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Dans le domaine régi par la loi fédérale sur le principe de la transparence dans l'administration (loi sur la transparence, LTrans), le PFPDT remplit les fonctions suivantes:
- il informe et conseille les particuliers qui demandent à avoir accès à des documents officiels;
- il conseille les offices et les départements fédéraux dans la mise en oeuvre de la LTrans;
- il conduit la procédure de médiation en cas de désaccord;
- il émet une recommandation écrite à l'attention des intéressés;
- il prend position sur les projets de normes juridiques de la Confédération qui concernent le principe de transparence.
Le principe de transparence fixe un droit exécutoire à accéder aux documents de l'administration fédérale et des Services du Parlement. La loi s'applique aux documents officiels établis à partir du 1er juillet 2006. Toute personne peut demander à consulter ces documents sans avoir à motiver sa demande. Ce droit d'accès peut être limité si l'accès au document risque de compromettre des intérêts publics ou privés prépondérants; en pareil cas, l'autorité doit motiver sa décision.
Si une autorité limite, diffère ou refuse l'accès à un document, le PFPDT peut engager une procédure de médiation sur requête de l'auteur de la demande. Le but de cette procédure est de dégager rapidement un accord entre les parties. Si elle n'aboutit pas, le PFPDT peut rendre ses conclusions dans une recommandation.
Le PFPDT contrôle en outre l'exécution, l'efficacité et le coût de la LTrans et soumet périodiquement un rapport au Conseil fédéral.