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«Viele Wege führen nach Rom», lautet ein bekanntes Sprichwort. Manche davon sind aber effizienter als andere. Rom ist hier der Ort, an dem Zeit gespart wird. Die Frage, die sich die geneigte Leserin stellt, lautet natürlich: «Welchen Weg soll ich beschreiten?»
Die Vor- und Nachteile von Spracherkennungssoftware habe ich ja schon abgehandelt. Nun ist ein anderes Kernprodukt meines Angebots an der Reihe: Textbausteinsoftware, und natürlich vor allem mein absoluter Favorit: PhraseExpress. Diese kommt vor allem dann zum Zug, wenn lange Texte immer wieder geschrieben werden müssen. Das kommt im Kundendienst oder im medizinischen Bereich häufiger vor.
Wann sollten Sie Textbausteinsoftware also einsetzen? Sie sind ein Kandidat für Textbausteinsoftware, wenn Sie folgende Fragen mit «Ja» beantworten können:
- Beantworten Sie häufig Anfragen wie «Wie viel kostet ...?», «Wie kann ich ...?» oder «Wo finde ich ...?»
- Arbeiten Sie in mehreren Sprachen (Deutsch, Französisch, Englisch)?
- Arbeiten Sie an mehr als einem Computer?
- Haben Sie das Gefühl, immer wieder dasselbe zu schreiben?
- Arbeiten Sie in einem Mehrpersonenbüro?
- Können Sie schmerzfrei am Computer arbeiten?
- Ist es für Sie umständlich, Programme am Computer zu installieren beziehungsweise installieren zu lassen?
- Arbeiten Sie in einem Team, in dem mehrere Personen am Gleichen arbeiten?
Auch wenn Sie nicht immer dasselbe schreiben, sondern lange Berichte mit komplizierten Wörtern (etwa bei der Transkription), können Sie dank Textbausteinsoftware viel Zeit sparen. Denn das Ausschreiben langer Wörter oder Begriffe wie «Hymenopterengiftallergie», «Bundesgesetz über die Schweizerischen Bundesbahnen» oder «Textbausteinverwaltung» kann ziemlich in die Finger gehen.
Mit einfachen Kürzeln wie «tbsv» für Textbausteinverwaltung oder «bgsbb» - raten Sie mal, wofür das steht - können Sie nicht nur Zeit sparen, sondern auch Rechtschreibfehler vermeiden und eine einheitliche Schreibung in Ihren Dokumenten durchsetzen.
PhraseExpress hat zudem die wundervolle Eigenschaft, häufig geschriebene Texte selbstständig zu lernen und im geeigneten Kontext vorzuschlagen. In der aktuellsten Version ist auch eine automatische Erkennung von Tippfehlern enthalten. Diese beiden Funktionen sparen Ihnen auch ohne aufwändige Konfiguration Zeit.