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Diverse banche hanno trasmesso alle autorità statunitensi documenti in cui comparivano nomi, indirizzi e-mail e numeri di telefono di collaboratori in servizio o ex collaboratori e di terzi. Abbiamo perciò proceduto a un accertamento dei fatti presso cinque banche emanando in seguito alcune raccomandazioni con cui abbiamo chiesto l’introduzione di una procedura più trasparente.
Nell'ambito delle trattative con le autorità degli Stati Uniti molte banche svizzere hanno trasmesso documenti relativi ad attività che riguardano clienti americani. I documenti contenevano tra l'altro nomi di collaboratori in servizio o ex collaboratori e di terzi. Molte di queste persone si sono rivolte a noi. Dopo aver appreso che erano previste altre trasmissioni di dati, nell'agosto 2012 abbiamo deciso di procedere a un accertamento dei fatti per chiarire le questioni relative alla protezione dei dati. Lo scopo della procedura era delineare un quadro della situazione per quanto concerneva i documenti già inviati in modo da stabilire se c'erano state violazioni dei diritti della personalità e verificare come si potevano proteggere meglio le persone interessate.
Nel contesto del nostro accertamento abbiamo avuto alcuni colloqui con rappresentanti della Segreteria di Stato per le questioni finanziarie, della FINMA e dell'Ufficio federale di giustizia, i quali ci hanno esposto le considerazioni alla base delle decisioni del Consiglio federale in merito alla cooperazione delle banche con le autorità statunitensi. Anche i rappresentanti delle banche interessate sono stati invitati. In una prima fase abbiamo chiesto alle banche di agire in maniera trasparente nei confronti dei collaboratori per proteggere le persone coinvolte. Le banche si sono impegnate a informare i propri dipendenti prima di ogni ulteriore trasmissione di documenti nel caso vi figurasse il loro nome. In seguito abbiamo loro chiesto di compilare un questionario e di fornirci una descrizione della procedura seguita per la trasmissione dei dati e di quella utilizzata per informare i collaboratori. In alcuni casi abbiamo fatto un sopralluogo presso la sede della banca al fine di esaminare il metodo applicato per selezionare i documenti, diffondere le informazioni tra i collaboratori e garantire il diritto di accesso.
Sulla base della documentazione ricevuta, dei chiarimenti ottenuti e di quanto comunicato dai diversi organi federali siamo giunti alla conclusione che, dato l'interesse pubblico preponderante, la comunicazione dei dati era accettabile. Ci è stato chiarito in maniera attendibile che le banche avrebbero potuto incorrere in serie conseguenze se si fossero rifiutate di trasmettere i dati richiesti dalle autorità statunitensi. Nelle nostre raccomandazioni abbiamo pertanto tenuto conto dell'esistenza di questo interesse pubblico preponderante, che costituisce il presupposto essenziale per la comunicazione di dati personali alle autorità di un Paese in cui il livello di protezione dei dati è insufficiente. Contemporaneamente abbiamo tuttavia messo in evidenza che nelle trasmissioni già effettuate le banche non avevano sempre agito in conformità alle esigenze di protezione. Non tutti gli istituti bancari interessati avevano informato le persone coinvolte dell'imminente trasmissione di documenti né era stata data loro la possibilità di accedere a questi ultimi. Per tale motivo abbiamo incluso nelle nostre raccomandazioni la richiesta di garantire alle persone interessate (collaboratori, ex collaboratori e terzi) l'accesso ai dati già comunicati. In occasione di ogni futura trasmissione le banche dovranno informare in anticipo gli interessati sul volume e il tipo di documenti che intendono inviare alle autorità statunitensi e sul periodo a cui si riferiscono. Hanno diritto a essere informati anche gli ex collaboratori e i terzi, nella misura in cui è possibile e ragionevole farlo.
Le banche dovranno in seguito dare la possibilità alle persone interessate di chiedere, entro un congruo termine, informazioni su tutti i documenti che le concernono. Se a seguito di queste informazioni la persona si dice contraria alla trasmissione dei documenti che contengono il suo nome, la banca dovrà soppesare gli interessi in gioco nel singolo caso. Qualora intendesse trasmettere nonostante tutto i documenti con il nome dell'interessato, dovrà informarlo e spiegargli quali sono i suoi diritti.
Tutte le banche coinvolte hanno accettato le nostre raccomandazioni (in tedesco).