I en anmälan som kom in till JO den 9 december 2008 förde AA fram klagomål mot Lantmäterimyndigheten i Huddinge kommun. Klagomålen gällde främst handläggning och beslut i ett fastighetsbildningsärende angående avstyckning från fastigheten C 8. Till anmälan var bifogat bl.a. en hos lantmäterimyndigheten inkomststämplad skrivelse med överklagande av fastighetsbildningsbeslutet.
Handlingar i Lantmäterimyndighetens i Huddinge kommun ärende AB 077161 hämtades in.
Lantmäterimyndigheten anmodades därefter att göra en utredning och yttra sig över AA: anmälan, särskilt myndighetens handläggning av skrivelsen med överklagande. I remissvaret anförde lantmäterimyndigheten – genom myndighetschefen BB – följande.
[.]
Förrättningslantmätaren som handlade ärendet har slutat sin tjänst på Lantmäterimyndigheten. Av vårt handläggningssystem kan man dock få en god bild av händelseförloppet som beskrivs nedan:
Datum Händelse (inom citattecken handläggarens oredigerade anteckningar)
2007-12-19 Samråd med AA. Anteckning: ”Han har fått karta och PR1 – allt ser ok ut. Avsluta”.
2008-01-02 Förrättningen avslutas. Se protokoll.
2008-01-03 Karta, beskrivning och protokoll skickad till AA.
2008-01-15 Samråd med AA ang skrivelse. Anteckning: ”förklarar att förr avslutad och antingen 1) ny förr m frgl eller 2) överklaga
2008-01-15 Brev till AA. Anteckning: ”förtydligande, vilka två alt som finns (ansöka om frgl eller överklaga). Skickat med beslutsunderlaget igen.”
2008-01-25 Överklagan och ansökan om fastighetsreglering inkom. Fastighetsregleringen dagbokfördes med dnr AB087021 (akten bifogas).
2008-02-01 ”Utstakning av ny gräns, sökanden närvarande.”
Enligt förrättningslantmätaren återtog AA då den överklagan som Lantmäterimyndigheten erhållit den 25/1.
2008-02-07 Samråd med AA. Anteckning: ”fått handlingar – ser bra ut. Kan avsluta.”
2008-02-07 Förrättningen avslutas.
Utöver ovan redovisade händelseförlopp hänvisas till bifogade förrättningsakter och till dessa hörande dagboksblad.
Skrivelsen med överklagandet har således återlämnats till AA. Förrättningslantmätaren bedömde att hon inte kunde ändra i ett avslutat ärende, som gjorts helt enligt sökandens yrkande. Förrättningslantmätaren bedömde dock att sökanden kunde få sitt ändrade yrkande genomfört i en ny förrättning och erbjöd att göra en sådan med fast pris om 8000 kr (normalpris 15 000 kr).
Alternativet att eventuellt ompröva tidigare ärende i enlighet med överklagandet hade inte medfört en lägre kostnad för sakägaren eftersom det var fråga om en ändring av tidigare yrkande som skulle medföra nymätning med fältbesök och nya kartor och handlingar. Lantmäterimyndigheten ska ta ut sina kostnader som timarvode enligt gällande lantmäteritaxa om inte fast pris överenskommes med sökanden.
Alternativet att skicka överklagandet till Fastighetsdomstolen är inte rationellt i detta ärende när det endast är en sakägare i ärendet och Lantmäterimyndigheten ska följa vad denne yrkat, om det går att genomföra med hänsyn till 
fastighetsbildningslagen
.
[.]
AA kommenterade remissvaret.
I 
23
 - 
25 §§
förvaltningslagen (1986:223)
 finns grundläggande bestämmelser om överklagande av beslut. Enligt bestämmelserna ska ett beslut överklagas skriftligt. I skrivelsen ska klaganden ange vilket beslut som överklagas och den ändring i beslutet som begärs. Skrivelsen ska ges in till beslutsmyndigheten inom viss tid. Beslutsmyndigheten prövar om överklagandet har kommit in i rätt tid. Har skrivelsen kommit in för sent ska myndigheten som huvudregel avvisa den. Om skrivelsen inte avvisas ska myndigheten överlämna skrivelsen och övriga handlingar i ärendet till överinstansen. Överlämnandet bör normalt ske inom en vecka efter det att överklagandet kommit in till myndigheten (se t.ex. JO:s ämbetsberättelse 2002/03 s. 359).
