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Le bailleur qui collecte ou qui, d’une autre manière, traite les données personnelles de ses locataires ou de candidats à la location devra veiller au respect des principes généraux de protection des données: le principe de la licéité, le principe de bonne foi ou de transparence, le principe de la proportionnalité du traitement, le principe de finalité ou encore le principe de la sécurité des données.
Conformément au principe de licéité, tout traitement de données personnelles doit respecter l’ordre juridique en vigueur. Une collecte de données est réputée illicite lorsqu'elle enfreint clairement des normes légales, telles que les dispositions du code pénal (obtention de données sous la menace, par astuce ou par la violence), ou encore du droit du bail.
Exemple: Selon l’art. 254 CO, une transaction couplée avec le bail d'habitations ou de locaux commerciaux est nulle lorsque la conclusion ou la continuation du bail y est subordonnée. La gérance immobilière n'a par conséquent pas le droit de demander à un locataire potentiel s'il est disposé à conclure auprès d'elle un contrat d'assurance.
Le principe de bonne foi ou de transparence exige, entre autres, que la personne concernée sache, respectivement qu’elle puisse reconnaître, quelles données sont collectées et dans quels buts. La collecte de données à l'insu de la personne concernée est contraire à ce principe. La collecte des données personnelles, et en particulier les finalités du traitement, doivent être reconnaissables pour la personne concernée.
Exemple: La récolte de renseignements auprès de tiers à l’insu du locataire potentiel enfreint le principe de la bonne foi.
Le principe de finalité prescrit que les données ne peuvent être traitées que dans le but indiqué lors de leur collecte, qui est prévu par la loi ou qui ressort des circonstances.
La collecte de données doit en l’occurrence permettre au bailleur de sélectionner, parmi les candidats, un locataire adéquat pour un logement déterminé. Le bailleur n’est ainsi pas autorisé à utiliser les données récoltées par ce biais à d'autres fins – sauf si un motif justificatif le justifie en l’espèce.
Exemple: La communication à d’autres régies ou l'utilisation des données fournies par le candidat en vue de la location d’autres logements (p.ex. inscription sur une liste d’attente) ne pourront être admises qu'avec l'accord de l'intéressé.
Les données pouvant être requises dépendent aussi du contexte de la collecte des données: que le candidat au logement remplisse une formulaire de demande de location pour un logement déterminé ou qu’il s’inscrive par exemple sur une liste d’attente, les informations requises seront sensiblement différentes (dans le cas de la liste d’attente, c’est le candidat qui fournira lui-même quelles sont les caractéristiques désirées du logement). Le moment de la collecte des données peut ainsi être déterminant.
Exemple: Une attestation de non-poursuite ne peut en principe être requise qu’auprès du locataire définitivement sélectionné au moment de la finalisation du contrat (il en va de même pour les autres documents devant permettre de vérifier les données fournies par le locataire potentiel par le biais du formulaire de demande de location).
Il existe aussi des circonstances particulières – telles que les particularités d’un immeuble – où la collecte d’autres renseignements peut être nécessaire pour vérifier l’adéquation du candidat au contrat de bail en question.
Exemple: Les logements subventionnés ne peuvent en principe être loués qu'à certaines conditions (nombre minimal de personnes pour une superficie donnée, salaire maximal, etc.). On pourra dans ce cas exiger des informations supplémentaires afin de vérifier si le candidat à la location remplit les critères de sélection. Les questions posées doivent pouvoir permettre un examen objectif de ces conditions.
Conformément au principe de proportionnalité, le bailleur ne peut collecter et traiter que les données qui sont adéquates, mais aussi objectivement nécessaires pour atteindre le but poursuivi, pour autant que le traitement demeure dans un rapport raisonnable entre le résultat (légitime) recherché et le moyen utilisé, tout en préservant le plus possible les droits des personnes concernées. En l’occurrence, le bailleur ne peut requérir que les données personnelles qui ont un rapport direct avec la conclusion ou l’exécution du contrat de bail et dont la collecte ne porte pas inutilement (ou de façon démesurée) atteinte à la vie privée des personnes concernées.
Exemple: On admet que le bailleur doit pouvoir s’assurer que le locataire dispose des ressources nécessaires pour payer son loyer; dans cette mesure, il pourra exiger des renseignements sur la situation financière du locataire potentiel. Les questions ponctuelles relatives à des réserves de propriété sur le mobilier, à des contrats de leasing, de vente par acomptes ou de petit crédit, à des cessions salaires, etc. ne sont pas admises car elles ne peuvent fournir que des indications partielles de la situation financière.
Le traitement de données doit répondre à un besoin effectif, et non pas théorique ou relativement éloigné. Toute récolte de données qui ne sont pas indispensables au choix du locataire respectivement à la conclusion ou à l’exécution du contrat de bail en question est contraire au principe de proportionnalité.
Exemple: Des références ne doivent pas être systématiquement demandés à des tiers, mais uniquement aux personnes retenues pour le choix final. En outre, le bailleur ne peut demander des références qu’auprès des personnes mentionnées à la rubrique prévue à cet effet et uniquement dans la mesure où ces références permettent de confirmer les indications données sur le formulaire d’inscription. Des informations plus approfondies nécessitent l’autorisation du locataire potentiel.
La durée de conservation peut également violer le principe de proportionnalité lorsqu’elle va au-delà de ce que nécessite le traitement (aspect temporel du principe de proportionnalité).
Exemple: Une fois le contrat de bail signé avec le locataire définitivement choisi, le bailleur devra détruire les formulaires d’inscription des autres candidats au logement, sauf motif justificatif particulier (p.ex. inscription sur une liste d’attente avec l’accord du locataire).
Sécurité des données: les données personnelles doivent être protégées contre tout traitement non autorisé par des mesures organisationnelles et techniques appropriées. Il convient en particulier de veiller à ce que les données des locataires potentiels ne soient accessibles qu'aux personnes qui sélectionneront le futur locataire ; ce cercle de personnes sera aussi restrictif que possible. Une fois le logement loué, les données des autres candidats devront être détruits dans les meilleurs délais.