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Comme une photographie permet dans certains cas de déterminer des caractéristiques telles que la religion, l'appartenance à une race ou des déficiences physiques de la personne représentée et que, de plus, une telle photographie n'est souvent d'aucune utilité pratique, il n'est permis de mettre des photos sur Intranet ou Internet qu'avec le consentement des personnes concernées. Cette règle vaut aussi pour les photos prises lors de manifestations telles qu'apéritifs ou excursions organisés par l'entreprise. Il est conseillé de se demander au préalable si la publication de photos d'employés est indispensable à l'accomplissement des tâches.
- Est-il permis de publier sur Intranet ou Internet des photos de collaborateurs ?
- Quels sont les droits d'accès du service du personnel aux formulaires d'évaluation ?
- Quelles informations le certificat de travail peut-il contenir ?
- De nombreux employés des entreprises de transports publics portent un badge nominatif. Le port de ce badge peut-il être imposé aux collaborateurs?
Est-il permis de publier sur Intranet ou Internet des photos de collaborateurs ?
Quels sont les droits d'accès du service du personnel aux formulaires d'évaluation ?
Les évaluations personnelles sont importantes dans le cadre d'un emploi et peuvent être conservées dans le dossier du personnel pendant les rapports de travail et après la fin de ceux-ci. Pour l'employé, le traitement et la conservation des données d'évaluation sont d'un intérêt particulier, puisqu'il a droit à l'établissement d'un certificat final jusqu'à l'expiration du délai de prescription. Selon l'opinion dominante, le délai de prescription est de dix ans (art. 127 du code des obligations, CO). Cela signifie qu'un certificat peut faire l'objet d'un recours en justice dix ans encore après sa délivrance par l'employeur. En général, seules les deux dernières évaluations sont prises en compte lors de la rédaction du certificat de travail. Les évaluations précédentes doivent être régulièrement retirées du dossier du personnel et détruites.
En règle générale, le service du personnel n'a pas besoin, pour accomplir ses tâches habituelles, de la totalité de l'évaluation (profil de personnalité). Il a cependant le droit d'utiliser le résultat final de l'évaluation d'un collaborateur pour la gestion des salaires. En outre, dans des situations exceptionnelles et en raison d'obligations particulières, il peut se servir d'autres informations tirées de l'entretien de qualification dans la mesure où cela est nécessaire pour des raisons organisationnelles.
Les évaluations des collaborateurs doivent donc être conservées par principe sous enveloppe fermée dans le dossier du personnel.
En ce qui concerne la gestion informatisée des évaluations des collaborateurs, le cryptage des formulaires de qualification électroniques est conseillé, autant lors du transfert que du stockage des données.
Quelles informations le certificat de travail peut-il contenir ?
Après la fin des rapports de travail, dans quelle mesure l'employeur peut-il communiquer des informations sur le travailleur à des tiers? Dans l'art. 330a du code des obligations (CO), le législateur garantit au travailleur le droit à un certificat de travail, qui favorisera sa carrière en tenant compte de ses compétences et de ses intérêts. Cela implique que le certificat de travail soit non seulement conforme à la vérité mais également bienveillant. Voici quelques règles concrètes à suivre pour la rédaction du certificat de travail:
- Des informations sans lien avec les rapports de travail sont interdites.
- Des événements uniques particuliers ne peuvent être mentionnés dans le certificat de travail.
- Les problèmes récurrents de collaboration et dans le déroulement du travail, dont il est prouvé que seul l'employé est responsable, ne peuvent être dissimulés.
- Les appréciations négatives sur la collaboration sont interdites lorsque des supérieurs ou des collègues sont également responsables du problème.
- Le motif de la résiliation ne peut être indiqué quand il ne contribue pas à l'appréciation globale de l'employeur.
- Dans la mesure où le comportement de l'employé est insatisfaisant d'après les critères en vigueur dans la branche considérée, les appréciations négatives ont leur place dans le certificat de travail. Ainsi, les problèmes de santé, tels que les dépendances, ayant une incidence sensible sur le travail doivent être indiqués dans le certificat. Il suffit en général de mentionner l'existence d'un problème de santé.
- Quand les problèmes de santé sont le motif du licenciement, cela doit être mentionné dans le certificat (licenciement pour de sérieux problèmes d'alcool, par exemple). Le rédacteur du certificat est tenu responsable aussi bien de l'omission de mentions pertinentes pour le poste en question que d'informations contraires à la vérité.
- D'une manière générale, les risques inhérents à la personne du travailleur qui se sont réalisés dans l'entreprise et dont le nouvel employeur doit avoir connaissance pour éviter des dommages, doivent être consignés dans le certificat (par exemple, l'alcoolisme d'un chauffeur).
- Lors d'une demande orale de renseignements, les compétences du travailleur peuvent être décrites avec plus de détails que dans le certificat, mais ces renseignements ne doivent jamais contredire le certificat de travail. À titre d'exemple, un problème de santé peut donc être mentionné dans le certificat ; la demande de renseignements permettra d'obtenir plus de détails sur ce problème et son incidence sur les rapports de travail.
De nombreux employés des entreprises de transports publics portent un badge nominatif. Le port de ce badge peut-il être imposé aux collaborateurs?
Dans les entreprises de transports publics le badge est considéré comme un moyen de se rapprocher de la clientèle et de cultiver l’image de l’entreprise. A cet intérêt de marketing s’oppose le droit de l’employé à la protection de sa personnalité. Celui-ci inclut notamment le respect de sa personne, de sa sphère privée et de son intégrité corporelle.
Le fait de rendre public l’identité de l’employé peut porter atteinte à sa sécurité. Compte tenu des intérêts en présence, le PFPDT estime que la sécurité de l’employé doit primer les intérêts commerciaux de l’entreprise. Il n’est d’ailleurs pas certain qu’en indiquant l’identité de ses employés l’entreprise améliore son image et ses relations avec la clientèle.
A titre de compromis, le PFPDT propose des mesures moins intrusives, comme par exemple de munir l’employé d’un badge comportant un code personnel, lequel permettrait, si nécessaire, de l’identifier.