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Im Entscheid hat das BGer die Grundsätze zur geschäftsmässigen Begründetheit von Aufwand dargelegt. Strittig waren Repräsentationsspesen, zur Hauptsache Konsumationsspesen des geschäftsführenden Alleinaktionärs.
(E. 3.2) Die Frage, ob ein Aufwand geschäftsmässig begründet ist, beantwortet die Betriebs- oder Unternehmungswirtschaftslehre. Geschäftsmässig begründet sind Kosten, wenn sie aus unternehmungswirtschaftlicher Sicht vertretbar erscheinen; nach der Rechtsprechung sind Aufwendungen dann geschäftsmässig begründet, wenn sie mit dem erzielten Erwerb unternehmungswirtschaftlich in einem unmittelbaren und direkten (organischen) Zusammenhang stehen [Zitate]. Somit muss alles, was nach kaufmännischer Auffassung in guten Treuen zum Kreis der Unkosten gerechnet werden kann, steuerlich als geschäftsmässig begründet anerkannt werden. Dabei spielt es keine Rolle, ob ein Betrieb auch ohne den infrage stehenden Aufwand ausgekommen wäre und ob dieser Aufwand im Sinne einer rationellen und gewinnorientierten Betriebsführung zweckmässig war [Zitate]. Nicht dazu zählen namentlich Aufwendungen, welche die Gesellschaft einzig für den privaten Lebensaufwand des Aktionärs oder einer ihm nahestehenden Person erbringt. Sie dürfen nicht unter dem Vorwand von Geschäfts- oder Repräsentationsspesen als Geschäftsaufwand verbucht werden [Zitate].
(E. 3.4) Die steuerpflichtige Unternehmung muss somit auf Verlangen über die geschäftsmässige Begründetheit Auskunft geben können [Zitate]. Von dieser Pflicht wird sie auch dann nicht entbunden, wenn die Steuerbehörde die geschäftsmässige Begründetheit bestimmter Auslagen in einer früheren Steuerperiode bejaht hat. Nach ständiger Praxis des Bundesgerichts kommt einer Veranlagung bei periodischen Steuern nur für die betreffende Periode Rechtskraft zu; die tatsächlichen und rechtlichen Verhältnisse können daher in einem späteren Veranlagungszeitraum durchaus anders gewürdigt werden [Zitate]. Ist die steuerpflichtige Person ihrer Aufzeichnungs- und Belegpflicht nicht oder nur mangelhaft nachgekommen und in der Folge nicht in der Lage, ein Auskunftsbegehren der Steuerbehörde betreffend erhebliche Einzeltatsachen (schlüssig) zu beantworten, liegt eine Verfahrenspflichtverletzung (Art. 126 DBG) vor. Daraus kann ein Untersuchungsnotstand resultieren, der die Steuerbehörde zur Ermessensveranlagung berechtigt [Zitate].
Vorliegend wurden die geltend gemachten Spesen bei der AG nur in einem stark reduzierten Umfang akzeptiert, weil die Angaben auf den Belegen nicht den Anforderungen des Musterspesenreglements entsprachen. Danach sind bei Einladungen von Drittpersonen neben dem Datum der
Einladung und dem Namen sowie Ort des Lokals zusätzlich die Namen der
anwesenden Personen und den Geschäftszweck der Einladung zu vermerken
(vgl. Ziff. 5.1 des SSK KS 25 vom 18. Januar 2008, Muster-Spesenreglemente für Unternehmen
und für Non-Profit-Organisationen).