Raamovereenkomsten voor leveren van software en diensten voor ondersteuning van provinciale GIS-toepassingen 2023-2027. Plaatsen opdracht, plaatsingswijze en opdrachtdocumenten. Goedkeuring.

PROVINCIERAAD VAN ANTWERPEN Vergadering van 27 april 2023 Verslag van de deputatie Bevoegd deputatielid: Mireille Colson Telefoon: 03 240 50 31 Agenda nr. 4/8 Raamovereenkomsten voor leveren van software en diensten voor ondersteuning van provinciale GIS-toepassingen 2023-2027. Plaatsen opdracht, plaatsingswijze en opdrachtdocumenten. Goedkeuring. Bevoegdheid Art. 43 §2 11° van het provinciedecreet: de provincieraad is bevoegd voor het vaststellen van de plaatsingsprocedure en het vaststellen van de voorwaarden van overheidsopdrachten. Juridische context De wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten. Het Koninklijk Besluit van 18 april 2017 inzake plaatsing overheidsopdrachten in de klassieke sectoren. Feitelijke context en verantwoording Verantwoording/motivering GIS in het provinciebestuur Huidige situatie Door de verspreiding van de geoloketten en de viewers is het GIS-gebruik binnen het provinciebestuur toegenomen. Diensten die vroeger geen gebruik maakten van de desktop applicatie, raadplegen nu kaartlagen via de geoloketten of tekenen hun vergunningen in via de sindalaviewers (proces- en documentbeheer op Documentum platform). Dit betekent dat de toename niet zozeer in het desktop GIS-gebruik zit maar eerder in het servergebruik (GIS services en GIS viewers). Deze evolutie wordt nog versterkt door het feit dat de provincie een aantal specifieke geoloketten extern aanbiedt, zoals de fietsbarometer, de groeninventaris, geoloket eikenprocessierups, de groenzoeker en het landbouwkompas. Het mobiel GIS zit de laatste jaren in de lift. Door de combinatie van apps met data die via de cloud beschikbaar zijn, is het voor de gebruikers mogelijk om zelf een mobiele toepassing aan te maken en te gebruiken. Als cloudomgeving wordt in de productieomgeving op dit ogenblik enkel ArcGIS Online gebruikt, en is er nog geen Portal beschikbaar. ArcGIS Online wordt zowel gebruikt voor interne projecten als voor externe informatiedeling. De meerderheid van de accounts op ArcGIS Online zijn interne medewerkers, maar daarnaast zijn ook een aantal accounts beschikbaar gemaakt voor gemeentelijke administraties. Dit wordt bij de gemeentes vooral gebruikt voor inventarisatieprojecten, en in enkele gevallen ook om kaarten van de gemeentelijke website te hosten. Op dit ogenblik wordt binnen de organisatie beperkt gebruik gemaakt van ArcGIS Pro. De GIS omgeving is geïntegreerd in andere omgevingen via webservices en database connecties. Er zijn integraties opgezet met Documentum, CRM en Cognos. Daarnaast zijn er ook een aantal externe connecties, vooral via OGC services, bijvoorbeeld met MercatorNet (Vlaanderen), de Fietsersbond, IMDC (watermeters), … . Toekomstsituatie In 2022 is een strategische studie uitgevoerd, en hierin zijn voor de komende jaren een aantal technische tracks gedefinieerd: Overstap van ArcMap naar ArcGIS Pro (2023) Uitrol van ArcGIS Portal (2023) Migratie van Geocortex naar VertiGIS studio: Migratie van Geocortex Workflows naar VertiGIS Studio Workflow (2023) Migratie van Geocortex reporting naar VertiGIS Studio Reporting (2024) Migratie van Geocortex Essentials naar VertiGIS Studio Web en/of Mobile (2024-2025). Door de onzekere positie van de provinciale besturen is het noodzakelijk dat bij afbouw van bepaalde diensten ook het GIS-gebruik