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Der ewige Aufenthalt im Büro kann mit der Zeit Nachteile haben. Büros sind veraltet und es mangelt ihnen zunehmend an den Materialien und Fähigkeiten, die ein wachsendes Unternehmen benötigt.
Deshalb ein Büroumbau kann dazu beitragen, selbst den veraltetsten Arbeitsplatz im 80er-Jahre-Stil wiederzubeleben. Ganz zu schweigen davon, dass Renovierungen einen unglaublichen Vorteil für Ihre Mitarbeiter darstellen und sogar die Gesamtproduktivität steigern können.
Aber als jemand, der zugesehen hat, wie ein Büro gebaut wurde – im wahrsten Sinne des Wortes – rund um meine Mitarbeiter herum, kann es schwierig sein, diesen Prozess durchzuführen, während noch gearbeitet wird. Hier sind ein paar Dinge, die ich gelernt habe, damit Ihre Bürorenovierung allen Anforderungen Ihres Unternehmens gerecht wird.
Sammeln Sie Feedback von Mitarbeitern Erste
Wenn dies so offensichtlich ist, warum tun es dann so wenige Unternehmen?
Bei jedem Büroumbau- oder Renovierungsprojekt trägt die Aufrechterhaltung einer offenen Kommunikation mit den Mitarbeitern dazu bei, Produktivitätsverluste abzumildern. Je mehr Informationen Sie von Ihren Mitarbeitern erhalten und ihnen zur Verfügung stellen können, einschließlich Zeitplänen, desto klarer werden Ihre Mitarbeiter bei den Veränderungen sein.
Darüber hinaus, Ich ermutigte die Mitarbeiter, Feedback zu den Änderungen zu geben, die ich vornehmen wollte. Schließlich können die Mitarbeiter, die täglich im Büro sind, wertvolles Feedback und Vorschläge geben, an die ich nie gedacht hätte, um den Arbeitsplatz effizienter zu gestalten.
Wie machst du das? Machen Sie eine Umfrage! Individuelle Fragen zu Ihrem Arbeitsplatz können Ihnen dabei helfen, die besten Antworten zu erhalten. Stellen Sie nach Möglichkeit Fragen, die eine ausführlichere Antwort erfordern als nur eine einfache „Ja“- oder „Nein“-Antwort.
Einige Beispielfragen, die ich verwendet habe:
- Was gefällt Ihnen bzw. was gefällt Ihnen nicht am aktuellen Arbeitsbereich?
- Welche Änderungen würden Sie am bestehenden Arbeitsbereich vornehmen?
- Welche Bereiche des Büros unterstützen Ihre Arbeit? Welche Bereiche fehlen?
- Wie viel Zeit wird in Besprechungen verbracht? Sind Besprechungsräume ausreichend groß?
- Trägt Ihr bestehender Arbeitsbereich dazu bei, dass Sie mit Kollegen, Kollegen und Interessenten außerhalb und innerhalb des Unternehmens in Kontakt bleiben?
- Gibt es genügend Privatsphäre, um erfolgreich zu sein?
- Wo verbringen Sie den Großteil Ihres Arbeitstages im Büro?
Sie werden wahrscheinlich feststellen, dass Ihre Mitarbeiter einige großartige Ideen haben, die Ihnen nie in den Sinn gekommen sind. Überlegen Sie, wo immer möglich, die Ideen Ihrer Mitarbeiter in Ihr Büroumbauprojekt einfließen zu lassen.
Nutzen Sie bei einem Büroumbau einen Lagercontainer
Nur weil Sie Ihren Arbeitsplatz überarbeiten, heißt das nicht, dass die Arbeit aufhört. Aber glauben Sie mir, es ist viel zu schwierig, Ihre Bürogeräte und -materialien an einem Ort aufzubewahren, an dem Sie nicht leicht darauf zugreifen können. Mir wurde schnell klar, dass wir alle Zugang zu unseren Sachen brauchten, auch während die Hämmer liefen.
Glücklicherweise, Ich habe das herausgefunden Lifehack zum Bewegen von Containern. Die Flexibilität eines tragbaren Containers bedeutete, dass man nur einen kurzen Spaziergang zum Parkplatz machen musste, um sich einen zusätzlichen Monitor zu holen, und nicht lange quer durch die Stadt zu irgendeinem Lagerraum pendeln musste.
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Mit einem Anruf kann eine dieser tragbaren Aufbewahrungseinheiten direkt an Ihre Bürotür geliefert werden. (Wenn Sie mehr als einen benötigen, können Sie dies auch arrangieren.) Mit einer Ladekapazität von bis zu 3.000 Pfund und etwa 300 Quadratmetern Platz in jedem Container können Sie wahrscheinlich Ihr gesamtes Büro in ein oder zwei Einheiten unterbringen .
Auch wenn Sie mit Hochdruck Ihr Büro verlegen, Es gibt günstigere Möglichkeiten, Ihr Büro zu verlegen anstatt ein umfangreiches, einheitliches Angebot von einem einzelnen Umzugsunternehmen einzuholen.
