Sammanfattande synpunkter  Under två dagar inspekterade Justitiekanslern delar av verksamheten hos Länsstyrelsen i Östergötlands län. Justitiekanslerns övergripande intryck är att läns­styrelsen är en välfungerande myndighet med en ärendehandläggning som sköts ambitiöst av kompetent personal. Några påtagliga generella brister kunde inte konstateras.  Granskningen ger dock Justitiekanslern anledning att uttala viss oro när det gäller konstaterade brister i fråga om överförmyndartillsynen samt att göra några påpekanden beträffande vissa ärendetyper.  Inspektionen  Justitiekanslern inspekterade länsstyrelsen den 19 – 20 november 2013. Inspek­tionen innefattade möten med olika företrädare för länsstyrelsen samt en genomgång av vissa akter.  Länsstyrelsen har under hand fått ta del av och möjlighet att ge synpunkter på ett utkast till detta beslut.  Möte med företrädare för länsstyrelsen Vid ett möte med länsledningen under den första inspektionsdagen deltog landshövdingen Rivera, chefsjuristen Hudson och ekonomidirektören Booth.  Justitiekanslern redogjorde kort för bakgrunden till inspektionen och för inspektionens syfte och inriktning. Före inspektionen hade Justitiekanslern bett om svar på vissa frågor. Under mötet redogjorde länsstyrelsen för verksamheten och besvarade frågorna från Justitiekanslern.  Granskningen av akter m.m.  Justitiekanslern hade i förväg begärt att ett stort antal akter skulle tas fram. Akterna granskades under inspektionen. Justitiekanslern hämtade också in upplysningar från enskilda handläggare på länsstyrelsen. Under inspektionen hade Justitiekanslern tillgång till länsstyrelsens diariesystem Platina.  I det följande görs en redovisning beträffande granskningen av olika ärendegrupper. De ärenden och ärendegrupper som har granskats och där det inte finns någon anledning till uttalanden eller liknande kommenteras inte alls eller endast översiktligt.  Överförmyndartillsynen  Genom ett regeringsbeslut den 8 mars 2012 (koncentrationsbeslutet) uppdrogs åt Länsstyrelsen i Jönköpings resp. Kalmar län att per den 1 juli 2012 överföra verksamheten rörande bl.a. överförmyndare till Länsstyrelsen i Östergötlands län.  Vid ett samtal med Hudson och länsassessorn Glover redogjorde dessa för sina erfarenheter av effekterna på överförmyndartillsynen genom koncentrationsbeslutet. De angav bl.a. följande. Länsstyrelsen har nu tillsyn över överförmyndare och överförmyndarnämnder i sammanlagt 38 kommuner (tidigare 13). För närvarande har fem handläggare som en av sina uppgifter att arbeta med överförmyndartillsyn. Före koncentrationen fungerade verksamheten väl. Samtliga överförmyndare inspekterades varje år. Länsstyrelserna i Jönköpings resp. Kalmar län hade redovisat att en begränsad tid hade lagts ned på tillsynen de tre senaste åren före överförandet (i genomsnitt 0,31 resp. 0,07 årsarbetskrafter), vilket ledde till att länsstyrelsen erhöll för lite medel för att bedriva en aktiv tillsyn på det sätt som tidigare hade skett. Vid övertagandet hade Länsstyrelsen i Jönköpings län inspekterat 4 av 13 överförmyndare 2011 och inga under 2012. Länsstyrelsen i Kalmar län hade granskat 1/3 av överförmyndarna under de tre senaste åren. För att något komma till rätta med resursbristen har medel flyttats över från annan verksamhet. Efter den 1 juli 2012 har länsstyrelsen prioriterat att avgöra en stor balans av oavslutade tillsynsärenden. Det finns inte nu resurser att göra inspektioner oftare än vart tredje år. Personalmässigt är inspektionerna krävande också av den anledningen att besöken medför långa resor, exempelvis till Kalmar. Under 2013 har man följt denna ”treårsplan”, men hunnit med ytterligare sju inspektioner. Det upplevs som mycket otillfredsställande att inspektionerna inte kan genomföras på det sätt som föreskrivs. För att klara av inspektionerna skulle ytterligare en årsarbetskraft behövas.  Protokoll från inspektioner av överförmyndare och överförmyndarnämnder som skett sedan den 1 januari 2012 granskades liksom övriga inkomna eller upprättade tillsynsärenden sedan den 1 juli 2012. Det konstaterades att den tillsyn som hade skett var mycket ambitiös. Besluten var genomgående välformulerade och pedagogiskt utformade med bl.a. redogörelse för länsstyrelsens uppdrag och gällande bestämmelser. Klagomål från enskilda hade lett till att åtgärder hade vidtagits omgående och i några fall utdelades kritik.  Överväganden  Enligt 21 § förmynderskapsförordningen (1995:379) ska länsstyrelsen årligen inspektera överförmyndaren. Länsstyrelsen får avstå från en inspektion, om det är uppenbart att den är obehövlig. Om länsstyrelsen avstått från en inspektion ett visst år, ska dock inspektion genomföras följande år.  Överförmyndartillsynen är ytterst angelägen ur bl.a. ett rättssäkerhetsperspektiv. För att säkerställa att verksamheten fungerar har, som nyss nämnts, en i normalfallet årlig inspektionsskyldighet föreskrivits. Länsstyrelsen har emellertid sedan den 1 juli 2012 inte förmått att genomföra inspektioner i denna omfattning. Detta är i grunden oacceptabelt, både med beaktande av att årliga inspektioner ska vara huvudregel och då det framstår som särskilt angeläget med årliga inspektioner i ett inledande skede efter omorganisa-tionen. Den kritik som det inträffade motiverar bör dock inte riktas mot länsstyrelsen som såvitt kan bedömas har hanterat situationen så väl som det varit möjligt utifrån de förutsättningar som givits. Justitiekanslern godtar således länsstyrelsens uppgift om att underlåtenheten berott på att erforderliga resurser inte tillförts myndigheten i samband med reformen och inte kunnat tillföras genom interna omdisponeringar. Mot bakgrund av den betydelse som överförmyndartillsynen genom inspektionsverksamheten måste tillmätas bör länsstyrelsen emellertid prioritera denna arbetsuppgift. Justitiekanslern utgår från att en sådan prioritering sker detta år med inriktning på att förmynderskapsförordningens bestämmelser efterlevs.  