AA framförde i en anmälan till JO, såsom god man för BB, klagomål mot Migrationsverket. Klagomålen avsåg bl.a. att verket hade expedierat ett beslut om permanent uppehållstillstånd rörande BB i vilket det återfanns omständigheter och skäl som inte rörde BB utan i stället en annan sökande. Av anmälan framgick bl.a. följande. Den 14 september 2007 blev AA uppringd av en handläggare från Migrationsverket som meddelade att BB hade fått permanent uppehållstillstånd. Den 18 september 2007 fick AA del av beslutet. I det fanns skäl och grunder som inte avsåg BB. När de träffade handläggaren den 20 september 2007 påpekade AA detta. Handläggaren svarade då att det inte var något att bry sig om utan att de bara skulle använda sig av beslutets första sida. När de senare träffade BB:s juridiska ombud visade det sig att ombudet hade fått ett nytt beslut daterat den 13 september 2007 med ett helt annat innehåll än det som AA och BB hade fått. I beslutet som ombudet hade fått framgick det att de hade yrkat att BB muntligt skulle få redogöra för sina asylskäl. Detta avfärdade dock verket med förklaringen att det vid muntlig handläggning inte skulle kunna komma fram några uppgifter som i avgörande mån skulle ändra beslutsunderlaget. AA är således kritisk till att verket i ett beslut angett grunder som över huvud taget inte är relevanta för BB, till att verket expedierat ett nytt och antedaterat beslut till ombudet med korrekta skäl, vilket inte tillställts AA, samt till verkets bedömning av behovet av muntlig handläggning.
Migrationsverket anmodades att göra en utredning och yttra sig över vad som framförts i AA:s anmälan.
Generaldirektören vid Migrationsverket CC lämnade följande yttrande till JO.
– – –
Bakgrund
BB ansökte om uppehållstillstånd i Sverige den 9 februari 2007. I samband med ansökan träffade han en handläggare vid Migrationsverket och gavs tillfälle att berätta om skälen till att han hade lämnat Irak. Den 2 mars 2007 förordnades jur. kand. DD som offentligt biträde för BB. I förordnandet angavs att tid för utredning
Sedan handläggningen av ärendet överförts till en särskild enhet vid Migrationsverket som i huvudsak handlägger ärenden avseende asylsökande från Irak och Somalia fick det offentliga biträdet följande information. ”Migrationsverket har infört en ny struktur så att det tydligare framgår att sökanden, med stöd av det förordnande biträdet, ska ta en aktivare roll avseende framförandet av asylskälen i ärendet. Migrationsverket genomför nu ett projekt gällande en grupp ensamkommande barn från Somalia och Irak som ska handläggas enligt detta arbetssätt. Inlaga ska ha inkommit till Migrationsverket senast den 22 maj 2007. Därefter kan Migrationsverket komma att fatta beslut i ärendet. Om inlaga inte inkommer inom rätt tid kan ärendet ändå komma att avgöras.”
I inlagan som inkom till Migrationsverket hemställde det offentliga biträdet att Migrationsverket skulle hålla en muntlig genomgång för att bedöma trovärdigheten av BB:s uppgifter om att han är homosexuell och den förföljelse han utsatts för av denna anledning.
Genom beslut den 13 september 2007 beviljade Migrationsverket BB permanent uppehållstillstånd på den grunden att det fanns synnerligen ömmande omständigheter. I skälen för beslutet framgår bl.a. att BB hade begärt att Migrationsverket skulle hålla muntlig genomgång i ärendet men att verket funnit ”att det vid en muntlig handläggning inte kan framkomma uppgifter som i avgörande mån ändrar beslutsunderlaget. En muntlig handläggning är således obehövlig och ärendet kan avgöras i befintligt skick”.
Muntlig genomgång
Vid en ansökan om asyl är det viktigt att sökanden får möjlighet att lägga fram sina skäl. Det ligger på sökanden att själv presentera sina yrkanden och grunder för ansökan samt eventuell bevisning. Den utredningsskyldighet som gäller för förvaltningsmyndigheter innebär ändå att Migrationsverket har det övergripande ansvaret för att sökandens skäl blir tillräckligt utredda och för att det finns ett så bra beslutsunderlag som möjligt.
