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Je grösser für ein Unternehmen der Stellenwert von Projekten ist, desto wichtiger ist ein professionelles Projektmanagement. Geht es also nicht um die simple Methodik zur Abwicklung eines einzelnen Projekts sondern eher um die Konzeption von Führung hinsichtlich des Projektmanagements, ist eine situationsgerechte Beratung und Unterstützung der Projektleitung, des Projektteams sowie des Linienmanagements notwendig. Daraus ergibt sich der Bedarf für die Projektadministration.
Was ist Projektadministration?
Die Projektadministration ist ein Teil der Projektführung und kann als eine Führungsdisziplin oder eine Führungsaufgabe verstanden werden. Bei der Projektadministration geht es darum, dass die erforderlichen Führungsaufgaben effizient und strukturiert erledigt werden. Aktivitäten wie insbesondere das Berichtwesen oder die Koordination von Arbeitsaufträgen betreffen das Projekt unmittelbar und fallen in das Tätigkeitsfeld der Projektadministration. Aber auch Aktivitäten, die das Projekt lediglich tangieren, sind Aufgabe der Projektadministration. Dazu gehören etwa Berechtigungen, Vertraulichkeitserklärungen und Zutrittsregelungen zu den Gebäuden. Je grösser nun schliesslich die Dimensionen eines Projekts sind, desto eher werden die beschriebenen Arbeiten vom Project Office übernommen. Bei kleineren Projekten können sie hingegen von den Projektleitenden selbst erledigt werden.
Projektadministration als Projektrolle
Das Project Office bzw. die Projektunterstützung, wie die Projektadministration auch genannt wird, ist eine von mehreren Rollen in einem Projekt. Weitere Begriffe, die hierfür verwendet werden sind Projektbüro und Project Management Office. Das Project Office unterstützt die Projektleitung in Angelegenheiten, die die Organisation und Administration des Projekts betreffen. Folgende Verantwortung, Kompetenzen und Fähigkeiten zeichnen diese Projektrolle aus: