Justitiekanslern uttalar kritik mot Lunds universitet för brister i diarieföringen av vissa ärenden m.m.
Tidigare års ärendeförteckningar
Vid granskningen av de ärendeförteckningar som Lunds universitet har lämnat under de senaste åren har Justitiekanslern gjort iakttagelser som tyder på att diarieföringen av olika ärenden inte skötts tillfredsställande.
I beslut år 2013 uttalade Frye kritik mot Lunds universitet för sådana brister (JK:s dnr 257-13-23).
I samband med granskningarna år 2014 och 2015 fann Justitiekanslern att brister kvarstod, bestående främst i att ärenden inte avslutats trots att så borde kunnat ske och att vidtagna åtgärder inte i ärendena ofta inte har registrerats. Ett relativt omfattande arbete pågick dock hos universitetet för att åtgärda brister vid diarieföringen, bl.a. i form av utbildning och informationsspridning inom organisationen. Därtill planerade universitetet att genomföra ett kvalitetssäkringsarbete innefattande bl.a. periodiska avstämningar som skulle koordineras på central nivå. Mot bakgrund av det pågående förbättringsarbetet fann Justitiekanslern, trots bristerna, inte skäl att uttala kritik mot universitetet vid granskningarna 2014 och 2015. Justitiekanslern framhöll dock att en utgångspunkt var att universitetet skulle fullfölja och följa upp de pågående och planerade insatserna.
I ett beslut år 2016 uttalade Justitiekanslern åter kritik mot universitetet (JK:s dnr 311-16-23). Vid sin inledande granskning det året noterade Justitiekanslern bl.a. att ett relativt stort antal ärenden avseende omprövning av betyg stod öppna och att ingen åtgärd hade registrerats i dem. Efter förfrågan lämnade universitetet upplysningar av innebörden att de aktuella ärendena på grund av bristande rutiner, sjukskrivningar och tidsbrist inte hade registrerats på ett korrekt sätt. I samtliga fall hade beslut redan fattats och ärendena pärmsatts utan att detta registrerats. Rutinerna på institutionen hade dock ändrats så att hanteringsbristerna inte skulle upprepas. Det pågick alltjämt ett arbete hos universitetet som innefattande periodiska avstämningar utförda av den centrala registraturen samt ett informations och utbildningsarbete.
Justitiekanslern konstaterade i skälen för sitt kritikbeslut att det under flera år förekommit brister i Lunds universitets diarieföring, bestående bland annat i att ärenden inte har avslutats trots att så borde kunnat ske och att vidtagna åtgärder i ärendena ofta inte har registrerats. Eftersom brister även nu hade upptäckts i det nämnda avseendet, och detta berott bl.a. på otillräckliga rutiner, kunde universitetet trots sitt förbättringsarbete inte undgå kritik.
Granskningen av årets ärendeförteckning
Lunds universitet har under våren 2017 kommit in med en förteckning över de ärenden som har kommit in till myndigheten före den 1 juli 2016 men som inte hade avgjorts vid 2016 års utgång.
I samband med att ärendeförteckningen gavs in till Justitiekanslern lämnade universitet följande upplysningar. Myndighetens dokumenthanteringsplan har uppdaterats två gånger under 2016 varvid ett antal nya ärende- och handlingstyper kartlagts och införlivats i den. Universitetets centrala registratur har utfört regelbundna kontroller i diariet, främst under hösten 2016. Universitetet har under 2016 genomfört fyra obligatoriska utbildningstillfällen för registratorer med totalt 49 deltagare. Därtill har 159 personer genomgått webbaserad utbildning for att få bli handläggare i diariet. Handläggarutbildningen är for närvarande under uppdatering och vidareutveckling. Ett tidigare vilande internt nätverk för sektions- och fakultetsregistratorer har åter aktiverats, med regelbundna informations- och diskussionsträffar som följd.
Efter en första granskning av årets ärendeförteckning begärde Justitiekanslern kompletterande upplysningar beträffande ett urval av ärenden. De efterfrågade ärendena hade det gemensamt att de avsåg förhållanden mellan universitetet och enskilda, samt (utom i ett fall) att den senaste åtgärd/inkomna handling som angetts i förteckningen hänförde sig till år 2015 eller tidigare. Enligt Justitiekanslerns begäran skulle upplysningarna ge en allmän förståelse för vad de olika ärendena avsåg och hur de handlagts, samt innefatta uppgift om varför ärendena alltjämt pågick vid 2016 års utgång. Lunds universitet gav följande svar.
”P 2014/237 Förlängning av anställning som forskareFelregistrering i diariet, ärendet är nu makulerat.
P 2014/237 Förlängning av anställning som forskare
P 2014/237 Förlängning av anställning som forskare
P 2014/375 Anställning som adjungerad professur i klinisk genetikAnhållan återtogs 2014-03-12 och ärendet avslutades på pappret men man glömde att avsluta ärendet i diariet. Ärendet är nu avslutat.
P 2014/375 Anställning som adjungerad professur i klinisk genetik
P 2014/375 Anställning som adjungerad professur i klinisk genetik
P 2014/2743 Anhållan om att utses till docent i kemi, inriktning fysikalisk kemiHandläggningen av detta ärende omfattar sakkunniggranskningar, provföreläsningar samt docenturnämndens egna överväganden. Nämnden fann att ansökan inte skulle skickas för extern granskning förrän en vetenskaplig artikel hade blivit publicerad. Sökanden gick därefter på lång föräldraledighet och har, trots påminnelser, inte inkommit med något nytt material till nämnden så att docentprövningen kunnat gå vidare.
P 2014/2743 Anhållan om att utses till docent i kemi, inriktning fysikalisk kemi
P 2014/2743 Anhållan om att utses till docent i kemi, inriktning fysikalisk kemi
P 2014/3640 Anhållan om befordran till professor vi Institutionen för experimentell medicinsk vetenskapAnhållan om befordran inkom 2015-11-13 och beslut togs 2016-04-07. Ärendet har inte avslutats i tid på grund av tidsbrist. Ärendet är nu avslutat.
P 2014/3640 Anhållan om befordran till professor vi Institutionen för experimentell medicinsk vetenskap
P 2014/3640 Anhållan om befordran till professor vi Institutionen för experimentell medicinsk vetenskap
P 2015/338 Begäran om entledigande som forskningsingenjör vid fysiska institutionen – [Viss anställds namn]Ärendet avser ansökan om entledigande inför ålderspension. Ytterligare ett ärende har öppnats innehållande ett avtal mellan universitetet och den anställde. Det ärendet är avslutat men man har missat att stänga detta ärende. Ärendet är nu avslutat.
P 2015/338 Begäran om entledigande som forskningsingenjör vid fysiska institutionen – [Viss anställds namn]
P 2015/338 Begäran om entledigande som forskningsingenjör vid fysiska institutionen – [Viss anställds namn]
P 2015/621, -1490, -2560 och -3303 Ansökan om statlig pensionsförmån, ålderspensionÄrendena har inte avslutats då man inväntat beslut från SPV, ärendena är idag avslutade personerna har gått i pension.
P 2015/621, -1490, -2560 och -3303 Ansökan om statlig pensionsförmån, ålderspension
P 2015/621, -1490, -2560 och -3303 Ansökan om statlig pensionsförmån, ålderspension
P 2015/2350, P 2015/3172 Ansökan om statlig pensionsförmån, ålderspensionDessa var felregistreringar från början. De är nu makulerade.
P 2015/2350, P 2015/3172 Ansökan om statlig pensionsförmån, ålderspension
P 2015/2350, P 2015/3172 Ansökan om statlig pensionsförmån, ålderspension
P 2015/2763 Ansökan om befordran till professor i kardiologi med särskild inriktning mot kärlforskningHandläggaren är inte längre anställd på Lunds universitet och på grund av bristande överlämning blev ärendet inte avslutat. Ärendet inleddes 2015-09-11 och resulterade i ett anställningsbeslut daterat 2016-05-26. Dessvärre har handläggaren inte registrerat de senare handlingarna och heller inte avslutat. Ärendet är nu komplett och avslutat.
P 2015/2763 Ansökan om befordran till professor i kardiologi med särskild inriktning mot kärlforskning
P 2015/2763 Ansökan om befordran till professor i kardiologi med särskild inriktning mot kärlforskning
P 2015/2851 Angående material på återlämnad datorEn före detta anställd hävdar upphovsrätt till allt material på den dator hon lämnade ifrån sig då anställningen upphörde. Skrivelsen kräver inget svar, den meddelar bara ett ställningstagande. Efter genomgång av innehållet i datorn konstaterades det att universitetet inte skulle använda något av det som fanns i den. Handläggaren betraktar ärendet som avslutat vid årsskiftet 2015/2016 men på grund av hög arbetsbelastning blev det inte avslutat. Ärendet är nu avslutat.
P 2015/2851 Angående material på återlämnad dator
P 2015/2851 Angående material på återlämnad dator
P 2015/3229 Ansökan om statlig pensionsförmån, ålderspensionBeslut har inkommit från SPV men handläggaren har glömt att avsluta. Ärendet är nu avslutat.
P 2015/3229 Ansökan om statlig pensionsförmån, ålderspension
P 2015/3229 Ansökan om statlig pensionsförmån, ålderspension
P 2015/3346 Ansökan om entledigandeAnställd ansöker om att få bli entledigad från sin tjänst för att gå i pension. Beslut togs om entledigande men den anställde valde senare att skjuta upp sitt pensionsuttag. Ärendet är nu avslutat.
P 2015/3346 Ansökan om entledigande
P 2015/3346 Ansökan om entledigande
P 2015/3457 överklagande av universitetets beslut om anställningÄrendet gick till Överklagandenämnden och drog ut på tiden, ej avslutat vid 2016 års utgång på grund av tidsbrist. Ärendet är nu avslutat.
P 2015/3457 överklagande av universitetets beslut om anställning
P 2015/3457 överklagande av universitetets beslut om anställning
V 2015/2199 Inkommen skrivelseÄrendet initierades utifrån en skrivelse från en dåvarande professor vid universitetet och samlar de fortlöpande skrivelser som inkommit samt svar på dessa. Professorn har sedermera stämt universitetet och dom inväntas.
