I en anmälan till JO, den 7 november 2007, förde AA, genom ombudet jur. kand. BB, fram klagomål mot Lantmäterimyndigheten i Södermanlands län (nuvarande Lantmäteriet) och en tjänsteman där. Klagomålen gällde handläggningen av ett förrättningsärende. AA anförde huvudsakligen följande.
Till förmån för AA:s fastighet T 2:5 gäller ett i fastighetsregistret inskrivet vägservitut som belastar fastigheten T 2:9. Ägarna till T 2:9 har hos lantmäterimyndigheten ansökt om förrättning för ändring av vägservitutet. Ansökan kom in till myndigheten den 12 september 2007. Först genom ett telefonsamtal från förrättningslantmätaren CC fick AA kännedom om den pågående förrättningen. Vid samtalet framhöll CC att servitutets existens är en förhandlingsfråga. AA förklarade för CC att servitutet ”måste få vara där det är” och att hon kommer att gå vidare till tingsrätten om inte ”servitutet öppnas upp”, varvid CC hävdade att hon inte kan räkna med någon framgång med en domstolsprövning.
Den 11 oktober 2007 skrev BB till lantmäterimyndigheten och begärde att samtliga handlingar angående AA:s fastighet skulle skickas till honom. Dagen därpå ringde CC och meddelade att det inte finns några handlingar i ärendet. Den 17 oktober 2007 skrev BB på nytt till Lantmäterimyndigheten och påminde om bl.a. den serviceskyldighet som gäller för myndigheter och vad som gäller i fråga om utlämnande av allmänna handlingar. Med anledning av det brevet ringde CC till BB. Under samtalet argumenterade CC starkt i favör för AA:s motpart, förnekade rena sakförhållanden avseende fastigheterna och påstod att vägservitutet klyver AA:s fastighet i två lika stora delar. Vid telefonsamtalet åtog sig CC att skicka i vart fall ansökningshandlingarna i förrättningsärendet, men några handlingar hade vid tidpunkten för anmälan till JO inte gjorts tillgängliga.
CC har inte besvarat frågor, undanhållit information m.m. och försökt vilseleda AA. Det kan misstänkas att han medvetet obstruerat och försökt förhala handläggningen av ärendet till dess väderleksförhållandena är sådana att ”servitutet ej kan öppnas”. Det sätt på vilka telefonsamtalen förts och ärendet handlagts utgör
Lantmäterimyndigheten i Södermanlands län anmodades att yttra sig över AA:s anmälan. I remissvaret anförde lantmäterimyndigheten – överlantmätaren DD – följande (bilagorna B-D utelämnas här).
Bakgrund
Ansökan om lantmäteriförrättning avseende ändring av befintligt vägservitut, gällande till förmån för T 2:5 och belastande T 2:9, inkom till lantmäterimyndigheten 2007-09-12.
Myndighetens handläggningstid är, och har under de senaste åren varit, ca 10 månader i genomsnitt per förrättningslantmätare. Handläggningstiden varierar dock mellan olika förrättningslantmätare beroende på dels förrättningslantmätarens erfarenhet och kompetens, dels ärendetyp och dess komplexitet. Vanligen varierar handläggningstiden mellan 7 och 14 månader. Handläggningstider som vida överstiger nämnd tidsperiod förekommer också, men beror då av särskilda omständigheter i det enskilda fallet.
Förrättningslantmätaren, i aktuellt ärende, är en person med utpräglad vilja att underlätta för enskilda personer i deras kontakt med lantmäterimyndigheten. Förrättningslantmätaren är även synnerligen mån om att uttrycka sig lättbegripligt, allt i enlighet med 
förvaltningslagen
 § 7, vilken paragraf ombudet BB särskilt hänvisar till i sin inlaga.
I aktuellt ärende var det därför naturligt för förrättningslantmätaren att informera ägaren till T 2:5, muntligen per telefon, om ansökt åtgärd. Någon formell skyldighet att delge ansökan till sakägare som inte biträtt den, finns inte i ärenden där sammanträde avses hållas (FBL 4:15).
