Regeringens proposition 1993/94:113

Förvaring av allmänna handlingar hos andra

organ än myndigheter

P"

1993/94:113

Regeringen överlämnar denna proposition tiU riksdagen. Stcx;kholm den 9 december 1993

Cari[REDACTED_EFTERNAMN]

Birgit[REDACTED_EFTERNAMN] (Kulturdepartementet)

Propositionens huvudsakliga innehåll

I propositionen föreslås regler om förvaring av aUmänna handlingar i de faU offentUg verksamhet fors över i privat regi.

Enligt nuvarande regler skall de handlingar som finns hos en myndighet när denna upphör överföras till en arkivmyndighet. Detta är en opraktisk ordning i de fall verksamheten inte upphör när myndigheten läggs ned utan övergår tUl att bedrivas i privaträttslig form.

Förslaget innebär att ett organ som trätt i stället för en myndighet i fort­sättningen skall kunna förvara de allmänna handlingama så länge de behövs hos organet. Under tiden skall handlingama behandlas på samma sätt som hos den fömtvarande myndigheten. Detta irmebär att allmänheten skaU ha rätt att ta del av uppgifter i dem cwh att de skaU vårdas i enlighet med arkivlagens regler. Bestämmelsema tas in i en särskild lag.

Vidare skall sekretesslagens (1980:100) regler gälla hos det enskilda organet såvitt avser dess befattning med de ifrågavarande handlingama

Förslaget medför en ändring i tryckfrihetsförordningen. Det kan därför Uäda i kraft tidigast den 1 januari 1995.

1 Riksdagen 1993/94. 1 saml. Nr 113

Innehållsförteckning

Prop. 1993/94:113

1

Förslag tiU riksdagsbeslut...................................... 3

2

Lagtext............................................................. 4

2.1

Förslag tiU lag om ändring i tryckfrihetsförordningen        4

2.2

Förslag till lag om överiämnande av aUmänna handlingar tiU andra organ än myndigheter för förvaring.............................. 5

2.3

Förslag tiU lag om ändring i sekretesslagen (1980:100)    7

2.4

Förslag tUl lag om ändring i arkivlagen (1990:782) 8

3

Ärendet och dess beredning.................................   11

4

Allmän bakgrund................................................   11

5

GäUande rätt.................................................... 13

6

Allmän motivering...............................................   17

6.1

OUka möjUga lösningar.................................   17

6.2

HandUngsoffentiighet bör gälla för handlingar från en myndighet som forvaras hos ett bolag.................................................. 20

6.3

En ny bestämmelse införs i tryckfrihetsförordiungen        24

6.4

En särskUd lag om förvaring av alUnänna handUngar hos enskUda organ   27

6.5

Arkivlagens arkiwårdsregler skaU gäUa även för

enskUda organ........................................... 31

6.6

Sekretesslagen bör gälla for enskilda organ som förvarar allmänna handUngar     34

6.7

Kosmader för arkivvården skall bäras av bolagen.. 36

7  Specialmotivering............................................... 38

7.1

Förslag till lag om ändring i dckfrihetsförordningen 38

7.2

Förslag tiU lag om överlämnande av allmänna handlingar tiU andra organ än myndigheter för förvaring............................. 39

7.3

Förslag tiU lag om ändring i sekretesslagen (1980:100)   46

7.4

Förslag tiU ändring i arkivlagen (1990:782)  .... 46

BUaga 1   Sammanfattning av promemorian................ 

48

BUaga 2   Promemorians lagförslag............................ 

49

BUaga 3   Förteckning över remissinstanserna............. 

56

BUaga 4   Lagrådsremissens lagförslag....................... 

57

BUaga 5   Lagrådets yttrande.................................. 

64

Utdrag ur protokoU vid regeringssammanträde 9 december 1993 

73

Rättsdatablad....................................................... 

74

1      Förslag till riksdagsbeslut

Prop. 1993/94:113

Regeringen föreslår att riksdagen antar regeringens forslag till

1.  lag om ändring i tryckfrihetsförordningen,

2.  lag om överlämnande av allmänna handlingar till andra organ än

myndigheter för förvaring,

3.  lag om ändring i sekretesslagen (1980:100),

4.  lag om ändring i arkivlagen (1990:782).

2       Lagtext

ProP- 1993/94: 113

Regeringen har följande forslag tiU lagtext.

2.1    Förslag till lag om ändring i tryckfrihetsförordningen

Härigenom föreskrivs att det i tryckfrihetsförordningen' skall införas en ny paragraf, 2 kap. 17 §, av följande lydelse.

Nuvarande lydelse

Föreslagen lydelse

2 kap.

17§

j 

1 lag får föreskrivas att regering­en eller beslutande kommunal för­samling får besluta att allmänna handlingar som hänför sig till myn­dighets verksamhet, vilken skall övertas av enskilt organ, får över­lämnas till det organet för förvaring, om detta behöver handlingama i verksamheten, utan att handlingama därigenom upphör att vara allmänna. Ett sådant organ skall i fråga om överlämnade handlingar jämställas med myndighet vid tillämpningen av 12-16 §§.

Denna lag träder i kraft den I januari 1995.

1 Tryckfrihetsförordningen omtryckt 1991:1500.

2.2    Förslag till lag om överlämnande av allmänna

Prop. 1993/94: 113

handlingar till andra organ än myndigheter för förvaring

Härigenom foreskrivs följande.

Lagens tillämpningsområde

1 § Denna lag innehåller bestämmelser om överlämnande av allmänna handlingar till sådana enskilda organ som avses i 2 kap. 17 § tryckfrihets­förordningen och om förvaring av dessa handlingar sedan de överlämnats. I lagen ges också bestämmelser om sådana organs skyldighet att pröva fram­ställningar om utlämnande av allmänna handlingar enUgt reglema i tryckfri­hetsförordningen och sekretesslagen (1980:100).

Förvaring av allmänna handlingar hos enskilda organ

2 § Regeringen får föreskriva att allmänna handlingar som kommit in tUl

eller upprättats hos en statlig myndighet får överlämnas till ett enskilt organ

och förvaras där under viss tid utan att handlingama upphör att vara aUmänna

om

1.    myndigheten skall läggas ned eller upphöra med en viss verksamhet,

2.

den verksamhet som handlingama hänför sig till i fortsättningen skall bedrivas av det enskUda organet och

3.

det enskilda organet behöver ha tiUgång till handlingama för att kunna bedriva verksamheten.

Förvaras allmänna handlingar hos ett enskilt organ med stöd av föreskrift enligt första stycket får regeringen föreskriva att handlingama får överlänmas till ett annat enskilt organ och förvaras där under viss tid, om fömtsättningar-na enligt första stycket 2 och 3 är uppfyllda.

3 § Kommunfullmäktige eller landstingsfuUmäktige får under samma fömt­

sättningar som anges i 2 § föreskriva att allmänna handlingar som kommit in

till eller upprättats hos en kommunal myndighet får överlämnas till ett enskilt

organ och förvaras där under viss tid utan att handlingama upphör att vara aU­

männa.

Vården och tillsynen av de allmänna handlingarna

4

§ Bestämmelser om enskilda organs vård av allmänna handlingar och om arkivmyndigheters tillsyn av dessa organs arkiv finns i arkivlagen (1990:782).

5

§ Det enskilda organet skall vid förvaring och handhavande av de all­männa handlingama se till att dessa lätt kan särskiljas från andra handlingar hos organet.

Om det enskilda organet för sin verksamhet behöver göra tillägg i allmänna handlingar skall tilläggen utföras så att det tydligt framgår när och av vem de har gjorts såvida det inte av omständigheteraa klart framgår att tiUäggen gjorts av det ensldlda organet.

6 § Det enskilda organet skall så snart som möjligt underrätta regeringen,     Prop. 1993/94: 113 kommunfullmäktige respektive landstingsfullmäktige om det enskilda orga­nets organisation eller arbetssätt på gmnd av konkurs, fusion, försäljning av verksamhet eller liknande händelse förändras på sätt som kan antas inverka på dess hantering av de enligt 2 eller 3 § överlämnade handUngama.

Det enskilda organets skyldigheter mot allmänheten

7 § Bestämmelser om rätten att ta del av allmänna handlingar firuts i 2 kap.

tryckfrihetsförordningen.

Bestämmelser om begränsningar i rätten att ta del av allmänna handUngar och om skyldigheten att iaktta sekretess finns i sekretesslagen (1980:100).

Av 2 kap. 17 § tryckfrihetsförordningen och 1 kap. 8 § andra stycket tredje meningen sekretesslagen framgår att ett enskilt organ, som efter beslut enUgt denna lag förvarar aUmänna handUngar, skall jämstäUas med myndighet i fråga om befattningen med dessa handlingar.

8 § Det enskilda organet är skyldigt att lämna ut eget material, om detta är en

nödvändig fömtsättning för att en allmän handling skall kunna lämnas ut med

hänsyn till det sätt på vilket materialet tUlförts den handUngen.

Särskilt om statliga arkiv

9 § Ett enskilt organ som förvarar allmänna handlingar från en statUg myn­dighet skall ersätta arkivmyndigheten för dess kostnader för den fortsatta för­varingen av de allmänna handlingama.

Denna lag träder i kraft den 1 januari 1995. Lagen får tillämpas också beträffande allmärma handlingar som härrör från myndigheter som helt lagts ned eller delvis upphört med viss verksamhet före lagens ikraftträdande.

2.3    Förslag till lag om ändring i sekretesslagen (1980:100)

Härigenom föreskrivs att 1 kap. 8 § och 13 kap. 4 § sekretesslagen (1980:100)' skall ha följande lydelse.

Prop. 1993/94: 113

Nuvararuie lydelse

Föreslagen lydelse

1 kap. 8§

Vid tUlämpningen av denna lag skall med myndighet jämställas riksdagen, kyrkomötet cxh beslutande kommunal församUng.

Vad som föreskrivs i tryckfri­hetsförordningen om rätt att ta del av handlingar hos myndighet skall i tillämpliga delar gälla också hand­lingar hos de organ som anges i bilagan till denna lag, i den mån handUngama hör till den verksamhet som nämns där. De i bilagan an­givna organen skall vid tillämp­ningen av denna lag jämställas med myndighet.

Vad som föreskrivs i tryckfrihets­förordningen om rätt att ta del av handlingar hos en myndighet skall i tillämpliga delar gälla också hand­lingar hos de organ som anges i bilagan till denna lag, i den mån handlingama hör till den verksainhet som nämns där. De i bilagan angivna organen skall vid tillämpningen av denna lag jämställas med myndighet. Detsamma gäller ett enskilt organ som med stöd av lagen (1994:000) om överlämnande av allmänna hand­lingar till andra organ än myndig­heter för förvaring förvarar sädana handlingar såvitt avser befatmingen med dessa handlingar.

13 kap. 4§

Nuvarande lydelse

Erhåller arkivmyndighet för arkivering från annan myndighet uppgift som är sekretessbelagd där, gäller sekretessen också hos arkiv­myndigheten.

Föreslagen lydelse

Erhåller en arkivmyndighet för arkivering från någon annan myndighet uppgift som är sekretess­belagd där, gäller sekretessen också hos arkivmyndigheten.

Erhåller ett enskilt organ som avses i 1 kap. 8 § andra stycket tredje meningen för förvaring en handling som härrör från en myn­dighet och som innehåller en uppgift som är sekretessbelagd hos myndig­heten, gäller sekretessen också hos det enskilda organet.

Denna lag träder i kraft den 1 januari 1995.

'Lagen omtryckt 1992:1474.

2.4    Förslag till lag om ändring i arkivlagen (1990:782)

Prop. 1993/94: 113

Härigenom föreskrivs att 1, 2, 7, 8, 11 och 14 §§ arkivlagen (1990:782) skaU ha följande lydelse.

Nuvarande lydelse

Föreslagen lydelse

1§

I denna lag ges bestämmelser om myndighetemas cx;h vissa andra organs arkiv samt om arkivmyndigheterna.

Bestämmelsema i 3-6 och 10 §§ skaU tillämpas också på statUga, kommu­nala och kyrkokommunala beslutande församlingar.

Bestämmelsema i 3-6 samt 9 och 10 §§ skall i tillämpliga delar gälla också sådana enskilda organ hos vilka allmänna handlingar förvaras med stöd av lagen (1994:000) om överlämnande av allmänna hand­lingar till andra organ än myndig­heter för förvaring.

2

§

Vad som enligt denna lag gäller för statliga myndigheters arkiv skall gälla även för arkiv hos

1.    kyrkokommunala myndigheter,

2.    sådana organ som avses i

2. sådana organ som avses

1 kap. 8 § andra stycket sekretess-

i 1 kap. 8 § andra stycket

lagen (1980:100) tUl den del arkivet

första meningen sekretesslagen

härrör från den verksamhet som

(1980:100) till den del arkivet härrör

avses i bilagan till sekretesslagen,

från den verksamhet som avses i

och

bilagan tUl sekretesslagen, (x;h

3. allmänna försäkringskassor.

7

§

För tillsynen av att myndigheter-

För tillsynen av att myndighetema

na fullgör sina skyldigheter enligt och sådana enskilda organ som

3-6 §§ skall det finnas arkivmyn- avses i 1 § tredje stycket fullgör sina

digheter såväl inom den statiiga som skyldigheter enligt 3-6 §§ skall det

den kommunala förvaltningen.

fmnas arkivmyndigheter såväl inom

den statliga som den kommunala

förvaltningen. Arkivmyndigheterna skall dock inte ha tillsyn över riksdagens myndig­heter, regeringen, myndigheter inom regeringens kansli eller utrikesrepresen­tationen.

8§'

Prop. 1993/94: 113

Regeringen   bestämmer  vilka

Regeringen   bestämmer   vilka

arkivmyndigheter som skall finnas arkivmyndigheter som skall finnas

för tillsynen över de statliga myn- för tillsynen över de statliga myn­

dighetema. Tillsynen över att sådana digheterna. Tillsynen över att sådana

organ som avses i 2 § fullgör sina organ som avses i 2 § fullgör sina

skyldigheter enligt 3-6 §§ ankom- skyldigheter enligt 3-6 §§ skall

mer på de statliga arkivmyndig- skötas av de statliga arkivmyndig-

hetema.

hetema.

Kommunstyrelsen är arkivmyndighet i kommunen cx;h landstings-styrel­sen i landstinget, om inte kommunfullmäktige eller landstingsfullmäktige har utsett någon annan nämnd eller styrelse tUl arkivmyndighet.

Den kommunala arkivmyndigheten skall se till att sådana juridiska per­soner som avses i I kap. 9 § sekretesslagen (1980:100) fullgör sina skyldig­heter enligt 3-6 §§ denna lag. I de fall flera kommuner eller flera landsting bestämmer tillsammans i ett sådant företag fullgörs uppgiften av arkivmyn­ digheten i den kommun eller det landsting som kommunema eller landstingen kommer överens om.

TiUsynen över att sådana en­skilda organ som avses i 1 § tredje stycket fullgör sina skyldigheter enligt 3-6 §§ skall skötas av de statliga arkivmyndigheterna i de fall det enskilda organet förvarar ett statligt arkiv och av de kommunala arkivmyndigheterna i de fall det enskilda organet förvarar ett kom­munalt arkiv.

11§

Om en statlig myndighet har upphört och dess verksamhet inte har förts över till en annan statlig myndighet, skall myndighetens arkiv överlämnas till en arkivmyndighet inom tre månader, såvida inte regeringen eller den myn­dighet som regeringen bestämmer föreskriver något annat.

/ lagen (1994:000) om över­lämnande av allmänna handlingar till andra organ än myndigheter för förvaring finns bestämmelser om förvaring av statliga myndigheters arkiv hos enskilda organ i vissa fall.

14 §2

Om en kommunal myndighet har upphört och dess verksamhet inte har förts över till en annan kommunal myndighet, skall myndighetens arkiv överlämnas till arkivmyndigheten inom tre månader, såvida inte kommun­fullmäktige eller landstingsfuUmäktige har beslutat något annat.

'Senaste lydelse 1993:1296. 2senaste lydelse 1993:1296.

/ lagen (1994:000) om över- Prop. 1993/94: 113 lämnande av allmänna handlingar till andra organ än myndigheter för förvaring finns bestämmelser om förvaring av kommunala myndig­heters arkiv hos enskilda organ i vissa fall.

Denna lag träder i kraft den 1 januari 1995.

10

3      Ärendet och dess beredning

Prop. 1993/94:113

Riksarkivet har i en framställning den 14 juni 1991 (dnr Ku9M578K) hemstäUt att regeringen tar initiativet till en översyn av offentlighetslagstiftningen med anledning av de komplUcationer som uppstår i samband med bolagiseringar.

Frägan har också berörts i departementspromemorian Bolagisering av affärsverk Konstitutionella aspekter (Ds 1992:101).

De frågor som Riksarkivets framställning berör har behandlats i en inom Kulturdepartementet upprättad promemoria Förvaring av aUmänna handUngar hos andra organ än myndigheter (Ds 1993:49). Promemorian har remiss­behandlats.

En sammanfattning av promemorian finns i bilaga 1. Promemorians lag­förslag finns i bilaga 2. En förteckning över remissinstansema finns i bilaga 3. En sammanställning av remissyttrandena finns tillgänglig i Kulturdepar­tementet.

Lagrådet

Regeringen beslutade den 11 november 1993 att inhämta Lagrådets yttrande över de lagförslag som fitms i bilaga 4. Lagrådets yttrande fmns i bilaga 5.

Lagrådet har helt anslutit sig till uppfattningen att i de fall "bolagisering" sker av allmän verksamhet, offentlighetsprincipen inte bör upphöra att gälla beträffande de allmänna handlingar som övertas av det enskilda organ som skall fortsätta verksamheten. Enligt Lagrådets mening är det också värdefuUt att gällande lagstiftning nu anpassas tiU den situation som uppkommit genom att allmän verksamhet alltmer förs över till enskilda organ. När det gäller de lagtekniska lösningama har Lagrådet emellertid ett flertal invändningar, några av principiell natur I första hand gäller invändningama förslaget till en ny paragraf i 2 kap. tryckfrihetsförordningen (TF) och de förslag som är en direkt följd av det förslaget. I övrigt anser Lagrådet att de remitterade försla­gen med vissa ändringar kan läggas till grand för en reglering av de frågor som nu aktualiserats.

Regeringen diskuterade i lagrådsremissen skälen för och emot en förankring i tryckfrihetsförordningen av den föreslagna regleringen och kom då till slutsatsen att en sådan borde finnas. Vad Lagrådet anfört ändrar inte regeringens uppfattning. Regeringen är därför inte beredd att följa Lagrådet i denna del. De synpunkter i övrigt som Lagrådet har anfört har regeringen till största delen följt. Lagrådets yttrande kommenteras vidare i avsnittet 6.3 och 7.

4     Allmän bakgrund

Betydande delar av verksamhet som staUiga myndigheter hittiUs har svarat för

har överförts eller kommer att överföras till privaträttsliga organ som särskilt

j j

bildats för ändamålet. Som exempel på sådan s.k. bolagisering kan nämnas     Prop. 1993/94: 113 Affärsverken FFV som helt har upphört som myndighet. Verksamheten bedrivs numera av ett bolag, i vilket staten äger samtUga andelar. Nämnas kan (x;kså bl.a. Domänverket, Televerket (x;h Vattenfallsverket.

Även på det kommunala området överförs verksamhet från myndigheter (nämnder) till privaträttsliga organ.

Enligt 11 § arkivlagen (1990:782) skall, när en statlig myndighet läggs ner, dess arkiv överlämnas till en arkivmyndighet inom tte månader om inte någon annan myndighet har övertagit den nedlagda myndighetens verksam­het. Regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer får emeUertid föreskriva annat. Enligt 14 § gäller samma principer för kommunala arkiv då konununala myndigheter läggs ned. I dessa fall är det dock fullmäktige i konunun eller landsting som fattar beslutet.

Ett privaträttsligt organ (i fortsättningen används för enkelhetens skull begreppet "bolag" även om andra associationsformer också kan förekomma) som övertar en nedlagd myndighets verksamhet måste emellertid under täm­ligen lång tid ha tillgång till myndighetens arkiv. Det rör sig ju i de flesta fall om handlingar m.m. som behövs i den dagliga verksamheten och som länge än kan vara relevanta för denna. Dessa handlingar har hos myndigheten varit allmänna handlingar enligt tryckfrihetsförordningen. Inte sällan innehåller de sekretessbelagda uppgifter.

Den mängd handlingar som berörs av bolagiseringar på den statliga sidan är mycket stor. Riksarkivet har under år 1991 undersökt arkivbeståndet hos f d. FFV, Domänverket, Televerket och Vattenfallsverket. Den sammanlagda arkivmängden uppskattades därvid till 116 100 hyllmeter konventionella handlingar (varav 51 700 hyllmeter gallringsbara handlingar), 530 

(XX) 

foto­grafier, 2 500 kubikmeter (5 000 000 st.) ritningar, 39 500 magnetband och 3 735 000 mikrofiche. Till detta kommer en mängd annan information på bildkort, videoband, filmkassetter etc. (1622(XDst).

Om ett bolag skall förvara allmänna handlingar från en myndighet måste frågor om handlingsoffentlighet, sekretessprövning och arkivvård lösas. Hittills har detta fått ske inom ramen för nu gällande regler.

FFV ombildades den 1 januari 1991 till aktiebolag. Mellan det nya bolaget och Riksarkivet träffades ett avtal som innebar att arkivhandlingarna lånades ut till bolaget från Riksarkivet, till vilket en leverans av arkivhandlingama skett formellt men inte i praktiken. Arkivet bestod av ca 10 000 hyllmeter konventionella pappershandlingar, ca 40 000 fotografier, 138 kubikmeter ritningar samt databand och mikrofilm. Frågor om arkivvård m.m. behand­lades i avtalet. För att lösa de problem som föranleddes av att vissa delar av arkivet omfattades av sekretess fick de anställda i bolaget teckna förbehåU enligt 14 kap. 9 § sekretesslagen med förbud för vidarespridning av de hem­liga uppgifter de i sitt arbete får ta del av. Det rör sig om närmare 5 000 sådana förbehåll som har undertecknats.

Det säger sig självt att denna lösning i längden är ohållbar. Det är därför

nödvändigt att överväga hur frågan bör lösas i framtiden. En lösning måste

sökas som inte försvårar bolagens möjligheter att arbeta effektivt samtidigt

j2

som offentlighetsintresset måste värnas. Handlingar som en gång varit all-     Prop. 1993/94: 113 manna handlingar och tillgängliga för allmänheten bör inte förlora denna karaktär. Det är angeläget att allmänhetens möjligheter till insyn {x;h tillgång tiU handUngar inte omöjliggörs eller försvåras.

