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Salsa bietet Ihnen das fantastische Streaming-E-Mails-Tool, mit dem Sie das Senden einer Serie von E-Mails zu vordefinierten Zeitpunkten, oder nachdem einer Ihrer Unterstützer aktiv wurde, automatisieren können. Weiterhin stehen Ihnen einfach und schnelle Tools, so genannte Autotrigger, zur Verfügung, mit denen Sie das automatische Versenden von E-Mails an Spender oder aktiv gewordene Unterstützer auslösen können. Doch was ist der Unterschied?
von Akash Jayaprakash, Lern- und Schulungspartner bei Salsalabs
Teil I: Die vier Arten von E-Mail-Triggern
Wir haben in unserem Juni-Webinar über Streaming-E-Mails und Autotrigger gesprochen: Diese sind einander sehr ähnlich, jedoch bieten Streaming-E-Mails zusätzliche Features, wie etwa die Verwendung der E-Mail-Vorlagen Ihrer Organisation, und darüber hinaus eine Tracking-Funktion für die verschickten Mails. Dieser Artikel ist in zwei Teile untergliedert: in Teil I geht es um die verschiedenen Arten von Autotriggern, und in Teil II um die zusätzlichen Features von Streaming-E-Mails.
Die Unterscheidung zwischen den drei, vier Arten von Autotriggern ist ein bisschen kompliziert. Ich werde mich also in Teil I des heutigen Blog-Eintrags auf das Erklären dieser Unterschiede konzentrieren. (Ungeduldig? Sehen Sie Streaming-E-Mails in unserem Online-Dokument an.) Es lohnt sich, dies zu wissen, selbst wenn Sie schliesslich das Streaming-E-Mails-Tool verwenden, denn bei diesem Tool gibt es genau dieselben Unterscheidungen hinsichtlich der verschiedenen automatisierten Antworten.
Den Finger am automatischen Abzug
Es gibt drei Arten von Autotriggern, die mit Salsa-Objekten, z, B. Registrierungs- und Spendenseiten, oder Aktionen hinsichtlich Interessenvertretung, verknüpft werden können. Die Namen sind allerdings irgendwie wenig informativ (hey, ich hab' die Namen nicht erfunden – ich arbeite hier nur), also werde ich ein paar Beispiele geben:
Antwort-E-Mail: Dieser Autotrigger reagiert sofort, sobald ein Unterstützer irgendeine Aktivität (Registrierung, Spende, etc.), mit der der Trigger verknüpft ist, beendet hat.
Beispiel: Bob spendet für eine Kampagne für Babynahrung auf Tofu-Basis. Unmittelbar nach seiner Spende erhält er eine Antwort-E-Mail mit dem Text „Danke für Ihre Spende in Höhe von $20, Bob! Sie sind ein Held!“ (Hinweis: Benutzen Sie zum Einfügen von individualisierten Inhalten, wie Spendenbetrag und Name, die Merge-Felder).
Einzel-E-Mail: Dieser Autotrigger versendet E-Mails an eine oder mehrere Personen, deren E-Mail-Adresse(n) in Salsa gelistet sind, sobald ein Unterstützer eine Aktivität beendet hat. (Verwenden Sie Kommas, um mehrere Adressen voneinander zu trennen.)
Beispiel: Su Jin füllt ein „Story-einsenden“-Formular (eine modifizierte Registrierungs-Seite) für eine Organisation aus, die Storys von „Words with Friends“-Besessenen sammelt. Sandra, die Organisatorin der Kampagne, erhält eine Einzel-E-Mail, die sie darüber informiert, dass jemand eine Geschichte eingereicht hat. Sandra reagiert schnell, bittet Su Jin um weitere Details und fragt, ob sie bei einer geplanten Dokumentation über Smartphone-Freaks dabeisein möchte. Es war eine gute Idee von Sandra, das einzurichten, weil sie nicht viele Storys erhalten hat, und sie sichergehen möchte, dass sie auf das, was sie bekommt, auch möglichst schnell reagiert.
