Toekenning contract loonverwerking voor provincie en verzelfstandigde entiteiten aan de firma Cipal-Schaubroeck. Goedkeuring.

PROVINCIERAAD VAN ANTWERPEN Vergadering van 25 november 2021 Verslag van de deputatie Bevoegd deputatielid: Jan De Haes Telefoon: 03 240 52 60 Agenda nr. 3/7 Toekenning contract loonverwerking voor provincie en verzelfstandigde entiteiten aan de firma Cipal-Schaubroeck. Goedkeuring. Besluit goedgekeurd in de raad van 25 november 2021 Bevoegdheid Artikel 43 §2, 11° Provinciedecreet. Juridische context Wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten. Koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende de plaatsing overheidsopdrachten in de klassieke sectoren. Feitelijke context en verantwoording De provincie Antwerpen betaalt elke maand het salaris van haar personeelsleden, mandatarissen, met daarnaast nog verschillende vergoedingen voor o.a. de provincieraadsleden, losse medewerkers en gemaakte onkosten. De dienst Loopbaan en Personeelsadministratie (DLPA) van het departement Mens, Communicatie en Organisatie (DMCO) zorgt voor een correct verloop hiervan. De salarisadministratie wordt niet enkel voor de provincie gedaan maar ook voor alle verzelfstandigde entiteiten die zich onder het full servicebeheer van DMCO bevinden (i.c. alle APB’s + EVAP Proefbedrijf Pluimveehouderij). Ook bij het opmaken van het jaarlijkse personeelsbudget en bij de budgetopvolging wordt er ondersteuning geboden. Voor de technische ‘loonverwerking’ wordt er tot op heden gebruikt gemaakt van het softwarepakket en de expertise van Cipal-Schaubroeck, op basis van een contract afgesloten in 2013, vervolgens verlengd in 2017. We kiezen voor Cipal-Schaubroeck om de volgende redenen: 1) Financieel: in het contract met Cipal-Schaubroeck bekwamen we een langdurige bevriezing van de prijzen in vergelijking met de andere marktspelers. 2) Stabiliteit: met het project HR digitaal werd er de afgelopen jaren sterk geïnvesteerd in de vernieuwing van de IT-tools binnen DMCO. Dit was een intensief proces waarbij ook verschillende maatwerk-koppelingen voorzien werden tussen de salarisadministratie en de tijdregistratie. Het wijzigen van een van de spelers op dit vlak zou leiden tot het opnieuw moeten herbekijken van deze koppelingen, met een nieuwe technische implementatieperiode tot gevolg. 3) Zekerheid: Cipal-Schaubroeck richt zich als dienstverlener volledig op de publieke sector en beschikt dan ook over een grote expertise op dit vlak. De loonverwerkingen voor de provincie en de APB’s werden de afgelopen jaren op een correcte manier afgehandeld, met een minimum aan fouten en regularisaties. De conclusie is dat Cipal-Schaubroeck de enige dienstverlener is die aan de bovenstaande criteria voldoet en dat geen van de andere marktspelers een gelijkaardige service kan aanbieden aan een gelijkaardige prijs. X X X Procedurele vormvereisten Na marktonderzoek werd vastgesteld dat CIPAL-Schaubroeck de enige mogelijke aanbieder is overeenkomstig de voorwaarden van artikel 42 §1, 1°,d) van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten. Overeenkomstig de bovenstaand opgesomde criteria werd er een nieuw te ondertekenen contract onderhandeld met Cipal-Schaubroeck, via een overheidsopdracht met één partij (mededinging ontbreekt om technische redenen). De deputatie keurde dit verslag goed in zitting van 10 november 2021. Financiële aspecten De jaarlijkse kostprijs van de door Cipal-Schaubroeck aangeboden IT-tools en dienstverlening bedraagt 335.891,86 EUR excl. BTW. Er is voldoende ruimte binnen het budget van de dienst Loopbaan en Personeelsadministratie van DMCO om de financiële gevolgen van dit besluit op te vangen. Deze kosten worden verrekend op MJP000239- ARK 61300000 (Andere diensten en diverse leveringen). BESLUIT: Enig artikel : De provincieraad stemt in met de toekenning van het contract voor de loonverwerking voor de provincie en de verzelfstandigde entiteiten in full servicebeheer van DMCO aan de firma Cipal-Schaubroeck, voor de periode 2022-2025.


Duurzame ontwikkelingsdoelen (SDG's):
Bevorder aanhoudende, inclusieve en duurzame economische groei, volledige en productieve tewerkstelling en waardig werk voor iedereen.

Subdoelen:
Tegen 2030 komen tot een volledige en productieve tewerkstelling en waardig werk voor alle vrouwen en mannen, ook voor jonge mensen en personen met een handicap, alsook een gelijk loon voor werk van gelijke waarde.