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Es liegt auf der Hand. Die ideale Lösung ist ein einziges unternehmensweites Archivierungssystem. Dies hat den Vorteil, dass Dokumente einheitliche Datenformate aufweisen und nach identischen Kriterien indiziert werden. Eine stringente Indizierung wiederum ist Voraussetzung für die Vergabe von Zugriffsrechten und das automatische Verteilen von Dokumenten. Gleichzeitig verhindert sie, dass Dokumente mehrfach abgelegt werden.
Bei gewachsenen Strukturen ist es häufig der Fall, dass verschiedene Unternehmensbereiche unterschiedliche Archivierungssysteme nutzen oder dass für unterschiedliche Dokumenttypen separate Lösungen im Einsatz sind.
Das erhöht die Komplexität der Archivierungsinfrastruktur, macht sie fehleranfällig und ist meist kostspieliger. In diesem Fall lohnt es sich zu prüfen, ob ein digitales Teilarchiv in ein einheitliches System übertragen werden kann.