Justitiekanslerns beslut
Justitiekanslerns beslut
Justitiekanslern riktar allvarlig kritik mot Centrala etikprövningsnämnden för att myndigheten har hanterat vissa ärenden i strid med myndighetens instruktion och för att dokumentationen i ärendena har varit bristfällig.
Justitiekanslern riktar också kritik mot Centrala etikprövningsnämnden för att myndigheten brustit i intern styrning och kontroll av nämndens löpande verksamhet. Kritiken avser därutöver att myndigheten har brustit i fråga om diarieföring och arkivering, att det under flera års tid har förekom­mit brister i samband med protokollföringen vid nämndens sammanträden och att myndigheten har saknat dokumenterade rutiner för bl.a. ärendenas handläggning.
att
att
att
Justitiekanslern gör vidare vissa uttalanden med anledning av att Centrala etikpröv­nings­nämnden inte har beslutat en arbetsordning sedan 2005 och har tillämpat en icke beslutad arbetsordning.
Ärendet
Ärendet
Bakgrund
Bakgrund
Centrala etikprövningsnämnden (CEPN) inrättades den 1 januari 2004 med uppgift att bl.a. pröva ansökningar om etikprövning av forskning som avser människor och att utöva tillsyn enligt lagen (2003:460) om etikprövning av forskning som avser människor (etikprövningslagen). CEPN prövar även bl.a. överklaganden av beslut från de regionala etik­prövningsnämnderna. Vid CEPN finns även en expertgrupp för oredlig­het i forskning.
CEPN består av en ordförande och sex övriga ledamöter. Ordföranden ska vara eller ha varit ordinarie domare. Av de övriga ledamöterna ska fyra ha veten­skaplig kompetens och två företräda allmänna intressen. Alla ledamö­ter och ersättare ut­ses av regeringen för en bestämd tid. Ordföranden utser en av leda­möterna till vetenskaplig sekreterare på bestämd tid. Den veten­skap­liga sekreteraren förbereder ärenden inför nämndens sammanträden och bistår med vetenskap­lig kompetens. Ärendena avgörs av nämnden efter före­drag­ning. Den vetenskapliga sekreteraren eller dennes ersättare är före­dragande i nämnden men även personal vid nämndens kansli kan vara före­dra­gande i nämnden.
Mot bakgrund av uppgifter i en artikel i Dagens Medicin angående CEPN:s verksamhet beslutade åklagare den 21 sep­tem­ber 2012 att inleda en förun­der­­sök­ning avseende misstanke om tjänstefel (AM-141556-12).
Justitiekanslern fick därefter in två anmälningar (dnr 7254-12-21 och dnr 7322-12-21) med klagomål mot CEPN:s verksamhet. Kopia av handlingar­na i ärendena skickades till åklagaren för kännedom och ärendena avsluta­des här med anmärkningen att de kunde komma att återupptas sedan den pågå­ende förundersökningen hade avslutats.Åklagaren beslutade den 14 december 2012 att lägga ned förundersök­ningen med motiveringen att det inte längre fanns anledning att fullfölja förun­der­sökningen. Av en till beslutet fogad bilaga framgår att förun­der­sök­ningen hade visat på flera anmärkningsvärda brister i CEPN:s verk­sam­het, bl.a. följande.
Protokoll från vissa möten saknas och andra protokoll, som är flera år gamla, har inte justerats. Diarieföringen och arkiveringen har i flera ärenden varit bristfällig. Rutiner inom CEPN för hur vissa ärenden ska hanteras har saknats. Anmälare förefaller i vissa fall inte ha underrättats om beslut som ska ha fattats i ärendet. Beslut som ska ha fattats under perioden 2006 – 2010 har slutdokumenterats i digital form först 2012.
Protokoll från vissa möten saknas och andra protokoll, som är flera år gamla, har inte justerats.
Diarieföringen och arkiveringen har i flera ärenden varit bristfällig.
Rutiner inom CEPN för hur vissa ärenden ska hanteras har saknats.
Anmälare förefaller i vissa fall inte ha underrättats om beslut som ska ha fattats i ärendet.
Beslut som ska ha fattats under perioden 2006 – 2010 har slutdokumenterats i digital form först 2012.
Enligt åklagaren var dock bristerna, mot bakgrund av vad som framkommit i utredningen, inte av den omfattningen att det kunde föranleda straffrättsligt ansvar för tjänstefel. Det fanns inte heller anledning att misstänka något annat brott.
Med anledning av vad som kommit fram genom förundersökningen beslu­tade Justitiekanslern att inom ramen för sin tillsynsverksamhet inleda ett initia­tiv­ärende gällande CEPN.
Utredningen
Utredningen
CEPN har i ett yttrande, som kom in till Justitiekanslern den 20 mars 2013, redogjort för de åtgärder nämnden hittills har vidtagit och framöver har för avsikt att vidta för att komma till rätta med de brister i verksamheten som åklagaren konstaterat inom ramen för den nedlagda förundersök­ningen. I yttrandet anförs bl.a. följande.
Åtgärder som myndigheten hittills har vidtagit för att komma till rätta med de brister i verksamheten som åklagaren har konstaterat inom ramen för den nu nedlagda förundersökningen
Åtgärder som myndigheten hittills har vidtagit för att komma till rätta med de brister i verksamheten som åklagaren har konstaterat inom ramen för den nu nedlagda förundersökningen
Sammanträdesprotokollen år 2004–2012
Sammanträdesprotokollen år 2004–2012
Nämndens kansli har utrett i vilken utsträckning det finns protokoll från nämndens sammanträden sedan starten år 2004. Resultatet framgår av [en till yttrandet bifogad] bilaga 1.
Följande förklaring bör lämnas. Det finns en arbetsordning för nämnden från år 2008 som ordföranden och kanslichefen uppenbarligen har tillämpat. Enligt 5 § i den arbets­ordningen justeras protokoll vid nämndens sammanträden av kanslichefen. Arbetsord­ningen skulle ha beslutats vid nämndens sammanträde den 18 februari 2008. Av proto­kollet vid det sammanträdet framgår emellertid att det inte fattades något sådant beslut. Enligt 5 § i den tidigare gällande arbetsordningen (från år 2005) justerades protokollen av den som tjänstgjort som ordförande vid sammanträdet.
Vid sitt sammanträde den 7 september 2012 fattade nämnden följande beslut. ”Enligt 5 § i nämndens arbetsordning ska kanslichefen justera protokoll från nämndens samman­träden. Tills vidare ska emellertid den ordningen tillämpas att dessa protokoll justeras av ordföranden.”
”Enligt 5 § i nämndens arbetsordning ska kanslichefen justera protokoll från nämndens samman­träden. Tills vidare ska emellertid den ordningen tillämpas att dessa protokoll justeras av ordföranden.”
Det kan tilläggas att besluten i ärenden om etikprövning sätts upp särskilt och att inget sådant beslut saknas.
Tillsynsärenden
Tillsynsärenden
Samtliga tillsynsärenden från år 2012 och tidigare har numera avslutats.
Vid sammanträdet den 7 september 2012 beslutade nämnden följande hantering av till­synsärenden: ”Om en anmälan till nämnden har gjorts i en tillsynsfråga och det visar sig att anmälan inte ger upphov till något tillsynsärende – t.ex. därför att frågan inte faller inom ramen för nämndens tillsynsområde – ska anmälaren alltid skriftligen underrättas om detta. Har det inte inom tre månader från det att anmälan kom in kunnat klarläggas om ett tillsynsärende ska inledas eller ej, ska frågan anmälas för nämnden vid dess nästkommande sammanträde.”
”Om en anmälan till nämnden har gjorts i en tillsynsfråga och det visar sig att anmälan inte ger upphov till något tillsynsärende – t.ex. därför att frågan inte faller inom ramen för nämndens tillsynsområde – ska anmälaren alltid skriftligen underrättas om detta. Har det inte inom tre månader från det att anmälan kom in kunnat klarläggas om ett tillsynsärende ska inledas eller ej, ska frågan anmälas för nämnden vid dess nästkommande sammanträde.”
Den 12 februari 2013 beslutade nämnden en rutin för handläggningen av vissa tillsynsärenden, se [en till yttrandet bifogad] bilaga 2.
Åtgärder myndigheten framöver har för avsikt att vidta för att komma till rätta med de brister i verksamheten som åklagaren har konstaterat inom ramen för den nu nedlagda förundersökningen
Åtgärder myndigheten framöver har för avsikt att vidta för att komma till rätta med de brister i verksamheten som åklagaren har konstaterat inom ramen för den nu nedlagda förundersökningen
En kanslirutin för handläggning av ärenden ska beslutas av nämnden.
