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Die Herausforderung besteht immer und überall in der Strukturierung der
Netzwerkordner. Anfangs fällt dies leicht - Sie erstellen möglicherweise Ordner nach Kunden
oder Projekten, oder Sie erstellen Ihre Ordner nach Vertrieb, Marketing und Entwicklung usw.
Doch wie soll diese Struktur fortgeführt werden? Was passiert, wenn sich ein Kunde in einem
unterschiedlichen Bundesland oder Land befindet? Oder wenn Sie Entwicklungsprojekte und
Hilfsprojekte haben? Erstellen Sie einen Überordner für jedes Land oder Bundesland und
duplizieren die Ordnerstruktur für jede geografische Region? Wie sieht es mit Datumsangaben
aus? Erstellen Sie für jedes Jahr und jeden Monat einen Überordner oder einen Ordner für jede
Kategorie?
Ein Dokument bezieht sich oft auf mehrere Kategorien; eine Rechnung muss zum Beispiel im
Rechnungsordner und im Ordner des entsprechenden Kunden gespeichert werden.
Stellen Sie sich nun vor, dass diese Vorgehensweisen aus einer unternehmensweiten
Entscheidung hervorgehen; eine Datei wird hier gespeichert und eine andere dort, es werden
Kopien erstellt, wovon eine Kopie in diesen Ordner verschoben wird und eine andere Kopie in
jenen Ordner, Dateien werden aktualisiert, und die neue Version wird wiederum in einen anderen
Ordner verschoben. Das Chaos bleibt nicht aus. Am Ende weiß keiner mehr genau, wo sich die
neueste Version der Datei befindet, die Angestellten vergeuden ihre Zeit mit der Suche danach
und können sich schließlich dennoch nicht sicher sein, ob sie mit den neuesten Daten arbeiten.
In einigen Fällen gehen die neuesten Daten sogar verloren, nachdem sie versehentlich
überschrieben oder gelöscht wurden.
M-Files Dynamische Ansichten.
Mit M-Files und den dynamischen Ansichten können Sie traditionelle Ordner und damit
einhergehende Einschränkungen hinter sich lassen.
Die Ordnerstruktur der Windows-Ordner bestimmt nicht nur, wo eine Datei oder ein Dokument
gespeichert ist, sondern auch, wie es kategorisiert wird. Um nach einer Datei zu suchen, müssen
Sie den entsprechenden Ordner öffnen oder durchsuchen. Darüber hinaus kann eine Datei nur in
einem Ordner gespeichert werden, es sei denn, es handelt sich um eine Kopie oder eine
Verknüpfung. Die Duplizierung von Dateien nimmt Zeit in Anspruch, erzeugt ein großes
Durcheinander und kann im schlimmsten Fall dazu führen, dass veraltete Dateien und Daten
verwendet werden.
In M-Files gibt es nur eine Masterdatei bzw. ein Masterdokument oder -objekt, wobei sich jedes
Objekt aus dem Objekt selbst, z. B. einem Word-Dokument oder einer Excel-Tabelle, und aus den
beschreibenden Eigenschaften, den sogenannten Metadaten zusammensetzt.
Mit M-Files müssen Sie sich keine komplizierten Pfade merken oder ziellos nach dem richtigen
Speicherort suchen, sondern einfach nur einige Schlüsselwörter zum Dokument eingeben, und es
wird sofort geladen.
Eine Datei kann in mehreren Ansichten angezeigt werden.
Eine einzelne Datei oder Objekt kann in verschiedenen Abfragen, entsprechend der Objekt- und
Metadaten, gruppiert und dargestellt werden. Das ist eine sehr mächtige und einzigartige
Fähigkeit von M-Files. Die Metadaten der Objekte/Dateien bestimmen, ob sie in einer bestimmten
Ansicht bzw. Suchvorgang angezeigt werden oder nicht. So wie nachfolgend ersichtlich, kann ein
Objekt mit Projekt- und Kunden-Metadaten in den folgenden drei Ansichten aufgelistet werden:
1. Objekte nach Projekt
2. Objekte nach Kunde
3. Objekte nach Projekt und Klasse