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Dokumentation
Die Dokumentation und die Beschreibung der Tonträger dient in erster Linie der ordentlichen Archivierung und erleichtert deren Auffinden. Eine allgemeine Dokumentation in Korrelation zu einem Tonträger ist notwendig und oft auch unabdingbar. Die detaillierte Dokumentation des Tonträgers und seines Inhalts in einer Datenbank ermöglicht eine gezielte und präzise Suche. Die Tondokumente werden so in einen Zusammenhang gestellt, der erlaubt, ihren Ursprung und ihre Geschichte zu erklären. Diese Kontextualisierung ist nützlich bei historischen Tonträgern und vor allem bei speziellen Sammlungen, die einen kleinen Beitrag zu unserer Kulturgeschichte leisten, die nur auf diese Weise aufgezeigt werden kann. In einer solchen Kontextualisierung, werden Ursprung und Geschichte einer Sammlung festgehalten, wie auch Biografien, Fotografien und Dokumente verschiedener Art, die zu deren Verständnis beitragen.
Die Dokumentation wird besonders dann wichtig, wenn die Tondokumente digitalisiert werden und die elektronische Kopie zwar die Inhalte festhält, aber alle Bezüge zum originalen Tonträger verliert.
Elemente der Katalogisierung
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