Provinciale overheidsopdrachten. Toepassing artikel 43 §2 11° van het provinciedecreet. Verzending belastingsdocumenten 2023 fiscaliteit. Plaatsing van de opdracht en procedure

PROVINCIERAAD VAN ANTWERPEN Vergadering van 24 november 2022 Verslag van de deputatie Bevoegd deputatielid: Jan De Haes Telefoon: 03 240 52 60 Agenda nr. 3/4 Provinciale overheidsopdrachten. Toepassing artikel 43 §2 11° van het provinciedecreet. Verzending belastingsdocumenten 2023 fiscaliteit. Plaatsing van de opdracht en procedure. Goedkeuring. Besluit goedgekeurd in de raad van 24 november 2022 Bevoegdheid Art. 43 §2 11° van het provinciedecreet: de provincieraad is bevoegd voor het vaststellen van de plaatsingsprocedure en het vaststellen van de voorwaarden van overheidsopdrachten tenzij: a) de opdracht past binnen het begrip dagelijks bestuur, vermeld in punt 9°, waarvoor de deputatie bevoegd is; b) de raad de plaatsingsprocedure en het vaststellen van de voorwaarden voor die overheidsopdracht nominatief aan de deputatie heeft toevertrouwd. Juridische context De wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten. Het koninklijk besluit van 18 april 2017 plaatsing overheidsopdrachten in de klassieke sectoren. Feitelijke context en verantwoording De Provincie Antwerpen verstuurt elk jaar iets meer dan een miljoen aanslagbiljetten, herinneringen en aangifteformulieren voor de provinciale belastingen. In vergadering van 20 december 2018 heeft de provincieraad goedgekeurd dat de verzending van deze aanslagbiljetten voor de jaren 2019 en 2020 zou gebeuren via een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking met bpost als enige kandidaat. In vergadering van 20 november 2020 werd deze regeling verlengd tot 2021. De motivering hiervoor was de volgende: Tot op heden gebeurt deze verzending via bpost op basis van een jaarlijks contract voor de verzending van grote hoeveelheden post. De jaarlijkse kostprijs bedraagt ongeveer 583.000 EUR. We zijn tot nu toe voor bpost blijven kiezen ondanks het verschijnen van andere spelers op de markt en wel om volgende redenen: - Financieel: met deze contracten betalen we een minimumtarief van ca. 0,53 EUR. Hierbij genieten we zelf van de omzetkorting die de andere marktspelers gebruiken om de brieven door bpost te laten bezorgen. - Zekerheid: Voor de aanslagbiljetten afgedrukt worden, controleert bpost de adressen op bestelbaarheid. De biljetten worden daarna afgedrukt met de barcode die bpost aanlevert. Hierdoor worden fout geadresseerde zendingen tot een strikt minimum beperkt. Deze service werkt pas efficiënt bij directe communicatie met bpost. - Snelheid: Door de next day aflevergarantie van bpost worden de aanslagbiljetten bij alle geadresseerden tezelfdertijd bezorgd en heeft iedere belastingplichtige even veel tijd om zijn belasting te betalen. Aangezien bpost het enige bedrijf is dat de post effectief bezorgt aan de geadresseerden kan geen van de andere marktspelers bovenstaande service aanbieden. Bovenstaande redenen houden in dat om technische redenen mededinging ontbreekt. Het departement Logistiek stelt daarom in toepassing van artikel 42 §1 1°d) van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten voor de komende twee jaar (2019 en 2020) opnieuw de opdracht voor verzending van de aanslagbiljetten voor de provinciebelasting te gunnen op basis van een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking en met bpost als enige kandidaat. Het Facilitair Bedrijf van de Vlaamse Overheid werkt als opdrachtencentrale voor de Vlaamse openbare besturen aan een raamovereenkomst voor verzending van grote hoeveelheden post. Zodra die opdracht gegund is kan de Provincie Antwerpen hierop intekenen. We verwachten dat die raamovereenkomst toch zeker in de loop van 2020 operationeel zal zijn. De materie van het verzenden van post door de overheid is complex, zeker wanneer het op een overheidsopdracht aan komt. Hierdoor kost de procedure van het Facilitair Bedrijf meer tijd dan verwacht en is deze procedure op dit ogenblik nog in de gunningsfase. Vorig jaar rond deze tijd verwachtten we een gunning in het voorjaar van 2022. Ondertussen is de vermoedelijke datum van gunning ergens in december 2022 of begin 2023. Om een tijdige verzending van de aanslagbiljetten in 2023 niet in het gedrang te laten komen, kan er niet langer gewacht worden op de gunning van het Facilitair Bedrijf. De dienst Fiscaliteit tracht sedert 2021 zoveel als mogelijk belastingdocumenten via digitale weg, met name via eBox, te verzenden naar de burger. In 2022 werden zo reeds 240.000 aanslagbiljetten gezinnen via eBox verzonden oftewel 36% van de aanslagbiljetten, alsook 96.000 1 e herinneringsbrieven. Deze verzendingen via eBox kaderen binnen de evolutie naar meer digitale communicatie met de burger, wat beter is voor het milieu en waardoor de postkosten toch enigszins beperkt kunnen worden. Algemeen gezien trachten we door een goede samenwerking met de Vlaamse Overheid, zowel voor dienstverlening als voor overheidsopdrachten de verzending van de aanslagbiljetten te optimaliseren. Voor 2023 zijn, door de vertraging bij de plaatsing van de Vlaamse overheidsopdracht, alle argumenten uit de toelichting van 2018 nog vrijwel onverminderd van kracht. We vragen daarom aan de provincieraad om voor de analoge verzending van de provinciale aanslagbiljetten in 2023 alsnog enkel met bpost te mogen onderhandelen om rechtstreeks een contract te kunnen afsluiten. XXX Procedurele vormvereisten De kostprijs van de opdracht overschrijdt de drempel voor Europese publicatie. Na gunning zal een publicatie van gegunde opdracht op Europees niveau moeten gebeuren. De deputatie keurde dit verslag goed in zitting van 10 november 2022. Financiële aspecten De prijzen voor verzending van brieven blijven stijgen als gevolg van een verminderd volume. Op basis van de prijzen van 2022 en een verwacht volume van ca. 1.050.000 stuks ramen we de kostprijs van de opdracht op 700.000 EUR. Deze kosten zijn voorzien in de meerjarenbegroting. BESLUIT: Enig artikel : De opdracht voor verzending van de belastingsdocumenten provinciebelasting voor 2023 wordt gegund op basis van een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking en met bpost als enige kandidaat.


Duurzame ontwikkelingsdoelen (SDG's):
Verzeker duurzame consumptie- en productiepatronen

Subdoelen:
Duurzame praktijken bij overheidsopdrachten bevorderen in overeenstemming met nationale beleidslijnen en prioriteiten.