AA var anställd som handläggare vid Försäkringskassan. I en anmälan till JO klagade han bl.a. på följande. Den 25 januari 2007 framställde han en begäran till Försäkringskassan om att få ta del av samtliga ansökningshandlingar som inkommit med anledning av att kassan hade utlyst tjänster inom ett projekt. Försäkringskassan svarade honom samma dag att han, av respekt för dem som hade sökt tjänsterna, endast kunde få ta del av namnen på dem som sökt tjänsterna. Däremot kunde han inte få del av deras personliga ansökningshandlingar.
Nästa dag begärde han på nytt att få ta del av samtliga handlingar. Då frågade tjänstemannen på Försäkringskassan varför han önskade ta del av dessa handlingar. Samtidigt fick han åter besked om att handlingarna inte lämnas ut av respekt för dem som sökt. Han framställde då en begäran om att beslutet skulle omprövas, men fick, trots upprepade påminnelser, inte beslutet omprövat.
Försäkringskassan yttrade sig efter remiss över anmälan. AA fick tillfälle att kommentera remissvaret.
I sitt beslut den 7 februari 2008 anförde
 JO Nordenfelt
 bl.a. följande.
Enligt 
2 kap. 12 § tryckfrihetsförordningen
 (TF) skall en allmän handling som får lämnas ut – som alltså inte omfattas av någon bestämmelse om sekretess – på begäran genast eller så snart det är möjligt på stället utan avgift tillhandahållas den som önskar ta del av handlingen. Av 
2 kap. 13 § TF
 framgår att den som önskar ta del av en allmän handling även har rätt att mot fastställd avgift få avskrift eller kopia av handlingen till den del den får lämnas ut. En sådan begäran skall behandlas skyndsamt.
JO har i ett flertal beslut uttalat att besked i en utlämnandefråga normalt bör lämnas redan samma dag som begäran har gjorts. Någon eller några dagars fördröjning kan dock godtas, om en sådan fördröjning är nödvändig för att myndigheten skall kunna ta ställning till om den efterfrågade handlingen är allmän och offentlig (se t.ex. JO 2003/04 s. 447).
Den som får besked om att en framställning inte kan tillmötesgås fullt ut skall, enligt 
15 kap. 6 § sekretesslagen (1980:100)
 underrättas om att han kan begära att frågan hänskjuts till myndigheten. Den enskilde skall även underrättas om att det krävs ett beslut av myndigheten för att ett avgörande skall kunna överklagas.
Enligt 
2 kap. 14 § tredje stycket TF
 får en myndighet inte på grund av att någon begär att få ta del av allmän handling efterforska vem han är eller vilket syfte han har med sin begäran i större utsträckning än som behövs för att myndigheten skall kunna pröva om hinder föreligger mot att handlingen lämnas ut.
Av utredningen framgår att handläggande tjänsteman vid hanteringen av AA:s begäran kände tvekan till att lämna ut de begärda handlingarna enbart på grund av att AA var anställd vid Försäkringskassan och att andra anställda gett in vissa av de handlingar som efterfrågades. Det finns därför anledning att framhålla att rätten att ta del av uppgifter som finns i allmänna handlingar, som är offentliga, gäller envar. Följaktligen gäller denna rätt även den som är anställd hos den myndighet som förvarar handlingen. Den okunskap som förelegat i denna del har bidragit till att AA utan laglig grund blivit nekad att ta del av allmänna handlingar, trots att de var offentliga.
Försäkringskassan har dessutom, vilket har konstaterats i remissvaret, åsidosatt sin skyldighet att underrätta AA om möjligheten att få frågan hänskjuten till myndigheten för beslut och att det krävs ett sådant beslut för att ett avgörande skall kunna överklagas. Vidare har Försäkringskassan, efter det att AA den 26 januari 2007 gett uttryck för sin önskan att få beslutet omprövat, åsidosatt sin skyldighet att hänskjuta frågan till länskontoret för beslut i frågan. Försäkringskassan förtjänar allvarlig kritik för det inträffade.
Av utredningen framgår därutöver följande. Efter att AA fått avslag på sin begäran om att få ta del av handlingarna begärde han den 26 januari 2007 på nytt besked om han fick ta del av handlingarna. Begäran upprepades den 31 januari 2007. Av remissvaret framgår att BB:s tjänsteresor m.m. medförde att AA först den 6 februari 2007 fick ett nytt besked i frågan, denna gång med innebörd att han fick ta del av de efterfrågade handlingarna. Beskedet innebar vidare att han skulle få kopior av handlingarna den 13 februari 2007, dvs. en vecka senare.
Det förhållandet att en begäran om handlingsutlämnande fördröjs på grund av en tjänstemans tjänsteresor eller arbetssituation i övrigt är givetvis inte acceptabelt. En myndighet måste organisera sin verksamhet på sådant sätt att den kan uppfylla de krav som följer av TF och 
sekretesslagen
, inte minst kravet på skyndsam handläggning av framställningar om handlingsutlämnande. Vidare borde AA, efter det att myndigheten fann att rätt därtill förelåg, utan onödigt dröjsmål fått ta del av handlingarna. Det var således felaktigt att avvakta utlämnandet av handlingarna till dess att BB en vecka senare hade ett ärende till AA:s arbetsplats i Helsingborg.
Försäkringskassan har i remissvaret anfört att det inte var oförenligt med efterforskningsförbudet i TF att fråga AA vilket syfte han hade med sin begäran, eftersom det kunde gälla sekretess för handlingarna.
Efterforskningsförbudet i 
2 kap. 14 § TF
 ger vika om det behövs för att myndigheten skall kunna pröva om handlingarna kan lämnas ut. En sådan situation föreligger om den handling som efterfrågas innehåller uppgifter som omfattas av en bestämmelse om sekretess i 
sekretesslagen
, som medför att uppgifterna kan vara belagda med sekretess. Genom att fråga sökanden om vem han är och vilket syfte han har med handlingen, är det möjligt att en prövning – i enlighet med vad som anges i tillämplig bestämmelse om sekretess – utmynnar i att handlingen kan utlämnas till honom utan risk för att den som skyddas av sekretessen skadas.
Såvitt framkommit fanns det inte någon tillämplig sekretessbestämmelse för uppgifterna i de efterfrågade ansökningshandlingarna. Det fanns således inte någon laglig grund för Försäkringskassan att utreda syftet med AA:s begäran. Försäkringskassan har därför brutit mot det s.k. efterforskningsförbudet och kan inte undgå allvarlig kritik för det.
– – –