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Effektive Spesenvergütungen können mittels Belegen deklariert werden. Viele Arbeitgeber nutzen aber die Möglichkeit, bei ihrem Sitzkanton ein Spesenreglement genehmigen zu lassen. Wurde dieses genehmigt, ist es von der Steuerverwaltung anzuerkennen, selbst wenn es von einem anderen Kanton als dem der Steuerverwaltung genehmigt wurde.
Spesen sind Auslagen, welche Mitarbeitenden in Ausübung ihrer Tätigkeit am Amtssitz oder auf Dienstreisen, und im Interesse des Arbeitgebers anfallen. Dazu gehören etwa Fahrtkosten, Verpflegungskosten oder Übernachtungskosten. Die Vergütung von beruflich bedingten Spesen ist steuerfrei. Diese müssen entweder in Form von effektiven Spesenvergütungen mittels Belegen deklariert werden oder der Arbeitgeber kann ein Spesenreglement erstellen, welches er beim Sitzkanton genehmigen lassen kann. Es empfiehlt sich, dafür die Mustervorlage der Schweizerischen Steuerkonferenz zu nutzen.Im November 2016 entschied die Steuerrekurskommission des Kantons Basel-Stadt über einen Fall zu diesem Thema. Die S. AG mit Sitz im Kanton Basel-Landschaft liess im Jahr 2008 ihr Spesenreglement bei der kantonalen Steuerverwaltung Basel-Landschaft genehmigen. Für sog. «Contractors» der S. AG, welche sie temporär einstellt und welche bei Drittkunden Arbeitsleistungen erbringen, wurden durchschnittliche Spesen von 2500 Fr. eingesetzt. 2012 deklarierte eine Arbeitnehmerin der S. AG in ihrer Steuererklärung ihr Einkommen in der Höhe von 119'927 Fr. und 26'605 Fr. Pauschalspesen. Der Erklärung legte sie das (vom Sitzkanton der S. AG) genehmigte Spesenreglement bei und liess es der Steuerverwaltung ihres Wohnkantons Basel-Stadt zukommen. Diese verlangte in der Folge Nachweise für die effektiven Aufwendungen, welche die Steuerpflichtige nicht erbrachte, und akzeptierte die Pauschalspesen daher nicht. Die Arbeitnehmerin erhob dagegen Einsprache. Sie argumentierte, dass das Reglement aufgrund der Genehmigung vom Kanton Basel-Landschaft anzuerkennen sei und dass die Pauschalspesen eines anderen Angestellten der S. AG akzeptiert worden wären, weshalb sie gleich behandelt werden müsse. Die Steuerverwaltung wies die Einsprache ab. Das Spesenreglement sei zwar genehmigt worden, es entspreche aber nicht der Mustervorlage der Schweizerischen Steuerkonferenz, weshalb die Steuerverwaltung nicht daran gebunden sei. Bezüglich der Anerkennung des Reglements bei anderen Steuerpflichtigen wies sie darauf hin, dass bei deren Steuererklärungen das Reglement nicht beigelegen habe, weshalb die Steuerverwaltung nicht habe erkennen können, dass es nicht der Mustervorlage entspreche.Die Steuerpflichtige zog den Entscheid weiter vor die Steuerrekurskommission, welche den Fall anders beurteilte. Ein vom Sitzkanton genehmigtes Spesenreglement sei anzuerkennen. Könnten nur der Mustervorlage entsprechende Reglemente eingereicht werden, falle nämlich der Sinn einer Genehmigung dahin.Private Steuererklärung leicht gemacht – mit taxeaSie können Ihre private Steuererklärung mittels unserer Steuerapp taxea ganz einfach erstellen lassen. Mehr zu taxea erfahren sie hier www.taxea.ch