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Wissensmanagement
Wissensmanagement (englisch Knowledge Management oder Information engineering) bezeichnet eine Richtung der aktuellen Managementlehre, die darauf abzielt, in Organisationen vorhandenes Wissen zur Erreichung der Unternehmensziele optimal einzusetzen und zu entwickeln. Beiträge zum Wissensmanagement werden in vielen Disziplinen entwickelt, insbes. in der Wirtschaftsinformatik, der Betriebswirtschaftslehre, der Informatik, der Soziologie oder der Informationswissenschaft und der traditionellen Dokumentation.
Wissensmanagement beschäftigt sich mit den Möglichkeiten der Einflussnahme auf die Wissensbasis eines Unternehmens. Unter der Wissensbasis eines Unternehmens werden alle Daten und Informationen, alles Wissen und alle Fähigkeiten verstanden, die diese Organisation zur Lösung ihrer vielfältigen Aufgaben in einer zunehmend komplexeren und schnelllebigeren Wirtschaft benötigt.
Das Wissen innerhalb eines Unternehmens wird dabei als Produktionsfaktor verstanden, der neben Kapital, Arbeit und Boden tritt. Die strategische Grundlage für das Wissensmanagement bietet vor allem der Knowledge-based View of the Firm.
Informationssysteme leisten dabei einen Beitrag durch die Vernetzung der Mitarbeiter und die Bereitstellung von Informationen. Als Konsequenz wurde in den letzten Jahren der Vorstand vieler Unternehmen um die Position des Chief Information Officers (CIO) erweitert. Die Informationsverarbeitung eines Unternehmens muss dabei auf seine Gesamtstrategie abgestimmt werden bzw. umgekehrt.
Modelle
Informationsmanagement nach Probst
Ein frühes, aber immer noch weit verbreitetes, von Gilbert Probst an der Universität Genf und der Geneva Knowledge Group (http://know.unige.ch/) entwickeltes Modell entwirft dabei einen Wissenskreislauf aus operativen ("innerer" Kreislauf) und strategischen ("äußerer" Kreislauf, stellt den traditionellen Managementprozess dar) Bausteinen:
- Wissensziel
- Wissensidentifikation
- Wissenserwerb
- Wissensentwicklung
- Wissensverteilung
- Wissensbewahrung
- Wissensnutzung und
- Wissensbewertung / -messung
Diese Bausteine stellen Interventionsebenen für Maßnahmen des Wissensmanagements dar.
Informationsmanagement nach Krcmar
Informationsmanagement beinhaltet alle (...) "Managementaufgaben, die einerseits auf drei Ebenen (entsprechend den behandelten Objekten)
- Informationswirtschaft (Gegenstand: Information)
- Informationssysteme (Gegenstand: Anwendungssysteme)
- IuK-Technologie (Gegenstand: Speicherung, Verarbeitung, Kommunikation)
andererseits über die Ebenen hinweg als
- Führungsaufgaben (Gegenstand: IM-Bedeutung, IM-Aufbauorganisation, IM-Personal, IV-Controlling)
realisiert werden müssen."
Dieses Konzept ist auch als Rahmenmodell von Krcmar bekannt.
Ansätze
Informationsressourcenmanagement
Informationsressourcenmanagement befasst sich mit der Nutzung, Planung und Steuerung von externen und internen Informationsressourcen innerhalb eines Unternehmens oder einer sonstigen Organisation. Information wird als Produktionsfaktor verstanden. Das Management hat hier die Aufgabe die Verfügbarkeit der Produktionsfaktoren sicher zu stellen und geeignete Betriebsmittel zur Deckung der Nachfrage nach Information bereit zu stellen. Dazu gehört auch die Schaffung und Pflege der inner- und ausserbetrieblichen Einrichtungen zur Informationsversorgung.
Persönliches Informationsmanagement
Der Betrachtungspunkt liegt hier auf dem Umgang mit Information am (persönlichen) Arbeitsplatz (engl.: Information Handling). Das Management unterstützt die individuelle Informationsverarbeitung durch Wahrnehmen operativer und administrativer Aufgaben.
Prozessorientiertes Informationsmanagement
Bei diesem Ansatz wird die Unternehmensorganisation strategisch an den Geschäftsprozessen ausgerichtet, folglich wird auch die Informationsinfrastruktur auf die Unterstützung der Geschäftsprozesse hin angelegt. Das Management umfasst die Integration der Funktionsbereiche in die Informationsverarbeitung.
Leistungszentriertes Informationsmanagement
Das Management handelt Leistungsorientiert in bezug auf Information und Kommunikation im Unternehmen. Umfasst werden dabei alle Führungsaufgaben, die sich mit Kommunikation im Unternehmen befassen.
