Vid inspektion av Kriminalvårdsmyndigheten Helsingborg, anstalten Helsingborg, den 12 maj 2004 uppmärksammades att beslut om avskildhetsplacering inte sparades vid myndigheten utan i stället följde med den intagne.
Dåvarande JO Clark beslutade att låta utreda kriminalvårdsmyndighetens rutiner rörande detta.
Kriminalvårdsmyndigheten Helsingborg anmodades att yttra sig över de rutiner som anges ovan. Kriminalvårdsmyndigheten anförde i remissvaret genom tf kriminalvårdschefen AA följande.
– – –
Beslut registreras i kriminalvårdens klientadministrativa dataprogram (KLAS), där det preciseras tidpunkt, datum, beslutsfattare, anledning till åtgärden samt eventuell läkarbedömning och uppföljning.
När ett beslut om avskildhetsplacering tidigare fattades vid anstalten Helsingborg delgavs i regel den intagne muntligen av kriminalvårdsinspektör eller dennes ställföreträdare. Med tanke på att avskildhetsplaceringar oftast har skett som en följd av kontroverser, såsom våld och hot mellan intagna eller riktat mot personal, har det inte alltid, på grund av våldsamt uppträde, funnits möjlighet att skriftligen kunna delge den berörde intagne.
Besluten har därför blivit bilagda akten som följer den intagne under verkställigheten och vid frigivningen arkiveras vid Kriminalvårdsstyrelsen. Beslutsunderlaget har således inte sparats på myndigheten.
Sedan JO-inspektionen genomfördes har rutinerna ändrats på följande sätt:
Som tidigare dokumenteras alla avskildhetsplaceringar i det klientadministrativa dataprogrammet och alla beslut delges den intagne. Om omständigheterna så medger får den intagne på beslutshandlingen underteckna att delgivning skett. Det noteras i övrigt på beslutet hur och när delgivning skett, t ex i sådana fall där den intagne vägrat skriva under eller på grund av våldsamt uppträde inte kunnat erbjudas att skriva under.
Sammanfattningsvis finns alltså numera alla i sammanhanget aktuella handlingar gällande de berörda intagna sparade och tillgängliga på anstalten.
I 
tryckfrihetsförordningen
 (TF) finns bestämmelser om bl.a. allmänna handlingars offentlighet. En handling är allmän om den förvaras hos myndighet och antingen kommit in dit eller upprättats där (
2 kap. 3 § TF
). En handling anses upprättad hos myndighet, när den har expedierats. En handling, som ej har expedierats, anses upprättad när det ärende den hör till har slutbehandlats (
2 kap. 7 § TF
). För att offentlighetens syften skall kunna tillgodoses förutsätts att allmänna handlingar bevaras hos myndigheter.
I Kriminalvårdsstyrelsens författningssamling finns föreskrifter om akthantering. I de vid tidpunkten för inspektionen gällande Kriminalvårdsstyrelsens föreskrifter om akthantering och journalföring (KVVFS 1995:3) angavs i 6 § följande. När personakten under pågående kriminalvård skickas till en annan kriminalvårdsmyndighet, skall endast handlingar som är aktuella för mottagande myndighet följa med.
I den nu gällande (fr.o.m. den 1 januari 2005) Kriminalvårdstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om journal (KVVFS 2004:17) framgår av det allmänna rådet till 4 § vilka journalhandlingar som medföljer klienten och vilka som skall förvaras på myndigheten. De handlingar som förvaras på myndigheten är journalhandlingar som är upprättade av en myndighet, som t.ex. beslut med anledning av misskötsamhet, beslut om övervakning, beslut som fattas av en övervakningsnämnd, Kriminalvårdsnämnden eller Kriminalvårdsstyrelsen.
Ett beslut i ett disciplinärende blir genom antingen beslutshandlingens expediering eller genom ärendets slutbehandling en hos myndigheten upprättad handling och därmed en allmän handling. En myndighet får inte göra sig av med en allmän handling som skall bevaras hos myndigheten.
I förevarande fall har rutinerna varit sådana att besluten om avskildhetsåtgärder har följt med den intagnes akt och således inte sparats och arkiverats hos myndigheten. Kriminalvårdsmyndigheten har uppgett i remissvaret att myndigheten har ändrat rutinerna så att beslut om avskildhetsplacering tillsammans med i ärendet aktuella handlingar numera sparas på anstalten. Någon ytterligare åtgärd från min sida är därför inte motiverad.