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A la fin de l’exercice, il faut effectuer la clôture des comptes et dresser le bilan. Les entreprises de transport (ET) qui reçoivent des contributions et des prêts de la part des pouvoirs publics font parvenir à l’autorité de surveillance pour examen et approbation leurs comptes annuels ainsi que leur rapport annuel.
L'approbation des comptes par l'OFT consiste en un examen sous l'angle du droit des subventions ; cet examen complète celui du poste réviseur.
L'OFT vérifie périodiquement ou en fonction des besoins si les comptes sont conformes aux dispositions légales et aux conventions sur les contributions et les prêts des pouvoirs publics qui en découlent.
La présentation des comptes de toutes les entreprises de transport (ET) doit, conformément à l'art. 4 de l'ordonnance du DETEC sur la comptabilité des entreprises concessionnaires (OCEC), donner une image fidèle des conditions effectives du patrimoine, de la situation financière et des résultats. Cela n'exige pas une norme d'établissement de rapports et de comptes déterminée, comme par ex. la Swiss GAAP RPC, mais notamment des délimitations correctes entre les exercices et une vérification périodique pour voir si les provisions sont légitimes.
En plus des comptes annuels (composés du compte de résultat, du bilan et de l'annexe), l'ET doit, pour tous les secteurs, tenir un compte de résultat par ligne, c.-à-d. une comptabilité analytique établie en fonction de l'organisation et des offres de prestation de l'ET et qui respecte les principes de causalité, d'imputation en fonction des prestations et de comptabilisation aux coûts complets.
Le compte des immobilisations et des investissements est établi selon le principe des montants bruts et celui de l'évaluation séparée. Il présente en détail les postes des immobilisations corporelles tels qu'ils figurent dans le bilan.
Les entreprises tenues de présenter leurs comptes en vue de l'examen effectué sous l'angle du droit des subventions sont informées chaque année des instruments, des nouveautés et des points à observer. Conformément à l'art. 6 OCEC, les comptes annuels doivent parvenir à l'OFT au moins trente jours avant la convocation à l'Assemblée générale. Les concertations préalables entre l'entreprise et l'OFT garantissent le respect des échéances. Une liste de contrôle permet de s'assurer d'envoyer à l'OFT tous les documents requis.