Provinciale overheidsopdrachten. Diverse provinciale sites. Raamcontract Technisch Beheer 2024. Instemming algemene principes ontwerp, goedkeuring selectieleidraad en vaststelling gunningswijze. Goedkeuring.

Goedgekeurd met 33 stemmen ja, bij 0 stemmen nee en bij 0 onthoudingen PROVINCIERAAD VAN ANTWERPEN Vergadering van 16 februari 2023 Verslag van de deputatie Bevoegd deputatielid: Jan De Haes Telefoon: 03 240 52 60 Agenda nr. 3/2 Provinciale overheidsopdrachten. Diverse provinciale sites. Raamcontract Technisch Beheer 2024. Instemming algemene principes ontwerp, goedkeuring selectieleidraad en vaststelling gunningswijze. Goedkeuring. Besluit goedgekeurd in de raad van 16 februari 2023 Bevoegdheid Artikel 43.§2.11° van het provinciedecreet. Juridische context Deze opdracht is een raamovereenkomst zoals bedoeld in art. 2, 35° van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten. Het is de bedoeling deze raamovereenkomst in de markt te zetten via de mededingingsprocedure met onderhandeling, gelet op artikel 38 § 1, 1°, punt d) van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten. Motivering: De prestaties vervat in het bestek zijn zo divers (preventief onderhoud, correctief onderhoud, enz.. ) dat een volledig afgelijnde technische specificering onmogelijk kan worden weergegeven in het bestek. Het zijn vooral de prestatie-eisen - vertaald in SLA’s - die bindend zullen zijn voor de opdrachtnemer. Conform de vigerende rechtsleer kunnen prestatiebestekken worden gegund op grond van genoemd artikel. Feitelijke context en verantwoording Historiek In vergadering van 24 maart 2016 heeft uw raad het huidig vigerende bestek goedgekeurd voor de raamovereenkomst houdende het technisch beheer van de gebouwen van de provincie Antwerpen. In zitting van 29 september 2016 heeft de deputatie beslist die raamovereenkomst te gunnen als volgt: - perceel grote gebouwen sector O: nv Cofely Services te Brussel; - perceel grote gebouwen sector c: nv Deservis te Geel; - perceel kleine gebouwen sector noord: nv Deservis; - perceel kleine gebouwen sector zuid: nv Cofely Services. Op 1 januari 2017 hebben bedoelde bedrijven de uitvoering ervan aangevat. In zitting van 24 augustus 2017 heeft de deputatie ermee ingestemd dat de overeenkomsten met betrekking tot de percelen grote gebouwen sector c en kleine gebouwen sector noord ressorterend onder de overheidsopdracht voor diensten houdende het technisch beheer van de gebouwen van de provincie Antwerpen, opgedragen aan de nv Deservis, werden overgedragen aan de nv Spie Belgium te Brussel. In zitting van 26 april 2018 heeft de deputatie kennis genomen van het verslag van de dienst Facilities & Maintenance met betrekking tot het voorstel van de nv Spie Belgium tot minnelijke beëindiging van de percelen c en noord. In de toelichting bij dit besluit werd medegedeeld dat voor de verdere uitvoering van bedoelde percelen een beroep zou worden gedaan op de nv Cofely Services. Het karakter van de raamovereenkomst laat immers toe dat gebouwen worden afgenomen en toegevoegd aan de overeenkomst. Sinds 1 juli 2020 heet de nv Cofely Services de nv Engie Solutions. Sinds 1 juli 2021 is de naam gewijzigd in nv Equans Services. In genoemd bestek wordt inzake de duurtijd van de huidige raamovereenkomst het volgende aangereikt: “ 1.2.7 Duurtijd van de opdracht Voorliggende opdracht heeft een looptijd van 6 jaar, te rekenen vanaf de datum vermeld in de sluitingsbrief. Deze termijn is bepaald op basis van economische overwegingen, gelet op de levenscyclus van de gebruikte materialen en installaties. Daarenboven moet de opdrachtnemer een aanzienlijke inspanning leveren op het vlak van rapportering, opmaak inventaris,.. bij de opstart van de opdracht. Na het