Ett offentligt biträde kan beviljas ersättning för tidsspillan och utlägg som uppkommit i samband med en muntlig förhandling om förvar dit biträdet kallats att delta över telefon men i stället valt att inställa sig på samma plats som sin huvudman. Huvudregeln bör vara att det offentliga biträdet närvarar på samma plats som den förvarstagne. Undantag kan göras om det finns skäl för deltagande över telefon och dessa skäl väger tyngre än de omständigheter som talat för närvaro tillsammans med den förvarstagne.
SN förordnades av Polismyndigheten som offentligt biträde i ett ärende om förvar. Inför den första prövningen av förvarsbeslutet kallade Polismyndigheten SN att närvara över telefon och angav att ersättning inte skulle ges för kostnader för resa till förhandlingen eller tidspillan. SN meddelade att hon inte ansåg att det var lämpligt att hennes huvudman skulle vara ensam under förhandlingen och att hon avsåg att närvara tillsammans med honom. Vid förhandlingen befann sig Polismyndighetens personal i myndighetens lokaler och SN samt hennes huvudman närvarade över telefon från förvaret. SN begärde ersättning för tidsspillan och utlägg för sin inställelse på förvaret.
Polismyndigheten beslutade att inte bevilja den begärda ersättningen avseende inställelse med hänvisning till att SN kallats att närvara över telefon. Polismyndigheten angav vidare bl.a. följande. Det har inte kommit fram något som motiverar den personliga inställelsen på förvaret. Ärendet var okomplicerat och förhandlingen varade i 15 minuter.
SN överklagade beslutet till Förvaltningsrätten i Luleå, migrationsdomstolen (2020-05-07, ordförande Torres), som avslog överklagandet med huvudsakligen följande motivering. SN har tidigare träffat sin klient personligen i samband med att han placerades i förvaret. Hon har vidare kallats att närvara via telefon och informerats om att ersättning för tidsspillan och utlägg för att närvara personligen under förhandlingen inte kommer att medges. Mot denna bakgrund, samt då det heller inte i övrigt framkommit något konkret som tyder på att hennes klients intressen inte skulle kunnat tillvaratas för det fall hon närvarat via telefon, saknas det skäl för att utge ersättning för tidsspillan och utlägg hänförliga till SN:s personliga inställelse vid förhandlingen.
SN överklagade domen och yrkade att Migrationsöverdomstolen skulle bevilja henne ersättning för hennes inställelse till förhandlingen med 3 696 kr, varav 2 530 kr för tidsspillan, 427 kr för utlägg och 739 kr för mervärdesskatt. Hon förde fram i huvudsak följande. Hon ansåg att hennes inställelse på förvaret var nödvändig. Det fanns speciella omständigheter som gjorde att hon inte kunde ta tillvara sin huvudmans intressen över telefon. Det är inte en rättssäker ordning att Polismyndigheten tillåts avgöra om inställelse ska ske över telefon eller tillsammans med huvudmannen i ärenden om frihetsberövande. Som försvarare tillåts man vid häktningsförhandling i princip alltid att närvara tillsammans med sin huvudman. En förvarsplacering kan sägas vara än mer ingripande än att bli häktad, eftersom den frihetsberövade inte är misstänkt för något brott. Vid en förvarsförhandling borde det alltså vara än viktigare att huvudmannen får sitta tillsammans med sitt ombud, om ombudet anser att det är lämpligast.
