Provinciale overheidsopdrachten. Opdracht voor schoonmaak van kantoren, diverse lokalen en aanhorigheden. Plaatsing van de opdracht, procedure en bestek

De heer SOHIER neemt het woord. De heer De HAES neemt het woord. De heer SOHIER neemt het woord. Goedgekeurd met 31 stemmen ja, bij 1 stemmen nee en bij 0 onthoudingen PROVINCIERAAD VAN ANTWERPEN Vergadering van 23 maart 2023 Verslag van de deputatie Bevoegd deputatielid: Jan De Haes Telefoon: 03 240 52 60 Agenda nr. 3/2 Provinciale overheidsopdrachten. Opdracht voor schoonmaak van kantoren, diverse lokalen en aanhorigheden. Plaatsing van de opdracht, procedure en bestek. Goedkeuring. Besluit goedgekeurd in de raad van 23 maart 2023 Bevoegdheid Het provinciedecreet, in het bijzonder artikel 43 §2 11°. Juridische context De wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten. Het koninklijk besluit van 18 april 2017 plaatsing overheidsopdrachten in de klassieke sectoren. Feitelijke context en verantwoording Deze beslissing kadert in actie AP000065 AP Interne werking DLOG 12.5 Tegen 2030 de afvalproductie aanzienlijk beperken via preventie, vermindering, recyclage en hergebruik 12.7 Duurzame praktijken bij overheidsopdrachten bevorderen in overeenstemming met nationale beleidslijnen en prioriteiten Van de gebouwen die door de provinciale diensten en instellingen gebruikt worden, is er een deel waarvan de schoonmaak gebeurt door externe firma’s: het provinciehuis (enkele verdiepingen en vervanging van eigen personeel) het Havencentrum de blokhutten van het Zilvermeer Campus Vesta De Warande het doortrekkersterrein het parkhuis het archiefhuis CVO Vitant ‘t Steentje worden momenteel geheel of gedeeltelijk schoongemaakt door de firma Aronia. De opdracht van Aronia loopt ten einde op 30 september 2023. Voor bovengenoemde gebouwen dient een nieuwe opdracht aanbesteed te worden. Het team huisvesting opteert ervoor om één enkele ruime raamovereenkomst te plaatsen voor de schoonmaak van bovengenoemde gebouwen, en die opdracht bovendien zo te omschrijven dat de mogelijkheid bestaat om in de loop van de opdracht ook andere gebouwen of gedeeltes van gebouwen toe te voegen alsook gebouwen uit de opdracht te verwijderen. Deze optie biedt het voordeel dat gedurende de ganse looptijd van 4 jaar in elke voorkomende situatie kan gekozen worden voor schoonmaak door eigen personeel of schoonmaak door extern personeel: voor schoonmaak van verdiepingen van het Provinciehuis; indien geen eigen personeel beschikbaar is (mogelijks eigen personeel verminderen indien schoonmaak door externen voordeliger blijkt); voor uitzonderlijke schoonmaakopdrachten (bij werken, evenementen, …); voor een soepele opvang van alle situaties die zich kunnen voordoen. Voor alle provinciale instellingen en provinciebedrijven bestaat dan eveneens de mogelijkheid om van dit contract gebruik te maken. Provincie Antwerpen treedt voor deze opdracht eveneens op als aankoopcentrale voor enkele specifiek in het bestek opgenomen entiteiten, zoals AP Hogeschool, POM Antwerpen,… Procedurele vormvereisten Gezien de omvang van de opdracht stelt het team Overheidsopdrachten voor om de openbare procedure te kiezen voor het plaatsen van deze opdracht. In het bestek zijn tal van voorwaarden opgenomen met betrekking tot de wijze van uitvoering. Op het vlak van duurzaamheid wordt het gebruik van reinigingsmethoden en –producten onderworpen aan een akkoord van de provincie. Op deze wijze kan de duurzaamheid hiervan voor 100% opgevolgd worden. Ook de reinigingsmethode met de actieve bacteriën is in het bestek opgenomen zodat die methode op vraag van de Provincie verder uitgebreid kan worden. Op het vlak van sociale economie worden de inschrijvers verplicht om minimum 880 uren per jaar te laten uitvoeren door personen in gesubsidieerde tewerkstelling. Het bestek voorziet de evaluatie van de ingediende offertes aan de hand van volgende gunningscriteria : Kostprijs voor 50%, als volgt samengesteld: Totaalprijs van de schoonmaakwerken 40% Aangeboden uurtarieven (standaard / afroep / enz) 20% Aangeboden schoonmaakuren 20% Aangeboden toezichturen 10% Tarieven voor supplementaire werken 10% Kwaliteit van de aangeboden dienstverlening voor 40%, als volgt samengesteld: Personeel : opleiding, coaching, stabiliteit, vervangingen 20% Planningen en taakkaarten 10% Organisatie van het toezicht en account management 20% Wijze van kwaliteitsopvolging en rapportering 15% Materialen & Middelen : kwaliteit, ecologie, enz 10% Managementrapportering 15% Klachtenbeheer 10% Sociale economie voor 10% Aan de inschrijvers wordt een engagement gevraagd met betrekking tot inschakeling, opleiding en diversiteit. De deputatie keurde dit verslag goed in zitting van 2 maart 2023. Financiële aspecten De omvang van deze opdracht is moeilijk vooraf in detail te ramen omwille van bovengenoemde soepelheid. Op basis van de cijfers van de voorgaande jaren wordt er voor een opdracht over vier jaar rekening gehouden met een kostprijs inclusief btw van 2.800.000 EUR. Ongeveer de helft hiervan is ten laste van de provinciale diensten (rechtspersoon provincie), de andere helft van de deelnemende verzelfstandigde entiteiten. Indien bijkomende entiteiten zoals de AP Hogeschool mee in de raamovereenkomst stappen kan de omvang oplopen tot 4.138.200 EUR btw inclusief. BESLUIT: Enig artikel : De provincieraad keurt het plaatsen van een overheidsopdracht voor uitbesteding van schoonmaak 2023-2027 ten behoeve van de provinciale instellingen en diensten goed en stelt als plaatsingswijze van deze opdracht de openbare procedure vast. De provincieraad keurt het voorgelegde bestek voor de opdracht goed.


Duurzame ontwikkelingsdoelen (SDG's):
Verzeker duurzame consumptie- en productiepatronen
Verzeker duurzame consumptie- en productiepatronen

Subdoelen:
Tegen 2030 het duurzame beheer en het efficiënte gebruik van natuurlijke hulpbronnen realiseren
Tegen 2030 het duurzame beheer en het efficiënte gebruik van natuurlijke hulpbronnen realiseren