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09/04/2015
Initiation à la comptabilité
La comptabilité a acquis aujourd’hui une assise conceptuelle qui lui faisait encore défaut à maints égards. De cette discipline, issue avant tout de la pratique, s’est d’abord dégagée la théorie des comptes qui a assuré un traitement uniforme régulier de la mesure des faits modifiant les capitaux engagés. La théorie des comptes répondait à la question comment mémoriser ces faits ?
Le premier texte imprimé de la littérature comptable est celui du moine Luca Pacioli paru en 1494 à Venise. Ce texte, Traité XI, section Neuf, d’un ouvrage de compilation encyclopédique Summa de arithmetica, geometria, proportioni et proportionalitaconstituait un traité de comptes et des écritures. Au cours des siècles suivants, l’abondante littérature comptable s’est avant tout concentrée sur la recherche de la justification de la comptabilité en partie double et celle de la façon de tenir les livres.
Sous l’influence de l’accroissement de la complexité des affaires, cette rigueur formelle s’est enrichie de principes voulant assurer la pertinence des états financiers et l’adéquation des enregistrements comptables. Le corps de principes qui s’est constitué tend à répondre à la question du pourquoi mémoriser les faits ?
LA COMPTABILITÉ COMME SYSTÈME D'INFORMATION DE L'ENTREPRISE
COMPTABILITÉ
La comptabilité est une méthode de collecte, d’interprétation et de traitement des informations relatives aux flux réels et financiers, mesurables en termes monétaires, qui entrent, circulent, restent en suspens ou sortent d’une unité économique particulière comme un ménage, une entreprise, une collectivité publique, etc. Ces flux, engendrés par des faits économiques, juridiques ou matériels, ont une incidence sur les capitaux engagés dans l’unité économique prise en considération.
Cette définition de la comptabilité implique cinq démarches fondamentales utilisées en conformité avec la théorie des comptes et la théorie comptable :
- l’identification et la description du système économique que l’on désire piloter et contrôler : un kiosque de tabacs et journaux, une fabrique de produits de lessive, une multinationale, etc. ;
- l’identification en termes monétaires des moyens mis à disposition de l’unité économique, soit les capitaux engagés ;
- l’identification et la mesure des faits que l’on se propose de prendre en considération : le prêt accordé par une banque, l’achat d’un brevet, la vente à crédit, les modifications des cours du change, etc. ;
- la mise en œuvre d’une comptabilité, adaptée au système étudié, qui permette de synthétiser une grande quantité d’informations; les résultats synthétiques et l’image des flux restant en suspens dans l’entreprise doivent d’une part rendre possible des comparaisons dans le temps, d’une période à l’autre, ou dans l’espace, d’une entreprise à une autre, ils doivent d’autre part permettre d’établir des prévisions ;
- l’évaluation des flux restés en suspens dans l’entreprise: créances, stocks, immobilisations, etc.
ENTREPRISE
L’entreprise est un système économique autonome ouvert, formé par un ensemble d’éléments en interaction (produits, installations, personnel) et traversé par des flux (informations, biens, espèces, etc.) sur lesquels s’opèrent des transformations qui ont pour but d’offrir sur le marché de façon rentable des prestations (biens ou services). Les principales connotations de l’entreprise sont autonomie, interaction, transformation, offre et rentabilité.
Selon le principe de l’entité comptable, nous considérerons toujours l’entreprise comme une unité économique autonome, qu’elle appartienne au secteur privé ou public. Juridiquement et fiscalement les propriétaires et leur entreprise sont confondus lorsqu’il s’agit d’entreprises individuelles ou de sociétés de personnes. Ces propriétaires sont personnellement responsables des engagements pris dans le cadre de l’activité de l’entreprise. Cette responsabilité représente pour les tiers une garantie qui dépasse la mise de fonds engagés dans l’entreprise proprement dite. Comptablement cependant, nous considérerons les apports des propriétaires comme des créances (sans échéance) contre l’entreprise. Le ou les propriétaires sont par conséquent des partenaires de l’entreprise et ne se confondent pas avec elle. Ce qui est naturellement le cas pour les sociétés de capitaux qui jouissent de la personnalité morale. Selon la définition proposée, l’entreprise est donc un système économique; il est dès lors possible, pour en préciser le fonctionnement, d’emprunter à l’analyse des systèmes une partie de sa terminologie et certains de ses schémas. On dira, d’une part que l’entreprise est un système dont le pilotage (ou management) doit assurer la survie et la croissance et viser à atteindre des objectifs préalablement fixés, d’autre part que la comptabilité est une des principales sources d’informations dont sont tirées les variables essentielles qui constituent le tableau de bord du pilote.
La figure suivante décrit très globalement l’entreprise comme un système physique en relation (entrées, sorties) avec le monde extérieur, contrôlé et piloté par un système de gestion. Le système physique, dont le mécanisme interne n’est pas important à ce degré de généralisation, est représenté par une boîte noire. Par contre, le système de gestion est décrit comme un pilote pouvant agir sur le système physique au moyen de variables d’action et disposant d’instruments de contrôle susceptibles de lui fournir des informations, les variables essentielles, pour le pilotage.
Reprenons plus en détail et avec des exemples les différents éléments de la figure précédente.
- Entrées et sorties. Il s’agit des relations avec l’extérieur qui caractérisent la fonction du système sous forme informative ou matérielle : par exemple, les entrées peuvent être les ordres de commandes des clients (informations) ou les arrivées dans les entrepôts des produits achetés (mouvements physiques) et les sorties peuvent être les ordres de commandes à nos fournisseurs (informations) ou les livraisons à nos clients (mouvements physiques), etc.
