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Das SEM betreibt in Zusammenarbeit mit dem Bundesverwaltungsgericht ein automatisiertes Informations- und Dokumentationssystem. Darin werden in verschiedenen Datenbanken sachbezogene Informationen und Dokumentationen aus dem Aufgabenbereich des SEM und des Bundesverwaltungsgerichts gespeichert. Sofern es erforderlich ist, können auch in den Texten enthaltene Personendaten, namentlich Personalien, sowie besonders schützenswerte Personendaten gespeichert werden.  Auf Datenbanken, die besonders schützenswerte Personendaten enthalten, haben nur Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des SEM und des Bundesverwaltungsgerichts Zugriff. Datenbanken, die vorwiegend sachbezogene, aus öffentlichen Quellen entnommene Informationen enthalten, können auf Gesuch hin mittels Abrufverfahren externen Benutzerinnen und Benutzern zugänglich gemacht werden. Der Bundesrat regelt die Einzelheiten, namentlich den Zugriff auf das System und den Schutz der darin erfassten Personendaten. Fassung des dritten Satzes gemäss Anhang 1 Ziff. II 5 des Datenschutzgesetzes vom  25. Sept. 2020, in Kraft seit 1. Sept. 2023 (AS 2022 491; BBl 2017 6941). Fassung gemäss Anhang Ziff. 4 des Verwaltungsgerichtsgesetzes vom 17. Juni 2005,  in Kraft seit 1. Jan. 2007 (AS 2006 2197 1069; BBl 2001 4202). Fassung gemäss Anhang 1 Ziff. II 5 des Datenschutzgesetzes vom 25. Sept. 2020, in Kraft seit 1. Sept. 2023 (AS 2022 491; BBl 2017 6941).

En collavuraziun cun il Tribunal administrativ federal maina il SEM in sistem d’infurmaziun e da documentaziun automatisà. En quel vegnan arcunads en differentas bancas da datas infurmaziuns e documentaziuns che sa refereschan a la chaussa e che appartegnan al champ d’incumbensas dal SEM e dal Tribunal administrativ federal. Sche quai è necessari, pon er vegnir arcunadas datas persunalas ch’èn cuntegnidas en ils texts, particularmain persunalias, sco er datas persunalas spezialmain sensiblas.  A bancas da datas che cuntegnan datas persunalas spezialmain sensiblas, han access mo ils collavuraturs dal SEM e dal Tribunal administrativ federal. Bancas da datas che cuntegnan oravant tut infurmaziuns che sa refereschan a la chaussa e che derivan da funtaunas publicas pon – sin dumonda – vegnir rendidas accessiblas ad utilisaders externs cun agid d’ina procedura d’invista. Il SEM regla ils detagls, particularmain l’access al sistem e la protecziun da las datas persunalas ch’èn registradas en tal. Versiun da la terza frasa tenor la cifra II 5 da l’agiunta 1 da la LF dals 25 da sett. 2020 davart la protecziun da datas, en vigur dapi il 1. da sett. 2023 (AS 2022 491; BBl 2017 6941). Versiun tenor la cifra 4 da l’agiunta da la LF dals 17 da zer. 2005 davart il Tribunal administrativ federal, en vigur dapi il 1. da schan. 2007 (AS 2006 2197 1069; BBl 2001 4202). Versiun tenor la cifra II 5 da l’agiunta 1 da la LF dals 25 da sett. 2020 davart la protecziun da datas, en vigur dapi il 1. da sett. 2023 (AS 2022 491; BBl 2017 6941).