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Am Anfang jedes Projekts steht die Initialisierung als erste Projektphase. Sie besteht aus mehreren Vorgängen. Dabei geht es um die Klärung grundlegender Eckpunkte wie insbesondere Zielvorstellung, Zeit, Personal und Aufgabenverteilung. Eine Organisation klärt demzufolge u.a. ab, ob sich ein Projekt lohnt, welchen Nutzen es bringen soll, wie viele Ressourcen nötig sind und zur Verfügung stehen sowie welche Risiken bestehen.
Initialisierung in Kürze
Ein Projekt kann als Abfolge von aufeinander folgenden Phasen verstanden werden. Die Initialisierung stellt dabei die erste Phase dar. Bei der Projektinitialisierung gilt es, die Wirtschaftlichkeit und den Bedarf für das Projekt zu analysieren. Zudem muss es abgegrenzt und Ziele müssen festgesetzt werden. Hierbei helfen zwei Arbeitsschritte: Zuerst wird der Ist-Zustand definiert. In einem zweiten Schritt wird der Soll-Zustand beschrieben. Den Projektumfang ergibt sich aus der Differenz zwischen Ist- und Soll-Zustand.
Die Resultate der beschriebenen Vorgänge können in einem Anforderungskatalog festgehalten werden. Sie stellen gleichzeitig auch die Grundlage für den Projektauftrag dar, der das Hauptlieferobjekt der Initialisierungsphase darstellt. Im Projektauftrag, der weiter unten als Vorgang des Initialisierungsprozesses ausführlicher beschrieben ist, sind die Antworten u.a. auf folgende Fragen festzuhalten:
- Wie wird das Projekt abgegrenzt (i.e. Definieren des sog. Project Scope)?
- Wo bestehen Schnittstellen zu anderen Systemen?
- Wer sind die relevanten Stakeholder?
- Welche Ziele sollen erreicht werden?
- Welche Eigenschaften weist das Endprodukt auf?
- Welche Anforderungen bzw. Abwicklungsziele bestehen für das Projekt?
- Wie gestaltet sich die Vernetzung der Projekteinflüsse?
- Welche Ressourcen werden für die Projektdurchführung benötigt?
- Welche Risiken bestehen für das Projekt?
- Wie kann das Projekt erfolgreich durchgeführt werden?
Die Projektleitung erstellt den Projektauftrag, welcher vom Projektportfolio-Board oder vom Linienmanagement geprüft wird. Wenn das Projekt mit der Unternehmensstrategie übereinstimmt und die nötige Priorität aufweist, wird es freigegeben.
Die Projektinitialisierung als Prozess
Die Projektinitialisierung kann als Prozess verstanden werden der sechs Vorgänge umfasst. Diese Vorgänge sind im folgenden Text gemäss ihrer Reihenfolge näher beschrieben.
Projektidee
Am Anfang eines jeden Projekts steht eine Idee, die sich aus verschiedensten Situationen heraus ergibt. Dabei kann zwischen reaktiven und visionären Projektideen unterschieden werden: Reaktive Ideen resultieren aus einem als unbefriedigend wahrgenommenen Zustand. Visionäre Ideen hingegen entstehen, wenn ein Unternehmen Möglichkeiten entdeckt, neue Wege zu beschreiten.
Projektantrag
Die Projektidee muss als nächstes als Projektantrag formuliert werden. Für eine Vergleichbarkeit mit anderen Projekten ist eine einheitliche Form sinnvoll. Der Projektantrag sollte darum insbesondere folgende Punkte beinhalten:
- Ausgangslage: Der Handlungsbedarf wird beschrieben.
- Problem bzw. Chance: Wird als Konsequenz von der Ausganglage abgeleitet.
- Grobe Lösungsidee: Vorschläge, wie das Problem angegangen werden kann bzw. wie die Chance genutzt werden kann.
- Ziele und Nutzen der Projekts: Je besser diese beschrieben sind, desto eher wird das Projekt bewilligt.
- Gedanken zur Wirtschaftlichkeit: Aussagen hierzu sind zum Zeitpunkt des Antrags schwer quantifizierbar, trotzdem sind grobe Schätzungen zu machen.
- Grober Zeitplan: Auch hierzu sind Abschätzungen nicht leicht zu bewerkstelligen, weswegen auf Trendaussagen bzgl. der Projektdauer zurückgegriffen wird.
Antragsprüfung
Der Projektantrag wird von der zuständigen Bewilligungsinstanz geprüft. Dabei setzt sich diese mit folgenden Fragen auseinander:
- Ist das beschriebene Vorhaben überhaupt ein Projekt?
- Stimmt es mit der Unternehmensstrategie überein?
- Wie sehr können Risiken den Projekterfolg beeinträchtigen?
- Stehen die Ressourcen für das Projekt ausreichend zur Verfügung?
