Skriftliga rapporter som lämnats till polismyndigheten av ordningsvakter vid en restaurang har på grund av bestämmelsen i 2 kap. 8 § tryckfrihetsförordningen (TF) inte ansetts inkomna till myndigheten. Rapporterna har emellertid ansetts färdigställda senast vid den tidpunkt då de hos myndigheten satts in i pärm för förvaring och har på den grunden ansetts upprättade hos myndigheten enligt 2 kap. 7 § TF.
Hos polismyndigheten begärde Garcia att få ta del av de ordningsvaktsrapporter som hade tagits upp på vice polisområdeschefens "månadsmöte" den 30 september 1997.
Polismyndigheten i Kronobergs län (1997-10-28) avslog framställningen med följande motivering: De av polismyndigheten förordnade ordningsvakterna föredrar efter fullgjorda uppdrag vid nöjestillställningar, utskänkningsställen m.m. ordningsläget under arbetspasset. Föredragningen baserar sig på en uppteckning av gjorda iakttagelser, ingripanden, åtgärder m.m. under tjänstgöringen. Ibland lämnas rapporten på telefon till vakthavande befäl som nedtecknar uppgifterna på en rapportblankett. Jämlikt 2 kap. 9 § tryckfrihetsförordningen (TF) är sådana minnesanteckningar inte att anse som allmän handling och omfattas således inte av den grundlagstadgade rätten att ta del av skriftligt material hos myndigheten.
Garcia överklagade polismyndighetens beslut och anförde därvid följande. Hennes begäran avsåg de skriftliga ordningsvaktsrapporter, som togs upp på vice polisområdeschefens "månadsmöte" tisdagen den 30 september 1997, och inte vakthavande befäls minnesanteckningar, varför hon vidhöll sin begäran om att få tal del av ordningsvaktsrapporter i enlighet med vad hon begärt hos polismyndigheten.
Kammarrätten i Jönköping (1997-11-10, Nordling, Harper, referent, Burke) - som anmärkte att kammarrättens bedömning avsåg de skriftliga rapporter från ordningsvakter som begärts utlämnade - ändrade inte det överklagade beslutet.
Garcia överklagade och vidhöll sitt yrkande att de skriftliga ordningsvaktsrapporter som hon angett hos polismyndigheten skulle lämnas ut.
Prövningstillstånd meddelades.
Rikspolisstyrelsen anförde i ett av Regeringsrätten inhämtat yttrande bl.a. följande. När ordningsvakter som förordnades av Polismyndigheten i Kronobergs län hade fullgjort sina uppdrag underrättade de myndigheten om iakttagelser, ingripanden m.m. som gjorts under tjänstgöringen. Ordningsvakterna lämnade underrättelserna antingen skriftligen på en särskild blankett - s.k. ordningsvaktsrapport - eller per telefon till vakthavande befäl som  antecknade uppgifterna på en sådan blankett. Rapporterna diariefördes och arkiverades inte hos polismyndigheten men Rikspolisstyrelsen hade inhämtat att de samlades i pärmar för att sedan ligga till grund för polismyndighetens planering och att de efter två år förstördes. - Rikspolisstyrelsen delade inte polismyndighetens och - som kammarrättens dom fick tolkas - kammarrättens uppfattning att ordningsvakternas rapporter var att anse som sådana minnesanteckningar som avsågs i 2 kap. 9 § TF. Rapporterna, som innehöll beskrivningar av ordningsläget och händelser i ordningsvakternas verksamhetsområden, var inte avsedda för föredragning eller beredning av något ärende vid polismyndigheten. Rapporterna hade naturligtvis ett samband med polismyndighetens övergripande uppgift att förebygga brott och andra störningar av den allmänna ordningen och säkerheten, vilket dock inte kunde sägas vara ett ärende vid myndigheten. - Rikspolisstyrelsen gjorde för sin del bedömningen att en ordningsvakt fick anses ha en sådan anknytning till polismyndigheten att han i förhållande till den borde betraktas som ett organ av det osjälvständiga slag som avsågs i 2 kap. 8 § TF. Därvid