Provinciale overheidsopdrachten. Diverse provinciale sites. Raamcontract bouwkundig onderhoud 2023. Goedkeuring ontwerp. Goedkeuring.

PROVINCIERAAD VAN ANTWERPEN Vergadering van 23 juni 2022 Verslag van de deputatie Bevoegd deputatielid: Jan De Haes Telefoon: 03 240 52 60 Agenda nr. 3/9 Provinciale overheidsopdrachten. Diverse provinciale sites. Raamcontract bouwkundig onderhoud 2023. Goedkeuring ontwerp. Goedkeuring. Bevoegdheid Artikel 43.§2.11° van het provinciedecreet. Juridische context Het besluit van de provincieraad getroffen in vergadering van 28 april 2022 houdende de instemming met de algemene principes van het ontwerp voor het raamcontract bouwkundig onderhoud 2023 ten behoeve van diverse provinciale sites, opgemaakt door het team Gebouwbeheer van de dienst Facilities & Maintenance van het departement Logistiek, de goedkeuring van de selectieleidraad ervan, en de vaststelling als wijze van gunnen van dit raamcontract de mededingingsprocedure met onderhandeling. Feitelijke context en verantwoording In punt 3 feitelijke context en verantwoording voorafgaand aan genoemd besluit van de provincieraad was het volgende aangegeven: “… De selectieleidraad is klaar en wordt thans aan uw vergadering ter goedkeuring voorgelegd. Het eigenlijke bestek daarentegen bevindt zich wel in een vergevorderde fase van opmaak maar is nog niet voltooid. Het is de bedoeling dat bestek aan uw vergadering zo spoedig mogelijk ter goedkeuring voor te leggen. Deze gescheiden rapportering is ingegeven in functie van de zorg om - bij goedkeuring van uw vergadering van het volledige ontwerp - het raamcontract te kunnen laten starten op 1 januari 2023 zodat de continuïteit verzekerd is tussen het aflopen van het huidige contract en de aanvang van het nieuwe… Dit betekent een procedure met twee fases, eerst op grond van de selectieleidraad de selectie van de kandidaten (selectiefase), vervolgens de gunningsfase, m.a.w. de beoordeling en keuze van de op grond van het eigenlijke bestek ingediende offertes van de geselecteerde kandidaten al dan niet na onderhandelingen. Bij gescheiden rapportering kan simultaan de selectiefase worden aangevat en de voltooiing van het eigenlijke bestek en rapportering erover aan uw raad. … ”. Thans is bedoeld bestek – ook opgemaakt door het team Gebouwbeheer van de dienst Facilities & Maintenance van het departement Logistiek - voltooid en wordt dit samen met de bijbehorende stukken (vormen samen het ontwerp) aan uw raad ter goedkeuring voorgelegd. Het ontwerp omvat naast het bestek, het offerteformulier, een invulformulier en vragenlijst en een voorbeeldlijst met de in 2020 uitgevoerde opdrachten onder huidig raamcontract. Aan de algemene principes en de gunningswijze zoals vastgesteld door uw raad in vergadering van 28 april 2022 (zie punt 2 Juridische context) zijn naderhand uiteraard geen wijzigingen aangebracht. De aanvragen tot deelneming in het raam van de kwalitatieve selectie op grond van de door uw vergadering goedgekeurde selectieleidraad worden ingewacht uiterlijk op 16 juni e.k. om 11:00 uur. Na selectie van de weerhouden kandidaat-inschrijvers kan - bij goedkeuring door uw raad van onderhavig ontwerp - worden overgegaan tot de gunningsfase waarbij eerstgenoemden worden uitgenodigd tot het indienen van een offerte op grond van het voorgelegde bestek met bijlagen. Met betrekking tot de beoordeling van de offertes is voorzien dat de voordeligste offerte wordt gekozen op basis van volgende gunningscriteria: Prijs 60 % Kwaliteit 40 % Elke regelmatige offerte zal worden gequoteerd aan de hand van punten. Het maximum te behalen punten bedraagt 200. De inschrijver met het hoogst behaald aantal punten heeft de voordeligste offerte ingediend. Voor het criterium prijs dient de inschrijver in het bij het bestek horende invulformulier een aantal tarieven op te geven: Uurtarief 30 punten Voorrijkosten 15 punten Materiaal/materieelkost 15 punten Kosten onderaannemers 40 punten Overheadkost 20 punten Met betrekking tot het criterium kwaliteit dient de inschrijver een aantal vragen te beantwoorden en een case uit te werken. Enerzijds dient hij zichzelf voor te stellen (zijn organisatie, over welke profielen beschikt hij, zijn leveranciers, zijn materieel,…), anderzijds wordt er gepeild naar zijn ervaringen, tools en methodieken die een succesvolle uitvoering van een dergelijk raamcontract zouden moeten kunnen borgen. Tevens dient hij die theoretische benadering te vertalen in een opgelegd praktijkvoorbeeld. Op het onderdeel kwaliteit zijn maximaal 80 punten te behalen. De ingediende offertes kunnen het voorwerp zijn van bijkomende onderhandelingen waarna een best and final offer (BAFO) voor te leggen is. In het bestek is voorzien dat tijdens de duurtijd van de raamovereenkomst de uitvoerende opdrachtnemer wordt gemonitord aan de hand van een aantal KPI’s (het up-to-date houden van het provinciale opdrachtenplatform, het aantal klachten, de graad waarin hij opdrachten onmiddellijk in goede orde afwerkt, het respecteren van de planning en het respecteren van de voorziene interventietijden). Wanneer hij er niet in slaagt het bij elk KPI voorziene quotum te halen, resulteert dat na verloop van tijd in boetes en in fine in verbreking van het contract, waarna het raamcontract ter uitvoering zal worden aangeboden aan de tweede gerangschikte. De deputatie stelt voor om dit ontwerp goed te keuren. Het ontwerp is digitaal beschikbaar. XXX Procedurele vormvereisten De deputatie keurde dit verslag goed in zitting van 2 juni 2022 . Financiële aspecten De opdrachten worden uitgevoerd binnen de perken van het voorziene exploitatiebudget. Voor projecten kunnen investeringskredieten worden aangewend indien voor het voorwerp ervan hiervoor middelen voorzien zijn in de financiële meerjarenplanning. BESLUIT: Enig artikel : De provincieraad hecht goedkeuring aan het ontwerp voor het raamcontract bouwkundig onderhoud 2023 ten behoeve van diverse provinciale sites, opgemaakt door het team Gebouwbeheer van de dienst Facilities & Maintenance van het departement Logistiek.


Duurzame ontwikkelingsdoelen (SDG's):
Schoon water en sanitair
Betaalbare een duurzame energie
Verantwoorde consumptie en productie
Klimaatactie

Subdoelen:
Tegen 2030 in aanzienlijke mate de efficiëntie van het watergebruik verhogen in alle sectoren en het duurzaam winnen en verschaffen van zoetwater garanderen om een antwoord te bieden op de waterschaarste en om het aantal mensen dat af te rekenen heeft met waterschaarste, aanzienlijk te verminderen
Tegen 2030 de globale snelheid van verbetering in energie-efficiëntie verdubbelen
Tegen 2030 de afvalproductie aanzienlijk beperken via preventie, vermindering, recyclage en hergebruik
De veerkracht en het aanpassingsvermogen versterken van met klimaat in verband te brengen gevaren en natuurrampen in alle landen