Justitiekanslerns beslut
Det av Justitiekanslern upptagna initiativärendet föranleder följande uttallanden:
De åtgärder som Polismyndigheten i Stockholms län avser att genomföra för att tillgodose enskilds principiella rätt till anonymitet vid begäran om utfående av allmänna handlingar framstår som välmotiverade och tillräckliga. Justitiekanslern önskar få en redovisning av polismyndigheten när åtgärderna har genomförts.
Polismyndig­heten i Västra Götaland bör genomföra ändamålsenliga åtgärder för att säkerställa dels att enskilds principiella rätt till anonymitet vid begäran om utfående av allmänna handlingar till­godoses, dels att avgiftsförordningen (1992:191) tillämpas på korrekt sätt. Justitiekanslern önskar få en redovisning av polismyndigheten sedan sådana åtgärder har genomförts.
Justitiekanslern vidtar härutöver inte någon ytterligare åtgärd i anledning av vad som har framkommit i saken.
Bakgrund
I ärendet med dnr 3410-12-30 granskade Justitiekanslern om en polisman vid handläggningen av en begäran om utfående av allmänna handlingar gjort sig skyldig till brott. Anledningen var att polismannen hade begärt att den som hämtade ut handlingarna skulle identifiera sig och/eller ange en fakturaadress. Justitiekanslern bedömde att något brott inte hade begåtts och beslutade därför den 29 juni 2012 att någon förundersökning inte skulle inledas.
Däremot fann Justitiekanslern att vad som framkommit i ärendet väckte frågor om Polismyndighetens i Stockholms län rutiner för utlämnande av allmänna handlingar samt om myndighetens tillämpning av avgiftsförordningens bestämmelser. Justitiekanslern beslutade därför att inleda ett tillsynsärende och inhämta ett yttrande i saken från Rikspolisstyrelsen. Yttrandet skulle innehålla en utförlig redogörelse för Polismyndighetens i Stockholms län rutiner för utlämnande av allmänna handlingar och tillämpning av avgiftsförordningen. Justitiekanslern önskade särskilt få information om hur en enskilds principiella rätt till anonymitet vid begäran om utfående av allmänna handlingar tillgodoses. Vidare önskade Justitiekanslern besked om det som framkommit i Justitiekanslerns 3410-12-30 föranlett Polismyndigheten i Stockholms län att ändra eller överväga att ändra sina rutiner.
Rikspolisstyrelsen inkom den 25 oktober 2012 med en skrivelse till Justitiekanslern i vilken styrelsen hänvisade till ett bilagt yttrande från Polismyndigheten i Stockholms län. Av polismyndighetens yttrande framgick bl.a. att polismyndigheten bedömde att det inom myndigheten var väl reglerat vem som har behörighet och befogenhet att handlägga och besluta i ärenden gällande utlämnande av allmänna handlingar. Däremot ansåg polismyndigheten att det var en brist att myndigheten saknade gemensamma rutiner för hur avgift enligt avgiftsförordningen ska tas ut när den som vill vara anonym begär att få ut allmänna handlingar eftersom detta skulle kunna leda till att enskildas principiella rätt till anonymitet sätts åt sidan. Polismyndigheten uppgav att den hade för avsikt att påbörja ett arbete med att upprätta gemensamma riktlinjer där det särskilt beaktas att den som begär att utfå allmänna handlingar, utöver övriga möjligheter som redan fanns, ska erbjudas att betala kontant för begärda kopior i särskilt utpekade pass- och betalkassor.
Med anledning av vad som framkom i polismyndighetens yttrande begärde Justitiekanslern att Rikspolisstyrelsen, i egenskap av central förvaltningsmyndighet för polisväsendet, skulle ange om styrelsen delade polismyndighetens bedömning att avsaknaden av gemensamma rutiner var en brist som behövde åtgärdas och om Rikspolisstyrelsen ansåg att de av polismyndigheten föreslagna åtgärderna var ändamålsenliga. Justitiekanslern begärde även att få information om den påtalade bristen gällde för landets övriga polismyndigheter och, om så var fallet, om Rikspolisstyrelsen hade vidtagit eller övervägde att vidta några åtgärder med anledning av detta.
I ett yttrande den 14 december 2012 anförde Rikspolisstyrelsen att den inte ansåg att avsaknad av myndighetsgemensamma lokala rutiner eller riktlinjer för tillämpning av avgiftsförordningen vad gäller faktura- och kontanthantering i sig behövde utgöra en brist vad avser tillgodoseendet av enskildas principiella rätt till anonymitet vid begäran om utfående av allmänna handlingar. Mot bakgrund av polismyndighetens bedömning ansåg dock styrelsen att de av polismyndigheten föreslagna åtgärderna framstod som ändamålsenliga. Rikspolisstyrelsen anförde vidare att övriga polismyndigheter, såvitt känt, tillämpade avgiftsförordningen på ett sätt som tillgodosåg enskildas principiella rätt till anonymitet vid begäran om utfående av allmänna handlingar. Tillvägagångsättet för detta kunde dock variera mellan de olika polismyndigheterna. Rikspolisstyrelsen ansåg därför att eventuella myndighetsgemensamma lokala rutiner lämpligen borde utarbetas lokalt.
