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Im Mietvertrag müssen all jene Leistungen vorzufinden und aufgelistet sein, welche der Vermieter als Nebenkosten verrechnen kann. Die Nebenkosten können als Pauschale angeführt oder auch mittels Akontozahlung vorgeschrieben werden; mitunter besteht auch die Möglichkeit, dass die Nebenkosten direkt in den vorgeschriebenen Mietzins integriert werden. Jedoch darf der Vermieter - durch die Vorschreibung an Nebenkosten - keinen Gewinn erwirtschaften.
Der Vermieter kann als Nebenkosten Ausgaben verrechnen, welche durch den Gebrauch des Objekts anfallen. Welche Kosten der Vermieter als Nebenkosten definieren kann, ist im Gesetz unter „Verordnung über die Miete und Pacht von Wohn- und Geschäftsräumen VMWG“, in den Artikeln 4 bis 8, geregelt. Die Nebenkosten setzen sich aus folgenden Punkten zusammen:
Der Vermieter muss bereits im Mietvertrag alle anfallenden Kostenpunkte einzeln anführen und detailliert auflisten. Etwaige Nebenkosten, die nicht anfallen können (etwa Wartungen von Liftanlagen, die gar nicht vorhanden sind), dürfen im Mietvertrag nicht aufgelistet werden. Zu beachten ist, dass die Kosten nicht frankenmässig beziffert werden müssen; ein „Total“ für Akontozahlungen ist ausreichend. Vergisst der Vermieter hingegen die Reinigung des Treppenhauses in die Nebenkosten miteinzufliessen bzw. wird jener Punkt nicht im Mietvertrag aufgeführt, muss der Mieter auch nicht die Kosten dafür tragen. Auch wird im Gesetz geregelt, welche Punkte nicht als Nebenkosten angeführt werden dürfen. So sind alle Formen von Gebäude- oder Haftpflichtversicherungen und auch der eigentliche Liegenschaftsunterhalt vom Vermieter selbst zu tragen.
Wie die Nebenkosten tatsächlich in Rechnung gestellt werden, bleibt dem Vermieter frei. Der Vermieter kann eine separate Verrechnung der Nebenkosten vornehmen oder auch Akontozahlungen und Pauschalen in Rechnung stellen. Akontozahlungen finden sich vorwiegend bei mündlichen oder auch selbstverfassten Verträgen. Pauschalen sind vorwiegend in Mietverträgen vorzufinden, welche fixe Beträge aufweisen und im Regelfall dem Richtwert der letzten drei Jahre entsprechen. Möchte der Vermieter den Richtwert erhöhen, muss er dies auf einem vom Amt genehmigten Formular mitteilen.
Wer etwa in einem Mehrfamilienhaus lebt, wird feststellen, dass gerechte Aufteilungen von Nebenkosten nicht immer einfach sind. So müssen für Heizkostenabrechnungen verschiedene Geräte verwendet werden, die in weiterer Folge eine präzise Angabe über den Raum mit sich bringen, wie viel Wärme hier verbraucht wurde. Stehen derartige Geräte nicht zur Verfügung, werden die Heizkosten nach dem Rauminhalt berechnet. Zieht der Mieter aus dem Objekt aus, muss der Vermieter darauf achten, dass er den Zeitpunkt des Auszugs berücksichtigt und nicht das gesamte Jahr in Rechnung stellt.
Zu beachten ist, dass der Vermieter keinesfalls Gewinne erwirtschaften darf, die auf Grund der Nebenkosten erzielt werden. Doch die Nebenkostenpauschale bildet eine Ausnahme der Regel. Der Mieter muss in diesem Fall akzeptieren, dass der Vermieter durchaus einen sehr geringen Gewinn erwirtschaften kann, da er mitunter auch das Risiko eingeht, auf Grund der Pauschale auch einen finanziellen Verlust zu erleiden. Fakt ist, dass der Mieter das Recht hat, dass er alle Rechnungsbelege sowie den Verteilschlüssel einsehen kann, sodass jene Faktoren von ihm selbst kontrolliert werden. Eine Befristung zur Einsicht ist nicht möglich; selbst eine Anfechtung des Mieters darf von Seiten des Vermieters nicht befristet werden. Zu beachten ist jedoch, dass der Mieter nur zehn Jahre lang das Recht hat, mitunter Einspruch gegen zu hohe Nebenkostenabgaben erheben kann. Jene Frist wurde aber nicht vom Vermieter, sondern vom Gesetz festgelegt.
Kommt es hingegen zu Unstimmigkeiten, sodass es zwischen beiden Vertragsseiten keine Einigung gibt, kann der Mieter das Mietamt der Gemeinde kontaktieren. Das Mietamt kann – in der Rolle einer Schlichtungsbehörde – eine gütliche Einigung herbeiführen; das Verfahren verursacht keine Kosten.