Provinciale overheidsopdrachten. Antwerpen. Provinciaal Instituut PIVA. Blok A. Vervangen van de VRF-installatie. Dading. Goedkeuring.

PROVINCIERAAD VAN ANTWERPEN Vergadering van 24 juni 2021 Verslag van de deputatie Bevoegd deputatielid: Ludwig Caluwé Telefoon: 03 240 52 48 Agenda nr. 4/14 Provinciale overheidsopdrachten. Antwerpen. Provinciaal Instituut PIVA. Blok A. Vervangen van de VRF-installatie. Dading. Goedkeuring. Besluit goedgekeurd in de raad van 24 juni 2021 Bevoegdheid Artikel 43, §2, 20° van het Provinciedecreet. Juridische context Artikel 2044 – 2058 B.W. Feitelijke context en verantwoording a) Chronologie In zitting van 13 april 2017 heeft de deputatie de raamovereenkomst voor het aanstellen van ontwerpers van technieken op afroep gegund aan onder meer Atelier T, ingenieurs en architecten cvba te 3000 Leuven. Met bestelbon 2019000306 werd genoemd ontwerpbureau opgedragen tot het opstellen van het technisch bestek voor het vervangen van de VRF-installatie in blok A van het provinciaal instituut PIVA te Antwerpen , dus zonder verdere begeleiding voor toewijzing en werfopvolging . Op 29 mei 2020 heeft het departementshoofd Logistiek goedkeuring gehecht aan de met het oog op een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking uitgeschreven prijsaanvraag, opgesteld op basis van de voorwaarden die werden opgemaakt door het ontwerpbureau zoals voormeld, voor genoemde vervanging en beslist deze overheidsopdracht voor werken te gunnen aan de nv Cofely Services te Brussel – sinds 1 juli 2020 Engie Solutions geheten - voor de prijs van 139.963,92 EUR (incl. 6% btw). Op 11 juni 2020 werd de nv Cofely Services (Engie Solutions) zowel via mail als via een aangetekende zending per post de goedkeuring van zijn offerte betekend, waarmee de opdracht gesloten werd, alsook het bevel tot uitvoering. De werken dienden te worden aangevat op 3 augustus 2020 en te worden voltooid uiterlijk op 31 augustus 2020. De werken waren pas voltrokken op 2 oktober 2020. Op 14 oktober 2020 vond de voorlopige oplevering plaats. In het betreffende proces-verbaal is onder meer het volgende vermeld: “… - dat de hierboven vermelde opdracht, gegund door het departementshoofd Logistiek op 29 mei 2020, werd begonnen op 3 augustus 2020 , moest voleind zijn op 31 augustus 2020 , en pas vo ltrokken was op 2 oktober 2020; - dat er bijgevolg boete voor vertraging dient te worden toegepast: - dat de werken werden uitgevoerd volgens het goedgekeurd ontwerp, behoudens navermelde opmerkingen, en op heden voorlopig opgeleverd zijn: de functie van de oranje voedingskabel 5G 1.5 mm² welke zich opgerold in het kopieerlokaal niveau +1 bevindt, dient nog te worden verklaard; de controllerboxen op niveau 1’ & 0 maken te veel lawaai, beduidend meer dan de door de fabrikant opgegeven 41 dba. Spoelgeluiden en mechan isch geluid zijn weg te werken; de vloer dient nog te worden opgeschuurd ... “. Met de brief van 20 november 2020 werd de opdrachtnemer onder meer medegedeeld zo spoedig mogelijk te voldoen aan de in het proces-verbaal van voorlopige oplevering geformuleerde opmerkingen en dat van de eindafrekening (142.272,06 excl. btw) een vertragingsboete zal worden afgehouden ten belope van 6.602,07 EUR. Na de indienstneming van de VRF-koelinstallatie werden door het personeel on site klachten geformuleerd over het storende geluid ervan. b) Inhoudelijke duiding Een VRF - installatie is een airco - installatie waarmee ruimtes gekoeld en verwarmd kunnen worden. De installatie bestaat uit een binnen- en een buiten installatie . Het buitengedeelte bevat een koelmiddel dat naargelang de vraag vanuit het gebouw energie overdraagt of onttrekt aan de buitenlucht. Het binnengedeelte bestaat uit uitblaasmonden waar bij door middel van een warmtewisselaar de energie ( warmte of koude ) die opgeslagen zit in het koelmiddel overgedragen wordt aan de lucht in een ruimte van een gebouw. Verschillende ruimtes in het