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Lorsque vous envoyez un message électronique à l’une des adresses ci-après, vous pouvez formuler la plupart des requêtes directement dans votre courriel :
- pour les écrits relatifs aux marques à <email-pii>
- pour les écrits relatifs aux brevets à <email-pii>
- pour les écrits relatifs aux designs à <email-pii>
- pour les écrits relatifs aux AOP-IGP à <email-pii>
- pour les écrits relatifs au droit d’auteur à <email-pii>
Nous attirons toutefois votre attention sur le fait que pour certains écrits la loi prescrit la production, à l’IPI, d’une copie signée de la demande et/ou de copies d’autres documents justificatifs. Par conséquent, ces écrits n'ont valeur juridique que si les fichiers requis sont annexés au courriel. Exemples :
- Une demande de division d'un enregistrement de marque doit être signée et annexée au courriel sous la forme d’un PDF.
- Pour une demande de transfert d'un titre de protection, vous devez joindre au courriel un fichier avec l'attestation du transfert.
- Le retrait d'une demande de brevet, la renonciation et la renonciation partielle à un brevet, la renonciation à un certificat complémentaire de protection, la remise ou la rectification de la mention de l'inventeur et la renonciation de l'inventeur à être mentionné sont des requêtes qui nécessitent une signature; elles ne peuvent donc être annexées au courriel que sous la forme d'un PDF.
Non, vous pouvez nous envoyer un écrit par courrier électronique directement à partir de votre programme de messagerie aux adresses <email-pii>, <email-pii>, <email-pii>, <email-pii> ou <email-pii>. Si vous souhaitez toutefois nous envoyer un courriel crypté, vous devez télécharger et importer au préalable le certificat de sécurité correspondant.
Les contraintes techniques sont mentionnées dans les conditions régissant l'envoi d'écrits par courrier électronique à l’IPI.
Avec le courriel de confirmation, vous recevrez un fichier PDF dans laquelle les valeurs de hachage et les tailles des pièces jointes sont indiquées. Pour vérifier que vos pièces jointes ont été remises à l’IPI correctement et dans leur intégrité, vous pouvez procéder comme suit : calculez les valeurs de hachage de toutes les pièces jointes sur votre ordinateur au moyen d’un programme et comparez-les avec celles figurant dans le PDF.
Référez-vous au document Installation et utilisation de md5deep (en allemand) pour en savoir plus sur ce programme. Veuillez utiliser l'algorithme hash SHA-256 (sha256deep.exe) pour calculer les valeurs de hachage.
Il n'est pas nécessaire de munir l'écrit envoyé par courriel ou les documents joints d’une signature électronique. Si vous souhaitez néanmoins signer électroniquement votre écrit, il faut vous procurer une signature électronique chez un fournisseur, puis l’installer dans votre logiciel de messagerie.
Une fois que vous avez terminé de rédiger votre courriel, sélectionnez « Signature » pour insérer votre signature électronique personnelle avant d'envoyer le courrier électronique à l'IPI. L’exactitude de la signature est contrôlée automatiquement à la réception du courriel. En cas de non-conformité, les écrits envoyés par courrier électronique sont effacés et vous en serez informés.
Si vous souhaitez nous envoyer des courriels chiffrés, il vous faut une signature électronique personnelle permettant également de chiffrer les courriers électroniques. Commencez par acheter une signature chez un fournisseur, puis installez-la dans votre logiciel de messagerie.
Téléchargez ensuite le certificat de sécurité de l'IPI et importez-le dans votre programme de messagerie. Avant d'envoyer votre courriel, sélectionnez Chiffrer. Votre écrit sera chiffré avec notre clé publique et ne pourra être lu que par l'IPI. L’IPI pourra ensuite utiliser votre signature électronique pour vous chiffrer son courriel de confirmation.
Ajoutez notre adresse <email-pii> à votre liste des expéditeurs approuvés dans votre programme de messagerie. Pour ajouter des personnes à votre Liste des expéditeurs approuvés, procédez comme suit : Sous l’onglet Accueil, cliquez sur Courrier indésirable, puis sur Options du courrier indésirable. Sous l’onglet Expéditeurs approuvés, cochez la case Ajouter automatiquement les personnes auxquelles j’écris à la liste des expéditeurs approuvés.
Les écrits envoyés par courrier électronique sont filtrés, le but étant d'écarter d'éventuels spams. Si un courriel a été classé comme spam, l'écrit peut tomber dans l'une des deux catégories suivantes, selon son contenu :
High SPAM
Si un courriel est classé comme HIGH SPAM, il est effacé automatiquement sans que l'expéditeur du courriel en soit informé.
Medium SPAM
Si un courriel est classé comme MEDIUM SPAM, il est placé tout d'abord dans un environnement sécurisé. L'expéditeur reçoit un courriel avec un lien lui permettant de libérer le courriel qu'il a envoyé. S'il le fait dans le délai imparti, son courriel est acheminé au destinataire à l'IPI. Si, à l'échéance du délai, le courriel n'a pas été libéré, il est considéré comme un spam, puis effacé. L'expéditeur n'en est pas informé.
