EVAP Proefbedrijf Pluimveehouderij vzw. Wijziging statuten. Gecoördineerde statuten. Kennisname.

PROVINCIERAAD VAN ANTWERPEN Vergadering van 27 april 2023 Verslag van de deputatie Bevoegd deputatielid: Kathleen Helsen Telefoon: 03 240 52 40 Agenda nr. 2/2 EVAP Proefbedrijf Pluimveehouderij vzw. Wijziging statuten. Gecoördineerde statuten. Kennisname. Bevoegdheid De algemene vergadering van het EVAP Proefbedrijf Pluimveehouderij vzw (EVAP PP) dient de wijziging van de statuten goed te keuren en vervolgens over te gaan tot de publicatie ervan in het Belgisch staatsblad. De provincie neemt voorafgaandelijk kennis van de voorgestelde wijzigingen en de gecoördineerde tekst . Juridische context Artikel 239 van het Provinciedecreet stelt dat de vertegenwoordigers van de provincie in de algemene vergadering van een extern verzelfstandig agentschap handelen overeenkomstig de instructies van de provincieraad. De kennisname door de provincieraad van de statutenwijziging is dan ook van toepassing. Feitelijke context en verantwoording Bij het begin van de legislatuur werden de statuten geactualiseerd ingevolge de gewijzigde decretale wetgeving, waaronder de herleiding van het aantal provinciale mandaten in 2019. Sindsdien zijn een aantal contextelementen opgedoken waardoor de statuten moeten worden herzien. In een eerste fase (medio 2023) worden de statuten aangepast aan nieuwe wetgeving en actualiseringen. In een volgende fase (2024-2025) wordt gefocust op een aanpassing van de statuten maar gekaderd in een globale oefening van nog meer inhoudelijke consistentie met onder meer andere beheersmaatregelen zoals de opmaak van nieuwe samenwerkingsovereenkomsten bij de aanvang van volgende legislatuur. Nieuw Wetboek Vennootschappen en Verenigingen (WVV) Alle bestaande vzw’s moeten een beperkt aantal aanpassingen uitvoeren in hun statuten om zich te conformeren aan het nieuwe Wetboek Vennootschappen en Verenigingen (WVV). Dit trad in werking op 1 mei 2019 en voorziet dat de bestaande entiteiten hun statuten uiterlijk op 1 januari 2024 hebben aangepast aan het nieuwe wetgevende kader. Het betreft hier een dwingende timing. De nieuwe elementen uit het WVV gaan vooral over terminologie en zijn eerder ‘technisch’ van aard. Daarnaast schrijft het WVV ook een aantal op straffe van nietigheid voorgeschreven elementen op die de statuten absoluut moeten bevatten. • De provinciale vertegenwoordiging De statuten van de APB’s zonder derden, APB’s met derden en EVAP’s vertonen al veel uniformiteit, maar dit kan nog consistenter worden toegepast. De provinciale vertegenwoordiging in de bestuursorganen van de 5 EVAP’s (incl. Lilse Bergen) zijn afgestemd op de samenstelling van de provincieraadscommissies. Evenwel naar aanleiding van de toewijzing van de provinciale vertegenwoordigers bij de EVAP’s (PR januari 2022), rees de vraag bij de fracties of de regeling niet kan worden geuniformiseerd met die van de APB’s met derden, waarbij de samenstelling niet wordt beperkt tot de leden van de bevoegde provinciale raadscommissie, maar de vertegenwoordigers kunnen worden gekozen onder de leden van de provincieraad. • De schrapping van een aantal tegenstrijdige, achterhaalde en overbodige paragrafen en actualisering van een aantal artikelen. 