Provinciale Overheidsopdrachten. Opdracht voor diensten - Inhuring ICT consultancy - plaatsen opdracht, plaatsingswijze en opdrachtdocumenten. Goedkeuring.

PROVINCIERAAD VAN ANTWERPEN Vergadering van 24 maart 2022 Verslag van de deputatie Bevoegd deputatielid: Mireille Colson Telefoon: 03 240 50 31 Agenda nr. 4/1 Provinciale Overheidsopdrachten. Opdracht voor diensten - Inhuring ICT consultancy - plaatsen opdracht, plaatsingswijze en opdrachtdocumenten. Goedkeuring. Besluit goedgekeurd in de raad van 24 maart 2022 Bevoegdheid Art. 43 §2 11° van het provinciedecreet: de provincieraad is bevoegd voor het vaststellen van de plaatsingsprocedure en het vaststellen van de voorwaarden van overheidsopdrachten. Juridische context De wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten. Het Koninklijk Besluit van 18 april 2017 inzake plaatsing overheidsopdrachten in de klassieke sectoren. Feitelijke context en verantwoording Verantwoording/motivering In de zitting van 13 september 2018 (perceel 3: documentbeheer) en 25 oktober 2018 (perceel 1: algemene ICT consultancy en perceel 2: ICT security) heeft de deputatie de raamovereenkomsten voor ICT ondersteuning gegund. Deze opdrachten lopen respectievelijk in september en oktober 2022 ten einde. Het departement ICT wil de opdracht voor ICT consultancy terug in de markt zetten voor een periode van 48 maanden in de vorm van 5 percelen: Perceel 1: IT operations en infrastructuur ondersteuning Perceel 2: IT Security ondersteuning en IT forensics Perceel 3: Documentum en Java ondersteuning Perceel 4: Sharepoint en O365 ondersteuning Perceel 5: CRM Dynamics ondersteuning. Het departement ICT heeft gedurende de voorbije jaren een optimalisatie uitgevoerd tussen de verhouding interne en externe medewerkers binnen het departement. Voor de inhuring van externe medewerkers worden steeds de volgende principes gehanteerd: De pieken in de behoefte aan werkkrachten op te vangen in strategische projecten (zowel bij infrastructuur als applicatieprojecten). De continuïteit van de dienstverlening te garanderen bij gebrek aan interne medewerkers. Kennis rond nieuwe technologieën of een nieuwe methodologie binnen te brengen of voor de opbouw van interne competenties. In het kader van audits of ter ondersteuning van de verbetering van interne processen. Overheidsopdracht Het departement ICT heeft ervoor geopteerd om perceel 1 (IT operations en infrastructuur) in de markt te zetten via de niet-openbare procedure. Dit is een tweestaps-procedure waarin eerst de selectie wordt gevoerd en enkel de maximaal vijf geselecteerden het bestek ontvangen. Deze selectieleidraad werd aan de provincieraad van 24 februari voorgelegd. Hierbij worden nu de bestekken van de 5 percelen voorgelegd. Perceel 1: IT operations en infrastructuur ondersteuning Het departement ICT heeft nood aan ondersteuning bij het beheer van onze ICT infrastructuur en operations. Meer specifiek voor het opzetten van nieuwe configuraties en systemen en voor het onderhouden en uitbreiden van bestaande configuraties en systemen. Perceel 2, 3, 4 en 5 worden in de markt gezet via de openbare procedure. Dit is een éénstapsprocedure, waarin alle geïnteresseerden het bestek kunnen raadplegen en een offerte kunnen indienen. Het tweede bestek dat wordt voorgelegd omvat dus perceel 2, 3, 4 en 5. Perceel 2: ICT Security ondersteuning en IT forensics Het departement ICT heeft nood aan ondersteuning bij het beheer en onderhoud van de bestaande security policy en bij de auditing van het provinciale netwerk en het opstellen van verbetertrajecten. Ook zijn we op zoek naar de nodige ondersteuning bij IT forensics en analyse ikv IT security incidenten. Perceel 3: Documentum en Java ondersteuning Voor documentbeheer gebruikt de provincie Documentum. Vooral de webtop interface en de workflow module vormen de cruciale onderdelen van deze omgeving. Het departement ICT heeft op verschillende niveaus nood aan ondersteuning binnen deze omgeving zowel bij ontwikkeling, opbouw van architectuur en ontwikkelen van gebruiksvriendelijke interfaces. Hier wordt gezocht naar