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I profili costituiscono la struttura delle descrizioni. A seconda del profilo scelto, la descrizione sarà più o meno concisa. Modificando il profilo di una descrizione esistente, sarà possibile vedere solo la parte di dati già immessi, previsti per questo profilo. Se ad esempio passate dalla bozza al profilo concettuale, verranno visualizzati tutti i dati della bozza, completi di nuovi campi d'immissione. Se successivamente assegnate di nuovo la descrizione al profilo della bozza, dei vostri dati vedrete più solo quelli rilevanti ai fini della bozza. Consigliamo pertanto di iniziare dalla bozza del progetto, di duplicarla una volta terminata, e di assegnare quindi un profilo concettuale alla descrizione copiata, per poter completare il concetto sulla base dei dati già immessi. Poiché in questo modo non lavorate con la bozza originale, bensì con una copia, essa non viene alterata dalle modifiche apportate al concetto.
Anche nell'ambito dei profili, avete la possibilità di inserire utenti già registrati e di accordare i relativi diritti in merito al profilo in questione. Assegnando a una persona il diritto di lettura di un profilo, la stessa si ritroverà ad avere il vostro profilo nell'elenco dei suoi profili definiti in base all'utente.
Quando la tabella degli obiettivi, nella sua versione estesa, diventa parte integrante del vostro profilo utilizzato al momento, immettendo gli obiettivi, incappate nelle classi di obiettivi. Queste ultime servono a raggruppare i diversi obiettivi (p. es. per settori, setting ecc.). Immettete dapprima la casse di obiettivi, quindi registrate gli obiettivi nella tabella.
Vi consigliamo di cominciare con una sola descrizione che assegnerete al profilo "bozza" (nella categoria profili standard). Una volta terminata, duplicate la descrizione, assegnatela al profilo "concetto" e lavorate con questo profilo dettagliato. Per la conduzione del progetto, duplicate la descrizione dettagliata e assegnatela al profilo "tappe/traguardi parziali". Al termine del progetto, allorché scrivete un rapporto conclusivo, duplicate l'ultima descrizione e assegnatela al profilo "rapporto conclusivo".
In genere, così facendo, al termine di un progetto disponete di quattro descrizioni poggianti una sull'altra:
Quando duplicate una descrizione, non dovete immettere nuovamente i dati; la versione precedente viene conservata immutata, in modo che possiate attingervi in un secondo momento.
Inoltre, avete la possibilità di duplicare e modificare un profilo standard. Troverete il profilo duplicato alla voce "profili individuali". Per poter elaborare una descrizione con il profilo duplicato nonché modificato, dovete assegnare la descrizione anche nell'ambito dei metadati.
Dovete dapprima registrarvi (nel caso in cui non l'abbiate ancora fatto) e quindi accedere al sistema (login). A questo punto avete la possibilità di descrivere l'errore nell'ambito del relativo forum. Il supporto tecnico provvederà a risolvere il problema al più presto. Ricordatevi di indicare con quale browser lavorate e con quale versione (p. es. Internet Explorer 7, Firefox 2, Safari 3 ecc.). Cfr. Premesse del sistema.
Se, quando selezionate un link, tenete premuto il tasto Ctrl o il tasto destro del mouse, avete la possibilità di visualizzare la pagina in questione in un'altra finestra (o tab). In questo modo potete comodamente passare da una pagina all'altra.
Il diario del progetto offre la possibilità di annotare un'idea, un appunto o un compito. Le annotazioni possono rimanere private oppure essere condivise, in modo che altri attori nell'ambito del progetto (fatta eccezione per i cosiddetti "ospiti") le possano leggere.
Il tool Good-Practice può essere utilizzato con Firefox, Safari, Opera o Internet Explorer (a partire dalla versione 7). Noi consigliamo Firefox o Safari. Javascript non può essere disattivato.
Dopo aver effettuato l'accesso al tool, cliccate su "Il mio settore/I dati di mio profile" giungerete così ai vostri dati personali, che siete liberi di modificare a piacere.
La numerazione può essere aggiornata, cliccando su un elemento dell'elenco e trascinandolo verso il basso o verso l'alto. All'occorrenza, l'elemento in questione può essere ricollocato nella sua posizione originaria. Se in un elenco figura un'unica voce a cui tuttavia non corrisponde il numero 1, occorre creare provvisoriamente una seconda voce, spostare entrambe in modo che alla prima venga assegnato il numero 1, quindi cancellare la voce provvisoria.
O l'indirizzo e-mail fornito al momento della registrazione non è corretto, e quindi la mail di attivazione non può essere trasmessa, oppure la mail di attivazione è finita nel filtro spam del vostro programma di posta elettronica ed è stata spostata automaticamente in una cartella "Spam"," Junk", "Pubblicità" o simili.
I vostri dati relativi al progetto in questione (descrizioni, valutazioni, registrazioni sul diario di bordo, documenti, incarichi …) rimangono memorizzati, soltanto che voi non siete più autorizzati ad accedervi, tranne nel caso in cui veniate reintegrati nel progetto.
Utilizzando i modelli personalizzabili potete modificare i titoli, l’ordine dei capitoli e il tipo di tabelle dei rapporti. È sufficiente copiare un modello esistente e adattarlo alle proprie esigenze.
I vostri dati relativi al progetto in questione (descrizioni, valutazioni, registrazioni sul diario di bordo, documenti, incarichi …) rimangono memorizzati, soltanto che voi non siete più autorizzati ad accedervi, tranne nel caso in cui veniate reintegrati nel progetto.
