Provinciale overheidsopdrachten. Diverse provinciale sites. Raamcontract Technisch Beheer 2024. Ontwerp. Goedkeuring.

PROVINCIERAAD VAN ANTWERPEN Vergadering van 27 april 2023 Verslag van de deputatie Bevoegd deputatielid: Jan De Haes Telefoon: 03 240 52 60 Agenda nr. 3/7 Provinciale overheidsopdrachten. Diverse provinciale sites. Raamcontract Technisch Beheer 2024. Ontwerp. Goedkeuring. Bevoegdheid Artikel 43.§2.11° van het provinciedecreet. Juridische context Het besluit van de provincieraad getroffen in vergadering van 16 februari 2023 houdende de instemming met de algemene principes van het ontwerp voor het raamcontract technisch beheer 2024 ten behoeve van diverse provinciale sites, opgemaakt door het team Gebouwbeheer van de dienst Facilities & Maintenance van het departement Logistiek, de goedkeuring van de selectieleidraad ervan, en de vaststelling als wijze van gunnen van dit raamcontract de mededingingsprocedure met onderhandeling. Feitelijke context en verantwoording In punt 3 feitelijke context en verantwoording voorafgaand aan genoemd besluit van de provincieraad was het volgende aangegeven: “… De selectieleidraad is klaar en wordt thans aan uw vergadering ter goedkeuring voorgelegd. Het eigenlijke bestek daarentegen bevindt zich in fase van opmaak en is nog niet voltooid. Het is de bedoeling dat bestek aan uw vergadering zo spoedig mogelijk ter goedkeuring voor te leggen. Deze gescheiden rapportering is ingegeven in functie van de zorg om - bij goedkeuring van uw vergadering van het volledige ontwerp - het raamcontract te kunnen laten starten op 1 januari 2024 zodat de continuïteit verzekerd is tussen het aflopen van het huidige contract en de aanvang van het nieuwe. Zoals reeds aangehaald bij punt 2 Juridische context is het de bedoeling de raamovereenkomst in de markt te zetten via een mededingingsprocedure met onderhandeling . Dit betekent een procedure met twee fases, eerst op grond van de selectieleidraad de selectie van de kandidaten (selectiefase), vervolgens de gunningsfase, m.a.w. de beoordeling en keuze van de op grond van het eigenlijke bestek ingediende offertes van de geselecteerde kandidaten al dan niet na onderhandelingen. Bij gescheiden rapportering kan simultaan de selectiefase worden aangevat en de voltooiing van het eigenlijke bestek en rapportering erover aan uw raad. Dit zou in tijd afdoende marge moeten bieden voor zowel (eventuele) verschillende onderhandelingsrondes als de eerbiediging van de beoogde startdatum van de raamovereenkomst…”. Thans is bedoeld bestek – ook opgemaakt door het team Gebouwbeheer van de dienst Facilities & Maintenance van het departement Logistiek - voltooid en wordt dit samen met de bijbehorende stukken (vormen samen het ontwerp) aan uw raad ter goedkeuring voorgelegd. Ter herinnering (zie tevens punt 3 – feitelijke context en verantwoording - bij de toelichting aan uw raad met betrekking tot uw besluit van 16 februari 2023) vooreerst het voorwerp en de scope van voorliggende raamovereenkomst. Het raamcontract heeft betrekking op diverse provinciale technische installaties, hetzij meer bepaald cv-ketels, koelinstallaties, warmtepompen, luchtgroepen, extractoren, pompen, collectoren, gebouwenbeheersystemen, geothermische installaties, hoogspanningscabines, laagspanningsborden, securitysystemen, PV-installaties, videofonie, liften, automatische deuren en poorten, rookkoepels, sprinklerinstallaties, valbeveiligingsinstallaties, blusmiddelen en brandstoftanks (geen exhaustieve opsomming). De scope van de opdracht omvat inzake genoemde installaties: - het correctief onderhoud (oplossen van storingen en defecten); - het preventief onderhoud; - wettelijke taken/ keuring; - vervolgacties; - aanpassingswerken; - projecten: afhankelijk van de grootte (boven de 30.000,00 EUR) en complexiteit van een bepaalde opdracht of de wijze van financiering (investeringsgelden i.p.v. exploitatiebudget) zal door TGB geopteerd worden om dit af te handelen als een project. Projecten dienen m.a.w. te worden gezien als opdrachten die de dagdagelijkse werking van het raamcontract overstijgen. - beheertaken (overhead): - bijdrage