När det gäller muntlig genomgång i ett ärende ska en sådan göras på begäran av sökanden, om inte genomgången skulle sakna betydelse för ärendets avgörande. Syftet med genomgången är oftast att tillföra ärendet ytterligare material för att på så sätt få ett bättre beslutsunderlag.
I BB:s ärende har Migrationsverket i sin bedömning inte ifrågasatt hans sexuella läggning och de hot han uppgett sig ha varit utsatt för. Verket har ansett att någon ytterligare utredning inte var nödvändig för att kunna fatta beslut. Yrkandet om muntlig handläggning avslogs därför.
Underrättelse om beslut
Enligt anmälan har den gode mannen AA blivit uppringd av en mottagningshandläggare vid Migrationsverket den 14 september 2007 som meddelat att BB beviljats permanent uppehållstillstånd. I det beslut som expedierats till henne den 18 september 2007 var BB:s namn, personnummer och ärendenummer korrekta men skäl och grunder för beslutet avsåg inte honom. Det offentliga biträdet uppges ha fått ett nytt beslut daterat den 13 september 2007.
Vid utredning med berörda tjänstemän vid Migrationsverket har i huvudsak följande framkommit. Dagen när handläggaren skulle expediera beslutet avseende BB skrev handläggaren beslut i flera ärenden. Vid expedieringen av BB:s beslut begick handläggaren ett misstag på så sätt att han felaktigt lade in besluts-motiveringen från ett annat ärende i BB:s ärende. Handläggaren fick kännedom om misstaget när BB:s offentliga biträde ringde och påpekade detta. Handläggaren rättade till misstaget genom att se till att beslutet från den 13 september 2007 med korrekt motivering skickades till den gode mannen och det offentliga biträdet.
Jag har med anledning av det inträffade gett ansvarig verksamhetschef i uppdrag att se över expedieringsrutinerna inom verksamhetsområdet samt att senast den 21 januari 2008 lämna förslag till åtgärder som gör att liknande misstag inte inträffar på nytt.
Migrationsverket beklagar det inträffade och de besvär detta kan ha orsakat BB och AA. Ansvarig enhetschef har fått i uppdrag att framföra en ursäkt till den gode mannen.
AA kommenterade remissvaret och uppgav att hon fått en skriftlig ursäkt.
Enligt 
7 kap. 14 § första stycket sekretesslagen (1980:100)
 gäller sekretess för uppgift som rör utlänning, om det kan antas att röjande av uppgiften skulle medföra fara för att någon utsätts för övergrepp eller annat allvarligt men som föranleds av förhållandet mellan utlänningen och utländsk stat eller myndighet eller organisation av utlänningar. Utöver vad som följer av första stycket gäller, enligt andra stycket, sekretess i verksamhet för kontroll över utlänningar och i ärende om svenskt medborgarskap för uppgift om enskilds personliga förhållanden, om det inte står klart att uppgiften kan röjas utan att den enskilde eller någon närstående till den enskilde lider men. I verksamhet för kontroll över utlänningar gäller sekretess också för anmälan eller annan utsaga av enskild, om det kan antas att fara uppkommer för att den som har gjort anmälan eller avgivit utsagan eller någon närstående till honom eller henne utsätts för våld eller annat allvarligt men om uppgiften röjs. Beträffande beslut i ärende som avses i det senare stycket gäller sekretessen dock endast för uppgifter i skälen.
Att Migrationsverket felaktigt har fogat in uppgifter i BB:s beslut om uppehållstillstånd som rör en annan sökande är självfallet inte förenligt med bl.a. nyss redovisade bestämmelser och naturligtvis oacceptabelt. Sådana misstag är särskilt allvarliga i asylärenden eftersom, som nyss nämnts, även skälen för besluten i ärendena kan vara sekretesskyddade. Om ett sådant misstag ändå begås bör, när misstaget uppdagas, en bedömning göras av om det föreligger förutsättningar att rätta beslutet med stöd av 
26 § förvaltningslagen (1986:223)
. Om beslutet rättas ska rättade exemplar av besluten expedieras till samma mottagare som tidigare. I förekommande fall bör också myndigheten överväga om det behöver vidtas andra åtgärder med anledning av att sekretessbelagda uppgifter röjts.