Provinciale overheidsopdrachten. Data detailhandel 2023. Plaatsen opdracht, plaatsingswijze en bestek. Kennisname.

PROVINCIERAAD VAN ANTWERPEN Vergadering van 22 september 2022 Verslag van de deputatie Bevoegd deputatielid: Kathleen Helsen Telefoon: 03 240 52 40 Agenda nr. 2/3 Provinciale overheidsopdrachten. Data detailhandel 2023. Plaatsen opdracht, plaatsingswijze en bestek. Kennisname. Bevoegdheid Provinciedecreet. Juridische context De wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten. Het koninklijk besluit van 18 april 2017 plaatsing overheidsopdrachten in de klassieke sectoren. Het provinciedecreet, in het bijzonder artikel 57 §3, 4° en artikel 58 §4. Feitelijke context en verantwoording A. Behoefte opdracht De vijf Vlaamse provincies kopen sinds 2014 gezamenlijk data aan om een detailhandelsbeleid te voeren. Bovendien krijgen alle Vlaamse gemeenten toegang tot deze data om ook hun lokale detailhandelsbeleid uit te bouwen. Het huidige contract met dienstverlener Locatus loopt te einde op 31 december 2022. We willen deze opdracht opnieuw in de markt plaatsen om met een overeenkomst te starten op 1 januari 2023. We gaan opzoek naar een of meerdere dienstverleners die ons dezelfde kwalitatieve data en koopstromenmodel kan bezorgen om de provinciale dienstverlening blijvend te verzekeren. Deze aanbesteding betreft een occasionele gezamenlijke opdracht van de vijf Vlaamse provincies waarbij provincie Antwerpen de plaatsingsprocedure voert volgens Art. 48 Occasionele gezamenlijke opdrachten van de Wet van 17 juni 2016 (occasionele gezamenlijke aankoop). De vijf Vlaamse provincies ondertekenden de samenwerkingsovereenkomst (zie bijlage) met het oog op de mandatering voor de provincie Antwerpen als vertegenwoordiger van de vijf Vlaamse provincies in de aanbestedingsprocedure, het afsluiten van een nieuw dienstverlenerscontract en de verdeling van de kosten tussen de provincies. De andere provincies worden steeds nauw betrokken bij de opmaak van de aanbesteding en in het gunningsproces. B. Keuze procedure en motivering De plaatsing van deze overheidsopdracht gebeurt via de mededingingsprocedure met onderhandeling, gelet op artikel 38 § 1,1° c van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten. De opdracht kan niet worden gegund zonder voorafgaande onderhandelingen omdat de gevraagde oplossing met een database en een tool zeer complex worden beschreven aan de hand van specifieke technische vereisten waarbij vele opties met individuele tarieven geoffreerd kunnen worden. De onderhandelingen zorgen er voor dat de diensten op maat van de vijf Vlaamse provincies wordt aangeboden aan de beste prijs. C. Korte inhoud bestek en selectieleidraad De dienstverlener geeft de gebruikers (vijf Vlaamse provincies, alle steden en gemeenten in Vlaanderen) toegang tot een database met relevante data om een detailhandelsbeleid te kunnen voeren. Enerzijds wordt de aanbodzijde in kaart gebracht die (minimaal) jaarlijks volledig wordt geüpdatet voor alle gemeenten binnen de afgesproken regio en zo een actueel beeld geeft van de detailhandelszaken die aanwezig zijn in de markt. Anderzijds wordt de vraagzijde belicht om koopstromen van consumenten jaarlijks te monitoren en een model op te zetten voor impactanalyse van nieuwe detailhandelsvestigingen. Deze opdracht is verdeeld in volgende percelen: * Perceel A: database aanbod detailhandel Toegang verlenen tot een database met relevante data om een detailhandelsbeleid te kunnen voeren. Hierbij wordt de aanbodzijde in kaart gebracht die minimaal jaarlijks wordt geüpdatet en zo een actueel beeld geeft van de detailhandelszaken die aanwezig