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Un projet ne doit pas seulement être lancé (voir 'Retraite inaugurale' et 'Meeting kick-off') mais aussi achevé activement. C'est important pour pouvoir terminer un projet et en démarrer un nouveau.
Au terme d'un projet, sa structure est dissoute. Chaque participant/e suivra vraisemblablement un autre chemin à l'avenir. Certains membre de l'équipe quittent l'institution, d'autres démarrent un nouveau projet dans une autre équipe au sein de l'institution.
Chacun des participants a investi beaucoup d'énergie pour constituer une équipe soudée. Au sein de cette équipe se sont formées des relations qui sortent parfois du cadre du projet. La dissolution d'une équipe est également synonyme d'adieux. Ces derniers devraient toujours être planifiés, par exemple en organisant une rétrospective commune au sein de l'équipe.
Le mieux est de terminer le projet par une fête de clôture (budgétée) qui marquera la fin officielle du projet pour toutes les personnes impliquées ainsi que pour l'institution responsable. Invitez toutes les personnes qui étaient présentes au meeting kick-off ainsi que celles qui ont joué un rôle actif durant le déroulement du projet.
Vous renoncez à dissoudre activement la structure de l'équipe et à fêter la fin du projet parce que:
Si vous dissolvez activement la structure du projet en mettant en exergue la qualité du travail fourni par vos collaborateurs et les personnes impliquées ainsi que l'estime que vous leur portez, vous encouragerez toutes ces personnes à collaborer à un nouveau projet. L'institution perdra de ce fait moins de forces de travail qualifiées et les partenaires resteront motivés pour collaborer à d'autres projets.
Si vous fêtez la clôture de votre projet:
Formes possibles d'une fête de clôture: