Provinciale overheidsopdrachten. Onderhoud en ondersteuning van NSX expandersoftware. Onderhandelingsprocedure en gunning. Goedkeuring.

PROVINCIERAAD VAN ANTWERPEN Vergadering van 27 april 2023 Verslag van de deputatie Bevoegd deputatielid: Mireille Colson Telefoon: 03 240 50 31 Agenda nr. 4/7 Provinciale overheidsopdrachten. Onderhoud en ondersteuning van NSX expandersoftware. Onderhandelingsprocedure en gunning. Goedkeuring. Bevoegdheid Art. 43 §2 11° van het provinciedecreet: de provincieraad is bevoegd voor het vaststellen van de plaatsingsprocedure en het vaststellen van de voorwaarden van overheidsopdrachten. Juridische context De wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten. Het Koninklijk Besluit van 18 april 2017 inzake plaatsing overheidsopdrachten in de klassieke sectoren. Het provinciedecreet, in het bijzonder artikel 57 §3 4°. Feitelijke context en verantwoording Verantwoording/motivering Voorgeschiedenis en beleidscontext In de zitting van 12 mei 2011 heeft de deputatie het “Memorandum of Understanding” met de firma NSX bvba goedgekeurd. In de zitting van 15 december 2011 heeft de deputatie de samenwerkingsovereenkomst met de firma NSX bvba goedgekeurd. In de zitting van 14 augustus 2013 heeft de deputatie de verlenging van de samenwerking met de firma NSX bvba goedgekeurd. In de zitting van 14 maart 2019 heeft de deputatie de verlenging van de samenwerking met de firma NSX bvba goedgekeurd. Deze samenwerking liep af op 14 maart 2023. Overheidsopdracht Normalized Systems (NS) omvat het theoretisch kader rond evolueerbare complexiteit, toegepast op software applicaties en bedrijfsprocessen. De NS concepten en tools leiden tot transparantie en beheersbaarheid bij de ontwikkeling en het onderhoud van informatiesystemen en bedrijfsprocessen. Het uiteindelijke doel is een productiviteitsverhoging te realiseren bij het ontwikkelen van nieuwe software vergelijkbaar met de industrialisatie in andere sectoren. De Universiteit Antwerpen heeft onderstaande partijen gevraagd om de samenwerking rond het gebruik van NS uit te bouwen: - Vlaamse Overheid - Departement Bestuurszaken - Vlaamse Overheid, Departement Leefmilieu, Natuur en Energie - Provincie Antwerpen - Colruyt Group Services nv - Real Dolmen nv - Capgemini Nederland B.V. In 2010 werd de eerste samenwerking met de Universiteit Antwerpen opgezet om de Normalized Systems methodologie uit te testen. De test bestond erin na te gaan of de methodologie, die bewezen werkte in technische omgevingen, ook kon ingezet worden voor administratieve toepassingen. De Provincie Antwerpen heeft in deze periode 10 basis applicaties ontwikkeld: - PDC (2010) - Ankona (2010) - Gebruikerssynchronisatie intranet (2010) - Geautoriseerde melders Topdesk (v1 2011, v2 2012) - Ideeënbus (2011) - Europese projecten (2011) - CRM Light - Relatiebeheer voor departement cultuur (2012) - Budgetteringstool (v1 2012, v2 2013, v3 2014) - Milieuprestaties (2013) - PVI Reservaties (2014). 4 van deze applicaties zijn nog operationeel: - Gebruikerssynchronisatie intranet (2010) - Milieuprestaties (2013) - Budgetteringstool (v3 2014) - Geautoriseerde melders (v2 2012). Volgende applicaties hebben ondertussen terug een update gehad: - Budgetteringstool (v4 2019) - update naar nieuwe technologie. Volgende applicaties werden bijkomend ontwikkeld: - SharePoint Rest adaptor voor koppeling met de SharePoint omgeving - Loonsimulator (2022) waar het departement MCO de mogelijkheid heeft om de parameters van de berekening zelf aan te passen en er werd ook een module toegevoegd om de werkelijke kost voor de organisatie van een personeelslid te simuleren. De samenwerking is in de looptijd verder geprofessionaliseerd door de oprichting van de bvba NSX als spin-off van de Universiteit Antwerpen in 2011, waardoor er meer resources ter beschikking zijn gesteld om op vragen te antwoorden. Sinds 2016 werden er, behoudens kleine wijzigingen, geen updates aan de toepassingen meer doorgevoerd. Nu willen we onder andere de basis services verder up-to-date brengen. De achterliggende technologieën zijn de afgelopen jaren sterk geëvolueerd en we moeten vermijden dat de gebruikte toepassingen verouderen. Er dienen zich ook nieuwe ontwikkelingen aan die van dit platform op een goeie manier kunnen gebruik maken en de kosten voor de organisatie reduceren. De normalized systems toepassingen hebben de volgende voordelen: - Open source - Robuustheid - Goedkoop - Bewezen lage onderhoudskost - Evolueerbaarheid. O.w.v. deze voor ons aangetoonde voordelen zal DICT verder inzetten op dit ontwikkelplatform en dus ook voor de uitbouw van het geautomatiseerd uitwisselen van gegevens tussen toepassingen. Met de achterliggende concepten houden we de toepassingen onder controle, worden we eigenaar van de code, hebben we basiskennis opnieuw in huis, en kunnen we verder bouwen op de bewezen robuustheid. De applicaties die de Provincie ontwikkelt in het kader van deze samenwerking, en waarbij hier de software van NSX werd gebruikt, zullen aan een audit onderworpen kunnen worden met het oog op de certificatie door NSX. Deze certificatie betekent dat de applicatie genormaliseerd is in het licht van de geldende normalisatiestandaarden. Momenteel zijn er geen andere spelers die deze technologie en bijhorende service commercieel aanbieden. Daarom stelt DICT voor om de opdracht voor een periode van 48 maanden te plaatsen zonder mededinging op basis van artikel 42, §1 1° d ii (technische redenen) van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten. We vragen daarom aan de provincieraad om enkel met NSX te mogen onderhandelen. Het ontwerp is digitaal beschikbaar. XXX Procedurele vormvereisten De deputatie keurde dit verslag goed in zitting van 6 april 2023. Financiële aspecten De kosten worden voor de rechtspersoon Provincie Antwerpen geraamd op: - Jaarlijkse technology access fee : 30.250 EUR incl. btw per jaar. Rekening houdende met de diensten op afroep en de inschatting ervan per jaar worden de jaarlijkse kosten als volgt geraamd: Technology access fee : 30.250,00 EUR incl. btw 200 MD ontwikkelingsvergoeding op afroep: 251.680,00 EUR incl. btw 1 audit van 1 applicatie op afroep: 12.100,00 EUR incl. btw. GERAAMDE totale jaarlijkse kost 294.030,00 EUR incl. btw. De verwachte maximale totale contractwaarde over een periode van 4 jaar is 1.200.000,00 EUR incl. btw. BESLUIT: Enig artikel : De provincieraad beslist dat de opdracht voor onderhoud en ondersteuning van NSX expandersoftware wordt geplaatst met een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking en met NSX als enige kandidaat. Bijlagen Het dossier is digitaal beschikbaar in Sindala.


Duurzame ontwikkelingsdoelen (SDG's):
Vrede, Justitie en sterke publieke diensten.

Subdoelen:
Doeltreffende, verantwoordelijke en transparante instellingen ontwikkelen op alle niveaus.