Provinciale overheid. Provincieraad. Wijziging huishoudelijk reglement. Goedkeuring

PROVINCIERAAD VAN ANTWERPEN Vergadering van 23 juni 2022 Voorstel van het vast bureau Bevoegd deputatielid: Luk Lemmens Telefoon: 03 240 52 65 Agenda nr. 0/1 Provinciale overheid. Provincieraad. Wijziging huishoudelijk reglement. Goedkeuring. Besluit goedgekeurd in de raad van 23 juni 2022 Bevoegdheid Art. 40 van het provinciedecreet bepaalt dat de provincieraad een huishoudelijk reglement vaststelt. Art. 41 van hetzelfde decreet bepaalt dat de provincieraad haar huishoudelijk reglement ten allen tijde kan wijzigen. Juridische context Art. 21 van het provinciedecreet bepaalt dat het huishoudelijk reglement moet bepalen of de provincieraad of de provincieraadscommissies digitaal of hybride kunnen vergaderen. De provincieraad kan enkel in uitzonderlijke omstandigheden digitaal of hybride vergaderen. Het huishoudelijk reglement moet bepalen welke deze omstandigheden zijn. Art. 33 van het provinciedecreet bepaalt dat het huishoudelijk reglement moet bepalen op welke wijze de notulen en het zittingsverslag ter beschikking wordt gesteld. Het huishoudelijk reglement dient ook de regels te bepalen voor de samenstelling en de werkwijze van de commissies. Dit wordt bepaald in art. 39, §5 van het provinciedecreet. Feitelijke context en verantwoording Het vast bureau stelt uw raad voor om het huishoudelijk reglement van de provincieraad aan te passen op verschillende punten. TEKSTUELE AANPASSINGEN Waar ‘dagen’ staat in het reglement wordt dit voor de duidelijkheid gewijzigd in ‘kalenderdagen’. Bij aantreden van een nieuw provincieraadslid gebeurt het onderzoek van de geloofsbrieven in een bijzondere commissie. Deze commissie vergadert in een besloten zitting. Dit stond voorheen in het hoofdstuk van de commissies, terwijl het hier om een ander soort commissie gaat, namelijk de bijzondere commissie. Er wordt voorgesteld om alle bepalingen in verband met de bijzondere commissie voor het onderzoek van de geloofsbrieven onder te brengen in artikel 2 en weg te halen uit het hoofdstuk van de commissies. Er is in het reglement nog sprake van een ‘vragenuur’. Er wordt voorgesteld om dit overal aan te passen naar ‘mondelinge vragen'. Het vast bureau beslist in consensus. Dit was voorheen al het geval, maar wordt nu geëxpliciteerd. DIGITAAL EN HYBRIDE VERGADEREN Tijdens de acute fase van de coronacrisis vergaderde de provincieraad geregeld in digitale of hybride zitting. Telkens moest de gouverneur hiervoor een besluit nemen. Ondertussen is het provinciedecreet gewijzigd en is het mogelijk om de optie voor een digitale of hybride zitting van de provincieraad, provincieraadscommissies en vast bureau te regelen via het huishoudelijk reglement van de provincieraad. Het voorstel maakt gebruik van deze mogelijkheid en regelt ok de modaliteiten. WERKING RAADSCOMMISSIES Het hoofdstuk van de commissies wordt verduidelijkt met tussentitels. De minimale agenda van de raadscommissies wordt uitdrukkelijk vastgelegd: de agendapunten opgenomen op de eerstvolgende provincieraad die tot de bevoegdheid van de betrokken commissie behoren. Het quorum bij de raadscommissies wordt afgeschaft: de raadscommissies kunnen vergaderen ongeacht het aantal aanwezige leden. Raadsleden die geen lid zijn van een bepaalde commissie kunnen de vergadering wel bijwonen. Zij hebben dan ook het recht om het woord te nemen. WERKING PROVINCIERAADSVERGADERING In het reglement wordt vastgelegd in welke volgorde de voorzitter het woord verleent aan de raadsleden die tijdens de vergadering het woord vragen. In de praktijk verleent de voorzitter het woord in volgorde van wie het eerst het woord vraagt. Dit wordt nu zo opgenomen in het reglement. Wanneer een raadslid bij een stemming wil tegenstemmen of zich wil onthouden, kan de reden bij het stemgedrag meegedeeld worden. Dit kan in het debat rond het agendapunt, niet tijdens de stemming. De mededeling van het stemgedrag wordt opgenomen in de audiovisuele opname en in de stenografische notulen die een woordelijk verslag vormen van de raadszitting. VERDUIDELIJKING BEGRIP “INTENTIES” Bij het indienen van een interpellatie waren er soms interpretatiemoeilijkheden bij het voorschrift dat er niet gepeild mag worden naar intenties. Om meer duidelijkheid te creëren wordt voorgesteld om het begrip ‘intenties’ te schrappen en het woord ‘beleidsdaad’ te concretiseren. Het voorstel legt de bevoegdheid om te oordelen over de ontvankelijkheid van een interpellatie uitdrukkelijk bij het vast bureau. ACTUALITEITSDEBAT Er was vraag naar het invoeren van een actualiteitsdebat. Dit voorstel voert de mogelijkheid in om een actualiteitsdebat te voeren en regelt de modaliteiten. VERSLAGGEVING Het provinciedecreet vereist enkel notulen en een zittingsverslag van de vergadering van de provincieraad. In de huidige werking zijn er 3 verslagen: een audiovisuele opname, de stenografische notulen (woordelijke weergave) en een beknopt verslag dat als basis dient voor de officiële notulen. De audiovisuele opname (die quasi onmiddellijk beschikbaar is) kan beschouwd worden als het zittingsverslag. Daarnaast zijn er dan nog de stenografische notulen. Het is dus niet meer nodig daarbovenop nog een samenvatting van de debatten te behouden zodat wordt voorgesteld om het beknopt verslag af te schaffen en in de officiële notulen enkel de gegevens van de zitting op te nemen. We boeken hiermee tegelijkertijd efficiëntiewinst omdat de samenvatting van de debatten een arbeidsintensief proces is en de medewerkers die dit doen nu ruimte krijgen om met de vrijgekomen tijd andere taken op te nemen. PRIVACY Ten slotte worden enkele bepalingen ingevoerd rond de privacy-verplichtingen. Als bijlagen zijn toegevoegd: De wijzigingen aan het huishoudelijk reglement met trackchanges; Een schema met een overzicht van het initiatiefrecht van de provincieraadsleden; De privacyverklaring van de raadsleden. XXX Procedurele vormvereisten Het vast bureau heeft het voorstel besproken en goedgekeurd op 27 april 2022 en 18 mei 2022. Het voorstel van het vast bureau is ter kennis gegeven aan de deputatie op 2 juni 2022. BESLUIT: Enig artikel : De provincieraad keurt de wijzigingen van het huishoudelijk reglement van de provincieraad goed en stelt het huishoudelijk reglement van de provincieraad vast als volgt: HUISHOUDELIJK REGLEMENT HOOFDSTUK 1 INSTALLATIEVERGADERING, ONDERZOEK VAN DE GELOOFSBRIEVEN EN EEDAFLEGGING ARTIKEL 1 Na elke volledige vernieuwing van de provincieraad zit de uittredende voorzitter overeenkomstig artikel 7,§2 van het provinciedecreet de installatievergadering voor en leidt de procedure in voor het onderzoek van de geloofsbrieven van de verkozen provincieraadsleden. ARTIKEL 2 Drie bijzondere commissies van elk vier verkozen raadsleden, bij lottrekking aangeduid, onder de verkozen raadsleden uit een ander kiesdistrict, onderzoeken in besloten zitting de geloofsbrieven van de pas gekozen raadsleden en hun opvolgers. Bij het ontstaan van een vacature, onderzoekt een bijzondere commissie van vier raadsleden, samengesteld uit raadsleden uit de andere kiesdistricten in besloten zitting de geloofsbrieven van het opvolgend raadslid. Een op dezelfde wijze samengestelde bijzondere commissie van vier raadsleden onderzoekt in besloten zitting of de vertrouwenspersonen, bedoeld in artikel 18 van het provinciedecreet, voldoen aan de verkiesbaarheidsvereisten voor het mandaat van provincieraadslid. Iedere bijzondere commissie benoemt haar voorzitter en haar verslaggeefster/verslaggever die de besluiten aan de raad voorstelt. ARTIKEL 3 Al de verkozen raadsleden, met uitsluiting van die raadsleden van wie de