Provinciale overheidsopdrachten. Diverse provinciale sites. Raamcontract bouwkundig onderhoud 2023. Instemming algemene principes ontwerp, goedkeuring selectieleidraad en vaststelling gunningswijze. Goedkeuring.

PROVINCIERAAD VAN ANTWERPEN Vergadering van 28 april 2022 Verslag van de deputatie Bevoegd deputatielid: Jan De Haes Telefoon: 03 240 52 60 Agenda nr. 3/6 Provinciale overheidsopdrachten. Diverse provinciale sites. Raamcontract bouwkundig onderhoud 2023. Instemming algemene principes ontwerp, goedkeuring selectieleidraad en vaststelling gunningswijze. Goedkeuring. Besluit goedgekeurd in de raad van 28 april 2022 Bevoegdheid Artikel 43.§2.11° van het provinciedecreet. Juridische context Deze opdracht is een raamovereenkomst zoals bedoeld in art. 2, 35° van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten. Het is de bedoeling deze raamovereenkomst in de markt te zetten via de mededingingsprocedure met onderhandeling, gelet op artikel 38 § 1, 1°, punt d) van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten. Motivering: De prestaties vervat in het bestek zijn zo divers (preventief onderhoud, correctief onderhoud, enz.. ) dat een volledig afgelijnde technische specificering onmogelijk kan worden weergegeven in het bestek. Het zijn vooral de prestatie-eisen - vertaald in SLA’s - die bindend zullen zijn voor de opdrachtnemer. Conform de vigerende rechtsleer kunnen prestatiebestekken worden gegund op grond van genoemd artikel. Feitelijke context en verantwoording Historiek In vergadering van 26 mei 2016 heeft uw vergadering het huidige vigerende bestek voor de raamovereenkomst bouwkundig onderhoud – welke onderverdeeld is in vier percelen - goedgekeurd. In zitting van 27 oktober 2016 heeft de deputatie die raamovereenkomst gegund als volgt: - perceel grote gebouwen sector O: Hooyberghs nv te Arendonk. - perceel grote gebouwen sector C: Vanhout Facilities nv te Geel. - perceel kleine gebouwen sector Noord: Hooyberghs nv te Arendonk. - perceel kleine gebouwen sector Zuid: Vanhout Facilities nv te Geel. Op 1 januari 2017 hebben beide firma’s de onderhoudsopdracht aangevat. In zitting van 25 oktober 2018 heeft de deputatie ervan kennisgenomen dat de percelen gegund aan de nv Hooyberghs op minnelijke wijze werden beëindigd en dat het onderhoud van de gebouwen ressorterend onder die percelen werd overgedragen aan de nv Vanhout Facilities te Geel. Met de brief van 17 september 2019 heeft nv Vanhout Facilities medegedeeld dat zijn naam is gewijzigd in nv ComTIS Services. In het bestek is met betrekking tot de duurtijd van de huidige raamovereenkomst het volgende gestipuleerd: “Voorliggende opdracht heeft een looptijd van 5 jaar, te rekenen vanaf de datum vermeld in de sluitingsbrief. Deze termijn is bepaald op basis van economische overwegingen, gelet op de levenscyclus van de gebruikte materialen en installaties. Daarenboven moet de opdrachtnemer bij de opstart een aanzienlijke inspanning leveren op het vlak van rapportage, opzetten helpdesk en het zich eigen maken van de infrastructuur. Na het verstrijken van deze initiële looptijd kan de opdracht tweemaal verlengd worden met een periode van 12 maanden aan dezelfde voorwaarden teneinde de overgang naar de volgende opdrachtnemer te overbruggen. Deze verlenging wordt door de aanbestedende overheid medegedeeld via aangetekend schrijven, uiterlijk 3 maanden vóór het verstrijken van de looptijd van de opdracht.”