Till statsrådet och chefen för 
 Finansdepartementet 
 Regeringen beslutade den 22 januari 1998 att tillkalla en särskild ut- redare för att göra en översyn av de författningar som reglerar re gis- ter inom skatteförvaltningen och exekutionsväsendet samt tullregister- lagen (1990:173). Utredaren skulle också gå igenom de register som inte är för fattningsreglerade och föreslå en författnings reglering i de fall det bedöms ända målsenligt. Över synen skulle göras med utgångs- punkt i den då föreslagna person uppgiftslagen och EU:s dataskydds- direktiv. 
 Den 30 januari 1998 förordnade statsrådet Kane kam- marrättslagmannen Williams att fr.o.m. den 22 januari 1998 vara särskild utredare. 
 Som experter har fr.o.m. den 1 mars 1998 medverkat verksjuristen Miranda, verksjuristen Ward, överdirektören Rivera, lag mannen Hines, kammarrättsassessorn Murray, kammarrättsassessorn Cooper, kammarrätts- assessorn Ryan och byrådirektören Roberts. Kansli- rådet Powell har medverkat som expert fr.o.m. den 28 sep- tember 1998. 
 Sekreterare åt utredningen har varit kammarrättsassessorn Avery. 
 Utredningen har antagit namnet Registerförfattningsutredni ngen (Fi 1998:02). 
 Härmed överlämnar utredningen sitt betänkande Skatt  
 ž  
 Tull  
 ž  
 Exekution  
 ž  
 Normer för behandling av personuppgifter (SOU 1999:105). 
 Arbetet har bedrivits i nära samråd med experterna, som står bakom de förslag som läggs fram. Betänkandet är därför skrivet i vi- form. 
 Utredningens arbete är härmed avslutat. 
 Jönköping i september 1999 
 Williams 
  
 / 
 Avery 
  
 SOU 1999:105 
  
 Innehåll  
 5 
  
 Innehåll 
  
 Sammanfattning 
 .................................................................................... 
  
 15 
  
 Författningsförslag  
 ............................................................................... 
  
 31 
  
 1 
  
 Förslag till lag om behandling av uppgifter i skatte- 
  
 förvaltningens beskattningsverksamhet ............................ 
  
 31 
  
 2 
  
 Förslag till lag om behandling av personuppgifter i 
  
 skatteförvaltningens folkbokföringsverksamhet ................ 
  
 38 
  
 3 
  
 Förs lag till lag om behandling av personuppgifter i 
  
 verksamhet med val och folkomröstningar ....................... 
  
 44 
  
 4 
  
 Förslag till lag om behandling av uppgifter i exeku - 
  
 tionsväsendets verksamhet............................................... 
  
 50 
  
 5 
  
 Förslag till lag om behandling av uppgifter i Tull- 
  
 verkets verksamhet.......................................................... 
  
 61 
  
 6 
  
 Fö rslag till lag om ändring i sekretesslagen (1980:100) .... 
  
 67 
  
 7 
  
 Förslag till lag om ändring i tullagen (1994:1550) ............ 
  
 72 
  
 8 
  
 Förslag till lag om ändring i kreditupplysningslagen 
  
 (1973:1173).................................................................... 
  
 74 
  
 9 
  
 Förslag till lag om ändring i lagen (1985:146) om 
  
 avräkning vid återbetalning av skatter och avgifter........... 
  
 75 
  
 10 
  
 Förslag till lag om ändring i folkbokföringslagen 
  
 (1991:481)...................................................................... 
  
 76 
  
 11 
  
 Förslag till lag om ändring i sametingslagen (1992:1433) . 78 
  
 12 
  
 Förslag till lag om ändring i lagen (1993:672) om skatte - 
  
 reduktion för utgifter fö r byggnadsarbete på bostadshus .. 
  
 79 
  
 13 
  
 Förslag till lag om ändring i lagen (1994:1563) om 
  
 tobaksskatt ..................................................................... 
  
 80 
  
 14 
  
 Förslag till lag om ändring i lagen (1994:1564) om 
  
 alkoholskatt .................................................................... 
  
 81 
  
 15 
  
 Förslag till lag om ändring i lagen (1994:1776) om 
  
 skatt på energi ................................................................ 
  
 82 
  
 16 
  
 Fö rslag till lag om ändring i lagen (1995:439) om beskattning, förtullning och folkbokföring under krig 
  
 eller krigsfara m.m.......................................................... 
  
 83 
  
 17 
  
 Förslag till lag om ändring i lagen (1995:1623) om 
  
 skattereduktion för riskkapitalinvesteringar ...................... 
  
 85 
  
 6  
 Innehåll 
  
 SOU 1999:105 
  
 18 
  
 Förslag till la g om ändring i lagen (1996:725) om 
  
 skattereduktion för utgifter för byggnadsarbete på 
  
 bostadshus...................................................................... 
  
 86 
  
 19 
  
 Förslag till lag om ändring i lagen (1996:1231) om 
  
 skattereduktion för fastighetsskatt i vissa fall vid 
  
 1997–2001 
  års taxeringar ............................................... 
  
 87 
  
 20 
  
 Förslag till lag om ändring i vallagen (1997:157) ............. 
  
 88 
  
 BAKGRUNDEN TILL VÅRA FÖRSLAG 
  
 1 
  
 Uppdraget  
 .................................................................................... 
  
 91 
  
 1.1 
  
 Utredningens direktiv ...................................................... 
  
 91 
  
 1.2 
  
 Utredningsarbetet............................................................ 
  
 92 
  
 2 
  
 Behandling av personuppgifter m.m. 
 ........................................... 
  
 93 
  
 2.1 
  
 Internationella konventioner m.m..................................... 
  
 93 
  
 2.1.1 
  
 Dataskyddskonventionen ................................. 
  
 93 
  
 2.1.2 
  
 Riktlinjer från OECD ...................................... 
  
 94 
  
 2.2 
  
 Dataskyddsdirektivet....................................................... 
  
 95 
  
 2.2.1 
  
 Tillämpningsområde ........................................ 
  
 95 
  
 2.2.2 
  
 Bestämmelser om när personuppgifter får 
  
 behandlas........................................................ 
  
 96 
  
 2.2.3 
  
 Information och rättelse m.m. .......................... 
  
 96 
  
 2.2.4 
  
 Tillsynsmyndighet ........................................... 
  
 97 
  
 2.2.5 
  
 Överföring av personuppgifter till tredje land... 
  
 97 
  
 2.2.6 
  
 Medlemsländernas nationella lagstiftning ......... 
  
 98 
  
 2.3 
  
 Datalagen 
  
 ....................................................................... 
  
 98 
  
 2.3.1 
  
 Allmänt om lagen och dess tillämpnings - 
  
 område............................................................ 
  
 98 
  
 2.3.2 
  
 Tillstånd m.m.................................................. 
  
 99 
  
 2.3.3 
  
 Den registeransvariges skyldigheter ............... 
  
 100 
  
 2.3.4 
  
 Datainspektionens befogenheter..................... 
  
 101 
  
 2.4 
  
 Personuppgiftslagen...................................................... 
  
 101 
  
 2.4.1 
  
 Allmänt om lagen och dess tillämpnings - 
  
 område.......................................................... 
  
 101 
  
 2.4.2 
  
 Definitioner................................................... 
  
 102 
  
 2.4.3 
  
 Förutsättningar för behandling av person- 
  
 uppgifter ....................................................... 
  
 103 
  
 2.4.4 
  
 Information och rättelse m.m. ........................ 
  
 106 
  
 2.4.5 
  
 Säkerhet vid behandlingen ............................. 
  
 107 
  
 SOU 1999:105 
  
 Innehåll  
 7 
  
 2.4.6 
  
 Överföring av personuppgifter till tredje 
  
 land .............................................................. 
  
 108 
  
 2.4.7 
  
 Datainspektionens befogenheter som till- 
  
 synsmyndighet .............................................. 
  
 109 
  
 2.4.8 
  
 Anmälan till Datainspektionen m.m. .............. 
  
 109 
  
 2.4.9 
  
 Sanktioner..................................................... 
  
 111 
  
 2.4.10 
  
 Ikraftträdande- och övergångsbestämmelser 
  
 ... 112 
  
 2.5 
  
 Sekretessbestämmelser .................................................. 
  
 112 
  
 2.5.1 
  
 Tryckfrihetsförordningen ............................... 
  
 112 
  
 2.5.2 
  
 Sekretess i skatteförvaltn ingens, exekutions- 
  
 väsendets och Tullverkets verksamheter......... 
  
 112 
  
 2.5.3 
  
 Utlämnande av uppgifter till myndigheter 
  
 enligt sekretesslagen ...................................... 
  
 117 
  
 2.6 
  
 Arkivvård och gallring hos statliga myndigheter ............ 
  
 119 
  
 2.6.1 
  
 Myndigheters arkivbildning ........................... 
  
 120 
  
 2.6.2 
  
 Arkivvården och arkivmyndigheternas 
  
 uppgifter ....................................................... 
  
 122 
  
 2.6.3 
  
 Gallring ........................................................ 
  
 123 
  
 3 
  
 Register hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och 
  
 Tullverket 
 ................................................................................... 
  
 127 
  
 3.1 
  
 Register i skatteförvaltningens beskattningsverk- 
  
 samhet 
  
 .......................................................................... 
  
 127 
  
 3.1.1 ........... 
  
 Allmänt om beskattningsverksamheten 
  
 127 
  
 3.1.2 ................................................ 
  
 Skatteregister 
  
 133 
  
 3.1.3 ............................. 
  
 Taxeringsuppgiftsregistret 
  
 148 
  
 3.1.4 ............................ 
  
 Fastighetstaxeringsregister 
  
 149 
  
 3.1.5 ....................................... 
  
 Punktskatteregistret 
  
 150 
  
 3.1.6 .... 
  
 Alkohol  
 - , 
  tobaks - och energiskatteregistret 
  
 151 
  
 3.1.7 
  
 Projektregister och andra tillståndsregister 
  
 m.m. ............................................................. 
  
 153 
  
 3.1.8 
  
 Register i brottsbekämpande verksamhet........ 
  
 155 
  
 3.2 
  
 Register i skatteförvaltningens folkbokförings verksamhet156 
  
 3.2.1 
  
 Allmänt om folkbokföringsverksamhe ten ....... 
  
 156 
  
 3.2.2 
  
 Folkbokföringsregister ................................... 
  
 157 
  
 3.2.3 
  
 Handläggningsregister ................................... 
  
 161 
  
 3.2.4 
  
 Aviseringsregister ......................................... 
  
 162 
  
 3.3 
  
 Register i skatteförvaltningens och länsstyrelsernas 
  
 verksamhet med val och folkomröstningar ..................... 
  
 166 
  
 8  
 Innehåll 
  
 SOU 1999:105 
  
 3.3.1 
  
 Allmänt om verksamheten med val och 
  
 folkomröstningar ........................................... 
  
 166 
  
 3.3.2 
  
 Röstlängdsregister ......................................... 
  
 166 
  
 3.3.3 
  
 Kandidatregister ............................................ 
  
 168 
  
 3.4 
  
 Register i exekutionsväsendets verksamhet .................... 
  
 169 
  
 3.4.1 
  
 Allmänt om exekutionsväsendets verk - 
  
 samhet .......................................................... 
  
 169 
  
 3.4.2 
  
 Utsökningsregister ......................................... 
  
 172 
  
 3.4.3 
  
 Betalningsföreläggande - och handläg g - 
  
 ningsregister .................................................. 
  
 178 
  
 3.4.4 
  
 Skuldsaneringsregister ................................... 
  
 181 
  
 3.4.5 
  
 Lönegarantiregister ....................................... 
  
 182 
  
 3.4.6 
  
 Konkurstillsynsregister och andra till - 
  
 ståndsregister ................................................ 
  
 182 
  
 3.5 
  
 Register i Tullverkets verksamhet.................................. 
  
 183 
  
 3.5.1 
  
 Allmänt om Tullverkets verksamhet ............... 
  
 184 
  
 3.5.2 
  
 Tullregister ................................................... 
  
 188 
  
 3.5.3 
  
 Tullmålsjournaler .......................................... 
  
 192 
  
 3.5.4 
  
 Register i brottsbekämpande verksamhet ........ 
  
 193 
  
 VÅRA ÖVERVÄGANDEN 
  
 4 
  
 Övergripande frågor och principer  
 ........................................... 
  
 197 
  
 4.1 
  
 Behovet av datorstöd i myndighetsverksamhet ............... 
  
 197 
  
 4.2 
  
 Skyddet för personlig integritet ...................................... 
  
 198 
  
 4.3 
  
 Behandling av personuppgifter och andra uppgifter 
  
 i myndighetsverksamhet bör författnings regleras 
  
 särskilt 
  
 .......................................................................... 
  
 200 
  
 4.3.1 ........ 
  
 Personuppgiftslagen måste kompletteras 
  
 201 
  
 4.3.2 ...................... 
  
 Så få författningar som möjligt 
  
 201 
  
 4.3.3 
  
 Författningarnas allmänna tillämpnings - 
  
 .......................................................... 
  
 område 
  
 202 
  
 4.3.4 ............. 
  
 Förhållandet till personuppgiftslagen 
  
 204 
  
 4.3.5 ................. 
  
 Detaljreglering bör inte göras i lag 
  
 206 
  
 4.4 
  
 Databaser .......................................i stället för register 
  
 207 
  
 4.4.1 .................... 
  
 Registerbegreppet har kritiserats 
  
 207 
  
 4.4.2 
  
 Det behövs ett särskilt begrepp för vissa 
  
 .................. 
  
 automatiserade uppgiftssamlingar 
  
 208 
  
 4.4.3 
  
 Definitioner av begreppen register och 
  
 ......................................................... 
  
 databas 
  
 210 
  
 SOU 1999:105 
  
 Innehåll  
 9 
  
 4.4.4 
  
 Databasbegreppet underlättar en teknik- 
  
 oberoende lagstiftning ................................... 
  
 211 
  
 4.4.5 
  
 Det kan fortfarande finnas utrymme för 
  
 registerbegreppet........................................... 
  
 213 
  
 5 
  
 Allmänna bestämmelse r om behandling av personuppgifter  
 ..... 
  
 215 
  
 5.1 
  
 Olika former av uppgiftsbehandling............................... 
  
 215 
  
 5.2 
  
 Allmänt tillämpliga bestämmelser .................................. 
  
 216 
  
 5.2.1 
  
 Allmänna bestämmelser i personuppgifts - 
  
 lagen ............................................................. 
  
 216 
  
 5.2.2 
  
 Personuppgiftsansvar .................................... 
  
 221 
  
 5.3 
  
 Bestämmelser om behandling som inte sker i data- 
  
 baser 
  
 ............................................................................ 
  
 223 
  
 5.3.1 
  
 Behandling av känsliga personuppgifter 
  
 . ............................................................. 
  
 m.m 
  
 223 
  
 5.3.2 .............. 
  
 Bevarande och gallring av uppgifter 
  
 225 
  
 6 
  
 Behandling i databaser 
 ............................................................... 
  
 229 
  
 6.1 
  
 Vad är ........................................................en databas? 
  
 229 
  
 6.1.1 ........ 
  
 Databaser för automatiserad behandling 
  
 229 
  
 6.1.2 .............. 
  
 Gemensam användning av uppgifter 
  
 231 
  
 6.1.3 . .......... 
  
 Koncept och minnesanteckningar m.m 
  
 234 
  
 6.2 
  
 Ändamålen .......................................med behandlingen 
  
 235 
  
 6.2.1 ............................. 
  
 Behovet av klara ändamål 
  
 235 
  
 6.2.2 ................... 
  
 Primära och sekundära ändamål 
  
 236 
  
 6.3 
  
 Vilka ...................uppgifter får behandlas i en databas? 
  
 239 
  
 6.3.1 ..... 
  
 Personer om vilka uppgifter får behandlas 
  
 239 
  
 6.3.2 .......................... 
  
 Uppgifter som får behandlas 
  
 240 
  
 6.3.3 . ...................... 
  
 Känsliga personuppgifter m.m 
  
 241 
  
 6.3.4 ............ 
  
 Administrativa och tekniska uppgifter 
  
 241 
  
 6.4 
  
 Elektronisk ..........................................ärendehantering 
  
 243 
  
 6.4.1 ....................... 
  
 Allmänt om ärendehanteringen 
  
 243 
  
 6.4.2 
  
 Vad är elektroniska dokument, handlingar 
  
 ..................................................... 
  
 och akter? 
  
 244 
  
 6.4.3 ..... 
  
 Inordnande av ärendehantering i databaser 
  
 246 
  
 6.4.4 
  
 Känsliga personuppgifter m.m. i elektro - 
  
 ............................................ 
  
 niska handlingar 
  
 248 
  
 6.4.5 
  
 Begränsade sökmöjligheter i ärende - 
  
 ........................................... 
  
 hanteringssystem 
  
 249 
  
 6.5 
  
 Inhämtande ...............................................av uppgifter 
  
 251 
  
 6.6 
  
 Utlämnande ..............................................av uppgifter 
  
 252 
  
 6.6.1 ... 
  
 Allmänt om utlämnande av personuppgifter 
  
 252 
  
 10  
 Innehåll 
  
 SOU 1999:105 
  
 6.6.2 
  
 Utlämnande på medium för automatiserad 
  
 behandling .................................................... 
  
 255 
  
 6.7 
  
 Direktåtkomst ............................................................... 
  
 258 
  
 6.7.1 
  
 Direktåtkomst är känsligt från integritets - 
  
 synpunkt ....................................................... 
  
 258 
  
 6.7.2 
  
 Behandlingsändamålen bör vara styrande 
  
 för direktåtkomst ........................................... 
  
 259 
  
 6.7.3 
  
 Direktåtkomst inom en myndighets - 
  
 organisation .................................................. 
  
 260 
  
 6.7.4 
  
 Direktåtkomst utanför en myndighets - 
  
 organisation .................................................. 
  
 262 
  
 6.7.5 
  
 Enskildas direktåtkomst till egna uppgifter ..... 
  
 264 
  
 6.8 
  
 Bevarande och gallring av uppgifter ............................. 
  
 266 
  
 6.8.1 
  
 Behovet av bestämmelser om gallring ............ 
  
 266 
  
 6.8.2 
  
 Alternativa metoder för reglering av 
  
 bevarande och gallring .................................. 
  
 267 
  
 6.8.3 
  
 Olika metoder för olika databaser .................. 
  
 269 
  
 6.9 
  
 Myndigheternas avgiftsuttag vid utlämnande av 
  
 uppgifter 
  
 ....................................................................... 
  
 270 
  
 6.9.1 
  
 Riksrevisionsverkets rapport om avgifts - 
  
 ............................. 
  
 uttag inom offentlig sektor 
  
 270 
  
 6.9.2 ..................... 
  
 Regeringens syn på avgiftsuttag 
  
 271 
  
 6.9.3 
  
 Regeringsbeslut om avgiftsuttag inom skat - 
  
 .......... 
  
 teförvaltningen och exekutionsväsendet 
  
 272 
  
 6.9.4 ............................. 
  
 När bör avgi fter få tas ut? 
  
 273 
  
 6.9.5 ............... 
  
 En lagreglerad rätt att ta ut avgifter 
  
 275 
  
 7 
  
 Enskildas rättigheter  
 .................................................................. 
  
 277 
  
 7.1 
  
 Information................................................................... 
  
 277 
  
 7.1.1 
  
 Personuppgiftslagens bestämmelser om 
  
 ................................................... 
  
 information 
  
 278 
  
 7.1.2 ............................... 
  
 Informationsskyldigheten 
  
 279 
  
 7.1.3 
  
 Information om elektroniska handlingar i 
  
 ...................................................... 
  
 databaser 
  
 280 
  
 7.2 
  
 Rättelse ........................................................................ 
  
 284 
  
 7.2.1 
  
 Personuppgiftslagens bestämmelse om 
  
 .......................................................... 
  
 rättelse 
  
 284 
  
 7.2.2 ....... 
  
 När, hur och av vem skall rättelse göras? 
  
 284 
  
 7.3 
  
 Skadestånd ................................................................... 
  
 288 
  
 7.4 
  
 Överklagande ................................................................ 
  
 288 
  
 SOU 1999:105 
  
 Innehåll  
 11 
  
 8 
  
 Särskilda bestämmelser för olika verksamheter  
 ........................ 
  
 291 
  
 8.1 
  
 Skatteförvaltningens beskattningsverksamhet ................. 
  
 292 
  
 8.1.1 
  
 En särskild lag för beskattningsverksam- 
  
 heten............................................................. 
  
 292 
  
 8.1.2 
  
 Ändamålen med behandling i beskattnings- 
  
 databasen...................................................... 
  
 293 
  
 8.1.3 
  
 Uppgifter som får behandlas i databasen ........ 
  
 299 
  
 8.1.4 
  
 Direktåtkomst till databasen .......................... 
  
 302 
  
 8.1.5 
  
 Gallring av uppgifter i databasen................... 
  
 307 
  
 8.2 
  
 Skatteförvaltningens folkbokföringsverksamhet ............. 
  
 311 
  
 8.2.1 
  
 En särskild lag för folkbokföringsverk- 
  
 samheten....................................................... 
  
 311 
  
 8.2.2 
  
 Ändamålen med behandling i folkbok - 
  
 föringsdatabasen ........................................... 
  
 312 
  
 8.2.3 
  
 Uppgifter som får behandlas i databasen........ 
  
 314 
  
 8.2.4 
  
 Direktåtkomst till databasen .......................... 
  
 316 
  
 8.2.5 
  
 Sökning i databasen ...................................... 
  
 318 
  
 8.2.6 
  
 Gallring av uppgifter i databasen................... 
  
 319 
  
 8.3 
  
 Verksamhet med val och folkomröstningar .................... 
  
 320 
  
 8.3.1 
  
 En lag för verksamhet med val och folk - 
  
 omröstningar ................................................. 
  
 320 
  
 8.3.2 
  
 Ändamålen med behandling i val- och 
  
 folkomröstningsdatabasen ............................. 
  
 321 
  
 8.3.3 
  
 Uppgifter som får behandlas i databasen ........ 
  
 322 
  
 8.3.4 
  
 Direktåtkomst till databasen .......................... 
  
 325 
  
 8.3.5 
  
 Sökning i databasen ...................................... 
  
 327 
  
 8.3.6 
  
 Gallring av uppgifter i databasen................... 
  
 327 
  
 8.4 
  
 Exekutionsväsendets verksamheter ................................ 
  
 329 
  
 8.4.1 
  
 En lag för exekutionsväsendet ........................ 
  
 329 
  
 8.4.2 
  
 Ändamålen med behandling i utsöknings- 
  
 och indrivningsdatabasen............................... 
  
 331 
  
 8.4.3 
  
 Uppgifter som får behandlas i utsöknings- 
  
 och indrivningsdatabasen............................... 
  
 333 
  
 8.4.4 
  
 Gallring av uppgifter i utsöknings- och 
  
 indrivningsdatabasen ..................................... 
  
 336 
  
 8.4.5 
  
 Ändamålen med behandling i betalnings - 
  
 föreläggande- och handräckningsdatabasen .... 
  
 340 
  
 8.4.6 
  
 Uppgifter som får behandlas i betalnings- 
  
 föreläggande- och handräckningsdatabasen .... 
  
 341 
  
 8.4.7 
  
 Gallring av uppgifter i betalningsföre- 
  
 läggande- och handräckningsdatabasen .......... 
  
 343 
  
 12  
 Innehåll 
  
 SOU 1999:105 
  
 8.4.8 
  
 Ändamålen med behandling i skuldsane - 
  
 ringsdatabasen .............................................. 
  
 343 
  
 8.4.9 
  
 Uppgifter som får behandlas i skuldsane - 
  
 ringsdatabasen .............................................. 
  
 345 
  
 Moore 
  
 Gallring av uppgifter i skuldsanerings - 
  
 databasen ...................................................... 
  
 346 
  
 8.4.11 
  
 Ändamålen med behandling i konkurstill - 
  
 synsdatabasen ............................................... 
  
 347 
  
 8.4.12 
  
 Uppgifter som får behandlas i konkurstill - 
  
 synsdatabasen ............................................... 
  
 349 
  
 8.4.13 
  
 Gallring av uppgifter i konkurstillsyns - 
  
 databasen ...................................................... 
  
 351 
  
 8.4.14 
  
 Gemensamma bestämmelser om direkt - 
  
 åtkomst till databaser .................................... 
  
 351 
  
 8.4.15 
  
 Gemensamma bestämmelser om sökning i 
  
 databaser ...................................................... 
  
 355 
  
 8.5 
  
 Tullverkets verksamhet ................................................. 
  
 355 
  
 8.5.1 
  
 En lag för Tullverkets fiskala verksamhet ...... 
  
 355 
  
 8.5.2 
  
 Ändamålen med behandling i tulldatabasen 
  
 .... 356 
  
 8.5.3 
  
 Uppgifter som får behandlas i databasen ........ 
  
 358 
  
 8.5.4 
  
 Direktåtkomst till databasen .......................... 
  
 361 
  
 8.5.5 
  
 Gallring av uppgifter i databasen ................... 
  
 363 
  
 9 
  
 Särskilda frågor 
  
 ......................................................................... 
  
 365 
  
 9.1 
  
 Skatteuppgifter .................................................i SPAR 
  
 365 
  
 9.1.1 ...................................................... 
  
 Bakgrund 
  
 365 
  
 9.1.2 
  
 SPAR i förhållande till dataskyddsdirek - 
  
 .............................................................. 
  
 tivet 
  
 366 
  
 9.1.3 
  
 Integritetsaspekter på användandet av 
  
 .................................. 
  
 skatteuppgifter i SPAR 
  
 367 
  
 9.2 
  
 Behandling av personuppgifter vid taxeringsrevi- 
  
 sioner m.m.................................................................... 
  
 369 
  
 9.2.1 
  
 Den tidigare regleringen och personupp - 
  
 . ............................................ 
  
 giftslagen, m.m 
  
 369 
  
 9.2.2 ................................. 
  
 Behovet av särreglering 
  
 371 
  
 9.3 
  
 Bruttoavisering ............................inom folkbokföringen 
  
 376 
  
 9.3.1 ................................. 
  
 Vad är bruttoavisering? 
  
 376 
  
 9.3.2 ............. 
  
 Förhållandet till dataskyddsdirektivet 
  
 377 
  
 9.4 
  
 Sekretess ................................inom exekutionsväsendet 
  
 379 
  
 9.4.1 ........................ 
  
 Sekretesslagens bestämmelser 
  
 380 
  
 9.4.2 ......... 
  
 Problem med det svaga sekretesskyddet 
  
 381 
  
 9.4.3 .................. 
  
 Bakgrund till nuvarande reglering 
  
 382 
  
 SOU 1999:105 
  
 Innehåll  
 13 
  
 9.4.4 
  
 Utvecklingen efter sekretesslagens till- 
  
 komst............................................................ 
  
 384 
  
 9.4.5 
  
 Möjliga förändringar av sekretessen inom 
  
 exekutionsväsendet........................................ 
  
 387 
  
 9.4.6 
  
 Ett omvänt skaderekvisit ............................... 
  
 390 
  
 9.4.7 
  
 Verksamhet som bör omfattas av sekre- 
  
 tessen............................................................ 
  
 394 
  
 9.4.8 
  
 Uppgifter som inte bör omfattas av sekre 
  
 tess ............................................................... 
  
 395 
  
 9.4.9 
  
 Den förändrade sekretessens betydelse för 
  
 kreditupplysningsverksamheten ..................... 
  
 398 
  
 9.5 
  
 Utlämnande av uppgifter på medium för automati- 
  
 serad behandling för kreditupplysningsverksamhet ......... 
  
 401 
  
 9.6 
  
 Kronofogdemyndigheternas tillgång till uppgifter 
  
 från Tullverket .............................................................. 
  
 403 
  
 9.7 
  
 Den externa mottagningsfunktionen i tulldatasyste- 
  
 met ............................................................................... 
  
 405 
  
 9.8 
  
 Användning av uppgifter ur tulldatasystemet i brotts- 
  
 bekämpande verksamhet................................................ 
  
 406 
  
 10 
  
 Ikraftträdande- och övergångsbestämmelser  
 ............................. 
  
 409 
  
 10.1 
  
 Lagstiftning om behandling av personuppgifter.............. 
  
 409 
  
 10.1.1 
  
 Bestämmelser om ikraftträdande .................... 
  
 410 
  
 10.1.2 
  
 Övergångsbestämmelser ................................ 
  
 411 
  
 10.2 
  
 Övriga lagförslag .......................................................... 
  
 412 
  
 11 
  
 Konsekvenser av våra förslag  
 .................................................... 
  
 413 
  
 12 
  
 Författningskommentarer  
 .......................................................... 
  
 417 
  
 12.1 
  
 Förslaget till lag om behandling av uppgifter i 
  
 skatteförvaltningens beskattningsverksamhet ................. 
  
 417 
  
 12.2 
  
 Förslaget till lag om behandling av personuppgifter 
  
 i skatteförvaltningens folkbokföringsverksamhet ............ 
  
 418 
  
 12.3 
  
 Förslaget till lag om behandling av personuppgifter 
  
 vid val och folkomröstningar ......................................... 
  
 419 
  
 12.4 
  
 Förslaget till lag om behandling av uppgifter i 
  
 exekutionsväsendets verksamhet .................................... 
  
 420 
  
 12.5 
  
 Förslaget till lag om behandling av uppgifter i 
  
 Tullverkets verksamhet ................................................. 
  
 421 
  
 12.6 
  
 Förslaget till lag om änd ring i sekretesslagen (1980:100) 422 
  
 12.7 
  
 Förslaget till lag om ändring i tullagen (1994:1550) ....... 
  
 425 
  
 14  
 Innehåll 
  
 SOU 1999:105 
  
 12.8 
  
 Förslaget till lag om ändring i kreditupplysnings- 
  
 lagen (1973:1173)......................................................... 
  
 426 
  
 12.9 
  
 Förslagen till lagar om ändring i lagen (1994:1563) 
  
 om tobaksskatt, lagen (1994:1564) om alkoholskatt samt 
  
 lagen (1994:1776) om skatt på energi ............................ 
  
 426 
  
 12.10 
  
 Övriga lagförslag .......................................................... 
  
 427 
  
 BILAGOR 
  
 Bilaga 1 
  
 Kommittédirektiv 1998:2 .............................................. 
  
 431 
  
 Bilaga 2 
  
 Exempel på utformning av förordning om behandling 
  
 av 
  
 uppgifter i skatteförvaltningens beskattningsverk- 
  
 samhet .......................................................................... 
  
 439 
  
 SOU 1999:105 
  
 Sammanfattning  
 15 
  
 Sammanfattning 
 Några allmänna utgångspunkter för uppdraget 
 Den 24 oktober 1998 trädde personuppgiftslagen (1998:204) i kraft. Samtidigt upphörde datalagen (1973:289) att gälla. Personupp giftslagen har sin utgångspunkt från Europaparlamentets och rådets direktiv 95/46/EG av den 24 oktober 1995 om skydd för enskilda personer med avseende på behandling av personuppgifter och om det fria flödet av sådana uppgifter (dataskyddsdirektivet). Vi har haft i uppdrag att med utgångspunkt från personuppgiftslagen och dataskyddsdirektivet, göra en översyn av de författningar som reglerar register inom skatteförvalt- ningen och exekutionsväsendet samt hos Tullverket. Översynen har inte omfattat register som förs i brotts bekämpande verksamhet. I uppdraget har ingått att även gå igenom de register som inte är författ nings- reglerade, utan som förs med stöd av tillstånd av Datainspek tionen. 
 Vårt arbete har bedrivits från vissa givna utgångs punkter. En ut- gångspunkt för utred ningsarbetet har varit att skapa enkla och lätt- begripliga regler som är anpassade efter den tekniska utvecklingen och därvid beakta statistikens och forskningens behov. En annan utgångs- punkt har varit att anpassa regleringen så att den tillgodoser det gene- rella behovet av datorstöd i myndigheternas ärende hantering. 
 Vi har även haft att utreda vissa frågor särskilt. Bland dessa kan nämnas omfattningen av direktåtkomst till myndigheternas register, om- fattningen av och formerna för utlämnande av uppgifter från skatte- och utsökningsregistren, myndigheternas skyldighet att lämna registerutdrag samt arkivering och gallring av  
 ADB-material. 
  I uppdraget har också ingått att överväga om sekre tesslagens (1980:100) bestämmelser behöver ändras för att effek tivisera skatte- och kronofogdemyndigheternas verk- samhet, med hänsyn till den stora skillnad som i dag finns i sekretes- skyddet mellan beskattningsverksamheten och den exekutiva verksam- heten. 
  
 16  
 Sammanfattning 
  
 SOU 1999:105 
  
 Lagar om behandling av personuppgifter m.m. i skatte- förvaltningens, exekutionsväsendets och Tullverkets verksamheter 
 De senaste decenniernas snabba datorutveckling inom myndighetsom- rådet visar att den lagstiftning som reglerar användandet av datorstöd måste vara teknikoberoende och flexibel, för att inte hindra den effekti- visering av verksamheterna som kontinuerligt pågår. Detta är inte minst påtagligt inom skatteförvaltningen, exekutions väsendet och hos Tull- verket. Det är ofta näst intill omöjligt för lag stiftaren att hålla jämn takt med den tekniska utvecklingen i samhället, något som är särskilt tydligt inom just dataområdet. För att inte hamna i en situa tion där den tekniska utvecklingen styr den rättsliga regleringen, är det enligt vår mening nödvändigt med en lagstift ning som tar sikte på principiellt viktiga frågor och inte på detaljreglering. 
 En central fråga som särskilt rör lagstiftningen om behandling av personuppgifter är hänsynen till enskildas personliga integritet. Det är inte möjligt att definiera exakt vad som avses med personlig integritet, något som bekräftas av att varken svensk lagstiftning eller doktrin inne- håller någon enhetlig definition. Vissa faktorer är dock särskilt vik tiga att ta hänsyn till när det gäller att bedöma inte gritetskänsligheten vid automatiserad behandling av personuppgifter. Dessa faktorer är arten av personuppgifter som samlas in och registreras och varför detta görs, hur och av vem uppgifterna används samt mängden av uppgifter som samlas på ett och samma ställe eller som på något annat sätt är till gängliga för bearbetningar och sammanställningar. Stora informationsmängder som är samlade så att uppgifter är enkelt sökbara på elektro nisk väg och som används vid myndighetsutövning, utgör en påtaglig risk för att enskilda personer skall utsättas för icke acceptabla intrång i den personliga sfären. Statliga myndigheters användande av datorer i sina verksamheter kan alltså i sig utgöra ett hot mot den per sonliga integriteten, något som vi anser måste beaktas vid utformandet av lagstiftningen. En grundläggande utgångspunkt för vårt arbete har därför varit att en för- fattningsreglering, vilken syftar till bl.a. att underlätta myndigheters användande av datorer för att uppnå effektivi tetsvinster i olika sam- hällsfunktioner, inte får utformas så att inte gritetsskyddet för enskilda urholkas eller försämras på ett oaccep tabelt sätt. 
 Vår målsättning har varit att antalet författningar som reglerar per- sonuppgiftsbehandling skall begränsas så långt det är möjligt. Det finns inte något värde i att dela upp sådana bestämmelser om person uppgifts- behandling som rör en och samma verksamhet på flera för fattningar utan att det är sakligt motiverat. Vår målsättning har även varit att be stäm- 
  
 SOU 1999:105 
  
 Sammanfattning  
 17 
  
 melser om behandling av personuppgifter skall bli så enkla som möjligt. Om strävan efter att bringa ned antalet lagar och förord ningar drivs för långt, kan emellertid enkelheten riskera att bli eftersatt. En författning som består av ett antal huvudregler och ett betydligt större antal undantag underlättar inte tillgängligheten. Vår ambition har därför varit att begränsa antalet författningar i så stor ut sträckning som möj ligt, samtidigt som reglerna skall vara lätta att för stå. Den lösning vi har stannat för innebär att det för skatte för valtningen skall finnas en lag som reglerar beskattningsverksamheten och en annan som reglerar folkbokföringsverksamheten. Den verksamhet som skatteför valtningen bedriver tillsammans med bl.a. länsstyrelserna i samband med val och folkomröstningar är såda n att den motiverar en särskild lag. För exe- kutionsväsendet har vi däremot funnit att det finns förutsättningar för en mer enhetlig reglering av olika verksamhetsområden. Vi föreslår där för endast en lag för hela exekutionsväsendets om råde. I fråga om Tullverket omfattar vårt uppdrag endast ett verksamhetsområde, näm- ligen det fiskala. Även för den verksamheten före slår vi en lag. 
 Lagarnas tillämpningsområde 
 Vi föreslår att lagstiftningen om behandling av personuppgifter och and- ra uppgifter skall vara tillämplig endast i den materiella verksamheten inom skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och Tullverket. Be hand- ling av uppgifter i administrativ verksamhet skall således inte omfattas av lagstiftningen. Som exempel på administrativa arbetsområden kan nämnas personal- och lokalfrågor. Vid behandling av uppgifter inom sådana områden skall i stället personuppgifts lagen tillämpas. 
 Den föreslagna lagstiftningen om behandling av personuppgifter i skatteförvaltningens beskatt ningsverksamhet samt exekutionsväsendets och Tullverkets verksamheter skall – till skillnad från personuppgifts- lagen – omfatta inte endast behandling av personuppgifter, utan även behandling av uppgifter som kan hänföras endast till juri diska personer eller avlidna personer. För fattningarna skall tillämpas på all automati- serad behandling av uppgifter. Det innebär att såväl vanlig ordbehand- ling som behandling i gemensamma databaser omfattas. På manuell behandling skall författ ningarna vara tillämpliga endast om uppgifterna ingår i eller är avsedda att ingå i en strukturerad sam ling av uppgifter som är tillgängliga för sökning eller samman ställning enligt särskilda kriterier. 
 Varje lag delas in i tre kapitel. I det första kapitlet finns allmänna be- stämmelser för behandling av uppgifter. Det andra kapitlet innehåller särskilda bestämmelser om behandling i gemensamma databaser. Det av- slutande kapitlet i varje lag innehåller bestämmelser om vilka rättig heter 
 18  
 Sammanfattning  
 SOU 1999:105 
 enskilda har med avseende på uppgiftsbehandling i myndighets- verksamheten. 
 En allmän utgångspunkt har varit att lagarna i huvudsak skall inne- hålla de grundläggande principerna för be handling av personuppgifter och andra uppgifter i respektive verksamhet. Detaljregler skall inte anges i lag utan i stället meddelas av regeringen eller, i vissa fall, den myndig- het som regeringen bestämmer. 
 Allmänna bestämmelser om behandling av personuppgifter m.m. 
 Lagarna om behandling av personuppgifter m.m. inleds som nämnts med ett kapitel som innehåller allmänna bestämmelser, av vilka vissa skall tillämpas oavsett i vilken form uppgifter behandlas. För dessa bestämmelsers tilllämplighet saknar det alltså betydelse om uppgifter behandlas manuellt eller om de behandlas på automatiserad väg genom ordbehandling eller i särskilt inrättade gemensamma databaser. 
 Personuppgifter skall alltid behandlas i enlighet med de grundlägg- ande bestämmelser som finns i personuppgiftslagen. Eftersom särskilda krav ställs på be handling av personuppgifter inom olika verksamhetsom- råden, kommer emellertid varje författning att innehålla bestämmelser som avviker från personuppgiftslagen. För att undvika oklar heter om i vilka fall personuppgiftslagens regler skall gälla, görs i var je författning en uttrycklig hänvisning till de bestämmelser i personuppgiftslagen som är tillämp liga. Det gäller bestämmelser om definitioner, för hållandet till offentlighetsprincipen, grundläggande krav på behandling, behandling av personnummer, säkerheten vid behandling, överföring av personupp- gifter till tredje land, personuppgiftsombudets uppgifter, tillsynsmyndig- hetens befogenheter samt straff. 
 De myndigheter som kan komma i fråga som personuppgiftsansva- riga vid behandling i de för oss aktuella verksamheterna är Riksskatte- verket och Tullverket, de regionala skatte- och kronofogdemyndigheterna samt länsstyrelserna. Det är inte möj ligt att för kom plexa datasystem inom så stora myndighetsorganisationer som skatteförvalt ningen och exekutionsväsendet, i lag närmare bestämma vilken myndighet som bör vara ansvarig för olika specifika behandlingar. Vi anser i stället att per- sonuppgiftsansvaret för dessa myndighetsorganisationer skall utformas så att den myndighet på vilken det ankommer att utföra en viss be- handling skall vara ansvarig för just den be handlingen. Det innebär att den myndighet som registrerar en viss uppgift ansvarar för att upp giften är korrekt, medan en annan myndighet som senare lämnar ut uppgiften ansvarar för att utlämnandet sker i överensstämmelse med de regler som gäller för behandlingen. Tull verket utgör numera en enda myndighet, varför några problem med att fastställa personuppgifts ansvaret inte 
  
 SOU 1999:105 
  
 Sammanfattning  
 19 
  
 uppstår i tullverksamheten. Genom att det i lag anges att personuppgifts- ansvaret omfattar vad som ankommer på en myndighet att utföra, markeras att det finns ett ansvar inte endast för att utförd behandling är korrekt, utan även för att behandling faktiskt utförs när den skall ske. 
 Förutom de ovan nämnda bestämmelserna om förhållandet till per- sonuppgiftslagen och om personuppgiftsansvar, vilka gäller för all be- handling, innehåller det inledande kapitlet i respektive lag även en be- stämmelse som skall tillämpas vid såväl manuell behandling som sådan automatiserad behandling som inte sker i gemensamma databaser. Be- stämmelsen är således tillämplig på bl.a. ord behandling. Vad som avses är behandling av känsliga personuppgifter m.m. Med känsliga per son- uppgifter avses uppgifter som avslöjar ras eller etniskt ursprung, po- litiska åsikter, religiös eller filosofisk över tygelse eller medlemskap i fackförening samt uppgifter som rör hälsa eller sexualliv. Med sådana uppgifter likställs i våra författningsförslag personuppgifter om lag över- trädelser som innefattar brott, domar i brottmål, straffprocessuella tvångsmedel och administrativa frihetsberövanden. Att i detalj reglera vilka känsliga uppgifter som får behandlas i verksamheten och i vilka fall detta får ske, är inte möjligt. Det går nämligen inte att förutse de olika situationer som kan uppstå i hanteringen av ärenden. Vi anser emellertid att det av integritetsskäl är nödvändigt att i största möjliga mån begränsa användningen av känsliga person uppgifter. Det bör där för enligt vår mening vara tillåtet att behandla sådana uppgifter endast om de har lämnats i ett ärende eller om behandlingen är nödvändig för hand- läggningen av ett ärende. Det innebär att användandet av känsliga uppgifter begränsas till sådana till fällen då en myndighet av handlägg- ningsskäl måste behandla dem. 
 För behandling som inte sker i gemensamma databaser föreslår vi en särskild gallringsbestämmelse som skall tillämpas i skatte för valtningens beskattningsverksamhet samt i exekutionsväsendets och Tullverkets verksamheter. Bestämmelsen innebär att uppgifter som är fö remål för automatiserad behandling i ett ärende skall gallras senast ett år efter att ärendet har avslutats. Avsikten med den särskilda gallringsbestämmelsen är att förhindra att det hos myndigheterna växer fram om fattande automatiserade informationsmängder  
 (bra-att-ha-uppgifter) 
  i vilka uppgifter är lätt till gängliga genom olika sök program. Med den moderna teknik som används i myndighetsverksamheten i dag, är det nämligen vanligt att stora mängder uppgifter lagras elektroniskt även på annat sätt än i särskilt reglerade personregister eller databaser. Exempelvis utarbetas en stor del av det skriftliga material som produceras av myn- digheter med hjälp av ordbehandlingsprogram. Även i de fall då slutprodukten skrivs ut på papper och tillfogas akten i ett ärende, sparas informationen ofta genom att lagras elektroniskt. Sådant elektroniskt 
  
 20  
 Sammanfattning 
  
 SOU 1999:105 
  
 material bör inte få lagras under någon längre tid. Green ringen eller den myndighet som regeringen bestämmer skall emellertid få meddela före- skrifter om att uppgifter skall gallras vid en annan tidpunkt eller att uppgifter skall bevaras när det finns behov av det. 
 Behandling i databaser 
 Den allmänt använda termen för  
 ADB-baserade 
  uppgifts samlingar har sedan datalagens införande varit register. Detta traditionella register- begrepp har vid flera tillfällen kritiserats, eftersom det är otidsenligt. Vi anser att begreppet inte är helt relevant i fråga om elektroniska upp- giftssamlingar som innehåller hela handlingar i ärenden. Begreppet re- gister förekommer därför inte i den av oss föreslagna lagstiftningen om behandling av personuppgifter m.m. hos skatteför valtningen, exekutions- väsendet och Tullverket. I stället inför vi be greppet  
 databas  
 som en juri- disk beteckning på vissa fastställda automatiserade uppgiftssamlingar. 
 Med begreppet databas avser vi de elektroniskt lagrade uppgifter som av en myndighet eller myndighetsorganisation – t.ex. en skattemyndighet eller hela skatteförvaltningen – används gemensamt i en viss verksamhet. Avgörande för om uppgifterna skall anses använda ge mensamt är att de behandlas på ett sätt som medför att uppgifterna utgör all män egen- dom i verksamheten. En uppgift som registreras och lagras i ett datasystem på ett sådant sätt att tjänste männen inom en eller flera myn- digheter har möjlighet att vid behov och i olika sammanhang – t.ex. i samband med handläggningen av ett ärende – ta del av uppgiften direkt på automatiserad väg, måste anses vara gemensamt tillgänglig och därmed utgö rande en del av en databas. Som exempel kan nämnas att de uppgifter som i dag finns i skatteregister, tillsammans med andra uppgifter som används gemensamt inom skatteför valtningen, således kommer att ingå i den föreslagna beskatt ningsdatabasen. 
 Det är väsentligt att behandlingen i databaser avgränsas genom i lag klart angivna ändamål. En uppgift skall inte få behandlas i en databas om behandlingen inte står i överensstämmelse med ända målet med databasen. De ändamål som skall styra behandlingen kan delas in i två kategorier, primära respektive sekundära ändamål. Primära ändamål är direkt hänförliga till den verk samhet som bedrivs av personuppgifts- ansvariga myndigheter medan sekundära ändamål kan hänföras till andra myndigheters eller enskildas verksamhet. De primära ändamålen bör styra vilka uppgifter som skall få föras in i en databas. För att en uppgift skall få finnas i en myndighets databas, måste uppgiften således vara av betydelse för myndighetens egen verksamhet. Det innebär att det inte skall vara tillåtet att i en databas som inrättas för en viss verk samhet be- handla uppgifter som inte behövs för den verk samheten, utan som endast 
 SOU 1999:105  
 Sammanfattning  
 21 
 är till i nytta för någon annan verk samhet. Som ett exempel kan nämnas att det i skatteförvaltningens be skattningsdatabas inte skall få behandlas uppgifter som är avsedda att användas endast i kronofogdemyndig- heternas exekutiva verksamhet. Härigenom förhindras att det h os en myndighet växer fram omfattande samlingar av uppgifter som rör förhållanden utan an knytning till den egna verksamheten. En annan sak är att uppgifter som behandlas i beskattningsverksamhet kan användas även av kronofogdemyndigheterna, något som är vanligt förekomman de i dag. För att annan än de myndigheter för vilka upp gifter behandlas pri- märt i en databas skall få tillgång till uppgifter ge nom direktåtkomst, är det dock enligt vår uppfattning väsentligt från in tegritetssynpunkt att det står i överensstämmelse med ändamålen med databasen. För att en kronofogdemyndighet i verksamhet med utsökning och indrivning skall få ha direktåtkomst till beskattningsdatabasen, skall således som ett se- kundärt ändamål med den databasen anges att uppgifter får be handlas för utsökning och indrivning. 
 Den lagstiftning som reglerar behandling av personuppgifter m.m. bör som vi nämnt tidigare i huvudsak innehålla grundläggande prin ciper och regler för behandlingen. Detaljbestämmelser om vilka uppgifter som får behandlas bör framgå av föreskrifter på en lägre kon stitutionell nivå än lag, dvs. i förordning eller i myndighetsföre skrifter. Ett krav för en sådan ordning är dock enligt vår uppfattning att de än damål för vilka uppgifter får behandlas är tydliga. Som nämnts ovan får upp gifter be- handlas i en databas endast om de tillgodoser de primära ända målen med databasen, nämligen att vara till hjälp i den verksamhet som den regi- strerande myndigheten bedriver. Vi föreslår att det i lag anges endast vilka kategorier av uppgifter som får före komma i en databas samt att en uppgift får behandlas endast om uppgiften behövs i den verk samhet för vilken databasen inrättas. Undantag från principen att i lag ange endast de kategorier av uppgifter som får behandlas, bör emeller tid göras för re- gistrering av känsliga personuppgifter och uppgifter om lagöverträdelser m.m. Sådana uppgifter bör endast få behand las i elektroniska handlingar (se nedan) eller om det i lag uttryckligt anges att uppgifterna får behandlas i en databas. 
 En databas kommer att innehålla, förutom uppgifter för ren informa- tionshantering, de handlingar som behandlas i elektroniska ärendehante- ringssystem, dvs. bildfångade, skannade eller särskilt upprättade hand- lingar som lagras elektroniskt. Vi föreslår inte några legaldefini tioner på begrepp som elektronisk handling och elektronisk akt. Vår utgångspunkt är dock att med en elektronisk handling avses en begränsad mängd elektroniskt lagrade uppgifter som är direkt knutna till ett visst ärende, medan en elektronisk akt består av de elektroniska handlingarna i ett ärende. I författningarna anges endast att en databas får inne hålla hand- 
  
 22  
 Sammanfattning 
  
 SOU 1999:105 
  
 lingar som hör till ett ärende. I elektroniska hand lingar kan det förekomma uppgifter av vitt skilda slag, även känsliga sådana, ef tersom myndigheterna inte kan styra vilka enskilda uppgifter som registreras när de ingår i inkomna handlingar m.m. Vi före slår därför att det införs begränsningar i sökmöjligheterna efter elektroniska hand lingar. Som sök- begrepp bör få användas endast ärendebeteckning, be teckning på hand- ling eller andra uppgifter som behövs för att iden tifiera ett ärende eller en handling. 
 Från en databas kan uppgifter lämnas ut med hjälp av automatiserad behandling, antingen på särskilt medium för sådan behandling eller genom direktåtkomst. För utlämnande som inte sker genom direkt åt- komst, t.ex. på magnetband eller diskett eller via fasta uppkopplingar på telenätet, föreslår vi inte några begränsningar i de fall uppgifter läm nas ut till andra svenska myndigheter. Vi anser att det bör ankomma på de myndigheter mellan vilka information skall utbytas, att avgöra på vilket sätt utlämnande bör ske. Däremot innebär våra förslag att ut lämnande till enskilda eller utländska myndigheter på medium för auto matiserad behandling, skall få förekomma endast när regeringen har meddelat föreskrifter om det eller när utlämnandet av uppgifterna följer av en in- ternationell överenskommelse som Sverige efter riksdagens godkännande har tillträtt. 
 Utlämnande genom direktåtkomst, dvs. att mottagare med hjälp av automatiserad behandling kan ta del av uppgifter direkt från den utläm- nande myndighetens databas utan föregående sekretess pröv ning, sker vanligtvis via terminal. Sådan åtkomst har ansetts vara särskilt inte gri- tetskänslig. Vi delar den uppfattningen och anser att det finns starka skäl för att vara återhållsam med att tillåta direktåtkomst. Vi föreslår därför att direktåtkomst skall få fö rekomma endast om det anges uttryckligt i lag eller förordning. Myndigheter inom den myndighetsorganisation för vilken en viss databas inrättas, t.ex. skatteför valtningen, bör kunna ha obegränsad direktåtkomst till uppgifter och elektroniska handlingar. Andra myndigheter bör ha begränsade åt komstmöjligheter. Det bör inte vara möjligt för dessa myndigheter att genom direkt åtkomst ta del av elektroniska handlingar. Vi föreslår vidare att en skilda skall få direkt- åtkomst till uppgifter om sig själva i myndigheternas databaser, under förutsättning att regeringen meddelar föreskrifter om det. I fråga om vissa icke integritetskänsliga uppgifter av stort allmänt intresse, föreslår vi att regeringen skall få meddela föreskrifter om allmän direktåtkomst till vissa databaser, t.ex. via Internet. 
 Den stora mängden uppgifter i myndigheternas databaser innebär risker för intrång i enskildas personliga integritet. Det är därför viktigt att uppgifter inte bevaras i databaserna under längre tid än vad som är motiverat från verksamhetssynpunkt. Vi föreslår att det i lag anges hu- 
  
 SOU 1999:105 
  
 Sammanfattning  
 23 
  
 vudregler för när uppgifter skall gallras ur databaserna. Det är emeller- tid inte möjligt att på ett enkelt sätt reglera exakt när vissa uppgifter bör gallras. Regeringen, eller den myndighet som regeringen bestämmer, bör därför ha möjlighet att föreskriva om undantag från de i lag angivna gallringsbestämmelserna. 
 Regler om enskildas rättigheter 
 För att otillbörliga intrång i den personliga integriteten skall kunna und- vikas i samband med behandling av personuppgifter, är det viktigt att enskilda ges möjlighet till insyn i vad som finns registrerat om dem i olika register och databaser m.m. Enskilda måste även ha möjlighet att begära rättelse av felaktiga uppgifter som berör dem. När uppgifter behandlas i strid med gällande regler, bör enskilda kunna få er sättning för skada och kränkning av den personliga integriteten. Det är även viktigt att myndigheters beslut i frågor som direkt berör enskilda kan överklagas till domstol. Bestämmelser om dessa rättigheter är i våra lagförslag sam lade i ett särskilt kapitel. 
 Den rätt som enskilda har enligt personuppgiftslagen att efter ansö- kan få besked från den personuppgiftsansvarige om vilka behandlingar som rör honom eller henne, skall gälla även när per sonuppgifter behand- las inom skatteförvalt ningen, exekutionsväsendet och Tullverket. Det innebär att enskilda har rätt till kostnadsfri skriftlig information om bl.a. vilka uppgifter om honom eller henne som behandlas. Vi föreslår emellertid att den information som skall lämnas inte behöver omfatta i en databas förekommande elektroniska handlingar, som hör till ett ärende och som den enskilde tidigare har tagit del av. Av informationen skall i stället framgå att handlingarna behandlas i databasen. Om den enskilde särskilt begär det skall emellertid informationen vara fullständig. 
 Även personuppgiftslagens bestämmelser om rättelse av felaktigt be- handlade personuppgifter skall tillämpas vid behandling av uppgifter enligt våra lagförslag. Detsamma gäller bestämmelserna i person upp- giftslagen om den enskildes rätt till ersättning när uppgifter har be hand- lats felaktigt och det har medfört skada eller kränkning av den per sonliga integriteten. Enligt våra lagförslag skall den enskilde ha rätt att hos all- män förvaltningsdomstol över klaga myndigheters beslut i frågor som rör hans eller hennes rätt till information och myndigheternas skyldighet att rätta felaktigt behandlade personuppgifter. 
  
 24  
 Sammanfattning 
  
 SOU 1999:105 
  
 Särskilda bestämmelser för olika verksamheter 
 De lagar som enligt våra förslag skall reglera behandlingen av person- uppgifter m.m. inom skatteförvaltningen, exekutionsväsendet respek tive Tullverket, är disponerade på samma sätt och innehåller flera iden tiska eller likartade bestämmelser. Det är emellertid inte möjligt att und vika att för fattningarna innehåller bestämmelser som är specifikt verksamhetsanpassade. Det gäller framförallt be stämmelser om be- handling av uppgifter i databaser. Av särskilt intresse är be stämmelser om avgränsningen av databasernas användningsområde (ändamålen) och tillgängligheten till databaserna (direktåtkomst). 
 Beskattningsdatabasen 
 Vi föreslår att behandling av uppgifter i den del av skatteförvaltningens verksamhetsområde som utgörs av bes kattningsverksamheten skall reg- leras i en lag;  
 lagen om behandling av uppgifter i skatteförvaltningens beskattningsverksamhet 
 . I den lagen finns – förutom allmänna regler om behandling av uppgifter – bestämmelser om behandling i en för verk- samheten gemensam  
 beskattningsdatabas 
 . I lagen anges för vilka ända- mål uppgifter skall få behandlas i databasen för tillhanda hållande av in- formation som behövs inom skatteförvalt ningen (primära ändamål). Ändamålen är utformade så att de uppgifter som får behandlas i data- basen motsvarar vad som i dag får behandlas i samtliga de register som med stöd av författning eller tillstånd från Data inspektionen får föras av Riksskatteverket och skattemyndigheter i verksamhet avseende be- skattning m.m. Således motsvarar databasen i princip nuvarande skatte- register, taxeringsuppgiftsregister, fastighetstaxeringsregister och punkt- skatteregister m.fl. Vad som får behandlas i databasen är emellertid inte begränsat till de uppgifter som finns i de nuvarande registren. 
 Riksskatteverket och skattemyndigheterna får enligt lagen ha obe- gränsad direktåtkomst till databasen, dvs. även till de elektroniska ak- terna. Därutöver får även kronofogdemyndigheter och Tullverket ha direktåtkomst, dock inte till elektroniska handlingar. Till regeringen de- legeras behörigheten att meddela föreskrifter om inskränkning i före- skriven direktåtkomst och om att andra än de i lagen angivna myndig- heterna skall få ha direktåtkomst, dock inte till elektroniska handlingar. För sådan direktåtkomst gäller att den skall stå i överens stämmelse med de i lagen angivna sekundära ändamålen. Om rege ringen föreskriver det skall dessutom enskilda få ha direktåtkomst till uppgifter om sig själ va. Regeringen får även meddela föreskrifter om allmän direkt åtkomst – 
  
 SOU 1999:105 
  
 Sammanfattning  
 25 
  
 t.ex. via Internet – till vissa uppgifter av allmänt intresse, som uppgift om innehav av skattsedel m.m. 
 Folkbokföringsdatabasen 
 Behandlingen av personuppgifter i den del av skatteförvaltningens verk- samhetsområde som utgörs av folkbokföringsverksamhet skall regleras i en egen lag;  
 lagen om behandling av personuppgifter i skatteför- valtningens folkbokförings verksamhet 
 . I lagen finns bestämmelser om behandling av uppgifter i en för verksamheten gemensam  
 folkbokfö- ringsdatabas 
 . Lagen innehåller bestämmelser om för vilka ända mål upp- gifter skall få behandlas i databasen för till handahållande av information som behövs för att myndig heter inom skatteförvaltningen skall kunna fullgöra sina åligganden. Ändamålen är utformade så att uppgif ter som behandlas i databasen i princip motsvarar den behandling av uppgifter som i dag sker i folkbokföringsregister och aviseringsregistret. 
 Riksskatteverket och skattemyndigheterna får enligt lagen ha obe- gränsad direktåtkomst till databasen, dvs. även till de elektroniska hand- lingarna. Till regeringen delegeras behörigheten att meddela före skrifter om inkränkning i före skriven direktåtkomst och om att andra än de i lagen angivna myndigheterna skall få ha direktåtkomst, dock inte till elektroniska handlingar. Om regeringen föreskriver det skall enskilda få ha direktåtkomst till uppgifter om sig själva. 
 Val- och folkomröstningsdatabasen 
 För den verksamhet som bedrivs i anledning av val och folkomröst ningar ansvarar Riksskatteverket, skatteförvaltningen, länsstyrelserna och de kommunala valnämnderna. Den personuppgiftsbehandling som sker i verksamheten skall enligt vårt förslag regleras i en egen lag;  
 lagen om behandling av personuppgifter i verksamhet med val och folkom- röstningar  
 . I lagen finns bestämmelser om behandling av uppgifter i en för de ansvariga statliga myndigheterna gemensam  
 val- och folkom- röstningsdatabas.  
 Databasens användningsområde regleras genom be- stämmelser om för vilka ända mål uppgifter skall få behandlas inom verksamheten (primära ändamål). Ändamålen är utfor made så att de uppgifter som får behandlas i databasen i princip motsvarar vad som i dag får behandlas i röstlängdsregister och kandidatregister. 
 Riksskatteverket, skattemyndigheterna och länsstyrelserna får enligt lagen ha obegränsad direktåtkomst till databasen, dvs. även till de elek- troniska akterna. Dessutom får de kommunala valnämnderna ha direkt- åtkomst till uppgifter som inte finns i elektroniska handlingar. Till rege- ringen delegeras behörigheten att meddela föreskrifter om in skränkning i 
  
 26  
 Sammanfattning 
  
 SOU 1999:105 
  
 föreskriven direktåtkomst och om att andra än de i lagen angivna myndigheterna skall få ha direktåtkomst, dock inte till elektroniska handlingar. För sådan direktåtkomst gäller att den skall stå i öve rens- stämmelse med de i lagen angivna sekundära ändamålen. Om rege ringen föreskriver det skall enskilda få ha direktåtkomst till upp gifter om sig själva. Regeringen får även meddela föreskrifter om allmän di rekt- åtkomst – t.ex. via Internet – till uppgifter som finns på valsedlar. 
 Exekutionsväsendets databaser 
 Kronofogdemyndigheterna bedriver verksamhet på flera olika områden. Vi föreslår emellertid en gemensam lag för behandling av upp gifter på samtliga dessa områden;  
 lagen om behandling av uppgifter i exeku- tionsväsendets verksamhet  
 . För varje enskild och urskiljbar verk samhet skall det finnas bestämmelser om behandling av uppgifter i en för res- pektive verksamhet gemensam databas. Totalt föreslår vi fyra data baser, nämligen en  
 utsöknings- och indrivningsdatabas  
 , en  
 betalningsföre- läggande- och handräckningsdatabas  
 , en  
 skuldsaneringsdatabas  
 samt en  
 konkurstillsynsdatabas 
 . I lagen anges för vilka ända mål uppgifter skall få behandlas i respektive databas för tillhanda hållande av infor- mation som behövs inom exekutionsväsendet (primära ända mål). Än- damålen är utformade så att de uppgifter som får behandlas i data- baserna i princip motsvarar vad som i dag får behandlas i samtliga de register som med stöd av författning eller tillstånd från Data inspektionen får föras av Riksskatteverket och kronofogdemyndigheter. Vad som får behandlas i databaserna är emellertid inte begränsat till de uppgifter som finns i register i dag. 
 Riksskatteverket och kronofogdemyndigheterna får enligt lagen ha obegränsad direktåtkomst till databaserna, dvs. även till de elektroniska handlingarna. Därutöver anges att även skattemyndigheter och Tull- verket får ha direktåtkomst, dock inte till elektroniska handlingar. Till regeringen delegeras behörigheten att meddela föreskrifter om in skränk- ning i föreskriven direktåtkomst och om att andra än de i lagen angivna myndigheterna skall få ha direktåtkomst till en databas, dock inte till elektroniska handlingar. För sådan direktåtkomst gäller att den skall stå i överensstämmelse med de i lagen angivna sekundära ända målen för de olika databaserna. Om regeringen föreskriver det skall enskilda få ha direktåtkomst till uppgifter om sig själva. 
  
 SOU 1999:105 
  
 Sammanfattning  
 27 
  
 Tulldatabasen 
 För behandling av uppgifter i Tullverkets fiskala verksamhet föreslår vi en lag;  
 lagen om behandling av uppgifter i Tullverkets verksamhet 
 . I den lagen finns bestämmelser om behandling av uppgifter i en för verk- samheten gemensam  
 tulldatabas 
 . I lagen anges för vilka ända mål upp- gifter skall få behandlas i databasen för tillhanda hållande av information som behövs hos Tullverket i den fiskala verksamheten (primära ända- mål). Ända målen är utformade så att de uppgifter som får behandlas i databasen i princip motsvarar vad som i dag får behandlas i tullregister. Vad som får behandlas i databasen är emellertid inte begränsat till de uppgifter som finns i registren i dag. 
 Tullverket får enligt lagen ha obegränsad direktåtkomst till data- basen, dvs. även till de elektroniska handlingarna. Därutöver anges att även Riksskatteverket, skattemyndigheter och kronofogdemyndigheter får ha direktåtkomst, dock inte till elektroniska handlingar. Till rege- ringen delegeras behörigheten att meddela föreskrifter om in skränkning i föreskriven direktåtkomst och om att andra än de i lagen angivna myndigheterna skall få ha direktåtkomst, dock inte till elektroniska hand- lingar. För sådan direktåtkomst gäller att den skall stå i överens- stämmelse med vissa i lagen angivna sekundära ändamål. Om rege ringen föreskriver det skall dessutom enskilda få ha direktåtkomst till uppgifter om sig själva. 
 Särskilda frågor 
 Utöver de frågor som regleras genom våra förslag till lagar om be- handling av personuppgifter m.m. i verksamhet inom skatteförvaltning- en, exekutionsväsendet och hos Tullverket, har vi även haft att utreda vissa mer specifika frågeställningar. 
 Sekretess inom exekutionsväsendet 
 Sekretesskyddet i exekutionsväsendets exekutiva verksamhet är i dag svagt. Enligt 9 kap. 19 § sekretesslagen gäller sekretess för en uppgift om det kan antas att den enskilde eller honom närstående lider avsevärd skada eller betydande men om uppgiften röjs. Det raka skaderekvisitet innebär en presumtion för att uppgifter skall lämnas ut när det begär s. En av kronofogdemyndigheternas huvudsakliga uppgifter är att utreda om en gäldenär har några utmätningsbara tillgångar. En rationell hand- läggning förutsätter att man får hämta in uppgifter på ett enkelt sätt, t.ex. från skattemyndigheter där absolut sekretess gäller för uppgifter. I 
 28  
 Sammanfattning  
 SOU 1999:105 
 de fall det saknas en reglerad uppgiftsskyldighet, skall en sekretesspröv- ning göras, innan en kronofogdemyndighet får del av uppgifter från en skattemyndighet. En faktor som vägs in i denna pröv ning är risken för att uppgiften kommer att lämnas ut från kronofogdemyndigheten. På grund av den stora skillnaden i sekretesskydd har kronofogdemyndig- heterna därför i vissa fall haft svårt att från skatte myndigheterna få del av uppgifter som behövs i den exekutiva verksamheten. Den svaga sek- retessen medför även svårigheter för krono fogdemyndigheterna vid in- formationshantering i samband med myndighetsgemensamt arbete mot ekonomisk brottslighet samt i internationellt samarbete. 
 Sedan sekretesslagens tillkomst har mycket hänt i den exekutiva verk- samheten. Kronofogdemyndigheterna har fått utökade arbetsupp gifter och förändrade arbetsrutiner. Det har lett till att allt fler upp gifter om enskilda samlas i de datasystem som finns inom exekutionsväsendet. Mer sofistikerade system är dessutom under utveckling. Sammantaget innebär detta att det enligt vår bedömning i dag finns ett väsent ligt större behov av att skydda gäldenärers personliga integritet än vad som var fallet när sekretesslagen trädde i kraft. 
 För att stärka sekretessen hos kronofogdemyndigheterna – av såväl verksamhets- som integritetsskäl – föreslår vi att det i 9 kap. 19 § sek- retesslagen införs ett omvänt skaderekvisit. Det innebär att sekretess gäller för en uppgift, om det inte står klart att uppgiften kan röjas utan att den enskilde eller honom närstående lider skada eller men. De förändrade arbetsuppgifterna hos kronofogdemyndigheterna har lett till att det råder viss osäkerhet i fråga om vad som omfattas av begreppet exekutiv verksamhet. Vi anser att ett klargörande behövs och föreslår därför att sekretessen skall gälla i verksamhet med utsökning och in- drivning. Vi föreslår vidare att det sekretesskyddade området skall ut- vidgas till att omfatta även verksamhet enligt lagen (1986:436) om nä- ringsförbud. Uppgifter i den sistnämnda verksam heten omfattas i dag inte av något sekretesskydd till förmån för en skildas integritet, vilket vi anser olämpligt, eftersom det i den verksamheten är mer vanligt än i övrig verksamhet att kronofogdemyndigheterna behandlar uppgifter om hälsa och brottsmisstanke m.m. 
 I dag är vissa uppgifter i exekutiv verksamhet undantagna från sek- retess. Det gäller beslut i mål samt uppgifter om förpliktelse som avses med sökt verkställighet, dvs. uppgifter om skulder m.m. Sådana upp- gifter utnyttjas regelmässigt i kreditupplysningsverksamhet. Vi anser att det även i fortsättningen finns ett behov av att uppgifter undantas från sekretesskyddet. För att undvika att missvisande upp gifter om exem- pelvis skulder som har uppstått på grund av felaktig handläggning hos myndigheter m.m., skall få oacceptabla konsekvenser för enskilda, föreslår vi att undantaget från sekretess endast skall gälla beslut i mål 
  
 SOU 1999:105 
  
 Sammanfattning  
 29 
  
 samt uppgift om förpliktelse som avses med verkställighet i ett  
 på gåen de mål  
 . Det innebär att om en gäldenär be talar en skuld innan krono- fogdemyndigheten har hunnit vidta andra åtgärder än att informera gäldenären om att det finns en ansökan om ut sökning eller indrivning, kommer uppgifter om förpliktelse att omfattas av sekretess. Sådana uppgifter som omfattas av sekretess skall inte få användas i kreditupp- lysningsverksamhet. 
 Utlämnande av uppgifter på medium för automatiserad behand ling för kreditupplysningsverksamhet 
 Uppgifter inom skatteförvaltningen och exekutionsväsendet som inte omfattas av sekretess, bör enligt vår bedömning få lämnas ut på me dium för automatiserad behandling till den som har tillstånd som avses i 3 § kreditupplysningslagen att bedriva kreditupplysningsverksamhet. Uppgifter som grundar sig på brott skall dock inte få lämnas ut. 
 Skatteuppgifter i SPAR 
 I dag lämnas vissa offentliga skatteuppgifter i olika register inom skatte- för valtningen ut till det statliga personadressregistret (SPAR) för an- vändning för direkt reklamändamål. Ett sådant förfarande kan enligt vår mening sättas i fråga från integritetssynpunkt. Å andra sidan anser vi att ett förbud mot att an vända skatteuppgifter i SPAR skulle medföra en på- taglig risk för en okontrollerbar fram växt av icke för fattningsreglerade register med motsvarande funktion och innehåll som SPAR. Vi bedömer att det utlämnande av skatteuppgifter till SPAR som sker i dag inte står i konflikt med bestämmelserna i dataskyddsdirektivet. Ett konkret ställningstagande i frågan om utlämnande av skatteuppgifter till SPAR kräver enligt vår uppfattning en mer omfattande översyn av bl.a. samhällets behov av skatteuppgifter för direktre klamändamål. Vi föreslår där för inte några förändringar avseen de SPAR. 
 Behandling av personuppgifter vid taxeringsrevisioner m.m. 
 I samband med personuppgiftslagens införande upphävdes den sär skilda lagen (1987:1231) om automatisk databehandling vid taxeringsrevision, m.m. Våra föreslag till lagar om behandling av upp gifter i skatteför valt- ningens beskattningsverksamhet respektive Tullverkets verksamhet utgör enligt vår bedömning ett tillräckligt skydd för enskil das personliga integritet när automatiserad behandling används vid taxeringsrevisioner m.m. Någon kompletterande lagstiftning anser vi därför inte vara nödvändig. 
  
 30  
 Sammanfattning 
  
 SOU 1999:105 
  
 Bruttoavisering inom folkbokföringen 
 Riksskatteverkets aviseringsregister används av myndigheter för att aktualisera, kontrollera och komplettera vissa folkbokföringsuppgifter i de egna registren. En effektiv metod för sådan avi sering är s.k. brutto- avisering, som används av vissa myndigheter. Metoden innebär att mot- tagande myndigheter får ändringsaviseringar avseende samtliga personer i aviseringsregistret, dvs. i princip Sveriges hela befolkning. Ur det mate- rialet får den mottagande myndigheten sedan själv söka fram upp gifter som rör per soner vilka är registrerade i myndighetens register, medan övriga uppgifter gallras. Ur valet av uppgifter görs alltså av den mot- tagande myndigheten och inte av Riksskatteverket som vid vanlig ändringsavisering. Bruttoavisering som metod för att tillhandahålla folkbokföringsuppgifter inom den statliga för valtningen strider enligt vår uppfattning inte mot dataskyddsdirektivet, under förut sättning att fråga är om regelmässigt och frekvent återkommande aviseringar som avser en betydande andel av befolkningen. Några hinder föreligger där för enligt vår uppfattning inte mot en fortsatt användning av bruttoavisering. 
 Kronofogdemyndigheters tillgång till uppgifter hos Tullverket 
 Enligt 118 § tullagen (1994:1550) skall Tullverket på begäran från vissa uppräknade myndigheter lämna ut uppgifter som rör import och export av varor. Enligt vår uppfattning har även kronofogdemyndigheterna behov av att få tillgång till dessa uppgifter. Vi kan inte se några skäl mot en sådan ordning. Vi föreslår där för att Tullverket på begäran skall tillhandahålla kronofogdemyndigheterna uppgifter som förekommer hos Tullverket och som rör import och export av varor. 
  
 SOU 1999:105 
  
 Författningsförslag  
 31 
  
 Författningsförslag 
 1 Förslag till 
 Lag om behandling av uppgifter i skatteförvalt- ningens beskattningsverksamhet 
 Härigenom föreskrivs följande. 
 1 kap. Allmänna bestämmelser 
 Lagens tillämpningsområde 
  
 1 §  
 Denna lag tillämpas vid behandling av personuppgifter och vissa andra uppgifter i skatteförvaltningens beskattningsverksamhet, om be- handlingen är helt eller delvis automatiserad eller om personuppgifter in- går i eller är avsedda att ingå i en strukturerad samling av uppgifter som är tillgängliga för sökning eller samman ställning enligt särskilda kri- terier. 
 Förhållandet till personuppgiftslagen 
  
 2 §  
 När personuppgifter behandlas enligt denna lag gäller bestämmel- serna i personuppgiftslagen (1998:204) om 
  
 1. 
  
 definitioner i 3 §, 
  
 2. 
  
 förhållandet till offentlighetsprincipen m.m. i 8 §, 
  
 3. 
  
 grundläggande krav på behandling i 9 §, 
  
 4. 
  
 behandling av personnummer i 22 §, 
  
 5. 
  
 säkerheten vid behandling i  
  
 30 
 - 
 32 
  §§, 
  
 6. 
  
 överföring av personuppgifter till tredje land i  
  
 33–35 
  §§, 
  
 7. 
  
 personuppgiftsombudets uppgifter m.m. i  
  
 38 
 - 
 41 
  §§, 
  
 8. 
  
 tillsynsmyndighetens befogenheter i 43 och 47 §§, samt 
  
 9. 
  
 straff i 49 §. 
  
 32  
 Författningsförslag 
  
 SOU 1999:105 
  
 Personuppgiftsansvar 
  
 3 §  
 Riksskatteverket är personuppgiftsansvarigt för den behandling av personuppgifter som ankommer på verket att utföra och en skatte myn- dighet för den behandling som ankommer på myndigheten att utföra. 
 Behandling av känsliga personuppgifter m.m. 
  
 4 §  
 Känsliga personuppgifter som anges i 13 § personuppgiftslagen (1998:204) och uppgifter om lagöverträdelser m.m. som anges i 21 § samma lag får behandlas endast om uppgifterna har lämnats i eller är nödvän diga för handläggningen av ett ärende. 
 För uppgifter som behandlas med stöd av 2 kap. gäller särskilda be- stämmelser. 
 Gallring 
  
 5 §  
 Uppgifter som är föremål för auto matiserad behandling i ett ärende skall gallras senast ett år efter det att ärendet har avslutats. 
 Regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer får med- dela föreskrifter om att uppgifter skall gallras vid en annan tidpunkt än den som anges i första stycket ell er att uppgifter skall bevaras. 
 För uppgifter som behandlas med stöd av 2 kap. gäller särskilda be- stämmelser. 
 2 kap. Beskattningsdatabasen 
 Ändamål 
  
 1 §  
 I beskattningsverksamheten skall det finnas en samling uppgifter som med hjälp av automatiserad behandling används gemensamt i verk - samheten för de i 2 och 3 §§ angivna ändamålen (  
 beskattningsdatabas 
 ). 
  
 2 §  
 Uppgifter får behandlas i databasen för tillhandahållande av infor- mation som behövs inom skatteförvaltningen för 
  
 1. 
  
 fastställande av underlag för samt redovisning, bestämmande, betalning och återbetalning av skatter eller avgifter, 
  
 2. 
  
 bestämmande av pensionsgrundande inkomst, 
  
 3. 
  
 kontroll, revision, prövning, granskning, tillsyn och analys, 
  
 4. 
  
 fastighetstaxering, 
  
 5. 
  
 fullgörande av åligganden som följer av internationella överens- kommelser som Sverige efter riksdagens godkännande har tillträtt, 
  
 SOU 1999:105 
  
 Författningsförslag  
 33 
  
 6. 
  
 tillsyn, kontroll, uppföljning och planering av verksamheten, samt 
  
 7. 
  
 framställning av statistik. 
  
 3 §  
 Uppgifter får behandlas i databasen för tillhandahållande av infor- mation som behövs i författningsreglerad verksamhet utanför skatteför- valtningen för 
  
 1. 
  
 fastställande av underlag för samt redovisning, be stämmande, betalning och återbetalning av skatter eller avgifter, 
  
 2. 
  
 utsökning och indrivning, 
  
 3. 
  
 tillsyn samt  
  
 lämplighets-, 
  tillstånds- och annan liknande pröv ning, 
 samt 
  
 4. 
  
 framställning av statistik. 
  
 Innehåll 
  
 4 §  
 I databasen får behandlas uppgifter om personer som omfattas av verksamhet enligt 2 §  
 1–5. 
  Uppgifter om andra personer får behandlas om det behövs för handläggningen av ett ärende. 
  
 5 §  
 För de ändamål som anges i 2 § får i databasen behandlas upp gifter om 
  
 1. 
  
 en fysisk persons identitet, bosättning, familjeförhållanden och andra liknande basuppgifter, 
  
 2. 
  
 en juridisk persons identitet, säte och andra liknande basuppgifter, 
  
 3. 
  
 registrering för skatter eller avgifter, 
  
 4. 
  
 underlag för skatter eller avgifter, 
  
 5. 
  
 bestämmande av skatter eller avgifter, 
  
 6. 
  
 kontroll av skatter eller avgifter, 
  
 7. 
  
 fastställande av fastighetstaxering, 
  
 8. 
  
 yrkande och grunder i ett ärende, samt 
  
 9. 
  
 beslut med angivande av skälen för beslutet, betalning, redo- visning och övriga åtgärder i ett ärende. 
  
 I databasen får även behandlas de uppgifter som behövs för full gö- rande av ett åliggande som följer av en internationell överenskommelse som Sverige efter riksdagens godkännande har tillträtt. 
 Regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer skall med- dela närmare föreskrifter om vilka uppgifter som får behandlas i data- basen enligt första stycket. 
  
 6 §  
 Personuppgifter som avses i 1 kap. 4 § första stycket får inte be- handlas i databasen i andra fall än som anges i 7 §. Uppgifter om tros- 
  
 34  
 Författningsförslag 
  
 SOU 1999:105 
  
 samfund och medlemskap i fackförening får dock behandlas för de än da- mål som anges i 2 §. 
  
 7 §  
 Handlingar som hör till ett ärende får behandlas i databasen. Så- dana handlingar får innehålla de uppgifter som har lämnats i eller är nödvändiga för handlägg ningen av ärendet. 
 Utlämnande av uppgifter till enskilda på medium för automatiserad behandling 
  
 8 §  
 Uppgifter i databasen får lämnas ut till en enskild på medium för automatiserad behandling endast om regeringen har meddelat föreskrifter om det eller om utlämnandet av uppgifterna följer av en internationell överenskommelse som Sverige efter riksdagens godkännande har tillträtt. 
 Direktåtkomst 
  
 9 §  
 Riksskatteverket, skattemyndigheter, kronofogdemyndigheter och Tullverket får ha direktåtkomst till databasen. Regeringen får meddela föreskrifter om att även annan får ha direktåtkomst för ändamål som anges i 3 §. 
 Annan än Riksskatteverket och skattemyndigheter får inte ha direkt- åtkomst till handlingar som avses i 7 §. Regeringen får meddela före- skrifter om ytterligare inskränkning i en myndighets eller annans di- rektåtkomst till databasen. 
  
