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641.201.511
Verordnung des EFD über elektronische Daten und Informationen
(ElDI-V)
vom 11. Dezember 2009 (Stand am 1. Januar 2010)
Das Eidgenössische Finanzdepartement (EFD),
gestützt auf Artikel 125 der Mehrwertsteuerverordnung vom 27. November 20091 (MWSTV),
verordnet:
Diese Verordnung regelt die technischen, organisatorischen und verfahrenstechnischen Anforderungen an die Beweiskraft und die Kontrolle von elektronisch oder in vergleichbarer Weise erzeugten Daten und Informationen (elektronische Daten) nach den Artikeln 122-124 MWSTV.
1 Als Kontrolle im Sinn dieser Verordnung gelten:
- a.
- Prüfungen der elektronisch oder in vergleichbarer Weise geführten Geschäftsbücher, Buchungsbelege und Geschäftskorrespondenz am Geschäfts- oder Wohnsitz der steuerpflichtigen Person;
- b.
- Prüfungen am Sitz der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV) von Daten, die ihr durch die steuerpflichtige Person aufgrund des geltenden Rechts zugänglich zu machen sind.
2 Als elektronische Signaturen im Sinn dieser Verordnung gelten fortgeschrittene Signaturen nach Artikel 2 Buchstabe b des Bundesgesetzes vom 19. Dezember 20031 über die elektronische Signatur (ZertES), die die folgenden Bedingungen erfüllen:
- a.
- Sie beruhen auf einem Zertifikat, das von einer nach Artikel 3 ZertES anerkannten Anbieterin von Zertifizierungsdiensten unter Einhaltung der Pflichten im Sinn des 5. Abschnittes ZertES ausgestellt wurde und das die folgenden Angaben enthält:
- 1.
- die Seriennummer,
- 2.
- den Namen der natürlichen oder juristischen Person, die den Signaturprüfschlüssel innehat,
- 3.
- den Signaturprüfschlüssel,
- 4.
- die Gültigkeitsdauer,
- 5.
- den Namen, den Niederlassungsstaat und die fortgeschrittene elektronische Signatur der Anbieterin, durch die das Zertifikat ausgestellt wurde.
- b.
- Die Anforderungen an die Generierung von Signatur- und Signaturprüfschlüsseln nach Artikel 6 Absatz 1 ZertES sowie die Anforderungen an die Signaturerstellungseinheiten nach Artikel 6 Absatz 2 Buchstaben b und c ZertES sind erfüllt.
3 Den elektronischen Signaturen nach Absatz 2 gleichgestellt sind elektronische Signaturen, die Artikel 14 Absatz 2bis des Obligationenrechts2 erfüllen, sofern sie keine Einschränkungen enthalten, die die Verwendung zu Zwecken dieser Verordnung ausschliessen.
4 Die ESTV kann technische und administrative Vorschriften für fortgeschrittene Signaturen und für Zertifikate nach Absatz 2, namentlich für deren Erzeugung, Ausgabe sowie Verwendung erlassen.
1 Die in Artikel 122 Absatz 1 MWSTV verlangten Voraussetzungen für die Beweiskraft elektronischer Daten sind erfüllt, sofern:
- a.
- die Übermittlung und die Aufbewahrung von Daten mittels elektronischer Signatur abgesichert sind;
- b.
- das durch eine Anbieterin von Zertifizierungsdiensten nach Artikel 2 Absatz 2 ausgestellte Zertifikat zum Zeitpunkt der Signaturerstellung gültig war;
- c.
- die elektronischen Daten bis zum Ablauf der Aufbewahrungsdauer nach Artikel 11 im notwendigen Umfang mittels Verifikation der elektronischen Signatur auf Integrität, Authentizität und Signaturberechtigung geprüft werden und bei automatisierter Verarbeitung die Verifikation der elektronischen Daten systematisch nach abgeschlossener Übermittlung, spätestens aber vor ihrer Verwendung, stattfindet und das Ergebnis dokumentiert ist;
- d.
- der zur Überprüfung der elektronischen Signatur notwendige öffentliche Schlüssel mit den abgesicherten Daten aufbewahrt wird; dies gilt auch für das durch eine anerkannte Anbieterin von Zertifizierungsdiensten ausgestellte Zertifikat nach Buchstabe b, sofern das Zertifikat nicht veröffentlicht wurde;
- e.
- bei Einsatz von Kryptografietechniken der Schlüssel zur Entschlüsselung verschlüsselter Daten aufbewahrt wird;
- f.
- keine Pseudonyme verwendet werden; und
- g.
- die Schlüssel im Zeitpunkt ihrer Verwendung unzweifelhaft als sicher betrachtet werden konnten.
2 Elektronische Daten, die der Leistungsempfänger oder die Leistungsempfängerin an die Adresse des Leistungserbringers oder der Leistungserbringerin richtet (z.B. Gutschriftserteilung) oder die er oder sie im Namen und für Rechnung des Leistungserbringers oder der Leistungserbringerin erstellt (Self-billing), bedürfen einer Empfangsbestätigung durch den Leistungserbringer oder die Leistungserbringerin. Die Empfangsbestätigung muss die Voraussetzungen nach Absatz 1 erfüllen und eindeutig Bezug auf die empfangenen Daten nehmen.
3 Eine Empfangsbestätigung nach Absatz 2 ist ebenfalls erforderlich, wenn der Leistungserbringer oder die Leistungserbringerin den Nachweis, dass der Leistungsempfänger oder die Leistungsempfängerin seinen oder ihren Wohn- oder Geschäftssitz im Ausland hat, einzig aufgrund elektronisch übermittelter Daten geltend machen will.
1 Das verwendete Datenverarbeitungsverfahren muss Gewähr bieten, dass alle zu verarbeitenden Daten, die für die Steuererhebung relevant sein können, erfasst werden und zudem nicht unbemerkt unterdrückt oder verändert werden können.
2 Sämtliche Datenbestände und Datenverarbeitungssysteme, die für die Steuererhebung und die diesbezüglichen Kontrollen durch die ESTV relevant sein können, sind mittels systematischer Verzeichnisse sowie ausreichender Zugriffs- und Zugangskontrollen vor Unauffindbarkeit, unberechtigter Veränderung und Vernichtung sowie Diebstahl angemessen zu schützen.
1 Für jedes Datenverarbeitungssystem (z. B. Buchführungssystem) ist eine Verfahrensdokumentation zu erstellen.
3 Stammdaten und Steuerungstabellen sind zu dokumentieren.
4 Die Lebensdauer der Einträge und alle Änderungen derselben sind festzuhalten und zu kommentieren. Es ist sicherzustellen, dass die Einträge und Änderungen ohne unzumutbare zeitliche Verzögerung lesbar reproduziert werden können.
5 Die Verwendung von Schlüsselzahlen und Codes ist ausschliesslich für Artikelbezeichnungen zulässig. Sie setzt voraus, dass die Bedeutung der Zahlen oder Codes sowohl bei der datensendenden als auch bei der datenempfangenden Person jederzeit eindeutig und ohne unzumutbare zeitliche Verzögerung festgestellt werden kann.
1 Die steuerpflichtige Person muss gewährleisten, dass die für die Steuererhebung relevanten Daten und die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen wie Tabelleneinstellungen ohne unzumutbare zeitliche Verzögerung lesbar gemacht werden können.
2 Sie ist verpflichtet, die zum Verständnis der Daten und Organisationsunterlagen erforderlichen Unterlagen vorzulegen und nötigenfalls ohne Hilfsmittel lesbare Reproduktionen beizubringen.
3 Die für die Steuererhebung relevanten gespeicherten Daten sind bei ihrer Wiedergabe inhaltlich unverändert und vollständig sowie leicht verständlich darzustellen.
1 Die ESTV ist berechtigt, vor Ort Einsicht in sämtliche für die Steuer relevanten gespeicherten Daten zu nehmen und für deren Prüfung das Datenverarbeitungssystem der steuerpflichtigen Person zu benutzen. Eine Prüfung dieser Daten kann auch an einem sonstigen von der steuerpflichtigen Person angegebenen Ort im Inland oder mit Einverständnis der steuerpflichtigen Person bei der ESTV erfolgen.
2 Die ESTV kann verlangen, dass die für die Steuererhebung relevanten Daten nach ihren Vorgaben maschinell ausgewertet oder ihr die gespeicherten elektronischen Daten auf einem durch sie bestimmten maschinell verwertbaren Datenträger kostenlos zur Verfügung gestellt werden, soweit dies für die Prüfung erforderlich ist.
3 Die steuerpflichtige Person hat das Nötige vorzukehren, damit durch den Datenzugriff durch die ESTV keine Änderungen von Daten oder andere Schädigungen ihres Datenverarbeitungssystems eintreten können. Die Folgen der Nichtwahrnehmung ihrer Sorgfaltspflichten trägt ausschliesslich die steuerpflichtige Person.
1 Sämtliche Geschäftsvorfälle müssen ohne unzumutbare zeitliche Verzögerung und ohne wesentlichen Aufwand einzeln vom Beleg über die Buchhaltung bis zur Mehrwertsteuerabrechnung und umgekehrt überprüft werden können.
2 In verdichteten Zahlen enthaltene Einzelposten müssen nachweisbar bleiben.
3 Es ist eine Abstimmung zwischen Archiv und Vorsteuerkonto vorzunehmen.
4 Es ist ein Transaktionsjournal zu führen, das für sämtliche für die Steuererhebung relevanten elektronischen Daten den Eingang und den Ausgang lückenlos festhält.