beaktade styrelsen främst att ordningsvakten, som visserligen inte var anställd av polismyndigheten, förordnades av och hade en förhållandevis osjälvständig ställning i förhållande till polismyndigheten som han lydde under. Hänsyn borde också tas till att ordningsvakten enligt 7 § lagen (1980:578) om ordningsvakter och 4 § ordningsvaktsförordningen (1980:589) hade en betydande rapporteringsskyldighet till polismyndigheten. Handlingarna i ärendet tydde vidare på att Polismyndigheten i Kronobergs län dessutom - helt i riktlinje med modernt och framsynt polisarbete - hade ålagt där verkande ordningsvakter en längre gående rapporteringsplikt än vad som följde av de angivna bestämmelserna. Enligt styrelsens uppfattning saknade det för denna övergripande bedömning betydelse, om ordningsvakten var anställd i ett bevakningsbolag. - Om bestämmelserna i 2 kap. 8 § TF alltså var tillämpliga när det gällde relationen ordningsvakt/polismyndighet skulle en ordningsvaktsrapport som lämnades till polismyndigheten inte genom överlämnandet anses som inkommen till polismyndigheten. - Rikspolisstyrelsen gjorde däremot bedömningen att rapporten, som enligt styrelsen var en handling utan ärendeanknytning, torde få anses färdigställd när den tagits om hand av polismyndigheten för bevarande i pärm. - Sammanfattningsvis ansåg Rikspolisstyrelsen att de i målet efterfrågade ordningsvaktsrapporterna borde anses utgöra allmänna handlingar enligt 2 kap. 3 § första stycket och 7 § första stycket TF. Vid prövning av frågan om utlämnande av rapporterna kunde bestämmelserna om sekretess i 5 kap. 1 § och 9 kap. 17 §sekretesslagen (1980:100) komma att aktualiseras.
Regeringsrätten (1998-09-18, Kemp, Jones, Gardner, Carter, Parker) yttrade: Skälen för Regeringsrättens avgörande. De handlingar som Garcia önskar få utlämnade utgörs av rapporter från vissa ordningsvakter som under september 1997 tjänstgjorde vid en restaurang i Växjö. Rapporterna har skrivits på blanketter som tillhandahållits av polismyndigheten. De har lämnats in till myndigheten, hos vilken de förvaras i pärmar för att ligga till grund för myndighetens planering.
Målet gäller i första hand frågan om rapporterna utgör allmänna handlingar.
Enligt 2 kap. 3 § första stycket TF är en handling allmän om den förvaras hos myndighet och enligt 6 eller 7 § är att anse som inkommen till eller upprättad hos myndighet. Av 2 kap. 7 § första stycket TF framgår att en handling anses upprättad hos myndighet när den har expedierats. I samma lagrum föreskrivs vidare att en handling som inte expedierats anses upprättad när det ärende till vilket den hänför sig har slutbehandlats hos myndigheten eller, om handlingen inte hänför sig till visst ärende, när den har justerats av myndigheten eller på annat sätt färdigställts. Enligt 2 kap. 8 § TF gäller följande. Har organ som ingår i eller är knutet till ett verk eller liknande myndighetsorganisation överlämnat handling till annat organ inom samma myndighetsorganisation eller framställt handling för sådant överlämnande, skall handlingen ej anses som därigenom inkommen eller upprättad i annat fall än då organen uppträder som självständiga i förhållande till varandra.
I 2 kap. 9 § första stycket TF finns bestämmelser om minnesanteckningar hos myndigheter. Om en sådan anteckning inte har expedierats skall den inte heller efter den tidpunkt då den enligt 2 kap. 7 § är att anse som upprättad anses som allmän handling hos myndigheten, om den inte tas om hand för arkivering. Med minnesanteckning förstås promemoria och annan uppteckning eller upptagning som har kommit till endast för ärendes föredragning eller beredning, dock ej till den del den har tillfört ärendet sakuppgift.
