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Das Öffentlichkeitsprinzip fördert die Transparenz der Verwaltung und stärkt damit das Vertrauen der Bevölkerung in die staatlichen Institutionen. Deshalb kann jede Person Zugang zu amtlichen Dokumenten verlangen, ohne ein besonderes Interesse nachweisen zu müssen.
Der Zugang zu amtlichen Dokumenten kann jedoch zum Schutz überwiegender öffentlicher oder privater Interessen eingeschränkt oder verweigert werden. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn durch die Einsicht in amtliche Dokumente die freie Meinungs- und Willensbildung einer Behörde beeinträchtigt oder die innere oder äussere Sicherheit der Schweiz gefährdet werden könnte. Weitere Ausnahmen vom Öffentlichkeitsprinzip sind ferner vorgesehen, wenn Berufs-, Geschäfts- oder Fabrikationsgeheimnisse offenbart werden könnten.
Das Recht auf Zugang besteht nur für Dokumente, die ab dem 1. Juli 2006 von einer Behörde erstellt oder empfangen worden sind.