SOU 1998:149 
  
 3 
  
 Till statsrådet  
 Barber 
  Klingvall 
 Med utgångspunkt från regeringens direktiv av den 26 juni 1997 (dir 1997:94) startade organisationskommittén sitt arbete i augusti 1997. Utredningens uppgift har varit att förbereda och genomföra bildandet av Västra Götalands läns allmänna försäkringskassa ge- nom en sammanläggning av försäkringskassorna i Bohuslän, Älvsborgs län, Göteborg och Skaraborgs län. Den nya försäkrings- kassan bildas fr o m 1 januari 1999. 
 Utredningen har letts av utredningssekreteraren Matthews (s). Ledamöter har varit ombudsmannen Carter (s), marknadschefen  
 Nelson 
  Wright (m), riks- dagsledamoten Ford (s), f.d. riksdagsledamoten Brown (fp), informationschefen Mcgrath (c), lant- brukaren Benitez (m), riksdagsledamoten Miller (s), riksdagsledamoten Boyer (fp) samt f.d. om- budsmannen Chase (s). Sakkunniga i utredningen har varit ut- redningschefen Hudson, Försäkringskasseförbundet, och en- hetschefen Tyler, Riksförsäkringsverket. Ombudsmän- nen Glenn, Försäkringsanställdas förbund och Carter, Sveriges akademikers centralorganisation har varit ex- perter. Sekreterare i utredningen har varit planeringsledaren Anderson. 
  
 4 
  
 SOU 1998:149 
  
 Organisationskommittén överlämnar betänkandet Att bilda för- säkringskassa i Västra Götaland (SOU 1998:149). Utredningens arbete är härmed avslutat. 
 Mölndal i november 1998 
  
 Matthews 
  
 Carter 
  
 Nelson 
  Wright 
  
 Ford 
  
 Brown 
  
 Mcgrath 
  
 Benitez 
  
 Miller 
  
 Boyer 
  
 Chase 
  
 /Carina Morales 
  
 SOU 1998:149 
  
 5 
  
 Innehåll 
  
 Förord  
 ........................................................................................... 
  
 3 
  
 1 
  
 Sammanfattning 
 ................................................................... 
  
 7 
  
 2 
  
 Uppdraget 
 ............................................................................ 
  
 9 
  
 2.1 
  
 Utredningens direktiv................................................. 
  
 9 
  
 2.2 
  
 Bakgrund .................................................................... 
  
 9 
  
 3 
  
 Några utgångspunkter i arbetet  
 ........................................ 
  
 11 
  
 4 
  
 Organisation och arbetsformer  
 ......................................... 
  
 15 
  
 4.1 
  
 Befolkning och socialförsäkring i Västra Götaland . 15 
  
 4.2 
  
 Den nya försäkringskassan....................................... 
  
 16 
  
 4.3 
  
 Dags att lyfta fram de förtroendevalda..................... 
  
 20 
  
 4.4 
  
 21 socialförsäkringsnämnder i Västra Götaland ...... 
  
 21 
  
 4.5 
  
 Försök med finansiell samordning (SOCSAM) ....... 
  
 21 
  
 5 
  
 Bemanningsarbetet  
 ............................................................ 
  
 23 
  
 5.1 
  
 Försäkringskassans anställda i Västra Götaland ...... 
  
 23 
  
 5.2 
  
 Utgångspunkter för bemanningsarbetet ................... 
  
 23 
  
 5.3 
  
 Kommitténs roll i bemanningsarbetet ...................... 
  
 24 
  
 5.4 
  
 Det praktiska bemanningsarbetet ............................. 
  
 25 
  
 6 
  
 Ekonomi 
 ............................................................................. 
  
 29 
  
 7 
  
 Slutord  
 ............................................................................... 
  
 31 
  
 Bilaga 1 
  
 Kommittédirektiv ................................................... 
  
 33 
  
 Bilaga 2 
  
 Kommuner och antal invånare i Västra Götaland .. 37 
  
 SOU 1998:149 
  
 7 
  
 1 Sammanfattning 
 Den 1 januari 1999 bildas Västra Götalands läns allmänna försäk- ringskassa genom en sammanläggning av försäkringskassorna i Bohuslän, Älvsborgs län, Göteborg och Skaraborgs län. 
 I juni 1997 tillsattes en organisationskommitté för att på rege- ringens uppdrag förbereda och genomföra sammanläggningen. De berörda försäkringskassornas presidier hade före det på eget ini- tiativ startat ett samarbete inför en förmodad sammanläggning. Bland annat antogs en gemensam plattform för förhållningssätt och arbetsmetoder i förberedelserna. 
 En ambition har varit att ur de fyra försäkringskassornas verk- samheter tillvarata det bästa och finna den femte lösningen. Ett omfattande kartläggningsarbete av likheter och skillnader i de fyra försäkringskassorna har därför genomförts. 
 Ett stort antal medarbetare har varit engagerade i förberedelse- arbetet. På eget initiativ har kommittén särskilt uppmärksammat förtroendemannarollen. 
 Organisationskommittén har ställt sig bakom en övergripande organisationsplan för den nya försäkringskassan. Länskontoret (centralkontoret) förläggs enligt regeringens direktiv till Borås. En administrativ enhet inrättas i Lidköping för lönehantering, ekono- misk redovisning och inköp/upphandling. 
 Kommittén har vidare slagit fast riktlinjer för bemannings- arbetet, bl a vilka bedömningsgrunder som ska gälla i rekryterings- och placeringsarbetet. Det kommer att finnas drygt 2 200 med- arbetare i den nya försäkringskassan vid ingången av år 1999. Ca 240 personer vid centralkontor och övriga gemensamma funk- tioner har betraktats som direkt berörda av sammanläggningen.Vid det nya länskontoret och övriga gemensamma funktioner har in- 
  
 8  
 Sammanfattning 
  
 SOU 1998:149 
  
 rättats ca 150 befattningar. Genom sammanläggningen har det skapats ett utrymme att förstärka försäkringsverksamheten. Hittills har ett  
 90-tal 
  medarbetare kunnat placeras vid något av de drygt 55 lokalkontoren. 
 Inom Västra Götaland bedrivs tre försök enligt den s k  
 SOCSAM-lagstiftningen. 
  Kommittén är angelägen om att försöks- verksamheten förlängs till och med år 2002. Det är också ange- läget att valbarhetsbestämmelserna ändras så att även personer ur socialförsäkringsnämnder kan väljas att representera försäkrings- kassan i beställarförbundens styrelser. 
 Genom den tilldelning av medel till försäkringskassorna som aviseras i budgetpropositionen för 1999 (samt förstärkningar även för 1998) bedöms den nya försäkringskassan kunna starta sin verk- samhet under relativt goda ekonomiska omständigheter. 
  
