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E-Mails sind aus der Geschäftswelt nicht mehr wegzudenken. Immer öfters verschicken wir diese aber nicht nur in unserer Muttersprache, sondern korrespondieren mit Kunden und Partnern weltweit auf Englisch. Auch wenn E-Mails in der Regel nicht ganz so formell sind wie Briefe, gibt es auch in der E-Mail-Korrespondenz einiges zu beachten. Mit den folgenden Tipps gelingt es dir, professionelle E-Mails auf Englisch zu schreiben:
Einprägsamer Betreff
Damit eine E-Mail überhaupt geöffnet wird, ist ein ausdrucksstarker Betreff unumgänglich. Verwende Keywords, die den Inhalt kurz beschreiben und versuche dabei, einfache und deutliche Wörter zu wählen.
Die richtige Anrede wählen
Es gibt im Englischen verschiedene Möglichkeiten für die Begrüssung. Welche Anrede man wählt, hängt einerseits davon ab, wie die Beziehung zum Empfänger ist und andererseits ob man dessen Namen kennt. Wenn die Beziehung förmlich ist, verwendet man «Dear Mr./Ms. Lastname» oder «Dear Firstname». Im englischen Sprachraum sehr geläufig, aber weniger formell ist die Anrede «Hi Firstname». Ist der Name des Empfängers unbekannt, eignen sich Anreden wie «Dear Sir or Madame» oder «To whom it may concern».
Freundlicher Einstieg
Um beim Empfänger einen guten Eindruck zu hinterlassen, ist es in englischen E-Mails sehr wichtig, mit einer positiven und freundlichen Aussage zu beginnen. Man sollte nie direkt auf das Business eingehen. Geläufige Floskeln sind «I hope this email finds you well» oder «I hope you’re well». Handelt es sich bei der E-Mail um die erste Kontaktaufnahme, sollte der Grund des Schreibens klar und präzise vermittelt werden: «I am writing you in reference to/regarding…» oder «I am contacting you as…». So weiss der Leser, um was es geht und was er erwarten kann. War man zuvor schon mit dem Empfänger in Kontakt, ob per E-Mail oder telefonisch, ist es wichtig, darauf einzugehen und sich zu bedanken: «Thank you for your (prompt) reply», «Thank you for getting back to me», «Thank you for your time on the phone earlier», etc.
Kurze und einfache Sätze
Beim Verfassen von fremdsprachigen Texten hat man oft das Bedürfnis, möglichst hochgestochen zu klingen. Man muss das Ganze aber nicht unnötig verkomplizieren: Versuche, kurze und einfache Sätze zu bilden und somit eine knackige E-Mail zu verfassen. Damit hilfst du nicht nur dir, sondern sparst dem Leser auch kostbare Zeit.
Schlussbemerkung nicht vergessen
Bevor man die E-Mail beendet, sollte man dem Empfänger nochmals für seine Zeit danken: «Thank you for your consideration». Häufig fügt man auch Bemerkungen wie die folgenden dazu: «Should you have any questions, please do not hesitate to contact me», «If you require any further information, let me know» oder aber «I look forward to hearing from you (soon)».
Abschliessende Grussformel
Ganz am Schluss der E-Mail folgt die Grussfomel. Am weitaus geläufigsten ist die formelle Schlussklausel «Kind/best regards». Bestimmt hast du auch schon von «Yours faithfully» und «Yours sincerly» gehört. Erstere Grussfomel wird verwendet, wenn der Name nicht bekannt ist, Letztere, wenn der Name bekannt ist. Pflegt man eine gute, lockere Beziehung zum Empfänger, kann man sich durchaus aus mit «Thanks» oder «Cheers» verabschieden.
E-Mail gegenlesen
Bevor nun der Senden-Knopf gedrückt wird, empfiehlt es sich, das Geschriebene nochmals genau durchzulesen und auf Rechtschreibfehler zu prüfen. Wer sich absichern möchte, kann die E-Mail auch von einem Arbeitskollegen gegenlesen lassen.
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