verstrijken van deze initiële looptijd kan de opdracht twee maal aan dezelfde voorwaarden verlengd worden met een periode van 12 maanden teneinde de overgang naar de volgende opdrachtnemer te overbruggen. Deze verlenging wordt door de aanbestedende overheid medegedeeld via aangetekend schrijven, uiterlijk 3 maanden vóór het verstrijken van de looptijd van de opdracht.” In zitting van 30 juni 2022 heeft de deputatie ermee ingestemd dat de lopende raamovereenkomst voor alle percelen wordt verlengd met een periode van 12 maanden met aanvang op 1 januari 2023. Dit betekent dat de huidige raamovereenkomst – zonder een tweede verlenging – afloopt op 31 december 2023. In de toelichting bij laatstgenoemde deputatiebeslissing werd het volgende aangereikt:” … Daarbij krijgt TGB (team Gebouwbeheer) hierdoor meer ruimte om een nieuw ontwerp van raamcontract te realiseren dat enerzijds verrijkt is met voortschrijdend inzicht en anderzijds beter afgestemd is op de mogelijkheden en modus operandi van de huidige markt…”. Considerans Het team Gebouwbeheer van de dienst Facilities & Maintenance van het departement Logistiek heeft in de hiervoor beschreven context verder gewerkt aan een nieuw ontwerp van raamovereenkomst voor het technisch beheer van diverse provinciale installaties vanaf 2024. Dit ontwerp bestaat uit twee delen, enerzijds de selectieleidraad en anderzijds het eigenlijke bestek. De selectieleidraad is klaar en wordt thans aan uw vergadering ter goedkeuring voorgelegd. Het eigenlijke bestek daarentegen bevindt zich in fase van opmaak en is nog niet voltooid. Het is de bedoeling dat bestek aan uw vergadering zo spoedig mogelijk ter goedkeuring voor te leggen. Deze gescheiden rapportering is ingegeven in functie van de zorg om - bij goedkeuring van uw vergadering van het volledige ontwerp - het raamcontract te kunnen laten starten op 1 januari 2024 zodat de continuïteit verzekerd is tussen het aflopen van het huidige contract en de aanvang van het nieuwe. Zoals reeds aangehaald bij punt 2 Juridische context is het de bedoeling de raamovereenkomst in de markt te zetten via een mededingingsprocedure met onderhandeling . Dit betekent een procedure met twee fases, eerst op grond van de selectieleidraad de selectie van de kandidaten (selectiefase), vervolgens de gunningsfase, m.a.w. de beoordeling en keuze van de op grond van het eigenlijke bestek ingediende offertes van de geselecteerde kandidaten al dan niet na onderhandelingen. Bij gescheiden rapportering kan simultaan de selectiefase worden aangevat en de voltooiing van het eigenlijke bestek en rapportering erover aan uw raad. Dit zou in tijd afdoende marge moeten bieden voor zowel (eventuele) verschillende onderhandelingsrondes als de eerbiediging van de beoogde startdatum van de raamovereenkomst. In die context wordt uw raad thans ook verzocht in te stemmen met de algemene principes van het ontwerp, en dat op basis van de selectieleidraad en onderstaande beschrijving van die principes, alsook tot de vaststelling van de wijze van gunnen. Vooraleer ten gronde bedoelde selectieleidraad te bespreken, eerst een voorstelling van de algemene principes van het nieuwe ontwerp. a) Algemene principes Het raamcontract heeft betrekking op diverse provinciale technische installaties, hetzij meer bepaald cv-ketels, koelinstallaties, warmtepompen, luchtgroepen, extractoren, pompen, collectoren, gebouwenbeheersystemen, geothermische installaties, hoogspanningscabines, laagspanningsborden, securitysystemen, PV-installaties, videofonie, liften, automatische deuren en poorten, rookkoepels, sprinklerinstallaties, valbeveiligingsinstallaties, blusmiddelen en brandstoftanks (geen exhaustieve opsomming). De scope van de opdracht omvat inzake genoemde