AA framförde i en anmälan till JO klagomål mot Polismyndigheten i Västernorrlands län med anledning av handläggningen av en begäran om att få ta del av ett videoinspelat förhör. Hon anförde bl.a. följande.
I en förundersökning om misshandel hölls ett förhör med hennes son. Förhöret spelades in på video. Hon vände sig till polismyndigheten den 27 maj 2006 och hörde om hon kunde få ta del av en utskrift av förhöret. Efter en tid fick hon ett beslut undertecknat av poliskommissarien BB. Enligt beslutet fick hon inte ta del av handlingarna i de aktuella ärendena, eftersom förundersökningen fortfarande pågick. Hon kontaktade BB och upplyste honom om att åklagare lagt ned förundersökningen. Han sa då att han inte hade tid med ”sånt här” och att hon, om hon ville se videobandet, fick vänta till hösten.
Den 22 juni 2006 skrev hennes ombud i en vårdnadsprocess till polismyndigheten och bad om att få del av handlingarna. Ombudet fick inte något svar och när denne några dagar senare kontaktade polisen upplyste BB att det nu var registrerat att förundersökningen var nedlagd och att handlingarna skulle kunna avhämtas i polisstationens reception om AA gav in en ny ansökan. När hon skulle hämta handlingarna i receptionen fanns dock endast en kopia av anmälan i ärendet.
Hon kontaktade därför BB på nytt, varvid han efter en stunds diskuterande lovade att handlingarna skulle finnas att avhämta i receptionen. De handlingar hon därefter erhöll innehöll emellertid inte någon utskrift av förhöret med hennes son. Hon gav då omedelbart in en skrivelse i vilken hon begärde att få besked om hon kunde få se det inspelade videoförhöret på polisstationen och vad det kostade att få en kopia av förhöret. Kriminalkommissarien CC kontaktade henne där efter och meddelade att det inte fanns något nedtecknat förhör eller någon videoinspelning i ärendet.
Av handlingarna framkom bl.a. följande.
Ärendena K7861-06 och K7862-06 avsåg ofredande. Målsägande i det förstnämnda ärendet var en tioårig pojke, DD. I en promemoria upprättad den 18 april 2006 hade antecknats vissa uppgifter som DD lämnat. Uppgifterna angavs avse ”Hemmaförhållandena på X-vägen”. I slutredovisningsuppgiften den 21 augusti 2006 antecknades ”1 st. cd arkiverad i separat kartong”. DVD-skivan innehöll ett förhör med DD den 27 april 2006. Åklagare beslutade den 24 maj 2006 att lägga ned förundersökningen i båda ärendena.
Enligt en tjänsteanteckning, som diariefördes vid polismyndigheten den 1 juni 2006, kontaktade AA myndigheten den 31 maj 2006 och bad att få ”kopior” i ett antal ärenden, däribland K7861-06 och K7862-06, samt i ärende K7861-06 även en kopia av ett videoband. På handlingen fanns en handskriven notering; ”Nedl av åkl enl AA”. Det framgick inte vem som hade gjort tjänsteanteckningen eller den därpå tecknade handskrivna noteringen.
Den 14 juni 2006 beslutade BB (chef för utredningsenheten) att inte lämna ut handlingar i ärendena K7861-06 och K7862-06 med motiveringen att ärendena var öppna och att det därför rådde förundersökningssekretess. I en skrift, som diariefördes vid polismyndigheten den 26 juni 2006, begärde AA, med hänvisning till att hon fått vetskap om att förundersökningen var nedlagd, på nytt att få kopia av handlingarna i ärendena. BB antecknade i en tjänsteanteckning samma dag ”handlingar utlämnade”. Den 29 juni 2006 kom AA in med en ny skrift till polismyndigheten enligt vilken hon bl.a. begärde skriftligt besked om när hon kunde få titta på den videoinspelning som gjordes vid förhöret med hennes son. I en skrivelse från polismyndigheten, CC, den 30 juni 2006 angavs att några videoförhör inte hade hållits och att polismyndigheten därför inte kunde ”bistå” hennes begäran.
Anmälan remitterades till polismyndigheten för upplysningar och yttrande över vad AA anfört i sin anmälan och på vilket sätt förhöret med sonen i ärende K786106 hade dokumenterats samt över dokumentationen av det förhör som syntes ha hållits med pojken den 18 april 2006 (handling rubricerad PM).
