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L'EHP s'adresse en premier lieu à tous les établissements qui disposent déjà d'un agrément de la FINMA ou qui souhaitent en obtenir un. Les établissements avec agrément de la FINMA sont activement invités par cette dernière à utiliser l'EHP. Les établissements sans agrément de la FINMA peuvent se renseigner sur le site de la FINMA pour savoir si la procédure d'autorisation pour leur établissement peut se faire par le biais de l'EHP. La liste des agréments concernés peut être consultée sur la page.
Vous pouvez déposer une demande d'auto-enregistrement auprès de la FINMA. Des vidéos sur la procédure d'auto-enregistrement ainsi que le lien pour déposer la demande d'auto-enregistrement se trouvent à l'adresse.
Veuillez signaler les informations à corriger à <email-pii>. Vous recevrez une réponse de notre équipe de support dans un délai raisonnable.
Pour que l'enregistrement soit réussi, il doit être exécuté sans interruption lors de la première connexion. Si le lien que vous détenez ne fonctionne plus ou a expiré (le lien est généralement valable pendant 21 jours), veuillez contacter <email-pii> en indiquant le message d'erreur (capture d'écran). Vous recevrez une réponse de notre équipe de support dans un délai raisonnable.
Si vous avez déjà effectué une fois une demande d'auto-enregistrement (par exemple, pour une autre demande), la même adresse électronique ne peut pas être utilisée. Si vous avez déjà enregistré un établissement, votre compte BVA existant peut être lié au nouvel établissement non encore enregistré. Veuillez contacter <email-pii>. Vous recevrez une réponse de notre équipe de support dans un délai raisonnable.
En général, une demande est traitée et approuvée en quelques jours. De légers retards peuvent parfois se produire. Les personnes annoncées (responsable ou suppléant) reçoivent un e-mail lors de l'approbation de la demande. En outre, une confirmation par courrier postal est envoyée ultérieurement. Si la demande n'est pas approuvée après 5 jours ouvrables, veuillez nous contacter à l'adresse <email-pii>.
Avec l'approbation de la demande d'auto-enregistrement, vous avez désormais accès à l'EHP. Cette approbation ne signifie pas que votre établissement est agréé par la FINMA, ni que vous êtes soumis à une obligation de déclaration. L'auto-enregistrement vous donne uniquement un accès à l'EHP et aux modèles de demande et d'annonce qui s'y trouvent.
L'inscription à l'EHP se fait par l'enregistrement d'au moins deux personnes responsables des autorisations au moyen du formulaire disponible sur le site web de la FINMA. Dans le cas de nouvelles autorisations, vous recevrez une invitation à vous inscrire sur l'EHP dès l'entrée en vigueur de la décision d'approbation.
Le responsable des autorisations (BVA) est, pour ainsi dire, l'administrateur EHP de l'établissement. Dans le cadre de l'utilisation de l'EHP, les BVA sont chargés, d'une part, de veiller à ce que les saisies de données demandées par la FINMA soient réceptionnées par voie électronique et, d'autre part, d'attribuer et de gérer les droits des utilisateurs de leur établissement. Pour plus d'informations, consultez le guide "Le rôle du responsable des autorisations".
Cela est possible avec l'accord de l'établissement concerné. Cela vous donnera tous les droits et obligations correspondant au BVA de cet établissement et vous permettra d'accéder à l'ensemble des données de l'établissement traitées par le biais de l'EHP. Une fois la procédure d'approbation terminée, vous pouvez supprimer le rôle de BVA ou le transférer à un collaborateur interne de l'établissement au moyen du formulaire suivant.
Les modifications, suppressions et remplacements de BVA se font à l'aide du formulaire suivant sur le site de la FINMA.
Les nouvelles saisies de données sont affichées sous l'élément de menu «Recensements». Les BVA enregistrés auprès de la FINMA reçoivent également une notification par courriel dès qu'une nouvelle saisie concernant leur établissement est lancée.