 SOU 1998:149 
  
 9 
  
 2 Uppdraget 
  
 2.1 
  
 Utredningens direktiv 
  
 I juni 1997 uppdrog regeringen åt en organisationskommitté att förbereda och genomföra bildandet av en försäkringskassa i Västra Götaland fr o m den 1 januari 1999 (dir 1997:94). 
 Kommittén skulle samordna arbetet med bildandet vad avsåg organisation, bemanning, kompetens och arbetsformer och ta fram underlag för resursbehov för den nya kassan. I uppdraget ingick även att rekrytera direktör. 
 Som givna förutsättningar angavs att centralkontoret skulle förläggas till Borås samt att viss administrativ stödverksamhet eller viss försäkringsadministration (20 – 30 personer) skulle för- läggas till Lidköping. Resurser som kunde frigöras genom sam- manläggningen bedömdes kunna användas för att möta bespa- ringskrav för den nya kassan. 
  
 2.2 
  
 Bakgrund 
  
 Regeringen lämnade i december 1996 uppdraget åt en särskild ut- redare att i samråd med Riksförsäkringsverket, de allmänna för- säkringskassorna i Bohuslän, Älvsborgs län, Skaraborgs län och Göteborgs stad samt Försäkringskasseförbundet förbereda en sammanläggning av de nämnda försäkringskassorna till en gemen- sam allmän försäkringskassa för Västra Götaland. Utredaren före- slog i sin rapport att försäkringskassan skulle bildas den 1 januari 1999 och att en organisationskommitté skulle tillsättas. 
  
 10  
 Uppdraget 
  
 SOU 1998:149 
  
 De fyra försäkringskassorna hade redan under hösten 1996 startat ett intensivt förberedelsearbete. Styrelserna hade presidie- träffar som från och med februari 1997 fick karaktären av inter- rimstyrelse. Bl a beslutades att en för de fyra kassorna gemensam verksamhetsplan med mål och satsningar skulle tas fram redan för 1998. Vidare fick försäkringskassornas direktörer uppdraget att organisera, bemanna och ge direktiv till projekt som var angelägna inför en sammanläggning. Direktörerna organiserade sig i en styr- grupp för ledningen av arbetet. Styrgruppen fungerade fram till sommaren 1998 då den tillträdande ledningen för den nya kassan övertog planeringsansvaret. 
  
 SOU 1998:149 
  
 11 
  
 3 Några utgångspunkter i arbetet 
 Alla förberedelser som skedde fram till sommaren 1998 utfördes i en projektorganisation där direktörerna i styrgruppen utgjorde led- ning på tjänstemannanivå. Processgrupper med olika fokus (led- ning-  
 stöd-organisation-kärnverksamhet) 
  hade ansvar för uppdrag till ett stort antal utredningar inom varje område. Ett urval av utredningarna har presenterats för kommittén. 
 En ambition har varit att ur de fyra försäkringskassornas verk- samheter tillvarata det bästa och finna den femte lösningen. Uti- från det synsättet har mycket tid och kraft ägnats åt kartläggnings- arbete. Sammanlagt har ett femtiotal utredningar gjorts och i alla utredningar har det funnits representation från var och en av kassorna. 
 En gemensam plattform för sammanläggningen antogs av för- säkringskassornas presidier hösten 1996. Det övergripande förhåll- ningssättet innebar att den nya kassan skulle ges så goda förutsätt- ningar för sin verksamhet som möjligt. Som vägar att möjliggöra detta angavs att 
 utifrån gemensamma grundläggande värderingar ta tillvara det bästa hos respektive kassa samt ha ambitionen att bygga en framtidskassa som med nya metoder och arbetssätt möter 2000- talets kunders krav på socialförsäkringsadministration 
 positivt delta i det gemensamma samverkansarbetet 
 inordna allt utvecklingsarbete i kassan av betydelse i de gemen- samma ansträngningarna 
 lära känna de andra kassornas klimat, arbetsrutiner m m genom arbetsbyten, nätverksarbete m m 
  
 12  
 Några utgångspunkter i arbetet 
  
 SOU 1998:149 
  
 på olika sätt – inte minst genom gemensamma aktiviteter – snabbt och enhetligt informera förtroendevalda och anställda om den pågående processen. 
 Försäkringskassornas direktörer har varit adjungerade till kom- mittén. 
 Det har varit angeläget att sprida information om organisa- tionskommitténs ställningstaganden och förändringsarbetet i stort. Förutom muntlig information via chefer har medarbetarna konti- nuerligt informerats genom nyhetsbrev. Under hösten 1998 öppna- de ledningen för den nya försäkringskassan en möjlighet till frågor och svar, via intranätet. De flesta frågor har naturligt nog handlat om organisationsförändringen. 
 Viss uppmärksamhet har rönts även externt. Kommittén ge- nomförde en pressträff i oktober 1997 där information lämnades om den förestående sammanläggningen. Besluten under våren 1998 om organisation och lokaliseringar redovisades i ett press- meddelande. 
 Samråd med de fackliga organisationerna, Försäkringsanställ- das förbund (FF) och Sveriges akademikers centralorganisation (SACO) har på central nivå skett genom att organisationerna varit representerade genom experter knutna till kommittén. 
 Båda organisationerna har inrättat interrimstyrelser på Västra Götalandsnivå. Styrelserna har varit informationsmottagare och förhandlingsparter i de sammanhang där villkor för den nya kassan avhandlats. Med ömsesidiga ansträngningar har samarbetet funge- rat mycket gott trots brådskan i processen. 
 SACO tillskrev i februari 1998 kommittén och lämnade sin syn på faktorer särskilt viktiga att beakta i bemanningsarbetet. FF ut- arbetade ett handlingsprogram för sammanläggningsarbetet, som redovisats för kommittén. 
 På grund av att Habo och Mullsjö kommuner motsatte sig att ingå i Västra Götaland och istället fördes till Jönköpings län och landsting har ett avtal träffats om att lokalkontoren i dessa kom- muner förs till Jönköpings läns allmänna försäkringskassa fr o m 
 1 januari 1999. Avtalet har slutits mellan styrelserna för 
  
 SOU 1998:149 
  
 Några utgångspunkter i arbetet  
 13 
  
 Skaraborgs läns allmänna försäkringskassa respektive Jönköpings läns allmänna försäkringskassa. 
  
 SOU 1998:149 
  
 15 
  
 4 Organisation och arbetsformer 
  
 4.1 
  
 Befolkning och socialförsäkring i Västra Götaland 
  
 Västra Götalands län bildades den 1 januari 1998 genom en sam- manläggning av Göteborgs och Bohus län, Älvsborgs- och Skara- borgs län. Den 1 januari 1999 bildas Västra Götalandsregionen. 
 I Västra Götaland bor omkring 1,5 miljoner människor. Drygt hälften av länets 23.000 kvadratkilometer mark täcks av skog och nästan en fjärdedel är jordbruksmark. 26 av länets 49 kommuner har färre än 15.000 invånare. Största stad är Göteborg med drygt 450.000 invånare. 
 Befolkningens åldersstruktur stämmer överens med rikets men mellan kommunerna finns stora skillnader. När det gäller arbets- löshet följer länet som helhet i stort sett riket. Den öppna arbets- lösheten i Västra Götaland uppgår till 4,7 procent och andelen per- soner i åtgärder är 2,8 procent  
 1 
 . Men även här finns väsentliga skillnader mellan kommuner och, inom Göteborg, mellan stads- delar. Göteborg är något av en invandrarstad. Nästan en fjärdedel (22,8 procent) av befolkningen har utländsk anknytning, i vissa stadsdelar mer än hälften av invånarna  
 2 
 . 
  
 1 
  
 statistikuppgifterna avser september 1998 
  
 2 
  
 personer med utländskt medborgarskap eller f.d. utländskt medborgarskap, statistikuppgiften avser  
  
 1997-12-31 
  
 16  
 Organisation och arbetsformer 
  
 SOU 1998:149 
  
 Ersättningarna via socialförsäkringen i Västra Götaland uppgår årligen till ca 38 miljarder. Inom  
 ohälso-området 
  finns stora skill- nader mellan de olika lokalkontorsområdena. Göteborgs stad, sär- skilt de nordöstra stadsdelarna, har betydligt högre ohälsotal, sjuk- penningtal och antal förtidspensioner än kommunerna i övrigt. Ohälsotalet (det genomsnittliga antalet sjukdagar med sjukpenning och förtidspension) varierar mellan 24,2 (Karlsborg) och 72,4 (nordöstra Göteborg)  
 3 
 . 
  
 4.2 
  
 Den nya försäkringskassan 
  
 Organisationsarbetet har inriktats på att åstadkomma fungerande länsgemensamma lednings- och stödfunktioner. Att i samband med sammanläggningen förändra lokalkontorsstrukturen ansåg kommittén inte vara önskvärt. 
 På förslag av den tillträdande direktören antog kommittén i april 1998 en övergripande organisationsplan för den nya försäk- ringskassan. I samband med detta beslut uppdrogs åt direktören att utforma detaljorganisationen. 
 Till grund för beslutet om organisationsplan inhämtades infor- mation från regionala samarbetspartners – främst hälso- och sjuk- vård och länsarbetsnämnd – om deras organisation för att under- lätta samverkan. Även Utvecklingsprogrammet 2005 som tagits fram gemensamt av Riksförsäkringsverket, Försäkringskasseför- bundet och försäkringskassorna gav vägledning. När det gäller överväganden om geografiska placeringar var regeringens direktiv styrande för lokaliseringarna till Borås och Lidköping. 
 Ambitionen har varit att skapa en flexibel organisation som skapar förutsättningar för kvalitet, rättssäkerhet, enhetlighet och god service till de försäkrade i Västra Götaland. Organisationen i sig kan dock aldrig garantera sådana resultat. Det är de anställda i Försäkringskassan Västra Götaland som betyder mest för att verk- samhetens mål ska kunna uppnås. 
  
 3  
 statistikuppgifterna avser 2:a kvartalet 1997 
  
 SOU 1998:149 
  
 Organisation och arbetsformer  
 17 
  
 Med ledning bl a av Utvecklingsprogrammets visioner om för- säkringskassornas utveckling tecknades en bild av vad som ska känneteckna den nya kassan i arbetsformer och organisation. Några av ledorden är fokus på kunden, tydlig ansvarfördelning, ett gott ledarskap, processorienterat arbetssätt och underlätta sam- verkan. 
 Schematiskt kan organisationen för Västra Götalands läns all- männa försäkringskassa beskrivas på följande sätt: 
 Styrelse 
 Direktör 
 Ledningsstab 
  
 Försäkrings- 
  
 Göteborgs- 
  
 Fyrbodals- 
  
 Sjuhärads- 
  
 Skaraborgs- 
  
 avdelning 
  
 området 
  
 området 
  
 området 
  
 området 
  
 Lokalkontor 
  
 Lokalkontor 
  
 Lokalkontor 
  
 Lokalkontor 
  
 Områdesorganisation 
 Västra Götaland är 30 mil långt och 30 mil brett. I den nya försäk- ringskassans område med ca 55 lokalkontor var det angeläget att skapa en områdesorganisation som bas för samarbete lokalkontor emellan och för att underlätta måluppfyllelse. Fyra områden (Fyrbodal, Storgöteborg, Sjuhärad och Skaraborg) bildades. Om- rådena motsvarar inte de gamla försäkringskassornas gränser 
  
