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Der Absender der E-Mails und Newsletter ist <email-pii> und ist nicht änderbar. Der Empfänger muss die Adresse des Absenders identifizieren, und seine IP muss entsprechend konfiguriert sein. Sonst wird die Nachricht als SPAM abgewiesen. Deshalb werden alle Polaris E-Mails und Newsletter von einer einzigen Adresse verschickt.
Es ist jedoch möglich den Namen des Absenders zu ändern. Der Name wird dem Empfänger vor der e-mail Adresse des Absenders angezeigt. Typischerweise kann dort der Name des Clubs oder des Distrikts gesetzt werden. Achtung: Der Name des Absenders darf keine Sonderzeichen Beinhalten!
Ebenfalls ist es möglich die "Antwort an Adresse" zu setzen. Damit kann erreicht werden, dass eine Antwort an die bestimmte E-Mail-Adresse geleitet wird. Typischerweise kann das die E-Mail-Adresse des Clubs in der Form <club-name>@rotary.swiss oder die E-Mail-Adresse der Person welche die E-Mail sendet.
Der Name des Absenders und die "Antwort an Adresse" können in den Parametern des Clubs als Standard gesetzt werden. Beim Versand können sie überschrieben werden.