Jaarlijkse rapportering met betrekking tot organisatiebeheersing. Algemeen kader van het systeem van organisatiebeheersing

PROVINCIERAAD VAN ANTWERPEN Vergadering van 23 juni 2022 Verslag van de deputatie Bevoegd deputatielid: Luk Lemmens Telefoon: 03 240 52 65 Agenda nr. 0/2 Jaarlijkse rapportering met betrekking tot organisatiebeheersing. Algemeen kader van het systeem van organisatiebeheersing. Goedkeuring. Bevoegdheid Artikel 96bis van het provinciedecreet bepaalt dat het organisatiebeheersingssysteem wordt vastgesteld door de provinciegriffier na overleg met het managementteam. Het algemeen kader van het organisatiebeheersingssysteem is aan de goedkeuring van de provincieraad onderworpen. Juridische context Artikelen 95, 96 en 96bis van het Provinciedecreet. Feitelijke context en verantwoording Bij toepassing van artikel 96bis van het provinciedecreet is de provinciegriffier ertoe gehouden om jaarlijks aan de deputatie en de provincieraad te rapporteren over de organisatie en de werking van het systeem van organisatiebeheersing Organisatiebeheersing is, aldus het artikel 95 van het provinciedecreet, het geheel van maatregelen en procedures die ontworpen zijn om een redelijke zekerheid te verschaffen dat men: 1° de vastgelegde doelstellingen bereikt en de risico's om deze te bereiken kent en beheerst; 2° wetgeving en procedures naleeft; 3° over betrouwbare financiële en beheersrapportering beschikt; 4° op een effectieve en efficiënte wijze werkt en de beschikbare middelen economisch inzet; 5° de activa beschermt en fraude voorkomt. Het organisatiebeheersingssysteem bepaalt, aldus artikel 96 van het provinciedecreet, op welke wijze de organisatiebeheersing van de provincie wordt georganiseerd, met inbegrip van de te nemen controlemaatregelen, procedures en de aanwijzing van de personeelsleden en organen die ervoor verantwoordelijk zijn, en de rapporteringsverplichtingen van de personeelsleden die bij het organisatiebeheersingssysteem betrokken zijn. Artikel 96bis stelt dat “het organisatiebeheersingssysteem wordt vastgesteld door de provinciegriffier, na overleg met het managementteam. Het algemene kader van het organisatiebeheersingssysteem en de elementen daarin die raken aan de rol en de bevoegdheden van de provincieraad zijn onderworpen aan de goedkeuring van de provincieraad. De provinciegriffier rapporteert jaarlijks aan de deputatie en de provincieraad over de organisatiebeheersing. Die rapportering gebeurt jaarlijks uiterlijk voor 30 juni van het daaropvolgende jaar”. In uitvoering van de voormelde artikelen van het provinciedecreet heeft de provinciegriffier en na overleg op 23 mei 2022 met het managementteam, bij afzonderlijk besluit van 24 mei 2022, het systeem van organisatiebeheersing vastgesteld. Voor de rapportering over het jaar 2021 werd de ‘Leidraad organisatiebeheersing voor lokale besturen’ van Audit Vlaanderen als algemeen kader van het systeem van organisatiebeheersing gebruikt. Als bijlagen werden bijgevoegd: - de rapportering met betrekking tot de werking van het organisatiebeheersingssysteem in 2021; - het besluit van de provinciegriffier van 24 mei 2022 met betrekking tot het organisatiebeheersingssysteem. XXX 4. Procedurele vormvereisten Overleg met het managementteam op 23 mei 2022. Het besluit van de provinciegriffier van 24 mei 2022 met betrekking tot het organisatiesysteem. De deputatie keurde dit verslag goed in zitting van 2 juni 2022. BESLUIT: Artikel 1 : Goedgekeurd wordt het algemeen kader van het organisatiebeheersingssysteem, gebaseerd op de ‘Leidraad organisatiebeheersing voor lokale besturen’ van Audit Vlaanderen. Artikel 2 : Kennis wordt genomen van het besluit van 24 mei 2022 van de provinciegriffier houdende het vaststellen van het organisatiebeheersingssysteem en van het jaarrapport 2021 met betrekking tot de werking van het systeem van organisatiebeheersing.


Duurzame ontwikkelingsdoelen (SDG's):
Vrede, veiligheid en sterke publieke diensten

Subdoelen:
Doeltreffende, verantwoordelijke en transparantie instellingen ontwikkelen op alle niveaus