I en anmälan till JO framförde AA klagomål mot vårdcentralen Vinslöv inom Region Skåne. Klagomålen avsåg huvudsakligen det förhållandet att hon nekats att läsa vårdcentralens journaler avseende henne genom att använda vårdgivarens dataterminal. Hon uppgav bl.a. att hon hade bett förvaltningschefen BB om att få svaret på sin begäran formulerat på ett sådant sätt att hon skulle kunna överklaga det till kammarrätten. Till anmälan fogades kopia av en handling.
Inledningsvis inhämtade en föredragande hos JO upplysningar från kanslichefen CC vid Primärvården Skåne Nordost. Han uppgav i huvudsak följande.
AA har på begäran fått kopia av hela sin journal. Ingenting har ansetts omfattas av sekretess gentemot henne. Därefter har hon återkommit och önskat ta del av journalen på plats, dvs. att sitta vid en dator och själv läsa hela journalen på skärmen. Verksamhetschefen vid vårdcentralen har ansett att det av praktiska skäl inte går att tillmötesgå AA:s önskemål. Man har erbjudit henne att per telefon eller vid ett besök diskutera eventuella frågor rörande journalen.
Från Primärvården Skåne Nordost inhämtades fyra skrivelser.
I en skrivelse den 7 november 2006 från verksamhetschefen DD till AA anfördes följande.
Du har bett att få läsa Din journal direkt på skärmen i vår datorjournal. Du har tidigare fått utskrivet samtliga delar av Din journal på papper. Av praktiska skäl har vi inte möjlighet att hjälpa Dig att få läsa journalen direkt på skärmen. Saknar Du någonting av Dina journalhandlingar på papper så ordnar vi det.
I en till förvaltningschefen BB ställd skrivelse den 10 november 2006, rubricerad ”Överklagan av beslut”, anförde AA följande.
Jag har begärt att få komma till Vårdcentralen i Vinslöv och på plats få läsa min journal. Verksamhetschef DD har i brev meddelat att de av praktiska skäl inte har möjlighet att hjälpa mig att få läsa journalen direkt på skärmen.
Med anledning av verksamhetschef DD:s beslut att neka mig komma till Vårdcentralen för att på plats läsa min journal, överklagar jag detta beslut till dig. Emotser snabbt besked/beslut.
BB:s svarsskrivelse den 15 november 2006 löd enligt följande.
Du har i brev 2006-11-10 till mig överklagat ett beslut fattat av verksamhetschefen vid vårdcentralen i Vinslöv. Beslutet innebär att man av praktiska skäl inte anser sig ha möjligheter att hjälpa Dig med läsning av Din journal direkt vid datorskärmen. Detta beslut har jag ingen anledning att ifrågasätta eller att på något sätt överpröva. Skälen för detta är följande.
Primärvårdens datoriserade journalsystem, BIOSIS, medger till skillnad från slutenvårdens journalsystem, Melior, 
inte
 några ändringar i journaltexten sedan journalen väl är signerad. Enligt uppgift från DD till mig så är de kopior som Du har 
fått på Din primärvårdjournal tagna 
efter 
att journalen har blivit signerad. Du skall enligt uppgift till mig och även enligt det brev som Du har fått från DD dessutom ha 
fått ut kopior på 
hela 
din journal. Det finns således ingenting i journalen som Du inte har fått kopia på.
Är det däremot någonting i de kopior som Du har fått som du inte förstår innebörden av eller på annat sätt kan tyda, så har Du rätt att få detta förklarat av sjukvårdspersonal med tillträde till journalen. Detta görs då lämpligen genom en telefonkontakt eller genom att Du vid eventuellt kommande besök visar upp de kopior som Du vill ha förklarade.
I en ytterligare skrivelse från BB till AA daterad den 5 januari 2007 anfördes följande.
I brev till Dig 2006-11-15 har jag förklarat att jag som förvaltningschef inte har någon anledning att ompröva verksamhetschefen DD:s bedömning att det av praktiska skäl inte är möjligt att låta Dig läsa Din elektroniska primärvårdsjournal vid en dator på vårdcentralen.