geloofsbrieven verdaagd of niet aanvaard werden, beslissen over de verslagen omtrent de voorstellen uitgebracht door de in artikel 2 van het reglement bedoelde commissies. ARTIKEL 4 Na geldigverklaring van hun geloofsbrieven leggen de raadsleden in handen van de voorzitter van de installatievergadering de voorgeschreven eed af. Onmiddellijk hierna leggen de vertrouwenspersonen, die aan de voorwaarden voldoen, de eed af in handen van de voorzitter. Wanneer een raadslid afwezig is, legt zij/hij de eed af zodra zij/hij zitting neemt in de raad. Het raadslid, dat weigert de eed af te leggen of na afwezig te zijn geweest op de installatievergadering, zonder geldige reden afwezig blijft na een uitdrukkelijke oproep op de eerste daaropvolgende vergadering, wordt geacht afstand te hebben gedaan van zijn/haar mandaat. HOOFDSTUK 2 VERKIEZING VOORZITTER EN SAMENSTELLING BUREAU ARTIKEL 5 §1 . Na het onderzoek van de geloofsbrieven en de eedaflegging, kiest de raad tijdens de installatievergadering een nieuwe voorzitter. Dit gebeurt overeenkomstig de bepalingen van artikel 8 van het provinciedecreet. §2. Onmiddellijk na de verkiezing van de voorzitter benoemt de raad een ondervoorzitter bij afzonderlijke geheime stemming. Wanneer de raad instemt met de voorgestelde kandidaat, verkiest de raad de ondervoorzitter met handgeklap. ARTIKEL 6 Na de verkiezing van de voorzitter en de ondervoorzitter, stelt de raad tijdens de installatievergadering, het bureau samen. Het bureau omvat de volgende leden: een voorzitter, een ondervoorzitter en de voorzitter van elke fractie. De voorzitter van de provincieraad is voorzitter van het bureau. De eerste gedeputeerde of zijn vervanger maakt als waarnemer deel uit van het bureau. Het bureau blijft aan tot de ontbinding van de raad. ARTIKEL 7 Het bureau vergadert ingevolge uitnodiging van zijn voorzitter, die dag, plaats en uur van de vergadering bepaalt en de wijze van vergaderen (digitaal, hybride of fysiek). Op verzoek van een derde van de leden van het bureau is de voorzitter ertoe gehouden het bureau samen te roepen op de aangeduide dag en het aangeduide uur en met de aangeduide agenda. Het bureau kan slechts geldig vergaderen wanneer de meerderheid van de leden aanwezig is. Indien een fractievoorzitter niet kan aanwezig zijn, kan zij/hij zich laten vervangen door een lid van haar/zijn fractie. Het plaatsvervangend lid heeft stemrecht en recht op presentiegeld. Het vast bureau beslist in consensus. Alvorens aan de vergadering deel te nemen tekenen de leden de aanwezigheidslijst. In geval van digitale aanwezigheid, stelt de voorzitter de aanwezigheidslijst vast. ARTIKEL 8 De voorzitter handhaaft de orde in de vergadering van het bureau. Het bureau kan overleggen over al de zaken die de algemene werking van de provincieraad aanbelangen en over aangelegenheden die niet tot de bevoegdheid van de provincieraadscommissies behoren. Van de vergaderingen van het bureau wordt een verslag opgesteld. De voorzitter vertegenwoordigt het bureau. ARTIKEL 9 Bij verhindering van de voorzitter zit de ondervoorzitter het bureau voor en bij haar/zijn verhindering het lid van het bureau met de hoogste rangorde. ARTIKEL 10 Indien de voorzitter of de ondervoorzitter actief deelnemen aan de debatten in de raad verlaten zij hun plaats aan het bureau. Het raadslid met de meeste dienstanciënniteit zal indien nodig in het kader van de vervanging van de voorzitter, de afwezige of verhinderde ondervoorzitter vervangen. ARTIKEL 11 Het bureau regelt het ceremonieel en beraadslaagt in overleg met de deputatie. Het bureau wijst de raadsleden hun plaatsen in de raadszaal toe. HOOFDSTUK 3 DE DEPUTATIE ARTIKEL 12 Na elke volledige hernieuwing van de provincieraad en na de samenstelling van het bureau, gaat de raad over tot de verkiezing van de gedeputeerden. Deze verkiezing gebeurt overeenkomstig artikel 45 van het provinciedecreet. De voorzitter, de ondervoorzitter en de leden van het bureau kunnen geen lid zijn van de deputatie. HOOFDSTUK 4 DE POLITIEKE FRACTIES ARTIKEL 13 De raadsleden kunnen politieke fracties vormen. Onverminderd de bepalingen van artikel 38§2 van het provinciedecreet vormen provincieraadsleden die op eenzelfde lijst verkozen zijn één fractie. Mits voldaan is aan de voorwaarden van artikel 38§3 van het provinciedecreet vormen het provincieraadslid of de provincieraadsleden die verkozen zijn op lijsten die zich uiterlijk op de installatievergadering hebben verenigd, eveneens één fractie. Een raadslid kan slechts tot één politieke fractie behoren. Elke politieke fractie overhandigt tijdens de installatievergadering aan de voorzitter van de raad de lijst van haar leden en geeft de naam van haar fractievoorzitter en haar/zijn plaatsvervanger op. ARTIKEL 14 §1 . Binnen de perken van de beschikbare kredieten, die op het provinciebudget werden voorzien, verleent de provincie jaarlijks een toelage aan alle fracties, zoals bedoeld in artikel 13 van dit huishoudelijk reglement. §2 . De fracties mogen de ontvangen toelage alleen gebruiken voor de ondersteuning van de eigen werking en van de werking van de provincieraad waarvan ze deel uitmaken. In het bijzonder mag de toelage worden aangewend voor de vorming en de administratieve ondersteuning van de provincieraadsleden en de personeels-, administratie- en werkingskosten van de fracties. De middelen mogen niet gebruikt worden voor partijwerking of verkiezingen, noch ter compensatie van presentiegeld of wedde. ARTIKEL 15 De jaarlijkse fractietoelage bedraagt 2.000 EUR per lid dat geen deel uitmaakt van de deputatie. ARTIKEL 16 §1 . De deputatie kent de toelage, berekend per jaar, toe aan een vereniging die de ondersteuning van de eigen werking van een provincieraadsfractie en van de provincieraad waarvan deze fractie deel uitmaakt, als hoofddoel heeft. Deze vereniging moet opgericht zijn door leden van een provincieraadsfractie, hetzij in de vorm van een vereniging zonder winstoogmerk, hetzij als feitelijke vereniging. De maatschappelijke zetel van de vzw of het secretariaatsadres van de feitelijke vereniging moet in de provincie gevestigd zijn. De bestuursorganen van de vereniging bestaan uitsluitend uit provincieraadsleden. §2 . De aanvraag van de toelage dient jaarlijks vóór 30 april ingediend via een e-loket subsidies provincie Antwerpen. §3 . Indien de provincieraadsfractie bestaat uit één provincieraadslid, kent de deputatie in afwijking op §1 de toelage toe aan dit provincieraadslid. ARTIKEL 17 §1 . De toelage dient steeds uitsluitend en integraal aangewend voor het doel waarvoor ze werd toegekend en het gebruik ervan dient gerechtvaardigd. §2 . Indien de vereniging een vzw is, wordt de verantwoording ingediend door diegene die gerechtigd is om de vzw te vertegenwoordigen. Indien de vereniging een feitelijke vereniging is, wordt de verantwoording ingediend door een gemachtigde van de fractie. Indien de toelage toegekend is aan een provincieraadslid, wordt de verantwoording ingediend door dit provincieraadslid. §3 . De verantwoording dient op volgende wijze te worden afgelegd: 1° jaarlijks indienen van een activiteitenverslag; 2° jaarlijks indienen van een uitgavenstaat, facturen of schuldvorderingen waaruit blijkt dat de toelage werd aangewend voor het doel waarvoor ze werd toegekend; 3° jaarlijks indienen van een balans, een resultatenrekening en een verslag inzake beheer en financiële toestand indien de vereniging de vorm aanneemt van een vzw; jaarlijks indienen van een financieel verslag indien de vereniging de vorm aanneemt van een feitelijke vereniging. §4 . De verantwoording moet worden voorgelegd bij het indienen van de nieuwe aanvraag zoals bepaald in artikel 