Vid JO:s inspektion den 5–7 februari 2002 av Norrmalms stadsdelsnämnd i Stockholms kommun (JO:s dnr 456-2002) granskades bl.a. en personakt beträffande AA.
Av akten framgick bl.a. följande.
Länsrätten i Stockholms län förordnade i en dom den 1 december 2000 att AA skulle beredas vård med stöd av LVM. Beslutet om vård skulle gälla omedelbart. Enligt journalanteckningarna kunde beslutet inte verkställas. I en journalanteckning från den 6 februari 2001 hade noterats att handläggaren hade återkallat en handräckningsbegäran på grund av att verkställighetstiden hade gått ut. I personakten återfanns även ett föreläggande från Kammarrätten i Stockholm, daterat den 10 januari 2001 och ställt till Norrmalms stadsdelsnämnd. Till föreläggandet hade fogats en skrivelse från AA:s ombud med ett överklagande av den ovan nämnda länsrättsdomen. Nämnden förelades att inkomma med skriftligt svar till kammarrätten inom två veckor. Någon ytterligare dokumentation angående målet i kammarrätten fanns inte i akten vid inspektionstillfället. Enligt journalanteckningarna hade AA regelbunden kontakt med handläggaren per telefon och vid besök med början i vart fall under mars månad 2001.
Från förvaltningens sida upplystes om att AA hade återkallat sitt överklagande och att kammarrätten i beslut den 7 februari 2001 hade avskrivit målet. Förvaltningen hade varit i kontakt med kammarrätten som hade meddelat att beslutet av förbiseende inte hade expedierats till stadsdelsnämnden.
I protokollet från inspektionen uttalades följande.
Handläggningen av ärendet väcker olika frågor, bl.a. när det gäller tillämpningen av 
12 § andra stycket LVM
. I lagrummet anges att rättens beslut om vård enligt LVM upphör att gälla, om vården inte har påbörjats inom fyra veckor från den dag då beslutet vann laga kraft. Jag avser att inom ramen för ett särskilt ärende hos JO (med dnr 1606-2002) vidare utreda de handläggningsfrågor som har uppkommit.
Norrmalms stadsdelsnämnd i Stockholms kommun anmodades att inkomma med utredning och yttrande såvitt avsåg handläggningen av ärendet angående AA under tidsperioden den 1 november 2000–den 31 maj 2001. Remissvaret skulle innehålla en beskrivning av vilka åtgärder som hade vidtagits och yttrande dels i frågan om handläggningen i förhållande till 
12 § andra stycket LVM
, dels över dokumentationen under den ifrågavarande tidsperioden. Nämnden överlämnade som sitt remissvar ett yttrande undertecknat av stadsdelsdirektören BB och avdelningschefen CC. Yttrandet hade i huvudsak följande lydelse.
Sammanfattning 
– – –
Förvaltningen anser att trots brister i dokumentationen av ärendet har det ändå skötts på ett sätt som gynnat AA:s utveckling. Sociala enheten kommer snarast att se över journalföringsrutinerna och dokumentationsreglerna. – – –
Dokumentationen i ärendet
Dokumentationen i ärendet består av journalanteckningar över AA under perioden 2000-11-01–2001-05-31, dom meddelad av Länsrätten i Stockholms län gällande lagen (
1988:870
) om vård av missbrukare i vissa fall, LVM, daterad 2000-12-01, Kammarrättens i Stockholm begäran om yttrande efter det att AA överklagat länsrättens dom från den 1 december 2000, skrivelse om återkallande av handräckningsbegäran från sociala enheten, beslut från kammarrätten daterat 2001-02-07 att kammarrätten avskriver målet efter det att AA inkommit med skrivelse 2001-02-06 om att S återkallar sin överklagan.
Utredning över handläggningen av ärendet under tidsperioden 2000-11-01–2001-05-31
Ärendet hade under oktober 2000 fått en högre aktualitet genom att en nära anhörig till AA avlidit i september månad. Eftersom det fanns en stark oro för AA öppnades en utredning enligt 
7 § LVM
 den 5 oktober 2001. AA hade under senhösten tät telefonkontakt med handläggaren.
Ansökan om LVM går till socialnämnden för beslut 2000-11-15 och skickas därefter till Länsrätten. Muntlig förhandling i länsrätten hålls 2000-12-01. Dom meddelad samma dag. Handräckning av polismyndighet för verkställighet begärs den 6 december. AA hade efter domen i länsrätten viss telefonkontakt med handläggaren och uppger att hon kommer att hålla sig undan så att verkställigheten av domen ej ska gå att genomföra. Den 15 januari 2001 inkom till sociala enheten på Norrmalm ett föreläggande från Kammarrätten i Stockholm med begäran om yttrande inom 14 dagar efter det att handlingen inkommit till sociala enheten. I överklagandet anför AA att hennes vårdbehov kan tillgodoses på frivillig väg samt att hon varit drogfri under tre veckor. Hon sa även att hon har för avsikt att ombesörja vården på egen hand genom kontakter utomlands. Överklagandet är daterat den 8 januari 2001.