På begäran från ombudet BB skulle lantmäterimyndigheten självklart med vändande post ha tillställt ombudet de offentliga handlingar som upprättats i ärendet. Vid tidpunkten för begäran bestod dock dessa endast av ansökningshandlingen och anteckningar i dagboken. Någon godtagbar förklaring till varför begäran inte effektuerades omedelbart har förrättningslantmätaren inte.
Den 6 november 2007 tillkom ytterligare omständigheter som kom att fördröja utskicket av de begärda handlingarna. Då rökskadades lantmäterimyndighetens lokaler i Nyköping efter ett brandbombsattentat mot dels en nattklubb och dels en restaurang i samma byggnad som lantmäterimyndigheten. Först fredagen den 16:e november kunde myndighetens personal återgå till kontorslokalerna. Under denna period fick inte datorerna användas förrän de hade rökskadesanerats. Datorerna återkom kvällen den 15:e november. I en sådan situation är det mänskligt att inte i första hand fundera över oexpedierade offentliga handlingar.
Ombudet BB tillställdes begärda handlingar, omedelbart efter påstötning, den 23 november.
Bemötanden
I inlagan till JO förekommer flera påståenden från ombudet om vad förrättningslantmätaren uttalat till AA. Här kan endast konstateras att ord står mot ord, se förrättningslantmätarens redogörelse bilaga A.
I JO-anmälan förekommer en del grava anklagelser som saknar grund, exempelvis påstås att förrättningslantmätaren ”undanhållit information samt försökt vilseleda AA vid handläggning av ärendet”.
BB antyder också att förrättningslantmätaren inte dokumenterat när fältbesöket gjordes. Av dagboken framgår att påståendet saknar grund, se bilaga C.
Ombudet har efter det att JO-anmälan kommit lantmäterimyndigheten tillhanda, dels skriftligen och dels muntligen visat sin okunnighet vad gäller förrättningsprocessen.
I skrivelse daterad 3 januari 2008, inkommen till myndigheten 2008-01-04, hävdar ombudet att ansökan skall avvisas pga. formellt hinder, vidare hävdar ombudet att ansökan om fastighetsregleringen inte uppfyller de allmänna lämplighetsvillkoren i 
3 kap FBL
 och att förrättningen därför skall inställas, se bilaga B.
Beträffande det första påståendet är detta direkt felaktigt. Utfartsservitutet är bildat vid en lantmäteriförrättning i samband med avstyckning. En prövning genom lantmäteriförrättning om servitutet kan flyttas får således ske.
Beträffande påståendet att åtgärden strider mot 
fastighetsbildningslagens
 allmänna lämplighetsvillkor, kan konstateras att uppfyllelsen av de allmänna lämplighetsvillkoren ingalunda kan avgöras på grundval av en formulering i ansökan utan prövas i det enskilda fallet i förrättningsprocessen.
Förrättningens nuvarande läge i förrättningsprocessen
I ärendet har endast inledande administrativa åtgärder vidtagits bortsett från den omständigheten att förrättningslantmätaren den 18 september i samband med annan lantmäteriförrättning passerar T 2:5 och 2:9 och då tar tillfället i akt att besiktiga platsen och att leta efter gränsmärken. Anteckning om fältbesöket framgår av dagboken, se bilaga C.
Ärendet är f n i sin linda. Förrättningslantmätaren kommer att kalla till sammanträde efter det att erforderliga utredningar gjorts.
Sammanfattning
Sammanfattningsvis kan lantmäterimyndigheten konstatera att denna JO-anmälan sannolikt orsakats av förrättningslantmätarens alltför stora välvilja att underlätta och göra myndighetsutövningen begriplig för sakägare, säkerligen rena kommunikationsproblem samt i viss mån okunnighet hos ombudet. Förrättningslantmätaren har å sin sida brustit i att expediera efterfrågade offentliga handlingar inom rimlig tid, men har muntligt på eget initiativ informerat AA om ansökan och förrättningens innebörd långt innan en formell kallelse till sammanträde är aktuell.
