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An der Mitgliederversammlung (MV) werden die wichtigsten Beschlüsse gefasst. In der Regel findet sie einmal im Jahr an einem frei wählbaren Ort statt. Bei kleineren Elternvereinen HSK ist das oft bei jemandem zuhause, bei grösseren kann das ein öffentlicher Ort sein, oder es kann ein Lokal gemietet werden. Es gibt Gemeinden, die Vereinen mit Sitz in dieser Gemeinde für die MV einen Raum kostenlos zur Verfügung stellen. Informationen dazu kann die Gemeinde geben. Die Mitglieder werden vom Vorstand rechtzeitig gemäss Statuten dazu eingeladen. Rechtzeitig einladen heisst, die Vereinsmitglieder müssen genügend Zeit haben, sich auf die MV vorzubereiten. Jedes Mitglied erhält eine Einladung mit Traktandenliste und allfälligen Beilagen.
Checkliste für die Erstellung einer Traktandenliste für die Mitgliederversammlung finden Sie HIER.
Ein wichtiger Punkt für die MV ist der Rechenschaftsbericht des Vorstandes, das heisst, die Präsentation seines Jahresberichtes und der Jahresrechnung. Wenn immer möglich sollen mit der Einladung und den Traktanden zur MV auch der Jahresbericht und die Jahresrechnung versandt werden.
Die MV muss den Bericht des Vorstandes genehmigen. Damit wird dem Kassier oder der Kassiererin und den anderen Vorstandsmitgliedern ausdrücklich Entlastung (Décharge) erteilt. Das gilt natürlich nur für den Teil der Geschäfte, die offengelegt werden. Erst dann erlöschen alle Verantwortlichkeitsansprüche des Vereins gegenüber dem Vorstand, und dieser ist persönlich nicht mehr haftbar für die Geschäfte des vergangenen Jahres. An der Déchargeabstimmung dürfen die Kassiererin, der Kassier und die Vorstandsmitglieder, denen Décharge erteilt werden soll, nicht teilnehmen. Eine weitere wichtige Funktion der MV ist die Wahl eines neuen Vorstandes.
Auch werden an der MV die Revisorinnen und Revisoren der Kontrollstelle gewählt. Sie dürfen nicht dem Vorstand angehören. Das Budget wird genehmigt oder zur Kenntnis genommen. Die Mitglieder haben grundsätzlich das Recht, Anträge zu stellen. An der MV wird über Anträge des Vorstands und der Mitglieder abgestimmt. Die Statuten können eine Frist für die Eingaben regeln.
Eine ausserordentliche MV ist vom Vorstand zwingend einzuberufen, wenn ein Fünftel der Mitglieder dies unter Angabe der Gründe verlangt.
Über die MV wird ein Protokoll geführt, das der Protokollführer oder die Protokollführerin und die Präsidentin oder der Präsident unterzeichnen.
Tipps zur Protokollführung finden Sie HIER.