Eftersom Rikspolisstyrelsens yttrande inte gav svar på frågan om det fanns brister i aktuellt avseende på andra håll i landet har Justitiekanslern därefter skrivit till landets övriga 20 polismyndigheter och begärt att få en redogörelse för vilka rutiner som där gäller för utlämnande av allmänna handlingar och tillämpningen av avgifts­förordningen, med särskilt fokus på frågan hur enskildas principiella rätt till anonymitet vid begäran om utfående av allmänna handlingar tillgodoses samt om det som framkommit i Justitiekanslerns 3410-12-30 ger anledning för polismyndigheterna att överväga att ändra sina rutiner på något sätt.
Samtliga polismyndigheter har kommit in med begärda yttranden. Av dessa framgår att det, som Rikspolis­styrelsen angett, varierar mellan myndigheterna hur rutinerna ser ut och i vilken utsträckning dessa rutiner är fastställda exempelvis i tjänsteföreskrifter, riktlinjer eller handledningar.
Kopia av polismyndigheternas yttranden överlämnas till Rikspolisstyrelsen tillsammans med detta beslut.
Polismyndigheten i Stockholms län
Såvitt framgår av polismyndighetens yttrande är det väl reglerat vem som har behörighet och befogenhet att handlägga och besluta i ärenden gällande utlämnande av allmänna handlingar. Det saknas dock för myndigheten gemen­samma rutiner för hur avgift enligt avgiftsförordningen ska tas ut så att inte enskildas principiella rätt till anonymitet sätts åt sidan. Denna brist bör åtgärdas.
Polismyndigheten har uppgett att den kommer att påbörja ett arbete med att upprätta gemensamma riktlinjer där det särskilt beaktas att den som begär att utfå allmänna handlingar, utöver övriga möjligheter som finns, ska erbjudas att erlägga kontant betalning för begärda kopior i särskilt utpekade pass- och betalkassor. De föreslagna åtgärderna framstår som välmotiverade och tillräckliga för att komma till rätta med den brist som har identifierats. Den situation som hade uppkommit i Justitiekanslerns ärende 3410-12-30 kommer då inte att kunna upprepas. Justitiekanslern förutsätter att de föreslagna åtgärderna genomförs utan dröjsmål och önskar en redovisning när åtgärderna har genomförts. Det saknas skäl för Justitiekanslern att nu vidta någon ytterligare åtgärd i ärendet såvitt avser Polismyndigheten i Stockholms län.
Övriga polismyndigheter
Av de inkomna yttrandena framgår att flertalet polismyndigheter har tillfredsställande rutiner för att tillgodose enskildas principiella rätt till anonymitet vid begäran om utfående av allmänna handlingar. De tillskrivna polismyndigheterna har, med ett undantag, uppgett att de vidtagit eller avser att vidta åtgärder för att säkerställa att enskildas principiella rätt till anonymitet vid begäran om utfående av allmänna handlingar tillgodoses. De genomförda och planerade åtgärderna framstår som ändamålsenliga. Det finns därför inte skäl för Justitiekanslern att vidta några ytterligare åtgärder såvitt avser dessa myndigheter.
Polismyndigheten i Västra Götaland har emellertid i sitt yttrande angett att myndigheten saknar gemensamma rutiner eller riktlinjer men att myndigheten, som det får uppfattas, inte har för avsikt att ”ändra sina rutiner på området”. Till sitt yttrande har polismyndigheten bifogat yttranden från myndighetens polisområden, länskriminalpolisen och länsordningspolisen. Av yttrandena framgår att en övervägande del av dessa enheter saknar fastslagna rutiner för att säkerställa enskildas principiella rätt till anonymitet vid begäran om utfående av allmänna handlingar. Länskriminalpolisen och polisområde Skaraborg har i sina yttranden uppgett att sådana bör införas. Därtill ger yttrandena från polisområdena, länskriminalpolisen och länsordningspolisen bilden av att Polismyndigheten i Västra Götaland inte tillämpar 16 § avgiftsförordningen på föreskrivet sätt.
Vad som framkommit är inte tillfredsställande. Justitiekanslern anser att Polismyndigheten i Västra Götaland bör ompröva sitt ställningstagande och skyndsamt vidta åtgärder för att säkerställa dels att enskildas principiella rätt till anonymitet vid begäran om utfående av allmänna handlingar till­godoses, dels att avgiftsförordningen tillämpas på rätt sätt. Justitiekanslern önskar att Polismyndig­heten i Västra Götaland ska lämna en redovisning när de åtgärder man bedömer erforderliga har genomförts.
Avslutande synpunkter
Rikspolisstyrelsen är central förvaltningsmyndighet för polisväsendet och har befogenheter att utfärda föreskrifter och allmänna råd. Av polismyndigheternas yttranden framgår att det när det gäller frågan hur myndigheten garanterar enskildas rätt till anonymitet vid begäran om utfående av allmänna handlingar varierar mellan myndigheterna vilka rutiner som gäller och i vilken utsträckning dessa rutiner är dokumenterade. Justitiekanslern utgår från att respektive myndighet fortsättningsvis tillser att enskildas principiella rätt till anonymitet vid begäran om utfående av allmänna handlingar tillgodoses. Det framstår dock som mera ändamålsenligt och arbetsbesparande om enhetliga rutiner för samtliga myndigheter kunde läggas fast. Detta särskilt med tanke på att de idag 21 polismyndigheterna den 1 januari 2015 avses bli en polismyndighet. Justitiekanslern anser mot den bakgrunden och med tanke på vad som framkommit i ärendet att det kan finnas skäl för Rikspolisstyrelsen att överväga att utarbeta enhetliga rutiner inom detta område.
Ärendet är härmed avslutat.