Det bör påpekas att frågan inte är begränsad till den statliga förvaltningen utan i hög grad är aktuell också i kommunema. Inom den kommunala sektom har myndighetsverksamhet överförts till kommunala bolag i inte ringa om­fattning. Möjligen är vissa praktiska problem mindre i den kommunala sektom där arkivet cx:h det kommunala bolaget ofta rent geografiskt befinner sig i närheten av varandra. Andra problem, som exempelvis handlingsoffent­ligheten, sekretessfrågoraa och arkivvården är emellertid gemensamma för stat och kommun. Det bör därför undersökas om en enhetiig reglering för stat och kommun kan konuna till stånd.

5     Gällande rätt

Offentiighetsprincipen är sedan länge ett stort och väsentiigt inslag i svensk förvaltning och rättskipning. Den består av flera delar. En del av denna är förhandlingsoffentligheten, dvs. rätten för allmänheten att närvara vid sammanträden med beslutande statliga och kommunala församlingar samt vid domstolsförhandlingar. Principen är, såvitt avser domstolar, gmndlagsfäst i regeringsformen.

LUca viktig är handlingsoffentligheten, vilket ofta torde vara det som i dag­ligt tal avses med begreppet offentlighetsprincipen. Principen är fastiagd i tryckfrihetsförordningen genom bestämmelsema i 2 kap. om allmänna handlingars offentiighet.

I 2 kap. 1 § föreskrivs att varje svensk medborgare har rätt att ta del av allmänna handlingar till främjande av ett fritt meningsutbyte och en allsidig upplysning. Av 14 kap. 5 § framgår att utiänningar är jämställda med svenska medborgare i detta hänseende.

Vad som i TF:s mening är en handling beskrivs i 2 kap. 3 §. Härmed avses en framställning i skrift eller bild samt upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel.

En handling är allmän om den förvaras hos en myndighet och enligt bestämda regler kan anses inkommen till eller upprättad hos myndigheten (3, 6, och 7 §§). Detta innebär att inte alla handlingar som förvaras hos en myn­dighet är aUmänna handlingar. Minnesanteckningar och liknande är t.ex. inte allmänna handlingar om de inte har expedierats eller arkiverats (9 §). Det­samma gäUer koncept och liknande arbetsmaterial.

Tryckfrihetsförordningens myndighetsbegrepp är detsarruna som rege­ringsformens. Med myndighet jämställs, såvitt avser allmänna handlingars offentiighet, rUcsdagen, kyrkomötet och beslutande kommunal församling (5 §). Genom en bestämmelse i 1 kap. 8 § sekretesslagen (1980:100) har dess­utom ett antal privaträttsliga organ i fråga om handlingsoffentiighet jämställts

med myndigheter I fråga om dessa organ är principen dock inte gmndlags-    Prop. 1993/94: 113 fäst.

Rätten att ta del av allmänna handlingar kan emellertid begränsas. 1 2 kap. 2 § TF finns angivet vilka intressen som får skyddas genom inskränkningar i handlingsoffentiigheten, bl.a. hänsynen till rikets säkerhet och enskUdas per­sonliga eller ekonomiska förhållanden. Enligt lagmmmet skall begränsning­ama att ta del av aUmänna handlingar noga anges i särskUd lag eller, om det är lämpligare i visst fall, i annan lag till vilken den särskUda lagen hänvisar. Detta har skett i sekretesslagen, som systematiskt anknyter tiU bestämmelsen i TF.

En allmän handling som är offentlig skall enligt 2 kap. 12 § TF på begäran genast eller så snart det är möjligt tillhandahållas på stället utan avgift tUl den som önskar ta del av den. Handlingen skall kunna läsas eller uppfattas med tekniskt hjälpmedel. Handlingen får skrivas av, avbildas eller tas i anspråk för ljudöverföring. Man har också rätt att få en kopia mot fastställd avgift. Om någon del av en allmän handling skulle vara sekretessbelagd har man rätt att få en avskrift eUer kopia av den icke sekretessbelagda delen.

En begäran att få ta del av en allmän handling skall enligt 2 kap. 14 § första stycket TF göras hos den myndighet som förvarar handlingen. Denna myndighet skall enligt gmndregeln i andra stycket pröva begäran. Om sär­skilda skäl föreligger får emellertid i lag föreskrivas att annan myndighet prövar framställan. Rör det sig om en handling av synnerlig betydelse för rikets säkerhet får även i förordning föreskrivas att endast viss myndighet får pröva t)egäran. 1 de nu nämnda fallen skall en begäran om utiämnande genast hänskjutas till behörig myndighet.

I 15 kap. 6 § sekretesslagen anges närmare vem som inom en myndighet svarar för prövningen. Om en viss befattningshavare svarar för vården av handlingen enligt arbetsordningen ankommer det i första hand på denne att pröva frågan. I tveksamma fall skall han hänskjuta frågan tUl myndigheten om det kan ske utan omgång. Om befattningshavaren vägrar att lämna ut handlingen eller lämnar ut den med förbehåll enligt 14 kap. 9 § sekretess­lagen, vilket inskränker sökandens rätt att förfoga över handlingen, skall han, om sökanden begär det, hänskjuta frågan till myndigheten. Sökanden skall underrättas om att han kan begära detta.

Enligt 2 kap. 14 § tredje stycket TF fär en myndighet inte på gmnd av en begäran att få ta del av allmän handling forska efter vem sökanden är eller vilket syfte han har med sin begäran i större utsträckning än som behövs för att myndigheten skall kunna pröva om hinder mot utlämnande föreligger. Ibland kan det nämligen vara en fömtsättning för att myndigheten skall kunna avgöra om uppgiftema i handlingen faller under någon bestämmelse i sekre­tesslagen.

Ett utlämnande av en allmän handling kan, som sagts tidigare, enligt bestämmelsen i 14 kap. 9 § sekretesslagen förenas med förbehåll. Om en risk för skada, men eller annan olägenhet, som enligt bestämmelse i sekretess­lagen utgör hinder mot att lämna ut en uppgift, kan undanröjas genom att man

14

inskränker den enskildes rätt att lämna uppgiften vidare eller utnyttja den,    Prop. 1993/94: 113 skall ett sådant förbehåll göras vid utlämnandet.

Av regeln i 2 kap. 14 § första stycket TF kan slutas att endast myndigheter fömtsätts förvara allmänna handlingar. TF reglerar uttömmande frågoraa om allmänna handlingars offentlighet. Om en myndighet har lånat ut en allmän handling till ett privaträttsligt organ får det därför ändå anses att myndigheten har handlingen i sitt förvar och ansvarar för den. Myndigheten är då skyldig att återkräva handlingen om någon begär att få se den. Det är ju endast myn­digheten som kan pröva om utlämnande skall ske enligt TF och sekretess­lagen.

Viktiga bestämmelser om allmänna handlingar finns även i arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen (1991:446).

I arkivlagen ges bestämmelser om myndigheters och vissa andra offentiiga organs arkiv och om arkivmyndigheter. Vissa centrala regler om arkivbild­ning, arkivvård och gallring gäller även statliga, kommunala och kyrko­kommunala församlingar.

I 3 § slås fast vad som bildar en myndighets arkiv; i princip de allmänna handlingama från myndighetens verksamhet. Vidare fastslås de viktiga prin­cipema att myndighetemas arkiv är en del av det nationella kulturarvet cx;h att de skall bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser rätten att ta del av allmänna handlingar, behovet av information för rättskipning och för­valming samt forskningens behov.

Närmare regler om arkivvård ges i 46 §§. 14 § anges att varje myndighet svarar för vården av sitt arkiv om inte en arkivmyndighet har övertagit det.

16 § finns bl.a. regler om gallring. Sådana regler återfinns även i 10 § där det erinras om att vid gallring skall beaktas att arkiven utgör en del av kultur­arvet.

I 7-9 §§ finns bestämmelser om arkivmyndigheter. Dessa skall tillse att myndighetema fullgör sina arkivvårdande uppgifter. Regeringen bestämmer vilka arkivmyndigheter som fmns för tillsynen av de statliga myndighetema. I 8 § arkivförordningen anges att dessa är Riksarkivet, Krigsarkivet samt landsarkiven. 1 kommunema är kommunstyrelsen arkivmyndighet och i landstingen fullgörs uppgiften av landstingsstyrelsen såvida inte de beslutan­de församlingama (kommunfullmäktige respektive landstingsfullmäktige) har utsett någon annan nämnd eller styrelse. En arkivmyndighet har rätt att överta arkivmaterial från en myndighet som står under dess tillsyn. Det kan ske efter överenskommelse - vilket är normalfallet - eller efter ett ensidigt beslut från arkivmyndigheten. Efter ett övertagande övergår ansvaret för arkivmaterialet till arkivmyndigheten. Av 13 kap. 4 § sekretesslagen framgår att om en arkivmyndighet för förvaring från en annan myndighet får uppgifter som är sekretessbelagda där gäller sekretessen också hos arkivmyndigheten.

I 11 § finns bestämmelser om vad som skall gälla när en statiig myndighet

upphör och dess verksamhet inte förs över till någon arman statiig myndighet.

I sådana fall skall myndighetens arkiv överlämnas till en arkivmyndighet

inom tre månader, såvida inte regeringen eller den myndighet som regeringen

bestämmer föreskriver något annat. Regeln avser de simationer då en myn-

J5

dighet helt har upphört och verksamheten inte har övertagits av någon annan    Prop. 1993/94: 113 myndighet. Detta torde höra till ovaiUighetema om man bortser från avslutade statiiga utredningar. Som regel överförs i stället verksamheten, då en myn­dighet läggs ned eller myndighetsstmkturer ändras, till andra myndigheter. Den nya myndigheten övertar då givetvis arkivet och ansvaret for detta.

Regeringen kan som nämnts dispensera från huvudregeln om att arkiv skall överlämnas efter tre månader vid en myndighetsnedläggning. Detta kan vara aktuellt om exempelvis en statUg verksamhet överförs till kommunal regi. I sådana fall blir det en kommunal myndighet som övertar arkivet. Skulle däremot en myndighets verksamhet överföras till ett enskilt organ, bolagisering, måste TF:s regler om allmänna handUngar beaktas. I praxis har, som tidigare redovisats, frågan lösts på så sätt att arkivmyndigheten lånat ut handlingama tUl bolaget men alltjämt varit den formeUl förvarande myndig­heten.

Regler motsvarande dem som gäller för statUga myndigheter finns för den kommunala sektora i 14 §.

En statiig myndighet får enligt 12 § första stycket, utöver gallring och överlämnande till arkivmyndighet, endast avhända sig allmäima handlingar genom återlämnande eller överiämnande som sker med lagstöd eUer med stöd av föreskrift som meddelats av regeringen eller myndighet som regeringen bestämt eller med stöd av särskilt regeringsbeslut. Dessa regler gäller dock inte beträffande sådana handlingar som myndigheten har fått som lån (12 § ancha stycket). Regeringen har i 11 § 3 och 4 arkivförordningen bemyndigat Riksarkivet att meddela föreskrifter om överlämnande av hela arkiv eUer delar därav till en annan myndighet eller till en arkivmyndighet samt om återläm­nande av handlingar. Exempel på handlingar som Riksarkivet gett myndig­hetema rätt att återlämna är ansökningshandlingar vid tillsättande av tjänster

Kommun- och landstingsfullmäktige får enligt 16 § arkivlagen meddela föreskrifter om arkivvården inom kommunen i den utsträckning något annat inte är särskilt föreskrivet.

På den statliga sidan innehåller arkivförordningen flera regler om arkiv­vård. Den ger också Riksarkivet rätt att utfärda föreskrifter på flera områden. Krigsarkivet har motsvarande kompetens för myndigheter inom Försvars­departementets verksamhetsområde.

I förordningen (1991:731) med instmktion för Riksarkivet och landsarki­ven ges regler för dessa myndigheters uppgifter liksom för Krigsarkivet i förordningen (1992:512) med instmktion för Krigsarkivet.

I sammanhanget bör också bestämmelserna i 11 kap. 6 § tredje stycket regeringsformen (RF) nämnas. Enligt bestämmelsen kan förvaltningsuppgift överlämnas till bolag, förening, samfällighet, stiftelse eller enskild individ. Innefattar uppgiften myndighetsutövning skall det ske med stöd av lag. Att pröva en begäran om utlämnande av allmän handling är att anse som myncUg­hetsutövning.

Riksdagen har nyligen beslutat om handlingsoffentlighet hos vissa kom­

munala företag (prop. 1993/94:48, bet. 1993/94KU13, rskr. 1993/94:46,

SFS 1993:1295-1298). Beslutet innebär att aktiebolag, handelsbolag,.ekono-

1 g

miska föreningar och stiftelser där kommuner, landsting eller kommunal-    Prop. 1993/94: 113

förbund utövar ett bestämmande inflytande, jämstäUs med myndigheter när

det gäller handlingsoffentligheten. Förslagen innebär vidare att enskilda får

rätt att hos förvaltningsdomstol överklaga beslut av sådana kommunala

företag att inte lämna ut företagets handlingar (se 1 kap. 9 § sekretesslagen).

Arkivlagen skall tillämpas på de kommunala företag som i sekretesslagen

jämställs med myndighet.

6     Allmän motivering

6.1    Olika möjliga lösningar

Som har framgått av det föregående har en ny situation uppstått genom att offentlig verksamhet i ökad utsträckning börjat överföras till privat regi. Myndigheter har upphört men deras verksamhet har fortsatt i andra former. Eten nuvarande lagstiftningen om allmänna handUngar är inte anpassad tUl den nya situationen. Hittills har det gått att finna lösningar inom gällande regel­system men de har inte varit tillfredsställande från materiella och rationella utgångspunkter. Då man måste räkna med att det inte kommer att vara fråga om enstaka fall då myndighetsverksamhet överförs i privat regi utan tvärtom att detta kan bli vanligt förekorrunande under ett antal år framåt bör en per­manent rättslig lösning sökas som tillgodoser de olika intressen som gör sig gällande. En sådan lösning måste tillgodose offentlighets- och forsknings­intressen samt andra arkivvårdsintressen samtidigt som en avveckling av myndigheter och överförande till privat regi, i de fall detta framstår som ändamålsenligt och rationellt, inte i onödan försvåras av ett regelsystem som uppfattas som hindrande och krångligt.

Det kan med fog sägas att den omfattning och den takt med vUken bolagi­seringen nu genomförs är något nytt i svenskt samhällsliv. Flera affärsverk står på mr att övergå i andra associationsrättsliga former. Inom kommunema pågår sedan länge en bolagisering av kommunal verksamhet. En av de viktiga bieffekter som uppstår är den fråga som behandlas här. Den nuvarande regle­ringen av offentiighets- och sekretessfrågor är uppenbarligen inte avsedd att täcka de situationer av massöverlämnande av allmänna handlingar tiU bolag som nu är aktuella. Då nu viktiga samhällsfunktioner i allt högre grad anför­tros åt enskilda associationer bör därför övervägas om inte en helt ny regle­ring skall införas. Denna reglering bör vara generell till sin karaktär och lätt kurma tillämpas om ytterligare affärsverk och andra myndigheter bolagiseras. Den bör bygga på de nya fömtsättningar som överlämnande av samhälls­funktioner till privaträttsliga organ innebär, bl.a. just att privaträttsliga asso­ciationsformer kommer i myndigheters ställe.

En utgångspunkt vid sökandet av en ändamålsenlig reglering bör vara att de allmänna handlingar som fmns hos en myndighet den dag den upphör skall omfattas av offentlighetsprincipen och bestämmelsema i arkivlagen även

17

2 Riksdagen 1993/94. I saml. Nr 113

fortsättningsvis medan de handlingar som upprättas inom eller kommer in tUl     Prop. 1993/94: 113 det nybildade bolaget inte skall göra detta (jfr dock prop. 1993/94:48).

Enligt nuvarande reglering måste som framgått prövning av en begäran om utlämnande av en allmän handling ske av den förvarande myndigheten eller i vart fall i dess namn. En lösning som har diskuterats vore att samtliga all­männa handlingar lånades ut till bolaget och att den utlånande myndigheten, vanligtvis Riksarkivet, förordnade någon, placerad hos bolaget, som full­gjorde myndighetens uppgifter vid utiämnandeprövningen. Det skulle då helt klart vara myndigheten som gör prövningen enligt tryckfrihetsförordningen och sekretesslagen. En eller flera enskilda personer hos bolaget skulle kunna ha deltidsförordnanden hos myndigheten och därigenom vara underkastade sekretesslagens regler om tystnadsplikt. Myndigheten och inte bolaget skuUe i dessa frågor vara deras överordnade och hänskjutande av frågor skulle ske cUt och inte till bolaget. En sådan ordning skulle kompletteras med tysmadsplikt för bolagets personal.

Denna ordning skulle emellertid knappast vara praktiskt rimlig. Bl.a. skulle de sålunda förordnade tjänstemännen behöva göra en utlämnande­prövning i förhållande till sina handläggande arbetskamrater i bolaget. Vidare skulle det bolag som faktiskt förvarar handlingama inte ha det fuUa formella ansvaret för dem. Men framför allt skulle det innebära att det på arkivmyn-dighetema läggs uppgifter som är främmande för dem. En av arkivmyndig­hetemas uppgifter är att vårda handlingar som tagits om hand efter slutlig leverans tiU arkivet. Däremot är det inte rimligt att ålägga arkivmyndigheter ett ansvar för handlingar som fortfarande behöver användas i myndighetens eller, senare, i bolagets verksainhet. Dessa handlingar måste bolaget ansvara för. Sammanfattningsvis kan denna lösning inte förordas.

En fråga som också bör diskuteras är om regeln i 1 kap. 8 § andra stycket sekretesslagen skulle kunna öppna en väg till lösning av de nu akmella frå­goma. Som ovan redogjorts för föreskriver regeln att vissa organ, angivna i en bilaga till lagen, skall omfattas av tryckfrihetsförordningens bestämmelser om rätt att ta del av handlingar, i den mån handlingama hör till verksainhet som anges i bilagan. De angivna organen skall vid tillämpningen av sekre­tesslagen jämställas med myndighet. Bakgmnden till regeln är att offentlig verksamhet i allt större utsträckning kommit att bedrivas i bolagsform eller i annan associationsrättslig form. Detta medför att principema om handlings­offentlighet inte blir tillämpliga i sådan verksamhet. Intresset av insyn i verksamheten kan emellertid vara lika befogat som om en myndighet bedrev verksamheten. Detta gäller i synnerhet om det enskilda organet tillagts någon form av myndighetsutövning i sina uppgifter. Offentlighetsprincipen har därför införts i ett antal sådana organ. Bland dessa, som alltså jämställs med myndigheter vad gäller 2 kap. TF, kan nämnas Notarius Publicus, Aktie­bolaget Svensk Bilprovning, Radiotjänst i Kirana AB samt flera organ som bl.a. fördelar statiiga medel på undervisnings- och kulmrområdena.

Den lagtekniska lösningen innebär alltså att i lagen, genom uppräkning,

anges ett antal organ, vilka inte är myndigheter, som skall omfattas av TF:s

regler om rätt att ta del av handlingar hos myndighet och av sekretesslagens

jg

bestämmelser Vilka handlingar hos det enskilda organet som härigenom blir Prop. 1993/94: 113 att anse som aUmänna framgår också av bilagan till lagen genom att den typ av verksamhet, som de nu offentliga handlingarna hör till, anges. Genom att på detta sätt ge vissa enskilda organ en ställning som motsvarar en myndig­hets, kommer således handlingar, som eljest skulle ha varit privata, att jäm­ställas med allmänna.

Det problem som här skall lösas är emellertid delvis ett annat. I den situa­tion som nu diskuteras rör det sig om en stor mängd handlingar som är allmänna och som därmed redan omfattas av tryckfrihetsförordningens och sekretesslagens bestämmelser. Karaktären på dessa handlingar bör nu inte ändras utan deras stams som allmänna handlingar bör bestå. Dessutom skaU senare tillkomna handlingar hos bolaget inte omfattas av offentiighetsprin­cipen utan vara det enskUda organets privata handlingar (jfr dock beträffande vissa kommunala företag 1 kap. 9 § sekretesslagen). Bolaget kan därför inte som sådant jämställas med en myndighet ens i sådan verksamhet som tas över från en myndighet. Frågan är i stället här vem som skall förvara den nedlagcfe myndighetens allmänna handlingar under den tid som ett bolag behöver tUl­gång till dem och vilka skyldigheter som skall följa med förvaringen. Dess­utom bör tilläggas att de bolag som nu diskuteras normalt inte ägnar sig åt myndighetsutövning i sin ordinarie verksamhet. Således bör en annan rättslig lösning väljas än att låta bolagen omfattas av reglema i 1 kap. 8 § sekretess­lagen. Lagrådet har dock förordat en lösning inom ramen för en ordning av det slag som avses i 1 kap. 8 § sekretesslagen. Regeringen behandlar närmare lagrådets synpunkter i avsnitt 6.3.

En lösning som har tillämpats i praxis när det gäUt korta och enstaka lån tiU enskilda har varit att låta bolaget pröva utlämnande- och sekretessfrågor för den utlånande myndighetens räkning. Handlingama anses då alltjämt förvara­de hos myndigheten som har det fulla överinseendet över dem. Den sekretess som gäller hos myndigheten tillämpas av det enskilda organet. Denna lösning möter dock betänkligheter från rättsliga utgångspunkter eftersom prövningen av en begäran om utlämnande skall göras av den myndighet som förvarar handlingama enligt regeln i 2 kap. 14 § TF. Rent fysiskt finns handlingama inte hos myndigheten men de måste formellt anses förvarade där och den som gör prövningen hos bolaget måste anses handla på myndighetens vägnar.

En lösning bör väljas som innebär att handlingama fortsätter att vara all­

männa handlingar men som gör det möjligt att till de berörda bolagen också

överlämna de uppgifter som hittills ankommit på myndigheten i fråga om

prövning av utlämnande av allmänna handlingar enligt tryckfrihetsförord­

ningen och sekretesslagen. En sådan lösning skulle ha klara praktiska för­

delar eftersom det då blir enklast för bolaget att hålla isär de olika typeraa av

handlingar. De handlingar som härrör från den gamla myndigheten fortsätter

att vara allmänna handlingar och skall alltjämt följa det gamla regelsystemet

medan de handlingar som tillkommer hos bolaget ej omfattas av någon

offentligrättslig reglering av detta slag (jfr dock prop. 1993/94:48). En väg

vore därför att på bolaget med stöd av 11 kap. 6 § tredje stycket regerings­

formen lägga de nödvändiga uppgiftema och alltså ge bolaget rätt att pröva en

o

begäran om utlämnande av handlingar. Bolaget skulle då agera i eget namn vid utiämnande av de handlingar som tidigare överlämnats av myndigheten tiU bolaget. Eftersom det också skulle innebära en skyldighet för bolaget att ut­föra prövning, iaktta sekretess och svara för vården måste också de bestäm­melser i regeringsformen som gäller ålägganden för enskilda iakttas, dvs. skyldigheten måste läggas fast i lag. (Jfr[REDACTED_EFTERNAMN], Offentlig förvaltning utanför myndighetsområdet, sid. 388.)

En lösning efter nu angivna riktUnjer leder till att handlingaraa inte längre skall anses förvarade hos myndigheten. Denna har ju för övrigt i allmänhet upphört. Eftersom det är hos den förvarande myndigheten som en ansökan om utfående av en allmän handling skall göras eiUigt 2 kap. 14 § TF, bör tryckfrihetsförordningens bestämmelser anpassas till den nya ordningen (jfr dock Lagrådets synpunkter, se avsnitt 6.3). Den bör kombineras med föreskrifter i lag om sekretess (x;h om vård av de allmänna handlingama samt om vad som skall ske med dessa vid t.ex. fusion eller utförsäljning av verk­samhet från det enskilda organet. Bolagen som förvarar allmänna handlingar bör om en sådan lösning väljs stå under tillsyn av arkivmyndigheter. En lös­ning efter de nu angivna riktiinjema förordas.

Prop. 1993/94: 113

6.2    Handlingsoffentlighet bör gälla för handlingar från en myndighet som förvaras hos ett bolag

Regeringens förslag: Om ett enskilt organ övertar en myndighets verksamhet skall handlingsoffentligheten bestå för de allmärma hand-Ungar från myndigheten som förvaras hos organet. Det enskilda or­ganet skall svara för den myndighetsutövning som detta medför.

Promemorians förslag överensstämmer med regeringens.

Remissinstanserna: Samtliga remissinstanser utom Justitieombuds­mannen (JO) har tUlstyrkt förslaget. JO kan inte godta att ett regelverk av den karaktär det är fråga om görs tillämpligt på ett stort antal enskilda organ utan en närmare genomgång av fömtsättningar och konsekvenser och anser därför att förslaget behöver överarbetas ytterligare innan lagstiftning genomförs. Bl.a. är JO tveksam till om förslaget ryms inom regeringsformens föratsätt­ningar för överlämnande av förvaltningsuppgifter till enskilda subjekt. JO anser att fömtsättningama för överiämnande bör ges en betydligt större konkretion i lagtexten. JO menar (x:kså att förslaget inte löser de problem som består i ätt det från myndighetens sida kan råda sekretess gentemot det en­skilda organ som skall få tillgång till handlingama. JO anser vidare att man inte kan utgå från att tryckfrihetsförordningens och sekretesslagens regler utan vidare kan överföras tiU enskilda organ.

Meddelarfriheten enligt tryckfrihetsförordningen gäller enligt JO endast i förhållande till myndighet eller annat allmänt organ. Det kan, enligt JO, inte utan vidare fömtses att de enskilda organ som rycks in i systemet kan komma

20

att anses som allmänna organ enligt denna definition. Enligt förslaget skall    Prop. 1993/94: 113 bolagen jämställas med myndighet i fråga om de förvarade handlingama vid tillämpningen av 2 kap. 12-16 §§ TF. Meddelarfriheten regleras i 1 och 3 kap. TF. Detta skulle enligt JO innebära att meddelarfriheten är utsläckt för de anställda vid de enskilda organen under den tid handlingama förvaras där.

JO påpekar också att inte alla handlingar hos en myndighet är allmänna eftersom de inte är upprättade eller inkomna i TF:s mening. Dit hör sådant som memorialanteckningar men även anbud i ett upphandlingsförfarande. Ett avgivet anbud är inte inkonunet till myndigheten och därmed inte allmän handling förrän anbudstiden gått ut. JO har anfört att denna typ av handUngar vid ett överlämnande till ett bolag måste anses bli expedierade av myndig­heten. Detta leder till att de blir allmänna handUngar enligt 2 kap. 7 § TF.

Några remissinstanser. Riksrevisionsverket, Stockholms universitets juridiska fakultetsnämnd, Tidningsutgivareföreningen och Svenska Jouma-Ustförbundet anser att handlingar tillkomna hos bolagen efter bolagiseringen också bör omfattas av offentlighetsprincipen.

Skälen för regeringens förslag: Som redovisats i promemorian är bakgmnden till de förslag som läggs fram en önskan att den vård av hand­lingar och den insyn som finns i myndigheters verksamhet och som vi av hävd vämar i Sverige inte skall forsvåras eller omöjliggöras om verksamheten börjar bedrivas i andra former. Det förhållandet att omprövningar sker av under vilka former verksamhet skall bedrivas och att detta leder till att sådant som tidigare bedrivits i offentligrättsliga former anses kunna bedrivas bättre och effektivare i andra former skaU inte medföra att allmänhetens insyn i verksamhet som varit offentlig försvinner. Å andra sidan kan enbart det förhållandet att insynsmöjlighetema försvåras inte leda till att en utveckling som av andra starka skäl är önskvärd skall omöjliggöras. Om en viss verksamhet bedrivs bättre och effektivare i privaträttsliga former kan endast det förhållandet att allmänhetens insyn försämras inte alltid vara ett tUUäckligt skäl att stoppa utvecklingen. Det säger sig självt att konkurrensutsatt verksamhet inte alltid kan vara föremål för full insyn och det är just behovet av konkurrens som ibland fäller avgörandet i frågan om en verksamhet skall privatiseras eller ej.

Promemorieförslagets ambition är endast att den insyn som en gång funnits inte skaU omintetgöras. Det är samtidigt angeläget att en rättslig regle­ring tillskapas för den arkivvård som är en nödvändig föratsättning för insyn. Samtidigt tillgodoses andra intressen, t.ex. forskningen.

Sammantaget finner regeringen, i likhet med flertalet remissinstanser, att promemorieförslaget i allt väsentiigt innebär en bra avvägning av de olika in­tressen som gör sig gällande. En längre gående reglering skulle medföra allt för mycket krångel, byråkrati och kostnader för den bolagiserade verksam­heten.

Vad gäller frågan om förslagets förenlighet med regeringsformen vill

regeringen anföra följande. JO har ifrågasatt om det föreslagna systemet faller

inom ramen för gmndlagsstadgandet i 11 kap. 6 § RF om överlämnande av

myndighetsutövning till enskilda rättssubjekt och att det är angeläget att

2i

bevara riksdagens inflytande i samband med delegation till enskilda subjekt    Prop. 1993/94: 113 av myndighetsutövning. JO anser därför att fömtsättningama för överläm-* nande bör ges en betydligt större konkretion i lagen.

Regeringen anser att det inte kan ifrågasättas annat än att förslaget formellt ryms inom det utrymme som ges i regeringsformen. Vad därefter gäller det lämpliga i en så vid delegation beaktar regeringen att varje bolagisering av en statlig myndighet torde ske efter ställningstagande av riksdagen. Det torde få föratsättas att riksdagen vid ett sådant ställningstagande väger in också frågan om förvaringen av handlingama. Om det nybildade bolaget inte skuUe få tUl­gång till myndighetens handlingar torde det i praktiken inte kunna fullgöra sina ålagda uppgifter. Vid ett riksdagsbeslut om bolagisering av en verk­samhet måste därför rimligen också ingå överväganden om den försämrade insyn som detta medför. Det nu aktueUa förslaget syftar ju tUl att mildra verkningama av dessa konsekvenser av bolagiseringen. Regeringens beslut om överlämnande av de allmänna handlingama får närmast karaktären av ett följdbeslut till riksdagsbeslutet. Alteraativet - om riksdagen anser att en verk­samhet skall bolagiseras - skulle närmast vara att anse att någon insyn inte skall finnas alls efter bolagiseringen, något som regeringen inte kan ställa sig bakom och som ligger längre bort från de intressen JO företräder i sitt ytt­rande. Några erinringar av detta slag har heller inte förts fram från övriga remissinstanser frånsett att Juridiska fakultetsnämnden vid Uppsala univer­sitet anfört att även om man normalt bör undvika att överlämna myndighets­utövning till enskilda, det är svårt att alltid finna en praktiskt fungerande modell för handhavandet av aUmänna handlingar i avsedda fall utan ett sådant överlämnande. Fakultetsnämnden understryker att lösningen inte framstår som självklar i alla situationer när verksamheter bolagiseras. Omfattningen och karaktären av verksamheten måste prövas i varje enskilt fall och det enskUda organets lämplighet bör också bedömas individuellt. Detta instämmer regeringen i men som tidigare påpekats är detta rinUigen en del av den pröv­ning riksdagen gör när den beslutar om privatisering av en verksamhet. Samma synsätt måste föratsättas prägla kommunema. Regeringen återkom­mer till under vilka närmare föratsättningar ett överlämnande av allmänna handlingar skall kunna ske men vill redan nu påpeka att det endast är till ett enskilt organ som övertar en myndighets verksamhet som ett sådant kan bli aktuellt. Överlämnandet torde i de flesta fall uppfattas som helt formellt. Verksamheten fortsätter ju i de flesta fall på samma sätt som tidigare och det är samma individer som fortsätter att ha handlingama om hand. Förslaget skall närmast ses som ett försök att bringa reda i de handlingar som sålunda överförs.

JO har också invänt att förslaget inte herön de problem som består i att det

från myndighetens sida kan råda sekretess gentemot det enskilda organ som

skall få tillgång till handlingama. Regeringen kan inte dela derma uppfattning.

Stöd för överlämnande ges ju i den nya lagen - som ju t)efirmer sig på samma

konstitutionella nivå som sekretesslagen. En hänvisning finns i sekretess­

lagen (jfr 2 kap. 2 § andra stycket TF). Dessutom förankras ju ordningen i

tryckfrihetsförordningen (se följande avsnitt). Sekretess kommer att gälla

22

också hos bolaget. Det bör i sammanhanget noteras att något faktiskt över-     Prop. 1993/94: 113 lämnande i praktUcen inte torde ske. Den tjänsteman som haft handUngen om hand på myndigheten är ofta samma person som den som behöver ha tiUgång tiU handlingen i bolaget.

Som svar på JO:s invändning om att man inte kan utgå från att tryckfri­hetsförordningen och sekretesslagens regler utan vidare kan överföras till enskilda organ vill regeringen endast anföra att i detta hänseende finns ingen principiell skillnad mellan de enskilda organ som finns uppräknade i sekre­tesslagens bilaga, de organ som skall omfattas av regelsystemet enligt de nya reglema om handlingsoffentlighet hos kommunala företag (I kap. 9 § sekre­tesslagen) och de nu angivna bolagen. Visst kan det föra med sig vissa tillämpningsproblem när ett offentligrättsligt regelsystem överförs på privat­rättsliga organ. Dessa problem är dock inte unika för detta ärende och bör inte förhindra att ett regelsystem införs som bidrar till att förbättra allmänhetens insyn och en god arkivvård.

Beträffande frågan om meddelarfrihet är följande att säga. JO invänder att meddelarfrihet inte kommer att gälla hos bolagen. I denna uppfattning kan regeringen inte helt instämma. Meddelarfriheten enligt 1 kap. 1 § tredje stycket TF tillkommer envar oberoende av om han är offentlig funktionär eller ej, alltså även den som är anställd i ett privaträttsligt bolag. En annan sak är att den bolagsanställde genom avtal kan ha frånhänt sig sin meddelarfrihet. Däremot instämmer regeringen i att efterforskningsförbudet enligt 3 kap. 4 § TF inte omfattar de anställda i ett bolag av den typ som nu är aktuell. Frågan har utvecklats av regeringen i det nyss angivna ärendet om handlingsoffent­lighet hos kommunala företag och regeringen hänvisar till det resonemang som finns i den propositionen (prop. 1993/94:48 s. 34 ff).

JO har också tagit upp frågan om vad som skall gälla för handlingar som inte är allmänna hos myndigheten, t.ex. minnesanteckningar och liknande samt anbudshandlingar. JO anser att dessa handlingar expedieras till bolaget och därmed blir allmänna handlingar. Regeringen anser att det i och för sig kan cUskuteras om det kan anses att en handling som ett bolag övertar från en nedlagd myndighet med stöd av den nya lagen skall anses expedierad i tryck­frihetsförordningens mening från myndigheten till bolaget. Myndigheten har ju inte vidtagit någon åtgärd med handlingen. Om så ändå skulle anses vara fallet blir ju handlingen allmän hos bolaget och kommer att omfattas av lag­förslaget. Myndighetema bör beakta denna fråga i samband med bolagise­ringen. Några praktiska problem skall därför inte behöva uppstå. Regeringen förordar därför att lagstiftning genomförs i huvudsaklig överensstämmelse med promemorieförslaget.

Frågan om offentiighetsprincipen skall gälla efter en bolagisering beträf­

fande handlingar som upprättats eller inkommit till bolagen har berörts av

vissa remissinstanser. Frågan är av stor betydelse eftersom ju handlingso­

ffentligheten i viss verksamhet kommer att försvinna efter att ha varit en

rådande princip under den tid verksamheten bedrevs i myndighetsform. Som

nämnts tidigare råder redan handlingsoffentlighet i vissa bolags verksamhet

genom bestämmelsen i 1 kap. 8 § sekretesslagen (1980:100). Vidare skall

23

enligt 1 kap. 9 § sekretesslagen handlingsoffentlighet råda i vissa kommunala bolag. De frågor som nu diskuteras är dock mer begränsade och rör endast handhavandet av allmänna handlingar från nedlagda myndigheter fram tiU den dag då de levereras till en arkivmyndighet. Den principieUt viktiga frågan om handlingsoffentligheten skall omfatta även nytillkomna handlingar i bolagen tas därför inte upp i detta sammanhang.

Prop. 1993/94: 113

6.3    En ny bestämmelse införs i tryckfrihetsförordningen

Regeringens förslag: Genom ett tillägg i 2 kap. TF lämnas möjlig­het att föreskriva att allmänna handlingar får förvaras hos enskilda organ och att det enskilda organet skaU överta myndighetens uppgifter i fråga om prövning av utiämnande av allmänna hancUingar.

Promemorians förslag överensstämmer i stort sett med regeringens.

Remissinstanserna: Alla remissinstanser utom Hovrätten över Skåne och Blekinge har tillstyrkt promemorians förslag.

Hovrätten över Skåne och Blekinge anser att det synsätt som präglar pro­memorian - att allmänna handlingar aldrig kan förlora denna stams - är fel­aktigt. Det är, enligt hovrätten, en nödvändig, men inte tillräcklig, fömtsätt­ning att en handling förvaras hos en myndighet för att den skall kunna betrak­tas som allmän. Upphör förvaringen hos myndigheten är handlingen inte längre allmän. Förslaget till 2 kap. 17 § TF är därför enligt hovrätten nuss-riktat.

Lagrådet har förordat att någon ändring i tryckfrihetsförordningen inte görs.

Skälen för regeringens förslag: Utgångspunkten för den föreslagna regleringen har varit att allmänna handlingar inte bör förlora sin karaktär av allmänna handlingar när de under en tid utnyttjas i enskild verksamhet som kan sägas utgöra fortsättningen på en myndighets verksamhet samt att bo­lagen skall kunna förvara sådana handlingar på eget ansvar med möjUghet till fortsatt insyn och god arkivvård.

Hovrätten över Skåne och Blekinge har ansett att denna utgångspunkt som den formulerats i promemorian - att allmänna handlingar inte kan förlora denna karaktär - inte är riktig och därvid hänvisat till motivuttalanden (prop. 1975/76:160 s. 121 f). Hovrätten menar att 2 kap. 14 § TF inte kan upp­fattas som ett förbud mot att överföra allmärma handlingar till enskilda organ. Hovrätten erinrar om att åtskilliga handlingar i mål och ärenden sänds från myndigheter till enskilda utan en tanke på att de skulle bevara sin status som aUmänna hos den enskilde mottagaren. Hovrätten som menar att det är svårt att överblicka konsekvensema av en ändring av TF avstyrker förslaget i den delen. Hovrätten instämmer dock i att det för att offentlighetsprincipen inte skall urholkas är nödvändigt att i annan lagstiftning sörja för att handlingar bevaras hos myndighetema.

24

Regeringen instänuner i hovrättens uppfattning att allmänna handlingar Prop. 1993/94: 113 som lämnas från myndigheter i princip förlorar sin status. Även Lagrådet har gett uttryck för denna uppfattning. Det kan å andra sidan sägas vara en prin­cip som kan härledas ur 2 kap. tryckfrihetsförordningen att gmndlagsregle-ringen om allmänna handlingars offentlighet bygger på utgångspunkten att allmänna handlingar skall bevaras hos myndigheter så att rätten att ta del av dem inte försvinner. 1 linje med detta synsätt föreslog Data- och offentiig-hetskommittén för några år sedan att bestämmelser om gallring borde förankras i tryckfrihetsförordningen. Kommittén ansåg att för att gallringen inte skulle komma i konflikt med den i grandlag befästa offentiighetsprin­cipen, ett stadgande om rätten att gallra borde införas i tryckfrihetsförord­ningen (se Ds Ju 1987:8 Integritetsskyddet i informationssamhället 3 Gmnd­lagsfrågor s. 62). Detta förslag lades dock aldrig fram för riksdagen. Den dåvarande regeringen kände en viss tvekan inför en grandlagsreglering av något som måste betraktas som en självklarhet. Påståendet föranledde ingen erinran från riksdagen (prop. 1989/90:72, KrU 29). I samma lagstiftnings­ärende uttalades dock den princip som promemorian grandar sig på nämligen att en handling som är allmän handling inte kan förlora denna status (prop. 1989/90:72 s. 56 f. och 79).

I promemorian Bolagisering av affärsverk Konstitutionella aspekter (Ds 1992:101) har också ansetts att en ändring av regelsystemet enligt de tankar som finns i promemorian torde kräva en ändring i TF (s. 49).

En reglering bör inte ske som skulle innebära att en oöverskådligt stor samling allmänna handlingar skulle upphöra att vara allmänna handlingar på gmnd av placeringen hos de nya bolagen. Hovrätten föreslår att insyn skall kurma ske, exempelvis genom tillämpning av de regler om insyn i verksainhet som på offentligt uppdrag bedrivs av vissa bolag såsom AB Svensk Bil­provning. Handlingama skulle då betraktas som om de vore aUmänna hand­lingar i likhet med handlingar som upprättas hos de bolag som firms angivna i bilagan till 1 kap. 8 § sekretesslagen. Ett liknande system har som nämnts införts beträffande handlingar som upprättas hos vissa kommunala bolag, se prop. 1993/94:48.

Den nu diskuterade ordningen föreslogs redan i lagrådsremissen. Mot

detta har Lagrådet framfört invändningar. Enligt dess mening finns inget

behov av en ny paragraf i tryckfrihetsförordningen eftersom det i 1 kap. 8 §

sekretesslagen redan finns en etablerad ordning för hur principen om

handlingars offentlighet kan tillgodoses när allmän verksamhet bedrivs i

privaträttsliga former. Lagrådet föreslår därför i likhet med Hovrätten över

Skåne och Blekinge en lösning inom ramen för en ordning av det slag som

avses i 1 kap. 8 sekretesslagen och som alltså skulle innebära att handlingama

inte längre skulle vara allmänna utan behandlas som om de vore allmänna.

Lagrådet har hänvisat till det system som använts för statlig verksamhet enligt

1 kap. 8 § sekretesslagen samt till den av riksdagen nyligen beslutade nya

lydelsen av 1 kap. 9 § som utvidgat systemet till att gälla i fråga om hand­

lingar hos kommunala och landstingskommunala bolag, ekonomiska för­

eningar och stiftelser. Lagrådet har tillagt att den i remissen föreslagna regle-

25

ringen såvitt nu kan överblickas inte är lättare att tillämpa eller leder tiU andra Prop. 1993/94: 113 resultat än den redan etablerade ordningen. Det kan enligt Lagrådet givetvis inte vara till fördel för intresset av överskådlighet och konsekvens i lagstift­ningen att ha två sakligt sett, troligen identiska system vid sidan av varandra. Särskilt på det kommunala området kan en sådan ordning föranleda onödiga svårigheter. Om en kommun beslutar att viss verksamhet skall bedrivas av ett organ som omfattas av den nya 1 kap. 9 § sekretesslagen blir sålunda två oUka regelsystem tillämpliga på organets handUngar.

Regeringen kan inte helt instämma i Lagrådets synsätt att den, som Lagrådet uttrycker det, etablerade ordningen enligt I kap. 8 § sekretesslagen vore lämpligare. Syftet med regleringen i sekretesslagen är att skapa ett system som medger insyn i privaträttsliga subjekt som framåt i tiden skall bedriva verksamhet med offentligrättsliga inslag och där då samma principiella rätt till insyn bör finnas som i offentligrättslig verksamhet som bedrivs i myndighetsform. Den nu diskuterade regleringen har ett annat syfte, nämligen att inte onuntetgöra den insyn i och den skyldighet till tillvara­tagande av arkiv som en gång funnits, när verksamheten övergår i former som inte skall vara förmål för insyn och offentiigrättslig arkivreglering. Det eventuella behovet av insyn i de aktuella bolagens framtida verksamhet tas inte upp i detta sammanhang. Som regeringen ser saken uppnår man den enklaste regleringen genom att låta det system som hittills gällt för de ifrågavarande handlingarna fortsätta art gälla även framdeles; låt vara att det såvitt gäller de kommunala bolag som omfattas av den nya regleringen i 1 kap. 9 § sekretesslagen kommer att innebära två system. För de stora statliga myndigher som övergått till bolagsform - och det torde vara dessa som Riksarkivet främst har haft i åtanke i sin framställning om lagstiftning - blir det enklare cx;h klarare om de allmänna handlingama inte ändrar karaktär utan fortsätter att omfattas av samma regelsystem som hittills gäUt. Det går heller inte att bortse från den mer praktiskt betonade synpunkten att respekten för regelsystemet torde bli större om handlingama alltjämt är allmänna hand­lingar. Motivet för lagstiftningen är ju i främsta mmmet att de intressen som motiverar arkivvården inte skall trädas för när vid en bolagisering.

Regeringen finner det därför inte vara en önskvärd utveckling att stora arkiv av allmänna handlingar på grand av placering hos bolag skall upphöra att vara allmänna handlingar. Det kan enligt regeringens uppfattning finnas flera oöverblickbara konsekvenser i en sädan ordning än dem som hovrätten ser i den föreslagna ändringen av tryckfrihetsförordningen.

Regeringen finner det vidare vara av största betydelse art dessa handlingar fortsätter att vara allmänna handlingar hela tiden från det att de upprättades eller inkom till en myndighet till dess de, via en förvaring hos ett bolag, slut­ligen inlevereras till en arkivmyndighet.

Även om regeringen har förståelse för de argument som Lagrådet fört fram

anser regeringen därför att en ändring av TF bör genomföras. De invänd­

ningar JO haft mot förslaget talar ocksä för att en förankring bör finnas i TF.

Ändringen i TF bör dock utformas så att hänsyn tas till de synpunkter

hovrätten anfört. Detta kan ske om den nya paragrafen innebär att allmänna

26

handlingar, efter t)eslut av regeringen eller kommunal beslutande församling, kan förvaras hos privata organ utan att handlingama upphör att vara allmänna.

Det bör dock framhållas att ändringen endast tar sikte på den nu angivna situationen, nämligen att allmänna handlingar skall kunna överföras tUl bolag som övertagit myndighetsuppgifter. Någon ändring av de principer som ut­vecklats på detta område i övrigt bör ärendet inte föranleda.

Det låter sig knappast göra att i lag peka ut de bolag som skaU förvara all­männa handlingar. Denna uppgift bör ankomma på regeringen, lämpligen genom beslut i förordning. Såvitt avser kommuner och landsting bör det vara fiillmäktige som fattar beslut om detta. Tryckfrihetsförordningen bör öppna en möjUghet tiU detta. Frågan diskuteras närmare i följande avsnitt.

Prop. 1993/94: 113

6.4   En särskild lag om förvaring av allmänna handlingar hos enskilda organ

Regeringens förslag: En särskild lag om förvaring av allmänna handlingar hos enskilda organ införs. Med stöd av den skall regeringen kunna besluta om överlämnande av en statlig myndighets allmänna handlingar till ett enskilt organ för förvaring under en begränsad tid. Föratsättningen för detta är att det enskUda organet har övertagit myn­dighetens uppgifter och behöver handlingama för sitt arbete. Lagen skall gälla även kommunala förhållanden. Kommunfullmäktige eller landstingsfullmäktige får under samma föratsättningar som avses gälla för statiiga myndigheter besluta att kommunala myndigheters allmänna handlingar skall förvaras av enskilda organ.

Promemorians förslag överensstänuner med regeringens.

Remissinstanserna tillstyrker samtiiga införandet av en ny lag.

JO efterlyser en metod for allmänheten att få veta var allmänna handUngar förvaras i bolagiserade förhållanden. Dessutom bör enligt JO frågan om avgifter hos bolagen för utfående av kopia eller avskrift av en handling regle­ras så att inte bolagen ensidigt fastställer avgiftema och därigenom möjligen, på grand av för höga avgifter, uppsätter spärrar för information.sfriheten.

Ett par remissinstanser förordar att den tid under vilken förvaringen skall pågå skaU fastställas i lagen eller endast i undantagsfall skaU vara längre än tio år.

Domän AB och Vattenfall AB har framfört att det tydUgt bör framgå att den nya regleringen skall gälla även redan bolagiserade myndigheter.

Postverket har framhållit de särskilda frågeställningar som kan uppstå vid koncemförhållanden. Postverket menar att det måste vara möjligt för bolag inom en koncem att ha tillgång till arkivhandlingar och att ett beslut om för­varing bör kunna avse två eller flera bolag som gemensamt förvarar och soU-

27

dariskt ansvarar för handlingama. Vattenfall AB har framfört liknande syn-    Prop. 1993/94: 113 punkter.

Datainspektionen (Dl) har framfört att det klarare bör framgå vad som avses med att identitet skall råda mellan den nedlagda myndigheten och det övertagande bolaget och var gränsema går. Dl framhåller att på det kommu­nala området kan olika verksamheter föras samman tiU ett bolag.

DI efterlyser särskilda överväganden beträffande särskilt känsliga upp­gifter i handlingar som överlämnas till ett enskilt organ, t.ex. i patientjouraa­ler. DI framhåller att den grandläggande föratsättningen för överlämnande bör vara att skyddet för den enskilde mäste vara detsamma efter ett överläm­nande och att intresset att överlämna en handling måste överväga integritets­intresset.

Skälen för regeringens förslag: Av den tidigare redogörelsen har framgått att det redan nu finns regler om vad som skall ske med ett arkiv med allmänna handlingar då en myndighet läggs ned. Bestämmelsema återfmns i 11 och 14 §§ arkivlagen. Bestämmelseraa tar sikte på den simation som upp­står då en myndighet helt läggs ned och den verksamhet som myndigheten bedrivit upphör. De allmänna handlingaraa skall dä inom tre månader inleve­reras tiU en arkivmyndighet som helt övertar ansvaret för dem. Denna situa­tion torde vara ovanlig med undantag för avslutade statliga kommittéer (x;h utredningar. Däremot är det inte ovanligt att en statiig myndighet helt upphör därför att myndighetsfunktionerna överförs tUl en annan myndighet. Den nya myndigheten övertar då givetvis de allmänna handlingama från den förra myndigheten.

Regeringen eller den myndighet regeringen bestämmer kan dock göra avsteg från huvudregeln att ett statligt arkiv skall överföras till arkivmyndig­het om den urspmngliga myndigheten helt upphör och ingen annan statlig myndighet övertar verksamheten. Detta kan exempelvis bli aktuellt när en statlig verksamhet övergår till att vara kommunal. Regeringen, eller den myndighet som regeringen bestämmer, kan då med stöd av 11 § arkivlagen föreskriva att arkivet skall överföras till den kommunala myndigheten. Skulle emellertid en statlig verksamhet privatiseras kan som tidigare anförts dess arkiv inte utan vidare överlämnas till det nya privaträttsliga subjektet. Arkiv­lagens regler tar inte sikte på en sådan möjlighet eftersom detta hittills på grand av TF:s regler inte ansetts tillåtet. En önskvärd placering av handling­ama hos det enskilda organet måste som redovisats i dag ske i form av ut­låning från arkivmyndigheten.

Införandet i TF av en möjlighet att förvara allmärma handlingar hos bolag m.m. måste alltså åtföljas av en ny reglering på området. Dels kommer upp­gifter som innebär myndighetsutövning att överlämnas till bolaget, vilket, som framgått, måste ske med stöd av lag, dels innebär det ett åliggande för bolagen att förvara och vårda handlingama vilket också kräver lagstöd (jfr 8 kap. 3 § RF).

Det kan diskuteras om regleringen skall ske i form av ändringar i arkiv­

lagen och annan relevant lagstiftning på området. Vissa ändringar i arkivlagen

blir under alla omständigheter nödvändiga. Det kan därför sägas att en sådan

28

lagteknisk lösning vore praktisk. Å andra sidan kan med fog anföras att den     Prop. 1993/94: 113

nya situation som bolagiseringama innebär för de allmänna handlingamas

offentUghet fordrar en mera överskådlig lagstiftning. Detta tillgodoses enklast

genom en ny särskild lag på området. Den bör vara tillämplig för såväl stat

som kommun. Sekretessregleringen bör dock givetvis ske genom tillägg i

sekretesslagen.

Med enskilda organ avses andra subjekt än myndigheter och riksdagen, kyrkomötet och beslutande kommunal församling. 1 flertalet fall torde de privatiseringar som varit aktuella ha genomförts på så sätt att aktiebolag nybUdats med ett betydande offentligt ägande. Detta bör emellertid inte vara en föratsättning för att lagen skall vara tillämplig. Allmänna handlingar bör således kunna förvaras hos enskilda organ oavsett associationsform.

Föratsätmingen för att ett myndighetsarkiv skall få förvaras hos ett enskUt organ bör i normalfallet vara att myndigheten lagts ned och att ingen annan myndighet har övertagit dess verksamhet. Skulle en rest av den gamla myndigheten återstå torde denna "restmyndighet" ofta överta arkivet även om andra delar av verksamheten fortsättningsvis skall bedrivas i någon annan form. Vissa fall kan dock tänkas där det är mest ändamålsenligt att låna ut handUngama till bolaget även om en del av myndigheten finns kvar, t.ex. i de fall en viss del av en myndighets verksamhet bryts ut och fortsätter i privat­rättsliga former. Det skall framhållas att här inte avses de situationer då exem­pelvis kommuner låter enskilda entreprenörer på kommunens uppdrag bedriva viss verksamhet som konununen genom lag alltjämt har huvudansva­ret för. I sådana fall kan det inte sägas att en myndighet upphör med en verk­samhet.

Vidare bör givetvis fordras att bolaget skall bedriva den verksamhet som

myndigheten tidigare gjorde. Det bör således föreligga identitet mellan den

verksamhet som myndigheten bedrev och den som bolaget skall bedriva. En

verksamhets inriktning kan givetvis förändras i större eller inindre mån. Detta

bör dock knappast leda till svårigheter i fråga om arkivförvaringen. I de allra

flesta fall rör det sig om ett nybildat aktiebolag som i en obraten linje övertar

verksamhet, personal, fastigheter m.m. på ett sätt som gör att det utåt sett

knappast framstår som någon förändring. Man kan också tänka sig att ett

redan befintligt enskilt organ övertar en nedlagd myndighets verksamhet,

även om detta inte torde höra till vanligheterna. Det avgörande måste vara hur

situationen ser ut vid beslutet om nedläggning av en myndighet och om en

fortsatt verksamhet i annan form. 1 normalfallet torde inga svårigheter uppstå.

Skulle någon tvekan råda bör i en helhetsbedömning särskild vikt läggas vid

bolagets behov av de allmänna handlingaraa för sin verksamhet. En ytteriiga­

re föratsättning för överlämnande av allmänna handlingar till ett bolag bör

nämligen vara att bolaget behöver handlingaraa för att kunna bedriva sin

verksamhet. Skulle inget sädant behov föreligga bör arkivhandlingama

givetvis övertas av arkivmyndigheten enligt huvudregeln i arkivlagen. I all­

mänhet är det ju - som flera gånger påpekats - fråga om att samma verksam­

het skall fortsätta men i en annan associationsform. Den fortsatta verksam­

heten torde då fordra tillgång till myndighetens arkiv. När man bedömer

29

bolagets behov av arkivet går det givetvis inte att särskilt pröva behovet av    Prop. 1993/94: 113 varje enskild handling. I stället måste en helhetsbedömning göras. Ofta torde resultatet bli att de delar av arkivet som avser avslutade ärenden kan över­lämnas till arkivmyndigheten medan handlingar i öppna ärenden skall för­varas av bolaget.

Det bör vara regeringen som genom förordning fattar beslut om vilka stat­liga arkiv som skall överföras till ett bolag. Härigenom tillgodoses allmän­hetens behov av information eftersom besluten då kungörs. Beslutet torde i normalfallet fattas samtidigt med övriga beslut i samband med att en myndig­hets verksamhet överförs till privat regi.

I kommuner och landsting bör det vara fullmäktige som tar ställning till arkivförvaringen. Även här blu det ju fråga om ett följdbeslut i anslutning till att beslut fattats om bolagisering av en verksamhet. I dessa fall torde ofta handlingsoffentlighet komma att gälla även i bolagets fortsatta verksamhet enligt de på gmndval av prop. 1993/94:48 beslutade reglema om handlings­offentiighet hos kommunala bolag. Handlingar som är allmänna enligt TF (x;h som förvaras hos ett kommunalt bolag med stöd av den nu föreslagna regleringen kommer att förvaras tillsammans med handlingar som upprättas hos eller som kommer in till de kommunala bolagen och som enligt 1 kap. 9 § sekretesslagen skaU anses som allmänna.

Ett par remissinstanser har efterlyst en möjlighet att inom en koncem smi­digare kunna hantera arkivhandlingama mellan olika bolag vid omorganisa­tioner och liknande. Regeringen delar detta synsätt. Det bör därför vara möjligt att i ett beslut om förvaring kunna föreskriva att ett moderbolag på angivna vilUcor skall kunna få fördela arkivhandlingar inom konceraen.

Förvaringen av de allmänna handlingaraa hos enskilda organ bör pågå under en begränsad tid och handlingama således så småningom inlevereras till en arkivmyndighet. Det är således inte fråga om en överlåtelse av hand­lingama till bolagen. Ett av reformens viktigaste syften är ju att låta arkiv­myndigheten få tillgång till alla handlingar som härrör från en myndighet. Förvaringstidens längd måste givetvis bestämmas från fall till fall men torde i normalfallet bU tämligen lång. Att som vissa remissinstanser föreslagit ange en längsta tid i lagen torde inte vara möjligt. Förhållandena varierar så kraftigt mellan olika verksamheter. Givetvis bör eftersträvas att handlingama så snart som möjligt levereras tUl en arkivmyndighet.

DI efterlyser ytterUgare överväganden rörande integritetskänsUgt material.

Avgörande för detta är ju den verksamhet som bedrivs och om handling­ama behövs i derma verksamhet eller ej. Regeringen vUl betona att om integri­tetskänsUgt material skall placeras hos bolagen, måste kraven vara desamma som för övrigt material dvs. bolaget skall behöva det i sin verksamhet. Det lämpliga i att ett privaträttsligt organ skall ha tillgång till integritetskänsligt material rent generellt får föratsättas ha övervägts i samband med att beslut fattats om privatisering av en verksamhet. De krav som måste ställas i detta avseende torde tUlgodoses genom regler om tystnadsplUct, gallringsföreskrif­ter m.m.

30

I allmänhet torde det vara samma individer som haft hand om handlingama tidigare som skaU ha dem i fortsättningen och för samma ändamål, nämligen att fullgöra en verksamhet. Skillnaden är endast att den som svarar för verk­samheten är en annan rättslig organisationsform.

I samband med beslutet om förvaring bör överenskommelser träffas mellan bolaget och den arkivmyndighet som har tillsyn över förvaringen om vad som skall gälla för denna. För att inte försvåra för arkivmyndighetema torde bl.a. böra överenskommas att förtida inleverering av arkivmaterialet inte skall kunna ske. Frågor om överenskommelser med arkivmyndighet om successiva leveranser under förvaringstiden av material som blir inaktuellt och om verkställande av gallring behandlas närmare i avsnitt 6.5.

Den nya regleringen bör gälla även i de fall då bolagiseringar har ägt mm före ikraftträdandet. I de fallen har ju i allmänhet avtal ttäffats mellan Riks­arkivet cx;h bolagen om utlåning av handlingama.

Dessa avtal bör då ersättas av regeringsbeslut. Att lagen skall kunna till-lämpas på redan bolagiserande myndigheter bör framgå av en övergångs­bestämmelse. Regeringen återkommer till frågan i specialmotiveringen.

JO har i sitt remissyttrande efterlyst bl.a. en reglering av hur bolagen skall ta ut avgifter av allmänheten för kopior etc. Regeringen, som utgår ifrån att bolagen kommer att tillämpa samma avgiftsprinciper som gäller inom det allmänna, finner inte skäl att särskih reglera denna fråga. SkuUe illojala för­faranden uppdagas får regeringen återkomma till frågan om en särskild regle­ring (jfr prop. 1993/94:48 s. 25).

Prop. 1993/94: 113

6.5    Arkivlagens arkivvårdsregler skall gälla även för

enskilda organ

Regeringens förslag: Utöver vad som anges i den föreslagna sär­skilda lagen om det enskUda organets vård av de aUmänna handlingama skall arkivlagen gälla även för det enskilda organet i arkivvårdsfrågor. Detta innebär bl.a. att statliga och kommunala arkivmyndigheter skall ha tillsyn även över enskilda organ som förvarar allmänna handlingar och en rätt för arkivmyndigheten att överta arkivet.

Promemorians förslag överensstämmer med regeringens.

Remissinstanserna har tillstyrkt förslaget.

Ett par av landsarkiven har, med instämmande av Stockholms läns lands­ting, framfört att bolagen endast bör få verkställa redan föreskriven gallring och inte besluta om gallring själva.

JO anför att det torde behövas en omfattande kontroll av att företagen verkligen uppfyller sina åligganden. Bortsett från arkivmyndigheteraas tillsyn kommer den mera egentliga tillsynen att åvila andra myndigheter och dom­stolar. Då inga särskilda regler föreslås, avsedda att vara verksamma påtryck-

31

ningar på företagen, ställer sig JO tveksam tUl om tillsynen kommer att bli    Prop. 1993/94: 113 tilhäckligt effektiv.

DI har ifrågasatt om den föreslagna lagen utgör författningsstöd för förande av personregister med känsliga uppgifter, något som fordrar författ­ningsstöd eller tillstånd av Dl.

Skälen för regeringens förslag: Arkivlagen innehåller regler om bl.a. arkivvård. Ett bolag som förvarar allmänna handlingar måste givetvis vårda materialet på samma sätt som en myndighet. 146 §§ arkivlagen åter­finns de gmndläggande regleraa om arkivvården. Dessa regler bör gälla också för enskilda organ som avses i den föreslagna särskilda lagen. Ett offentiigt arkiv får fömtsättas vara organiserat i enlighet med arkivlagens regler när ett beslut om förvaring hos ett enskUt organ fattas. Bolaget bör i fråga om de normala arkivvårdsmtinema fortsätta arbetet där den nedlagda myndigheten slutade. Det gäller givetvis sådant som skydd mot skador, till­grepp och uppkomst av oreda och liknande. Bolaget bör emellertid också verkställa föreskriven gallring i arkivet, men inte få besluta om gallring. Arkivmyndighetema bör också ha tillsyn över de bolag som förvarar aU­männa handlingar. Det ankommer således på dessa att noga följa hur för­varande bolag sköter arkivvårdsfrågoma, bl.a. just gallringen. Riksarkivet och Krigsarkivet bör på det statliga området få en rätt att meddela verkställig­hetsföreskrifter även beträffande de enskilda organen. Man bör också kunna utgå ifrån att friviUiga överenskommelser träffas mellan arkivmyndighetema och bolagen, t.ex. om successiva leveranser till arkivmyndigheten under för­varingstiden aUteftersom material blir inakmellt för bolaget. Detta torde Ugga i arkivmyndigheteraas intt-esse eftersom det underlättar deras planering.

Fullmäktige i kommuner och landsting torde på liknande sätt kunna utfärda föreskrifter och träffa överenskommelser med de bolag som förvarar aU­männa handlingar som härrör från kommunala myndigheter.

De grandläggande principer som bör gälla för bolagens hantering av de allmänna handlingama bör framgå av den särskilda lagen. Det är således vUctigt att det i lagen slås fast art det lätt skall gå att särskilja allmänna hand­lingar från bolagets egna handlingar. Det kan givetvis inte krävas att dessa aldrig får återfinnas tillsammans. Den faktiska situationen är naturligen sådan att allmänna handlingar och bolagets egna handlingar tillsammans utgör levande arbetsmaterial och att den enskilde tjänstemannen i sitt dagliga arbete inte i varje ögonblick har anledning att fundera över vad som är vad. Det väsentliga är att det går att särskilja de båda kategoriema av handlingar, främst då någon begär att få se en allmän handling samt vid gaUring och leve­rans till arkivmyndigheten.

Vissa handlingar är sådana art de kontinuerligt måste tillföras uppgifter. Främst gäller detta kartor och ritningar men även andra slag av handlingar kan komma i fråga som register, diarier och liknande. En speciell fråga är givetvis upptagningar som finns i dataregister

Den grandläggande regeln måste vara att endast anteckningar och uppgifter

som en myndighet tillfört handlingen fram tiU den tidpunkt då myndigheten

bolagiseras är allmänna handlingar. Därefter påförda uppgifter omfattas inte

32

av offentiighetsprincipen. Detta måste klart anges i varje enskih fall så att Prop. 1993/94: 113 frågan om en uppgift faller under offentlighetsprincipen eller inte aldrig be­höver ifrågasättas (jfr dock prop. 1993/94:48). Självklart bör endast tillägg tiU allmänna handUngar göras då det är enda möjligheten, ett slenttianmässigt påförande av nya uppgifter kan inte godtas. En aiuian fråga är om bolaget kan vägra att läinna ut en handling därför att dess enskilda uppgifter på grand av sammanfogning med allmän handling då skulle bli offentliga. Denna fråga behandlas i avsnitt 6.6.

En annan fråga rör pågående ärenden. Ett ärende kan ha påbörjats vid en myndighet men inte avslutats innan ett bolag övertar verksamheten. Ett ärende består ofta av en akt med flera handlingar. Handlingar i akten efter bolagise-ringstidpunkten måste betraktas på samma sätt som anförts tidigare; de är bolagets enskilda handlingar. Även här måste således hållas isär vad som är aUmänna handlingar och vad som inte är det. Problemet är dock tiU största delen teoretiskt. I praktUcen torde detta gå att lösa på något lämpUgt sätt.

I båda dessa nu nämnda exempel uppstår nya frågor vid gallring (x;h vid slutlig leverans till arkivmyndigheten. Det kan exempelvis diskuteras hur lämpligt det är att dela upp en akt (x;h leverera vissa delar av den tiU en arkiv­myndighet och behålla vissa hos bolaget.

Arkivmyndigheten får beträffande dessa och liknande frågor meddela närmare föreskrifter om hur detta skall organiseras. Det torde finnas goda föratsättningar att lösa problem som uppkommer. I vissa fall torde det t.ex. gå att fotografera handlingar i samband med att bolaget övertar verksamheten, ADB-register kan kopieras osv. Originalhandlingaraa kan i sådana fall över­lämnas till arkivmyndigheten omedelbart och det får ankomma på den myn­digheten att pröva frågor om handlingamas utlämnande. De kopior av allmänna handlingar som evenmellt förvaras hos bolaget skiljer sig inte från andra kopior av aUmänna handlingar som förvaras hos enskilda och omfattas därför inte av den föreslagna regleringen. Givetvis måste datalagens (1973:289) regler iakttas i de fall det är fråga om personregister. Det innebär att tillstånd skall sökas hos Datainspektionen i de fall detta fordras enUgt (feta­lagen. Eten nya lagen skapar i sig mgen rätt eller skyldighet att föra ett person­register.

Ett bolags stmkmr kan förändras. Ett aktiebolag kan fusioneras, verksam­

het kan utförsäljas, bolaget kan gå i konkurs eller likvideras. Om ett bolags

organisation eller arbetssätt på detta eller på något annat sätt förändras så att

själva förvaringen av de allmänna handlingama kan tänkas bli påverkade bör

detta anmälas till det organ som fattat beslutet om förvaringen hos bolaget,

dvs. regeringen eller beslutande kommunal församling. Etet kan nämUgen inte

uteslutas att det bolag, som enligt beslutet skall förvara handlingaraa, behöver

överlämna dessa till ett nytt bolag. Det bör då ankomma på regeringen eller

den beslutande kommunala församligen att fatta ett nytt beslut om förvaring

med stöd av den nya lagen. Skulle en sådan ny förvaring på något sätt fram­

stå som olämplig finns möjligheten att låta huvudregeln gälla, dvs. att hand­

lingama skall inlevereras tUl arkivmyndigheten. Denna kan evenmellt träffa

avtal med bolaget om utlåning av handlingama till bolaget men med bibe-

23

3 Riksdagen 1993/94. 1 saml. Nr 113

hållande för arkivmyndigheten av behörigheten att pröva en begäran om utlämnande av handlingar. Denna möjlighet bör givetvis tillämpas endast vid allvarliga missförhållanden vilket får föratsättas inte kommer att inträffa, eftersom bolagen och arkivmyndighetema torde komma överens om lämpliga mtiner. Det skall här också erinras om möjligheten för arkivmyndigheten att ingripa med stöd av 9 § arkivlagen om ett arkiv är fysiskt hotat, t.ex. på gmnd av förstörelse eller vanvård. Denna regel bör bli tillämplig även i bola­giserade verksamheter.

