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Se faire une idée sur place
Faites un tour du site et observez votre bâtiment. Pensez à vérifier les points suivants:
- Les portes extérieures ou les fenêtres portent-elles des traces d’une tentative d’effraction?
- Y a-t-il eu des actes de vandalisme pendant votre absence, voyez-vous des fenêtres brisées ou des graffitis?
- De l’eau s’est-elle infiltrée par des fenêtres du toit ouvertes ou endommagées? Y a-t-il eu des ruptures de conduites ou un dégât d’eau dans la cave?
- Les stocks dans l’entrepôt extérieur sont-ils encore complets ou y a-t-il eu des vols?
- Si le toit est équipé de panneaux solaires ou d’installations solaires thermiques: celles-ci sont-elles encore intactes?
- Est-ce que toutes les caméras de vidéosurveillance fonctionnent, est-ce que le cadrage, la mise au point et la netteté sont bons?
- Est-il nécessaire de nettoyer les locaux avant de reprendre l’activité?
- Utilise-t-on de l’eau potable dans le bâtiment? Des germes peuvent apparaître dans l’eau qui stagne dans les conduites d’eau et les légionnelles notamment peuvent être dangereuses. C’est pourquoi vous devriez laisser couler l’eau pendant quelques minutes avant de l’utiliser pour la première fois, idéalement même deux fois par semaine pendant la fermeture de l’entreprise. Des germes peuvent aussi être transmis par les humidificateurs d’air ou les systèmes de climatisation. Le cas échéant, vérifiez avec le constructeur ou les entreprises de réparation si des mesures sont nécessaires, par exemple des mesures de désinfection.
Préparer le démarrage
Remettez votre infrastructure en service à temps sans endommager les machines ou les systèmes.
- Avant la remise en service, effectuez des inspections de routine et documentez-les afin de garantir le bon fonctionnement des machines. Les joints sont-ils encore tous fonctionnels? Les liquides de refroidissement sont-ils encore suffisamment mélangés? Les niveaux de remplissage minimum sont-ils atteints?
- Est-ce que toutes les lignes électriques et les sécurités fonctionnent parfaitement?
- Est-ce que tous les véhicules à essence ont suffisamment de carburant et d’huile? Les phares et systèmes de freinage fonctionnent-ils?
- Respectez les consignes du manuel du constructeur avant de remettre les machines en service. Souvent, vous devez respecter certains processus pour éviter un dommage. Le cas échéant, un technicien peut vous aider.
- Veillez à ce que les circuits d'huile, de lubrification et d’eau atteignent la température de service requise avant de reprendre la production.
- Les machines émettent-elles des bruits ou des odeurs inhabituelles, de la chaleur ou des vibrations inhabituelles lors de leur redémarrage? Dans ce cas, interrompez le processus de démarrage, éteignez le système et faites intervenir un spécialiste pour identifier l’erreur.
- Dans certains cas, les autorités doivent être informées que vous avez de nouveau besoin d’une grande quantité d’eau ou d'électricité ou que vous allez rejeter une grande quantité d’eaux usées.
Une fois que vous êtes de nouveau productif
Après des semaines d’interruption de la production, il est probable que vous souhaitiez compenser le plus vite possible la baisse de production et la perte de chiffre d’affaires.
- Vous souhaitez faire tourner des équipes supplémentaires? Veillez sur vos collaborateurs: un changement brusque, comme le fait de passer d’une activité réduite à des équipes supplémentaires, est physiquement et mentalement fatigant. Des collaborateurs exténués et épuisés commettent des erreurs, peuvent avoir des accidents plus rapidement et, le cas échéant, respectent moins les routines de sécurité. Attirez l’attention de vos cadres dirigeants sur ces dangers. Respectez absolument les pauses et les horaires de travail prescrits et soyez attentif aux signes d'épuisement et de surmenage.
- Une forte augmentation de la capacité de production au-delà de la normale peut mettre à mal les installations d’approvisionnement (approvisionnement d’eau, compresseurs, chaudières, etc.), et donc vos machines. Par conséquent, procédez à une maintenance rigoureuse des installations pendant la phase de redémarrage.
- Réfléchissez à un report du plan de révision suite à l’interruption de l’activité dans la mesure où les heures d'exploitation ont été inférieures au nombre prévu, ou parce que les experts requis ne sont pas disponibles actuellement.
Prévention et protection-incendie
N’oubliez pas les mesures de prévention usuelles car, surtout en ce moment, un dommage important suite à un incendie serait fatal à votre entreprise.
- Avez-vous continué de vérifier les installations de sécurité comme les sprinklers et les détecteurs d’incendie pendant que l’entreprise était à l’arrêt? Si ce n'est pas le cas, vous devez absolument le faire: faites fonctionner les pompes des sprinklers à moteurs électriques pendant 10 minutes. Pour les moteurs à diesel, le test dure même 30 minutes.
- Avez-vous dû accumuler du stock à l’intérieur? Vérifiez que leur présence n’affecte pas le fonctionnement des installations de protection incendie. Évitez d’empiler du stock entre les rayonnages.
- Avez-vous dû recourir à un entrepôt extérieur? Vérifiez que la distance de sécurité entre les matières combustibles et le bâtiment soit suffisante.
- Demandez à votre responsable sécurité incendie de faire une inspection et de documenter tout ce qui a changé. Reprenez vos routines anti-incendie le plus rapidement possible.
- Adaptez les services de clé et d’ouverture externes qui avaient été suspendus pendant la fermeture aux horaires d’ouverture normaux et procédez de la même façon pour l’automatisation des grilles enroulables et des grilles de protection.
Tirer des conclusions
En équipe, saisissez l’opportunité de tirer des enseignements des expériences vécues ces dernières semaines:
- Qu’est-ce qui a bien fonctionné? Quelles sont les améliorations possibles?
- Les rôles et responsabilités de chacun étaient-ils clairement définis, y a-t-il eu des problèmes d’interface?
- Documentez toutes ces conclusions et élaborez un plan d’action correspondant.
- Posez-vous la question et demandez aussi à vos collaborateurs s’ils ont des idées pour améliorer les processus. C’est le bon moment pour aborder les problèmes existants avec un regard nouveau et trouver éventuellement de nouvelles solutions.