Polismyndigheten (länspolismästaren EE) kom in med ett yttrande till vilket hade fogats upplysningar från BB och polisinspektören FF (dennes upplysningar redovisas under JO:s bedömning i det följande).
BB upplyste följande.
Jag tillskrev AA 2006-06-14 ett beslut rörande 4 st. ärenden.
Vad jag minns av ärendet så hade AA innan tillskrivit myndigheten och begärt att få ta del av dessa ärenden. När jag kontrollerade i RAR-systemet kunde jag konstatera
Jag kan nu efter att ha kontrollerat myndighetens tjänsteföreskrift 187-1 konstatera att eftersom jag inte hade vård över vissa delar av materialet, kunde jag inte lämna ut dessa. Samt att jag i originalet i min skrivelse inte angav korrekt besvärshänvisning.
Efter en tid kontaktade åter AA undertecknad och ville ta del av handlingarna i samma ärenden. Då jag vid detta tillfälle kontrollerade ärendena kunde jag konstatera att samtliga var nedlagda av åklagare. Jag meddelade AA muntligen att det gick bra att hämta ut handlingarna.
Efter ytterligare en tid vill jag minnas att AA:s juridiska ombud kontaktade mig och påpekade att samtliga handlingar ej hade funnits med vid utlämnandet. Med anledning av detta kontrollerade jag vilka handlingar jag hade tillgång till/vård över och såg till att dessa fanns att hämta.
Jag gjorde någon form av tjänsteanteckning över dessa samtal och utlämningar men kan i skrivande stund tyvärr inte lokalisera dessa.
När jag nu har kontrollerat hanteringen av ärendena i RAR så kan man se att beslutet att nedlägga ärendena K7861-06 samt K7862-06 fattades av åklagaren 2006-05-24. Det vill säga innan jag skrev mitt beslut till AA.
Men vid ytterligare kontroll konstaterar jag att beslutet fördes in i RAR 2006-06-19, det vill säga 5 dagar efter mitt beslut.
Polismyndigheten anförde följande.
Saken
AA har uppgivit att hon i det aktuella ärendet kontaktade polismyndigheten första gången den 27 maj 2006, då hon ringde för att få ta del av utskrifter och videoinspelning av förhör med sonen DD. Någon dokumentation av ett sådant telefonsamtal finns inte. Däremot har polismyndigheten den 1 juni 2006 diariefört (AA-187-3597/06) en begäran från henne om kopior av handlingar i fyra angivna ärenden. Av en tjänsteanteckning framgår att hon ringt till polismyndigheten den 31 maj 2006 och begärt kopior av handlingarna, inklusive videoförhöret. Tjänsteanteckningen är inte undertecknad och det framgår inte vem som tagit emot telefonsamtalet hos polismyndigheten.
AA:s begäran handlades av chefen för utredningsenheten vid Sundsvalls närpolisområde, poliskommissarie BB, som i egenskap av förundersökningsledare ansvarade för vården av handlingarna. Han beslutade den 14 juni 2006 att lämna ut handlingar i två av ärendena och avslog framställningen i övrigt (K7861 och K7862-06).
I en odaterad skrivelse, som diariefördes hos polismyndigheten den 26 juni 2006 (AA-187-4102/06) kom AA in med en ny begäran om att få ut handlingarna i K7861-06 och K7862-06. Av en tjänsteanteckning gjord av BB framgår att handlingar i dessa ärenden utlämnades till henne samma dag.
I en skrivelse den 27 juni 2006, som diariefördes hos polismyndigheten den 29 juni 2006 (AA-187-4218/06) kom AA in med en begäran om att få ta del av en videoinspelning av förhör med sonen DD. I skrivelse den 30 juni 2006 meddelade polismyndigheten genom biträdande chefen för kriminalpolisen, kriminalkommissarie CC, att det inte hållits något videoförhör med sonen.
De begärda förhören med AA:s son DD har dokumenterats enligt följande:
18 april 2006 (K7861-06) PM upprättad av polisassistent GG.
27 april 2006 (K7862-06) Videoförhör hållet av kriminalinspektör FF.
Ärende AA-187-3597/06 Om AA:s uppgifter är riktiga ringde hon till polismyndigheten den 27 maj 2006, en lördag. Myndighetens registratorsfunktion är inte öppen på helger och den som hade hand om de begärda handlingarna var inte heller i tjänst. Trots det har det ålegat den som tog emot telefonsamtalet att dokumentera det och omedelbart skicka ärendet vidare till registrator.
Som nämnts diarieförde polismyndigheten en begäran från AA den 1 juni 2006 efter ett telefonsamtal från henne som dokumenterades i en tjänsteanteckning daterad den 31 maj 2006. Huruvida det är det påstådda telefonsamtalet den 27 maj som avses kan inte avgöras i efterhand. Tjänsteanteckningen saknar underskrift eller signatur, vilket naturligtvis inte är godtagbart.
Poliskommissarie BB beslutade den 14 juni 2006 att lämna ut vissa handlingar och avslog framställningen i övrigt. Enligt lokala tjänsteföreskriften 187-1 p 2.1.1 är han inte behörig att handlägga ett ärende om det föreligger hinder mot utlämnande av handling eller uppgift. Han skulle därför omedelbart ha överlämnat ärendet till rättssekretariatet vid polismyndighetens stab. Även om han varit behörig har beslutet fattats för sent med hänsyn till skyndsamhetskravet i 
2 kap 13 § andra stycket tryckfrihetsförordningen
.
Även i sak har beslutet brister. Av tjänsteanteckningen den 31 maj framgår att AA uppgivit att åklagare lagt ned den aktuella förundersökningen. BB, som åberopade att handlingarna inte var att anse som allmänna på grund av att förundersökning pågick vid tillfället, borde därför ha förvissat sig om att så var fallet, t ex genom muntlig kontakt med åklagare. Det har senare bekräftats att förundersökningen lades ned redan den 24 maj 2006. Nedläggningsbeslutet fördes dock in i polisens datoriserade anmälansrutin, det s.k. RAR-systemet, först den 19 juni 2006.
Ärende AA-187-4102/06 AA:s begäran diariefördes den 26 juni 2006 och handlingar utlämnades av BB samma dag. Skyndsamhetskravet har därmed uppfyllts men det borde av beslutet ha framgått närmare vilka handlingar som utlämnades.
Ärende AA-187-4218/06 – videoförhöret Handläggaren i ärende K 7861-06, kriminalinspektör FF vid kriminalpolisen, höll ett videoförhör med AA:s son DD den 27 april 2006. Förhöret spelades in på en dvd, som förvarades på FF:s tjänsterum men han har underlåtit att enligt gällande rutiner dokumentera förhöret i polisens datoriserade utredningssystem Dur-Två. Kriminalkommissarie CC saknade därför kännedom om videoförhöret när han tog ställning till AA:s framställning. Först när FF återkom efter en ledighet fick CC veta att ett videoförhör hade hållits med DD.
AA yttrade sig över remissvaret och anförde därvid bl.a. följande. Det är inte endast vid de tillfällen som hon redogjort för i anmälan som hon varit i kontakt med företrädare för polismyndigheten för att få ut videoförhöret. Hon har blivit
Från Kammarrätten i Sundsvall infordrades därefter ett beslut den 4 april 2007 i mål nr 3518-06 genom vilket kammarrätten undanröjde polismyndighetens beslut den 1 december 2006 och visade målet åter till myndigheten för ny handläggning. Vidare infordrades kammarrättens dom den 2 augusti 2007 i mål nr 1550-07. Av denna framgick att polismyndigheten den 11 april 2007 avslog AA:s begäran om att få ta del av den aktuella videoinspelningen samt att kammarrätten avslog AA:s överklagande av detta beslut.
Vid en förundersökning skall föras protokoll över vad som har förekommit av betydelse för utredningen (
23 kap. 21 § första stycket rättegångsbalken
, RB). I protokollet skall bl.a. antecknas utsagor av hörda personer (
20 § andra stycket förundersökningskungörelsen
 [1947:948, FUK]). I 22 § FUK föreskrivs bl.a. att protokollet skall avfattas så, att det ger en trogen bild av vad som förekommit vid förundersökningen av betydelse för målet samt att en utsaga skall, i de delar den anses böra intas i protokollet, återges i så nära överensstämmelse som möjligt med det talade ordet.
