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Domande frequenti
Pratica dell'OAD PolyReg nei processi e nelle procedure di lavoro
Sommario:
A. Domande preliminari / del pubblico
B. L'OAD PolyReg: requisiti di affiliazione
- Che cos'è l'OAD PolyReg e di cosa è
responsabile?
- Dove si possono trovare le informazioni sui membri
affiliati all'OAD PolyReg? C'è un elenco dei membri disponibile in
internet?
- L'OAD PolyReg fornisce informazioni sui suoi membri,
ad esempio sulle procedure di sanzione?
C. L'OAD PolyReg: procedura di affiliazione
- A chi è aperta l'affiliazione all'OAD
PolyReg?
- Quando sono intermediario finanziario? Come posso
apprendere, se la mia attività sottostà alla LRD?
- Quali altri requisiti sono imposti ai
membri?
- Pur non operando come intermediario
finanziario, potrei immaginare di intraprendere un'attività soggetta a
vigilanza in un dato momento. Posso già aderire all'OAD PolyReg come misura
preventiva?
- Sono attivo solo come consulente alla clientela, i
miei partner commerciali richiedono che io sia affiliato a un OAD. Posso
aderire all'OAD a queste condizioni?
D. Domande sulla procedura di affiliazione dell'OAD
PolyReg
- Qual è la procedura di affiliazione dell'OAD
PolyReg?
- Quanto dura la procedura di affiliazione?
- Esiste una procedura rapida?
- Posso accelerare la procedura di affiliazione
recandomi personalemente presso gli uffici dell'OAD PolyReg?
- Quanto costa l'affiliazione all'OAD
PolyReg?
- Cosa viene considerato nella
classificazione?
- Quali altri costi devono essere
considerati?
E. L'OAD PolyReg: domande sulle conseguenze e le
modalità dell'affiliazione
- Che cos'è una referenza? Chi può
emetterla?
- Quali funzioni LRD conosce l'OAD PolyReg? Perché solo
le persone fisiche possono rivestire funzioni LRD? Quali sono i requisiti
che le persone con una funzione LRD devono soddisfare?
- Le funzioni LRD possono essere ricoperte dalla
stessa persona?
- Quali sono gli obblighi di documentazione degli
organi, di membri della direzione, dei dirigenti e dei firmatari
autorizzati?
- I conti annuali della mia società non sono sottoposti
a revisione da parte di un revisore dei conti. È consentito o questo creerà
problemi all'OAD PolyReg?
- Voglio che il mio ufficio di revisione faccia le
revisioni LRD (domanda di affiliazione giusta pagina 9 ai sensi di §34 cpv.
1 degli Statuti). Cosa implica?
- Come può essere apportata la prova, che la propria
società di revisione è competente in merito a tutte le materie LRD e che il
§33 cpv. 2 degli Statuti è rispettato?
- Quali sono i requisiti di documentazione per i
dipendenti con attività rilevante per la LRD che non hanno diritto di firma,
non sono organi esecutivi e non hanno una funzione LRD
specifica?
- La mia impresa lavora con agenti. Quali documenti
devo esibire?
- Voglio essere responsabile della formazione
interna in materia LRD (pagina 14 della richiesta di affiliazione giusta il
§61 cpv. 3 del Regolamento). Cosa significa di preciso?
- Quali dati vengono richiesti alla pagina 15 della
richiesta di affiliazione?
- Quali requisiti di documentazione sono associati al
fatto di ricoprire una funzione LRD?
- La mia richiesta di affiliazione è stata rifiutata.
Cosa posso fare?
F. L'OAD PolyReg: mantenimento e fine dell'affiliazione
- Cosa succede con i miei dati presso l'OAD
PolyReg?
- Voglio affiliarmi all'OAD PolyReg come membro
passivo. Si può fare?
- Sono a conoscenza del fatto che l'OAD PolyReg ha
dei membri inattivi. Cosa significa inattività e come poso diventare un
membro inattivo?
- Quali oneri ricorrenti esistono nella gestione
dell'anno associativo in quanto membro?
G. L'OAD PolyReg: revisione
- Sono appena stato affiliato quale membro dell'OAD
PolyReg. Cosa devo fare?
- Dove posso leggere quali sono i miei compiti, se
non lo so più?
- Quali sono i miei obblighi come membro dell'OAD
PolyReg?
- Quali sono i miei diritti come membro dell'OAD
PolyReg?
- In che casi termina l'affiliazione all'OAD
PolyReg?
H. L'OAD PolyReg: sanzioni e tribunale arbitrale
- Ogni quanto vengo revisionato? Quale ruolo gioca
la mia potenziale intattività?
- Cos'è un rinvio della revisione? Come posso
ottenerlo?
- Come si svolge il controllo periodico
ordinario?
- Qual è l'oggetto del controllo?
- Cos'è un controllo straordinario?
- Chi effettua un controllo straordinario? Come si
svolge?
- Quanto costano i controlli?
- Quando l'OAD PolyReg ricorre alle
sanzioni?
- Quali sanzioni sono possibili?
- Come vengono calcolate le multe?
- Quando si arriva all'esclusione dall'OAD
PolyReg?
- Come si svolge una procedura di
sanzione?
- Quali conseguenze ha una procedura di sanzione
nell'ottica dell'Autorità federale di vigilanza sui mercati finanziari
FINMA?
- Qual è la natura giuridica delle procedure di
sanzione dell'OAD PolyReg e quali principi procedurali vengono
applicati?
- Quanto costa una procedura di sanzione?
- Quali rimedi giuridici esistono contro le decisioni di
sanzione dell'OAD PolyReg?
- Qual è la funzione del Responsabile del tribunale
arbitrale?
- Come si svolge una procedura
arbitrale?
- Come funziona l'effetto sospensivo di un ricorso?
Quali sono le conseguenze della revoca dell'effetto sospensivo?
- Quanto costa una procedura arbitrale?
A. Domande premilinari/ del pubblico
- Che cos'è l'OAD PolyReg e di cosa è
responsabile?
L'OAD PolyReg è un'organismo di autodisciplina riconosciuto dalla FINMA, che
controlla e fa rispettare l'attuazione degli obblighi di diligenza della
legge federale sul riciclaggio di denaro (LRD). La protezione degli
investitori non è compresa in questa sorveglianza, anche perché la LRD non è
pensata per la protezione degli investitori. L'OAD PolyReg non esercita una
sorveglianza prudenziale sui suoi membri.
- Dove si possono trovare le informazioni sui
membri affiliati all'OAD PolyReg? C'è un elenco dei membri disponibile in
internet?
La lista dei membri dell'OAD PolyReg non viene pubblicata in seguito ad una
delibera dell'assemblea generale del 2004. La FINMA tiene un registro di
tutti i membri dell'OAD. Questo registro
è pubblico ed è disponibile in formato elettronico.
Gruppi interessati possono anche richiedere informazioni sullo status di un
membro direttamente all'OAD PolyReg o chiedere al membro di indirizzare loro
una conferma di affiliazione.
Le conferme di affiliazione possono anche essere scaricate online in
qualsiasi momento dal sito web dell'OAD PolyReg (in tedesco, francese,
italiano o inglese). In qualità di destinatario di tale conferma, può
verificarne l'autenticità, anche online. La verifica di una conferma di
iscrizione online indica anche che un'iscrizione, una volta confermata, è
aggiornata.
- L'OAD PolyReg fornisce informazioni sui suoi
membri, ad esempio sulle procedure di sanzione?
No. Le informazioni interne dell'OAD PolyReg sono soggette alla protezione
dei dati e non sono pubbliche. Questo vale anche per le richieste dei
media.
B. L'OAD PolyReg: requisiti di affiliazione
- A chi è aperta l'affiliazione all'OAD
PolyReg?
L'affiliazione è aperta a qualsiasi persona fisica o giuridica che aderisce
come intermediario finanziario ai sensi dell'art. 2 cpv. 2 lett.
bbis o cpv. 3 LRD ad un organismo di autodisciplina e soddisfa i
requisiti di cui all'art. 14 cpv. 2 LRD (§3 cpv. 1 Statuti dell'OAD PolyReg
(Statuti)).
Le persone giuridiche e fisiche, che non sono intermediari finanziari giusta
l'art. 2 cpv. 3 LRD, possono diventare membri a titolo volontario se attuano
regolarmente a partire dalla Svizzera per un intermediario finanziario in
Svizzera o all'estero degli obblighi di diligenza delegati o se dimostrano
che per altri motivi esse necessitano una sorveglianza per la loro attività
commerciale nel settore dei servizi finanziari. Esse saranno trattate per
tale attività in maniera identica agli intermediari finanziari obbligati ad
affiliarsi (§3 cpv. 2 Statuti).
Le società di sede non possono essere membri dell'OAD PolyReg. Sono
considerate società di sede giusta il §23 del Regolamento dell'OAD PolyReg
(Regolamento) persone giuridiche che non esercitano un'attività commerciale,
di fabbricazione o un'altra attività gestita secondo criteri commerciali. Se
un'azienda non esercita alcuna attività commerciale o non dispone di
personale proprio, può trattarsi di un indizio di società di sede.
- Quando sono intermediario finanziario? Come
posso apprendere, se la mia attività sottostà alla LRD?
Se la risposta non scaturisce direttamente dall'art. art. 2 cpv. 3 LRD,
l'Autorità federale di vigilanza dei mercati finanziari (FINMA) fornisce una
consulenza giuridicamente vincolante sulla questione dell'obbligo di
vigilanza. La prassi della FINMA è riassunta nella Circolare 2011/01 "Attività d'intermediario finanziario ai
sensi della LRD".
Chi esercita in maniera professionale un'attività sottostante alla LRD,
necessita di una autorizzazione FINMA o nel caso dell'art. 2 cpv. 3 LRD di
un'affiliazione ad un OAD. I valori soglia dell'attività professionale sono
definiti all'art. 7 dell'Ordinanza sul riciclaggio di denaro (ORD; RS 955.01).
- Quali altri requisiti sono imposti ai
membri?
Il membro stesso, così come le persone incaricate dell'amministrazione e
della gestione e tutti i dipendenti che svolgono un compito rilevante LRD,
devono godere di una buona reputazione in relazione alle loro attività di
intermediari finanziari e garantire l'adempimento dei propri obblighi ai
sensi della LRD e del Regolamento. Inoltre, i membri sono tenuti a svolgere
in ogni momento la propria attività conformemente allo scopo degli Statuti e
a rispettare gli obblighi della LRD, delle direttive FINMA e del Regolamento
conformemente all'art. 25 LRD. Questo vieta l'esercizio di attività non
autorizzate (illegali), in particolare l'esercizio di attività che
necessitano di autorizzazione senza le relative autorizzazioni, ma anche
pratiche commerciali non etiche (§4 cpv. 1 Statuti).
- Pur non operando come intermediario
finanziario, potrei immaginare di intraprendere un'attività soggetta a
vigilanza in un dato momento. Posso già aderire all'OAD PolyReg come misura
preventiva?
L'OAD PolyReg non affilia membri in un'ottica futura. Tuttavia, se è
prevista un'attività soggetta a vigilanza in un prossimo futuro, tale
attività può essere presentata e documentata in dettaglio al momento della
presentazione della domanda di affiliazione (ad es. presentando contratti
tipo, business plan, ecc.); l'affiliazione è possibile anche prima
dell'inizio dell'attività operativa. Se, invece, non è prevista alcuna
attività soggetta a vigilanza, l'affiliazione è possibile solo se sussiste
un altro motivo documentato di affiliazione giusta il §3 cpv. 2 degli
Statuti (vedi domanda B.1 e B.5).
- Sono attivo solo come consulente alla
clientela, i miei partner commerciali richiedono che io sia affiliato a un
OAD. Posso aderire all'OAD a queste condizioni?
In questi casi, può richiedere l'affiliazione volontaria ai sensi del §3
cpv. 2 degli Statuti a mezzo di una prova da parte di un suo partner
commerciale. Tuttavia, in questo contesto, i richiedenti devono sottoporsi
alla normale procedura di affiliazione (cfr. domanda
C.1) e vengono trattati come intermediari finanziari soggetti a
vigilanza.
C. L'OAD PolyReg: procedura di affiliazione
- Qual è la procedura di affiliazione dell'OAD
PolyReg?
La procedura di affiliazione si svolge esclusivamente per corrispondenza e
si articola in due fasi. Inizia con l'invio per posta di una richiesta di
affiliazione completa. La ricezione della richiesta viene immediatamente
confermata dall'OAD PolyReg. Contestualmente avviene una prima valutazione
della richiesta alfine dell'inquadramento nelle categorie contributive
secondo il Tariffario
dell'OAD PolyReg e segue un cosiddetto emolumento d'ammissione una
tantum.
Dopo il pagamento di questo importo, la richiesta viene verificata
formalmente per la completezza e correttezza dei moduli. Verranno richiesti
documenti mancanti e/o informazioni incomplete e verrà fissato un termine.
Va tenuto presente che la richiesta di affiliazione rappresenta il dossier
di base del membro che lo accompagna durante tutta la sua affiliazione e che
il membro deve tenere aggiornato dopo l'affiliazione (vedi domanda F.3). La richiesta dovrebbe quindi essere
leggibile, ma può comunque essere compilata a mano.
Non appena la richiesta sarà completa, sarà esaminata in una seconda fase da
un punto di vista materiale. L'oggetto di questo esame materiale è
determinare se il richiedente, in qualità di intermediario finanziario, può
garantire l'adempimento degli obblighi previsto dalla Legge sul riciclaggio
di denaro e dal Regolamento dell'OAD PolyReg, ed in particolare è in grado
di offrire dei servizi finanziari di alta qualità ed ineccepibile dal punto
di vista legale ed etico ai sensi del §2 cpv. 2 degli Statuti. In caso
emergano domande o ambiguità, il richiedente sarà informato per iscritto e
gli verrà assegnato un termine per la risposta scritta.
Se non ci sono obiezioni o se queste vengono chiarite dal richiedente nel
corso del processo di affiliazione, il direttore decide sull'affiliazione.
La decisione sarà comunicata con una conferma scritta di affiliazione o
– in caso di mancata affiliazione – con una decisione scritta e
motivata impugnabile davanti al Tribunale arbitrale (vedi domande H.9 e H.11). In caso di
affiliazione verrà addebitata anche la quota annuale per l'anno in
corso.
- Quanto dura la procedura di affiliazione?
La procedura è strutturata in modo tale che una decisione viene resa entro
un periodo da 2 a 8 settimane dalla presentazione di una domanda completa.
Si tenga presente che la successiva richiesta di documenti mancanti o la
risposta a quesiti nella procedura di esame materiale (seconda fase) può
comportare deviazioni da tale valutazione.
- Esiste una procedura rapida?
Non esiste una procedura rapida.
- Posso accelerare la procedura di affiliazione
recandomi personalmente presso gli uffici dell'OAD PolyReg?
No. Ci piacerebbe conoscerla, ma un attento esame formale e materiale della
domanda è un obbligo legale dell'OAD PolyReg e deve essere garantito
indipendentemente dalla pressione del tempo. L'analisi della richiesta di
affiliazione, unitamente all'elaborazione amministrativa, richiede
necessariamente un certo lasso di tempo. È quindi consigliabile rivolgersi
per tempo all'OAD PolyReg con una domanda di affiliazione.
- Quanto costa l'affiliazione all'OAD
PolyReg?
I costi dipendono dalla dimensione dell'azienda (vedi anche domanda C.6). La suddivisione nelle varie categorie si
basa sul Tariffario
dell'OAD PolyReg.
In linea di principio, la tassa d'affiliazione di base (una tantum) per
un'attività soggetta alla LRD non preponderante ammonta a Fr. 900.– e
a Fr. 1'200.– per un'attività soggetta alla LRD preponderante. Per
richieste di affiliazione nel settore FinTech e delle nuove tecnologie, ci
sono tuttavia dei costi di analisi aggiuntivi (vedi Tariffario).
Dopo l'avvenuta affiliazione i costi annuali variano (tassa annuale) a
dipendenza della grandezza dell'impresa e della rilevanza LRD tra
1'000.– e 5'600.– franchi.
Per i membri della categoria 4 (28 e più persone) il Comitato direttivo
decide della tassa di affiliazione e della tassa annuale. Queste non possono
essere inferiori a quelle di un membro della categoria 3.
Membri inattivi pagano un forfait di Fr. 850.– (vedi domanda E.3).
- Cosa viene considerato nella
classificazione?
Conformemente al tariffario,
sono prese in considerazione (cumulativamente) tutte le persone che
esercitano un'attività di direzione e quelle che nei settori rilevanti per
la LRD sono attive o dispongono di un diritto di firma individuale o
collettivo. Vengono evitati i doppi conteggi. Il lavoro a tempo parziale non
viene preso in considerazione.