gebouw kunnen verschillende temperaturen vragen. Zelfs verwarmen in de ene ruimte en koelen in een andere zijn gelijktijdig mogelijk. Deze twee functionaliteiten werken naar behoren in de school. Het weze duidelijk dat h ierover geen klachten zijn . De installatie in het provinciaal instituut Piva heeft nog één extra eigenschap , namelijk het betreft een hybride installatie. Het koelmiddel legt niet het hele traject af tussen buiten- en binnenunits maar draagt zijn energie uit de buitenunit over aan water, dat op zijn beurt verdeeld wordt aan de binnenunits. Deze uitwisseling tussen koelmiddel en water gebeurt in controllerboxen. Dit is een nieuw type installatie dat milieuvriendelijker is dan een conventionele installatie (hoeveelheid koelgas is beperkter en bij vervanging van de aan slijtage onderhevige buitenunit kan een deel van de installatie behouden blijven, wat circulair en duurzamer is). Deze controllerboxen zijn de bron van de geluids klachten in het provinciaal instituut Piva . In de school zij n er twee van deze controllerboxen in gebruik , één op de gelijkvloerse verdieping en één op de eerste verdieping van blok A . In deze boxen bevinden zich warmtewisselaars die de energieoverdracht mogelijk maken tussen het koelmiddel en het water , circulatiepompen die het water rondpompen en d riewegkranen die de gewenste temperatuur naar de respectievelijke ruimte s of binnenunit sturen. Het betreft dus vrij complexe toestellen waarin veel processen plaatsvinden. Naargelang de vraag door de gebruikers maken deze processen wisselende hoeveelheden geluid , met name stromingsgeluiden van het water, het draaien van een pomp en hoge fluittonen wanneer het debiet v an water wordt teruggeschroefd. In het bestek wordt met betrekking tot de na te leven geluidsnorm het volgende aangereikt: “… 01.53. akoestische criteria |PM| Alle maatregelen dienen genomen te worden om aan de grenswaarden voor de geluidsniveaus in de gebouwen volgens NBN S01-401 te voldoen. Indien onderstaande criteria strenger zijn, zijn ze van toepassing. • Binnen : … burelen, vergaderlokalen : max. 35 dB(a) (NR <30). …” Bij d e offerte van de opdrachtnemer , de nv Cofely Services (Engie Solutions), waren technische fiches gevoegd van de materialen die zouden worden aangewend. Deze firma had ingeschreven met een hybride installatie van het merk Mitsubishi, zijnde het referentietoestel met deze nieuwe technologie. In de technische fiches was het geluidsdrukniveau van dergelijk toestel niet opgenomen. In g edetailleerde data bladen op het inter net is het geluidsdrukniveau - 41 dB (a) - echter wel terug te vinden . Daarbij w ordt vermeld dat dit niveau kan afwijken naar gelang in welke fase van het koelings-/verwarmingsproces de controllerbox zich bevindt , begrijp 41 dB (a) is een gemiddelde waarde. Bij deze waarde wordt eveneens vermeld dat deze gemeten is in een echovrije kamer, m . a . w . een labo - opstelling. De plaatsingsinstructies vermelden dat de controllerbox moet geplaatst worden in ruimtes waar het geluid niet storend is , bijvoorbeeld e en berging of sanitaire ruimte. Aangezien de rgelijke recente hybride installatie nog niet veel wordt geplaatst, had niemand van de betrokken partijen (aanbestedende overheid, ontwerper en opdrachtnemer) ervaring met de eigenschappen van dit type installatie , vooral h oe de waarde n opgegeven door de fabrikant dienden te worden geïnterpreteerd. Bij conventionele installaties worden vaak gelijkaardige waarde n opgegeven die in de praktijk dan niet storend blijken te zijn. De ontwerper Atelier T heeft in zijn ontwerp geen rekening gehouden met de plaatsingsinstructies aangezien hij er redelijkerwijs van uitging dat de geluidsproductie aanvaardbaar zou zijn. Hij heeft de boxen ingetekend in een hal en een bureau. Het effectieve effect van de geluidsproductie k o n pas waargenomen worden in de eindfase van het project, namelijk bij de opstart van de