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L’apparition de la méthode OKR remonte aux années 50 aux Etats-Unis. Au fil des ans, elle a été adoptée par de nombreuses entreprises de la Silicon Valley. De quoi s’agit-il, comment la mettre en application et dans quel but ?
Cette méthode managériale est adaptée à la réalisation des objectifs ambitieux mais pour mieux en comprendre le fonction, il a fallu l’avis et les explications de la DRH Florie Garnier et du Lead Product Manager Christopher Parola, de la structure Meilleurs Agents. Une société qui a mis en application la méthode OKR pendant une année et qui fut surprise par les résultats obtenus.
Comprendre la méthode OKR
Pour commencer, il faut comprendre les initiaux utilisés soit OKR. Le O désigne Objectives en anglais donc les objectifs fixés ou à atteindre. Puis le KR correspond à Key Results soit les résultats-clés.
Il s’agit d’une méthode managériale appliquée par les entreprises et qui se base sur la détermination des objectifs définissant l’orientation de la structure et leur association à la mesure de résultats-clés. Ceux-ci représentent des indicateurs mesurant jusqu’à quel point l’entreprise a pu réaliser ses objectifs. Une telle démarche permet de dresser un bilan pour remédier aux manquements.
En définitif, il faut fixer un objectif principal qui sera le catalyseur pour toute la structure et mettre en place une stratégie pour sa concrétisation. Cette dernière sera divisée en plusieurs tâches liées à des objectifs mesurables et quantifiables. Chacune des tâches représente une étape associée aux autres dans le but de réaliser l’objectif principal et la mission de l’entreprise.
Les débuts de la méthode OKR
L’invention de cette méthode managériale revient à Peter Drucker. Au départ, il a désigné cette approche comme « le Management par Objectifs », avant de la renommer méthode OKR. Cette méthode a été appliquée par Intel dans les années 70 et plus précisément par Andy Grove qui est le cofondateur et le CEO de la société. Son but est d’opérer un changement stratégique tout en veillant à l’adhésion de toutes les équipes de travail.
John Doerr, qui est l’un des investisseurs de Google, a assisté à une conférence d’Andy Grove au sein d’Intel ayant lieu en 1975 et qui portait sur la méthode OKR. Dès lors il l’a communiquée à son tour à Larry Page et Sergey Brin qui l’ont mise en application vers la fin des années 90. Depuis ce moment, la méthode a été adoptée par Google jusqu’à nos jours.
D’autres entreprises ont appliqué cette approche comme Twitter, LinkedIn, Zynga, Netflix, Oracle, parmi d’autres.
Le mode de fonctionnement
La mise en application de la méthode repose sur la définition de la mission principale de l’entreprise. Il faut donc fixer l’objectif de la structure, son rôle et son apport pour la société. Pour l’entreprise Meilleurs Agents, cette méthode est considérée comme l’étoile du nord qui définit la direction à suivre, comme le précise Christopher. C’est le point qui permet de garder le cap.
Chez Google la mission, qui a été définie par Larry Page et ses compagnons, consistait à assurer l’accessibilité de l’information à l’échelle universelle. Et cette mission doit être définie avec précision par chaque entreprise recherchant le succès.
Par la suite, il faut mettre en place une stratégie avec des objectifs intermédiaires servant la réalisation de la mission principale. C’est l’occasion de définir les tâches de chaque collaborateur et les étapes-clés à valider, pour être sûr de garder le cap.
Evidemment les objectifs fixés doivent être assortis de résultats quantifiables pour s’assurer de leur réalisation ou pas. En fonction de l’état d’avancement, des ajustements sont à prévoir pour réviser les objectifs ou en fixer d’autres et procéder aux changements qui s’imposent en tenant compte des évolutions du marché. Les nouveaux objectifs doivent servir la mission principale de la structure.
Pourquoi utiliser la méthode OKR ?
Donner du sens aux travailleurs
Les employés ont besoin de sens dans ce qu’ils font. Ils sont en quête d’implication dans le travail surtout dans les décisions de l’entreprise. Ils souhaitent être associés aux réalisations et aux résultats des missions. Et c’est là qu’intervient la méthode OKR, qui implique les salariés et les rassemble autour d’un même objectif donnant du sens au travail de chacun.
Christopher souligne que l’implication dans la recherche de solutions constitue une motivation pour un salarié plus que l’exécution aveugle des ordres auxquels le travailleur n’adhère pas.
Augmenter la productivité des employés
L’engagement et l’implication des salariés dans la concrétisation des objectifs bien définis qui servent une stratégie globale, permettent d’améliorer l’efficacité de chaque travailleur. Il y a un partage intelligent des tâches et une plus grande entraide, tout en éliminant la dispersion des énergies dans des tâches inutiles et contre-productives, vu que tout le monde va dans la même direction.
