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En ce qui concerne les changes, le multiplicateur et les changes historiques, nous faisons référence à la page Tableau Changes.
Explication des colonnes
Dans le tableau Écritures de la Comptabilité Multidevise, il y a les colonnes supplémentaires suivantes:
- Mont. Devise
Le montant dans la devise spécifiée dans la colonne sigle devise.
Ce montant est utilisé par le programme pour mettre à jour le solde en devise du compte relatif.
- Devise
Le sigle de la devise à laquelle le montant fait référence.
Le sigle devise doit correspondre à la devise de base, spécifié dans les Propriétés fichier, ou le sigle de la devise d'un compte indiqué dans les colonnes Débit ou Crédit.
On peut également utiliser une devise différente, à condition que le compte Débit et le compte Crédit indiqués soient des comptes en devise de base. Dans ce cas, le montant en devise est utilisé comme référence, mais ne sera pas utilisé au niveau comptable.
- Change
Sert à convertir le montant de la devise étrangère dans l'équivalent de la devise de base.
- Montant en devise de base
Le montant de l'écriture exprimé en devise de base.
Ce montant est utilisé par le programme pour mettre à jour le solde en devise de base du compte relatif.
- Multiplicateur de change
Normalement non visible dans cette vue, cette valeur est multipliée avec le change.
Types d'écritures
Attention
Tous les montants, ceux en devise de base ainsi que ceux en devise étrangère, doivent toujours être insérés dans la colonne Mont. Devise.
Pour chaque écriture il y a deux comptes (compte débit et compte crédit). Dans chaque ligne d'écriture, le programme permet d'avoir seulement une devise étrangère. On peut donc avoir les combinaisons directes suivantes:
- Ecriture entre deux comptes en devise de base avec montants en devise de base (image ligne Pièce 1)
La devise du compte débit et du compte crédit sont dans le devise de base
- Ecriture entre deux comptes en devise de base avec montants en devise étrangère (Pièce 2)
La devise du compte débit et du compte crédit sont dans le devise de base, mais le sigle de la devise (colonne Devise) et le montant indiqué dans la ligne d'écriture ne sont pas en devise de base mais en devise étrangère.
Pour insérer la devise étrangère, il faut changer manuellement le sigle de la devise que le programme propose automatiquement.
Ceci est utile quand on va à l'étranger et on change de l'argent pour payer dans la devise locale. Dans ce cas, on n'a pas de compte spécifique dans la comptabilité.
Pour le calcul du solde (étant tous les deux en devise de base) seulement le montant de la colonne Devise de base est utilisé.
- Ecriture entre un compte en devise étrangère et un compte en devise de base (Pièce 3)
Le devise doit être celle du compte en devise étrangère.
Pour le calcul du solde du compte en devise étrangère, le programme utilise le montant en devise étrangère et pour le solde en devise de base, le programme utilise le montant en devise de base.
- Ecriture entre deux comptes dans la même devise (Pièce 4)
La devise doit être la même que celle des comptes utilisé.
- Ecriture avec deux comptes contenant des devises étrangères différentes (Doc 5)
Par exemple, la banque fait une opération de change entre deux devises étrangères.
Dans ce cas, il faut insérer l'écriture sjur deux lignes.
Le montant en devise de base doit nécessairement être le même. Il est utile d'utiliser un change proche de la réalité afin de pouvoir éviter des différences de change excessives.
Afin d'obtenir des montants égaux en devise de base, il faut manuellement indiquer le montant en devise de base et laisser le programme calculer le change.
- Ecritures différences de change
Le but de cette écriture est de réaligner le solde du compte en devise de base avec la contrevaleur du compte en devise étrangère au change du jour.
Seulement le montant en devise de base, relatif au différence de change, est enregistré sur le compte en devise étrangère.
Elles sont générées automatiquement avec la commande Créer écritures différences de change.
- Pour les bénéfices de change, le compte à réévaluer est indiqué en débit et le compte Bénéfice de change en crédit.
- Pour les pertes de change, le compte à réévaluer est indiqué en crédit et le compte Perte de change en débit.