Management von Information
Aufgabe des Managements ist es, das informationswirtschaftliche Gleichgewicht im Unternehmen oder der Organisation sicherzustellen. Information wird als Produktionsfaktur verstanden, kann also hergestellt werden. Der Aufgabenbereich umfasst:
- Erfassen des Informationsbedarfs: Alle zur optimalen Aufgabenerfüllung notwendigen Informationen müssen identifiziert werden und detailliert verfestigt werden. Notwendig ist hier die Präzisierung des Informationsinhaltes, die Darstellungsform, der Zeitpunkt des Bedarfs und des Kontextes.
- Planen des Informationsangebotes: Alle internen Informationsbestände und Informationsquellen müssen erfasst werden. Ebenso muss das externe Informationsangebot analysiert werden. Diese Schritte resultieren in die Definition eines Informationsquellenportfolios.
- Verfügbarmachen der benötigten Information: Der Zugriff auf interne Informationsquellen muss in technischer und rechtlicher Hinsicht sichergestellt werden, dies gilt auch für externe Informationsquellen. Information muss geeignet aufbereitet werden (physisch und logisch).
- Organisation der Informationsversorgung: Information muss den Organisationseinheiten zugeordnet werden und durch geeignete policies geregelt werden. Die Verantwortung für Pflege der Datenbestände muss festgeschrieben werden. Die Informationsnutzung muss mit geeigneten Mechanismen und Verfahren erfolgen.
Die oben genannten Aufgaben sind eine grobe Beschreibung der Analyseaufgaben, strategischen Aufgaben, Realisierungsaufgaben und operativen Aufgaben des Informationsmanagements.
Management von Informationssystemen
Das Management von Informationssystemen befasst sich mit dem Einsatz von Informationstechnik und -technologie zur Erfüllung und Unterstützung der betrieblichen Informationsaufgaben (siehe Abschnitt ´Management von Information´). Die Definition des Informationssystems ist wissenschaftlich noch umstritten, im Allgemeinen fasst man hier jedoch das (Anwendungssystem)+(Mensch)=(Informationssystem) zusammen. Als Anwendungsystem wird (Hardwaresystem)+(Softwaresystem)=(Anwendungsystem) verstanden. Der Aufgabenbereich umfasst
- Generierung von Projektideen:
- (wirtschaftlich) Nach attraktiven Anwendungsbereichen der Informationstechnik und -technologie wird gesucht und weiterhin werden die für den Unternehmenserfolg kritischen Geschäftsbereiche identifiziert. Als Ergebnis werden Verbesserungsvorschläge und organisatorische Innovationen generiert, die mit geeigneter Informationstechnik und -technologie verknüpft werden.
- (wissenschaftlich) Nach attraktiven Anwendungsbereichen der Informationstechnik und -technologie wird gesucht und neue Nutzungsmöglichkeiten der Informationstechnik und -technologie wird identifiziert. Nach Bewertung der Nutzbarkeit der unterschiedlichen Techniken und Technologien können Einsatzbereiche erarbeitet werden.
- (anwendungsorientiert) Nach Einsatzmöglichkeiten der Informationstechnik und -technologie, die ein Verbesserung und/ oder Erweiterung der bestehenden Anwendungssysteme zur Folge hat, wird gesucht. Dazu werden Lücken und Schwächen bestehender Systeme aufgedeckt und geeignete Techniken und Technologien identifiziert, die bei Zuordnung zu dem jeweiligen Anwendungssystem Verbesserung/ Erweiterung bewirken.
- Zusammenstellung des Projektportfolios: Die Projekte werden anhand ihrer Ziele und Inhalte sowie unter Bestimmung des Zeit- und Ressourcenbedarfs definiert. Nach Analyse von Projektabhängigkeiten kann eine Bewertung und Auswahl der Projekte nach geeigneten Kriterien erfolgen (z.B. wirtschaftlicher Nutzen).
- Realisierung der Anwendungsysteme: Die Realisierung ist Aufgabe der Softwaretechnik, bzw. des systems engineering.
- Einführung der Anwendungssysteme: Neue Systeme müssen sowohl technisch (z.B. Installation und Integration), organisatorisch (Einführung neuer oder geänderter Arbeitsabläufe) als auch personell (Bekanntmachung, Einarbeitung, Akzeptanz) eingeführt werden.
