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Stellen Sie sich vor, Sie haben in den letzten Jahren ein neues Unternehmen gegründet. Sie hatten ein paar Mitarbeitende und jede und jeder hat alles gemacht. Das funktioniert, aber nur eine Zeit lang. Wenn das Unternehmen schnell wächst, brauchen Sie strukturiertere Prozesse und fokussiertere Rollen. Hier einige Tipps, wie Sie HR erfolgreich für Ihr wachsendes oder skalierende Unternehmen nutzen können.
Ein Gastbeitrag von Louise Koeckhoven
Lassen Sie uns zunächst einen Blick auf den Unterschied zwischen wachsenden und skalierenden Unternehmen werfen. Unternehmenswachstum wird wie folgt definiert: “Hinzufügen von Ressourcen in der gleichen Geschwindigkeit, in der Sie den Umsatz steigern”. Die Definition von Skalieren lautet: “schneller Umsatzzuwachs bei gleichzeitiger Steigerung der Ressourcen”. Während es also ein Wachstum ist, jedes Mal eine/n neue/n Kundenbetreuer/in einzustellen, wenn Sie neue Kunden gewonnen haben, würde man es als Skalieren bezeichnen, wenn Ihre aktuelleb Kundenbetreuer*innen nur 20% mehr arbeiten würden, um eine Umsatzsteigerung von 40% zu erzielen.
Etablieren Sie eine Unternehmenskultur: Definieren Sie die Mission, Vision und Werte
Sowohl in wachsenden als auch in skalierenden Unternehmen wird sich die Zahl der Mitarbeitenden mit dem Anstieg des Umsatzes erhöhen. In einem skalierenden Unternehmen wird dies langsamer gehen als in einem wachsenden Unternehmen, aber dennoch werden Sie irgendwann mehr Mitarbeitende einstellen müssen. Start-ups beginnen oft mit nur wenigen Mitarbeitenden, die alle die gleiche Leidenschaft und das gleiche Wissen über das Produkt haben, das sie verkaufen, sowie über die Ziele des Unternehmens und den Einfluss, den sie auf die Welt haben wollen. Sobald das Team jedoch grösser wird und die Unternehmen beginnen, Leute ausserhalb ihrer «Blase» einzustellen, wird es schwieriger, die anfängliche Kultur zu erhalten. Deshalb ist es wichtig, sich Zeit zu nehmen, um die Mission, die Vision und die Werte des Unternehmens zu definieren. Schreiben Sie diese auf und hängen Sie sie für alle sichtbar aus. Besonders jetzt in Zeiten von Homeoffice geht die Pflege der Unternehmenskultur nicht mühelos vonstatten, sondern Sie sollten sogar noch mehr Zeit darin investieren.
Es ist wichtig, diese Eckpfeiler der Unternehmenskultur beim Onboarding neuer Mitarbeitender zu erklären. Wiederholen Sie sie so oft wie möglich, wenn Sie Entscheidungen treffen, bei Teammeetings, bei Betriebsausflügen und bei Einzelgesprächen. Sie sind die DNA des Unternehmens.
Standardisieren: Prozesse und Vorlagen erstellen
Besonders in skalierenden Unternehmen ist die Suche nach Effizienz gefragt. Wenn Sie wollen, dass die gleiche Anzahl von Mitarbeitenden mehr Arbeit erledigt, dann ist Effizienz das Schlüsselwort. Viel Zeit und Mühe geht dadurch verloren, dass Mitarbeitende an jede/n Kundin/Kunden oder Bewerber/in eine neue E-Mail schreiben. Das führt oft auch zu kleinen Fehlern, wie das Vergessen von Informationen oder Rechtschreibfehlern.
Durch die Erstellung allgemeiner E-Mail-Vorlagen, Checklisten für ein neues Projekt und einen Standard-Rekrutierungsprozess wird das Risiko von Fehlern reduziert. Gleichzeitig wird der Aufwand für sich wiederholende Tätigkeiten verringert und Sie können Ihre Unternehmenskultur und Ihr Branding in alle Schritte des Prozesses integrieren. Das führt auch zu weniger Stress für Ihre Mitarbeitenden, da sie nicht ständig das Gefühl haben, etwas zu vergessen oder nicht den Überblick zu haben.
Eine Idee, wo Sie anfangen können? Schreiben Sie alle Prozesse auf, die Sie durchführen, und bewerten Sie sie danach, wie komplex sie sind und wie oft sie stattfinden. Beginnen Sie damit, die Aufgaben zu standardisieren oder zu automatisieren, die wichtig sind, nicht zu komplex und häufig stattfinden.
Für wachsende Unternehmen ist das ebenfalls wichtig, da mehr Mitarbeitende ähnliche Aufgaben erledigen müssen. Mehr Mitarbeitende bedeuten mehr Persönlichkeiten und Arbeitsstile und damit mehr Möglichkeiten, die gleiche Aufgabe zu erledigen. Die Standardisierung kann dazu beitragen, dass all diese Mitarbeitenden die Arbeit mit ähnlichen Standards und Ergebnissen erledigen, da Sie diese so definiert haben, dass sie den Standards Ihres Unternehmens entsprechen.
In Systeme investieren
Sowohl für wachsende als auch für skalierende Unternehmen hilft die Investition in Systeme, um Prozesse zu strukturieren, es reduziert Fehler, übernimmt manuelle Aufgaben und stellt sicher, dass Wissen und Informationen erhalten bleiben und leicht übertragbar sind. Allerdings genügt es nicht, nur eine Lizenz oder ein System zu kaufen. Es ist wichtig, das System aus einer kurz- und langfristigen Perspektive zu betrachten. Welche Prozesse und Funktionen brauchen Sie jetzt und welche brauchen Sie vielleicht, wenn das Unternehmen doppelt oder gar dreimal so gross ist? Wird es immer noch für jede und jeden einfach zu bedienen sein und wird es alle Bereiche des Unternehmens miteinander verbinden?
Fragen Sie speziell für HR-Systeme nach Angeboten und Demos bei mehreren Personalinformationssystem-Anbietern (HRIS-Anbietern) und überprüfen Sie, ob es den derzeitigen Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht und ob es flexibel genug ist, um in Zukunft auf Ihre spezifischen Prozesse und Branchenanforderungen zugeschnitten zu werden. Überlegen Sie sich auch, welche HR-Daten Sie erfassen möchten und ob Ihr Bewerbermanagementsystem (ATS-System) und dessen Daten in Ihr neues HRIS integriert werden können, da die Analyse von HR-Daten zukünftig immer wichtiger wird.
Expert*innen oder Generalist*innen einstellen
In Start-ups ist es oft ideal, Generalist*innen zu haben, da sie es schaffen, alles, was notwendig ist, ziemlich gut zu erledigen. Wenn Ihr Unternehmen jedoch expandiert, ändert sich die Tiefe des Wissens, das für eine bestimmte Position erforderlich ist, und Sie müssen Expert*innen einstellen. Während es in der Vergangenheit oft schwierig war, Expert*inn)en für bestimmte Nischenjobs zu finden, machen Homeoffice und virtuelles Arbeiten Ihren Pool an Kandidatinnen und Kandidaten jetzt leichter zugänglich.
Scale-ups haben oft mehr Generalist*innen, da zum Beispiel eine Büroleiterin viele verschiedene Aufgaben übernehmen kann, während, sagen wir mal, ein IT-Experte sehr wahrscheinlich auf längerfristige komplexe Aufgaben fokussiert sein wird und nebenbei wohl kaum noch etwas verkaufen möchte. Für wachsende Unternehmen bedeutet ein neuer Umsatzsprung auch, dass Geld vorhanden ist, um – oft teurere – Expert*innen für eben diese Aufgaben einzustellen.
Es ist jedoch sowohl für wachsende Unternehmen als auch für Scale-ups ratsam, eine Kombination aus Expert*innen– für die Gewährleistung von fundiertem Wissen – und Generalist*innen – für einen breiteren Überblick über das Unternehmen – zu haben.
Louise Koeckhoven arbeitet seit 5 Jahren in der Personalbeschaffung und Entwicklung, sie ist Strengths Coach und ihre Mission ist es, andere darin zu bestärken, die Extrameile zu gehen. Sie stammt aus den Niederlanden und lebt seit 3 Jahren in der Schweiz. Louise Koeckhoven weiss, wie man seine Schwächen bekämpft, indem man sich auf seine Stärken fokussiert, und wie man traditionelle Denkmuster durchbricht, indem man von neuen Personen und Kulturen lernt.