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Folgende Rechtfertigungsgründe gestatten gemäss DSG das Beschaffen von Daten bei Personen, die am Abschluss eines Mietvertrags interessiert sind: die Einwilligung der betroffenen Person, ein überwiegendes privates oder öffentliches Interesse oder das Gesetz.
Einwilligung
Mit der Angabe der Daten zu ihrer Person, z. B. via ein Formular, erklären sich die betroffenen Personen stillschweigend damit einverstanden, dass die Vermieterin oder der Vermieter ihre Daten für das Auswahlverfahren bearbeitet. Um als Rechtfertigungsgrund zu gelten, muss die Einwilligung jedoch nach angemessener Information freiwillig erfolgen. Angesichts des im Wohnungsmarkt herrschenden Wettbewerbs sind Wohnungssuchende in ihrer Freiheit jedoch eingeschränkt. Wer gewisse Auskünfte verweigert, ist gegenüber den Mitbewerberinnen und Mitbewerbern nämlich von vornherein schlechter gestellt und schmälert seine Chancen, die Wohnung zu bekommen.
Da die Wohnungsbewerberinnen und -bewerber unter den gegebenen Umständen nicht wirklich frei entscheiden konnten, ob sie die Angaben machen wollen oder nicht, kann grundsätzlich nicht von deren Einwilligung ausgegangen werden.
Überwiegendes privates Interesse
Die Vermieterin oder der Vermieter kann ein überwiegendes privates Interesse geltend machen, wenn zwischen den verlangten Informationen und dem Abschluss des Mietvertrags ein Zusammenhang besteht. Die beschafften Daten müssen also bei der Auswahl der künftigen Mieterschaft von direktem Nutzen sein. Zudem muss das Interesse der Vermieterin oder des Vermieters an den Daten gegenüber dem Schutz der Privatsphäre der potenziellen Mieterschaft überwiegen (Interessenabwägung).
Gesetz
Das Gesetz kann die Beschaffung von Daten erlauben oder sie in Zusammenhang mit gesetzlichen Pflichten erfordern. So kann z. B. das kommunale oder das kantonale Recht die Vermieterin oder den Vermieter verpflichten, die Daten der neuen Mieterschaft der Einwohnerkontrolle zu übermitteln. Der Gesetzgeber hat hier also eine Interessenabwägung vorgenommen und ein überwiegendes öffentliches Interesse festgestellt. Anzumerken bleibt, dass die gesetzliche Pflicht nur die endgültig gewählte Mieterschaft betrifft und nicht alle Mitbewerberinnen und -bewerber.