16 § 2 en ten laatste op 31 augustus van het jaar volgend op het jaar waarvoor de toelage werd toegekend. §5. Indien de voorgelegde verantwoording niet afdoende is, wordt het bedrag dat niet afdoende verantwoord is teruggevorderd of afgehouden van de toegekende toelage van het lopende jaar. §6. De griffie stelt jaarlijks een verslag op in verband met de aanwending van de middelen toegekend aan de fracties. HOOFDSTUK 5 DE COMMISSIES ARTIKEL 18 - Algemeen De provincieraad richt raadscommissies op die de voorstellen aan de raad onderzoeken en advies uitbrengen over aangelegenheden die tot hun specifieke bevoegdheden behoren, tenzij een bespreking in de commissie door de raad niet noodzakelijk geacht wordt. De raadscommissies formuleren ook voorstellen over de wijze waarop vorm wordt gegeven aan de inspraak van de bevolking telkens als dat voor de beleidsvoering wenselijk wordt geacht. De raad kan in zijn schoot nog andere commissies oprichten belast met bijzondere bevoegdheden, bepaalt het aantal leden ervan en duidt ze aan. ARTIKEL 19 – Centrale commissie Er wordt in de schoot van de provincieraad een centrale commissie opgericht bestaande uit de leden van het bureau en twee gedeputeerden, afgevaardigd door de deputatie. De centrale commissie staat in voor de algemene organisatie van de werkzaamheden en het opstellen van de vergaderschema’s voor de raad en zijn commissies. De voorzitter van de raad is ook voorzitter van de centrale commissie. ARTIKEL 20 – Verenigde raadscommissie De verenigde commissie bestaat uit alle leden van de provincieraad. Zij heeft tot doel de raadsleden informatie en toelichting te verstrekken rond actuele thema’s of over de stand van zaken van belangrijke beleidsdossiers. Zij wordt bijeengeroepen op initiatief van de voorzitter van de provincieraad of door de voorzitter op verzoek van de deputatie Provincieraadscommissies ARTIKEL 21 Er worden 4 vaste raadscommissies opgericht. Elke raadscommissie telt 6 stemgerechtigde leden. De leden zijn allen lid van de provincieraad, maar geen lid van de deputatie. De provincieraad duidt voor elke raadscommissie een voorzitter en een ondervoorzitter aan. De 4 voorzitters worden verkozen op voordracht van de 4 grootste fracties van de raad in volgorde van hun grootte. Zijn ze even groot dan heeft de fractie met de meeste stemmen bij de laatste provincieraadsverkiezingen de eerste keuze. Hetzelfde gebeurt voor de 4 ondervoorzitters. Bij verhindering van zowel de voorzitter als de ondervoorzitter wordt de commissie voorgezeten door het raadslid met de meeste dienstanciënniteit. Indien een lid niet kan aanwezig zijn, kan zij/hij zich laten vervangen door een lid van haar/zijn fractie. Aan de voorzitter van de raadscommissie wordt kennis gegeven van deze vervanging door het raadslid dat zich laat vervangen of door de voorzitter of de secretaris van de fractie van het te vervangen raadslid. De vervanger heeft steeds recht op een presentievergoeding. De deputatie duidt voor elke raadscommissie een personeelslid aan, dat als secretaris belast is met de samenvatting van de besprekingen. ARTIKEL 22 Na elke volledige vernieuwing van de provincieraad en na de samenstelling van het bureau en de verkiezing van de deputatie, legt de voorzitter van de raad een voorstel aan de raad voor inzake de samenstelling van de vaste raadscommissies en de materies waarvoor ze bevoegd zijn. Hiertoe overhandigen de fractievoorzitters aan de voorzitter van de raad de akte van voordracht van de commissieleden, aangeduid door hun fractie. Om ontvankelijk te zijn moet de akte van voordracht ten minste ondertekend zijn door een meerderheid van de leden van de fractie. Het aantal mandaten in elke raadscommissie wordt bepaald volgens het principe van de evenredige vertegenwoordiging, stelsel D’Hondt. Als een fractie ingevolge de toepassing van de evenredige vertegenwoordiging niet vertegenwoordigd is in een raadscommissie, kan die fractie een raadslid aanwijzen dat als lid met raadgevende stem in die commissie zetelt. Dergelijk lid heeft eveneens recht op presentiegeld met een maximum van 1 vergoeding voor de vaste raadscommissies ter voorbereiding van een zitting van de provincieraad. ARTIKEL 23 De voorzitter van de commissie roept de raadsleden via e-mail samen tot de vergadering, minstens vijf kalenderdagen op voorhand. Hij nodigt tevens de bevoegde gedeputeerden uit. De voorzitter van de commissie bepaalt de locatie van de vergadering en de wijze waarop de leden samenkomen (digitaal, hybride, fysiek). De agenda van een raadscommissie bevat steeds minimaal de agendapunten die opgenomen zijn op de agenda van de eerstvolgende vergadering van de provincieraad en die tot de bevoegdheid van de betrokken commissie behoren. Op verzoek van een derde van de effectieve leden is de voorzitter van de commissie gehouden deze op de aangeduide dag en het aangeduide uur met de voorgestelde agenda bijeen te roepen. De raadscommissies kunnen vergaderen ongeacht het aantal aanwezige leden. Wanneer de raad een voorstel van een raadslid naar een commissie verzendt waarvan dit raadslid geen deel uitmaakt, nodigt de voorzitter van deze commissie het bedoelde raadslid uit op de vergadering tijdens dewelke het voorstel op de agenda staat. Twee of meer commissies kunnen, met het akkoord van hun respectieve voorzitters, samen vergaderen. De verslagen van de raadscommissies worden ondertekend door de secretaris en de voorzitter. ARTIKEL 24 De leden van de commissie tekenen de aanwezigheidslijst. Deze geldt als titel voor de uitbetaling van het presentiegeld en de reiskosten. In het geval van digitale aanwezigheid, stelt de voorzitter van de commissie de aanwezigheidslijst vast. De plaatsvervangende leden hebben stemrecht en recht op vergoedingen wanneer het effectieve lid waarvoor zij als plaatsvervanger optreden, afwezig is. Commissieleden die wegens onvoorziene omstandigheden (bv. files) pas na afloop van de vergadering de vergaderlocatie bereiken, kunnen aanspraak maken op een reisvergoeding voor zover het lid de dag zelf van de vergadering of uiterlijk de dag nadien, de oorzaak van de laattijdigheid meldt aan de secretaris van de raadscommissie. Andere raadsleden mogen, zonder stemrecht en zonder vergoedingen, de vergaderingen van de commissies bijwonen. Zij hebben het recht om het woord te nemen. Stemmingen binnen een commissie zijn slechts indicatief. ARTIKEL 25 Elke commissie kan op verzoek van de voorzitter of op verzoek van haar leden deskundigen en belanghebbenden uitnodigen op de vergaderingen. ARTIKEL 26 De raad kan bij elke bestaande commissie één of meer subcommissies of werkgroepen oprichten waarvan hij opdracht, samenstelling en werkwijze bepaalt. De raad kan, op voorstel van het bureau en na verslag van de deputatie, beslissen dat voor de raadsleden die van een dergelijke subcommissie deel uitmaken, de getekende aanwezigheidslijst geldt als titel voor de uitbetaling van de vergoedingen voorzien in artikel 65 en 66 van dit reglement. ARTIKEL 27 Ieder heeft het recht verzoekschriften, door een of meer personen ondertekend, schriftelijk bij de provincieraad in te dienen. Verzoekschriften die een onderwerp betreffen dat niet tot de bevoegdheid van de provincieraad behoort, zijn onontvankelijk. De verzoeker of, indien het verzoekschrift door meer personen ondertekend is, de eerste ondertekenaar van het verzoekschrift, kan worden gehoord door de centrale commissie. In dat geval heeft de verzoeker of de eerste ondertekenaar van het verzoekschrift het recht zich te laten bijstaan door een persoon naar keuze. De centrale commissie adviseert de provincieraad, die binnen drie maanden na de indiening van het