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La colonna Data
Il valore contenuto nella colonna Data è quello che fa stato per la previsione.
- Se manca la data, il movimento sarà conteggiato all'inizio della pianificazione.
Se richiedi una previsione indicando un periodo, gli importi vengono conteggiati nel valore saldo, all'inizio del periodo.
Per il fatto che non rientra nel periodo, non viene visualizzato alcun importo nella colonna Totale.
- Date nel periodo contabile, impostate nella proprietà file.
Sono quelle comunemente usate.
Nella colonna Totale viene indicato l'importo complessivo, tenuto conto dei movimenti ripetitivi, nel periodo contabile.
- Date precedenti al periodo.
Inserire movimenti che precedono il periodo di previsione. Bisogna però fare attenzione che questi non vadano in conflitto con i saldi iniziali inseriti nella tabella conti.
Per il fatto che non rientra nel periodo, non viene visualizzato alcun importo nella colonna Totale.
- Date successive al periodo.
Le previsioni su più anni permettono d'indicare operazioni per gli anni a venire.
Per il fatto che non rientra nel periodo, non viene visualizzato alcun importo nella colonna Totale.
La data fine
Viene usata in combinazione con la ripetizione, per indicare l'ultima data oltre la quale non ci deve essere la ripetizione.
- Generalmente deve essere vuota.
Se si inserisce una data quando non è necessario (per esempio la fine del periodo contabile) le previsioni per gli anni successivi non includeranno questa operazione.
- Per operazioni di leasing.
Indicare come data fine, la data in cui verrà effettuato il pagamento dell'ultima rata.
- Per rimborso prestiti.
Indicare la data dell'ultimo versamento previsto.
- Per cambiamenti di importo a scadenze prefissate.
Nel caso, per esempio, che l'importo di un'operazione ricorrente sia adeguato a determinate scadenze (aumento stipendio):
- Creare una riga di registrazione con ripetizione "M" e come data Fine, la data dell'ultimo versamento prima dell'aumento.
Creare delle righe di registrazione con Data inizio, da quando inizia l'aumento.
- Se l'aumento segue un automatismo preciso e regolare, può essere programmato anche con delle formule.
- Creare una riga di registrazione con ripetizione "M" e come data Fine, la data dell'ultimo versamento prima dell'aumento.
La ripetizione
Per spese o entrate ricorrenti si indica il codice di ripetizione (si veda la Documentazione sulle colonne).
- Il programma quando calcola la previsione crea delle copie del movimento, incrementando progressivamente la data e tenendo conto della frequenza indicata.
- Se non vi è una data fine, il programma al momento del calcolo della previsione genera delle copie interne delle registrazioni per tutto il Periodo della previsione indicato al momento del report.
- Se la data iniziale è gennaio, la frequenza è mensile:
- Se il periodo di previsione è l'anno, genera righe a partire da febbraio. La prima riga è quella originale inserita manualmente, le 11 righe sono automatiche, per un totale di 12 ripetizioni.
- Se il periodo di previsione è 10 anni, genera righe a partire da febbraio. La prima riga è quella originale, le 119 righe sono automatiche (11 il primo anno + 12 * 9 per i successivi), per un totale di 120 righe.
- Se la data iniziale è gennaio, la frequenza è mensile:
- Se si vuole che il programma calcoli in automatico le previsioni per gli anni successivi:
- Per le operazioni ricorrenti, indicare il relativo codice di ripetizione.
- Per le operazioni che accadono solo una volta all'anno (per esempio ammortamenti a fine anno), indicare il codice di ripetizione "Y", in modo che l'ammortamento venga calcolato anche negli anni successivi.
- Non inserire la ripetizione unicamente se l'operazione non ci sarà nell'anno successivo.
Colonna Totale della tabella Preventivo
La colonna Totale viene calcolata in automatico e rappresenta la somma degli importi della riga corrente con quelle di ripetizione che rientrano nel periodo della contabilità. La colonna Totale è vuota se le operazioni hanno una data precedente o che va oltre il periodo della contabilità.
Pianificazione con data precisa e logica mensile
Nella tabella Budget si inseriscono i movimenti di previsione, indicando la data in cui si prevede che questi accadano.
Non è sempre possibile prevedere tutte le entrate e le uscite con precisione giornaliera. Quando si fa una previsione è utile in certi casi approssimare, ragionando generalmente su base mensile. È comunque utile seguire sempre una determinata logica in modo che si possano avere previsioni della liquidità attendibili anche a corto termine:
- Operazioni puntuali (versamento di capitale, investimenti) sono indicati con la data in cui si prevede che accadano.
Se non vi è una data precisa, è utile indicarli il giorno 15 del mese in cui si prevede che accadano.
- Spese ricorrenti che hanno una data di pagamento precisa sono da impostare con la data prevista di pagamento e il relativo codice di ripetizione:
- Spese bancarie, interessi, ammortamenti sono da indicare alla fine del mese, trimestre o anno che avvengono.
