Provinciepersoneel. Aanpassing organisatiestructuur.

PROVINCIERAAD VAN ANTWERPEN Vergadering van 28 oktober 2021 Verslag van de deputatie Bevoegd deputatielid: Jan De Haes Telefoon: 03 240 52 60 Agenda nr. 3/14 Provinciepersoneel. Aanpassing organisatiestructuur. Goedkeuring. Besluit goedgekeurd in de raad van 28 oktober 2021 Bevoegdheid Artikel 73 van het provinciedecreet. Feitelijke context en verantwoording De Dienst Loopbaan en Personeelsadministratie voert een modern werving- en selectiebeleid en begeleidt alle in-, door- en uitstroombewegingen volgens de behoefte van de organisatie. Aan uw raad wordt voorgesteld om onderstaand voorstel met betrekking tot de wijzigingen aan de organisatiestructuur goed te keuren. Departement Mens, Communicatie en Organisatie (DMCO) De Vlaamse regering heeft het provinciebestuur gemachtigd om APB Cultuurhuis de Warande (APB WAR) – als tijdelijke uitzondering op het zogenaamde afslankingdecreet - beleidsmatig te blijven aansturen. Deze machtiging loopt, op basis van een besluit van de Vlaamse regering van 22 december 2017, later gewijzigd, tot 31 december 2024. APB WAR ressorteert, na de afslanking van de provincies en het opheffen van het Departement Cultuur, onder het Departement MCO. Het betrokken departementshoofd, nam ondertussen de opdracht op als gedelegeerd bestuurder van de pensioenfondsen binnen het Departement Financiën, doch werd anderzijds gevraagd ook de opdrachten die betrokkene in dit kader als tussenpersoon tussen het APB WAR en het provinciebestuur ten aanzien van APB WAR reeds opnam, te blijven opnemen. Aangezien er echter in het najaar een nieuw departementshoofd MCO zal worden geselecteerd, en het niet de eerste opdracht en ook niet de verwachte competentie van betrokkene zal zijn APB WAR als culturele instelling vanuit breder organisatieperspectief aan te sturen, lijkt het wenselijk het APB te her-lokaliseren binnen deze organisatiestructuur. Alleen op deze manier zal er optimale informatiedoorstroming mogelijk zijn vanuit het managementteam naar het APB. Het departementshoofd van het Departement Vrije Tijd (DVT) zal dan op basis van de statuten ook formeel deel gaan uitmaken van de Raad van Bestuur en het Directiecomité van APB WAR. Het ligt het meest voor de hand dat APB WAR gelokaliseerd wordt bij het DVT. Niet alleen kan cultuurbeleving gezien worden als vrijetijdsbeleving, bovendien is DVT ook het departement waar de organisatie van al dan niet grote, vrije tijdsevenementen die het bestuur (mee) op het getouw zet, gelokaliseerd zijn. DVT is als dusdanig sterk betrokken bij, dan wel zelf organisator, van diverse grote en kleinere evenementen in de recreatie- en groendomeinen, zoals Pennenzakkenrock, Tomorrowland, de Merodehappening of Terra Nova. Bovendien zal een nauwere ambtelijke samenwerking met onze domeinen in de regio bijkomende opportuniteiten bieden om de regionale rol van APB WAR in te vullen. Het is tenslotte van belang te onderstrepen dat het wel degelijk de bedoeling blijft dat het voormalig departementshoofd DMCO de opdrachten die hij in dit kader als tussenpersoon tussen het APB WAR en het provinciebestuur tot hiertoe opnam zal blijven opnemen. Betrokkene zal hiertoe worden opgenomen in de Raad van Bestuur en het Directiecomité van APB WAR. In een aparte besluitvorming voor de raad later op dit jaar zal een statutenwijziging van APB WAR worden voorgelegd waardoor betrokkene en ook andere externe deskundigen in de Raad van Bestuur van APB WAR kunnen worden opgenomen. Uw gelieve daarom volgende wijzigingen van de organisatiestructuur goed te keuren. De huidige structuur van het Departement Mens, Communicatie en Organisatie ziet er als volgt uit: Stafdienst Mens, Communicatie en Organisatie SMCO Juridische, Administratieve en Financiële dienst JAF Dienst Loopbaan en Personeelsadministratie DLPA Dienst Talent-en Organisatieontwikkeling DTO PROVA PROVA Gemeenschappelijke preventiedienst GPD Communicatiedienst CD APB Cultuurhuis de Warande APB WAR De structuur van het Departement Mens, Communicatie en Organisatie zal er vanaf 1 januari 2022 als volgt uit zien: Stafdienst Mens, Communicatie en Organisatie SMCO Juridische, Administratieve en Financiële dienst JAF Dienst Loopbaan en Personeelsadministratie DLPA Dienst Talent-en Organisatieontwikkeling DTO PROVA PROVA Gemeenschappelijke preventiedienst GPD Communicatiedienst CD Departement Vrije Tijd (DVT) Naar aanleiding van enkele pensioneringen, de noodzaak voor een duidelijke profilering binnen het provinciebestuur en een uitbreidend takenpakket dringt een herziening van de Stafdienst Vrije Tijd (SVT) en de Dienst Vrijetijds- en landschapsbeleving (DVL) zich aan. Profilering SVT en DVL : In theorie is SVT bezig met de staftaken binnen DVT en DVL met beleidsmatige zaken. In de praktijk loopt dit sterk door elkaar waardoor dit voor collega’s van buiten SVT of DVL dikwijls niet