Provinciepersoneel. Verdere samenwerking Poolstok. Goedkeuring.

PROVINCIERAAD VAN ANTWERPEN Vergadering van 22 september 2022 Verslag van de deputatie Bevoegd deputatielid: Mireille Colson Telefoon: 03 240 50 31 Agenda nr. 4/8 Provinciepersoneel. Verdere samenwerking Poolstok. Goedkeuring. Besluit goedgekeurd in de raad van 22 september 2022 Bevoegdheid Artikel 43 van het provinciedecreet van 9 december 2005. Juridische context Artikel 30 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten. Feitelijke context en verantwoording Tegen 2030 komen tot een volledige en productieve tewerkstelling en waardig werk voor alle vrouwen en mannen, ook voor jonge mensen en personen met een handicap, alsook een gelijk loon voor werk van gelijke waarde. Doeltreffende, verantwoordelijke en transparante instellingen ontwikkelen op alle niveaus Wie is Poolstok en wat doen ze? Poolstok is een belangrijke referentie op het vlak van personeel & organisatie (P&O) in de publieke sector in Vlaanderen. Poolstok ondersteunt Vlaamse steden en gemeenten, OCMW ‘s, provincies, intercommunales en tal van andere Vlaamse openbare organisaties in hun personeels- en organisatiebeleid. Poolstok werkt voor Vlaamse (openbare) organisaties die aanbesteding plichtig zijn. Poolstok sluit conform de overheidsopdrachtenwetgeving raamcontracten af met kwaliteitsvolle leveranciers en vermijdt dat de overheidsorganisatie zelf overheidsopdrachten moet uitschrijven. Zo kan deze zich focussen op de inhoud, blijft hij gespaard van de administratieve rompslomp en geniet hij tegelijkertijd van een schaalvoordeel (lagere prijs) dat hij niet bekomen zou hebben als hij zelf alleen de markt bevraagd zou hebben. Poolstok biedt ondersteuning in 15 HR-domeinen, werkt samen met 50 partners en werkt met de steun van de academische wereld aan optimale en efficiënte HR-oplossingen. Volgende HR domeinen zijn relevant: ? Welzijn ? Functiewegingen ? organisatieontwikkeling ? arbeidsmarktcommunicatie ? selectie ? coaching ? evaluatie ? flexpunt - uitzendarbeid, interim-management & expertprofielen ? wetenschappelijke consultancy en data-analyse Poolstok garandeert dat de kantoren waarmee zij contracten afsluit hun diensten aanbieden aan de meest gunstige tarieven die zij op de overheidsmarkt hanteren. Op deze gunstige tarieven bedingen zij een extra korting waarvan men als vennoot een gedeelte terug kan krijgen. Het resterende deel van de korting gebruiken ze om de werking van Poolstok te betalen. Voorgeschiedenis In vergadering van 22 november 2007 besliste de provincieraad om deel te nemen aan Poolstok door de éénmalige aankoop van aandelen (aankoop van 250 aandelen ter waarde van 24,79 EUR per aandeel; aankoopprijs: 6197,50 EUR). Sinds 2007 werden de diensten van Poolstok door Departement Mens, Communicatie en organisatie gebruikt voor volgende opdrachten: Assessments voor leidinggevende functies. Deze assessments kunnen worden uitbesteed via Poolstok aan een extern selectiebureau. De organisatie van zogenaamde mastodontexamens (bv. administratief medewerker): Poolstok kan onder andere de voorselectie (testings) op zich nemen. De invulling van topfuncties en hogere profielen binnen het provinciebestuur, de zogenaamde search. Functiewegingen. Rekruteringscommunicatie (inclusief employer branding). Evaluatie van de decretale graden. Coaching van leidinggevenden. Consultancy bij invoering van een nieuw learning management systeem. Consultancy bij het lanceren van een corona-bevraging in functie van welzijn van het personeel. Individuele trajecten en groepssessies ikv stress en burn-out. Outplacement bij ontslag. Licenties voor rekruteringssoftware en testings mbt capaciteitsproeven. Sedertdien werd elk jaar de goedkeuring van de verderzetting van de samenwerking met Poolstok gevraagd aan de deputatie omdat wij lid zijn van Poolstok via onze aandelen (in house opdracht) en omdat de kosten werden begroot op ± 450.000 EUR per jaar, wat onder het grensbedrag ligt om de provincieraad in kennis te stellen. Dit jaar wordt echter voorgesteld om de vraag om verder beroep te doen op de diensten van Poolstok, expliciet voor te leggen aan de provincieraad omwille van het feit dat het bedrag voor de samenwerking met Poolstok 500.000 EUR bereikt en omwille van een evolutie in de juridische interpretatie van de wetgeving op de overheidsopdrachten. Voordelen voor alle aandeelhouders/vennoten Volgende voordelen krijgen alle vennoten van Poolstok: - Gunstige tarieven voor de publicaties in print/online: contracten met leveranciers bepalen dat Poolstok