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Die gleiche Studie der Aberdeen-Gruppe zeigt, dass die best-in-class-Unternehmen Raten der Vertragskonformität aufweisen, die mehr als 2,4 Mal höher sind als ihre Wettbewerber. Die Leistungsträger wiesen eine Quote von 88 % der Einhaltung pro Vertragsaufwand auf. Im Falle der Immobilienverwaltung muss ein leitender Angestellter sicherstellen, dass Dokumente und Aufzeichnungen, die sich sowohl auf den in diesem Verfahren beschriebenen neuen Managementprozess beziehen, als auch auf die laufende Verwaltung von Gesundheits-, Sicherheits- und Umweltrichtlinien für die Dauer des Managements aufbewahrt werden. Vertragsmanagement-Software hilft dabei, Dokumente zentral zu speichern und gescannte Dokumente durch OCR-Software textdurchsuchbar zu machen. Diese und andere Compliance-Aufgaben können automatisiert werden, um die Compliance im Unternehmen zu verbessern. Die kontinuierliche Archivierung aller Dokumente für einen Kunden führt nicht nur zu einer verbesserten Compliance, sondern auch zu einer verbesserten Kundenbetreuung. Mit einer Vertragsverwaltungssoftware, die den Zugriff auf Vertragsdaten zentralisiert, wird die Tätigkeit des Verkäufers und aller Mitarbeiter nachverfolgt, um den gesamten Umfang Ihrer Vertragsprozesse zu berücksichtigen. Mit der Sichtbarkeit können Sie die Fragen beantworten, wer/was/wann für jeden Vertragsprozess. Diese erhöhte Compliance-Rate ist möglich, indem bestimmte Compliance-Schritte erforderlich gemacht werden, anstatt vorgeschlagen. Viel Zeit und Rechtsaufwand können eingespart werden, indem die Broker-Splits so früh wie möglich in die Ausführung einer Listing-Vereinbarung festgelegt werden.
Anstatt die zugewiesene Provision einer Transaktion zu sammeln, wenn der Leasing- oder Verkaufsbeleg verarbeitet wird, kann die Vertragsverwaltungssoftware die Eingabe von Broker-Splits zu einem notwendigen Schritt eines beliebigen Vertragslebens machen. Oft werden diese Daten über den Computer, Laptop und Smartphone des Brokers verstreut; Vertragsmanagement-Software hilft bei der Zentralisierung der Speicherung all dieser Dokumente und ermöglicht es anderen Teammitgliedern, schnell die erforderlichen Vertragsdaten zu finden. Beispielsweise kann ein Client-Service-Spezialist viel Zeit sparen, indem er direkt in den entsprechenden Ordner geht, anstatt den Broker hin und her senden zu müssen. Eine Studie der Aberdeen Group zeigt, dass erstklassige Unternehmen in der Lage sind, die Vertragserstellungs- und Genehmigungszykluszeiten durch den Einsatz mehrerer Initiativen um 15 % bis 20 % zu verkürzen, einschließlich der Verwendung von Vertragsmanagementsoftware zur Zentralisierung von Vertragsdaten. Ein standardisierter Workflow für das Entwerfen, Redlining, Genehmigen und Ausführen führt zu einer schnelleren Vertragserstellung und verbesserter Compliance.