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La colonne Solde est particulièrement utile pour identifier des différences comptables. Regardez la vidéo !
Remarque : dans les écritures composées, c'est-à-dire celles qui sont enregistrés sur plusieurs lignes, le programme signalera une différence entre Débit et Crédit jusqu'à ce que l'écriture soit terminée.
Comment la colonne Solde peut repérer les différences
La colonne Solde contient le solde des montants enregistrés sur le compte Débit et Crédit. La valeur est la différence cumulée, calculée dans l'ordre des écritures.
- Le solde est vide (solde nul) si la somme des montants Débit et Crédit se compensent (pas de différence).
- Pour les écritures sur plusieurs comptes, un solde apparaît jusqu'à ce que l'écriture sur tous les comptes concernés soit terminée. Avec la dernière écriture, le solde doit devenir nul.
Si, après la dernière écriture sur les différents comptes, le solde ne passe pas à zéro, il y a probablement une erreur due à l'une des raisons suivantes :
- Le compte Débit ou Crédit a été laissé vide par inadvertance ou est incorrect (voir l'exemple Pièce 1 dans l'image ci-dessus).
- Pour une écriture sur plusieurs comptes, les totaux des montants Débit et Crédit ne sont pas égaux (voir l'exemple Pièce 2 de l'image ci-dessus).
- Dans une écriture avec un code TVA, la ventilation de la TVA ou le compte TVA ne sont pas corrects.
- Si le code TVA n'existe pas, les montants sont enregistrés uniquement dans le compte Débit et Crédit et une différence n'apparaît pas.
Dans l'exemple de l'image, une différence de 150 a été générée :
- Dans l'opération sur la ligne Pièce 1, le compte 4999 a été saisi alors qu'il n'existe pas dans le plan comptable ; par conséquent, dans la colonne Solde, sur la même ligne, une différence de 100 a été créée.
- Dans les écritures avec comptes multiples, sur les lignes Pièce 2, le montant total payé est de 1'000, mais la dernière ligne ne remet pas à zéro le montant total (1'000) entre les colonnes Débit et Crédit, parce que le montant total des contreparties est de 950 ; par conséquent, une différence supplémentaire de 50 a été créée, pour une différence totale de 150.
Controlez votre comptabilité
Comme on l'a vu ci-dessus, la colonne Solde est particulièrement utile pour identifier les lignes à partir desquelles des différences comptables ont été générées entre la colonne Débit et la colonne Crédit. Si la comptabilité est correcte, lors de la clôture d'une écriture sur plusieurs ligne, le solde doit être nul. Si ce n'est pas le cas, il y a un problème qui doit être résolu :
- Si la colonne Solde ne va pas à zéro, c'est qu'il y a un problème. Examinez la première ligne où la différence entre le Débit et le Crédit est générée.
- Faites défiler la colonne pour comprendre sur quelle ligne l'erreur a été générée et corrigez-la.
- Ou bien utilisez la commande Contrôler comptabilité qui indique où commence la différence.
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Le solde de la dernière ligne (dans l'exemple, 150) doit correspondre à la différence Débit-Crédit indiquée dans la fenêtre d'information. Si ces valeurs ne sont pas égales, il est nécessaire de lancer la commande Contrôler comptabilité.