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Pour que vous puissiez obtenir une certification valable pour votre centre de fitness en tant que nouveau client, vous devez passer avec succès une procédure de certification initiale.
La procédure de certification initiale entraîne une validité de quatre ans de la certification de votre centre de fitness. Pendant la période de validité de quatre ans, la conformité est assurée par des évaluations annuelles des critères. Celles-ci conduisent, en cas de conformité, à la recertification pour l'année suivante.
Si les critères sont évalués avec succès au cours de la quatrième année de la période de certification, la validité de la certification de votre centre de fitness est prolongée de quatre ans.
Le déroulement de la certification initiale comprend cinq étapes et dure en général deux à trois mois. Renseignez-vous au préalable sur les frais et les exigences à remplir pour la certification de votre centre de fitness. La procédure peut être interrompue après chaque étape.
Inscrivez-vous à une certification en commandant le questionnaire pour les centres de fitness et les autres documents de certification pour un examen préalable. Payez en même temps les frais de questionnaire indiqués sur le formulaire (ces frais peuvent être pris en compte pour la suite de la procédure).
Dès que nous avons reçu vos données complètes et que les frais d'analyse du questionnaire et de vérification sur place ont été payés, vos données, preuves et documents sont analysés et un rapport est établi. Si ces exigences de base ont pu être valablement vérifiées, nous conviendrons avec vous d'un rendez-vous dans votre studio.
Lors du contrôle de votre centre de fitness sur place, l'auditeur ou l'auditrice de QualiCert clarifie le cas échéant les dernières incertitudes et vérifie le respect d'autres critères de qualité dans votre établissement.
QualiCert établit un rapport d'évaluation détaillé sur les résultats du contrôle sur place. Si certains critères ne sont pas encore remplis, votre centre sera invité à prendre des mesures ciblées et à envoyer les justificatifs correspondants à QualiCert.
Félicitations : vous remplissez tous les critères de qualité. Après le paiement du solde des frais et la signature de la convention de qualité, vous recevez la certification QualiCert. Cette première certification est valable jusqu'au 31 décembre de l'année en cours et - sous réserve du règlement des frais annuels de recertification - les trois années suivantes.
Vous recevez tous les documents liés à la première certification ainsi que le label de qualité sous forme physique et numérique. De plus, vous recevrez de notre part un numéro RCC pour le décompte avec les assureurs-maladie. Nous nous chargeons pour vous de la demande auprès de SASIS AG et des frais.
Pour le contrôle annuel de votre certification, tous les critères vérifiés doivent être en ordre. En cas d'écarts, la mise en œuvre des mesures correctives consignées dans le rapport de contrôle doit être prouvée. En outre, les frais de recertification doivent être réglés. La procédure de recertification comprend quatre étapes.
Au début de l'année, chaque centre reçoit une invitation à examiner la situation des collaborateurs dans le centre et à annoncer les changements et les mutations.
En mars, les centres de fitness seront informés en détail des évaluations prévues pour l'année en cours.
Chaque année, des évaluations ont lieu entre mai et fin octobre. Elles peuvent avoir lieu sur place, par vidéoconférence ou sous forme de révision de données ou de documents. Après l'évaluation, le centre de fitness reçoit un rapport de contrôle qui l'informe des résultats et des éventuelles mesures correctives.
Après avoir passé l'examen avec succès et payé les frais annuels de recertification, votre studio reçoit début novembre la confirmation de certification pour une année civile supplémentaire.
Après un examen réussi et le paiement des frais de recertification au cours de la quatrième année de la période de certification, la validité de la certification est prolongée de quatre ans.
En tant qu'institution de certification et tierce partie indépendante et neutre, QualiCert contrôle exclusivement selon des critères de qualité clairement et précisément définis. Tous les clients doivent remplir ces critères sans restriction. QualiCert se réserve le droit de refuser une première certification ou une recertification de votre centre de fitness, même si les exigences/critères relatifs à la qualité de l'offre d'entraînement et d'activité physique ayant un impact sur la santé sont remplis, s'il existe des signes indiquant que le demandeur n'offre pas la garantie d'une pratique professionnelle irréprochable. Cette exigence de qualité nous distingue des autres institutions.
En ce qui concerne les critères de qualité spécifiques aux centres de fitness pour l'entraînement de santé assisté par des appareils, il existe actuellement des critères de qualité dans les domaines suivants :
Offres d'entraînement en groupe selon la norme CourseActive
Pour les critères de qualité concernant l'entraînement de santé assisté par des appareils dans les centres de fitness, QualiCert vérifie selon les critères de qualité de la norme FitSafe, y compris SN EN17229 : 2019. Pour les studios qui proposent des entraînements avec électromyostimulation, QualiCert vérifie selon la norme EMSSafe.
Les frais de certification garantissent la réalisation de contrôles de conformité continus. Seuls les résultats de ces derniers permettent à l'institution de certification de maintenir la confirmation (= certification) du respect des exigences de la norme pendant toute la durée de validité de la certification. Les frais de certification sont donc des frais d'examen et, en tant que tels, doivent être payés à l'avance, sans tenir compte du résultat de l'examen. Les frais d'examen ne peuvent pas être remboursés une fois l'examen réussi.
La procédure de certification comprend deux types d'évaluation de la conformité :
1. une évaluation globale pour la certification initiale ou
2. une évaluation de surveillance pour la recertification.
En fonction de ces différents types de procédures d'examen et de certification, il existe également différents types de frais.
