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La commande Appliquer les règles utilise des modèles d'écritures, qui se trouvent dans le tableau des Écritures répétées, pour compléter automatiquement les mouvements importés des relevés bancaires, postaux ou de cartes de crédit.
Les principes de fonctionnement et d'application des règles sont expliqués visuellement ci-dessous.
Le processus peut être résumé en deux étapes principales :
- Importation des transactions bancaires dans la table des Écritures.
- Complétion automatiquement les écritures sur la base des règles.
Importation des relevés bancaires
Lors de l'importation de données à partir de relevés bancaires, le programme:
- Crée des lignes d'écritures en prenant les données bancaires, la date, la description, le montant et le numéro de référence éventuel.
- Il insère dans l'écriture le compte bancaire d'où proviennent les mouvements, que l'utilisateur a indiqué dans la Boîte de dialogue Importer Mouvements .
- Pour les mouvements comportant un montant global sortant et des lignes avec le détail des différents paiements, pour lesquels une saisie sur plusieurs lignes est nécessaire, le programme ne met généralement que le compte de la contrepartie temporaire dans les lignes de détail.
- Toutefois, si l'option Appliquer les règles est activée dans le dialogue d'importation, le programme insère également le nom du compte bancaire entre crochets [] (compte commenté). Ce compte commenté est utilisé par la fonction Appliquer les règles pour savoir quel est le compte source. Le compte commenté est ensuite supprimé lorsque la règle est appliquée.
- Pour chaque mouvement, il introduit le compte temporaire de contrepartie [CA] indiqué dans la boîte de dialogue Importer mouvements.
Compléter les écritures avec des règles
Les écritures importées sont automatiquement complétées sur la base des règles qui ont été définies :
- Pour l'application des règles, le programme considère les écritures qui contiennent la contrepartie temporaire.
- La fonction Appliquer les règles remplace la contrepartie temporaire par le compte indiqué et complète les opérations avec les autres valeurs indiquées dans la règle (TVA, centres de coûts, etc.).
- Pour les écritures sans règle applicable:
- Il est possible de créer une règle spécifique pour les écritures qui se répètent dans le temps.
- On peut compléter l'écriture manuellement.
- La fonction Appliquer les règles se termine lorsqu'il n'y a plus d'écritures contenant la contrepartie temporaire.
Règles
Les règles sont déjà des modèles d'écritures complets, que l'on peut trouver dans le tableau Écritures répétées, où :
- La colonne Libellé contient le texte (un ou plusieurs mots-clés) que doit contenir l'écriture importé.
- Les colonnes de Compte de Débit et Compte de crédit contiennent la Contrepartie qui remplace la contrepartie temporaire.
- Lorsque la description commence par "+" tous les mots doivent être présents dans le texte de l'écriture importé, quelle que soit leur position. Dans cet exemple, le paiement à la compagnie d'assurance est enregistré sur différents comptes en fonction du numéro de police.
Écritures complétées (Résultat)
Si des valeurs définies dans les colonnes de la règle correspondent aux écritures importées, la commande Appliquer les règles remplace la contrepartie temporaire et complète les colonnes vides. Dans cet exemple, le programme se termine par la saisie du compte de contrepartie et du Code TVA.
Comme dans l'exemple, s'il ne reste qu'un seul écriture à effectuer, vous pouvez l'enregistrer manuellement ou créer une règle spéciale pour cet écriture également.
Complétion manuelle supplémentaire
Si, après avoir appliqué la règle, vous devez compléter ou vérifier davantage les écritures, il peut être utile de s'assurer que ces écritures peuvent être trouvés facilement :
- Dans le tableau des Écritures répétées, une couleur est attribuée à la ligne de règle. Plus tard, lors de l'importation, la couleur sera attribuée à la ligne d'importation dans le tableau Écritures.
- Saisissez une valeur temporaire dans la colonne à compléter.
Écritures avant l'application de la règle
Dans l'exemple, [Doc] est inscrit dans la colonne Lien, ce qui signifie que l'écriture doit être liée au fichier de justification.
Définition de la règle
Écriture après l'application de la règle
Créer des Règles avec le dialogue Appliquer les règles
Créer des Règles à partir d'une écriture
Lorsque vous êtes dans le tableau des Écritures, vous pouvez créer une règle:
- A' partir du menu Actions > Écritures répétées > Créer une règle à partir de l'écriture
- Cliquez avec le bouton droit de la souris et choisissez Créer une règle à partir de l'écriture.
La ligne d'enregistrement est insérée dans le tableau des Écritures répétées, avec le texte "!Rule" dans la colonne Pièce (Doc).
Écritures sur plusieurs lignes
Si l' écriture doit être fractionnée et enregistrée sur plusieurs lignes, il est également possible de créer des règles "!RuleSplit".
Écritures avant l'application de la règle sur plusieurs lignes
Définition d'une règle sur plusieurs lignes
Écritures après application de la règle sur plusieurs lignes
Ces fonctions ne sont actuellement pas disponibles :
- La possibilité de modifier le texte de l'écriture pour le raccourcir et le simplifier.
- Pour les écritures sur plusieurs lignes, la possibilité d'utiliser des formules pour calculer les montants en fonction du montant de l'écriture importée.