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L’évaluation peut être pratiquée dans le cadre d’un entretien, comme celui qui a lieu avant le départ du bénévole. L’objectif est d’échanger sur le travail réalisé tant par le bénévole que par l’organisation en ne perdant pas de vue les préoccupations des deux parties.
L’entretien doit avoir lieu dans un endroit calme. Il peut s’articuler autour des points suivants (cf. Reifenhäuser/Reifenhäuser 2013: 151):
- Entrée en matière: «C’est un plaisir de vous voir. Nous avons une heure devant nous. Puis-je vous offrir un café, un thé, de l’eau?», etc.
- Questions sur l’activité: «Qu’est-ce qui vous plaît dans votre travail? Où situez-vous les difficultés? Qu’en est-il de votre motivation?», etc.
- Echange de retours: «Je souhaiterais vous dire rapidement ce que je pense de vous et de votre activité…» ou «J’aimerais que vous me disiez ce que vous pensez de…»
- Conclusion: «Merci pour ces précieuses informations qui nous permettront de…»
Des études montrent que les avis donnés par d’autres personnes sont source de motivation et améliorent la satisfaction et la performance (cf. Neufeind/Wehner: 8). Les retours d’information que vous donnez au bénévole durant l’évaluation peuvent avoir un effet stimulant tout en ren-forçant son sentiment d’être reconnu. Assurez-vous pour cela de respecter un équilibre entre les points forts et les éventuels points faibles. Le mieux est de commencer par les aspects positifs, puis d’aborder de façon constructive les aspects négatifs, avant de conclure sur une appréciation encourageante. Faites toujours référence à des situations et des exemples concrets, soulignez le fait qu’il ne s’agit que de votre point de vue et exprimez-vous à la première personne.
Le retour du bénévole devrait durer à peu près aussi longtemps que le vôtre. Pour lui faciliter la tâche, vous pouvez l’informer à l’avance que vous attendez un feedback et préciser une durée approximative. Vous devez ensuite accepter son avis et le remercier.