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Autor Willy Knüsel
Obwohl offensichtlich, sei es doch erwähnt: Die Betreffzeile ist fast der wichtigste Bestandteil eines E-Mails. Die Betreffzeile entscheidet massgeblich darüber, ob Ihr E-Mail geöffnet wird oder ungelesen im digitalen Nirwana verschwindet.
Nachfolgend habe ich für Sie Regeln zusammengestellt, die Ihnen helfen, eine wirkungsvolle Betreffzeile zu generieren:
Sagen Sie klar, was Sache ist. Der Betreff fasst den Inhalt Ihrer E-Mail hochkomprimiert zusammen. Der Leser muss sofort erkennen, worum es geht und entscheidet sich ebenso sofort fürs Lesen, Löschen oder Ignorieren.
Je nach E-Mail-Programm können nur sehr wenige Zeichen angezeigt werden: Ungefähr 30-70 Zeichen. Wenn Sie den Inhalt Ihres E-Mail also in 35-45 Zeichen zusammenfassen, ist das perfekt.
Tipps, die Kürze bringen:
Verwenden Sie keine Fremdwörter oder Abkürzungen, ausser jedem Empfänger ist klar, was sie bedeuten.
Formulieren Sie mit Substantiven und Verben. Vermeiden Sie die Modalverben (können, müssen, dürfen, sollen, wollen, mögen). Schreiben Sie aktiv und eliminieren sie das Passiv! (Also nicht: Das Passiv sollte eliminiert werden.)
Verwenden Sie Doppelpunkte oder Gedankenstriche, um zu sagen: jetzt folgt noch was Spannendes: Weiterlesen!
Vorsicht beim Einsatz von Ausrufezeichen. Die meisten Empfänger nerven sich darüber und Ausrufezeichen können dazu beitragen, dass Ihr E-Mail im Spam-Filter hängenbleibt - vor allem, wenn Sie mehrere Ausrufezeichen nacheinander setzen.
Beginnen Sie Ihre Betreffzeilen mit einem Schlüsselbegriff. Hier ein paar Beispiele:
So weiss der Empfänger sofort, um welches Thema oder Projekt es sich handelt.
Ich möchte mein Zeitmanagement und meine Arbeitsorganisation verbessern.