Byggnadsminnen  Justitiekanslern granskade de tio äldsta ärendena angående byggnadsminnen. Ett ärende var anhängiggjort år 1988, ett var från år 1991 och övriga ärenden var från år 2008 eller senare.  Länsstyrelsens diarieföring och aktuppbyggnad i flertalet av dessa ärenden var bristfällig. Många handlingar i akterna var inte diarieförda, exempelvis tjänsteanteckningar. Akterna framstod också som relativt tunna, vilket gör att man kan ifrågasätta om alla åtgärder i ärendena har dokumenterats i akterna.  Beträffande ärendet från år 1988 hade Justitiekanslern samtal med en företrädare för den berörda enheten. Härvid framkom att länsstyrelsen under åren har haft omfattande kontakter med kommunen ifråga, att länsstyrelsen besökt den aktuella platsen och att länsstyrelsen har mycket god kunskap om de kulturhistoriska och byggnadsmässiga värdena i det föreslagna byggnadsminnet. Ingenting av detta återfinns dock i akten och inte heller i diariet, vilket är en brist.  Ärenden om byggnadsminnen tar av olika skäl ofta förhållandevis lång tid att handlägga. Aktuppbyggnad och diarieföring i sådana ärenden är därför av stor betydelse, bl.a. för att handläggare kan bytas ut och att en ny handläggare från början troligen saknar djupare kunskap om ärendet. Med hänsyn till offentlighetsprincipen är det också viktigt att diarieföringen är noggrann och att akten är fullständig, så att allmänheten kan följa och förstå vad som har hänt under handläggningen. En fullgod dokumentation av ett byggnadsminnesärende är även av betydelse i samband med ett eventuellt ägarbyte av den berörda fastigheten. En presumtiv köpare ska nämligen ha möjlighet att ta reda på vilka restriktioner och skyddsåtgärder som gäller eller kan komma att gälla för fastigheten.  Justitiekanslern vill samtidigt framhålla att länsstyrelsens handläggning av ärenden om byggnadsminnen har förbättrats påtagligt under de senaste åren. Ärendebalansen har minskat, liksom antalet gamla ärenden. Förbättringen synes vara ett resultat av att länsstyrelsen har lagt extra resurser på detta område; ett behov som Justitiekanslern tidigare har påtalat i samband med granskningen av länsstyrelsens ärendeförteckningar. Vid inspektionen redovisade också länsstyrelsen en ambitiös och genomarbetad plan för handläggningen av ärenden om byggnadsminnen och avarbetning av balansen. Enheten och dess chef synes alltså ha god kontroll över handläggningen av dessa ärenden, vilket är positivt.  Tillsyn över bevakningsföretag  Justitiekanslern granskade akterna i de ärenden där länsstyrelsen under år 2013 hade genomfört tillsyn över bevakningsföretag.  Enligt 10 § lagen (1974:191) om bevakningsföretag ska länsstyrelsen inspektera auktoriserade bevaknings- och utbildningsföretag minst en gång vartannat år. Inspektion ska därutöver göras så snart det finns anledning till det. Vid samtal med chefsjuristen och en av handläggarna framkom att länsstyrelsen har en tillsynsplan som säkerställer att tillsyn sker i enlighet med denna bestämmelse.  Det kan inledningsvis konstateras att granskningen påvisade att länsstyrelsen har tagit fram välskrivna handläggningspromemorior och lathundar som torde underlätta handläggningen av denna ärendekategori.  Justitiekanslerns samlade intryck av granskningen i denna del är att läns­styrelsens tillsyn över bevakningsföretag är rättssäker och att den även i övrigt håller hög klass. Ordningen i akterna var mycket god. När det var påkallat hade länsstyrelsen påtalat brister i bevakningsföretagens efterlevnad av gällande bestämmelser på området, såsom att giltiga väktarlegitimationer saknades i ett bolag och att en anställd inte hade genomgått erforderlig föreståndarutbildning i ett annat bolag. Missiv och förelägganden till berörda bevakningsföretag var liksom protokollen och besluten mycket välskrivna.  Granskningen påvisade att länsstyrelsen följer upp tips från allmänheten. I ett sådant fall ledde tipset till att bevakningsföretagets auktorisation åter­kallades (länsstyrelsens beslut den 23 oktober 2013 i ärendet med dnr 212-5542-13).  Avslutningsvis noterar Justitiekanslern att överlämningen av denna ärendekategori från länsstyrelserna i Kalmar och Jönköpings län synes ha fungerat mycket bra.  Djurskydd och djurförbud  Justitiekanslern granskade akterna i de 30 första ärendena avseende djurskydd som hade avgjorts under år 2013.  Justitiekanslerns samlade intryck av granskningen i denna del är att läns­styrelsen handlägger denna ärendekategori på ett snabbt och rättssäkert sätt. Diarie­föringen var genomgående bra och överensstämde med de handlingar som de facto fanns i akterna. Besluten var välformulerade och ordningen i akterna var mycket god.  Naturreservat m.m.  Justitiekanslern granskade de tio äldsta ärendena om inrättande av naturreservat. Ärendena hade i huvudsak anhängiggjorts under åren 2005 till 2007.  