E-postmeddelanden utan ärendeanknytning som skickats mellan tjänstemän inom en myndighet har inte ansetts vara allmänna handlingar.
C.J. begärde hos Kungliga Tekniska Högskolan (KTH) att få ut vissa angivna e-postmeddelanden till vissa namngivna tjänstemän vid KTH. I beslut den 29 maj 2013 fann KTH att till den del begäran avsåg meddelanden som endast skickats internt mellan tjänstemän inom KTH skulle meddelandena inte lämnas ut. Som skäl för beslutet angavs att e-postmeddelandena inte var att betrakta som allmänna handlingar i den mening som avses i 2 kap. 3 § tryckfrihetsförordningen (TF).
C.J. överklagande KTH:s beslut hos kammarrätten och yrkade att de begärda e-postmeddelandena skulle lämnas ut till honom. Han anförde bl.a. följande. Kammarrätten i Göteborg har i dom i mål 212-13 meddelat att intern e-post som är färdigställd ska anses vara upprättad handling och därmed allmän handling. Hans fall liknar det fallet. KTH hänvisar till 2 kap. 8 § TF, som inte är tillämplig i det aktuella fallet eftersom KTH inte är ett statligt verk eller liknande och e-posten mellan dekan, studierektor och avdelningsföreståndare inte kan ses som handlingar överlämnade mellan organ inom ett verk.
Kammarrätten i Stockholm (2013-07-04, Grant, Johnson, referent, Bright) yttrade: Frågan i målet är om de begärda e-postmeddelandena utgör allmänna handlingar. - Av 2 kap. 3 § första stycket TF framgår att en handling är allmän, om den förvaras hos myndighet och enligt 2 kap. 6 eller 7 § TF är att anse som inkommen till eller upprättad hos myndighet. Enligt 2 kap. 6 § första stycket TF anses en handling inkommen till en myndighet, när den har anlänt till myndigheten eller kommit behörig befattningshavare till handa. Enligt 2 kap. 7 § första stycket TF anses en handling upprättad hos en myndighet, när den har expedierats. Handling som inte har expedierats anses enligt samma bestämmelse upprättad när det ärende till vilken den hänför sig har slutbehandlats hos myndigheten eller, om handlingen inte hänför sig till visst ärende, när den har justerats av myndigheten eller på annat sätt färdigställts. - Har organ som ingår i eller är knutet till ett verk eller liknande myndighetsorganisation överlämnat handling till annat organ inom samma myndighetsorganisation eller framställt handling för sådant överlämnande, ska enligt 2 kap. 8 § TF handlingen inte anses som därigenom inkommen eller upprättad i annat fall än då organen uppträder som självständiga i förhållande till varandra. - Kammarrätten gör följande bedömning - De e-postmeddelanden som C.J. har begärt ska lämnas ut till honom har skickats mellan olika tjänstemän inom KTH, vilket innebär att bestämmelsen i 2 kap. 8 § TF aktualiseras. Utredningen ger inte stöd för att meddelandena har skickats mellan organ inom KTH som har uppträtt självständigt i förhållande till varandra. Meddelandena ska således inte anses inkomna eller upprättade endast på grund av att de skickats inom KTH. - Frågan är härefter om e-postmeddelandena kan anses upprättade enligt 2 kap. 7 § TF. Eftersom meddelandena inte har expedierats och inte heller har justerats av KTH och då de, såvitt framgår av utredningen, saknar ärendeanknytning ska de anses upprättade endast om de kan anses på annat sätt färdigställda av KTH. För att en handling utan ärendeanknytning ska anses färdigställd krävs inte något särskilt formellt förfarande från myndighetens sida (prop. 1975/76:160 s. 143). Detta innebär enligt kammarrättens mening emellertid inte att e-postmeddelandena kan anses färdigställda, och därigenom upprättade, endast genom avsändandet inom myndigheten. Om så vore fallet skulle inte bestämmelsen i 2 kap. 8 § TF fylla någon funktion. Det krävs alltså något ytterligare handlande från myndighetens sida för att handlingarna ska anses färdigställda (jfr RÅ 1998 ref. 30 och RÅ 1998 ref. 52). I detta fall har det inte framkommit några omständigheter som gör att meddelandena kan anses ha färdigställts av KTH. - De aktuella e-postmeddelandena är mot denna bakgrund inte att betrakta som allmänna handlingar i den mening som avses i 2 kap. 3 § TF. KTH har alltså haft fog för sitt beslut att inte lämna ut dessa handlingar. Överklagandet ska därför avslås. - Kammarrätten avslår överklagandet.
