Dåvarande 
Jones
 inspekterade den 11–13 maj 2004 Skatteverkets region Malmö (JO:s dnr 1635-2004). Vid inspektionen granskade JO akter och andra handlingar från skattekontoren i Malmö och Lund.
Inför inspektionen hade JO begärt att ett antal akter gällande bl.a. omprövningsärenden skulle hållas tillgängliga för granskning. När inspektionen inleddes upplyste dock företrädare för Skatteverket att akterna i vissa ärenden, vilka handlades av en viss tjänsteman, AA, inte kunde återfinnas på hennes tjänsterum. AA hade vid tillfället semester, men hade inkallats för att söka reda på akterna.
Resultatet blev att Skatteverket, trots efterforskningarna, inte kunde återfinna handlingarna i sju ärenden. Förutom dessa ärenden påträffade JO ett antal ärenden, där AA var handläggare, vilka inte hade slutförts.
JO beslutade vid inspektionen att låta utreda handläggningen av de aktuella ärendena i ett särskilt upplagt ärende. JO anmodade Skatteverket att efter kopiering av de aktuella akterna insända dessa i original till ombudsmannaexpeditionen. Akterna inkom till JO den 24 maj 2004.
Föredraganden i ärendet hos JO upprättade den 17 juni 2004 en promemoria, som upptog en redogörelse för de enskilda ärendena. Promemorians innehåll har inte tagits med i detta referat. – I de flesta ärendena hade Skatteverket efter inspektionen vidtagit åtgärder för att avsluta dem. De åtgärder som var kända när promemorian upprättades antecknades i en bilaga, som dock inte heller den tas med här.
Mot bakgrund av det som framkommit fanns anledning att anta att befattningshavare som står under JO:s tillsyn hade gjort sig skyldig till tjänstefel enligt
Under förundersökningen hölls förhör med vissa tjänstemän vid skattekontoret i Malmö.
Det som kom fram under förundersökningen motiverade emellertid inte dess fullföljande. Gilbert – som övertog ärendet när hon tillträdde som English – beslutade därför den 9 juni 2005 att förundersökningen skulle läggas ned.
Den 13 juni 2005 anmodade JO Nordenfelt Skatteverket, huvudkontoret, att yttra sig över handläggningen av de aktuella ärendena.
I sitt svar den 12 december 2005 anförde Skatteverket – verksjuristen BB – inledningsvis följande.
Skatteverkets inställning
Skatteverkets huvudkontor (HK) anser att handläggningen av så gott som samtliga de i nu förevarande ärende aktuella skatteärenden vid dåvarande Skattemyndigheten i Malmö (SKM) har uppvisat ett flertal mycket allvarliga brister. – – –
När det gällde de enskilda ärendena hänvisade Skatteverkets huvudkontor till en redogörelse som Skatteverket Malmö hade lämnat. Till denna redogörelse fogade huvudkontoret vissa förtydliganden. Dessa redogörelser m.m. har inte tagits med här, liksom inte heller de handlingar till vilka Skatteverket hänvisade.
Skatteverket anförde sammanfattningsvis följande.
Av utredningen i ärendet framgår att det har förekommit ett stort antal allvarliga brister i handläggningen av de aktuella ärendena. Ett exempel på en sådan brist är långa handläggningstider.
Enligt 6 kap. 6 § TL i dess lydelse före den 1 januari 2004 skall skattemyndigheten snarast ompröva det överklagade beslutet. JO har i beslut den 21 juni 1993 (diarienummer 86-1993)
1
 uttalat sig om skyndsamhetskravet i 6 kap. 6 § TL. I detta ärende anförde dåvarande RSV att för de fall en tillfredsställande utredning beträffande den omtvistade sakfrågan föreligger vid den skattskyldiges överklagande bör myndighetens ambition vara att fatta ett obligatoriskt omprövningsbeslut inom en månad från det att överklagandet kom in. RSV behandlade också frågan om handläggningstiderna
1
 JO:s ämbetsberättelse 1993/94 s. 214, JO:s anm.
Enligt RSV:s riktlinjer daterade den 3 februari 2002 (dnr 10310-02/100) bör ambitionen vara att fatta ett sådant obligatoriskt omprövningsbeslut inom en månad från det att överklagandet kom in. Den utredningsskyldighet som åvilar skattemyndigheten vid obligatorisk omprövning får i normalfallet inte medföra att överlämnandet till länsrätt sker senare än tre månader efter det att överklagandet kom in. I ett av de aktuella ärendena (…) har det obligatoriska omprövningsbeslutet fattats flera år efter det att överklagandet kom in till SKVM vilket givetvis inte är acceptabelt. Något motsvarande skyndsamhetskrav vad gäller s.k. ”vanliga” omprövningsbeslut finns inte i TL. Det säger dock sig självt att handläggningen av sådana omprövningsbeslut inte får dra ut på tiden. I ett stort antal fall har omprövningstiderna uppgått till flera år. Cruz måste därför riktas mot SKVM i det avseendet.
Vidare har det vid utredningen i ärendet framkommit mycket stora brister i diarieföringen som t.ex. att in- och utgående handlingar inte registrerats i diariet och ärenden inte avslutats i diariet trots att beslut fattats och ärendet skulle avslutas i diariet. I ett fall (…) har en begäran om omprövning registrerats i diariet av en person som var avliden. Det kan även noteras att efter det att andra handläggare har övertagit ärendena från AA har ärendena i ett flertal fall inte registrerats på den nye handläggaren. Dessa stora brister i diarieföringen är naturligtvis inte acceptabla.
Det har också visat sig att handlingar, t.ex. deklarationer och överklaganden m.m., försvunnit och inte kunnat återfinnas. Ärendehanteringen har således visat stora brister. I ett fall (…) har SKM fattat ett beslut som står i strid med bestämmelserna i 4 kap. TL. Detta är naturligtvis inte något som går att ursäkta.
AA har i ett flertal fall övertagit ärenden som redan vid övertagandet företedde brister i handläggningen t.ex. genom att inga åtgärder vidtagits i ärendena. Detta gäller exempelvis ärendena (…). Enligt Skatteverket kan därför inte enbart AA lastas för vad som förevarit.
Sedan JO företagit sin inspektion den 11–13 maj 2004 har SKVM efterforskat försvunna handlingar och i görligaste mån kompletterat akterna.SKVM har också fattat erforderliga omprövningsbeslut, låt vara för sent.
I de fall fråga har varit om långa handläggningstider har SKVM vidare sänt ut ett meddelande till de skattskyldiga med en ursäkt för att handläggningen blivit så långvarig.
Som framgår av SKVM:s redogörelse så har det aktuella skattekontoret numera infört en ny rutin för bl.a. bevakning av öppna ärenden benämnd ”Arbetsrutin öppna ärenden m.m.”. Av denna rutin framgår bl.a. att uppföljningar ska göras t.ex. genom s.k. tertialuppföljningar beträffande äldre ärenden. Om dessa rutiner hade följts vad gäller nu aktuella ärenden torde de brister som framkommit ovan inte ha inträffat.
JO Nordenfelt
 meddelade beslut i ärendet den 10 januari 2006. Hon anförde därvid följande.
Som framgår av utredningen har handläggningen vid skattekontoret i Malmö av de vid JO:s inspektion iakttagna ärendena varit förknippad med ett stort antal brister av skiftande slag. Jag instämmer i stort i Skatteverkets bedömning av handläggningen men vill tillägga följande.
Till övervägande del har bristerna kommit att knytas till en viss handläggare, AA, som givetvis inte kan undgå allvarlig kritik. Det är dock uppenbart att det inträffade hade kunnat undvikas genom en bättre arbetsledning, inte minst vad gäller de vid skattekontoret tillämpade rutinerna för bl.a. arbetsfördelning, registrering och uppföljning. Min allvarliga kritik riktas därför i lika hög grad mot ledningen för skattekontoret.