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Da das Gesetz und viele Gesamtarbeitsverträge keine klaren Definitionen liefern, was unter Mitwirkung oder Mitsprache zu verstehen ist, gilt es dieses auf betrieblicher Ebene nachzuholen. Es hat den Vorteil, dass nicht bei jedem Geschäft Grundsatzdiskussionen über Mitwirkungsrechte geführt werden müssen. Um Klarheit zu bekommen, wer mit welchen Befugnissen ausgestattet wird, macht es Sinn, neben den Mitwirkungsebenen und den Mitwirkungsparteien die Mitwirkungsrechte zu differenzieren und zu definieren.
Ein zeitgerechter Definitionsvorschlag ist:
Die Mitarbeitenden oder deren Interessenvertretungen haben ein Anrecht darauf, dass die Entscheidungsbefugten (KL, GL, Führungspersonen, etc) ihre Meinung anhören und sich im Gespräch mit ihnen damit auseinandersetzen, bevor sie Entscheidungen treffen. Die Mitarbeitenden oder deren Interessenvertretungen haben das Recht, Vorschläge zu unterbreiten. Ausserdem haben sie Anspruch auf Begründung des Entscheids, wenn ihre Einwände nicht oder nur teilweise berücksichtigt wurden. Aus Sicht der Mitarbeitenden nennt sich dies: Mitspracherecht. Aus Sicht der Entscheidungsbefugten spricht man von einer Konsultationspflicht.
Diese Angelegenheiten können die Mitarbeitenden bzw. deren Interessenvertretungen selbstverantwortlich entscheiden. Selbstverständlich beinhaltet dies auch wiederum die Informationspflicht gegenüber den Mitwirkungspartnern über die getroffenen Entscheide. Unter «autonomes Rollenverständnis» ist die eigenständige Erfüllung des Auftrages als Sozialpartner zu verstehen. Das bedeutet, dass z.B. eine Personalvertretung in der Ausübung ihrer Rolle nicht dem Weisungsrecht des Arbeitgebers untersteht.
Darüber hinaus kann ein temporäres Mitgestaltungsrecht bei mitwirkungs- und/ oder personalrelevanten, projekt- oder prozessorientierten Managementmassnahmen (bei allen Vorhaben, die ausserhalb der normalen Arbeitsaufgaben in Form einer Projektorganisation oder Arbeitsgruppe interdisziplinär bearbeitet, zeitlich befristet und zuhanden eines Auftraggebers bearbeitet werden) definiert werden. Die stufengerechte Mitwirkung der PV bei solchen Managementvorhaben erfolgt vor der definitiven Projektauftragserteilung an die verantwortliche Person und wird temporär vereinbart (projektbezogene Mitwirkungsvereinbarung). Eine Veränderung ist personalrelevant, wenn bei einer oder mehreren Personen Arbeitsort (auch Abteilung), Aufgaben, Arbeitszeiten, Lohn, Hierarchiestufe oder Diensteinteilung verändert wird oder es zu einer oder mehreren Kündigungen kommt.