Det allmänna intrycket av granskningen i denna del är att akterna/dossiéerna i denna ärendekategori är väl ordnade och att diarieföringen är god. I många av ärendena fanns välskrivna tjänsteanteckningar från samtal och platsbesök. I två fall fanns dock inte den inledande skrivelsen i ärendet registrerad, utan dessa ärenden inleddes med ett värderingsutlåtande. Av utlåtandena framgick emellertid att länsstyrelsen hade initierat ärendena genom en beställning av ett värderingsutlåtande. Enligt Justitiekanslerns mening borde beställningarna ha återfunnits i respektive akt och vara diarieförda, vilket också var fallet i några av de andra granskade ärendena. I ett antal ärenden synes ingen åtgärd ha vidtagits under de senaste åren. Justitiekanslern förutsätter därför att länsstyrelsen i nästa ärendeförteckning i förekommande fall närmare förklarar varför ärendena inte är avgjorda.  Justitiekanslern granskade även åtta slumpmässigt utvalda ärenden på naturvårdsenheten. Den samlade bedömningen av granskningen i denna del är att natur­vårdsenheten synes ha upparbetade och väl fungerande handläggnings­rutiner. Diarie­föringen var genomgående bra. Besluten var välformulerade och ordningen i akterna var relativt god.  Granskning av akter på lantbruksenheten  Länsstyrelsen har i förklaringen i ärendeförteckningen utlovat att ett stort antal ärenden inom lantbruksenheten skulle vara avslutade senast under oktober månad 2013 och att särskilda resurser avsatts för att uppfylla detta löfte.  Vid Justitiekanslerns granskning av sju av dessa ärenden uppmärksammades emellertid att ärendena ännu inte hade avgjorts. Justitiekanslern kommer att följa upp frågan vid granskning av nästa års ärendeförteckning från länsstyrelsen.  Ärenden rörande överklaganden av kommunala beslut angående lov enligt plan- och bygglagen  Justitiekanslern granskade de tio äldsta samt de tio senast avgjorda ärendena i denna kategori och kunde härvid konstatera att diarieföringen var välfungerande och att akterna var i god ordning. Besluten var mycket välskrivna och motiverade. Vid granskningen av de tio senast avgjorda ärendena kunde även konstateras att länsstyrelsen i huvudsak följer uppställda mål för handläggningstiden av respektive ärendekategori.  Avslutande samtal  Inspektionen avslutades med ett möte med företrädare för länsstyrelsen. Vid mötet gjordes en översiktlig genomgång av de iakttagelser som hade gjorts i de granskade ärendena. Justitiekanslern angav bl.a. att det allmänna intrycket var att handläggningen hos länsstyrelsen generellt sett håller hög kvalitet.  Inspektionen avslutades den 20 november ca kl. 14.30 med ett tack till länsstyrelsens personal för det vänliga mottagandet och den hjälp som Justitiekanslern fått under inspektionen.  Särskilda iakttagelser  Under inspektionen påtalade länsstyrelsen, som ovan redovisats, de verkningar koncentrationsbeslutet fått beträffande tillsynen av överförmyndare. Som framgått ovan delar Justitiekanslern länsstyrelsens uppfattning att de resurser som tillförts myndigheten i samband med att tillsynen koncentrerades inte motsvarade de tillkommande arbetsuppgifter som reformen medförde. Detta har fått till följd att en årlig tillsyn inte kommit till stånd och att den tidigare ambitionsnivån inte kunnat upprätthållas. Med anledning av dessa iakttagelser finner Justitiekanslern anledning att överlämna en kopia av detta beslut till Socialdepartementet för kännedom och eventuella åtgärder.  ------  I inspektionen deltog justitiekanslern Reynolds (på eftermiddagen dag 1), byråchefen Patel, f. länsrådet Pace, hovrättsassessorn Freeman, kammarrättsassessorn Ramos, beredningsjuristen Perez, kanslichefen Cook och assistenten Rivera.
Sammanfattande synpunkter  Under två dagar inspekterade Justitiekanslern delar av verksamheten hos Länsstyrelsen i Östergötlands län. Justitiekanslerns övergripande intryck är att läns­styrelsen är en välfungerande myndighet med en ärendehandläggning som sköts ambitiöst av kompetent personal. Några påtagliga generella brister kunde inte konstateras.  Granskningen ger dock Justitiekanslern anledning att uttala viss oro när det gäller konstaterade brister i fråga om överförmyndartillsynen samt att göra några påpekanden beträffande vissa ärendetyper.  Inspektionen  Justitiekanslern inspekterade länsstyrelsen den 19 – 20 november 2013. Inspek­tionen innefattade möten med olika företrädare för länsstyrelsen samt en genomgång av vissa akter.  Länsstyrelsen har under hand fått ta del av och möjlighet att ge synpunkter på ett utkast till detta beslut.  Möte med företrädare för länsstyrelsen Vid ett möte med länsledningen under den första inspektionsdagen deltog landshövdingen Rivera, chefsjuristen Hudson och ekonomidirektören Booth.  Justitiekanslern redogjorde kort för bakgrunden till inspektionen och för inspektionens syfte och inriktning. Före inspektionen hade Justitiekanslern bett om svar på vissa frågor. Under mötet redogjorde länsstyrelsen för verksamheten och besvarade frågorna från Justitiekanslern.  Granskningen av akter m.m.  Justitiekanslern hade i förväg begärt att ett stort antal akter skulle tas fram. Akterna granskades under inspektionen. Justitiekanslern hämtade också in upplysningar från enskilda handläggare på länsstyrelsen. Under inspektionen hade Justitiekanslern tillgång till länsstyrelsens diariesystem Platina.  I det följande görs en redovisning beträffande granskningen av olika ärendegrupper. De ärenden och ärendegrupper som har granskats och där det inte finns någon anledning till uttalanden eller liknande kommenteras inte alls eller endast översiktligt.  