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Was ist Ihre Aufgabe und was machen Sie konkret?
Ich arbeite seit 2014 als Freiwillige für den Verein Kibarè Onlus (http://www.kibareonlus.org/). Damals nahm ich an einem Einsatz in Burkina Faso teil und lernte das Kind kennen, das ich schon seit einigen Jahren durch Fernhilfe unterstützt hatte. Mir ist klar geworden, wie viele Rechte in Italien als selbstverständlich angesehen werden, z. B. Gesundheit und Bildung, und wie notwendig es ist, sich persönlich dafür einzusetzen, damit sie wirklich zu universellen Rechten werden können.
Unser Verein ist klein, also müssen die Freiwilligen vielseitig sein! Bisher habe ich mich vor allem um die Grafik gekümmert, aber ich habe auch immer bei Spendenaktionen mitgeholfen, vor allem um den Verein vor Ort bekannter zu machen.
Wie kann das Projektmanagement die Aktivitäten einer Organisation im Non-Profit Sektor verbessern? Haben Sie einen bestimmten Anwendungsfall, über den Sie uns gerne berichten möchten?
Wie bereits erwähnt, konnten wir unsere Projekte (um nur einige zu nennen: ein Ernährungszentrum, Schulen, von denen eine auf eine integrierte Ausbildung zwischen gesunden und behinderten Kindern abzielt) dank der Spenden unserer Unterstützer, Einzelpersonen und Unternehmen, einschließlich QRP, realisieren. Wir wollten schon immer an einigen Ausschreibungen für gemeinnützige Organisationen für internationale Kooperationsprojekte teilnehmen, aber ehrlich gesagt, hatte keiner von uns die nötige Ausbildung, um eine überzeugende Bewerbung vorzulegen.
Dank des PRINCE2-Kurses, der uns von QRP gespendet wurde und an dem ich im vergangenen Dezember teilgenommen habe, verfügen wir nun über die Fähigkeiten, ein vollständiges und solides Projekt zu erstellen, das nicht nur in der Lage ist, institutionelle Investoren davon zu überzeugen, die Aktivitäten von Kibarè Onlus zu unterstützen, sondern uns auch dabei hilft, die Fortschritte rechtzeitig und effizient zu überwachen, um Änderungswünsche und unvorhergesehene Ereignisse, mit denen wir in einem so instabilen und andersartigen Kontext wie dem afrikanischen unweigerlich konfrontiert sind, rechtzeitig zu bewältigen.
Ich denke, dass das Projektmanagement in gewisser Weise der beste Kompromiss zwischen unserem monolithischen Konzept der Intervention aus Italien und dem täglichen Entscheidungsfindungsprozess unserer lokalen Partner in Burkina sein kann. Wir haben gerade unser neues Projekt begonnen, einen Kindergarten in einem Steinbruch am Rande der Hauptstadt Ouagadougou, in dem Kinder betreut werden können, während ihre Mütter mit dem Bergbau beschäftigt sind, und ich hoffe, dass ich zumindest einige der Leitprinzipien, die mir während des Kurses vermittelt wurden und die ich bereits mit dem Vorstand von Kibarè geteilt habe, in die Praxis umsetzen kann.
Welche sind die größten Herausforderungen für einen Projektmanager, der in Ihrem Sektor arbeitet?
Ich denke, die größte Schwierigkeit besteht darin, die (nicht nur physische, sondern vor allem kulturelle) Distanz zwischen unserem Land und dem fremden Land, in dem wir intervenieren, zu überwinden. Viele Verfahren Aspekte werden immer als selbstverständlich angesehen, einige Anträge erscheinen den Partnern vor Ort sicherlich bizarr, während wir die Hindernisse in diesem Bereich unterschätzen (fehlende Infrastruktur, Bürokratie…). Die Suche nach den erforderlichen Unterlagen kann eine Odyssee sein, und die Ressourcen (vor allem das Personal) für die erfolgreiche Durchführung eines Projekts sind knapper als man denkt.
Es ist uns als Verein schon passiert, dass wir ein ehrgeiziges Projekt in Angriff genommen haben und es dann abbrechen mussten, nicht weil uns die Mittel fehlten, sondern weil wir zum Glück rechtzeitig erkannt haben, dass der lokale Partner nicht in der Lage sein würde, die Komplexität des Projekts zu bewältigen. Um also auf die Ausgangsfrage zurückzukommen, könnte ich antworten, dass die größte Herausforderung für einen Projektmanager, der in der internationalen Zusammenarbeit tätig ist, darin besteht, festzustellen, ob ein Projekt durchführbar ist, und zu überwachen, dass es dies auch bleibt.
Welche Fähigkeiten sind Ihrer Meinung nach für einen Projektmanager im Nonprofit Sektor unerlässlich?
Ich glaube, dass das Profil des Projektmanagers von Natur aus multidisziplinär ist; es gibt jedoch drei Fähigkeiten, die meiner Meinung nach für den Erfolg im Non-Profit-Projektmanagement von grundlegender Bedeutung sind: Zuhören, Teamorganisation und Mut.
Die Fähigkeit, zuzuhören, ist von entscheidender Bedeutung, wenn es darum geht, in dem unsicheren Umfeld, in dem gemeinnützige Organisationen häufig tätig sind, Risiken und Chancen zu erkennen. Die internationale Zusammenarbeit bringt unterschiedliche Welten wie Afrika und Europa zusammen; die geografische, aber vor allem die kulturelle Entfernung erfordert von den Beteiligten äußerste Aufmerksamkeit, um Pannen auf dem Weg dorthin zu vermeiden oder zumindest schnell zu beheben.
No-Profit Organisationen arbeiten häufig mit einer gemischten Organisation, die bezahlte Mitarbeiter und Freiwillige kombiniert. Während bezahlte Mitarbeiter in der Regel eine klare Rolle in der Organisation haben, ist es wichtig, dass der Projektleiter die Freiwilligen wertschätzt, indem er ihnen klare Aufgaben zuweist, die mit ihrer zeitlichen Verfügbarkeit und ihren Interessen vereinbar sind.
Ich erwähnte bereits die schmerzhafte Entscheidung, ein ehrgeiziges Projekt auf Eis zu legen. Im sich wandelnden Kontext des gemeinnützigen Sektors muss der Projektleiter den erwarteten Nutzen des Projekts und seine Erfolgswahrscheinlichkeit ständig überwachen und den Mut aufbringen, die Fortsetzung des Projekts in Frage zu stellen, wenn die Entwicklung dieser Indikatoren dies erfordert.