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1. Les réflexions suivantes portant concrètement sur les effets possibles de Justitia 4.0 pour les études d'avocat en Suisse sont complétées par des principes directeurs applicables à Justitia 4.0, qui ont été élaborés (allemand, français) et présentés pour discussion par Me Christian Laux et Me Claudia Schreiber en avril/mai 2020.
2. Dans le cadre de Justitia 4.0, certaines tâches sont externalisées par les autorités à des avocats. Cela comprend, entre autres, le scannage de documents analogiques pour leur transmission électronique aux autorités. Scanner n'est pas la même chose que copier. La numérisation est un processus exigeant, sujet à des erreurs et coûteux. Questions: quelles sont les règles à respecter par l’avocat lors de la numérisation de documents analogiques (devoir de diligence)? La directive technique Resiscan (TR Resiscan)? S’il n’y avait pas obligation de respecter intégralement la TR Resiscan, quelles sont concrètement les prescriptions de la TR Resiscan qui ne doivent pas être respectées?
3. Une autre tâche externalisée par les autorités à des avocats est l'impression de dossiers pour la partie représentée par un avocat, qui ne travaille pas ou ne peut pas travailler elle-même avec les documents numérisés. Dans le cas de documents juridiques, cela peut s’avérer tout à fait simple dans le meilleur des cas. Les moyens de preuves électroniques telles qu'un courrier électronique signé au format .eml (qui rend plus visibles les caractéristiques de la signature et l'en-tête du courriel) ou éventuellement un fichier .jpg (visualisation et transmission supplémentaires des métadonnées du fichier) demandent davantage de travail. De la part des autorités, certains documents seront "authentifiés" avant d'être transmis sous format papier à la partie non représentée par un avocat. Pour les avocats, la question est la suivante: à quelles exigences faut-il s'attendre pour cette conversion de "l’électronique au papier" (devoir de diligence)?
4. Estimation des coûts induits pour l’étude d'avocat: un aperçu des tâches externalisées par les autorités aux avocats ainsi que des nouvelles tâches découlant directement ou indirectement de Justitia 4.0 est essentiel pour l'estimation des coûts induits. Il serait naïf d’admettre que la "digitalisation" effectuée dans l’étude d’avocat entraînerait en soi une réduction des coûts et du travail.
5. Si des tâches sont externalisées à des avocats, la question de l'indemnisation se pose. En Allemagne, la BRAK (Association fédérale des avocats) n'a pas encore réussi à relier le scanning à une demande d'indemnisation fondée sur les dispositions légales régissant la rémunération (voir la loi allemande sur les honoraires des avocats, RVG). Un scan effectué selon TR Resiscan coûte environ 90 centimes par page (calcul du coût total effectué par l’étude d’avocat Schreiber, juin 2020). A titre de comparaison, le coût des photocopies nécessaires peut être facturé à 40 centimes l’unité. La conversion de "l’électronique au papier" doit aussi être indemnisée si le client représenté par un avocat ne consulte pas ou ne peut pas consulter les dossiers sous forme électronique.
6. Les moyens de preuves électroniques sont différents des moyens analogiques. Alors qu'aujourd'hui les preuves électroniques (par exemple les courriels) ne sont souvent disponibles que sous forme analogique, les preuves électroniques seront de plus en plus utilisées dans les procédures à l'avenir. Les études d’avocat devront également être en mesure dans le futur de traiter avec soin les moyens de preuves électroniques. Des connaissances de base en matière forensique digitale sont indispensables à cet effet.
7. Les moyens de preuves électroniques se présentent sous toutes sortes de formats: fichiers msg pour courriels, fichiers Access (bases de données), fichiers Word et XML signés, etc. La conversion de fichiers en d'autres formats est un processus complexe qui implique toujours des modifications de fichiers. Pour les études d'avocat, il est donc essentiel qu'avec Justitia 4.0, aucun numerus clausus de formats de fichiers ne soit introduit. Il est également crucial que la plateforme de réception de Justitia 4.0 ne modifie pas les moyens de preuves électroniques déposés.
8. La gestion des dossiers change aussi dans l’étude d’avocat électronique, qui accompagne Justitia 4.0. Une séparation de l'infrastructure de stockage des moyens de preuves électroniques et de celle stockant les documents restants de l’étude devient impérative, notamment si des contenus pertinents doivent être stockés, par exemple dans le cadre d'une procédure pénale (responsabilité pénale de la mise sur le marché via un serveur) ou si l’effacement de documents doit être garanti. La gestion des métadonnées est également d’importance pour pouvoir contrôler quel destinataire doit avoir connaissance de quelles métadonnées de fichier - ou ne doit pas en avoir connaissance du tout.
9. Le projet de portail central de Justitia 4.0 permettra de gérer et de transmettre des données (y compris, probablement, des données personnelles particulièrement sensibles et des données relevant du secret professionnel) relatives à des avocats, à leurs clients ainsi que des données liées à des procédures – et ce dans toute la Suisse. Une base légale formelle devrait régler le point de savoir qui peut traiter quelles données. Par exemple, une autorité de contrôle des avocats serait-elle autorisée à consulter les métadonnées du système pour déterminer si un avocat a déjà manqué un délai à une autre occasion?
10. Si avec Justitia 4.0 devait être introduite une obligation de dépôt de documents sous forme électronique, les dépôts auprès des autorités judiciaires ne pourraient être effectués que par voie électronique, via une plateforme centrale, dans le délai imparti. Un téléversement via une telle plateforme web peut échouer pour diverses raisons. Un navigateur peut causer des problèmes dans l'échange avec la plateforme. La plateforme elle-même peut présenter des dysfonctionnements. La recherche de la cause d'un dysfonctionnement n'est souvent pas tâche facile, même pour les développeurs. Il est donc essentiel pour les avocats que le fardeau de la preuve ne leur soit imposé en aucun cas pour le non-fonctionnement de la plateforme centrale. Si celle-ci ne fonctionne pas, il faut toujours disposer d'un moyen alternatif permettant une transmission (électronique et sous format papier) dans les délais et sans perte de temps. Le dépannage est de la responsabilité des opérateurs de la plateforme.
11. A l'avenir, les décisions/jugements seront publiés sous forme électronique. Certains arrêts doivent pouvoir être consultés dans leur forme originale, même après des décennies. Cela soulève la question de savoir comment tous ces jugements/décisions signés électroniquement seront transférés vers un système d'archivage à long terme, électronique et approprié, qui permettra une validation (qui a signé le jugement? Le jugement a-t-il été modifié après sa signature? etc.), ce même des décennies plus tard. Actuellement, les autorités ne stockent pas systématiquement les jugements/décisions de manière durable; souvent une évaluation est effectuée au préalable (par exemple, stockage d'un échantillon ou d'une sélection de jugements/décisions). Aujourd'hui, il est possible pour les parties de conserver durablement un jugement sous format papier. Par contre, un fichier électronique ne peut être lu en permanence qu’à condition d’avoir été transféré dans un archivage électronique à long terme.