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11.06.08 by Marco Gerussi
Scoping für definierte Anforderungen und harmonisierte Erwartungen
Der Scoping-Ansatz ermöglicht es bei der Einführung von Systemen, Methoden und Prozessen die Anforderungen, Erwartungen und Projektumfänge zu definieren. Daraus resultieren gemeinsame Erwartungen, eine entworfene Systemarchitektur, definierte Anforderungen sowie eine konkrete Umsetzungs-Roadmap. Wird die Roadmap in mehreren Iterationen umgesetzt, werden Quick Wins erzielt und ein unmittelbarer Nutzen für den Projektkunden sowie die Anwender geschaffen.
Herausforderung bei technisch komplexen Problemstellungen
Werden Systemeinführungen in technisch komplexen Umgebungen geplant, rücken neben der Erfüllung der rein funktionalen Anforderungen folgende Fragestellungen in den Mittelpunkt:
- Kann das System fehlerfrei installiert werden?
- Lässt sich die Lösung in die bestehende Systemlandschaft integrieren?
- Wie können Installation und Integration mit der verantwortlichen Informatik-Organisation geplant werden?
- Sind die einzusetzenden Technologien kompatibel?
- Wie verhalten sich mögliche Schnittstellen?
- Lassen sich die beschriebenen Funktionalitäten tatsächlich implementieren?
- Wie verhält sich das System im Hinblick auf die Bedienbarkeit?
- Wird das System von den künftigen Anwendern akzeptiert werden?
- Mit welchen Kosten ist tatsächlich zu rechnen?
- Welche technischen Fähigkeiten und Rollen werden für die Einführung benötigt?
- Kann der geplante Nutzen wirklich realisiert werden?
- Wie steht es um die Fähigkeiten von und die Zusammenarbeit mit involvierten Partnern, Herstellern und Lieferanten?
Die aufgeführten Fragestellungen sind nicht abschliessend und zeigen, dass für die Beantwortung dieser erfolgsrelevanten Kriterien weiterführende Tätigkeiten nötig sind. Häufig bestehen Unsicherheiten bezüglich der tatsächlichen, vor allem technischen und organisatorischen, Machbarkeit des Vorhabens sowie der daraus resultierten beziehungsweise zu erwartenden Aufwände.
Proof of Concept: Risikominimierung im Entscheidungsprozess
Beim Proof of Concept (POC) handelt es sich im Kontext von Systemeinführungen um eine technische Machbarkeitsstudie. Ein POC kann als Teil eines Scopings zur Überprüfung der technischen und organisatorischen Durchführbarkeit von Vorhaben eingesetzt werden. Vor der Durchführung müssen Erfolgskriterien und die nächsten Schritte definiert sein, um dem Projekt den grösstmöglichen Nutzen zu erbringen. Es empfiehlt sich, bei der Erarbeitung eines POC einen Mock-up oder einen Prototyp, welcher die Kernfunktionalitäten aufweist, zu erstellen. Das schafft die Möglichkeit, Funktionalitäten zu prüfen, Abgrenzungen vorzunehmen und Anwender früh in das geplante Vorhaben zu involvieren. Ein Proof of Concept zeigt, welche Anforderungen wie abgedeckt werden können und für welche Funktionalitäten workarounds oder zusätzliche Lösungen gesucht werden müssen. Ein grosser Vorteil besteht darin, dass zukünftige Aufwände für die Installation sowie Integration in die bestehende Systemlandschaft genau abgeschätzt und mit der zuständigen Informatik-Organisation geplant werden können.
Pilotprojekte als Leistungsmesser
Erfahrungen haben gezeigt, dass mit dem Einsatz von Pilotprojekten grosse Erfolge gezielt werden können. Zu diesem Zweck wird der erstellte Prototyp mit einem limitierten Umfang in der produktiven Umgebung eingesetzt. Dafür bestehen unter andere folgende Möglichkeiten:
- limitierte Benutzergruppe
- limitierter Funktionsumfang
- limitierte Prozessabdeckung
- limitierte und/oder isolierte Systemumgebung
Ziel eines Pilotprojektes ist die erweiterte Prüfung, ob das erstellte System in der konkreten Anwendung die Erwartungen erfüllt, die Anforderungen abdeckt und den erwarteten Nutzen erzielen kann.
Fazit:
Ein Proof of Concept bietet die Möglichkeit, für geplante Systemeinführungen die technische Machbarkeit zu prüfen und die Zusammenarbeit mit und die Fähigkeiten von Herstellern, Partnern und Lieferanten zu evaluieren. Zusätzlich können die zu erwartenden Aufwänden für die Installation sowie die Integration in die bestehende Systemlandschaft kalkuliert und mit zuständigen Informatik-Organisation geplant werden. Vor der Durchführung müssen Erfolgskriterien und die nächsten Schritte definiert sein.
Es empfiehlt sich, für die Kernfunktionalitäten, welche den grössten Nutzen stiften, einen Prototyp zu erstellen. Damit entsteht durch die frühre Involvierung der Anwender ein weiterer Vorteil; die Bedienbarkeit sowie die Benutzerakzeptanz kann zeitig beurteilt werden. Wird der Prototyp im Rahmen eines Pilotprojektes, zum Beispiel mit eingeschränkter Benutzergruppe, eingeschränkten Funktionsumfang, einer eingeschränkten Prozessabdeckung oder in einer isolierten Systemumgebung, getestet, wird überprüft, ob der erwartete Nutzen auch wirklich realisiert werden kann. Mit einem Proof of Concept werden Fakten und Grundlagen erarbeitet, um das Risiko für falsche Entscheidungen bei geplanten Systemeinführungen zu minimieren!