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In diesem Beitrag wird der grundsätzliche Aufbau einer Robotic Process Automation-Software und deren Komponente weiter aufgebohrt. Ein RPA-Werkzeug besteht in der Regel aus drei verschiedenen Teilen, welche nachfolgend detailliert vorgestellt werden:
- Entwicklungsumgebung (Studio)
- Ablaufumgebung (Orchestrator / Steuerzentrale)
- "Software-Roboter", mithilfe deren die Prozesse auf einem Rechner oder Server ausgeführt werden
Jede Komponente hat eigene Eigenschaften und wird in einer grösseren Installation von unterschiedlichen Benutzern benutzt und bedient. Somit werden entsprechende Rechte & Zugriffe verwaltet, um vorbeugend einigen IT-Sicherheitsaspekten gerecht zu werden. Als erstes wird das Studio zur Entwicklung der "Roboterprozesse" vorgestellt.
Entwicklungsumgebung (Studio)
Die Workflows und Aktivitäten werden in einer Studio-Software mittels Drag-and-Drop-Funktionalität zusammengestellt und entsprechend konfiguriert. Alternativ - oder ergänzend - können (Teil-)Abläufe direkt von einem User ausgeführt und zugleich mit einem Rekorder aufgezeichnet werden - analog dem Makro Rekorder in VBA, wie man ihn vielleicht bereits aus einem Produkt der Microsoft Office-Palette kennt. Die entwickelten Prozesse können jederzeit mittels Debugging Schritt für Schritt ausgeführt und getestet werden. Eine gewisse Skalierbarkeit beim Automatisieren von Prozessen ist ebenfalls gegeben: (Teil-)Prozesse in anderen Abläufen können als sogenannte "Snippets" wiederverwendet werden. Ein Entwickler kann so gleiche Arbeitsschritte in einen anderen Prozess integrieren.
Obschon die Prozesse grundsätzlich von Entwicklern basierend auf den fachlichen Anforderungen erarbeitet und aufgezeichnet werden, führt ein Developer diese nicht selbst in der Produktionsumgebung aus. Eine explizite Trennung der Development, UAT und Live-Umgebung wird klar empfohlen. Um das Potenzial des RPA-Werkzeuges vollumfänglich zu nutzen und Security-Aspekten gerecht zu werden, sind weitere Software-Komponenten notwendig.
Live-Umgebung (Orchestrator / Steuerzentrale & Robot)
In der Live-Umgebung ist einerseits eine Steuerzentrale (Orchestrator / Management Konsole) vorzufinden. Fertiggestellte Prozesse werden auf diese Plattform hochgeladen und dort genehmigt - mit entsprechendem Versionsverlauf. In dieser Steuerzentrale lassen sich Benutzer, Rechte sowie alle Prozesse und Geräte verwalten. Zudem können Abläufe manuell gestartet oder aber auch Terminplanungen für die automatische Ausführung eingepflegt werden. Logs und generelle Monitoring-Funktionen geben Auskunft über die Roboter-Aktivitäten und helfen sowohl bei der Verbesserung der Prozesse wie auch beim Auditing.
Die dritte Komponente einer RPA-Software besteht aus den "Software-Robotern" selbst. Es handelt sich keineswegs um physische Roboter, die beispielsweise in einer Produktionshalle vorzufinden sind. Sehr vereinfacht gesagt imitiert die Software die Maus- und Tastaturbefehle, die ein Benutzer bei der Ausführung des Prozesses durchführt. Eine wichtige Unterscheidung besteht darin, dass es begleitete und unbegleitete Roboter (attended/unattended) gibt. Ein begleiteter Roboter wird auf dem Gerät des Benutzers ausgeführt und im Normalfall durch den User selbst gestartet. Der Nutzer wird somit spezifisch unterstützt, der Roboter benötigt jedoch Input und die Entscheidungen des Benutzers. Ein unbegleiteter Roboter arbeitet hingegen im Hintergrund oder gar auf einem Server. Die Prozesse werden basierend auf verschiedenen Ereignissen oder aufgrund der Scheduling-Möglichkeiten in der Steuerzentrale automatisch gestartet. Bei der unbegleiteten Robotic Process Automation werden die Aktivitäten im Hintergrund ausgeführt, somit ist die Geschwindigkeit bei der Ausführung zudem höher, da die Elemente nicht zusätzlich am Bildschirm des Benutzers dargestellt werden müssen. Je nach Prozess ist zu evaluieren, welche Art von Software-Roboter geeignet ist. Es ist zudem denkbar, dass begleitete Roboter in einer ersten Phase implementiert werden, damit sich die User und die gesamte Organisation an die neuen Möglichkeiten und den Umgang mit den Software-Robotern gewöhnen können. Dieses Vorgehen kann die Akzeptanz fördern und sich somit positiv auf das Change Management und die Kommunikation innerhalb des Unternehmens auswirken.
Abschliessende Überlegungen und Anmerkungen
Auf dem Markt finden sich eine Vielzahl an RPA-Software-Anbieter und die Komponenten werden je nach Produkt unterschiedlich benannt. Im Grundsatz sind die Plattformen jedoch gleich aufgebaut und haben ihre relativen Stärken und Schwächen. Wir (mit der Firma Routinuum) sind spezialisierter Integrationspartner der RPA-Software von UiPath. Die drei Komponenten heissen da UiPath Studio, UiPath Orchestrator und UiPath Robot. Die obige Darstellung der Komponenten ermöglicht ein genaueres Verständnis einer RPA-Software. In der effektiven Umsetzung eines RPA-Projektes kann die Architektur etwas detaillierter sein und richtet sich nach den Anforderungen des Unternehmens.