1  Beslutets huvudsakliga innehåll
1  Beslutets huvudsakliga innehåll
Den genomförda granskningen visar att skaderegleringsverksamheten vid Polismyndigheten är mycket väl fungerande. Handläggningen verkar vara välorganiserad. Handlingarna i akterna är ordnade och diarieföringen fungerar i allt väsentligt bra. Handläggningstiderna för skadeståndsanspråk framstår allmänt sett som fullt rimliga och i flertalet fall föredömligt skyndsamma. Handläggningen är i de flesta ärenden snabb och effektiv. De beslut som fattas är väl motiverade, lätta att förstå och tycks väl avvägda. Den som visar skäl för sitt anspråk beviljas ersättning.
Justitiekanslern har emellertid beträffande vissa frågor, och i enskilda ärenden, gjort iakttagelser av sådant som Polismyndigheten bör kunna förbättra.
I beslutet berörs således vikten av att Polismyndigheten enbart avgör skaderegleringsärenden som myndigheten är behörig att avgöra och att ärenden avgörs av medarbetare som enligt Polismyndighetens delegationsordning har rätt att fatta beslut i dessa ärenden. En fråga som tas upp särskilt är vidare hur olika typer av oklara anspråk kan hanteras.
Det konstateras att några ärenden har tagit alltför lång tid att handlägga. I ett fåtal fall har det förekommit längre perioder av inaktivitet i handläggningen. Justitiekanslern framhåller med anledning av ett par av de äldre ärendena att det ibland kan finnas skäl för myndigheten att redan i ett tidigt skede av handläggningen avböja att reglera anspråk som framstår som för tidigt väckta.
I enstaka fall har det också observerats vissa förbiseenden och oklarheter i Polismyndighets diarieföring. Justitiekanslern konstaterar att sådana är svåra att helt undvika och att det därför kan finnas skäl för Polismyndigheten att överväga regelbundna genomgångar av äldre ärenden i diariet, motsvarande den som myndigheten gjort inom ramen för denna granskning.
2  Bakgrund
2
Bakgrund
Justitiekanslern har, enligt lagen (1975:1339) om Justitiekanslerns tillsyn och förordningen (1975:1345) med instruktion för Justitiekanslern, tillsyn över att de som utövar offentlig verksamhet efterlever lagar och andra för­fattningar samt i övrigt fullgör sina åligganden.
Under hösten 2017 beslutade Justitiekanslern att granska Polismyndighetens skaderegleringsverksamhet. Granskningen hade inte föranletts av något enskilt ärende som förekommit hos Justitiekanslern.
Polismyndigheten underrättades om granskningen och ombads den 20 september 2017 att svara på vissa frågor om verksamheten. Ett yttrande från Polismyndigheten (rättsavdelningen nationellt, enheten för rättslig styrning och stöd) kom in till Justitiekanslern den 30 november 2017.
Justitiekanslern gick därefter igenom Polismyndighetens akter i drygt 260 skaderegleringsärenden. Akterna överlämnades till Justitiekanslern den 8 februari 2018.
Polismyndigheten har under hand fått ta del av ett utkast till detta beslut och beretts tillfälle att komma in med synpunkter på de iakttagelser som har redovisats i beslutet.
3  Granskningens omfattning
3  Granskningens omfattning
3.1  Syfte och inriktning
Granskningen omfattade i huvudsak följande frågor.
I vilken omfattning sysslar Polismyndigheten med skadereglering (inkomna ärenden, avgjorda ärenden, ärenden i balans)?
I vilken omfattning sysslar Polismyndigheten med skadereglering (inkomna ärenden, avgjorda ärenden, ärenden i balans)?
Hur är verksamheten organiserad vad avser skaderegleringen?
Hur är verksamheten organiserad vad avser skaderegleringen?
Vilka interna instruktioner finns för skaderegleringen?
Vilka interna instruktioner finns för skaderegleringen?
Vem (centralt, regionalt, lokalt) beslutar om att skadereglering ska ske inom myndigheten respektive att anspråk ska överlämnas till Justitiekanslern för fortsatt hantering?
Vem (centralt, regionalt, lokalt) beslutar om att skadereglering ska ske inom myndigheten respektive att anspråk ska överlämnas till Justitiekanslern för fortsatt hantering?
Hur långa är handläggningstiderna för skadeståndsanspråken?
Hur långa är handläggningstiderna för skadeståndsanspråken?
Hur ser myndigheten till att praxisen blir enhetlig?
Hur ser myndigheten till att praxisen blir enhetlig?
Hur går handläggningen till?
Hur går handläggningen till?
Bereds ärenden på ett godtagbart sätt?
Bereds ärenden på ett godtagbart sätt?
Reglerar Polismyndigheten några skador som myndigheten inte är behörig att reglera?
Reglerar Polismyndigheten några skador som myndigheten inte är behörig att reglera?
Vilket är myndighetens beslutsunderlag?
Vilket är myndighetens beslutsunderlag?
Hur utförliga är skälen för myndighetens beslut i olika fall?
Hur utförliga är skälen för myndighetens beslut i olika fall?
Hur är ordningen i akterna och diariet?
Hur är ordningen i akterna och diariet?
Förekommer det perioder av inaktivitet under handläggningen?
Förekommer det perioder av inaktivitet under handläggningen?
Framstår handläggningen vid en sammantagen bedömning som rättssäker?
Framstår handläggningen vid en sammantagen bedömning som rättssäker?
3.2
Tillgängligt material
Som framgått har Justitiekanslern hämtat in ett yttrande från Polismyndigheten och granskat ett urval av akter i skaderegleringsärenden (en redogörelse för innehållet i yttrandet och det närmare urvalet av akter ges nedan, se avsnitten 4 respektive 5).
Därutöver har Justitiekanslern tagit del av arbetsordning för Polismyndigheten (PM 2017:43), Rättsavdelningens handläggningsordning (RA 2017:1), Instruktion för handläggning av skadeståndsärenden vid Polismyndigheten samt statistik över ärenden gällande ersättningsanspråk mot Polismyndigheten beslutade under år 2016.
4  Yttrandet från Polismyndigheten
4  Yttrandet från Polismyndigheten
Genom Polismyndighetens yttrande besvarades ett flertal frågor som Justitiekanslern ställt. Frågorna tog utgångspunkt i de teman som framgått ovan (under Syfte och inriktning). De frågor som gällde omfattningen av skaderegleringsärenden hade jämförelseåret 2016, och avsåg vidare ärenden hanterade fram till den 3 november 2017 då Polismyndigheten upprättade sitt yttrande.
4.1 Beskrivning av Polismyndigheten och skaderegleringsverksamheten
Polismyndigheten beskrev inledningsvis sin organisation och skaderegleringsverksamheten enligt följande.
Polismyndigheten är sedan den 1 januari 2015 en enrådsmyndighet. Rättsavdelningen är en av fem gemensamma avdelningar som tillgodoser verksamhetens och ledningens behov av strategisk styrning, verksamhetsnära stöd och stöd av mer administrativ karaktär.