Garder le cap
Cette approche définit clairement la mission et les objectifs de l’entreprise et dès lors elle fournit un cap à suivre quelles que soient les circonstances.
Larry Page dans la préface du livre de John Doerr « measure what matters : How Google, Bono and the Gates foundation rock the world with OKRs », explique que grâce à l’application de cette méthode, Google a multiplié sa croissance par dix, tout en permettant à l’entreprise et l’ensemble des collaborateurs de garder le cap au moment où cela était primordial.
Profiter de l’implication de tous
Chaque tâche prend plus de sens pour le travailleur, car elle fait partie d’une mission collective plus importante. Chacun contribue à son niveau et chaque but réalisé va s’ajouter à ceux des autres travailleurs. Et c’est l’addition de tous les objectifs individuels qui va permettre d’atteindre et de concrétiser une mission commune. La réalisation d’un objectif passe impérativement par la collaboration entre les différents services de l’entreprise.
Christopher précise qu’en offrant aux travailleurs les conditions pour collaborer, créer des synergies et mettre en commun leurs connaissances et savoir-faire, l’entreprise développe une intelligence collective.
Où peut-on appliquer la méthode OKR ?
Cette méthode est applicable aussi bien dans les grandes structures que dans les start-up. Elle a été testée au sein d’Intel et jusqu’à aujourd’hui elle fait ses preuves chez Google. Elle est mise en application dans de nombreuses start-ups et en early stage. Mais son efficacité se révèle surtout lorsqu’il y a de la confiance, de la liberté et de l’innovation.
La méthode peut être adoptée par toutes les entreprises indépendamment de leur taille ou leur domaine d’activité, car il s’agit plus d’une question de philosophie que d’autre chose. Pour l’appliquer et la réussir, il convient de laisser une marge de liberté et d’autonomie aux équipes. Il faut leur accorder sa confiance et leur permettre de chercher et de trouver des solutions. Ces dernières peuvent être différentes de celles d’un manager. Sans la confiance, l’autonomie et l’innovation, il serait difficile de mettre des OKR en place.
La confiance revêt une grande importance, car sans elle, la mise en place de la méthode OKR peut être contre-productive, vu que les buts fixés seront perçus comme des ordres et des sanctions et non pas des outils de gestion de priorités et de mobilisation des équipes.
Les éléments-clés pour la mise en place de la méthode OKR
Encourager l’autonomie
La fixation d’un objectif n’est pas un ordre, c’est juste un catalyseur. Les collaborateurs doivent développer leurs moyens et trouver par eux-mêmes les solutions qui les aident à concrétiser l’objectif fixé, même si ceci requiert l’intervention des autres équipes.
A titre d’exemple, un manager peut fixer comme objectif l’augmentation du nombre de vendeurs qui prennent contact avec un agent immobilier. Ce but doit être atteint dans un délai de trois mois en précisant un chiffre donné à réaliser. Les collaborateurs doivent réfléchir à la démarche à suivre en toute autonomie, en s’impliquant dans l’objectif et en analysant tous les points leur donnant la possibilité de concrétiser l’objectif fixé. Ils peuvent consulter les autres équipes pour avoir d’autres idées les aidant dans leur processus.
Définir des buts ambitieux mais pas décourageants
La raison d’être de l’approche OKR est de déclencher le désir de dépassement chez le staff. D’où l’importance de fixer des objectifs ambitieux qui représentent un challenge mais tout en étant réalisables, car il faut éviter de décourager les équipes.
D’après Christopher, l’excellence est au cœur de la stratégie de l’entreprise et lorsqu’on fixe des objectifs difficiles à atteindre, ceci pousse les collaborateurs à sortir de leur zone de confort et à se dépasser.
Communiquer en continu
La communication est primordiale au sujet de la mission de l’entreprise et des objectifs fixés. C’est un moyen de rappeler aux collaborateurs les priorités et l’importance de chaque tâche. C’est aussi une manière de rester focalisé et de ne pas perdre le cap de vue.
La communication permet aux managers de rester au courant de ce qui se déroule dans l’entreprise, tout en préservant l’autonomie des travailleurs pour ne pas altérer la confiance acquise.
Ce qu’il faut éviter en appliquant la méthode OKR
Définir trop d’objectifs
Lorsque le top management fixe trop d’objectifs, ceci implique une quantité d’information importante à échanger, chose qui peut constituer une source de découragement, que ce soit pour le traitement des informations ou la réalisation des objectifs. Evidemment une telle situation génère la dispersion des efforts et de la concentration. Alors qu’au contraire il faut éviter de s’éparpiller.
Pour Christopher, il est important que le nombre des OKR soit limité au départ, vu que ce sont des outils décisionnels permettant de déterminer les éléments prioritaires. Alors qu’avec la multitude des objectifs, on ne sait plus ce qui est prioritaire ou pas, donc il y a un plus grand risque de s’éparpiller dans tous les sens.
