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Ein Geschäftsprozess ist eine Reihe von logisch aufeinanderfolgenden Schritten oder Aktivitäten, die manuell oder automatisch durchgeführt werden, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen. Geschäftsprozesse können sowohl intern als auch extern ablaufen. Intern bezieht sich auf Prozesse innerhalb einer Abteilung oder eines Unternehmens. Extern steht für den Austausch und die Zusammenarbeit zwischen mindestens zwei Unternehmen.
Ein Prozess wird durch ein definiertes Startereignis initiiert, bei dem materielle und immaterielle Güter verwendet werden. Materielle Güter wären z.B. Produkte und personelle Ressourcen. Immaterielle Güter wären z.B. Informationen und Daten. Diese Güter stellen den Input dar und werden unter Beachtung bestimmter Regeln und unternehmensinterner und -externer Faktoren verarbeitet, um als Output einen Wert zu erzeugen. Der Prozess endet mit einem definierten Endereignis.
Einige Beispiele für typische Geschäftsprozesse sind Kundenservice, Bestellungen und Lieferungen, Rechnungsstellung und Rechnungsverarbeitung.
Unterschiede zwischen manuellem und automatisiertem Prozess
Ausgangslage
Herr und Frau Muster möchten einen Kredit beantragen und informieren sich bei ihrer Bank.
Manuelles Prozessbeispiel
Herr und Frau Muster gehen gemeinsam zur Bank und füllen den Kreditantrag vor Ort aus.
Der zuständige Sachbearbeiter überträgt die Informationen des ausgefüllten Kreditantragformulars manuell in das Kundensystem der Bank.
Die Prüfstelle der Bank untersucht die Kreditfähigkeit von Herr und Frau Muster über ein externes Unternehmen.
Der Mitarbeitende auf der Prüfstelle entscheidet anhand der Rückmeldung des externen Unternehmens, welche Schritte als nächsten eingeleitet werden:
Kreditantrag-Genehmigung: Die Prüfstelle informiert Herr und Frau Muster schriftlich und leitet die nötigen Daten zur Krediteröffnung an die zuständige Stelle weiter.
Kreditantrag-Ablehnung: Die Prüfstelle informiert Herr und Frau Muster schriftlich über die Ablehnung des Antrags.
Automatisiertes Prozessbeispiel
Herr und Frau Muster rufen die Website der Bank auf und füllen alle nötigen Informationen für den Kreditantrag in einem Online-Formular aus.
Diese Informationen werden automatisch in das Kundensystem der Bank übertragen.
Die Kreditfähigkeit von Herr und Frau Muster wird mittels automatischem Prüfdienst eines externen Unternehmens bewertet.
Unter Berücksichtigung der Kriterien, die im Prozess festgelegt sind, wird automatisch entschieden, welche Schritte als Nächstes eingeleitet werden:
Herr und Frau Muster sind kreditfähig: Sie werden darüber in Kenntnis gesetzt und die nächsten Schritte zur Eröffnung eines Kredits werden automatisch angestossen.
Herr und Frau Muster sind nicht kreditfähig: Sie erhalten automatisch eine direkte Ablehnung Ihres Antrags.
Eingabe und Ausgabe sind bei beiden Prozessen identisch. Der Unterschied ist, dass durch die Automatisierung von Geschäftsprozessen wichtige Ressourcen entlastet und anderweitig verfügbar gemacht werden.