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Zur Büroausstattung, die der Arbeitgeber bzw. die Arbeitgeberin den Angestellten zur Verfügung stellt, gehört immer öfter auch ein elektronischer Office-Manager, der unter anderem aus E-Mail-Programm und elektronischem Terminplaner besteht. Angesichts der zahlreichen datenschutzrechtlichen Fragen im Zusammenhang mit der elektronischen Post wird diese in einem getrennten Kapitel behandelt. Während der elektronische Terminplaner gewöhnlich Funktionen wie Kalender, Adressbuch, Aufgabenplaner und Notizblock umfasst, bietet der elektronische Arbeitsplatz darüber hinaus die Möglichkeit der Protokollführung über Aufgaben, der automatischen Archivierung von veralteten Daten, des Datenaustauschs mit Kollegen sowie der Synchronisierung der Daten mit mobilen Geräten oder gar mit Internet-Servern.
Der elektronische Arbeitsplatz wird im allgemeinen Sprachgebrauch auch Personal Information Manager (PIM) genannt, obwohl er in der Praxis fast zwangsläufig eine Mischung aus persönlichen und beruflichen Daten enthält. Die Bezeichnung zeigt, wie sehr sich im persönlichen Arbeitsumfeld von Angestellten der berufliche Bereich- der dem Arbeitgeber "gehört" - mit der Privatsphäre überschneidet, die auch nach dem Betreten der Büroräume weiter besteht und geschützt bleiben muss. Wenn die berufliche Tätigkeit eine gewisse Mobilität verlangt, der Arbeitsplatz jedoch nicht transportierbar ist, stellt der Arbeitgeber seinen Angestellten zuweilen noch einen mit dem elektronischen Arbeitsplatz synchronisierbaren Pocket-PC und ein Mobiltelefon zur Verfügung. Die dadurch entstehende Streuung von Daten geschieht nicht, ohne dass sich sowohl für den Arbeitgeber als auch für die Angestellten gewisse Sicherheits- und Schutzprobleme stellen. In jedem Fall muss der Arbeitgeber festlegen, unter welchen Bedingungen die Systemadministration auf die Dateien im elektronischen Arbeitsplatz der Angestellten zugreifen darf, ganz gleich ob diese auf einem Unternehmensserver, dem Arbeitsplatz, dem Pocket-PC oder einem anderen Datenträger gespeichert sind.
Mit Hilfe des Protokollführers lassen sich automatisch chronologische Platzhalter erzeugen, die auf Nachrichten, Sitzungen und Aufgaben in Verbindung mit einzelnen Kontakten oder auf bestimmte Arten von Dokumenten verweisen (Texte, Tabellen, Präsentationen oder Datenbanken). Darüber hinaus lassen sich die Einträge manuell durch Eingaben ergänzen, über die ebenfalls Protokoll geführt werden soll (z.B. Telefonanrufe). Die Platzhalter zeugen somit selbst nach der Löschung der ursprünglichen Dokumente noch von Tätigkeiten, die zu einem bestimmten Zeitpunkt ausgeführt wurden! Ob der Protokollführer aktiviert wird oder nicht, sollte daher reiflich überlegt werden, insbesondere wenn dieser statische Platzhalter erzeugt, deren Verbindung zu den ursprünglichen Objekten nach ihrer Verschiebung zu Archivierungszwecken verloren geht. Die Liste der mit allen Kontakten im Adressbuch ausgetauschten E-Mails kann im Grunde auch unabhängig vom Protokollführer aufgestellt werden (Registerkarte "History/Verlauf" für den jeweiligen "Kontakt"). Eine solche Liste ist vergleichsweise harmlos, da sie nur die Nachrichten anzeigt, in noch in den Ordnern (einschliesslich dem Ordner für gelöschte Objekte!) des elektronischen Arbeitsplatzes vorhanden sind.
Die automatische Archivierung von veralteten Objekten kann selektiv für die verschiedenen Ordnertypen des elektronischen Arbeitsplatzes eingestellt werden und bietet die Wahl zwischen der Archivierung in einem persönlichen Ordner und der endgültigen Löschung. Die Archivierung hat den Vorteil, den elektronischen Arbeitsplatz von alten Objekten zu entlasten und zugleich, falls notwendig, auf die archivierten Objekte zugreifen zu können. Damit kann natürlich eine gewisse Gefahr hinsichtlich der Verfolgbarkeit von verschwundenen Informationen entstehen.
Muss ein Angestellter bestimmten Kollegen den Zugriff auf berufliche Objekte gewähren, so muss er auch die Möglichkeit haben, seine privaten Objekte deutlich zu kennzeichnen, damit wenigstens ihr Inhalt nicht angezeigt (verdeckte Anzeige), besser aber keine Spur ihrer Existenz zu finden ist. Ein regelmässiger Termin am selben Wochenabend kann zu unterschiedlichsten Interpretationen führen!
Aufgrund der in verschiedenen Berufen verlangten Mobilität, der Möglichkeit, mehrere Teilzeitbeschäftigungen zu kumulieren und der zunehmenden Verbreitung von Telearbeit muss der elektronische Arbeitsplatz den Angestellten in fast allen Situationen zur Verfügung stehen. Technisch gibt es dazu im Grunde nur drei Lösungsansätze:
- Den Zugang zum elektronischen Arbeitsplatz im Unternehmen von einem externen Netz aus zu gewähren, wobei die mit der Authentifizierung der Angestellten und dem Austausch vertraulicher Daten einhergehenden Gefahren nur durch eine Public Key Infrastructure zu bewältigen sind. Der Zugang erfolgt entweder über eine WAP-Schnittstelle (Wireless Application Protocol) für Mobiltelefone oder über eine RAS-Schnittstelle (Remote Access Service) für tragbare Computer, die an das Festnetz (per Modem oder ISDN-Karte: Integrated Services Digital Network) oder direkt an das Mobilfunknetz (per HSCSD-Protokoll: High Speed Circuit Switched Data oder GPRS: General Purpose Radio Service) angeschlossen sind. Um die Kommunikationssicherheit zu verbessern, kann ausserdem die Technologie der privaten virtuellen Netze (VPN: Virtual Private Network) eingesetzt werden.
- Den elektronischen Arbeitsplatz mit persönlichen mobilen Endgeräten zu synchronisieren, wobei den Gefahren im Hinblick auf die Vertraulichkeit von Daten in der Regel durch Passwörter oder wirksamer noch durch Datenverschlüsselung entgegengewirkt werden kann. Unter persönlichen mobilen Endgeräten versteht man tragbare Computer (im autonomen Modus), Pocket-PCs/Organizer und Mobiltelefone. Gegenwärtig verfügen nur die tragbaren Computer über Betriebssysteme, die leistungsfähig genug sind, um Dateiensysteme mit hoher Verschlüsselungsrate zu unterstützen. Mehr oder weniger robuste Software-Erweiterungen zur Verschlüsselung gibt es auch für Pocket-PCs (Palmtops und HPC: Handheld Personal Computers), die in der Regel leistungsfähiger sind als Personal Digital Assistants (PDA), auch elektronische Terminplaner oder Organizer genannt. Auf dem Markt sind ausserdem bereits Geräte in Westentaschengrösse erhältlich, die persönliche Terminplanung und Mobiltelefonie integrieren.
- Den elektronischen Arbeitsplatz mit einer auf Synchronisierungsdienste spezialisierten Website abgleichen, wobei der gewählte Dienstanbieter für den Schutz der Vertraulichkeit und für die Verfügbarkeit der Daten verantwortlich ist. Manche Dienstanbieter stellen gratis die Synchronisierung der Daten von Terminplaner, Adressbuch und Aufgaben im elektronischen Arbeitsplatz zur Verfügung; und sie ergänzen dies durch die integrierte Verwaltung von E-Mail, SMS, Fax, Voice-Mail und freigegebenen Dateien, die zuweilen sogar durch ein WAP-fähiges Mobiltelefon abgerufen werden können.
[Juli 2002]