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Schreibst du eine To-Do List, aber erledigst die Hälfte der Arbeiten doch nicht?
Es gibt zwei Arten von Menschen auf dieser Welt – die Menschen, die ihre Dinge einfach erledigen und die, die alles vor sich hinschieben und beinahe nichts erledigen.
Kommt dir diese Situation bekannt vor: Du schreibst eine To-Do Liste und denkst dir dabei: „Das kriege ich heute alles hin!“ Und am Ende des Tages realisiert du, dass du doch nicht alles heute erledigen kannst. Viele einzelne Aufgaben schiebst du auf morgen oder lässt sie komplett weg.
Teilweise bleibt die gleiche Aufgabe für die nächsten Tage auf deinem To-Do-Zettel. Nichts passiert. Deshalb sind hier ein paar Tipps, wie du solche Situationen vermeiden kannst:
- Definiere deine Prioritäten und ordne sie schnell ein
Erfolgreiche und effektive Menschen wissen, was sie wann zu tun haben und welche Werkzeuge sie brauchen, um ihre Lebensziele zu erreichen.
Du kannst nichts im Leben erreichen, wenn du nicht darüber im Klaren bist, was du genau willst. Wenn du nicht weißt, wohin du gehst, kommst du wahrscheinlich nie an. Um besser Prioritäten setzen zu können, identifiziere deine wichtigsten Aufgaben, trenne dringende von wichtigen Aufgaben, greife auf den Wert jeder Aufgabe zu, ordne sie nach Wichtigkeit und füge schließlich die geschätzte Zeit für die Erledigung der Arbeit an.
- Kurze Erfolgsliste anstatt eine lange To-Do-Liste
Was bedeutet Erfolg für dich und was ist dein Hauptziel? Lange Stunden, die damit verbracht werden, eine To-Do-Liste abzuhaken und den Tag mit einem vollen Mülleimer und einem aufgeräumten Schreibtisch zu beenden haben nichts mit Erfolg zu tun. Statt einer To-Do-Liste hilft dir eine Erfolgsliste – eine Liste, welche zielgerichtet ist, um außergewöhnliche Ergebnisse basierend auf deinen wichtigsten Ziele zu erreichen.
To-do-Listen sind in der Regel lang, Erfolgslisten sind kurz. Die eine zieht in alle Richtungen, die andere zielt in eine bestimmte Richtung. Die eine ist ein ungeordnetes Verzeichnis, die andere eine organisierte Richtlinie. Wenn eine Liste nicht um den Erfolg herum aufgebaut ist, dann führt sie sie auch nicht dorthin. Wenn deine To-Do-Liste alles enthält, dann bringt sie dich wahrscheinlich überall hin, nur nicht dorthin, wo du wirklich hinwillst.
- Time-Blocking und Monotasking
Die Fähigkeit sich auf eine Sache zu konzentrieren, ist eine unterschätzte Fähigkeit. Mono-Tasking ändert alles. Es zwingt dich dazu, deinen Fokus aufrechtzuerhalten. Dein Output kann sich um das 2-5fache erhöhen, wenn du absichtlich mit wenig oder gar keiner Ablenkung monotasken kannst. Monotasking bedeutet, dass du zu einem bestimmten Zeitpunkt eine klare Priorität und eine spezifische Aufgabe hast. Es ist die beste Methode, um Dinge effizienter mit weniger Stress in kürzerer Zeit zu erledigen. Bestimme von deiner Erfolgsliste, welche wichtige Aufgaben du heute erledigen wirst und reserviere dir eine bestimmte Zeit für diese Aufgabe. Zum Beispiel gibst du dir eine Stunde Zeit, um einen bestimmten Artikel zu schreiben. Dann fokussiere dich ohne Ablenkung für eine Stunde auf diese bestimmte Aufgabe.
- Erledige die anspruchsvollste Aufgabe immer zuerst
Wähle jeden Tag die wichtigste und anspruchsvollste Aufgabe aus und erledige sie zuerst.
Wenn wir die schwierigsten Aufgaben nach hinten schieben, ist die Wahrscheinlichkeit gross, dass die Aufgabe am Ende des Tages nicht erledigt wird oder unvollständig bleibt. Leistung ist ein großer Motivator. Fortschritte halten dich auf Trab. Nach Erledigung der anspruchsvollsten Aufgabe, neigst du eher dazu, die kleineren und spassvollen Aufgaben ebenfalls noch zu erledigen. Deine Produktivität wird somit gesteigert.
- Lebe nach der 80/20 Regel
Sicherlich hast du schon vom Pareto-Prinzip gehört, auch bekannt als 80/20-Regel: Dabei konzentrierst du dich auf die wenigen Dinge, die dir den größten Nutzen bringen.
Das Prinzip besagt, dass du zum Beispiel mit 20% der eingesetzten Zeit 80% der Aufgaben erledigen kannst. In anderen Worten, bei richtiger Priorisierung lässt sich bereits mit nur 20% aller Bemühungen häufig schon 80% der Arbeit erledigen. Um nach dieser Regel zu leben, ist es wichtig, deine relevanten Aufgaben zu identifizieren, sich auf den Arbeitseinsatz zu konzentrieren und die begrenzten Ressourcen zu akzeptieren. Vielen fällt dies schwer, weil der eigene Perfektionismus und zu hohe Erwartungen im Weg stehen. Genau deswegen sind Prioritäten wichtig. Arbeite mit einer kurzen, aber bedeutungsvollen Erfolgsliste und „JUST DO IT!“
Autorin: Ozzin Jun