1. Toepassing nieuw vennootschapswetgeving Zetel: Het is volgens het WVV verplicht om voortaan een verwijzing te doen naar het gewest i.c. Vlaams Gewest. Zetelwijzigingen kunnen volgens het WVV door het bestuursorgaan worden gedaan, tenzij het adres van de zetel in de statuten staat. In dat geval vereist een zetelwijziging een statutenwijziging, die tot de bevoegdheid van de AV behoort. Om die reden wordt geopteerd om enkel te voorzien in een verwijzing naar het gewest, zoals wettelijk vereist en niet naar het volledig adres. De verwijzing naar de bekrachtiging van de zetelwijziging door de algemene vergadering wordt voortaan geschrapt. De benaming ‘raad van bestuur’ wordt voortaan vervangen door ‘bestuursorgaan’. Dit wordt consequent aangepast doorheen de statuten. Het minimum aantal leden voor een vzw wordt door het WVV teruggebracht tot twee in plaats van drie. Ook dit wordt aangepast. WIJZIGING RELEVANTE ARTIKELEN: Artikel 3, lid 1: “ De zetel van de VZW is gelegen in het Vlaams Gewest .” Art 3, lid 2 wordt: “ Het bestuursorgaan heeft de bevoegdheid om de zetel te verplaatsen naar iedere plaats binnen het grondgebied van de provincie Antwerpen mits de vereisten van openbaarmaking te vervullen .“ Art. 7 lid1: “ De vereniging is uitsluitend samengesteld uit de leden, dat minimaal 2 leden bedraagt . “ 2. Provinciale vertegenwoordiging De vertegenwoordiging van de provincie in EVAP en APB wordt voortaan uniform bepaald. Dit betekent dat de expliciete verwijzing naar de bevoegde raadscommissie wordt geschrapt daar waar dit vroeger uitdrukkelijk was voorzien. Het gaat voortaan om 9 vertegenwoordigers, onder haar leden aangeduid en benoemd door de provincieraad van Antwerpen. Dit wordt aangepast in het artikel van de leden en het artikel over de samenstelling van de provinciale vertegenwoordiging in de algemene vergadering. De vertegenwoordiging door de gedeputeerde bevoegd voor het beleidsdomein blijft ongewijzigd. Het lidmaatschap wordt, zoals voorheen, verder gespecifieerd naargelang de entiteit. Het kan onder meer gaan over het departementshoofd of een directeur die optreedt ten persoonlijke titel. De secretaris van de algemene vergadering is het departementshoofd, desgevallend kan hiervan worden afgeweken en worden toegewezen aan de directeur (die secretaris is van het bestuursorgaan cf. infra). Dit kan dan in de statuten worden aangepast. WIJZIGING RELEVANTE ARTIKELEN Art. 7 De leden : De vereniging is uitsluitend samengesteld uit de leden, dat minimaal 2 bedraagt. Bij de vaststelling van de statuten zijn volgende rechtspersoon en natuurlijke personen lid:?? de provincie Antwerpen, die wordt vertegenwoordigd door de gedeputeerde, die bevoegd is voor het beleidsdomein landbouw en 9 vertegenwoordigers, onder haar leden aangeduid en benoemd door de provincieraad van Antwerpen;?? een lid van de Vlaamse Bedrijfspluimvee- en Konijnenhouders vzw (afgekort Landsbond); een lid van de sectorvakgroep Pluimvee en Kleinvee van de Boerenbond FV (feitelijke vereniging). De provincie Antwerpen heeft steeds een meerderheid van stemmen in de organen van de vereniging. De leden hebben alle rechten en verplichtingen die in het WVV en deze statuten worden beschreven. Zij betalen geen lidmaatschapsbijdrage. Alle beslissingen betreffende toetreding, uittreding of uitsluiting van de leden worden door het bestuursorgaan in een ledenregister ingeschreven binnen de 8 dagen na kennisname van de beslissing. De leden hebben steeds inzage in het ledenregister. Art. 12 De algemene vergadering van leden De algemene vergadering bestaat uit alle leden. De provincie Antwerpen wordt vertegenwoordigd door de gedeputeerde bevoegd voor het beleidsdomein landbouw en de 9 vertegenwoordigers, onder haar leden aangeduid en benoemd door de provincieraad van Antwerpen. De provincie Antwerpen