AA var inskriven som arbetssökande vid arbetsförmedlingen i Farsta, en enhet inom Länsarbetsnämnden i Stockholms län. Förmedlingen anvisade honom en arbetspraktik under perioden 31 augusti–30 oktober 2000. I samband med att praktiken avslutades fick handläggaren vid förmedlingen uppgifter från arbetsgivaren att någon förlängning av praktiken inte önskades. AA avanmäldes den 1 november 2000 med hänvisning till att ärendet överlämnades till annan myndighet. Ett brev om avanmälan skickades samma dag till AA. Då brevet kom i retur till förmedlingen avaktualiserades AA den 6 november 2000 med samma hänvisning, att ärendet lämnades över till annan myndighet.
AA klagade i en anmälan till JO på att arbetsförmedlingen i Farsta avanmält och avaktualiserat honom och att han inte hade underrättats om skälen till detta. Han var också missnöjd bl.a. med att arbetsförmedlingens chef inte infriat löften om telefonsamtal med information i ärendet.
AA uppgav i sin anmälan bl.a. följande. Då han försökte få veta varför förmedlingen agerat som den gjort, uppgav handläggaren BB den 11 juni 2001 att någon ringt från Bandhagshemmet och talat om att han drogtestades där. Då AA begärde att få namnet på den anställde vid Bandhagshemmet sade BB att hon varken visste eller mindes namnet.
AA uppgav vid en senare kontakt med föredraganden hos JO att han hade fått motsägelsefulla besked av olika personer vid förmedlingen om skälen för dess agerande samt att han därför önskade en kopia av det brev som hade skickats till honom från förmedlingen och som kommit i retur dit eller ett skriftligt besked om skälen till handläggningen.
JO begärde inledningsvis att få låna akten, inklusive registerutdrag, från arbetsförmedlingen i Farsta. Ett registerutdrag överlämnades till JO.
Handläggaren BB vid förmedlingen lämnade därefter muntliga upplysningar om ärendet. Bl.a. framkom följande. Arbetsgivaren ville inte att praktiken skulle förlängas, då han ansåg att AA rökte alltför mycket och det fanns misstankar att det inte rörde sig om vanliga cigaretter. En annan handläggare vid förmedlingen, CC, fick ungefär samtidigt ett telefonsamtal från en anställd vid Bandhagshemmet, som uppgav att AA hade missbruksproblem. Eftersom förmedlingen kräver sex månaders drogfrihet för att en person skall anses stå till arbetsmarknadens förfogande överlämnades AA till de sociala myndigheterna den 1 november 2000. BB har muntligen redogjort för detta för AA. Hon kan dock inte säga när detta skedde då någon daganteckning inte gjorts. AA skulle ha i allt fall ha avaktualiserats då brevet kom i retur.
Vid samtalet med BB framgick också att pappersakten rörande AA inte kunde återfinnas vid arbetsförmedlingen i Farsta.
Anmälan remitterades till Länsarbetsnämnden i Stockholms län för utredning och yttrande. I remissen anmodades nämnden att också yttra sig över det förhållandet att pappersakten rörande AA inte kunnat återfinnas vid förmedlingen.
Länsarbetsnämnden anförde bl.a. följande i sitt remissvar.
– – – Beträffande den ”pappersakt” som efterlyses i ärendet framkommer att den enda ”pappersakt” som finns i ärendet är upprättad 1991 och återfunnen vid arbetsförmedlingen Kungsholmen. Kopia bifogas i ärendet. – – –
Syftet med den arbetspraktik som AA anvisats är dels att den presumtive arbetsgivaren skall ges möjlighet och förutsättning för att kunna bedöma om den arbetssökande är lämplig för fortsatt arbete. Men även för den arbetssökande att bekräftas i uppfattningen om arbetet är lämpligt för honom. I AA:s fall har arbetsgivaren uttalat att han inte anser att AA fungerar tillfredsställande i sitt arbete. Arbetsförmedlingen får detta verifierat vid den uppföljning man gör hos arbetsgivaren. För AA bör det inte vara oklart varför han inte får fortsatt anställning då han dels tvingas lämna arbetsplatsen dels av både handläggare och arbetsförmedlingschefen erhåller muntlig information. Det brev som arbetsförmedlingen sänt AA har visserligen kommit i retur men den muntliga informationen bör ändå ha klargjort för AA vad som låg till grund för avanmälan på arbetsförmedlingen. AA har haft en flerårig kontakt med arbetsmarknadsverket och har vid tidigare tillfällen avanmälts varför arbetsförmedlingarnas rutiner inte kan vara helt okända för honom.
I AA:s skrivelse till JO framkommer att han tagit ett flertal kontakter med arbetsförmedlingen för att försöka komma i kontakt med arbetsförmedlingschefen. Länsarbetsnämnden ser det som olyckligt att AA inte vid något av dessa tillfällen blivit uppringd från arbetsförmedlingen. Man kan på arbetsförmedlingen inte till fullo haft en klar uppfattning om vad det var AA
Länsarbetsnämnden anser det som sannolikt att AA bör varit underkunnig om skälen till avanmälan av honom när han nu ett år senare vänder sig till JO med kritik riktad mot arbetsförmedlingen Farsta.
Till remissvaret var fogat bl.a. följande redogörelse av BB över hennes kontakter med AA.
– – –
Uppföljningen av praktiken med arbetsgivaren skedde 001101, då framkom att de ej var intresserade av anställning efter praktiken, de uppgav som skäl att AA hade tagit ovanligt många rökpauser och de kunde misstänka att det var annat än vanlig tobak han rökte.
Sänder brev till sökande om detta samt att jag avanmäler honom från Arbetsförmedlingen och talar samtidigt om att samarbetet med de sociala myndigheterna bör fortsätta en tid framöver och att Arbetsförmedlingen därefter får ta del av uppföljningen från stadsdelsförvaltningen då samarbetet med sökande åter blir aktuellt.
Träffar sökande personligen efter detta och vid det tillfället hade jag från kollega fått mer information om sökande. Kollegan, CC hade talat med ”någon” på Bandhagshemmet som uppgav att han bodde där och samtidigt testades med kontinuerlig urinprovtagning, detta berättade jag för sökande och återigen sade att vi vill ha bevis för 6 månaders drogfrihet. Sökande hade då inget att invända mot det jag sade.
Jag avanmälde AA från Arbetsförmedlingen 001106.
I en kommentar till remissvaret ansåg AA bl.a. att handläggarna vid förmedlingen grundat sitt agerande på spekulationer.
Med anledning av remissvaret upprättades ett PM hos JO med bl.a. följande redogörelse för regleringen när det gäller avanmälan och avaktualisering.
Enligt Arbetsmarknadsstyrelsens föreskrifter för länsarbetsnämnderna om arbetssökande hos arbetsförmedlingen har en sökande rätt att vara inskriven vid den arbetsförmedling han/hon önskar (4 §). Även sökande vilka arbetsförmedlingen har ytterst begränsade resurser att hjälpa har rätt att vara inskrivna vid förmedlingen (3 §). En sökande skall avaktualiseras då personen inte önskar ytterligare service från arbetsförmedlingen och vidare skall en avanmälan ske omedelbart och en avaktualisering inom en vecka i det fall den sökande inte kommer på avtalad tid och inte heller hör av sig till arbetsförmedlingen (5 §) .
Länsarbetsnämnden anmodades att yttra sig över hur handläggningen i AA:s ärende stämde överens med dessa föreskrifter. Länsarbetsnämnden anförde i sitt nya remissvar bl.a. följande.
Enligt Arbetsmarknadsstyrelsens föreskrifter för länsarbetsnämnderna om arbetssökande hos arbetsförmedlingen framgår enligt 5 § att, om en arbetssökande inte kommer på avtalad tid och inte heller hör av sig till arbetsförmedlingen ska en avanmälan ske omedelbart och 
en avaktualisering ske 
inom en vecka
.
Enligt tidigare remissyttrande och i övrigt bifogat material framgår att AA bör varit underkunnig om grunderna för både varför fortsatt anställning ej kom till stånd som varför arbetsförmedlingens kontakter med honom upphört i avvaktan på fortsatt utredning/kontakt via socialförvaltningen. Han hade erhållit muntlig
Det åligger den arbetssökande att informera arbetsförmedlingen om aktuella personuppgifter såsom adress m.m. för att arbetsförmedlingen ska kunna nå honom/henne. Arbetsförmedlingens avaktualisering grundar sig inte på att arbetsförmedlingen nekat AA det stöd och den service han har rätt till enligt 3 § utan är vidtaget utifrån helt formella handläggningsföreskrifter för arbetsförmedlingens arbete.
AA kommenterade remissvaret.
Arbetsmarknadsstyrelsen (AMS) anmodades därefter att yttra sig vad avsåg arbetsförmedlingens åtgärd att avaktualisera/avanmälan AA.
AMS anförde som sin bedömning av handläggningen bl.a. följande.
Huvudfrågan i ärendet är huruvida Arbetsförmedlingen Farsta ägt rätt att avaktualisera AA som inskriven/anmäld hos förmedlingen på sätt som gjorts. – – –
Handläggaren BB har dock, i anslutning till arbetsförmedlingens brev den 1 november 2000 om att förmedlingen avsåg att avaktualisera/avanmäla AA, informerat honom om skälen för avaktualiseringen. AA hade inte haft något att erinra mot det. AMS konstaterar att det kan ifrågasättas om inte arbetsförmedlingen redan under tiden för AA:s anvisning genom ett formellt fattat skriftligt beslut borde ha återkallat hans anvisning avseende arbetspraktik (ett arbetsmarknadspolitiskt program). Av 
39 §
 förordningen (
2000:634
) om arbetsmarknadspolitiskt program framgår att arbetsförmedlingens beslut om att återkalla en anvisning får överklagas till AMS av den beslutet rör.
Enligt 5 § första stycket AMS föreskrifter för länsarbetsnämnderna om arbetssökande hos arbetsförmedlingen skall en sökande avaktualiseras då personen inte önskar ytterligare service från arbetsförmedlingen. Enligt samma paragrafs andra stycke skall, såvitt nu är i fråga, en avaktualisering ske inom en vecka om sökande inte kommer på avtalad tid och inte heller hör av sig till arbetsförmedlingen – – –.
Att avaktualisera en sökande från att vara inskriven vid en arbetsförmedling är enligt praxis i förvaltningsrättslig mening ett faktiskt handlande. En avaktualisering är inte ett beslut och utgör inte heller myndighetsutövning. Detta innebär att när en person blir avaktualiserad krävs inte att ett meddelande om att så har skett skickas till den enskilde, dvs. förfarandet sker helt formlöst. För personer som gör anspråk på arbetslöshetsersättning, uppbär arbetslöshetsersättning och har fått arbete, har påbörjat studier, deltar i ett arbetsmarknadspolitiskt program eller som har uteblivit från ett möte av okänd anledning utgår däremot ett meddelande om avanmälan till den enskilde och till arbetslöshetskassan. En avaktualisering sker då i samband med detta. Detta innebär motsatsvis att personer som är inskrivna vid arbetsförmedlingen men som inte gör anspråk på arbetslöshetsersättning eller saknar ersättningsrätt och t.ex. uteblir från ett möte de har blivit kallade till, inte blir avanmälda men väl avaktualiserade utan att något meddelande skickas till dem.
På grund av det ovan anförda får det anses att Arbetsförmedlingen i Farsta förfarit i överensstämmelse med reglerna i samband med AA:s avaktualisering. Detta styrks också av den information handläggaren BB, förmedlingen lämnat hos AMS.
AMS konstaterar att arbetsförmedlingen redan under tiden för AA:s anvisning genom ett formellt fattat skriftligt beslut borde ha återkallat hans anvisning avseende arbetspraktik – – – . Av 
39 §
 förordningen (
2000:634
) om arbets-
Enligt 
4 § förvaltningslagen (1986:223)
 föreskrivs bl.a. att varje myndighet skall lämna hjälp till enskilda i frågor som rör myndighetens verksamhetsområde. Hjälpen skall lämnas i den utsträckning som är lämpligt med hänsyn till frågans art, den enskildes behov av hjälp och myndighetens verksamhet. Frågor från enskilda skall besvaras så snart som möjligt. För de statliga myndigheterna föreskrivs härutöver i 
serviceförordningen (1982:275)
 att dessa i lämplig utsträckning skall lämna allmänheten upplysningar i frågor som rör deras verksamhetsområden.
AA har hos JO anfört att han per telefon vid flera tillfällen försökt komma i kontakt med chefen för arbetsförmedlingen. Varken chefen eller någon annan företrädare för arbetsförmedlingen hörde av sig till honom. AMS anser härvid att chefen för Arbetsförmedlingen Farsta inte på ett tillfredsställande sätt har fullgjort den serviceskyldighet som har ålegat honom enligt 
4 § förvaltningslagen
 – – –.
Arbetsförmedlingen Farsta har hos AMS upplyst om att AA:s pappersakt, trots efterforskning, inte återfunnits. AMS anser att det måste så långt möjligt säkerställas att den dokumentation som upprättas och förvaras hos myndigheterna inte går förlorad. AMS ser därför allvarligt på det faktum att AA:s pappersakt kommit bort och inte återfunnits.
AMS har, såsom tidigare meddelats JO, utifrån rättssäkerhetssynpunkter påbörjat en översyn av reglerna avseende begreppen avanmälan och avaktualisering.
AA kommenterade remissvaret från AMS.
Av 3 § AMS föreskrifter för länsarbetsnämnderna om ekonomiskt stöd vid arbetslöshet framgår att en sökande kan 
avanmälas
 om han eller hon inte besöker förmedlingen på den tid som fastställts efter kallelse eller på annat sätt.
Om en sökande inte önskar ytterligare service från arbetsförmedlingen skall enligt 5 § en 
avaktualisering
 göras.
En arbetssökande har enligt 4 § AMS föreskrifter för länsarbetsnämnderna om arbetssökande hos arbetsförmedlingarna rätt att vara inskriven vid den arbetsförmedling han eller hon önskar, och några andra möjligheter än de nu nämnda att ”skriva ut” någon som arbetssökande finns inte enligt den gällande regleringen. Nämnas kan att en arbetsförmedling i vissa fall har möjligheten att hänvisa en inskriven arbetssökande till självservice utan att några aktiva åtgärder, som t.ex. anvisningar till utbildning, praktik etc., vidtas från förmedlingens sida.
En avanmälan kan således göras om en sökande inte besöker förmedlingen på fastställd tid. I AA:s fall har det dock inte varit frågan om ett uteblivet besök. I stället har förmedlingen som skäl till avanmälan angett att ärendet överlämnats till de sociala myndigheterna. Ett sådant överlämnande förutsätter att
Jag är kritisk mot förmedlingens hantering av denna fråga. Jag vill också erinra om att det i regel krävs att den enskilde skall vara inskriven som arbetssökande vid en arbetsförmedling och delta i anvisade arbetsmarknadspolitiska åtgärder för att han eller hon skall kunna få försörjningsstöd enligt 
socialtjänstlagen (2001:453)
. Att den enskildes skrivs ut från arbetsförmedlingen kan således innebära en inskränkning när det gäller det sociala skyddsnätet.
I utredningen finns vidare uppgifter om att arbetsförmedlingen i Farsta kräver sex månaders drogfrihet för att person skall få vara inskriven vid förmedlingen. Denna omständighet har inte kommenterats i remissvaren. Jag vill peka på att det inte finns något stöd för ett sådant krav i de regler och föreskrifter som gäller för arbetsförmedlingens verksamhet.
Det åligger naturligtvis en arbetssökande att lämna korrekta uppgifter om sin adress till sin förmedling så att han eller hon kan nås för olika meddelanden. Det förhållandet att AA inte lämnat sin nya adress kunde i och för sig ha tolkats som att han inte längre önskade service från förmedlingen. En avaktualisering av detta skäl hade stämt överens med bestämmelsen i 5 § AMS föreskrifter för länsarbetsnämnderna om arbetssökande hos arbetsförmedlingarna. Enligt anteckningen i arbetsförmedlingsregistret var emellertid skälet till avaktualiseringen att ärendet överlämnats till annan myndighet.