Enheten för rättslig styrning och stöd är en av rättsavdelningens tre nationella enheter. Enheten ansvarar för att ge Polismyndighetens ledning och övriga avdelningar juridiskt stöd såväl i det nationella som i det internationella arbetet, men har även ett övergripande ansvar för den rättsliga styrningen och stödet i hela Polismyndigheten. Enheten ansvarar för samråd och kontakter med tillsynsmyndigheter samt för som huvudregel Polismyndighetens processer i domstol. De två övriga enheterna är enheten för förvaltningsrätt och enheten för informationsförvaltning. Vid Rättsavdelningens rättsenheter placerade i polisregionerna finns motsvarande tre enheter. Deras huvudsakliga arbetsuppgift är att stödja regionerna i deras respektive ansvarsområden.
Inför omorganisationen år 2015 gjordes inga förändringar beträffande skaderegleringsverksamheten. I den tidigare organisationen låg skaderegleringsverksamheten vid Rikspolisstyrelsens rättsenhet. I den nya organisationen handläggs skadestånds- ärenden än så länge vid enheten för rättslig styrning och stöd. Under hösten år 2015 beslutades att handläggningen av ersättningsanspråk som grundas på polisens våldsanvändning och prövas enligt 8 § lag (1998:714) om ersättning vid frihetsberövanden och andra tvångsåtgärder [nedan frihetsberövandelagen, JK anm.] skulle handläggas av jurister vid de sju regionala rättsenheterna. När beslut fattats i dessa ärenden skickas de till rättsavdelningens kansli för expediering och eventuell utbetalning. Vid kansliet sker också den uppföljning att två gånger per år rekvirera den utbetalade ersättningen från Justitiekanslern.En uppdaterad handläggningsordning vid rättsavdelningen har nyligen trätt i kraft. Av den framgår att prövningar av anspråk enligt 5 § förordningen (1995:1301) om handläggning av skadeståndsanspråk mot staten [nedan handläggningsförordningen, JK anm.] kan handläggas av jurist. Tidigare avsågs jurist vid enheten för rättslig styrning och stöd. Framöver kommer ytterligare ersättningsärenden att flyttas över till juristerna vid de regionala rättsenheterna för handläggning. Tidpunkt för detta är dock ännu inte bestämt.
Vidare redogjorde Polismyndigheten för förfarandet vid reglering av skadeståndsanspråk vid myndigheten, hur olika ärendetyper hanteras och hur behörigheten att fatta beslut regleras.
Den initiala bedömningen av ett ärende görs av en handläggare vid rättsavdelningens kansli. Beträffande svårbedömda anspråk sker samråd med någon av juristerna vid enheten för rättslig styrning och stöd. Om anspråket behöver kompletteras av den sökande begärs initialt en sådan komplettering. Därefter remitteras ärendet till rättsenheten i den polisregion där den påstådda skadan ska ha inträffat för inhämtande av yttrande och utredning. En jurist vid enheten för rättslig styrning och stöd fattar sedan beslut i ärendet alternativt överlämnar med ett yttrande ärendet till Justitiekanslern om anspråket grundas på en s.k. beslutsskada.
Avser anspråket skador uppkomna genom polisens våldsanvändning och som i första hand ska prövas enligt 8 § frihetsberövandelagen lämnas ärendet direkt över till rättsenheten i den polisregion där den påstådda skadan ska ha inträffat. Jurister vid rättsenheten utreder och fattar beslut i ärendet. När beslut fattats skickas ärendet tillbaka till rättsavdelningens kansli, som sköter expediering och eventuell utbetalning av ersättning.
Samtliga anspråk som grundas på att ett pass- eller id-kortsärende handlagts på ett felaktigt sätt handläggs av jurister vid rättsenheten i polisregion Mitt. Anspråk som grundas på förordningen (1998:1379) om ersättning till polismän och anställda inom kriminalvården m.fl. för skada på egendom [nedan förordningen om sakskador för polismän m.fl., JK anm.] handläggs av jurister vid rättsenheten i polisregion Väst.
För att förenkla för sökande att begära ersättning av polisen finns på polisens hemsida en blankett för begäran av skadestånd av polisen (https://polisen.se/Utsatt-for-brott/Ersattning-och-skadestand/).
Stevenson
Av Polismyndighetens arbetsordning framgår att rättsavdelningen ska ha verksamhetsansvar för och chefen för avdelningen är tillika processägare avseende handläggning av skadestånds- och ersättningsärenden. Av rättsavdelningens handläggningsordning framgår att enheten för rättslig styrning och stöd fullgör chefen för rättsavdelningens processansvar avseende handläggningen av skadestånds- och ersättningsärenden. Av bilaga 2 till rättsavdelningens handläggningsordning, delegationsordning för förvaltningsbeslut m.m. framgår att lägsta beslutsnivå är jurist för beslut i skadeståndsärenden enligt 5 § handläggningsförordningen, med anmärkningen att ärenden gällande pass- och id-kort handläggs vid rättsenhet Mitt. Vidare framgår att jurist är lägsta beslutsnivå för beslut enligt 8 § frihetsberövandelagen. Jurist är även lägsta beslutsnivå för beslut enligt 6 § förordningen om sakskador för polismän m.fl. med anmärkning att denna ärendetyp handläggs vid rättsenhet Väst.
Möjlighet till omprövning finns och handläggs vid den enhet som fattat beslut i ärendet. Polismyndigheten har ingen statistik och det är inte heller möjligt att ta fram någon statistisk om hur många ärenden det rör sig om. Men myndighetens uppfattning är att det är ett fåtal sökande som begär omprövning. […]
Polismyndighetens yttrande innefattade även svar på frågor som rörde ärendehanteringssystem, akthantering och handläggarstöd. Vidare beskrevs hur rättegångar handläggs beträffande skadeståndsanspråk där myndigheten utför statens talan.
Skaderegleringsärendena diarieförs i Polismyndighetens allmänna diarie- och ärendehanteringssystem (PÄr) som är myndighetsövergripande, men har en inbyggd behörighetsstruktur. PÄr är ett ärendehanteringssystem med stöd för fullt digitalt arbetssätt. Vad gäller skaderegleringsärendena används systemet i nuläget endast för diarieföring. Förarbetet med en övergång till digitalt arbetssätt i skadeståndsärendena har påbörjats och beräknas börja implementeras under 2018.
Vid handläggningen av ersättningsärendena är det vanligt att uppgifter behöver tas fram ur andra av Polismyndighetens ärendehanteringssystem, t.ex. för sökningar av anmälningar, beslagsprotokoll och händelserapporter. Det vanligaste systemet för dessa uppgifter är Durtvå (datoriserad utredningsrutin med tvångsmedel).
Till varje diariefört ersättningsärende skrivs i nuläget en pappersakt ut av registrator. Akten med de handlingar som ingår i ärendet vidarebefordras sedan till enheten för rättslig styrning och stöd. Enheten har process- och funktionsansvar för handläggningen av ärendena. Om enheten bedömer att det i ärendet ska inhämtas yttrande, underlag, beslut m.m. från annan enhet/avdelning inom Polismyndigheten översänds kopior av aktens innehåll till berörd instans digitalt via intern e-post.
