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L’avanzamento di un lavoro di squadra crea una serie di situazioni comunicative. Per esempio, una persona condivide un documento in cui pensa di aver trovato degli argomenti interessanti per il tema trattato. Gli altri membri risponderanno esponendo il loro punto di vista sulla pertinenza e la validità di questi argomenti. Un altro esempio è quello in cui, durante una riunione, una persona interviene proponendo di passare alla tappa successiva del lavoro che devono svolgere. Quest’ultima spiega che secondo lei la tappa precedente è completa e tutti gli altri membri rispondono dando il loro consenso o contestando quello che è stato detto.
In tutte queste situazioni, applicare certi principi può rendere la comunicazione più efficace. Ci sono anche alcuni strumenti e metodi che possono essere utilizzati per migliorare la comunicazione.
Principi di comunicazione per tutto il gruppo di lavoro
Alaoui, Laferrière e Meloche (1996) spiegano vari principi fondamentali della comunicazione di cui bisognerebbe tener conto durante un lavoro di gruppo.
Con quali strumenti comunicare in una squadra?
Per far si che la comunicazione sia efficace, bisogna ricordarsi che un’azione comunicativa è spesso complessa, in particolare perché risponde a dei “detto” e “non detto”. Nella comunicazione diretta, dove i partecipanti sono nello stesso luogo allo stesso momento, ci sono dei messaggi non verbali che completano quelli verbali e che hanno un grande impatto.
Se consideriamo come le tecnologie possono aiutare la comunicazione in un lavoro di gruppo, dovremo tener conto di strumenti asincroni e sincroni.
Per favorire la comunicazione nelle situazioni di lavoro a distanza, utilizzate le funzioni “d’awareness” degli strumenti di comunicazione. Questo termine inglese è utilizzato per designare “la compréhension des activités des autres, qui permet de donner un contexte à sa propre activité” (Equipe Tecfa, 2012) (nostra traduzione: “la comprensione delle attività degli altri, che permette di dare un contesto alla propria attività” (Equipe Tecfa, 2012). Quando un gruppo lavora “in presenza”, è facile capire se un membro vuole parlare, è presente, commenta un documento, fa una battuta, ecc. A distanza questa comprensione è più difficile. Per facilitarla, esistono varie soluzioni:
In quest’attività non abbiamo tenuto conto di tutti gli strumenti che permettono di condividere o collaborare su dei documenti. Questi strumenti saranno presentati in altre schede sul lavoro di gruppo.