Sammanfattande synpunkter
Sammanfattande synpunkter
Justitiekanslern inspekterade verksamheten hos Länsstyrelsen i Hallands län under två dagar. Justitiekanslerns övergripande iakttagelse är att läns­styrelsen fungerar mycket väl. Handläggningen sker effektivt och kompetent. Personalen är kunnig och mån om att myndighetens arbete håller en hög nivå.
Länsstyrelsen har få gamla ärenden. Detta tycks vara ett resultat av att myndigheten har ett genomtänkt handläggningssätt med en tydlig prioritetsordning och effektiva instrument för att följa upp handläggningstiderna. Några påtagliga generella brister kunde inte konstateras.
Granskningen ger dock Justitiekanslern anledning att kritisera länsstyrelsen för att det finns stora brister i Naturvårdsenhetens registrering och hantering av allmänna handlingar i naturreservatsärenden samt att göra några påpekanden i andra frågor.
Inspektionen
Inspek­tionen innefattade möten med olika företrädare för länsstyrelsen samt granskning av akter inom olika ärendekategorier.
Länsstyrelsen har under hand fått ta del av och möjlighet att ge synpunkter på ett utkast till detta beslut. I en skrivelse hit har länsstyrelsen med anledning av Justitiekanslerns kritik angett bl.a. att framöver kommer enhetsvisa utbildningar i den nya förvaltningslagen att hållas samt att man samtidigt kommer att ge fördjupad information om akthantering och diarieföring.  Vidare överväger länsstyrelsen att göra en särskild processbeskrivning för dessa frågor. De handläggare som arbetar med bildande av naturreservat resp. solcellsstöd kommer att få särskild hjälp, men länsstyrelsen vill ta ett helhetsgrepp för att öka allas kunskaper och medvetenhet i dessa frågor.
Under respektive rubrik redovisas som tillägg vissa ytterligare kommentarer som länsstyrelsen gjort.
Möte med företrädare för länsstyrelsen
Vid ett möte med länsledningen under den första inspektionsdagen deltog bl.a. landshövdingen Davis, länsrådet Zuniga, chefsjuristen Ellis samt chefer för olika enheter.
Justitiekanslern redogjorde kort för bakgrunden till inspektionen och för inspektionens syfte och inriktning. Före inspektionen hade Justitiekanslern bett om svar på vissa frågor. Under mötet redogjorde länsstyrelsen för verksamheten och besvarade frågorna från Justitiekanslern.
Länsstyrelsen gick den 1 januari 2016 över till en digital ärendehandläggning. Ärenden som kom in före detta datum handläggs även fortsättningsvis i pappersform. För att följa upp ärendehandläggningen används systemet LISA. Vidare använder sig länsstyrelsen av ”Howe” för bl.a. verksamhetsplanering, uppföljning och årsredovisning. Stratsys har visat sig underlätta dessa moment och vara arbetsbesparande, bl.a. genom att uppgifter kan läggas in kontinuerligt av olika personer.
Beträffande byggnadsminnesärenden har ett målmedvetet arbete bedrivits för att minska handläggningstiderna. Länsstyrelsen har avsatt medel och extra personal har kunnat anställas. Beslut om avslag fattas relativt snabbt i ärenden som inte kan leda till en byggnadsminnesförklaring, t.ex. på grund av att det inte går att träffa någon överenskommelse med en fastighetsägare. En processkartläggning har lett till effektivisering.
Införandet av ett centraldiarium har enligt länsstyrelsen klara fördelar och har lett till ordning och reda i diarieföringen. Upprättade handlingar diarieförs av handläggaren. I övrigt sker diarieföringen hos centraldiariet. Expediering sköts också av den funktionen.
Granskningen av ärendeförteckningen
När granskningen av samtliga länsstyrelsers ärendeförteckningar för 2016 är slutförd kommer Justitiekanslern liksom tidigare att redovisa resultatet av denna i en särskild skrivelse som översänds till samtliga länsstyrelser.
Granskningen av akter m.m.
Justitiekanslern hade i förväg begärt att ett stort antal akter skulle tas fram. Akterna granskades under inspektionen. Justitiekanslern hämtade också in upplysningar från enskilda handläggare på länsstyrelsen. Under inspek­tionen hade Justitiekanslern tillgång till länsstyrelsens diariesystem Platina.
Justitiekanslern fick en snabb och mycket pedagogisk genomgång av det digitala ärendehanteringssystemet.
I det följande redovisas granskningen av olika ärendegrupper. De ärenden och ärendegrupper som har granskats och där det inte finns någon anledning till uttalanden eller liknande kommenteras inte alls eller endast översiktligt.
Två av de ärenden som Justitiekanslern bett att få granska kunde inte återfinnas. Det ena ärendet gällde en begäran om utfående av en allmän handling (dnr 2197-2013). Av diariet kan dock utläsas att begäran åtgärdats. I det andra ärendet är endast en handling registrerad, ett beslut från Boverket (dnr 5712-2014).
Det är självfallet inte tillfredsställande att handlingar inte kan återfinnas. Såvitt det är möjligt ska myndigheten i ett sådant fall försöka rekonstruera akten. I vart fall gällande beslutet från Boverket synes detta möjligt.
Tillägg
Länsstyrelsen har angett att akten i ärende dnr 5712-2014 nu har rekonstruerats.
Byggnadsminnen
Granskningen av de sju öppna ärendena om byggnadsminnesförklaringar och tillsyn av byggnadsminnen visar på en väl fungerande handläggning med mycket små ärendebalanser. Länsantikvarien har även redogjort för handläggningsrutiner med uttalat syfte att snabbt avgöra väckta frågor om byggnadsminnesförklaringar. I ett av de ärenden som granskades (dnr 4407-2016) framgick det inte att någon handläggningsåtgärd vidtagits sedan ansökan om byggnadsminnesförklaring kom in i juni 2016, vilket av länsantikvarien förklarades med att planen var att närmare utreda ärendet under sommaren 2017. I två andra ärenden hade länsstyrelsen i ett brev bara någon dag efter att ansökan kom in bekräftat att denna mottagits och redogjort för handläggningsprocessen (dnr 3158-2016 och 3178-2016). En myndighet bör sträva efter att tillämpa enhetliga rutiner i likartade ärenden. Länsstyrelsen bör därför överväga om den serviceinriktade åtgärden med en underrättelse till den som initierat ärendet om förväntad handläggningstid ska genomföras mer generellt, i vart fall i ärenden där det kan antas gå lång tid innan en utredning av byggnadernas kulturhistoriska värden kan påbörjas.
Naturreservat
Inledning
Länsstyrelsen har förhållandevis få äldre öppna ärenden om bildande eller förändringar av naturreservat. Vid ett möte med ansvarig enhetschef framkom att länsstyrelsen vid sidan av diariet i Platina för varje ärende för anteckningar i ett Word-dokument som kallas ”dagbok” eller ”loggbok” (hädanefter benämnt loggbok). Vid granskningen av akterna och loggböckerna, konstaterades att ärendena i de flesta fall drivs framåt mot ett avgörande. Detta återspeglas också av att antalet äldre reservatsärenden minskat både under 2016 och under det första kvartalet 2017.
Loggböckerna betraktas av handläggarna som interna arbetsdokument. Justitiekanslern kunde i ett flertal ärenden konstatera att det av diariet inte gick att få någon egentlig uppfattning om handläggningen i ärendet, medan loggboken tycktes ge en mer komplett bild av vad som skett. Det kunde vidare noteras att det i vissa ärenden fanns allmänna handlingar samlade i akten som inte var diarieförda, men att detta sätt att hålla handlingarna ordnade inte var konsekvent genomfört då vissa allmänna handlingar kunde vara diarieförda och andra inte i samma akt. I andra fall fanns allmänna handlingar i form av skickade och inkomna e-postmeddelanden inklippta i loggboken. Det förekom också att det av loggboken framgick att det i ärendet kommit in eller upprättats handlingar, som inte återfanns i akten.
Rättslig reglering
Justitiekanslerns iakttagelser ger anledning att inledningsvis redogöra något för den rättsliga regleringen avseende allmänna handlingar och diarieföring.
De grundläggande reglerna om allmänna handlingars offentlighet finns i 2 kap.tryckfrihetsförordningen (TF). Regler om myndighetens skyldighet att anteckna uppgifter som den får på annat sätt än genom en handling finns i 15 § förvaltningslagen (FL).