- Quali altri costi devono essere
considerati?
Oltre alla quota associativa annuale ci sono i costi per le revisioni
annuali LRD e per gli obblighi formativi. Le società di audit della PolyReg
fatturano su base oraria secondo una tariffa oraria di Fr. 250.–. Se
eccezionalmente le revisioni sono effettuate dai revisori del membro,
valgono le tariffe orarie del revisore (vedi domanda
G.7).
La formazione unica di base costa Fr. 650.– per persona, mentre la
formazione continua annuale Fr. 390.– (vedi domanda
F.3).
A parte la quota associativa annuale, i costi delle revisioni e delle
formazioni, non ci sono ulteriori costi (come, ad esempio, per l'assistenza
dei membri, la registrazione di mutazioni, ecc.).
D. Domande sulla procedura di affiliazione dell'OAD
PolyReg
- Pagina 2: Che cos'è una referenza? Chi può
emetterla?
Con una lettera di referenza un terzo garantisce nei confronti dell'OAD
PolyReg l'affidabilità del richiedente. Questa referenza può essere fornita
da diversi soggetti, siano essi la banca del richiedente, una banca
depositaria, dei partner commerciali o persone di riferimento
personali.
- Pagina 4, 11, 12 e 15: Quali funzioni LRD
conosce l'OAD PolyReg? Perché solo le persone fisiche possono rivestire
funzioni LRD? Quali sono i requisiti che le persone con una funzione LRD
devono soddisfare?
L'OAD PolyReg esige dai membri, che certi settori di responsabilità
indispensabili per l'applicazione e l'attuazione degli obblighi LRD dei
membri, siano ricoperti in maniera permanente. L'OAD conosce la funzione
della persona di contatto, del responsabile per le comunicazioni al MROS e del blocco averi, del responsabile della tenuta
dei dossiers e della formazione interna (vedi richiesta di affiliazione pagine 4, 11, 12 e 15).
La persona di contatto funge da referente centrale per l'OAD PolyReg, riceve
le istruzioni vincolanti per il membro e fa rispettare la loro attuazione
interna. La persona di contatto deve essere in grado di comprendere almeno
una lingua nazionale. In vista di eventuali procedimenti arbitrali sono
inoltre necessari il diritto di firma iscritto a registro di commercio e il
domicilio in Svizzera (§41 cpv. 3 del Regolamento).
Il responsabile della tenuta dei dossier è responsabile per la corretta
tenuta della documentazione e garantisce per quanto riguarda l'ambito LRD
che i dossier siano sempre disponibili su territorio svizzero. In
particolare, deve poter rispondere immediatamente alle eventuali richieste
di informazione dell'OAD, della società di audit, della FINMA, nonché alle
eventuali richieste di sequestro delle autorità di perseguimento penali
(cfr. in merito §37 Regolamento).
Il responsabile delle comunicazioni deve garantire che le comunicazioni del
membro vengono effettuate al MROS, che un eventuale blocco degli averi venga
rispettato e informa senza indugio l'OAD PolyReg riguardo alle comunicazioni
al MROS (§42 e §43 del Regolamento).
Il responsabile della formazione deve garantire che siano seguite la
formazione base e la formazione continua annuale presso il membro e che i
collaboratori abbiano sufficienti conoscenze sulla LRD (vedi domanda F.3).
- Le funzioni LRD possono essere ricoperte
dalla stessa persona?
Sì. In questo caso però la persona non può essere domiciliata l'estero (vedi
domanda D.2).
- Pagine 8 e 16: Quali sono gli obblighi di
documentazione degli organi, di membri della direzione, dei dirigenti e dei
firmatari autorizzati?
In pratica si intendono tutte le persone iscritte nel registro di commercio
con diritto di firma, nonché le persone che hanno una procura individuale
per il richiedente/membro. Queste persone possono stabilire diritti e
obblighi per il richiedente/membro, in particolare nell'ambito della
fornitura di attività finanziarie. Per queste persone, deve essere compilata
una pagina 8 nella richiesta di affiliazione.
Inoltre, i requisiti di documentazione sono identici a quelli dei
responsabili di funzioni LRD (vedi domanda D.12). In
caso una persona ricopra più posizioni rilevanti ai fini LRD, la
documentazione relativa alla persona va ovviamente presentata una sola
volta.
- Pagina 9: I conti annuali della mia società non
sono sottoposti a revisione da parte di un revisore dei conti. È consentito
o questo creerà problemi all'OAD PolyReg?
Se la sua azienda soddisfa i requisiti legali, può rinunciare ad un audit
limitato. In questo caso la pagina 9 non è da compilare, rispettivamente va
fatto riferimento all'Opting-out.
Se disponete di un revisore dei conti, è necessario specificarlo in questa
pagina e le informazioni citate negli allegati devono essere documentate.
Questo non è un problema per garantire la revisione LRD. Normalmente a tutti
i membri viene assegnato un revisore LRD dall'OAD PolyReg, a meno che non
venga approvata dal Comitato direttivo una richiesta del membro giusta il §
34 cpv. 1 degli Statuti, di avere per revisore LRD il revisore dei conti che
dispone di conoscenze LRD (vedi domanda D.6).
Tale richiesta, se presentata nell'ambito della richiesta di affiliazione,
deve essere accompagnata da una dichiarazione di accettazione della società
di revisione di cui a pagina 9. Se tale richiesta è presentata in un secondo
momento, deve essere presentata una dichiarazione di accettazione del
mandato.
- Pagina 9: Voglio che il mio ufficio di
revisione faccia le revisioni LRD (domanda di affiliazione giusta pagina 9
ai sensi di §34 cpv. 1 degli Statuti). Cosa implica?
Normalmente ai membri dell'OAD PolyReg viene assegnato un revisore LRD.
Giusta il §34 cpv. 1 degli Statuti vi è la possibilità, su richiesta di
nominare il revisore dei conti del membro per la revisione LRD (controllore
esterno). Tuttavia, il diritto è solo per quei membri che hanno un revisore
LRD iscritto a registro di commercio. Un opting-out non permette di
presentare questa richiesta.
La richiesta può essere presentata nell'ambito della domanda di affiliazione
barrando l'apposito campo a pagina 9 della richiesta di affiliazione, oppure
la richiesta può essere presentata in qualsiasi momento successivo.
- Pagina 9: Come può essere apportata la
prova, che la propria società di revisione è competente in merito a tutte le
materie LRD e che il §33 cpv. 2 degli Statuti è rispettato?
Requisito fondamentale è che la società di revisione disponga di
un'abilitazione dell'OAD PolyReg per lo svolgimento delle revisioni LRD
giusta l'art. 24a LRD. La lista attuale dei revisori autorizzati è
consultabile sul sito internet dell'OAD PolyReg.
Inoltre, i revisori devono essere indipendenti dal membro da controllare,
questo come scaturisce dall'art. 728 CO e dalle linee guida riconosciute
sull'indipendenza del settore.
Il controllore esterno deve confermare per iscritto l'accettazione del
mandato all'OAD PolyReg per l'esecuzione delle revisioni LRD. Inoltre, i
revisori devono allegare una dichiarazione scritta mediante la quale si
impegnano ad eseguire le revisioni dell'OAD PolyReg a spese del membro e ad
inviare all'OAD PolyReg il rapporto LRD a conclusione dell'audit.
- Pagina 10: Quali sono i requisiti di
documentazione per i dipendenti con attività rilevante per la LRD che non
hanno diritto di firma, non sono organi esecutivi e non hanno una funzione
LRD specifica?
Per questi dipendenti è da compilare una pagina 10. Per un numero maggiore
di dipendenti, i dati personali possono essere trasmessi tramite lista Excel
separata.
- Pagina 10: La mia impresa lavora con agenti.
Quali documenti devo esibire?
Gli agenti possono essere considerati degli ausiliari ORD e vengono inclusi
nella regolamentazione del loro principale (membro OAD) senza dover entrare
a far parte di un OAD loro stessi come intermediari finanziari. Questo
presuppone che siano stati accuratamente selezionati dal membro, che sia
garantita la loro formazione in termini LRD e che siano vincolati
contrattualmente ed in modo esclusivo al membro.
