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Definition
«Kosten und Finanzierung» umfasst sämtliche Tätigkeiten zur Schätzung, Planung, Beschaffung, Verwendung und Kontrolle finanzieller Ressourcen, sowohl der Zuflüsse (Finanzierung) als auch der Abflüsse (Kosten) des Projekts. Daher betreffen die Finanzdaten sowohl die Kostenverwaltung (Abflüsse, die häufig mit einem Budget verbunden sind) sowie die Finanzierung (ausserhalb oder innerhalb der Organisation), die für das erfolgreiche Management des Projekts erforderlich sind.
Zweck
Die Kompetenz «Kosten und Finanzierung» versetzt den Einzelnen in die Lage, sicherzustellen, dass das Projekt jederzeit über ausreichende finanzielle Ressourcen verfügt, so dass die finanziellen Ziele des Projekts erfüllt werden können, und dass der Finanzierungsstatus überwacht, in einem Bericht festgehalten und so angemessen bewirtschaftet werden kann.
Beschreibung
Zunächst werden die zur Ausführung des Projekts benötigten Kosten geschätzt, also das Budget definiert. Des Weiteren sind Massnahmen im Zusammenhang mit der Art und Weise der Finanzierung des Projekts treffen. Folglich muss der Einzelne wissen, wie hoch die geplanten (bzw. erwarteten) und tatsächlichen Kosten des Projekts sind, und wie sie mit dem Fortschritt der verrichteten Arbeit und den erreichten Zielen im Zusammenhang stehen.
Zusätzlich sind innerhalb der Projektorganisation Kostenmanagementsysteme festzulegen. Diese werden eingesetzt, um den Finanzierungsstatus zu überwachen und eine Einschätzung der zu erwartenden Finanz- und Leistungsergebnisse bereitzustellen, damit fundierte Entscheidungen getroffen werden können.
Der Einzelne muss jederzeit wissen, wie hoch die vertraglich vereinbarte und die erwartete Finanzierung ist. Dazu können die Leistungsindikatoren genutzt werden, um die künftige Leistung des Projekts einzuschätzen, und falls kostenbezogene Verstösse gemeldet werden, sollten diese gemäss der Organisation und Governance des Projekts mit Lösungsvorschlägen festgehalten werden.
Für jedes Projekt ist die ordnungsgemässe Verwaltung des Zahlungsflusses bezüglich der Aufwendungen und Einnahmen eine grundlegende Voraussetzung. Die Mittelzu- und -abflüsse müssen regelmässig berechnet und beurteilt werden, damit die angemessenen Massnahmen getroffen werden können, um ausreichende Finanzressourcen zu gewährleisten. Das Finanzmanagementsystem muss in Zusammenarbeit mit der Finanzabteilung und anderen relevanten Teilen der Stammorganisation ausgearbeitet und eingeführt werden.
Die Betriebskosten für die Nutzungsphase und Liquidation von Systeme, Technologien und Produktepaletten sind auszuweisen und entsprechend durch die Stammorganisation rechtzeitig budgetieren zu lassen.
Kompetenzindikatoren
Projektkosten abschätzen
Der Einzelne muss die zur Ausführung des Projekts benötigten Kosten einschätzen (oder ggf. berechnen). Direkte Kosten, wie Arbeitsstunden, Betriebsmittel, Investitionen, laufende Betriebskosten, Reisekosten und Schulungskosten sowie indirekte Kosten, wie Overheadkosten oder Lizenzen oder auch Opportunitätskosten, müssen grundsätzlich identifiziert und eingeschätzt werden. Die Kostenschätzung umfasst die Nutzung eines Kostenstrukturplans (falls möglich, von einem Projektstrukturplan hergeleitet) oder andere geeignete Methoden, um die geschätzten Kosten verschiedener Kategorien herzuleiten.
Die Kostenschätzung erfolgt in den meisten Fällen mittels der «Top-down»-Technik anhand von Erfahrungen von Experten, historischen Daten, Gruppenschätzung, der «Bottom-up»-Technik und anderen fachspezifischen Techniken. Kostenziele für das gesamte Projekt oder einzelne Kostenkategorien können ebenfalls anhand der Top-down- oder der Bottom-up-Technik definiert werden.
