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Eine ansprechende Weinkarte im Restaurant fördert wichtige Zusatzverkäufe und vereinfacht den Service. Deshalb sollte sie gut durchdacht sein und einem Konzept folgen. Aber wie wird eine Weinkarte gegliedert und was macht ein gutes Weinkonzept aus? Hier erfahren Sie, worauf Sie achten sollten, wenn Sie eine Weinkarte erstellen und was bei der Deklaration wichtig ist.
Vorlage Betriebskonzept Gastronomie
Das Betriebskonzept der Beispielpizzeria Flunder hilft Ihnen, ein eigenes Betriebskonzept für einen Gastronomiebetrieb zu erstellen. Word-Dokument mit 20 Seiten — Preis Fr. 28.-
Egal, ob Sie ein Restaurant, eine Bar, ein Café oder einen anderen Gastronomiebetrieb übernehmen – es ist ratsam, einen Businessplan oder ein Betriebskonzept zu verfassen. „Businessplan“ ist eher ein Begriff aus der Bankenwelt, bei dem die finanziellen Mittel im Vordergrund stehen. Ein Betriebskonzept beschreibt konkreter, was Ihren Betrieb ausmacht. Oft wird jedoch unter den beiden Begriffen das Gleiche verstanden. Es spielt keine Rolle, ob Sie Ihr Gastro-Konzept nun Businessplan oder Betriebskonzept nennen.
Für wen schreiben Sie das Betriebskonzept?
Zuerst stellt sich immer die Frage, für wen Sie Ihr Gastro-Betriebskonzept schreiben:
- Müssen Sie einen Vermieter überzeugen?
- Brauchen Sie eine Grundlage für ein Darlehen oder einen Kredit?
- Suchen Sie einen Geschäftspartner?
- Oder wollen Sie nur für sich selbst festhalten, wie Ihr Betrieb aussehen soll?
Je nachdem, wofür Sie ein Betriebskonzept erstellen, müssen die Schwerpunkte anders gesetzt werden. Ein Betriebskonzept kann wie eine Bewerbung verfasst sein, bei der Sie Ihre Fähigkeiten und Ideen anschaulich präsentieren. Ein Betriebskonzept kann aber auch als Planungsgrundlage dienen, bei der Sie Ihre Vorstellungen hinterfragen, die Kosten abschätzen und Potentiale für Ihren Betrieb untersuchen. Wichtig ist, dass Sie ein durchdachtes Betriebskonzept erstellen.
Was gehört in ein Betriebskonzept?
Zu Beginn sollten Sie eine kurze Zusammenfassung über die wichtigsten Punkte darlegen. Diese Zusammenfassung können Sie natürlich erst dann schreiben, wenn Ihr Betriebskonzept fertig ist. Sie sollte aber sicher am Anfang stehen. Weiter können Sie in der Zusammenfassung Ihre Idee und Vision erklären. Beschreiben Sie, was Ihren Betrieb ausmacht:
- Was ist Ihnen wichtig?
- Was unterscheidet Sie von anderen Betrieben?
- Was ist Ihr Alleinstellungsmerkmal?
Hinzu kommen noch die wichtigsten Informationen zum Betrieb und den Finanzen.
Betrieb
In diesem Abschnitt stehen alle nötigen Informationen zum Betrieb. Es ist wichtig zu bestimmen, welche Rechtsform der Betrieb hat und wie der Betrieb geführt wird. Notieren Sie auch, wie Sie den Betrieb einrichten möchten und ob vor der Eröffnung noch Umbauten stattfinden werden. Sie sollten auch bereits die wichtigsten Informationen notieren: Adresse, Telefonnummer, Versicherungen, Parkplätze, Abfall, Lärm, usw. Es geht hier um die Informationen zum Betrieb, noch nicht um das Angebot oder die Preisgestaltung. Letzteres notieren Sie in einem weiteren Abschnitt.
Standortanalyse
In diesem Abschnitt beschreiben Sie den Standort Ihres Gastrobetriebes. Es geht darum, herauszufinden, wie Ihre Gäste zum Betrieb gelangen und wie Sie Laufkundschaft erreichen können:
- Ist Ihr Betrieb ans öffentliche Verkehrsnetz angebunden?
- Oder gelangen Ihre Gäste nur mit dem Auto zu Ihnen?
- Gibt es vielleicht Sehenswürdigkeiten im näheren Umfeld?
- Können Sie Aussenplätze anbieten?
Die genaue Beschreibung des Standortes kann auch beim Abschnitt «Betrieb» angefügt werden.
Geschäftskonzept
- Welche Gäste möchten Sie ansprechen?
- Was möchten Sie anbieten?
- Was passt zum Standort?
- Welche Preispolitik verfolgen Sie?
- Was sind die Öffnungszeiten Ihres Betriebes?
Überlegen Sie sich gut, welches Angebot Sie haben werden. Hilfreich dabei ist auch die Konkurrenzanalyse, welche weiter unten erläutert wird. Sobald Sie wissen, welche Gäste Sie ansprechen möchten, können Sie auch das Marketing planen. Es gibt diverse Strategien (Flyer, Radio- oder TV-Werbung, Onlinepräsenz). Ein bewährtes Marketinginstrument ist und bleibt die Mund-zu-Mund-Propaganda. Animieren Sie Ihre Gäste dazu, Ihren Gastrobetrieb weiterzuempfehlen.
Personalplanung
Machen Sie zudem eine saubere Personalplanung. Da die Personalkosten für Gastronomiebetriebe absolut entscheidend sind, lohnt es sich, hier etwas mehr Zeit zu investieren.
- Wann brauchen Sie wieviel Personal?
- Was ist Ihnen bei Ihren Angestellten wichtig?
- Was verlangen Sie und was können Sie bieten, um gutes Personal zu finden?
Marktanalyse
Bei der Marktanalyse definieren Sie den genauen Markt, in dem Sie tätig sein werden. Anhand dieses Marktes und mit den Erkenntnissen des Geschäftskonzeptes können Sie Ihre Kunden noch präziser ansprechen. Nutzen Sie die Marktkenntnisse auch, um die richtigen Lieferanten zu finden. Fragen Sie sich auch, welches Ihre Konkurrenten sein werden. Was könnten Sie anders machen als die Konkurrenz? Und gibt es gewisse Trends, an denen Sie nicht vorbeikommen? Eine ausführliche Marktanalyse kann Ihnen viel Arbeit bei der Umsetzung Ihrer Geschäftsidee ersparen.
Budgetplanung
Nun kommen Sie zur Budgetierung. Leiten Sie von der Personalplanung die Personalkosten ab. Diese sollten nicht mehr als 52 % des Umsatzes betragen. Mit den Personalkosten können Sie den Umsatz abschätzen, den Sie erzielen sollten. Das zeigt oft schon auf, was möglich ist und was nicht. Meist will man am Anfang zu viel und merkt dann, dass das mit diesem Personal nicht möglich ist. Konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche. Anschliessend kommen die Mietkosten, die nicht mehr als 8 bis 12 % des Umsatzes sein sollten. Die Warenkosten sollten nicht mehr als 30 % des Umsatzes ausmachen. Als erste Einschätzung hilft unser Budgetrechner weiter. Wichtig ist zudem die Finanzierung des Betriebes und damit auch die Möglichkeiten, die Sie für Investitionen und Umbauten haben. Falls Sie Umbauten planen, erstellen Sie dafür Budgets und Zeitpläne.
Brauche ich ein Betriebskonzept?
Nicht alle Gastronomiebetriebe brauchen ein umfangreiches Betriebskonzept. Wenn Sie mit Ihrem Restaurant keinen Vermieter oder Geldgeber überzeugen müssen, reicht es, wenn nur die wichtigsten Punkte festgehalten werden. Ein umfangreiches Gastro-Konzept, das nachher nicht so aufgeht wie geplant, kann auch hinderlich sein. Überlegen Sie deshalb gut, bei welchen Teilbereichen eine Planung sinnvoll ist.
Fazit
Es ist wichtig, dass Sie das Betriebskonzept nicht als unnötiges Dokument ansehen. Das Betriebskonzept hilft Ihnen, sich mit Ihrer Idee auseinanderzusetzen und ungeklärte Fragen anzusprechen. Nehmen Sie sich Zeit, wenn Sie das Betriebskonzept erstellen. Dieser Prozess wird nicht mit dem fertigen Betriebskonzept abgeschlossen sein. Ein Betriebskonzept für die Gastronomie ist kein starres Dokument. Überarbeiten Sie Ihr Gastro-Konzept, wenn es nötig ist. Arbeiten Sie damit und halten Sie sich an die Planung. Im Betriebskonzept muss nicht jedes Detail geregelt werden. Viel wichtiger ist, dass Sie die grundsätzlichen Fragen zu Ihrem Betrieb klären und überprüfen, ob diese der Realität standhalten. So lassen sich auch erste Stolperfallen vermeiden.
Unsere Lösungen
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Beratung Betriebskonzept
Wünschen Sie ein persönliches Coaching zur Optimierung und Finalisierung Ihres Betriebskonzepts? Unsere Partner ist auf die Beratung von Kleinunternehmen spezialisiert und hat starken Bezug zur Gastronomie und zu wirtschaftlichen Themen.
Grundkurs Gastronomieführung
Im Grundkurs Gastronomieführung erarbeiten Sie die notwendigen Kompetenzen für die Führung eines Gastrobetriebs. Dazu gehören neben rechtlichen und buchhalterischen Themen auch die Bereiche Hygiene, Betriebsführung und Marketing.
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Bildquelle 1: Rawpixel/rawpixel.com
Vorlage Budget Gastronomie
Diese Excel-Vorlage hilft Ihnen, ein Budget für Ihren Gastronomiebetrieb zu erstellen. Excel-Dokument mit 2 Tabellen und Anleitung — Preis Fr. 28.-
Das Erstellen eines Budgets für ein Restaurant ist sehr aufwändig. Der Aufwand lohnt sich aber, da die Zahlen immer wieder gebraucht werden. Zuerst vor der Gründung für den Businessplan und für die Angebotskalkulation, danach während des laufenden Betriebs für die Finanzplanung des nächsten Jahres und die Kosten- und Erfolgskontrolle.
Erste Schätzung des Budgets in der Gastronomie
Überlegen Sie sich, ein Restaurant, eine Bar oder ein Café zu eröffnen und suchen Sie ein Lokal? Dann machen Sie bereits frühzeitig ein provisorisches Budget. So erhalten Sie ein Gefühl dafür, wie hoch die Miete sein darf und ob Sie alle Kosten bezahlen und einen Gewinn erwirtschaften können.
Mit dem folgenden Budgetrechner können Sie für Ihren Gastronomiebetrieb die ersten Schätzungen vornehmen. Die Grundlagen bilden Durchschnittswerte der Kennzahlen aus der Gastronomie.
Budgetrechner
Umsatz (ohne MwSt.)
250000
Warenaufwand
67500
Bruttoerfolg I
182500
Personalkosten inkl. Unternehmerlohn
115000
Bruttoerfolg II
67500
Übriger Betriebsaufwand
27500
Betriebsergebnis I
40000
Unterhalt & Ersatz
10000
Miete & Zinsen
22500
Abschreibungen
2500
Erfolg
5000
Bemerkungen: Die Zahlen sind als Soll-Werte eines Gastrobetriebes zu verstehen und basieren auf den KATAG Kennzahlen 2016 und dem Branchenspiegel 2018. Allen Budgetposten sind konstante Prozentwerte hinterlegt. Geben Sie einen Umsatz von 100 ein, um die Prozentwerte einzusehen.
Achtung: Wir empfehlen Ihnen, immer mit Nettobeträgen ohne MwSt. zu rechnen. Machen Sie erst am Schluss im Gesamtbudget einen Posten Steuern, wo die Mehrwertsteuern berechnet werden.
Detaillierte Finanzplanung und Jahresbudget
Für eine saubere Finanzplanung eines Restaurants ist ein grobes Budget wie im obigen Budgetrechner nicht detailliert genug. Gehen Sie für eine saubere Budgetierung mit den folgenden Schritten vor:
- Informationen einholen
- Teilbudgets definieren
- Gesamtbudget zusammenstellen und Teilbudgets anpassen
- Massnahmen zur Budgeteinhaltung einleiten
- regelmässig Soll-Ist-Vergleich machen und Anpassungen vornehmen
1. Informationen einholen
Beschaffen Sie sich vor dem Planen möglichst viele Informationen zu den vergangenen Jahren und der möglichen Entwicklung des folgenden Jahres. Je besser Ihre Informationen, desto genauer wird das Budget sein. Mögliche Quellen sind:
- Businessplan, Vision und Strategie des Betriebs
- Zahlen des Budgets und der Erfolgsrechnung der letzten Jahre (falls vorhanden)
- Kennzahlen und Trends der Gastronomiebranche, Veränderungen des Marktes
- Veranstaltungs- und Ferienkalender des kommenden Jahres
- Liste der besondere Feste, Aktionen, Veranstaltungen in der Nähe Liste der eigenen Veranstaltungen und Aktionen des Betriebs (Metzgete, Jubiläum etc.)
- Gespräche mit Mitarbeitenden
Daraus schätzen Sie den Umsatz für das folgende Jahr ab. Arbeiten Sie mit Sparten für Mittagessen, Abendessen, Wein, Bier, Kaffee und Gebäck etc. Wenn Sie bereits Umsatzzahlen vom Vorjahr haben, nutzen Sie diese als Grundlage und überlegen Sie sich, wie sich der Umsatz entwickeln wird. Gehen Sie aber nicht nur vom IST-Umsatz aus. Je nach Strategie weicht der SOLL-Umsatz deutlich vom letzten Budget ab. Zum Beispiel dann, wenn Sie ein anderes Angebot zu anderen Preisen anbieten.
2. Teilbudgets definieren
Nun legen Sie die Teilbudgets so fest, dass Sie das gewünschte Umsatzziel erreichen. Definieren Sie die folgenden Teilbudgets:
- Personalbudget (inkl. Unternehmerlohn!)
- Warenkosten
- fixe Betriebskosten (Miete, Versicherungen, Abschreibungen etc.)
- variable Betriebskosten (Strom, Wasser, Unterhalt, Ersatz etc.)
- Gewinn
Stellen Sie sich bei jedem Posten die Frage „Wie viel wird dieser Bereich mindestens kosten, damit ich den gewünschten Umsatz erzielen kann?“. Wenn Sie zum Beispiel jeden Monat einen Event planen, der für den Umsatz sehr wichtig ist, müssen Sie im Marketingbudget genügend Mittel für Werbung einplanen, damit der Event ausgebucht ist.
Planen Sie immer auch einen Gewinn ein (zwischen 2 und 8 % des Umsatzes). Der Gewinn ist die Entschädigung für das Risiko, das Sie als Inhaber mit einem Restaurant oder einem Imbiss eingehen.
Integrieren Sie wenn möglich Ihre Mitarbeitenden bei diesem Prozess. Ihre Küchenchefin wird den Waren- und Personalaufwand in der Küche ungefähr abschätzen können.
3. Gesamtbudget zusammenstellen und Teilbudgets anpassen
Stellen Sie nun das Budget zusammen und vergleichen Sie den Ertrag und die Kosten. Passen Sie die Teilbudgets so lange an, bis das Budget ausgeglichen ist. Bleiben Sie aber realistisch und Ihrem Betriebskonzept treu. Es ist nicht sinnvoll, die Personal- oder Marketingkosten so stark zu senken, dass der Betrieb gar nicht mehr gewährleistet sein kann.
Wenn Sie es nicht schaffen, ein ausgeglichenes Budget zu erstellen, stellen Sie sich die folgenden Fragen:
- Ist das Personal bei diesem Umsatz voll ausgelastet?
- Falls nicht, kann ich die Personalkosten senken oder das Angebot verändern, damit die Auslastung besser wird?
- Kann ich mit Springer arbeiten, die nur während der Spitzenzeiten arbeiten (Studentinnen und Studenten sind hier sehr geeignet)?
- Schränke ich die Öffnungszeiten ein und senke so die Personalkosten?
- Kann ich die Warenkosten senken, ohne das Betriebskonzept in Gefahr zu bringen (siehe Preiskalkulation in der Gastronomie)?
- Besteht Verhandlungsspielraum bei der Miete?
- Gibt es günstige Marketingaktionen oder Events, mit denen ich den Umsatz und die Auslastung erhöhen kann?
4. Massnahmen zur Budgeteinhaltung einleiten
Sobald Sie mit dem Budget zufrieden sind, beginnen Sie mit der Umsetzung der Finanzplanung für jedes Teilbudget. Wollen Sie Geld sparen bei den Warenkosten, beginnen Sie Verhandlungen mit Lieferanten oder suchen Sie neue Zulieferern. Wenn sich der Personalaufwand verändert hat, müssen Sie Leute einstellen oder entlassen.
Sprechen Sie auch hier wieder mit den Verantwortlichen der Teilbereiche. Übergeben Sie die Verantwortung und lassen Sie der Küchenchefin oder dem Chef de Service die Verantwortung für das Budget ihres Bereichs.
5. Soll-Ist-Vergleiche machen und Anpassungen vornehmen
Neben seiner Planungsfunktion hilft ein Budget dabei, Umsätze und Kosten zu kontrollieren. Monatlich oder sogar wöchentlich wird der IST-Zustand der Erfolgsrechnung mit dem SOLL-Zustand des Budgets verglichen. Sobald der IST-Zustand zu stark abweicht und die Kosten viel höher bzw. die Umsätze viel tiefer sind als budgetiert, müssen Sie Massnahmen ergreifen.
Fazit
Das Budget ist das zentrale Planungsinstrument eines Gastronomiebetriebs, egal ob dies ein Restaurant, ein Café oder ein Imbiss ist. Da es so wichtig ist, lohnt es sich, genügend Zeit für die Erstellung aufzuwenden und sich gegebenenfalls Unterstützung zu holen.
Wir möchten zum Schluss zudem nochmals darauf hinweisen, wie wichtig die Budgeteinhaltung und Kontrolle nach der Erstellung ist. Ein Budget bringt nur etwas, wenn Sie es danach auch anwenden und sich möglichst konsequent an die eigenen Vorgaben halten.
Unsere Lösungen
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Beratung Budget
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