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Geschäftsnummer: VB.2023.00545 Entscheidart und -datum: Endentscheid vom 30.05.2024 Spruchkörper: 4. Abteilung/4. Kammer Weiterzug: Dieser Entscheid ist rechtskräftig. Rechtsgebiet: Übriges Verwaltungsrecht Betreff: Aufnahme in das schweizerische Personenstandsregister [Nachdem ein Vertrauensanwalt die Authentizität der von der Beschwerdeführerin bei der Schweizer Vertretung in der Demokratischen Republik Kongo eingereichten Dokumente verneinte, verweigerte das Gemeindeamt des Kantons Zürich die Eintragung der Beschwerdeführerin im schweizerischen Personenstandsregister und folglich auch die Eintragung ihrer Ehe zum Beschwerdeführer.] Mit dem Entscheid über die Eintragung in das schweizerische Personenstandsregister fällte der Beschwerdegegner einen Vorentscheid, der in Bezug auf die Eintragung der Ehe der Beschwerdeführenden die Wirkung eines materiellen Endentscheids hat. Der Antrag auf "Eintragung der Ehe" stellt somit keine unzulässige Erweiterung des Streitgegenstandes dar (E. 1.3). Dass die Echtheitsüberprüfung des Vertrauensanwalts den Beschwerdeführenden nicht von Amtes wegen zugestellt wurde, stellt keine Verletzung des rechtlichen Gehörs dar, da sie hätten Akteneinsicht nehmen können und ihnen zum Ergebnis der Echtheitsüberprüfung das rechtliche Gehör gewährt wurde (E. 2.1-2.3). Nachdem die Beschwerdeführenden vor Verwaltungsgericht neue Originaldokumente einreichten, ist die Sache an die Vorinstanz zurückzuweisen, damit sie in geeigneter Weise prüft, ob diese richtig sind und den neuesten Stand belegen (E. 4.4). Kostenauflage an die Beschwerdeführenden, da die Rückweisung alleine wegen der Einreichung von neuen Beweismitteln im Beschwerdeverfahren erfolgt (E. 5.1-5.2). Teilweise Gutheissung und Rückweisung an die Vorinstanz. Geschäftsnummer: VB.2023.00545 Entscheidart und -datum: Endentscheid vom 30.05.2024 Spruchkörper: 4. Abteilung/4. Kammer Weiterzug: Dieser Entscheid ist rechtskräftig. Rechtsgebiet: Übriges Verwaltungsrecht Betreff: Aufnahme in das schweizerische Personenstandsregister [Nachdem ein Vertrauensanwalt die Authentizität der von der Beschwerdeführerin bei der Schweizer Vertretung in der Demokratischen Republik Kongo eingereichten Dokumente verneinte, verweigerte das Gemeindeamt des Kantons Zürich die Eintragung der Beschwerdeführerin im schweizerischen Personenstandsregister und folglich auch die Eintragung ihrer Ehe zum Beschwerdeführer.] Mit dem Entscheid über die Eintragung in das schweizerische Personenstandsregister fällte der Beschwerdegegner einen Vorentscheid, der in Bezug auf die Eintragung der Ehe der Beschwerdeführenden die Wirkung eines materiellen Endentscheids hat. Der Antrag auf "Eintragung der Ehe" stellt somit keine unzulässige Erweiterung des Streitgegenstandes dar (E. 1.3). Dass die Echtheitsüberprüfung des Vertrauensanwalts den Beschwerdeführenden nicht von Amtes wegen zugestellt wurde, stellt keine Verletzung des rechtlichen Gehörs dar, da sie hätten Akteneinsicht nehmen können und ihnen zum Ergebnis der Echtheitsüberprüfung das rechtliche Gehör gewährt wurde (E. 2.1-2.3). Nachdem die Beschwerdeführenden vor Verwaltungsgericht neue Originaldokumente einreichten, ist die Sache an die Vorinstanz zurückzuweisen, damit sie in geeigneter Weise prüft, ob diese richtig sind und den neuesten Stand belegen (E. 4.4). Kostenauflage an die Beschwerdeführenden, da die Rückweisung alleine wegen der Einreichung von neuen Beweismitteln im Beschwerdeverfahren erfolgt (E. 5.1-5.2). Teilweise Gutheissung und Rückweisung an die Vorinstanz. Stichworte: ECHTHEIT VON AUSL. DOKUMENTEN PERSONENSTANDSREGISTER ÜBRIGES BESONDERES VERWALTUNGSRECHT Rechtsnormen: Art. 16 Abs. 1 lit. b ZStV Art. 16 Abs. 1 lit. c ZStV Publikationen: - keine - Gewichtung: (1 von hoher / 5 von geringer Bedeutung) Gewichtung: 4 Stichworte: ECHTHEIT VON AUSL. DOKUMENTEN PERSONENSTANDSREGISTER ÜBRIGES BESONDERES VERWALTUNGSRECHT ECHTHEIT VON AUSL. DOKUMENTEN PERSONENSTANDSREGISTER ÜBRIGES BESONDERES VERWALTUNGSRECHT Rechtsnormen: Art. 16 Abs. 1 lit. b ZStV Art. 16 Abs. 1 lit. c ZStV Art. 16 Abs. 1 lit. b ZStV Art. 16 Abs. 1 lit. c ZStV Publikationen: - keine - Gewichtung: (1 von hoher / 5 von geringer Bedeutung) Gewichtung: 4 aaVerwaltungsgericht des Kantons Zürich 4. Abteilung VB.2023.00545 Urteil der 4. Kammer vom 30. Mai 2024 Mitwirkend: Abteilungspräsidentin Tamara Nüssle (Vorsitz), Verwaltungsrichter Reto Häggi Furrer, Verwaltungsrichter Martin Bertschi, Gerichtsschreiber Dumenig Stiffler. In Sachen 1. B, wohnhaft in der Demokratischen Republik Kongo, 2. A, beide vertreten durch C, Beschwerdeführende, gegen Gemeindeamt des Kantons Zürich, Beschwerdegegner, betreffend Aufnahme in das schweizerische Personenstandsregister, hat sich ergeben: I. A, geboren 1967, Schweizerbürger mit Heimatort D, Kanton Zürich, heiratete am 20. August 2022 in E – gemäss der Eheurkunde – B, geboren 1972, Staatsangehörige der Demokratischen Republik Kongo (im Folgenden: Kongo). Anhand der Dokumente, die sie bei der Schweizer Vertretung in E einreichten, und der Echtheitsüberprüfung durch deren Vertrauensanwalt prüfte das Zürcher Gemeindeamt die Anerkennung der Eheschliessung. Mit als Teilentscheid bezeichneter Verfügung vom 15. Juni 2023 verweigerte es die Aufnahme von B in das schweizerische Personenstandsregister Infostar, weil die Echtheitsüberprüfung ergeben habe, dass bestimmte der eingereichten Dokumente nicht authentisch seien. II. Hiergegen erhoben B und A am 4. Juli 2023 Rekurs bei der Direktion der Justiz und des Innern, die das Rechtsmittel mit Verfügung vom 15. August 2023 abwies und die Verfahrenskosten in der Höhe von Fr. 510.- den Genannten auferlegte. III. Gegen diese Verfügung erhoben B und A am 18. September 2023 Beschwerde beim Verwaltungsgericht, worin sie die Eintragung der Ehe in das schweizerische Register beantragten. Das Gemeindeamt verzichtete auf eine Beschwerdeantwort, die Direktion beantragte in ihrer Vernehmlassung Abweisung der Beschwerde. Mit Eingaben vom 9. und 20. Oktober 2023 reichten B und A weitere Unterlagen ein. Am 20. Oktober 2023 leistete B die ihr wegen Wohnsitzes im Ausland auferlegte Kaution von Fr. 1'570.-. Die Kammer erwägt: 1. 1.1 Das Verwaltungsgericht ist für Beschwerden gegen Rekursentscheide einer Direktion über Anordnungen des Beschwerdegegners betreffend die Aufnahme ausländischer Personen in das Personenstandsregister zuständig (§§ 41 ff. des Verwaltungsrechtspflegegesetzes vom 24. Mai 1959 [VRG, LS 175.2] in Verbindung mit Art. 32 Abs. 1 des Bundesgesetzes vom 18. Dezember 1987 über das Internationale Privatrecht [SR 291], Art. 90 Abs. 2 der Zivilstandsverordnung vom 28. April 2004 [ZStV, SR 211.112.2] und § 12 Abs. 1 der Kantonalen Zivilstandsverordnung vom 1. Dezember 2004 [LS 231.1]). Die örtliche Zuständigkeit des Kantons Zürich – des Heimatkantons des Beschwerdeführers – ergibt sich aus Art. 23 Abs. 1 ZStV. 1.2 Die Prozessvoraussetzungen sind erfüllt; namentlich hält sich der Beschwerdeantrag im Rahmen des Streitgegenstands (vgl. dazu sogleich E. 1.3) und hat die Beschwerdeführerin die ihr auferlegte Kaution fristgerecht geleistet. 1.3 Der Beschwerdegegner hat die Aufnahme der Beschwerdeführerin in das schweizerische Personenstandsregister verweigert. Es handelt sich dabei nicht etwa um einen Teilentscheid: Der Beschwerdegegner beurteilte vielmehr eine Vorfrage vorweg und fällte damit einen materiellen Grundsatzentscheid, der grundsätzlich als Vorentscheid zu bewerten ist. Indem der Beschwerdegegner die Vorfrage und damit im Ergebnis auch die Eintragung der Eheschliessung verneinte, erliess er einen anfechtbaren Endentscheid (Martin Bertschi, in: Alain Griffel [Hrsg.], Kommentar zum Verwaltungsrechtspflegegesetz des Kantons Zürich [VRG], 3. A., Zürich etc. 2014 [Kommentar VRG], § 19a N. 16, 19; BGE 133 V 477 E. 4.1.2 f.). Sein Entscheid unterscheidet sich nicht von einem materiellen Endentscheid, in dem ein Gesuch aufgrund der Verneinung eines einzigen von mehreren kumulativ vorauszusetzenden Kriterien abgewiesen wird. Im Fall der Aufhebung dieses Entscheids und der Eintragung der Beschwerdeführerin in das Personenstandsregister ist das Verfahren betreffend Eintragung der Eheschliessung weiterzuführen, andernfalls entfällt es. Somit betrifft der angefochtene Entscheid keinen unabhängigen Teilaspekt, und das Verwaltungsgericht könnte in der Hauptsache reformatorisch entscheiden (vgl. Marco Donatsch, Kommentar VRG, § 64 N. 7). Daher stellt es keine unzulässige Erweiterung des Streitgegenstands dar, wenn der Beschwerdeantrag sich nicht auf die Aufnahme in das Personenstandsregister beschränkt, sondern die "Eintragung der in der Demokratischen Republik Kongo [...] geschlossenen Ehe in das Schweizer Register" fordert. Auf die Beschwerde ist somit einzutreten. 1.4 In der Eingabe vom 9. Oktober 2023 merken die Beschwerdeführenden an, die neuen Dokumente, die sie einzureichen beabsichtigten, ermöglichten es den Vorinstanzen, "mit der Eintragung der Ehe [...] fortzufahren, damit der Rechtsbehelf gegenstandslos wird". Darin ist kein Beschwerderückzug zu sehen: Ein solcher hat ausdrücklich, unmissverständlich und vorbehaltlos zu erfolgen (Alain Griffel, Kommentar VRG, § 28 N. 21). 2. 