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Lohn- und Gehaltsbuchhaltung
Unternehmer, die Mitarbeiter einstellen, sind verpflichtet, eine strenge Lohn-/Gehaltsbuchhaltung einzurichten. In der Tat müssen zahlreiche Regeln und Besonderheiten berücksichtigt werden, um dieser administrativen Verpflichtung nachzukommen. Wie also sollte der Arbeitgeber die an seine Mitarbeiter gezahlten Löhne/Gehälter deklarieren? Welche Fristen muss er einhalten? Was muss ein Lohn-/Gehaltszettel enthalten? Wie greifen Tarifverträge in die Verwaltung der Löhne/Gehälter ein? Wir machen eine Bestandsaufnahme der Situation, damit Sie klarer sehen können!
Eine Gehalts-/Lohnabrechnung verstehen
Die Gehalts-/Lohnzettel enthalten viele Informationen, die je nach Land, in dem die Arbeit ausgeführt wird, unterscheiden: Bruttolohn, Sozialabzüge und Nettolohn werden dann angegeben.
In der Schweiz hat eine Gehalts-/Lohnabrechnung mehrere Rubriken.
Bruttomonatslohn/-gehalt
Auf einer Lohnabrechnung/Gehaltsabrechnung wird in der ersten Zeile der Grundlohn/das Grundgehalt oder der variable Lohn/das variable Gehalt (je nachdem, was im Arbeitsvertrag des Mitarbeiters festgelegt wurde) angegeben.
Die Höhe der Familienzulage
Der Betrag der Familienzulage, die der Arbeitnehmer erhält, wird hier angegeben. Sie ist je nach Kanton, in dem der Arbeitnehmer arbeitet, unterschiedlich hoch. Der Empfänger der Familienzulage kann daher für Kinder bis zum Alter von 16 Jahren eine monatliche Zulage von mindestens CHF 200.- und für Kinder bis zum Alter von 25 Jahren, die sich noch in der Ausbildung befinden, eine monatliche Zulage von mindestens CHF 250.- erhalten.
Es ist zu beachten, dass einige Kantone Familienzulagen gewähren, die höher sein können, als es das Bundesrecht vorsieht. Darüber hinaus können einige Unternehmen auch beschliessen, einen höheren als den vom Kanton festgelegten Betrag anzubieten.
AHV- und IV-Beiträge
Dies ist einer der sozialen Abzüge, die vom Bruttolohn vorgenommen werden. Auf einigen Lohnzetteln sind AHV- und IV-Beiträge (und manchmal auch EO-Beiträge) unter der gleichen Rubrik "AHV" zusammengefasst.
Die AHV ist die Alters- und Hinterlassenenversicherung. Ihr Ziel? Ausgleich eines Teils der Einkommensverluste nach einer Einstellung der Tätigkeit. Diese beitragspflichtige Versicherung deckt die lebensnotwendigen Bedürfnisse eines Versicherten im Rentenfall oder seiner Familie im Todesfall.
Dieser Beitrag beginnt am 1. Januar mit dem 17. Geburtstag einer Person und gilt bis zum Rentenalter.
In diesem Sinne gewährt Ihnen die AHV eine Alterspension (auch Rente genannt) und eine Invalidenrente, falls Sie diese benötigen. Sie ermöglicht Ihnen auch den Bezug einer "Hinterbliebenenrente": Es handelt sich dabei um eine Rente, die beim Tod eines oder beider Elternteile an den Ehepartner oder die Kinder gezahlt wird.
Der Beitragssatz zur AHV wird von der Schweizerischen Eidgenossenschaft festgelegt. Er variiert daher nicht je nach Kanton und Unternehmen, in denen der Arbeitnehmer beschäftigt ist. Der AHV-Beitrag wird vom Gesamteinkommen abgezogen: Bruttolohn, variabler Lohn und Zulagen.
Die Invalidenversicherung (IV) hingegen finanziert alle Massnahmen, die es Arbeitnehmern, die Opfer einer Behinderung (aufgrund eines angeborenen Problems, einer Krankheit oder eines Unfalls) geworden sind, ermöglichen, sich wieder in das Berufsleben zu integrieren. Es handelt sich auch um eine Pflichtversicherung, die die gesamte Schweiz abdeckt und für alle Arbeitnehmer gilt, unabhängig davon, in welchem Unternehmen sie arbeiten. Dank der IV kann der Arbeitnehmer dann eine Rente oder Taggelder erhalten. Diese Versicherung bietet auch Rehabilitationsmassnahmen an.
Militärische Versicherung für Verdienstausfall
Die Militärversicherung für Verdienstausfall wird vom Bund festgelegt und gilt für alle Arbeitnehmer. Sie deckt Unfälle und Krankheiten ab, die sich während der Zeiträume ereignen, in denen Menschen ihre Militärzeit ausüben.
Arbeitslosengeld
Mit diesen Beiträgen wird das Schweizer Arbeitslosensystem finanziert. Der Satz wird vom Bund festgelegt und gilt für einen Referenzlohn (den versicherten Verdienst). Es ist unbedingt zu bedenken, dass dieser monatliche Referenzlohn gedeckelt ist. In diesem Sinne bezieht sich Ihr Beitragssatz, wenn Ihr Lohn höher als dieser Betrag ist, nur auf diesen Höchstwert. Wenn Sie mehr als diesen Höchstwert verdienen und Sie arbeitslos werden, wird die Leistung, auf die Sie Anspruch haben, auf der Grundlage dieses Betrags berechnet: Sie ist also niedriger, als wenn die Berechnung auf der Grundlage Ihres tatsächlichen Lohns erfolgt wäre.
Die Pensionskasse
Die Pensionskasse ist eigentlich die zweite Säule des Schweizer Rentensystems. Es handelt sich um die berufliche Vorsorgekasse, die die AHV ergänzt: Dank dieses Systems, das die Einkommensminderung im Zusammenhang mit Invalidität und Alter abdeckt, sind dann 60 % Ihres Lohns abgedeckt.
Jeder Arbeitnehmer, der mehr als CHF 19'890.- pro Jahr erhält, ist verpflichtet, in diesen Pensionsfonds einzuzahlen.
Das Unternehmen hat die Wahl, die gesetzlich vorgesehenen Mindestbeiträge anzuwenden oder eine vorteilhaftere Verfahrensweise vorzuschlagen.
Vom 17. bis zum 25. Lebensjahr leistet der Arbeitnehmer Beiträge für die Invaliditäts- und Todesfallversicherung: nach 25 Jahren leistet er auch Beiträge für den Ruhestand.
Der Arbeitgeber ist verpflichtet, mindestens den gleichen Beitrag wie seine Arbeitnehmer zu leisten.
Nichtberufsunfallversicherung
Sie ist obligatorisch für jeden Arbeitnehmer, der mehr als 8 Stunden pro Woche für ein Unternehmen arbeitet. Die Nichtberufsunfallversicherung deckt, wie der Name schon sagt, Unfälle ab, die sich ausserhalb des beruflichen Umfelds ereignen. Der Satz wird von der Versicherungsgesellschaft festgelegt, mit der der Arbeitgeber einen Vertrag hat. Sie hängt direkt von dem Wirtschaftszweig ab, in dem das Unternehmen tätig ist.
Quellensteuer
Bei der Quellensteuer zieht der Arbeitgeber jeden Monat den Steuerbetrag von Ihrem Gehalt ab: Die Berechnung der Steuer hängt von sehr vielen Kriterien ab. Dieser monatliche Abzug gilt nur für bestimmte ausländische Arbeitnehmer. In der Schweiz lebende Schweizer Staatsangehörige sind von dieser Quellensteuer nicht betroffen. Schweizer Bürgerinnen und Bürger, die ausserhalb der Schweiz leben, sind jedoch zur Zahlung verpflichtet.
Sobald der Arbeitgeber die Quellensteuer direkt von den Löhnen seiner Angestellten zurückerhalten hat, ist es an ihm, den Betrag zu berechnen, den er dann vierteljährlich direkt an das kantonale Steueramt abführt.
Der Nettolohn/das Nettogehalt
Die letzte Zeile auf der Lohn-/Gehaltsabrechnung ist der Nettolohn/das Nettogehalt, das der Arbeitnehmer direkt erhält, mit allen Abzügen.
Die Rolle von Tarifverträgen im Lohn-/Gehaltsmanagement
Um die Arbeitsvorschriften und das Verhältnis zwischen Arbeitgebern und Arbeitnehmern zu regeln, werden Tarifverträge angewandt. Sie werden zwischen Arbeitgeber- und Arbeitnehmerverbänden ausgearbeitet, um folgendes zu spezifizieren:
- Die Bestimmungen über den Inhalt und die Beendigung des individuellen Arbeitsvertrags von Arbeitnehmern
- Bestimmungen über die Rechte und Pflichten beider Parteien (Arbeitgeber und Arbeitnehmer)
- Die Bestimmungen über die Überwachung der Anwendung der festgelegten Massnahmen
Die Bestimmungen über Mindestlöhne, den 13. Monat, Zulagen, Urlaub, Arbeitszeiten, Kündigungsschutz oder Zahlungen im Falle von Krankheit, Mutterschaft oder Militärdienst werden dann durch den Tarifvertrag festgelegt, an dem der Arbeitgeber beteiligt ist. In diesem Sinne stellt es eine echte Referenz für den Arbeitgeber dar, der alle Gesetze vorfindet, die er bei der Verwaltung der Löhne seiner Arbeitnehmer befolgen muss.
