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Zusammensetzung des Projektteams
Das Projektteam umfasst all jene Personen, welche Aufgaben der Projektplanung und -umsetzung wahrnehmen und in der Ausführung dieser Aufgaben der Projektleitung unterstellt sind. Projektteams können Personen aus unterschiedlichen Abteilungen einer Organisation wie auch aus unterschiedlichen Organisationen umfassen, wobei das Verhältnis von Linien- und Projektorganisation sehr unterschiedlich gestaltet werden kann (vgl. Schiersmann et al., S. 84ff.).
Auswahl von Projektmitarbeitenden
Wenn die Finanzierung eines Projektes gesichert ist und das Projekt realisiert werden kann, müssen die im Konzept vorgesehenen Stellen besetzt werden.
Grundsätzlich soll zunächst die Projektleitung bestimmt werden und danach die weiteren Projektmitarbeitenden. Dies ermöglicht einerseits die Mitsprache der Projektleitung sowie andererseits eine komplementäre Zusammensetzung des Projektteams.
Mit der Rekrutierung von Mitarbeitenden sollte erst begonnen werden, wenn ein Profil der erforderlichen fachlichen, methodischen und sozialen Kompetenzen erstellt ist und detaillierte Aufgabenbeschriebe vorliegen.
Verbindlichkeit der Projektmitarbeit
Verbindliche Vereinbarungen über Gegenstand und Bedingungen der Projektmitarbeit erleichtern die Zusammenarbeit und reduzieren das Fluktuationsrisiko. Für die Projektmitarbeit können geeignete Fachpersonen in der Trägerinstitution angefragt oder Stellen mit dem gewünschten Profil ausgeschrieben werden. In beiden Fällen sind verbindliche schriftliche Vereinbarungen erforderlich:
Wenn ein Projektmitarbeiter/ eine Projektmitarbeiterin eigens für das Projekt angestellt wird, muss ein geeigneter Arbeitsvertrag abgeschlossen werden, der Aufgaben (evtl. auch ausserhalb des Projektes), Lohn und Anstellungsbedingungen regelt.
Wenn Mitarbeitende der Trägerinstitution beauftragt werden, im Projekt mitzuarbeiten oder dieses zu leiten, dann soll eine schriftliche Vereinbarung bezüglich Pensum und Aufgaben getroffen werden.
In vielen Projekten werden auch Aufträge an externe Expert/-innen vergeben. Diese Aufträge erhalten Verbindlichkeit durch Verträge oder Leistungsvereinbarungen, in denen die erwarteten Leistungen detailliert ausformuliert werden.
Wenn an einem Projekt Personen beteiligt sind, die für ihre Mitarbeit nicht bezahlt werden (bspw. Vertreter/-innen der Ziel- und Anspruchsgruppen), müssen auch ihre Aufgaben und Kompetenzen geklärt und in einer Vereinbarung schriftlich festgehalten werden.
Personelle Fluktuation
Trotz aller Vorkehrungen kann es in jedem Projekt zu personeller Fluktuation kommen. Es ist also wichtig, diesem Umstand von Beginn weg Rechnung zu tragen. Denn bei einem personellen Wechsel während der Laufzeit des Projektes können projektspezifische Erfahrungen verloren gehen. Der bisherige Projektprozess ist für neue Mitarbeitende meist nur beschränkt nachvollziehbar, wodurch sich das Projekt verlangsamen kann.
Es ist deshalb hilfreich, wenn für jede wichtige Funktion für den Fall kurzfristiger Ausfälle (Krankheit, Unfall) die Stellvertretung geklärt ist. Zudem sollte zu Beginn des Projektes die Frage der geeigneten Dokumentation geklärt werden. Anschliessend ist die Dokumentation entsprechend zu planen, umzusetzen und zu überwachen.
Hinweis: Die folgenden Empfehlungen und Reflexionsfragen können sich je nach Entwicklungsstand des Projektes an die Trägerschaft, an die Projektleitung und/oder an das Projektteam richten.
Literaturhinweise
- Kerzner, Harold (2006). Project Management. A systems approach to planning, scheduling, and controlling. Ninth edition. Hoboken, NJ: Wiley.
- Kuster ,Jürg et al. (2006). Handbuch Projektmanagement. Berlin: Springer. S. 206 ff.
- Lüthi, Erika und Oberpriller, Hans (2009). Teamentwicklung mit Diversity Management: Methoden-Übungen und Tools. Bern: Haupt.
- Schiersmann Christiane, Thiel Heinz-Ulrich (2000). Projektmanagement als organisationales Lernen. Ein Studien und Werkbuch (nicht nur) für den Bildungs- und Sozialbereich. Opladen: Leske + Budrich. S. 94 ff. (Das Projektteam) & S. 251 ff. (Entwicklungsphasen und -trainings von Teams)
- Das Projektteam wird von der Trägerinstitution aus Personen zusammengesetzt, deren Projekte gerade abgeschlossen worden sind und die wieder beschäftigt werden müssen.
- Sie schauen bei der Auswahl eher auf ähnliche als auf komplementäre Profile.
- Sie verzichten auf eine schriftliche Vereinbarung zur Projektmitarbeit von internen Personen, da man sich kennt oder bei kleineren Aufträgen der Aufwand zu gross erscheint.
- Die Bedingungen der internen Projektmitarbeit werden nicht ausgehandelt sondern einseitig bestimmt, was zu Widerstand oder zu Überlastungssituationen führen kann.
- Sie gehen davon aus, dass ein Team ein stabiles Gebilde ist und sind weder auf Krankheiten noch auf Stellenwechsel der Teammitglieder vorbereitet.
- Wenn Sie klare Vorstellungen über die Rollen und Aufgaben im Projektteam haben und detaillierte Stellenprofile vorliegen, wird das Auswahlverfahren erleichtert und die Chancen auf ein starkes und stabiles Projektteam erhöht.
- Wenn Sie Fachpersonen auswählen, deren Qualifikationen und Interessen optimal zu den Anforderungen passen und die auch über die zeitlichen Kapazitäten verfügen, so verringert dies die Fluktuation im Projektteam und begünstigt die Erreichung der Projektziele.
- Je transparenter die Struktur und Arbeitsweise und je besser das Projekt dokumentiert ist, desto weniger Know How und Erfahrungen gehen bei einem Personalwechsel verloren und desto leichter fällt es der neuen Person sich einzuarbeiten.
- Als Trägerinstitution wählen Sie zuerst die Projektleitung und beziehen diese anschliessend in Auswahl der Projektmitarbeitenden mit ein.
- Bevor die Stellen besetzt werden, müssen für alle Projektmitarbeitenden die Aufgaben beschrieben und die erforderlichen Kompetenzen definiert werden. Unterscheiden Sie zwischen notwendigen und erwünschten Kompetenzen. Nicht alle Mitarbeitenden müssen alle Kompetenzen mitbringen.
- Achten Sie bei der Teamzusammensetzung auf Komplementarität. Ein gutes Team braucht unterschiedliche Persönlichkeiten, die in der Zusammenarbeit unterschiedliche Rollen wahrnehmen (Teamentwicklung).
- Achten Sie auch darauf, dass die Projektmitarbeitenden hinter den Grundwerten der Gesundheitsförderung stehen und bereit sind diese aktiv zu vertreten.
- Erstellen Sie für jeden Auftrag einen Vertrag oder eine Leistungsvereinbarung. Überprüfen Sie, ob Sie in der Institution eine Vorgabe für solche Verträge haben.
- Wissen alle Mitglieder des Projektteams, welches ihre Aufgaben sind und welcher Aufwand damit verbunden ist? Kennen sie auch die Aufgaben und Rollen der anderen Projektteammitglieder?
- Sind die internen Personen zur Projektmitarbeit motiviert? Verfügen sie über ausreichend zeitliche Ressourcen? Und wird die Projektleitung in ihrer Rolle anerkannt?
- Was könnte eine engagierte und zielgerichtete Zusammenarbeit des Projektteams allenfalls behindern? Sind Massnahmen zur Teamentwicklung angezeigt (bspw. wenn sich die Projektmitarbeitenden kaum kennen und oder über einen sehr unterschiedlichen Hintergrund verfügen)?
- Wäre das Projektteam in der Lage unerwartete personelle Ausfälle (bspw. Unfälle, Krankheiten) aufzufangen? Wenn nein, welche Vorkehrungen könnten noch getroffen werden?