 10 §  
 Regeringen får meddela föreskrifter om att en enskild får ha di- rektåtkomst till uppgifter om sig själv i databasen. 
 Regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer skall med- dela föreskrifter om vilka uppgifter som får omfattas av direktåtkomst enligt första stycket. 
  
 11 §  
 Regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer får meddela föreskrifter om allmän direktåtkomst till uppgifter i databasen om 
  
 1. 
  
 skyldighet att redovisa eller betala skatter eller avgifter, 
  
 2. 
  
 innehav av skattsedel på preliminär skatt, samt 
  
 3. 
  
 beräkning av skatteavdrag för betalning av preliminär skatt. Direktåtkomst enligt första stycket får inte vara utformad så att upp- 
  
 gifter om flera personer kan behandlas på automatiserad väg vid inhäm t- andet. 
  
 SOU 1999:105 
  
 Författningsförslag  
 35 
  
 Sökbegrepp 
  
 12 §  
 Vid sökning efter handlingar som avses i 7 § får som sökbegrepp användas endast ärendebeteckning, beteckning på handling eller annan uppgift som behövs för att identifiera ett ärende eller en handling. 
 Gallring 
  
 13 §  
 Uppgifter och handlingar i databasen skall, om inget annat anges i 14 §, gallras sju år efter utgången av det kalenderår under vilket be- skattningsåret till vilket uppgifterna eller handlingarna kan hänföras gick ut. 
  
 14 §  
 Uppgifter om revision skall gallras tio år efter utgången av det ka- lenderår under vilket revisionen avslutades. 
 Uppgifter och handlingar som avser fastighetstaxering skall gallras tio år efter utgången av det taxeringsår till vilket uppgifterna eller hand- lingarna kan hänföras. 
 Uppgifter och handlingar som avser gåvoskatteärenden skall gallras tolv år efter utgången av det kalenderår under vilket gåvodeklaration lämnades. Uppgifter och handlingar som avser gåvoanmälningsärenden skall gallras tre år efter utgången av det kalenderår under vilket för- frågan eller anmaning att komma in med deklaration gjordes. 
 Uppgifter och handlingar som enligt lagen (1994:1563) om tobaks- skatt, lagen (1994:1564) om alkoholskatt samt lagen (1994:1776) om skatt på energi, behandlas för att tillhanda hålla skattskyldiga och be- hörig myndighet i Sverige eller ett annat land inom Europeiska unionen uppgifter om personer som är godkända upplagshavare eller som är regi- strerade varumottagare eller uppgifter om godkända skatteupplag, skall gallras sju år efter utgången av det kalenderår under vilket upp- lagshavaren eller varumottagaren avregistrerades. 
  
 15 §  
 Regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer får meddela föreskrifter om att uppgifter eller handlingar skall gallras vid en annan tidpunkt än de som anges i 13 och 14 §§ eller att uppgifter eller handlingar skall bevaras. 
 Regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer får med- dela föreskrifter om att uppgifter och handlingar som undantas från gallring skall överlämnas till en arkivmyndighet. 
  
 36  
 Författningsförslag 
  
 SOU 1999:105 
  
 Övriga bestämmelser 
  
 16 §  
 Riksskatteverket och skattemyndigheter får ta ut avgifter för att lämna ut uppgifter ur databasen enligt de närmare föreskrifter som med - delas av regeringen. 
 Rätten att ta ut avgifter enligt första stycket får inte innebära in- skränkning i rätten att ta del av och mot fastställd avgift få kopia eller utskrift av en allmän handling enligt tryckfrihetsförordningen. 
  
 17 §  
 Regeringen får meddela närmare föreskrifter om hur uppgifterna i databasen skall vara indelade. 
 3 kap. Enskildas rättigheter 
 Information till den registrerade 
  
 1 §  
 Vid tillämpningen av denna lag gäller bestämmelserna om in- formation till den registrerade i 23 och  
 25–27 
  §§ personuppgiftslagen (1998:204), med den begränsning som anges i 2 §. 
  
 2 §  
 En handling som avses i 2 kap. 7 § behöver inte lämnas ut till en enskild i samband med att en myndighet fullgör sin informationsskyl- dighet enligt 26 § personuppgiftslagen (1998:204), om den enskilde har tagit del av handlingens innehåll. 
 I fall som avses i första stycket skall in formation i stället lämnas om att handlingen behandlas i databasen. Fullständig information skall emel- lertid lämnas om den enskilde begär det. 
 Rättelse 
  
 3 §  
 Vid behandling av personuppgifter enligt denna lag gäller bestäm- melserna om rättelse i 28 § personuppgiftslagen (1998:204). 
 Skadestånd 
  
 4 §  
 Vid behandling av personuppgifter enligt denna lag gäller bestäm- melserna om skadestånd i 48 § personuppgiftslagen (1998:204). 
  
 SOU 1999:105 
  
 Författningsförslag  
 37 
  
 Överklagande 
  
 5 §  
 En myndighets beslut om information som skall lämnas efter an- sökan och om rättelse får överklagas hos allmän förvalt ningsdomstol. Andra beslut enligt denna lag får inte överklagas. 
 Prövningstillstånd krävs vid överklagande till kammarrätten. 
 _______________ 
 1. Denna lag träder i kraft den 1 oktober 2001, då skatteregisterlagen (1980:343) skall upphöra att gälla. Den äldre lagens bestämmelser om gallring och innehåll i ett register gäller dock fortfarande i fråga om uppgifter och handlingar som har tillförts registret före den 1 oktober 2001. 
  
 2. 
  
 Bestämmelser i lagen om grundläggande krav på behandling av per- sonuppgifter samt behandling av känsliga personuppgifter och upp- gifter om lagöverträdelser m.m., skall inte börja tillämpas förrän den 1 oktober 2007 i fråga om sådan manuell behandling av personupp- gifter som påbörjats före den 24 oktober 1998 eller manuell be hand- ling som utförs för ett visst ändamål om manuell behandling för än- damålet påbörjats före den 24 oktober 1998. 
  
 3. 
  
 Har en begäran om registerutdrag enligt 10 § datalagen (1973:289) kommit in innan denna lag träder i kraft men har utdraget inte expe- dierats före ikraftträdandet, skall framställningen anses som en ansökan om information enligt denna lag. 
  
 4. 
  
 Bestämmelsen om skadestånd skall tillämpas endast om den om stän- dighet som yrkandet hänför sig till har inträffat efter det att lagen har trätt i kraft för den aktuella behandlingen. 
  
 5. 
  
 Bestämmelsen om överklagande skall tillämpas endast på beslut som fattas efter ikraftträdandet. 
  
 38  
 Författningsförslag 
  
 SOU 1999:105 
  
 2 Förslag till 
 Lag om behandling av personuppgifter i skatte- förvaltningens folkbokföringsverksamhet 
 Härigenom föreskrivs följande. 
 1 kap. Allmänna bestämmelser 
 Lagens tillämpningsområde 
  
 1 §  
 Denna lag tillämpas vid behandling av personuppgifter i skatteför- valtningens folkbokföringsverksamhet, om behandlingen är helt eller del- vis automatiserad eller om personuppgifter ingår i eller är avsedda att ingå i en strukturerad samling av uppgifter som är tillgängliga för sök- ning eller sammanställning enligt särskilda kriterier. 
 Förhållandet till personuppgiftslagen 
  
 2 §  
 När personuppgifter behandlas enligt denna lag gäller bestämmel- serna i personuppgiftslagen (1998:204) om 
  
 1. 
  
 definitioner i 3 §, 
  
 2. 
  
 förhållandet till offentlighetsprincipen m.m. i 8 §, 
  
 3. 
  
 grundläggande krav på behandling i 9 §, 
  
 4. 
  
 behandling av personnummer i 22 §, 
  
 5. 
  
 säkerheten vid behandling i  
  
 30 
 - 
 32 
  §§, 
  
 6. 
  
 överföring av personuppgifter till tredje land i  
  
 33–35 
  §§, 
  
 7. 
  
 personuppgiftsombudets uppgifter m.m. i  
  
 38 
 - 
 41 
  §§, 
  
 8. 
  
 tillsynsmyndighetens befogenheter i 43 och 47 §§, samt 
  
 9. 
  
 straff i 49 §. 
  
 Personuppgiftsansvar 
  
 3 §  
 Riksskatteverket är personuppgiftsansvarigt för den behandling av personuppgifter som ankommer på verket att utföra och en skattemyn- dighet för den behandling som ankommer på myndigheten att utföra. 
  
 SOU 1999:105 
  
 Författningsförslag  
 39 
  
 Behandling av känsliga personuppgifter m.m. 
  
 4 §  
 Känsliga personuppgifter som anges i 13 § personuppgiftslagen (1998:204) och uppgifter om lagöverträdelser m.m. som anges i 21 § samma lag får behandlas endast om uppgifterna har lämnats i eller är nödvändiga för handläggningen av ett ärende. 
 För uppgifter som behandlas med stöd av 2 kap. gäller särskilda be- stämmelser. 
 2 kap. Folkbokföringsdatabasen 
 Ändamål 
  
 1 §  
 I folkbokföringsverksamheten skall det finnas en samling person- uppgifter som med hjälp av automatiserad behandling används gemen- samt i verksamheten för de i 2 § angivna ändamålen (  
 folkbokföring s- databas 
 ). 
  
 2 §  
 Uppgifter får behandlas i databasen för tillhandahållande av infor- mation som behövs inom skatteförvaltningen för 
  
 1. 
  
 samordnad behandling av identifieringsuppgifter för fysiska per- soner och av andra folkbokföringsuppgifter, 
  
 2. 
  
 handläggning av folkbokföringsärenden, 
  
 3. 
  
 fullgörande av underrättelseskyldighet enligt lag eller förordning samt för att till godose samhällets behov av folkbokföringsuppgifter i öv- rigt, 
  
 4. 
  
 tillsyn, kontroll, uppföljning och planering av verksamheten, samt 
  
 5. 
  
 framställning av statistik. 
  
 Innehåll 
  
 3 §  
 I databasen får behandlas uppgifter om personer som omfattas av verksamhet enligt 2 § 1 och 2. Uppgifter om andra personer får behand- las om det behövs för handläggningen av ett ärende. 
  
 4 §  
 För de ändamål som anges i 2 § får i databasen behandlas uppgif ter om 
  
 1. 
  
 personnummer, 
  
 2. 
  
 samordningsnummer enligt folkbokföringslagen (1991:481), 
  
 3. 
  
 namn, 
  
 4. 
  
 födelsetid, 
  
 5. 
  
 födelsehemort, 
  
 40  
 Författningsförslag 
  
 SOU 1999:105 
  
 6. 
  
 födelseort, 
  
 7. 
  
 adress, 
  
 8. 
  
 folkbokföringsfastighet, lägenh etsbeteckning, folkbokföringsort och folkbokföring under särskild rubrik, 
  
 9. 
  
 medborgarskap, 
  
 10. 
  
 civilstånd, 
  
 11. 
  
 make, barn, föräldrar, vårdnadshavare och annan person som den registrerade har samband med inom folkbokföringen, 
  
 12. 
  
 samband enligt 11 som är grundat på adoption, 
  
 13. 
  
 inflyttning från utlandet, 
  
 14. 
  
 avregistrering, 
  
 15. 
  
 anmälan enligt 7 kap. 1 och 10 §§ vallagen (1997:157), samt 
  
 16. 
  
 gravsättning. 
  
 I databasen får behandlas uppgifter som den 30 juni 1991 enligt sär- skilda bestämmelser var antecknade i sådan personakt som avses i 16 § folkbokföringskungörelsen (1967:495). 
 I databasen får behandlas uppgifter om tidpunkter för sådana för håll- anden som avses i första stycket. För förhållanden som avses i förs ta stycket 1, 2 och 14 får anges grunden för förhållandet. För förhål lande som avses i första stycket 2 får även anges de handlingar som har legat till grund för identifiering samt uppgift om att det råder osäkerhet om personens identitet. 
  
 5 §  
 I databasen får behandlas uppgifter om yrkande och grunder i ett ärende, beslut i ett ärende med angivande av skälen för beslutet samt andra uppgifter som behövs för handläggningen av ett ärende. 
 Regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer skall med- dela föreskrifter om vilka uppgifter som får behandlas i databasen enligt första stycket. 
  
 6 §  
 Personuppgifter som avses i 1 kap. 4 § första stycket får inte be- handlas i databasen i andra fall än som anges i 4 och 7 §§. 
  
 7 §  
 Handlingar som hör till ett ärende får behandlas i databasen. Så- dana handlingar får innehålla de uppgifter som har lämnats i eller är nödvändiga för handlägg ningen av ärendet. 
  
 SOU 1999:105 
  
 Författningsförslag  
 41 
  
 Utlämnande av uppgifter till enskilda på medium för automatiserad behandling 
  
 8 §  
 Uppgifter i databasen får lämnas ut till en enskild på medium för automatiserad behandling endast om regeringen har meddelat föreskrifter om det. 
 Direktåtkomst 
  
 9 §  
 Riksskatteverket och skattemyndigheter får ha direktåtkomst till databasen. Regeringen får meddela föreskrifter om att annan får ha di- rektåtkomst till databasen för ändamål som anges i 2 § 3, dock inte till handlingar som avses i 7 §. 
 Regeringen får meddela föreskrifter om inskränkning i en myndig hets eller annans direktåtkomst till databasen. 
  
 10 §  
 Regeringen får meddela föreskrifter om att en enskild får ha di- rektåtkomst till uppgifter om sig själv i databasen. 
 Regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer skall med- dela föreskrifter om vilka uppgifter som får omfattas av direktåtkomst enligt första stycket. 
 Sökbegrepp 
  
 11 §  
 Vid sökning i databasen får uppgifter som avses i 4 § första stycket 6, 12, 13 och 16 inte användas som sökbegrepp. 
 Uppgifter som avses i 4 § första stycket 9 får användas som sök- begrepp endast i fråga om medborgarskap i Sverige, Danmark, Norge, Finland eller Island samt om medborgarskap i ett land inom eller utom Europeiska unionen (unionsmedborgarskap eller icke unionsmedborgar- skap). 
  
 12 §  
 Vid sökning efter handlingar som avses i 7 § får som sökbegrepp användas endast ärendebeteckning, beteckning på handling eller annan uppgift som behövs för att identifiera ett ärende eller en handling. 
 Övriga bestämmelser 
  
 13 §  
 Riksskatteverket och skattemyndigheter får ta ut avgifter för att lämna ut uppgifter ur databasen enligt de närmare föreskrifter som med - delas av regeringen. 
  
 42  
 Författningsförslag 
  
 SOU 1999:105 
  
 Rätten att ta ut avgifter enligt första stycket får inte innebära in- skränkning i rätten att ta del av och mot fastställd avgift få kopia eller utskrift av en allmän handling enligt tryckfrihetsförordningen. 
  
 14 §  
 Regeringen får meddela närmare föreskrifter om hur uppgifterna i databasen skall vara indelade. 
 3 kap. Enskildas rättigheter 
 Information till den registrerade 
  
 1 §  
 Vid tillämpningen av denna lag gäller bestämmelserna om in for- mation till den registrerade i 23 och  
 25–27 
  §§ personuppgiftslagen (1998:204), med den begränsning som anges i 2 §. 
  
 2 §  
 En handling som avses i 2 kap. 7 § behöver inte lämnas ut till en enskild i samband med att en myndighet fullgör sin informationsskyl- dighet enligt 26 § personuppgiftslagen (1998:204), om den enskilde har tagit del av handlingens innehåll. 
 I fall som avses i första stycket skall in formation i stället lämnas om att handlingen behandlas i databasen. Fullständig information skall emellertid lämnas om den enskilde begär det. 
 Rättelse 
  
 3 §  
 Vid behandling av personuppgifter enligt denna lag gäller bestäm- melserna om rättelse i 28 § personuppgiftslagen (1998:204). 
 Skadestånd 
  
 4 §  
 Vid behandling av personuppgifter enligt denna lag gäller bestäm- melserna om skadestånd i 48 § personuppgiftslagen (1998:204). 
 Överklagande 
  
 5 §  
 En myndighets beslut om information som skall lämnas efter an- sökan och om rättelse får överklagas hos allmän förvalt ningsdomstol. Andra beslut enligt denna lag får inte överklagas. 
  
 SOU 1999:105 
  
 Författningsförslag  
 43 
  
 Prövningstillstånd krävs vid överklagande till kammarrätten. 
 ______________ 
  
 1. 
  
 Denna lag träder i kraft den 1 oktober 2001, då lagen (1990:1536) om folkbokför ingsregister och lagen (1995:743) om aviseringsregister skall upphöra att gälla. De äldre lagarnas bestämmelser om gallring och innehåll i ett register gäller dock fortfarande i fråga om uppgifter och handlingar som har tillförts registret före den 1 oktober 2001. 
  
 2. 
  
 Bestämmelser i lagen om grundläggande krav på behandling av per- sonuppgifter samt behandling av känsliga personuppgifter och upp- gifter om lagöverträdelser m.m., skall inte börja tillämpas förrän den 1 oktober 2007 i fråga om sådan manuell behandling av personupp- gifter som påbörjats före den 24 oktober 1998 eller manuell be hand- ling som utförs för ett visst ändamål om manuell behandling för än- damålet påbörjats före den 24 oktober 1998. 
  
 3. 
  
 Har en begäran om registerutdrag enligt 10 § datalagen (1973:289) kommit in innan denna lag träder i kraft men har utdraget inte expe- dierats före ikraftträdandet, skall fr amställningen anses som en ansökan om information enligt denna lag. 
  
 4. 
  
 Bestämmelsen om skadestånd skall tillämpas endast om den om stän- dighet som yrkandet hänför sig till har inträffat efter det att la gen har trätt i kraft för den aktuella behandlingen. 
  
 5. 
  
 Bestämmelsen om överklagande skall tillämpas endast på beslut som fattas efter ikraftträdandet. 
  
 44  
 Författningsförslag 
  
 SOU 1999:105 
  
 3 Förslag till 
 Lag om behandling av personuppgifter i verksamhet med val och folkomröstningar 
 Härigenom föreskrivs följande. 
 1 kap. Allmänna bestämmelser 
 Lagens tillämpningsområde 
  
 1 §  
 Denna lag tillämpas vid behandling av personuppgifter i Riksskatte- verkets, skattemyndigheters och länsstyrelsers verksamhet med val och folkomröstningar enligt vallagen (1997:157), folkomröst ningslagen (1979:369) samt lagen (1994:692) om kommunala folkomröst ningar, om behandlingen är helt eller delvis automatiserad eller om personuppgifter ingår i eller är avsedda att ingå i en strukturerad sam ling av uppgifter som är tillgängliga för sökning eller samman ställning enligt särskilda kriterier. 
 Förhållandet till personuppgiftslagen 
  
 2 §  
 När personuppgifter behandlas enligt denna lag gäller bestämmel- serna i personuppgiftslagen (1998:204) om 
  
 1. 
  
 definitioner i 3 §, 
  
 2. 
  
 förhållandet till offentlighetsprincipen m.m . i 8 §, 
  
 3. 
  
 grundläggande krav på behandling i 9 §, 
  
 4. 
  
 behandling av personnummer i 22 §, 
  
 5. 
  
 säkerheten vid behandling i  
  
 30 
 - 
 32 
  §§, 
  
 6. 
  
 överföring av personuppgifter till tredje land i  
  
 33–35 
  §§, 
  
 7. 
  
 personuppgiftsombudets uppgifter m.m. i  
  
 38 
 - 
 41 
  §§, 
  
 8. 
  
 tillsynsmyndighetens befogenheter i 43 och 47 §§, samt 
  
 9. 
  
 straff i 49 §. 
  
 Personuppgiftsansvar 
  
 3 §  
 Riksskatteverket är personuppgiftsansvarigt för den behandling av personuppgifter som ankommer på verket att utföra och en skattemyn- dighet eller länsstyrelse för den behandling som ankommer på myn- digheten eller länsstyrelsen att utföra. 
  
 SOU 1999:105 
  
 Författningsförslag  
 45 
  
 Behandling av känsliga personuppgifter m.m. 
  
 4 §  
 Känsliga personuppgifter som anges i 13 § personuppgiftslagen (1998:204) och uppgifter om lagöverträdelser m.m. som anges i 21 § samma lag får behandlas endast om uppgifterna har lämnats i eller är nödvändiga för handläggningen av ett ärende. 
 För uppgifter som behandlas med stöd av 2 kap. gäller särskilda be- stämmelser. 
 2 kap. Val- och folkomröstningsdatabasen 
 Ändamål 
  
 1 §  
 I Riksskatteverkets, skattemyndigheters och länsstyrelsers verksam- het med val och folkomröstningar skall det finnas en samling personupp- gifter som med hjälp av automatiserad behandling används gemensamt i verksamheten för de i 2 och 3 §§ angivna ändamålen ( 
 val- och folkomröst ningsdatabas 
 ). 
  
 2 §  
 Uppgifter får behandlas i databasen för tillhandahållande av infor- mation som behövs hos Riksskatteverket, skattemyndigheter och länssty- relser för 
  
 1. 
  
 framställning av röstlängder och röstkort inför ett va l eller en folk- omröstning, 
  
 2. 
  
 framställning av valsedlar och sammanräkning av valresultat, 
  
 3. 
  
 tillsyn, kontroll, uppföljning och planering av verksamheten, samt 
  
 4. 
  
 framställning av statistik. 
  
 3 §  
 Uppgifter får behandlas i databasen för att tillgodose samhällets be- hov av uppgifter i samband med val och folkomröstningar samt för framställning av statistik. 
 Innehåll 
  
 4 §  
 I databasen får behandlas uppgifter om personer som 
  
 1. 
  
 kan antas komma att vara röstberättigade den dag som ett val eller en folkomröstn ing skall hållas, eller 
  
 2. 
  
 är kandidater i val. 
  
 Uppgifter om andra personer än som anges i första stycket får be- handlas om det behövs för handläggningen av ett ärende. 
  
 46  
 Författningsförslag 
  
 SOU 1999:105 
  
 5 §  
 För en person som avses i 4 § 1 får i databasen behandlas upp gifter om personnummer, namn, adress, folkbokföringsort, fastighets- beteckning, valdistrikt och medborgarskap. För en person som inte är folkbokförd i Sverige får behandlas uppgift om tidpunkt för utvandring och för en person som har invandrat till Sverige uppgift om tidpunkt för invandringen. 
  
 6 §  
 För en person som avses i 4 § 2 får i databasen behandlas upp gifter om personnummer, namn, adress, folkbokföringsort, medborgar skap i ett land inom Europeiska unionen samt identifieringsuppgifter och parti- beteckning som finns eller kommer att finnas på valsedlar där personen är upptagen. 
  
 7 §  
 I databasen får behandlas uppgifter om yrkande och grunder i ett ärende, beslut i ett ärende med angivande av skälen för beslutet samt andra uppgifter som behövs för handläggningen av ett ärende. 
 Regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer skall med- dela föreskrifter om vilka uppgifter som får behandlas i databasen enligt första stycket. 
  
 8 §  
 Personuppgifter som avses i 1 kap. 4 § första stycket får inte be- handlas i databasen i andra fall än som anges i 5, 6 och 10 §§. 
  
 9 §  
 Handlingar som hör till ett ärende får behandlas i databasen. Så- dana handlingar får innehålla de uppgifter som har lämnats i eller är nödvändiga för handlägg ningen av ärendet. 
 Utlämnande av uppgifter till enskilda på medium för automatiserad behandling 
  
 10 §  
 Uppgifter i databasen får lämnas ut till en enskild på medium för automatiserad behandling endast om regeringen har meddelat föreskrifter om det. 
 Direktåtkomst 
  
 11 §  
 Riksskatteverket, skattemyndigheter, länsstyrelser och kommunala valnämnder får ha direktåtkomst till databasen. De kommunala valnämnderna får inte ha direktåkomst till handlingar som avses i 9 §. Regeringen får meddela före skrifter om att annan får ha direktåtkomst till databasen för ändamål som an ges i 3 §, dock inte till handlingar som avses i 9 §. 
  
 SOU 1999:105 
  
 Författningsförslag  
 47 
  
 Regeringen får meddela föreskrifter om inskränkning i en myn dighets eller annans direktåtkomst till databasen. 
  
 12 §  
 Regeringen får meddela föreskrifter om att en enskild får ha di- rektåtkomst till uppgifter om sig själv i databasen. 
 Regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer skall med- dela föreskrifter om vilka uppgifter som får omfattas av direktåtkomst enligt första stycket. 
  
 13 §  
 Regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer får meddela föreskrifter om allmän direktåtkomst till uppgifter i databasen som finns på valsedlar. 
 Direktåtkomst enligt första stycket får inte vara utformad så att upp- gifter om flera personer kan behandlas på automatiserad väg vid inhäm- tandet. 
 Sökbegrepp 
  
 14 §  
 Vid sökning i databasen får uppgift om medborgarskap inte an- vändas som sökbegrepp, annat än i fråga om medborgarskap i ett land inom Europeiska unionen eller i Island eller Norge. 
  
 15 §  
 Vid sökning efter handlingar som avses i 9 § får som sökbegrepp användas endast ärendebeteckning, beteckning på handling eller annan uppgift som behövs för att identifiera ett ärende eller en handling. 
 Gallring 
  
 16 §  
 Uppgifter om en person som avses i 4 § 1 skall gallras en månad efter att det val eller den folkomröstning för vilket eller vilken upp- gifterna behandlas i databasen har vunnit laga kraft. Om flera val hålls samtidigt skall uppgifterna dock gallras en månad efter att samtliga val har vunnit laga kraft. 
 Uppgifter om en person som avses i 4 § 2 skall gallras vid utgången av den mandatperiod för vilken uppgifterna behandlas i databasen. 
  
 17 §  
 Regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer får meddela föreskrifter om att uppgifter eller handlingar skall gallras vid en annan tidpunkt än de som anges i 16 § eller att uppgifter eller handlingar skall bevaras. 
  
 48  
 Författningsförslag 
  
 SOU 1999:105 
  
 Regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer får med- dela föreskrifter om att uppgifter och handlingar som undantas från gallring skall överlämnas till en arkivmyndighet. 
 Övriga bestämmelser 
  
 18 §  
 Riksskatteverket, skattemyndigheter och länsstyrelser får ta ut av- gifter för att lämna ut uppgifter ur databasen enligt de närmare före- skrifter som meddelas av regeringen. 
 Rätten att ta ut avgifter enligt första stycket får inte innebära in- skränkning i rätten att ta del av och mot fastställd avgift få kopia eller utskrift av en allmän handling enligt tryckfrihetsförordningen. 
  
 19 §  
 Regeringen får meddela närmare föreskrifter om hur uppgifterna i databasen skall vara indelade. 
 3 kap. Enskildas rättigheter 
 Information till den registrerade 
  
 1 §  
 Vid tillämpningen av denna lag gäller bestämmelserna om infor- mation till den registrerade i 23 och  
 25–27 
  §§ personuppgiftslagen (1998:204), med den begränsning som anges i 2 §. 
  
 2 §  
 En handling som avses i 2 kap. 9 § behöver inte lämnas ut till en enskild i samband med att en myndighet fullgör sin informationsskyl- dighet enligt 26 § personuppgiftslagen (1998:204), om den enskilde har tagit del av handlingens innehåll. 
 I fall som avses i första stycket skall in formation i stället lämnas om att handlingen behandlas i databasen. Fullständig information skall emellertid lämnas om den enskilde begär det. 
 Rättelse 
  
 3 §  
 Vid behandling av personuppgifter enligt denna lag gäller bestäm- melserna om rättelse i 28 § personuppgiftslagen (1998:204). 
 Skadestånd 
  
 4 §  
 Vid behandling av personuppgifter enligt denna lag gäller bestäm- melserna om skadestånd i 48 § personuppgiftslagen (1998:204). 
  
 SOU 1999:105 
  
 Författningsförslag  
 49 
  
 Överklagande 
  
 5 §  
 En myndighets beslut om information som skall lämnas efter an- sökan och om rättelse får överklagas hos allmän förvalt ningsdomstol. Andra beslut enligt denna lag får inte överklagas. 
 Prövningstillstånd krävs vid överklagande till kammarrätten. 
 ______________ 
  
 1. 
  
 Denna lag träder i kraft den 1 oktober 2001, då lagen (1997:158) om röstlängds register skall upphöra att gälla. Den äldre lagens bestäm- melser om gallring och innehåll i ett register gäller dock fortfarande i fråga om uppgifter och handlingar som har tillförts registret före den 
  
 1 
  
 oktober 2001. 
  
 2. 
  
 Bestämmelser i lagen om grundläggande krav på behandling av per- sonuppgifter samt behandling av känsliga personuppgifter och upp- gifter om lagöverträdelser m.m., skall inte börja tillämpas förrän den 
  
 1 
  
 oktober 2007 i fråga om sådan manuell behandling av personupp- gifter som påbörjats före den 24 oktober 1998 eller manuell be hand- ling som utförs för ett visst ändamål om manuell behandling för än- damålet påbörjats före den 24 oktober 1998. 
  
 3. 
  
 Har en begäran om registerutdrag enligt 10 § datalagen (1973:289) kommit in innan denna lag träder i kraft men har utdraget inte expe- dierats före ikraftträdandet, skall framställningen anses som en ansökan om information enligt denna lag. 
  
 4. 
  
 Bestämmelsen om skadestånd skall tillämpas endast om den om stän- dighet som yrkandet hänför sig till har inträffat efter det att la gen har trätt i kraft för den aktuella behandlingen. 
  
 5. 
  
 Bestämmelsen om överklagande skall tillämpas endast på beslut som fattas efter ikraftträdandet. 
  
 50  
 Författningsförslag 
  
 SOU 1999:105 
  
 4 Förslag till 
 Lag om behandling av uppgifter i exekutions- väsendets verksamhet 
 Härigenom föreskrivs följande. 
 1 kap. Allmänna bestämmelser 
 Lagens tillämpningsområde 
  
 1 §  
 Denna lag tillämpas vid behandling av personuppgifter och vissa andra uppgifter i exekutionsväsendets verksamhet med utsökning och in- drivning, skuldsanering, betalningsföreläggande och hand räckning, till- syn i konkurs samt i annan verksamhet som särskilt åligger kronofogde- myndigheter, om behandlingen är helt eller delvis automatiserad eller om personuppgifter ingår i eller är avsedda att ingå i en struk turerad samling av uppgifter som är tillgängliga för sökning eller sam manställning enligt särskilda kriterier. 
 Förhållandet till personuppgiftslagen 
  
 2 §  
 När personuppgifter behandlas enligt denna lag gäller bestäm mel- serna i personuppgiftslagen (1998:204) om 
  
 1. 
  
 definitioner i 3 §, 
  
 2. 
  
 förhållandet till offentlighetsprincipen m.m. i 8 §, 
  
 3. 
  
 grundläggande krav på behandling i 9 §, 
  
 4. 
  
 behandling av personnummer i 22 §, 
  
 5. 
  
 säkerheten vid behandling i  
  
 30 
 - 
 32 
  §§, 
  
 6. 
  
 överföring av personuppgifter till tredje land i  
  
 33–35 
  §§, 
  
 7. 
  
 personuppgiftsombudets uppgifter m.m. i  
  
 38 
 - 
 41 
  §§, 
  
 8. 
  
 tillsynsmyndighetens befogenheter i 43 och 47 §§, samt 
  
 9. 
  
 straff i 49 §. 
  
 Personuppgiftsansvar 
  
 3 §  
 Riksskatteverket är personuppgiftsansvarigt för den behandling av personuppgifter som ankommer på verket att utföra och en krono fogde- myndighet för den behandling som ankommer på myndigheten att utföra. 
  
 SOU 1999:105 
  
 Författningsförslag  
 51 
  
 Behandling av känsliga personuppgifter m.m. 
  
 4 §  
 Känsliga personuppgifter som anges i 13 § personuppgiftslagen (1998:204) och uppgifter om lagöverträdelser m.m. som anges i 21 § samma lag får behandlas endast om uppgifterna har lämnats i eller är nödvändiga för handläggningen av ett mål eller är ende. 
 För uppgifter som behandlas med stöd av 2 kap. gäller sär skilda be- stämmelser. 
 Gallring 
  
 5 §  
 Uppgifter som är föremål för auto matiserad behandling i ett mål eller ärende skall gallras senast ett år efter det att målet eller ärendet har avslutats. 
 Regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer får med- dela föreskrifter om att uppgifter skall gallras vid en annan tidpunkt än den som anges i första stycket eller att uppgifter skall bevaras. 
 För uppgifter som behandlas med stöd av 2 kap. gäller särskilda be- stämmelser. 
 2 kap. Exekutionsväsendets databaser 
 Utsöknings- och indrivningsdatabasen 
 Ändamål 
  
 1 §  
 I verksamheten med utsökning och indrivning skall det finnas en samling uppgifter som med hjälp av automatiserad behandling används gemensamt i verksamheten för de i 2 och 3 §§ angivna ändamålen (  
 ut- sök nings- och indrivningsdatabas 
 ). 
  
 2 §  
 Uppgifter får behandlas i databasen för tillhandahållande av infor- mation som behövs inom exekutionsväsendet för 
  
 1. 
  
 verkställighet eller annan åtgärd som särskilt åligger kronofogde- myndigheter enligt utsökningsbalken eller annan författning, 
  
 2. 
  
 indrivning av statliga fordringar m.m., 
  
 3. 
  
 avräkning vid återbetalning av skatter och avgifter, 
  
 4. 
  
 kvittning vid utbetalning av bidrag, 
  
 5. 
  
 ansökan om och tillsyn över näringsförbud, 
  
 6. 
  
 tillsyn, kontroll, uppföljning och planering av verksamheten, samt 
  
 7. 
  
 framställning av statistik. 
  
 52  
 Författningsförslag 
  
 SOU 1999:105 
  
 3 §  
 Uppgifter får behandlas i databasen för tillhandahållande av infor- mation som behövs i författningsreglerad verksamhet utanför exeku- tionsväsendet för 
  
 1. 
  
 avräkning vid återbetalning av skatter och avgifter, 
  
 2. 
  
 kvittning vid utbetalning av bidrag, 
  
 3. 
  
 planering, samordning och uppföljning av revisions- och annan kontrollverksamhet vid beskattning och tulltaxering, 
  
 4. 
  
 utredningar vid bestämmande och betalning av skatter, tullar och socialavgifter, 
  
 5. 
  
 tillsyn samt  
  
 lämplighets-, 
  tillstånds- och annan liknande pröv ning, 
 samt 
  
 6. 
  
 framställning av statistik. 
  
 Innehåll 
  
 4 §  
 I databasen får behandlas uppgifter om personer som omfattas av verksamhet enligt 2 §  
 1–5. 
  Uppgifter om andra personer får behandlas om det behövs för handläggningen av ett mål. 
  
 5 §  
 För de ändamål som anges i 2 § får i databasen behandlas upp gifter om 
  
 1. 
  
 en fysisk persons identitet, bosättning, familjeförhållanden och andra liknande basuppgifter, 
  
 2. 
  
 en juridisk persons identitet, säte och andra liknande basuppgifter, 
  
 3. 
  
 en enskilds ekonomiska förhållanden, 
  
 4. 
  
 egendom som berörs i ett mål, 
  
 5. 
  
 yrkande och grunder i ett mål eller ärende, 
  
 6. 
  
 utslag i mål om betalningsföreläggande, samt 
  
 7. 
  
 beslut med angivande av skälen för beslutet, betalning, redo vis- ning och övriga åtgärder i ett mål eller ärende. 
  
 Regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer skall meddela närmare föreskrifter om vilka uppgifter som får behandlas i databasen enligt första stycket. 
  
 6 §  
 Personuppgifter som avses i 1 kap. 4 § första stycket får inte be- handlas i databasen i andra fall än som anges i 29 §. Uppgift om att en kronofogdemyndighet gjort anmälan om misstanke om brott samt, om uppgifterna utgör gru nd för en begäran om verkställighet, uppgifter om lagöverträdelser som innefattar brott eller domar i brottmål, får dock behandlas även i andra fall. 
  
 SOU 1999:105 
  
 Författningsförslag  
 53 
  
 Gallring 
  
 7 §  
 Uppgifter och handlingar i databasen skall gallras fem år efter ut- gången av det kalenderår då det mål eller ärende som uppgifterna eller handlingarna hänför sig till avslutades. Uppgifter som inte kan hän föras till ett visst mål eller ärende skall gallras fem år efter utgången av det kalenderår då samtliga mål avseende den person som uppgifterna hänför sig till var avslutade. Uppgifter om utslag i mål om betalnings- föreläggande skall gallras tio år efter utgången av det kalenderår då ut- slaget vann laga kraft. 
 Regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer får med- dela föreskrifter om att uppgifter eller handlingar skall gallras vid en annan tidpunkt än de som anges i första stycket eller att uppgifter eller handlingar skall bevaras. 
 Regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer får meddela föreskrifter om att uppgifter och handlingar som undantas från gallring skall överlämnas till en arkivmyndighet. 
 Betalningsföreläggande- och handräckningsdatabasen 
 Ändamål 
  
 8 §  
 I verksamheten med betalningsföreläggande och handräckning skall det finnas en samling uppgifter som med hjälp av automatiserad behandling används gemensamt i verksamheten för de i 9 och 10 §§ an- givna ändamålen (  
 betalningsföreläggande- och handräcknings databas 
 ). 
  
 9 §  
 Uppgifter får behandlas i databasen för tillhandahållande av infor- mation som behövs inom exekutionsväsendet för 
  
 1. 
  
 handläggningen av mål om betalningsföreläggande eller handräck- 
  
 ning, 
  
 2. 
  
 tillsyn, kontroll, uppföljning och planering av verksamheten, samt 
  
 3. 
  
 framställning av statistik. 
  
 10 §  
 Uppgifter får behandlas i databasen för tillhandahållande av in for- mation som behövs i för fattningsreglerad verksamhet utanför exeku- tionsväsendet för tillsyn samt lämp  
 lighets-, 
  tillstånds- och annan liknan- de prövning samt för framställning av statistik. 
  
 54  
 Författningsförslag 
  
 SOU 1999:105 
  
 Innehåll 
  
 11 §  
 I databasen får behandlas uppgifter om personer som omfattas av verksamhet enligt 9 § 1. Uppgifter om andra personer får behandlas om det behövs för handläggningen av ett mål. 
  
 12 §  
 För de ändamål som anges i 9 § får i databasen behandlas upp gif- ter om 
  
 1. 
  
 en fysisk persons identitet, bosättning och andra liknande basupp- 
  
 gifter, 
  
 2. 
  
 en juridisk persons identitet, säte och andra liknande basuppgifter, 
  
 3. 
  
 yrkande och grunder i ett mål, 
  
 4. 
  
 övriga förhållanden, om de tillförs ett mål och är av betydelse för handläggningen, samt 
  
 5. 
  
 beslut med angivande av skälen för beslutet och övriga åtgärder i ett mål. 
  
 Regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer skall meddela närmare föreskrifter om vilka uppgifter som får behandlas i databasen enligt första stycket. 
  
 13 §  
 Personuppgifter som avses i 1 kap. 4 § första stycket får inte behandlas i databasen i andra fall än som anges i 29 §. Uppgifter om lagöverträdelser som innefattar brott eller domar i brottmål får dock behandlas även i andra fall, om uppgifterna utgör grund för en be gäran om utslag. 
 Gallring 
  
 14 §  
 Uppgifter och handlingar i databasen skall gallras tre år efter utgången av det kalenderår då det mål som uppgifterna eller hand- lingarna hänför sig till avslutades. 
 Regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer får med- dela föreskrifter om att uppgifter eller handlingar skall gallras vid en annan tidpunkt än den som anges i första stycket eller att uppgifter eller handlingar skall bevaras. 
 Regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer får meddela föreskrifter om att uppgifter och handlingar som undantas från gallring skall överlämnas till en arkivmyndighet. 
  
 SOU 1999:105 
  
 Författningsförslag  
 55 
  
 Skuldsaneringsdatabasen 
 Ändamål 
  
 15 §  
 I verksamheten med skuldsanering skall det finnas en samling uppgifter som med hjälp av automatiserad behandling används gemen- samt i verksamheten för de i 16 och 17 §§ angivna ändamålen (  
 skuld- saneringsdatabas 
 ). 
  
 16 §  
 Uppgifter får behandlas i databasen för tillhandahållande av in- formation som behövs inom exekutionsväsendet för 
  
 1. 
  
 handläggning av ärenden om skuldsanering, 
  
 2. 
  
 tillsyn, kontroll, uppföljning och planering av verksamheten, samt 
  
 3. 
  
 framställning av statistik. 
  
 17 §  
 Uppgifter får behandlas i databasen för tillhandahållande av in- formation som behövs i författningsreglerad verksamhet utanför exeku- tionsväsendet för tillsyn samt lämp  
 lighets-, 
  tillstånds- och annan lik- nande prövning samt för framställning av statistik. 
 Innehåll 
  
 18 §  
 I databasen får behandlas uppgifter om personer som omfattas av verksamhet enligt 16 § 1. Uppgifter om andra personer får behandlas om det behövs för handläggningen av ett ärende. 
  
 19 §  
 För de ändamål som anges i 16 § får i databasen behandlas upp- gifter om 
  
 1. 
  
 en fysisk persons identitet, bosättning, familjeförhållanden och andra liknande basuppgifter, 
  
 2. 
  
 en juridisk persons identitet, säte och andra liknande basuppgifter, 
  
 3. 
  
 en enskilds ekonomiska förhållanden, 
  
 4. 
  
 yrkande och grunder i ett ärende, samt 
  
 5. 
  
 beslut med angivande av skälen för beslutet samt övriga åt gärder i ett ärende. 
  
 Regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer skall meddela närmare föreskrifter om vilka uppgifter som får behandlas i databasen enligt första stycket. 
  
 20 §  
 Personuppgifter som avses i 1 kap. 4 § första stycket får inte behandlas i databasen i andra fall än som anges i 29 §. Uppgifter om lagöverträdelser som innefattar brott eller domar i brottmål får dock 
  
 56  
 Författningsförslag 
  
 SOU 1999:105 
  
 behandlas även i andra fall, om uppgifterna utgör grund för en fordran i ett ärende. 
 Gallring 
  
 21 §  
 Uppgifter och handlingar i databasen skall gallras fem år efter utgången av det kalenderår då det ärende som uppgifterna eller hand- lingarna hänför sig till av slutades. Har skuldsanering beviljats i ett ärende skall uppgifter och handlingar dock gallras sju år efter utgången av det kalenderår då beslutet att bevilja skuldsanering fattades. 
 Regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer får med- dela föreskrifter om att uppgifter eller handlingar skall gallras vid en annan tidpunkt än de som anges i första stycket eller att uppgifter eller handlingar skall bevaras. 
 Regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer får meddela föreskrifter om att uppgifter och handlingar som gallras ur databasen skall över lämnas till en arkivmyndighet. 
 Konkurstillsynsdatabasen 
 Ändamål 
  
 22 §  
 I verksamheten med tillsyn i konkurs skall det finnas en samling uppgifter som med hjälp av automatiserad behandling används gemen- samt i verksamheten för de i 23 och 24 §§ angivna ändamålen (  
 kon- kurstillsynsdatabas 
 ). 
  
 23 §  
 Uppgifter får behandlas i databasen för tillhandahållande av in- formation som behövs inom exekutionsväsendet för 
  
 1. 
  
 handläggningen av konkurstillsynsärenden och mål enligt löne- garantilagen (1992:497), 
  
 2. 
  
 tillsyn, kontroll, uppföljning och planering av verksamheten, samt 
  
 3. 
  
 framställning av statistik. 
  
 24 §  
 Uppgifter får behandlas i databasen för tillhandahållande av in- formation som behövs i författningsreglerad verksamhet utanför exeku- tionsväsendet för tillsyn samt lämp  
 lighets-, 
  tillstånds- och annan lik- nande prövning samt för framställning av statistik. 
  
 SOU 1999:105 
  
 Författningsförslag  
 57 
  
 Innehåll 
  
 25 §  
 I databasen får behandlas uppgifter om personer som omfattas av verksamheten enligt 23 § 1. Uppgifter om andra personer får behandlas om det behövs för handläggningen av ett mål eller ärende. 
  
 26 §  
 För de ändamål som anges i 23 § får i databasen behandlas upp- gifter om 
  
 1. 
  
 en fysisk persons identitet, bosättning, familjeförhållanden och andra liknande basuppgifter, 
  
 2. 
  
 en juridisk persons identitet, säte och andra liknande basuppgifter, 
  
 3. 
  
 en enskilds ekonomiska förhållanden, 
  
 4. 
  
 domstols eller myndighets beslut, 
  
 5. 
  
 yrkande och grunder i ett mål eller ärende, samt 
  
 6. 
  
 beslut med angivande av skälen för beslutet och övriga åtgärder i ett mål eller ärende. 
  
 Regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer skall meddela närmare föreskrifter om vilka uppgifter som får behandlas i databasen enligt första stycket. 
  
 27 §  
 Uppgifter som avses i 1 kap. 4 § första stycket får inte behandlas i databasen i andra fall än som anges i 29 §. 
 Gallring 
  
 28 §  
 Uppgifter och handlingar i databasen som kan hänföras till ett konkurstillsynsärende skall gallras fem år efter utgången av det kalen- derår då ärendet av slutades, dock tidigast tio år efter utgången av det kalender år då beslutet om konkurs fattades. Uppgifter och handlingar som kan hänföras till mål enligt lönegarantilagen (1992:497) skall gall- ras tre år efter utgången av det kalenderår då handläggningen av målet avslutades. 
 Regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer får meddela föreskrifter om att uppgifter eller handlingar skall gallras vid en annan tidpunkt än de som anges i första stycket eller att uppgifter eller handlingar skall bevaras. 
 Regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer får meddela föreskrifter om att uppgifter och handlingar som undantas från gallring skall överlämnas till en arkivmyndighet. 
  
 58  
 Författningsförslag 
  
 SOU 1999:105 
  
 Gemensamma bestämmelser om databaserna 
 Elektroniska handlingar 
  
 29 §  
 Handlingar som hör till ett mål eller ärende får behandlas i en databas. Sådana handlingar får innehålla de uppgifter som har lämnats i eller är nöd vändiga för hand läggningen av målet eller ärendet. 
 Utlämnande av uppgifter till enskilda på medium för automatiserad behandling 
  
 30 §  
 Uppgifter i en databas får lämnas ut till en enskild på medium för automatiserad behandling endast om regeringen har meddelat föreskrifter om det. 
 Direktåtkomst 
  
 31 §  
 Riksskatteverket, kronofogdemyndigheter, skattemyndigheter och Tullverket får ha direktåtkomst till en databas. Regeringen får meddela föreskrifter om att även annan får ha direktåtkomst för de ända mål som anges i 3, 10, 17 respektive 24 §§. 
 Annan än Riksskatteverket och kronofogdemyndigheter får inte ha direktåtkomst till handlingar som avses i 29 §. Regeringen får meddela föreskrifter om ytterligare inskränkning i en myndighets eller annans direktåtkomst till en databas. 
  
 32 §  
 Regeringen får meddela föreskrifter om att en enskild får ha di- rektåtkomst till uppgifter om mål eller ärenden som han har gett in, dock inte till handlingar som avses i 29 §. 
  
 33 §  
 Regeringen får meddela föreskrifter om att en enskild får ha di- rektåtkomst till uppgifter om sig själv i en databas. 
 Regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer skall meddela föreskrifter om vilka uppgifter som får omfattas av direktåt- komst enligt första stycket. 
 Sökbegrepp 
  
 34 §  
 Vid sökning efter handlingar som avses i 29 § får som sök begrepp användas endast mål- eller ärende beteckning, beteckning på handling eller annan uppgift som behövs för att identifiera ett mål eller ärende eller en handling. 
  
 SOU 1999:105 
  
 Författningsförslag  
 59 
  
 Övriga bestämmelser 
  
 35 §  
 Riksskatteverket och kronofogdemyndigheter får ta ut avgifter för att lämna ut uppgifter ur en databas enligt de närmare föreskrifter som meddelas av regeringen. 
 Rätten att ta ut avgifter enligt första stycket får inte innebära in- skränkning i rätten att ta del av och mot fastställd avgift få kopia eller utskrift av allmän handling enligt tryckfrihetsförordningen. 
  
 36 §  
 Regeringen får meddela närmare föreskrifter om hur uppgifterna i en databas skall vara indelade. 
 3 kap. Enskildas rättigheter 
 Information till den registrerade 
  
 1 §  
 Vid tillämpningen av denna lag gäller bestämmelserna om infor- mation till den registrerade i 23 och  
 25–27 
  §§ personuppgiftslagen (1998:204), med den begränsning som anges i 2 §. 
  
 2 §  
 En handling som avses i 2 kap. 29 § behöver inte lämnas ut till en enskild i samband med att en myndighet fullgör sin informationsskyl- dighet enligt 26 § personuppgiftslagen (1998:204), om den enskilde har tagit del av handlingens innehåll. 
 I fall som avses i första stycket skall in formation i stället lämnas om att handlingen behandlas i en databas. Fullständig information skall emellertid lämnas om den enskilde begär det. 
 Rättelse 
  
 3 §  
 Vid behandling av personuppgifter enligt denna lag gäller bestäm- melserna om rättelse i 28 § personuppgiftslagen (1998:204). 
 Skadestånd 
  
 4 §  
 Vid behandling av personuppgifter enligt denna lag gäller bestäm- melserna om skadestånd i 48 § personuppgiftslagen (1998:204). 
  
 60  
 Författningsförslag 
  
 SOU 1999:105 
  
 Överklagande 
  
 5 §  
 En myndighets beslut om information som skall lämnas efter an- sökan och om rättelse får överklagas hos allmän förvalt ningsdomstol. Andra beslut enligt denna lag får inte överklagas. 
 Prövningstillstånd krävs vid överklagande till kammarrätten. 
 ______________ 
  
 1. 
  
 Denna lag träder i kraft den 1 oktober 2001, då utsöknings register- lagen (1986:617) och lagen (1991:876) om register för betalnings- föreläggande och handräckning skall upphöra att gälla. De äldre lag- arnas bestämmelser om gallring och innehåll i ett register gäller dock fortfarande i fråga om uppgifter och handlingar som har tillförts registret före den 1 oktober 2001. 
  
 2. 
  
 Bestämmelser i lagen om grundläggande krav på behandling av per- sonuppgifter samt behandling av känsliga personuppgifter och upp- gifter om lagöverträdelser m.m., skall inte börja tillämpas förrän den 1 oktober 2007 i fråga om sådan manuell behandling av personupp- gifter som påbörjats före den 24 oktober 1998 eller manuell be hand- ling som utförs för ett visst ändamål om manuell behandling för än- damålet påbörjats före den 24 oktober 1998. 
  
 3. 
  
 Har en begäran om registerutdrag enligt 10 § datalagen (1973:289) kommit in innan denna lag träder i kraft men har utdraget inte expe- dierats före ikraftträdandet, skall framställningen anses som en ansökan om information enligt denna lag. 
  
 4. 
  
 Bestämmelsen om skadestånd skall tillämpas endast om den om stän- dighet som yrkandet hänför sig till har inträffat efter det att la gen har trätt i kraft för den aktuella behandlingen. 
  
 5. 
  
 Bestämmelsen om överklagande skall tillämpas endast på beslut som fattas efter ikraftträdandet. 
  
 SOU 1999:105 
  
 Författningsförslag  
 61 
  
 5 Förslag till 
 Lag om behandling av uppgifter i Tullverkets verksamhet 
 Härigenom föreskrivs följande. 
 1 kap. Allmänna bestämmelser 
 Lagens tillämpningsområde 
  
 1 §  
 Denna lag tillämpas vid behandling av personuppgifter och vissa andra uppgifter i Tullverkets verksamhet, om behandlingen är helt eller delvis automatiserad eller om personuppgifter ingår i eller är avsedda att ingå i en strukturerad samling av uppgifter som är tillgängliga för sök- ning eller sammanställning enligt särskilda kriterier. 
 Bestämmelserna i denna lag gäller inte behandling av uppgifter i den brottsbekämpande verksamhet som Tullverket bedriver. För sådan behandling finns det bestämmelser i lagen (1997:1058) om register i Tullverkets brottsbekämpande verksamhet. 
 Förhållandet till personuppgiftslagen 
  
 2 §  
 När personuppgifter behandlas enligt denna lag gäller bestämmel- serna i personuppgiftslagen (1998:204) om 
  
 1. 
  
 definitioner i 3 §, 
  
 2. 
  
 förhållandet till offentlighetsprincipen m.m. i 8 §, 
  
 3. 
  
 grundläggande krav på behandling i 9 §, 
  
 4. 
  
 behandling av personnummer i 22 §, 
  
 5. 
  
 säkerheten vid behandling i  
  
 30 
 - 
 32 
  §§, 
  
 6. 
  
 överföring av personuppgifter till tredje land i  
  
 33–35 
  §§, 
  
 7. 
  
 personuppgiftsombudets uppgifter m.m. i  
  
 38 
 - 
 41 
  §§, 
  
 8. 
  
 tillsynsmyndighetens befogenheter i 43 och 47 §§, samt 
  
 9. 
  
 straff i 49 §. 
  
 Personuppgiftsansvar 
  
 3 §  
 Tullverket är personuppgiftsansvarigt för behandling av person upp- gifter. 
  
 62  
 Författningsförslag 
  
 SOU 1999:105 
  
 Behandling av känsliga personuppgifter m.m. 
  
 4 §  
 Känsliga personuppgifter som anges i 13 § personuppgiftslagen (1998:204) och uppgifter om lagöverträdelser m.m. som anges i 21 § samma lag får behandlas endast om uppgifterna har lämnats i eller är nödvändiga för handläggningen av ett ärende. 
 För uppgifter som behandlas med stöd av 2 kap. gäller särskilda be- stämmelser. 
 Gallring 
  
 5 §  
 Uppgifter som är föremål för auto matiserad behandling i ett ärende skall gallras senast ett år efter det att ärendet har avslutats. 
 Regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer får med- dela föreskrifter om att uppgifter skall gallras vid en annan tidpunkt än den som anges i första stycket eller att uppgifter skall bevaras. 
 För uppgifter som behandlas med stöd av 2 kap. gäller särskilda be- stämmelser. 
 2 kap. Tulldatabasen 
 Ändamål 
  
 1 §  
 I Tullverkets verksamhet skall det finnas en samling uppgifter som med hjälp av automatiserad behandling används gemensamt i verksam- heten för de i 2 och 3 §§ angivna ändamålen (  
 tulldatabas 
 ). 
  
 2 §  
 Uppgifter får behandlas i databasen för tillhandahållande av infor- mation som behövs hos Tullverket för 
  
 1. 
  
 fastställande, uppbörd, återbetalning och redovisning av tull, annan skatt och avgifter, 
  
 2. 
  
 övervakning, kontroll, analys och revision, 
  
 3. 
  
 fullgörande av åligganden som följer av internationella överens- kommelser om Sverige efter riksdagens godkännande har tillträtt, 
  
 4. 
  
 tillsyn, kontroll, uppföljning och planering av verksamheten, samt 
  
 5. 
  
 framställning av statistik. 
  
 3 §  
 Uppgifter får behandlas i databasen för tillhandahållande av infor- mation som behövs i för fattningsreglerad verksamhet hos annan än Tull- verket för 
 1. fastställande av underlag för samt redovisning, be stämmande, be- talning och återbetalning av skatter eller avgifter, 
  
 SOU 1999:105 
  
 Författningsförslag  
 63 
  
 2. 
  
 övervakning, kontroll, analys och revision, 
  
 3. 
  
 prövning, granskning och tillsyn som åligger en skattemyndighe t, 
  
 4. 
  
 utsökning och indrivning, samt 
  
 5. 
  
 framställning av statistik. 
  
 Innehåll 
  
 4 §  
 I databasen får behandlas uppgifter om personer som omfattas av verksamhet enligt 2 §  
 1–3. 
  Uppgifter om andra personer får behandlas om det behövs för handläggningen av ett ärende. 
  
 5 §  
 För de ändamål som anges i 2 § får i databasen behandlas uppgifter om 
  
 1. 
  
 en fysisk persons identitet, bosättning och andra liknande bas- uppgifter, 
  
 2. 
  
 en juridisk persons identitet, säte och andra liknande basuppgifter, 
  
 3. 
  
 identitetsbeteckningar för transportmedel, containrar och tankar, 
  
 4. 
  
 tulltaxor, 
  
 5. 
  
 underlag för statistikframställning, 
  
 6. 
  
 registrering för skatter eller avgifter, 
  
 7. 
  
 underlag för och bestämmande eller kontroll av tull, annan skatt eller avgifter, 
  
 8. 
  
 tillstånd eller licenser som krävs för import eller export av varor, 
  
 9. 
  
 yrkande och grunder i ett ärende, samt 
  
 10. 
  
 beslut med angivande av skälen för beslutet, betalning, redo- visning och övriga åtgärder i ett ärende. 
  
 I databasen får även behandlas de uppgifter som behövs för fullgö- rande av ett åliggande som följer av en internationell överenskommelse som Sverige efter riksdagens godkännande har tillträtt. 
 Regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer skall meddela närmare föreskrifter om vilka uppgifter som får behandlas i databasen enligt första stycket. 
  
 6 §  
 Personuppgifter som avses i 1 kap. 4 § första stycket får inte be- handlas i databasen i andra fall än som anges i 7 §. 
  
 7 §  
 Handlingar som hör till ett ärende får behandlas i databasen. Sådana handlingar får innehålla de uppgifter som har lämnats i eller är nödvändiga för handlägg ningen av ärendet. 
  
 64  
 Författningsförslag 
  
 SOU 1999:105 
  
 Utlämnande av uppgifter till enskilda på medium för automatiserad behandling 
  
 8 §  
 Uppgifter i databasen får lämnas ut till en enskild på medium för automatiserad behandling endast om regeringen har meddelat föreskrifter om det eller om utlämnandet av uppgifterna följer av en internationell överenskommelse som Sverige efter riksdagens godkännande har tillträtt. 
 Direktåtkomst 
  
 9 §  
 Tullverket, Riksskatteverket, skattemyndigheter och kronofogde- myndigheter får ha direktåtkomst till databasen. Regeringen får meddela föreskrifter om att även annan får ha direktåtkomst för ändamål som anges i 3 §. 
 Annan än Tullverket får inte ha direktåtkomst till handlingar som avses i 7 §. Regeringen får föreskriva om ytter ligare inskränkning i en myndighets eller annans direktåtkomst till databasen. 
  
 10 §  
 Regeringen får meddela föreskrifter om att en enskild får ha di- rektåtkomst till uppgifter om sig själv i databasen. 
 Regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer skall meddela föreskrifter om vilka uppgifter som får omfattas av direktåt- komst enligt första stycket. 
 Sökbegrepp 
  
 11 §  
 Vid sökning efter handlingar som avses i 7 § får som sökbegrepp användas endast tullidentifikationsnummer (tullid), beteckning på hand- ling eller annan uppgift som behövs för att identifiera ett ärende eller en handling. 
 Gallring 
  
 12 §  
 Uppgifter och handlingar i databasen skall gallras sex år efter utgången av det kalenderår då uppgifterna eller hand lingarna behand- lades i databasen första gången. 
 Om det i lag eller annan författning har föreskrivits längre tid för be- varande av vissa uppgifter än vad som anges i första stycket, gäller den föreskriften. 
 Regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer får meddela föreskrifter om att uppgifter eller handlingar skall gallras vid en annan 
  
 SOU 1999:105 
  
 Författningsförslag  
 65 
  
 tidpunkt än den som anges i första stycket eller att uppgifter eller handlingar skall bevaras. 
 Regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer får med- dela föreskrifter om att uppgifter och handlingar som undantas från gallring skall överlämnas till en arkivmyndighet. 
 Övriga bestämmelser 
  
 13 §  
 Tullverket får ta ut avgifter för att lämna ut uppgifter ur data- basen enligt de närmare föreskrifter som meddelas av rege ringen. 
 Rätten att ta ut avgifter enligt första stycket får inte innebära in- skränkning i rätten att ta del av och mot fastställd avgift få kopia eller utskrift av allmän handling enligt tryckfrihetsförordningen. 
  
 14 §  
 Regeringen får meddela närmare föreskrifter om hur uppgifterna i databasen skall vara indelade. 
 3 kap. Enskildas rättigheter 
 Information till den registrerade 
  
 1 §  
 Vid tillämpningen av denna lag gäller bestämmelserna om in for- mation till den registrerade i 23 och  
 25–27 
  §§ personuppgiftslagen (1998:204), med den begränsning som anges i 2 §. 
  
 2 §  
 En handling som avses i 2 kap. 7 § behöver inte lämnas ut till en enskild i samband med att Tullverket fullgör sin informationsskyldighet enligt 26 § personuppgiftslagen (1998:204), om den enskilde har tagit del av handlingens innehåll. 
 I fall som avses i första stycket skall in formation i stället lämnas om att handlingen behandlas i databasen. Fullständig information skall emellertid lämnas om den enskilde begär det. 
 Rättelse 
  
 3 §  
 Vid behandling av personuppgifter enligt denna lag gäller bestäm- melserna om rättelse i 28 § personuppgiftslagen (1998:204). 
 Skadestånd 
  
 4 §  
 Vid behandling av personuppgifter enligt denna lag gäller bestäm- melserna om skadestånd i 48 § personuppgiftslagen (1998:204). 
  
 66  
 Författningsförslag 
  
 SOU 1999:105 
  
 Överklagande 
  
 5 §  
 Tullverkets beslut om information som skall lämnas efter ansökan och om rättelse får överklagas hos allmän förvalt ningsdomstol. Andra beslut enligt denna lag får inte överklagas. 
 Prövningstillstånd krävs vid överklagande till kammarrätten. 
 _______________ 
  
 1. 
  
 Denna lag träder i kraft den 1 oktober 2001, då tullregisterlagen (1990:137) skall upphöra att gälla. Den äldre lagens bestämmelser om gallring och innehåll i ett register gäller dock fortfarande i fråga 
  
 om uppgifter och handlingar som har tillförts registret före den 1 oktober 2001. 
  
 2. 
  
 Bestämmelser i lagen om grundläggande krav på behandling av per- sonuppgifter samt behandling av känsliga personuppgifter och upp- gifter om lagöverträdelser m.m., skall inte börja tillämpas förrän den 1 oktober 2007 i fråga om sådan manuell behandling av personupp- gifter som påbörjats före den 24 oktober 1998 eller manuell be hand- ling som utförs för ett visst ändamål om manuell behandling för än- damålet påbörjats före den 24 oktober 1998. 
  
 3. 
  
 Har en begäran om registerutdrag enligt 10 § datalagen (1973:289) kommit in innan denna lag träder i kraft men har utdraget inte expe- dierats före ikraftträdandet, skall framställningen anses som en ansökan om information enligt denna lag. 
  
 4. 
  
 Bestämmelsen om skadestånd skall tillämpas endast om den om stän- dighet som yrkandet hänför sig till har inträffat efter det att la gen har trätt i kraft för den aktuella behandlingen. 
  
 5. 
  
 Bestämmelsen om överklagande skall tillämpas endast på beslut som fattas efter ikraftträdandet. 
  
 SOU 1999:105 
  
 Författningsförslag  
 67 
  
 6 Förslag till 
 Lag om ändring i sekretesslagen (1980:100) 
 Härigenom föreskrivs att 9 kap. 1 och 19 §§ sekretesslagen (1980:100) skall ha följande lydelse. 
  
 Nuvarande lydelse 
  
 Föreslagen lydelse 
  
 9 kap. 
 1 § 
 1 
  
 Sekretess gäller i myndighets verksamhet, som avser bestäm- mande av skatt eller som avser taxering eller i övrigt fastställan- de av underlag för bestämmande av skatt, för uppgift om enskilds personliga eller ekonomiska för- hållanden. Motsvarande sekretess gäller i myndighets verksamhet som avser förande av eller uttag  
 ur register som avses i skatteregisterlagen (1980:343)  
 för uppgift som har till förts  
 så- dant register och  
 hos kommun eller landsting för uppgift som har lämnats dit i ett ärende om förhands besked i skatte- eller taxeringsfråga. Uppgift hos Tull- verket får dock lämnas ut, om det står klart att uppgiften kan röjas utan att den enskilde lider skada eller men. För uppgift i mål hos domstol gäller sekretessen endast om det kan antas att den enskilde lider skada eller men om uppgiften röjs. Detsam ma gäller uppgift som med anledning av överklagande hos domstol registreras hos annan myndighet enligt 15 kap. 2 § förs ta stycket 3 
 Sekretess gäller i myndighets verksamhet, som avser bestäm- mande av skatt eller som avser taxering eller i övrigt fastställan- de av underlag för bestämmande av skatt, för uppgift om enskilds personliga eller ekonomiska för- hållanden. Motsvarande sekretess gäller i myndighets verksamhet som avser förande av eller uttag ur  
 beskattningsdatabasen enligt lagen (0000:000) om behandling av uppgifter i skatteförvaltningens beskatt- ningsverksamhet och tulldata- basen enligt lagen (0000:000) om behandling av uppgifter i Tullverkets verksamhet  
 för uppgift som har tillförts  
 databaserna samt  
 hos kommun eller landsting för upp gift som har lämnats dit i ett ärende om för handsbesked i skatte- eller taxeringsfråga. Uppgift hos Tullverket får dock lämnas ut, om det står klart att uppgiften kan röjas utan att den en skilde lider skada eller men. För upp gift i mål hos domstol gäller sekre- tessen endast om det kan antas 
  
 1  
 Senaste lydelse 1999:301. 
  
 68  
 Författningsförslag 
  
 SOU 1999:105 
  
 eller 4. Har uppgift i mål hos 
  
 att den enskilde lider skada eller 
  
 domstol 
  
 erhållits 
  
 från annan 
  
 men om uppgiften röjs. Det - 
  
 myndighet och är den sekretess- 
  
 samma gäller uppgift som med 
  
 belagd där, gäller dock denna 
  
 anledning 
  
 av överklagande 
  
 hos 
  
 sekretess 
  
 hos domstolen, om 
  
 domstol registreras 
  
 hos 
  
 annan 
  
 uppgiften 
  
 saknar 
  
 betydelse i 
  
 myndighet 
  
 enligt 
  
 15 kap. 
  
 2 § 
  
 målet. 
  
 första stycket 3 eller 4. Har upp- 
  
 gift i mål hos domstol erhållits 
  
 från annan myndighet och är den 
  
 sekretessbelagd 
  
 där, 
  
 gäller 
  
 dock 
  
 denna sekretess 
  
 hos domstolen, 
  
 om uppgiften saknar betydelse i målet 
 Med skatt avses i detta kapitel skatt på inkomst och, med undantag för arvsskatt och gåvoskatt, annan direkt skatt samt omsättningsskatt, tull och annan indirekt skatt. Med skatt jämställs arbetsgivaravgift, pris - regleringsavgift och liknande avgift, avgift enligt lagen (1999:291) om avgift till registrerat trossamfund samt skattetillägg och för seningsavgift. Med verksamhet som avser bestämmande av skatt jämställs verksamhet som avser bestämmande av pensionsgrundande inkomst. 
 Sekretessen gäller inte beslut, varigenom skatt eller pensionsgrun- dande inkomst bestäms eller underlag för bestämmande av skatt fast- ställs, såvida inte beslutet meddelas i ärende om 
  
 1. 
  
 förhandsbesked i taxerings- eller skattefråga, 
  
 2. 
  
 medgivande att skattepliktig intäkt enligt reglerna om statlig inkomst- skatt inte skall anses uppkomma vid avyttring av aktier i fåmansföretag, 
  
 3. 
  
 beskattning av utländska forskare vid tillfälligt arbete i Sverige när beslutet har fattats av Forskarskattenämnden. 
  
 Om det inte av särskild an- ledning kan antas att den enskil- de som uppgiften avser eller nå- gon honom närstående lider men om uppgiften röjs, får till en- skild lämnas ut uppgift om 
 1. registrering enligt skatte- betalningslagen (1997:483) samt sär skilt registrerings- och redovisningsnummer, 
 2. organisationsnummer och firma, 
 3. på vilket sätt den pre limi- nära skatten skall betalas för en fysisk person, 
  
 4. registrering av skyldighet att inbetala innehållen preli mi- när  
  
 A-skatt 
  
  eller arbetsgivar av- gifter, 
  
 5. slag av näringsverk sam- het, samt 
  
 6. beslut om likvidation eller konkurs. 
  
 Utan hinder av sekretessen får uppgift lämnas till enskild enligt vad som föreskrivs i lag om för- farande vid beskattning. Vidare får utan hinder av sekretessen uppgift i en revisionspromemoria lämnas till förvaltare i den reviderades konkurs. 
  
 SOU 1999:105 
  
 Författningsförslag  
 69 
  
 Utan hinder av sekretessen får uppgift lämnas till enskild enligt vad som föreskrivs i lag om för- farande vid beskattning  
 eller om skatteregister 
 . Vidare får utan hin- der av sekretessen uppgift i en revisionspromemoria lämnas till förvaltare i den reviderades kon- kurs. 
 I fråga om uppgift i allmän handling gäller sekretessen i högst tjugo år. För uppgift om avgift enligt lagen om avgift till registrerat trossamfund gäller dock sekretessen i högst sjuttio år. 
 Sekretess gäller inom exekutions- väsendet i mål eller ärende angående  
 exekutiv verksamhet  
 för uppgift om enskilds personli- ga eller ekonomiska förhållanden, om det  
 kan antas  
 att den enskilde eller honom närstående lider  
 av- sevärd  
 skada eller  
 betydande  
 men  
 om uppgiften röjs  
 . Sek- retessen gäller dock inte uppgift om förpliktelse som avses med den sökta verkställigheten och inte heller beslut i  
 må let  
 eller 
 ärendet  
 . 
  
 19 § 
 2 
  
 Sekretess gäller inom exekutions- väsendet i mål eller ärende angående  
 utsökning och indriv- ning samt i verksamhet enligt lagen (1986:436) om närings- förbud,  
 för uppgift om enskilds personliga eller ekonomiska för- hållanden, om det  
 inte står klart att uppgiften kan röjas utan  
 att den enskilde eller honom när- stående lider skada eller men. Sekretessen gäller dock inte upp- gift om förpliktelse som avses med den sökta verkställigheten  
 i ett på gående mål  
 och inte heller beslut i  
 ett mål  
 eller  
 ärende  
 . 
  
 2  
 Senaste lydelse 1995:1371. 
  
 70  
 Författningsförslag 
  
 SOU 1999:105 
  
 Motsvarande sekretess gäller i 
  
 Motsvarande sekretess gäller i 
  
 myndighets verksamhet som avser 
  
 myndighets verksamhet som avser 
  
 förande av eller uttag ur  
 ett utsök- 
  
 förande av eller uttag ur  
 utsök- 
  
 ningsregister  
 för uppgift som har 
  
 nings- 
  
 och indrivningsdatabasen 
  
 tillförts  
 registret 
 . 
  
 enligt lagen (0000:000) om be- 
  
 handling av uppgifter i exeku- 
  
 tionsväsendets 
  
 verksamhet 
  
 för 
  
 uppgift 
  
 som 
  
 har tillförts 
  
 data- 
  
 basen. 
  
 Utan hinder av sekretessen får 
  
 uppgifter om en enskild lämnas till 
  
 förvaltare i den enskildes konkurs. 
  
 I fråga om uppgift i allmän handling gäller sekretessen i högst femtio år, såvitt angår uppgift om enskilds personliga förhållanden, och annars i högst tjugo år. 
 14 kap. 
 Myndighet får uppställa förbe- håll, som inskränker enskild mot- tagares rätt att lämna uppgift vidare eller utnyttja uppgift, ock- så när 
  
 1. 
  
 myndigheten enligt 5 § lämnar sekretessbelagd uppgift till part, ställföreträdare, ombud eller biträde, 
  
 2. 
  
 myndigheten med stöd av 7 
  
 § 
  
 första stycket lämnar uppgift till någon som inte är knuten till myndigheten på det sätt som anges i 1 kap. 6 §, 
  
 3. 
  
 myndigheten med stöd av 9 kap. 1 §  
  
 fjärde  
 stycket andra me- ningen  
 eller  
 9 kap. 2 § fjärde stycket lämnar uppgift till kon- kursförvaltare. 
 10 § 
 3 
  
 Myndighet får uppställa förbe- håll, som inskränker enskild mottagares rätt att lämna uppgift vidare eller utnyttja uppgift, också när 
  
 1. 
  
 myndigheten enligt 5 § lämnar sekretessbelagd uppgift till part, ställföreträdare, ombud eller biträde, 
  
 2. 
  
 myndigheten med stöd av 7 
  
 § 
  
 första stycket lämnar uppgift till någon som inte är knuten till myndigheten på det sätt som anges i 1 kap. 6 §, 
  
 3. 
  
 myndigheten med stöd av 9 kap. 1 §  
  
 femte  
 stycket andra meningen 
 ,  
 9 kap. 2 § fjärde stycket  
 eller 9 kap. 19 § tredje stycket  
 lämnar uppgift till kon- kursförvaltare. 
  
 3  
 Senaste lydelse 1994:595. 
  
 SOU 1999:105 
  
 Författningsförslag  
 71 
  
 Förbehåll enligt första stycket 1 får inte innebära förbud mot att ut- nyttja uppgiften i målet eller ärendet eller mot att lämna muntlig upp- lysning till part, ställföreträdare, ombud eller biträde. 
 Har förbehåll uppställts enligt första stycket 2, skall i fråga om för- behållet gälla vad som föreskrivs i 7 § tredje och fjärde styckena an- gående förbud att lämna ut eller utnyttja uppgift. 
 Ett förbehåll enligt första stycket 3 får inte innebära ett förbud att utnyttja uppgiften om den behövs för att förvaltaren skall kunna full göra de skyldigheter som åvilar honom i anledning av konkursen. 
 Förordnande av regeringen eller riksdagen för särskilt fall om un- dantag från sekretess för uppgift får förenas med villkor att förbehåll som anges i första stycket skall uppställas vid utlämnande av uppgiften. 
 _____________ 
 Denna lag träder i kraft den 1 oktober 2001. 
  
 72  
 Författningsförslag 
  
 SOU 1999:105 
  
 7 Förslag till 
 Lag om ändring i tullagen (1994:1550) 
 Härigenom föreskrivs att 11 och 118 §§ tullagen (1994:1550) skall ha följande lydelse. 
 Nuvarande lydelse 
 I verksamheten enligt tullagstift- ningen använder Tullverket ett system för automatsik data be- handling (tulldatasystemet). Be- stämmelser om  
 register som in- går  
 i systemet finns i tullregis- terlagen (1990:137). 
 Föreslagen lydelse 
 11 § 
 1 
  
 I verksamheten enligt tullagstift- ningen använder Tullverket ett system för automatsik databe- handling (tulldatasystemet). Be- stämmelser om  
 behandling av uppgifter  
 i systemet finns i  
 lagen (0000:000) om behandling av uppgifter i Tullverkets verksam- het. 
  
 Tullverket skall på begäran till- handahålla Sveriges Riksbank, Riksskatteverket, Statens livs- medelsverk, Statens jordbruks- verk, Kommerskollegium, skat- temyndighet, Statistiska central- byrån, Kemikalieinspektionen och Fiskeriverket uppgifter som förekommer hos Tullverket och som rör import eller export av varor. 
  
 118 
  
 § 
  
 2 
  
 Tullverket skall på begäran till- handahålla Sveriges Riksbank, Riksskatteverket, Statens livs- medelsverk, Statens jordbruks- verk, Kommerskollegium, skat- temyndighet,  
 kronofogdemyn- dighet 
 , Statistiska centralbyrån, Kemikalieinspektionen och Fis- keriverket uppgifter som före- kommer hos Tullverket och som rör im port eller export av varor. 
  
 1 
  
 Senaste lydelse 1999:425. 
  
 2 
  
 Senaste lydelse 1999:425. 
  
 SOU 1999:105 
  
 Författningsförslag  
 73 
  
 I tullregisterlagen (1990:137) finns bestämmelser om utläm- nande till vissa myndigheter av uppgifter ur tullregistret på me- dium för automatisk databehand- ling. 
 _____________ 
 Denna lag träder i kraft den 1 oktober 2001. 
  
 74  
 Författningsförslag 
  
 SOU 1999:105 
  
 8 Förslag till 
 Lag om ändring i kreditupplysningslagen (1973:1173) 
 Härigenom föreskrivs att det i kreditupplysningslagen (1973:1173) skall införas en ny paragraf, 7 a §, av följande lydelse. 
 7 a § 
 När en uppgift som häm tats in 
  
 från en 
  
 databas 
  
 som 
  
 avses i 
  
 2 kap. 1 
  
 eller 
  
 8 § 
  
 lagen 
  
 (0000:000) 
  
 om 
  
 behandling av 
  
 uppgifter 
  
 i 
  
 exekutionsväsendets 
  
 verksamhet inte längre omfattas av undantaget från sekre tess i 9 kap. 19 § första stycket andra meningen sekretesslagen (1980:100), skall den gallras så snart det kan ske och senast innan en upplysning lämnas om den som uppgiften avser. 
 _____________ 
 Denna lag träder i kraft den 1 oktober 2001. 
  
 SOU 1999:105 
  
 Författningsförslag  
 75 
  
 9 Förslag till 
 Lag om ändring i lagen (1985:146) om avräkning vid återbetalning av skatter och avgifter 
 Härigenom föreskrivs i fråga om lagen (1985:146) om avräkning vid åter- betalning av skatter och avgifter 
 1 
  
 dels  
 att i 2 och 3 §§ orden ett utsökningsregister skall bytas ut mot utsök nings- och indrivningsdatabasen enligt lagen (0000:000) om behand- ling av uppgifter i exekutionsväsendets verksamhet, 
  
 dels  
 att i 15 § ordet utsökningsregistret skall bytas ut mot utsök nings- och indrivningsdatabasen enligt lagen (0000:000) om behandling av upp- gifter i exekutionsväsendets verksamhet. 
 _____________ 
 Denna lag träder i kraft den 1 oktober 2001 
  
 1  
 Senaste lydelse av 2, 3 och 15 §§ 1995:1372. 
  
 76  
 Författningsförslag 
  
 SOU 1999:105 
  
 10 Förslag till 
 Lag om ändring i folkbokföringslagen (1991:481) 
 Härigenom föreskrivs att 1 och 28 §§ folkbokföringslagen (1991:481) skall ha följande lydelse. 
  
 Nuvarande lydelse 
  
 Föreslagen lydelse 
  
 1 § 
 1 
  
 Folkbokföring enligt denna lag in- 
  
 Folkbokföring enligt denna 
  
 lag 
  
 nebär fastställande av en per sons 
  
 innebär fastställande av en per- 
  
 bosättning samt registrering av 
  
 Walkerttning samt registrering 
  
 uppgifter om identitet, familj och 
  
 av uppgifter om identitet, familj 
  
 andra förhållanden 
  
 som en ligt 
  
 och andra förhållanden som en ligt 
  
 lagen (1990:1536) om folk- 
  
 lagen (0000:000) om behandling 
  
 bokföringsregister 
  
 får före kom- 
  
 av personuppgifter i skatteför- 
  
 ma i  
 sådant register  
 . 
  
 valtningens 
  
 folkbokfö ringsverk- 
  
 samhet  
 får 
  
 förekomma i 
  
 folk- 
  
 bokföringsdatabasen  
 . 
  
 Vigsel, födelse och dödsfall i landet skall registreras även i fråga om en person som inte är eller har varit folkbokförd. 
 Folkbokföring och registrering som avses i andra stycket sker genom skattemyndighetens försorg. 
 28 § 
 2 
  
 Anmälan enligt 25 eller 26 § skall innehålla följande uppgifter: 
  
 1. 
  
 namn och personnummer, 
  
 2. 
  
 datum för ändring av bostads- eller postadress, 
  
 3. 
  
 ny bostads- och postadress och, om fastigheten innehåller flera bostadslägenheter, lägenhetsbeteckning som avses i lagen (1995:1537)om lägenhetsregister samt beräknad giltighetstid, 
  
 4. 
  
 registerbeteckning för den fastighet som den nya bostadsadressen 
  
 avser, 
  
 5. 
  
 vem som upplåtit den fastighet eller bostadslägenhet som den nya bostadsadressen avser. 
  