die tendens kan volgen zonder dat dit extra kosten met zich meebrengt. Overheidsopdracht DICT stelt voor deze opdracht te plaatsen via twee openbare procedures. Om de leesbaarheid van de opdrachtdocumenten te verhogen hebben we er dus voor gekozen om voor elk perceel afzonderlijk een bestek op te maken. Beide bestekken worden afzonderlijk en op Europees niveau gepubliceerd. In de opdrachtdocumenten van de 2 bestekken zijn het aanleveren en beheren van de licenties ook afgescheiden van de ondersteuning en consultancy die nodig is wanneer de kennis of de beschikbaarheid van de eigen GIS-medewerkers tekortschiet. Perceel 1: Leveren van GIS licenties met maintenance en basisondersteuning. De aanbestedende overheid kiest voor de gunning de economisch voordeligste offerte op basis van onderstaande gunningscriteria. Prijs 80% Aanpak portefeuillebeheer 20% Perceel 2: Leveren van ondersteuning bij het uitbouwen van het GIS Platform op strategisch, tactisch en operationeel niveau. Deze ondersteuning is opgenomen in een tweede perceel dat opgevat wordt als een raamovereenkomst dat wordt afgesloten met 2 opdrachtnemers. De opdrachtnemer die eerst geklasseerd wordt bij de gunning van de opdracht krijgt 80% van de deelopdrachten, de 2 de in de rangschikking 20%. Hier kan een afwijking van 10% op toegepast worden zowel naar boven als naar beneden toe. Enkel wanneer de eerst geklasseerde opdrachtnemer geen geschikte profielen beschikbaar heeft, wordt een deelopdracht toegewezen aan de tweede geklasseerde opdrachtnemer. De aanbestedende overheid kiest voor de gunning de economisch voordeligste offerte op basis van onderstaande gunningscriteria. Prijs 50% Ervaring en kwaliteit van de voorgestelde consultants 40% Beschikbaarheid van de voorgestelde consultants 10% Het ontwerp is digitaal beschikbaar. XXX Procedurele vormvereisten De deputatie keurde dit verslag goed in zitting van 6 april 2023. Financiële aspecten De kosten worden voor de rechtspersoon Provincie Antwerpen geraamd op: Perceel 1: Leveren van GIS licenties met maintenance en basisondersteuning : 800.000 EUR incl. btw Perceel 2: Leveren van ondersteuning bij het uitbouwen van het GIS Platform op strategisch, tactisch en operationeel niveau: 1.400.000 EUR incl. btw. De ramingen zijn gebaseerd op de effectieve afname van licenties en van externe consultancy door de verschillende diensten binnen DICT en de andere provinciale entiteiten. De afname van externe consultancy gebeurt op afroep i.f.v. de noden binnen de GIS-gerelateerde projecten binnen de provincie. BESLUIT: Enig artikel : De provincieraad beslist de overheidsopdrachten voor: Leveren van GIS licenties met maintenance en basisondersteuning (perceel 1) met een geraamde kostprijs van 800.000 EUR incl. btw, en leveren van ondersteuning bij het uitbouwen van het GIS Platform op strategisch, tactisch en operationeel niveau (perceel 2) met een geraamde kostprijs van 1.400.000 EUR incl. btw, van het departement ICT over een periode van 48 maanden in de markt te plaatsen. De provincieraad stelt als wijze van gunnen van de opdrachten de openbare procedure voor diensten vast voor het sluiten van raamovereenkomsten met meerdere deelnemers. De provincieraad keurt de opdrachtdocumenten voor deze opdracht goed. Bijlagen Het dossier is digitaal beschikbaar in Sindala.


Duurzame ontwikkelingsdoelen (SDG's):
Vrede, Justitie en sterke publieke diensten.

Subdoelen:
Doeltreffende, verantwoordelijke en transparante instellingen ontwikkelen op alle niveaus.