Justitiekanslerns beslut
Justitiekanslern godtar, med vissa kommentarer, de åtgärder som Domstolsverket vidtagit för att komma till rätta med de problem som föranlett initiativärendet och avslutar därmed ärendet.
Justitiekanslern har i två ärenden här (dnr 6461-11-42 respektive 6673-12-42) uppmärksammat att det förekommer icke uppdaterade och därmed missvisande digitala informationstavlor i domstolarna. Justitiekanslern konstaterade i ärendet med dnr 6461-11-42 att problemet varit föremål för diskussion inom domstolsväsendet.Mot bakgrund av det som således hade framkommit beslutade Justitiekanslern att inleda ett tillsynsärende och inhämta ett yttrande från Domstols-verket i saken.
Domstolsverket, chefsjuristen AK, har i ett yttrande till Justitiekanslern med därtill fogade bilagor anfört bl.a. följande.
Vid domstolarnas förhandlingssalar finns digitala informationstavlor med listor över dagens förhandlingar. Informationen på tavlorna genereras från målinformationen i verksamhetsstödet Vera. Sedan den 6 november 2009 är det möjligt att justera de uppgifter som genereras från Vera (version R11). I enlighet med gällande rutiner vid nya versioner av Vera vidtogs följande informationsåtgärder i samband med att möjligheten infördes.
Funktionsbeskrivningen för informationstavlan på Sveriges Domstolars gemensamma intranät Doris uppdaterades (se bilaga 1; samtliga bilagor har här utelämnats; Justitiekanslerns anmärkning). Funktionsbeskrivningen är tillgänglig via Clark än idag. Kortfattad information om samtliga förändringar i Vera som då driftsattes publicerades på Clark på en sida som kallas Versionsinformation (var i strukturen på Clark versionsinformationen är placerad framgår av bilaga 1). I versionsinformationen står bl.a. att versionen innebär att det blir möjligt att redigera informationen om partställning, saken och rätten på informationstavlorna utan att uppdatera någon målinformation. Versionsinformationen är tillgänglig via Clark än idag. Under vecka 44 2009 publicerades en länk tik den uppdaterade funktionsbeskrivningen för informationstavlan i Vera veckoinfo (se bilaga 2). Vera veckoinfo är ett nyhetsbrev som innehåller aktuell information och förändringar som rör Vera. Nyhetsbrevet riktar sig främst till Verasystemadministratörer eller lokala Vera-lärare inom Sveriges Domstolar, för spridning av informationen till berörda användare på domstolen.
Funktionsbeskrivningen för informationstavlan på Sveriges Domstolars gemensamma intranät Doris uppdaterades (se bilaga 1; samtliga bilagor har här utelämnats; Justitiekanslerns anmärkning). Funktionsbeskrivningen är tillgänglig via Clark än idag.
Kortfattad information om samtliga förändringar i Vera som då driftsattes publicerades på Clark på en sida som kallas Versionsinformation (var i strukturen på Clark versionsinformationen är placerad framgår av bilaga 1). I versionsinformationen står bl.a. att versionen innebär att det blir möjligt att redigera informationen om partställning, saken och rätten på informationstavlorna utan att uppdatera någon målinformation. Versionsinformationen är tillgänglig via Clark än idag.
Under vecka 44 2009 publicerades en länk tik den uppdaterade funktionsbeskrivningen för informationstavlan i Vera veckoinfo (se bilaga 2). Vera veckoinfo är ett nyhetsbrev som innehåller aktuell information och förändringar som rör Vera. Nyhetsbrevet riktar sig främst till Verasystemadministratörer eller lokala Vera-lärare inom Sveriges Domstolar, för spridning av informationen till berörda användare på domstolen.
Justitiekanslern meddelade den 24 september 2012 beslut i ett ärende angående felaktiga uppgifter som publicerats på den digitala informationstavlan i Stockholms tingsrätts lokaler (Justitiekanslerns dnr 6461-11-42). Beslutet kom in till Domstolsverket samma dag. Följande åtgärder vidtogs därefter.