2001-02-06 återkallas polishandräckningen för verkställighet av LVM-domen med skälet att verkställighetstiden har gått ut. Handläggaren har även försökt att nå AA på telefon för att kommunicera henne att hon inte längre är efterlyst. Ombudet informeras. I mitten av februari återupptas kontakten mellan AA och handläggaren. Handläggaren träffar AA regelbundet en gång per vecka. Den 25 maj 2001 uppger AA att hon har varit drogfri under de senaste månaderna. Hon reser utomlands den 27 maj 2001. Stadsdelsnämndens sociala delegation fattade beslut i frågan. Handläggaren har besökt AA utomlands för att följa upp ärendet. AA har varit drogfri och i god kondition.
12 § LVM
Har rätten beslutat om tvångsvård ska socialnämnden se till att beslutet verkställs genom att missbrukaren bereds vård i ett hem som avses i 22 § eller, i fall som avses i 24 § första stycket, på sjukhus.
Rättens beslut upphör att gälla, om vården inte har påbörjats inom fyra veckor från den dag då beslutet vann laga kraft. Beslutet upphör också att gälla om missbrukaren, sedan vården har påbörjats, under minst sex månader i följd antingen har vistats olovligen utanför ett hem som avses i 22 § eller varit intagen i häkte eller kriminalvårdsanstalt.
Förhandling hölls i Länsrätten i Stockholms län den 1 december 2000. Socialnämnden yrkade på att rätten skulle meddela dom direkt efter förhandlingen vilket bifölls. Ansökan om vård enligt LVM bifölls. I domen tituleras offentliga biträdet som ombud vilket gör att stadsdelsnämnden utgår från att hon verkligen är ombud och räknar då tiden för att domen ska vinna laga kraft från detta datum. AA får anses kommunicerad domen samma dag genom sitt offentliga biträde och ombud. Tre veckor efter det att AA är delgiven domen vinner den laga kraft dvs. den 22 december 2000. Efter detta datum har socialnämnden fyra veckor på sig att verkställa domen.
En polishandräckning för verkställighet av domen är lagd enligt journalanteckning den 6 december 2000.
Om inte överklagan är inlämnad skulle alltså domens verkställighetstid gått ut den 19 januari 2001. Men denna tid bryts då överklagandet görs. Den 15 januari 2001 inkommer begäran om yttrande från kammarrätten. Länsrätten har gjort en annan bedömning om när domen vunnit laga kraft eftersom överklagan är inkommen till kammarrätten den 10 januari 2001 och anses inkomma i tid enligt deras rättidsprövning. Begäran om yttrande från socialnämnden inom 14 dagar.
Polismyndigheten i Stockholm har inte lyckats verkställa domen och AA har inte avhörts och det finns inte någon kunskap om var hon kan befinna sig. Den 6 februari 2001 återkallas handräckningsbegäran från polismyndigheten i Stockholm då handläggaren blivit informerad om att AA återkallat sitt överklagande till KR.
En begäran om återkallande har inkommit till polismyndigheten samma dag och handräckningen är upphävd. (Denna uppgift kontrollerad hos polismyndigheten den 27 maj 2002.) Anledningen till detta är att stadsdelsnämnden uppfattat att eftersom överklagandet är återkallat så har tiden för verkställighet åter räknats från domsdatum dvs. 2000-12-01 och sju veckor framåt, 3+4 veckor. Domen har därigenom fallit och stadsdelsnämnden har inte längre rätt att verkställa den och återkallar därmed handräckningsbegäran hos polismyndigheten.
Kammarrättens beslut är daterat den 7 februari 2001 då ärendet avskrivs.
Förvaltningens synpunkter
Förvaltningen finner att det finns vissa brister vad gäller journalanteckningarna.
Det finns ingen uppgift om när ansökan gått till nämnd eller om klienten är kommunicerad.
Det finns ingen anteckning över inkommen handling om begäran om yttrande från kammarrätten 15 januari 2001.
Det framkommer inte att beslutet om återkallande av handräckningen skickats till polismyndigheten samma dag, vilket skett.
