En handlings karaktär av säkerhetskopia ansågs inte ändras till följd av att originalhandlingen raderas, även om detta skett i strid med de gallringsföreskrifter som gällde för myndigheten
Not 48. Överklagande av S.S. i mål ang. rätt att ta del av allmän handling. - S.S. begärde hos Borås Miljö- och Energi AB (bolaget) att få kopior av verkställande direktörens e-postmeddelanden för vissa tidsperioder som fanns lagrade som back up-band på bolagets server. Bolaget avslog S.S:s begäran med motiveringen att aktuell e-post inte kunde lämnas ut eftersom e-postmeddelandena endast fanns på back up-band och därmed inte utgjorde allmänna handlingar enligt 2 kap. 10 § tryckfrihetsförordningen, TF. - S.S. överklagade bolagets beslut.                 Kammarrätten i Jönköping (2014-11-19, Löfgren, Reed, Stokes)             avslog överklagandet med följande motivering. Enligt 2 kap. 3 § TF är en handling allmän om den förvaras hos en myndighet och den är att anse som inkommen till eller upprättad hos myndigheten. Av 2 kap. 10 § andra stycket TF framgår att som allmän handling anses inte handling som en myndighet förvarar endast i syfte att kunna återskapa information som har gått förlorad i en myndighets ordinarie system för automatiserad behandling av information (säkerhetskopia). - I förarbetena till den sistnämnda bestämmelsen (prop. 2009/10:58 s. 26) uttalas att det inte bör vara möjligt för en myndighet att lagra och använda information från en säkerhetskopia för andra ändamål än för att återskapa information som gått förlorad på grund av t.ex. systemhaveri för att säkerhetskopian ska omfattas av undantaget från att vara en allmän handling. Om det finns en avsikt att informationen ska kunna användas även för andra ändamål kommer säkerhetskopian inte att omfattas av undantaget. - Den aktuella bestämmelsen innebär att säkerhetskopior undantas från begreppet allmän handling. Endast handlingar som förvaras i syfte att återskapa information som gått förlorad på grund tekniska fel, sabotage, extraordinära händelser etc. omfattas av undantaget. Det är således syftet med förvaringen som är avgörande för regelns tillämplighet. - De handlingar som S.S. har begärt att få ta del av består av epostmeddelanden som har raderats. S.S. påstår att de avsiktligt raderats sedan han begärt att få ta del av dem. Enligt bolaget finns epostmeddelandena lagrade på back up-band. Syftet med den förvaringen anges vara att kunna återskapa handling som gått förlorad på grund av t.ex. systemhaveri. Det har inte framkommit något som talar för att den förvaringen är avsedd för andra ändamål. De back up-band vari de raderade epostmeddelandena finns lagrade utgör således en sådan säkerhetskopia som avses i 2 kap. 10 § andra stycket TF och de är därför inte att anse som allmänna handlingar. Huruvida e-postmeddelandena avsiktligt har raderats har inte någon betydelse för den bedömningen. Eftersom säkerhetskopian inte är en allmän handling kan innehållet i den inte lämnas ut och överklagandet ska därför avslås. - S.S. fullföljde sin talan och anförde bl.a. följande. Tanken med införandet av 2 kap. 10 § andra stycket TF var inte att undanta handlingar från allmänhetens insyn i de fall handlingar raderats i strid med gällande instruktioner i syfte att undandra allmänheten insyn. För det fall kammarrättens tillämpning av undantaget är korrekt medför detta att allmänhetens rätt att få del av offentliga handlingar blir illusorisk då en myndighet som inte önskar att allmänheten ska få del av en offentlig handling effektivt kan förhindra detta genom att radera informationen. Kammarrättens tillämpning av undantaget står i strid med uttalanden i förarbetena och leder till ett orimligt resultat med vittgående konsekvenser för allmänhetens möjlighet till insyn i offentliga verksamheter. Av förarbetena framgår att undantaget enbart är avsett att omfatta handlingar som förvaras i syfte att återskapa information som gått förlorad på grund av tekniska fel, sabotage, extraordinära händelser som brand eller översvämning etc. (prop. 2009/10:58 s. 25). -                 Högsta förvaltningsdomstolen (2015-06-26, Bailey, Carr, Boyd, Askersjö, Villanueva)             :                 Skälen för avgörandet.             Frågan i målet                 .             För att ta ställning till om de begärda handlingarna kan lämnas ut har Högsta förvaltningsdomstolen att pröva om en handlings karaktär av säkerhetskopia ändras till följd av att originalhandlingen raderats i strid med de gallringsföreskrifter som gäller för myndigheten. - Rättslig reglering m.m. Med handling förstås enligt 2 kap. 3 § första stycket TF framställning i skrift eller bild samt upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel. Där anges vidare att en handling är allmän om den förvaras hos en myndighet och enligt 6 eller 7 § är att anse som inkommen eller upprättad hos myndigheten. - Som allmän handling anses enligt 2 kap. 10 § andra stycket TF inte handling som en myndighet förvarar endast i syfte att kunna återskapa information som har gått förlorad i en myndighets ordinarie system för automatiserad behandling av information (säkerhetskopia). - Undantaget för säkerhetskopior infördes 2011 och syftar till att hindra att kravet på offentlighet leder till att myndigheterna inte kan bedriva sin verksamhet på ett