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Massnahmen werden idealerweise erst dann festgelegt, wenn die Ziele und Strategien des Projekts definiert sind. Während Strategien die grundsätzlichen Vorgehensweisen bezeichnen, sind Maßnahmen von diesen Strategien abgeleitete konkrete Aktivitäten mit direktem Bezug zu einzelnen Zielen, samt festgelegten Terminen und Verantwortlichkeiten. Bei der Festlegung von Massnahmen ist darauf zu achten, dass sie wirkungsorientiert auf eine optimale Zielerreichung angelegt und gut aufeinander abgestimmt sind.
Dass zuerst die Ziele und erst dann die Massnahmen festgelegt werden, ist alles andere als selbstverständlich. In der Projektpraxis geht man oft von Ideen für bestimmte Maßnahmen aus, die man gerne umsetzen möchte, die vorher bereits umgesetzt wurden oder die sich anderswo schon bewährt haben. Dann wird nachträglich nach passenden Zielen gesucht, die zu diesen Massnahmen passen. Bei diesem Ansatz läuft man in Gefahr, dass immer wieder gleiche oder ähnliche Interventionsmethoden angewandt werden, ohne Prüfung ob andere Maßnahmen besser geeignet wären, die anstehenden Herausforderungen und Gesundheitsprobleme anzugehen. Werden stattdessen zuerst die Ziele und Strategien definiert, weiß man, was man erreichen will und kann anschließend mit mehr Offenheit über die verschiedenen Möglichkeiten nachdenken, diese Ziele zu erreichen.
Bereits in der Konzeptionsphase des Projektes können Massnahmen festgelegt und im Konzept festgehalten werden. Zu diesem Zeitpunkt ist es aber nicht möglich, bereits Termine und Verantwortlichkeiten zu bestimmen. Dies ist erst in der Implementierungsphase sinnvoll: Massnahmen werden etappenweise konkretisiert, umgesetzt, ausgewertet und gegebenenfalls angepasst oder gar verworfen. Jeweils zu Beginn einer neuen Etappe werden für jedes Projektziel die in dieser Etappe erforderlichen Massnahmen gemeinsam geplant, die zugehörigen Zwischenziele festgelegt, der Zeitraum für die Umsetzung und die Verantwortung einzelnen Projektmitarbeitenden zugewiesen. Am Ende der Etappe wird jeweils die Zwischenzielerreichung überprüft, Aufwand und Ertrag der einzelnen Massnahmen einander gegenübergestellt.. Wird das Projekt im Projektmanagement-Tool von quint-essenz konzipiert, so kann per Knopfdruck eine grafische Übersicht (Gantt-Diagramm) über die Massnamenplanung erstellt werden.
- Sie haben das ganze Projekt auf eine bestimmte Vorgehensweise oder gar bestimmte Massnahmen (z.B. Impulsveranstaltungen) ausgerichtet und suchen sich dazu passende Ziele.
- Sie halten an Ihrem Grundkonzept über die ganze Projektdauer fest, ohne regelmässig zu hinterfragen, ob die zu Beginn festgelegten Massnahmen wirksam sind oder ob sich Kursänderungen aufdrängen.
- Die klare Trennung von Projektzielen auf der einen und Strategien und Massnahmen auf der anderen Seite gibt Ihnen die Möglichkeit, Ihr Projekt wirkungsorientiert zu planen, zu steuern und zu evaluieren. Sie laufen so weniger Gefahr, die Ziele und Sollwerte nach unten zu schrauben, sobald Strategien und Massnahmen nicht zu den erwünschten Ergebnissen führen, anstatt die Strategien und Massnahmen zu ändern, um die Ziele schliesslich auf anderem Weg zu erreichen.
- Wenn Sie darauf achten, dass die Ziele, Strategien und Massnahmen sorgfältig aufeinander abgestimmt sind, können Sie überdies effizienter arbeiten.
- Werden die Massnahmen möglichst konkret definiert, sind die Projektkosten besser kalkulierbar.
Achten Sie bei der Planung Ihres Projekts darauf, dass Sie die Ziele (was soll verändert werden?), Strategien (wie soll diese Veränderung erreicht werden?) und Massnahmen (welche konkreten Schritte sind dazu erforderlich?) nicht durcheinander bringen. Setzen Sie zunächst die Projektziele, ohne sich schon auf konkrete Massnahmen festzulegen. Prüfen Sie eingehend die Vor- und Nachteile verschiedener Strategien und prüfen Sie schliesslich, ob jede Ihrer geplanten Massnahme im Dienst einer bestimmten Strategie steht und dass sich Strategien und Projektziele entsprechen.
- Haben Sie zuerst die Projektziele und Strategien und dann erst die Massnahmen festgelegt?
- Sind die Ziele, Strategien und Massnahmen gut aufeinander abgestimmt?
- Gibt es in Ihrer Planung noch Massnahmen, die zu keinen Zielen führen oder umgekehrt Ziele ohne entsprechende Massnahmen?