Regeringens proposition 2004/05:124

Arkivfrågor

Prop.

2004/05:124

Regeringen överlämnar denna proposition till riksdagen. Stockholm den 17 mars 2005 Göran[REDACTED_EFTERNAMN] Leif[REDACTED_EFTERNAMN] (Utbildnings- och kulturdepartementet) Propositionens huvudsakliga innehåll I propositionen lämnar regeringen förslag och bedömningar för det fort- satta arbetet inom arkivområdet. Den betydelse arkiven har för att vi skall kunna förstå vårt samhälle och historia understryker vikten av att våra arkiv är tillgängliga. Detta är angeläget inte minst från demokratiska utgångspunkter. Det är därför viktigt att Riksarkivet och landsarkiven förstärker arbetet med att till- gängliggöra arkivmaterial för olika grupper. Regeringen föreslår att ett tidsbegränsat nationellt uppdrag för arkivpedagogiska insatser inrättas på arkivområdet och tilldelas ett enskilt arkiv. Under det senaste årtiondet har förutsättningarna för arkivverksam- heten förändrats, något som till stor del är en följd av bl.a. den tekniska utvecklingen. Mot den bakgrunden bedömer regeringen att det är ange- läget att arkivmyndigheterna på olika sätt deltar i utvecklingsarbetet och samarbetar med bl.a. andra arkiv- och arkivbildande myndigheter om frågor om långsiktigt bevarande och tillhandahållande av digital infor- mation. Regeringen avser att ge Riksarkivet i uppdrag att utveckla arbets- formerna för samarbetet med andra institutioner och organisationer om frågor som rör dokument på de nationella minoritetsspråken. Den nuvarande organisationen av Riksarkivet och landsarkiven behålls. Inga nya landsarkiv inrättas. Regeringen förutsätter att Riks- arkivet tillsammans med landsarkiven fortsätter sitt inre organisatoriska utvecklingsarbete. Regeringen avser att ge Riksarkivet i uppdrag att i samråd med Ekonomistyrningsverket (ESV) analysera och lämna förslag till reger- ingen om avgiftsbeläggning av tjänster, artiklar m.m. 1

Innehållsförteckning

Prop. 2004/05:124

1

Förslag till riksdagsbeslut .................................................................

3

2

Inledning ...........................................................................................

4

2.1

Ärendet och dess beredning................................................

4

3

Gällande bestämmelser .....................................................................

5

4

Ökad tillgänglighet till arkiven .........................................................

6

5

Långsiktigt bevarande och tillhandahållande av

digital information.............................................................................

9

6

Den icke-statliga arkivsektorn ........................................................

11

6.1

Kommunala och landstingskommunala arkiv ..................

11

6.2

Enskilda arkiv...................................................................

13

7

De nationella minoritetsspråken och arkiven..................................

14

8

Det statliga arkivväsendet arkivmyndigheternas organisation

och verksamhet ...............................................................................

16

9

Arkivmyndigheternas avgiftsfinansiering.......................................

18

9.1

Avgifter för tillhandahållande och tillsyn.........................

18

9.2

Avgifter vid leveranser av arkivmaterial..........................

19

10

Kostnadskonsekvenser....................................................................

20

Bilaga 1 Remissinstanser som yttrat sig över betänkandet

Arkiv för alla nu och i framtiden (SOU 2002:78)..............

21

Bilaga 2 Remissinstanser som yttrat sig över rapporten ABM 

samverkan mellan arkiv, bibliotek och museer: En

lägesrapport på uppdrag av regeringen från Kungl.

biblioteket, Riksarkivet, Statens kulturråd och

Riksantikvarieämbetet (U2005/131/Kr)................................

22

Utdrag ur protokoll vid regeringssammanträde den 17 mars 2005.........

23

2

1

Förslag till riksdagsbeslut

Prop. 2004/05:124

Regeringen föreslår att riksdagen godkänner vad regeringen föreslår om att inrätta ett tidsbegränsat nationellt uppdrag inom arkivområdet (avsnitt 4). 3

2

Inledning

Prop. 2004/05:124

2.1

Ärendet och dess beredning

Det offentliga arkivväsendet har behandlats i ett flertal översyner och utredningar (Ds 1981:21, 1982:5, Ds 1984:6, Ds 1984:12, prop. 1982/83:100, 1982/83:KrU24, rskr. 1982/83:301). En samlad redovis- ning av arkivpolitiken med förslag om arkivens framtida inriktning gjordes i propositionen om arkiv m.m. (prop. 1989/90:72). Den 1 juli 1991 trädde arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen (1991:446) i kraft. I propositionen Kulturpolitik (prop. 1996/97:3) redogjorde regeringen för inriktningen på de framtida insatserna för arkivområdet. Bland de frågor som lyftes fram var bl.a. arbetet med att öka tillgängligheten till arkivbestånden genom t.ex. digitalisering liksom anpassningen av den statliga arkivverksamheten för hantering av digitalt material. Regeringen beslutade den 21 december 2000 att tillkalla en särskild utredare med uppgift att se över vissa arkivfrågor (dir. 2000:104). En övergripande uppgift var att föreslå åtgärder som underlättar för nya grupper att använda arkiven och som förbättrar arkivens tillgänglighet. Utredningen, som antog namnet Arkivutredningen Arkiv för alla (Ku 2001:02), överlämnade i september 2002 sitt betänkande Arkiv för alla nu och i framtiden (SOU 2002:78). Till betänkandet fogades även en rapport från utredningens referensgrupp för IT-frågor. Betänkandet har remissbehandlats. En sammanställning av remissyttrandena finns till- gänglig i Utbildnings- och kulturdepartementet (dnr U2005/158/Kr) och en förteckning över de remissinstanser som yttrat sig finns i bilaga 1 . Regeringen beslutade den 25 oktober 2001 att ge i uppdrag till Kungl. biblioteket, Statens kulturråd och Riksarkivet att göra en kartläggning av de åtgärder som hittills vidtagits då det gäller samverkan inom ABM- området (arkiv, bibliotek och museer), såväl mellan de tre områdena som inom vart och ett av dem. Vidare skulle en utvärdering göras av hittills gjorda insatser och vunna erfarenheter. Även erfarenheter av interna- tionellt arbete på området skulle redovisas. Uppdraget skulle genomföras i samverkan med andra berörda myndigheter och institutioner. Kungl. biblioteket, Statens kulturråd, Riksarkivet och Riksantikvarieämbetet överlämnade i mars 2002 rapporten ABM-samverkan mellan arkiv, bibliotek och museer (dnr U2005/131/Kr). Rapporten har remissbehand- lats. En sammanställning av remissyttrandena finns tillgänglig i Utbild- nings- och kulturdepartementet (dnr U2005/131/Kr) En förteckning över de remissinstanser som yttrat sig finns i bilaga 2. Rapporten och de inkomna remissvaren har fungerat som underlag till regeringens bedöm- ning i propositionen vad gäller frågeställningar om bl.a. samverkan och samordning mellan olika myndigheter, institutioner och organisationer på kulturområdet. Propositionen bygger på en överenskommelse mellan den socialdemo- kratiska regeringen, Vänsterpartiet och Miljöpartiet. 4

