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Textverarbeitung: Einfügen von Office Maker-Daten
Office Maker 7 enthält ein komplett neu geschriebenes Textverarbeitungsprogramm, das von einer Vielzahl von Verbesserungen profitiert. In dieser Serie beschreiben wir die wichtigsten.
Eine der Stärken des Textverarbeitungsprogramms ist seine tiefe Integration mit Office Maker: So ist es möglich, in die Dokumente Felder aus der Datenbank einzufügen, wie z.B. die Adresse eines Kunden, den Namen eines Mitarbeiters, die Nummer und den Betrag einer Rechnung usw. Auf diese Weise wird jedes erzeugte Dokument für seinen Empfänger personalisiert.
Das Einfügen von Feldern ist sehr einfach: Platzieren Sie die Einfügemarke dort, wo die Daten erscheinen sollen, und wählen Sie dann in der rechten Seitenleiste den Abschnitt "Daten einfügen". Wählen Sie im Popup-Menü die Basisdatei (z.B. in Office Maker Business die Adressen oder die Schuldnerrechnungen, in Office Maker Staff die Mitarbeiter usw.) und wählen Sie in der Liste das einzufügende Feld aus (oder ziehen Sie den Namen des Feldes in den Textbereich). Der Feldname wird im Textbereich angezeigt.
Wenn das eingefügte Feld numerisch, datumsbezogen oder boolesch ist, haben Sie die Möglichkeit, die Daten daraus zu formatieren. Doppelklicken Sie dazu auf den Feldnamen im Textfeld oder klicken Sie auf die Schaltfläche Formatierung auf der rechten Seitenleiste. Es erscheint ein Bereich zwischen der Schaltflächenleiste und dem Textverarbeitungsbereich.
Für ein numerisches Feld können Sie ein Format wie z.B. CHF ###,###.00, ##,####.00 % usw. definieren.
Wählen Sie für ein Feld vom Typ Datum ein kurzes Datum, ein langes Datum usw.
Setzen Sie für ein boolesches Feld positive und negative Werte: z.B. Wahr/Falsch, Ja/Nein, Verfügbar/Nicht verfügbar, usw.
Wenn Sie eine Vorschau des Endergebnisses mit aktuellen Daten wünschen, verwenden Sie die Schaltfläche "Lupe" auf der rechten Seite des Dateiauswahlmenüs und geben Sie ein Suchkriterium ein, um einen in der Datendatei gespeicherten Datensatz zu finden. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Anzeigen in der Seitenleiste, um die Feldcodes durch die darin enthaltenen Werte zu ersetzen.