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Être productif, c'est aussi en faire moins !
Lorsque vous vous sentez stressé et submergé par l’oppression sans fin des tâches et des responsabilités que la vie vous impose, la dernière chose à laquelle vous penseriez serait d'en faire moins. Surtout dans une société qui prône le ++++ et le Go Go Go !
Cependant, c'est exactement ce qui devrait arriver. Si vous ne pouvez pas passer vos journées sans vous sentir horriblement dépassés, cela signifie que vous êtes en train d'en faire trop à la fois. Surcharger votre emploi du temps ne vous rend pas plus productif. Au contraire, cela vous rend moins efficace.
La vérité est que ce n'est pas uniquement votre temps qui est limité chaque jour, c'est votre énergie.
Voici quelques secrets pour ajuster votre productivité.
- Faites 5 tâches par jour au maximum
Lorsque vos listes de tâches sont longues, il est à peu près garanti que vous n'allez pas arriver au bout. Vous terminez la journée en vous sentant insatisfait, anxieux, distrait et pas plus accompli qu'au début.
Vous devriez vous concentrer sur 5 tâches par jour. Si vous avez 20 choses sur une liste de choses à faire, premièrement vous ne les ferez pas toutes, et ensuite êtes-vous certain que les cinq que vous avez faites étaient les plus importantes ?
Si vous réalisez et accomplissez que 5 tâches par jour, vous en faites 25 par semaine et 1 250 par an, ce qui est significatif. Faites un tableau sur lequel vous écrivez spécifiquement vos tâches de la journée, pour rester concentré et focus. Assurez-vous que la première tâche est la plus importante et que vous consacrez tout votre temps et votre énergie à accomplir cette première tâche avant de passer à la seconde. Si vous n'arrivez pas à la cinquième ? Eh bien, mettez-la en haut de la liste pour le lendemain.
- Passer d'une tâche à l'autre vous rend moins susceptible d'en terminer une.
Beaucoup de gens pensent que la clé pour en faire plus est d'en faire plus en même temps. Mais si vous êtes le genre de personne qui consulte ses emails tout en prenant un appel client et en parcourant les réseaux sociaux, nous avons de mauvaises nouvelles pour vous. Essayer de faire trop de choses à la fois, également connu sous le nom de multitâche, nuit énormément à la productivité.
Bien que le multitâche ait déjà été considéré comme l'évangile de la productivité, les progrès de la neuropsychologie nous ont permis de comprendre que ce n'est pas le moyen le plus efficace pour gérer votre temps et votre concentration.
Le multitâche peut faire chuter la productivité de 40 %. Et plus vous essayez d'en faire à la fois, plus vous risquez de commettre des erreurs. Ce taux d’erreur peut être multiplié par trois.
Vous ne pouvez pas être pleinement concentré et appliqué sur deux choses à la fois. Assurez-vous de vous concentrer sur une tâche à la fois jusqu’à sa pleine réalisation (ou étape de réalisation), plutôt que de basculer constamment entre plein de tâches différentes.
- Il ne s'agit pas d'en faire moins, il s'agit de se concentrer davantage.
Pour ceux qui ne sont toujours pas convaincus qu'en faire moins se traduira par en faire plus, considérez ceci : il ne s'agit pas d'avoir moins de chose à faire, il s'agit de permettre à votre esprit de se concentrer sur une tâche à la fois, afin que vous puissiez réellement compléter pleinement les choses. À partir de là, vous pouvez créer une dynamique pour passer à la tâche suivante. Surcharger votre liste de choses à faire et submerger votre cerveau ne vous permet pas d’être plus rapide et performant, au contraire, cela va ralentir vos résultats, votre satisfaction et votre motivation. Agissant également sur votre confiance, votre potentiel et vos aptitudes à réaliser certaines choses.
Votre esprit a besoin de repos et de liberté, régulièrement, pour fonctionner au mieux. S'il est surchargé d'engagements gérés de manière inappropriée, ses capacités sont sérieusement sous-optimisées, pour la pensée créative et la prise de décision. Les pauses régulières, le repos et les activités qui vous sortent du travail sont indispensables (balade, méditation, écouter de la musique…)
Essayer d'effectuer plus de tâches tout au long de la journée sans stratégie pour les accomplir ne vous rend pas plus performant, plus efficace ou plus productif. Si vous écrivez 30 choses que vous devez faire, vous n'arriverez probablement qu'au premier tiers, et parce que vous êtes débordé, vous n'allez pas bien les faire. Si vous réduisez à cinq choses, vous allez donner la priorité aux tâches les plus cruciales de la journée et leur accorder toute votre attention.
- Déconnectez-vous du travail
Encore une autre idée fausse sur la productivité. Plus vous passerez de temps à travailler, plus vous en ferez. Mais la vérité est que travailler 24 heures sur 24 ne rend pas service à votre productivité.
Votre productivité chute considérablement une fois que vous atteignez 50 heures de travail par semaine, et une fois que vous atteignez 55 heures par semaine, votre productivité est proche du néant. Donc, si vous consacrez un nombre fou d'heures chaque semaine, la clé pour en faire plus est assez simple, vous devez travailler moins.
Choisissez une heure pour arrêter de travailler tous les jours et respectez cette heure, même si vous avez l'impression que vous pouvez et voulez en faire plus. Créer un meilleur équilibre travail / vie personnelle va vous donner le temps dont vous avez besoin pour vous ressourcer en dehors des heures de travail et vous permettra de vous présenter chaque jour reposé et prêt à faire avancer les choses.
- Rangez votre téléphone
Comme mentionné avant, se concentrer sur une tâche à la fois est essentiel pour en faire plus. Mais si votre attention est constamment détournée de la tâche à accomplir, votre productivité va chuter.
Et quelle est la chose qui risque le plus de détourner votre attention de ce que vous essayez de faire ? Votre smartphone.
Une personne consulte en moyenne son téléphone 96 fois par jour. Ainsi, si vous dormez huit heures par nuit, vous consultez votre téléphone six fois par heure, soit une fois toutes les 10 minutes. Cela signifie que lorsque vous essayez de faire avancer les choses, vous êtes interrompu toutes les 10 minutes.
Vous avez votre téléphone sur votre bureau ? Alors vous diminuez votre productivité et votre concentration de 35%. Rien qu’en ayant votre appareil devant vous… sans y toucher. Inconsciemment vous serez distrait par l’écran qui s’allume ou une notification qui arrive.
Allons un peu plus loin pour terminer…
Lorsque vous êtes concentré sur une tâche et que vous êtes interrompu ou distrait, il faudra à votre cerveau près de 25 minutes pour revenir dans l’action et au même niveau de concentration.
Donc conclusion, si vous consultez votre téléphone toutes les 10 minutes et en faites une source de distraction, vous n’arriverez jamais à avoir le niveau de concentration requis pour réaliser pleinement vos tâches.
Quelle perte de productivité pour vous et votre entreprise, n’est-ce pas ?
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