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Le plan des comptes de la comptabilité multidevise est le même que ceux de la comptabilité avec une seule devise, à l'exception des facteurs spécifiques indiqués ci-dessous.
Devise de base
Dans les Propriétés fichier, menu Fichier, vous devez définir la devise de base et dans le tableau Changes, il vous faut définir les devises étrangères.
Dans l'exemple qui suit, la devise de base est le CHF qui, comme vous pouvez le voir, apparaît dans les en-têtes des colonnes avec les montants en devise de base.
Devise du compte
Chaque compte possède un sigle de devise, qui peut être celui de la devise de base, ou celui d'une devise étrangère, indiqué dans le tableau Changes.
Les comptes Actifs et Passifs, en plus de la devise de base (dans l'exemple le CHF), peuvent être définis en plusieurs devises
Les comptes des Charges et Produits en plus de la devise de base (dans l'exemple le CHF), peuvent être définis en plusieurs devises étrangères
Explication des colonnes de la Comptabilité multidevise
Devise
Insérez le sigle de la devise du compte. Pour les comptes en devise étrangère, le sigle doit être présent aussi dans le tableau Changes.
Ouverture Devise
Pour chaque compte il faut insérer le solde initial, que ce soit un pour un compte en devise de base que pour un compte en devise étrangère.
Ouverture (devise de base)
- Colonne protégée utilisée par le programme.
- Le solde initial de la devise de base est calculé par le programme.
- Pour les comptes en devise de base, le solde d'ouverture est celui de la colonne Ouverture devise.
- Pour les comptes en devise étrangère, le solde présent dans la colonne Ouverture devise est reporté ici, converti selon le taux de change en vigueur dans le tableau de changes, dans la ligne sans date, colonne Ouverture.
Solde devise
- Colonne protégée utilisée par le programme.
- Le solde provient du solde d'ouverture et de l'importation des écritures en devise de base et étrangères; pour les comptes en devise étrangère, le solde est converti en devise de base selon les taux de change en vigueurs dans le tableaux Changes.
Solde
- Colonne protégée utilisée par le programme.
- Le solde est calculé par le programme et est le résultat de la somme du solde d'ouverture (pour les comptes en devise étrangère c'est le solde converti en devise de base) et de l'importation des écritures en devise de base et devise étrangère (montants convertis selon un taux de change, présent dans le tableau Changes).
Solde calculé
- Colonne protégée utilisée par le programme
- C'est le solde en devise du compte converti au taux de changes actuel (taux de changes du tableau Changes de la ligne sans date).
- Dans cette colonne, les soldes des comptes en devise, convertis en devise de base peuvent différer de ceux de la colonne Solde, en raison des différences de change.
Compte différence change
- Sont visibles dans la vue Divers
- Dans cette colonne, pour un compte déterminé, vous pouvez insérer un compte gain et perte de changes.
- Le compte indiqué sera utilisé par la procédure Créer des écritures différences de change au lieu des comptes gain et perte de changes, définis dans les propriétés fichier (devises étrangères).
- Dans la colonne Comtes différence change, vous pouvez préciser:
- "0,0" Ce qui signifie que pour ce compte il n'est pas nécessaire de calculer la différence du change.
- Deux comptes séparés d'un point virgule, "Compte perte de change; Compte Gain de change", par exemple: "6949;6999"
S'il y a une perte, le premier compte sera alors utilisé, en revanche, s'il y a un gain, ce sera la deuxième qui sera utilisé.
- "Un compte seul", par exemple: "6949"
Ce compte sera toujours utilisé qu'il y ait perte ou gain de change.
Les soldes d'ouverture
- Avant d'insérer les soldes d'ouverture, il faut indiquer le change d'ouverture pour les différentes devises dans le tableau Changes.
Le change d'ouverture est celui indiqué dans la colonne Change Ouverture dans la ligne de change sans date.
Les changes d'ouverture doivent être égaux à ceux de la clôture de l'année précédente. Voir Différences dans les Soldes d'Ouvertures.
- Les soldes d'ouverture doivent être insérés dans le tableau Comptes, colonne Ouverture Devise, vue Base, pour ceux qui se réfèrent à la devise de base ainsi que pour ceux en devise étrangère.
- La colonne Ouverture (devise de base) est protégée. Le programme calcule automatiquement la contrevaleur en devise de base selon le change d'ouverture indiqué dans le tableau Changes.
- Les soldes en crédit (passifs) doivent être insérés avec le signe moins (-) devant le montant.
- Les soldes d'ouverture des actifs et des passifs doivent être en équilibre. Il est conseillé de consulter la leçon suivante: Contrôler la comptabilité
Comptes gain et perte de change
Dans le plan comptable, il faut insérer les comptes prédéfinis pour le gain (bénéfice) et la perte de change, qui seront ensuite indiqués dans les Propriétés fichier.
Les comptes pour les différences de change doivent contenir la BClasse 3 (Charges - pertes de change) ou 4 (Produits - gains de change).
Réévaluation des comptes et changes historiques
Les taux de change varient constamment. La contre-valeur effective du solde en devise varie donc selon la variation des changes.
La contrevaleur d'un compte en devise étrangère est calculée selon le change d'ouverture et les changes indiqués dans les écritures. Afin de faire correspondre cette valeur à la contrevaleur du change actuel, il faut réévaluer ce compte. Cette réévaluation s'effectue à l'aide du calcul des différences de change. Avec le calcul automatique des différences de change, le programme insère un montant en devise de base (différence de change) de façon à ce que le solde en devise de base soit égal à la contrevaleur (colonne solde calculé).
Cette opération d'alignement s'effectue à la fin de l'année, avant de clôturer la comptabilité ou lorsque l'on désire imprimer un bilan contenant des valeurs de change qui correspondent à la réalité actuelle. Voir la commande Différences de change.
Il existe des comptes (par exemple, en relation avec des investissements ou des participations) pour lesquels on utilise un taux de change dit "historique". Par change historique, on veut indiquer un change qui ne varie pas dans le temps.
Pour obtenir des taux de change qui ne varient pas, il y a deux méthodes possibles:
- créez un sigle de devise supplémentaire (par exemple USD2) dans le tableau Changes, à laquelle on attribuera toujours le même taux de change
- Dans la description devise, indiquez qu'il s'agit d'un taux de change historique et, par conséquent, aussi dans les écritures correspondantes à ce compte.
- Pour tout nouveau compte avec un taux de change historique différent, créez à nouveau un sigle supplémentaire de devise.
Vous pouvez créez autant de sigles que nécessaires pour les différents comptes avec changes historiques.
- Modifiez le taux de change du compte historique s'il y a d'autres achats ou vente nécessitant une adaptation de la valeur, en créant en même temps une écriture pour le gain ou la parte de change.
- Insérez les soldes d'ouverture comme des écritures d'ouverture
- Au lieu d'utiliser la colonne soldes d'ouverture, les soldes d'ouverture sont insérés comme des écritures. Vous pouvez attribuer, ainsi, le taux de change d'ouverture que vous désirez.
- Dans la colonne Compte Différence Change insérez la valeur "0;0" qui indique que le compte ne doit pas être réévalué.
Totaux groupes en devise étrangère
La colonne Montant en devise n'a, habituellement, pas de totaux, vu qu'il n'y a pas d'utilité de totaliser des valeurs en devises différentes.
Si vous avez un groupe qui regroupe seulement des comptes qui ont la même devise spécifique, vous pouvez insérer le sigle de cette devise au niveau de groupe et, dans le tableau Comptes, le programme totalisera ces montants. S'il y a des comptes avec les sigles de devise différents, aucun montant ne sera affiché (le programme ne signale pas d'erreur non plus).