Provinciale overheidsopdrachten. Raamovereenkomst voor het inhuren van IT consultancy. Perceel 1 – IT operations en infrastructuur ondersteuning. Plaatsen van opdracht en selectieleidraad. Goedkeuring.

PROVINCIERAAD VAN ANTWERPEN Vergadering van 24 februari 2022 Verslag van de deputatie Bevoegd deputatielid: Mireille Colson Telefoon: 03 240 50 31 Agenda nr. 4/2 Provinciale overheidsopdrachten. Raamovereenkomst voor het inhuren van IT consultancy. Perceel 1 – IT operations en infrastructuur ondersteuning. Plaatsen van opdracht en selectieleidraad. Goedkeuring. Besluit goedgekeurd in de raad van 24 februari 2022 Bevoegdheid Gelet op artikel 43 §2 11° van het provinciedecreet. Juridische context Gelet op artikel 37 van de wet op overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 17 juni 2016. Feitelijke context en verantwoording Verantwoording/motivering In de zitting van 13 september 2018 (perceel 3: documentbeheer) en 25 oktober 2018 (perceel 1: algemene ICT consultancy en perceel 2: ICT security) heeft de deputatie de raamovereenkomsten voor ICT ondersteuning gegund. Deze opdrachten lopen respectievelijk in september en oktober 2022 ten einde. Het departement ICT wil de opdracht voor ICT consultancy terug in de markt zetten voor een periode van 48 maanden in de vorm van 5 percelen: - IT operations en infrastructuur ondersteuning (Perceel 1), - IT Security ondersteuning en IT forensics (Perceel 2), - Documentum ondersteuning (Perceel 3), - Sharepoint en O365 ondersteuning (Perceel 4), - CRM Dynamics ondersteuning (Perceel 5). Het departement ICT heeft gedurende de voorbije jaren een optimalisatie uitgevoerd tussen de verhouding interne en externe medewerkers binnen het departement. Voor de inhuring van externe medewerkers worden steeds de volgende principes gehanteerd: - De pieken in de behoefte aan werkkrachten op te vangen in strategische projecten (zowel bij infrastructuur als applicatieprojecten). - De continuïteit van de dienstverlening te garanderen bij gebrek aan interne medewerkers. - Kennis rond nieuwe technologieën of een nieuwe methodologie binnen te brengen of voor de opbouw van interne competenties. - In het kader van audits of ter ondersteuning van de verbetering van interne processen. Ten gevolge hiervan is de raming voor de percelen als volgt: - Perceel 1: IT operations en infrastructuur ondersteuning: 1.000.000 EUR incl. btw - Perceel 2: IT Security ondersteuning en IT forensics: 200.000 EUR incl. btw - Perceel 3: Documentum en java ondersteuning: 3.000.000 incl. btw - Perceel 4: Sharepoint en O365 ondersteuning: 1.500.000 incl. btw - Perceel 5: CRM Dynamics ondersteuning: 2.300.000 incl. btw. De ramingen zijn gebaseerd op de effectieve afname van externe consultancy door de verschillende diensten binnen DICT en de andere provinciale entiteiten. Overheidsopdracht: Het departement ICT heeft ervoor geopteerd om perceel 1 (IT operations en infrastructuur) in de markt te zetten via de niet-openbare procedure. Dit is een tweestaps-procedure waarin eerst de selectie wordt gevoerd en enkel de maximaal vijf geselecteerden het bestek ontvangen. Voor perceel 1 wordt aldus een selectieleidraad voorgelegd ter goedkeuring. De provincie Antwerpen heeft nood aan ondersteuning bij het beheer van onze ICT infrastructuur en operations. Meer specifiek voor het opzetten van nieuwe configuraties en systemen en voor het onderhouden en uitbreiden van bestaande configuraties en systemen. Daarnaast is er nood aan bijkomende tweede en derde lijn ondersteuning bij het zoeken naar oplossingen voor complexe problemen gerelateerd aan deze systemen en/of de toepassingen en services die worden aangeboden op deze systemen. Specifiek is het departement ICT voor deze opdracht op zoek naar profielen voor o.a.: - Het beheer van infrastructuur systemen on premise en in de cloud (cliënt werkplek gerelateerde systemen, server- en storage omgevingen, datacenter infrastructuur). - Het opzetten van nieuwe configuraties en systemen on premise en in de cloud. - Het uitbreiden en onderhouden van bestaande configuraties en systemen. - Het zoeken naar oplossingen voor complexe problemen (2de lijn en 3de lijn ondersteuning). - Ondersteuning bij het ter beschikking stellen en verzekeren continuïteit van de applicatieportefeuille (server en cliënt-toepassingen). Perceel 2, 3, 4 en 5 worden in de markt gezet via de openbare procedure. Dit is een eenstaps-procedure, waarin alle geïnteresseerden het bestek kunnen raadplegen en een offerte kunnen indienen. Het bestek voor al de percelen zal in de provincieraad van maart 2022 worden voorgelegd. De aanbestedende overheid selecteert voor perceel 1 maximum 5 kandidaten op basis van de selectiecriteria die zijn opgenomen in de selectieleidraad. Indien er meer dan 5 kandidaten zijn zal er een rangschikking gemaakt worden op basis van de volgende selectiecriteria: - Drie opdrachten die gedurende de afgelopen periode van maximaal drie jaar werden verricht, met vermelding van het bedrag, de datum en de publiek- of privaatrechtelijke instanties waarvoor zij bestemd waren alsook een beknopte beschrijving van de geleverde dienstverlening. Er wordt ook gekeken naar welke meerwaarde er werd geleverd bij de opdracht gevende organisatie. Hoe relevanter, hoe beter de referentie aansluit bij de beschrijving van de opdracht, hoe hoger gescoord zal worden in de puntenbeoordeling. - een omschrijving van het gedeelte van de opdracht dat de ondernemer eventueel door freelancers wil laten uitvoeren. Het gedeelte dat door freelancers wordt uitgevoerd, is beperkt tot 50% van de opdracht. Hoe meer uitgevoerd wordt door eigen werknemers, hoe beter gescoord bij de puntenbeoordeling. De geselecteerde kandidaten zullen uitgenodigd worden om een offerte in te dienen op basis van het bestek dat momenteel nog in opmaak is. Dit bestek zal aan de provincieraad van maart 2022 ter goedkeuring worden voorgelegd. Procedurele vormvereisten De opdracht wordt geraamd op 1.000.000 EUR incl. btw voor de rechtspersoon Provincie Antwerpen. De deputatie keurde dit verslag goed in zitting van 3 februari 2022. BESLUIT: Enig artikel : De provincieraad beslist een overheidsopdracht in de markt te plaatsen voor een raamovereenkomst voor het inhuren van IT consultancy, perceel 1 – IT operations en infrastructuur ondersteuning met een kostenraming van 1.000.000 EUR incl. btw voor een periode van 48 maanden. De provincieraad stelt als wijze van gunnen van de opdracht de niet- openbare procedure voor diensten vast voor het sluiten van raamovereenkomsten met meerdere deelnemers. De provincieraad keurt de selectieleidraad goed.


Duurzame ontwikkelingsdoelen (SDG's):
Vrede, Justitie en sterke publieke diensten.

Subdoelen:
Doeltreffende, verantwoordelijke en transparante instellingen ontwikkelen op alle niveaus.