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Das Bethesda Spital hatte den Wunsch, die Qualität und Aktualität der internen Ärztestammdaten zu verbessern. Übergeordnete Ziele waren dabei, die Effizienz administrativer Prozesse zu steigern, welche auf diesen Daten aufbauen, sowie zielgerichtetere Marketing-Aktivitäten zu ermöglichen.
Als Grundlage für die Ärztestammdaten sollten dabei zukünftig Datensätze dienen, welche Bethesda bei einem Drittanbieter einkauft. Anhand dieser eingekauften Marketing-Daten, sollte initial eine Bereinigung der vorhandenen Stammdaten im Bethesda Navision System stattfinden. Nach der initialen Bereinigung, sollte zudem ein permanenter Abgleich stattfinden, um die Daten im Navision auf Basis der externen Daten stets aktuell zu halten.
Um den zeitaufwendigen Prozess für die initiale Bereinigung und die fortlaufende Synchronisierung weitestgehend zu automatisieren, wurde in Zusammenarbeit mit der Ikava eine UiPath Robotic Process Automation Lösung aufgebaut, welche diese Aufgaben übernimmt.
Die so realisierten Bots beziehen nun permanent die neuesten Stammdaten vom externen Zulieferer, prüfen diese nach einem von Bethesda definierten Schema und führen die notwendigen Anpassungen in den Stammdaten im Navision aus (ändern, neu anlegen, löschen).
Das Bethesda Spital hat damit nun stets aktuelle Ärztestammdaten für die internen Prozesse zur Verfügung und das mit einem Minimum an manuellem Aufwand.