Prop. 1993/94: 113

6.6    Sekretesslagen bör gälla för enskilda organ som förvarar allmänna handlingar

Regeringens förslag: Ett enskilt organ som förvarar allmänna hancUingar skaU bli skyldigt att i enUghet med TF:s (x;h sekretesslagens regler pröva en begäran om utlämnande av allmänna handlingar. Ett enskilt organ skall vara skyldigt att lämna ut eget material om detta är en nödvändig fömtsättning för att en allmän handling skall kunna lämnas ut. Ett för en sökande negativt beslut skall kunna överklagas i enlighet med regleraa i sekretesslagen.

De ensldlda organen skall vid tillämpningen av sekretesslagen jäm­ställas med myndighet. Samma sekretess skall gälla för bolagen som för arkivmyndigheter.

Promemorians förslag överensstämmer i huvudsak med regeringens.

Remissinstanserna har i allmänhet tillstyrkt förslaget.

JO har anfört att bolagen skulle behöva tillämpa 15 kap. 1 § sekretesslagen beträffande registrering. Det är, enligt JO, inte tilhäckligt att de allmänna handlingama blivit registrerade hos en myndighet och att bolaget övertar dia-riet. För vissa handlingar kan registrering dessutom ha ersatts av förvaring i ordnade former. Vidare är inte alla handUngar hos en myndighet aUmänna cx;h har därför inte registrerats.

JO säger sig vidare ej kunna godta att en så betydande mängd organ som det här är fråga om förs in under domstolamas och JO:s ansvarsområden utan en närmare bedömning av de konsekvenser i fråga om belastning på verk­samheten som saken kan förväntas medföra.

Kammarrätten i Sundsvall har anfört att frågan om på vilken beslutsnivå i ett företag en begäran om utlämnande skall prövas bör uppmärksammas.

Domän AB har anfört att personal i ett bolag i något fall bör kunna få överlåta utiämnande prövningen tiU arkivmyndighet eller arman myndighet.

Skälen för regeringens förslag: Rätten för allmänheten att ta del av allmänna handlingar fastslås som flera gånger nämnts i 2 kap. TF. Där anges (x;kså på vilka gmnder denna rätt får inskränkas. Dessa inskränkningar preci­seras i sekretesslagen. Båda dessa författningar innehåller också regler om hur en begäran att få ta del av en allmän handling skall behandlas. Som fram-

34

gått tidigare är det endast myndigheter och sådana organ som avses i 1 kap. 8 Prop. 1993/94: 113 och 9 §§ sekretesslagen som kan pröva en sådan begäran. Av den tidigare redogörelsen har framgått att allmänna handlingar som genom avtal har placerats hos enskilda organ alltjämt anses formellt förvarade av en myndig­het (arkivmyndigheten) och att en begäran om att få ta del av en handling prövas av denna myndighet.

Genom den föreslagna ändringen i TF kommer förvaring av allmänna hancUingar att kunna äga mm hos bolag och detta förhållande skaU leda tUl att bolaget i dessa frågor jämstäUs med en myndighet.

De bolag som förvarar allmänna handlingar bör på samma sätt som myn­digheter göra utlämnande- och sekretessprövning. Bolagen själva måste också iaktta sekretess. Detta måste framgå av sekretesslagen (jfr 2 kap. 2 § andra stycket TF och I kap. 2 § sekretesslagen). Den nya lagen bör hänvisa dU.

Skyldigheten att lämna ut handlingar m.m. slås lämpligen fast genom att de bestämmelser som kan vara akmella görs tillämpliga också för bolagen. En bestämmelse om detta bör tas in i 1 kap. 8 § andra stycket sekretesslagen.

Detta medför att även bestämmelsema i 15 kap. kommer att bli tUlämpUga på bolagen. Det diarium som myndigheten överlänmar bör ofta kunna fylla uppgiften som diarium även hos bolaget. Som flera gånger påpekats är det ju fråga om att en verksamhet fortsätter på samma sätt som tidigare men i en annan associationsform.

Om en arkivmyndighet från en annan myndighet för förvaring har över­tagit allmänna handlingar med uppgifter som är sekretessbelagda där, gäller sekretessen också hos arkivmyndigheten (13 kap. 4 § sekretesslagen). För handlingar som övertas av en arkivmyndighet gäller alltså s.k. överförings­sekretess. Samma sekretess bör gälla för ett bolag som övertar handlingar från en myndighet. Sekretesslagen bör därför kompletteras med en sådan bestämmelse. LämpUgen tas den in i den angivna bestämmelsen som ett andra stycke.

En begäran om att få del av uppgifter i en allmän handling bör således ställas direkt till bolaget som i eget namn skall pröva frågan. Vem eller vilka i den enskilda organisationen som har att pröva en begäran bör inte anges i lagen. Det bör på samma sätt som för myndigheter göras av den som har vården om handlingen och på begäran hänskjutas till den som är behörig att företräda bolaget, dvs. företrädesvis firmatecknare. Regeringen kan inte dela Domän AB:s uppfattning att ett svårt beslut skall kunna hänskjutas till en arkivmyndighet. I systemet finns redan en möjlighet att överklaga ett avslags­beslut. Det bör inte kompliceras ytterligare. Det får fömtsättas att bolagen har tUUäckUg juridisk kompetens.

Ett negativt beslut skall kunna överklagas. Detta bin automatiskt följden

om sekretesslagens regler görs tillämpliga. Av 15 kap. 7 § första stycket

sekretesslagen framgår bl.a. att beträffande organ som anges i 1 kap. 8 §

andra stycket skall 23-25 §§ och 30 § första meningen förvaltningslagen

(1986:223) tillämpas i fråga om överklagande. Genom ändringen av 1 kap. 8

§ andra stycket sekretesslagen blir därmed även de bolag som förvarar all-

25

manna handlingar omfattade av förvaltningslagens nu angivna bestämmelser i fråga om hanteringen av de aUmänna handlingama.

Etet enskUda organet bör vara skyldigt att lämna ut eget material om detta är en fömtsättning för att det skall kunna lämna ut en allmän handling. Av den tidigare redogörelsen framgår att allmänna handlingar och bolagets enskilda handlingar ibland torde korruna att vara sammanvävda. Som exempel kan nämnas en riming över en anläggning som efter bolagiseringen av bolaget tUl­förts nya uppgifter allteftersom anläggningen förändrats. De uppgifter som tillkommit efter bolagiseringen är det enskilda organets egna och bör, som tidigare påpekats, noga anges som sådana vid påförandet. Skulle det vara omöjligt att, vid utlämnandet av den allmänna delen av handlingen, dölja de senare påförda delama får det enskilda organet finna sig i att lämna ut även dessa. Detta torde dcKk knappast komma att bU något större praktiskt problem då bolaget kan använda sig av möjligheten att maskera egna uppgifter som man inte vill offentliggöra. En särskild bestämmelse om detta bör emellertid införas i lagen. Regeringen eller arkivmyndighet bör genom verkställighets­föreskrifter kunna ge närmare detaljregler. Sådana föreskrifter kan avse både StatUga och kommunala arkiv.

JO har kritiserat att några försök att beräkna hur många kommunala företag som skulle komma att beröras av de nu föreslagna reglema inte har gjorts. Frågan har enligt JO främst betydelse för de domstolar som skall pröva överklaganden eftersom inttesset att få del av handlingar enligt JO kommer att vara stort hos allmänheten. JO tror att domstolama kommer att få ta emot ett stort antal överklaganden. JO tror också att antalet JO-anmälningar kommer att öka väsentligt när företagen har förts in under JO:s tillsynsområde. Det kan, enligt JO, inte godtas att en så betydande mängd organ förs in under domstolamas och JO:s ansvarsområden utan en närmare bedömning av de konsekvenser i fråga om belastning på verksamheten som saken kan förvän­tas medföra.

Enligt regeringens mening bygger JO:s resonemang på en missuppfatt­ning. De handlingar och den myndighetsutövning det är fräga om ligger ju redan före bolagiseringen inom domstolamas och JO:s ansvarsområde. Det finns enligt regeringens mening knappast någon anledning att anta att allmän­hetens intresse för handlingama skulle öka därför att de fortsättningsvis skall förvaras hos ett bolag och inte hos myndigheten.

Prop. 1993/94: 113

6.7    Kostnader för arkivvården skall bäras av bolagen

Regeringens förslag: Enskilda organ som förvarar allmänna hand­lingar från statliga myndigheter skall svara för de kostnader som upp­står för arkivmyndigheten när handlingama överlämnas tiU denna.

Promemorians förslag överensstämmer med regeringens.

36

Remissinstanserna: Postverket föreslår att arkivmyndigheten skall stå    Prop. 1993/94: 113 för kosmaden för den slutUga förvaringen medan det enskilda organet står för kostnadema under förvaringen. Postverket framför att den slutUga förvaring­en är ett samhälleligt intresse som ett enskilt organ inte skall bekosta. Domän AB har framfört liknande synpunkter.

Ett par remissinstanser har efterlyst en lösning på frågan vad som skaU ske om ett enskilt organ och en arkivmyndighet inte kan enas om ersättningen för den slutiiga förvaringen.

Skälen för regeringens förslag: När allmänna handlingar överförs från en statiig myndighet till Riksarkivet eller till ett landsarkiv är myndig­heten skyldig att bidra till arkivmyndighetens kostnader för att förvara arkivet. Detta sker för att täcka de långsiktiga kostnader som uppstår för arkivmyndigheten för bevarande och tillhandahållande av arkiven och som den levererande myndigheten befrias från. Den levererande myndigheten be­kostar även det praktiska överförandet till arkivmyndigheten. Skälen för detta synsätt redovisas i prop 1992/93:100 bil. 12 sid. 105 f Föredragande stats­rådet anförde följande:

"Arkivlagen lägger ett tydligare ansvar på de arkivbildande myndigheteraa för sina arkiv. Detta ansvar inrymmer även långsiktiga aspekter utöver de tidsmässigt mera kortsiktiga återsökningsbehov m.m. som myndighetema själva har i de egna arkiven. Här är givetvis offentlighetsprincipen en styrande faktor. Rätten att ta del av de allmänna handlingama som arkiven huvudsakligen utgörs av måste givetvis garanteras även på lång sikt. En annan mera långsiktig aspekt är det ansvar den arkivproducerande myndig­heten har för sina arkiv av det skälet att dessa utgör en del av det nationeUa kulturarvet.

De långsiktiga kostnadema för arkivbevarande kan i princip delas upp i rvå huvudkomponenter. Dels kostar det att rent fysiskt härbärgera och vårda arkiven i den typ av lokaler som erfordras för att garantera säkerhet och beständighet. Dels innebär utnyttjandet och vården av arkiven en kostnad. 1 ett kortare tidsperspektiv är detta utnyttjande huvudsakligen relaterat till arkivbildamas fullgörande av sina huvuduppgifter. När ett arkiv, som fort­farande är av betydelse för den verksamhet ur vilken det härstammar, av­lämnas till arkivmyndighet får arkivmyndigheten också överta vissa myndig­hetsuppgifter. Arkivmyndighetema behöver resurser för dessa uppgifter.

Att överföra arkiv till arkivmyndighet innebär därmed en resursmässig avlastning för de arkivbildande myndigheteraa. Denna besparing är som jag visat större än vad enbart kostnadsminskningen för själva arkivutrymmet innebär. 1 gengäld ökar arbetsbelastningen för den mottagande arkivmyndig­heten i motsvarande grad. Jag bedömer det därför vara rimligt att - i likhet med arkivutredningens förslag - arkivmyndigheteraa ges en ekonomisk kompensation direkt kopplad till de leveranser som sker. Nivån på resurs­överföringen bör bli föremål för en överenskommelse mellan Riksarkivet och den levererande myndigheten som har att finansiera arkiv le ve ran sen. Ur ett samhällsekonomiskt perspektiv bör en sådan lösning långsiktigt innebära en bättre hushållning med resursema för arkivförvaring."

Genom en resursöverföring vid leveransen av ett arkiv tydliggörs kost­

naderaa för arkivhållning redan hos den som bildar eller förvarar arkivet.

37

Detta torde bU ett incitament för en mera rationell arkivhåUning med bl.a.    Prop. 1993/94: 113 förbättrat utayttjande av arkivlokalerna. Även gallringen konuner att effektivi­seras då man genom att så rationellt som möjligt genomföra föreskriven gall­ring kan göra besparingar såväl vad gäller arkivlokaler som beträffande till­kommande leveranskostnader.

De principer som sålunda lagts fast vad gäller kostnader för arkivvård m.m. bör gälla också då ett bolag övertagit en myndighets verksamhet. Anledning saknas att just i dessa fall övervältra kostnaden på någon annan än den som svarar för verksamheten. Bolaget bör alltså stå för kostnadema för arkivet då detta överförs till en arkivmyndighet. Detta bör framgå av den föreslagna nya lagen.

Om arkivmyndigheten cx;h bolaget har olUca uppfattning om kostaaden blir det givetvis arkivmyndigheten som inom ramen för de regler som gäller för aU myndighetsutövning får fatta beslut om denna.

7     Specialmotivering

7.1    Förslag till lag om ändring i tryckfrihetsförordningen

2 kap.

17§

I lag får föreskrivas att regeringen eller beslutande kommunal församling får besluta att allmänna handlingar som hänför sig till myndighets verksamhet, vilken skall övertas av enskilt organ, får överlämnas till det organet för för­varing, om detta behöver handlingama i verksamheten, utan att handlingama därigenom upphör att vara allmänna. Ett sådant organ skall i fråga om överlämnade handlingar jämställas med myndighet vid tillämpningen av 12-16 §§.

Paragrafen är ny. Den har behandlats i den allmänna motiveringen, avsnitt 6.3.

Av 2 kap. 14 § TF framgår att endast myndigheter kan förvara allmänna handUngar. Med myndigheter likställs i detta hänseende enligt 5 § riksdagen, kyrkomötet och beslutande kommunal församling. Genom den nya para­grafen lämnas möjlighet att i lag föreskriva att allmänna handlingar får över­lämnas till och förvaras även hos enskilda organ utan att handlingaraa förlorar sin karaktär av att vara allmänna. Regeringen avses bestämma vilka organ som skall ha en sådan uppgift. Såvitt avser kommunala myndigheters verk­samhet skall kommun- resp. landstingsfullmäktige besluta om överlämnande. Om ett enskilt organ med stöd av lag sålunda förvarar allmänna handlingar skall det vid tillämpningen av 2 kap. 12-16 §§ jämställas med myndighet i fråga om handlingaraa. Detta innebär bl.a. att det enskilda organet har skyl­dighet att på begäran av allmänheten pröva frågan om att lämna ut allmänna handlingar, att begäran skall riktas till det enskilda organet som skyndsamt

skall pröva begäran och även lämna hänvisning om överklagande vid ett

38

avslagsbeslut. Det innebär också att organen har rätt att ta ut avgifter för    Prop. 1993/94: 113 kopior och avskrifter som beställs hos dem. Beträffande principema för be­stämmande av avgiftema hänvisas till vad som anförts under avsnitt 6.4.

Som har utvecklats i den aUmänna motiveringen (avsnitt 6.3) har Lagrådet motsatt sig ändringen i tryckfrihetsförordningen. För den händelse ändringen ändå genomförs har Lagrådet ansett att efter ordet "förvaring" i första meningen skall tilläggas "och förvaras där" för att förslagets syfte skall tiU­gcxloses. Regeringen anser inte detta tillägg vara behövligt. Däremot har efter forslag av Lagrådet ordet "därigenom" tUlagts i meningen.

7.2   Förslag till lag om överlämnande av allmänna handlingar till andra organ än myndigheter för förvaring

I lagrådsremissen benämndes lagförslaget "Lag om förvaring av allmänna handlingar hos andra organ än myndigheter".

Enligt Lagrådets mening bör av lagens mbrik framgå att bestämmelsema rör både "överlämnande" och "förvaring" av handlingar. Lagrådet har därför förordat att mbriken ges lydelsen "Lag om överlämnande av allmänna handlingar till enskilda organ för förvaring". Regeringen ansluter sig till lagrådets uppfattning men anser att "andra organ än myndigheter" bör användas i lagrabriken i stället för "enskilda organ".

1§

Denna lag innehåller bestämmelser om överlämnande av allmänna handlingar till sådana enskilda organ som avses i 2 kap. 17 § tryckfrihetsförordningen och om förvaring av dessa handlingar sedan de överlämnats. I lagen ges också bestämmelser om sådana organs skyldighet att pröva framställningar om utlämnande av allmänna handlingar enligt reglema i tryckfrihets­förordningen och sekretesslagen (1980:100).

Lagens inledande bestämmelse anger lagens tUlämpningsområde. Den har i redaktionellt hänseende utformats efter förslag av Lagrådet. Med enskilda organ avses andra subjekt än myndigheter, riksdagen, kyrkomötet och be­slutande kommunala församlingar. Även om det i de flesta fall rör sig om nybildade aktiebolag med ett betydande offentligt ägande som övertar en nedlagd myndighets verksamhet är lagens tillämpningsområde inte begränsat till detta. Andra associationsformer kan således komma i fråga liksom redan existerande organ.

2§

Regeringen får föreskriva att allmänna handlingar som kommit in till eller upprättats hos en statlig myndighet får överlämnas till ett enskilt organ och forvaras där under viss tid Man att handlingama upphör att vara allmänna om

1. myndigheten skall läggas ned eller upphöra med viss verksamhet,

._

2.

den verksamhet som handlingama hänför sig till i fortsätmingen skall     Pron  1993/94- 113 bedrivas av det enskilda organet och

3.

det enskilda organet behöver ha tillgång till handlingama för att kunna bedriva verksamheten.

Förvaras allmänna handlingar hos ett enskilt organ med stöd avföreskrift enligt första stycket får regeringen föreskriva att handlingama får överlämnas till ett annat enskilt organ och förvaras där under viss tid, om förutsätming­ama enligt första stycket 2 och 3 är uppfyllda.

Bestämmelsen har i utformats i enlighet med Lagrådets förslag; dock med den skillnaden att regeringen tillagt i första stycket orden "utan att handling­ama upphör att vara allmänna" och att i andra stycket uttrycket "allmänna handUngar " används. I bestämmelsen bemyndigas regeringen att besluta om förvaring av allmänna handlingar från en statlig myndighet för en viss tid hos ett enskilt organ. Ett sådant regeringsbeslut - som skall ha formen av förord­ning - får förväntas bli fattat i samband med övriga beslut i samband med en bolagisering. Förvaringstidens längd varierar naturligen från faU till fall men torde i normalfallet vara ganska lång. Det är således inte fråga om en över­låtelse av handlingaraa utan dessa skall slutligen levereras till arkivmyndig­heten. Handlingama kommer under förvaringen hos ett enskilt organ att allt­jämt vara aUmänna.

I bestämmelsens/örxia stycke anges föratsättningama för att regeringen skall kunna fatta ett beslut om sådan förvaring. Den första föratsättningen (1) är att den myndighet som förvarar handlingama skall läggas ned eller upphöra med en viss, klart avgränsad verksamhet och att ingen annan myndighet skall överta denna. Vanligtvis övertas funktioner från en nedlagd myndighet av en eller flera andra myndigheter. Är detta fallet, eller återstår en "restmyndighet", skall de allmänna handlingama i normalfallet överlämnas dit. Frågan har behandlats närmare i avsnitt 6.4. Vidare föratsätts (2) att det enskilda organet skall bedriva den akmella verksamheten vidare. En hög grad av identitet skaU således föreligga mellan den tidigare myndighetens verksamhet och bolagets. Viss förändring i en verksamhet kan givetvis förekomma. Det avgörande är hur situationen ser ut vid tidpunkten för bolagiseringen. I en bedömningen skall också ingå en prövning av bolagets behov (3) av handlingama för sin fortsatta verksamhet.

Det andra stycket har tillagts på förslag av Lagrådet som ansåg att bestäm­melsen borde kompletteras så att avsikten att regeringen skall kunna besluta om en ändrad förvaring av de allmänna handlingaraa också om ett enskUt organ omorganiseras klarare framgår.

3

§

Kommunfullmäktige eller landstingsfullmäktige får under samma förutsätt­ningar som anges i 2 § föreskriva att allmänna handlingar som kommit in till eller upprättats hos en kommunal myndighet får överlämnas till ett enskilt organ och förvaras där under viss tid utan att handlingama upphör att vara

allmärma.

40

Under förhållanden motsvarande dem som anges i 2 § får allmänna hand- Prop. 1993/94: 113 lingar som härrör från konununala myndigheter förvaras hos enskUda organ för en begränsad tid utan att handlingaraa upphör att vara allmänna. Beslut om ett sådant överförande fattas av kommunfullmäktige respektive lands­tingsfullmäktige. Paragrafen har i redaktioneUt hänseende utformats i enUghet med Lagrådets förslag, dock med tUlägg av orden "utan att handlingama upj)-hör att vara allmänna".

4§

Bestämmelser om enskilda organs vård av allmänna handlingar och om arkivmyndigheters tillsyn av dessa organs arkiv finns i arkivlagen (1990:782).

Myndigheter som förvarar allmänna handlingar har en skyldighet att vårda och bevara dessa. Regler om detta finns i arkivlagen. I 2 och 3 §§ beskrivs hur en myndighets arkiv bildas och syftet med detta. I 4-6 §§ anges hur en myndighet skall vårda sitt arkiv. För tillsynen av att myndigheteraa fullgör sina arkivvårdande uppgifter finns arkivmyndigheter inom såväl den statiiga som den kommunala förvaltningen (7 § arkivlagen). Regeringen bestämmer viUca arkivmyndigheter som skall finnas inom den statliga förvaltningen. I 8 § arkivförordningen anges att dessa är Riksarkivet, Krigsarkivet och lands­arkiven. Enligt 8 § arkivlagen är kommunstyrelsen arkivmyndighet i kommu­nema och i landstingen fullgörs uppgiften av landstingsstyrelsen. Enligt 9 § kan en arkivmyndighet överta en myndighets arkiv i vissa fall. Enligt 10 § arkivlagen får slutiigen allmärma handlingar gallras.

Genom ändringar i arkivlagen har dessa regler blivit tiUämpliga även på de enskilda organ som förvarar allmänna handlingar. Förevarande paragraf innebär en hänvisning till arkivlagens regler i dessa hänseenden. En smärre redaktioneU ändring har gjorts i förhållande till lagrådsremissens förslag.

5§

Det enskilda organet skall vid förvaring och handhavande av de allmänna handlingama se till att dessa lätt kan särskiljas från andra handlingar hos organet.

Om det enskilda organet för sin verksamhet behöver göra tillägg i allmänna handlingar skall tilläggen utföras så att det tydligt framgår när och av vem de har gjorts såvida det inte av omständighetema klart framgår att tilläggen gjorts av det enskilda organet

Ett bolag som övertar en nedlagd myndighets verksamhet bildar givetvis ett eget arkiv av handlingar efter bolagiseringstidpunkten. Dessa handlingar är bolagets egna och de omfattas normalt inte av offentiighetsprincipen.

