I en anmälan som inkom till JO den 31 oktober 2012 framförde AA klagomål mot Kinda kommun. Han uppgav huvudsakligen följande.
Den 29 oktober 2012 tillskrev han kommunens fastighetschef och bad om att få uppgift om försäljningspriset avseende en viss fastighet. Han begärde vidare att få ut vissa offentliga handlingar som han visste fanns tillgängliga i kommunhuset. Till svar fick han ett brev, vilket löd enligt följande.
Hej AA
Det är inte mina arbetsuppgifter. Jag har kollat med kansliet och de lämnar följande svar.
Enligt 
tryckfrihetsförordningen
 2:12 är det i första hand Lantmäteriet som ska lämna ut dessa handlingar.
Om Lantmäteriet kräver att du ska komma dit och hämta eller titta på handlingarna där kan vi bedöma din begäran på annat sätt.
Begärda handlingar kommer därför i nuläget inte att lämnas ut av Kinda kommun. Om du vill ha ärendet prövat kan du vända dig till myndigheten (kommunstyrelsen) med en skriftlig begäran att få handlingarna utlämnade.
Myndigheten kommer då att pröva din begäran.
AA ifrågasatte i sin anmälan om kommunen hade rätt att hänvisa honom till Lantmäteriet i Linköping när handlingarna fanns tillgängliga hos kommunen.
Efter anmodan inkom Kommunstyrelsen i Kinda kommun med yttrande. Av yttrandet framgick huvudsakligen följande (
bilagor här uteslutna; JO:s anm.)
.
Sökanden har varit i kontakt med Kinda kommun för att få ut handlingar och uppgifter angående en förestående fastighetsaffär.
Sökanden var 2012-10-29 i kontakt med kommunens fastighetschef BB och begärde att få muntlig eller skriftlig information om när uppgift om försäljningspriset skulle bli offentlig handling.
Fastighetschefen skrev tre dagar senare ett e-postmeddelande till sökanden där han klargör handläggningen av ärendet. Han informerar i samma meddelande att det
Sökanden begär 2012-10-29, hos en assistent på gatukontoret, ut uppgifter angående taxeringsvärde, tomtstorlek och tomtvärde för 8 fastigheter.
Hon rådgör med kommunsekreteraren hur hon ska hantera ärendet. Kommunsekreteraren föreslår att begäran avslås med hänvisning till att handlingarna kan utfås hos Lantmäteriet. Kommunsekreteraren grundar sin rekommendation på TF 2:12 2 st.
I skrivelsen informerar assistenten om att kommunen kan göra en ny bedömning av begäran att utfå handlingar om det visar sig att sökanden drabbas av beaktansvärd olägenhet för att få ut handlingarna från Lantmäteriet. Skrivelsen avslutas också, helt enligt regelverket, med en anvisning om hur sökanden ska få sin begäran prövad av myndigheten, om han inte är nöjd med beslutet att inte lämna ut handlingarna.
Någon besvärsskrivelse har ännu inte (2012-11-20) inkommit till kommunstyrelsen. Däremot gjorde sökanden 2012-10-31 en anmälan till JO. En kopia av anmälan skickades till Kinda kommun.
Kommunsekreteraren uppfattar av den skrivelsen att sökanden möjligen inte har uppfattat besvärshänvisningen i tidigare skrivelse och gör därför ett förtydligande i en ny skrivelse.
Någon besvärsskrivelse har inte inkommit till myndigheten, trots kommunsekreterarens förtydligande.
Däremot har sökanden 2012-11-08 skickat en skrivelse till Lantmäteriet där han begär att de ska tillåta Kinda kommun att lämna ut begärda handlingar. Även där verkar ett missförstånd ha uppstått, eftersom det inte i någon av de skrivelser som sänts till sökanden från Kinda kommun har framgått att det skulle bero på att vi inte har tillstånd att lämna ut handlingarna.
Myndighetens bedömning
Kommunstyrelsen i Kinda kommun anser, med hänvisning till ovanstående beskrivning att ärendet har handlagts formellt rätt efter de regler som gäller för utlämnande av allmän handling.
Personalen har också försökt hjälpa sökanden genom förtydliganden och förklaringar. Trots detta har inte någon besvärsskrivelse inkommit och ärendet har därför inte kunnat prövas av myndigheten.
Kommer sökanden in med en besvärsskrivelse där han pekar på att Lantmäteriet bara lämnar ut handlingarna på stället (180 kilometers resa tur och retur) så kommer Kinda kommun att anse detta vara en beaktansvärd olägenhet och lämna ut begärda handlingar.
