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Comment documenter les activités et les dépenses ?
En application des règles relatives au fardeau de la preuve, une entreprise qui veut bénéficier de la déduction R&D doit être en mesure de justifier les activités et les dépenses de R&D sur demande de l’autorité fiscale. Elle supporte les conséquences d'un manque de preuve.
La preuve des activités R&D qualifiant pour la déduction R&D peut être fournie au moyen de documents relatifs au projet de recherche et de développement tels qu'une description du projet contenant l'objectif, le contenu, les méthodes, le cadre temporel et financier, ainsi que les comptes intermédiaires ou finaux du projet.
La justification des dépenses de personnel qualifiant peut être démontrée sur la base de listes du personnel, des fonctions des employés, du profil de leurs activités et du profil de leur poste. Pour les employés ayant différentes fonctions, les dépenses relatives à la R&D devront être justifiées au moyen de documents appropriés tels que les rapports d’heures de travail. Il y aura lieu d’établir des comptes distincts pour les dépenses R&D qualifiant.