En elektronisk kalender i en myndighets datorsystem har inte ansetts utgöra en allmän handling.
Tidningen Lundagård begärde hos Lunds universitet att få ta del av elektroniskt förda kalendrar för rektor, prorektor och vicerektorer från september 2012 t.o.m. september 2013. Lunds universitet beslutade den 21 oktober 2013, dnr LS 2013/588, att inte lämna ut de begärda kalendrarna med motiveringen att dessa inte var att betrakta som allmänna handlingar i enlighet med 2 kap. 7 § tryckfrihetsförordningen.
Tidningen Lundagård överklagade universitetets beslut hos kammarrätten och yrkade att den skulle få ta del av begärda kalendrar. Tidningen anförde bl.a. följande. Då begäran om utlämnande av handlingar hänför sig till en tidsperiod i det förflutna är handlingarna allmänna, eftersom de ärenden de hänför sig till har slutbehandlats. Kalendrarna är därmed upprättade handlingar enligt 2 kap. 7 § första stycket tryckfrihetsförordningen. Det stämmer inte att kalendrarna inte skulle vara i slutgiltig form och fortlöpande kan komma att ändras. Det är uppenbart av en kalenders natur att de anteckningar som hänför sig till en tidsperiod som passerat knappast kan komma att ändras då de redan har tjänat sitt syfte. Om begäran hade avsett kommande kalenderanteckningar skulle ärendet ha behandlats såsom Lunds universitet bedömt, men så är inte fallet och kalendrarna är därför allmänna i enlighet med 2 kap. 3 § och 2 kap. 7 § första styckettryckfrihetsförordningen.
Kammarrätten i Göteborg (2014-03-25, Flowers, Armstrong, Pham, referent) yttrade: Frågan i målet är om de handlingar som Tidningen Lundagård har begärt att få ta del av är allmänna i den bemärkelse som avses i tryckfrihetsförordningen. - Av utredningen i målet framgår att de aktuella kalendrarna består av kalender- och schemaläggningskomponenten i datorprogrammet Office Outlook. I kalendern för respektive person har antecknats dennes aktiviteter och möten. Annat har inte framkommit än att anteckningarna, när de införts, har tagit sikte på kommande händelser. - Enligt 2 kap. 3 § första stycket tryckfrihetsförordningen är en handling allmän om den förvaras hos myndighet och enligt 2 kap.6 eller 7 §tryckfrihetsförordningen är att anse som inkommen till eller upprättad hos myndighet. Av 2 kap. 7 § första stycket tryckfrihetsförordningen framgår att en handling anses upprättad hos myndighet, när den har expedierats. Handling som ej har expedierats anses upprättad när det ärende till vilket den hänför sig har slutbehandlats hos myndigheten, eller om handlingen ej hänför sig till visst ärende, när den har justerats av myndigheten eller på annat sätt färdigställts. - I stället för vad som föreskrivs i 2 kap. 7 § första stycket tryckfrihetsförordningen gäller, enligt andra stycket 1 samma paragraf, att handling i form av diarium, journal samt sådant register eller annan förteckning som förs fortlöpande anses upprättad när handlingen har färdigställts för anteckning eller införing. - Kammarrätten gör följande bedömning. - De kalendrar som Tidningen Lundagård begärt att få ta del av förvaras hos Lunds universitet. Kalendrarna har inte inkommit till universitet och har inte, såvitt framgår av utredningen, expedierats. Den omständigheten att kalendrarna avser förfluten tid innebär inte i sig att de hänför sig till ett eller flera slutbehandlade ärenden. Vidare saknas skäl i övrigt för att anse att kalendrarna skulle ha ärendeanknytning. Frågan är då om kalendrarna kan anses upprättade genom att de justerats eller på annat sätt färdigställts av Lunds universitet i den bemärkelse som avses i 2 kap. 7 § första stycket tryckfrihetsförordningen eller om kalendrarna är sådana handlingar som avses i 2 kap. 7 § andra stycket 1 tryckfrihetsförordningen. - För att en handling ska anses vara färdigställd enligt 2 kap. 7 § första stycket tryckfrihetsförordningen krävs inte något särskilt formellt förfarande (prop. 1975/76:160 s. 143). Däremot krävs att någon åtgärd vidtas som visar att handlingen är färdigställd. Lagtexten anger justering som exempel på en sådan åtgärd. I rättspraxis har omhändertagande av handlingar och spridande av handlingar för kännedom ansetts utgöra sådana åtgärder som innebär att handlingarna är färdigställda (RÅ 1998 ref. 30 och RÅ 1998 ref. 52). - Såvitt framkommit i målet har de efterfrågade kalendrarna inte justerats. De har vidare inte omhändertagits för förvaring eller på något annat sätt färdigställts i det aktuella lagrummets mening. Inte heller kan det förhållandet att de efterfrågade kalendrarna avser en passerad tidsperiod anses utgöra en sådan åtgärd som medför att handlingarna är att anse som färdigställda. - Bestämmelserna i 2 kap. 7 § andra stycket 1 tryckfrihetsförordningen tar sikte på vissa typer av handlingar som bl.a. får anses ha det gemensamt att de är avsedda för fortlöpande anteckningar avseende inträffade händelser. Ifrågavarande kalendrar är däremot, såvitt framkommit i målet, avsedda för anteckningar och tidsbokningar avseende kommande händelser. Kammarrätten finner därför att kalendrarna inte omfattas av 2 kap. 7 § andra stycket 1 tryckfrihetsförordningen. Handlingarna är inte heller att se som upprättade enligt någon annan bestämmelse. - Mot denna bakgrund är de begärda kalendrarna inte att anse som allmänna handlingar. Överklagandet ska därför avslås. - Kammarrätten avslår överklagandet.