Nella pratica, l'OAD PolyReg tratta gli agenti in modo analogo agli
impiegati dell'intermediario finanziario ed esige per ogni agente una pagina
10 compilata e una copia del contratto di agenzia. Per il rappresentante
legale di ciascun agente (persona con diritto di firma che funge da persona
di contatto del IF), il membro deve presentare un estratto del casellario
giudiziale e una copia firmata e datata del passaporto o della carta
d'identità. Infine, il membro è obbligato a presentare in maniera spontanea
ogni trimestre un elenco aggiornato degli agenti all'OAD PolyReg.
- Pagina 14: Voglio essere responsabile della
formazione interna in materia LRD (pagina 14 della richiesta di affiliazione
giusta il §61 cpv. 3 del Regolamento). Cosa significa di preciso?
In genere, i membri sono obbligati a frequentare i corsi di formazione
dell'OAD PolyReg (§60 del Regolamento). L'OAD organizza, in attuazione del
§61 cpv. 1 del Regolamento, nell'arco di tutto l'anno diversi corsi di
formazione base e continua (in diverse lingue). Il concetto di formazione
comprende la formazione base di un'intera giornata (GK) e i corsi di
formazione continua di mezza giornata (WK). La formazione propria del membro
è possibile solo relativamente alla formazione di base. La formazione
continua resta sempre a cura dell'OAD PolyReg.
Grandi aziende (di regola da 20 persone), che assumono regolarmente nuovi
collaboratori con attività LRD, possono fare, tramite la pagina 14 della
domanda di affiliazione, richiesta per una formazione interna dei loro
collaboratori per quello che riguarda la formazione base. In questo caso il
membro deve acquisire le sue conoscenze in modo indipendente e indipendente
dalla formazione base offerta dall'OAD PolyReg, deve però garantire che il
contenuto e la portata della formazione interna siano paragonabili alla
formazione di base dell'OAD PolyReg.
L'approvazione della formazione interna presuppone anche il membro abbia una
persona responsabile della formazione con conoscenze approfondite. Questo
può essere la stessa persona del responsabile LRD e della formazione giusta
pagina 12 della richiesta di affiliazione. In questo caso, il membro deve
redigere un progetto formativo dettagliato, che deve essere sottoposto
all'approvazione della direzione. Il concetto di formazione deve fornire
informazioni sul numero di nuovi dipendenti che entrano ogni anno in azienda
in ambito LRD, sui destinatari della formazione, sul modo in cui viene
svolta, sull'infrastruttura esistente, sulla frequenza e la durata degli
eventi di formazione, sulle persone che impartiscono la formazione e sui
contenuti.
In caso di approvazione dalla direzione, l'OAD PolyReg veglia nell'ambito
delle revisioni LRD anche sull'implementazione del concetto di formazione
che è stato fornito. La mancata implementazione viene sanzionata, così come
la mancata partecipazione alle formazioni dell'OAD PolyReg (vedi domande H.1, H.2).
La domanda può essere presentata già nella richiesta di affiliazione, o in
qualsiasi momento successivo.
- Pagina 15: Quali dati vengono richiesti alla
pagina 15 della richiesta di affiliazione?
I dati della pagina 15 devono essere identici con quelli della pagina 4, 11
e 12. La pagina deve inoltre essere firmata e datata una volta dalla persona
con diritto di firma per intermediario finanziario e da tutti i responsabili
con funzioni LRD.
- Pagina 16: Quali requisiti di documentazione
sono associati al fatto di ricoprire una funzione LRD?
Dal momento che il responsabile LRD rappresenta il garante dell'attività del
membro, esso è più esposto rispetto ad un normale collaboratore. L'OAD
PolyReg richiede nell'ambito di una procedura di affiliazione dai
responsabili LRD maggiore documentazione sulla persona. Questa comporta una
pagina 16 della richiesta di affiliazione compilata correttamente, un
estratto aggiornato del casellario giudiziale in originale, una copia datata
e firmata di un passaporto o documento di identità, un curriculum vitae e
almeno un diploma, che completa il curriculum. Se nel corso
dell'affiliazione la persona con funzioni LRD dovesse cambiare, al nuovo
responsabile LRD sarà richiesta la stessa documentazione.
- La mia richiesta di affiliazione è stata
rifiutata. Cosa posso fare?
Se non è d'accordo con la decisione scritta e motivata del Comitato
direttivo, è libero di presentare ricorso al Tribunale arbitrale della
PolyReg (§6 cpv. 3 und §37 cpv. 1 degli Statuti). Dal ricevimento della
decisione di rifiuto ha 10 giorni di tempo per inoltrare reclamo per i
scritto al responsabile del Tribunale arbitrale, il dott. Georg Lechleiter,
Delphinstrasse 5, 8008 Zurigo (la data del timbro postale è determinante per
la tempestività della ricezione). È sufficiente un semplice annuncio. In un
primo momento non è necessaria la motivazione. Il responsabile del Tribunale
arbitrale vi inviterà a presentare la motivazione in un secondo tempo,
fissandovi un termine.
Il responsabile del Tribunale arbitrale dirige la procedura fino all'inoltro
della motivazione scritta e della risposta. Egli fissa al ricorrente e
all'OAD PolyReg scadenzei relativi termini, con la comminatoria delle
conseguenze in caso di mancata osservanza, e si occupa anche della richiesta
al ricorrente delle tasse di registrazione, fino ad un importo di Fr.
2'000.– (§38 cpv. 7 degli Statuti; vedi Domanda
H.13).
Il Tribunale arbitrale esamina liberamente le decisioni contestate (§38 cpv.
5 degli Statuti). Le sue decisioni sono definitive (§35 cpv. 2 degli Statuti
e decisione del Obergericht di Zurigo, pubblicata in ZR 104 Nr. 47).
Un ricorso in seguito ad una decisione di rifiuto d'affiliazione non ha
alcun effetto sospensivo. Non interrompe il termine di due mesi previsto
all'art. 11 cpv. 1 lett. b dell'Ordinanza sul riciclaggio di denaro (ORD).
E. L'OAD PolyReg: domande sulle conseguenze e le
modalità dell'affiliazione
- Cosa succede con i miei dati presso l'OAD
PolyReg?
L'OAD PolyReg raccoglie e gestisce i dati previsti dalla legge concernenti i
suoi membri e le loro attività, procede ai controlli alfine di assicurarsi
del rispetto delle disposizioni legali, ai rapporti richiesti dalla LRD e
dalle direttive dell'Autorità federale di sorveglianza die mercati
finanziari (§2 cpv. 3 e §17 degli Statuti).
In questo modo può esserci uno scambio di dati con la FINMA nell'ambito del
quadro giuridico vigente. Inoltre, l'OAD PolyReg rispetta rigorosamente i
termini di legge sulla protezione dei dati e li tratta i dati in maniera
assolutamente confidenziale. Questo vuol dire in particolare che l'OAD
PolyReg non fornisce alcuna informazione interna all'associazione né ad
altri membri, né a terzi (§17 cpv. 2 degli Statuti).
Tuttavia, l'OAD PolyReg risponde a domande individuali di terzi riguardanti
l'esistenza di una affiliazione. La lista dei membri dell'OAD PolyReg non è
pubblica in ragione di una decisione dell'Assemblea generale. La FINMA tiene
una lista di tutti i membri OAD. Questa lista
è accessibile al pubblico in forma elettronica.
- Voglio affiliarmi all'OAD PolyReg come
membro passivo. Si può fare?
No. L'OAD PolyReg non conosce l'affiliazione passiva (vedi domande B.4 und E.3).
- Sono a conoscenza del fatto che l'OAD
PolyReg ha dei membri inattivi. Cosa significa inattività e come poso
diventare un membro inattivo?
Membri inattivi sono dei membri che, alla fine di un anno civile, dichiarano
con la consegna del Formulario di inattività che non eserciteranno attività
quale intermediario finanziario a titolo professionale ai sensi della ORD per l'anno
civile seguente. Se il formulario è inviato per tempo, il membro pagherà una
tassa annuale ridotta per l'anno futuro (forfait di fr. 850.–) e sarà
automaticamente dispensato dal suo obbligo di formazione di base nonché di
formazione continua.
Quest'inattività non ha però nessuna conseguenza su quello che riguarda
l'obbligo di revisione: di regola anche i membri inattivi sono oggetto di un
controllo annuale. Questo ha essenzialmente per scopo di verificare la loro
reale inattività, la quale era stata fino ad allora solamente dichiarata. Se
dal controllo appare che il membro esercita in qualità di intermediario
finanziario a titolo professionale nonostante la sua dichiarazione di
inattività, la sua affiliazione è riattivata immediatamente e gli sarà
fatturata la differenza tra il forfait versato e la tassa di affiliazione
regolare. Inoltre, dovrà automaticamente seguire i corsi di formazione per
l'anno in corso.