5 Die Archivierung, allfällige Konvertierungen sowie weitere Verarbeitungen sind zu protokollieren.
1 Der Einbezug von Drittpersonen im Datenfluss zwischen der leistungserbringenden und der leistungsempfangenden Person ist bei für die Steuererhebung relevanten Daten (z.B. Rechnungsstellung) nur zulässig, sofern die folgenden Voraussetzungen erfüllt sind:
- a.
- Zwischen der auftraggebenden Person und der eingeschalteten Drittperson besteht eine Vereinbarung, die die Drittperson zur Datenweiterleitung ermächtigt. Im Fall der Weiterleitung von Daten in elektronischer Form zwecks Rechnungs- oder Abrechnungserstellung sowie Gutschriftserteilung liegt eine solche Ermächtigung explizit oder implizit für jede einzelne Datenübermittlung vor und ist für deren Empfänger oder Empfängerin ersichtlich.
- b.
- Die vollständige und unveränderte Weitergabe der durch Datenfernübertragung oder durch Datenträgeraustausch erhaltenen Daten ist mittels Massnahmen und Kontrollen nach Artikel 3 Absatz 1 sichergestellt.
- c.
- Eine allfällige Verarbeitung der erhaltenen Daten vor deren Weiterleitung bleibt überprüfbar und kann ohne unzumutbare zeitliche Verzögerung lesbar gemacht werden.
2 Bei Sammelabrechnungen an einen Leistungsempfänger oder eine Leistungsempfängerin über die Leistungen mehrerer leistungserbringender Personen dürfen in einer Summe zusammengefasst jeweils nur die Leistungen eines einzigen Leistungserbringers oder einer einzigen Leistungserbringerin enthalten sein.
3 Gegenüber der ESTV bleibt immer die auftraggebende Person (leistungserbringende bzw. leistungsempfangende Person) verantwortlich, ungeachtet der zwischen der auftraggebenden Person und der eingeschalteten Drittperson getroffenen Abmachungen.
5 Eingeschaltete Drittpersonen müssen im schweizerischen Handelsregister eingetragen sein.
1 Die für die Steuererhebung relevanten elektronischen Daten sind von der versendenden und von der empfangenden Person in der ursprünglichen Form der Übermittlung und in ihrem ganzen Umfang auf maschinell verwertbaren Datenträgern aufzubewahren. Eine Aufbewahrung ausschliesslich in gedruckter Form oder auf Mikrofilm ist nicht zulässig.
2 Bei Umwandlung (Konvertierung) der für die Steuererhebung relevanten elektronischen Daten in ein anderes Format (Inhouse-Format) müssen beide Versionen aufbewahrt und mit demselben Index verwaltet werden. Die konvertierte Version ist als solche zu kennzeichnen.
3 Die für die Steuererhebung relevanten Daten müssen während der in Artikel 11 festgelegten Aufbewahrungsdauer für die steuerpflichtige Person jederzeit direkt zugänglich sein und von ihr ohne unzumutbare zeitliche Verzögerung von nur einem Ort aus im Inland lesbar und maschinell auswertbar gemacht werden können.
4 Die Aufbewahrung von Datenträgern im Ausland ist nur zulässig, wenn der Zugriff, die Wiedergabe und die Verfügbarkeit der für die Steuererhebung relevanten Daten jederzeit gewährleistet bleiben.
Bezüglich Aufbewahrungsdauer und Löschung von elektronischen Daten, die für die Erhebung der Mehrwertsteuer relevant sind, gelten Artikel 70 Absätze 2 und 3 MWSTG1 sowie Artikel 41 des Zollgesetzes vom 18. März 20052 sinngemäss.
1 Die ESTV verfolgt fortlaufend die technische Entwicklung von für die Steuererhebung relevanten Informationstechnologien.
2 Dazu pflegt sie den nötigen Kontakt mit den in diesem Bereich massgebenden aktiven Anwendern und Anwenderinnen.
Die Verordnung des EFD vom 30. Januar 20021 über elektronische Daten und Informationen wird aufgehoben.
1 Solange es der steuerpflichtigen Person nicht möglich ist, sich Zertifikate nach Artikel 2 Absatz 2 von gemäss ZertES1 anerkannten Anbieterinnen von Zertifizierungsdiensten ausstellen zu lassen, akzeptiert die ESTV auch Zertifikate, die von einer Anbieterin von Zertifizierungsdiensten ausgestellt werden, die die Voraussetzungen nachweislich und zweifelsfrei erfüllt, um sich dereinst durch die Anerkennungsstelle nach Artikel 4 ZertES anerkennen lassen zu können.
2 Zertifikate, die von der ESTV gestützt auf Absatz 1 akzeptiert wurden, behalten ihre Gültigkeit höchstens während eines Jahres ab dem Zeitpunkt, ab dem bei einer gemäss Artikel 3 ZertES anerkannten Anbieterin von Zertifizierungsdiensten Zertifikate nach Artikel 2 Absatz 2 erhältlich sind.
Diese Verordnung tritt am 1. Januar 2010 in Kraft.