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La RP è legittimata, ai sensi di legge e sul piano democratico, a rappresentare gli interessi dei lavoratori. Anche laddove il lavoro della RP non fosse soggetto al diritto di impartire delle istruzioni del datore di lavoro, è auspicabile stabilire e convenire alcune regole del gioco per la collaborazione.
In particolare, è altresì molto importante come ci si rapporta con la discrezione e la riservatezza. I datori di lavoro sottolineano spesso che i membri della RP sono soggetti a un obbligo di discrezione. Ciò è vero, però bisogna definire in concreto cosa significa esattamente. Poiché la RP ha l’obbligo di rappresentare e informare i lavoratori. Al fine di poter adempiere a questo mandato di collaborazione, non può succedere che non si possa parlare dei contenuti con i colleghi di lavoro che devono essere rappresentati. Altrimenti il mandato di collaborazione risulterebbe impossibile da adempiere, o i membri della RP rappresenterebbero solo la loro opinione, il che, a sua volta, sarebbe in contrasto con lo scopo e il senso di una RP.
La legge sulla partecipazione prevede la seguente regolamentazione:
Il legislatore distingue quindi tra una discrezione relativa e assoluta. In questo senso, nell’ambito della discrezione assoluta, dovrebbe essere presente un legittimo interesse in modo evidente. La modalità di regolamentazione esatta dovrebbe essere oggetto di un accordo concreto tra il comitato direttivo e la RP.