 Anmälan enligt 26 § skall dessutom innehålla uppgift om inflyttningsdag till landet, avsik- ten med vistelsen här och dess 
  
 1 
  
 Senaste lydelse 1994:1975. 
  
 2 
  
 Senaste lydelse 1995:1538. 
  
 Anmälan enligt 26 § skall dessutom innehålla uppgift om inflyttningsdag till landet, avsik- ten med vistelsen här och dess 
  
 SOU 1999:105 
  
 Författningsförslag  
 77 
  
 beräknade varaktighet samt de uppgifter som får föras in i  
 folk- bokföringsregistret  
 enligt  
 lagen (1990:1536) om folkbokfö rings- register 
 . 
 _____________ 
 beräknade varaktighet samt de uppgifter som får föras in i  
 folk- bokföringsdatabasen  
 enligt  
 la- gen (0000:000) om behandling av personuppgifter i skatteför- valtningens folkbokfö ringsverk- samhet 
  
 Denna lag träder i kraft den 1 oktober 2001. 
  
 78  
 Författningsförslag 
  
 SOU 1999:105 
  
 11 Förslag till 
 Lag om ändring i sametingslagen (1992:1433) 
 Härigenom föreskrivs att i 3 kap. 3 § sametingslagen (1992:1433)  
 1  
 orden aviseringsregistret enligt lagen (1995:743) om aviseringsregister skall bytas ut mot folkbokföringsdatabasen enligt lagen (0000:000) om behandling av personuppgifter i skatteförvaltningens folkbokfö- ringsverksamhet 
 _____________ 
 Denna lag träder i kraft den 1 oktober 2001. 
  
 1  
 Senaste lydelse av 3 kap. 3 § 1997:168. 
  
 SOU 1999:105 
  
 Författningsförslag  
 79 
  
 12 Förslag till 
 Lag om ändring i lagen (1993:672) om skatte- reduktion för utgifter för byggnadsarbete på bostadshus 
 Härigenom föreskrivs att 17 § lagen (1993:672) om skattereduk tion för utgifter för byggnadsarbete på bostadshus skall upphöra att gälla vid utgången av september 2001. 
  
 80  
 Författningsförslag 
  
 SOU 1999:105 
  
 13 Förslag till 
 Lag om ändring i lagen (1994:1563) om tobaks- skatt 
 Härigenom föreskrivs att 36 § lagen (1994:1563) om tobaks skatt skall upphöra att gälla vid utgången av september 2001. 
  
 SOU 1999:105 
  
 Författningsförslag  
 81 
  
 14 Förslag till 
 Lag om ändring i lagen (1994:1564) om alkohol- skatt 
 Härigenom föreskrivs att 36 § lagen (1994:1564) om alkohol skatt skall upphöra att gälla vid utgången av september 2001. 
  
 82  
 Författningsförslag 
  
 SOU 1999:105 
  
 15 Förslag till 
 Lag om ändring i lagen (1994:1776) om skatt på energi 
 Härigenom föreskrivs att 6 kap. 11 och 12 §§ lagen (1994:1776) om skatt på energi skall upphöra att gälla vid utgången av september 2001. 
  
 SOU 1999:105 
  
 Författningsförslag  
 83 
  
 16 Förslag till 
 Lag om ändring i lagen (1995:439) om beskatt- ning, förtullning och folkbokföring under krig eller krigsfara m.m. 
 Härigenom föreskrivs att 10, 13 och 14 §§ lagen (1995:439) om be skatt- ning, förtullning och folkbokföring under krig eller krigs fara m.m. skall ha följande lydelse. 
 Nuvarande lydelse 
 Regeringen får meddela andra fö- reskrifter om  
  
 skatte-, 
  
 tull-, 
  
  folk- bokförings- och utsöknings- register  
 än de som annars gäller. 
 Föreslagen lydelse 
 10 § 
 Regeringen får meddela andra föreskrifter om  
 behandling av personuppgifter i skatteförvalt- ningens beskattningsdatabas och folkbokföringsdatabas, exe ku- tionsväsendets utsöknings- och indrivningsdatabas samt Tull- verkets tulldatabas  
 än de som annars gäller. 
 Regeringen får överlåta sin befo- genhet enligt 9 eller 10 § att med- dela föreskrifter på Riks- skatteverket eller, beträffande  
 tullregister 
 , Tullverket. Rege- ringen får vidare överlåta sin be- fogenhet enligt 11 § att meddela föreskrifter om omprövning på Riksskatteverket eller, beträf- fande tullar, Tullverket. 
 Regeringen får överlåta befo gen- het som regeringen har enligt de  
 skatte-, 
 tull-, 
 avgifts-, 
 folkbok- 
  
 13 § 
 1 
  
 Regeringen får överlåta sin befo- genhet enligt 9 eller 10 § att meddela föreskrifter på Riks- skatteverket eller, beträffande  
 tulldatabasen 
 , Tullverket. Rege- ringen får vidare överlåta sin be- fogenhet enligt 11 § att meddela föreskrifter om ompröv ning på Riksskatteverket eller, beträf- fande tullar, Tullverket. 
 14 § 
 2 
  
 Regeringen får överlåta befogen- het som regeringen har enligt de  
 skatte-, 
 tull-, 
  avgifts-  
 och folk- 
  
 1 
  
 Senaste lydelse 1999:432. 
  
 2 
  
 Senaste lydelse 1999:432. 
  
 84  
 Författningsförslag 
  
 SOU 1999:105 
  
 förings- och registerför fatt- ningar  
 som reglerar förhållan den som omfattas av denna lag på Riksskatteverket eller, beträf- fande tullar och  
 tullregister 
 , Tullverket. 
  
 _____________ 
 bokföringsförfattningar samt de författningar om behandling av personuppgifter och andra upp- gifter  
 som reglerar förhållanden som omfattas av denna lag på Riksskatteverket eller, beträf- fande tullar och  
 behandling av uppgifter i Tullverkets verksam- het 
 , Tullverket. 
  
 Denna lag träder i kraft den 1 oktober 2001. 
  
 SOU 1999:105 
  
 Författningsförslag  
 85 
  
 17 Förslag till 
 Lag om ändring i lagen (1995:1623) om skatte- reduktion för riskkapitalinvesteringar 
 Härigenom föreskrivs att 19 § lagen (1995:1623) om skatte reduktion för riskkapitalinvesteringar skall upphöra att gälla vid utgången av sep- tember 2001. 
  
 86  
 Författningsförslag 
  
 SOU 1999:105 
  
 18 Förslag till 
 Lag om ändring i lagen (1996:725) om skatte- reduktion för utgifter för byggnadsarbete på bostadshus 
 Härigenom föreskrivs att 16 § lagen (1996:725) om skattereduk tion för utgifter för byggnadsarbete på bostadshus skall upphöra att gälla vid utgången av september 2001. 
  
 SOU 1999:105 
  
 Författningsförslag  
 87 
  
 19 Förslag till 
 Lag om ändring i lagen (1996:1231) om skatte- reduktion för fastighetsskatt i vissa fall vid  
 1997–2001 
  års taxeringar 
 Härigenom föreskrivs att 7 § lagen (1996:1231) om skatte reduktion för fastighetsskatt i vissa fall vid  
 1997–2001 
  års taxeringar skall upphöra att gälla vid utgången av september 2001. 
  
 88  
 Författningsförslag 
  
 SOU 1999:105 
  
 20 Förslag till 
 Lag om ändring i vallagen (1997:157) 
 Härigenom föreskrivs att i 2 kap. 6 §, 3 kap. 2, 6 och 8 §§, 6 kap. 11 § samt 7 kap. 4 och 6 §§ vallagen (1997:157) orden aviseringsregistret enligt lagen (1995:743) om aviseringsregister skall bytas ut mot folk- bokföringsdatabasen enligt lagen (0000:000) om behandling av person- uppgifter i skatteförvaltningens folkbokföringsverksamhet. 
  
 SOU 1999:105 
  
 Uppdraget  
 91 
  
 1 Uppdraget 
  
 1.1 
  
 Utredningens direktiv 
  
 Vi har i uppdrag att göra en översyn av de författningar som reglerar re- gister inom skatteförvaltningen och exekutionsväsendet samt tull- registerlagen (1990:137). Vi skall även gå igenom de register som inte är för fattningsreglerade och föreslå en sådan reglering i de fall det be döms ändamålsenligt. Översynen skall göras med utgångspunkt från personuppgiftslagen (1998:204) samt Europaparlamentets och rådets direktiv 95/46/EG av den 24 oktober 1995 om skydd för enskilda per so- ner med avseende på behandling av personuppgifter och om det fria flödet av sådana uppgifter (dataskyddsdirektivet). Dessutom skall en all- män översyn göras av de författningar som reglerar skatteförvalt ningens och exekutionsväsendets register. En utgångspunkt för utred ningsarbetet skall vara att skapa enkla och lättbegripliga regler som är anpassade efter den tekniska utvecklingen och därvid beakta statistikens och forskningens behov. En annan utgångspunkt skall vara att anpassa regleringen så att den tillgodoser ett generellt behov av  
 ADB-stöd 
  i myndigheternas ärendehantering. 
 Bland de frågor som vi enligt direktiven särskilt skall undersöka kan noteras omfattningen av direktåtkomst till myndigheternas register, om- fattningen av och formerna för utlämnande av uppgifter från skatte- och utsökningsregistren samt arkivering och gallring av  
 ADB-material. 
  Utgångspunkten för utredningsarbetet i denna del skall vara att direkt- åtkomst skall medges endast om behovet av sådan åtkomst överväger de risker från integritetssynpunkt som direktåtkomst kan medföra. Vi skall även överväga om sekre tesslagens (1980:100) bestämmelser behöver ändras för att effek tivisera skatte- och kronofogdemyndigheternas verksamhet, med hänsyn till den stora skillnad som i dag finns i sek- retesskyddet mellan beskattningsverksamheten och den exekutiva verksamheten. 
 En annan fråga som vi skall utreda är om vissa handlingar även i framtiden skall undantas från myndigheternas skyldighet att lämna re- gisterutdrag. Vi skall även undersöka om det i framtiden finns behov av att föra det särskilda taxerings uppgiftsregistret vid sidan av skattere- gistren. Vidare skall vi utreda vilka register som kan regleras inom ra- 
  
 92  
 Uppdraget 
  
 SOU 1999:105 
  
 men för en ny skatteregisterlag. På motsvarande sätt som inom be skatt- ningsområdet skall vi undersöka vilka register inom exekutionsväsendet som kan ges en enhetlig reglering, eventuellt inom samma lag som ut- sökningsregistren. Detta gäller även beträffande registren för kon- kurstillsyn och det planerade handläggningsstödet för exekutiva för sälj- ningar av fastigheter, luftfartyg, skepp och bostadsrätter. 
 Inom Tullverket pågår ett arbete med ett datoriserat system för risk- analys inom ramen för tulldatasystemet. Projektet syftar till att förändra arbetsmetoderna mot en mer generell inriktning och användning av risk- analyser i tullens klarerings- och kontrollarbete. Riskanalysarbetet är av sådan betydelse att vi skall överväga om inte denna användning av tulldatasystemet också bör avspeglas i tullregisterlagen. 
 Direktiven i sin helhet framgår av  
 bilaga 1 
 . Regeringen har genom beslut den 21 januari 1999 förlängt tiden för utredningens uppdrag till den 1 oktober 1999. 
  
 1.2 
  
 Utredningsarbetet 
  
 Vårt arbete har bedrivits med målsättningen att anpassa bestämmelser na om behandling av personuppgifter i de verksamheter som omfattas av uppdraget till dels dataskyddsdirektivets och personuppgiftslagens rättsliga ramar, dels verksamheternas behov av ett modernt och ända- målsenligt regelverk. Hänsyn har tagits särskilt till de integritets aspekter som följer av använd ningen av omfattande automatiserade uppgifts- samlingar i myndighetsverksamhet. 
 Som ett led i arbetet har studiebesök gjorts hos Riksskatteverket och Generaltullstyrelsen för att inhämta information om de olika register som används i de aktuella verksamheterna och om vilka behov som kan förutses uppstå i framtiden i fråga om användningen av automatiserade behandlingar av uppgifter. I samma syfte har även Skattemyndigheten i Jönköpings län, Krono fogdemyndigheten i Jönköping samt Tull myndig- heten i Malmö besökts. Studiebesök har gjorts även hos Riks arkivet. 
 Vi har samrått med Ekosekretessutredningen (Ju 1997:04) och Tull- lagsutredningen (Fi 1997:03). Samråd har ägt rum även med Stati stik- regelgruppen, en arbetsgrupp inom Justitiedepartementet. 
  
 SOU 1999:105 
  
 Behandling av personuppgifter m.m.  
 93 
  
 2 
  
 Behandling av personuppgifter m.m. 
  
 Från och med den 24 oktober 1998 finns grundläggande bestämmelser om behandling av personuppgifter i personuppgiftslagen (1998:204). Lagen har sin utgångspunkt i Europaparlamentets och rådets direktiv 95/46/EG av den 24 oktober 1995 om skydd för enskilda personer med avseende på behandling av personuppgifter och om det fria flödet av sådana uppgifter (dataskyddsdirektivet). Detta kapitel innehåller en redo - görelse för person uppgiftslagens bestämmelser samt för de inter - nationella bestämmelser som är aktuella i fråga om den behandling av personuppgifter som omfattas av utredningsuppdraget. Även datalagen (1973:289), vars bestämmelser i vissa fall fortfarande tillämpas, behand- las kortfattat. I detta kapitel redogörs även för frågor om sekre tess för uppgifter inom de statliga verksamheter som uppdraget avser. 
  
 2.1 
  
 Internationella konventioner m.m. 
  
 2.1.1 
  
 Dataskyddskonventionen 
  
 Internationella riktlinjer har meddelats för automatisk databehandling av personuppgifter. Bestämmelser av betydelse finns i bl.a. Europarådets konvention från 1981 om skydd för enskilda vid automatisk da tabehand- ling av personuppgifter (dataskyddskonventionen). Konventionens innehåll kan ses som en precisering av skyddet vid användning av automatisk databehandling enligt artikel 8 i den europeiska konventionen den 4 november 1950 angående skydd för de mänskliga rättig heterna och de grundläggande friheterna (Europakonventionen). Data- skyddskonventionens syfte är att säkerställa den en skildes rätt till per- sonlig integritet i samband med automatisk databehandling av person- uppgifter och att förbättra förut sättningarna för ett fritt informa tions- flöde över gränserna. 
 Dataskyddskonventionen innehåller principer för dataskydd som de konventionsanslutna staterna måste uppfylla i sin nationella lagstiftning. Personuppgifter som är föremål för automatisk databehandling skall 
  
 94  
 Behandling av personuppgifter m.m. 
  
 SOU 1999:105 
  
 hämtas in och behandlas på ett korrekt sätt för särskilt angivna ändamål. Uppgifterna måste vara relevanta för och förenliga med ända målen. Vidare måste uppgifterna vara riktiga och aktuella och får inte bevaras längre än vad som är nödvändigt för ändamålen. Vissa person uppgifter får behandlas endast om den nationella lagen ger ett ändamålsenligt skydd. Till sådana personuppgifter hör uppgifter om enskildas ras, politiska tillhörighet, religiösa tro eller övertygelse i övrigt, häl sa eller sexualliv eller uppgifter som hänför sig till misstanke om brott och dom för brott. 
 För att skydda personuppgifter mot oavsiktlig eller otillåten för- störelse m.m. före skriver konventionen att lämpliga skyddsåtgärder skall vidtas. Vidare skall den registrerade ha möjligheter till insyn i register och till att få uppgifter rättade. I vissa fall får undantag göras från bestämmelserna om uppgifternas beskaffenhet och rätten till insyn. Sådana inskränkningar i den enskildes skydd förutsätter stöd i den natio- nella lagstiftningen och att inskränkningen är nödvändig i ett de mo- kratiskt samhälle för vissa ändamål, t.ex. statens penningintressen och brottsbekämpning samt för att skydda enskildas fri- och rättigheter. 
 Dataskyddskonventionens roll som riktmärke för automatiserad be- handling av personuppgifter övertas i princip av dataskyddsdirektivet i och med att detta införlivas i  
 EU-lä 
  ndernas nationella lagstiftningar. Direktivet behandlas närmare i avsnitt 2.2. 
  
 2.1.2 
  
 Riktlinjer från OECD 
  
 Internationella riktlinjer för integritetsskydd och persondataflöde har även utarbetats inom Organisationen för ekonomiskt samarbete och utveckling (OECD). Ett antal internationella organisationer och företag har antagit egna regler om dataskydd som bygger på OECD:s riktlinjer. Riktlinjerna motsvarar i princip de bestämmelser som återfinns i data- skyddskonventionen och redovisas inte närmare här. Det bör t illäggas att år 1998 antogs OECD:s ministerdeklaration Protection of Privacy on Global Networks, som innebar att man slog fast intentionen att i ett internationellt perspektiv harmonisera de regler som bör gälla för han- tering av personuppgifter i globala nätverk, för att skydda den person liga integriteten. 
  
 SOU 1999:105 
  
 Behandling av personuppgifter m.m.  
 95 
  
 2.2 
  
 Dataskyddsdirektivet 
  
 Den 24 oktober 1995 antogs Europaparlamentets och rådets direktiv 95/46/EG om skydd för enskilda personer med avseende på behandling av personuppgifter och om det fria flödet av sådana uppgifter (data- skyddsdirektivet). Direktivets principer om skydd för enskilda personers fri- och rättigheter är en precisering och förstärkning av principer na i dataskyddskonventionen från 1981. Syftet med direktivet är att garantera dels en hög skyddsnivå när det gäller enskilda personers fri- och rättigheter med avseende på behandling av personuppgifter, dels en lik- värdig skyddsnivå i alla medlemsstater, så att staterna inte skall kunna hindra det fria flödet mellan dem av personuppgifter under hänvisning till enskilda personers fri- och rättigheter. 
 Dataskyddsdirektivet är direkt bindande för medlemsstaterna i fråga om det resultat som skall uppnås. För att bli gällande rätt måste direk- tivet införlivas i den nationella lagstiftningen. Medlemsstaterna bestäm- mer själva på vilket sätt direktivet skall införlivas, men är därvid starkt bundna av direktivets innehåll. Medlemsstaterna kan inte före skriva vare sig ett bättre eller sämre skydd för den personliga inte griteten vid behandling av personuppgifter eller för det fria flödet av såda na uppgifter än vad som följer av dataskyddsdirektivet. 
  
 2.2.1 
  
 Tillämpningsområde 
  
 Dataskyddsdirektivet handlar om fysiska personers skydd. Skyddet för juridiska personer berörs inte av direktivet. Inte heller berörs sådan verk- samhet som faller utanför gemenskapsrätten, däribland verksamhet som rör allmän säkerhet, försvar, statens säkerhet och statens verk samhet på straffrättens område. 
 Dataskyddsdirektivet omfattar inte bara automatiserad behandling utan också manuell behandling av personuppgifter, dock endast behand- ling av uppgifter som ingår eller kommer att ingå i ett register. Utanför tillämpningsområdet faller t.ex. ostrukturerade akter. Kriterierna för när uppgifterna är så strukturerade att fråga är om ett manu ellt register bestäms inte i direktivet, utan kan utformas av varje enskild medlemsstat. Dataskyddsdirektivet omfattar inte behandling av person- uppgifter för privat bruk, oavsett om behandlingen är automatiserad eller manuell. 
  
 96  
 Behandling av personuppgifter m.m. 
  
 SOU 1999:105 
  
 2.2.2 
  
 Bestämmelser om när personuppgifter får behandlas 
  
 Enligt dataskyddsdirektivet måste all behandling av personuppgifter vara laglig och korrekt. Uppgifterna måste vara riktiga och aktuella samt adekvata, relevanta och nödvändiga med hänsyn till de ändamål för vilka de behandlas. Ändamålen skall vara uttryckligt angivna vid tiden för insamling av uppgifterna. De ändamål för vilka uppgifterna senare behandlas får inte vara oförenliga med de ursprungliga ända målen. 
 Personuppgifter får enligt direktivet behandlas bara i vissa fall. Uppgifter får behandlas efter att den registrerade otvetydigt har lämnat sitt samtycke eller i samband med fullgörande av avtal där den regi- strerade är part. Behandling får också ske om den är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse, som åvilar den register ansvarige, eller för att skydda vitala intressen för den registrerade. Vidare får behand ling ske om den är nödvändig för att utföra en arbetsuppgift som an tingen är av allmänt intresse eller utgör ett led i myndighetsutövning. Slutligen får personuppgifter behandlas efter en intresseavvägning, nämligen om intresset av att den registeransvarige får behandla uppgifterna överväger den registrerades intresse av att de inte behandlas. 
 Vissa särskilda i direktivet angivna kategorier av uppgifter får inte behandlas utan uttryckligt samtycke av den registrerade. Det gäller så da- na uppgifter som avslöjar den enskildes ras eller etniska ursprung, politiska åsikter, religiösa eller filosofiska övertygelse, medlemskap i fackförening samt uppgifter som rör hälsa och sexualliv. I vissa, sär skilt angivna, undantagsfall får dock sådan behandling ske även utan den enskildes samtycke, t.ex. när behandling av sådana uppgifter är nöd- vändig för åt gärder inom hälso - och sjukvård eller liknande. Med- lemsländerna får under förut sättning av lämpliga skyddsåtgärder och av hänsyn till ett viktigt allmänt intresse besluta om andra undantag än de som anges i direktivet. 
 Behandling av uppgifter om lagöverträdelser och brottmålsdomar m.m. får utan särskilt stöd i nationell lagstiftning utföras endast under kontroll av en myndighet. 
  
 2.2.3 
  
 Information och rättelse m.m. 
  
 Dataskyddsdirektivet föreskriver att den registeransvarige skall infor- mera den registrerade om att personuppgifter är föremål för behandling och därvid redogöra för ändamålet med behandlingen. Har uppgifterna inte samlats in från den registrerade själv behöver den register ansvarige inte lämna någon information, om det skulle visa sig vara omöjligt eller 
  
 SOU 1999:105 
  
 Behandling av personuppgifter m.m.  
 97 
  
 innebära en ansträngning som inte står i proportion till nyttan. Den re- gistrerade har dock rätt att på begäran få information om de regi strerade uppgifterna. Vidare har den registrerade rätt att få sådana upp gifter som inte har behandlats i enlighet med direktivet rättade, utplånade eller blockerade. Om en uppgift rättas skall den registeransvarige underrätta tredje man som fått del av den felaktiga uppgiften. Underrättelse behövs dock inte i de fall där sådan är omöjlig eller förenad med en oproportionerligt stor arbetsinsats. 
 Medlemsstaterna får föreskriva begränsningar i fråga om vissa skyl- digheter och rättigheter, bl.a. informationsskyldigheten och rättigheten att på begäran få tillgång till uppgifter. En sådan begräns ning måste dock vara en nödvändig åtgärd med hänsyn till vissa allmänna in tressen, bl.a. intresset av att undersöka, avslöja och åtala för brott samt skyddet av den registrerades eller andras fri- och rättigheter. 
 Till skydd för den registrerade innehåller direktivet även bestäm mel- ser om säkerhet vid behandlingen. Genom lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder skall den registeransvarige skydda personupp- gifter mot otillåten behandling samt mot för störing, förlust, ändring eller otillåten spridning. 
  
 2.2.4 
  
 Tillsynsmyndighet 
  
 I dataskyddsdirektivet föreskrivs ett relativt omfattande anmälnings- förfarande till en tillsynsmyndighet när det gäller helt eller delvis auto- matiserad behandling av personuppgifter. För  
 icke-automatiserade 
  be- handlingar får medlemsländerna föreskriva ett förenklat anmäl ningsför- farande. Undantag från anmälningsplikt alternativt tillämpning av ett för enklat anmälningsförfarande får också föreskrivas dels om det med hänsyn till de behandlade uppgifterna inte är sannolikt att den regi- strerades fri- eller rättigheter kränks, dels om den registeransvarige har utsett ett uppgiftsskyddsombud. 
  
 2.2.5 
  
 Överföring av personuppgifter till tredje land 
  
 Direktivet syftar till ett fritt flöde av personuppgifter mellan medlems- länderna. Som huvudregel gäller att överföring av personuppgifter som är under behandling, eller är avsedda att behandlas efter överföringen, till ett land utanför unionen (tredje land), får ske endast om det motta- gande landets lagstiftning kan säkerställa en adekvat skyddsnivå. Vad som är en adekvat skyddsnivå får avgöras med hänsyn tagen till bl.a. de uppgifter som skall behandlas och ändamålet med behandlingen. 
  
 98  
 Behandling av personuppgifter m.m. 
  
 SOU 1999:105 
  
 I vissa fall får personuppgifter föras över till länder vars lagstiftning i och för sig inte erbjuder en adekvat skyddsnivå. Det gäller bl.a. om den registrerade går med på att överföring sker eller om överföringen är nödvändig eller bindande enligt författ ning av skäl som rör viktiga all- männa intressen. Exempel på det sistnämnda är vissa överföringar vid internationellt utbyte av uppgifter mellan skattemyndigheter eller tull- myndigheter. 
  
 2.2.6 
  
 Medlemsländernas nationella lagstiftning 
  
 Dataskyddsdirektivet skulle vara införlivat i medlemsländernas natio- nella lagstiftningar senast den 24 oktober 1998. När det gäller sådan be- handling av personuppgifter som pågick vid den tidpunkten, skall denna bringas i överensstämmelse med direktivet senast tre år därefter. I fråga om manuella register gäller dock en övergångstid om tolv år. För Sveriges del har införlivande av direktivet skett genom personuppgifts- lagen, som trädde i kraft just den 24 oktober 1998. Enligt över gångs- bestämmelserna till lagen skall dock äldre lagstiftning, dvs. datalagen, tillämpas i sådana fall och under de tider som anges i dataskydds- direktivet i fråga om bl.a. pågående behandling av person uppgifter (se avsnitt 2.4.10). 
  
 2.3 
  
 Datalagen 
  
 Datalagen från 1973 har nu ersatts av personuppgiftslagen, vars innehåll i väsentliga delar avviker från den tidigare lagstiftningen. Datalagen skall dock alltjämt tillämpas på bl.a. behandling av person uppgifter som påbörjades före den 24 oktober 1998. De register som skall ses över inom ramen för utredningsuppdraget baseras dessutom på datalagens bestämmelser. Det är därför av intresse att redovisa de mer vä sentliga delarna av den lagen. 
  
 2.3.1 
  
 Allmänt om lagen och dess tillämpnings- område 
  
 Enligt 2 kap. 3 § andra stycket regeringsformen (RF) skall den enskilde medborgaren skyddas mot att hans personliga integritet kränks genom att uppgifter om honom registreras med hjälp av automatisk databehandling. 
  
 SOU 1999:105 
  
 Behandling av personuppgifter m.m.  
 99 
  
 Den närmare omfattningen av skyddet, som inte omfattar juridiska personer, skall enligt bestämmelsen anges i lag. 
 Enligt datalagen skall med  
 personregister  
 förstås register, för teck- ning eller andra anteckningar som förs med hjälp av automatisk data- behandling och som innehåller personuppgift som kan hänföras till den som avses med uppgifterna. Datalagen omfattar således endast de re- gister som förs med hjälp av automatisk databehandling. Lagen träd de i kraft den 1 juli 1973 och har, så långt den fortfarande tilllämpas, till syf- te att hindra att hantering av personregister som förs med hjälp av automatisk databehandling medför otillbörligt intrång i den per sonliga integriteten. Integritetsskyddet omfattar endast fysiska personer. Data- lagen är i princip tillämplig på samt liga personregister utom sådana som enskilda personer inrättar eller för ute slutande för person ligt bruk. Lagen innehåller regler om tillstånd, registeransvarigas skyldigheter, tillsyn samt straff och skadestånd. 
 Datalagen skyddar endast mot  
 otillbörligt  
 intrång i den personliga integriteten. Enskilda får alltså räkna med visst intrång. Vad som utgör otillbörligt integritets intrång får avgöras från fall till fall. Vid sådan prövning skall särskild hänsyn tas till vissa i lagen uppräknade om stän- digheter, nämligen arten och mängden av de personuppgifter som skall ingå i registret, hur och från vem uppgifterna skall inhämtas samt den inställning till registret som föreligger eller kan antas föreligga hos dem som kan komma att registreras. Det skall också särskilt beaktas att inte andra uppgifter eller andra personer registreras, än som står i öve rens- stämmelse med registrets ändamål. 
  
 2.3.2 
  
 Tillstånd m.m. 
  
 Endast den som hade anmält sig till Datainspektionen och fått licens fick inrätta och föra personregister som omfattas av lagen. För att få inrätta och föra register som innehöll särskilt känsliga personuppgifter krävdes dessutom inspektionens tillstånd. Uppgifter ansågs vara sär skilt känsliga om de avslöjade att någon t.ex. misstänktes eller hade dömts för brott, uppbar socialt bistånd eller om uppgifterna berörde per sonens hälsotillstånd. Också uppgifter om ras, politisk uppfattning, religiös tro eller övertygelse i övrigt föll inom kategorin särskilt käns liga uppgifter. Endast myndigheter som enligt lag eller annan författning är skyldiga att ha sådana register fick normalt registrera denna typ av personuppgifter. Tillstånd från Datainspektionen krävdes också när personregister skulle innehålla omdömen om den registrerade eller upp gifter om personer som saknade särskild anknytning till den registeransvarige. Detsamma gällde då personuppgifter inhämtades från andra register och sambearbetades. 
  
 100  
 Behandling av personuppgifter m.m. 
  
 SOU 1999:105 
  
 Vid tillståndsprövningen skulle Datainspektionen ta ställning till om det fanns anledning att anta att registreringen av uppgifter medförde ett otillbörligt intrång i den registrerades integritet. Om så var fallet skulle tillstånd inte lämnas. Meddelade Datainspektionen tillstånd skulle in- spektionen också meddela föreskrif t om ändamålet med registret. Om det fanns särskilda skäl fick tillståndet begränsas till viss tid. I den mån det behövdes för att förebygga otillbörligt intrång i personlig integritet fick inspektionen också meddela föreskrifter om t.ex. vilka uppgifter som fick ingå i registret, de bearbetningar av personuppgifter som fick göras med hjälp av automatisk databehandling, bevarande och gallring av uppgifter samt kontroll och säkerhet. 
 I vissa fall behövdes inte tillstånd från Datainspektionen trots att registren innehöll sådana känsliga uppgifter som nämnts ovan. Person- register vars inrättande beslutats av riksdagen eller regeringen (s.k. stats- maktsregister) var exempelvis undantagna från tillstånds plikt. 
  
 2.3.3 
  
 Den registeransvariges skyldigheter 
  
 Enligt datalagen är den  
 registeransvarig  
 för vars verksamhet ett per son- register förs, om han eller hon förfogar över registret. Såväl fysiska personer som företag och myndigheter kan vara registeransvariga. Den registeransvarige är skyldig att se till att personregister inrättas och förs så att otillbörligt intrång inte sker i den registrerades personliga inte- gritet. Han eller hon skall även se till att registret förs för sitt ändamål samt att uppgifterna behandlas i överensstämmelse med ändamålet och i enlighet med lag och andra föreskrifter. 
 Är någon uppgift oriktig eller missvisande skall den rättas, ändras eller uteslutas om det inte saknas anledning att anta att otillbörligt in- trång i den registrerades integritet skall uppkomma. Likaså skall den registeransvarige se till att en ofullständig personuppgift kompletteras för att förebygga otillbörligt integritets intrång eller rättsförlust för den enskilde. Vidare skall den registeransvarige på begäran av en enskild underrätta vederbörande om innehållet i de personuppgifter om honom eller henne som ingår i registret (registerutdrag). Om registret inte inne- håller några per sonuppgifter om den enskilde skall han eller hon i stället underrättas om den saken. Om den enskilde lider skada av att oriktiga eller missvisande uppgifter om honom eller henne har behandlats i register, så skall den registeransvarige ersätta skadan. Den register- ansvarige kan även dömas till straff om han eller hon inte följer sina åligganden enligt datalagen. 
  
 SOU 1999:105 
  
 Behandling av personuppgifter m.m.  
 101 
  
 2.3.4 
  
 Datainspektionens befogenheter 
  
 Datainspektionen utövar tillsyn över att automatisk databehandling inte medför otillbörligt intrång i den personliga integriteten. För detta än- damål har inspektionen tillträde till lokal där datautrustning finns samt rätt att föranstalta om körning av datamaskin. Datainspektionen kan för- bjuda fortsatt förande av register eller återkalla ett meddelat till stånd. Datainspektionen kan dock inte meddela sådana beslut om registren i fråga är statsmaktsregister. 
  
 2.4 
  
 Personuppgiftslagen 
  
 Med anledning av att dataskyddsdirektivet skulle antas, beslutade rege- ringen i juni 1995 att tillsätta Datalagskommittén. Kommitténs uppgift var att göra en total revision av datalagen och utreda på vilket sätt di- rektivet skulle införlivas i svensk rätt. Uppdraget redo visades i betänk- andet Integritet – Offentlighet – Informationsteknik (SOU 1997:39). Personuppgiftslagen (1998:204) bygger i allt väsentligt på det förslag som lades fram i betänkandet. 
  
 2.4.1 
  
 Allmänt om lagen och dess tillämpnings- område 
  
 Dataskyddsdirektivet bygger på att själva hanteringen av personupp- gifter regleras. Personuppgiftslagen följer direktivets struktur och av vik- elser görs endast när det finns särskilda skäl för det. I likhet med direktivet reglerar personuppgiftslagen själva hanteringen av personupp- gifter och inte bara missbruk av sådana uppgifter. Det innebär att behandling av personuppgifter som inte sker med stöd av personupp- giftslagen är otillåten. I motiven (prop. 1997/98:44, s. 36 f.) konsta terar regeringen dock att en framtida ordning där bara missbruket regleras är önskvärd, men en sådan ordning skall då föregås av ett  
 EG-direktiv. 
  
 Personuppgiftslagen är utformad så att den är teknikoberoende. Den tillämpas på all – helt eller delvis – automatiserad behandling av person- uppgifter. Dessutom är lagen tillämplig på manuell behandling av uppgifter som ingår, eller är avsedda att ingå, i en strukturerad samling av personuppgifter vilka är tillgängliga för sökning eller samman ställ- ning enligt särskilda kriterier (5 §). 
 Personuppgiftslagen är mer generell än dataskyddsdirektivet och omfattar även sådan verksamhet som faller utanför gemenskapsrätten. 
  
 102  
 Behandling av personuppgifter m.m. 
  
 SOU 1999:105 
  
 Personuppgiftslagen omfattar alltså, på samma sätt som datalagen, be- handling av personuppgifter hos bl.a. polisen och försvar et. 
 Det är emellertid inte all behandling av uppgifter som omfattas av personuppgiftslagen. Behandling av uppgifter om juridiska personer om- fattas över huvud taget inte och sådana uppgifter utgör definitions- mässigt inte personuppgifter (3 §). Inte heller behandling som en fysisk person utför i verksamhet av rent privat natur omfattas av lagen, även om behandlingen avser personuppgifter (6 §). Dessutom undantas all be- handling av personuppgifter som skyddas av tryckfrihetsförord ningen (TF) och yttrandefrihetsgrundlagen eller som sker uteslutande för journalistiska ändamål eller konstnärligt eller litterärt skapande (7 §). 
 Särreglering i lag eller förordning – bl.a. de särskilda register författ- ningarna – gäller enligt 2 § framför personuppgif tslagen. I 8 § anges dessutom särskilt att lagen inte får inskränka myndigheternas skyldighet att lämna ut personuppgifter enligt 2 kap. TF. I samma lagrum anges även att lagen inte heller hindrar att en myndighet arkiverar och bevarar allmänna handlingar eller att arkivmaterial tas om hand av en arkiv- myndighet. 
 Dataskyddsdirektivet innehåller ett antal huvudregler som måste ingå i personuppgiftslagen. Ofta är dessa huvudregler och principer allmänt hållna i direktivet. För att kunna tillämpas av de person uppgifts- ansvariga har de preciserats och konkretiserats i personuppgiftslagen. Lagen innehåller dock inte några detaljbestämmelser som fyller ut de generellt hållna huvudreglerna. I stället överlämnas det åt regeringen och Datainspektionen att inom den ram som personuppgiftslagen drar upp göra nödvändiga precis eringar och konkretiseringar. 
  
 2.4.2 
  
 Definitioner 
  
 Några av de mer centrala begreppen i personuppgiftslagen definieras i 3 § på följande sätt.  
 Personuppgifter  
 i lagens mening är all slags in- formation som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet. Det innebär att varken juridiska personer eller avlidna fysiska personer omfattas av lagens tillämpningsområde. Med  
 behandling av personuppgifter  
 avses varje åtgärd som vidtas beträffande uppgifterna, vare sig det sker på automatiserad väg eller inte, t.ex. insamling, lagring, bearbetning, inhämtande, utlämnande, samkörning eller förstö ring.  
 Personuppgiftsansvarig  
 är den som ensam eller tillsammans med andra bestämmer ändamålen med och medlen för be handlingen av personuppgifter. Med  
 samtycke  
 avses varje slag av frivillig, särskild och otvetydig viljeyttring genom vilken den registrerade, efter att ha fått information, godtar behandling av personuppgifter som rör honom eller 
  
 SOU 1999:105 
  
 Behandling av personuppgifter m.m.  
 103 
  
 henne. Lagen uppställer alltså inget krav på att sam tycke skall vara skriftligt eller på annat sätt formbundet. 
  
 2.4.3 
  
 Förutsättningar för behandling av person- uppgifter 
  
 Grundläggande krav (9 §) 
 Enligt personuppgiftslagen skall personuppgifter alltid behandlas på ett korrekt och lagligt sätt samt i enlighet med god sed. De skall samlas in för särskilda, uttryck ligt angivna och berättigade ändamål. Efter in sam- lingen får uppgifterna inte behandlas för något ändamål som är ofören- ligt med det ändamål för vilket de samlades in, vilket bl.a. inne bär att uppgifterna inte får lämnas ut till annan om det är oförenligt med de ursprungliga ändamålen. Att ändamålen skall vara särskilda innebär att en alltför allmänt hållen ändamålsbeskrivning inte får godtas. Hur de- taljerad ändamålsbeskrivningen måste vara får avgöras i praxis och ge- nom föreskrifter från regeringen och Data inspektionen. Det anses inte oförenligt med de ursprungliga ändamålen att behandla upp gifterna för historiska, statistiska eller vetenskapliga ändamål. 
 De behandlade uppgifterna måste vara riktiga och relevanta och inte alltför omfattande i förhållande till de ändamål för vilka de behandlas. Om det är nöd vändigt skall uppgifterna också vara aktuella. Uppfyller personuppgifterna inte kraven skall den personuppgiftsansvarige vidta alla rimliga åtgärder för att utplåna, blockera eller rätta uppgifterna. Personuppgifterna får inte heller sparas längre än nödvändigt med hän- syn till de ändamål för vilka uppgifterna behandlas. Därefter måste de avidentifieras eller förstöras. Eftersom personuppgiftslagen är se kundär till annan lagstiftning, får uppgifter emellertid inte avidentifieras eller på annat sätt förstöras om det strider mot bl.a. tryckfrihets för ordningens bestämmelser om allmänna handlingar. 
 När behandling av personuppgifter är tillåten  
 (10-12 
  §§) 
 Enligt personuppgiftslagen är det tillåtet att behandla personuppgifter efter den registrerades samtycke. Återkallar den registrerade sitt sam- tycke får ytterligare personuppgifter om denne inte registreras. I vissa fall får dock personuppgifter behandlas trots att samtycke från den re- gistrerade saknas. En förutsättning i samtliga dessa fall är att behand- lingen är nödvändig för ändamålen. Här kan anmärkas att de flesta au to- matiserade bearbetningar av personuppgifter också kan utföras ma nuellt. Nödvändighetsrekvisitet har av Datalagskommittén tolkats så att 
  
 104  
 Behandling av personuppgifter m.m. 
  
 SOU 1999:105 
  
 personuppgifter får behandlas även i de fall det är faktiskt möjligt att ut- föra uppgiften på annat sätt, om förfarandet underlättas genom an- vändningen av automatisk databehandling (SOU 1997:39 s. 359). 
 Personuppgifter får behandlas i samband med ett avtal med den re- gistrerade när det krävs för fullgörandet av avtalet eller när det behövs för att på den registrerades begäran vidta åtgärder innan avtalet träffas. Vidare får behandling utföras om det är nödvändigt för att den person- uppgiftsansvarige skall kunna fullgöra en rättslig skyldighet som åvilar honom eller henne. Personuppgifter får också behandlas för att skydda vitala intressen för den registrerade. Likaså får sådana uppgifter be hand- las om det är nödvändigt för att en arbets uppgift av allmänt intresse skall kunna utföras och för att den person uppgiftsansvarige, eller någon annan till vilken personuppgifter har lämnats ut, skall kunna utföra en arbetsuppgift i samband med myndighetsutövning. 
 Slutligen får personuppgifter behandlas om en avvägning ger vid han- den att den personuppgiftsansvariges berättigade intresse av en be- handling väger tyngre än den registrerades intresse av skydd. Vid intres- seavvägningen jämställs med den personuppgiftsansvarige också så dana tredje män till vilka uppgiften lämnas ut. 
 Förbud mot att behandla känsliga personuppgifter (13 §) 
 I personuppgiftslagen återfinns dataskyddsdirektivets förbud i fråga om behandling av känsliga personuppgifter. Personuppgifter som avslöjar ras eller etniskt ursprung, politiska åsikter, religiös eller filosofisk över - tygelse samt medlemskap i fackförening får alltså inte behand las. Likaså är det förbjudet att behandla sådana personuppgifter som rör hälsa eller sexualliv. 
 Undantag från förbudet  
 (14-20 
  §§) 
 Förbudet mot att behandla känsliga personuppgifter är inte undan tags- löst. Sådana uppgifter får liksom andra uppgifter behandlas efter den re- gistrerades samtycke. Till skillnad från när samtycke krävs i andra sam- manhang måste i fråga om känsliga personuppgifter samtycket emel - lertid vara uttryckligt, dvs. klart manifesterat. Även när den re gistrerade har offentliggjort känsliga uppgifter på ett tydligt sätt får de be handlas. Vidare får behandling utföras om den är nödvändig för att den person- uppgiftsansvarige skall kunna fullgöra sina skyldig heter eller utöva sina rättigheter inom arbetsrätten. I stort sett gäller det full görandet av alla skyldigheter och rättigheter för arbetsgivaren be träffande de anställda och deras organisationer. De uppgifter som behandlas under denna förutsättning får lämnas ut till tredje man endast om det inom 
  
 SOU 1999:105 
  
 Behandling av personuppgifter m.m.  
 105 
  
 arbetsrätten finns en uttrycklig skyldighet för den person uppgifts- ansvarige att göra det eller om den registrerade har samtyckt till utlämnandet. 
 Förbudet mot att behandla känsliga personuppgifter gäller inte hel ler när behandlingen utförs inom ramen för ideella o rganisationers berät- tigade verksamhet med ett politiskt, filosofiskt, religiöst eller fackligt syfte. Behandlingen får bara avse uppgifter om medlemmar eller per- soner som organisationen på grund av sitt ändamål har regel bunden kontakt med. Utlämnande av sådana uppgifter till tredje man kräver den registrerades samtycke. 
 Förbudet gäller inte om behandlingen rör uppgifter som är nöd vän- diga för att rätts liga anspråk skall kunna slås fast, göras gällande eller försvaras. Detta gäller när den personliga egenskap som faller in under definitionen av känsliga personuppgifter också är en förut sättning för att personen i fråga skall ha rätt till en förmån eller ha en rättslig skyl dighet gentemot någon annan. Som exempel kan nämnas rätten för en sjuk person att få försäkringsersättning eller skyldigheten för den som är medlem av Svenska kyrkan att betala viss skatt. 
 Ett ytterligare undantag från förbudet att behandla känsliga person- uppgifter är när den registrerade är rättsligt eller fysiskt förhindrad att lämna samtycke och behandlingen samtidigt är nödvändig för att skyd da dennes eller någon annans vitala intressen. Vidare undantas behandling som är nödvändig med hänsyn till före byggande hälso- och sjukvård, medicinska diagnoser, vård eller behandling samt administration av hälso- och sjukvård. Behandlas uppgifterna av någon som är yrkes- mässigt verksam inom hälso- och sjukvårdsområdet och som samtidigt är underkastad tystnadsplikt, gäller förbudet inte heller. Slutligen un dan- tas behandling för forskning och sta tistik från förbudet. 
 Regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer, dvs. Da- tainspektionen, får meddela föreskrifter om ytterligare undantag, om det behövs med hänsyn till ett viktigt allmänt intresse. 
 Uppgifter om brott och användning av personnummer  
 (21-22 
  §§) 
 Vissa uppgifter som inte omfattas av definitionen av känsliga person- uppgifter är ändå sådana att behandlingen av dem regleras särskilt i personuppgiftslagen, liksom i dataskyddsdirektivet. Det är således för- bjudet för andra än myndigheter att behandla personuppgifter om lag- överträdelser, domar och säkerhetsåtgärder i brottmål. Green ringen eller Datainspektionen har dock möjlighet att föreskriva undantag från för- budet, om det är befogat att behandlingen utförs av annan än myndig het och behandlingen står under tillfredsställande kontroll av en myndighet. 
  
 106  
 Behandling av personuppgifter m.m. 
  
 SOU 1999:105 
  
 Regeringen eller, om regeringen bestämmer det, Datainspektionen får dessutom föreskriva undantag från förbudet i enskilda fall. 
 Regleringen i personuppgiftslagen om behandling av denna typ av uppgifter innebär ett betydande avsteg från datalagens bestämmelser, en - ligt vilka det krävdes synnerliga skäl för att annan än myndighet skulle få föra register med uppgift om att någon är misstänkt eller dömd för brott. 
 Uppgifter om personnummer får behandlas bara när det är klart motiverat med hänsyn till ändamålet med behandlingen, vikten av en säker identifiering eller något annat beaktansvärt skäl. 
  
 2.4.4 
  
 Information och rättelse m.m. 
  
 Personuppgiftslagen innehåller bestämmelser som tryggar den registre- rades rätt att dels kontrollera om behandling av personuppgifter om ho- nom eller henne pågår, dels begära rättelse av person uppgifter som har behandlats felaktigt. 
 Information  
 (23-27 
  §§) 
 Personuppgiftslagens bestämmelser om informationsskyldighet gäller i första hand den information som den personuppgiftsansvarige  
 själv mant  
 har att lämna. Rätten att  
 på begäran  
 få ut uppgifter i allmänna handlingar följer av tryckfrihetsförordningen, dock att den rätten i vissa fall begränsas genom bestämmelser i sekretesslagen. 
 Den personuppgiftsansvarige skall självmant lämna den registrerade information rörande behandlingen, när uppgifter om en person samlas in från denne själv. Har uppgifterna samlats in från en annan källa, skall den registrerade informeras när uppgifterna noteras eller, om avsikten med behandlingen är att lämna ut uppgifterna till tredje man, när uppgifterna lämnas ut för första gången. Informationen skall omfatta uppgifter om vem den personuppgiftsansvarige är, ändamålet med be- handlingen samt all övrig information som den registrerade behöver för att kunna ta tillvara sina rättigheter i samband med behandlingen. Endast sådana uppgifter som den registrerade inte redan känner till behö ver lämnas. Har uppgifterna hämtats in från tredje man behöver infor mation inte lämnas om det är omöjligt eller skulle inne bära en oproportionerligt stor arbetsinsats. 
 Den personuppgiftsansvarige är vidare skyldig att efter ansökan, en gång per kalenderår, gratis informera om huruvida uppgifter som rör sökanden behandlas eller inte, ändamålet med behandlingen, vilka upp- gifter som behandlas, varifrån dessa kommer och till vem de lämnas ut. 
  
 SOU 1999:105 
  
 Behandling av personuppgifter m.m.  
 107 
  
 Information behöver emellertid inte lämnas be träffande personuppgifter som behandlas endast i löpande text som ännu inte har fått sin slut liga utformning eller som utgör minnesanteckningar, under förutsätt ning att uppgifterna inte har lämnats ut till tredje man eller – i fråga om uppgifter i löpande text – behandlingen inte har pågått under längre tid än ett år. Inte heller behöver information lämnas om det i lag eller annan för fattning finns särskilda bestämmelser om registreringen eller utlämnandet av personuppgifter. Slutligen gäller bestämmelserna om informationsskyldighet inte om sekretess eller tystnadsplikt för upp- gifterna är föreskriven i förhållande till den registrerade. 
 Rättelse m.m. (28 §) 
 Personuppgifter som är felaktiga eller ofullständiga eller som annars inte har behandlats i enlighet med den föreslagna personuppgiftslagen eller anknytande föreskrifter skall på begäran av den registrerade rättas, utplånas eller blockeras av den personuppgiftsansvarige. Med blockering avses varje åtgärd som kan vidtas för att de aktuella personupp gifterna i alla sammanhang skall vara förknippade med tydlig information om att de är spärrade och inte får lämnas ut till tredje man samt om an ledningen till spärren. 
 Om felaktiga personuppgifter har lämnats till tredje man, skall denne i vissa fall underrättas om korrigeringsåtgärden, nämligen om den registrerade begär det eller om det behövs för att undvika mera betydande skada eller olägenhet för den regi strerade. Eftersom den personuppgiftsansvarige inte har någon skyldighet att hålla reda på till vem uppgifter lämnas ut och då uppgifter ibland kan lämnas till ett stort antal människor, innehåller bestämmelsen det undantaget att under- rättelse inte behöver ske om det är omöjligt eller skulle innebära en oproportionerligt stor arbetsinsats. 
  
 2.4.5 
  
 Säkerhet vid behandlingen 
  
 Bestämmelser som avser att säkerställa att behandlingen av person upp- gifter sker på ett betryggande sätt finns i 30 och 31 §§ personuppgifts- lagen. Den personuppgiftsansvarige har ett stort ansvar för säkerheten. Bland annat får de personer som arbetar med personuppgifter behandla dessa endast efter den personuppgiftsansvariges instruktioner. Instruk- tionerna bör i vart fall vara utformade på ett sådant sätt att var och en som arbetar med personuppgifter skall veta vilka ändamålen är med behandlingen och att behandling som är oförenlig med dessa ändamål är för bjuden. För det allmännas verk samhet gäller att om det i annan lag- 
  
 108  
 Behandling av personuppgifter m.m. 
  
 SOU 1999:105 
  
 stiftning finns bestämmelser om säkerheten vid behandling av per- sonuppgifter, skall i stället de bestämmelserna tillämpas. Det gäller framför allt bestämmelser om tystnadsplikt och sekre tess. 
 Den personuppgiftsansvarige har vidare ansvar för att tekniska och organisatoriska åtgärder vidtagits för att skydda de behandlade person- uppgifterna. Åtgärderna skall åstadkomma en lämplig säkerhets nivå med beaktande av de tekniska möjligheter som finns, kostnaden för att genomföra åtgärderna, riskerna med behandlingen och hur känsliga de behandlade uppgifterna är. Ett register som innehåller personuppgifter om ett stort antal personer ställer också ökade krav på säkerheten. 
 Datainspektionen får enligt 45 § personuppgiftslagen förelägga den personuppgiftsansvarige att vidta skyddsåtgärder. Sådana föreläggan den får förenas med vite. 
  
 2.4.6 
  
 Överföring av personuppgifter till tredje land 
  
 Det är enligt 33 § personuppgiftslagen principiellt sett förbjudet att fö ra över personuppgifter till ett land som inte är medlem i EU (tredje land). Förbudet gäller både uppgifter som är under behandling och uppgifter som skall undergå behandling i det tredje landet. Från för budet finns undantag i 34 och 35 §§. Har den registrerade samtyckt till det, får uppgifter om denne föras över till tredje land. Det är också till låtet att föra över person uppgifter för användning enbart i en stat som har anslutit sig till Europarådets dataskyddskonvention. 
 Uppgifter får även i andra fall föras över till tredje land om be- handlingen är nödvändig för att fullgöra ett avtal – mellan den regi- strerade och den personuppgiftsansvarige eller mellan den personupp- giftsansvarige och tredje man – som är i den registrerades intresse eller för att på den registrerades begäran vidta åtgärder innan ett avtal träffas. Vidare får överföring ske om behandlingen är nödvändig för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk eller för att skydda vitala intressen för den registrerade. 
 Regeringen får meddela föreskrifter om generella undantag från för- budet att föra över personuppgifter till tredje land. Sådana undantag bör bl.a. kunna gälla vissa angivna länder samt i fall då överföringen regleras i avtal som innehåller vissa standardklausuler till skydd för de registrerades rättigheter. Regeringen eller, om regeringen bestämmer det, Datainspektionen får också föreskriva undantag när det behövs med hänsyn till viktiga allmänna intressen eller om överföringen sker under sådana omständigheter att det finns tillräckliga garantier till skydd för de registrerades rättigheter. Dessutom får regeringen under vissa förut sätt- ningar besluta om undantag från förbudet i enskilda fall. 
  
 SOU 1999:105 
  
 Behandling av personuppgifter m.m.  
 109 
  
 Den 17 juni 1999 överlämnade regeringen en remiss till lagrådet vari det föreslås att förbudet i personuppgiftslagen mot överföring av per- sonuppgifter skall ändras. Överföring till ett land som inte ingår i EU eller är anslutet till EES (tredje land) skall inte längre vara för bjuden om det tredje landet har en adekvat nivå för skyddet av per sonuppgifter. Lagändringen föreslås träda i kraft den 1 december 1999. 
  
 2.4.7 
  
 Datainspektionens befogenheter som till- synsmyndighet 
  
 Enligt dataskyddsdirektivet skall en särskild tillsynsmyndighet utses. Den personuppgiftsansvariges anmälan om behandlingar av person- uppgifter skall göras till till synsmyndigheten, som även skall utöva till- syn över behandlingen. Vissa av de befogenheter som enligt direktivet tillkommer tillsynsmyndigheten regleras i  
 43–47 
  §§ personuppgiftslagen. Således innehåller lagen bestämmelser om att tillsynsmyndigheten (Data- inspektionen) skall ha tillgång till behandlade personuppgifter och dess- utom tillträde till lokaler med anknytning till behandlingen. Datainspektionen kan också vid vite för bjuda fortsatt behandling samt ansöka hos länsrätt om att person uppgifter skall utplånas. 
  
 2.4.8 
  
 Anmälan till Datainspektionen m.m. 
  
 Anmälningsskyldighet (36 §) 
 Helt eller delvis automatiserad behandling av personuppgifter omfattas av anmälningsskyldighet. Den personuppgiftsansvarige skall göra så dan anmälan till Datainspektionen. Syftet med anmälningsskyldigheten är att göra behandlingens ända mål och dess viktigaste egenskaper kända. Datainspektionen skall föra register över an mälda behandlingar. 
 Personuppgiftslagen har i denna del två motstridiga intressen som utgångspunkt. Det finns å ena sidan ett önskemål om att ta bort an mäl- ningsskyldigheten för automatiserad behandling för att på så sätt kon- centrera Datainspektionens verksamhet till att ge råd och sprida kunskap om de materiella reglerna samt att utöva tillsyn över att reg lerna följs. Å andra sidan föreskriver dataskyddsdirektivet som huvud regel att den registeransvarige till tillsynsmyndigheten skall anmäla automatiserade behandlingar som skall genomföras. Från denna anmäl ningsskyldighet får ett medlemsland dock under vissa förutsättningar före skriva undantag. 
  
 110  
 Behandling av personuppgifter m.m. 
  
 SOU 1999:105 
  
 För att kunna tillgodose både kravet att följa direktivet och önske- målet att begränsa anmälningsskyldigheten, har i personuppgiftslagen en principiell anmälningsskyldighet till Datainspektionen införts, sam tidigt som möjligheterna att före skriva om undantag från skyldigheten har utnyttjats fullt ut. När fråga är om sär skilt integritetskänsliga behand- lingar, som Datainspektionen skall kontrollera innan de påbörjas, föreskrivs dock inga undantag från anmälnings skyldigheten. 
 Enligt personuppgiftslagen får regeringen eller, efter regeringens be- myndigande, Datainspektionen föreskriva undantag från anmäl ningsskyl- digheten. Sådana undantag föreskrivs i personuppgiftsförordningen (1998:1191) för behandling av person uppgifter som utförs till följd bl.a. av en myndighets skyldighet enligt 2 kap. TF att lämna ut allmänna handlingar eller som regleras genom särskilda föreskrifter i lag eller för - ordning i andra fall. 
 Personuppgiftsombud  
 (37-40 
  §§) 
 Anmälan till Datainspektionen behöver inte göras när ett person uppgifts- ombud har utsetts av den personuppgiftsansvarige. Personuppgifts- ombudet skall ha till uppgift att självständigt se till att den personupp- giftsansvarige behandlar personuppgifter på ett korrekt och lagligt sätt. Kravet på självständighet innebär att personuppgifts ombudet inte får ha en alltför underordnad ställning i förhållande till den person uppgifts- ansvarige och att han eller hon skall ha tillräckliga kvalifikationer och kunskaper för att kunna utföra sina uppgifter. 
 I första hand skall person uppgiftsombudet påpeka brister i uppgifts- behandlingen till den personuppgiftsansvarige, men om den ansvarige inte rättar till bristerna är om budet skyldigt att anmäla förhållandet till Datainspektionen. Personuppgiftsombudet skall ha en förteckning öv er de behandlingar som den personuppgiftsansvarige utför och han skall även hjälpa registrerade personer att få rättelse vid miss tanke om att personuppgifter är felaktiga eller ofullständiga. 
 Förhandskontroll av särskilt integritetskänsliga behandlingar (41 §) 
 Enligt dataskyddsdirektivet skall medlemsstaterna bestämma vilka be- handlingar som kan innebära särskilda risker för den registrerades rätt ig- heter och säkerställa att dessa behandlingar kontrolleras innan de påbörjas. Förhandskontrollen skall enligt direk tivet utföras av tillsyns- myndigheten men kan också utgöra ett led i lagstiftnings processen. För - handskontroll kan således ske i samband med att särskilda register- författningar beslutas av riksdagen eller regeringen. I fråga om sådana register krävs ingen särskild reglering för att uppfylla direk tivets villkor. 
  
 SOU 1999:105 
  
 Behandling av personuppgifter m.m.  
 111 
  
 I andra fall krävs däremot bestämmelser om vilka behandlingar som skall kontrolleras på förhand. I personuppgiftslagen finns ett bemyn- digande för regeringen att bestämma att vissa behandlingar av per son- uppgifter som kan innebära särskilda risker för otillbörligt intrång i den personliga integriteten skall anmälas till Datainspektionen tre veckor i förväg. I personuppgiftsförordningen finns bestämmelser om sådana behandlingar. 
  
 2.4.9 
  
 Sanktioner 
  
 Skadestånd (48 §) 
 Om behandling av personuppgifter i strid med personuppgiftslagen or- sakar skada för den registrerade har han rätt till ersättning från den personuppgiftsansvarige. Rätten till ersättning omfattar inte bara per- sonskada, sakskada och ren förmögen hetsskada, utan även den kränk- ning av den personliga integriteten som behandlingen kan ha medfört. Ersättningen för kränkning måste uppskattas efter skälighet mot bak- grund av samtliga omständigheter i det aktuella fallet, t.ex. om den regi- strerade på grund av behandlingen utsatts för något för honom eller henne negativt beslut. Ersättningen skall fastställas för varje kränkt registrerad för sig. 
 Skadeståndsansvaret är i princip strikt. Den registrerade behöver bara bevisa att det förekommit en felaktig behandling och att denna be- handling har skadat eller kränkt honom eller henne. Kan den person- uppgiftsansvarige visa att felet i behandlingen inte berodde på honom eller henne, får emellertid skadeståndet jämkas i skälig utsträckning. 
 Straff (49 §) 
 I personuppgiftslagen har i så stor utsträckning som möjligt andra sank- tioner valts än straff. Således har vissa förseelser som i datalagen åter- finns i en straffkatalog i stället sanktionerats genom vite eller genom möjligheten att utdöma ideellt skadestånd. Vad som återfinns i straff- bestämmelsen i personuppgiftslagen är sådana uppsåtliga eller oakt- samma förfaranden som är svåra att åtgärda på annat sätt än genom straffbestämmelser. Det rör sig om att någon lämnar osanna uppgifter i den information till den registrerade som lagen föreskriver eller i an- mälan eller information till Datainspektionen. Vidare tillämpas straff- bestämmelsen om någon i strid med lagen behandlar känsliga person- uppgifter, för över uppgifter till tredje land eller låter bli att göra före- skriven anmälan om behandling till Datainspektionen. 
  
 112  
 Behandling av personuppgifter m.m. 
  
 SOU 1999:105 
  
 2.4.10 
  
 Ikraftträdande- och övergångsbestämmelser 
  
 Personuppgiftslagen trädde i kraft den 24 oktober 1998 och samtidigt upphörde data lagen att gälla. I fråga om behandling av personuppgifter som påbörjats före ikraft trädandet skall personuppgiftslagen dock inte tillämpas förrän den 1 oktober 2001. Detsamma gäller behandling som utförs för ett visst bestämt ändamål om behandling för ändamålet på- börjades före ikraftträdandet. I dessa fall gäller i stället datalagens be- stämmelser. I fråga om manuella behandlingar som påbörjades före ikraftträdandet skall vissa bestämmelser i lagen tillämpas först från och med den 1 oktober 2007. Det gäller 9 och 10 §§ som reglerar de grund- läggande kraven på behandling av personuppgifter och när behandling är tillåten samt 13 och 21 §§ om behandling av känsliga personuppgifter och uppgifter om lagöverträdelser m.m. 
  
 2.5 
  
 Sekretessbestämmelser 
  
 2.5.1 
  
 Tryckfrihetsförordningen 
  
 Enligt 2 kap. 1 § tryckfrihetsförordningen (TF) har varje svensk med bor- gare rätt att ta del av allmänna handlingar. Denna rättighet får enligt 2 § begränsas endast om det är påkallat av vissa i lagrummet upp räknade speciella intressen, såsom för att till varata myndigheters möjlighet att bedriva verksamhet för inspektion, kontroll eller annan tillsyn eller för att skydda enskildas personliga och ekonomiska förhållanden. En ligt bestämmelsen får begränsningar i rätten att ta del av allmänna handlingar göras endast i särskild lag eller i lag till vilken den särskilda lagen hänvisar. Den särskilda lagen är sekretesslagen (1980:100). 
  
 2.5.2 
  
 Sekretess i skatteförvaltningens, exekutions- väsendets och Tullverkets verksamheter 
  
 Sekretesslagens bestämmelser om sekretess inom skatteförvaltningens, exekutionsväsendets och Tullverkets verksamheter finns på olika ställen i lagen beroende på dels vilka intressen bestämmelserna avser att skydda, dels vilket verksamhetsområde som avses. I 4 kap. sekretess- lagen återfinns bestämmelser om sekretess med hänsyn till myn digheters verksamhet för inspektion, kontroll och annan tillsyn. Bestäm melser om sekretess med hänsyn till intresset att förebygga eller beivra brott finns i 5 kap. Intresset av att skydda den enskilde från intrång i hans personliga 
  
 SOU 1999:105 
  
 Behandling av personuppgifter m.m.  
 113 
  
 integritet behandlas i 7 kap., medan frågor om sekretess med hänsyn till den enskildes ekonomiska förhållanden behandlas i 8 kap. I 9 kap. finns bestämmelser om sekretess till skydd för den enskildes personliga såväl som ekonomiska förhållanden. 
 Skatteförvaltningens beskattningsverksamhet 
 I 4 kap. 1 § sekretesslagen finns det bestämmelser om sekretess för upp- gifter angående planläggning eller annan förberedelse för in spektion, revision eller annan granskning som en myndighet har att företa. Skatte- myndigheten är en av de myndigheter som åsyftas med bestämmelsen och bl.a. kontrolluppgifter som samlats in för en taxe ringsrevision kan sekretesskyddas. Sekretessen gäller dock endast om det kan antas att syftet med granskningsverksamheten motverkas om uppgiften röjs. 
 Enligt 4 kap. 2 § gäller sekretess för uppgift som hänför sig till pågående granskning för kontroll beträffande skatt eller avgift till sta ten eller kommuner m.m., om det med hänsyn till syftet med kontrollen är av synnerlig vikt att uppgiften inte uppenbaras för den som kontrollen avser. För båda dessa bestämmelser gäller att sekre tessen överförs i de fall det förekommer samarbete mellan myndigheter. Hos skatteför valt- ningen gäller således sekretessen även för uppgifter som finns hos en skattemyndighet men som avser exempelvis en pågående revision som genomförs av Tullverket. 
 I 5 kap. 1 § sekretesslagen anges att sekretess gäller för uppgift som hänför sig till bl.a. förundersökning i brottmål och åklagarmyndighets, polismyndighets, skattemyndighets, Tullverkets eller kustbevakningens verksamhet i övrigt för att före bygga, uppdaga, utreda eller beivra brott. Sekretessen gäller om det kan antas att syftet med beslutade eller förutsedda åtgärder motverkas eller den framtida verk samheten skadas om uppgiften röjs. 
 Enligt 9 kap. 1 § sekretesslagen gäller för uppgifter om enskildas per- sonliga eller ekonomiska förhållanden absolut sekretess i myndig hets verksamhet som avser bestämmande av skatt eller taxering eller i övrigt fastställande av underlag för be stämmande av skatt. Absolut sekretess gäller även i myndighets verksamhet som avser förande av eller uttag ur register som avses i skatteregisterlagen (1980:343) för uppgift som har tillförts ett sådant register och hos kommun eller landsting för uppgift som har lämnats dit i ett ärende om förhandsbesked i skatte- eller taxeringsfråga. Att sekretessen för uppgifter i skatteregister gäller både i fråga om förande av registret och uttag ur detta, innebär att det inte är endast hos skattemyndigheterna och Riksskatteverket som en uppgift omfattas av sekretess, utan även hos kronofogdemyndigheter som har terminalåtkomst, dock endast så länge upp giften finns kvar i registret. I 
  
 114  
 Behandling av personuppgifter m.m.  
 SOU 1999:105 
  
 praktiken innebär detta att sekretessen gäller så länge upp giften endast är tillgänglig via en terminalbild. När en kronofogde myndighet gör ett utdrag ur ett skatteregister, kommer uppgiften i stället att omfattas av den svagare sekretess som gäller hos kronofogdemyndigheter. Sekretessen inom skatteförvaltningen bryts, med några få undantag, helt i fråga om beslut varigenom skatt eller pensionsgrundande inkomst bestäms eller underlag för bestämmande av skatt fast ställs. Genom sådana beslut blir alltså uppgifterna offent liga. Undantagen gäller bl.a. beslut i ärenden om förhandsbesked i tax erings- eller skattefråga. En uppgift får vidare utan hinder lämnas till enskild enligt vad som föreskrivs i lag om förfarandet vid beskattning eller i lag om skatteregister. 
 Vidare gäller enligt 9 kap. 2 § sekretesslagen absolut sekretess även för uppgifter om enskildas personliga eller ekonomiska förhållanden i särskilt ärende om revision eller annan kontroll i fråga om skatt, tull eller avgift, i ärende om kompensation för eller återbetalning av skatt samt i ärende om anstånd med erläggande av skatt. Med undantag från förstnämnda ärenden gäller sekre tessen inte beslut i ärendena. 
 Absolut sekretess gäller enligt 9 kap. 17 § sekretesslagen även för uppgifter om enskildas personliga eller ekonomiska förhålland en i regis- ter som förs av Riks skatteverket enligt lagen (1999:90) om behandling av personuppgifter vid skattemyndigheters medverkan i brottsutred- ningar eller som annars behandlas med stöd av den lagen. Sekretessen bryts dock av bestämmelser om utlämnande i nämnda lag. 
 Skatteförvaltningens folkbokföringsverksamhet 
 Enligt 7 kap. 15 § sekretesslagen gäller sekretess för uppgifter om en- skildas personliga förhållanden i verksamhet som avser folk bokföring eller annan liknande registrering av befolkningen och, i den utsträckning regeringen föreskriver det, i annan verksamhet som avser registrering av en betydande del av befolkningen. Sekretessen gäller dock endast om det av särskild anledning kan antas att den enskilde eller någon honom närstående lider men om uppgiften röjs. Sekretess gäller även i ärende om fingerade personuppgifter, om det inte står klart att uppgiften kan röjas utan att den enskilde eller någon honom närstående lider men. 
 Exekutionsväsendets verksamhet 
 Vad som anges ovan i detta avsnitt om sekretess enligt 4 kap. 1 och 2 §§ sekretesslagen avseende skatteförvaltningens beskattningsverksamhet, gäller även för en kronofogdemyndighet när denna tillsammans med andra myndigheter, t.ex. polis- och skattemyndigheter, genomför 
  
 SOU 1999:105  
 Behandling av personuppgifter m.m.  
 115 
  
 granskningar. Sekretessen gäller även för uppgifter hos kronofogde myn- digheterna om pågående revisioner m.m. som genomförs av en skatte - myndighet. 
 Vidare gäller enligt 5 kap. 1 § sekretesslagen sekretess inom exe- kutionsväsendet, med hänsyn till intresset att förebygga eller beivra brott, för uppgift som angår misstanke om att en gäldenär har begått brott som avses i 11 kap. brottsbalken eller annat brott som har samband med gäldenärens näringsverksamhet. Denna sekretess gäller om det kan antas att syftet med beslutade eller förutsedda åtgärder mot verkas eller den framtida verksamheten skadas om uppgiften röjs. 
 I 7 kap. 35 § sekretesslagen anges att sekretess gäller hos bl.a. krono- fogdemyndigheter i ett ärende om skuldsanering för uppgifter om en- skilds personliga för hållanden, om det kan antas att den enskilde eller honom närstående lider men om uppgiften röjs. 
 För kronofogdemyndigheterna i egenskap av tillsynsmyndigheter i konkurs gäller sekretess enligt 8 kap. 19 § sekretesslagen för uppgift om enskilds affärs- och driftsförhållande, om det kan antas att den som uppgiften rör lider skada om den röjs. Detta gäller dock inte utläm nande till enskild i den mån det föreskrivs i konkurslagen (1987:672). 
 Huvudregeln om sekretess inom exekutionsväsendet i mål eller ärende angående exekutiv verksamhet är enligt 9 kap. 19 § sekretesslagen att sekretess gäller för upp gifter om enskildas personliga eller ekonomiska förhållanden endast om det kan antas att den enskilde eller någon honom närstående lider avsevärd skada eller bety dande men om uppgifterna röjs. Ett rakt skaderekvisit uppsätts alltså för att uppgifter skall kunna sekretessbeläggas. Vissa uppgifter i mål eller ärende i den exekutiva verksamheten omfattas dock inte alls av sekretess. Det gäller uppgifter om förpliktelse som avses med den sökta verkställigheten och beslut i målet eller ärendet. Detta innebär att exempelvis information om att någon är gäldenär hos en krono fogdemyndighet, uppgifter om dennes skuld och om exekutionstitel samt uppgifter om sökanden i enskilda mål skall lämnas ut utan föregående sekretessprövning. I verk samhet som avser förande av eller uttag ur register enligt utsöknings registerlagen (1986:617) gäller enligt samma lagrum i sekretesslagen motsvarande sekretess som i den övriga verksamheten för uppgifter som har tillförts registret. Det innebär att uppgifter om för pliktelser och beslut i mål eller ärenden som har tillförts och finns i ett register inte om fattas av sekretess, medan övriga uppgifter inte skall lämnas ut utan sekretess- prövning. Sekretessen för uppgifter i utsökningsregister gäller både i fråga om föran de av registret och uttag ur detta. Det är alltså inte endast hos kronofogdemyndigheterna och Riksskatteverket som en uppgift omfattas av sekretess enligt 9 kap. 19 § sekretesslagen, utan även hos andra myndigheter – t.ex. skattemyndigheterna – som har terminal- 
  
 116  
 Behandling av personuppgifter m.m. 
  
 SOU 1999:105 
  
 åtkomst, dock endast så länge upp giften finns kvar i registret. I praktiken innebär detta att sekretessen gäller så länge uppgiften endast är tillgänglig via en terminalbild. När exempelvis en skattemyndighet gör ett utdrag ur utsöknings registret, kommer uppgiften i stället att omfattas av den sekretess som gäller för skattemyndigheten. 
 Tullverkets verksamhet 
 Vad som anges ovan i detta avsnitt om sekretess enligt 4 kap. 1 och 2 §§ sekretesslagen i fråga om skatteförvaltningens beskattningsverk samhet, äger motsvarande giltighet även i fråga om Tullverkets verk samhet. 
 Vidare anges i 5 kap. 1 § sekretesslagen att sekretess gäller för upp- gift som hänför sig till förundersökning i brottmål och åklagar myn- dighets, polismyndighets, skattemyndighets, Tullverkets eller Kustbevak- ningens verksamhet i övrigt för att före bygga, uppdaga, utreda eller beivra brott. Sekretessen gäller om det kan antas att syftet med beslutade eller förutsedda åtgärder motverkas eller den framtida verk samheten skadas om uppgiften röjs. 
 Vad som redovisas ovan om sekretess i skattemyndigheternas verk- samhet enligt 9 kap. 1 och 2 §§, gäller i tillämpliga delar även Tull- verkets verksamhet, eftersom med skatt skall avses även bl.a. tull. I stället för absolut sekretess gäller dock att uppgifter hos Tullverket får lämnas ut om det står klart att de kan röjas utan att den enskilde lider skada eller men. 
 Enligt 9 kap. 17 § sekretesslagen gäller sekretess bl.a. i utredning en- ligt bestämmelserna om förundersökning i brottmål samt i åklagar- myndighets, polismyndighets, skattemyndighets, Statens kriminaltek- niska laboratoriums, Tullverkets eller Kustbevakningens verksamhet i övrigt för att före bygga, uppdaga, utreda eller beivra brott, om det kan antas att den enskilde eller någon honom närstående lider men om upp- giften röjs. I fråga om anmälan eller utsaga från en enskild gäller sekre- tess i ovan nämnda fall, om det kan antas att fara uppkommer för att någon utsätts för våld eller annat allvarligt men om uppgiften röjs. Enligt 9 kap. 18 § sekretesslagen gäller dock inte sekretess enligt 17 § för vissa beslut, bl.a. åklagares beslut att väcka åtal eller beslut i vissa ärenden, t.ex. i fråga om strafföre läggande och före lägganden av ordningsbot. Sekretess som gäller enligt 17 § upphör i de flesta fall när upp gift lämnas till domstol med anledning av åtal. 
 Behandling i strid med personuppgiftslagen 
 Utöver vad som redovisas ovan i detta avsnitt finns i 7 kap. 16 § sekretesslagen en bestämmelse med generell räckvidd, dvs. bestämmel- 
  
 SOU 1999:105 
  
 Behandling av personuppgifter m.m.  
 117 
  
 sen gäller i fråga om samtliga myndigheters verksamheter. I lagrummet anges nämligen att sekretess gäller för personuppgift, om det kan antas att ett utlämnande skulle medföra att uppgiften behandlas i strid med personuppgiftslagen. 
  
 2.5.3 
  
 Utlämnande av uppgifter till myndigheter enligt sekretesslagen 
  
 Möjligheterna att till andra myndigheter lämna ut uppgifter för vilka sek- retess gäller regleras, såvitt nu är av intresse, i 1 kap. och 14 kap. sekretesslagen. Bestämmelser om till vilka sådana uppgifter får lämnas ut finns också i de särskilda registerförfatt ningarna. 
 Enligt 1 kap. 2 och 3 §§ sekretesslagen får uppgift för vilken sekre- tess gäller inte röjas för enskild eller för annan myndighet i andra fall än som anges i sekretesslagen eller om uppgiftslämnandet regleras särskilt i lag eller förordning. Den sekretess som föreskrivs för skatte för valtningen enligt 9 kap. 1 § sekretesslagen gäller alltså även i för hållande till kronofogdemyndigheterna när uppgifter skall utbytas mellan myn- digheterna. På motsvarande sätt gäller sekretess inom exeku tions- väsendet även gentemot skattemyndigheter eller Tullverket. Ä ven mellan olika verksamhetsgrenar inom samma myndighet råder sekretess om verksamhetsgrenarna är självständiga i för hållande till varandra. Som exempel kan nämnas beskattnings- och folkbokföringsverksamheten inom skatteförvaltningen. I sammanhanget bör fram hållas att det i princip saknar betydelse vilken form uppgifterna har och om dessa finns i allmänna handlingar eller ej. Sekretesslagen är näm ligen både en tyst- nadspliktslag och en lag som reglerar utlämnande av allmänna handlingar (se 1 kap. 1 § sekretesslagen). 
 I fråga om sekretess i förhållande till utländsk myndighet eller mel- lanfolklig organisation finns särskilda bestämmelser i 1 kap. 3 § tredje stycket sekretesslagen. Sekretessbelagd uppgift får inte röjas annat än om utlämnande sker i enlighet med särskild föreskrift därom i lag eller förordning eller om uppgiften i motsvarande fall skulle få lämnas ut till svensk myndighet och det enligt den utlämnande myndighetens pröv ning står klart, att det är förenligt med svenska intressen att uppgiften lämnas till den utländska myndigheten eller den mellanfolkliga organisationen. 
 I 1 kap. 5 § och 14 kap. sekretesslagen anges att uppgifter i vissa fall kan lämnas ut utan hinder av sekretess. Enligt 1 kap. 5 § utgör sek retess inte hinder mot att en uppgift lämnas ut om det är nödvändigt för att den  
 utlämnande  
 myndigheten skall kunna fullgöra sin verksamhet. 
 Enligt 14 kap. 1 § sekretesslagen hindrar inte sekretess att uppgifter lämnas till regeringen eller riksdagen eller till annan myndighet, om 
  
 118  
 Behandling av personuppgifter m.m.  
 SOU 1999:105 
  
 uppgiftsskyldighet följer av lag eller förordning. Anmälningsskyldighet (t.ex. till Datainspektionen) är en typisk uppgiftsskyldighet av det slag som åsyftas i lagrummet. Uppgiftsskyldigheten måste vara uttrycklig. Det är inte tillräckligt med allmänt hållna föreskrifter om samarbete mellan myndigheterna för att bryta sekretessen. 
 Ytterligare möjligheter att lämna ut sekretessbelagda uppgifter till andra myndigheter följer av 14 kap. 2 § sekretesslagen. Det lagrummet innehåller förut sättningarna för att uppgifter skall få lämnas ut i andra fall än som anges i 14 kap. 1 §. Bland annat anges i lagrummets fjärde stycke att sekretess inte hindrar att uppgift som angår misstanke om brott lämnas till åklagarmyndighet, polismyndighet eller annan myndig- het som har att ingripa mot brottet, om fängelse är föreskrivet för brottet och detta kan antas föranleda annan påföljd än böter. Vissa upp gifter kan lämnas ut endast om det för brottet inte är föreskrivet lind rigare straff än fängelse i två år. 
 Enligt 14 kap. 3 § första stycket sekretesslagen, den s.k. general klau- sulen, får utöver vad som följer av 14 kap. 1 och 2 §§ sek retessbelagd uppgift lämnas till myndighet, om det är uppenbart att intresset av att uppgiften lämnas har företräde framför det intresse som sekre tessen skall skydda. Generalklausulen är inte utan undantag. Om utlämnandet strider mot lag eller förordning får uppgiften inte lämnas ut trots att förutsättningarna i första stycket är uppfyllda. Detsamma gäller om utlämnande strider mot föreskrifter som har meddelats med stöd av personuppgiftslagen. 
 Generalklausulen kan vara tillämplig i fråga om utlämnande av uppgifter från t.ex. skattemyndigheterna till Tullverket i verksamhet inom beskattnings- eller avgiftsområdet. Detsamma gäller i fråga om samarbete mellan skattemyndigheter och kronofogdemyndigheter i de senares verksamhet avseende indrivning av skatter och avgifter. I för- arbetena till sekretesslagen framgår nämligen att generalklausulen sär- skilt ger utrymme för informationsutbyte när det är fråga om myn dig- heter med samma sakliga behörighet men med skilda lokala kompetens- områden eller myndigheter som har närbesläktade funktioner och som båda har rättslig befogenhet att fordra in de utväxlade uppgifterna (prop. 1979/80:2, del A. s. 326). Att uppgifter inte får lämnas ut i strid mot bl.a. lag eller förordning innebär dock att om det i en special för fattning närmare anges under vilka förut sättningar uppgifter får lämnas ut, exempelvis mellan en skattemyndighet och andra myndigheter, så kan generalklausulen inte åberopas för utlämnande som inte upp fyller de i specialförfattningen an givna förut sättningarna. 
 Avslutningsvis kan nämnas att det i de ovan redovisade bestämmel- serna endast regleras i vilka fall det inte finns  
 hinder  
 mot utlämnande av uppgifter till andra myndigheter på grund av sekretess. Det är alltså inte 
  
 SOU 1999:105 
  
 Behandling av personuppgifter m.m.  
 119 
  
 fråga om någon uppgiftsskyldighet (annorlunda dock när det i lag eller författning särskilt regleras om sådan upp giftsskyldighet, se 14 kap. 1 § sekretesslagen). I 15 kap. 5 § sekretesslagen anges emellertid att myndigheter, på begäran av annan myndighet,  
 skall  
 lämna uppgifter om hinder inte möter på grund av bestämmelser om sekretess eller ar betets behöriga gång. Härav följer alltså att om det enligt t.ex. gene ralklausulen i 14 kap. 3 § sekretesslagen inte finns hinder för ut lämnande av sekretessbelagda uppgifter till andra myndigheter, så före ligger det i praktiken en skyldighet för en myndighet att lämna sådana uppgifter till den myndighet som begär det. 
  