Etablir des objectifs sur une longue durée
Lorsqu’on met en place des OKR sur une longue durée, le risque qu’ils ne fonctionnent pas est très élevé. C’est souvent le cas des buts qui s’étalent sur un semestre ou une année.
D’après Christopher, on s’enlise dans cette situation, car on a engagé trop d’efforts et d’argent pour reculer, même en étant sûr que les choses ne marcheront pas. Il est important d’établir des objectifs tous les trois mois ou les six semaines et de s’y impliquer pour gagner en efficacité tout en faisant preuve de flexibilité.
Mettre en place des outils de pénalisation ou de sanction
Lorsqu’on ne réalise pas un objectif, il faut le considérer comme un indicateur de dysfonctionnement et non pas comme un échec. Il convient de saisir cette opportunité pour apprendre des erreurs commises. Il faut surtout éviter de transformer les objectifs en menaces pour sanctionner les collaborateurs, car ceci serait opposé aux principes de la méthode OKR qui se base sur la confiance. Il y a dans ce cas plus de réticence à relever les challenges, car il y a un risque d’être sanctionné.
Christopher souligne qu’au sein de son entreprise, il privilégie la valorisation de l’apprentissage associé à l’échec, au lieu d’émettre des sanctions lorsque les collaborateurs n’atteignent pas les objectifs fixés. Ces derniers représentent des catalyseurs pour avancer plus rapidement tout en gardant le bon cap. Il ne faut pas hésiter à en changer, lorsqu’on se rend compte que les choses ne fonctionnent pas de la manière voulue.
L’expérience de Meilleurs Agents avec la méthode OKR
La société Meilleurs Agents a exercé son activité pendant une dizaine d’années, avant d’introduire la méthode OKR dans son management en 2017. Christopher Parola et Florie Garnier précisent qu’avant l’usage de cette approche, l’entreprise travaillait de manière classique en suivant une roadmap établie annuellement. Ils ont constaté que cette carte était dépassée dès le premier trimestre de l’année, car il y a toujours des imprévus qui se pointent ou des projets qui arrivent au dernier moment.
Chez Meilleurs Agents, les managers cherchent à avoir plus de souplesse et de réactivité, comme ils souhaitent que les équipes de travail se sentent écoutées et valorisées et non pas être amenées à exécuter des ordres seulement. Le top management désirait apporter de la motivation au fonctionnement des équipes et le modèle qui était appliqué ne répondait pas à ce besoin. Au même moment, le CEO de la structure avait entendu parler de la méthode OKR et il a décidé de la mettre en application.
Dès l’adoption de l’approche, les responsables ont perçu un réel changement au niveau du travail collaboratif. Avant, une seule équipe prenait en charge le projet, alors que les autres étaient en support. Mais depuis 2018, dès qu’il y a un nouveau projet, l’équipe qui y travaille est multidisciplinaire, impliquant les différents services qui collaborent tous ensemble. Donc ils sont passés d’une seule équipe en charge avec les autres équipes en support, à un travail de groupe impliquant tout le monde, car tous les services travaillent sur un même objectif. Les rapports entre les différents collaborateurs ont complètement changé, au regard de l’implication de tous et du respect accordé à toutes les idées et l’expertise de tout un chacun. Les équipes produits et techniques sont devenues plus motivées, le travail est exécuté plus rapidement et l’impact de leurs différentes actions est visible, ce qui leur donne plus de punch.
Exemple illustrant la mise en pratique de la méthode OKR
Le service de vente de l’entreprise a suggéré une idée de produit destiné aux agences. Les managers ont demandé à l’équipe de fixer un chiffre d’affaires prévisionnel qu’ils pensent générer avec le produit. Le chiffre d’affaires à atteindre est devenu un objectif pour tous, ce qui a permis de chercher des idées de produits permettant de réaliser cet objectif, tout en minimisant le coût de développement.
L’idée initiale nécessitait entre six à neuf mois pour le développement du produit, alors qu’un autre concept susceptible d’intéresser les agences, ne requiert qu’un à deux mois de développement tout en générant le même résultat.
Si la structure n’avait pas mis en application la méthode OKR, ils auraient adopté la première idée sans se poser de question et sans impliquer les autres équipes. Grâce à cette approche, l’entreprise a réalisé d’importantes économies, tout en réalisant des chiffres d’affaires qu’elle n’aurait jamais atteints autrement.
La méthode OKR se révèle efficace pour donner du sens au travail quotidien des équipes, chose qui va se répercuter favorablement sur leur productivité en évitant les pertes de temps générées par des objectifs mal établis. Elle est parfaite pour mobiliser l’ensemble de l’équipe autour d’un objectif commun.