Beslutet i korthet: 
Överförmyndaren i Habo kommun förordnade i februari 2016 en person till god man för två ensamkommande barn. I januari 2018 beslutade Migrationsverket att skriva upp barnens ålder så att de bedömdes vara över 18 år. Den gode mannen meddelade överförmyndaren att hon hade för avsikt att kvarstå som god man tills Migrationsverkets beslut hade vunnit laga kraft. I juli 2018 begärde hon ett arvode för de två uppdragen.
JO:s utredning visar att överförmyndaren inte gjorde någon självständig bedömning av barnens ålder och inte heller fattade beslut om att godmanskapet för dem skulle upphöra. Vidare prövade överförmyndaren inte den gode mannens begäran om arvode och framställningarna kan numera inte återfinnas hos överförmyndaren.
I beslutet får överförmyndaren sammantaget allvarlig kritik för bl.a. att – ha tillämpat reglerna för hur ett godmanskap för ensamkommande barn upphör på ett felaktigt sätt – under två års tid inte ha fattat beslut i arvodesfrågan och dessutom ha tappat bort den gode mannens framställningar om arvode och – upprepade gånger misslyckats med att inom utsatta tidsfrister eller inom rimlig tid lämna begärda handlingar, upplysningar och yttranden till JO enligt de grundlagsfästa kraven i 
13 kap. 6 § andra stycket regeringsformen
.
I en anmälan som kom in till JO den 12 september 2018 anmälde AA Överförmyndaren i Habo kommun. Hon uppgav i sin anmälan i huvudsak följande.
Överförmyndaren i Habo kommun förordnade den 13 februari 2016 henne att vara god man för två ensamkommande barn. Migrationsverket beslutade den 31 januari 2018 att skriva upp barnens ålder så att de bedömdes vara över 18 år. Hon meddelade överförmyndaren att hon hade för avsikt att vara kvar som god man tills besluten vunnit laga kraft. Överförmyndaren beslutade aldrig formellt att avsluta hennes uppdrag som god man. I stället menade överförmyndaren att godmanskapet för barnen upphörde automatiskt i och med Migrationsverkets
Till anmälan bifogade AA ett flertal bilagor där det bl.a. framgick att hon flera gånger hade påmint överförmyndaren via e-post om sin begäran om arvode.
Den 25 oktober 2018 begärde JO att från Överförmyndaren i Habo kommun få en kopia av dagboksblad eller motsvarande handling i akterna som rörde barnen. JO påminde om sin begäran den 6 november 2018. Därefter ringde en av JO:s föredragande till överförmyndaren den 19 november och den 6 december 2018 och påminde om begäran. Vid ett telefonsamtal den 19 december 2018 uppgav en tjänsteman vid överförmyndaren att de inte kände till JO:s begäran. JO skickade därför samma dag ut en ny begäran. Den 14 januari 2019 ringde en av JO:s föredragande till BB, överförmyndare i Habo kommun, och påminde om JO:s begäran. Vid telefonsamtalet erinrades överförmyndaren om sin skyldighet enligt 
13 kap. 6 § andra stycket regeringsformen
, RF, att bl.a. lämna upplysningar till JO. Den 21 januari 2019 fick Savage del av de begärda handlingarna från överförmyndaren.
Av dagboksbladen framgick att AA lämnade in en redovisning till överförmyndaren i barnens ärenden den 10 juli 2018. Vidare framgick att hon i e-postmeddelanden till överförmyndaren den 13 och 28 augusti 2018 efterfrågade beslut om hennes begäran om arvode. Hon ville också få besked om huruvida hennes uppdrag som god man kvarstod. Det fanns ingen anteckning i dagboksbladen om att överförmyndaren hade fattat något beslut om arvode eller haft kontakt med AA därefter.
Den 21 februari 2019 begärde JO att Överförmyndaren i Habo kommun skulle lämna upplysningar om och yttra sig över följande frågeställningar:
a) Hur hade överförmyndaren handlagt de redovisningar som AA gav in den 10 juli 2018 och de efterföljande skrivelserna som hon hade skickat till överförmyndaren under augusti 2018?
