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Protezione dei dati dei dipendenti
Conservare & cancellare i dati
Quali dati di Ben deve conservare la datrice di lavoro e quali deve cancellare?
Se l’azienda non considera la candidatura di Ben, deve restituire il fascicolo di candidatura. Non occorre che l’azienda restituisca i documenti creati per la specifica applicazione, come la lettera di motivazione o i risultati della valutazione dello stato di salute, ma deve distruggerli. Se L’azienda ha ricevuto il dossier per via elettronica, deve cancellarlo.
Eccezione: L’azienda può conservare il fascicolo di domanda con il consenso del candidato respinto, in particolare se desidera prendere in considerazione il fascicolo per un'altra posizione nella sua società.
Non appena lo scopo è raggiunto, l’azienda deve distruggere i dati corrispondenti. Un'eccezione si applica ai dati che deve conservare per motivi legali (cf. Termini&formalità).
La datrice di lavoro ha la responsabilità di garantire che le informazioni contenute nella cartella personale dei suoi dipendenti siano accurate. Deve pertanto controllare il dossier a intervalli regolari. Il dipendente può chiedere in qualsiasi momento alla datrice di lavoro di correggere i dati inesatti o di distruggere i dati raccolti in modo improprio.
Certificato medico
La datrice di lavoro deve distruggere qualsiasi certificato medico non appena ha raggiunto il suo scopo. Uno di questi obiettivi potrebbe essere, ad esempio, quello di documentare le richieste di rimborso delle indennità giornaliere di malattia o di documentare la contabilità salariale. Anche se è in corso una procedura di sicurezza sociale, il certificato medico e gli altri documenti relativi alle richieste di sicurezza sociale devono essere conservati fino alla conclusione della procedura (cf. diritto alla consultazione degli atti).
Valutazioni del personale
Ben ha diritto ad ottenere un certificato di lavoro in qualsiasi momento. Di conseguenza, la datrice di lavoro deve conservare le valutazioni del personale durante il rapporto di lavoro (cf.Termini & formalità).
Se la datrice di lavoro elimina le e-mail dei suoi dipendenti utilizzando un Content Scanner che filtra le e-mail in base a contenuti predefiniti, deve prevedere questa opzione in un regolamento o simili. L'uso sistematico di un Content Scanner può violare il divieto di monitorare il comportamento dei dipendenti.
Non appena lo scopo è raggiunto, la datrice di lavoro deve distruggere i dati corrispondenti. Un'eccezione si applica ai dati che deve conservare per motivi legali (cfr. Termini & formalità).
Al più tardi al termine del rapporto di lavoro, la datrice di lavoro deve in linea di principio
- restituire i documenti del dossier personale che appartengono a Ben. Ciò vale, ad esempio, per le foto o i diplomi;
- distruggere o consegnare a Ben i documenti del fascicolo personale che gli appartengono. Ciò vale, ad esempio, per la lettera di motivazione o i risultati di una valutazione.
Eccezioni: In caso di controversia legale, la datrice di lavoro può conservare i dati di Ben di se ne ha bisogno a scopo probatorio
Prima della fine del rapporto di lavoro, la datrice di lavoro deve chiedere a Ben di
- inoltrare o archiviare le e-mail aziendali e, se necessario, confermarglielo;
- eliminare le e-mail private dall'account di posta aziendale.
La datrice di lavoro deve quindi
- bloccare l'account e-mail di Ben in modo che non gli vengano recapitate altre e-mail;
- eliminare i messaggi restanti nell'account, e
- se necessario, creare un messaggio di assenza che informi il mittente che Ben ha lasciato l'azienda.
La datrice di lavoro non può inoltrare automaticamente le e-mail inviate all'indirizzo di Ben senza il suo consenso
La datrice di lavoro deve tenere la contabilità per dieci anni. Oltre alla corrispondenza commerciale e ai documenti contabili, questi includono, in particolare, i dati salariali.
La datrice di lavoro deve inoltre conservare le valutazioni del personale per dieci anni, in quanto Ben ha diritto ad un certificato di lavoro durante questo periodo, calcolato a partire dalla fine del rapporto di lavoro.