Im Rahmen der Berechnung muss der Einzelne auch jegliche normativen Kostenstandards berücksichtigen, welche hilfreich sein können, um eine genauere Berechnung vorzunehmen (z.B. Kostenberechnungsstandards für die Maschinen- oder Bauindustrie). Darüber hinaus muss der Einzelne je nach Gegebenheiten des Sektors und der Beschaffenheit der auf dem Markt angebotenen Güter oder Dienstleistungen dazu fähig sein, die geeignete Kostenberechnungstechnik anzuwenden.
Messgrössen
- Erstellt Kostenstrukturen und identifiziert Kostenkategorien
- Wählt die geeignete Kostenkalkulationsmethode aus
- Legt die Kostenziele anhand relevanter Standards und/oder interner Richtlinien fest
Projektbudget erstellen
Auf der Grundlage der Kostenschätzung definiert der Einzelne die Budgets auf den entsprechenden Ebenen seines Kostenstrukturplans. Durch eine enge Verbindung zum Projektstrukturplan wird gewährleistet, dass es möglich ist zu ermitteln, wann und wofür Kosten entstehen. Der Einzelne erhält auch einen Überblick über die zeitbezogenen Mittelausgaben.
Wenn nicht nur die Mittelabflüsse, sondern auch die -Zuflüsse berücksichtigt werden, kann selbst in frühen Projektphasen ein Cashflow prognostiziert werden. Die Kosten sollten in eine zeitliche Beziehung gesetzt werden, um zu überprüfen, ob die Kosten durch die Finanzierungsfunktion der Organisation gesichert werden können, und um anderenfalls sicherzustellen, dass die entsprechenden Anpassungen vorgenommen werden. Im Projektbudget sollten Mittel für eventuelle Nebenausgaben berücksichtigt werden, die zurückgehalten werden, um Unsicherheiten, Risiken, Forderungen oder Kostenüberschreitungen zu decken.
Messgrössen
- Stellt Budgetpläne auf
- Entwickelt Budgetszenarien auf der Grundlage kostenrelevanter Positionen
- Plant Budgetpositionen für Unvorhergesehenes ein
- Beurteilt das Budget unter Berücksichtigung der Termine und Finanzierung und nimmt gegebenenfalls Anpassungen vor
- Legt das endgültige Budget fest
Projektfinanzierung sichern
Der Einzelne muss zur Deckung der Kosten dafür sorgen, dass die Finanzressourcen zum richtigen Zeitpunkt verfügbar sind. Der Einzelne muss die Genehmigungsverfahren der Organisation (falls vorhanden) befolgen, um die Finanzierung zu erhalten. Gespräche zum Thema Finanzierung können durch politische Umstände beeinflusst werden. In diesem Fall kann sich der Einzelne dazu bewegt sehen, bei potenziellen internen und externen Auftraggebern für das Projekt zu werben. Obgleich die Finanzierung unter die Verantwortung des Projektträgers fällt, muss der Projektmanager normalerweise für volle Transparenz sorgen.
Messgrössen
- Erarbeitet die Finanzierungsstrategie für das Projekt
- Identifiziert potenzielle Finanzierungsquellen
- Befolgt die Genehmigungsprozesse der Organisation
- Kooperiert, pflegt engen Kontakt und verhandelt gegebenenfalls mit potenziellen Kapitalgebern, um die Finanzierung sicher zu stellen
Finanzmanagement- und Berichtssystem für das Projekt entwickeln, einrichten und aufrechterhalten
Ein Finanzmanagement- und Berichterstattungssystem muss bereitgestellt werden, damit jederzeit eine Übersicht über die Kostensituation und den Finanzierungsstatus des Projekts verfügbar ist. Durch das Finanzmanagementsystem werden die Kostenstruktur des Projekts, der Organisation und der Ablauf- und Terminplan zueinander in Beziehung gesetzt. Es umfasst nicht nur Prozesse, sondern auch Rollen und Verantwortlichkeiten (z.B. Zahlungsautorisierungen). In Finanzberichten sind die visuellen Leistungsergebnisse des Managementsystems dargelegt. Der Einzelne sollte Leistungsmanagement-Indikatoren festlegen, um die Beziehungen zwischen Kosten und Fortschritt zu überwachen (z.B. Cost to Complete und Earned Value). Zu den Ausgangsfaktoren für diese Indikatoren gehört die Abbildung von Kosten- und Projektstrukturen. In den meisten Organisationen ist das Projektfinanzmanagement eng verbunden mit den Buchhaltungs- und Controllingprozessen der Organisation. Sofern obligatorische Methoden und Instrumente vorhanden sind, kann ihr Einsatz von Nutzen sein, jedoch müssen sie an die spezifischen Bedürfnisse des Projekts angepasst werden. Andernfalls muss ein projektspezifisches Finanzmanagementsystem definiert und angewandt werden.
