Beslutet i korthet:
 I anstaltens studielokal Lärcentrum påträffade anstaltens kontrollgrupp flera pärmar med dokument som rörde flera olika intagna. Pärmarna togs om hand för att anstalten skulle kunna utreda vem de tillhörde. Anmälaren hävdade att pärmarna tillhörde honom. Trots det dröjde det två och en halv vecka innan anstalten – vid ett möte med anmälaren – kunde klarlägga att pärmarna verkligen tillhörde honom. JO uttalar i beslutet att ett formlöst omhändertagande av material för att utreda vilka uppgifter det innehåller och vem det tillhör bör bli mycket kortvarigt. Anstalten borde enligt Vasquez skyndsamt ha tagit reda på vem/vilka materialet tillhörde och om han eller de hade tillstånd att inneha det för att därefter kunna återlämna materialet eller omhänderta det med stöd av 
5 kap. 2 § fängelselagen (2010:610)
. Anstalten kritiseras för dröjsmålet.
När anstalten konstaterat att materialet tillhörde anmälaren ansökte han om att få inneha delar av materialet. Det dröjde därefter över sex veckor innan anmälaren fick materialet. Anstalten kritiseras för den långa handläggningstiden. Vidare kritiseras en kriminalvårdsinspektör för innehållet i ett skriftligt svar han lämnat till anmälaren när anmälaren framförde sitt missnöje med att anstaltens innehavsprövning drog ut på tiden.
I en anmälan som kom in till JO den 15 oktober 2014 klagade AA på hur anstalten hanterat ett ärende om omhändertagna tillhörigheter. Han anförde i huvudsak följande:
Den 9 september 2014 omhändertog anstalten ett antal pärmar, dokumenthållare och lösa dokument som är hans personliga tillhörigheter. Det var till stor del studiematerial men också privata dokument. Omhändertagandet gjordes i hans studierum i anstaltens skollokaler. Den 18 september 2014 meddelade en kriminalvårdsinspektör att AA skulle få tillbaka studiematerialet och de privata pärmarna den 19 september. Den 19 september kallades han till skolan tillsammans med en lärare och anstaltens kriminalvårdsinspektör med ansvar för säkerhet (säkerhetskvinsp.). AA upplyste om att han blivit lovad att få tillbaka dokumenten och fick till svar att materialet måste gås igenom. Han ifrågasatte vad som hänt under de tio dagar som gått sedan omhändertagandet men fick inte
JO begärde att Kriminalvården skulle yttra sig över det som AA anfört. JO begärde även att Kriminalvården skulle redogöra för hur omhändertagandet av tillhörigheterna dokumenterats och hur AA underrättats om åtgärden.
Kriminalvårdens remissvar
I sitt remissvar anförde Kriminalvården, Region Öst, genom dåvarande regionchefen BB, följande:
Sakförhållanden
Anstalten Kalmar har genom kriminalvårdschef CC inkommit med uppgifter rörande de omständigheter som AA har anfört i sin anmälan. Av uppgifterna jämte journalanteckningar framgår bl.a. följande.
Kontrollgruppen vid anstalten Kalmar påträffade den 9 september 2014 sju stycken pärmar i anstaltens Lärcentrum. Denna lokal har samtliga intagna som är placerade i Lärcentrum tillgång till. Pärmarna innehöll beslut, verkställighetsplaner etc. som rörde flera olika intagna, både placerade vid anstalten och vid andra anstalter.
AA hävdade att pärmarna tillhörde honom. Anstalten ansåg dock inte att detta var klarlagt då pärmarna innehöll dokument om flera olika intagna inklusive AA, att AA inte hade något registrerat innehavsbeslut för dessa dokument samt att dokumenten påträffades i ett utrymme som cirka 15 intagna hade tillgång till.
Pärmarna togs om hand av anstalten för att utreda vem de tillhörde och varför de innehöll uppgifter om flera olika intagna.
Den 26 september 2014 hade säkerhetskvinspen DD och vakthavande befäl EE ett möte med AA. Under mötet blev det klarlagt att pärmarna tillhörde AA. AA plockade bort tre pärmar som låstes in i hans skåp i förrådet och övriga pärmar omhändertogs av anstalten. AA fick vidare plocka ut de handlingar som han ville inneha i sitt bostadsrum och handlingar som han behövde för sina studier. Anstalten prövade därefter vilka dokument han kunde få inneha i sitt bostadsrum. Då det handlade om en stor mängd dokument och varje handling skulle prövas var och en för sig var det ett omfattande arbete att pröva innehavsfrågan. Under vecka 46 
(den 10–16 november, JO:s anm.)