- Le montant en devise reste vide
- Le sigle de la devise est la devise de base
- Dans la colonne Montant devise de base, le montant de la réévaluation du compte (bénéfice ou perte) est indiqué.
C'est au comptable de décider quel est le change à utiliser pour chaque opération individuelle. Normalement, les règles suivantes s'appliquent:
- Pour les opérations usuelles, le change du jour est utilisé.
- Pour les opérations d'achat/vente de devises, les valeurs indiquées par le bureau de change ou par la banque dont utilisées.
Dans le programme on indique d'abord le montant en devise et ensuite le montant en devise de base; le programme calcule le change. . Le change indiqué par la banque pourrait être légèrement différent, car les banques indiquent un change arrondi avec peu de décimales.
- Si l'on fait plusieurs opérations avec le même taux de change, il est utile de mettre le change dans le tableau Changes à jour, comme ça le programme le reprend automatiquement.
- Pour des opérations étrangères soumises à la TVA, il se peut que l'autorité nationale prescrive un change standard. Le cas échéant, insérer ce change dans la colonne Change de l'écriture.
- Pour l'achat d'immobilier ou des titres, un change historique est utilisé. Dans ce cas, il faut, dans le tableau Changes, créer un sigle de devise (par exemple, USD1) avec un change historique, qui ne subit pas les fluctuations de change.
On peut créer des sigles de devise pour autant de changes historiques que l'on veut.
Le compte TVA et le compte dont il faut déduire la TVA doivent être en devise de base. Il n'est pas possible d'utiliser un code TVA pour déduire la TVA d'un compte en devise étrangère.
Pour enregistrer des opérations avec TVA qui ont comme contrepartie des comptes en devise étrangère, il faut utiliser deux lignes d'écritures:
- D'abord on enregistre le montant de l'achat sur un compte d'attente en devise de base, et on y insère le code TVA relatif.
Le montant en devise de base doit être calculé selon les conditions de l'adminitstration fiscale.
- Dans une deuxième ligne le compte d'attente est mis à zéro; comme contrepartie, on indique le compte en devise étrangère.
Le montant utilisé pour cette écriture, en devise de base et en devise étrangère, doit être au net de la TVA. Naturellement, il faut utiliser le même taux de change que celui de l'écriture précédente.
Dans l'exemple, la devise de base est le CHF. L'achat dans l'exemple est d'ordre nationale, mais avec un paiement d'un compte en devise étrangère (EUR).
Dans les écritures avec des comptes en devises étrangères, il est possible d'enregistrer la TVA avec un montant brut (Type montant 0, TVA incluse).
Si vous saisissez des valeurs nettes (type montant 1, hors TVA), le programme indique une erreur qui, comme le calcul de la valeur brute, serait souvent erronée en raison de l'arrondi de la TVA et du taux de change.
Dans ces cas, il est recommandé de saisir la valeur brute. Voir aussi les Explications de l'erreur.
Automatismes lors de l'insertion des écritures multidevise
Quand on insère une nouvelle écriture, il faut compléter les données dans les colonnes mentionnées.
Quand certaines valeurs de la ligne d'écriture sont modifiées, le programme complète l'écriture avec les valeurs prédéfinies. Si ces valeurs ne répondent pas aux exigences personelles, celles-ci doivent être modifiées dans la ligne d'écriture.
La modification des valeurs du tableau Changes n'a pas de répercussions sur les lignes d'écritures qui sont déjà insérées. Donc, quand on modifie le change dans le tableau Changes, ceci n'aura aucune influence sur les lignes qui sont déjà insérées.
- Quand on insère le montant en devise et il y a au moins le compte débit ou le compte crédit, et il n'y a pas d'autres valeurs
- Le sigle de devise est repris du compte utilisé, en donnant priorité au compte qui n'est pas en devise de base.
- Le change, défini dans le tableau Changes, est repris selon la procédure suivante:
- Le change historique avec une date précédente ou égale à celle de l'écriture est repris
- Si aucun change historique est trouvé, le change de la ligne change-sans-date est repris.
- Le multiplicateur, défini dans le tableau Changes est repris, ou '1' s'il s'agit de la devise de base.
