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Le catalogue des formats de données d'archivage ( Cfa ) peut être utilisé par les Archives ainsi que les institutions membres pour la formulation de leurs propres recommandations de formats. Sur la base des analyses, évaluations et conclusions détaillées dans le Cfa, le CECO recommande les formats de données suivants pour les différentes catégories de formats comme solutions les plus adaptées actuellement à l'archivage:
Les données textuelles doivent, si possible, déjà être converties dans un format PDF ( PDF/A-1, PDF/A-2 ou PDF ) et archivées sous cette forme.
La plupart du temps, la conversion ultérieure de fichiers PDF au format PDF/A ne pose pas de problème
Il n'existe pas qu'un seul format d'archivage idéal pour les données graphiques. Il est au contraire indispensable d'inclure le cas concret d'application et l'évaluation archivistique dans la décision du format. Dans certains exemples, ce constat doit être approfondi en lieu et place d'une recommandation générale:
PDF/A-2 répond de manière idéale aux exigences d’archivage du format graphique, mais il est avant tout adapté à l'archivage des documents rétro-numérisés sous forme de pages, comme les imprimés officiels et les fiches. Une compression modérée est également recommandée pour cette catégorie de documents.
JPEG n'est d'ordinaire pas considéré comme un format d’archivage; le résultat de l'analyse du Cfa va également dans ce sens. Dans la pratique, de nombreuses archives acceptent toutefois des grands documents graphiques au format JPEG. Une conversion dans un format d'archivage n'est ici judicieuse que dans très peu de cas: JPEG est très répandu et stable. La perte d'informations due à la compression s'est déjà produite et elle est irréversible.
En principe, PNG n'est pas considéré comme format cible pour les migrations. Il est cependant utilisé pour l'archivage de contenus web importants.
DNG peut entrer en ligne de compte pour l'archivage de photos numériques s'il est possible d'accéder aux données RAW.
D'un point de vue général, TIFF peut toujours être considéré comme le format d'archivage principal des graphiques matriciels. Il est également possible d'utiliser JPEG2000, qui permet un gain de place lors de l'enregistrement. Toutefois, ce format est encore peu diffusé en dehors du monde de l’archivage et nécessite un engagement réfléchi de la part des archives.
Les facteurs suivants entrent en ligne de compte pour l’archivage de données vidéo :
Les documents vidéo pris en charge devraient, si possible, comprendre des données originales et, si ce n'est pas le cas, être constitués de données ayant subi le moins d'étapes de conversion possible.
Le peu d'expérience que nous possédons dans le domaine de l'archivage de données vidéo à long terme devrait nous dissuader d'envisager des migrations de formats de manière hâtive. Une exception peut toutefois être faite lorsque des données vidéo de supports éphémères (cassettes, minidisques, etc.) doivent être prises en charge.
Il faut déterminer si la quantité des données vidéo à archiver permet de les enregistrer sous forme non comprimée ou comprimée sans perte.
D'un point de vue archivistique, procéder à une compression est une décision d'évaluation: dans de nombreux cas, il faut renoncer à certains aspects si l'on opte pour une compression (qualité, utilisation future, etc.) et à une transmission si l'on choisit de ne pas effectuer de compression.
Il faut particulièrement veiller à ce que les cycles de migration soient aussi longs que possible.
Il est donc nécessaire d’accorder plus d’importance au renoncement à la migration de données vidéo qu’à la réduction du nombre de formats dans les archives. Il est possible d’accepter plus de formats (au moins à titre provisoire) aptes à l’archivage que pour d'autres catégories de formats.
On arrive ainsi à la conclusion suivante: on ne peut pas classer les formats vidéo comme «aptes» ou «inaptes» à l'archivage. Il faut plutôt analyser le contexte de production, le mandat d'archivage et la décision d'évaluation pour déterminer le format qui convient le mieux dans ce cas.
D'un point de vue archivistique, il n'existe aucun format idéal pour les données structurées de tableurs. A titre de solution provisoire, il faut archiver les données provenant de tableurs dans leur format original, donc en général en XLS_fr, ODF ou OOXML. Les alternatives, à savoir l'archivage dans des formats d'archives de base de données ou la conversion au format PDF/A, ne peuvent pas être considérées comme bonnes pratiques et doivent faire l'objet d'une évaluation critique.
Les bases de données ne peuvent être transformées dans un format de données d'archivage que sous certaines conditions. La prise en charge de tableurs de base de données dans un format CSV est répandue au sein des Archives jusqu'à présent. Au vu des limites des CSV, notamment du manque de documentation et des méta-informations, ce format peut uniquement être considéré comme une solution d'urgence pour le moment. Il est recommandé d'utiliser un format plus global et spécifique à l'archivage de bases de données, tel que SIARD.
L'archivage du web respectivement l'archivage de documents hypertexte a des exigences particulières à l'évaluation, à la prise en charge et au choix des formats (voir l'étude du CECO sur l'archivage web ). Bien que WARC soit le format instauré pour l’archivage web, il ne peut être recommandé comme format d’archivage à long terme en raison de la diversité potentielle de formats intégrés et de la difficulté de les migrer. Pour archiver un site internet entier, il est clairement recommandé à long terme de convertir en PDF/A.