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Les entreprises organisent souvent des réunions hors site. Découvrez comment un logiciel de gestion de réunions peut faire de ces événements un succè…
La technologie dans les salles de réunion des années 2020
La technologie dans les salles de réunion des années 2020
Rob Smith, Senior Sales Director chez Shure, nous explique les divers critères à prendre en compte lors de la création initiale d'un espace de réunion : la technologie requise, des exemples récents et les principaux problèmes rencontrés lors de la création de l'espace de réunion "idéal".
Au départ, il convient de définir à quoi servira la salle et qui l'utilisera. Les définitions standards, basées sur la taille, vont des huddle rooms aux salles de réunion de taille moyenne et enfin aux salles de conseil. Ces espaces sont tous relativement standardisés et de nombreuses entreprises ont donc adopté des solutions standards, comme l'a fait Shure pour ses propres espaces de réunion.
Les salles de formation, les espaces multifonctions, les espaces événementiels, les auditoriums et autres ressemblent davantage à des salles traditionnelles, d’un haut niveau de qualité et personnalisées, conçues pour une fonction spécifique.
De plus en plus, dans le monde de l'entreprise, les grandes sociétés créent des mini-structures broadcast afin de produire leurs propres contenus, que ce soit à usage interne ou pour une publication plus large.
Exigences de base et premium
En raison de l'essor de la technologie dans les espaces de réunion, un grand effort de normalisation a été entrepris, ce qui a conduit à une simplification, en particulier dans les petits espaces.
Une installation de base est constituée par un ou deux écrans, un codec (hardware ou logiciel) et un dispositif de présentation, qui peut être une solution par câble ou sans fil, ou les deux. Ensuite, bien sûr, un système audio comprenant des microphones, un DSP, des enceintes et des amplificateurs si nécessaire, etc.
Un espace de réunion haut de gamme comprend des contrôles de l’environnement, notamment l'éclairage, les rideaux, les stores ; tous ces aspects sont normalement associés aux salles de réunion de prestige.
En général, un espace plus petit, de type huddle room, ne dispose pas de contrôles d’environnement autres qu'un interrupteur au mur, ni d’une connexion aux systèmes de contrôle, alors que les salles de conseil haut de gamme sont équipées de plus d'entrées et de la possibilité de contrôles globaux de l’environnement.
Installations réussies
Une installation récente à laquelle j'ai participé consistait en le déploiement dans plusieurs centaines de salles de tailles différentes dans le monde entier pour une grande compagnie d'assurance. Le projet était exigeant, d'autant plus qu'il s'agissait de rénovations programmées, et non de réfections totales. Les réfections totales présentent leurs propres défis, mais les rénovations programmées créent d’autres types de problèmes à surmonter, d'autant plus que les espaces ont souvent un taux d’occupation très élevé.
Dans ce projet, certaines des petites salles avaient des réunions programmées jusqu'à 17 heures, après quoi l'équipe audiovisuelle arrivait, remplaçait pendant la nuit l'installation existante par la nouvelle, la validait et la mettait à disposition dès 8h30 le lendemain pour la première réunion en direct prévue à 9 heures.
Ce qui a fait le succès de ce projet, c'est la communication et la planification entre fabricants, intégrateurs et le client final. Ils ont discuté de ce qu'ils voulaient faire dans chaque espace, ont poussé à l'adoption de normes d'entreprise par le biais d'enquêtes auprès du personnel sur ce qui était nécessaire dans chaque espace, et ont fait en sorte que tout reste simple.
L'accent a également été mis sur une solution de haute qualité, de bons microphones, des écrans professionnels, etc. C'était un processus bien pensé, avec une réelle implication de l'équipe informatique du client, ce qui est essentiel compte tenu de l’évolution vers un monde toujours plus centré sur l'informatique au sein de l'industrie audiovisuelle.
Redonner sa place à l’Audio dans l’audiovisuel
L'audio est considéré comme le facteur le plus important d'une visioconférence. Historiquement, l'accent a été mis sur la qualité de la vidéo. Aujourd'hui, c’est la qualité du son qui suscite l’intérêt, car les entreprises se rendent compte que sans elle, aucune réunion n’est possible. La vidéo peut s’interrompre et la réunion pourra se poursuivre avec un bon son. On ne peut pas en dire autant si le son est défaillant. En tant que fabricant de matériel audio, il s’agit d’une bonne nouvelle pour nous ! Mais cela signifie aussi que nous devons nous concentrer sur la fiabilité, et proposer un système capable de fonctionner tous les jours, d'autant plus que le statut de l’audiovisuel est passé de "solution utile" à "solution essentielle" pour les entreprises actuelles.
Conception et ergonomie
Personnellement, je pense que deux aspects ont grandement amélioré la technologie des salles de réunion. Les interfaces utilisateur sont devenues beaucoup plus faciles à utiliser, en ce sens qu'il n'est plus nécessaire d'avoir un technicien audiovisuel pour aider à démarrer une réunion. Avec autant de salles en service, la présence d'un technicien à chaque réunion ne serait pas gérable de nos jours. Une bonne interface utilisateur intuitive est indispensable pour des réunions efficaces et performantes.
L'autre développement, dont Shure a été à l'avant-garde, est l’élaboration de systèmes fonctionnels et conçus pour un environnement de salle de conférence, plutôt que des systèmes audio et des microphones prévus pour d'autres usages.
Nous avons également constaté une tendance à la création d'un espace de réunion plus naturel, dépourvu de microphones et d'autres appareils sur les tables. Cela permet de réduire les bruits parasites et les câbles, éternelle source de dysfonctionnement affectant la fiabilité du système. Le développement du microphone de plafond multicapsules avec DSP IntelliMix intégré Shure Microflex Advance MXA910 a permis d’obtenir une qualité supérieure avec un microphone "hors table", et de créer un environnement dans lequel la réunion se déroule sans que l'utilisateur n'ait conscience de la technologie l'entourant et de la solution utilisée. Si la technologie se remarque pendant une réunion, c'est que quelque chose ne va pas. La nouvelle fonction Autofocus simplifie la configuration et offre des performances immédiates, dès le déballage du matériel.
Un engagement global
De nombreux facteurs font que la technologie des salles de réunion devient omniprésente : le nombre croissant de réunions organisées, la réticence à dépenser de l'argent et des crédits carbone pour voyager autour du monde. Nous devons continuer à rendre notre technologie plus compréhensible pour les équipes informatiques, plus fiable, plus intuitive et moins envahissante. C'est la philosophie de Shure et j'espère que l'industrie au sens large suivra ce chemin.
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Rob Smith
Rob Smith is senior director, integrated systems sales for Western Europe. Smith joined Shure after 27 years in the AV integration business in varying roles. Most recently, Smith was responsible for setting up HB Communications European operation, managing the business as regional manager.