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Die Erfahrung zeigt, dass in mehr als 70 % der Fälle von Projektmisserfolg die Ursache in unklaren Projektzielen liegt.
Folglich liegt der erste Schritt zum Projekterfolg in einem mustergültigen Projektstart. Bei grösseren Projekten ist es empfehlenswert, schon beim Projektstart relativ strenge formelle Massstäbe anzulegen und mit der Ausarbeitung einer „Project Charter“ zu beginnen.
Was ist eine „Project Charter“?
Eine Project Charter beschreibt für ein Projekt in einem Dokument die Vision, die Ziele, den Umfang, die Organisation und die Durchführung. Die Project Charter gibt Auftrag und Richtung für ein Projekt vor. Sie ist die Grundlage für den Buy-in aller Stakeholder. Sie hilft, den Umfang des Projekts zu kontrollieren, indem exakt beschrieben ist, was konkret erreicht werden soll.
Die Ausarbeitung einer Project Charter geschieht in vier Schritten:
Schritt 1: Die Projekt Vision identifizieren
Die Vision beschreibt den Zweck des Projekts und welcher Zustand erreicht werden soll, wenn das Projekt fertiggestellt ist. Sie ist quasi ein „Zielbild“ für das Projektteam.
Darauf basierend können die Ziele mit 3 – 5 Punkten beschrieben werden. Jedes Ziel soll dabei spezifisch, messbar, erreichbar realistisch und zeitgebunden sein. Mit einer klaren Vorstellung von Projektvision und –zielen ist es möglich, den Umfang des Projekts zu definieren. Daraus abgeleitet können die Ergebnisse beschrieben werden, die das Projekt liefern muss.
Schritt 2: Beschreiben der Projekt-Organisation
Im zweiten Schritt muss identifiziert werden, wie das Projekt am besten organisiert wird, indem Experten befragt werden. Dies können Kunden, Stakeholders, Vorgesetzte in der eigenen Organisation sowie Projektleiter aus ähnlichen, früher durchgeführten Projekten sein.
Schritt 3: Das Vorgehen zur Umsetzung beschreiben
Bis jetzt liegt eine solide Definition vor, was mit dem Projekt erreicht werden soll und wie es am besten organisiert wird. In diesem dritten Schritt geht es darum, festzulegen wie die Durchführung am besten erfolgt. Zuerst wird ein Vorgehensplan erarbeitet. Wenn nötig kann dieser in Phasen und Meilensteine unterteilt werden. Dann können Abhängigkeiten erfasst und untersucht werden, die das Projekt möglicherweise beeinflussen könnten. Als viertes Element können in diesem Schritt die notwendigen Ressourcen bestimmt werden. Ressourcen können den Zeitbedarf umfassen, die benötigte Ausrüstung wie zum Beispiel Laboreinrichtungen oder Analysegeräte, und notwendige Materialien.
Schritt 4: Risiken und Unwägbarkeiten berücksichtigen
In jedem Projekt gibt es Risiken oder Punkte, die schlicht unwägbar sind. Weiter zu dokumentieren sind Annahmen, die getroffen worden sind, und Randbedingungen, die das Projekt betreffen. Das Risikomanagement ist ein wichtiges Element für das Review-Team, um das Projektteam kraftvoll unterstützen zu können.
Das ist schon alles. Mit der Vervollständigung obenstehender Schritte resultiert eine solide Project Charter, die es Projetteams ermöglicht, ihre Projekte zeitgerecht und innerhalb der Budgets erfolgreich zu realisieren.