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Neben dem Mangel an qualifizierten Fachkräften gibt es einen weiteren Grund, aus dem Positionen unbesetzt bleiben: Viele Stellenbeschreibungen sind hinsichtlich der Aufgaben zu starr aufgestellt. Wie agile Unternehmen hier punkten, weiss Timm Urschinger von Livesciences.
Sprechen wir über HR 2023, sprechen wir auch darüber, wie man horizontale Strukturen und autonome Teams entwickelt. Wie man Kommunikationswege zwischen Teammitgliedern verschiedener Abteilungen öffnet und Silos aufbricht. Wie man Mitarbeitenden hilft, ihre Fähigkeiten zu entwickeln und wie sie sich in einer stärkenbasierten Struktur am besten einbringen können. In diesem Beitrag geht es jedoch um die Herausforderung von Stellenausschreibungen in horizontalen Systemen in Kombination mit agilen oder selbstorganisierten Arbeitsweisen.
Positionsbezogene Arbeit und Rekrutierung
Eine Positionsbeschreibung spiegelt möglicherweise nicht genau wider, was die Person zum Unternehmen beiträgt. Ein Social-Media-Community-Manager kann beispielsweise mehr tun, als nur mit Menschen auf LinkedIn, Facebook oder Twitter kommunizieren. Vielleicht wendet sich der Vertrieb an ihn, um Anregungen für die Neukundengewinnung zu erhalten oder die Kommunikationsabteilung benötigt einen Experten für die internen Social-Media-Plattformen.
Versucht die Personalabteilung nun, den Umfang dieser Stellenbeschreibung zu erweitern, um zu erfassen, was der Community Manager tatsächlich tut, kann das Dokument zu weit gefasst sein. Es wird wahrscheinlich eine Überprüfung des Funktions- oder Gehaltsniveaus erforderlich machen und sicherlich weitere Fragen auf administrativer Seite aufwerfen. Das Schlimmste ist jedoch, dass die Stellenbeschreibung, selbst wenn sie die Realität widerspiegelt, schon bald veraltet ist.
Was ist rollenbasiertes Arbeiten?
Anstatt offene Stellen als starre Positionen zu definieren, sollten Personalverantwortliche eine Rollenbeschreibung publizieren. Diese enthält den Titel der Rolle, zum Beispiel Community Koordinator, den Zweck der Rolle und eine Liste der Aufgaben, die ausschliesslich in den Bereich dieser Rolle und dieses Teams fallen. Ein Schlüssel dafür, dass Rollen mehr Flexibilität und Innovationsmöglichkeiten bieten, ist, dass sie im Gegensatz zu Positionen nicht ganz exakt oder eins zu eins mit Teammitgliedern korrespondieren. Das ist gleichzeitig die grösste Herausforderung für die Einstellung in solchen Systemen. Entscheidend ist, dass mehr als ein Teammitglied fähig ist, die Rolle des Community-Koordinators zu übernehmen.
Umstellung auf rollenbasiertes Arbeiten
Die Auflösung starrer hierarchischer Positionen in Rollen kostet Zeit und Mühe. Eine Änderung einer Organisationsstruktur auf diese Art macht sie komplexer, insbesondere wenn man bedenkt, dass eine Person mehrere Rollen innehaben kann, aber auch mehrere Personen dieselbe Rolle innehaben können. Mit diesen drei Tipps gelingt die Umstellung auf rollenbasiertes Einstellen und Arbeiten leichter:
#1: Kernrollen schaffen
Eine Möglichkeit, Rollen in den Einstellungsprozess einzubeziehen, ohne zu viel Verwirrung und Komplexität für Bewerber zu schaffen, besteht darin, einige „Kernrollen“ zu definieren. Diese Hauptrollen nehmen den Grossteil der Zeit neuer Mitarbeitender zu Beginn ihrer Tätigkeit in Anspruch und helfen ihnen, sich an die Idee des flexiblen und agilen, rollenbasierten Arbeitens zu gewöhnen. Die Kernrollen sind den Positionen so ähnlich, dass sie den Bewerbern keine grossen Probleme bereiten sollten, während die Personalabteilung ihnen gleichzeitig erklären kann, wie rollenbasiertes Arbeiten wirklich funktioniert.
#2: Rollen und Vergütungsdefinition entkoppeln
Eine weitere Möglichkeit, die rollenbasierte Arbeitsstruktur eines Unternehmens auf dem Arbeitsmarkt reibungslos funktionieren zu lassen, besteht darin, die Vergütung zu vereinfachen. Zudem gilt es zu vermeiden, dass das Gehalt an die Anzahl oder Komplexität der Rollen gekoppelt wird, die ein Bewerber ausfüllt. Ausserdem sollte vermieden werden, dass Personen Rollen übernehmen, nur weil diese in eine höhere Gehaltsklasse eingestuft sind. Um dies zu umgehen, sollten Unternehmen Stufen und Funktionen für die Einstellung und die Festlegung der Vergütung definieren.
#3: Rollenbasiert einstellen
Organisationen sollten alle offenen Stellen, die zu besetzen sind, veröffentlichen. Werden offene Stellen in Software-Plattformen, die auf allen Ebenen für Klarheit und Transparenz sorgen, um Unternehmen auf dem Weg zur Selbstorganisation zu unterstützen (zum Beispiel Peerdom oder Holaspirit), ausgeschrieben, müssen wichtige Informationen hinzugefügt werden: Beispielsweise, wie viel Aufwand für diese Stelle im Durchschnitt veranschlagt ist. Kandidaten können dann wählen, ob sie sich für eine bestimmte Rolle oder für eine Reihe von Rollen – eine Art „Rollenpaket“ – bewerben wollen. Dieses Paket könnte dann 80 bis 100 Prozent ihrer Zeit in Anspruch nehmen und ihre Interessen und Stärken widerspiegeln.
Die Komplexität besteht darin, dass Unternehmen mehrere Rollenpakete und -kombinationen haben werden, was die Entscheidung für einen Bewerber erschwert, da es Kompromisse für andere offene Stellen bedeuten kann. Der grosse Vorteil ist jedoch, dass sich Bewerber melden, die eine rollenbasierte Arbeitsweise wirklich annehmen, und Organisationen Kandidaten finden, die andere nicht einstellen konnten, weil die Stellenausschreibungen zu starr sind.
Rollenbasiertes Arbeiten birgt enormes Potenzial, um die Agilität eines Unternehmens zu pushen. Dabei ist es wichtig, sich auf die interne Definition dieser Rollen und die richtige Organisationsstruktur zu konzentrieren. Nicht vergessen werden darf aber, wie die Personalabteilung diese Praktiken auf die Einstellung und die Vergütung anwenden kann und welche Herausforderungen damit verbunden sind.

Timm Urschinger,
Mitgründer und CEO,
LIVEsciences.