Eftersom verksamhetschefen både för Dig och för mig har meddelat att Du på papperskopior har fått ut 
hela 
Din journal, så tillför en läsning av journalen via datorskärm heller inget mervärde för Dig. Däremot har Du, som jag också skrev i mitt förra brev, rätt att få innehållet i journalen förklarat om det finns uppgifter i den som Du inte förstår eller kan tyda.
Jag har således ingen anledning att idag göra någon annan bedömning i den här frågan än vad jag gjorde i mitt brev till Dig den 15 november 2006.
Anmälan remitterades till Regionstyrelsen i Region Skåne för utredning och yttrande över den formella hanteringen av AA:s framställning om att få ta del av sin journal på plats, vid en datorskärm. Som sitt remissvar ingav styrelsen ett av ordföranden EE och regiondirektören FF undertecknat yttrande i vilket anfördes följande.
Som framgår av remissen har JO i ärendet hört kanslichefen CC. Vidare finns skrivelser till patienten av verksamhetschef DD samt förvaltningschef BB. Vid kontakt med företrädare för verksamheten har härutöver ingen information av betydelse i ärendet framkommit.
Primärvårdens datoriserade journalsystem, BIOSIS, är ett vårdregister. Allmänheten har inte möjlighet att få direktåtkomst till systemet och sin egen journal via en datorskärm. Vid användande av BIOSIS krävs särskild kunskap om hur uppgifter hämtas ur systemet och tillgång till viss uppgift är dessutom ofta kopplat till krav på viss behörighet för användaren med angivande av koder. Därtill kan uppgifter inflyta
Inget annat har framkommit än att patienten fått samtliga begärda uppgifter och att sekretess inte har gjorts gällande för någon uppgift.
Till remissvaret hade fogats en skrivelse som upprättats av regionjuristen GG.
AA kommenterade remissvaret.
I ett beslut den 19 mars 2008 anförde 
JO André
 följande.
I 
2 kap.
tryckfrihetsförordningen
 (TF) finns grundläggande bestämmelser om allmänna handlingars offentlighet. Kapitlet reglerar även primärt frågan om utlämnande av allmän handling. Begreppet ”handling” innefattar bl.a. upptagning för automatisk databehandling, ADB-upptagning (
2 kap. 3 § TF
).
I 
2 kap. 12 § TF
 stadgas att allmän handling som får lämnas ut, dvs. som inte omfattas av sekretess, ska på begäran genast eller så snart det är möjligt på stället utan avgift tillhandahållas den som önskar ta del av handlingen.
Fråga om utlämnande av allmän handling prövas enligt 
2 kap. 14 § TF
 av den myndighet som förvarar handlingen. Av 
15 kap. 6 § andra stycket sekretesslagen (1980:100)
 framgår att om viss befattningshavare vid myndighet enligt arbetsordning eller särskilt beslut svarar för vården av handling, ankommer det på honom att i första hand pröva fråga om handlingens utlämnande till enskild. I tveksamma fall ska han hänskjuta frågan till myndigheten, om det kan ske utan omgång.
Om en framställning om att få ta del av en handling inte kan tillmötesgås fullt ut ska den som begär handlingen underrättas om detta. Han ska också underrättas om att han kan begära att frågan hänskjuts till myndigheten och att ett formligt beslut krävs för att ett avgörande ska kunna överklagas. Mot myndighetens avslagsbeslut får sökanden enligt 
15 kap. 7 § sekretesslagen
 föra talan hos kammarrätt. Av 
20
 och 
21 §§
förvaltningslagen (1986:223)
 följer att ett avslagsbeslut ska vara motiverat och försett med en anvisning om hur det kan överklagas.
I 
15 kap.
9
–
13 §§
sekretesslagen
 finns särskilda bestämmelser om upptagningar för automatisk databehandling.