installaties: - het correctief onderhoud (oplossen van storingen en defecten); - het preventief onderhoud; - het wettelijk onderhoud/ keuring; - vervolgacties; - aanpassingswerken; - projecten: afhankelijk van de grootte (boven de 30.000,00 EUR) en complexiteit van een bepaalde opdracht of de wijze van financiering (investeringsgelden i.p.v. exploitatiebudget) zal door TGB geopteerd worden om dit af te handelen als een project. Projecten dienen m.a.w. te worden gezien als opdrachten die de dagdagelijkse werking van het raamcontract overstijgen. - beheertaken (overhead): - bijdrage leveren aan het documentbeheer; - overleg en plaatsbezoeken; - organisatie wachtdienst; - Up-to-date houden van softwaresysteem provincie (planning, offertes, info, uitvoering). Onderverdeling in geografische percelen wordt niet meer voorzien. De Provincie Antwerpen zal overeenkomstig artikel 2, 6° van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten voor prestaties die het voorwerp van deze opdracht uitmaken kunnen optreden als aankoopcentrale voor: al de diensten die overeenkomstig art. 219 §1 van het Provinciedecreet van 9 december 2005 (B.S., 29 december 2005, err., B.S., 5 december 2008 ) door de Provincie Antwerpen worden opgericht in de vorm van provinciale extern verzelfstandigde agentschappen; de rechtspersonen die overeenkomstig de criteria vooropgesteld in art. 219 §3 van vermeld Provinciedecreet vermoed worden met welbepaalde taken van provinciaal belang belast te zijn; de provinciale instellingen en/of rechtspersonen waarvan het beheer gedurende de looptijd van onderhavig raamcontract wordt overgedragen naar een andere autoriteit of worden verzelfstandigd tot een niet-provinciale rechtspersoon. AP Hogeschool Antwerpen, Lange Nieuwstraat 101, 2000 Antwerpen. Voorliggende opdracht heeft een initi ë le looptijd van zes jaar (behoudens eerdere verbreking bij slechte uitvoering), te rekenen vanaf de aanvangsdatum vermeld in de brief tot vaststelling van de aanvangsdatum (kan worden geïntegreerd in de sluitingsbrief). Na het verstrijken van deze initiële looptijd kan de opdracht viermaal verlengd worden met een periode van 12 maanden aan dezelfde voorwaarden teneinde de overgang naar de volgende opdrachtnemer te overbruggen. Deze verlenging wordt door de aanbestedende overheid medegedeeld via aangetekend schrijven, uiterlijk 3 maanden vóór het verstrijken van de looptijd van de opdracht. Met betrekking tot de verlengingsoptie dient te worden benadrukt dat na vier jaar looptijd van het raamcontract er een formeel en interactief assessment zal plaatsvinden waarbij in fine zal worden beoordeeld of de opdrachtnemer het raamcontract uitvoert conform de verwachtingen van de aanbestedende overheid. De output van dat assessment zal worden gerapporteerd aan de deputatie, alsook aan de opdrachtnemer zelf. Voor de deputatie gaat de output van dat assessment richtinggevend zijn of er al dan niet zal worden overgegaan tot het lichten van de verlengingsoptie na zes jaar. Voor de opdrachtnemer is dat assessment een opportuniteit voor remediëring indien nodig. Na dat assessment kunnen er opnieuw formele en interactieve beoordelingsmomenten in dezelfde zin plaatsvinden indien dit door een gewijzigde aanpak van de opdrachtnemer noodzakelijk zou zijn. De?raamovereenkomst?wordt afgesloten??met twee opdrachtnemers . Alle opdrachten gaan bij het begin van de opdracht naar de opdrachtnemer die bij de evaluatie van de offertes best gerangschikt wordt. Bij in gebreke blijven van deze opdrachtnemer zal de raamovereenkomst ter uitvoering worden aangeboden aan de tweede gerangschikte . De opdrachtnemer dient, in tegenstelling tot het huidige contract, voor rapportering, opvolging en beheer van zijn activiteiten