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Was ist Payroll Management?
Payroll-Dienstleistungen sind für den Geschäftsalltag von entscheidender Bedeutung. Sie enthalten eine Liste aller Mitarbeiter und ihrer Löhne für geleistete Arbeit oder erbrachte Dienstleistungen für das Unternehmen. Gehaltsabrechnungen bieten einen Überblick über die Mitarbeiterzahlungen, die über einen bestimmten Zeitraum geleistet wurden. Dazu gehören Gehalt, Überstundenvergütung, Provisionen und andere damit verbundene Ausgaben.
Prämien, Kurzarbeit oder Urlaub können im Vergütungspaket dieses Unternehmens enthalten sein.
Diese Aufstellung enthält eine detaillierte Zusammenfassung der Löhne und Gehälter. Es bietet auch eine eigenständige Gehaltsabrechnung, die für andere Zwecke verwendet werden kann.
Es wird verwendet, um Eingaben im Zusammenhang mit der Gehaltsabrechnung zu sammeln. Er wird zur Ermittlung der tatsächlichen Vergütung verwendet.
Ein Unternehmen benötigt eine umfassende Gehaltsabrechnung, um die finanziellen Aspekte seines Geschäfts zu verwalten. Die Gehaltsabrechnung ist eine Schlüsselfunktion in den meisten Unternehmen; es hilft Unternehmen, die Löhne und Gehälter ihrer Mitarbeiter pünktlich zu zahlen. Es hilft auch bei anderen wichtigen Aufgaben wie der Arbeitslosenversicherung, der Sozialversicherung und der Zahlung der Einkommensteuer.
Die Gehaltsabrechnung ist der Prozess der Abwicklung von Finanzdokumenten für Mitarbeiter wie Gehälter, Prämien, Abzüge und andere Informationen. Sie müssen auch die Datenbank verwalten, in der die Mitarbeitervergütung erfasst wird. Diese beiden Aufgaben sind notwendig, um genaue Aufzeichnungen über die Mitarbeitervergütung in allen Abteilungen zu führen.
Bedeutung der Gehaltsabrechnung
Viele Unternehmen verwenden Software, um ihre Gehaltsabrechnung zu verwalten. Diese Software ist typischerweise halbautomatisch und benutzerfreundlich. Die Verarbeitung der Gehaltsabrechnung ist für fast jedes Unternehmen eine grosse Sache – sie ist sowohl für den täglichen Betrieb als auch für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften wichtig.
Mit wenigen Ausnahmen sind Lohnabrechnungsprozesse sehr langwierig und fehleranfällig. Die Vereinfachung dieser Prozesse durch den Einsatz von Softwareanwendungen verringert die Fehlerwahrscheinlichkeit. Computerdatenbanken bieten wichtige Sicherungskopien von Lohnabrechnungssystemen im Falle einer Systemabschaltung oder eines Hardwareausfalls. Diese Datenbanken können einfach auf externen Festplatten und Online-Cloud-Speicherkonten gespeichert werden.
Aus diesem Grund ist es wichtig zu zeigen, wie viel Geld das Unternehmen verdient und wie viel Geld es ausgibt. Dies ist für finanzielle Berechnungen und Schätzungen erforderlich. Allfällige Lohnanpassungen sind für das Unternehmen leicht kalkulierbar und nachvollziehbar.
Die Verwaltung der Gehaltsabrechnung hilft Unternehmen, die Zeitpläne ihrer Mitarbeiter zu organisieren und zu verwalten. Es rationalisiert auch ihre Buchhaltung, indem Prämien, Urlaubszeiten und andere Vorteile, die den Mitarbeitern angeboten werden, genau erfasst werden. Ohne eine ordnungsgemäße Datenbankverwaltung können Unternehmen Schwierigkeiten haben, Überstunden, Gehälter und andere relevante Informationen zu verfolgen. Für jeden Arbeitnehmer müssen unterschiedliche Steuern und Abzüge erhoben werden. Aus diesem Grund ist ein anwendungsbasiertes Lohnsystem hilfreich, da es die manuelle Lohnabrechnung überflüssig macht und die Abwicklung vereinfacht.
Die Sicherheitsprotokolle der Gehaltsabrechnungsdatenbank sind von hoher Qualität. Die Daten der Mitarbeiter werden so diskret wie möglich behandelt, wobei dem Verwaltungsteam der Datenbank viele Privilegien und Rechte eingeräumt werden. Diese Protokolle ermöglichen Mitarbeitern den Zugriff auf Informationen zu ihren Gehaltsaufschlüsselungen.
Gehaltsdatenbanken können über ein laufendes Abonnement verwaltet werden. Die meisten modernen Gehaltsabrechnungssysteme sind kostengünstig, da sie cloudbasiert sind. Gehaltsabrechnungslösungen verwenden die kostengünstigste Hardware, die möglich ist. Dies reduziert die Menge der benötigten Ressourcen um ein Vielfaches. Darüber hinaus können sich Lohnbuchhaltungslösungen schnell an neue Bedürfnisse oder neue Mitarbeiter anpassen.
Prozess der Gehaltsabrechnung
Der Gehaltsabrechnungsprozess eines Unternehmens verwendet Softwareanwendungen, um Daten aus Mitarbeiterakten wie Gehälter, geleistete Arbeitsstunden, Urlaub und Prämien zu verwalten. Dies ist gekoppelt mit Lohnabrechnungsanwendungen zur Verwaltung von Abzügen für Steuern und Sozialleistungen sowie anderen Funktionen.
Mitarbeiter müssen bei der Entlohnung Steuergesetze und gesetzliche Vorschriften einhalten.
Ein System und ein Prozess sind erforderlich, um Beschwerden von Mitarbeitern zu bearbeiten. Dieser Teil der Gehaltsabrechnung beinhaltet typischerweise die Einrichtung eines Mechanismus.
Eine ordnungsgemäße und gut verwaltete Gehaltsabrechnung ist für die Aufrechterhaltung der finanziellen Stabilität und des ethischen Ansehens eines Unternehmens von entscheidender Bedeutung. Wenn die Gehaltsabrechnung falsch gehandhabt wird, ist es wahrscheinlicher, dass Unternehmen durch Betrug kompromittiert werden.
Prozessschritte der Gehaltsabrechnung
Die Lohnbuchhaltung erfordert eine sorgfältige und gewissenhafte Planung – sie muss ständig überwacht und aktualisiert werden. Die drei Phasen der Gehaltsabrechnung sind die Planungs-, Ausführungs- und Abschlussphase. Vor der Verarbeitung müssen Mitarbeiter ihre Vergütung sorgfältig prüfen. Während der Bearbeitung müssen Änderungen der Arbeitnehmerentgelte überwacht werden. Und sobald die Verarbeitung abgeschlossen ist, müssen die Mitarbeiter die während der Verarbeitung vorgenommenen Änderungen überprüfen.
- Vor der Lohn- und Gehaltsabrechnung
Verschiedene Benefits wie Prämien, bezahlte Freizeit und Urlaub werden von Unternehmen bei der Entscheidungsfindung berücksichtigt. Diese Faktoren werden oft mit Hilfe der Entscheidungsträger des Unternehmens festgelegt. Software zur Gehaltsabrechnung ermöglicht es grösseren Unternehmen, ihre Prozesse zu rationalisieren. Diese Software erleichtert kleinen Unternehmen die Datenverarbeitung; Sie müssen jedoch die Unternehmensrichtlinien und -verfahren befolgen.
- Bei der Verarbeitung der Gehaltsabrechnung
Nach der Datenerfassung müssen alle Berechnungen, Boni, Steuerberechnungen und Abzüge abgeschlossen und validiert werden. Alle Fehler oder ungenauen Daten müssen korrigiert werden, bevor die Daten verwendet werden können.
- Nach der Verarbeitung der Gehaltsabrechnung
Die verdienten Gesamtlöhne werden berechnet und über die entsprechenden Zahlungsmethoden in dieser Tabelle ausgezahlt.
Methoden der Gehaltsabrechnung
Es gibt drei grundlegende Methoden der Lohn- und Gehaltsabrechnung: die Excel-basierte, die ausgelagerte und die Lohn- und Gehaltsverwaltungssoftware.
Excel
Dies ist die billigste Option für die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Vor allem Start-ups und kleinere Unternehmen nutzen diesen Ansatz. Bei dieser Methode wird eine Vorlage für die Lohn- und Gehaltsabrechnung entwickelt, die Berechnungen und die Verwendung von mathematischen Formeln in Excel-Tabellen ermöglicht. Der Nachteil dieser Methode ist, dass sie schwierig zu verwalten und fehleranfällig ist.
Ausgelagert
Unternehmen, die über die finanziellen Mittel verfügen, um eine weitere Dienstleistung zu beauftragen, können diese Option wählen. Unternehmen erstellen nach Beauftragung eines externen Lohnbuchhalters einen aktualisierten Entgeltplan und senden diesen zur Bearbeitung an einen Gehaltsberater. Vertraulichkeit ist bei der Verarbeitung der Gehaltsabrechnung für ein Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Aus diesem Grund lagern viele Unternehmen diesen Prozess nicht aus. Die Lohnbuchhaltung ist für die Führung eines Unternehmens unerlässlich, kann jedoch vereinfacht werden, indem die Aufgabe an einen Spezialisten ausgelagert wird. In diesem Artikel gehen wir noch einmal speziell darauf ein, was Payrolling ist und warum Sie es brauchen.
Software für die Gehaltsabrechnung
Dies ist eine vereinfachte Option für ein Unternehmen. Es gibt mehrere zuverlässige Anwendungen für die Lohn- und Gehaltsabrechnung, aus denen man wählen kann. Solche Softwareanwendungen bieten in der Regel eine Vorlage für die Eingabe von Mitarbeiterdaten und relevanten Eingabefaktoren. Die Größe und die Zusammensetzung des Unternehmens bestimmen, welche Art von Lohnsoftware für den täglichen Betrieb am besten geeignet ist.
Andere Abrechnungsmethoden
Es gibt verschiedene Arten der Gehaltsabrechnung für Unternehmen – direkte Einzahlungen, Schecks (schriftlich oder gedruckt), Bargeld oder Lohnkarten. Während Unternehmen zwischen diesen Arten der Lohnabrechnung wählen können, werden die Mitarbeiter nach drei bestimmten Tarifen bezahlt:
- Stundensätze
- Grundgehälter
- Provisionen
Gehaltsabrechnungs-Management-System
Gehaltsabrechnungssysteme automatisieren die Gehaltsabrechnung durch die Bereitstellung von Software. Diese Software hilft Unternehmen bei der Verwaltung von Steuern, Versicherungsprämien, Löhnen und anderen Aspekten der Mitarbeitervergütung.
Unternehmen verwenden Gehaltsabrechnungssoftware, um die Abwesenheit von Mitarbeitern oder die angesammelten Urlaubstage zu verfolgen. Sie können diese Software eigenständig oder in einer HR-Suite enthalten verwenden.
Vorteile von Software für die Gehaltsabrechnung
Software für die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist nützlich für die Einhaltung von Gesetzen – so bleiben Sie auf dem Laufenden, was staatliche und kantonale Gesetze angeht. Ausserdem sparen Sie so effektiv Zeit bei der Gehaltsabwicklung.
Die Auslagerung von Finanzdaten von Unternehmen an Dritte macht den Datenschutz unwahrscheinlich. Denn Mitarbeiter hätten keine Privatsphäre mehr für ihre Finanzdaten.
Mitarbeiter können sich über Portale, die Zugriff auf Gehaltsdaten bieten, selbst bedienen.
Das Erstellen von Steuerformularen kann der Personalabteilung große Kopfschmerzen bereiten. Die Lohnbuchhaltungssoftware generiert automatisch alle Steuerformulare für jeden Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen. Viele Lohnbuchhaltungssysteme aktualisieren automatisch, wenn sich die Steuersätze ändern. Dies hilft Ihrer Personalabteilung, mit den Steuersätzen in verschiedenen Bundesstaaten und Steuerklassen Schritt zu halten.
Self-Service-Gehaltsabrechnungssysteme werden für große Unternehmen mit vielen Mitarbeitern benötigt.
Durch die Online-Überprüfung ihrer Informationen können Mitarbeiter ihre HR-Daten selbst verwalten, ohne das Büro besuchen zu müssen. Auf diese Weise können sie ihre Leistungen und ihren Freizeitplan sowie andere Informationen über sie ändern. Alternativ können sie bei der persönlichen Einsicht in ihre Daten die Personalleiter benachrichtigen, wenn sie Änderungen vornehmen müssen.
Über die Self-Service-Option können falsche Daten eingegeben werden. Neue Gehaltsabrechnungen, die von der vorherigen abweichen, senden eine Benachrichtigung an die Personalabteilung. Auf diese Weise können sie Fehler überprüfen und gegebenenfalls korrigieren, bevor Abweichungen unbemerkt bleiben.
Brine Payroll Management
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Geschrieben von
Ece Wilkins
@ Brine SA