AA anförde i en anmälan mot Kommunstyrelsen i Ludvika kommun i huvudsak följande. I mars 2007 begärde han hos kommunstyrelsen att få ta del av vissa intresseanmälningar avseende en tjänst som näringslivschef. Handlingarna fanns hos ett konsultbolag. Kommunchefen avslog hans framställning. Beslutet överklagades till Kammarrätten i Sundsvall, som i dom den 28 mars 2007 konstaterade att intresseanmälningarna utgjorde allmänna handlingar hos Ludvika kommun. Kammarrätten återförvisade därefter målet till kommunen för prövning av om handlingarna kunde lämnas ut. Den 4 april 2007 lät kommunchefen meddela att intresseanmälningarna inte skulle lämnas ut.
Till anmälan fanns bilagt den aktuella kammarrättsdomen och skriftväxling mellan AA, kommunchefen och konsultbolaget. Av skriftväxlingen framgår att konsultbolaget överlämnat ansökningshandlingar rörande tre personer till kommunen. AA var emellertid inte nöjd med detta utan anförde i e-brev till kommunchefen att enligt kammarrättens dom skulle även intresseanmälningarna överlämnas till kommunen för prövning. Kommunchefen anförde i ett e-brev till konsultbolaget och med kopia till AA följande:
Vi är säkert överens om att uppgiften om vilka tre som ni lämnar över till kommunen för fortsatt hantering/intervju m.m. är ett led i arbetet. För kommunen är detta tillfyllest. Sedan kommer kravet från AA med stöd av kammarrätten och där utgår jag ifrån att ni i enlighet med våra telefonsamtal snarast lämnar uppgifter enligt AA:s begäran.
Konsultbolaget översände handlingar rörande de personer som gjort en formell ansökan till den aktuella tjänsten. När det gällde övriga eventuella intresseanmälningar hänvisade bolaget till tidigare domstolspraxis. Kommunchefen meddelade därefter AA att han beordrat/begärt att få de handlingar från konsultbolaget som AA begärt, men att han inte lyckats med detta.
Efter remiss anförde kommunstyrelsen följande.
Source Executive Recruitment försäkrade muntligen, vid flera tillfällen, att upplägget i avtalet var det som godkänts i rättspraxis bl.a. hänvisades till mål nr 330-05 hos Kammarrätten i Jönköping (Regeringsrätten beviljade inte prövningstillstånd, 2309-05). Kommunen begärde försäkran eftersom kommunen år 2003 vid rekrytering av förvaltningschef till social- och utbildningsförvaltningen, gjorde felaktigheter. Kommunen ville denna gång vara säker på att allt skulle göras inom de lagar och regler som gäller.
En av orsakerna till att kommunen träffade avtal med Source Executive Recruitment var att få tillgång till den ”bank” företaget har av personer som är intresserade att byta arbete och arbetsgivare men som kanske inte har lust att offentliggöra sitt intresse förrän rätt tillfälle ges. Vi hoppades att det i denna ”bank” fanns personer som kunde vara intressanta för kommunen.
Avtalet var skrivet för att stämma överens med kammarrättsdomen från Jönköping. I avtalet med Source Executive Recruitment står bl.a. att företaget en gång per vecka ska rapportera hur långt man har kommit. Det som avses är att företaget enbart ska redovisa hur långt man kommit i sin process samt kunna ställa frågor om kommunen och dess verksamhet. Från företagets sida skedde det ingen redovisning av vilka personer som de varit i kontakt med eller vilka som visat intresse för tjänsten som näringslivschef. Därför har kommunen inte heller fått veta vilka som var intresserade eller haft tillgång till ev. handlingar eller listor med namn på potentiella intressenter.
Kommunen fick tillgång till namn och handlingar till tre kandidater först då Source Executive Recruitment överlämnade deras namn och handlingar till kommunen den 3 april 2007. Om dessa kandidater kommit från Source Executive Recruitment:s bank eller via nya intresseanmälningar vet inte kommunen. I media blev det känt att det var två anställda i kommunen som visat sitt intresse för tjänsten som näringslivschef. Kommunen begärde då att få tillgång även till dessa. Source Executive Recruitment överlämnade då dessa handlingar till kommunen.
När kommunen fick ansökningarna från Source Executive Recruitment började kommunen sitt arbete med att planera processen med bl.a. intervjuer som gjordes av en politisk sammansatt rekryteringsgrupp och fackliga organisationer. Kommunens arbete resulterade den 31 maj 2007 i ett beslut där en av kandidaterna anställdes.
När AA den 7 mars begärde handlingar om tjänsten som näringslivschef hade kommunen inga handlingar. Kommunen ansåg sig enligt avtalet inte ha rätt att ta del av eventuella handlingar. Kommunchefen beslöt därför samma dag att avslå AA:s begäran eftersom det inte fanns några ansökningar som var inkomna eller förvarade hos kommunen. Detta överklagade AA Kammarrätten i Sundsvall förklarade den 28 mars 2007 att de intresseanmälningar som AA begärt utgör allmänna handlingar. Målet återvisades till kommunen för att pröva
AA:s ”begäran i sak beträffande intresseanmälningarna och därvid också ta ställning till begärd sammanställning/lista över tänkbara kandidater till tjänsten”. Kommunen bereddes inte tillfälle att yttra sig över AA:s överklagan innan rätten meddelade sin dom.
Kommunchefen bad den 3 april Source Executive Recruitment om att få del av alla handlingar. Kommunen fick namn och handlingar på tre kandidater företaget föreslagit till tjänsten. Kommunen fick även ansökningshandlingar rörande de två personer som är anställda i kommunen. Samtliga dessa handlingar överlämnades omgående till AA.
AA begärde fler handlingar. Kommunchefen meddelade AA att kommunen inte fick fler handlingar från Source Executive Recruitment varför ytterligare handlingar inte kunde lämnas till honom.
AA kommenterade remissvaret.
Kommunen har i sitt yttrande till JO hänvisat till att man hos det företag som anlitades för rekryteringen av en näringslivschef begärt en försäkran om att avtalets utformning var rättsligt korrekt. Företaget ska då ha uppgett att ”upplägget” var godkänt i rättspraxis. Detta innebär emellertid inte att kommunen kan falla tillbaka på ett sådant uttalande när en fråga om utlämnande av handlingar blir aktuell. Vad som framkommit tyder på att kommunen vid sin prövning av AA:s ursprungliga begäran endast åberopat avtalet med företaget som skäl för ett avslagsbeslut. Det är självfallet inte tillräckligt.
Kammarrätten förklarade i sin dom att de intresseanmälningar AA begärt att få del av var allmänna handlingar hos Ludvika kommun. Detta föranledde kommunchefen att hos rekryteringsföretaget be att få del av alla handlingar, vilket ska ha resulterat i att kommunen fick vissa handlingar. När AA begärde fler handlingar fick han enligt kommunens yttrande till JO svaret ”att kommunen inte fick fler handlingar från Source Executive Recruitment varför ytterligare handlingar inte kunde lämnas ut”. Innebörden av detta synes vara att kommunen genom att sluta ett avtal med en uppdragstagare skulle kunna befria sig från sin skyldighet att tillhandahålla allmänheten allmänna handlingar. Det ligger naturligtvis utanför en kommuns rättsliga befogenheter att sluta ett avtal av det slaget. Kammarrätten hade också konstaterat att det inte fanns något som tydde på att Ludvika kommun skulle ha varit förhindrad att ta del av de aktuella intresseanmälningarna. Genom att efter detta återigen hänvisa till avtalet som grund för att undanhålla handlingar vägrade kommunen således att rätta sig efter kammarrättens dom.
Kommunen har i sitt yttrande avslutningsvis anfört att man, som det får förstås, av det inträffade dragit den lärdomen att man framdeles inte kommer att anlita något rekryteringsbolag. Något hinder mot att en kommunal myndighet anlitar ett sådant bolag för att sondera marknaden och även aktivt bedriva rekryteringsbefrämjande åtgärder föreligger i och för sig inte. Det är emellertid viktigt att ett sådan förberedande arbete som utförs av en enskild konsult hålls åtskilt från själva tillsättningsärendet. Tjänstetillsättningsärendet är ett ärende som är förbehållet myndigheten. Ett sådant ärende ska präglas av samma öppenhet som föreligger i andra ärenden som handläggs av en myndighet.