 överlämnades de dokument från pärmarna, vilket var den största delen av dokumenten, som anstalten ansåg att AA kunde få inneha i sitt bostadsrum eller i studielokalen. De känsliga dokument om AA och om andra intagna som anstalten av säkerhetsskäl ansåg att AA inte kunde få inneha placerades i personalkontoret i direkt anslutning till hans bostadsavdelning. Dessa handlingar kunde AA ta del
När det var klarlagt vid mötet med AA den 26 september 2014 att pärmarna tillhörde AA dokumenterades omhändertagandet i hans journal den 29 september 2014. Att anstalten omhändertog pärmarna underrättades han om i samband med samma möte.
Författningsbestämmelser
7 § förvaltningslagen (1986:223)
, FL
5 kap. 1 och 2 §§ fängelselag (
2010:610
), FäL
14 § fängelseförordning (
2010:2010
), FäF
Kriminalvården, Region Östs bedömning
Ett ärende där någon enskild är part ska handläggas enligt 
förvaltningslagen
 så enkelt, snabbt och billigt som möjligt utan att säkerheten eftersätts. I förevarande fall fanns till en början oklarheter rörande vem de sju pärmarna tillhörde. När detta hade säkerställts handlade det om en stor mängd dokument som anstalten Kalmar skulle ta ställning till huruvida AA utifrån säkerhetsskäl kunde inneha dessa i sitt bostadsrum. Från det datum som det var klarlagt att pärmarna tillhörde AA tog det knappt 1,5 månad innan AA fick de dokument anstalten ansåg att AA kunde inneha i sitt bostadsrum eller i studielokalen. Han har hela tiden kunnat ta del av samtliga dokument i en lokal där inte andra intagna har varit närvarande.
Enligt FäF ska den intagne underrättas om omhändertagande och omhändertagandet ska dokumenteras. Pärmarna omhändertogs enligt lagens mening först vid mötet 26 september 2014 då det var klarlagt att pärmarna tillhörde AA. Detta underrättades han om vid mötet och dokumenterades i hans journal den 29 september 2014.
AA kommenterade remissvaret. Han anförde i huvudsak följande:
Sakförhållandena i regionens yttrande är delvis felaktiga. Ärendet inleddes med att han blev avvisiterad en pärm och en dokumenthållare när han var på väg ut från skollokalerna. Dessa påträffades alltså inte i hans studierum. Pärmen innehöll till största delen handlingar som gällde hans egna ärenden hos JO och Justitiekanslern (JK). Dokumenthållaren var märkt med ”Informationer och underlag till magisterarbete”. Kontrollgruppen ifrågasatte hans innehav av andra intagnas dokument, men han visade att han har fullmakter från dessa intagna. Han bedriver studier på heltid i ett litet rum som han delar med en annan intagen. Pärmarna beslagtogs från en hylla ovanför hans datorplats, och hyllan var märkt ”Böcker och pärmar på hyllan är personliga, tillhör [anmälarens namn]”. Den 10 september såg han att det saknades ett antal pärmar, kollegieblock och lösa papper vid hans studieplats. Flera av pärmarna hade han innehaft i sitt bostadsrum i anstalten Kumla. Pärmarna kontrollerades av anstalten Kalmars personal innan han tilläts ta upp dem till avdelningen.
Från den 9 september till 20 oktober hade han ingen aning om var hans tillhörigheter fanns eller vem som hade ansvar för dem. Under perioden den
De uppgifter som anstalten benämner som känsliga är t.ex. brottsrubricering, strafftid, personnummer och liknande.
Den 18 oktober lämnade han in en anhållan och meddelade att han börjat bli irriterad, frustrerad och förbannad på att ärendet tar tid. Den 20 oktober fick han besked från säkerhetskvinspen att granskningen avbryts och att han bryter allt han utlovat i ärendet. Alla tillhörigheterna hade skickats ned till förrådet, och AA hänvisades till att anhålla om varje enskilt dokument han ville ha tillbaka.
Till sitt yttrande bifogade AA en kopia av den anhållan han lämnade till anstalten den 18 oktober – inklusive svaret från DD – och ett beslut om telefontillstånd (JO:s handling nr 10).
Därefter begärde JO ett förnyat yttrande från Kriminalvården.
Kriminalvårdens kompletterande remissvar
I sitt förnyade remissvar anförde Kriminalvården, Region Öst, genom dåvarande regionchefen BB, följande:
Omständigheter i ärendet
Det samlade material som togs om hand av anstalten den 9 september 2014 omfattar sju pärmar med olika typer av handlingar. Det har i efterhand inte kunnat klarläggas huruvida AA bar på en pärm och en dokumenthållare när han skulle lämna anstaltens Lärcentrum den aktuella dagen. AA har anfört att det inte funnits någon oklarhet beträffande vem som ägde detta material. Som redovisats i tidigare yttrande bedömde anstalten dock att det initialt inte kunde anses vara klarlagt att det samlade materialet tillhörde AA eftersom det bestod av dokument om flera olika intagna inklusive AA, att AA inte hade något beslut om att få inneha dokumenten och att dokumenten påträffades i ett utrymme som flera andra intagna hade tillgång till.
