Provinciale overheidsopdrachten. Verzekeringspolissen Personen, Materiële Schade, Aansprakelijkheid en Voertuigen. Plaatsen van de opdracht en selectieleidraad

Goedgekeurd met 33 stemmen ja, bij 0 stemmen nee en bij 0 onthoudingen PROVINCIERAAD VAN ANTWERPEN Vergadering van 23 maart 2023 Verslag van de deputatie Bevoegd deputatielid: Jan De Haes Telefoon: 03 240 52 60 Agenda nr. 3/1 Provinciale overheidsopdrachten. Verzekeringspolissen Personen, Materiële Schade, Aansprakelijkheid en Voertuigen. Plaatsen van de opdracht en selectieleidraad. Goedkeuring. Besluit goedgekeurd in de raad van 23 maart 2023 Bevoegdheid Art. 43 §2 11° van het provinciedecreet: de provincieraad is bevoegd voor het vaststellen van de plaatsingsprocedure en het vaststellen van de voorwaarden van overheidsopdrachten. Juridische context De wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten. Het koninklijk besluit van 18 april 2017 plaatsing overheidsopdrachten in de klassieke sectoren. Feitelijke context en verantwoording De Provincie en provinciale instellingen hebben in 2019 verzekeringspolissen afgesloten voor personen, materiële schade, aansprakelijkheid en motorvoertuigen voor de periode 2019-2023. Deze lopen af op 31 december 2023 en bijgevolg dient een nieuwe overheidsopdracht in de markt geplaatst te worden. In zitting van 1 september 2022 heeft de deputatie de opdracht tot de aanstelling van een onafhankelijke verzekeringsbemiddelaar voor begeleiding bij het plaatsen van de verzekeringsportefeuille en het beheer van de verzekeringsportefeuille gegund aan Aon Belgium bv voor een periode van 4 jaar, twee keer stilzwijgend verlengbaar met 12 maanden. Deze makelaar staat ook in voor het begeleiden van de plaatsingsprocedure van de verzekeringsopdrachten voor deze periode. Bij het opmaken van de opdrachtdocumenten levert de makelaar technische informatie aan en bepaalt hij mee, in overleg met de provinciale diensten, de optimale modaliteiten van de opdracht en de gunningscriteria. De makelaar volgt alle stappen van de procedure inhoudelijk op samen met de provinciale verzekeringsadviseur, het team Overheidsopdrachten staat in voor de formele procedure. De betreffende verzekeringen worden in één enkele opdracht in de markt geplaatst. Binnen deze opdracht worden (afzonderlijk toewijsbare) percelen voorzien per verzekeringsmaterie of per afgescheiden onderdeel. Perceel 1: Personenverzekeringen Perceel 2: Verzekeringen Materiële Schade PRIMARY In Perceel 2 zullen volgende polissen opgenomen worden Brand en aanverwante gevaren PRIMARY De primary zal een dekking voorzien tot een verzekeringslimiet van 25.000.000,00 EUR Brand en aanverwante gevaren voor rekening van huurders en gebruikers Elektronica Machinebreuk Transport en verblijf van waarden Perceel 3: Verzekeringen Materiële Schade EXCESS I: dit perceel zal een dekking voorzien tot een verzekeringslimiet van 50.000.000,00 EUR (25M excess 25M) Perceel 4: Verzekeringen Materiële Schade EXCESS II: dit perceel zal een dekking voorzien tot een verzekeringslimiet van 100.000.000,00 EUR (50M excess 50M) Perceel 5: Verzekeringen Aansprakelijkheid Perceel 6: Verzekeringen Voertuigen Binnen elk perceel wordt nog onderscheid gemaakt tussen verschillende soorten polissen. Het onderscheid tussen de PRIMARY-verzekering en de EXCESS-verzekering vraagt wat uitleg vermits de EXCESS-verzekering nieuw is voor ons. De meeste verzekeringen die particulieren of bedrijven afsluiten, zijn prima ry verzekeringen die de risico’s voor 100% dekken. De primaire verzekering dekt de verzekeringsnemer tegen betaling van een premie tegen de financiële gevolgen van het zich voordoen van een bepaald risico. In dat geval is er slechts één verzekeraar die optreedt als eerste schadebehandelaar. Dit was in het verleden ook voor de provincie Antwerpen het geval waar de primary verzekering bestaande uit een consortium van verzekeraars de verzekerde risico’s voor 100% dekten. Gegeven de eigenheid en verzekerde kapitalen van de provincie is deze 100% dekking niet meer mogelijk en moeten we dus werken met een eerste primary verzekering tot een bepaalde vergoedingslimiet en vervolgens een excess verzekering die deze interventielimiet aanvult. De verzekering excess dekt dan de claim nadat de primaire verzekeringslimiet is uitgeput of opgebruikt. Ze ve rhoogt alsdusdanig de dekkingslimiet van de primaire polis. In onderhavig geval is de algemene dekkingslimiet van de primaire verzekering 25.000.000 EUR; bij een zwaardere schade dekt de polis EXCESS I de schade tussen 25.000.000 EUR en 50.000.000 EUR en de polis EXCESS II dekt de schade die de 50.000.000 EUR te boven gaat tot het plafond van 100.000.000 EUR. Dat zou bij een claim van 80.000.000 EUR resulteren in een uitbetaling van 25.000.000 EUR door de primaire verzekering, 25.000.000 EUR door de verzekering