Överförmyndartillsynen  Genom ett regeringsbeslut den 8 mars 2012 (koncentrationsbeslutet) uppdrogs åt Länsstyrelsen i Jönköpings resp. Kalmar län att per den 1 juli 2012 överföra verksamheten rörande bl.a. överförmyndare till Länsstyrelsen i Östergötlands län.  Vid ett samtal med Hudson och länsassessorn Glover redogjorde dessa för sina erfarenheter av effekterna på överförmyndartillsynen genom koncentrationsbeslutet. De angav bl.a. följande. Länsstyrelsen har nu tillsyn över överförmyndare och överförmyndarnämnder i sammanlagt 38 kommuner (tidigare 13). För närvarande har fem handläggare som en av sina uppgifter att arbeta med överförmyndartillsyn. Före koncentrationen fungerade verksamheten väl. Samtliga överförmyndare inspekterades varje år. Länsstyrelserna i Jönköpings resp. Kalmar län hade redovisat att en begränsad tid hade lagts ned på tillsynen de tre senaste åren före överförandet (i genomsnitt 0,31 resp. 0,07 årsarbetskrafter), vilket ledde till att länsstyrelsen erhöll för lite medel för att bedriva en aktiv tillsyn på det sätt som tidigare hade skett. Vid övertagandet hade Länsstyrelsen i Jönköpings län inspekterat 4 av 13 överförmyndare 2011 och inga under 2012. Länsstyrelsen i Kalmar län hade granskat 1/3 av överförmyndarna under de tre senaste åren. För att något komma till rätta med resursbristen har medel flyttats över från annan verksamhet. Efter den 1 juli 2012 har länsstyrelsen prioriterat att avgöra en stor balans av oavslutade tillsynsärenden. Det finns inte nu resurser att göra inspektioner oftare än vart tredje år. Personalmässigt är inspektionerna krävande också av den anledningen att besöken medför långa resor, exempelvis till Kalmar. Under 2013 har man följt denna ”treårsplan”, men hunnit med ytterligare sju inspektioner. Det upplevs som mycket otillfredsställande att inspektionerna inte kan genomföras på det sätt som föreskrivs. För att klara av inspektionerna skulle ytterligare en årsarbetskraft behövas.  Protokoll från inspektioner av överförmyndare och överförmyndarnämnder som skett sedan den 1 januari 2012 granskades liksom övriga inkomna eller upprättade tillsynsärenden sedan den 1 juli 2012. Det konstaterades att den tillsyn som hade skett var mycket ambitiös. Besluten var genomgående välformulerade och pedagogiskt utformade med bl.a. redogörelse för länsstyrelsens uppdrag och gällande bestämmelser. Klagomål från enskilda hade lett till att åtgärder hade vidtagits omgående och i några fall utdelades kritik.  Överväganden  Enligt 21 § förmynderskapsförordningen (1995:379) ska länsstyrelsen årligen inspektera överförmyndaren. Länsstyrelsen får avstå från en inspektion, om det är uppenbart att den är obehövlig. Om länsstyrelsen avstått från en inspektion ett visst år, ska dock inspektion genomföras följande år.  Överförmyndartillsynen är ytterst angelägen ur bl.a. ett rättssäkerhetsperspektiv. För att säkerställa att verksamheten fungerar har, som nyss nämnts, en i normalfallet årlig inspektionsskyldighet föreskrivits. Länsstyrelsen har emellertid sedan den 1 juli 2012 inte förmått att genomföra inspektioner i denna omfattning. Detta är i grunden oacceptabelt, både med beaktande av att årliga inspektioner ska vara huvudregel och då det framstår som särskilt angeläget med årliga inspektioner i ett inledande skede efter omorganisa-tionen. Den kritik som det inträffade motiverar bör dock inte riktas mot länsstyrelsen som såvitt kan bedömas har hanterat situationen så väl som det varit möjligt utifrån de förutsättningar som givits. Justitiekanslern godtar således länsstyrelsens uppgift om att underlåtenheten berott på att erforderliga resurser inte tillförts myndigheten i samband med reformen och inte kunnat tillföras genom interna omdisponeringar. Mot bakgrund av den betydelse som överförmyndartillsynen genom inspektionsverksamheten måste tillmätas bör länsstyrelsen emellertid prioritera denna arbetsuppgift. Justitiekanslern utgår från att en sådan prioritering sker detta år med inriktning på att förmynderskapsförordningens bestämmelser efterlevs.  Byggnadsminnen  Justitiekanslern granskade de tio äldsta ärendena angående byggnadsminnen. Ett ärende var anhängiggjort år 1988, ett var från år 1991 och övriga ärenden var från år 2008 eller senare.  Länsstyrelsens diarieföring och aktuppbyggnad i flertalet av dessa ärenden var bristfällig. Många handlingar i akterna var inte diarieförda, exempelvis tjänsteanteckningar. Akterna framstod också som relativt tunna, vilket gör att man kan ifrågasätta om alla åtgärder i ärendena har dokumenterats i akterna.  Beträffande ärendet från år 1988 hade Justitiekanslern samtal med en företrädare för den berörda enheten. Härvid framkom att länsstyrelsen under åren har haft omfattande kontakter med kommunen ifråga, att länsstyrelsen besökt den aktuella platsen och att länsstyrelsen har mycket god kunskap om de kulturhistoriska och byggnadsmässiga värdena i det föreslagna byggnadsminnet. Ingenting av detta återfinns dock i akten och inte heller i diariet, vilket är en brist.  Ärenden om byggnadsminnen tar av olika skäl ofta förhållandevis lång tid att handlägga. Aktuppbyggnad och diarieföring i sådana ärenden är därför av stor betydelse, bl.a. för att handläggare kan bytas ut och att en ny handläggare från början troligen saknar djupare kunskap om ärendet. Med hänsyn till offentlighetsprincipen är det också viktigt att diarieföringen är noggrann och att akten är fullständig, så att allmänheten kan följa och förstå vad som har hänt under handläggningen. En fullgod dokumentation av ett byggnadsminnesärende är även av betydelse i samband med ett eventuellt ägarbyte av den berörda fastigheten. En presumtiv köpare ska nämligen ha möjlighet att ta reda på vilka restriktioner och skyddsåtgärder som gäller eller kan komma att gälla för fastigheten.  Justitiekanslern vill samtidigt framhålla att länsstyrelsens handläggning av ärenden om byggnadsminnen har förbättrats påtagligt under de senaste åren. Ärendebalansen har minskat, liksom antalet gamla ärenden. Förbättringen synes vara ett resultat av att länsstyrelsen har lagt extra resurser på detta område; ett behov som Justitiekanslern tidigare har påtalat i samband med granskningen av länsstyrelsens ärendeförteckningar. Vid inspektionen redovisade också länsstyrelsen en ambitiös och genomarbetad plan för handläggningen av ärenden om byggnadsminnen och avarbetning av balansen. Enheten och dess chef synes alltså ha god kontroll över handläggningen av dessa ärenden, vilket är positivt.  Tillsyn över bevakningsföretag  Justitiekanslern granskade akterna i de ärenden där länsstyrelsen under år 2013 hade genomfört tillsyn över bevakningsföretag.  Enligt 10 § lagen (1974:191) om bevakningsföretag ska länsstyrelsen inspektera auktoriserade bevaknings- och utbildningsföretag minst en gång vartannat år. Inspektion ska därutöver göras så snart det finns anledning till det. Vid samtal med chefsjuristen och en av handläggarna framkom att länsstyrelsen har en tillsynsplan som säkerställer att tillsyn sker i enlighet med denna bestämmelse.  Det kan inledningsvis konstateras att granskningen påvisade att länsstyrelsen har tagit fram välskrivna handläggningspromemorior och lathundar som torde underlätta handläggningen av denna ärendekategori.  Justitiekanslerns samlade intryck av granskningen i denna del är att läns­styrelsens tillsyn över bevakningsföretag är rättssäker och att den även i övrigt håller hög klass. Ordningen i akterna var mycket god. När det var påkallat hade länsstyrelsen påtalat brister i bevakningsföretagens efterlevnad av gällande bestämmelser på området, såsom att giltiga väktarlegitimationer saknades i ett bolag och att en anställd inte hade genomgått erforderlig föreståndarutbildning i ett annat bolag. Missiv och förelägganden till berörda bevakningsföretag var liksom protokollen och besluten mycket välskrivna.  Granskningen påvisade att länsstyrelsen följer upp tips från allmänheten. I ett sådant fall ledde tipset till att bevakningsföretagets auktorisation åter­kallades (länsstyrelsens beslut den 23 oktober 2013 i ärendet med dnr 212-5542-13).  Avslutningsvis noterar Justitiekanslern att överlämningen av denna ärendekategori från länsstyrelserna i Kalmar och Jönköpings län synes ha fungerat mycket bra.  Djurskydd och djurförbud  Justitiekanslern granskade akterna i de 30 första ärendena avseende djurskydd som hade avgjorts under år 2013.  Justitiekanslerns samlade intryck av granskningen i denna del är att läns­styrelsen handlägger denna ärendekategori på ett snabbt och rättssäkert sätt. Diarie­föringen var genomgående bra och överensstämde med de handlingar som de facto fanns i akterna. Besluten var välformulerade och ordningen i akterna var mycket god.  Naturreservat m.m.  Justitiekanslern granskade de tio äldsta ärendena om inrättande av naturreservat. Ärendena hade i huvudsak anhängiggjorts under åren 2005 till 2007.  Det allmänna intrycket av granskningen i denna del är att akterna/dossiéerna i denna ärendekategori är väl ordnade och att diarieföringen är god. I många av ärendena fanns välskrivna tjänsteanteckningar från samtal och platsbesök. I två fall fanns dock inte den inledande skrivelsen i ärendet registrerad, utan dessa ärenden inleddes med ett värderingsutlåtande. Av utlåtandena framgick emellertid att länsstyrelsen hade initierat ärendena genom en beställning av ett värderingsutlåtande. Enligt Justitiekanslerns mening borde beställningarna ha återfunnits i respektive akt och vara diarieförda, vilket också var fallet i några av de andra granskade ärendena. I ett antal ärenden synes ingen åtgärd ha vidtagits under de senaste åren. Justitiekanslern förutsätter därför att länsstyrelsen i nästa ärendeförteckning i förekommande fall närmare förklarar varför ärendena inte är avgjorda.  Justitiekanslern granskade även åtta slumpmässigt utvalda ärenden på naturvårdsenheten. Den samlade bedömningen av granskningen i denna del är att natur­vårdsenheten synes ha upparbetade och väl fungerande handläggnings­rutiner. Diarie­föringen var genomgående bra. Besluten var välformulerade och ordningen i akterna var relativt god.  Granskning av akter på lantbruksenheten  Länsstyrelsen har i förklaringen i ärendeförteckningen utlovat att ett stort antal ärenden inom lantbruksenheten skulle vara avslutade senast under oktober månad 2013 och att särskilda resurser avsatts för att uppfylla detta löfte.  Vid Justitiekanslerns granskning av sju av dessa ärenden uppmärksammades emellertid att ärendena ännu inte hade avgjorts. Justitiekanslern kommer att följa upp frågan vid granskning av nästa års ärendeförteckning från länsstyrelsen.  Ärenden rörande överklaganden av kommunala beslut angående lov enligt plan- och bygglagen  Justitiekanslern granskade de tio äldsta samt de tio senast avgjorda ärendena i denna kategori och kunde härvid konstatera att diarieföringen var välfungerande och att akterna var i god ordning. Besluten var mycket välskrivna och motiverade. Vid granskningen av de tio senast avgjorda ärendena kunde även konstateras att länsstyrelsen i huvudsak följer uppställda mål för handläggningstiden av respektive ärendekategori.  Avslutande samtal  Inspektionen avslutades med ett möte med företrädare för länsstyrelsen. Vid mötet gjordes en översiktlig genomgång av de iakttagelser som hade gjorts i de granskade ärendena. Justitiekanslern angav bl.a. att det allmänna intrycket var att handläggningen hos länsstyrelsen generellt sett håller hög kvalitet.  Inspektionen avslutades den 20 november ca kl. 14.30 med ett tack till länsstyrelsens personal för det vänliga mottagandet och den hjälp som Justitiekanslern fått under inspektionen.  Särskilda iakttagelser  Under inspektionen påtalade länsstyrelsen, som ovan redovisats, de verkningar koncentrationsbeslutet fått beträffande tillsynen av överförmyndare. Som framgått ovan delar Justitiekanslern länsstyrelsens uppfattning att de resurser som tillförts myndigheten i samband med att tillsynen koncentrerades inte motsvarade de tillkommande arbetsuppgifter som reformen medförde. Detta har fått till följd att en årlig tillsyn inte kommit till stånd och att den tidigare ambitionsnivån inte kunnat upprätthållas. Med anledning av dessa iakttagelser finner Justitiekanslern anledning att överlämna en kopia av detta beslut till Socialdepartementet för kännedom och eventuella åtgärder.  ------  I inspektionen deltog justitiekanslern Reynolds (på eftermiddagen dag 1), byråchefen Patel, f. länsrådet Pace, hovrättsassessorn Freeman, kammarrättsassessorn Ramos, beredningsjuristen Perez, kanslichefen Cook och assistenten Rivera.
Sammanfattande synpunkter
Sammanfattande synpunkter
Under två dagar inspekterade Justitiekanslern delar av verksamheten hos Länsstyrelsen i Östergötlands län. Justitiekanslerns övergripande intryck är att läns­styrelsen är en välfungerande myndighet med en ärendehandläggning som sköts ambitiöst av kompetent personal. Några påtagliga generella brister kunde inte konstateras.
Granskningen ger dock Justitiekanslern anledning att uttala viss oro när det gäller konstaterade brister i fråga om överförmyndartillsynen samt att göra några påpekanden beträffande vissa ärendetyper.
Inspektionen
Justitiekanslern inspekterade länsstyrelsen den 19 – 20 november 2013. Inspek­tionen innefattade möten med olika företrädare för länsstyrelsen samt en genomgång av vissa akter.
Länsstyrelsen har under hand fått ta del av och möjlighet att ge synpunkter på ett utkast till detta beslut.
Möte med företrädare för länsstyrelsen
Vid ett möte med länsledningen under den första inspektionsdagen deltog landshövdingen Rivera, chefsjuristen Hudson och ekonomidirektören Booth.
Justitiekanslern redogjorde kort för bakgrunden till inspektionen och för inspektionens syfte och inriktning. Före inspektionen hade Justitiekanslern bett om svar på vissa frågor. Under mötet redogjorde länsstyrelsen för verksamheten och besvarade frågorna från Justitiekanslern.
Granskningen av akter m.m.
Justitiekanslern hade i förväg begärt att ett stort antal akter skulle tas fram. Akterna granskades under inspektionen. Justitiekanslern hämtade också in upplysningar från enskilda handläggare på länsstyrelsen. Under inspektionen hade Justitiekanslern tillgång till länsstyrelsens diariesystem Platina.
I det följande görs en redovisning beträffande granskningen av olika ärendegrupper. De ärenden och ärendegrupper som har granskats och där det inte finns någon anledning till uttalanden eller liknande kommenteras inte alls eller endast översiktligt.
Överförmyndartillsynen
Genom ett regeringsbeslut den 8 mars 2012 (koncentrationsbeslutet) uppdrogs åt Länsstyrelsen i Jönköpings resp. Kalmar län att per den 1 juli 2012 överföra verksamheten rörande bl.a. överförmyndare till Länsstyrelsen i Östergötlands län.
Vid ett samtal med Hudson och länsassessorn Glover redogjorde dessa för sina erfarenheter av effekterna på överförmyndartillsynen genom koncentrationsbeslutet. De angav bl.a. följande. Länsstyrelsen har nu tillsyn över överförmyndare och överförmyndarnämnder i sammanlagt 38 kommuner (tidigare 13). För närvarande har fem handläggare som en av sina uppgifter att arbeta med överförmyndartillsyn. Före koncentrationen fungerade verksamheten väl. Samtliga överförmyndare inspekterades varje år. Länsstyrelserna i Jönköpings resp. Kalmar län hade redovisat att en begränsad tid hade lagts ned på tillsynen de tre senaste åren före överförandet (i genomsnitt 0,31 resp. 0,07 årsarbetskrafter), vilket ledde till att länsstyrelsen erhöll för lite medel för att bedriva en aktiv tillsyn på det sätt som tidigare hade skett. Vid övertagandet hade Länsstyrelsen i Jönköpings län inspekterat 4 av 13 överförmyndare 2011 och inga under 2012. Länsstyrelsen i Kalmar län hade granskat 1/3 av överförmyndarna under de tre senaste åren. För att något komma till rätta med resursbristen har medel flyttats över från annan verksamhet. Efter den 1 juli 2012 har länsstyrelsen prioriterat att avgöra en stor balans av oavslutade tillsynsärenden. Det finns inte nu resurser att göra inspektioner oftare än vart tredje år. Personalmässigt är inspektionerna krävande också av den anledningen att besöken medför långa resor, exempelvis till Kalmar. Under 2013 har man följt denna ”treårsplan”, men hunnit med ytterligare sju inspektioner. Det upplevs som mycket otillfredsställande att inspektionerna inte kan genomföras på det sätt som föreskrivs. För att klara av inspektionerna skulle ytterligare en årsarbetskraft behövas.
