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Power Automate: Die Evolution der Automatisierung
Der Name deutet es bereits an: Power Automate ist das Herzstück der Power Platform, wenn es um die Automatisierung von Arbeitsabläufen, sich wiederholenden Aufgaben oder im einfachsten Fall, um das Senden von Benachrichtigungen geht. Dieses Tool spielt eine Schlüsselrolle bei der Implementierung digitaler Prozessautomatisierungen. Die Low-Code- und Drag-and-Drop-Lösung ermöglicht sowohl die Nutzung vorgefertigter Bausteine als auch die Erstellung eigener Bausteine. Diese Bausteine können in zwei Hauptkategorien unterteilt werden: Trigger, die den Start von Workflows initiieren, und Aktionen, die Daten verarbeiten und Prozesse auslösen.
Ein praktisches Beispiel kann das Potenzial von Power Automate verdeutlichen. Nehmen wir an, Mitarbeiter Max soll jeden Dienstag ein Excel-Dokument in einem SharePoint-Ordner speichern und seinem Kollegen Loris darüber informieren. In diesem vereinfachten Beispiel besteht die Aufgabe darin, ein Excel-File abzulegen und anschliessend eine E-Mail-Benachrichtigung zu versenden, dass die Datei mit dem Namen “daten.xlsx” im Laufwerk gespeichert wurde.
Wie könnte dieser Use Case automatisiert werden? Wir beginnen mit dem Einrichten eines Triggers, der überwacht, ob ein neues Excel-Dokument im Laufwerk liegt. Wird ein neues Dokument erkannt, startet der Workflow, der zuerst den Namen des Excel-Dokuments “daten.xlsx” und den Speicherpfad ausliest. Nach dieser Aktion wird eine standardisierte E-Mail versendet, die den Kollegen Loris darüber informiert, dass die Datei im entsprechenden Ordner abgelegt wurde.
Durch die Automatisierung im Low-/No-Code Ansatz und die tiefe Integration mit der Microsoft-Umgebung (O365 Sharepoint und Mail) lässt sich eine solche einfache Automatisierung mit Power Automate innert weniger Minuten aufsetzen.
Obwohl dies nur ein vereinfachtes Beispiel für die Nutzung von Power Automate ist, zeigt es doch das enorme Potenzial zur Vereinfachung wiederkehrender Aufgaben auf. Dies trifft insbesondere zu, wenn auch komplexere Abläufe als in unserem Beispiel automatisiert werden sollen. Wichtig ist jedoch zu betonen, dass jede Automatisierung bestehender Prozesse kritisch geprüft werden sollte und es sinnvoll ist Verbesserungspotenziale im Prozess zu identifizieren, bevor dieser automatisiert wird. Nachdem wir gesehen haben, wie Automatisierungen von Prozessen mit Power Automate umgesetzt werden können, stellt sich die Frage, wie wir Prozesse benutzerfreundlicher mit der Power Platform gestalten können. Dabei kommen wir zur Frage, was genau Power Apps sind und wofür sie genutzt werden.