verzoekschrift een gemotiveerd antwoord verstrekt aan de verzoeker of, indien het verzoekschrift door meer personen ondertekend is, aan de eerste ondertekenaar van het verzoekschrift. ARTIKEL 28 – Openbaarheid De vergaderingen van de commissies zijn in beginsel openbaar. Besloten zijn: - de vergaderingen waarin punten besproken worden, die de persoonlijke levenssfeer raken; - de vergadering waarin punten besproken worden die op de provincieraad in besloten zitting besproken worden; - de vergaderingen van de centrale commissie, behoudens het bepaalde in artikel 27. HOOFDSTUK 6 DE VERGADERINGEN VAN DE PROVINCIERAAD ARTIKEL 29 De provincieraad vergadert telkens als de aangelegenheden die onder zijn bevoegdheid vallen het vereisen en ten minste tienmaal per jaar. De raad vergadert in principe niet op zaterdag, zon- en feestdagen en in de maanden juli en augustus. De raad wordt door zijn voorzitter bijeengeroepen. De voorzitter is verplicht de provincieraad bijeen te roepen op verzoek van een derde van de leden of van de deputatie. De voorzitter is ook verplicht de provincieraad bijeen te roepen op verzoek van een vijfde van de leden als zes weken na de datum van de vorige provincieraad nog geen bijeenroeping heeft plaatsgevonden. De periode van zes weken wordt geschorst van 11 juli tot en met 15 augustus. In de gevallen van verplichte bijeenroeping, roept de voorzitter de provincieraad bijeen op de aangewezen dag en het aangewezen uur met de voorgestelde agenda. Daarvoor bezorgen de provincieraadsleden en de deputatie voor elk punt op die agenda hun voorstel van beslissing met toelichting aan de provinciegriffier, die de voorstellen bezorgt aan de voorzitter van de provincieraad. ARTIKEL 30 Behalve in spoedeisende gevallen wordt de oproeping ten minste acht kalenderdagen vóór de dag van de vergadering via e-mail aan het raadslid bezorgd. De oproeping bevat de agenda. De toelichtingsnota’s en de voorstellen van beslissing, net als alle relevante bijlagen zijn vanaf dat moment raadpleegbaar op een digitaal platform toegankelijk voor de provincieraadsleden. Deze voorstellen kunnen uitgaan van de deputatie of van één of meerdere raadsleden. De termijn vermeld in het eerste lid wordt teruggebracht tot twee kalenderdagen voor de toepassing van artikel 26 van het provinciedecreet. In spoedeisende gevallen kan de termijn vermeld in het eerste lid ingekort worden zonder evenwel korter te mogen zijn dan twee kalenderdagen. De samenstelling van de agenda verloopt telkens op een eenvormige manier in de volgorde van de rubrieken zoals hierna vermeld: Openbare vergadering: 1. Actualiteitsdebat (in voorkomend geval) en mondelinge vragen 2. voorstellen (gegroepeerd per bevoegde raadscommissie) 3. moties 4. interpellaties Besloten vergadering De voorzitter kan de volgorde wijzigen indien bepaalde actualiteiten dit vereisen. De voorzitter bepaalt de volgorde van de punten in elke rubriek. De niet behandelde agendapunten worden bij voorrang in elke rubriek behandeld tijdens de eerstvolgende vergadering. ARTIKEL 31 Plaats, dag, tijdstip en agenda van de vergadering van de provincieraad worden ter kennis gebracht van het publiek via publicatie op de provinciale website ( www.provincieantwerpen.be ), uiterlijk acht kalenderdagen voor de vergadering van de provincieraad. ARTIKEL 31 bis Als de situatie dit vereist omwille van noodomstandigheden of om algemene gezondheids-of veiligheidsredenen, vindt de provincieraadszitting plaats op digitale of hybride wijze. De voorzitter neemt hiertoe de beslissing. De digitale of hybride vergadering voldoet aan de democratische principes uit de toepasselijke regelgeving. Het openbare gedeelte van de provincieraad is rechtstreeks en integraal via livestream te volgen. De provincie stelt een link ter beschikking via dewelke het publiek het openbare gedeelte van de vergadering tijdens de zitting zelf kan volgen. In geval van hybride vergadering heeft het publiek de keuze om fysiek dan wel digitaal de vergadering van de provincieraad te volgen. In geval van hybride vergadering kiezen de raadsleden of zij fysiek aanwezig zijn dan wel digitaal aan de raad zullen deelnemen. De raadsleden die digitaal deelnemen zijn zichtbaar en hoorbaar voor de andere raadsleden en voor het publiek. De raadsleden die digitaal deelnemen kunnen mee debatteren, beraadslagen en stemmen. De stemming gebeurt tijdens een digitale of hybride vergadering van de provincieraad via een digitaal stemsysteem toegankelijk voor alle raadsleden. ARTIKEL 32 De voorzitter opent en sluit de vergadering. De voorzitter waakt over de toepassing van het reglement, verleent het woord, stelt de vragen en deelt de uitslag van de stemmingen en de beslissingen van de raad mee. Hij/zij komt in de debatten enkel tussen om de stand van zaken uiteen te zetten of om de spreker tot het behandelde onderwerp terug te roepen. Indien hij/zij zelf actief aan het debat deelneemt, verlaat hij/zij de voorzitterszetel en keert slechts terug nadat de bespreking over de zaak volledig beëindigd is. De voorzitter vertegenwoordigt de raad. Bij verhindering van de voorzitter, of wanneer hij/zij actief aan het debat deelneemt, neemt de ondervoorzitter van het bureau het voorzitterschap waar. Is de ondervoorzitter eveneens verhinderd, neemt het raadslid met de meeste anciënniteit het voorzitterschap waar. ARTIKEL 33 De raadsleden tekenen een aanwezigheidslijst, die geldt als titel voor de uitkering van het presentiegeld en de reisvergoeding. In geval van digitale aanwezigheid, in een digitale of hybride zitting, stelt de voorzitter de aanwezigheid vast. De voorzitter heeft het recht over te gaan tot de naamafroeping. Het raadslid stelt de voorzitter vooraf in kennis van haar/zijn voorgenomen afwezigheid. De voorzitter deelt aan de raad de namen mee van de verontschuldigde raadsleden. ARTIKEL 34 Indien bij de aanvang of tijdens de vergadering blijkt dat een onvoldoende aantal raadsleden aanwezig is om geldig te kunnen beraadslagen en beslissen, kan de voorzitter de vergadering schorsen voor ten hoogste één uur. Indien na het verstrijken van deze schorsing de raad nog niet in aantal is, verklaart de voorzitter de vergadering voor gesloten. Zij/hij stelt dan vooraf dag en uur van de volgende vergadering vast met inachtname van artikel 26 van het provinciedecreet. ARTIKEL 35 Indien de raad, nadat hij een tweede maal bijeengeroepen is met dezelfde agenda, nog niet het vereiste aantal leden telt om geldig te kunnen beraadslagen en beslissen, roept de voorzitter, overeenkomstig artikel 26 van het provinciedecreet de raad voor een derde en laatste oproeping bijeen. De raad kan alsdan, ongeacht het aantal aanwezige leden, een beslissing nemen over de onderwerpen die voor de derde maal op de agenda komen. ARTIKEL 36 - De voorzitter verleent het woord aan de raadsleden in volgorde van wie het eerst het woord vraagt. Van deze volgorde kan de voorzitter afwijken voor: de tussenkomsten van de gouverneur; de vraag of een onderwerp van de agenda al dan niet ontvankelijk of vatbaar voor bespreking is; het voorstel tot verdaging of tot verzending naar een commissie; de vraag om voorrang te verlenen aan een ander onderwerp dan hetgeen dat ter bespreking is; de vraag om de stand van zaken te geven van het punt dat in bespreking is; het beroep op de toepassing van het reglement; het antwoord op een persoonlijk feit of het rechtzetten van een aangehaald feit; het indienen van een ordemotie. De ordemotie kan betrekking hebben op: a) een voorstel tot aanvulling van de agenda of verdaging van een agendapunt; b) een voorafgaande vraag over de toepassing van de procedure; c) een voorafgaande vraag tot afwijzing