Provinciale overheidsopdrachten. Raamovereenkomst voor het leveren van diensten voor off-site backup, disaster recovery voor servers, en beperkte housing in een extern datacenter. Verlenging. Goedkeuring.

PROVINCIERAAD VAN ANTWERPEN Vergadering van 24 maart 2022 Verslag van de deputatie Bevoegd deputatielid: Mireille Colson Telefoon: 03 240 50 31 Agenda nr. 4/2 Provinciale overheidsopdrachten. Raamovereenkomst voor het leveren van diensten voor off-site backup, disaster recovery voor servers, en beperkte housing in een extern datacenter. Verlenging. Goedkeuring. Besluit goedgekeurd in de raad van 24 maart 2022 Bevoegdheid Art. 43 §2 11° van het provinciedecreet: de provincieraad is bevoegd voor het vaststellen van de plaatsingsprocedure en het vaststellen van de voorwaarden van overheidsopdrachten. Juridische context De wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten. Het Koninklijk Besluit van 18 april 2017 inzake plaatsing overheidsopdrachten in de klassieke sectoren. Het Koninklijk Besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, in het bijzonder artikel 38/1. Feitelijke context en verantwoording Voorgeschiedenis en beleidscontext In vergadering van 25 januari 2016 heeft de provincieraad het plaatsen van een opdracht voor het leveren van een oplossing voor off-site back-up en recovery voor de periode 2016-2021 goedgekeurd met een kostenraming van 2.070.000 EUR exclusief btw over een periode van 60 maanden. In zitting van 27 april 2017 heeft de deputatie de raamovereenkomst voor het leveren van diensten voor off-site backup, disaster recovery voor servers, en beperkte housing in een extern datacenter gegund aan de nv Uptime Group te Edegem met ondernemingsnummer 0891.959.243. De deputatie keurde in hetzelfde besluit de geplande uitgaven, geraamd op 1.770.205 EUR inclusief btw, die gepaard gaan met deze opdracht goed over een periode van 60 maanden. In de zitting van 21 oktober 2021 heeft de deputatie de verhoging goedgekeurd van de raamovereenkomst voor het leveren van diensten voor off-site backup, disaster recovery voor servers, en beperkte housing in een extern datacenter voor een geraamd bedrag van 350.000 EUR incl. btw. Verantwoording/motivering De services en diensten vanuit het contract voor off-site back-up & recovery diensten zijn volledig afhankelijk en aansluitend op onze on-site storage in datacenter van het provinciehuis. Deze storage infrastructuur hebben we sinds 2017 in gebruik en dient vervangen te worden begin 2023. Deze omgeving is duurzaam ingezet doch verlengen van de standaard support om de gewenste beschikbaarheid van gans onze storage infrastructuur te kunnen blijven garanderen is niet langer economisch verantwoord. We wensen beide vervangings- en vernieuwingstrajecten samen te brengen in één aanbestedingsdossier en dienen alzo ook de looptijd van deze beide contracten gelijk te trekken. Bovendien zijn er door het vroegtijdig verbreken van het ondersteuningscontract op onze eigen storage infrastructuur ook ondersteuning en support vereist die we bijkomend afnemen via het contract van de externe datacenterdiensten. Een aanbestedingsdossier is ondertussen opgestart alsook het bestek zal ter goedkeuring worden ingediend om gans deze infrastructuur met de bijkomende diensten opnieuw aan te besteden. Gunning is voorzien eind 2022, vervanging en bijhorend vervangingstraject is ingepland tegen half 2023. We voorzien daarbij de mogelijkheid om tot eind 2023 gegevens ter beschikking te houden in het externe datacenter met de nodige disaster recovery services om de continuïteit van de werking van al onze diensten te kunnen garanderen en de verdere digitalisering van onze diensten mogelijk te maken. Herziening van dataclassificatie bij onderhandelingen over de verlengingsmogelijkheden heeft een gunstig effect op de kostenevolutie en pricing van deze verlenging voor een periode van 1,5 jaar. Het contract met de nv Uptime Group (Arxus) zal initieel verlengd worden met één jaar (juli 2022 t.e.m. juni 2023) en kan vervolgens maandelijks verlengd worden om alzo services te kunnen afnemen tot uiterlijk eind 2023. Om deze redenen wil het departement ICT de raamovereenkomst voor het leveren van diensten voor off-site backup, disaster recovery voor servers, en beperkte housing in een extern datacenter verlengen voor een periode van 18 maanden en daarbij de kosten voor het beheer bijkomend verhogen met 492.000 EUR inclusief btw. Aangezien deze verlenging niet voorzien was in het bestek, wordt hiervoor een bijakte opgemaakt. Conform artikel 38/1 van het KB uitvoering kunnen aanvullende diensten verricht worden door de oorspronkelijke opdrachtnemer indien de verandering van opdrachtnemer: 1° niet mogelijk is om economische of technische redenen, zoals wanneer de aanvullende goederen of diensten uitwisselbaar of interoperabel moeten zijn met bestaande uitrusting, diensten of installaties die in het kader van de oorspronkelijke opdracht zijn verworven; en 2° tot aanzienlijk ongemak of een aanzienlijke kostenstijging zou leiden voor de aanbesteder. De wijziging houdt geen wijziging in van de algemene aard van de raamovereenkomst en wijzigt het voorwerp van de opdracht niet. Dit leidt niet tot bijkomende uitgaven op het DICT budget. Procedurele vormvereisten De deputatie keurde dit verslag goed in zitting van 3 maart 2022. Financiële aspecten De kosten worden geraamd op 492.000 EUR incl. btw voor de kosten vanaf juli 2022 tot december 2023. De raming hiervoor is als volgt samengesteld: servicekosten periode van juli 2022 tot december 2023: 331.000 EUR kosten voor uitvoeren van noodzakelijke wijzigingen en testen: 29.000 EUR kosten voor ondersteuning en adviezen incl. integratie tooling van onze back-up storage: 132.000 EUR TOTAAL: 492.000 EUR. BESLUIT: Enig artikel : De provincieraad beslist om de raamovereenkomst voor het leveren van diensten voor off-site backup, disaster recovery voor servers, en beperkte housing in een extern datacenter te verlengen met 18 maanden voor een kostenraming van 492.000 EUR inclusief btw.


Duurzame ontwikkelingsdoelen (SDG's):
Verzeker duurzame consumptie- en productiepatronen
Vrede, Justitie en sterke publieke diensten.

Subdoelen:
Duurzame praktijken bij overheidsopdrachten bevorderen in overeenstemming met nationale beleidslijnen en prioriteiten
Doeltreffende, verantwoordelijke en transparante instellingen ontwikkelen op alle niveaus.