På aktens omslag framgår diarienummer, inkom/upprättat datum, registreringsdatum, handläggare, handläggande enhet, ingivare/mottagare samt ärendemening. Dessa uppgifter finns också i PÄr, där övriga berörda parter i ärendet registreras (men dessa uppgifter finns inte på aktomslaget). På omslaget finns även utrymme att, för hand, skriva in åtgärder samt datum för åtgärden, samma uppgifter kan även skrivas in i PÄr istället för på aktomslaget. Ansvarig handläggare bedömer om och i så fall vilka åtgärder som ska registreras i PÄr. I skadeståndsärendena registreras i regel samtliga inkomna och upprättade handlingar som bedöms tillföra sakuppgift, har betydelse för myndighetens verksamhet eller leder till en åtgärd inom myndigheten. Vid övergången till ett helt digitalt arbetssätt kommer handlingar att förvaras elektroniskt i PÄr och därmed ersätta pappersakterna. Samtliga handlingar och uppgifter i ärendet kommer då vara digitala.
Det finns en skriftlig instruktion för handläggning av skadeståndsärenden. […]
Enheten för rättslig styrning och stöd genomför två gånger per år samverkansforum där de regionala rättsenheterna inbjuds att delta. Deltagarna brukar få möjlighet att anmäla sig till ett specifikt sakområde och skaderegleringsverksamheten är en stående punkt vid dessa tillfällen. Deltagarna får lämna in frågor som sedan tas upp i grupp för respektive sakområde. Juristerna vid enheten för rättslig styrning och stöd arbetar för att juristerna vid de regionala rättsenheterna ska känna sig välkomna att ringa och samråda i frågor som kan uppkomma i de enskilda ärendena.
Enligt rättsavdelningens delegationsordning bilaga 2 till handläggningsordningen ska jurist vid enheten för rättslig styrning och stöd föra Polismyndighetens talan vid processer i domstol i skadeståndsärenden där Polismyndigheten är svarande. Vid ett fåtal tillfällen har fullmakt utfärdats till jurist vid regional rättsenhet att föra Polismyndighetens talan. Samråd med Justitiekanslern sker inte bara beträffande rättegångar. Det avgörande för ett eventuellt samråd är komplexiteten av frågeställningen i det enskilda fallet, förutom när det rör ärenden av principiell natur eller av stor ekonomisk betydelse då samråd alltid sker.
4.2 Statistik och handläggningstider
För att få en bild av antalet inkomna och avgjorda skaderegleringsärenden hos Polismyndigheten ställdes ett antal frågor med utgångspunkt i antalet ärenden inkomna under 2016 och hanterade därefter.
Av PÄr framgår att 1 332 anspråk diarieförts som inkomna under år 2016 med saknummer 990 (ersättning till utomstående).
Utöver anspråk med saknummer 990 handlägger även Polismyndigheten ersättningsanspråk enligt förordningen om sakskador för polismän m.fl. Denna ärendetyp har saknummer 873. Under år 2016 diariefördes 119 sådana anspråk.
Utöver ovan nämnda åtskillnad mellan ersättningsanspråk från utomstående (saknummer 990) och polisman (saknummer 873) görs ingen kategorisering av anspråken vid registrering i PÄr.
Anspråk mot Polismyndigheten handläggs huvudsakligen vid rättsavdelningens enhet för rättslig styrning och stöd. Enheten har process- och funktionsansvar för skadeståndsärenden inom myndigheten. Som ovan anförts har handläggningen avseende tre ärendetyper flyttats till de regionala rättsenheterna. Beträffande övriga anspråk inhämtas yttrande och underlag från respektive rättsenhet inom den polisregion där skadan ska ha inträffat.
[…]
Eftersom rättsavdelningens kansli i nuläget tar emot, fördelar och avslutar varje ersättningsärende är det inte möjligt att utifrån Polismyndighetens diariesystem ange hur många anspråk som handlagts av respektive regional rättsenhet. I nuvarande förfarande är det alltså även vanligt att ett anspråk föranleder en handläggande och utredande åtgärd både vid regional rättsenhet, genom ett yttrande, och vid enheten för rättslig styrning och stöd, genom ett beslut.
Av de 1 332 anspråk som diarieförts som inkomna år 2016 hade 1 279 den 3 november 2017 status avslutat i PÄr. Vid samma tidpunkt hade 116 av totalt 119 ärenden avseende anspråk för skada på polismans egendom status avslutat. Beträffande de ärenden som inte har status avslutat per den 3 november 2017 kan de ha avslutats tidigare men därefter återöppnats, t.ex. med anledning av begäran om förnyad prövning. […]
Antalet överlämnanden/yttranden till Justitiekanslern uppgick till 66 stycken under år 2016.
Slutligen besvarades ett antal frågor angående Polismyndighetens handläggningstider för skaderegleringsärenden.
Polismyndigheten har inte satt upp några särskilda tidsmål. Som framgår nedan är det ovanligt att handläggningstiden överstiger ett år. Det är vanligt att svar, synpunkter och yttranden behöver inhämtas från olika håll, vilket förlänger handläggningstiden. En annan orsak till att handläggningstiden förlängs är att anspråk ofta inte är kompletta när de kommer in till myndigheten. Polismyndighetens arbete med att förkorta handläggningstiderna i skadeståndsärendena pågår. Det sker bl.a. genom ett införande och utbildningsinsatser av digital handläggning, delvis i syfte att handläggare ska få bättre kontroll över sina ärenden och själva kunna avsluta ärenden i diariet.
Under 2016 avslutades 1 644 ärenden som i PÄr diarieförts som ersättningsanspråk mot Polismyndigheten. Den genomsnittliga tiden för dessa ärenden var cirka 185 kalenderdagar från det att det kom in till dess att det avslutades i diariet.
174 av ärendena avslutades i diariet mer än ett år efter att anspråket inkom. Fler än hälften av dessa ärenden diariefördes före år 2015 då Polismyndigheten blev en myndighet. Innan år 2015 kunde samma ersättningsanspråk få olika ärendenummer vid olika myndigheter inom Polisen, t.ex. om dåvarande Rikspolisstyrelsen begärt ett yttrande från dåvarande Polismyndigheten i Stockholms län. Ett flertal av de 174 ärendena som i diariet avslutats senare än ett år efter att det inkom förefaller vara av det slaget. Det rör sig således om ärenden som varit avslutade i praktiken sedan länge men som inte avförts i diariet förrän senare.
Som tidigare nämnts förekommer det även att ärenden som avslutats öppnas om det tillkommer en handling. De avslutas då i regel igen inom närtid och får då ett nytt avslutsdatum. Uppgifterna som legat till grund för detta yttrande beträffande handläggningstider har utgått från när ett ärende avslutades senast vilket alltså inte behöver vara detsamma som när det avslutades första gången.
