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Einleitung
Kontext matters! Wer’s nicht glaubt: Bitte mal nach #grillenundsex recherchieren. 😉
Ein gut verständlicher Text enthält eine Einleitung. Die Einleitung stellt sicher, dass der Leser den folgenden Text in den richtigen Kontext setzen kann. In der Einleitung werden die Empfänger auf das Thema eingestimmt und der folgende Inhalt in den richtigen Kontext gesetzt.
Die Einleitung muss nicht unbedingt ein ganzer „Roman“ sein. Einige Worte wie z.B. „Wie gestern besprochen“ oder „Es geht mir um Ticket/Fall/Case 12346789“ reichen meist aus. Wenn du dir ganz, ganz sicher bist, dass der Empfänger genau weiss, worum es geht und sonst niemand die Nachricht lesen wird, kann die Einleitung auch weggelassen werden. Zwischen miteinander vertrauten und eingespielten Personen reichen manchmal ein paar Worte aus.
Inhalt
Der eigentliche Inhalt ist der Teil der Nachricht, der die gewünschten Informationen transportiert.
Tipp: Für manche Informationen ist es nützlich, dieselbe Info mehrfach in verschiedenen Worten oder aus verschiedenen Blickwinkeln zu formulieren.
Ein simples Beispiel:
Gestern schien die Sonne. Es hat nicht geregnet.
Was in diesem einfachen Beispiel nur wenig Sinn macht ist für kompliziertere Zusammenhänge nützlich. Die Formulierung aus verschiedenen Blickwinkeln erhöht also die Wahrscheinlichkeit des Verständnisses.
Leicht zu erkennen, dass der letzte Satz genau diesen Effekt ausnutzt.
Summary
Das Summary fasst in kurzen Worten zusammen, was vorher in mehr Worten beschrieben wurde. Im Grunde genommen reicht das Summary aus. Leider wird niemand einen Text verstehen, der nur aus einem Summary besteht. Der Kontext aus der Einleitung und die meisten Zusatzinformationen fehlen für das Verständnis.
Handlungsaufforderung
Falls eine Aktion erwartet wird: Die Handlungsaufforderung (oder „Call to action“) dient dazu, unmissverständlich klarzustellen, was von wem bis wann erwartet wird. Sie sollte ganz am Schluss stehen.