3

Gällande bestämmelser

Prop. 2004/05:124

Arkivlagen (1990:782) är tillämplig inom den statliga och den kommu- nala sektorn och innehåller bestämmelser om bl.a. arkivbildningen och dess syften samt om arkivvård och gallring. Bland annat föreskrivs att myndigheternas arkiv, som utgörs av allmänna handlingar, skall bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser rätten att ta del av allmänna handlingar, behovet av information för rättskipningen och för- valtningen samt forskningens behov. Vidare framhålls att myndigheter- nas arkiv är en del av det nationella kulturarvet. Kompletterande bestämmelser finns i arkivförordningen (1991:446) och i förordningen (1995:679) med instruktion för Riksarkivet och landsarkiven. Myndig- heternas arkiv omfattas av offentlighetsprincipen enligt bestämmelserna i tryckfrihetsförordningen. Arkivmyndigheter Riksarkivet och landsarkiven är statliga arkivmyndigheter med särskilt ansvar för den statliga arkivverksamheten och för arkivvården i landet. Riksarkivet, som är chefsmyndighet för landsarkiven, är central förvalt- ningsmyndighet för arkivfrågor och har det högsta överinseendet över den offentliga arkivverksamheten i landet. Landsarkiven, som finns i Göteborg, Härnösand,[REDACTED_EFTERNAMN], Uppsala, Vadstena, Visby och Östersund, är arkivmyndigheter inom sina respektive distrikt. Stockholms stadsarkiv och Värmlandsarkiv har, genom avtal med staten, funktion som lands- arkiv inom Stockholms respektive Värmlands län. Inom Riksarkivet finns bl.a. Krigsarkivet, Svensk arkivinformation (SVAR) och en enhet för museitjänster (Svensk museitjänst). Krigs- arkivet fullgör uppgiften som arkivmyndighet för de myndigheter som lyder under Försvarsdepartementet. SVAR är en huvudsakligen avgifts- finansierad verksamhet som arbetar med att bearbeta och sprida arkiv- information. SVAR riktar sig framförallt till allmänheten, i första hand till släktforskarna. Verksamheten, vilken främst är förlagd till Väster- norrlands län, bygger till viss del på arbetsmarknadsmedel. Svensk museitjänst erbjuder förvaring, föremålsvård och andra närliggande tjänster till bl.a. de statliga museerna. Vid Riksarkivet finns vidare en nämnd för heraldisk verksamhet och en nämnd för enskilda arkiv. Riksarkivet och landsarkiven har till uppgift att utöva det högsta överinseendet över den offentliga arkivverksamheten. De verkar för att myndigheterna inom statsförvaltningen på ett ändamålsenligt sätt fullgör sina skyldigheter enligt arkivlagen. Arkivmyndigheterna håller mottagna handlingar tillgängliga, verkar för att arkiven blir fullständiga samt främjar användningen av arkivmaterial genom att tillhandahålla och för- medla arkivinformation. Den statliga politiken inom arkivområdet berör även de enskilda arkiven genom bl.a. bidrag och rådgivning. 5

4

Ökad tillgänglighet till arkiven

Prop. 2004/05:124

Regeringens förslag : Ett tidsbegränsat nationellt uppdrag för arkivpeda- gogiska insatser skall inrättas på arkivområdet. Regeringen avser att för perioden 20062008 ge uppdraget till ett enskilt arkiv . I budgetpropo- sitionen för 2006 avser regeringen att föreslå att 1 miljon kronor årligen anvisas för uppdraget.

Regeringens bedömning: Samverkan mellan statliga och icke-statliga arkiv, men också mellan arkiv, bibliotek, museer (ABM) och andra myn- digheter och organisationer är av stor betydelse i arbetet för att öka intresset för och tillgängligheten till arkivmaterialet.

Utredningens förslag : Utredningen har pekat på behovet av samordning och samverkan mellan arkivinstitutioner från alla sektorer, även enskilda sektorn. Vidare betonas betydelsen av pedagogiska insatser från arkivmyndigheterna riktade mot barn, ungdomar samt mot människor med annan kulturell bakgrund än den svenska och människor med funk- tionshinder. Utredningen föreslår bl.a. att det inrättas en tjänst som arkivpedagog i varje landsarkivdistrikt.

Remissinstanserna : Genomgående framhåller remissinstanserna vikten av att arkivsektorn ökar tillgängligheten till arkivmaterialet. Flera remissinstanser, bl.a. Länsstyrelsen i Västernorrlands län , Förenings- arkivet i Jämtlands län och Svensk biblioteksförening menar att samver- kan inom arkiv-, biblioteks- och museiområdet kan bidra till ökad till- gänglighet. Många remissinstanser framhåller att den digitala tekniken ger möjlighet att nå nya användargrupper, bl.a. genom Internet. Ett flertal instanser anser dock att tillgängliggörande innebär mer än digitalisering, t.ex. ökade öppettider och förenklade sökmedel. Skälen för regeringens förslag och bedömning : Utgångspunkten för arkivmyndigheternas uppdrag är offentlighetsprincipen, närmare bestämt bestämmelserna om handlingsoffentlighet i tryckfrihetsförordningen. Enligt dessa bestämmelser har var och en rätt att ta del av allmänna handlingar.

Arkiven utgör en viktig källa till kunskap och information om vårt samhälle och dess utveckling samt om människors villkor genom tiderna. Genom de offentliga arkiven, som innehåller allmänna handlingar som omfattas av handlingsoffentlighet, skapas möjligheter till insyn i förvalt- ningen. Materialet används vidare i stor utsträckning av såväl forskar- samhället som hembygds- och släktforskningen. Arkiven är också bety- delsefulla för att tillgodose förvaltningens och rättskipningens behov av information för att kunna fullgöra sina uppgifter. Arkivmaterialet används av myndigheter och institutioner likaväl som av en bred allmän- het. Arkiven har alltså stor betydelse från såväl demokrati- som forsk- nings- och kulturarvssynpunkt. Efterfrågan på uppgifter ur arkivmaterial har ökat under senare år, vilket bl.a. visar sig i att antalet skriftliga förfrågningar till Riksarkivet och landsarkiven mellan åren 2001 och 2003 ökat från ca 39 000 till 108 000. Inte minst avspeglar detta den snabba ökningen av förvaltnings- 6 ärenden som följer de senaste årens stora samlade leveranser av yngre myndighetsarkiv, folkbokföringshandlingar m.m. Genom olika insatser från arkivmyndigheterna har allmänhetens intresse för arkiven ökat liksom också tillgängligheten till dem. I det sammanhanget är den nya tekniken ett viktigt hjälpmedel för att under- lätta och effektivisera arkivens verksamhet, inom de ramar som relevant lagstiftning, t.ex. personuppgiftslagen (1998:204) och lagen (1960:729) om upphovsrätt till litterära och konstnärliga verk, medger. Även andra betydelsefulla satsningar görs för att öka intresset och till- gängligheten. Det rör sig bl.a. om beståndsöversikter, forskarhandled- ningar, publika arrangemang i form av exempelvis föreläsningar och utställningar samt aktiviteter riktade mot t.ex. forsknings- och skol- miljöer. På flera håll i landet bedriver offentliga och enskilda arkivinsti- tutioner också en uppsökande verksamhet för att på så sätt öka kontak- terna mellan arkiven och skolorna och nå ut till bl.a. barn och ungdomar. Vidare skall nämnas den nationella arkivdatabasen (NAD) som byggts upp av Riksarkivet i syfte att ge en generell överblick över var arkiv finns och vad de innehåller. Mot bakgrund av den stora betydelse som arkiven har från såväl demokrati- som forsknings- och kulturarvssynpunkt är det enligt regeringens bedömning viktigt att arkivmyndigheterna fortsätter arbetet för att öka intresset för och tillgängligheten till arkivmaterialet. De senaste årens utveckling mot öppnare och mer synliga arkivinstitutioner bör förstärkas och intensifieras. De möjligheter till ökad överblick över och tillgång till arkivmaterial som den nya tekniken innebär bör utnyttjas. Inte minst kan den nya tekniken vara ett värdefullt hjälpmedel för att nå nya grupper av brukare. Det är betydelsefullt att arkivmyndigheterna definierar vilka skilda behov och förväntningar som olika grupper av brukare har på arkiven. En aktiv kommunikation med brukarna kan öka kunskapen om olika mål- gruppers önskemål och krav och därmed göra det lättare att bedöma vilka olika åtgärder som erfordras. Det kan handla om t.ex. arkivinstitutioner- nas öppethållande och servicenivå, den fysiska tillgängligheten i form av handikappanpassning, användarvänliga söksystem, forskarguider och arkivinformation som är tillgänglig i digital form. För att motverka att grupper i samhället ställs utanför på grund av att de t.ex. saknar tillräcklig teknikkunskap bör arkivmyndigheterna genom bl.a. pedagogiska insatser utveckla lättillgängliga sökmedel m.m. Vidare bör arkivmyndigheterna i ökad omfattning samarbeta med landets övriga kulturarvsinstitutioner för att finna en gemensam strategi för tillgänglig- görande av digital information. Som bl.a. Riksantikvarieämbetet framfört bör dock en digitalisering även kombineras med förtecknings- och vård- insatser samt med ett ökat samarbete vad gäller registreringsprinciper och standardisering inom kulturarvssektorn. Ett exempel på samarbete kring dessa frågor är projektet Bilddatabaser och digitalisering en plattform för ABM-samverkan som pågick mellan 2001 och 2002 och bedrevs av Kungl. biblioteket, Nationalmuseum, Riksarkivet och Riksantikvarie- ämbetet. I projektet prövades förutsättningarna för samordning vid regi- strering, fotografering och digitalisering av exempelvis grafiska blad, affischer, ritningar och fotografier. Prop. 2004/05:124 7 I likhet med utredningen vill regeringen understryka betydelsen av Prop. 2004/05:124 arkivpedagogiska insatser som ett medel för att nå en bredare och yngre publik. Det arkivpedagogiska arbetet syftar bl.a. till att lära barn och ungdomar att efterforska och sammanställa information och därmed till att själva bygga upp kunskap och ett källkritiskt förhållningssätt. Arbetet bidrar också till att stimulera människors nyfikenhet och till att skapa ett ökat intresse för historia och frågor som rör samhället och dess utveck- ling, såväl i den egna närmiljön som i ett bredare perspektiv. I det arkiv- pedagogiska arbetet bör även satsningar göras som riktar sig mot olika grupper i samhället, t.ex. människor med annan kulturell bakgrund än den svenska, personer med funktionshinder och teknikovana. Regeringen anser att det arkivpedagogiska arbetet inom arkivområdet bör stärkas. Detta gäller hela arkivsektorn. Det finns idag både statliga och icke-statliga arkiv som har utarbetat metoder för arkivpedagogiskt arbete. Som ett led i denna process, föreslår regeringen att ett tidsbegrän- sat nationellt uppdrag inrättas på arkivområdet med inriktning mot arkiv- pedagogik fr.o.m. 2006 (se propositionen Kulturpolitik prop. 1996/97:3). Genom ett nationellt uppdrag kan det arkivpedagogiska arbetet stärkas och utvecklas. Kunskap och erfarenheter från uppdraget skall spridas runtom i landet och bidra till att inspirera olika arkivinstitutioner till insatser på området. Regeringen avser att i budgetpropositionen för 2006 återkomma till riksdagen med förslag att 1 miljon kronor anvisas för uppdraget. Mot bakgrund av att regeringen i propositionen Kulturpolitik (prop. 1996/97:3) förordat att nationella uppdrag ges till icke-statliga institutioner och verksamheter avser regeringen att för perioden 2006 2008 ge detta uppdrag till ett enskilt arkiv (se avsnitt 6.2). Regeringen avser att återkomma när det gäller mottagare av uppdraget. När det gäller vilka åtgärder som skall vidtas för ökad tillgänglighet inom den statliga arkivsektorn är det i första hand en uppgift för Riks- arkivet och landsarkiven att utifrån tillgängliga resurser göra en bedöm- ning av vilka prioriteringar och insatser som skall göras. I det arbetet ligger även att ta ställning till huruvida särskilda tjänster som arkivpeda- goger skall inrättas och hur sådana tjänster i så fall skall utformas. En särskild utredare har på regeringens uppdrag utrett frågan om skanning av folkbokföringsmaterial i förhållande till bestämmelserna i personuppgiftslagen (dir. 2003:122). Uppdraget har redovisats i betänkandet Folkbokföringsuppgifter hos arkivmyndigheterna (SOU 2004:106). Betänkandet är för närvarande ute på remiss och remisstiden går ut den 31 maj 2005. Ökad tillgänglighet genom samverkan Regeringen bedömer att samverkan inom arkivsektorn, dvs. mellan statliga, kommunala och enskilda arkivinstitutioner, likaväl som mellan arkivinstitutioner, andra kulturinstitutioner, folkbildningen och skolan, är viktig för att utnyttja tillgängliga resurser och ta vara på kunskap och erfarenheter på bästa sätt i strävan efter ökad tillgänglighet. Genom sam- verkan i den lokala och regionala miljön i form av t.ex. nätverk eller centrumbildningar kan olika verksamheter utveckla gemensamma projekt och samarbeten. I det sammanhanget skall också lyftas fram lands- 8 arkivens roll som regional kulturinstitution och samverkanspart för olika Prop. 2004/05:124 regionala och lokala aktörer. Många remissinstanser, däribland Länsstyrelsen i Västernorrlands län, Föreningsarkivet i Jämtlands län, Svensk biblioteksförening och SACO , har lyft fram den betydelse som samverkan mellan arkiv, bibliotek och museer, s.k. ABM-samverkan, har när det gäller arbetet för ökad till- gänglighet. Det rör sig om samverkan på nationell nivå om övergripande frågor av gemensamt intresse. Exempel på detta är det nyetablerade ABM-centrumet vid Kungl. biblioteket, som finansieras av de deltagande institutionerna Kungl. biblioteket, Nationalmuseum, Riksantikvarie- ämbetet, Riksarkivet och Statens kulturråd. Centrumet skall fungera som ett gemensamt kansli för koordinering av samarbete mellan arkiv, bibliotek och museer med särskilt fokus på digitaliseringsarbete. Som nämnts i avsnitt 2 har Kungl. biblioteket, Riksarkivet, Statens kulturråd och Riksantikvarieämbetet tidigare redovisat de åtgärder som hittills vidtagits då det gäller samverkan inom ABM-området (dnr U2005/131/Kr). I rapporten konstateras bl.a. att det finns en rad områden där arkiv, bibliotek och museer bör samverka kontinuerligt och dit hör frågor rörande registrering, digitalisering och långsiktigt bevarande. Vidare bedrivs omfattande ABM-samverkan på regional och lokal nivå, såväl kring generella frågor som i form av enskilda projekt. I t.ex. Västernorrlands län finns ett väl etablerat samarbete mellan olika ABM- institutioner. Sedan våren 2003 pågår ett förankrings- och analysprojekt och det s.k. ABM Resurs i Västernorrland är numera en verksamhet med samfinansiering från olika håll. Regeringen delar bedömningen att ABM- samverkan, på såväl nationell som regional och lokal nivå, är av stor betydelse i arbetet för att öka intresset för och tillgängligheten till arkiv- materialet.

5

Långsiktigt bevarande och tillhandahållande av digital information

Regeringens bedömning: Riksarkivet och landsarkiven bör fortsätta sitt aktiva arbete inom digitaliseringsområdet såväl nationellt som internatio- nellt. Arkivmyndigheterna bör på olika sätt delta i och samarbeta med bl.a. andra arkiv- och arkivbildande myndigheter när det gäller frågor om långsiktigt bevarande och tillhandahållande av digital information.

Utredningens förslag : Det av utredningen föreslagna Arkivverket föreslås inrätta en forsknings- och utvecklingsenhet i samarbete med bl.a. Luleå tekniska universitet. Enheten skall delta i utvecklingen av tekniska lösningar för långsiktigt bevarande av digital information. Vidare före- slås att det inom Arkivverket skall inrättas en samordnings- och utveck- lingsfunktion (ARKSAM) med uppgift att på nationell nivå ansvara för frågor inom arkivområdet som bl.a. rör digitalisering och långsiktigt bevarande av digital information. Betydelsen av samverkan med andra arkiv- och arkivbildande myndigheter lyfts fram. Utredningen bedömer att det föreslagna Arkivverket bör ha en framträdande roll i arbetet med 9 en elektronisk statsförvaltning och när det gäller utvecklingen av 24- timmarsmyndigheten.

Remissinstanserna : Remissinstanserna instämmer i utredningens upp- fattning att bevarandet av digital information är en mycket angelägen fråga. Flera av remissinstanserna pekar på behovet av ökat resurs- och personaltillskott för att hantera bevarandet av digitalt material. Önskemål om en nationell strategi och en långsiktig digitaliseringsplan för beva- rande av digitalt material framförs av flera instanser, bl.a. Stockholms kommun, Riksantikvarieämbetet och Tjänsteforum . Det stora flertalet av remissinstanserna delar utredarens bedömning att arkivmyndigheterna bör ha en framträdande roll i utvecklingsarbetet med 24-timmarsmyndig- heten. Förslaget om att inrätta en forsknings- och utvecklingsenhet samt en samordnings- och utvecklingsenhet (ARKSAM) tillstyrks av bl.a. Riksskatteverket, Statens kulturråd, Språk- och folkminnesinstitutet, Arbetsmarknadsstyrelsen, Sveriges Släktforskarförbund, landsarkiven i Vadstena, Göteborg och Östersund samt Eskilstuna och Västerås kommuner . Andra remissinstanser, som t.ex. Domstolsverket och SACO, är tveksamma till inrättande av ARKSAM och om en forsknings- och utvecklingsenhet kommer att kunna lösa de frågor som finns kring digi- talt bevarande och tillgängliggörande. Riksarkivet avstyrker bildandet av ARKSAM i den form som föreslås och anser att frågan om samordning och utveckling bör studeras förutsättningslöst i det fortsatta organisa- tionsarbetet.

Skälen för regeringens bedömning : Den elektroniska förvaltningen ställer nya och större krav på arkivmyndigheterna. Det är en grundförut- sättning för den framtida nätverksförvaltningen och utvecklingen mot 24- timmarsmyndigheten att det skapas hållbara tekniska och organisatoriska förutsättningar för bevarandet och tillhandahållandet av elektroniska handlingar. Det är av stor betydelse att Riksarkivet och andra arkivmyndigheter finns med i ett så tidigt skede som möjligt i detta arbete, bl.a. för att skapa förutsättningar för att finna lösningar som är gemensamma över institutions- och sektorsgränserna. Det är vidare viktigt att arbetet med dessa frågor sker i samarbete med arkivbildande myndigheter och myndigheter med särskilda uppgifter när det gäller elektronisk förvalt- ning, som t.ex. Statskontoret. Riksarkivet medverkar bl.a. i Nämnden för elektronisk förvaltning, e-nämnden, som inrättades i januari 2004. Inte minst viktig är frågan om framtida tillhandahållande och tillgänglig- görande. Regeringen har mot den bakgrunden i regleringsbrevet för 2005 gett Riksarkivet i uppdrag att redovisa de åtgärder som är nödvändiga för att på lång sikt säkra tillgången till allmänna handlingar i digital form. Redovisningen skall fokusera på vad som krävs för att tillgodose rätten att ta del av allmänna handlingar, skyddet för allmänna handlingar, behovet av information för rättskipningen och förvaltningen samt forsk- ningens behov. Riksarkivet startade 2003 ett forsknings- och utvecklingsprojekt i samarbete med Luleå tekniska universitet och Bodens kommun i syfte att bl.a. utveckla lösningar för långsiktigt digitalt bevarande. Inom ramen för projektet sker ett samarbete med bl.a. Mittuniversitetet och Kungl. Tekniska högskolan. Regeringen anser att projektet har stor betydelse för arkivmyndigheternas fortsatta arbete inom området. Den snabba tekniska Prop. 2004/05:124 10 utvecklingen medför dock att det, när projektet är avslutat, sannolikt Prop. 2004/05:124 finns behov av fortsatta och mer långsiktiga utvecklingsinsatser. Reger- ingen anser, liksom utredningen, att sådana insatser i första hand bör ske i samarbete mellan arkivmyndigheterna, IT-forskningen och näringslivet. Därmed markeras att den digitala arkivbildningen bör ses i ett bredare samhällsperspektiv. Utredningen pekar på att kostnaderna troligen blir betydande både för utvecklingsarbetet, för investeringar samt för drift av anläggningar som hanterar den digitala informationen över tid. Då be- varandet av digital information är en angelägenhet för alla politikområ- den menar utredningen att kostnaderna bör fördelas inom hela statsför- valtningen. Förutsättningarna för ett långsiktigt bevarande av det digitala kultur- arvet kommer även att belysas av regeringens IT-politiska strategigrupp, som tillsattes under 2003 (N2003/4799/ITFOU) Strategigruppen har inrättat en särskild arbetsgrupp med uppdrag att under 2005 ge förslag till riktlinjer för en framtida politik för IT och kultur. Regeringen vill i detta sammanhang också peka på betydelsen av internationell samverkan kring frågor som gäller ny teknik i syfte att ta till vara kunskap och erfarenheter som finns på området. Riksarkivet medverkar aktivt i det internationella arbetet inom området, bl.a. inom ramen för EU-samarbetet, UNESCO och den internationella arkivorgani- sationen ICA:s olika kommittéer. Genom The[REDACTED_EFTERNAMN] Principles och The[REDACTED_EFTERNAMN] Action Plan har gemensamma frågeställningar och problem identi- fierats för det fortsatta arbetet med samordningsarbetet av digitalise- ringsverksamhet inom EU. Vidare medverkar Riksarkivet som svensk partner i det s.k. Minervaprojektet, ett EU-projekt som avser att skapa ett nätverk för att koordinera digitaliseringen av kulturarvet och det veten- skapliga arvet inom EU. Riksarkivet har sedan flera år tillbaka engagerat sig i det internationella standardiseringsarbetet på olika nivåer och spelat en aktiv roll inom det internationella DLM-forum (Digital Lifecycle Management). Enligt regeringens bedömning är det angeläget att Riks- arkivet även fortsättningsvis bedriver ett aktivt internationellt arbete på arkivområdet. När det gäller utredningens förslag om inrättandet av en samordnings- och utvecklingsfunktion (ARKSAM) finner regeringen inte tillräckliga skäl för att en sådan funktion skall inrättas (se även avsnitt 8). Utredaren har föreslagit att en inventering skall göras av äldre ADB- system. En sådan inventering har nu redan genomförts och bearbetning av materialet pågår. 6 Den icke-statliga arkivsektorn

6.1

Kommunala och landstingskommunala arkiv

Regeringens bedömning: Genom samverkan och samordning mellan statliga och kommunala arkiv bör möjligheterna öka till att dels skapa samsyn och enhetlighet inom arkivverksamheten, dels förbättra tillgäng- ligheten till arkivmaterialet. Detta gäller inte minst frågor som rör digitalt 11 material. Samrådsgruppen för kommunala arkivfrågor är ett lämpligt forum för en sådan samverkan.

Utredningens förslag: Förutsättningarna för fördjupad och utökad samverkan mellan statlig och kommunal arkivverksamhet utreds och den verksamhet som bedrivs av Samrådsgruppen för kommunala arkivfrågor utökas. Vidare framhåller utredningen betydelsen av att kommunerna har tillgång till erforderlig kompetens på arkivområdet.

Remissinstanserna : Flertalet av remissinstanserna tillstyrker förslaget att utreda frågan vidare om statlig och kommunal samverkan. Många kommuner framhåller dock att kommunernas självständiga ställning måste beaktas. SACO anser att kompetensfrågan är ett stort problem i kommunerna och något som försvårar en samordnad arkivhantering.

Skälen för regeringens bedömning : De kommunala arkiven utgör en viktig och omfattande del av den offentliga arkivbildningen. Dessa arkiv består på samma sätt som de statliga arkiven till övervägande del av all- männa handlingar och är av stor betydelse från demokrati-, forsknings- och kulturarvssynpunkt. De grundläggande reglerna för statliga och kommunala myndigheters arkivhantering ges i arkivlagen (1990:782), (se avsnitt 3). Riksarkivet skall enligt arkivförordningen (1991:446) följa utvecklingen i kommunerna och enligt sin instruktion, förordningen (1995:679) med instruktion för Riksarkivet och landsarkiven, ge kommunerna allmänna råd i arkivfrågor. Vidare har Riksarkivet i sitt regleringsbrev som ett av sina mål att nå en ökad enhetlighet och sam- ordning mellan den statliga och den kommunala arkivhanteringen. Detta arbete utförs bl.a. inom ramen för Samrådsgruppen för kommunala arkiv- frågor där Riksarkivet och landsarkiven, samt Svenska kommunför- bundet och Landstingsförbundet (Sveriges kommuner och landsting) är representerade. Samrådsgruppens uppgifter är bl.a. att fungera som ett forum för utbyte av information mellan sektorerna och verka för samord- ning i arbetet och enhetlighet i tillämpningen. De statliga och kommunala arkiven ställs i stor utsträckning inför samma frågor då det bl.a. gäller framtida vård och tillhandahållande av arkivmaterial och inte minst i fråga om den ökade användningen av Internet och digitalisering inom den offentliga förvaltningen. Omstruktureringar i statsförvaltningens organisation och uppgifter, där bl.a. statlig verksamhet förs över till kommunalt ansvar, ökar behoven av enhetlighet. Regeringen vill mot denna bakgrund betona vikten av fort- satt och utökat samarbete och samverkan mellan den statliga och kommunala arkivsektorn. Samarbetet och samverkan mellan stat och kommun skall ske på jämlika villkor. Genom samordning mellan statliga och kommunala arkiv ökar möjligheterna till att dels skapa en ökad sam- syn och enhetlighet inom arkivverksamheten och dels öka tillgänglig- heten till arkivmaterialet. Samrådsgruppen för kommunala arkivfrågor är ett lämpligt forum för diskussionen kring övergripande frågor av princi- piell betydelse. Genom arbetet i denna grupp kan en ökad samordning och enhetlighet mellan den statliga och kommunala arkivhanteringen utvecklas. Regeringen vill även peka på att samverkan mellan statliga och kommunala arkiv dessutom sker i andra former, t.ex. mellan lands- arkiven och kommunerna i respektive landsarkivdistrikt men också mellan arkiv, bibliotek och museer regionalt och lokalt. Samarbetet skall Prop. 2004/05:124 12 även ses i ett vidare sammanhang där även folkrörelse-, föreningsarkiv Prop. 2004/05:124 och övriga enskilda arkiv ingår. Dessa olika samarbetsformer bidrar till en ökad samordning och enhetlighet mellan olika arkivinstitutioner. Mot bakgrund av detta bedömer regeringen att ett särskilt uppdrag till Riks- arkivet att verka för att samordning sker mellan olika arkivinstitutioner inte behöver ges. Regeringen delar utredningens bedömning att det är angeläget med erforderlig kompetens på arkivområdet och utgår från att även denna fråga hanteras inom ramen för bl.a. samrådsgruppens verk- samhet.

6.2

Enskilda arkiv

Regeringens bedömning: De enskilda arkiven är en del av det nationella kulturarvet. Det bör dock inte införas någon särskild bestämmelse om enskilda arkiv i arkivlagen.

Utredningen föreslår att arkivlagen (1990:782) kompletteras med en

bestämmelse om att enskilda arkiv är en del av det nationella kulturarvet

samt vidare att Riksarkivets nämnd för enskilda arkiv skall läggas ned.

De enskilda arkiven skall i det föreslagna nationella rådet för arkivfrågor

representeras av personer med bakgrund i folkrörelse- och föreningsliv,

näringslivsarkiv och arkiv för minoritetsspråk.

Remissinstanserna

: Riksdagens ombudsmän och Riksarkivet anser att

det föreslagna tillägget i arkivlagen är diskutabelt ur systematisk syn-

punkt. Flera landsarkiv tillstyrker en markering av de enskilda arkivens

betydelse men betonar samtidigt att arkivlagen enbart behandlar

offentlig förvaltning. SACO liksom Länsmuseernas samarbetsråd samt

flera enskilda arkivinstitutioner tillstyrker förslaget. Remissinstansernas

reaktioner är varierande på utredningens förslag att Nämnden för

enskilda arkiv läggs ned. Bland annat anser Föreningen Sveriges läns-

arkivarier att nämnden bör ses över men inte avskaffas då det skulle för-

svåra folkrörelsearkivens arbete med angelägna projekt.

Skälen för regeringens bedömning : Enskilt arkivmaterial har många

gånger ett stort kulturhistoriskt värde och bidrar till att ge information om

samhället och dess utveckling.. Det rör sig bl.a. om folkrörelsearkiv och

andra föreningsarkiv samt företags-, näringslivs-, gårds- och personarkiv.

Materialet har stor betydelse inom bl.a. forskningen, exempelvis histo-

risk, samhällsvetenskaplig, ekonomihistorisk, lokalhistorisk och industri-

historisk forskning. Enskilt arkivmaterial är alltså av stor betydelse för

många olika grupper av människor och det är därför angeläget att till-

gängligheten till de enskilda arkiven ökar. Som framgår i avsnitt 4 avser

regeringen att lämna förslag om inrättande av ett nationellt uppdrag på

arkivområdet med arkivpedagogisk inriktning som tilldelas ett enskilt

arkiv.

Statligt stöd till enskilda arkiv utgår bl.a. i form av ekonomiskt bidrag.

Bidrag till regional arkivverksamhet lämnas enligt förordningen

(1996:1598) om statsbidrag till regional kulturverksamhet. För närva-

rande är 22 föreningsarkiv runtom i landet berättigade till sådant bidrag.

För 2005 uppgår anslaget till detta bidrag till totalt 5,9 miljoner kronor.

Vidare får 10,2 miljoner kronor av Riksarkivets och landsarkivens för-

13

valtningsanslag användas till bidrag till enskilda arkiv. Enligt förord- Prop. 2004/05:124 ningen (1995:679) med instruktion för Riksarkivet och landarkiven får de statliga arkivmyndigheterna även ge råd till enskilda i arkivfrågor. Enligt förordningen skall det vidare vid Riksarkivet finnas en särskild nämnd för enskilda arkiv som avgör ärenden om statsbidrag till enskilda arkiv och är rådgivande organ i frågor som rör sådana arkiv. Enskilda arkiv förvaras i första hand hos enskilda arkivinstitutioner såsom näringslivsarkiv och folkrörelsearkiv liksom hos central- och länsmuseer och universitetsbibliotek. Även statliga och kommunala arkivmyndigheter förvarar enskilt arkivmaterial. De enskilda arkiven innehåller inte handlingar som är att anse som allmänna handlingar. De regleras inte heller av lagstiftningen på arkivområdet. Som regeringen tidigare betonat (se prop. 1989/90:72 och prop. 1996/97:3) är de enskilda arkiven en viktig del av det nationella kultur- arvet. Mot bakgrund av att arkivlagen primärt riktar sig till de arkiv- bildande myndigheterna inom den offentliga förvaltningen och i första hand reglerar handhavandet av de allmänna handlingar som förvaras hos myndigheterna, bedömer dock regeringen att det inte bör föras in en bestämmelse om enskilda arkiv i arkivlagen. Utredningens förslag bör därför inte genomföras. Nämnden för enskilda arkiv är en betydelsefull instans inom Riks- arkivet för hantering av de frågor som rör de enskilda arkiven. Enligt regeringens bedömning är det ändamålsenligt att frågor om bidrag och råd till enskilda arkiv behandlas i nämnden, som bl.a. består av repre- sentanter för den enskilda arkivsektorn. Genom att det finns en särskild nämnd för enskilda arkiv vid Riksarkivet markeras också den betydelse som dessa arkiv har. Regeringen bedömer därför att nämnden bör bibe- hållas. Regeringen har tidigare betonat betydelsen av samverkan i syfte att öka intresset för och samtidigt öka tillgängligheten till arkivmaterial. Detta gäller givetvis såväl de offentliga som de enskilda arkiven. Bland annat gäller det samverkan på regional och lokal nivå mellan olika arkivinstitutioner, bibliotek och museer, s.k. ABM-samverkan.

Utredningens förslag om inrättandet av ett nationellt arkivråd hanteras i avsnitt 8.

7

De nationella minoritetsspråken och arkiven

Regeringens bedömning: Regeringen avser att ge Riksarkivet i uppdrag

att utveckla arbetsformerna för samarbetet med andra institutioner och

organisationer om frågor som rör dokument på de nationella minoritets-

språken. Uppdraget skall genomföras i samverkan med bl.a. berörda

myndigheter och institutioner samt representanter för de nationella

minoriteterna.

Utredningens förslag : För varje nationellt minoritetsspråk utses en

arkivinstitution med särskilt ansvar för bevarande av dokument på

respektive minoritetsspråk. Dokument på de nationella minoritetsspråken

skannas i syfte att öka tillgängligheten. De medel som i framtiden avsätts

14

för att främja de nationella minoriteternas språk och kultur bör i den del de avser arkiv fördelas av det föreslagna Arkivverket. Utredningen bedömer att det krävs särskild kompetens för att utreda och ta ställning till vad som krävs för att bevara de dokument som finns.

Remissinstanserna : Flertalet remissinstanser tillstyrker förslaget om att det för varje nationellt minoritetsspråk utses en arkivinstitution med särskilt ansvar för bevarande av dokument på språket. Samtidigt påpekar flera av dessa remissinstanser, bl.a. Riksarkivet och Landsarkivet i Uppsala, att bevarandet av andra minoritetsgruppers arkiv kan vara lika angelägna. Statens kulturråd motsätter sig utredningens förslag om att en viss del av anslaget, 28:2 Bidrag till allmän kulturverksamhet, utveckling samt internationellt kulturutbyte och samarbete, öronmärks för insatser som gäller arkiv. I stället anser de att särskilda resurser bör avsättas. Skälen för regeringens bedömning : Grunden för den svenska mino- ritetspolitiken finns i propositionen Nationella minoriteter i Sverige (prop. 1998/99:143). Förslagen i propositionen antogs av riksdagen i december 1999 (bet. 1999/2000:KU6, rskr. 1999/2000:69). De nationella minoriteterna i Sverige är samer, sverigefinnar, tornedalingar, romer och judar och de språk som omfattas är samiska (alla former), finska, meänkieli, romani chib och jiddisch. Artikel 12.1g i minoritetsspråk- konventionen innehåller en bestämmelse rörande arkivering. Här anges att i fråga om kulturell verksamhet och kulturella inrättningar skall staterna uppmuntra och/eller underlätta upprättandet av organ med upp- gift att insamla samt förvara, presentera eller offentliggöra verk fram- ställda på landsdels- eller minoritetsspråk. I minoritetspropositionen bedömde regeringen att Sverige uppfyllde nämnda artikel endast för samiska.

Situationen för minoriteternas arkivverksamhet i Sverige ser olika ut. Arkivmaterial på minoritetsspråken finns till viss del i olika statliga och kommunala arkiv. Vissa myndigheter har även i uppdrag att bevara och tillhandahålla arkivmaterial som rör de nationella minoriteterna, t.ex. Språk- och folkminnesinstitutet. Merparten finns dock hos enskilda per- soner och föreningar på olika platser i landet. En stor del av detta mate- rial är inte tillgängligt för allmänheten. Sammanställningar över arkiv- material och beståndsregister finns framförallt avseende det samiska och det sverigefinländska materialet. Den moderna tekniken har dock i vissa fall bidragit till att öka tillgängligheten till arkivsamlingarna, t.ex. har Sverigefinländarnas arkiv utvecklat ett elektroniskt bildarkiv för att kunna förmedla bilder till landets olika delar. Det bedrivs från arkivmyndigheternas sida ett fortlöpande uppsökande arbete gentemot minoritetsgrupper för att stimulera till dokumentation av den egna verksamheten. Som framgår i avsnitt 6 regleras dock inte de handlingar som förvaras hos enskilda av någon lagstiftning utan det är de enskilda institutionerna eller motsvarande och deras huvudmän som själva beslutar hur respektive arkiv skall skötas. Regeringen finner det angeläget att säkra bevarandet av dokument på de nationella minoritetsspråken. För vårt demokratiska samhälle är det av stor betydelse att principerna om icke-diskriminering får fullt genomslag när det gäller de nationella minoritetsgrupperna. Det är därför viktigt att skapa jämlika förutsättningar för arkiv som de nationella minoritets- grupperna självständigt kan vidareutveckla. Regeringen bedömer att det Prop. 2004/05:124 15 finns behov av åtgärder för att värna om de nationella minoriteternas Prop. 2004/05:124 språk och kultur som en del av vårt gemensamma kulturarv. Regeringen vill vidare peka på den betydelse som en stark ställning för de nationella minoriteterna har för det internationella samarbetet. Mot bakgrund av detta avser regeringen därför att ge i uppdrag till Riksarkivet att utveckla arbetsformerna för samarbetet med andra institutioner och organisationer om frågor som rör dokument på de nationella minoritetsspråken. Upp- draget skall genomföras i samverkan med bl.a. berörda myndigheter och institutioner samt representanter för de nationella minoriteterna. Vidare avser regeringen att vid förordnande av ledamöter i Nämnden för enskilda arkiv beakta sammansättningen med hänsyn till bl.a. de natio- nella minoriteterna.

8

Det statliga arkivväsendet arkivmyndig- heternas organisation och verksamhet

Regeringens bedömning: Den nuvarande organisationen av Riksarkivet och landsarkiven bibehålls. Inga nya landsarkiv inrättas. Riksarkivet bör tillsammans med landsarkiven fortsätta sitt inre organisatoriska utveck- lingsarbete, inklusive Svensk arkivinformations (SVAR:s) verksamhet.

Utredningens förslag : En ny arkivmyndighet bildas genom att Riks- arkivet och landsarkiven slås samman till en myndighet, med namnet Arkivverket. Vidare föreslås bl.a. att det inom Arkivverket skall finnas en samordnings- och utvecklingsenhet (ARKSAM) samt att ett nationellt råd för arkivfrågor inrättas. Utredningen föreslår att Riksarkivet bör initiera en utredning med syfte att renodla verksamheten vid SVAR och Arkion. Det bör övervägas om delar av uppdragsverksamheten i stället kan drivas med Stiftelsen Föremålsvård i Kiruna som huvudman.

Remissinstanserna : Det finns ingen entydig uppfattning hos remiss- instanserna om förslaget att inrätta en ny sammanslagen arkivmyndighet. Riksarkivet och flertalet av kommunerna är övervägande positiva till en sammanslagen myndighet. Landsarkiven är överlag negativa till en sam- manslagning. Ett flertal remissinstanser pekar på förändringsmöjligheter inom befintlig organisationsram. Det stora flertalet remissinstanser är tveksamma till ett nationellt råd, som man menar skulle bli för vittfam- nande och otympligt i sin föreslagna sammansättning. Huvuddelen av remissinstanserna delar utredningens uppfattning att inga nya landsarkiv skall inrättas. Flera av dem, som t.ex. Föreningen Sveriges Länsarkiva- rier och Folkrörelsernas arkiv i Värmland, lyfter fram arkivcentrum- bildningar som alternativ till att etablera nya landsarkiv. Utredningens förslag om att utreda SVAR samt om landsarkivens roll i tillsynsarbetet tillstyrks av flertalet instanser. Då det gäller frågan om arkivmyndig- heternas framtida lokalförsörjning och samordning av magasinslokaler anser flertalet av remissinstanser att frågan bör utredas ytterligare. Remissinstanserna betonar genomgående vikten av att principen om regional förvaring upprätthålls. 16

