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Haben Sie manchmal Probleme damit, Ihr Meeting positiv zu beenden? Verlassen Teilnehmer Ihre Meetings, ohne eine klare Idee davon zu haben, was sie nun machen sollten? Dann haben wir hier vier hilfreiche Tipps, die dabei helfen können, dieses Problem zu lösen.
Benutzen Sie einen stillen Timer für sich selbst
Stellen Sie zum Beispiel ihr Handy auf Vibrationsalarm ein, der sie fünf Minuten vor Ende des Meetings daran erinnert, dass sich die verabredete Zeit dem Ende nähert. Mit diesem simplen Trick können Sie die letzte Phase des Meetings zielsicher einleiten und laufen nicht Gefahr, vom Ende überrascht zu werden.
Das Ende fünf Minuten vorher ankündigen
Falls Sie vom Meeting direkt in ein Q&A einleiten wollen, macht es Sinn, die letzten fünf Minuten anzukündigen. Nutzen Sie die Zeit, um alle Inhalte des Meetings zusammenzufassen, die wichtigsten Punkte hervorzuheben und nun folgende Handlungsanweisungen zu geben. Dies hilft den Teilnehmern dabei, die Meetinginhalte besser zu verdauen und gibt ihnen auch eine hervorragende Vorbereitung auf das Q&A in die Hände.
Feedback-Runde
Eine Feedback-Runde am Ende des Meetings hat sich inzwischen etabliert, doch oftmals bleibt der Raum leider stiller als er sollte, wenn in diesen Teil des Meetings übergeleitet wird. So haben einige Redner die Technik entwickelt, ein 30 Sekunden Feedback von jedem Teilnehmer einzufordern. Der Reihe nach muss so jeder Teilnehmer seine Erfahrung oder einen wichtigen Verbesserungsvorschlag zusammenfassen - gerade in Gruppen, in denen sich die Teilnehmer gut kennen, ist diese Technik sinnvoll.
Was kommt nach dem Meeting?
Machen Sie zum Schluss deutlich, worum es nun als nächstes geht. Ihre letzten fünf Minuten eines Meetings sind erstklassig dazu geeignet, Handlungsanweisungen zu geben, die sich aus den Inhalten des Meetings ableiten.
• Welche Schritte sollten nun umgesetzt werden?
• Wer ist für die Umsetzung verantwortlich?
• Wie kann die Umsetzung geprüft und gemessen werden?
• Welche Zeit- und Budgetrahmen wurden vereinbart?
Nutzen Sie diese Fragen, um konkrete Handlungsanweisungen geben zu können.