L_2004297SV.01000601.xml 22.9.2004 SV Europeiska unionens officiella tidning L 297/6 KOMMISSIONENS FÖRORDNING (EG) nr 1653/2004 av den 21 september 2004 om standardbudgetförordning för genomförandeorgan enligt rådets förordning (EG) nr 58/2003 om stadgar för genomförandeorgan som ansvarar för vissa uppgifter som avser förvaltning av gemenskapsprogram EUROPEISKA GEMENSKAPERNAS KOMMISSION HAR ANTAGIT DENNA FÖRORDNING med beaktande av Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen, med beaktande av rådets förordning (EG) nr 58/2003 av den 19 december 2002 om stadgar för de genomförandeorgan som ansvarar för vissa uppgifter som avser förvaltningen av gemenskapsprogram ( 1 ) , särskilt artikel 15 i denna, med beaktande av Europaparlamentets yttrande, med beaktande av rådets yttrande, med beaktande av revisionsrättens yttrande, och av följande skäl: (1) I förordning (EG) nr 58/2003 fastställs stadgarna för de genomförandeorgan som ansvarar för vissa uppgifter som avser förvaltningen av gemenskapsprogram, och kommissionen har anförtrotts uppgiften att inrätta sådana genomförandeorgan. (2) Dessa genomförandeorgan (nedan kallade ”genomförandeorganen”) kommer att utgöra juridiska personer och ha en egen administrationsbudget som skall genomföras enligt standardbudgetförordningen i enlighet med artikel 15 i förordning (EG) nr 58/2003. När kommissionen däremot via delegation ger genomförandeorganen i uppgift att förvalta driftsanslag för gemenskapsprogram bör dessa anslag fortsätta att vara inskrivna i den allmänna budgeten och omfattas av rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 av den 25 juni 2002 med budgetförordning för Europeiska gemenskapernas allmänna budget ( 2 ) (nedan kallad ”budgetförordningen”). (3) Enligt artikel 15 i förordning (EG) nr 58/2003 omfattar genomförandeorganens driftsbudgetar administrativa utgifter under budgetåret. (4) Enligt förordning (EG) nr 58/2003 bör en standardbudgetförordning antas som genomförandeorganen bör tillämpa på sina administrativa anslag och som innehållsmässigt bör ligga så nära budgetförordningen som möjligt. I avsaknad av uttryckliga bestämmelser i standardbudgetförordningen gäller bestämmelserna i den allmänna budgetförordningen och kommissionens förordning (EG, Euratom) nr 2342/2002 av den 23 december 2002 om genomförandebestämmelser för rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 med budgetförordning för Europeiska gemenskapernas allmänna budget ( 3 ) . (5) Det erinras om de grundläggande budgetprinciperna (enhetsprincipen, universalitetsprincipen, specificeringsprincipen och principen om ettårighet) samt principen om riktighet i budgeten, principen om balans i budgeten, principen om en enda beräkningsenhet, principen om sund ekonomisk förvaltning samt principen om öppenhet. (6) I fråga om personalen bör organen skilja på tillfälligt anställda, som skall redovisas i en tjänsteförteckning som skall läggas fram för godkännande av budgetmyndigheten å ena sidan, samt å andra sidan löneanslag till övriga anställda som rekryteras på förlängningsbara avtal. (7) För genomförandeorganens ekonomiska aktörer såsom räkenskapsförare och utanordnare – vilka bör vara tjänstemän som omfattas av Europeiska gemenskapernas tjänsteföreskrifter – bör behörigheten och ansvarsområdet anges samt på vilka villkor utanordnaren kan delegera sin behörighet att genomföra budgeten. (8) Genomförandeorganets utanordnare bör få stor handlingsfrihet i förvaltningen. Utanordnaren bör få full frihet att göra överföringar, under förutsättning att styrelsen informeras och får inlägga veto inom en månad. (9) Enligt artikel 20.2 i förordning (EG) nr 58/2003 bör kommissionens internrevisor sköta internrevisionen vid genomförandeorganen. Därmed bör kommissionens internrevisor ha samma behörighet gentemot genomförandeorganen som gentemot kommissionens avdelningar enligt den allmänna budgetförordningen. Liksom kommissionens utanordnare måste även genomförandeorganets utanordnare kunna ta råd av en internrevisor för riskhanteringen. (10) Alla genomförandeorgan bör utarbeta tidsplaner för budgeten, redovisningen och beslutet om ansvarsfrihet enligt bestämmelserna i förordning (EG) nr 58/2003, budgetförordningen. Den instans som beviljar ansvarsfrihet för genomförandeorganens administrationsbudget bör vara densamma som beviljar ansvarsfrihet för gemenskapernas allmänna budget. (11) Genomförandeorganen bör tillämpa redovisningsbestämmelser som tillåter konsolidering med kommissionens räkenskaper. Bestämmelserna bör antas av kommissionens räkenskapsförare analogt med artikel 133 i budgetförordningen. Revisionsrätten skall kontrollera genomförandeorganets räkenskaper. (12) Den instans som inrättas av kommissionen enligt artikel 66.4 i den allmänna budgetförordningen i syfte att undersöka förekomsten av oegentligheter bör ha samma befogenheter gentemot genomförandeorganen så att identiska fall bedöms på samma sätt oavsett var de förekommer. (13) Genomförandeorganens administrationsbudget skall följa samma krav som kommissionen när det gäller offentlig upphandling för egen räkning. Här räcker en hänvisning till budgetförordningen. (14) Det krävs inga bestämmelser om beviljande av bidrag eftersom genomförandeorganen inte får bevilja bidrag ur sin administrationsbudget, som uteslutande skall tillgodose deras administrativa utgifter. HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE. AVDELNING I SYFTE Artikel 1 I denna förordning fastställs