I samband med en inspektion vid Polismyndigheten i Gävleborgs län, närpolisområde Gävle, granskades bl.a. de åtta äldsta trafikärendena. I det protokoll som fördes vid inspektionen noterades angående trafikärendena följande.
T2641-99: Ärendet registrerades i T-diariet den 6 juli 1999. Handlingar i ärendet saknades.
T1436-00: En minnesanteckning upprättades den 4 april 2000 angående att en bilist kört av vägen på grund av blixthalka. Ärendet är fortfarande öppet i T-diariet.
T2269-00: En rapport angående rattfylleri upprättades den 13 juni 2000. Ärendet redovisades i förundersökningsprotokoll till åklagaren den 3 augusti 2000. Ärendet är fortfarande öppet i T-diariet.
T2887-00: En rapport rörande en trafikolycka, i vilken en polisman och en cyklist varit inblandade, upprättades 7 augusti 2000. Samma dag överlämnades ärendet till Åklagarmyndigheten i Västerås för ställningstagande. Den 14 augusti 2000 beslutade åklagare att inte inleda förundersökning. Polismyndigheten beslutade därefter att inte vidta någon disciplinär åtgärd i ärendet, vilket den berörde polismannen informerades om i november 2000. Ärendet är fortfarande öppet i T-diariet.
T2978-00: Ärendet registrerades i T-diariet den 15 augusti 2000. Handlingar i ärendet saknades
T3496-00: En rapport om misstänkt trafiknykterhetsbrott upprättades den 24 september 2000. Förundersökning inleddes påföljande dag. Åklagare övertog förundersökningen den 3 september 2000. Den 27 september 2000 beslutade emellertid åklagaren att förundersökningsledningen skulle återgå till polismyndigheten. Därefter är det oklart vad som hänt. Ärendet, som fortfarande är öppet i T-diariet, kan eventuellt ingå i K11962-02 m.fl.
T4454-00: En rapport om en trafikolycka upprättades den 7 december 2000. Förundersökning inleddes samma dag.
T4675-00: En rapport om en trafikolycka upprättades den 27 december 2000. Förundersökningen lades ned den 10 mars 2001. Ärendet är fortfarande öppet i Tdiariet.
Dåvarande chefsjustitieombudsmannen Ponce beslutade att ta upp polismyndighetens handläggning till utredning i ett särskilt ärende.
Polismyndigheten kom in med ett remissvar jämte ett yttrande från tillförordnade närpolischefen, kommissarien AA, och en redovisning av receptionsinspektören BB om handläggningen av trafikärendena.
Av BB:s redovisning framgick att samtliga åtta trafikärenden slutredovisades inom en vecka efter JO:s inspektion. Vidare framkom att handlingarna i ärendet T2978-00 trots efterforskningar inte hade kunnat anträffas; en handling hade därför upprättats i vilken angivits en förklaring till att ärendet saknas.
Kommissarien AA
Jag kan bara konstatera att handläggningen / uppföljningen av de ärenden som nämnts i inspektionsprotokoll har brustit. Att, det sedan kan ha berott på olyckliga omständigheter saknar betydelse men, vill dock nämna att de tidigare närpolischeferna har avlidit och att tidigare utredningschef ”hoppat av” vilket har fått till följd att ärenden från den tid som är aktuell har ramlat mellan stolarna.
Ytterligare anledning till våra brister är också att personalen inte har erforderlig utbildning i handhavande av T-diariet. Vi har också för få som kan använda diariet vilket ställer till problem vid sjukdom och semestertider.
Vi har nu efter vår egen internöversyn uppmärksammat problem och i samband med ny ledningsgrupp för närpolisen i Gävle har ovanstående brister delvis åtgärdats. Under våren 2004 kommer utbildning att ske för administrativ personal. Dessutom kommer vår utredningsexpedition att förstärkas med ytterligare administratörer vilket på sikt innebär att vår kontroll av ärendeflödet ska bli bättre.
I de ärende som Riksdagens ombudsmän gjort påpekande finns ett ärende (T 2978-00) där handlingarna fortfarande är försvunna. Våra efterforskningar har varit resultatlösa varför nya handlingar har upprättats med en förklaring att ärendet saknas. Utredningen är nedlagd och slutredovisad 031008.
I ovanstående ärende har handläggaren slutat sin polisiära anställning på egen begäran och denne har inte kunnat lämna en förklaring vart ärendet tagit i vägen.
I övriga ärenden är samtliga handlingar återfunna och ärendena är numera slutredovisade.
Vi har även uppmärksammat att vissa T-ärenden har ingått i större K-utredningar men tyvärr har inte handläggaren eller administratör gjort en redovisning till Tdiariet och detta tyder således på en okunnighet av slutredovisningen av ärenden. Även detta har uppmärksammats i vår översyn och har åtgärdats av ledningsgruppen.
I ärende T 2887-00 är ärendet överfört till internutredningen och har således inte handlagts av närpolisen. Varför ärendet inte är slutredovisat kan jag inte svara på men antar det förhåller sig så som jag nämnt ovan, okunskap att arbeta i T-diariet. Även detta ärende är numera slutredovisat som övriga ärenden som påpekats i inspektionsprotokollet.
Vi har uppmärksammat bristerna och dessa har delvis åtgärdats och övriga förbättringar kommer ske inom snar framtid eftersom vi söker efter fler administratörer till vår utredningsexpedition. Ansökan finns ute både internt och externt.
Tillförordnade närpolischefen, kommissarie AA, har i yttrande redogjort för tänkbara orsaker till den bristfälliga handläggningen och har även angivit vilka åtgärder som har vidtagits och som planeras för att komma tillrätta med handläggningsrutinerna. Närpolisområdet har informerat berörd personal och kommer under våren 2004 utbilda dessa. Dessutom kommer förstärkning av utredningsexpeditionen att ske.
Polismyndighetens bedömning
Det är inte acceptabelt att diarieförda ärenden försvinner (T 2978-00). Under rådande omständigheter har polismyndigheten vidtagit de åtgärder som är möjliga.
De åtgärder som närpolisområdet har för avsikt att vidta – i form av förstärkning av personalen på utredningsexpeditionen och utbildning – anser polismyndigheten vara tillfyllest. Det finns anledning att vid information och utbildning speciellt understryka vikten av att anteckningar sker kontinuerligt i diariet. Vidare måste kontroll av öppna ärenden ske med regelbundna intervaller.
Polismyndigheten önskar i detta sammanhang framföra att man har gjort och gör stora ansträngningar för att förbättra de s k förstahandsåtgärderna i den här aktuella ärendetypen. Detta kommer att medföra att ärendena i normalfallet inte ska behöva läggas på någon utredningsman, utan slutredovisas i samband med att anmälan upprättas.
Vid JO:s inspektion av polismyndigheten hösten 2003 granskades de åtta äldsta trafikärendena. I två av dessa saknades handlingar i ärendet. Med anledning härav vill jag framhålla att det självklart är nödvändigt att det finns sådana rutiner för akthanteringen att risken för att en akt eller handlingar i denna skall förkomma minimeras.
Vid inspektionen kunde vidare konstateras att samtliga de granskade ärendena var antecknade som oavslutade i det s.k. T-diariet trots att några utredningsåtgärder inte föreföll ha vidtagits i dem under ett par års tid. Som förklaring till detta har AA hänvisat till bl.a. bristande uppföljning av ärenden, okunnighet om hur ärenden slutredovisas och avsaknad av erforderlig utbildning i handhavandet av Tdiariet.
Det har uppenbarligen inte funnits några fungerande kontroll- och bevakningsrutiner vad gäller hanteringen av trafikärendena. Därutöver förefaller den handläggande personalen inte ha haft den kunskap och kompetens som krävts för uppgiften.
Av polismyndighetens remissvar framgår att BB ansvarar för den handläggning av trafikärenden som sker på utredningsexpeditionen. Det har därför ankommit på honom att bl.a. att se till att det finns väl fungerande bevakningsrutiner och att, om verksamheten på grund av t.ex. underbemanning eller bristande kompetens hos personalen inte kan bedrivas på ett godtagbart sätt, informera närmast högre chef. Ytterst vilar emellertid enligt 
6 § verksförordningen (1995:1322)
 och 1 kap. 7 §
Polismyndigheten har upplyst att närpolisområdet har för avsikt att förstärka personalen på utredningsexpeditionen och att utbildning skall genomföras. Vidare har polismyndigheten uppgett att den gjort och gör stora ansträngningar för att förbättra de s.k. förstahandsåtgärderna i den här aktuella ärendetypen.
Eftersom JO:s granskning endast omfattade de åtta äldsta ärendena finns det anledning att befara att betydligt fler ärenden var antecknade som oavslutade i Tdiariet vid inspektionstillfället trots att de rätteligen borde ha varit slutredovisade. Jag utgår emellertid från att polismyndigheten med anledning av de nu uppmärksammade ärendena har gjort en fullständig genomgång av ärendena i Tdiariet.
Ärendet avslutas med den kritik som ligger i vad jag nu har anfört.