Som regel diarieförs alla handlingar i ett nytt ärende när de inkommer och tillkomman­de handlingar diarieförs sedan löpande under ärendets handläggning. I systemet finns tre ärendetyper, A för allmänna ärenden, T för tillsynsärenden och Ö för Överklagan­den/överläm­nanden. En ytterligare kategori O för oredlighetsärenden bör införas i samma diarieföringssystem.
Myndigheten har inte någon beslutad arkivpolicy eller rutin för arkivering. Detta ska rättas till snarast möjligt. Kansliet har dock under det senaste året följt en sedan tidigare föreslagen rutin för arkivering och diarieföring, vilket innebär att det enbart är Black av gamla ärenden som behöver ordnas upp i efterhand.
Expertgruppen för oredlighet i forskning håller på att se över rutinen för handlägg­ningen av den typen av ärenden. Merparten av ledamöterna är nya sedan årsskiftet och endast ett sammanträde har hittills hållits. Kansliet bistår med information och material till detta arbete.
Att beslut dokumenteras i efterhand är inte rutin vid handläggningen utan det inträffade var en exceptionell företeelse. Beslut i respektive ärende upprättas i anslutning till besluts­sammanträdet.
Vetenskapsrådet håller för närvarande på att rekrytera en ny kanslichef för nämnden. De rutiner som upprättas för kansliets arbete är därför mer eller mindre provisoriska och kan komma att revideras när kanslichefen är på plats.
CEPN har, sedan Justitiekanslern begärt kompletterande upplysningar, den 9 september 2013 inkommit med ytterligare ett yttrande. Av yttrandet fram­går följande.Vetenskapsrådet har anställt en jurist att tjänstgöra som chef för nämndens kansli. Den nya kanslichefen […] som tillträdde den 19 augusti 2013 är nu i färd med att sätta sig in i kansliets verksamhet. Kansliets behov av resurser ska analyseras och en kanslirutin för handläggning av ärenden ska snarast utarbetas och beslutas av nämnden.
För närvarande består kansliet av – förutom kanslichefen – två jurister och en admini­stra­tör. I en arbetsordning daterad den 18 februari 2008, som inte formellt har fastställts av nämnden men som har tillämpats, framgår kansliets organisation. Arbetsordningen bifogas. Den underbe­manning som har rått har berott på sjukskrivningar och semestrar och bedöms ha varit tillfällig. Underbemanningen har inte inverkat på handläggningen av nämndens ärenden om etikprövning eller tillstånd. Det har också visat sig vara möj­ligt att svara på telefon och e-post till nämnden utan nämndvärd försening.
Arbetet med att utarbeta rutiner o.d. har legat nere i avvaktan på att den nya kansli­chefen skulle tillträda. Av naturliga skäl behöver hon nu viss tid för att sätta sig in i verk­sam­heten. Emellertid räknar nämnden med att det ska vara möjligt att under hösten besluta om en ny arbetsordning, en kanslirutin, en rutin för arkivering och en represen­ta­tions­­policy.En viss osäkerhet i planeringen föranleds av den översyn av nämndens organisation som Utbildningsdepartementet har föranstaltat om. Vid kontakt med Regeringskansliet, Utbildningsdepartementet, i oktober 2013 har Justitiekanslern fått beskedet att uppdraget att se över CEPN:s organisation har avslutats och att frågan nu hanteras vidare inom Rege­ringskansliet men att det inte finns någon rapport eller motsvarande som Justitiekanslern kan få ta del av. Någon tidplan för arbetet kunde inte läm­nas. Justitiekanslern har även tagit del av förundersökningsprotokollet och CEPN:s årsredovisning.
Den rättsliga regleringen
Den rättsliga regleringen
CEPN:s verksamhet regleras genom etikprövningslagen, förord­ningen (2003:615) om etikprövning av forskning som avser människor och förord­ningen (2007:1068) med instruktion för Centrala etikprövningsnämn­den.
Av 4 § myndighetsförordningen (2007:515) framgår att en myndighets led­ning bl.a. ska besluta en arbetsordning, i arbetsordningen besluta de närmare föreskrifter som behövs om myndighetens organisation, arbetsfördelningen mellan styrelse och myndighetschef, delegeringen av beslutanderätt inom myndigheten, handläggningen av ärenden och formerna i övrigt för verk­samheten samt säkerställa att det vid myndigheten finns en intern styrning och kontroll som fungerar på ett betryggande sätt.
Andra ärenden än de som avses i 4 § får i nämndmyndigheter av göras av den som ledningen bestämmer (5 § myndighetsförordningen). Enligt 13 § förordningen med instruktion för Centrala etikprövningsnämnden ska 5 § om delegering i myndighetsförordningen inte gälla för nämnden.
Ärenden ska avgöras efter föredragning. I arbetsordningen eller i särskilda beslut får myndigheten bestämma att ärenden som avgörs av någon annan person än myndighetens chef inte behöver föredras (20 § första och andra stycket myndighetsförordningen).
Enligt 21 § myndighetsförordningen ska det för varje beslut i ett ärende upprättas en handling som visar dagen för beslutet, beslutets innehåll, vem som har fattat beslutet, vem som har varit föredragande, och vem som har varit med vid den slutliga handläggningen utan att delta i avgörandet.
För nämndmyndigheter gäller vissa särskilda bestämmelser i myndighetsför­ord­ningen (se 14-18 §§). Av 17 § framgår att, om regeringen har bestämt att myndigheten ska ha ett kansli, ska detta ledas av en chef som ska följa de di­rek­tiv och riktlinjer som nämnden beslutar.
Justitiekanslerns bedömning
Inledning
Bakgrunden till att Justitiekanslern initierat en granskning av CEPN är i första hand att åklagaren, inom ramen för den nu nedlagda förundersök­ningen, konstaterade att det förelåg flera anmärkningsvärda brister i CEPN:s verksamhet. Granskningen här har, redan med utgångs­punkt i de uppgifter som CEPN redovisat i sina yttranden, i stora delar bekräftat att det hos myn­digheten funnits, och i viss mån fortfarande finns, brister i de avseenden som åklagaren tidigare konstaterat. Justitiekanslern har inte funnit anledning att inom ramen för detta tillsynsärende närmare granska CEPN:s handlägg­ning av enskilda ärenden. Justitiekanslerns tillsyn har i stället främst varit framåt­syftande och inriktad på huruvida CEPN har vidtagit alternativt planerar att vidta adekvata åtgärder för att komma till rätta med redan påtalade brister.
Diarieföring och arkivering
I 5 kap.1 och 2 §§offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), OSL, finns grundläggande bestämmelser om myndigheternas skyldighet att registrera allmänna handlingar samt om vad ett register ska innehålla. Bestämmelser­nas syfte är bl.a. att garantera allmänhetens rätt att få tillgång till allmänna handlingar. Även myndigheternas arkiv syftar bl.a. till att tillgodose rätten att ta del av allmänna handlingar (se 3 § arkivlagen [1990:782]). En hög kvalitet på diarieföringen och arkiveringen hos en myndighet är således ett viktigt led för att tillgodose offentlighetsprincipen. Självfallet är diarie­föringen också av stor betydelse för en myndighets kontroll över den egna ärende­handläggningen. Genom att fortlöpande kontrollera vilka ärenden som är öppna i diariet kan såväl ledningen som den enskilde handläggaren upp­märk­samma om något ärende inte har avslutats fastän så borde ha skett.
Av det sagda följer även det omvända; en bristfällig diarieföring kan inne­bära att offentlighetsprincipen motverkas eftersom allmänheten inte får känne­­dom om vilka handlingar som finns i ärendena och huruvida ärendena har avslutats eller inte. Samma effekt kan en bristfällig arkivering få, efter­som rätten att ta del av allmänna handlingar riskerar att begränsas om myn­dig­­hetens handlingar inte bevaras eller ordnas på ett tillfredsställande sätt.
Den beskrivning av nämndens rutiner för diarieföring som CEPN lämnat i sitt yttrande hit är mycket kortfattad, men ger vid handen att dessa får anses uppfylla gällande krav. Av yttrandet fram­går dock att CEPN ser möjligheter till förbättrade rutiner i vissa delar.
Även om nämndens rutiner för diarieföring i det stora hela överensstämmer med gällande krav visar det som kommit fram i ärendet att dessa rutiner inte alltid har följts. I de fall beslut har fattats vid ett tillfälle men dokumenterats först långt senare (se nedan under rubriken Dokumentation av beslut i efter­hand) är det uppenbart att diarieföringen inte korrekt återspeglat de aktuella ärendenas handläggning. Att diarieföringen i vissa ärenden har varit brist­fällig har även konstaterats av åklagaren.
