Provinciale overheidsopdracht. Aanstelling van een externe dienst preventie en bescherming. Plaatsingsprocedure en selectieleidraad.

PROVINCIERAAD VAN ANTWERPEN Vergadering van 19 januari 2023 Verslag van de deputatie Bevoegd deputatielid: Mireille Colson Telefoon: 03 240 50 31 Agenda nr. 4/1 Provinciale overheidsopdracht. Aanstelling van een externe dienst preventie en bescherming. Plaatsingsprocedure en selectieleidraad. Goedkeuring. Besluit goedgekeurd in de raad van 19 januari 2023 Bevoegdheid Art. 43 §2 11° van het provinciedecreet: de provincieraad is bevoegd voor het vaststellen van de plaatsingsprocedure en het vaststellen van de voorwaarden van overheidsopdrachten tenzij: - de opdracht past binnen het begrip dagelijks bestuur, vermeld in punt 9°, waarvoor de deputatie bevoegd is; - de raad de plaatsingsprocedure en het vaststellen van de voorwaarden voor die overheidsopdracht nominatief aan de deputatie heeft toevertrouwd. Juridische context - De wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten. - Het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende de plaatsing van overheidsopdrachten in de klassieke sectoren. Feitelijke context en verantwoording In zitting van 23 november 2017 heeft de deputatie een raamcontract externe dienst preventie en bescherming gegund aan Idewe vzw te Leuven. In het bestek werd een maximum looptijd van 6 jaar vooropgesteld. De overeenkomst zal dus in principe opgezegd worden in juni 2023. Artikel II.3-13 van de Codex over het welzijn op het werk, betreffende de externe diensten voor preventie en bescherming op het werk, stelt dat een dergelijk contract steeds een contract van onbepaalde duur is, dat de minimum opzeg zes maanden bedraagt en dat een nieuw contract steeds ingaat op 1 januari. Het is bijgevolg noodzakelijk een nieuwe overheidsopdracht op te starten. DMCO stelt bijgevolg voor dat het provinciebestuur een overheidsopdracht opstart voor een nieuwe overeenkomst voor de juridische entiteiten die heden in de vergunning van de Gemeenschappelijke Preventiedienst zijn opgenomen: - Provincie Antwerpen - APB Vormingscentrum Malle - APB Provinciaal Recreatiedomein Zilvermeer - APB Provinciaal Recreatiedomein De Schorre - APB Provinciaal Instituut voor Hygiëne - APB Kamp C - APB Provinciaal Secretariaat voor Europese Structuurfondsen - APB Hooibeekhoeve - APB Havencentrum - Evap Proefbedrijf Pluimveehouderij - APB Toerisme Provincie Antwerpen - APB Gouverneur Kinsbergencentrum - APB Documentatiecentrum Atlas - APB Warande - Provinciale Ontwikkelingsmaatschappij en dat het provinciebestuur eveneens als aankoopcentrale optreedt voor: - APB Provinciaal Onderwijs Antwerpen - APB Campus Vesta - de AP Hogeschool - Arboretum Kalmthout - APB Provinciaal Sport- en Recreatiedomein De Nekker - Provinciaal Recreatiedomein De Lilse Bergen vzw - Kempens Landschap - Landschapspark De Merode Door op te treden als aankoopcentrale plaatst de Provincie de opdracht voor rekening van andere entiteiten. Deze entiteiten kunnen achteraf aansluiten, maar ze moeten dit niet. Een groot deel van de opdracht bestaat uit wettelijk geregelde taken. Een deel van de opdracht bestaat echter uit een algemene vraag naar de mogelijke ondersteuning die de kandidaat kan leveren aan het re-integratiebeleid (visie, samenwerking, mogelijke ondersteuning en hulpmiddelen) en de algemene vraag naar de digitale samenwerking en informatie-uitwisseling (welke ondersteunende applicaties zijn er aanwezig in de klantenzone om op digitale wijze informatie-uitwisseling te hebben tussen de beide organisaties, hoe ziet de klantenzone eruit, kan de klantenzone op maat aangepast worden, GDPR). De vraag naar deze mogelijke dienstverlening is zeer algemeen en kan leiden tot diverse voorstellen met verschillende prijsconsequenties. DMCO wenst de eerste voorstellen van dienstverlening samen met de kandidaat te verfijnen om zo tot duidelijke afspraken te komen. Dit kan enkel maar met een onderhandelingsprocedure. DMCO stelt voor om in toepassing van artikel 38 §1 1° de mededingingsprocedure met onderhandeling te gebruiken. Concreet wil dit zeggen dat de procedure in twee fasen verloopt: een fase waarin iedereen zich kan kandidaat stellen en een fase waarin de geselecteerde kandidaten een offerte kunnen geven. We leggen nu reeds de selectieleidraad voor het indienen van aanvragen tot deelneming aan de raad voor. Het bestek zullen we voorleggen in een volgende vergadering van de raad. De selectieleidraad somt de vereisten op waaraan de kandidaten minimaal moeten voldoen om geselecteerd te kunnen worden voor de opdracht: erkenning als Externe Dienst voor Preventie en Bescherming, NBN EN ISO 9001 kwaliteitscertificaat, voldoende medische onderzoekscentra in de provincie, ervaring met organisaties van gelijkaardige omvang en de beschikbaarheid van een mobiele onderzoekswagen. XXX Procedurele vormvereisten De kostprijs van de opdracht overschrijdt de drempel voor Europese publicatie. Na gunning zal een publicatie van gegunde opdracht op Europees niveau moeten gebeuren. De deputatie keurde dit verslag goed in zitting van 22 december 2022. Financiële aspecten Op basis van de kostprijs van de aflopende opdracht en rekening houdend met de prijsherziening wordt de jaarlijkse kostprijs van de opdracht geraamd op 120.000 EUR exclusief btw Deze kosten zijn voorzien in de meerjarenbegroting. BESLUIT: Enig artikel : De provincieraad beslist een opdracht in de markt te plaatsen voor aanstelling van een externe dienst preventie en bescherming voor een periode van 48 maanden (2 maal verlengbaar met 12 maanden). De provincieraad kiest de mededingingsprocedure met onderhandeling als plaatsingswijze en keurt de selectieleidraad voor de opdracht goed.


Duurzame ontwikkelingsdoelen (SDG's):
Verzeker duurzame consumptie- en productiepatronen

Subdoelen:
Duurzame praktijken bij overheidsopdrachten bevorderen in overeenstemming met nationale beleidslijnen en prioriteiten.