Remissvaret skulle särskilt belysa hur handläggningen förhöll sig till dels bestämmelserna i 
12 kap. 16 § föräldrabalken
, FB, om att överförmyndaren ska fatta beslut om arvode till en god man, dels de allmänna kraven på myndigheters serviceskyldighet och handläggning som finns i 
6
 och 
9 §§
förvaltningslagen (2017:900)
, FL.
b) Överförmyndaren uppmanades att redovisa hur JO:s begäran om att få en kopia på dagboksbladen hade handlagts. Av yttrandet skulle särskilt
I remissen angavs att överförmyndaren skulle svara senast den 25 april 2019. Något yttrande kom inte in till JO inom den förelagda tiden. JO påminde om ett remissvar den 6 maj 2019. Den 17 maj 2019 ringde den ansvariga byråchefen hos JO till överförmyndaren, som begärde och beviljades anstånd till den 22 maj 2019 med att lämna in ett yttrande. Den 3, 10 och 12 juni 2019 ringde byråchefen respektive en föredragande till överförmyndaren för att påminna om yttrandet, men ingen svarade vid dessa tillfällen. Ett meddelande lämnades på telefonsvararen och byråchefen skickade också ett e-postmeddelande till överförmyndaren med en påminnelse.
Den 24 juni 2019 skickade BB in ett remissvar till JO. I sitt svar uppgav han följande:
1. Biträdande överförmyndare (vilken hastigt avled i början av 2019) ansvarade under 2018 för handläggning av arvode till gode män för ensamkommande barn. Han har meddelat klaganden att arvode utbetalas retroaktivt om överklagandet av åldersuppskrivning vinner gehör. Det är riktigt att överförmyndaren uttalat att kommunen ”kommer att godkänna arvode till god man fram till dess att beslut om åldersuppskrivning vunnit laga kraft”. Detta meddelades senare vid informationsmöte för gode män för ensamkommande barn (EKB) tillämpas på så sätt att om åldersuppskrivningen överklagades och bifölls så utbetalades arvode retroaktivt. Detta blev tyvärr inte nedskrivet i minnesanteckningar. Denna information har förmodligen inte nått fram till den klagande, som sällan deltog i de månatliga träffarna för gode män för EKB. Överförmyndarens grundregel har varit att uppdraget upphör när barnet fyller/uppskrivs till 18 år.
Överförmyndaren kan tyvärr konstatera att myndigheten inte uppfyllt kraven på serviceskyldighet och handläggning enligt 
förvaltningslagen
.
2. Överförmyndaren har fått möjlighet att yttra sig över JO:s begäran och kan konstatera att myndigheten inte har uppfyllt sin skyldighet när det gäller handläggningen av dagboksbladen.
Myndigheten har inte heller uppfyllt kraven enligt 
regeringsformen
 om skyldigheten att lämna upplysningar och yttranden till JO.
Överförmyndaren beklagar att myndigheten inte klarat av att uppfylla de krav som ställs.
AA yttrade sig över remissvaret.
I en komplettering den 7 november 2019 uppgav AA följande. Mot bakgrund av att överförmyndaren ännu inte fattat beslut om hennes krav på arvode försökte hon överklaga ärendet till tingsrätten. Tingsrätten avvisade dock hennes överklagande eftersom överförmyndaren inte hade fattat något överklagbart beslut om hennes begäran om arvode. Hon vände sig därför återigen till överförmyndaren och lämnade den 4 februari 2019 på nytt in en redovisning av uppdraget som god man för barnen med en ny begäran om arvode.
Den 17 december 2019 begärde JO att överförmyndaren skriftligen skulle lämna upplysningar om de nya uppgifter som AA hade lämnat. JO påpekade i remissen att, som det fick förstås, hon menade bl.a. att överförmyndaren ännu inte hade tagit ställning till hennes framställningar om arvode trots att hon den 4 februari 2019 hade lämnat in nya redovisningar och arvodesräkningar i de aktuella ärendena. Överförmyndaren uppmanades återigen att redogöra för handläggningen av AA:s redovisningar och framställningar om arvode för de aktuella godmanskapen fr.o.m. den 10 juli 2018. Av redogörelsen skulle särskilt framgå vilka datum som överförmyndaren hade tagit emot framställningar från henne med begäran om arvode. Det skulle också framgå när överförmyndaren hade besvarat hennes framställningar och vilka besked som överförmyndaren hade gett henne. Överförmyndaren skulle redovisa sin bedömning av det som kommit fram och hur handläggningen förhöll sig till reglerna i 
12 kap. 16 § FB
.