- Unterstützt das Unternehmen das Projekt (ein sehr relevanter Punkt)?
- Sind die benötigten Kompetenzen für das Projekt vorhanden bzw. beschaffbar?
- Welche wirtschaftlichen Implikationen hat das Projekt für das Unternehmen?
- Welche Folgen hat eine Nichtdurchführung oder Nichtrealisierung des Projekts?
Entscheid
Der Entscheid, das Projekt zu bewilligen oder abzulehnen kann mit Hilfe des Projektportfolios geschehen. Dieses enthält alle laufenden und beantragten Projekte, die miteinander hinsichtlich ihrer strategischen sowie wirtschaftlichen Bedeutung für das Unternehmen beurteilt und verglichen werden. Je nach Position eines Projekts im Projektportfolio wird es bewilligt oder abgelehnt.
Projektauftrag
Für ein bewilligtes Projekt wird als nächstes der Projektauftrag verfasst. Es hat die Bedeutung einer Zielvereinbarung zwischen dem Auftraggeber und der Projektleitung und dient als Richtschnur für das gesamte Projekt. Exakte Planungswerte sowie unveränderliche Vorgaben sind für den Projektauftrag nicht nötig. Trotzdem sollen aufgrund des vertraglichen Charakters folgende Punkte möglichst exakt beschrieben werden:
- Ausgangslage: Wie ist die Situation; wieso besteht Handlungsbedarf?
- Zielsetzungen: Welche Ziele sollen erreicht werden?
- Restriktionen: Welche internen und externen Vorgaben müssen beachtet werden?
- Projektabgrenzung (Scope): Welche Komponenten gehören zum Projekt und welche nicht?
- Projektorganisation: Besetzen der benötigten Projektrollen.
- Termine / Meilensteine: Nach Möglichkeit sind die Termine und Meilensteine aufzulisten (inkl. Vorprojekt und wunschgemässer Endtermin).
- Budget: Kosten für Vorprojekt, evtl. Kostendach für das gesamte Projekt festhalten.
- Abstimmungsbedarf: hinsichtlich anderen Projekten.
- Informations- und Berichtswesen: Wie wird informiert, kommuniziert und berichtet?
Projektfreigabe
Ist der Projektauftrag von Auftraggeber und Projektleitung unterzeichnet, wird das Projekt freigegeben. Danach findet ein offizielles Kick-Off Meeting statt, an dem alle beteiligten und betroffenen Personen umfassend über Ausgangslage und Zielsetzungen des Vorhabens unterrichtet werden.
Initialisierung in verschiedenen Projektmanagementmethoden
Die Initialisierung stellt in der Projektmanagementmethode HERMES 5 die erste von vier Phasen (Initialisieren – Konzept – Realisierung – Einführung) dar. Sie schafft eine definierte Ausgangslage für das Projekt. Die Methode betont weiter die Wichtigkeit, dass die Projektziele mit den Organisationszielen und der Organisationsstrategie abgestimmt werden müssen.
IPMA berücksichtigt die Initialisierung in seinen PM-technischen Kompetenzelementen: Der Projektstart (engl. Start-Up) versteht sie als Projektphase. Die enge Zusammenarbeit zwischen dem Projekt-, Programm- und Portfoliomanagement ist für die Unterstützung des Vorhabens durch die Organisationsleitung entscheidend. Weiter betont IPMA die Wichtigkeit eines gut vorbereiteten und wirksam geleiteten Kick-Off Meetings: Dieses soll trotz gewisser Unsicherheiten und noch nicht vorhandener Informationen die relevanten Eckpunkte des Projekts aufzeigen.
Initialisierung ist eine von fünf Prozessgruppen gemäss PMI. Zu dieser Prozessgruppe gehören einerseits das Formulieren des Projektauftrags sowie die Identifizierung der Stakeholder.
Die Methode PRINCE2 versteht die Initialisierung als Prozess, der ein stabiles Fundament für das Projekt schaffen soll. D.h. alle Beteiligten haben eine gemeinsame Auffassung hinsichtlich des Wieso des Projekts, der Projektgrenzen, der Projektprodukte (Welche? Wann? Zu welchen Kosten?), der Entscheidungsträger, der Qualität, der Risiken, der Überwachung des Projektfortschritts sowie der Informationsverteilung (An wen? In welcher Form? Wann?).
Im V-Modell XT ist die Initialisierung – wie bei HERMES 5 – die erste von vier Phasen (nebst Planung, Durchführung und Abschluss). Dabei gilt es, das Projekthandbuch zu erstellen (dieses dokumentiert Art und Umfang der Anwendung des V-Modells im Projekt und ist Informationsquelle und Richtlinie für alle Projektbeteiligten). Weiter ist in der Initialisierung die Infrastruktur des Projektmanagement (betrifft Werkzeuge zur Projektplanung und zum Konfigurationsmanagement) einzurichten.