Någon beslutad arkivpolicy eller rutin för arkivering finns såvitt framkom­mit inte hos CEPN. Detta har enligt CEPN:s yttrande fått till följd att arkive­ringen hos nämnden – i vart fall fram till år 2012 – inte i alla delar har varit tillfreds­ställande, vilket nämnden nu har för avsikt att åtgärda i efterhand.
De beskrivna bristerna vad gäller diarieföring och arkivering är givetvis inte godtagbara och CEPN bör kritiseras för detta. Det är ytterst angeläget att CEPN ser till att införa rutiner som säkerställer dels att diariet på ett till­för­litligt och löpande sätt visar ärende­nas handläggningsstatus, dels att arkive­ringen sker i enlighet med gällande regelverk. Jag konstaterar med tillfreds­ställelse att CEPN har påbörjat ett sådant arbete, men ser med viss oro på att arbetet tycks dra ut på tiden. Såvitt framgår av utred­ningen finns en ny kans­li­chef på plats sedan några månader tillbaka. Arbetet med att åtgärda de brister som kunnat konstateras bör rimligen ha högsta prioritet.
Protokollföring
Enligt uppgift från CEPN innehåller nämndens protokoll information om överklaganden/överlämnanden, anmälan om jäv, anmälan om förhinder att delta på sammanträde, information om särskilt yttrande, information och beslut i tillsynsärenden, beslut om remissvar, beslut om arbetsordning och övrig information om verksamheten från kansliet.
Av den sammanställning som bilagts nämndens yttrande framgår att proto­koll saknas helt i några fall, att protokoll i vissa fall inte alls har justerats, att protokoll i ett stort antal fall har justerats av person som inte varit behörig enligt gällande arbetsordning samt att protokoll i ett stort antal fall har juste­rats mycket lång tid efter att protokollet upprättades.
att
att
att
att
Dokumentationen av nämndens verksamhet har på grund av dessa brister varit ofullständig, men det har även förekommit brister i andra formella av­seenden. Av utredningen framgår att i vart fall de formella bristerna har före­­kommit mer eller mindre systematiskt under flera års tid. Att detta inte har uppmärksammats av nämndens ledning är anmärkningsvärt och vittnar om bristande intern styrning och kontroll av nämndens löpande verksamhet. Den förklaring som lämnats är att ordföranden och kanslichefen, i fråga om behörigheten att justera proto­kollen från nämndens sammanträden, har tilläm­pat en arbetsordning från år 2008. Denna arbetsordning har emellertid enligt nämndens egna uppgifter aldrig beslutats av nämnden. Det finns vis­ser­ligen inte några konkreta uppgifter i ut­red­­ning­en som visar att avsakna­den av dokumentation eller bristerna i övrigt har fått negativa konsekvenser i något enskilt ären­de. Även om så inte varit fallet innebär dock de brister som har konstaterats att nämnden brutit mot gällande bestämmelser och att kontrollen av nämndens verksamhet har försvårats. CEPN bör således även kritiseras för att det upprepat och, i vissa avseenden, under flera års tid före­kommit brister i samband med protokoll­föringen vid nämn­dens samman­träden.
Det är en förutsättning för effektiv styrning och kontroll att fördelningen av uppgifter och beslutanderätt inom en myndighet är helt klar (se SOU 2004:23, s. 148). Utgångspunkten är att sådana interna bestämmelser om organisation och arbetsfördelning inom en myndighet samlas i en arbets­ordning. Ett krav på att en arbetsordning ska beslutas gäller för alla myndig­heter – även för mindre myndigheter som CEPN. Det är inte reglerat hur ofta en myndighet ska se över och vid behov besluta en ny arbetsordning, men det säger sig självt att en sådan översyn bör ske regelbundet. Med hän­syn till de oklarheter som uppenbarligen har funnits hos CEPN i olika avse­enden, hade det sannolikt varit lämpligt att se över nämndens arbetsordning med tätare intervall än vad som har skett. Mot bakgrund av det som ovan beskrivits bör emellertid understrykas att, som framgår av 4 § myndighets­förord­ningen, en arbetsordning för att bli gällande måste beslutas av myndigheten.