EXCESS I en 30.000.000 EUR door de verzekering EXCESS II. De Provincie treedt voor deze opdracht op als aankoopcentrale voor de APB’s, EVAP’s en bepaalde verenigingen, stichtingen en vennootschappen met sociaal oogmerk die de provincie heeft opgericht, waarin zij deelneemt of zich laat vertegenwoordigen overeenkomstig art. 188, §1 van het Provinciedecreet (verder organisaties met vermoed provinciaal belang genoemd). Looptijd van de opdracht De Provincie en haar entiteiten hebben een uitgebreide verzekeringsportefeuille voor een groot aantal verschillende risico’s. Het plaatsen van de verzekeringen is een zeer arbeidsintensieve bezigheid: het oplijsten van de concrete risico’s, het verzamelen van schadestatistieken, het opmaken van de specifieke polissen, samenwerking met steeds andere contactpersonen en volgens steeds andere procedures. De standaard periode van vier jaar voor dewelke de polissen afgesloten werden, blijkt daarbij erg kort uit te vallen zodat de provinciale diensten en de andere entiteiten de voormelde cyclus steeds weer moeten herbeginnen. Daarom wordt voorgesteld om de hele cyclus iets langer te maken. De polissen worden afgesloten voor een duurtijd van 1 jaar met stilzwijgende verlenging van opeenvolgende periodes van 1 jaar, met een totale duurtijd van 6 jaar. Zo wordt rekening gehouden met de wettelijke duur van één jaar voor verzekeringen die de verzekeringswet voorschrijft. Bovendien komen we tegemoet aan de meerderheid van de verzekeraars die weigert nog een offerte in te dienen voor opdrachten waarbij de aanbestedende overheid vaste verzekeringstarieven gedurende meerdere jaren bedingt. Dit laat toe om te werken met een geoptimaliseerde cyclus van zes jaar maar tezelfdertijd de vrijheid te behouden om in te spelen op de omstandigheden, indien nodig of gewenst. Procedure De dienst Algemene Ondersteuning stelt voor om deze opdracht te plaatsen via een mededingingsprocedure met onderhandeling in toepassing van artikel 38 §1 1° c) van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten. De aard van de verzekeringsdiensten maakt het uiterst moeilijk om de specificaties van de opdracht voldoende nauwkeurig vast te stellen om de opdracht te kunnen gunnen met een open procedure. De juiste draagwijdte van de dekkingen, vrijstellingen en uitsluiting in combinatie met de kostprijs ervan, kan slechts efficiënt worden bepaald in overleg met de inschrijvers. Op dit moment wordt enkel de keuze van de plaatsingswijze en de selectieleidraad aan de provincieraad voorgelegd. Deze selectieleidraad is een onderdeel van de procedure en legt de voorwaarden vast waaraan verzekeringsmaatschappijen moeten voldoen om aan de opdracht deel te nemen en een offerte te mogen indienen. De dienst Algemene Ondersteuning en Aon werken intussen de exacte voorwaarden van het bestek uit. Dit wordt volgens de planning in de vergadering van april 2023 aan de provincieraad voorgelegd. Selectiecriteria Alle kandidaten met een regelmatige aanvraag tot deelneming die voldoen aan de uitsluitings- en selectiecriteria zullen geselecteerd worden. De selectiecriteria zijn: a) De kandidaat bewijst zijn geschiktheid om de beroepsactiviteit uit te oefenen aan de hand van een FMSA-attest. b) De kandidaat dient te beschikken over een stabiele financiële rating aangetoond door een passend attest. c) De kandidaat bewijst zijn technische en beroepsbekwaamheid aan de hand van drie gedetailleerde referenties van gelijkaardige diensten uitgevoerd bij grotere organisaties tijdens de laatste 3 jaar. Procedurele vormvereisten De opdracht wordt gepubliceerd in het Bulletin der Aanbestedingen en het Europees Publicatieblad. De deputatie keurde dit verslag goed in zitting van 9 maart 2023. Financiële aspecten Op basis van de huidige polissen wordt de gezamenlijke kostprijs van alle polissen voor de provincie zelf, de APB’s en EVAPs en de organisaties met vermoed provinciaal belang samen geraamd op 1.250.000,00 EUR per jaar, of in totaal op zes jaar op 7.500.000,00 EUR. In deze bedragen zitten de commissies voor de makelaar mee vervat die samen worden geïnd. BESLUIT: Enig artikel : De provincieraad beslist een overheidsopdracht voor verzekeringen, met een geraamde kostprijs van 7.500.000,00 EUR over een maximale periode van 6 jaar, in de markt te plaatsen. De provincieraad stelt als plaatsingswijze de mededingingsprocedure met onderhandeling vast en keurt de selectieleidraad voor deze opdracht goed.


Duurzame ontwikkelingsdoelen (SDG's):
Verzeker duurzame consumptie- en productiepatronen
Verzeker duurzame consumptie- en productiepatronen

Subdoelen:
Duurzame praktijken bij overheidsopdrachten bevorderen in overeenstemming met nationale beleidslijnen en prioriteiten.
Duurzame praktijken bij overheidsopdrachten bevorderen in overeenstemming met nationale beleidslijnen en prioriteiten.