I remissen angavs att yttrandet skulle lämnas in till JO senast den 24 januari 2020. Den 28 januari 2020 skickade Savage en påminnelse till överförmyndaren. Den 1 februari 2020 inkom en skrivelse från CC som uppgav att han var nytillträdd överförmyndare i Habo kommun och att han saknade kännedom om ärendet samt att han hade bett sin företrädare att svara på JO:s begäran. Sedan en föredragande ringt till CC den 3 februari 2020 medgavs anstånd till den 21 februari 2020 med att svara på remissen.
Den 5 februari 2020 skickade CC in ett remissvar till JO där följande framkom:
Undertecknad har gått igenom samtliga erhållande dokument från JO gällande AA, beslutad god man för 2 ensamkommande barn; […] och […].
Jag kan konstatera att det saknas information om Migrationsverkets beslut, för såväl huvudmännens ålder samt beviljat/avslaget uppehållstillstånd. I ärendet har jag per telefon varit i kontakt med AA för att efterlysa Migrationsverkets beslut. Dessa tillstånd skall finnas hos respektive huvudman och AA har åtagit sig att undersöka och begära kopia av dessa beslut från Migrationsverket.
Migrationsverkets regelverk anger att när huvudmannen passerar 18-årsdagen utgår ej längre någon ersättning för godmanskapet. Efter att ha konsulterat min företrädare har denne bekräftat att detta faktum föreligger. Något formellt beslut om att godmanskapet upphör har ej meddelats AA skriftligen.
Så snart jag erhållit Migrationsverkets beslut gällande huvudmännens ålder och beslut om uppehållstillstånd har jag lovat att återkomma till AA för att försöka hitta en lösning på hennes krav om ersättning.
Den 18 februari 2020 skickade CC in en ”slutlig remiss” till JO. Av skriften framkom följande:
Undertecknad har gått igenom samtliga erhållna dokument från JO gällande AA, beslutad god man för 2 ensamkommande barn (huvudmän); […]
Beträffande […], beslutade Migrationsverket att hans födelsetid är 2000-01-31 med personnummer […].
Beträffande […] beslutade Migrationsverket att hans födelsetid är 2000-03-28 med personnummer […].
Båda dessa beslut från Migrationsverket finns i respektive akt hos Habo kommun. Inget av Migrationsverkets beslut har överklagats vad gäller fastställande av deras ålder.
Lag 2005:429, 5 § (Sista meningen) ”När barnet fyller 18 år upphör godmanskapet utan särskilt beslut.” Akten innehåller ingen information om avsteg för arvodering på andra grunder än vad som anges i ovan lag. Sålunda har godmanskapet för […] automatiskt avslutats 2018-01-31 och god manskapet för […] automatiskt avslutats 2018-03-28.
Från personalavdelningens lönekontor i Habo kommun har genomgång av utbetalda ersättningar för godmanskapet gjorts. Den sista ersättningen har utbetalats 2018-04-27.
Det är vår bedömning att all ersättning blivit utbetald.
Den 4 mars 2020 begärde JO att få en kopia på de redovisningar som AA hade lämnat in till överförmyndaren den 10 juli 2018 i de två ärendena. Den 11 mars 2020 skickade överförmyndaren ett e-postmeddelande till JO. Där framgick bl.a. följande:
Med referens till gårdagens telefonsamtal och Er skrivelse i ärendet måste vi tyvärr konstatera att den åberopade redovisningen, av gode mannen uppgivet inlämningsdatum 2018-07-10, inte står att finna i någon av de två akterna som är aktuella i ärendet. Detta trots att de finns angivna i dagboksbladet. Orsaken till varför redovisningen ej finns har inte kunnat fastställas.
AA kommenterade överförmyndarens sista yttranden och förklarade att hon fortfarande inte hade fått något beslut från överförmyndaren beträffande hennes begäran om arvode samt att begäran kvarstod.