Förrättningslantmätaren CC:s redogörelse (bilaga A till remissvaret). Han yttrade följande.
Lantmäteriförrättning rörande T 2:5 och 2:9.
I början av september ringer EE till FF (förrättningslantmätare vid Lantmäteriets kontor i Nyköping, JO:s anm.) angående servitut på T 2:9. FF konstaterar att det finns ett lantmäteriservitut och att det krävs en lantmäteriförrättning för att flytta servitutet.
EE och GG ansöker då om att ändra vägservitutet till den sträckning vägen har i dag.
Vid delning av ärenden måndagen den 17 september erhåller jag förrättningen.
Den 18 september passerar jag Åby efter en lantmäteriförrättning. Stannar till och tittar på förhållandena och ser om det finns några gränsmarkeringar.
Något uttalande om tingsrätten gör jag inte, (vilket påstås av AA) eftersom jag inte har någon erfarenhet hur tingsrätten handlägger sådana här saker.
Den 19 oktober får jag telefonkontakt med BB och meddelar att vi fått in ansökan. Jag säger också att förutom en besiktning av platsen har jag inte gjort något i ärendet. Vi pratar om servitutet och hur förhållandena är på plats. Jag säger då att lantmäteriet kommer att kalla till ett sammanträde och att några beslut kommer inte att fattas innan sammanträdet.
Naturligtvis har jag inte förnekat att vägen ligger i en backe. Jag har ju varit på plats och vet att vägen stiger upp mot T 2:5. Naturligtvis har jag heller inte påstått att servitutet delar T 2:9 i två lika stora delar. Eftersom jag sett en hel del kartor under mina år i lantmäteriet är det inte så svårt att bedöma detta på kartan.
Lantmäteriet har haft en stor orderingång de sista åren och vi har haft svårt att hinna med allt så snabbt som markägarna önskar.
AA lämnade, genom ombudet BB, bl.a. följande kommentarer till remissvaret. Framställningarna den 11 och 17 oktober 2007 att ta del av handlingarna i förrättningsärendet avsåg även samtliga handlingar i 1937 års förrättningsärende genom vilket servitutet bildades.
Den som är part i ett ärende hos en myndighet har, med de begränsningar som följer av 
14 kap. 5 § sekretesslagen (1980:100)
, rätt att ta del av det som har tillförts ärendet, om detta avser myndighetsutövning mot någon enskild (
16 § förvaltningslagen
 [1986:223]). En enskild kan även grunda en framställning om att få ta del av handlingar på 
tryckfrihetsförordningens
 bestämmelser om rätten att ta del av allmänna handlingar.
Vilket regelsystem som ska tillämpas får avgöras utifrån den framställning som den enskilde har gjort. Genom en skrivelse den 11 oktober 2007 begärde BB som ombud för AA att få kopior av handlingar i ett ärende där hon var part. Framställningen skulle således handläggas i enlighet med 
förvaltningslagens
 regler om partsinsyn och myndigheters serviceskyldighet. Detta innebär emellertid inte att en framställning ska behandlas med mindre skyndsamhet än om den grundas på 
tryckfrihetsförordningens
 bestämmelser om rätten att ta del av allmänna handlingar (se t.ex. JO 2003/2004 s. 389). Trots en skriftlig påminnelse från BB gjordes handlingarna tillgängliga först den 23 november 2007. En så lång handläggningstid är inte acceptabel. Det förhållandet att parten muntligen har fått information om ärendet utgör inget godtagbart skäl för att låta handläggningen av en begäran att ta del av handlingar dra ut på tiden. Handläggningen kan därför inte undgå kritik.
Vad som i övrigt har tagits upp i anmälan ger inte anledning till något uttalande eller någon ytterligare åtgärd från JO:s sida.