beschikt over 10 provinciale vertegenwoordigers, die de meerderheid van de stemmen bezitten. Zij worden voorgedragen overeenkomstig artikel 239 van het provinciedecreet, waaronder de gedeputeerde met het beleidsdomein landbouw als bevoegdheid. De voordrachten waarborgen elke fractie van de provincieraad een vertegenwoordiger en worden evenredig over de fracties verdeeld. Ten hoogste 2/3 van de voorgedragen provinciale vertegenwoordigers mogen van hetzelfde geslacht zijn. De Landsbond wordt vertegenwoordigd door één vertegenwoordiger. De sectorvakgroep Pluimvee en Kleinvee van de Boerenbond FV wordt vertegenwoordigd door één vertegenwoordiger. De leden die natuurlijke personen zijn, vertegenwoordigen zichzelf. Het stemrecht wordt uitgeoefend volgens het principe van het meervoudig stemrecht. Elke rechtspersoon, lid van de vereniging, beschikt over een aantal stemmen overeenkomstig het aantal vertegenwoordigers in de vereniging. Per vertegenwoordiger namens een rechtspersoon kan slechts één stem uitgebracht worden met dien verstande dat de provincie Antwerpen steeds over de meerderheid van de stemmen dient te beschikken. Natuurlijke personen die lid zijn van de vereniging beschikken ieder over één stem. De voorzitter van het bestuursorgaan is voorzitter van de algemene vergadering. In geval van afwezigheid wordt de voorzitter vervangen door de ondervoorzitter van het bestuursorgaan, die het voorzitterschap van de algemene vergadering waarneemt. De provinciale vertegenwoordigers handelen overeenkomstig de instructies van de provincieraad. De directeur van de vereniging treedt op als secretaris van de algemene vergadering. De door de provincie Antwerpen gemandateerde vertegenwoordigers worden aangewezen voor een termijn die afloopt ten laatste zes maanden na iedere installatie van een nieuwe provincieraad. De leden van de algemene vergadering oefenen hun mandaat onbezoldigd uit tenzij anders bepaald in de samenwerkingsovereenkomst. 3. Actualisaties en tekstcorrecties Aangezien de vzw-wet van 1921 werd opgeheven dient er een verwijzing te worden opgenomen naar de nieuwe wetgeving (WVV). Dit gebeurt in artikel 1 van de statuten en wordt doorheen de statuten consequent aangepast. Eventuele verwijzingen naar de oude rechtbank van koophandel worden aangepast naar de nieuwe ondernemingsrechtbank. In hoofdstuk II van de statuten van de EVAP worden belangeloos doel, missie en activiteiten vermeld. Het WVV vereist dat de vzw als ‘voorwerp’ opgeeft welke activiteiten er worden uitgevoerd waarmee het belangeloos doel wordt bereikt. Er wordt voorgesteld om deze te actualiseren, zonder echter een diepgaande oefening te maken die de kennisname van de statuten door de provincieraad van 27 april 2023 in het gedrang zou brengen. Indien doel, missie en activiteiten nog actueel zijn, wordt er enkel een tekstaanpassing gedaan. Bij de rubriek over de vervanging van de leden wordt een tekstaanpassing doorgevoerd: Voortaan vermelden we dat bij een beëindiging van een mandaat/functie het gaat om de natuurlijke personen die lid zijn van de vereniging i.p.v. een opsomming van de effectieve functies zoals het departementshoofd of de directeur. Het WVV heeft de wettelijke bevoegdheden van de algemene vergadering uitgebreid, o.a. met de mogelijkheid om een inbreng ‘om niet’ te doen of te aanvaarden van een algemeenheid. In het artikel over de algemene vergadering en de wijze van vergadering wordt toegevoegd dat die vergadering voortaan ook kan via elektronische of hybride weg (zoals via Skype, Teams