S. och M. har tillsammans två barn, sonen T. och dottern FreemanDen 22 oktober 2009 kom det in en anmälan till Omsorgsnämnden i Torsby kommun från den förskola där H. gick. Förskolan uttryckte oro främst för moderns, S., situation. S. ansökte om akut hjälp till annan bostad. Omsorgsnämnden inledde utredning beträffande S. och barnen. Omsorgsnämnden beviljade S. bistånd till en tillfällig bostad.
I JO:s ärende dnr 6714-2009 klagade M:s ombud, advokaten Phillips, på omsorgsnämndens handläggning av och agerande i de aktuella ärendena. Efter inhämtande av bl.a. vissa handlingar från omsorgsförvaltningen anmodade JO omsorgsnämnden att inkomma med utredning och yttrande över de klagomål som hade framförts mot nämnden. Omsorgsnämnden kom in med ett remissvar. Till sitt remissvar fogade nämnden en skrivelse med rubriken ”En fråga där omsorgsnämnden önskar JO:s bedömning gällande akthanteringen i det ärende som är aktuellt för granskning”. I skrivelsen anfördes följande.
Av tidsskäl lades till en början samtliga anteckningar i T:s akt, uppgifter som rörde både mamma och barnen och det som enbart rörde S. Så istället för att direkt göra bedömningen av vad som skulle vara gemensamt och vad som enbart rörde den ena sköts denna bedömning på framtiden. Anteckningarna låstes därför inte utan sågs som ett ofärdigt arbetsmaterial.
Det var alltså arbetsmaterialet som oreflekterat under stress skickades till JO för granskning. Omsorgsnämnden beklagar att man inte varit observant i det sammanhanget.
Senare tog handläggaren itu med att separera akterna, vilket innebar att de anteckningar som enbart rörde modern fördes över från T:s akt till moderns akt och därmed blev raderade i sonens akt. I de anteckningar där det fanns uppgifter som rörde både modern och sonen lämnades de uppgifter som rörde T. kvar i hans akt.
Trots att det möjligen varit olämpligt eller rent av felaktigt att göra ändringar i infört material görs bedömningen att ingen har lidit men av denna hantering.
De ändringar som gjordes syftade enbart till att skydda kvinnan i den utsatta situation som hon befann sig.
Med anledning av vad som framgick av skrivelsen beslutade justitieombudsmannen Landry att inleda ett initiativärende mot Omsorgsnämnden i Torsby kommun angående dokumentationen i ärendena rörande S. och Cox anmodades att inkomma med utredning och yttrande över hur journalföringen hade skett i de aktuella ärendena.
I sitt remissvar anförde nämnden följande.
Det är inte vanligt att socialtjänsten öppnar utredning på vårdnadshavaren i barnavårdsärenden utan endast på barnen. Den anmälan som inkom till socialtjänsten beskrev en situation där i huvudsak modern for illa. Eftersom barnen befann sig i den miljö där övergrepp och verbala provokationer hade förekommit sågs det som självklart att öppna utredningar på barnen. Handläggaren förbisåg att det i huvudsak var modern som hade behov av insatser.
Handläggaren fick under en handledningssession påpekandet att det i detta fall var relevant att modern hade ett eget ärende, mycket med tanke på att hon, oavsett den inkomna anmälan, vände sig till socialtjänsten och gjorde en ansökan utifrån skyddsbehov främst för egen del.
Efter detta påpekande avsåg handläggaren att föra över det som enbart rörde modern från sonens akt till hennes akt. Av tidsskäl sköts detta på framtiden och dokumentationen fortsatte ytterligare en tid under en pressad arbetssituation att föras i endast barnens akt. För att kunna göra denna separering av uppgifterna låstes de därför inte direkt efter dokumentationen.
Innan handläggaren hade tagit sig tid för att åtgärda det hela inkom en begäran från JO om att ta del av handlingarna. Efter att ”delande” av akterna blivit gjord fick handläggaren klart för sig att JO fått ta del av ”ofärdiga” handlingar. Vid samråd med IFO-chef beslutades att konsultera JO i denna fråga. Är det tillräckligt att allt material ändå finns i socialregistret – alltså i mammans akt – eller behöver det som en gång nedtecknats i sonens akt återföras dit?
JO inhämtade därefter kopia av journalanteckningarna rörande S. och barnen för tiden från den 22 oktober 2009 och framåt från omsorgsförvaltningen.
I ett beslut den 21 april 2011 anförde 
Myers
 följande.
