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Erläuterungen zu elektronischen Signaturen
Die Verwendung elektronischer Signaturen bei der Übermittlung und Aufbewahrung papierloser Belege richtet sich nach Artikel 122 der Mehrwertsteuerverordnung (MWSTV) und Artikel 957a des OR.
Im Bundesgesetz vom 18. März 2016 über Zertifizierungsdienste im Bereich der elektronischen Signatur (Bundesgesetz über die elektronische Signatur, ZertES) sind die Signaturen geregelt. Eine auf einem qualifizierten Zertifikat basierende qualifizierte Signatur, die von einer anerkannten Anbieterin ausgegeben wird, ist der eigenhändigen Unterschrift gleichgestellt (Artikel 14 Absatz 2bis OR). Die ESTV sieht keine Notwendigkeit, im Bereich der Mehrwertsteuer qualifizierte elektronische Signaturen nach Artikel 2 Buchstabe e ZertES zu verlangen. Ein Beleg mit der elektronischen Unterschrift einer natürlichen Person versehen, ist nicht erforderlich.
Um den Ursprung (Authentizität) und die Unverändertheit (Integrität) nachzuweisen, eignen sich insbesondere auch die in Artikel 2 Buchstaben c und d ZertES aufgeführten Signaturen und Siegel.
Wie ist die elektronische Signatur zu prüfen?
Bei automatisierter Verarbeitung überwiegen die Vorteile einer systematischen Prüfung, weshalb sie weiter empfohlen wird. In allen übrigen Fällen ist die Prüfung nur noch im notwendigen Umfang vorzunehmen und festzuhalten.
Wie sollte der Stichprobenumfang festgelegt werden?
Es ist wichtig, dass systematische Fehler nicht unentdeckt bleiben. Dazu ist es nicht nötig, viele gleichgelagerte Fälle zu prüfen. Hilfreiche Überlegungen zum Stichprobenumfang sind:
- Art der Lieferantenbeziehung,
- Art der Übermittlung,
- Gültigkeit und Zulässigkeit des verwendeten Zertifikats.
Die Signaturprüfung stellt eine Momentaufnahme dar. Zum Umfang der Stichproben gehören auch Prüfungen zu anderen Zeitpunkten als auf den Abschluss der Übermittlung. Solche Zeitpunkte sind die erfolgte Archivierung, der Übertrag auf einen anderen Informationsträger und dessen periodische Prüfung auf Lesbarkeit bis zum Ablauf der Aufbewahrungsdauer.
Für die Nachvollziehbarkeit empfiehlt es sich, den festgelegten Stichprobenumfang zu dokumentieren.
Es empfiehlt sich, Dateiformate mit strukturierten und maschinell auswertbaren Inhalten zu verwenden. Sie ermöglichen empfängerseitig eine effiziente, automatisierte Verarbeitung.
Andere Dateiformate sind zweckmässig, wenn
- die Auswertbarkeit aus der Finanzbuchhaltung möglich ist und
- die Dateien nachweisbar keine dynamischen Inhalte aufweisen.