AMS har i sitt remissvar förklarat att arbetsförmedlingen eventuellt borde ha återkallat anvisningen till arbetspraktik med anledning av uppgifterna om eventuellt drogmissbruk, vilket kunde ha gjort det möjligt för AA att begära en prövning hos AMS. Såvitt framgår av utredningen lämnades uppgifterna till förmedlingen emellertid först i samband med att arbetspraktiken avslutades. Den åtgärd som AMS pekar på hade vid den tidpunkten inte fyllt någon funktion.
Dokumentation vid förmedlingen m.m.
I förarbetena till lagen (
1994:459
) om arbetsförmedlingsregister, som var i kraft vid den aktuella tidpunkten, uppgavs bl.a. att dokumentation skall ske på ett sådant sätt att man kan följa ett ärende från början till slut. En registrering får dock inte innehålla uppgifter bl.a. om att den arbetssökande misstänks för brott (8 §). En sådan uppgift kan emellertid antecknas manuellt i en pappersakt. Detta bör givetvis ske om uppgifterna har betydelse för handläggningen av ärendet i fråga.
Vidare föreskrivs i 
15 § förvaltningslagen (1986:223)
 att uppgifter som en myndighet får på annat sätt än genom en handling och som kan ha betydelse för utgången i ärendet skall antecknas av myndigheten, om ärendet avser myndighetsutövning mot någon enskild. Enligt 
17 § samma lag
 får ett ärende, utom i vissa undantagsfall, inte avgöras utan att den som är sökande, klagande
Det är ur rättssäkerhetssynpunkt av största vikt att en redovisning görs i akten av uppgifter som behövs för att kunna avgöra ett ärende och som belyser ärendets gång. Dokumentationsskyldigheten är en av förutsättningarna för insyn i och kontroll av verksamheten både från den egna ledningen och från utomstående tillsynsmyndigheter samt också för att det beslutande organet inom myndigheten skall få ett fullgott beslutsunderlag. Vidare utgör en fullgod dokumentation en förutsättning för parters och allmänhetens insyn i myndighetens verksamhet och för att ärendet i den ordinarie handläggarens utevaro skall kunna handläggas.
Det är oklart om någon pappersakt rörande AA över huvud taget funnits vid förmedlingen, dvs. om några handlingar rörande honom upprättats eller tagits om hand, eller om en sådan akt funnits men förkommit.
Av remissvaret framgår att uppgifter om AA hämtats in från ”någon” vid ”Bandhagshemmet”. Identiteten hos denne ”någon” synes – som jag uppfattar det – inte vara känd ens för förmedlingens handläggare. Vidare har framkommit att AA:s arbetsgivare lämnat sådana uppgifter som, tillsammans med uppgifterna från Bandhagshemmet, medfört att AA lämnats över till annan myndighet. Såvitt framgår av utredningen finns inte heller dessa uppgifter dokumenterade.
Uppgifterna om eventuellt drogmissbruk föranledde arbetsförmedlingen att besluta att AA skulle lämnas över till de sociala myndigheterna. Då uppgifterna således haft betydelse för handläggningen av AA:s ärende i en fråga som enligt min mening innefattar myndighetsutövning skulle de givetvis ha dokumenterats manuellt. AA borde också enligt min mening ha beretts tillfälle att yttra sig över uppgifterna innan förmedlingen fattade sitt beslut om överlämnande.
Såväl länsarbetsnämnden som AMS har kritiserat att förmedlingen brustit i sin serviceskyldighet gentemot AA genom att inte ta kontakt med honom när han så begärde. Jag instämmer givetvis i den kritiken.
Sammanfattningsvis har jag funnit allvarliga brister i handläggningen hos förmedlingen. Jag förutsätter att det vidtas åtgärder till undvikande att liknande missgrepp i fortsättningen. Jag noterar också med tillfredsställelse AMS avsikt att göra en översyn av reglerna för avanmälan och avaktualisering.
Ärendet avslutas.