 18  
 Organisation och arbetsformer 
  
 SOU 1998:149 
  
 men bedöms ändå som naturliga ur kund- och samverkansperspek- tiv. 
 För varje område finns en chef som utan operativt chefsskap för lokalkontoren svarar för att stimulera utveckling, samarbete och effektivitet. Områdeschefen har ett övergripande resultat- ansvar för området och är en länk mellan direktören och lokal- kontoren. 
 Ledningsorganisation 
 Direktören leder den dagliga verksamheten och är ansvarig för den löpande förvaltningen enligt de riktlinjer och anvisningar som styrelsen meddelar. Till sitt stöd har han en verkställande ledning, länsledningen. I denna ingår de fyra områdescheferna, jurist, IT- strateg och avdelningscheferna vid länskontoret. 
 I den nya försäkringskassan ska man kunna gå in i – och ur – ett ledarskap. Det ska vara naturligt att växla mellan olika roller. För att underlätta ett sådant förhållningssätt används fyraårsför- ordnanden för chefsbefattningar på ledningsnivå. 
 Den gemensamma ledningsfunktionen, länskontoret (central- kontoret) består av en försäkringsavdelning, områdeschefer samt en ledningsstab. Länskontoret ska utifrån ett konsultativt förhåll- ningssätt lämna stöd till verksamheten. Ett  
 80-tal 
  befattningar har inrättats vid länskontoret. 
 Försäkringsavdelningen har ansvaret att utveckla och effektivi- sera försäkringshandläggningen och kvalitetssäkra tillämpningen. Häri ligger även att genomföra de förändringar i försäkrings- och bidragssystemen som regering och riksdag beslutar. Inom rehabi- literingsområdet ansvarar avdelningen för att utveckla och kvali- tetssäkra de arbetsmetoder och den metodik som försäkringskassan ska tillämpa. Inom avdelningen urskiljs huvuduppgifterna  
 utveck- ling  
 och  
 tillämpning  
 . I tillämpningsansvaret ingår ansvar för om- prövings/besvärsärenden. Försäkringsöverläkarna knyts till avdel- ningen. 
  
 SOU 1998:149 
  
 Organisation och arbetsformer  
 19 
  
 I ledningsstaben ingår avdelningar för personalfrågor, ekonomi, information, forskning och utveckling, säkerhet, revision, kansli samt en jurist och en  
 IT-strateg. 
  
 Personalavdelningen  
 arbetar med strategiska och gemensamma personalfrågor genom att utforma policyer, riktlinjer och stöd- dokument, personalpolitiskt utvecklingsarbete samt uppföljning och utvärdering inom personalområdet. En annan viktig uppgift är att ge konsultativt stöd till linjeorganisationen i personalfrågor. 
  
 Ekonomiavdelningen  
 ansvarar för ekonomistyrning (bl a rikt- linjer inom ekonomiadministration), samordning av verksamhets- planering och har ett strategiskt ansvar för inköp och upphandling. 
 Vid avdelningen finns även en controllerfunktion.  
 Informationsavdelningen  
 svarar för intern och extern informa- 
 tion samt marknadsföring. Bland viktiga aktuella uppgifter finns att utforma en kommunikationspolicy och att upprätta en hemsida för den nya försäkringskassan. 
 Forsknings- och utvecklingsavdelningen  
 ska inledningsvis ta fram ett förslag till utvecklingsstrategi för den nya kassan med ut- gångspunkt från Utvecklingsprogrammet 2005. Avdelningen har vidare bl a ansvar för att driva mål- och kvalitetsarbete, utveckling av kontakter med forskningsvärlden och andra organisationer samt utvärdering. 
  
 Avdelningen för säkerhet  
 har som huvuduppgift att samordna arbetet med  
 IT-säkerhet, 
  fysisk säkerhet och beredskapsplanering. 
  
 Revisionsavdelningen  
 upprättar riskanalys/revisionsplan, utför revision av verksamheten och utgör stöd till verksamheten i eko- nomiska och revisionella frågor. 
  
 Kansliavdelningen  
 svarar bl a för diarieföring, arkivsamord- ning och skriv/sekreterarfunktion. 
  
 Juristen  
 arbetar främst med frågor av förvaltningsrättslig ka- raktär, är rådgivare till ledningen och organisationen i övrigt samt svarar för handläggning av vissa juridiska frågor. 
  
 IT-strategen 
  
 har ansvar för att driva utvecklingen på  
 IT-om- 
  rådet bl a utifrån riktlinjerna i Utvecklingsprogrammet 2005. 
  
 20  
 Organisation och arbetsformer 
  
 SOU 1998:149 
  
 Övriga gemensamma funktioner 
 En administrativ enhet har inrättats i Lidköping. Enheten ansvarar för lönehantering, ekonomiredovisning och inköp/upphandling. 
 Sedan tidigare finns en enhet för telefonikundtjänst i Göteborg. Bemanningen i Göteborg utökas under hösten 1998 och ytterligare en telefonikundtjänst etableras i Lidköping för att vara i drift under första kvartalet 1999. 
 En länsgemensam  
 IT-enhet 
  förläggs till Göteborg. Enheten svarar för utveckling och underhåll av egenutvecklade system och samordning av den tekniska miljön. 
 Resurser för råd och stöd inom försäkringen byggs upp efter behov i vart och ett av de fyra geografiska områdena. 
  