Under tiden från att anstalten påträffade materialet fram till dess att kriminalvårdsinspektören DD hade ett möte med AA gick anstalten igenom dokumenten för att bilda sig en uppfattning om vad de bestod av och vem eller vilka de kunde antas tillhöra. AA har själv i sitt yttrande redovisat att det var fråga om tusentals dokument. Under mötet med AA den 26 september 2014 blev det klarlagt att pärmarna tillhörde honom, varmed omhändertagandet dokumenterades i journalen. AA fick ange vilka handlingar som han önskade inneha i bostadsrummet och vilka handlingar som han önskade använda i studiesyfte, varmed prövning av frågan om innehav av ett omfattande material tog vid.
Till följd av att AA den 18 oktober 2014 inkommit med skriftliga synpunkter på anstaltens hantering (JO:s aktbilaga 10) meddelade kriminalvårdsinspektören DD att handlingarna nu flyttades till AA:s förrådsutrymme. DD meddelade därvid att innehavsprövningen avslutades och erinrade AA om möjligheten att hemställa om innehav av de handlingar som han önskade förvara i anstalten.
Det material som AA bedömdes kunna få inneha i bostadsrummet och i Lärcentrum överlämnades sedan under vecka 46. Övriga dokument placerades i ett
Anstalten Kalmar har inte nekat AA tillgång till skrivmaterial och hans rätt att uttrycka sig i skrift har inte på något sätt begränsats.
Tillämpliga bestämmelser
4
, 
7
 och 
20 §§
förvaltningslagen (1986:223)
, FL
5 kap.
1
 och 
2 §§
fängelselagen (2010:610)
, FäL
14 § fängelseförordningen (2010:610)
, FäF
Kriminalvårdens, Region Öst, bedömning
Det samlade material som påträffades i allmänna utrymmen i anstalten den 9 september 2014 har av anstalten bedömts vara av sådan art att det inte kunde anses vara klarlagt att det tillhörde AA. Oaktat om allt material har påträffats på öppen yta i Lärcentrum eller om AA har burit på visst material i ett allmänt utrymme, finns det enligt Region Öst inte skäl att ifrågasätta anstaltens bedömning att det initialt var nödvändigt att samla in aktuellt material i syfte att klargöra vilka uppgifter det innehöll och vem det rätteligen tillhörde.
AA har genom skrivelse den 18 oktober 2014 anfört missnöje med anstaltens hantering av frågan om innehav, varvid kriminalvårdsinspektören meddelat honom att handlingarna skulle komma att flyttas för förvaring bland AA:s övriga personliga tillhörigheter i förrådet. Kriminalvårdsinspektören har vidare upplyst AA om möjligheten att hemställa om innehav av enskilda dokument. Det har såvitt känt inte framkommit annat än att AA alltjämt önskade få en prövning avseende innehav av de dokument som han pekat ut vid mötet med anstaltsledningen den 26 september 2014. Härvid konstateras också att ett överlämnande av de dokument som bedömdes tillåtna att inneha skedde under vecka 46, varför innehavsprövningen – oaktat den korrespondens som fördes i samband med AA:s skrivelse – har fortskridit. Det material som kom att förvaras i ett personalkontor har AA haft tillgång till på begäran och han har också bevistat kontoret vid flera tillfällen med anledning därav.
Vid ärendehandläggning motiverar anstalten beslut i enlighet med 
20 § förvaltningslagen (1986:223)
. Anstalten redovisar alltså inte regelmässigt exempelvis vissa uppgifter om en intagens brottslighet och personliga förhållanden i beslut, utan endast för det fall sådana uppgifter har betydelse för bedömningen i sak. Frågan om innehav av en handling prövas i varje enskilt fall enligt bestämmelserna i FäL och det kan därför inte, med ledning av den beslutskopia som AA bilagt, antas att det typiskt sett inte skulle finnas säkerhetsskäl mot att inneha handlingar med sådana uppgifter.
AA kommenterade remissvaret och anförde i huvudsak följande: Kriminalvårdens uppgifter är inte till fullo utredda och korrekta. Det finns flera i anstaltspersonalen som kunde ha tillfrågats om ärendets hantering men som kriminalvårdschefen CC inte har pratat med. Själv har AA dock pratat med FF, som var närvarande den 9 september 2014 när AA lämnade Lärcentrum. FF minns att AA bar på en pärm och en dokumenthållare. Han upplever att han blivit begränsad att uttrycka sig i skrift.