- Affitti, il giorno di scadenza o la data in cui si prevede il pagamento.
- Stipendi e oneri sociali:
- Per il calcolo e il versamento mensile, il giorno che gli stipendi sono pagati.
- Per le tredicesime, bonus o altro, il momento in cui sono pagati.
- Versamenti per anticipi e conguagli di oneri sociali, la data prevista per il versamento.
- Versamenti e conguagli IVA, il giorno tipico di scadenza del pagamento.
- Previsioni dei ricavi.
L'allestimento delle previsioni dipende dal tipo di attività.
Se non si sa il giorno preciso, ma si conoscono gli accadimenti in un certo mese, è utile indicare il 15 del mese.
- Entrate puntuali.
Sono da indicare nella data in cui si prevede l'entrata o metà mese.
- Entrate ricorrenti.
Da indicare nella data in cui si prevede l'entrata o metà mese.
- In molti casi si presta bene una previsione mensile. Si può indicare il ricavo al 15 del mese.
- Se le entrate sono ricorrenti si può inserire il ricavo con la ripetizione mensile.
Usando formule si possono prevedere delle crescite.
- Se si conoscono delle differenze stagionali, è utile avere una riga di previsione delle vendite per ogni mese,
- Se le entrate sono ricorrenti si può inserire il ricavo con la ripetizione mensile.
- Previsioni di progetti o grandi lavori.
Se vi è un calendario in cui ci sono indicati gli incassi, si indica una riga di registrazione per ogni entrata prevista. Si può approssimare eventualmente indicando il 15 del mese.
- Previsioni per i clienti:
Per un consulente o un commercialista, che lavora sia con anticipi che con progetti, può essere molto utile allestire una previsione di entrate dettagliate per ogni cliente, con le date di previsione dei versamenti. Questa previsione è molto utile anche per verificare se il cliente ha effettivamente versato.
- Entrate puntuali.
- Costi variabili.
- Consumo costante legato alla cifra d'affari (per esempio ristorante), i costi sono indicati con la stessa data della cifra d'affari. Con una formula si può calcolare il valore in percentuale della cifra d'affari.
- I costi possono anche essere legati ad altri elementi, come il numero di dipendenti, locali affittati o altro.
Previsioni con il principio di cassa
Per le pianificazioni di piccole imprese e attività legate agli incassi (come negozi, ristoranti), è utile ragionare con il principio di cassa, quindi indicando i ricavi con la data di quando avverranno gli incassi e per i costi, la data di quando saranno pagati.
Per operazioni importanti, come per esempio l'acquisto di un macchinario, il cui pagamento è dilazionato nel tempo, bisogna inserire dei movimenti di previsione con dettagli precisi:
- Acquisto del macchinario (registrazione sul conto attivo e sul conto passivo fornitori) con data dell'acquisto.
- Pagamento del macchinario, con la o le date (rate) in cui si prevede il pagamento.
Previsioni con il metodo di competenza
In questo caso, per l'inserimento delle operazioni, si tiene conto della data di quando il pagamento verrà effettuato.
- Operazioni a contanti.
Sono registrate normalmente.
- Operazioni con previsione di pagamento a breve termine.
Per semplicità, per le operazioni con previsione di pagamento nell'arco di un mese può essere utile usare il principio di cassa.
- Pagamenti dilazionati.
Se le date non si conoscono con precisione si può usare il 15 del mese.
- Operazioni con termini di pagamento precisi:
- Con un movimento si indica la data di acquisto (con la contropartita il conto fornitori).
- Con gli altri movimenti si indica il pagamento alle date previste.
- Operazioni con termini di pagamento precisi:
- Incassi dilazionati.
- Con termini di pagamento precisi, come è il caso di un progetto:
- Con un movimento si indica la data di fatturazione e con la contropartita il conto clienti.
- Con gli altri movimenti si indica il pagamento alle data previste.
- Incassi in ritardo.
È il caso di quando una parte dei ricavi è incassata a breve, mentre una percentuale viene incassata successivamente. Si può procedere in questo modo:
- Inserire il ricavo come incasso a contante.
- Con la stessa data si crea un movimento che sposta una parte dell'incasso sul conto clienti.
- In data successiva si indica quando avverrà l'incasso con contropartita il conto cliente.
- Con termini di pagamento precisi, come è il caso di un progetto:
- Utilizzo di variabili per incassi e pagamenti dilazionati ( si veda Esempio uso di variabili)
Quando lo stesso valore deve essere riutilizzato al momento del pagamento, diventa molto utile fare uso delle colonne formula e variabili:
- Nel movimento di fatturazione, l'importo viene assegnato a una variabile.
- Nel movimento di pagamento, si inserisce la variabile in modo che l'importo sia ripreso in automatico.
- Si possono usare variabili anche per definire, per esempio, la percentuale d'importo da dilazionare.