Vrije Tijd. Samenwerkingsovereenkomsten met extern verzelfstandigde entiteiten: Kempens Landschap en Lilse Bergen

PROVINCIERAAD VAN ANTWERPEN Vergadering van 23 september 2021 Verslag van de deputatie Bevoegd deputatielid: Jan De Haes Telefoon: 03 240 52 60 Agenda nr. 3/1 Vrije Tijd. Samenwerkingsovereenkomsten met extern verzelfstandigde entiteiten: Kempens Landschap en Lilse Bergen. Goedkeuring. Besluit goedgekeurd in de raad van 23 september 2021 Juridische context Artikel 228 van het provinciedecreet en artikel 240 van het provinciedecreet. Feitelijke context en verantwoording Na de volledige vernieuwing van de provincieraad moeten er nieuwe samenwerkingsovereenkomsten afgesloten worden met de extern verzelfstandigde agentschappen van de provincie, de APB’s en de EVAP’s. Door de provincieraad werden op 24 oktober 2019 de overeenkomsten van de bestaande agentschappen (18) vernieuwd. Inmiddels werden binnen het beleidsdomein Vrije Tijd twee nieuwe agentschappen opgericht: Bij besluit van de provincieraad van 24 oktober 2019: het extern verzelfstandigd agentschap in privaatrechtelijke vorm Stichting Kempens Landschap SON, EVAP SKL SON; Bij besluit van de provincieraad van 8 oktober 2020: het extern verzelfstandigd agentschap in privaatrechtelijke vorm Provinciaal Recreatiedomein De Lilse Bergen, EVAP PRLB. Stichting Kempens Landschap SON werd bij KB van 26 juni 2020 erkend als Stichting van Openbaar Nut (SON). Met ingang van 2021 zijn deze externe agentschappen operationeel. Artikel 240 van het provinciedecreet stelt dat “tussen de provincie en de provinciale vennootschap, vereniging of stichting een samenwerkingsovereenkomst wordt gesloten betreffende de uitvoering van de toevertrouwde taken van provinciaal belang. De samenwerkingsovereenkomst regelt de volgende aangelegenheden: 1° in voorkomend geval de aanwending van de aan het agentschap ter beschikking gestelde of overgedragen personeelsleden, middelen en infrastructuur; 2° binnen de perken en overeenkomstig de toekenningsvoorwaarden, bepaald door de Vlaamse Regering, het presentiegeld en de andere vergoedingen die in het kader van de bestuurlijke werking van het agentschap worden toegekend; 3° de wijze waarop de provinciale vennootschap, vereniging of stichting zal voorzien in een systeem van organisatiebeheersing; 4° de toekenning aan een of meer commissarissen van de controle op de financiële toestand, op de jaarrekening en op de regelmatigheid van de verrichtingen weer te geven in de jaarrekening van de provinciale vennootschap, vereniging of stichting. Die commissarissen zijn erkende bedrijfsrevisoren.” Met deze nieuwe externe agentschappen dient nu deze samenwerkingsovereenkomst afgesloten. Ze is opgemaakt naar analogie met de in 2019 goedgekeurde overeenkomsten met andere entiteiten. Concreet bevat de beheers-/samenwerkingsovereenkomst, die samengesteld is uit 9 delen, het volgende: Deel 1 Algemene bepalingen: partijen, duur, wijzigingen en interpretatie Deel 2: Situering van de overeenkomst in beleidskader: situering, algemeen wettelijk kader Deel 3 :de engagementen van het APB/EVAP: - Realisatie van de doelstellingen en actieplannen - de plannings- en rapporteringsdocumenten - de codes, standaarden en richtlijnen Deel 4: de engagementen van de provincie Antwerpen: - de financiering en ondersteuning: algemeen - de financiering in het kader van personeel - de financiering in het kader van logistieke voorzieningen - de financiering in het kader van ICT – voorzieningen - de financiering in het kader van communicatievoorzieningen - de financiering in het kader van financiële processen - gegevensverstrekking aan het EVAP/APB - de ondersteuning in het kader van het ISO14001 - de ondersteuning in het kader van privacy en informatieveiligheid1 Deel 5: het personeel van het APB/EVAP: personeelsbeleid, statuut, functionele en juridische werkgever, overname personeel Deel 6: Bestuur: presentiegeld en vergoedingen, deelname in andere rechtspersonen. Deel 7: externe audit: controle en externe audit, externe milieuaudit Deel 8: evaluatie, sanctionering en geschillenregeling: evaluatie, sancties, ontbinding en vereffening, geschillen hoorrecht Deel 9: inwerkingtreding: vanaf 1 januari 2021. De duur van de overeenkomst is afgestemd op de legislatuur. Ze wordt gesloten voor een periode die eindigt uiterlijk zes maanden na de volledige vernieuwing van de provincieraad. Indien bij het verstrijken van deze termijn geen nieuwe beheersovereenkomst in werking is getreden, wordt de overeenkomst van rechtswege verlengd met één jaar. Het provinciedecreet legt op dat de beheersovereenkomst en de uitvoering ervan jaarlijks worden geëvalueerd door de provincieraad. Dit zal gebeuren door neerlegging van een jaarrapport met daarin tevens het financieel verslag van het afgelopen jaar. In bijlage vindt uw vergadering de samenwerkingsovereenkomsten van deze twee extern verzelfstandigde entiteiten. Na de goedkeuring door uw raad zullen deze ter goedkeuring worden voorgelegd aan de andere partij i.c. de bestuursorganen van de verschillende verzelfstandigde entiteiten. SDG 16. Vrede, justitie en sterke publieke diensten Subdoelstelling 16.6 Doeltreffende, verantwoordelijke en transparante instellingen ontwikkelen op alle niveaus Procedurele vormvereisten De deputatie keurde dit verslag goed in zitting van 2 september 2021. BESLUIT: Enig artikel : Goedkeuring wordt gehecht aan de samenwerkingsovereenkomsten die met ingang van 1 januari 2021 worden afgesloten tussen de provincie en de hiernavolgende Extern verzelfstandigde agentschappen: EVAP Stichting Kempens Landschap SON EVAP Provinciaal Recreatiedomein Lilse Bergen.


Duurzame ontwikkelingsdoelen (SDG's):

Subdoelen: