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Tableau Écritures
Les écritures sont insérées dans le Tableau Écritures.
Pour chaque opération il faut insérer: la date, le numéro de pièce, le libellé, la recette ou la dépense, le compte et la catégorie.
- Recettes/Dépenses: le montant des recettes ou des dépenses.
- Compte: insérez un des comptes patrimoniaux (caisse, banque, compte courant postal, clients, fournisseurs, etc.).
- Catégorie: insérez une catégorie relative aux recettes ou aux dépenses ou le compte de contrepartie pour les mouvements du bilan.
La comptabilité des recettes et des dépenses permet de gérer les opérations de manière similaire à la comptabilité en partie double, sauf pour les mouvements entre deux catégories qui nécessitent deux lignes d'écriture.
Accélérer l'insertion des Écritures
Pour accélérer l'insertion des écritures vous pouvez utiliser:
- la fonction de l'introduction automatique des données qui permet la reprise automatique des données déjà insérées précédemment
- la fonction des Écritures répétées qui permet de les mémoriser dans un tableau réservé pour les écritures répétées.
- l'importation des données de l'extrait bancaire ou postal.
Les colonnes du tableau Ecritures
Les principales colonnes du tableau Ecritures sont énumérées ci-dessous. L'affichage des colonnes change en fonction de la vue sélectionnée.
Vous pouvez ajouter des colonnes système supplémentaires ainsi que vos propres colonnes avec le menu Données → Organiser colonnes.
Date
Insérez la date de l'écriture pour les dépenses ou les recettes
Pièce
Insérez le numéro de la Pièce. En général, on reproduit à cet endroit le même numéro repris sur la pièce justificative en papier; ceci permet, dans le cours du temps, de retrouver facilement les pièces justificatives.
Libellé
Insérez ici une description de l'écriture pour pouvoir plus facilement identifier votre écriture des dépenses ou des recettes.
Recettes
Insérez le montant des recettes
Dépenses
Insérez le montant des dépenses
Compte
Saisissez les comptes de patrimoine (caisse, banque, poste, clients, fournisseurs, etc.).
- S'il s'agit d'un revenu, le montant sera comptabilisé en positif sur le compte.
- S'il s'agit d'une dépense, le montant sera enregistré en négatif sur le compte.
Catégorie
Saisissez une catégorie de revenus ou de dépenses, définie dans le tableau des catégories ou dans un compte.
- Entrez une catégorie:
Elle permet d'affecter le revenu ou la charge à un poste de dépenses. Le signe de la catégorie suit le signe du compte.
- S'il s'agit d'un revenu, le montant sera enregistré comme un montant positif.
- S'il s'agit d'une dépense, le montant sera enregistré comme un négatif.
- Entrez un compte:
Il est utilisé pour déplacer des montants d'un compte de patrimoine à un autre. Sur le compte saisi dans la colonne Catégorie, le montant est ensuite saisi en sens inverse. L'écriture fonctionne de la même manière que dans la comptabilité en partie double:
- S'il s'agit d'un revenu, le montant sera enregistré comme un négatif.
- S'il s'agit d'une dépense, le montant sera enregistré comme un positif.
Description catégorie
Cette colonne reprend automatiquement la description de la catégorie, insérée dans le tableau Catégories.
Si vous modifiez la description d'une catégorie dans le tableau Catégories, vous devez recalculer la comptabilité pour afficher le nouveau texte dans la colonne Description catégorie du tableau Ecritures.
Enregistrement des dépenses ou des recettes
Lorsque vous enregistrez un mouvement, vous devez indiquer dans la colonne Compte le compte d'où le montant sort ou entre.
Dans la colonne Catégorie, vous trouverez également la catégorie de dépenses ou de recettes.
Dans la fiche de compte et de catégorie, le montant sera enregistrée en positif si il s'agit d'une recette et en négatif si il s'agit d'une dépense.
Mouvements entre les comptes de patrimoine
Dans la colonne Catégorie, vous pouvez également saisir un compte de patrimoine, qui est présent dans le tableau Comptes.
Par exemple, si vous voulez enregistrer une dépense sur le compte de caisse à partir d'un retrait en banque, l'écriture se fait comme suit :
- Dans la colonne Recettes, le montant des recettes est saisi.
- Dans la colonne Compte, le compte Caisse est saisi.
-
Dans la colonne Catégorie, le compte bancaire est saisi.
Le programme enregistrera le montant de en positif dans le compte Caisse et le montant en négatif dans le compte Banque.
Grâce à ce mode d'enregistrement, vous pouvez enregistrer sur une seule ligne tout mouvement direct entre deux comptes de patrimoine, comme le fait la comptabilité en partie double (voir exemple dans l'image ci-dessus, première écriture).
Écritures sur plusieurs lignes
Lorsque vous devez enregistrer une transaction impliquant plusieurs mouvements, vous devez l'enregistrer sur plusieurs lignes.
Voici un exemple (voir le document d'affichage n° 11).
Plusieurs factures sont payées par la banque.
- Insérez la même date et le même numéro de document dans toutes les lignes qui concernent le même enregistrement. Cela vous permet d'identifier une entrée qui comporte plusieurs transactions.
- Sur la première ligne, inscrivez le montant total, dans la colonne Dépenses s'il s'agit d'un paiement, dans la colonne Recettes s'il s'agit d'un recouvrement.
- Dans la colonne Compte, entrez le compte de caisse (le compte par lequel vous payez ou encaissez).
- La colonne Catégorie de la première ligne reste vide.
- Dans les lignes suivantes, saisissez le montant de la facture payée ou encaissée sur chaque ligne (colonne Dépenses et colonne Recettes, respectivement).
- Chaque facture sera enregistrée sur une ligne.
- La colonne Compte reste vide.
- Dans la colonne Catégorie, indiquez pour chaque ligne la catégorie permettant d'identifier l'élément de dépense ou de recette du mouvement.
Pour pouvoir gérer les transactions avec la TVA, vous devez avoir configuré un modèle de recettes/dépenses avec des options de TVA.
Colonnes supplémentaires
Selon le type de comptabilité Dépenses / Recettes configuré (avec ou sans TVA) on trouvera des colonnes supplémentaires dans lesquelles il faut insérer les données de la TVA.
Cod.TVA
Insérez le code TVA qui se réfère à une vente ou à un coût. Il faut que ce soit un code présent dans le tableau Codes TVA.
Pour l'explication des autres colonnes TVA, vous trouverez de plus amples informations à la page Ecritures.
Dans la colonne Compte et Catégories pour faciliter l'introduction, au lieu d'insérer le numéro de compte et de la catégorie, écrivez le texte vous voulez rechercher. Le programme propose la liste de tous les comptes et des catégories qui contiennent le texte recherché. Avec la touche Flèche bas, sélectionnez le compte souhaité avec la touche Enter.
Après avoir inséré les écritures, pour afficher les mouvements d'un compte ou d'une catégorie, il vous suffit de cliquer sur le petit symbole bleu présent dans chaque cellule.
Sur la fiche de Compte ou catégorie, la présentation des mouvements est similaire à celle du tableau Écritures.
Si vous modifiez ou ajoutez des écritures dans le tableau Écritures, vous pouvez mettre la fiche de compte à jour en cliquant sur le symbole Actualiser (flèche bleue arrondie, dans la partie droite de l'écran).