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Regeln sind in Microsoft Outlook überaus nützlich, um E-Mails vorzusortieren und damit die Flut an elektronischer Post zu kanalisieren. Ein paar praktische Tipps zur Arbeitserleichterung.
Gegen die Flut an täglichen E-Mails kann man sich nicht wehren. Aber immerhin bieten E-Mail-Programme wie Outlook die Möglichkeit, den unaufhörlichen Mailfluss zu bändigen. Die Regeln des Microsoft-Programms aus dem Office-365-Paket ermöglichen es, eingehende Post zu kanalisieren und Wichtiges von weniger Wichtigem zu trennen. So können Sie beispielsweise reine Info-Mails von wichtigen Aufgaben trennen, indem Sie die Post automatisch in Unterordnern ablegen.
Regeln in Outlook anlegen
Sämtliche Regeln für eingehende Nachrichten finden Sie in Outlook 2013 und 2016 unter «Datei > Informationen» und dem Button «Regeln und Benachrichtigungen verwalten». Zum selben Dialogfeld gelangen Sie, wenn Sie im Menüband «Start» den Eintrag «Regeln» aus dem Abschnitt «Verschieben» auswählen. Auf diesem Weg können Sie auch einfache Regeln definieren, ohne über den ausführlichen Assistenten zu gehen.
Unter den Kontoinformationen können Sie in Outlook die Mail-Regeln erstellen und verwalten.
Wenn Sie eine Regel erstellen möchten, die Mails automatisch in einen Unterordner des Posteingangs verschiebt, müssen Sie den Ordner nicht unbedingt vorgängig anlegen. Sie können diese Aufgabe beim Erstellen der Regel gleich mit erledigen.
Etwas Vorsicht ist geboten, wenn Sie einen Exchange-Server nutzen, beispielsweise über Office 365 Business. Die meisten Outlook-Regeln funktionieren nur mit derjenigen Post, die lokal auf Ihrem Rechner zwischengespeichert wird.
Sie können in einer Regel einerseits mehrere Kriterien kombinieren, andererseits mehrere Aktionen ausführen. So liessen sich etwa tägliche Statusberichte nicht nur in den passenden Unterordner verschieben, sondern gleichzeitig noch als «gelesen» markieren.
Beispiele für praktische Outlook-Regeln
Mails mit einer bestimmten Absender-Domain in Unterordner verschieben
- Wählen Sie als Bedingung «mit bestimmten Wörtern in der Absenderadresse». Geben Sie die Domain an, also der Teil der Mailadresse nach dem «@»-Zeichen, zum Beispiel «swisscom.com».
- Legen Sie die Aktion fest «diese in den Ordner Zielordner verschieben»
Absender-Regel in Outlook definieren.
CC-Mails in Unterordner verschieben
Solche Post hat meist informativen Charakter und erfordert keine sofortige Reaktion:
- Wählen Sie als Bedingung «die meinen Namen im Feld „Cc“ enthält».
- Legen Sie die Aktion fest «diese in den Ordner Zielordner verschieben».
Meeting-Anfragen in Unterordner verschieben
- Wählen Sie als Bedingung «die eine Besprechungsanfrage oder -aktualisierung ist».
- Legen Sie die Aktion fest «diese in den Ordner Zielordner verschieben».
- Zusätzlich können Sie die Aktion «Nachrichten kennzeichnen für zu diesem Zeitpunkt nachverfolgen» anwenden.
Automatisch Aufgaben aus E-Mails erstellen
Es ist eine gängige Praxis, den Zweck vor allem von internen Mails im Betreff zu kennzeichnen. «INFO» steht dabei für reine Information, während «ACT» eine Aufgabe auslöst – selbstverständlich lassen sich diese Bezeichnungen frei definieren.
Aufgrund dieser Kennzeichnungen können Sie in Outlook nun automatisch eine Aufgabe aus einem E-Mail erstellen. Dazu definieren Sie eine neue Regel wie folgt:
- Wählen Sie als Bedingung «mit bestimmten Wörtern im Betreff», beispielsweise «ACT».
- Als Aktion legen Sie «diese in den Zielordner verschieben» fest. Wählen Sie als Ziel einen Ordner, der To-dos enthält. Damit erstellt Outlook einen Task.
- Optional ergänzen Sie die Regel mit der Aktion «Nachricht kennzeichnen für zu diesem Zeitpunkt nachverfolgen». Wählen Sie als Zeitpunkt «heute», können Sie am Abend Ihre anstehenden Aufgaben überprüfen respektive das Fälligkeitsdatum setzen.