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Hybride Meetings Die Vorteile hybrider Meetings
Das sind die Vorteile von hybriden Meetings
Seit der Pandemie verbringen wir 148 % mehr Zeit in Online-Meetings als davor. Unternehmen reagieren auf diese Veränderung und setzen immer stärker auf hybride Meetings, um beiden Welten, vor Ort und remote, zu vereinen. Gehören Sie auch dazu?
Was ist ein hybrides Meeting?
Ein hybrides Meeting ist ein Meeting, das teilweise persönlich und teilweise online stattfindet. Durch die Kombination aus persönlichen und virtuellen Teilnehmenden, kann es live an diejenigen gestreamt werden, die nicht anwesend sind. Die Ausrichtung hybrider Meetings bietet viele Vorteile, darunter mehr Engagement, niedrigere Kosten und grössere Flexibilität. Werfen wir einen genaueren Blick auf die Möglichkeiten hybrider Meetings.
Die Möglichkeiten von hybriden Meetings
Es gibt zwei Haupttypen von hybriden Meetings: Solche, die im Voraus geplant sind und solche, die improvisiert sind. Vorgeplante hybride Meetings sind solche, bei denen die Tagesordnung und die Teilnehmer im Voraus bekannt sind und das Meeting entsprechend strukturiert ist. Wenn beispielsweise bekannt ist, dass einer der Teilnehmenden nicht zum Besprechungsort reisen kann, können diese per Videokonferenz beitreten.
Improvisierte hybride Meetings sind solche, bei denen nicht alle Details im Voraus bekannt sind. Wenn beispielsweise bei einer persönlichen Besprechung einer der Teilnehmenden zu spät kommt, kann mit der entsprechenden Technologie einfach zu einer Videokonferenz gewechselt werden, damit diese auch an der Diskussion teilnehmen können.
Hybride Meetings bieten eine Reihe von Vorteilen gegenüber herkömmlichen persönlichen oder Online-Meetings. Sie sind flexibler, effizienter und bieten den Teilnehmern ein höheres Mass an Engagement. Wenn Sie nach einer Möglichkeit suchen, die Produktivität Ihrer Besprechung zu verbessern, sollten Sie die Verwendung eines Hybridformats in Betracht ziehen.
Die Vorteile hybrider Meetings
In der heutigen Geschäftswelt setzen immer mehr Unternehmen auf hybride Meetings, da sie vielseitige Vorteile bieten können, wenn die Rahmenbedingungen richtig gesetzt werden. Werfen wir einen genaueren Blick auf jeden dieser Vorteile.
Erhöhtes Engagement Einer der grössten Vorteile von hybriden Meetings mit Videoübertragung sind, dass sie das Engagement erhöhen können. Die Teilnahme an einem hybriden Meeting ist von überall möglich. Mehr Personen wird die Teilnahme an einem Meeting ermöglicht, was zu mehr Interaktion führen kann.
Geringere Kosten Ein weiterer Vorteil von hybriden Meetings ist, dass Unternehmen Geld sparen können. Wenn Sie Mitarbeitende haben, die remote arbeiten oder sich in verschiedenen Teilen des Landes befinden, kann es teuer sein, sie alle für ein persönliches Treffen einzuberufen. Mit einem hybriden Meeting können Sie Reisekosten sparen, indem jede Person flexibel von ihrem aktuellen Arbeitsort teilnehmen kann.
Mehr Flexibilität Hybride Meetings bieten mehr Flexibilität bei der Terminplanung. Wenn Mitarbeitende an verschiedenen Standorten arbeiten oder widersprüchliche Zeitpläne haben, kann es schwierig sein, eine Zeit zu finden, die für alle funktioniert, um sich persönlich zu treffen. Mit einem hybriden Meeting kann jedoch jede Person standortunabhängig am Meeting teilnehmen.
In welchen Situationen machen hybride Meetings Sinn?
Microsoft hat sich bereits vor der Pandemie intensiv mit dem Thema der hybriden Arbeitswelt auseinandergesetzt und hat verschiedene Arten von hybriden Meetings untersucht und die optimalen Rahmenbedingungen festgelegt.
Wie erwähnt, gibt es Szenarien, welche die Anwesenheit erfordern und es gibt Szenarien, bei denen es keine grosse Rolle spielt. Das Gleichgewicht zwischen virtuell und persönlicher Meeting-Kultur zu finden ist entscheidend.
Das Gehirn braucht Pausen
Microsoft hat in den letzten Jahren daran gearbeitet Microsoft Teams zu verbessern, um virtuelle Meetings natürlicher und ansprechender und wenig ermüdender zu gestalten. Die neuesten Forschungsergebnisse von Microsoft haben beispielsweise bereits einige Änderungen an Microsoft Outlook beeinflusst. In den Standardeinstellungen kann neu festgelegt werden, dass zwischen Microsoft Team Meetings eine Pause von 5, 10 oder 15 Minuten bleibt, damit die Teilnehmenden Zeit für eine kurze Pause haben. Warum Pausen für das Gehirn wichtig sind, zeigt die Abbildung unten deutlich.
Wenn Unternehmen den Wandel zu einer hybriden Arbeitsweise machen, ist es wichtig Richtlinien für Besprechungen und Meetings zu etablieren. Darin sind Fragen geklärt: Wann ist die Anwesenheit wichtig? Was kann später als Aufzeichnung angesehen werden? Wie laufen hybride Meetings ab? Die Aufgabe der Führungskraft ist es, ein Gleichgewicht zwischen der Zeit, die in Videokonferenzen verbracht wird und der Zeit, die für die asynchrone Zusammenarbeit verwendet wird, herzustellen. Das ist allein schon deshalb wichtig, weil Studien von Microsoft zeigen, dass ein Ungleichgewicht zu mentaler Ermüdung und Stress führt.
Fazit
Wenn Sie nach einer Möglichkeit suchen, das Engagement zu erhöhen, Kosten zu senken und die Flexibilität zu verbessern, ist die Ausrichtung von hybriden Meetings eine gute Option. Mit der passenden Technologie wird die Zusammenarbeit im Team vereinfacht, da jeder unabhängig von seinem Standort an Besprechungen teilnehmen kann. Mit dem durchgängigen Benutzererlebnis über alle Endgeräte haben Mitarbeitende weniger Stress.
Franco Malacrida | Digital Consultant
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