Handläggningsrutiner
Som framgått av det tidigare anförda finns vissa bestämmelser i lag och för­ord­ning om hur ärenden vid CEPN ska handläggas. Dessa bestämmelser är dock, av förklarliga skäl, allmänt hållna. Det får därmed förutsättas att det för CEPN, liksom för de flesta andra myndigheter, har funnits ett behov av att utifrån allmänhetens berättigade krav och verksamhetens förutsättningar utforma rutiner för hur olika ärenden bör eller ska handläggas. Utöver den tidigare nämnda arbetsordningen har det, såvitt framkom­mit, inte funnits några doku­men­terade rutiner t.ex. vad gäller ärendenas handläggning. Också detta utgör skäl för kritik mot CEPN.
Det underlag jag haft tillgång till vid denna granskning ger inte svar på frågan om avsaknaden av fastlagda handläggningsrutiner kan ha påverkat nämndens handläggning av enskilda ärenden. Även om så inte varit fallet är det både för nämndens eget arbete och med ett utifrånperspektiv viktigt att nämnden ser över behovet av hand­lägg­ningsrutiner för olika ärendekate­go­rier och utformar lämpliga sådana.
Underrättelse om beslut till anmälare
Av den här tillgängliga utredningen framgår att anmälningar till CEPN inte sällan har sådant innehåll att de inte ger upphov till något tillsynsärende i egentlig mening. Frågan huruvida en anmälan faller inom ramen för CEPN:s tillsyn är dock något som kan ge upphov till gränsdrag­ningsfrågor och som, såvitt Justitiekanslern har uppfattat saken, inte alltid kan avgöras utan viss ytterligare utredning.
När en anmälan som har angetts avse en tillsynsfråga har getts in till CEPN så har nämnden, såvitt framgår av utredningen, som rutin att registrera den som ett tillsynsärende. Så sy­nes alltså ha skett oberoende av om anmälan de facto faller inom ramen för nämndens tillsyn. Detta sätt att hantera en anmä­lan föranleder inga synpunk­ter från min sida, utan förfaller tvärtom vara en adekvat initial åtgärd. Några enhetliga rutiner för den fortsatta hante­ringen i de fall där anmälan inte ger upphov till något egentligt tillsynsärende har dock inte funnits.
Ett ärende som har registrerats måste också avslutas. De ärendeförteck-ningar som CEPN årligen ger in till Justitiekanslern, enligt 29 § myndig-hetsförordningen, har inte visat att det hos nämnden skulle finnas icke avslutade ärenden. Däremot framgår det av utredningen i detta ärende att anmälare i många fall inte har blivit underrättade när nämnden avslutat ett ärende utan att vidta någon åtgärd inom ramen för sin tillsynsverk­samhet.
CEPN:s beslut i sådana ärenden torde inte innefatta myndighetsutövning. För­­valtningslagens (1986:223) krav på att part ska underrättas om innehållet i det beslut var­igenom myndigheten avgör ärendet (se 21 § första stycket förvaltnings­lagen) är alltså inte tillämpligt. Det utesluter dock inte att den enskilde, även då anmälan inte föranleder någon åtgärd från nämndens sida, kan ha ett rätt­mä­tigt krav på att få ett besked härom. Som ett utflöde av den allmänna ser­vice­­skyldighet som åvilar myndigheterna gentemot allmän­he­ten (se 4 § förvaltningslagen) får myndigheten i många fall också anses ha en skyldig­het att lämna ett sådant besked.
CEPN har numera, som ovan redovisats, fattat beslut om hanteringen av till­synsärenden. Enligt min mening förefaller den beslutade ordningen ända­måls­enlig och bör säkerställa både att anmälaren får erforderlig information och att ärendenas handläggningstider bevakas. Mot den bakgrunden föran­leder nämndens hantering av dessa ärenden inga ytterligare synpunkter från min sida utöver vad som framgår nedan i fråga om de ärenden där beslut har dokumenterats i efterhand.
Dokumentation av beslut i efterhand
Av utredningen i ärendet framgår att CEPN:s f.d. kanslichef under för­som­ma­ren 2012 vidtog åtgärder i ett antal ärenden som, enligt nämn­dens och kanslichefens egna uppgif­ter, hade avslutats redan tidigare. Det är svårt att förstå syftet med den f.d. kanslichefens åtgärder om ärendena redan hade avslutats. Å andra sidan ger utredningen inte stöd för slutsatsen att ären­dena inte hade avslutats tidigare. Jag anser mig får godta att kansliche­fens åtgär­der har syftat till att formalisera tidigare fattade beslut genom att i efterhand doku­men­tera dessa digitalt.
