L_2015079SV.01000101.xml 25.3.2015 SV Europeiska unionens officiella tidning L 79/1 RÅDETS FÖRORDNING (EU) 2015/496 av den 17 mars 2015 om ändring av förordning (EEG, Euratom) nr 354/83 i fråga om deponering av institutionernas historiska arkiv vid Europeiska universitetsinstitutet i Florens EUROPEISKA UNIONENS RÅD HAR ANTAGIT DENNA FÖRORDNING med beaktande av fördraget om Europeiska unionens funktionssätt, särskilt artikel 352, med beaktande av Europeiska kommissionens förslag, efter översändande av utkastet till lagstiftningsakt till de nationella parlamenten, med beaktande av Europaparlamentets godkännande, i enlighet med ett särskilt lagstiftningsförfarande, och av följande skäl: (1) I enlighet med rådets förordning (EEG, Euratom) nr 354/83 av den 1 februari 1983 om öppnandet för allmänheten av Europeiska ekonomiska gemenskapens och Europeiska atomenergigemenskapens historiska arkiv ( 1 ) ska unionens historiska arkiv bevaras och i möjligaste mån göras tillgängligt för allmänheten när en tidsperiod på 30 år har löpt ut. (2) Skyldigheten att inrätta historiska arkiv och i möjligaste mån göra handlingarna tillgängliga för allmänheten gäller för de institutioner som avses i förordning (EEG, Euroatom) nr 354/83 (nedan kallade institutionerna ) enligt de villkor som föreskrivs i förordningen. (3) Enligt förordning (EEG, Euroatom) nr 354/83 får varje institution förlägga sina historiska arkiv till den ort som den anser mest lämplig. (4) År 1984 beslutade Europaparlamentet, rådet och kommissionen att deponera sina historiska arkiv vid Europeiska universitetsinstitutet i Florens, där de görs tillgängliga för allmänheten. Den 17 december 1984 undertecknades ett kontrakt mellan Europeiska gemenskaperna, företrädda av kommissionen, och Europeiska universitetsinstitutet (nedan kallat deponeringskontraktet ). (5) Senare beslutade Europeiska ekonomiska och sociala kommittén och Europeiska revisionsrätten att ansluta sig till deponeringskontraktet. Europeiska investeringsbanken deponerar sina historiska arkiv vid Europeiska universitetsinstitutet på grundval av en separat överenskommelse med institutet som undertecknades den 1 juli 2005 och på grundval av de regler för historiska arkiv som antogs av bankens direktion den 7 oktober 2005 ( 2 ) . (6) Italiens regering har gjort lämpliga lokaler permanent och kostnadsfritt tillgängliga för Europeiska universitetsinstitutet i syfte att säkerställa att de deponerade arkiven bevaras och skyddas i enlighet med internationellt vedertagna normer och kan studeras på plats. (7) Syftet med deponering av institutionernas historiska arkiv vid Europeiska universitetsinstitutet är att göra arkiven tillgängliga på en och samma plats och främja studier av arkiven och forskning om den europeiska integrationens och de europeiska institutionernas historia. Europeiska universitetsinstitutet är ett ansett centrum för akademisk forskning och studier med inriktning på Europa och europeisk integration. Det har närmare 30 års erfarenhet av att handha unionens historiska arkiv, är utrustat med moderna förvaringsrum och forskningsfaciliteter som inrättats just med tanke på bevarandet av arkiven och studier av dessa arkiv och har ett internationellt anseende som centrum för institutionernas historiska arkiv. (8) Den fortsatta deponeringen av institutionernas historiska arkiv vid Europeiska universitetsinstitutet bör integreras i unionslagstiftningen för att återspegla Europeiska universitetsinstitutets roll som partner till institutionerna i handhavandet av arkiven. (9) Denna förordning bör gälla för alla institutioner och bör inte påverka deras skyldighet att göra deras historiska arkiv tillgängliga för allmänheten eller varje institutions äganderätt till sina historiska arkiv. (10) Den särskilda karaktär som Europeiska unionens domstols (domstolen) och Europeiska centralbankens (ECB) verksamhet har innebär emellertid att det finns skäl att undanta de båda institutionerna från den skyldighet för institutionerna att deponera sina historiska arkiv vid Europeiska universitetsinstitutet som föreskrivs i denna förordning. Domstolen och ECB får deponera sina historiska arkiv vid Europeiska universitetsinstitutet på frivillig basis. (11) Institutionerna och Europeiska universitetsinstitutet bör där så är möjligt göra de historiska arkiven tillgängliga i digitaliserad och digital form för att underlätta studier av dem på internet. (12) Personuppgifter i unionens historiska arkiv vid Europeiska universitetsinstitutet bör behandlas i enlighet med Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 45/2001 av den 18 december 2000 om skydd för enskilda då gemenskapsinstitutionerna och gemenskapsorganen behandlar personuppgifter och om den fria rörligheten för sådana uppgifter ( 3 ) . (13) Europeiska datatillsynsmannen har hörts av kommissionen om lagförslaget som har lett till den här förordningen, i enlighet med förordning (EG) nr 45/2001, och avgav ett yttrande om detta den 10 oktober 2012 ( 4 ) . (14) Detaljerade bestämmelser för handhavandet av de historiska arkiven vid Europeiska universitetsinstitutet, inbegripet deras deponering, tillgänglighet och spridning av information, liksom för institutionernas och Europeiska universitetsinstitutets inbördes roller och ansvar, bör fastställas i ett ramavtal om partnerskap. (15) Kostnaderna för handhavandet av unionens historiska arkiv vid Europeiska universitetsinstitutet bör finansieras via unionens allmänna budget och dessa kostnader bör bäras av alla deponerande institutioner. (16) Förordning (EEG, Euratom) nr 354/83 bör därför ändras i enlighet med detta. HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE. Artikel 1 Förordning (EEG, Euratom) nr 354/83 ska ändras på följande sätt: 1. Artikel 8 ska ändras på följande sätt: a) Punkt 1 ska ersättas med följande: ”1. Varje institution med undantag av Europeiska unionens domstol (domstolen) och Europeiska centralbanken (ECB) ska vid Europeiska universitetsinstitutet i Florens deponera de handlingar som ingår i dess historiska arkiv och som i enlighet med bestämmelserna i denna förordning har gjorts tillgängliga för allmänheten. Deponeringen ska ske i enlighet med bilagan. Utan hinder av vad som sägs i första stycket får de deponerande institutionerna av rättsliga eller administrativa skäl undanta vissa originalhandlingar från deponeringen av handlingar vid Europeiska universitetsinstitutet. De ska i så fall deponera en mikroformskopia eller digital kopia av sådana handlingar.” b) Följande punkter ska läggas till: ”3. Domstolen och ECB får deponera sina historiska arkiv vid Europeiska universitetsinstitutet på frivillig basis. 4. De deponerande institutionerna behåller äganderätten till sina arkiv och är ensamma ansvariga för sammanställningen av de handlingar och filer som deponeras vid eller på annat sätt görs tillgängliga för Europeiska universitetsinstitutet. 5. Deponeringen av institutionernas historiska arkiv vid Europeiska universitetsinstitutet ska inte påverka arkivens okränkbarhet enligt artikel 2 i protokollet nr 7 om Europeiska unionens immunitet och privilegier, som är fogat till fördraget om Europeiska unionen och fördraget om Europeiska unionens funktionssätt. 6. Europeiska universitetsinstitutet ska sörja för att de deponerade arkiven bevaras och skyddas. Bevarandet och skyddet ska stå i överensstämmelse med internationellt vedertagna normer för fysiskt skydd av arkiv och ska åtminstone uppfylla de tekniska regler och säkerhetsregler som gäller för bevarande och handhavande av offentliga arkiv i Italien. Med tanke på detta ska de deponerade handlingarna bevaras i specialbyggda förvaringsrum. 7. Europeiska universitetsinstitutet ska ensamt ansvara för personalen som handhar unionens historiska arkiv deponerade vid Europeiska universitetsinstitutet. Europeiska universitetsinstitutet ska se till att personal som har avdelats för att handha de historiska arkiven uppfyller kraven på yrkeskvalifikationer inom detta område. 8. Varje deponerande institution har rätt att erhålla information från Europeiska universitetsinstitutet om hur institutet handhar dess arkiv och att utföra inspektioner av sina arkiv. 9. Europeiska universitetsinstitutet ska göra de historiska arkiv som deponeras vid institutet enligt punkterna 1 och 3 tillgängliga för allmänheten. Institutionerna får också göra en kopia av sina historiska arkiv tillgänglig för allmänheten. 