Les frais* pour la certification initiale unique s'élèvent à CHF 1'500.- hors TVA et frais pour le numéro RCC inclus, indépendamment de la taille du studio.
* Les frais comprennent, outre les frais de licence et d'attribution du numéro RCC, les frais de déplacement pour les évaluations sur place.
Frais* pour la re-certification unique par catégorie de taille
|Catégorie de taille
Nombre d'appareils
Cotisation en CHF (hors TVA)
|1
0 – 15
1'400.00
2
16 – 30
1'600.00
|3
31 – 45
1'800.00
4
46 – 60
2'000.00
|5
61 +
2'200.00
* Les frais comprennent, outre les frais de licence pour le numéro RCC, les frais de déplacement et l'attribution des taxes.
Un centre ou studio de fitness certifié acquiert le droit d'être inscrit au registre des fournisseurs de prestations du système de santé suisse, comme toute pharmacie, tout médecin ou tout hôpital. Cette inscription est liée à l'attribution d'un numéro de ce registre, le numéro RCC. Celui-ci est à son tour une condition pour que les clients du centre puissent faire valoir des contributions de prévention aux frais d'abonnement auprès des assureurs-maladie.
Pour l'inscription et la mise à jour des données, l'exploitant du registre des codes créanciers, SASIS AG (une filiale des assureurs-maladie suisses), établit normalement une facture de 324 francs, TVA comprise, pour chaque centre.
Avec QualiCert, vous n'avez pas à payer ces frais. Ils sont inclus dans les frais de certification initiale. De plus, vous vous épargnez la peine de demander par vos propres moyens un numéro RCC auprès de SASIS SA.
Un certificat de QualiCert atteste qu'une institution remplit des critères clairs de qualité et de sécurité. Ces critères doivent être fixés dans une norme ou un document dit normatif. C'est une autorité supérieure et indépendante qui en décide.
L'instance de contrôle (QualiCert) doit être neutre et ne doit pas avoir de conflits d'intérêts dans le secteur dans lequel elle effectue le contrôle. On parle alors de "tierce partie".
Ce n'est que lorsque ces conditions sont remplies qu'un certificat répond aux conditions acceptées au niveau international et a une valeur correspondante.
Tout centre ou studio Fintess qui souhaite être certifié doit passer par la procédure de certification initiale. Pour que cette procédure soit couronnée de succès, il est nécessaire d'étudier soigneusement les critères de qualité qui doivent être remplis pour obtenir une certification et une distinction.
Seule l'étude des critères et des procédures à l'aide d'un questionnaire structuré permet d'évaluer en détail si un centre est "prêt pour la certification". Vous recevrez le questionnaire de certification initiale et d'autres documents lorsque vous vous inscrirez pour la certification initiale.
La procédure de certification initiale peut être interrompue à tout moment.
Cela dépend en grande partie du centre de fitness lui-même. Si le questionnaire pour la première certification a été rempli soigneusement et point par point et que toutes les copies et preuves demandées (extrait du registre du commerce, copies des formations des collaborateurs, etc.) ont été jointes, QualiCert peut en général fixer un rendez-vous pour le contrôle sur place dans un délai de deux à trois semaines.
Si la vérification sur place permet de constater d'emblée que tous les critères de qualité sont remplis, la première certification a lieu dans les deux à trois semaines suivant la visite au centre - à condition que le centre renvoie immédiatement la convention de qualité signée et paie le solde des frais de la première certification dans un bref délai. Si, lors du contrôle sur place, des écarts par rapport aux critères de qualité sont constatés, cela peut prendre des mois jusqu'à ce que tous les écarts par rapport aux critères soient corrigés sur la base du rapport de contrôle et de la correspondance mutuelle. Il se peut même qu'un deuxième rendez-vous soit nécessaire dans le centre.
Pour ces raisons, il est essentiel d'étudier soigneusement les critères de qualité et de remplir le questionnaire avec précision, en y joignant les documents et les copies nécessaires.
Les frais de certification initiale sont les mêmes pour tous, quelle que soit la taille du centre de fitness.
Les frais annuels de recertification dépendent de la catégorie de taille du centre.
La catégorie du centre est attribuée soit sur la base du nombre de stations d'entraînement séparées. En règle générale, la catégorie de taille du centre ne peut être déterminée de manière fiable qu'à l'occasion du contrôle sur place. Vous trouverez des informations détaillées sur les frais de certification sous Frais.
La formulation de critères de qualité ainsi que leur révision et leur adaptation permanentes aux changements intervenus dans le secteur sont un processus complexe et coûteux. C'est pourquoi les critères ne sont pas gratuits. C'est une pratique courante dans le domaine de la normalisation. Les critères ISO, DIN ou CEN ne peuvent pas non plus être obtenus gratuitement.
Une station d'entraînement séparée est définie comme un appareil d'entraînement ou une place d'entraînement sur laquelle une personne peut effectuer un exercice de musculation ou d'endurance à l'aide d'un appareil.
Les haltères courts ou longs ne sont pas comptés, mais les postes d'entraînement tels que les bancs, les stations Smith et similaires le sont. Les appareils d'entraînement pour le fitness en groupe, les espaliers ou les places d'entraînement comparables ne sont pas non plus comptabilisés, sauf s'ils sont destinés à être utilisés en permanence dans la zone d'entraînement individuel (p. ex. les vélos de spinning dans la zone d'entraînement d'endurance).
En règle générale, la catégorie de taille du centre ne peut être déterminée de manière fiable qu'à l'occasion du contrôle sur place.