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Richtige Anrede und Grussformeln in englischen Geschäftsbriefen und E-Mails
Wenn Sie bestehende Geschäftspartner per E-Mail oder mit einem Geschäftsbrief kontaktieren, sich um eine Auftragsvergabe bewerben oder neue Kontakte in der englischsprachigen Geschäftswelt knüpfen möchten, müssen Sie wissen, wie Sie Ihr Gegenüber in angelsächsischen Sprachen richtig ansprechen und wie Sie Ihr Schreiben entsprechend der geltenden Konventionen abschliessen. Neben dem tatsächlichen Inhalt kommt es nämlich auch auf die richtigen Grussformeln an. Sie möchten ja schliesslich nicht unnahbar wirken oder zu persönlich, wenn dies nicht angebracht ist.
Die richtige Anrede und Grussformel in englischen Geschäftsbriefen und E-Mails richtet sich danach, wie gut Sie den Empfänger kennen. Dabei wird unterschieden zwischen:
Sie kennen den Empfänger noch nicht.
Sie haben mit dem Empfänger schon häufiger kommuniziert.
Sie kennen den Empfänger des Schreibens noch nicht
Wenn Sie den Empfänger nur dem Namen nach kennen, aber noch nicht mit ihm/ihr kommuniziert haben, wählen Sie – wie im Schweizerischen auch – sehr formelle Formulierungen.
Die Entsprechung zu «Sehr geehrte/r» ist «Dear». Unverheiratete Frauen und Frauen, bei denen Sie nicht wissen, ob sie verheiratet oder unverheiratet sind, werden mit «Ms» angeredet, verheiratete Frauen mit «Mrs» (allerdings müssen Sie sich dabei sicher sein) und Männer mit «Mr». Danach folgt der Nachname.
Wenn Sie die Person nicht namentlich kennen und/oder nicht wissen, ob es sich um einen Mann oder eine Frau handelt, verwenden Sie «Sir» oder «Madam» oder «Sir or Madam». Es gibt auch die Formulierung «To whom it may concern», aber diese wird mittlerweile weniger häufig verwendet. Besser wäre stattdessen den Namen der Firma zu nennen, etwa «Dear Unternehmen XYZ».
Wenn die Person einen akademischen Titel hat und Sie diesen kennen, fügen Sie ihn ein.
Ihren Brief oder Ihre E-Mail schliessen Sie mit «Yours sincerely», «Sincerely» oder «Yours faithfully» ab.
Anrede
Dear Ms/Mrs/Mr Nachname
Dear Sir or Madam / Dear Sir / Dear Madam
Dear Name des Unternehmens
Dear Professor/Dr Nachname
Grussformel
Yours sincerely / Sincerely / Yours faithfully
Sie können auch die Position des Empfängers in der Anrede angeben, etwa «Madam President» oder To the Head of Personnel (Personalleiter).
Sie unterschreiben mit Ihrem Vor- und Nachnamen.
Sie haben mit dem Empfänger schon häufiger kommuniziert
Wenn Sie sich mit dem Empfänger schon häufiger in einem Brief oder einer E-Mail ausgetauscht haben, können Sie etwas weniger formelle Anreden und Grussformeln wählen.
Im angelsächsischen Sprachraum verwendet man die Anrede mit dem Vornamen viel häufiger als in der Schweiz. Oftmals kann es sein, dass der Empfänger Ihres ersten Briefs am Ende nur seinen Vornamen schreibt – oder Sie sogar direkt nur mit Ihrem Vornamen anredet. Wenn Sie also schon öfter mit einer Person per E-Mail oder in einem Brief kommuniziert haben, werden Sie in der Regel etwas weniger formelle Grussformeln verwenden.
Anrede
Dear Vorname
Grussformel
Best regards / With kind regards / Kind regards / Kindest regards / With best wishes
Sie unterschreiben hier mit Ihrem Vornamen.
Richtig formuliert ist halb gewonnen
Wenn Sie diese Regeln zur korrekten Anrede und den entsprechenden Grussformeln für Ihren englischen Geschäftsbrief anwenden, beginnen und beenden Sie Ihr Schreiben so, wie Ihr Gegenüber dies in seinem Kulturraum erwartet. Sie werden weder als respektlos noch unnahbar angesehen, ein erster wichtiger Schritt, um Ihr Vorhaben zum Erfolg zu führen.
Weitere nützliche Tipps für Formulierungen in englischer Sprache finden Sie in unseren anderen Blogbeiträgen. Wenn Ihr Schreiben auch inhaltlich einwandfrei sein soll, wenden Sie sich direkt an uns, um ein Lektorat in Auftrag zu geben. Wir verhelfen Ihnen zum Erfolg.
Quellen:
Gregor Vetter et al. 2002. PONS Grosswörterbuch für Experten und Universität Englisch - Englisch Aktiv.1. Auflage 2002; Stuttgart: Ernst Klett Sprachen GmbH