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Erlangt eine Person den Eindruck, dass ein Kind oder eine erwachsene Person Unterstützung braucht, kann sie sich an die KESB wenden. Das ist zum Beispiel dann der Fall, wenn das Kind vernachlässigt oder die betroffene Person zunehmend verwahrlost wirkt. Erhält die KESB eine „Gefährdungsmeldung“, wird ein Verfahren eröffnet. Die Behörde muss dieser Meldung von Gesetzes wegen nachgehen und entsprechende Abklärungen treffen. Damit die Behörde von solchen Situationen erfährt und die Betroffenen unterstützen kann, wurden die Melderechte und Meldepflichten erlassen. Die KESB informiert die Personen, die sie auf Situationen hinweisen, dass die Meldung eingegangen ist, aber nicht über das weitere Vorgehen.
Die Kescha empfiehlt immer, vorerst mit den Betroffenen das Gespräch zu suchen und dann allenfalls eine Meldung zu erstatten. Betroffene können in die Akten einsehen und in Erfahrung bringen, wer die Meldung gemacht hat.
Die KESB kann ein Gutachten in Auftrag geben, wenn sie bestimmte Fragestellungen nicht restlos abklären kann. Sie beauftragt dann Experten, die zum Beispiel den Schwächezustand einer betroffenen Person oder die Gefährdung des Kindeswohls beurteilen. Diese Gutachter oder Sachverständigen sind in der Regel Psychologen oder Psychiater mit einer entsprechenden Zusatzausbildung. Sie müssen festgelegte Fragestellungen beantworten und einen entsprechenden Bericht mitsamt Empfehlungen anfertigen, den die Behörde zur Entscheidungsfindung einbezieht. Geht es jedoch um finanzielle Belange, kann die Behörde Experten zu Rate ziehen, die sich zum Beispiel mit Schätzungen von Liegenschaften und Sachwerten beschäftigen.
Betroffene wiederum können sich vorgängig zur Wahl des Gutachters äussern, Ergänzungsfragen stellen und das Gutachten lesen.
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