Anteckningar från sammanträden med verksledningen i Sjöfartsverket ansågs utgöra allmänna handlingar i den mån de inte hänförde sig till ännu inte slutbehandlat ärende
Not 221. Överklagande av Vargas S. ang. allmän handling. -Sjöfartsverket (1997-11-07) avslog en begäran från Vargas S., TV4, att få del av anteckningar från verksledningens sammanträden under år 1997. Som skäl för sitt beslut anförde verket: Enligt arbetsordningen för Sjöfartsverket beslutad den 20 december 1989 är verksledningen ett organ för information och samråd i frågor av övergripande betydelse för verksamheten. Verksledningen är alltså inte något beslutande organ. Det är generaldirektören som är sammankallande och som bestämmer vilka ärenden som skall behandlas vid sammanträdena i verksledningen. Dessa sammanträden äger rum ungefär tre gånger i månaden. - Vid sammanträdena har enbart generaldirektören, avdelningsdirektörerna och stabscheferna samt, vid förfall för sjösäkerhetsdirektören, ställföreträdande sjösäkerhetsdirektören rätt att delta. I vissa fall kan det finnas särskilt inbjudna beträffande någon särskild föredragningspunkt, men dessa får i så fall endast närvara under denna punkt. - Vid mötena för generaldirektörens sekreterare minnesanteckningar över de informations- och samrådspunkter som förekommer. Dessa är memorialanteckningar över de diskussioner som förs. Syftet med anteckningarna är dels att vara ett stöd för minnet för dem i verksledningen som har deltagit på mötet och dels vara en information för dem i verksledningen som inte har kunnat närvara. Några beslut fattas inte på sammanträdena, utan samtliga generaldirektörs-, avdelningsdirektörs- eller stabschefsbeslut dokumenteras i särskilda beslutsserier. Mötesanteckningarna behandlas konfidentiellt och skickas enbart till verksledningens ledamöter, även om andra har varit närvarande under viss del av mötet. Anteckningarna sprids inte vidare till någon annan inom verket. Information till de anställda sker i stället muntligen av respektive avdelnings- och stabschef eller via de interna informationskanalerna. - Mötesanteckningarna expedieras inte, tillhör inte något särskilt ärende och arkiveras inte. Eftersom mötesanteckningarna härrör från generaldirektören, genom hans sekreterare, undertecknas de av dem båda. Även om anteckningarnas innehåll inte alltid helt och hållet överensstämmer med verksledningsledamöternas uppfattning om uttalanden på mötet justeras inte formuleringarna i efterhand. - Mot denna bakgrund anser Sjöfartsverket att anteckningarna inte är upprättade på det sätt som avses i 2 kap. 7 § tryckfrihetsförordningen och därför inte allmänna handlingar. Sjöfartsverkets bedömning att anteckningarna inte utgör allmänna handlingar har dessutom bekräftats av kammarrätten genom dom den 20 oktober 1997. - Trond S. överklagade - Kammarrätten i Jönköping (1997-12-16, Miller, Martinez, Coleman): Kammarrätten har i dom den 20 oktober 1997 i mål nr 3713-1997 tagit ställning till samma fråga som nu är föremål för prövning i detta mål. Därvid har kammarrätten funnit att minnesanteckningar från verksledningens sammanträden inte kan anses upprättade i den mening som avses i 2 kap. 7 § andra stycket punkt 3 tryckfrihetsförordningen. Skäl att i detta mål frångå den bedömningen kammarrätten tidigare gjort föreligger inte. Anteckningarna är därmed inte allmänna handlingar. Överklagandet skall därför inte bifallas. - Kammarrätten avslår överklagandet. - Trond S. fullföljde sin talan. - Sjöfartsverket vidhöll i yttrande till Regeringsrätten att anteckningarna från verksledningens sammanträden inte var allmänna handlingar. - Regeringsrätten (1999-10-20, Reed, Jones, Hernandez, Mora, Berry): Skälen för Regeringsrättens avgörande. Frågan i målet är i första hand om anteckningarna från sammanträdena med verksledningen i Sjöfartsverket enligt 2 kap. 7 § tryckfrihetsförordningen skall anses upprättade hos verket. - I första stycket i nämnda paragraf finns de grundläggande bestämmelserna om när en handling skall anses upprättad och i andra stycket vissa specialregler, bl.a. den av kammarrätten behandlade regeln i andra stycket 3. I rättsfallet RÅ 1998 ref. 52 fann Regeringsrätten att anteckningar som förts vid sammanträden i en kommunledningsgrupp och som distribuerats till gruppens medlemmar var att anse som färdigställda och därmed upprättade enligt de grundläggande bestämmelserna i första stycket. En förutsättning för bedömningen var att anteckningarna inte kunde hänföras till ett ännu inte slutbehandlat ärende. - Förhållandena vad gäller de nu aktuella anteckningarna är i relevanta hänseenden desamma. Under motsvarande förutsättning som i rättsfallet är anteckningarna därför enligt 2 kap. 7 § första stycket tryckfrihetsförordningen att anse som upprättade. Det ankommer på Sjöfartsverket att på nytt och med beaktande av bestämmelserna i sekretesslagen (1980:100) pröva Vargas Moore begäran om utlämnande. - Regeringsrättens avgörande. Regeringsrätten upphäver kammarrättens dom och Sjöfartsverkets beslut och visar målet åter till Sjöfartsverket för ny behandling. (fd II 1999-09-07, Atkins)