Av 
15 kap. 9 § sekretesslagen
 framgår att myndighet som i sin verksamhet använder automatisk databehandling ska ordna denna med beaktande av den i 
tryckfrihetsförordningen
 stadgade rätten att ta del av allmänna handlingar. Enligt 10 § ska myndighet på begäran bereda enskild tillfälle att själv använda terminal eller annat tekniskt hjälpmedel som myndigheten förfogar över för att ta del av
upptagning för automatisk databehandling. Sådan skyldighet föreligger dock inte, om sökanden därigenom får tillgång till upptagning som inte anses som allmän handling hos myndigheten eller om hinder möter på grund av bestämmelse om sekretess, på grund av fara för förvanskning eller förstöring eller av hänsyn till arbetets behöriga gång. För det fall en myndighet avslår enskilds begäran om att själv få använda en terminal tillämpas vad som är föreskrivet om överklagande av beslut i 7 §.
AA begärde att få ta del av sin patientjournal genom att använda en dataterminal hos vårdgivaren. Av utredningen framgår inte när hon gjorde sin framställning första gången. Verksamhetschefen DD meddelade henne i en skrivelse den 7 november 2006 att detta inte var praktiskt genomförbart. AA vände sig därefter genom en skrivelse den 10 november 2006, rubricerad ”Överklagan av beslut”, till förvaltningschefen BB med sin begäran. Hon uppgav att hon ”överklagade” DD:s beslut och att hon emotsåg ett snabbt besked/beslut. I en svarsskrivelse den 15 november 2006 förklarade BB att han inte fann anledning att ompröva DD:s beslut och framhöll att AA hade fått kopior av hela sin journal. AA synes därefter, oklart när, ha kontaktat BB i saken igen. BB upprepade i skrivelse den 5 januari 2007 det besked han tidigare lämnat.
När det gäller den formella handläggningen av AA:s framställning vill jag anföra följande.
Inledningsvis ger det som har framkommit skäl att allmänt framhålla att en myndighet inte kan avslå en begäran från en enskild om att få ta del av allmänna handlingar med hänvisning till att allmänna handlingar redan har lämnats ut till den enskilde. Detta gäller även om det skulle vara samma handlingar som efterfrågas.
Jag har ovan redogjort för relevanta delar av regelsystemet rörande utlämnande av allmänna handlingar. Av redovisningen framgår att det i 
15 kap.
9
–
13 §§
sekretesslagen
 finns särskilda bestämmelser om upptagningar för automatisk databehandling. Enligt dessa bestämmelser är en myndighet, med vissa undantag, skyldig att på begäran bereda den enskilde tillfälle att själv ta del av allmänna handlingar genom att använda terminal eller annat tekniskt hjälpmedel som myndigheten förfogar över. Om myndigheten avslår en sådan begäran har den enskilde rätt att få ett formellt överklagbart beslut i ärendet.
Det anförda innebär följande.Verksamhetschefen DD fann att AA:s begäran om att få ta del av sin journal genom att använda en dataterminal hos vårdcentralen inte kunde bifallas. Han borde således ha informerat AA om möjligheten att hänskjuta frågan till myndighetens avgörande för att på så sätt få till stånd ett överklagbart beslut. Jag utgår härvid från att DD inte genom delegation hade behörighet att fatta beslut på myndighetens vägnar i utlämnandeärenden. Efter att DD hade förklarat att vårdcentralen inte kunde tillmötesgå hennes begäran vände sig AA till förvaltningschefen BB. Det har framkommit att AA i en skrivelse till BB anförde
Det kan alltså konstateras att AA:s begäran inte har hanterats på ett formellt korrekt sätt. Den bristfälliga hanteringen har fått till följd att AA inte har kunnat få saken prövad i domstol, vilket är oacceptabelt. Det är anmärkningsvärt att landstinget inte ens efter JO:s remiss har kommit till insikt om att ett formellt överklagbart beslut skulle ha meddelats. Jag förutsätter att landstinget vidtar erforderliga åtgärder för att säkerställa att framställningar av aktuellt slag i fortsättningen hanteras i enlighet med regelsystemet på området.
Ärendet avslutas med den kritik som framgår av det anförda.