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Im Projektmanagement kommt der Terminplanung (Engl. Scheduling) ein hoher Stellenwert zu, denn eine Vielzahl von Terminen muss eingehalten werden. Dies verlangt nach einer aussagefähigen Zeit- sowie Terminplanung. Die Projektterminplanung wird in Angriff genommen, nachdem die Projektstrukturplanung abgeschlossen wurde. Dabei müssen Anfangs- und Endtermine für das Projekt selbst sowie seine Phasen, Arbeitspakete und Meilensteine gesetzt werden.
Terminplanung im Projekt
Ein zentrales Element der Terminplanung ist der Termin. Nach DIN 69900 wird ein Termin als ein „durch Kalendertag und/oder Uhrzeit ausgedrückter Zeitpunkt“ definiert. Weiter sind Vorgänge, d.h. (Arbeits-)Abläufe, ein zentrales Element. Jeder Vorgang benötigt eine gewisse Zeitdauer, welche über Aufwand- oder Leistungswerte oder via Expertenwissen festgelegt werden kann. Bei komplexen Grossprojekten kann es dabei Sinn machen, sogenannte Arbeitspakete in die relevanten Einzelaufgaben zu zerlegen. Dieses Vorgehen wird im Englischen Work Breakdown Structure (WBS) genannt.
Alle Termine, die im Projekt und in seinen Phasen anfallen und die Arbeitspakete und Meilensteine betreffen, müssen zeitlich angeordnet werden. Die logische zeitliche Folge der erforderlichen Tätigkeiten ist Voraussetzung für die Terminplanung und wird Ablaufplanung genannt.
Die Art der zeitlichen Anordnung dieser Vorgänge ist dabei unterschiedlich und hängt insbesondere von der Dauer, von den Pufferzeiten und davon ab, inwiefern Ressourcen, finanzielle Mittel sowie vorgegebene Rahmenbedingungen vorhanden sind. Aus diesen Gründen wird die Projektterminplanung oft in Verbindung mit der Einsatzmittelplanung durchgeführt.
In grösseren Projekten wird die Terminplanung in mehreren Phasen erstellt. Speziell im Bauwesen können drei Phasen unterschieden werden:
- Rahmen- / Grobterminplanung
- Koordinations- / Steuerungsterminplanung
- Feinterminplanung
Erstere umfasst wenige, aber übergeordnete Vorgänge; 20 bis 50 an der Zahl. Die Zeitdimension sind dabei Monate oder Quartale. Die Koordinations- bzw. Steuerungsterminplanung ist eine detaillierte Planung und umfasst mehrere hundert bis mehrere tausend Vorgänge. Die Zeitdimension sind Tage. Die letzte Phase der Feinterminplanung betrifft die Planung in den Teilbereichen eines Projekts. Sie umfasst in der Regel weniger als 100 Vorgänge und die Zeitdimension sind Tage oder Stunden.
Im Zusammenhang mit der Terminplanung kann auch ein Termincontrolling installiert werden. Voraussetzung ist die Terminplanung selber, die das Soll definiert. Mittels des Termincontrollings wird der tatsächliche Projektzustand zu einem bestimmten Zeitpunkt erfasst. Eventuelle Terminrisiken werden ebenfalls erfasst. Damit wird ein Soll-Ist-Vergleich durchgeführt und gegebenenfalls Korrektur- bzw. Steuerungsmassnahmen ergriffen. Zudem muss u.U. der Terminplan angepasst werden. Das Termincontrolling wird periodisch durchgeführt; der Rhythmus ist dabei zu Projektbeginn festzulegen.
Wo kommen die Projektterminplanungen zur Anwendung? Vor allem in Projekten des Bauwesens, des Schiffbaus und des Anlagenbaus. Sie kommen aber auch in anderen Bereichen der Wirtschaft zum Einsatz, wie bspw. im Dienstleistungsbereich (Krankenhäuser und Arztpraxen).
Arbeitshilfen für die Projektterminplanung
In der Praxis gibt es verschiedene Arbeitshilfen, auf die Projektmanager bei der Terminplanung im Projekt zurückgreifen können. Die nachfolgenden vier Tools sind geordnet nach zunehmendem Informationsbedarf.
- Geschwindigkeitsdiagramme
Diese Art von Diagramm verdeutlicht den Projektablauf mittels Leistungskenngrössen. Lediglich Informationen über die Aufgaben der Teilprojekte und deren geplanter Leistungsfortschritt werden benötigt. So entsteht eine relativ grobe Darstellung. Unterschieden werden Weg-Zeit-Diagramme, Mengen-Zeit-Diagramme oder Leistung-Zeit-Diagramme.
- Terminliste
Diese Arbeitshilfe dient dazu, alle Projektaufgaben mit ihrer geschätzten Dauer sowie Anfangs- und Endterminen aufzulisten, wie diese Abbildung zeigt. Um eine Terminliste zu erstellen bedarf es der Informationen über die Aufgabenliste bzw. Arbeitspakete oder Meilensteine sowie je eines Endtermins pro Aufgabe und eines Termins pro Meilenstein.
