I en anmälan, som kom in till JO den 17 augusti 2005, framfördes klagomål mot handläggningstiden i ett mål vid Vänersborgs tingsrätt (mål T 3818-04).
Dagboksblad och muntliga upplysningar inhämtades från tingsrätten. Av dagboksbladet framgick att stämningsansökan i målet kom in till tingsrätten den 8 september 2004 och att stämning utfärdades den 30 september 2004. Vidare framgick att svaromål hade kommit in i oktober och att käranden hade yttrat sig däröver i november.
Genom muntliga upplysningar från tf. rådmannen AA framkom att hon hade varit ansvarig handläggare för målet sedan januari 2005, att hon – sedan akten i målet återkommit från hovrätten den 10 mars 2005 – omedelbart hade lämnat målet till kansliet för utsättning till sammanträde för muntlig förberedelse, samt att något sammanträde i slutet av augusti 2005 alltjämt inte hade satts ut.
Ärendet remitterades till Vänersborgs tingsrätt för upplysningar och yttrande över skälen till att tingsrätten ännu inte satt ut målet till sammanträde för muntlig förberedelse.
Tingsrätten (genom dåvarande lagmannen BB) kom in med ett yttrande och anförde följande.
Vänersborgs tingsrätt sammanlades den 1 oktober 2004 med Trollhättans tingsrätt. Sammanläggningen föregicks av en omfattande om- och tillbyggnad under ca 6 månader. Personalen tvingades stundtals använda hörselskydd för att stå ut med allt oväsen. Åtskilliga förhandlingar fick hållas antingen i Trollhättans gamla lokaler eller i länsrätten. Vid sammanläggningen infördes på målavdelningen två storrotlar, motsvarande 6–7 vanliga rotlar. Tingsrätten har alltsedan sammanläggningen brottats med inkörningssvårigheter. Särskilt för beredningsorganisationen, dvs. rotelsekreterarna, innebar förändringen något av en ”kulturkrock”. Resurserna är också knappa och Domstolsverket begärde att en förväntad inbesparing genast skulle effektueras. Organisationen är så ”slimmad” att minsta frånvaro på något håll omedelbart medför något av en kris. Balansläget försämrades redan under allt
Mål T 3818-04 innehåller inte något av förturskaraktär. Att målet ännu inte satts ut till muntlig förberedelse är inte acceptabelt. Målet kommer att sättas ut under hösten. Mot ovan angiven bakgrund kan allmänt sett inte göras annat än att sträva efter en ökad balansavverkning och korrekt prioritering. Som bekant finns i tingsrätten mängder av förtursmål. Häktade, ungdomsmål, vårdnadsmål, kvinnofrid m.m., m.m. tränger sig självklart före och följden blir att icke förtursmål får stå tillbaka. Tingsrätten är väl medveten om problemen och gör vad som kan göras med de knappa resurser som efter alla politiskt mer viktade ändamål numera återstår för rättsvården.
Vid en efterföljande kontakt med tingsrätten framkom att AA önskade yttra sig i ärendet. Hon inkom därefter med ett yttrande som även var undertecknat av fyra andra rådmän vid tingsrätten.
AA
 anförde i huvudsak följande.
Den 1 oktober 2004 slogs Vänersborgs och Trollhättans tingsrätter samman. I samband med detta organiserades tingsrätten i två storrotlar. När det gäller organisationens närmare utformning hänvisas till arbetsordningen, särskilt punkterna 2.6 och 3.7–3.9. Dokumenten som avses i punkterna 3.8 och 3.9 har inte fastställts och det är oklart i vilken mån de över huvud taget existerar.
Redan mycket kort tid efter sammanslagningen stod det klart att den nya organisationen stod inför mycket stora problem. Detta yttrade sig bl.a. i att kanslierna inte hann med sina arbetsuppgifter och målen samlades i stora högar i aktrummen för olika beredningsåtgärder. Det är uppenbart att problemen inte enbart berodde på resursbrist, utan även på betydande brister i organisationen. Under det gångna året har vi haft otaliga möten för att diskutera problemen och hitta lösningar. Mötena har till största del varit helt fruktlösa. Trots innehållet i arbetsordningen har det såväl för domare som för andra personalgrupper varit svårt – eller rent av omöjligt – att få en klar bild av hur organisationen fungerar eller skall fungera. Vid de möten som har hållits har den oklara ansvars- och arbetsfördelningen varit en ständigt återkommande fråga.
I mitt ansvar ingår naturligtvis att besluta om olika beredningsåtgärder i de tvistemål som har fördelats till mig. I det mål som är aktuellt för JO:s prövning har en domare beslutat om utsättande till förhandling, varefter det ålåg kansli/berednings– organisationen att på eget ansvar bestämma tid för förhandlingen. Min uppfattning är således att den organisation som har beslutats för tingsrätten är sådan att jag som domare inte har någon befogenhet att styra över de uppgifter som skall utföras av kanslierna. Någon särskild möjlighet att påverka utsättningen av mål till förhandling har jag därmed inte haft. Detta framgår enligt min mening av arbetsordningen och har bekräftats vid de diskussioner som förekommit på de möten som har hållits.
Ärendet återremitterades till tingsrätten för yttrande över vad som anförts i AA:s skrivelse.
Tingsrätten (genom chefsrådmannen och dåvarande stf. lagmannen CC) anförde i huvudsak följande.
Av ett senare infordrat dagboksblad framgick att sammanträde för muntlig förberedelse hölls den 25 oktober 2005, att målet varit färdigt för huvudförhandling sedan mitten av februari 2006, samt att målet ännu inte satts ut till sådan förhandling.
Därefter inhämtades muntliga upplysningar från lagmannen DD som uppgav bl.a. följande. Den genomsnittliga handläggningstiden vid tingsrätten för s.k. övriga tvistemål tillhör de längsta i landet. Enligt hans uppfattning var sammanläggningen med Trollhättans tingsrätt och övergången till beredningsorganisation dåligt förberedd. Dessutom har det under en tid inte funnits full bemanning på kansliet och två rådmanstjänster är vakanta. Han har upprättat åtgärdsplaner för att komma till rätta med de långa handläggningstiderna.
Av upplysningarna framgick också att såväl AA som den rådman som därefter hade handlagt det aktuella målet har slutat sin tjänstgöring vid Vänersborgs tingsrätt.
I ett beslut den 2 februari 2007 anförde 
chefsJO Penaföljande.
Enligt 
42 kap. 6 § tredje stycket rättegångsbalken
 (RB) åligger det rätten att driva förberedelsen med inriktning på ett snabbt avgörande. Bestämmelsen är en kodifiering av en redan tidigare gällande princip som innebär att ansvaret för att målets handläggning fortskrider ligger på rätten. Det är av stor vikt att en domare agerar med fasthet vid utövandet av den formella processledningen och att han eller hon hela tiden är aktiv under förberedelsen (Fitger, 
Rättegångsbalken
, del 3, s. 42:21 f.).
När ett skriftligt svaromål har kommit in till rätten skall sammanträde hållas så snart som möjligt, om det inte med hänsyn till målets beskaffenhet är lämpligare med fortsatt skriftväxling (
42 kap. 9 § tredje stycket RB
). Det råder alltså en presumtion för att förberedelsen skall vara muntlig sedan skriftligt svaromål inkommit.
Av utredningen framgår att stämning i målet utfärdades den 30 september 2004. I ett beslut daterat samma dag avvisade tingsrätten kärandens ombud. Käranden överklagade beslutet. I mitten av oktober inkom svaromål till tingsrätten vilket käranden, efter föreläggande, yttrade sig över i början av november. Något beslut
att målet skulle vila i avvaktan på hovrättens avgörande meddelade inte tingsrätten (jfr 
49 kap. 11 § andra stycket RB
). Den 4 februari 2005 avslog hovrätten överklagandet. AA har angett att hon i mars 2005, när akten återkommit från hovrätten, lämnade målet till kansliet för utsättning till sammanträde för muntlig förberedelse. Ett sådant sammanträde kom sedan att äga rum den 25 oktober 2005. Då hade nästan ett år gått sedan den senaste åtgärden i syfte att driva målet mot ett avgörande vidtagits från tingsrättens sida. Handläggningen av målet har därefter, sedan förberedelsen av målet i februari 2006 kommit så långt att målet var klart för huvudförhandling, åter stannat upp och någon tid för huvudförhandling är ännu inte bokad.
Remissvaren och de muntliga upplysningarna från DD ger vid handen att sammanläggningen med Trollhättans tingsrätt och övergången från en traditionell rotelorganisation till en s.k. beredningsorganisation inte varit problemfri. Tingsrätten har dessutom under perioder varit underbemannad på såväl rådmans- som kanslisidan. Jag har förståelse för att detta har lett till ett ansträngt arbetsläge men måste ändå konstatera att det inte är acceptabelt att ett mål får ligga så länge utan att några åtgärder vidtas.
Med anledning av vad AA anfört angående att hon, som ansvarig domare för målet, på grund av tingsrättens organisation inte haft någon särskild möjlighet att påverka utsättningen av mål till förhandling, vill jag framhålla följande. Enligt 
15 § första stycket
 förordningen (
1996:381
) med tingsrättsinstruktion skall det för varje mål och ärende vid varje tidpunkt finnas en ansvarig domare. I detta ansvar måste det anses ligga såväl att domaren själv vidtar erforderliga åtgärder i målet som att han eller hon bevakar att beslutade åtgärder vidtas inom rimlig tid. Jag anser att det därvidlag saknar betydelse om domaren har beslutat att ett sammanträde skall hållas vid en viss tidpunkt eller om det enligt arbetsordningen åligger kansliet att, sedan domaren lämnat målet för utsättning, bestämma dag för sammanträdet. I båda fallen bär domaren ansvaret för att målet handläggs i enlighet med bl.a. de bestämmelser i 
rättegångsbalken
 som föreskriver att förberedelsen skall drivas med inriktning på ett snabbt avgörande.
Enligt min uppfattning har således AA:s ansvar för målet innefattat bl.a. att bevaka att kansliet inom godtagbar tid utförde uppgiften att kalla till sammanträde för muntlig förberedelse enligt det beslut som hon hade fattat och att – om så inte kom att ske – vidta lämpliga åtgärder. De brister i organisationen eller oklarheter i arbetsordningen som må ha funnits vid tingsrätten under aktuell tid fråntar henne inte detta ansvar. Däremot kan sådana brister eller oklarheter – för vilka AA naturligtvis inte kan klandras – i enlighet med vad som anförts ovan utgöra en del av förklaringen till att målet inte kom att sättas ut till sammanträde för muntlig förberedelse inom godtagbar tid.
Ärendet avslutas med den kritik som ligger i det ovan sagda.