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L'exploration de processus est une technique récente permettant d'obtenir une compréhension fine et un contrôle efficace des processus. À la base, l'approche consiste à retracer les étapes successives d'une activité à partir de l'extraction des enregistrements effectués dans les systèmes informatiques qui la supporte. À partir de cette information, l'utilisateur peut reconstituer les diagrammes de flux des transactions réelles, en vérifier la conformité avec ce qui est voulu ou attendu par la Direction. Cette possibilité, en fait un outil particulièrement efficace lors de la révision des comptes.
L'efficacité de cette technique est encore accrue par le fait que le volume de transactions contrôlées est beaucoup plus important que dans un test de détail classique. Des études ont montré que le recours à cette technique permettait de détecter un nombre nettement plus important d'exceptions aux règles. Avec la multiplication des systèmes informatiques destinés à soutenir les utilisateurs dans la plupart des activités, l'exploration de processus devient un outil indispensable à la compréhension, le contrôle et l'amélioration des organisations
Données nécessaires
L'exploration de processus requiert l'extraction de trois types de données du système d'information dans lequel l'activité est suivie. Ces données sont au minimum :
- un identifiant (ID) pour chaque opération allant de son initialisation à sa finalisation ;
- un statut, c'est-à-dire la trace de chaque étape successive jusqu'à la réalisation ;
- une date d'enregistrement (time stamp) correspondant à chaque statut successif.
Ces informations sont en général disponibles dans la plupart des systèmes d'information. Les développeurs des systèmes d'information fournissent soit des requêtes d'extraction standard soit des outils permettant d'exporter les données dans des conditions satisfaisantes.
La création du fichier plat (flat datei) nécessaire à l'exploration des processus requiert une certaine expérience en traitement de données, en particulier lorsque les informations viennent de plusieurs systèmes d'information différents. BDO a désormais acquis l'expérience nécessaire dans ces domaines pour retraiter les fichiers extraits, mais aussi pour calibrer le volume de données nécessaires et interpréter des données tronquées, c’est-à-dire incomplètes parce que leur traitement n'était pas finalisé lors de l'extraction. Dans certains cas, la technique de traitement est relativement simple et peut être assimilée en quelques heures par les équipes en charge de l'audit.
Visualisation, Compréhension et Contrôles
Á partir de ces informations, des logiciels spécialisés permettent de reconstituer rapidement la dynamique des flux des transactions, et plus particulièrement :
- Reconstituer automatiquement les diagrammes de flux suivant différents standards de modélisation ;
- Comparer automatiquement le diagramme de flux réel avec un autre logigramme comme celui des procédures décrivant l'activité étudiée ;
- Visualiser la dynamique des flux d'opération dans le temps afin de s'assurer que les durées de réalisation et que les dates et les heures de traitement sont conformes à ce qui est souhaité.
Si les données extraites peuvent se réduire aux trois données de base énumérées dans le premier paragraphe, il est fréquent d'y ajouter d'autres informations comme les identifiants des utilisateurs du système, les caractéristiques détaillées des transactions et les noms des systèmes d'information interfacés en amont ou en aval des transactions traitées. Ce volume complémentaire d'information permet alors de :
- Reconstituer la cartographie des systèmes d'information avec une image des volumes de transaction provenant de chaque système situé en amont et allant vers chaque système en aval;
- Recréer les réseaux sociaux d'utilisateurs afin de comprendre comment les utilisateurs interagissent ensemble ou pour identifier qui est le mieux à même de former un nouvel utilisateur;
- Analyser des segments particuliers de transaction en fonction de leur caractéristique (montant, devise, nature, etc.) afin de d'optimiser le fonctionnement de l'organisation en identifiant les ressources sous-utilisées et les goulots d'étranglement.
Ces avantages se combinent ce qui favorise une plus grande efficience des travaux réalisés. Par exemple, l'exhaustivité et l'objectivité permettent de catégoriser les types d'erreur rencontrées. Il en résulte une identification plus rapide des causes premières des problèmes (root causes).
Avec la multiplication des systèmes informatiques destinés à supporter les organisations, les entreprises doivent disposer d'une vision claire de leur processus, des volumes de transaction et des temps de traitement des opérations pour fixer leurs propres priorités. L'exploration de processus devient un outil clé pour la gestion de portefeuilles de projets.
BDO un partenaire de confiance à vos côtés
BDO a développé une compétence en exploration de processus pour ses activités d'audit interne externalisé. Toutefois cette technique est également adaptée aux audits externes pour analyser les processus financiers de l'entité révisée. De nouveaux travaux sont actuellement en cours pour analyser le passage à une comptabilité d'engagement pour certaines transactions actuellement enregistrées lors du paiement dans une organisation du secteur public.
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