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Soft Skills: Strukturierendes Denken
Berufstätige klagen häufig über Zeitnot und Arbeitsüberlastung. Eine gute Planung eröffnet Ihnen neue Möglichkeiten, Ihr Pensum zu bewältigen. Dazu ist strukturierendes Denken notwendig.
Viele Dinge gleichzeitig erledigen zu wollen, hohe Verantwortung, kurzfristige Termine, eine hohe Arbeitsmenge - all das sorgt für Stress. Um diesen zu vermeiden, hilft es, eine Struktur für den Tag festzulegen. Wer sich einmal Gedanken über Verwendung und Nutzen seines persönlichen Zeitkapitals gemacht hat, bemerkt oftmals, dass er die meiste Energie verschwendet, weil ein Konzept fehlt.
Nehmen Sie sich deshalb vor jedem Arbeitstag zehn Minuten Zeit, um den neuen Tag schriftlich vorzubereiten. Halten Sie Ihre Gedanken auf Papier fest. Durch jede Minute, die Sie für die Planung aufwenden, können Sie fünf bis zehn Minuten bei der Ausführung sparen. Und eins ist sicher - der nächste Arbeitstag vergeht auf jeden Fall; ob Sie sich mit ihm bewusst auseinander setzen oder ihn einfach an sich vorbeiziehen lassen. Stellen Sie alle Aufgaben zusammen, die Sie erledigen wollen. Schätzen Sie jeweils grob - aber realistisch - den Zeitbedarf ab.
Setzen Sie Prioritäten
Kennen Sie das Pareto-Prinzip? 20 Prozent unserer Aufgaben bringen 80 Prozent des Erfolges. 80 Prozent unserer Aufgaben bringen nur noch 20 Prozent des Erfolges. Konzentrieren Sie sich deshalb immer nur auf die obersten 20 Prozent ihrer Aufgaben. Das heißt für Sie, dass Sie darüber entscheiden müssen, welche Aufgaben erstrangig und welche zweitrangig sind. Versehen Sie darum jede Aufgabe - das kann auch ein Telefonat sein - auf Ihrer Liste mit einer Priorität.
Folgende Kategorien können helfen:
- A = diese Aufgabe muss ich heute unbedingt erledigen
- B = Ich sollte nach Möglichkeit diese Aufgabe heute erledigen
- C = Ich kann diese Aufgabe noch erledigen, falls es meine Zeit erlaubt
Erledigen Sie ähnliche Aufgaben in Serienproduktion
Fassen Sie gleichartige Aufgaben zu Arbeitsblöcken zusammen. Dies hat den Vorteil, dass Sie Ihre Arbeitsgänge nur einmal vorbereiten müssen und Tätigkeiten gleicher Art schnell erledigen können: Briefe schreiben, Telefonate erledigen und dergleichen. Ihre Arbeitsblöcke sollten aber nicht zu lange sein, maximal 30 bis 60 Minuten, da sonst beispielsweise Ihr Telefon ständig besetzt wäre und dies bei Kollegen Ungeduld erzeugen könnte.
Planen Sie außerdem für sich selbst eine "stille Stunde" ein. Denn wenn Sie ehrlich zu sich selbst sind, müssen Sie nicht rund um die Uhr erreichbar sein. Nehmen sie sich eine Stunde während der offiziellen Arbeitszeit, in der Sie nicht gestört werden. Konzentrieren Sie sich während Ihrer "stillen Stunde" ausschließlich auf wenige und wirklich wichtige A-Aufgaben.
Mentale Fitness ist ein Erfolgsrezept
Das Geheimnis wirklich erfolgreicher Sportler ist nicht nur die physische Fitness, sondern den Wettkampf auch mental im Griff zu haben. Programmieren Sie sich ebenso gezielt auf Erfolg. Folgende Fragen können hilfreich sein:
- Was kann ich tun, um morgen möglichst viel Spaß und Freude zu haben?
- Wie kann mich dieser Tag meinen Zielen näher bringen?
- Mit wem werde ich morgen zusammenkommen?
- Wie stehe ich zu meinen Gesprächspartnern?
- Wem könnte ich morgen eine Freude bereiten? Wie?
- Welche Probleme oder Schwierigkeiten könnten auf mich zukommen? Und wie könnte ich diese lösen?
(Dirk Baranek, CoachAcademy 2006 / Bild: Digital Vision)
Dirk Baranek
ist studierter Geschichts- und Sprachwissenschaftler.
Seit 2004 betreut er als Online-Redakteur die CoachAcademy.
Als freier Autor schreibt er ferner für Magazine,
Tageszeitungen und Online-Portale.