e.d.). Deze bepaling wordt ook toegevoegd bij de wijze van vergaderen door het bestuursorgaan (vroegere raad van bestuur). De termijn voor oproepingen tot algemene vergadering is opgetrokken tot 15 dagen (in plaats van 8). Huishoudelijke reglementen worden voortaan interne reglementen genoemd, waarin geen bepalingen mogen worden opgenomen die strijdig zijn met de statuten of waarvoor een statutenwijziging vereist is. Deze reglementen mogen ook geen bepalingen bevatten die de werking van de algemene vergadering regelen. De statuten moeten steeds een verwijzing bevatten naar het interne reglement (indien dit bestaat). De EVAP’s dienen dus na te gaan of ze beschikken over een (vroeger) huishoudelijk reglement en dit overeenkomstig te vermelden in de statuten als ‘intern reglement’. In het artikel over de samenstelling van het bestuursorgaan (voorheen raad van bestuur) wordt de verwijzing naar de eerste bestuurders geschrapt omdat dit niet meer actueel is. De tekst van dit artikel wordt uniform gemaakt. Het bestuursorgaan kan een gelijk aantal leden hebben als de algemene vergadering (i.t.t. voordien) en dient minstens 3 bestuurders te omvatten. Slechts indien de vereniging uit twee leden bestaat kan het bestuursorgaan herleid worden tot twee bestuurders. De secretaris van het bestuursorgaan is voortaan altijd de directeur van de vzw. Het bestuursorgaan is een collegiaal orgaan dat dient te streven naar consensus (of eventueel bij meerderheid via stemming). Bij de bevoegdheden van het bestuursorgaan wordt de beslissingsbevoegdheid inzake het uitbesteden van overheidsopdrachten of andere overeenkomsten niet meer aangeduid met effectieve (veranderlijke) bedragen. De opname van het effectieve drempelbedrag, vereist een statutenwijziging voor de loutere actualisatie en werd niet consequent doorgevoerd bij alle EVAP’s. Omwille van die reden zijn er thans discrepanties tussen de verschillende verenigingen. De bevoegdheden van het bestuursorgaan voor wat de overheidsopdrachten en andere overeenkomsten en verbintenissen betreft, worden in het nieuwe sjabloon gelijkgetrokken met de bevoegdheden die de provincieraad voor zichzelf heeft voorbehouden bij de invulling van het begrip “dagelijks bestuur”. Deze grenzen worden overeenkomstig doorgetrokken naar het bestuursorgaan. De EVAP dient zelf door het bestuursorgaan de nodige delegatiebesluiten aan te nemen richting het dagelijks bestuur, die zelf ook kan delegeren aan de directeur van de vzw. Typebesluiten zullen worden aangeleverd, die door de organen moeten worden goedgekeurd. Bij de samenstelling van het dagelijks bestuur werd nagekeken of dit vandaag nog actueel is en diende dit desgevallend te worden aangepast (art. 23). WIJZIGING RELEVANTE ARTIKELEN: Art. 5 Belangeloos doel en missie De vereniging heeft als belangeloos doel taken van provinciaal belang op te nemen ter uitvoering van de missie en visie. Van het Evap Proefbedrijf Pluimveehouderij. De missie van het Evap Proefbedrijf Pluimveehouderij vzw luidt: het Proefbedrijf Pluimveehouderij zet in op een toekomstgerichte pluimveehouderij door praktijkonderzoek en kennisuitwisseling. De visie van het Evap Proefbedrijf Pluimveehouderij vzw luidt: het Proefbedrijf Pluimveehouderij speelt een sleutelrol als referentiecentrum voor praktijkonderzoek pluimvee in binnen-en buitenland . Art. 6 Voorwerp Tot de concrete activiteiten waarmee de doelstellingen van de VZW, worden verwezenlijkt, behoren onder meer : Het testen en evalueren in eigen unieke proeffaciliteiten Het opbouwen van expertise