huvudreglerna för utarbetandet och genomförandet av administrationsbudgeten (nedan kallad ”budgeten”) för de genomförandeorgan som avses i förordning (EG) nr 58/2003 (nedan kallade ”genomförandeorganen”). Artikel 2 Alla frågor avseende genomförandeorganens administration som inte uttryckligen regleras i denna förordning regleras i tillämpliga delar av bestämmelserna i förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 (nedan kallad ”budgetförordningen”) och förordning (EG, Euratom) nr 2342/2002. AVDELNING II BUDGETPRINCIPERNA Artikel 3 Budgeten skall upprättas och genomföras enligt principerna om enhet, riktighet i budgeten, ettårighet, jämvikt, en enda beräkningsenhet, universalitet, specificering, sund ekonomisk förvaltning samt öppenhet. KAPITEL 1 Enhetsprincipen och principen om riktighet i budgeten Artikel 4 Budgeten är det dokument i vilket samtliga inkomster och utgifter som bedöms bli nödvändiga inom respektive genomförandeorgan införs och godkänns. Artikel 5 Genomförandeorganets inkomster skall bestå av ett bidrag ur gemenskapernas allmänna budget, samt eventuella inkomster från andra källor, inklusive inkomster som avsätts enligt artikel 15. Utgifterna skall omfatta genomförandeorganets administrationsutgifter samt i förekommande fall utgifter som finansieras via inkomster som avsätts enligt första stycket. Artikel 6 Alla utgifter och inkomster skall medföra att en rubrik i budgeten tillgodogörs eller belastas. Endast anslag som motsvarar en utgift som bedöms vara nödvändig får föras in i budgeten. Åtagande eller godkännande av utgifter får inte ske utöver de anslag som beviljats i budgeten. KAPITEL 2 Principen om ettårighet Artikel 7 De anslag som tas upp i budgeten skall beviljas för ett budgetår som börjar den 1 januari och slutar den 31 december. Anslagen i budgeten skall vara icke-differentierade anslag. Administrativa utgifter som följer av kontrakt som har en löptid som överstiger ett budgetår, antingen på grund av lokal praxis eller därför att de gäller leverans av utrustning, skall belasta budgeten för det budgetår under vilket de effektueras. Artikel 8 Ett budgetårs inkomster skall tas upp i räkenskaperna för detta budgetår på grundval av de belopp som tagits emot under budgetåret. De skall leda till anslag av motsvarande omfattning. Anslag som beviljas för ett givet budgetår får bara användas för att täcka utgifter för vilka åtaganden ingås och betalningar effektueras under budgetåret i fråga, samt för att fullgöra åtaganden som ingåtts under tidigare budgetår. Artikel 9 Anslag som inte har tagits i anspråk i slutet av det budgetår för vilket de beviljades skall förfalla. Anslag som motsvarar åtaganden som normalt görs i slutet av budgetåret skall överföras automatiskt endast till närmast följande budgetår. De anslag som inte utnyttjats den 31 mars år n+1 skall automatiskt förfalla. De anslag som överförts på detta sätt skall särskiljas i räkenskaperna. Anslag som avser personalutgifter får inte överföras till följande budgetår. Anslag som motsvarar de inkomster avsatta för särskilda ändamål som avses i artikel 15 och som fortfarande är disponibla den 31 december skall automatiskt överföras. De disponibla anslag som motsvarar inkomster avsatta för särskilda ändamål vilka överförts mellan budgetår skall användas först. Artikel 10 Åtaganden får ingås mot budgetanslagen med verkan från den 1 januari, så snart budgeten är slutligt antagen. Från och med den 15 november varje år får dock löpande administrativa utgifter belasta anslagen för det närmast följande budgetåret i form av förhandsåtaganden. Sådana åtaganden får emellertid inte överskrida en fjärdedel av de motsvarande totala anslag som tagits upp under motsvarande rubrik för det innevarande budgetåret. De får inte avse nya utgifter som inte godkänts principiellt i den senast antagna budgeten. Utgifter som skall betalas i förskott, t.ex. hyror och liknande, får vad avser betalningar från och med den 1 december belasta anslagen för det närmast följande budgetåret. Om budgeten inte antagits vid budgetårets början används systemet med tillfälliga tolftedelar i budgetförordningen i tillämpliga delar. KAPITEL 3 Principen om balans i budgeten Artikel 11 Det skall råda balans mellan inkomster och utgifter i budgeten. Genomförandeorganen får inte ta upp lån. Anslagen får inte överstiga summan av de bidrag som avses i artikel 5, de egna inkomsterna och eventuella andra inkomster som avses i artikel 5. Artikel 12 Om det saldo som följer av resultaträkningen enligt artikel 56 är positivt skall det betalas tillbaka till kommissionen, dock endast upp till det belopp som utbetalats under budgetåret i fråga. Skillnaden mellan det bidrag som avses i artikel 5 och det faktiskt utbetalda bidraget skall förfalla. KAPITEL 4 Principen om en enda beräkningsenhet Artikel 13 Budgeten skall upprättas och genomföras i euro och räkenskaperna skall redovisas i euro. För behov som avser förvaltning av likvida medel får dock genomförandeorganets räkenskapsförare i motiverade fall genomföra transaktioner i nationella valutor och i förekommande fall i tredjelands valutor. KAPITEL 5 Universalitetsprincipen Artikel 14 De totala inkomsterna skall täcka de totala utgifterna, med undantag för inkomster som avsatts för särskilda ändamål. Alla inkomster och utgifter skall tas upp i budgeten som bruttobelopp utan att justeras mot varandra, utom i undantagsfall enligt artikel 16. Artikel 15 Inkomster som avsatts för ett särskilt ändamål är t.ex. inkomster från fonder, subventioner, gåvor och legat samt inkomster från medlemsstaterna, tredjeland eller övriga organisationer som avsatts för att genomföra program som finansieras ur andra källor än Europeiska gemenskapernas allmänna budget (nedan kallad ”allmänna budgeten”). De inkomster som avses i första stycket skall täcka alla direkta eller indirekta utgifter som uppstår på grund av den åtgärd eller det ändamål det gäller. Budgeten skall innehålla rubriker för de olika kategorier av inkomster som avsatts för särskilda ändamål enligt första stycket, och beloppen skall om möjligt anges. Styrelsen beslutar efter godkännande från kommissionen om mottagande av gåvor, legat och subventioner från källor utanför gemenskapen. Artikel 16 Priset på varor och tjänster som levereras till gemenskaperna skall tas upp i budgeten netto exklusive skatter som betalas tillbaka av medlemsstaterna enligt protokollet om Europeiska gemenskapernas immunitet och privilegier eller av en medlemsstat eller tredjeland på grundval av andra gällande överenskommelser. De nationella skatter som genomförandeorganet eventuellt betalar på tillfällig basis enligt första stycket skall föras upp på ett interimskonto tills de berörda staterna betalar tillbaka beloppen. Eventuella negativa saldon skall föras upp som utgifter i budgeten. KAPITEL 6 Principen om specificering Artikel 17 Alla anslag skall delas in efter ändamål i avdelningar och kapitel. Kapitlen skall delas in ytterligare i artiklar och punkter. Artikel 18 Direktören får fatta beslut om anslagsöverföring inom administrationsbudgeten. Kommissionen och styrelsen skall informeras i förväg och har en månad på sig att invända mot överföringarna. Efter denna frist skall anslagsöverföringarna anses godkända. Anslag som motsvarar inkomster som avsatts för ett särskilt ändamål får bara överföras så länge de verkligen används för detta ändamål. KAPITEL 7 Principen om sund ekonomisk förvaltning Artikel 19 1. Budgetanslagen skall användas enligt principen om sund ekonomisk förvaltning, det vill säga i enlighet med principerna om sparsamhet, effektivitet och ändamålsenlighet. 2. Principen om sparsamhet innebär att de resurser som genomförandeorganet använder för sin verksamhet skall göras tillgängliga i rätt tid och vara av den kvantitet och kvalitet som behövs, samt ställas till förfogande till lägsta möjliga kostnad. Principen om effektivitet avser förhållandet mellan de resurser som används och de resultat som uppnås. Principen om ändamålsenlighet avser hur väl man uppnår specifika mål med en åtgärd och förväntade resultat. Resultaten skall utvärderas. 3. Genomförandeorganets årliga arbetsprogram som antagits av styrelsen skall ange detaljerade mål och resultatindikatorer. KAPITEL 8 Principen om öppenhet Artikel 20 Budgeten skall upprättas och genomföras och räkenskaperna skall läggas fram med hänsyn till principen om klarhet och öppenhet. Budgeten och eventuella ändringsbudgetar skall offentliggöras i Europeiska unionens officiella tidning i sin slutliga lydelse inom två månader från det att de antagits. AVDELNING III UPPRÄTTANDET AV BUDGETEN OCH BUDGETENS STRUKTUR Artikel 21 Genomförandeorgan skall senast den 31 mars varje år till kommissionen överlämna den preliminära inkomst- och utgiftsberäkning som upprättats av organets direktör och antagits av dess styrelse, tillsammans med en allmän motivering och ett arbetsprogram. Byråns preliminära inkomst- och utgiftsberäkningar skall innehålla a) en tjänsteförteckning där det framgår hur många tillfälliga tjänster som begärs, vilka sedan får beviljas inom gränserna för de disponibla budgetanslagen för varje kategori och grad, b) en motivering för de ytterligare tjänster som begärs, om någon sådan förändring i personalresurserna är aktuell, och c) en kvartalsberäkning över förväntade in- och utbetalningar. Artikel 22 Kommissionen skall i samband med det årliga budgetförfarandet för den allmänna budgeten förelägga budgetmyndigheten genomförandeorganets preliminära beräkningar och lägga fram ett förslag till gemenskapsbidrag till vart och ett jämte sin bedömning av deras personalbehov. Organets administrationsbudget behöver inte antas definitivt förrän Europeiska unionens allmänna budget slutligen antagits enligt förfarandet i artikel 13 i förordning (EG) nr 58/2003. Budgetmyndigheten skall fatta beslut om tjänsteförteckningarna för alla genomförandeorgan liksom om alla eventuella framtida ändringar i dessa förteckningar på grundval av artikel 24. Alla ändringar av budgeten eller tjänsteförteckningen skall göras genom en ändringsbudget enligt samma förfarande som den ursprungliga budgeten, om inte annat sägs i artikel 18 eller 24. Artikel 23 Budgeten skall innehålla en sammanställning över inkomster och utgifter. Därav skall följande framgå: 1) I sammanställningen över inkomster: a) Genomförandeorganets beräknade inkomster för budgetåret i fråga. b) Inkomsterna från föregående budgetår samt inkomsterna för budgetåret n–2. c) Lämpliga anmärkningar vid varje budgetrubrik. 2) I sammanställningen över utgifter: a) Inkomsterna från det berörda budgetåret. b) Inkomsterna från föregående budgetår samt inkomsterna för budgetåret n–2. c) Lämpliga anmärkningar vid varje underindelning. Artikel 24 1. I den tjänsteförteckning som avses i artikel 21 skall, intill uppgiften om antalet beviljade tjänster för det berörda budgetåret, anges motsvarande uppgifter för föregående budgetår samt antalet tjänster som i praktiken tillsatts. Tjänsteförteckningen utgör en absolut övre gräns för genomförandeorganet och inga utnämningar får göras utöver denna gräns. Styrelsen får dock ändra tjänsteförteckningen med upp till 10 % av antalet beviljade tjänster under lönegrad A3 i den mån ändringen inte påverkar volymen på personalanslagen för ett helt budgetår och ligger inom ramen för det totala antalet tjänster per tjänsteförteckning. 2. Trots vad som sägs i första stycket får verkningarna av deltidstjänster som beviljats av tillsättningsmyndigheten i enlighet med de tjänsteföreskrifter som skall tillämpas på tjänstemän och övriga anställda i Europeiska gemenskaperna (nedan kallade ”tjänsteföreskrifterna”) kompenseras genom nyutnämningar. AVDELNING IV GENOMFÖRANDET AV BUDGETEN KAPITEL 1 Allmänna bestämmelser Artikel 25 Direktören skall fungera som utanordnare. Direktören är en tjänsteman som omfattas av tjänsteföreskrifterna. Direktören skall genomföra budgeten på eget ansvar och inom ramarna för de tilldelade anslagen. Ansvaret omfattar både inkomst- och utgiftssidan i budgeten. Artikel 26 Direktören får delegera sin behörighet att genomföra budgeten till andra tjänstemän vid genomförandeorganet som omfattas av tjänsteföreskrifterna. De personer till vilka ansvar delegeras får endast agera inom ramen för de befogenheter som uttryckligen har tilldelats dem. Artikel 27 Det skall vara förbjudet för alla sådana aktörer i budgetförvaltningen som avses i kapitel 2 i denna avdelning att utföra handlingar som innebär ett led i genomförandet av budgeten om de har ett egenintresse som kan stå i strid med genomförandeorganets eller gemenskapens. Om en sådan situation uppstår skall den berörda aktören avstå från att utföra handlingen och underrätta sin överordnade. Direktören skall förelägga styrelsen frågan. Det föreligger intressekonflikt om en aktör som medverkar i genomförandet av budgeten eller en internrevisor av familjeskäl, känslomässiga skäl, politisk eller nationell koppling, ekonomiskt intresse eller varje annat gemensamt intresse med mottagaren sätter en opartisk och objektiv tjänsteutövning på spel. KAPITEL 2 Aktörer i budgetförvaltningen Artikel 28 Utanordnarens och räkenskapsförarens funktioner skall vara åtskilda och oförenliga sinsemellan. Artikel 29 Utanordnarna skall ansvara för verkställigheten av inkomster och utgifter och se till att detta sker på lagligt och korrekt sätt samt i överensstämmelse med principen om sund ekonomisk förvaltning. Utanordnaren skall bevara de styrkande handlingarna till de transaktioner som verkställts i fem år räknat från det datum då beslutet om ansvarsfrihet för genomförandet av budgeten fattats. Utanordnaren skall i enlighet med de lämpliga miniminormer som fastställs av kommissionen och med beaktande av de särskilda risker som är förenade med förvaltningsmiljön inrätta en organisatorisk struktur samt interna system och förfaranden för förvaltning och kontroll som är anpassade till de uppgifter som skall utföras, i förekommande fall inklusive efterhandskontroller. Utanordnaren kan, bland annat beroende på uppgifternas art och omfattning, inom ramen för sin organisation inrätta en struktur för sakkunskap och rådgivning som skall hjälpa till att hantera förvaltningsriskerna. Innan en transaktion godkänns skall de operativa och ekonomiska konsekvenserna kontrolleras av en annan tjänsteman än den som tagit initiativ till transaktionen. För- och efterhandskontroller skall utföras av någon annan än den som tagit initiativet till transaktionen. Utanordnaren skall senast den 15 mars underrätta styrelsen om sina åtgärder för budgetåret genom en årlig verksamhetsrapport enligt artikel 9.7 i förordning (EG) nr 58/2003. Artikel 30 Styrelsen skall utse en räkenskapsförare som omfattas av tjänsteföreskrifterna och som skall ansvara för att a) effektuera betalningar korrekt, ta emot inkomster och uppbära fastställda fordringar, b) utarbeta genomförandeorganets räkenskaper enligt avdelning VI, c) föra räkenskaper i enlighet med avdelning VI, d) genomföra regler och metoder för hur räkenskaperna skall föras samt utforma kontoplanen enligt de bestämmelser som fastställts av kommissionens räkenskapsförare, och e) förvalta likvida medel. Utanordnaren skall lämna räkenskapsföraren de uppgifter som krävs för att sammanställa räkenskaper som ger en rättvisande bild av genomförandeorganets tillgångar och skulder samt av budgetgenomförandet, och utanordnaren skall ansvara för uppgifternas tillförlitlighet. Endast räkenskapsföraren har befogenhet att praktiskt handlägga finansiella medel och andra tillgångar. Räkenskapsföraren skall också ansvara för förvaringen av medlen och tillgångarna. KAPITEL 3 De finansiella aktörernas ansvar Artikel 31 Varje anställd som medverkar i den ekonomiska förvaltningen eller vid kontroller av enskilda transaktioner och som bedömer att ett beslut som fattats av en överordnad och som han eller hon uppmanas att verkställa eller godta utgör en oegentlighet, ett brott mot principerna för sund ekonomisk förvaltning eller de bestämmelser som gäller för yrket skall skriftligen underrätta direktören om detta, och – om ingen åtgärd vidtas inom rimlig tid – underrätta den instans som avses i artikel 35 samt styrelsen. Den anställda skall vidare underrätta de myndigheter och instanser som utsetts i gällande lagstiftning, om det förfarande som upptäcks är brottsligt eller utgör bedrägeri eller korruption som kan skada gemenskapens intressen. Artikel 32 Delegerade kan när som helst, tillfälligt eller permanent, fråntas sina befogenheter av den myndighet som utsett dem, genom motiverat beslut och sedan de beretts möjlighet att yttra sig, utan att detta påverkar möjligheten att tillämpa eventuella disciplinåtgärder. Direktören får när som helst dra tillbaka sitt godkännande av en delegering. Styrelsen får när som helst, tillfälligt eller permanent, frånta en räkenskapsförare dennes befogenheter, genom motiverat beslut och sedan han eller hon beretts möjlighet att yttra sig, utan att detta påverkar möjligheten att tillämpa eventuella disciplinåtgärder. Styrelsen skall då utse en räkenskapsförare på interimsbasis. Artikel 33 Bestämmelserna i detta kapitel skall inte påverka möjligheten att ställa utanordnaren och delegerade utanordnare till straffrättsligt ansvar enligt tillämplig nationell lag och enligt gällande bestämmelser om skydd av Europeiska gemenskapernas ekonomiska intressen och om kamp mot korruption som tjänstemän i Europeiska gemenskaperna eller medlemsstaterna är delaktiga i. Alla utanordnare och räkenskapsförare kan ställas till disciplinärt och ekonomiskt ansvar enligt tjänsteföreskrifterna. När det är fråga om olaglig verksamhet, bedrägeri eller korruption som kan skada gemenskapens intressen skall ärendet hänskjutas till de myndigheter och organ som anges i gällande lagstiftning. Artikel 34 1. Utanordnaren kan åläggas ekonomiskt ansvar enligt bestämmelserna i tjänsteföreskrifterna. Där föreskrivs att en tjänsteman kan bli skyldig att helt ersätta den skada som gemenskaperna lidit till följd av ett allvarligt fel som begåtts i eller i samband med tjänsten, särskilt när tjänstemannen fastställer utestående fordringar eller upprättar betalningskrav, ingår utgiftsåtagande eller undertecknar betalningsorder utan att iaktta bestämmelserna i den här budgetförordningen. Detsamma gäller om en utanordnare begår ett allvarligt fel eller försummar att upprätta ett dokument som fastställer en fordran, eller utan giltig orsak försummar eller dröjer med att upprätta ett betalningskrav, eller utan giltig orsak försummar eller dröjer med att utfärda en betalningsorder och därigenom förorsakar institutionen ett civilrättsligt ansvar gentemot tredje man. 2. Om en delegerad utanordnare anser att ett beslut som han eller hon skall fatta strider mot gällande bestämmelser eller principerna för en sund ekonomisk förvaltning, skall han eller hon skriftligen underrätta den myndighet som delegerat befogenheten om detta. Om den myndighet som delegerat befogenheten ger den delegerade utanordnaren skriftlig, motiverad instruktion om att fatta det beslut som avses ovan, skall denne befrias från ansvar. Artikel 35 1. Den instans som utsetts av kommissionen enligt artikel 66.4 i den allmänna budgetförordningen i syfte att undersöka förekomsten av oegentligheter samt konsekvenserna av sådana oegentligheter skall ha samma befogenheter gentemot genomförandeorganet som gentemot kommissionens egna avdelningar. Direktören skall på grundval av ett yttrande från denna instans besluta om ett förfarande för disciplinåtgärder eller krav på ekonomisk kompensation skall inledas. Om instansen upptäcker systematiska fel skall den överlämna en rapport med sina rekommendationer till kommissionens utanordnare och internrevisor. Om instansen genom sitt yttrande ifrågasätter direktörens tjänsteutövning skall den överlämna yttrandet till styrelsen och till kommissionens internrevisor. 2. Varje anställd kan åläggas att helt eller delvis ersätta den skada som genomförandeorganet lidit på grund av ett allvarligt fel i eller i samband med tjänsten. Ett motiverat beslut om det skall fattas av tillsättningsmyndigheten, sedan det formella disciplinförfarandet enligt tjänsteföreskrifterna avslutats. Artikel 36 Räkenskapsförare skall bland annat kunna bli föremål för disciplinåtgärder och krav på ekonomisk kompensation om de a) genom fel eller underlåtenhet orsakar förlust eller skada i fråga om de medel, tillgångar och dokument som de ansvarar för, b) gör ändringar i bankkonton eller postgirokonton utan att först ha underrättat utanordnaren, c) gör inkasseringar eller utbetalningar som inte stämmer överens med motsvarande betalningskrav eller betalningsorder, eller d) inte kräver in inkomstbelopp som förfallit. KAPITEL 4 Handläggning av inkomster Artikel 37 Före varje åtgärd eller situation som kan medföra eller ändra en fordran för ett genomförandeorgan skall den behöriga utanordnaren göra en beräkning av fordringen. Artikel 38 Kontrollen av utgifter är den handling genom vilken utanordnaren skall a) kontrollera att gäldenärens skulder existerar, b) bestämma eller kontrollera att skuldbeloppet är riktigt, och dess storlek, samt c) kontrollera fordringens förfallovillkor. Varje fordran som är säker, likvid och förfallen till betalning skall fastställas genom ett betalningskrav som lämnas över till räkenskapsföraren, åtföljd av en debetnota ställd till gäldenären. Båda dessa dokument skall upprättas av den behöriga utanordnaren. Utan att detta påverkar tillämpningen av lagar, bestämmelser i avtal eller överenskommelser skall alla fordringar som inte betalats inom den tid som anges på debetnotan ge rätt till ränta enligt förordning (EG, Euratom) nr 2342/2002. Artikel 39 Ett godkännande av en inkassering är den handling genom vilken den behöriga utanordnaren ger räkenskapsföraren instruktion att inkassera den fordran som har fastställts genom betalningskravet. Räkenskapsföraren skall ha ansvaret för betalningskrav avseende fordringar som den behöriga utanordnaren fastställt på vederbörligt sätt. Räkenskapsföraren skall säkerställa att genomförandeorganets fordringar betalas samt att dess rättigheter tillvaratas. Betalningar som skett på felaktiga grunder skall återkrävas. Artikel 40 Om den behöriga utanordnaren överväger att avstå från att kräva in en fastställd fordran skall han eller hon först försäkra sig om att detta beslut är formellt korrekt och i överensstämmelse med principen om sund ekonomisk förvaltning. Styrelsen skall informeras om utanordnaren avser att avstå från att kräva in en fastställd fordran. Beslutet att avstå från att kräva in en fordran skall vara motiverat. Utanordnaren får bara delegera beslutet om fordran avser mindre än 5 000 euro. I beslutet skall anges vilka åtgärder som vidtagits för att inkassera beloppet samt de rättsliga och faktiska omständigheter som beslutet bygger på. Den behöriga utanordnaren skall avstå från att kräva in en fordran om ett fel upptäcks i fråga om rättsliga eller faktiska omständigheter som visar att fordran fastställts på felaktiga grunder. Utanordnaren får bara delegera beslutet om fordran avser mindre än 5 000 euro. Detta skall ske genom vederbörligen motiverat beslut av den behöriga utanordnaren. Om ett sakfel upptäcks som inte medför att hela genomförandeorganets fordran behöver avskrivas skall den behöriga utanordnaren justera fordrans belopp nedåt eller uppåt beroende på omständigheterna. Detta skall ske genom ett vederbörligen motiverat beslut av den behöriga utanordnaren. Artikel 41 När räkenskapsföraren inkasserat en fordran skall beloppet registreras i räkenskaperna och den behöriga utanordnaren underrättas. Vid kontanta betalningar till räkenskapsförarens kassa skall ett kvitto utfärdas. Om inbetalningen inte ägt rum när den tidsfrist som anges i debetnotan löpt ut skall räkenskapsföraren informera den behöriga utanordnaren om detta, och utan dröjsmål inleda ett förfarande för att driva in beloppet via alla de rättsliga vägar som står till buds, inklusive i förekommande fall genom avräkning eller, om det inte är möjligt, genom indrivning. Räkenskapsföraren skall kräva in medel genom avräkning i de fall samma gäldenär har en fordran på genomförandeorganet, förutsatt att denna fordran är säker, obestridd och förfallen till betalning. Artikel 42 Ytterligare betalningsfrister kan medges av räkenskapsföraren tillsammans med den behöriga utanordnaren bara på vederbörligen motiverad skriftlig begäran från gäldenären, om gäldenären åtar sig att erlägga dröjsmålsränta från och med den ursprungliga förfallodagen och ställer ekonomisk garanti både för skulden och räntan för att skydda genomförandeorganets intressen. KAPITEL 5 Förvaltning av utgifter Artikel 43 Varje utgift skall vara föremål för ett åtagande, en kontroll, ett godkännande och en betalning. Artikel 44 För varje åtgärd som kan leda till utgifter som belastar budgeten skall den behöriga utanordnaren först ingå ett budgetmässigt åtagande innan ett rättsligt åtagande ingås gentemot tredje man. De enskilda rättsliga åtaganden som avser enskilda eller preliminära budgetmässiga åtaganden skall ingås senast den 31 december år n. Den behöriga utanordnaren skall frigöra den outnyttjade delen av dessa budgetmässiga åtaganden. Artikel 45 När ett budgetmässigt åtagande ingås skall den behöriga utanordnaren försäkra sig om att rätt budgetrubrik belastas, att det finns disponibla anslag och att utgiften är förenlig med tillämpliga bestämmelser, inklusive principen om sund ekonomisk förvaltning. Artikel 46 Kontrollen av utgifter är den handling genom vilken den behöriga utanordnaren kontrollerar att borgenärens anspråk existerar, vilka förfallovillkor och bestämmelser som gäller för fordran samt att fordringsbeloppet är riktigt och dess storlek. Alla kontroller av utgifter företas med utgångspunkt i handlingar som styrker borgenärens anspråk. Kontrollbeslutet skall uttryckas i form av påskriften ”kan betalas” av den behöriga utanordnaren. Beslutet att en utgift ”kan betalas” framgår i ett icke-datoriserat system av en stämpel med den behöriga utanordnarens namnteckning. I ett datoriserat system skall den behöriga utanordnaren föra in påskriften ”kan betalas” med hjälp av sitt personliga lösenord. Artikel 47 Ett godkännande av en utgift är den handling genom vilken den behöriga utanordnaren ger räkenskapsföraren instruktion att betala en utgift som han eller hon har kontrollerat genom att utfärda en betalningsorder. Betalningsorden skall dateras och undertecknas av den behöriga utanordnaren och i förekommande fall åtföljas av ett intyg om att tillgångarna förts in på det sätt som avses i artikel 64. Betalningen skall verkställas av räkenskapsföraren inom ramen för de disponibla medlen. Artikel 48 Utgifterna skall kontrolleras, godkännas och betalas inom de tidsfrister och enligt de bestämmelser som anges i den allmänna budgetförordningen och genomförandebestämmelserna. KAPITEL 6 Internrevisor Artikel 49 Genomförandeorganens internrevision skall utföras av kommissionens internrevisor. Kommissionens internrevisor skall ha samma befogenheter i förhållande till genomförandeorganen som i förhållande till kommissionens egna avdelningar enligt artiklarna 85 och 86 i den allmänna budgetförordningen. Internrevisorn skall lämna sina kommentarer till styrelsen och direktören. Dessa