. In zitting van 26 augustus 2021 heeft de deputatie ermee ingestemd deze raamovereenkomst voor alle percelen te verlengen met een periode van 12 maanden met aanvang op 1 januari 2022. Dit betekent dat de huidige raamovereenkomst – zonder een tweede verlenging – afloopt op 31 december 2022. In de toelichting bij laatstgenoemde deputatiebeslissing werd het volgende aangereikt: “ In die context is er voor het team Gebouwbeheer geen bezwaar om de verlenging van raamovereenkomst met 12 maanden gunstig te adviseren. Het geeft het team ook bijkomende ruimte om het bestaande bestek verder te optimaliseren, zodat voor een nieuwe raamovereenkomst bouwkundig onderhoud de markt kan worden bevraagd op grond van een lastenboek verrijkt door voortschrijdend inzicht.” . Considerans Het team Gebouwbeheer van de dienst Facilities & Maintenance van het departement Logistiek heeft in de hiervoor beschreven context verder gewerkt aan een nieuw ontwerp van raamovereenkomst voor bouwkundig onderhoud. Dit ontwerp bestaat uit twee delen, enerzijds de selectieleidraad en anderzijds het eigenlijke bestek. De selectieleidraad is klaar en wordt thans aan uw vergadering ter goedkeuring voorgelegd. Het eigenlijke bestek daarentegen bevindt zich wel in een vergevorderde fase van opmaak maar is nog niet voltooid. Het is de bedoeling dat bestek aan uw vergadering zo spoedig mogelijk ter goedkeuring voor te leggen. Deze gescheiden rapportering is ingegeven in functie van de zorg om - bij goedkeuring van uw vergadering van het volledige ontwerp - het raamcontract te kunnen laten starten op 1 januari 2023 zodat de continuïteit verzekerd is tussen het aflopen van het huidige contract en de aanvang van het nieuwe. Zoals reeds aangehaald bij punt 2 Juridische context is het de bedoeling de raamovereenkomst in de markt te zetten via een mededingingsprocedure met onderhandeling . Dit betekent een procedure met twee fases, eerst op grond van de selectieleidraad de selectie van de kandidaten (selectiefase), vervolgens de gunningsfase, m.a.w. de beoordeling en keuze van de op grond van het eigenlijke bestek ingediende offertes van de geselecteerde kandidaten al dan niet na onderhandelingen. Bij gescheiden rapportering kan simultaan de selectiefase worden aangevat en de voltooiing van het eigenlijke bestek en rapportering erover aan uw raad. Dit zou in tijd afdoende marge moeten bieden voor zowel (eventuele) verschillende onderhandelingsrondes als de eerbiediging van de beoogde startdatum van de raamovereenkomst. In die context wordt uw raad thans ook verzocht in te stemmen met de algemene principes van het ontwerp, en dat op basis van de selectieleidraad, onderstaande beschrijving van die principes en een draftversie van het bestek, alsook tot de vaststelling van de wijze van gunnen. Vooraleer ten gronde bedoelde selectieleidraad te bespreken, eerst een voorstelling van de algemene principes van het nieuwe ontwerp. a) Algemene principes De scope van de opdracht omvat: - Correctief onderhoud (oplossen van storingen en defecten) aan de gebouwen en bouwdelen - Preventief onderhoud (voorkoming van schade zoals schilderen van buitenschrijnwerk, reinigen van daken, …) - Projecten (zie hieronder) - Vervolgacties (zie hieronder) - Aanpassingswerken (zijn werken die buiten de omvang vallen van eerdergenoemde type werken en niet groot genoeg zijn om als project behandeld te worden) - Niet-operationele taken (zie hieronder) - Wettelijk onderhoud/ keuring (voorbeeld keuring valbeveiliging) en dit voor bouwkundige aspecten van de gebouwen. Onder de bouwkundige aspecten vallen onder andere: daken, gevels, metselwerken, timmer- en schrijnwerken, isolatiewerken, binnenafwerking deuren, vloeren, plafonds en muren, geluidsweringen, branddeuren en brandcompartimentering, riolering, vervangen en plaatsen van glasnaamborden, signalisatie, buiteninfrastructuur, … Projecten dienen te worden gezien als opdrachten die de dagdagelijkse werking van het raamcontract overstijgen. De appreciatie of een opdracht als een project te beschouwen is, behoort tot de uitsluitende bevoegdheid van de leidend ambtenaar of zijn vertegenwoordiger. Kenmerkend voor een project is dat het verloop ervan alsook de voorwaarden afwijken van het verloop en de voorwaarden voor prestaties die onder de reguliere werking van het raamcontract vallen en dat zij steeds het voorwerp zijn van een