- Pilote. D’une manière plus ou moins dirigée, une entreprise suit une trajectoire caractérisée par une succession d’états : par exemple, création et lancement de nouveaux produits, attaque de nouveaux marchés, augmentation de la capacité de production, etc. Il faudrait que les dirigeants aient les moyens de maîtriser cette évolution comme un pilote dispose des instruments qui lui permettent de conduire son engin. Piloter une entreprise, c’est choisir un objectif, définir la meilleure stratégie, assurer la mise en route puis corriger en permanence les écarts par rapport à la ligne prévue. Si certains systèmes peuvent fonctionner automatiquement (le pilotage automatique sur les avions en est une bonne illustration), ce ne sera évidemment pas le cas du système global de l’entreprise. Pour cette dernière, les informations sur l’univers extérieur (concurrence d’un nouveau produit, troubles sociaux) ou sur le comportement interne du système (accident, découverte des chercheurs de la maison) pourront amener la direction à revoir ses stratégies ou ses objectifs. A défaut de pouvoir tout prévoir, l’idéal sera de disposer d’un tableau de bord qui comprenne des indicateurs adéquats et « sensibles » pour permettre des corrections fines et rapides.
- Variables d’action (V.A.). Ce sont les divers moyens de pilotage dont disposent les responsables de la gestion, les diverses politiques que ces derniers peuvent choisir : par exemple, ce seront des règles de différenciation du prix de vente par catégorie de clients, des règles concernant la politique de stockage, des seuils de déclenchement de commandes, etc.
- Variables essentielles (V.E.). Il s’agit d’un faisceau de renseignements choisis comme indicateurs de fonctionnement du système. Ces variables sont généralement exprimées selon des critères d’activité, de coût, d’efficience ou d’efficacité: par exemple, le taux d’utilisation des machines, le coût d’acquisition des marchandises vendues, le coût du service d’entretien, la consommation de matière par produit fabriqué, une enquête de notoriété après une campagne publicitaire. Naturellement, la comptabilité est un fournisseur important de variables essentielles.
- Contrôle. Les comparaisons entre les objectifs fixés et les variables essentielles correspondantes feront donc partie du tableau de bord du dirigeant. Ce dernier appréciera si les écarts sont tels qu’il y a lieu d’effectuer une correction des variables d’action ou de repenser les objectifs. Il y aura eu, alors:
- Rétroaction (ou feed-back). Cette information est plus ou moins automatique selon le degré d’autorégulation du système. Dans le sous-système d’une fabrique, par exemple, on peut parfaitement concevoir que l’ordinateur constate qu’un stock minimum est atteint et qu’il lance lui-même l’ordre de réapprovisionnement.
RÔLE DE GESTION DE LA COMPTABILITÉ
Un des rôles fondamentaux de la comptabilité sera donc de fournir aux dirigeants une partie importante des informations et des variables essentielles qui les renseignent sur le fonctionnement de l’entreprise. Si l’on se concentre sur une information qui ne prend en considération que les flux d’entrée et de sortie comptabilisables (c’est-à-dire qui ont une influence sur les capitaux engagés), on établira ce qu’il est convenu d’appeler une comptabilité générale ou financière (Financial Accounting). Cependant, pour une entreprise complexe, on aura l’idée de diviser le système global en une série de sous-systèmes en interaction. Par exemple, l’entreprise pourra être divisée en un certain nombre de fonctions ou d’ensembles d’activités telles que l’approvisionnement, la fabrication, la vente, l’administration. On renoncera alors à considérer l’entreprise physique comme une boîte noire et l’on s’attachera à suivre l’évolution des flux entre leur entrée et leur sortie. Il sera alors possible de fixer des batteries d’objectifs par secteur, fonction ou ensemble d’activités et de donner ainsi de l’autorité et des responsabilités, donc une certaine autonomie, aux pilotes de ces sous-ensembles. On tiendra alors une comptabilité de gestion (Management Accounting).
RÔLE JURIDIQUE DE LA COMPTABILITÉ
La comptabilité a également un important rôle juridique à jouer, elle est un moyen de justification de l’entreprise à l’égard de ses différents partenaires: débiteurs, créanciers, administrations publiques, collaborateurs, etc. La plupart des entreprises sont dans l’obligation légale de tenir une comptabilité. Cette obligation trouve sa justification dans le fait que les entreprises ont des responsabilités à l’encontre de la communauté. Il s’agit aussi de pouvoir établir et justifier sa déclaration fiscale.
En Suisse, le titre trente-deuxième du Code des obligations, entré en vigueur le 1er janvier 2013 avec un délai de 2 ans pour permettre aux entreprises de s’adapter, traite de la comptabilité commerciale. Il regroupe systématiquement toutes les dispositions sur l’obligation de tenir une comptabilité et de présenter des comptes. Il abandonne le principe de l’unité du droit. Les nouvelles dispositions du droit comptable tiennent donc compte de la taille des entreprises plutôt que de leur forme juridique. En outre, le droit révisé recourt aux normes comptables reconnues, plus souples et plus flexibles qu’une législation. La loi ne fixe donc que des minima et laisse à la doctrine et à d’autres organismes le soin de fournir des développements plus élaborés.
Extrait du titre Maîtriser l'information comptable (Volume 1) - Introduction
à la comptabilité, théorie des comptes et établissement des comptes annuels De Alfred Stettler, Vincent Dousse, Minyue Dong et Yves Darbellay Publié aux PPUR