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Projektplanung: Die Organisation der Abläufe
Schlechte Koordination verursacht bei der Projektplanung Reibungsverluste, Fehler, Ärger und Kosten. Die Projektbeteiligten sind auf vielfältige Weise voneinander abhängig. Im Qualitätsmanagement gibt es die Formulierung: "Jeder ist Lieferant und Kunde." Jeder Projektteilnehmer muss auf Vorleistungen anderer aufbauen, und jeder ist mit seiner Leistung die Voraussetzung für die nächsten Projektbeteiligten. Das Versäumnis, das Missverständnis des einen hat unmittelbare Folgen für den Folgeunternehmer im geplanten Ablauf.
Die Koordination eines Bauprojekts kann zu Beginn eines Projekts an zwei Punkten ordnend eingreifen. Sie kann wirken
- durch die Schaffung geeigneter Strukturen,
- durch die Festlegung sinnvoller Abläufe.
Für die Koordination ist grundsätzlich die Projektleitung der Bauherrschaft verantwortlich, welche bei fehlender Kompetenz oder Kapazität mehr oder weniger grosse Teile seiner Koordinationsaufgaben delegieren kann. Bei kleineren Bauprojekten übernimmt oft die Architektin oder der Architekt die Gesamtleitung und somit einen wesentlichen Teil der Koordinationsaufgaben. Bei grossen Bauvorhaben wird dies häufig einem einer Projektsteuerung übertragen. Diese leistet dann übergeordnete Koordination in Zusammenarbeit mit der Bauherrschaft und ist für die vertragliche Organisation verantwortlich. Die Projektsteuerung übernimmt mit den Planenden ebenfalls die Kosten- und Terminkoordination. Die technische Koordination mit den Fachplanern bleibt mehrheitlich im Verantwortungsbereich der Gesamtleitung.
Schnittstellen
Schnittstellen sind jene Orte, an denen sich zwei Arbeitspakete berühren. Der Begriff "Schnittstelle" darf keineswegs so verstanden werden, dass sich die Arbeitspakete hier überschneiden; das muss ja ausdrücklich ausgeschlossen werden. Gemeint ist vielmehr, dass die Gesamtaufgabe an dieser Stelle aufgeschnitten wurde, um sie in mehrere Teilaufgaben, eben in die Arbeitspakete, zu zerlegen. Die Arbeitspakete müssen sich also an der Schnittstelle berühren, ohne sich zu überlappen. An der Schnittstelle in der Projektplanung findet eine Übergabe statt, sei es von Sachgütern, Dienstleistungen oder Informationen. Die Übergabe muss rechtzeitig erfolgen und mängelfrei sein, also mit den geforderten Eigenschaften. Wegen dieser Übergabe werden Schnittstellen auch als "Transferpunkte" bezeichnet. Schnittstellen sind immer entscheidende und besonders kritische Punkte bei dem Versuch, eine gestellte Aufgabe erfolgreich im Rahmen der Projektplanung zu bewältigen.
Ein einfaches Beispiel: Die Mannschaft für die Staffel über 4 × 100 m bestand aus Läufern, die alle ihre Strecke schon einmal in zehn Sekunden gelaufen waren. Jeder ein Spitzenathlet; der Sieg schien sicher. Nach dem Staffellauf liessen sie allerdings die Köpfe hängen: Sie hatten bei einem Wechsel den Stab verloren und waren auf dem letzten Platz gelandet.
Bei der Projektplanung eines Bauprojekts ist es ähnlich wie bei einem Staffellauf. Über Erfolg oder Misserfolg entscheidet nicht nur die einzelne Leistung, sondern ganz wesentlich auch die erfolgreiche Bewältigung der Schnittstellen. Meistens wird bei der Übergabe einer Leistung gepatzt. Bei der Organisation der Projektabläufe ist daher den Schnittstellen besondere Aufmerksamkeit zu widmen. Schnittstellen sollten den folgenden Anforderungen genügen:
- Lage: Schnittstellen müssen an der richtigen Stelle liegen, also z.B. nicht mitten in einem zusammenhängenden Prozess, sondern an dessen Ende.
- Klarheit: Es muss eindeutig beschrieben sein, was genau an der Schnittstelle zu übergeben ist.
- Häufigkeit: Unnötige Schnittstellen sind zu vermeiden. Ihre Anzahl sollte im Rahmen des Vernünftigen so klein wie möglich gehalten werden.
Eine Vermeidung überflüssiger Schnittstellen in der Projektplanung kann u.a. durch die Integration von Teilaktivitäten erreicht werden.
Beispiel: Das Bürogebäude wird durch einen Generalunternehmer erstellt. Nach Vertragsabschluss entscheidet der Bauherr, doch noch eine Cafeteria einzubauen. Dazu liegt dem Bauherrn ein günstiges Angebot eines Fachunternehmers vor. Bei einer Beauftragung der Cafeteria über den GU würde dieser mindestens seine Geschäftskosten in Höhe von 8 % auf die Preise des Fachunternehmers aufschlagen. Trotzdem ist dem Bauherrn dringend zu raten, diesen Auftrag beim GU zu platzieren. Er vermeidet damit eine Schnittstelle, die ihm bei Bauleitung, Abrechnung und Gewährleistung mehr Ärger machen würde, als die 8 % jemals wert sind!
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