offerte. Wanneer een opdracht niet onmiddellijk kan worden afgerond, is de opdrachtnemer steeds gehouden tot het nemen van bewarende maatregelen. De definitieve voltooiing ervan worden vervolgacties geheten. Niet-operationele taken omvatten onder meer documentenbeheer, overleg en plaatsbezoeken, organisatie wachtdienst, het up-to-date houden van het softwaresysteem van de provincie (input planning, offertes, info, uitvoering). Onderverdeling in geografische percelen wordt niet meer voorzien. De Provincie Antwerpen zal overeenkomstig artikel 2, 6° van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten voor prestaties die het voorwerp van deze opdracht uitmaken kunnen optreden als aankoopcentrale voor: al de diensten die overeenkomstig art. 219 §1 van het Provinciedecreet van 9 december 2005 (B.S., 29 december 2005, err., B.S., 5 december 2008 ) door de Provincie Antwerpen worden opgericht in de vorm van provinciale extern verzelfstandigde agentschappen; de rechtspersonen die overeenkomstig de criteria vooropgesteld in art. 219 §3 van vermeld Provinciedecreet vermoed worden met welbepaalde taken van provinciaal belang belast te zijn; alle rechtspersonen die niet voldoen aan voormelde twee items maar die ingevolge hun historiek, hun werking, de aard van hun activiteit of hun actieradius toch opereren in een provinciale sfeer of context, zoals bijvoorbeeld Kempens Landschap vzw. De raamovereenkomst wordt afgesloten voor een initiële periode van vijf jaar met mogelijkheid tot tweemaal te verlengen met telkens een jaar. De?raamovereenkomst?wordt afgesloten??met twee opdrachtnemers . Alle opdrachten gaan bij het begin van de opdracht naar de opdrachtnemer die bij de evaluatie van de offertes best gerangschikt wordt. Bij in gebreke blijven van deze opdrachtnemer zal de raamovereenkomst ter uitvoering worden aangeboden aan de tweede gerangschikte . De opdrachtnemer dient, in tegenstelling tot het huidige contract, voor rapportering, opvolging en beheer van zijn onderhoudsactiviteiten verplicht gebruik te maken van de provinciale tool . De performantie van de opdrachtnemer zal beoordeeld worden aan de hand van het al dan niet behalen van een aantal doelstellingen (SLA’s) zoals het aantal klachten per maand (maximaal twee), het volledig oplossen van een probleem in eenmaal (doelstelling 90%), respecteren van de planning (doelstelling is meer dan 90%) en het respecteren van de interventietijden (doelstelling is meer dan 90%). Het niet respecteren ervan heeft in eerste instantie financiële gevolgen voor de opdrachtnemer: een inhouding van 2% en bij bestendiging een inhouding van 5%. Bij verdere escalatie is verbreking van het raamcontract mogelijk. Vanaf dan zal de tweede gerangschikte opdrachtnemer worden uitgenodigd de raamovereenkomst op te nemen. Wat de in rekening te brengen kosten betreft, tegenover het lopende raamcontract is getracht om een doorgedreven transparantie en vereenvoudiging door te voeren: slechts één uurtarief meer ongeacht de discipline of graad van scholing, één voorrijkost per voertuig per opdracht ongeacht het aantal afgelegde kilometers en het aantal vervoerde personen. De inschrijver dient in zijn offerte een uniek winstpercentage op te geven dat hij aanrekent voor materialen en gehuurd materieel. Bij aanwending ervan dient de betreffende factuur van zijn leverancier en/of verhuurbedrijf te worden voorgelegd. Hetzelfde principe is ook van toepassing wanneer een bepaalde opdracht wordt uitbesteed aan een onderaannemer. In tegenstelling tot het lopende raamcontract wordt niet meer voorzien in een maandelijkse forfaitaire kost als overhead, maar in een door de inschrijver op te geven percentage te berekenen op de door hemzelf uitgevoerde werken. b) Selectieleidraad De selectieleidraad bestaat uit de eigenlijke leidraad, het inschrijvingsformulier (het formulier aanvraag voor