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Sia che avvengano a inizio anno sia a fine anno, i colloqui individuali restano un momento di scambio indispensabile all’interno delle imprese. I consigli di due esperti.
Il colloquio di fine anno è immancabile all’interno delle imprese. Questo momento di valutazione e di condivisione permette al datore di lavoro e ai suoi collaboratori di tracciare una retrospettiva dell’anno trascorso e di definire gli obbiettivi da raggiungere per l’anno successivo. Per svolgersi nelle migliori condizioni possibili, queste discussioni devono però essere preparate coscienziosamente. "Non si tratta di pianificare questi incontri solamente per principio, sostiene Dörte Resch, direttrice dell’Istituto di ricerca e sviluppo della cooperazione presso la FHNW, l’Alta scuola specializzata della Svizzera del Nord-Ovest. Ogni impresa dovrebbe riflettere sulle ragioni che la spingono a organizzare un colloquio e ciò per ognuno dei propri impiegati."
Questi incontri sono normalmente integrati nel processo di gestione delle performance. È dunque importante determinare in anticipo la strategia al fine di specificare le competenze attese dai collaboratori e gli indicatori che ne consentono la loro valutazione. Gli obbiettivi dell’azienda, della squadra e dell’individuo, così come il modo in cui il processo deve essere organizzato, dovranno pure essere definiti in precedenza. "Si tratta di valutare la soddisfazione del dipendente rispetto al dirigente, ai superiori, alla cultura di squadra e alle mansioni, precisa Matthias Mölleney, fondatore di peopleXpert e direttore del Centro di management in risorse umane e leadership presso l’Alta scuola di economia di Zurigo (HWZ). Questo metodo permette di creare le condizioni necessarie a uno sviluppo reciproco."
Soddisfazione del dipendente
Oltre a valutare le performance passate e a definire gli obbiettivi futuri, il colloquio di fine o di inizio anno è anche il momento ideale per il datore di lavoro al fine di conoscere le eventuali rivendicazioni dei propri collaboratori. I dipendenti devono dunque impegnarsi a riflettere sul modo in cui hanno vissuto l’anno precedente. Possono fare un bilancio delle proprie performance e degli obbiettivi che si erano fissati, ragionando allo stesso tempo sulle evoluzioni a cui mirano per l’anno successivo.
Per Dörte Resch: "Il datore di lavoro dovrebbe sempre domandarsi come si sentono le sue squadre e di quali tematiche si preoccupano. Il colloquio è un'occasione di scambi reciproci e di misurazione della soddisfazione generale per la situazione lavorativa. L’atmosfera deve dunque restare sempre aperta, in modo che i partecipanti possano affrontare ed esprimere i temi che stanno loro a cuore."
Il ruolo del datore di lavoro consiste quindi nell’aprire il dialogo e nel permettere un vero scambio. " É importante un atteggiamento costruttivo e di sostegno, conferma Matthias Mölleney. Non si tratta di regolare i conti, ma di trovare un equilibrio tra esigere e incoraggiare. Il capo di una squadra dovrebbe ispirarsi ai seguenti tre principi: rispetto, fiducia e stima. Il collaboratore merita lo stesso rispetto che ci si aspetta da lui. La fiducia costituisce il capitale più importante all’interno di una squadra e deve assolutamente trovarsi al centro del lavoro di direzione."
L’importanza di colloqui regolari
Malgrado questi incontri si svolgano di solito una volta l’anno, non è necessario accontentarsene. Un datore di lavoro farebbe bene a prevedere una serie di valutazioni durante tutto l’anno. “I colloqui di fine anno dovrebbero essere i più noiosi, sostiene Matthias Mölleney. Un superiore e un collaboratore che si aggiornano regolarmente sulle proprie performance e adempimenti, non avranno infatti sorprese rispetto al contenuto dell’incontro annuale. In altri termini, se gli impiegati sono nervosi prima dell’incontro di fine anno e non sanno cosa attendersi, ciò traduce una mancanza da parte della direzione per quanto attiene all’accompagnamento dei suoi collaboratori."
Mentre le modalità lavorative sono in continua evoluzione, anche questi incontri devono adattarsi alla realtà dell’impresa. "Tutto dipende dalla struttura dell’organizzazione e dalla maniera in cui è interpretata la leadership, nota Dörte Resch. In una società in cui la gestione si vuole maggiormente auto-organizzata, sono necessari altri tipi di incontri rispetto a un’impresa che funziona con delle strutture gerarchiche più marcate.” Per Matthias Mölleney gli incontri di fine anno necessitano talvolta di essere ripensati: "Nelle organizzazioni molto moderne e flessibili, i collaboratori raramente lavorano esclusivamente per un solo e unico superiore durante tutto l’anno. Si pone allora la questione di chi debba condurre il colloquio di fine anno. In questo caso sembrano necessarie altre forme di valutazione che includano per esempio dei riscontri tra colleghi."
Informazione
Sul tema
Scegliere il sistema di feedback adattato alla propria impresa
Il management distingue quattro metodi-tipo per permettere alle aziende di valutare le competenze dei collaboratori e dei dirigenti. Dal più pragmatico al più inclusivo, questi sistemi costituiscono un aiuto prezioso per le aziende al fine di migliorare non soltanto l’ambiente di lavoro, ma anche i servizi proposti.
90°: dall’alto in basso e dalla base verso l’alto
Questo sistema consiste nella valutazione da parte dei dipendenti dei propri superiori e viceversa. Il datore di lavoro e i collaboratori si auto-valutano poi sulla base delle domande poste da coloro che forniscono il feedback.
180°: dall’alto in basso e dal basso in alto
I superiori diretti realizzano una valutazione dei collaboratori, mentre alcuni dipendenti sono scelti per valutare i propri superiori. Questo metodo funziona in particolare nelle aziende in cui un responsabile dirige un gruppo di impiegati definito.
270°: domandare il riscontro dei colleghi
Questo sistema include una dimensione supplementare e permette una valutazione differenziata e dunque più precisa del destinatario del feedback. Tuttavia, spetta al responsabile delle risorse umane definire il modo in cui saranno designati i colleghi che forniranno i riscontri.
360°: includere il parere dei clienti
Numerosi studi hanno dimostrato il legame tra la motivazione interna e la soddisfazione della clientela. Un feedback a 360° implica in particolare lo sviluppo dei questionari a destinazione dei clienti per la valutazione dei dirigenti. Prezioso ma delicato, questo tipo di riscontro dovrà essere reso sistematico affinché sia garantito l’aspetto costruttivo.
Fonte: Sistemi di feedback: Progredire insieme grazie al feedback (articolo Weka.ch, 20 settembre 2022, solo in francese)
Ultima modifica 02.11.2022