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Wann begründet ein Home-Office eine Betriebsstätte?
1. Einleitung
Durch die laufende Entwicklung von Technologien, insbesondere von mobilen EDV-Geräten mit ständiger Zugriffsmöglichkeit auf Arbeitssysteme, ist eine Flexibilisierung des Arbeitsplatzes möglich, wodurch ein Arbeitnehmer seine Arbeit teilweise oder vollumfänglich ausserhalb des Büro erledigen kann.
Erledigt ein Arbeitnehmer nur gelegentlich und in geringfügigem Ausmass Aufgaben ausserhalb des Büros im Home-Office, wie beispielsweise E-Mails lesen und beantworten, Arbeiten abschliessen, Sitzungen vorbereiten etc., so hat dies in der Regel keine steuerlichen Auswirkungen.
Bei regelmässigen Tätigkeiten im Home-Office wird hingegen der Arbeitsplatz faktisch ganz oder teilweise ausgelagert. Solche Konstellationen können für die Besteuerung des Arbeitgebers neue steuerliche Anknüpfungspunkte begründen.
2. Wann begründet ein Home-Office eine Betriebsstätte?
Die Schweizer Definition einer Betriebsstätte bestimmt sich nach Art. 51 Abs. 2 DBG. Es muss geklärt werden, ob eine feste Geschäftseinrichtung und eine auf Dauer angelegte Tätigkeit gegeben sind. Entscheidend für die Begründung einer Betriebsstätte ist die Frage, ob eine quantitative und qualitative Wesentlichkeit vorliegt und, ob der Arbeitgeber über das Büro verfügen kann.
2.1. Feste Geschäftseinrichtung
Bei der festen Geschäftseinrichtung muss es sich um körperliche Anlagen handeln, welche die Voraussetzungen hinsichtlich der örtlichen Festigkeit und der zeitlichen Festigkeit erfüllen. Eine örtliche Festigkeit liegt bei einer Home-Office Tätigkeit vor, da es sich um Räumlichkeiten mit einer Beziehung zu einem gewissen Punkt zur Erdoberfläche handelt. Die Voraussetzung der zeitlichen Festigkeit ist bei Home-Office Tätigkeiten in der Regel bei einer Tätigkeitsdauer von 12 Monaten erfüllt.
2.2 Verfügungsmacht
Um als feste Geschäftseinrichtung zu qualifizieren, muss der Arbeitgeber zudem eine Verfügungsmacht haben. Für die Verfügungsmacht des Arbeitgebers ist weder erforderlich, dass dieser bzw. dessen Organe uneingeschränkten Zugang zum Home-Office haben, noch, dass das Home-Office im Eigentum des Arbeitgebers steht oder durch diesen gemietet wird. Vielmehr ist entscheidend, ob der Arbeitgeber den Arbeitnehmer anweisen kann, das Home-Office für die geschäftlichen Verrichtungen zu verwenden.
Die Verfügungsmacht ist bei der Home-Office Tätigkeit regelmässig das entscheidende Kriterium für die Begründung einer Betriebsstätte. Die Lehre differenziert für das Vorliegen der Verfügungsmacht zwischen der durch den Arbeitgeber angeordneten (bzw. geduldeten) Home-Office Tätigkeit und der freien Wahl der Home-Office Tätigkeit.
Das Kriterium der Verfügungsmacht ist erfüllt, wenn der Arbeitgeber den Arbeitnehmer ausdrücklich instruiert, gewisse Geschäftstätigkeiten im Home-Office auszuüben bzw. eine entsprechende arbeitsvertragliche Regelung besteht. Ebenfalls ist die Verfügungsmacht zu bejahen, wenn dem Arbeitnehmer für längere Zeit kein Büro am Sitz des Arbeitgebers zur Verfügung steht, er aber für die Ausübung seiner Tätigkeit auf eines angewiesen wäre. Hingegen fehlt es bei gelegentlicher Nutzung des Home-Office und Beibehaltung eines Arbeitsplatzes an der für die Begründung der Betriebsstätte notwendigen Verfügungsmacht des Arbeitgebers.
