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L’associazione Swissdec ha lanciato una norma che mira a semplificare le dichiarazione dei salari che le imprese devono effettuare. Il suo direttore Ernst Stalder spiega come adottarlo potrebbe far guadagnare tempo e denaro.
Le imprese conoscono bene questo problema: le dichiarazione dei salari degli impiegati alle assicurazioni sociali e ad altri servizi pubblici possono rivelarsi complesse e richiedere un tempo considerevole. Tradizionalmente, questa procedura amministrativa si effettua tramite formulari cartacei che il datore di lavoro compila separatamente per ogni destinatario. Swissdec, un marchio di qualità in materia di contabilità salariale, ha voluto innovare. L'associazione ha concepito una norma denominata ELM (in tedesco Einheitliches Lohnmeldeverfahren) che assicura una trasmissione uniforme ed automatizzata dei dati salariali via internet.
In cosa consiste la norma ELM e a chi si rivolge?
Ernst Stalder: I software di contabilità certificati Swissdec con la norma ELM permettono di raccogliere i dati salariali una sola volta invece di prepararli separatamente per ogni destinatario. In un click di mouse, l'impresa seleziona a chi inviare i dati, prima che questi vengano inviati sotto forma criptata. Ogni destinatario riceve unicamente le informazioni che gli sono dovute giuridicamente e contrattualmente. Questo è assicurato da un intermediario chiamato ripartitore. Il suo compito consiste nell'esaminare la validità dei dati salariali, filtrare le informazioni a seconda dei destinatari e spedirle, senza però registrarli. L'utilizzo di un tale programma non è obbligatorio. I formulari cartacei tradizionali restano validi.
Quali sono le organizzazioni destinatarie?
Stalder: Si tratta di 70 casse di compensazione e di 13 compagnie di assicurazione. La Suva, l'Ufficio federale di statistica e i dipartimenti delle finanze del canton Berna e Vaud figurano anch'essi tra i destinatari. Dal 2013 il processo verrà esteso a tutti i cantoni.
Quante imprese hanno finora adottato la norma ELM?
Stalder: Quasi 10'000 società di tutti i settori, corrispondenti a circa 1,2 milioni di persone.
Quali tipi di programmi devono essere utilizzati dalle imprese?
Stalder: Esistono oltre 90 software certificati Swissdec, tra i quali figurano SAP, Abacus, Sage Suisse, Soreco e Primvision. Swissdec sostiene gli editori di programmi ed anche i destinatari dei dati salariali sotto forma di consigli e di infrastrutture.
Quanto costa adottare l'ELM?
Stalder: Un'impresa deve acquistare soltanto la licenza del software di compatibilità salariale certificato Swissdec. L'associazione mette a disposizione gratuitamente l'infrastruttura necessaria per la protezione dei dati e la loro trasmissione sicurizzata.
Come garantite la confidenzialità dei dati?
Stalder: Le esigenze di sicurezza sono evidentemente molto elevate, tenuto conto della quantità di dati trasmessi e dei rischi di lesione della personalità. L'invio dei dati salariali ai ripartitori avviene unicamente tramite l'utilizzo di un software certificato Swissdec. Questi vengono firmati e trasmessi in maniera criptata. Degli audit esterni si assicurano che queste procedure vengano rispettate dai ripartitori.
Avete ricevuto il label di qualità SQS per la seconda volta. Di cosa si tratta?
Stalder: Secondo le disposizioni riviste dalla Legge sulla protezione dei dati, entrata in vigore il 1 gennaio 2008, le imprese possono lasciare che terzi certifichino il trattamento dei dati al fine di garantire la sicurezza. In quest'ambito, l'associazione Swissdec ha acquisito nel novembre 2008 il label di qualità di protezione dei dati Goodpriv@cy dell'impresa SQS per l'incoraggiamento della trasparenza, ed anche per la protezione della qualità del trattamento dei dati. La nuova certificazione ha avuto luogo il 18 maggio 2011.
L'associazione svizzera Swissdec ha altre attività oltre all'ELM?
Stalder: Assicuriamo la certificazione dei sistemi di contabilità salariale ed offriamo dei consigli ai produttori di programmi salariali. Mettiamo anche a disposizione un ripartitore presso il servizio IT di Swisscom. Inoltre, prevediamo di sviluppare dei software relativi alle imposte alla fonte e l'infrastruttura legata all'autentificazione dei clienti sottoposti all'IVA.
Pensate di sviluppare altri tipi di software legati a diverse procedure amministrative?
Stalder: Entro il 2013 prevediamo di integrare le imposte alla fonte per tutti i cantoni, attraverso la piattaforma svizzera di scambio di dati. Entro il 2014 estenderemo i nostri standard ai casi di incidente, di malattia, di assenza dovuta a servizio militare e maternità. Prevediamo anche di mettere a punto dei sistemi di trasmissione delle informazioni fiscali e legate all'IVA.
Ha un messaggio importante da rivolgere agli imprenditori svizzeri?
Stalder: Tutte le PMI dovrebbero adottare un software di dichiarazione salariale ed accelerare l'adattamento del processo elettronico. I vantaggi sono molteplici: i dati salariali sono iscritti una sola volta. Il software salariale riunisce automaticamente tutte le informazioni per ogni destinatario. Inoltre, dato che i valori definiti legalmente, come i salari massimi, sono presi in conto correttamente, diminuisce il rischio di pagare premi corrispondenti a salari troppo elevati. Il numero di ore passate a trasmettere i dati ed i relativi costi di gestione diminuiscono sensibilmente. I dati salariali di 3'000 persone possono essere trasmessi simultaneamente! Le imprese con oltre 2'000 impiegati sono seguite affinché la trasmissione avvenga nel modo più efficacie possibile.