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Les résultats de la mesure de l’efficacité doivent être communiqués sous une forme adaptée à leur utilisation ultérieure et à leur divulgation. Si la mesure de l’efficacité a été effectuée par les responsables de la prestation de service ou du projet eux-mêmes, ils rédigent généralement leur propre rapport écrit. Dans ce cas aussi, les résultats les plus importants devraient être directement intégrés au compte rendu général sur le projet. Mais, dans tous les cas, les responsables de la prestation de service/du projet se doivent de faire rapport sur l’efficacité qu’a eu leur activité, même s’ils ne se sont pas chargés eux-mêmes de la mesure de l’efficacité.
En élaborant le compte rendu, intégrer les besoins des utilisatrices et utilisateurs potentiels est tout aussi important que de limiter à l’essentiel les informations transmises. De bons rapports se distinguent par leur manière de présenter une réponse claire, factuelle et compréhensible aux interrogations posées. La démarche devrait être transparente et la richesse d’information des résultats devrait être objet de discussion. Les opinions et appréciations doivent être détachées clairement du reste et ne pas être présentées comme des faits. Les conclusions seront de nature motivée, et des recommandations cibles seront ensuite formulées. En outre, toutes les sphères concernées doivent avoir la possibilité de commenter les résultats, les appréciations, les conclusions et les recommandations.
Il faut toujours communiquer sur les résultats de la mesure de l’efficacité, indépendamment des résultats, qu’ils soient anticipés, inattendus, positifs ou négatifs. Cependant, l’important est avant tout d’avoir la capacité de communiquer des résultats négatifs. Les motifs sous-jacents aux résultats devraient être exposés, tout comme les mesures correctrices prévues ou déjà introduites. Les bonnes recommandations sont celles qui encouragent à la mise en œuvre.
|Attention|
Il serait faux de limiter la communication des résultats à la publication d’un rapport. D’autres formes de communication sont indiquées, en fonction de deux questions: à qui s’adresse l’information et à quoi doit-elle servir?