de allerlaagste prijzen krijgt die de leveranciers hanteren. Op die tarieven krijgt Poolstok bovendien kortingen, waarvan een gedeelte (voor selecties en assessments is dat 5%) voor de vennoten is, mits tijdige betaling. - De aankoop van jobcredits op www.poolstok.be, de portaalsite van Poolstok en doorplaatsing op de site van VVSG. - Naast gunstige tarieven bekomen vennoten via Poolstok ook voorkeurplaatsing (onmiddellijk na de redactie) in print en gratis steunkleur bij een nationaal medium print. - Als vennoot dienen we niet telkens apart een overheidsopdrachtenprocedure op te starten. - Als vennoot hebben we de keuze uit een aantal erkende werving- en selectiekantoren. Ieder jaar komen er nieuwe kantoren bij, waaruit kan gekozen worden. - Poolstok controleert de uitvoering van de opdrachten van hun leveranciers op het uitgevoerde proces en de kwaliteit van de dienstverlening (controle op pv’s, rapporten, budget, timing, enz). - Poolstok neemt zelf deel aan jobbeurzen en verspreidt dan de vacatures van de verschillende vennoten. - De methodieken en werkwijzen van de selectiekantoren zijn gecontroleerd en gevalideerd door een wetenschappelijk comité bestaande uit professoren (van VUB, KUL en UG) waardoor de kwaliteit gegarandeerd is. Welke meerwaarde biedt een verdere samenwerking met Poolstok voor de Provincie Antwerpen? − Samenwerken met Poolstok biedt tegelijk het voordeel van soepelheid en snelheid en blijft tegelijk flexibel genoeg om steeds de beste keuze te maken. Soepelheid: een partner waarmee conform de wetgeving op de overheidsopdrachten kan gewerkt worden, maar waarmee toch snel een externe partner kan aangesproken worden. Snelheid: Poolstok heeft een voorselectie van partners gedaan, maar je kan opteren om binnen die partners alsnog een mini-competitie te organiseren. Zo ben je snel verzekerd van een degelijke partner. Flexibiliteit: Het is geen verplichting om een beroep te doen op de werving- en selectiekantoren of de consultants die Poolstok voorstelt. Ondertussen is al heel wat eigen expertise opgebouwd op vlak van werving en selectie binnen Team Personeelsbewegingen (indien er ruimte is voeren we zelf assessments en psychologische testen uit). Ook binnen DTO is er een heel aantal ervaren consultants, procesbegeleiders en leerexperts aanwezig. Indien een opdracht dermate complex of gevoelig is of wanneer een capaciteitsprobleem ontstaat, kan via het vennootschap bij Poolstok flexibel beroep gedaan worden op externe ondersteuning. - Poolstok zorgt voor een kwaliteitsgarantie. - Poolstok werkt met partners die een evidence based aanpak garanderen, wat ook als principe opgenomen is in de visie op leren van DTO. - Het Team Personeelsbewegingen voert zelf testings (capaciteitsproeven) uit in plaats van deze uit te besteden aan een extern bureau. Ook de assessments voor lagere leidinggevenden kan in eigen beheer worden gedaan. Hiervoor gebruikt men tools waarvoor via Poolstok een vergoeding voor betaald wordt. Controle op de goede samenwerking met Poolstok Om te verzekeren dat de samenwerking met Poolstok kwaliteitsvol blijft verlopen, zal in navolging van huidig provincieraadsbesluit, de komende vier jaar jaarlijks aan de deputatie worden gevraagd om de samenwerking met Poolstok verder te zetten en om telkens 500.000 EUR in te zetten voor deze samenwerking. Procedurele vormvereisten Aangezien de Provincie Antwerpen aandeelhouder is van Poolstok is de samenwerking een in-house opdracht en zijn er geen procedurele vormvereisten waaraan voldaan moet worden. De deputatie keurde dit verslag goed in zitting van 1 september 2022. Financiële aspecten Totaal door DMCO in te zetten budget voor Poolstok: jaarlijks 500.000 EUR voor 4 jaar op ARK 613000000. De kosten worden gedragen door: Dienst Loopbaan en Personeelsadministratie, DLPA (Team Personeelsbewegingen, TPB) Dienst Talent- en Organisatieontwikkeling, DTO Stafdienst Mens, Communicatie en Organisatie, SMCO (Team Organisatieadvies, TO) BESLUIT: Enig artikel : Goedkeuring wordt gegeven om de samenwerking met Poolstok voor 4 jaar verder te zetten voor een bedrag van 500.000 EUR per jaar, voor een totaal van 2.000.000 EUR.


Duurzame ontwikkelingsdoelen (SDG's):
Bevorder aanhoudende, inclusieve en duurzame economische groei, volledige en productieve tewerkstelling en waardig werk voor iedereen.
Bevorder vreedzame en inclusieve samenlevingen met oog op duurzame ontwikkeling, verzeker toegang tot justitie voor iedereen en creëer op alle niveaus doeltreffende, verantwoordelijke en open instellingen.

Subdoelen:
:
: