En handlings karaktär av säkerhetskopia ändras inte till följd av att originalhandlingen raderas, även om detta sker i strid med de gallringsföreskrifter som gäller för myndigheten.
B.Ö. begärde hos Hässleholms kommun att få kopior av e-postmeddelanden som hade skickats till och från två kommunalråd under viss angiven tid. Kommunen beslutade den 13 juni 2014 att avslå hennes begäran såvitt avsåg tre av dessa meddelanden med motivering att dessa hade raderats både från e-postlådorna och från den digitala papperskorgen samt att de endast fanns som säkerhetskopior vilka inte var att anse som allmänna handlingar.
B.Ö. överklagade kommunens beslut hos kammarrätten. Hon vidhöll sin begäran och anförde bl.a. följande. De efterfrågade handlingarna borde aldrig ha raderats då det inte finns stöd för detta vare sig i arkivlagen, arkivförordningen eller i kommunens egen dokumenthanteringsplan. Rent tekniskt är det inga problem att återskapa handlingarna eftersom säkerhetskopior alltid sparas. Kommunens beslut bör därför ändras så att de saknade handlingarna betraktas som allmänna och därmed ska lämnas ut.
Kammarrätten i Göteborg (2014-10-23, Ocklind, Owen, referent, Lawrence) yttrade: Enligt 2 kap. 3 § tryckfrihetsförordningen är en handling allmän om den förvaras hos en myndighet och den är att anse som inkommen till eller upprättad hos myndigheten. - Av 2 kap. 10 § andra stycket tryckfrihetsförordningen framgår att som allmän handling anses inte handling som en myndighet förvarar endast i syfte att kunna återskapa information som har gått förlorad i en myndighets ordinarie system för automatiserad behandling av information (säkerhetskopia). - I förarbetena till den sistnämnda bestämmelsen uttalas att det inte bör vara möjligt för en myndighet att lagra och använda information för andra ändamål än för att återskapa information som gått förlorad på grund av t.ex. ett systemhaveri för att säkerhetskopian ska omfattas av undantaget från att vara en allmän handling. Om det finns en avsikt att informationen ska kunna användas även för andra ändamål kommer säkerhetskopian inte att omfattas av undantaget (prop. 2009/10:58 s. 26). - Av det överklagade beslutet framgår att de efterfrågade uppgifterna endast finns lagrade i form av en s.k. säkerhetskopia. Annat har inte framkommit än att syftet med lagringen är att kunna återskapa information som går förlorad t.ex. på grund av tekniskt fel. Inget talar för att raderad e-post sparats för att användas för andra ändamål. Då den raderade e-posten således finns lagrad endast som säkerhetskopia är den enligt 2 kap. 10 § andra stycket tryckfrihetsförordningen inte att anse som allmän handling. Överklagandet ska därför avslås. - Kammarrätten avslår överklagandet.
B.Ö. överklagade kammarrättens dom hos Högsta förvaltningsdomstolen och yrkade att de begärda handlingarna skulle lämnas ut. Hon anförde bl.a. följande. Raderingen (gallringen) av e-postmeddelandena saknar stöd i kommunens gallringsföreskrifter och strider därmed även mot arkivlagen. Meddelandena finns numera endast förvarade hos kommunen i form av kopior. Den omständigheten att originalhandlingarna har raderats bör vid detta förhållande inte medföra att handlingarna inte ska lämnas ut. En säkerhetskopia av en allmän handling måste anses träda i det felaktigt raderade originalets ställe och utgöra en allmän handling, eftersom kopian utgör den enda kvarvarande bevarade handlingen med aktuellt informationsinnehåll. Av förarbetena framgår att undantaget enbart är avsett att omfatta handlingar som förvaras i syfte att återskapa information som gått förlorad på grund av tekniska fel, sabotage, extraordinära händelser som brand eller översvämning etc.
Högsta förvaltningsdomstolen (2015-06-26, Rose, Irwin, Wiggins, Askersjö, Fox) yttrade:
För att ta ställning till om de begärda handlingarna kan lämnas ut har Högsta förvaltningsdomstolen att pröva om en handlings karaktär av säkerhetskopia ändras till följd av att originalhandlingen raderats i strid med de gallringsföreskrifter som gäller för myndigheten.
Rättslig reglering m.m.
Med handling förstås enligt 2 kap. 3 § första stycket tryckfrihetsförordningen framställning i skrift eller bild samt upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel. Där anges vidare att en handling är allmän om den förvaras hos en myndighet och enligt 6 eller 7 § är att anse som inkommen eller upprättad hos myndigheten.
Som allmän handling anses enligt 2 kap. 10 § andra stycket tryckfrihetsförordningen inte handling som en myndighet förvarar endast i syfte att kunna återskapa information som har gått förlorad i en myndighets ordinarie system för automatiserad behandling av information (säkerhetskopia).