van de behandeling; d) een voorstel tot sluiting van de beraadslaging; e) een voorstel tot spoedbehandeling in plenaire vergadering; f) een voorafgaande vraag over de coördinatie van de werkzaamheden van de provincieraad met die van andere overheden. Bovendien kan de voorzitter hiervan afwijken en beurtelings het woord verlenen voor of tegen het behandelde onderwerp. De maximum spreektijd is, behoudens bij de algemene bespreking van het budget, themaraden en voor bijzondere aangelegenheden; a. in een algemene bespreking: 10 minuten per spreker; b. in een bespreking van artikelen en amendementen: 5 minuten per spreker; - voor bijzondere aangelegenheden kan het vast bureau de duur van een beraadslaging en het aantal sprekers bepalen. - wanneer de voorzitter oordeelt dat de werkzaamheden van de raad worden belemmerd, kan hij de spreektijd van alle sprekers beperken. Geen spreker mag in de rede worden gevallen, tenzij door de voorzitter en in de in volgend artikel vermelde gevallen en tenzij een lid beroep doet op toepassing van het reglement. ARTIKEL 37 De voorzitter legt voorafgaandelijk ter stemming: de klachten over de agenda, het al dan niet ontvankelijk verklaren voor bespreking van een onderwerp, het voorstel tot verdagen, de vraag tot het geven van voorrang aan een ander voorstel, het beroep op het reglement en de ordemotie. Deze stemming schorst de bespreking van de hoofdvraag. ARTIKEL 38 1) De voorzitter oefent toezicht uit op de orde in de vergaderzaal. 2) Raadsleden die de orde verstoren, worden door de voorzitter tot de orde geroepen. Elke belediging of aantijging met kwade bedoeling wordt geacht een schending van de orde te zijn. 3) In geval van herhaling worden zij door de voorzitter andermaal tot de orde geroepen. Bovendien ontneemt de voorzitter hun het woord en mogen zij voor de verdere duur van de vergadering niet meer het woord voeren. 4) Raadsleden aan wie het woord om deze reden is ontnomen, kunnen deze maatregel ongedaan maken door te verklaren dat het hen spijt de orde te hebben verstoord. 5) Alle geluidsproducerende persoonlijke toestellen dienen gedempt of uitgeschakeld worden in de raadszaal en telefoneren dient buiten de raadszaal te gebeuren. 6) Het is verboden om te filmen of foto’s te nemen in de provincieraadzaal, tenzij de voorzitter hiervoor toestemming geeft. ARTIKEL 39 Wanneer een onderwerp voldoende is toegelicht, kan de voorzitter voorstellen de bespreking ervan te sluiten. ARTIKEL 40 De notulen van de vergadering van de provincieraad worden onder de verantwoordelijkheid van de provinciegriffier opgesteld overeenkomstig de bepalingen van artikel 176 en 177 van het provinciedecreet. Behalve in spoedeisende gevallen worden de notulen van de vorige vergadering ten minste acht kalenderdagen voor de dag van de vergadering op de provinciale website gepubliceerd. De raadsleden ontvangen een e-mail van de publicatie. Elk provincieraadslid heeft het recht tijdens de vergadering opmerkingen te maken over de redactie van de notulen van de vorige vergadering. Als die opmerkingen worden aangenomen, worden de notulen in die zin aangepast. Als er geen opmerkingen worden gemaakt, worden de notulen als goedgekeurd beschouwd en worden ze door de voorzitter van de provincieraad en de provinciegriffier ondertekend. ARTIKEL 41 De notulen van de vergaderingen van de provincieraad vermelden, in chronologische volgorde, alle besproken onderwerpen, alsook het gevolg dat werd gegeven aan de punten waarover de provincieraad geen beslissing heeft genomen. Ze maken melding van alle beslissingen en het resultaat van de stemmingen. Behalve bij geheime stemming, vermelden de notulen hoe elk lid gestemd heeft. ARTIKEL 42 De vergaderingen van de provincieraad zijn openbaar. Behalve wat betreft de vergaderingen met betrekking tot de begroting, kan de provincieraad, in het belang van de openbare orde en op grond van ernstige bezwaren tegen de openbaarheid, met een tweederde meerderheid van de aanwezige leden, beslissen dat de vergadering niet openbaar is. De vergadering is niet openbaar wanneer het om personen gaat. Zodra een dergelijk punt aan de orde is, beveelt de voorzitter terstond de behandeling in besloten vergadering. Uitgezonderd in tuchtzaken kan de besloten vergadering eerst plaatsvinden na de openbare vergadering. Wanneer tijdens de openbare vergadering blijkt dat de behandeling van een punt moet worden voortgezet in besloten vergadering, kan de openbare vergadering, enkel met dit doel, worden onderbroken. Van de besloten vergadering worden geen notulen opgesteld, tenzij de raad anders beslist. De stemming over de grond van de zaak heeft plaats in openbare vergadering. HOOFDSTUK 7 HET STEMMEN ARTIKEL 43 De raad stemt elektronisch, tenzij dit systeem niet ter beschikking is dan stemt de raad mondeling bij naamafroeping of bij zitten en opstaan. Een mondelinge stemming bij naamafroeping kan gevraagd worden door éénderde van de aanwezige leden. Over de volgende aangelegenheden wordt geheim gestemd: - de vervallenverklaring van het mandaat van provincieraadslid en gedeputeerde; - de aanwijzing van de leden van de provinciale bestuursorganen en van de vertegenwoordigers van de provincie in overlegorganen en in de organen van andere rechtspersonen en feitelijke verenigingen; - individuele personeelszaken. De ondervoorzitter noteert de uitslag van de stemmingen als er niet elektronisch wordt gestemd. ARTIKEL 44 Na bespreking van elk ontwerp van besluit verzoekt de voorzitter de raadsleden hun stem uit te brengen en zij/hij kondigt de aanvang van de stemming aan. Eens de stemming begonnen, kan de voorzitter aan niemand nog het woord verlenen. Vooraleer de stemming af te sluiten, vraagt de voorzitter of iedereen gestemd heeft en sluit daarna de stemverrichtingen af. De in de raadszaal aanwezige leden moeten aan de stemming deelnemen. Alle beslissingen worden bij volstrekte meerderheid van stemmen genomen; bij staking van stemmen is het voorstel verworpen. De voorzitter stemt het laatst en kondigt nadien de uitslag van de stemming af. ARTIKEL 45 Elk raadslid dat zich bij de stemming onthoudt, kan de reden van de onthouding meedelen in het debat rond het agendapunt. Elk raadslid dat tegenstemt, kan de reden van de tegenstem meedelen in het debat rond het agendapunt. Een stemhouding meedelen is niet mogelijk bij een geheime stemming. Raadsleden die op het ogenblik van de stemming zich hebben aangemeld en niet stemmen, worden geacht zich te hebben onthouden. ARTIKEL 46 Mits instemming van alle aanwezige leden kan de raad de besluiten met gelijkaardige inhoud bij één enkele stemming behandelen. De uitslag van de gezamenlijke stemming geldt dan als stemming voor elk afzonderlijk ontwerp. HOOFDSTUK 8 VOORSTELLEN, AMENDEMENTEN, INTERPELLATIES, MOTIES ARTIKEL 46 bis Provincieraadsleden en de deputatie kunnen uiterlijk vijf kalenderdagen vóór de vergadering punten aan de agenda toevoegen. Hiertoe bezorgen ze hun voorstel van beslissing, vergezeld van een toelichtende nota, aan de provinciegriffier die de voorstellen overmaakt aan de voorzitter van de provincieraad. De provinciegriffier deelt de aanvullende agendapunten zoals vastgesteld door de voorzitter van de provincieraad, samen met de bijhorende voorstellen en de toelichtende nota’s, via e-mail onverwijld mee aan de provincieraadsleden. Van de mogelijkheid vermeld in het vorige lid kan geen gebruik worden gemaakt door een lid van de deputatie. De deputatie als college beschikt echter wel over deze mogelijkheid. De verzoeken tot aanvulling van de agenda dienen tijdig via e-mail verzonden te worden aan de provinciegriffier. Een punt dat niet op de agenda voorkomt kan ter