Provinciale overheidsopdrachten. Raamovereenkomst voor het leveren van compute, opslag, backup en disaster recovery diensten. Plaatsten van opdracht en selectieleidraad. Goedkeuring.

PROVINCIERAAD VAN ANTWERPEN Vergadering van 27 januari 2022 Verslag van de deputatie Bevoegd deputatielid: Mireille Colson Telefoon: 03 240 50 31 Agenda nr. 4/2 Provinciale overheidsopdrachten. Raamovereenkomst voor het leveren van compute, opslag, backup en disaster recovery diensten. Plaatsten van opdracht en selectieleidraad. Goedkeuring. Besluit goedgekeurd in de raad van 27 januari 2022 Bevoegdheid Gelet op artikel 43 §2 11° van het provinciedecreet. Juridische context Gelet op artikel 38 § 1 1° c van de wet op overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 17 juni 2016. Feitelijke context en verantwoording Verantwoording/motivering Het departement ICT is op zoek naar een partner voor: het leveren van compute, opslag en back-up diensten in de datacenters van Provincie Antwerpen en de daarbij horende nazorg en ondersteuning; het leveren van datacenter diensten (Housing), Infrastructure-as-a-Service (IaaS), Disaster-Recovery-as-a-Service (DRaaS) en Backup-as-a-Service (BaaS) diensten in de datacenters van de aanbieder of een publieke cloud omgeving; het uitvoeren van een migratie van de huidige omgeving naar de nieuwe omgeving; het leveren van connectiviteit tussen de datacenters van Provincie Antwerpen en de datacenters of publieke cloud omgeving van de dienstenleverancier. Provincie Antwerpen beschikt over compute, opslag en back-up infrastructuur die gehost is in haar eigen datacenters. Wat betreft de dagelijkse beheersactiviteiten is deze infrastructuur veelal in eigen beheer. Voor het verzorgen van de continuïteit van de hardware, wordt er beroep gedaan op onderhoudscontracten (maintenance) geleverd door de dienstenleverancier. Voor specifieke beheerstaken m.b.t. de opslag infrastructuur wordt er eveneens gebruik gemaakt van externe expertise. Compute: de huidige centrale omgeving bestaat uit een gevirtualiseerde omgeving met een 240-tal virtuele machines alsook compute diensten voor de decentrale diensten van Provincie Antwerpen. Opslag: opslag wordt geleverd d.m.v. een opslag oplossing met verschillende lagen (tiers). Back-up: een back-up naar disk oplossing voor datacenter en decentrale diensten werd geïmplementeerd op infrastructuur in de datacenters van Provincie Antwerpen die onafhankelijk is van de compute en opslag infrastructuur. Bijkomend worden er in een datacenter van een externe dienstverlener, Disaster Recovery en Back-up diensten (as-a-service) afgenomen. Backup-as-a-Service (BaaS): replicatie van backups van de systemen en toepassingen gehuisvest in de datacenters van de Provincie Antwerpen en van backups van de decentrale diensten naar de datacenters van de dienstenleverancier. Disaster-Recovery-as-a-Service (DraaS): afhankelijk van de classificatie (kriticiteit) van de werklasten worden deze gerepliceerd naar de DRaaS omgeving, of worden deze in geval van een noodsituatie op basis van een restore operatie terug online gebracht op de DRaaS omgeving. Infrastructuur-as-a-Service (IaaS): gevirtualiseerde werklasten die o.a. uit beschikbaarheidsoverwegingen permanent moeten draaien in het datacenter van de dienstenleverancier. Housing: housing diensten maken het mogelijk om fysieke IT componenten te housen binnen het datacenter van de externe dienstenleverancier. Er wordt momenteel slechts zéér beperkt gebruik gemaakt van deze oplossing. Provincie Antwerpen tracht steeds zo veel mogelijk gebruik te maken van gevirtualiseerde infrastructuur componenten. Connectiviteit (NET): de externe dienstenleverancier voorziet ook connectiviteit door middel van een glasvezelverbinding tussen de datacenters van Provincie Antwerpen en het extern datacenter. Deze verbinding biedt ondersteuning voor zowel een Laag 3 (IP) als Laag 2 (Ethernet) topologie. Het departement ICT stelt voor deze opdracht te plaatsen via de mededingingsprocedure met onderhandeling, gelet op artikel 38 § 1 1° c van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten. De opdracht kan niet worden gegund zonder voorafgaande onderhandelingen wegens specifieke omstandigheden die verband houden met de aard, de complexiteit of de juridische en financiële voorwaarden of wegens de daaraan verbonden risico's. Motivering: de technische basisvereisten kunnen weliswaar opgenomen worden in het bestek, maar de concrete uitwerking van de dienstverlening met service integratie, de gebruikte technologieën en de SLA’s kunnen enkel in overleg met de inschrijvers op ondubbelzinnige en vergelijkbare wijze uitgewerkt worden. Omdat continuïteit van de dienstverlening uiterst belangrijk is wordt er gekozen voor een voldoende lange looptijd van de opdracht: een initiële vaste looptijd van 4 jaar om de opdrachtnemer de kans te geven om zijn opstartinspanningen af te schrijven en 3 mogelijke verlengingen van telkens 1 jaar om de provincie toch de nodige continuïteit en flexibiliteit te waarborgen. De maximale looptijd van de opdracht bedraagt dus 7 jaar. De aanbestedende overheid selecteert maximum 6 kandidaten op basis van de selectiecriteria die zijn opgenomen in de selectieleidraad. Indien er meer dan 6 kandidaten zijn zal er een rangschikking gemaakt worden op basis van de opgegeven selectiecriteria. De kandidaten worden geëvalueerd op basis van 3 relevante referenties die een gelijkaardige scope of relevante deelscope bevatten, het kunnen voorleggen van de nodige certificatie, toelichting van relevante technologie partnerships en activiteiten, relevante cv’s van sleutelfiguren en een uitgewerkte visienota. De geselecteerde kandidaten zullen uitgenodigd worden om een offerte in te dienen op basis van het bestek dat momenteel nog in opmaak is. Dit bestek zal aan de provincieraad ter goedkeuring worden voorgelegd. Procedurele vormvereisten De opdracht wordt geraamd op 4.000.000 EUR incl. btw voor de rechtspersoon Provincie Antwerpen. De deputatie keurde dit verslag goed in zitting van 6 januari 2022. BESLUIT: Enig artikel : De provincieraad beslist een overheidsopdracht in de markt te plaatsen voor een raamovereenkomst voor het leveren van compute, opslag, back-up en disaster recovery diensten met een kostenraming van 4.000.000 EUR incl. btw. De provincieraad keurt de selectieleidraad goed.


Duurzame ontwikkelingsdoelen (SDG's):
Verzeker duurzame consumptie- en productiepatronen
Vrede, Justitie en sterke publieke diensten.

Subdoelen:
Duurzame praktijken bij overheidsopdrachten bevorderen in overeenstemming met nationale beleidslijnen en prioriteiten
Doeltreffende, verantwoordelijke en transparante instellingen ontwikkelen op alle niveaus.