AA anförde i en anmälan, som kom in till JO den 30 augusti 2002, i huvudsak följande. I mitten av juli 2002 begärde han att Kriminalvårdsmyndigheten Allen skulle lämna information till honom enligt 26 § PuL. Han har ännu inte fått något besked från myndigheten.
Kriminalvårdsmyndigheten anmodades att yttra sig över vad AA anfört i sin anmälan. Vidare anmodades myndigheten att redogöra för på vilket sätt och inom vilken tidsram myndigheten brukar hantera en ansökan enligt 26 § PuL.
Kriminalvårdsmyndigheten anförde den 24 oktober 2002, genom kriminalvårdschefen BB, i huvudsak följande.
– – –
Yttrande
Av den utredning som kriminalvårdsinspektören CC, tillförordnad chef för avdelning A, där AA var inskriven vid tiden för den anmälda händelsen, framgår följande:
AA:s ansökan om utdrag enligt 26 § PuL är registrerad den 19 juli 2002 och beslut har fattats den 27 juli. Beslutets innebörd är att de begärda registerutdragen skall lämnas till AA efter sedvanlig sekretessprövning. Enligt KLAS-registret är beslutet inte delgivet AA. Beslutet i original eller utdraget har inte kunnat återfinnas.
Vid telefonsamtal med AA, nu placerad på avdelning med högre säkerhet, uppger han att han inte har erhållit vare sig beslut eller § 26-utdrag. Vidare uppger tjänstlediga kriminalvårdsinspektören DD, avdelning A:s ordinarie chef, att det under sommaren blev ett upprop bland intagna att alla skulle begära § 26-utdrag, varför arbetsbördan blev mycket tung. Samtliga registerutdrag skulle sekretessprövas och detta delades upp bland ledande personal. DD minns klart AA:s papper på grund av mängden och hon känner sig övertygad om att AA har erhållit såväl beslut som registerutdrag men kan inte svara exakt på om så är fallet.
Nytt beslut avseende överlämnande av utdragen till AA har fattats den 17 oktober. Avdelning C, där AA nu är placerad, effektuerar beslutet.
Begäran från intagna om sådana registerutdrag som här avses har hittills inte varit ofta förekommande. Under senare tid har emellertid ett stort antal begäran om utdrag inkommit, kanske ett tiotal varje vecka, till följd varav väntetiden för de intagna har blivit längre, i en del fall uppemot tre veckor beroende på handläggarnas ärendebelastning i övrigt.
AA kommenterade remissvaret.
I beslut den 19 mars 2003 anförde 
Melendez
 följande.
Enligt 26 § första stycket PuL är den personuppgiftsansvarige skyldig att till var och en som ansöker om det en gång per kalenderår gratis lämna ett besked om personuppgifter som rör den sökande behandlas eller inte. Behandlas sådana uppgifter skall skriftlig information lämnas också om vissa förhållanden som närmare anges i samma stycke.
Enligt andra stycket i samma paragraf skall en ansökan enligt första stycket göras skriftligen hos den personuppgiftsansvarige. Informationen skall lämnas inom en månad från det att ansökan gjordes. Om det finns särskilda skäl för det, får informationen dock lämnas senast fyra månader efter det att ansökan gjordes. – Av förarbetena till bestämmelsen framgår att särskilda skäl kan vara att personuppgifterna är krypterade, att sökmöjligheterna annars är begränsade eller att den personuppgiftsansvarige har många personuppgifter uppdelade på olika register eller andra datasamlingar (
prop. 1997/98:44 s. 132
).
Informationen skall således som huvudregel lämnas till den sökande inom en månad från det att ansökan gjordes. Inom denna tid måste naturligtvis också prövningen göras av om informationsskyldigheten begränsas av bestämmelserna om sekretess (se 27 § PuL). Om kriminalvårdsmyndigheten vid en sådan prövning kommer fram till att viss information inte får lämnas till den sökande, bör myndigheten enligt min mening fatta ett skriftligt beslut om det. Att ett sådant beslut kan överklagas framgår av 
12 §
 lagen (
2001:617
) om behandling av personuppgifter inom kriminalvården.
Kriminalvårdsmyndigheten har uppgett att AA:s ansökan är registrerad den 19 juli 2002. Det är i ärendet inte klarlagt att AA ens vid tiden för myndighetens yttrande till JO fått den begärda informationen eller ett avslagsbeslut i frågan. Det har inte framkommit att det funnits särskilda skäl för myndigheten att inte handlägga AA:s begäran inom den fastställda månaden. Mot den bakgrunden är, enligt min mening, dröjsmålet med handläggningen av AA:s begäran inte acceptabelt. Det förhållandet att myndigheten snabbt har fattat beslut om att den begärda informationen skall lämnas efter sedvanlig sekretessprövning saknar enligt min uppfattning självständig betydelse och påverkar alltså inte bedömningen.