Länsstyrelsen Västra Götalands län har inspekterats under två dagar. Under en så kort tid har endast en begränsad del av verksamheten kunnat granskas. Justitiekanslern gör ändå bedömningen att länsstyrelsen i stort fungerar mycket väl med en hög ambitionsnivå när det gäller ärendehandläggning och allmän service. Det skall särskilt framhållas att länsstyrelsen på ett förtjänstfullt sätt lyckats minska balanserna av gamla ärenden. Några påtagliga allmänna brister kunde inte konstateras.
Granskningen av enskilda ärenden ger Justitiekanslern anledning att kritisera länsstyrelsen beträffande
- vissa brister när det gäller diarieföring m.m.,
- vissa bristande handläggningsåtgärder,
- långsam handläggning av vissa byggnadsminnesärenden och
- vissa bristande rutiner m.m. vid handläggningen av ärenden rörande stöd till landsbygdsutvecklingsåtgärder.
I övrigt gör Justitiekanslern vissa uttalanden angående handläggningen.
Justitiekanslern inspekterade den 25 – 26 april 2006 Länsstyrelsen Västra Götalands län. Inspektionen innefattade ett möte med företrädare för länsstyrelsen, en genomgång av vissa akter och annat material samt en granskning av länsstyrelsens diarium.
Länsstyrelsen har under hand fått ta del av ett utkast till detta beslut.
Möte med företrädare för länsstyrelsen
Inspektionen inleddes med ett möte där följande personer från länsstyrelsen deltog:
GB, landshövding,
GB, länsöverdirektör,
MW, chef för rättsenheten,
SÅG, chef för samordningsenheten,
LA, utredare på samordningsenheten, och
EL, arkivarie på it-enheten.
Justitiekanslern redogjorde kort för bakgrunden till inspektionen och för inspektionens syfte och inriktning. Justitiekanslern angav att länsstyrelsens ärendeförteckning hade granskats inför besöket.
Länsstyrelsen hade före besöket tillställts ett antal frågor. Under mötet berättade företrädarna för länsstyrelsen om verksamheten. Länsstyrelsen lämnade också svar på de frågor som Justitiekanslern hade ställt och nämnde därvid bl.a. följande.
Ärendebalanserna
Länsstyrelsen har ett intranät som samtliga medarbetare har tillgång till. På intranätet går det att på ett enkelt sätt följa upp ärendena, vilket bl.a. gör att enhetscheferna kan hålla sig informerade. Genom styrkort kan man se ärendeutvecklingen. Som ett led i att minska balanserna görs listor med personliga mål för respektive handläggare. Månatligen sker uppföljning av balanssituationen. Myndigheten hade tidigare problem med stora balanser inom vissa områden när det gäller gamla ärenden, bl.a. plan- och bygglagsärenden och miljöbalksärenden. Resurser fanns under förra hösten för att ta itu med detta. För att komma till rätta med balanserna tillskapades en ”turbogrupp” inom olika enheter under slutet av året.
Allmänna handlingar
Länsstyrelsen har upprättat en förvaltningshandbok där offentlighets- och sekretessfrågor tas upp. Journalister hör dagligen av sig till myndigheten med begäran att få ta del av handlingar. Sedan 1998 har sex överklaganden skett av beslut om att inte lämna ut allmänna handlingar. Till myndigheten kommer en mycket stor mängd e-postmeddelanden. Under ett dygn får myndigheten cirka 10 000 e-postmeddelanden, däribland en mängd spam. Det finns en policy för hur e-post skall hanteras. Men det är svårt att få alla handläggare att tillämpa policyn.
Kvalitetssäkring
Länsstyrelsen har en rad instrument för att kvalitetssäkra verksamheten. När det gäller allmänhetens uppfattning om myndigheten, dess handläggning och servicenivå m.m. görs kundundersökningar. Interna mål sätts upp för att ärendena skall avgöras med en rimlig genomloppstid. Varje enhet bestämmer vad som är rimligt. Målsättningen är att 80 % av ärendena skall klara rimlighetskravet. Styrkorten används också i kvalitetssäkringssyfte.
För nyanställda hålls en introduktionsutbildning. Alla handläggare erbjuds en förvaltningsutbildning. För registratorerna hålls regelbundet kurser.
Kvalitetssäkring sker även på andra sätt, exempelvis genom möten var fjortonde dag mellan ledningsgruppen och enhetscheferna, årsredovisningen, revisorernas granskning och ärendeförteckningen till Justitiekanslern.
Rutiner för ärendehandläggning
Med hjälp av intranätet kan chefer och anställda enkelt kontrollera ärendehandläggningen. Registratorerna har bevakning på att avslutade ärenden också förs av i diariet. Ärendena gås igenom varje månad.
Övrigt
Övrigt
Myndigheten har 690 anställda och sammanlagt sju verksamhetsorter. Det fungerar bra med uppdelningen på olika orter. En fördel med uppdelningen är att handläggarna känner till förhållandena på orten. Det finns självfallet också logistiska fördelar. Datastödet underlättar utbytet av information mellan handläggare som är placerade på olika orter. Enhetschefer och handläggare träffas regelbundet.
Hos länsstyrelsen handläggs flera ärendetyper som är känsliga från rättssäkerhetssynpunkt, bl.a. sociala ärenden, körkortsärenden och djurskyddsärenden. Vid flera tillfällen har det hänt att tjänstemän har tagit hjälp av polis i samband med ingripanden.
Länsstyrelsen har inte haft något problem med påtryckningar, mutor eller liknande. Det har hänt att enskilda lämnat en gåva till en handläggare, vilket har lett till att myndigheten har fått förklara att sådana inte kan tas emot.
Granskningen av akter m.m.
Justitiekanslern hade i förväg begärt att ett stort antal akter skulle tas fram. Akterna granskades under inspektionen. Justitiekanslern hämtade också in upplysningar från enskilda handläggare på länsstyrelsen. Under inspektionen hade Justitiekanslern tillgång till länsstyrelsens diarium.
De iakttagelser som gjordes under inspektionen redovisas under särskilda rubriker. Under rubrikerna Diarieföringsfrågor m.m. och Bristande handläggningsåtgärder i vissa ärenden kommenteras vissa frågor som rör flera ärendegrupper. Frågor som mer specifikt rör en viss ärendegrupp kommenteras särskilt.
Diarieföringsfrågor m.m.
I flera undersökta ärendegrupper kunde konstateras vissa brister vad gällde diarieföring och dokumentation. Exempel på sådana ärenden är följande.
I ärendena 701-138-2003, 701-37960-2003 och 701-5788-2004, som gällde tillsyn enligt socialtjänstlagen, hade den remiss som skickats till de olika socialnämnderna inte diarieförts. I ärendena 701-83324-2003 och 701-9359-2004 hade, förutom remisserna till socialnämnderna, ett brev till anmälaren inte diarieförts.
I ärendena 701-16076-2005 och 702-47952-2005 hade tjänsteanteckningar inte diarieförts.
I ärendet med dnr 252-10998-2002 hade inkommande handlingar i form av en polisrapport (inkommen den 5 november 2002) samt en dom (inkommen den 4 februari 2003) inte registrerats i diariet. Vidare fanns det i ärendet en inte diarieförd tjänsteanteckning från den 7 november 2002. Brister i form av inte diarieförda tjänsteanteckningar fanns även i ärendena med dnr 253-61661-2001, 253-62988-2001, 253-65120-2001, 253-47508-2002 och 253-1153-2003.
I ärendet med dnr 531-04201-2000, som rör omprövning av tillstånd för vattenverksamhet, fanns en ej diarieförd e-brevväxling från februari – mars 2006 i akten. I det besläktade ärendet med dnr 531-30477-1999 fanns ett till länsstyrelsen ställt brev daterat den 28 november 2003 som enligt diariet inkom till myndigheten först den 5 februari 2004. Beträffande båda ärendena har handläggaren lämnat en utförlig förklaring till varför de ännu inte har avgjorts. Av denna förklaring att döma har information tillkommit på senare tid av betydelse för ärendenas status. I diariet fanns emellertid inga händelser registrerade sedan den 11 september 2003 respektive sedan den 5 februari 2004.
Ärendet med dnr 531-97-1999 gällde tidigt samråd enligt miljöbalken för muddring av en farled i Vänern. Ansökan inkom med post den 4 januari 1999. Efter att bolaget i fråga den 9 oktober 2002 hade ombetts att komplettera sin anmälan inkom bolaget den 2 december 2002 med ett ”underlag för tidigt samråd” enligt vilket sträckningen av farleden hade ändrats i förhållande till vad som ursprungligen hade angetts. Ett nytt ärende med dnr 531-82523-2002 lades upp den 12 december 2002. Det äldre ärendet avslutades i diariet samma dag med raden ”kommer att avgöras i samband med dnr 531-82523-2002”. Skrivelsen ”underlag för samråd”, som alltså har behandlats som en ny ansökan i ett nytt ärende, har dock endast diarieförts som inkommande i det äldre ärendet. Vidare tycks länsstyrelsen ha funnit att det har förelegat ett sådant samband mellan det nyare och det äldre ärendet att en icke diarieförd tjänsteanteckning från den 12 oktober 2005 har förts på ett dagboksblad hänförligt till det äldre och avslutade ärendet. Någon uppgift om att det nyare ärendet har samband med det äldre fanns dock inte i diariet för det nyare ärendet.
