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Contrôle communication
Pour que la communication fonctionne au mieux dans un projet, elle doit être gérée activement selon un concept clair. Les moyens de communication sont choisis en fonction de l'information à transmettre et des récepteurs de cette information. Il faut définir des règles pour les échanges, les discussions, les réflexions et la manière de communiquer l'information. Les 'récepteurs' d'informations sont:
Les politiques
Informations pertinentes pour la santé publique, qui rendent attentifs à l'importance du thème pour la politique de santé.
Administration
Pour sensibiliser l'administration ou des organes d'état à un thème de santé, on peut exercer une certaine pression par lobbying (voir 'Lobbying').
Mandant
Rapports réguliers sur le déroulement du projet, selon ce qui avait été convenu au préalable. Le contact régulier avec le mandant incombe généralement à la direction de projet. Cette dernière doit décider qui doit être informé de quoi, quand et par qui.
Ce qui pourrait vous empêcher d'en tenir compte
- On oublie souvent de réfléchir à la gestion de la communication dans l'équipe, parce qu'on fait comme on a l'habitude.
- Souvent, l'information est transmise spontanément, 'sur le pas de porte', particulièrement quand l'équipe est petite et qu'on part du principe que tous les collaborateurs sont de toute façon au courant de tout
- Vous estimez qu'une planification de la communication vers l'extérieur du projet est inutile.
- Personne n'est responsable de la communication, et certaines voies d'information importantes pour le projet ne sont par conséquent pas systématiquement utilisées.
Les avantages que vous pouvez en retirer
Une communication interne bien dirigée apporte les avantages suivants:
- les collaborateurs transmettent l'information plus loin
- personne n'a l'impression d'être exclu de l'information
- les buts et les objectifs du projet sont clairs pour tous
Une bonne communication externe:
- véhicule une image attractive et homogène du projet
- véhicule une image de professionnalisme
- permet une bonne information des groupes-cibles et des partenaires du projet
- augmente l'acceptation du projet
Si une personne est nommée responsable de la communication:
- la communication est perçue comme un aspect important du projet
- quelqu'un prend le temps d'établir et de maintenir les contacts importants
- les informations importantes arrivent au bon moment au bon endroit
Ce que vous pouvez concrètement faire
Dans le cas d'un projet conséquent, il vaut la peine de confier la responsabilité de la communication à une personne. Cette dernière a d'abord la tâche de développer un concept de communication, puis la responsabilité d'appliquer son concept au mieux.Définissez ensemble les objectifs:
- quels sont les buts de la communication externe
- qui doit être informé sur le projet
- à quel moment
- par quels moyens
Développez ensuite (vous ou le collaborateur responsable) un concept de communication transparent et logique pour tous les collaborateurs. Le concept de communication doit être adapté à la taille du projet.
Questions de réflexion
- On dispose d'un concept de communication qui fixe les règles de communication interne et externe
- Les règles de communication sont suivies, le concept est au besoin repris et adapté à la situation