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Workshops sind oftmals die Methode der Wahl, wenn es darum geht, unterschiedliche Meinungen zu einem Gegenstand abzuholen und in einer Gruppe Lösungen zu erarbeiten. Ist der Workshop gut vorbereitet und geleitet, ergibt sich meist eine spannende Diskussion unter den Teilnehmern, aus der sich konkrete Ergebnisse ableiten lassen. Workshops zeichnen sich unter anderem dadurch aus, dass sich verschiedene Personen zur selben Zeit im selben Raum treffen. Zumindest war das einmal so, denn wie das folgende Beispiel zeigt, muss zumindest eine der beiden Voraussetzungen dank modernster Technik nicht mehr zwingend gegeben sein.
soultank AG unterstützte einen grossen Industriekonzern bei der Erweiterung einer Fachberater-Applikation. Diese diente dem Planen und Projektieren von Gebäudeanlagen und sollte um einige neue Funktionalitäten erweitert werden. Vor der Implementierung galt es mittels eines Workshops festzustellen, ob auf Seiten der Benutzer dieser Software überhaupt ein Bedürfnis nach diesen Erweiterungen vorlag.
Die globale Ausrichtung des Auftraggebers brachte es mit sich, dass die Teilnehmer des Workshops aus unterschiedlichsten Ländern stammten. Zu früheren – oder zu wirtschaftlich besseren Zeiten – hätte man diese Personen für den Workshop wohl kurzerhand an einem Ort zusammengebracht. Im diesem Fall wurde der Aufwand gescheut, stattdessen bediente man sich einer Software zur Durchführung von Videokonferenzen. Diese ermöglichte das kollaborative Arbeiten mittels Audio- und Video-Übertragung, sowie das Zeigen von Präsentationen. Weitere Funktionalitäten standen zur Verfügung, wurden aber nicht benötigt.
Das Resultat war eine Zwitterlösung: Einige der Personen waren im Konferenzraum vor Ort, während sich die restlichen Teilnehmer in ihren Büros in Paris, Hamburg und Amsterdam befanden. Diese Rahmenbedingungen führten zu einigen Herausforderungen. Der Aufbau einer stabilen technischen Verbindung mit sämtlichen Teilnehmern bereitete im Vorfeld Kopfschmerzen, klappte dann aber erstaunlich gut. Die Teilnehmer wählten sich 15 Minuten vor Beginn ins System ein und überprüften die Verbindungsqualität. In sprachlicher Hinsicht einigte man sich auf Englisch als „Lingua Franca“. Das Präsentieren von Inhalten über das System gestaltete sich problemlos. Die Audio-Qualität war sehr unterschiedlich, was v.a. mit der unterschiedlichen Güte der Mikrofone der Teilnehmer zu tun hatte. Und zu guter Letzt war es nicht ganz einfach das in den verschiedenen Akzenten gefärbte Englisch richtig zu deuten.
Die grösste Schwierigkeit aber bestand in der Leitung und Moderation eines solchen Workshops. Erst wenn die Teilnehmer nicht im gleichen Raum anwesend sind, stellt man fest, welchen Einfluss und welche Wichtigkeit die non-verbale Kommunikation für eine geregelte verbale Verständigung in der Gruppe überhaupt hat. Eine freie Diskussion ist unter solchen Umständen nur beschränkt möglich. Entweder möchte niemand oder dann aber alle gleichzeitig sprechen. Sämtliche Gesten und auffordernden Blicke, mit denen der Moderator normalerweise die Teilnehmer „dirigiert“ fallen zwangsläufig weg und müssen verbalisiert werden. Der Workshop musste daher äusserst strukturiert und für die anwesenden transparent gehalten werden. Eine klare Agenda und das Zusammenfassen von Zwischenergebnissen durch den Moderator waren unabdingbar. Zudem musste der Moderator den Teilnehmern das Wort gezielt erteilen. Nur so konnte sichergestellt werden, dass alle genügend Sprechzeit erhielten und alle Meinungen eingeholt werden konnten.
Der Workshop ging schliesslich dank guter Vorbereitung erfolgreich über die Bühne, die gewünschten Resultate konnten gewonnen werden und das Team von soultank AG war um eine spannende Erfahrung reicher!
Matthias Häne