verplicht gebruik te maken van de provinciale tool . De performantie van de opdrachtnemer zal beoordeeld worden aan de hand van het al dan niet behalen van een aantal doelstellingen (SLA’s) zoals het aantal klachten, het respecteren van tijden en planning, de kwaliteit van uitvoering, de opvolging via FMIS,…Het is de bedoeling dat het niet respecteren ervan in eerste instantie financiële gevolgen zal hebben voor de opdrachtnemer: namelijk progressief stijgende inhoudingen op zijn maandelijkse vorderingen. Bij verdere escalatie zal dan verbreking van het raamcontract mogelijk zijn. Vanaf dan zal de tweede gerangschikte opdrachtnemer worden uitgenodigd de raamovereenkomst op te nemen. Dit wordt momenteel verder uitgewerkt in het bestek voor de gunningsfase. Wat de in rekening te brengen kosten betreft, tegenover het lopende raamcontract is het de bedoeling om een doorgedreven transparantie en vereenvoudiging door te voeren: overheadkosten zouden bij elke prijszetting steeds inbegrepen moeten zijn. Op grond van de technische inventaris wordt voor het wettelijk, preventief en correctief onderhoud een vaste kostprijs in rekening gebracht. Voor projecten, aanpassingen en volgacties geldt slechts één uurtarief meer ongeacht de discipline of graad van scholing, één voorrijkost per voertuig per opdracht ongeacht het aantal afgelegde kilometers en het aantal vervoerde personen. De inschrijver dient in zijn offerte een uniek winstpercentage op te geven dat hij aanrekent voor materialen en gehuurd materieel (van toepassing bij elk type onderhoud behalve bij wettelijk en preventief onderhoud waar dat inclusief de vaste kost is). Bij aanwending ervan dient de betreffende factuur van zijn leverancier en/of verhuurbedrijf te worden voorgelegd. Hetzelfde principe is ook van toepassing wanneer een bepaalde opdracht wordt uitbesteed aan een onderaannemer. b) Selectieleidraad De selectieleidraad bestaat uit de eigenlijke leidraad, het inschrijvingsformulier (het formulier aanvraag voor deelneming), het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (gestandaardiseerd formulier waarmee de kandidaat te kennen geeft zich niet te bevinden in een situatie van uitsluiting en te voldoen aan de kwalitatieve selectiecriteria) en een adressenlijst. Naast de door de regelgeving van toepassing gestelde uitsluitingscriteria, is er een bijzonder technisch bekwaamheidscriterium van toepassing. De opdrachtnemer dient qua expertise, human resources, logistiek en uitrusting over voldoende potentieel te beschikken om het beheer van die provinciale installaties op een gedegen en continue wijze te kunnen garanderen. Om zijn technische bekwaamheid aan te tonen moet de kandidaat-inschrijver minimaal één of meerdere conform voorliggende opdracht gelijksoortige referentie(s) aanleveren. Om de kandidaat een idee te geven wat wordt verstaan onder ‘gelijksoortig’ wordt in de selectieleidraad een uitgebreide weergave qua aard en omvang aangereikt van de te beheren installaties, alsook de geografische spreiding ervan (zie adressenlijst gevoegd bij de selectieleidraad). Die referentie(s) is/zijn bij voorkeur niet ouder dan drie jaar en is/zijn per referentie gestoffeerd met vermelding van de globale omzet (financieel) , de periode van beheer, de publiek- of privaatrechtelijke instantie waarvoor het technisch beheer bestemd was en de contactpersoon aldaar, de aard en het aantal van de beheerde installaties, de geografische spreiding van die installaties (gebouwen, sites, regio’s, …) en een weergave van de samenstelling van de taken (aantal correctieve taken, preventieve taken, wettelijk verplichte taken, aanpassingen, enz.) die nodig waren om bedoeld beheer te kunnen bewerkstelligen. Kortom, de referentie(s) dient/dienen