Det inträffade ger dock anledning till följande synpunkter. Åtgärder som en myndighet vidtar ska dokumenteras och detta bör ske löpande och i direkt anslutning till den aktuella händelsen. Så har uppenbarligen inte skett i de aktuella ärendena. Jag nöjer mig med att i denna del konstatera att den f.d. kanslichefens åtgärder, som utfördes i anslutning till att hennes anställning vid CEPN skulle avslutas, måste anses ha varit olämpliga även om de inte var direkt lagstridiga.
Delegering av beslutanderätt
Enligt vad som fram­kommit genom förundersökningen aktualiserades i vart fall i vissa av de nyss nämnda ärendena frågan om ärendet omfattades av nämn­dens tillsynsansvar. I dessa fall synes ärende­na ha avslutats genom bes­lut av f.d. kanslichefen utan att beslu­ten forma­liserats eller dokumen­terats på annat sätt än, enligt uppgift, genom en handskriven notering i akten. I flertalet ärenden har någon handskriven notering emellertid inte funnits bevarad i akten. Det kan inte uteslutas att ordföranden, genom kanslichefen och på det sätt som anges i den av ordföranden och kansli­chefen tillämpade arbetsordningen från 2008, har beslutat att de aktuella ärendena inte skulle föredras. Det framgår inte om kansli­chefen anmält resultatet av sina utredningsåtgärder vid nämndens samman­träden men CEPN:s yttrande hit och de uppgifter som lämnats inom ramen för förunder­sökningen måste tolkas som att så inte har skett. Med hänsyn till att arbets­ord­ningen aldrig beslutades av nämnden saknar detta dock egentlig bety­delse.
Jag konstaterar att hanteringen av dessa ärenden har stått i strid med CEPN:s instruktion och bestämmelserna i myndighetsförordningen. Enligt 13 § myndighetens instruktion ska 5 § myndighetsförordningen om delege­ring inte tillämpas på CEPN. Den såvitt kan bedömas felaktiga beslutsord­ningen tillsammans med den bristfälliga dokumen­tatio­nen av handlägg­ningen har all­varligt försvårat såväl den interna som den externa kontrollen av nämndens verk­samhet. Någon möjlighet att med ledning av innehållet i dia­riet eller i akterna följa ärendenas handläggning har inte funnits och be­rör­da anmälare har inte fått besked om CEPN:s ställnings­tagande. När bris­terna uppdagades ledde det till att åklagare fann skäl att inleda för­under­sök­ning på grund av misstanke om brott. Något som varit ägnat att skada all­män­­hetens förtroende för CEPN. CEPN förtjänar allvarlig kritik i denna del.
Avslutande och sammanfattande synpunkter
Justitiekanslerns övergripande intryck är att avsaknaden av en tydlig ledning samt bristen på styrdokument och otillräckliga direktiv och riktlinjer är den huvudsakliga förklaringen till de brister som ovan redovisats. Detta har när det gäller de anställda på nämndens kansli kommit att avspegla sig i det löpande arbetet. Nämndens verksamhet, däribland hand­läggningen av vissa ärendekategorier, har på grund härav kommit att bedrivas utan till­räcklig struktur och enhetlighet. Det är dock ytterst en ledningsfråga att uppmärk­samma och vidta adekvata åtgärder för att komma till rätta med sådana bris­ter i verksamheten.
Det är av största vikt att allmänheten kan känna förtroende för CEPN, sär­skilt med tanke på att nämnden är en etikmyndighet. För att upprätthålla ett sådant förtroende är det nödvändigt att CEPN vidtar fortsatta åtgärder i de avseenden jag har påpekat.
CEPN har i sitt yttrande hit gett uttryck för att nämnden har insett att det är nödvändigt att åtgärder vidtas för att förbättra rutiner och den interna kont­rollen. Denna insikt är tillfredställande. Eftersom de åtgärder som hit­tills vidtagits inte kan anses tillräckliga men då ytterligare åtgärder är planerade avser jag att följa upp för­änd­rings­arbetet vid CEPN, bl.a. vid granskningen av den ärendeförteck­ning som lämnas hit varje år.
Ärendet här avslutas med den kritik som ligger i det ovan anförda.