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In der alltäglichen Arbeitswelt ist es nicht unüblich Multitasking fähig zu sein. Immer mehr Aufgaben müssen innert kurzen Fristen erledigt werden, und manchmal landet ein Stapel pendenter Arbeiten auf den Tisch mit dem Kürzel «ASAP», «As soon as possible», vermerkt sind.
Um Herr der Lage zu sein und den Arbeitswahnsinn zu überblicken und zu überstehen, ist es äusserst wichtig, ein Zeitmanagement zu erstellen. Dabei ist das Eisenhower-Prinzip ein nützliches Werkzeug, um Prioritäten zu setzen und nicht planlos irgendwelche unwichtige Aufgaben zu erledigen, die zu diesem Zeitpunkt keine Relevanz haben.
Um die Produktivität zu steigern, ist das Eisenhower-Matrix, das auch als Eisenhower-Prinzip bezeichnet wird, eine grosse Unterstützung.
Prioritäten bei den Aufgaben setzen
Vermeintlich dringende Aufgaben, die im Grunde genommen keine besonders Wichtigkeit haben, Verursachen im Alltag den grössten Zeitdruck. Die Zielerreichung gerät zunehmend in den Hintergrund. Dadurch werden die Prioritäten falsch eingeteilt und die besonders wichtigen Aufgaben werden schlichtweg vernachlässigt, oder wenn es ganz schiefläuft, vergessen.
Es ist wichtig, dass die Reihenfolge der Prioritäten sowie die der «unbedeutsamen Aufgaben» richtig eingeordnet werden. Was hat Vorrang und was kann zu einem späteren Zeitpunkt terminiert werden? Die Entscheidung, welche Priorität zu welcher Aufgabe gehört, ist einer der wichtigsten Faktoren. Der beste Weg, um alles unter einem Hut zu bringen, ist ein Zeitmanagement wie beispielsweise das Eisenhower-Prinzip.
Die Eisenhower-Methode ist eine einfache, aber effektive Methode des Zeitmanagements. Es unterteilt sich in zwei Sparten, in «Dringend» und «Wichtig».
Die Zeit, die aufgewendet werden muss, um gewissen Arbeiten nachzugehen und diese erfolgreich zu erledigen, fallen oft den unliebsamen, zeitfressenden Kleinigkeiten und Kleinkram zum Opfer. Um dies zu vermeiden, muss die Zeit optimal und zielführend eingesetzt werden.
Eisenhower Matrix – Was ist Dringend und Wichtig?
Bei dem Eisenhower Prinzip wird unterschieden zwischen der Einstufung der Dringlichkeit und Wichtigkeit der Aufgabe. Mit der Wichtigkeit und der Dringlichkeit ergibt sich dann die Prioritäts-Einstufung.
Das Eisenhower-Matrix Prinzip teilt die anstehende Aufgaben-Verteilung in vier Prioritäten ein. Dies kann wie folgt kombiniert und priorisiert werden.
wichtig und dringend
wichtig und nicht dringend
nicht wichtig, aber dringend
weder wichtig noch dringend
Dringende Anliegen sind Aufgaben, um die sich jemand sofort kümmern muss. Solche Aufgaben erfordern unverzügliche Aufmerksamkeit. Doch manchmal sind diese «dringliche Aufgaben» ziemlich unwichtig, und haben keine langfristigen Auswirkungen beim Erreichen der Ziele.
Wichtige Aufgaben sind deshalb wichtig, weil das Ergebnis der Aufgabe von Bedeutung ist. Das Erreichen unsere Ziele, trägt massgeblich von dieser Arbeit ab. Leider haben wir die Angewohnheit, uns auf Dinge und Problemlösungen zu konzentrieren, die «unverzüglich» gemacht werden müssen. Das ist bedauerlicherweise ein falscher Ansatz. Denn so gerät das Wichtige, das noch pendent ist, in den Hintergrund, und die Priorität dieser Aufgabe wird vernachlässigt.
Wie unterschieden werden kann, was «Dringend» und was «Wichtig» ist, wollen wir jetzt an zwei Beispielen genauer unter die Lupe nehmen.
Ein Teamkollege schickt uns eine E-Mail, mit der Bitte um für ein Meeting in den kommenden Tagen, um ein dringendes Anliegen zu besprechen, und erwartet eine rasche Antwort. Bedeutet nicht, dass dies tatsächlich auch wirklich wichtig ist.
Eine äusserst wichtige Präsentation vor dem Vorstand steht bevor. Der Termin steht und kann nicht verschoben werden. Nun kommt ein Teamkollege mit der Bitte auf uns zu, ein Dokument für Anleitung bezugnehmend eines Produktes zu verfassen, das in den nächsten Wochen vom Unternehmen angeboten wird. Obwohl der Kollege darauf besteht, dass dies Vorrang hat, ist das kein Grund dafür, dieser Aufgabe nachzugehen. Es ist besser diese Aufgabe aufzuschieben. Eine Anleitung kann zu jedem beliebigen Zeitpunkt nachträglich erstellt werden. Hingegen eine Präsentation kann und muss pünktlich fertig sein. Deswegen wird diese Aufgabe als «Wichtig» eingestuft.
Mit der Unterteilung kann die Zeit nicht nur für dringende Arbeiten verwendet werden, sondern auch für die wichtigen Themen, die noch offen sind. So kann die Herangehensweise bei abzuarbeitenden Aufgaben produktiver stattfinden. Dies hat wiederrum den positiven Effekt, dass der grosse Aufgabenberg strukturierter und effektiver bewältigt, und der übliche Stress, der so normalerweise entsteht, vermieden wird. Dadurch kann auch mehr Zeit für andere Projekte und Aufgaben aufgebracht werden.
Eisenhower-Prinzip in der Praxis
Die Aufgaben flattern auf den Arbeitstisch, wie soll diese Flut im Arbeitsalltag bewältigt werden? In der Praxis sieht das Eisenhower-Prinzip genauso aus wie die oben abgebildete Vektorgrafik. Bei der Erstellung einer Matrix werden alle anstehenden Aufgaben in 4 gleich grosse Quadrate unterteilt. Auf der horizontalen Achse sind die «Dringend» und die «Nicht Dringend» zu erledigenden Aufgaben aufgeführt. Bei der vertikalen Achse die «Wichtig» und «nicht Wichtig» Aufgaben. Notiert euch eure anfallenden Arbeiten entsprechend der Priorität in die Felder ein.
Es ermöglicht mit dieser Matrix nicht nur den Überblick über die Aufgabenverteilung, Projekte und Zielerreichung, sondern es bietet auch die Möglichkeit, ein besseres Gefühl über die Beschaffung der Arbeitsprioritäten zu bekommen. Die Produktivität und Effektivität bei der Abarbeitung der Aufgaben erhöht sich, und so wird letztendlich Zeit gespart. Diese wiederum kann für Pufferzeiten, Pendenzen, aber auch neue Aufgaben aufgewendet werden.
Indem die Eisenhower-Methode angewendet wird, kann vieles erreicht werden. Die Zeitmanagement Methode macht Schluss mit Vertrödeln von wertvoller Zeit! Denn von dieser hat man in der Arbeitswelt nie genug.
Empfehlenswert auch für Lehre, Ausbildung, Studium oder die täglichen anfallenden Aufgaben im Haushalt. Auch im Privat- und Familienleben erleichtert das Eisenhower-Prinzip das Leben. Es ist universal und vielseitig einsetzbar, reduziert den Arbeitsaufwand in allen täglichen Bereichen. Mit der Eisenhower-Methode kann das Leben einfacher und stressbefreiter geführt werden.