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Qualitätssicherung in den Diensten
Das Rektorat hat im Jahr 2018 beschlossen, ein Pilotprojekt zur Qualitätssicherung in den zentralen Diensten zu starten. Vier von ihnen haben zwischen 2018 und 2021 an einer ersten Evaluation teilgenommen, nämlich der Studieninformationsdienst Uni-Info, die Dienststelle für Zulassung und Einschreibung, der Gebäudedienst sowie der Kommunikations- und Medienservice Unicom. Die daraus gezogenen Lehren haben zur Einrichtung eines Qualitätssicherungsverfahrens für die Dienste geführt, das alle acht Jahre eine Evaluation jedes einzelnen Dienstes vorsieht.
Qualitätssicherungszyklus
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CHECK
Ziel der Evaluation der Dienststelle ist es, die Stärken und Schwächen des Dienstes zu ermitteln, um gezielte Entwicklungsmassnahmen zu definieren. In Zusammenarbeit mit der Dienststelle Qualitätssicherung führt die evaluierte Dienststelle mit Hilfe ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zunächst eine Selbstevaluation unter Einbeziehung von Nutzerinnen und Nutzern ihrer Dienstleistungen sowie interner Partner durch. Diese Selbstevaluation resultiert in einem Selbstevaluationsbericht. In einem zweiten Schritt liefert eine externe Expertin bzw. ein externer Experte eine Einschätzung, die einerseits auf dem Selbstevaluationsbericht, andererseits auf einem Vor-Ort-Besuch beruht.
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ACT & PLAN
Die aus der Evaluation der Dienststelle gezogenen Schlussfolgerungen liefern die Grundlage für die Diskussion und den Entwurf umzusetzender Verbesserungsmassnahmen. Sind andere Dienststellen oder externe Instanzen von diesen Massnahmen betroffen, so werden sie in die Diskussion einbezogen. Es geht in erster Linie um die Identifizierung möglicher Weiterentwicklungsmassnahmen, um die Auswahl der zu ergreifenden Massnahmen und um die Planung ihrer Umsetzung.
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DO
Im Anschluss an die Umsetzung der beschlossenen Massnahmen setzt die Dienststelle ihre Tätigkeiten unter den Bedingungen der neu eingeführten Verbesserungsmassnahmen fort.
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Zweite Schlaufe
Nach einiger Zeit veranstalten die von der Evaluation betroffenen Personen ein Folgetreffen («follow-up»), bei dem sie Bilanz ziehen über die umgesetzten Massnahmen (2. CHECK) und entscheiden über die Beibehaltung oder Anpassung bestimmter Massnahmen (2. ACT & PLAN). Dies ist ein wichtiger Zeitpunkt, um den Kreislauf zu schliessen und die Massnahmen zu verfeinern bis zur nächsten Evaluation.