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Introduction
Le catalogue des formats de données d'archivage (Cfa) du CECO décrit 37 formats de données importants et répandus et analyse leur aptitude en termes d'archivage numérique. Ces formats appartiennent à différentes catégories: texte
, image
, audio
, vidéo
, tableurs
, bases de données
et hypertexte
.
Analyse et évaluation
Parmi les institutions d’archivage, il existe un consensus approximatif relatif aux propriétés qu'un format devrait présenter pour être apte à l'archivage à long terme. Ces propriétés peuvent être formulées sous forme de critères utilisés pour évaluer chaque format. Le Cfa est basé sur un catalogue de critères qui comprend trois points de vue différents sur les formats:
- Une évaluation sous l’angle des critères archivistiques révèle en quelle mesure un format satisfait aux exigences de l’archivage ainsi que les risques potentiels liés à son utilisation. Le Cfa utilise à cet effet sept critères de pondération distincts.
- Une analyse des bonnes pratiques établit l’évaluation de chaque format dans le monde archivistique. Cette orientation complète l'analyse archivistique technique, trop abstraite dans certains cas. Cette vision se traduit par deux critères spécifiques.
- Une classification des formats permet de situer les différentes évaluations selon les deux premiers points de vue.Cette compréhension contribue au choix de l’une des recommandations. Des distinctions sont opérées entre les formats établis largement du fait de leur aptitude à l'archivage et de leur stabilité, les formats dont le potentiel a été reconnu et dont l'adoption pour l'archivage a débuté, et les formats dont le potentiel pour l'archivage est encore en discussion et dont l'adoption est faible ou inexistante.
Les trois dimensions de l’analyse des formats
L'analyse des formats de données à partir de ces trois points de vue entraîne deux résultats complémentaires. D’une part, ce catalogue des critères d’archivage et des bonnes pratiques permet de classifier les formats examinés de chaque catégorie par ordre d'aptitude à l'archivage. Ainsi, chaque format est évalué selon le catalogue des critères et se voit attribuer pour chaque critère une note de 1 (non satisfait) à 4 (pleinement satisfait). Celles-ci sont pondérées selon l'importance des critères puis additionnées. Pour obtenir un classement pertinent, on calcule le logarithme au moyen de la valeur moyenne d’une catégorie. Au final, les formats qui obtiennent une valeur supérieure à 1 peuvent être considérés comme particulièrement aptes à l’archivage.
D’autre part, l’analyse selon les classes de formats ne peut être convertie en valeur numérique. Elle aide cependant à l’interprétation des résultats et permet d'identifier les tendances et de prévoir quels formats sont susceptibles d’être proposés dans un avenir proche pour une utilisation archivistique.
Les résultats de l’analyse tridimensionnelle sont résumés dans une matrice d'évaluation (disponible également sous forme de tableau Excel
). Sur la base de cette analyse, certains formats du Cfa sont qualifiés comme «inaptes à l'archivage» (marqués en rouge). D’autres formats sont qualifiés comme « aptes à l’archivage sous condition » (marqués en gris). La migration de ces derniers formats en un format apte à l'archivage ne doit toutefois pas nécessairement avoir lieu au moment où ils sont transmis. L'on peut attendre la fin du cycle de vie du format et prolonger ainsi le cycle de migration (ex.: JPEG
, MP3
, MPEG-2
).
Usage pour les Archives
Le Cfa ne doit pas donner l'impression erronée que la mission de l'archivage numérique consiste simplement à faire le bon choix de format. Pour certains documents numériques, le choix du format d'archivage adéquat dépend de différents facteurs. Les textes d'introduction des différentes catégories de formats expliquent quel impact le cas d'utilisation concret et la décision d'évaluation ont sur le choix du format. Les considérations générales sur l'usage du Cfa sont consignées ci-après.
En principe, les Archives établissent une liste des formats qu'elles considèrent comme aptes à l'archivage. Comme pour ses nombreuses autres activités, cette institution ne doit pas être considérée comme une institution isolée; elle est exposée au contraire à diverses influences provenant la plupart du temps d'un manque de ressources financières et humaines; d'autres influences internes et externes apparaissent également.
Influences sur le choix du format
Les Archives sont confrontées à une grande quantité de formats lorsqu'elles entreprennent de faire un choix pertinent parmi ces derniers. Analyser chacun d'entre eux excède les ressources de la plupart des Archives. C'est ce que propose le Cfa en offrant une analyse des formats les plus divers. Plus qu'une simple source d'information, le Cfa se veut d'abord un outil d'aide à la décision. D'une part, le CECO montre par le Cfa quels formats sont aptes à l'archivage dans l'état actuel de nos connaissances et peuvent servir de formats de destination pour la migration. D'autre part, lors des contacts avec l'administration, le Cfa peut servir de référence pour déterminer les formats utilisables dans les cycles de vie actifs de l'archivage (et recommandables à ce titre).
Il est important de noter que les résultats de l'évaluation en général et la liste des formats aptes à l'archivage en particulier doivent être pris à titre de recommandations. Il est du ressort des Archives de décider de sa propre liste selon des considérations propres à sa situation spécifique.
Structure du Cfa
- Cette introduction est complétée par un aperçu des catégories de formats examinées et des indications générales sur l'encodage des caractères et la compression des données.
- Le catalogue des formats rassemble les formats aptes à l’archivage ou identifiés comme intéressants pour les Archives en raison de leur large diffusion. Un article de synthèse résume l’analyse des formats d’une même catégorie. Il dispense des informations générales ainsi que des recommandations concrètes, fondées sur le classement résultant du catalogue.
- Les critères utilisés pour l'analyse sont décrits dans le "catalogue des critères". Chacun d'entre eux fait l'objet d'une pondération qui est expliquée. Les critères qui ont été pris en considération dans la réflexion mais finalement mis de côté sont également cités.
- Le Cfa propose en annexe un essai sur l'histoire des formats de données, un glossaire ainsi qu'une bibliographie générale.
Recommandation
Les points essentiels du Cfa sont résumés dans une brève recommandation
.