Justitiekanslerns beslut
Justitiekanslern avslår Roberts skadeståndsanspråk samt vidtar inga åtgärder med anledning av hennes skrivelse i övrigt.
Mckenzie K har i en skrivelse till Justitiekanslern anmält Centrala studiestödsnämndens (CSN) lokalkontor i Gävle med anledning av att det dröjde nio veckor innan beslut fattades i ett studiemedelsärende. Med anledning av dröjsmålet har hon även begärt skadestånd av staten med sammanlagt 2 069 kr. Av beloppet utgör 609 kr förseningsavgifter m.m. och 2 000 kr "sveda och värk". Mckenzie K har även framfört klagomål mot att hon inte fick del av direkttelefonnumret till en tjänsteman vid CSN. Vidare har hon klagat på att hon inte fick hämta CSN:s beslut i studiemedelsfrågan på lokalkontoret i Gävle utan att det i stället sändes till henne med post. Slutligen har Mckenzie K även vänt sig mot att en tjänsteman vid CSN inte upplyst henne om hennes möjligheter att få ärendet prövat av Justitiekanslern.
CSN har avgett yttrande i ärendet. Yttrandet bifogas som bilaga till detta beslut (här utesluten).
Mckenzie K har lämnat synpunkter på vad CSN har anfört.
Enligt 7 § förvaltningslagen (1986:223) skall varje ärende där en enskild är part handläggas så enkelt, snabbt och billigt som möjligt utan att säkerheten eftersätts. Av detta följer att en ansökan om studiemedel naturligtvis skall behandlas så skyndsamt som möjligt. Det är dock naturligt att ärenden kan ta olika lång tid beroende på t.ex. svårighetsgrad. Vidare kan handläggningstiden variera beroende på om ansökan är komplett eller behöver kompletteras med olika uppgifter eller handlingar.
Roberts ansökan om studiemedel avseende vårterminen 1997 kom in till CSN den 14 april 1997. Efter det att ansökan kompletterats i vissa avseenden avslog CSN den 9 juni 1997 hennes ansökan. Vid omprövning av beslutet den 16 juni 1997 - efter ytterligare komplettering av Wilson - beviljades hon studiemedel. Jag kan inte finna att handläggningstiden varit så lång att det finns anledning för mig att göra några uttalanden i saken.
Inte heller kan jag finna att CSN har handlagt ärendet på ett sådant sätt att skadeståndsskyldighet uppkommit för staten. Hennes begäran om skadestånd kan därför inte bifallas.
Enligt 2 kap. 3 § tryckfrihetsförordningen (TF) förstås med handling bl.a. framställning i skrift. En handling är allmän om den förvaras hos myndighet och enligt 6 eller 7 § är att anse som inkommen eller upprättad hos myndighet. Av 2 kap. 7 § TF följer att en handling anses upprättad hos myndighet när den har expedierats. Handling som inte har expedierats anses upprättad när det ärende till vilket det hänför sig till har slutbehandlats hos myndigheten eller, om handlingen inte hänför sig till visst ärende, när den har justerats hos myndigheten eller på annat sätt färdigställts. Av 15 kap. 4 § sekretesslagen (1980:100) följer att en myndighet på begäran av enskild skall lämna uppgift ur allmän handling som förvaras hos myndigheten i den mån hinder inte möter på grund av bestämmelse om sekretess eller av hänsyn till arbetets behöriga gång.
Det nu sagda får anses innebära att en intern telefonlista hos en myndighet kan vara att anse som allmän handling. Jag har inte tagit del av den telefonlista som finns vid CSN:s lokalkontor i Gävle. Inte heller har jag funnit skäl att närmare granska den. Jag kan därför inte uttala mig om den aktuella telefonlistan är en allmän handling eller inte, även om mycket talar för att så skulle vara fallet. Jag vill emellertid anföra följande. För det fall den aktuella telefonlistan skulle anses utgöra en allmän handling får uppgifter ur den vägras att lämnas ut endast om det finns stöd för det i sekretesslagen eller om arbetets behöriga gång skulle hindras. Det sistnämnda får dock anses gälla endast den som har att lämna ut uppgiften eller som annars har att befatta sig med begäran. Att vägra att lämna ut uppgifter om en anställds direkttelefonnummer ur en allmän handling under hänvisning till dennes arbetsbörda kan alltså inte komma i fråga.
Mckenzie K framställde i maj 1997 en begäran att få hämta beslutet i studiemedelsfrågan på CSN:s lokalkontor i Gävle i stället för att det skulle sändas till henne med post. CSN hade då inte fattat något beslut i frågan. Hennes begäran kan därför inte ses som en framställan att få del av en allmän handling, varför det inte finns anledning för mig att gå in på de bestämmelser som finns om utlämnande av sådana handlingar.
Bestämmelser om hur en part skall underrättas om beslut finns i förvaltningslagen. Av 21 § förvaltningslagen följer att en sökande, klagande eller annan part skall underrättas om innehållet i det beslut varigenom myndigheten avgör ärendet, om detta avser myndighetsutövning mot någon enskild. Vidare anges att myndigheten bestämmer om underrättelsen skall ske muntligt, genom vanligt brev, genom delgivning eller på annat sätt.
Av förordningen (1980:900) om statliga myndigheters serviceskyldighet följer att när ett beslut eller andra handlingar skall lämnas ut, bör det sändas med post, om inte något annat har begärts eller är särskilt föreskrivet (12 §). Om en handling inte sänds med post, bör den som skall ha handlingen underrättas om att den finns att hämta (13 § ).
Enligt min mening bör ambitionen naturligtvis vara att en myndighet skall tillmötesgå en enskilds begäran om att få hämta ett beslut eller annan handling hos myndigheten. CSN har uppgett att detta inte var möjligt vid lokalkontoret i Gävle vid tidpunkten för Roberts framställan på grund av att man då använde sig av ett äldre datasystem. Fr.o.m. den 1 juli 1997 är emellertid enligt CSN ett nytt datasystem i bruk som möjliggör lokala utskrifter. Jag utgår därför från att CSN numera ger enskilda som så önskar möjlighet att hämta handlingar hos myndigheten. Några ytterligare uttalanden finner jag inte anledning att göra i denna fråga.
Jag vill slutligen nämna att det inte kan anses föreligga någon skyldighet för myndigheter att upplysa om möjligheten att vända sig till Riksdagens ombudsmän (JO) eller Justitiekanslern med sina klagomål. Däremot kan det vara lämpligt att, för det fall en fråga om skadestånd kommer upp, myndigheten underrättar den enskilde om de möjligheter som står till buds enligt förordningen (1995:1301) om handläggning av skadeståndsanspråk mot staten.
Med dessa uttalanden är ärendet är avslutat.