Pour qu'une saisie puisse être traitée et transmise, le BVA doit d'abord l'attribuer à un «Manager». Si la saisie n'a pas encore été attribuée à un Manager, elle ne peut pas être ouverte. L'attribution se fait au moyen des boutons suivants :
Seuls les utilisateurs internes ou externes préalablement saisis par le BVA dans le menu «Administration» peuvent être affectés à des données saisies. Le BVA peut à tout moment ajouter de nouveaux utilisateurs et leur attribuer des rôles (Manager, Collaborateur). Une saisie ne peut être attribuée qu'à un seul utilisateur avec le rôle «Manager» ou à plusieurs utilisateurs avec le rôle «Collaborateur». Pour plus d'informations sur les droits d'accès, consultez l'aide en ligne.
La description des données saisies indique si un bulletin de livraison doit être présenté ou non. Vous trouverez de plus amples informations sous la rubrique «Bulletin de livraison EHP».
Veuillez nous contacter à l'adresse suivante : <email-pii>. Vous recevrez une réponse de notre équipe de support dans un délai raisonnable.
Dès que le formulaire ne contient plus d'erreurs de validation (par exemple, des champs obligatoires manquants), le statut du formulaire passe à «Validé». Tous les formulaires doivent être validés pour pouvoir transmettre la demande ou l'annonce. Le statut «Validé» sur une saisie de données signifie que la collecte en question a été validée par le manager. Toutefois, des modifications peuvent encore être apportées au formulaire.
Vérifiez si le cas peut déjà être remis via l'EHP (voir la question "Que peut-on soumettre via l'EHP ?"), si vous êtes dans le bon menu «Déclarations» ou «Demandes» (voir la question "Quelle est la différence entre les «Déclarations» et les «Demandes») et si vous avez sélectionné les bonnes données dans le masque de saisie (établissement / produit, autorisation). Si tous ces points sont corrects et que vous ne pouvez toujours pas voir le modèle, veuillez nous contacter à l'adresse <email-pii>. Vous recevrez une réponse de notre équipe de support dans un délai raisonnable.
Contrairement aux annonces, les demandes comprennent essentiellement des éléments qui doivent être approuvés par la FINMA, à condition que le modèle correspondant soit disponible sur le site Internet de l'EHP (voir la question "Que peut-on soumettre via l'EHP ?").
Dès qu'une demande ou une annonce a été transmise correctement, le statut de la demande passe à «En cours de vérification», «Remise» ou «Remis et clôturé». Tant que le statut de la demande reste à «En traitement», cela signifie qu'elle n'a pas encore été transmise à la FINMA.
Le bouton «Remettre» vous permet de transmettre la demande ou l'annonce.
Seuls le «Responsable» et son «Suppléant» peuvent soumettre une demande ou une annonce. Ces deux autorisations sont initialement attribuées par l'auteur de la demande ou de l'annonce lors de sa création. En cliquant sur le bouton «Autorisations», le BVA, le «Responsable» ou le «Suppléant» peuvent à tout moment réassigner les autorisations concernant la demande ou l'annonce en question. Seuls les «Utilisateurs externes» préalablement saisis par le BVA dans le menu «Administration» du menu peuvent être affectés à une demande. Le responsable et le suppléant sont toujours affichés avec la demande :
En principe, seul un bulletin de livraison EHP muni d'une signature valable doit accompagner la demande. Le bulletin de livraison EHP est soit soumis avec une signature électronique qualifiée via l'EHP, soit signé à la main et envoyé par la poste. En signant valablement le bulletin de livraison EHP, vous confirmez que les informations que vous avez fournies à la FINMA sont exactes. Parfois, des pièces jointes telles que des auto-déclarations doivent également être munies d'une signature valable pour être transmises à la FINMA.
Dès que le formulaire ne contient plus d'erreurs de validation (par exemple, des champs obligatoires manquants), le statut du formulaire passe à «validé». Tous les formulaires doivent être validés pour pouvoir transmettre la demande ou l'annonce. Ouvrez le formulaire et suivez toutes les étapes au moyen du système de navigation (à gauche), tous les champs obligatoires (marqués d'un astérisque * net) doivent être remplis. Cliquez finalement sur "Vérifier la saisie" et "Enregistrer et fermer" pour fermer le formulaire.
Veuillez envoyer le message d'erreur (capture d'écran), y compris une description du cas concerné, à <email-pii>. Vous recevrez une réponse de notre équipe de support dans un délai raisonnable.
Si l'utilisateur est le «Responsable» ou le «Suppléant» associé à la demande ou à la notification correspondant, il peut la supprimer. Si la demande a déjà été transmise à la FINMA, il peut la retirer.
Actuellement, les cas suivants peuvent être soumis via EHP :
Les demandes et les annonces qui ne peuvent pas encore être soumises via l'EHP doivent être adressées à la FINMA par les canaux existants (plate-forme de transmission ou par courrier postal).
Actuellement, les cas suivants peuvent être soumis via EHP :
Les demandes et les annonces qui ne peuvent pas encore être soumises via l'EHP doivent être adressées à la FINMA par les canaux existants (plate-forme de transmission ou par courrier postal). Les modèles correspondants se trouvent sur le site.
Une nouvelle demande peut être créée sous le point de menu «Demandes» avec le bouton «Demande de première autorisation» pour les nouveaux fonds individuels / à compartiments UCITS, respectivement pour les nouveaux établissements, ou «Demande de modification» pour les fonds individuels / ombrelle UCITS ou les établissements existants. Les autres demandes ne peuvent actuellement pas être élaborées sur l'EHP.
Une nouvelle annonce peut être créée sous le point de menu «Déclarations» via le bouton «Nouvelle déclaration».
Le Bulletin de livraison EHP est généré après la transmission de la demande ou de la saisie, pour autant qu'un bulletin de livraison soit requis pour la saisie ou la demande en question. Le bulletin de livraison EHP est transmis soit par le biais le l'EHP muni d'une signature électronique qualifiée conformément à la loi fédérale sur les signatures électroniques (SCSE ; RS 943.03)), soit par la poste muni d'une signature manuscrite. En signant valablement le bulletin de livraison, vous confirmez que les informations que vous avez fournies à la FINMA sont exactes. Les envois d'annexes par courrier postal doivent toujours être accompagnés d'un Bulletin de livraison EHP, afin de pouvoir les trier et les attribuer directement au dossier correspondant au moyen du code QR imprimé sur le bulletin. Après la transmission de la demande, il est possible de générer un bulletin de livraison EHP en cliquant sur le bouton correspondant, ceci à plusieurs reprises si nécessaire.
Pour chaque collecte ou demande, le système affichera si un bulletin de livraison doit être transmis.
Après que la demande a été transmise via le bouton «Remettre», un bouton «Transmettre électroniquement» s'affiche au même endroit. Utilisez ce bouton pour transmettre le bulletin de livraison muni d'une signature électronique qualifiée. Les pièces jointes associées aux demandes et munies d'une signature électronique ne peuvent être transmises qu'avec le bulletin de livraison signé électroniquement. Le bulletin de livraison muni d'une signature électronique qualifiée ne doit pas être téléchargé en pièce jointe.
D'une manière générale, nous recommandons d'effectuer la totalité des transmissions de données par voie électronique. Cela permet d'échanger rapidement les données et de garantir que la FINMA reçoive en temps utile les informations nécessaires à l'évaluation de la demande. Toutefois, si vous ne pouvez utiliser la voie électronique, nous vous demandons d'imprimer le bulletin de livraison, de le signer et, si possible, de le soumettre avec les annexes papier. Dès que les documents ont été réceptionnés par la FINMA, ils figurent sous la rubrique «Annexes reçues par la FINMA». Toutes les pièces jointes reçues par la FINMA, par courrier postal ou par voie électronique et munies d'une signature sont affichées ici, dès leur réception par la FINMA. En cas de dépôt ultérieur par courrier postal, nous vous demandons de renvoyer le bulletin de livraison avec les nouveaux documents ou avec les documents modifiés.
En principe, la demande doit obligatoirement être accompagnée d'un bulletin de livraison EHP muni d'une signature valable. Le bulletin de livraison EHP est transmis soit par le biais de l'EHP muni d'une signature électronique qualifiée, soit par la poste muni d'une signature manuscrite. En signant valablement le bulletin de livraison EHP, vous confirmez que les informations que vous avez fournies à la FINMA sont exactes. Parfois, des pièces jointes telles que des auto-déclarations doivent également être munies d'une signature valable pour être transmises à la FINMA.