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Je grösser für ein Unternehmen der Stellenwert von Projekten ist, desto wichtiger ist ein professionelles Projektmanagement. Geht es also nicht um die simple Methodik zur Abwicklung eines einzelnen Projekts sondern eher um die Konzeption von Führung hinsichtlich des Projektmanagements, ist eine situationsgerechte Beratung und Unterstützung der Projektleitung, des Projektteams sowie des Linienmanagements notwendig. Daraus ergibt sich der Bedarf für die Projektadministration.
Was ist Projektadministration?
Die Projektadministration ist ein Teil der Projektführung und kann als eine Führungsdisziplin oder eine Führungsaufgabe verstanden werden. Bei der Projektadministration geht es darum, dass die erforderlichen Führungsaufgaben effizient und strukturiert erledigt werden. Aktivitäten wie insbesondere das Berichtwesen oder die Koordination von Arbeitsaufträgen betreffen das Projekt unmittelbar und fallen in das Tätigkeitsfeld der Projektadministration. Aber auch Aktivitäten, die das Projekt lediglich tangieren, sind Aufgabe der Projektadministration. Dazu gehören etwa Berechtigungen, Vertraulichkeitserklärungen und Zutrittsregelungen zu den Gebäuden. Je grösser nun schliesslich die Dimensionen eines Projekts sind, desto eher werden die beschriebenen Arbeiten vom Project Office übernommen. Bei kleineren Projekten können sie hingegen von den Projektleitenden selbst erledigt werden.
Projektadministration als Projektrolle
Das Project Office bzw. die Projektunterstützung, wie die Projektadministration auch genannt wird, ist eine von mehreren Rollen in einem Projekt. Weitere Begriffe, die hierfür verwendet werden sind Projektbüro und Project Management Office. Das Project Office unterstützt die Projektleitung in Angelegenheiten, die die Organisation und Administration des Projekts betreffen. Folgende Verantwortung, Kompetenzen und Fähigkeiten zeichnen diese Projektrolle aus:
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Verantwortung
- Die Verantwortung entspricht den an diese Projektrolle delegierten Aktivitäten. In anderen Worten: Die Projektleitung legt das Ausmass der Verantwortlichkeiten für das Project Office fest
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Kompetenzen
- Das Project Office besitzt Anordnungskompetenz
- Es kann im Rahmen der von der Projektleitung delegierten Aufgaben Informationen einfordern und erteilen
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Fähigkeiten
- Die Projektunterstützung kennt das Projektumfeld
- Sie verfügt über vertiefte Kenntnisse im Projektmanagement
- Darüber hinaus weist sie Kenntnisse der in ihren Aufgaben anzuwendenden Methoden und Praktiken auf
- Betriebswirtschaftliche Kenntnisse sind eine weitere Fähigkeit dieser Projektrolle
- Teamfähigkeit, Kommunikationsfähigkeit und Konfliktlösungsfähigkeit sind ebenfalls wichtig
- Eine gute schriftliche Ausdrucksfähigkeit und das Vermögen, Dokumentationen zu erstellen, runden das Profil des Project Office ab
Somit beschäftigt sich die Projektunterstützung bzw. das Project Office mit der Erledigung administrativer Aufgaben, stellt Informationen für Projektbeteiligte bereit und befasst sich mit alltäglichen organisatorischen und finanztechnischen Fragen. Sie erstellt und bewirtschaftet Dokumente und macht diese weiteren Projektbeteiligten verfügbar. Eine weitere, verwandte Tätigkeit ist allgemein die Berichterstattung im Projekt. Zusätzlich kann sich das Project Office etwa auch mit Arbeitszeitnachweisen und der Abrechnung verschiedener Kosten, die im Projekt anfallen, befassen.
Alle verrichteten Arbeiten stehen im Zeichen der Unterstützung der Projektleitung, insbesondere hinsichtlich strategischer Planung und Kontrolle. Dabei legt letztere das Ausmass der Kompetenzen für das Project Office fest. Die Projektadministration kann somit etwa Aufträge von der Vorkalkulation über die Angebotserstellung bis zur Abschlussrechnung vornehmen oder generell bei der Finanzplanung und den Budgetvorgaben für das Projekt und die Projektaufträge mitwirken.