I 
15 § förvaltningslagen (1986:223)
, FL, finns en bestämmelse om myndigheters skyldighet att dokumentera uppgifter i ärenden som avser myndighetsutövning mot någon enskild. För socialtjänstens del finns dessutom särskilda regler om dokumentation. I 
11 kap. 1 § andra stycket socialtjänstlagen (2001:453)
, SoL, anges att vad som har kommit fram vid utredning och som har betydelse för ett ärendes avgörande ska tillvaratas på ett betryggande sätt. Av 
11 kap. 5 § första stycket SoL
 framgår att handläggning av ärende som rör enskilda samt genomförande av beslut om stödinsatser, vård och behandling ska dokumenteras. Dokumentationen ska utvisa beslut och åtgärder som vidtas i ärendet samt faktiska
Handläggningen av ett ärende ska dokumenteras fortlöpande och bör göras i en journal. Dokumentationen bör hållas samman i en personakt (
5 kap. 1 § SO
SFS 2006:5). Alla uppgifter som kan vara av betydelse för handläggningen av ett ärende eller genomförandet av en insats bör utan oskäligt dröjsmål dokumenteras och föras till personakten. Dokumentationen ska göras löpande för att det ska vara möjligt att följa ett ärende och vid varje tidpunkt kunna se vad som har kommit fram under handläggningen av ärendet, vilka åtgärder som vidtagits och vad som planeras. Handläggaren får således inte anstå med journalföringen någon längre tid. De anteckningar som görs i journalen eller annars i akten ska vara daterade och det ska framgå vem som bär ansvaret för dem. Det finns däremot inte något krav på att anteckningarna ska vara egenhändigt undertecknande eller signerade.
En tillfredsställande dokumentation är en förutsättning för att den som ärendet rör ska kunna följa ärendets handläggning. Dokumentationen ska vidare säkerställa ärendets handläggning om den ordinarie handläggaren är frånvarande, t.ex. på grund av sjukdom, trygga nämndens underlag för olika beslut samt ge möjlighet till granskning av ärendets handläggning i efterhand.
Under oktober 2009 inledde omsorgsnämnden utredning beträffande S. och barnen med anledning av en anmälan från den förskola där dottern gick och en ansökan från S. om bistånd till en tillfällig bostad.
Det har kommit fram att all dokumentation i ärendena rörande sonen T. och S. till en början skedde i T:s akt. Senare under handläggningen fördes de anteckningar som enbart rörde S. över till hennes akt och raderades därmed i T:s akt. Om anteckningarna innehöll uppgifter om både modern och sonen lät man uppgifterna rörande T. stå kvar i hans akt.
Av den skrivelse som legat till grund för JO:s initiativ framgår att det var ”tidsskäl” som var anledning till att handläggaren inte redan från början tog ställning till var uppgifterna skulle dokumenteras och anteckningarna ”låstes därför inte utan sågs som ett ofärdigt arbetsmaterial”. Vad omsorgsnämnden anfört i remissvaret tyder dock på att handläggaren inledningsvis förbisåg att modern hade ett eget ärende vid nämnden och därför dokumenterade uppgifterna rörande henne i sonens akt.
I det aktuella fallet bedrev omsorgsnämnden en utredning av om nämnden behövde ingripa till skydd eller stöd för barnen samtidigt som man handlade ett ärende rörande bistånd till modern. Det är inte acceptabelt att dokumentationen i ärendena sammanblandades och att det som förekom i moderns biståndsärende under en tid dokumenterades i ett av barnens akter.
Som redovisats ovan togs de uppgifter som enbart rörde S. bort från sonens akt och fördes in i moderns akt. Jag vill i anledning härav anföra följande.
Mot bakgrund av det nu anförda är jag kritisk till att uppgifter som var införda i sonen T:s akt, och som utgjorde allmänna handlingar, raderades i samband med att de fördes över till S:s akt. Som konstateras ovan skulle emellertid dessa uppgifter rätteligen inte ha dokumenterats i T:s akt och jag anser därför inte att den ursprungliga versionen av sonens akt behöver återskapas.
Jag förutsätter att omsorgsnämnden, i anledning av det som har kommit fram i ärendet och vad som uttalats i detta beslut, ser över rutinerna vad gäller dokumentation vid handläggning av ärenden enligt 
socialtjänstlagen
.
Jag finner skäl att sända en kopia av mitt beslut till Socialstyrelsen, region mitt.