AA framförde i en anmälan, som kom in till JO den 5 oktober 2006, klagomål mot Hyresnämnden i Umeå. Hon var missnöjd bl.a. med handläggningstiden i ett ärende och att ett brev från henne inte hade besvarats.
AA uppgav bl.a. följande. I september 2001 skickade hon tillsammans med två grannar in en ansökan till hyresnämnden. Sammanträde hölls i ärendet. Eftersom hon därefter inte hörde något från hyresnämnden kontaktade hon nämnden per telefon i oktober 2002. Hon fick då besked att ärendet var ”vilande” i avvaktan på yttrande från hyresgästföreningen. Därefter ringde hon hyresnämnden cirka två gånger per år för att efterhöra vad som hände i ärendet. I januari 2005 tillskrev hon hyresnämnden och frågade varför ärendet drog ut på tiden. Hon fick inte något svar på detta brev. Hon tillskrev hyresnämnden på nytt den 29 juli 2005. Hon fick då ett svar i form av en tjänsteanteckning daterad den 25 februari 2005 som troligen upprättats av hyresrådet BB.
Dagboksbladet och handlingarna i hyresnämndens ärende H 329/01 infordrades och granskades. Följande framkom.
Ärendet inleddes i september 2001. Efter ett sammanträde i januari 2002 förklarades ärendet vilande i avvaktan på besked om utfallet av förda förlikningsförhandlingar. I februari 2002 beredde hyresnämnden med stöd av 
17 § tredje stycket
 lagen (
1973:188
) om arrendenämnder och hyresnämnder hyresgästföreningen tillfälle att yttra sig. I skrivelsen angavs att ärendet hölls vilande i avvaktan på yttrandet.
Därefter fanns ingen åtgärd noterad förrän AA i januari 2005 kom in med en skriftlig förfrågan till hyresnämnden. Hon önskade bl.a. besked om när ett beslut kunde väntas. Enligt en tjänsteanteckning på skrivelsen som gjordes den 25 februari 2005 hade hyresgästföreningens representant informerats om den pågående översynen av hyresläget samt att pågående förhandlingar avvaktades
Den 13 oktober 2006 anmodade hyresnämnden parterna att senast den 15 november 2006 lämna hyresnämnden besked om tvisten är löst genom förlikning eller om nytt sammanträde i hyresnämnden för medling eller prövning påkallas.
Ärendet remitterades till hyresnämnden, som anmodades att lämna upplysningar och yttra sig över hyresnämndens handläggning av det aktuella ärendet.
Hyresnämnden (lagmannen CC vid Umeå tingsrätt) kom in med ett remissvar till vilket fogades en promemoria med upplysningar från BB.
BB upplyste följande.
I september 2001 anhängiggjordes vid Hyresnämnden i Umeå ett ärende som gäller prövning av en förhandlingsöverenskommelse (enligt 
22 § hyresförhandlingslagen
). Sökande i ärendet är AA och två andra hyresgäster i ett flerfamiljshus på fastigheten U V 1 med adress Östra Kyrkogatan 6 i Umeå. För huset gäller en s.k. trepartsförhandlingsordning. Hyresvärd är försäkringsbolaget Länsförsäkringar Västerbotten.
Handläggningen i hyresnämnden inleddes med sedvanlig skriftväxling. Efter föreläggande från hyresnämnden yttrade sig hyresvärden genom en tjänsteman hos försäkringsbolaget i en den 19 september 2001 till hyresnämndens kansli inkommen skrift. DD, Sveriges Fastighetsägare Umeå anmälde sig den 4 januari 2002 som ombud för hyresvärden och yrkade i en skrift inkommen till hyresnämnden samma dag att ansökningen skulle avvisas såsom för sent inkommen enligt 
22 § första stycket HFL
. Härvid ingavs även bl. a. protokoll från de kollektiva hyresförhandlingar, som lett till den klandrade förhandlingsöverenskommelsen (se aktbilagorna 19-21). Därefter höll hyresnämnden sammanträde den 28 januari 2002 innefattande även besiktning av prövningslägenheterna. Vid sammanträdet behandlades först hyresvärdens invändning om avvisning. Det yrkandet lämnades utan bifall. Yrkanden och grunder genomgicks vid sammanträdet. Eftersom ärendet hade en tydlig koppling till den på hyresmarknaden i Umeå nyligen införda metoden för att bestämma hyra för bostadslägenheter – poängsättningssystemet – ägnades tid åt redogörelser för detta med kommentarer från alla parter. Därefter företogs besiktning av lägenheterna samma dag. Iakttagelser från besiktningen redovisades i bilaga A till sammanträdesprotokollet (se aktbilaga 28). När sammanträdet avslutades bereddes parterna tillfälle att skriftligen slutföra sin talan samtidigt som hyresnämnden initierade en förlikningsdiskussion mellan parterna. Under den efterföljande överläggningen, som eftersom parterna ännu inte slutfört sin talan i sak kom att avse vissa frågor om ärendets avslutande handläggning, beslutades att med stöd av 
17 § tredje stycket nämndlagen (1973:188)
 remittera ärendet för hyresgästföreningens yttrande. I samband med detta beslutades om vilandeförklaring av ärendet. Den 29 januari 2002 redovisade hyresvärden en sammanfattning av bakgrundsmaterial och iakttagelser vid besiktning mm. Den 22 februari 2002 avsändes remissen till hyresgästföreningen.
Sedan VERA-systemet den 2 mars 2004 införts på nämndens kansli finns endast sparsamma noteringar i dagboken för ärendet. Som ordförande har jag under hand fått information från DD om att förlikningsförhandlingar pågår och från EE hos Hyresgästföreningen i Övre Norrland om arbetet med ett remissvar och fortsatt för-
Det är i högsta grad beklagligt att ärendet dragit ut på tiden. Jag är skyldig AA en ursäkt för att i handläggningen inte ha uppnått den servicenivå i fråga om att stå till medborgarnas förfogande genom information mm, som 
förvaltningslagen
 föreskriver. Som kommentar till att slutligt beslut i ärendet ännu inte meddelats kan jag bara anföra att hyresnämnden i grunden är ett medlingsorgan som i första hand skall eftersträva att tvister avgörs genom alternativ tvistlösning, således medling och förlikning. Principen får naturligtvis inte tillämpas in absurdum. Möjligen kan tilläggas att förlikningsförsöken har avbrutits under en tid på grund av ombudsbyte på hyresvärdssidan.
Idag den 15 november 2006, när dessa rader sätts på pränt, rapporterar nämndsekreteraren FF till mig att AA till kansliet anmält att en förlikning träffats mellan henne och hyresvärden. Det framgår även i ärendet att samtliga tre hyresgäster, som är sökande i ärendet, numera flyttat från huset.
CC hänvisade beträffande handläggningen av ärendet till den promemoria som upprättats av BB samt anförde därutöver följande.
Av promemorian och handlingarna i ärendet framgår att ärendet den 28 januari 2002 förklarades vilande i avbidan på utgången av förlikningsförhandlingar mellan parterna och att det inte finns någon dokumentation av kontakter som kan ha förekommit mellan parterna och hyresnämnden efter det att hyresgästföreningen i skrivelse den 22 februari 2002 bereddes tillfälle att yttra sig fram till den 17 januari 2005 då en skrift inkom från AA. Det går därför inte att se av vilken anledning hyresnämnden godtagit att förhandlingarna dragit så långt ut på tiden. Det går inte heller att se vilka besked som AA fått vid de kontakter som hon uppgivit sig ha haft med nämnden.
Hyresnämndens bedömning är den, att nämnden brustit när det gäller att dokumentera muntliga kontakter mellan parterna och nämnden och även när det gäller uppföljningen av ärendet. Hyresnämnden kommer därför att fortsättningsvis se till att kontakter mellan parterna och nämnden dokumenteras så att det i efterhand kan utredas vilken information som lämnats till nämnden, t.ex. angående pågående förlikningsförhandlingar, och vilka besked som nämnden lämnat part som gjort förfrågningar angående ärendets handläggning. Vidare skall nämnden vid beslut om vilandeförklaring som huvudregel bestämma en bortre gräns för den tid målet skall vila, eller, om det av någon anledning är lämpligare att inte i beslutet nämna en sådan tidpunkt, för sin egen del bestämma en tidpunkt vid vilken nämnden skall bevaka om skäl för vilandeförklaring fortfarande föreligger eller om nämnden självmant skall återuppta handläggningen. Nämnden kan på det sättet säkerställa att ärenden inte vilar längre tid än som i varje särskilt fall är påkallat av de omständigheter som föranlett vilandeförklaringen. Om denna bedömning är BB och undertecknad eniga.
