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Alle wollen am Namen erkennen, was in der Datei drin ist. Aber niemand will Disziplin aufbringen beim Benennen. Wer eine Regel schaffen will, erlebt endlose Diskussionen. Denn jeder hat seine eigene Praxis.
Wir bei docuteam finden eine Dateibenennungsregel nach wie vor ein gutes Instrument, das Zeit spart, weil man schneller findet. Im Lauf der Jahre sind wir aber liberaler geworden. Das Verbot von Wortzwischenräumen, Satzzeichen oder Umlauten liess sich sowieso nie durchsetzen. Es ist heute auch nicht mehr nötig; selbst das Dateisystem verkraftet problemlos Kommas und Punkte.
Auch Abkürzungen treiben uns nicht mehr um. Man kann sehr gut eine Rechnung mit «R» oder ein Protokoll mit «Prot» bezeichnen. Im entsprechenden Kontext wird das verstanden. Aber das Leben ist zu kurz, um Abkürzungslisten zu verwalten.
Kollaborations- und Geschäftsverwaltungssysteme können meist die Versionen einer Datei verwalten. In einem solchen Kontext ist es nicht erwünscht, dass Elemente des Dateinamens, die der Versionierung dienen, eben gerade diese Versionierung verhindern. Eine gute Benennungsregel erlaubt es, Dateien sowohl im Dateisystem (Explorer) als auch in versionierenden Systemen zu verwenden.
Es stellt sich daher die Frage, ob Dateinamen weiterhin ein Datum enthalten sollen. Oft ist das unverzichtbar: Ich muss deklarieren, wann die Sitzung war, die ich protokolliere, oder wann der Anlass stattfindet, zu dem ich einlade. Zwei Möglichkeiten: entweder wird nur dann ein Datum genannt, wenn es ein Bezugsdatum ist (also ein Datum, auf das sich der Inhalt der Datei bezieht), oder es wird immer ein Datum genannt, sei es das Bezugs- oder das Erstellungsdatum. Aber das Erstellungsdatum wird nicht mehr verändert, wenn neue Versionen in einem versionierenden System erstellt werden. Das Datum sollte zur Sortierung verwendet werden können: JJJJMMTT, achtstellig ist besser lesbar als sechsstellig. Wer will, darf mit Bindestrichen die Lesbarkeit verbessern (JJJJ-MM-TT), soll sich aber nicht wundern, wenn nicht alle so diszipliniert sind.
Es scheiden sich die Geister, ob Datum oder Dokumenttyp an erster Stelle stehen soll. Das Datum journalisiert den Inhalt eines Dossiers, alles ist in chronologischer Reihenfolge. Aber wie finde ich in einem grossen Dossier ein bestimmtes Konzept, wenn ich nicht weiss, wann es erstellt wurde? Wir befürworten daher Dateinamen mit folgender Reihenfolge der Elemente: Dokumenttyp – Inhalt, genauere Bezeichnung – (Erstellungs- oder Bezugsdatum). Und wir lieben es nach wie vor, diese drei Elemente mit Unterstrichen optisch zu trennen.