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Durante l'uso di BKMS® System, sul vostro computer viene salvato un file di testo (chiamato «cookie di sessione») contenente solo il numero della vostra sessione. Questo è necessario per motivi tecnici, al fine di instaurare la connessione a un server con certificato di sicurezza. Il «cookie di sessione» non danneggia il vostro computer, non accede ai vostri dati e non ha alcuna relazione con il contenuto della vostra segnalazione. Se chiudete tutte le finestre del browser dopo aver inviato la segnalazione, il «cookie di sessione» scadrà e verrà eliminato automaticamente.
La conformità alle disposizioni di legge e alle regole interne dell'azienda è parte di una cultura aziendale positiva e aperta.
È possibile che sia a conoscenza di pratiche che contravvengono alle leggi esistenti o alle regole dell'azienda. Con la Sua segnalazione, aiuterà a rivelare perdite finanziarie e danni alla reputazione in modo tempestivo e garantirà il successo sostenibile dell’azienda e il mantenimento dei posti di lavoro!
Qual è la procedura per inviare una segnalazione? Come posso creare una casella di posta?
Per inviare una segnalazione anonima o personalizzata, inizi facendo clic sul pulsante "Inviare la segnalazione" situato in alto nella nostra pagina di introduzione.
Il processo d’invio comprende 4 operazioni:
Per prima cosa, Le verrà chiesto di leggere alcune informazioni sulla protezione del Suo anonimato e di rispondere a una domanda segreta.
Alla pagina successiva Le verrà chiesta la tematica della Sua segnalazione.
Nella pagina di segnalazione può descrivere in dettaglio la Sua segnalazione a parole Sue e rispondere alle domande sul fatto selezionando semplicemente le risposte. Può digitare fino a 5000 caratteri nel campo di testo libero, ovvero l'equivalente di una pagina A4. Può anche inviare un file fino a 5 MB a sostegno della Sua segnalazione. La preghiamo di tenere presente che i documenti possono contenere informazioni sull'autore. Una volta inviata la segnalazione riceverà un numero di riferimento a conferma dell'inoltro della stessa.
La preghiamo di creare successivamente la Sua casella di posta protetta. Riceverà un feedback da parte nostra tramite questa casella di posta protetta, comprese le risposte alle domande e le informazioni sull'avanzamento della Sua segnalazione.
Se dispone già di una casella di posta protetta, può accedervi direttamente tramite il pulsante "Login". Per prima cosa, dovrà rispondere a una domanda segreta.
A meno che non inserisca dati da cui sia possibile risalire alla Sua persona, il Suo anonimato sarà protetto dalla tecnologia del BKMS® System.
Come posso ricevere un feedback e conservare l'anonimato al tempo stesso?
Il principio prioritario della procedura BKMS® qui utilizzata è la protezione del whistleblower. La funzione di protezione dell’anonimato del sistema è certificata da un ente indipendente.
Quando crei la tua casella di posta protetta, scegli il nome utente e la password. Solo Lei può visualizzare queste credenziali di login. La tua segnalazione è mantenuta anonima tramite crittografia e altre speciali procedure di sicurezza. Non Le verranno mai chieste informazioni personali durante il processo di segnalazione. Non invii dati che lascino trarre conclusioni sulla Sua persona. Non utilizzi un computer messo a disposizione dal Suo datore di lavoro.
Un investigatore invierà alla tua casella di posta protetta feedback sull'avanzamento della tua comunicazione e ti porrà alcune domande in caso di dettagli poco chiari, anche nel corso del dialogo manterrai l'anonimato. Il nostro interesse è rivolto alle segnalazioni allo scopo di evitare danni, non a Lei come whistleblower.
Swisscom AG Alte Tiefenaustrasse 6 3050 Berna Svizzera
Informativa sulla privacy dei dati
Per noi sono molto importanti la protezione e la riservatezza dei dati e ci atteniamo alle disposizioni del regolamento generale sulla protezione dei dati dell’UE (“GDPR-UE”) oltre che alle norme nazionali attualmente in vigore sulla protezione dei dati. Legga con attenzione queste informazioni sulla protezione dei dati prima di inviare una segnalazione.
Obiettivo del sistema di whistleblowing e base giuridica
Il sistema di whistleblowing (BKMS® System) serve a ricevere, elaborare e gestire in maniera sicura e riservata le segnalazioni di violazioni delle norme di compliance di Swisscom AG. Il trattamento dei dati personali nel BKMS® System si basa sul legittimo interesse della nostra azienda di individuare e impedire una condotta impropria e quindi evitare danni a Swisscom AG e ai suoi dipendenti e clienti. L’articolo 6 (1) (f) GDPR-UE funge da base giuridica per il trattamento di questi dati.
Responsabile
Il responsabile della protezione dei dati nel sistema di whistleblowing è
1) Swisscom AG e 2) le sue filiali e affiliate
come parti con reciproca responsabilità autonoma (di seguito anche: "Swisscom"). Il sistema di segnalazione è gestito da un’azienda specializzata, EQS Group AG, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlino, Germania, per conto di Swisscom.