Justitiekanslern förde fram bl.a. följande. I ett fall som det aktuella finns det en möjlighet för en förvaltningsmyndighet att föreskriva ett visst sätt för inställelse vid en förhandling. Frågan om inställelsesätt vid förhandlingar framstår dock i vissa fall som relativt komplicerad och som en av rättssäkerhetsskäl viktig fråga. Vid förhandling i domstol är inställelse på plats huvudregel och det är undantag från denna huvudregel som måste motiveras. Att i ett sådant fall ställa upp krav på att det ska förekomma något konkret som tyder på att klientens intresse inte skulle kunna tillvaratas genom telefonnärvaro framstår inte som riktigt. När det gäller förhandling hos en förvaltningsmyndighet är det möjligen inte så att inställelse på plats måste vara huvudregeln. För beslut om förvar gäller till skillnad från andra beslut av förvaltningsmyndigheter emellertid ett särskilt krav på muntlig förhandling. Förvar utgör ett väsentligt ingrepp i den personliga friheten vilket innebär att stränga krav bör ställas på iakttagande av de bestämmelser till skydd för den enskilde som finns i handläggningen (se RÅ 1993 not. 705 och RÅ 1997 ref. 33). Förhandling vid förvaltningsmyndighet i förvarsärenden får sammantaget anses närmast vara att likställa med förhandling vid en domstol. Det borde därmed krävas att det finns skäl för deltagande på annat sätt än på plats för att en person ska kallas på det sättet. Om förutsättningarna inte har funnits för att kalla SN att närvara per telefon bör hon tillerkännas ersättning för sin inställelse.
Advokatsamfundet, som gavs tillfälle att yttra sig i målet, förde fram bl.a. följande. Att bli tagen i förvar är en mycket ingripande åtgärd. Det är därför av största vikt att den förvarstagne kan känna förtroende för sitt offentliga biträde. När det gäller bl.a. ärenden om förvar där klienten inte kan kommunicera på sitt eget språk eller är utsatt för stor psykisk påfrestning, kan advokatens personliga närvaro vara viktig av rättssäkerhetsskäl. Det kan givetvis även i dessa fall finnas tillfällen där advokatens medverkan på distans är godtagbar. Det är advokaten som är bäst lämpad att avgöra hur klientens intressen tillvaratas på lämpligast sätt. Det är därför befogat att advokatens uppfattning i frågan om vilka åtgärder som uppdraget kräver tjänar som utgångspunkt. Att som offentligt biträde närvara personligen vid en förhandling som gäller fortsatt frihetsberövande måste typiskt sätt vara en sådan åtgärd som får betraktas som rimlig. Det kan därför i ett sådant fall knappast läggas någon större förklaringsbörda på advokaten beträffande varför uppdraget ska anses ha krävt denna åtgärd. En advokat kan heller aldrig åläggas att medverka till att klientens möjlighet till en rättvis prövning försvagas på grund av att en myndighet eventuellt ser praktiska skäl till att hantera en förhandling av nu aktuellt slag på distans. SN:s inställelse vid förvarsförhandlingen är uppenbart en sådan åtgärd som uppdraget har krävt och den ersättning som hon begärt framstår som skälig.
Polismyndigheten, som gavs tillfälle att yttra sig i målet, förde fram bl.a. följande. Det saknas närmare reglering av formerna för den muntliga förhandlingen i förvarsärenden. Det får förutsättas att dessa beslutas av den myndighet som beslutat om åtgärden. Ett offentligt biträde som har kallats att närvara per telefon kan nekas ersättning för tidsspillan och utlägg om uppdraget inte har krävt fysisk inställelse för att omhänderta de aktuella juridiska frågorna. Denna fråga måste avgöras efter en bedömning i varje enskilt fall. I ärenden om förvar är det ofta så att det offentliga biträdet har sitt verksamhetsställe långt ifrån sin klient. Polismyndigheten håller normalt förvarsförhandlingar via video eller telefon eftersom det saknas geografiska förutsättningar att hålla förhandling på annat sätt. När förvarsförhandlingar hålls via video eller telefon är det offentliga biträdet ofta närvarande med sin klient om biträdet har sitt verksamhetsställe i närområdet. Polismyndigheten finner allra oftast att den personliga inställelsen är nödvändig. Någon enstaka gång, som i aktuellt ärende, står det dock klart att så inte är fallet. Det rör sig om helt okomplicerade ärenden, där förvarsförhandling tidigare har hållits i biträdets fysiska närvaro och där klienten har erfarenhet av förvarsinstitutet.
Kammarrätten i Stockholm, Migrationsöverdomstolen (2020-12-21, Davis, Burton och Peters, referent / föredragande Simmons), yttrade:
SN kallades att närvara över telefon vid en muntlig förhandling inför ny prövning av ett beslut om förvar. Frågan i målet är om SN har rätt till ersättning för de kostnader som har uppkommit på grund av att hon istället valt att inställa sig på samma plats som sin huvudman.
2. Gällande rätt m.m.
Ett offentligt biträde har rätt till skälig ersättning för arbete, tidsspillan och utlägg som uppdraget har krävt (5 § lagen [1996:1620] om offentligt biträde och 27 § rättshjälpslagen [1996:1619]).
Ersättningen får endast om det finns särskilda skäl avse de merkostnader för tidsspillan och utlägg som har uppstått på grund av att biträdet har sin verksamhet långt ifrån den ort där den rättsliga angelägenheten huvudsakligen hanterats (27 § andra stycket rättshjälpslagen).
Ett offentligt biträde måste vid utförandet av sitt uppdrag ta tillvara möjligheterna att begränsa kostnaderna för det allmänna (MIG 2020:12).
I praxis har det etablerats en schabloniserad modell för att bestämma ersättning för tidsspillan och utlägg för ett biträde som har sin verksamhet långt ifrån den ort där den rättsliga angelägenheten huvudsakligen hanterats när det saknas sådana särskilda skäl som avses i 27 § andra stycket rättshjälpslagen (HFD 2016 ref. 30). Modellen innebär att ett sådant biträde har rätt till skälig ersättning för tidsspillan och utlägg som uppstår på grund av avståndet upp till en nivå som motsvarar vad ett lokalt verksamt biträde är berättigad till utan att en sådan kostnad ska betraktas som en merkostnad.
Varje ny prövning av ett beslut om förvar ska föregås av en muntlig förhandling (10 kap. 11 § utlänningslagen [2005:716]). Det finns inte någon bestämmelse i utlänningslagen eller förvaltningslagen om förutsättningarna för deltagande i en sådan förhandling genom ljudöverföring eller ljud- och bildöverföring när förhandlingen inte genomförs av en domstol.
I fråga om muntlig förhandling i migrationsdomstol gäller att sökanden eller klaganden och den som har att svara i målet får delta genom ljudöverföring eller ljud- och bildöverföring under samma förutsättningar som gäller enligt 5 kap. 10 § rättegångsbalken (16 kap. 1 § andra stycket utlänningslagen och 14 § förvaltningsprocesslag [1971:291]). Även andra, t.ex. ombud, kan delta i en muntlig förhandling med användande av den angivna tekniken (prop. 2007/08:139 s. 19).
Som huvudregel gäller enligt 5 kap. 10 § första stycket rättegångsbalken att parter och andra som ska delta i ett sammanträde inför rätten ska infinna sig i rättssalen eller där sammanträdet annars hålls. Enligt andra stycket får emellertid rätten, om det finns skäl för det, besluta att deltagande i stället ska ske genom ljudöverföring eller ljud- och bildöverföring. Vid den bedömningen ska rätten, eller rättens ordförande, särskilt beakta bl.a. de kostnader eller olägenheter som skulle uppkomma om den som ska delta i sammanträdet måste infinna sig i rättssalen och om det är nödvändigt av säkerhetsskäl. Deltagande genom ljudöverföring eller ljud- och bildöverföring får inte ske om det är olämpligt med hänsyn till ändamålet med personens inställelse och övriga omständigheter (tredje och fjärde stycket).
Rätten bör vid sitt ställningstagande till om videokonferens ska användas vid ett sammanträde göra en helhetsbedömning av samtliga relevanta omständigheter. Betydelsen av att personen inställer sig i rättssalen måste vägas mot de omständigheter som talar för att han eller hon i stället inställer sig på annat sätt. Det kan naturligtvis finnas situationer där en persons närvaro i rättssalen bedöms vara så avgörande att videokonferens inte kan tillåtas, oavsett hur starka skäl för detta som anförs, eftersom ett deltagande genom videokonferens aldrig får ske om det är olämpligt (prop. 2004/05:131 s. 95–96).
Om den som har kallats att delta i en muntlig förhandling genom videokonferens eller telefon ändå väljer att infinna sig i rättssalen, kan personens möjligheter att få full ersättning för sin inställelse komma att påverkas (prop. 2007/08:139 s. 20). Om rätten kallar annan än part att delta vid ett sammanträde genom videokonferens, innebär det samtidigt ett ställningstagande i frågan om nödvändigheten av personens närvaro i rättssalen. Rätten torde som regel komma att bedöma merkostnader som uppkommit för att t.ex. ett vittne rest till den plats där rättegången hålls trots att han eller hon kallats att närvara vid sammanträdet från en annan plats, som onödiga (prop. 2004/05:131 s. 92).
I den situation som är aktuell i målet ska Polismyndigheten enligt lag hålla muntlig förhandling. I avsaknad av bestämmelser om förutsättningarna för deltagande i en förhandling hos en förvaltningsmyndighet genom ljudöverföring eller ljud- och bildöverföring bör de principer som gäller för sådant deltagande vid muntlig förhandling i migrationsdomstol vara vägledande när det gäller att bedöma vilken ersättning som ska utgå till ett offentligt biträde.
Möjligheterna för ett offentligt biträde att få ersättning för sin inställelse vid en muntlig förhandling inför en ny prövning av ett förvarsbeslut enligt 10 kap. 11 § utlänningslagen kan alltså påverkas av att biträdet har kallats att delta över telefon från en annan plats än den där huvudmannen befann sig, men ändå valt att infinna sig tillsammans med denne. Det avgörande för ersättningsfrågan är om det funnits förutsättningar för deltagande över telefon. I så fall kan merkostnader som uppkommit för att biträdet rest till sin huvudman i regel inte anses vara sådana kostnader som uppdraget har krävt.
Den huvudregel som bör gälla är att det offentliga biträdet närvarar på samma plats som den förvarstagne. Undantag från huvudregeln kan göras om det finns skäl för deltagande över telefon och dessa skäl väger tyngre än de omständigheter som talar för närvaro tillsammans med den förvarstagne. Deltagande över telefon ska inte ske om det är olämpligt med hänsyn till omständigheterna i ärendet.
Kostnader som uppkommer på grund av att biträdet infinner sig tillsammans med den förvarstagne kan vara skäl som talar för deltagande över telefon. Vid avvägningen mot de skäl som talar för närvaro tillsammans med den förvarstagne bör det särskilt beaktas att beslut om förvar innebär ett väsentligt ingrepp i den enskildes personliga frihet. Om förhandlingen hålls inför den första nya prövningen av ett beslut om förvar är det skäl för det offentliga biträdets närvaro tillsammans med den förvarstagne. En annan omständighet som talar för sådan närvaro är om förhandlingen måste genomföras med hjälp av tolk. Den förvarstagnes inställning till frågan bör också tillmätas betydelse. I ett fall där myndighetens personal befinner sig på en plats och den förvarstagne personen på en annan, är det vidare lämpligt att det offentliga biträdet närvarar på en av de platserna och inte på en tredje plats.
I det nu aktuella fallet är de kostnader som uppstått p.g.a. SN:s inställelse på förvaret relativt begränsade. Kostnaderna för inställelsen ska vägas mot de omständigheter som talar för SN:s närvaro tillsammans med sin huvudman. Förhandlingen hölls inför den första nya prövningen av förvarsbeslutet. Med hänsyn till det väsentliga ingrepp i huvudmannens personliga frihet som förvarsbeslutet innebär, uppväger betydelsen av SN:s närvaro tillsammans med honom de kostnader som inställelsen medfört. Förhandlingen genomfördes dessutom med användande av tolk. Eftersom Polismyndighetens personal befann sig på en plats och den förvarstagne på en annan, var det också lämpligt att SN närvarade på en av de platserna. Den ersättning som SN begärt avser därför sådana kostnader som uppdraget har krävt. Kostnaderna är rimliga. Det har inte heller uppstått sådana merkostnader som enligt 27 § andra stycket rättshjälpslagen endast får ersättas om det finns särskilda skäl. Överklagandet ska därför bifallas.
Migrationsöverdomstolens avgörande. Migrationsöverdomstolen bifaller överklagandet och beslutar att ytterligare ersättning ska betalas till SN som offentligt biträde med 3 696 kr, varav 2 530 kr för tidsspillan, 427 kr för utlägg och 739 kr för mervärdesskatt.