Tidningen Lundagård fullföljde sin talan hos Högsta förvaltningsdomstolen och anförde bl.a. följande. Kalendrarna ska jämföras med e-postloggar som är att betrakta som allmänna handlingar. De aktuella kalendrarna bör ses som register.
Datainspektionen anförde i inhämtat yttrande bl.a. följande. De i målet aktuella elektroniska kalendrarna utgörs av kalenderkomponenten i e-postsystemet Outlook. En elektronisk kalender är ett fristående program eller en komponent i ett system som tillhandahåller lagringsyta där noteringar av händelser görs med koppling till tidpunkter. En notering sker vid en viss tidpunkt men avser en annan, vanligtvis framtida tidpunkt. Anteckningar i en kalender behöver inte följa någon annan systematik än att det finns en koppling mellan en notering och en tidpunkt. Kalendern i e-postsystemet Outlook förs vanligtvis under obestämd tid. Kalenderkomponenten innehåller normalt möjligheter att skapa, förändra och ta bort noteringar oavsett om tidpunkten till vilken noteringen är kopplad har passerats. Noteringar i Outlook sker vanligtvis inte i kronologisk ordning men sorteras i kronologisk ordning genom kalenderns tekniska utformning. En myndighets elektroniska kalenderkomponent i Outlook torde inte kunna jämställas med en e-postlogg. Kalenderfunktionen torde inte heller kunna jämställas med andra sådana förteckningar som förs fortlöpande enligt 2 kap. 7 § andra stycket 1 tryckfrihetsförordningen.
Högsta förvaltningsdomstolen (2015-03-04, Carter, Martinez, Smith, Page, Curry) yttrade:
Den fråga Högsta förvaltningsdomstolen har att ta ställning till är om en elektronisk kalender i en myndighets datorsystem kan anses utgöra en allmän handling.
Med handling förstås enligt 2 kap. 3 § första stycket tryckfrihetsförordningen framställning i skrift eller bild samt upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel. Där anges vidare att en handling är allmän om den förvaras hos en myndighet och enligt 6 eller 7 § är att anse som inkommen till eller upprättad hos myndigheten.
En handling anses upprättad hos en myndighet när den har expedierats, 2 kap. 7 § första stycket tryckfrihetsförordningen. Enligt samma bestämmelse gäller att en handling som inte har expedierats ändå anses upprättad när det ärende till vilket den hänför sig har slutbehandlats hos myndigheten eller, om handlingen inte hänför sig till visst ärende, när den har justerats av myndigheten eller på annat sätt färdigställts.
Enligt 2 kap. 7 § andra stycket 1 tryckfrihetsförordningen gäller emellertid att handling anses upprättad, vad avser diarier, journaler och sådana register eller andra förteckningar som förs fortlöpande, när handlingen har färdigställts för anteckning eller införing. Bestämmelsen fick sin nuvarande lydelse genom ändringar i 2 kap.tryckfrihetsförordningen som trädde i kraft den 1 januari 1978. I förarbetena uttalades att bestämmelsens nya utformning i sak överensstämde med den då gällande lydelsen av 2 kap. 5 § andra stycket första meningen (prop. 1975/76:160 s. 143). Enligt denna bestämmelse, som infördes genom 1949 års tryckfrihetsförordning, gällde att diarier, journaler, register eller andra sådana förteckningar skulle anses upprättade då de färdigställts för anteckning eller införing.
Inledningsvis konstaterar Högsta förvaltningsdomstolen att de i målet aktuella kalendrarna förvaras hos universitet och utgör handlingar enligt 2 kap. 3 § tryckfrihetsförordningen. Kalendrarna har inte inkommit till universitetet. För att de ändå ska utgöra allmänna handlingar krävs därför att de kan anses upprättade hos myndigheten. Så är enligt 2 kap. 7 § första stycket fallet när handlingar har expedierats, när det ärende de hänför sig till har slutbehandlats eller - om handlingar saknar ärendeanknytning - när de har färdigställts. I målet föreligger inte någon av dessa situationer.
Kalendrarna utgör inte diarier eller journaler. Frågan är då om kalendrarna är att betrakta som sådana register eller andra förteckningar som förs fortlöpande som avses i 2 kap. 7 § andra stycket 1 tryckfrihetsförordningen. I så fall gäller att de är upprättade i och med att de har färdigställts för anteckningar. I den delen gör Högsta förvaltningsdomstolen följande bedömning.
En kalender av det aktuella slaget är huvudsakligen avsedd att underlätta tidsplanering för enskilda befattningshavare. Kalendern kan ses som en datalagrad skrivyta öppen för noteringar som stöd för minnet. Till skillnad från sådana e-postloggar och s.k. historikfiler som i rättspraxis bedömts utgöra fortlöpande förda förteckningar (RÅ 1998 ref. 44 och RÅ 1999 ref. 18 II) är det inte fråga om registrering av händelser vartefter de inträffar. Som framhållits av Datainspektionen sker noteringarna vanligtvis inte heller i kronologisk ordning. Däremot sorteras de i sådan ordning genom kalenderns tekniska utformning.
Enligt Högsta förvaltningsdomstolens mening är kalendrarna inte att betrakta som sådana register eller andra förteckningar som förs fortlöpande i den mening som avses i 2 kap. 7 § andra stycket 1 tryckfrihetsförordningen. Överklagandet ska därför avslås.
Högsta förvaltningsdomstolen avslår överklagandet.