I samtliga granskade ärenden inom ärendegruppen 602 – ärenden rörande stöd till landsbygdsutvecklingsåtgärder – förekom omfattande brister i diarieföringen. Bl.a. hade protokoll från s.k. förbesök och slutbesiktningar, tjänsteanteckningar samt telefonsamtal och andra kontakter med sökanden inte diarieförts.
I ärendet 701-27290-2006 hade beslut fattats den 6 april 2006. I beslutet ålades en socialnämnd att lämna viss redovisning till länsstyrelsen senast den 15 maj 2006. Ärendet hade avslutats i diariet men någon bevakning av att redovisningen kom in angivet datum fanns inte inlagd.
I några ärenden som gällde tillsyn enligt socialtjänstlagen hade handläggaren fått muntliga uppgifter som inte hade dokumenterats på annat sätt än att de framgick av länsstyrelsens beslut i ärendet. Exempel på sådana ärenden är följande.
I ärendet 701-37960-2003 framgick det av länsstyrelsens beslut att länsstyrelsen hade varit i kontakt per telefon med anmälaren och diskuterat hennes klagomål. Någon anteckning från detta samtal återfanns inte i ärendet. Det framgick därmed inte vem som hade varit i kontakt med anmälaren, när kontakten skedde eller vad som diskuterades vid kontakten.
I ärendet 701-83324-2003 framgick det av länsstyrelsens beslut att länsstyrelsen bl.a. hade varit i kontakt med två handläggare inom äldreomsorgen och en verksamhetschef inom handikappomsorgen. Någon anteckning från dessa kontakter återfanns inte i ärendet. Det framgick därmed inte vem som hade haft ovannämnda kontakter eller när kontakterna skedde.
I ett annat ärende gällande tillsyn enligt socialtjänstlagen, 701-60387-2004, hade handläggaren besvarat frågor som ställts i en skrivelse från en kommun utan att skriftligen dokumentera detta.
I ärendena 702-37716-2005, 702-37921-2005 och 702-64832-2005 hade länsstyrelsen gjort platsbesök respektive haft ett möte med sökanden, utan att dokumentera vad som därvid framkom.
I ärendegruppen 602 förekom omfattande brister i dokumentationen av beslut och åtgärder. Bl.a. hade telefonsamtal med sökanden i flera fall dokumenterats på ett bristfälligt sätt eller inte alls. Se i övrigt särskild rubrik angående dessa ärenden nedan.
I ett stort antal ärenden hade inkommande svarsskrivelser på förelägganden o.d. inte diarieförts som en egen post i diariet. I stället hade det datum som svaret kom in antecknats på samma åtgärdsrad som den utgående handlingen.
Överväganden
I 15 kap.1 och 2 §§sekretesslagen (1980:100) finns grundläggande bestämmelser om myndigheternas skyldighet att registrera allmänna handlingar samt om vad ett register skall innehålla. Bestämmelsernas syfte är bl.a. att garantera allmänhetens rätt att få tillgång till allmänna handlingar. För att offentlighetsprincipen skall fungera på det sätt som är avsett i tryckfrihetsförordningen har det ansetts nödvändigt att myndigheterna håller sina allmänna handlingar registrerade eller i vart fall ordnade så att det går att konstatera vilka handlingar som finns.
Enligt huvudregeln i 15 kap. 1 § första stycket sekretesslagen skall en allmän handling som har kommit in till eller upprättats hos en myndighet registreras utan dröjsmål, om det inte är uppenbart att den är av ringa betydelse för myndighetens verksamhet. I fråga om allmänna handlingar för vilka sekretess inte gäller får dock registrering underlåtas, om handlingarna hålls så ordnade att det utan svårighet kan fastställas om en handling har kommit in eller upprättats. En ovillkorlig registreringsskyldighet omfattar således bara handlingar för vilka sekretess gäller. Denna bestämmelse ger en myndighet en betydande frihet att ordna registreringen efter vad som är lämpligast för den enskilda myndigheten. När myndigheten har bestämt sig för ett visst system måste detta emellertid tillämpas konsekvent av alla inom myndigheten.
Bestämmelsen i 15 kap. 1 § sekretesslagen innehåller inte någon bestämd tidsgräns. Det ligger emellertid i sakens natur att registrering skall ske så snart det är praktiskt möjligt. Genom registreringen ges allmänheten möjlighet att kontrollera vilka ärenden och handlingar som förekommer hos en myndighet. Frånvaron av registrering eller ett alltför långt dröjsmål med att registrera allmänna handlingar inskränker allmänhetens möjligheter till insyn i myndighetens verksamhet. Det är självklart inte acceptabelt att handlingar som myndigheten har upprättat inte diarieförs alls.