Protokoll från inspektioner av överförmyndare och överförmyndarnämnder som skett sedan den 1 januari 2012 granskades liksom övriga inkomna eller upprättade tillsynsärenden sedan den 1 juli 2012. Det konstaterades att den tillsyn som hade skett var mycket ambitiös. Besluten var genomgående välformulerade och pedagogiskt utformade med bl.a. redogörelse för länsstyrelsens uppdrag och gällande bestämmelser. Klagomål från enskilda hade lett till att åtgärder hade vidtagits omgående och i några fall utdelades kritik.
Överväganden
Överväganden
Enligt 21 § förmynderskapsförordningen (1995:379) ska länsstyrelsen årligen inspektera överförmyndaren. Länsstyrelsen får avstå från en inspektion, om det är uppenbart att den är obehövlig. Om länsstyrelsen avstått från en inspektion ett visst år, ska dock inspektion genomföras följande år.
Överförmyndartillsynen är ytterst angelägen ur bl.a. ett rättssäkerhetsperspektiv. För att säkerställa att verksamheten fungerar har, som nyss nämnts, en i normalfallet årlig inspektionsskyldighet föreskrivits. Länsstyrelsen har emellertid sedan den 1 juli 2012 inte förmått att genomföra inspektioner i denna omfattning. Detta är i grunden oacceptabelt, både med beaktande av att årliga inspektioner ska vara huvudregel och då det framstår som särskilt angeläget med årliga inspektioner i ett inledande skede efter omorganisa-tionen. Den kritik som det inträffade motiverar bör dock inte riktas mot länsstyrelsen som såvitt kan bedömas har hanterat situationen så väl som det varit möjligt utifrån de förutsättningar som givits. Justitiekanslern godtar således länsstyrelsens uppgift om att underlåtenheten berott på att erforderliga resurser inte tillförts myndigheten i samband med reformen och inte kunnat tillföras genom interna omdisponeringar. Mot bakgrund av den betydelse som överförmyndartillsynen genom inspektionsverksamheten måste tillmätas bör länsstyrelsen emellertid prioritera denna arbetsuppgift. Justitiekanslern utgår från att en sådan prioritering sker detta år med inriktning på att förmynderskapsförordningens bestämmelser efterlevs.
Byggnadsminnen
Justitiekanslern granskade de tio äldsta ärendena angående byggnadsminnen. Ett ärende var anhängiggjort år 1988, ett var från år 1991 och övriga ärenden var från år 2008 eller senare.
Länsstyrelsens diarieföring och aktuppbyggnad i flertalet av dessa ärenden var bristfällig. Många handlingar i akterna var inte diarieförda, exempelvis tjänsteanteckningar. Akterna framstod också som relativt tunna, vilket gör att man kan ifrågasätta om alla åtgärder i ärendena har dokumenterats i akterna.
Beträffande ärendet från år 1988 hade Justitiekanslern samtal med en företrädare för den berörda enheten. Härvid framkom att länsstyrelsen under åren har haft omfattande kontakter med kommunen ifråga, att länsstyrelsen besökt den aktuella platsen och att länsstyrelsen har mycket god kunskap om de kulturhistoriska och byggnadsmässiga värdena i det föreslagna byggnadsminnet. Ingenting av detta återfinns dock i akten och inte heller i diariet, vilket är en brist.
Ärenden om byggnadsminnen tar av olika skäl ofta förhållandevis lång tid att handlägga. Aktuppbyggnad och diarieföring i sådana ärenden är därför av stor betydelse, bl.a. för att handläggare kan bytas ut och att en ny handläggare från början troligen saknar djupare kunskap om ärendet. Med hänsyn till offentlighetsprincipen är det också viktigt att diarieföringen är noggrann och att akten är fullständig, så att allmänheten kan följa och förstå vad som har hänt under handläggningen. En fullgod dokumentation av ett byggnadsminnesärende är även av betydelse i samband med ett eventuellt ägarbyte av den berörda fastigheten. En presumtiv köpare ska nämligen ha möjlighet att ta reda på vilka restriktioner och skyddsåtgärder som gäller eller kan komma att gälla för fastigheten.
Justitiekanslern vill samtidigt framhålla att länsstyrelsens handläggning av ärenden om byggnadsminnen har förbättrats påtagligt under de senaste åren. Ärendebalansen har minskat, liksom antalet gamla ärenden. Förbättringen synes vara ett resultat av att länsstyrelsen har lagt extra resurser på detta område; ett behov som Justitiekanslern tidigare har påtalat i samband med granskningen av länsstyrelsens ärendeförteckningar. Vid inspektionen redovisade också länsstyrelsen en ambitiös och genomarbetad plan för handläggningen av ärenden om byggnadsminnen och avarbetning av balansen. Enheten och dess chef synes alltså ha god kontroll över handläggningen av dessa ärenden, vilket är positivt.
Tillsyn över bevakningsföretag
Justitiekanslern granskade akterna i de ärenden där länsstyrelsen under år 2013 hade genomfört tillsyn över bevakningsföretag.
Enligt 10 § lagen (1974:191) om bevakningsföretag ska länsstyrelsen inspektera auktoriserade bevaknings- och utbildningsföretag minst en gång vartannat år. Inspektion ska därutöver göras så snart det finns anledning till det. Vid samtal med chefsjuristen och en av handläggarna framkom att länsstyrelsen har en tillsynsplan som säkerställer att tillsyn sker i enlighet med denna bestämmelse.