I dati e le informazioni personali inseriti nel sistema di segnalazione sono archiviati in una banca dati gestita da EQS Group AG, in un centro dati ad alta sicurezza. Solo Swisscom ha accesso ai dati. EQS Group AG e altre terze parti non hanno accesso ai dati. Questo è garantito nella procedura certificata tramite ampie misure tecniche e organizzative.
Tutti i dati sono cifrati e memorizzati con vari livelli di protezione con password, per cui l'accesso è limitato a una cerchia molto ristretta di persone espressamente autorizzate presso c.
Swisscom ha nominato un responsabile della protezione dei dati. Eventuali domande sulla protezione dei dati e sulla riservatezza possono essere rivolte a <email-pii>.
Tipo di dati personali raccolti
L’uso del sistema di segnalazione avviene su base volontaria. Se invia una segnalazione tramite il sistema di whistleblowing, raccogliamo i seguenti dati e informazioni personali:
Nome, se sceglie di rivelare la sua identità
Se è impiegato presso Swisscom e
I nomi e altri dati personali delle persone che menziona nella segnalazione.
Gestione riservata delle segnalazioni
Le segnalazioni in arrivo sono ricevute da una piccola cerchia di impiegati espressamente autorizzati e con una qualifica speciale del dipartimento compliance di Swisscom e sono sempre gestiti in forma riservata. I dipendenti del dipartimento di compliance di Swisscom valutano la questione e procedono con eventuali indagini necessarie a seconda del caso specifico.
Durante il trattamento di una segnalazione o lo svolgimento di un'indagine speciale, può essere necessario condividere le segnalazioni con altri dipendenti di Swisscom o con dipendenti di altre aziende del gruppo, ad esempio se le segnalazioni si riferiscono a fatti nelle filiali. Queste ultime possono essere ubicate in Paesi al di fuori dell’Unione europea o dello Spazio economico europeo in cui vigono normative diverse sulla protezione dei dati personali. Da parte nostra, garantiamo sempre il rispetto delle norme sulla protezione dei dati applicabili quando condividiamo le segnalazioni.
Tutte le persone che hanno accesso ai dati hanno l’obbligo di mantenerne la riservatezza.
Informazioni sulla persona accusata
Come principio base, siamo tenuti per legge a informare le persone accusate di avere ricevuto una segnalazione che le riguarda, a meno che ciò non metta a repentaglio ulteriori indagini sulla segnalazione. In questo contesto, e se legalmente possibile, la sua identità come whistleblower non verrà rivelata.
Diritti degli interessati
Secondo la legge europea sulla protezione dei dati, lei e i soggetti menzionati nella segnalazione avete il diritto di chiedere informazioni, rettificare, cancellare, limitare il trattamento e opporvi al trattamento dei dati personali in questione. Se viene esercitato il diritto di opposizione, verificheremo immediatamente in che misura i dati archiviati siano ancora necessari per dare seguito a una segnalazione. I dati che non sono più necessari saranno cancellati subito. Ha anche il diritto di presentare un reclamo presso un’autorità di controllo.
Periodo di conservazione dei dati personali
I dati personali sono conservati solo fino a quando risulta necessario per chiarire la situazione e valutare la segnalazione, fino a quando sussiste un legittimo interesse dell’azienda o fino a quando previsto per legge. Una volta conclusa l’elaborazione della segnalazione, i dati sono cancellati secondo le disposizioni di legge.
Utilizzo del portale di segnalazione
La comunicazione tra il suo computer e il sistema di segnalazione avviene tramite una connessione crittografata (SSL). Il suo indirizzo IP non verrà memorizzato durante l’uso del sistema di segnalazione. Per mantenere la connessione tra il Suo computer e il BKMS® System, viene memorizzato sul Suo computer un cookie che contiene semplicemente l’ID di sessione (chiamato anche null cookie). Questo cookie è valido solo fino al termine della sessione e scade alla chiusura del browser.
All'interno del sistema di segnalazione è possibile creare una casella di posta protetta da uno pseudonimo / nome utente e una password scelti individualmente. Questo le permette di inviare le segnalazioni al dipendente responsabile presso Swisscom in forma nominativa o anonima, in maniera sicura. Questo sistema archivia i dati solo all’interno del sistema di segnalazione, il che rende il processo particolarmente sicuro. Non si tratta di una modalità di classica comunicazione tramite e-mail.
Nota sull’invio di allegati
Quando si invia una segnalazione o un’informazione supplementare, è possibile inviare anche allegati al dipendente responsabile di Swisscom. Se vuole inviare una segnalazione anonima, la preghiamo di tenere presente la seguente nota sulla sicurezza: I file possono contenere dati personali nascosti che potrebbero compromettere il suo anonimato. Elimini questi dati prima di inviare la segnalazione. Se non è in grado di eliminare questi dati o se non sa come farlo, copi il testo del suo allegato nel testo della segnalazione o invii il documento stampato in forma anonima all’indirizzo indicato a piè di pagina, citando il numero di riferimento ricevuto al termine della procedura di segnalazione.