Overheidsopdracht. Aanstellen van een communicatiebureau. Raamovereenkomst voor een periode van maximum 4 jaar. Wijze van gunnen, selectieleidraad en bestek

PROVINCIERAAD VAN ANTWERPEN Vergadering van 23 juni 2022 Verslag van de deputatie Bevoegd deputatielid: Mireille Colson Telefoon: 03 240 50 31 Agenda nr. 4/16 Overheidsopdracht. Aanstellen van een communicatiebureau. Raamovereenkomst voor een periode van maximum 4 jaar. Wijze van gunnen, selectieleidraad en bestek. Goedkeuring. Besluit goedgekeurd in de raad van 23 juni 2022 Bevoegdheid - Art. 43 §2 11° van het provinciedecreet: de provincieraad is bevoegd voor het vaststellen van de plaatsingsprocedure en het vaststellen van de voorwaarden van overheidsopdrachten. Juridische context - De wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten. - Het Koninklijk Besluit van 18 april 2017 inzake plaatsing overheidsopdrachten in de klassieke sectoren. Feitelijke context en verantwoording Situering In 2019 sloot de communicatiedienst een raamovereenkomst af voor de duur van vier jaar met het communicatiebureau De Vloer voor de strategische en creatieve ondersteuning van haar overkoepelende communicatieacties. Deze raamovereenkomst loopt af midden januari 2023. Omdat door de samenwerking met een communicatiebureau, de initiële doelstellingen van de opdracht, duidelijk een meerwaarde voor het bestuur is, wenst de communicatiedienst een nieuwe opdracht voor een raamovereenkomst voor de komende vier jaren in de markt te zetten. Een nieuwe communicatiestrategie In vorige bestuursperiodes en -akkoorden werd de provincie gezien als een bestuur dat finaal ten dienste staat van de bevolking van provincie Antwerpen, en zich in zijn werking, minstens ten dele, ook op die burger richt. Ook in communicatie: In het nieuwe bestuursakkoord nu wordt de duidelijke keuze gemaakt om de provincie te zien als een bestuur dat in de eerste plaats werkt voor Vlaanderen en voor de lokale besturen, of om het in marketingtermen te zeggen: een business-to-business-bestuur (B2B). Een verandering in focus van de werking moet onvermijdelijk ook leiden tot een verandering in de communicatiestrategie waarmee die werkingsfocus ‘in de markt gezet’ wordt. Deze veranderingen vallen samen te vatten in vijf krachtlijnen : Van B2C naar B2B-communicatie Daar waar in het verleden de inwoners van de provincie regelmatig rechtstreeks als doelgroep werden aangesproken, is er nu de duidelijke keuze om de communicatie hoofdzakelijk te richten op lokale besturen (en bedrijven en verenigingen). De burger wordt hierbij slechts indirect bereikt. Van merk naar product De provincie heeft niet (langer) de ambitie van provincie Antwerpen een sterk merk te maken, maar wel de aanbieder van sterke producten. Onder het motto ‘Stella, niet AB InBev’ moeten meer de producten van de provincie in de kijker gezet worden dan de organisatie of het merk. Hierbij moet ook ruimte gemaakt worden voor de ‘moeilijkere’ thema’s. Dit volgt logisch uit de keuze voor een B2B-strategie naar lokale besturen. Van verleiden naar overtuigen Uit bovenstaande keuzes volgt logisch de aanpak om onze doelgroep van de kwaliteiten van onze producten te overtuigen, niet om hen te verleiden. M.a.w. eerder functionele, rationele communicatie dan emotionele ‘verleiding’. Meer doen met minder Zoals op zovele plaatsen, moet er ook bij communicatie meer gedaan worden met minder middelen. Expertise als voornaamste verkoopargument In het bestuursakkoord wordt op verschillende plaatsen verwezen naar de rol van de provincie als expert: als regisseur, op vlak van ruimte, mobiliteit, milieu en (lokale) economie (én zelfs onderwijs), met als doel die expertise te delen met, of ten dienste te stellen van, steden en gemeenten, bedrijven en andere belanghebbenden. Dit is een interessante positie, want een expert is iemand die inhoudelijk zijn materie beheerst, en vanuit die inhoudelijke kennis anderen weet te overtuigen via goed onderbouwde adviezen en doortimmerde argumenten op basis van vakkennis. Een expert wordt ook gewaardeerd om zijn deskundigheid. Dus hoe meer we die rol als expert kunnen waarmaken, hoe meer gegeerd onze medewerkers zullen zijn. Expertise past ook helemaal in de provinciale taakstelling: de rol van expert in specifieke beleidsdomeinen is de provincie op het lijf geschreven Een expert is namelijk iemand die zich weliswaar inhoudelijk engageert, maar geen finale beslissingen neemt – dat klopt met het feit dat de provincie naar gemeentebesturen eerder een ondersteunende dan een controlerende rol speelt. Het betreft beleidsdomeinen die té specifiek zijn om (zeker kleine) gemeenten zelf expertise te laten opbouwen. Diepe