leveren aan het documentbeheer; - overleg en plaatsbezoeken; - organisatie wachtdienst; - up-to-date houden van softwaresysteem provincie (planning, offertes, info, uitvoering). Voorliggend ontwerp omvat naast het bestek, het offerteformulier, de inventaris - die bestaat uit verschillende tabbladen zoals een invulformulier voor opgave van de eenheidsprijzen per item en type onderhoud, de technische inventaris die bij invulling van de eenheidsprijzen van het vorige tabblad de totale vaste kost X1 genereert (zie verder), een invulblad voor de tarieven X2, X3, X4 en X5 (zie verder), de te beantwoorden vragen in functie van het gunningscriterium kwaliteit (Y) - een adressenlijst, de bestaande onderhoudsplanning, een lijst met opgave van de coördinaten van de medewerkers van TGB en de sites en gebouwen waarvoor zij instaan, de meldingenlijst 2022 (begrijp behalve wat de huidige onderhoudsplanning betreft, de uitgevoerde opdrachten onder huidig raamcontract in bedoeld referentiejaar) en ten slotte een voorbeeldlijst met data voor de SLA. Uw vergadering wordt er attent opgemaakt dat sommige bijlagen (inzonderheid deze met betrekking tot installaties, gebouwen en personen) bij publicatie enigszins qua inhoud zouden kunnen verschillen met de bijgevoegde exemplaren. Deze documenten bevatten immers data die onderhevig zijn aan updates. Het is uiteraard de bedoeling de inschrijvers de meeste recente versies aan te reiken. Aan de algemene principes en de gunningswijze zoals vastgesteld door uw raad in vergadering van 16 februari 2023 (zie punt 2 Juridische context) zijn naderhand geen wezenlijke wijzigingen aangebracht. Het is de bedoeling met het oog op de kwalitatieve selectie over te gaan tot publicatie van de selectieleidraad einde maart van dit jaar. Er is tot op heden nog niet overgegaan tot publicatie ervan omdat in de periode van medio februari tot medio maart de opmaak van onderhavig bestek nog niet in een finale fase was en de aanbestedende dienst de betrachting heeft om de tweetrapsprocedure (inherent aan een mededingingsprocedure met onderhandeling) te laten plaatsvinden met een enigszins continu verloop. Na selectie van de weerhouden kandidaat-inschrijvers in het raam van de kwalitatieve selectie kan - bij goedkeuring door uw raad van onderhavig ontwerp - worden overgegaan tot de gunningsfase waarbij eerstgenoemden worden uitgenodigd tot het indienen van een offerte op grond van het voorgelegde bestek met bijlagen. Met betrekking tot de beoordeling van de offertes is voorzien dat de voordeligste offerte wordt gekozen op basis van volgende gunningscriteria: Prijs 60 % Kwaliteit 40 % Elke regelmatige offerte zal worden gequoteerd aan de hand van punten. Het maximum te behalen punten bedraagt 200. De inschrijver met het hoogst behaald aantal punten heeft de voordeligste offerte ingediend. Voor het criterium prijs dient de inschrijver een aantal tarieven op te geven: Vaste kost X1 70 punten Uurtarief X2 17 punten Voorrijkosten X3 6 punten Materiaal/materieelkost X4 10 punten Kosten onderaannemers X5 17 punten Voormelde vaste kost dekt de loonkosten, transportkosten, overheadkosten alsook klein materiaal bij de uitvoering van wettelijke taken en preventief onderhoud, correctief onderhoud en de hieraan gerelateerde vervolgopdrachten. In functie van transparantie en met het oog op een steekhoudende budgettering is er de betrachting, weliswaar in de mate van het mogelijke, het technisch beheer te koppelen aan een forfaitaire kost. Bij genoemde onderhoudstypes wordt nog enkel de mogelijke aanwending van materialen (maar geen klein materiaal) en bijzonder materieel afzonderlijk in rekening gebracht (volgens het opgegeven tarief bij kostenbestanddeel X4). Ook voor aanpassingen of uitbreidingen aan installaties, projecten en opdrachten voor niet-geïnventariseerde installaties geldt de vaste kost X1 niet. Deze onderhoudskosten worden afgerekend aan de tarieven X2, X3 en indien van toepassing X4 en X5. Met betrekking tot het criterium kwaliteit dient de inschrijver een aantal vragen te beantwoorden en een case uit te werken. Zo dient hij in eerste instantie