De allmänna handlingama som bolaget förvarar måste i många fall av

naturliga skäl rent fysiskt finnas tillsammans med bolagets egna handlingar.

Det rör sig om statistikserier, akter i ärenden som påbörjats före bolagise-

41

ringen m.m. Detta måste givetvis vara tillåtet. Vad paragrafens/örsta stycke     Prop. 1993/94: 113 föreskriver är att det måste gå att utan omgång identifiera vilka handlingar som är allmänna och vilka som är bolagets egna. Paragrafen har utformats redaktionellt efter förslag av Lagrådet.

Paragrafens andra stycke reglerar ett speciellt förhållande som uppstår just i och med att offentlig verksamhet överförs till enskilda organ. Vissa hand­lingar är sådana att de mäste tillföras uppgifter allteftersom förändringar äger mm. Exempel härpå är linjekartor och ritningar över anläggningar men också register av skilda slag. Denna typ av handlingar hos myndighetema är volymmässigt mycket omfattande. För det kontinuerliga arbetet är det således tillåtet att även efter en bolagisering tillföra sådana handlingar nya uppgifter då förändringar sker.

I lagrådsrenussen uttalades i anslutning till denna bestämmelse att upp­gifter på sådana handlingar som tillkommit före bolagiseringen omfattades av offentiighetsprincipen medan uppgifter som påförts efteråt är bolagets privata uppgifter vilka allmänheten inte har rätt att få tiUgång tiU. I anslutning tiU detta har Lagrådet aktualiserat frågan om den närmare innebörden av begreppet "handling". Lagrådet anför:

"Förslaget synes (-) i dessa delar bygga på den uppfattningen att det på en och samma handling, t.ex. en till en myndighet ingiven skrivelse (ert doku­ment), efterhand kan tillföras påteckningar vilka i sin tar skall kunna betraktas som en eller flera nya handlingar. Fråga uppstår i så fall huravida den som begär att få ta del av ett sådant dokument skall få se detta i befintligt skick eller - som synes föratsatt i remissen - först efter en prövning vilken beträf­fande varje "ny handling" - tar sikte på om den på grand av bestämmelseraa i 2 kap. 6 och 7 §§ TF kan betraktas som "allmän". För den händelse en sådan prövning leder till slutsatsen att sä inte är fallet anges en tänkbar följd kunna bli, att ifrågavarande handling inte lämnas ut och därför "maskeras" vid en kopiering av dokumentet.

Den syn på begreppet handling som remissen således ger uttryck för kan

möjligen ha visst stöd i avfattningen av 2 kap. 3 § första stycket första

meningen TF. Det finns också något motivuttalande i lagförarbetena (prop.

1975/76:160 s. 119 f) som måhända skulle kunna tyda på en avsikt att åstad­

konuna en förändring i förhållande till tidigare praxis, enligt vilken begreppet

handling allmänt ansågs knutet till underlaget, dvs. i fråga om skriftligt mate­

rial normalt till det aktuella dokumentet (se a prop. s. 114 f). Att det funnits

någon sådan avsikt motsägs emellertid redan av Offentlighets- och sekretess-

lagstiftningskonurutténs i anslutning till dess, sedermera godtagna, förslag tiU

ifrågavarande lagtext gjorda uttalande, att en naturiig definition är "att hand­

ling är en fysisk företeelse, som är bärare av i viss form fixerad information".

Mot den i remissen lanserade tolkningen av begreppet handling talar vidare

med betydande styrka vad i 2 kap. TF i övrigt sägs om handling. Redan i

följande mening i 3 § första stycket klargörs således att en väsentlig förat­

sättning för en handlings karaktär är var den förvaras. Såvitt gäller just frågan

om ytterligare anteckningar på samma dokument finns vidare den särskilda

regeln i 7 § andra stycket 1, enligt vilket diarium, journal samt sådant register

eller annan förteckning som föres fortlöpande, skall anses vara upprättad när

handlingen färdigställts för anteckning eller införing. Belysande i samman­

hanget är vidare bestämmelsen i 12 § första stycket tredje meningen, som

42

reglerar frågan om tillhandahållande av allmän handling när "del därav" inte     Prop. 1993/94: 113 får lämnas ut.

Till vad nu sagts kommer den osäkerhet och därav föranledda tUlämp­ningssvårigheter som den i remissen gjorda tolkningen av begreppet handling skuUe föranleda. Etet räcker här att hänvisa tiU den tidigare berörda simationen då någon begär att få ta del av en skrivelse på vilken det efterhand påförts en eller flera anteckningar. Ett särskilt problem i detta sammanhang, som inte närmare berörts i renUssen, är hur en "maskerad kopia" skulle kunna upp­fattas om det inte tydligt anges att viss text har uteslutits. För en sådan note­ring kommer det emellertid, enligt den tänkta ordningen, inte alltid att finnas möjlighet att hänvisa till viss sekretessbestämmelse, eftersom åtgärden tyd­Ugen skull kunna bero på att den "nya handlingen" inte bUvit allmän.

Mot bakgmnd av det anförda kan Lagrådet inte godta den tolkning av begreppet handling som renaissen innehåller. Enligt Lagrådets mening bör begreppet ges den innebörd som framgår av det tidigare återgivna kommitté-uttalandet."

Regeringen anser i och för sig inte att det av Lagrådet åberopade motivut­talandet utesluter att en "fysisk" handling skall kunna anses bestå av flera all­männa handlingar, t.ex. om det på en upprättad och därmed allmän handlmg har påförts en tjänsteanteckning vid ett senare tillfälle cx;h som är hänförlig tiU ett ännu inte slutbehandlat ärende. Eftersom det inte kan komma ifråga att nu påverka gällande rätt får frågan lösas i rättstUlämpningen.

Givetvis bör den som begär att få ut en handling från viUcen vissa uppgif­ter tagits bort upplysas om att den information han får genom handlingen kan vara ofullständig.

I förhållande till lagrådsremissen har i paragrafens andra stycke på Lag­rådets förslag tillagts ett undantag från huvudregeln att varje enskild ny anteckning måste anges som det enskilda organets egen anteckning. Om det av omständigheteraa klart framgår att så är fallet skall detta inte vara nödvän­digt i varje situation. Här avses främst sådant som nya uppgifter i register, diarier, joumaler och andra kronologiskt förda handlingar där det klart kan utiäsas vilka anteckningar som gjorts före respektive efter en "bolagisering".

6§

Det enskilda organet skall så snart som möjligt underrätta regeringen, kom­munfullmäktige respektive landstingsfullmäktige om det enskilda organets organisation eller arbetssätt på grund av konkurs, fusion, försäljning av verk­samhet eller liknande händelse förändras på sätt som kan antas inverka på dess hantering av de enligt 2 eller 3 § överlämnade handlingama.

Bestämmelsen har behandlats under avsnitt 6.5. Paragrafen reglerar vissa frågor som uppstår vid strakturförändringar i ert bolag. Om ett bolags organi­sation förändras så att exempelvis de verksamhetsdelar till vilka de allmänna handlingama hör överlämnas till ett eller flera dotterbolag måste givetvis de allmänna handlingama få följa med. Härmed följer också det ansvar som det

43

urspmngliga bolaget hade för handlingama. Detta fordrar emellertid ett nytt     Prop. 1993/94: 113 beslut av det organ som beslutat om förvaringen.

Om ett bolag som fått tillstånd att förvara allmänna handlingar omorgani­seras så att förvaringen av de allmänna handlingama påverkas måste det således anmäla detta tUl regeringen eller den beslutande kommunala försam­lingen så att ställning kan tas till frågan vem som skall ha rätt att förvara handlingama i fortsättningen. Det följer av 2 och 3 §§. Ett eventueUt behov av sekretess för en sådan uppgift torde gå att tillgodose inom ramen för 8 kap. 6 eller 7 § sekretesslagen. Skulle regeringen eller den beslutande kommunala försarrUingen finna att en ny förvaring framstår som mindre lämplig finns möjligheten att inte fatta något nytt beslut om förvaring. Arkivet skall då överlämnas till en arkivmyndighet. Beträffande möjligheten att ttäffa avtal mellan arkivmyndigheten och bolaget hänvisas till redogörelsen i avsnittet 6.5. Här skall dock påpekas möjligheten för arkivmyndigheten att ingripa med stöd av 9 § arkivlagen vid fysisk vanvård av de allmänna handlingama.

Paragrafen har redaktionellt utformats i enlighet med Lagrådets förslag.

7§

Bestämmelser om rätten att ta del av allmänna handlingar finns i 2 kap. tryck­frihetsförordningen.

Bestämmelser om begränsningar i rätten att ta del av allmänna handlingar och om skyldigheten att iaktta sekretess finns i sekretesslagen (1980:100).

Av 2 kap. 17 § tryckfrihetsförordningen och 1 kap. 8 § andra stycket tredje meningen sekretesslagen framgår att ett enskilt organ, som efter beslut enligt denna lag förvarar allmänna handlingar, skall jämställas med myndighet ifråga om befattningen med dessa handlingar.

Paragrafen innehåller hänvisningar till bestämmelser i tryckfrihetsförord­ningen och sekretesslagen.

Rätten att ta del av allmänna handlingar är gmndlagsfäst genom bestäm­melsema i 2 kap. TF. Denna rätt kan inte inskränkas genom att ett enskUt organ fått uppdraget att förvara handlingama. Någon särskild bestämmelse som konstituerar rätten att ta del av allmänna handlingar hos ett enskilt organ är således inte behövlig. Iförsta stycket har en hänvisning gjorts till TF.

1 andra stycket hänvisas till sekretesslagen. Se avsnitt 6.6 såvitt avser denna reglering.

I tredje stycket hänvisas till de bestämmelser enligt viUca bolaget skaU jäm­ställas med en myndighet. Stycket har redaktionellt utformats i enlighet med Lagrådets förslag.

Genom bestämmelsen i 2 kap. 17 § TF blir ett bolag som förvarar all­männa handlingar jämställt med myndighet i fråga om denna förvaring. Den innebär också att bolaget är skyldigt att tillämpa de regler om utiämnande av allmän handUng som finns i 2 kap. 12-16 §§ TF.

44

8§

Prop. 1993/94: 113

Det enskilda organet är skyldigt att lämna ut eget material, om detta är en nödvändig förutsätming för att en allmän handling skall kunna lämnas utmed hänsyn till det sätt på vilket materialet tillförts den handlingen.

Paragrafen reglerar en sitaation som kan bli aktaell om en allmän handUng påförts nya uppgifter efter bolagiseringstillfället, jfr bestämmelsen i 5 § andra stycket. Offentlighetsprincipen måste råda. Har således bolaget inte möjUghet att avskilja och dölja sina egna uppgifter måste bolaget tåla en insyn i sina egna angelägenheter om detta är en nödvändig fömtsättning för att det skaU kunna lämna ut en allmän handling. Denna sitaation torde dock inte bli så vanlig eftersom de flesta problem sannolikt kan lösas genom Riksarkivets föreskrifter om hur man skall förfara i dessa fall. Vidare får fömtsättas att bolaget vid utlämnande av en aUmän handling kan maskera uppgifter som är dess egna och som man av hänsyn tUl affärsintressen o.d. inte viU offenUig­göra. Paragrafen har redaktioneUt utformats i enlighet med Lagrådets förslag.

9§

Ett enskilt organ som förvarar allmänna handlingar från en statlig myndighet skall ersätta arkivmyndigheten för dess kosmader för den fortsatta förvaring­en av de allmänna handlingarna.

Bestämmelsen har behandlats under avsnitt 6.7. Paragrafen innebär ett åläggande för bolaget. Det får dock fömtsättas att ersättningens belopp fast­ställs efter förhandlingar mellan arkivmyndigheten och bolaget. En smärre redaktioneU förändring har gjorts i förhållande till lagrådsremissens förslag.

Övergångsbestämmelser

Denna lag träder i kraft den 1 januari 1995. Lagen får tillämpas också beträf­fande allmänna handlingar som härrör från myndigheter som helt lagts ned eller delvis upphört med viss verksamhet före lagens ikraftträdande.

Lagen kan tillämpas även på enskilda organ som redan har övertagit verk­samhet från nedlagda myndigheter. Detta är möjligt eftersom de bolag som nu disponerar allmänna handlingar från de myndigheter, vars verksamhet de övertagit, innehar dessa handlingar genom avtal med Riksarkivet. Bolagen kan således genom regeringsbeslut komma att få tillgång tiU handUngama på andra gmnder än vad som gäller i dag. Ett regeringsbeslut river inte upp av­talen mellan Riksarkivet och bolagen men det torde kunna föratsättas att par­tema är beredda att lösa frågan i enlighet med den nya lagen.

Övergångsbestämmelsens utformning har genomgått en smärre redaktio­nell förändring i förhåUande tUl lagrädsremissens förslag.

45

7.3    Förslag till lag om ändring i sekretesslagen

Prop. 1993/94: 113

(1980:100)

/ kap.

8§

Sekretesslagen gäller i det allmännas verksamhet, dvs. för myndigheter, riks­dagen, kyrkomötet och beslutande kommunala församlingar, se paragrafens första stycke. Genom bestämmelsen i andra stycket har handlingsoffentlig­heten utvidgats till att gälla vissa enskilda organ som handhar myndighets­utövning. Dessa enskilda organ skall vid tillämpningen av sekretesslagen jämställas med myndigheter.

Genom tillägget tiU andra stycket fastslås att de bolag som med stöd av den nya lagen förvarar allmänna handlingar, vid tillämpningen av sekretesslagen skall jämställas med myndighet såvitt avser befattningen med handlingama. Av bestämmelsen i 2 kap. 17 § TF framgår att ett sådant bolag vid tillämp-rungen av samma kapitels 12-16 §§ jämställs med myndighet. Genom till­lägget i 1 kap. 8 § sekretesslagen bin således hela regelverket för myndig­heters hantering av allmänna handlingar gällande fÖr bolaget i detta avseende. I 15 kap. 7 § första stycket sekretesslagen finns en hänvisning till 23-25 §§ och 30 § första meningen förvaltningslagen (1986:223) om överklagande som har gjorts beträffande beslut av organ som anges i 1 kap. 8 § andra stycket sekretesslagen. Hänvisningen avser nu även de bolag som förvarar allmänna handUngar.

13  kap.

4§

Paragrafen behandlar s.k. överföringssekretess. Genom det nya andra stycket kommer den sekretess som gällde hos den myndighet från vilken de allmänna handlingama härrör automatiskt att gälla hos det bolag som förvarar hand­lingama. Detta jämfört med I kap. 13 § och den nya bestämmelsen i 1 kap. 8 § medför också att bestämmelsen om brott mot tystnadsplikt i 20 kap. 3 § brottsbalken blir tillämplig på de anställda i bolaget. En smärre redaktioneU ändring har gjorts i förhållande till lagrådsremissens förslag.

7.4   Förslag till ändring i arkivlagen (1990:782)

l§

Paragrafen anger lagens tillämpningsområde. Det nya tredje stycket fastslår

att arkivlagens regler om arkivbildning och arkivvård också skall gälla de

bolag som förvarar allmänna handlingar. Likaså fastslås att lagens regler om

gallring skall tillämpas av ett sådant bolag. Genom att 9 § blir tillämplig även

på bolagen kan arkivmyndighet överta allmänna handlingar exempelvis om

dessa vanvårdas eller riskerar att förkomma.

2§

Prop. 1993/94: 113

Ändringen är endast redaktionell.

7 och 8 §§

I bestämmelsema fastslås att såväl myndigheter som bolag som förvarar aUmänna handlingar står under tiUsyn av arkivmyndigheter. Arkivmyndig­hetema skall således se till att även bolagen fullgör sina arkiwårdsuppgifter. Smärre redaktionella förändringar har gjorts i paragrafema i förhållande till utformningen i lagrådsremissen efter förslag av Lagrådet

11 och 14 §§

Bestämmelsema reglerar vad som i normalfallet skall ske med allmänna handlingar om en statiig respektive kommunal myndighet läggs ned, dvs. att dessa skall levereras till arkivmyndighet mom tre månader. Till paragrafema har fogats hänvisningar till lagen (1994:000) om överlämnande av allmänna handlingar till andra organ än myndigheter för förvaring som en erinran om att förvaring av handlingar kan ske etUigt denna lag.

Lagrådet har ansett att dessa hänvisningar är onödiga. Regeringen anser att de har en informerande funktion och därför bör finnas kvar.

47

Sammanfattning av departementspromemorian

Prop. 1993/94: ii3

(Ds 1993:49) Förvaring av allmänna handlingar

'a i

hos andra organ än myndigheter

I promemorian läggs fram förslag till regler om förvaring av allmänna hand-Ungar i de faU offentUg verksamhet överförs i privat regi. Enligt nuvarande regler skall de handlingar som finns hos en myndighet när detma upphör överföras tiU en arkivmyndighet. Detta är en opraktisk ordning i de faU verksamheten mte upphör när myndigheten läggs ned utan övergår tiU att bedrivas i privattättsliga former.

Förslaget mnebär att ett organ som ttätt i stället for en myndighet i fortsätt­ningen skaU kunna förvara de allmärma handlingama så länge de behövs hos organet. Under tiden skall handlingama behandlas på samma sätt som hos den fömtvarande myndigheten. Detta innebär att allmänheten skall ha rätt att få ta del av uppgifter i dem och att de skall vårdas i enlighet med arkivlagens regler. Bestämmelseraa tas in i en särskild lag.

Vidare skall sekretesslagens regler gälla hos det enskilda organet såvitt avser dess befattning med de ifrågavarande handlingama.

Förslaget föratsätter en ändring i tryckfrihetsförordningen. Det kan därför ttäda i kraft tidigast den I januari 1995.

48

Promemorians författningsförslag

Prop. 1993/94:113

Bilaga 2 

1       Förslag till lag om ändring i tryckfrihetsförordningen

Härigenom föreskrivs att det i tryckfrihetsförordningen' skall införas en ny paragraf, 2 kap. 17 §, av följande lydelse.

Nuvarande lydelse

Föreslagen lydelse

2 kap. 17 §

/ lag får föreskrivas att rege­ringen eller beslutande kommunal församling får besluta att allmänna handlingar som hänför sig till myn­dighets verksamhet, vilken skall övertas av enskilt organ, får förvaras hos det organet, om detta behöver handlingama för verksamheten. Ett sådant organ skall ifråga om hand­lingama jämstäUas med myndighet vid tillämpningen av 12-16 §§.

Denna lag träder i kraft den 1 januari 1995.

'Tryckfrihetsförordningen omtryckt 1991:1500.

49

4 Riksdagen 1993/94. 1 saml. Nr 113

2      Förslag till lag om förvaring av allmänna handlingar      Prop. 1993/94:113

hos andra organ än myndigheter

Bilaga 2

Härigenom föreskrivs följande.

Lagens tillämpningsområde

1

§ Derma lag innehåller bestämmelser om förvaring av allmänna handUngar hos andra organ än myndigheter och de beslutande församlingar som anges i

2

kap. 5 § tryckfrihetsförordningen (enskilda organ).

I lagen ges också bestämmelser om ett enskilt organs skyldighet att pröva begäran om utiämnande av allmänna handlingar enligt reglema i tryckfrihets­förordningen och sekretesslagen (1980:100).

Förvaring av allmänna handlingar hos enskilda organ

2 § Allmänna handlingar hos en statlig myndighet får efter beslut av rege­

ringen förvaras en begränsad tid hos ett enskilt organ om

1.

den myndighet som förvarar handlingama skall upphöra helt eller med en viss verksamhet,

2.

verksamheten fortsättningsvis skall bedrivas av det enskilda organet, och

3.   det enskilda organet behöver tillgång till handlingama för att kunna

bedriva sin verksamhet.

3 § Allmänna handlingar hos en kommunal myndighet får efter beslut av

kommun-fullmäktige eller landstingsfullmäktige förvaras för en begränsad tid

hos ett enskilt organ under samma föratsättaingar som anges i 2 §.

Vården och tillsynen av de allmänna handlingarna

4

§ Om det enskilda organets vård av de allmänna handlingama och om arkivmyndighets tillsyn av arkiven finns bestämmelser i arkivlagen (1990:782).

5

§ Det enskilda organet skall vid förvaring och handhavande av de allmänna handlingama se till att dessa lätt kan särskiljas från organets egna handlingar.

Om det enskilda organet för sin verksamhet behöver göra tillägg i sådana handlingar, som kontinuerligt behöver tillföras nya uppgifter allteftersom förändringar äger ram, skall tilläggen utföras så att det tydligt framgår när och av vem dessa har gjorts.

6 § Om det enskilda organets organisation eller arbetssätt förändras genom

konkurs, likvidation, fusion, utförsäljning av verksamhet eller liknande

händelser skall det enskilda organet, om den organisatoriska förändringen

påverkar förvaringen av de allmänna handlingaraa, så snart det kan ske

underrätta regeringen eller, om handlingama härrör från en kommunal

myndighet, kommunfuUmäktige eller landstingsfullmäktige.

50

Det enskilda organets skyldigheter mot allmänheten

Prop. 1993/94: 113

7 § Om rätten att ta del av allmänna handlingar finns bestämmelser i 2 kap.

°

tryckfrihetsförordningen.

I fråga om t»egränsningar i rätten att ta del av allmäima handlingar och om skyldigheten att iaktta sekretess finns bestämmelser i sekretesslagen (1980:100).

Av 2 kap. 17 § tryckfrihetsförordningen och 1 kap. 8 § andra stycket tredje meningen sekretesslagen (1980:100) framgår att ett enskilt organ som efter beslut av regeringen eller beslutande kommunal församling förvarar allmänna handlingar i fråga om befattningen med dessa skall jämställas med myndighet.

8 § Det enskilda organet är skyldigt att utlämna eget material, om ett sådant

utlämnande, på grand av att materialet fogats samman med allmän handling

eller av annat skäl, är en nödvändig föratsättning för att den allmärma hand-

Ungen skall kunna utiämnas.

Särskilt om statliga arkiv

9 § Ett enskilt organ som förvarar allmänna handlingar från en statlig myndighet skall ersätta arkivmyndigheten för dess kostnader för den slutliga förvaringen av de allmänna handlingama.

Denna lag träder i kraft den 1 januari 1995.

51

3       Förslag till lag om ändring i sekretesslagen

Prop. 1993/94: 113

(1980:100)

Bilaga 2

Härigenom föreskrivs att 1 kap. 8 § och 13 kap. 4 § sekretesslagen (1980:100)1 SkaU ha följande lydelse.

Nuvarande lydelse

Föreslagen lydelse

1 kap. 8§

Vid tUlämpmngen av derma lag skall med myndighet jämställas riksdagen, kyrkomötet och beslutande kommunal församling.

