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Comment réagissez-vous lorsque le téléphone sonne? Et que retenez-vous une fois l’entretien terminé? En suivant ces dix conseils, vous resterez non seulement concentré, mais aussi détendu lors de vos entretiens téléphoniques.
Le téléphone en soi n’existe plus. Or c’est encore l’un des moyens de communication les plus utilisés. Mais la téléphonie IP a changé notre façon de passer des coups de fil. La téléphonie fixe est devenue indépendante du lieu, ce qui nous permet d’emporter notre numéro de téléphone fixe partout où nous allons – même sur notre smartphone.
Cependant, les règles de base pour passer des appels sont restées les mêmes. En suivant ces dix conseils, vous resterez non seulement plus concentré, mais aussi plus détendu lors de vos entretiens téléphoniques – l’un n’empêche pas l’autre!
1. Soyez préparé
Si vous devez passer un coup de fil délicat et que vous avez besoin de clarifier quelque chose, par exemple, des questions financières ou personnelles au téléphone, préparez-vous bien en vous posant les questions suivantes:
- Quel est mon but pour cette conversation?
- Quelle est la position de mon interlocuteur?
- Quels arguments puis-je utiliser pour présenter et expliquer mon point de vue?
- Quels contre-arguments mon interlocuteur pourrait-il avancer?
- Où puis-je faire un compromis ?
2. Passez l’appel en mode mains libres
Utilisez un casque, un kit mains libres ou les écouteurs de votre smartphone pour passer des appels. Cela vous laisse les mains libres pendant l’appel et vous permet non seulement de maintenir une position détendue, mais aussi de prendre des notes.
3. Le nom est important au téléphone
Si vous êtes au téléphone avec une personne inconnue, notez le nom de votre interlocuteur au début de l’appel. Ainsi, vous pouvez vous adresser à elle en la nommant par son nom et lui dire au revoir de manière personnelle. De cette façon, vous contribuez à établir des bases positives.
4. Adoptez une attitude sympathique
Souriez lorsque le téléphone sonne. Cela vous détendra et a un effet positif sur votre voix. Lorsque vous répondez au téléphone, présentez-vous en nommant d’abord le nom de votre entreprise, puis votre prénom et votre nom de famille. Comme les premières syllabes ne sont parfois pas comprises, ne commencez pas immédiatement par votre nom.
5. Prenez des notes
Ayez un bloc-notes ou un carnet à portée de main pour prendre des notes pendant l’appel. Les mémos écrits à la main vous distraient moins de la conversation que les notes prises sur l’ordinateur.
Vous pouvez également utiliser le stylet pour prendre des notes sur l’écran tactile d’une tablette ou d’un appareil 2-en-1. Vous pouvez également numériser les notes manuscrites en utilisant votre smartphone et une application comme Office Lens.
6. Évitez de faire autre chose
Bien que la tentation soit grande, évitez de faire autre chose, comme la rédaction ou la lecture d’e-mails pendant la conversation. Les humains ne sont pas adaptés à cette forme de multitâche, et vous ne pouvez plus vous concentrer sur la conversation.
7. Résumez les décisions par e-mail
Si vous avez pris des décisions avec votre interlocuteur au cours de l’entretien, résumez (ou demandez à votre interlocuteur de le faire) brièvement les points les plus importants et envoyez-les à votre interlocuteur par e-mail avec une demande de confirmation. Vous évitez ainsi les malentendus et pouvez vous référer à la correspondance écrite en cas de divergences d’opinion.
8. Prévoyez des plages horaires pour téléphoner
Pour assurer une bonne concentration et un travail efficace, il est utile de passer les appels téléphoniques planifiés en un seul bloc et non entre différentes tâches. Bloquez une page horaire pour vos appels dans votre calendrier et effectuez-les, si possible, dans ce délai. Cela vous aide à mieux vous concentrer.
9. Ce qui est confidentiel doit le rester
Évitez de passer des appels professionnels dans des lieux publics. Et ne discutez pas de détails professionnels confidentiels dans le train ou dans un café – qui sait, peut-être vos concurrents sont-ils assis à la table d’à côté?
10. Bouger stimule le cerveau
Beaucoup de gens ont tendance à se déplacer lorsqu’ils passent un appel téléphonique. Si vous ne dérangez pas vos collègues de travail, cela a un effet secondaire positif: le mouvement stimule la circulation sanguine et le cerveau. Se promener peut donc vous aider à clarifier vos idées et à mieux vous concentrer sur la conversation.
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Article mis à jour de juin 2017.