installatie. Alle partijen waren het er meteen over eens dat het geluid een probleem vormde en duidelijk de grens van 35 dB (a) – en ook 41 dB (a) - overschreed. Hiervoor diende geen meting te worden gedaan. Dit kon overduidelijk auditief vastgesteld worden. Zoals reeds aangehaald werd de opdracht op 14 oktober 2020 voorlopig aanvaard met onder meer de opmer king over het overdreven geluid . In de begeleidende brief bij het proces-verbaal werd de opdrachtnemer verzocht zo spoedig mogelijk te voldoen aan de geformuleerde opmerkingen . De opdrachtnemer heeft hierop enkele pogingen ondernomen om het geluid onder controle te krijgen, hij heeft daarbij een beroep gedaan op de constructeur Mitsubishi, evenwel zonder goed resultaat. Het werkrapport van 22 oktober 2020 van de constructeur vermeldt dat de installatie wat hem betreft normaal functioneert. Dit werd op 03 februari 20 21 nogmaals bevestigd door de constructeur op een meting on site met alle partijen. Hij wees er nadrukkelijk op dat deze problemen het gevolg zijn van het niet opvolgen van de plaatsingsinstructies en de omgevingsfactoren. Om objectief te kunnen vaststellen of de beweringen van de constructeur correct zijn , werd door het team gebouwbeheer van het departement Logistiek overwogen om een geluidsmeting te laten uitvoeren op de controllerboxen. Aangezien deze meting richtinggevend zou kunnen zijn voor het bepalen van de aansprakelijkheid, werd dit voorstel voorgelegd aan de ontwerper en de opdrachtnemer, met dien verstande dat conform het bestek de opdrachtnemer zou instaan voor de kosten voor d i e meting. Er werd overeengekomen dat voor het bekomen van bruikbare meetresultaten advies zou worden ingewonnen bij de geluidsexperten van het provinciaal instituut voor hygiëne te Antwerpen (PIH) . De conclusie van het PIH was dat het onmogelijk is om on site de waarde n opgegeven door Mitsubishi (41 dB (a) ) te verifiëren. De geluidsdruk die waargenomen wordt in de werkruimtes kan wel gemeten worden m aar deze wordt naast de geluidsproductie door het toestel voor een groot gedeelte beïnvloed door de omgevingsfactoren. Ofschoon geen sinecure, is het in principe mogelijk om met het toestel van Mitsubishi de geluidsnorm uit het bestek te behalen. De conclusies van het PIH werden gedeeld met de ontwerper en opdrachtnemer . Alle partijen beseffen dat ze in dit dossier zich teveel op hun ervaringen uit het verleden hebben gesteund en te weinig op de concrete gegevens en omstandigheden. De ontwerper Atelier T heeft bij de opmaak van het ontwerp geen rekening gehouden met de plaatsingsinstructies. Opdrachtnemer Engie Solutions heeft een toestel voorgesteld waarmee het zéér moeilijk zou zijn om de geluids norm uit het bestek te behalen, inzonderheid door de specifieke situatie in de school . Het plafond bestaat er namelijk uit een open metalen hangstructuur. Het team gebouwbeheer van het departement logistiek is niet kritisch genoeg geweest in de beoordeling van zowel het ontwerp als de offerte. Als oplossing voor de geluidsproblemen werd door de constructeur geopperd dat het opvolgen van de plaatsingsinstructies een basisvereiste is om met dit toestel onder de gegeven omstandigheden de geluids norm te behalen en zo het comfort van de gebruikers te verzekeren. De controllerboxen dienen al dus verplaatst te worden naar ruimtes waar het geluid niet storend is. Deze ruimtes dienen dan akoestisch te worden geïsoleerd van de rest van de open plafondstructuur. Alle partijen menen een gedeelde verantwoordelijkheid te hebben in deze problematiek en zijn bereid de kosten voor deze ingrijpende werken in gelijke delen te dragen. De opdrachtnemer heeft voor deze aanpassingswerken een offerte ingediend ten belope van (maximum) 15.000,00 EUR (exclusief btw) , wat zou betekenen dat d e drie partijen elk een aandeel van (maximum) 5 . 