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Die COVID-19-Pandemie führte zu einem starken Anstieg der Arbeit im Homeoffice. Damit stellen sich in vielen Betrieben Fragen nach den rechtlichen Rahmenbedingungen. Grundsätzlich wird empfohlen, die notwendigen Regelungsinhalte in einer separaten Homeoffice-Vereinbarung zu vereinbaren. Die usic stellt seinen Mitgliedsunternehmen eine entsprechende Muster-Vereinbarung zur Verfügung.
Folgende Themen sind zu beachten:
Arbeitsort
Die geltenden, für das Arbeitsverhältnis relevanten Gesetze gehen von einem traditionellen Arbeitsverständnis aus, bei welchem der Arbeitnehmer am Betriebsort seiner Arbeit nachgeht. Das Thema Homeoffice ist gesetzlich nicht geregelt. In den Arbeitsverträgen wird regelmässig der Arbeitsort definiert, also etwa der Standort des Bürogebäudes, in welchem der Arbeitnehmer seiner Arbeit nachzugehen hat. Homeoffice ist eine Abkehr vom vereinbarten, üblichen Arbeitsort: Während einer bestimmten Zeit soll der Arbeitnehmer nicht im Betrieb, sondern bei sich zu Hause seiner Arbeit nachgehen. Der Arbeitgeber und der Arbeitnehmer einigen sich somit bei der Vereinbarung von Homeoffice auf einen alternativen oder zusätzlichen Arbeitsort. Selbstverständlich kann auch ein flexibler Arbeitsort vereinbart werden, zum Beispiel die Arbeit an einem öffentlich zugänglichen Co-Working-Arbeitsplatz.
Der alternative Arbeitsort ist explizit zu vereinbaren. Ohne eine solche Vereinbarung hat der Arbeitnehmer grundsätzlich keinen Anspruch auf Homeoffice-Arbeit.
Arbeitszeit
Durch die Vereinbarung von Homeoffice verändern sich das Pensum und die Arbeitszeit, wie sie im Arbeitsvertrag definiert sind, nicht. Arbeitgeber und der Arbeitnehmer tun aber gut daran, zu vereinbaren, in welchem Umfang Homeoffice betrieben wird. Zu klären ist, in welchem Teil des Pensums die Arbeit im Homeoffice erbracht werden soll.
Auch im Homeoffice ist die Arbeitszeit zwingend zu erfassen. Der Arbeitnehmer muss die genauen Arbeitszeiten (Beginn und Ende der Arbeit), inkl. der Pausen, erfassen.
Homeoffice bedingt ein hohes Mass an Eigenverantwortung. Präsenzkontrollen durch den Arbeitgeber sind in der Regel nicht möglich und auch nicht sinnvoll. Darf der Arbeitgeber mit technischen Mitteln die Arbeit im Homeoffice überwachen, zum Beispiel mittels Überwachung der Nutzung der IT? Eine kontinuierliche Überwachung und Kontrolle am privaten Arbeitsplatz ist nicht zulässig. Erlaubt ist eine zweckmässige Überwachung der Sicherheit oder eine Kontrolle der Arbeitsproduktivität oder der Leistungsqualität, sofern die Arbeitnehmenden zuvor orientiert wurden und die Überwachung verhältnismässig ist. Zulässig und sinnvoll kann das Einholen eines Berichts (Rapports) über die getätigten Arbeiten des Arbeitnehmers durch den Vorgesetzten sein.
Arbeitsschutz
Auch im Falle von Homeoffice ist der Arbeitgeber für die Einhaltung der Arbeits- und Gesundheitsschutzbestimmungen verantwortlich. Eine Missachtung dieser Pflichten kann Sanktionen nach sich ziehen. Namentlich gelten auch im Homeoffice:
- wöchentliche Höchstarbeitszeit (bei Büropersonal 45 Stunden).
- tägliche Ruhezeit zwischen zwei Werktagen von mindestens 11 Stunden.
- Grundsätzliches Verbot der Arbeit in der Nacht (23:00-06:00 Uhr) sowie an Sonn- und Feiertagen.
Bei der Gestaltung des Arbeitsplatzes im Homeoffice ist dem Gesundheitsschutz Rechnung zu tragen. Aufgrund der fehlenden direkten Überwachung durch den Arbeitgeber im Homeoffice ist der Arbeitgeber auf die aktive Beteiligung der Arbeitnehmenden angewiesen. Die Arbeitnehmenden müssen die Vorgaben des Arbeitgebers in Bezug auf den Gesundheitsschutz auch bei der Homeoffice-Arbeit befolgen.
Homeoffice-Arbeit ist oft geprägt durch länger dauernde Arbeit am Bildschirm. Dabei ist eine ungünstige ergonomische Arbeitshaltung zu vermieden. Zu beachten sind zum Beispiel eine korrekte Arbeitsplatzbeleuchtung, die Umsetzung wichtiger ergonomischer Kriterien, wie beispielsweise die geeignete Bildschirmanpassung und die richtige Sitzposition.
Infrastruktur
Grundsätzlich stellt der Arbeitgeber den Mitarbeitern die für die Arbeit erforderliche Infrastruktur zur Verfügung: Am Büroarbeitsplatz sind in der Regel die nötige Möblierung und IT-Infrastruktur sowie weiteres Büromaterial vorhanden. Arbeitsvertraglich kann für das Homeoffice eine andere Regelung getroffen werden: So können Arbeitgeber und Arbeitnehmer vereinbaren, dass der Arbeitnehmer im Homeoffice seine eigene Infrastruktur nutzt (persönlicher Laptop/PC sowie weitere Büroinfrastruktur). Im Rahmen einer solchen Vereinbarung kann auch festgelegt werden, ob der Arbeitnehmer hierfür eine angemessene Entschädigung bekommt oder nicht.
Grundsätzlich hat der Arbeitnehmer, welcher im Homeoffice arbeitet, keinen Anspruch auf eine anteilmässige Entschädigung seiner Mietkosten. In einem Urteil vom 23. April 2019 hat das Bundesgericht ausnahmsweise eine solche Entschädigung bejaht. Dem Urteil lag aber die Besonderheit zu Grunde, dass dem betroffenen Arbeitnehmer kein Arbeitsplatz am Betriebsort zur Verfügung gestellt wurde. Er hatte seine Arbeit vollumfänglich zu Hause zu erbringen und nutzte dabei ein Zimmer seiner Wohnung als Arbeitszimmer. Zudem musste er Archivraum in seiner Wohnung zur Verfügung stellen. In dieser Situation besteht ein Anspruch auf Ersatz der mit dem Homeoffice verbundenen Auslagen.
Datenschutz
Ein besonderes Augenmerkt gilt dem Datenschutz. Beim Homeoffice bearbeitet der Arbeitnehmer Unterlagen und Daten des Arbeitgebers ausserhalb des Betriebes. Daten werden dabei oftmals auf privaten EDV-Geräten genutzt und gespeichert. Physische Unterlagen (Ordner, Schriftstücke etc.) befinden sich im Privathaushalt. Solche Daten und Unterlagen sind damit unter Umständen auch für Dritte, namentlich Familienangehörige, aber auch weitere Personen wie zum Beispiel Reinigungskräfte, zugänglich und einsehbar. In diesem Fall besteht die Gefahr eines Verstosses gegen das Datenschutzgesetz oder gegen anderweitige Geheimhaltungsinteressen des Arbeitgebers. Das Datenschutzgesetz schützt Personendaten, also Daten, die eindeutig einer Person zugeordnet werden können. Dazu zählen etwa Personalakten (Arbeitsverträge, Lohnausweise u.ä.), Daten über Kunden (z.B. Unterlagen von Versicherten oder Patienten) oder über Geschäftspartner (Adressen, getätigte Bestellungen, Verträge).
Der Arbeitnehmer ist verpflichtet, solche Daten und Unterlagen mit vertraulichen und geschützten Inhalten geheim zu halten. Sie dürfen nicht unbeaufsichtigt am Homeoffice-Arbeitsplatz liegen gelassen werden oder Dritten, einschliesslich Familienmitgliedern, in irgendeiner Form zugänglich gemacht werden. Solche Unterlagen sind im Homeoffice in einem verschliessbaren Schrank aufzubewahren oder auf andere Weise vor dem Zugriff für Dritte zu schützen. Der für geschäftliche Zwecke genutzte Computer ist mit einem Passwortschutz zu versehen.
Nach dem letzten Arbeitstag oder nach Aufhebung des Homeoffice hat der Arbeitnehmer sämtliche elektronischen Daten (Harddisk, CD, USB-Sticks etc.) vollständig dem Arbeitgeber zurückzugeben, sofern sie für die weitere Arbeit nicht mehr benötigt werden und/oder nicht etwas anderes vereinbart wird.
Die Muster-Homeoffice-Vereinbarung kann auf der Geschäftsstelle der usic bezogen werden. Die für usic-Mitglieder kostenlose Rechtsberatung beantwortet gerne Fragen rund um Homeoffice.