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Wahl durch die Generalversammlung
Die Wahl des Verwaltungsrates fällt in die unübertragbare Zuständigkeit der Generalversammlung (Art. 698 Abs. 2 Ziff. 2 OR). Die Wahl eines Verwaltungsrats kommt zustande, wenn mehr als die Hälfte der vertretenen Aktienstimmen, für den zur Wahl vorgeschlagenen Kandidaten abgegeben werden (Art. 703 OR). Die Generalversammlung ist nur insofern eingeschränkt, als allfällige Wählbarkeitsvoraussetzungen zu beachten sind. Sofern die Statuten dies vorsehen, wählt die Generalversammlung auch den Präsidenten des Verwaltungsrats (Art. 712 Abs. 2 OR).
Mit der Aktienrechtsrevision wird die Wahl des Verwaltungsratspräsidenten ab 2022 neu geregelt. Art. 712 Abs. 1 E-OR sieht vor, dass bei börsenkotierten Aktiengesellschaften die Generalversammlung eines der Mitglieder des Verwaltungsrats zum Präsidenten wählt. Dessen Amtsdauer endet spätestens mit dem Abschluss der nächsten ordentlichen Generalversammlung. Bei nicht börsenkotierten Aktiengesellschaften wählt nach Abs. 2 der Verwaltungsrat eines seiner Mitglieder zum Präsidenten. Die Statuten können bestimmen, dass der Präsident durch die Generalversammlung gewählt wird.
Mit der Wahl durch die Generalversammlung ist der Verwaltungsrat in der Schweiz noch nicht rechtsgültig eingesetzt. Zusätzlich ist zwingend die Wahlannahmeerklärung durch den Gewählten erforderlich. Dies kann durch mündliche Annahmeerklärung an der Generalversammlung, die zu protokollieren ist, oder durch Abgabe einer schriftlichen Wahlannahmeerklärung geschehen.
Nach geltendem Recht werden die Mitglieder des Verwaltungsrats auf drei Jahre gewählt, sofern die Statuten nichts anderes bestimmen. Die Amtsdauer darf jedoch sechs Jahre nicht übersteigen (Art. 710 Abs. 1 OR). Wiederwahl ist möglich (Art. 710 Abs. 2 OR). Der erste Verwaltungsrat wird anlässlich der öffentlich beurkundeten Gründungsversammlung von den Gründern gewählt.
Mit der Aktienrechtsrevision wird ab 2022 auch die Amtsdauer neu geregelt. Nach Art. 710 E-OR endet die Amtsdauer der Mitglieder des Verwaltungsrats von Gesellschaften, deren Aktien an einer Börse kotiert sind, spätestens mit dem Abschluss der nächsten ordentlichen Generalversammlung. Bei Gesellschaften, deren Aktien nicht an einer Börse kotiert sind, beträgt die Amtsdauer höchstens vier Jahre. Bei Gesellschaften, deren Aktien an einer Börse kotiert sind, wird jedes Mitglied einzeln gewählt. Die Wiederwahl ist möglich.
Ein Mitglied des Verwaltungsrats muss nicht Aktionär sein. Es bestehen grundsätzlich auch keine Vorschriften an die Nationalität und den Wohnsitz der Verwaltungsräte. Zwingend ist, dass die Gesellschaft durch eine Person mit Wohnsitz in der Schweiz vertreten wird. Dieses Erfordernis kann durch einen Verwaltungsrat oder Direktor erfüllt werden (Art. 718 Abs. 4 OR).
Mitglied des Verwaltungsrats kann nur eine natürliche Person sein. Juristische Personen oder Handelsgesellschaften sind nicht als Verwaltungsrat wählbar. Das Mandat als Revisor ist mit dem Mandat des Verwaltungsrats unvereinbar (Art. 728 Abs. 2 Ziff. 1 OR). Die Statuten können Vorschriften über die Wählbarkeit in den Verwaltungsrat aufstellen.
Bestehen in Bezug auf das Stimmrecht oder die vermögensrechtlichen Ansprüche mehrere Kategorien von Aktien, so ist durch die Statuten den Aktionären jeder Kategorie die Wahl wenigstens eines Vertreters im Verwaltungsrat zu sichern (Art. 709 Abs. 1 OR). Diese Bestimmung findet keine Anwendung, wenn nur Inhaber- und Namenaktien vorhanden sind. Die Statuten können besondere Bestimmungen zum Schutz von Minderheiten oder einzelnen Gruppen von Aktionären vorsehen (Art. 709 Abs. 2 OR).
Konstituierung Verwaltungsrat Schweiz
Im Verwaltungsrat gilt das Prinzip der Selbstorganisation. Das Gesetz belässt dabei dem Verwaltungsrat weitgehende Flexibilität. Nach zwingendem Recht konstituiert sich der Verwaltungsrat selbst. Die Festlegung der Organisation wird also durch den Verwaltungsrat selbst vorgenommen (Art. 716a Abs. 1 Ziff. 2 OR). Darunter fallen die Festlegung der Funktion (z.B. Präsident, Vizepräsident, Delegierter) sowie die Regelung der Unterschrift des Verwaltungsrates (z.B. Einzelunterschrift, Kollektivunterschrift zu zweien). Der einzige Vorbehalt von Grundsatz der Selbstorganisation ist, dass die Statuten bestimmen können, dass der Präsident durch die Generalversammlung gewählt wird (Art. 712 Abs. 2 OR). Die Konstituierung erfolgt in der Regel in der ersten Verwaltungsratssitzung nach der Wahl.