Skälen för regeringens bedömning : Utredningens förslag, att Riks- arkivet och landsarkiven skall slås samman till en myndighet, skulle innefatta en förändring av stor organisatorisk betydelse med inverkan på hela arkivsektorn. En omorganisation skulle även kunna försvaga lands- arkivens ställning och därmed försvåra deras regionala uppdrag. Reger- ingen finner vid en samlad bedömning av förhållandena på arkivområdet inte tillräckliga skäl för en sådan sammanslagning. Flera av förslagen i utredningen för effektivisering kan genomföras inom ramen för arkiv- myndigheternas verksamhet utan att nuvarande organisation ändras, t.ex. genom samverkan, samordning och internt förändringsarbete. Att lands- arkiven är egna myndigheter anser regeringen, i likhet med flera remissinstanser, stärker deras position i regionerna. Regeringen delar utredningens bedömning att inga nya landarkiv skall inrättas, främst mot bakgrund av de nya förbättrade förutsättningarna för tillgänglighet som ges genom den tekniska utvecklingen. När det gäller utredningens förslag om ett nationellt råd bedömer regeringen att den nuvarande situationen med styrelse och tillkallade råd för särskilda frågor för närvarande är fullt tillräcklig. Det får ankomma på Riksarkivet som sektorsansvarig myndighet att bedöma behovet av att en samordnings- och utvecklingsenhet, ARKSAM, inrättas vid myndig- heten (se även avsnitt 5). I utredningen lyfts frågan om SVAR:s och Arkions verksamhet och finansiering fram. I och med att Riksarkivet under 2003 utredde vissa interna organisationsfrågor, sammanslogs SVAR och Arkion. Reger- ingen förutsätter att Riksarkivet fortsatt analyserar SVAR:s framtida verksamhet och fortlöpande informerar regeringen om verksamheten. Mot den bakgrunden finns det inte tillräckliga skäl att överväga om verk- samheten skall bedrivas av annan än Riksarkivet. Utredningen har tagit upp frågan om Riksarkivets och landsarkivens framtida lokalförsörjning och samordning av magasinslokaler. Reger- ingen förutsätter att Riksarkivet och landsarkiven fortlöpande hanterar dessa frågor. Regeringen instämmer i utredningens bedömning att huvudprincipen även i framtiden bör vara att arkivmaterial som är möjligt att avgränsa regionalt eller lokalt förvaras hos respektive landsarkiv, dvs. i den region det avspeglar. Kulturpolitiskt är det angeläget att lokalisering sker på ett sådant sätt att så många människor som möjligt kan ta del av materialet. Remissinstanserna har genomgående betonat vikten av att principen om regional förvaring upprätthålls och bl.a. framhållit landsarkivens stora betydelsen som starka regionala aktörer. Var arkivmaterial förvaras är också en fråga om tillgänglighet och vilken servicenivå som arkivmyn- digheterna skall hålla till allmänheten och myndigheter. Dock kan det finnas goda skäl att förvara visst lågfrekvent arkivmaterial i fjärrdepåer som ligger mindre tillgängligt till för besökarna. Vad som kan anses som frekvent respektive lågfrekvent efterfrågat material kan dock skilja sig mellan de olika arkivmyndigheterna. Dessa frågor bör i så fall analyseras av Riksarkivet och landsarkiven. En viktig del av Riksarkivets och landsarkivens verksamhet är tillsyn. Tillsyn är inte enbart inspektion, utan i lika hög grad rådgivning, kontaktbesök, stöd, utbildning m.m. i förhållande till i första hand arkivbildande myndigheter. Tillsynen ställer allt högre krav på Prop. 2004/05:124 17 samordning, specialisering och metodutveckling. Riksarkivets och Prop. 2004/05:124 landsarkivens tillsynsverksamhet har genom åren effektiviserats och samordnats. Landsarkiven har en fortsatt viktig roll då de har särskild kunskap om arkivmaterialet i respektive distrikt. Under det senaste årtiondet har statsförvaltningen genomgått omfattande förändringar som bl.a. inneburit att verksamheter har bolagiserats och att ett antal statliga myndigheter med regional organisation slagits ihop till en central myndighet. Vidare har arkivbildningen och IT-området utvecklats. Dessa förändringar påverkar givetvis Riksarkivets och landsarkivens verksamhet, inte minst när det gäller tillsyn och förvaring av arkivmaterial. Det är enligt regeringens bedömning en uppgift för Riksarkivet att utifrån dessa förändringar närmare analysera och pröva frågor om hur tillsynsverksamheten, liksom frågan om förvaring av arkivmaterial, skall organiseras på ett så effektivt, ändamålsenligt och enhetligt sätt som möjligt. Då det gäller utbildningsbehovet bedömer regeringen att arkiv- myndigheterna fortsatt bör ha ett samarbete med olika utbildnings- anordnare för att verka för att det finns ett utbud av utbildningar, såväl basutbildning som fortbildning inom arkivområdet. 9 Arkivmyndigheternas avgiftsfinansiering

9.1

Avgifter för tillhandahållande och tillsyn

Regeringens bedömning: Regeringen avser att ge Riksarkivet i uppdrag att i samråd med Ekonomistyrningsverket analysera och lämna förslag om avgiftsläggning av tjänster, artiklar m.m.

Utredningens förslag : Det ekonomiska målet när arkivmyndigheterna tar betalt för tjänster och artiklar bör vara full kostnadstäckning. När det gäller tillhandahållandet av artiklar och tjänster till enskilda bör arkivmyndigheterna, inom ramen för full kostnadstäckning, bedöma vad som kan vara en lämplig avgift. Utredningen föreslår vidare att tillsynen över bl.a. de statliga myndigheternas arkivbildning och arkivvård skall avgiftsbeläggas.

Remissinstanserna

: Riksrevisionsverket och Riksskatteverket konstaterar att avsnittet om avgifter i betänkandet är så ofullständigt att det inte kan ligga till grund för beslut om nya principer för avgiftssättning. Riksförsäkringsverket påpekar att de i princip inget har att invända mot utredningens förslag på hur arkivmyndigheterna skall erhålla full kostnadstäckning. Man måste dock vara noga med att verksamheten bedrivs så kostnadseffektivt som möjligt. Riks- revisionsverket menar att utredaren borde ha utvärderat och analyserat de bestämmelser som redan finns i förordningen (1995:679) med instruktion för Riksarkivet och landsarkiven, avseende samråd med Ekonomi- styrningsverket. Riksrevisionsverket vill även uppmärksamma att bestämmelsen i 15 kap. 5 § sekretesslagen (1980:100) om informations- skyldighet mellan myndigheter, inte berörs i betänkandet. Inte heller

nämns den vedertagna förvaltningsrättsliga principen om samverkans- 18 skyldighet mellan myndigheter i 6 § förvaltningslagen (1986:223). Man Prop. 2004/05:124 menar dessutom att utredningen blandar ihop tillhandahållande av allmänna handlingar och andra uppgifter till myndigheter med diverse servicetjänster av annat slag. Det stora flertalet av remissinstanserna avstyrker utredningens förslag om att avgiftsbelägga tillsynsverksamheten. Bland annat framförs att ett sådant system skulle kunna få till följd att myndigheter skjuter upp annars nödvändiga inspektioner för att klara budgetramarna. Skälen för regeringens bedömning : Bestämmelser om Riksarkivets och landsarkivens möjligheter att ta ut avgifter för artiklar, tjänster m.m. finns i första hand i 

33-36

 §§ förordningen (1995:679) med instruktion för Riksarkivet och landsarkiven. Vidare finns bestämmelser om avgifts- beläggning i Riksarkivets och landsarkivens regleringsbrev. Bestämmel- serna i instruktionen och regleringsbrevet överlappar delvis varandra och anger också i viss utsträckning olika ekonomiska mål för verksamheten. Detta har inneburit att det, vilket utredningen också har påtalat, råder en viss osäkerhet när det gäller tillämpningen av bestämmelserna. Det har bl.a. lett till att arkivmyndigheterna ibland inte får den täckning för kostnader som avgiftssystemet förutsätter samt att enskilda betalar olika mycket för samma tjänster.

Mot denna bakgrund anser regeringen att frågan om Riksarkivets och landsarkivens avgiftsbeläggning ytterligare behöver analyseras och avser därför att ge i uppdrag till Riksarkivet att i samråd med Ekonomi- styrningsverket utreda frågan ytterligare och att lämna förslag om ekonomiska mål och principer för avgiftsbeläggning av tjänster, artiklar m.m. Avsikten är inte att införa nya avgifter utan att tydliggöra och förenkla principerna för avgiftsbeläggningen, därmed också för tillämpningen av avgiftsbestämmelserna. När det gäller ekonomiska mål för verksamheten skall, i enlighet med vad som föreskrivs i avgifts- förordningen (1992:191), en utgångspunkt vara full kostnadstäckning. I sammanhanget skall dock beaktas att det utifrån demokratisk synpunkt är mycket viktigt att alla har möjlighet att ta del av arkivmaterial och att det är av betydelse att en avgiftsbeläggning inte faktiskt innebär att tillgängligheten till materialet minskar. Regeringen ställer sig tveksam till att avgiftsbelägga tillsynen, eftersom det skulle kunna undergräva inspektionernas legitimitet. Regeringen avvaktar dock att beredningen av Tillsynsutredningens slutbetänkande (SOU 2004:100) skall avslutas, då det kan komma att föreslås åtgärder som kan omfatta den tillsynsverksamhet som bedrivs av arkivmyndigheterna.

9.2

Avgifter vid leveranser av arkivmaterial

Regeringens bedömning: Riksarkivet bör bemyndigas att fastställa avgifter för framtida bevarande, vård och tillhandahållande av arkivhandlingar som levereras till Riksarkivet och landsarkiven.

Utredningens bedömning överensstämmer med regeringens.

