I en anmälan som kom in till JO den 12 juni 2013 framförde advokaten AA klagomål mot Polismyndigheten Dalarna för handläggningen av hans framställningar om att få ta del av en förundersökning.
AA uppgav bl.a. följande. Som förordnad offentlig försvarare begärde han den 12 april 2013 av Polismyndigheten Dalarna, polisområde Ludvika, att få ta del av en nedlagd förundersökning som rörde hans klient. Den 15 april 2013 underrättades han om att ärendet handlades av polisområde Borlänge och ombads vända sig dit.
Han begärde ut handlingarna från polisområde Borlänge i ett fax den 16 april 2013. Han skickade en påminnelse om sin begäran den 2 maj 2013. Den 10 maj 2013 fick han besked om att polismyndigheten hade beslutat att han inte skulle få ta del av handlingarna då han sedan den 24 april 2013 inte längre var förordnad som offentlig försvarare.
Med stöd av en fullmakt från sin huvudman skickade han den 15 maj 2013 en ny begäran om att få ta del av handlingarna. Han bad vid detta tillfälle om ett överklagbart beslut för det fall hans begäran skulle avslås. Den 23 maj 2013 fattade polismyndigheten beslut om att lämna ut vissa handlingar till honom, efter att polismyndigheten först hade kontaktat hans huvudman och kontrollerat om hon skrivit under den ingivna fullmakten. Övriga handlingar omfattades enligt myndigheten av sekretess. Han informerades även om att han kunde be om ett överklagbart beslut om han inte var nöjd med beslutet. Han fick del av beslutet och handlingarna den 27 maj 2013.
AA uppgav att han var kritisk till de långa handläggningstiderna, till att han inte fått något överklagbart beslut trots begäran om det, och till att hans huvudman kontaktats trots att han genom fullmakten visat att han företrädde henne.
I de yttranden Polismyndigheten Dalarna (tillförordnade länspolismästaren BB) gav in redogjorde myndigheten för sina rutiner enligt tjänsteföreskrift
Handläggning av begäran om att få ta del av allmän handling (187-1). Därutöver anförde polismyndigheten bl.a. följande.
Framställningen den 12 april 2013
Det är klarlagt att AA begäran inkom till myndigheten fredagen den 12 april 2013. Den tjänsteman som tog hand om faxet ringde upp AA måndagen den 15 april 2013 och informerade honom om att handlingarna fanns hos familjevåldsroteln i Borlänge. Tjänstemannen minns inte om han själv vidarebefordrade begäran dit.
Enligt polismyndighetens bedömning borde begäran utan oskäligt dröjsmål ha vidarebefordrats till familjevåldsroteln i Borlänge i enlighet med vad som gäller enligt 
4 § tredje stycket förvaltningslagen
 om myndigheternas serviceskyldighet. AA borde också ha underrättats om detta.
Framställningen den 16 april 2013
Någon begäran har inte diarieförts hos polismyndigheten detta datum. Det är därför oklart om och i så fall när begäran inkom till myndigheten.
Framställningen den 2 maj 2013
Den 2 maj 2013 mottog polismyndigheten ett fax där AA, i egenskap av offentlig försvarare, begärde ut förundersökningen i 2000-K1147-13. Skrivelsen diariefördes den 6 maj och fick diarienummer A049.837/2013. Med hänsyn till att begäran gjordes i egenskap av offentlig försvarare var det nödvändigt att klargöra om förordnandet fortfarande gällde. Tingsrätten upplyste handläggaren om att AA förordnande upphörde den 24 april 2013. Beslut i ärendet fattades den 8 maj 2013.
Framställningen den 16 maj 2013
Den 16 maj 2013 inkom en ny skrivelse där AA begärde kopior av handlingar i 2000-K1147-13, denna gång med bilagd fullmakt från personen som tidigare varit misstänkt.
Det tidigare ärendet, A049.837/2013, avslutades i samband med beslutet som fattades den 8 maj 2013. På grund av detta diariefördes den skrivelse som inkom torsdagen den 16 maj 2013 på nytt och fick då diarienummer A063.741/2013. Handläggningen av denna begäran påbörjades omgående genom att de begärda handlingarna hämtades från arkivet för att underlätta det fortsatta arbetet. Ärendet lades till den handläggare som hanterat det första ärendet. Hon var dock på kurs och återkom först måndagen den 20 maj 2013. När handläggaren var tillbaka påbörjade hon handläggningen av ärendet. Med anledning av hur underskriften på fullmakten såg ut fann handläggaren anledning att anta att AA själv hade undertecknat fullmakten. Den 23 maj 2013 ringde handläggaren upp AA huvudman och frågade henne om hon skrivit under en fullmakt rörande begäran om handlingar. Personen uppgav att hon inte hade skrivit under någon sådan fullmakt men att hon däremot hade gett AA en muntlig fullmakt i samband med att förundersökningen lades ned. Beslut i ärendet fattades torsdag den 23 maj 2013 och skickades till Ludvika Advokatbyrå per post.
Polismyndigheten gjorde bedömningen att kravet på skyndsam handläggning inte hade uppfyllts avseende framställningarna den 2 respektive 16 maj 2013.
När det gäller den kontakt som togs med AA klient anfördes följande.
Den begäran som inkom den 16 maj 2013 gjordes med stöd av en fullmakt. [– – –]
Tjänstemannen som gjorde sekretessbedömningen i detta ärende bedömde att det fanns skäl att ifrågasätta fullmaktens äkthet varför huvudmannen kontaktades för att utröna omständigheterna kring fullmaktens tillkomst.
Polismyndigheten bedömer att fullmakten är av sådan beskaffenhet att den kan läggas till grund för begäran då den gäller bland annat bevakning av talan mot åklagaren eller den saken eljest kan röra angående misshandel. Begäran om utlämnande av allmän handling får anses vara en del av bevakningen av talan för klientens räkning.
Det är dock polismyndighetens bestämda uppfattning att en fullmakt som av någon anledning framstår som mindre trovärdig bör verifieras vilket lämpligen sker genom kontakt med huvudmannen.
Beträffande AA klagomål på att han inte fått ett överklagbart beslut trots att han begärt det angavs följande.
I den skrivelse som inkom den 16 maj 2013 uttalas att sökanden i annat fall önskar ett skriftligt beslut med tillhörande besvärshänvisning. Denna skrivelse har behandlats som en ny begäran då förutsättningarna för begäran har förändrats såtillvida att begäran denna gång gjordes med stöd av en fullmakt istället för förordnande som offentlig försvarare. Då detta har hanterats som ett nytt ärende är beslutet som fattades den 23 maj 2013 att anse som ett tjänstemannabeslut vilket, enligt 
6 kap. 7 § OSL
, inte är överklagbart.
Polismyndigheten uppgav avslutningsvis att man avsåg att vidta åtgärder för att bättre synliggöra och sprida tjänsteföreskriften genom att utbilda handläggarna på den berörda enheten.
Den som är part i ett ärende vid en myndighet har som regel rätt att ta del av det som tillförts ärendet, s.k. partsinsyn (se 
16 § förvaltningslagen
). Bestämmelsen om partsinsyn enligt 
förvaltningslagen
 är dock inte tillämplig i polismyndigheternas brottsbekämpande verksamhet (se 
32 § förvaltningslagen
).
Beträffande förundersökningar regleras rätten till insyn i 
23 kap. 18 § rättegångsbalken
 (RB). När en förundersökning läggs ner upphör emellertid den insynsrätt som tillkommer en misstänkt enligt den bestämmelsen eftersom det inte längre kan anses kvarstå någon misstanke. En rätt till insyn kan dock finnas enligt allmänna rättsgrundsatser (se bl.a. 
RÅ 1995 ref. 28
 och 
RÅ 2001 ref. 27
). En begäran från en enskild (eller dennes ombud) om att få ta del av handlingarna i en nedlagd förundersökning bör dock som utgångspunkt handläggas i enlighet med bestämmelserna om allmänna handlingars offentlighet i 
2 kap.
tryckfrihetsförordningen
 (TF). (Se JO 1999/2000 s. 392.)
Enligt TF:s bestämmelser har var och en rätt att ta del av en handling som förvaras hos en myndighet om den är inkommen till myndigheten eller upprättad där, förutsatt att den inte omfattas av sekretess.
En allmän handling som får lämnas ut ska tillhandahållas genast eller så snart det är möjligt. Det ska ske på stället och utan avgift. Den som begär det har också rätt att mot avgift få en kopia av handlingen. En sådan begäran ska behandlas skyndsamt. Besked i en utlämnandefråga bör normalt lämnas samma dag som begäran gjorts. Någon eller några dagars fördröjning kan dock godtas om det är nödvändigt för att ta ställning till om utlämnande får ske. Ett visst ytterligare dröjsmål kan vara ofrånkomligt om framställningen avser eller fordrar genomgång av ett omfattande material. I sådana fall kan det många gånger vara lämpligt att successivt lämna besked om vad som kan lämnas ut.
Om en anställd vid en myndighet har ansvar för vården av en handling, är det enligt 
6 kap. 3 § offentlighets- och sekretesslagen
 (OSL), i första hand han eller hon som ska pröva om handlingen ska lämnas ut. I tveksamma fall ska den anställde låta myndigheten göra prövningen, om det kan ske utan onödigt dröjsmål. Beslutar den anställde att inte lämna ut handlingen eller del av den ska den som begär handlingen informeras om möjligheten att begära myndighetens prövning och att det krävs ett skriftligt beslut därifrån för att beslutet ska kunna överklagas.
En begäran om att ta del av en handling ska göras hos den myndighet som förvarar handlingen, 
2 kap. 14 § TF
. I Regeringsrättens (numera Högsta förvaltningsdomstolen) avgörande 
RÅ 2007 ref. 68
 uttalade domstolen att en enskild som begär att få ta del av en allmän handling inte behöver vända sig till det ställe där handlingen förvaras med sin begäran, när myndigheten har lokaler på flera ställen.
AA framställningar om att få ta del av handlingarna i den nedlagda förundersökningen ska i enlighet med vad som anförts ovan prövas utifrån TF:s regler.
Framställningarna den 12 och 16 april 2013
Av utredningen framgår att AA begäran togs emot fredagen den 12 april 2013 av Polismyndigheten Dalarna, polisområde Ludvika, samt att han kontaktades måndagen den 15 april 2013 och Williams skicka sin begäran till polisområde Borlänge. Enligt AA faxade han därför sin begäran till polisområde Borlänge den 16 april 2013. Om detta fax kommit fram till myndigheten har inte kunnat klarläggas.
En myndighet ska se till att en framställning om handlingsutlämnande skickas vidare till den inom myndigheten som ska pröva frågan om utlämnande. Polisområde Ludvika och polisområde Borlänge hör till en och samma myndighet. Polisområde Ludvika borde därför snarast ha skickat AA begäran vidare till polisområde Borlänge.
När det gäller framställningarna om att få del av den nedlagda förundersökningen den 2 respektive 16 maj 2013 har skyndsamhetskravet i TF inte uppfyllts. Med hänsyn till att AA uttryckligen begärde ett överklagbart beslut i sin framställan den 16 maj 2013 borde ett sådant beslut enligt min mening också ha fattats.
Avslutning
Polismyndigheten Dalarna kan inte undgå kritik för bristerna i handläggningen av AA framställningar om handlingsutlämnande.