Allmänna handlingar ska som huvudregel registreras så snart de har kommit in till eller upprättats hos en myndighet (se 5 kap. 1 § första stycket offentlighets- och sekretesslagen, OSL). Bestämmelsen innehåller inte någon bestämd tidsgräns, men normalt bör handlingarna registreras senast påföljande vardag. Handlingar som inte omfattas av sekretess behöver inte registreras om de hålls ordnade så att det utan svårighet kan fastställas om de har kommit in eller upprättats. Om det är uppenbart att en allmän handling är av ringa betydelse för myndighetens verksamhet, behöver den varken registreras eller hållas ordnad. (Se 5 kap. 1 § tredje och fjärde stycket OSL.)
Undantaget för handlingar av ringa betydelse är mycket begränsat; det ska vara fråga om sådant som bara indirekt eller i ringa mån rör myndighetens verksamhet, t.ex. reklam. (Se Anderson m.fl., Offentlighets- och sekretesslagen, En kommentar [1 juli 2016, Zeteo], kommentaren till 5 kap. 1 §.)
Bestämmelsen i 5 kap. 1 § OSL ger en myndighet möjlighet att själv välja om den vill registrera handlingar eller hålla dem ordnade så att det utan svårighet går att fastställa om en handling har kommit in eller upprättats. När myndigheten väl har bestämt sig för ett av systemen i fråga om handlingar som tillhör ett visst ärendeslag måste detta dock tillämpas konsekvent (se om det sista t.ex. JO:s beslut den 12 februari 2015, dnr 234-2014).
I 5 kap. 1 § andra stycket OSL finns en undantagsregel om att en myndighet som hos en annan myndighet har elektronisk tillgång till en upptagning för automatiserad behandling som är en allmän handling inte behöver registrera handlingen. Handlingen ska i stället registreras endast av den myndighet som gjort upptagningen tillgänglig för den andra myndigheten. Undantaget avser den situationen att flera myndigheter har direktåtkomst till elektroniska handlingar eller uppgifter i samma register eller databas. Om en av myndigheterna tillför en allmän handling till registret eller databasen, behöver endast denna myndighet diarieföra handlingen som upprättad, även om handlingen enligt TFs regler också är inkommen hos de andra myndigheter som har tillgång till registret eller databasen. (Se Anderson m.fl., a. st.)
Reglerna i 2 kap. TF och 5 kap. OSL har som syfte att säkerställa att allmänna handlingar ska hållas lätt tillgängliga och att det ska vara lätt för en enskild att informera sig om vilka handlingar som finns hos en myndighet. Reglerna är en del av den s.k. offentlighetsprincipen och av grundläggande betydelse för att medborgarna ska ha full insyn i det allmännas verksamhet. Reglerna är också viktiga för möjligheten att utöva tillsyn över en myndighet.
Rent allmänt gäller att en myndighet ska organisera sina handlingar på ett sådant sätt att allmänna handlingar kan lämnas ut skyndsamt och genomgående ta hänsyn till offentlighets­principen i sin verksamhet (se 4 kap. 1 § OSL).
Genomgången av naturreservatsärendena visar att det avseende dessa ärenden finns stora brister i fråga om hanteringen av allmänna handlingar och diarieföring. Ärende dnr 7050-2011 (tidigare med dnr 21095-2009 i Diabas) kan tjäna som ett exempel på vilken typ av brister som förekommer allmänt.
Ärendet inleddes den 5 oktober 2009 genom att länsstyrelsen beställde en värdering av en fastighet. I november samma år lämnades också ett förhandlingsuppdrag. Den som fått uppdraget kom in med en bekräftelse. De tre allmänna handlingar som hörde samman med dessa händelser diariefördes, men sedan upphörde diarieföringen helt under ett antal år. Nästa tillfälle något diariefördes i ärendet var den 10 januari 2017, då länsstyrelsen beställde en värdering av en annan fastighet och gav ett nytt förhandlingsuppdrag. I övrigt går det inte av diariet att utläsa att några handläggningsåtgärder förekommit i ärendet under de drygt sju år som det handlagts. I ärendet finns dock en pärm med en mängd allmänna handlingar som är inordnade med utgångspunkt i de olika fastigheter som förekommer i ärendet. Vissa av de inkomna handlingarna är inkomststämplade hos länsstyrelsen, andra inte. Redan i november 2009 kom ett värdeutlåtande in med anledning av den värdering länsstyrelsen beställt föregående månad. Från åren 2010, 2011 och 2012 förekommer i pärmen ett flertal inte diarieförda dokument, både utgående skrivelser från länsstyrelsen och inkomna handlingar. Det senaste dokument som inkommit i ärendet var ett värderingsutlåtande som kom in den 21 februari 2017, dvs. i tiden efter den sista, diarieförda händelsen (som utgjorde beställningen av den inkomna värderingen).
En jämförelse med loggboken i ärendet ger en mer fullständig bild av vad som hänt i ärendet. Av loggboken framgår således att länsstyrelsen under åren 2009–2016 haft ett stort antal telefonsamtal med berörda markägare, skickat e-brev till dessa, deltagit i externa möten med bl.a. kommunen och markägare, gjort iakttagelser vid besök på aktuella fastigheter, skickat förslag till föreskrifter till markägare m.m. Många av anteckningarna innebär att det måste förekomma allmänna handlingar som inte är diarieförda (främst e-brev och förslag till föreskrifter som skickats till markägare). Många anteckningar innehåller vidare sådan information som faller under dokumentationsskyldigheten enligt 15 § FL och som borde ha resulterat i en diarieförd tjänsteanteckning. I loggboken finns också å andra sidan sådant som har en tydlig karaktär av minnesanteckningar, bl.a. rörande vilka förslag länsstyrelsen arbetat med, vilka interna diskussioner som förekommit inom myndigheten och liknande. Det finns också anteckningar om samtal som inte faller under dokumentationsskyldigheten. Mot denna bakgrund och eftersom dokumentet uppdateras löpande delar Justitiekanslern länsstyrelsens bedömning att loggboken inte kan anses utgöra en allmän handling. Det faktum att loggboken utformats så att den inte utgör en allmän handling, innebär att länsstyrelsen inte fullgjort sin dokument­ations­skyldighet. De uppgifter som borde ha föranlett tjänsteanteckningar i ärendet är i nuläget inte tillgängliga för vare sig parterna i ärendet eller allmänheten.
Inom Naturvårdsenheten finns en lathund för reservatsärenden som i detalj beskriver hur sådana ärenden ska hanteras. Lathunden berör dock endast i liten utsträckning diarieförings­frågor. Den ansvariga enhetschefen har redogjort för rutiner inom enheten av innebörd att handlingar som hanteras i Naturvårdsverkets digitala handläggarstöd VIC Natur inte behöver registreras i länsstyrelsens diarium. Justitiekanslern har efter inspektionen inhämtat ytterligare upplysningar om VIC Natur från Naturvårdsverket. I VIC Natur administreras värdering av fastigheter, förhandlingsuppdrag, inmätning och fastighetsutredning m.m. När t.ex. en värderare valts av länsstyrelsen får denne tillgång till VIC Natur via webben och lägger in sin värdering där. Länsstyrelsen får en avisering via e-post om att en värdering finns att hämta.
Undantaget i 5 kap. 1 § andra stycket OSL är enligt Justitiekanslerns bedömning inte tillämpligt på de allmänna handlingar som länsstyrelsen hanterar i VIC Natur inom ramen för ett naturreservatsärende. Eftersom t.ex. en värdering inte läggs in i systemet av en myndighet utan av en fristående värderare, talar övervägande skäl för att värderingen ska anses inkommen till länsstyrelsen redan när den läggs in i VIC Natur. I denna riktning talar också att länsstyrelsen får en avisering om att värderingen är klar, vilket visar att värderingen är direkt ställd till läns­styrelsen. Det ankommer därför på länsstyrelsen att diarieföra en sådan värdering som inkom­men i naturreservatsärendet. Även en beställning av en värdering (som enligt uppgift från Naturvårdsverket görs skriftligen och separat från VIC Natur) ska diarieföras. Det kan i detta sammanhang nämnas att Justitiekanslern tidigare, i samband med en inspektion av Länsstyrelsen i Jämtlands län 2015, uttalat att det inte är tillräckligt att ett förordnande av en förhandlingsman registreras i VIC Natur, utan att förordnandet bör noteras även i länsstyrelsens diarium (se Justitiekanslerns protokoll från inspektion vid Länsstyrelsen i Jämtlands län 15–16 april 2015, dnr 2358-15-28).