Enligt 15 § förvaltningslagen (1986:223) skall uppgifter som en myndighet får på annat sätt än genom en handling och som kan ha betydelse för utgången i ärendet antecknas av myndigheten, om ärendet avser myndighetsutövning mot någon enskild. Muntliga uppgifter kan dokumenteras i en tjänsteanteckning. Sådana anteckningar skall vara daterade och signerade och bör skrivas i syfte att bevaras. Det är naturligtvis viktigt att innehållet i sådana anteckningar är begripligt även för utomstående.
Vad gäller länsstyrelsens förfaringssätt att diarieföra inkommande svar på förelägganden o.d. på samma åtgärdsrad som den utgående handlingen skall följande sägas. Den 24 – 26 april 2002 genomförde Justitiekanslern en inspektion vid Länsstyrelsen i Örebro län. Justitiekanslern fann därvid att länsstyrelsen regelmässigt diarieförde inkommande svar på förelägganden o.d. på samma åtgärdsrad som den utgående handlingen. I inspektionsbeslutet den 19 juni 2002 konstaterade Justitiekanslern att detta sätt att diarieföra inkommande handlingar knappast torde uppfylla kraven i 15 kap. 2 § sekretesslagen på vad som skall framgå av ett register, nämligen datum då handlingen kom in eller upprättades, diarienummer eller annan beteckning som har åsatts handlingen, uppgift om vem som har ingett handlingen eller till vem den har expedierats samt en kortfattad uppgift om vad handlingen rör. Justitiekanslern uttalade att det i vart fall måste anses som olämpligt att diarieföra handlingar på detta sätt, då diariet därigenom blir svårläst och otydligt.
Vid senare inspektioner hos Länsstyrelsen i Norrbottens län och Skåne län konstaterades att dessa länsstyrelser använde samma diarieföringssätt som Länsstyrelsen i Örebro län. Även detta förfarande kritiserades. Vid samtal som Justitiekanslern hade med företrädare för länsstyrelsen vid den nu aktuella inspektionen framgick att länsstyrelsen var medveten om Justitiekanslerns tidigare beslut. Företrädaren uppgav att länsstyrelsen kommer att upphöra med detta diarieföringssätt vid de flesta typer av diarieföringar.
Justitiekanslern har i denna fråga samma uppfattning som tidigare. Länsstyrelsens sätt att registrera dessa inkommande handlingar gör diariet otydligt och svårläst. En sådan diarieföring försvårar för enskilda som vill ta del av allmänna handlingar. Det är därför tillfredsställande att diarieföringssättet i huvudsak kommer att ändras.
För de brister beträffande diarieföringen som nu har redovisats kan länsstyrelsen inte undgå viss kritik. Justitiekanslern vill betona att dessa brister påträffades i flera olika ärendetyper och att de inte var hänförliga till någon eller några enskilda handläggare.
Bristande handläggningsåtgärder i vissa ärenden
Ärendet 701-138-2003, som gällde tillsyn enligt socialtjänstlagen, initierades den 2 januari 2003 genom en skrivelse från två enskilda personer. I skrivelsen begärdes att länsstyrelsen i egenskap av tillsynsmyndighet skulle granska hur Socialnämnden i Partille kommun hade handlagt ett ärende. Länsstyrelsen skickade en remiss till socialnämnden den 10 januari 2003. Socialnämnden i Partille kommun yttrade sig i en skrivelse som inkom till länsstyrelsen den 14 februari 2003. En kompletterande skrivelse från de två enskilda personerna inkom till länsstyrelsen den 12maj 2003. Därefter vidtogs ingen åtgärd i ärendet förrän länsstyrelsen fattade beslut den 7 februari 2006.
Ärendet 701-37960-2003, som också gällde tillsyn enligt socialtjänstlagen, initierades den 21 maj 2003 genom en anmälan från en enskild person. I skrivelsen begärdes att länsstyrelsen i egenskap av tillsynsmyndighet skulle granska om stadsdelsnämnden Örgryte hade gjort tillräckliga insatser i ett ärende. Länsstyrelsen skickade en remiss till stadsdelsnämnden den 28 maj 2003. Stadsdelsnämnden yttrade sig i en skrivelse som kom in till länsstyrelsen den 26 juni 2003. Därefter vidtogs ingen åtgärd i ärendet förrän länsstyrelsen fattade beslut den 16 februari 2006.
I ärendet med dnr 551-28370-2001 – som gällde ett bolags ansökan om tillstånd enligt miljöbalken för befintlig och utökad verksamhet – inkom bolaget med sin ansökan till länsstyrelsen den 8 juni 2001. Ärendet remitterades till Miljönämnden i Göteborg som avgav ett yttrande som inkom den 21 augusti 2001. Miljönämnden anförde i sitt yttrande att ansökan behövde kompletteras på ett antal punkter. Först den 13 oktober 2003 begärde länsstyrelsen att bolaget skulle komplettera sin ansökan.
Ärendet med dnr 253-74965-2002 gällde omprövning av körkortsinnehav med anledning av en dom om grovt rattfylleri den 25 oktober 2002. Förundersökningsprotokollet inkom den 12 november 2002. Först den 2 juni 2003 lades ärendet till handläggaren. Enligt den förklaring som har getts berodde detta dröjsmål på att ärendet av misstag hade hamnat i det s.k. dagarkivet.
Fyra ärenden avseende stöd till jordbruket enligt EG:s förordningar (ärendegrupp 601) som hade initierats före den 30 juni 2005 och som inte hade avslutats när länsstyrelsens ärendeförteckning gavs in granskades (601-17112-2002, 601-18272-2002, 601-69637-2002 och 601-82380-2002). Samtliga initierades år 2002. I alla dessa ärenden hade det, såvitt kan bedömas utan något vägande skäl, förflutit en period om mer än tre år utan att någon åtgärd hade vidtagits.
Även i flera ärenden rörande stöd till landsbygdsutvecklingsåtgärder (ärendegrupp 602) förekom i flera fall långa tidsperioder utan åtgärder. Så var fallet i ärende 602-16253-2001 (4 år 2 månader utan dokumenterade åtgärder), 602-13481-2002 (drygt 2 år utan dokumenterade åtgärder), 602-21483-2002 (3 år 8 månader utan dokumenterade åtgärder) och 602-29908-2002 (nästan 2 år utan dokumenterade åtgärder).
Överväganden
Varje ärende där någon enskild är part skall enligt 7 § förvaltningslagen handläggas så enkelt, snabbt och billigt som möjligt utan att säkerheten eftersätts. Intresset av bl.a. en snabb handläggning gör sig ofta gällande även i ärenden där ingen enskild är part. Ärenden bör avslutas på ett tidigt stadium, speciellt om några handläggningsåtgärder inte behöver vidtas dessförinnan. Det är därför av stor vikt att en myndighet driver sina ärenden fram mot ett avgörande.
Att utan vägande skäl låta ett ärende bli liggande långa tider utan åtgärd är naturligtvis oacceptabelt. Länsstyrelsen kan inte undgå kritik för sin handläggning i dessa avseenden i de nämnda ärendena.
Tillsyn över bevakningsföretag
Akterna beträffande de tio äldsta ärendena som hade kommit in från 2003 och framåt rörande tillsyn över bevakningsföretag som alltjämt driver verksamhet granskades. Granskningen gav inte anledning till någon anmärkning.
Bevakningsföretag skall före mars månads utgång lämna en redovisning av verksamheten för föregående år. Vid länsstyrelsen finns en lista över de bevakningsföretag som skall lämna årsredogörelse. De bevakningsföretag som inte inom föreskriven tid kommer in till länsstyrelsen med årsredogörelse får en påminnelse. Länsstyrelsens rutiner vid handläggning av ärenden angående årsredogörelser granskades, dels vid genomgång av diariet, dels genom telefonsamtal med handläggaren BAB. Granskningen gav inte anledning till någon anmärkning.
Överförmyndarärenden
Protokoll från inspektioner av överförmyndare och överförmyndarnämnder från den 1 januari 2004 och framåt granskades. I länet ingår 49 kommuner, vissa överförmyndare tjänstgör i två kommuner. Justitiekanslern kunde konstatera att länsstyrelsen besökt 25 överförmyndare och överförmyndarnämnder under den aktuella perioden. Chefen för rättsenheten MW angav att länsstyrelsen under 2006 kommer att besöka samtliga överförmyndare resp. nämnder.
Tillsynsärenden inkomna under tidigare nämnd period granskades också. Det kunde konstateras att anmälningar från enskilda snabbt hade lett till åtgärder från länsstyrelsen. I de flesta fallen hade yttranden hämtats in med anledning av anmälningarna. Besluten som hade fattats i ärendena var påfallande välmotiverade och lättförståeliga. I ett flertal ärenden hade klagomålen lett till olika grader av kritik. I ett fall hade anmälningen lett till att länsstyrelsen gjorde en framställan till en tingsrätt om att en överförmyndare skulle entledigas. Tingsrätten kom dock aldrig att pröva lämpligheten eftersom överförmyndaren avgick.
Överväganden
Justitiekanslerns intryck är att tillsynen över överförmyndarna sköts på ett mycket bra sätt och av kompetenta tjänstemän.
Allmän kameraövervakning
De 40 senast avgjorda ärendena rörande tillstånd, anmälan och tillsyn enligt lagen (1998: 714) om allmän kameraövervakning granskades. Därutöver granskades ett ärende som hade initierats före den 1 juli 2005 men som ännu inte var avslutat.