Inoltre teniamo a precisare che l'OAD PolyReg non accetta dichiarazioni di
inattività durante il primo anno di affiliazione e risponde a tali
dichiarazioni di nuovi membri affiliati nel corso dell'anno solo se questi
hanno ottemperato almeno al loro obbligo di seguire i corsi di formazione di
base conformemente al §39 cpv. 2 degli Statuti in combinazione con il §60
cpv. 2 del Regolamento e quando ha avuto luogo il primo controllo (vedi
domanda F.3 e G.2).
Inoltre, una dichiarazione di inattività notificata una volta non è valevole
indefinitamente ed è presa in considerazione unicamente per un anno civile.
Spetta ai membri inviare (se necessario regolarmente) la dichiarazione di
inattività per tempo. Le dichiarazioni tardive non sono prese in
considerazione, anche se di fatto vi è inattività.
- Quali oneri ricorrenti esistono nella gestione
dell'anno associativo in quanto membro?
L'OAD PolyReg è organizzata in maniera tale per cuile sue prestazioni
statutarie si adattano alle esigenze quotidiane dei suoi membri. I membri si
sottopongono agli oneri ricorrenti seguenti:
L'anno contributivo è basato sull'anno civile – indipendentemente dal
momento dell'affiliazione o della disdetta di un membro. La tassa d'affiliazione annuale non è fatturata pro-rata
temporis perché l'OAD PolyReg deve versare alla FINMA una tassa di
vigilanza annuale che dipende dal numero totale dei suoi membri al 31
dicembre dell'anno civile in corso. Questa tassa è indipendente dalla loro
grandezza, dal loro grado di attività e/o dal numero di incarti. È dunque
appropriato richiedere la totalità della tassa sia ai membri uscenti che al
1° di gennaio dell'anno seguente erano però ancora membri, sia a coloro che
si affiliano nel corso dell'anno.
Attualmente i costi da versare come tassa di vigilanza ammontano
proporzionalmente a Fr. 350.– in media per membro. Non sono addossati
individualmente al membro, ma sono già compresi nella tassa d'affiliazione
richiesta al membro.
L'anno formativo è basato anch'esso sull'anno civile. Di conseguenza, ogni
membro deve inviare almeno un rappresentante a un corso annuale di
formazione continua tra gennaio e dicembre. La formazione di base deve
essere seguita nei 6 mesi seguenti l'entrata in azienda (vedi Domanda F.3).
Considerato quanto precede riguardante l'anno contributivo e formativo, e
tenendo in considerazione la Domanda E.3, il
periodo di inattività si basa anch'esso sull'anno civile.
Il ritmo delle revisioni non dipende invece dall'anno civile, ma
dalla data iniziale di ammissione, poi dalla data dell'ultimo esame. Va
rilevato che il periodo di revisione non si allinea più con l'anno
civile, ma copre tutto il periodo dall'ultima revisione. In ragione del
compito di sorveglianza principale dell'OAD PolyReg, il ritmo delle
revisioni riveste un'importanza prioritaria rispetto alla periodicità
contributiva alfine di rispondere a diverse domande, in particolare per
quello che riguarda l'inattività (vedi Domanda
G.2).
F. L'OAD PolyReg: mantenimento e fine
dell'affiliazione
- Sono appena stato affiliato quale membro
dell'OAD PolyReg. Cosa devo fare?
Deve da subito assicurarvi che rispetta gli obblighi associativi. La
rendiamo attento al fatto che la presa a carico degli obblighi le incombe,
allorché all'OAD PolyReg incombe la sorveglianza, di attirare la sua
attenzione sulle mancanze eventuali agli obblighi e di far rispettare se
necessario la messa in atto di obblighi con l'adozione di sanzioni.
Inoltre, le incombe di far rispettare i diritti che sono stati conferiti
dagli Statuti e dal Regolamento. Inoltre, le incombe di rispettare i termini
e le eventuali scadenze fissate.
- Dove posso leggere quali sono i miei
compiti, se non lo so più?
Gli obblighi dei membri derivano dagli Statuti e dal Regolamento dell'OAD
PolyReg.
L'OAD PolyReg ha pubblicato sul suo sito internet i documenti di base
precitati nella loro versione in vigore e in più lingue. Possono dunque
essere consultati in ogni momento e sono reputati conosciuti da tutti i
membri, a maggior ragione che i membri dichiarano, tramite dichiarazione
generale di affiliazione alla pagina 18 della domanda di affiliazione, di
aver preso conoscenza degli Statuti e del Regolamento e di sottostare senza
riserva alle loro disposizioni.
- Quali sono i miei obblighi come membro
dell'OAD PolyReg?
Oltre agli obblighi di diligenza, che deve rispettare in qualità di
intermediario finanziario ai sensi della LRD e che sono concretizzati nel
Regolamento, e al rispetto dell'obbligo di formazione giusta l'art. 8
LRD, deve osservare anche degli obblighi associativi supplementari.
Il loro rispetto è una condizione di mantenimento dell'affiliazione, così
come l'assenza di obiezioni riguardanti l'osservanza degli obblighi di
diligenza della LRD.
L'obbligo di formazione deve essere rispettato con una formazione di base
entro un termine di 6 mesi dalla data di affiliazione del membro, per i
nuovi collaboratori, dal momento della loro entrata in funzione (§39 cpv. 2
degli Statuti in combinazione con il §61 cpv. 2 del Regolamento). L'obbligo
di formazione continua deve essere rispettato a partire dall'anno seguente.
L'OAD PolyReg considera che l'obbligo è rispettato quando un rappresentante
di un affiliato ha partecipato a una formazione continua, considerando che
una persona può soddisfare questo obbligo per diversi affiliati alla volta.
L'obbligo di formazione continua può eccezionalmente essere rispettato
seguendo una formazione presso un altro OAD. Questo presuppone tuttavia
un'autorizzazione preventiva del Direttore dell'OAD PolyReg (§61 cpv.
1 del Regolamento). L'OAD PolyReg riconosce i corsi di formazione di altri
OAD come equivalenti alle proprie formazioni. Non riconosce tuttavia i corsi
LRD organizzati dalle banche, dalle assicurazioni o altre istituzioni.
Esiste inoltre un obbligo di annunciare le mutazioni all'associazione
giusta il §8 cpv. 2 degli Statuti così come un obbligo generale di
informazione giusta il §15 degli Statuti. I membri sono tenuti ad annunciare
spontaneamente e immediatamente al Direttore le modifiche delle condizioni
che hanno condotto all'ottenimento del loro statuto di membro. Tengono così
aggiornato il dossier del membro. Per facilitare il compito dei membri,
l'OAD PolyReg ha concepito un modulo di annuncio delle mutazioni che deve
essere utilizzato per tutti gli annunci di mutazioni e che informa al
contempo sugli allegati che devono eventualmente essere inoltrati. Questo modulo può essere
consultato in ogni momento sul sito internet dell'OAD PolyReg.
Oltre all'obbligo contributivo e all'obbligo generale di pagare gli
importi dovuti all'associazione, esiste un obbligo di collaborazione estesa,
in particolare al momento delle revisioni (ordinarie o straordinarie) (§51
cpv. 6 e §53 cpv. 3 del Regolamento), ma anche in materia di costante
reperibilità agli indirizzi e numeri indicati, di messa in atto delle
istruzioni dell'OAD PolyReg e delle procedure di sanzione (§54 cpv. 2 del
Regolamento).
- Quali sono i miei diritti come membro
dell'OAD PolyReg?
Partecipazione e diritto di voto all'Assemblea generale (§25 degli Statuti),
proposta di punti all'ordine del giorno dell'Assemblea generale (§25 cpv. 4
degli Statuti), proposta di assunzione del suo proprio organo di revisione
come controllore di revisione LRD (§34 cpv. 1 degli Statuti), proposta di
una proprio concetto di formazione (§61 cpv. 3 del Regolamento), richiesta
di una domanda di partecipazione ad una formazione presso un altro OAD (§61
cpv. 1 del Regolamento), richiesta di una domanda di dispensa di formazione
(§62 cpv. 1 del Regolamento), notifica di una dichiarazione di inattività e
pagamento di una tassa forfettaria ridotta l'anno seguente (tariffario
associativo punto 5), diritti regolamentari nell'ambito dell'esercizio degli
obblighi di diligenza della LRD, in particolare il ricorso a terzi
(conformemente al §38 del Regolamento) così come la richiesta di una domanda
di rinvio della revisione per due anni consecutivi al massimo (conformemente
al §51 cpv. 3 e 4 del Regolamento).
- In che casi termina l'affiliazione all'OAD
PolyReg?
Con la disdetta o con l'esclusione. Non è prevista una disiscrizione tacita,
per esempio con il fallimento. Incombe ai membri assumersi gli obblighi
associativi fino alla fine dell'attività di intermediazione finanziaria che
è stata possibilecon la loro affiliazione. (vedi domanda
F.3 sull'obbligo di annuncio delle mutazioni e sull'obbligo di
collaborare). Anche in caso di fallimento, l'affiliazione deve essere
disdetta in maniera ordinaria.
Le sole eccezioni a questa regola sono i decessi dei titolari d'imprese
individuali. Se decedono invece degli azionisti unici o soci unici di
persone morali, compete gli eredi di indicare all'OAD PolyReg se
l'affiliazione è mantenuta (cosa che in generale necessita di una nuova
designazione di funzioni e dunque di annuncio delle mutazioni) o se la
società deve essere liquidata.
Una disdetta può essere data in ogni momento – conformemente al §9
degli Statuti e sotto riserva di un eventuale controllo finale tramite una
dichiarazione scritta che include i motivi della disdetta indirizzata al
Direttore dell'OAD PolyReg.
L'esclusione di regola rappresenta una sanzione (la più severa) contro il
membro ed è pronunciata unicamente dopo l'apertura di una procedura di
sanzione nel corso della quale il membro interessato ha potuto esercitare il
suo diritto di essere sentito. Al contrario, i membri che non soddisfano più
i loro obblighi finanziari malgrado i richiami per lettera raccomandata o
che non sono più raggiungibili all'indirizzo indicato sono immediatamente
esclusi (§10 cpv. 4 degli Statuti e §57 cpv. 2 del Regolamento). In questi
casi l'esclusione è immediata e senza procedura di sanzione (vedi domanda H.4).
G. L'OAD PolyReg: revisione
- Ogni quanto vengo revisionato? Quale ruolo
gioca la mia potenziale inattività?
I membri vengono revisionati in loco nella loro azienda in media ogni 12
mesi da una società di audit per verificare il rispetto degli obblighi
statutari, di diligenza e di comunicazione. (§51 cpv. 1 del Regolamento;
vedi domanda F.3).
Questa regola vale per tutti i membri, in particolare anche per quelli
inattivi (vedi domanda E.3).
Viene fatta un'eccezione solo quando viene concessa un rinvio della
revisione giusta il §51 cpv. 3 del Regolamento (vedi domanda G.2).
- Cos'è un rinvio della revisione? Come posso
ottenerlo?
D'ufficio o su richiesta scritta di un membro, la revisione ordinaria
può essere rinviata di un anno fino ad un massimo di due volte, se l'ultima
revisione è stata effettuata da un controllore dell'OAD PolyReg e non
costituiva una prima revisione, se le due revisioni precedenti non hanno
rilevato mancanze importanti e se l'attività dell'affiliato, conto tenuto
della sua grandezza (volume transazioni, patrimonio gestito, numero dei
clienti, ecc..), dell'origine dei clienti, dei settori di attività e della
stabilità delle reazioni d'affari, presenta un rischio di riciclaggio di
denaro debole (§51 cpv. 3 del Regolamento). Nel caso ideale, un membro può
dunque instaurare un ciclo di revisione di tre anni, a condizione che
notifichi ogni volta tempestivamente la richiesta di rinvio della revisione.
Secondo quanto precede, il primo controllo ordinario non può essere
rimandato. I nuovi membri sono dunque sempre sottoposti ad un controllo
iniziale almeno una volta prima che venga dato seguito alla richiesta di
rinvio della revisione. La prima revisione chiude in qualche sorta il primo
anno di affiliazione. Dal momento che il ciclo di revisione (controlli) e
l'anno contributivo non coincidono, può capitare che un'inattività
dichiarata sia presa in considerazione nel calcolo delle tasse unicamente a
partire dal terzo anno civile di affiliazione. Questo comporta delle
ripercussioni sull'obbligo di formazione (vedi domanda
E.3).
Un controllo e non è mai rinviato automaticamente. Anche se un rinvio della
revisione può essere anche accordato d'ufficio in funzione dei rischi, di
principio è di responsabilità degli affiliati domandare un rinvio della
revisione. L'OAD PolyReg mette a disposizione un formulario standardizzato a questo scopo. Le scadenze
seguenti devono essere rispettate conformemente al §51 cpv. 4 del
Regolamento: per il rinvio del primo controllo, la richiesta deve essere
inoltrata al Segretariato dall'OAD PolyReg entro 6 mesi dall'ultimo
controllo ordinario. La richiesta per il secondo rinvio può essere inoltrata
al più presto dopo 12 mesi e al più tardi dopo 18 mesi dall'ultimo controllo
ordinario.
- Come si svolge il controllo periodico
ordinario?
Il controllore di un affiliato è incaricato dall'OAD PolyReg di procedere al
controllo LRD in tempo utile e fissando una scadenza. Il controllore prende
quindi contatto con l'affiliato e concorda una data per il controllo. Una
volta il controllo effettuato, il controllore redige un rapporto scritto all'attenzione dell'OAD PolyReg e
trasmette direttamente una copia all'affiliato. La prestazione di controllo
è in seguito fatturata sulla base di un rapporto spese che l'affiliato firma
e per cui si occupa del pagamento (vedi domanda
C.7).
Le mancanze rilevate nel rapporto di controllo comportano delle istruzioni
dell'OAD PolyReg aventi per obiettivo di rimediare alla situazione
contestata e possono condurre – in funzione della gravità
dell'infrazione contestata – all'apertura di una sanzione (§52 cpv. 4
del Regolamento; vedi domanda H.1).
I controllori e l'OAD PolyReg rispettano il segreto d'ufficio e il segreto
professionale dei membri (§51 cpv. 7 del Regolamento).
Nella misura in cui lo scopo della revisione lo esige, i controlli possono
ugualmente essere effettuati senza essere preannunciati.
- Qual è l'oggetto del controllo?
I controllori verificano il rispetto delle disposizioni della Legge sul
riciclaggio di denaro, degli Statuti e del Regolamento.
Il controllo si effettua conformemente alle disposizioni del concetto di
sorveglianza basato sul rischio e verte in particolare sulla questione a
sapere se i documenti richiesti in applicazione degli obblighi di diligenza
e documentazione sono allestiti e conservati correttamente, se permettono di
concludere che gli obblighi d'identificazione, di chiarimento, di
comunicazione sono stati rispettati, se l'obbligo di formazione è stato
osservato e se i collaboratori presentano un livello di conoscenze
sufficienti, rispettivamente se il concetto di formazione interna è stato
messo in atto compiutamente.
Il controllo verte anche sul rispetto permanente delle condizioni
d'affiliazione all'OAD PolyReg e sull'annuncio immediato di tutte le
mutazioni conformemente al §8 cpv. 2 degli Statuti (§52 cpv. 1-3 del
Regolamento).
- Cos'è un controllo straordinario?
Un controllo straordinario serve a chiarire dei dubbi o delle irregolarità
nonché ad acquisire delle conoscenze supplementari in caso di infrazioni
constatate, se le informazioni non sono sufficienti sulla base delle
indicazioni fornite dal controllo ordinario (§53 cpv. 1 del
Regolamento).
- Chi effettua un controllo straordinario? Come
si svolge?
Per l'esecuzione di un controllo straordinario, è possibile ricorrere ad un
responsabile d'inchiesta indipendente, il quale agisce su mandato del
Comitato e fa rapporto scritto al Comitato Direttivo delegato o alla
Delegazione del Comitato Direttivo dell'OAD PolyReg sulle sue constatazioni.
I costi di un controllo straordinario sono di norma a carico dell'affiliato
(§53 cpv. 1 e 4 del Regolamento).
Il Responsabile d'inchiesta indipendente raccoglie i mezzi di prova per gli
atti e redige un rapporto scritto con le sue conclusioni. Egli può allegare
una proposta di sanzione al suo rapporto. Il membro in questione aiuta il
Responsabile d'inchiesta indipendente nello svolgimento dei suoi compiti e
gli permette una consultazione illimitata (§53 cpv. 2 e 3 del Regolamento).
Sulla base di queste constatazioni, il Comitato decide di un'eventuale
procedura di sanzione.
Nella misura in cui l'obiettivo del controllo lo esige, i controlli possono
anche essere effettuati senza essere annunciati.
- Quanto costano i controlli?
I controlli ordinari sono fatturati in funzione del tempo necessario e
richiesto, alla tariffa di Fr. 250.– l'ora, oltre tasse e spese in
natura (70 centesimi per km; 80 centesimi per copia), quando sono effettuati
da un controllore accreditato dall'OAD PolyReg (controllore interno). Vale
lo stesso approccio per i Responsabili d'inchiesta indipendenti. La
fatturazione avviene per unità di 15 minuti.
Altrimenti, la tariffa oraria fatturata si basa sulle direttive dell'organo
di revisione (controllore esterno) (vedi domande C.7 e D.6). L'OAD PolyReg
preleva presso i membri che sono controllati dal loro organo di controllo
interno una percentuale sul totale delle spese di revisione a titolo di
indennizzo per le spese legate al controllo e alla sorveglianza (Tariffario
Ziff. 6).
H. L'OAD PolyReg: sanzioni e tribunale arbitrale
- Quando l'OAD PolyReg ricorre alle sanzioni?
Le infrazioni dei membri agli obblighi verso l'associazione, così come le
infrazioni alle norme della LRD o delRegolamento, come pure agli obblighi di
diligenza (art. 3-8 LRD), agliobblighi di comunicazione (art. 9 LRD),
agliobblighi di formazione (art. 8 LRD) sono da sanzionare (§45 cpv. 1 degli
Statuti).
In caso di infrazioni commesse per negligenza può essere pronunciato un
avvertimento al posto di una multa o si può prescindereda una sanzione (§55
cpv. 2 del Regolamento). In caso di violazioni minori, che possono inoltre
essere sanate in breve termine (max. 30 giorni), in genere non viene aperta
nessuna procedura di sanzione. Tuttavia, a un membro responsbaile di
un'infrazione viene richiesto per iscritto di rimediare alla mancanza nel
termine impartito.
- Quali sanzioni sono possibili?
Possono essere pronunciate le seguenti sanzioni: avvertimento, multa da Fr.
300.– a 1'000'000.–, minaccia di esclusione ed esclusione (§45
cpv. 2 degli Statuti e §54 cpv. 1 del Regolamento).
Le infrazioni intenzionali sono sempre punite anche con una multa. Alle
sanzioni si possono aggiungere i costi d'inchiesta, le tasse di redazione,
di stesura e di giudizio (§45 cpv. 4 e 5 degli Statuti).
Sempre che sia necessario e possibile, la sanzione viene combinata
all'ordine di ripristino della legalità entro un termine di tre mesi al
massimo. La richiesta può anche contenere istruzioni e condizioni riguardo
all'organizzazione interna dell'intermediario finanziario (§54 cpv. 2 del
Regolamento).
- Come vengono calcolate le multe?
Per il calcolo dell'ammontare della multa deve essere presa in
considerazione la gravità della violazione, il grado di colpa e la capacità
finanziaria del membro. Delle pene o misure statali parallele non
impediscono all'OAD PolyReg di infliggere allo stesso tempo le proprie
sanzioni. Queste possono tuttavia essere ridotte se il cumulo delle pene
inflitte fosse troppo gravoso e di una severità eccesiva (§55 cpv. 1 del
Regolamento).
- Quando si arriva all'esclusione dall'OAD
PolyReg?
L'esclusione può essere pronunciata in caso di violazioni degli
obblighi associativi o degli obblighi derivanti dalla LRD, dal Regolamento o
dagli Statuti, se il membro responsabile non ripristina la situazione
conforme alle disposizioni legali, al Regolamento o agli Statuti nel termine
impartito o in caso di ripetute violazioni (§56 cpv. 1 del Regolamento).
Un membro è escluso se non soddisfa più le condizioni di affiliazione
(vedi domanda F.3), in particolare – ma non
unicamente – se non offre più la garanzia di un'attività irreprensibile a
livello personale o dell'organizzazione e se non ripristina la legalità
della situazione entro il termine stabilito di massimo tre mesi (§56 cpv. 2
del Regolamento).
L'OAD PolyReg esige inoltre dai suoi membri, al §2 cpv. 2 dei suoi Statuti,
che questi forniscano dei servizi finanziari di alta qualità ed ineccepibili
dal punto di vista legale ed etico. Il criterio dell'ineccepibilità si
valuta sulla base del (previsto) rispetto di tutte le leggi e di tutte le
ordinanze pertinenti in materia di diritto dei mercati finanziari. Il
mancato rispetto di queste disposizioni può, a determinate condizioni,
portare all'esclusione.
Un membro deve essere escluso qualora egli abbia violato
intenzionalmente o per negligenza grave, importanti disposizioni della LRD,
in particolare l'obbligo di comunicazione (§56 cpv. 4 del Regolamento).
L'esclusione può avvenire anche quando il membro non è più raggiungibile
dall'associazione o dal tribunale arbitrale all'ultimo indirizzo
professionale fornito o in caso di mancato pagamento delle tasse ed
emolumenti dovuti all'associazione (vedi domanda
F.5).
L'esclusione o la minaccia di esclusione possono in ogni caso essere
accompagnate da una multa (§56 cpv. 5 del Regolamento; vedi domanda H.3).
- Come si svolge una procedura di
sanzione?
La procedura inizia con la notifica scritta via raccomandata al membro
dell'apertura di una procedura di sanzione. La notifica menziona i
rimproveri, nonché la sanzione prevista. Inoltre, lo stesso scritto fissa un
termine al membro per prendere posizione per iscritto su tutti i punti
(rimproveri, sanzioni minacciate e la loro entità).
Dopo aver ricevuto la presa di posizione o trascorso il termine per le
osservazioni, il Comitato delegato decide dell'applicazione di una sanzione.
Nel fare ciò tiene in considerazione eventuali argomentazioni avanzate dal
membro, che però valuta liberamente (vedi domanda
H.7).
Quando viene presa una decisione, questa è motivata per iscritto e inviata
al membro per posta raccomandata. Tutte le decisioni di sanzione possono in
seguito essere portate davanti la Tribunale arbitrale di PolyReg (§37 cpv. 1
degli Statuti e §59 del Regolamento). Il Tribunale arbitrale decide
definitivamente riguardo ai litigi tra gli affiliati e l'OAD PolyReg (vedi
domanda D.13).
Il Tribunale arbitrale entra unicamente parzialmente in materia sui ricorsi
relativi a delle esclusioni pronunciate in ragione del mancato pagamento di
pretese pecuniarie dell'associazione in seguito ad un richiamo per lettera
raccomandata con minaccia di esclusione (cfr. §36 cpv. 5 degli
Statuti).
- Quali conseguenze ha una procedura di
sanzione nell'ottica dell'Autorità federale di vigilanza sui mercati
finanziari FINMA?
Quando viene aperta una procedura di sanzione contro un affiliato e questa
potrebbe portare all'esclusione dall'OAD PolyReg, le decisioni di apertura e
chiusura della procedura sono comunicate alla FINMA (§58 cpv. 1 del
Regolamento).
Se la procedura concerne una persona soggetta al segreto professionale, la
Delegazione del Comitato Direttivo deve garantire il mantenimento del
segreto professionale prendendo delle misure appropriate (documenti anonimi,
ecc.) (§58 cpv. 2 del Regolamento).
- Qual è la natura giuridica delle procedure
di sanzione dell'OAD PolyReg e quali principi procedurali vengono
applicati?
Lo scopo dell'OAD PolyReg comprende la concretizzazione del rispetto degli
obblighi di diligenza della LRD e la verifica che i membri forniscano dei
servizi finanziari di alta qualità ed ineccepibili dal punto di vista legale
ed etico (cfr. §2 cpv. 2 degli Statuti). Questo in linea con la prassi
costante della FINMA, secondo la quale la violazione di altre prescrizioni
del diritto dei mercati finanziari mette in dubbio la buona reputazione
dell'intermediario finanziario e dunque la garanzia del rispetto degli
obblighi di diligenza.
L'OAD PolyReg non esercita una sorveglianza prudenziale sui suoi membri e
non ne introduce una per via indiretta, quando persegue violazioni al §2
cpv. 2 degli Statuti. Le procedure di sanzione dell'OAD PolyReg e le misure
che ne derivano hanno in primo luogo un carattere preventivo e mirano
anzitutto a ristabilire la situazione conforme. Una procedura di sanzione
dell'OAD PolyReg non ha tuttavia carattere penale.