Även om VIC Natur innehåller sådana upptagningar för automatiserad behandling som undantagsregeln gäller för, kvarstår diarieförings­skyldigheten för handlingar som är kopplade till ett visst ärende. Handlingar som skapas i VIC Natur inom ramen för ärendet och uppfyller rekvisiten för att anses upprättade ska således diarieföras i ärendet och handlingar som hämtas från VIC Natur och används vid handläggningen av ärendet är att anse som inkomna hos länsstyrelsen. Enligt 4 kap. 3 § OSL finns också en skyldighet för länsstyrelsen att se till att en upptagning för automatiserad behandling som använts för handläggningen av ett ärende tillförs handlingarna i ärendet i läsbar form, om det inte finns särskilda skäl mot det. Det bör alltså via länsstyrelsens akt gå att bilda sig en uppfattning om vilka allmänna handlingar som i ärendet utväxlats med övriga aktörer via VIC Natur, även om utväxlingen endast skett genom överföring av digitalt lagrad information.
Det bör påpekas att Naturvårdsverket valt att inte diarieföra allmänna handlingar rörande naturreservat utan i stället håller dem ordnade i VIC Natur. Att Naturvårdsverket hanterar sina handlingar i naturreservatsärendena på detta sätt, påverkar dock inte länsstyrelsens skyldighet att diarieföra inkomna och upprättade allmänna handlingar i sina ärenden. Eftersom länsstyrelsen valt att registrera handlingar i naturreservatsärenden måste denna registrering genomföras konsekvent både vad gäller handlingar i och utanför VIC Natur. En annan sak är att det i VIC Natur också förekommer arbetsmaterial (t.ex. förslag till föreskrifter under bearbetning), som inte utgör allmänna handlingar och därför inte behöver registreras.
Sammantaget är de brister i hanteringen av allmänna handlingar, diarieföring och dokumentation som Justitiekanslern uppmärksammat i naturreservatsärendena sådana att möjligheten till insyn och kontroll avsevärt försvåras. Det som framkommit visar att det på Naturvårdsenheten saknats tillräckliga kunskaper om och rutiner för diarieföring av allmänna handlingar. Det står klart att Naturvårdsenheten vid länsstyrelsen inte fullt ut uppfyller registreringskraven i offentlighets- och sekretesslagen och inte heller dokumentations­skyldigheten enligt förvaltningslagen. Länsstyrelsen kan inte undgå kritik för detta. Justitiekanslern utgår från att länsstyrelsen kommer att vidta åtgärder för att dels höja kunskapsnivån om allmänna handlingar i allmänhet och skyldigheten att diarieföra i synnerhet, dels införa rutiner som säkerställer att allmänna handlingar registreras i enlighet med bestämmelserna i offentlighets- och sekretesslagen och att dokumentation sker i enlighet med 15 § FL.
Vid mötet med enhetschefen vid Naturvårdsenheten framkom att några naturreservatsärenden på enheten hade avslutats formlöst 2014 i samband med att enhetens ärenden gicks igenom och delades in i prioritetsordning. Det rörde sig om ärenden som var lågt prioriterade och inte bedömdes kunna avslutas inom tio år. Ett sådant ärende var ärende dnr 7044-2011 (tidigare med dnr 5076-2007 i Diabas). Av akten framgick att det i ärendet genomförts en fastighetsvärdering 2007 och att kontakter förekommit med markägare – bl.a. hade brev kommit in till länsstyrelsen från markägare. Ärendet avslutades i Platina den 12 december 2014 utan att något särskilt beslut fattades. De berörda markägarna underrättades inte om att ärendet avslutades.
Även om denna hantering ligger några år tillbaka i tiden, finns det skäl att betona att det inte är acceptabelt att ärenden som innefattar myndighetsutövning mot enskilda avslutas formlöst utan att något beslut fattas och utan att expediering sker till parterna i ärendet. I den satsning för att höja kunskapsnivån som Justitiekanslern ovan förutsatt, bör även frågan om att avsluta ärenden på det ovan beskrivna formlösa sättet tas upp.
Gårdsstöd
Justitiekanslerns granskning omfattade de äldsta öppna ärendena och de senast avslutade ärendena om gårdsstöd. Granskningen gav intryck av att länsstyrelsen hade väl fungerande rutiner för handläggning av ärenden om gårdsstöd. Det framkom att ett stort antal äldre öppna ärenden inte hade kunnat avslutas pga. tekniska begränsningar i det system som Jordbruksverket tillhandahåller. Eftersom systemet nyligen förbättrats bör dessa ärenden kunna avslutas inom kort. Enligt Justitiekanslerns bedömning hålls handlingarna ordnade i Jordbruksverkets system på ett godtagbart sätt. En reflektion är dock att handläggningen i stor utsträckning styrs av hur Jordbruksverkets system rent tekniskt är utformat, vilket gör att det krävs en inte obetydlig kunskap om systemet för att fullt ut kunna granska handläggningen.
