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Trägerorganisation
Die Unabhängigkeit gilt als gewährleistet, wenn die Ombudsstelle durch eine eigenständige Organisation (z.B. Stiftung, Verein) getragen wird. Diese
- ernennt und entschädigt die Ombudsperson ,
- stellt die nötige Infrastruktur zur Verfügung bzw. finanziert diese,
- stellt die Unabhängigkeit des Ombudsperson sicher,
- überwacht die Effizienz und Wirksamkeit der Tätigkeit der Ombudsstelle,
Die Leitungsorgane der Trägerorganisation bestehen zu ihrer Mehrzahl aus branchenunabhängigen Personen. Diese beteiligen sich nicht an der Führung der einzelnen Verfahren.
Die Ombudsperson wird für eine feste Amtszeit ernannt und kann nur aus wichtigen Gründen vorzeitig abberufen werden.
Das Gesetz schliesst eine Ombudsstelle ohne Trägerorganisation nicht aus. Im Anerkennungsantrag wäre aber darzulegen, auf welche Weise eine gleichwertige Unabhängigkeit garantiert wird. Ombudsstellen, die rechtlich nicht verselbstständigt sind, muss nach Art. 101 Abs. 2 E-FIDLEV eine ausreichende getrennte und zweckgebundene Finanzierung zur Verfügung stehen.
Organisations- und Verfahrensreglement
Die Gesuchsteller regeln Aufgaben und Kompetenzen aller Organe in einem Organisationsreglement. Dieses hält auch die Anschluss- und Ausschlussvoraussetzungen fest. Die Anschlussvoraussetzungen müssen sich auf objektive Kriterien beziehen (Art. 101 E-FIDLEV).
Der Ablauf der Verfahren wird in einem Verfahrensreglement festgehalten. Das Verfahren muss unbürokratisch, fair, rasch, unparteiisch und für die Kundin oder den Kunden kostengünstig oder kostenlos sein. Die Verfahrensregeln von Art. 75 FIDLEG sind zu beachten.
Die Reglemente stellen sicher, dass der Ombudsperson bzw. die fallführenden Personen weder direkt noch indirekt an Weisungen der angeschlossenen Finanzdienstleister gebunden sind.