10. Kostnaderna för handhavandet av unionens historiska arkiv ska finansieras med bidrag från alla deponerande institutioner till den berörda budgetposten, inom gränserna för de årliga anslagen som gjorts tillgängliga av budgetmyndigheten i överensstämmelse med Europaparlamentets och rådets förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 av den 25 oktober 2012 om finansiella regler för unionens allmänna budget ( 5 ) . Sådana finansiella bidrag ska inte täcka kostnader som hänför sig till tillhandahållandet och anpassningen av de byggnader och förvaringsrum som hyser arkiven respektive personalen. Storleken på de bidrag som avses i första stycket ska vara proportionerliga till storleken på de deponerande institutionernas respektive tjänsteförteckning. Varje bidrag ska räknas om när nya institutioner börjar deponera sina historiska arkiv vid Europeiska universitetsinstitutet eller åtminstone vart femte år. 11. Institutet ska agera som registerförare i den mening som avses i artikel 2 i förordning (EG) nr 45/2001, på instruktioner från de deponerande institutionerna. Europeiska universitetsinstitutet ska behandla personuppgifter i institutionernas historiska arkiv i enlighet med skyddsåtgärderna i den förordningen. 12. Europeiska datatillsynsmannen ska fortsatt ha befogenhet att övervaka institutionernas behandling av personuppgifter i de historiska arkiv som deponerats vid Europeiska universitetsinstitutet. 2. Artikel 9 ska ändras på följande sätt: a) Punkt 1 ska ersättas med följande: ”1. Varje institution ska anta interna regler om tillämpningen av denna förordning. Dessa regler ska omfatta regler om bevarande och offentliggörande av historiska arkiv och om skydd av personuppgifter i dem. Institutionerna ska i möjligaste mån göra sina arkiv tillgängliga för allmänheten med hjälp av elektroniska medel, inbegripet digitaliserade arkiv och ursprungsdigitala arkiv, och underlätta studier av arkiven på internet. De ska bevara handlingar som föreligger i format som tillgodoser särskilda behov (såsom blindskrift, stor text eller ljudupptagningar).” b) Följande punkt ska läggas till: ”3. Kommissionen ska för de deponerande institutionernas räkning ingå ett ramavtal om partnerskap med Europeiska universitetsinstitutet. Det ramavtalet om partnerskap ska inbegripa detaljerade bestämmelser om Europeiska universitetsinstitutet och institutionernas inbördes roller och ansvar för handhavandet av unionens historiska arkiv, inbegripet deras deponering, bevarande, tillgänglighet och spridning av information.” 3. Texten i bilagan ska läggas till som en bilaga till förordning (EEG, Euratom) nr 354/83. Artikel 2 Denna förordning träder i kraft dagen efter det att den har offentliggjorts i Europeiska unionens officiella tidning . Denna förordning är till alla delar bindande och direkt tillämplig i alla medlemsstater. Utfärdad i Bryssel den 17 mars 2015. På rådets vägnar E. RINKĒVIČS Ordförande ( 1 ) EGT L 43, 15.2.1983, s. 1 . ( 2 ) EUT C 289, 22.11.2005, s. 12 . ( 3 ) EGT L 8, 12.1.2001, s. 1 . ( 4 ) EUT C 28, 30.1.2013, s. 9 . ( 5 ) EUT L 298, 26.10.2012, s. 1 .” BILAGA ”BILAGA BESTÄMMELSER OM DEPONERINGEN AV INSTITUTIONERNAS HISTORISKA ARKIV VID EUROPEISKA UNIVERSITETSINSTITUTET I FLORENS 1. Originalhandlingarna i icke-digitala arkiv ska deponeras vid Europeiska universitetsinstitutet för permanent bevarande, tillsammans med en mikroformskopia och/eller digital kopia av handlingarna. När det gäller digitala arkiv ska institutet ha permanent tillgång till handlingarna på ett sådant sätt att det kan fullgöra sin uppgift att göra de historiska arkiven tillgängliga för allmänheten på en och samma plats och främja studier av arkiven. Ursprungsinstitutionerna förblir ansvariga för att deras digitala arkiv bevaras permanent. 2. Deponering av handlingar ska ske en gång per år, i möjligaste mån inom ramen för institutionernas normala förfaranden för arkivhantering. 3. Europeiska universitetsinstitutet får inte ändra den arkivklassificering som de deponerande institutionerna upprättat eller ta bort eller göra ändringar i handlingar och filer. 4. Europeiska universitetsinstitutet ska på begäran av de deponerande institutionerna återlämna deponerade originalhandlingar och originalfiler. De deponerande institutionerna ska lämna tillbaka originalen till Europeiska universitetsinstitutet så snart de inte längre behöver dem. 5. Europeiska universitetsinstitutet ska omedelbart underrätta de deponerande institutionerna om alla omständigheter som kan äventyra de deponerade arkivens okränkbarhet.”