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Les données de base sont définies comme des informations fondamentales dont l'administration a impérativement besoin pour ses activités ou qui sont nécessaires dans le déroulement des affaires. Il s'agit par exemple d'informations sur des personnes, des entreprises, des lieux, des bâtiments et des terrains. Par «données de base communes», on entend des données de base qui servent à plus d'une unité administrative.
À l'avenir, les données de base utilisées plusieurs fois seront gérées en commun et mises à la disposition d'administrations de tous les niveaux de l'État et à d'autres milieux autorisés. La gestion commune des données de base est un élément central pour soutenir la transformation numérique des autorités. Elle décharge les citoyens et les entreprises qui ne doivent communiquer leurs données à l'administration plus qu'une seule fois (principe «once only») et permet aux autorités d'accomplir leurs tâches plus efficacement et de mieux répondre aux besoins des administrés.
Le Conseil fédéral adopté, lors de sa séance du 19 décembre 2018, la stratégie pour le développement de la gestion commune des données de base de la Confédération et a pris des mesures concrètes.