Sammanfattande synpunkter
Länsstyrelsen i Gotlands län har en omfattande och mångsidig verksamhet. Vid en granskning under en dag kan självfallet endast en liten del av verksamheten undersökas. Granskningen har dock gett det allmänna intrycket att länsstyrelsen är en väl fungerande myndighet. Några påtagliga brister kunde inte konstateras.
Justitiekanslern gör vissa uttalanden angående handläggningen av några naturvårdsärenden och ett ärende rörande enskild verksamhet enligt socialtjänstlagen.
Justitiekanslern inspekterade den 8 maj 2003 Länsstyrelsen i Gotlands län. Justitiekanslern togs emot av länsstyrelsens administrativa chef KN.
Vid ett möte med länsrådet AG redogjorde Justitiekanslern för syftet med inspektionen. Justitiekanslern angav att det utifrån den senast lämnade ärendeförteckningen kunde konstateras att länsstyrelsen har relativt få gamla ärenden samt att det under år 2002 skett en markant minskning av antalet gamla ärenden på natur- och kulturenheterna.
AG berättade om verksamheten hos länsstyrelsen. Han nämnde bl.a. följande. Han började sin tjänst som länsråd den 15 januari 2003. Inom länsstyrelsen handläggs ärenden av mångskiftande karaktär. På försök har länet ett samordningsansvar för statlig verksamhet på Gotland. Länsstyrelsen, Länsarbetsnämnden och Skogsvårdsstyrelsen fungerar som en enda myndighet. Administrativt innebär det en del svårigheter eftersom medel kommer "från olika håll". Eftersom länsstyrelsen endast innefattar en kommun går det lätt att kommunicera i olika frågor med företrädare för kommunen. Länsstyrelsen satsar på att utbilda sina anställda. Kunskapsnivån hos personalen är hög. Det finns en god kompetens när det gäller förvaltningsfrågor.
Härefter påbörjades en genomgång av de akter som Justitiekanslern hade begärt fram.
De konstateranden som gjordes redovisas härefter beträffande varje ärendegrupp som granskades.
Endast ett bevakningsföretag har sitt säte på Gotland. Granskningen av handlingar som rörde detta företag gav inte anledning till någon anmärkning.
40 ärenden beträffande körkortsingripanden inkomna under januari - mars 2002 granskades. De var i god ordning. Ärendena hade handlagts utan några anmärkningsvärda dröjsmål.
Av ärendeförteckningen kunde konstateras att det på naturvårdenheten fanns en rad ärenden som var gamla. Justitiekanslern hade därför begärt fram de äldsta ärendena för en genomgång.
Beträffande de flesta ärendena fanns en godtagbar förklaring till varför ärendena hade dragit ut på tiden.
Några ärenden krävde dock ytterligare förklaringar. Sedan försök hade gjorts att i samband med inspektionen få besked från den ansvarige på enheten konstaterade Justitiekanslern att skriftliga upplysningar i samband med inspektionen skulle inhämtas i dessa delar. Så skedde också, se nedan.
De fem äldsta ärendena angående byggnadsminnesförklaring - som enligt ärendeförteckningen var oavslutade - granskades. Samtliga dessa ärenden hade avslutats under mars - april 2003. Akterna var i god ordning. Diarieföringen av inkomna och utgående handlingar kontrollerades. Inte heller beträffande diarieföringen fanns något att erinra. Handläggningen präglades allmänt av en hög ambitionsnivå.
De tio senast avgjorda ärendena angående tillsyn enligt socialtjänstlagen granskades. Genomgången av dessa ärenden gav inte anledning till någon anmärkning.
De tio senast inkomna ärendena som rör tillstånd att starta enskild verksamhet granskades. Beträffande ett av dessa ärenden (702-1358-2003) fanns vissa oklarheter. Justitiekanslern fann att det var lämpligt att be länsstyrelsen att senare yttra sig skriftligen angående handläggningen. Så har nu skett, se nedan.
Inspektionen avslutades med en översiktlig genomgång av de iakttagelser som hade gjorts i de granskade ärendena.
Justitiekanslern angav bl.a. att en inspektion som sker under en dag givetvis inte kan genomlysa hela den omfattande verksamhet som sker vid länsstyrelsen. Det allmänna intrycket var ändå att länsstyrelsen fungerar väl. Generellt sett har länsstyrelsen relativt korta handläggningstider. I de ärenden som granskades höll handläggningen en god standard. Några påtagliga brister hade således inte konstaterats.
Justitiekanslern uppgav vidare att i vissa ärenden behövde kompletterande upplysningar inhämtas.
Inspektionen avslutades kl. 16.30 med ett tack till länsstyrelsen för den vänlighet och det tillmötesgående som visats under inspektionen.
-----
Justitiekanslern har härefter begärt in upplysningar beträffande handläggningen av vissa ärenden.
Länsstyrelsen har kommit in med begärda upplysningar.
Tre ärenden (dnr 511-203-1990, 511-204-1990 och 511-206-1990) hade kommit in till länsstyrelsen den 13 september 1977, den 12 oktober 1977 respektive den 30 oktober 1980. Såvitt akterna och diariet utvisade hade inget hänt i ärendena förrän den 25 mars 2003 då ärendena avskrevs från vidare handläggning. Avsändarna hade inte underrättats om att ärendena nu var avslutade.
Länsstyrelsen har yttrat sig och därvid angett följande.
"Alla tre ärendena gäller framställningar om bildande av ett naturreservat vid Ireviken och föranleddes av de planer som fanns i slutet av 1970-talet och början av 1980-talet på att skapa ett fritidshusområde vid Ireviken. Fritidshusplanerna förverkligades dock inte, varför något arbete med att bilda ett reservat aldrig påbörjades. Avsändarna har ej underrättats om att ärendena har avskrivits från vidare handläggning."
Ärendena avser inte myndighetsutövning mot någon enskild. Något krav på att en underrättelse skall ske om innehållet i beslutet finns inte. Som en serviceåtgärd från myndighetens sida kan det ändå vara lämpligt att en underrättelse sker.
Ärendena har legat öppna under mycket lång tid. Detta innebär inte i sig att det finns anledning till kritik. Det rör sig om en ärendegrupp som till sin karaktär är sådan att handläggningen ofta måste bli långvarig. Frågan när ett ärende bör avslutas är något som får bedömas från fall till fall. Det finns alltså inga uttryckliga bestämmelser som tar sikte på när ett ärende skall avslutas. Ytterst är det således något som myndigheten själv måste avgöra. Men en myndighet bör ha rutiner för att följa upp öppna ärenden. Det är inte tillrådligt att ärenden står öppna när den anhängiggjorda frågan har förfallit. Såvitt kan bedömas fanns det möjlighet att avsluta de aktuella ärendena betydligt tidigare.
Justitiekanslern har inhämtat synpunkter i ytterligare fyra ärenden som inletts hos länsstyrelsen för mer än tio år sedan. Länsstyrelsen har lämnat tillfredsställande förklaringar om varför ärendena är oavslutade.
Beträffande ytterligare två ärenden (dnr 511-206-1990 och 511-232-1990) konstaterade Justitiekanslern att det på respektive ärende i ärendeförteckningen angetts att "arbete pågår". Vid granskningen gick det inte att se att något hänt på flera år.
Länsstyrelsen har i sina upplysningar hit angett att inget arbete har utförts i ärendena under senare år.
För att Justitiekanslerns granskning av en myndighets ärendeförteckning skall vara meningsfull är det önskvärt att senaste åtgärder i ärendet kortfattat redovisas. Om handläggningen avstannat bör anledningen härtill anges. Att som här skett ange att "arbete pågår" ger föga upplysning för den som skall utföra granskningen. Länsstyrelsen borde alltså, anser jag, ha varit mer tydlig i sin beskrivning av ärendets nuvarande status.
Två ärenden (511-2919-98 och 511-2553-99) hade angetts som avslutade i ärendeförteckningen. Vid inspektionen togs diarieblad fram rörande dessa ärenden. Av diariet framgick inte att ärendena var avslutade.
Länsstyrelsen har nu svarat att ärendena är avslutade. Anledningen till att de inte har avslutats i diariet tycks vara att arbete alltjämt pågår i ärenden som berör samma frågor.
Som jag nämnt är det en fråga för myndigheten att bedöma när ett ärende skall avslutas. Men om inga handläggningsåtgärder återstår bör det också normalt formellt avslutas. Jag får emellertid här uppfattningen att det är fråga om gemensam handläggning av två ärenden och att bägge ärendena därför kommer att senare avslutas i ett sammanhang. Det finns inte tillräcklig anledning för mig att kritisera detta förfarande.
Ärendena föranleder inget ytterligare uttalande från min sida.
Vid inspektionen uppmärksammade Justitiekanslern följande. I ett ärende (dnr 702-1358-2003) fanns det i två remisser till kommunens social- och omsorgsenhet omnämnt att den ursprungliga ansökan hade ändrats i samband med ett möte samt att nya uppgifter hade tillkommit i samband med ett telefonsamtal med sökanden. Det framgick inte av akten vad dessa ändringar och nya uppgifter avsåg.
Justitiekanslern har förelagt länsstyrelsen att yttra sig. Länsstyrelsen har angett bl.a. följande. Någon separat tjänsteanteckning från besöket upprättades inte. De muntliga uppgifterna angående en förändring i ansökningen angavs i en ny remiss till social- och omsorgsnämnden. Datum för samtalet angavs i remissen. Förändringarna i ansökan infördes med kursiv stil för att det skulle bli tydligt vad de avsåg.
Av 15 § förvaltningslagen följer att uppgifter som en myndighet får på annat sätt än genom en handling och som kan ha betydelse för utgången i ärendet skall antecknas av myndigheten, om ärendet avser myndighetsutövning mot någon enskild.
Det är viktigt från rättssäkerhetssynpunkt att den muntliga information som förekommer under ett ärendes handläggning dokumenteras på ett korrekt sätt. De i ärendet aktuella ändringarna har avsett grundläggande förutsättningar för den med ansökan avsedda verksamheten. Anteckningar om ändringarna borde därför ha gjorts i en särskild handling i stället för att endast återges i remisser dagtecknade flera dagar efter det att uppgifterna lämnats till myndigheten.
Ärendet föranleder endast detta uttalande från min sida.