Min granskning omfattar hur Överförmyndaren i Habo kommun har hanterat frågan om upphörande av godmanskapet för barnen samt hur myndigheten handskats med AA:s begäran om arvode. I beslutet berör jag också frågor om dokumentation och överförmyndarens hantering av kontakterna med JO vid behandlingen av detta ärende.
Överförmyndarens felaktiga rättstillämpning av reglerna för hur ett godmanskap för ensamkommande barn upphör
Lagen (
2005:429
) om god man för ensamkommande barn innehåller bestämmelser om god man i vissa fall för den som är under 18 år och som är utländsk medborgare eller statslös (1 §). Syftet med lagen är att stärka skyddet för barn som av flyktingskäl eller andra skäl kommer ensamma till Sverige och söker uppehållstillstånd här, eller som av motsvarande skäl kommer till Sverige och blir ensamma under vistelsen här (se 
prop. 2004/05:136 s. 23
 f.).
Av förarbetena till lagen framgår att bestämmelsen inte är uttömmande och att det knappast är möjligt eller lämpligt att uttömmande reglera frågan om när ett godmanskap till ett ensamkommande barn ska upphöra (se 
a. prop. s. 38
).
Överförmyndaren får självmant ta upp en fråga om upphörande av godmanskap och om entledigande av en god man. Överförmyndaren ska ge barnet tillfälle att yttra sig om det kan ske och inte är obehövligt (7 §). Innan en god man entledigas ska han eller hon ges tillfälle att yttra sig (9 §). Överförmyndarens beslut får överklagas till tingsrätten (12 § jämförd med 
20 kap. 6 § FB
).
JO har tidigare (se bl.a. JO 2017/18 s. 547) uttalat att en överförmyndare som får information om att Migrationsverket gjort en åldersuppskrivning av ett ensamkommande barn inte utan vidare kan låta ett godmanskap upphöra. I stället måste överförmyndaren göra en självständig bedömning av åldern och av om godmanskapet ska upphöra. Naturligtvis ska Migrationsverkets åldersbedömning och underlaget för den beaktas vid överförmyndarens egen åldersbedömning (se 
prop. 2016/17:121 s. 13
 och t.ex. 
RH 2018:18
). Om överförmyndarens åldersbedömning mynnar ut i att huvudmannen är 18 år eller äldre kan det inte jämställas med att ”barnet fyller 18 år”. I dessa situationer upphör alltså inte godmanskapet per automatik och således utan särskilt beslut. I stället bör en sådan situation betraktas som att någon god man uppenbarligen inte längre behövs (1 § och 5 § första stycket 4 lagen [2005:429] om god man för ensamkommande barn). Då ska godmanskapet upphöra genom att överförmyndaren fattar ett särskilt beslut om det. Som tidigare sagts ska barnet och den gode mannen dessförinnan få tillfälle att yttra sig i ärendet. Ett beslut om entledigande ska motiveras och parterna ska också underrättas om beslutet samt om hur det kan överklagas (32–33 §§ FL).
Av utredningen framgår att Överförmyndaren i Habo kommun fått veta att Migrationsverket gjort en åldersuppskrivning av barnen, men att överförmyndaren varken har gjort en självständig bedömning av deras respektive ålder eller fattat något beslut om att godmanskapet ska upphöra. I stället har överförmyndaren utgått från att Migrationsverkets beslut per automatik innebär att godmanskapet upphör. Det är alltså en felaktig uppfattning av rättsläget.
Överförmyndarens hantering får närmast anses innebära att myndigheten utan att ha fattat ett eget beslut i saken formlöst låtit godmanskapet upphöra. Inte
Överförmyndarens bristande handläggning av AA:s begäran om arvode
En god man för ett ensamkommande barn har rätt till ett skäligt arvode för uppdraget och ersättning för de utgifter som har krävts för uppdragets fullgörande (se 12 § lagen [2005:429] om god man för ensamkommande barn, jämförd med 
12 kap. 16 § FB
). Det är överförmyndaren som prövar en framställning om arvode och ersättning samt fattar beslut. Det är också överförmyndaren som bestämmer hur ofta och för vilken tid som arvode ska betalas.