Eine Überwachung des Projektfortschritts ist mit der Terminliste möglich. Die Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Vorgängen werden aber nicht ersichtlich, so dass diese Arbeitshilfe eher bei kleinen, überschaubaren Projekten zum Einsatz kommt.
- Zeitfixierter Balkenplan
Dieser Plan stellt die geplante Dauer pro Arbeitspaket in grafischer Form als Balken dar. Diese übersichtliche Darstellungsform ist auch als Gantt-Diagramm bekannt. Das Vorgehen beim Erstellen dieses Plans ist identisch mit demjenigen der Terminliste. Ergänzt wird der zeitfixierte Balkenplan meistens mit Meilensteinen, was eine Meilensteinplanung und somit auch eine Meilenstein-Trendanalyse ermöglicht (lesen Sie hierzu mehr unter Controlling).
Durch den direkten Zeitbezug, das Aufzeigen zeitlicher Überlappungen sowie durch die Übersichtlichkeit ist der zeitfixierte Balkenplan ein zentrales Mittel zur Visualisierung der Projektterminplanung. Wie die Arbeitspakete aber voneinander abhängen wird nicht explizit gezeigt, was Anpassungen des Balkenplans an neue Entwicklungen erschwert.
Hinsichtlich Informationen werden eine Aufgabenliste (Arbeitspakete, Vorgänge), Starttermine pro Aufgabe und Endtermine bzw. Dauer je Aufgabe sowie Fixtermine benötigt.
- Vernetzter Balkenplan
Diese Arbeitshilfe entspricht weitgehend dem zeitfixierten Balkenplan, zusätzlich zur zeitlichen Darstellung der Aufgabenpakete werden auch die logischen und ressourcenbedingten Abhängigkeiten gekennzeichnet, die sich auf die Zeitachse auswirken. Damit handelt es sich, wie auch beim Netzplan, um ein Instrument sowohl der Termin- als auch der Ablaufplanung.
Der vernetzte Balkenplan zeigt die kritischen Pfade und zeitlichen Puffer im Projekt auf, wie diese Abbildung verdeutlicht: Arbeitspaket 5 bspw. weist einen grossen zeitlichen Puffer aus. Andererseits ist ersichtlich, dass die Arbeitspakete 1, 2, 4, 6 und 7 auf dem kritischen Pfad liegen: D.h. terminliche Verzögerungen bei diesen Paketen wirken sich negativ auf den Meilenstein aus.
Aufgrund der aufgezeigten Abhängigkeiten ist ein Nachteil des vernetzten Balkenplans der Verlust an Übersichtlichkeit. Er ist darum bei einfach strukturierten Projekten zu empfehlen.
- Netzplan
Der Netzplan basiert auf der Ablaufplanung und bietet die Möglichkeit, Termine, Ressourcen und Kosten zu planen. Er ist gemäss DIN 69900 die „graphische oder tabellarische Darstellung einer Ablaufstruktur, die aus Vorgängen bzw. Ereignissen und Anordnungsbeziehungen besteht“ und bietet etwa folgendes Bild. Benötigt werden dieselben Informationen wie beim vernetzten Balkenplan.
Terminplanung in den verschiedenen Projektmanagementmethoden
Bei der Projektmanagementmethode HERMES 5 sind der Aufwand- und Terminplan Teil des Projektplans, der im Projekt der Planung und Organisation dient. Es wird dabei festgelegt, welche Tätigkeiten wann mit welchem Aufwand zu erledigen sind.
Nach IPMA ist die Terminplanung Teil des technischen Kompetenzelements Projektphasen, Ablauf und Termine. Auch hier ist das Ziel die Festlegung, wann welche Vorgänge durchgeführt werden sowie die Bestimmung ihrer logischen Abfolge. Dabei müssen Schnittstellen zwischen Teilprojekten und Arbeitspaketen, aber auch Dauer und Timing der Aktivitäten beachtet werden. IPMA spricht damit insbesondere die Themenfelder Netzplantechnik, Meilensteine, Phasenmodelle sowie Pufferzeiten an.
Der PMBoK Guide von PMI kennt in diesem Zusammenhang das Project Time Management, das sechs Prozesse umfasst: Aktivitäten definieren, Aktivitäten in zeitliche Abfolge bringen, Schätzen der Ressourcen für die Aktivitäten, Schätzen der Dauer der Aktivitäten, Entwickeln eines Zeitplans sowie Überwachen des Zeitplans. Dabei können Terminlisten, Balkendiagramme, aber auch Netzpläne zur Anwendung kommen.
Bei der Methode PRINCE2 ist die Terminplanung wie bei HERMES 5 Teil des Projektplans: Sie soll alle Aktivitäten und die damit einhergehenden Abhängigkeiten im Projekt identifizieren. Hierbei kennt PRINCE2 diejenigen Arbeitshilfen, welche weiter oben vorgestellt wurden.
Auch das V-Modell XT kennt die Terminplanung, die Teil der Projektplanung und -steuerung ist. Die Methode bedient sich dabei der Balkenplan- und Netzplantechnik.