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Öffentlichkeitsprinzip
Behandlung von Gesuchen
Prüfung der Zuständigkeit
Grundsätzlich hat jedes öffentliche Organ die bei ihm eingehenden Informationszugangsgesuche selber zu behandeln. Voraussetzung ist allerdings, dass es tatsächlich über die verlangten Informationen verfügt und ausserdem für deren Erstellung und Bearbeitung zuständig ist. Hat es die verlangten Unterlagen dagegen beispielsweise lediglich als Kopie der federführenden Stelle erhalten, muss es das Gesuch von sich aus an diese weiterleiten.
Waren mehrere öffentlichen Organe bei der Erstellung des verlangten Dokuments beteiligt, müssen sie sich absprechen, wer das Gesuch wie zu beantworten hat.
Inhaltliche Anforderungen an ein Gesuch
Ein Informationszugangsgesuch muss materiell geprüft werden, sobald dem angegangenen öffentlichen Organ klar ist, welches Dokument gewünscht wird. Nicht geprüft werden darf hingegen im Normalfall, ob die gesuchstellende Person ein schützenswertes Interesse an den verlangten Unterlagen hat beziehungsweise ob sie damit berechtigte oder zumindest lautere Absichten verfolgt. Nur unter besonderen Umständen, nämlich wenn die Beantwortung des Gesuchs einen unverhältnismässigen Aufwand verursacht, kann von der gesuchstellenden Person der Nachweis eines schützenswerten Interesses verlangt werden. Ein solcher Fall darf jedoch nicht leichthin immer dann angenommen werden, wenn die Erledigung des Gesuchs einen zusätzlichen Aufwand erfordert. Vielmehr kann von einem unverhältnismässigen Aufwand nur dann gesprochen werden, wenn die zuständige Stelle wegen der Gesuchserledigung nicht mehr in der Lage ist, ihre ordentlichen Geschäfte vernünftig zu bearbeiten.
Da die gesuchstellende Person und ihre Interessen im Normalfall keine Rolle spielen, besteht ebenso kein Grund, einen Identitätsnachweis zu verlangen. Dies auch aus der Überlegung, dass die um Information ersuchende Person auswechselbar ist, indem sie das erhaltene Dokument beliebig an Dritte weitergeben oder auch veröffentlichen und somit weiteren interessierten Personen zur Kenntnis bringen darf. Nur unter besonderen Umständen, nämlich wenn ein entgegenstehendes Interesse nicht anders gewahrt und der Informationszugang dennoch nicht verwehrt werden kann, darf die Herausgabe der verlangten Unterlagen mit der Auflage verbunden werden, diese nicht weiterzugeben.
Interessenabwägung
Bevor die verlangte Information herausgegeben werden darf, ist abzuklären, ob relevante öffentliche oder private Interessen entgegenstehen. Falls dies zutrifft, ist eine Interessenabwägung vorzunehmen. Abzuwägen ist dabei zwischen dem abstrakten Interesse der Öffentlichkeit am Informationszugang einerseits und den konkret entgegenstehenden Interessen andererseits. Mit anderen Worten werden die Interessen der gesuchstellenden Person an der verlangten Information nicht in die Wertung mit einbezogen.
Überwiegen die entgegenstehenden Interessen, muss die Herausgabe der verlangten Information verweigert werden, sofern im konkreten Fall keine milderen Massnahmen wie beispielsweise die Anonymisierung des Dokuments, die Abdeckung von einzelnen Passagen, die Herausgabe des Aktenstücks mit Auflagen oder die Aufschiebung der Antwort in Frage kommt.
Eine Verweigerung des Informationszugangs ist in Form einer anfechtbaren Verfügung zu erlassen. Damit hat die gesuchstellende Person die Möglichkeit, die Verneinung der Zugangsberechtigung von einer Rechtsmittelinstanz überprüfen zu lassen.
Arbeitshilfen der Koordinationsstelle IDG
Die korrekte Handhabung eines Informationszugangsgesuchs ist anspruchsvoll und kann im Einzelfall diverse heikle Fragen aufwerfen. Deshalb hat die Koordinationsstelle IDG einen Leitfaden erarbeitet, der – möglichst knapp gehalten - für die einzelnen Verfahrensschritte wichtige Hinweise gibt. Er wird ergänzt mit Mustertexten, die gegebenenfalls in einem Informationszugangsverfahren als Vorlage für die damit verbundene Korrespondenz dienen können. Als weiteres Hilfsmittel stellt das Flussdiagramm die einzelnen Entscheidungs-Schritte bei der Beantwortung eines Informationszugangsgesuchs grafisch dar.