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La cancelleria costituisce il nucleo dell'Amministrazione. Il termine cancellaria compare nelle fonti per la prima volta nel tardo XII sec. Prima era d'uso consueto la denominazione scrinium. Più antica è l'espressione cancellarius, che nella tradizione tardoantica nel regno franco designava l'usciere e scrittore giudiziario delle contee, nel IX sec. anche un rogatario. Dall'868 il capo della cancelleria regia ted. si chiamò cancellarius, titolo assunto poi via via anche dai capi di altre cancellerie.
La cancelleria del ME e dell'epoca moderna, che concentrava il più possibile in un ufficio l'attività documentaria di un'amministrazione (Atti amministrativi), trasse le sue origini dalla cancelleria pontificia e non dall'amministrazione tardoromana, dove ogni azione ufficiale era legata alla civiltà della Scrittura. Caratteristiche delle cancellerie medioevali erano il predominio del Clero e lo stretto legame con gli Archivi. Nella cancelleria dei re merovingi il personale era ancora costituito da funzionari di corte laici, ma dall'epoca carolingia esso venne reclutato fra i membri della cappella di corte. Sotto re Ludovico il Germanico l'arcicappellano divenne capo della cancelleria; a partire dall'870 (in permanenza dal 975) questi era di diritto l'arcivescovo di Magonza, con competenze limitate però alla sola parte germ. del regno.
Fra l'est e l'ovest nonché il nord e il sud dei territori dell'odierna Svizzera si riscontrano notevoli differenze nell'organizzazione e nello sviluppo di attività documentarie amministrative e giur. Nella Rezia e Svizzera occidentale sopravvisse l'antica tradizione franca degli scrittori pubblici, che scomparve invece in Alemannia. Anche il Notariato, con le sue grandi serie di registri, rimase principalmente limitato alla Svizzera franc. e alle valli meridionali. Salvo poche eccezioni (ad esempio San Gallo), non vi furono cancellerie, intese come organi amministrativi stabili, prima della metà del XIII sec. Lo stato attuale delle ricerche permette di escludere l'esistenza di cancellerie nelle signorie (degli Asburgo ad esempio). Attorno alla fine del XIII sec., ancora prima a sud e a ovest, comparvero nelle città i primi Cancellieri. In generale le istituzioni ecclesiastiche (vescovadi e monasteri) disposero per prime di cancellerie organizzate; i primi cancellieri attestati erano chierici, in seguito sostituiti da personale laico.
Il diverso grado di sviluppo nell'organizzazione delle attività documentarie non permette di sapere con precisione quando si è al cospetto di una cancelleria vera e propria. Un criterio sono i registri, supporti in cui, seguendo l'esempio della cancelleria pontificia, venivano annotati lettere in uscita, contratti stipulati, documenti rilasciati per conto proprio o di terzi, nonché decreti e sentenze emessi. Il più antico registro conservato proviene dal capitolo del duomo di Losanna e data del 1253. Nel 1280 ne venne costituito uno nella cancelleria del capitolo del duomo di Sion. Il più antico registro conosciuto della cancelleria vescovile di Ginevra fu in uso negli anni 1428-66; in quella di Costanza si cominciò a tenere registri di minute nel 1434. Non si è invece a conoscenza di registri medievali della cancelleria vescovile di Basilea. Per contro la cancelleria del tribunale vescovile di Basilea compilò numerosi registri a partire dalla seconda metà del XV sec. Per quanto riguarda le cancellerie cittadine, si possono considerare indicatori del loro grado di sviluppo tre tipi di registri: i libri di missive, i regesti giudiziari e i registri di mandati e provvedimenti indirizzati a funzionari e sudditi. I più antichi libri di missive conservati, la registrazione cioè della corrispondenza in uscita del Consiglio, sono del cant. Basilea, iniziano nel 1386, risp. nel 1409, e continuano fino a XIX sec. inoltrato. Libri di missive vennero costituiti nelle cancellerie cittadine di Zurigo (1421), Berna (1442) e Friburgo (1449), nella maggior parte delle altre città solo nel XVI sec. I primi regesti giudiziari, contenenti dispositivi corredati da una nota di emissione, sono i protocolli di sentenze, di omologazione e di appelli di Basilea (1394), i regesti di Friburgo (1403) e i libri di sentenze di Berna (1411). Fanno parte dei più vecchi registri di mandati e provvedimenti indirizzati a funzionari e sudditi, i Rufbücher di Basilea (1417) e i Polizeibücher di Berna (1458). Lo sviluppo delle cancellerie cittadine si può ricostruire anche con l'aiuto delle fonti riguardanti l'amministrazione finanziaria cittadina o consultando le liste del personale (cancelliere, vicecancelliere, cancelliere del tribunale e Scriba balivale). Il consolidamento delle acquisizioni territoriali del XV sec. e la loro amministrazione (ad esempio a Lucerna nel 1430) comportarono un ampliamento dell'amministrazione cittadina e di conseguenza delle cancellerie (Signoria territoriale); l'ulteriore evoluzione di queste ultime seguì di pari passo gli sviluppi dello Stato nel XVI e XVII sec.