Granskningen gav inte anledning till några anmärkningar. Handläggningen präglades av korta handläggningstider och god ordning. Tillsynsverksamheten framstod som föredömligt omfattande och välfungerande.
Tillstånd till att bedriva yrkesmässig trafik
Alla öppna ärenden som hade initierats före den 1 juli 2005 samt de 40 i Göteborg senast avgjorda ärendena granskades.
Granskningen gav inte anledning till några anmärkningar. Handläggningen präglades av god ordning och korta handläggningstider.
Uppdragsarkeologi
Länsstyrelsens syn på uppdragsarkeologin framkom vid diskussioner med chefen för kulturmiljöenheten JGL och biträdande länsantikvarien LJ. Någon genomgång av akter eller diarium skedde inte. Vid överläggningarna redovisades i huvudsak följande.
Länsstyrelsen följer i de väsentligaste delarna de av uppdragsarkeologiutredningen föreslagna rutinerna. Detta innebär bl.a. att länsstyrelsen upprättar kravspecifikationer och genomför öppna upphandlingar. För större utgrävningar avdelas en särskild tjänsteman som får i uppdrag att löpande följa ärendet. Kostnaden för denna tillsyn belastar ordinarie anslag, då någon särskild ersättning inte har begärts av exploatörerna.
Länsstyrelsens syn på uppdragsarkeologin framgår även av myndighetens yttrande över betänkandet ”Uppdragsarkeologi i tiden” (SOU 2005:80).
Överväganden
Överväganden
Enligt Justitiekanslerns mening - grundad på vad som har erfarits vid inspektionen – arbetar länsstyrelsen på ett lämpligt sätt när det gäller ärenden om uppdragsarkeologi.
Ärenden angående byggnadsminnen
Länsstyrelsen har på ett förtjänstfullt sätt reducerat balanserna vad gäller ärenden om byggnadsminnen. Både ärenden äldre än ett år och det totala antalet öppna ärenden har minskat i betydande omfattning.
Trots de senaste årens insatser finns dock ett stort antal delvis mycket gamla ärenden. I några fall har ärendena aktualiserats redan på 1970-talet.
Vid genomgång av ett antal akter kunde Justitiekanslern också konstatera att diarieföringen och aktbildningen hade brister och sålunda inte är tillfredsställande.
Ärendet 432-20-1998 har sitt ursprung från 1970-talets mitt. Ett beslutsförslag förelåg den 9 november 2000. Beslut fattades inte då, utan enhetschefen ansåg att vidare utredningar erfordrades. Sedan dess har ingenting hänt.
Ärendena 432-59-1998 och 432-61-1998 väcktes redan år 1986. I den ena akten (61) finns endast en remisshandling från den 10 december 1986 till Sparks Dicksons stiftelse. Något svar synes aldrig ha inkommit och inga andra åtgärder är enligt diariet eller akten vidtagna. I den andra akten (59) finns motsvarande remisshandling samt vissa handlingar från 1970-talet.
Ärendet 432-54-1998 inkom år 1986. Den enda notering som återfinns i diariet är från den 10 april 1991 och avser en påminnelse till Göteborgs Historiska Museum. Vad påminnelsen avser framgår inte. Något svar synes inte heller ha inkommit. I akten i övrigt finns ett meddelande till Fastighetsregistermyndigheten om väckt byggnadsminnesförklaring. I ärendet är diarieföring och aktbildning bristfällig och handläggningen utdragen.
Andra ärenden med utdragen handläggning, bristfällig redovisning av åtgärder i diariet eller ”tunna” akter är bl.a. 432-11899-1998, 432-7108-1998 och 432-420-1998.
Överväganden
Enligt Justitiekanslerns mening bör länsstyrelsen skyndsamt rätta till de brister som finns vad gäller ärenden om byggnadsminnen.
Körkortsärenden
De 30 äldsta ärendena beträffande körkortsingripanden – som hade kommit in under januari – mars 2005 och som har handlagts i Göteborg – granskades endast beträffande diarieföringsåtgärder. Några brister kunde inte konstateras i denna del.
Vattenvårdsärenden och miljöskyddsärenden
Justitiekanslern granskade endast ett fåtal ärenden, varför några generella slutsatser beträffande handläggningen inte kan dras. Värt att notera är dock att vissa av ärendena har en påtagligt lång handläggningstid, vilket av handläggarna i fråga har förklarats med att de med hänsyn till arbetsbelastningen har varit tvungna att prioritera ärenden av mer trängande natur. Ett par ärenden har föranlett mer specifika anmärkningar rörande handläggning och diarieföring, vilka framgår av tidigare avsnitt.
Överväganden
De prioriteringar som sålunda har gjorts synes ha varit berättigade, men det bör ändå hållas i åtanke att lågprioriterade ärenden inte bör tillåtas att bli så gamla att ansökningar och utförda utredningar förlorar i aktualitet.