C.J. överklagade kammarrättens dom och yrkade att Högsta förvaltningsdomstolen skulle ändra domen så att han fick ta del av de begärda handlingarna. Till stöd för sin talan anförde han bl.a. följande. Kammarrätten i Göteborg har i dom den 12 mars 2013 i mål nr 212-13 ansett att intern e-post ska anses vara upprättad och därmed allmän handling. Kammarrätten i Stockholm misstolkar tryckfrihetsförordningen genom att kräva ytterligare handlande från myndighetens sida för att handlingarna ska anses färdigställda. Den begärda e-posten är att betrakta som färdigställd i och med avsändandet och därmed upprättad, eftersom den inte var avsedd att omarbetas eller bli ett ärende.
Högsta förvaltningsdomstolen (2013-12-27, Davis, Clark, Miller, Butler, Bull) yttrade:
Av utredningen i målet framgår att de aktuella e-postmeddelandena har skickats mellan enskilda tjänstemän vid KTH efter det att C.J. ställt en fråga till universitetet. Meddelandena innehåller en diskussion om vilken kurs frågan avser, vem som ska svara frågeställaren och vad svaret bör innehålla. Diskussionen saknar ärendeanknytning.
Enligt 2 kap. 3 § första stycket TF är en handling allmän om den förvaras hos en myndighet och enligt 6 eller 7 § är att anse som inkommen till eller upprättad hos myndigheten. En handling anses som upprättad när den expedierats, 2 kap. 7 § första stycket. Av samma bestämmelse följer att en handling som inte expedierats anses vara upprättad när det ärende till vilket den hänför sig har slutbehandlats hos myndigheten, eller, om handlingen inte hänför sig till visst ärende, när den justerats av myndigheten eller på annat sätt färdigställts.
I stället för vad som föreskrivs i 2 kap. 7 § första stycket TF gäller enligt paragrafens andra stycke första punkten att diarier, journaler och sådana register eller andra förteckningar som förs fortlöpande är upprättade redan när de färdigställts för anteckning eller införing. Signering eller godkännande har ingen betydelse för om en sådan anteckning är allmän handling (jfr HFD 2013 ref. 33). Även automatiskt skapade förteckningar - t.ex. datalagrade förteckningar över in- och utgående e-postmeddelanden - har ansetts utgöra sådana löpande förteckningar som avses i bestämmelsen och således vara upprättade redan när de tekniskt sett föreligger färdiga för noteringar. Förtecknade e-postmeddelanden är däremot inte nödvändigtvis att betrakta som allmänna handlingar (se RÅ 1998 ref. 44).
För att en handling ska anses vara färdigställd enligt 2 kap. 7 § första stycket TF krävs inte något särskilt formellt förfarande (prop. 1975/76:160 s. 143). Däremot krävs, till skillnad från det som gäller för det slag av handlingar som regleras i paragrafens andra stycke första punkten, att någon åtgärd vidtas som visar att handlingen är färdigställd. Lagtexten anger justering som exempel på en sådan åtgärd. I rättspraxis har omhändertagande av handlingar och spridande av handlingar för kännedom ansetts utgöra sådana åtgärder som innebär att handlingarna är färdigställda (se RÅ 1998 ref. 30 och RÅ 1998 ref. 52).
Enligt Högsta förvaltningsdomstolens mening kan enbart det förhållandet att ett e-postmeddelande skickats mellan tjänstemän inom en myndighet inte anses utgöra en sådan åtgärd som medför att handlingen är att anse som färdigställd i den mening som avses i 2 kap. 7 § första stycket TF. Såvitt framgår har inte heller i övrigt någon sådan åtgärd vidtagits.
Mot denna bakgrund är de begärda e-postmeddelandena inte att anse som allmänna handlingar. Överklagandet ska därför avslås.
Högsta förvaltningsdomstolen avslår överklagandet.
Anm. Samma dag avgjordes mål nr 5340-13 med samma frågeställning och utgång.