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Daten selektieren
Wählen Sie nur Daten, die einen wissenschaftlichen Bezug haben und auch wirklich langfristig verfügbar bleiben sollen, für die Archivierung aus. Entsorgen Sie „Datenschrott“ und vermeiden Sie Redundanzen wie ZIP-Files neben entpackten ZIP-Inhalten, mehrfache Backups oder temporäre Dateien. Private Daten gehören nicht in die Research Collection.
Offene Formate wählen
Im Hinblick auf eine langfristige Lesbarkeit sollten Sie darauf achten, dass Ihre Daten nach Möglichkeit in nicht-proprietären Formaten gemäss offenen, dokumentierten Standards gespeichert sind. Wenn die Daten länger als 10 Jahre nutzbar bleiben sollen, empfiehlt es sich, seltene Formate in gebräuchlichere zu konvertieren. Hinweise dazu gibt Ihnen die Anleitung zum Thema Archivtaugliche Dateiformate.
Sonderzeichen vermeiden
Vermeiden Sie Sonderzeichen in den Namen von Dateien und Ordnern. Solche Zeichen erschweren die Kompatibilität, da sie je nach Betriebssystem unerwünschte Effekte erzeugen.
Problematische Zeichen sind:
|\ / ? : * " > < ||
Diese sind unter Windows in Dateinamen nicht erlaubt und werden beim Entpacken mit WinZip in der Regel durch Underscore ersetzt.
Nicht-ASCII-Zeichen wie z.B. ¢ ™ ® , Umlaute (ä ö ü), diakritische Zeichen wie à é ô etc.
Beim Packen mit WinZip erzeugen diese Zeichen auf Linux ein Problem, das die betroffenen Dateien aus ihrer Ordnerstruktur herauslöst.
Erlaubt sind folgende ASCII-Zeichen:
!#$%&'()+,-.0123456789;=@ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ[]^_` abcdefghijklmnopqrstuvwxyz{}~
Dateiendung bewusst verwenden
Die Dateiendung (z.B. .txt, .pdf) sollte mit dem tatsächlichen Dateiformat konsistent sein. Vermeiden Sie es, Dateien ohne Endung zu speichern. Vermeiden Sie Sonderzeichen in der Dateiendung.
Länge der Datei- und Ordnernamen beschränken
Vermeiden Sie bei der Organisation Ihrer Daten überlange Pfade. Eine Kombination von langen Dateinamen mit fein abgestuften Ordnerstrukturen kann schnell zu Pfadlängen über 256 Zeichen führen. Diese sind bei der Weiterverarbeitung der Daten auf Windows problematisch. Sonderzeichen in den Dateinamen sowie das Auspacken von Containern in Unterordnern können die Pfade zusätzlich verlängern. Daher empfehlen wir im Sinne einer Faustregel eine maximale Pfadlänge von 200 Zeichen.