Vous avez la possibilité de demander l’inscription de votre adresse électronique sur une liste blanche à l'IPI. Les écrits envoyés à partir d'une adresse électronique figurant sur cette liste ne sont pas filtrés.
Pour demander l’inscription de vos adresses électroniques sur la liste blanche de l’IPI, veuillez nous envoyer un courriel à l'une des adresses ci-après en spécifiant la ou les adresses électroniques d'expédition :
- pour les écrits relatifs aux brevets à <email-pii>
- pour les écrits relatifs aux marques à <email-pii>
- pour les écrits relatifs aux designs à <email-pii>
- pour les écrits relatifs au droit d’auteur à <email-pii>
- pour les écrits relatifs aux AOP-IGP à <email-pii>
Le courriel de réponse contient un lien. En cliquant sur ce lien, vous accédez à une page web qui vous permet de libérer votre courriel. Vous pouvez aussi contacter directement l'IPI et demander qu'il force la transmission de votre écrit envoyé par courrier électronique. Si vous ne souhaitez plus recevoir ce genre de message à l'avenir, contactez-nous pour demander l’inscription de vos adresses expéditrices sur notre liste blanche.
Notre système conserve les courriels classés comme spams durant 30 jours afin que l'on puisse en forcer la transmission. Une fois que vous avez libéré votre écrit électronique, c'est évidemment la date de réception initiale qui fait foi et non la date à laquelle vous avez libéré le courriel. Pour votre information, ces deux dates sont mentionnées dans le fichier PDF joint au courriel de confirmation de l'IPI.
Commencez par vérifier si le courriel de confirmation de l'IPI n'a pas atterri dans votre dossier Courrier indésirable ou Spam. Si vous ne le trouvez pas, contactez-nous.
Attention : si vous ne recevez pas de courriel de confirmation de l’IPI, cela signifie que nous n'avons pas reçu le courrier électronique avec votre écrit. Dans ce cas, il est impératif de renvoyer par courrier postal votre écrit à l'IPI dans les délais.
Lors du traitement de votre écrit envoyé par courrier électronique, l’IPI a constaté que la signature utilisée n'était pas valable. Plusieurs raisons peuvent l'expliquer :
Le certificat relatif à la signature est échu.
Veuillez renouveler le certificat utilisé pour la signature.
Le certificat provient d'une source qui n'est pas sûre.
Veillez à vous procurer le certificat relatif à votre signature d'un fournisseur digne de confiance.
Le courriel a été modifié.
Le courriel a été modifié pendant sa transmission à l'IPI si bien qu'il a été rejeté. Veuillez nous envoyer une nouvelle fois votre écrit par voie électronique.
Les formats de fichier suivants sont autorisés pour les écrits :
- pdf, jpg, bmp, tif, psd, pcd, eps, gif, png
- txt
- formats compatibles avec MS Office 2003
- formats ODF (OpenOffice)
Attention : Les courriels contenant d'autres formats de fichiers sont rejetés automatiquement.
Pour des raisons techniques, l’IPI ne peut plus accepter de courriers électroniques contenant des fichiers aux formats ci-après (ces courriels sont effacés automatiquement) :
- fichiers PDF avec protection en écriture activée
- fichiers d’archives (p. ex. zip, gzip, bzip, tar)
Exception : l'envoi de fichiers ZIP à l’adresse <email-pii> reste possible.
- fichiers de messagerie électronique (p. ex. xyz.eml) en tant que fichiers joints
- fichiers XML
Attention : votre courriel doit être inférieur à 20 mégaoctets et ne pas comporter plus de 10 pièces jointes. En cas de dépassement de la taille maximale ou du nombre de pièces jointes, le courriel est rejeté automatiquement.
L’IPI n'accepte pas les courriels comportant :
- des fichiers exécutables
- des fichiers chiffrés
Les courriels dont une ou plusieurs pièces jointes ne sont pas conformes aux prescriptions susmentionnées sont aussi rejetés automatiquement.
L'adresse du destinataire du courriel est inconnue. Veuillez renvoyer votre écrit par courrier électronique à l'une des adresses suivantes :
- pour les écrits relatifs aux brevets à <email-pii>
- pour les écrits relatifs aux marques à <email-pii>
- pour les écrits relatifs aux designs à <email-pii>
- pour les écrits relatifs au droit d’auteur à <email-pii>
- pour les écrits relatifs aux AOP-IGP à <email-pii>
Pour qu'un écrit chiffré envoyé par courrier électronique puisse être lu, vous devez le chiffrer, avant l’envoi, avec une clé de cryptage publique de l’IPI.
Veuillez vous référer à la rubrique Certificats de sécurité pour de plus amples informations sur le chiffrement. Tous les écrits envoyés par courrier électronique qui n’ont pas été chiffrés à l’aide d’une clé de cryptage publique sont effacés automatiquement pour cause d’illisibilité.
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