Kriminalvården har i sitt första yttrande berört det skyndsamhetskrav som enligt 
7 § förvaltningslagen (1986:223)
 gäller vid handläggning av ärenden. Jag finner för egen del skäl att redogöra för några av bestämmelserna om intagnas person-
Tillhörigheter som en intagen inte får ta emot och inneha får – enligt 
5 kap. 2 § fängelselagen
 – omhändertas och förvaras för den intagnes räkning. Tillhörigheter som omhändertagits ska lämnas ut till den intagne senast i samband med att han eller hon inte längre ska vara berövad friheten.
Enligt 
14 § fängelseförordningen (2010:2010)
 ska Kriminalvården underrätta den intagne när tillhörigheter som han eller hon inte får ta emot och inneha omhändertas enligt 
5 kap. 2 § fängelselagen
. Kriminalvården ska dokumentera vad som har omhändertagits.
AA är av uppfattningen att det inte fanns någon oklarhet om vem som ägde det material som anstalten tog hand om den 9 september 2014. Anstalten menar dock att det till en början inte var klarlagt att materialet tillhörde AA. Som skäl för oklarheten har anstalten anfört det fanns dokument som gällde flera olika intagna inklusive AA, att AA inte hade något beslut om att få inneha dokumenten och att dokumenten påträffades i ett utrymme som flera andra intagna hade tillgång till. Jag finner inte skäl att ifrågasätta anstaltens bedömning att materialet behövde tas om hand så att det kunde utredas vilka uppgifter det innehöll och vem det tillhörde.
Det måste dock ha stått klart för anstalten att materialet inte tillhörde anstalten utan någon eller några av de intagna. Genom att materialet togs om hand av anstalten hade ägaren/ägarna inte längre tillgång till det. Under den tid utredningen om ägarförhållandena pågick hade materialet – såvitt jag förstår – helt formlöst tagits om hand av anstalten. Ett sådant formlöst omhändertagande bör, enligt min mening, bli mycket kortvarigt. Anstalten borde skyndsamt ha tagit reda på vem eller vilka materialet tillhörde och om personen eller personerna hade tillstånd att inneha det, för att därefter kunna återlämna materialet eller omhänderta det med stöd av 
5 kap. 2 § fängelselagen
.
Det kan naturligtvis vara svårare att utreda vem som äger en tillhörighet när den påträffas i ett utrymme som flera har tillgång till än när den påträffas i någon intagens bostadsrum. Det måste dock ha legat nära till hands att anta att åtminstone merparten av dokumenten tillhörde AA. Det framgår inte av Kriminalvårdens yttranden vilka åtgärder som vidtogs för att ta reda på vem materialet tillhörde. Den avgörande åtgärden verkar dock ha varit mötet med AA den
Kritik för långsam handläggning av innehavsfrågan
Av utredningen framgår att det den 26 september stod klart att materialet tillhörde AA och att han samma dag pekade ut vilket material han önskade inneha i sitt bostadsrum respektive vad han behövde för sina studier. Det framgår även att anstalten under vecka 46, dvs. under perioden den 10–16 november, överlämnade de dokument som AA fick inneha i sitt bostadsrum respektive i studielokalen. Det dröjde alltså över sex veckor från att det stod klart vilka dokument AA ville inneha till dess att han fick dem. Även med hänsyn tagen till att det rörde sig om en stor mängd dokument var handläggningstiden oacceptabelt lång, och anstalten förtjänar kritik.
Kritik mot DD svar till AA
Av utredningen framgår att AA den 18 oktober 2014 skriftligen framförde sitt missnöje med att anstaltens innehavsprövning drog ut på tiden. Kriminalvårdsinspektören DD svarade AA skriftligt och meddelade att han avslutade innehavsprövningen och att handlingarna skulle lämnas bland AA:s övriga personliga tillhörigheter i förrådet. Kriminalvårdsinspektören meddelade vidare att anstalten skulle pröva frågan om innehav för varje enskilt dokument efter AA:s skriftliga begäran om det.
Såvitt framgår av utredningen har inte AA i tiden efter den 26 september gett uttryck för någon annan uppfattning än att han önskade att anstalten prövade om han fick inneha de omhändertagna dokumenten i sitt bostadsrum respektive i studielokalen. DD besked att innehavsprövningen skulle avslutas är därför mycket svårt att förstå. Hans svar kan inte uppfattas på annat sätt än som en bestraffning för att AA klagade över handläggningstiden. Att en person i chefsställning agerar så gentemot en intagen i beroendeställning är naturligtvis helt oacceptabelt. Kriminalvården har i och för sig anfört att innehavsprövningen fortsatte trots det besked som DD gav. Det påverkar dock inte min syn på DD agerande, och han förtjänar kritik för det.
Övrigt
Det som i övrigt har kommit fram genom utredningen ger mig inte anledning att rikta någon kritik mot anstalten eller att göra några andra uttalanden.
Ärendet avslutas.