in actuele thema’s voor pluimveehouders Het ontwikkelen en valideren van integrale en innovatieve oplossingen in samenwerking met partners De verbindende schakel vormen tussen pluimveesector, onderzoek, overheid en burger Een brede leeromgeving bieden rond pluimveehouderij Binnen het doel van de VZW zijn eveneens begrepen de doelstellingen en taken, zoals beoogd in de volgende regelgeving (en latere wijzigingen): Het Decreet van 3 maart 2004 inzake de subsidiëring van meer duurzame landbouwproductiemethoden en de erkenning van centra voor meer duurzame landbouw; Het Besluit van de Vlaamse Regering van 4 juni 2004 houdende het erkennen van centra voor landbouweducatie en het subsidiëren van landbouweducatieve activiteiten; Het Besluit van de Vlaamse Regering van 14 mei 2004 houdende de toekenning van facultatieve subsidies aan praktijkcentra actief in de voorlichting en ontwikkeling van land- en tuinbouw. De vereniging kan vanuit deze beleidsuitvoerende taken betrokken worden bij de beleidsvoorbereiding. Daarnaast kan de VZW alle activiteiten ontplooien die rechtstreeks of onrechtstreeks bijdragen tot de verwezenlijking van haar doel, met inbegrip van commerciële en winstgevende activiteiten waarvan de opbrengsten altijd volledig zullen worden bestemd voor de verwezenlijking van haar doel. Zij mag rechtstreeks noch onrechtstreeks enig vermogensvoordeel uitkeren of bezorgen aan de oprichters, de leden, de bestuurders of enig andere persoon behalve voor het in de statuten bepaald belangeloos doel. Elke verrichting in strijd met dit verbod is nietig. Tussen de vereniging en de provincie Antwerpen wordt een samenwerkingsovereenkomst gesloten houdende de uitvoering van de toevertrouwde taken van provinciaal belang, zoals bepaald in artikel 5. Deze samenwerkingsovereenkomst regelt minstens de aangelegenheden, zoals bepaald in artikel 240 van het provinciedecreet. Art. 8 Vervanging leden (…) De natuurlijke personen die lid zijn van de vereniging zijn bij het beëindigen van hun tewerkstelling binnen hun organisatie van rechtswege ontslagnemend. Zij worden desgevallend vervangen door de persoon die hen in hun respectievelijke functie vervangt. (…) Art. 15 Vergaderingen De jaarlijkse bijeenkomst van de gewone algemene vergadering zal tijdens het tweede kwartaal van het kalenderjaar gehouden worden op de maatschappelijke zetel, via elektronische weg of een plaats die vermeld wordt in de uitnodiging. (…) Art. 17 Samenstelling bestuursorgaan De bestuurders zijn: De provincie Antwerpen; De Landsbond; Een natuurlijke persoon die lid is van de sectorvakgroep Pluimvee en Kleinvee van de Boerenbond FV. De bestuurders worden als volgt vertegenwoordigd in het bestuursorgaan : De provincie Antwerpen door 10 provinciale vertegenwoordigers, die de meerderheid van de stemmen bezitten in het bestuursorgaan, worden voorgedragen overeenkomstig artikel 229 van het provinciedecreet, waaronder de gedeputeerde met het beleidsdomein landbouw als bevoegdheid. De voordrachten waarborgen elke fractie van de provincieraad een vertegenwoordiger en worden evenredig over de fracties verdeeld. Ten hoogste 2/3 van de voorgedragen provinciale vertegenwoordigers mogen van hetzelfde geslacht zijn. De Landsbond wordt vertegenwoordigd door één vertegenwoordiger. De natuurlijke persoon die lid is van de sectorvakgroep Pluimvee en Kleinvee van de Boerenbond FV vertegenwoordigt zichzelf. Het stemrecht wordt uitgeoefend volgens het principe van het meervoudig stemrecht. Een rechtspersoon beschikt als bestuurder over een