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Da dove proviene il metodo
Makigami significa "rotolo di carta" in giapponese. Si tratta di un metodo strutturato che registra e aiuta ad analizzare tutte le perdite che si verificano nel processo a valore aggiunto.
Questo è il punto centrale
Il Makigami è una tecnica di mappatura dei processi. I miglioramenti con Makigami hanno un effetto sui tempi di lavorazione, sugli errori, sulla stabilità del processo, sui costi, ecc.
Questo metodo viene spesso utilizzato per processi in cui il prodotto o il servizio non è immediatamente evidente, come ad esempio nei reparti amministrativi, negli ospedali o nei laboratori.
È un lavoro di gruppo che coinvolge tutti gli attori del processo.
La durata di un'analisi Makigami dipende dalla complessità del processo e dall'esperienza dei partecipanti.
Questa è la procedura
Analisi in 6 passi:
Fase 1: Preparazione
- Selezionare un processo e definire chiaramente i punti di inizio e fine
- Identificare i membri del team che parteciperanno all'analisi: includere tutte le discipline, senza dimenticare fornitori e clienti.
- Trova tutti i media
Fase 2: Descrivere lo stato attuale del processo rendendo visibile l'invisibile.
- Identificare tutti gli attori del processo nella colonna di sinistra, a partire dal cliente.
- Descrivere tutte le attività cronologicamente per ogni attore in dettaglio: l'attività o l'azione dell'attore in forma di verbo e il soggetto. Ad esempio: nella posizione [Vendita] [Riceve richiesta] impostare [Vendita] [Conferma ricezione].
- Trascinare le linee di comunicazione da un'attività all'altra: Chi trasmette cosa a chi? È possibile utilizzare i codici colore per indicare se le informazioni sono sempre corrette, puntuali e complete (verde) o, al contrario, se c'è una discrepanza (rosso).
- Per ogni attività, valutare il tempo necessario (inizio e fine dell'attività) e i colli di bottiglia.
- Raccogliere tutti i documenti, i sistemi e i dati utilizzati in questo processo.
Fase 3: Distinguere il valore dalle perdite
- Come team, distinguere tra le attività necessarie e quelle che possono essere eliminate, le attività problematiche in cui il team è diviso in termini di utilizzo, e le attività non problematiche che hanno scarso potenziale di miglioramento.
- Calcolare quale proporzione di tempo ha valore.
Fase 4: Sviluppare e visualizzare la situazione ideale
- Eliminando tutte le attività senza valore aggiunto, il team modella il nuovo processo aggiungendo il massimo valore al processo.
- Il team determina quindi come passare dal processo attuale al processo ideale.
Fase 5: Creare e attuare un piano di miglioramento dettagliato
- Un piano dettagliato di chi fa cosa e quando per ogni attività viene preparato dal team e convalidato dai responsabili.
- Aggiornare gli standard e fornire la formazione necessaria.
Fase 6: Continuare a migliorare - Una volta attuato il piano di miglioramento, continuare a identificare il potenziale di miglioramento attraverso workshop o idee kaizen.