Arbeitsinstrumente der Projektadministration
Die Projektadministration kann sich in ihrer Tätigkeit einer Reihe von Tools bedienen. Sie helfen, Prozesse und Aufgaben im Projekt zu standardisieren. Während einige zentral für jegliche Projekte sind, sind andere optional. In der untenstehenden, nicht abschliessenden Liste finden sie eine Reihe von relevanten Arbeitsinstrumenten:
- Projektplanung
Beinhaltet das Erstellen und Verwalten des Projektplans und ist zentral für das Projekt. Dieser enthält Aufgaben, Ressourcen, Abhängigkeiten sowie Kosten. Je nach Art und Grösse des Projekts kann auch ein übergeordneter Projektplan erstellt werden. Die untergeordneten Pläne sind detaillierter und können sich auf einzelne Aspekte des Projekts beziehen. Ein solches Arbeiten bietet sich im Multiprojektmanagement an; vgl. hierzu Portfolio-Management weiter unten.
- Fortschrittstracking
Beinhaltet das Führen von Zeitplänen bzw. Terminlisten inklusive Meilensteinen. Dieser wird mit dem Projektplan verglichen und hat das Verfolgen des Projektfortschritts zum Ziel. Die Terminliste wird auch Pendenzenliste genannt: In ihr werden Termine bzw. Pendenzen mit Eintrags-, Fälligkeits- und Erledigungsdaten sowie den entsprechenden Verantwortlichkeiten eingetragen. Das Fortschrittstracking kann über eigens dafür entwickelte Software erfolgen, aber auch mittels MS Excel. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Terminplanung.
- Fortschritts- und Statusbericht
Aufbauend auf dem Fortschrittstracking und der Projektplanung werden Berichte erstellt, die Auskunft über den Stand des Projekts geben.
- Risikomanagement
Beinhaltet das Identifizieren von Risiken sowie deren Bewertung, das Treffen von Gegenmassnahmen, das erstellen eines Notfallplans sowie die Verteilung der entsprechenden Verantwortlichkeiten. Mehr zu diesem Thema finden Sie hier.
- Dokumentenmanagement
Alle projektrelevanten Dokumente werden systematisch erfasst, gespeichert und den Projektbeteiligten verfügbar gemacht. Dies kann bspw. über eine Share Point-Plattform geschehen, die vom Project Office betreut wird.
- Teamkommunikation
Es gilt im Projekt sicherzustellen, dass auf elektronischem Weg effizient und effektiv untereinander kommuniziert wird.
- Portfolio-Management
Ist im Falle von Multiprojektmanagement nötig. Die einzelnen Projektpläne, Projektressourcen und Projektfortschritte werden in einem Portfolio zur besseren Übersicht zusammengefasst. Damit kann der Gesamtprojektleiter Probleme erkennen, Prioritäten setzten und Ressourcen effizient einsetzen. Insgesamt ist dieses Tool verwandt mit der Projektplanung weiter oben.
- Management von Arbeitszeitnachweisen
Hierbei werden für alle Projektbeteiligten Arbeitszeitnachweise geführt. Dieses Tool dient der Budgetkontrolle.
Nutzen der Projektadministration
Das Project Office als Rolle im Projekt kann folgenden Nutzen haben:
- Projekte können mit höherer Qualität und Effizienz abgewickelt werden
- Personelle Mittel werden optimaler eingesetzt
- Vorgaben bezüglich Termine, Budget und Leistungen können besser eingehalten werden
- Die Transparenz hinsichtlich Projektkosten kann durch standardisiertes Projektcontrolling und -reporting erhöht werden
- Die Projektabwicklung erfährt eine Standardisierung und Vereinheitlichung
- Es werden organisatorische Rahmenbedingungen geschaffen, um ein Projekt effizient und erfolgreich durchzuführen
- Die Möglichkeit zur Etablierung eines Projektmanagement-Kompetenzzentrums besteht
- Mittels Projektportfoliomanagement können einzelne Projekte auf die strategischen Unternehmensziele abgestimmt werden
- Prozesse im Projektmanagement werden weiterentwickelt und helfen der Qualitätssicherung
- Es kann sich eine Projektmanagementkultur entwickeln