aantal stemmen overeenkomstig diens aantal vertegenwoordigers in het bestuursorgaan. Per vertegenwoordiger namens een rechtspersoon kan slechts één stem uitgebracht worden met dien verstande dat de provincie Antwerpen steeds over de meerderheid van de stemmen dient te beschikken. Natuurlijke personen die lid worden van het bestuursorgaan beschikken over één stem. Het mandaat van de bestuurders en hun vertegenwoordigers eindigt op de dag van de eerste algemene vergadering volgend op de aanduiding door de provincie Antwerpen van haar nieuwe vertegenwoordigers na de installatie van een nieuwe provincieraad, overeenkomstig artikel 12 van deze statuten. Medewerkers kunnen worden uitgenodigd als adviseurs van het bestuursorgaan. Deze adviseurs hebben geen stemrecht. Het bestuursorgaan kan daarenboven worden bijgewoond door deskundigen, uitgenodigd door het bestuursorgaan. Deze deskundigen hebben geen stemrecht. De directeur van de vereniging treedt op als secretaris van het bestuursorgaan. De gedeputeerde bevoegd voor het beleidsdomein landbouw is voorzitter van het bestuursorgaan. Het bestuursorgaan duidt onder haar leden een ondervoorzitter aan. Zij zullen de taken vervullen die horen bij deze functie zoals omschreven in deze statuten en ter gelegenheid van hun verkiezing. De bestuurders kunnen te allen tijde worden ontslagen door de algemene vergadering die daarover beslist bij gewone meerderheid van de stemmen van de aanwezige of vertegenwoordigde leden. Dit ontslag dient gepubliceerd te worden. Ieder lid van het bestuursorgaan kan zelf ook ontslag nemen door schriftelijke kennisgeving aan de voorzitter van het bestuursorgaan. Een bestuurder is verplicht na zijn ontslag zijn opdracht verder te vervullen totdat redelijkerwijze in zijn vervanging kan worden voorzien. De bestuurders oefenen hun mandaat onbezoldigd uit tenzij anders bepaald in de samenwerkingsovereenkomst. Art. 18 Bestuursorgaan: vergaderingen, beraadslaging en beslissing (….) Het bestuursorgaan wordt voorgezeten door de voorzitter of, bij diens afwezigheid, door de ondervoorzitter, of bij ontstentenis van laatstgenoemde door de oudste van de aanwezige bestuurders. De vergadering wordt gehouden op de zetel van de VZW, via elektronische weg of in elke andere plaats in België, aangewezen in de oproepingsbrief.(…) Art. 19 Bevoegdheden van het bestuursorgaan (….) De volgende bevoegdheden worden door het bestuursorgaan zelf uitgeoefend: - (…); - (…..); - (….); - (…); - (….); - (…); - het goedkeuren van het bestek en de gunningswijze voor overheidsopdrachten, alsook het aangaan van overige contracten en verbintenissen, binnen de grenzen die door de provincieraad van Antwerpen overeenkomstig werden vastgesteld voor de provincieraad. Art. 23 Samenstelling?dagelijks bestuur ? (…) ? ? Het dagelijks bestuur is als volgt samengesteld : departementshoofd van het bevoegde beleidsdomein; de directeur van de vereniging XXX 4. Procedurele vormvereisten De deputatie keurde dit verslag goed in zitting van 6 april 2023. Na de kennisname door de provincieraad van de gecoördineerde statuten (met de voorgestelde wijzigingen) worden deze ter goedkeuring voorgelegd aan de algemene vergadering EVAP PP van 22 mei 2023. BESLUIT: Enig artikel : Kennis wordt genomen van de bijgaande gecoördineerde statuten van de EVAP Proefbedrijf Pluimveehouderij (EVAP PP).


Duurzame ontwikkelingsdoelen (SDG's):
Vrede, Veiligheid en sterke publieke diensten

Subdoelen:
Doeltreffende, verantwoordelijke en transparantie instellingen ontwikkelen op alle niveaus.