Vidare ska ett ärende handläggas så enkelt, snabbt och kostnadseffektivt som möjligt utan att rättssäkerheten eftersätts (se 
9 § FL
). Detta gäller också i överförmyndarens verksamhet.
Av utredningen framgår att AA redan den 10 juli 2018 lämnade in en begäran om arvode till överförmyndaren för sitt uppdrag som god man för de två barnen. Hon har därefter vid upprepade tillfällen påmint överförmyndaren om sin begäran. De dagboksblad som JO haft tillgång till tyder på att överförmyndaren tidigare hanterat och beslutat om arvode nära inpå hennes framställningar. Det har nu gått mer än två år sedan hon lämnade in sin begäran, men överförmyndaren har fortfarande inte fattat något beslut i saken. Att AA fått vänta på beslut så länge är naturligtvis helt oacceptabelt och självklart inte förenligt med kravet på skyndsam handläggning enligt 
9 § FL
.
Att överförmyndaren efter drygt två år ännu inte har fattat beslut i ärendena vittnar enligt min uppfattning om en nonchalant inställning till grundläggande förvaltningsrättsliga regler. Det inträffade tyder också på bristfälliga kunskaper om dessa regler. Överförmyndaren tycks inte heller ens i samband med uppgifterna i JO:s remisser och upplysningarna i de egna remissvaren insett det felaktiga i hanteringen av AA:s ansökningar om arvode.
Överförmyndarens hantering av handlingar och bristande dokumentation
En allmän handling ska enligt 
5 kap. 1 § första stycket offentlighets- och sekretesslagen (2009:400)
, OSL, som regel registreras så snart den har kommit in till eller upprättats hos en myndighet. JO har uttalat att en sådan registrering i normalfallet bör ske senast påföljande dag eller så snart det är praktiskt möjligt (se bl.a. JO 2007/08 s. 565, JO 2009/10 s. 462 och JO:s beslut den 29 januari 2016, dnr 
445-2015
). Av 
5 kap. 2 § OSL
 framgår vilka uppgifter om handlingen som ska anges i registret, det är bl.a. datum när handlingen kom in eller upprättades och diarienummer eller motsvarande beteckning.
Enligt 
27 § FL
 ska en myndighet som får uppgifter på något annat sätt än genom en handling snarast dokumentera dem, om de kan ha betydelse för ett
I 
17 § förmynderskapsförordningen (1995:379)
 finns närmare föreskrifter om bl.a. registrering. Följaktligen ska samtliga handlingar som lämnats in till överförmyndaren och som avser ett visst godmanskap bevaras och sammanföras till en akt. Detta gäller t.ex. förteckningar över egendom, års- och sluträkningar, redogörelser, uppgifter och ansökningar. Handlingar som hör till akten ska förvaras ordnade i tidsföljd eller på något annat lämpligt sätt.
Det är av flera anledningar viktigt att dokumentationen i ett ärende sker på ett korrekt och rättvisande sätt. Av rättssäkerhetsskäl ska alla uppgifter som behövs för bedömningen av ett ärende dokumenteras. Vidare måste den enskilde utifrån dokumentationen kunna följa handläggningen i sitt ärende. Handläggare ska därför anteckna t.ex. telefonkontakter och möten på dagboksbladet eller annan motsvarande handling, eller ange dem i en tjänsteanteckning som registreras. En sådan dokumentation underlättar också t.ex. för en ny handläggare att snabbt sätta sig in i ärendet. Innehållet i akten ska även vara så ordnat att en tillsynsmyndighet kan granska handläggningen av ärendet utifrån akten och den övriga dokumentationen som finns i ärendet. Dröjsmål med registrering och bristande dokumentation riskerar också att leda till problem när den enskilde, hans eller hennes anhöriga eller andra personer begär att få ta del av handlingarna i ärendet med stöd av reglerna om utlämnande av allmänna handlingar i 
2 kap.
15
–
16 §§
tryckfrihetsförordningen
, TF, 
32 kap. 4 § offentlighets- och sekretesslagen (2009:400)
, OSL, eller 
16 kap. 7 § FB
. Slutligen kan ofullständig dokumentation i förlängningen påverka möjligheten att driva den enskildes ärende.
