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Zu den Aufgaben einer Führungskraft gehört auch immer wieder die Moderation von Besprechungen.
Unter Moderation verstehen wir die Steuerung der Arbeit in einer Gruppe, die zu einem bestimmten Ziel führen soll. Bei diesem Ziel kann es sich um Entscheidungen, Ideenfindung oder Meinungsbildung handeln. Vielleicht geht es auch um eine gemeinsame Situationsanalyse, in der möglichst vielfältige Sichtweisen auf eine bestimmte Problemstellung berücksichtigt werden sollen.
Moderation ist die rein methodische Steuerung einer Gruppenarbeit ohne eigene inhaltliche Interessen.
Insofern könnte man auch sagen: wer die Arbeit einer Gruppe moderiert, konzentriert sich ganz auf die Rolle des Moderators und ist gleichzeitig inhaltlich abstinent.
Die zielorientierte Steuerung einer Gruppenarbeit gehört zu den Kernaufgaben einer jeden Führungskraft oder eines jeden Projektleiters.
Diese Kernaufgabe wird in der Regel unterschätzt - und zwar hinsichtlich der mit ihr verbundenen Anforderungen an die Führungskraft und hinsichtlich der Bedeutung, die eine professionell durchgeführte Moderation für den Erfolg einer Besprechung oder eines Workshops hat.
Wie verträgt sich die Rolle des inhaltlich abstinenten Moderators mit der Rolle einer zielorientierten Führungskraft?
Die inhaltliche Abstinenz eines Moderators bedeutet nicht, dass eine Führungskraft nicht moderieren könnte, sondern nur, dass sie sich immer im klaren sein muss, welchen Hut sie aufhat. Damit sie sich darüber im Klaren sein kann und nicht bei sich und anderen Verwirrung - in diesem Fall "Rollenkonfusion" - erzeugt, ist folgende "Landkarte" nützlich:
Wenn wir in einer Doppelrolle - z. B. als Führungskraft und Moderator - erfolgreich sein wollen, sind neben der Beherrschung bewährter Moderationsmethoden vor allem zwei Punkte wichtig:
1. wir sind transparent, d. h. wir machen immer wieder explizit deutlich, aus welcher Rolle heraus wir gerade intervenieren oder kommentieren.
Beispiel 1: "Ich habe zwar vorgehabt, mich bei diesem Tagesordnungspunkt auf die Rolle des Moderators zu beschränken, muss jetzt allerdings als Euer Chef sagen, dass unser Ziel XY nicht mehr verhandelbar ist. Es geht jetzt also nur darum, wie wir es erreichen können und was es dabei zu bedenken gilt, und nicht, ob wir es erreichen wollen."
2. wir sind uns der Grenzen unserer Kompetenz und Rollen bewusst und überschreiten diese nicht wider besseres Wissen.
Beispiel 1: "Ich habe zwar vorgehabt, diese Sitzung zum Thema XY zu moderieren, muss jetzt allerdings als Euer Chef feststellen, dass ich inhaltlich viel zu involviert bin, als dass ich mich in dieser wichtigen Diskussion auch noch auf die Rolle des Moderators konzentrieren kann. ? Ich bitte jemand weniger Befangenen, die Moderation zu übernehmen. (Denkbar ist auch, einen professionellen Moderator zu engagieren (interne PE/OE-Abteilung, externer Berater)"
Beispiel 2: "Ich stelle als euer Moderator fest, dass es hier viel weniger um die Klärung der Sachfragen geht, sondern dass der nun zu Tage tretende Konflikt einer professionellen Klärungshilfe bedarf, bei der es nicht mehr um die Inhalte sondern um eine klärende Aussprache geht. Dafür bräuchten wir jetzt einen neuen Kontrakt, bzw. müsste ein Berater für die Durchführung der Klärungshilfe hinzugezogen werden."
(siehe hierzu: Wahrheit heilt - oder was ist Klärungshilfe )
Im einfachsten Fall kann sich natürlich eine Gruppe selbst organisieren und steuern.
Wenn die Aufgabe nicht zu komplex, die Gruppe nicht zu groß und das Spektrum der unterschiedlichen Interessen nicht zu weit ist, braucht die Gruppe keinen, dem die Aufgabe der Moderation übertragen werden muss, weil die Gruppe die Steuerungsfunktion selbst wahrnehmen kann.
Beispiel: "Wir müssen die Urlaubsplanung für unser Team erledigen. Ich als Euer Chef schlage vor, dass ihr bis zu unserem nächsten Meeting in zwei Wochen euch untereinander absprecht und eine Urlaubsplanung entwickelt, welche die Mindestbesetzung unserer Abteilung sicherstellt. Solltet Ihr wider Erwarten in zwei Wochen keine entscheidungsreife Urlaubsplanung entwickelt haben, sehe ich mich gezwungen, selbst zu entscheiden. Ich bin überzeugt, dass meine Entscheidung im Vergleich zu Eurer Gruppenentscheidung nur das zweitbeste Ergebnis wäre."
Da neben dem Beherrschen der Moderationstechniken die saubere Auftrags- bzw. Zielklärung eine wesentliche Voraussetzung für eine gelungene Moderation ist, empfehle ich folgendes Kapitel zur Vertiefung:
Das Zielkreuz der Auftragsklärung
Die ausführliche Beschreibung eines Assessment Centers für Projektmanager können Sie unter folgendem Link finden (englisch):
Assessment Center for Project Managers
Literatur
- Bohm, D.: Der Dialog - Das offene Gespräch am Ende der Diskussionen. Klett-Cotta, 2005
- Schulz von Thun, F.; Ruppel, J; Stratmann, R.: Miteinander Reden: Kommunikationspsychologie für Führungskräfte. rororo; 2003
Weblinks
- Ein sehr interessantes Entscheidungsverfahren für Gruppen ist das sogenannte systemische Konsensieren. Es nimmt Rücksicht auf die verschieden ausgeprägten Bedenken angesichts verschiedener Alternativen, die zur Auswahl stehen und maximiert so die Tragfähigkeit der getroffenen Entscheidung. Eine sehr anschauliche Beschreibung findet sich hier:
http://www.sk-prinzip.net/
- Moderation von Konfliktklärungen in der Rolle als Führungskraft