 2.6 
  
 Arkivvård och gallring hos statliga myndigheter 
  
 Begreppet arkiv kan i dagligt tal avse såväl arkivinstitutioner som för- varingsutrymmet för arkivhandlingar och själva beståndet av hand lingar. Fortsättningsvis används här – liksom för övrigt också i arkiv- lagstiftningen – termen arkiv i den sistnämnda betydelsen. 
 Den grundläggande teorin för arkivbildning i Sverige har under 1900- talet varit den s.k. proveniensprincipen. Den principen innebär enkelt uttryckt att ett arkiv uppfattas som en i sig fristående och orubbad enhet sammanhörande med den verksamhet som skapar arkivet (arkivbildaren). Proveniensprincipens tillämpning förut sätter att myndig- heters arkiv hålls samman även efter att de har överlämnats till en arkiv- myndighet för förvaring. 
 Riksarkivet är arkivmyndighet för de myndigheter som har hela lan- det som verksamhetsområde, för kommittéer, hovrätter och kammar- rätter samt för uni versitet och högskolor. För myndigheter som lyder under försvars departementet finns Krigsarkivet, vilket tidigare var en egen myndighet men som sedan 1995 utgör en del av Riksarkivet. Under Riksarkivet finns sju landsarkiv – i Uppsala, Vadstena, Visby, Lund, Göteborg, Härnösand och Östersund – som är arkiv myndigheter för främst statliga myndigheter inom sina respektive verksamhetsområden. Landsarkivets uppgifter i Stockholms och Värmlands län fullgörs av Stockholms stadsarkiv respektive Värmlandsarkiv. 
 Riksarkivet och landsarkiven har till uppgift att ansvara för stats för- valtningens arkivdepåer och att utöva tillsyn över myndigheternas ar kiv- bildning. De bestämmelser som gäller för statliga arkiv finns främst i arkivlagen (1990:782), arkivförordningen (1991:446), förord ningen (1995:679) med instruktion för Riksarkivet och landsarkiven samt i föreskrifter från Riks arkivet. 
  
 120  
 Behandling av personuppgifter m.m. 
  
 SOU 1999:105 
  
 2.6.1 
  
 Myndigheters arkivbildning 
  
 Allmänna handlingar är arkivhandlingar 
 Grunden för det offentliga arkivväsendet är principen att alla med bor- gare har rätt att ta del av allmänna handlingar. I 2 kap. 1 § TF stad gas nämligen att varje svensk medborgare till främjandet av ett fritt menings- utbyte och en allsidig upplysning skall ha rätt att ta del av allmänna handlingar (handlingsoffentligheten). En myndighets arkiv bildas följ- aktligen av främst de allmänna handlingarna från myndig hetens verk- samhet. Det innebär att handlingar som är allmänna enligt 2 kap. TF, dvs. handlingar som förvaras hos myndigheten och som är inkomna till eller upprättade av denna, i princip skall arkiveras. För vissa h andlingar 
 – minnesanteckningar, utkast och koncept – gäller dock enligt 2 kap. 9 § TF den omvända situationen, nämligen att de blir allmänna i tryckfrihetsförord ningens mening först när de tas om hand för arki- vering. Gemensamt för handlingarna i ett statligt arkiv är alltså att de är allmänna. Det saknar därvid betydelse om handlingarna är offentliga eller om de är hemliga med stöd av sekretesslagen, vilket också fram går av arkivlagens bestämmelser. 
 Av arkivförordningen framgår att allmänna handlingar i ett myn- dighetsärende skall arkiveras när ärendet har slutbehandlats. I samband med detta skall myndigheten också pröva i vilken omfattning vissa icke allmänna handlingar – minnesanteckningar, utkast och koncept – skall tas om hand för arkivering. För diarier, journaler och andra register eller förteckningar som förs fortlöpande, gäller att varje införd an teckning skall anses arkiverad när den görs. Riksarkivet har möjlig het att meddela närmare föreskrifter om när en handling skall anses vara arkiverad. 
 Elektronisk information utgör ofta allmän handling 
 Enligt 2 kap. 3 § TF förstås med handling en framställning i skrift eller bild samt upptagningar som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med hjälp av tekniskt hjälpmedel. Ett statligt arkiv kan alltså bestå av handlingar i form av såväl vanliga pappersdokument som fotografier, filmer, ljudupptagningar och inte minst databärare av elektronisk information (magnetband,  
 cd-rom 
  och andra  
 ADB-medier). 
  För sist nämnda handlingar gäller enligt tryckfrihetsförordningen den specialbestämmelsen att de utgör allmänna handlingar hos en myn dighet endast om upptagningen – den elektroniska informationen – är tillgänglig för myndigheten med tekniskt hjälpmedel som myndigheten själv utnyttjar för över föring i sådan form att den kan läsas eller på annat sätt uppfattas. 
  
 SOU 1999:105 
  
 Behandling av personuppgifter m.m.  
 121 
  
 Även om en viss överföring är tekniskt möjlig, utgör vissa former av information ändå inte allmänna handlingar, nämligen om myndigheten enligt lag eller förordning saknar befogenhet att göra överföringen. Detta innebär att den elektroniska information som finns på en viss databärare utgör allmän handling – och således arkivhandling – endast om myndigheten har rätt att sammanställa informationen. Vissa uppgifts- sammanställningar kan vara för bjudna genom begränsningar i sök- möjligheter m.m. och utgör alltså inte all männa handlingar. Å andra sidan kan vissa sammanställningar utgöra allmänna handlingar trots att de aldrig har gjorts, nämligen om det är tekniskt möjligt och tillåtet för myndigheten att göra sammanställningarna. Sådana icke existerande sammanställningar brukar kallas potentiella handlingar. 
 För elektronisk information gäller ytterligare en specialregel. Om uppgifter i t.ex. ett dataregister är tillgängliga för flera myndigheter – som exempel kan nämnas kronofogdemyndigheternas terminalåtkomst till skatteregistret – anses uppgifterna inkomna till samtliga myndigheter som har sådan tillgång och uppgifterna utgör följaktligen all männa handlingar hos dessa myndigheter. Enligt huvudregeln skulle därmed flera myndigheter vara arkivansvariga för samma uppgifter. Av arkiv- lagens bestämmelser framgår dock att i sådana fall skall hand lingarna bilda arkiv endast hos en av myndigheterna, i första hand hos den myndighet som svarar för huvuddelen av upptagningen. I det nämnda exemplet blir alltså kronofogdemyndigheterna inte arkivbildare för de uppgifter i skatteregistret som de har tillgång till, utan detta åliggande vilar på någon av myndigheterna inom skatteförvalt ningen, dvs. en skattemyndighet eller Riksskatteverket. Riksarkivet får enligt arkivför- ordningen meddela föreskrifter om vilken myndighet som skall bilda ar- kiv i de fall då flera myndigheter svarar för ungefär lika stora delar av upptagningen. 
 En liknande bestämmelse finns i 15 kap. 13 § sekretesslagen i fråga om skyldigheten för myndigheter att registrera allmänna handlingar. Där anges att om en upptagning för automatisk databehandling förs in i ett register som är tillgängligt för flera myndig heter för överföring i läsbar form – som i det ovan nämnda fallet med kronofogdemyndigheternas åtkomst till skatteregistret – är endast den myndighet som gör inför ingen registreringsskyldig. Kronofogdemyndigheterna är således inte på grund av terminalåtkomsten skyldiga att registrera de allmänna handlingar som utgörs av innehållet i skatteregistret. 
 Syftet med arkivbildningen 
 I arkivlagen slås fast att myndigheternas arkiv är en del av det statliga kulturarvet. Det i lagen angivna syftet med arkivbildningen är att myn- 
  
 122  
 Behandling av personuppgifter m.m. 
  
 SOU 1999:105 
  
 digheters arkiv skall bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de till- godoser rätten att ta del av allmänna handlingar, behovet av information för rätts skipningen och förvaltningen samt forskningens behov. I behovet av information för rätts skipningen och förvaltningen inkluderas ett syfte med arkivbildningen som bör markeras särskilt. För en myn dighet är nämligen det egna arkivet av grundläggande betydelse för hela verksam- heten – det kan sägas närmast utgöra myndighetens min nesbank – och är alltså en nödvändig beståndsdel för att myndig heten skall kunna fullfölja sina uppgifter. 
  
 2.6.2 
  
 Arkivvården och arkivmyndigheternas uppgifter 
  
 En myndighet (arkivbildaren) har själv att svara för vården av sitt arkiv. Arkivmyndigheterna skall primärt endast ha tillsyn över myndig heternas arkiv, men har också rätt att överta arkivmaterial från en myndighet som står under dess tillsyn, vilket innebär att arkivmyndigheten även övertar ansvaret för materialet. Detta kan ske efter överens kommelse, exempelvis om en myndighet har  
 ADB-material 
  men ingen lämplig förvaringslokal, eller efter ett ensidigt beslut av arkiv myndigheten, t.ex. på grund av att arkivbildaren missköter arkivet. Dess utom skall arkiv- myndigheterna överta statliga myndighets arkiv om en myndighet upphör och dess verksamhet inte förs över till en annan myn dighet. 
 I den arkivbildande myndighetens vård ingår enligt arkivlagen främst att organisera arkivet så att rätten att ta del av allmänna handlingar underlättas. Myndigheten skall även upprätta en arkivbeskrivning och en arkivför teckning, skydda arkivet mot förstörelse och till grepp m.m., avgränsa arkivet genom att rensa ut handlingar som inte skall arkiveras 
 – dvs. arbetsmaterial och annat som inte utgör allmänna handlingar – samt verkställa föreskriven gallring (se mer om gallring i nästa avsnitt). Inom arkivvårdens område har Riksarkivet enligt arkivförordningen en långtgående föreskrifts rätt. 
 I arkivlagen finns även bestämmelser om att en arkivbildande myn- dighet vid framställningen av handlingar skall använda material och metoder som är lämpliga med hänsyn till behovet av arkivbeständighet. Riksarkivet har i föreskrifter (Riks arkivets föreskrifter och allmänna råd,  
 RA-FS 
  1991:1, ändrad genom  
 RA-FS 
  1997:4) uttalat att myndigheterna skall välja medium – medel och metoder för över föring och lagring av information – och databärare med beaktande av att handlingarna skall kunna framställas, hanteras, förvaras och vårdas på ett tillfreds ställande sätt. Detta har tidigare gällt främst val av bl.a. pap perskvalitet, men 
  
 SOU 1999:105 
  
 Behandling av personuppgifter m.m.  
 123 
  
 avser också annat, såsom 
  
 data bärare för elek tronisk information 
  
 (magnetband,  
 cd-rom 
  m.m.). 
  
 2.6.3 
  
 Gallring 
  
 Vad är gallring? 
 Huvudregeln enligt arkivlagen är att myndigheters arkiv skall bevaras. I lagen slås dock också fast att allmänna handlingar får gallras. Med gall- ring avses traditionellt att vissa handlingar sorteras ut ur sina samman- hang och sedan förstörs. När det gäller gallring av  
 ADB-material 
  inne- bär detta normalt att viss information raderas från databäraren, dvs. det fysiska underlaget. Det är alltså inte egentligen fråga om att data bäraren skall förstöras, utan den kan efter radering av informationen i vissa fall återanvändas. Detta är fallet med t.ex. magnetband. För andra databärare, exempelvis  
 cd-rom, 
  gäller att informationen inte på samma sätt kan raderas från underlaget och i de fallen måste alltså det fysiska underlaget förstöras. 
 Det är dock inte nödvändigt att den egentliga information som finns på ett  
 ADB-medium 
  verkligen förstörs för att det skall vara fråga om gallring. Tvärtom kan ett visst material gallras genom att den elek- troniskt lagrade informationen överförs till en pappersutskrift, varefter den raderas från  
 ADB-mediet. 
  Även om alla uppgifter då fortfarande kan tyckas finnas kvar på papper, så har ofta olika sökmöjlig heter eller möjligheter att göra sammanställningar eller kontroller av handlingars autenticitet – t.ex. elektroniska signaturer – gått förlorade, vilket med för att materialet har gallrats. Innebörden av att ett visst material har gallrats, är alltså att möjlig heten att få fram information ur materialet på något sätt har för sämrats. Definitioner av begreppet gallring finns i Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om framställning och han- tering av upptagningar för automatisk databehandling  
 (RA-FS 
  1994:2). 
 Vad får gallras ur ett arkiv och när får det göras? 
 Den möjlighet att genomföra gallring av allmänna handlingar som föl jer av arkivlagen är inskränkt genom att hänsyn vid gallringen skall tas till att arkiven utgör en del av kulturarvet. Det innebär att återstående arkivmaterial efter gallring skall kunna tillgodose rätten att ta del av allmänna handlingar, behovet av information för rätts skipningen och förvaltningen samt forskningens behov. Att gallring alls sker är viktigt av såväl ekonomiska skäl som integritetsskäl. När det gäller den eko- nomiska aspekten är det främst kostnaden för förvaring och vård av 
  
 124  
 Behandling av personuppgifter m.m.  
 SOU 1999:105 
  
 materialet som gör sig gällande. Från integritetssynpunkt kan det vara viktigt för enskilda personer att känsligt material inte bevaras i onödan. 
 Integritetsaspekten gör sig särskilt gällande i fråga om elektroniskt lagrad information. En särskild bestämmelse finns i 12 § datalagen, som för fler talet av dagens statliga personregister skall tillämpas t.o.m. den 30 september 2001. Bestämmelsen innebär att personuppgifter som kan hänföras till den som avses med uppgiften skall utgå ur person registret när uppgiften inte längre behövs med hänsyn till ändamålet med registret. Undantag görs i fall då uppgiften även därefter skall be varas på grund av bestämmelse i lag eller annan författning eller enligt ett myndighetsbeslut som har meddelats med stöd av författning. 
 Även i personuppgiftslagen finns det generella gall ringsbestämmelser. Enligt dessa bestämmelser får personuppgifter inte bevaras under längre tid än vad som är nödvändigt med hänsyn till ändamålen med be- handlingen. Det finns dock ett undantag från denna regel, nämligen att personuppgifter får bevaras under längre tid om det behövs för historiska, statistiska eller vetenskapliga ändamål. Dessutom kan undan- tag från gallringsbestämmelsen göras i annan lag eller i förordning. I personuppgiftslagen markeras dessutom att tryckfrihetsföror dningen gäller före lagen samt att lagen inte hindrar att myndigheter arkiv erar eller bevarar allmänna handlingar. Det innebär i fråga om register hos statliga myndigheter att om gallringsbestämmelser saknas i den särskilda registerlagstiftningen, så tillämpas bl.a. arkivlagens bestämmel ser om gallring m.m. 
 En statlig myndighet kan inte på egen hand avgöra vad som skall gallras ur dess arkiv. Tvärtom får allmänna handlingar hos myndig heten gallras endast i enlighet med särskilda gallringsföreskrifter i lag eller förordning, före skrifter eller beslut av Riksarkivet eller gall- ringsföreskrifter som har meddelats med stöd av data lagen. Sistnämnda föreskrifter avser endast person register i datalagens mening. För per son- register gäller den särskilda regeln att Riksarkivet skall samråda med Datainspektionen innan gallringsföreskrifter eller beslut om gallring ur ett sådant register meddelas. 
 Oavsett om gallringsbestämmelser finns i lag, förordning, före skrifter eller i särskilda beslut omfattar de regelmässigt såväl vilka hand lingar som får gallras som när det får eller skall ske. För statliga per sonregister som regleras i författning finns vanligen gallringsbestämmelser i registerförfatt ningarna. Dessa bestämmelser kompletteras dock ofta av föreskrifter från Riksarkivet. För statliga personregister som förs med stöd av tillstånd av Datainspektionen finns ofta bestämmelser om gallring i tillståndsbesluten. 
  
 SOU 1999:105 
 Register hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och Tullverket  
 127 
  
 3 
  
 Register hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och Tullverket 
  
 Användningen av automatisk databehandling har stadigt ökat inom all statlig verksamhet sedan  
 1970-talet 
  och därmed också användningen av personregister i den mening som avses i datalagen (1973:289). Detta kapitel innehåller en redogörelse för gällande bestämmelser om de auto- matiserade register som används inom skatteförvaltningens, exekutions- väsendets och Tullverkets verksamheter. Sådana register kan grovt delas in i två grupper: register som inrättats efter beslut av riksdagen eller regeringen (s.k. statsmaktsregister) och register som förs med stöd av tillstånd enligt datalagen. Framställningen tar sikte på samtliga de register som omfattas av våra direktiv, men tyngdpunkten ligger på de större för fattningsreglerade registren. 
  
 3.1 
  
 Register i skatteförvaltningens beskatt- ningsverksamhet 
  
 3.1.1 
  
 Allmänt om beskattningsverksamheten 
  
 Skatteförvaltningen består av Riksskatteverket, som är chefsmyndighet, samt tio regionala skattemyndigheter. Vid de regionala myndigheterna finns det avdelningar, enheter och skattekontor. Skatteförvaltningen an- svarar för frågor om skatter, social avgifter och pensionsgrundande in- komst, folkbokföring, vissa brottsutredningar samt val och folkom- röstningar. Grundläggande bestäm melser om verksamheterna finns i för - ordningen (1990:1293) med instruktion för skatteförvalt ningen. 
 Den del av skatteförvaltningens verksamhet som rör frågor om skat- ter och avgifter, fastighetstaxering samt fastställande av pensionsgrund- ande inkomst, kan med en gemensam term benämnas beskattningsverk- samhet. Den verksamheten är mycket komplex och innefattar tillämpning av ett mycket stort antal lagar som reglerar bl.a. skattskyldighet samt förfarandet vid fastställande av underlag för och bestämmande och 
  
 128  
 Register hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och Tullverket  
 SOU 1999:105 
  
 betalning av skatter och avgifter. Nedan följer en summarisk beskrivning av verksamheten. 
 Inkomstskatter, socialavgifter och källskatt m.m. 
 Av kommunalskattelagen (1928:370) framgår att fysiska personer och dödsbon skall betala kommunal inkomstskatt för inkomst av tjänst och näringsverksamhet. Enligt lagen (1947:576) om statlig inkomstskatt skall de vidare erlägga statlig inkomstskatt på nämnda inkomster jämte inkomst av kapital. Juridiska personer skall i den utsträckning som fram- går av sistnämnda lag betala statlig inkomstskatt för inkomst av näringsverksamhet. Förfarandet med bestämmande och betalning av de nu nämnda skatterna har sin grund i det underlag för beskattningen som utgörs av självdeklara tioner som ges in av de skattskyldiga samt kon- trolluppgifter som ges in av andra, t.ex. arbetsgivare, allmänna försäk- ringskassor och banker, enligt lagen (1990:325) om självdeklarationer och kontrolluppgifter. Förfarandet hos skattemyndigheterna vid fast- ställande av underlaget för skatteuttag regleras i taxeringslagen (1990:324), medan bestämmelser om förfarandet med bestämmande, betalning och redovisning av skatterna finns i skattebetalningslagen (1997:483). Utöver de ovan nämnda skatt erna tillämpas i princip samma förfaringssätt på skatter enligt bl.a. lagen (1997:323) om statlig för- mögenhetsskatt och lagen (1984:1052) om statlig fastighetsskatt. 
 Vid sidan av de nämnda skatterna finns det ett stort antal andra skat- ter som regleras i särskild lagstiftning. Som exempel kan nämnas skatt enligt lagen (1991:586) om särskild inkomstskatt för utomlands bo satta samt lagen (1941:416) om arvsskatt och gåvoskatt. För dessa skatter gäller även särskilda förfaringssätt vid fastställande av underlag för samt bestämmande och uttag av skatterna. 
 Den som är arbetsgivare, och i vissa fall uppdragsgivare, skall enligt lagen (1981:691) om socialavgifter erlägga arbetsgivaravgifter på den ersättning för arbete som beta las ut till anställda eller uppdragstagare. Arbetsgivare är även skyldiga att göra skatteavdrag för sina anställda när ersättningen betalas ut till dem. Det innebär att arbetsgivaren skall redovisa de anställdas preliminära inkomstskatter och betala in dessa till skattemyndigheterna. Sådant skatteavdrag görs vanligen med stöd av fastställda skattetabeller. Förfarandet för bestämmande, betalning och redovisning av arbetsgivaravgifterna och skatteavdragen regleras i skattebetalningslagen. Arbetsgivare skall varje månad lämna en skatte- deklaration till skattemyndigheterna, av vilken skall framgå den sam- manlagda ersättning för vilken arbetsgivaren är skyldig att göra skatte- avdrag eller betala arbetsgivaravgifter. I samband med att en skattedek- laration ges in skall arbetsgivaren betala in de skatter och arbetsgivar- 
  
 SOU 1999:105 
 Register hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och Tullverket  
 129 
  
 avgifter som följer av deklarationen. Redovisningen av inbetalningar m.m. sker genom ett för varje arbetsgivare särskilt skatte konto. 
 Efter varje beskattningsår gör skattemyndigheterna en avstämning mellan de skattebeslut som har fattats för arbetsgivare avseende gjorda skatteavdrag och de skattskyldigas (arbetstagarnas) självdeklarationer och kontrolluppgifter. Den enskilde arbetstagaren får därefter ett skat te- beslut som kan innebära återbetalning när arbetsgivaren har betalat in för mycket preliminär skatt eller ett betalnings krav när preliminärskatten är för lågt beräknad. Även redo visningen av arbetstagares skatter görs numera på ett för varje person särskilt skatte konto. 
 Mervärdesskatt och punktskatter m.m. 
 Den som yrkesmässigt omsätter varor eller tjänster som är skatte pliktiga är enligt mervärdesskattelagen (1994:200) skyldig att betala mer- värdesskatt, moms, till staten. Skyldigheten att betala moms inträder normalt när varan har levererats eller tjänsten har tagits i anspråk och kan därför komma att gälla i flera led, dvs. skyldig heten att betala moms vid försäljning av ett visst föremål uppstår varje gång före målet säljs yrkesmässigt. Beskattningsunderlaget utgörs av värdet av den sål da varan eller den tillhandahållna tjänsten. Momsskyldigheten innebär emellertid inte endast en skyldighet för en näringsidkare att betala in moms vid försäljning av varor eller tjänster (utgående skatt), utan även en rätt att få tillbaka den moms som ingår i ersätt ningen vid köp av varor eller tjänster i verksamheten (ingående skatt). 
 Bestämmelser om förfarandet vid bestämmande och betalning av moms finns i skattebetalningslagen. Den som är skyldig att betala moms skall normalt varje månad lämna de uppgifter som behövs för beskattningen i en skattedeklaration, tillsammans med uppgifter om ar- betsgivaravgifter och gjorda skatteavdrag. I samband med att skatte- deklarationen ges in skall den skattskyldige betala in skillnaden mellan den utgående och ingående skatten. När den ingående skatten över stiger den utgående skall skattemyndigheterna i stället återbetala mel lan- skillnaden. 
 För ett flertal produkter eller tjänster tas särskilda punktskatter eller avgifter ut, bl.a. enligt lagen (1994:1563) om tobaksskatt, lagen (1994:1564) om alkoholskatt och lagen (1994:1776) om skatt på energi. Sammantaget regleras uttag av punktskatter och prisregleringsavgifter i ett femtiotal olika lagar. I dessa lagar anges även hur skatten beräknas. Som exempel kan nämnas lagen om tobaksskatt där det anges att skatt på cigaretter tas ut med ett viss belopp per cigarett samt med en viss procent av detaljhandelspriset. Skattskyldig är enligt den lagen bl.a. den 
  
 130  
 Register hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och Tullverket  
 SOU 1999:105 
  
 som är godkänd som upplagshavare till följd av yrkesmässig till- verkning, import eller lagring av cigaretter. 
 Förfarandet vid uttag av skatterna regleras i lagen (1984:151) om punktskatter och prisregleringsavgifter, dock gäller lagen inte de skatter och avgifter som enligt bestämmelser i materiell lagstiftning skall erläggas till Tullverket. Skatteredovisningen görs i särskilda deklara- tioner som normalt skall ges in till beskattningsmyndigheten varje må- nad. Till skillnad mot vad som gäller för inkomstskatter, social avgifter och moms m.m., handläggs frågor om punktskatter centralt för hela landet vid det särskilda skattekontoret i Ludvika. Beskattningsmyndighet är alltså Skattemyndigheten i Gävle, till vilken kontoret hör. 
 Revision och annan kontrollverksamhet 
 De allra flesta beskattningsbeslut m.m. som fattas av skattemyndig- heterna grundar sig helt på de underlag för beskattning som ges in från skattskyldiga och andra, dvs. självdeklarationer, skattedeklarationer och kontrolluppgifter m.m. Myndigheterna godtar underlagen utan några ändringar efter en summarisk – i vissa fall maskinell – granskning utan några egentliga kontrollinsatser. I de fall ändringar görs i under laget sker det ofta efter att fel eller tveksamheter har upptäckts vid maskinella eller manuella genomgångar av deklarationer, varefter nya underlag kan fastställas efter kommunicering med de skattskyldiga utan ytterligare insatser. 
 Skattemyndigheterna företar dock regelmässigt även mer djup gående kontroller av de underlag som inkommer till skattemyndigheterna och i vissa fall på grund av att underlag helt saknas. Enligt taxeringslagen får skattemyndigheterna förelägga den som är eller kan antas vara skattskyldig att lämna uppgifter eller visa upp handlingar som behövs för kontroll av att uppgifter i beskattningsunderlaget är riktiga. Ett sådant föreläggande får i vissa fall förenas med vite. Skatte myndig- heterna kan även besluta om taxeringsrevision för att kon trollera att deklarations- och annan uppgiftsskyldighet har fullgjorts riktigt och full- ständigt samt för att inhämta uppgifter av betydelse för kontroll av någon annan än den skattskyldige som revideras. 
 Motsvarande bestämmelser som i taxeringslagen om revision och andra kontrollåtgärder, finns i fråga om moms och arbets givaravgifter respektive punktskatter m.m., i skattebetalningslagen respektive lagen om punktskatter och prisregleringsavgifter. 
 När skattemyndigheterna genomför revisioner eller andra kontroll- åtgärder enligt bl.a. taxeringslagen, skattebetalningslagen samt lagen om punktskatter och prisregleringsavgifter, tillämpas bestämmelserna i lagen (1994:466) om särskilda tvångsåtgärder i beskatt ningsförfarandet. Enligt 
  
 SOU 1999:105 
 Register hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och Tullverket  
 131 
  
 den lagen får revision företas i den revi derades lokaler även utan dennes medgivande och i vissa fall även utan att den reviderade har underrättats om att revision skall ske. Vid sådan revision får handlingar eftersökas och omhändertas för granskning. Med handlingar avses även tekniska upptagningar som t.ex. dataprogram. 
 Fastighetstaxering 
 Fastighetstaxering utgör en särskild del av beskattningsverksamheten. Målet för fas tighetstaxeringen är att fastställa och tillhandahålla infor- mation om taxeringsvärde för landets ca. 3 miljoner fastigheter. Taxe- ringsvärdet utgör sedan underlag för uttag av fastighetsskatt, men ett taxeringsvärde skall fastställas även för fastigheter som är skatte be- friade. Indelningen i taxeringsenheter, de taxeringsvärden för fastig heter som åsätts vid fastighetstaxeringen samt de egenskapsuppgifter som samlas in vid taxeringen används inom många verksamhetsområden. Hänvisning till fastighetstaxeringsuppgifter finns bl.a. i folkbokförings- lagen (1991:481). Uppgifterna används även inom verksamhetsområden som inte är författningsreglerade. Huvud sakligen gäller detta vid fas- tighetsvärdering, kreditupplysning och kreditgivning, försäljning av fastigheter, fysisk planering, samt framställning av statistik. 
 En förutsättning för att en fastighets taxeringsvärde skall bli korrekt är att den basinformation som ligger till grund för taxeringsbesluten mot- svarar de verkliga för hållandena på fastigheterna. Allmän fastig- hetstaxering äger därför rum vartannat år, men fördelat på så sätt att lantbruksenheter taxeras vart sjätte år, småhus vart sjätte år samt hyres- husenheter m.m. vart sjätte år. För fastigheter på vilka det har skett väsentliga föränd ringar, t.ex. tillbyggnad, sker dock omtaxering årligen (särskild fastighetstaxering). Sedan 1996 utgörs underlaget för taxe- ringen av en fastighet av ett taxeringsförslag som fastig hetsägaren får från skattemyndigheten och som kommer att utgöra taxeringsbeslutet om fastighetsägaren inte har några invänd ningar. 
 Brottsutredande verksamhet 
 Den 1 juli 1998 trädde lagen (1997:1024) om skattemyndigheternas medverkan i brottsutredningar i kraft. Enligt den lagen får skatte- myndigheter medverka i förundersökning avseende brott enligt bl.a. skattebrottslagen (1971:69) samt bedriva viss spanings- och utrednings- verksamhet. I normalfallet leds skattemyndigheternas arbete i en för- undersökning av en åklagare, men i fråga om brott som inte kan antas för anleda annan påföljd än böter får skattemyndigheterna, även utan 
  
 132  
 Register hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och Tullverket  
 SOU 1999:105 
  
 åklagares begäran om biträde, på egen hand utreda brottslighet om den misstänkte kan antas erkänna gärningen. 
 Verksamhetens omfattning och behovet av datorstöd 
 För att exemplifiera omfattningen av skatteförvaltningens verksamhet kan nämnas några uppgifter som avser verksamhetsåret 1998. Skatte- myndigheterna hanterade det året 3,8 miljoner momsdeklarationer och 7,3 miljoner självdeklarationer. Efter granskning ändrades 87 000 momsdeklarationer och 375 000 självdeklarationer. Antalet registrerade arbetsgivare var 289 000 vid utgången av året och med uppgifter från dessa fattades 405 000 fastställelsebeslut avseende källskatt och arbetsgivaravgifter. Det totala skatteutfallet, inklusive socialavgifter, uppgick för 1998 till 975 miljarder kronor. 
 Av verksamhetsbeskrivningen ovan framgår att skatteförvaltningens beskattningsverksamhet förutsätter att det finns möjlighet att samla in och behandla stora mängder uppgifter från enskilda och företag, bl.a. deklarationer och kontrolluppgifter. Dessutom behöver skattemyndig- heterna uppgifter från andra myndigheter, t.ex. om olika tillstånd och bidrag m.m. som företag eller enskilda beviljats eller uppgifter som de lämnat för att få en sådan förmån. 
 Med hänsyn till mängden uppgifter som skattemyndigheterna häm tar in är tillgången till datorer i ärendehanteringen nödvändig för att en snabb och effektiv handläggning skall kunna uppnås eller vidhållas. Med hjälp av automatisk databehandling kan skattemyndigheterna ta emot uppgifter via t.ex. fasta uppkopplingar, modem eller diskett. Dessutom möjliggörs maskinella beslut. Regi streringen av uppgifter i datoriserade skatteregister medför att grundläggande beslut om årlig taxering i sådana fall där en självdeklaration godtas utan avvikelse kan fattas direkt på automatiserad väg. Även andra beslut, såsom beslut om pensions- grundande inkomst och underlag för beräkning av egen avgifter samt debiteringsbeslut, kan fattas maskinellt. Skatteförvaltning en har således ett stort behov av väl fungerande datorsystem och rutiner för att klara den masshantering av ärenden som förekommer hos myndig heterna. 
 Det är även skattemyndigheternas uppgift att se till att taxerings- ärenden och andra ärenden blir tillräckligt utredda. Arbetet innefattar därför granskning och kontroll av ett om fattande material. För att skattemyndigheterna skall klara de rationaliseringskrav som ställs på kontrollverksamheten, tas datorsystemen därför till hjälp i så stor ut- sträckning som möjligt för att bl.a. få ett urval av kontrollvärda objekt. Även i kon trollverksamheten finns därför behov av effektiva dator- lösningar. 
  
 SOU 1999:105 
 Register hos skatteförval tningen, exekutionsväsendet och Tullverket  
 133 
  
 3.1.2 
  
 Skatteregister 
  
 Alltsedan början av  
 1970-talet 
  har ett förbättrat datorstöd hos skatte- myndigheterna varit ett viktigt inslag i reformarbetet inom taxerings- och uppbördsområdena. Riks dagen beslutade 1975 om riktlinjer för en taxeringsorganisation i första instans, som innebar bl.a. att uppgifter i självdeklarationer och kontrolluppgifter skulle  
 ADB-registreras. 
  Enligt principbeslutet skulle vidare ett centralt organisationsregister till stöd för företagsbeskattningen byggas upp. Detta register skulle innehålla alla juridiska personer som driver rörelse och alla fysiska personer som har någon anställd eller som driver rörelse. Samma år beslutade riks dagen om riktlinjer för ett fortsatt utvecklings arbete med det nya datorsystemet för folkbokföring och be skattning. Systemet skulle enligt beslutet bygga på en blandad regional och central registerföring. Under senare delen av  
 1970-talet 
  togs ytterligare regerings- och riksdagsbeslut i syfte att utveckla datorsystemet. 
 Samtidigt som datorsystemet utvecklades, diskuterades de integritets- och sekretessfrågor samt övriga säkerhetsfrågor som är förknip pade med användning av datorer inom skatteförvaltningen. Det fast slogs att det från integritetsskyddssynpunkt var angeläget att registerföringen hos skatteförvaltningen klart skulle redovisas och avgränsas i för fattning. Så långt möjligt borde regleringen ske i lagform (prop. 1979/80:146 s. 18). Den 1 juli 1980 trädde sålunda skatteregisterlagen (1980:343) i kraft. Lagen kompletterades med skatteregisterförord ningen (1980:556) som innehåller före skrifter om bl.a. utlämnande av uppgifter från registren till myndigheter utanför beskatt ningsområdet. 
 Tillämpningsområde och ändamål 
 Genom skatteregisterlagen regleras de  
 fortlöpande register  
 som förs inom skatteförvaltningen med datorstöd. Skatteregister lagen omfattar inte sådan specialinriktad registerföring som kan behövas för datori se- rade bearbetningar i samband med särskilda kontrollaktioner och inte heller datoriserade register utan personorienterad information, som används vid framställning av statistik. 
 Skatteregisterlagen medger att det inom skatteförvaltningen förs ett centralt skatteregister för hela riket och ett regionalt skatteregister för varje region. Registren får föras endast för vissa i lagen preciserade ändamål. Vid skatteregisterlagens tillkomst bestämdes dessa ändamål utifrån registrens två huvudsakliga funktioner. Skatteregistren skulle vara ett hjälpmedel vid inkomst- och förmögenhetstaxeringen samt vid bestämmande och uppbörd av inkomst- och förmögenhetsskatt m.fl. skatter och avgifter. De skulle också underlätta planeringen, samord- 
  
 134  
 Register hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och Tullverket  
 SOU 1999:105 
  
 ningen och uppföljningen av revisions- och kontrollverksamheten inom i huvudsak hela beskattningsområdet. Dessutom skulle vissa basuppgifter m.m. tillhandahållas, främst i fråga om företag. 
 Det förutsattes att skatteregistren i framtiden skulle komma att an- vändas även för andra ändamål (prop. 1979/80:146 s. 26 och 42). Bland annat ansågs det naturligt att kronofogdemyndigheterna skulle få tillgång till uppgifterna i skatteregistren i den mån de skulle behövas för indriv- ningsverksamheten. En sådan utvidgning av ändamålet med skatte - registren skedde 1982, då det bestämdes att det centrala skatteregistret skulle användas även för utredningar i krono fogdemyndigheternas exekutiva verksamhet. I förarbetena till den lagändringen (prop. 1981/82:160 s. 7 f.) uttalade departementschefen bl.a. att indrivningen av skatter och avgifter hör mycket nära ihop med den direkta beskatt- ningsverksamheten och att det i princip inte finns några bärande skäl att motsätta sig att kronofogdemyndigheterna genom ett enkelt och smidigt för farande får tillgång till uppgifterna i skatteregistren för utred nings- ändamål. Genom en registeråtkomst på detta sätt skulle möj lighet skapas att förenkla och förbättra kronofogde myndigheternas rutiner vid efter- forskning av gäldenärernas tillgångar. 
 Ändamålskatalogen har därefter utökats ytterligare, dock i stort sett utan att det huvudsakliga användningsområdet för skatteregistren för- ändrats. Bland senare ändringar kan nämnas att skatteregistren numera får användas vid gäldenärs utredningar enligt lagen (1993:891) om in- drivning av statliga fordringar m.m. 
 Registeransvar 
 Enligt datalagen är den registeransvarig för vars verksamhet ett per- sonregister förs, om han eller hon förfogar över registret. I skatteregis- terlagen pekas inga myndigheter direkt ut som registeransvariga. Där- emot anges det att Riksskatteverket förfogar över det centrala registret och att skattemyndigheterna förfogar över det centrala registret såvitt gäller uppgifter som hänför sig till regionen samt över det regionala re- gistret för regionen. 
 Detta innebär att Riksskatteverket är registeransvarigt för det cen- trala skatteregistret i dess helhet, medan skattemyndigheterna var för sig ansvarar för registret i fråga om uppgifter som hänför sig till regio nen. För det centrala registret är ansvaret alltså delat. Skattemyndig heterna är registeransvariga även för de regionala register som förs av respektive myndighet, medan Riksskatteverket inte har något formellt ansvar för dessa register. 
  
 SOU 1999:105 
 Register hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och Tullverket  
 135 
  
 Det centrala skatteregistrets innehåll 
 Innehållet i det centrala skatteregistret regleras i  
 5–7 
  §§ skatteregister- lagen. I 5 och 6 §§ anges vilka uppgifter som registret  
 skall  
 innehålla, medan 7 § reglerar de uppgifter som registret därutöver  
 får  
 innehålla. Innehållet är preciserat i bestäm melserna, men utan att det alltid exakt anges vilka uppgifter som skall eller får registreras. Det finns således en möjlighet att i administrativ ordning föreskriva mindre avvikelser från lagens bestämmelser liksom att ge närmare föreskrifter om inne hållet. 
 Obligatoriska uppgifter 
 I 5 § skatteregisterlagen räknas de uppgifter avseende  
 fysiska personer  
 upp som alltid skall finnas i registret. Hit hör de vanliga identifikations- uppgifterna om namn, adress och personnummer samt vissa andra uppgifter, t.ex. civilstånd och nationalitet. Personnummer för bl.a. make och hemmavarande barn skall också anges, liksom uppgifter om pensionsförhållande, tillhörighet till svenska kyrkan och registrering i sjömansregistret m.m. Vidare finns uppgifter om registrering enligt skattebetalningslagen och om på vilket sätt den preliminära skatten skall betalas. Uppgifterna skall föras in för varje fysisk person som är folkbokförd i Sverige – för personer under 18 år finns dock vissa särbestämmelser – och för annan fysisk person om det behövs för be- skattning i riket. 
 De uppgifter som skall införas för  
 juridiska personer  
 anges i 6 § skatteregisterlagen. I princip motsvarar de den typ av uppgifter som är obligatoriska för fysiska personer. Vad som registreras är bl.a. upp gifter om organisationsnummer, firma, adress, säte m.m. samt registrering enligt skattebetalningslagen. 
 Uppgifter som får finnas i registret 
 I 7 § skatteregisterlagen regleras i ett antal punkter vilka uppgifter som får införas i det centrala skatteregistret utöver de obligatoriska upp- gifterna enligt 5 och 6 §§. Bestämmelsen möjliggör registrering av fler och mer detaljerade – och i vissa fall mer integritetskänsliga – uppgifter som är nödvändiga för beskattningen och som behövs för att skatte - myndigheterna skall kunna bedriva en effektiv kontrollverksamhet. 
 Registret får innehålla vissa uppgifter om ägande förhållanden i få- mansbolag och andra liknande bolag, liksom uppgifter om företagsledare i dessa företag (punkten 1). Registret får också innehålla andra uppgifter som näringsidkare har lämnat om sin näringsverksamhet. Det kan röra 
  
 136  
 Register hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och Tullverket  
 SOU 1999:105 
  
 sig om t.ex. uppgifter om antalet anställda och deras personnummer (punkten 10), omsättningen i näringsverksamheten (punkten 17), vissa uppgifter om koncerner (punkten 22) eller uppgifter om ingående och utgående mervärdesskatt m.m. (punkten 24). För närings idkare får det även finnas uppgifter om s.k. mervärdesskattegrupper (punkten 30). 
 Registret får vidare innehålla uppgifter som lämnats i självdeklara- tion och kontrolluppgifter (punkterna 7 och 12). Från kronofogdemyn- digheten hämtas uppgifter om att en fordran har registrerats på någon, om indrivningsresultat och om beslut om konkurs, skuldsanering eller likvidation m.m. (punkten 9). Det centrala skatteregistret får också innehålla uppgifter om bank- och postgironummer för närings idkare, fastighetsinnehav, bosättningsland samt adress och telefonnummer till ombud m.m. (punkterna 11, 13, 15, 21 och 23). 
 Vissa uppgifter hämtas från andra myndigheter till det centrala skatteregistret, bl.a. uppgifter om fordonsinnehav från det centrala bil- registret (punkten 19), om styrelseledamöter och verkställande direktör m.m. från aktiebolagsregistret (punkten 25), om utskänkningstillstånd från Alkoholinspektionen (punkten 26), om beslut om arbetsmarknads- politiska åtgärder från länsarbetsnämnder (punkten 27), om import och export m.m. från Tullverket (punkten 28) samt om försäkring mot kost- nader för sjuklön från Riksförsäkringsverket (punkten 29). Uppgifterna har betydelse dels för att ta fram kontrollvärda förhållanden vid de maskinella urvalskontrollerna, dels för att skattemyndigheterna skall kunna fånga upp även sådana företag som bedriver verksamhet men som aldrig lämnar uppgift om detta till skattemyndigheten, s.k.  
 non-filers. 
  Sådana företag kan förekomma i andra myndigheters register i anledning av ansökan om bidrag eller tillstånd av olika slag. 
 Det centrala skatteregistret får vidare innehålla uppgifter om skatte- myndigheters åtgärder och beslut, bl.a. uppgifter om avslutad revision och annat besök eller sammanträffande i anledning av kontrollverk- samhet (punkten 2). Uppgifter om revisionsresultat är i hög grad integritetskänsliga och det kan ibland efter fortsatt utredning av be- skattningsfrågan visa sig att de inte var korrekta. Därför får endast vissa uppgifter om revisionen registreras. För varje sådan åtgärd får an ges tid, art, beskattningsperiod, skatteslag, myndighets beslut om belopps- mässiga ändringar av skatt eller underlag för skatt med anledning av åtgärden samt uppgift om huruvida bokföringsskyldighet har fullgjorts. Registret kan också innehålla uppgifter om tid för och art av planerad eller pågående revision m.m. (punkten 14) samt resultat av bruttovinst- beräkning och annan skönsmässig beräkning (punkten 18). 
 Vidare får registret innehålla ett flertal uppgifter som behövs för bestämmande och redovisning av skatt, t.ex. innehav av skattsedel (punkten 3), maskinellt framställda förslag till beslut om beskattning 
  
 SOU 1999:105 
 Register hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och Tullverket  
 137 
  
 (punkten 4), ansökan om och beslut om anstånd (punkten 5), uppgifter om beslut om beskattning med undantag för skälen för beslutet, upp- gifter om utmätning enligt skattebetalningslagen (punkten 8), uppgifter för beräkning av skatte reduktion i vissa fall (punkten 20) samt uppgifter om uppskovsbelopp vid andelsbyten eller andelsöverlåtelser in om koncerner (punkterna 31 och 32). I registret får även finnas uppgifter om avgiftsskyldighet till annat registrerat trossamfund än svenska kyrkan (punkten 33). 
 Slutligen får det centrala skatteregistret innehålla administrativa och tekniska uppgifter som behövs för beskattningen (punkten 6). Med detta avses uppgifter som i första hand hänför sig till myndigheternas verksamhet och inte till den skattskyldige. En uppgift kan vara av administrativ eller teknisk natur endast om den från integritetssynpunkt framstår som väsentligen utan betydelse. 
 De regionala skatteregistrens innehåll 
 De regionala registren får enligt 11 § skatteregisterlagen innehålla vissa uppgifter som hänför sig till respektive myndighets region. Det är upp- gifter om en fysisk eller juridisk persons identitet, beskattningsår eller annan redovisningsperiod, ärendebeteckning eller ärendemening, beteck- ning på en handling eller uppgift om att en handling inte finns i registret, uppgifter om omprövning eller överklagande av ett ärende hos myndigheten, domstols beslut samt administrativa och tekniska upp- gifter. 
 Sedan 1995 får de regionala registren även innehålla handlingar som kommit in eller upprättats i ett ärende som hänför sig till regionen. Grunden för det var införandet av ett system inom skatteförvaltningen med elektronisk ärendehantering. Regeringen anförde i motiven till lag- ändringen att det genom utnyttjande av datorstöd har blivit möjligt att effektivisera delar av ärendehanteringen och att det finns skäl att så långt som möjligt ta till vara de rationa liseringsmöjligheter som datortekniken erbjuder (prop. 1994/95:93 s. 21 ff.). Innebörden av att de re gionala registren skulle få innehålla handlingar var enligt regeringen att den pappersbaserade ärendehanteringen skulle kunna ersättas med elektroniska dokument och akter. En elektronisk akt skall kunna inne- hålla alla handlingarna i ett ärende. Det betyder att de beslut och andra handlingar som upprättas i elektronisk form av skattemyndigheterna, de deklarationer som lämnas in i elektronisk form till myndigheterna samt de inkomna pappersbaserade handlingar som bildfångas, dvs. avbildas elektroniskt, kan lagras i en elektronisk akt. Det leder i sin tur till att akterna – och därmed de regionala registren – kan komma att innehålla känsliga personuppgifter, särskilt som bildfångst av handlingar innebär 
  
 138  
 Register hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och Tullverket  
 SOU 1999:105 
  
 att alla uppgifter i en handling registreras oavsett hur känslig en uppgift är. I sina överväganden fann regeringen därför att det krävs åtgärder för att tillgodose behovet av skydd för enskildas personliga integritet. Så- dana åtgärder vidtogs genom att det infördes sär skilda begränsningar för terminalåtkomst till de regionala registren samt begränsningar i tilllåtna sökbegrepp vid sökning i de elektroniska akterna (se mer om det nedan). 
 Rätt att få uppgifter från skatteregistren 
 Av integritetshänsyn har innehållet i skatteregistren reglerats så nog grant som möjligt. Det har från integritetsskyddssynpunkt dock ansetts vara av minst lika stor betydelse att reglera tillgången till uppgifterna. Riskerna för att uppgifterna blir till gängliga inom en alltför vid krets har man således försökt eliminera. 
 Bestämmelser som reglerar tillgången till uppgifterna finns i skatte- registerlagen och skatteregisterförordningen samt i sekretesslagen (1980:100). Det finns anledning att skilja på om uppgifterna skall an- vändas inom skatteområdet eller om de skall utbytas mellan skatteom- rådet och något annat verksamhetsområde. I samband med skatte regis- terlagens tillkomst anförde departementschefen bl.a. att utgångspunkten i fråga om utbyte av uppgifter mellan myndigheter och verksamhetsgrenar inom skatteområdet, bör vara att utlämnande skall ske om uppgifterna behövs för verksamheten (prop. 1979/80:146 s. 26 f.). Detta bör alltså gälla även i fråga om uppgifts utbyte mellan skattemyndigheterna och t.ex. Tullverket som administrerar bl.a. mervärdesskatt vid införsel. De- partementschefen uttalade vidare följande. 
 Det är sålunda enligt min mening naturligt att även i detta avseende be- trakta skatteområdet som en enhet... De skattskyldiga torde också i all- mänhet vara väl införstådda med att ett utbyte av info rmation sker inom skatteförvaltningen. 
 Den omständigheten att verksamheten på skatteområdet är uppdelad på flera myndigheter och organisatoriska enheter bör alltså inte lägga hinder i vägen för ett uppgiftsutbyte som be hövs för att verksamheten skall kunna bedrivas på ett rationellt och effektivt sätt. 
 Indrivningen av skatter och avgifter hör också nära ihop med den direkta beskattningsverksamheten. Redan i dagsläget får kronofogde- myndigheterna en mängd uppgifter från skatte myndigheterna som be- hövs för indrivnings verksamheten. Det är enligt min mening naturligt att kronofogdemyndigheterna i framtiden kan få tillgång även till upp- gifterna i de nya skatteregistren i den mån de behövs i indrivnings- verksamheten. 
  
 SOU 1999:105 
 Register hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och Tullverket  
 139 
  
 Vad sedan gäller utbyte av uppgifter i övrigt mellan skatteområdet och annat verksamhetsområde bör utgångspunkten vara en annan. De enskilda medborgarna bör normalt kunna utgå från att uppgifter av känslig natur som lämnas för viss verksamhet inte används också för annan verksamhet. Ett uppgiftsutbyte i sådana fall skulle av många kunna upplevas som otillbörligt. Detta talar för att man bör inta en restriktiv hållning när det gäller sådant uppgifts utbyte. Å andra sidan måste man beakta dels att informationsutbyte mellan myndigheter kan minska den enskildes uppgiftslämnande och statsförvaltningens kost- nader, dels att sådant utbyte kan möj liggöra angelägna kontroller. Vid den intresseavvägning som så ledes måste ske bör man inte tillåta uppgiftsutbyte i andra fall än då intresset av utlämnande klart bedöms väga över risken för otillbörligt in tegritetsintrång. Därvid måste man beakta bl.a. hur pass nära de ifråga varande verksamhetsområdena ligger varandra, i vilken mån uppgifterna är sekretesskyddade hos den mottagande myndigheten samt om det finns möj lighet att i förväg underrätta de enskilda om uppgiftsutbytet. 
 Informationsflödet är således friare inom skatteområdet än mel lan det området och andra verksamhetsområden. Detta återspeglar sig fram för allt i den omfattning som skattemyndigheter respektive kronofogde- myndigheter har terminalåtkomst till uppgifter i skatteregistren. 
 Terminalåtkomst 
 Terminalåtkomst till det centrala skatteregistret 
 Utgångspunkten för regleringen av terminalåtkomst till det centrala skatteregistret är att uppgifterna får finnas tillgängliga via terminal en- dast i den mån behovet av att snabbt och enkelt få tillgång till uppgift- erna väger tyngre än den risk från integri tetssynpunkt som terminal- åtkomst anses medföra (jfr prop. 1979/80:146 s. 47). Termi nalåtkomst till uppgifter i registret får enligt 10 § skatteregisterlagen i princip medges endast för de ändamål för vilka registret är avsett, dvs. för skattemyndigheternas beskattningsverksamhet och kronofogdemyndig- heternas exekutiva verksamhet. 
  
 Riksskatteverket  
 har terminalåtkomst till det centrala skatteregistret i dess helhet, medan vissa begränsningar gäller för skatte myndigheter och kronofogdemyndigheter. Att märka är att Tullverket saknar ter minal- åtkomst till skatteregistren trots att även den myndigheten bedriver beskattningsverksamhet. 
  
 De regionala skattemyndigheterna  
 har terminalåtkomst till samtliga typer av uppgifter som finns i det centrala skatteregistret, men åtkomsten 
  
 140  
 Register hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och Tullverket  
 SOU 1999:105 
  
 är till stor del begränsad till sådana uppgifter som hänför sig till respektive region. För ett flertal uppgifter av mindre integritetskänslig natur – samtliga uppgifter enligt 5 och 6 §§ skatteregisterlagen – medges dock riksåtkomst. Detsamma gäller sådana uppgifter enligt 7 § där praktiska skäl talar för terminalåtkomst. 
 För att effektivisera kontrollverksamheten har skatte myndigheterna fr.o.m. den 1 juli 1997 i ett avseende fått en mer omfattande riksåtkomst. Vid och inför en revision har en skattemyndighet numera terminalåt- komst till uppgifter om ett företags delägare som är bosatt i en an nan region än den där det reviderade företaget beskattas. I moti ven till lag- ändringen uttalades att revisorn inför revision av ett företag har behov av att kunna granska även bolagets delägare i syfte att undersöka eventuella transaktioner mellan bolaget och dess delägare (prop. 1996/97:116 s. 60). Om delägarna är bosatta i ett annat län än där bolaget har sitt säte har revisorn inte terminalåtkomst till samtliga uppgifter om bolagets delägare. Genom att utöka terminal åtkomsten vid revisioner till att om- fatta även delägare som är bosatt i annat län än det där bolaget beskattas kan arbetet med revisioner underlättas. Begränsningen i åt komsten kan utnyttjas av näringsidkare som har för avsikt att missbruka systemet. Med hänsyn till att skatteförvaltningens datorsystem har ett behörighetssystem som utnyttjas på så sätt att man begränsar åtkomsten till uppgifterna i registret till endast de tjänstemän som har behov av uppgifterna, ansåg regeringen att något hinder från integritets synpunkt inte kunde anses föreligga mot att tillåta revisorer att få terminalåtkomst även till uppgifter om ett bolags delägare som är bosatt i ett annat län. 
  
 Kronofogdemyndigheterna  
 har inte terminalåtkomst till samtliga ty- per av uppgifter som finns i det centrala skatteregistret, utan åtkomsten begränsas till uppgifter som avses i 5 och 6 §§ samt vissa uppgifter i 7 § skatteregisterlagen. Det gäller då sådana uppgifter som kronofogde- myndigheterna behöver för att på ett tidigt stadium kunna skaffa sig en överblick över en gäldenärs ekonomiska intressen i olika bolag, t.ex. uppgifter om ägarförhållande i fåmansbolag (7 § 1). Vidare gäller det uppgifter som underlättar för kronofogde myndigheten att i övrigt in- formera sig om gäldenärens betalningsförmåga, t.ex. uppgifter som läm - nas i självdeklaration (punkten 7), uppgifter om registrering av skatt- skyldighet, innehav av skattsedel och preliminära skattebeslut (punkterna 3 och 4) eller slutliga beslut om skatt, dock inte skälen för beslutet (punkten 8). Kronofogdemyndigheterna har också tillgång till uppgifter från kontrolluppgifter (punkten 12), eftersom sådana uppgifter är det viktigaste underlaget för kronofogdemyndigheternas beslut om löneexekution. Slutligen har kronofogdemyndigheterna tillgång till olika uppgifter om fastighetsinnehav (punkten 13) samt vissa uppgifter om ingående och utgående mervärdesskatt m.m. (punkten 24). 
  
 SOU 1999:105 
 Register hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och Tullverket  
 141 
  
 Kronofogdemyndigheterna har terminalåtkomst endast till uppgifter som rör en begränsad krets personer. Åtkomsten får avse endast den som är registrerad som gäldenär hos en kronofogdemyndighet eller make till gäldenären eller någon annan som sambeskattas med gälde nären, likaså någon som är delägare i ett fåmansbolag i vilket någon av dessa personer också är delägare. I fråga om uppgifter som avses i 5 och 6 §§ samt 7 § punkterna 1, 3 och 4 skatteregisterlagen har samtliga kronofogde- myndigheter terminalåtkomst. För övriga upp gifter är terminalåtkomsten begränsad till kronofogdemyndigheten i den region där ett mål är registrerat för exekutiva åt gärder. 
  
 Att  
 behöriga myndigheter i ett annat  
 EU-land 
 får ha terminalåt- komst till uppgifter om mervärdesskatt framgår av rådets förordning (EEG) nr 218/92. 
  
 Terminalåtkomst till de regionala skatteregistren 
 Som nämnts ovan innehåller de regionala skatteregistren handlingar i elektroniska akter, vilka kan innehålla känsliga personuppgifter av olika slag. I motiven till regleringen av dessa akter (prop. 1994/95:93 s. 30 ff.) anförde regeringen att åtkomsten till de regionala registren måste begränsas för att tillgodose behovet av skydd för de registrerades integritet. Regeringen ansåg att åtkomsten till de elektroniska akterna bör motsvara de möjligheter till åtkomst som gäller för handlingarna i en pappersbaserad akt. För de regionala skatteregistren gäller därför att terminalåtkomsten är upp delad på så sätt att åtkomst till handlingar i ett ärende, dvs. de elektroniska akterna, i första hand är för behållen det skattekontor som handlägger ärendet. Dock kan även ett annat skatte- kontor få terminalåtkomst till uppgifterna, om det behövs för hand- läggningen av ett ärende hos det kontoret. Riksskatteverket och skatte- myndigheten i regionen – med undantag för respektive lokalt skatte- kontor – har inte terminalåtkomst till de elektroniska akterna, men väl till övriga uppgifter i ett regionalt skatte register. Kronofogdemyndigheterna saknar helt terminalåtkomst till de regionala skatteregistren. 
 Till skillnad från vad som gäller i fråga om det centrala skatte- registret begränsas åtkomsten till de regionala skatteregistren genom att endast vissa  
 sökbegrepp  
 får användas när uppgifter skall tas fram ur registren. Tillåtna sökbegrepp är person nummer, organisationsnummer, namn, firma, ärendebeteckning, taxeringsår, beskattningsår, inkomstår, redovisningsperiod, handläggande enhet, datum samt uppgift om var i handläggningen ärendet befinner sig. För de elektroniska akterna gäller ännu striktare begränsningar. Regeringen anförde i moti ven till bestäm- melsen om sökbegrepp att sök möjligheterna i de elektroniska akterna av integritetsskäl bör utfor mas så att rutinerna i princip motsvarar hand- 
  
 142  
 Register hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och Tullverket  
 SOU 1999:105 
  
 läggningen av pappersbaserade akter och att en upptagning i en elek- tronisk akt därför inte skall få användas för att maskinellt söka efter en viss uppgift i upptagningen (prop. 1994/95:93 s. 32 f.). Regeringen ansåg således att användaren inte får söka på fri text i akterna även om detta skulle vara tekniskt möjligt. Av den anledningen är de tillåtna sök - begreppen för sök ning i elektroniska akter begränsade till ärendebeteck- ning och beteckning på handling. 
 Utlämnande av uppgifter på annat sätt än genom terminalåtkomst 
 Innehållet i skatteregistren omfattas av vad som utgör allmän handling enligt 2 kap. TF. Allmänhetens rätt att ta del av upp gifter i skattere- gistren kan därför inskränkas endast genom särskild lag och för sär skilda ändamål. Genom sekretesslagens bestäm melser inskränks också rätten att ta del av uppgifter i skatteregistren. Sekretessen gäller mot enskilda, men också i förhållande till andra myndigheter eller till annan självständig verksamhetsgren inom myndigheten (1 kap. 2 och 3 §§ sekretesslagen). 
 Enligt 9 kap. 1 § sekretesslagen gäller sekretess i myndighets verk- samhet, som avser bestämmande av skatt eller som avser taxering eller i övrigt fastställande av underlag för bestämmande av skatt, för uppgift om enskilds personliga eller ekonomiska förhållanden. Motsvarande sekretess gäller i myndighets verksamhet som avser förande av eller uttag ur register som avses i skatteregisterlagen för uppgift som har tillförts sådant register. Skattesekretessen i 9 kap. 1 § sekretesslagen är absolut såvitt gäller upp gifterna i skatteregistren. Sekretessen gäller allt- så även om det står klart att uppgifterna kan lämnas ut utan att nå gon lider men av det. 
 Sekretessen för uppgifterna i skatteregistren kan dock brytas under vissa förut sättningar. Uppgifter kan nämligen lämnas ut med stöd av så- väl 1 kap. 5 § som 14 kap.  
 1–3 
  §§ sekretesslagen (se mer om detta i avsnitt 2.5.3). Av 16 § skatteregisterlagen framgår dessutom att den ab- soluta sekretessen inte gäller för vissa uppgifter i skatteregistren. Om det inte av särskild anledning kan antas att den registrerade eller någon honom närstående lider men om uppgiften röjs, får från skatteregister lämnas ut vissa uppgifter om fysiska och juridiska personer. Det är dels grundläggande identifieringsuppgifter, dels uppgifter om på vilket sätt preliminär skatt skall betalas, slag av näringsverksamhet, beslut om konkurs eller likvidation samt uppgift om registrering av skyldighet att inbetala innehållen preliminär  
 A-skatt 
  eller arbetsgivaravgift. 
  
 SOU 1999:105 
 Register hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och Tullverket  
 143 
  
 Uppgiftslämnande till myndigheter inom skatteområdet 
 Möjligheterna att lämna ut uppgifter från skatte registren mellan skatte- myndigheterna är goda. Den allmänna principen enligt 15 kap. 5 § sek- retesslagen är att en skattemyndighet skall lämna uppgifter till en annan skattemyndighet som begär det. Det finns dessutom bestämmelser om utlämnande i annan lagstiftning, t.ex. taxeringslagen, som innebär att det mellan skattemyndigheterna i princip råder ett fritt utbyte av uppgifter. Som exempel kan nämnas att enligt 3 kap. 16 § taxeringslagen är myn- digheter skyldiga att på begäran av skatte myndighet tillhandahålla uppgifter som de förfogar över och som skatte myndigheten behöver för taxering. Detta gäller dock inte uppgifter som är föremål för s.k. ut rikes- sekretess enligt 2 kap. sekretesslagen. Enligt 3 kap. 17 § taxeringslagen skall uppgifter i självdeklarationer och i andra handlingar som upprättats för gransk ning eller omhändertagits vid taxeringskontroll eller lämnats till ledning för taxering enligt lagen om själv deklaration och kontroll- uppgifter, på begäran lämnas ut till bl.a. skattemyndighet om det behövs för kontrollverksamheten. Motsvarande bestämmelser finns i bl.a. skattebetalningslagen. Bestämmelserna innebär en uppgiftsskyldighet i den mening som avses i 14 kap. 1 § sekretesslagen. 
 I den mån utbytet av information inom skatteområdet inte kan ske med stöd av uttryckliga bestämmelser kan information utbytas inom skatteområdet med stöd av generalklausulen i 14 kap. 3 § sekretesslagen. Enligt för arbetena till bestämmelsen är den näml igen tillämplig bl.a. när det är fråga om utbyte av information mellan myndigheter med samma sakliga behörighet men med skilda lokala kompetensområden eller mellan myndigheter som har närbesläktade funktioner och som båda har rättslig befogenhet att direkt fordra in de utväxlade uppgifterna (prop. 1979/80:2 s. 326 f.). 
 Uppgiftslämnande till myndigheter utanför skatteområdet 
 Liksom i fråga om utbyte av uppgifter mellan skattemyndigheter före- kommer författningsreglerad skyldighet för skattemyndigheterna att lämna ut uppgifter från skatte registren till myndigheter utanför skatte- området. Vissa uppgifter får lämnas ut på medium för automatisk data- behandling till ett mindre antal namngivna myndigheter med stöd av 15 § skatteregisterlagen och 4 § skatteregisterförordningen. Ytterligare sådan föreskriven uppgiftsskyldighet som avses i 14 kap. 1 § sekretesslagen finns i bl.a. 22 § taxeringsförordningen (1990:1236) och i 17 § skattebrottslagen. 
 Genom bestämmelsen i 14 kap. 2 § sekretesslagen har skattemyndig- het bl.a. möjlighet att lämna uppgifter som angår misstanke om brott till 
  
 144  
 Register hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och Tullverket  
 SOU 1999:105 
  
 åklagare, polis eller annan myndighet som har att ingripa mot brottet, även i annat fall än då uppgifts skyldigheten är författnings reglerad. Vidare får uppgifter lämnas ut om det behövs för omprövning av beslut eller åtgärder av den skattemyndighet där uppgifterna före kommer. 
 Generalklausulen i 14 kap. 3 § första stycket sekretesslagen är subsidiär i för hållande till 1 och 2 §§. Den tillämpas därför i fråga om utlämnande som inte är särskilt författningsreglerat. Uppgifterna kan lämnas ut av skattemyndigheterna såväl på eget initiativ som efter en begäran från den mottagande myndigheten. Förutsätt ningen för utläm- nandet är att det är uppenbart att intresset av att uppgiften lämnas har företräde framför det intresse som sekretessen skall skydda. Vid in tresse- avvägningen bör särskilt beaktas hur nära de ifrågavarande verk - samhetsområdena ligger varandra och i vilken mån uppgifterna är sek re- tesskyddade hos den mottagande myndigheten. Generalklausulen till- lämpas bl.a. när det är fråga om att lämna ut uppgifter från ett skatte- register till kronofogdemyndigheterna, i den mån de inte har terminal- åtkomst till registret. Det finns i och för sig inget hinder mot att utbytet av uppgifter med stöd av generalklausulen sker rutinmässigt. Tanken är dock att rutinmässigt uppgiftsutbyte i regel skall vara för fattningsreg- lerat. 
 Generalklausulen gäller inte i den mån utlämnandet strider mot lag eller förordning eller, såvitt angår uppgift i personregister enligt data- lagen, föreskrift som har meddelats med stöd av datalagen. Bestämmel- sen måste därför träda tillbaka för skatte registerlagens särskilda regler om i vilken form uppgifter får lämnas ut från skatteregistren. Enligt 15 § skatteregisterlagen får uppgifter i skatteregister lämnas ut på medium för automatisk databehandling till andra myndigheter och i annat syfte än beskattning endast om det följer av lag eller förordning eller om regeringen har medgivit det. Sådana särskilda bestämmelser finns i skatteregisterförordningen och gäller endast ett fåtal mottagande myndig- heter, bl.a. kronofogdemyndigheterna. Andra myndigheter har alltså inte möjlighet att få uppgifterna utlämnade på medium för auto matisk databehandling. Ett särskilt undantag utgör dock vissa myndig heter inom EU. I 17 § skatteregisterlagen upplyses därför om att det av rådets förordning (EEG) nr 218/92 framgår att uppgifter rörande mer värdes- skatt får lämnas ut på medium för automatisk databehandling till en behörig myndighet i ett annat  
 EU-land. 
  
 Bestämmelserna i 14 kap. sekretesslagen gäller inte alla uppgifter som förekommer i skatteverksamheten. Uppgifter om enskildas person- liga och ekonomiska för hållanden som skattemyndighet erhållit enligt avtal med främmande stat omfattas enligt 9 kap. 3 § sekretesslagen inte av 14 kap.  
 1-3 
  §§ samma lag. 
  
 SOU 1999:105 
 Register hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och Tullverket  
 145 
  
 Uppgiftslämnande till enskilda 
 I 16 § skatteregisterlagen finns bestämmelser om att vissa uppgifter i skatteregistren får lämnas ut till enskilda trots den absoluta sekretessen enligt 9 kap. 1 § sekretesslagen. Det krävs dock att det inte av särskild anledning kan antas att den registrerade eller någon honom närstående person lider men om uppgifterna röjs. De uppgifter som får lämnas ut är vanliga identifikationsuppgifter som namn eller firma, personnummer eller organisationsnummer samt adress m.m., uppgifter om registrering enligt skattebetalningslagen och uppgifter om på vilket sätt den preliminära skatten skall betalas. Dessutom får uppgifter lämnas ut om slag av näringsverksamhet eller om beslut om likvidation eller konkurs samt uppgifter om registrering av skyldighet att betala innehållen pre- liminär  
 A-skatt 
  (skatteavdrag) eller arbetsgivaravgift. Enskilda har inte rätt att ta del av uppgifterna på medium för automatisk data behandling. 
 Arbetsgivare eller uppdragsgivare får enligt 17 § skatteregisterlagen, på medium för automatisk databehandling, ta del av uppgifter om en arbetstagares eller uppdragstagares namn och personnummer, slag av preliminär skatt som personen skall betala samt uppgifter till ledning för beräkning av skatteavdrag för betalning av pre liminär skatt. 
 Registerutdrag 
 Den som är registeransvarig för ett personregister är enligt 10 § data- lagen skyldig att på begäran av enskild underrätta denne om innehållet i personuppgifter som ingår i personregistret och som innefattar upp- lysning om honom, s.k. registerutdrag. Den bestämmelsen är tillämplig även i fråga om register som förs med stöd av skatte registerlagen och såväl Riksskatteverket som skattemyndigheterna är därför skyldiga att lämna ut registerutdrag till den som begär det. 
 I samband med att det i skatteregisterlagen infördes särskilda be stäm- melser om hanteringen av handlingar och uppgifter som förekommer i de regionala skatteregistren som ett led i den elektroniska ärendehanteringen hos skattemyndigheterna, dvs. de elektroniska akterna, fann regeringen anledning att införa en särskild bestäm melse även i fråga om registerutdrag. I 18 § skatteregisterlagen anges att i registerutdrag enligt 10 § datalagen behöver i fråga om ett regionalt register upp gift i hand- ling som har getts in av en enskild eller som den registeransvarige har expedierat till den registrerade inte tas med. Om uppgiften finns i ett ärende rörande den som har begärt utdraget, skall det dock framgå av utdraget att uppgiften inte finns med. I motiven till bestämmelsen anförde regeringen följande (prop. 1994/95:93 s. 33 f.). 
  
 146  
 Register hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och Tullverket  
 SOU 1999:105 
  
 Skriftliga handlingar som enskilda sänt in till skattemyndigheten kommer med den föreslagna ordningen att finnas i de elektroniskt akterna lagrade som bilder. Uppgifterna i dessa handlingar är inte sök- bara och skattemyndigheten kan därför inte söka fram alla handlingar där uppgift om enskilda finns. Vidare skulle utdragen bli mycket om- fattande om de måste innehålla kopior av samtliga bildfångade hand- lingar. Eftersom den enskilde oftast själv har skrivit den aktuella texten är det enligt regeringens mening tillräckligt om det av utdragen framgår att aktuella handlingar lagras i form av bilder hos skatteförvaltningen. Undantaget bör omfatta också handlingar i de regionala registren som upptar myndighetens före lägganden, beslut, m.m. i den mån hand- lingarna redan har expedierats till den registrerade.  
 --- 
  Registerutdraget bör emeller tid uppta sådana uppgifter som möjliggör för den enskilde att identifiera de handlingar som registrerats genom bildfångst eller som skattemyndigheten upprättat och som expedierats till honom. 
 Gallringsbestämmelser 
 I 19 och 20 §§ skatteregisterlagen finns bestämmelser om gallring av uppgifter i skatteregistren. Bestämmelserna är omfattande och svår till- gängliga, bl.a. på grund av att olika gallringstider gäller för olika slag av uppgifter samt att olika bestämmelser gäller för uppgifter i det cen trala respektive de regionala skatteregistren. 
 Gallring av uppgifter i det centrala skatteregistret 
 Den kortaste gallringsfristen för uppgifter i det centrala skatteregistret, två år efter det att uppgifterna registrerades, gäller för upp gifter från centrala bilregistret om tillstånd enligt yrkestrafiklagen (1998:490) och lagen (1998:492) om biluthyrning samt uppgifter från Alkoholinspek- tionen, Tullverket, Riksförsäkringsverket och länsar betsnämnder, dock med undantag för sådana upp gifter som behövs för tillämpningen av 3 kap. 30 § andra stycket mervärdesskattelagen (uppgifter som behövs för fast ställande av om viss import är undantagen från skatteplikt). 
 Uppgifter om revision får bevaras under högst tio år efter utgången av det år under vilket revisionen avslutades, vilket är den längsta fast- ställda gallringstiden för uppgifter i det centrala registret. Regeringen får dock meddela föreskrifter om förlängd bevarandetid. 
 För ett stort antal uppgifter finns det inte någon fastställd gallrings- frist. Det gäller basuppgifter enligt 5 och 6 §§ skatteregisterlagen om fysiska och juridiska personers identitet – personnummer namn, adress, civilstånd och folkbokföringsförhållanden respektive organisations- nummer, namn, firma, adress, hemortskommun, säte och juridisk form – 
  
 SOU 1999:105 
 Register hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och Tullverket  
 147 
  
 samt uppgifter om registrering enligt skattebetalningslagen och särskilt registrerings- och redovisningsnummer. Vidare saknas bestämd gall- ringsfrist för upp gifter enligt 5 § skatteregisterlagen om registrering i sjömansregistret, slag av pensionsförmån som en person är berättigad till samt på vilket sätt den preliminära skatten skall betalas. 
 Fastställd gallringsfrist saknas också för uppgifter enligt 7 § 3 skatteregisterlagen om registrering av skyldighet att betala skatt m.m. Undantag görs dock för uppgifter om beslut om återkallelse av F- skattsedel. Även för uppgifter enligt 7 § 23, 31 och 32 om beteck ning på ersättningsbostad samt uppskovsbelopp vid andelsbyte eller andels- överlåtelser inom koncerner saknas bestämd gallringsfrist. Detsamma gäller uppgifter om personnummer för make och person som likställs med make vid beskattning, uppgifter om beslut om beskattning, upp- gifter om huruvida taxering grundas på förenklad självdeklaration, upp- gifter om för vilka dagar en skattskyldig har uppburit sjöinkomst samt uppgifter om ingående och utgående mervärdesskatt. 
 För övriga uppgifter i det centrala skatteregistret, dvs. uppgifter som inte omfattas av två- eller tioårsfristen eller för vilka gallringsfrister saknas, gäller att de skall gallras sju år efter utgången av det kalenderår under vilket beskattningsperioden gick ut. Under denna kategori faller således flertalet av de uppgifter som anges i 7 § skatteregisterlagen. I fråga om uppgifter som omfattas av en sjuårig gallringsfrist får rege- ringen emellertid meddela föreskrifter om förlängd bevarandetid. 
 Gallring av uppgifter i de regionala skatteregistren 
 För de regionala skatteregistren finns gallringsbestämmelser i fråga om uppgifter i handlingar som lagras elektroniskt i elektroniska akter. För sådana handlingar gäller tre olika tidsfrister. Deklarationer och andra handlingar som har lämnats till ledning för beskattning eller upprättats eller tagits om hand av en myndighet för skattekontroll skall gallras sju år efter beskattningsårets utgång. Om sådana hand lingar avser aktie- bolag eller ekonomisk förening är dock gallringstiden tio år. Övriga handlingar i elektroniska akter, t.ex. elektroniskt upprättade beskatt- ningsbeslut, skall gallras tolv år efter beskattningsårets utgång. 
 I motiven till bestämmelsen om gallring av uppgifter i elektroniska akter anför regeringen att den tolvåriga gallringsfrist som gäller för vis sa handlingar bör gälla även beträffande övriga uppgifter i ett regionalt register som är knutna till de elektroniska akterna (prop. 1994/95:93 s. 34 ff.). Detta uttalande av regeringen torde innebära att vissa uppgifter som ett regionalt skatteregister får innehålla enligt 11 § skatteregis- terlagen, vid sidan av handlingar i elektroniska akter, skall gallras tolv år efter beskattningsårets utgång. De uppgifter som torde kunna hänfö ras 
  
 148  
 Register hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och Tullverket  
 SOU 1999:105 
  
 till denna kategori är uppgifter om ärendebeteckning, ärendemening och ärendesamband, uppgifter om beteckning på handling samt i före- kommande fall uppgift om att en handling inte finns i registret, uppgifter om att ärendet har omprövats eller över klagats, uppgifter om domstols beslut samt administrativa och tekniska uppgifter som behövs för handläggningen av ett ärende. 
 För övriga uppgifter som enligt 11 § skatteregisterlagen får finnas i regionala skatteregister, men som inte ingår i en elektronisk akt, finns inga gallringsbestämmelser. Det gäller uppgifter om fysisk eller juridisk persons identitet samt uppgifter om taxeringsår, beskattningsår, inkomstår och redovisningsperiod. 
 För såväl handlingar i elektroniska akter som andra uppgifter i regionala skatteregister gäller dessutom att regeringen eller den myndig- het som regeringen bestämmer får meddela föreskrifter om undantag från bestämmelserna om gallring i skatteregisterlagen. I skatteregister- förordningen finns föreskrivet undantag från gallringsbe stämmelserna i fråga om elektroniska handlingar som avser aktiebolag eller ekonomiska föreningar som har taxerats i vissa angivna län. 
  
 3.1.3 
  
 Taxeringsuppgiftsregistret 
  
 I samband med att den förenklade självdeklarationen infördes vid 1987 års taxering inrättades ett taxeringsuppgiftsregister enligt 42 § taxerings- förord ningen (1957:513). Anledningen var att den förenklade dek- larationen inte innehöll något egentligt under lag, eftersom den skatt- skyldige endast med kryss i rutor markerade att kontrolluppgifterna från arbetsgivaren var korrekta. De uppgifter som behövdes som under lag skulle i stället finnas hos de lokala skattemyndigheterna i ett taxerings- uppgiftsregister över skatt skyldiga som taxerats på grundval av en förenklad deklaration. 
 Fr.o.m. taxeringsåret 1991 infördes ett nytt taxerings för farande, var- vid innehållet i skattelängderna – vilka numera helt har slopats – för änd- rades på så sätt att resultat av skatte myndigheternas ompröv ningar och beslut om taxeringsåtgär der efter domstols dom inte längre framgick. Sådana uppgifter skulle i stället framgå av taxeringsuppgiftsregistret, som kom att användas vid bl.a. omräkningar till följd av änd rade taxerings- eller debiteringsbeslut. 
 I 16 § taxeringsförordningen (1990:1236) föreskrivs att skattemyn- digheterna för varje taxeringsår skall upprätta ett taxeringsuppgifts- register. Ett sådant register skall innehålla identifikationsuppgifter som namn, personnummer eller organisationsnummer, uppgifter från kon- trolluppgifter avseende inkomst av tjänst, inkomst av kapital och avgift 
  
 SOU 1999:105 
 Register hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och Tullverket  
 149 
  
 för pensionsförsäkring, uppgifter om intäkter och avdrag i varje in- komstslag vid taxering till statlig och kommunal inkomstskatt, uppgifter om allmänna avdrag samt uppgifter om utgående och ingående mervärdesskatt när denna redovisas i särskild självdeklaration. I re gistret skall även finnas administrativa och tekniska uppgifter som behövs för beskattningen. Även uppgifter om beslut om beskattning som myndig- heten har fattat skall registreras. Registret får även innehålla be slut som fattats av andra skattemyndigheter, om de avser skattskyldiga som är folkbokförda i en kommun inom regionen. 
 De uppgifter som skall finnas i ett taxeringsuppgiftsregister får även föras inom ramen för skatteregister, vilket också görs. Någon dubbel- lagring förekommer dock inte. I princip är de ovan nämnda uppgifterna sammanhållna i ett tekniskt avskilt register. Vissa uppgifter, t.ex. namn och adress, lagras dock i andra delar av skatteregistret. Uppgifter i taxe- ringsuppgiftsregistren gallras inte och härigenom bevaras de uppgifter som motsvarar uppgifterna i de gamla skattelängderna. 
  