zichzelf voor te stellen (zijn organisatie, over welke profielen beschikt hij, zijn leveranciers, zijn materieel,…) en samengevat een plan van aanpak met inbegrip van een opstartplan aan te reiken hoe hij meent een succesvolle uitvoering - zowel met betrekking tot inhoud als qua timing en communicatie - van de diverse onderhoudsprocessen (correctief onderhoud, wettelijke taken, preventief onderhoud, …) te kunnen waarborgen. De beherende provinciale dienst heeft de ambitie om een optimum te bereiken tussen het preventief en correctief onderhoud door een meer efficiënte preventieve aanpak van het onderhoud. Hierbij is een kritische afweging nodig van de kosten voor preventief onderhoud en wettelijke taken versus levensduur, vervangkost, energieverbruik, wettelijke conformiteit en ongeplande onbeschikbaarheid bij uitval. Een verdere optimalisatie van het huidige preventieve onderhoudsplan is dan aangewezen, zodat de vooropgestelde doelstelling maximaal bereikt kan worden. In dit verband wordt er ook gepeild naar ervaringen en expertise van de inschrijver dienaangaande. De inschrijver is gerechtigd om zelf concrete verbeteringsvoorstellen bij zijn offerte te voegen. Tevens dient hij zijn handelwijze te vertalen in een opgelegd praktijkvoorbeeld. In functie van het provinciale klimaatplan wordt de inschrijver ook bevraagd naar zijn ervaringen en vooropgestelde ambities met betrekking tot energiebesparing – tijdens de uitvoering van de raamovereenkomst is er een incentive (kwijtschelding klacht energie gerelateerd) voorzien die de opdrachtnemer ertoe moet aanzetten beheeracties te ontwikkelen die een gunstig effect ressorteren op het energieverbruik - en werking volgens circulaire principes. Op het onderdeel kwaliteit zijn maximaal 80 punten te behalen. De ingediende offertes kunnen het voorwerp zijn van bijkomende onderhandelingen waarna een best and final offer (BAFO) voor te leggen is. In het bestek is voorzien dat tijdens de duurtijd van de raamovereenkomst de uitvoerende opdrachtnemer wordt gemonitord aan de hand van een aantal KPI’s (wettelijke conformiteit, de mate waarin de planning en de uitvoeringstermijnen worden gerespecteerd, het up-to-date houden van het provinciale opdrachtenplatform, het aantal klachten en de graad waarin hij opdrachten onmiddellijk in goede orde afwerkt). Wanneer hij er niet in slaagt het bij elk KPI voorziene quotum te halen, resulteert dat na verloop van tijd in boetes en in fine in verbreking van het contract, waarna het raamcontract ter uitvoering zal worden aangeboden aan de tweede gerangschikte. De deputatie stelt voor om dit ontwerp goed te keuren. Het ontwerp is digitaal beschikbaar. XXX Procedurele vormvereisten De deputatie keurde dit verslag goed in zitting van 6 april 2023 . Financiële aspecten De opdrachten worden uitgevoerd binnen de perken van het voorziene exploitatiebudget. Voor projecten kunnen investeringskredieten worden aangewend indien voor het voorwerp ervan middelen voorzien zijn in de financiële meerjarenplanning. BESLUIT: Enig artikel : De provincieraad hecht goedkeuring aan het ontwerp voor het raamcontract technisch beheer 2024 ten behoeve van diverse provinciale sites, opgemaakt door het team Gebouwbeheer van de dienst Facilities & Maintenance van het departement Logistiek.


Duurzame ontwikkelingsdoelen (SDG's):
Kwaliteitsonderwijs
Schoon water en sanitair
Betaalbare een duurzame energie
Klimaatactie

Subdoelen:
Bouwen en verbeteren van onderwijsfaciliteiten die aandacht hebben voor kinderen, mensen met een beperking en gendergelijkheid en die een veilige, geweldloze, inclusieve en doeltreffende leeromgeving bieden voor iedereen
Tegen 2030 in aanzienlijke mate de efficiëntie van het watergebruik verhogen in alle sectoren en het duurzaam winnen en verschaffen van zoetwater garanderen om een antwoord te bieden op de waterschaarste en om het aantal mensen dat af te rekenen heeft met waterschaarste, aanzienlijk te verminderen
Tegen 2030 de globale snelheid van verbetering in energie-efficiëntie verdubbelen
Maatregelen inzake klimaatverandering integreren in nationale beleidslijnen, strategieën en planning