expertise op het vlak van Java binnen de Documentum omgeving en kan aangevuld worden met kennis rond UI frameworks die voor de organisatie een meerwaarde kunnen betekenen. Perceel 4: Sharepoint en O365 ondersteuning Het departement ICT zoekt ondersteuning in het zorgen voor een empathische aanpak in het uitrollen en implementeren van Sharepoint Online. Dit vormt een onderdeel van onze O365 omgeving die we in de komende 4 jaar verder willen uitbouwen. We werken hier in een complexe organisatie waar de belangen van grote centrale diensten en kleinere decentrale diensten niet altijd op 1 lijn zitten. We zijn op zoek naar operationele ondersteuning, ondersteuning van gebruikers, documenteren van procedures en handleidingen, monitoring van de diensten als het ondersteunen bij de architecturale keuzes binnen deze omgeving en de link naar het Azure platform. Perceel 5: CRM Dynamics ondersteuning Het departement ICT zoekt ondersteuning bij de ontwikkeling en ondersteuning van het Microsoft CRM Dynamics platform. Deze omgeving vormt de kern van de opslag van de contactgegevens van onze klanten en wordt verrijkt met informatie gerelateerd aan deze klanten. Deze omgeving vormt 1 van de basispijlers van de centrale opslag van gebruikers gerelateerde informatie en wordt als dusdanig ook als een strategisch platform binnen onze organisatie gepositioneerd. We zijn op zoek naar organisaties die zowel kennis kunnen aanleveren, of zelfs volledige teams, mocht dit nodig zijn bij de ontwikkeling. Voor alle percelen geldt dat de raamovereenkomst wordt afgesloten met 2 opdrachtnemers. De opdrachtnemer die eerst geklasseerd wordt bij de gunning van de opdracht krijgt het gros van de deelopdrachten. Enkel wanneer de eerst geklasseerde opdrachtnemer geen geschikte profielen beschikbaar heeft, wordt een deelopdracht toegewezen aan de tweede geklasseerde opdrachtnemer. De aanbestedende overheid kiest voor de gunning van de verschillende raamovereenkomsten van elk perceel de economisch voordeligste offerte op basis van onderstaande gunningscriteria. De gunningscriteria zijn voor alle 5 de percelen: Prijs 50% Ervaring en kwaliteit van de voorgestelde consultants 40% Beschikbaarheid van de voorgestelde consultants 10% Het ontwerp is digitaal beschikbaar. Doeltreffende, verantwoordelijke en transparante instellingen ontwikkelen op alle niveaus. Procedurele vormvereisten De kosten worden voor de rechtspersoon Provincie Antwerpen geraamd op: Perceel 1: IT operations en infrastructuur ondersteuning: 1.000.000 EUR incl. btw Perceel 2: IT Security ondersteuning en IT forensics: 200.000 EUR incl. btw Perceel 3: Documentum en Java ondersteuning: 3.000.000 EUR incl. btw Perceel 4: Sharepoint en O365 ondersteuning: 1.500.000 EUR incl. btw Perceel 5: CRM Dynamics ondersteuning: 2.300.000 EUR incl. btw. De ramingen zijn gebaseerd op de effectieve afname van externe consultancy door de verschillende diensten binnen DICT en de andere provinciale entiteiten. De deputatie keurde dit verslag goed in zitting van 3 maart 2022. BESLUIT: Artikel 1 : De provincieraad keurt de opdrachtdocumenten voor de overheidsopdracht voor het inhuren van IT consultancy, perceel 1 - IT operations en infrastructuur ondersteuning goed. Artikel 2 : De provincieraad beslist een overheidsopdracht voor ICT Security ondersteuning en IT forensics (perceel 2) met een geraamde kostprijs van 200.000 EUR incl. btw, Documentum en Java ondersteuning (perceel 3) met een geraamde kostprijs van 3.000.000 EUR incl. btw, Sharepoint en O365 ondersteuning (perceel 4) met een geraamde kostprijs van 1.500.000 EUR incl. btw en CRM Dynamics ondersteuning (perceel 5) met een geraamde kostprijs van 2.300.000 EUR incl. btw van het departement ICT over een periode van 48 in de markt te plaatsen. De provincieraad stelt als wijze van gunnen van de opdracht de openbare procedure voor diensten vast voor het sluiten van raamovereenkomsten met meerdere deelnemers. De provincieraad keurt de opdrachtdocumenten voor deze opdracht goed.


Duurzame ontwikkelingsdoelen (SDG's):
Vrede, Justitie en sterke publieke diensten.

Subdoelen: