I ett beslut den 20 juni 2001 anförde 
JO Pennlöv
 följande.
Vid min inspektion av Överförmyndaren i Gotlands kommun den 5 och 7 september 2000 påträffades tio plastmappar innehållande diverse handlingar inkomna under åren 1996–1998. Vid närmare granskning visade det sig att mapparna innehöll begäran om anordnande av godmanskap i nio fall och begäran om anordnande av förvaltarskap i ett fall. På förfrågan, och efter kontroll i överförmyndarens datasystem, uppgav handläggaren AA att ansökningarna inte i något fall hade registrerats som inkomna. Vid kontroll med Gotlands tingsrätt den 21 september 2000 framkom att överförmyndaren hade ansökt om god man i ett av nyss nämnda nio fall och om anordnande av det aktuella förvaltarskapet. Mot denna bakgrund beslutade jag att inom ramen för ett initiativärende utreda saken närmare. I sammanhanget kan nämnas att inspektionen avslutades vid en fortsatt inspektion den 26 och 27 september 2000.
Nedan lämnas en kortfattad redogörelse för innehållet i plastmapparna.
1. BB. Begäran om anordnande av godmanskap inkom den 26 maj 1998 från LSShandläggaren CC. Överförmyndaren skrev den 27 maj till den föreslagne gode mannen och frågade om denne är villig att åta sig uppdraget. Ett intyg från distriktsläkaren DD, angående BB:s behov av god man, inkom den 30 april.
2. EE. Begäran om anordnande av godmanskap inkom den 26 augusti 1997 från dottern FF. Den 4 november inkom en skrivelse från chefen för ett hemtjänstdistrikt, GG, som instämmer i dotterns begäran. Överförmyndaren skrev den 6 november till ingivaren med begäran om komplettering av vissa uppgifter.
3. HH. Den 20 februari 1998 skrev överförmyndaren till en tilltänkt god man, JJ, med anledning av en ansökan om god man som är ”på ingående”. Samtycke från huvudmannen inkom den 16 mars. I en skrift daterad den 9 mars 1998 intygar kuratorn KK och överläkaren LL att HH är i behov av god man. Den 16 april skrev assistenten MM till en annan tilltänkt god man och frågade om denne var villig att åta sig uppdraget.
4. NN. I en skrift daterad den 17 juni 1997 begärde NN att god man skulle förordnas för henne. Läkarintyg och en skrift från en kurator bifogades. I en skrivelse daterad den 17 september redogjorde handläggaren OO, överförmyndaren i Haninge, för
5. PP. I en skrift daterad den 2 september 1996 begärde distriktsläkaren QQ att PP skulle få god man. Den 17 september 1996 skrev överförmyndaren till en presumtiv god man och frågade om denne ville åta sig uppdraget. På plastmappen sitter en ”gul lapp” där det står följande ”RR OK” (gode mannen), ”Vill ej ha god man”.
6. SS. I en skrift som inkom till överförmyndaren den 2 juli 1998 begärde SS att god man skulle förordnas för honom. Den 3 juli inkom en skrivelse från chefen för ett hemtjänstdistrikt, TT, som bekräftade behovet av god man. Samtycke och åtagande inkom den 14 juli. Den 17 juli begärde överförmyndaren att tingsrätten skulle förordna god man för SS Den 21 juli återkallades yrkandet och tingsrätten avskrev ärendet den 22 juli. På plastmappen sitter två ”gula lappar” med följande text ”avliden 98-07-21” och ”avslut 97-10-21”.
7. UU. Av ett beslut från Gotlands tingsrätt, daterat den 13 oktober 1997, framgår att överförmyndaren ansökt om att förvaltare, jämväl interimistiskt, skulle förordnas för UU. Tingsrätten biföll det interimistiska yrkandet. Den 16 oktober ansökte överförmyndaren om upphävande av det interimistiska förordnandet.
8. VV. I en skrift som inkom till överförmyndaren den 25 augusti 1997 begärde hemtjänstchefen WW att god man skulle förordnas för VV. Den 12 september inkom en skrivelse från sonen XX som delar WW:s uppfattning och föreslår att brodern Morris förordnas som god man. I en skrivelse daterad den 14 oktober skrev assistenten MM till Morris och frågade om denne var villig att åta sig uppdraget m.m.
9. ZZ. I en skrift som inkom till överförmyndaren den 1 december 1997 begärde ZZ att god man skulle förordnas för henne. Den 10 december skrev överförmyndaren till den föreslagne gode mannen med en förfrågan om hon var villig att åta sig uppdraget m.m. Den 21 januari 1998 inkom ett intyg från kuratorn ÅÅ.
10. ÄÄ. I en skrift som inkom till överförmyndaren den 25 november 1998 begärde ÄÄ:s tre barn att god man skulle förordnas för henne. På plastmappen sitter en ”gul lapp” med följande text ”på psykklin., sök ÖÖ, ÖÖ kollar behovet och möjlighet/981202-ÅS”.
Upplysningsvis kan nämnas att AAA var överförmyndare under tiden den 1 januari 1995 till den 31 december 1999, att BBB är överförmyndare sedan den 1 januari 2000 och att AAA är dennes ersättare enligt 
19 kap. 5 § föräldrabalken
 från samma tid.
I en skrivelse, dagtecknad den 2 oktober 2000 och som inkom till JO den 3 oktober, kommenterade AAA handläggningen av de påträffade mapparna.
Föredraganden i ärendet upprättade en promemoria. Denna innehöll, förutom en kortare redogörelse för aktuell lagstiftning, i huvudsak vad som anförts ovan och följande fem frågor.
1. Har överförmyndaren registrerat de inkomna handlingarna i enlighet med 
15 kap. 1 § sekretesslagen
?
2. Har överförmyndaren iakttagit innehållet i 17 § förmynderskapsförordningen vid handläggningen i övrigt?
4. Vilka överväganden har gjorts i de fall som överförmyndaren inte överlämnat ansökningarna till tingsrätten för prövning?
5. Har ingivarna underrättats om överförmyndarens inställning i de fall som beskrivs i fråga fyra och vilken form har detta i så fall skett?
Överförmyndaren anmodades genom remiss att yttra sig över de i promemorian ställda frågorna.
I remissvaret hänvisade BBB inledningsvis till ett yttrande upprättat av AAA. I yttrandet lämnade den senare följande svar på de ställda frågorna.
1/ Ja, i enlighet med den praxis som utarbetats under åren tillsammans med tillsynsmyndigheterna (Gotlands Tingsrätt t o m 1995-06-30 och Länsstyrelsen på Gotland f o m 1995-07-0l). F ö hänvisas till brev per 2000-10-02 (se nedan, min anm.) där gången och utvecklingen på överförmyndarexpeditionen redovisas ingående. Dessa och nedanstående uppgifter verifieras av ordinarie assistent MM.
2/ Ja, i så måtto att inkommande ansökningar och ärenden under behandling förvarats inlåsta och på ett speciellt ställe. Efter det att tingsrätten behandlat anhållan om inrättande av god man/förvaltare skapades en akt för förvaring tillsammans med övriga akter. Även detta har skett under tillsynsmyndigheternas vetskap om dessa rutiner.
3/ Ansökan rörande SS behandlades genast då den inkom 2 juli 1998. Anhållan till tingsrätten skickades in 17 juli 1998. 21 juli 1998 fick jag meddelande om att huvudmannen avlidit och därför återkallade jag min anhållan.
Ärendet UU väcktes av att en fastighetsmäklare som skulle försälja huvudmannens bostad blivit tveksam om den mentala hälsan hos denne. Detta p g a diverse uttalanden kring hur medlen från försäljningen skulle disponeras. Jag kontrollerade genast om huvudmannen på något sätt behandlats för psykisk sjukdom och detta visade sig vara fallet. Då allting var mycket brådskande lämnade jag därför in en interimistisk begäran om anordnande av förvaltarskap för UU (13 oktober 1997). Därefter kontaktade jag honom för samtal kring situationen och för att få en egen bild. Vi träffades i hans hem den 16 oktober. Han förklarade sin livssituation vilket även hans mamma, vilken han bodde tillsammans med och som var närvarande, kunde verifiera. Han var djupt olycklig över situationen och förklarade att de var på väg att flytta till Linköping och där även boendet redan var ordnat. Jag kunde konstatera att det inte förelåg några som helst anledningar till att låta förvaltarskapet kvarstå och meddelade detta genast till tingsrätten.
Båda dessa ärenden behandlades skyndsamt och utifrån gällande lagstiftning. Tidigare insända registerutdrag bekräftar att registrering i dataregistret skett i samband med ansökan.
4–5/ Övriga ärenden:
BB
 - Efter sedvanlig handläggning kunde jag efter kontakt med föreslagen god man finna att huvudmannens intressen kunde tillvaratas utan att ett inrättande av god man behövde företas då hans hustru CCC fortsatte att bistå sin make. Beslutet skedde i samråd med samtliga berörda.
EE
 - Ansökan inkom den 26 augusti 1997 från hans dotter FF som även var tänkt som god man. Efter det att EE, tack vare god omvårdnad och placering på Göransgården, tillfrisknat betydligt, fann vi gemensamt att behovet av god man inte längre kvarstod. Därmed avskrevs ärendet.
NN
.- Som även framgår av handlingarna skulle ärendet beslutas av Handens tingsrätt och således även ansökan lämnas in från ÖF i huvudmannens kommun vilket skedde i samråd med den sökande. Jag åtog mig dock att bistå under utredningen.
PP
.- Ansökan kom in från distriktsläkaren p g a missbruk hos PP. Lämplig god man kontaktades (RR) vilken uppsökte huvudmannen för samtal. Därvid visade det sig att denne inte önskade god man och inte ville lämna sitt samtycke. Därmed föll ansökan och utredningen avslutades. Detta meddelades också distriktsläkaren.
VV.
- Ansökan inkom från hemtjänstchef WW som bedömde VV som dement och i behov av god man. Efter det att VV inkommit till Visby lasarett kunde där konstateras B 12-brist vilket innebär symptom som hos en dement. Efter medicinering kunde VV återuppta ett normalt liv. Hon har stark integritet och klarar sig helt själv och önskar därmed inte god man.
ZZ.
 - Hon sammanlevde med en man som hade en negativ inverkan på henne och hennes psykiska tillstånd var dåligt. Ansökan om god man skedde den 1 december 1997. Den 31 december 1997 erhöll hon en fast plats på psykkliniken S:t Olof. Detta innebar en helt annan stadga på hennes liv. Hennes dotter kunde därmed bistå henne på ett helt annat sätt och behovet av god man fanns inte längre vilket också ZZ bekräftade.
ÄÄ.
 - Som framgår av ansökan fanns även här en klart negativ inverkan från en sambo. Detta i kombination med missbruk skapade en ohållbar situation. Kort efter ansökan erhöll ÄÄ en plats på det s k Eva-kollektivet på fastlandet. Det sociala skulle handha ÄÄ:s ekonomi under tiden. Därmed bröts en negativ trend och barnen upplevde inte att behovet av god man fanns kvar.
Detta ärende tillsammans med de övriga ovanstående lämnades över till min efterträdare och om detta ärende blivit aktuellt efter den 1 januari 1999 vet jag inget om.
Sammanfattningsvis är ovanstående ärenden med två undantag avskrivna under utredningen främst beroende på att deras situation förbättrats avsevärt eller att samtycke inte kunde lämnas av huvudmannen. Jag ser det som en yttersta möjlighet att ansöka om god man/förvaltare men att andra möjligheter först skall undersökas, exempelvis fullmakt eller ett starkt socialt stöd av antingen anhöriga eller omsorg. Detta är självklart vad gäller den personliga integriteten och uttrycks klart i lagstiftningen.
Allt i ovanstående ärenden skedde i samråd med den/de som lämnat in ansökan och dessa fick direkt tillfälle till dialog. Allt har skett utifrån huvudmannens perspektiv och där dennes behov utan hinder skall tillgodoses. Samtliga informerades om möjligheten till att lämna in en ny ansökan när behov uppstod och detta antingen till ÖF eller direkt till tingsrätten.
Att handlingarna behölls beror på att dessa kunde spegla bakgrunden till en eventuell ny ansökan. Som framgår av mitt tidigare brev har stor osäkerhet rått, även nationellt, kring hur detta skulle handläggas. Därav fann jag detta som en väg och informerade också såväl assistent som efterträdare om detta. Jag vill därför påtala att dessa handlingar varken upptäckts eller undanhållits av någon på överförmyndarexpeditionen.
I sitt brev den 2 oktober 2000 anförde AAA bl.a. följande.
I samband med ändrad lagstiftning av föräldraförvaltningen den 1 juli 1995 såg jag också en möjlighet att utveckla verksamheten med datahantering. Detta genomfördes vilket innebar att samtliga akter lades in i dataprogrammet. Ett mycket omfattande men nödvändigt arbete. Då blev det möjligt att direkt diarieföra handlingar som gick till eller från en befintlig akt men fortfarande fanns det frågetecken kring hanteringen.
Tillsammans med andra överförmyndare/nämnder och länsstyrelsen, som var nygranskningsmyndighet, söktes de bästa vägarna för diarieföring och tjänsteanteckningar. Det fanns förvirrande många uppfattningar om vad som dels var nödvändigt, lagligt tvingande och effektivast. Under denna tid var jag osäker på hur den optimala diarieföringen borde ske samtidigt som verksamheten och antalet ansökningar ökade med drygt 10% per år. Ett ökande behov av överförmyndarens arbete samtidigt som assistenten var anställd på enbart 75% skapade till slut höga krav på effektiv hantering.
Under den tid då osäkerheten fanns kring den optimala diarieföringen och hur tjänsteanteckningar skulle göras fördes inkommande ansökningar först in i en separat fil där datum och huvudmannens namn skrevs in. Detta i väntan på eventuellt beslut hos tingsrätt alt. Överförmyndare. I denna fil, som sköttes av assistenten på hennes plats i servern, fanns även de ansökningar om föräldraförvaltningar som inte borde vara aktuella p g a den nya lagstiftningen. Om ansökan om god man/förvaltare i något av dessa ärenden skedde hos tingsrätten fördes alla uppgifter över till datasystemet. Detta är fallet med två av de ärenden som enligt AA inte funnits registrerade. – – –
Under hela denna tid fördes resonemang om det sätt som diarieförandet borde ske. I samband med Länsstyrelsens inspektion den 20 augusti 1998 fann vi formerna för på hur detta borde ske. Det innebar att alla inkommande ansökningar skulle föras in under koden 400, d v s under utredning, och att alla tjänsteanteckningar också skulle skrivas in på denna plats. Den dialog som fördes med Länsstyrelsen fann jag som givande och det var samtidigt tillfredsställande att hitta de former som var bäst för ärendehanteringen och i enlighet med 
förvaltningslagen
.
Dessförinnan hade jag hanterat alla inkommande ansökningar på ett och samma ställe och de fanns förvarade inlåsta på överförmyndarens expedition. Alla inkommande ansökningar handlades omedelbart och kontakt togs med alla berörda. I första hand med den som sökt och anledningen bakom men också med huvudmannen. Det var huvudmannens, ofta mycket utsatta människor, behov av omedelbar och medkännande handläggning som prioriterades i dessa lägen.
Anledningarna till att ansökan inte gick vidare till tingsrätten kunde vara flera. I vissa ansökningar fanns det inte stöd i lagstiftningen då huvudmannen själv inte önskade god man eller att det fanns en giltig fullmakt. Andra gånger kunde ansökan bli inaktuell då huvudmannen avled eller ansökan togs tillbaka.
Det är sådana ansökningar som finns i dessa mappar. Jag erkänner att diarieföringen och tjänsteanteckningarna inte skett på ett sådant sätt som idag gäller efter Länsstyrelsens erinran 1998. Jag påpekade därför i mina budgetäskanden för år 1999 behovet av ökade resurser för att inte riskera fortsatta brister i ärendehanteringen p g a den kraftiga ökningen av antalet ärenden. I budgeten för år 1999 tilldelades därför överförmyndarverksamheten medel för en l00%-ig assistenttjänst.
Vid bytet av överförmyndare redogjorde jag för ovanstående för min efterträdare BBB och jag visade även på de ansökningar som kommit in och som avskrivits av olika skäl. Det är dessa plastmappar som AA sedermera kom att upptäcka av en slump. Hade hon tillfrågat överförmyndaren, ordinarie assistent eller undertecknad kunde hon, redan då hon upptäckte dessa, fått en förklaring.
BBB anförde för egen del följande.
– – –
Av svaret framgår att akterna, som tidigare ansetts avslutade, uppenbarligen ej avslutats på ett formellt riktigt sätt. De borde rimligen varit avslutade och arkiverade. Det framhålls dessutom att de var överlämnade till mig. Det, som sedermera betraktades som formell överlämning från den tidigare överförmyndarens sida till mig, var vid mitt korta presentationsbesök på myndigheten i december 1998 någon vecka efter det fullmäktigemöte då jag formellt blev vald till överförmyndare på Gotland.
Numera registreras alla inkomna handlingar i vårt databaserade överförmyndarsystem beträffande huvudmän under sina respektive akter under rubriken ”Under utredning”. Vid den händelse utredningen visar att ett ställföreträdarskap av någon anledning ej behöver komma till stånd så avslutas akten med uppgift om orsaken samt arkiveras därefter på föreskrivet sätt.
Sedan jag mottagit remissvaret fann jag anledning att begära ett förnyat yttrande från överförmyndaren, efter hörande av AAA. I remissen ställdes följande frågor.
1. Anser, eller anser inte, handläggande överförmyndare att de inkomna ansökningarna och de därefter inkomna handlingarna har registrerats i enlighet med 
sekretesslagens
 bestämmelser? 2. Anser, eller anser inte, handläggande överförmyndare att handläggningen i övrigt – av respektive ärende – har skett i överensstämmelse med förmynderskapsförordningens och 
förvaltningslagens
 bestämmelser? 3. Om svaret på fråga 2 är ja, på vilket sätt har vidtagna åtgärder dokumenterats i respektive ärende? 4. Om svaret är nej, varför har vidtagna handläggningsåtgärder inte dokumenterats? Om kontakt tas med överförmyndarens expedition i dag, är det i sådant fall möjligt att följa/ta del av handläggningen av respektive ärende, från det ansökningen inkom till dess att ärendet avslutades?
I remissvaret hänvisade BBB inledningsvis till ett yttrande upprättat av AAA. I yttrandet lämnades följande svar på de ställda frågorna.
1/ I brev per 2000-10-02 har jag beskrivit den förändring av arbetsrutiner och därmed registrering som skett på överförmyndarexpeditionen fr o m 1995-01-0l till 1998-12-3l. Avgörande för denna utveckling har varit svårigheterna att finna ett optimalt system som i detalj följer de reglerande lagarna samtidigt som det tillmötesgår de sökandes omedelbara behov. Ett viktigt steg togs i samband med införandet av datahantering och därmed överförandet av 600 akter till nya rutiner.
Svårigheterna har framförallt gällt ärenden under utredning. I dialog med FSÖ (Föreningen Sveriges Överförmyndare) och Kommunförbundet har eftersträvats rutiner som följer såväl gällande lagar som huvudmannens behov av korta handläggningstider. Länsstyrelsen har varit starkt bidragande till hur de nuvarande rutinerna formats. (se LS - Förvaltningsenheten/Rätts Garcia, protokoll 1998-08-20).
De aktuella ärendena registrerades, med inkommande datum och namn, i en separat fil (Excel) vilken förvarades i full säkerhet på servern. De inkomna handlingarna, under utredning, förvarades i ett separat låst arkivskåp. Som jag bedömer detta, i enlighet med 
sekretesslagens
 bestämmelser.
Bristerna (inget dagboksblad i en klart definierad akt; bristfälliga tjänsteanteckningar) har funnits i den övriga hanteringen vilket också har konstaterats i samband med inspektionerna från Länsstyrelsen. Utifrån dessa samtal har också givits vägledning om hur registrering och vad som skall registreras givits. De bristfälligheter som då framkommit, och som dessa ärenden verifierar, har därefter åtgärdats. De nya rutinerna kan bekräfta detta. Dock har inte dessa åtgärder skett retroaktivt.
BBB anförde för egen del följande.
De svar som undertecknad överförmyndare och handläggare AA kan lämna på de översända frågorna är
1. Numera är handlingarna registrerade i vårt databaserade överförmyndarsystem och vi har även inregistrerat AAA:s tidigare svar i respektive ärende. Vi har även avslutat akterna på föreskrivet sätt och arkiverat desamma. Av den anledningen anser vi att de numera är registrerade i enlighet med 
sekretesslagens
 bestämmelser. 2. Efter vidtagna åtgärder i respektive ärende anser vi att handläggningen är i överensstämmelse med förmynderskapsförordningens och 
förvaltningslagens
 bestämmelser. 3. De inkomna handlingarna är numera registrerade i respektive akt och även kompletterade enligt punkt 1 ovan samt avslutade och arkiverade i enlighet med 
arkivlagen
. 4. Ja.
Handläggaren AA förklarade därefter, vid telefonsamtal med JO, att varken BBB eller hon själv känner till något om den registrering av de aktuella ärendena som AAA i sitt yttrande uppger har gjorts. I en kommentar till AA:s uppgifter anförde AAA följande.
Kommentar kring kopia av tjänsteant. Aktbil. 2 Dnr 3712-2000
Jag har per 2001-01-04 för kännedom tagit del av en tjänsteanteckning rörande samtal med AA och BBB, där dessa inte kan verifiera mina uppgifter kring ärendehantering och registrering. Till detta vill jag ge följande kommentar:
I mina tidigare skrivelser har jag beskrivit förändringarna och utvecklingen av ärendehantering och därmed registrering som skett under min tid som överförmyndare 1995-01-01-1998-12-3l. Under såväl denna tid som under min företrädare och även efterträdare tjänstgjorde MM som ordinarie assistent på överförmyndarexpeditionen, vilken tjänst hon i dagsläget är tjänstledig ifrån. Då nuvarande vikarierande assistent, AA, enbart sedan våren år 2000 på deltid har vikarierat kan inte heller krav ställas på att hon till fullo skall känna till rutiner kring ärendehantering och registrering. Hon kan omöjligt känna till mitt överlämnande av de akter som skedde till min efterträdare och som hon sedan "upptäckte". Detsamma gäller även ärendehanteringen i datasystemet i vilket hon inte såg att ett par av aktuella ärenden blivit behandlade. Således är det inte heller förvånande att AA inte heller kan verifiera uppgifter som rör den aktuella tiden.
Jag vidhåller tidigare beskrivning av registreringen av de aktuella ärendena. En registrering som förändrades, i samråd med Länsstyrelsen, under hösten 1998. Jag vet också, av min efterträdare, att denna förändrats ytterligare. Den som gjort förändringarna möjliga och som verkställt desamma är assistent MM. Således bör hon tillfrågas om detta och kan därmed också verifiera mina uppgifter om tillvägagångssättet.
Före 1995 skedde all diarieföring manuellt. Även skrivelser från t.ex. en vårdinrättning angående behov av god man diariefördes i det manuella systemet. Det dataprogram som användes i samband med att verksamheten datoriserades 1995 medgav inte att sådana skrivelser registrerades i systemet. Detta kunde göras först sedan överförmyndaren beslutat att hos tingsrätten ansöka om anordnande av godmanskap. I avvaktan på ett sådant beslut registrerades skrivelsen i en separat fil på hennes plats i servern. – En stor del av de åtgärder som vidtogs med anledning av skrivelser av det här aktuella slaget gjordes per telefon. Formella tjänsteanteckningar saknas dock. Hon har dock gjort noteringar för hand och vet att inget har ”ramlat mellan stolarna”.
MM kommenterade därefter den tjänsteanteckning som gjordes med anledning av hennes telefonsamtal. Hon framhöll därvid bl.a. att de uppgifter hon lämnade vid telefonsamtalet i första hand avsåg hanteringen av de aktuella mapparna.
Den huvudsakliga frågan i ärendet är om den dåvarande överförmyndaren AAA har iakttagit aktuell lagstiftning vid handläggningen av de aktuella ”ansökningarna”.
Enligt 
15 kap. 1 § sekretesslagen
 skall en allmän handling registreras utan dröjsmål när den har kommit in eller upprättats hos en myndighet, om det inte är uppenbart att handlingen är av ringa betydelse för myndighetens verksamhet. I fråga om allmänna handlingar, för vilka sekretess inte gäller, får dock registrering underlåtas om handlingarna hålls så ordnade att det utan svårighet kan fastställas om en handling har kommit in eller upprättats. Nämnda undantag är emellertid inte tillämpligt i aktuellt fall, med hänsyn bl.a. till att i stort sett samtliga ärenden hos en överförmyndare innehåller sekretessbelagda handlingar och det inte kan godtas att allmänna handlingar av ett visst slag ömsom registreras och ömsom ”bara” hålls ordnade på visst sätt, jfr JO 1995/96 s. 485.
Innehållet i 
15 kap. 1 § sekretesslagen
 syftar till att garantera allmänhetens rätt att få tillgång till allmänna handlingar. För att offentlighetsprincipen praktiskt skall kunna fungera på det sätt som är avsett i 
tryckfrihetsförordningen
 är det således nödvändigt att en överförmyndarnämnd/överförmyndare håller sina allmänna handlingar registrerade. Bestämmelser om vad ett sådant ”generellt” register skall innehålla finns i 
15 kap. 2 § samma lag
; se även 9–11 §§ förmynderskapsförordningen, som reglerar överförmyndarens register.
Enligt 17 § första stycket förmynderskapsförordningen skall samtliga handlingar som getts in till överförmyndaren, och som avser ett visst förmynderskap, godmanskap eller förvaltarskap, bevaras och sammanföras till en akt.
Till akten skall dessutom, enligt andra stycket, fogas kopior av skrivelser samt anteckningar om sådana beslut och åtgärder av överförmyndaren som inte framgår av annan handling eller av registret. När ett ärende sedan avslutas skall akten arkiveras. Arkiveringsskyldigheten gäller alltid, dvs. oavsett om ärendet avslutas genom t.ex. en avskrivning eller genom att ett godmanskap upphör. Denna
Av 
15 § förvaltningslagen
 följer slutligen att uppgifter som en myndighet får på annat sätt än genom en handling och som kan ha betydelse för utgången i ärendet, skall antecknas av myndigheten, om ärendet avser myndighetsutövning mot någon enskild.
Det ligger i sakens natur att en överförmyndare är skyldig att känna till innehållet i de författningar som gäller på området och i synnerhet de grundläggande regler som rör själva ärendehandläggningen och som jag nyss har lämnat en kortare redogörelse för. Det förtjänar vidare att nämnas att de åberopade författningarna har varit gällande under den tid som de aktuella ansökningarna inkom till överförmyndaren och därmed under den tid som AAA var överförmyndare.
När det gäller de svar som AAA har lämnat på de i remisserna ställda frågorna kan konstateras att de inte är så klargörande som hade kunnat förväntas. Svaren är i flertalet fall anmärkningsvärt undanglidande och oprecisa. – När det gäller registreringsfrågan kan konstateras att AAA, trots att han har haft ett flertal möjligheter härtill, inte har kunnat påvisa den registrering av inkomna handlingar som han uppger har gjorts i datasystemet sedan den 1 juli 1995. Beträffande hanteringen av akterna har han uppgett att de aktuella ”ansökningarna” behölls enbart beroende på hans osäkerhet om hur de skulle hanteras. Som förklaring till varför han ändå behöll akterna har han uppgett följande. ”Några av de sökande kunde återigen inkomma med en ny ansökan och det kunde då vara bra med bakgrunden i den tidigare ansökningen. Kanske att de borde arkiverats, återsänts till den sökande eller makulerats.” Mot bakgrund av vad som ovan sagts om innehållet i 17 § förmynderskapsförordningen är AAA:s svar närmast uppseendeväckande och förtjänar, förutom en hänvisning till nämnda stadgande, inga ytterligare kommentarer från min sida. Vid en genomgång av handlingarna i ”plastmapparna” framgår vidare att de tjänsteåtgärder som AAA uppger sig ha vidtagit med anledning av respektive ansökan inte i något fall har dokumenterats. Detta innebär, såvida inte mycket omfattande utredningsåtgärder vidtas, att det inte är möjligt att i efterhand kontrollera handläggningen och därmed utreda om någon av de berörda har lidit någon rättsförlust.
Jag har förståelse för att det ibland kan förekomma vissa ”informella” kontakter vid handläggningen av ansökningar om godmanskap/förvaltarskap. Det får emellertid inte förekomma att avgörande information över huvud taget inte dokumenteras eller att akterna, när ett ärende väl är avslutat, inte hanteras på ett korrekt sätt med arkivering som sista åtgärd. När det gäller de aktuella ansökningarna kan – sammantaget – konstateras att AAA inte har följt gällande regelverk vid handläggningen. Som framgår av de exempel som redovisats ovan är bristerna av mycket allvarlig beskaffenhet. Som ett resultat av bl.a. min inspektion av överförmyndaren har åtgärder redan vidtagits för att komma till rätta med nämnda brister. Med hänsyn härtill avslutar jag ärendet med den mycket allvarliga kritik som ligger i det sagda.