Av utredningen framgår bl.a. följande. Genom ett beslut om fastighetsbildning den 2 januari 2008 tillskapades fastigheten C 22 genom avstyckning från C 8 (dnr AB 077161). Den 25 januari 2008 inkom AA med en skrivelse med överklagande av beslutet. Samma dag gav han också in en ansökan om fastighetsreglering berörande fastigheterna C 8 och C 22. Den ansökan lades upp som ett nytt ärende med diarienummer AB 087021. Det ärendet avslutades genom beslut den 8 februari 2008. Lantmäterimyndigheten har – såvitt synes framgå av remissvaret – tagit ställning till frågan om det överklagade beslutet kan omprövas enligt 
27 § förvaltningslagen
. Någon rättidsprövning enligt 
24 § förvaltningslagen
 har däremot inte skett. Skrivelsen med överklagande har inte heller överlämnats till överinstansen.
I remissvaret har lantmäterimyndigheten hänvisat till att det i detta fall inte skulle ha varit "rationellt" att överlämna skrivelsen med överklagande till överinstansen för prövning där. Uttalandet är anmärkningsvärt. Det är inte en sak för en beslutsmyndighet att, när den tar emot en skrivelse med överklagande, bedöma vilka avsikter som avsändaren har med överklagandet eller vad det eventuellt kan leda fram till. En beslutsmyndighet ska över huvud taget inte låta egna värderingar eller bedömningar påverka handläggningen av en till myndigheten inkommen skrivelse med överklagande.
AA:s överklagande av beslutet den 2 januari 2008 har uppenbarligen kommit in till lantmäterimyndigheten i rätt tid. Som framgår av den rättsliga regleringen borde lantmäterimyndigheten, så snart den konstaterat att det inte fanns förutsättningar att ompröva beslutet enligt 
27 § förvaltningslagen
, ha rättidsprövat skrivelsen med överklagande och därefter överlämnat den och övriga handlingar i ärendet till överinstansen. I stället gjorde lantmäterimyndigheten en ovidkommande bedömning av överklagandet och – som angetts i remissvaret – återlämnade skrivelsen till AA Handläggningen är felaktig. Jag får också erinra om att handlingar som kommit in till en myndighet är allmänna handlingar hos myndigheten och sådana handlingar får inte myndigheten avhända sig utan lagstöd (se 
2 kap. 18 § tryckfrihetsförordningen
 samt 
arkivlagen
 [1990:70]).
Den muntliga information som hämtas in och de kontakter och övriga åtgärder som förekommer under ett ärendes handläggning ska således dokumenteras. Dokumentationen ska vara utförd på ett sådant sätt att den inte lätt kan utplånas samt vara daterad och signerad. Givetvis måste det också framgå tydligt vad som har förekommit. Även om dokumentationen av det senast nämnda slaget inte har betydelse för utgången av ärendet är den ändå av stort värde. Den är en förutsättning för insyn i och kontroll av verksamheten både från den egna förvaltningsledningen och från utomstående tillsynsmyndigheter. Även parters och allmänhetens insyn i myndighetens verksamhet underlättas av detta slags dokumentation. Vidare kan ett handläggarbyte i hög grad försvåras av brister i beskrivningen av vad som har förekommit i ett ärende.
Av remissvaret från lantmäterimyndigheten framgår att fastighetsbildningsärendena innehåller ett antal "oredigerade anteckningar". Det finns mot den bakgrunden anledning att understryka betydelsen av att lantmäterimyndigheten på ett korrekt sätt fullgör dokumentationsskyldigheten.
Övrigt
Vad som i övrigt har framkommit i ärendet ger inte anledning till något uttalande eller någon åtgärd från JO:s sida.