Autrice/Autore: Anton Gössi / sma
La direzione delle cancellerie cant. o consigliari è affidata a un capo, la cui denominazione varia a seconda del cant.: cancelliere dello Stato (nel Ticino; Staatskanzler o Chancelier d'Etat risp. Chancelier de l'Etat nei cant. Friburgo, Ginevra, Neuchâtel, Vallese, Vaud e Giura); scriba del Consiglio (Rat[s]schreiber a Glarona e nei due semicant. di Appenzello); scriba dello Stato (Staatsschreiber nei cant. Zurigo, Berna, Basilea Città, Svitto, Soletta, Lucerna, Sciaffusa, Turgovia e Argovia); direttore della cancelleria (Kanzleidirektor a Uri e nei Grigioni); segr. dello Stato (Staatssekretär) nel cant. San Gallo; Landscriba nei cant. Basilea Campagna, Zugo, Nidvaldo e Obvaldo.
La Dieta della vecchia Conf. non disponeva di una propria cancelleria, ma si serviva delle cancellerie dei diversi cant. che la ospitavano per la stesura dei Recessi. L'Atto di mediazione del 1803 (cap. XX, art. 38) creò l'ufficio di cancelliere della Conf., che traeva le sue origini sia dall'ufficio del landscriba sia da quello del segr. generale del Direttorio elvetico; questa, assieme a quella di segr. di Stato della Conf., suo vice, fu in un primo tempo la sola carica permanente della Conf. La sua funzione venne mantenuta anche durante il periodo della Restaurazione (Patto fed. del 1815, art. 10): il cancelliere doveva redigere i verbali della Dieta federale, curare la corrispondenza conf. con i cant. e l'estero, dare alla stampa i recessi e le raccolte ufficiali di leggi, decreti, ordinanze, concordati e trattati intern., nonché gestire l'archivio della Conf. (Archivio federale). Successivamente gli vennero affidati lavori di traduzione in franc. e compiti diplomatici nell'ambito delle relazioni con l'estero.
Con la creazione dello Stato federale e delle sue istituzioni (Consiglio federale, Assemblea federale e Amministrazione federale), la cancelleria cessò di essere l'unico organo fed. permanente; fu annessa al Dip. fed. dell'interno (DFI) dal 1848 al 1895 e al Dip. politico dal 1896 al 1967. L'Archivio fed. costituì una sezione della cancelleria fed. fino al 1895, anno in cui venne direttamente sottoposto al DFI. Tra il 1926 e il 1972 i servizi del parlamento, che amministrativamente erano attribuiti alla cancelleria fed., divennero sempre più indipendenti; dall'entrata in vigore della nuova Costituzione fed. (1.1.2000) sono divenuti autonomi. I compiti della cancelleria comprendono la gestione dell'ufficio centrale di registrazione dell'amministrazione fed. (atti in entrata e in uscita, elaborazione di pratiche, assegnazione ai dip. di competenza, controllo degli affari amministrativi e consegna ordinata degli atti all'Archivio fed.), i servizi dell'Usciere e di accreditamento, la cura degli affari del Consiglio fed. (preparazione delle sue sedute, redazione di estratti protocollari, stesura di trattati intern., procure, lettere di accreditamento e di raccomandazione), il servizio centrale di redazione e traduzione, la pubblicazione delle raccolte ufficiali delle leggi fed. e della raccolta sistematica del diritto fed. (1947 e dal 1967) nonché la direzione della Biblioteca centrale del parlamento e dell'amministrazione fed. e, fino al 1999, della centrale fed. che si occupa della produzione e distribuzione delle pubblicazioni della Conf. (ora sottoposta al Dip. fed. delle finanze). Nel 1926 le venne affidata la cura dei diritti politici (votazioni popolari, elezioni del Consiglio nazionale, iniziative popolari e referendum) e dal 1967 assiste anche alla redazione dei decreti fed. Sul finire del decennio 1990-2000, nell'ambito della riforma della direzione dello Stato, è stato rimesso in discussione anche il ruolo della cancelleria fed.
Il Cancelliere della Confederazione, nella sua funzione di capo della cancelleria fed., ottenne nel 1848 lo statuto di magistrato. Dal 1918 il suo compito venne sempre più limitato alla supervisione dei lavori di cancelleria; la carica venne nuovamente valorizzata dal 1967, quando, in seguito all'affare dei Mirage, la cancelleria fed. divenne il vero e proprio stato maggiore del Consiglio fed. Nel 2000 i compiti principali del cancelliere erano la consulenza, la coordinazione e il controllo interdip., la preparazione del programma di legislatura e, naturalmente, la direzione della cancelleria.
Dal 1803 compiti e statuti delle cancellerie cant. non differiscono da quelli della cancelleria della Conf., risp. fed. I servizi dei diritti politici rimasero a volte di competenza di un dip. cant. In tempi più recenti, in diversi cant. la segreteria del parlamento è divenuta autonoma, in sintonia con lo sviluppo a livello fed.
Autrice/Autore: Hans-Urs Wili / sma