zitting niet besproken worden, behalve in dringende gevallen, erkend door ten minste twee derden van de aanwezige leden. ARTIKEL 47 Elk voorstel kan een algemene bespreking, te weten het geheel van het voorstel en de grondbeginselen waarop het steunt, en een bespreking van de artikelen bevatten. ARTIKEL 48 Elk raadslid heeft het recht om voorstellen aan de raad in te dienen. Deze voorstellen moeten ten minste vijf kalenderdagen voor de vergadering per e-mail worden bezorgd aan de provinciegriffier die ze overmaakt aan de voorzitter van de provincieraad. ARTIKEL 49 Voor elk agendapunt van de provincieraad worden alle stukken die erop betrekking hebben, ter beschikking gesteld aan de leden van de provincieraad. Dat gebeurt vanaf het verzenden van de agenda op een digitaal platform toegankelijk voor de provincieraadsleden. De griffier of de door haar/hem aangewezen personeelsleden verstrekken aan de raadsleden die erom verzoeken uitleg over de in het dossier voorkomende stukken. Vragen naar een waardeoordeel of intenties worden niet beantwoord. ARTIKEL 50 Elk lid heeft het recht om de aan de raad gedane voorstellen te amenderen. Amendementen en subamendementen worden schriftelijk en door minimaal één raadslid ondertekend of per e-mail aan de voorzitter bezorgd. De amendementen worden besproken bij het artikel waarop ze betrekking hebben. Subamendementen worden vóór amendementen en amendementen worden voor de hoofdvraag ter stemming gelegd. ARTIKEL 51 Wanneer de raad een voorstel naar de deputatie doorverwijst, dient de voorzitter het binnen drie maanden op de agenda te plaatsen opdat de deputatie de besluiten van haar onderzoek zou kunnen voorleggen. Behalve bij hoogdringendheid, wordt deze termijn opgeschort tijdens de maanden juli en augustus. ARTIKEL 52 Een raadslid kan de deputatie interpelleren over een aangelegenheid van provinciaal belang. Het verzoek tot interpellatie, met toevoeging van een nota die nauwkeurig het onderwerp of de feiten opgeeft waarover opheldering wordt gevraagd, en de voornaamste beschouwingen die de interpellant daaraan wenst vast te knopen, moet per e-mail aan de provinciegriffier worden bezorgd die ze overmaakt aan de voorzitter Een interpellatie houdt een controle in van de beleidsdaden van de deputatie. Met een beleidsdaad wordt bedoeld: - een beslissing van de deputatie of van diegene aan wie de deputatie een bevoegdheid heeft gedelegeerd; - handelingen ter voorbereiding of ter uitvoering van een beslissing van de deputatie; - het stilzitten van de deputatie wanneer er een rechtmatige verwachting tot handelen bestaat. De leden van het vast bureau oordelen over de ontvankelijkheid van een ingediende interpellatie. Interpellaties die ten minste vijf kalenderdagen voor de raadszitting worden aangevraagd, worden behandeld op de eerstvolgende vergadering, in chronologische volgorde van indiening. Interpellaties die betrekking hebben op een punt dat geagendeerd is, worden behandeld samen met het desbetreffende punt van de agenda. Interpellaties kunnen wel aanleiding geven tot een debat maar niet tot het nemen van enig besluit. De uiteenzetting van een interpellatie mag niet langer dan 10 minuten duren, met een antwoord van de deputatie van 5 minuten en een wederwoord van de interpellant van 5 minuten. De mogelijkheid om andere politieke fracties toe te laten aan te sluiten op de interpellatie kan mits een spreektijd van 5 minuten per politieke fractie. Daarna beschikken de interpellant, de aansluitende sprekers en de deputatie nog over een wederwoord van telkens 5 minuten. ARTIKEL 53 Elk raadslid heeft het recht om moties aan de raad in te dienen. Deze moties worden per e-mail aan de provinciegriffier bezorgd, die ze overmaakt aan de voorzitter. Moties die ten minste vijf kalenderdagen voor de raadszitting worden ingediend, worden behandeld op de eerstvolgende zitting. Wanneer in het bureau geen overeenstemming is over de onontvankelijkheid van een motie, kan de indien(st)er in een toelichting van maximum 5 minuten de ontvankelijkheid ervan bepleiten. HOOFDSTUK 9 SCHRIFTELIJKE EN MONDELINGE VRAGEN EN ACTUALITEITSDEBAT ALGEMENE BEPALINGEN ARTIKEL 54 De provincieraadsleden hebben het recht aan de deputatie mondelinge en schriftelijke vragen te stellen over het bestuur van de provincie en over zaken die betrekking hebben op de aan de deputatie toegewezen taken. Het vraagrecht kan niet uitgeoefend worden als de deputatie optreedt als rechtscollege. De gouverneur kan bevraagd worden in het kader van de taken die zij/hij behartigt voor de provincie. Het vraagrecht kan geen aanleiding geven tot een debat of het nemen van enig besluit. In geval van een actualiteitsdebat is er wel debat mogelijk. ARTIKEL 55 De vragen moeten beperkt blijven tot wat strikt nodig is opdat het onderwerp beknopt en zonder nadere toelichting kan worden uiteengezet. De voorzitter van de provincieraad oordeelt over de ontvankelijkheid van de vragen. Onontvankelijk zijn onder meer: a) vragen met betrekking tot particuliere aangelegenheden of persoonlijke gevallen; b) vragen die uitsluitend strekken tot het verkrijgen van statistische gegevens, documentatie ofwel juridische of administratieve adviezen of inlichtingen; c) vragen die betrekking hebben op beslissingen die door de deputatie nog genomen moeten worden zijn niet ontvankelijk. De vragen mogen geen aanleiding geven tot het doorvoeren van omvangrijke studies of opzoekingen of tot het houden van enquêtes dan op bevel van de provincieraad. SCHRIFTELIJKE VRAGEN ARTIKEL 56 Ieder raadslid kan aan de deputatie en aan de gouverneur, via de voorzitter van de provincieraad, schriftelijk vragen stellen over aangelegenheden, zoals bepaald in artikel 54. ARTIKEL 57 Het lid dat een schriftelijke vraag tot de deputatie of de gouverneur wenst te richten, bezorgt haar/zijn vraag via e-mail aan de provinciegriffier of overhandigt ze op het provinciebestuur aan de griffier of het daartoe aangeduide personeelslid. Bij ontvankelijkheid bezorgt de voorzitter de vraag aan de deputatie of de gouverneur. Het antwoord moet binnen twintig werkdagen aan het raadslid worden bezorgd. Bedoelde antwoordtermijn gaat in de eerste werkdag na de ontvangst van de schriftelijke vraag door de deputatie of de gouverneur. Vraag en antwoord worden opgenomen in het Bulletin van vragen en antwoorden, dat periodiek op de provinciale website verschijnt. Indien het antwoord niet is ingekomen binnen de gestelde termijn, wordt alleen de vraag in het Bulletin opgenomen, met dien verstande dat zij bij de publicatie van het antwoord in het Bulletin opnieuw wordt opgenomen. MONDELINGE VRAGEN ARTIKEL 58 Bij het begin van iedere vergadering van de raad is het mogelijk om mondelinge vragen te stellen. De raadsleden die de deputatie of de gouverneur een mondelinge vraag over actuele onderwerpen willen stellen, geven de voorzitter van de raad schriftelijk of via e mail kennis van het onderwerp van hun vraag ten minste drie kalenderdagen vóór de dag van de vergadering. Gelijktijdig wordt een kopie van de vraag aan de provinciegriffier bezorgd. Bij ontvankelijkheid geeft de voorzitter de deputatie of de gouverneur onverwijld kennis van de vraag. De vragen worden in chronologische volgorde van indiening vooraan geplaatst op de agenda van de vergadering. Vragen over hetzelfde onderwerp worden samengevoegd. Mondelinge vragen die betrekking hebben op een punt dat geagendeerd is (bv. Een voorstel of een interpellatie), worden behandeld samen met het desbetreffende punt van de agenda. Interpellaties hebben voorrang op mondelinge vragen wanneer het over eenzelfde onderwerp gaat. Het stellen van de vraag mag niet langer duren dan vijf minuten. Er