I målet finns det anledning att till en början pröva frågan om överlämnandet av rapporterna från ordningsvakterna till polismyndigheten skall anses ha medfört att rapporterna är att anse som inkomna till polismyndigheten och på den grunden utgör allmänna handlingar. Avgörande för den frågan är vilken ställning ordningsvakterna har i  förhållande till polismyndigheten. Om de inte är knutna till myndigheten på det sätt som avses i inledningen av 2 kap. 8 § TF, skall rapporterna anses inkomna till myndigheten. Om däremot sådan anknytning föreligger, är rapporterna att betrakta som inkomna endast om polismyndigheten och ordningsvakterna trots anknytningen kan anses som självständiga i förhållande till varandra i lagrummets mening.
Enligt 1 § lagen om ordningsvakter får den som inte är anställd som polisman förordnas att som ordningsvakt medverka till att upprätthålla allmän ordning. En ordningsvakt får enligt 2 § 4 samma lag förordnas att tjänstgöra vid lokal eller utrymme där alkoholdrycker serveras till allmänheten med serveringstillstånd. Vidare framgår det av 5 § att en ordningsvakt förordnas av Rikspolisstyrelsen om tjänstgöringsområdet berör flera län, av länsstyrelsen om det berör flera polisdistrikt inom länet och i övriga fall av polismyndigheten. I förordnandet skall anges för vilken verksamhet och inom vilket område det gäller. En ordningsvakt lyder enligt 6 § under polismyndigheten i det distrikt där han tjänstgör. Han är skyldig att lyda en order som en polisman meddelar i tjänsten, om det inte är uppenbart att den inte angår tjänstgöringen som ordningsvakt eller att den strider mot lag eller annan författning. Ordningsvakten skall enligt 7 § hålla polismyndigheten underrättad om förhållanden som rör hans verksamhet och är av sådan art att de bör komma till myndighetens kännedom.
Med hänsyn till innehållet i denna reglering och med beaktande av vad Rikspolisstyrelsen i övrigt har anfört om förhållandet mellan ordningsvakterna och polismyndigheten ansluter sig Regeringsrätten till styrelsens uppfattning att ordningsvakterna är att anse som knutna till polismyndigheten på det sätt som avses i 2 kap. 8 § TF och att de inte är så självständiga i förhållande till polismyndigheten att de överlämnade rapporterna trots anknytningen kan betraktas som inkomna till myndigheten.
Frågan är härefter om rapporterna är att anse som upprättade i den mening som anges i 2 kap. 7 § TF. Eftersom rapporterna inte expedieras och eftersom de saknar ärendeanknytning och inte heller justeras av myndigheten skall de anses upprättade endast om de kan anses på annat sätt färdigställda av myndigheten. För att en handling skall anses färdigställd krävs inte något särskilt formellt förfarande från myndighetens sida (prop. 1975/76:160 s. 143). Som i det föregående berörts framgår det av utredningen i målet att de av ordningsvakterna undertecknade rapporterna överlämnas till polismyndigheten och där sätts in i pärmar för att tjäna som underlag för fortsatt planeringsarbete. Det får anses att de i målet efterfrågade rapporterna blivit färdigställda i det aktuella lagrummets mening senast vid den tidpunkt då de sattes in i pärmarna. Regeringsrätten delar således Rikspolisstyrelsens uppfattning att rapporterna skall anses upprättade enligt 2 kap. 7 § TF.
På grund härav och då rapporterna - av skäl som Rikspolisstyrelsen anfört i sitt yttrande - inte utgör sådana minnesanteckningar som avses i 2 kap. 9 § TF  är de att betrakta som allmänna handlingar.
En ytterligare förutsättning för att Garcia skall ha rätt att få ut rapporterna är att hinder mot utlämnande inte föreligger enligt bestämmelserna i sekretesslagen. Sekretessprövningen bör i första hand göras av polismyndigheten.
Regeringsrättens avgörande. Regeringsrätten upphäver kammarrättens dom och Polismyndighetens i Kronobergs län beslut och visar målet åter till polismyndigheten för ny behandling.