 3.1.4 
  
 Fastighetstaxeringsregister 
  
 I kungörelsen (1967:497) om vissa register hos folkbokförings myndighet över fastig heter och skattskyldiga angavs att länsstyrelsen på magnet- band skulle föra register över fastigheterna i länet (fastighetsband). Sådana register förs numera – med hjälp av automatisk databehandling – enligt 6 kap. 8 § fastighetstaxeringsförordningen (1993:1199) länsvis av skattemyndigheten i respektive region (regionala fastighetstaxerings- register). 
 Datainspektionen har efter anmälan meddelat föreskrifter  
 (1997-02- 
  26, dnr  
 42--65-97) 
  för de regionala fastighetstaxeringsregistren. Av des- sa föreskrifter framgår att registren skall utgöra underlag för fas tig- hetstaxering samt användas för att aktua lisera och komplettera uppgifter om fastigheter i andra myndigheters register. Fastighetstaxerings- registren får innehålla uppgifter om fastighetsidentiteter – dvs. fastig- hetsbeteckning, församling, kommun och valdistrikt – uppgifter om slag av taxeringsenhet, lagfartsuppgifter, t.ex. ägare, köpare och säl jare, samt tekniska uppgifter och värdeuppgifter om fastigheten. Registren utgör även ärendehanteringssystem, och får innehålla bildfångade handlingar av fastighetsdeklarationer och andra handlingar som sänts in av enskilda. 
 Uppgifterna i registren kommer från flera uppgiftslämnare, som fastighetsregistermyndighet, Statistiska centralbyrån, Lantmäteriverket, byggnadsnämnder, länsstyrelser, förvaltnings domstolar och fastighets- ägarna själva. De uppgifter som lämnas är bl.a. ändringar i fastighets- indelning, lagfartsuppgifter, bygglov, domar avseende fastighetstaxering 
  
 150  
 Register hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och Tullverket  
 SOU 1999:105 
  
 samt fastighetsdeklarationer. Uppgifter i registren lämnas även ut till flera myndigheter, bl.a. Riksförsäkringsverket som får uppgifter om fastighet, ägare och bostadsyta. 
 Av Datainspektionens föreskrifter framgår att de årsbundna re gistren skall bevaras i tolv år efter utgången av aktuellt taxeringsår. Beva- randetiden har i anmälan till inspektionen motiverats med att uppgifterna kan behövas vid överklagande av beslut i ärenden om såväl fastighetstaxering som inkomsttaxering. 
  
 3.1.5 
  
 Punktskatteregistret 
  
 Datainspektionen meddelade den 6 juli 1983 (dnr  
 527-83) 
  tillstånd för Riksskatteverket att föra ett punktskatteregister, som skulle användas för diarieföring, bokföring, skatteadministration, revision, betalnings kontroll och skattekontroll. Den 23 mars 1993 (dnr  
 9701-93/866) 
  beslutade Datainspektionen efter ansökan från Riks skatteverket om utvidgning av tillståndet för punktskatteregistret. Detta skedde i sam band med att ansvaret för punkt skatteverksamheten övergick från Riksskatte verkets beskattningsavdelning i Ludvika till Skattemyndigheten i Kopparbergs län, numera Skattemyndigheten i Gävle, vilken myndighet är registeransvarig. Rent faktiskt hanteras beskattningsarbetet av Särskilda skattekontoret i Ludvika. Registret kom efter överflyttningen från Riks- skatteverket att benämnas  
 Besluts-, 
  Redovisnings- och Informa- tionssystem för det Särskilda skattekontoret (BRIS). 
 BRIS används för diarieföring och handläggning av ärenden gäl lande punktskatter samt vissa återbetalningar av energiskatter och mer- värdesskatt. De skatteslag som hanteras i BRIS är dels alla  
 EU-har- 
  moniserade skatter som alkoholskatt, tobaksskatt, skatt på olja, gasol, metan och bensin (angående alkohol, tobak och mineraloljor; se även av- snitt 3.1.6) samt många övriga skatteslag, som t.ex. svavelskatt, reklamskatt, roulettskatt och artistskatt. 
 Registret innehåller ett flertal identifikationsuppgifter, som person- nummer eller organisationsnummer m.m., uppgifter om juridisk verk- samhetsform och redovisningsperioder samt ett antal uppgifter av tek- nisk eller administrativ karaktär. Vissa av uppgifterna hämtas in från det centrala skatteregistret. 
 Terminalåtkomst till registret har i huvudsak begränsats till Skatte- myndigheterna i Gävle, Stockholm, Göteborg och Malmö. De tre sist- nämnda skattemyndigheterna genomför på uppdrag av Skattemyndig- heten i Gävle punktskatterevision. Någon revisionsverksamhet före kom- mer inte på Särskilda skatte kontoret i Ludvika. Även Riksskatte verket 
  
 SOU 1999:105 
 Register hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och Tullverket  
 151 
  
 och Tullverket har terminalåtkomst, men endast beträffande de EG- harmoniserade skatterna på alkohol, tobak och mineralolja. 
 Gallringsfristerna för uppgifter i registret varierar beroende på upp- gifternas karaktär. Grundläggande basuppgifter om personer samt upp- gifter om deklarationer skall gallras fyra år efter utgången av det år då personen avregistrerades för skatt skyldighet respektive det år då dekla- rationsperioden gick ut. För uppgifter av mer administrativ karaktär gäl- ler kortare gallringsfrister. 
  
 3.1.6 
  
 Alkohol-, 
  
  tobaks- och energiskatteregistret 
  
 SEED-register 
  
 I samband med att Sverige den 1 januari 1994 gick med i Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES) och senare blev medlem i EU, in- leddes en långtgående anpassning till  
 EG-rätten. 
  Ett område där EU:s strävan till samordning är stor är frågan om punktskatter på alkohol, tobak och mineraloljor. I rådets direktiv 92/12/EEG – jämte ett flertal andra direktiv – regleras beskattningsförfarandet på området. I artikel 15 a anges att myndigheterna i varje medlemsstat skall införa en elek- tronisk databas som skall innehålla register över godkända upplags- havare samt över de lokaler som är godkända som skatte upplag. Detta krav från EU har Sverige uppfyllt genom bestämmelser om register i lagen (1994:1563) om tobaksskatt, lagen (1994:1564) om alkoholskatt samt lagen (1994:1776) om skatt på energi. 
 I 36 § lagen om tobaksskatt, 36 § lagen om alkoholskatt samt 6 kap. 11 § lagen om skatt på energi anges att beskattningsmyndigheten – Skattemyndigheten i Gävle (Särskilda skattekontoret i Ludvika) – med hjälp av automatisk databehandling skall föra register över personer som har godkänts som upplagshavare eller som är registrerade varumottagare samt över godkända skatteupplag. Uppgifterna enligt de tre lagarna har inordnats i ett gemensamt register (System for the Exchange of Excise Data, SEED). Ändamålet med registret är att till handahålla skatt- skyldiga och behörig myndighet i Sverige eller ett annat  
 EU-land 
  uppgifter om sådant godkännande och sådan registrering som nämnts ovan. I övriga  
 EU-länder 
  finns motsvarande register. 
 Registret skall innehålla uppgifter om bl.a. den registrerades namn, registreringsnummer och adress, skatteupplagens registreringsnummer och adress samt vilken kategori av varor som den registrerade får ta emot eller som får lagras på skatteupplaget. Uppgifterna får hämtas in från andra register som förs hos beskattnings myndigheten. Dessutom 
  
 152  
 Register hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och Tullverket  
 SOU 1999:105 
  
 skall registret innehålla motsvarande uppgifter som har inhämtats från ett annat  
 EU-land. 
  
 Regeringen, eller den myndighet regeringen bestämmer, får medge att enskilda och myndigheter inom landet får ha terminalåtkomst till registret. Enligt förord ningen (1994:1614) om alkoholskatt, förord ningen (1994:1613) om tobaksskatt samt för ordningen (1994:1784) om skatt på energi får Riksskatteverket samt Skattemyndigheterna i Gävle, Stockholm, Göteborg och Malmö ha terminal åtkomst till registret. Även Tullverket får ha sådan åtkomst till registret  
 .  
 I lagen om tobaksskatt, lagen om alkoholskatt samt lagen om skatt på energi anges vidare att uppgifter i registret får lämnas ut på medium för automatisk data- behandling till en behörig myndighet i ett annat  
 EU-land. 
  
 Uppgifter i registret om upplagshavare, registrerade varumottagare och godkända skatteupplag skall gallras sju år efter utgången av det kalenderår då upplagshavaren eller varumottagaren registrerades. 
 Early Warning System (EWS) 
 I anslutning till  
 SEED-registren 
  förbereds ett regelverk för kontroll av transporter av sprit och cigaretter mellan medlemsstaterna. Kontroll- systemet (Early Warning System, EWS) baseras på ett förslag från en högnivågrupp inom EU som har kart lagt svagheter beträffande de har- moniserade punktskatterna. Tanken med systemet är att ledsagardoku- ment skall skickas från avsändaren av produkterna till en behörig myn- dighet i avsändarens hemland. Efter riskanalys skall dokumenten sedan skickas vidare till en behörig myndighet i mottagarlandet, t.ex. på elek- tronisk väg. Riksskatteverket är behörig myndighet för denna verk sam- het i Sverige. 
 I förordningen (1994:1613) om tobaksskatt och i förordningen (1994:1614) om alkoholskatt anges att behandlingen av uppgifterna skall kunna ske på automatiserad väg och att uppgifterna skall lämnas ut till Tullverket samt till beskattningsmyndigheten, i praktiken det särskilda skattekontoret i Ludvika, eftersom skatteförvaltningen och Tullverket har ett delat kontrollansvar på punktskatteområdet. 
 Införandet av EWS är det första steget på väg mot ett planerat ge- mensamt kontrollsystem på punktskatteområdet inom EU. Högnivå- gruppen har föreslagit att det skall införas ett datoriserat kontrollsystem som skall omfatta samtliga harmoniserade punktskatter, dvs. punkt- skatter på alkohol, tobak och mineraloljor. Tanken med det datoriserade kontrollsystemet är att samtliga förflyttningar av varor skall kunna kon- trolleras elektroniskt genom att avsändande upplagshavare, innan tran- sporten lämnar upplaget, skall lämna information om detta till det dato- 
  
 SOU 1999:105 
 Register hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och Tullverket  
 153 
  
 riserade kontrollsystemet. Informationen går därefter både till motta- garen och berörda myndigheter. 
  
 3.1.7 
  
 Projektregister och andra tillståndsregister m.m. 
  
 Inom skatteförvaltningen förs ett antal personregister som inte är för- fattningsreglerade, utan för vilka Datainspektionen har gett särskilt till- stånd. Sedan personuppgiftslagen trädde i kraft den 24 oktober 1998 behandlas personuppgifter även enligt den lagen. De ändamål för vilka behandling utförs med stöd av person uppgiftslagen är nästan ute slutande skatteförvaltningens verksamhet med revision och annan kontroll. Nedan följer en genomgång av några av de viktigare registren för vilka Datainspektionen har meddelat tillstånd. 
 Projektregister 
 Datainspektionen har meddelat flera tillstånd för skattemyndigheterna eller Riksskatteverket att föra tillfälliga personregister, s.k. projekt- register. De har främst använts för urval för revision eller annan kon- troll. I vissa fall har tillstånden medgivit sambearbetning med det centra- la skatteregistret. Det ojämförligt största pro jektregistret kallas KI- projektet och bakgrunden till det är att Riksskatteverket år 1996 för delade en del av extra tilldelade medel – avseende kontrollverksamhet – till fyra riksprojekt där ett flertal skattemyndigheter skulle vara involverade i kontrollarbetet. Efter ansökan meddelade Datainspektionen (beslut  
 1996-09- 
  13, dnr  
 3267-96) 
  Riksskatteverket tillstånd att föra personregist ret  
 KI-pro- 
  jektet, med ändamål att framställa underlag för bedömning av om skatte- kontroll skall företas beträffande entre prenörer och underentreprenörer som har anlitats för arbete som gäller Arlanda banan, Mälarbanan, Simmons landsbanan och Öresunds förbindelsen. Tillståndet har senare utökats och omfattar nu även svenska företags medverkan i arbete med byggandet av Gardemoens flygplats och Rikshospitalet i Oslo (Datainspektionens beslut  
 1998-02-06, 
  dnr  
 172-98). 
  Tillståndet är tidsbegränsat och gäller enligt sin ordalydelse till utgången av år 2003. 
 Insamling av uppgifter till  
 KI-projektet 
  sköts av Riksskatteverket, som förelägger de inblandade företagen att komma in med kontroll- uppgifter avseende bl.a. utbetalningar som gjorts till underentreprenörer som utfört arbeten i något av riksprojekten. Dessa skall i sin tur komma in med uppgifter om sina underleverantörer osv. Insamlingen sker konti- nuerligt efter hand som projekten fortgår. Härutöver inhämtas ett stort antal uppgifter från det centrala skatteregistret, t.ex. identifikationsupp- 
  
 154  
 Register hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och Tullverket  
 SOU 1999:105 
  
 gifter, uppgifter om redovisningsperioder, uppgifter om konkurs och förekomst i kronofogdemyndigheternas register, deklarerade uppgifter samt kontrolluppgifter för anställda. De uppgifter som inhäm tas från företagen avstäms maskinellt mot relevanta uppgifter i skatteregistret. Resultatet av en sådan bearbetning kan sedan kombineras med andra bearbetningar. 
 Av Datainspektionens tillstånd framgår att när datamedier som inne- håller personuppgifter byts ut – eller inte längre skall användas – skall uppgifterna raderas så att de inte kan återskapas. Alternativt skall data- medierna förstöras. 
 Gåvoskatteregister 
 Skattemyndigheterna är enligt lagen (1941:416) om arvsskatt och gåvo- skatt beskattningsmyndigheter, och har i denna egenskap bl.a. att se till att skattskyldiga lämnar gåvodeklaration samt att fastställa och uppbära gåvoskatt. Som ett hjälpmedel i detta arbete för samtliga skattemyn dig- heter gåvoskatteregister med tillstånd från Data inspektionen (slutligt be- slut  
 1994-03-14, 
  dnr  
 3276--3299-92). 
  
 Gåvoskatteregistren har till ändamål att utgöra hjälpmedel vid hand- läggningen av gåvodeklarationsärenden och s.k. anmälningsärenden, dvs. hanteringen av till skattemyndigheterna inkomna uppgifter om för- hållanden som eventuellt kan föranleda skyldighet att avge gåvodekla- ration. Registren får innehålla uppgifter om bl.a. gåvogivares och gåvo- tagares identitet, tidpunkt för gåvan samt dess värde. Genom Datain- spektionens beslut den 25 oktober 1996 (dnr  
 3499--3522-96) 
  får numera även vissa uppgifter som inhämtas från fastighetstaxerings registren – om överlåtelser i form av gåva och s.k. släktköp – regi streras i gåvo- skatteregistren. Förutom vissa identitetsuppgifter rör det sig om uppgifter om typ av fång, eventuell köpe skilling och taxeringsvärde. 
 Personuppgifter i deklarationsärenden skall gallras efter 12 år. I anmälningsärenden skall personuppgifter gallras efter viss tid, t.ex. från det att en deklaration kom in. För uppgifter som hämtats in från fastig hets- taxeringsregistren gäller den specialbestämmelsen att uppgifter om förvärv som inte är gåvoskattepliktiga skall gallras omedelbart när detta förhållande har konstaterats. 
 Användande av automatisk databehandling vid taxeringsrevision 
 I samband med en mer allmän översyn av bestämmelserna om taxe rings- revision ansågs det nödvändigt att införa be stämmelser som tilllåter att allt material som en skattskyldig har om sin verksamhet granskas av skattemyndigheten, dvs. även sådana upptagningar på medium för 
  
 SOU 1999:105 
 Register hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och Tullverket  
 155 
  
 automatisk databehandling som är personregister i datalagens mening (prop. 1987/88:65). Lagstiftningen gav skattemyndigheterna möj lighet att på plats granska den skattskyldiges personregister med hjälp av dennes tekniska utrustning. Ett problem ansågs vara att de bearbetningar som granskaren utför i den reviderades register inte enligt datalagen innebär att granskaren eller den myndighet han arbetar på (dvs. skatte- myndigheten) blir registeransvarig. Granskaren är därmed inte heller utan vidare bunden av villkor som avser den registeransvariges använd- ning av registret. 
 För att säkerställa skyddet för den personliga integri teten vid be- arbetningar i samband med sådana revisioner infördes därför lagen (1987:1231) om automatisk databehandling vid taxeringsrevision, m.m. som ett komplement till bestämmelserna i datalagen. I den lagen gavs Datainspektionen möjlighet att meddela föreskrifter om bl.a. vilka per- sonuppgifter som får göras till gängliga, om utlämnande och annan an- vändning av personuppgift samt om bevarande och gallring av person- uppgifter. 
 I och med införandet av personuppgiftslagen förändrades situa tionen. Definitionen av personuppgiftsansvarig skiljer sig nämligen från datalagens definition av registeransvarig. Enligt personuppgiftslagen till- kommer ansvaret den som ensam eller tillsammans med andra bestäm- mer ändamålet med och medlen för behandlingen av person uppgifter. Vid en revision är det skattemyndigheten som bestämmer ända målet med den aktuella behandlingen, och det är därför myndig heten som blir personuppgiftsansvarig. Det innebär att myndigheten direkt åläggs de skyldigheter som enligt personuppgiftslagen åligger en per- sonuppgiftsansvarig. Regeringen fann därför att det inte längre fanns något direkt behov av en särskild reglering av  
 ADB-revisioner 
  m.m. (prop. 1998/99:34 s. 68). Lagen om automatisk databehandling vid taxe- ringsrevision, m.m. upphörde också att gälla vid utgången av mars 1999. Äldre bestäm melser får dock tillämpas på behandlingar som på börjades före den tidpunkten. 
  
 3.1.8 
  
 Register i brottsbekämpande verksamhet 
  
 Vid sidan av de register som förs för skatteförvaltningens fiskala verk- samhet finns också register som används i brottsbekämpande verksam het som skattemyndigheterna bedriver med stöd av lagen (1997:1024) om skattemyndigheters medverkan i brottsutredningar. Bestämmelser om dessa register finns i lagen (1999:90) om behandling av personuppgifter vid skattemyndigheters medverkan i brottsutredningar, som trädde i kraft den 1 april 1999. Enligt den lagen ges skattemyndigheterna rätt att 
  
 156  
 Register hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och Tullverket  
 SOU 1999:105 
  
 behandla personuppgifter vid bl.a. förundersökningar. Lagen ger även skattemyndigheterna rätt att föra underrättelseregister för att ge under lag för beslut om särskilda under sökningar avseende allvarlig brottslig verksamhet och för att underlätta tillgången till allmänna uppgifter med anknytning till underrättelseverksamhet. 
  
 3.2 
  
 Register i skatteförvaltningens folk- bokförings v 
  
 erksamhet 
  
 I avsnitt 3.1.1 redogör vi kortfattat för skatteförvaltningens orga nisato- riska indelning och för dess ansvarsområden. Under förvaltningens an- svar faller bl.a. frågor om folkbokföring. 
 Folkbokföringen i Sverige har under lång tid skötts av kyrkan ge nom förandet av kyrkoböcker och husförhörslängder. Under  
 1900-talet 
  har uppgiften dock successivt förts över till skatteförvaltningen. Först delades ansvaret upp mellan Svenska kyrkan och skatteförvaltningen på så sätt att kyrkobokföringen (den löpande folkbokföringen) sköttes av pastorsexpeditionerna medan de lokala skattemyndigheterna ansvarade för mantals skrivningen. Sedan den 1 juli 1991 ligger ansvaret för folk- bokföringen helt på skatte för valtningen. Då fördes den löpande folk- bokföringen över från pastors expeditionerna till de lokala skattekonto- ren. 
  
 3.2.1 
  
 Allmänt om folkbokföringsverksamheten 
  
 Målet för folkbokföringen är att för olika samhällsfunktioner tillhanda- hålla fullständig och korrekt basinformation. Folkbokföringsuppgifter är av stor betydelse inom statlig verksamhet, bl.a. för att skatte- och bi- dragssystemen skall få den verkan som statsmakterna avser, och det är därför viktigt att folkbokföringen speglar befolk ningens verkliga bosätt- ning. Den viktigaste förutsättningen för att uppgifter om bo sättning skall kunna återges korrekt är att allmänheten frivilligt medverkar i verksam- heten genom att meddela skattemyndigheterna vid flyttning och lämna riktiga uppgifter om sin bosättning. Skattemyndigheten har dock ett ansvar för att närmare ut reda de korrekta bosättningsför hållandena när det råder osäkerhet i frågan. 
 Bestämmelser om folkbokföring finns främst i folkbokföringslagen (1991:481). Enligt den lagen avses med folkbokföring fastställande av en persons bosättning samt registrering av uppgifter om identitet, familj och andra förhållanden som enligt lagen (1990:1536) om folk bokfö- 
  
 SOU 1999:105 
 Register hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och Tullverket  
 157 
  
 ringsregister får förekomma i sådant register. De ärenden som skatte- myndigheternas folkbokföringsenheter handlägger har emellertid sin m- ateriella grund även i annan lagstiftning. Som exempel kan nämnas äktenskapsbalken i frågor om prövning av äktenskapshinder och namn- lagen (1982:670) i frågor om namnändring, m.m. 
  
 3.2.2 
  
 Folkbokföringsregister 
  
 Under  
 1960-talet 
  moderniserades folkbokföringsverksamheten genom att datoriserad hantering infördes. Inom verksamheten tillskapades ett regionalt personredovisningssystem (länsregister) som fördes med hjälp av automatisk databehandling samt, genom löpande sambearbetning av dessa register, även ett s.k. riksaviseringsband. Genom tillkomsten av lagen om folkbokföringsre gister – och den därtill hörande för ordningen (1991:750) om folkbokföringsregister m.m. – infördes ett modernare system för datoriserad hantering inom folkbokföringen. 
 Tillämpningsområde och ändamål 
 Lagen om folkbokföringsregister tillåter att det inom skatteförvalt ningen, med hjälp av automatisk databehandling, förs ett lokalt folk- bokföringsregister för varje lokalt skattekontors verksam hetsområde och ett centralt referensregister för hela landet. Denna uppdelning föl jer av att de lokala registren används för den egentliga folkbok förings- verksamheten, vilken enligt ett principbeslut av riksdagen skall skötas på lokal nivå (prop. 1986/87:158, SkU 1987/88:2, rskr.2). Beslut i folkbokföringsärenden fattas vid det skatte kontor inom vars område den aktuella personen är eller senast har varit folkbokförd. Det centrala registret används främst som en stödfunktion för skattekontoren i deras folkbokföringsverksamhet, genom att förse kontoren med t.ex. upp gifter om namn och adress avseende personer som är folkbokförda utan för res- pektive skattekontors område. 
  
 Ändamålsbeskrivningen för  
 de lokala folkbokföringsregistren  
 styrs av folkbokföringens egentliga syften. Uppgifter från folkbokföringen ligger till grund för flera viktiga rättsförhållanden, såsom rösträtt, skatt- skyldighet och skolplikt. Vidare kan det förhållandet att någon t.ex. är folkbokförd i Sverige utgöra grund för rätt till olika sociala förmåner. Ett av ändamålen med registren är därför att de skall användas för sam- ordnad registerföring av identifieringsuppgifter för fysiska perso ner och av andra folkbokföringsuppgifter. 
  
 De lokala registren är dessutom ett nödvändigt hjälpmedel vid pröv- ningen av olika ärenden inom folkbokföringen och får därför enligt 
  
 158  
 Register hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och Tullverket  
 SOU 1999:105 
  
 ändamålsbeskrivningen användas för handläggning av folkbokförings- ärenden. Som ytterligare ändamål anges fram ställning av personbevis och andra registerutdrag, fullgörande av för fattningsreglerad under- rättelseskyldighet samt uttag av folklängder och andra uppgiftssamlingar för för varing hos statliga arkivmyndigheter. Slutligen får registren an- vändas för pla nering och tillsyn av folkbokföringsverksamheten. 
  
 Syftet med  
 det centrala referensregistret  
 hänger nära samman med de restriktioner som gäller för terminalåtkomst mellan olika lokala re- gister (se mer om detta nedan). Ett lokalt register måste nämligen ibland kompletteras med uppgifter från ett annat register och därför behövs ett centralt register med vissa grundläggande referensuppgifter som alla folkbokföringsmyndigheter har tillgång till, t.ex. för att möj liggöra lokalisering av personer som är folkbokförda utanför ett viss skattekontors verksamhetsområde. 
  
 Ändamålsbeskrivningen för referensregistret sammanfaller i stort med den för de lokala registren, men är på grund av det annorlunda syftet något inskränkt. Referensregistret får således inte användas för samordnad registerföring av folkbokföringsuppgifter eller fullgörande av författnings reglerad underrättelseskyldighet. Däremot får det användas för handläggning av folkbokföringsärenden, t.ex. till delning av person- nummer, för fram ställning av personbevis i den mån det är möjligt med den begränsade informationen i registret samt för planering och tillsyn av verksamheten. 
 Registeransvar 
 I datalagen anges att den är registeransvarig för vars verksamhet ett personregister förs, om han eller hon förfogar över registret. De lokala folkbokföringsregistren förs i prak tiken av skattekontoren, som också förfogar över dem. Kontoren är dock inte egna myndigheter utan ingår i skattemyndigheten i regionen. I lagen om folkbokför ingsregister anges därför uttryckligen att det är skatte myndigheten som är registeransvarig för det eller de lokala register som förs inom myndighetens verk samhets- område. 
 Skattemyndigheterna är dessutom registeransvariga för det centrala referensregistret. En uppdelning har gjorts så att varje skattemyndighet ansvarar för de uppgifter i registret som avser en person som är eller har varit folkbokförd inom myndighetens verksamhetsområde. Detsam ma gäller för uppgifter om personer som utan att vara folkbokförda i Sverige tilldelas ett personnummer av myndigheten. 
  
 SOU 1999:105 
 Register hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och Tullverket  
 159 
  
 Registerinnehåll 
 Utgångspunkten för vilka uppgifter de lokala folkbokföringsregistren får innehålla är att ett sådant register endast skall ta upp de personer som för tillfället är folkbokförda inom registerområdet (se prop. 1990/91:53 s. 23). I vissa fall görs dock undantag. Det gäller uppgifter om personer som har avregistrerats för att de t.ex. har avlidit. Även för att familjerättsliga samband skall kunna redovisas görs avsteg från grund- principen, dvs. personer med familjesamband till någon som är folkbokförd inom registerområdet registreras oavsett var de är folkbok- förda. 
 De uppgifter om personer – som är eller har varit folkbokförda inom ett verksamhetsområde – som får finnas i de lokala registren är födelse- tid och födelseort, personnummer, namn och adress, medborgarskap och civilstånd. Vidare får registrering göras av uppgifter om folkbok- föringsfastighet, lägenhetsbeteckning och folkbok föringsort. För fast- ställande av familjerättsliga samband får för en person även anges uppgifter om make, barn, föräldrar och vårdnadshavare eller annan per- son som den registrerade har samband med inom folkbokföringen samt om sådana samband är grundade på adoption. Anteckningar får också göras om inflyttning från utlandet samt om avregistrering vid dödsfall, dödförklaring, utflyttning till utlandet, obefint lighet och beslut om fingerade personuppgifter. Slutligen får det finnas uppgifter om grav- sättning, vissa anmälningar enligt vallagen (1997:157) samt uppgifter som den 30 juni 1991 var antecknade i de personakter som var grund- dokument inom kyrkobokföringen. De sistnämnda personakterna kunde, förutom rena identifikationsuppgifter, innehålla uppgifter om bl.a. yrke, föräldrars civilstånd vid barns födelse och dödsorsak. De upp gifter från personakterna som registreras är dock främst sådana som utgör grund för andra registrerade uppgifter 
 I  
 det centrala referensregistret  
 finns betydligt färre uppgifter om varje person. I motiven till lagen om folkbokföringsregister sägs skälen för detta vara att registrets funktion i huvudsak är att underlätta skatte- kontorens lokalisering av personer som inte är folkbokförda inom verk- samhetsområdet samt utgöra bas för personnummer tilldelning (prop. 1990/91:53 s. 26). De uppgifter om personer – som är eller har varit folkbokförda i Sverige eller som annars tilldelats personnummer – som får finnas i registret är person nummer och grunden för tilldelningen av numret samt de senast registrerade uppgifterna om namn och avregi- strering från folkbokföringen. Det framgår även från vilket lokalt re- gister uppgifterna har hämtats. 
 För såväl de lokala folkbokföringsregistren som det centrala refe rens- registret gäller vidare att det får finnas uppgifter om tidpunkter för de 
  
 160  
 Register hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och Tullverket  
 SOU 1999:105 
  
 registrerade förhåll andena samt sådana tekniska och administrativa uppgifter som behövs för att till godose ändamålen med registren. 
 Terminalåtkomst 
 Ursprungligen förekom terminalåtkomst till ett  
 lokalt folkbokförings- register  
 endast hos det skattekontor för vars verksamhetsområde re- gistret fördes. Skatte myndigheten hade alltså inte generellt terminal- åtkomst till de register som fördes av de olika skattekontoren i länet. Detta motiverades med att det från integritetssynpunkt var viktigt att åtkomsten till ett lokalt register inte var vidare än vad som behövdes för verksamheten. Efter en avvägning mellan integritetsskydd och effektivi- teten inom verksamheten befanns den naturliga utgångspunkten således vara att införa sådana begräns ningar att ett skattekontor endast hade terminalåtkomst till sitt eget register (prop. 1990/91:53 s. 28). 
 Denna ordning – där terminalåtkomsten inte följde registeransvaret – visade sig emellertid hindra en effektiv handläggning av folkbokförings- ärenden och försvåra skattemyndigheternas uppgift att leda och fördela arbetet mellan skattekontoren (prop. 1995/96:56 s. 17). För att underlätta ärendehanteringen tillåts numera en skattemyndighet – in- begripet skattekontoren i regionen – att ha terminalåtkomst till samtliga de lokala folkbokföringsregister som förs av skatte kontor inom skatte- myndighetens verksamhetsområde. 
 För  
 det centrala referensregistret  
 gäller, och har hela tiden gällt, att samtliga skattemyndigheter får ha terminalåtkomst. Någon inskränk ning i åtkomsten har inte ansetts behövlig med hänsyn till det fåtal slag av uppgifter som finns i registret. 
 Utlämnande av uppgifter på medium för automatisk databehandling 
 Uppgifter i lokala folkbokföringsregister och referensregistret får läm nas ut på medium för automatisk databehandling endast om det är sär skilt föreskrivet i lag eller annan författning. Föreskrifter om sådant ut- lämnande finns i förordningen om folkbokför ingsregister m.m. I de fall utlämnande av uppgifter regleras i förordningen, får utläm nandet göras på medium för automatisk databehandling. Det gäller t.ex. uppgifter till Riksskatteverket och Lantmäteriverket samt underrättelser till bl.a. White tistiska centralbyrån, Patent- och registreringsverket och Socialstyrelsen. 
  
 SOU 1999:105 
 Register hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och Tullverket  
 161 
  
 Sökbegrepp 
 Frågan om vilka sökmöjligheter som skall få finnas i ett personregister har ansetts vara av stor betydelse från integritetssynpunkt. I motiven till lagen om folkbokföringsregister ansågs dock att hänsyn självfallet skall tas även till kravet på en effektivt och rationellt bedriven folkbokförings- verksamhet (prop. 1990/91:53 s. 34). I fråga om folkbokföringsregistren har man valt att uttömmande i lagen ange vilka sök begrepp som är tillåtna. 
 De sökbegrepp som är tillåtna vid sökning i  
 de lokala folkbok- föringsregistren  
 är till stora delar desamma som de uppgifter vilka får finnas i registret (se ovan om registerinnehåll). Vissa begränsningar har dock gjorts av integritetsskäl. Det är inte tillåtet att som sök begrepp an- vända en persons födelseort eller medborgarskap och inte heller rela- tionsbegrepp som urskiljer adoptivförhållanden från biolo giska relatio- ner. Detsamma gäller uppgifter om avregistrering, gravsättning eller an- mälningar enligt vallagen. Slutligen får som sökbe grepp inte användas sådana särskilda uppgifter som är överförda från kyrkobok föringens personakter. 
 Vid sökning i  
 det centrala referensregistret  
 får som sökbegrepp an- vändas endast uppgifter om personnummer, namn och avregistrering. 
  
 3.2.3 
  
 Handläggningsregister 
  
 Skattemyndigheterna får för att handlägga folkbokföringsärenden föra ett särskilt handläggningsregister för varje skattekontors verksamhets- område. Bestämmelser om registren finns i förordningen om folk bok- föringsregister m.m. Handläggnings registren används dels för att regi- strera folkbokföringshändelser, dels som dagbok för att registrera vissa uppgifter som inte kan registreras i de lokala folkbokföringsregistren. Registren kan även användas för maskinell bevakning av att begärda kompletteringar kommer in i rätt tid. Även andra tidsfrister kan beva kas. Handläggningsregistren får användas även för planering, upp följning och kontroll av folkbokföringsverksamheten samt för f ramställning av registerutdrag i vissa ärenden. Respektive skattemyndighet är register- ansvarig. 
 Handläggningsregistren får innehålla de uppgifter som behövs vid handläggningen av ärenden, t.ex. uppgifter om namn, adress, person- nummer, diarienummer samt datum för registrering i ett folkbokför- ingsregister. Registren innehåller också beslut och dagboksanteckningar i ett ärende, varvid uppgift registreras om datum för åtgärderna samt beslutets eller anteckningens innebörd. I ett handläggningsregister får 
  
 162  
 Register hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och Tullverket  
 SOU 1999:105 
  
 även vissa uppgifter om en person registreras trots att personen aldrig har varit folkbokförd i Sverige. Det gäller bl.a. i ärende om hin ders- prövning, registrering av vigsel samt födelse av barn som inte skall folkbokföras. Dessa ärenden registreras inte i de lokala folkbok förings- registren, utan endast i handläggningsregistren. 
 Uppgifter om namn och adress samt tidsuppgifter får med hjälp av automatisk databehandling hämtas in till ett handläggningsregister hos ett skattekontor från det lokala folkbokföringsregister som förs av det skatte- kontoret samt från det centrala referensregistret. Personnummer får häm tas in från andra handläggningsregister med hjälp av automatisk databehandling. 
 Terminalåtkomst till ett handläggningsregister som förs inom en myn- dighets verksamhetsområde får förekomma endast inom myndig heten. Som sökbegrepp i registren får – med vissa undantag – användas samma uppgifter som vid sökning i ett lokalt folkbokföringsregister (se avsnitt 3.2.2) samt uppgifter om diarienummer. 
  
 3.2.4 
  
 Aviseringsregister 
  
 Tillhandahållande av folkbokföringsuppgifter är ett av de huvudsakliga ändamålen med folkbokföringsverksamheten i stort. Samhällets behov av uppgifter om befolkningen tillgodoses också i stor utsträckning genom uppgifter från folkbokföringen. Uppgiftslämnandet skedde tidi gare främst genom skattemyndigheternas regionala register över be folkningen (personbanden) och det s.k. riksaviseringsbandet. Dessa register var inte författningsreglerade och i stort behov av modernisering. Riksdagen beslutade den 8 juni 1995 att ett nytt register för avisering av folkbok- föringsuppgifter, aviseringsregister, skulle inrättas som ersättning för personbanden och riksaviseringsbandet. 
 Tillämpningsområde, ändamål och registeransvar 
 Inom folkbokföringsverksamheten skall enligt lagen (1995:743) om avi- seringsregister finnas ett register – aviseringsregistret – för till handa- hållande av folkbokföringsuppgifter för hela landet. I motiven till lagen sägs att en viktig aspekt när det gäller skyddet för den personliga integriteten är att de uppgifter som registreras om en person är riktiga och aktuella samt att det är av stort intresse att myndigheter på ett kost- nadseffektivt och säkert sätt får tillgång till de folkbokföringsuppgifter som behövs i verksamheten (prop. 1994/95:201 s. 24). Ett centralt re- gister ansågs ur denna synvinkel ha betydande fördelar. 
 I lagen anges för vilka ändamål aviseringsregistret får användas. Som en naturlig följd av registrets huvudsakliga syfte – att tillgodose myndigheters behov av folkbokföringsuppgifter – sägs att myndigheter 
  
 SOU 1999:105 
 Register hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och Tullverket  
 163 
  
 får använda det för aktualisering, komplettering och kontroll av upp- gifter i personregister som myndigheten är registeransvarig för. Efter som en myndighet även kan behöva information om personer som inte finns i dess egna register, får aviseringsregistret dessutom användas för kontroll och komplettering av andra personuppgifter. Slutligen får myndigheter använda registret för uttag av urval av personuppgifter. Detta för att tillgodose vissa myndigheters särskilda behov, t.ex. inom skolverksamheten för uppgifter om personer i olika åldersgrupper. Även andra än myndigheter kan få utnyttja aviseringsregistret för uttag av urval av uppgifter, dock endast om det särskilt före skrivs av regeringen. 
 Riksskatteverket är registeransvarigt för aviseringsregistret. 
 Registerinnehåll 
 Aviseringsregistret innehåller sådana uppgifter från de lokala folk bok- föringsregistren och det centrala referensregistret som behövs för avi- seringsverksamheten. Utgångspunkten har varit att endast de uppgifter får finnas som behövs för att behovet hos användarna, dvs. myn dighe- terna, av allmänt efterfrågade folkbokföringsuppgifter skall kunna till- godoses (prop. 1994/95:201 s. 27). Av integritetsskäl är innehållet i re- gistret fastslaget genom en uttömmande uppräkning i lagen om avise- ringsregister. 
 De uppgifter om personer – som är eller har varit folkbokförda i landet eller som annars har tilldelats personnummer – som får finnas i registret är personnummer, namn, adress, medborgarskap, civilstånd och födelseort. Vidare får registrering göras av uppgifter om folkbok- föringsfastighet, lägenhetsbeteckning och folkbok föringsort. Även upp- gifter om make, barn, föräldrar och vårdnadshavare får registreras, lik- som anteckningar om datum för inflyttning från utlandet samt om avregistrering tillsammans med upplysning om orsaken till denna. Vidare får det finnas uppgifter om vissa anmälningar enligt vallagen (1997:157), upplysningar om tidpunkter för de registrerade förhållan- dena samt sådana tekniska och administrativa uppgifter som behövs för att tillgodose ändamålen med registret. 
 Aviseringsregistret innehåller till skillnad från de lokala folkbok- föringsregistren (se avsnitt 3.2.1) i princip endast aktuella uppgifter. Innehållet skiljer sig även från de lokala folk bokföringsregistren genom att vissa integritetskänsliga eller för avi sering mindre viktiga uppgifter om bl.a. adoption och gravsättning inte får finnas. 
  
 164  
 Register hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och Tullverket  
 SOU 1999:105 
  
 Terminalåtkomst och utlämnande av uppgifter på medium för automatisk databehandling 
 Enligt lagen om aviseringsregister får uppgifter lämnas ut på medium för automatisk databehandling till varje myndighet som själv har rätt att registrera motsvarande uppgifter. Utlämnande sker på det sätt som de mottagande myndigheterna önskar, vilket innebär att uppgifter läm nas ut på magnetband eller på elektronisk väg. Vid s.k. dator till dator- uppkoppling sker filöverföring i realtid, så att mottagarens register upp- dateras direkt vid inhämtandet. 
 Uppgifter kan lämnas ut på medium för automatisk databehandling även om den mottagande myndigheten inte själv får registrera uppgif- terna, dock endast om utlämnande på så dant medium följer av lag eller förordning eller om regeringen har medgett det. Det är därför möjligt att tillämpa s.k. bruttoavisering, dvs. att en myndighet får ändrings- aviseringar avseende samtliga personer i aviseringsregistret oavsett om de förekommer i den mottagande myndighetens register eller inte. Myn- digheten söker sedan fram uppgifter om personer som finns i dess register, medan uppgifter om övriga personer gallras bort. En lista över vilka myndigheter som får ta emot bruttoaviseringar finns i förord ningen (1996:1298) om aviseringsregister och omfattar bl.a. Rikspolisstyrelsen, Kriminalvårdsstyrelsen och Vägverket. 
 Terminalåtkomst förekommer numera i fråga om ett begränsat antal uppgifter i aviseringsregistret. Myndigheter får, även om de inte själva har rätt att registrera motsvarande uppgifter, ha direktåtkomst till upp - gifter om personnummer, namn, adress, folkbokföringsfastighet, lä gen- hetsbeteckning och folkbokföringsort samt avregistrering från folk bok- föringen. I förarbetena (prop. 1995/96:217 s. 15) anges som skäl för lag- ändringen att direktåtkomst är överlägsen för använd arna när det gäller att få tillgång till aktuella uppgifter samt att åtkomsten kan be gränsas till uppgifter som är av omedelbart intresse för an vändaren. Av integritets- skäl begränsades dock åtkomsten till ovan upp räknade uppgifter, vilka inte bedömdes vara känsliga samtidigt som de är av intres se för nästan samtliga myndigheter som utnyttjar folkbokföringsupp gifter. 
 Regeringen har dock i förordningen om aviseringsregister tillåtit ter- minalåtkomst avseende ytterligare uppgifter för Rikspolisstyrelsen och polismyndigheterna samt skattemyndigheterna. Sistnämnda myndigheter har därigenom tillgång även till upp gifter om civilstånd, make, föräldrar, barn och vårdnadshavare. 
  
 SOU 1999:105 
 Register hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och Tullverket  
 165 
  
 Sökbegrepp 
 De sökbegrepp som är tillåtna vid sökning i aviseringsregistret är till stora delar desamma som de uppgifter vilka får finnas i registret (se ovan om registerinnehållet). Vissa begränsningar har dock gjorts av integritetsskäl. Det är därför inte tillåtet att som sökbegrepp använda en persons födelseort, civilstånd eller datum för inflyttning från utlandet. Medborgarskap tillåts som sökbegrepp endast avseende uppgift om en persons medborgarskap i ett nordiskt land samt uppgift om en person är medborgare i ett  
 EU-land 
  eller inte (unionsmedborgarskap eller icke unionsmedborgarskap). 
 Gallring 
 Huvudprincipen för aviseringsregistret är att uppgifter skall gallras när en ny motsvarande uppgift registreras eller när uppgiften inte längre är aktuell. Vissa uppgifter, t.ex. uppgift om folkbokföringsfastighet och lä- genhetsbeteckning, får dock bevaras i två år efter utgången av det år då ändringen registrerades. Uppgift om rättat personnummer får be varas under den tid som behövs för att tillgodose ändamålet med registret. För uppgift om datum för inflyttning från utlandet gäller en gallringstid på fyra år efter utgången av det år då uppgiften registrerades. När en person avregistreras från folkbokföringen skall de flesta uppgifter gallras. Vissa uppgifter får dock bevaras i tio år efter avregistreringen. 
 Avgifter för tillgång till uppgifter 
 Utnyttjandet av aviseringsregistret är avgiftsbelagt och Riksskatteverket fastställer avgifterna. Vissa myndigheter – bl.a. Rikspolisstyrelsen och Riksför säkringsverket – är dock enligt förordningen om avise rings- register befriade från avgifter när uppgifterna begärs för aktualisering, komplettering och kontroll av uppgifter i ett personregister som förs av den mottagande myndigheten. 
  
 166  
 Register hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och Tullverket  
 SOU 1999:105 
  
 3.3 
  
 Register i skatteförvaltningens och läns- styrelsernas  
 verksamhet med val och folk- omröstningar 
  
 3.3.1 
  
 Allmänt om verksamheten med val och folkomröstningar 
  
 Verksamheten med val och folkomröstningar regleras i vallagen (1997:157), folkomröst ningslagen (1979:369) samt lagen (1994:692) om kommunala folkomröstningar. Enligt vallagen skall det finnas en central, samt regionala och kommunala valmyndigheter. Riksskatteverket är central valmyndighet och länsstyrelserna är regionala valmyndigheter. De valnämnder som skall finnas i varje kommun är kommunala valmyndigheter. De nu nämnda myndigheternas uppgift är att organisera och genomföra valen i Sverige. Av instruktionen för skatteförvaltningen fram går vidare att skattemyndigheterna skall bistå länsstyrelserna i arbetet med de allmänna valen samt upprätta allmän röstlängd och rö stkort. 
  
 3.3.2 
  
 Röstlängdsregister 
  
 I och med ikraftträdandet av den nya vallagen den 1 juni 1997 infördes ett nytt system för röstlängder, som innebar att man gick i från för- farandet med längder med fast giltighetstid. I stället tas röstlängder nu fram endast när det skall hållas val eller folkomröstning. Samtidigt med vallagen trädde en särskild registerlag för framtagning av röstlängder och röst kort i kraft, lagen (1997:158) om röst längdsregister. Härigenom skulle behovet av skydd för enskildas integritet säkerställas när rele vanta uppgifter samlades i personregister. 
 Tillämpningsområde, ändamål och registeransvar 
 Skattemyndigheterna och Riksskatteverket får för vissa i lagen om röst- längdsregister angivna ändamål föra register med hjälp av automatisk databehandling för tillhandahållandet av röst längder för hela landet (röstlängdsregister). Registren förs alltså för såväl skatte myndigheternas som Riksskatteverkets verksamhet. Enligt datalagen är den register- ansvarig för vars verksamhet registret förs, om han eller hon förfogar över det. Registeransvaret för röstlängds registren skulle således vara delat mellan myndigheterna och verket i den omfattning de förfogar över dem. I lagen om röstlängds register finns en bestämmelse som närmare definierar detta ansvar. Medan Riksskatteverket är registeransvarigt för 
  
 SOU 1999:105 
 Register hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och Tullverket  
 167 
  
 samtliga register, ansvarar skattemyndigheterna endast för det register som förs inom myndighetens verksamhetsområde. 
 Enligt 10 § datalagen har en enskild rätt att från den registeransva- rige få underrättelse om innehållet i ett personregister, såvitt av ser personuppgifter som rör honom eller henne. Enligt en särskild be stäm- melse i lagen om röstlängdsregister är dock Riksskatteverket befriad från skyldigheten att tillhandahålla den enskilde uppgifterna. Det är alltså den ansvariga skattemyndigheten som skall lämna underrättelse om innehållet i ett visst röst längdsregister. 
 Som nämnts ovan får ett röstlängdsregister föras endast för vissa an- givna ändamål, nämligen för framställning a v röstlängder och röstkort samt för tillsyn, planering och uppföljning av val eller folkomröst ningar. Dessutom anges särskilt i lagen att registret får användas för framställning av statistik. 
 Registerinnehåll 
 I ett röstlängdsregister får finnas endast uppgifter om personer som kan ha rösträtt vid olika val eller omröstningar i Sverige. Personkretsen ut- görs av svenska medborgare som är minst 18 år på valdagen och som är eller har varit folkbokförda i Sverige. Därutöver förekommer uppgifter om  
 EU-medborgare 
  som fyller 18 år senast på valdagen och som är folkbokförda i Sverige samt andra utlänningar som samman hängande har varit folkbokförda i Sverige tre år i följd före valdagen eller dagen för omröstningen. 
 De uppgifter som får finnas om de nämnda personerna är namn och adress, för samling enligt folkbokföringen samt tillhörighet till svenska kyrkan eller medlemskap i en  
 icke-territoriell 
  församling. För personer som inte är folkbokförda i landet får även datum för utvandring an- tecknas. Uppgifterna hämtas från aviseringsregistret (se avsnitt 3.2.4). Utöver nämnda personuppgifter innehåller ett röstlängdsregister även uppgifter av mer teknisk eller administrativ karaktär, såsom uppgifter om valdistrikt, vallokaler och deras öppettider, adress till valnämnden samt andra sådana uppgifter som behövs för att tillgodose ändamålet med registret. 
 Direktåtkomst och utlämnande av uppgifter på medium för automatisk databehandling 
 Direktåtkomst till röstlängdsregistren är begränsad till de myndigheter som är direkt inblandade i arbetet med val och folkomröstningar, näm li- gen Riksskatteverket som är central valmyndighet, skattemyndigheterna som ansvarar för framställning av röst längder m.m. samt länsstyrelserna 
  
 168  
 Register hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och Tullverket  
 SOU 1999:105 
  
 som är regionala valmyndigheter. För dessa myndigheter är di- rektåtkomsten dock inte begränsad till sin omfattning, utan gäller samt- liga röstlängdsregister. 
 Uppgifter i registren får lämnas ut på medium för automatisk data- behandling endast om det är föreskrivet i lag eller förordning eller om regeringen eller annan myndighet som regeringen bestämmer har medgett detta samt om uppgiften skall användas för fram ställning av statistik. 
 Sökbegrepp 
 Flertalet av de uppgifter som får finnas i registret får användas även som sökbegrepp. Det gäller namn eller personnummer, tillhörighet i svenska kyrkan och medlemskap i en  
 icke-territoriell 
  församling. Upp gifter om medborgarskap tillåts som sökbegrepp endast avseende en persons med- borgarskap i ett nordiskt land samt uppgift om en person är medborgare i ett  
 EU-land 
  eller inte (unionsmedborgarskap eller icke unions- medborgarskap). 
  
 3.3.3 
  
 Kandidatregister 
  
 Riksskatteverket och samtliga länsstyrelser i landet har Datainspektio- nens tillstånd (dnr  
 3416-74, 
 1177--1201-94, 
 1164--85-98) 
  att föra kan- didatregister. Ett kandidatregister får användas för anmälan av kan di- dater till val, för kontroll av valbarhet och valsedelsbeställning samt för den slutliga röst sammanräkningen (valresultat) vid länsstyrelserna och Riksskatteverket. Dessutom anges i tillståndsbeslutet att registret får an- vändas som underlag för statistikuppgifter till Statistiska central byråns valstatistik. Registeransvariga är Riksskatteverket och samtliga läns - styrelser i landet. 
 I kandidatregistren får det finnas vissa uppgifter om de kandidater som har anmälts av partier, såsom personnummer, namn, adress, parti- tillhörighet och andra upp gifter om kandidaterna som finns på valsedlar. Därutöver får registren innehålla uppgifter om valkrets, val nämnd, vallokaler och partiombud m.m. För kontroll av kandidaternas valbarhet får till kandidatregistren dessutom hämtas in vissa uppgifter från lokala folkbokföringsregister, nämligen uppgifter om folk bokföringsort, svenskt eller icke svenskt medborgarskap samt medlemskap i  
 icke-territoriell 
  församling. 
 Sedan 1998 har Riksskatteverket och länsstyrelserna tillstånd att lämna ut uppgifter i kandidatregistren över Internet. Avsikten med detta är att såväl innehåll i valsedlar som uppgifter om valresultat – bl.a. valda ledamöter och ersättare – skall kunna tas fram via Internet. 
  
 SOU 1999:105 
 Register hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och Tullverket  
 169 
  
 3.4 
  
 Register i exekutionsväsendets verk- samhet 
  
 Exekutionsväsendet består av Riksskatteverket som chefsmyndighet samt tio regionala kronofogdemyndigheter. De ämnesområden som för- valtningen har att hantera är frågor om verkställighet enligt utsöknings- balken och andra författningar, indrivning, betalningsföreläggande och handräckning samt skuldsanering. Kronofogdemyndigheterna är dess- utom regionala myndigheter för frågor om tillsyn i konkurs. Grund- läggande bestämmelser om verksamheterna finns i förordningen (1988:784) med instruktion för exekutionsväsendet. 
  
 3.4.1 
  
 Allmänt om exekutionsväsendets verksamhet 
  
 Exekutionsväsendets verksamheter kan delas in på olika sätt. Riks- skatteverkets indelning utgörs av sex verksamhetsgrenar: förebyggande verksamhet, summarisk process, indrivning och annan verkställighet, exekutiv försäljning av fastigheter m.m., tillsyn i konkurs samt skuld- sanering. Kronofogdemyndigheterna har även uppgifter som inte själv- klart går att inordna i de nämnda verksamhetsgrenarna. Nedan följer en kort beskrivning av de olika verksamheterna, dock med en något annor- lunda utgångspunkt i fråga om indelningen. 
 Exekutiv verksamhet (utsökning och indrivning) 
 Kronofogdemyndigheternas uppgift i den exekutiva verksamheten är att handlägga mål enligt utsökningsbalken om verkställighet av domar eller andra exekutionstitlar som innefattar betalningsskyldighet eller annan förpliktelse (utsök ningsmål). Utsök ningsmålen indelas i allmänna och enskilda mål. De allmänna må len avser uttagande av bl.a. böter, viten, skatt, tull och vissa andra belopp som tillkommer staten eller kommu- nerna. För allmänna mål finns särskilda bestämmelser om hand- läggningen i lagen (1993:891) om indrivning av statliga fordringar m.m. Sökanden i allmänna mål, dvs. statliga eller kommunala myndig heter, företräds av kronofogdemyndig heten. Övriga utsökningsmål är en skilda och avser uttag av fastställda fordringar, som t.ex. obetalda underhållsbidrag eller hyror, samt bl.a. avhysningar och återtagande av avbetalningsgods. Sökande i enskilda mål kan vara privat personer, före- tag och banker, men också statliga eller kommunala myndigheter när verkställigheten inte avser fordringar som anges i lagen om indrivning av statliga fordringar m.m. Om en gäldenär inte frivilligt betalar en fordran i ett utsökningsmål kan krono fogdemyndigheterna, i den mån det finns 
  
 170  
 Register hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och Tullverket  
 SOU 1999:105 
  
 tillgångar, besluta om utmätning av gäldenärens egendom eller lön. I allmänna mål kan kronofogdemyndigheterna även ansöka om att en gäldenär skall försättas i konkurs. Under 1998 kom ca 2,5 miljoner allmänna mål och 345 000 enskilda mål in till krono fogdemyndigheterna. 
 Exekutiv för säljning av fast egendom, bostadsrätter, skepp och luft- fartyg anses utgöra en särskild verksamhetsgren för kronofogde myn- digheterna. Även tvångsförsäljning av bostadsrätter hör dit. Under år 1998 såldes ca 900 fastigheter exekutivt och vid utgången av året fanns ca 4 000 oavslutade fastighetsärenden hos kronofogdemyndigheterna. 
 Summarisk process 
 Fram till 1992 handlades mål om betalningsföreläggande och hand- räckning (summarisk process) av tingsrätterna. Sedan dess utgör nämn- da mål en viktig arbetsuppgift för krono fogdemyndigheterna. Verksam- heten innebär ett förenklat förfarande i mål som gäller bl.a. utebliven betalning, betalningsfastställelse i pantsatt egendom, vanlig handräck- ning med eller utan avhysning samt särskild handräckning. Kronofogde- myndigheternas fastställande (utslag) utgör en exekutionstitel som gör det möjligt att bl.a. ansöka om utmätning eller avhysning hos myn- digheternas funktion för indrivning. Under år 1998 kom till kronofogde- myndigheterna in ca 575 000 mål om betalningsföreläggande och handräckning. 
 Skuldsanering 
 Skuldsaneringslagen (1994:334) trädde i kraft 1994, vilket innebar att det infördes en möjlighet för fysiska personer att efter ansökan hos en kronofogdemyndighet få till stånd ett förfarande varigenom de helt eller delvis befrias från ansvar för betal ning av de skulder som omfattas av skuldsaneringen. Förfarandet kan närmast liknas vid en slags ack ords- uppgörelse, genom att gäldenärens skulder sätts ned och den kvar va- rande delen betalas löpande under ett antal år. Syftet med skuld sanering är att den skall ha dels en rehabiliterande effekt för skuld tyngda personer, dels en preventiv och borgenärsgynnande effekt. Under år 1998 kom till kronofogdemyndigheten in ca 3 400 ärenden om skuld- sanering. 
 Tillsyn i konkurs 
 Kronofogdemyndigheterna är enligt konkurslagen (1987:672) tillsyns- myndigheter i konkurs och skall i den egenskapen övervaka att för- valtningen av konkursbon bedrivs på ett ändamålsenligt sätt och sär skilt 
  
 SOU 1999:105 
 Register hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och Tullverket  
 171 
  
 se till att avvecklingen av konkursen inte fördröjs i onödan. En till- synsmyndighet får som led i tillsynen bl.a. inventera konkursboets kassa och begära redovisning av förvaltaren. Det åligger vidare till syns- myndigheten att på begäran lämna upplysningar om boet och dess förvaltning till bl.a. tingsrätt och borgenärer. Antalet konkurser varierar kraftigt med tiden, men under år 1998 tillkom ca 9 000 nya ärenden och vid utgången av det året fanns 16 500 oavslutade ärenden hos till- synsmyndigheterna. 
 Övriga arbetsuppgifter 
 Förutom de verksamheter som beskrivits ovan förekommer vissa andra uppgifter som det åligger kronofogdemyndigheterna att utföra. En kro no- fogdemyndighet skall, i egenskap av tillsynsmyndighet i konkurs, föra statens talan vid tingsrätt när en ar betstagare har väckt talan mot en konkursförvaltares beslut om betalning enligt löne garantilagen (1992:497) vid konkurs utan bevakning. En tillsynsmyndighet kan även själv väcka talan mot en konkursförvaltares beslut. Kronofogdemyn- digheter handlägger enligt lagen (1981:131) om kallelse på okända borgenärer även ansökningar om sådan kallelse i samband med boupp- teckning efter en avliden eller i samband med äktenskapsskillnad. När en arbetsgivare önskar göra av drag på en arbetstagares lön för att kvitta med en motfordran, skall han enligt lagen (1970:215) om arbetsgivares kvittningsrätt från kronofogdemyndigheten inhämta besked om hur stor del av lönefordringen som skall vara skyddad mot kvittning. En krono- fogdemyndighet skall vidare enligt 2 kap. 3 § utsökningsförordningen (1981:981) kontakta en målsägande som har tilldömts skadestånd i ett brottmål, för besked om denne vill ansöka om verkställighet samt hjäl pa målsäganden med en sådan ansökan. 
 Härutöver utför kronofogdemyndigheterna vissa mindre uppgifter som närmast kan beskrivas som rena registreringsförfaranden. Till ex- empel kan protester av växlar och checkar enligt växellagen (1932:130) och checklagen (1932:131) tas upp av en kronofogdemyndighet. Vidare skall avhandlingar om köp enligt lagen (1845:50 s. 1) om handel med lösören, som köparen låter i säljarens vård kvarbliva, ges in till en kro- nofogdemyndighet för registrering. 
  
 172  
 Register hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och Tullverket  
 SOU 1999:105 
  
 Datorutvecklingen inom exekutionsväsendet 
 Frågan om datorutveckling inom exekutionsväsendet började utredas redan under senare delen av  
 1960-talet 
  och i början av  
 1970-talet 
  in- leddes arbetet med faktiskt datorstöd för kronofogdemyndigheternas indrivningsverksamhet genom ett centralt system. Användandet av da- torer begränsades inledningsvis till handläggningen av allmänna mål – dvs. mål som avser det allmännas fordringar på skatter m.m. – och då endast hos vissa försöksmyndigheter. Datorstödet var först ett rent re do- visningssystem och i registret fanns uppgifter om skulder och gäldenärer. Sedan mitten av  
 1980-talet 
  har dock samtliga kronofogdemyndigheter datorstöd, som efter hand har kommit att omfatta även enskilda mål. Den datoriserade hanteringen har också utvecklats från ett rent re- dovisningssystem till att utgöra även ett handlägg ningssystem. Undan för undan har dataregister införts för all verksamhet hos krono fogde- myndigheterna. 
 I takt med att användandet av datorer och datasystem utvidgades aktualiserades behovet av utförlig författningsreglering av exekutions- väsendets dataregister. En första sådan reglering infördes den 1 sep- tember 1986 då utsöknings registerlagen (1986:617) och utsökni ngs- registerförordningen (1986:678) trädde i kraft. Efter hand har även annan lagstiftning tillkommit för att reglera användandet av datorer inom andra verksamhetsområden. 
 Sedan några år tillbaka pågår inom exe kutionsväsendet arbete med ett nytt och avancerat datasystem, INIT, för utsöknings- och indriv nings- verksamheten. Enligt vad vi har erfarit förväntas systemet kunna tas i bruk den 1 oktober 2001. 
  
 3.4.2 
  
 Utsökningsregister 
  
 Innan utsökningsregisterlagen trädde i kraft fanns det inom exekutions- väsendet ett icke författningsreglerat centralt personregister som använ- des i främst indrivningsverksamheten. Vid lagens tillkomst konstaterade departementschefen att det även fortsättningsvis skulle finnas ett för hela landet gemensamt utsökningsregister (prop. 1985/86:155 s. 11). 
 Det nuvarande datorsystemet bygger på det system som började konstrueras på  
 1970-talet 
  och de tekniska strukturerna är till stor del från den tiden. Under första halvan av  
 1990-talet 
  studerades lösningar som byggde på tanken att inrätta ett centralt och flera regionala register. För att passa in i detta planerade system ändrades utsök ningsregister- lagen 1995 – i samband med att elektronisk dokumenthantering skulle utvecklas inom exekutionsväsendet – och en möjlighet att föra regionala 
  
 SOU 1999:105 
 Register hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och Tullverket  
 173 
  
 utsökningsregister vid sidan av det centrala registret infördes (SFS 1995:441). Lagtexten ger dock en missvisande bild av utsöknings- registren. Några regionala register har inte inrättats och elektronisk dokumenthantering har inte införts. Riksskatteverket arbetar nu med helt andra lösningar för indrivnings verksamheten. Det nya systemet är tänkt att innefatta endast ett centralt register samt elektroniska akter. Trots detta finns det anledning att närmare titta på hur utsök ningsregistren faktiskt regleras i lagstiftningen. 
 Tillämpningsområde och ändamål 
 För de ändamål som anges i utsökningsregisterlagen skall med hjälp av automatisk databehandling föras ett för hela landet gemensamt utsök- ningsregister – det centrala utsökningsregistret – samt ett regionalt register i varje region. I samband med lagregleringen av de regionala utsökningsregistren angavs i motiven att dessa register stegvis skall överta det centrala registrets funktion och på sikt ersätta detta, utom såvitt gäller dess funktion som referensregister (prop. 1994/95:168 s. 16). De regionala registren har dock ännu inte satts i funktion och tills vidare finns det alltså i princip endast ett centralt register. 
 Ändamålen med det centrala registret och de regionala registren är gemensamt reglerade i utsökningsregisterlagen. I det avseendet görs alltså ingen åtskillnad mellan de olika registren, men tanken med lagstiftningen är som redan nämnts att det centrala registret framöver främst skall ha funktionen av ett referensregister. 
 Huvudändamålet med utsökningsregistren är kronofogdemyndig- heternas exekutiva verksamhet. I utsökningsregisterlagen anges därför att registren skall användas inom exekutionsväsendet för verkställighet enligt utsökningsbalken, verkställighet eller tillsyn enligt annan för- fattning, indrivning av statliga fordringar samt för av räkning vid åter- betalning av skatter och avgifter. Registren skall dessutom användas för exekutionsväsendets planering och tillsyn av den exekutiva verksamheten och för fördelning av mål m.m. mellan kronofogde myndigheter samt för redovisning till sökande. 
 Utsökningsregistren får användas även av vissa myndigheter utanför exekutionsväsendet. Det är främst myndigheter inom skatte förvalt ningen som behöver använda registren, men det gäller även bl.a. Tull verket. För dessa myndigheter finns en särskild ändamålskatalog, enligt vilken registren får användas för avräkning vid åter betalning av skatt, för planering, samordning och uppföljning av revisions - och annan kontroll- verksamhet vid beskattning och tulltaxering samt för utredningar vid be- stämmande och uppbörd av skatter, tullar och social avgifter. Myndig- heter som utövar tillsyn enligt yrkestrafiklagen (1988:263) och lagen 
  
 174  
 Register hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och Tullverket  
 SOU 1999:105 
  
 (1998:492) om biluthyrning har möjlighet att använda registren i tillsynsverksamheten. 
 Registeransvar 
  
 För  
 det centrala utsökningsregistret  
 är Riksskatteverket och kronofog- demyndigheterna gemensamt registeransvariga. Medan Riksskatteverkets ansvar omfattar hela registret har en kronofogdemyndighet ansvar endast för sådana uppgifter i registret som avser mål eller ären den som handläggs hos myndigheten samt för uppgifter som myndig heten av annan anledning har fört in i registret. 
  
 Ansvaret för  
 de regionala utsökningsregistren  
 skall helt åvila krono- fogdemyndigheterna, eftersom en myndighet är registeransvarig för det register som förs i myndighetens region. 
  
 Registerinnehåll 
 Det centrala utsökningsregistret 
 Det centrala utsökningsregistret  
 skall  
 innehålla uppgifter om personer – fysiska eller juridiska – som enligt utsökningsbalken är gäldenärer eller svarande i mål hos en kronofogdemyndighet. För dessa personer  
 skall  
 vissa i utsökningsregisterlagen an givna identifieringsuppgifter finnas i registret. För fysiska personer gäller det upp gifter om namn, adress och personnummer (eller särskilt registreringsnummer), civilstånd och datum för civilståndsändring, dagen för dödsfall om personen har av lidit samt dagen för utflyttning om personen har flyttat utomlands. För en ju ridisk person skall motsvarande uppgifter anges, nämligen firma, adress och organisationsnummer (eller särskilt redovisnings- eller registrerings- nummer). För ett dödsbo får även upp gifter om den avlidnes personnummer och dag för dödsfallet antecknas. 
 Utöver identifieringsuppgifter  
 får  
 det centrala registret innehålla ett antal andra uppgifter om de ovan nämnda personerna, i den mån det fö- reskrivs av regeringen eller den myndighet regeringen bestämmer (av utsökningsregisterförordningen framgår att det är Riksskatte verkets upp- gift att meddela sådana föreskrifter). Enligt utsök ningsregisterlagen får i det centrala registret finnas uppgifter om bl.a. exekutionstitel, skuldens storlek, arbetsgivare, influtna medel, datum för skul dens fastställande, när den förföll till betalning, preskriptions tidpunkt samt andra förhållanden av betydelse för betalnings skyldigheten. 
 Vidare får registret innehålla uppgifter om: den som sökt verk stäl- lighet och vilka verkställighetsåtgärder som har begärts; ställd säker het, 
  
 SOU 1999:105 
 Register hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och Tullverket  
 175 
  
 uppskov och avbetalningsplan; utmätning, exekutiv försäljning, inför sel, avräkning och betalningssäkring; kvarstad och återtagande av vara; bötesförvandling; betalningsinställelse och likvi dation; skuldsanering, företagsrekon struktion, konkurs, ackord och näringsförbud; förhör eller annan åtgärd som vidtagits för efterforskning av tillgångar; förekomst av och tidpunkt för gäldenärsutredning samt redovisningen av verk- ställighetsuppdraget. Slutligen får det även finnas administrativa och tekniska uppgifter som behövs för registrets användning. 
 Även personer som inte är gäldenärer eller svarande i mål hos kro- nofogdemyndigheten kan i begränsad omfattning förekomma i det cen- trala utsöknings registret. De uppgifter som  
 får  
 finnas är uppgifter om skuldsanering, företagsrekon struktion, konkurs, ackord och näringsför- bud. 
 De regionala utsökningsregistren 
 Ett regionalt register får – om Riksskatteverket föreskriver det – inne- hålla samma uppgifter som det centrala utsökningsregistret. Detta inne- bär att identifieringsuppgifter som är obligatoriska i det centrala re- gistret, inte nödvändigtvis måste finnas även i de regionala registren. Utöver de uppgifter som skall eller får finnas i det centrala registret, får de regionala registren även innehålla uppgifter om beteckning på hand- ling och uppgift om att en handling i ett mål eller ärende inte finns i registret. Liksom är fallet med de regionala skatteregistren, får ett utsökningsregister dessutom innehålla handlingar som kommit in eller som har upprättats i ett ärende som handläggs av den myndighet som har hand om registret, s.k. elektroniska akter (jfr avsnitt 3.1.2). Någon föreskrift om de regionala registren har inte utfärdats. Som nämnts ovan har systemet med regionala register inte förverkligats. 
 Terminalåtkomst 
 Vid införandet av utsökningsregisterlagen hade Riksskatteverket obe- gränsad terminalåtkomst till utsökningsregistret, medan en kronofogde- myndighets åtkomst, något förenklat, var begränsad till uppgifter hän- förliga till det län vari myndigheten var verk sam. Tullverket, länsstyrel- serna och skattemyndigheterna hade terminalåtkomst till uppgifter om personer som var aktuella hos myndigheterna. Bestämmelserna om terminalåtkomst är, bl.a. på grund av att det är tänkt att regio nala regis- ter skall inrättas, något annorlunda i dag. Grundtanken är dock den- samma, nämligen att en myndighet i möjligaste mån bör ha åtkomst endast till uppgifter som hör till dess verksamhetsområde (prop. 1985/86:155 s. 23 och 1994/95:168 s. 22). Liksom tidigare får terminal- 
  
 176  
 Register hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och Tullverket  
 SOU 1999:105 
  
 åtkomst finnas endast för de i utsöknings registerlagen angivna ända- målen med registren. 
  
 Riksskatteverket  
 har obegränsad terminalåtkomst till det centrala registret och kommer – med undantag för de elektroniska akterna – att ha obegränsad åtkomst även till de regionala registren om de inrättas. Den omfattande åtkomsten hänger samman med verkets uppgifter i fråga om bl.a. styrning och uppföljning av verksamheten och med handläggning av skadeståndsärenden. 
 Att åtkomsten enligt utsökningsregisterlagen är begränsad när det gäller de elektroniska akterna beror på att handlingarna i akterna kan innehålla i stort sett varje typ av uppgift och att det därför av inte- gritetsskäl har ansetts viktigt att så mycket som möjligt begränsa åt- komsten. Regeringen kan dock föreskriva att Riksskatteverket får ha terminalåtkomst till de elektroniska akterna och denna möjlighet har i viss mån utnyttjats. Enligt utsöknings registerförordningen får Riks- skatteverket ha sådan åtkomst för handläggning av mål eller ärenden där verket företräder staten vid domstol samt för uppföljning av krono fogde- myndigheternas verksamhet. Eftersom det ännu inte finns några elektroniska akter är detta än så länge endast på planeringsstadiet. Det nya datorsystem som är under utveckling inom exekutionsväsendet kommer dock med säkerhet att innehålla sådana akter. 
 En  
 kronofogdemyndighets  
 tillgång till uppgifter i det centrala ut- sökningsregistret avser främst personer som är registrerade hos myn- digheten som gäldenärer i mål om exekutiva åtgärder eller som annars är gäldenärer eller svarande i mål eller ärende som handläggs av myndig- heten. Även uppgifter om andra personer får vara till gängliga, men det krävs då att den personen har anknytning till någon som är registrerad gäldenär hos myndigheten i ett mål om exekutiva åtgärder. De personer som berörs är makar och gemensamt betalningsansvariga samt fåmansföretag, få mansägda handelsbolag och delägare i sådana företag, om företaget eller en delägare i detta är gäldenär i ett mål hos myndigheten om exekutiva åtgärder. Härutöver har krono fogdemyn- digheterna – utan någon geografisk begränsning – terminalåtkomst till uppgifter om skuldsanering, företags rekonstruktion, konkurs och nä- ringsförbud. 
 När det gäller de regionala utsökningsregistren skall en kronofogde- myndighet ha terminalåtkomst till det register som förs i dess region. Inom en myndighet kommer det alltså inte att finnas någon begränsning i åtkomsten till de elektroniska akterna. Dessutom har regeringen i utsökningsregisterförordningen föreskrivit att en krono fogdemyndighet får ha terminalåtkomst till en annan myndighets regionala register be- träffande en person som är registrerad som svarande i mål i båda re- 
  
 SOU 1999:105 
 Register hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och Tullverket  
 177 
  
 gionerna eller som svarar för en förpliktelse solidariskt med en gälde när i den egna regionen. 
 Även  
 Tullverket och skattemyndigheter  
 får ha terminalåtkomst till uppgifter i utsökningsregistren. För dessa myndigheter gäller att åt koms- ten endast får avse personer som förekommer i ärenden hos dem. Åtkomsten till det centrala registret är under de förutsättningarna inte begränsad, medan åtkomsten till de regionala registren inte omfattar ärendebeteckningar och de elektroniska akterna. 
 Regeringen får föreskriva att  
 en sökande eller dennes ombud  
 i viss utsträckning får ha terminalåtkomst till utsökningsregistren. Av utsök- ningsregisterförord ningen framgår att dessa personer – om Riksskatte- verket medger det i ett enskilt fall – får ha åtkomst till uppgifter i det centrala registret och, med undantag för ärende beteckningar och elek- troniska akter, de regionala registren. Som begränsning gäller dock att uppgifterna måste avse mål eller ärenden som sökanden har gett in och att de inte får omfattas av sekretess enligt 9 kap. 19 § sekretesslagen. Det är alltså endast uppgifter om förpliktelse som avses med den sökta verkställigheten eller beslut i målet eller ärendet som får lämnas ut genom terminalåtkomst. 
 Endast ett tillstånd för en sökande att ha terminalåtkomst har läm- nats. Försäk ringskassorna har fått tillstånd att i mål om återkrav av underhållsstöd ha åtkomst till de mål där de själva är sökande. Avsikten är att en handläggare på försäkringskassan vid sin egen terminal skall kunna gå in i kronofogdemyndighetens register och se hur långt hand- läggningen har kommit, t.ex. om underrättelser har skickats ut och om det har skett utmätning. 
 Utlämnande av uppgifter på medium för automatisk data behandling 
 Från både det centrala och de regionala utsökningsregistren får upp gifter lämnas ut på medium för automatisk databehandling, om det sker för utbetalning av influtna medel eller för annan redovisning. Regeringen har dessutom utnyttjat sin möjlighet att uppdra åt Data inspektionen att lämna särskilt medgivande om utlämnande för andra ända mål. Ett sådant medgivande kan dock endast avse uppgifter som inte omfattas av sekretess, dvs. uppgifter om förpliktelse som avses med den sökta verkställigheten eller beslut i mål eller ärende. I dag före kommer regelmässigt utlämnande på medium för automatsik data behandling till kreditupplysningsföretag. 
  
 178  
 Register hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och Tullverket  
 SOU 1999:105 
  
 Gallring 
 Identifieringsuppgifter avseende fysiska och juridiska personer i ut- sökningsregistren skall gallras när det inte längre finns några andra uppgifter om personerna i registren. I övrigt gäller att uppgifter om indrivningsuppdrag avseende böter skall gallras vid utgången av det år då full betalning skedde. Övriga uppgifter skall gallras efter tre år – för uppgifter om skuldsanering gäller dock en sexårsgräns – räknat från ut- gången av det år då målet avslutades eller åtgärden förföll. Regeringen har föreskrivit undantag från bestämmelserna i utsök ningsregisterlagen i fråga om bl.a. uppgifter om konkurs och näringsförbud, vilka skall gallras efter fem år. 
  
 3.4.3 
  
 Betalningsföreläggande- och handräcknings- register 
  
 I samband med reformeringen av den summariska processen, då mål om lagsökning, betalningsföreläggande och handräckning flyttades från tingsrätterna till kronofogdemyndigheterna, uttalades i förarbetena att processen hos kronofogdemyndigheterna skulle skötas med hjälp av  
 ADB-teknik 
  (prop. 1990/91:126 s. 64). Det ansågs i registersamman- hang viktigt att uppgifter om fastställda skulder och andra för pliktelser – som regleras i utsökningsregisterlagen – skulle skiljas från uppgifter om påståd da förpliktelser, och att registerfrågor för den summariska processen därför skulle regleras särskilt i lagen (1991:876) om register för betalningsföreläggande och hand räckning. 
 Tillämpningsområde, ändamål och registeransvar 
 När det gäller frågan om det för den summariska processen skulle in- föras ett centralt eller flera regionala register, anges i motiven till lagen om register för betalningsföreläggande och handräckning att mind re register har fördelar från integritets synpunkt, eftersom allmänhetens möjligheter att vid ett och samma tillfälle ta del av uppgifter påverkas av ett registers omfattning (prop. 1990/91:126 s. 65). Vidare uttalas att det främsta ändamålet med register för den summariska processen är att främja en rationell handläggning av målen. Varje kro nofogdemyndighet skall därför med hjälp av automatisk data behandling föra ett re gister för handläggning av mål om betalningsföreläggande och handräckning. 
 Registren får användas även för tillsyn, planering och uppföljning av verksamheten samt för fr amställning av statistik. I fråga om dessa ändamål är det inte endast krono fogdemyndigheterna, utan även Riks- 
  
 SOU 1999:105 
 Register hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och Tullverket  
 179 
  
 skatteverket i egenskap av central förvalt ningsmyndighet, som får ut- nyttja registren. Slutligen får uppgifter i registren även använ das som underlag för verkställighet enligt utsökningsbalken. 
 Av naturliga skäl är varje kronofogdemyndighet registeransvarig för det register som myndigheten för. Därutöver har Riksskatteverket – ge- mensamt med respektive kronofogdemyndighet – ansvaret för samtliga register. 
 Enligt 10 § datalagen har en enskild rätt att från den registeran- svarige få underrättelse om innehållet i ett personregister, såvitt avser personuppgifter som rör honom eller henne. Enligt en särskild be- stämmelse i lagen om register för betal ningsföreläggande och hand- räckning är dock Riksskatteverket befriat från skyldigheten att lämna sådana uppgifter till den enskilde. Om en enskild vänder sig till verket med en sådan begäran, skall underrättelsen alltså lämnas av den ak tuella kronofogdemyndigheten. 
 Registerinnehåll 
 Betalningsföreläggande- och handräckningsregistren är i första hand avsedda som hjälpmedel vid ärendehanteringen och innehållet i re gistren är anpassat därefter. I registren får finnas identifieringsuppgifter gällande parterna, såsom namn, adress, yrke och personnummer (eller särskilt registreringsnummer), adress där en part kan nås för del givning, telefonnummer till bostad och arbetsplats samt övriga för hållanden som är av betydelse för delgivningsförfarandet. För juridiska personer får motsvarande uppgifter finnas, t.ex. firma, adress och organisations- nummer. Om en part företräds av ombud får även uppgifter om dennes namn, adress och telefonnummer finnas i registren. 
 Härutöver får registren innehålla uppgifter som är direkt knutna till ärendehanteringen. Det är uppgifter om bl.a. målnummer, inkomstdag, saken, yrkanden och grunder, handlingar som kommer in eller skickas ut i målen, delgivning, frister, beslut i målet samt annat som tillförs målet och som är av betydelse för hand läggningen. Slutligen får i registren finnas uppgifter av teknisk och administrativ karaktär. 
 Terminalåtkomst 
 När lagen om register för betalningsföreläggande och handräckning infördes fanns inga bestämmelser om terminalåtkomst. Krono fogde- myndigheterna skulle nämligen ha sådan åtkomst endast till sina egna register medan Riksskatteverket, i egenskap av generellt registeransvarig myndighet, skulle ha tillgång till samtliga register. En kronofogdemyn- dighet kunde alltså inte via terminal få uppgifter från andra myndig- 
  
 180  
 Register hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och Tullverket  
 SOU 1999:105 
  
 heters register. Ett förslag om sådan utvidgad terminalåtkomst hade visserligen förts fram, men Datainspektionen avstyrkte förslaget efter- som det skulle motverka det integritetsskyddande syfte man ville uppnå genom att ha regionala register. I motiven till lagen sägs att det är osä- kert vilka vinster som kan göras när en kronofogdemyndighet har ter- minalåtkomst till en annan myndighets register, och förslagen om så dan åtkomst bör därför inte genomföra s mot inspektionens bestämda av- styrkande (prop. 1990/91:126 s. 69). 
 Sedan den 1 januari 1997 finns dock möjlighet för en krono fogde- myndighet att ha terminalåtkomst även till andra kronofogdemyndig- heters register. Åtkomsten är dock begränsad till uppgifter om del- givningsadress i utslag för den som är svarande i ett mål om betal- ningsföreläggande eller handräckning vid den egna myndigheten samt alla uppgifter i utslag i ett mål om betalningsföre läggande för den som är gäldenär i ett mål om verkställighet av utslaget vid den egna myn- digheten. Anledningen till att terminalåtkomsten utvidgades – och att det skedde endast i begränsad omfattning – var att utvärderingar av systemet visade att delgivningsproblem egentligen var det enda kvarstående allvarliga hindret mot en effektiv handläggning av den summariska processen (prop. 1995/96:211 s. 23 f). 
 Utlämnande av uppgifter på medium för automatisk data behandling 
 Från register för betalningsföreläggande och handräckning får upp gifter lämnas ut på medium för automatisk databehandling, om det sker för redovisning till sökanden i ett mål. Regeringen har dessutom ut nyttjat sin möjlighet att uppdra åt Data inspektionen att lämna särskilt medgivande om utlämnande i andra fall i fråga om uppgifter som inte omfattas av sekretess. I dag förekommer regelmässigt utlämnande på medium för automatisk databehandling till kreditupplysningsföretag. 
 Sökbegrepp 
 Vid sökning i ett register för betalningsföreläggande och handräckning får som sökbegrepp användas endast uppgifter om bl.a. namn, person- eller organisationsnummer, särskilt registreringsnummer, sökandens el ler ingivarens referensnummer, målnummer, dagen för målets av görande, bevakningstider och uppgifter om målets art. För Riks skatteverket gäller särskilda begränsningar genom att verket inte får an vända uppgifter om sökanden eller svaranden som sökbegrepp. 
  