Förvaltningen anser att trots brister i dokumentationen av ärendet har det ändå skötts på ett sätt som gynnat AA:s utveckling. Sociala enheten kommer snarast att se över dokumentationsreglerna och rutiner för att undvika att liknande misstag ånyo uppstår.
I ett beslut den 30 mars 2004 anförde 
JO André
 följande.
Enligt 
11 kap. 5 § socialtjänstlagen (2001:453)
 skall handläggning av ärenden som rör enskilda samt genomförande av beslut om stödinsatser, vård och behandling dokumenteras. Dokumentationen skall utvisa beslut och åtgärder som vidtas i ärendet samt faktiska omständigheter och händelser av betydelse. Bestämmelsen motsvarar 51 § i den tidigare 
socialtjänstlagen (1980:620)
 som gällde under den aktuella tidsperioden.
En tillfredsställande dokumentation är en förutsättning för att den som ärendet rör skall kunna följa ärendets handläggning. Dokumentationen skall vidare säkerställa ärendets handläggning om den ordinarie handläggaren är frånvarande t.ex. på grund av sjukdom, trygga nämndens underlag för olika beslut samt ge möjlighet till en granskning av ärendets handläggning i efterhand.
Som stadsdelsnämnden har medgett i remissvaret finns det brister i dokumentationen. Det finns t.ex. inte någon uppgift om AA har fått del av den utredning som låg till grund för nämndens beslut att ansöka om att hon skulle beredas vård enligt LVM. Än allvarligare är att det av personakten inte går att följa nämndens handläggning av LVM-frågan efter länsrättens dom. Vid tidpunkten för inspektionen saknades således uppgifter i akten om att AA hade återkallat sitt överklagande av länsrättens dom och om hur kammarrättens handläggning hade avslutats.
Nu angivna förhållanden borde ha dokumenterats i akten. Dokumentationen i ärendet uppfyller således inte det ovan angivna dokumentationskravet. Nämnden förutskickade i sitt yttrande till JO att nämnden skulle se över förvaltningens rutiner för journalföringen. Med hänsyn till vad nämnden har anfört finner jag inte skäl att ytterligare uppehålla mig vid dokumentationsfrågan.
Handläggningen i förhållande till 
12 § andra stycket LVM
Av 
12 § första stycket LVM
 framgår att det ankommer på socialnämnden att se till att rättens beslut om tvångsvård verkställs. Enligt bestämmelsens andra stycke upphör rättens beslut att gälla, om vården inte har påbörjats inom fyra veckor från den dag då beslutet vann laga kraft.
Kan verkställighet inte ske på grund av att missbrukaren håller sig undan, åligger det nämnden, som har ansvaret för att tidsfristen i 
12 § andra stycket LVM
 inte överskrids, att underrätta sig om tid för laga kraft (se JO:s ämbetsberättelse 1987/88 s. 160).
Länsrättens dom i målet meddelades den 1 december 2000. AA överklagade domen. Överklagandet kom in till länsrätten den 9 januari 2001. Länsrätten, som inte fann att överklagandet hade kommit in för sent, översände överklagandet till kammarrätten. I en till kammarrätten den 6 februari 2001 inkommen skrivelse
återkallade AA sitt överklagande. Kammarrätten skrev av målet i ett beslut den 7 februari 2001. Nämnden återtog begäran om handräckning hos polismyndigheten den 6 februari 2001.
Enligt remissvaret har nämnden, i och med att överklagandet återkallades, ansett att beslutet om vård enligt LVM vann laga kraft tre veckor efter dagen för länsrättens dom den 1 december 2000. Med den utgångspunkten för beräkningen har nämnden funnit att verkställighetsfristen har löpt ut och har den 6 februari 2001 avbrutit försöken att verkställa beslutet om vård.
Genom att länsrättens dom hade överklagats till kammarrätten kunde domen emellertid inte längre ligga till grund för bestämmandet av när beslutet om vård skulle vinna laga kraft. I stället var det kammarrättens avskrivningsbeslut som skulle vara utgångspunkt för denna beräkning. Vid tidpunkten för nämndens återtagande av handräckningsbegäran hade således beslutet om vård enligt LVM inte vunnit laga kraft och tiden för verkställighet hade följaktligen inte löpt ut. Kammarrättens avskrivningsbeslut har visserligen inte kunnat överklagas av AA eftersom beslutet inte hade gått henne emot. Ett avskrivningsbeslut är dock i sig ett sådant beslut som kan överklagas, och här gäller bestämmelserna i 
6 a § förvaltningsprocesslagen (1971:291)
. Nämndens ställningstagande har således grundats på en missuppfattning i frågan om när beslutet vann laga kraft och var därför felaktigt.