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Es gibt verschiedene Logiken der Dokumentklassifikation (nach Jahr, nach Tag, nach Aktivität usw.). Was wichtig ist, ist eine einfache Logik, natürlich und persönlich, die es uns ermöglicht, Dokumente zu finden.
Wie klassifizieren Sie Ihre Dateien? Welche Strategien?
Gestallten Sie eine Ranking-Logik, indem Sie Ordner und Unterordner herstellen, in denen Ihre Dokumentdateien abgelegt werden. Entwerfen Sie eine einfache Logik, natürlich und persönlich. Dann wenden Sie diese Logik auf Ihre Speicherplätze an.
Einfach:
Natürlich: Beginnen Sie die Art der Dokumente, die Sie speichern müssen zu identifizieren. Identifizieren Sie auch die wichtigsten Aktionen, die Sie mit den Dokumenten ausführen müssen:
Persönlich: Benennen Sie Ordner, Unterordner und Dateien so, dass es für Sie verständlich ist. Es gibt keine universelle Logik und absolute Regel, die für alle gilt, für alle Projekte, für immer usw. :
Vernachlässigen Sie nicht das Nachdenken über die Logik, die Sie übernehmen müssen. In der digitalen Welt von heute verirrt man sich einfach in dem Fluss der gefundenen Dokumente, der hergestellten Dokumente, und der klassifizierten Dokumente. Als Hilfe können Sie eine Darstellung Ihrer Logik herstellen: ein Diagramm, eine Kopie des Datei-Explorers, eine Konzept-Karte usw.
Verbringen Sie jedoch nicht Stunden damit, diese Logik herzustellen: Stellen Sie eine erste Version her, probieren Sie sie in Ihrer aktuellen Arbeit aus und ändern Sie sie den Anforderungen Ihrer Arbeit und der folgenden Arbeiten entsprechend.
Was sind die Logiken der Klassifikation?
Beispiele für Logik, durch:
Ein Diagramm (Konzept-Karte, etc.) Ihrer Ranking-Logik kann Ihnen dabei helfen, die Verknüpfungen zwischen "Standorten" (Ordnern) zu verstehen. Dies vereinfacht die Suche nach Schlüsselwörtern (z. B. mit integrierten Softwarewerkzeugen MacOSX Spotlight und Windows Search (w7) oder Serarch box (w8)).
Tipps?
Denken Sie daran, ein neues Dokument direkt in den richtigen Ordner zu speichern und eine Verknüpfung auf dem Desktop für die Dokumente, die sie gerade schreiben und oft benützen zu gestalten (dies vermeidet, dass Sie es später neu klassifizieren müssen).