 SOU 1999:105 
 Register hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och Tullverket  
 181 
  
 Gallring 
 Uppgifter om utslag i mål om betalningsföreläggande skall gallras ur registren senast under juni månad året efter det att tre år har förflutit från det år då utslaget med delades. Övriga uppgifter om mål om betal- ningsföreläggande eller handräckning skall gallras senast juni månad året efter det att målet har avgjorts av kronofogdemyndigheten. 
  
 3.4.4 
  
 Skuldsaneringsregister 
  
 Varje kronofogdemyndighet skall med hjälp av automatisk databehand- ling föra ett register för hand läggning av ärenden enligt skuldsanerings- lagen (1994:334). Detta framgår av förordningen (1994:348) om regis ter för skuldsaneringsärenden. Ett sådant register får användas även för tillsyn, planering och uppföljning av verksamheten samt för fram ställ- ning av statistik. Varje kronofogdemyndighet är registeransvarig för sitt register. 
 I ett skuldsaneringsregister får finnas uppgifter om gäldenären och borgenärerna i ett ärende samt om parternas ställföreträdare eller om- bud. Datainspektionen har dessutom i ett beslut (dnr  
 4186--4209-94) 
  för klarat att hinder inte föreligger mot att regi strera uppgifter om bor- gensmän och solidariskt betalningsskyldiga personer – som är parter i ett ärende – i registren, trots att detta inte uttryckligen anges i förord ningen. 
 De uppgifter som får förekomma i ett skuldsaneringsregister är van- liga identifikationsuppgifter som namn, adress, telefonnummer, person- eller organisationsnummer samt yrke m.m. Därutöver får vissa hand- läggningsuppgifter registreras, t.ex. ärendenummer, inkomstdag, delgiv- ningar, handlingar som kommer in eller skickas ut samt beslut i ärendet. Slutligen får även vissa uppgifter om skulderna anges, näm ligen skuldbelopp, uppkomstdag, ställda säkerheter och övriga villkor. 
 Vissa begränsningar finns i fråga om sökmöjligheter i registren. Som sökbegrepp får användas endast ett fåtal identifikations- eller hand - läggningsuppgifter, nämligen namn, person- eller organisationsnummer, ärendenummer, inkomstdag, bevakningstider och dagen för beslut i ärendet. 
 Uppgifter om beslut om skuldsanering skall gallras före utgången av juni månad sex år efter det år då beslutet meddelades. Övriga uppgifter skall gallras året efter det att ärendet avgjordes. 
  
 182  
 Register hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och Tullverket  
 SOU 1999:105 
  
 3.4.5 
  
 Lönegarantiregister 
  
 Riksskatteverket får enligt förordningen (1994:1283) om lönegaranti- register med hjälp av automatisk databehandling föra ett register över vissa uppgifter om statlig lönegaranti vid konkurs. Uppgifterna i re- gistret får användas endast för framställning av statistik. 
 De uppgifter som får finnas i registret är fordringsslag och belopp för lönefordringar för vilka lönegaranti har begärts eller skall lämnas, datum för under rättelser och beslut, arten av arbetsgivarens verksamhet samt kommunen där arbetsgivarens verksamhet bedrevs vid tiden för konkurs- beslutet. 
 Riksskatteverket har terminalåtkomst till registret. Verket får också lämna uppgifter från registret till Statistiska centralbyrån på medium för automatisk databehandling. 
  
 3.4.6 
  
 Konkurstillsynsregister och andra tillstånds- register 
  
 Konkurstillsynsregister 
 Enligt 7 kap. 25 § konkurslagen (1987:672) är kronofogdemyndighe- terna tillsynsmyndigheter i konkurs, och har i den egenskapen Data- inspektionens tillstånd (dnr  
 6100--6120-94) 
  att föra diarie- och ärende- hanteringsstödsregister. 
 Registret används för diarieföring, ärendehantering och fram ställning av statistik. Inkomna och upprättade handlingar inom tillsyns- myndighetens verksamhetsområde registreras enligt bestämmelserna i 15 kap. sekretesslagen, med uppgift om bl.a. från vem handlingen har kommit in eller till vem den har expedierats samt diarienummer. Vid ärendehantering förs register över samtliga konkurser. De personer – förutom handläggare på myndigheten – om vilka det får finnas upp gifter i ärendehanteringsregistren är konkursförvaltare, ställ företrädare och konkursgäldenärer. Registren får innehålla uppgifter om bl.a. namn, adress, person- eller organisationsnummer, tingsrättens beslutsdatum, förval tararvoden och lönegaranti. 
 Datainspektionen har i det ovan nämnda tillståndsbeslutet uttryck- ligen angett att ärendehanteringsregistren inte får innehålla personupp- gifter om brott eller misstanke om brott, uppgifter om näringsförbud eller uppgifter som utgör omdöme eller annan värderande upplysning om den registrerade. Uppgifter i ett register skall gallras fem år efter det att det aktuella ärendet avslutades hos en tillsynsmyndighet. 
  
 SOU 1999:105 
 Register hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och Tullverket  
 183 
  
 Register för handläggningsstöd vid exekutiva försäljningar 
 Som ett led i effektiviseringen av förfarandet med exekutiv försäljning av fastigheter, skepp, luftfartyg samt exekutiv försäljning och tvångs- försäljning av bostadsrätter pågår inom exekutions väsendet arbete med ett särskilt ärendehanteringssystem. Vissa delar av systemet är färdiga och har tagits i bruk av samtliga kronofogdemyndigheter. Åter stående delar, som är mer tekniskt avancerade och bl.a. omfattar sakägarför- teckningen, är ännu inte klara men beräknas kunna tas i bruk under år 1999. 
 Datainspektionen har gett kronofogdemyndigheterna tillstånd (dnr  
 265--274-97) 
  att inrätta och föra personregistren  
 DUFF-EX 
  (Dator un- derstödd fastighets försäljning m.m. för exekutionsväsendet). Ända målet med registren är att de skall utgöra ett hjälpmedel för krono fogdemyn- digheterna vid diarieföring och handläggning av försäljnings ärenden m.m. för verkställighet enligt utsöknings balken och bostadsrättslagen (1991:614). Registren får användas även för framställning av sta tistik. 
 I registren får finnas uppgifter om t.ex. ägare till fastighet som är föremål för exekutiv försäljning, gäldenär som inte är ägare till fastig- heten, bostadsrättshavare vars bostadsrätt är föremål för exekutiv för- säljning, sökande och ombud, andra bor genärer, sysslomän, innehavare av nyttjanderätt, konkursförvaltare samt inropare och köpare. 
 Ett stort antal uppgifter som behövs vid handläggningen får re gi- streras i registren. Det rör sig om bl.a. identifikationsuppgifter för ak- tuella personer, uppgifter om bevakad fordran, fastighetsbeteckningar och taxeringsvärde, avtal med mäklare och värderare, godtag bara bud och försäljningsdag. Även uppgifter om föremålet för för farandet, t.ex. fastigheten, registreras. 
  
 3.5 
  
 Register i Tullverkets verksamhet 
  
 Tullverket utgör sedan den 1 juli 1999 en enda myndighet. Den tidigare organisationen bestod av Generaltullstyrelsen som chefsmyndighet samt regionala tullmyndigheter. I dag består verket i stället av ett huvudkontor samt en regional organisation som omfattar sex tullregioner. Grundläggande bestämmelser om organisationen finns i förordningen (1991:1524) med instruktion för Tullverket. 
  
 184  
 Register hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och Tullverket  
 SOU 1999:105 
  
 3.5.1 
  
 Allmänt om Tullverkets verksamhet 
  
 Tullverkets uppgifter består i att uppbära tull, andra skatter och avgifter vid import och export, att övervaka och kontrollera trafiken till och från Sverige så att bestämmelser om in- och utförsel efterlevs samt att be- driva viss utrednings- och åklagarverksamhet i fråga om brott mot bestämmelserna om import och export. Verket har dessutom även vissa andra föreskrivna övervak ningsuppgifter. Tullverket tillämpar numera en processorienterad indelning av verksamheten, och den faktiska eller operativa verksamheten indelas i huvudprocesserna effektiv handel och gränsskydd samt stödprocesserna analys och brottsutredning. Nedan föl - jer en kort beskrivning av de huvudsakliga arbetsuppgifter som det åligger Tullverket att utföra. 
 Effektiv handel 
 Processen effektiv handel syftar till att hantera den legala kommersiella godstrafiken, och omfattar händelser från det att ett företag beslutar att importera, exportera eller transitera en vara till dess att rätt tull och skatt har betalats till staten. En av Tullverkets viktigaste uppgifter, vilket framgår av benämningen effektiv handel, är att underlätta han deln med andra länder genom att snabbt och effektivt handlägga frågor om bl.a. uttag av tullar och skatter samt kontrollera trafiken till och från utlandet så att bestämmelser om in- och utförsel, licenser och kvoter m.m. efter- levs. 
 Den rättsliga reglering som styr Tullverkets verksamhet i dessa frågor utgörs av ett stort antal  
 EG-rättsliga 
  förordningar, t.ex. rådets förordning (EEG) nr 2913/92 om inrät tandet av en tullkodex för gemen- skapen, samt svenska författ ningar, främst tullagen (1994:1550). En av de primära uppgifterna för Tullverket är att i egenskap av be skattnings- myndighet uppbära tull, annan skatt och avgifter åt EU och staten. Med annan skatt än tull avses t.ex. mervärdesskatt som utgår vid import och vissa punktskatter. Vilka tullar och skatter som skall betalas för olika varor framgår av EG:s tulltaxa och ett flertal specialför fattningar. 
 Förfarandet vid import av varor går förenklat beskrivet till på föl- jande sätt. Den som avser att i yrkesmässig verksamhet föra varor in i landet har ofta tillstånd av Tullverket att ta hem och använda varor innan tull och mervärdesskatt m.m. betalas. Vid införseln skall varorna dock deklareras till Tullverket och därefter skall inom ett antal dagar en fullständig deklaration lämnas in. Detta sker ofta helt elektroniskt med hjälp av tulldatasystemet (se nedan). Med ledning av de uppgifter som importören eller dennes ombud lämnar fastställer Tull verket tull etc. för varorna. I samband med detta förfarande kontrollerar Tullverket även att 
  
 SOU 1999:105 
 Register hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och Tullverket  
 185 
  
 inget hinder föreligger mot införsel. Vid kon trollen och hanteringen av import- eller exportrestriktioner samarbetar Tullverket ofta med andra myndigheter, t.ex. Livsmedelsverket och Jordbruksverket. 
 Förutom arbetet med uttag av tullar och andra skatter samlar Tull- verket även in ett omfattande statistiskt material om utrikeshandel, som sedan förs vidare till Statistiska centralbyrån. Sådan statistik är av be- tydelse för den kommersiella handeln och samhället i övrigt. 
 Tullverket hanterar årligen ca 1,5 miljoner importärenden och ca 2 miljoner exportärenden. 
 Gränsskydd 
 Processen gränsskydd syftar till att hantera den illegala trafiken och där- igenom förhindra att icke önskvärda varor passerar gränsen. Gräns- skyddet omfattar skeendet från preventiva åtgärder för att förhindra smuggling till avslutande kontroll och utvärdering samt eventuell brotts- anmälan. 
 En av Tullverkets grundläggande uppgifter, vid sidan av att ta ut tullar och andra skatter, är att övervaka Sveriges gränser och kontrol lera att import och export av varor fungerar i enlighet med såväl svensk rätt som  
 EG-rätt. 
  Till stöd för kon trollåtgärder av olika slag har Tull verket bl.a. bestämmelserna i tullagen och lagen (1996:701) om Tullverkets befogenheter vid Sveriges gräns mot ett annat land inom Europeiska unionen. 
 En särskild uppgift som det åligger Tullverket att utföra är kontroll av punktskatter. Den rättsliga regleringen av den verksamheten finns i lagen (1998:506) om punktskattekontroll av transporter m.m. av alko- holvaror, tobaksvaror och mineraloljeprodukter. Sådana transporter skall åtföljas av ledsagardokument samt omfattas av ställd säkerhet för betalning av skatt enligt lagen om tobaksskatt, lagen om alkoholskatt och lagen om skatt på energi. Tullverket får bl.a. genomföra kontroller av yrkesmässig vägtransport samt vid olagliga eller misstänkta tran sporter omhänderta de varor, handlingar och containrar m.m. som medförs vid transporterna för kon troll av om punktskatter skall betalas i Sverige och vem som i så fall är skattskyldig. Tullverket får även kontrollera postförsändelser i det syftet. Tullverket är dock inte beskatt- ningsmyndighet i fråga om dessa punktskatter, utan den uppgiften ligger på Skattemyndigheten i Gävle (Särskilda skattekontoret i Santos vika). Punktskattekontroller genomförs därför i nära samarbete med skatte- förvaltningen. 
 För att förhindra eller avslöja smuggling av varor för vilka det finns särskilda restriktioner, t.ex. vapen, narkotika och alkohol, bedriver Tull- verket även spaning. Den verksamheten inryms i huvudprocessen 
  
 186  
 Register hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och Tullverket  
 SOU 1999:105 
  
 gränsskydd. Tullverkets brottsutredande verksamhet utgör en egen pro- cess, nämligen stödprocessen brottsutredning. Tullverket har enligt la gen (1960:418) om straff för varu smuggling möjlighet att inleda för- undersökning vid misstanke om brott. I brottsutredningar som inte är av enkel beskaffenhet skall ledningen av förundersökningen övertas av åklagare. Vid åtal i mål som inte rör allvarligare brott kan statens talan emellertid föras av särskilda befattningshavare vid Tullverket (tull- åklagare). Som exempel på verksamhetens omfattning kan nämnas att Tullverket under perioden januari – november 1998 gjorde ca 2 000 be- slag avseende narkotika. 
 Datorutvecklingen inom Tullverkets verksamhet 
 Efter att redan från  
 1930-talet 
  ha använt datorer i form av hålkorts ma- skiner för registrering av viss utrikeshandelsstatistik, ökade använd- ningen av datorer inom Tullverket väsentligt under 1970- och  
 80-talen. 
  Inledningsvis begränsades användningen till central uppbörd av tull, men utvidgades därefter till att omfatta även registrering av bl.a. tull- deklarationer. Tullverket hade också del i viss datoriserad hantering som visserligen inte låg inom verkets myndighetsområde, men som än då berörde dess verksamhet. Som exempel kan nämnas att tull tjänstemän hade viss terminaltillgång till datasystem som drevs av Göteborgs hamn och tullupplaget på Landvetters flygplats. 
 Under slutet av  
 1980-talet 
  genomfördes en statlig utredning (tulldata- utredningen), som övergick i ett projekt med syfte att bygga ett dato- riserat system för hantering av Tullverkets verksamhet med klarering av  
 import-, 
  export- och transitärenden, debitering av tull, andra skatter och avgifter samt behandling av uppgifter för statistiska ända mål. Systemet, som benämns tulldatasystemet (TDS), innefattar bl.a. elektronisk dokumenthantering vid tullklarering m.m. Införandet av TDS före gicks av ett omfattande utredningsarbete och för att systemet skulle kunna tas i drift som planerat, med start den 1 juni 1990, krävdes också för fatt- ningsreglering av hanteringen. Det skedde bl.a. genom införandet av tull- registerlagen (1990:137) och tullregisterförordningen (1990:179) den 1 juni 1990. 
 Utvecklingstakten på datorstödsområdet har varit snabb hos Tull ver- ket och i dag utväxlas över 75 procent av tulldokumenten elektroniskt mellan företagen och Tullverket via TDS. Det pågår dock fort farande ett omfattande utvecklingsarbete av datorsystemen som används av Tullverket. I detta sammanhang bör de större pro jekten RISK och Ser- vicetrappan nämnas särskilt. 
 RISK (Riskvärdering, Initialkontroll, Spärrhantering och Klarerings- strategi) är ett datoriserat riskanalyssystem inom TDS och utgör ett 
  
 SOU 1999:105 
 Register hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och Tullverket  
 187 
  
 viktigt instrument för att identifiera och kontrollera de områden inom klareringsverksamheten där riskerna för felaktigheter är störst, samtidigt som de tulldokument där riskerna för fel är mindre passerar snabbare genom systemet. RISK innebär således snabbare och effektivare klarering av elektroniska ärenden. Den nya klareringsmodellen baseras på riskanalysmetoder och ett utökat systemstöd som fördelar ärenden i olika priorietetsgrupper så att ärenden där det finns stor eller medelstor risk för fel sorteras ut för särskilda kontroll åtgärder, medan ärenden där det föreligger en liten risk för fel klareras med en förenk lad klareringsfunktion. Genom RISK kan Tullverket satsa större resur ser på information och service samtidigt som kvaliteten i kontrollurvalet förbättras, vilket medför att den legala trafiken störs mindre av de kontrollåtgärder som Tullverket utför. 
 Servicetrappan – ett tullsystem för god kvalitet och smidiga tull- rutiner – är en utveckling av RISK och skall således bedrivas inom ramen för TDS. Projektet innebär i korthet att Tullverket genom ett nytt förfarande inte i samma utsträckning som i dag skall kontrollera den legala kommersiella godstrafiken, utan i stället satsa resurserna där de utnyttjas mest effektivt. Detta skall uppnås genom ett system med enklare klareringsförfarande som innebär stora fördelar och lättnader för de import- och exportföretag och andra ekonomiska operatörer som är kända av Tullverket för att hålla en hög kvalitet i uppgifts lämnande och i sina rutiner för utrikeshandel. Tanken är att företag skall få möj lighet att i olika steg bl.a. utnyttja förenklade och därmed snabbare kla rerings- förfa randen. Arbetet med tillståndsgivningen för användande av förenklade förfaranden skall därvid ha en hög prioritet för att skapa förut sättningar för en generellt högre kvalitet hos tulldeklarationerna, vil- ket innebär att de i normalfallet inte behöver granskas lika ingående som annars skulle vara fallet. Innan ett företag får ett till stånd, skall Tullverket förvissa sig om att företaget har sådana rutiner och dess per- sonal sådana kunskaper att man kan förvänta sig att det lever upp till vad som generellt krävs enligt tullagstiftningen och de särskilda villkor och förutsättningar som anges i tillståndet. Visar det sig i det löpande arbetet att ett företag, trots påpekanden, inte lever upp till vad som kan begäras av företag som fått tillstånd att exempelvis använda sig av för- enklade förfaranden, skall tillståndet dras in an tingen för en begränsad tid eller tills vidare. 
  
 188  
 Register hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och Tullverket  
 SOU 1999:105 
  
 3.5.2 
  
 Tullregister 
  
 En kort beskrivning av tulldatasystemet (TDS) 
 Tullregisterlagen reglerar ett för Tullverket gemensamt register som får föras med hjälp av automatisk databehandling. TDS används allmänt som ett begrepp för såväl tulldatasystemet som tullregistret. Främst har TDS inneburit att manuella procedurer vid tullklarering (dvs. Tull- verkets åtgärder i fråga om en vara som angetts till godkänd tullbe hand- ling) automatiseras, bl.a. genom att information som tidigare lämnats på pappersdokument nu i stället kan lämnas i form av elektroniskt överförda uppgifter, s.k. elektroniska dokument. Import- och export- deklarationer kan dock fortfarande lämnas på papper, och även sådan hantering ingår i TDS genom att en tulltjänsteman registrerar ingivna uppgifterna i TDS som ett led i tullklareringen. 
 Det elektroniska förfarandet inom TDS kan i korthet beskrivas eller exemplifieras på följande sätt. En näringsidkare som vill importera el ler exportera varor upprättar ett standardiserat elektroniskt meddelande som förses med ett för varje ärende unikt identifieringsnummer (tullid). Detta meddelande överförs elektroniskt till en extern mottagningsfunktion, som sköts av en från Tullverket fristående servicebyrå, där med delandets äkthet kontrolleras. Det sker enkelt uttryckt genom en kontroll av att meddelandet kommer från den angivna avsändaren och är oför vanskat, vilket på visst tekniskt sätt kan fastställas med hjälp av ett elek troniskt sigill, som närmast kan anses utgöra den elektroniska mot svarigheten till namnteckningen på ett pappersdokument. 
 Det elektroniska meddelandet skickas därefter till Tullverkets central- dator i Luleå. I olika delsystem inom TDS görs sedan ett flertal au to- matiska kontroller av ärendet, t.ex. avseende krav på tillstånd, pris- avvikelser, riskanalysbaserade spärrar eller slumpurval. Ett ärende som klarar den automatiska kontrollen fördelas till grön kanal, vilket in ne- bär att TDS föreslår att ärendet bör godkännas utan att några ytter ligare kontroller görs av en tulltjänsteman. Ett ärende som inte går i genom kontrollen fördelas i stället till röd kanal, vilket i sin tur inne bär att vissa åtgärder måste vidtas av en tulltjänsteman innan ett slutligt klare- ringsbeslut kan fattas. För att klarering faktiskt skall ske i ett ärende som har överförts elektroniskt till TDS, krävs att närings idkaren på något sätt särskilt begär detta, t.ex. direkt i det elektroniska dokumentet eller vid något senare tillfälle. När klarering är begärd överförs det elektroniska ärendet till en lokaldator i den region där ärendet hör hemma. Ärenden som i TDS fördelas till grön kanal kan numera efter införandet av RISK – ett system byggt på riskanalys (se avsnitt 3.5.1) – klareras helt 
  
 SOU 1999:105 
 Register hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och Tullverket  
 189 
  
 automatiskt. Härefter går ärendet igenom olika delsystem, som t.ex. uppbörds systemet. 
 Som nämns tidigare ingår i TDS, förutom det nyss beskrivna elek- troniska för farandet, även ärenden som lämnas in manuellt, genom att dessa registreras i systemet av en tulltjänsteman med hjälp av en datorterminal. TDS omfattar i sin helhet således samtliga ärenden som innefattar klarering vid import, export och transitering, debitering av tull och andra skatter samt insamling och bearbetning av underlag för handelsstatistik. 
 Tillämpningsområde och ändamål 
 Som nämnts ovan får Tullverket för vissa särskilt angivna ändamål föra ett gemensamt tullregister med hjälp av automatisk databehandling. Vid sidan av tullregistret (TDS) förekommer register för tullens brotts- bekämpande verksamhet. Dessa register omfattas dock inte av bestäm- melserna i tullregisterlagen (se avsnitt 3.5.4). 
 De i tullregisterlagen angivna ändamålen för tullregistret var ur- sprungligen fastställande, uppbörd, restitution och redovisning av tull och skatter m.m. som skall betalas till Tullverket, fullgörande av över- vakning, kontroll och revisioner inom tullmyndigheternas verksamhets- område, planering och tillsyn av tullverksamheten samt framställning av viss statistik. I samband med lagens tillkomst uttalades i förarbetena att det huvudsakliga ändamålet med tullregistret var att uppgiftslämnandet och tullens klareringsrutiner skulle automatiseras och rationaliseras (prop. 1989/90:40 s. 18). 
 Sverige har genom medlemskapet i EU fått ett ökat behov av ef fektiv punktskattekontroll, eftersom en sådan kontroll är av väsentlig betydelse för att den fria rörligheten för varor inom gemenskapen skall uppnås. Ändamålskatalogen har därför utökats för att denna effektivare kontroll skall kunna genomföras. Vad det är fråga om är att tullregistret får användas för prövning av och tillsyn över upp lagshavare, skatteupplag och registrerade varumottagare enligt lagen (1994:1563) om tobaksskatt, lagen (1994:1564) om alkoholskatt och lagen (1994:1776) om skatt på energi samt för revisions- och annan kontrollverksamhet enligt lagen (1984:151) om punktskatter och prisregleringsavgifter. 
 Registeransvar 
 Tullverket är registeransvarigt för tullregistret. Det är en följd av att Tullverket sedan den 1 juli 1999 är en enda myndighet. Registeransvaret delades tidigare mellan Generaltullstyrelsen och de regionala tull- myndigheterna. 
  
 190  
 Register hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och Tullverket  
 SOU 1999:105 
  
 Registerinnehåll 
 Uppgifter som får finnas i registret 
 I motiven till tullregisterlagen anges att det är viktigt att karaktären på de uppgifter som får föras in i registret slås fast i lag, men att någon de- taljreglering inte är möjlig (prop. 1989/90:40 s. 20). De uppgifter som tillåts är sådana som krävs för att TDS skall kunna fylla sin funktion. Det rör sig om uppgifter som importörer eller exportörer lämnar i ett ärende, vissa uppgifter i EG:s tulltaxa, uppgifter om kontroll av import, export och punktskatter samt uppgifter för statistikproduktion. 
 Vidare får registret innehålla uppgifter om debitering eller avräk ning av skatter eller avgifter, beslut av Tullverket och beslut om import- eller exportlicenser som utfärdas av andra myndigheter, tillstånd som krävs för import eller export, regi strering av skattskyldig avseende vissa punktskatter samt betalning och indrivning av tull, annan skatt och avgifter. Härutöver får det finnas uppgifter om fysiska och juri diska personers identitet samt identitetsbeteckningar för transport medel m.m. och uppgifter om deras ägare. Avslutningsvis får det även finnas uppgifter för kontroll av registret samt för åtkomst till och användning av det. 
 Sambearbetning 
 I tullregisterlagen finns särskilda bestämmelser om sambearbetning av uppgifterna i tullregistret med uppgifter från andra register. Vad som regleras är att tullregistret får sambearbetas med uppgifter från register hos Riksskatteverket, Kommerskollegium och Jordbruksverket. När det gäller de två sistnämnda myndigheterna avser regle ringen uppgifter i deras register om import- och exportlicenser, medan det i fråga om re- gister hos Riksskatteverket är sambearbetning av uppgifter om regist- rering av skattskyldiga som avses. I motiven till lagen markeras att be- stämmelsen inte är avsedd att vara uttömmande, utan att det i förord ning eller genom beslut av Datainspektionen skall vara möjligt att tillåta sambearbetning även i andra fall än de uppräknade (prop. 1989/90:40 s. 24). 
 Terminalåtkomst 
 Tullverket har terminalåtkomst till tullregistret. En tullregion får dock endast ta del av de uppgifter som behövs i regionens verksamhet. Mot- svarande begränsning gällde för tullmyndigheterna före omorga nisatio- nen den 1 juli 1999. Vid tullregisterlagens tillkomst hade inga myndig- 
  
 SOU 1999:105 
 Register hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och Tullverket  
 191 
  
 heter utanför Tullverket terminalåtkomst, men som ett led i effekti vise- ringen av punktskattekontrollen får fr.o.m. den 1 juli 1998 såväl Riks - skatteverket som vissa skattemyndigheter ha sådan åtkomst till registret. För samtliga myndigheter inom skatteförvaltningen avser terminal- åtkomsten uppgifter om kontroll och beslut enligt lagen (1998:506) om punktskattekontroll av transporter m.m. av alkoholvaror, tobaksvaror och mineraloljeprodukter. 
 Utlämnande av uppgifter på medium för automatisk data behandling 
 Uppgifter får lämnas ut från tullregistret på medium för automatisk databehandling till Jordbruksverket, Kommerskollegium, Riksskatte- verket, skattemyndigheter, Riksrevisionsverket, Statistiska centralbyrån och Kemikalieinspektionen. Regeringen har även i tullregisterförord- ningen bemyndigat Datainspektionen att lämna särskilt medgivande om utlämnande till andra myndigheter. 
 Sökbegrepp 
 När ett klareringsärende m.m. anhängiggörs i TDS skall den sökande ange ett ärendespecifikt tullidentifikationsnummer (tullid). Vid sökning i tullregistret efter ett visst ärende skall i första hand detta tullid an vändas som sökbegrepp. I vissa fall kan det dock finnas behov av att använda andra sök begrepp för att identifiera ett ärende, t.ex. or ganisations- eller personnummer. I tullregisterlagen anges därför att tullid, personnummer och organisationsnummer är grundläggande sök begrepp i registret. 
 I motiven till lagen anges att uppräkningen av sökbegrepp inte är uttömmande, vilket innebär att lagen inte be gränsar sökningar till an vän- dande av dessa begrepp (prop. 1989/90:40 s. 21). En sådan begränsning finns däremot i tullregisterför ordningen, av vilken framgår att om det uppkommer fråga om att i tullregistret använda sök begrepp – för utom de i lagen uppräknade – som har grundläggande betydelse för re gistrets funktion och som är känsliga från integritetssynpunkt, skall Tull verket överlämna frågan till rege ringen för avgörande. 
 Gallring 
 Uppgifter som hör till ett tullärende skall gallras ur registret sex år efter utgången av det kalenderår då uppgiften lämnades eller – i vissa fall – registrerades. Om det i lag eller annan författning har föreskrivits läng re bevarandetid än sex år, gäller dock den bestämmelsen. Dessutom har regeringen bemyndigat Riksarkivet att, om det finns särskilda skäl, föreskriva andra tider för bevarande av vissa uppgifter. 
  
 192  
 Register hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och Tullverket  
 SOU 1999:105 
  
 Elektroniska dokument och mottagningsfunktion i TDS 
 Inledningsvis i detta avsnitt nämndes att en stor del av TDS består i han- tering av elektroniska dokument. Begreppet elektroniskt dokument definieras i 12 § tullagen (1994:1550) som en upptagning vars innehåll och utställare kan verifieras genom ett visst tekniskt förfarande. Vidare nämns tidigare i detta avsnitt att hanteringen av ett elektroniskt dokument eller meddelande börjar med att t.ex. en nä ringsidkare för över meddelandet till en extern mottagningsfunktion, varifrån det efter en äkthetskontroll vidarebefordras till Tullverkets centraldator. Regeringen motiverade införandet av den mottagningsfunktionen med att det när meddelanden sänds från ett företag till Tullverket eventuellt krävs en översättning från det språk som används av den avsändande da torn till det språk som TDS arbetar med och att denna översättnings uppgift lämpligen bör göras i en särskild mottag ningsfunktion, som kan vara placerad hos någon annan än Tullverket (prop. 1989/90:40 s 25 f.). Regeringen anförde även att ett företag som sköter mottag nings- kontrollen kan jämställas med ett postkontor till vilket ett meddelande kommer för att sedan vidarebefordras till mottagaren. I mottagnings- funktionen sker en teknisk kontroll av den avsända programfilen, dvs. meddelandet, som returneras till avsändaren när den uppvisar brister. Någon kontroll görs dock inte av innehållet i medde landet, utan det är överföringen som kontrolleras. Regeringen an såg inte att en sådan kon- troll kunde anses utgöra ett led i ärende hanteringen. 
 Författnings stödet för det särskilda förfarande med en extern mot tag- ningsfunktion finns i tullregisterlagen och tullregisterförordningen. I lagen sägs att regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer får överlämna åt en juridisk person att förmedla uppgifter till och från tullregistret i sådana elektroniska dokument som avses i tulllagen. I förordningen har regeringen sedan bemyndigat Tullverket att besluta om överlämnande av mottagnings funktionen till en extern juridisk person, vilket också har skett. 
  
 3.5.3 
  
 Tullmålsjournaler 
  
 I samband med främst tullbeslag öppnas ett ärende hos Tullverket. Dessa ärenden inordnas i en tullmålsjournal som består av akterna i inkomna tullmål, ordnade i nummerföljd. Datainspektionen har genom beslut den 30 juni 1993 (dnr  
 1059--1096-93) 
  gett Tullverket tillstånd att föra särskilda personregister, även de benämnda tullmåls journaler, vilka har som ändamål att utgöra sökregister till de egentliga jour nalerna för uppföljning, komplettering och statuskontroll av de däri in gående ären- 
  
 SOU 1999:105 
 Register hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och Tullverket  
 193 
  
 dena. Personregistren får användas även för framställning av statistik. Tullmålsjournalerna (personregistren) består alltså närmast av datoriserade dagboksblad för tullmålen. 
 Registren får innehålla uppgifter om ärendet som sådant, om ob jektet (dvs. den person som ärendet avser) och om varan som var före mål för tullbeslaget m.m. Uppgifter om ärendet kan vara sådant som re- gistreringsdatum, brottsort, handläggare och referens till åklagarmyn- digheten. Om objekten får det finnas uppgifter om person- eller orga- nisationsnummer, namn, kön, nationalitet, samt datum för dom eller strafföreläggande i ärendet. De uppgifter som registreras om varan är varuslag eller varubenämning, mängd och värde, transportsätt, göm- ställe, lagringsplats, processbeslut och andra åtgärder m.m. 
 Personuppgifter i tullmålsjournalerna – alltså personregistren – skall gallras när de inte längre behövs, dock senast fem år efter den tidpunkt då ärendet avslutades. 
  
 3.5.4 
  
 Register i brottsbekämpande verksamhet 
  
 Vid sidan av tullregistret (TDS) för Tullverket även register som an- vänds i den brottsbekämpande verksamheten. Bestämmelser om re gister i den verksamheten fanns tidigare i förordningen (1987:864) om Tull- verkets register för brotts bekämpande verksamhet, som tillkom med stöd av en bestämmelse i lagen (1965:94) om polisregister m.m. 
 Det brottsregister som Tullverket fört har gått under be nämningen SPADI, spaningsdiariet. Sedan den 1 januari 1998 finns regleringen av brottsregister i stället i lagen (1997:1058) om register i Tullverkets brottsbekämpande verksamhet och i förordningen (1997:1064) om re gis- ter i Tullverkets brottsbekämpande verksamhet. De sistnämnda för- fattningarna ger Tullverket rätt att föra vissa register i under rättelseverk- samhet, nämligen analysregister samt ett gemensamt underrättelse- register och ett gemensamt spaningsregister. 
  
 SOU 1999:105 
  
 Övergripande frågor o ch principer  
 197 
  
 4 Övergripande frågor och principer 
 I detta kapitel redovisar vi vår inställning till mer övergripande frågor och principer av allmän karaktär som berör samtliga eller de flesta av våra lagförslag. I de närmast följande kapitlen kommer vi att närmare gå igenom våra förslag till lag stiftning inom de olika områden som omfattas av vårt uppdrag. Eftersom samtliga lagförslag har en likartad struktur och i många delar innehåller identiska eller likartade bestämmelser, har vi valt att i  
 5–7 
  kap. redovisa våra överväganden om lag stiftningen i allmänhet, utan att gå närmare in på de enskilda lagför slagen. Därefter redovisar vi i 8 kap. de särskilda förhållanden som gäller för olika verk- samhetsområden och som i vissa delar kräver sär skilda bestämmelser som är specifika för respektive verksamhet. 
  
 4.1 
  
 Behovet av datorstöd i myndighets- verksamhet 
  
 Användningen av datorer hos myndigheter i Sverige har ökat kraftigt sedan år 1970. Denna utveckling är ett naturligt led i effektiviseringen av verksamheterna. Den alltmer långtgående internationaliseringen till- sammans med det faktum att människor är mer rörliga även inom lan dets gränser, kommer framöver att ställa allt större krav på en effektiv ärendehantering hos myndigheterna. Det finns därför ingen anledning att anta annat än att behovet av datorstöd kommer att fortsätta öka. 
 Tullverket kan tas som ett exempel på detta behov. Verket har sedan slutet av  
 1980-talet 
  utökat datorstödet i sin verksamhet och därigenom rationaliserat bort en stor del av pappershanteringen. Detta till trots fort- sätter utvecklingen på datorområdet inom Tullverket i snabb takt – inte minst på grund av de nya uppgifter som följer av Sveriges EU- medlemskap – och flera projekt har nyligen startats eller är på väg att slutföras. Även inom skatte förvalt ningen pågår projekt med syfte att i allt större grad automatisera den i stora delar redan elek troniskt baserade ärendehanteringen. Inom exekutionsväsendet har man ännu inte kommit lika långt, men långtgående planer, och pågående projekt, finns med 
  
 198  
 Övergripande frågor och principer 
  
 SOU 1999:105 
  
 syfte att införa i stort sett helt elektronisk ärende hantering i bl.a. utsökningsverksamheten. 
 Den snabba utveckling av datoriseringen inom myndighetsområdet som varit har visat att den lagstiftning som reglerar användandet av datorstöd måste vara teknik oberoende och flexibel, för att inte hindra den effektivisering av verksamheterna som kontinuerligt pågår. Detta är inte minst påtagligt i de verksamheter som vi har att se över. Det är näst intill omöjligt för lagstiftaren att hålla jämn takt med den tekniska utvecklingen, och det är särskilt tydligt just inom dataområdet. För att inte hamna i en situation där den tekniska utvecklingen styr den rättsliga regleringen, är det enligt vår mening nödvändigt med en lagstift ning som tar sikte på principiellt viktiga frågor, men så långt som möj ligt lämnar detaljregleringen därhän. Lagstiftningen skall således styra användandet av ny teknik i allmän verksamhet, inte tvärtom, samtidigt som den rättsliga regleringen inte får tillåtas förhindra eller onö digtvis försvåra en välkommen effektivisering av olika verksamheter. 
  
 4.2 
  
 Skyddet för personlig integritet 
  
 De grundläggande bestämmelserna till skydd för den personliga integri- teten finns i regeringsformen (RF). Redan i 1 kap. 2 § slås fast att det allmänna skall värna om den enskildes privatliv. Denna intention kom- mer till uttryck i stora delar av den lagstiftning som reglerar det allmän- nas handlande gentemot enskilda och även enskildas handlande gentemot varandra. Som exempel på sådan lagstiftning kan nämnas brotts balken och sekretesslagen (1980:100). Av stor betydelse är även rätten för enskilda att enligt 2 kap. tryckfrihetsförordningen ta del av allmän na handlingar (handlingsoffentligheten). Härigenom garanteras enskilda insyn i och kontroll av den offentliga förvaltningen, vilket kan vara po- sitivt från integritetssynpunkt. Offentligheten kan emellertid även inne- bära nackdelar från integritetssynpunkt, eftersom enskilda tvingas accep- tera att uppgifter om dem kan vara åtkomliga för andra personer. 
 I 2 kap. 3 § RF finns en särskild bestämmelse som avser integritets- skyddet vid användandet av automatisk databehandling. Där sägs att varje medborgare, i den utsträckning som anges i lag, skall skyddas mot att hans personliga integritet kränks genom att uppgifter om honom registreras med hjälp av automatisk databehandling. Den författning som tidigare har haft som främsta syfte att uppfylla regeringsformens intentioner i fråga om integritetsskydd i datoriserad verksamhet är datalagen (1973:289), vilken numera har ersatts av personuppgiftslagen 
  
 SOU 1999:105 
  
 Övergripande frågor o ch principer  
 199 
  
 (1998:204). Särskilda integritetsskyddande bestämmelser om utlämnan- de av uppgifter ur dataregister finns även i sekretesslagen. 
 Det är inte möjligt att definiera exakt vad som avses med personlig integritet. Inte minst möter det svårigheter, eftersom uppfattningen om vad som är en rent personlig sfär varierar mellan olika personer. Dess- utom förändras inställ ningen till integritet över tiden. Det kan också konstateras att varken svensk lagstiftning eller doktrin innehåller någon enhetlig definition. Flera försök att närmare utreda be greppet personlig integritet har dock gjorts i andra sammanhang där frågor om datorise- ringen i samhället har varit aktuella. Som exempel kan nämnas Offent- lighets- och sekretesslagstiftningskommittén i betänkandet Data och Integritet (SOU 1972:47), Datalagstiftningskommittén i betänkandet Personregister – Datorer – Integritet (SOU 1978:54) samt Data- och offentlighetskommittén i betänkandet Integritetsskyddet i informations- samhället (Ds Ju 1987:8). Av allt att döma finns det enig het om att vissa faktorer är särskilt viktiga att ta hänsyn till när det gäller att bedöma integritetskänsligheten vid automatiserad behandling av personuppgifter. Det gäller arten av personuppgifter som samlas in och registreras och varför detta görs, hur och av vem uppgifterna används samt mäng den av uppgifter som samlas på ett och samma ställe eller som på något annat sätt är tillgängliga för bearbetningar och sammanställningar. 
 Oavsett hur man väljer att se på integritetsbegreppet, är det knappast vågat att påstå att stora informationsmängder som är samlade så att uppgifter är enkelt sökbara på elektronisk väg och som används vid myndighetsutövning, utgö r en påtaglig risk för att enskilda personer skall utsättas för icke acceptabla intrång i den personliga sfären. Stat liga myndigheters användande av datorer i verksamheten kan alltså i sig utgöra ett hot mot den personliga integriteten. Detta måste hela ti den beaktas vid utformandet av lagstiftningen på området. 
 Allmänna bestämmelser om integritetsskydd inom dataområdet finns, som nämns tidigare, i personuppgiftslagen. För olika verksam heter kan dock integritetsproblemen vara av skiftande art. Det går alltså inte generellt att lösa alla problem och fullt ut beakta alla frågeställ ningar genom att vända sig till personuppgiftslagens bestämmelser. De olika integritetsaspekter som är aktuella i samband med regleringen av användandet av datorer och dataregister inom skatteförval tningen, exe- kutionsväsendet och hos Tullverket, är t.ex. vilka uppgifter som får registreras, vem som får ta del av dem och hur de får användas. I fråga om vem som får ta del av uppgifter intar omfattningen av myndigheters och andras direktåtkomst till elektroniskt lagrad information en sär- ställning. Sådan åt komst har under lång tid ansetts särskilt integritets- känslig. Detsamma har gällt samkörning av uppgifter från olika källor. 
  
 200  
 Övergripande frågor och principer 
  
 SOU 1999:105 
  
 Vi kommer att behandla de olika integritetsaspekterna efterhand som vi redovisar vår inställning i de olika sakfrågorna, t.ex. gällande direktåtkomst. Redan nu bör dock slås fast att vi anser det viktigt att för- fattningsreglering som bland annat syftar till att underlätta myndigheters användande av datorer för att uppnå effektivi tetsvinster i olika sam- hällsfunktioner, inte får utformas på ett sådant sätt att integritets skyddet för enskilda urholkas eller försämras på ett oaccep tabelt sätt. 
  
 4.3 
  
 Behandling av personuppgifter och andra uppgifter i myndighetsverksamhet bör författningsregleras särskilt 
  
 Vårt förslag:  
 All behandling av personuppgifter i verksamhet inom skatteför valtningen, exekutionsväsendet och hos Tullverket skall för- fattningsregleras särskilt. Behandling i administrativ verksamhet skall dock inte omfattas av lagstiftningen. 
 Regleringen skall omfatta behandling av såväl personuppgifter som uppgifter vilka kan hänföras endast till juridiska personer. För- fattningarna skall tillämpas på all automatiserad behandling av upp- gifter. På manuell behandling skall författningarna tillämpas endast om personuppgifter ingår i eller är avsedda att ingå i en strukturerad samling av uppgifter som är tillgängliga för sökning eller samman- ställning enligt särskilda kriterier. 
 Personuppgifter skall få behandlas i enlighet med de grundlägg- ande bestämmelser som finns i personuppgiftslagen. I varje för fatt- ning görs en uttrycklig hänvis ning till de bestämmelser i personupp- giftslagen som är tillämpliga. Eftersom särskilda krav ställs på be- handling av personuppgifter inom olika verksamhetsområden, kom- mer varje författning att innehålla vissa uttryckliga bestämmelser som avviker från personuppgiftslagen. 
 I författningarna skall främst de grundläggande principerna för behandling av personuppgifter och andra uppgifter regleras. Detalj- regler skall meddelas av regeringen eller den myndighet som rege- ringen bestämmer. 
  
 SOU 1999:105 
  
 Övergripande frågor o ch principer  
 201 
  
 4.3.1 
  
 Personuppgiftslagen måste kompletteras 
  
 Olika myndigheters verksamheter ställer olika krav på de regelverk som sätter upp riktlinjer för verksamheternas bedrivande. Detta gäller även behandling av personuppgifter, och då främst automatiserad be handling. Personuppgiftslagen gäller generellt, vilket innebär att det för olika myndigheter kan behövas bestäm melser som avviker från vad som anges i den lagen. Det kan gälla i såväl skärpande riktning av inte gritetsskäl, som i mildrande riktning av effektivitetsskäl. 
 Avvägningen mellan integritet och effektivitet kan inte nödvändigt vis bedömas med samma mått stock för olika verksamheter. Som exempel kan nämnas skatteförvaltningen och exekutionsväsendet. Flera av de register som i dag förs av Riks skatteverket och skattemyndigheterna omfattar i stort sett hela Sveriges befolkning, medan kronofogdemyndig- heternas register endast omfattar den del av befolkningen som av olika skäl har eller har haft betalningssvårigheter eller på annat sätt har kommit i kontakt med kronofogden. Eftersom redan omfattningen av uppgifter i ett datoriserat register påverkar bedömningen av integritets- frågorna, kan det finnas anledning att på den grunden ha olika bestäm- melser för olika verksamheter. Härutöver finns flera andra orsaker till att behoven av bestämmelser om behandling av personuppgifter varierar. Det är enligt vår mening därför nöd vändigt att komplettera person- uppgiftslagen med särskilt anpassade regelverk för olika verk samheter. 
  
 4.3.2 
  
 Så få författningar som möjligt 
  
 I förra avsnittet pekar vi på att olika verksamheter ställer olika krav på de regelverk som sätter upp riktlinjer för verksamheternas bedrivan de. Det är naturligt att det i vissa avseenden behövs andra bestämmel ser för behandling av personuppgifter inom skatteförvaltningen än inom exekutionsväsendet. Hos Tullverket behövs ytterligare andra reg ler. Det är dock inte så enkelt att reglera personuppgiftsbehandlingen inom en komplex myndighetsorganisation, att det med säkerhet är tillräckligt med en enda lag för skatteförvaltningen och en annan för exe kutionsväsendet. Skattemyndigheterna arbetar med så vitt skilda före teelser som beskatt- ning och folkbokföring. Även inom skatte förvalt ningen finns det alltså anledning att ha olika bestämmelser i vissa avseenden. Detsamma gäller för exekutionsväsendet, som har att hantera frågor om såväl utsökning som betalningsföreläggande och konkurs tillsyn. Verksamheten hos Tullverket är mer homogen, men icke desto mindre finns det områden som har olika behov och därför ställer olika krav på vilka regler som skall gälla för behandling av person uppgifter. 
  
 202  
 Övergripande frågor och principer 
  
 SOU 1999:105 
  
 Vår målsättning är att antalet författningar som reglerar personupp- giftsbehandling skall begränsas så långt det är möjligt. Det finns näm- ligen inte något värde i att dela upp en och samma verksamhet på ett sådant sätt att det – vilket kan vara fallet i dag – finns ett stort antal för- fattningar att ta hänsyn till utan att det är sakligt motiverat. Å andra sidan har vi som en utgångspunkt att bestämmelser om behandling av personuppgifter skall bli så enkla som möjligt. Om strävan efter att få ned antalet lagar och förord ningar drivs för långt, kan detta senare mål riskera att bli eftersatt. En författning som består av ett antal huvud- regler och ett betydligt större antal undantag – vilket kan bli fallet om alltför stora verksamhetsområden regleras gemensamt – underlättar inte tillgängligheten och är inte till gagn för någon. Antalet författningar bör alltså vara så litet som möjligt, samtidigt som reglerna skall vara lätta att förstå. 
 Av skäl som vi redovisar närmare i 8 kap. har vi stannat för en lösning som innebär att det för skatte förvaltningen skall finnas en lag som reglerar beskattningsverksamheten och en annan som reglerar folkbokföringsverksamheten. Den verksamhet som skatteför valtningen bedriver tillsammans med bl.a. länsstyrelserna i samband med val och folkomröstningar är sådan att den motiverar en särskild lag. För exe- kutionsväsendet har vi däremot funnit att det finns förutsättningar för en mer enhetlig reglering av olika verksamhetsområden. På det området föreslår vi därför endast en lag. I fråga om Tullverket omfattar vårt uppdrag endast ett verksamhetsområde, nämligen det fiskala. Även för den verksamheten föreslår vi en lag. 
  
 4.3.3 
  
 Författningarnas allmänna tillämpnings område 
  
 Personuppgiftslagen reglerar endast behandling av personuppgifter, dvs. uppgifter om fysiska personer som är i livet. För dataregister eller andra systematiserade uppgiftssamlingar som endast innehåller uppgifter om juridiska personer finns det alltså ingen motsvarande generell reglering av behandlingen. I flertalet av de verksamheter vi skall utreda måste uppgifter om såväl juridiska som fysiska personer behandlas. Det gäller t.ex.  
 beskattnings-, 
  utsöknings- och tullverksamhet. De re gisterförfatt- ningar som reglerar dessa områden i dag – t.ex. skatteregisterlagen (1980:343), utsökningsregister lagen (1986:617) och tullregisterlagen (1990:137) – omfattar registrering och användning av uppgifter om såväl juridiska som fysiska personer. 
 Vi har i den delen inte funnit anledning att göra några förändringar i för hållande till vad som gäller i dag. Vi föreslår alltså att de lagar som skall reglera behandlingen av personuppgifter i skatteförvaltningens, 
  
 SOU 1999:105  
 Övergripande frågor o ch principer  
 203 
  
 exekutionsväsendets och Tullverkets verksamheter även skall tillämpas på behandling av andra uppgifter. Det gäller främst uppgifter om juri- diska personer, men även uppgifter om avlidna fysiska personer skall omfattas av reglerna. 
 Personuppgiftslagen omfattar, liksom datalagen, behandling av per- sonuppgifter som är helt eller delvis automatiserad. Till skillnad från datalagen gäller personuppgiftslagen även viss manuell behandling av personuppgifter. Ett krav är dock att den manuella behandlingen avser uppgifter som ingår i eller är avsedda att ingå i en strukturerad samling personuppgifter som är tillgängliga för sökning eller sam manställning enligt särskilda kriterier. I det avseendet anser vi att även speciallag- stiftningen skall ha samma tillämpningsområde. Ett motsatt ställnings- tagande skulle innebära att behandling i strukturerade manuella uppgifts- samlingar hos exempelvis Tullverket endast skulle omfattas av per- sonuppgiftslagen och inte av den för verksamheten särskilt anpas sade lagstiftningen, något som det enligt vår bedömning inte finns sakliga skäl för. Där emot har vi inte funnit några integritetsskäl eller andra skäl för att låta manuella uppgiftssamlingar om juridiska personer omfattas av lagstiftningen. 
 Enligt vår bedömning bör de författningar som skall reglera be- handling av personuppgifter i skatteförvaltningens, exe kutionsväsendets och Tullverkets verksamheter inte omfatta den administrativa delen av myndigheternas verksamhet. Som exempel på administrativa arbets- områden kan nämnas personal- och lokalfrågor. Behand ling av uppgifter som rör sådana frågor, t.ex. i löneregister, skall således inte om fattas av de av oss föreslagna författningarna. För sådan behandling gäl ler i stället personuppgiftslagen. 
 I vissa fall kan det dock vara tveksamt om en uppgift i ett datasystem är hän förlig till den materiella eller den administrativa verksamheten. Det är inte ovanligt att det i ett ärendehanteringssystem, tillsammans med uppgifter om parter och beslut m.m., finns uppgifter om vem som handlägger ett visst ärende och när denna person har semester samt till vilken enhet inom en myndighet som ett ärende hör. Det kan även förekomma uppgifter om t.ex. olika handläggares special kunskaper. Sådana uppgifter används för att få till stånd en smidig hand läggning av de ärenden som myndigheten har att hantera, t.ex. genom automatiserade lottningsför faranden. Den typen av uppgifter är enligt vår uppfattning rent administrativa, dvs. de hänför sig till myn dighetens verksamhet och inte till de enskilda som är föremål för myn dighetens åtgärder. Behandlingen av sådana uppgifter berörs så ledes inte av den av oss före- slagna lagstiftningen. Vissa uppgifter kan emellertid vara av admini- strativ karaktär, samtidigt som de utgör personuppgifter som an vänds i den materiella verksamheten hos en myndighet. Som exempel kan 
  
 204  
 Övergripande frågor och principer 
  
 SOU 1999:105 
  
 nämnas uppgift om i vilken vallokal en röstberättigad skall avge sin röst vid ett val. Uppgiften är av betydelse i den administrativa verksamheten, men den innehåller samtidigt en upplysning om den enskilde som kan hänföras till verk samheten. Sådana uppgifter skall enligt vår uppfattning omfattas av lagförslagen (se även avsnitt 6.3.4). 
  
 4.3.4 
  
 Förhållandet till personuppgiftslagen 
  
 Personuppgiftslagen är generellt tillämplig på behandling av person upp- gifter. Den kommer därför att gälla i skatteförvaltningens, exeku tions- väsendets och Tullverkets verksamhet, om det inte finns avvikande bestämmelser i lag eller förord ning. Som vi nämner i tidigare avsnitt behövs det avvikande bestämmelser i special lagstiftningen för samtliga de verksamhetsområden som vi skall utreda. Det innebär att det i varje enskild lag kommer att finnas vissa uttryckliga bestämmelser som av- viker från personuppgiftslagen. En annan fråga är hur man skall han tera de regler som generellt inte skall avvika från personuppgiftslagen. I de lagstiftningsärenden som, med anledning av dataskyddsdirektivets tillkomst, varit aktuella i fråga om behandling av personuppgifter har olika varianter förekommit. 
 Ett alternativ, som används i lagen (1998:620) om belastningsregis- ter, är att i en speciallag över huvud taget inte nämna person uppgifts- lagen. Det leder till att i den mån bestämmelserna i speciallagen avviker från personuppgiftslagen, gäller de avvikande bestäm melserna. I 2 § personuppgiftslagen anges nämligen att om det i annan lag eller förordning finns bestämmelser som avviker från den lagen, skall de be- stämmelserna gälla. Frågor som inte alls omfattas av speciallagens be- stämmelser kommer däremot med automatik att omfattas av person- uppgiftslagen. För lag stiftaren är detta onekligen en praktisk lösning, eftersom sambandet mellan speciallagen och personuppgiftslagen – vilket kanske inte är alldeles enkelt att klarlägga – inte uttryckligen be- höver regleras. Nackdelen med modellen är dock att lag tillämparen kan ha svårt att få en blick över vilka bestämmelser i person uppgiftslagen som är tillämpliga och i vilken omfattning det i speciallagen finns be- stämmelser som kanske endast delvis avviker från personuppgiftslagens regler. 
 En variant av den nyss nämnda lösningen är att klart ange att spe- ciallagen gäller utöver personuppgiftslagen. En sådan modell – som före- kommer i ett flertal speciallagar, t.ex. polisdatalagen (1998:622) – är dock i praktiken inte skild från en modell där inget alls sägs, eftersom det redan av personuppgiftslagen framgår att så är fallet. 
  
 SOU 1999:105 
  
 Övergripande frågor o ch principer  
 205 
  
 Skattekriminalregisterutredningen föreslog i sitt betänkande Integri tet 
 – Effektivitet – Skattebrott (SOU 1998:9) en lösning som gick ut på att de bestämmelser i personuppgiftslagen som skulle vara tillämpliga i en lag om behandling av personuppgifter vid skattemyndigheters medverkan i brottsutredningar, i flera fall skulle skrivas ut i klartext i den senare lagen. I vissa fall skulle i stället hänvisas till enskilda bestäm melser i personuppgiftslagen. Fördelen med en sådan lösning är att tilllämparen snabbt får klart för sig vilka bestämmelser som gäller utan att ens behöva gå till personuppgiftslagen, eller i vart fall vet var i den senare lagen han skall titta. En nackdel med att direkt skriva ut bestämmelser som finns i personuppgiftslagen är att man därigenom inför en onödig form av dubbelreglering, eftersom personuppgiftslagens bestämmelser ändå gäller om inget annat anges. Special lagen kan även komma att bli omfattande till formatet. Modellen fick inte heller genomslag i det fortsatta lagstiftningsarbetet, även om flera remissinstanser i grunden var positiva till förslaget eftersom det ansågs bidra till över skådligheten. I stället tillämpades en modell motsvarande den i polisdatalagen. Rege- ringen motiverade det med att regleringen av förhållandet till personuppgiftslagen bör vara enhetlig i fråga om be handling av personuppgifter i brottsutredande verksamhet (prop. 1998/99:34 s. 31). 
 Vi gör bedömningen att det finns ett stort värde i att inte lämna lag- tillämparen utan vägledning när det gäller tolkningen av vilka bestäm- melser i personuppgiftslagen som är tillämpliga även inom de områden som regleras i speciallagarna. Vi föreslår därför att det inled ningsvis i varje lag anges vilka paragrafer i personuppgiftslagen som skall tilläm- pas. Även om det innebär att det är nödvändigt för lagtillämparen att ha personuppgiftslagen till hands, undanröjs en hel del av det merarbete det innebär för denne att gå igenom lagarna parallellt och jämföra olika bestämmelser. Nämnas kan att liknande lösningar finns i flera andra la- gar, t.ex. hänvisar förvaltningsprocess lagen (1971:291) i vissa fall till bestämmelser i rättegångs balken. Den som skall tillämpa förvaltnings- processlagen behöver därmed inte känna till eller ta reda på den exakta lydelsen av samtliga bestämmelser i rättegångsbalken, utan det är till- räckligt med de bestämmelser som för valtningsprocesslagen hänvisar till. På motsvarande sätt kommer för hållandet att vara mellan de lagar som vi föreslår och personupp giftslagen. 
  
 206  
 Övergripande frågor och principer 
  
 SOU 1999:105 
  
 4.3.5 
  
 Detaljreglering bör inte göras i lag 
  
 Av de registerförfattningar som gäller i dag är flertalet förhållandevis detaljerade i fråga om främst vilka uppgifter som får finnas i ett re gister. Ett exempel på detta är skatteregisterlagen, vilken på grund av just den höga graden av detaljreglering, tillsammans med knytningen till skattelagstiftningen, har ändrats vid ett femtiotal tillfällen sedan införandet år 1980. Detta har lett till att lagen är såväl svåröverskådlig som svårtillämpad. Även om de övriga författningar som omfattas av vårt uppdrag inte är fullt så omfattande i sin detaljrikedom, kan det generellt sägas vara så att register lagstiftningen av i dag är otymplig att hantera. 
 Vi anser att en lagreglering av behandling av personuppgifter i första hand bör ha till uppgift att slå fast grundläggande principer för att skydda enskildas integritet. I och med tillkomsten av dataskyddsdirek- tivet och införandet av personuppgiftslagen innebär det att det främst är ändamålsbestämmelserna som är av vikt. En grundläg gande princip i dataskyddsdirektivet och personuppgiftslagen är nämligen att behandling av personuppgifter inte får vara oförenlig med de ändamål för vil ka de har samlats in. Om de ändamål för vilka person uppgifter och andra uppgifter får använ das är klart angivna och avgränsade i lag, går det enligt vår uppfattning att även utan närmare reglering av vilka upp gifter som får behandlas få till stånd en lagstiftning som ger tillräcklig garanti för att den personliga integriteten hos de registrerade personerna skyddas. 
 Att helt undvika reglering av vilka uppgifter som får registreras skulle dock kunna leda till oklarheter och svårigheter för de till ämpande myndigheterna. Vi anser därför att det i lag bör anges vilka kate gorier av uppgifter som får behandlas, dvs. ramarna för vad som är till låtet. Det bör sedan ligga på regeringen, eller den myndighet som rege ringen bestämmer, att närmare precisera vilka uppgifter myndigheterna får registrera. I de flesta fall torde enligt vår mening Riksskatteverket respektive Tullverket vara bäst lämpade att utföra denna skyldighet, eftersom de myndigheterna har bäst kännedom om den löpande verk- samheten och därigenom snabbt kan avgöra om t.ex. förändringar i ma- teriell lagstiftning har betydelse för vilka uppgifter som måste be handlas för att datasystemen skall kunna användas på avsett sätt. I och med att såväl behandlingsändamålen som de behand lingsbara uppgifternas art regleras i lag, föreligger det enligt vår uppfattning inte någon fara i integritetshänseende med en sådan ordning. 
  
 SOU 1999:105 
  
 Övergripande frågor o ch principer  
 207 
  
 4.4 
  
 Databaser i stället för register 
  
 Vårt förslag:  
 Det traditionella registerbegreppet skall inte förekom- ma i den grundläggande speciallagstiftningen om behandling av per- sonuppgifter. I stället skall begreppet  
 databas  
 införas som en juridisk beteckning på vissa fastställda automatiserade uppgiftssamlingar som används gemensamt inom en verksamhet och för vilka särskilda hand- lingsregler gäller. 
  
 4.4.1 
  
 Registerbegreppet har kritiserats 
  
 Genom datalagens (1973:289) införande introducerades  
 personregister  
 som ett centralt begrepp i svensk datalagstiftning. Med personregister avses register, för teckning eller andra anteckningar som förs med hjälp av automatisk databehandling och som innehåller personuppgift som kan hänföras till den som avses med uppgiften. Den allmänt använda termen för  
 ADB-baserade 
  uppgifts samlingar har sedan datalagens införande varit register. Ordet återfinns i snart sagt varje författning som reg lerar myndigheters användande av automatisk databehandling i verksamheten. Som exempel kan nämnas några av de författningar som vi har haft i uppdrag att se över, nämligen skatteregisterlagen, utsök ningsregister- lagen och tullregisterlagen. 
 Det traditionella registerbegreppet har vid flera tillfällen kritiserats. En orsak har varit att begreppet även har en teknisk anknytning och där- för kan ha olika innebörd för olika yrkesgrupper. Vidare för det tank arna till på visst sätt organiserade eller systematiserade samlingar av uppgifter. Detta är inte längre ett helt relevant sätt att se på sam lingar av uppgifter i elektronisk form. Uppgifter kan t.ex. införas helt ostruktu- rerat och oorganiserat i olika filer i en dator, utan att detta för hindrar en effektiv hantering av uppgifterna för olika sammanställ ningar osv. Det finns därför anledning att fundera över om inte regis terbegreppet är föråldrat i vissa sammanhang och om det därför i mo dern lagstiftning bör utmönstras och eventuellt ersättas av något annat mer ändamålsenligt begrepp. 
 Frågan om en sådan nyordning har diskuterats vid ett flertal tillfällen tidigare. Som exempel kan nämnas Datalagsutredningen, vilken i flera betänkanden påtalade problemen med att använda det traditionella registerbegreppet i  
 ADB-sammanhang; 
  se Skärpt tillsyn – huvuddrag i en reformerad datalag (SOU 1990:61, s. 85 f. och 142 ff.), Vissa särskilda frågor beträffande integritetsskyddet på  
 ADB-området 
  (SOU 1991:62, s. 47 ff.) samt En ny datalag (SOU 1993:10 s. 108 ff.). Data- 
  
 208  
 Övergripande frågor och principer 
  
 SOU 1999:105 
  
 lagsutredningen ansåg bl.a. att utvecklingen av datatekniken hade lett till nya företeelser som inte utan vidare kunde inordnas i de tekniska registerbegreppen, och att detta inneburit att begreppet register hade blivit föråldrat. Som alternativ till registerbegreppet föreslogs begrep pet persondatamängd, vilket inte skulle förutsätta att de elektroniskt lagrade personuppgifterna var ordnade som i ett register eller en förteckning. Förslaget fick dock ett svalt mottagande av remiss instanserna, och det fick inte heller genomslag i lagstiftningen. 
 Även Datainspektionen har varit kritisk mot registerbegreppet. In- spektionen har bl.a. uttalat att utvecklingen på dataområdet – t.ex. över- gången från stordatorbaserad teknik till användarstyrd datorhantering med praktiskt taget obegränsade tekniska möjlig heter till terminal- åtkomst och lokal bearbetning av centralt lagrad information – har revo- lutionerat informationsbehandlingen. Detsamma ansågs gälla för ut veck- lingen av kraftfulla smådatorer och sammankopplingen av stora och små datorer i väldiga nätverk (Datainspektionens årsbok 1988/89, s. 176). Slutsatsen som inspektionen drog av detta vara att nya media ställer traditionella begrepp om uppgiftslagring och uppgiftsåtervinning på huvudet. 
 Det behöver knappast tilläggas att den tekniska utvecklingen på informationsområdet har varit om möjligt än mer explosionsartad under  
 1990-talet. 
  Inte minst har framväxten av Internet inneburit stora för änd- ringar. Behovet av en översyn av traditionella begrepp i  
 ADB-samman- 
  hang, som t.ex. registerbegreppet, har följaktligen inte blivit mindre. 
  
 4.4.2 
  
 Det behövs ett särskilt begrepp för vissa automatiserade uppgiftssamlingar 
  
 I personuppgiftslagen används inte registerbegreppet. I stället talas det om behandling av personuppgifter. Det skulle enligt vår bedömning vara möjligt att även i spe cialförfattningar undvika be greppet register utan att ersätta det med något specifikt alternativ, dvs. endast tala om behandling av personuppgifter. Datalagskommittén uttalade dock i sitt betänkande Offentlighet – Integritet – Informationsteknik (SOU 1997:39, s. 340), att det faktum att begreppet register i dag förefaller mestadels skapa tillämpningsproblem, inte hindrar att det som är ett regelrätt datoriserat register också kallas för det. Denna fråga behand lades även bl.a. vid tillkomsten av polisdatalagen. Regeringen tog där upp kritiken mot registerbegreppet, men framhöll att det inte helt bör undvikas eftersom polisen måste ha tillgång till traditionella register för att kunna bedriva sin verksamhet och att det därför även i fort sättningen bör finnas 
  
 SOU 1999:105 
  
 Övergripande frågor o ch principer  
 209 
  
 särskilda bestämmelser rörande upprättandet och för andet av sådana register (prop. 1997/98:97 s. 102). 
 Det kan konstateras att flera samlingar av personuppgifter i elek- tronisk form är att se som register i ordets mer egentliga bemärkelse, dvs. uppgifter förs in på ett syste matiserat sätt efter vissa kriterier och är sökbara endast med särskilda sökord e.d. Det finns därför anledning att inte helt frångå registerbegreppet. Å andra sidan är begreppet, som nämnts i föregående avsnitt, inte alltid lämp ligt. Inte minst gäller detta datasystem som innefattar elektronisk ärendehantering, där inkomna handlingar bildfångas och beslut upprättas med automatiserad behand- ling för att sedan lagras elektroniskt tillsammans med uppgifts samlingar av mer registerartad karaktär. Att endast tala om behandling av person- uppgifter kan emellertid i vissa fall föranleda att lagtexter tyngs och blir svårhanterliga, t.ex. när man inte avser behandling i allmänhet utan endast behandling i fastställda samlingar av uppgifter för vilka sär skilda handlingsregler gäller. Som exempel kan nämnas att när en tjänste man i dag inom skatteförvaltningen behandlar personuppgifter på elektronisk väg, kan det göras t.ex. med ordbehandling eller via ter minal i ett skatte- register. För ord behandlingen saknas särskilda handlingsregler medan skatteregisterlagens bestämmelser gäller för termi nalbehandlingen. Hur skall det i en lag om behandling av personuppgifter uttryckas att man i motsvarande situationer avser att vissa bestämmelser endast skall gälla för den senare behandlingen och inte den tidigare, samtidigt som de reglerade uppgiftssamlingarna inte i egentlig bemärkelse är register? 
 Ett alternativ till registerbegreppet som har föreslagits i olika sam- manhang är termen databas. Detta gjordes senast av Skattekriminal- registerutredningen i betänkandet Integritet – Effektivitet – Skattebrott (SOU 1998:9). Förslaget genomfördes emellertid inte, utan i det fortsatta lagstiftningsarbetet – och slutligen även i lagen (1999:90) om behandling av personuppgifter vid skattemyndigheters medverkan i brottsutred- ningar – användes i stället registerbegreppet. Regeringen motiverade detta med att begreppet register används i polisdatalagen och att det är angeläget att det i lagstiftningen finns enhetliga begrepp inom samma område. Det ansågs därför inte då finnas tillräckliga skäl att införa ett nytt begrepp (prop. 1998/99:34 s. 33). 
 Vi anser att det finns behov av ett särskilt begrepp för att beskriva vissa uppgiftssamlingar som är föremål för automatiserad behandling. Eftersom registerbegreppet – enligt vår mening med rätta – har kriti- serats i flera sammanhang, finns det anledning att ännu en gång över- väga om inte begreppet databas är ett bättre alternativ. 
  
 210  
 Övergripande frågor och principer 
  
 SOU 1999:105 
  
 4.4.3 
  
 Definitioner av begreppen register och databas 
  
 Vissa begrepp kan ha varierande betydelse beroende på om man intar rollen av en ur allmänheten eller av fackmannen. Detta gäller inte minst på  
 IT-området 
  där olika begrepp hela tiden tillkommer. För att få en bild av innebörden av de för oss rele vanta begreppen register och databas, följer här en kort samman ställning hämtad från olika ordböcker, allmänna såväl som fackanknutna. 
 Exempel på definitioner av register: 
  
 · 
  
 Alfabetiskt eller systematiskt ordnad förteckning över personer, fakta e.d.; ofta av mera officiellt slag. [ 
  
 Nationalencyklopedins ordbok 
 ] 
  
 · 
  
 Förteckning, lista. [  
  
 Bonniers svenska ordbok 
 ] 
  
 · 
  
 Lista, innehållsförteckning i (bokstavs)ordning. [  
  
 Svenska akademiens ord- lista 
 ] 
  
 · 
  
 Samlad information, vare sig det sköts manuellt eller på dator, exempelvis kundregister och folkbokföringsregister. Register kan även betyda något helt annat, nämligen de små utrymmen som en processor använder internt. [ 
  
 Nya dataordboken, Martin, 1997  
 ] 
  
 · 
  
 En lagringsenhet som har en begränsad kapacitet, t.ex. en bit eller en byte, och som direkt kan hanteras av processorn. [ 
  
 IT  Data Lexikon, Livingston och Liber utbildning AB, 1997 
 ] 
  
 · 
  
 Minne som har en bestämd kapacitet, t.ex. en bit, en bitgrupp eller ett dataord, och som vanligen är avsett för en speciell uppgift. 
  
 [Dataordboken, Standardiseringskommissionen i Sverige, 1984 
 ] 
  
 Exempel på definitioner av databas: 
  
 · 
  
 Större samling uppgifter som finns lagrade på systematiskt sätt i datamaskin så att enskilda uppgifter snabbt kan återfinnas, t.ex. genom sökning per kategori ( bet.nyans: om själva lagringsmetoden, programmen etc., utan hänsyn till innehållet: databassystem). [ 
  
 Nationalencyklopedins ordbok 
 ] 
  
 · 
  
 Dataregister, samling av uppgifter lagrade i dator. [ 
  
 Bonniers svenska ord- bok 
 ] 
  
 · 
  
 (Databas) med dataregister. [ 
  
 Svenska akademiens ordlista 
 ] 
  
 · 
  
 Ett intelligent dataregistersystem med eget frågespråk, rapportgenerator eller andra verktyg. Databaser brukar indelas i relationsdatabaser samt de nu nästan försvunna hierarkiska databaserna och nätverksdatabaser. [  
  
 Nya dataordboken 
 ] 
  
 · 
  
 En systematisk samling av datafiler som kan läsas, samköras, bearbetas och åter lagras. [ 
  
 IT  Data Lexikon 
 ] 
  
 SOU 1999:105 
  
 Övergripande frågor o ch principer  
 211 
  
 · 
  
 Mängd av data som består av åtminstone en fil och som är tillräcklig för ett visst ändamål eller för ett visst databehandlingssystem. En databas kan utgöra del av en annan mängd data. [  
  
 Dataordboken 
 ] 
 Av sammanställningen kan den slutsatsen dras att det inte finns någon enhetlig och allmängiltig definition av något av begreppen. Register kan dock närmast definieras som en systematisk sammanställning som kan vara antingen manuell eller teknikberoende, samtidigt som begreppet kan ha andra specifikt fackliga betydelser. Om databas kan sägas att ordet som sådant, både allmänt och fackligt, anknyter direkt till använ dandet av datorer. Det synes alltså inte finnas någon direkt användning av begreppet databas i samband med manuella sammanställningar av uppgifter. 
  
 4.4.4 
  
 Databasbegreppet underlättar en teknikoberoende lagstiftning 
  
 Det finns ingen klar allmän definition av begreppen register och databas. Vad som dock kan konstateras är att databas rent språkligt har mer naturlig anknytning till automatiserade sammanställningar av uppgifter. Redan detta är ett argument för att den termen är att föredra framför det traditionella registerbegreppet. Det bör emellertid påpekas att begreppet register kan ha sin naturliga plats i lagstiftningen, t.ex. i lagen (1998:621) om misstankeregister, lagen (1968:620) om belastningsre- gister samt lagen (1998:543) om hälsodataregister. Dessa lagar reglerar nämligen register i en mer traditionell mening. I våra lagförslag där emot avses med begreppet databas något annat än egentliga register. En databas består av en uppgiftssamling av varierande slag, ofta rörande såväl juridiska som fysiska personer. Den innehåller regelmässigt ett an- tal egentliga register, men också uppgifter som inte alls kan inordnas i ett traditionellt register, såsom elektroniska handlingar i ett ärendehante- ringssystem. 
 En av våra målsättningar har varit att skapa ett regelverk som är mer teknikoberoende än de registerförfattningar som finns i dag. Detta kan göras genom att begreppet databas ges inne börden av en samling upp- gifter som med hjälp av automatiserad behandling används gemensamt inom en verksamhet. Av redovisningen nedan kommer att framgå att detta skulle innebära att ett nytt sätt att se på auto matiserad hantering av uppgifter införs i lagstiftningen. Med utgångspunkt i vår grund läggande syn på vikten av teknikoberoende lagstiftning är registerbegreppet enligt vår uppfattning inte lämpligt, dels på grund av den mer allmängiltiga betydelsen av begreppet (se föregående avsnitt), dels på grund av att en 
  
 212  
 Övergripande frågor och principer 
  
 SOU 1999:105 
  
 ny begreppsbildning kan underlätta förståelsen för en förändrad rättslig ordning. 
 En definition av begreppet databas som den nyss angivna skulle utesluta manuella register och samtidigt göra det möjligt att särskilja tillfälliga behandlingar av personuppgifter i en dator från behandlingar i databaser som är särskilt reglerade till sitt innehåll och användning (se om detta i avsnitt 6.1). Definitionen har även den fördelen att den inte tekniskt avgränsar hur en samling uppgifter är uppbyggd eller organi- serad. Det innebär att om flera register – i egentlig bemärkelse – är sammanlänkande och samtliga uppgifter i de olika registren på ett ge- mensamt sätt är till gängliga för sök ning med automatiserad behandling inom en avgränsad verksamhet, så utgör dessa register en databas. Med andra ord skulle automatiserade register kunna sägas vara en special- form av databaser, nämligen databaser vars innehåll är systematiserade på ett visst sätt enligt sär skilda kriterier. En databas kan således inne- hålla flera mindre databaser, varav en del kan vara regelrätta register. Översatt till skatteförvalt ningens verksamhet skulle detta kunna innebära att en beskattningsdatabas består av ett eller flera skatteregister, taxeringsuppgiftsregister och fastighetstaxeringsregister m.m. Regle- ringen av en beskattningsdatabas skulle alltså inte innehålla bestäm mel- ser om indelningen av uppgifterna i databasen. Om samtliga uppgifter finns samlade i en enda server på Riksskatteverket och är tillgängliga för olika myndigheter enligt vissa kriterier (behörighetskoder o.d.) eller om uppgifterna delas upp så att de rent tekniskt förvaras i olika servrar – och i form av flera register – hos de regionala skattemyndigheterna, saknar alltså betydelse. Det väsentliga är att uppgifterna inom skatteför- valtningen är gemensamt tillgängliga för beskattnings verksamheten. 
 De ovan redovisade tankegångarna har som utgångspunkt att en lag om behandling av personuppgifter inte skall reglera hur uppgifterna tek- niskt organiseras, utan endast utgöra en ram för vilka uppgifter som får behandlas och på vilket sätt de får användas för att bl.a. säkerställa ett gott integritetsskydd. Detta innebär att regleringen av en beskatt- ningsdatabas kan innehålla bestämmelser om behandling av samtliga de uppgifter som i dag finns i olika register inom ett visst verksamhets- område, utan att för den sakens skull reglera hur upp gifterna skall orga- niseras eller delas in i grupper. Om det, för att återigen anknyta till skatteförvaltningens verksamhet, i en lag anges att en beskattnings- databas får innehålla samtliga uppgifter som i dag finns i olika register (skatteregister, fastighetstaxeringsregister, punktskatteregister, projekt- register osv.), så tar man därigenom inte ställning till den tek niska utformningen. Det kan alltså i princip bli fråga om ett fåtal stora cen- trala eller regionala register eller flera små lokalt anordnade register. Det 
  
 SOU 1999:105 
  
 Övergripande frågor o ch principer  
 213 
  
 väsentliga är att de krav lagen ställer på behandlingen för att säker ställa enskildas integritet kan efterlevas. 
  
 4.4.5 
  
 Det kan fortfarande finnas utrymme för registerbegreppet 
  
 Som framgår ovan anser vi att databas, inom det område som omfattas av vårt uppdrag, är ett lämpligt begrepp för en rättsligt av gränsad sam- ling uppgifter som behandlas gemensamt på automatiserad väg inom en viss verksamhet. Vår tanke är att en lag om behandling av personupp- gifter skall reglera just behandlingen och inget annat, och då i huvudsak de övergripande principer som bör gälla. Om uppgifter i automatiserade samlingar är uppdelade i flera lokala register – som ofta är fallet enligt registerförfattningarna i dag – eller om de finns i ett fåtal större register, är inte direkt en fråga om behandling av uppgifterna och sådana bestäm- melser bör alltså inte finnas i den övergripande lagstift ningen. 
 Det kan dock finnas skäl – såväl sakliga som pedagogiska – för att närmare definiera och avgränsa de olika uppgifterna i en databas. Re- geringen bör därför ges möjlighet att föreskriva om hur en databas skall vara indelad. Som exempel kan nämnas folkbokföringsverksamheten. I en förordning skulle regeringen kunna före skriva att samtliga uppgifter som får finnas i en folkbokföringsdatabas skall fördelas på och finnas i lokala register, motsvarande vad som gäller i dag. Regeringen skulle vidare kunna föreskriva att vissa av uppgifterna i databasen skall finnas i ett centralt register och att de uppgifter som får lämnas ut för t.ex. avi- seringsändamål skall finnas i ett centralt aviseringsregister. Organisa- toriskt (och tekniskt) får man då samma system med register som i dag, med den skillnaden att alla grundläggande frågor om behandlingen, dvs. ändamål, personuppgiftsansvar, direktåtkomst och gall ring m.m. regleras för sig. Härigenom kan den organisatoriska eller tekniska in delningen förändras utan att den grundläggande lagstiftningen för den sakens skull behöver ändras. Det kan även finnas anledning att för vissa uppgifter i en databas ha särregler för t.ex. gallring och utläm nande. Det kan därför finnas skäl att rättsligt – och möjligen tekniskt – avgränsa vissa register på ett sådant sätt att de är klart urskiljbar inom databasen. En sådan indelning av en databas i olika register kan underlätta vid utformandet av gallringsbestämmelser och utlämnandebestämmelser m.m. Lagen blir alltså här igenom teknik- och organisationsoberoende, samtidigt som en uppdelning i olika register kan behållas i de fall det anses motiverat. 
 Som vi nämner i avsnitt 4.4.2 är dock register enligt vår upp fattning över huvud taget inte ett lämpligt be grepp för omfattande auto matiserade uppgiftssamlingar som innehåller elektroniska handlingar i ett ärende- 
  
 214  
 Övergripande frågor och principer 
  
 SOU 1999:105 
  
 hanteringssystem. Begreppet register bör i stället förbehållas så dana automatiserade uppgiftssamlingar som faktiskt utgör register i en mer strikt betydelse, nämligen när uppgifterna är organiserade på ett systematiskt sätt enligt fastställda kriterier. 
  
