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So dämmen Sie die E-Mail-Flut ein
Richtige Medienwahl: Ist dieses Mail wirklich nötig? Oder ist ein anderes Medium besser geeignet? Telefonate oder mündliche Kommunikation können viele E-Mails ersetzen.
Abwesenheitsmeldung: Wann ist sie nötig? Wird auf einen Vertreter oder auf spätere Bearbeitung der Mails verwiesen? Bei längeren Absenzen die Meldung aktiviere.
Weiterleitung: Warum ist eine Weiterleitung notwendig? Es spart Zeit, wenn der Sender dem Empfänger den Grund der Weiterleitung angibt. Der Hinweis zur Info reicht nicht.
Antwortzeiten: Wird schnelle Antwort erwartet? Regulär reicht eine Antwort innert 24 Stunden oder am folgenden Arbeitstag.
Betreffzeile: Welcher Kategorie gehört das Mail an? Helfen kann die Voranstellung standardisierter Begriffe wie Info oder Termin. Der Betreff sollte genau den Inhalt treffen.
Emotionen: Konfliktsituation? Verärgert? Suchen Sie lieber das persönliche Gespräch.
Quelle: NLZ,10.4.14