Die meisten davon jedoch zu Aufbewahrungszwecken diese Behälter sind wasserdicht (das heißt, sie können draußen gelagert werden), sodass Sie Ihre gesamte Technik, Ausrüstung und Vorräte ohne Angst vor Witterungseinflüssen unterbringen können. Insgesamt ist dies eine kostengünstigere und bequemere Alternative zur externen Lagerung. Es hat meiner Firma ermöglicht Aufrechterhaltung der Produktivität und dabei innerhalb meines Budgets bleiben.
Erwägen Sie, virtuell zu werden
Egal, ob es sich um Lärmbelästigung handelt, die Telefonkonferenzen stört, oder um Dämpfe von Metallarbeiten – manchmal ist es das beste Szenario, Ihre Mitarbeiter zu ermutigen, von zu Hause aus zu arbeiten, egal wie sehr Sie sich auch anstrengen. In Zeiten wie diesen bietet ein virtuelles Büro eine flexible Arbeitsplatzlösung.
Wenn Sie webbasierte Chat-Software wie Slack, G-Chat oder Skype integrieren, können Sie weiterhin ohne Unterbrechung mit Ihrem Team kommunizieren. Slack bietet jedoch eine kostenlose Version an, die für kleinere Unternehmen geeignet ist Es gibt Alternativen, Es ist günstiger, Kunden da draußen zu lizenzierenwie Mattermost, wenn Ihr Renovierungszeitplan die Investition rechtfertigt.
Meine Mitarbeiter empfanden dies als zusätzlichen Vorteil bei der Arbeit, da sie endlich im Schlafanzug von ihrem Wohnzimmer aus zur Arbeit gehen konnten. (Es ist jedoch wichtig, ihnen zu vermitteln, dass dies keine langfristige Lösung ist. Entschuldigung, Team.)
Machen Sie die kleinen Dinge nahtlos
Wenn Ihr Büroumbau nur aus ein paar kleineren kosmetischen Änderungen besteht, möchten Sie Ihren laufenden Betrieb nicht durch eine völlige Entwurzelung stören. Finden Sie Möglichkeiten, die Upgrades nahtlos durchzuführen.
Wenn Sie beispielsweise planen, das Büro zu streichen, Erwägen Sie die Suche nach Auftragnehmern, die zur Verfügung stehen, um die Arbeiten an einem Wochenende oder außerhalb der Geschäftszeiten abzuschließen. Dadurch eliminieren Sie das Risiko von Ablenkungen, die die Produktivität beeinträchtigen. Es ist für mich verrückt, wie viele Unternehmen versuchen, während der Bürozeiten so etwas wie Farbe zu machen!
Fragen Sie Ihren Auftragnehmer nach Ratschlägen zur Büroumgestaltung
Nachdem Sie Ihre Mitarbeiter befragt und alle geeigneten Entscheidungen zu den Büroänderungen getroffen haben, sollten Sie diese Konzepte unbedingt mit dem von Ihnen gewählten Auftragnehmer kommunizieren.
Aber fragen Sie unbedingt Ihren Auftragnehmer um Rat zu! So viele Leute überspringen diesen Schritt, wenn ein Bauunternehmer alles gesehen hat und wahrscheinlich über fachmännische Möglichkeiten verfügt, Ihren Raum zu sanieren.
Möchten Sie eine hellere Umgebung? Wenn ja, kennen die Bauunternehmer möglicherweise Möglichkeiten, die natürliche Beleuchtung zu verbessern, wie sie Ihre vorhandene Bürobeleuchtung verbessern können oder wie sie andere Ansätze nutzen können, um die Umgebung aufzuhellen. Vielleicht möchten Sie die Akustik verbessern, damit es im Büro nicht ohrenbetäubend laut wird? Wenn dies der Fall ist, empfiehlt Ihnen Ihr Auftragnehmer möglicherweise Lösungen zur Lärmdämpfung. Für mein Büro half sie mir, Trennwände mit speziellen Materialien zu finden, um in unserem Callcenter zu helfen.
Führen Sie mit Zuversicht (und haben Sie Geduld)
Es gibt zwei wichtige Eigenschaften für die Führung eines Teams während eines Büroumbaus. Die erste besteht darin, eine offene Kommunikationslinie aufrechtzuerhalten (z. B. eine Politik der offenen Tür). Das zweite wichtige Merkmal ist Hören Sie nie auf, Ihren Mitarbeitern Sicherheit zu vermitteln.
Bedenken Sie, dass diese Projekte selten reibungslos abgeschlossen werden. Zeigen Sie realistische Geduld und Flexibilität, wenn Ihnen ein Curveball in die Quere kommt. (Und wenn Sie darauf vertrauen, dass Sie den richtigen Auftragnehmer beauftragen können, sind Sie besser dran, wenn die Dinge nicht nach Plan laufen.)
Wenn Sie sich gestresst fühlen, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass Ihre Mitarbeiter es auch tun! Haltung und Disposition spiegeln die Führung wider. Behalten Sie also eine positive Einstellung und ein Lächeln im Gesicht.
Denn letzten Endes ist das alles nur vorübergehend; Am Ende der langen Reise gibt es eine Belohnung, und zwar in Form eines brandneuen Büroraums. Hoffentlich kommt es komplett mit allem Drum und Dran und spart dabei noch etwas Geld!