skall följa upp rekommendationer som lämnats vid revision och hålla kommissionen underrättad. Internrevisorn skall överlämna en årlig rapport till genomförandeorganen, med information till kommissionen, som skall ange hur många och vilken typ av revision som utförts, vilka rekommendationer som lämnats och hur de följts upp. Internrevisorns ansvar i tjänsteutövningen fastställs i artikel 87 i den allmänna budgetförordningen. Genomförandeorganet skall till budgetmyndigheten och kommissionen överlämna en årlig rapport från organets styrelse om hur ofta internrevision utförts och av vilken typ, vilka rekommendationer internrevisorn lämnat och hur de följts upp. AVDELNING V OFFENTLIG UPPHANDLING Artikel 50 1. På offentlig upphandling inom ramen för genomförandeorganets administration tillämpas den allmänna budgetförordningen samt bestämmelserna i förordning (EG, Euratom) nr 2342/2002. 2. Genomförandeorganen kan begära att i egenskap av upphandlande myndighet anslutas till kommissionens offentliga upphandling eller interinstitutionell upphandling. 3. Vid upphandling av varor, tjänster och byggnadsarbeten som kan utföras av kommissionen eller interinstitutionella organ skall genomförandeorganen trots punkt 1 i första hand vända sig till dem innan offentlig upphandling inleds. AVDELNING VI ÅRSREDOVISNINGAR OCH LÖPANDE RÄKENSKAPER KAPITEL 1 Redovisning Artikel 51 Genomförandeorganets bokföring skall omfatta redovisningar samt rapporter om budgetens genomförande. Den skall åtföljas av en rapport om budgetförvaltningen och finanserna under budgetåret. Artikel 52 Räkenskaperna skall vara formellt korrekta, sanningsenliga och fullständiga och ge en rättvisande bild a) när det gäller redovisningen: av tillgångar och skulder, kostnader och intäkter, rättigheter och skyldigheter som inte tas upp under tillgångar och skulder samt kassaflödet, och b) när det gäller rapporten om budgetens genomförande: av hur budgeten genomförts avseende inkomster och utgifter. Artikel 53 Räkenskaperna skall upprättas enligt de allmänt godtagna redovisningsprinciper som anges i förordning (EG, Euratom) nr 2342/2002, nämligen principen om kontinuerlig verksamhet, försiktighetsprincipen, principen om beständiga redovisningsmetoder, principen om uppgifters jämförbarhet, väsentlighetsprincipen, principen om att inte tillämpa kvittning och principen att substans går före form. Artikel 54 Enligt principen om periodiserad redovisning skall redovisningen omfatta alla kostnader och intäkter som avser det aktuella budgetåret, oavsett när betalningarna eller inkasseringarna ägt rum. Tillgångar och skulder skall i balansräkningen värderas i enlighet med de värderingsregler som avses i artikel 59. Artikel 55 Redovisningen skall uttryckas i euro och innehålla följande: a) Balansräkning och resultaträkning, vilka visar situationen på tillgångssidan, den finansiella ställningen samt det ekonomiska resultatet per den 31 december det föregående budgetåret. Redovisningens struktur skall följa Europaparlamentets och rådets direktiv om årsbokslut i vissa typer av bolag, dock med hänsyn tagen till särdragen hos organets verksamhet. b) En tabell över kassaflöden som visar vilka in- och utbetalningar som skett under budgetåret liksom behållningen av likvida medel vid budgetårets slut. c) En redogörelse för ändringar i det egna kapitalet som på ett detaljerat sätt visar de ökningar och minskningar som skett under budgetåret för varje enskild post som hänförs till eget kapital. Bilagan till redovisningen skall innehålla kompletteringar och kommentarer till redogörelserna samt alla de kompletteringar som föreskrivs i internationellt erkänd redovisningspraxis när dessa uppgifter är väsentliga för genomförandeorganets verksamhet. Artikel 56 Rapporterna om genomförandet av budgeten skall uttryckas i euro. De skall innehålla följande: a) En sammanställning i siffror av budgetårets inkomst- och utgiftstransaktioner som speglar resultatet av budgetgenomförandet. Denna sammanställning skall vara indelad på samma sätt som budgeten. b) En bilaga med kompletteringar och anmärkningar till ovannämnda sammanställning. Artikel 57 Genomförandeorganets räkenskaper skall konsolideras med kommissionens enligt förfarandet i artikel 14 i förordning (EG) nr 58/2003 samt enligt följande bestämmelser: a) Styrelsen skall senast den 1 mars efter det avslutade budgetåret överlämna de provisoriska räkenskaperna och en rapport om budgetförvaltningen under året till kommissionens räkenskapsförare och till revisionsrätten. b) Styrelsen skall med utgångspunkt i direktörens förslag anta organets slutliga räkenskaper och senast den 1 juli efter det avslutade budgetåret överlämna dem till kommissionens räkenskapsförare, revisionsrätten, Europaparlamentet och rådet. c) Genomförandeorganets slutliga räkenskaper som konsoliderats med kommissionens skall offentliggöras i Europeiska unionens officiella tidning den 31 oktober efter det avslutade budgetåret. d) Direktören skall senast den 30 september lämna sitt svar på de eventuella iakttagelser revisionsrätten gjort i den rapport som avses i artikel 14.3 i förordning (EG) nr 58/2003. KAPITEL 2 Löpande räkenskaper Artikel 58 1. Genomförandeorganens räkenskaper är ett system för att strukturera och redovisa budgetinformation och finansiell information, på ett sådant sätt att sifferuppgifter kan sammanföras, klassificeras och registreras. Räkenskaperna indelas i allmänna räkenskaper och budgeträkenskaper. Räkenskaperna skall föras per kalenderår och uttryckas i euro. Uppgifterna i de allmänna räkenskaperna och budgeträkenskaperna skall fastställas vid budgetårets utgång för att användas som underlag för de redovisningar som behandlas i kapitel 1. 