000 ,00 EUR (exclusief btw) op zich nemen. Btw inclusief geeft dit respectievelijk volgende bedragen 15.900,00 EUR en 5.300,00 EUR. Vermits bij de gerezen problematiek het bijzonder moeilijk is om het aandeel van de partijen in de aansprakelijkheid af te lijnen en de uiteindelijke vaststelling ervan het voorwerp zal zijn van een lange en kostelijke gerechtelijke procedure met gerechtskundig onderzoek waarvan de uitkomst onmogelijk in te schatten is, is deze minnelijke regeling een meer kostenbesparende en efficiëntere oplossing. c) Overeenkomst van dading (in elektronische bijlage) 1) bijzondere bepalingen van de dading Alle p artijen (ontwerper Atelier T, opdrachtnemer Engie Solutions en bouwheer provincie Antwerpen) wensen met betrekking tot de hierboven vermelde problemen een dading af te sluiten, met wederzijdse toegevingen, met de bedoeling het tussen hen gerezen geschil definitief te beëindigen. De provincie Antwerpen laat zelf aanpassingen uitvoeren en bestelt de aanpassingswerken die zij wenst op basis van de offerte opgesteld door de opdrachtnemer Engie Solutions tegen een bedrag van (maximum) 15 . 000,00 EUR exclusief btw. Elk partij aanvaardt 1/3 van de kosten , hetzij ( maxim aal) 5 . 000,00 EUR exclusief btw voor haar rekening te nemen. Hiervoor z ullen na beëindiging van de werken door de opdrachtnemer twee factu ren van 1/3 van de kosten ofwel ( maxim aal) 5 . 000,00 EUR exclusief btw worden opgesteld , enerzijds lastens de p rovincie Antwerpen en anderzijds lastens de ontwerper Atelier T. De toegevingen en de bepalingen van voorliggende dading kunnen niet beschouwd worden als enige erkenning van aansprakelijkheid met betrekking tot de feiten en/of de inhoud van de betwisting van het geschil zoals omschreven. Door ondertekening van deze overeenkomst doet iedere partij wederzijds afstand van elke vordering die zij met betrekking tot de huidige problematiek, het voorwerp van de dading heeft of zou kun nen stellen om welke reden ook. Huidige overeenkomst wordt aangegaan tussen partijen voor slot van alle rekeningen en zonder enige erkenning van verantwoordelijkheid. Zij treedt slechts in werking na ondertekening door alle partijen en vervalt integraal mocht om welke reden ook, één der partijen niet ondertekenen. In dit geval hernemen partijen al hun rechten m.b.t. voormeld schadegeval. Het voorgaande doet geen afbreuk aan de wederzijdse rechten van partijen om de deugdelijke uitvoering van huidige dading te eisen. 2) a lgemene bepaling betreffende de dading Huidige dadingovereenkomst betreft een dadingovereenkomst in de zin van de art. 2044 e.v. oud BW, en heeft aldus kracht van gewijsde tussen de betrokkenen in hoogste aanleg. 4.a Bouwen en verbeteren van onderwijsfaciliteiten die aandacht hebben voor kinderen, mensen met een beperking en gendergelijkheid en die een veilige, geweldloze, inclusieve en doeltreffende leeromgeving bieden voor iedereen 7.3 Tegen 2030 de globale snelheid van verbetering in energie-efficiëntie verdubbelen 13.2 Maatregelen inzake klimaatverandering integreren in nationale beleidslijnen, strategieën en planning Procedurele vormvereisten De deputatie keurde dit verslag goed in zitting van 3 juni 2021 . Financiële aspecten Elk partij aanvaardt 1/3 van de kosten met een maximum van 5 . 000,00 EUR exclusief btw – hetzij 5.300,00 EUR btw inclusief - voor haar rekening te nemen . Hiervoor is voor het aandeel van de provincie Antwerpen bestelbon nr. 2021008677 aangemaakt. BESLUIT: Enig artikel : Goedkeuring wordt gehecht aan het voorstel van dading tussen de provincie Antwerpen , bv Atelier T ingenieurs en architecten te Leuven en Engie Solutions te Brussel met betrekking tot het gerezen conflict inzake geluidsoverlast veroorzaakt door de VRF-installatie in blok A van het provinciaal instituut PIVA te Antwerpen, zoals voorgebracht als bijlage, en beslist wordt over te gaan tot het afsluiten en ondertekenen er van.


Duurzame ontwikkelingsdoelen (SDG's):
Kwaliteitsonderwijs
Betaalbare een duurzame energie
Klimaatactie

Subdoelen: