AA vid Västerortspolisen, inom Polismyndigheten i Stockholms län, framförde i en anmälan till JO klagomål mot befattningshavare vid Statens institutionsstyrelses (SiS) ungdomshem Nelson angående handläggningen av en begäran om att få ta del av två incidentrapporter.
AA anförde huvudsakligen följande. Den 20 september 2011 inkom en anmälan om misshandel på Rebeckahemmet till honom som förundersöknings-ledare och chef för ”mängdbrott”. Målsäganden hade enligt anmälan blivit misshandlad av två andra personer på hemmet. Vid hans kontakt med hemmet den 21 september 2011 framkom att två anställda hade bevittnat delar av misshandeln och att de hade upprättat var sin incidentrapport om vad de sett. Han begärde att få ta del av handlingarna. Han fick då beskedet från en behandlingsassistent att hon skulle prata med sin chef angående begäran med tanke på eventuell sekretess och att hon skulle återkomma med besked när så skett. Därefter har han och andra inom polisen vid flera tillfällen påmint om incidentrapporterna. Den 7 december 2011 hade polisen fortfarande inte fått vare sig incidentrapporterna eller något beslut om varför polisen inte fått del av dem. Rodriguez underlåtenhet att följa såväl 
tryckfrihetsförordningen
 som 
förvaltningslagens
 krav om samverkan mellan myndigheter påverkar inte bara handläggningen av ärendet negativt utan framför allt de inblandade personerna.
JO anmodade SiS att inkomma med utredning och yttrande över vad som anfördes i AAs anmälan. SiS gav in ett remissvar av huvudsakligen följande lydelse.
Inledning
I en anmälan till JO klagade AA (AA) vid Västerortspolisen (polisen) på att SiS ungdomshem Nelson (Nelson) inte hanterat polisens begäran att få ut handlingar skyndsamt. Vidare klagade han på att institutionen inte fattat något beslut i frågan eller lämnat någon förklaring till varför handlingarna inte lämnats ut.
SiS har inhämtat synpunkter från Nelson.
SiS yttrande
Bakgrund – – –
Avdelningsföreståndare BB (BB) har i utredningen bl.a. uppgett följande. Under september månad 2011 var AA i kontakt med behandlingssekreterare CC. Han uttryckte intresse för de incidentrapporter som personal hade upprättat. CC meddelade AA att hon skulle prata med BB om detta. Dagen efter, eller dagarna efter, att begäran framfördes tog CC upp frågan med BB som sa att hon skulle gå igenom incidentrapporterna för att se om de kunde vara av intresse för polisen. Varken CC eller BB uppfattade dock ärendet som brådskande eller att det var en formell begäran om handlingar, då begäran endast gjorts muntligen och uttryckts på ett vagt sätt. BB gick igenom incidentrapporterna från den aktuella händelsen men skickade inte iväg dessa till polisen eftersom hon gjorde bedömningen att de inte var skrivna på ett sådant sätt att de gav någon tydlig information om den aktuella incidenten. Senare under hösten begärde en kvinnlig handläggare vid polisen på nytt ut de tidigare begärda incidentrapporterna. BB förklarade för handläggaren att incidentrapporterna inte innehöll någon information som var av intresse för polisen. Hon upplyste istället om att incidenten borde vara beskriven i journalen och att hon skulle gå igenom denna. Inte heller vid detta tillfälle ansåg BB att polisen var tydlig med sin begäran. Den 18 eller 19 december ringde en manlig handläggare vid polisen och begärde att få ut journalhandlingarna. BB tog vid det tillfället fram de begärda handlingarna. Därefter försökte hon få kontakt med någon inom polisen som hon tidigare varit i kontakt med som kunde bekräfta att handlingarna skulle nå rätt mottagare innan hon skickade iväg dessa per fax. Först den 27 december fick hon tag på en behörig handläggare, som kunde bekräfta att handlingarna skulle nå rätt mottagare, och då skickade hon iväg dokumenten. – – –
SiS bedömning Av utredningen i ärendet framgår att polisen numera har fått ta del av journalhandlingarna där aktuell incident finns beskriven.
Polisen fick dock del av journalhandlingarna först efter ca tre månader, trots att de hört av sig vid ett flertal tillfällen och begärt ut dessa. SiS konstaterar att institutionen i det aktuella ärendet inte levt upp till det skyndsamhetskrav som stadgas i TF.
Polisen begärde även att få ta del av incidentrapporter rörande aktuell händelse. SiS konstaterar att institutionen borde ha informerat polisen om att man inte avsåg att lämna ut dessa och skälen härför. Polisen hade – om de så önskat – rätt att begära myndighetens prövning av utlämnandefrågan och rätt till ett avslagsbeslut.
SiS ser mycket allvarligt på det inträffade. Myndigheten har för avsikt att snarast genomföra särskilda utbildningsinsatser för personalen på institutionen för att säkerställa att skyndsamhetskravet i TF uppfylls och att man i övrigt följer reglerna för utlämnande av allmänna handlingar när sådana begärs ut från institutionen. – – –
AA kommenterade remissvaret i en skrivelse som kom in till JO den 21 februari 2012. Han anförde bl.a. att han fortfarande inte hade fått ta del av de s.k. incidentrapporterna.
I anledning av en pågående brottsutredning begärde AA, som förundersökningsledare vid polisen, att få ta del av två incidentrapporter som upprättats av personal vid ungdomshemmet Nelson. Av utredningen framgår att det tog drygt tre månader och krävdes flera påstötningar innan polisen fick visst material från hemmet. Då lämnades journalanteckningar ut, men inte de rapporter som efterfrågats.
Såväl AA som SiS har i sina skrivelser till JO berört regelverket om allmänna handlingar i 
2 kap.
tryckfrihetsförordningen
. Dessa bestämmelser är emellertid inte tillämpliga när en myndighet begär ut uppgifter från en annan myndighet. Informationsskyldigheten mellan myndigheter regleras såvitt här är aktuellt i 
6 kap. 5 § offentlighets- och sekretesslagen (2009:400)
, OSL. Där stadgas att en myndighet, på begäran av en annan myndighet, ska lämna uppgift som den förfogar över, om inte uppgiften är sekretessbelagd eller det skulle hindra arbetets behöriga gång.
Rebeckahemmet skulle således ha handlagt frågan i enlighet med den nyss redovisade bestämmelsen i OSL. Om hemmet funnit att sekretess hindrade ett utlämnande borde detta ha kommit till uttryck i ett beslut (jfr. 
6 kap. 7 § andra stycket OSL
). Det var fel av berörd tjänsteman vid ungdomshemmet att låta handläggningen styras av sin egen åsikt om nyttan för polisen av de begärda handlingarna. Om inte sekretess föranlett annat skulle alltså de efterfrågade dokumenten ha lämnats ut till polisen. Jag kan konstatera att hemmet inte följt reglerna i OSL. Till detta kommer att det tagit alldeles för lång tid för hemmet att behandla polisens begäran, som varit av begränsad omfattning. Handläggningen har alltså brustit på flera punkter, något som SiS också gett uttryck för i sitt remissvar.
Ärendet avslutas med den kritik som ligger i det ovan sagda.