deelneming), het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (gestandaardiseerd formulier waarmee de kandidaat te kennen geeft zich niet te bevinden in een situatie van uitsluiting en te voldoen aan de kwalitatieve selectiecriteria) en een sjabloon met betrekking tot de aan te reiken referenties in het kader van de technische bekwaamheidscriteria. Naast de door de regelgeving van toepassing gestelde uitsluitingscriteria, zijn er twee bijzondere technisch bekwaamheidscriteria van toepassing. Om zijn technische bekwaamheid aan te tonen moet de kandidaat minimaal twee referenties aanleveren die voldoen aan onderstaande criteria: Elke referentie omvat een jaarlijks bedrag van minimaal 400.000 EUR (excl. btw) en bij voorkeur verspreid over minstens 200 interventies . Dit bedrag wordt berekend op basis van alle gebouwen die binnen een klantenrelatie (dus voor 1 klant of opdrachtgever) worden onderhouden. Ook projecten binnen deze klantenrelatie kunnen mee in rekening worden gebracht bij de samenstelling van dit bedrag, evenwel dient minstens 120.000 EUR van dit bedrag bekomen te worden door bouwkundig onderhoud (contractorwerk). Eén referentie dient minstens één gebouw(complex) van boven de 7.500 m² vloeroppervlakte te bevatten. Tevens dient de opdrachtnemer erkend te zijn als aannemer in de categorie D, klasse 1 of hogere. Er kunnen immers projecten worden afgeroepen op het raamcontract tot een bedrag van 135.000 EUR excl. btw. De selectieleidraad wordt kosteloos gepubliceerd op de daartoe bestemde platformen. Elke ondernemer kan naar aanleiding van die aankondiging een aanvraag tot deelneming indienen door verstrekking van de gevraagde informatie voor de selectie. Elke kandidaat die voldoet aan de in de selectieleidraad aangegeven minimumeisen zal worden geselecteerd. Deze geselecteerde kandidaten zullen in een volgende fase uitgenodigd worden om aan de hand van het hun toegezonden bestek, wat nog ter goedkeuring voor te leggen is aan uw vergadering, een offerte voor deze overheidsopdracht in te dienen. De deputatie stelt voor om in te stemmen met de algemene principes van het ontwerp voor onderhavige raamovereenkomst, goedkeuring te hechten aan de selectieleidraad ervan en als wijze van gunnen de mededingingsprocedure met onderhandeling vast te stellen. De selectieleidraad en de draft van het bestek zijn digitaal beschikbaar. Procedurele vormvereisten De deputatie keurde dit verslag goed in zitting van 7 april 2022. Financiële aspecten De opdrachten worden uitgevoerd binnen de perken van het voorziene exploitatiebudget. Voor projecten kunnen investeringskredieten worden aangewend indien voor het voorwerp ervan hiervoor middelen voorzien zijn in de financiële meerjarenplanning. BESLUIT: Enig artikel : De provincieraad stemt in met de algemene principes van het ontwerp voor het raamcontract bouwkundig onderhoud 2023 ten behoeve van diverse provinciale sites, opgemaakt door het team Gebouwbeheer van de dienst Facilities & Maintenance van het departement Logistiek, hecht goedkeuring aan de selectieleidraad ervan, en stelt als wijze van gunnen van dit raamcontract de mededingingsprocedure met onderhandeling vast.


Duurzame ontwikkelingsdoelen (SDG's):
Schoon water en sanitair
Betaalbare een duurzame energie
Verantwoorde consumptie en productie
Klimaatactie

Subdoelen:
Tegen 2030 in aanzienlijke mate de efficiëntie van het watergebruik verhogen in alle sectoren en het duurzaam winnen en verschaffen van zoetwater garanderen om een antwoord te bieden op de waterschaarste en om het aantal mensen dat af te rekenen heeft met waterschaarste, aanzienlijk te verminderen
Tegen 2030 de globale snelheid van verbetering in energie-efficiëntie verdubbelen
Tegen 2030 de afvalproductie aanzienlijk beperken via preventie, vermindering, recyclage en hergebruik
De veerkracht en het aanpassingsvermogen versterken van met klimaat in verband te brengen gevaren en natuurrampen in alle landen