Strategische Aufgaben
Die strategischen Aufgaben des Informationsmanagements umfassen
- Strategische Situationsplanung, Bestimmung der strategischen Rollen der Informationsfunktion
- Strategische Zielplanung, Festlegung der strategischen Ziele in der Informationsinfrastruktur
- Strategie-Entwicklung, Entwicklung der Strategie
- Strategische Maßnahmenplanung, Entwicklung des strategischen Plans
- Beschaffung von Information, Informationsbeschaffung für die Planung, Überwachung und Steuerung zur wirksamen Schaffung, Aufrechterhaltung und Nutzung der Informationsinfrastruktur
Die strategische Ebene der Aufgaben des Informationsmanagements sind in der Sichtweise von Information als strategischer Erfolgsfaktor begründet. Die strategische Ebene schafft die Voraussetzungen für die Gestaltung und Nutzung der Informationsinfrastruktur auf administrativer Ebene. Es wird folglich die Architektur der Informationsinfrastruktur festgelegt.
Strategische Situationsanalyse
Die Situationsanalyse geht der Zielplanung voraus und umfasst die Bestimmung der Rollen der Informationsfunktion sowie die Ermittlung der inner- und ausserbetrieblichen Bedingungen für die Umsetzung des Leistungspotenzials der Informationsfunktion. Man kann vier strategische Rollen für Informationsfunktionen unterscheiden:
- Unterstützung, das zukünftige und gegenwärtige Leistungspotential wir gering eingeschätzt. Der Stellenwert des Informationsmanagements im Unternehmen ist gering, es fallen in erster Linie operative Aufgaben an (Betrieb gegenwärtiger Informationssysteme).
- Durchbruch, das zukünftige Leistungspotential ist hoch einzuschätzen, bei gegenwärtig geringem Leistungspotential. Der Stellenwert des Informationsmanagements wird forciert, dadurch entstehen strategische und administrative Aufgaben (Aufbau einer leistungsfähigen Informationsinfrastruktur)
- Fabrik, der hohe Stellenwert des Informationsmanagements wird in Zukunft abgesenkt, Es fallen administrative Aufgaben zur Pflege und Weiterentwicklung vorhandener Informationssysteme an, operative Aufgaben bleiben bestehen
- Waffe, bei gegenwärtig hohem Stellenwert den Informationsmanagements, wird dieses weiter forciert. Es fallen Aufgaben aus allen Teilbereichen des Informationsmanagements an (strategisch, administrativ, operativ)
Die Strategische Situationsanalyse lässt sich in weitere Teilbereiche unterteilen, zum Beispiel in
- Analyse der Wettbewerbssituation
- Analyse der Informationsinfrastruktur
- Komponentenanalyse
- Eigenschaftenanalyse
- Umweltanalyse
Die einzelnen Prozesse der Analysen verlaufen analog. Zuerst werden die Faktoren bestimmt, die die Materie charakterisieren, dann wird der Ist-Zustand erhoben und dem Soll-Zustand gegenüber gestellt, nachdem dieser definiert wurde.
Strategische Zielplanung
Die Stratgische Zielplanung ist Voraussetzung für die Strategie-Entwicklung und die stratgische Maßnahmenplanung. Ihr geht die Situationsanalyse voraus. Ziel der strategischen Zielplanung ist die Festlegung der Sach- und Formalziele im Unternehmen (strategische Ziele). Dies kann reagierend, agierend oder interagieren erfolgen. Folgende Punkte sind zu definieren:
- Ausgangssituation, siehe Situationsanalyse
- Zielinhalte, Gegenstand der Zielplanung, Worum geht es?
- Maßstäbe, Definition der Messgrößen
- Ausmaß der Zielerreichung, Verbesserungsanspruch, Wie viel soll erreicht werden?
- Zeitmaß, Zeitvorgabe, Bis wann soll es erreicht werden?
Sind die obigen Punkte definiert, geht man in die Strategie-Entwicklung über.
Strategie-Entwicklung
Die Strategie-Entwicklung legt die Art und Weise (Strategie) fest, nach der die strategischen Maßnahmen ergriffen werden sollen. Sie ist daher die Voraussetzung für die strategische Maßnahmenplanung. In die Entwicklung einbezogen werden die Komponenten und Eigenschaften der Informationsinfrastruktur sowie die Formalziele des Unternehmens. Ergebnis der Entwicklung sollte eine konsistente Strategie sein, die die Kultur und die Eigenschaften des Unternehmens einbezieht. Man klassifiziert Strategien
- Momentum-Strategie
- agressiv
- moderat
- defensiv
je nach Ihrer Ausprägung.
Kontrolle versus Kreativität
Instruktionen bedeuten für Menschen etwas anderes als für Computer. Viele Autoren meinen, dass Wissen gar nicht verwaltet werden kann, da Management Kontrolle beinhaltet, Wissen aber auch auf dem kreativen Umgang mit Kontext und Assoziationen aufbaut, der durch Kontrolle behindert wird (Georg von Krogh, 2000).