kennis kan pas zinvol opgebouwd worden als ze kan worden ‘afgeschreven’ over meerdere gemeenten – in die zin past het perfect met het intermediaire en gebiedsgerichte karakter van de provincie. Tenslotte past expertise als voornaamste verkoopargument ook in de keuze voor een strakker afgelijnd activiteitenpakket, want ‘je kan geen expert zijn in alles’. Doelstelling(en) van de opdracht De samenwerking met een extern communicatiebureau heeft als doel: 1. Efficiëntieverhoging: Eén leverancier voor alle grote en middelgrote communicatieopdrachten heeft een drastische afname van de procedures eigen aan geïsoleerde lastenboeken als gevolg. Hierdoor kan de Communicatiedienst sneller ‘schakelen’ en inspelen op opportuniteiten die zich aandienen in de organisatie. 2. Verbeterde kwaliteit: Indien we een beroep moeten doen op verschillende leveranciers, die vaak ‘éénmalig’ hun diensten leveren aan de provincie Antwerpen, zou dit veelal leiden tot een weinig coherent verhaal, te wijten aan het feit dat elke nieuwe leverancier zich eerst moet verdiepen in de problematiek, doelgroepen, doelstellingen en cultuur van onze organisatie. Los van de financiële gevolgen, want zich ‘inwerken’ in de materie kost extra tijd en dus ook meer geld, heeft dit ook z’n weerslag op de kwaliteit van de geleverde diensten. 3. Kostenbesparing: De keuze voor een all-in budget heeft als gevolg een drastische afname van de kosten eigen aan geïsoleerde leveranciers. 4. Verbeterde dienstverlening vanuit de communicatiedienst: De strategische en creatieve meerwaarde van een communicatiebureau is een complementaire aanvulling op de huidige dienstverlening vanuit de communicatiedienst. Hierdoor kunnen onze klanten een nog betere service krijgen. De Communicatiedienst is dus op zoek naar een geschikte partner om deze doelstellingen te bereiken. Hiervoor stelt zij uw raad als procedure voor een mededingingsprocedure met onderhandeling met bekendmaking (en bijhorende aanvraag tot deelneming). Wijze van gunnen De Communicatiedienst koos voor een mededingingspocedure met onderhandeling volgens art 38 §1 b) en d) van de wet op de overheidsopdrachten van 17 juni 2016. Het is immers voor de aanbestedende overheid niet mogelijk alle technische en inhoudelijke aspecten van de opdracht ondubbelzinnig te formuleren in het bestek. Er wordt van de inschrijvers een grote eigen creatieve inbreng verwacht. De samenwerkingsmodaliteiten moeten in gesprekken vastgelegd en verfijnd kunnen worden. De geselecteerde kandidaten worden uitgenodigd tot het indienen van een offerte. De kandidaten wordt gevraagd: Een heldere (en wervende) belofte die de provincie, doorheen haar producten, aan de gemeenten maakt. Een aanzet tot een creatief concept om het aanbod van de provincie te promoten bij de doelgroep van steden en gemeenten. - de belofte; - een creatief concept uitgewerkt op 5 dragers; - een rationale voor de keuze van de communicatiedragers; - een gedetailleerde prijsopgave. Deze eerste strategische en creatieve voorstellen geven eerder een richting aan, dan dat ze een finaal resultaat moeten zijn. Het is dan ook essentieel dat de geselecteerde kandidaten hun voorstellen en hun persoonlijke visie komen toelichten. De jury kan dan ook bijsturen waar nodig om dat een zo correct mogelijke offerte te komen. De gunningscriteria van de opdracht, samen met het hen toegekende gewicht, zijn: (zie bestek) Prijs 50% Kwaliteit van de offerte 50% XXX Procedurele vormvereisten De deputatie keurde dit verslag goed in zitting van 2 juni 2022. Financiële aspecten Het geraamde bedrag is 2.000.000 EUR over een periode van 4 jaar (48 maanden). Dit geraamde bedrag is gebaseerd op het beschikbare budget in de meerjarenbegroting dat de Communicatiedienst vrijhoudt voor dergelijke opdrachten en houdt rekening met de afname door andere diensten en entiteiten van het bestuur, op basis van de ervaringen van het aflopende raamcontract. De kosten voor deze raamovereenkomst zijn voorzien in de begroting en de meerjarenplanning van de Communicatiedienst onder het actieplan van het marketing programma en bij andere diensten en instellingen van het bestuur. BESLUIT: Enig artikel : De lastvoorwaarden in het voorgebrachte bestek en de selectieleidraad voor het aanstellen van een communicatiebureau voor de provincie Antwerpen – raamovereenkomst voor een periode van maximum 4 jaar worden goedgekeurd. Als wijze van gunnen van deze opdracht wordt de mededingingsprocedure met onderhandeling vastgesteld op basis van art 38 §1 b) en d) van de wet op de overheidsopdrachten van 17 juni 2016.


Duurzame ontwikkelingsdoelen (SDG's):
Partnerschap om doelstellingen te bereiken

Subdoelen: