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Situation initiale
Vous trouverez ci-dessous un exemple de quelques possibilités et les coûts à prévoir pour une entreprise type. Dans ce manuel, vous trouverez les paramètres correspondants dans le PBX virtuel peoplefone HOSTED pour les exemples.
Exemple: Société Müller AG
L’entreprise compte 6 employés et a besoin de 6 téléphones et 1 fax. Un employé travaille à mi-temps depuis son domicile (deuxième bureau). L’entreprise souhaite avoir un numéro principal, un numéro de fax et chaque employé devrait avoir son propre numéro de téléphone. L’équipe de vente veut un numéro de téléphone direct. Les téléphones de tous les vendeurs doivent sonner en même temps pour les appels entrants. L’équipe d’assistance veut un seul numéro rapide interne. Pour les réparations et les plaintes, les appels sont passés au numéro principal, puis transférés en interne. Mme Jost est le premier point de contact. Elle peut répondre elle-même aux questions simples, sinon elle transfère l’appel à l’équipe d’assistance. Là, c’est M. Baumann qui prend le relais, suivi de M. Rieder, puis de l’équipe de vente. S’ils sont tous occupés ou indisponibles, l’appel revient au standard/répondeur. Du lundi au vendredi, les heures de bureau officielles sont les suivantes : 08:00-12:00 et 14:00-18:00. Le numéro principal est répondu en premier lieu par Silvia Jost. En dehors des heures de bureau, un service de répondeur téléphonique est en service. Le samedi et le dimanche, de 07h00 à 19h00, un service de permanence est mis en place. Celui-ci passe d’abord par le numéro de portable du premier employé, s’il ne décroche pas, par le numéro de portable du deuxième employé, etc. L’équipe de vente, qui dispose de son propre numéro de téléphone, est toujours au bureau le matin de 08h00 à 12h00. Ensuite, ils sont sur la route pendant tout l’après-midi. Ainsi, le matin, il faut sonner au bureau à tous les commerciaux ; l’après-midi, au numéro principal.
L’utilisateur Peter Meier a les besoins suivants :
- Il veut que tous les appels soient transférés sur son téléphone portable.
- Il souhaite qu’un appel soit transféré à l’équipe de vente s’il est déjà occupé au téléphone.
- Il souhaite que l’appel soit transféré vers son bureau secondaire si, après 1 minute (60 secondes), il n’est pas répondu.
L’entreprise ne veut pas acheter un nouveau fax, car elle ne fait que d’en recevoir et n’a pas besoin d’en envoyer.
Coûts
Vous avez choisi le PBX virtuel: peoplefone HOSTED. Ainsi vous n’avez pas de nouveaux investissements à prévoir pour un serveur, un nouveau PBX et vous ne devez pas vous occuper des coûts d’installation physique.
Pour cela, vous avez besoin:
- d’une connexion Internet
- de 6 postes téléphoniques IP
- pas de fax – grâce à la fonction Fax2Email
- d’un abonnement peoplefone HOSTED
Login – Registration
Vous pouvez créer un compte chez peoplefone à tout moment, gratuitement et sans aucune obligation.
En tant que nouveau client, la première chose que vous faites est de définir vos besoins:
- Nombre d’utilisateurs
- Nombre de numéros de téléphone
- Période d’abonnement ; sélectionnez 1 mois de TEST ici, et vous recevrez un crédit de test initial, des utilisateurs et des numéros de test
Exemple: Société Müller AG
- L’entreprise compte 6 employés et a besoin de 6 téléphones et d’un fax.
- 1 employee works half-time from home
- L’entreprise souhaite avoir un numéro principal, un numéro de fax et chaque employé devrait avoir son propre numéro de téléphone.
Compte client
Vos données d’adresse, y compris l’email de connexion et le mot de passe, peuvent être modifiées à tout moment dans le profil. Sous “Paramètres supplémentaires” vous trouvez des options supplémentaires pour l’administration du compte peoplefone. Par exemple, vous définissez ici le nombre de chiffres pour le numéro d’appel rapide interne. Le nombre d’extensions ne peut pas être modifié ou mélangé par la suite.
Achat / Commande
Lors de la création d’un compte client, un compte par défaut est toujours créé. Ainsi, si aucun peoplefone HOSTED ne figure dans l’aperçu des abonnements, il faut quand même l’activer. Dans l’article Abonnements & Achat/Commande, nous vous montrons comment procéder.
Mes abonnements
Dans Abonnements, vous pouvez toujours trouver un aperçu du nombre d’utilisateurs et de numéros de téléphone souscrits et jusqu’à quand l’abonnement est payé et donc valide. Vous pouvez renouveler les abonnements à tout moment avec un crédit suffisant.
Options de paiement
Vous pouvez recharger le crédit à tout moment avec une carte de crédit, PayPal, TWINT, etc. Avec l’e-banking, PostFinance ou avec le bulletin de versement, vous devez initier vous-même le paiement, et cela peut prendre jusqu’à 4 jours ouvrables jusqu’à ce que le virement arrive à notre banque. Pour chaque paiement, vous trouverez un reçu au format PDF.
Vous pouvez trouver plus d’informations sur les paiements ici : Options de paiement
Aperçu des appels
Chaque appel est visible ici avec sa durée et son taux. Vous pouvez exporter rétrospectivement l’évaluation d’une période allant jusqu’à six mois maximum dans un fichier Excel et vous l’envoyer par e-mail.
Pour plus d’informations, voir l’article : Historique des appels
Configuration HOSTED
Lignes / Utilisateurs
Dans un premier temps, vous créez un utilisateur pour chaque employé disposant d’un poste téléphonique. Le numéro d’appel abrégé interne est automatiquement attribué par le système, ou vous pouvez le définir vous-même. Vous pouvez modifier les détails de l’utilisateur à tout moment.
Si ‘Offline‘ est affiché, cela signifie que le terminal associé n’est pas encore configuré ou n’est pas connecté. Une fois que votre peoplefone HOSTED est configuré, tous les utilisateurs devraient être ‘Online‘.
Renvoi / Boîte vocale
MWI – Indicateur de message en attente
Depuis peu, peoplefone supporte également le MWI avec une messagerie vocale active. Tous les téléphones provisionnés de SNOM, Yealink, Mitel, Panasonic et Gigaset sont supportés. Cette fonction vous montre si vous avez reçu un nouveau message vocal. Ceci est indiqué par le clignotement de la lumière LED sur le téléphone. En utilisant le bouton désigné sur le téléphone, vous pouvez récupérer les nouveaux messages directement.
Exemples :
- L’utilisateur Peter Meier souhaite que chaque appel soit transféré vers son téléphone portable au cas où il serait un jour “hors ligne” ou sans internet.
- L’utilisateur Peter Meier souhaite que l’appel soit transféré vers son bureau secondaire s’il ne décroche pas après 1 minute (60 secondes).
- L’utilisateur Peter Meier souhaite que l’appel soit transféré vers son bureau secondaire s’il ne décroche pas après 1 minute (60 secondes).
Si vous voulez définir des transferts avec des heures différentes, allez à la rubrique Acheminement temporel L’exemple 3 ne peut être créé qu’après que le groupe “Ventes” ait été créé sous Groupes. Les règles peuvent être éditées avec l’outil crayon. Vous pouvez également mettre en pause un rôle en cliquant sur le statut.
Sur Voicemail Box, vous définissez votre code PIN, la langue et l’option de réponse souhaitée (par e-mail ou à enregistrer dans la boîte vocale) et téléchargez votre message d’accueil personnel (fichier .wav). Si vous n’avez pas encore votre propre message d’accueil, activez la boîte vocale pour l’instant et appelez vous-même pour en enregistrer un.
Pour plus d’informations sur le renvoi d’appel et la boîte vocale, cliquez ici : Renvoi d’appel/Messagerie vocale
Appareils téléphoniques recommandés
Afin que peoplefone puisse garantir l’étendue des fonctions des appareils, nous recommandons d’utiliser des appareils qui ont été configurés et testés par notre département d’ingénierie. Ainsi, nous gardons un certain standard et pouvons influencer et faire des changements aux configurations des appareils en cas de circonstances. En principe, vous pouvez également configurer chaque appareil VoIP manuellement avec les identifiants SIP de peoplefone, peoplefone ne peut alors pas assurer le support des appareils.
L’article explique comment les appareils peuvent être autoconfigurés via le portail client, quels appareils sont utilisés par nos partenaires et nos clients, et donne encore plus d’informations sur les appareils : Appareils
Fax vers Email / Email vers Fax
Exemple: L’entreprise n’achètera pas de nouveau fax car elle ne fait que recevoir des fax et n’a pas besoin d’en envoyer.
La fonction Fax2Email est donc suffisante. Un fax est envoyé par e-mail sous forme de pièce jointe PDF. Pour ce faire, créez un nouvel utilisateur sous SIP Lines/User avec le nom Fax, entrez le numéro de fax direct et convertissez le compte en cliquant sur Enable for SIP Line, sélectionnez la ligne de fax et activez le service.
Example:
- Vers/A : Entrez le numéro de fax suivi de “@p-fax.com” pour la Suisse, “@p-fax.de” pour peoplefone Allemagne et “@p-fax.at” pour peoplefone Autriche ; vous pouvez entrer plusieurs destinataires.
- Cc et Bcc Ces champs ne sont pas pris en compte.
- Sujet : Entrez le mot de passe ici
Vous pouvez désormais rédiger un texte d’e-mail et joindre des fichiers PDF. Vous pouvez envoyer plusieurs PDF. La limite est de 20 MB par fichier PDF et de 30 MB maximum par e-mail.
Le mot de passe généré automatiquement doit être envoyé dans l’objet.
Groupes
Exemple : L’équipe de vente souhaite disposer d’un numéro de téléphone direct. Pour les appels entrants, les téléphones de tous les vendeurs doivent sonner en même temps. L’équipe d’assistance n’a besoin que d’un seul numéro abrégé interne. Pour les réparations et les plaintes, les appels sont faits au numéro principal. Mme Jost est le premier point de contact. Elle peut répondre elle-même aux questions simples, sinon elle transfère l’appel à l’équipe d’assistance. Là, c’est d’abord M. Baumann qui prend le relais, puis M. Rieder et enfin l’équipe de vente. S’ils sont tous occupés ou indisponibles, l’appel revient au standard/répondeur.
Vous pouvez également trouver plus d’informations ici : Groupes
Routines horaires
Définir des plages de temps
Example:
Du lundi au vendredi, les heures d’ouverture sont les suivantes : 08:00-12:00 et 14:00-18:00. Le numéro principal est répondu en premier lieu par Silvia Jost. En dehors des heures de bureau, le répondeur est en service. Le samedi et le dimanche, de 07h00 à 19h00, un service de permanence est mis en place. Celui-ci se dirige d’abord vers le numéro de téléphone portable du premier employé. S’il ne décroche pas, le numéro de portable du deuxième employé, etc. L’équipe de vente, qui dispose de son propre numéro de téléphone, est toujours au bureau le matin de 08h00 à 12h00. Après cela, ils sont sur la route tout l’après-midi. Une gamme de temps séparée est créée pour l’équipe de vente. Du lundi au vendredi, de 08h00 à 12h00, un appel est acheminé vers l’équipe de vente. En dehors de ces heures, l’appel est transféré vers le numéro principal, où il est traité comme un appel vers le numéro principal dans le routage horaire du numéro principal.
Tout d’abord, vous devez définir les plages de temps/fenêtres souhaitées. Cliquez sur les jours de la semaine et les carrés pour définir la barre de temps. Vous pouvez trouver plus d’informations sur le sujet ici : Acheminement du temps
Définir le routage
Routage pour le groupe de vente:
Conseil : Pour la durée du numéro de destination, faites attention à savoir s’il s’agit d’un numéro VoIP ou d’un numéro externe de téléphone fixe ou mobile. Avec les numéros externes, il faut parfois 4 à 5 secondes pour établir l’appel (jusqu’à ce qu’il sonne chez l’appelé). Comptez donc au moins 20 secondes pour les numéros de téléphone externes.
Routage pour le numéro principal:
Pour les chiffres cibles, vous prenez maintenant les plages horaires et définissez les règles. Pendant les heures de bureau (office hours VM/NM), la secrétaire Silvia Jost répond au téléphone. Le samedi/dimanche, il est mis en veille (veille du week-end). En dehors de ces horaires, le téléphone va sur le répondeur.
Sales entered. During office hours in the morning, all incoming calls go directly to the sales team. Afterwards to the Ventes saisies. Pendant les heures de bureau, le matin, tous les appels entrants vont directement à l’équipe de vente. Ensuite, ils sont dirigés vers le numéro principal. Au numéro principal, le premier routage programmé est alors appliqué. Ainsi, le routage programmé serait saisi au niveau du type de numéro de destination par défaut.
Attribuer le routage horaire au numéro
Maintenant, sous la rubrique HOSTED Configuration, allez à “Assign phone number(s)”. Sélectionnez maintenant un routage horaire défini par vos soins pour le numéro principal afin d’activer le routage horaire. Vous pouvez trouver plus d’informations à ce sujet ici : Routage temporel
Numéro de téléphone
Attribution des appels entrants
Pour les appels entrants, vous pouvez définir pour chaque numéro où l’appel doit être transféré. Un numéro d’appel ne peut être transmis qu’à un seul objet, mais vous êtes totalement libre dans la définition du flux d’appels.
Appels sortants (signalisation)
Pour les appels sortants, il est parfois souhaitable de signaler des numéros différents. Ce n’est pas un problème, vous pouvez définir au niveau de chaque utilisateur individuel quel numéro doit être affiché vers l’extérieur en cas d’appel sortant.
Vous pouvez trouver plus d’informations sur l’attribution des numéros ici : Attribution des nombres
Annuaires téléphoniques
Annuaire des entreprises
Vous souhaitez doter votre entreprise d’un annuaire téléphonique ? Dans le compte client, sous Annuaire de l’entreprise, vous avez la possibilité d’activer le LDAP. Vous pouvez ainsi créer jusqu’à 3000 entrées au maximum, qui peuvent être gérées manuellement ou importées via un fichier Excel. L’avantage est que les numéros de téléphone peuvent être sélectionnés directement à partir du téléphone.
Après l’activation, vous devez redémarrer le téléphone pour que les paramètres nécessaires puissent être appliqués. Pour plus d’informations à ce sujet, consultez l’article : Annuaire de l’entreprise
Répertoire téléphonique personnel
Les contacts souvent utilisés dans le répertoire téléphonique personnel, les instructions se trouvent ici : Répertoire téléphonique personnel
Musique d’attente
Si l’émetteur est réglé sur On-Hold, vous avez la possibilité de diffuser votre propre musique ou annonce. Veuillez tenir compte des directives de SUISA lorsque vous déposez de la musique.
L’appelant entendra cette musique si vous le mettez en attente. Vous pouvez utiliser des fichiers .wav et .mp3. La taille maximale autorisée du fichier est de 16 MB.
Conférence téléphonique
Pour un appel téléphonique avec plusieurs participants, vous pouvez activer la fonction de conférence téléphonique pendant un certain temps. Ils reçoivent tous le même numéro d’appel, un numéro de conférence et un PIN de conférence. Tous les participants composent ce numéro d’appel et paient à leur fournisseur le tarif local approprié (gratuit pour les membres de peoplefone). Il n’y a pas de frais supplémentaires pour les participants. Vous pouvez trouver plus d’informations à ce sujet sous le lien suivant : peoplefone CONF
Appels d’urgence
Afin de transmettre les appels d’urgence au bon centre d’appels d’urgence, une adresse vérifiée doit être enregistrée dans le système pour le lieu concerné. En Suisse, les adresses sont vérifiées à l’aide des annuaires routiers suisses (CH Post).
Veuillez vous assurer que vous effectuez la configuration de votre appel d’urgence conformément à nos instructions : Appels d’urgence