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Vier Wege, um die Zeit in den Griff zu kriegen und das Wichtigste zu erledigen
Wie der US-Unternehmer und Berater Banks Benitez vorgeht, damit er seine Arbeitswoche erfolgreich gestalten kann.
Wenn wir unsere Arbeitszeiten und die Woche nicht richtig gestalten, bleibt am Freitagabend ein schaler Nachgeschmack: Was haben ich eigentlich die ganze Zeit gemacht? (shutterstock.com)
Sie kennen solche Wochen bestimmt: Wir arbeiten ohne konkreten Plan, nehmen an Sitzungen und Besprechungen ohne Traktanden und Ziele teil. Wir lassen uns von der ständigen Flut von Benachrichtigungen ablenken. Und am Schluss stellen wir uns die Frage: Was haben ich eigentlich gemacht?
Dabei vergessen wir das Wichtigste: Wie wir unsere Arbeitszeiten und die Woche gestalten. Wissen wir, wann wir unsere beste Arbeit leisten und am produktivsten sind? Wie viele Besprechungen wir einplanen sollten? Wie wir mit Nachrichten und Mails umgehen, um ungestört arbeiten zu können?
Der US-Unternehmer und Berater Banks Benitez hat in einem Beitrag für den Blog des Weltwirtschaftsforum (WEF) vier Wege aufgezeichnet, wie sich eine Arbeitswoche erfolgreich gestalten lässt.
Führen Sie eine Selbsteinschätzung durch, um Ihre Zeit zu verstehen
Tragen Sie zwei Wochen lang alles, was Sie tun, in Ihren Kalender ein, von Besprechungen und Zeitblöcken für E-Mails bis hin zu speziellen Projekten und der Vorbereitung auf bevorstehende Besprechungen. Danach analysieren Sie die Zeiten und die Daten und stellen sich folgende Fragen:
Nutzen Sie die Erkenntnisse aus Ihrer Analyse, um die folgenden Schritte zu unternehmen:
Reduzieren Sie die Kosten für Ablenkungen, um Zeit zu schaffen
Das australische Softwareunternehmen Atlassian hat eine Untersuchung über Ablenkungen durchgeführt. Die Ergebnisse sind erschütternd. Hier ein paar Zahlen:
Hier sind ein paar Schritte, um die durch Ablenkungen verlorene Zeit zu reduzieren:
Schaffen Sie Grenzen, um Ihre Zeit optimal zu nutzen
Grenzen sind ein wichtiger Schritt, um Ablenkungen, Burnout und Arbeitsstress zu reduzieren. Angesichts der Tatsache, dass 79 % der Arbeitnehmenden im Jahr 2021 über arbeitsbedingten Stress berichten, müssen wir die Verantwortung für uns selbst übernehmen und unsere Zeit zurückgewinnen.
Es kann schwierig sein, Grenzen zu setzen, aber Sie sollten die Ergebnisse Ihrer Selbstprüfung nutzen, um zu bestimmen, welche Grenzen am wertvollsten sind. Geht es zum Beispiel darum, Ihre Zeit zu schützen? Begrenzen Sie neue, zusätzliche Aufgaben? Bestimmte Tageszeiten für wichtige Arbeiten zu blockieren, wenn Sie am besten arbeiten können? Vermeiden Sie Firmenveranstaltungen, die nicht erforderlich sind?
Wenn Sie Ihre Grenzen anderen Personen kommunizieren, konzentrieren Sie sich auf den Nutzen, den diese für die anstehende Aufgabe bringen.
Testen, Optimieren und Wiederholen, um Ihre Zeit zu erhalten
Beginnen Sie mit der Gestaltung eines einzigen Arbeitstages. Wie können Sie proaktiv einen Arbeitstag strukturieren, der mit hoher Wahrscheinlichkeit konzentriert, produktiv und gesund ist? Nehmen Sie zwei bis drei kleine Änderungen vor: Begrenzen Sie die Zahl der Benachrichtigungen und E-Mails, nehmen Sie sich Zeit für vertiefte Arbeit. Überprüfen Sie am Ende des Tages, was Sie gelernt haben. Was hat funktioniert? Was hat nicht geklappt? Dann versuchen Sie es an einem anderen Tag erneut.
Wenn es Ihnen schwerer fällt, täglich Änderungen vorzunehmen, sollten Sie eine ganze Woche betrachten und sich auf zwei bis drei kleine Änderungen konzentrieren, die Sie wöchentlich vornehmen können. Reflektieren Sie dann am Ende der Woche, was funktioniert hat und was nicht, und versuchen Sie es in der nächsten Woche erneut.
Oft haben wir das Gefühl, dass unser Kalender für uns vorbestimmt sei. Wir müssen nur auf all die Ansprüche, die an uns gestellt werden, reagieren und das Beste daraus machen, indem wir uns bemühen, alles unterzubringen. Aber wir haben mehr Macht, als wir uns manchmal eingestehen.