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Was gehört zum Leistungsumfang eines Projekts? Warum ist ein guter Projektstrukturplan so entscheidend für den Erfolg?
Wie definiert sich der Leistungsumfang eines Projekts?
Unter dem Leistungsumfang versteht man die Gesamtheit der Ergebnisse und der Wirkung/Nutzen eines Projekts. Zudem umfasst dieser auch alle Arbeitsschritte, die notwendig sind, um eben diese Ergebnisse zu erreichen. Wichtig ist auch, im Leistungsumfang zu definieren, was nicht Bestandteil des Projekts ist. So werden klare Grenzen gesetzt, was Unsicherheiten bezüglich der Aufgabenstellung und des Ergebnisses verhindern soll. Im Leistungsumfang sind ebenfalls die Pläne zur Durchführung (der sogenannte Projektstrukturplan) sowie die Steuerung weiterer Prozesse innerhalb der Projektarbeit enthalten. Ein solcher Plan besteht aus mehreren Ebenen und teilt das Projekt in Teilprojekte, Lieferobjekte und Arbeitspakete auf.
Wichtiger Bestandteil des Leistungsumfangs ist zudem das Konfigurationsmanagement. Da Projekte in der Regel dynamisch sind, kann sich der Leistungsumfang im Laufe der Bearbeitungszeit ungewollt erhöhen. Um dies zu verhindern, muss die Konfiguration des Leistungsumfangs regelmäßig überprüft und überwacht werden. Nur so wird sichergestellt, dass das Projekt nicht „aus dem Ruder“ läuft und die Erwartungen des Kunden bzw. Stakeholders erfüllt werden können.
Was versteht man unter Lieferobjekten?
Lieferobjekte sind die einzelnen, messbaren Ergebnisse eines Projekts, die sich alle im Leistungsumfang wiederfinden. Diese Objekte können dabei physische Produkte oder Leistungen oder auch immaterielle Ergebnisse wie Pläne, Strukturen oder Protokolle sein. Dabei muss ein Lieferobjekt nach Abschluss eines Projektes für das Ergebnis nicht mehr zwangsläufig relevant sein (wie z.B. ein Besprechungsprotokoll oder eine To-Do-Liste). Zudem sind Lieferobjekte nach Abschluss eines Projekts nicht endgültig, sondern können (wie beim Bau eines Hauses oder der Entwicklung eines Software-Codes) noch weiterentwickelt werden.
Um einen effektiven Ablauf des Projekts zu garantieren, ist es wichtig, die Lieferobjekte in Prioritäten einzuteilen. Dies sollte in Abstimmung mit dem Auftraggeber geschehen. Durch eine Einteilung in die Kategorien „Muss“, „Soll“, „Kann“ und „Nice to have“ werden die Lieferobjekte von „wichtig“ nach „unwichtig“ geordnet. Dies ist insbesondere bei begrenzten Ressourcen oder zeitlichen Engpässen von entscheidender Bedeutung. Zudem ist eine entsprechende Dokumentation der Lieferobjekte und deren Veränderung im Laufe des Projekts unabdingbar. Andernfalls kommt es zu einem sogenannten Scope Creep – Inhalt und Leistung des Projekts wachsen unbemerkt und ungewollt immer weiter an.
Der Aufbau eines Projektstrukturplans
Der Projektstrukturplan (kurz PSP) – oder auch Plan der Pläne – bildet die Gesamtübersicht über den Ablauf und die Struktur des Projekts. Er enthält mindestens die drei Ebenen Projekt, Lieferobjekte und Arbeitspakete. Komplexe Projekte werden zudem in mehrere Teilprojekte aufgeteilt, welche dann wiederrum einzelne Lieferobjekte beinhalten. Die Planung erfolgt dabei immer vom Groben ins Detail. Zudem erstellt man einen solchen Pan zuerst „in die Breite“. Das bedeutet, dass beispielsweise zunächst alle Lieferobjekte bestimmt werden, bevor die passenden Arbeitspakete erstellt werden. Arbeitspakete sind der letzte Schritt bei der Planung und werden einem Verantwortlichen übertragen.
Ein PSP kann in drei unterschiedlichen Grundformen angelegt werden. Ist dieser objektorientiert, richtet sich die Struktur nach den einzelnen, zu schaffenden Objekten. Entsprechend dieser Strukturierung werden dann untergeordnet die Aufgaben verteilt. Ist der PSP aufgaben- bzw. phasenorientiert, richtet sich die Struktur nach den einzelnen Aufgabenbereichen bzw. Projektphasen. In den meisten Fällen wird jedoch eine Mischform aus Objekt-, Aufgaben- und Phasenorientierung gewählt. Welche Form im Einzelfäll gewählt wird, hängt davon ab, inwiefern diese für das bestimmte Projekt und den Anwender zielführend ist. Wichtig ist jedoch, dass der Plan in jedem Fall vollständig ist und eine klare Abgrenzung zwischen den einzelnen Einheiten besteht.
Die unterste Einheit des Plans: Die Arbeitspakete
Jedes Lieferobjekt enthält ein oder mehrere Arbeitspakete. Ein solches Paket stellt daher die kleinste und unterste Einheit eines jeden PSP dar. Ein Arbeitspaket ist klar definiert und wird von einer organisatorischen Einheit ausgeführt. Eine Person dieser Einheit ist für das Arbeitspaket verantwortlich, dies kann jedoch auch von mehreren Personen ausgeführt werden. Bei der Definition von Arbeitspaketen ist klar festzulegen, welches Lieferobjekt dadurch erstellt wird und was genau gemacht oder geschaffen werden soll. Zudem müssen die notwendigen Ressourcen, der Zeitplan und die mögliche Abhängigkeit von anderen Arbeitspaketen bestimmt werden. Außerdem ist festzulegen, ob und in welcher Form die Qualität der Arbeit geprüft werden soll.
Weitere Modelle zur Umsetzung von Projekten
In der jüngeren Vergangenheit haben sich bei der Umsetzung von Projekten zudem weitere Modelle etabliert. Beim sogenannten „Kanban“, welches aus dem Hause Toyota stammt, werden die einzelnen Arbeitspakete über ein Kärtchen/Post-it an ein Board geheftet, das jeder Mitarbeiter einsehen kann. Diese werden in mehrere Spalten eingeteilt, zum Beispiel „Abgeschlossen“, „In Bearbeitung“ und „Vorrat“. Zu Beginn befinden sich alle Arbeitspakete in letzterer Kategorie und werden dann an die Mitarbeiter verteilt. Während des Arbeitsprozesses findet sich das Kärtchen in der Kategorie „In Bearbeitung“ wieder, nach Abschluss in der Spalte „Abgeschlossen“. Die Abläufe und einzelnen Schritte werden so besser visualisiert.
Auch bei der Scrum-Methode werden die Aufgaben häufig über ein Kanban-Board visualisiert. Hier erfolgt jedoch eine Einteilung der einzelnen Aufgabenpakete nach Nutzen bzw. Priorität für den Kunden. In Planungs-Meetings wird darüber entschieden, welche Aufgaben priorisiert bearbeitet werden sollen.
Entscheidend für ein erfolgreiches Projekt: Das Konfigurationsmanagement
Neben der Bearbeitung der einzelnen Teilprojekte und Lieferobjekte spielt auch deren Zusammenspiel eine entscheidende Rolle für die erfolgreiche Durchführung eines Projekts. Die Koordination der einzelnen Bestandteile und Ebenen bezeichnet man als Konfigurationsmanagement. Insbesondere bei IT-Projekten hat dies eine herausragende Bedeutung. Zu den Aufgaben des Konfigurationsmanagements gehören die Zusammenführung von Ergebnissen und das Ermöglichen von Arbeitsteilung. Zudem ist es wichtig, alle Änderungen und Versionen zu dokumentieren und mit anderen Versionen zu vergleichen. Nur so können zudem auch Probleme zwischen parallel stattfindenden Arbeitspaketen vermieden werden. Sobald sich Lieferobjekte im Verlaufe des Projekts verändern oder angepasst werden müssen, müssen deren Auswirkungen auf das Ergebnis bzw. andere Bereiche des Projekts erfasst werden. Zu den Aufgaben des Konfigurationsmanagements gehört es zudem, die Ergebnisse durch den Auftraggeber auf Qualität und Mängel überprüfen zu lassen. Ein professionelles Konfigurationsmanagement ist daher entscheidend für den Erfolg eines Projekts. Insbesondere bei komplexen Projekten ist es daher sinnvoll, dies durch einen Spezialisten durchführen zu lassen.