Djurskydd
Justitiekanslern granskade akterna i de 30 först avgjorda ärendena år 2017 angående djurskydd. Vidare granskades de tio äldsta öppna ärendena i denna kategori.
Det samlade intrycket var att länsstyrelsens handläggning av djurskyddsärenden är snabb, noggrann och rättssäker.
Diarie­föringen var genomgående bra och överensstämde med de handlingar som fanns i akterna. De tjänsteanteckningar som hade upprättats i ärendena var, med något enstaka undantag, klara, relevanta och tydliga. Besluten var välformulerade. Justitiekanslern vill särskilt framhålla att såväl besluten som andra skrivelser var informativt och pedagogiskt utformade, som ett exempel kan nämnas det meddelande som skickas till en djurhållare när länsstyrelsen inte gått vidare med en anmälan från allmänheten. Ordningen i akterna var också mycket god.
Antalet gamla ärenden i denna kategori får anses vara relativt få. Det äldsta öppna ärendet var från år 2014. I några av ärendena kan det diskuteras om inte länsstyrelsen borde ha vidtagit ytterligare åtgärder för att driva ärendena framåt (t.ex. dnr 3222-2016, 3849-2015 och 7694-2015).
Länsstyrelsen bör överväga om ett bättre system med bevakningar i ärendena skulle behövas för att följa upp sådana som blir liggande i avvaktan på t.ex. en komplettering eller ett yttrande. En väg att gå kan vara att använda bevakningsfunktionen i Platina.
Stöd till boende
Justitiekanslern granskade de 20 äldsta öppna ärendena om stöd till boende.
Handläggningen av ansökningarna om stöd till solceller drar ut på tiden – utan att länsstyrelsen kan lastas för detta – eftersom länsstyrelsen inte kan fatta beslut förrän det står klart vilka medel som står till buds. Den information om detta och ärendets fortsatta handläggning som länsstyrelsen lämnar till sökanden i samband med att en ansökan kommer in fyller därför en viktig funktion.
Diarieföringen och akthanteringen i dessa ärenden var något bristfällig. I de fall ett beslut om stöd fattats och en omprövning därefter begärts – oftast avseende sista dag för redovisning – noterade Justitiekanslern följande. I flera fall (t.ex. dnr 7830-2012 och 1769-2014) kunde det antas att sökanden på något sätt hade hört av sig till länsstyrelsen och begärt förlängning av redovisningstiden. Att ett sådant samtal ägt rum eller att en sådan handling hade inkommit framgick dock inte, varken av den digitala eller fysiska akten. Formen för ett beslut om ny tid för slutredovisning varierade kraftigt. I något fall synes beslutet ha fattats genom en blyertsanteckning på det ursprungliga beslutet medan det vanligaste var att ett nytt beslut skrivits ut som var identiskt med det ursprungliga, med den skillnaden att sista dag för slutredovisning var framflyttad. Det senare tillvägagångssättet är definitivt att föredra enligt Justitiekanslerns mening, speciellt eftersom det nya datumet inte förs in i Platina på något sätt i de fall ett nytt beslut fattas för hand. Det bör också framgå att det rör sig om en omprövning för att underlätta för den som önskar följa gången av ett ärende.
I många av delbesluten avseende beviljat stöd återfinns följande skrivning: ”Om projektet inte har slutförts i tid eller om begäran om utbetalning har inkommit till länsstyrelsen för sent får utbetalning inte ske och då kan detta beslut komma att återkallas”. Denna skrivning verkar inte helt överensstämma med verkligheten, då det finns flera exempel i de akter som gåtts igenom där beslut om stöd har fattats efter att redovisningstiden gått ut eller där ett nytt beslut om sista redovisningsdag har fattats efter det att den ursprungliga tiden gått ut (se t.ex. dnr 1544-2016 och 1400-2014). Det kan därför finnas skäl att fundera över om skrivningen bör omarbetas för att undvika att en sökande som missat sista redovisningsdag felaktigt bibringas uppfattningen att det är för sent för att få någon ersättning.
efter
Avseende diarieföringen finns, utöver problematiken ovan med begäran om omprövning som inte noteras och diarieförs, ärenden där alla handlingar i akten inte diarieförts (se t.ex. dnr 8380-2013 där flera e-postmeddelanden inte är diarieförda och där länsstyrelsens e-postskrivelser till sökanden helt saknas) och ärenden där några diarieföringsposter inte motsvarar någon handling i akten (se t.ex. dnr 86-2014 där två tjänsteanteckningar saknas).