Enligt Rikspolisstyrelsens allmänna råd om förhör som spelats in på ljudband eller videoband bör en ljud- eller videoupptagning av ett förhör skrivas ut, antingen i sammanfattning eller i sin helhet. Om ett förhör bedöms vara utan betydelse för utredningen, bör det i protokollet antecknas att förhöret har ägt rum och i korthet anges varför det inte skrivits ut (FAP 400-1, punkt 2).
JO har i ett tidigare ärende (JO 1996/97 s. 75) gett uttryck för uppfattningen att det som huvudregel bör gälla att förhör som spelats in på ljud- eller videoband skall skrivas ut i sin helhet och att man endast kan avstå från att göra en fullständig utskrift när det framstår som uppenbart att de uppgifter som har kommit fram vid ett förhör saknar betydelse för utredningen. Detta uttalande ligger i linje med Rikspolisstyrelsens nyss nämnda allmänna råd i saken.
Genom utredningen i ärendet har kommit fram att FF höll ett videoförhör med AA:s son den 27 april 2006. Enligt FF:s i ärendet lämnade upplysningar fick han, när han återkom från en ledighet, veta att AA begärt att få en utskrift av eller att få titta på videoinspelningen av samtalet med DD men att det av utredningssystemet Dur-Två inte framgått att något sådant hållits. FF uppgav vidare bl.a. att förhöret med DD inte hade skrivits ut och att DVD-skivan fanns på hans tjänsterum samt att han inte hade hunnit skriva någon promemoria om att ”videosamtalet” hållits. Han upplyste slutligen att det är vanligt att de ”video-
Det kan till en början konstateras att FF naturligtvis i omedelbar anslutning till videoförhöret skulle ha ombesörjt att förhöret antingen skrevs ut i dess helhet eller, om det framstod som uppenbart att de lämnade uppgifterna saknade betydelse för utredningen, gjorde en notering om detta i akten. Jag vill härvid nämna att frågan om hur ett förhör skall dokumenteras enligt punkt 3 i Rikspolisstyrelsens ovan nämnda allmänna råd bör underställas förundersökningsledaren. Polismyndigheten har också framhållit att FF, enligt gällande rutiner, borde ha dokumenterat förhöret i utredningssystemet Dur-Två. Vidare borde DVD-skivan ha tillförts akten i ärendet och inte förvarats på FF:s tjänsterum. Om FF hade handlat på nämnda sätt skulle hans kollegor kunnat ge AA ett korrekt svar och t.ex. inte lämnat henne det felaktiga beskedet att något förhör med pojken inte hade hållits.
Jag vill i sammanhanget också framhålla att det i ärenden som inte leder till åtal inte är godtagbart att det regelmässigt inte sker någon utskrift av förhör som tagits upp på video. I stället måste en bedömning göras i varje enskilt fall av förhörsuppgifternas betydelse för utredningen och det är, som framgått, endast i de fall där det framstår som uppenbart att de uppgifter som kommit fram saknar betydelse för utredningen som man kan avstå från att göra en utskrift.
Utredningen ger sedan vid handen att DD även hördes den 18 april 2006 och att de då lämnade upplysningarna dokumenterades i en promemoria. Eftersom det rätteligen var ett förhör med pojken borde detta givetvis också ha dokumenterats som ett sådant.
AA:s begäran om att få ta del av handlingar i ärendet
I 
2 kap.
tryckfrihetsförordningen
 (TF) finns grundläggande bestämmelser om allmänna handlingars offentlighet. I 
2 kap. 13 § första stycket TF
 föreskrivs bl.a. att den som önskar ta del av en allmän handling har rätt att mot fastställd avgift få avskrift eller kopia av handlingen till den del den får lämnas ut samt att en sådan begäran skall handläggas skyndsamt. Med handling förstås framställning i skrift eller bild samt upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel (
2 kap. 3 § första stycket TF
).
Frågan om utlämnande av allmän handling prövas enligt 
2 kap. 14 § TF
 av den myndighet som förvarar handlingen. Svarar en viss befattningshavare vid myndigheten enligt arbetsordningen eller särskilt beslut för vård av handlingen, ankommer det enligt 
15 kap. 6 § andra stycket sekretesslagen (1980:100)
 på honom att i första hand pröva frågan om handlings utlämnande till enskild. Om en framställning om att få ta del av en handling inte kan tillmötesgås fullt ut – uppgifter i handlingen kanske omfattas av sekretess, handlingen kanske inte är allmän eller den inte finns hos myndigheten – skall den som begär att få ut handlingen underrättas om detta. Han skall också underrättas om att han kan begära att frågan hänskjuts till myndigheten och att ett beslut av myndigheten krävs för att ett avgörande skall kunna överklagas.