Vad som föreskrivs i tryckfri-

Vad som föreskrivs i tryckfri-

hetsförordningen om rätt att ta del av hetsförordningen om rätt att ta del av

handlingar hos myndighet skall i tUl- handlingar hos myncUghet skall i tiU­

lämpUga delar gälla också handling- lämpUga delar gälla också hancUing­

ar hos de organ som anges i bilagan ar hos de organ som anges i bilagan

tiU denna lag, i den mån handling- tiU denna lag, i den mån handling­

ama hör till den verksamhet som ama hör till den verksamhet som

nämns där. De i bilagan angivna nämns där. De i bilagan angivna or-

organen skall vid tillämpningen av ganen skall vid tillämpningen av

denna lag jämställas med myn- denna lag jämställas med myndighet,

dighet.

Detsamma gäller ett enskilt organ

som med stöd av lagen (1994:000) om förvaring av allmänna handlingar hos andra organ än myndigheter förvarar sådana handlingar såvitt avser befattningen med dessa hand­lingar.

13 kap. 4§

Erhåller arkivmyndighet för arkivering från annan myndighet uppgift som är sekretessbelagd där, gäller sekretessen också hos arkivmyndigheten.

Erhåller ett enskilt organ som avses i 1 kap. 8 § andra stycket tredje meningen för förvaring från en myndighet uppgift som är sekretess­belagd hos myndigheten, gäller sekretessen också hos det enskilda organet.

Denna lag träder i kraft den 1 januari 1995.

iLagen omtryckt 1992:1474.

52

4       Förslag till lag om ändring i arkivlagen (1990:782)

Prop. 1993/94:113

Bilaga 2 

Härigenom föreskrivs ifråga om arkivlagen (1990:782)

dels att i 15 och 16 §§ ordet "landstinget", skaU bytas ut mot ordet "lands­tingsfuUmäktige",

deb att 1, 2, 7, 8, 11 och 14 §§ skall ha följande lydelse.

Nuvarande lydelse

Föreslagen lydebe

1§

I denna lag ges bestämmelser om myndighetemas och vissa andra organs arkiv samt om arkivmyndighetema.

Bestämmelsema i 3-6 och 10 §§ skall tillämpas även på statliga, kom­munala cx;h kyrkokommunala beslutande församlingar.

Bestämmelsema i 3-6 samt 9 och 10 §§ skall i tillämpliga delar gälla också sådana enskilda organ hos vilka allmänna handlingar förvaras med stöd av lagen (1994:000) om förvaring av allmänna handlingar hos andra organ än myndigheter.

2

§

Vad som enligt denna lag gäller för statiiga myndigheters arkiv skall gälla även för arkiv hos

1.    kyrkokommunala myndigheter,

2.    sådana organ som avses

2. sådana organ som avses

i 1 kap. 8 § andra stycket sekre-

i 1 kap. 8 § andra stycket

tesslagen (1980:100) till den del

första meningen sekretesslagen

arkivet härrör från den verksainhet

(1980:100) tiU den del arkivet härrör

som avses i bilagan till sekretess-

från den verksamhet som avses i

lagen, och

bilagan tUl sekretesslagen, och

3. allmänna försäkringskassor.

7

§

För tillsynen av att myndighe-

För tillsynen av att myndigheteraa

tema fullgör sina skyldigheter enligt och sådana enskilda organ som 3-6 §§ skall det finnas arkiv- förvarar allmänna harullingar fullgör myndigheter såväl inom den statiiga sina skyldigheter enligt 3-6 §§ skall som den kommunala förvaltningen.       det finnas arkivmyndigheter såväl

inom den statliga som den kommu­nala förvaltningen. Arkivmyndighetema skall dock inte ha tiUsyn över riksdagens myndig­heter, regeringen, myndigheter inom regeringens kansU eller utrikesrepresen­tationen.

5 Riksdagen 1993/94. 1 saml. Nr 113

53

8

§

Regeringen bestämmer vilka arkivmyndigheter som skall finnas för tillsynen över de statliga myndighetema. TiUsynen över att sådana organ som avses i 2 § fullgör sina skyldigheter enligt 3-6 §§ ankommer på de statiiga arkivmyndighetema.

Kommunstyrelsen är arkivmyn­dighet i kommunen och förvalt­ningsutskottet i landstingskommu­nen, om inte kommunfullmäktige eller landstinget har utsett någon annan nämnd eller styrelse till arkivmyndighet.

Kommunstyrelsen är arkivmyn­dighet i kommunen och landstingss­tyrelsen i landstinget om inte kom­munfullmäktige eller landstingsfull­mäktige har utsett någon annan nämnd eller styrelse till arkivmyn­dighet.

Tillsynen över att sådana enskilda organ som förvarar allmänna hand­lingar fullgör sina skyldigheter enligt 3-6 §§ ankommer på de statliga arkivmyndighetema i de fall det en­skilda organet förvarar ett statligt arkiv och på de kommunala arkiv­myndighetema i de fall det enskilda organet förvarar ett kommunalt arkiv.

Prop. 1993/94: 113 

Bilaga 2

11§

Om en statlig myndighet har upphört och dess verksamhet inte har förts över till en annan statiig myndighet, skall myndighetens arkiv överlämnas tUl en arkivmyndighet inom tre månader, såvida inte regeringen eller den myncUghet som regeringen bestämmer föreskriver något annat.

/ lagen (1994:000) om förvaring av allmänna handlingar hos andra organ än myndigheter finns bestäm­melser om förvaring av statliga myn­digheters arkiv hos enskilda organ i vissa fall.

14 

§

Om en kommunal myndighet har upphört och dess verksamhet inte har förts över till en annan kom­munal myndighet, skall myndig­hetens arkiv överiämnas till arkiv­myndigheten inom tre månader, så­vida inte kommunfullmäktige eller landstinget har beslutat något annat.

Om en konununal myndighet har upphört och dess verksamhet inte har förts över till en annan kom­munal myndighet, skall myndig­hetens arkiv överlämnas till arkiv­myndigheten inom tre månader, så­vida inte kommunfullmäktige eller landstingsfullmäktige har beslutat något annat.

54

I lagen (1994:000) om förvaring     Prop. 1993/94: 113 av allmänna handlingar hos andra     Bilaga 2 organ än myndigheter finns bestäm­melser om förvaring av kommunala myndigheters arkiv hos enskilda organ i vissa fall.

Denna lag träder i kraft den 1 januari 1995.

55

Förteckning över remissinstansema

Prop-1993/94:113

Bilaga 3 Efter renuss av departementspromemorian (Ds 1993:49) Förvaring av all­männa handlingar hos andra organ än myndigheter har yttrande avgetts av

Riksdagens ombudsmän (JO)

Justitiekanslem (JK)

Hovrätten över Skåne och Blekinge

Kammarrätten i SundsvaU

Datainspektionen (DI)

Postverket

Riksrevisionsverket (RRV)

Statistiska centtalbyrån

Statens fastighetsverk

JtuicUska fakultetsnämnden vid Universitetet i Stockholm

Juridiska fakultetsnämnden vid Universitetet i Uppsala

Riksarkivet

Krigsarkivet

Landsarkiven i

Göteborg

Hämösand
[REDACTED_EFTERNAMN]

Vadstena

Visby

Östersund Stadsarkivet i Malmö Stockholms stadsarkiv E)omän AB VattenfaU AB

Celcius Invest AB (f d. FFV AB) Jönköpings kommun Gävle kommun Östersunds kommun Stockholms läns landsting Svenska kommunförbundet Landstingsförbundet Svenska tidningsutgivareföreningen Publicistidubben Svenska Jouraalistförbundet

56

Lagrådsremissens lagförslag

Prop-1993/94: ii3

Bilaga 4 

1       Förslag till lag om ändring i tryckfrihetsförordningen

Härigenom föreskrivs att det i tryckfrihetsförordningen' skall införas en ny paragraf, 2 kap. 17 §, av följande lydelse.

Nuvarande lydebe

Föreslagen lydelse

2 kap. 17§

1 lag får föreskrivas att rege­ringen eller beslutande kommunal församling får besluta att aUmänna handlingar som hänför sig till myn­dighets verksamhet, vilken skall övertas av enskilt organ, får över­lämnas till det organet för förvaring, om detta behöver handlingama i verksamheten, utan att handlingama upphör att vara allmänna. Ett sådant organ skall ifråga om överlämnade handlingar jämställas med myndighet vid tillämpningen av 12-16 §§.

Denna lag ttäder i kraft den 1 januari 1995.

'Tryckfrihetsförordningen omtryckt 1991:1500.

57

2       Förslag till lag om förvaring av allmänna handlingar      Prop. 1993/94: 113

hos andra organ än myndigheter

Bilaga 4

Härigenom föreskrivs följande.

Lagens tillämpningsområde

1

§ Denna lag innehåller bestämmelser om förvaring av allmänna handUngar hos andra organ än myndigheter och de beslutande församlingar som anges i

2

kap. 5 § tryckfrihetsförordningen (enskilda organ).

I lagen ges också bestämmelser om enskUda organs skyldighet att pröva begäran om utlämnande av allmänna handlingar enUgt reglema i ttyckfrihets-förordningen och sekretesslagen (1980:100).

Förvaring av allmänna handlingar hos enskilda organ

2 § Regeringen får föreskriva att aUmänna handlingar som kommit in till eller

upprättats hos en statlig myndighet får förvaras en begränsad tid hos ett

enskilt organ utan att handUngama upphör att vara allmänna om

1.

den myndighet som förvarar handlingaraa skall upphöra helt eller med en viss verksamhet,

2.

verksamheten fortsättningsvis skall bedrivas av det enskilda organet, och

3.

det enskilda organet behöver ha tillgång till handlingaraa för att kunna bedriva sin verksamhet.

3 § Kommunfullmäktige eller landstingsfullmäktige får föreskriva att

allmänna handlingar som kommit in till eller upprättats hos en kommunal

myndighet får förvaras en begränsad tid hos ett enskilt organ utan att hand­

lingama upphör att vara allmänna under samma föratsättningar som anges i

2 §.

Vården och tillsynen av de allmänna handlingarna

4

§ Bestämmelser om ensldlda organs vård av allmänna handlingar och om arkivmyndigheters tUlsyn av arkiven finns i arkivlagen (1990:782).

5

§ Det enskilda organet skall vid förvaring och handhavande av de allmänna handlingama se till att dessa lätt kan särskiljas från organets egna handUngar.

Om det enskUda organet för sin verksamhet behöver göra tillägg i allmänna handlingar skall tilläggen utföras så att det tydligt framgår när och av vem de har gjorts.

6 § Det enskilda organet skall så snart som möjligt underrätta regeringen

eller, om handlingama härrör från en kommunal myndighet, kormnunfull-

mäktige eller landstingsfullmäktige, om det enskilda organets organisation

eller arbetssätt förändras genom konkurs, fusion, utförsäljning av verksamhet

eller liknande händelser. Om den organisatoriska förändringen saknar bety-

58

delse för förvaringen av de allmänna handlingama behövs dock ingen under-     Prop. 1993/94: 113

rättelse.

Bilaga 4

Det enskilda organets skyldigheter mot allmänheten

7 § Bestämmelser om rätten att ta del av allmänna handlingar finns i 2 kap.

tryckfrihetsförordningen.

Bestämmelser om begränsningar i rätten att ta del av allmänna handUngar och om skyldigheten att iaktta sekretess finns i sekretesslagen (1980:100).

Ett enskilt organ som efter beslut av regeringen eller en beslutande kommunal församling enligt denna lag förvarar allmänna handUngar skall i fråga om befattningen med dessa jämstäUas med en myndighet. Detta framgår av 2 kap. 17 § tryckfrihetsförordningen och 1 kap. 8 § andra stycket tredje meningen sekretesslagen (1980:1(X)).

8 § Det enskUda organet är skyldigt att lämna ut eget material, om detta är en

nödvändig fömtsättning för att en allmän handling skaU kunna lämnas ut

därför att materialet har fogats samman med den aUmänna handlingen eUer om

det är nödvändigt av något annat skäl.

Särskilt om statliga arkiv

9 § Ett enskilt organ som förvarar allmänna handlingar från en statlig myndighet skall ersätta arkivmyndigheten för dess kostnader för den slutiiga förvaringen av de allmänna handlingama.

Denna lag träder i kraft den 1 januari 1995. Lagen får tillämpas också beträffande allmänna handlingar från myndigheter som helt eller delvis upphört före lagens ikraftträdande.

59

3       Förslag till lag om ändring i sekretesslagen (1980:100)

Härigenom föreskrivs att 1 kap. 8 § och 13 kap. 4 § sekretesslagen (1980:100)1 skall ha följande lydelse.

Prop. 1993/94: 113 Bilaga 4

Nuvarande lydelse

Föreslagen lydebe

1 kap. 8§

Vid tUlämpningen av denna lag skall med myndighet jämstäUas riksdagen, kyrkomötet och beslutande kommunal församling.

Vad som föreskrivs i tryckfri­hetsförordningen om rätt att ta del av handlingar hos myndighet skall i tillämpliga delar gälla också hand­lingar hos de organ som anges i bilagan till denna lag, i den mån handlingama hör till den verksamhet som nämns där. De i bilagan angiv­na organen skall vid tillämpningen av denna lag jämstäUas med myn­dighet.

Vad som föreskrivs i Uyckfrihets-förordningen om rätt att ta del av handlingar hos en myndighet skall i tillämpliga delar gälla också hand­lingar hos de organ som anges i bilagan till denna lag, i den mån handlingaraa hör tiU den verksamhet som nämns där. De i bilagan angiv­na organen skaU vid tiUämpningen av denna lag jämställas med myn­dighet. Detsamma gäller ett enskilt organ som med stöd av lagen (1994:000) om förvaring av all­männa handlingar hos andra organ än myndigheter förvarar sådana handlingar såvitt avser befatmingen med dessa handlingar.

13 kap. 4§

Erhåller arkivmyndighet för arkivering från annan myn­dighet uppgift som är sekretess­belagd där, gäller sekretessen också hos arkivmyndigheten.

Erhålleren arkivmyndighet för arkivering från någon annan myn­dighet uppgift som är sekretess­belagd där, gäller sekretessen också hos arkivmyndigheten.

Erhåller ett enskilt organ som avses i 1 kap. 8 § andra stycket tredje meningen för förvaring från en myndighet en handling som inne­håller en uppgift som är sekretess­belagd hos myndigheten, gäller sekretessen också hos det enskilda organet.

Derma lag ttäder i kraft den 1 januari 1995.

Lagen omtryckt 1992:1474.

60

4       Förslag till lag om ändring i arkivlagen (1990:782)

Prop. 1993/94: 113

Härigenom föreskrivs i fråga om arkivlagen (1990:782) dels att i 15 och 16 §§ ordet "landstinget", skall bytas ut mot "landstings-fiillmäktige",

deb att I, 2, 7, 8, 11 och 14 §§ skall ha följande lydelse.

Nuvararuie lydelse

Föreslagen lydelse

1§

I denna lag ges bestämmelser om myndighetemas och vissa andra organs arkiv samt om arkivmyndigheteraa.

Bestämmelsema i 3-6 och 10 §§ skall tillämpas också på statliga, kommunala och kyrkokommunala beslutande församlingar.

Bestämmelsema i 3-6 samt 9 och 10 §§ skall i tillämpliga delar gälla också sådana enskilda organ hos vilka allmänna handlingar förvaras med stöd av lagen (1994:000) om förvaring av allmänna handlingar hos andra organ än myndigheter.

2

§

Vad som enligt denna lag gäller för statiiga myncUgheters arkiv skall gälla även för arkiv hos

1.     kyrkokommunala myndigheter,

2.     sådana organ som avses i

2. sådana organ som avses

I kap. 8 § andra stycket sekretess-

i 1 kap. 8 § andra stycket

lagen (1980:100) till den del arkivet

första meningen sekretesslagen

härrör från den verksamhet som

(1980:100) tiU den del arkivet härrör

avses i bilagan till sekretesslagen,

från den verksamhet som avses i

cx;h

bUagan tiU sekretesslagen, och

3. allmänna försäkringskassor.

7

§

För tillsynen av att myndigheter-

För tiUsynen av att myndighetema

na fullgör sina skyldigheter enligt och sådana enskilda organ som 3-6 §§ skall det finnas arkiv- förvarar allmänna handlingar med myndigheter såväl inom den statiiga stöd av lagen (1994:000) om för­dom den kommunala förvaltningen.        varing av allmänna handlingar hos

andra organ än myndigheter fullgör sina skyldigheter enligt 3-6 §§ skall det finnas arkivmyndigheter såväl inom den statliga som den kom­munala förvaltningen. Arkivmyndighetema skall dock inte ha tillsyn över riksdagens myndig­heter, regeringen, myndigheter inom regeringens kansU eller utrikesrepresen­tationen.

61

6  Riksdagen 1993/94. 1 saml. Nr 113

8§>

Prop. 1993/94: 113

Regeringen  bestämmer  vilka

Regeringen  bestämmer  vilka     Bilaga 4

arkivmyndigheter som skall finnas arkivmyndigheter som skall finnas

för tillsynen över de statiiga myn- för tillsynen över de statliga myn­

digheteraa. Tillsynen över att sådana digheterna. Tillsynen över att sådana

organ som avses i 2 § fullgör sina organ som avses i 2 § fullgör sina

skyldigheter enligt 3-6 §§ ankom- skyldigheter enligt 3-6 §§ skall

mer på de statliga arkivmyndig- skötas av de statliga arkivmyndig­

hetema.

hetema.

Kommunstyrelsen är arkivmyndighet i kommunen och landstingsstyrelsen i landstinget, om inte kommunfullmäktige eller landstingsfullmäktige har utsett någon annan nämnd eller styrelse tiU arkivmyndighet.

Den kommunala arkivmyndigheten skall se till att sådana juridiska personer som avses i 1 kap. 9 § sekretesslagen (1980:100) fullgör sina skyldigheter enligt 3-6 §§ denna lag. I de fall flera kommuner eller flera landsting bestämmer tillsammans i ett sådant företag fullgörs uppgiften av arkivmyndigheten i den kommun eller det landsting som kommunema eller landstingen kommer överens om.

Tillsynen över att sådana enskilda organ som förvarar allmänna hand­lingar fullgör sina skyldigheter enligt 3-6 §§ skall skötas av de statliga arkivmyndighetema i de fall det en­skilda organet förvarar ett statligt arkiv och av de kommunala arkiv­myndighetema i de fall det enskilda organet förvarar ett kommunalt arkiv.

11§

Om en statlig myndighet har upphört och dess verksainhet inte har förts över till en annan statlig myndighet, skall myndighetens arkiv överlämnas tUl en arkivmyndighet inom tre månader, såvida inte regeringen eller den myn­cUghet som regeringen bestämmer föreskriver något annat.

/ lagen (1994:000) om förvaring av aUmänna handlingar hos andra organ än myndigheter finns bestäm­melser om förvaring av statliga myn­digheters arkiv hos enskilda organ i vissa fall.

14 §2

Om en kommunal myndighet har upphört och dess verksamhet inte har förts över till en annan kommunal myndighet, skall myndighetens arkiv över­lämnas till arkivmyndigheten inom tre månader, såvida inte kommunfullmäk­tige eller landstingsfuUmäktige har beslutat något annat.

'Lydelse enligt prop. 1993/94:48.

Lydelse enligt prop. 1993/94.48.

62

I lagen (1994:000) om förvaring     Prop. 1993/94: 113 av allmänna handlingar hos andra     Bilaga 4 organ än myndigheter finns bestäm­melser om förvaring av kommunala myndigheters arkiv hos enskilda organ i vissa fall.

63

Lagrådets yttrande

Prop. 1993/94:113

Bilaga 5 Utdrag ur protokoll vid sammanttäde 1993-12-07

Närvarande: justitierådet Per Jermsten, justitierådet Lars Å.[REDACTED_EFTERNAMN], regeringsrådet Sigvard Holstad.

Enligt en lagrådsremiss den 11 november 1993 (Kultardepartementet) har regeringen beslutat inhämta Lagrådets ytttande över förslag tiU

1.  lag om ändring i tryckfrihetsförordningen,

2.         lag om förvaring av allmänna handlingar hos andra organ än myncUg­

heter,

3.  lag om ändring i sekretesslagen (1980:100),

4.  lag om ändring i arkivlagen (1990:782).

Förslagen har inför Lagrådet föredragits av hovrättsassessom Bertil Ahnborg.

Förslagen föranleder följande yttrande av Lagrådet:

Inledande synpunkter

Förslagen i renUssen angår allmänna handlingar som i samband med att allmän verksamhet "bolagiseras" förs över från en myndighet till ett enskilt organ. De föreslagna reglema tar sikte på de handlingar hos myndigheten som behövs hos organet när verksamheten fortsätts där. Däremot berörs inte organets egna handlingar. Syftet med regleringen är att de allmänna hand­Ungama även efter överlämnandet skaU omfattas av offentUghetsprincipen och arkivlagstiftningen.

Den avsedda ordningen föreslås bli genomförd genom ändringar i tryckfrihetsförordningen (TF), sekretesslagen och arkivlagen och genom en ny lag om förvaring av aUmänna handlingar hos andra organ än myndigheter

1

2 kap. TF föreslås en ny paragraf, 17 §, som anger att det i lag får före­skrivas att regeringen eller beslutande kommunal församling får besluta att allmänna handlingar i vissa närmare angivna fall får överlämnas tiU enskUda organ för förvaring utan att handlingama upphör att vara allmänna. Enligt paragrafen skall vidare gälla att ett organ av avsett slag i fråga om över lämnade handlingar skall jämställas med myndighet vid tiUämpningen av

2

kap. 12-16 §§. Genom den nya lagen angående förvaring föreslås regeringen få ett bemyndigande i enlighet med den föreslagna 17 §. I sekretesslagen föreslås en regel som innebär att de ifrågavarande organen jämställs med myndigheter såvitt avser befattningen med de allmänna hand­lingar som överlämnats till dem. Ändringama i arkivlagen går bl.a. ut på att en del av den lagens regler skall gälla cx;kså bettäffande de enskilda organen.

Tanken bakom den föreslagna regleringen är, som framgår av det redan

sagda, att i de fall "bolagisering" av allmän verksamhet sker, offentlighets­

principen inte bör upphöra att gälla beträffande de allmänna handlingar som

64

övertas av det enskilda organ som skall fortsätta verksamheten. Lagrådet kan Prop. 1993/94: 113 för sin del helt ansluta sig till den uppfattningen. Enligt Lagrådets mening är Bilaga 5 det också värdefullt att gällande lagstiftning nu bättre anpassas till den situa­tion som uppkommit genom att allmän verksanUiet alltmer förs över till enskilda organ. När det gäller de lagtekniska lösningama har Lagrådet emel­lertid ett flertal invändningar, några av principiell natur. I första hand gäller invändningama förslaget till en ny paragraf i 2 kap. TF och de förslag som är en direkt följd av det förslaget. I övrigt anser Lagrådet att de remitterade förslagen med vissa ändringar kan läggas till gmnd för en reglering av de frågor som aktaaliserats. Lagrådets synpunkter redovisas närmare i anslut­ning tiU de olUca lagförslagen.

Förslag till lag om ändring i tryckfrihetsförordningen

2 kap. 17 §

1 2 kap. 3-11 §§ TF regleras utföriigt vad som avses med begreppet allmän handling. I 12-15 §§ finns därefter regler om innebörden av rätten att ta del av en allmän handling och om förfarandet när en begäran framstäUts om att få ta del av en sådan handling och i 16 § finns en bestämmelse om henUig-stämpling. Förslaget till ny paragraf med beteckningen 17 § innehåller som framgår av vad som anförts inledningsvis en regel om att det i lag får före­skrivas att regeringen under vissa betingelser får fatta beslut som i sak innebär att handlingar, som enligt reglema i övrigt inte längre skulle vara allmänna, ändå skall behålla denna karaktär. Vidare föreskrivs i paragrafen att de organ som förvarar handlingama skall i fråga om befattningen med dessa jämställas med myndighet vid tillämpningen av 12-16 §§.

Enligt Lagrådets mening finns det inget behov av den föreslagna nya paragrafen i TF. Som också antecknats i renUssen (avsnitt 6.1) finns det i 1 kap. 8 § andra stycket sekretesslagen redan en etablerad ordning för hur principen om allmänna handlingars offentlighet kan tillgodoses när allmän verksamhet bedrivs i privaträttsliga former. I det lagrammet sägs att vad som föreskrivs i TF om rätt att ta del av handlingar hos myndighet i tillämpliga delar skall gälla också handlingar hos de organ som anges i en bilaga tUl lagen i den mån handlingama hör till den verksamhet som nämns där. Vidare sägs att de i bilagan angivna organen vid tillämpningen av sekretesslagen skall jämställas med myndighet. I sammanhanget skall nämnas att systemet enligt 1 kap. 8 § andra stycket hittills i huvudsak använts i fråga om handlingar hos organ som i viss utsträckning anförtrotts viss myndighetsutövning. Men sedan riksdagen numera har antagit det förslag till ny lydelse av 1 kap. 9 § sekretesslagen, som lagts fram i prop. 1993/94:48 om handlingsoffentlighet hos kommunala företag, kommer systemet att få ett avsevärt vidgat till­lämpningsområde. Bl.a. kommer det att gälla i fråga om handlingar hos kommunala och landstingskommunala bolag, ekonomiska föreningar och stiftelser.

65

Det kan tilläggas att den i remissen föreslagna regleringen såvitt nu kan Prop. 1993/94: 113 ÖverbUckas inte är lättare att tillämpa eller leder tiU andra resultat än den redan Bilaga 5 etablerade ordningen. Givetvis kan det inte vara till fördel för intresset av överskådlighet och konsekvens i lagstiftningen att ha två sakligt sett, ttoUgen identiska system vid sidan av varandra. Särskilt på det kommunala området kan en sådan ordning föranleda onödiga svårigheter. Om en kommun beslutar att viss verksamhet skall drivas av ett organ som omfattas av den föreslagna nya I kap. 9 § sekretesslagen blir sålunda två olUca regelsystem tiUämpliga på organets hancUingar.

Mot den nu angivna bakgranden finner Lagrådet att det inte föreligger tillräckligt starka skäl för den föreslagna gmndlagsändringen. Lagrådet förordar därför att ändringen i TF inte genomförs. 1 stället bör syftet med förslaget tillgodoses inom ramen för en ordning av det slag som avses i 1 kap. 8 § sekretesslagen.

Med Lagrådets uppfattning bör förslaget till lag om förvaring av allmänna handlingar ändras på några punkter Även övriga lagförslag bör i vissa delar ges en annan utformning. Lagrådet återkommer till dessa ändringar i det följande.

Beträffande utformningen av den föreslagna ändringen i TF vill Lagrådet, för den händelse den ändå genomförs, tUlägga följande. Föreskriften i första meningen syftar till att möjliggöra beslut att allmänna handlingar "får över­lämnas till ... organet för förvaring" utan att handlingama upphör att vara allmänna. Om förslagets syfte skall tillgodoses torde efter ordet "förvaring" få tilläggas "och förvaras där". Vidare torde i slutet av samma mening ordet "därigenom" få inskjutas mellan "handlingama" och "upphör".

Förslag tUl lag om förvaring av allmänna handlingar hos andra organ än myndigheter

Enligt Lagrådets mening bör av lagens rabrik framgå att bestämmelseraa rör både "överlämnande" och "förvaring" av handlingar. Lagrådet förordar att rabriken ges följande lydelse: "Lag om överlämnande av allmänna handUngar till enskilda organ för förvaring".

Vidare bör, som en följd av vad Lagrådet föreslagit angående ändringen i TF, begreppet "aUmänna handlingar", där det förekommer i lagtexten, i regel mönstras ut eller bytas ut mot "handlingar som överlämnats enligt 2 eller 3 §".

1§

Som framgår av det föregående förordar Lagrådet att förslaget till ändring i TF inte genomförs. Om den lösningen väljs måste förevarande paragraf ges en annan utformning. Lagrådet förordar följande lydelse:

66

"Denna lag innehåller bestämmelser om överlämnande i vissa fall av    Prop. 1993/94: 113 allmänna handlingar till enskilda organ samt om förvaring och hantering i     Bilaga 5 övrigt av dessa handlingar sedan de överlämnats."

Om Lagrådets ståndpunkt bettäffande förslaget till ändring i TF inte skulle följas, bör den remitterade paragrafen undergå vissa ändringar. Dels bör det av bestämmelsema framgå att lagen gäUer även "överlämnande" av handUngar (jfr 2 kap. 17 § TF i det renutterade förslaget). Dels bör en dUekt hänvisning göras tUl ifrågavarande bestämmelse i TF.

Paragrafen skuUe kunna ges följande lydelse:

"Denna lag innehåller bestämmelser om överlämnande av aUmänna hand­lingar tiU sådana enskilda organ som avses i 2 kap. 17 § tryckfrihetsförord­ningen och om förvaring av dessa handlingar sedan de överlämnats. I lagen ges också bestämmelser om sådana organs skyldighet att pröva framställ­ningar om utlämnande av allmänna handlingar enligt regleraa i tryckfrihets­förordningen och sekretesslagen (1980:100)."

2

§

I paragrafen bemyndigas regeringen att under vissa angivna föratsättningar besluta att allmänna handlingar hos en statlig myndighet får förvaras en begränsad tid hos ett enskilt organ utan att handlingama upphör att vara allmänna.

Om ändringen i TF, i enlighet med vad Lagrådet förordar, inte genomförs bör i paragrafen orden "utan att handlingama upphör att vara allmänna" strykas.

Oavsett om Lagrådets förslag bettäffande TF följs eller inte bör vissa andra ändringar göras. Av specialmotiveringen till 6 § framgår att avsikten är att regeringen skall kunna besluta om en ändrad förvaring av allmänna hand­lingar också om ett enskilt organ omorganiseras så att förvaringen av hand­lingama påverkas. Bemyndigandet i paragrafen ger emellertid inte regeringen rätt att meddela ett sådant beslut. Paragrafen bör därför kompletteras med en bestämmelse som innefattar ett bemyndigande för regeringen att i angivet faU besluta om en ändrad förvaring. Av paragrafen bör vidare, som berörts under 1 §, framgå att regeringens beslut skall innehålla att handlingama överlämnas för förvaring till organet. Paragrafen bör också bli föremål för vissa redaktionella justeringar.

Lagrådet förordar att paragrafen får följande lydelse:

"Regeringen får föreskriva att allmänna handlingar som kommit in tiU eller

'

upprättats hos en statlig myndighet får överlämnas till ett enskilt organ och förvaras där under viss tid om

1. myndigheten skall läggas ned eller upphöra med en viss verksamhet,

2.          den verksamhet som handlingama hänför sig till i fortsättningen skall

bedrivas av det enskilda organet och

3.          det enskilda organet behöver ha tillgång till handlingama för att kunna

bedriva verksamheten.

67

Förvaras handlingar hos ett enskilt organ med stöd av föreskrift enligt    Prop. 1993/94: 113 första stycket får regeringen föreskriva att handlingaraa får överlämnas tiU ett     Bilaga 5 annat enskilt organ och förvaras där under viss tid, om fömtsättaingama enligt första stycket 2 och 3 är uppfyllda."

3§

I paragrafen behandlas möjligheten att hos enskUda organ förvara allmänna handlingar som härrör från kommunala myndigheter. Paragrafen bör på sätt som föreslagits bettäffande 2 § ändras så att det klart framgår att hancUingama skall överlämnas för förvaring till det enskilda organet. Vidare bör, om Lagrådets förslag i fråga om TF följs, orden "utan att handUngama upphör att vara allmänna" utgå. Även en viss redaktionell justering av paragrafen bör göras.

Paragrafen kan förslagsvis ges följande lydelse:

"Kommunfullmäktige eller landstingsfullmäktige får under samma fömt­sättningar som anges i 2 § föreskriva att allmänna handlingar som kommit in till eller upprättats hos en kommunal myndighet får överlämnas tiU ett enskUt organ och förvaras där under viss tid."

5och8§§

I 5 § andra stycket ges bestämmelser för fall då det enskilda organet "för sin verksamhet behöver göra tillägg i allmänna handlingar". Med anknytning till denna bestämmelse anges i 8 § att det enskilda organet i vissa fall skall vara skyldigt att läinna ut "eget material" som har "fogats samman" med allmän handUng. Dessa bestämmelser samt i anslutaing därtiU gjorda motivuttalanden aktualiserar frågan om den närmare innebörden av begreppet "handling". Förslaget synes nämligen i dessa delar bygga på den uppfattningen att det på en och samma handUng, t.ex. en till en myndighet ingiven skrivelse (ett dokument), efterhand kan tillföras påteckningar vilka i sin tur skall kunna bettaktas som en eller flera nya handlingar. Fråga uppstår i så fall humvida den som begär att få ta del av ett sådant dokument skall få se detta i befintligt skick eller - som synes föratsatt i renUssen - först efter en prövning vilken beträffande varje "ny handling" - tar sikte på om den på gmnd av bestäm­melserna i 2 kap. 6 och 7 §§ TF kan betraktas som "allmän". För den händelse en sådan prövning leder till slutsatsen att så inte är fallet anges en tänkbar följd kunna bli, att ifrågavarande handling inte lämnas ut och därför "maskeras" vid en kopiering av dokumentet.

Den syn på begreppet handling som remissen således ger uttryck för kan möjligen ha visst stöd i avfattningen av 2 kap. 3 § första stycket första meningen TF. Det finns också något motivuttalande i lagförarbetena (prop. 1975/76:160 s. 119 f) som måhända skulle kunna tyda på en avsikt att åstadkomma en förändring i förhållande till tidigare praxis, enligt vilken begreppet handling allmänt ansågs knutet till underlaget, dvs. i fråga om skriftligt material normalt till det akmella dokumentet (se a prop. s. 114 f). Att

det funnits någon sådan avsikt motsägs emellertid redan av Offentlighets- och

68

sekretesslagstiftningskommitténs i anslutning till dess, sedermera godtagna,    Prop. 1993/94: 113 förslag till ifrågavarande lagtext gjorda uttalande, att en naturlig definition är    Bilaga 5 "att handling är en fysisk företeelse, som är bärare av i viss form fixerad information".

Mot den i remissen lanserade tolkningen av begreppet handling talar vidare med betydande styrka vad i 2 kap. TF i övrigt sägs om handling. Redan i följande mening i 3 § första stycket, klargörs således att en väsentlig fömtsättning för en handlings karaktär är var den förvaras. Såvitt gäller just frågan om ytterligare anteckningar på samma dokument finns vidare den särskilda regeln i 7 § andra stycket I, enligt viUcen diarium, joumal samt sådant register eller annan förteckning som föres fortiöpande, skall anses vara upprättad när handlingen färdigställts for anteckning eller införing. Belysande i sammanhanget är vidare bestämmelsen i 12 § första stycket ttedje meningen, som reglerar frågan om tillhandahållande av allmän handling när "del därav" inte får lämnas ut.

Till vad nu sagts kommer den osäkerhet och därav föranledda tillämp­ningssvårigheter som den i remissen gjorda tolkningen av begreppet handling skulle föranleda. Det räcker här att hänvisa tiU den tidigare berörda sitaationen då någon begär att få ta del av en skrivelse på vilken det efterhand påförts en eller flera anteckningar. Ett särskilt problem i detta sammanhang, som inte närmare berörts i renUssen, är hur en "maskerad kopia" skulle kunna upp­fattas om det inte tydligt anges att viss text har uteslutits. För en sådan note­ring kommer det emellertid, enligt den tänkta ordningen, inte alltid att finnas möjlighet att hänvisa till viss sekretessbestämmelse, eftersom åtgärden tydligen skulle kunna bero på att den "nya handlingen" inte blivit aUmän.

Mot bakgmnd av det anförda kan Lagrådet inte godta den tolkning av begreppet handling som remissen innehåller. Enligt Lagrådets mening bör begreppet ges den innebörd som framgår av det tidigare återgivna kommitté­uttalandet.

Vad därefter särskilt gäller de föreslagna bestämmelsema så åläggs i 5 § första stycket det enskilda organet att se till, att de aUmänna handUngama lätt kan särskiljas från "organets egna handlingar".

Det förefaller troligt att ifrågavarande enskilda organ ibland kommer att både handha och förvara handlingar som varken har överlämnats tUl organet enligt 2 eller 3 § eller som kan betecknas som organets egna. Med hänsyn härtill förordar Lagrådet att de tidigare citerade orden byts ut mot beskriv-rungen "andra handlingar hos organet".

Bettäffande andra stycket i samma paragraf finns till en början anledning

konstatera, att den där föreslagna ordningen i praktiken torde ta sikte på den

typ av handlingar som avses i 2 kap. 7 § andra stycket 1 TF. I departements­

promemorians lagtextförslag angavs det här vara fråga om "handlingar, som

kontinuerligt behöver tillföras nya uppgifter allteftersom förändringar äger

ram". Med tanke härpå kan det enligt Lagrådets mening ifrågasättas om inte

den föreslagna ordningen, nämligen att tillägg i sådana handlingar skall

utföras så att det tydligt framgår när och av vem de har gjorts, i allmänhet är

onödigt långtgående. Beträffande diarier, joumaler eller andra handlingar, i

go

vilka det är fråga om kronologiskt löpande noteringar, bör det således vara    Prop. 1993/94: 113 tillräckligt att det av handlingen klart kan utläsas, vilka påteckningar som    Bilaga 5 tillkommit före respektive efter "bolagiseringen". Att därtill kräva att det anges vem som har gjort tillägget framstår som överflödigt.

Den i 8 § angivna skyldigheten för det enskilda organet att i vissa fall även lämna ut "eget material" är enligt vad som uppgetts vid föredragningen inför Lagrådet främst avsedd för handlingar av typen linjekartor, ritningar eller liknande; dvs. inte bettäffande handlingar av det slag som nyss diskuterats. Med Lagrådets uppfattning angående irmebörden av begreppet handling torde emeUertid paragrafens räckvidd bli större.

En av de två i lagtexten angivna föratsättningaraa för skyldighetens inttäde är att ett utlämnande är nödvändigt "därför att materialet har fogats samman med den allmänna handUngen". Enligt Lagrådets mening kan orden "fogats samman med" lätt missförstås. Avsikten med bestämmelsen skulle komma tiU tydligare uttryck om föratsättningen i stället ges lydelsen "med hänsyn tiU det sätt på vilket materialet tillförts den handlingen". Den andra angivna föratsättningen är "om det är nödvändigt av något annat skäl". Det har under föredragningen inför Lagrådet inte kunnat anföras något exempel på vilka "skäl" det därvid skulle kunna vara fråga om. Vid sådant förhållande synes sistnämnda föratsättning, som Lagrådet inte funnit motiverad, kunna utgå ur paragrafen.

6§

Enligt huvudregeln i paragrafens första mening åläggs det enskilda organet att underrätta regeringen, eller i förekommande fall kommunfullmäktige respek­tive landstingsfullmäktige, om organets organisation eUer arbetssätt förändras på grand av vissa händelser, I andra meningen görs undantag för fall då för­ändringen saknar betydelse för förvaringen av de allmärma handlingama.

Avsikten med en sådan underrättelse samt vad den kan leda till har tidigare berörts av Lagrådet under 2 §.

Paragrafens syfte skulle enligt Lagrådets mening komma till något tyd­Ugare uttryck om den ges följande lydelse:

"Det enskilda organet skall så snart som möjligt underrätta regeringen, kommunfullmäktige respektive landstingsfullmäktige om organets organisa­tion eller arbetssätt på grand av konkurs, fusion, försäljning av verksamhet eller liknande händelse förändras på sätt som kan antas inverka på dess hantering av de enligt 2 eUer 3 § överiämnade handlingama."

7§

I denna paragraf, som innehåller tre stycken, görs hänvisningar till olika be­stämmelser i TF och sekretesslagen. Om någon ändring i TF inte genomförs, kan de två första styckena undvaras. Det tredje stycket bör i så fall ersättas av en föreskrift som hänvisar enbart till tillämpliga bestämmelser i sekretess­lagen. En sådan föreskrift kan ges förslagsvis följande lydelse:

70

"Bestämmelser om rätt att ta del av handlingar som överlämnats enligt 2    Prop. 1993/94: 113

eller 3 § finns i 1 kap. 10 § sekretesslagen."

Bilaga 5

Lagrådet återkonuner till bestämmelsen i 1 kap. 10 § sekretesslagen i det följande.

Om förslaget till ändring i TF skulle genomföras bör paragrafens tredje stycke ändras redaktionellt och ges följande lydelse:

"Av 2 kap. 17 § tryckfrihetsförordningen och 1 kap. 8 § andra stycket ttedje meningen sekretes.slagen framgår att ett enskilt organ, som efter beslut enligt denna lag förvarar aUmärma handlingar, skall jämstäUas med myndighet i fråga om befattningen med dessa handlingar."

Förslag till lag om ändringen i sekretesslagen (1980:100)

1 kap. 8 §

Lagrådet har i det föregående förordat att rätten att ta del av den typ av handlingar som är aktuella i detta lagstiftningsärende skall tillgodoses inom ramen för en ordning av det slag som avses i denna paragrafs andra stycke. Om förslaget antas utgår den föreslagna ändringen i denna paragraf Erforderliga bestämmelser skulle lämpligen kunna tas i en ny 10 § närmast efter den föreslagna 9 § enligt prop. 1993/94:48 om handlingsoffentiighet hos kommunala företag. De nuvarande 9-12 §§ skulle då betecknas 11-14 §§. Den nya 10 § skulle kunna ges följande lydelse:

"Vad som föreskrivs i tryckfrihetsförordningen om rätt att ta del av hand­lingar hos myndighet skall i tillämpliga delar gälla handlingar som förvaras hos enskilda organ med stöd av lagen (1994:000) om överlämnande av all­männa handlingar till enskilda organ för förvaring. Sådana organ skall vid tillämpningen av denna lag jämställas med myndigheter."

För det fall en lösning enligt det remitterade förslaget skulle väljas, vill Lagrådet erinra om sitt förslag till ändrad rabrik på den nyss behandlade föreslagna nya lagen. Förslaget påverkar även avfattningen av förevarande paragraf.

Förslag tiU lag om ändring i arkivlagen (1990:782)

Ingressen

I lagförslagets ingress anges i en första delssats att i 15 och 16 §§ orden "landstinget" skall bytas ut mot "landstingsfullmäktige". Ett förslag om en sådan lagändring har emellertid redan antagits av riksdagen (se prop. 1993/94:48). Den föreslagna delssatsen bör därför utgå.

71

1§

Prop. 1993/94:113

Om Lagrådets förslag bettäffande ändringen i TF och rabriken tiU den tidigare     Bilaga 5

berörda nya lagen följs, bör i det föreslagna tredje stycket ordet "aUmänna"

utgå och orden "med stöd av lagen (1994:000) om förvaring av allmänna

handlingar hos andra organ än myndigheter" bytas ut mot "enligt lagen

(1994:000) om överlämnande av allmänna handlingar till enskUda organ för

förvaring".

2§

Följs Lagrådets förslag beträffande ändring i sekretesslagen bör den före­slagna ändringen i paragrafen utgå.

7§

Det föreslagna tillägget i första stycket bör ges följande ändrade lydelse "cx;h sådana enskilda organ som avses i 1 § ttedje stycket".

8§

I det föreslagna fjärde stycket bör orden "organ som förvarar allmänna

handlingar" ändras till "organ som avses i 1 § ttedje stycket".

II och 14 §§

I dessa paragrafer finns föreskrifter om skyldighet för statlig myndighet respektive kommunal myndighet att i vissa fall då dess verksamhet har upp­hört överlämna sitt arkiv till en arkivmyndighet "såvida inte regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer föreskriver något annat" respek­tive "såvida inte kommunfullmäktige eller landstingsfullmäktige har beslutat något annat".

Remissförslagen innebär att det i båda dessa paragrafer tas in ett nytt andra stycke i vilket det anges, att det i lagen (1994:000) om förvaring av allmänna handlingar hos andra organ än myndigheter finns bestämmelser om förvaring av statliga (respektive kommunala) myndigheters arkiv hos enskilda i vissa fall.

Eftersom en föreskrift enligt 2 eller 3 § nämnda lag, om överlämnande av allmänna handlingar till ett enskilt organ, måste kunna hänföras till undan­tagsbestämmelsema i förevarande paragrafers första stycken, framstår de föreslagna nya andra styckena som onödiga. Lagrådet avstyrker därför de här föreslagna ändringama.

72

Kulturdepartementet

Prop. 1993/94:113

Utdrag ur protokoU vid regeringssammanttäde den 9 december 1993

Närvarande: statsnunistem[REDACTED_EFTERNAMN], ordförande, och statsråden B.[REDACTED_EFTERNAMN],[REDACTED_EFTERNAMN],[REDACTED_EFTERNAMN], Laurén, Hömlund,[REDACTED_EFTERNAMN],[REDACTED_EFTERNAMN], af[REDACTED_EFTERNAMN], Dinkelspiel,[REDACTED_EFTERNAMN],[REDACTED_EFTERNAMN],[REDACTED_EFTERNAMN],[REDACTED_EFTERNAMN],[REDACTED_EFTERNAMN],[REDACTED_EFTERNAMN],[REDACTED_EFTERNAMN],[REDACTED_EFTERNAMN], P.[REDACTED_EFTERNAMN]

Föredragande: statsrådet[REDACTED_EFTERNAMN]

Regeringen beslutar proposition 1993/94: 113 Förvaring av allmänna handUngar hos andra organ än myndigheter.

73

Rättsdatablad

Prop. 1993/94: 113

Författningsrubrik

Bestämmelser som inför, ändrar, upp­häver eller upprepar ett normgivningsbe-myndigande

Celexnummer för

bakomliggande

EG-regler

Lag om överlämnande av allmänna handUngar tiU andra organ än myndigheter för förvaring

2,3

§§

74