casi la sezione pagamento con codice QR e ricevuta deve essere posta in fondo alla pagina.
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Tutte le linee guida e le raccomandazioni sul layout sono consultabili nel documento «Il link si apre in una nuova finestra Implementation Guidelines svizzere per QR-fattura» e nella «Il link si apre in una nuova finestra Style Guide QR-fattura».
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Il codice QR contiene, tra l’altro
- informazioni sul beneficiario
- informazioni sul debitore
- l’importo della fattura
- la valuta (CHF o EUR), ecc.
Per un elenco completo delle informazioni contenute, si rimanda alle «Il link si apre in una nuova finestra Implementation Guidelines svizzere per QR-fattura».
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Sì, se si invia la QR-fattura in forma cartacea, questa deve essere perforata.
Se inviate le QR-fatture al destinatario per e-mail in formato PDF, queste devono essere dotate di linee che delimitano la sezione pagamento e la ricevuta e del simbolo di una forbice. Questo segnala al debitore che la sezione pagamento e la ricevuta devono essere separate da un taglio se la QR-fattura viene inoltrata per posta a un istituto finanziario per il pagamento o saldata in una filiale della Posta.
Si prega di notare
che le QR-fatture in formato PDF sono particolarmente adatte per i pagamenti tramite e- o m-banking, meno per le transazioni di pagamento su carta allo sportello o per ordini di pagamento.
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No, non offriamo un servizio di ordinazione di carta A4 perforata. Tuttavia, è possibile acquistarla presso la maggior parte delle copisterie, dai negozi di forniture per ufficio o sul Il link si apre in una nuova finestra Postshop.
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Ci sono tre tipi di QR-fatture:
QR-fatture con IBAN QR e riferimento QR
che prendono il posto della polizza di versamento arancione con riferimento PVR. Il riferimento QR ha la stessa struttura del riferimento PVR (26 caratteri numerici seguiti da una cifra di controllo). Corrisponde allo standard svizzero e può essere utilizzato solo per le QR-fatture per i pagamenti nazionali (CH e Liechtenstein).
QR-fatture con IBAN senza riferimento
che sostituiscono la polizza di versamento rossa (PV).
QR-fatture con IBAN e Creditor Reference
La Creditor Reference (chiamata anche «Structured Creditor Reference», SCOR) inizia con le lettere «RF» seguite da 5 a 25 caratteri. È conforme allo standard internazionale ISO 11649 e può quindi essere utilizzata anche per il traffico internazionale dei pagamenti.
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Sì, su tutte le QR-fatture è possibile ora stampare messaggi. Finora non esisteva alcuna possibilità di inserire messaggi sulle odierne polizze di versamento arancioni con riferimento (PVR).
Si precisa che il messaggio deve essere stampato a destra del codice QR e che è contenuto anche nel codice QR. Non sono ammesse aggiunte a mano al messaggio.
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No, queste informazioni possono essere inserite anche a mano. A tal fine, sulla sezione pagamento e sulla ricevuta devono essere apposti campi non colorati con marcature angolari.
Maggiori informazioni in merito sono disponibili nelle «Il link si apre in una nuova finestra Implementation Guidelines svizzere per QR-fattura».
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Secondo l’Ordinanza della FINMA sul riciclaggio di denaro è necessario farlo solo se la QR-fattura viene saldata in una filiale della Posta.
Tuttavia, si raccomanda di fornire sempre l’indirizzo completo.
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Sì, il nome (e in via opzionale l’indirizzo) del debitore e l’importo devono essere aggiunti a mano, anche a posteriori, se tali informazioni non sono già stampate sulla sezione pagamento e sulla ricevuta. In questo caso, occorre aggiungere queste informazioni nei campi con i marcatori angolari.
Le comunicazioni scritte a mano non sono tuttavia consentite.
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Sotto «Informazioni di fatturazione» è possibile inserire, in forma standardizzata e strutturata, informazioni opzionali come il numero IVA dell’emittente della fattura o l’importo dell’IVA. Questi dati possono essere registrati automaticamente dal software di contabilità.
Le informazioni di fatturazione sono quindi utilizzate dal destinatario della fattura per automatizzare la contabilità creditori se a tale scopo è previsto l’utilizzo di un software.
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Il riferimento QR corrisponde sostanzialmente all’attuale riferimento PVR, con la differenza che viene usato su una QR-fattura e non sulla polizza di versamento arancione. I numeri di riferimento PVR esistenti possono quindi essere ripresi pari pari per le vostre QR-fatture: ciò facilita la transizione dalla PVR alla QR-fattura. Come in precedenza, il riferimento QR è usato per attribuire facilmente i pagamenti in entrata alla fattura corrispondente.
L’IBAN QR è un IBAN (International Bank Account Number) speciale da usare sulle QR-fatture con riferimento QR. Il vostro IBAN QR vi è stato comunicato da PostFinance. Se non conoscete questo dato, rivolgetevi alla vostra o al vostro consulente clienti.
Importante
Se emettete una QR-fattura con riferimento QR, è obbligatorio indicare il vostro IBAN QR.