Provinciale overheidsopdrachten. Raamovereenkomst voor het leveren van compute, opslag, backup en disaster recovery diensten. Opdrachtdocumenten. Goedkeuring.

PROVINCIERAAD VAN ANTWERPEN Vergadering van 24 maart 2022 Verslag van de deputatie Bevoegd deputatielid: Mireille Colson Telefoon: 03 240 50 31 Agenda nr. 4/3 Provinciale overheidsopdrachten. Raamovereenkomst voor het leveren van compute, opslag, backup en disaster recovery diensten. Opdrachtdocumenten. Goedkeuring. Besluit goedgekeurd in de raad van 24 maart 2022 Bevoegdheid Gelet op artikel 43 §2 11° van het provinciedecreet. Juridische context Gelet op artikel 38 § 1 1° c van de wet op overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 17 juni 2016. Feitelijke context en verantwoording Voorgeschiedenis en beleidscontext In vergadering van 27 januari 2022 keurde de provincieraad het plaatsen van de opdracht, de gunningswijze en de selectieleidraad voor de overheidsopdracht Implementatie van ICT Diensten betreffende Compute, Opslag, Backup en Disaster Recovery goed. De geselecteerde kandidaten zullen uitgenodigd worden om een offerte in te dienen op basis van het bestek dat hierbij ter goedkeuring aan de provincieraad wordt voorgelegd. Verantwoording/motivering Het departement ICT is op zoek naar een partner voor: het leveren van compute, opslag en back-up diensten in de datacenters van Provincie Antwerpen en de daarbij horende nazorg en ondersteuning; het leveren van datacenter diensten (Housing), Infrastructure-as-a-Service (IaaS), Disaster-Recovery-as-a-Service (DRaaS) en Backup-as-a-Service (BaaS) diensten in de datacenters van de aanbieder of een publieke cloud omgeving; het uitvoeren van een migratie van de huidige omgeving naar de nieuwe omgeving; het leveren van connectiviteit tussen de datacenters van Provincie Antwerpen en de datacenters of publieke cloud omgeving van de dienstenleverancier. Provincie Antwerpen beschikt over compute, opslag en back-up infrastructuur die gehost is in haar eigen datacenters. Wat betreft de dagelijkse beheersactiviteiten is deze infrastructuur veelal in eigen beheer. Voor het verzorgen van de continuïteit van de hardware, wordt er beroep gedaan op onderhoudscontracten (maintenance) geleverd door de dienstenleverancier. Voor specifieke beheerstaken m.b.t. de opslag infrastructuur wordt er eveneens gebruik gemaakt van externe expertise. Compute: de huidige centrale omgeving bestaat uit een gevirtualiseerde omgeving met een 240-tal virtuele machines alsook compute diensten voor de decentrale diensten van Provincie Antwerpen. Opslag: opslag wordt geleverd d.m.v. een opslag oplossing met verschillende lagen (tiers). Back-up: een back-up naar disk oplossing voor datacenter en decentrale diensten werd geïmplementeerd op infrastructuur in de datacenters van Provincie Antwerpen die onafhankelijk is van de compute en opslag infrastructuur. Bijkomend worden er in een datacenter van een externe dienstverlener Disaster Recovery en Back-up diensten (as-a-service) afgenomen. Backup-as-a-Service (BaaS): replicatie van backups van de systemen en toepassingen gehuisvest in de datacenters van de Provincie Antwerpen en van backups van de decentrale diensten naar de datacenters van de dienstenleverancier. Disaster-Recovery-as-a-Service (DraaS): afhankelijk van de classificatie (kriticiteit) van de werklasten worden deze gerepliceerd naar de DRaaS omgeving, of worden deze in geval van een noodsituatie op basis van een restore operatie terug online gebracht op de DRaaS omgeving. Infrastructuur-as-a-Service (IaaS): gevirtualiseerde werklasten die o.a. uit beschikbaarheidsoverwegingen permanent moeten draaien in het datacenter van de dienstenleverancier. Housing: housing diensten maken het mogelijk om fysieke IT componenten te housen binnen het datacenter van de externe dienstenleverancier. Er wordt momenteel slechts zéér beperkt gebruik gemaakt van deze oplossing. Provincie Antwerpen tracht steeds zo veel mogelijk gebruik te maken van gevirtualiseerde infrastructuur componenten. Connectiviteit (NET): de externe dienstenleverancier voorziet ook connectiviteit door middel van een glasvezelverbinding tussen de datacenters van Provincie Antwerpen en het extern datacenter. Deze verbinding biedt ondersteuning voor zowel een Laag 3 (IP) als Laag 2 (Ethernet) topologie. Omdat continuïteit van de dienstverlening uiterst belangrijk is wordt er gekozen voor een voldoende lange looptijd van de opdracht: een initiële vaste looptijd van 4 jaar om de opdrachtnemer de kans te geven om zijn opstartinspanningen af te schrijven en 3 mogelijke verlengingen van telkens 1 jaar om de provincie toch de nodige continuïteit en flexibiliteit te waarborgen. De maximale looptijd van de opdracht bedraagt dus 7 jaar. De offertes zullen worden beoordeeld op basis van volgende gunningscriteria: - Duurzaamheid: 5% - Algemeen: 5% - Oplossing: 30% - Transitie: 10% - Prijs: 50%. Het gunningscriteria “Duurzaamheid” wordt enerzijds geëvalueerd op de energie efficiëntie van de oplossing en anderzijds op de mate waarin de aanbieder bijdraagt aan de Sustainable Development Goals (SDG) van de VN. De beoordeling gebeurt op basis van vermelde elementen die gescoord worden bij evaluatie van de offertes. Het gunningscriteria “Algemeen” wordt geëvalueerd op de volledigheid van het antwoord, het volgen van de vormvereisten en de transparantie van de aanbieder in de offertes die worden ingediend en besproken tijdens de onderhandelingen. Het gunningscriteria “Oplossing” wordt geëvalueerd op drie criteria: - De mate waarin de inschrijver de behoeften van Provincie Antwerpen goed begrepen heeft, en dit als dusdanig ook gereflecteerd wordt in de gemaakte Offerte. - De Technische Kwaliteit van de Oplossing aan de hand van kwaliteitsattributen: Aanpasbaarheid (eenvoud om een verandering door te voeren) Schaalbaarheid (eenvoud om capaciteit toe te voegen en te wijzigen) Beheerbaarheid (eenvoud van het operationele beheer van de oplossing) Verrekenbaarheid (eenvoud van het berekenen en toewijzen van de gebruikskosten) Beschikbaarheid (mate van garantie op beschikbaarheid en de geleverde prestaties van de oplossing en diensten) Integriteit (eenvoud om te bepalen of er al dan niet misbruik wordt gemaakt). - De Kwaliteit van de Aangeboden Dienstverleningsniveaus (SLA’s). Het gunningscriteria “Transitie” wordt geëvalueerd op de aanpak met betrekking tot de transitie van de huidige situatie naar de gevraagde situatie, de kwaliteit van het uitgewerkte transitie plan alsook de garanties met betrekking tot de duurtijd en tijdige uitvoering van de Transitie. Het gunningscriteria “Prijs” wordt beoordeeld aan de hand van een TCO over 7 jaar berekend en geëvalueerd op basis van berekeningen die voorzien zijn in het Prijsformulier, dat deel uitmaakt van dit bestek. De bepaling van de meest gunstige prijs wordt mede gebaseerd op basis van een weging coëfficiënt zoals opgenomen in een tabel (75% / 25%). De prijs evaluatie houdt rekening met de prijs van de transitie en dienstverlening jaar één tot en met vier, de uitbreidingen, aanvragen op afroep alsook de volledige dienstverlening van eventuele verlengingen jaar vijf tot en met zeven. Doeltreffende, verantwoordelijke en transparante instellingen ontwikkelen op alle niveaus. Procedurele vormvereisten De opdracht wordt geraamd op 4.000.000 EUR incl. btw voor de rechtspersoon Provincie Antwerpen. De deputatie keurde dit verslag goed in zitting van 3 maart 2022. BESLUIT: Enig artikel : De provincieraad keurt de opdrachtdocumenten voor de overheidsopdracht met betrekking tot de opdrachtdocumenten voor de raamovereenkomst voor het leveren van compute, opslag, back-up en disaster recovery diensten goed.


Duurzame ontwikkelingsdoelen (SDG's):
Verzeker duurzame consumptie- en productiepatronen
Vrede, Justitie en sterke publieke diensten.

Subdoelen:
Duurzame praktijken bij overheidsopdrachten bevorderen in overeenstemming met nationale beleidslijnen en prioriteiten