Kompletterande uppgifter inhämtades från kommunsekreteraren som upplyste om följande. De handlingar som AA begärde att få ta del av hade kommunen tillgång till via fastighetsregistret. Handlingarna hade i och för sig kunnat skrivas ut och skickas till honom. Eftersom det var ett omfattande material gjordes emellertid bedömningen att Lantmäteriet i Linköping på ett snabbare och mer effektivt sätt skulle kunna hantera AA:s begäran, varför han hänvisades dit.
AA inkom med kompletterande uppgifter och upplyste bl.a. om att de begärda handlingarna nu hade skickats till honom från Lantmäteriet i Linköping.
Grundläggande regler om allmänna handlingars offentlighet finns i 
2 kap.
tryckfrihetsförordningen
, TF. Enligt dessa bestämmelser har var och en rätt att ta
del av en handling som förvaras hos en myndighet om den är inkommen till myndigheten eller upprättad där, förutsatt att den inte omfattas av sekretess.
Med handling avses inte bara konventionella handlingar utan också upptagningar som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas med tekniskt hjälpmedel. En handling i den formen anses förvarad hos en myndighet om den är tillgänglig för myndigheten med teknik som myndigheten själv använder. En sammanställning av uppgifter ur en upptagning för automatiserad behandling – en s.k. potentiell handling – anses förvarad hos myndigheten endast om denna kan ta fram den med rutinbetonade åtgärder.
En allmän handling som får lämnas ut ska tillhandahållas genast eller så snart det är möjligt. Det ska ske på stället och utan avgift. (
2 kap. 12 § TF
.) Den som så begär har också rätt att mot avgift få en kopia av handlingen. En sådan begäran ska behandlas skyndsamt. (
2 kap. 13 § TF
.)
En myndighet är inte skyldig att tillhandahålla en handling på stället, om betydande hinder möter. Sådan skyldighet föreligger inte heller i fråga om upptagningar om sökanden utan beaktansvärd olägenhet kan ta del av upptagningen hos närbelägen myndighet. (Se 
2 kap. 12 § andra stycket TF
.) Reglerna kan endast åberopas när handlingen begärs utlämnad på stället och gäller således inte framställningar med stöd av 
2 kap. 13 § TF
 avseende avskrifter eller kopior av allmänna handlingar (se bl.a. Martinez, Offentlighetsprincipen, 7 uppl., s. 137 ff.).
Av 
6 kap. 3 § offentlighets- och sekretesslagen
, OSL, framgår att fråga om utlämnande av en handling i normalfallet i första hand prövas av den befattningshavare vid en myndighet som enligt särskilt bemyndigande har ansvar för vården av handlingen. Anses handlingen inte kunna lämnas ut, ska den enskilde emellertid informeras om möjligheten att begära myndighetens prövning och att det krävs ett skriftligt beslut av myndigheten för att beslutet ska kunna överklagas. Myndighetens beslut får enligt 6 kap. 7 och 8 §§ OSL överklagas hos kammarrätt.
Kommunstyrelsen har som enda invändning mot att tillmötesgå AA:s begäran angett att det enligt 
2 kap. 12 § andra stycket TF
 i första hand ankommer på Lantmäteriet i Linköping att lämna ut handlingarna. Denna inställning framstår som ohållbar. Den ifrågavarande bestämmelsen är, som framgått ovan, endast tillämplig när någon önskar ta del av en handling på stället och inte när någon begär att få en kopia av en handling. I den mån AA:s framställning avsåg en begäran om kopior av vissa handlingar – och så ligger det närmast till hand att förstå hans initiativ – saknades sålunda laglig grund för att avslå framställningen med hänvisning till möjligheten att vända sig till annan myndighet.
Skulle AA i stället ha yrkat att få ta del av handlingarna på stället har kommunen, under förutsättning att handlingarna utgjorts av upptagningar, i och för sig haft möjlighet att hänvisa honom till en annan myndighet enligt 2 kap. 12 andra stycket
TF. Sökanden ska dock kunna ta del av upptagningen utan beaktansvärd olägenhet och myndigheten ska vara ”närbelägen”. Att hänvisa någon till en myndighet som ligger 9 mil bort kan inte rimligen falla under paragrafens tillämpningsområde.
Jag ställer mig kritisk till hanteringen av den aktuella utämnandefrågan inom kommunen.