effektivt och rättssäkert sätt (prop. 2009/10:58 s. 17). I förarbetena uttalas vidare att i de fall en allmän handling i sin ursprungliga form har gallrats i enlighet med tillämpliga föreskrifter kan det inte anses kvarstå något allmänt intresse av insyn i fråga om innehållet i den gallrade handlingen. Endast om material från en säkerhetskopia återförs och blir en del av myndighetens ordinarie verksamhet finns det ett allmänt intresse av att kunna ta del av informationen (a. prop. s. 19). - Undantaget är enbart avsett att omfatta handlingar som förvaras i syfte att återskapa information som gått förlorad på grund av tekniska fel, sabotage, extraordinära händelser som brand eller översvämning etc., dvs. det ska vara fråga om en ofrivillig förlust av information (a. prop. s. 25). - Om informationen t.ex. av misstag har raderats i den ordinarie verksamheten men finns kvar i en säkerhetskopia - som förvaras uteslutande i syfte att säkra IT-driften - måste det emellertid anses rimligt att informationen kan hämtas tillbaka utan att det får till följd att all den lagrade informationen faller utanför undantaget eller att syftet med förvaringen av säkerhetskopian anses ha ändrats (a. prop. s. 26). - Några remissinstanser ansåg att det borde införas en skyldighet för myndigheter att använda säkerhetskopior för att återskapa handlingar i verksamhetsmiljön om de förstörts genom ett tekniskt missöde. Regeringen förutsatte dock att en myndighet, när det finns skäl för det, återskapar information som har gått förlorad och ansåg därför att det inte fanns något behov av att reglera detta särskilt (a. prop. s. 27). - Högsta förvaltningsdomstolens bedömning. Bolaget har uppgett att de handlingar som begärs utlämnade inte finns kvar i dess ordinarie system för informationsbehandling utan endast som säkerhetskopior på s.k. back upband. - Enligt S.S. har de originalhandlingar som han begärt utlämnade raderats i strid med gällande gallringsföreskrifter. Av utredningen i målet framgår inte annat än att så sannolikt är fallet. - I målet finns inte något som motsäger att bolagets syfte med förvaringen när handlingarna säkerhetskopierades var att kunna återskapa informationen om den skulle gå förlorad i bolagets ordinarie system. Säkerhetskopiorna av de handlingar som målet gäller var således i enlighet med 2 kap. 10 § andra stycket TF vid den tidpunkten inte allmänna handlingar. - Fråga uppkommer därmed om en säkerhetskopia blir en allmän handling till följd av att originalhandlingen felaktigt raderats. - En handling som har skapats inom en myndighet och förvaras där blir enligt 2 kap. 3 § första stycket TF allmän när den anses upprättad. Om handlingen inte expedieras upprättas den enligt 7 § första stycket genom att det ärende som den hänför sig till slutbehandlas eller, om den inte hänför sig till ett ärende, genom att den justeras eller på annat sätt färdigställs. - En handling med information från en säkerhetskopia kan enligt Högsta förvaltningsdomstolens mening inte anses upprättad innan den finns i myndighetens ordinarie system för informationsbehandling. Säkerhetskopians status som en icke allmän handling förändras således inte redan till följd av att originalhandlingen raderas. Vid denna bedömning saknar det betydelse om raderingen skett på föreskrivet sätt eller i strid med gällande gallringsföreskrifter. - Högsta förvaltningsdomstolen konstaterar emellertid vidare att en utgångspunkt för den reform som reglerar säkerhetskopiors rättsliga status var att IT-utvecklingen inom statsförvaltningen inte fick leda till en försvagning av offentlighetsprincipen. Det innebar dock inte, uttalades det vidare, att all information bör vara tillgänglig för allmänheten, trots att den i och för sig är tekniskt möjlig att tillgå (a. prop. s. 17). - Dessa båda aspekter låter sig normalt också väl förenas. Så länge en allmän handling förvaras i det ordinarie systemet kan den på vanligt sätt bli föremål för insyn. När det däremot gäller en samtidigt existerande säkerhetskopia av denna handling finns inte något berättigat insynsintresse. Likaså gäller att när en allmän handling i det ordinarie systemet har gallrats i enlighet med gällande föreskrifter finns det inte heller något berättigat intresse av insyn i den säkerhetskopia som kan finnas kvar. - Om emellertid en allmän handling kommit att raderas i strid med gällande gallringsföreskrifter kan insynsintresset inte tillgodoses med mindre än att informationen återförs från säkerhetskopieringen till myndighetens ordinarie system. Därigenom återskapas den allmänna handlingen och frågan om dess utlämnande kan prövas. - Med hänsyn till de intressen som bär upp regleringen i 2 kap. TF får en myndighet, när en enskild begär att få ta del av en allmän handling som felaktigt raderats i myndighetens ordinarie system, anses ha en principiell skyldighet att så långt möjligt återskapa handlingen från det säkerhetskopierade materialet. Att så skulle ske förutsattes också av lagstiftaren som därför valde att inte reglera detta särskilt. - En begäran om att få ta del av en handling som enbart finns som säkerhetskopia kan emellertid inte bifallas. S.S:s överklagade ska därför avslås. -                 Högsta förvaltningsdomstolens avgörande             . Högsta förvaltningsdomstolen avslår överklagandet. - (mål nr 6644-14, Hickman)