Overheidsopdracht. Aanstellen van een videoproductiehuis. Raamovereenkomst voor een periode van maximum 4 jaar. Wijze van gunnen, selectieleidraad en bestek. Goedkeuring.

PROVINCIERAAD VAN ANTWERPEN Vergadering van 27 april 2023 Verslag van de deputatie Bevoegd deputatielid: Mireille Colson Telefoon: 03 240 50 31 Agenda nr. 4/6 Overheidsopdracht. Aanstellen van een videoproductiehuis. Raamovereenkomst voor een periode van maximum 4 jaar. Wijze van gunnen, selectieleidraad en bestek. Goedkeuring. Bevoegdheid Art. 43 §2 11° van het provinciedecreet: de provincieraad is bevoegd voor het vaststellen van de plaatsingsprocedure en het vaststellen van de voorwaarden van overheidsopdrachten. Juridische context - De wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten. - Het Koninklijk Besluit van 18 april 2017 inzake plaatsing overheidsopdrachten in de klassieke sectoren. - Het provinciedecreet, in het bijzonder artikel 57 §3, 4°. Feitelijke context en verantwoording Afgelopen raamovereenkomst foto- en video-opdrachten Om efficiënter te werken sloot provincie Antwerpen in 2020 een raamovereenkomst voor foto- opdrachten en videoproducties af met respectievelijk 4 fotografen en 4 videoproductiehuizen voor een looptijd van 4 jaar en een bedrag dat 160 000 EUR exclusief btw niet mocht overschrijden. Provinciale diensten konden bij een foto- of video-opdracht beroep doen op deze raamovereenkomst. De Communicatiedienst bracht de provinciale dienst in contact met de juiste fotograaf of het juiste productiehuis. De bestelbon kwam van de dienst die de opdracht bestelde. Er was geen verplichting om met deze raamovereenkomst te werken. Elke provinciale dienst kon ook zelf een overheidsopdracht voor een foto- of video-opdracht uitschrijven, los van deze raamovereenkomst. Verantwoording/motivering De raamovereenkomst liep af nadat het maximumbedrag van 160.000 EUR exclusief BTW bereikt werd. Het perceel videoproductie onder de raamovereenkomst zorgde voor het sneller bereiken van het maximumbedrag door het veelvuldig afnemen van (middel)grote videoproducties onder deze raamovereenkomst. Voor uitvoerige videoproducties stellen we daarom deze nieuwe raamovereenkomst videoproducties voor naast de, op 12 januari 2023 reeds gegunde, raamovereenkomst voor foto- en videografie. De raamovereenkomst videoproducties richt zich uitsluitend op grotere videoproducties door één videoproductiehuis waar het perceel videografie onder de reeds gegunde raamovereenkomst zich richt op eenvoudig camerawerk met geen of beperkte montage achteraf. Door dit onderscheid in raamovereenkomsten te maken, zullen diensten eenvoudiger en aan een gunstiger tarief klein camerawerk voor bijvoorbeeld videoboodschappen kunnen afnemen onder de raamovereenkomst foto- en videografie. Onder de nieuw voorgestelde raamovereenkomst voor videoproducties krijgen diensten een beter zicht op mogelijke budgetten bij een videoproductie door het werken met een uitgebreide inventaris enerzijds en kunnen ze terugvallen op ervaring en expertise in een snel ontwikkelende en veranderende sector anderzijds. 1. Efficiëntieverhoging: Eén leverancier voor alle grote en middelgrote videoproducties heeft een drastische afname van de procedures eigen aan geïsoleerde lastenboeken als gevolg. Hierdoor kan de Communicatiedienst sneller ‘schakelen’ en inspelen op opportuniteiten die zich aandienen binnen de organisatie. 2. Verbeterde kwaliteit: Indien we een beroep moeten doen op verschillende leveranciers, die éénmalig of sporadisch hun diensten leveren aan de provincie Antwerpen, zou dit veelal leiden tot een weinig coherent verhaal, te wijten aan het feit dat elke leverancier zich eerst moet verdiepen in de huisstijl, kanalen, doelgroepen, doelstellingen en cultuur van onze organisatie. Los van de financiële gevolgen, want zich ‘inwerken’ in de materie kost extra tijd en dus ook meer geld, heeft dit ook z’n weerslag op de kwaliteit van de geleverde diensten. De Communicatiedienst is dus op zoek naar een geschikte partner om deze doelstellingen te bereiken. Hiervoor stelt zij uw raad als procedure voor een mededingingsprocedure met onderhandeling met bekendmaking (en bijhorende aanvraag tot deelneming). Wijze van gunnen De Communicatiedienst koos voor een mededingingspocedure met onderhandeling volgens art 38 §1 b) en d) van de wet op de overheidsopdrachten van 17 juni 2016. Het is immers voor de aanbestedende overheid niet mogelijk alle technische en inhoudelijke aspecten van de opdracht ondubbelzinnig te formuleren in het bestek. Er wordt van de inschrijvers een grote eigen creatieve inbreng verwacht. De samenwerkingsmodaliteiten moeten in gesprekken vastgelegd en verfijnd kunnen worden. De geselecteerde kandidaten worden uitgenodigd tot het indienen van hun portfolio en 3 offertes gebaseerd op fictieve opdrachten zoals beschreven in het bestek. Deze voorbeeldoffertes geven eerder een richting aan, dan dat ze een finaal resultaat moeten zijn. Het is dan ook essentieel dat de geselecteerde kandidaten hun voorstellen, visie en werkwijze komen toelichten. De jury kan dan ook bijsturen waar nodig om dan een zo correct mogelijke offerte te komen. De gunningscriteria van de opdracht, samen met het hen toegekende gewicht, zijn: (zie bestek) Prijs 50% Kwaliteit 50% Procedurele vormvereisten De deputatie keurde dit verslag goed in de zitting van 16 maart 2023. Financiële aspecten Het geraamde bedrag is 400.000 EUR over een periode van 4 jaar (48 maanden). Dit geraamde bedrag is gebaseerd op het beschikbare budget in de meerjarenbegroting dat de Communicatiedienst vrijhoudt voor dergelijke opdrachten en houdt rekening met de afname door andere diensten en entiteiten van het bestuur, op basis van de ervaringen van de afgelopen raamovereenkomst. De uitgaven met betrekking tot deze opdracht zijn voorzien in het meerjarenplan en de nodige kredieten zullen te gepasten tijde voorzien in de jaarbudgetten voor de exploitatiekosten van de Communicatiedienst (61300000/01/0119 - raming MJP000232) en van de exploitatiekosten en ramingen van andere diensten die deelnemen aan deze raamovereenkomst. BESLUIT: Enig artikel : De lastvoorwaarden in het voorgebrachte bestek en de selectieleidraad voor het aanstellen van een videoproductiehuis voor de provincie Antwerpen – raamovereenkomst voor een periode van maximum 4 jaar worden goedgekeurd. Als wijze van gunnen van deze opdracht wordt de mededingingsprocedure met onderhandeling vastgesteld op basis van art 38 §1 b) en d) van de wet op de overheidsopdrachten van 17 juni 2016.


Duurzame ontwikkelingsdoelen (SDG's):
Partnerschap om doelstellingen te bereiken

Subdoelen:
Doeltreffende openbare, publiek-private en maatschappelijke partnerschappen aanmoedigen en bevorderen, voortbouwend op de ervaring en het netwerk van partnerschappen