2.3. Geschäftstätigkeit
Der Begriff der Geschäftstätigkeit umfasst alle betrieblichen Tätigkeiten, die zur Erfüllung des unternehmerischen Zweckes beitragen. Hilfs- und Vorbereitungstätigkeiten begründen indessen keine Betriebsstätte. Insbesondere in interkantonalen Fällen wird vorausgesetzt, dass ein qualitativ und quantitativ wesentlicher Teil des technischen und kommerziellen Betriebs vollzogen wird. Eine Abgrenzung zwischen einer qualifizierenden Unternehmenstätigkeit (z.B. Ausübung von Leitungsfunktionen, Verkaufstätigkeiten etc.) und einer Hilfs- und Vorbereitungstätigkeit ist in der Praxis schwierig und gestützt auf eine Einzelfallbetrachtung vorzunehmen, wobei bei Generierung einer massgebenden Wertschöpfung für das Unternehmen eine entsprechende Geschäftstätigkeit vorliegen dürfte.
Die Home-Office Tätigkeit begründet damit insbesondere eine Betriebsstätte, wenn dem Mitarbeiter trotz Notwendigkeit kein Arbeitsplatz zur Verfügung gestellt wird und dieser für eine unbestimmte längere Zeit mittels dieser Tätigkeit einen wesentlichen und massgeblichen Beitrag zur unternehmerischen Leistung leistet.
2.4. Dauerhaftigkeit
Damit eine Tätigkeit eine Betriebsstätte begründet, muss sie über einen gewissen Zeitraum hinweg bestehen und für die Geschäftstätigkeit eine gewisse Bedeutung haben. Die bloss vorübergehende Tätigkeit in einem Home-Office während weniger Wochen oder Monate – z.B. aus gesundheitlichen Gründen oder infolge einer Pandemie – begründet grundsätzlich keine Betriebsstätte. Dies selbst, wenn die vorübergehend im Home-Office ausgeübte Tätigkeit für das Unternehmen von zentraler Bedeutung ist. Auch Tätigkeiten in sehr geringem Umfang begründen grundsätzlich keine Betriebsstätte, selbst wenn diese Tätigkeiten regelmässig vom Home-Office aus ausgeübt werden (z.B. abendliches beantworten von E-Mails oder Vorbereitung von Besprechungen).
Wird jedoch ein wesentlicher Teil der Arbeit über einen Zeitraum von mindestens 6-12 Monate hinweg im Home-Office ausgeübt, kann diese Tätigkeit am Ort des Home-Office zu einer Betriebsstätte führen.
3. Fazit
Die schweizerische Rechtsprechung hat sich mit der Thematik Home-Office noch nicht eingehend auseinandergesetzt, sodass die Frage der Begründung einer Betriebsstätte in zahlreichen Fällen mit Unsicherheiten behaftet ist. Insbesondere bei regelmässigen Home-Office Tätigkeiten von einer gewissen betrieblichen Bedeutung und einem Zeitraum von über 12 Monaten, besteht das Risiko der Begründung einer Betriebsstätte im entsprechenden Kanton.
Soweit Unsicherheiten bestehen, empfiehlt sich in der Regel die Behandlung der spezifischen Situation durch die zuständigen Behörden in einem verbindlichen Vorbescheid (Ruling) bestätigen zu lassen.
Schliesslich sollten die Modalitäten regelmässiger Home-Office Tätigkeiten (maximaler Umfang, Entschädigung, Recht oder Pflicht für Home-Office Tätigkeit) im Arbeitsvertrag ausdrücklich geregelt werden.
Zögern Sie nicht bei Fragen uns zu kontaktieren, wir unterstützen und beraten Sie gerne!
28.08.2020/Auditrium/Andreas Aschwanden