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Toute démarche visant à diffuser sur internet, intranet ou à travers un dvd des images photographiques ou vidéos sur lesquelles figurent des élèves doit obtenir l’autorisation écrite de l'élève et d'un représentant légal s'il est mineur.
L’autorisation doit être demandée, puis conservée, par la direction de l’établissement. A cet effet, le SEM fournit dans le document ci-dessous en version Word ou LibreOffice la formule type que les établissements doivent insérer dans leurs propres lettres de correspondance.
Il s’agit d’expliquer clairement le contexte de la réalisation des documents vidéos ou des photos et de tenir compte du fait que les parents peuvent parfaitement refuser de donner leur autorisation, même si cela reste extrêmement rare.
En règle générale, cette autorisation est délivrée pour une durée indéterminée.