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Personal einstellen
Ihre ersten Mitarbeitenden
Beim Geschäftsstart können Sie das Arbeitsvolumen allenfalls noch allein oder zusammen mit einer Mitgründerin bewältigen. Doch wenn das Geschäft wächst und der Arbeitsanfall zunimmt, braucht es irgendwann mehr Schultern, auf die Sie die Arbeit verteilen können. Wer kommt infrage?
Vorübergehende Engpässe können Sie kurzfristig mit Aushilfen und Temporärangestellten überbrücken. Vielleicht ist Ihr Ehepartner oder Ihre Lebensgefährtin bereit, im Geschäft mitzuarbeiten. Und irgendwann werden Sie auch Vollzeitangestellte benötigen.
Ehefrau oder Lebenspartner als Mitarbeitende
Wenn Ihre Ehefrau für Sie die Buchhaltung erledigt, Ihr Partner den Webshop aufsetzt und betreut, stellt sich die Frage, wie sie oder er entlöhnt werden soll. Für mitarbeitende Ehepartner sagt entweder das Eherecht, wie sie zu entschädigen sind. Oder Sie schliessen gleich einen Arbeitsvertrag ab. Für unverheiratete Paare gilt das Eherecht nicht, die mitarbeitende Partnerin ist nur mit einem Arbeitsvertrag auf der sicheren Seite.
Das sagt das Eherecht
Eheleute müssen gemeinsam für den Unterhalt der Familie sorgen – jede Seite nach ihren Kräften, wie es im Gesetz heisst. Dabei sind Familienarbeit und Arbeit gegen Lohn gleichberechtigt. Die Seite, die mehr in Haushalt und Kinderbetreuung investiert, hat vom anderen Partner einen angemessenen Betrag zu freien Verfügung zugut (Art. 164 ZGB). Beide Eheleute sollen ungefähr gleich viel Geld zur Verfügung haben.
Arbeitet zum Beispiel der Ehemann neben Haushalt und Kinderbetreuung regelmässig im Betrieb seiner Partnerin mit, sodass diese eine externe Arbeitskraft einspart, leistet er deutlich mehr als seinen Beitrag an den Familienunterhalt. Deshalb hat er Anspruch auf eine «angemessene Entschädigung» (Art. 165 ZGB). Was angemessen ist, sagt das Gesetz allerdings nicht.
Die Höhe der Entschädigung müssen Sie also mit Ihrer Ehefrau, Ihrem Ehemann absprechen. Kriterien sind einerseits die finanzielle Lage Ihres Betriebs, andererseits der branchenübliche Lohn, den Sie einer Drittperson für die gleiche Arbeit bezahlen müssten.
Arbeitsvertrag für die Ehefrau, den Ehemann
Ist die Mitarbeit Ihrer Ehefrau, Ihres Ehemanns im Unternehmen auf Dauer angelegt, empfiehlt sich ein schriftlicher Arbeitsvertrag. Das schafft Klarheit und bringt einige Vorteile mit sich:
- Mitarbeitende Ehepartner geniessen denselben Schutz wie andere Angestellte, zum Beispiel bei einem Unfall, bei einer länger dauernden Erkrankung oder bei Arbeitslosigkeit.
- Auf dem Lohn werden Sozialversicherungsbeiträge abgezogen; das hilft beim Aufbau einer eigenständigen Altersvorsorge.
- Kommt ein Kind zur Welt, hat die mitarbeitende Ehefrau Anspruch auf Mutterschaftsentschädigung.
Was gilt für unverheiratete Partner oder Partnerinnen?
Ein unverheirateter Partner, der im Geschäft seiner Liebsten mitarbeitet, kann sich nicht auf eine «angemessene Entschädigung» berufen. Diese gibt es nur für Verheiratete. Deshalb sollten Sie die Mitarbeit und die Entschädigung dafür unbedingt vertraglich regeln – am besten in einem Arbeitsvertrag.
Aushilfen und Temporäre
Eine vorübergehende Spitze, etwa im Weihnachtsgeschäft, können Sie allenfalls mit Aushilfen bewältigen. Als Aushilfen bezeichnet man Mitarbeitende, die für höchstens drei Monate beschäftigt werden. Nach diesen drei Monaten erlischt das Arbeitsverhältnis. Aushilfen haben ein Recht auf bezahlte Ferien (im Verhältnis zur Anstellungsdauer), erhalten aber, wenn sie krank werden, keinen Lohn.
Temporäre einstellen
Der Vorteil von Temporärmitarbeitenden: Sie arbeiten nur so lange in Ihrem Betrieb, wie Sie sie benötigen. Denn Temporäre sind nicht bei Ihnen angestellt, sondern bei einer Temprorärfirma, die Ihnen die Arbeitskräfte kurzfristig und bedarfsgerecht zur Verfügung stellt. Es entsteht ein Dreiecksverhältnis.
Dreiecksverhältnis mit Temporärangestellten
Mit der Verleihfirma schliessen Sie einen Verleihvertrag ab, in dem folgende Punkte geregelt werden:
- Qualifikationen des oder der Arbeitnehmenden
- Art der Arbeit, Arbeitsort und Beginn des Einsatzes
- Arbeitszeiten
- Dauer des Einsatzes
- Kosten, einschliesslich aller Sozialleistungen, Zulagen, Spesen und Nebenleistungen
Sind Sie zufrieden mit der Arbeit eines Temporärangestellten, können Sie ihn übernehmen und fest anstellen. Die Modalitäten dafür finden Sie im Vertrag mit der Temporärfirma.
Freelancer und freie Mitarbeitende
Sie benötigen jemanden für ein bestimmtes Projekt, beispielsweise für den Aufbau Ihrer Website? Oder es gibt regelmässig Aufgaben, die eine Spezialistin erledigen sollte, aber der Umfang reicht nicht für eine feste Anstellung? Dann kann die Zusammenarbeit mit einer freien Mitarbeiterin, einem Freelancer eine gute Lösung sein.
Freelancer haben eine eigene Firma – häufig ein Einzelunternehmen –, verfügen über eine geschäftliche Infrastruktur und arbeiten für mehrere Kunden. Solchen Mitarbeitenden bezahlen Sie nicht einen Lohn, sondern ein Honorar für die geleistete Arbeit. Freelancer haben weder Anspruch auf Ferien noch auf Lohnfortzahlung bei Krankheit noch auf ein bestimmtes Arbeitspensum und rechnen selbst mit den Sozialversicherungen ab. In der Regel schliessen sie mit Ihnen für jedes Projekt einen separaten Vertrag ab.
Im Bereich der freien Mitarbeitenden besteht eine gewisse Grauzone. Sogenannte arbeitnehmerähnliche Freie arbeiten zwar autonom, sind aber hauptsächlich für einen – oder einige wenige – Auftraggeber tätig und von diesem wirtschaftlich abhängig. Je grösser die Abhängigkeit, desto eher werden solche Auftragnehmenden von der AHV als Scheinselbstständige eingestuft – und das kann teuer werden: Fällig werden dann unter anderem ein Ferienlohn für die ganze Zeit der Zusammenarbeit sowie die Nachzahlung von AHV-Beiträgen.
Mitarbeitende fest anstellen
Temporäre und Aushilfen sind nur vorübergehend in Ihrem Unternehmen tätig. Wenn Sie aber Personal fest anstellen – egal ob für eine Teilzeitstelle oder ein 100-Prozent-Pensum –, lassen Sie sich auf eine langfristige Beziehung ein. Umso wichtiger ist die sorgfältige Rekrutierung und Auswahl.
So finden Sie die richtigen Mitarbeitenden
Erstellen Sie als Erstes einen Stellenbeschrieb. Welches sind die Hauptaufgaben der Stelleninhaberin, welches die Nebenaufgaben? Wie viele Stellenprozente sind dafür nötig? Mit wem muss der Stelleninhaber zusammenarbeiten, wem ist er unterstellt und wer ist ihm unterstellt?
In einem Anforderungsprofil halten Sie dann die Fähigkeiten und Kompetenzen fest, die Ihre zukünftige Mitarbeiterin mitbringen muss. Dazu gehören das fachliche Wissen, die branchen- und berufsspezifischen Kenntnisse sowie Sprachkenntnisse. Genauso wichtig sind aber auch soziale Kompetenzen, zum Beispiel Zielstrebigkeit, Flexibilität, eine gute Kommunikationsfähigkeit. Je nach Funktion muss die gesuchte Person auch Führungsqualitäten mitbringen.
Auf der Basis von Stellenbeschrieb und Anforderungsprofil können Sie die Stellenanzeige texten. Auch hier lohnt es sich, einiges an Zeit zu investieren. Ist Ihr Inserat aussagekräftig und passt es zur Stelle, werden sich eher geeignete Personen melden und Sie können sich das mühsame Aussortieren von uninteressanten Bewerbungen und das Schreiben von Absagen sparen (ein Beispiel für ein Stelleninserat finden Sie ebenfalls in unserem Praxisratgeber).
Suchkanäle für die Personalrekrutierung
Der günstigste Suchkanal ist Ihr eigenes Netzwerk – und das Ihrer Mitarbeitenden, falls schon welche in Ihrem Unternehmen tätig sind. Reden Sie mit Freunden, Bekannten, Geschäftspartnerinnen darüber, wen Sie für Ihre Firma suchen. Weitgehend kostenlos ist die Personalsuche auch über die Arbeitsämter. Weitere Suchkanäle sind:
- Ihre Firmen-Website
- Social Media, insbesondere die Business-Kanäle LinkedIn und Xing, aber auch Facebook, Instagram und Co.
- Online-Stellenplattformen und -Jobbörsen
- Printmedien, vor allem in Fachmedien (teuer)
- Stellenvermittlungsbüro
- Headhunter (teuer, für Kaderstellen)
Jobsuche findet heute weitgehend digital statt. Die Kandidatinnen und Kandidaten schauen sich bei Jobbörsen und auf Unternehmenswebsites um. Zugenommen hat der Anteil des Social Media Recruiting. Einerseits, weil dieser Kanal günstig ist, andererseits weil Unternehmen damit einen direkten Zugang zur jungen, digitalen Generation erhalten.