Zeitgesteuerte Antwort: Dieser Autotrigger sendet die E-Mail an Ihren Unterstützer nach einer durch Sie vorher festgelegten Zeitverzögerung.
Beispiel: Die Carbon County Clamdiggers wollen ihren Spendern 2 Wochen nach deren Spende ein weiteres Dankeschön ihres Geschäftsführers zukommen lassen und sie über die Arbeit informieren, die durch die Spende unterstützt wurde. Durch das Einstellen einer Verzögerung von 336 Stunden (14 Tage x 24 Stunden) wird gewährleistet, dass Maria zwei Wochen nach ihrer Registrierung eine zeitgesteuerte Antwort erhält.
Alle drei Autotrigger können im E-Mail-Blast-Paket eingerichtet und bearbeitet werden:
Nach dem Erstellen von Autotriggern im E-Mail-Paket können Sie diese in Ihren Salsa-Seiten im Follow-Up-Tab von fast jedem Arbeitsablauf hinzufügen. Klicken Sie hierfür einfach den Button Vorhandene Antwort hinzufügen. Sie können auch im Handumdrehen sehr einfache Nur-Text-Autotrigger erstellen. Hier ist ein praktischer Screenshot!
Beispiel: Die Rettet-den-Tapir-Stiftung verwendet das Standard-Registrierformular. Dies enthält einige optionale Auswahlkästchen, auf die Unterstützer klicken können, um zur der „Tapir-Freiwilligen“-Gruppe ihrer Region (z. B. "East Coast Volunteers") hinzugefügt zu werden.
Jede dieser Regional-Gruppen hat einen gemeinsamen Trigger. Nachdem Fred sich der East Coast Volunteers-Gruppe angeschlossen hat, bekommt er eine spezielle Willkommens-Mail für diese Gruppe.
Wichtige Hinweise zu den gemeinsamen Triggern:
- Gemeinsame Trigger werden nur einmal pro Tag überprüft und ausgeführt, und zwar in den frühen Morgenstunden (etwa von 02.00h – 04.00h EST). Die E-Mails werden also nicht unmittelbar, nachdem sich jemand einer Gruppe angeschlossen hat, verschickt.
- Gemeinsame Trigger werden nur an neue Mitglieder einer Gruppe verschickt, die durch eine verlinkte Aktions- oder Registrierungsseite hinzugekommen sind. Mit anderen Worten: Wenn Sie zu einer Gruppe mit vorhandenen Mitgliedern einen neuen gemeinsamen Trigger hinzufügen, erhalten diese Leute keine E-Mails durch den gemeinsamen Trigger. (Es gibt eine einfache Möglichkeit, dies zu umgehen – darüber spreche ich in Teil II). Ebensowenig erhalten Leute, die durch eine Abfrage oder durch Importieren hinzugefügt wurden, eine Trigger-E-Mail. Nur brandneue Leute, die sich über das Internet registrieren oder von Hand eingegeben werden, erhalten den gemeinsamen Trigger.
- Und das allerwichtigste: Stellen Sie sicher, dass alle Gruppen mit gemeinsamen Triggern entweder reguläre Gruppen oder Greedy Smartgroups sind. Wenn Sie eine (nicht-Greedy) Smartgroup mit gemeinsamen Triggern verwenden, erhalten die Leute diese E-Mails täglich, weil die Smartgroups jeden Tag geleert und neu aufgebaut werden.
Fertig, zielen, und los!
Ich hoffe, dass Sie die Informationen über die verschiedenen Autotrigger auf einige Ideen gebracht haben, wie Sie die Kommunikation mit Ihren Unterstützern automatisieren können. In meinem nächsten Blog-Eintrag spreche ich über Streaming-E-Mails und die zusätzlichen Features, die diese bieten. Schauen Sie sich doch in der Zwischenzeit die Bilder zu Teil I an. Wenn Sie Fragen haben, schicken Sie einfach eine E-Mail an <email-pii>!