kunnen geen aanvullende vragen worden gesteld. Elke vraag wordt afgehandeld tijdens de vergadering waarin zij wordt uiteengezet. Het recht om als vraagsteller het woord te voeren, is persoonlijk. Indien de vraagsteller afwezig is, wordt de vraag als ingetrokken beschouwd. In geen geval mag een vraag in onveranderde omstandigheden opnieuw worden gesteld in de loop van dezelfde zitting. ACTUALITEITSDEBAT ARTIKEL 58 bis Een fractie kan ten minste drie kalenderdagen vóór de dag van de vergadering een voorstel indienen tot het voeren van een actualiteitsdebat. Dit voorstel moet gesteund zijn door 3 andere fracties en wordt besproken in het vast bureau. De provincieraad vangt aan met dit actualiteitsdebat, voor de behandeling van de overige mondelinge vragen. Per provincieraad kan er maximum één actualiteitsdebat georganiseerd worden. Per jaar kunnen er maximum 2 actualiteitsdebatten gevoerd worden die voorgesteld zijn door dezelfde fractie. Indien een actualiteitsdebat georganiseerd wordt, kunnen gedurende maximum 1uur alle fracties in debat aan bod komen over het afgesproken onderwerp. Indien er een actualiteitsdebat georganiseerd wordt, kan elke fractie maximum één mondelinge vraag indienen over een ander onderwerp. HOOFDSTUK 10 INZAGERECHT VAN DE PROVINCIERAADSLEDEN ARTIKEL 59 Het inzagerecht van de raadsleden wordt geregeld in artikel 30 van het provinciedecreet. ARTIKEL 60 Met uitzondering van de stukken bedoeld in artikel 49, richten de raadsleden hun aanvraag tot inzageper e-mail aan de provinciegriffier. De griffie noteert elke aanvraag in een register dat “Inzageregister voor de provincieraadsleden” heet. Inzage wordt verleend binnen een termijn van 10 kalenderdagen na ontvangst van de vraag. In bijzondere gevallen en mits akkoord van het aanvragende provincieraadslid kan hiervan worden afgeweken. Afschriften worden kosteloos verleend. ARTIKEL 61 De met toepassing van dit reglement verkregen documenten mogen niet verspreid worden noch gebruikt worden voor commerciële doeleinden. ARTIKEL 62 De bepalingen van dit reglement zijn ook van toepassing op de documenten in het provinciaal archief. ARTIKEL 63 De provinciegriffier ziet toe op het bijhouden van een register van inkomende en uitgaande stukken in de diensten en instellingen van de provincie. Deze registers kunnen door de raadsleden ingezien worden. ARTIKEL 64 De provincieraadsleden hebben inzage, via het provinciaal Intranet in de notulen van de vergaderingen van de deputatie nadat zij op de eerstvolgende vergadering van de deputatie zijn goedgekeurd. De agenda van de vergaderingen van de deputatie is ter inzage op Intranet vanaf het ogenblik dat de vergadering van de deputatie aanvangt. ARTIKEL 65 De provincieraadsleden mogen alle inrichtingen en diensten bezoeken die de provincie opricht en beheert. Zij richten daartoe een verzoek aan de provinciegriffier, die binnen de 7 werkdagen antwoordt op welk tijdstip en onder welke modaliteiten dat bezoekrecht kan worden uitgeoefend. HOOFDSTUK 11 VERGOEDINGEN ARTIKEL 66 Alvorens aan de vergaderingen van de provincieraad, het vast bureau en de commissies waarvan sprake in dit reglement deel te nemen, tekenen de raadsleden een aanwezigheidslijst. Deze geldt als titel voor de uitbetaling van het presentiegeld en de reisvergoeding. Het bedrag van het presentiegeld voor deze vergaderingen wordt vastgesteld op 124,98 EUR, gekoppeld aan de spilindex 138,01. De raadsleden die hun woonplaats hebben op ten minste vijf kilometer van de plaats van de vergadering, ontvangen een reisvergoeding gelijk aan de kostprijs van de verplaatsing van hun woonplaats naar de zetel van de provincieraad met het openbaar vervoer. Als zij van hun eigen voertuig gebruikmaken, wordt de vergoeding berekend volgens het tarief, vastgesteld op het stuk van de reiskosten toegekend aan het personeel van de provincie. De provincie vermindert de presentiegelden van het provincieraadslid dat andere wettelijke of reglementaire bezoldigingen, pensioenen, vergoedingen of toelagen ontvangt, op voorwaarde dat de mandataris daar zelf om verzoekt. ARTIKEL 67 Daarnaast worden nog de volgende specifieke aan de index gekoppelde vergoedingen toegekend: - de provincieraadsvoorzitter die de raad zowel intern als extern vertegenwoordigt, ontvangt een extra vergoeding van 10.712,76 EUR per jaar; voor het voorzitten van de raad ontvangt hij/zij per zitting een dubbel presentiegeld. Wanneer zij/hij de vergadering niet kan voorzitten, ontvangt haar/zijn plaatsvervanger een dubbel presentiegeld. - de fractievoorzitters ontvangen een extra vergoeding van 1.785,46 EUR per jaar. - de voorzitter van een commissie ontvangt een extra vergoeding van 1.071,28 EUR per jaar. Wanneer zij/hij de vergadering niet kan voorzitten, ontvangt haar/zijn plaatsvervanger een dubbel presentiegeld. De jaarbedragen, bedoeld in dit artikel, worden gekoppeld aan de spilindex 138,01. HOOFDSTUK 12 DE PROVINCIEGRIFFIER ARTIKEL 68 De provinciegriffier woont de zittingen van de provincieraad bij. Hij neemt plaats bij het bureau. Het is hem toegelaten de vergaderingen van de commissies bij te wonen. Hij kan ook de vergaderingen van het bureau bijwonen. Wanneer de raad in geheime zitting vergadert, woont de provinciegriffier de zitting bij, tenzij de raad er anders over beslist. Bij verhindering wordt hij vervangen, overeenkomstig de bepalingen van artikel 78 van het provinciedecreet. ARTIKEL 69 Hij is belast met het opstellen van de notulen van de vergaderingen van de raad, met hun bewaring, met de ondertekening, samen met de voorzitter, van de notulen en van alle stukken die van de raad uitgaan, met het verzenden van de voor de raad bestemde stukken, de bewaring van het archief en de aflevering van voor eensluidend verklaarde uitgiften. ARTIKEL 70 (opgeheven) ARTIKEL 71 De provinciegriffier treft de nodige schikkingen voor de redactie van de notulen die uiterlijk acht kalenderdagen voor de volgende vergadering van de raad, aan de leden worden bezorgd. De provinciegriffier treft tevens de nodige schikkingen om de opgenomen livestreamvergaderingen die als zittingsverslag worden beschouwd, uiterlijk acht kalenderdagen voor de volgende vergadering van de raad via de provinciale website ter beschikking te stellen. ARTIKEL 72 De notulen van de vergaderingen worden door de voorzitter en de provinciegriffier (digitaal) ondertekend. Zij worden op papier of digitaal gearchiveerd. De opgenomen livestreamvergaderingen van de provincieraad worden digitaal gearchiveerd. HOOFDSTUK 13 POLITIE VAN DE VERGADERINGEN ARTIKEL 73 De voorzitter is belast met de handhaving van de orde in de vergadering; hij kan, na een voorafgaande waarschuwing, terstond ieder persoon uit de zaal doen verwijderen die openlijk tekens van goedkeuring of afkeuring geeft of op enigerlei wijze wanorde veroorzaakt. De voorzitter kan bovendien een proces-verbaal opmaken tegen die persoon en dat proces-verbaal bezorgen aan het Openbaar Ministerie met het oog op de eventuele vervolging van de betrokkene. ARTIKEL 74 Gedurende de zitting, zal het publiek het stilzwijgen bewaren. HOOFDSTUK 14 DEONTOLOGIE ARTIKEL 75 De raad stelt een deontologische code op inzake de dienstverlening door de raadsleden aan de bevolking. HOOFDSTUK 15 – VERWERKING PERSOONSGEGEVENS RAADSLEDEN ARTKEL 76 De provincie dient te kunnen beschikken over een aantal persoonsgegevens van de provincieraadsleden teneinde volledig uitvoering te kunnen geven aan het mandaat van ieder raadslid, in het bijzonder om een kwalitatieve organisatie en werking van de provincieraad te kunnen garanderen én te kunnen voldoen aan de (sociale en fiscale) wetgeving, waarbij moet begrepen worden onder: - Persoonsgegevens: gegevens die gebruikt kunnen worden om u te identificeren, rechtstreeks of onrechtstreeks, bijvoorbeeld: naam, contactgegevens, bankrekeningnummer, audio- en beeldmateriaal, … betreffen persoonsgegevens op basis waarvan u rechtstreeks resp. onrechtstreeks geïdentificeerd kan worden; - Verwerken: het geheel van bewerkingen van persoonsgegevens. Dit is een zeer ruim begrip en houdt het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, … van persoonsgegevens in. Elk provincieraadslid wordt verzocht alle persoonsgegevens (en wijzigingen hierin) noodzakelijk voor de uitvoering van zijn/haar mandaat aan de provincie mede te delen. Deze persoonsgegevens zullen worden verwerkt en opgeslagen zolang dat nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, weliswaar met inachtneming van hetgeen is bepaald in Omzendbrief KB/ABB 2018 /4 betreffende het bestuurlijk toezicht en de bekendmakingsplicht in het Decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur en het Provinciedecreet van 9 december 2005 met betrekking tot de minimale duurtijd van de rechtens vereiste bekendmakingen van de provincie. ARTIKEL 77 De provincie zal de persoonsgegevens verwerken op een rechtmatige, behoorlijke en transparante wijze en enkel voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden en dit steeds conform de geldende reglementering inzake privacy en gegevensbescherming en steeds op basis van (minstens) één van de rechtsmatige grondslagen, zoals voorzien door artikel 6 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. De voornaamste grondslagen van de provincie voor een verwerking van de persoonsgegevens van provincieraadsleden zijn: - wettelijke verplichting: de verwerking van de persoonsgegevens is voorgeschreven door, respectievelijk noodzakelijk voor een wettelijke verplichting/opdracht; - gerechtvaardigde belang: de verwerking van de persoonsgegevens kadert binnen, respectievelijk is noodzakelijk voor een gerechtvaardigd belang van de provincie; - toestemming: de verwerking van de persoonsgegevens steunt op een actieve, specifieke, ondubbelzinnige en geïnformeerde toestemming van het provincieraadslid resp. de provincieraadsleden. In de mate dat er door de provincie ook bijzondere categorieën van persoonsgegevens zouden verwerkt worden (bv. persoonsgegevens waaruit een politieke opvatting blijkt), dan zal deze verwerking steeds beperkt blijven tot die kennelijk door de provincieraadsleden zelf openbaar zijn gemaakt, of minstens berusten op een uitdrukkelijke toestemming van het provincieraadslid resp. de provincieraadsleden. ARTIKEL 78 De provincie zal tevens genoodzaakt zijn een aantal persoonsgegevens te delen met derden. Daarbij verbindt de provincie zich ertoe enkel de noodzakelijke gegevens te bezorgen aan de derden waarmee zij de persoonsgegevens dient te delen teneinde te voldoen aan zijn wettelijke en werkgeversverplichtingen, dan wel gegevens te delen waarvoor de toestemming van de provincieraadsleden werd bekomen. Bepaalde persoonsgegevens van provincieraadsleden zullen eveneens doorgegeven en/of gedeeld worden met de verschillende instanties die noodzakelijk zijn in het kader van het mandaat. Meer bepaald gaat het over de volgende instanties: UBO-register (indien van toepassing); Pinakes (overheidsdatabank van de VVSG en Politeia); Gemeentelijk Zakboekje Databank (Wolters Kluwer). De provincie verbindt er zich toe de persoonsgegevens niet buiten de Europese Economische Ruimte te verwerken. ARTIKEL 79 In overeenstemming met de toepasselijke regelgeving kan ieder provincieraadslid, behoudens wanneer één van de wettelijk voorziene uitzonderingen van toepassing is, met betrekking tot de hem/haar betreffende persoonsgegevens die door de provincie worden verwerkt, een recht laten gelden op: - Inzage: ieder provincieraadslid heeft het recht om van de provincie uitsluitsel te verkrijgen over het al dan niet verwerken van zijn/haar persoonsgegevens en in casu inzage en/of kopie te verkrijgen van (o.m.) deze persoonsgegevens; - Rectificatie: ingeval een provincieraadslid meent dat de persoonsgegevens waarover de provincie beschikt onjuist of onvolledig zouden zijn, kan dit provincieraadslid verzoeken om een correctie of een vervollediging van deze persoonsgegevens; - Wissing: ieder provincieraadslid kan verzoeken om zijn/haar persoonsgegevens te wissen; - Beperking: onder bepaalde omstandigheden kan het provincieraadslid verzoeken om de beperking van de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens. In dat geval zal de provincie deze persoonsgegevens niet verder verwerken voor andere doeleinden dan het opslaan ervan; - Bezwaar: ieder provincieraadslid beschikt over de mogelijkheid om bezwaar te maken tegen een verwerking van zijn/haar persoonsgegevens, wanneer deze verwerking berust op een andere rechtsgrond dan toestemming. Zo kan het provincieraadslid, wanneer zijn/haar persoonsgegevens worden verwerkt in het algemeen belang of in het kader van de uitoefening van een openbaar gezag, bezwaar maken tegen deze verwerking door ter rechtvaardiging van het bezwaar een reden op te geven die verband houdt met zijn of haar specifieke situatie. - Intrekken van toestemming: ingeval de verwerking van persoonsgegevens zou berusten op een toestemming, dan heeft ieder provincieraadslid steeds het recht om deze toestemming in te trekken, met dien verstande dat zulks geen afbreuk kan doen aan de rechtmatigheid van de verwerking(en) op basis van deze toestemming voor de intrekking ervan; - Gegevensoverdraagbaarheid: voor zover wettelijk van toepassing, heeft ieder provincieraadslid het recht om de persoonsgegevens die hij/zij aan de provincie heeft verstrekt in een gestructureerde, gangbare en machinaal leesbare vorm te verkrijgen of voor zover technisch mogelijk, over te laten dragen aan een derde partij. De uitoefening van deze rechten is -in beginsel- kosteloos en zal zo spoedig mogelijk -doch uiterlijk binnen de wettelijk voorziene termijnen- worden behandeld. ARTIKEL 80 Iedere mandataris heeft ook steeds de mogelijkheid een klacht in te dienen bij de bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit, dewelke zijn klacht vervolgens zal onderzoeken. In voorkomend geval kan het provincieraadslid zijn klacht richten aan: Vlaamse Toezichtcommissie voor de verwerking van persoonsgegevens Koning Albert II-laan 15 1210 Brussel contact@toezichtscommissie.be ARTIKEL 81 De provincie neemt passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen om onbevoegde toegang tot bekendmaking, wijziging of vernietiging van de persoonsgegevens te voorkomen. De verwerking van de persoonsgegevens waarover de provincie beschikt, gebeurt in eerste instantie met gebruik van computers en/of IT-tools, waarbij organisatieprocedures en werkwijzen worden gevolgd die nauw aansluiten op de aangegeven doelen. ARTIKEL 82 Indien er sprake zou zijn van een gegevensinbreuk dat een hoog risico kan vormen voor de rechten en vrijheden van één of meerdere provincieraadsleden, zal dit provincieraadslid resp. deze provincieraadsleden onverwijld ingelicht worden door de provincie. Wanneer dit nodig blijkt te zijn zal ook de Vlaamse Toezichtcommissie voor de verwerking van persoonsgegevens binnen de 72 uur worden ingelicht. HOOFDSTUK 16 SLOTBEPALINGEN ARTIKEL 83 Het huishoudelijk reglement is door iedereen raadpleegbaar op de website. ARTIKEL 84 Het gewijzigd reglement, zoals goedgekeurd door de provincieraad van 23 juni 2022 treedt in werking op 1 juli 2022.


Duurzame ontwikkelingsdoelen (SDG's):
Vrede, justitie en sterke publiek diensten

Subdoelen:
Doeltreffende, verantwoordelijke en transparante instellingen ontwikkelen op alle niveaus