 4.3 
  
 Dags att lyfta fram de förtroendevalda 
  
 Bildandet av den nya försäkringskassan leder till att antalet för- troendevalda minskar väsentligt genom att fyra styrelser ersätts av en. Därtill kommer att det inte ska finnas suppleanter i de social- försäkringsnämnder som tillträder fr o m 1 april 1999. 
 Den nya styrelsen för försäkringskassan tillträder den 1 januari 1999, socialförsäkringsnämnderna ett kvartal senare. Den nya sty- relsens tillträdande sammanfaller sånär som på ett halvår med den nya lagstiftningen där styrelserna ges det fulla lednings- och verk- samhetsansvaret. 
 På eget initiativ har kommittén kartlagt de förtroendevaldas roll och förutsättningar inom de fyra försäkringskassorna. Erfaren- heterna visar på bl a behov av väl utvecklade arbetsformer mellan tjänstemannaorganisation och styrelse. Styrelsen behöver löpande delges resultat av uppföljningar av verksamheten och förses med bred information om läget i organisationen. Det är vidare önskvärt att frågor av principiell art lyfts till styrelsen i ett tidigt skede. Konsekvensbeskrivningar bör finnas med i beslutsunderlaget i ärenden där långtgående förändringar föreslås. 
  
 SOU 1998:149 
  
 Organisation och arbetsformer  
 21 
  
 Förtroendemannarollen i den nya kassan har lyfts fram under organisationskommitténs arbete, delvis på grund av förändringar i lagstiftning men också för att kommitténs ledamöter sett det angeläget att göra förtroendemannaorganisationen mera känd hos de försäkrade. Även hos medarbetarna i försäkringskassan kan medvetenheten höjas om motiven för förtroendevaldas medverkan i socialförsäkringen. Kommittén har arrangerat en konferens för socialförsäkringsnämnderna där framtida utvecklingsinsatser för de förtroendevalda och samarbetsformer mellan ledning och nämnder diskuterades. Ett av flera intressanta teman som behand- lades var bemötandefrågor. 
  
 4.4 
  
 21 socialförsäkringsnämnder i Västra Götaland 
  
 Det är den nya styrelsen som ska fastställa organisationen för so- cialförsäkringsnämnderna i Västra Götaland, men kommittén har sett det som sitt ansvar att förbereda frågan såväl vad gäller orga- nisation som nominering av ledamöter. 
 I samband med bildandet av den nya försäkringskassan minskas antalet socialförsäkringsnämnder från 25 till 21 enligt det prelimi- nära beslut som kommittén fattat. Bakgrunden till minskningen är främst vikande ärendevolymer på grund av ändrade beslutsbe- fogenheter för nämnderna. 
  
 4.5 
  
 Försök med finansiell samordning (SOCSAM) 
  
 Det är en stor tillgång för Västra Götaland att tre av f n åtta försök inom ramen för den sk  
 SOCSAM-lagstiftningen 
  bedrivs i länet. Försöken är 5 S i Grästorp, 4 S i Stenungsund samt Delta- projektet i Göteborg. 
 Enligt nuvarande lagstiftning ska verksamheten bedrivas till och med år 2000. Organisationskommittén anser att försöksperio- 
  
 22  
 Organisation och arbetsformer 
  
 SOU 1998:149 
  
 den bör förlängas. En verksamhet av den karaktär som Dean lagstiftningen medger kräver nytänkande och ändrat förhållnings- sätt hos de aktörer som är involverade och det är nödvändigt att ge tid för att det nya ska få genomslag i praktisk verksamhet och re- sultat. 
 I och med bildandet av Västra Götalandsregionen kommer val av landstingets och försäkringskassans förtroendemän till be- ställarförbundens styrelser för perioden 1999 – 2000  
 (–2002) 
  att ske i nya församlingar. Med nuvarande valbarhetsregler kan det bli svårt att behålla den lokala förankringen. Reglerna innebär att den som är ledamot eller ersättare i kommun- och landstingsfullmäk- tige samt i försäkringskassans styrelse är valbar. Kretsen bör vid- gas så att även ledamöter i socialförsäkringsnämnder ska kunna ut- ses från försäkringskassans sida till beställarförbundens styrelser. 
  
 SOU 1998:149 
  
 23 
  
 5 Bemanningsarbetet 
  
 5.1 
  
 Försäkringskassans anställda i Västra Götaland 
  
 Antalet medarbetare som övergår i anställning hos den nya kassan beräknas till drygt 2 200 (ca 2 000 årsarbetare). Kvinnodominan- sen är stor (82 procent) och genomsnittsåldern 48 år. Den genom- snittliga anställningstiden uppgår till 22 år. 
 Endast tio procent har arbetat mindre än tio år inom försäk- ringskassan. Andelen medarbetare som är yngre än 30 år är i det närmaste obefintlig; drygt 1 procent. Kvinnor har i genomsnitt längre anställningstid än män. Även utbildningsbakgrunden skiljer sig; männen har i högre utsträckning gymnasie- eller högskoleut- bildning. 
 Grovt schabloniserat kan man konstatera att en typisk kvinnlig medarbetare i Västra Götalandskassan har grundskoleutbildning, är 48 år och har arbetat i kassan i ca 25 år. Motsvarande man har arbetat vid kassan i ca 20 år, är 47 år och har gymnasieutbildning. 
  
 5.2 
  
 Utgångspunkter för bemanningsarbetet 
  
 När den nya försäkringskassan bildas blir det fråga om s k över- gång av verksamhet. Regler om övergång av verksamhet finns bl a i Lagen om anställningsskydd. Dessa regler innebär i korthet att personalen vid de försäkringskassor som läggs ned automatiskt förs över till den nybildade försäkringskassan och ses som an- 
  
 24  
 Bemanningsarbetet 
  
 SOU 1998:149 
  
 ställda där. En enskild arbetstagare kan dock tacka nej till en sådan övergång. 
 Lagen om anställningsskydd förbjuder uppsägningar som beror på övergången i sig. Uppsägningar som görs p g a ekonomiska eller organisatoriska skäl, d v s på grund av arbetsbrist, är dock tillåtna även i samband med övergång av verksamhet. 
 Inför sammanläggningen uppgick antalet medarbetare vid centralkontoren och övriga länsgemensamma administrativa funk- tioner till ca 240. Dessa personer definierades som direkt berörda. Frigjorda personalresurser vid dessa enheter skulle i första hand tillföras försäkringsverksamheten. På så sätt kunde en nödvändig förstärkning av lokalkontoren komma till stånd. 
  
 5.3 
  
 Kommitténs roll i bemanningsarbetet 
  
 Kommittén påbörjade rekryteringsarbetet till direktörsbefattningen under oktober 1997 med annonser i dagspress. För meritvärdering, referenstagning och intervjuer anlitades extern konsult och inom kommittén uppdrogs åt en mindre grupp att delta praktiskt i re- kryteringen. I gruppen ingick ordföranden och en ledamot samt sakkunniga och experter. 
 I januari 1998 beslutade kommittén enhälligt att förorda Hernandez som direktör. Tillsättningen beslutades av Riksförsäk- ringsverket i slutet av januari och direktören tillträdde successivt under vårvintern, fr o m maj på heltid. 
 Kommittén har även varit involverad i tillsättning av befatt- ningen som revisionschef. För övriga befattningar har kommittén delegerat till direktören att fatta beslut om tillsättning. 
 Flera inriktningsbeslut har tagits när det gäller bemannings- arbetet. I april 1998 uttalade kommittén en stark ambition att kunna erbjuda anställningstr ygghet, dock ej befattningstrygghet i övergången. Kommittén har även beslutat om bedömningsgrunder för anställning och kriterier för att medge frivillig avgång med pensionsersättning. Kommittén har också godkänt ett mindre antal ersättningsrekryteringar under 1998. Den principiella utgångs- 
  
 SOU 1998:149 
  
 Bemanningsarbetet  
 25 
  
 punkten har varit att externrekrytering ska tillgripas som en sista- handslösning när internrekrytering inom Västra Götaland inte gett resultat. 
 Särskilda resurser har tilldelats försäkringskassorna för arbetet med det nya svenska pensionssystemet. Efter en analys av förvän- tad belastning beslutade kommittén att godkänna externrekrytering av 30 medarbetare inom pensionsområdet som ett första steg. Re- kryteringen ger en möjlighet att påbörja ett angeläget genera- tionsväxlingsarbete inom försäkringskassan. I huvudsak kommer personer i åldern 30 – 40 år med högskoleutbildning att erbjudas anställning. 
  
 5.4 
  
 Det praktiska bemanningsarbetet 
  
 Rekrytering av chefer till länskontoret skedde under försommaren 1998. Efter att detaljorganisationen slagits fast i augusti påbörja- des bemanningsarbetet till länskontor och övriga gemensamma funktioner. Medarbetarsamtal som särskilt inriktades på den kom- mande förändringen genomfördes med alla berörda anställda och kontakter togs med företagshälsovård och Trygghetsstiftelsen. 
 Bemanningsarbetet har bedrivits i två spår, rekrytering och pla- cering. Till nyinrättade befattningar vid länskontoret och andra länsgemensamma funktioner har det varit möjligt att lämna an- sökan. Samtliga medarbetare inom försäkringskassorna i Västra Götaland gavs möjlighet att söka dessa befattningar. För med- arbetare direkt berörda av sammanläggningen har det också varit möjligt att lämna intresseanmälan för att arbeta vid lokalkontor. Till grund för intresseanmälan låg en preliminär bedömning av behov och ekonomiskt utrymme för utökningar av personalresur- serna vid vart och ett av lokalkontoren i länet. 
 I rekryteringsprocessen medverkade förutom ansvariga chefer en rekryteringsgrupp som bestod av en medarbetare med profes- sionell kompetens för rekrytering från varje försäkringskassa. I placeringsprocessen medverkade en omställningsgrupp, till delar gemensam med rekryteringsgruppen. 
  
 26  
 Bemanningsarbetet 
  
 SOU 1998:149 
  
 I mitten av oktober var större delen av bemanningsarbetet klart. Då hade ca 150 personer fått befattningar vid länskontor och andra gemensamma enheter och ca 90 personer placeringar vid lokal- kontor. Under senhösten fortskred bemanningsarbetet successivt. 
 Avgörande i urvalsarbetet var de sökandes kompetens och skicklighet i förhållande till de specifika krav som arbetsupp- gifterna på respektive befattning ställer. Vid lika kompetens gavs företräde för sökande som innehade motsvarande arbetsuppgifter inför sammanläggningen. Kompetensen har bedömts i ett fram- tidsperspektiv och utifrån de värderingar som framgår av ett för- slag till personalpolicy för den nya försäkringskassan. 
 Flera åtgärder har vidtagits för att underlätta omställningen. Under en övergångstid kommer det att utgå ekonomisk ersättning för vissa merkostnader i samband med tillträdande av befattning på annan ort. Det finns också vissa möjligheter att distansarbeta. Begränsningar har gjorts av vilka geografiska avstånd som kan an- ses skäliga vid erbjudande om placering. 
 För att minska risken för övertalighet bedömde kommittén att det var angeläget att pröva om frivillig uppsägning på grund av ar- betsbrist med pensionsersättning (Trygghetsavtalet) skulle k unna användas i begränsad omfattning. Ett  
 25-tal 
  medarbetare har med- givits denna möjlighet. Gemensamt för dem är att de är födda senast 1941 samt att de är direkt berörda av sammanläggningen och inte kan beredas liknande arbetsuppgifter  
 eller  
 har befattning som kontorschef och att avgången kan ersättas genom internrek- rytering eller sambruk av resurser. 
 Organisationskommittén har ställt sig bakom förfaringssättet och respektive försäkringskassas styrelse har fattat de individan- knutna besluten. Försäkringskassorna förbehöll sig rätten att pröva ansökningarna utifrån verksamhetens behov. Den ekonomiska be- sparingen blir marginell år 1999 men ökar under åren 2000 och 2001. Besparingen måste dock vägas mot eventuella behov av er- sättningsrekrytering. 
 Efter att större delen av rekryterings- och placeringsarbetet av- slutats, kan kommittén konstatera att det finns risk för viss överta- lighet, samtidigt som det i en annan del av länet råder brist på 
  
 SOU 1998:149 
  
 Bemanningsarbetet  
 27 
  
 personal. Situationen ska analyseras innan det kan bli aktuellt att fatta beslut om eventuella åtgärder. 
  
 SOU 1998:149 
  
 29 
  
 6 Ekonomi 
 Organisationskommittén har för den nya försäkringskassans räk- ning lämnat underlag för Riksförsäkringsverkets anslagsframställ- ning. 
 En särskild ekonomigrupp i Västra Götaland har sedan våren 1997 kartlagt och följt upp de ekonomiska förutsättningarna för den nya försäkringskassan. 
 I en rapport från juni 1997 konstaterades utifrån då kända för- utsättningar att den nya försäkringskassan trots ett positivt in- gångsläge i januari 1997 kraftigt skulle försämra sin ställning under perioden  
 1997–1999. 
  Vid utgången av 1999 (första verk- samhetsåret) prognosticerades ett negativt kapital på ca 30 miljo- ner kronor (Mkr). Därefter har möjliga besparingar inom samtliga kostnadsslag kontinuerligt redovisats för organisationskommittén. En viss kostnadsreducering har kunnat nås. 
 I budgetpropositionen för såväl 1998 som 1999 har tilldel- ningen av medel till försäkringskassorna ökat väsentligt. Framför allt handlar det om att 200 Mkr båda budgetåren tillförts admi- nistrationen från sjukförsäkringsanslaget. För Västra Götalands del innebär detta en inkomstförstärkning om ca 33 Mkr per år.Vidare har medel för det nya svenska pensionssystemet avsatts med 177 Mkr för 1999. För Västra Götalands del motsvarar det ca 
  
 29 
  
 Mkr. 
  
 En prognos från senhösten 1998 för åren 1999 och 2000 visar 
 att den nya kassan går från ett ingångsvärde om  
 –10 
  Mkr vid bil- dandet till god ekonomisk balans under år 1999. Enligt prognosen kan denna situation bibehållas även under år 2000. Nyrekrytering av ca 30 årsarbetare till det nya svenska pensionssystemet, viss ytterligare rekrytering samt  
 IT-satsningar 
  ryms då inom budget. 
  
 30  
 Ekonomi 
  
 SOU 1998:149 
  
 Organisationskommitténs bedömning är därför att Västra Götalands läns allmänna försäkringskassa kan starta sin verksam- het under relativt goda ekonomiska omständigheter. 
  
 SOU 1998:149 
  
 31 
  
 7 Slutord 
 Det är en inspirerande uppgift att forma en ny, gemensam försäk- ringskassa i Västra Götaland. Stora arbetsinsatser har lagts ned på ledningsnivå och i de arbetsgrupper som i projektform förberett sammanläggningen. Även om kommittén inte haft någon formell roll i avvecklingen av de fyra försäkringskassorna har vi kunnat konstatera att den processen i sig krävt stora arbetsinsatser. 
 Sammanläggningen påverkar de anställda på många sätt. Inte minst har det under hösten 1998 rått stor osäkerhet främst hos medarbetarna vid centralkontoren om framtida arbetsuppgifter, ar- betsplats och arbetskamrater. Kommitténs beslut att inte förändra lokalkontorsstrukturen i samband med bildandet av den nya kassan innebar ändå att ett relativt begränsat antal av försäkringskassor- nas medarbetare varit direkt berörda av förändringen. 
 I början av kommitténs arbete rådde stor osäkerhet kring de ekonomiska förutsättningarna för den nya försäkringskassan. Två av de berörda kassorna hade aktuell erfarenhet av att säga upp medarbetare på grund av medelsbrist. Genom sammanläggningen har det skapats ett utrymme att förstärka lokalkontoren och med de resurser som aviseras i budgetpropositionen för 1999 ser kom- mittén att det finns förutsättningar att på kort sikt stabilisera verk- samheten. Detta gör att nya utmaningar, som det nya svenska pen- sionssystemet och Utvecklingsprogrammet 2005, kan mötas med större tillförsikt. 
 Sammanläggningar av verksamheter och huvudmän pågår för närvarande inom flera områden i den offentliga sektorn. Organisa- tionskommittén anser att det finns ett värde i att statsmakterna och andra (via exempelvis Statskontoret) drar erfarenheter från det ar- bete som bedrivits i Västra Götaland. Sammanläggningen av 
  
 32  
 Slutord 
  
 SOU 1998:149 
  
 försäkringskassorna i Bohuslän, Göteborg, Älvsborgs län och Skaraborgs län bör därför följas upp kontinuerligt och utvärderas inom ett par år. 
  
 SOU 1998:149 
  
 Bilaga 1  
 33 
  
 Kommittédirektiv 
  
 Bildandet av Västra Götalands läns  
 allmänna försäkringskassa 
 Dir. 1997 
 : 
 94 
 Beslut vid regeringssammanträde den 26 juni 1997. 
 Sammanfattning av uppdraget 
 En organisationskommitté tillkallas med uppgift att förbereda och genomföra bildandet av Västra Götalands läns allmänna försäk- ringskassa från och med den 1 januari 1999. 
 Kommittén skall , 
 tillsammans med den nya ledningen utarbeta en organisations- plan för försäkringskassan i Västra Götalands län, 
 utarbeta underlag till Riksförsäkringsverkets anslagsframställ- ning, 
 vidta nödvändiga förberedelser för anställning av personal vid den nya kassan, samt samordna de fyra nuvarande försäkrings- kassornas yttrande till Riksförsäkringsverket beträffande för- ordnande av direktör för den nya försäkringskassan. 
 Bakgrund 
 Regeringen bemyndigade den 19 december 1996 statsrådet Lloyd att tillkalla en särskild utredare med uppgift att i samråd 
  
 34  
 Bilaga 1 
 med Riksförsäkringverket, de allmänna försäkringskassorna i Bo- huslän, Älvsborgs län, Skaraborgs län och Göteborg samt Försäk- ringskasseförbundet förbereda en sammanläggning av de nämnda försäkringskassorna till en gemensam allmän försäkringskassa för Västra Götaland. 
 Utredaren har i en skrivelse den 13 juni 1997 till statsrådet Lloyd föreslagit att en gemensam försäkringskassa för Västra Götaland skulle bildas den 1 januari 1999. Utredaren föreslog vidare att centralkontoret för den nya kassan skulle lokaliseras till Borås. Vissa administrativa stödverksamheter, exempelvis ekono- miredovisning och löneadministration eller viss försäkringsad- ministration, skulle dock enligt utredaren förläggas till Lidköping. 
 Utredaren föreslog också att en organisationskommitté skulle tillsättas med uppgift att, tillsammans med den nya kassans led- ning, slutligt lägga fast den framtida organisationen för den nya försäkringskassan. 
 Uppdraget 
 Organisationskommittén skall samordna arbetet med bildandet av en ny försäkringskassa i Västra Götalands län vad avser organisa- tion, bemanning, kompetens och arbetsformer. Som utgångspunkt för arbetet gäller dels att den nya försäkringskassan skall vara i funktion den 1 januari 1999, dels att centralkontoret skall lokalise- ras till Borås. Därutöver skall vissa administrativa stödfunktioner, exempelvis ekonomiredovisning och löneadministration eller viss försäkringsverksamhet lokaliseras till Lidköping. Omfattningen av sådan verksamhet bör beräknas till 20 – 30 personer. 
 Kommittén skall ta fram det underlag som behövs för att be- döma vilka resurser som behövs för den nya försäkringskassan och överlämna detta till Riksförsäkringsverket. De resurser som frigörs genom sammanläggningen bör kunna användas för att möta de be- sparingskrav som åligger den nya kassan. 
 Kommittén skall vidta nödvändiga förberedelser för anställning av personal vid den nya försäkringskassan med beaktande av 6 b § lagen (1982:80) om anställningsskydd. Kommittén skall vidare 
 Bilaga 1  
 35 
  
 samordna de nuvarande fyra försäkringskassornas yttrande till Riksförsäkringsverket när det gäller förordnandet av direktör för den nya kassan. Kommittén skall därvid beakta att ett sådant för- ordnande bör ske i god tid före inrättandet av den nya försäkrings- kassan. 
 Ansvaret för att förbereda avvecklingen av de berörda försäk- ringskassorna vilar fram till den 31 december 1998 på respektive försäkringskassa. Frågor om investeringar och nyrekryteringar fram till denna tidpunkt skall beredas särskilt med organisations- kommittén. 
 Organisationskommittén skall beakta regeringens direktiv till samtliga kommittéer och särskilda utredare om  
 regional-politiska 
  konsekvenser (dir. 1992:50), om att pröva offentliga åtaganden (dir. 1994:23), om jämställdhetspolitiska konsekvenser (dir. 1994:124) samt om konsekvenser för brottsligheten och det brotts- förebyggande arbetet (dir. 1996:49). 
 Kommittén skall informera berörda centrala arbetstagarorgani- sationerna om sitt arbete och ge dem tillfälle att framföra syn- punkter samt genomföra förhandlingar i enlighet med lagen (1976:580) om medbestämmande i arbetslivet. 
 (Socialdepartementet) 
  
 SOU 1998:149 
  
 Bilaga 2  
 37 
  
 Kommuner och antal invånare i Västra Götaland 
  
 Kommun 
  
 Antal invånare 
  
 1997-12-31 
  
 Dals-Ed 
  
 5 133 
  
 Essunga 
  
 5 896 
  
 Grästorp 
  
 6 040 
  
 Gullspång 
  
 6 253 
  
 Färgelanda 
  
 7 269 
  
 Karlsborg 
  
 7 433 
  
 Bollebygd 
  
 7 924 
  
 Hjo 
  
 9 009 
  
 Herrljunga 
  
 9 618 
  
 Sotenäs 
  
 9 655 
  
 Töreboda 
  
 10 081 
  
 Mellerud 
  
 10 206 
  
 Vårgårda 
  
 10 724 
  
 Munkedal 
  
 10 737 
  
 Strömstad 
  
 10 891 
  
 Svenljunga 
  
 10 933 
  
 Tibro 
  
 10 943 
  
 Bengtsfors 
  
 11 290 
  
 Öckerö 
  
 11 659 
  
 Tranemo 
  
 12 073 
  
 Tanum 
  
 12 152 
  
 Tidaholm 
  
 13 099 
  
 Åmål 
  
 13 103 
  
 Lilla Edet 
  
 13 213 
  
 38  
 Bilaga 2 
  
 SOU 1998:149 
  
 Kommun 
  
 Antal invånare 
  
 1997-12-31 
  
 Götene 
  
 13 500 
  
 Tjörn 
  
 14 680 
  
 Orust 
  
 15 085 
  
 Lysekil 
  
 15 227 
  
 Vara 
  
 16 485 
  
 Skara 
  
 18 592 
  
 Stenungsund 
  
 20 002 
  
 Ulricehamn 
  
 22 480 
  
 Mariestad 
  
 24 261 
  
 Ale 
  
 25 338 
  
 Härryda 
  
 29 131 
  
 Falköping 
  
 31 789 
  
 Partille 
  
 32 705 
  
 Crawford 
  
 33 283 
  
 Lerum 
  
 34 805 
  
 Alingsås 
  
 34 824 
  
 Vänersborg 
  
 36 291 
  
 Kungälv 
  
 36 560 
  
 Lidköping 
  
 36 827 
  
 Uddevalla 
  
 49 001 
  
 Skövde 
  
 49 437 
  
 Trollhättan 
  
 52 406 
  
 Mölndal 
  
 54 743 
  
 Borås 
  
 96 214 
  
 Göteborg 
  
 456 611 
  
 Summa 
  
 1 485 611