V 2015/2199 Inkommen skrivelse
V 2015/2199 Inkommen skrivelse
STUD 2015/6339, -6341, -6342, -6343, -6344 och -6345 Tillgodoräknanden, doktorandÄrenden avser tillgodoräknanden som fortlöpande kommer in under utbildningens gång. Ärendena kommer att stängas när kurserna för doktorandexamen är klara.
STUD 2015/6339, -6341, -6342, -6343, -6344 och -6345 Tillgodoräknanden, doktorand
STUD 2015/6339, -6341, -6342, -6343, -6344 och -6345 Tillgodoräknanden, doktorand
Wilson 2013/537 Begäran om utlämnande av allmänna handlingar avseende Wilson 2013/194, Wilson 2013/181, Wilson 2013/145, Wilson 2013/139, Wilson 2013/124, Hill, Wilson 2013/20Detta ärende avser begäran om handlingar i rekryteringsärenden. Handlingen i ärendet är makulerad samma dag som den inkom pga registrering i fel serie men ärendet har inte makulerats. Nytt ärende har öppnats samma dag, 2013-06-25, i korrekt serie, begäran har handlagts och ärendet avslutats 2013-06-26. Hela denna serie är för övrigt avslutad per 2013-12-31.”
Wilson 2013/537 Begäran om utlämnande av allmänna handlingar avseende Wilson 2013/194, Wilson 2013/181, Wilson 2013/145, Wilson 2013/139, Wilson 2013/124, Hill, Wilson 2013/20
PEPA 2013/537 Begäran om utlämnande av allmänna handlingar avseende Wilson 2013/194, Wilson 2013/181, Wilson 2013/145, Wilson 2013/139, Wilson 2013/124, Hill, Wilson 2013/20
Enligt 5 kap. 1 § offentlighets- och sekretesslagen (OSL) ska allmänna handlingar som huvudregel registreras så snart de har kommit in till eller upprättats hos en myndighet. Brister i det avseendet kan innebära att offentlighetsprincipen motverkas, eftersom allmänheten inte får kännedom om vilka handlingar som finns i ärendena och om ärendena har avslutats eller inte.
En god diarieföring är en förutsättning för en fungerande intern kontroll av verksamheten. Genom att löpande kontrollera vilka ärenden som är öppna i diariet kan både ledningen och enskilda handläggare se om något ärende inte har avslutats trots att så borde ha skett.
Ett universitet är en myndighet i den mening som avses i tryckfrihetsförordningen och OSL. Det ankommer på universitetet som myndighet att svara för att allmänna handlingar diarieförs. Det finns inget som hindrar att universitetet delegerar till interna organ inom detsamma, t.ex. enskilda institutioner, att föra egna diarier över sådana allmänna handlingar som kommit in till institutionen eller som upprättats där. Ytterst är det dock en fråga för den centrala ledningen att se till att det finns rutiner för att säkerställa en korrekt diarieföring.
en
Som framgått har det under flera år förekommit brister i Lunds universitets diarieföring, bestående bland annat i att ärenden inte har avslutats trots att så borde kunnat ske och att vidtagna åtgärder i ärendena ofta inte har registrerats. Universitetet har bedrivit – och bedriver – ett arbete för att komma tillrätta med detta. I sitt beslut avseende förra årets granskning konstaterade Justitiekanslern att universitetets förbättringsarbete verkade ha lett både till att flera öppna ärenden har kunnat avslutas och att åtgärder nu registreras i högre utsträckning än tidigare, vilket var positivt.
Vid granskningen av årets ärendeförteckning har det dock åter upptäckts väsentliga brister beträffande registrering av åtgärder och avslut av ärenden. I det urval som Justitiekanslern valt att ställa frågor om, har sådana brister förelegat i nästan samtliga ärenden. Således har avslut av ärenden i flera fall underlåtits på grund av glömska eller ”tidsbrist” och ursprungligen felregistrerade ärenden i vissa fall funnits kvar i diariet under lång tid. I flertalet av de efterfrågade ärendena framstår det också som att handlingar kommit in eller åtgärder vidtagits som inte registrerats.
Att brister förekommit med en sådan hög frekvens i de ärenden som Justitiekanslern ställt frågor om framstår som i viss mån överraskande mot bakgrund av de förbättringsåtgärder som universitetet beskrivit att det vidtagit, innefattande bl.a. regelbundna kontroller av diariet utförda från universitetets centrala registratur. Universitetet kan inte undgå kritik för bristerna.
Det som kommit fram vid granskningen ger således vid handen att de åtgärder som universitetet vidtagit inte har varit tillräckliga för komma till rätta med de brister i diarieföringen som Justitiekanslern vid flera tillfällen påtalat. Justitiekanslern utgår från att universitetet kommer att fortsätta – och anpassa – sitt arbete för att förbättra diarieföringen. Universitetet bör i samband med att ärendeförteckningen överlämnas hit nästa år redogöra för det arbetet.
Med detta beslut avslutas granskningen av årets ärendeförteckning.