Då det vid registrering i Polismyndighetens diariesystem inte görs någon närmare kategorisering vad gäller typer av anspråk är det inte möjligt att redovisa genomsnittlig handläggningstid för olika slags skadeståndsärenden utöver de som har olika saknummer. För ersättningsärenden med saknummer 990, d.v.s. gällande anspråk från utomstående, var den genomsnittliga tiden från det att anspråket kom in till Polismyndigheten till dess att det avslutades i diariet cirka 187 kalenderdagar. I ärenden angående skada på polismans egendom, saknummer 873, var den genomsnittliga handläggningstiden cirka 160 kalenderdagar.
I allmänhet kan sägas att ärenden som prövas enligt 8 § frihetsberövandelagen ofta har kortare handläggningstid än övriga kategorier. Skadorna har uppkommit genom polisens våldsanvändning och det vanligaste anspråket är ersättning med anledning av en skadad ytterdörr.
I det funktionsansvar som Polismyndighetens enhet för rättslig styrning och stöd har för ersättningsanspråken ingår att varje ärende expedieras, avslutas och arkiveras centralt, oavsett var det har handlagts. I diariesystemet tillhör alla ärenden samma enhet, även om de alltså kan handläggas av annan enhet. I och med denna metod är det således inte möjligt att få fram genomsnittlig handläggningstid för olika enheter inom myndighetens rättsavdelning.
I och med de uppföljningar som görs kan enheten för rättslig styrning och stöd, med anledning av sitt funktionsansvar för ersättningsärendena, konstatera att myndighetens regionala rättsenheter har olika lång handläggningstid. Under år 2016 hade rättsenheterna vid polisregion Nord respektive Bergslagen längre handläggningstider än övriga regioners rättsenheter. Orsakerna till det kan inte besvaras här på annat sätt än att de olika rättsenheterna har olika hög arbetsbelastning, resurser och gör olika prioriteringar.
Mot bakgrund av ovanstående kan ett anspråks handläggningstid ofta bero på vid vilken regional rättsenhet som prövar anspråket snarare än vilken kategori det faller under. […]
5  De akter som granskats
5  De akter som granskats
Justitiekanslern begärde, efter att ha tagit del av Polismyndighetens yttrande, att få följande akter översända för granskning.
Samtliga skaderegleringsärenden med saknummer 990 (ersättning till utomstående) som inleddes hos Polismyndigheten i mars respektive oktober månad 2016.
Samtliga skaderegleringsärenden med saknummer 990 (ersättning till utomstående) som inleddes hos Polismyndigheten i mars respektive oktober månad 2016.
De ärenden med saknummer 990 som inleddes hos Polismyndigheten under 2016, och som inte hade avgjorts den 3 november 2017.
De ärenden med saknummer 990 som inleddes hos Polismyndigheten under 2016, och som inte hade avgjorts den 3 november 2017.
Av sammanlagt 228 ärenden som inleddes i mars eller oktober månad 2016 lämnades 215 ärenden över till Justitiekanslern. Övriga ärenden fanns noterade i en bilagd förteckning. Det huvudsakliga skälet till att de inte lämnades ut var att de inte förvarades vid rättsavdelningen nationellt.
Avseende de ärenden som inleddes under 2016, och som ännu inte avgjorts den 3 november 2017, lämnades akterna i 47 ärenden över till Justitiekanslern. Även här framgick av en förteckning att det saknades några ärenden bland dem som överlämnats. Dessa förvarades på annan plats än vid rättsavdelningen nationellt.
6  Justitiekanslerns iakttagelser och synpunkter
6  Justitiekanslerns iakttagelser och synpunkter
6.1 Övergripande iakttagelser och synpunkter
Justitiekanslerns övergripande intryck är att skaderegleringsverksamheten vid Polismyndigheten fungerar mycket väl. Under granskningen gjorde Justitiekanslern följande generella iakttagelser.
Skaderegleringshandläggningen vid Polismyndigheten framstår som välorganiserad. Handlingarna i akterna är ordnade och handläggningen är därmed, med något enstaka undantag, lätt att följa. Diarieföringen fungerar i allt väsentligt bra.
De ärenden som handläggs på rättsavdelningen nationellt remitteras regelmässigt till de regionala rättsenheterna. Begäran om remissvar är tydligt utformade och remitteringen sker vanligen i nära anslutning till att ärendena kommer in till Polismyndigheten. Den övervägande delen av de remissvar som kommer in till rättsavdelningen nationellt (enheten för rättslig styrning och stöd) är detaljerade och besvarar remissförfrågan på ett adekvat sätt. Även tjänsteanteckningarna, i den mån sådana förekommer i akterna, är tydliga. Handläggningstiderna för skadeståndsanspråk framstår allmänt sett som fullt rimliga och i flertalet fall föredömligt skyndsamma. Handläggningen är i de flesta ärenden snabb och effektiv. Endast ett fåtal ärenden har längre handläggningstid.
De beslut som fattas är väl motiverade, lätta att förstå och framstår som väl avvägda. Detta gäller såväl de beslut som fattas av rättsavdelningen nationellt som av de regionala rättsenheterna. Den som visar skäl för sitt anspråk beviljas ersättning. Rättsavdelningen nationellt gör i de remitterade ärendena ibland en annan bedömning än vad den regionala rättsenheten gjort, vilket tyder på självständighet.
Justitiekanslern har emellertid beträffande vissa frågor, och i enskilda ärenden, gjort iakttagelser också av sådant som Polismyndigheten bör kunna förbättra. Dessa iakttagelser redovisas i det följande.
6.2 Beslutsskador och behörighet m.m.
Handläggning av beslutsskador
Handläggning av beslutsskador
Av handläggningsförordningen följer att Justitiekanslern, i fråga om anspråk som grundas på bestämmelserna i 3 kap. 2 § skadeståndslagen (1972:207) om fel eller försummelse vid myndighetsutövning, handlägger anspråk till följd av s.k. beslutsskador (3 §). Polismyndigheten är behörig att handlägga anspråk på grund av s.k. faktiska skador som har inträffat inom dess verksamhetsområde och anspråk som grundar sig på 8 § frihetsberövandelagen (se 5 § och bilagan till handläggningsförordningen).
Som angetts ovan är Justitiekanslerns allmänna intryck att Polismyndigheten handlägger skaderegleringsärenden effektivt och rättssäkert. Vid granskningen har det emellertid uppmärksammats att Polismyndigheten i ett flertal ärenden har prövat anspråk som verkar ha grundats på att myndighetens beslut innefattat fel och försummelse i den mening som avses i 3 kap. 2 § skadeståndslagen. Som exempel kan nämnas ett ärende som gällde anspråk framställt med hänvisning till ett felaktigt beslut att spärra ett pass (dnr A430.666/2016). Ett annat exempel är ett ärende som gällde ersättning för en moped som felaktigt hanterats som hittegods och lämnats ut till upphittaren (dnr A103.996/2016).
Ytterligare exempel på ärenden där Polismyndigheten inte tycks ha varit behörig att handlägga skadeståndsanspråken är: dnr A454.659/2016 (anspråk avseende kostnader för resor och felparkeringsavgift till följd av ett beslut om avspärrning); dnr A132.181/2016 (anspråk avseende abonnemang- och avbetalningskostnader för en mobiltelefon respektive en Ipad framställt med hänvisning till ett beslut om beslag); dnr A097.336/2016 (ersättning för inkomstbortfall till följd av ett beslut om avspärrning) och dnr A453.017/2016 (anspråk avseende bl.a. ersättning för bräckjärn med hänvisning till ett beslut om beslag och omedelbart förverkande). När Polismyndigheten inte är behörig att pröva anspråk till följd av beslutsskador ska dessa överlämnas till Justitiekanslern.
Polismyndighetens Instruktion för handläggning av skadeståndsärenden innehåller en erinran om att beslutsskador ska handläggas av Justitiekanslern. Samtidigt anges det att det inte är helt enkelt att avgöra om ett anspråk avser en beslutsskada eller en faktisk skada, vilket även bekräftas av nämnda exempel ovan. Det är viktigt att skadeståndsanspråk handläggs av en behörig myndighet. Vid osäkerhet om anspråket avser en faktisk skada eller beslutsskada bör Polismyndigheten samråda med Justitiekanslern. Mot bakgrund av vad som har framkommit vid granskningen kan det även finnas skäl att överväga utbildningsinsatser.
Handläggning av oklara anspråk
Handläggning av oklara anspråk
För att Polismyndigheten ska kunna bedöma om det i ett enskilt fall är fråga om en beslutsskada eller en faktisk skada, kan det krävas att sökanden ombeds att precisera grunden för skadeståndsanspråket. Ett annat – och säkert i vissa fall enklare – sätt att komma fram till vad grunden är, kan vara att hämta in handlingar i det underliggande ärende som skadestånds­anspråket gäller.
I ett av ärendena som granskades skrev sökanden i en kort skrivelse att han ville ha ersättning för två telefoner ”som blivit förstörda av Polismyndigheten efter beslut” (dnr A435.779/2016). Polismyndigheten hämtade inte in några handlingar i det underliggande ärendet. Istället skickades som första handläggningsåtgärd ett föreläggande till sökanden med en uppmaning att ange vilket belopp som yrkades och ge in kvitton eller motsvar­ande utredning avseende telefonernas värde. Ärendet skrevs sedan av eftersom ingen komplettering hade kommit in.
Om sökanden hade besvarat föreläggandet och gett in kvitton, hade det fortfarande inte varit möjligt att säkert avgöra om det var fråga om en beslutsskada eller en faktisk skada. Formuleringen i sökandens skrivelse talade snarast för att det var fråga om en beslutsskada. Justitie­kanslern har hämtat in det aktuella beslagsprotokollet. Där framgår det att beslagen av tele­fonerna hävdes till sökanden, men att beslut sedan fattades om att förstöra telefonerna efter det att kallelser om att hämta ut telefonerna hade skickats till två olika adresser, följt av konstaterandet att sökandens adress var okänd. Med kännedom om dessa förhållanden måste det uppfattas som att sökanden vände sig mot besluten om förstörande, dvs. att det var fråga om en beslutsskada. Polismyndigheten borde alltså, efter att ha hämtat in relevant underlag, ha lämnat över ärendet till Justitiekanslern.
I ett annat ärende hade Polismyndigheten, genom hänvisning till en regional rättsenhets yttrande, motiverat sitt beslut på ett sätt som gav intryck av att beslutsskador hade prövats, trots att avsikten av allt att döma varit att endast pröva faktiska skador (dnr A462.715/2016). Sökanden hade i ärendet gjort en anmälan om tjänstefel mot poliser som genomfört en husrannsakan i hans lägenhet och tagit hans bil i beslag. Han begärde i anmälan även ersättning dels pga. att hans dörr och dörrkarm skadats vid husrannsakningen, dels pga. att hans bil skadats i samband med att den togs i beslag. I sitt yttrande skrev ansvarig polisregion (Rättsenhet Väst) att beslutet om att ta bilen i beslag inte kunde anses utgöra fel och försummelse. Formuleringen visar att rättsenheten tolkade det som att det var fråga om en beslutsskada. När Polismynd­igheten fattade sitt beslut beskrevs dock anspråket som om det bara avsåg faktiska skador. Inget nämndes således om att sökanden skulle ha påstått att det var fel på besluten om husrannsakan och beslag. Anspråket angavs istället avse skador som uppkommit vid en husrannsakan och på en bil under tiden den varit tagen i beslag. Polismyndigheten avslog anspråket och hänvisade i skälen till de bedömningar som regionen gjort.
Om Polismyndigheten bedömde att grunden för anspråket var oklar, borde denna ha retts ut. Om beslutsfattaren däremot ansåg att det var tillräckligt tydligt att det endast var fråga om faktiska skador, borde inte beslutet ha motiverats genom en hänvisning till rättsenhetens yttrande. Ärendet visar på betydelsen av att beslut motiveras så att det tydligt framgår vad som prövats. Det belyser också att beslutsfattaren vid rättsavdelningen nationellt bör göra en självständig bedömning av ärendet i förhållande till de regionala rättsenheterna i de typer av skaderegleringsärenden där Polismyndigheten har bedömt att besluten bör fattas centralt.
Granskningen har omfattat vissa ärenden där anspråket riktat sig inte enbart mot Polismyndigheten och där ingen tydlig grund för anspråket angetts (se t.ex. dnr A464.347/2016). När det är fråga om ett skadeståndskrav som bedöms vara uppenbart ogrundat och där inga egentliga grunder har angetts eller där grunderna är mycket oklara, kan det inte begäras att Polismyndigheten lägger ner arbete på att utreda om det rör sig om en påstådd beslutsskada eller en faktisk skada. I dessa fall krävs det inte heller att ansökan överlämnas till Justitie­kanslern, även om det skulle kunna konstateras att det är fråga om en beslutsskada eller om kravet riktar sig mot staten i allmänhet eller mot andra myndigheter än Polismyndigheten. I stället kan skadeståndsanspråket lämnas utan åtgärd i de delar det är så oklart att en prövning inte bedöms vara möjlig. Om en prövning skett i någon del, bör det dock tydligt framgå vad Polismyndigheten har prövat. Vidare gäller att Polismynd­igheten naturligtvis inte heller i dessa fall får gå utöver sin behörighet.
I vissa fall kan det vara svårt inte bara att bedöma om anspråket rör en faktisk skada eller en beslutsskada, utan även om det alls är fråga om ett skadeståndsanspråk. I ett ärende bedömde rättsavdelningen nationellt att ett brev inte skulle hanteras som ett ersättningsanspråk utan som ett överklagande av ett beslut om att återkalla ett pass (dnr A448.180/2016). Brevet överlämnades därför till gränspolisen. Enligt Justitiekanslern framstår bedömningen och handläggningen av detta ärende inte som helt ändamålsenlig, av följande skäl.