Undantaget för säkerhetskopior infördes 2011 och syftar till att hindra att kravet på offentlighet leder till att myndigheterna inte kan bedriva sin verksamhet på ett effektivt och rättssäkert sätt (prop. 2009/10:58 s. 17). I förarbetena uttalas vidare att i de fall en allmän handling i sin ursprungliga form har gallrats i enlighet med tillämpliga föreskrifter kan det inte anses kvarstå något allmänt intresse av insyn i fråga om innehållet i den gallrade handlingen. Endast om material från en säkerhetskopia återförs och blir en del av myndighetens ordinarie verksamhet finns det ett allmänt intresse av att kunna ta del av informationen (a. prop. s. 19).
Undantaget är enbart avsett att omfatta handlingar som förvaras i syfte att återskapa information som gått förlorad på grund av tekniska fel, sabotage, extraordinära händelser som brand eller översvämning etc., dvs. det ska vara fråga om en ofrivillig förlust av information (a. prop. s. 25).
Om informationen t.ex. av misstag har raderats i den ordinarie verksamheten men finns kvar i en säkerhetskopia - som förvaras uteslutande i syfte att säkra IT-driften - måste det emellertid anses rimligt att informationen kan hämtas tillbaka utan att det får till följd att all den lagrade informationen faller utanför undantaget eller att syftet med förvaringen av säkerhetskopian anses ha ändrats (a. prop. s. 26).
Några remissinstanser ansåg att det borde införas en skyldighet för myndigheter att använda säkerhetskopior för att återskapa handlingar i verksamhetsmiljön om de förstörts genom ett tekniskt missöde. Regeringen förutsatte dock att en myndighet, när det finns skäl för det, återskapar information som har gått förlorad och ansåg därför att det inte fanns något behov av att reglera detta särskilt (a. prop. s. 27).
Kommunen har uppgett att de handlingar som begärs utlämnade inte finns kvar i dess ordinarie system för informationsbehandling sedan meddelandena raderats från e-postlådorna och från den digitala papperskorgen. Vad som därefter finns kvar är säkerhetskopior.
Enligt Simmons har de originalhandlingar som hon begärt utlämnade raderats i strid med gällande gallringsföreskrifter. Av utredningen i målet framgår inte annat än att så sannolikt är fallet.
I målet finns inte något som motsäger att kommunens syfte med förvaringen när handlingarna säkerhetskopierades var att kunna återskapa informationen om den skulle gå förlorad i kommunens ordinarie system. Säkerhetskopiorna av de handlingar som målet gäller var således i enlighet med 2 kap. 10 § andra stycket tryckfrihetsförordningen vid den tidpunkten inte allmänna handlingar.
Fråga uppkommer därmed om en säkerhetskopia blir en allmän handling till följd av att originalhandlingen felaktigt raderats.
En handling som har skapats inom en myndighet och förvaras där blir enligt 2 kap. 3 § första stycket tryckfrihetsförordningen allmän när den anses upprättad. Om handlingen inte expedieras upprättas den enligt 7 § första stycket genom att det ärende som den hänför sig till slutbehandlas eller, om den inte hänför sig till ett ärende, genom att den justeras eller på annat sätt färdigställs.
En handling med information från en säkerhetskopia kan enligt Högsta förvaltningsdomstolens mening inte anses upprättad innan den finns i myndighetens ordinarie system för informationsbehandling. Säkerhetskopians status som en icke allmän handling förändras således inte redan till följd av att originalhandlingen raderas. Vid denna bedömning saknar det betydelse om raderingen skett på föreskrivet sätt eller i strid med gällande gallringsföreskrifter.
Högsta förvaltningsdomstolen konstaterar emellertid vidare att en utgångspunkt för den reform som reglerar säkerhetskopiors rättsliga status var att IT-utvecklingen inom statsförvaltningen inte fick leda till en försvagning av offentlighetsprincipen. Det innebar dock inte, uttalades det vidare, att all information bör vara tillgänglig för allmänheten, trots att den i och för sig är tekniskt möjlig att tillgå (a. prop. s.17).
Dessa båda aspekter låter sig normalt också väl förenas. Så länge en allmän handling förvaras i det ordinarie systemet kan den på vanligt sätt bli föremål för insyn. När det däremot gäller en samtidigt existerande säkerhetskopia av denna handling finns inte något berättigat insynsintresse. Likaså gäller att när en allmän handling i det ordinarie systemet har gallrats i enlighet med gällande föreskrifter finns det inte heller något berättigat intresse av insyn i den säkerhetskopia som kan finnas kvar.
Om emellertid en allmän handling kommit att raderas i strid med gällande gallringsföreskrifter kan insynsintresset inte tillgodoses med mindre än att informationen återförs från säkerhetskopieringen till myndighetens ordinarie system. Därigenom återskapas den allmänna handlingen och frågan om dess utlämnande kan prövas.
Med hänsyn till de intressen som bär upp regleringen i 2 kap.tryckfrihetsförordningen får en myndighet, när en enskild begär att få ta del av en allmän handling som felaktigt raderats i myndighetens ordinarie system, anses ha en principiell skyldighet att så långt möjligt återskapa handlingen från det säkerhetskopierade materialet. Att så skulle ske förutsattes också av lagstiftaren som därför valde att inte reglera detta särskilt.
En begäran om att få ta del av en handling som enbart finns som säkerhetskopia kan emellertid inte bifallas. B.Ö:s överklagande ska därför avslås.
Högsta förvaltningsdomstolen avslår överklagandet.