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Einer der schwierigsten Punkte ist es, alte Gewohnheiten abzulegen. Sehr häufig treten Probleme mit der Skepsis der Nutzer aus, die häufig sagen «wir arbeiten seit 10 Jahren nach unseren Methoden und wir sehen nicht ein, warum wir das ändern sollten».
In den Erfahrungsberichten aus Firmen, in denen ein CMMS eingeführt wurde, zeichnen sich zwei sehr unterschiedliche Meinungen ab:
a) Wenn die Firmen (kleine und mittlere Unternehmen) nicht über das nötige Fachwissen oder die Kompetenzen in ihrer Belegschaft haben, treffen die Entscheider mehrheitlich eine subjektive Auswahl, basierend auf den Argumenten und Vorschlägen, die ihnen von den Anbietern des CMMS unterbreitet werden. Dies kann zu großen Risiken führen: Das Produkt entspricht möglicherweise nur zum Teil den Bedürfnissen des Unternehmens. Es hat möglicherweise hohe Nutzungs- und Wartungskosten. Die durch eine schlechte Funktionsweise des Programms verursachten Produktungsverzögerungen können zu einer Verschlechterung des Markenimages sowie zum Verlust von Marktanteilen führen.
b) Wenn das Unternehmen über die nötigen internen Mittel verfügt, um das funktionale Lastenheft zu erstellen, oder diese Aufgabe fremdvergeben kann, wir das Unternehmen teilweise von einer falschen Auswahl der Funktionen bewahrt. Der Vorteil dieser Methode, die in der Spezifikationsphase viel Zeit und Geld kostet, besteht darin, durch die Ausschreibungen mehrere Vorschläge basierend auf dem funktionalen Lastenheftes des Kunden zu erhalten. Die endgültige Kaufentscheidung, die häufig durch ein Ad-hoc-Team getroffen wird, ermöglicht es, dank einer fachübergreifenden Einschätzung zukünftige Risiken zu minimieren.
Die Nutzung von Textverarbeitungsprogrammen hat sich in allen Wirtschaftsbereichen durchgesetzt, trotz der ursprünglichen Bedenken gegenüber der Neuheit eines Bildschirms, einer Tastatur und einer Maus. Bei der Einführung eines CMMS verhält es sich gleichermaßen.
Die Mitarbeiter müssen schrittweise auf dieses Umdenken in ihrer Tätigkeit vorbereitet werden, es müssen kurzfristige Ziele gesetzt und die Mitarbeiter müssen regelmäßig über die durch das CMMS erreichte Produktivitätssteigerung informiert werden. Es ist grundlegend, dass die Personen, welche das GMAO mit Daten versorgen, den Nutzen sehen und feststellen können, dass die von ihnen verlangten Anstrengungen von strategischer Bedeutung für das Unternehmen sind.
Ein Erfolg ist nur möglich, wenn diese Bemühungen mit der gesamten Belegschaft unternommen werden. Der beste Beweis für eine gelungene Einführung eines CMMS zeigt sich, wenn die IT ausfällt und der Betrieb der Ausrüstungen einer Industrieanlage nicht mehr möglich ist. Das gesamte Personal ist dann davon betroffen, kann sein Managementtool, seine Investitionen nicht mehr nutzen und der Betrieb kann stundenlang beeinträchtigt sein.
Ein CMMS-Programm welches alle Bedürfnisse eines Unternehmens erfüllt, muss genauso unersetzlich sein, wie das Telefon oder die Werkzeugkiste des Wartungsbeauftragen.