AA yttrade sig över remissvaret, varvid hon anförde bl.a. att en av sökandena i ärendet fortfarande bor kvar i det aktuella huset och att hon valde att ingå förlikning utan att hon hade fått del av hyresgästföreningens hyresberäkning eftersom ärendet dragit ut på tiden.
Det aktuella ärendet avsåg en tvist om hyresvillkor enligt 
22 § hyresförhandlingslagen (1978:304)
. Av 
30 § hyresförhandlingslagen
 framgår att en sådan fråga skall prövas av hyresnämnd. I fråga om förfarandet hos nämnden finns bestämmelser i lagen om arrendenämnder och hyresnämnder. En hyresnämnd skall enligt 26 §
Vid tidpunkten för AA:s anmälan till JO var det drygt fem år sedan det aktuella ärendet anhängiggjordes vid hyresnämnden. Under denna tid hade ärendet varit vilande i drygt fyra och ett halvt år.
När det gäller möjligheten att vilandeförklara ett ärende vid hyresnämnden reglerar lagen om arrendenämnder och hyresnämnder denna fråga endast i 13 § i en särskild, inte här aktuell, situation. Bakgrunden till detta torde vara att lagstiftaren ansett det angeläget att förfarandet inte binds genom en mängd förfaranderegler och att hyresnämnderna är relativt fria att handlägga ärendena i de former som ter sig mest ändamålsenliga i varje enskilt fall (RBD 1990:7, jfr 
prop. 1973:23 s. 132
). Inte heller innehåller 
förvaltningslagen
 någon bestämmelse om vilandeförklaring av ärenden. En hyresnämnd har emellertid i vissa fall ansetts ha en möjlighet att vilandeförklara ärenden. Om det i det särskilda fallet skall ske är en lämplighetsfråga som får bedömas med hänsyn till bl.a. processekonomiska skäl (se RBD 1990:7). Jag kan således inte se att det finns något formellt hinder för en hyresnämnd att vilandeförklara ett ärende. Med hänsyn till det skyndsamhetskrav som gäller för hyresnämndens handläggning förefaller emellertid utrymmet för att vilandeförklara ett ärende som regel begränsat.
I det nu aktuella fallet beslutade hyresnämnden enligt protokollet från sammanträdet att ärendet skulle vara vilande i avvaktan på besked om ”utfallet av förda förlikningsförhandlingar”. I hyresnämndens skrivelse till hyresgästföreningen har angetts att ärendet hålls vilande i avvaktan på yttrande från föreningen. Det är således något oklart på vilken grund ärendet vilandeförklarades. Det kan emellertid ifrågasättas om det funnits skäl att vilandeförklara ärendet på någon av dessa grunder. Mot bakgrund av det skyndsamhetskrav som åvilar hyresnämnden borde nämnden enligt min mening i stället ha satt ut ett senaste datum när ett besked eller ett yttrande skulle ha kommit in till nämnden.
Det framgår varken av dagboksbladet eller akten att några åtgärder i syfte att föra ärendets handläggning framåt har vidtagits efter den 22 februari 2002. BB har emellertid upplyst att han under hand fått information från motpartens ombud att förlikningsförhandlingar pågår och från en representant från hyresgästföreningen om arbetet med ett remissvar och fortsatt förhandlingsarbete för huset. Jag vill med anledning härav erinra om att dessa kontakter borde ha dokumenterats. I första hand är det givetvis av vikt för parter och andra som vill ta del av vad som förevarit i ärendet att det av handlingarna går att utläsa vad som förekommit. Dokumentationen är också av betydelse om en annan handläggare behöver sätta sig in i ärendets handläggning.
När det slutligen gäller de skriftliga förfrågningar som AA skickat till nämnden framgår det varken av dagboksbladet eller av akten i ärendet att AA:s brev den 17 januari 2005 har besvarats. Den tjänsteanteckning som påtecknats det aktuella brevet av BB den 25 februari 2005 synes istället, enligt vad som framgår av de handlingar AA bifogat sin anmälan, översänts till AA sedan hon i augusti 2005 kommit in med ytterligare en förfrågan. Jag vill med anledning av detta erinra om att AA naturligtvis borde ha fått ett svar i anslutning till sin förfrågan den 17 januari 2005.
Med dessa uttalanden avslutas ärendet.