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Die einzelnen Evaluations-Schritte im Detail erklärt:
1. Beschreiben Sie Ihre Ausgangslage und die Treiber für die Evaluation eines neuen ERP-Systems.
2. Definieren Sie, welche Ziele Sie mit der Einführung eines neuen ERP-Systems erreichen wollen und wie Sie die Zielerreichung messen werden.
3. Finden Sie einen „Management-Sponsor“ in der Geschäftsleitung, der auch Einsitz im Projektsteuerungsausschuss nehmen wird.
4. Stellen Sie sicher, dass das Projekt entsprechend budgetiert wird.
5. Ernennen Sie einen Projektleiter und unterstellen Sie ihm ein Projektteam, in welchem Vertreter aller betroffenen Geschäftsbereiche Einsitz nehmen.
6. Kommunizieren Sie den Projektstart intern.
Beschreiben Sie ihr Unternehmen und ihr Projektvorhaben und die Ziele.
Beschreiben Sie das geplante Evaluationsvorgehen
1. Legen Sie fest, welche Geschäftsprozesse in der neuen Lösung abgebildet werden sollen.
2. Beschreiben Sie spezifische funktionale Anforderungen an die Lösung.
3. Nennen Sie allfällige Schnittstellen, die zu Umsystemen etabliert werden sollen.
4. Beschreiben Sie die Rahmenbedingungen im Bereich IT-Infrastruktur. Muss sich die Lösung in eine bestehende Infrastruktur einfügen oder sind Sie offen für andere Modelle (Cloud / Hosting)?
Wichtig: Wenn Sie bereits ganz klare Vorstellungen zur Abbildung Ihrer Prozesse haben, ist ein RFP (request for proposal) der richtige Ansatz. Sind Sie hingegen offen, Ihre Prozesse an einer Standardlösung auszurichten, kann die einfachere und weniger zeitintensive Variante über ein RFI (request for information) ausreichend sein.
Für das Festhalten der Anforderungen steht Ihnen folgende Vorlage zur Verfügung:
Für das Erstellen eines Pflichtenheftes können Sie folgende Vorlage anwenden:
Recherchieren Sie im Internet nach geeigneten Lösungsanbietern. Lesen Sie Referenzberichte und fragen Sie auch Freunde oder Bekannte im Branchenumfeld (auch Verbände) nach deren Erfahrungen. Erstellen Sie eine Liste der favorisierten 4-6 Anbieter für den Versand des Pflichtenheftes.
Nach Komplexität der Anforderungen kann es auch Sinn machen, einen neutralen externen Berater herbeizuziehen.
Legen Sie in den Ausschreibungsunterlagen die genaue Vorgehensweise, den Zeitplan sowie die Bewertungskriterien und deren Gewichtung für Ihre Evaluation fest. Nennen Sie einen Ansprechpartner für Rückfragen durch die Anbieter. Definieren Sie die Form und Struktur, welche die Offerten der Anbieter zwecks Vergleichbarkeit erfüllen müssen.
Vergleichen Sie die eingegangenen Offerten und bewerten Sie diese gemäss den zuvor festgelegten Bewertungskriterien. Die drei besten Anbieter sollten Sie auf Ihre sogenannte „Shortlist“ setzen und für die weitere Evaluation (siehe Schritt 6) berücksichtigen.
Damit Sie ein Gefühl für die angebotenen Lösungen und die dahinterstehenden Anbieter erhalten, bieten sich verschiedene Varianten an: Vereinbaren Sie eine persönliche Lösungspräsentation bei Ihnen Vor-Ort oder bei einem Referenzkunden, eine Online-Demonstration mit telefonischer Anleitung oder schauen Sie sich VideoTutorials zur Lösung an.
Zusätzlich zur funktionalen Erfüllung Ihrer Anforderungen muss schlussendlich auch die Chemie mit dem zukünftigen Lösungspartner stimmen.
Treffen Sie auf Basis der eingereichten Offerten und der Anbieterpräsentationen Ihren finalen Anbieterentscheid. Senden Sie die Absagen an die nicht berücksichtigten Anbieter zeitnah und unter Angabe der wichtigsten Gründe, welche zum Negativ-Entscheid geführt haben. Auch diese Anbieter haben schliesslich Zeit und Engagement in Ihr Projektvorhaben investiert.
Vereinbaren Sie mit dem Anbieter Ihrer Wahl möglichst rasch ein Projekt-Kickoff um den positiven Schwung in die Projektumsetzung mitzunehmen.
Nun geht es darum, die Umsetzung gemeinsam mit Ihrem Anbieter im Detail zu planen. Welche Arbeiten fallen wann an? Welche Ressourcen müssen Sie wo auf der Zeitachse für Konzeption, Datenaufbereitung und Testing bereitstellen? Wer trägt welche Verantwortung? Wann wird die Lösung produktiv geschaltet (Go-live)?
Vereinbaren Sie klar definierte Meilensteine, an denen sich der Anbieter punkto Zielerreichung messen lässt. Kommunizieren Sie den Umsetzungsfahrplan, die anvisierten Meilensteine sowie die benötigten Unterstützungsleistungen den intern betroffenen Benutzergruppen.