Justitiekanslerns beslut
Justitiekanslern riktar kritik mot Länsstyrelsen i Kalmar län för bristande handläggning av en begäran om att länsstyrelsen skulle lämna uppgifter ur allmänna handlingar.
HC har i en skrivelse hit anmält Länsstyrelsen i Kalmar län för hur man hanterade en begäran från honom om att få svar på ett antal frågor rörande viltvårdsområden i länet. HC har sammanfattningsvis sagt följande i sin anmälan.
Han tillställde länsstyrelsen ett fax den 12 mars 2008 med följande frågor.
1. Hur många viltvårdsområden finns det totalt i Ert län?
2. Ökar, minskar eller är antalet sedan 2003/04 detsamma?
3. Hur stor sammanlagd areal omfattar Ert läns VVO:n totalt?
4. Har samtliga viltvårdsområdesföreningar ”nya”, efter 2001-01-01, fastställda stadgar?
Han ställde motsvarande frågor till samtliga länsstyrelser i Sverige och fick svar, dock inte från Länsstyrelsen i Kalmar län. Den 3 april 2008 kontaktade han handläggaren MP per telefon för att efterhöra vad anledningen till dröjsmålet med att svara på frågorna var. MP svarade att han inte hade fått det aktuella faxet. HC läste då upp frågorna per telefon. När han fortfarande den 9 juni 2008 inte hade fått något svar ringde han till MP på nytt. Han fick då till svar att Cunningham hade förståelse för att han ville ha svar på sina frågor om viltvårdsområden men att han inte kunde få det eftersom länsstyrelsen inte hade någon databas med dessa uppgifter. MP tillade att han inte hade för avsikt att leta i handlingarna för att ta fram svaren på frågorna och hänvisade honom till att i stället själv komma dit och leta efter uppgifterna.
Länsstyrelsen har på Justitiekanslerns begäran yttrat sig över anmälan.
Länsstyrelsen har i sitt yttrande hit sagt bl.a. följande.
Faxet
Handläggaren har fått faxet av anmälaren, det är instämplat den 13 mars 2008. Handläggaren bedömde då att ärendet inte kunde prioriteras före andra arbetsuppgifter varför det lades i hans "att göra" hög. Det han prioriterade framför detta ärende var att få grepp om sina nya arbetsuppgifter, jaktärenden, vilket är en ärendegrupp som bl.a. innefattar handläggning av tillstånd till skyddsjakt och licensjakt efter älg. Handläggningen av sistnämnda ärendegrupp är mycket omfattande och arbetsinsatsen är som mest betungande under våren och fram till juli månad. Handläggaren hade vid aktuell tidpunkt bara innehaft dessa arbetsuppgifter sedan 1 januari 08 och var i en upplärningsfas med hjälp av en tillfälligt återanställd jakthandläggare. Av de två tjänstemän
som tidigare haft hand om uppgifterna hade en hastigt slutat för ett annat arbete och en var och är fortfarande långtidssjukskriven. Att observera är att faxet är en begäran att få del av uppgifter i allmänna handlingar, det finns formuleringar som tyder på att det inte är uppgifter som anmälaren förväntas få med vändande post.
Händelseförloppet
Handläggaren bekräftar anmälarens bild av händelseförloppet vid telefonsamtalen. När anmälaren ringde första gången mindes han inte faxet men vartefter samtalet pågick drog han det till minnes. Vid samtalet den 9 juni, som var en aning irriterat, var handläggarens avsikt inte att vara oförskämd med yttrandet att anmälaren "fick komma hit och leta själv" utan det var ett förslag på ett tillvägagångssätt för att denne snabbt skulle få del av uppgifterna. Arbetet med att sammanställa begärda uppgifter ur handlingarna bedöms vara minst 7 dagar. En sammanställning av dessa uppgifter var inte något som länsstyrelsen annars hade planerat.
Skyldigheten att lämna ut allmän handling enligt Sekretesslagen 15 kap 4 §
Länsstyrelsen anser att de uppgifter som anmälaren begärde var fråga om uppgifter i ett sådant omfattande material att det på grund av tidsåtgång och rådande arbetsbelastning var rätt att avslå ansökan. Vid samtal med länsstyrelsen i Jönköpings län har den lagt ner en arbetsvecka för att sammanställa materialet som omfattar 10 viltvårdsområden. Motsvarande siffra för Kalmar län är 36 områden. Länsstyrelsen i Jönköpings län hade dock överarbetat materialet för att själva få nytta av det i sin fortsatta handläggning av dessa ärenden, men det ger ändå en vägledning om vilken arbetsinsats anmälarens förfrågan omfattar.
Skyldigheten enligt 2 kap 12 § tryckfrihetsförordningen
Bestämmelserna i tryckfrihetsförordningen och sekretesslagen om allmän handling avser endast rätt att ta del av och att erhålla avskrift eller utdrag av sådan handling, som finnes förvarad hos myndighet, men medför inte skyldighet för myndighet att på begäran framställa en ny handling på grundval av uppgifter som kan inhämtas ur befintliga allmänna handlingar.
Serviceskyldigheten enligt 4 § förvaltningslagen
Serviceskyldigheten är inte helt oinskränkt. Hjälpen till den enskilde skall lämnas i den utsträckning som är lämpligt med hänsyn till frågans art, den enskildes behov av hjälp och länsstyrelsens verksamhet. Länsstyrelsen finner att det med hänsyn till myndighetens resurser och den arbetsbelastning som därmed råder inte motiverat att göra den sammanställning, skapa en ny handling, som anmälaren efterfrågar.
Andra synpunkter
Handläggaren har på grund av omständigheter som han själv inte kunnat påverka, fått en alldeles för stor arbetsbörda. I efterhand kan länsstyrelsen se att arbetsbördan varit för stor och att handläggaren borde ha fått mer stöd vad avser prioriteringar och avlastning.
Länsstyrelsen anser att serviceskyldigheten i detta fall efter det första telefonsamtalet från anmälaren borde ha medfört att det tagits ett beslut om vilka uppgifter som kunde lämnas ut och vilka, på grundvalar som angivits ovan, inte kunde lämnas ut. Anmälaren borde också ha fått del av ett sådant ställningstagande. Länsstyrelsen beklagar det inträffade i denna del.
HC har beretts tillfälle att komma in med synpunkter på länsstyrelsens yttrande.
Rättsliga utgångspunkter
Enligt 2 kap. 12 § tryckfrihetsförordningen (TF) ska en allmän handling som får lämnas ut på begäran genast eller så snart det är möjligt på stället utan avgift tillhandahållas den som önskar ta del av handlingen.
Den som begär att få ta del av en allmän handling ska precisera sin begäran så att myndigheten får klart för sig vilken eller vilka handlingar det rör sig om. En myndighet får dock inte utan vidare avvisa en begäran om att få ut vagt angivna handlingar. Myndigheten är i stället skyldig att i viss utsträckning efterforska om handlingarna finns i dess förvar (jfr bl.a. Justitiekanslerns beslut den 5 februari 2002 i ärendet med dnr 1930-01-30).
Av 2 kap. 13 § TF framgår att den som önskar ta del av en allmän handling även har rätt att mot en fastställd avgift få en avskrift eller kopia av handlingen till den del som den får lämnas ut. En sådan begäran ska behandlas skyndsamt.
I 15 kap. 4 § sekretesslagen (1980:100) finns föreskrifter om myndigheternas upplysningsskyldighet gentemot allmänheten, dvs. skyldigheten att på begäran lämna uppgifter ur allmänna handlingar som förvaras hos myndigheten. Upplysningsskyldigheten är begränsad på så sätt att den endast gäller i den mån inte hinder möter med hänsyn till arbetets behöriga gång.
I detta sammanhang bör även nämnas den serviceskyldighet som åligger en myndighet och som kommer till uttryck i 4 § förvaltningslagen (1986:223). Enligt nämnda paragraf ska varje myndighet lämna upplysningar, vägledning, råd och annan sådan hjälp till enskilda i frågor som rör myndighetens verksamhetsområde. Hjälpen ska lämnas i den utsträckning som är lämplig med hänsyn till frågans art, den enskildes behov av hjälp och myndighetens verksamhet.
Det ligger i sakens natur att det inte bör ta längre tid för en myndighet att fatta beslut i ett ärende rörande begäran om att få uppgifter ur allmänna handlingar än vad det skulle göra att fatta beslut om utlämnande av motsvarande handlingar (jfr JO 1989/90 s. 371).
