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Sobald die Auftraggeberin die Machbarkeit abgeklärt und die geeignete Beschaffungsform definiert hat, bereitet sie das Verfahren vor. Dazu hält die Auftraggeberin in einem formellen Ausschreibungsprogramm fest, wie der Ablauf strukturiert wird und welchen Richtlinien das Verfahren folgt. Weiter werden der Beschaffungsgegenstand definiert und alle benötigten Unterlagen wie beispielsweise Machbarkeitsstudie, Planunterlagen und juristisch relevante Dokumente zur Verfügung gestellt. Je nach Beschaffungsgegenstand und -form wird eine Jury zusammengestellt. Die Jury muss die nötige Fachkompetenz zur Beurteilung des Beschaffungsgegenstandes aufweisen. Sie bringt ihre Expertise beim Ausarbeiten des Programmes und beim Durchführen des Verfahrens ein. Bei Bedarf kann die Auftraggeberin eine Verfahrensbegleitung beauftragen und Fachexperten beiziehen.