dermate te worden uitgewerkt dat een ondubbelzinnige appreciatie van de kandidaat in het licht van het vereiste profiel voor de uitvoering van onderhavig raamcontract mogelijk is. Het staat de kandidaat vrij zijn lijst van gelijksoortige referentie(s) aan te vullen met een voorstelling van zijn bedrijf die zijn door de voorgelegde referentie(s) geopperde technische bekwaamheid ondersteunt. De selectieleidraad wordt kosteloos gepubliceerd op de daartoe bestemde platformen. Elke ondernemer kan naar aanleiding van die aankondiging een aanvraag tot deelneming indienen door verstrekking van de gevraagde informatie voor de selectie. Elke kandidaat die voldoet aan de in de selectieleidraad aangegeven minimumeisen zal worden geselecteerd. Deze geselecteerde kandidaten zullen in een volgende fase uitgenodigd worden om aan de hand van het hun toegezonden bestek, wat nog ter goedkeuring voor te leggen is aan uw vergadering, een offerte voor deze overheidsopdracht in te dienen. De deputatie stelt voor om in te stemmen met de algemene principes van het ontwerp voor onderhavige raamovereenkomst, goedkeuring te hechten aan de selectieleidraad ervan en als wijze van gunnen de mededingingsprocedure met onderhandeling vast te stellen. Het ontwerp van selectieleidraad is digitaal beschikbaar. Procedurele vormvereisten De deputatie keurde dit verslag goed in zitting van 26 januari 2023 . Financiële aspecten De opdrachten worden uitgevoerd binnen de perken van het voorziene exploitatiebudget. Voor projecten kunnen investeringskredieten worden aangewend indien voor het voorwerp ervan hiervoor middelen voorzien zijn in de financiële meerjarenplanning. BESLUIT: Enig artikel : De provincieraad stemt in met de algemene principes van het ontwerp voor het raamcontract technisch beheer 2024 ten behoeve van diverse provinciale sites, opgemaakt door het team Gebouwbeheer van de dienst Facilities & Maintenance van het departement Logistiek, hecht goedkeuring aan de selectieleidraad ervan, en stelt als wijze van gunnen van dit raamcontract de mededingingsprocedure met onderhandeling vast.


Duurzame ontwikkelingsdoelen (SDG's):
Kwaliteitsonderwijs
Schoon water en sanitair
Betaalbare en duurzame energie
Klimaatactie
Kwaliteitsonderwijs
Schoon water en sanitair
Betaalbare en duurzame energie
Klimaatactie

Subdoelen:
Bouwen en verbeteren van onderwijsfaciliteiten die aandacht hebben voor kinderen, mensen met een beperking en gendergelijkheid en die een veilige, geweldloze, inclusieve en doeltreffende leeromgeving bieden voor iedereen
Tegen 2030 in aanzienlijke mate de efficiëntie van het watergebruik verhogen in alle sectoren en het duurzaam winnen en verschaffen van zoetwater garanderen om een antwoord te bieden op de waterschaarste en om het aantal mensen dat af te rekenen heeft met waterschaarste, aanzienlijk te verminderen
Tegen 2030 de globale snelheid van verbetering in energie-efficiëntie verdubbelen
Maatregelen inzake klimaatverandering integreren in nationale beleidslijnen, strategieën en planning
Bouwen en verbeteren van onderwijsfaciliteiten die aandacht hebben voor kinderen, mensen met een beperking en gendergelijkheid en die een veilige, geweldloze, inclusieve en doeltreffende leeromgeving bieden voor iedereen
Tegen 2030 in aanzienlijke mate de efficiëntie van het watergebruik verhogen in alle sectoren en het duurzaam winnen en verschaffen van zoetwater garanderen om een antwoord te bieden op de waterschaarste en om het aantal mensen dat af te rekenen heeft met waterschaarste, aanzienlijk te verminderen
Tegen 2030 de globale snelheid van verbetering in energie-efficiëntie verdubbelen
Maatregelen inzake klimaatverandering integreren in nationale beleidslijnen, strategieën en planning