När det gäller utlämnande av allmänna handlingar bör normalt handlingen lämnas ut redan samma dag som begäran har gjorts. Någon eller några dagars fördröjning kan dock godtas om en sådan fördröjning är nödvändig för att myndigheten ska kunna ta ställning till om den efterfrågade handlingen är allmän och offentlig. Härtill kommer att ett visst dröjsmål är ofrånkomligt om framställningen avser eller fordrar genomgång av ett omfattande material. Det får dock aldrig bli fråga om ett otillbörligt dröjsmål med utlämnandet av handlingen (jfr Vargas, Offentlighetsprincipen,
6 uppl. s. 128 f.). Sålunda har Justitiekanslern tidigare uttalat att mer än någon veckas dröjsmål med att lämna ut en kopia eller en avskrift av en allmän handling kan accepteras endast i undantagsfall (jfr Justitiekanslerns beslut den 5 februari 2002 i ärendet med dnr 1930-01-30). Samma princip bör gälla för hur lång handläggningstid som är acceptabel i ett ärende angående begäran om att få uppgifter ur allmänna handlingar.
Länsstyrelsen har bekräftat att man tog del av HC:s fax den 13 mars 2008. De frågor som HC ställde i faxet är enligt Justitiekanslerns mening tydliga. Jag anser att skrivelsen rimligtvis inte kan uppfattas på något annat sätt än att HC begärde att få vissa specifika uppgifter ur de handlingar som länsstyrelsen hade i sina ärenden rörande viltvårdsområden. Vidare anser jag, till skillnad från vad länsstyrelsen synes göra, att det av skrivelsen framgår att HC önskade att hans ärende skulle handläggas skyndsamt. Detta grundar jag bl.a. på att han avslutade sin skrivelse med att uttrycka ”en förhoppning om snar handläggning”.
Jag anser alltså att det borde ha stått klart för länsstyrelsen att HC begärde att få ut vissa specifika uppgifter ur länsstyrelsens handlingar rörande viltvårdsområden. Som länsstyrelsen själv har påpekat borde man ha fattat ett beslut om vilka uppgifter som kunde lämnas ut. Det är utrett att något formellt beslut med anledning av HC:s begäran inte fattades innan han anmälde saken hit i mitten av juni 2008. Länsstyrelsen kan därför inte undgå kritik för dröjsmålet med att behandla HC:s begäran om att man skulle lämna de aktuella uppgifterna till honom.
När det sedan gäller frågan om länsstyrelsen borde ha bifallit HC:s begäran gör jag följande överväganden.
Vad gäller den första frågan som HC ställde i sin skrivelse, dvs. hur många viltvårdsområden som det totalt fanns i länet, konstaterar jag att länsstyrelsen i yttrandet hit har angett att man har 36 sådana områden i länet. Denna upplysning borde länsstyrelsen utan någon större insats även ha kunnat lämna till HC i samband med att denne vände sig dit. Likaså borde man utan några större efterforskningar ha kunnat svara på frågan om antalet viltvårdsområden hade ökat eller minskat sedan år 2003/04.
På grund av det anförda anser jag att länsstyrelsen inte kan undgå kritik
för att man underlät att inom någon eller några arbetsdagar svara på de två första frågorna som HC ställde i sin skrivelse dit.
När det gäller de övriga frågor som HC begärde att få svar på kan – med hänsyn till de upplysningar som länsstyrelsen har lämnat i ärendet – inte annat anses utrett än att det hade tagit flera arbetsdagar att få fram dessa uppgifter. Vid sådant förhållande måste det anses ha förelegat hinder med hänsyn till arbetets behöriga gång att lämna uppgifterna till HC. Den omständigheten att andra länsstyrelser lämnade motsvarande uppgifter rörande sina län föranleder inte någon annan bedömning. Det kan därför inte anses ha varit fel att, på det sätt som handläggaren synes ha gjort, hänvisa HC till att själv på plats hos länsstyrelsen ta fram uppgifterna ur handlingarna (jfr JO 1990/91 s. 382 och Conner m.fl., Sekretesslagen – En kommentar, s. 15:14).
Sammanfattningsvis riktar jag kritik mot länsstyrelsen för att man inte inom rimlig tid dels fattade ett beslut med anledning av HC:s begäran om att få vissa uppgifter ur länsstyrelsens handlingar rörande viltvårdsområden, dels lämnade upplysningar om hur många viltvårdsområden som fanns i länet och om dessa hade ökat eller minskat sedan år 2003/04.
Avslutningsvis konstaterar jag att det av länsstyrelsens yttrande framgår att den huvudsakliga anledningen till att man handlade HC:s ärende på ett bristfälligt sätt var att en oerfaren handläggare hade fått en alldeles för stor arbetsbörda. Ansvaret för det inträffade måste därför främst läggas på handläggarens chefer. Jag utgår från att länsstyrelsen tar lärdom av det inträffade och att man – om så inte redan har skett – vidtar adekvata åtgärder för att förhindra att liknande fel begås på nytt.