AA inkom den 16 oktober 2001 med en skrivelse till Överförmyndarnämnden i Gävle kommun. I skrivelsen anförde hon att hon ansökte om att ”utnämnas” till god man för sin far BB i enlighet med dennes önskan. Hon bifogade bl.a. en skrivelse från fadern.
Sedan AA tillskrivit överförmyndarnämnden underrättades hon den 26 november 2001 bl.a. om att nämnden hade tagit emot hennes ansökan men att det inte fanns något ärende upplagt.
I en anmälan, som kom in till JO den 13 januari 2003, framförde AA klagomål mot överförmyndarnämnden. Klagomålen avsåg bl.a. att nämnden inte hade bekräftat att ansökan om god man hade mottagits, inte hade meddelat när beslut kunde förväntas, inte hade lagt upp något ärende med anledning av ansökan, underlåtit att diarieföra ansökan och inte hade meddelat något beslut i saken. AA ifrågasatte också om inte vissa telefonsamtal som hon hade haft med tjänstemän vid överförmyndarnämndens kansli borde ha dokumenterats.
Överförmyndarnämndens handlingar i saken lånades in och granskades.
Ärendet remitterades därefter till överförmyndarnämnden för yttrande. I remissvaret anförde nämnden genom juristen CC bl.a. följande.
– – –
Överförmyndarnämnden tog emot den 16 januari 2001 (
rätteligen den 16 oktober 
2001, JO:s amn.
) ansökan från AA om godmanskap för sin far samt att hon är villig att åta sig uppdraget som god man.
Anledningen till ansökan var att fadern, som bor i ett särskilt boende inom omvårdnad i Gävle kommun får inte den vården som han behöver och att hon själv inte blir respektfullt bemött av personalen när hon besöker sin far. Det framkommer
AA har haft flera telefonsamtal med överförmyndarnämndens personal under oktober–november 2001 och framfört sitt missnöje med personalen inom omvårdnad. AA talar om att hon vill bli god man till sin far, eftersom hon anser att hon blir bättre bemött av personalen i egenskap av god man. Detta är hennes främsta anledning för att ansöka om godmanskap.
Eftersom hon redan har fullmakt finner nämnden att faderns behov tillgodosedda genom fullmakten. Härmed finns det inte grund för att ordna god man för honom med hänvisning till FB l l kap. 4 §.
Nämnden anser att AA:s uppfattning om bemötandet av personalen inte är grund för godmanskap utan detta skall lösas på annat sätt. Hon upplystes också om möjligheten att det finns ett annat sätt att söka godmanskap genom att hon själv kan ansöka hos tingsrätten i enlighet med 
FB 11 kap. 15 §
, vilket hon också tänkte göra.
Ovanstående förklaring framfördes till AA per telefon den 23 november 2001 och senare i brevet daterat den 26 november 2001, som skickades till henne tillsammans med kopior av hennes ansökningshandlingar.
Det misstag som begicks i handläggningen efter att överförmyndarnämnden funnit att faderns behov kan tillgodoses på annat sätt än genom god man är att beslutet inte skickades med besvärshänvisning till AA med mottagningsbevis eller att hennes ansökan skickades vidare till tingsrätten med avslagsyrkande.
Vid handläggningen observerades inte att AA tillhör kategorin nära anhörig, som det står på sidan 127 i Handbok för överförmyndare av Woods, utan ansågs tillhöra den andra kategorin där överförmyndarnämnden efter att ha fattat beslut, underrättar vederbörande utan besvärshänvisning.
Dessa fel i handläggningen har nämnden observerat och det finns ingen risk att detta skall upprepas i fortsättningen.
Överförmyndarnämnden har inte praxis att skicka en skriftlig bekräftelse efter varje inkommen ansökan. AA har erhållit svar på sina frågor först per telefon i oktober och november 2001 och senare per brev i november 2001.
Under telefonsamtalet fick AA saklig information om gällande arvodesregler, som följer Kommunförbundets rekommendation. Hon upplystes också om nämndens praxis att varje blivande god man kontrolleras hos kronofogdemyndigheten och socialtjänsten, men i hennes fall kan det bli mer komplicerat. – – –
AA kommenterade remissvaret.
I beslut den 23 mars 2005 anförde 
JO Nordenfelt
 bl.a. följande.
Ärendet rör i huvudsak frågorna om överförmyndarnämnden har följt 
sekretesslagens (1980:100)
 bestämmelser om registrering av allmänna handlingar och om AA:s ansökan om god man har hanterats på ett korrekt sätt mot bakgrund bl.a. av reglerna i 
föräldrabalken
.
Frågan om registrering av AA:s ansökan
Enligt huvudregeln i 
15 kap. 1 § sekretesslagen
 skall en allmän handling registreras utan dröjsmål när den har kommit in till eller upprättats hos en myndighet, om det inte är uppenbart att handlingen är av ringa betydelse för myndighetens
verksamhet. I fråga om allmänna handlingar för vilka sekretess inte gäller får dock registrering underlåtas om handlingarna hålls så ordnade att det utan svårighet kan fastställas om en handling har kommit in eller upprättats. Nämnda undantag är inte aktuellt i det här fallet med hänsyn till bl.a. att i stort sett samtliga ärenden hos en överförmyndare innehåller sekretessbelagda handlingar. Det kan inte godtas att allmänna handlingar av ett visst slag ömsom registreras och ömsom enbart hålls ordnade på visst sätt. (Jfr JO 1995/96 s. 485.)
Enligt huvudregeln i 
15 kap. 2 § sekretesslagen
 skall det av registreringen framgå datum då handlingen kom in eller upprättades och diarienummer eller annan beteckning som har åsatts handlingen samt i förekommande fall från vem handlingen har kommit in eller till vem den har expedierats och i korthet vad handlingen rör.
Det skall understrykas att de ifrågavarande uppgifterna skall framgå av registreringen. Det räcker således inte med att varje upprättad eller inkommen handling innehåller uppgift om datum och diarienummer etc. Man kan också uttrycka det så att det skall vara möjligt att – utan några ”förkunskaper” om ärendet och utan tillgång till några andra handlingar än själva registret (t.ex. ett dagboksblad) – fastställa vilka handlingar som har inkommit eller upprättats i ärendet.
När det gäller diarienummer eller liknande beteckning i överförmyndarnas verksamhet kan personnumret vara en naturlig och lämplig beteckning. Det är självfallet också möjligt att åsätta varje akt ett löpande registreringsnummer. Huvudsaken är att det går att hänföra varje handling till en särskild akt. Om den beteckning som används framgår av varje separat handling i akten och handlingen dessutom aktbilageras samt aktbilagenumret också anges i registret (dagboksbladet) skapas en godtagbar säkerhet i diarieföringen när det gäller identifikationen av handlingen. Det är inte nödvändigt att diariet är datoriserat. Även ett register som förs manuellt kan alltså uppfylla de krav som 
sekretesslagen
 ställer.
Av utredningen framgår att de handlingar som har kommit in till överförmyndarnämnden i saken har datumstämplats, numrerats i kronologisk ordning och förts in på det dagboksblad som är tryckt på aktkappan. BB:s personnummer har tjänat som beteckning och sammanhållande begrepp. Vad som har framkommit i den här delen utgör inte grund för kritik från min sida.
Handläggningen av AA:s ansökan
AA:s ansökan om godmanskap kom in till överförmyndarnämnden den 16 oktober 2001. Med hänsyn till de skäl som hon anförde till stöd för ansökan är det uppenbart att denna avsåg godmanskap enligt 
11 kap. 4 § föräldrabalken
. Det ankommer på rätten att besluta i fråga om godmanskap enligt den bestämmelsen.
AA var i egenskap av dotter till BB i och för sig behörig enligt reglerna i
11 kap. 15 § föräldrabalken
 att ansöka om förordnande av god man. Hon gav emellertid in sin ansökan till överförmyndarnämnden, som alltså inte var behörig att pröva densamma.
Enligt 
4 § tredje stycket förvaltningslagen (1986:223)
 gäller att om någon enskild av misstag vänder sig till fel myndighet, bör myndigheten hjälpa honom till rätta.
Det kan knappast råda någon tvekan om att AA:s avsikt med ansökan var att få frågan om godmanskap för fadern prövad av någon som var behörig att göra detta. Ansökan måste därför betraktas som felsänd. Överförmyndarnämnden borde snarast möjligt ha sänt ansökan – eventuellt tillsammans med ett eget yttrande i saken – vidare till tingsrätten. Samtidigt borde AA ha underrättats om att detta hade gjorts. För sin underlåtenhet i dessa avseenden kan överförmyndarnämnden inte undgå kritik.
Övriga frågor
Av 
15 § förvaltningslagen
 följer att uppgifter som en myndighet får på annat sätt än genom en handling och som kan ha betydelse för utgången i ärendet skall antecknas av myndigheten, om ärendet avser myndighetsutövning mot någon enskild. Det finns inte någon skyldighet att anteckna exempelvis varje telefonsamtal i ett ärende utan det krävs att det vid samtalet lämnas uppgifter som kan ha betydelse för utgången i ärendet. Vad som har framkommit i den här delen utgör inte grund för kritik från min sida.