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Bitte beachten Sie bei der Erstellung von PDFs:
- Die Datei darf nicht schreibgeschützt sein.
- Schriftarten sollten in der Datei eingebettet werden.
- Die Datei sollte im Format PDF/A eingereicht werden, um die langfristige Lesbarkeit sicherzustellen.
Was ist PDF/A?
PDF/A (/A steht für Archiv) ist ein ISO-Standard für die dauerhafte Archivierung von formatierten Dokumenten und sollte länger lesbar sein als die üblicheren PDF-Formate. Der Subtyp PDF/A-1b (b für basic) wird dabei am häufigsten verwendet. Die langfristige Lesbarkeit des PDF/A-1b Formates wird einerseits durch den Verzicht auf bestimmte Funktionen und andererseits durch die Einbettung aller benötigten Objekte (z.B. Zeichensätze) in das File erreicht. Man erkennt ein PDF/A-File am blauen Balken im Adobe Reader.
Wie erstelle ich eine möglichst fehlerfreie PDF/A Datei aus MS Word oder PowerPoint?
Beim Versuch, ein Microsoft Word- oder PowerPoint-Dokument nach PDF oder PDF/A zu konvertieren, geht häufig ein Teil der Links verloren, oder Formeln und Grafiken werden falsch dargestellt. Was kann man dagegen tun?
Wir haben vier verschiedene Konvertierungsmethoden anhand von 10 Beispielfiles getestet, um die Eigenschaften der verschiedenen Methoden zu ermitteln. In der folgenden Anleitung erklären wir deren Vor- und Nachteile.
1. File als PDF „drucken“
Ein File kann in Word oder PowerPoint zu einem PDF-Drucker geschickt werden. Dies ist bei aufwendigen Dokumenten häufig die beste Methode. Sie hat allerdings den Nachteil, dass unterlegte Links verloren gehen können.
2. File mit Adobe Acrobat Professional erstellen
Diese Methode benötigt einige Rechenzeit für grosse Dokumente.
3. Ein File mit Acrobat PDFMaker als PDF/A-1b speichern
Diese Methode benötigt einige Rechenzeit für grosse Dokumente und kann sogar gänzlich fehlschlagen.
4. Ein File in Word oder PowerPoint mit „Speichern als“ erzeugen
Diese Methode hat den Nachteil, dass Vektorgrafen häufig unbrauchbar werden und Links in Fussnoten verloren gehen.
Fazit: Keine Methode ist perfekt
Wie ersichtlich wurde, hat jede Methode Vor- und Nachteile. In jedem Fall sollte man das erzeugte PDF/A-File genau überprüfen. Achten Sie dabei besonders auf Links, Vektorgrafen, Formeln und spezielle Schriften.
Weitere Informationen
Weitere Informationen zu diesen vier Methoden finden Sie in der Anleitung Microsoft Word oder PowerPoint Dateien nach PDF/A-1b konvertieren im Wiki der Fachstelle Forschungsdatenmanagement und Datenerhalt der ETH-Bibliothek.
Quelle: Suri, Roland (2017): Wie erzeuge ich ein PDF/A File? In: Innovation@ETH-Bibliothek, . http://doi.org/10.16911/ethz-ib-2722-de
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