duidelijk is bij wie ze terecht kunnen. Daarenboven is de huidige werking in twee diensten wellicht niet de meest ideale en kan efficiëntiewinst geboekt worden door deze aan te passen. Takenpakket : Zowel op administratief-technisch vlak als op beleidsmatig vlak is het takenpakket sterk aan het groeien en zal dit zich ook doorzetten in de toekomst. Op administratief technisch vlak is de werklast op vele aspecten toegenomen, maar vooral op vlak van informatieveiligheid (GDPR) stellen zich nieuwe uitdagingen. Momenteel vallen de ‘gewone’ diensten van DVT onder de DPO (Data Protection Officer) van het Provinciebestuur. De verzelfstandigde entiteiten hebben een eigen externe DPO aangesteld welke zeer duur is en niet voldoet aan de verwachtingen. Een andere aanpak is nodig om toch aan de wettelijke GDPR reglementering te kunnen voldoen. Beleidsmatig: Het provinciale vrijetijdsbeleid heeft zich lang grotendeels afgespeeld binnen onder andere het eigen aanbod in groen- en recreatiedomeinen. Maar om in te kunnen spelen op de toegenomen druk op de open ruimte en nood aan (omgevings)recreatie is de werking van DVT zich aan het verruimen. De opstart van de interdepartementale werkgroep Recreatief en Toeristisch Medegebruik (R&TMG) is hier een direct gevolg van. Doch, momenteel is er binnen DVL en SVT niet voldoende mankracht om dit terdege op te nemen en te coördineren binnen het provinciebestuur. Voorgesteld wordt om de diensten Stafdienst Vrije Tijd (SVT) en de Dienst Vrijetijds- en landschapsbeleving (DVL) samen te voegen tot één dienst DVL (welke zowel de staffuncties binnen het departement als de beleidsfuncties (meerderheid) zal opnemen). Daarnaast wordt voorgesteld dat het diensthoofd van SVT na pensionering zal vervangen worden door het nieuwe diensthoofd van deze samengevoegde dienst. Het diensthoofd van DVL zal na pensionering vervangen worden door 2VTE A1. De extra 1 VTE A1 zal de nieuwe functie van DPO voor de APB’s en EVAp’s opnemen en zal daarnaast enkele administratief technische verantwoordelijkheden krijgen (bvb BBC, sindala, opvolging verzelfstandigde entiteiten,…). Zodoende kunnen de andere beleidsmedewerkers beter focussen op de beleidsmatige aspecten van vrije tijd. Op deze manier zal de samenvoeging en beperkte uitbreiding leiden tot efficiëntiewinst en een kwalitatieve opschaling van de dienst en komt er oa. Ruimte om het beleid rond recreatief & toeristisch medegebruik vorm te geven. Uw raad gelieve volgende wijzigingen van de organisatiestructuur goed te keuren. De huidige structuur van het departement ziet er als volgt uit: Stafdienst Vrije Tijd SVT Dienst Vrijetijds- en landschapsbeleving DVL Dienst Toerisme DT Provinciale Groendomeinen Regio Antwerpen PGRA Provinciale Groendomeinen Regio Mechelen PGRM Provinciale Groendomeinen Regio Kempen PGRK APB Provinciaal Recreatiedomein Zilvermeer APB PRZ APB Provinciaal Recreatiedomein De Schorre APB PRDS EVAP Provinciaal Sport- en recreatiedomein De Nekker vzw EVAP PSRN APB Toerisme Provincie Antwerpen APB TPA EVAP Arboretum Kalmthout vzw EVAP AK EVAP Provinciaal Recreatiedomein De Lilse Bergen vzw EVAP PRLB Kasteel d’Ursel KDU EVAP Stichting Kempens Landschap EVAP SKL De structuur van het Departement Vrije Tijd zal er vanaf 1 januari 2022 als volgt uit zien: Dienst Vrijetijds- en landschapsbeleving DVL Dienst Toerisme DT Provinciale Groendomeinen Regio Antwerpen PGRA Provinciale Groendomeinen Regio Mechelen PGRM Provinciale Groendomeinen Regio Kempen PGRK APB Provinciaal Recreatiedomein Zilvermeer APB PRZ APB Provinciaal Recreatiedomein De Schorre APB PRDS EVAP Provinciaal Sport- en recreatiedomein De Nekker vzw EVAP PSRN APB Toerisme Provincie Antwerpen APB TPA EVAP Arboretum Kalmthout vzw EVAP AK EVAP Provinciaal Recreatiedomein De Lilse Bergen vzw EVAP PRLB Kasteel d’Ursel KDU EVAP Stichting Kempens Landschap EVAP SKL APB Cultuurhuis de Warande APB WAR Uw raad wordt uitgenodigd om in te stemmen met voorgestelde wijzigingen aan het organogram. Procedurele vormvereisten Het voorstel van aanpassing werd overlegd met de representatieve vakbonden op 19 oktober 2021. Dit verslag werd door de deputatie goedgekeurd op 7 oktober 2021. BESLUIT: Enig artikel : Binnen de organisatiestructuur van de provinciale departementen en diensten worden met ingang van 1 januari 2022 volgende aanpassingen aangebracht: Schrappen op N-2: Binnen het Departement Mens Communicatie en Organisatie: APB Cultuurhuis de Warande APB WAR Binnen het Departement Vrije Tijd: Stafdienst Vrije Tijd SVT Toevoegen op N-2: Binnen het Departement Vrije Tijd: APB Cultuurhuis de Warande APB WAR


Duurzame ontwikkelingsdoelen (SDG's):
Eerlijk werk en economische groei

Subdoelen:
Tegen 2030 komen tot een volledige en productieve tewerkstelling en waardig werk voor alle vrouwen en mannen, ook voor jonge mensen en personen met een handicap, alsook een gelijk loon voor werk van gelijke waarde