2.1 Die Beschwerdeführenden machen geltend, dass "die Verwaltungsbehörden" ihren Anspruch auf rechtliches Gehör (Art. 29 Abs. 2 der Bundesverfassung vom 18. April 1999 [BV, SR 101]) verletzt hätten, indem ihnen keine Kopie der Echtheitsüberprüfung vorgelegt worden sei. Nicht gerügt wird eine Verletzung des Akteneinsichtsrechts, was damit übereinstimmt, dass die damals schon rechtskundig vertretenen Beschwerdeführenden im Verfahren vor den zürcherischen Behörden, insbesondere im erstinstanzlichen Verfahren, keine Akteneinsicht einforderten. 2.2 Wird ein Verfahren durch ein Gesuch eingeleitet, ist der betreffenden Person ausnahmsweise etwa dann vor dem Entscheid ein besonderes, spezifisches Anhörungsrecht einzuräumen, wenn die tatsächlichen Grundlagen ergänzt werden (Bernhard Waldmann, Das rechtliche Gehör im Verwaltungsverfahren, in: Isa­belle Häner/Bernhard Waldmann [Hrsg.], Das erstinstanzliche Verwaltungsverfahren, Zürich etc. 2008, S. 55 ff., 66; vgl. auch VGr, 25. Oktober 2017, VB.2017.00588, E. 2.1.2). Die Behörden sind nicht verpflichtet, die Akten (bzw. einzelne Aktenstücke) den Einsichtsberechtigten von Amtes wegen auszuhändigen oder zuzustellen (Griffel, § 8 N. 16; Regina Kiener/Bernhard Rütsche/Mathias Kuhn, Öffentliches Verfahrensrecht, 3. A., Zürich/St. Gallen 2021, N. 636). 2.3 Im vorliegenden Fall nahm der Beschwerdegegner die Echtheitsüberprüfung zu den Akten und informierte die Beschwerdeführenden vor dem Erlass der Verfügung in zwei Schreiben darüber, welche Dokumente die Schweizer Botschaft im Kongo als nicht authentisch erachtet und daher nicht beglaubigt hatte, wobei sie ein Formular zu den Anforderungen beilegte und auf die Möglichkeit von Rückfragen bei der Botschaft hinwies. Mit Schreiben ihres Rechtsvertreters vom 23. Mai 2023 äusserten sich die Beschwerdeführenden denn auch dazu. Ungeachtet dessen, dass der Beschwerdegegner die Gründe der Botschaft nicht im Einzelnen darlegte, wurde damit der Anspruch der Beschwerdeführenden auf rechtliches Gehör gewahrt. Die entsprechenden Ausführungen der Vorinstanz sind nicht zu beanstanden. 2.4 Eine Verletzung des Gehörsanspruchs durch die Vorinstanz ist ebenfalls nicht ersichtlich. 2.5 Wie sich in der Folge zeigt, ist die Sache ohnehin an die Vorinstanz zurückzuweisen, womit die Beschwerdeführenden erneut ein Akteneinsichtsgesuch stellen könnten. Ihr nicht in einem kantonalen Anwaltsregister eingetragener Rechtsvertreter hat jedoch kein Recht auf Zustellung der Akten, sondern hätte diese auf Gesuch hin vor Ort einzusehen. 3. 3.1 Eine ausländische Person, deren Daten nicht abrufbar sind, wird in das Personenstandsregister unter anderem dann aufgenommen, wenn sie von einem in der Schweiz zu beurkundenden Zivilstandsereignis betroffen ist (Art. 15a Abs. 2 lit. a ZStV). Die Beschwerdeführerin muss in das Personenstandsregister aufgenommen werden, damit ihre Ehe mit dem Beschwerdeführer und sie als Ehefrau eingetragen werden können. 3.2 Personenstandsdaten, die nicht abrufbar sind, müssen mit Dokumenten nachgewiesen werden (Art. 16 Abs. 4 ZStV e contrario). Vor der Eintragung in das Personenstandsregister prüft die Zivilstandsbehörde unter anderem, ob die Identität der beteiligten Personen nachgewiesen ist und die zu beurkundenden Angaben richtig, vollständig und auf dem neusten Stand sind (Art. 16 Abs. 1 lit. b und c ZStV). Die Aufnahme einer ausländischen Person in das Personenstandsregister darf nur erfolgen, wenn zweifelsfrei feststeht, dass sie ihre eigenen Daten nachweist. Bestehen Zweifel über die Identität der Person, weil sie keinen Ausweis (Pass, Identitätskarte) vorlegt, sie unter verschiedenen Namen aufgetreten ist oder unglaubwürdige Angaben macht, unklare oder ungenügende Personendaten ihre eindeutige Identifizierung nicht erlauben, die Personendaten widersprüchlich (streitig) sind oder der begründete Verdacht besteht, dass sie Dokumente missbräuchlich benutzt, so ist die Aufnahme in das Personenstandsregister bis zur definitiven Klärung zu verweigern (zum Ganzen Eidgenössisches Amt für das Zivilstandswesen [EAZW], Weisung Nr. 10.08.10.01 vom 1. Oktober 2008 [Stand 1. Januar 2011], Aufnahme ausländischer Personen in das Personenstandsregister, Personenaufnahme [im Folgenden: Weisung EAZW], Ziff. 1.2.5). 3.3 Die notwendigen Dokumente für eine Eintragung von Staatsangehörigen des Kongo richten sich nach dessen Familienrecht. Der Beschwerdegegner betrachtet die nachträgliche Registrierung einer Geburt durch Gerichtsbeschluss als Statusentscheid, weshalb der Beschluss und nicht der ausländische Zivilregisterauszug dem Eintrag in das Schweizer Zivilstandsregister zugrunde zu legen ist. Gemäss dem Merkblatt "Naissance en RDC (Congo-Kinshasa) de parents mariés: inscription dans le registre suisse de l'état civil" vom 1. Oktober 2021 (im Folgenden: Merkblatt; www.eda.admin.ch/kinshasa > Service > État civil > Mariage/partenariat enregistré > Après un mariage/partenariat célébré à l'étranger), haben Personen, deren Geburt nicht innerhalb der gesetzlichen Frist von 90 Tagen registriert wurde, die folgenden Dokumente einzureichen: Nachregistrierungsbeschluss ("jugement supplétif d'acte de naissance"), Rechtskraftbescheinigung ("certificat de non appel") sowie die auf den Nachregistrierungsbeschluss gestützte Geburtsurkunde ("acte de naissance établi sur la base du jugement supplétif"). Alternativ können vor 1987 geborene Personen einen "acte de notoriété supplétif" sowie dessen "ordonnance d'homologation" einreichen. Das Merkblatt lautet gleich wie das Aide-mémoire, das den Beschwerdeführenden abgegeben wurde. Es ist als Verwaltungsverordnung zu qualifizieren, worunter generelle Dienstanweisungen für eine Behörde zu verstehen sind, die nicht als Rechtsquelle im herkömmlichen Sinn gelten und deren Hauptfunktion die Sicherstellung einer einheitlichen, rechtsgleichen und sachrichtigen Rechtsanwendung der Verwaltungsbehörden ist. Die Gerichte weichen nicht ohne triftigen Grund von solchen Verordnungen ab, wenn diese eine überzeugende Konkretisierung der rechtlichen Vorgaben darstellen (vgl. BGE 146 I 105 E. 4.1 und VGr, 8. Juni 2023, VB.2022.00573, E. 2.3.1, je mit Hinweisen). 3.4 Das Vorgehen des Beschwerdegegners ist im Grundsatz nicht zu beanstanden. Es entspricht der Verwaltungsverordnung, die ihrerseits ohne Weiteres als Konkretisierung der rechtlichen Vorgaben aufzufassen ist (vgl. auch Weisung EAZW, Ziff. 1.2.4 f., 2.3, 2.3.2). 3.5 3.5.1 Die Beschwerdeführenden machen eine Verletzung ihrer Rechte auf Achtung des Privat- und Familienlebens sowie auf Ehe geltend (Art. 13 Abs. 1 und Art. 14 BV; Art. 8 und 12 der Europäischen Menschenrechtskonvention [EMRK, SR 0.101]). Sodann werfen sie dem Beschwerdegegner eine formelle Rechtsverweigerung in der Form des überspitzten Formalismus vor (Art. 29 Abs. 1 BV). 3.5.2 Weil die Geburt der Beschwerdeführerin offenbar nicht innert Frist registriert worden war, reichte sie zur Aufnahme ihrer Personalien unter anderem einen Nachregistrierungsbeschluss, eine Rechtskraftbescheinigung sowie eine auf diese Grundlagen gestützte Geburtsurkunde ein. Der Beschwerdegegner verweigerte die Eintragung, weil gemäss den Angaben des Vertrauensanwalts der Schweizer Vertretung im Kongo der Nachregistrierungsbeschluss und die Rechtskraftbescheinung nicht authentisch seien: Bezüglich des Nachregistrierungsbeschlusses verweist der Vertrauensanwalt auf Anmerkungen, Stempel und Unterschrift zu diesem; bezüglich der Rechtskraftbescheinigung habe die Verifizierung beim zuständigen Gericht ergeben, dass das dort unter der angegebenen Nummer erfasste Dokument auf den Namen nicht der Beschwerdeführerin, sondern einer anderen Person eingetragen worden sei. 3.5.3 Die Beschwerdeführenden bringen nichts vor, was diesen Befund in Frage stellen könnte: In einer Eingabe im Rekursverfahren machten sie ohne weitere Erläuterungen geltend, der Nachregistrierungsbeschluss sei authentisch und die Rechtskraftbescheinigung laute auf den Namen der Beschwerdeführerin – wobei Letzteres ohnehin unbestritten ist. Im Beschwerdeverfahren äussern sie sich nicht zum Vorwurf fehlender Authentizität, sondern sie reichen im Gegenteil mit ihrer Eingabe vom 20. Oktober 2023 gleichartige neue Dokumente ein, die nun als Grundlage der Eintragung dienen sollen. Sie machen auch keine Ausführungen zu den konkreten Dokumenten oder zu deren Beschaffung, aus denen sich Rückschlüsse auf eine allfällige Untauglichkeit der von den schweizerischen Behörden aufgestellten Anforderungen ziehen liessen. Ebenso wenig ergeben sich Hinweise auf überspitzten Formalismus aus den Akten: Zwar ist der Bericht des Vertrauensanwalts sehr knapp gehalten, doch ist er in sich schlüssig; zudem ist feststellbar, dass der ursprüngliche Datumsstempel auf der Rückseite des Nachregistrierungsbeschlusses überdeckt wurde. Schliesslich ist nicht ersichtlich, weshalb die Anforderung eines amtlichen Identitätsnachweises für die Eintragung ins Personenstandsregister die Grundrechte auf Ehe, Privat- und Familienleben verletzen sollte. Der Beschwerde ist somit insoweit nicht zu folgen. 4. 4.1 Mit Eingabe vom 20. Oktober 2023 reichten die Beschwerdeführenden neue Originaldokumente zu den Akten: das vierseitige Urteil Nr. … vom 30. August 2023 des Tribunal de Paix de E (Kongo) bezüglich der Nachregistrierung der Geburt der Beschwerdeführerin; die Bestätigung von dessen Mitteilung ("acte de signification du jugement") vom 30. August 2023; die Rechtskraftbescheinigung ("certificat de non appel") Nr. … vom 6. Oktober 2023 des Tribunal de Grande Instance de E; die auf den Nachregistrierungsbeschluss gestützte Geburtsurkunde Nr. … vom 10. Oktober 2023 des Zivilstandsamts F (Kongo). 4.2 Streitgegenstand des vorliegenden Verfahrens ist die Eintragung der Beschwerdeführerin in das Personenstandsregister. Eine Änderung des Streitgegenstands liegt allerdings nicht nur vor, wenn ein neues oder erweitertes Rechtsbegehren gestellt wird, sondern auch dann, wenn der Rechtsgrund ausgewechselt, d. h. die gleiche Rechtsfolge aus einem wesentlich verschiedenen Sachverhalt, verbunden mit einem anderen Rechtssatz, abgeleitet wird (Bertschi, Vorbemerkungen zu §§ 19–28a N. 47). Ein solcher Fall ist hier nicht gegeben, weil zwar ein neuer Nachregistrierungsbeschluss vorgelegt wird, dieser aber gerade jene Daten belegen soll, die im Verfahren streitig sind. 4.3 Entscheidet das Verwaltungsgericht als erste Gerichtsinstanz, können neue Tatsachen im Rahmen des Streitgegenstands uneingeschränkt geltend gemacht werden. Die Bezeichnung und Einreichung neuer Beweismittel ist ohnehin ohne Weiteres zulässig (§ 52 in Verbindung mit § 20a Abs. 2 VRG; Marco Donatsch, Kommentar VRG, § 52 N. 13, 16). Auch insofern steht der Berücksichtigung der neu eingereichten Dokumente nichts entgegen. 4.4 Die neu eingereichten Dokumente sind nach Art. 16 Abs. 1 lit. b und c ZStV bzw. Ziff. 1.2.5 Weisungen EAZW in geeigneter Weise daraufhin zu prüfen, ob sie richtig sind und den neuesten Stand belegen. Die Angelegenheit ist somit an den Beschwerdegegner zurückzuweisen, damit er nach Überprüfung der neuen Dokumente erneut über die Eintragung der Beschwerdeführerin in das Personenstandsregister entscheide (§ 64 Abs. 1 VRG). 4.5 Im Hinblick auf diese Entscheidung sind folgende Grundlagen besonders zu erwähnen: 4.5.1 In sachlicher Hinsicht ist anzumerken, dass die Beschwerdeführerin – abgesehen von den bereits erwähnten Dokumenten – das Duplikat einer Geburtsbescheinigung des Spitals, den Mitgliedschaftsausweis einer Kirche (gemäss dem Vertrauensanwalt: einen Taufschein) und Duplikate ihrer Sekundarschulzeugnisse eingereicht hat, die vom Vertrauensanwalt der Schweizer Vertretung im Kongo als authentisch bezeichnet werden; damit liegen die gemäss Merkblatt vorzulegenden Dokumente vor, unter Vorbehalt der hier streitigen Papiere. Auch scheint die Beschwerdeführerin über einen Pass zu verfügen. Dagegen finden sich in den Akten, von den nicht authentischen Dokumenten abgesehen, keine Hinweise darauf, dass ihre Identität nicht der angegebenen entsprechen würde. 4.5.2 Bezüglich der Rechtsgrundlagen ist zunächst zu erwähnen, dass sich der Entscheid über die Eintragung der Beschwerdeführerin im Personenstandsregister indirekt auf Ehe und Familienleben auswirken kann, die grundrechtlich geschützt sind. Das ist bei der Auslegung der anwendbaren Bestimmungen zu berücksichtigen. Was diese betrifft, ist hervorzuheben, dass die Zivilstandsbehörde nach Art. 16 Abs. 5 ZStV die betroffenen Personen informiert und berät sowie nötigenfalls zusätzliche Abklärungen veranlasst. Ist es einer ausländischen Person unmöglich oder unzumutbar, Angaben über ihren Personenstand mit Urkunden zu belegen, so wird geprüft, ob eine Erklärung zum Nachweis nicht streitiger Angaben nach Art. 41 des Zivilgesetzbuchs (SR 210) entgegengenommen werden kann (Art. 15a Abs. 3 ZStV; vgl. auch Ziff. 1.2.4 f. und 2.2 Weisungen EAZW sowie Art. 17 ZStV). 4.5.3 Schliesslich ist mit Blick auf die Frist gemäss Art. 16 Abs. 2 ZStV zu berücksichtigen, dass die fraglichen Dokumente im Original am 20. Oktober 2023 an das Verwaltungsgericht versandt wurden. 5. 5.1 Die Rückweisung zur erneuten Entscheidung ist in Bezug auf die Regelung der Nebenfolgen als Obsiegen zu behandeln, sofern die infolge der Rückweisung vorzunehmende neue Beurteilung zu einer Gutheissung des Antrags führen kann. Unter bestimmten Voraussetzungen sind die Kosten allerdings nicht nach dem Unterlieger-, sondern nach dem Verursacherprinzip aufzuerlegen: Kosten, die Beteiligte etwa durch nachträgliches Vorbringen von Tatsachen und Beweismitteln verursachen, die sie schon früher hätten geltend machen können, sind ihnen ohne Rücksicht auf den Verfahrensausgang zu überbinden (§ 65a Abs. 2 in Verbindung mit § 13 Abs. 2 Satz 2 VRG). Im vorliegenden Fall erwies sich die Beschwerde gegen die Verweigerung der Eintragung gestützt auf die ursprünglich eingereichten Dokumente wegen des Fehlens einer nachvollziehbaren Begründung als aussichtslos. Die Rückweisung erfolgt allein wegen der Vorlage neuer Dokumente im Beschwerdeverfahren. Dabei handelt es allerdings um Dokumente der gleichen Art wie die älteren, ohne dass die Beschwerdeführenden das Auswechseln der Beweisgrundlagen begründen würden. Sollte es sich nun um authentische Dokumente handeln, ist folglich davon auszugehen, dass diese schon zuvor hätten beschafft werden können. Entsprechend sind den Beschwerdeführenden die Verfahrenskosten aufzuerlegen (vgl. Donatsch, § 52 N. 16; vgl. Kaspar Plüss, Kommentar VRG, § 13 N. 63). Sie werden mit dem einbezahlten Kostenvorschuss verrechnet. 5.2 Die teilweise Gutheissung der Beschwerde erfolgt einzig wegen der Einreichung neuer Dokumente im Beschwerdeverfahren. Die Vorinstanz hat angesichts des ihr bekannten Sachverhalts korrekt entschieden. Die Kostenauflage zulasten der Beschwerdeführenden im angefochtenen Rekursentscheid ist daher aufrechtzuerhalten (vgl. Plüss, § 13 N. 64). 6. Zur Rechtsmittelbelehrung des nachstehenden Dispositivs ist Folgendes zu erläutern: Beim vorliegenden Urteil handelt es sich um einen Rückweisungsentscheid. Ein solcher wird grundsätzlich als Zwischenentscheid qualifiziert, der sich nur unter den Voraussetzungen von Art. 93 Abs. 1 BGG weiterziehen lässt (BGE 133 V 477 E. 4.1.3). Zwischenentscheide sind vor Bundesgericht nur dann mit Beschwerde in Zivilsachen (Art. 72 ff. BGG) anfechtbar, wenn sie einen nicht wiedergutzumachenden Nachteil bewirken können (lit. a) oder wenn die Gutheissung der Beschwerde sofort einen Endentscheid herbeiführen und damit einen bedeutenden Aufwand an Zeit oder Kosten für ein weitläufiges Beweisverfahren ersparen würde (lit. b). Demgemäss erkennt die Kammer : 1. Die Beschwerde wird teilweise gutgeheissen. Dispositiv-Ziff. I der Verfügung der Direktion der Justiz und des Innern vom 15. August 2023 sowie die Verfügung des Beschwerdegegners vom 15. Juni 2023 werden aufgehoben. Die Sache wird im Sinn der Erwägungen an den Beschwerdegegner zurückgewiesen. 2. Die Gerichtsgebühr wird festgesetzt auf Fr.1'500.--; die übrigen Kosten betragen: Fr. 70.-- Zustellkosten, Fr. 1'570.-- Total der Kosten. 3. Die Gerichtskosten werden den Beschwerdeführenden unter solidarischer Haftung füreinander auferlegt. 4. Gegen dieses Urteil kann im Sinn der Erwägungen Beschwerde erhoben werden. Sie ist binnen 30 Tagen ab Zustellung einzureichen beim Bundesgericht, 1000 Lausanne 14. 5. Mitteilung an: a) die Parteien; b) die Direktion der Justiz und des Innern; c) das Eidgenössische Amt für das Zivilstandswesen zuhanden des Bundesamts für Justiz. aaVerwaltungsgericht des Kantons Zürich 4. Abteilung VB.2023.00545 Urteil der 4. Kammer vom 30. Mai 2024 Mitwirkend: Abteilungspräsidentin Tamara Nüssle (Vorsitz), Verwaltungsrichter Reto Häggi Furrer, Verwaltungsrichter Martin Bertschi, Gerichtsschreiber Dumenig Stiffler. In Sachen 1. B, wohnhaft in der Demokratischen Republik Kongo, 2. A, beide vertreten durch C, Beschwerdeführende, gegen Gemeindeamt des Kantons Zürich, Beschwerdegegner, betreffend Aufnahme in das schweizerische Personenstandsregister, hat sich ergeben: I. A, geboren 1967, Schweizerbürger mit Heimatort D, Kanton Zürich, heiratete am 20. August 2022 in E – gemäss der Eheurkunde – B, geboren 1972, Staatsangehörige der Demokratischen Republik Kongo (im Folgenden: Kongo). Anhand der Dokumente, die sie bei der Schweizer Vertretung in E einreichten, und der Echtheitsüberprüfung durch deren Vertrauensanwalt prüfte das Zürcher Gemeindeamt die Anerkennung der Eheschliessung. Mit als Teilentscheid bezeichneter Verfügung vom 15. Juni 2023 verweigerte es die Aufnahme von B in das schweizerische Personenstandsregister Infostar, weil die Echtheitsüberprüfung ergeben habe, dass bestimmte der eingereichten Dokumente nicht authentisch seien. II. Hiergegen erhoben B und A am 4. Juli 2023 Rekurs bei der Direktion der Justiz und des Innern, die das Rechtsmittel mit Verfügung vom 15. August 2023 abwies und die Verfahrenskosten in der Höhe von Fr. 510.- den Genannten auferlegte. III. Gegen diese Verfügung erhoben B und A am 18. September 2023 Beschwerde beim Verwaltungsgericht, worin sie die Eintragung der Ehe in das schweizerische Register beantragten. Das Gemeindeamt verzichtete auf eine Beschwerdeantwort, die Direktion beantragte in ihrer Vernehmlassung Abweisung der Beschwerde. Mit Eingaben vom 9. und 20. Oktober 2023 reichten B und A weitere Unterlagen ein. Am 20. Oktober 2023 leistete B die ihr wegen Wohnsitzes im Ausland auferlegte Kaution von Fr. 1'570.-. Die Kammer erwägt: 1. 1.1 Das Verwaltungsgericht ist für Beschwerden gegen Rekursentscheide einer Direktion über Anordnungen des Beschwerdegegners betreffend die Aufnahme ausländischer Personen in das Personenstandsregister zuständig (§§ 41 ff. des Verwaltungsrechtspflegegesetzes vom 24. Mai 1959 [VRG, LS 175.2] in Verbindung mit Art. 32 Abs. 1 des Bundesgesetzes vom 18. Dezember 1987 über das Internationale Privatrecht [SR 291], Art. 90 Abs. 2 der Zivilstandsverordnung vom 28. April 2004 [ZStV, SR 211.112.2] und § 12 Abs. 1 der Kantonalen Zivilstandsverordnung vom 1. Dezember 2004 [LS 231.1]). Die örtliche Zuständigkeit des Kantons Zürich – des Heimatkantons des Beschwerdeführers – ergibt sich aus Art. 23 Abs. 1 ZStV. 1.2 Die Prozessvoraussetzungen sind erfüllt; namentlich hält sich der Beschwerdeantrag im Rahmen des Streitgegenstands (vgl. dazu sogleich E. 1.3) und hat die Beschwerdeführerin die ihr auferlegte Kaution fristgerecht geleistet. 1.3 Der Beschwerdegegner hat die Aufnahme der Beschwerdeführerin in das schweizerische Personenstandsregister verweigert. Es handelt sich dabei nicht etwa um einen Teilentscheid: Der Beschwerdegegner beurteilte vielmehr eine Vorfrage vorweg und fällte damit einen materiellen Grundsatzentscheid, der grundsätzlich als Vorentscheid zu bewerten ist. Indem der Beschwerdegegner die Vorfrage und damit im Ergebnis auch die Eintragung der Eheschliessung verneinte, erliess er einen anfechtbaren Endentscheid (Martin Bertschi, in: Alain Griffel [Hrsg.], Kommentar zum Verwaltungsrechtspflegegesetz des Kantons Zürich [VRG], 3. A., Zürich etc. 2014 [Kommentar VRG], § 19a N. 16, 19; BGE 133 V 477 E. 4.1.2 f.). Sein Entscheid unterscheidet sich nicht von einem materiellen Endentscheid, in dem ein Gesuch aufgrund der Verneinung eines einzigen von mehreren kumulativ vorauszusetzenden Kriterien abgewiesen wird. Im Fall der Aufhebung dieses Entscheids und der Eintragung der Beschwerdeführerin in das Personenstandsregister ist das Verfahren betreffend Eintragung der Eheschliessung weiterzuführen, andernfalls entfällt es. Somit betrifft der angefochtene Entscheid keinen unabhängigen Teilaspekt, und das Verwaltungsgericht könnte in der Hauptsache reformatorisch entscheiden (vgl. Marco Donatsch, Kommentar VRG, § 64 N. 7). Daher stellt es keine unzulässige Erweiterung des Streitgegenstands dar, wenn der Beschwerdeantrag sich nicht auf die Aufnahme in das Personenstandsregister beschränkt, sondern die "Eintragung der in der Demokratischen Republik Kongo [...] geschlossenen Ehe in das Schweizer Register" fordert. Auf die Beschwerde ist somit einzutreten. 1.4 In der Eingabe vom 9. Oktober 2023 merken die Beschwerdeführenden an, die neuen Dokumente, die sie einzureichen beabsichtigten, ermöglichten es den Vorinstanzen, "mit der Eintragung der Ehe [...] fortzufahren, damit der Rechtsbehelf gegenstandslos wird". Darin ist kein Beschwerderückzug zu sehen: Ein solcher hat ausdrücklich, unmissverständlich und vorbehaltlos zu erfolgen (Alain Griffel, Kommentar VRG, § 28 N. 21). 2. 2.1 Die Beschwerdeführenden machen geltend, dass "die Verwaltungsbehörden" ihren Anspruch auf rechtliches Gehör (Art. 29 Abs. 2 der Bundesverfassung vom 18. April 1999 [BV, SR 101]) verletzt hätten, indem ihnen keine Kopie der Echtheitsüberprüfung vorgelegt worden sei. Nicht gerügt wird eine Verletzung des Akteneinsichtsrechts, was damit übereinstimmt, dass die damals schon rechtskundig vertretenen Beschwerdeführenden im Verfahren vor den zürcherischen Behörden, insbesondere im erstinstanzlichen Verfahren, keine Akteneinsicht einforderten. 2.2 Wird ein Verfahren durch ein Gesuch eingeleitet, ist der betreffenden Person ausnahmsweise etwa dann vor dem Entscheid ein besonderes, spezifisches Anhörungsrecht einzuräumen, wenn die tatsächlichen Grundlagen ergänzt werden (Bernhard Waldmann, Das rechtliche Gehör im Verwaltungsverfahren, in: Isa­belle Häner/Bernhard Waldmann [Hrsg.], Das erstinstanzliche Verwaltungsverfahren, Zürich etc. 2008, S. 55 ff., 66; vgl. auch VGr, 25. Oktober 2017, VB.2017.00588, E. 2.1.2). Die Behörden sind nicht verpflichtet, die Akten (bzw. einzelne Aktenstücke) den Einsichtsberechtigten von Amtes wegen auszuhändigen oder zuzustellen (Griffel, § 8 N. 16; Regina Kiener/Bernhard Rütsche/Mathias Kuhn, Öffentliches Verfahrensrecht, 3. A., Zürich/St. Gallen 2021, N. 636). 2.3 Im vorliegenden Fall nahm der Beschwerdegegner die Echtheitsüberprüfung zu den Akten und informierte die Beschwerdeführenden vor dem Erlass der Verfügung in zwei Schreiben darüber, welche Dokumente die Schweizer Botschaft im Kongo als nicht authentisch erachtet und daher nicht beglaubigt hatte, wobei sie ein Formular zu den Anforderungen beilegte und auf die Möglichkeit von Rückfragen bei der Botschaft hinwies. Mit Schreiben ihres Rechtsvertreters vom 23. Mai 2023 äusserten sich die Beschwerdeführenden denn auch dazu. Ungeachtet dessen, dass der Beschwerdegegner die Gründe der Botschaft nicht im Einzelnen darlegte, wurde damit der Anspruch der Beschwerdeführenden auf rechtliches Gehör gewahrt. Die entsprechenden Ausführungen der Vorinstanz sind nicht zu beanstanden. 2.4 Eine Verletzung des Gehörsanspruchs durch die Vorinstanz ist ebenfalls nicht ersichtlich. 2.5 Wie sich in der Folge zeigt, ist die Sache ohnehin an die Vorinstanz zurückzuweisen, womit die Beschwerdeführenden erneut ein Akteneinsichtsgesuch stellen könnten. Ihr nicht in einem kantonalen Anwaltsregister eingetragener Rechtsvertreter hat jedoch kein Recht auf Zustellung der Akten, sondern hätte diese auf Gesuch hin vor Ort einzusehen. 3. 3.1 Eine ausländische Person, deren Daten nicht abrufbar sind, wird in das Personenstandsregister unter anderem dann aufgenommen, wenn sie von einem in der Schweiz zu beurkundenden Zivilstandsereignis betroffen ist (Art. 15a Abs. 2 lit. a ZStV). Die Beschwerdeführerin muss in das Personenstandsregister aufgenommen werden, damit ihre Ehe mit dem Beschwerdeführer und sie als Ehefrau eingetragen werden können. 3.2 Personenstandsdaten, die nicht abrufbar sind, müssen mit Dokumenten nachgewiesen werden (Art. 16 Abs. 4 ZStV e contrario). Vor der Eintragung in das Personenstandsregister prüft die Zivilstandsbehörde unter anderem, ob die Identität der beteiligten Personen nachgewiesen ist und die zu beurkundenden Angaben richtig, vollständig und auf dem neusten Stand sind (Art. 16 Abs. 1 lit. b und c ZStV). Die Aufnahme einer ausländischen Person in das Personenstandsregister darf nur erfolgen, wenn zweifelsfrei feststeht, dass sie ihre eigenen Daten nachweist. Bestehen Zweifel über die Identität der Person, weil sie keinen Ausweis (Pass, Identitätskarte) vorlegt, sie unter verschiedenen Namen aufgetreten ist oder unglaubwürdige Angaben macht, unklare oder ungenügende Personendaten ihre eindeutige Identifizierung nicht erlauben, die Personendaten widersprüchlich (streitig) sind oder der begründete Verdacht besteht, dass sie Dokumente missbräuchlich benutzt, so ist die Aufnahme in das Personenstandsregister bis zur definitiven Klärung zu verweigern (zum Ganzen Eidgenössisches Amt für das Zivilstandswesen [EAZW], Weisung Nr. 10.08.10.01 vom 1. Oktober 2008 [Stand 1. Januar 2011], Aufnahme ausländischer Personen in das Personenstandsregister, Personenaufnahme [im Folgenden: Weisung EAZW], Ziff. 1.2.5). 3.3 Die notwendigen Dokumente für eine Eintragung von Staatsangehörigen des Kongo richten sich nach dessen Familienrecht. Der Beschwerdegegner betrachtet die nachträgliche Registrierung einer Geburt durch Gerichtsbeschluss als Statusentscheid, weshalb der Beschluss und nicht der ausländische Zivilregisterauszug dem Eintrag in das Schweizer Zivilstandsregister zugrunde zu legen ist. Gemäss dem Merkblatt "Naissance en RDC (Congo-Kinshasa) de parents mariés: inscription dans le registre suisse de l'état civil" vom 1. Oktober 2021 (im Folgenden: Merkblatt; www.eda.admin.ch/kinshasa > Service > État civil > Mariage/partenariat enregistré > Après un mariage/partenariat célébré à l'étranger), haben Personen, deren Geburt nicht innerhalb der gesetzlichen Frist von 90 Tagen registriert wurde, die folgenden Dokumente einzureichen: Nachregistrierungsbeschluss ("jugement supplétif d'acte de naissance"), Rechtskraftbescheinigung ("certificat de non appel") sowie die auf den Nachregistrierungsbeschluss gestützte Geburtsurkunde ("acte de naissance établi sur la base du jugement supplétif"). Alternativ können vor 1987 geborene Personen einen "acte de notoriété supplétif" sowie dessen "ordonnance d'homologation" einreichen. Das Merkblatt lautet gleich wie das Aide-mémoire, das den Beschwerdeführenden abgegeben wurde. Es ist als Verwaltungsverordnung zu qualifizieren, worunter generelle Dienstanweisungen für eine Behörde zu verstehen sind, die nicht als Rechtsquelle im herkömmlichen Sinn gelten und deren Hauptfunktion die Sicherstellung einer einheitlichen, rechtsgleichen und sachrichtigen Rechtsanwendung der Verwaltungsbehörden ist. Die Gerichte weichen nicht ohne triftigen Grund von solchen Verordnungen ab, wenn diese eine überzeugende Konkretisierung der rechtlichen Vorgaben darstellen (vgl. BGE 146 I 105 E. 4.1 und VGr, 8. Juni 2023, VB.2022.00573, E. 2.3.1, je mit Hinweisen). 3.4 Das Vorgehen des Beschwerdegegners ist im Grundsatz nicht zu beanstanden. Es entspricht der Verwaltungsverordnung, die ihrerseits ohne Weiteres als Konkretisierung der rechtlichen Vorgaben aufzufassen ist (vgl. auch Weisung EAZW, Ziff. 1.2.4 f., 2.3, 2.3.2). 3.5 3.5.1 Die Beschwerdeführenden machen eine Verletzung ihrer Rechte auf Achtung des Privat- und Familienlebens sowie auf Ehe geltend (Art. 13 Abs. 1 und Art. 14 BV; Art. 8 und 12 der Europäischen Menschenrechtskonvention [EMRK, SR 0.101]). Sodann werfen sie dem Beschwerdegegner eine formelle Rechtsverweigerung in der Form des überspitzten Formalismus vor (Art. 29 Abs. 1 BV). 3.5.2 Weil die Geburt der Beschwerdeführerin offenbar nicht innert Frist registriert worden war, reichte sie zur Aufnahme ihrer Personalien unter anderem einen Nachregistrierungsbeschluss, eine Rechtskraftbescheinigung sowie eine auf diese Grundlagen gestützte Geburtsurkunde ein. Der Beschwerdegegner verweigerte die Eintragung, weil gemäss den Angaben des Vertrauensanwalts der Schweizer Vertretung im Kongo der Nachregistrierungsbeschluss und die Rechtskraftbescheinung nicht authentisch seien: Bezüglich des Nachregistrierungsbeschlusses verweist der Vertrauensanwalt auf Anmerkungen, Stempel und Unterschrift zu diesem; bezüglich der Rechtskraftbescheinigung habe die Verifizierung beim zuständigen Gericht ergeben, dass das dort unter der angegebenen Nummer erfasste Dokument auf den Namen nicht der Beschwerdeführerin, sondern einer anderen Person eingetragen worden sei. 3.5.3 Die Beschwerdeführenden bringen nichts vor, was diesen Befund in Frage stellen könnte: In einer Eingabe im Rekursverfahren machten sie ohne weitere Erläuterungen geltend, der Nachregistrierungsbeschluss sei authentisch und die Rechtskraftbescheinigung laute auf den Namen der Beschwerdeführerin – wobei Letzteres ohnehin unbestritten ist. Im Beschwerdeverfahren äussern sie sich nicht zum Vorwurf fehlender Authentizität, sondern sie reichen im Gegenteil mit ihrer Eingabe vom 20. Oktober 2023 gleichartige neue Dokumente ein, die nun als Grundlage der Eintragung dienen sollen. Sie machen auch keine Ausführungen zu den konkreten Dokumenten oder zu deren Beschaffung, aus denen sich Rückschlüsse auf eine allfällige Untauglichkeit der von den schweizerischen Behörden aufgestellten Anforderungen ziehen liessen. Ebenso wenig ergeben sich Hinweise auf überspitzten Formalismus aus den Akten: Zwar ist der Bericht des Vertrauensanwalts sehr knapp gehalten, doch ist er in sich schlüssig; zudem ist feststellbar, dass der ursprüngliche Datumsstempel auf der Rückseite des Nachregistrierungsbeschlusses überdeckt wurde. Schliesslich ist nicht ersichtlich, weshalb die Anforderung eines amtlichen Identitätsnachweises für die Eintragung ins Personenstandsregister die Grundrechte auf Ehe, Privat- und Familienleben verletzen sollte. Der Beschwerde ist somit insoweit nicht zu folgen. 4. 4.1 Mit Eingabe vom 20. Oktober 2023 reichten die Beschwerdeführenden neue Originaldokumente zu den Akten: das vierseitige Urteil Nr. … vom 30. August 2023 des Tribunal de Paix de E (Kongo) bezüglich der Nachregistrierung der Geburt der Beschwerdeführerin; die Bestätigung von dessen Mitteilung ("acte de signification du jugement") vom 30. August 2023; die Rechtskraftbescheinigung ("certificat de non appel") Nr. … vom 6. Oktober 2023 des Tribunal de Grande Instance de E; die auf den Nachregistrierungsbeschluss gestützte Geburtsurkunde Nr. … vom 10. Oktober 2023 des Zivilstandsamts F (Kongo). 4.2 Streitgegenstand des vorliegenden Verfahrens ist die Eintragung der Beschwerdeführerin in das Personenstandsregister. Eine Änderung des Streitgegenstands liegt allerdings nicht nur vor, wenn ein neues oder erweitertes Rechtsbegehren gestellt wird, sondern auch dann, wenn der Rechtsgrund ausgewechselt, d. h. die gleiche Rechtsfolge aus einem wesentlich verschiedenen Sachverhalt, verbunden mit einem anderen Rechtssatz, abgeleitet wird (Bertschi, Vorbemerkungen zu §§ 19–28a N. 47). Ein solcher Fall ist hier nicht gegeben, weil zwar ein neuer Nachregistrierungsbeschluss vorgelegt wird, dieser aber gerade jene Daten belegen soll, die im Verfahren streitig sind. 4.3 Entscheidet das Verwaltungsgericht als erste Gerichtsinstanz, können neue Tatsachen im Rahmen des Streitgegenstands uneingeschränkt geltend gemacht werden. Die Bezeichnung und Einreichung neuer Beweismittel ist ohnehin ohne Weiteres zulässig (§ 52 in Verbindung mit § 20a Abs. 2 VRG; Marco Donatsch, Kommentar VRG, § 52 N. 13, 16). Auch insofern steht der Berücksichtigung der neu eingereichten Dokumente nichts entgegen. 4.4 Die neu eingereichten Dokumente sind nach Art. 16 Abs. 1 lit. b und c ZStV bzw. Ziff. 1.2.5 Weisungen EAZW in geeigneter Weise daraufhin zu prüfen, ob sie richtig sind und den neuesten Stand belegen. Die Angelegenheit ist somit an den Beschwerdegegner zurückzuweisen, damit er nach Überprüfung der neuen Dokumente erneut über die Eintragung der Beschwerdeführerin in das Personenstandsregister entscheide (§ 64 Abs. 1 VRG). 4.5 Im Hinblick auf diese Entscheidung sind folgende Grundlagen besonders zu erwähnen: 4.5.1 In sachlicher Hinsicht ist anzumerken, dass die Beschwerdeführerin – abgesehen von den bereits erwähnten Dokumenten – das Duplikat einer Geburtsbescheinigung des Spitals, den Mitgliedschaftsausweis einer Kirche (gemäss dem Vertrauensanwalt: einen Taufschein) und Duplikate ihrer Sekundarschulzeugnisse eingereicht hat, die vom Vertrauensanwalt der Schweizer Vertretung im Kongo als authentisch bezeichnet werden; damit liegen die gemäss Merkblatt vorzulegenden Dokumente vor, unter Vorbehalt der hier streitigen Papiere. Auch scheint die Beschwerdeführerin über einen Pass zu verfügen. Dagegen finden sich in den Akten, von den nicht authentischen Dokumenten abgesehen, keine Hinweise darauf, dass ihre Identität nicht der angegebenen entsprechen würde. 4.5.2 Bezüglich der Rechtsgrundlagen ist zunächst zu erwähnen, dass sich der Entscheid über die Eintragung der Beschwerdeführerin im Personenstandsregister indirekt auf Ehe und Familienleben auswirken kann, die grundrechtlich geschützt sind. Das ist bei der Auslegung der anwendbaren Bestimmungen zu berücksichtigen. Was diese betrifft, ist hervorzuheben, dass die Zivilstandsbehörde nach Art. 16 Abs. 5 ZStV die betroffenen Personen informiert und berät sowie nötigenfalls zusätzliche Abklärungen veranlasst. Ist es einer ausländischen Person unmöglich oder unzumutbar, Angaben über ihren Personenstand mit Urkunden zu belegen, so wird geprüft, ob eine Erklärung zum Nachweis nicht streitiger Angaben nach Art. 41 des Zivilgesetzbuchs (SR 210) entgegengenommen werden kann (Art. 15a Abs. 3 ZStV; vgl. auch Ziff. 1.2.4 f. und 2.2 Weisungen EAZW sowie Art. 17 ZStV). 4.5.3 Schliesslich ist mit Blick auf die Frist gemäss Art. 16 Abs. 2 ZStV zu berücksichtigen, dass die fraglichen Dokumente im Original am 20. Oktober 2023 an das Verwaltungsgericht versandt wurden. 5. 5.1 Die Rückweisung zur erneuten Entscheidung ist in Bezug auf die Regelung der Nebenfolgen als Obsiegen zu behandeln, sofern die infolge der Rückweisung vorzunehmende neue Beurteilung zu einer Gutheissung des Antrags führen kann. Unter bestimmten Voraussetzungen sind die Kosten allerdings nicht nach dem Unterlieger-, sondern nach dem Verursacherprinzip aufzuerlegen: Kosten, die Beteiligte etwa durch nachträgliches Vorbringen von Tatsachen und Beweismitteln verursachen, die sie schon früher hätten geltend machen können, sind ihnen ohne Rücksicht auf den Verfahrensausgang zu überbinden (§ 65a Abs. 2 in Verbindung mit § 13 Abs. 2 Satz 2 VRG). Im vorliegenden Fall erwies sich die Beschwerde gegen die Verweigerung der Eintragung gestützt auf die ursprünglich eingereichten Dokumente wegen des Fehlens einer nachvollziehbaren Begründung als aussichtslos. Die Rückweisung erfolgt allein wegen der Vorlage neuer Dokumente im Beschwerdeverfahren. Dabei handelt es allerdings um Dokumente der gleichen Art wie die älteren, ohne dass die Beschwerdeführenden das Auswechseln der Beweisgrundlagen begründen würden. Sollte es sich nun um authentische Dokumente handeln, ist folglich davon auszugehen, dass diese schon zuvor hätten beschafft werden können. Entsprechend sind den Beschwerdeführenden die Verfahrenskosten aufzuerlegen (vgl. Donatsch, § 52 N. 16; vgl. Kaspar Plüss, Kommentar VRG, § 13 N. 63). Sie werden mit dem einbezahlten Kostenvorschuss verrechnet. 5.2 Die teilweise Gutheissung der Beschwerde erfolgt einzig wegen der Einreichung neuer Dokumente im Beschwerdeverfahren. Die Vorinstanz hat angesichts des ihr bekannten Sachverhalts korrekt entschieden. Die Kostenauflage zulasten der Beschwerdeführenden im angefochtenen Rekursentscheid ist daher aufrechtzuerhalten (vgl. Plüss, § 13 N. 64). 6. Zur Rechtsmittelbelehrung des nachstehenden Dispositivs ist Folgendes zu erläutern: Beim vorliegenden Urteil handelt es sich um einen Rückweisungsentscheid. Ein solcher wird grundsätzlich als Zwischenentscheid qualifiziert, der sich nur unter den Voraussetzungen von Art. 93 Abs. 1 BGG weiterziehen lässt (BGE 133 V 477 E. 4.1.3). Zwischenentscheide sind vor Bundesgericht nur dann mit Beschwerde in Zivilsachen (Art. 72 ff. BGG) anfechtbar, wenn sie einen nicht wiedergutzumachenden Nachteil bewirken können (lit. a) oder wenn die Gutheissung der Beschwerde sofort einen Endentscheid herbeiführen und damit einen bedeutenden Aufwand an Zeit oder Kosten für ein weitläufiges Beweisverfahren ersparen würde (lit. b). Demgemäss erkennt die Kammer : 1. Die Beschwerde wird teilweise gutgeheissen. Dispositiv-Ziff. I der Verfügung der Direktion der Justiz und des Innern vom 15. August 2023 sowie die Verfügung des Beschwerdegegners vom 15. Juni 2023 werden aufgehoben. Die Sache wird im Sinn der Erwägungen an den Beschwerdegegner zurückgewiesen. 2. Die Gerichtsgebühr wird festgesetzt auf Fr.1'500.--; die übrigen Kosten betragen: Fr. 70.-- Zustellkosten, Fr. 1'570.-- Total der Kosten. 3. Die Gerichtskosten werden den Beschwerdeführenden unter solidarischer Haftung füreinander auferlegt. 4. Gegen dieses Urteil kann im Sinn der Erwägungen Beschwerde erhoben werden. Sie ist binnen 30 Tagen ab Zustellung einzureichen beim Bundesgericht, 1000 Lausanne 14. 5. Mitteilung an: a) die Parteien; b) die Direktion der Justiz und des Innern; c) das Eidgenössische Amt für das Zivilstandswesen zuhanden des Bundesamts für Justiz. aaVerwaltungsgericht des Kantons Zürich 4. Abteilung aaVerwaltungsgericht

aaVerwaltungsgericht des Kantons Zürich

des Kantons Zürich 4. Abteilung

4. Abteilung VB.2023.00545

Urteil

Urteil der 4. Kammer

der 4. Kammer vom 30. Mai 2024

Mitwirkend: Abteilungspräsidentin Tamara Nüssle (Vorsitz), Verwaltungsrichter Reto Häggi Furrer, Verwaltungsrichter Martin Bertschi, Gerichtsschreiber Dumenig Stiffler.

(Vorsitz) In Sachen

1. B, wohnhaft in der Demokratischen Republik Kongo,

1. B, wohnhaft in der Demokratischen Republik Kongo, 2. A,

2. A, beide vertreten durch C,

beide vertreten durch C, Beschwerdeführende,

Beschwerdeführende, gegen

Gemeindeamt des Kantons Zürich,

Gemeindeamt des Kantons Zürich, Beschwerdegegner,

Beschwerdegegner, betreffend Aufnahme in das schweizerische Personenstandsregister,

hat sich ergeben:

I.

A, geboren 1967, Schweizerbürger mit Heimatort D, Kanton Zürich, heiratete am 20. August 2022 in E – gemäss der Eheurkunde – B, geboren 1972, Staatsangehörige der Demokratischen Republik Kongo (im Folgenden: Kongo). Anhand der Dokumente, die sie bei der Schweizer Vertretung in E einreichten, und der Echtheitsüberprüfung durch deren Vertrauensanwalt prüfte das Zürcher Gemeindeamt die Anerkennung der Eheschliessung. Mit als Teilentscheid bezeichneter Verfügung vom 15. Juni 2023 verweigerte es die Aufnahme von B in das schweizerische Personenstandsregister Infostar, weil die Echtheitsüberprüfung ergeben habe, dass bestimmte der eingereichten Dokumente nicht authentisch seien.

II.

Hiergegen erhoben B und A am 4. Juli 2023 Rekurs bei der Direktion der Justiz und des Innern, die das Rechtsmittel mit Verfügung vom 15. August 2023 abwies und die Verfahrenskosten in der Höhe von Fr. 510.- den Genannten auferlegte.

III.

Gegen diese Verfügung erhoben B und A am 18. September 2023 Beschwerde beim Verwaltungsgericht, worin sie die Eintragung der Ehe in das schweizerische Register beantragten. Das Gemeindeamt verzichtete auf eine Beschwerdeantwort, die Direktion beantragte in ihrer Vernehmlassung Abweisung der Beschwerde. Mit Eingaben vom 9. und 20. Oktober 2023 reichten B und A weitere Unterlagen ein. Am 20. Oktober 2023 leistete B die ihr wegen Wohnsitzes im Ausland auferlegte Kaution von Fr. 1'570.-.

Die Kammer erwägt:

Die Kammer erwägt: 1.

1.1 Das Verwaltungsgericht ist für Beschwerden gegen Rekursentscheide einer Direktion über Anordnungen des Beschwerdegegners betreffend die Aufnahme ausländischer Personen in das Personenstandsregister zuständig (§§ 41 ff. des Verwaltungsrechtspflegegesetzes vom 24. Mai 1959 [VRG, LS 175.2] in Verbindung mit Art. 32 Abs. 1 des Bundesgesetzes vom 18. Dezember 1987 über das Internationale Privatrecht [SR 291], Art. 90 Abs. 2 der Zivilstandsverordnung vom 28. April 2004 [ZStV, SR 211.112.2] und § 12 Abs. 1 der Kantonalen Zivilstandsverordnung vom 1. Dezember 2004 [LS 231.1]). Die örtliche Zuständigkeit des Kantons Zürich – des Heimatkantons des Beschwerdeführers – ergibt sich aus Art. 23 Abs. 1 ZStV.

1.1 des Verwaltungsrechtspflegegesetzes vom 24. Mai 1959 [VRG, LS 175.2] in Verbindung mit Art. 32 Abs. 1 des Bundesgesetzes vom 18. Dezember 1987 über das Internationale Privatrecht [SR 291], Art. 90 Abs. 2 der Zivilstandsverordnung vom 28. April 2004 [ZStV, SR 211.112.2] und § 12 Abs. 1 der Kantonalen Zivilstandsverordnung vom 1. Dezember 2004 [LS 231.1]). Die örtliche Zuständigkeit des Kantons Zürich – des Heimatkantons des Beschwerdeführers – ergibt sich aus Art. 23 Abs. 1 ZStV. 1.2 Die Prozessvoraussetzungen sind erfüllt; namentlich hält sich der Beschwerdeantrag im Rahmen des Streitgegenstands (vgl. dazu sogleich E. 1.3) und hat die Beschwerdeführerin die ihr auferlegte Kaution fristgerecht geleistet.

Die Prozessvoraussetzungen sind erfüllt; namentlich hält sich der Beschwerdeantrag im Rahmen des Streitgegenstands (vgl. dazu sogleich E. 1.3) und hat die Beschwerdeführerin die ihr auferlegte Kaution fristgerecht geleistet. 1.3 Der Beschwerdegegner hat die Aufnahme der Beschwerdeführerin in das schweizerische Personenstandsregister verweigert. Es handelt sich dabei nicht etwa um einen Teilentscheid: Der Beschwerdegegner beurteilte vielmehr eine Vorfrage vorweg und fällte damit einen materiellen Grundsatzentscheid, der grundsätzlich als Vorentscheid zu bewerten ist. Indem der Beschwerdegegner die Vorfrage und damit im Ergebnis auch die Eintragung der Eheschliessung verneinte, erliess er einen anfechtbaren Endentscheid (Martin Bertschi, in: Alain Griffel [Hrsg.], Kommentar zum Verwaltungsrechtspflegegesetz des Kantons Zürich [VRG], 3. A., Zürich etc. 2014 [Kommentar VRG], § 19a N. 16, 19; BGE 133 V 477 E. 4.1.2 f.). Sein Entscheid unterscheidet sich nicht von einem materiellen Endentscheid, in dem ein Gesuch aufgrund der Verneinung eines einzigen von mehreren kumulativ vorauszusetzenden Kriterien abgewiesen wird. Im Fall der Aufhebung dieses Entscheids und der Eintragung der Beschwerdeführerin in das Personenstandsregister ist das Verfahren betreffend Eintragung der Eheschliessung weiterzuführen, andernfalls entfällt es. Somit betrifft der angefochtene Entscheid keinen unabhängigen Teilaspekt, und das Verwaltungsgericht könnte in der Hauptsache reformatorisch entscheiden (vgl. Marco Donatsch, Kommentar VRG, § 64 N. 7). Daher stellt es keine unzulässige Erweiterung des Streitgegenstands dar, wenn der Beschwerdeantrag sich nicht auf die Aufnahme in das Personenstandsregister beschränkt, sondern die "Eintragung der in der Demokratischen Republik Kongo [...] geschlossenen Ehe in das Schweizer Register" fordert. Auf die Beschwerde ist somit einzutreten.

1.4 In der Eingabe vom 9. Oktober 2023 merken die Beschwerdeführenden an, die neuen Dokumente, die sie einzureichen beabsichtigten, ermöglichten es den Vorinstanzen, "mit der Eintragung der Ehe [...] fortzufahren, damit der Rechtsbehelf gegenstandslos wird". Darin ist kein Beschwerderückzug zu sehen: Ein solcher hat ausdrücklich, unmissverständlich und vorbehaltlos zu erfolgen (Alain Griffel, Kommentar VRG, § 28 N. 21).

[...] 2.

2.1 Die Beschwerdeführenden machen geltend, dass "die Verwaltungsbehörden" ihren Anspruch auf rechtliches Gehör (Art. 29 Abs. 2 der Bundesverfassung vom 18. April 1999 [BV, SR 101]) verletzt hätten, indem ihnen keine Kopie der Echtheitsüberprüfung vorgelegt worden sei. Nicht gerügt wird eine Verletzung des Akteneinsichtsrechts, was damit übereinstimmt, dass die damals schon rechtskundig vertretenen Beschwerdeführenden im Verfahren vor den zürcherischen Behörden, insbesondere im erstinstanzlichen Verfahren, keine Akteneinsicht einforderten.

2.2 Wird ein Verfahren durch ein Gesuch eingeleitet, ist der betreffenden Person ausnahmsweise etwa dann vor dem Entscheid ein besonderes, spezifisches Anhörungsrecht einzuräumen, wenn die tatsächlichen Grundlagen ergänzt werden (Bernhard Waldmann, Das rechtliche Gehör im Verwaltungsverfahren, in: Isa­belle Häner/Bernhard Waldmann [Hrsg.], Das erstinstanzliche Verwaltungsverfahren, Zürich etc. 2008, S. 55 ff., 66; vgl. auch VGr, 25. Oktober 2017, VB.2017.00588, E. 2.1.2). Die Behörden sind nicht verpflichtet, die Akten (bzw. einzelne Aktenstücke) den Einsichtsberechtigten von Amtes wegen auszuhändigen oder zuzustellen (Griffel, § 8 N. 16; Regina Kiener/Bernhard Rütsche/Mathias Kuhn, Öffentliches Verfahrensrecht, 3. A., Zürich/St. Gallen 2021, N. 636).

2.3 Im vorliegenden Fall nahm der Beschwerdegegner die Echtheitsüberprüfung zu den Akten und informierte die Beschwerdeführenden vor dem Erlass der Verfügung in zwei Schreiben darüber, welche Dokumente die Schweizer Botschaft im Kongo als nicht authentisch erachtet und daher nicht beglaubigt hatte, wobei sie ein Formular zu den Anforderungen beilegte und auf die Möglichkeit von Rückfragen bei der Botschaft hinwies. Mit Schreiben ihres Rechtsvertreters vom 23. Mai 2023 äusserten sich die Beschwerdeführenden denn auch dazu. Ungeachtet dessen, dass der Beschwerdegegner die Gründe der Botschaft nicht im Einzelnen darlegte, wurde damit der Anspruch der Beschwerdeführenden auf rechtliches Gehör gewahrt. Die entsprechenden Ausführungen der Vorinstanz sind nicht zu beanstanden.

2.4 Eine Verletzung des Gehörsanspruchs durch die Vorinstanz ist ebenfalls nicht ersichtlich.

2.5 Wie sich in der Folge zeigt, ist die Sache ohnehin an die Vorinstanz zurückzuweisen, womit die Beschwerdeführenden erneut ein Akteneinsichtsgesuch stellen könnten. Ihr nicht in einem kantonalen Anwaltsregister eingetragener Rechtsvertreter hat jedoch kein Recht auf Zustellung der Akten, sondern hätte diese auf Gesuch hin vor Ort einzusehen.

3.

3.1 Eine ausländische Person, deren Daten nicht abrufbar sind, wird in das Personenstandsregister unter anderem dann aufgenommen, wenn sie von einem in der Schweiz zu beurkundenden Zivilstandsereignis betroffen ist (Art. 15a Abs. 2 lit. a ZStV). Die Beschwerdeführerin muss in das Personenstandsregister aufgenommen werden, damit ihre Ehe mit dem Beschwerdeführer und sie als Ehefrau eingetragen werden können.

3.2 Personenstandsdaten, die nicht abrufbar sind, müssen mit Dokumenten nachgewiesen werden (Art. 16 Abs. 4 ZStV e contrario). Vor der Eintragung in das Personenstandsregister prüft die Zivilstandsbehörde unter anderem, ob die Identität der beteiligten Personen nachgewiesen ist und die zu beurkundenden Angaben richtig, vollständig und auf dem neusten Stand sind (Art. 16 Abs. 1 lit. b und c ZStV). Die Aufnahme einer ausländischen Person in das Personenstandsregister darf nur erfolgen, wenn zweifelsfrei feststeht, dass sie ihre eigenen Daten nachweist. Bestehen Zweifel über die Identität der Person, weil sie keinen Ausweis (Pass, Identitätskarte) vorlegt, sie unter verschiedenen Namen aufgetreten ist oder unglaubwürdige Angaben macht, unklare oder ungenügende Personendaten ihre eindeutige Identifizierung nicht erlauben, die Personendaten widersprüchlich (streitig) sind oder der begründete Verdacht besteht, dass sie Dokumente missbräuchlich benutzt, so ist die Aufnahme in das Personenstandsregister bis zur definitiven Klärung zu verweigern (zum Ganzen Eidgenössisches Amt für das Zivilstandswesen [EAZW], Weisung Nr. 10.08.10.01 vom 1. Oktober 2008 [Stand 1. Januar 2011], Aufnahme ausländischer Personen in das Personenstandsregister, Personenaufnahme [im Folgenden: Weisung EAZW], Ziff. 1.2.5).

3.3 Die notwendigen Dokumente für eine Eintragung von Staatsangehörigen des Kongo richten sich nach dessen Familienrecht. Der Beschwerdegegner betrachtet die nachträgliche Registrierung einer Geburt durch Gerichtsbeschluss als Statusentscheid, weshalb der Beschluss und nicht der ausländische Zivilregisterauszug dem Eintrag in das Schweizer Zivilstandsregister zugrunde zu legen ist. Gemäss dem Merkblatt "Naissance en RDC (Congo-Kinshasa) de parents mariés: inscription dans le registre suisse de l'état civil" vom 1. Oktober 2021 (im Folgenden: Merkblatt; www.eda.admin.ch/kinshasa > Service > État civil > Mariage/partenariat enregistré > Après un mariage/partenariat célébré à l'étranger), haben Personen, deren Geburt nicht innerhalb der gesetzlichen Frist von 90 Tagen registriert wurde, die folgenden Dokumente einzureichen: Nachregistrierungsbeschluss ("jugement supplétif d'acte de naissance"), Rechtskraftbescheinigung ("certificat de non appel") sowie die auf den Nachregistrierungsbeschluss gestützte Geburtsurkunde ("acte de naissance établi sur la base du jugement supplétif"). Alternativ können vor 1987 geborene Personen einen "acte de notoriété supplétif" sowie dessen "ordonnance d'homologation" einreichen. Das Merkblatt lautet gleich wie das Aide-mémoire, das den Beschwerdeführenden abgegeben wurde. Es ist als Verwaltungsverordnung zu qualifizieren, worunter generelle Dienstanweisungen für eine Behörde zu verstehen sind, die nicht als Rechtsquelle im herkömmlichen Sinn gelten und deren Hauptfunktion die Sicherstellung einer einheitlichen, rechtsgleichen und sachrichtigen Rechtsanwendung der Verwaltungsbehörden ist. Die Gerichte weichen nicht ohne triftigen Grund von solchen Verordnungen ab, wenn diese eine überzeugende Konkretisierung der rechtlichen Vorgaben darstellen (vgl. BGE 146 I 105 E. 4.1 und VGr, 8. Juni 2023, VB.2022.00573, E. 2.3.1, je mit Hinweisen).

Gemäss dem Merkblatt "Naissance en RDC (Congo-Kinshasa) de parents mariés: inscription dans le registre suisse de l'état civil" vom 1. Oktober 2021 (im Folgenden: Merkblatt; www.eda.admin.ch/kinshasa > Service > État civil > Mariage/partenariat enregistré > Après un mariage/partenariat célébré à l'étranger), haben Personen, deren Geburt nicht innerhalb der gesetzlichen Frist von 90 Tagen registriert wurde, die folgenden Dokumente einzureichen: Nachregistrierungsbeschluss ("jugement supplétif d'acte de naissance"), Rechtskraftbescheinigung ("certificat de non appel") sowie die auf den Nachregistrierungsbeschluss gestützte Geburtsurkunde ("acte de naissance établi sur la base du jugement supplétif"). Alternativ können vor 1987 geborene Personen einen "acte de notoriété supplétif" sowie dessen "ordonnance d'homologation" 3.4 Das Vorgehen des Beschwerdegegners ist im Grundsatz nicht zu beanstanden. Es entspricht der Verwaltungsverordnung, die ihrerseits ohne Weiteres als Konkretisierung der rechtlichen Vorgaben aufzufassen ist (vgl. auch Weisung EAZW, Ziff. 1.2.4 f., 2.3, 2.3.2).

3.5

3.5.1 Die Beschwerdeführenden machen eine Verletzung ihrer Rechte auf Achtung des Privat- und Familienlebens sowie auf Ehe geltend (Art. 13 Abs. 1 und Art. 14 BV; Art. 8 und 12 der Europäischen Menschenrechtskonvention [EMRK, SR 0.101]). Sodann werfen sie dem Beschwerdegegner eine formelle Rechtsverweigerung in der Form des überspitzten Formalismus vor (Art. 29 Abs. 1 BV).

3.5.2 Weil die Geburt der Beschwerdeführerin offenbar nicht innert Frist registriert worden war, reichte sie zur Aufnahme ihrer Personalien unter anderem einen Nachregistrierungsbeschluss, eine Rechtskraftbescheinigung sowie eine auf diese Grundlagen gestützte Geburtsurkunde ein. Der Beschwerdegegner verweigerte die Eintragung, weil gemäss den Angaben des Vertrauensanwalts der Schweizer Vertretung im Kongo der Nachregistrierungsbeschluss und die Rechtskraftbescheinung nicht authentisch seien: Bezüglich des Nachregistrierungsbeschlusses verweist der Vertrauensanwalt auf Anmerkungen, Stempel und Unterschrift zu diesem; bezüglich der Rechtskraftbescheinigung habe die Verifizierung beim zuständigen Gericht ergeben, dass das dort unter der angegebenen Nummer erfasste Dokument auf den Namen nicht der Beschwerdeführerin, sondern einer anderen Person eingetragen worden sei.

3.5.3 Die Beschwerdeführenden bringen nichts vor, was diesen Befund in Frage stellen könnte: In einer Eingabe im Rekursverfahren machten sie ohne weitere Erläuterungen geltend, der Nachregistrierungsbeschluss sei authentisch und die Rechtskraftbescheinigung laute auf den Namen der Beschwerdeführerin – wobei Letzteres ohnehin unbestritten ist. Im Beschwerdeverfahren äussern sie sich nicht zum Vorwurf fehlender Authentizität, sondern sie reichen im Gegenteil mit ihrer Eingabe vom 20. Oktober 2023 gleichartige neue Dokumente ein, die nun als Grundlage der Eintragung dienen sollen. Sie machen auch keine Ausführungen zu den konkreten Dokumenten oder zu deren Beschaffung, aus denen sich Rückschlüsse auf eine allfällige Untauglichkeit der von den schweizerischen Behörden aufgestellten Anforderungen ziehen liessen. Ebenso wenig ergeben sich Hinweise auf überspitzten Formalismus aus den Akten: Zwar ist der Bericht des Vertrauensanwalts sehr knapp gehalten, doch ist er in sich schlüssig; zudem ist feststellbar, dass der ursprüngliche Datumsstempel auf der Rückseite des Nachregistrierungsbeschlusses überdeckt wurde. Schliesslich ist nicht ersichtlich, weshalb die Anforderung eines amtlichen Identitätsnachweises für die Eintragung ins Personenstandsregister die Grundrechte auf Ehe, Privat- und Familienleben verletzen sollte. Der Beschwerde ist somit insoweit nicht zu folgen.

4.

4.1 Mit Eingabe vom 20. Oktober 2023 reichten die Beschwerdeführenden neue Originaldokumente zu den Akten: das vierseitige Urteil Nr. … vom 30. August 2023 des Tribunal de Paix de E (Kongo) bezüglich der Nachregistrierung der Geburt der Beschwerdeführerin; die Bestätigung von dessen Mitteilung ("acte de signification du jugement") vom 30. August 2023; die Rechtskraftbescheinigung ("certificat de non appel") Nr. … vom 6. Oktober 2023 des Tribunal de Grande Instance de E; die auf den Nachregistrierungsbeschluss gestützte Geburtsurkunde Nr. … vom 10. Oktober 2023 des Zivilstandsamts F (Kongo).

4.2 Streitgegenstand des vorliegenden Verfahrens ist die Eintragung der Beschwerdeführerin in das Personenstandsregister. Eine Änderung des Streitgegenstands liegt allerdings nicht nur vor, wenn ein neues oder erweitertes Rechtsbegehren gestellt wird, sondern auch dann, wenn der Rechtsgrund ausgewechselt, d. h. die gleiche Rechtsfolge aus einem wesentlich verschiedenen Sachverhalt, verbunden mit einem anderen Rechtssatz, abgeleitet wird (Bertschi, Vorbemerkungen zu §§ 19–28a N. 47). Ein solcher Fall ist hier nicht gegeben, weil zwar ein neuer Nachregistrierungsbeschluss vorgelegt wird, dieser aber gerade jene Daten belegen soll, die im Verfahren streitig sind.

4.3 Entscheidet das Verwaltungsgericht als erste Gerichtsinstanz, können neue Tatsachen im Rahmen des Streitgegenstands uneingeschränkt geltend gemacht werden. Die Bezeichnung und Einreichung neuer Beweismittel ist ohnehin ohne Weiteres zulässig (§ 52 in Verbindung mit § 20a Abs. 2 VRG; Marco Donatsch, Kommentar VRG, § 52 N. 13, 16). Auch insofern steht der Berücksichtigung der neu eingereichten Dokumente nichts entgegen.

4.4 Die neu eingereichten Dokumente sind nach Art. 16 Abs. 1 lit. b und c ZStV bzw. Ziff. 1.2.5 Weisungen EAZW in geeigneter Weise daraufhin zu prüfen, ob sie richtig sind und den neuesten Stand belegen. Die Angelegenheit ist somit an den Beschwerdegegner zurückzuweisen, damit er nach Überprüfung der neuen Dokumente erneut über die Eintragung der Beschwerdeführerin in das Personenstandsregister entscheide (§ 64 Abs. 1 VRG).

4.5 Im Hinblick auf diese Entscheidung sind folgende Grundlagen besonders zu erwähnen:

4.5.1 In sachlicher Hinsicht ist anzumerken, dass die Beschwerdeführerin – abgesehen von den bereits erwähnten Dokumenten – das Duplikat einer Geburtsbescheinigung des Spitals, den Mitgliedschaftsausweis einer Kirche (gemäss dem Vertrauensanwalt: einen Taufschein) und Duplikate ihrer Sekundarschulzeugnisse eingereicht hat, die vom Vertrauensanwalt der Schweizer Vertretung im Kongo als authentisch bezeichnet werden; damit liegen die gemäss Merkblatt vorzulegenden Dokumente vor, unter Vorbehalt der hier streitigen Papiere. Auch scheint die Beschwerdeführerin über einen Pass zu verfügen. Dagegen finden sich in den Akten, von den nicht authentischen Dokumenten abgesehen, keine Hinweise darauf, dass ihre Identität nicht der angegebenen entsprechen würde.

4.5.2 Bezüglich der Rechtsgrundlagen ist zunächst zu erwähnen, dass sich der Entscheid über die Eintragung der Beschwerdeführerin im Personenstandsregister indirekt auf Ehe und Familienleben auswirken kann, die grundrechtlich geschützt sind. Das ist bei der Auslegung der anwendbaren Bestimmungen zu berücksichtigen. Was diese betrifft, ist hervorzuheben, dass die Zivilstandsbehörde nach Art. 16 Abs. 5 ZStV die betroffenen Personen informiert und berät sowie nötigenfalls zusätzliche Abklärungen veranlasst. Ist es einer ausländischen Person unmöglich oder unzumutbar, Angaben über ihren Personenstand mit Urkunden zu belegen, so wird geprüft, ob eine Erklärung zum Nachweis nicht streitiger Angaben nach Art. 41 des Zivilgesetzbuchs (SR 210) entgegengenommen werden kann (Art. 15a Abs. 3 ZStV; vgl. auch Ziff. 1.2.4 f. und 2.2 Weisungen EAZW sowie Art. 17 ZStV).

4.5.3 Schliesslich ist mit Blick auf die Frist gemäss Art. 16 Abs. 2 ZStV zu berücksichtigen, dass die fraglichen Dokumente im Original am 20. Oktober 2023 an das Verwaltungsgericht versandt wurden.

5.

5.1 Die Rückweisung zur erneuten Entscheidung ist in Bezug auf die Regelung der Nebenfolgen als Obsiegen zu behandeln, sofern die infolge der Rückweisung vorzunehmende neue Beurteilung zu einer Gutheissung des Antrags führen kann. Unter bestimmten Voraussetzungen sind die Kosten allerdings nicht nach dem Unterlieger-, sondern nach dem Verursacherprinzip aufzuerlegen: Kosten, die Beteiligte etwa durch nachträgliches Vorbringen von Tatsachen und Beweismitteln verursachen, die sie schon früher hätten geltend machen können, sind ihnen ohne Rücksicht auf den Verfahrensausgang zu überbinden (§ 65a Abs. 2 in Verbindung mit § 13 Abs. 2 Satz 2 VRG). Im vorliegenden Fall erwies sich die Beschwerde gegen die Verweigerung der Eintragung gestützt auf die ursprünglich eingereichten Dokumente wegen des Fehlens einer nachvollziehbaren Begründung als aussichtslos. Die Rückweisung erfolgt allein wegen der Vorlage neuer Dokumente im Beschwerdeverfahren. Dabei handelt es allerdings um Dokumente der gleichen Art wie die älteren, ohne dass die Beschwerdeführenden das Auswechseln der Beweisgrundlagen begründen würden. Sollte es sich nun um authentische Dokumente handeln, ist folglich davon auszugehen, dass diese schon zuvor hätten beschafft werden können. Entsprechend sind den Beschwerdeführenden die Verfahrenskosten aufzuerlegen (vgl. Donatsch, § 52 N. 16; vgl. Kaspar Plüss, Kommentar VRG, § 13 N. 63). Sie werden mit dem einbezahlten Kostenvorschuss verrechnet.

Die Rückweisung zur erneuten Entscheidung ist in Bezug auf die Regelung der Nebenfolgen als Obsiegen zu behandeln, sofern die infolge der Rückweisung vorzunehmende neue Beurteilung zu einer Gutheissung des Antrags führen kann. Unter bestimmten Voraussetzungen sind die Kosten allerdings nicht nach dem Unterlieger-, sondern nach dem Verursacherprinzip aufzuerlegen: Kosten, die Beteiligte etwa durch nachträgliches Vorbringen von Tatsachen und Beweismitteln verursachen, die sie schon früher hätten geltend machen können, sind ihnen ohne Rücksicht auf den Verfahrensausgang zu überbinden (§ 65a Abs. 2 in Verbindung mit § 13 Abs. 2 Satz 2 VRG). Im vorliegenden Fall erwies sich die Beschwerde gegen die Verweigerung der Eintragung gestützt auf die ursprünglich eingereichten Dokumente wegen des Fehlens einer nachvollziehbaren Begründung als aussichtslos. Die Rückweisung erfolgt allein wegen der Vorlage neuer Dokumente im Beschwerdeverfahren. Dabei handelt es allerdings um Dokumente der gleichen Art wie die älteren, ohne dass die Beschwerdeführenden das Auswechseln der Beweisgrundlagen begründen würden. Sollte es sich nun um authentische Dokumente handeln, ist folglich davon auszugehen, dass diese schon zuvor hätten beschafft werden können. Entsprechend sind den Beschwerdeführenden die Verfahrenskosten aufzuerlegen (vgl. Donatsch, § 52 N. 16; vgl. Kaspar Plüss, Kommentar VRG, § 13 N. 63). Sie werden mit dem einbezahlten Kostenvorschuss verrechnet. 5.2 Die teilweise Gutheissung der Beschwerde erfolgt einzig wegen der Einreichung neuer Dokumente im Beschwerdeverfahren. Die Vorinstanz hat angesichts des ihr bekannten Sachverhalts korrekt entschieden. Die Kostenauflage zulasten der Beschwerdeführenden im angefochtenen Rekursentscheid ist daher aufrechtzuerhalten (vgl. Plüss, § 13 N. 64).

6. Zur Rechtsmittelbelehrung des nachstehenden Dispositivs ist Folgendes zu erläutern: Beim vorliegenden Urteil handelt es sich um einen Rückweisungsentscheid. Ein solcher wird grundsätzlich als Zwischenentscheid qualifiziert, der sich nur unter den Voraussetzungen von Art. 93 Abs. 1 BGG weiterziehen lässt (BGE 133 V 477 E. 4.1.3). Zwischenentscheide sind vor Bundesgericht nur dann mit Beschwerde in Zivilsachen (Art. 72 ff. BGG) anfechtbar, wenn sie einen nicht wiedergutzumachenden Nachteil bewirken können (lit. a) oder wenn die Gutheissung der Beschwerde sofort einen Endentscheid herbeiführen und damit einen bedeutenden Aufwand an Zeit oder Kosten für ein weitläufiges Beweisverfahren ersparen würde (lit. b).

Zur Rechtsmittelbelehrung des nachstehenden Dispositivs ist Folgendes zu erläutern: Beim vorliegenden Urteil handelt es sich um einen Rückweisungsentscheid. Demgemäss erkennt die Kammer :

Demgemäss erkennt die Kammer : die Kammer 1. Die Beschwerde wird teilweise gutgeheissen. Dispositiv-Ziff. I der Verfügung der Direktion der Justiz und des Innern vom 15. August 2023 sowie die Verfügung des Beschwerdegegners vom 15. Juni 2023 werden aufgehoben. Die Sache wird im Sinn der Erwägungen an den Beschwerdegegner zurückgewiesen.

1. Die Beschwerde wird teilweise gutgeheissen. Dispositiv-Ziff. I der Verfügung der Direktion der Justiz und des Innern vom 15. August 2023 sowie die Verfügung des Beschwerdegegners vom 15. Juni 2023 werden aufgehoben. Die Sache wird im Sinn der Erwägungen an den Beschwerdegegner zurückgewiesen. 2. Die Gerichtsgebühr wird festgesetzt auf Fr.1'500.--; die übrigen Kosten betragen: Fr. 70.-- Zustellkosten, Fr. 1'570.-- Total der Kosten.

2. Die Gerichtsgebühr wird festgesetzt auf Fr.1'500.--; die übrigen Kosten betragen: Fr. 70.-- Zustellkosten, Fr. 1'570.-- Total der Kosten. 3. Die Gerichtskosten werden den Beschwerdeführenden unter solidarischer Haftung füreinander auferlegt.

3. Die Gerichtskosten werden den Beschwerdeführenden unter solidarischer Haftung füreinander auferlegt. 4. Gegen dieses Urteil kann im Sinn der Erwägungen Beschwerde erhoben werden. Sie ist binnen 30 Tagen ab Zustellung einzureichen beim Bundesgericht, 1000 Lausanne 14.

4. Gegen dieses Urteil kann im Sinn der Erwägungen Beschwerde erhoben werden. Sie ist binnen 30 Tagen ab Zustellung einzureichen beim Bundesgericht, 1000 Lausanne 14. Gegen dieses Urteil kann im Sinn der Erwägungen Beschwerde erhoben werden. Sie ist binnen 30 Tagen ab Zustellung einzureichen beim Bundesgericht, 1000 Lausanne 14. 5. Mitteilung an:

5. Mitteilung an: a) die Parteien;

a) die Parteien; b) die Direktion der Justiz und des Innern;

b) die Direktion der Justiz und des Innern; c) das Eidgenössische Amt für das Zivilstandswesen zuhanden des Bundesamts für Justiz. c) das Eidgenössische Amt für das Zivilstandswesen zuhanden des Bundesamts für Justiz.