2. Punkt 1 skall inte utgöra något hinder för att de delegerade utanordnarna därutöver kan hålla en kostnadsbokföring. Artikel 59 Räkenskapsreglerna för genomförandeorganen skall, liksom den harmoniserade kontoplanen, fastställas av kommissionens räkenskapsförare analogt med artikel 133 i den allmänna budgetförordningen. Artikel 60 I de allmänna räkenskaperna skall alla konteringshändelser och transaktioner som påverkar den ekonomiska och finansiella ställningen samt ställningen på tillgångssidan för genomförandeorganen registreras i kronologisk ordning enligt metoden för dubbel bokföring. Artikel 61 Kontorörelser och saldon skall föras in i respektive liggare. All registrering i räkenskaperna, inklusive korrigeringar, skall stödja sig på styrkande dokument, och det skall göras hänvisningar till dessa dokument i räkenskaperna. Systemet för räkenskaperna skall göra det möjligt att spåra varje enskild transaktion. Artikel 62 Efter utgången av budgetåret och fram till dess att räkenskaperna avslutas skall genomförandeorganets räkenskapsförare göra de korrigeringar som behövs för att få till stånd en regelbunden, fullständig och rättvisande redovisning, förutsatt att dessa korrigeringar inte leder till utbetalningar eller inbetalningar som belastar det berörda budgetåret. Artikel 63 I budgeträkenskaperna bokförs beloppen mot rubrikerna i budgeten, på så sätt att genomförandet kan följas i detalj. Alla handlingar för att genomföra budgeten skall registreras i budgeträkenskaperna, både inkomster och utgifter enligt avdelning IV. Artikel 64 Genomförandeorganets räkenskapsförare skall föra uttömmande förteckningar över sådan materiell, immateriell och finansiell egendom som utgör genomförandeorganets förmögenhet, med angivande av både antal och värde, i enlighet med en modell som fastställs av kommissionens räkenskapsförare. Genomförandeorganets räkenskapsförare skall kontrollera att inventarieförteckningen stämmer överens med verkligheten. Försäljning av lös egendom skall offentliggöras på lämpligt sätt. AVDELNING VII EXTERN GRANSKNING OCH BEVILJANDE AV ANSVARSFRIHET Artikel 65 Revisionsrätten skall granska genomförandeorganens räkenskaper i enlighet med artikel 248 i fördraget. Revisionsrättens granskningar skall ske enligt artiklarna 139–144 i budgetförordningen. Genomförandeorganens styrelse skall översända sina slutligt antagna budgetar till revisionsrätten. Den skall också så snart som möjligt meddela revisionsrätten alla åtgärder som vidtagits och beslut som fattats enligt artiklarna 15, 18, 26 och 31. Artikel 66 Europaparlamentet skall, på rekommendation av rådet, med kvalificerad majoritet bevilja direktören ansvarsfrihet beträffande administrationsbudgetens genomförande år n senast den 29 april år n+2. Beslutet om ansvarsfrihet skall omfatta räkenskaperna över genomförandeorganets samtliga inkomster och utgifter, det saldo som uppstår samt genomförandeorganets tillgångar och skulder enligt balansräkningen. Beslutet om ansvarsfrihet beviljas samtidigt som ansvarsfrihet för genomförandet av Europeiska unionens allmänna budget. För att kunna fatta beslut om ansvarsfrihet skall Europaparlamentet, efter rådet, granska genomförandeorganets räkenskaper, redovisning och rapport om hur budgeten genomförts. Europaparlamentet skall också granska revisionsrättens rapport enligt artikel 14.3 i förordning (EG) nr 58/2003 åtföljd av svaren från direktören. Direktören skall på Europaparlamentets begäran lägga fram alla uppgifter som behövs för att förfarandet för beviljande av ansvarsfrihet för det berörda budgetåret skall fungera väl, på det sätt som föreskrivs i artikel 146.3 i budgetförordningen. Artikel 67 Direktören och kommissionen skall vidta alla nödvändiga åtgärder för att rätta sig efter iakttagelserna i Europaparlamentets beslut om ansvarsfrihet samt de kommentarer som är fogade till den rekommendation om ansvarsfrihet som antas av rådet. På Europaparlamentets eller rådets begäran skall direktören rapportera om de åtgärder som vidtagits till följd av dessa iakttagelser och kommentarer. Sedan kommissionen fått ett exemplar skall direktören även översända rapporten till revisionsrätten. AVDELNING VIII ÖVERGÅNGSBESTÄMMELSER OCH SLUTBESTÄMMELSER Artikel 68 De tidsgränser som anges i artikel 57 skall tillämpas för första gången budgetåret 2005. För de föregående budgetåren skall följande tidsfrister gälla: a) 15 september för artikel 57 b. b) 30 november för artikel 57 c. c) 31 november för artikel 57 d. Bestämmelserna i kapitel VI skall börja tillämpas gradvis så långt som tekniskt möjligt och fullt ut under budgetår 2005. Artikel 69 Europaparlamentet, rådet och kommissionen har rätt att ta del av alla relevanta upplysningar och förklaringar i budgetfrågor som ingår i deras respektive behörighet. Artikel 70 Denna förordning skall träda i kraft den tjugonde dagen efter det att den offentliggjorts i Europeiska unionens officiella tidning . Denna förordning är till alla delar bindande och direkt tillämplig i alla medlemsstater. Utfärdad i Bryssel den 21 september 2004. På kommissionens vägnar Michaele SCHREYER Ledamot av kommissionen ( 1 ) EGT L 11, 16.1.2003, s. 1 . ( 2 ) EGT L 248, 16.9.2002, s. 1 . ( 3 ) EGT L 357, 31.12.2002, s. 1 .