Allmänna handlingar ska också bevaras och får inte förstöras, göras oläsliga eller utplånas utan ett gallringsbeslut. Detta framgår av bl.a. 
3
 och 
10 §§
arkivlagen (1990:782)
 samt Riksarkivets allmänna råd om bevarande och gallring av handling hos överförmyndare, RA-FS 2002:4 (se även t.ex. JO:s beslut den 3 maj 2017, dnr 
7857-2016
).
Av utredningen framgår att AA:s skriftliga begäran om arvode registrerades i de båda ärendenas dagboksblad. Överförmyndaren har emellertid nu uppgett att dessa handlingar inte längre går att finna, men har inte kunnat ge någon förklaring till detta. Jag har svårt att tolka situationen på annat sätt än att
Överförmyndarens dröjsmål med att svara och lämna in begärda handlingar till JO
Domstolar och förvaltningsmyndigheter samt anställda hos staten eller kommuner ska enligt 
13 kap. 6 § RF
 lämna de upplysningar och yttranden som JO begär. JO har också rätt att få tillgång till domstolars och förvaltningsmyndigheters protokoll och handlingar. Det innebär att någon sekretessprövning inte ska äga rum, vilket annars kan medföra viss handläggningstid. En tjänsteman som inte följer JO:s begäran eller utan skäl dröjer med att svara anses åsidosätta sin tjänsteplikt.
I detta ärende har Överförmyndaren i Habo kommun upprepade gånger misslyckats med att lämna begärda handlingar, upplysningar och yttranden till JO inom utsatta tidsfrister eller i sådan tid som rimligen kan förväntas. Varje gång JO har begärt in handlingar från myndigheten eller begärt att den ska yttra sig i ärendet har JO dessutom fått påminna ett flertal gånger. Överförmyndarens agerande har varit nonchalant och kan närmast liknas vid trots. Ohörsamheten eller oförmågan att leva upp till de grundlagsfästa kraven i 
13 kap. 6 § RF
 har starkt bidragit till att ärendet hos JO har dragit ut på tiden. Jag ser naturligtvis mycket allvarligt på bristerna i dessa avseenden.
Överförmyndaren får sammantaget allvarlig kritik
Jag har konstaterat att överförmyndaren har tillämpat reglerna för hur ett godmanskap för ensamkommande barn upphör på ett felaktigt sätt. Vidare har AA:s begäran om arvode under mer än två års tid inte prövats och dessutom förefaller det som om överförmyndaren har tappat bort hennes framställningar. Vidare har ordningen och dokumentationen i ärendena varit bristfällig. Slutligen har överförmyndaren inte förmått lämna upplysningar och information till JO på ett sådant sätt som bestämmelsen i 
13 kap. 6 § RF
 förutsätter. Sammantaget förtjänar överförmyndaren allvarlig kritik.
Jag utgår från att överförmyndaren sätter sig in i de centrala reglerna enligt framför allt FB och FL som gäller för verksamheten och ser över rutinerna vad gäller diarieföring och akthantering. Detta är av avgörande betydelse för att kunna fullgöra de skyldigheter som överförmyndaren har och för att förhindra att något liknande inträffar igen. Jag förutsätter att överförmyndaren nu omgående tar ställning till AA:s begäran om arvode och fattar beslut i saken.
Regeringen tillsatte den 18 juli 2019 en särskild utredare som ska se över reglerna om gode män och förvaltare. I den s.k. Ställföreträdarutredningens uppdrag ingår bl.a. att analysera reglerna om ställföreträdares arvoden och utlägg, om överförmyndarverksamheten ska vara organiserad i viss form (överförmyndarnämnd eller överförmyndare) och om de övriga krav som bör
Med anledning av mina iakttagelser och uttalanden i detta beslut finner jag skäl att skicka en kopia av det till Ställföreträdarutredningen för kännedom.
Mot bakgrund av det som kommit fram vid min granskning finner jag även anledning att skicka en kopia av detta beslut till Länsstyrelsen i Östergötlands län, som har tillsyn över Överförmyndaren i Habo kommun, för kännedom.
Ärendet avslutas.