 SOU 1999:105  
 Allmänna bestämmelser om behandling av personu ppgifter  
 215 
  
 5 
  
 Allmänna bestämmelser om behandling av personuppgifter 
  
 Som vi redovisar i inledningen till 4 kap. har samtliga våra förslag till för fattningar som skall reglera behandlingen av personuppgifter och andra uppgifter inom skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och Tull- verket en likartad struktur. I ett inledande kapitel i författningarna har vi valt att samla allmänt tillämpliga bestämmelser. Därefter följer ett kapitel som innehåller de bestämmelser som reglerar behandling för ge- mensamma syften inom ett verksamhetsområde, dvs. behandling av uppgifter i databaser. Varje författningsförslag avslutas med ett kapitel som innehåller bestämmelser om enskildas rättigheter gentemot per son- uppgiftsansvariga myndigheter. Redovisningen av våra övervä ganden avseende författningsförslagen följer en likartad ordning. Således behandlar vi i detta kapitel de allmänt tillämpliga bestämmelserna. 
  
 5.1 
  
 Olika former av uppgiftsbehandling 
  
 De av oss föreslagna författningarna, som skall reglera behandling av personuppgifter och andra uppgifter inom skatteförvaltningen, exeku- tionsväsendet och Tullverket, omfattar all helt eller delvis automatiserad behandling samt sådan manuell behandling där personuppgifter ingår i eller är avsedda att ingå i en strukturerad samling uppgifter som är tillgängliga för sökning eller sammanställning enligt särskilda krite rier (se avsnitt 4.3.3). I det avseendet skiljer sig tillämpningsområdet för våra författnings förslag inte från tillämpningsområdet för person- uppgiftslagen (1998:204). 
 Författningsförslagen har däremot ingen motsvarighet i gällande rätt såvitt avser regleringen av automatiserad behandling av uppgifter i data- baser. I stället för att reglera viss automatiserad behandling av per- sonuppgifter och andra uppgifter inom en verksamhet i ett flertal olika register, vilket ofta är fallet i dag, har vi valt att samordna bestäm- melserna genom att reglera huvuddelen av den automatiserade behand- lingen i en eller ett fåtal gemensamma databaser (se avsnitt 4.4). Det innebär att våra författningsförslag kan sägas omfatta tre olika former 
  
 216  
 Allmänna bestämmelser om behandling av personuppgifter 
  
 SOU 1999:105 
  
 av uppgiftsbehandling, nämligen  
 manuell behandling 
 ,  
 automatiserad behandling i databaser  
 samt  
 annan automatiserad behandling 
 . 
 I fråga om avgränsningen mellan manuell och automatiserad be- handling har vi ingen annan avsikt än att samma principer skall gälla för våra författningsförslag som för personuppgiftslagen. Våra över- väganden avseende gränsdragningen mellan automatiserad behandling i databaser och annan automatiserad behandling redovisar vi i avsnitt 6.1, i samband med en ingående redogörelse för vad som av ses med databaser och vilken behandling som omfattas av den särskilda regle- ringen av databaserna. 
 Vi anser att samtliga bestämmelser om behandling av personuppgifter och andra uppgifter inom en viss verksamhet bör inordnas i en enda lag, oberoende av om behandlingen är manuell eller automatiserad och oavsett om den görs inom den rättsliga ramen för en databas eller inte. De bestämmelser som enligt våra förslag kommer att om fatta all behandling inom en viss verksamhet är de som reglerar lagens för- hållande till personuppgiftslagen (1998:204) samt personuppgiftsansva- ret. Därutöver föreslår vi be stämmelser om känsliga personuppgifter m.m. och gallring, som skall gälla all behandling utom sådan som sker inom den rättsliga regleringen för data baser. För behandling av käns liga personuppgifter och gallring av uppgifter i databaser, föreslår vi särskilda bestäm melser (se avsnitt 6.3.3 och 6.8). 
  
 5.2 
  
 Allmänt tillämpliga bestämmelser 
  
 5.2.1 
  
 Allmänna bestämmelser i personuppgiftslagen 
  
 Vårt föreslag:  
 Vissa bestämmelser i personuppgiftslagen skall vara direkt tillämpliga på all behandling enligt specialförfattningarna. Det gäller bestämmelser om: 
  
 · 
  
 definitioner 
  
 · 
  
 förhållandet till offentlighetsprincipen m.m. 
  
 · 
  
 grundläggande krav på behandling 
  
 · 
  
 behandling av personnummer 
  
 · 
  
 säkerheten vid behandling 
  
 · 
  
 överföring av personuppgifter till tredje land 
  
 · 
  
 personuppgiftsombudets uppgifter 
  
 · 
  
 tillsynsmyndighetens befogenheter m.m. 
  
 · 
  
 straff 
  
 SOU 1999:105  
 Allmänna bestämmelser om behandling av personu ppgifter  
 217 
  
 En väsentlig fråga för speciallagstiftning som reglerar behandling av personuppgifter, är i vilken omfattning personuppgiftslagens bestämmel- ser skall vara direkt tillämpliga och i vilken mån avvikande regler skall gälla. Vi har valt att uttryckligt reglera endast de bestämmelser som avviker från personuppgiftslagen och att i övrigt endast hänvisa till de lagrum i den senare lagen som skall vara tillämpliga även inom de olika verksamheter vi har i uppdrag att se över. Redovisningen nedan omfattar inte de tillämpliga bestämmelser i personuppgiftslagen som direkt rör enskildas rättigheter (information, rättelse och skadestånd). De bestämmelserna återkommer vi till i 7 kap. Innehållet i bestäm melserna i personuppgiftslagen har vi kortfattat redogjort för i avsnitt 2.4. Be- stämmelserna kommenteras utförligt i bl.a. förarbetena till per son- uppgiftslagen (prop. 1997/98:44 och Datalagskommitténs betänkande SOU 1997:39). Det kan emellertid finnas anledning att kort redovisa varför vi anser att bestämmelserna bör tillämpas och vilken speci fik betydelse de kan få i den av oss föreslagna lag stiftningen. 
 Definitioner (3 §) 
 Vi har inte funnit någon anledning att i den av oss föreslagna lag stift- ningen definiera där förekommande begrepp på något annat sätt än i 3 § personuppgiftslagen. Tvärtom är det för att undvika miss förstånd viktigt att de begrepp som används i de olika författningarna har sam ma innebörd. Det bör dock anmärkas att person uppgiftsansvaret regleras särskilt i de föreslagna specialförfattningarna. 
 Förhållandet till offentlighetsprincipen m.m. (8 §) 
 Bestämmelsen i 8 § första stycket personuppgiftslagen är en ren upp lys- ning och markering om offentlighetsprincipens företräde. I andra stycket finns dock en materiell regel som anger att 9 § fjärde stycket personuppgiftslagen – där det ställs upp begränsningar i rätten att an- vända sig av personuppgifter som behandlas för historiska, statistiska eller vetenskapliga ändamål för att vidta åtgärder i fråga om den regi- strerade – inte skall tillämpas i fråga om myndigheters användning av personuppgifter i allmänna handlingar. Det undantaget skall gälla även inom de verksamhetsområden som omfattas av vårt uppdrag. 
  
 218  
 Allmänna bestämmelser om behandling av personuppgifter 
  
 SOU 1999:105 
  
 Grundläggande krav på behandlingen av personuppgifter (9 §) 
 En av de väsentligaste bestämmelserna i fråga om behandling av per son- uppgifter finns i 9 § personuppgiftslagen och avser vilka grundläggande krav som ställs på en personuppgiftsansvarig. Dessa krav bör naturligtvis tillämpas även vid behandling av personuppgifter inom sär- skilt reglerad myndighetsverksamhet. Genom de särskilda gallringsregler som föreslås i special författningarna sätts dock bestäm melserna i 9 § första stycket i) och tredje stycket om hur länge uppgifter får be varas ur spel. 
 Behandling av personnummer (22 §) 
 Enligt 22 § personuppgiftslagen får personnummer behandlas endast efter samtycke från den registrerade eller om det är klart motiverat med hänsyn till behandlingens ändamål, vikten av säker identifiering eller något annat beaktansvärt skäl. För behandling inom skatteförvalt ningen, exekutionsväsendet och Tullverket torde det av rättssäkerhetsskäl ofta vara så att personnummer behöver användas för att eliminera ris Keller för fel i handläggningen av ärenden. 
 Vid den särskilt reglerade behandling som sker i databaser är det i de flesta fall nödvändigt att generellt använda personnummer för att kunna säkra identifieringen av en registrerad. För sådan behandling anges därför ut tryckligt i lagstiftningen att uppgifter om en persons identitet, t.ex. personnummer, får användas. Hänvisningen till personuppgifts- lagens bestämmelse får därför praktisk tillämpning endast i fråga om behandling som inte sker i databaser. Även i de fallen torde det dock ofta vara motiverat att använda personnummer för att säker ställa de berörda parternas identitet. Personnummer bör emellertid inte användas slentrianmässigt när risk inte föreligger för för växling mellan personer eller när andra beaktansvärda skäl saknas. 
 Säkerheten vid behandling  
 (30-32 
  §§) 
 I  
 30–32 
  §§ personuppgiftslagen finns vissa regler om hur den per- sonuppgiftsansvarige skall organisera arbetet med behandling av person- uppgifter för att garantera säkerheten. Det rör sig som instruk tioner till personalen samt tekniska och organisatoriska åtgärder. Dessa be- stämmelser skall vara tillämpliga inom de här aktuella verk samhetsom- rådena, vilket innebär att Riksskatteverket, Tullverket och de regionala - myndigheterna (se avsnitt 5.2.2 om personuppgiftsansvaret) måste se till att det finns rutiner för hanteringen av personuppgifter. Detta är inte minst viktigt i fråga om behandling av uppgifter i databaserna, där det 
  
 SOU 1999:105  
 Allmänna bestämmelser om behandling av personu ppgifter  
 219 
  
 exempelvis kan behövas såväl tekniska lösningar för datasystemen som olika behörighetsnivåer för per sonalkategorier, för att garantera att den av oss föreslagna lag stiftningen kan efterföljas. 
 Överföring av personuppgifter till tredje land  
 (33–35 
  §§) 
 Personuppgifter som är under behandling får enligt 33 § personupp- giftslagen inte föras över till tredje land. Från förbudet finns vissa un- dantag i 34 §, bl.a. för överföring till län der som har anslutit sig till Eu- roparådets konvention om skydd för enskilda vid auto matisk databe- handling av personuppgifter. Den 17 juni 1999 överlämnade regeringen en remiss till lagrådet vari det föreslås att förbudet i personupp giftslagen mot överföring av per sonuppgifter till tredje land skall ändras. Överföring till ett land som inte ingår i EU eller är anslutet till EES skall inte längre vara för bjuden om det tredje landet har en adekvat nivå för skyddet av personuppgifter. Lagändringen föreslås träda i kraft den 1 december 1999. Enligt 35 § personuppgiftslagen kan regeringen, och i vissa fall den myndighet som regeringen bestämmer, meddela föreskrifter om undantag från förbudet i 33 §. Regeringen har också i per son- uppgiftsförordningen (1998:1191) gett Datainspek tionen möjlighet att meddela föreskrifter om undantag i vissa fall. 
 Vi anser att såväl förbudet mot överföring till tredje land som de un- dantag från förbudet som föreskrivs skall vara tillämpliga på behand ling enligt den av oss föreslagna lagstiftningen. Av betydelse för de myn - digheter som omfattas av vårt uppdrag är vad som anges i dataskydds- direktivet i fråga om överföring av person uppgifter till tredje land av skäl som rör viktiga allmänna intressen. I artikel 25 anges att med- lemsstaterna inte får tillåta över föringar till tredje land som inte har en adekvat skyddsnivå. Från denna regel finns emellertid flera undantag. I artikel 26.1 d anges att medlemsstaterna skall föreskriva att överföring får ske om det är nöd vändigt eller bindande enligt för fattning av skäl 
  
 som rör viktiga allmänna intres sen 
  
 eller för att fastslå, göra 
  
 gällande 
  
 eller försvara rättsliga anspråk. I 
  
 direktivets in gresspunkt 
  
 58 anges 
  
 avseende bl.a. det undantaget att överföring skall kunna med ges när skyddet av väsentliga samhällsintressen kräver det, till exempel vid inter- nationellt utbyte av uppgifter mellan skattemyndigheter eller tullmyndigheter. 
 Att  
 33-35 
  §§ personuppgiftslagen görs tillämpliga på behandling enligt de av oss föreslagna författningarna, förhindrar således inte att uppgifter i exempelvis en databas lämnas ut till tredje land när det be- hövs för fullgörande av en förpliktelse som följer av en internationell överenskommelse som Sverige har tillträtt. 
  
 220  
 Allmänna bestämmelser om behandling av personuppgifter 
  
 SOU 1999:105 
  
 Personuppgiftsombudets uppgifter m.m.  
 (38–41 
  §§) 
 Automatiserade behandlingar av personuppgifter skall enligt 36 § per- sonuppgiftslagen anmälas till tillsynsmyndigheten (Datainspektionen). Anmälan behöver dock enligt 3 § person uppgiftsförordning en inte göras för behandlingar som regleras genom särskilda fö reskrifter i lag eller förordning. Det finns enligt vår mening inte nå gon anledning att ställa krav på anmälningsskyldighet för be handlingar som utförs med stöd av den av oss föreslagna lagstiftningen. Den personuppgiftsansvarige har enligt 36 § personuppgiftslagen även möjlig het att utse ett personuppgiftsombud. Vår bedöm ning är att det bör ålig ga den person- uppgiftsansvarige att ta ställning till frågan om ett personuppgiftsombud skall inrättas hos myndigheten eller inte. Om ett sådant ombud utses, skall bestämmelserna i  
 38–40 
  §§ personuppgiftslagen om ombudets skyldigheter tillämpas. 
 Regeringen har enligt 41 § personuppgiftslagen möjlighet att före- skriva att vissa särskilt känsliga behandlingar skall anmälas till Datain- spektionen för för handskontroll oavsett om det finns ett personuppgifts- ombud eller inte. Denna möjlighet bör regeringen enligt vår me ning ha även i fråga om sådana behandlingar som regleras i den av oss föreslagna lagstiftningen. 
 Tillsynsmyndighetens befogenheter (43 och 47 §§) 
 För att kunna säkerställa att personuppgifter behandlas på ett korrekt sätt har Datainspektionen vissa befogenheter gentemot personuppgifts- ansvariga. Vi anser att den möjlighet som inspektionen har enligt 43 § personuppgiftslagen att på begäran få tillgång till personuppgifter, upplysningar och dokumentation om behandlingen och säkerheten samt tillträde till lokaler bör finnas även när den person uppgiftsansvarige är en myndighet. Däremot är det inte möjligt för Data inspektionen att vid vite förbjuda en personuppgifts ansvarig statlig myndighet att behandla personuppgifter, eftersom vite som sanktionsmedel enligt allmänna rättsgrundsatser inte bör användas me llan statliga myndigheter. Hänvis- ning behöver därför inte göras till bestäm melserna om vite i 44 och 46 §§ personuppgiftslagen. Inte heller finner vi det nödvändigt att i spe- cialförfattningarna hän visa till 45 §, vari anges att Datainspektionen om den konstaterar att personuppgifter behandlas felaktigt skall försöka åstadkomma rättelse genom påpekanden e.d. Det torde vara självklart att Datainspektionen vidtar de åtgärder som är rimliga för att få till stånd rättelse när brister i myndigheternas hantering upptäcks. 
 Enligt 47 § personuppgiftslagen har Datainspektionen rätt att hos allmän för valtningsdomstol ansöka om att sådana uppgifter som har 
  
 SOU 1999:105  
 Allmänna bestämmelser om behandling av personu ppgifter  
 221 
  
 behandlats på ett olagligt sätt skall ut plånas. Bestämmelsen har sin grund i dataskyddsdirektivets artikel 28.3, där det anges att varje natio- nell tillsynsmyndighet skall ha särskild befogenhet att inleda rättsliga förfaranden när de nationella bestämmelser som antagits till följd av direktivet har överträtts eller att uppmärksamma de rättsliga myndig he- terna på dessa överträdelser. Vi kan inte se att det i den av oss fö reslag- na lagstiftningen finns utrymme för att underlåta att uppfylla direk tivets krav i den delen. Därför bör 47 § personuppgiftslagen vara tilllämplig även vid behandling enligt vår lagstiftning. 
 Straff (49 §) 
 Personuppgiftslagens bestämmelser om straffansvar bör omfatta även den myndighetsverksamhet som omfattas av vårt uppdrag. Bestämmel- serna bör vara tillämp liga även när personuppgifter behandlas med stöd av den av oss föreslagna special lagstiftningen. 
  
 5.2.2 
  
 Personuppgiftsansvar 
  
 Vårt förslag:  
 En myndighet skall vara personuppgiftsansvarig för den behandling som ankommer på myndigheten att utföra. 
 Personuppgiftsansvarig är enligt 3 § personuppgiftslagen den som ensam eller tillsammans med andra bestämmer ändamålen med och med len för behandling av personuppgifter. För att undvika oklarheter vid för- fattningsreglerad behandling av personuppgifter i myndighetsverksamhet bör placeringen av personuppgifts ansvaret regleras uttryckligt i specialförfatt ningarna. 
 De myndigheter som kan bli aktuella som personuppgiftsansvariga vid behandling i de för oss aktuella verksamheterna är Riksskatteverket och Tullverket, de regionala skatte- och kronofogdemyndigheterna samt länsstyrelserna. Tullverket utgör numera en enda myndighet, varför några problem med fördelning av personuppgiftsansvaret inte upp står i tullverksamheten. Det är däremot inte möj ligt att för ett kom plext system för databehandling inom sådana myndig hetsorganisationer som skatte- förvalt ningen och exekutionsväsendet, i lag närmare bestämma vilken myndighet som bör vara ansvarig för olika specifika behand lingar. Vi anser i stället att det är lämpligt att för dessa myndighets organisationer utforma regleringen så att den myndighet på vilken det ankommer att utföra en viss be handling skall vara ansvarig för just den be handlingen. 
  
 222  
 Allmänna bestämmelser om behandling av personuppgifter 
  
 SOU 1999:105 
  
 Genom att personuppgiftsansvaret omfattar vad som ankommer på en myndighet att utföra, markeras att det finns ett ansvar inte endast för att utförd behandling är korrekt, utan även för att be handling faktiskt utförs när den skall ske. 
 För behandling av personuppgifter som inte sker under de särskilt reglerade former som gäller för databaser, t.ex. ordbehandling, kommer den myndighet hos vilken behandlingen görs att vara person uppgifts- ansvarig. Några problem med att peka ut rätt myndighet torde inte upp- stå i de fallen. När det gäller behandling i en databas kan situa tionen komma att bli mer komplicerad. Vår avsikt är som sagt att den enskilda behandlingen skall vara avgörande för personuppgifts ansvarets place- ring. Följden av en sådan bestäm melse blir att den myndighet som avgör om en viss uppgift skall föras in i databasen, kommer att vara an svarig för att den lagrade uppgiften är korrekt. Detta är nöd vändigt eftersom i princip endast den myndigheten har möjlighet att garantera uppgiftens riktighet. För den fortsatta behandlingen av upp giften kan dock andra myndigheter bli ansvariga, eftersom varje myndighet ansvarar för sin behandling. Om exempelvis en registrerad uppgift skulle komma att lämnas ut av en annan myndighet än den som har registrerat uppgiften, skall den utlämnande myndigheten vara ansvarig för den be handling som utgörs av själva utlämnandet. 
 I mer övergripande frågor, t.ex. om sådant som ansvar för att nöd- vändiga tekniska eller organisatoriska säkerhetsåtgärder vidtas, måste personuppgiftsansvarets för delning grundas på vilka myndigheter som har befogenhet och skyldighet att utföra dessa åtgärder. Inom skatte- förvaltningen och exekutionsväsendet kan detta till stor del antas bli en fråga för Riksskatteverket, men det avgörande måste vara hur organisa- tionen är uppbyggd och hur olika arbetsuppgifter är fördelade. 
 I praktiken torde det inte behöva uppstå några problem i fråga om vem som är personuppgiftsansvarig för olika behandlingar. En förut sätt- ning är dock att det går att fastställa vilka myndigheter som har be- handlat en viss uppgift och hur uppgiften har behandlats. Detta är i huvudsak en fråga om hur systemen utformas tekniskt. 
 En viktig del av personuppgiftsansvaret är skyldigheten att på begä- ran av enskilda tillhandahålla information om vilka uppgifter som be- handlas rörande dem samt skyldigheten att rätta, blockera eller utplåna uppgifter som har behandlats felaktigt. Vi återkommer till dessa frågor i 7 kap. 
 En fråga som knyter an till personuppgiftsansvaret är arkivansvaret enligt arkivlagen (1990:782). Enligt huvudregeln i 3 § arkivlagen har en myndighet arkivansvar Bishop de allmänna handlingar som finns hos myn- digheten (se avsnitt 2.6.1). För elektronisk information gäller emel lertid en specialregel. Upptagningar för auto matisk databehandling som är 
  
 SOU 1999:105  
 Allmänna bestämmelser om behandling av personu ppgifter  
 223 
  
 tillgängliga för flera myndigheter, och som där igenom utgör allmän na handlingar, skall bilda arkiv endast hos en av dessa myndigheter, i första hand den myndighet som svarar för huvuddelen av upptagningen. Syftet med undantaget är att upptagningar som är tillgängliga för flera myndigheter inte skall behöva arkiveras av samtliga dessa myndigheter, utan endast av den huvudansvariga myndigheten. 
 Som vi har nämnt ovan kan personuppgiftsansvaret för en och sam- ma uppgift i en databas ligga hos flera myndigheter beroende på hur och i vilka sammanhang uppgifterna används. En sådan ordning är inte lämplig i fråga om arkivansvaret. Vår inställning är att arkivansvaret för en viss uppgift i en databas skall ligga hos den myndighet som är ansvarig för att uppgiften förs in i databasen. Att en annan myndighet senare behandlar uppgiften, t.ex. genom utlämnande, och därigenom blir personuppgiftsansvarig för just den behandlingen, innebär inte att den myndigheten även blir arkivansvarig. En sådan ordning överens stämmer med myndigheters skyldighet enligt sekretesslagen att registrera allmänna handlingar som utgörs av upptagningar för automatisk databehandling. Av 15 kap. 1 och 13 §§ sekretesslagen framgår att all- männa handlingar som kommer in eller upprättas hos en myndighet skall registreras utan dröjsmål. Om en upptagning för automatisk data- behandling förs in i ett dataregister som är tillgängligt för flera myn- digheter, är dock endast den myndighet som gör införingen skyldig att registrera den. 
 Den myndighet som enligt sekretesslagen är skyldig att registrera en upptagning för automatisk databehandling, är således även ansvarig för att arkivlagens bestämmelser uppfylls. I princip innebär detta även att den myndighet som är ansvarig för att uppgifter är korrekta, dvs. skyl dig att vidta rättelse enligt personuppgiftslagen, också har ansvaret för att upptagningen tas om hand enligt arkivlagen. 
  
 5.3 
  
 Bestämmelser om behandling som inte sker i databaser 
  
 5.3.1 
  
 Behandling av känsliga personuppgifter m.m. 
  
 Vårt förslag:  
 Känsliga personuppgifter och uppgifter om lagöver- trädelser m.m. skall få behandlas endast om uppgifterna har lämnats i eller är nödvändiga för hand läggningen av ett ärende. 
  
 224  
 Allmänna bestämmelser om behandling av personuppgifter 
  
 SOU 1999:105 
  
 Enligt 13 § personuppgiftslagen gäller ett principiellt förbud mot be- handling av känsliga personuppgifter. Med känsliga personuppgifter avses uppgifter som avslöjar ras eller etniskt ur sprung, politiska åsikter, religiös eller filosofisk över tygelse eller medlemskap i fackförening samt uppgifter som rör hälsa eller sexualliv. Från förbudet att behandla sådana uppgifter görs sedan undantag för vissa situa tioner – t.ex. då den enskilde har samtyckt till behandlingen – som inte är tillämpliga på de för oss aktuella verksamheterna. Genom 21 § personupp giftslagen be- gränsas även rätten att behandla personuppgifter om lagöverträdelser som innefattar brott, domar i brottmål, straffprocessuella tvångsmedel och administrativa frihetsberövanden. Sådana upp gifter får behandlas endast av myndigheter. I fortsättningen av detta avsnitt avser vi med be- greppet känsliga personuppgifter för enkelhetens skull även upp gifter om lagöverträdelser m.m. 
 I de verksamheter som omfattas av vårt uppdrag torde det sällan komma i fråga att behandla känsliga personuppgifter, och vi har därför av integritetsskäl övervägt förbud för sådan behandling. I vissa situa tio- ner finns det dock anledning att tillåta behandling av känsliga uppgifter i handläggningen av ärenden. En enskild kan exempelvis i ett skatteärende om förseningsavgift ange sjukdom som skäl för att dek laration inte har lämnats i tid. En sådan uppgift måste rimligen kunna behandlas på auto- matiserad väg i ärendet, även då behandling inte sker i den för databaser särskilt reglerade formen (se avsnitt 6.1 om gränsdragningen mellan behandling i databaser och annan automatiserad behandling). Det vore orimligt att begära att tjänsteanteckningar efter telefonsamtal inte skulle få nedtecknas med hjälp av ordbehandling. Detsamma gäller när känsliga uppgifter är avgörande för utgången av ett ärende. I före drag- ningspromemorior, beslutskoncept och liknande måste sådana uppgifter få finnas, även om handlingarna upprättas med hjälp av ord behandling. Detsamma gäller för manuellt upprättade hand lingar, vilka kan komma att omfattas av våra författningsförslag. 
 Att i detalj reglera vilka uppgifter som får antecknas och i vilka fall detta får ske, är inte möjligt. Det går nämligen inte att förutse de olika situationer som kan uppstå i hanteringen av ärenden. Vi anser dock att det är nödvändigt av integri tetsskäl att i största möjliga mån begränsa användningen av känsliga personuppgifter. Det bör därför vara tillåtet att behandla sådana uppgifter endast om de har lämnats i ett ärende eller om det är nödvändigt för handläggningen av ett ärende. Det inne bär att användandet av känsliga uppgifter begränsas till sådana till fällen då myndigheten i det närmaste inte har något val, utan måste be handla dem. 
 För behandling i data baser skall särskilda bestämmelser gälla, vilket vi återkommer till i avsnitt 6.3.3. 
  
 SOU 1999:105  
 Allmänna bestämmelser om behandling av personu ppgifter  
 225 
  
 5.3.2 
  
 Bevarande och gallring av uppgifter 
  
 Vårt förslag:  
 Uppgifter som är föremål för automatiserad behand ling i ett ärende skall gallras senast ett år efter att ärendet har av slutats, medan andra uppgifter skall gallras i enlighet med bestämmelserna i arkivlagen (1990:782). 
 Regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer skall få meddela föreskrifter om att uppgifter skall gallras vid en annan tid- punkt eller att uppgifter skall bevaras. 
 Hur länge personuppgifter får bevaras regleras allmänt i person uppgifts- lagen som ett grundläggande krav på behandling av personuppgifter. I 9 § första stycket i) per sonuppgiftslagen anges att den person- uppgiftsansvarige skall se till att personuppgifter inte bevaras under längre tid än vad som är nödvändigt med hänsyn till ändamålen med be- handlingen. I fråga om personuppgifter som behandlas i myndighetsverk- samhet tillämpas i första hand bestämmelserna i arkiv lagen. I de re- gisterförfattningar som i dag gäller för statlig verksamhet finns regel- mässigt även särskilda gallringsbestämmelser för uppgifter i person- register. Detsamma är fallet för uppgifter i personregister som förs med stöd av tillstånd från Datainspektionen. 
 För sådan behandling av personuppgifter inom skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och Tullverket som enligt våra förslag skall reg leras särskilt genom bestämmelser för behandling i databaser, är det av bl.a. integritetsskäl ofta nödvändigt att i specialförfattningarna reg lera gallringsfrågor. Vi har dock haft att ta ställning till frågan om det ut över den allmänna regleringen i arkivlagen och personuppgiftslagen även behövs särskilda bestämmelser om bevarande och gall ring för så dan behandling som inte utförs i databaser. Särskilt vik tigt har vi bedömt detta vara i fråga om uppgifter som behandlas på automatiserad väg (se avsnitt 6.1 om gränsdragningen mellan behandling i databaser och annan automatiserad behandling). För personuppgifter som be handlas manuellt och som omfattas av den föreslagna lagstiftningen anser vi att de allmänna bestämmelserna i arkivlagen är till räckliga för att säker ställa ett gott integritetsskydd. För uppgifter som behandlas på auto matiserad väg kan dock svårare integritetsfrågor förväntas upp komma. 
 Med den moderna teknik som används i myndighetsverksamheten i dag, är det vanligt att stora mängder uppgifter lagras elektroniskt även på annat sätt än i reglerade personregister eller databaser. En stor del av det skriftliga material som produceras av myndigheter utarbetas numera i datorer med hjälp av ordbehandlingsprogram. Även i de fall då 
  
 226  
 Allmänna bestämmelser om behandling av personuppgifter  
 SOU 1999:105 
  
 slutprodukten skrivs ut på papper och tillfogas akten i ett ärende, sparas informationen vanligtvis under viss tid genom att lagras elektroniskt. På detta sätt kan det på ganska kort tid växa fram omfattande infor- mationsmängder hos en myndighet, information som dessutom ofta är lätt tillgänglig genom olika typer av sökprogram. Med den legal definition av databasbegreppet som vi föreslår (se avsnitt 6.1) kommer dessa infor- mationsmängder i vissa fall inte att omfattas av de bestämmelser som gäller för databaser. 
 Vi bedömer att det i allmänhet saknas starka skäl för att en myn- dighet på elektronisk väg skall tillåtas bevara sådan information, utan att några åt gärder vidtas. Vi föreslår därför generellt att uppgifter som är föremål för auto matiserad behandling i ett ärende – utan att behand- lingen görs i en databas – skall gallras senast ett år efter att ärendet har avslutats. Bestämmelsen innebär att information inte får lagras under längre tid än ett år utan att på ett konkret sätt an vändas i verksamheten. Det skall med andra ord inte vara tillåtet att under lång tid i elektronisk form lagra information som kan vara bra att ha i framtiden. Om där- emot åtgärder vidtas inom ett år genom att informationen tillförs ett annat, pågående, ärende eller om ett nytt ärende öpp nas med anledning av informationen, får den dock bevaras även efter ettårs fristen som en del av det nya ärendet. Detsamma blir fallet om uppgifterna registreras i en databas enligt de särskilda bestämmelserna därom. Att uppgifterna skall gallras innebär att de kan föras över på papper, var efter den elek- troniska informationen raderas. De uppgifter som finns kvar endast på papper omfattas då inte längre av den ettåriga gallrings tiden som vi föreslår skall gälla för auto matiserad behandling av uppgifter. 
 En särskild fråga i detta sammanhang är hur man skall förfara med automatiserad behandling av uppgifter i samband med revision eller and- ra kontrollåtgärder i beskatt nings- och tullverksamhet. Vi återkommer till den frågan i avsnitt 9.2. 
 Det kan finnas anledning att för vissa uppgifter tillämpa en annan tidpunkt för gallring. Vissa uppgifter av känslig karaktär kan det av in te- gritetsskäl vara lämpligt att gallra vid en tidigare tidpunkt, medan andra mindre känsliga uppgifter kan behöva lagras under en längre tid för att inte onödiga effektivitetsförluster skall uppstå i verksamheten. Det bör enligt vår uppfattning åligga regeringen eller Riksarkivet att meddela föreskrifter om undantag från den annars gällande ettårsre geln. 
 För vissa verksamheter bedömer vi att det av olika skäl inte är nödvändigt att ha särskilda be stämmelser om gallring över huvud taget. En förutsättning är att det inte föreligger någon nämnvärd risk för otill- börliga integritetsintrång. För verk samheten med val och folkomröst- ningar föreslår vi således inga sådana bestämmelser, utan inom den verk - samheten skall arkivlagens bestämmelser tillämpas. När det gäller 
  
 SOU 1999:105  
 Allmänna bestämmelser om behandling av personu ppgifter  
 227 
  
 folkbokföringsverksamheten tillämpas i dag, och till dess frågan om folklängder är löst, arkivlagens bestämmelser. Vi föreslår inte någon ändring i det avseendet. 
  
 SOU 1999:105 
  
 Behandling i databaser  
 229 
  
 6 Behandling i databaser 
 Vi redogör i 5 kap. för vilka bestämmelser som vi anser skall gälla gene- rellt för behandling av personuppgifter och andra uppgifter i skat te- förvaltningens, exekutionsväsendets och Tullverkets verksamheter. I detta kapitel redovisar vi vår inställning till sådan automatiserad be hand- ling av uppgifter som utförs för gemen samma ändamål inom ett verk - samhetsområde, dvs. behandling i databaser. Från integritetssynpunkt är det viktigt att stora uppgiftssamlingar som hanteras av myndigheter och som ger möjligheter till sammanställningar av en rad olika upp gifter om enskilda personer, omgärdas av särskilda skyddsregler. För behandling av uppgifter i databaser bör därför särskilda bestäm melser gälla på en rad punkter. Det är fråga om vilka uppgifter som får be handlas, vilken åtkomst myndigheter och andra skall ha till uppgifterna samt vilka regler som skall gälla för bevarande och gallring. Dess utom finns det särskild anledning att titta närmare på vad som bör gälla vid behandling av personuppgifter och andra uppgifter i datoriserade ärende- hanteringssystem, eftersom sådana system kan komma att innehålla stora mängder uppgifter av varierande slag i form av handlingar som kommer in till myndigheter från enskilda och beslutshandlingar m.m. som upprättas av myndigheter. 
  
 6.1 
  
 Vad är en databas? 
  
 Vårt förslag:  
 I en myndighets eller en myndighetsorganisations verk- samhet skall det finnas en samling uppgifter som med hjälp av auto- matiserad behandling används gemensamt i verksamheten för vissa angivna ändamål (  
 databas 
 ). 
  
 6.1.1 
  
 Databaser för automatiserad behandling 
  
 I dag används i stor omfattning datorer hos myndigheter. Det gäller allt från enkel ordbehandling till sofistikerade ärendehanteringssystem som i det närmaste innebär en papperslös hantering av ärenden. Det före- 
  
 230  
 Behandling i databaser 
  
 SOU 1999:105 
  
 kommer även att beslut fattas automatiskt i ett datasystem utan direkt mänsklig inblandning. Flera myndigheter – däribland de som omfattas av vårt uppdrag – har tillgång till datorbaserade per sonregister som används som informationsdatabaser vid handläggning av ärenden och i vissa fall som lagringsenheter för beslut och andra upprättade eller in- komna handlingar. En väsentlig skillnad mellan databehandling i person- register och vanlig ordbehandling, är att registren utnyttjas gemensamt i verksamheten inom en myndighet eller myndighetsorganisation. Medan ordbehandling kan sägas vara ett hjälpmedel för en hand läggare, eller andra vid en myndighet, i själva upprättandet av handlingar – närmast en avancerad skrivmaskinsfunktion – utgör person registren ett allmänt hjälpmedel vid handläggningen av ärenden m.m. genom att det underlättar framtagandet av underlag för olika beslut. 
 Enligt vår mening måste det för skatteförvaltningen, exekutions väsen- det och Tullverket finnas särskilda regelverk för sådan automati serad behandling av personuppgifter som inte utgörs av ordbehandling och som inte är av helt tillfällig natur. De stora gemensamma uppgifts- samlingar hos myndigheter som dagens personregister och ärendehan- teringssystem utgör, innebär på grund av de tekniska möjlig heterna att söka i materialet och göra sam manställningar om registrerade personer en påtaglig risk för otillbörliga intrång i enskildas personliga integritet. Den risken blir än större i de fall myndig heter sambearbetar egna upp- gifter med uppgifter från andra myndigheter. Från integritetssynpunkt finns det därför enligt vår mening starka skäl för att skapa tyd liga regler om vad som är tillåtet i fråga om sådan behandling. 
 I och med genomförandet av dataskyddsdirektivet i svensk lagstift- ning har begreppsapparaten vid  
 ADB-hantering 
  ändrats. I den grund- läggande skyddslagstiftningen, personuppgiftslagen (1998:204), talas det inte längre om förande av per sonregister, utan om behandling av personuppgifter. För att särskilja den rätts liga regleringen av sådan auto- matiserad behandling som i dag görs i uppgiftssamlingar för ge mensamt bruk, dvs. personregister och ärendehanteringssystem, från den auto- matiserade behandlingen av uppgifter i allmänhet, t.ex. ordbehandling, har vi valt att införa begreppet databas i lagstiftningen (se av snitt 4.4). Avgörande för vilka gallrings frister som gäller och i vilken omfattning känsliga personuppgifter får behandlas m.m., bör vara om upp gifter behandlas i en databas eller inte. 
 I teorin skulle en databas för en viss verksamhet kunna delas in i två underdatabaser. Databaser, som vi ser dem, kan nämligen sägas bestå av dels en eller flera samlingar av enskilda kortfattade uppgifter som an- vänds för att få fram underlag till beslut i verksamheten (informa tions- databaser), dels handlingar som kommer in eller upprättas i ett ärende och som bearbetas och lagras i ett ärendehanteringssystem (ären- 
  
 SOU 1999:105 
  
 Behandling i databaser  
 231 
  
 dedatabaser). Traditionellt har personregister i praktiken utgjorts av egentliga informationsdatabaser, men i och med framväxten av avan- cerade ärendehanteringssystem har även ärendedatabaser inordnats i lag- stiftningen om personregister, t.ex. i skatteregisterlagen. Vi är tvek- samma till en sådan utveckling, vilket är en av orsakerna till vårt förslag att införa begreppet databas i lagstiftningen. Vi har emellertid in te funnit anledning att i den av oss föreslagna lagstiftningen göra nå gon begrepps- mässig åt skillnad mellan olika funktioner i en databas. Däremot finns det enligt vår mening skäl för att i vissa delar ha olika regler för de olika funktionerna. Det gäller frågor om vilka uppgifter som får registreras samt i vilken omfattning direktåtkomst skall tillåtas till uppgifterna, vilket vi utvecklar skälen för i avsnitt 6.4 och 6.7. 
 Sammanfattningsvis måste det enligt vår mening för skatteförvalt- ningen, exekutionsväsendet och Tullverket finnas särskilda regler för sådan automatiserad behandling av personuppgifter som inte utgörs av ordbehandling och som inte är av helt tillfällig natur. Av integritetsskäl bör det skapas tydliga regler om vad som är tillåtet vid sådan behand- ling. 
  
 6.1.2 
  
 Gemensam användning av uppgifter 
  
 För att begreppet databas skall vara praktiskt användbart på vissa sär- reglerade uppgiftssamlingar hos en myndighet eller inom en myndighets- organisation, krävs att det är möjligt att avgöra var gränslinjen går mellan behandling i en databas och annan behandling, t.ex. ordbehand- ling. En grundläggande förutsättning för att en elektroniskt lagrad upp- gift skall anses ingå i en databas, är enligt vår mening att uppgiften av myndigheten eller myndighetsorganisationen används gemensamt i en viss verksamhet för de ändamål som styr be handlingen av uppgifter inom verksamheten. Det väsentliga är inte på vilket sätt uppgiften tek niskt lagras, utan den faktiskt åsyftade tillgängligheten. Det avgörande för om en uppgift används gemensamt av en myndighet eller en myndig- hetsorganisation och därmed utgör en be ståndsdel i en databas, är således om den behandlas på ett sätt som medför att den utgör all män egendom i verksamheten. Att olika personalkategorier har olika be- hörighet och att vissa uppgifter därför i praktiken är åt komliga endast för ett begrän sat antal personer hos olika myndigheter inom en myn- dighetsorganisation, förtar enligt vår uppfattning i sig inte uppgifternas egenskap som gemensamma. Detsamma gäller om vissa uppgifter görs åtkomliga endast för han dläggare inom en regional myndighet. 
 En uppgift som registreras och lagras i ett datasystem på ett sådant sätt att tjänste männen inom en eller flera myndigheter har möjlighet att 
  
 232  
 Behandling i databaser 
  
 SOU 1999:105 
  
 vid behov och i olika sammanhang – t.ex. i samband med handlägg- ningen av ett ärende – ta del av uppgiften direkt på automatiserad väg måste således anses gemensamt tillgänglig och därmed utgö rande en del av en databas. Detta är vad som gäller i dag för de uppgifter som lag ras inom ramen för olika författnings reglerade personregister hos skatteför- valtningen, exekutionsväsendet och Tullverket. Som exempel kan näm - nas att uppgifter om en persons identitet eller taxerade inkomst för ett visst år kan återfinnas av tjänstemän genom sökning i ett skatte register enligt skatteregisterlagen (1980:343) och användas som underlag vid handläggningen av ett taxeringsärende. 
 En uppgift som lagras elektroniskt på hårddisken i en dator eller i en server hos en myndighet i samband med att en tjänsteman arbetar med ordbehandling, och som normalt är åtkomlig endast för tjänste mannen själv och exempelvis systemadministratören vid myndigheten, kan där- emot inte anses vara gemensamt tillgänglig. Syftet med sådan tillfällig behandling är inte att uppgifterna som lagras i datorn skall användas av andra än den som utför behandlingen. Det förhållandet att sy stemad- ministratören – eller en annan tjänsteman vid myndigheten eller inom myndighetsorganisationen – kan få åtkomst till uppgiften genom ett visst tekniskt förfarande, kan inte anses innebära att uppgiften som så dan är lagrad för att användas gemensamt i verksamheten. Inte heller innebär det förhållandet att en uppgift behandlas tillfälligt i en dator med det uttalade syftet att den senare skall matas in i systemet och göras gemensam, att den är en del av databasen. Däremot kommer uppgiften att omfattas av det särskilda regelverket för en databas när den väl är registrerad i det gemensamma systemet. Ett exempel på en sådan situa- tion kan vara att vissa ekonomiska uppgifter avseende en person behandlas i ett särskilt program med syfte att få fram ett resultat i ett ärende, t.ex. personens sammanlagda inkomst. När resultatet har upp- nåtts registreras beloppet enligt ett fastställt förfarande som en fält- uppgift i det gemensamma datasystemet och blir därmed en del av data- basen, medan de uppgifter som legat till grund för beräk ningarna raderas eller lagras elektronisk på annat sätt, t.ex. som ett enskilt dokument i myndighetens server. 
 I de flesta fall ser vi inga problem med att bedöma om en uppgift be- handlas gemensamt eller inte. I princip görs samma gränsdragning re dan i dag när det skall avgöras om en uppgift ingår i ett visst för- fattningsreglerat personregister eller inte. En tjänsteman på en skatte- myndighet kan utan problem avgöra om han för tillfället arbetar med uppgifter direkt i ett skatteregister enligt skatteregisterlagen eller om han arbetar med uppgifter i ett ordbehandlingsdokument. Det kan förväntas, och ställas krav på, att datasystemen inom en myndighetsorganisation konstrueras på ett sådant sätt att några tvivel om huruvida en viss 
  
 SOU 1999:105  
 Behandling i databaser  
 233 
  
 uppgift ingår i en databas inte uppstår i samband med att den förs in. Den personuppgiftsansvarige har naturligtvis också ett stort ansvar för att gränsdragningsproblem inte uppstår på grund av brister i den tek- niska utformningen av ett datasystem. 
 Det kan emellertid förekomma situationer där gräns dragningen mel- lan behandling i databaser och annan behandling inte är helt självklar, nämligen när en uppgift inte ingår i ett för myndigheten eller myndig- hetsorganisationen gemensamt nätverk men ändå är tillgänglig för flera tjänstemän vid en eller flera myndigheter. Som exempel kan tas situa- tionen att en arbetsgrupp inom skatteförvaltningen – bestå ende av ett antal tjänstemän vid en eller flera regionala myndigheter – samarbetar för att kontrollera eller revidera företag som ingår i ett regionöver skri- dande projekt. Att en sådan arbetsgrupp behandlar uppgifter som är in- ternt åtkomliga endast inom arbetsgruppen, t.ex. genom ett särskilt nät- verk, medför inte att upp gifterna kan anses ingå i databasen för be- skattningsverksamheten. När en arbetsgrupp är avgränsad på ett så dant sätt att det kan förutses att endast ett begränsat antal personer kan ta del av de uppgifter som behandlas och att detta sker för ett bestämt och be- gränsat syfte, kan uppgifterna enligt vår mening inte anses gemensamt använda inom skatteför valtningen. Om uppgifterna däremot behandlas i ett för förvaltningen ge mensamt nätverk och åtkomsten till uppgifterna inte är begränsad till arbetsgruppen utan andra tjänstemän kan ta del av dem i olika syften, måste behandlingen anses ske inom den rättsliga ramen för databasen. 
 När uppgifter som är införda i ett datasystem och gemensamt till- gängliga i en viss verksamhet, dvs. ingår i en databas, sambearbetas med varandra i det gemensamma systemet, skall behandlingen göras i enlighet med det för databasen gäl lande regelverket. Som exempel kan nämnas att en myndighet i ett urvalsför farande gör sammanställningar av personer genom att i ett sökprogram som används i det gemensamma systemet ge variabler som utgörs av uppgifter införda i data basen, t.ex. ålder, inkomst och fastighetsinnehav. Framtagandet av en sådan sam- manställning utgör en eller flera be handlingar i databasen och de särskilda bestämmelserna som gäller för sådan be handling skall därför tillämpas. 
 Om däremot uppgifter som är införda i en databas sambearbetas med externa uppgifter – dvs. uppgifter som inte är registrerade i databasen – genom att de hämtas från databasen och därefter, utanför det ge men- samma systemet, behandlas tillsammans med de externa uppgifterna, skall i stället de allmänna bestäm melserna om behandling av personuppgifter i myndighetens verksamhet tillämpas. En sådan situation kan uppstå när en myndighet på plats i ett kontrollärende vill jäm föra eller på andra sätt bearbeta uppgifter som har hämtats in i kon troll- 
  
 234  
 Behandling i databaser 
  
 SOU 1999:105 
  
 ärendet mot uppgifter som tidigare har lämnats och förts in i en data bas. Uppgifter som ingår i databasen kan då i förväg kopieras från det ge- mensamma datasystemet till en dator som används av en enskild tjänste - man och därefter behandlas tillsammans med de externa uppgifterna (se mer om detta i avsnitt 9.2 om taxeringsrevisioner m.m.). Situationen kan jämföras med att upp gifter i en databas lämnas ut på medium för automatiserad behandling till en utomstående myndighet och därefter behandlas i den senares verksamhet. Även i en sådan situation kom mer andra bestämmelser att gälla när uppgifterna läm nar databasen. Det skulle emellertid strida mot den föreslagna lagstiftningen att kopiera delar av en databas och göra behandlingar vid sidan av det ge mensamma datasystemet, endast för att på det sättet kringgå bestäm melser som gäller för behandling av upp gifter i databasen. 
 Det är inte möjligt att i lagstiftningen dra någon exakt gräns för när en viss behandling skall anses ske i en databas och därmed omfattas av det särskilda regelverket för denna. Inte minst beror detta på att det inte är möjligt att förutse den tek niska utvecklingen inom dataområdet och de möjligheter som kan öppna sig i fråga om informationsöverföring. I nuläget kan det dock förväntas att den behand ling som kommer att ut- föras inom ramen för en databas, motsvarar den behandling som i dag görs inom ramen för de författningar – och flertalet tillstånd från Data- inspektionen – som reglerar personregister hos olika myndigheter. 
 Sammanfattningsvis är det enligt vår mening en grundläggande för ut- sättning för att elektroniskt lagrade uppgifter skall anses ingå i en da- tabas, att uppgifterna av myndigheten eller myndighetsorganisationen används gemensamt i en viss verksamhet för de ändamål som skall sty ra behandlingen av uppgifter inom verksamheten. 
  
 6.1.3 
  
 Koncept och minnesanteckningar m.m. 
  
 Enligt 2 kap. 3 § tryckfrihetsförordningen (TF) är en handling allmän när den för varas hos en myndighet och är att anse som inkommen till eller upprättad hos myndigheten. Handlingar i form av upptagningar som kan uppfattas endast med hjälp av tekniskt hjälpmedel, t.ex. elektroniskt lagrade uppgifter, anses för varade hos en myndighet om upptagningarna är tillgängliga för myndigheten med tek niskt hjälpmedel som myndigheten själv utnyttjar för överföring i sådan form att de kan läsas eller på annat sätt uppfattas. Enligt 2 kap. 6 och 7 §§ TF är en hand ling upprättad hos en myndighet när den har expedierats av myndigheten, medan den – i fråga om tekniska upptagningar – anses inkommen till en myndighet när den har gjorts tillgänglig där på ett så dant sätt att den kan anses förvarad av myn digheten. 
  
 SOU 1999:105 
  
 Behandling i databaser  
 235 
  
 Innebörden av nämnda bestämmelser är att upptagningar som görs gemensamt tillgängliga för flera myndigheter i ett datasystem a nses u- tgöra allmänna hand lingar hos myndigheterna. Det spelar i det avseendet ingen roll om upptagningarna utgör en del av ett beslutskoncept eller minnesanteckningar. Om ett beslutskoncept görs gemensamt tillgängligt för flera myndigheter, utgör det alltså enbart av den anled ningen en allmän handling. Att hantera elektroniska uppgifter på ett sådant sätt skulle inte ligga i linje med myndigheternas generella skyldighet att upprätthålla en god offentlighetsstruktur bland sina handlingar. Med god offentlighetsstruktur avses grovt för enklat bl.a. att allmänna handlingar skall kunna särskiljas från arbetsmaterial och att offentliga handlingar skall kunna särskiljas från så dana som kan bli föremål för sekretess (Data- och offentlighetskommittén har diskuterat innebörden av begrep- pet ingående i betänkandet Integritetsskyddet i informationssamhället 5, SOU 1988:64 s. 224 ff.). Det gemensamma och effektiva användandet av datasystem får därför inte sträckas så långt att beslutskoncept eller andra handlingar som inte fått sin slutliga utformning görs gemensamt tillgängliga. Detsamma gäller naturligtvis även för arbetsmaterial, minnesanteckningar o.d., som i många fall inte alls bör göras allmänna utan rensas innan handlingarna i ett ärende tas om hand för arki vering. 
  
 6.2 
  
 Ändamålen med behandlingen 
  
 Vårt förslag:  
 Russell och tydliga ändamål för be handling av person- uppgifter och andra uppgifter i databaser skall anges i lag. Uppgifter skall få behandlas endast för de angivna ända målen. 
  
 6.2.1 
  
 Behovet av klara ändamål 
  
 Bestämmelser om för vilka ändamål uppgifter i statliga personregister får användas intar en central roll i dagens registerförfattningar. Det är genom att ange ändamålen och reglera vilka uppgifter som får registre- ras, som ramen för han teringen av personregister sätts upp. Betydelsen av klara ändamålsbestäm melser har inte minskat genom dataskydds- direktivets tillkomst. Tvärtom är ett av de viktigaste inslagen i direktivet att personuppgifter får samlas in endast för särskilda, ut tryckligt angivna och berättigade ändamål samt att uppgifterna senare inte får be handlas för något ändamål som är oförenligt med de för vilka upp gifterna 
  
 236  
 Behandling i databaser 
  
 SOU 1999:105 
  
 samlades in (artikel 6.1a). Uppgifterna i en databas måste alltså behandlas i enlighet med de för databasen angivna ändamålen. 
 En följd av detta är att helt nya förutsättningar gäller för s.k. sam kör - ningar, som har ansetts särskilt integritetskänsliga. I datalagen (1973:289) uppställdes krav för inrättande och föran de av ett personre- gister som skulle innehålla personuppgifter som inhämtats från ett annat personregister. Sådan samkörning av register krävde Datainspektionens tillstånd om inte registreringen eller utlämnandet av uppgifterna gjordes med stöd av författning, Datainspektionens beslut eller den re gistrerades medgivande. Innebörden av den ovan nämnda arti keln i dataskydds- direktivet är att samkörning mellan olika register – eller mer kor rekt sambearbetning av uppgifter från olika register eller databaser – anses utgöra en form av behandling vilken rättsligt inte skiljer sig från annan behandling. I direktivet tas inte någon direkt hänsyn till de särskilda integritetsproblem som är förknippade med be handling i form av sambearbetning mellan olika uppgiftsdatabaser. Under förut sättning att insamlandet, utlämnandet och den senare behandlingen av uppgifterna står i överens stämmelse med ändamålen för registren eller data baserna, föreligger inga hinder för sådan sambear betning. Det krävs således inte något särskilt författnings stöd eller tillstånd för att upp gifter i en databas skall kunna sambearbetas med uppgifter i en annan databas. Denna nya situation ställer särskilt höga krav på att ändamåls bestämmelserna i de lagar som reglerar behandling av personuppgifter i myndig- hetsverksamhet är utformade på ett sådant sätt att det klart framgår för vilka syften uppgifter får behandlas. 
  
 6.2.2 
  
 Primära och sekundära ändamål 
  
 Vid en närmare analys av ändamålen med de olika personregister som omfattas av vårt uppdrag, kan konstateras att ändamålen kan indelas i två kategorier. Den första kategorin utgörs av ändamål som är direkt an- passade till den verksamhet som bedrivs av registeransvariga myndig- heter. Som exempel kan nämnas att ett av de angivna ändamålen i skatteregisterlagen är taxering enligt taxeringslagen (1990:324), vilket naturligtvis är en grundläggande del av beskattningsverksamheten. Vi kallar detta  
 primära ändamål  
 . Den andra kategorin består av ändamål som kan hänföras till andra myndigheters eller enskildas verksamhet. För att återigen ta skatteregisterlagen som exempel, så anges där att skatte- register får användas för utredningar i krono fogdemyndigheternas exekutiva verksamhet. Detta kallar vi  
 sekundära ända mål  
 . 
 De primära ändamålen bör enligt vår mening styra vilka uppgifter som skall få föras in i en databas. För att en uppgift skall få finnas i en 
  
 SOU 1999:105 
  
 Behandling i databaser  
 237 
  
 myndighets databas, måste uppgiften med andra ord vara av betydelse i myndighetens egen verksamhet. En myndighet skall inte kunna registrera olika kategorier av uppgifter endast av det skälet att uppgifterna even- tuellt kan vara till nytta i något sammanhang, utan behovet av varje typ av uppgift som registreras måste kunna konstateras. Däremot kan det naturligtvis inte ställas krav på att en myndighet i förväg skall kun na be- döma om varje enskild uppgift rörande en viss person kommer att användas i verksamheten. En följd av att de primära ändamålen enligt vår uppfattning skall vara styrande för vilka uppgifter som får behand las i en databas, är att det inte bör vara tillåtet att i en databas som in rättas för exempelvis skattemyndigheternas beskattningsverksamhet behandla uppgifter som inte behövs i den verksamheten, utan som endast är till nytta för t.ex. kronofogde myndigheterna i deras exekutiva verksamhet. En ytterligare följd av att det är de primära ändamålen som styr vilka uppgifter som får behandlas, är att en uppgifts riktighet bör bedö mas med de primära ändamålen som utgångspunkt, något som är av betydelse när fråga uppstår om en uppgift som behandlas i en databas skall rättas (se vidare i avsnitt 7.2.2). Principen bör såle des vara att be- hovet av uppgifter i den egna verksamheten skall vara avgörande för innehållet i en myndighets databas. Härigenom förhindras att det hos en myndighet växer fram omfattande samlingar av uppgifter som rör helt skiftande förhållanden utan an knytning till den egentliga verksamheten. 
 Vid tillkomsten av dagens registerförfattningar har tillämpats en princip som innebär att andra myndigheter än de för vilkas räkning ett personregister förs inte får ha direktåtkomst till registret, om inte de ändamål för vilka den utomstående myndigheten skall använda upp gif- terna anges i den författning som reglerar per sonregistret. Som exempel kan återigen nämnas skatteregisterlagen, där det som stöd för att krono- fogdemyndigheterna får ha direktåtkomst till uppgifter anges som ett ändamål att skatteregister får användas för utredningar i krono fogde- myndigheternas exekutiva verksamhet. Vi ansluter oss helt till uppfatt- ningen att det är väsentligt från inte gritetssynpunkt att direktåtkomst inte förekommer till en databas utan att det av den lag som reglerar da- tabasen klart framgår av ändamålen att ett sådant utläm nande inte strider mot syftet med lagen (se mer om detta i avsnitt 6.7). 
 Från denna grundläggande princip gör vi emellertid undantag för två särskilda former av direktåtkomst. Det gäl ler i första hand möjligheten för regeringen att meddela föreskrifter om direktåtkomst för enskilda till uppgifter om sig själva. Denna möj lighet föreslår vi skall finnas för samtliga databaser som omfattas av våra lagförslag (se avsnitt 6.7.5). För beskattnings databasen samt val- och folkomröst ningsdatabasen fö re- slår vi dessutom att regeringen skall ha möjlig het att meddela föreskrifter om allmän direktåtkomst till vissa uppgifter av allmänt in tresse (se 
  
 238  
 Behandling i databaser  
 SOU 1999:105 
  
 avsnitt 8.1.4 och 8.3.4). Gemensamt för dessa båda former av direktåtkomst är att det inte är möjligt att slå fast särskilda och kon kreta ändamål för vilka uppgifterna får lämnas ut. Vi anser emellertid att direktåtkomst i dessa fall bör kunna accepteras utan att det står i ut- trycklig överensstämmelse med ändamålen för respektive databas. An- ledningen är, i fråga om uppgifter som enskilda tar del av om sig själva, att det finns ett direkt samtycke till utlämnandet i och med att de enskilda själva avgör om de skall ta del av uppgifterna. Det föreligger därför enligt vår uppfattning inte någon fara från inte gritetssynpunkt att lämna ut uppgifterna. En förut sättning för att allmän direkt åtkomst till vissa uppgifter skall få förekomma är enligt vår be stämda uppfattning att det rör sig om upp gifter av allmänt intresse och att uppgifterna inte är känsliga från integritetssynpunkt. Under nämnda förut sättningar bör även i de fallen uppgifter kunna lämnas ut genom direktåtkomst trots att det inte uttryckligen framgår av ändamålen med databaserna. 
 Sekundära ändamål bör enligt vår mening även komma till uttryc k i lagstiftningen i de fall det går att förutse att innehållet i en databas kommer att regelmässigt användas av andra myndigheter eller i annan författningsreglerad verksamhet, även om det inte sker genom direkt- åtkomst. En uppräkning av sekundära ändamål som inte avser utläm- nande med hjälp av direktåtkomst kan inte bli uttömmande, eftersom det inte är möj ligt att förutse samtliga de situationer då uppgifter med stöd av exempelvis sekretesslagen kan komma att lämnas ut till myndigheter eller andra för olika ända mål. I de fall då utlämnande kan kom ma att ske från en databas i enlighet med särskilt författ ningsstöd eller då det är möjligt att förutsäga att uppgifter kommer att lämnas ut i större omfattning, är vi av den uppfattningen att det från upplysningssynpunkt finns skäl att markera dessa användningsområden genom de sekundära ändamålen. 
  
 SOU 1999:105 
  
 Behandling i databaser  
 239 
  
 6.3 
  
 Vilka uppgifter får behandlas i en databas? 
  
 Vårt förslag:  
 Det skall finnas uttryckliga bestämmelser om för vilka personer uppgifter får behandlas i en databas och vilka kategorier av uppgifter som får före komma om dessa personer. En uppgift skall få behandlas endast om uppgiften behövs i den verksamhet för vilken databasen inrättas. 
 Det skall särskilt anges under vilka förutsättningar känsliga per- sonuppgifter och uppgifter om lagöverträdelser m.m. får behandlas i en databas. 
  
 6.3.1 
  
 Personer om vilka uppgifter får behandlas 
  
 Personuppgifter definieras i personuppgiftslagen som all slags infor- mation som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet. Förutom person uppgifter kan det i en databas förekomma upp- gifter som är hänförliga till juridiska personer eller avlidna fysiska personer. Gemensamt för i stort sett samt liga uppgifter är alltså att de kan hänföras till någon eller några personer som på något sätt är eller har varit föremål för åtgärder från en myndighets sida eller som av andra skäl omfattas av myndighetens verksamhet. Vad som gäller för uppgifter av rent teknisk eller administrativ karaktär återkommer vi till i avsnitt 6.3.4. 
 Med hänsyn till att ett av de främsta syftena med lagstiftning om be- handling av personuppgifter är att skydda mot otillbörliga intrång i den personliga integriteten, måste enskilda direkt i lagstiftningen kunna få en överblick av om de finns eller kan finnas registrerade hos en viss myndighet. Enligt vår mening bör det därför direkt i lag slås fast för vil- ka personer det över huvud taget kan bli aktuellt med behandling av personuppgifter eller andra uppgifter. En ordning där det endast anges vilka uppgifter som får behandlas utan att personkretsen uttryckligen pekas ut – något som är vanligt i dagens registerförfattningar – innebär nämligen att enskilda inte på ett enkelt sätt kan få en uppfattning av om de kan vara registrerade, utan de måste sluta sig till detta genom att konstatera vilka olika uppgifter som behandlas. En sådan ordning blir än mer olämplig i lagstiftning där det inte direkt av lagen går att utläsa närmare vilka uppgifter som får behandlas om en person (se avsnitt 6.3.2). Även om det inte på samma sätt går att åberopa integritetsskäl för det, bör enligt vår mening den för behandling aktuella person kretsen anges även i de fall då den registrerade är en juridisk person. 
  
 240  
 Behandling i databaser 
  
 SOU 1999:105 
  
 6.3.2 
  
 Uppgifter som får behandlas 
  
 I avsnitt 4.3.5 diskuterar vi frågan om detaljreglering av vilka uppgifter som får behandlas på automatiserad väg hos myndigheter. Vi redovisar där som vår inställning att den främsta uppgiften för en lag om be hand- ling av personuppgifter bör vara att slå fast grundläggande princi per för behandlingen och inte att i detalj reglera vad som får registreras. Det främsta skälet för en sådan ordning är att det i de flesta fall – på grund av förändringar i materiell lagstiftning och verksam hetsinriktning – är omöjligt att förutse exakt vilka upp gifter en myndighet kan behöva re- gistrera för att verksamheten skall fungera på ett tillfredsställande sätt, vilket leder till omfattande lagändringsarbete efter hand som nya upp- gifter behöver tillföras. För att detalj reglering av innehållet i en databas skall kunna undvikas krävs dock enligt vår uppfattning att de ändamål för vilka uppgifter får behandlas är tydliga (se avsnitt 6.2). Vi är även av den bestämda uppfattningen att det är viktigt att uppgifter får registreras endast för att tillgodose de primära ända målen med en databas, nämligen att vara till hjälp i den verksamhet som den registrerande myndigheten bedriver. Uppgifter skall således inte få föras in i en viss databas endast av det skälet att de kan vara till nytta för andra myn digheter än de som är personuppgiftsansvariga. Ett motsatt ställ ningstagande skulle enligt vår uppfattning kunna leda till en icke önskvärd sammanblandning av uppgifter som behandlas på automatiserad väg i olika verksamheter. Vi föreslår därför att denna förut sättning för behandling av uppgifter kom- mer till direkt uttryck i lagstiftningen. 
 För att det redan på en övergripande nivå skall gå att utläsa vad som finns eller kan finnas registrerat om enskilda i en databas, bör enligt vår mening i lag anges en ram för det tillåt na vid sidan av ändamålsbestäm- melserna. Vi anser det lämpligt att ange vilka  
 kategorier  
 av uppgifter som får finnas i en databas, medan den specifika beskrivningen av upp- gifterna med fördel kan återfinnas i en förordning eller, om regeringen bestämmer det, i myndighetsföreskrifter. För vissa databaser är det emel - lertid möjligt att förutse vilka uppgifter som det finns anled ning att registrera. Det gäller främst databaser som förs för verk samheter i vilka ändringar i materiella regelverk inte i någon högre grad påverkar vilka uppgifter som måste registreras. Som exempel kan nämnas folk- bokföringen. I de fallen finns det enligt vår uppfattning skäl för att re dan i den grundläggande lagstiftningen mer i detalj ange vad som får åter- finnas i databasen. 
  
 SOU 1999:105 
  
 Behandling i databaser  
 241 
  
 6.3.3 
  
 Känsliga personuppgifter m.m. 
  
 Vid behandling av personuppgifter intar vissa uppgiftskategorier en särställning. Det gäller känsliga personuppgifter och uppgifter om lag - överträdelser m.m. Vi har i avsnitt 5.2 redovisat hur vi anser att sådana uppgifter skall hanteras vid behandling som inte sker i en databas. När det gäller behandling i en databas måste åtskillnad göras mellan regist- rering av uppgifter i elektroniska handlingar i ärendehanteringssystem och annan registrering. Hur känsliga personuppgifter m.m. bör hanteras när de ingår i elektroniska handlingar redogör vi för i avsnitt 6.4. 
 Vid registrering av mer traditionell karaktär, dvs. när uppgifter förs in i en databas för att kunna va ra sökbara och användbara vid den all- männa ärendehanteringen och verksamhetsdriften hos en myndighet (in- formationsbaserad hantering), bör enligt vår mening känsliga per son- uppgifter och uppgifter om lagöverträdelser m.m. över huvud taget inte få förekomma om det inte finns starka skäl för det. I princip finns det endast ett acceptabelt skäl, nämligen att det är nödvändigt för att myndigheten skall kunna bedriva sin verksamhet. Vi är av den bestämda uppfattningen att det är av avgörande betydel se från integritetssynpunkt att det i en myndighets databas inte finns allmänt sökbara upp gifter som avslöjar enskildas etniska härkomst eller sexuella lägg ning m.m. om detta inte är motiverat av verksamheten. När det gäller denna kategori av uppgifter anser vi därför att det i lagstiftningen finns skäl att frångå den princip som vi annars förespråkar avseende regle ringen av vad som får behandlas i en databas. Känsliga personuppgifter och uppgifter om lagöverträdelser bör få be handlas i en databas endast om det är särskilt angivet i den lag som reglerar behandlingen av personuppgifter. Vi föreslår därför att det i lagen an tingen uttryckligen anges vilka känsliga personuppgifter m.m. som får behandlas eller klart markeras att behand- ling av sådana uppgifter inte får före komma. 
  
 6.3.4 
  
 Administrativa och tekniska uppgifter 
  
 I dag anges ofta i registerförfattningar och i tillstånd från Datain spek- tionen att ett personregister får innehålla de administrativa och tekniska uppgifter som behövs för den ak tuella verksamheten. 
 Behandling av uppgifter som inte kan hänföras till de registrerade personerna, utan till myndigheters verksamhet, omfattas inte av den av oss före slagna lagstiftningen. Enligt vår uppfattning utgör behandlingen av sådana uppgifter nämligen ett led i myndigheternas administrativa verksamhet (se om detta i avsnitt 4.3.3). Vid behandling av sådana uppgifter skall i stället personuppgiftslagen tilllämpas. Det hindrar emel- 
  
 242  
 Behandling i databaser  
 SOU 1999:105 
  
 lertid inte att administrativa uppgifter behandlas i samma datasystem som de uppgifter vilka används gemensamt för den mate riella verk- samheten. Administrativa uppgifter kan därför behand las tillsammans med andra uppgifter i en databas utan särskilt stöd i lag stiftningen, under förutsättning att be handlingen sker i enlighet med ändamålen för databasen. Som exempel på vad vi anser utgöra rent admi nistrativa uppgifter kan nämnas uppgift om till vilken enhet inom en myndighet ett visst ärende hör, uppgift om vem som handlägger ett visst ärende eller uppgift om vilka specialkunskaper en handläggare besitter. Sådana uppgifter kan enligt vår uppfattning inte hänföras till en enskild person som omfattas av en viss verksamhet, utan behandlas endast i syfte att fördela ärenden inom myndig heten. Däremot utgör en uppgift om en handläggare självfallet en personuppgift avseende handläggaren själv. De nu nämnda uppgifterna bör enligt vår mening, utan hinder av att det inte anges i lagstiftningen, kunna behandlas tillsammans med andra upp- gifter i ett ärende. 
 Vissa uppgifter som behandlas av administrativa skäl, utgör emel ler- tid samtidigt verksamhetsanknutna personuppgifter. Det kan exempelvis gälla uppgift om i vilken vallokal en person skall avlägga sin röst vid ett val. En sådan uppgift behandlas av administrativa skäl, men utgör sam- tidigt en upplysning om den röstberättigade. Detsamma kan en ligt vår uppfattning gälla för en uppgift om särskild sekretess markering som registreras i samband med andra uppgifter om en person, och för vilka särskild försiktighet skall iakttas i samband med utlämnande. För den nämna kategorin av uppgifter bör vår lagstiftning vara till lämplig. Vi anser dock inte att det är nödvändigt att i lag stiftningen uttryckligt ange att sådana i första ha nd administrativa uppgifter får behandlas i en databas. 
 Avgörande för bedömningen av om en administrativ uppgift som be - handlas i ett gemensamt datasystem omfattas av bestämmelserna i lag- förslagen, är således om uppgiften även kan anses utgöra person uppgift som har anknytning till den materiella verksamheten. Om en uppgift i en databas anses utgöra en rent administrativ uppgift eller om den även utgör en verksamhetsanknuten personuppgift, har betydelse för om information enligt 26 § personuppgiftslagen skall lämnas eller inte. Informationsskyldigheten avser nämligen endast personuppgifter och så- ledes inte rent administrativa uppgifter. För en verk samhetsanknuten personuppgift skall med andra ord de särskilda bestämmelserna om in- formation i våra lagförslag tillämpas (se avsnitt 7.1.3). 
 Som vi nämner ovan kan även rent administrativa uppgifter utgöra personuppgifter i förhållande till den som uppgiften avser. En upp gift om en handläggares specialkunskaper är således en personuppgift om handläggaren. Om handläggaren av sin arbetsgivare begär information 
  
 SOU 1999:105 
  
 Behandling i databaser  
 243 
  
 enligt 26 § personuppgiftslagen, skall informationen därmed omfatta sådana uppgifter. I ett sådant fall skall emellertid de särskilda bestäm- melserna om information i våra lagförslag inte tillämpas, utan endast bestämmelserna i personuppgiftslagen. 
 Behandling av uppgifter av teknisk karaktär som används uteslutande eller huvudsakligen för att ett datasystem skall fungera, t.ex. ko der som anger på vilket sätt en viss uppgift skall lagras i systemet, anser vi inte heller behöver regleras särskilt. Sådana uppgifter har inte nå gon egentlig anknytning till innehållet i en databas utan utgör när mast en del av de tekniska lösningarna i ett datasystem, och får såle des registreras utan att det anges i den av oss föreslagna lagstift ningen. En förutsättning är dock att de tekniska uppgifterna, ensamma eller tillsammans med andra uppgifter, inte tillför någon saklig informa tion som kan hänföras till de registrerade personerna. 
  
 6.4 
  
 Elektronisk ärendehantering 
  
 Vårt förslag:  
 Handlingar som hör till ett ärende skall få behandlas i en databas. Sådana handlingar får innehålla de uppgifter som har lämnats i eller är nöd vändiga för handlägg ningen av ärendet. 
 Vid sökning efter sådana handlingar får som sökbegrepp använ das endast ärendebeteckning, beteckning på handling eller annan uppgift som behövs för att iden tifiera ett ärende eller en handling. 
  
 6.4.1 
  
 Allmänt om ärendehanteringen 
  
 Traditionellt kan ärendehantering hos myndigheter beskrivas på föl jande, mycket översiktliga, sätt. Handlingar som kommer in till eller upp rättas hos en myndighet, och som kan hänföras till ett visst ärende, samordnas i en för ärendet särskilt upprättad akt. De handlingar som kom mer in kan vara ansökningar, deklarationer, kompletteringar och bevisuppgifter m.m. De hos myndigheten upprättade handlingarna kan bestå av förfrågningar, före lägganden, tjänsteanteckningar efter muntliga kompletteringar, kallelser och beslut m.m. I normalfallet utgörs handlingarna i ett ärende av pappersark med text. Undantagsvis kan det dock röra sig om fotografier eller tekniska upptagningar, t.ex. kassett- eller videoband med inspelade förhör eller liknande. Oav sett karaktären på handlingarna består de på något sätt av materiella objekt (pappers ark, kassetter osv.) som fysiskt kan samordnas och systematiseras i en akt. 
  
 244  
 Behandling i databaser 
  
 SOU 1999:105 
  
 Den beskrivna ordningen tillämpas ofta även när datorer används av en myndighet, genom att hos myndigheten upprättade handlingar, som i och för sig utformas elektroniskt i ett ordbehandlingsprogram, tillförs ärendeakten i form av pappersutskrifter. Den elektroniska informationen som skapas, och ofta lagras, i datorn utgör alltså inte i egentlig mening en del av akten. 
 I och med datoriseringen har nya rutiner för ärendehanteringen ut- vecklats. I dag förekommer det att handlingar kommer in till myndig- heter i elektronisk form. Det kan gälla t.ex. ansökningar eller deklara- tioner som lämnas in på diskett eller magnetband eller genom upp- kopplingar på telenätet. Sådana handlingar kan lagras di rekt i ett data- system utan att det görs pappersutskrifter som tillförs en fysisk akt. Likaså kan myndighetens handlingar upprättas elektroniskt och lagras i ett datasystem. Det kan gälla allt från föreläggande till beslut. Inte heller dessa behöver nödvändigtvis tillföras en fysisk akt. De på detta sätt inkomna och upprättade elektroniska handlingarna i ett visst ärende kommer därmed att ingå i vad som kan kallas en elektronisk akt i data- systemet. En sådan akt måste naturligtvis vara sammanhållen på ett sätt som motsvarar en fysisk akt för pappers handlingar, t.ex. genom att allt material i de elektroniska akterna kan göras samlat tillgängligt med hjälp av sökbegrepp, ofta i form av ärendebeteckningar eller liknande. 
 Av 15 kap. 14 § sekretesslagen framgår att om en myndighet för handläggning av ett mål eller ärende använder sig av en upptagning för automatisk databehandling, skall upptagningen tillföras handlingarna i målet eller ärendet i läsbar form, om inte särskilda skäl föranleder an nat. Detta innebär att det ofta förs elek troniska och fysiska akter parallellt med varandra, dvs. en form av dubbellagring. Det före kommer dock – och kan rimligen förväntas bli allt mer vanligt – att den enda akt som finns i ett ärende är den elektroniska. 
 Den elektroniska ärendehanteringen väcker många olika frågor. Bland annat kan äktheten hos de lagrade handlingarna vara svår att fastställa. Det kan även vara svårt att av gränsa vad som ingår i en elek- tronisk akt. Vidare finns det grundläggande problem med att fastställa vad som egentligen är en elektronisk akt, en elektronisk handling eller ett elektroniskt dokument. 
  
 6.4.2 
  
 Vad är elektroniska dokument, handlingar och akter? 
  
 Vad som avses med  
 elektroniska handlingar  
 och  
 elektroniska dokument  
 har diskuterats i flera sammanhang, bl.a. i  
  
 TDL-utredningens 
  
  betänk- ande Tullregisterlag m.m. (SOU 1989:20), Datastraffrättsutredningens 
  
 SOU 1999:105 
  
 Behandling i databaser  
 245 
  
 betänkande Information och den nya InformationsTeknologin (SOU 1992:110), Finansdepartementets promemoria Elektronisk doku- menthantering inom skatteförvaltningen (Ds 1994:80),  
 IT-utred 
  ningens betänkande Elektronisk dokumenthantering (SOU 1996:40), Datalags- kommitténs betänkandet Integritet – Offentlighet – Informationsteknik (SOU 1997:39) samt Statskontorets publikation Elektronisk ärende- och dokumenthantering (1997:8). 
  
 IT-utredningen 
  föreslog i sitt betänkande att det i förvaltningslagen skulle införas definitioner av olika elektroniska företeelser, bl.a. elek- tronisk handling. Enligt det förslaget skulle elektronisk handling defini- eras som en bestämd mängd data som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel. Förslaget har dock inte lett till lagstiftning. Begreppet elektronisk handling som sådant finns i dag över huvud taget inte i författningstext. Däremot har dis kussio- nerna kring elektronisk dokumenthantering lett till att begreppet elek- troniskt dokument numera är lagreglerat. Begreppet återfinns i ett flertal olika lagar, t.ex. tullagen (1994:1550) och lagen (1990:325) om självdeklaration och kontrolluppgifter, och har i det närmaste fått en enhetlig definition. I 12 § tullagen sägs att tulldeklarationer och andra handlingar under vissa förut sättningar får läm nas genom ett elektroniskt dokument med hjälp av automatisk databehandling. Med ett elek- troniskt dokument avses enligt lagen en upptagning vars innehåll och utställare kan verifieras genom ett visst tekniskt för farande. I 2 § lagen om självdeklaration och kontrolluppgifter sägs att självdeklarationer under vissa förut sättningar kan lämnas i form av ett elektroniskt dokument. Med elektroniskt dokument avses en upptagning som gjorts med hjälp av automatisk databehandling och vars innehåll och utställare kan verifieras genom ett visst tekniskt förfarande. 
 Vad som mer precist avses med ett elektroniskt dokument har inte reglerats i lagtext. Det gäller främst vilket tekniskt förfarande som skall användas för att inne håll och utställare skall kunna verifieras. Anled- ningen är att det inte har ansetts lämpligt att närmare reglera detta, efter- som det tekniska området befinner sig under utveckling (se t.ex. prop. 1989/90:40 s. 27). Vad som dock är klart är att ett elek troniskt dokument som är infört i ett data system skall vara låst till sitt innehåll. Den som läser dokumentet (på utskrift eller terminal) skall med andra ord kunna vara säker på att det är  
 originalinnehållet  
 som återges. Beck kaså skall det vara möjligt att fastställa vem som har upprättat eller sänt in ett elektroniskt dokument. Den tekniska verifieringen av utställaren skall alltså motsvara en namnteckning på ett pappersdokument. Den här återgivna synen på elektroniska dokument får sägas vara väl eta blerad och vi har inte funnit någon anledning att närmare utreda eller föreslå för ändringar i fråga om detta begrepp. Av större intresse för oss är hur 
  
 246  
 Behandling i databaser 
  
 SOU 1999:105 
  
 begreppet – eller egentligen själva företeelsen – elek troniskt dokument skall inordnas i regleringen av behandling av personuppgifter. 
 Som nämnts ovan i detta avsnitt så har innebörden av termen elek- troniska handlingar diskuterats vid flera tillfällen. Till skillnad mot vad som gäller för elek troniska dokument finns däremot i dag ingen legal- definition av begreppet (se dock  
 IT-utredningens 
  ovan nämnda förslag på definition). Det torde emellertid vara en allmän uppfattning att be- greppet elektronisk handling är vidare än det i författ ningar förekom- mande begreppet elektroniskt dokument. Det senare kan alltså sägas vara en (författningsreglerad) special form av det tidigare. I vissa sam- manhang har det även talats om att elektroniska dokument är en låst form av  
 elektroniska meddelanden  
 (prop. 1989/90:40 s. 27). Någon närmare utveckling av skillnaden – om någon alls är avsedd – mellan elektroniska meddelanden och elektroniska handlingar finns däremot inte. Även  
 upptagningar  
 har föreslagits som ett samlings begrepp för elektroniskt lagrade meddelanden som inte är låsta (Ds 1994:80). 
 Genom vad som framförts i olika sammanhang torde allmänt kunna konstateras att med elektroniska handlingar avses  
 alla  
 elektroniskt lag- rade meddelanden eller upptagningar i ett ärende (se t.ex. Ds 1994:80 s. 114 ff. samt prop. 1994/95:93 s. 23 ff. och 1994/95:168 s. 14 ff). Det kan röra sig om elektroniska avbildningar av pappershandlingar – bild- fångade och skannade handlingar – eller elektroniskt upprättade hand- lingar. Båda kategorierna torde kunna vara låsta, dvs. tekniskt utformade så att innehåll och eventuell utställare kan veri fieras, eller icke låsta. Med icke låsta handlingar avses då alla elektroniska handlingar som inte utgör elektroniska dokument. Begreppet  
 elektronisk akt  
 har i ovan nämnda lagstiftningsärenden närmast använts som en sam lings- beteckning på de elektroniska handlingar som har kommit in eller upp- rättats i ett visst ärende. Jämförelser har även gjorts med de fysiska akter som upprättas vid traditionell ärendehantering, men någon mer ingående analys av begreppet har inte gjorts. 
  
