Provinciepersoneel. Stilzwijgende verlenging raamovereenkomst GET en bijhorende uitbreidingen. Kennisneming.

PROVINCIERAAD VAN ANTWERPEN Vergadering van 24 november 2022 Verslag van de deputatie Bevoegd deputatielid: Mireille Colson Telefoon: 03 240 50 31 Agenda nr. 4/3 Provinciepersoneel. Stilzwijgende verlenging raamovereenkomst GET en bijhorende uitbreidingen. Kennisneming. Bevoegdheid Artikel 43 van het Provinciedecreet. Juridische context Artikel 57, 2 de lid wet op de overheidsopdrachten Feitelijke context en verantwoording Op 9 mei 2018 gunde de deputatie de overheidsopdracht voor de tijdregistratie van de provinciale instellingen aan GET nv. Deze overheidsopdracht zal eindigen op 9 januari 2023. Deze (hoofd)opdracht werd aangevuld door de deputatiebesluiten van 4 oktober 2018, 12 december 2019 en 19 maart 2020. Deze bijkomende gunningen zorgden voor een uitbreiding van de samenwerking met GET nv om de pijnpunten die tevoorschijn kwamen bij de implementatie van het tijdregistratiesysteem te verbeteren alsook tegemoet te komen aan de specifieke noden die speelden in het provinciebestuur en de verzelfstandigde entiteiten. Overzicht gunningen m.b.t. tijdregistratiebeheer aan GET nv, 2018-2022. Deputatie- besluit Periode Omschrijving 1 09/05/2018 01/05/2018-31/12/2022 Nieuw “Planning, Tijd en Doelstellingen” softwarepakket GET nv. 2 04/10/2018 01/10/2019-31/12/2024 Aankoop van bijkomende licenties voor het tijdregistratie-pakket Prime Time. 3 12/12/2019 01/01/2019-31/12/2022 Onderhoudscontract hardware. 4 19/03/2020 01/04/2020-31/12/2022 Contract 'GET More & Consultancy’. 5 19/03/2020 01/04/2020-31/12/2021 Testomgeving prime Time. Heden wordt een verlenging voorgesteld van de punten 1-3 uit bovenstaande tabel. Een verlenging van de punten vermeld onder 4-5 is vandaag niet meer aan de orde. De volwaardige implementatie en optimalisatie van het tijdregistratiebeheer sinds 2018 zorgt er voor dat er vandaag de dag gefocust wordt op de reguliere werking, waardoor de aankoop van bijkomende consultancy (punt 4) of een afzonderlijke testomgeving naast het operationele systeem (punt 5) niet meer nodig zijn. De motivatie voor de verlenging van de punten 1-3 is als volgt : Gelet op de goede uitvoering van de opdracht door GET nv, de moeilijkheid dat het opnieuw uitvaardigen van een opdracht en vervanging van de software teweeg zou brengen, wordt gekozen om gebruik te maken van de mogelijkheid tot verlenging van het softwarepakket geleverd door GET nv. Wegens een te lage inschatting van het aantal licenties bij de initiële gunning, diende het aantal licenties verhoogd te worden, om een vlotte werking te verzekeren van het tijdregistratiebeheer voor de provincie en haar verzelfstandigde entiteiten. Deze verhoogde licenties zijn vandaag de dag nog steeds aan de orde. Alle personeels-gerelateerde IT-contracten (en hun bijhorende budgetten) werden in de loop van de afgelopen 4 jaar overgedragen van DICT naar DMCO. In deze periode werd er door DMCO ook een apart onderhoudscontract afgesloten voor de hardware die verbonden is aan het tijdregistratiesysteem. Gelet op de voorgestelde verlenging van het softwarepakket en bijhorende licenties, alsook gelet op de veroudering van een deel van de hardware, is een verlenging van dit onderhoudscontract aangewezen. Nu het departement MCO het volledige dossier m.b.t. GET nv in haar bezit heeft en een beter zicht heeft op hoe de samenwerking met GET nv verloopt en wat de noden zijn, wordt het ook wenselijk geacht om de opdrachten 1-3 op hetzelfde moment te behandelen. In het originele bestek werd de mogelijkheid opgenomen om de overheidsopdracht stilzwijgend te verlengen. Dergelijke verlenging is conform artikel 57, tweede lid van de overheidsopdrachtenwet. De huidige overheidsopdracht (1) en de uitbreidingen die in de lijn van deze opdracht lagen (2-3) zullen aldus stilzwijgend verlengd worden tot en met 31 december 2026. Deze verlenging zal plaatsvinden onder dezelfde voorwaarden zoals afgesloten in het originele bestek. Deze verlenging zal jaarlijks ongeveer 75.000 EUR kosten wat over een termijn van 4 jaar neerkomt op ongeveer 300.000 EUR. Deze kost is gebudgetteerd in het meerjarenplan van DLPA op de raming ARK 61300000/13/0112. Deze kost van 75.000 EUR is een geraamde jaarlijkse kost gebaseerd op de kostprijs van de opdrachten 1-3, inclusief de jaarlijkse kost voor de implementatie en modernisatie van tijdregistratieterminals die gedurende deze periode noodzakelijk zou blijken. XXX Procedurele vormvereisten Kennis wordt gegeven aan de provincieraad omtrent de stilzwijgende verlenging van de overheidsopdracht voor de tijdregistratie van de provinciale instellingen en bijhorende uitbreidingen van GET nv. De deputatie keurde dit verslag goed in zitting van 3 november 2022. Financiële aspecten De verlenging zal jaarlijks een kost dragen van 75.000 EUR met een totaalkost over de termijn van 4 jaar voor ongeveer 300.000 EUR. BESLUIT: Enig artikel : Kennis wordt genomen van de stilzwijgende verlenging van de overheidsopdracht voor de tijdregistratie van de provinciale instellingen en bijhorende uitbreidingen van GET nv.


Duurzame ontwikkelingsdoelen (SDG's):
Eerlijk werk en economische groei.

Subdoelen:
Tegen 2030 komen tot een volledige en productieve tewerkstelling en waardig werk voor alle vrouwen en mannen, ook voor jonge mensen en personen met een handicap, alsook een gelijk loon voor werk van gelijke waarde.