Den 5 oktober 2012 informerade Domstolsverket om beslutet i ett nyhetsbrev som kallas Chefsnytt (se bilaga 3). Domstolsverket tar fram Chefsnytt och distribuerar det till alla domstolschefer inom Sveriges Domstolar. Mottagarna vidarebefordrar sedan informationen till den domstolspersonal som berörs. I informationen påminde Domstolsverket om att det finns en funktion i domstolarnas verksamhetsstöd Vera för att redigera uppgifter på informationstavlan och uppmärksammade domstolarna på vikten av att de tar fram tydliga rutiner för vem som bär ansvaret för att redigeringar görs. Från informationen länkades dels till Justitiekanslerns beslut, dels till funktionsbeskrivningen. Den 12 oktober 2012 publicerades samma information som i Chefsnytt som en nyhet på Clark (se bilaga 4). Den 18 oktober 2012 publiceras en länk till nyheten i Vera veckoinfo för vecka 42 2012(se bilaga 5).
Den 5 oktober 2012 informerade Domstolsverket om beslutet i ett nyhetsbrev som kallas Chefsnytt (se bilaga 3). Domstolsverket tar fram Chefsnytt och distribuerar det till alla domstolschefer inom Sveriges Domstolar. Mottagarna vidarebefordrar sedan informationen till den domstolspersonal som berörs. I informationen påminde Domstolsverket om att det finns en funktion i domstolarnas verksamhetsstöd Vera för att redigera uppgifter på informationstavlan och uppmärksammade domstolarna på vikten av att de tar fram tydliga rutiner för vem som bär ansvaret för att redigeringar görs. Från informationen länkades dels till Justitiekanslerns beslut, dels till funktionsbeskrivningen.
Den 12 oktober 2012 publicerades samma information som i Chefsnytt som en nyhet på Clark (se bilaga 4).
Den 18 oktober 2012 publiceras en länk till nyheten i Vera veckoinfo för vecka 42 2012(se bilaga 5).
På Domstolsverket (enheten för produktförvaltning, avdelningen för domstolsutveckling) pågår ett arbete med en ändring i Vera som möjliggör att uppgifterna på informationstavlorna kan redigeras av användaren vid en tidigare tidpunkt än vad som är möjligt idag. Idag kan de uppgifter om en förhandling som visas på informationstavlan justeras endast samma dag som förhandlingen ska äga rum.
Med beaktande av redovisningen ovan och av att domstolarna är självständiga myndigheter gör Domstolsverket bedömningen att myndigheten vidtagit tillräckliga åtgärder för att sprida kunskap om att det är tekniskt möjligt att redigera innehållet på informationstavlorna och för att säkerställa att den information som publiceras på dessa uppropslistor är korrekt och rättvisande.
Utredningen ger inte underlag för bedömningen att det skulle finnas grundläggande systemfel eller brister i det målhanteringssystem (Vera) som används av Sveriges domstolar vid, såvitt nu är av intresse, behandling av personuppgifter som publiceras på domstolarnas digitala informationstavlor. Det framstår också som att Domstolsverket har vidtagit tillräckliga åtgärder för att underrätta domstolarna om redigeringsmöjligheten i Anderson avseende publicerade uppgifter på informationstavlorna.Däremot finns det, som Domstolsverket också anför i sitt yttrande, skäl att se över möjligheterna att i Vera redigera uppgifterna på informationstavlorna vid en tidigare tidpunkt än vad som är möjligt i dag. Att uppgifterna är redigerbara först samma dag som förhandlingen ska hållas är inte tillfredsställande. För att underlätta domstolarnas arbete och säkerställa att korrekta uppgifter anslås på informationstavlorna borde det ges möjlighet till redigering utan någon tidsbegränsning. Enligt Justitiekanslerns bedömning är det angeläget att Domstolsverkets pågående arbete med systemändringar i detta syfte ges erforderlig prioritet.
Ärendet avslutas med dessa synpunkter.