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Accesso a documenti ufficiali
Chi ha accesso?
In base alla LTras, tutte le persone fisiche e giuridiche hanno diritto di accedere a documenti ufficiali, e ciò indipendentemente dalla cittadinanza, dal domicilio o dall'età. L'accesso è garantito per legge, ma le autorità possono, in determinati casi, limitarlo.
Procedura
La domanda di accesso a documenti ufficiali deve essere indirizzata all'autorità federale che ha stilato il documento richiesto o lo ha ricevuto quale destinataria principale. Su richiesta, le autorità sono tenute a informare i richiedenti in merito ai documenti disponibili e ad assisterli nel loro intento.
Sono da considerarsi domande di accesso ai sensi della legge sulla trasparenza tutte le richieste che si riferiscono a uno o a più documenti ai sensi dello stesso atto normativo.
Non sono da considerarsi domande di accesso ai sensi della legge sulla trasparenza, in particolare, le richieste di:
- informazioni generali (ad es. sullo stadio di un progetto, sulla competenza di un'autorità in un determinato ambito);
- poter consultare o entrare in possesso di informazioni disciplinate da leggi specifiche (ad es. estratti del registro, richieste di consultare atti presentate dalle parti coinvolte in una procedura, richieste di consultare i dati del richiedente);
- informazioni giuridiche.
Requisiti formali
La domanda di accesso a documenti ufficiali non sottostà a esigenze formali: può essere infatti presentata a voce o per scritto (lettera, e-mail, fax ecc.). A questo punto il richiedente non deve rivelare la propria identità né dimostrare in qualsiasi modo di avere un determinato interesse per i documenti in questione. L'unica condizione è che l'autorità interpellata possa identificare il documento o i documenti richiesti senza oneri eccessivi.
Quali autorità sottostanno alla legge sulla trasparenza?
La legge sulla trasparenza si applica di principio a tutti i documenti ufficiali dell'Amministrazione federale, dei Servizi del Parlamento e delle organizzazioni e persone di diritto pubblico o privato che emanano atti normativi o pronunciano decisioni.
Ne sono esclusi il Consiglio federale quale organo esecutivo (ma non i singoli consiglieri federali in quanto capidipartimento), il Parlamento, le commissioni parlamentari, la BNS e la FINMA.
Quali documenti sono considerati ufficiali secondo la LTras?
Innanzitutto, la LTras si applica a tutti i documenti ufficiali emanati dopo il 1° luglio 2006, data di entrata in vigore della legge: non è pertanto applicabile retroattivamente a documenti antecedenti.
È da considerarsi un documento ufficiale ogni informazione relativa all'adempimento di un compito pubblico, che è stata registrata su un qualsiasi supporto, la cui elaborazione è terminata e che si trova in possesso di un'autorità. Non rientrano in questa categoria i documenti utilizzati da un'autorità a scopo commerciale (ad es. le carte dell'Ufficio federale di topografia, oppure rapporti e opuscoli che l'Amministrazione federale mette a disposizione del pubblico a pagamento) o i documenti destinati ad un uso personale.
Eccezioni al diritto di accesso
La LTras prevede l'accesso a tutti i documenti ufficiali, a meno che non rientrino in una delle eccezioni previste dalla legge: queste sono disciplinate in maniera esaustiva negli articoli 7 e 8. Siano ricordati qui, in particolare, i documenti la cui pubblicazione possa costituire una minaccia per interessi pubblici o privati preponderanti, oppure i documenti delle procedure di corapporto del Consiglio federale, per i quali non esiste alcun diritto di accesso.
Emolumenti
Principio
L'accesso a documenti ufficiali è soggetto al versamento di un emolumento. Il relativo importo è fissato nella tariffa degli emolumenti contenuta nell'ordinanza sulla trasparenza. La tariffa è disponibile al link seguente: Tariffa degli emolumenti per le domande di accesso secondo la LTras
Gli emolumenti, tuttavia, sono fatturati al richiedente soltanto se le spese per le autorità superano i 100.- franchi.
Le procedure di mediazione e di decisione sono gratuite
L'autorità deve informare il richiedente, se prevede che gli emolumenti saranno superiori a 100.- franchi. Se questi intende mantenere la sua domanda, deve comunicarlo all'autorità entro 10 giorni. In caso contrario, l'autorità ritiene che la domanda sia stata ritirata.
Anticipo
In determinati casi, in particolare quando il richiedente risiede all'estero oppure si siano constatati ritardi nei pagamenti, è possibile chiedere un adeguato anticipo. Se i costi previsti sono noti sin dal principio, si può prendere in considerazione un pagamento anticipato. Nel caso invece queste condizioni particolari non siano date, gli emolumenti sono fatturati per via ordinaria.
Controversie concernenti gli emolumenti
Il calcolo degli emolumenti da parte dell'autorità fa parte della procedura ordinaria di trattamento di una domanda di accesso. Se lei ritiene che gli emolumenti che l'autorità intende fatturare non siano giustificati o che il loro importo non sia adeguato, può direttamente pretendere che l'autorità competente pronunci una decisione in merito agli emolumenti fatturati. Questa decisione può essere impugnata di fronte al Tribunale amministrativo federale.
Se, in relazione alla concessione dell'accesso a documenti ufficiali, la controversia dipende dalla riscossione degli emolumenti, in una domanda di mediazione indirizzata all'Incaricato è possibile far valere, in via eccezionale, sia la limitazione o la negazione dell'accesso sia l'importo degli emolumenti fatturati.
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