I en anmälan, som kom in till JO den 18 februari 2008, klagade AA på Helsingborgs kommun med anledning av långsam handläggning av framställningar om att få del av allmän handling. Av hans anmälan med bilagor framgick följande.
I en skrivelse till Helsingborgs kommun, tekniska förvaltningen, den 31 augusti 2007 begärde AA att få kopior av ett yttrande från år 1974 och ett PM från år 1975, båda från Lantbruksnämnden i Malmöhus län. Först efter en påminnelse fick han handlingarna med ett brev, daterat den 18 september 2007, från stadsbyggnadsförvaltningen. I ett brev daterat den 10 oktober 2007 begärde han ytterligare handlingar, två uppdragsbrev och en översiktskarta. Efter en påminnelse svarade stadsbyggnadsförvaltningen i en skrivelse, daterad den 8 november 2007. I skrivelsen upplystes att de efterfrågade handlingarna inte fanns hos förvaltningen utan förvarades hos stadsarkivet, där det fanns möjlighet att söka handlingarna. Skrivelsen avslutades ”Vi har dock tagit kontakt med stadsarkivet för att hjälpa till, och när vi fått dessa uppgifter översänder vi dem, beklagar, men därav längre handläggningstid”. Då inget hände tog AA själv kontakt med stadsarkivet. Det visade sig då att stadsarkivet inte hade fått någon begäran från stadsbyggnadsförvaltningen.
Stadsbyggnadsnämnden i Helsingborgs kommun anmodades att göra en utredning och yttra sig över anmälan. Vid sammanträde den 17 april 2008 beslutade stadsbyggnadsnämnden följande remissvar.
– – –
VA-verket har ägnat mycket tid för att efter bästa förmåga besvara alla de frågor som ställts per telefon och brevledes av AA, ordförande i Skavebäckens Vattenregleringsföretag.
Bakgrund
Vid Vegeåns vattendragsförbunds årsstämma den 31 maj 2007, på uppdrag av sekreterare BB hölls från Helsingborgs VA-verk ett föredrag gällande utbyggnader av Väla centrum. Under föredraget redogjordes noggrant för de olika
AA hade efterfrågat information för Skavebäckens vattenregleringsföretag, med anledning härav föreslog VA-verket att Vegeåns vattendragsförbund skulle sända inbjudan angående föredraget även till dem.
Representerade från VA-verket i Helsingborg var VA-chef CC samt samt bitr VAchef DD som föredragshållare.
Enligt önskemål översändes kopior av hela föredraget samt bilder senare till AA, som i sitt brev den 31 augusti 2007 också bekräftade det tidigare mottagandet.
Brev daterat 31 augusti 2007, inkom 4 september 2007:
Innehöll dessutom förfrågan angående mätutrustning vid Väla Bäcks magasin, samt önskemål om kopior av Dnr 34-605/74 samt Dnr 34-605/74, båda gällande beslut från Lantbruksnämnden i Malmöhus län.
Svar på detta sändes 18 september 2007, Dnr 2515/07; med svar på ställd fråga samt kopior av tillhörande bilagor som efterfrågats.
Den 10 oktober 2007 gjordes ytterligare en förfrågan av AA med önskemål om de handlingar/uppdragsbrev som låg till grund för Lantbruksnämndens beslut i ovan nämnda skrivelser. Då dessa inte fanns i förvaltningens arkiv tog VA-verket telefonkontakt med stadsarkivet.
Eftersom dessa handlingar är mer 30 år borde de vara överförda till stadsarkivet.
På stadsarkivet letades det under en halvdag efter dessa handlingar av personal på stadsarkivet. Därefter fick verket besked per telefon att handlingarna inte fanns att hitta.
Någon skriftlig beställning gjordes inte av VA-verket. Allt skedde per telefon.
Den 8 november 2007 underrättades AA om att handlingarna inte fanns på förvaltningens arkiv men att det fanns möjlighet att söka dessa handlingar direkt på stadsarkivet. Vi talade också om att verket dock haft kontakt själva med stadsarkivet för att hjälpa till och beklagade därför att svaret dröjt.
VA-verket anser sig inte varit försumliga i detta ärende utan tvärtom försökt att vara tillmötesgående både vid brev och ett antal telefonkontakter som skett.
Handläggare i detta ärendet har varit DD, bitr. VA-chef.
AA kommenterade remissvaret.
Enligt 
2 kap. 12 § tryckfrihetsförordningen
, TF, ska en allmän handling som får lämnas ut – och alltså inte omfattas av någon sekretessbestämmelse – på begäran ”genast eller så snart som möjligt” på stället utan avgift tillhandahållas den som önskar ta del av handlingen. Av 
2 kap. 13 § TF
 framgår att den som önskar ta del av en allmän handling också har rätt att mot fastställd avgift få en avskrift eller en kopia av handlingen till den del den får lämnas ut. En begäran att få en avskrift eller en kopia av en allmän handling ska behandlas skyndsamt. Besked i en utlämnandefråga bör normalt lämnas samma dag som begäran gjorts. Någon eller några dagars fördröjning kan dock godtas om en sådan fördröjning är nödvändig för att myndigheten ska kunna ta ställning till om den efterfrågade handlingen är allmän och offentlig.
Det är som regel den myndighet som förvarar handlingen som ska pröva en begäran, 2 kap. 14 § första och andra stycket TF. Om en viss befattningshavare vid en
När det gäller framställningar om att få del av handlingar som inte finns hos myndigheten kan myndigheten, om det inte råder någon tvekan om att handlingen inte finns och att den aldrig har funnits hos myndigheten, i stället för att pröva framställningen enligt 
15 kap. 6 § sekretesslagen
, avvisa den. För det fall den som begärt att få del av handlingen trots att han har fått besked om att framställningen gjorts hos fel myndighet återkommer med sin begäran bör dock ett överklagbart beslut enligt 
15 kap. 6 § sekretesslagen
 meddelas.
I de fall det är tveksamt om det rör sig om en handling som finns eller har funnits hos myndigheten bör framställningen prövas enligt föreskrifterna i 
15 kap. 6 § sekretesslagen
.
Handläggningen av AA begäran om handlingar i brevet den 31 augusti 2007 besvarades först efter två veckor. Nämnden har inte närmare angett orsaken till tidsutdräkten. Även om det krävdes viss tid för att besvara den fråga som AA ställt i brevet så borde själva handlingsutlämnandet handlagts skyndsamt, i enlighet med TF:s bestämmelser.
AA begäran om handlingar i brevet den 10 oktober 2007 var, liksom den tidigare, ställd till ”Helsingborgs stad, tekniska förvaltningen”. Framställningen handlades av stadsbyggnadsförvaltningen, som enligt uppgifter på kommunens hemsida sedan den 1 juli 2007 ersatt tekniska förvaltningen och stadsbyggnadskontoret. Förvaltningen besvarade AA begäran efter fyra veckor genom skrivelsen den 8 november 2007. Av nämndens remissvar framgår att det avslutande stycket i skrivelsen inte var avsett att uppfattas som ett löfte från förvaltningen om att återkomma med handlingarna utan i stället skulle förstås som en förklaring till handläggningstidens längd. Även om förvaltningen efterforskat handlingarna hos stadsarkivet i syfte att bistå AA har det emellertid inte motiverat en så lång handläggningstid.
Stadsbyggnadsnämnden borde således med större skyndsamhet ha besvarat AA framställan. Nämnden borde, eftersom det inte tycks ha kunnat klarläggas om de efterfrågade handlingarna fanns kvar hos myndigheten, ha meddelat ett överklagbart beslut i ärendet.