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Il est recommandé de convertir dans un format PDF (de préférence PDF/A-2u) dès la phase semi-active si possible. Il est à noter qu'une conversion ultérieure du format PDF vers le format PDF/A ne pose pas de problème
Il n'existe pas qu'un seul format idéal pour l'archivage des fichiers images. Il est au contraire indispensable d'inclure le contexte et l'évaluation archivistique (par exemple: garder toutes les images dans une qualité moindre à la place d'un échantillon de haute qualité) pour décider du format à utiliser :
Il est difficile de classer les formats vidéo comme « aptes » ou « inaptes » pour l'archivage. Il faut plutôt analyser le contexte de production, le mandat d'archivage (par exemple : mandat patrimonial ou mandat de documentation) et la décision d'évaluation pour déterminer le format le plus adapté. Les facteurs suivants entrent en ligne de compte pour l’archivage des fichiers vidéo:
D'un point de vue archivistique, il n'existe aucun format idéal pour les fichiers « feuille de calcul ». A titre de solution provisoire, il faut conserver les fichiers « feuille de calcul » dans leur format original, XLS_fr, ODF ou OOXML. Les alternatives, à savoir la conservation dans les formats « base de données » ou PDF/A, ne peuvent pas être considérées comme bonnes pratiques et doivent faire l'objet d'une évaluation critique.
Les bases de données ne peuvent être transformées dans un format de fichier pour l'archivage que sous certaines conditions. La prise en charge de tables de base de données dans un format CSV est répandue au sein des services d'archives jusqu'à présent. Au vu des limites des CSV, notamment du manque de documentation et des méta-informations, ce format peut uniquement être considéré comme une solution d'urgence pour le moment. Il est recommandé d'utiliser un format plus global et spécifique pour l'archivage de bases de données, tel que SIARD.
L'archivage du web respectivement l'archivage de fichiers hypertexte a des exigences particulières pour l'évaluation, pour la prise en charge et pour le choix des formats (voir l'étude du CECO sur l'archivage web). Le format WARC est actuellement le plus utilisé pour l’archivage du web. Cependant, la diversité potentielle des formats intégrés et la difficulté à les migrer sont problématiques pour l'archivage numérique. Pour archiver un site internet entier, il est recommandé à long terme de le convertir en PDF/A.
Lors de l’archivage de fichiers en provenance de systèmes SIG, en Suisse nous recommandons le format INTERLIS 1 pour les données vectorielles. Comme alternative à plus long terme, il s’agit d’observer le développement et la diffusion de GeoPackage, le standard de l’Open Geospatial Consortium pour l’archivage de données en provenance de systèmes d’information géographique. Les produits ESRI, leader du marché des systèmes SIG, ne supportent pour l’instant pas encore ce format. Pour l’archivage de graphiques bitmap et d’orthophotos issus de systèmes d’information géographique, nous recommandons le format d’image approprié dans chaque cas avec un World-File ESRI pour le référencement dans un système de coordonnées; voir à ce sujet données tramées avec World-File.
Nous recommandons d’archiver les exportations des systèmes de géoinformation en Graphique vectoriel PDF comme archivage supplémentaire aux données vectorielles.
L’hégémonie de longue date de la société Autodesk sur le marché de la CAO a imposé de facto son format de stockage DWG comme standard industriel pour les échanges et l’archivage. Pour prendre en compte l’ensemble du cycle de production, surtout dans l’industrie du bâtiment, il est recommandé d'envisager le format ouvert IFC. Ce dernier peut également être considéré comme une alternative à la solution propriétaire DWG. Le format d’échange ouvert DXF, également produit par Autodesk, présente l’inconvénient de ne stocker qu'une partie des données de CAO. Nous ne recommandons pas d’archiver en parallèle les fichiers au format DWG et DXF. Il est possible à la rigueur d’archiver en parallèle dans DWG et IFC.
L'archivage des exportations issues des processus CAO/FAO, c'est-à-dire des plans, doit également être pris en compte. Il est donc recommandé d'archiver les graphiques vectoriels PDF en complément aux données CAO.
|Catalogue des formats de fichiers pour l'archivage||version 6.2, décembre 2021|