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L'archivage est essentiel dans le cadre des activités publiques. Il permet la traçabilité des activités de l'État, en garantit la sécurité juridique et participe à la constitution de la mémoire collective.
Les institutions paraétatiques sont responsables, pour ce qui concerne l'accomplissement de leur mandat public, de conserver leurs dossiers dans de bonnes conditions et de manière ordonnée. Lorsqu'elles n'ont plus l'utilité de leurs dossiers, elles doivent les proposer aux Archives de l'État. En particulier, aucune élimination de documents ne peut avoir lieu sans l'accord de l'archiviste cantonal.
Périmètre d'application
De la même manière que les autorités cantonales les « institutions paraétatiques » sont soumises à la Loi sur l'archivage. Par institution paraétatique, on entend :
- les établissements et corporations de droit public cantonaux, leurs administrations ainsi que les commissions qui en dépendent ;
- les personnes privées, lorsqu'elles accomplissent une tâche de droit public sur délégation d'une autorité cantonale.
Lorsque l'État conclut une convention avec des personnes privées qui accomplissent une tâche de droit public, il est d'ailleurs tenu de mentionner que ces dernières sont soumises à la Loi sur l'archivage.
Intervenants
L'office des archives conseille, soutient et supervise les institutions paraétatiques tout au long du processus d'archivage. Il est en particulier responsable :
- de l'évaluation (détermination de ce qui est à verser aux Archives et de ce qui est à éliminer) ;
- de la conservation pérenne des archives ;
- de leur mise à disposition.
Chaque institution paraétatique est responsable :
- de gérer et conserver ses dossiers de manière ordonnée, selon le plan d'archivage en vigueur ;
- de proposer à l'office des archives les dossiers dont elle n'a plus l'utilité ;
- de nommer en son sein un préposé à la gestion des documents.
Le préposé à la gestion des documents est la personne qui :
- assure le contact avec l'office des archives ;
- rédige et tient à jour le plan d'archivage de son institution ;
- organise les versements et éliminations de manière régulière.