Även om ordet ”överklagande” nämndes i det aktuella brevet, framgick det tydligt att sökanden i första hand ville ha ersättning för det nya pass han köpt och i andra hand en förklaring till varför återkallelsen inte gick att upphäva. Det stod dessutom klart att det var fråga om en beslutsskada. Formuleringarna kunde tolkas antingen som att ersättning begärdes med anledning av att själva återkallelsebeslutet var fel eller, snarare, som att grunden för skadeståndet var att Polismyndigheten hade underlåtit att fatta ett beslut om att upphäva återkallelsebeslutet. Av handlingarna framgick att återkallelsebeslutet hade vunnit laga kraft. Skadeståndsfrågan var således inte för tidigt väckt.
Det var i och för sig en riktig åtgärd att låta någon inom Polismyndigheten fatta ett formellt avvisningsbeslut eftersom brevet också kunde uppfattas som ett för sent överklagande av återkallelsebeslutet. En korrekt handläggning av skadeståndsärendet hade dock utmynnat i att ärendet hade lämnats över till Justitiekanslern för handläggning. Genom att rättsavdelningen nationellt i sin överlämnandeskrift till gränspolisen verkade utgå från att sökanden, för att få en prövning av sitt ersättningsanspråk, måste framställa sitt krav på nytt efter att överklagandet hanterats, medförde handläggningen en risk för att ersättningskravet aldrig skulle komma att prövas. Det inträffade visar på vikten av att vid bedömningen av vad en persons begäran gäller se mer till skrifters innehåll än till eventuella etiketter och rubriker.
Delegation
Delegation
Polismyndigheten är en enrådighetsmyndighet och rikspolischefen fattar alla beslut i den mån beslutanderätten inte har delegerats. Rikspolischefen har beslutat om en arbetsordning som innehåller bl.a. föreskrifter om delegation av beslutanderätt inom myndigheten. Beslutanderätten i skaderegleringsverksamheten framgår även av rättsavdelningens handläggningsordning.
Av arbetsordningen framgår att chefen för en organisatorisk enhet som huvudregel har bemyndigande att fatta beslut inom den egna verksamheten. Av rättsavdelningens delegationsordning för förvaltningsbeslut m.m. (bilaga 2 till handläggningsordningen) anges i vilken omfattning andra medarbetare än chefen för rättsavdelningen har rätt att fatta beslut i de ärenden som förekommer på avdelningen. Vidare anges den lägsta beslutsnivå som ska gälla för de olika typerna av beslut. När det gäller beslut i samband med handläggning av skadeståndsärenden anges att jurist är lägsta beslutsnivå. En enhetschef vid rättsavdelningen får dock, i särskilt beslut, delegera till annan medarbetare att besluta i ärenden enligt delegationsordningen (personlig delegation).
Vid granskningen har det uppmärksammats att en medarbetare som inte är jurist fattat beslut i ett skadeståndsärende (dnr A110.413/2016). Medarbetaren hade inte någon personlig delegation. Som framkommit ovan får endast de medarbetare som har delegerad beslutanderätt fatta beslut i ärenden. I Polismyndighetens yttrande till Justitiekanslern anges att ytterligare ersättningsärenden kommer att flyttas över till de regionala rättsenheterna för handläggning. Mot denna bakgrund och med hänsyn till det inträffade bör det säkerställas att de medarbetare som hanterar skadeståndsärenden tagit del av arbetsordningen och rättsavdelningens handläggningsordning.
Rättsavdelningen använder sig av möjligheten att besluta om personlig delegation och har bl.a. delegerat beslutanderätt till en handläggare vid rättsavdelningens kansli. Handläggaren har fått delegation att avgöra skadeståndsärenden som bedöms vara av enklare karaktär.
De skadeståndsanspråk som Polismyndigheten reglerar kan i vissa fall anses vara av enklare karaktär. Flera av de ärenden som handläggaren fattat beslut i borde dock ha lämnats över till Justitiekanslern, eftersom anspråken rörde beslutsskador (se t.ex. dnr A472.263/2016). I de fall det är oklart om ett anspråk rör en beslutsskada eller en faktisk skada kan det ifrågasättas om ärendet är av enklare karaktär. Det bör tydligt framgå vilka typer av ärenden som omfattas av beslutanderätten när det ges personlig delegation att besluta i skadeståndsärenden.
Enligt Polismyndighetens arbetsordning ska en beslutshandling undertecknas av beslutsfattaren och, i förekommande fall, av föredraganden. Om beslutsfattaren inte kan underteckna handlingen får den undertecknas av annan medarbetare med tillägget ”enligt uppdrag”.
I ett antal ärenden som skrivits av från vidare handläggning har beslutshandlingen undertecknats av någon annan än beslutsfattaren (se t.ex. dnr A094.094/2016 och dnr A094.118/2016). I enlighet med arbetsordningen har medarbetaren undertecknat med sitt namn och tillägget ”e.u.”. Varken på
beslutshandlingen eller någon annanstans i akten har det emellertid framkommit vem som fattat beslutet. Om det görs undantag från arbetsordningens
huvudregel är det viktigt att det i efterhand går att kontrollera vem som varit beslutsfattare.
6.3 Iakttagelser beträffande äldre ärenden
Ärenden som hänför sig till statens frivilliga skadereglering innefattar inte någon myndighetsutövning och de beslut som sker i dem är partsbesked. Utgångspunkten bör dock vara att enskilda som väljer att be Polismyndigheten om ett sådant besked ska få ett svar inom rimlig tid.
Som framgått framstår handläggningstiderna för ärenden i polisens skaderegleringsverksamhet på ett övergripande plan som mycket goda. Det stora flertalet av de granskade ärendena har avgjorts inom några månader från det att anspråket kom in till polisen. Vissa ärenden har dock tagit längre tid att avgöra. Justitiekanslern har som framgått granskat akterna i ett femtiotal ärenden som inleddes hos Polismyndigheten under 2016 och som inte hade avgjorts i början av november 2017. Vid genomgången av dessa äldre akter har följande iakttagelser gjorts.
Anspråk där förundersökning eller annan rättslig prövning fortfarande pågått
Anspråk där förundersökning eller annan rättslig prövning fortfarande pågått
I två av de äldre ärendena (dnr A049.503/2016 och A274.812/2016) har observerats att Polismyndigheten under en längre tid väntat med sin handläggning för att reglera framställda skadeståndsanspråk, i avvaktan på händelser av betydelse för den sak som anspråket avsåg. I det ena fallet inväntades att en förundersökning skulle avslutas och i det andra fallet bl.a. en lagakraftvunnen dom i ett mål avseende ett enskilt åtal.
När omständigheter av betydelse för ett skadeståndsanspråk fortfarande är under rättslig prövning kan det ofta inte fastställas om det har förekommit några sådana brister i handläggningen som kan föranleda skadeståndsansvar för staten eller om någon slutlig skada uppstått för sökanden. Det kan därför vara lämpligt att inte reglera anspråket förrän den aktuella prövningen är avslutad. Justitiekanslern har mot den bakgrunden inte någon anmärkning mot att Polismyndigheten inte tidigare tagit ställning till de aktuella skadeståndsanspråken i sak.
