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L’audit est un des outils importants à disposition d’un-e responsable qualité afin d’identifier les manquements à la politique qualité de son établissement ou, plus simplement, pour améliorer certains processus perfectibles. Dans un deuxième temps, l’audit est également très utile pour résoudre les problèmes identifiés et mettre en place de meilleures pratiques.
Selon le contexte de l’établissement, on distingue en général deux types d’audits.
Ce type d’audits mené à la discrétion du/de la responsable qualité permet d’identifier des signes de non conformité ainsi que les possibilités d’améliorations.
Si votre établissement prévoit une certification ISO 9001, les audits internes vous permettront de vous préparer à l’audit externe.
Ce type d’audits est réalisé préalablement à l’obtention de la certification ISO 9001. Elle est réalisée avec l’aide d’un auditeur externe. Celui-ci vérifie par exemple que la documentation de votre établissement répond aux exigences de la norme ISO 9001.
A l’issue de l’audit, des recommandations ou des actions correctives peuvent être demandées par l’auditeur avant d’obtenir l’accréditation finale.
En réalité, un audit est souvent un ensemble de différents questionnaires regroupés dans un plan d’audit. Pour chaque questionnaire, on définit un objectif clair et on désigne au moins un auditeur principal qui aura la responsabilité du suivi.
Hormis ces deux éléments, la construction du questionnaire est relativement libre. Il peut contenir un nombre variable de questions; chaque question peut recueillir des réponses dans différents formats selon sa formulation et selon les retours escomptés: valeurs numériques, QCM, réponses ouvertes etc.
Lorsqu’un nouvel audit est décidé par le/la responsable qualité, un ou plusieurs auditeurs seront également sélectionnés. Ce sont les personnels, en interne, qui sont à même de répondre aux questionnaires. Dès que les questionnaires sont prêts et que le/la responsable décide de démarrer l’audit, les auditeurs sont notifiés et peuvent se mettre au travail.
Dès lors que tous les auditeurs auront complété leur(s) questionnaire(s), le/la responsable qualité peut procéder à une restitution incluant non seulement les constats et les propositions des auditeurs mais, surtout, peut prendre les décisions nécessaires. Celles-ci peuvent alors être déclinées en mesures (éléments d’actions), éventuellement regroupées dans un plan d’actions.