Enligt en tjänsteanteckning diarieförd den 1 juni 2006 ringde AA i vart fall till polismyndigheten den 31 maj 2006 för att få del av kopior av handlingar i vissa ärenden och även en kopia av det aktuella videobandet. Som polismyndigheten konstaterat borde denna tjänsteanteckning ha försetts med ett undertecknande eller en signatur av den befattningshavare som tog emot begäran.
Först den 14 juni 2006 fattade BB beslut med anledning av AA:s begäran, varvid denna till viss del avslogs med hänvisning till att aktuella förundersökningar pågick, trots att så inte var fallet. Polismyndigheten har vidare upplyst att BB, enligt den lokala tjänsteföreskriften, inte heller var behörig att handlägga ett ärende om det föreligger hinder mot utlämnande av handling eller uppgift utan att ärendet då rätteligen skall överlämnas till rättssekretariatet.
Som polismyndigheten anfört handlades AA:s begäran inte med den skyndsamhet som krävs. Jag är också kritisk mot att BB fattade beslutet trots att han inte i alla delar var behörig därtill. Inte minst som chef för utredningsenheten borde han ha kännedom om den aktuella tjänsteföreskriften. Det är vidare anmärkningsvärt att BB inför sitt beslut inte kontrollerade med åklagaren om förundersökningen var nedlagd. Slutligen vill jag också erinra om att den som vägrar att lämna ut en allmän handling enligt 
15 kap. 6 § sekretesslagen
 är skyldig att underrätta sökanden om möjligheten att begära att frågan hänskjuts till myndigheten och att beslut av myndigheten krävs för att ett avgörande skall kunna överklagas.
Sedan AA i en skrift den 26 juni 2006 på nytt begärde att få kopior av handlingarna i ärendet, lämnade BB, enligt en anteckning samma dag, ut ”handlingar”. Vilka handlingar som då lämnades ut framgår dock inte av anteckningen, vilket det givetvis borde ha gjort. BB har härvid uppgett att han hade muntliga kontakter med såväl AA som hennes ombud samt att han upprättade någon form av tjänsteanteckning över dessa samtal, vilken han tyvärr inte kunnat lokalisera. Det är naturligtvis inte godtagbart att en tjänsteanteckning inte kan återfinnas.
Därefter begärde AA i en skrift den 29 juni 2006 skriftligt besked om när hon kunde få se den videoinspelning som gjordes vid förhöret med hennes son. CC svarade påföljande dag felaktigt att något videoförhör inte hade hållits. Orsaken till detta var, som framgått, att DVD-skivan inte hade tillförts akten och att akten inte heller innehöll någon notering om att förhöret hållits. Det är därför i och för sig förståeligt att CC inte kunde se att något förhör med AA:s son hade ägt rum i ärendet. Någon kritik kan därför inte riktas mot honom för hans handläggning. Däremot anser jag att någon företrädare för polismyndigheten i efterhand borde ha kontaktat AA då det uppdagades att det efterfrågade förhöret faktiskt existerade.
– – – – –
Sammanfattningsvis finner jag att handläggningen vid polismyndigheten har varit behäftad med påtagliga brister och för detta förtjänar myndigheten kritik. Polismyndighetens hantering av ärendet ger ett i hög grad oprofessionellt intryck, bl.a. därigenom att befattningshavare vid myndigheten inte synes ha haft klart för sig vad som förekommit i ärendena. I stället har AA själv vid upprepade tillfällen fått försöka övertyga polisen om att ett videoförhör med hennes son faktiskt hade hållits. Det var också hon som informerade polisen om att åklagaren hade lagt ned två förundersökningar.
Jag noterar att polismyndigheten har uppgett att vissa utbildningsåtgärder har genomförts och även kommer att fortsätta.
Vad som i övrigt kommit fram i ärendet föranleder inte någon ytterligare åtgärd eller något uttalande från min sida.
Ärendet avslutas.