I en anmälan, som kom in till JO den 16 oktober 2009, klagade M.J. på att en tjänsteman i anstaltens centralvakt vägrat att ta emot ett telefonmeddelande från honom till en intagen. M.J. anförde vidare att en tjänsteman i anstaltens centralvakt vid ett annat tillfälle vägrat att uppge sitt namn.
Efter remiss anförde Kriminalvårdens huvudkontor, genom generaldirektören Matthews, följande.
Bakgrund
M.J. har klagat till JO och sammanfattningsvis anfört följande. Han försökte den 14 oktober 2009 kl. 12.45 att per telefon lämna ett meddelande till en intagen på anstalten Ystads kvinnoavdelning. Personalen i centralvakten uppgav då att det inte är något som anstalten gör. Han tycker detta är allvarligt, eftersom meddelandet kan röra ett dödsbud, sjukdom eller liknande. Han har full förståelse för att personalen inte kan röja om en person är intagen vid anstalten eller inte, men de borde kunna ta emot ett meddelande och antingen lämna över det till den intagne, om denne finns där, eller helt enkelt kasta meddelandet om den intagne inte finns där. Han har tidigare ringt till centralvakten i samma ärende. Personal har då vägrat att uppge sitt namn.
Sakförhållanden
I ärendet har yttrande inhämtats från region Syd. Av yttrandet framgår: Den kriminalvårdare som tog emot samtalet följde anstaltens rutiner. Till följd av den s.k. kriminalvårdssekretessen bekräftar man i normalfallet inte om en person är intagen på anstalten eller inte. Man vidarebefordrar heller inte några meddelanden. En individuell prövning görs dock. Om den uppringande personen uppger sitt namn och sitt ärende, och det är fråga om något brådskande och viktigt såsom dödsfall eller allvarlig sjukdom, kopplas samtalet till ansvarig kriminalvårdsinspektör eller vakthavande befäl. Det förekommer också att centralvakten, i fall som inte bedöms som seriösa men inte akuta, informerar den uppringande om att sekretess gäller och att man därför inte kan bekräfta att personen i fråga är intagen men att, om så är fallet, meddelandet kommer att vidarebefordras. Anmälarens påståenden om anstaltens rutiner stämmer alltså inte. Inget tyder på att kriminalvårdaren agerade felaktigt.
Av 
3 kap. 1 § OSL
 framgår att sekretess innebär ett förbud att röja en uppgift, vare sig det sker muntligen, genom utlämnande av allmän handling eller på något annat sätt.
Av 
6 kap. 4 § OSL
 följer att en myndighet på begäran av en enskild ska lämna uppgift ur en allmän handling, om inte uppgiften är sekretessbelagd eller det skulle hindra arbetets behöriga gång.
Av 
4 § förvaltningslagen (1986:223)
 framgår: Varje myndighet skall lämna upplysningar, vägledning, råd och annan sådan hjälp till enskilda i frågor som rör myndighetens verksamhetsområde. Hjälpen skall lämnas i den utsträckning som är lämplig med hänsyn till frågans art, den enskildes behov av hjälp och myndighetens verksamhet. Frågor från enskilda skall besvaras så snart som möjligt. Om någon enskild av misstag vänder sig till fel myndighet, bör myndigheten hjälpa honom till rätta.
Kriminalvårdens bedömning
Kriminalvården får – i frigivningsförberedande syfte – anses ha i uppdrag att underlätta och främja kontakter mellan de intagna och deras anhöriga, särskilt barn. Hur långt Kriminalvårdens serviceskyldighet sträcker sig i situationer som den nu aktuella bör ses i detta perspektiv.
Å andra sidan får Kriminalvården inte röja uppgifter som är föremål för sekretess. En uppgift om att någon är intagen i kriminalvårdsanstalt är typiskt sett sådan att det kan antas att den intagne lider men om uppgiften röjs. Allmänna frågor om en viss person finns på en viss anstalt besvaras därför inte; detta trots att – något motsägelsefullt – Kriminalvårdens beslut om i vilken anstalt den intagne ska placeras är offentligt. Sekretess upprätthålls även mot anhöriga eftersom den intagne kan ha obehag av att information om denne lämnas ut även till anhöriga. Om uppgiften om att någon är intagen i kriminalvårdsanstalt redan är känd, röjs däremot ingen sekretess om uppgiften.
Balansgången mellan serviceskyldighet och sekretess är svår. Felaktiga avvägningar riskerar att leda till problem, antingen genom att kontakter mellan intagna och anhöriga försvåras eller genom att sekretessbelagd information lämnas ut till obehöriga.
I JO:s beslut den 19 januari 2009 (4495-2009) (rätteligen 4495-2008, JO:s anm.) fick personal vid anstalten Sagsjön allvarlig kritik för att ha tagit emot ett påstått brådskande brev från Kronofogden för vidarebefordran till en intagen. Enligt Hall var det sannolikt att den person som lämnade in brevet kände till att mottagaren var intagen i anstalten, men det kunde inte uteslutas att agerandet innebar ett röjande av sekretess i 
sekretesslagens
 mening. Kriminalvården har erfarit att JO:s beslut har väckt oro bland personal och menar att beslutet riskerar att leda till överdriven försiktighet till följd av ökad rädsla för att göra fel.
Det är angeläget att Kriminalvården kan finna stöd för en praktisk hantering av dessa frågor i verksamheten. Kriminalvården vill här väcka frågan om det verkligen är lämpligt att generellt neka personer som ringer till anstalten att få lämna meddelanden (eller vidarebefordra brev) till intagna, utan att ha klart för sig vad ärendet gäller. Med ett sådant generellt budskap medges inte någon individuell prövning. Det är enligt Kriminalvården inte tillfredsställande med en rutin som
Enligt Kriminalvården borde frågorna huvudsakligen kunna hanteras på följande sätt. Personal bör i första hand genom egna kompletterande frågor av enklare slag försöka utreda om den som ringer känner till att den person som söks är intagen i anstalten, vad ärendet gäller, om det är brådskande m.m. Kriminalvården menar vidare i princip att det alltid går att ta emot ett meddelande eller motsvarande om man förtydligar att mottagandet inte innebär en bekräftelse på att personen finns på anstalten ifråga samt att meddelandet inte kommer att återsändas om det är så att personen inte finns där. Av regionens yttrande framgår att det förekommer att information av det slaget lämnas vid anstalten Ystad. Kriminalvården bör också klargöra att det är upp till den enskilde om denne vill kontakta den som har lämnat meddelandet.
Slutligen anser Kriminalvården att det följer av 
6 kap. 4 § OSL
 samt 
4 § förvaltningslagen
 att företrädare för Kriminalvården har en skyldighet att uppge sitt namn vid telefonsamtal.
M.J. gavs tillfälle att yttra sig över remissvaret.
I ett beslut den 6 april 2011 anförde 
chefsJO Nordenfelt
 följande.
Kriminalvården har anfört att den kriminalvårdare som tog emot M.J:s samtal följde anstaltens rutiner. Den rutin som tillämpas i anstalten Ystad innebär, enligt Kriminalvårdens redogörelse, att personalen i normalfallet inte uppger om en person är intagen i anstalten eller inte och att meddelanden inte vidarebefordras till intagna. Det görs dock, enligt Kriminalvården, en individuell prövning och det förekommer att meddelanden tas emot med beskedet att meddelandet kommer att vidarebefordras för det fall den intagne finns i anstalten. Hur det förhöll sig i detta fall har inte gått att fastställa.
Jag vill dock tillägga följande. Jag har förståelse för att Kriminalvårdens personal kan uppleva balansgången mellan serviceskyldighet och sekretess i fall som det aktuella som svår. Detta faktum får dock, enlig min mening, inte leda till att en anstalt inför en rutin som innebär att man aldrig tar emot telefonmeddelanden för vidarebefordran till intagna. Det är nödvändigt att det görs en individuell bedömning där naturligtvis även säkerhetshänsyn kan vägas in. Den som är intagen i anstalt är i flera avseenden avskuren från normala kontakter med exempelvis anhöriga och myndigheter. Kriminalvården måste ha ett förhållningssätt som underlättar den intagnes kontakter med omvärlden. I detta ligger bl.a. att göra det möjligt för den intagnes anhöriga att till kriminalvårdstjänstemän lämna brådskande och angelägna meddelanden för vidarebefordran till den intagne.
Kriminalvården har i sitt yttrande redogjort för uppfattningen att kriminalvårdspersonal i princip kan ta emot ett meddelande till en person som påstås vara intagen i anstalten, om man förtydligar att mottagandet inte innebär en
bekräftelse på att personen finns i anstalten samt att meddelandet inte kommer att återsändas om personen inte finns där. Det beskrivna förfaringssättet kan säkert
Kriminalvården har i sitt yttrande även anfört att kriminalvårdspersonal i nu aktuella situationer genom egna kompletterande frågor av enklare slag bör försöka utreda om den som ringer känner till att den person som söks är intagen i anstalten. Här gäller naturligtvis att frågorna måste ställas på ett sådant sätt att frågorna inte avslöjar om den intagne finns i anstalten eller inom Kriminalvården. Kriminalvården bör också beakta att om ett muntligt meddelande tas emot under dessa förutsättningar, kommer den som lämnar meddelandet att uppfatta det som att Kriminalvården åtar sig att se till att den sökte nås av meddelandet. Särskilda åtgärder kan därför krävas från Kriminalvårdens sida för det fall den intagne t.ex. lämnat anstalten innan meddelandet hunnit överlämnas.
Sammantaget konstaterar jag att den praktiska tillämpningen av regelsystemet i OSL inte är okomplicerad i här aktuella situationer. Tillämpningen måste självklart bygga på en bedömning i varje enskilt fall och ta sikte på att underlätta för intagna så gott det går inom de ramar som följer av regleringen i OSL, lagen (
1974:203
) om kriminalvård i anstalt och 
förvaltningslagen
.
Vägran att uppge sitt namn
Kriminalvården har inte bemött M.J:s påstående om att en kriminalvårdstjänsteman i centralvakten under ett telefonsamtal vägrat att uppge sitt namn till honom. Jag delar Kriminalvårdens uppfattning att en kriminalvårdstjänsteman har en skyldighet att, på fråga, uppge sitt namn. Hur det förhöll sig i detta fall har inte gått att fastställa.