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Hier die vier wichtigsten Schritte zur Optimierung Ihrer Druckumgebung:
1. Analysieren Sie zuerst Ihre aktuellen Druckprozesse
Zunächst ist es wichtig, dass Sie sich die Zeit nehmen und Ihre aktuelle Druckprozesse so genau und gründlich wie möglich untersuchen. Denn wenn Sie Ihre Situation nicht vollständig verstehen, ist es unmöglich, Ihre Bedürfnisse zu ermitteln und sie zu verbessern. Die Spezialisten von Graphax AG stehen Ihnen hierbei gern mit Rat und Tat zur Seite.
Ein paar wichtige Fragen zu Ihrem Druckprozess:
- Welche Marken und Modelle haben Ihre Druck- und Kopiergeräte?
- Wie viele Personen nutzen die einzelnen Geräte?
- Wo befinden sich die Geräte innerhalb des Gebäudes?
- Wie hoch ist Ihr durchschnittliches Druckvolumen insgesamt und pro Gerät?
- Wenn Ihr Unternehmen über mehrere Gebäude oder Standorte verfügt, sollten Sie auch die Drucksituation in jedem einzelnen Gebäude analysieren.
2. Kennen Sie Ihre Druckkosten
Nachdem Sie Ihre Geräte und deren Nutzung vollständig bewertet haben, ist es an der Zeit, genau zu verstehen, was Sie derzeit für Drucker oder Kopierer ausgeben. Dazu gehören unter anderem Anbieterverträge, Verbrauchsmaterialien wie Toner oder Tinte und Papier, Wartungsverträge, Leasing- oder Mietverträge für die Geräte und Services.
Viele Unternehmen versäumen es, die Druckausgaben genau zu überwachen. Das führt oft dazu, dass sie viel mehr ausgeben, als sie denken — und viel mehr, als sie müssten.
3. Was wird tatsächlich benötigt?
Sie wissen also, welche Geräte Sie haben und was Sie dafür ausgeben. Nun ist es an der Zeit, sich die Bedürfnisse und das Verhalten der Endbenutzer von Druckern und Kopierern anzusehen - also Ihrer Teammitglieder!
Beobachten Sie neutral und objektiv, welche Geräte Ihre Mitarbeiter verwenden und warum sie sich für diese entscheiden.
Vielleicht hat ein Mitarbeiter zum Beispiel leichten Zugang zu zwei verschiedenen Geräten. Das eine ist ein grosses „Arbeitstier“, das von mehreren Personen gemeinsam genutzt wird und auf der anderen Seite des Raumes steht. Der andere ist ein kleiner Desktop-Drucker, der sich in Reichweite befindet. Es ist verständlich, dass dieser Mitarbeiter wahrscheinlich den Desktop-Drucker bevorzugt und am häufigsten benutzt. Dieser geringe Komfort kann sich jedoch mit der Zeit zu erheblichen Kosten summieren. Wenn es keinen besonderen Grund für einen Mitarbeiter gibt, einen eigenen Drucker zu haben, ist die Investition in einen Drucker für mehrere Mitarbeiter fast immer kostengünstiger.
Allerdings hat jedes Unternehmen seine eigenen Bedürfnisse. Indem Sie die Anforderungen aller Mitarbeiter auf Team- und Abteilungsebene sorgfältig ermitteln und sie über die besten Druckpraktiken aufklären, finden Sie eine Lösung, die sowohl für die Mitarbeiter als auch für das Unternehmen praktikabel ist.
4. Die richtigen Geräte am richtigen Ort
Jetzt, wo Sie Ihre Nachforschungen abgeschlossen haben, ist es an der Zeit zu handeln!
„Die richtige Grösse“ Ihrer Druckgeräte bedeutet, dass Sie die geeigneten Geräte an den richtigen Orten in der Firma aufstellen. Manchmal ist es ganz einfach, die Geräte an einen anderen Ort im Büro zu stellen. In anderen Fällen müssen kosteneffizientere Lösungen gefunden werden.
Vielleicht haben Sie zum Beispiel ein teures Farb-Multifunktionsgerät, das derzeit nur für einfache Druckaufträge verwendet wird. Tauschen Sie es gegen ein einfacheres — und kostengünstigeres — Gerät aus. Andernfalls zahlen Sie für etwas, das Sie gar nicht brauchen.
Wenn Sie diese einfachen vier Schritte befolgen, ist Ihr Unternehmen auf dem besten Weg, seine Druckumgebung zu verbessern. Aber wenn Sie schon dabei sind, warum gehen Sie nicht noch einen Schritt weiter und arbeiten mit einem zuverlässigen OPS-Partner zusammen? Das ist der einfachste und effizienteste Weg, um Ihre Druckausgaben dauerhaft zu senken, stets über die neuesten Geräte und Services zu verfügen und jederzeit brillante Ergebnisse zu erzielen. Die Spezialisten von Graphax AG zeigen Ihnen gerne auf, was es mittlerweile für faszinierende Möglichen gibt.