Il principio "in dubio pro reo" costituisce un principio di valutazione
delle prove per il giudice penale. Tuttavia, la questione determinante per
l'apertura di una procedura di sanzione è di sapere se esiste un sospetto
iniziale sufficiente. In questo caso il Comitato Direttivo o il Comitato
Direttivo delegato valutano i fatti d'ufficio, per analogia con le
disposizioni del diritto amministrativo (cfr. art. 12 e art. 13 PA), e la decisione da prendere si basa sul libero
apprezzamento del Comitato. In questo modo non è il principio "in dubio pro
reo" che si applica (che ad ogni modo non è applicabile in procedura
amministrativa, ciò che deriva a contrario dall'art. 6 cpv. 2 CEDU), ma
piuttosto quello del libero apprezzamento delle prove (per analogia con
l'art. 19 PA in combinazione con l'art. 40 della legge federale del 4 dicembre 1947 sulla
procedura civile federale PC; RS 273).
L'OAD PolyReg non è dunque vincolata da certe regole rigide di
amministrazione delle prove che detterebbero il modo di giungere a
determinate valutazioni, come deve essere raccolta una prova valida o quale
è il valore probante dei differenti mezzi di prova gli uni per rapporto agli
altri (cfr. DTF 130 II 482 E. 3.2; DTAF del 3 agosto 2007, C-1170/2006,
consid. 6.1).
Inoltre, le procedure di sanzione dell'OAD PolyReg tengono dovutamente in
considerazione sia la presunzione d'innocenza e il principio dell'art. 8 CC,
nella misura in cui preservano il diritto ad essere sentiti alle persone
implicate e nella misura in cui solo dopo aver valutato tutte le circostanze
e tutti gli argomenti avanzati viene deciso di pronunciare delle sanzioni o
di rinunciarvi. Tali decisioni devono inoltre, se del caso, resistere
all'esame di un Tribunale arbitrale statutario.
Un'apertura di sanzione non costituisce un giudizio preventivo e non viola
neanche la presunzione d'innocenza. Serve ad esporre nel dettaglio al membro
i rimproveri formulati e a portare alla sua conoscenza le misure di sanzione
previste, alfine che possa far uso del diritto di essere sentito.
Comunque, il principio del libero apprezzamento delle prove esige che
l'istanza decisionale si formi un'opinione attenta, coscienziosa ed
imparziale sulla questione di sapere se lo stato di fatto da provare deve
essere considerato come vero o meno. La prova è apportata quando
l'apprezzamento delle prove permette di acquisire la convinzione che i fatti
pertinenti si sono realizzati (DTF 114 II 289 E. 2a; DTF 105 Ib 114 E. 1a).
Quando si tratta di valutare i processi interni presso un affiliato, l'OAD
PolyReg è autorizzato a trarre conclusione da fatti notori come base di
presunzione per desumere quelli sconosciuti. Queste presunzioni effettive
possono presentarsi in tutti i settori dell'applicazione del diritto, in
particolare nel diritto pubblico. Si tratta di conclusioni verosimilmente
derivanti dall'esperienza dia vita (DTF 130 II 482 E. 3.2 con rinvii; DTAF
del 3 agosto 2007, C-1170/2006, E. 6.1).
- Quanto costa una procedura di sanzione?
Alle sanzioni si possono aggiungere i costi d'inchiesta così come le tasse
di redazione, di stesura e di giudizio (§45 cpv. 5 degli Statuti). Il
calcolo di questi costi è fatto conformemente all'ordinanza del Tribunale superiore del Cantone Zurigo
relativo alle spese di procedura del 8 settembre 2010.
- Quali rimedi giuridici esistono contro le
decisioni di sanzione dell'OAD PolyReg?
Il ricorso al Tribunale arbitrale (vedi domanda
H.5). Questo decide definitivamente dei litigi tra affiliati e l'OAD
PolyReg. Non esistono altre vie di ricorso (vedi domanda
D.13).
- Qual è la funzione del Responsabile del
tribunale arbitrale?
Il Responsabile dirige la procedura fino al deposito della motivazione
scritta del ricorso e della risposta al ricorso e fino alla costituzione del
Tribunale arbitrale. In seguito, la direzione della procedura incombe al
Tribunale arbitrale stesso (§38 cpv. 3 degli Statuti). Gli arbitri in
funzione in quel momento sono indipendenti dall'associazione (non membri) e
devono disporre di competenze professionali necessarie alla funzione.
Il Responsabile si occupa in particolar modo di stabilire i termini
corrispondenti, minacciare di sanzioni in caso di mancato rispetto e
riscuotere la tassa di registrazione. Fintanto che il Tribunale arbitrale
non è costituito, il Responsabile può stralciare o sospendere la procedura
per motivi procedurali, in particolare in caso di omissione della
motivazione del ricorso, di mancato pagamento della tassa di registrazione,
di ritiro del ricorso, di rinuncia, di riconsiderazione e conseguente
annullamento della decisione contestata da parte del Comitato Direttivo,, in
caso di fallimento del membro ricorrente, ecc. In questi casi, si può
rinunciare al prelievo delle tasse, così come all'assegnazione di
ripetibili, oppure il Responsabile può decidere in merito (§38 cpv. 2 degli
Statuti; vedi domanda H.13).
- Come si svolge una procedura
arbitrale?
L'iter di una procedura arbitrale è descritto nel dettaglio nel §38 degli
Statuti.
- Come funziona l'effetto sospensivo di un
ricorso? Quali sono le conseguenze della revoca dell'effetto
sospensivo?
Un ricorso al Tribunale arbitrale ha solitamente effetto sospensivo. Ciò
significa che la decisione sanzionatoria diventa definitiva solo una volta
che il tribunale arbitrale ha raggiunto la sua decisione finale.
Il Comitato può tuttavia, nei casi urgenti, ritirare l'effetto sospensivo al
ricorso e prendere le misure provvisorie. Tali misure del Comitato
sottostanno, su ricorso, ad esame (separato) di un arbitro unico,
determinato specialmente a tale scopo tramite sorteggio (§12 cpv. 4 degli
Statuti).
Il ritiro dell'effetto sospensivo di un ricorso al Tribunale arbitrale
contro una decisione di esclusione ha per conseguenza che un membro escluso
deve cessare la sua attività di intermediario finanziario, o affiliarsi ad
un altro OAD entro una scadenza di due mesi.
L'effetto sospensivo è allora ritirato in applicazione del §12 cpv. 2 degli
Statuti, in genere quando non è più possibile garantire una sorveglianza
efficace del membro da escludere.
Questo è da temere in modo particolare in diverse circostanze, in
particolare quando le attività del membro sono contrarie alle esigenze e
alle condizioni poste dalla legge, dagli Statuti e dal Regolamento e in
considerazione della gravità dell'irregolarità, se non vi è alcuna
possibilità che lo stato conforme alla legge possa essere ristabilito entro
un termine ragionevole (i) sia perché questo obbligherebbe il membro a
cessare ogni attività professionale, (ii) sia perché il membro si sottrae al
controllo dell'OAD PolyReg non lasciandosi più revisionare, per esempio o
ancora (iii) perché il membro si oppone attivamente alle istruzione emesse
dall'OAD PolyReg oppure (iv) poiché esercita nel nostro paese un'attività
non autorizzata già riconosciuta altrove come illegale.
L'eventuale ricorso contro l'importo dei costi e degli emolumenti fissati ha
invece effetto sospensivo.
- Quanto costa una procedura arbitrale?
Su invito del responsabile della procedura, il ricorrente è tenuto di pagare
le spese di registrazione: queste sono determinate nel modo seguente:
|Fr. 500.–,||quando un emolumento è litigioso,

|Fr. 1'000.–,||quando una sanzione è litigiosa, e

|Fr. 2'000.–,||quando è
contestato il rifiuto di ammissione/esclusione.

Dopo la sua costituzione, Il Tribunale arbitrale può esigere dal ricorrente
che questo versi delle cauzioni supplementari e, in caso di ritardi,
decidere di non entrare in materia. L'ammontare della cauzione è determinato
in funzione ai costi presumibili del Tribunale arbitrale, nonché se del caso
dai costi contestati ancora scoperti dell'associazione (cfr. §38 cpv. 7
degli Statuti).