Mit der Aktienrechtsrevision wird die Selbstkonstituierung des Verwaltungsratspräsidenten angepasst (Art. 712 E-OR; weiter oben erläutert).
Der Verwaltungsrat bezeichnet nach geltendem Recht auch auchden Sekretär. Letzer muss dem Verwaltungsrat nicht angehören (Art. 712 Abs. 1 OR). Im Rahmen der Aktienrechtsrevision wird zur Stärkung der organisatorischen Flexibilität den Gesellschaften keine Vorgaben mehr zur Vize-Präsidentin und zum Sekretär des VR gemacht. Es ist also denkbar, dass eine Gesellschaft auf die formelle Ernennung einer Sekretärin oder eines Sekretärs verzichtet (so zu lesen in der Botschaft zur Aktienrechtsrevision vom 23. November 2016 zu Art. 712 E-OR, 567).
Ausscheiden eines Verwaltungsratsmitglieds
Ein Verwaltungsrat kann jederzeit durch die Generalversammlung abberufen werden (Art. 705 Abs. 1 OR). Der Abberufungsbeschluss muss nicht begründet werden (BSK OR II - M. Wernli, N 11a zu Art. 710 OR). Vorbehalten bleiben Entschädigungsansprüche der abberufenen Mitglieder des Verwaltungsrats (Art. 705 Abs. 2 OR).
Dem Verwaltungsratsmitglied selbst steht ein Rücktrittsrecht analog zu Art. 404 OR zu. Das Amt als Verwaltungsrat kann also jederzeit niedergelegt werden. Erfolgt der Rücktritt zur Unzeit, kann dies Schadenersatzansprüche der Gesellschaft zur Folge haben. Die Rücktrittserklärung wird mit Empfang durch den Verwaltungsratspräsidenten oder gegebenenfalls durch den Vizepräsidenten wirksam (BSK OR II - M. Wernli, N 11b zu Art. 710 OR). Das Amt des Verwaltungsrats kann zudem durch Ablauf der Amtsdauer, Tod oder Eintritt der Handlungs- bzw. Urteilsunfähigkeit enden.
Intern wirkt die Abberufung oder Demission unmittelbar mit dem Zugang der entsprechenden Erklärung an die Betroffenen oder die Gesellschaft. Im Aussenverhältnis bzw. gegenüber nicht informierten Aktionären entfaltet das Ausscheiden seine Wirkung gemäss Art. 932 Abs. 2 OR erst am nächsten auf die Eintragung der Löschung im Handelsregister folgenden Werktag (BSK OR II - M. Wernli, N 11e zu Art. 710 OR).
Handelsregistereintrag
Wahl eines Verwaltungsratsmitglieds
Die Mitglieder des Verwaltungsrats müssen ins Handelsregister eingetragen werden (Art. 45 Abs. 1 lit. n HRegV). Die Eintragung hat jedoch nur deklaratorischen Charakter. Damit ein neu gewählter Verwaltungsrat eingetragen wird, sind dem Handelsregister die folgenden Unterlagen einzureichen:
- Protokoll der Generalversammlung
- Protokoll der konstituierenden Verwaltungsratssitzung
- Anmeldung an das Handelsregister
- Wahlannahmeerklärung (Keine Annahmeerklärung muss eingereicht werden, wenn sich die Wahlannahme aus dem Protokoll der Generalversammlung, dem Protokoll des Verwaltungsrates oder durch Mitunterzeichnung der Anmeldung ergibt.)
- Beglaubigte Firmenunterschrift
Hinweis: Die Unterzeichnung der Handelsregisteranmeldung durch sämtliche Verwaltungsratsmitglieder (auch dem neu gewählten) ersetzt ein entsprechendes Verwaltungsratsprotokoll.
Ausscheiden eines Verwaltungsratsmitglieds
Die Gesellschaft ist verpflichtet, das Ausscheiden eines Verwaltungsratsmitgliedes sofort beim Handelsregister anzumelden. Die ausgeschiedene Person kann ihre Streichung im Handelsregister aber auch selbst anmelden (Art. 938b OR und Art. 17 Abs. 2 lit. a HRegV). Die Streichung erfolgt in diesem Fall auf Kosten derjenigen Person, welche diese beim Handelsregister beantragt hat.
Für die Streichung eines Verwaltungsrates sind dem Handelsregister folgende Unterlagen einzureichen:
Bei der Abwahl durch die Generalversammlung:
- Anmeldung an das Handelsregister
- Protokoll der Generalversammlung
Bei einem Rücktritt (Anmeldung durch die Gesellschaft):
- Anmeldung an das Handelsregister
- Protokoll der Generalversammlung, in welchem der Rücktritt des Verwaltungsrats festgestellt wird, oder
- Rücktrittsschreiben, oder
- Protokoll der Verwaltungsratssitzung, in welchem der Rücktritt des Verwaltungsrats festgestellt wird
Bei einem Rücktritt (Anmeldung durch das zurücktretende Verwaltungsratsmitglied):
- Anmeldung an das Handelsregister, unterschrieben vom Zurücktretenden
- Rücktrittschreiben
Bei Tod:
- Anmeldung an das Handelsregister, in welchem der Tod des Verwaltungsratsmitglieds bestätigt wird