 6.4.3 
  
 Inordnande av ärendehantering i databaser 
  
 Frågan om vad som skall innefattas i begreppen elektronisk handling res- pektive elektronisk akt har som framgår av redogörelsen i föregående avsnitt varit föremål för diskussioner vid flera tillfällen. En mer övergripande genomgång av närliggan de frågor, som t.ex. anpassning av offentlighetsprincipen och tryckfrihetsförordningens begreppsapparat till  
 IT-samhället, 
  gjordes av Data- och offentlighetskommittén i betänkandet Integritetsskyddet i informationssamhället 5 (SOU 1988:64) samt av Datalagskommittén i betänkandet Integritet – Offentlighet – 
  
 SOU 1999:105  
 Behandling i databaser  
 247 
  
 Informationsteknik (SOU 1997:39). Någon definitiv bestämning av innebörden av begreppen elektronisk handling och elektronisk akt finns detta till trots inte i svensk lagstiftning. Nämnas kan även att en kommit- té har tillkallats för att göra en översyn av be stämmelserna om allmänna handlingars offentlighet i syfte att vidga möjligheterna för of fent- lighetsprincipens tillämpning i  
 IT-samhället 
  (dir. 1998:32). I uppdraget ingår att utforma en lagstiftning som garanterar att allmänhetens tillgång till information skall vara oberoende av på vilket sätt myndigheterna har valt att dokumentera den. Det kan alltså för väntas att frågor om elektro- niska handlingar m.m. kommer att aktualiseras på nytt i mer över- gripande sammanhang. 
 Det är under sådana omständigheter tveksamt om det finns anled ning för oss att i lagstiftning som rör endast ett fåtal myndigheter före slå legaldefinitioner av begreppen elektroniska handlingar och akter. Vi väljer därför att avstå från så dana försök. Däremot finns det skäl att närmare utreda hur elektroniska ärendehanteringssystem skall kunna inordnas i lagstiftning av den karaktär som vi före slår i fråga om be- handling av personuppgifter. 
 Att i detalj beskriva vad en elektronisk handling är eller kan vara lå- ter sig knappast göra. Att som i dagens lagstiftning (t.ex. skatteregister- lagen) skilja på  
 uppgifter  
 och  
 handlingar  
 i register kan ha ett peda- gogiskt och lagtekniskt värde när olika bestämmelser skall gälla för de olika uppgiftskategorierna, men det är knappast en uttömmande be- skrivning av verkligheten. För att det pedagogiska eller lagtekniska vär- det skall uppnås måste det vara möjligt för en tillämpare att göra en av- gränsning mellan de olika begreppen. Svårigheterna med detta kan exemplifieras på följande sätt. I en traditionell pappersakt hos skatte- förvaltningen kan en handling bestå av en eller ett fåtal uppgifter, t.ex. ett papper med texten  
 Garcia taxerade inkomst 1999: 250 000 kr.  
 Mot- svarande uppgift(er) skulle sannolikt kunna utgöra såväl en hand ling som en uppgift i ett automatiserat register. Avgränsningen kan alltså inte göras genom att ange att handlingar utgörs av flera samman hängande uppgifter i löptext, medan upp gifter är just enskilda uppgifter. 
 I mer integrerade datasystem kan det vara svårt att direkt se skill- naden mellan handlingar och uppgifter, i den mån det alls finns en skill- nad. Det ligger nära till hands för oss att med en elektronisk hand ling i en databas avse en avgränsad mängd elektroniskt lagrade uppgifter som är direkt hänförliga till ett specifikt ärende, dvs. i princip en del av en elektronisk akt i ett ärendehanteringssystem. Om man utgår från att en databas i princip består av två olika ty per av uppgiftssamlingar, infor- mationsbaserade och ärendebaserade (se avsnitt 6.1.1), skulle en sådan syn på begreppet för skatte förvaltningens del kunna exemplifieras på följande sätt. När en deklaration kommer in till en skattemyndighet kan 
  
 248  
 Behandling i databaser 
  
 SOU 1999:105 
  
 den bildfångas och placeras i en elektronisk akt avseende taxerings- ärendet. Bilden av deklarationen kan återfinnas som en handling i ären- dehanteringssystemet. Efter att taxering har beslutats kan uppgifter om taxerad inkomst m.m. föras in som särskilda poster i ett mer egentligt register, dvs. i den informationsbaserade delen av databasen. Dessa upp- gifter kan sedan vara fritt sökbara utan anknytning till ett visst ärende, t.ex. när informationen behövs i samband med revision eller liknande. På motsvarande sätt kan man resonera när ett beslut upprättas, vilket kan exemplifieras på följande sätt. I ett om prövningsärende avseende ett avdrag för 1999 års taxering upprättas ett beslut på elektronisk väg hos skattemyndigheten. Av beslutet framgår att NN medges avdrag med 10 000 kr och att hans taxerade inkomst därmed fastställs till 250 000 kr. Detta beslut (beslutshandlingen) kan återfinnas i ärendehanterings- systemet som en del av ärendet. Själva uppgiften om den taxerade in- komsten – och eventuellt avdraget – kan sedan föras in som själv- ständiga uppgifter i den informationsbaserade delen av databasen. Uppgifterna kan sedan vara sökbara på motsva rande sätt som i exemplet med deklarationen ovan. 
 Vi har inte funnit anledning att använda begreppet elektroniska hand- lingar i andra avseenden än när de utgör en del av ett specifikt ären de, dvs. när de ingår som en del av en akt i ett ärendehante ringssystem. Det är därför i den lagstiftning som vi föreslår ändamålsenligt att ange att en databas får innehålla handlingar som hör till ett ärende. Hur ett ärendehanteringssystem hos en myndighet är uppbyggt tekniskt är inte direkt relevant, utan det avgörande är om uppgifterna (hand lingarna) kan hänföras till ett visst ärende. Av integritetsskäl är det dock enligt vår bestämda uppfattning nödvändigt att elektroniska handlingar hålls åtskilda från uppgifter i den informationsbaserade delen av databasen, eftersom det av olika skäl som vi redovisar i avsnitt 6.4.4 och 6.4.5 nedan inte bör vara tillåtet att utnyttja samma sökmöjligheter i frå ga om handlingar som när vissa enskilda icke ärendeanknutna uppgifter eftersöks. 
  
 6.4.4 
  
 Känsliga personuppgifter m.m. i elektroniska handlingar 
  
 Vi redovisar i avsnitt 5.2.1 och 6.3.3 vår inställning till frågan om behandling av känsliga personuppgifter m.m. i allmänhet respektive vid informationshantering i databaser. När det gäller elektronisk ärende- hantering är situationen densamma som vid traditionell hantering av ärenden, nämligen att det inte är möjligt för den handläggande myn- digheten att påverka innehållet i de handlingar som kommer in till myn- 
  
 SOU 1999:105 
  
 Behandling i databaser  
 249 
  
 digheten. När inkomna handlingar förs in i ett ärende hanteringssystem kan således även känsliga personuppgifter komma att tas in i databasen. Det förekommer även att personer som inte berörs av ett ärende namnges i inkomna handlingar. För att inte omöjliggöra för myn digheter att bedriva en effektiv ärendehantering är det nödvändigt att sådan regi- strering är tillåten. Vi föreslår därför att elektroniska hand lingar skall få innehålla samtliga de uppgifter som har lämnats i ett ärende. Någon begränsning av vad som får registreras i form av inkomna handlingar skall alltså enligt vår uppfattning inte finnas. 
 Motsvarande resonemang kan delvis föras i fråga om handlingar som upprättas av den handläggande myndigheten. När en myndighet skall fatta beslut i ett ärende måste hänsyn självfallet tas till det ma terial som har kommit in. Det materialet utgör underlag för beslut. Det kan därför vara nödvändigt att i skälen för ett beslut, eller i andra hand lingar som upprättas i ett ärende, återge sakomständig heter eller argument som innefattar uppgifter av vitt skilda slag. Att i författning ange att vissa kategorier av uppgifter inte får återges i beslut är därför inte vare sig möjligt eller önskvärt. Även i fråga om de handlingar som upprättas av myndigheten måste det därför finnas en stor frihet för registrering av uppgifter. I dessa fall finns det dock en möjlighet för myn digheten att påverka innehållet i handlingarna. Känsliga person uppgifter m.m. bör därför enligt vår uppfattning få finnas i handlingar som har upp rättats av myndigheten endast om det är nödvändigt för handläggningen av ett ärende. Kravet på att det skall vara nödvändigt att behandla känsliga personuppgifter m.m., innebär inte att det krävs att det är omöjligt att hantera frågorna på annat sätt, t.ex. genom pap pershantering eller genom att utelämna vissa delar av skälen för ett beslut. Vad som avses är att behandlingen av uppgifterna skall vara nödvändig för att myn- digheten skall kunna sköta sina åligganden vid hanteringen av ärenden enligt gällande rutiner och regler. 
  
 6.4.5 
  
 Begränsade sökmöjligheter i ärende hanterings- system 
  
 Behandlingen av känsliga personuppgifter m.m. i elektroniska ärende- hanteringssystem kan innebära risker för otillbörligt intrång i den per- sonliga integriteten. Vi anser därför att det i likhet med vad som gäller i dag är nöd vändigt att ställa upp vissa sär skilda regler för hanteringen av elektroniska handlingar. Det bör enligt vår uppfattning inte vara möj ligt att i ett ärendehanteringssystem med hjälp av fria sökbegrepp göra sammanställningar av uppgifter i handlingar. Beroende på de tekniska förutsättningarna skul le en sådan möj lighet kunna innebära att samman- 
  
 250  
 Behandling i databaser 
  
 SOU 1999:105 
  
 ställningar skulle kunna göras av samtliga ärenden hos t.ex. en skatte- myndighet, där de enskilda parterna i skrivelser som finns elektroniskt lagrade har åberopat psykisk sjukdom som skäl för t.ex. avdrag vid taxeringen eller undanröjande av förseningsavgift. Något behov av att kunna göra sam manställningar av den karaktären finns inte och bör enligt vår mening av integritetsskäl inte heller tillåtas. Därför bör det sättas upp begräns ningar för sök möjligheterna i ärendehanteringssystem. För att ärende hanteringen skall kunna skötas på ett effektivt sätt är det dock nödvändigt att handläggare ges möjlighet att söka efter såväl ett ärende som enskilda handlingar, t.ex. med angivande av ärende- beteckning eller beteckning på en specifik handling. Däremot anser vi att integritetsskälen väger tyngre än effektivitets skälen när det gäller mer sofistikerade eller exakta sökmöjligheter. Vid sök ning efter en handling i databasen bör där för få användas endast ärende beteckning, beteckning på handlingen eller andra uppgifter, t.ex. personnummer, som behövs för att identifiera ett ärende eller en handling. 
 Däremot finns det enligt vår bedömning skäl att se annorlunda på saken när en handling är identifierad och direkt tillgänglig för hand- läggaren. Att i den situationen inte tillåta de sökmöjligheter som redan i dag ges i ordbehandlingsprogram, t.ex. för att finna ett speciellt text- avsnitt, framstår inte som befogat. Det är av effektivitetsskäl inte rimligt att en handläggare när han arbetar med en omfattande elektronisk hand- ling i ett ärende skall lägga ner tid på att på egen hand söka sig fram till ett önskat text avsnitt, i stället för att genom ett enkelt sök kommando låta datasystemet utföra det arbetet. Några faror från inte gritetssynpunkt med att tillåta ett sådant förfarande föreligger knappast. De uppställda sökbegränsningarna bör gälla vid sökning efter hand lingar, men inte i desamma när de väl har identifierats. 
 Till elektroniska akter hör ofta ett indexregister, dvs. ett dag boksblad eller motsvarande, av vilket framgår vilka handlingar som finns i akten. Om ett sådant register är en integrerad del av ett ärendehante- ringssystem, och således en del av den elektroniska akt som det avser, omfattas registret enligt våra förslag av samma regler som övriga hand- lingar i akten. Under förutsättning att ett indexregister inte innehåller känsliga personuppgifter eller andra uppgifter som endast får före kom- ma i handlingar som hör till ett ärende, föreligger dock inga hinder från integritetssynpunkt mot att uppgifterna även behandlas i den infor- mationsbaserade delen av en databas. Ett sådant förfarande innebär att indexregistret kan göras tillgängligt utan att den elektroniska akten öppnas och registret kommer inte att omfattas av de begränsningar i sök- möjligheter som gäller för övriga hand lingar i akten. Det innebär även att uppgifter i indexregistret kan göras åtkom liga genom direktåtkomst på samma sätt som andra uppgifter i databasen, utan de begränsningar för 
  
 SOU 1999:105 
  
 Behandling i databaser  
 251 
  
 sådan 
  
 åt komst som vi föreslår skall gälla för hand lingar i ett 
  
 ärendehanteringssystem (se avsnitt 6.7). 
 En generell fråga som uppkommer när det införs begränsningar av sökmöjligheterna i elektroniskt material, är hur länge begränsningarna skall vara tillämpliga. Ofta överlämnas myndigheters elektroniska ma te- rial, t.ex. personregister eller andra databaser, efter en tid till en arkiv- myndighet. En av orsakerna till detta är arkivlagens bestämmelser om att forskningens behov skall tillgodoses genom att uppgifter bevaras. De begränsningar som finns av möjligheterna att söka i materialet kan dock för svåra framtida forskningsarbete, genom att tillgängligheten till uppgifterna är mindre än om det vore möjligt att söka fritt i mate rialet. Det är därför enligt vår uppfattning viktigt att ställning tas i frå gan om författningsreglerade begränsningar av sök möjligheter i elektroniskt material skall gälla för obegränsad tid eller om begräns ningarna skall upphöra viss tid efter att materialet har över lämnats till en arkivmyndighet. Detta är emellertid en fråga av generell karaktär för den statliga förvaltningen, och den bör därför enligt vår uppfattning ut redas i ett annat och mer allmänt sammanhang. 
  
 6.5 
  
 Inhämtande av uppgifter 
  
 Vårt förslag:  
 Det skall inte finnas några begränsningar i fråga om på vilket sätt uppgifter får hämtas in för behandling i en databas. 
 Vilka uppgifter som får behandlas i en databas avgörs med ledning av de i lagstiftningen angivna ändamålen med databasen, vilket är en följd av att det i artikel 6.1a i dataskyddsdirektivet ställs krav på att uppgifter skall samlas in för särskilda, ut tryckligt angivna och berättigade ända- mål (se avsnitt 6.2). Några särskilda krav på begräns ningar av på vilket sätt uppgifter får samlas in följer däremot inte av  
 EG-rätten. 
  Vi har inte heller funnit anledning att införa sådana begränsningar. Tvärt om är det vår uppfattning att i den mån en viss uppgift får hämtas in till en da tabas hos en myndighet, får det ske på det sätt som myndigheten an ser lämp- ligt. Vi ser inte några integritetsskäl mot att enskilda eller myndigheter som av olika anledningar har att lämna uppgifter som skall ingå i en myndighetsdatabas gör detta med hjälp av automatiserad be handling. 
 Det kan däremot finnas andra argument för att uppgifter skall läm nas på ett visst sätt, t.ex. så får själv deklarationer inte lämnas i elektronisk form till skattemyndigheter om det inte särskilt har medgivits av Riksskatteverket. Likaså kan det i olika författningar som reglerar 
  
 252  
 Behandling i databaser 
  
 SOU 1999:105 
  
 behandling av personuppgifter i myndigheters verksamhet ställas upp begränsningar i fråga om på vilket sätt uppgifter får lämnas ut. Möjlig- heten att lämna ut uppgifter genom direktåtkomst är t.ex. regelmässigt begränsad. Det kan med andra ord finnas olika orsaker till att uppgifter inte kan eller får hämtas in till en databas med hjälp av automatiserad behandling. Dessa begränsningar följer då av andra författningar eller av tekniska orsaker och det finns inte anledning att föreskriva om ytterligare begränsningar i den av oss före slagna lagstiftningen. 
  
 6.6 
  
 Utlämnande av uppgifter 
  
 Vårt förslag:  
 Det skall inte finnas några begränsningar för myndig- heter som enligt bestämmelser i sekretesslagen eller andra författ- ningar får ta del av uppgifter i en databas, att få tillgång till upp- gifterna på medium för automatiserad behandling. För direktåtkomst skall särskilda bestämmelser gälla. 
 Uppgifter skall även kunna lämnas ut till andra än myndigheter på medium för automatiserad behandling om regeringen föreskriver det eller om utlämnandet följer av en internationell överens kommelse. 
  
 6.6.1 
  
 Allmänt om utlämnande av personuppgifter 
  
 Vad är behandling av uppgifter? 
 I dataskyddsdirektivet definieras vad som avses med behandling av personuppgifter. Det är varje åtgärd eller serie av åtgärder som vidtas beträffande personuppgifter vare sig det sker på automatisk väg eller inte (artikel 1 b). Artikeln innehåller även en exemplifiering, vari bl.a. insamling, registrering, utlämnande, spridning och annat tillhandahållan- de av uppgifter nämns. Bestämmelsen har sin exakta motsvarighet i 3 § personuppgiftslagen. Definitionen innebär att all hantering av person- uppgifter är behandling, från insamlande till utlämnande. Det spelar med den utgångspunkten ingen roll om utlämnande av uppgifter sker genom direktåtkomst eller med hjälp av annan automatiserad behandling eller om uppgifter skrivs ut på papper och därefter lämnas ut. Allt ut lämnan- de utgör behandling av personuppgifter och omfattas således av data- skyddsdirektivets bestämmelser. 
 Dataskyddsdirektivet innehåller även bestämmelser om uppgifters kvalitet. Ett grundläggande åtagande för medlemsländerna är att de skall 
  
 SOU 1999:105  
 Behandling i databaser  
 253 
  
 föreskriva att per sonuppgifter skall samlas in för särskilda, ut tryckligt angivna och berättigade ändamål. Senare behandling får inte ske på ett sätt som är oförenligt med dessa ändamål (artikel 6.1b). Mot svarande bestämmelser återfinns i 9 § första stycket c och d per sonuppgiftslagen. I direktivets ingress (punkterna 28 och 29) sägs bl.a. att personuppgifter måste vara adekvata, relevanta och nödvändiga med hänsyn till de ända- mål för vilka de behandlas. Dessa ändamål skall vara uttryckligt angivna, berättigade och bestämda vid tiden för insam ling av uppgifterna. Sådana ändamål som läggs fast sedan uppgifterna har samlats in får inte vara oför enliga med de ursprungliga ändamålen. 
 Det är inte helt klart vad som avses med att de ändamål för vilka personuppgifter samlas in skall vara  
 berättigade  
 . Datalagskommittén ansåg för sin del att detta betyder att ändamålen måste överensstämma med de grunder för behandling av personuppgifter som regleras i direk- tivets artikel 7, vilka har sin motsvarighet i 10 § personuppgiftslagen (SOU 1997:39 s. 350 ff). Av dessa grunder är en av de mer relevanta att personuppgifter får behandlas om det är nödvändigt för att ut föra en arbetsuppgift av allmänt intresse eller som är ett led i myndighetsutöv- ning som utförs av den registeransvarige eller tredje man till vilken uppgifterna har lämnats ut... (dataskyddsdirektivets artikel 7 d samt 10 § d och e personuppgiftslagen). Datalagskommittén över vägde möj- ligheten att uttrycket berättigade ändamål i dataskyddsdirektivet hade en mer självständig betydelse, men konstaterade att detta är osäkert. 
 Innebörden av ovan redovisade artikel 6 i dataskyddsdirektivet är att det i en lag om behandling av personuppgifter för myndighetsverksamhet bör anges klara och uttryckliga ändamål för vilka person uppgifterna får samlas in. Dessutom innebär det att uppgifterna efter att de har samlats in inte får användas på ett sätt som är oförenligt med dessa klart angivna ändamål. Vad som mer exakt avses med att ett använ dande av uppgifter är  
 oförenligt  
 med det för vilket de samlades in är enligt Data- lagskommittén närmast en fråga som får ha sin lösning i framtida praxis (SOU 1997:39 s. 351). Begreppet som sådant antyder dock enligt vår mening att det finns utrymme för tolkningen att behandling som sker efter insamlandet inte direkt måste motsvaras av ett från början angivet ändamål. Ett visst spelrum torde alltså finnas. 
  
 254  
 Behandling i databaser 
  
 SOU 1999:105 
  
 När får uppgifter lämnas ut? 
 Vad som kan konstateras genom de ovan redovisade bestämmelserna i dataskyddsdirektivets artikel 6 är att en uppgift som har samlats in för ett visst ändamål inte får lämnas ut om utlämnandet är oför enligt med det ursprungligen angivna ändamålet. För för fattningsreglerad offentlig verksamhet innebär detta att allt utlämnande av personuppgifter som omfattas av dataskyddsdirektivet måste stå i överens stämmelse med de olika ändamål för behandling av personuppgifter som är tillämpliga för olika verksamheter. Det är mer oklart om det är nöd vändigt att de ända- målsbestämmelser som avgör om utlämnande är tillåtet måste åter finnas i den författningsreglering som avser den utlämnande myndig hetens verksamhet. Möjligen måste den offentliga förvaltningen i det avseendet ses som en enhet, vilket skulle innebära att det är tillräckligt om det i någon författning anges att vissa upp gifter från en viss databas får användas för ett angivet syfte, för att utläm nande skall vara tillåtet. En särställning har utlämnande som sker enligt offentlighets principen, dvs. utlämnande med stöd av 2 kap. tryckfri hetsförord ningen (TF). Sådant utlämnande kräver inte att det finns sär skilt angivna ändamål som tillåter utlämnande. Detta framgår uttryckligen i 8 § personuppgiftslagen och anses ha stöd av vad som sägs i data skyddsdirektivets ingresspunkt 72. Det innebär att offentlighetsprincipen måste anses utgöra ett särskilt ändamål som gäller för all behandling av person uppgifter i offentlig verksamhet. 
 Det är enligt vår uppfattning mer tveksamt hur man skall se på ut- lämnande av uppgifter från en reglerad databas hos en myndighet till en annan myndighet som begär uppgifterna med stöd av 15 kap. 5 § sekretesslagen eller utlämnande som sker med stöd av 14 kap.  
 1–3 
  §§ samma lag. Om utlämnande i dessa fall strider mot dataskyddsdirektivet torde vara en fråga om utformningen av ändamålsbestämmelserna hos den utlämnande eller mottagande myndigheten, vad den mottagande myndigheten har för funktion och vad den skall använda uppgifterna till samt tolkningen av begreppet  
 oförenligt  
 i direktivet (se ovan). Det är enligt vår uppfattning därför inte möj ligt att ange i vilka fall utlämnande av uppgifter från en myndighet till en annan med stöd av sek retesslagen strider mot dataskyddsdirektivet. En avvägning måste göras i varje enskilt fall och frågan får därför ha sin när mare lösning i framtida praxis. 
  
 SOU 1999:105 
  
 Behandling i databaser  
 255 
  
 6.6.2 
  
 Utlämnande på medium för automatiserad behandling 
  
 Det är i dag vanligt att det i registerlagstiftning regleras i vilka fall upp- gifter ur ett personregister får lämnas ut till andra myndigheter eller till enskilda med hjälp av automatiserad behandling. Som exempel kan nämnas skatteregisterlagen, där det anges att uppgifter i register får läm - nas ut till andra myndigheter på medium för automatisk data behandling endast om det följer av lag eller förordning eller om re geringen medger det. Motsvarande eller liknande reglering finns i flera andra register- författ ningar, t.ex. lagen om folkbokföringsregister, ut sök - ningsregisterlagen och tullregisterlagen. Dessa bestämmelser skall ses mot bakgrund av 7 kap. 16 § sekretesslagen i dess lydelse före per- sonuppgiftslagens ikraftträdande. Regleringen innebar i huvudsak att det för utlämnande av personuppgifter på medium för automatisk da tabe- handling krävdes att mottagaren med stöd av författning eller till stånd av Datainspektionen fick föra ett personregister som skulle innehålla de uppgifter som avsågs med utlämnandet. 
 I 7 kap. 16 § sekretesslagen anges numera att sekretess gäller för uppgifter om det kan antas att ett utlämnande skulle medföra att upp- gifter behandlas i strid med personuppgiftslagen. Med behandling av personuppgifter avses enligt personuppgiftslagen varje åtgärd som vidtas med uppgiften. Det saknar alltså ur sekretesslagens synvinkel direkt betydelse om utlämnande av en uppgift görs med hjälp av auto matiserad behandling eller manuellt på papper, eftersom utlämnandet under alla förhållanden om fattas av personuppgiftslagens bestämmelser. Det finns med andra ord i dag ingen anledning att författningsreglera utlämnande med automatiserad behandling på den grunden att sådant stöd – eller tillstånd från Datainspektionen – behövs för att det över huvud taget skall vara tillåtet att lämna ut upp gifterna. 
 Vi har dock haft att ta ställning till om det i de för oss aktuella sam- manhangen finns anledning att på annan grund ha avvikande bestäm- melser för utlämnande som sker med hjälp av automatiserad behand ling jämfört med om det sker på annat sätt. För direktåtkomst bör särskilda bestämmelser gälla, vilket vi motiverar i avsnitt 6.7. Frågan är då vad som bör gälla för utlämnande med hjälp av annan automatiserad be- handling än direktåtkomst och om det för sådant ut lämnande på medium för auto matiserad behandling finns anledning att göra olika bedömningar beroende på till vem uppgifterna lämnas ut. 
  
 256  
 Behandling i databaser  
 SOU 1999:105 
  
 Utlämnande till myndigheter 
 För myndigheter finns vanligtvis särskilda författningar som reglerar vilka automatiserade register eller andra personuppgiftssamlingar som får föras av myndig heten eller annars på vilket sätt personuppgifter får behandlas. I de för fattningarna regleras även ändamålen med behand- lingen. En myndighet som tar emot uppgifter från andra myndigheter har vanligen inte rättsligt stöd för att behandla uppgifterna annat än i enlighet med de för myndigheten gällande författ ningarna. Riskerna för att mottagande myndigheter på ett icke avsett sätt skall behandla person- uppgifter som hämtas in på medium för automatiserad behandling bedömer vi därför vara små. Sam tidigt kan det inte sättas i fråga att det kan innebära stora effektivitetsvinster för myn digheter att uppgifter som skall behandlas på automatiserad väg hämtas in ge nom automatiserade för faranden, t.ex. på diskett eller via telenätet. När en myn dighet hämtar in uppgifter från andra myndigheters register eller databaser, är det frå n effektivitetssynpunkt mindre tillfredsställande att den utlämnande myn- digheten först gör ut skrifter av uppgifterna och den mottagande myndigheten därefter för in upp gifterna i sina register eller databaser. Genom sådana förfaranden ökar även riskerna för överfö ringsfel, vilket i sig kan utgöra ett integritetsproblem. 
 En utgångspunkt för våra författningsförslag är att myndigheter skall kunna utnyttja automatiserade förfaranden i sin ärendehantering i största möjliga omfattning, dock under förutsättning att behandlingen av personuppgifter inte medför risk för otill börligt intrång i enskildas personliga integritet. Som vi nämnt ovan anser vi att det inte föreligger någon större risk för att uppgifter som lämnas ut på medium för auto- matiserad behandling till andra myndigheter behandlas på ett felaktigt sätt. Under förutsättning att den utlämnande myndig heten har möjlighet att avgöra vilka uppgifter som skall lämnas ut – vilket inte är fallet när uppgifter lämnas ut genom direktåtkomst – saknas det därför enligt vår uppfattning anledning att reglera när uppgifter får lämnas ut på medium för auto matiserad behandling. Det finns med andra ord inte några bärande skäl för att i infor mationsutbytet mellan myndigheter skilja på utlämnande som görs på papper och utläm nande som sker elektroniskt, dock med undantag för direktåtkomst. Om en myndighet får eller skall lämna ut uppgifter till annan myndighet, t.ex. med stöd av sekretess lagen eller andra författningar, bör det således vara upp till myn digheterna att avgöra på vilket sätt det skall göras. 
 I dag förekommer det särskilda bestämmelser som innebär att en ut- lämnande myndighet  
 skall  
 lämna uppgifter på medium för auto matiserad behandling när den mottagande myndigheten begär det. Som exempel kan nämnas skatteregisterförord ningen (1980:556). Enligt vår upp- 
  
 SOU 1999:105 
  
 Behandling i databaser  
 257 
  
 fattning kommer motsvarande bestämmelser inte att behövas i framtiden, eftersom utlämnande på medium för automatiserad behandling vanligtvis innebär fördelar från effektivi tetssynpunkt för såväl den ut lämnande som den mottagande myndigheten. Om en myndighet som har rätt att ta del av uppgifter från en annan myndighet ber att få göra detta på medium för automatiserad behandling, torde det med andra ord inte finnas någon anledning för den utlämnande myndigheten att vägra lämna ut uppgifterna på det sättet. 
 Vi föreslår således inga begränsningar – eller reglering i övrigt – av möjligheterna för de myndigheter som omfattas av våra lagförslag att lämna ut uppgifter till andra myndigheter på medium för automatiserad behandling. Särskilda bestämmelser skall emellertid gälla för direkt- åtkomst (se avsnitt 6.7). 
 Utlämnande till enskilda 
 Förutom att uppgifter lämnas ut till andra myndigheter kan det även bli aktuellt att lämna ut uppgifter ur olika databaser till enskilda, dvs. såväl privatpersoner som företag och organisationer. I dessa fall saknas, till skillnad mot vad som gäller för myndigheter, normalt särskilda bestäm- melser om hur personuppgifter får behandlas hos mottagaren. För mot- tagaren är det därför vanligtvis personuppgiftslagens bestäm melser som är tillämpliga på behandlingen av de mottagna uppgifterna. Med hän syn till de integritetsrisker som kan följa med utlämnande av person uppgifter på medium för automatiserad behandling till företag och privatpersoner, bör sådant utlämnande endast vara tillåtet när det efter sär skild prövning anses lämpligt. Det bör enligt vår mening åligga rege ringen att göra dessa bedömningar. Vi föreslår därför att uppgifter i da tabaser bör få lämnas ut till enskilda på medium för automatiserad be handling endast om regeringen har föreskrivit det. 
 Från regeln om att uppgifter får lämnas ut på medium för auto- matiserad behandling till enskilda endast med stöd av föreskrifter från regeringen, bör ett undantag göras. Det gäller när utlämnandet av upp- gifterna följer av en internationell över enskommelse som Sverige efter riksdagens godkännande har tillträtt. Att det enligt dataskyddsdirektivet finns begränsningar av när överföring av personuppgifter till tredje land får förekomma, innebär inte att det föreligger några hinder mot utläm- nande av uppgifter med stöd av internationella överenskommelser (se avsnitt 5.2.1). I de fall Sverige har åtagit sig att bistå utländska myn - digheter eller offentliga organ med uppgifter – som kan vara under behandling i en databas – förefaller det enligt vår mening vara mindre lämpligt att det sätt på vilket uppgifterna får lämnas över skall vara be- roende av att regeringen har reglerat frågan i en förordning. I de fallen 
  
 258  
 Behandling i databaser 
  
 SOU 1999:105 
  
 bör det enligt vår uppfattning i stället vara en fråga för den ut lämnande myndigheten och det mottagande organet på vilket sätt informationen skall överföras. Undantag bör dock göras för utlämnande ge nom di- rektåtkomst (se avsnitt 6.7). Fråga om utlämnande av uppgifter med stöd av internationella överenskommelser aktualiseras främst i skatte för- valtningens beskattningsverksamhet och i Tullverkets verksamhet. 
  
 6.7 
  
 Direktåtkomst 
  
 Vårt förslag:  
 Direktåtkomst till en databas skall få förekomma en- dast när det står i överens stämmelse med de ändamål för vilka upp- gifter får behandlas i databasen. 
 De myndigheter som är personuppgiftsansvariga för behandling av uppgifter i en databas skall få ha direktåtkomst till samtliga uppgifter i databasen. Därutöver kan även vissa andra myndigheter få ha direktåtkomst till databasen. Regeringen skall dessutom ha möjlig het att såväl tillåta ytterligare myndigheter eller enskilda att ha di rekt- åtkomst som inskränka en myndighets åt komst enligt lagen. 
 Endast myndigheter som är personuppgiftsansvariga för behand- ling av uppgifter i en databas skall få ha direktåtkomst till elektro- niska handlingar i databasen. 
 Regeringen skall ha möjlighet att meddela föreskrifter om att en- skilda genom direktåtkomst skall få ha tillgång till uppgifter om sig själva. 
  
 6.7.1 
  
 Direktåtkomst är känsligt från integritets- synpunkt 
  
 Samlingar av uppgifter i elektroniska register hos myndigheter har sedan i vart fall  
 1970-talet 
  varit omdiskuterade på grund av sådana sam lingar ger möjligheter till sammanställningar av att information om medbor- garna. En av de frågor som har varit mest omdiskuterad är myndigheters direktåtkomst till olika register. Det kan sägas ha funnits en mer eller mindre allmän inställning att det är illa nog att en myn dighet själv samlar ett flertal uppgifter om människor i sin verksamhet, men att det är än värre när myndigheter kan komplettera sina egna uppgifter med uppgifter från andra myndigheters register direkt genom elektronisk be- handling. 
  
 SOU 1999:105 
  
 Behandling i databaser  
 259 
  
 Den form av direktåtkomst som har varit – och fortfarande är – van- ligast till olika register är myndigheternas terminalåtkomst, dvs. att en myndighet via en direktuppkopplad terminal kan gå in och söka upp- gifter i andra myndigheters register. Det finns dock även andra typer av direktåtkomst. En metod som är vanlig inom t.ex. bankväsendet, men även i vissa statliga verksamheter, är inhämtande av uppgifter om sig själv på automatiserad väg via telefon. Som exempel kan nämnas att många bankkunder numera kan få information om sina konton och genomföra trans aktioner genom knapptryckningar på telefonen. Mot- svarande metod används också av många för att få information eller vidta åtgärder rörande det statliga bilregistret. I och med fram växten av Internet har också en ny möjlighet öppnat sig, nämligen olika former av direktåtkomst till uppgiftssamlingar som finns tillgängliga på nätet. 
  
 6.7.2 
  
 Behandlingsändamålen bör vara styrande för direktåtkomst 
  
 Den fråga som vi i första hand har haft att ta ställning till är i vilken omfattning olika myndigheter skall få direkt tillgång till uppgifter från andra myndigheter i elektronisk form. Den princip som till i dag har varit förhärskande är att en myndighet skall få terminal åtkomst till andra myndigheters register endast i den mån det är nödvändigt – eller av stor betydelse – för den inhämtande myndighetens verksamhet och en dast om syftet med åtkomsten omfattas av ändamålet för det register varifrån utlämnandet görs. Som exempel kan nämnas att kronofogde- myndigheterna har tillgång via terminal till uppgifter i skatteregistret i en omfattning som har ansetts värdefull från effektivitetssynpunkt. Åt- komsten har gjorts möjlig genom införandet av ett uttalat ändamål med skatteregistret, nämligen att det skall användas för utredningar i kro- nofogdemyndigheternas exekutiva verksamhet. 
 Dataskyddsdirektivet föreskriver att personuppgifter skall samlas in för särskilda, uttryckligt angivna och berättigade ändamål samt att se- nare behandling inte får ske på ett sätt som är oförenligt med dessa ändamål (artikel 6.1b). I begreppet senare behandling innefattas bland annat all form av utlämnande av uppgifter, oavsett om detta sker manu- ellt genom utskrifter av innehållet i en databas eller på automatiserad väg genom t.ex. direktåtkomst. Vad som avses med att uppgifter inte får lämnas ut om det är  
 oförenligt  
 med de ändamål för vilka de sam lades in är osäkert. Data lagskommittén ansåg detta vara en fråga som får ha sin lösning i framtida praxis (SOU 1997:39 s. 351). Enligt vår uppfattning bör direktivet tolkas så att ett utlämnande inte exakt måste motsvaras av 
  
 260  
 Behandling i databaser 
  
 SOU 1999:105 
  
 ett från början angivet ändamål, utan att det finns ut rymme för ett visst spelrum (se avsnitt 6.6.1). 
 När det gäller utlämnande genom olika former av direktåtkomst an ser vi att integritetsskäl kräver att enskilda i lagstiftningen bör kunna utläsa för vilka ändamål uppgifter får lämnas ut genom direktåtkomst. Direktåtkomst får med andra ord före komma endast om det står i öve- rensstämmelse med ändamåls bestämmelserna i den lag som reglerar databasen. Från den principen gör vi emellertid undantag för två sär- skilda former av direktåtkomst (se avsnitt 6.2.2 om sekundära ända mål). Det gäller enskildas åtkomst till uppgifter om sig själva samt all män direktåtkomst till vissa uppgifter av särskilt stort allmänt intresse. Våra överväganden i fråga om de särskilda formerna av direktåtkomst redovisar vi i avsnitt 6.7.5 respektive 8.1.4 och 8.3.4. 
  
 6.7.3 
  
 Direktåtkomst inom en myndighets- organisation 
  
 Vid bedömningen av vilka myndigheter som skall ha direktåtkomst till en viss databas bör en gränsdragning göras mellan myndigheter inom en myndighetsorganisation och myndigheter utanför en sådan. Det finns enligt vår uppfattning nämligen anledning att se olika på frågan om t.ex. vilka regionala skattemyndigheter som skall ha direktåtkomst till en be- skattningsdatabas inom skatteförvaltningen och i vilka fall kronofogde- myndigheter skall ha sådan åtkomst till databasen. Från in tegritetssyn- punkt torde det vara känsligare att sprida uppgifter till myndigheter med ansvar för andra verksamhetsområden än till myndigheter som har samma arbetsuppgifter men av organisatoriska skäl är regionalt avgränsade. 
 Den springande punkten i det här fallet, liksom i flera andra fall, är enligt vår mening avvägningen mellan hänsynen till myndigheternas effektivitet respektive de registrerades integritet. Det föreligger knap past något tvivel om de stora effektivitetsvinsterna i att myndigheter inom en organisation snabbt kan ta del av gemensamt användbara uppgifter genom direktåtkomst, oavsett hos vilken myndighet uppgifterna först har aktualiserats och registrerats. Som ett exempel på vad en inskränkt direktåtkomst kan ha för effekter kan tas skattemyndigheternas i dag regionalt begränsade terminalåtkomst till det centrala skatteregistret, vilken innebär att uppgifter som behövs i kontrollverksamheten måste hämtas in på annat sätt än genom terminalåtkomst (se avsnitt 3.1.2). Om en skattemyndighet t.ex. skall beskatta ett före tag som har säte i regionen och som befinns äga eller ha bestämmande inflytande över andra företag som saknar anknytning till re gionen, är det nöd vändigt för 
  
 SOU 1999:105 
  
 Behandling i databaser  
 261 
  
 myndigheten att skaffa sig en helhetsbild av alla företagen. Av intresse är då bl.a. terminalbilder som innehåller avstämningar mel lan uppbörds- och kontrolluppgifter. Dessa terminalbilder är dock inte tillgängliga beträffande företag som inte är region anknutna, eftersom kontroll- uppgifterna endast omfattas av regionåtkomst. En friare direktåtkomst skulle i det nämnda exemplet innebära väsentliga fördelar från ef- fektivitetssynpunkt. Frågan är om obegränsad direktåtkomst inom en myndighetsorganisation kan accepteras från integritetssynpunkt. 
 Vi anser att de risker det innebär från integritetssynpunkt att t.ex. samtliga skattemyndigheter har full tillgång till en gemensam databas oavsett vilken myndighet som har registrerat uppgifterna, är förhål lan- devis små. Vid denna bedömning har vi beaktat att det i grund och bot ten handlar om samma verksamhet som av organisatoriska skäl är av- gränsad till olika myndigheter. I detta sammanhang är det även viktigt att hålla i minnet att en obegränsad direktåtkomst till en databas inom en myndighetsorganisation inte innebär att samtliga anställda ha r tillgång till uppgifterna. Tvärtom medför person uppgiftslagens allmänna bestämmelser om grundläggande krav på och säkerhet vid be handling m.m. att olika åtgärder måste vidtas som förhindrar missbruk. Det kan t.ex. innebära att åtkomst till olika uppgifter inom en myndighet är starkt begränsad till olika behörighetsnivåer, vilket i sin tur innebär att det i slutändan är ett högst be gränsat antal personer som har tillgång till samt- liga uppgifter. Att dessa personer organisatoriskt befinner sig på olika myndigheter kan enligt vår mening inte anses så allvarligt från inte- gritetssynpunkt att det bör hindra ut vecklingen av effektiva datasystem. 
 Vår bedömning är således att starka effektivitetsskäl talar för att det inom en myndighetsorganisation inte sätts upp hinder för åtkomst till den gemensamma informationssamlingen. Detta ställer dock krav på att den i fråga om säkerhetsåtgärder personuppgiftsansvariga myndigheten sätter upp klara och tydliga gränsdragningar i fråga om vilka personer som skall ha tillgång till vilka uppgifter. Under sådana förutsättningar blir riskerna för oacceptabla integritetsintrång små och de bör inte förhind ra möjligheterna att bedriva en effektiv myndighetsverksamhet med utnytt- jande av de fördelar som ny teknik ger för myndigheterna såväl som för enskilda. 
 Även om vi i dag inte kan finna några bärande skäl för att begränsa direktåtkomsten till en databas inom den ansvariga myndighetsorganisa- tionen, går det inte att med säkerhet säga att det inte kan uppstå si- tuationer där åtkomsten bör vara be gränsad i fråga om exempelvis vissa särskilt känsliga uppgifter. Regeringen bör en ligt vår mening därför ha möjlighet att meddela föreskrifter om att en myndighets direkt åtkomst till den gemensamma databasen skall inskränkas. 
  
 262  
 Behandling i databaser 
  
 SOU 1999:105 
  
 6.7.4 
  
 Direktåtkomst utanför en myndighets- organisation 
  
 Som nämns ovan har myndigheters direktåtkomst till andra myndigheters elektroniskt lagrade uppgiftssamlingar, vanligen personregister, ansetts vara integritetskänsligt. Detsamma gäller utlämnande genom direktåtkomst till andra än myndigheter. Vi delar den uppfattningen och vill särskilt peka på de risker från integritetssynpunkt som direktåtkomst medför genom att den utlämnande myndigheten inte har möj lighet att i varje enskilt fall ta ställning till om de eftersökta uppgifterna bör lämnas ut. Rent allmänt anser vi därför att det finns starka skäl för att vara åter- hållsam med att tillåta direktåtkomst för andra än de per sonuppgiftsan- svariga myndigheterna. I först a hand bör i stället andra metoder för en effektiv informationshantering övervägas. 
 Hur stor restriktivitet som skall tilllämpas i fråga om direktåtkomst till en viss databas får avgöras med hänsyn till ett flertal omständig heter. För att direktåtkomst över huvud taget skall medges bör det enligt vår uppfattning först kon stateras att åtkomsten leder till ökad effek tivitet av betydelse hos mottagaren eller att åtkomsten på annat sätt är till särskild gagn för samhället. Det är således enligt vår mening inte läm pligt att medge direktåtkomst till en myndighets databas, när det inte kan förutses att mottagarna kommer att hämta in uppgifter från databasen i betydande omfattning. Av avgörande betydelse för om di rektåtkomst skall medges till en databas anser vi vara hur känsliga uppgifterna är, något som i sig får bedömas med utgångspunkt i flera faktorer. En viktig indikation är enligt vår uppfattning vilken sekretess som gäller för uppgifterna i databasen. Ju strängare sekretess som gäller för uppgifterna, desto starkare skäl bör krävas för att direkt åkomst skall medges. En annan faktor som vi anser vara av betydelse vid be- dömningen av om direktåtkomst skall medges till en databas, är om åt- komsten skall avse en eller flera typer av uppgifter. Ju fler kategorier av uppgifter som omfattas av åtkomsten, desto större är riskerna ge nerellt sett för integritetsintrång. Bedömningen av om direktåtkomst skall medges eller inte måste således utmynna i en avväg ning mellan behovet av effektivitet i olika samhällsfunktioner och enskildas behov av ett gott integritetsskydd. 
 Av olika skäl, främst allmänhetens och myndigheternas behov av en effektiv ärendehantering, är det i vissa fall lämpligt att en myndighet har direktåtkomst till en annan myndighets uppgifter, även i de fall de tillhör olika myndighetsorganisationer. Vi redovisar i 3 kap. i vilken omfattning direktåtkomst förekom mer till personregister inom skatteför valtningen, exekutionsväsendet och Tullverket och vilka för utsättningar som gäller för sådan åtkomst. Vi anser att det inte finns skäl att be gränsa de 
  
 SOU 1999:105  
 Behandling i databaser  
 263 
  
 möjligheter till direktåtkomst som finns i dag. I stället kan det sättas i fråga om det av effektivitetsskäl och på grund av de föränd ringar vi föreslår i reg leringen av elektroniskt lagrade uppgiftssamlingar finns anledning att något utöka möjlig heterna till direktåtkomst. En omedelbar följd av våra förslag är att det saknas skäl att i lag närmare begränsa vilka uppgifter i en myndighets databas som en annan myndighet utanför organisationen skall ha tillgång till. Vi föreslår nämligen att de talj- reglering av vad som skall få föras in i en databas inte skall göras i lag (se avsnitt 4.3.5). I stället flyttas den regleringen ner till en lägre konsti- tutionell nivå. Frågan om det finns anledning att utöka direktåtkomsten för vissa myndigheter till olika databaser i förhållande till vad som gäller i dag, återkommer vi till i 8 kap. i samband med den närmare genomgången av de olika för fattningsför slagen. Generellt anser vi emellertid att regeringen i fråga om samtliga databaser bör ha möj lighet att genom föreskrifter tillåta direktåtkomst för myndigheter. 
 Vid sidan av myndigheter kan det komma att finnas anledning att tillåta även andra att ta del av uppgifter genom direktåtkomst. Det kan röra sig om exempelvis utländska myn digheter samt företag som be- driver viss offentlig verksamhet. Vi har dock, med vissa undantag, inte funnit anledning att direkt i lag närmare ange vilka enskilda som skall ha möjlighet att få direktåtkomst till olika da tabaser. I stället bör rege ringen genom föreskrifter kunna tillåta di rektåtkomst för andra än myn digheter, naturligtvis under förutsättning att integritetsskäl inte talar mot det. En ytterligare förutsättning – vilken vi föreslår skall gälla för samtliga databaser utom folkbokföringsdatabasen samt val- och folk- omröstningsdatabasen – är att mottagaren bedriver författnings reglerad verksamhet. Som exempel på vad vi avser med sådan verksamhet kan nämnas verksamhet som bedrivs av de organ som enligt 1 kap. 8 § sek- retesslagen skall jämställas med myndighet. Som vi nämner ovan bör stor restriktivitet generellt tillämpas i frå ga om att medge direktåtkomst till myndigheters databaser. Detta gäller enligt vår uppfattning i än högre grad när den som skall ha direktåtkomst inte är en svensk myndighet. En särskild fråga är möjlig heten för enskilda att genom direktåtkomst få tillgång till uppgifter om sig själva i myndigheternas databaser. Den frågan åter kommer vi till i avsnitt 6.7.5. 
 Vi anser att det finns starka skäl att helt utesluta vissa typer av uppgifter från utomstående myndigheters och andras direktåtkomst. Det gäller uppgifter i elektroniska handlingar (se avsnitt 6.4). Sådana hand- lingar kan nämligen innehålla uppgifter av i stort sett vilken karaktär som helst, eftersom det bl.a. rör sig om av enskilda insända handlingar som har bildfångats och alltså finns fotografiskt avbildade i data- baserna. Behovet av tillgång till sådana bildfångade handlingar utan för den myndighetsorganisation som registrerar dem har vi bedömt vara 
  
 264  
 Behandling i databaser 
  
 SOU 1999:105 
  
 förhållandevis begränsat, medan däremot integritets känsligheten hos uppgifterna kan vara stor. Det saknas därför skäl att i något fall med ge myndigheter eller andra utanför den registrerande myndighetsorganisa- tionen direktåtkomst till sådana inkomna handlingar. Elektroniska handlingar kan även utgöras av fullständiga beslut och andra hand lingar som har upprättats elektroniskt hos en myndighet. Utomstående myndigheter kan i vissa fall behöva dessa beslut i sin verksamhet. Även sådana handlingar kan dock innehålla känsliga uppgifter och integritetsskäl talar därför för att de – trots att det kan innebära nackdelar från effektivitetssynpunkt – får tillhandahållas på annat sätt, t.ex. i form av pappersutskrifter eller via andra automatiserade behand- lingar än direktåtkomst. 
  
 6.7.5 
  
 Enskildas direktåtkomst till egna uppgifter 
  
 I och med att allt fler personer får tillgång till Internet uppkommer frå- gor om hur de möjligheter som därigenom ges till informationsbehand- ling skall kunna användas av myndigheter. Ett användningområde som ligger nära till hands är möjligheten för enskilda att lämna uppgifter till myndigheter via Internet. I många fall skulle en effektiv hantering dock kräva att enskilda inte endast kan lämna uppgifter, utan även har möj- lighet att ta del av myndighetens uppgifter om sig själva. Som exempel på hur direktåtkomst via Internet för envar till egna uppgifter skulle kunna utnyttjas kan tas skatteförvaltningens beskattnings verksamhet. 
 Självdeklarationer och skattedeklarationer får under vissa förut sätt- ningar lämnas genom ett elektroniskt dokument. En viktig förutsättning är det tekniska för farandet med vilket dokumentets innehåll och utstäl- lare kan verifieras. Hur detta tekniska förfarande ska gå till har ännu inte fastställts. Arbete pågår emellertid för att lösa dessa tekniska frå gor, såväl nationellt som inom EU. Fysiska personer har inte någon större nytta av möjligheten att lämna sin deklaration genom ett elek troniskt dokument, innan den skattskyldige via Internet kan nå ett formulär med uppgifter om sig själv motsvarande de som är förtryckta på den förenklade självdeklara tion som i dag skickas ut som brevförsändelse från skattemyndigheterna. När detta blir möjligt uppkommer stora för- delar för både skatte förvaltningen och den skattskyldige. Samma för- farande skulle också kunna utnyttjas vid t.ex. ansök ningar om förslag till särskild beräkningsgrund eller som hjälp vid berä kning av skatt. Ett annat användningområde inom beskattningsverksamheten skulle vara att ge enskilda möjlighet att komma åt uppgifter om sina skattekonton. Med direktåtkomst till sitt skattekonto skulle en skattskyldig i samband med avgivande av självdeklaration enkelt kunna få uppgifter om behållningen 
  
 SOU 1999:105 
  
 Behandling i databaser  
 265 
  
 på kontot och därigenom få information om ytterligare inbetalning krävs eller om han kan kräva återbetalning av över skjutande belopp. 
 Som exempel på ett annat område där möjligheten att nå egna upp- gifter skulle fylla ett behov – och där visst arbete har påbörjats – kan tas företagens uppgifts lämnande till myndigheter. Riksskatteverket har tillsammans med Patent- och registreringsverket på regeringens uppdrag analyserat uppgiftskrav och handläggningsrutiner av företag hos Patent- och registreringsverket samt skattemyndigheterna. I sin slutrapport den 4 mars 1999 föreslår verken bl.a. att det på myndig heternas hemsidor på Internet skall finnas en gemensam elektronisk blankett för start av företag m.m. som kan lämnas in elektroniskt. En effekti vitetshöjande vidareutveckling skulle vara att denna blankett var ifylld med de uppgifter som myndigheterna redan har tillgång till. En sådan utveckling kräver att envar får ha direktåtkomst till uppgifter om sig själva. 
 Även inom folkbokföringsverksamheten planeras elektroniska för- faranden som komplement till mer traditionella rutiner (jfr prop. 1997/98:136 s. 59 f.). Vad som avses är t.ex. att Internet skall kunna ut- nyttjas för att anmäla flyttning eller göra namnanmälan för ett nyfött barn. För att sådana anmälnings rutiner skall bli ett effektivt alternativ krävs att enskilda samtidigt får tillgång till de upp gifter om dem själva som finns hos myndigheten före ändringen. 
 En reglering av möjligheten för enskilda att komma åt uppgifter om sig själva bör enligt vår uppfattning inte utformas som en rättighet för enskilda, eftersom det i myndigheternas databaser kan finnas uppgifter som den enskilde inte bör ta del av, t.ex. uppgifter om planerade revi- sioner eller liknande åtgärder. I stället bör reg leringen utformas som en möjlighet för regeringen att meddela föreskrifter om att envar får ha di- rektåtkomst till vissa egna uppgifter. 
 En förutsättning för att enskilda skall ges möjlighet att komma åt egna uppgifter genom direktåtkomst, är emellertid att det finns säkra tekniska lösningar som garanterar att de inte får tillgång även till upp- gifter om andra personer. Innan sådana tekniska lösningar finns får en- ligt vår bestämda uppfattning direktåtkomst till egna uppgifter inte till- låtas. Under förutsättning att säkerheten är tillräcklig ser vi inte någ ra integritetsskäl som talar mot att enskilda kan ta del av uppgifter om sig själva via Internet. Tvärtom kan det, om än i begränsad o mfattning, ge enskilda möjlighet att kontrollera att de uppgifter om dem som behandlas hos myndigheter är korrekta. Enligt vår uppfattning skulle ett förfarande med sådan direktåtkomst inte heller komma att stå i strid med dataskyddsdirektivets bestämmelser om överföring av per sonuppgifter till tredje land. Den som befinner sig i ett tredje land och begär att få del av uppgifter om sig själv via Internet, måste näm ligen genom sin begäran anses ha gett sitt samtycke till att uppgifterna lämnas ut. 
  
 266  
 Behandling i databaser 
  
 SOU 1999:105 
  
 Vi förslår att det för samtliga databaser införs bestämmelser som in- nebär att regeringen får meddela föreskrifter om att enskilda får ha di- rektåtkomst till uppgifter om sig själva. Regeringen, eller den myndighet som regeringen bestämmer, bör dessutom genom föreskrifter när mare ange till vilka uppgifter direktåtkomst får förekomma. 
  
 6.8 
  
 Bevarande och gallring av uppgifter 
  
 Vårt förslag:  
 Bestämmelser om gallring och bevarande av uppgifter i databaser skall förenklas i förhållande till vad som allmänt gäller för personregister i dag. 
 För databaser som vi bedömer vara känsliga från integritets syn- punkt skall i lag som huvudregel slås fast att uppgifter skall gallras efter viss tid. Regeringen eller den myndighet som regeringen be- stämmer (Riksarkivet) skall dock ha möjlighet att meddela före- skrifter dels om undantag från huvudregeln, dels om att uppgifter som undantas från gallring skall överlämnas till en arkivmyndighet. 
 För databaser som vi anser vara mindre integritetskänsliga skall endast arkivlagens bestämmelser tillämpas. 
  
 6.8.1 
  
 Behovet av bestämmelser om gallring 
  
 Vi konstaterar tidigare att det uppstår integritetsproblem när stora mäng- der uppgifter om enskilda personer samlas hos myndigheter, i synnerhet som dagens teknik tillåter att avancerade sammanställningar av infor- mation kan göras på ett enkelt sätt (se avsnitt 4.2). En metod att minska integritetskänsligheten är att se till att uppgifter som inte längre behövs för en myndighets verksamhet inte finns kvar i myndighetens uppgiftssamlingar eller register. För att uppnå detta krävs bestäm melser om gallring av uppgifter eller om överlämnande av uppgifter till en arkivmyndighet. 
 Vid utformningen av gallringsbestämmelser måste det dock hållas i minnet att offentlighetsprincipen – för att d en inte skall bli verkningslös 
 – ställer krav på att vissa uppgifter bevaras för framtiden. Uppgifter får i princip aldrig gallras i sådan omfattning att det äventyrar arkivens roll som en del av kulturarvet eller något av de tre huvudändamålen med arkivverksamheten. Även efter en genomförd gallring måste arkiven såle des kunna tillgodose rätten att ta del av allmänna handlingar, rätts skipningens och förvaltningens behov samt forskningens behov. Det är alltså inte så 
  
 SOU 1999:105 
  
 Behandling i databaser  
 267 
  
 enkelt att bara ange att samtliga uppgifter skall gallras när de inte behövs för verk samheten. Tvärtom behövs en avvägning mellan inte- gritets- och offentlighetsintresset. Detta är viktigt inte minst i en tid då mängder av uppgifter finns endast i elektronisk form. En total gallring av uppgifter i ett dataregister kan med andra ord omöjliggöra en senare rekonstruktion av händelseförlopp. Integritetsintresset tjänas in te alltid bäst av att så många upp gifter som möjligt gallras. I vissa fall har be- varandet av känsliga uppgifter visat sig vara till stor fördel för enskilda. Som exempel kan nämnas steriliseringsfrågan. Ett stort antal personer kan efter många år nu få upprättelse för tidigare allvarliga inte gritets- kränkningar, just på grund av att de känsliga uppgifterna inte har för- störts, utan i stället har bevarats och därigenom kunnat utgöra underlag för att rekonstruera histo riska händelseförlopp. 
 Grundläggande bestämmelser om bevarande och gallring av uppgifter hos myndigheter finns i 2 kap. tryckfrihetsförordningen och arkivlagen (1990:782). Innebörden av dessa bestämmelser redovisas i av snitt 2.6. I dag kompletteras dessa regler ofta med särskilda bestämmelser i register- författ ningarna. Gallringsbestämmelserna i de för fattningarna är i flera fall svåra att tillämpa på grund av den detaljerade upp läggningen av bestämmelserna. Enligt vår bedömning finns det behov av klara och enkla regler om gallring i de lagar som skall reglera behandling av per- sonuppgifter i myndighetsverksamhet. Hur dessa bestämmelser bör ut- formas kan bero på sådana omständigheter som om fattningen av och integritetskänsligheten hos de registrerade uppgifterna. 
  
 6.8.2 
  
 Alternativa metoder för reglering av beva rande och gallring 
  
 Vi har funnit att det finns fem huvudalternativ till hur gallrings- och be- varandefrågor kan regleras i speciallagstiftningen för behandling av personuppgifter i myndighetsverksamhet, nämligen 
  
 1. 
  
 att inte ha några särbestämmelser över huvud taget, 
  
 2. 
  
 att ange att regeringen eller Riksarkivet får besluta om gallring skall ske, 
  
 3. 
  
 att ange att samtliga uppgifter skall gallras och när det skall göras, men ge regeringen eller Riksarkivet möjlighet att besluta om un- dantag, 
  
 4. 
  
 att i detalj ange vilka uppgifter som skall gallras eller bevaras och när gallring skall göras, men ge regeringen eller Riksarkivet möj lighet att besluta om undantag, eller 
  
 268  
 Behandling i databaser 
  
 SOU 1999:105 
  
 5. 
  
 att ange att samtliga uppgifter skall gallras och när det skall göras, utan möjlighet för regeringen eller Riksarkivet att besluta om un- dantag. 
  
 För integritetskänsliga databaser är det enligt vår bedömning tveksamt att tillämpa  
 alternativ 1 
 . Det skulle innebära att lagstiftaren inte hade någon direkt kontroll över gallrings förfarandet för de aktuella upp gif- terna, utan att de generella och allmänna bestämmelserna i arkivlagen skulle gälla fullt ut. Tekniken har i och för sig använts i annan lag stift- ning som rör känsliga uppgifter, men det har då funnits särskilda skäl för det. I lagen (1998:543) om hälsodataregister saknas bestämmelser om gallring, vilket innebär att arkivlagens bestämmelser blir tillämpliga. Regeringen konstaterade i förarbetena att en alltför om fattande gallring kunde leda till att det inte finns tillräckligt med material för t.ex. epi- demiologiska undersökningar, medan en alltför be gränsad gallring kunde leda till att känsliga uppgifter om enskilda sparas i onö dan. På grund av svårigheterna med att i lagform reglera flera olika register som förändras över tiden avseende innehåll m.m., stannade rege ringen vid att låta arkivlagens bestämmelser gälla (prop. 1997/98:108 s. 59 f.). 
 Även  
 alternativ 2  
 kan ifrågasättas från integritetssynpunkt. En till- lämpning av den metoden skulle innebära att alla uppgifter i en databas bevaras, om det inte särskilt föreskrivs eller beslutas om att de skall gallras. För omfattande uppgiftssamlingar är det knappast en lämplig metod ur någon synvinkel. Inte minst kan problem uppstå när nya kate- gorier av uppgifter tillkommer. Det skulle då krävas särskilda beslut eller föreskrifter för att dessa uppgifter över huvud taget skulle gallras. En underlåtenhet att reglera gallring skulle leda till att uppgifterna be- varas utan tidsgräns. 
 Om  
 alternativ 3  
 kan sägas att det är en metod som utgår från att det i lag ställs upp huvudregler för när gallring skall ske. Regeringen eller Riksarkivet kan sedan besluta eller meddela föreskrifter om att vissa kategorier av uppgifter skall gallras vid en tidigare tidpunkt medan andra uppgifter skall bevaras under längre tid eller inte gallras över huvud taget. Detta innebär en fördel från författnings synpunkt, eftersom särskild reglering behöver göras endast när det finns skäl för det. En ytterligare för del med en sådan metod är att det direkt i lagtexten finns en säkerhetsventil mot att stora uppgiftssamlingar innehåller uppgifter som inte har något faktiskt värde, men som på grund av sin omfattning kan vara skadliga från integritetssynpunkt. Det bör dock noteras att metoden ställer krav på att det efter hand tas ställning till hur nya upp- giftskategorier skall behandlas, eftersom de annars kan komma att gallras ut helt utan att material bevaras för framtiden. 
  
 SOU 1999:105 
  
 Behandling i databaser  
 269 
  
 En fördel med  
 alternativ 4  
 är att det direkt i lag klargörs vad som gäller för olika kategorier av uppgifter. Det torde därför inte krävas någon större författnings reglering i efterhand av regeringen eller Riks- arkivet. Alternativet har dock nackdelen att lagstiftningen kan komma att bli onödigt detaljerad och svår tillämpad. Så är t.ex. fallet i dag med skatteregisterlagens gallringsbestämmelser. Därtill kommer att lagen eventuellt skulle behöva ändras i samband med att nya uppgifts ka- tegorier tillförs eller tas bort från databasen, vilket i möjligaste mån bör undvikas. Slutligen kan det hävdas att en sådan ordning kräver mycket noggranna överväganden om vilka uppgifter som behöver bevaras av olika skäl som t.ex. för forskningens behov. Så dana gallringsutredningar är det tveksamt om riksdagen skall behöva ta ställning till. 
 När det gäller  
 alternativ 5  
 är det enligt vår bedömning klart att nack- delarna är så stora att metoden inte bör komma i fråga. Förutom pro- blemen – som även gäller för alternativ 4 – med att lagbestäm melserna av nödvändighet måste bli detaljerade, till kommer risken att samhällets behov av att uppgifter bevaras blir eftersatt. 
  
 6.8.3 
  
 Olika metoder för olika databaser 
  
 Vi gör bedömningen att en metod som innebär att endast arkivlagens bestämmelser skall tillämpas (alternativ 1 ovan) bör kunna tillämpas i de fall då databaserna av olika skäl inte kan anses särskilt integritets- känsliga. Några särskilda regler om beva rande och gallring för att ga ran- tera enskildas integritet lär då inte behövas, sam tidigt som arkivlagens bestämmelser säkerställer att uppgifter bevaras i den omfattning som offentlighetsprincipen kräver. 
 För databaser som är mer integritetskänsliga anser vi att det läm pli- gaste är att tillämpa en metod som innebär att det i lagtexten anges hu- vudregler för när gall ring skall ske, men att regeringen eller den myn- dighet som regeringen bestämmer, Riksarkivet, ges möjligheter att fö re- skriva eller fatta beslut om undantag när det anses motiverat (alternativ 3 ovan). Denna lagstiftningsteknik gör det möjligt att ta hänsyn till såväl offentlighets- som integritetsintressen, utan att det samtidigt kräver en mer omfattande eller tillkrånglad författningsreglering. Att upp gifter skall gallras ur en databas innebär inte med nödvändighet att upp gifterna raderas från lagringsmedierna eller förstörs på annat sätt. Det kan vara tillräckligt att åtgärder vidtas så att uppgifterna inte är till gängliga för myndigheten i den löpande verksamheten. Det kan finnas anledning att i någon form bevara uppgifter som inte längre bör finnas till gängliga i en databas. I de fall uttryckliga gallringsbestämmelser skall finnas för en databas, före slår vi därför att rege ringen eller den myndighet regeringen 
  
 270  
 Behandling i databaser 
  
 SOU 1999:105 
  
 bestämmer skall ges möj lighet att meddela föreskrifter om att uppgifter som undantas från gallring skall över lämnas till en arkivmyndighet. Med en sådan ordning är det möjligt att utnyttja den kunskap och överblick som arkivmyndigheterna besitter i fråga om arkivbildning. Därigenom kan irreparabla misstag i form av oåterkallelig och från arkivbildningens synpunkt felaktig gallring lättare undvikas. 
 Vilken metod som enligt vår uppfattning lämpar sig bäst för de olika databaserna, redovisar vi i 8 kap. i samband med den närmare genom- gången av bl.a. gallringsbestämmelserna i våra lagförslag för skatteför- valtningen, exekutionsväsendet och Tullverket. 
  
 6.9 
  
 Myndigheters avgiftsuttag vid utlämnande av uppgifter 
  
 Vårt förslag:  
 En myndighet som är personuppgiftsansvarig för behandling av uppgifter i en databas, skall få ta ut avgifter för att lämna ut uppgifter ur databasen. Regeringen skall meddela närmare föreskrifter om avgiftsuttag. 
 Rätten för myndigheter att ta ut avgifter skall inte få innebära inskränkning i rätten att enligt tryckfrihetsförordningen ta del av och mot fastställd avgift få kopia eller utskrift av allmän handling. 
  
 6.9.1 
  
 Riksrevisionsverkets rapport om avgiftsuttag inom offentlig sektor 
  
 Regeringen gav år 1995 Riksrevisionsverket i uppdrag att ta fram prin- ciper för prissättning av informationstjänster inom den offentliga sek- torn. Uppdraget omfattade att ta fram enhetliga principer för prissätt- ning av avgiftsbelagda uttag ur databaser med elektroniskt lagrade upp- gifter. Sådant uttag angavs kunna ske genom direktuppkoppling, ut- skrifter, överföring av upp gifter till diskett,  
 cd-skiva 
  eller liknande. Med databas avsåg man data ordnade i dataregister för ett eller flera ända- mål. Riksrevisionsverkets uppdrag – som genomfördes i samar bete med Statistiska centralbyrån och Statskontoret – presenterades i rapporten Principer för prissättning av informationstjänster (RRV 1995:64). 
 Riksrevisionsverket föreslog i rapporten att en enhetlig princip för prissättning av uttag av information ur databaser skulle tillämpas inom den offentliga sektorn, om inget annat beslutas särskilt. Principen inne- 
  
 SOU 1999:105 
  
 Behandling i databaser  
 271 
  
 bär att avgifterna för uttagen skall beräknas så att samtliga kostnader för att framställa och distribuera uttagen täcks. 
 Fyra tänkbara motiv för avgifts beläggning av informationstjänster redovisades: 
  
 · 
  
 finansiella skäl (statsbudgeten avlastas), 
  
 · 
  
 fördelningspolitiska skäl (det kan anses skäligt att den som efter- frågar en tjänst och som orsakar kostnader får betala), 
  
 · 
  
 avgifterna kan användas i styrande syfte, 
  
 · 
  
 ökat kostnadsmedvetande. 
  
 Riksrevisionsverket pekade på vissa hinder för att avgiftsbelägga uttag av uppgifter ur offentliga databaser. Först och främst garanterar offent- lighetsprincipen i 2 kap. tryckfrihetsförordningen rätten för enskilda att kostnadsfritt ta del av information i form av allmänna handlingar och att mot fastställd avgift få del av kopia eller utskrift. Bestämmelser om sådana avgifter finns i  
 15–24 
  §§ avgiftsförord ningen (1992:191). Av 15 kap. 4 § sekretesslagen (1980:100) samt 4 och 6 §§ förvaltnings lagen (1986:223) följer att myndigheter har en serviceskyldighet gentemot en - skilda eller andra myndigheter som innebär att information under vissa förut sättningar skall tillhandahållas avgiftsfritt. En tredje omständighet som kan förhindra avgiftsuttag är i lag stiftning föreskriven uppgiftsplikt. Statsmakten kan härigenom ha ålagt en myndighet att avgiftsfritt föra över uppgifter till en annan myndighet. Slutligen konstaterar Riksre- visionsverket att avgiftsuttag inte får motverka syftet med en myndighets verksamhet. En myndighet kan i sin verksamhet vara betjänt av att upp- gifter sprids i största möjliga omfattning, och att under sådana omstän- digheter avgiftsbelägga rätten till informationen kan missgynna myn- digheten. 
  
 6.9.2 
  
 Regeringens syn på avgiftsuttag 
  
 Regeringen markerade i prop. 1997/98:136, Statlig förvaltning i med- borgarnas tjänst, att en enkel, säker och kostnadseffektiv tillgång till samhällets grundläggande information, eller  
 grunddata 
 , är av väsentlig betydelse såväl för den offent liga för valtningen som för medborgare och företag samt att de möjligheter som till kommit att enkelt ta del av myndigheters information till följd av deras  
 IT-anpassning 
  måste tas till vara. Med grunddata avsåg regeringen offentlig information med bred användning som är av vikt för sam hällets effektivitet. 
 Regeringen konstaterade att principen för avgiftssättning i fråga om myndigheters tillhandahållande av olika varor och tjänster är full 
  
 272  
 Behandling i databaser 
  
 SOU 1999:105 
  
 kostnadstäckning enligt beslut av riksdagen (prop. 1989/90:138, 1989/90:FiU38, rskr. 1989/90:289) och att bestämmelser om detta finns i avgiftsförordningen (1992:191), men att det saknas ut trycklig reglering av tillhandahållande av uppgifter i elektronisk form. Regeringen fann att den avgift som en myndighet får ta ut bör begränsas för att för bättra till- gängligheten till elektroniskt lagrad information. Avgiften bör därför grundas på kostnaden för att ta fram och distribuera informationen, medan de indirekta kostnaderna för att bl.a. samla in och lagra informationen inte bör räknas in. 
  
 6.9.3 
  
 Regeringsbeslut om avgiftsuttag inom skatteförvaltningen och exekutions väsendet 
  
 Regeringen beslutade den 30 mars 1995 att medge att Riksskatteverket, skattemyndigheterna och kronofogdemyndigheterna får ta ut avgift för att lämna ut uppgifter ur regionala folkbokföringsregister, skatte register, regionala fastighetstaxeringsregister, utsökningsregistret s amt registren för betalningsföreläggande och hand räckning. Medgivandet gällde inte utlämnande som följer av offentlighetsprincipen eller annars av en skyldighet enligt lag eller förordning att lämna ut uppgifter. Be slutet, som gällde till utgången av 1995, har vid flera tillfällen er satts av nya beslut, varigenom regeringen förlängt medgivandet att ta ut av gifter. Det senaste beslutet fattades den 3 december 1998 och gäller till den 1 juli 2001. 
 Rätten att ta ut avgifter enligt regeringens beslut har av de olika myndigheterna utnyttjats i olika omfattning. Avgifter tas bl.a. ut inom exekutionsväsendet för utlämnande av uppgifter till kreditupp lysnings- företag samt inom skatteförvalt ningen för utlämnande till kre ditupplys- ningsföretag, kommuner, landsting och församlingar. Redo visningen för Riksskatteverket, skattemyndigheterna och kronofogdemyndigheterna är utformad på sådant sätt att det i efter hand inte är möjligt att mer exakt ge besked om vilka avgiftsintäkter som härrör från avgifts belagt utläm- nande med stöd av regeringens medgivande. En överslags beräkning från Riksskatteverket ger dock vid handen att merparten av intäkterna kommer från exekutionsväsendets utlämnande till kreditupplys- ningsföretag. 
  
 6.9.4 
  
 När bör avgifter få tas ut? 
  
 Såsom Riksrevisionsverket har redovisat i sin rapport Principer för pris- sättning av informationstjänster (RRV 1995:64) kan det finnas olika skäl 
  
 SOU 1999:105 
  
 Behandling i databaser  
 273 
  
 för att en myndighet tar ut eller avstår från att ta ut avgifter (se avsnitt 6.9.1). Vi anser, vilket vi motiverar nedan, att det för skatte- förvaltningen, exekutionsväsendet och Tullverket är möjligt att slå fast vissa grundläggande principer som kan vara vägledande för när avgifter skall tas ut respektive inte tas ut vid utlämnande ur databaser, nämligen följande: 
  
 · 
  
 avgifter skall normalt tas ut inom folkbokföringsverksamheten oav- sett till vem uppgifter lämnas ut, 
  
 · 
  
 avgifter skall normalt tas ut inom samtliga verksamheter när ut- lämnade sker till enskilda subjekt, 
  
 · 
  
 avgifter skall normalt tas ut inom samtliga verksamheter när upp- gifter lämnas ut i form av sammanställningar (statistiska beräk ningar e.d.) till myndigheter eller enskilda, 
  
 · 
  
 avgifter bör inte tas ut vid utlämnande av uppgifter till statliga myn- digheter, 
  
 · 
  
 avgifter bör inte tas ut när den utlämnande myndigheten själv har nytta av att utlämnande sker i så stor omfattning som möjligt. 
  
 Det grundläggande syftet med folkbokföringen är att tillgodose sam- hällets behov av folkbokföringsuppgifter, vilket skulle kunna tala för att avgifter inte skall tas ut i den verksamheten. Det kan nämligen argumen- teras för att ett fre kvent utlämnande av folkbokföringsuppgifter kommer samhället tillgodo på olika sätt, t.ex. genom ökad effektivitet inom den offentliga sektorn. Folkbokföringsverksamheten belastas dock i olika hög grad av myndigheter m.fl. i samhället när det gäller ut tag av uppgifter, vilket innebär att avgiftsfrihet skulle leda till en snedfördelning av kost- nadsansvaret för verksamheten. Enligt vår mening finns det fog för principen att kostnaden för uppgiftsuttagen skall för delas mellan dem som tar del av uppgifterna i proportion till mängden uppgifter som de får del av. Vi är därför av den uppfattningen att auto matiserat utlämnande av folkbokföringsuppgifter bör vara avgifts belagt. En följd av denna principiella inställning är att vi inte anser att det finns några bärande skäl för att bevara den avgiftsfrihet som i dag gäller inom folkbokföringen för utlämnande av uppgifter i aviserings registret till Rikspolisstyrelsen, Riksförsäkrin gsverket, Totalförsvarets pliktverk, Lantmäteriverket och Statistiska centralbyrån 
 Enskilda har normalt möjlighet att få tillgång till uppgifter med stöd av tryckfrihetsförordningen. För sådant uppgiftsutlämnande finns sär- skilda bestämmelser om avgifter. När enskilda vill ta del av en större mängd uppgifter på medium för auto matiserad behandling – vilket inte omfattas av tryckfrihetsförordningens bestäm melser – av t.ex. mark- nadsföringsskäl eller av andra orsaker som betingas av be driven närings- 
  
 274  
 Behandling i databaser  
 SOU 1999:105 
  
 verksamhet, finns det enligt vår mening anledning att låta dem som drar nytta av uppgifterna att bidra ekonomiskt till den verksamhet från vilken utlämnandet sker. Vid utlämnande på elektronisk väg till en skilda bör de utlämnande myndigheterna således få ta ut avgifter. 
 När en myndighet på beställning av andra myndigheter m.fl. gör sta ti- stiska sammanställningar eller andra beräkningar på auto matiserad väg av uppgifter i databaser, är det enligt vår mening rimligt att beställaren bär kostnaden för de behand lingar som ligger till grund för utläm nandet. Detsamma bör gälla när det finns en efterfrågan på t.ex. stati stiska sammanställningar som regelmässigt tillhandahålls av en myndighet utan att det uttryckligen är en beställning från ett eller flera sub jekt. Enligt vad vi har erfarit är sådant utlämnande främst aktuellt för Tull verket. 
 Mellan bl.a. Tullverket och myndigheter inom skatteförvaltningen förekommer ett nära samarbete i ett antal frågor. Det gäller främst kon- trollverksamhet m.m. avseende mervärdesskatt och punktskatter. När myndigheter med näraliggande verksamheter lämnar ut uppgifter till varandra, är det enligt vår uppfattning inte rimligt att avgifter tas ut. Tvärtom är det värdefullt att ett sådant utbyte av upp gifter flyter så smidigt som möjligt och att belägga sådant utlämnande med avgifter är enligt vår mening inte motiverat från någon synpunkt. Även när det inte förekommer ett direkt löpande samarbete mellan myndigheter, anser vi att mycket talar för att avgifter inte bör tas ut av statliga myndigheter. När en statlig myndighet begär uppgifter från exempel vis en skatte- eller kronofogdemyndighet, får det förutsättas att uppgifterna är av sedda att användas på ett för staten värdefullt sätt. Även om det kan argu menteras för att kostnaden för utlämnande av uppgifter mellan statliga myn dig- heter av budgeteringsskäl bör fördelas, anser vi inte att det finns bärande skäl för att t.ex. Riks polisstyrelsen eller Riksförsäkringsverket m.fl. skall betala avgifter för upp gifter från skatteförvalt ningen, exekutionsväsendet eller Tullverket som de behöver i sin verksamhet. Undantag från denna princip bör dock göras vid löpande ut tag av folkbokföringsuppgifter (se ovan om folkbokföringsuppgifter). 
 Det förekommer att myndigheter på elektronisk väg tillhandahåller – eller vill ha möjlighet att tillhandahålla – uppgifter för att de skall få så omfattande spridning som möjligt. I de fallen kan det närmast vara hämmande för verksamheten att av giftsbelägga utlämnandet och sådana uppgifter bör således tillhandahållas kost nadsfritt. Som exempel på uppgifter vilka bör få så stor spridning som möjligt, kan nämnas in- formation från skatteförvaltningen om näringsidkares innehav av skatt- sedel. 
  
 SOU 1999:105 
  
 Behandling i databaser  
 275 
  
 6.9.5 
  
 En lagreglerad rätt att ta ut avgifter 
  
 En fråga som inställer sig är om det finns anledning att författnings reg- lera rätten för myndigheter att ta ut avgifter vid utlämnande av upp gifter ur databaser. En sådan reglering skulle ersätta det i avsnitt 6.9.3 diskuterade medgivande som regeringen har lämnat Riksskatteverket, skattemyndigheterna och kronofogdemyndigheterna att ta ut avgifter vid utlämnande från olika register. Om det medgivandet kan förväntas bli permanentat talar starka skäl för att direkt i den lag stiftning som skall reglera behandlingen av personuppgifter ge myndigheterna rätt att ta ut avgifter. En sådan reglering skulle bli aktuell i flertalet av de lagar vi föreslår. Avgif ter får nämligen tas ut inom beskattningsverksamhet, folkbokför ingsverksamhet, utsök ningsverksamhet m.m. Det kan även finnas anledning att ha motsvarande reglering för Tull verkets databas. 
 Vi redovisar i föregående avsnitt som vår inställning att avgifter under vissa förutsättningar bör få tas ut vid utlämnande från myndig- heternas databaser. Vi före slår därför att de myndigheter som berörs av våra lagförslag skall ges möj lighet att ta ut avgifter för att lämna ut upp- gifter ut databaser. Det bör dock ankom ma på regeringen att närmare föreskriva om när och i vilken omfattning avgifter skall tas ut. Av - giftsuttag enligt den föreslagna bestämmelsen får natur ligtvis inte in- skränka på rätten att ta del av och mot i annan ordning fastställd av gift få kopia eller avskrift av en allmän handling enligt tryckfrihets- förordningen.