Tillägg
Sedan cirka ett halvår tillbaka, dvs. i ärenden som kommit in senare än de Justitiekanslern granskade, har handläggningen av stöd till boende förbättrats. Handläggarna gör ordentliga tjänsteanteckningar och skriver beslut om uppskov med färdigställandet. Vidare tar de kontakt med sökanden när ansökningar görs för sent och fattar beslut om förlängd tidsfrist i de fall det finns beaktansvärda skäl.
Överklaganden enligt miljöbalken
Justitiekanslern granskade de tio senast avgjorda ärendena i denna kategori. Justitiekanslern kunde konstatera att ordningen i diarieföringen var mycket god och att handläggningstiderna var korta. Besluten var välskrivna och välmotiverade. Justitiekanslern kunde även konstatera att länsstyrelsen följer det skyndsamhetskrav som finns vid överlämnande av överklaganden till högre instans.
Överklaganden av kommunala beslut om lov enligt plan- och bygglagen
Justitiekanslern granskade de tio äldsta samt de tio senaste avgjorda ärendena i denna kategori. Justitiekanslern kunde konstatera att diarieföringen genomgående var bra och handlingarna var registrerade i god ordning. Besluten var välskrivna och välmotiverade med en pedagogisk struktur. Vid granskningen av de tio senaste avgjorda ärendena kunde även konstateras att handläggningstiderna genomgående var korta, vilket får anses vara i enlighet med det inriktningsmål som framgår av regeringens regleringsbrev för budgetåret 2017 avseende länsstyrelserna.
Överklaganden av länsstyrelsens beslut om stöd till jordbruket enligt EG:s förordningar
När ett överklagande kommer in ska myndigheten överväga om en omprövning ska göras. Den bedömningen får inte dra ut på tiden. Ett överlämnande till överinstansen bör som huvudregel ske inom en vecka från det att överklagandet kom in (se bl.a. JO:s beslut den 15 november 2004; dnr 4998-2003). Länsstyrelsens handläggning sker generellt helt i överensstämmelse med detta. I ett ärende (dnr 192-2016) kom emellertid överklagandet in till länsstyrelsen i januari 2016. Överlämnandet till Jordbruksverket skedde först i mars 2017. Handläggningen i den delen avviker uppenbart från skyndsamhetskravet och innehåller en tydlig brist. Det är självfallet oroväckande att ett ärende – som det förefaller – glöms bort. Mot bakgrund av att det rör sig om ett ärende nöjer sig Justitiekanslern med detta påpekande.
Avstannade ärenden
Alla akter i ärenden som varit avstannade under minst 18 månader fanns tillgängliga. Ett flertal akter avsåg ärenden från Naturvårdsenheten. Handläggningen rörande dessa ärenden har redan tidigare kommenterats. Beträffande övriga ärenden hade några uppmärksammats av länsstyrelsen i anslutning till Justitiekanslerns inspektion och lett till att ärendena kunde avslutas. Justitiekanslern kan konstatera att den diariefunktion som utvisar avstannade ärenden är ett utmärkt verktyg för att ha kontroll över att ärenden drivs framåt i den mån det är möjligt.
Avslutande samtal
Inspektionen avslutades med ett möte med företrädare för länsstyrelsen. Vid mötet redovisades översiktligt de iakttagelser som hade gjorts i de granskade ärendena.
Inspektionen avslutades den 5 april 2017 kl. 14.30 med ett tack till länsstyrelsens personal för det vänliga mottagandet och den hjälp som Justitiekanslern fått under inspektionen.
------
I inspektionen deltog byråchefen Graham, f. chefsjuristen Clark, hovrättsassessorerna Chapman och Bryan, beredningsjuristen Cole, notarien Anderson och administratören Russell. Justitiekanslern Anderson deltog under en del av inspektionen.