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In tempi di home office e riunioni virtuali, così come con l'idea di risparmiare carta e proteggere il nostro ambiente, l'archiviazione di documenti contabili in forma digitale non dovrebbe più essere una problematica. Anche se il Codice delle obbligazioni svizzero (OR) e l'Ordinanza sulla conservazione dei libri commercio (Olc) hanno permesso l'archiviazione digitale dei documenti in Svizzera già da un po' di tempo, ci sono ancora alcuni punti da considerare.
Oltre ai principi generali di una contabilità corretta, come la prova delle singole transazioni contabili, la chiarezza, la convenienza o la verificabilità, altri principi devono essere osservati quando si archiviano i documenti elettronicamente. Qui sono rilevanti i principi di una corretta elaborazione dei dati.
L’integrità
Da un lato, l'integrità deve essere garantita. Ciò significa che l'autenticità e l'inalterabilità dei documenti devono essere garantite. I documenti devono essere conservati in modo tale che non possano essere cambiati o che i cambiamenti possano essere rilevati e documentati. A tal fine, si raccomanda l'uso di un software che garantisca la verificabilità. Al momento, il Consiglio Federale ha davanti a sé una mozione che mira a rendere in futuro molto più facile la digitalizzazione della contabilità e, in particolare, l'archiviazione digitale dei documenti.
La disponibilità
Inoltre, la disponibilità deve essere garantita. Deve essere possibile ispezionare e controllare i registri aziendali in un periodo di tempo ragionevole e devono essere leggibili senza ausili aggiuntivi.
All'interno di un'organizzazione, dovrebbe anche essere chiaramente regolato e documentato chi è responsabile dell'archiviazione delle informazioni. I supporti d'informazione devono essere controllati regolarmente per la loro integrità e leggibilità.
Altri requisiti
Ci sono altri requisiti, per esempio, per il rapporto annuale o il rapporto di revisione. Affinché il deposito elettronico sia sufficiente in questi casi, è necessaria una firma elettronica qualificata. Una semplice firma da un software PDF non è sufficiente. Se la firma qualificata non viene data, una copia firmata a mano deve comunque essere conservata.