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Dans le cadre de la discussion sur le traitement des demandes LTrans déposées par des journalistes, la Conférence des secrétaires généraux (CSG) a mandaté le groupe «Protection des données» d'élaborer, en collaboration avec le Préposé et l'OFJ, des directives pour la perception d'émoluments sur les demandes d'accès. Le Préposé a participé comme expert dans un groupe de travail institué par le groupe «Protection des données» et dirigé par la Chancellerie fédérale. Il a ainsi apporté son point de vue et soumis plusieurs propositions concernant la perception d'émoluments.
Toutefois, le groupe de travail n'a que partiellement tenu compte de ces propositions dans le projet soumis au groupe «Protection des données». Il y a plusieurs divergences par rapport au projet: ainsi, le Préposé est d'avis que les directives doivent être conformes à l'article 17, al.1 LTrans. Si le législateur avait effectivement voulu une obligation absolue de payer des émoluments, il n'aurait pas ajouté la précision «en principe» dans cette disposition. Par conséquent, le Préposé considère cette formulation comme un droit de percevoir des émoluments. Si les dispositions d'exécution limitent le pouvoir d'appréciation des autorités, ceci constitue une violation du principe de la légalité.
En outre, le Préposé est d'avis que le législateur a délibérément renoncé à régler la question des frais d'expédition. Cet avis est d'ailleurs appuyé par les explications de l'OFJ datant de 2005 concernant les aspects organisationnels et techniques de l'application du principe de transparence. En outre, le Préposé est d'avis que la combinaison de deux intérêts (l'intérêt public à un accès aux documents officiels et l'intérêt public à un accès exempt de frais) peut créer la confusion et n'est pas réalisable en pratique. Finalement, il s'oppose au régime d'émoluments proposé pour les journalistes. D'une part, une réduction des émoluments limitée à 20 pour cent restreint la marge de manoeuvre de l'autorité de sorte qu'une réduction plus conséquente ou un renoncement à l'émolument n'est plus possible. D'autre part, la réglementation prévue n'est conforme ni au concept de la loi sur la transparence, ni à l'arrêt du tribunal fédéral (cf. ATF 139 I 114).
Le groupe «Protection des données» a pris connaissance du projet du groupe de travail et l'a ensuite transmis à la CSG. Celle-ci a débattu des recommandations du groupe «Protection des données» pour ensuite les adopter formellement lors de sa séance du 22 novembre 2013. En contradiction avec le projet du groupe de travail, la CSG a inclus une réglementation spéciale pour les journalistes, qui prévoit que l'émolument pour leurs demandes peut être réduit de 20 pour cent.
Bien que le Préposé estime qu'il n'existe pas de droit à pouvoir accéder gratuitement aux documents officiels, il continue à défendre l'avis qu'il est indiqué - dans le cadre du pouvoir d'appréciation prévu à l'article 17, al.1 LTrans - de renoncer à percevoir un émolument, aussi pour les journalistes. Cette position correspond également à la jurisprudence la plus récente du Tribunal fédéral qui a précisément examiné la perception d'émoluments pour les journalistes. Le tribunal a nié le droit à être dispensé de l'émolument, mais a toutefois jugé que ce dernier devait être réduit de moitié au moins. Il a donc, en d'autres termes, confirmé qu'une réduction de plus de 50 pour cent dans des cas individuels était possible (arrêt du Tribunal fédéral 1C_550/2013 du 19 novembre 2013, voir notre rapport d'activités 2013/2014, ch. 2.4.2).