I en anmälan, som kom in till JO den 13 januari 2011, framförde E.Ö. klagomål mot Överförmyndarnämnden i Umeå kommun angående handläggningen av ett ärende om godmanskap. E.Ö. anförde bl.a. följande. Hon fick ett brev från nämnden där det framgick att Burns man hade entledigats från sitt uppdrag den 1 juli 2010 och att en utredning skulle företas. Fram till i dag har dock ingenting hänt och E.G:s anhöriga får ingen information. Nämnden påstår att pengar har försvunnit från E.G:s konton och att det är dödsboet som ska begära tillbaka pengarna. Detta måste vara felaktigt, eftersom det är nämnden som ansvarar för att gode män sköter sina uppdrag.
Inledningsvis infordrades och granskades överförmyndarnämndens akt avseende E.G. Av nämndens akt framgick bl.a. följande.
R.K. förordnades den 6 februari 2006 som god man åt E.G. I ett interimistiskt beslut den 18 januari 2010 entledigades R.K. från sitt uppdrag som god man och en ny god man förordnades, likaledes interimistiskt. Besluten fastställdes av nämnden den 10 februari 2010. Godmanskapet för E.G. upphörde den 27 november 2010 i samband med E.G:s frånfälle.
Av utredningen framgår att nämnden den 3 maj 2010 vid vite förelade R.K. att komma in med årsräkningar för åren 2006-2009 samt sluträkning för tiden den 1 januari-18 januari 2010 avseende den ekonomiska förvaltningen av E.G:s egendom.
Trots upprepade påminnelser under åren 2008-2010 och vitesföreläggandet i maj 2010 har R.K. inte lämnat in någon redovisning. Vitesföreläggandet delgavs henne den 18 maj 2010 och redovisningen skulle ha lämnats in senast den 1 juni 2010.
Nämnden har med hjälp av en extern jurist i augusti månad 2010 gjort en utredning utifrån inkomna verifikat samt kontoutdrag från banken. Den 12 januari 2011 gjorde överförmyndarnämnden en polisanmälan mot R.K. på grund av misstanke om förskingring.
– – –
Överförmyndarnämnden anmodades därefter att yttra sig över handläggningen av R.K:s förordnade som god man åt E.G. Yttrande skulle särskilt behandla följande.
1. Vad är anledningen till att nämnden inte löpande har vidtagit åtgärder för att få in årsräkningar för åren 2006-2009?
2. Varför har nämnden väntat till den 3 maj 2010 med att förelägga R.K. vid vite att inkomma med årsräkningar för åren 2006-2009?
3. Varför entledigades R.K. först den 18 januari 2010, trots hennes upprepade underlåtenhet med att bl.a. inkomma med årsräkningar och begärda kompletteringar?
– – –
I sitt remissvar anförde överförmyndarnämnden i huvudsak följande.
2007-01-24 Anmodas R.K. att inkomma med årsräkning för 2006.
2007-03-05 Inkommer årsräkning och redogörelse för 2006.
2007-06-25 Handläggaren lämnar den ofullständiga årsräkningen i retur till R.K. med begäran om komplettering. Bland annat fel ingående balans och verifikat saknas.
2008-04-01 Påminnelse årsräkning 2006, 2007
2008-04-16 Påminnelse 2 årsräkning 2006, 2007
2008-08-07 - 2008-11-17 Flera telefonkontakter med R.K. som uppger att hon på grund av sjukdom varit tvungen att ställa in bokade besök hos överförmyndarnämnden. R.K. säger att hon ämnar komma in med årsräkningar för 2006 och 2007.
2008-11-21 Brev med hot om vitesföreläggande till R.K. REK/MB
2008-12-16 Mottagningsbevis
2009-04-01 Påminnelse årsräkning 2008
2009-04-22 Påminnelse årsräkning 2008 REK/MB
2009-05-24 Mottagningsbevis
2010-01-18 Entledigande av god man R.K.
Överförmyndarnämnden i Umeå avsåg att från och med 2008 bättre nyttja möjligheten att förelägga förmyndare, gode män och förvaltare vid vite att fullgöra sina skyldigheter. Förmyndare, gode män och förvaltare informerades särskilt om detta i nyhetsbrev dec. 2007 samt i samband med anmodan om årsräkning jan. 2008.
Innan överförmyndarnämnden beslutar om ett vitesföreläggande ska ställföreträdaren skriftligen upplysas om vilka bestämmelser skyldigheten grundar sig på. I skrivelsen ska överförmyndaren också ge ställföreträdaren skälig tid, exempelvis två veckor att, lämna in den aktuella handlingen eller rätta sig efter ett beslut.
Det kan konstateras att det fanns en ovana och osäkerhet kring hur det nya hårdare förhållningssättet skulle tillämpas. En tydlig rutinbeskrivning kring den nya tillämpningen saknades. En rutinbeskrivning skulle ha underlättat ett snabbt införande av det nya förfarandet.
Handläggarna hade hittills haft en mjukare inställning till sent inkomna årsräkningar. Istället för vitesföreläggande såg handläggarna till att med ”lock och pock” till slut få in de begärda handlingarna.
Gode mannen R.K. har haft flera godmansuppdrag. Den aktuella handläggaren har inte misstänkt att något skulle vara fel i R.K:s förvaltning av huvudmannens egendom. R.K. har varit en omtyckt god man och personal som anmält behov av god man har ibland framfört att man gärna ser att R.K. förordnas till uppdraget. Inga klagomål eller synpunkter gentemot R.K. har inkommit vare sig från anhöriga eller från vårdpersonal.