Tillsyn enligt socialtjänstlagen
De tjugo senast avgjorda ärendena samt ytterligare ett antal ärenden angående tillsyn enligt socialtjänstlagen granskades. Genomgången av dessa ärenden gav inte anledning till någon anmärkning utöver vad som framgår under avsnitten om diarieföring och bristande handläggningsåtgärder i vissa ärenden. Besluten var genomgående tydliga och välmotiverade.
Tillstånd att starta enskild verksamhet enligt socialtjänstlagen
De tio senaste i Göteborg initierade ärendena rörande tillstånd att starta enskild verksamhet enligt socialtjänstlagen granskades. Bortsett från vad som framgår under avsnittet om diarieföring (att vissa platsbesök m.m. inte dokumenterats, se ovan under Diarieföringsfrågor m.m.) gav genomgången inte anledning till någon anmärkning. Justitiekanslern fick allmänt sett ett gott intryck av handläggningen av dessa ärenden.
Ärenden rörande stöd till landsbygdsutvecklingsåtgärder (ärendegrupp 602)
Sju ärenden som hade initierats före den 30 juni 2005 och som inte hade avslutats när länsstyrelsens ärendeförteckning gavs in granskades.
I flera av dessa ärenden hade det förekommit långa perioder utan åtgärder, se angående detta ovan under Bristande handläggningsåtgärder i vissa ärenden.
I samtliga ärenden hade det förekommit telefonkontakter o.d. som antecknats på ett mycket bristfälligt sätt trots att de uppenbarligen varit av betydelse för ärendet. I samtliga ärenden förekom också brister i diarieföringen av handlingar och åtgärder. Se angående detta ovan under Diarieföringsfrågor m.m.
I ett ärende (602-16253-2001) framgick av en förklaring från handläggaren till Justitiekanslern att sökanden hade tagit tillbaka sin ansökan muntligen. Detta framgick dock inte av handlingarna i akten. På en handling som hörde till ett annat ärende med samma sökande, men som fanns i den aktuella akten, hade dock antecknats ”Stora geotekniska kostnader ej utfört återtaget hösten -05”. Det aktuella ärendet hade sedan avslutats utan beslut eller anteckning.
I tre av ärendena (602-38841-2001, 602-15116-2002 och 602-21483-2002) hade sökanden underrättats muntligen om att han eller hon inte kunde få något projektstöd. Detta samtal hade dokumenterats på ett högst bristfälligt sätt. Ärendena hade därefter avslutats genom anteckningen ”Avslutas” och ett datum.
I tre fall (602-38841-2001, 602-15116-2002 och 602-21483-2002) hade handläggaren inte avslutat ärendet förrän cirka två år efter det att sökanden muntligen hade återkallat sin ansökan. Som förklaring till detta har handläggaren angett att han trodde att sökanden skulle bygga en våtmark ändå och att det då var praktiskt att hålla ärendet öppet.
I ett ärende kunde följande konstateras. Sökanden lämnade den 2 april 2002 in en intresseanmälan för projektstöd. Den 30 april 2002 besökte länsstyrelsen fastigheten. Vid två tillfällen därefter kontaktade sökanden länsstyrelsen per telefon och önskade besked om ärendet. Den åtgärd som länsstyrelsen vidtog därefter var att den 22 mars 2004 skicka ut en förfrågan till sökanden om ärendet fortfarande var aktuellt.
Överväganden
Det är tydligt att handläggningen av de nu aktuella ärendena i flera hänseenden inte uppfyller förvaltningslagens krav. Det gäller till att börja med vad som stadgas i lagens 7 och 15 §§. Det kan här hänvisas till vad som sagts ovan angående dessa bestämmelser (se Diarieföringsfrågor m.m. och Bristande handläggningsåtgärder i vissa ärenden).
Förvaltningslagen innehåller inte något allmänt krav på skriftlig handläggning. Enligt 14 § gäller i stället att en sökande, klagande eller annan part skall få tillfälle att lämna uppgifter muntligt i ett ärende, om det kan ske med hänsyn till arbetets behöriga gång. En myndighet skall också i andra fall se till att handläggningen vid behov blir muntlig. Paragrafen hindrar dock inte att en myndighet – när det behövs – begär att den som har lämnat en uppgift muntligt skall bekräfta den skriftligt. Intresset av säkerhet i handläggningen kan motivera en sådan begäran t.ex. när det är oklart vad han eller hon har sagt eller menat. Frågan om det behövs en bekräftelse skall avgöras med ledning av den allmänna regeln i 7 § om att handläggningen skall vara så enkel, snabb och billig som möjligt utan att rättssäkerheten eftersätts (se Potts m.fl., Förvaltningslagen med kommentarer, 2003, s. 155 f.). – I ett fall som detta kan det inte anses föreligga något hinder mot att godta en muntlig återkallelse av ansökan. Det är dock nödvändigt att återkallelsen i ett sådant fall dokumenteras på ett korrekt sätt i akten och att sökanden på lämpligt sätt underrättas om att återkallelsen medfört att länsstyrelsen avslutat handläggningen av ärendet (jfr Riksdagens ombudsmän, Justitieombudsmännens ämbetsberättelse 1992/93 s. 463). Så har inte skett i detta fall. Länsstyrelsen kan inte undgå kritik för detta.
Det finns inget krav i förvaltningslagen på att beslut skall avfattas skriftligen. Inte heller finns det någon uttrycklig föreskrift om att myndigheter på något annat sätt skall dokumentera sina beslut. En dokumentationsskyldighet följer dock av både allmänna grundsatser och direkta föreskrifter i andra författningar (se a.a. s. 213). I 20 § förvaltningslagen stadgas att ett beslut varigenom en myndighet avgör ett ärende skall innehålla de skäl som har bestämt utgången, om ärendet avser myndighetsutövning mot någon enskild. Skälen får dock utelämnas i vissa fall, bl.a. om beslutet inte går någon part emot eller om det av någon annan anledning är uppenbart obehövligt att upplysa om skälen. Att myndigheten avgör ett ärende genom ett muntligt beslut i partens närvaro medför dock inget undantag från skyldigheten att ange skälen för beslutet. – Justitiekanslern har ingen synpunkt på att länsstyrelsen i fall som dessa meddelar muntliga beslut. Det förutsätter dock att besluten dokumenteras på ett korrekt sätt och att det framgår att parten har underrättats om skälen. Eftersom besluten i de aktuella fallen inte har dokumenterats går det inte att veta om parten har underrättats om skälen för besluten. Länsstyrelsen har uppenbarligen brustit i sin handläggning i dessa hänseenden och kan inte undgå kritik för detta.
Enligt 21 § andra stycket förvaltningslagen skall en part underrättas om hur ett beslut som har gått honom eller henne emot kan överklagas. Länsstyrelsens beslut i de ärenden som är aktuella här kan inte överklagas (se 23 § förordningen [2000:577] om stöd för miljö- och landsbygdsutvecklingsåtgärder). Någon skyldighet att lämna underrättelser om att beslut inte kan överklagas har inte skrivits in i lagen. I kommentaren till förvaltningslagen sägs att det emellertid i åtskilliga fall kan vara praktiskt att ändå göra detta, framför allt när det i en författning finns ett förbud mot att överklaga beslut enligt författningen. Genom ett sådant besked kan myndigheten hjälpa parten att förstå att det inte lönar sig att överklaga beslutet (a.a. s. 233). – I de fall som är aktuella här framgår inte om parten har underrättats om att beslutet inte kan överklagas, eftersom beslutet inte har dokumenterats på ett korrekt sätt. Justitiekanslern vill som sin mening uttala att det framstår som rimligt att parten i samband med underrättelsen om beslutet också underrättas om överklagandeförbudet.
Att ärenden ligger öppna under lång tid efter det att sökanden har återkallat sin ansökan, med hänvisning exempelvis till att handläggaren ”trodde att sökanden skulle bygga en våtmark ändå”, är inte lämpligt. Länsstyrelsen bör se över sina rutiner i detta hänseende.
Slutligen skall sägas att handläggningen av det ovan sist nämnda ärendet – där sökanden lämnade in en intresseanmälan den 2 april 2002 – kan ifrågasättas. Om en myndighet finner skäl att i ett fall som detta – särskilt om det också förhåller sig så att sökanden själv dessförinnan har tagit kontakt för att få besked om ärendets status – skicka ut en skrivelse till sökanden med en förfrågan om huruvida ansökan fortfarande är aktuell bör skälet till myndighetens förfrågan framgå, dvs. i detta fall att ärendet hade blivit gammalt p.g.a. myndighetens bristande åtgärder.
Avslutande samtal
Inspektionen avslutades med ett möte med företrädare för länsstyrelsen. Vid mötet gjordes en översiktlig genomgång av de iakttagelser som hade gjorts i de granskade ärendena.
Justitiekanslern angav bl.a. att det allmänna intrycket var att länsstyrelsen sköter handläggningen av ärenden på ett mycket bra sätt med en hög ambitionsnivå.
Inspektionen avslutades den 26 april kl. 15.45 med ett tack till länsstyrelsen för det positiva bemötande och den hjälp Justitiekanslern hade fått under inspektionen.
Inspektionen pågick kl. 09.00 – 17.00 (dag 1) och kl. 9.00 – 16.00 (dag 2).