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Les e-mails font désormais partie intégrante du monde des affaires. De plus en plus souvent, nous les envoyons non seulement dans notre langue maternelle, mais nous correspondons également en anglais avec des clients et partenaires du monde entier. Même si les e-mails ne sont généralement pas aussi formels que les lettres, il convient de tenir compte de certaines choses. Les conseils suivants vous aideront à écrire un e-mail en anglais dans un cadre professionnel.
Un sujet qui attire l’attention
Afin de vous assurer que votre destinataire ouvrira votre e-mail, il est essentiel de choisir un bon sujet. Alors utilisez des mots clés qui décrivent brièvement le contenu de votre e-mail, et essayez de choisir des mots simples et clairs.
Une formule de salutation adaptée
Il existe différentes formules de salutation en anglais. Votre choix dépendra d’une part de votre relation avec le destinataire, et d’autre part de votre connaissance de son nom. Lorsque la relation est formelle, privilégiez «Dear Mr./Ms. Lastname» ou «Dear Firstname». «Hi Firstname» est très courant dans le monde anglophone, mais moins formel. Si vous ignorez le nom du destinataire, vous pouvez utiliser des salutations telles que «Dear Sir or Madame» ou «To whom it may concern», par exemple dans le cas d’une candidature en anglais.
Un début cordial
Afin de faire bonne impression dès le début, il est très important de commencer votre e-mail avec une formule cordiale. Évitez donc d’entrer directement dans le vif du sujet. Les expressions les plus habituelles sont «I hope this email finds you well» ou «I hope you’re well». S’il s’agit du premier contact, le motif de l’e-mail doit être communiqué de manière claire et précise : «I am writing you in reference to/regarding…» ou «I am contacting you as…». Ainsi, le lecteur saura à quoi s’attendre. Si vous avez déjà été en contact avec le destinataire, que ce soit par e-mail ou par téléphone, il est important de le mentionner et de le remercier: «Thank you for your (prompt) reply», «Thank you for getting back to me», «Thank you for your time on the phone earlier», etc.
Des phrases courtes et simples
Si vous devez écrire un e-mail en anglais, vous souhaiterez probablement faire bonne impression. Toutefois, inutile de compliquer les choses. En effet, l’objectif n’est pas d’impressionner le lecteur, mais de lui communiquer un message. Alors privilégiez des phrases courtes et du vocabulaire simple. En outre, ce conseil est particulièrement valable si vous n’êtes pas sûr que l’anglais est la langue maternelle du destinataire.
Une conclusion réfléchie
Avant de terminer l’e-mail, il convient de remercier à nouveau le destinataire: «Thank you for your consideration». Il est également d’usage d’ajouter une petite phrase telle que: «Should you have any questions, please do not hesitate to contact me», «If you require any further information, let me know» ou encore «I look forward to hearing from you (soon)».
Une formule de politesse appropriée
Tout e-mail doit se terminer par une formule de politesse. La plus courante est une formule plutôt formelle: «Kind/best regards». En outre, vous avez probablement déjà vu «Yours faithfully» et «Yours sincerly». La première formule est à privilégier lorsque le nom n’est pas connu, et la seconde lorsque vous connaissez le nom du destinataire. Si vous entretenez une relation cordiale avec le destinataire, vous pouvez tout à fait terminer l’e-mail par «Thanks» ou «Cheers».
Une dernière vérification
Avant de cliquer sur «envoyer», il est vivement conseillé de relire l’e-mail afin de détecter d’éventuelles fautes d’orthographe ou de frappe. En cas de doute, vous pouvez demander à un collègue de vérifier votre e-mail.
Et si vous avez du mal à écrire un e-mail en anglais, jetez un œil à nos meilleures destinations pour un cours d’anglais des affaires.