När flera omständigheter talar för att ett avgörande i sak kan komma att dra ut på tiden, kan det dock vara lämpligt att i ett tidigt skede avsluta skadeståndsärendet. Det kan i så fall ske genom ett beslut i vilket myndigheten avböjer att reglera anspråket eftersom det är för tidigt väckt. Någon rättsförlust för den sökande blir det vid ett sådant beslut inte fråga om, eftersom han eller hon har möjlighet att återkomma med sitt anspråk när förutsättningarna för en skadereglering väl är uppfyllda. Däremot blir det tydligare för sökandena, och i myndighetens diarium, vilka anspråk som är under aktiv handläggning där.
Ärenden där de regionala rättsenheterna har tagit lång tid på sig
Ärenden där de regionala rättsenheterna har tagit lång tid på sig
Det förekommer skaderegleringsärenden med förhållandevis långa handläggningstider hos de regionala rättsenheterna. Justitiekanslern har vid sin granskning i ett fåtal fall iakttagit längre perioder av inaktivitet i handläggningen som Polismyndigheten bör sträva efter att undvika. Justitiekanslern vill samtidigt understryka att rättsavdelningen nationellt i de allra flesta ärenden skickar ut påminnelser med god regelbundenhet när beslut på de regionala rättsenheterna inte fattas i rimlig tid eller när något svar inte inkommer inom den begärda tiden. Effektiva och enhetliga rutiner för påminnelser framstår som centralt i dessa fall. Det är därför både ändamålsenligt och föredömligt att – i fall där en polisregion ska vidta åtgärder i flera ärenden – särskilt efterfråga de ärenden som bör prioriteras på grund av sin ålder (se t.ex. dnr A422.993/2016 och A416.784/2016).
Följande kan konstateras beträffande handläggningen vid de regionala rättsenheterna.
Vissa anspråk som avser ersättning enligt 8 § frihetsberövandelagen (sakskador genom våld som utövas med stöd av polislagen) har väntat länge på beslut hos ansvarig polisregion, trots att ärendena verkar vara av mycket enkel karaktär och något kompletteringsbehov inte bedömts föreligga. Ett par exempel kan nämnas.
I ett ärende som avsåg skador på en bil till ett värde om knappt 1 500 kr (dnr A849.383/2016) kom anspråket in till Polismyndigheten den 7 december 2016. Anspråket skickades två dagar senare till rättsenheten vid Polisregion Syd för handläggning. Den 5 juli 2017 skickades en påminnelse till regionen från rättsavdelningens nationella kansli om ärendet, eftersom det inte framgick av diariet att någon åtgärd vidtagits i det. Ingen åtgärd antecknades därefter i diariet förrän den 27 november 2017, då regionen beslutade om ersättning i enlighet med vad som begärts. I ett liknande ärende avseende ersättning för en krossad bilruta med drygt 1 500 kr (dnr A840.522/2016) kom anspråket in den 1 december 2016 och skickades till rättsenheten vid Polisregion Nord den 6 december. En påminnelse skickades i juli 2017 till regionen, som den 11 januari 2018 meddelade beslut om ersättning i enlighet med vad som begärts.
I fall som dessa, när det underlag som sökanden gett in tillsammans med sin ansökan inte är omfattande eller komplicerat och ersättning kan ges ut i enlighet med anspråket, är det inte tillfredsställande med sådan inaktivitet som exemplen illustrerar.
När skadeståndsanspråk grundade på 3 kap. 2 § skadeståndslagen har remitterats till de regionala rättsenheterna har det ibland dröjt länge innan regionens yttrande kommit rättsavdelningen nationellt tillhanda.
Justitiekanslerns granskning har t.ex. omfattat två ärenden som remitterats till regionala rättsenheter den 18 oktober respektive 16 december 2016, och där något yttrande ännu inte noterats i diariet (dnr A290.479/2016 och A862.531/2016). I båda dessa ärenden har regionerna överskridit de remisstider som bestämts och flera påminnelser har skickats från rättsavdelningens nationella kansli till den aktuella regionen. Dessa ärenden är visserligen något mer komplexa än de ovan berörda anspråken enligt 8 § frihetsberövandelagen, men det är inte godtagbart att det trots de påminnelser som skett har tagit såpass lång tid för regionerna att ge sina svar.
Ärenden där handläggningen hos rättsavdelningen nationellt har dragit ut på tiden
Ärenden där handläggningen hos rättsavdelningen nationellt har dragit ut på tiden
Det finns exempel på fall av inaktivitet även vad gäller handläggningen hos rättsavdelningen nationellt.
Ett sådant exempel avser ett anspråk på ersättning enligt 5 § frihetsberövandelagen, där det förekom ett långt uppehåll i samband med att utredning inhämtades. Ansökan kom i det aktuella ärendet (dnr A467.839/2016) in till Polismyndigheten den 25 oktober 2016. Ett föreläggande för sökanden att senast den 5 december 2016 komplettera anspråket i vissa avseenden skickades kort därefter per e-post. Nästa åtgärd i ärendet – remiss till regional enhet – antecknades först ett drygt år senare, den 15 december 2017. Regionens yttrande gavs den 11 januari 2018 och den 29 januari överlämnades anspråket till Justitiekanslern för bedömning.
Tre ytterligare exempel avser ärenden som varit färdigberedda, men som väntat på beslut hos rättsavdelningen nationellt under förhållandevis lång tid.
Ett av dessa gäller ett anspråk på ersättning med anledning av att en lägenhet varit avspärrad under en polisutredning (dnr A438.843/2016). Ärendet kom in till Polismyndigheten den 7 oktober 2016. Efter att yttrande hämtats in från regional rättsenhet blev ärendet, av allt att döma, klart för avgörande den 13 december samma år. Därefter har såvitt framgår av akten ingen åtgärd vidtagits och inget beslut meddelats.
Ett annat ärende, som avsåg anspråk på skadestånd till följd av polisens hantering av ett omhändertagande av tre hundar, kom in den 23 juni 2016 (dnr A281.631/2016). Efter att sökanden getts tillfälle att komplettera anspråket senast den 15 augusti 2016, men inte hörts av, vidtogs inte någon ytterligare beredningsåtgärd. Polismyndigheten meddelade dock inte sitt beslut, av innebörden att anspråket avslogs på grund av bristande utredning, förrän den 23 januari 2018.
Ett mer särpräglat fall gäller en skrift som kom in den 2 augusti 2016. Skriften är ställd till Polismyndigheten, men i sitt tilltal riktad till en enskild handläggare där. Med anledning av vissa formuleringar i skriften, vilka gäller ersättning för ärekränkning, har ett skadeståndsärende registrerats (dnr A335.335/2016). Ingen åtgärd har dock diarieförts i ärendet sedan det kom in.
I några enstaka fall har Polismyndigheten även dröjt med att överlämna anspråk som rört beslutsskada till Justitiekanslern utan att det verkar finnas någon rimlig förklaring. Detta är inte tillfredsställande eftersom ärendets totala handläggningstid då riskerar att bli väsentligt längre än vad ärendets beskaffenhet kräver. I ett ärende (dnr A364.101/2016) har således en region yttrat sig den 5 december 2016. Av e-postkorrespondens med sökanden kort därefter framgår att rättsavdelningen nationellt avsåg att lämna över ärendet till Justitiekanslern eftersom anspråket bedömdes röra en beslutsskada. Trots flera påminnelser från sökanden överlämnades inte anspråket till Justitiekanslern förrän den 22 augusti 2017.
Det framstår för Justitiekanslern, inte minst mot bakgrund av de överlag mycket korta handläggningstiderna i Polismyndighetens skadereglering, som önskvärt att myndigheten verkar för att undvika sådan inaktivitet i enskilda fall som framgår av de nu redovisade exemplen.
Avslutningsvis ser Justitiekanslern positivt på att Polismyndigheten – när den meddelat sitt beslut – har beklagat att handläggningen dragit ut på tiden i fall där den funnit det vara befogat (se t.ex. dnr A341.417/2016). Flera exempel finns även på att Polismyndigheten har gjort på liknande sätt under pågående handläggning och, i förekommande fall, även informerat om olika handläggningsåtgärder (se t.ex. dnr A364.101/2016). Myndigheten verkar således överlag vara mån om att uppfylla sin serviceskyldighet gentemot enskilda, vilket är av särskild betydelse när ett ärende blir liggande en längre tid.
Vissa iakttagelser beträffande registrering och administration
Vissa iakttagelser beträffande registrering och administration
Som angetts är Justitiekanslerns allmänna intryck att diarieföringen och administrationen hos Polismyndigheten beträffande skaderegleringsärenden fungerar bra. Endast i några fall har det iakttagits att handläggningen fördröjts till följd av – såvitt kan utläsas av handlingarna – bristande administrativa rutiner i olika hänseenden.
Ett sådant fall gäller ett anspråk med anknytning till ett passärende, som kom in direkt per e-post till en handläggare vid rättsavdelningen nationellt (dnr A859.016/2016). På grund av ett förbiseende, som enligt en tjänsteanteckning i ärendet föranletts av att anspråket inte på sedvanligt sätt kommit in via registrator, vidtogs inte någon åtgärd förrän ett drygt år senare. Anspråket skickades då vidare till behörig polisregion för handläggning.
I ett annat fall har ett anspråk på ersättning för beslagtagen egendom registrerats hos rättsavdelningen nationellt den 15 december 2016 (dnr A866.782/2016). Yttrande begärdes från berörd region den 22 december 2016. Den 28 juni respektive 6 november 2017 skickades påminnelser med hänvisning till att yttrande inte inkommit inom angiven tid (den 13 februari 2017). Såvitt framgår av diariet inkom dock yttrande från regionen redan den 16 januari 2017, samma datum som det är daterat. Drygt tio månader senare, den 21 november 2017, fattades beslut i ärendet, som var av enklare beskaffenhet.
Det är naturligtvis av vikt att allmänna handlingar registreras på ett korrekt sätt så snart de har kommit in till en myndighet och att de därefter överlämnas till ansvarig handläggare för åtgärd (se 5 kap. 1 § offentlighets- och sekretesslagen [2009:400]). Det första exemplet ovan visar vikten av att handläggarna vid myndigheten är uppmärksamma på att skadeståndsanspråk kan komma in på olika sätt. De angivna exemplen antyder även att det undantagsvis förekommer brister i kommunikationen och akthanteringen mellan kansli och handläggare på rättsavdelningen nationellt (se också dnr A209.836/2016 nedan).
De iakttagelser som Justitiekanslern i övrigt gjort på det aktuella området avser vissa ärenden där det förekommit förbiseenden vid och otydligheter i diarieföringen som inte påverkat ärendenas handläggning på ett mer markant sätt. Däremot har dessa misstag och oklarheter försämrat möjligheten att följa myndighetens skaderegleringsverksamhet genom slagningar i diariet.
Således har vissa ärenden av misstag dubbelförts. ”Dubletten” har då också kvarblivit i diariet under förhållandevis lång tid efter att det ärende där den faktiska handläggningen skett har avslutats (se t.ex. dnr A089.975/2016, A815.602/2016, A096.517/2016 och A857.423/2016). Också i fall där det inte förekommit någon dubbelföring har påträffats ärenden som i verkligheten avslutats genom beslut, men som har kvarstått som öppna i diariet under förhållandevis lång tid (t.ex. dnr A325.854/2016 och A307.315/2016).
I vissa fall där Polismyndigheten beslutat att överlämna skadeståndsanspråk till Justitiekanslern har Polismyndighetens ärende lämnats öppet, även efter det att Justitiekanslern beslutat beträffande anspråken och skickat en kopia av sitt beslut till Polismyndigheten (t.ex. dnr A035.469/2016 och A019.208/2016). I ett sådant ärende har beslut från Justitiekanslern enligt en notering i diariet mottagits av registrator hos Polismyndigheten den 7 september 2016 (dnr A209.836/2016). Enligt samma notering mottogs beslutet dock aldrig av rättsavdelningen, varför en kopia begärdes från Justitiekanslern. Först den 10 november 2017 kunde ärendet avslutas.
När det särskilt gäller själva diarieföringen som sådan, kan nämnas ett numera avslutat ärende (dnr A416.784/2016). Av den s.k. ärendesammanställningen i akten framgick tydligt att inga handläggningsåtgärder alls vidtagits under ett år efter den 1 december 2016. Att aktivitet i ärendet har förekommit under år 2017 kan dock utläsas av noteringar på aktomslaget och genom en ärendeanteckning upprättad ett år efter att den senaste handlingen antecknades som inkommen i ärendesammanställningen. En förklaring till denna otydlighet kan vara att ärendet hade samband med två andra ärenden och att två regioner handlagt ärendet under tiden, men otydligheten förtjänar ändå att påpekas.
Att misstag i enstaka fall sker i en myndighets diarieföring är svårt att undvika. De förbiseenden och oklarheter som iakttagits av Justitiekanslern verkar i huvudsak ha upptäckts och åtgärdats av Polismyndigheten i samband med en genomgång där i samband med att akterna lämnades över hit.
Det kan mot den bakgrunden finnas skäl för Polismyndigheten att överväga regelbundna genomgångar av motsvarande slag, i vart fall beträffande äldre ärenden i diariet. Därigenom kan åtgärder som är relevanta för ett ärendes handläggning vidtas snabbare och ärenden som av olika skäl felaktigt står som öppna kan identifieras och avslutas.
Avslutande möte
Avslutande möte
Justitiekanslern fick vid ett möte med Polismyndigheten den 9 april 2018 möjlighet att muntligt och översiktligt presentera den genomförda granskningen och de iakttagelser som gjorts. Samtidigt tackade Justitiekanslern för att Polismyndigheten varit tillmötesgående under hela tillsynsprojektet.