Provinciale overheidsopdrachten. Raamovereenkomst leasefietsen voor het personeel. Plaatsingswijze en selectieleidraad.

PROVINCIERAAD VAN ANTWERPEN Vergadering van 28 oktober 2021 Verslag van de deputatie Bevoegd deputatielid: Ludwig Caluwé Telefoon: 03 240 52 48 Agenda nr. 4/7 Provinciale overheidsopdrachten. Raamovereenkomst leasefietsen voor het personeel. Plaatsingswijze en selectieleidraad. Goedkeuring. Besluit goedgekeurd in de raad van 28 oktober 2021 Bevoegdheid Art. 43 §2 11° van het provinciedecreet: de provincieraad is bevoegd voor het vaststellen van de plaatsingsprocedure en het vaststellen van de voorwaarden van overheidsopdrachten. Juridische context De wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, in het bijzonder artikel 38, 1§ 1° c). Het koninklijk besluit van 18 april 2017 plaatsing overheidsopdrachten in de klassieke sectoren. Feitelijke context en verantwoording Situering van de opdracht In zitting van 18 april 2013 heeft de deputatie de opdracht voor het leveren van fietsen via operationele leasing gegund aan de bvba iBike. De leasetermijn van 48 maanden is voor alle fietsen intussen afgelopen. In het kader van het bedrijfsvervoersplan stellen de diensten Facilities & Maintenance, Duurzaam Milieu & Natuurbeleid, Loopbaan en Personeelsadministratie en Mobiliteit voor een nieuwe raamovereenkomst voor leasefietsen in de markt te plaatsen. Beschrijving opdracht Deze opdracht omvat het afsluiten van een raamovereenkomst voor de levering van leasefietsen voor het personeel volgens het principe van loonruil. Hierbij heeft het personeelslid de vrije keuze qua type fiets (minimum 25 merken) en fietshandelaar (minimum 100). Het is ook mogelijk om aan het einde van de leaseperiode de fiets individueel over te nemen aan de reële marktwaarde. De raamovereenkomst wordt afgesloten voor een periode van 4 jaar. Gedurende deze 4 jaar kunnen nieuwe leasecontracten afgesloten worden. Deze leasecontracten kunnen een termijn hebben van 3 of 4 jaar, waardoor de looptijd van deze raamovereenkomst feitelijk 8 jaar kan bedragen. De provincie Antwerpen treedt voor deze opdracht op als aankoopcentrale, zoals bedoeld in artikel 2, 6° van de wet op de overheidsopdrachten, voor alle verzelfstandigde provinciale entiteiten. Er wordt voorgesteld de opdracht te plaatsen via een mededingingsprocedure met onderhandeling, gelet op artikel 38, 1§ 1° c) van de wet op de overheidsopdrachten: de opdracht kan niet worden gegund zonder voorafgaande onderhandelingen wegens specifieke omstandigheden die verband houden met de aard, de complexiteit of de juridische en financiële voorwaarden of wegens de daaraan verbonden risico's. De specifieke omstandigheden zijn dat deze opdracht voor leasefietsen complex is omdat het door de inzet van loonruil een heel andere opdracht is dan de vorige. Marktverkenning heeft aangetoond dat loonruil voor overheidspersoneel grotendeels onontgonnen terrein is en de regelgeving ter zake niet echt meewerkt of op zijn minst onduidelijk is. Teneinde binnen de overheidsopdracht een evenwicht te vinden tussen de beste marktcondities enerzijds en de belangen/rechten van medewerker, werkgever, RSZ en fiscus anderzijds is een onderhandelingsprocedure noodzakelijk. De minimale vereisten qua technische en beroepsbekwaamheid waaraan de kandidaten moeten voldoen zijn: Beschikken over minimaal 2 referenties van gelijkaardige opdrachten, uitgevoerd tijdens de laatste 3 jaar. Met gelijkaardig wordt bedoeld: Opdracht met operationele lease van fietsen op basis van loonruil. Uitgevoerd binnen het kader van de wetgeving op de overheidsopdrachten waarbij 1 partij optreedt als aankoopcentrale voor verschillende instellingen en de coördinatie tussen deze instellingen autonoom opneemt. Beschikken over minimaal 1 referentie van een omvangrijke opdracht voor het leveren van leasefietsen, uitgevoerd tijdens de laatste 5 jaar. Met omvangrijk wordt bedoeld: Opdracht met operationele lease van fietsen op basis van loonruil. Omvat minimaal de lease van 200 fietsen. Uitgevoerd in een organisatie met minimum 500 werknemers. Alle regelmatige kandidaten die voldoen aan deze criteria zullen geselecteerd worden. Procedurele vormvereisten Gezien de omvang van de opdracht maken we ze vooraf bekend, zowel op Belgisch als op Europees niveau. De deputatie keurde dit verslag goed in zitting van 7 oktober 2021. Financiële aspecten De kostenraming van deze opdracht voor de rechtspersoon provincie Antwerpen bedraagt 1.152.000 EUR, btw inbegrepen, berekend over de maximale periode van 8 jaar. BESLUIT: Enig artikel : De provincieraad keurt het plaatsen van een raamovereenkomst voor leasing van fietsen goed en kiest als plaatsingswijze de mededingingsprocedure met onderhandeling. De provincieraad keurt de selectieleidraad goed.


Duurzame ontwikkelingsdoelen (SDG's):
Duurzame steden en gemeenschappen
Verantwoorde consumptie en productie
Klimaatactie

Subdoelen:
Tegen 2030 de nadelige milieu-impact van steden per capita reduceren, ook door bijzondere aandacht te besteden aan de luchtkwaliteit en aan het gemeentelijk en ander afvalbeheer
Tegen 2030 het duurzame beheer en het efficiënte gebruik van natuurlijke hulpbronnen realiseren
13. Neem dringend actie om de klimaatverandering en haar impact te bestrijden