R.K. har flera gånger kontaktat handläggaren på överförmyndarkontoret och sagt sig ”vara på gång” med årsräkningarna men på grund av sjukdom har dessa blivit försenade.
Detta ärende har handlagts dåligt på flera sätt. Med bättre och tydligare handläggningsrutiner hade misstagen i handläggningen förmodligen kunnat undvikas. För att minska risken för rättsförluster för personer som inte själva kan tillvarata sina rättigheter har överförmyndarnämnden i Umeå de senaste åren systematiskt skapat och utvecklat sina handläggningsrutiner och på så sätt tydliggjort sin roll som tillsynsmyndighet.
Ett nytt ärendehanteringssystem, Wärna, infördes 2008. Det nya systemet har bland annat gett en bättre kontroll över redovisningshandlingar som inte kommit in i tid. Det fanns dock en inkörningstid innan verksamheten lärde sig att nyttja det nya systemet fullt ut.
Under år 2010 har hela personalen arbetat med att sammanställa en rutinhandbok för all handläggning inom Överförmyndarkontoret i Umeå. Rutinhandboken är ett sätt att kvalitetssäkra verksamhetens åtaganden och innehåller tydliga rutiner som alla handläggare ska följa.
I rutinen för redovisningshandlingar står följande s. 5:
Vitesföreläggande 1
Har förmyndare, god man eller förvaltare inte inkommit med årsräkning trots två påminnelser vidtar rutinen ”Vitesföreläggande1”.
Restlängd över ej inkomna årsräkningar tas ut och gås igenom av respektive handläggare efter efternamn. Detta görs 10 veckor efter den 1 mars aktuellt år. Handläggaren kontrollerar att god man mottagit påminnelse 2 och att svarstiden har passerat. Förmynderskap med årsräkningsskyldighet gås igenom av chef och jurist.
Kontroll görs för att fastställa att årsräkningen inte kommit överförmyndarnämnden till handa.
Efter genomgång av restlistan beslutar överförmyndarnämnden i junisammanträdet att vite ska åläggas aktuell förmyndare, god man eller förvaltare.
Efter beslut skickas ett brev om vitesföreläggande med ”Rek + MB” skickas ut av handläggare enligt delegation till aktuell förmyndare, god man eller förvaltare, (svarstid 10 dagar). 

årsräkning inkommer inom föreskriven tid => årsräkning sorteras in och ingen ansökan om utdömande av vite görs till TR. 

årsräkning inkommer 
inte 
inom föreskriven tid => Ansökan om utdömande 
av vite till TR. Se särskild rutin för vitesansökan. 
Entlediga god man efter nämndsbeslut.
E.Ö. kommenterade remissvaret.
Inledningsvis vill jag klargöra att gode män inte står under JO:s tillsyn. Min granskning omfattar därför endast överförmyndarnämndens handläggning och jag kan inte uttala mig om den gode mannens åtgärder.
Ett viktigt inslag i den tillsyn över ställföreträdares verksamhet som överförmyndare och överförmyndarnämnder enligt 
16 kap. 1 § föräldrabalken
 (FB) har att fullgöra är att genom granskning av årsräkningar kontrollera att huvudmannens medel använts och placerats i enlighet med gällande regler. Enligt 
14 kap. 15 § FB
 ska den gode mannen före den 1 mars varje år i en årsräkning redogöra för förvaltningen under föregående år av egendom som stått under den gode mannens förvaltning. Av 14 kap. 18 § framgår att om en förordnad god mans uppdrag har upphört ska den som frånträder uppdraget inom en månad därefter lämna en sluträkning till överförmyndarnämnden. Enligt 
16 kap. 13 § FB
 får överförmyndarnämnden vid vite förelägga en god man att inkomma med årsräkning och sluträkning. Utdömande av vite prövas av tingsrätten.
Av utredningen framgår att R.K. förordnades som god man åt E.G. den 6 februari 2006. Efter att ha anmodats av nämnden den 24 januari 2007 inkom R.K. den 5 mars 2007 med en ofullständig årsräkning och redogörelse för 2006. Detta är den enda redogörelse för sitt uppdrag som R.K. kommit in med fram till entledigandet den 18 januari 2010. Först den 3 maj 2010 förelade nämnden R.K. vid vite att inkomma med årsräkningar för åren 2006-2009 och sluträkning för tiden den 1 januari-18 januari 2010 avseende den ekonomiska förvaltningen av E.G:s egendom. Tingsrätten biföll nämndens ansökan om utdömande av vite men R.K. har inte kommit in med fler årsräkningar. Nämnden har därefter med hjälp av en extern jurist i augusti månad 2010 gjort en utredning utifrån ett ofullständigt underlag. Detta har resulterat i att nämnden den 12 januari 2011 gjort en polisanmälan mot R.K. avseende misstänkt förskingring.
Sammanfattningsvis konstaterar jag att det har förekommit mycket allvarliga brister i överförmyndarnämndens handläggning av årsräkningar under de aktuella åren. Bristerna har orsakats av passivitet i handläggningen, otydliga handläggningsrutiner och i viss mån godtrogenhet. Överförmyndarnämnden förtjänar mycket allvarlig kritik för sin bristande tillsyn över det aktuella godmanskapet.
Av remissvaret framgår att överförmyndarnämnden har inlett ett arbete med att stärka nämndens kontroll och tillsyn, bl.a. har hela personalen under 2010 arbetat med att sammanställa en rutinhandbok för all handläggning inom överförmyndarkontoret i Umeå. Jag noterar detta med tillfredsställelse.