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L'archiviazione di dati da database è da tempo un problema frequentemente discusso nell'ambito dell'archiviazione digitale. Le applicazioni supportate da database, le cosiddette applicazioni specialistiche, sono molto diffuse nelle amministrazioni e sono anche relativamente vecchie dal punto di vista della storia dell'IT. Di conseguenza, questi dati sono spesso tra le prime offerte digitali che gli archivi ricevono.
Il 6 dicembre 2010 il KOST ha discusso le questioni relative alla valutazione delle banche dati in un colloquio con esperti di vari archivi. Nella prima parte, tre archivi hanno presentato le loro esperienze con la valutazione e l'archiviazione delle banche dati: l'Archivio federale svizzero (Krystyna Ohnesorge e Jérémie Leuthold), l'Archivio di Stato di Zurigo (Reto Weiss) e l'Archivio di Stato del Baden-Württemberg (Christian Keitel). Si è registrato un ampio consenso sulle affermazioni fondamentali. In tutti e tre gli archivi, la valutazione del database si concentra sul contenuto o sul valore informativo; in altre parole, non vengono archiviate procedure o software. Di conseguenza, la base della valutazione è costituita da un'analisi dettagliata del contenuto della domanda specializzata corrispondente, in cui l'AFS pone particolare enfasi sulla collaborazione con l'autorità offerente. Ciò si traduce solitamente in una selezione riduttiva delle informazioni da archiviare e, nell'SFA, spesso nell'archiviazione dell'intero database. Christian Keitel ha sottolineato che la riduzione dei contenuti è complementare al campionamento dei file di massa: Quando si archiviano applicazioni specializzate, è necessario conservare alcune informazioni su tutti i record (e non solo tutte le informazioni su alcuni record).
Il problema è che la procedura delineata rappresenta un intervento sull'autenticità dei documenti attraverso una selezione artificiale e sempre un po' arbitraria. I relatori hanno menzionato una serie di misure che dovrebbero aumentare l'autenticità dei documenti archiviati. Questi includono un processo di trasferimento accuratamente documentato, la documentazione del lavoro amministrativo per mezzo di documenti aggiuntivi, ma soprattutto l'uso di interfacce di database esistenti e di prodotti che vengono utilizzati nella realtà per quanto possibile, come relazioni e pubblicazioni.
Questo aspetto è stato approfondito nella seconda parte del convegno. Stefan Ryter (Archivio di Stato di Berna) e Martin Kaiser (CECO) hanno utilizzato il catalogo dei corsi online dell'Università di Berna per dimostrare che in alcuni casi l'archiviazione dei database può essere limitata all'archiviazione dei prodotti dei database. Questo è particolarmente vero se il database vero e proprio può essere considerato solo uno strumento per la produzione di documenti.
Infine, è stato evidenziato un caso particolare: I database possono anche avere una semplice funzione di registro nell'amministrazione, cioè possono contenere solo informazioni di registro sui file primari. Di conseguenza, queste informazioni devono essere rilevate dall'archivio come metadati descrittivi. René Quillet (Archivio di Stato di Basilea Campagna) ha dimostrato nella sua relazione pratica come i dati dei registri esportati dalle banche dati possano essere preparati e importati nei sistemi informativi archivistici utilizzando strumenti ampiamente utilizzati come MS Excel.