AA klagade i en anmälan som kom in till JO den 22 januari 2009 på Länsstyrelsen i Skåne län. Klagomålen avsåg tiden för handläggning av ett ärende, där hennes granne överklagat ett positivt förhandsbesked för bygglov. Enligt anmälan hade ärendet legat hos länsstyrelsen utan åtgärd sedan överklagandet kom in den 6 september 2007 trots att länsstyrelsen utlovat en handläggningstid om högst sex månader.
Från Länsstyrelsen i Skåne län inhämtades den 3 februari 2009 muntligen att ärendet inte haft någon handläggare under någon månads tid.
Av ett registerutdrag framgick att skriftväxling skett i ärendet fram till januari 2008.
Länsstyrelsen i Skåne län anmodades att göra en utredning och yttra sig över anmälan.
Länsstyrelsen anförde genom länsöverdirektören BB följande.
Byggnadsnämnden i Höganäs kommun beslutade den 19 juni 2007 att lämna AA positivt förhandsbesked för nybyggnad av ett enbostadshus på fastigheten S 4:30.
CC, ägare till grannfastigheten S 4:27, överklagade beslutet och yrkade att det skulle ändras och att sökanden skulle uppmanas att inkomma med en ny ansökan där negativa yttranden som förekommit inför beslutet skulle beaktas. Överklagandet kom in till länsstyrelsen den 6 september 2007.
Länsstyrelsen översände klagomålen till AA den 7 september 2007 för kännedom och eventuellt yttrande senast den 28 september.
Yttrande kom in den 18 september och översändes den 19 september till CC för kännedom och eventuellt yttrande senast den 9 oktober. Anstånd med att inkomma med yttrande t.o.m. den 18 oktober medgavs senare. Yttrande kom in till länsstyrelsen med fax den 17 oktober och med vanlig post den 30 oktober. I faxet angavs att yttrandet sändes per post från Bryssel den 16 oktober.
CC inkom med yttrande per fax den 14 januari.
Den 29 maj skickade AA ett e-brev till den handläggare som ursprungligen handlagt ärendet. I brevet frågade AA hur ärendet skulle komma att behandlas och angav att hon väntat på beslut sedan september -07. Brevet besvarades av handläggaren den 30 maj med uppgift att ärendet numera handlades av en annan, namngiven, tjänsteman. Dessutom lämnades en upplysning om att sektionen var kraftigt underbemannad vilket lett till att handläggningstiderna uppgick till drygt ett år. Samma dag skickade AA genom sin dotter e-post till den nye handläggaren. Däri upprepades frustrationen över att ärendet dragit ut på tiden och frågan ställdes huruvida det fanns en möjlighet att ”hantera ärendet innan semestrarna drar igång”. Dessutom uppgavs bl.a. att man blivit lovad max 6 månaders väntetid och att det redan gått 10 månader.
Ärendet avgjordes den 19 februari 2009 genom beslut av en i ärendet tredje handläggare. Länsstyrelsens beslut har överklagats till länsrätten av CC.
Länsstyrelsen beklagar att ärendets handläggningstid blivit lång. Till viss, om än mindre, del berodde detta på att kommuniceringen med parterna inte var avslutad förrän fyra månader efter det att överklagandet kommit in till länsstyrelsen. Vad som därefter försenat ärendet har framskymtat i svaret per e-post till AA. Under 2008 var personalsituationen ovanligt besvärlig hos länsstyrelsens rättssektion. Under perioden mars-december slutade eller gick på tjänstledighet tio handläggare med bl.a. plan- och bygglagsärenden som arbetsuppgift. Stora ansträngningar gjordes för att kompensera bortfallet. Detta ledde till att nya handläggare med i vissa fall begränsad erfarenhet av ärendefrågorna fick ”ärva” äldre ärenden samtidigt som kvarvarande handläggare i viss utsträckning fick ägna tid åt att lära upp den nya personalen. Den handläggare som först handlade nu aktuellt ärende avlastades genom att en nytillträdd handläggare övertog ärendet under juni månad 2008. Dennes anställning upphörde vid årsskiftet 2008/2009. Den tredje, och siste, handläggaren övertog ärendet därefter och hade som prioriterad uppgift att avgöra äldre ärenden.
Tyvärr hamnade klagandens ärende bland de ärenden som kommit att ta allra längst tid.
Länsstyrelsen vill slutligen kommentera uppgiften om att klaganden vid något tillfälle fått besked att ärendet skulle avgöras inom sex månader. Av handlingarna i akten och av utdrag ur diariet framgår inte någon uppgift om ett sådant löfte. Generellt gäller att länsstyrelsens tjänstemän i fråga om bygglovsärenden aldrig utlovar en tid för handläggning om det inte är helt klart att löftet kan infrias.
AA gavs möjlighet att kommentera remissvaret.
Enligt 
7 § förvaltningslagen (1986:223)
 ska varje ärende i vilket någon enskild är part handläggas så enkelt, snabbt och billigt som möjligt utan att säkerheten eftersätts. I detta ligger att ärendet inom rimlig tid ska avslutas genom någon form av beslut. Det ankommer på myndigheten att driva fram ärendet till ett avgörande.
Enligt 
8 kap. 34 § plan- och bygglagen (1987:10)
 ska byggnadsnämnden på ansökan ge förhandsbesked huruvida en åtgärd som kräver bygglov kan tillåtas på den avsedda platsen.
Syftet med förhandsbesked är att den som planerar att utföra ett byggnadsprojekt, där möjligheterna att få lov är svårbedömda, ska kunna undvika onödig projektering genom att få tillåtligheten i stort prövad i ett första skede. Prövningen gäller
För att syftet med möjligheten att begära förhandsbesked ska uppnås, förutsätts att sådana ärenden avgörs relativt snabbt. Om sökanden – som här – fått ett positivt besked, är det inte acceptabelt att högre instans efter grannes överklagande dröjer med sitt avgörande och på så sätt hindrar att beskedet får någon effekt. De personalproblem till vilka länsstyrelsen hänvisar må ha bidragit till det uppkomna dröjsmålet men utgör givetvis ingen ursäkt för detta.
Med den kritik som ligger i det nyss sagda avslutas ärendet.