Remissinstanserna : Genomgående instämmer remissinstanserna i

utredningens bedömning att arkivmyndigheterna bör få full

19

kostnadsersättning när de övertar arkivmaterial. Flera remissinstanser, Prop. 2004/05:124 bl.a. Statistiska centralbyrån och Statskontoret, anser dock att ersättningssystemet för arkivleveranser bör förenklas. Frågor av detta slag menar man särskilt kan komma att aktualiseras i samband med överväganden kring digital lagring, där bl.a. frågor om framtida teknikinvesteringar måste vägas in i kalkylerna. Skälen till regeringens bedömning : En av Riksarkivets och landsarkivens uppgifter är att ta emot och för framtiden bevara, vårda och tillhandahålla arkivhandlingar från bl.a. statliga myndigheter. Enligt 17 § andra stycket arkivförordningen (1991:446) skall Riksarkivet eller landsarkiv, i samband med att arkivhandlingar överlämnas, träffa en överenskommelse med den levererande myndigheten om ersättning för dels de långsiktiga kostnaderna för att i framtiden bevara, vårda och tillhandahålla handlingarna, dels engångskostnader i samband med övertagandet. I samband med mottagandet skall det ske en överföring av vissa basresurser från den levererande myndigheten till arkiv- myndigheten (prop. 1992/93:100, bil 12 s. 105 f.). Modellen med överenskommelser har dock visat sig vara mycket arbetskrävande. Riksarkivet bedömer att 

3-5

 tjänster/år går åt till förhandlingarna. Mot denna bakgrund bedömer regeringen att Riksarkivet i stället bör bemyndigas att fastställa avgifter för leveranser av arkivmaterial. Inskränkningen i 10 § första stycket arkivförordningen skall gälla även för ett sådant bemyndigande.

10 Kostnadskonsekvenser Regeringens förslag om att inrätta ett nationellt uppdrag för perioden 20062008 skall finansieras inom befintlig ram för utgiftsområdet. I budgetpropositionen för 2006 avser regeringen att föreslå att 1 miljon kronor årligen anvisas för uppdraget. Motivet för förslaget finns redovisat i avsnitt 4. Vad gäller regeringens övriga bedömningar i propositionen kommer dessa enligt regeringens bedömning inte att medföra några kostnadsökningar. 20 Remissinstanser som yttrat sig över betänkandet Arkiv för alla nu och i framtiden (SOU 2002:78) Efter remiss har yttranden inkommit från Riksdagens ombudsmän, Domstolsverket, Statistiska centralbyrån, Statskontoret, Riksförsäkringsverket, Länsstyrelsen i Kalmar län, Länsstyrelsen i Västra Götalands län, Länsstyrelsen i Västernorrlands län, Riksrevisionsverket, Riksskatteverket, Kungl. biblioteket, Statens ljud- och bildarkiv, Stockholms universitet, Örebro universitet, Lunds universitet, Umeå universitet, Mitthögskolan, Statens kulturråd, Riksarkivet, Landsarkivet i Uppsala, Landsarkivet i Vadstena, Landsarkivet i Visby, Landsarkivet i[REDACTED_EFTERNAMN], Landsarkivet i Göteborg, Landsarkivet i Härnösand, Landsarkivet i Östersund, Språk- och folkminnesinstitutet, Riksantikvarieämbetet, Arbetsmarknadsstyrelsen, Stockholms kommun, Uppsala kommun, Eskilstuna kommun, Boxholms kommun, Värnamo kommun, Gotlands kommun, Karlskrona kommun, Västerviks kommun, Malmö kommun, Göteborgs kommun, Sunne kommun, Västerås kommun, Härnösands kommun, Sollefteå kommun, Gällivare kommun, Övertorneå kommun, Hallands läns landsting, Västra Götalands läns landsting, Östergötlands läns landsting, Västernorrlands läns landsting, Jämtlands läns landsting, Norrbottens läns landsting, Svenska Kommunförbundet, Landstingsförbundet, Sveriges Akademikers Centralorganisation, Svenska kyrkan, Värmlandsarkiv, Föreningen Arkivverksamma i Landsting och Kommun, Folkrörelsernas Arkivförbund, Föreningen Sveriges Länsarkivarier, Stiftelsen Arbetarrörelsens arkiv och biblioteket, TAM-Arkiv, Folkrörelsearkivet i Västerbotten, Folkrörelsernas arkiv för Värmland, Folkrörelsernas arkiv i Örebro län, Föreningsarkivet i Jämtlands län, Kalmar läns Arkivförbund, Föreningen Stockholms Företagsminnen, Företagens Arkiv i Sörmland, Hallands Näringslivs Arkiv, Stiftelsen Nordiska museet, Stiftelsen Föremålsvård i Kiruna, Stiftelsen Ájtte, svenskt fjäll- och samemuseum, Centralmuseernas samarbetsråd, Länsmuseernas samarbetsråd, Svensk Biblioteksförening, Sveriges Släktforskarförbund, Sveriges Hembygdsförbund, Svenska Samernas Riksförbund, Svenska Tornedalingars Riksförbund, Sverigefinländarnas delegation, Svenska Tidningsutgivarföreningen, Svenska Journalistförbundet, Tjänsteforum vid Högskolan i Gävle, Statstjänstemannaförbundet, Folkrörelsernas arkiv i Norra Halland, Skånes Arkivförbund, Lantmäteriet, Sametinget, Svenska Arkivsamfundet, Näringslivsarkivens Förening och IT- kommissionen. Prop. 2004/05:124 Bilaga 1 21 Remissinstanser som yttrat sig över rapporten ABM samverkan mellan arkiv, bibliotek och museer: En lägesrapport på uppdrag av regeringen från Kungl. biblioteket, Riksarkivet, Statens kulturråd och Riksantikvarieämbetet (U2005/131/Kr) Efter remiss har yttranden inkommit från Länsstyrelsen i Västernorrlands län, Statens ljud- och bildarkiv, Stockholms universitet, Uppsala universitet, Karlstads universitet, Umeå universitet, Mitthögskolan, Språk- och folkminnesinstitutet, Svenskt biografiskt lexikon, Statens historiska museer, Nationalmuseum med Prins Eugens Waldemarsudde, Moderna museet, Livrustkammaren, Skoklosters slott och Hallwylska museet, Naturhistoriska riksmuseet, Statens sjöhistoriska museer, Statens försvarshistoriska museer, Statens museer för världskultur, Statens musiksamlingar, Bohusläns museum, Länsmuseet i Västernorrland, Jämtlands läns museum, Norrtälje kommun, Stockholms kommun, Eskilstuna kommun, Vadstena kommun, Jönköpings kommun, Växjö kommun, Karlskrona kommun, Sollefteå kommun, Umeå kommun, Vilhelmina kommun, Västra Götalands regionen, Landstinget i Gävleborgs län, Tjänstemännens centralorganisation, DIK-förbundet, Svenska biblioteksföreningen, Föreningen arkivverksamma i landsting och kommun, Folkrörelsernas arkivförbund, Folkrörelsernas arkiv i Örebro län, Dalarnas folkrörelsearkiv, Sveriges Teatermuseum, Röhsska museet, Länsmuseernas samarbetsråd, Tjänsteforum vid Högskolan i Gävle, IT-kommissionen, Landsarkivet i[REDACTED_EFTERNAMN] och Landsarkivet i Östersund. Prop. 2004/05:124 Bilaga 2 22

Utbildnings- och kulturdepartementet Utdrag ur protokoll vid regeringssammanträde den 17 mars 2005 Närvarande: Statsministern[REDACTED_EFTERNAMN], statsråden[REDACTED_EFTERNAMN], Freivalds,[REDACTED_EFTERNAMN],[REDACTED_EFTERNAMN],[REDACTED_EFTERNAMN],[REDACTED_EFTERNAMN], Y.[REDACTED_EFTERNAMN],[REDACTED_EFTERNAMN],[REDACTED_EFTERNAMN],[REDACTED_EFTERNAMN], Nykvist,[REDACTED_EFTERNAMN], M.[REDACTED_EFTERNAMN],[REDACTED_EFTERNAMN],[REDACTED_EFTERNAMN],[REDACTED_EFTERNAMN],[REDACTED_EFTERNAMN],[REDACTED_EFTERNAMN], Orback,[REDACTED_EFTERNAMN] Föredragande: Leif[REDACTED_EFTERNAMN] Regeringen beslutar proposition Arkivfrågor Prop. 2004/05:124 23