Deklaration der Löhne und Gehälter
Welches sind die Fristen für die Lohn-/Gehaltsmeldung?
Die Arbeitgeber sind verpflichtet, die an ihre Beschäftigten gezahlten Löhne/Gehälter dem Ausgleichsfonds zu melden. Löhne und Gehälter müssen innerhalb von 30 Tagen nach dem Ende der Abrechnungsperiode beglichen werden. Der Arbeitgeber hat bis zum 30. Januar Zeit, den ausgefüllten Lohn-/Gehaltsausweis beim Entschädigungsfonds einzureichen. Legt der Arbeitgeber den Lohn-/Gehaltsausweis nicht rechtzeitig vor, können Zinsen berechnet werden.
Welche Lohn-/Gehaltskosten müssen deklariert werden?
Die Erklärung der Löhne und Gehälter, die vom Arbeitgeber im Laufe des Jahres gezahlt wurden, ermöglicht es, die von jedem Arbeitnehmer geleisteten Beiträge zu berücksichtigen. Das deklarierte Einkommen wird dann in den individuellen Konten der Arbeitnehmer verbucht, wodurch es möglich ist, die Höhe der künftigen Leistungen zu bestimmen, auf die sie Anspruch haben werden.
Die gemeldete Lohn- und Gehaltssumme muss alle Löhne und Gehälter enthalten, die während des Kalenderjahres ausbezahlt wurden und AHV-, IV-, EO- und ALV-pflichtig sind.
Der Arbeitgeber muss auch Gehälter melden, die im vergangenen Jahr gezahlt oder gutgeschrieben wurden, die sich jedoch auf Tätigkeiten aus früheren Perioden beziehen.
Der Arbeitgeber muss auch die der Familienzulagenkasse unterliegenden Lohn- und Gehaltssummen angeben. Alle Löhne und Gehälter, die der Alters- und Hinterbliebenenversicherung, der Invalidenversicherung und der Lohnausfallversicherung unterliegen, fallen ebenfalls unter die Ausgleichskasse des Bundes. In diesem Sinne muss die allgemeine Summe der der Ausgleichskasse des Bundes unterliegenden Lohn- und Gehaltslisten der allgemeinen Summe der der AHV, IV und EO unterliegenden Lohn- und Gehaltslisten entsprechen.
Übermittlung der Lohn- und Gehalts daten an die Ausgleichskasse des Bundes
Wenn die Gehalts- und Lohnmeldung vollständig ausgefüllt ist, muss der Arbeitgeber alle Daten an die Ausgleichskasse des Bundes übermitteln: Er hat dann die Wahl, sie im Format txt, xls zu senden oder sich für das einheitliche Verfahren der Lohn-/Gehaltsdeklaration ELM (im Format xml) zu entscheiden.
Welche Lösungen für die Verwaltung der Löhne und Gehälter?
Wenn Sie ein Unternehmen besitzen, kann die Lohnabrechnung schnell sehr umfangreich werden: Sie erfordert viel Sorgfalt, eine hochspezialisierte Organisation, die Berücksichtigung zahlreicher Gesetze und erfordert daher viel Zeit.
Zur Verwaltung der Löhne und Gehälter innerhalb des Unternehmens stehen dem Arbeitgeber mehrere Optionen zur Verfügung.
Zunächst einmal ist es möglich, eine Buchhaltungsstelle zu schaffen, die sich mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung befasst. Es handelt sich um eine vollständige Position, die in grossen Organisationen, die eine grosse Anzahl von Mitarbeitern beschäftigen, unerlässlich ist. Bei der Gründung eines Unternehmens oder für bestimmte KMU kann sich diese Option jedoch manchmal zu hohe Kosten verursachen und sich als zu teuer erweisen und.
Die zweite Option besteht dann darin, sich einer Software für die Lohnverwaltung zuzuwenden, wie zum Beispiel Bexio. Diese Art von Software reduziert den Zeitaufwand für administrative Aufgaben: Mit wenigen Klicks lassen sich automatisiert komplette Lohn- und Gehaltsabrechnungen erstellen. Die Schnittstelle mit Ihrer Bank ermöglicht es Ihnen, Zahlungen direkt zu überweisen, ohne dass Sie alles manuell verwalten müssen.
Da die Lohnverwaltung hochspezialisierte Fähigkeiten erfordert, zögern Sie nicht, in diesem Punkt um Hilfe zu bitten: die perfekte Organisation Ihres Unternehmens hängt davon ab!