- Le montant en devise de base est calculé.
- Si l'on modifie le montant en devise (et s'il y a déjà d'autres valeurs)
Le montant en devise de base est calculé avec le change existant.
- Si l'on modifie le sigle de la devise
Le change avec le multiplicateur est repris et le montant en devise de base est calculé (comme ci-dessus).
- Si l'on modifie le change
Le montant en devise de base est calculé en utilisant le change qui a été inséré.
- Si l'on modifie le montant en devise de base
Le change est recalculé.
Aide supplémentaire
- En pressant la touche F6 pendant que l'on se trouve sur la colonne Montant en devise, le programme réécrit toutes les valeurs avec la logique décrite auparavant, comme s'il n'y avait aucune valeur. Cette fonction est utile quand on change le compte Débit ou le compte Crédit.
- Dans le cas où il y a une écriture avec un compte unique dans la devise de base (dans les écritures composées, voir Différentes types d'écritures) et dans la colonne "Devise", le sigle a été changée en devise étrangère, pour mettre à jour le taux de change, vous devez aller dans la cellule "Devise" et appuyer sur F6.
- Smart fill colonne Change
Le programme propose plusieurs changes, en les reprenant du tableau Changes ou des changes utilisés précédemment dans les écritures.
Fenêtre Info
Dans la fenêtre info, le programme indique:
- D'éventuelles différences entre le total des mouvements débit et le montant des mouvements crédit en devise de base.
- Des indications en ce qui concerne l'usage de la touche F6.
Pour les comptes relatifs à la ligne d'écriture dans laquelle on se trouve:
- Numéro de compte
- Libellé du compte
- Montant de l'écriture sur le compte en devise de base
- Solde actuel du compte en devise de base
- Sigle de la devise du compte
- Montant de l'écriture sur le compte en devise du compte
- Solde actuel du compte en devise
Ecritures des soldes d'ouverture
Pour la comptabilité en multidevise, lorsque l'on insère des soldes d'ouverture dans le tableau Comptes, le programme convertit le montant en devise de base, utilisant le taux de change défini dans le tableau change, colonne Change d'ouverture.
Pour utiliser des changes historiques dans les soldes d'ouverture, vous pouvez créer un autre sigle de devise ou bien créer des écritures dans le tableau écritures avec les soldes d'ouverture. De cette façon, vous pouvez utiliser des soldes différents pour les comptes.
- Insérez une écriture pour chaque compte avec solde d'ouverture, en indiquant la date de début de la comptabilité et le compte en débit et crédit.
- Dans la colonne PièceType insérez la valeur "01" pour indiquer que c'est une valeur d'ouverture.
- Dans les calculs et les impressions de Banana, ce montant sera inséré comme solde d'ouverture.
- L'écriture ne mettra cependant pas à jour la colonne solde d'ouverture dans le tableau comptes.
A considérer si vous désirez utiliser les écritures d'ouverture:
- Pour éviter la réévaluation des comptes au taux de change actuel, dans le tableau Compte, pour le compte qui ne doit pas être réévalué, insérez "0,0" dans la colonne Compte différence change.
- Le programme permet d'insérer autant des soldes d'ouverture que d'écritures d'ouverture.
Les deux montants seront considérés dans les calculs et s'il s'agit du même compte, ils seront additionnés.
Il est toutefois conseillé d'utiliser les deux méthodes simultanément pour éviter des erreurs et des différences difficiles à retracer.
- Les écritures d'ouverture doivent être insérées manuellement.
Les éventuelles différences de débit et crédit seront indiquées comme différence dans les écritures.
Reprise données des versions précédentes
Dans la version 4 ou précédente, l'absence d'un sigle de devise dans le tableau Ecritures était interprétée comme une écriture en devise de base.
Dans la version 7, chaque écriture doit avoir son propre sigle de devise. Il faut donc, quand on passe de la version 4 à la version 7 compléter les écritures où le sigle de devise manque dans le fichier de comptabilité. Pour ce faire, une nouvelle colonne "Devise" doit être ajoutée au tableau Ecritures en exécutant la commande Organiser colonnes du menu Données.