Messgrössen
- Definiert Prozesse und Governance für das Finanzmanagement
- Definiert finanzielle Leistungsindikatoren für das Projekt
- Setzt die Projektkostenstruktur in Bezug zur Kostenstruktur der Organisation
- Entwickelt geeignete Berichte passend zur Organisation und Governance des Projekts
Finanzen überwachen, um Abweichungen vom Projektplan zu identifizieren und zu korrigieren
Ziel des Finanzcontrollings ist es, Abweichungen vom Plan zu ermitteln, um rechtzeitige Reaktionen zu ermöglichen. Der Einzelne überwacht die geplanten und tatsächlichen Kosten, Verbindlichkeiten und erwarteten Projektkosten sowie den Cashflow. Im Anschluss an die Analyse der Abweichung und ihrer möglichen Ursachen werden die erforderlichen Massnahmen eingeleitet. Die geplanten Kosten lassen sich aus dem aktuellsten Projektplan (der zuletzt genehmigten Budgetaktualisierung mit Änderungen) herleiten. Die tatsächlichen Kosten beruhen auf den vom Projektteam überwachten Ist-Daten. Allerdings werden die tatsächlichen Zahlen oftmals von der Buchhaltung der Organisation bereitgestellt. Sie umfassen Aufwendungen für alle geplanten Kostenelemente, wie Arbeitsstunden, Reisekosten oder Rechnungen und alle anderen Verbindlichkeiten, die durch den Beschaffungsvertrag gedeckt und in der Kostenkalkulation aufgeführt sind (z.B. Materialbeförderung, Beratungen usw.). Die Verbindlichkeiten werden oftmals im Kostencontrolling berücksichtigt. Verbindlichkeiten sind an Bestellungen gebundene Ausgaben, die jedoch noch nicht beglichen sind. Der Vergleich der tatsächlichen mit den geplanten Kosten ist besonders informativ, wenn die Kosten mit dem Projektfortschritt in Verbindung gebracht werden.
Der Einzelne verwendet die finanziellen Leistungsindikatoren, um die Beziehungen zwischen geplanten Kosten, tatsächlichen Kosten, der tatsächlich verrichteten Arbeit und Fortschrittstendenzen (z.B. Earned-Value-Kennzahlen: SPI, CPI usw.) zu überwachen. Somit analysiert der Einzelne das aktuelle Projektergebnis durch die Kontrolle der Finanzressourcen und verwaltet jegliche unvollständige Mittelausschöpfung bzw. Budgetüberschreitung.
Schliesslich verwendet der Einzelne die Leistungsindikatoren, um Prognosen bezüglich künftiger Projektergebnisse zu erarbeiten. Falls kostenbezogene Verstösse prognostiziert werden, muss der Einzelne diese gemäss der Organisation und Governance des Projekts festhalten und einen geeigneten Abhilfeplan unterbreiten.
Messgrössen
- Erarbeitet und evaluiert Kostenberichte
- Analysiert und interpretiert die finanzielle Situation
- Verwendet Finanz-Kennzahlen zur Überwachung und Steuerung des Projekts
- Prognostiziert Projektergebnisse auf der Grundlage der Finanz-Kennzahlen
- Weist auf Kostenüberziehung hin und schlägt Massnahmen für alle Arten von Kostenüberziehungen vor, die nicht durch das Budget für Unvorhergesehenes abgedeckt sind, in Übereinstimmung mit der Organisation und Governance des Projekts