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L’avanzamento di un lavoro di squadra crea una serie di situazioni comunicative. In tutte le situazioni, la comunicazione tra i membri del gruppo può essere migliorata se:
- si applicano certi principi;
- si capisce la differenza tra gli strumenti asincroni e sincroni.
Ci sono due aspetti importanti della comunicazione in un gruppo di lavoro:
- i vari metodi di discussioni per iscritto o per orale: Skype, Teams;
- l'importanza di comunicare la progressione del lavoro fatto nel gruppo e gli strumenti che permettono di farlo.
D'altra parte, in quest'attività non consideriamo tutti gli strumenti che permettono di condividere o elaborare a più persone dei documenti. Questi tipi di situazione sono trattati in altre attività di "Comunicare e collaborare".
Fondamenti della comunicazione nel lavoro di squadra
Alaoui, Laferrière e Meloche (1996) spiegano vari principi fondamentali della comunicazione di cui bisognerebbe tener conto durante un lavoro di gruppo.
- Il lavoro può svilupparsi se le informazioni vengono fatte circolare.
- Per far si che ci sia questo scambio, ognuno deve poter esprimersi liberamente. Per capire le informazioni, ognuno deve ascoltare e rispettare gli altri e le loro idee.
- In particolare “Les membres d’une équipe doivent adopter une attitude positive à l’égard d’un membre qui prend l’initiative de clarifier un problème ou de débattre d’une question.” (Ibid.) (nostra traduzione: “I membri di una squadra devono avere un’attitudine positiva verso un membro che prende l’iniziativa e chiarifica un problema o dibatte un'argomentazione”).
- Ci sono due tipi d’informazioni che circolano in un gruppo:
- Quelle legate al lavoro da fare;
- I sentimenti dei membri che vengono espressi a riguardo del lavoro e degli argomenti apportati dagli altri membri.
- È richiesta la partecipazione di ogni membro.
- “Dans la formule du travail en équipe, la participation de chaque membre est requise avant tout en regard de la réalisation de la tâche commune et de l’atteinte de la cible commune. La cible et la tâche communes doivent constituer la priorité de chaque individu.” (Ibid.) (nostra traduzione: “Nel lavoro di squadra, per poter realizzare l’attività e l’obbiettivo comune è richiesta la partecipazione di ogni membro. Questi due elementi devono costituire la priorità di ogni individuo”).
- “Le désaccord fait partie du quotidien d’une équipe.” (Ibid.) (nostra traduzione: “Il disaccordo fa parte della quotidianità di una squadra”).
- non si può sempre essere d’accordo con tutto quello che dicono o fanno gli altri, ma bisogna comunque avere la volontà di mantenere delle buone relazioni con tutti i membri.
Con quali strumenti comunicare in una squadra?
Per far si che la comunicazione sia efficace, bisogna ricordarsi che un’azione comunicativa è spesso complessa, in particolare perché risponde a dei “detto” e “non detto”. Nella comunicazione diretta, dove i partecipanti sono nello stesso luogo allo stesso momento, ci sono dei messaggi non verbali che completano quelli verbali e che hanno un grande impatto.
Se consideriamo come le tecnologie possono aiutare la comunicazione in un lavoro di gruppo, dovremo tener conto di strumenti asincroni e sincroni.
- Gli strumenti sincroni permettono di far avanzare un lavoro di gruppo mentre i membri svolgono una discussione o una riunione.
- Telefoni, smartphone, ecc. permettono soprattutto gli scambi tra le persone;
- Chat, servizio messaggi brevi (SMS), ecc.;
- Sistemi di riunione e di conferenza virtuali.
- Gli strumenti asincroni permettono di far avanzare il lavoro comune approfittando di momenti di lavoro differenti per i membri del gruppo:
- Casella di posta elettronica (e-mail) e messaggi (SMS, Skype);
- Forum elettronici dove le informazioni scambiate saranno organizzate a dipendenza del filo logico della discussione.
Discutere per iscritto o per orale
Utilizzando i vari strumenti che permettono di discutere per orale (per esempio: SWITCHinteract, Skype) o per iscritto (per esempio Forum Moodle), gli interventi di una persona saranno accettati più facilmente dagli altri membri del gruppo se verranno seguite alcune regole. Prendiamo qualche esempio:
- In un forum, la persona interviene copiando e incollando la parte della frase scritta precedentemente e che vuole commentare. Altrimenti, potrebbe essere difficile per gli altri capire a cosa fa riferimento il nuovo commento.
