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Perfekte Ordnung ist nur möglich, wenn man wenige Dinge zu verwalten hat. Leider sind die eingehenden E-Mails vielfältiger als ein Ordnungssystem. So kommt es, dass E-Mail-Anwender die eingehenden E-Mails in komplexe Ordnerstrukturen zu packen versuchen und dabei meistens scheitern.
Ideal ist ein System, dass grob nach Themen geordnet ist - also alle erledigten allgemeinen E-Mails in einen Topf und alle projektbezogenen E-Mails in einen Projektordner. So eine Ordnerstruktur könnte folgendermassen aufgebaut sein:
Auf der ersten Ebene sollten nicht mehr als 10 Ordner aufgeführt sein und in den Projektordnern dürfen nur Ordner von aktiven Projekten aufgeführt sein. Sobald ein Projekt abgeschlossen ist, soll es gelöscht oder in den Ordner Erledigte Ordner verschoben werden.
In den Ordner CC-Mail werden alle E-Mails bei denen Ihr Name im CC steht mit einer Regel direkt hineinverschoben.
Schliesslich noch dieser Tipp: Viele E-Mails haben keinen Archivwert, sind für eine spätere Beweispflicht nicht relevant und können nach dem Sichten sofort gelöscht werden.