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Que conserver ?
À l’UNIGE, les données de la recherche qui sont produites par les collaborateurs et collaboratrices de l’Université dans le cadre de l’exercice de leurs fonctions sont la propriété de l’institution. (art.15 LU).
La Directive sur l’intégrité dans la recherche scientifique stipule que les données de base (définies comme « [les] données relatives à l’avancement de la recherche et les résultats des expériences originelles ») doivent être conservées en sécurité pendant cinq ans au moins après le terme de la recherche. Elle précise que c’est au/à la responsable de projet d’y veiller et de s’assurer, au cas où il/elle quitterait l’Université, qu’elles continueront à être conservées de manière appropriée au sein de l’Université. (Directive, point 2.6)
Au-delà de cette période et/ou pour les données de recherche qui ne répondraient pas à cette définition de « données de base », une sélection peut s’avérer pertinente. En effet, s’il est tentant de vouloir tout conserver, cela implique des coûts exponentiels et complique d’autant plus la recherche, ou la découverte, des éléments réellement pertinents.
Qu'est-ce que la sélection implique ?
Choisir ce qu'il faut garder et ce qui peut être éliminé se basera toujours sur un jugement subjectif. C’est pourquoi il est important que, dans la mesure du possible, l’auteur-e des données soit impliqué-e dans ce processus de sélection, respecte les politiques qui s’appliquent à son projet (p.ex celles des bailleurs de fonds) et documente scrupuleusement les décisions prises et ce qui a motivé ces dernières.
Comment savoir ce qu'il faut garder et ce qu'il faut supprimer ?
Les questions suivantes, proposées par l’Université de Cambridge et basées sur des documents conçus par le Digital Curation Centre, peuvent vous aider à décider ce qui devrait être gardé et ce qui peut être supprimé :
- Est-ce que mon bailleur de fonds ou l'Université a besoin que je garde ces données et/ou que je les rende disponibles pour un certain laps de temps ?
- Est-ce que ces données constituent les documents essentiels d'un projet, d'une organisation ou d'un consortium et par conséquent ont besoin d'être conservées indéfiniment ?
- Est-ce que j'ai les droits de propriété juridique et intellectuelle pour conserver et pour réutiliser ces données ? Si ce n'est pas le cas, est-ce que l'acquisition de ces droits peut être négociée ?
- Est-ce que la documentation et les informations descriptives (métadonnées) sont suffisantes pour expliquer les données, leur permettre d'être trouvées, comprises et réutilisées ? (en d’autres termes, mes données ont-elles un bon potentiel FAIR ?)
- Si j'ai besoin de payer pour conserver les données, puis-je me le permettre ?
Une fois que vous avez fait un tri dans vos fichiers en vous posant les questions précédentes, vous pourrez :
- Vérifier vos responsabilités vis-à-vis de la protection des données (consentement, obligations éthiques et légales, anonymisation)
- Préparer la documentation pour chacun de vos fichiers en vue de leur versement dans une archive (README File, métadonnées, nommage, …) et si nécessaire, les convertir dans un format approprié à une préservation de longue durée.
- Vous renseigner sur les marches à suivre pour les déposer dans un data repository afin de le préserver durablement et éventuellement, les partager.