- In una chat, per rispondere a Piero che ha appena esposto il suo punto di vista, è utile iniziare il messaggio nella maniera seguente: "per Piero: sono d'accordo con la tua argomentazione...". Altrimenti, se molte altre persone sono intervenute dopo il messaggio di Piero e prima del vostro intervento, non sarebbe facile capire a cosa vi riferite se dite soltanto: "sono d'accordo con la tua argomentazione...".
- Se ricevete un messaggio per e-mail inviato a tutto il gruppo e che non potete rispondere subito (per esempio: non avete il tempo, dovete verificare qualcosa prima di rispondere), inviate almeno una breve risposta: "Ho letto. Ci penserò." oppure "Ho letto. Rispondo giovedì". Tutti gli altri sapranno che avete ricevuto il messaggio e che risponderete appena vi sarà possibile.
Durante una discussione, ogni membro del gruppo deve imparare ad essere destinatario e/o mittente a seconda della situazione. Alaoui, Laferrière e Meloche (1996) spiegano in maniera più chiara questo punto:
- Per ascoltare e capire quello che il mittente comunica, il destinatario deve:
- avere un’attitudine d’ascolto sul piano non-verbale, o come minimo un’attitudine aperta, comprensiva;
- lasciare che l’altro si esprima fino alla fine;
- assicurarsi di aver veramente capito le idee esposte dal mittente facendogli delle domande o riformulando quello che ha detto; essere sensibile nei confronti del mittente cercando di capire la sua percezione delle cose.
- Per esprimersi in modo che sia ascoltato e capito, il mittente deve:
- Esprimersi in modo succinto per far si che tutti i membri abbiano il tempo di parlare;
- Esprimersi in maniera chiara e precisa, utilizzando un linguaggio accessibile;
- Utilizzare, se necessario, un linguaggio non verbale.
Far sapere agli altri che il lavoro del gruppo progredisce
Quando si lavora con altre persone "in presenza", si capisce subito se qualcuno vuole parlare, è presente, commenta un documento, fa una battuta, se viene presa una decisione dal gruppo, ecc. Tutti questi elementi sono importanti da comunicare per far si che i membri capiscano la progressione del lavoro del gruppo.
Nella comunicazione diretta, dove i partecipanti si trovano nello stesso luogo allo stesso momento, questi elementi sono trasmessi tramite "detto" e "non detto". Spesso sono espressi tramite dei messaggi non verbali (un sorriso, scuotere la testa, ecc.). Quando si lavora a distanza, questa comunicazione e la comprensione dell'avanzamento del lavoro sono più difficili.
Per favorire la comunicazione nelle situazioni di lavoro a distanza, utilizzate le funzioni “d’awareness” degli strumenti di comunicazione. Questo termine inglese è utilizzato per designare “la compréhension des activités des autres, qui permet de donner un contexte à sa propre activité” (Equipe Tecfa, 2012) (nostra traduzione: “la comprensione delle attività degli altri, che permette di dare un contesto alla propria attività” (Equipe Tecfa, 2012). Quando un gruppo lavora “in presenza”, è facile capire se un membro vuole parlare, è presente, commenta un documento, fa una battuta, ecc. A distanza questa comprensione è più difficile. Per facilitarla, esistono varie soluzioni:
- Avete appena finito di lavorare due ore su un lavoro scritto in comune. Dite agli altri cosa avete fatto, cosa dovete ancora fare, cosa bisogna decidere. Potete farlo inviando un’e-mail, lasciando un commento visibile nel testo o nell’organizzatore grafico delle attività (Trello), utilizzando la modalità "track changes" del trattamento testi, ecc. In questo modo, li altri sapranno dove guardare, rispondere e completare.
- Entrate in una sala riunioni virtuale. Da qualche parte c’è una lista dei nomi delle persone già presenti o un’icona che rappresenta gli altri membri della squadra. Questa situazione la possiamo trovare anche in Google Drive, dove le persone presenti sono rappresentate da una piccola vignetta.
- Negli strumenti di riunione online come MS Teams, le persone presenti possono alzare la mano per indicare la loro volontà di esprimersi. Questo facilita il ruolo dell’animatore della riunione.
- Durante una riunione di gruppo, un membro interviene per proporre di passare all'argomento successivo. Questa persona spiega perché secondo lei la tappa precedente è terminata e gli altri esprimono il loro accordo o disaccordo. Si può utilizzare uno strumento di voto per far capire a tutti se, si o no, il gruppo è passato alla tappa successiva.
- Possiamo mostrare agli altri il tono con il quale vogliamo dire le cose, utilizzando nelle chat o nelle mail degli smiles.