Det kan inledningsvis konstateras att granskningen påvisade att länsstyrelsen har tagit fram välskrivna handläggningspromemorior och lathundar som torde underlätta handläggningen av denna ärendekategori.
Justitiekanslerns samlade intryck av granskningen i denna del är att läns­styrelsens tillsyn över bevakningsföretag är rättssäker och att den även i övrigt håller hög klass. Ordningen i akterna var mycket god. När det var påkallat hade länsstyrelsen påtalat brister i bevakningsföretagens efterlevnad av gällande bestämmelser på området, såsom att giltiga väktarlegitimationer saknades i ett bolag och att en anställd inte hade genomgått erforderlig föreståndarutbildning i ett annat bolag. Missiv och förelägganden till berörda bevakningsföretag var liksom protokollen och besluten mycket välskrivna.
Granskningen påvisade att länsstyrelsen följer upp tips från allmänheten. I ett sådant fall ledde tipset till att bevakningsföretagets auktorisation åter­kallades (länsstyrelsens beslut den 23 oktober 2013 i ärendet med dnr 212-5542-13).
Avslutningsvis noterar Justitiekanslern att överlämningen av denna ärendekategori från länsstyrelserna i Kalmar och Jönköpings län synes ha fungerat mycket bra.
Djurskydd och djurförbud
Justitiekanslern granskade akterna i de 30 första ärendena avseende djurskydd som hade avgjorts under år 2013.
Justitiekanslerns samlade intryck av granskningen i denna del är att läns­styrelsen handlägger denna ärendekategori på ett snabbt och rättssäkert sätt.
Diarie­föringen var genomgående bra och överensstämde med de handlingar som de facto fanns i akterna. Besluten var välformulerade och ordningen i akterna var mycket god.
Naturreservat m.m.
Justitiekanslern granskade de tio äldsta ärendena om inrättande av naturreservat. Ärendena hade i huvudsak anhängiggjorts under åren 2005 till 2007.
Det allmänna intrycket av granskningen i denna del är att akterna/dossiéerna i denna ärendekategori är väl ordnade och att diarieföringen är god. I många av ärendena fanns välskrivna tjänsteanteckningar från samtal och platsbesök. I två fall fanns dock inte den inledande skrivelsen i ärendet registrerad, utan dessa ärenden inleddes med ett värderingsutlåtande. Av utlåtandena framgick emellertid att länsstyrelsen hade initierat ärendena genom en beställning av ett värderingsutlåtande. Enligt Justitiekanslerns mening borde beställningarna ha återfunnits i respektive akt och vara diarieförda, vilket också var fallet i några av de andra granskade ärendena. I ett antal ärenden synes ingen åtgärd ha vidtagits under de senaste åren. Justitiekanslern förutsätter därför att länsstyrelsen i nästa ärendeförteckning i förekommande fall närmare förklarar varför ärendena inte är avgjorda.
Justitiekanslern granskade även åtta slumpmässigt utvalda ärenden på naturvårdsenheten. Den samlade bedömningen av granskningen i denna del är att natur­vårdsenheten synes ha upparbetade och väl fungerande handläggnings­rutiner. Diarie­föringen var genomgående bra. Besluten var välformulerade och ordningen i akterna var relativt god.
Granskning av akter på lantbruksenheten
Länsstyrelsen har i förklaringen i ärendeförteckningen utlovat att ett stort antal ärenden inom lantbruksenheten skulle vara avslutade senast under oktober månad 2013 och att särskilda resurser avsatts för att uppfylla detta löfte.
Vid Justitiekanslerns granskning av sju av dessa ärenden uppmärksammades emellertid att ärendena ännu inte hade avgjorts. Justitiekanslern kommer att följa upp frågan vid granskning av nästa års ärendeförteckning från länsstyrelsen.
Ärenden rörande överklaganden av kommunala beslut angående lov enligt plan- och bygglagen
Justitiekanslern granskade de tio äldsta samt de tio senast avgjorda ärendena i denna kategori och kunde härvid konstatera att diarieföringen var välfungerande och att akterna var i god ordning. Besluten var mycket välskrivna och motiverade. Vid granskningen av de tio senast avgjorda ärendena kunde även konstateras att länsstyrelsen i huvudsak följer uppställda mål för handläggningstiden av respektive ärendekategori.
Inspektionen avslutades med ett möte med företrädare för länsstyrelsen. Vid mötet gjordes en översiktlig genomgång av de iakttagelser som hade gjorts i de granskade ärendena. Justitiekanslern angav bl.a. att det allmänna intrycket var att handläggningen hos länsstyrelsen generellt sett håller hög kvalitet.
Inspektionen avslutades den 20 november ca kl. 14.30 med ett tack till länsstyrelsens personal för det vänliga mottagandet och den hjälp som Justitiekanslern fått under inspektionen.
Särskilda iakttagelser
Under inspektionen påtalade länsstyrelsen, som ovan redovisats, de verkningar koncentrationsbeslutet fått beträffande tillsynen av överförmyndare. Som framgått ovan delar Justitiekanslern länsstyrelsens uppfattning att de resurser som tillförts myndigheten i samband med att tillsynen koncentrerades inte motsvarade de tillkommande arbetsuppgifter som reformen medförde. Detta har fått till följd att en årlig tillsyn inte kommit till stånd och att den tidigare ambitionsnivån inte kunnat upprätthållas. Med anledning av dessa iakttagelser finner Justitiekanslern anledning att överlämna en kopia av detta beslut till Socialdepartementet för kännedom och eventuella åtgärder.
------
I inspektionen deltog justitiekanslern Reynolds (på eftermiddagen dag 1), byråchefen Patel, f. länsrådet Pace, hovrättsassessorn Freeman, kammarrättsassessorn Ramos, beredningsjuristen Perez, kanslichefen Cook och assistenten Rivera.