Per ogni progetto è possibile caricare un logo (tramite Impostazioni), che apparirà in seguito in tutti i rapporti sul progetto, a sinistra in alto, a destra in alto oppure al centro. Per contro non è possibile inserire una nota a pié di pagina nel tool di gestione progettuale. Questo deve essere fatto ad es. in Word dopo la pubblicazione del rapporto.
Occorre realizzare immagini e grafici con un programma idoneo sul proprio computer (ad es. sulla base di un modello in PowerPoint, sotto «Sistema di qualità/Strumenti») e caricarli come documenti nel tool. In questo modo potranno essere condivisi e resi accessibili a tutti gli altri attori del progetto (conformemente alla loro funzione e ai loro diritti). Le immagini e i grafici possono essere stampati localmente e acclusi al rapporto oppure inseriti nel testo nel quadro di una rielaborazione successiva del rapporto (ad es. in Word).
All’interno di campi testuali composti da più righe è possibile operare delle formattazioni:
*parola*
genera parola (corsivo)
**parola**
genera parola (grassetto)
Attenzione: non devono esserci spazi tra la parola e l’asterisco.
* uno * due * tr
genera:
Attenzione: prima e dopo ogni enumerazione occorre inserire una riga vuota. I simboli dell’enumerazione devono figurare a inizio riga ed essere seguiti da uno spazio. Anziché "∗" potete utilizzare anche "–"
1. uno 1. due 1. tre
genera:
Attenzione: prima e dopo ogni numerazione occorre inserire una riga vuota. Le cifre devono figurare a inizio riga ed essere seguite da uno spazio.
La prima parentesi (parentesi quadra) contiene la designazione del link. La seconda parentesi (parentesi tonda senza spazi vuoti rispetto alla parentesi precedente) contiene l’indirizzo Internet che viene selezionato cliccando sulla designazione:
[quint-essenz](http://www.quint-essenz.ch)
genera: quint-essenz
Le liste dei criteri qualitativi fungono da modelli per valutare la qualità di progetti o programmi. La lista di criteri qualitativi di quint-essenz, utilizzata a livello standard, è uno strumento centrale. In alternativa è possibile selezionare altre liste di criteri, quale ad es. quella dei criteri europei (EQUIHP).
Non è possibile modificare le liste di criteri qualitativi; queste sono il risultato di lunghi processi di approvazione tra vari attori e vanno utilizzate, nella forma disponibile, come riferimento per un lavoro qualitativo.
A ogni descrizione è assegnato un determinato modello. Il modello indica gli elementi rilevanti, il loro nome e l’ordine in cui devono comparire. È inoltre possibile selezionarie varie opzioni per la rappresentazione (ad es. dati sotto forma di lista o tabella). Poiché i dati di una descrizione vengono salvati indipendentemente dal modello scelto, la descrizione può essere assegnata in qualsiasi momento a un altro modello.
Si distingue fra tre tipi di modelli.
Modelli standard: si tratta dei modelli standard predefiniti di quint-essenz, che vengono selezionati automaticamente per le nuove descrizioni.
Modelli istituzionali: sono i modelli resi accessibili pubblicamente dalle istituzioni e utilizzabili da tutti (ad es. moduli di richiesta di fondi).
Modelli commisurati all’utenza: avete la possibilità di duplicare un modello esistente e di adeguarlo in base alle vostre esigenze. Il duplicato appare nell’elenco dei modelli propri, dove può essere elaborato. Potete modificare i titoli, l’ordine dei capitoli, le domande guida e il tipo di tabelle delle descrizioni. Potete rendere i vostri modelli accessibili anche ad altre persone, registrando le stesse nell’elenco degli attori. Nell’elenco dei modelli commisurati all’utenza trovate dunque i modelli da voi stessi allestiti e quelli commisurati all’utenza allestiti da altre persone ai quali avete ricevuto accesso.
Sì è possibile rendere visibili i collegamenti tra organizzazioni, progetti/programmi ed esperti. Ecco come funziona in dettaglio.
Organizzazione - esperti: l’organizzazione inserisce gli utenti già registrati nell’elenco dei membri, i quali diventano così visibili come tali, solo con il nome oppure, se questo è pubblico, anche con il loro profilo. Gli esperti inseriti nell’elenco sono informati tramite e-mail.
Organizzazione - progetti/programmi: se l’organizzazione è collegata a un progetto o a un programma nel ruolo di organismo responsabile, finanziatore o altro, può rendere visibile tale collegamento.
Progetto/Programma - esperti: i proprietari o gli amministratori di un progetto possono inserirvi utenti già registrati o nuovi utenti e rendono visibili i collegamenti al progetto. Gli utenti già registrati sono informati tramite e-mail dell’inserimento nel gruppo, mentre quelli non ancora registrati ricevono un’e-mail in cui li si invita a registrarsi sul sito di Good-Practice.
Programma - progetti: i proprietari o gli amministratori di programmi possono inserire nel programma i progetti già registrati.
Gruppo specialistico - esperti: i proprietari o i moderatori di un gruppo specialistico invitano utenti già registrati o nuovi utenti al gruppo. Gli inviti devono essere confermati. Con l’invito, gli utenti non ancora registrati ricevono un’e-mail con la quale li si invita a registrarsi al sito di Good-Practice.