zijn in (en rondom) Vlaanderen. (zie technische vereisten in het bestek). * Perceel B: tool koopstromen en impactanalyse Toegang verlenen tot een tool waarmee de vraagzijde van detailhandel wordt belicht om koopstromen van consumenten jaarlijkse te monitoren en een model op te zetten voor impactanalyse van nieuwe detailhandelsvestigingen. Alle kandidaten die voldoen aan de selectiecriteria uit de selectieleidraad worden uitgenodigd om een offerte in te dienen. De gunnings- en selectiecriteria staan omschreven in respectievelijk het bestek en de selectieleidraad (zie bijlagen). Deze opdracht is een raamovereenkomst zoals bedoeld in art. 2, 35° van de Wet Overheidsopdrachten. De raamovereenkomst wordt afgesloten voor een periode van 2 jaar, zesmaal stilzwijgend verlengbaar tot een maximum periode van 8 jaar. De looptijd voor de raamovereenkomst overstijgt hiermee het maximum van 4 jaar. We kiezen hiervoor omdat continuïteit van de data belangrijk is vermits we werken met historische tijdsreeksen van 10 jaar en meer. Hierdoor is het niet opportuun om na vier jaar naar een andere database kunnen overschakelen met het gevolg dat tijdsreeksen te frequent onderbroken worden. De raamovereenkomst wordt afgesloten met 1 opdrachtnemer per perceel. Het budget voor deze aanbesteding wordt geraamd op 55.000 EUR (inclusief BTW) per provincie per jaar, binnen het kader van het totale kostenplan. Na de gunning wordt een overeenkomst met de dienstverlener afgesloten voor de periode van twee jaren die jaarlijks geëvalueerd wordt en tot zes maal jaarlijks automatisch verlengd wordt tenzij de vertegenwoordiger via aangetekend schrijven afziet van de verdere samenwerking met de dienstverlener. De totale kostprijs per provincie over de periode van maximaal 8 jaren wordt geraamd op 440.000 EUR (inclusief BTW). De dienst Detailhandel heeft het bestek, de selectieleidraad en de wijze van gunnen bij hoogdringendheid ter goedkeuring voorgelegd aan de deputatie. Het bedrag van de opdracht enkel voor provincie Antwerpen ligt onder de drempel van 500.000 EUR, maar de totale kostprijs voor alle provincies samen ligt hoger. Gezien de eerstvolgende zitting van de provincieraad (na medio juni 2022) pas plaatsvond op 22 september 2022, kwam de timing van de overheidsopdracht in het gedrang. De deputatie heeft daarom in zitting van 30 juni 2022 (zie bijlage) de wijze van gunnen, de selectieleidraad en het bestek goedgekeurd. Hiervoor heeft de deputatie beroep gedaan op de rechtsgrond vermeldt in artikel 58,§4 Provinciedecreet: “ In afwijking van artikel 43 kan de deputatie in gevallen van dwingende en onvoorziene omstandigheden op eigen initiatief de bevoegdheden betreffende de vaststelling van de plaatsingsprocedure en de voorwaarden van overheidsopdrachten uitoefenen. Die bevoegdheid is niet voor delegatie vatbaar. ” In dit provincieraadsverslag van 22 september 2022 neemt uw raad kennis van bovenstaande deputatiebeslissing van 30 juni 2022. Procedurele vormvereisten De deputatie keurde dit verslag goed in zitting van 1 september 2022. Financiële aspecten De opdracht wordt geraamd op 440.000 EUR inclusief BTW voor een periode van 96 maanden voor de provincie Antwerpen. De budgetten zijn beschikbaar op volgende boekhoudkundige sleutel: · Ramingsnummer MJP001389 · ARK: 6130000 · Omschrijving ARK: Andere diensten en leveringen BESLUIT: Enig artikel : De provincieraad neemt kennis van de overheidsopdracht die in de markt is geplaatst door de deputatie voor ‘Data detailhandel 2023’, zoals goedgekeurd in deputatiezitting van 30 juni 2022 op basis van artikel 58, §4 Provinciedecreet.


Duurzame ontwikkelingsdoelen (SDG's):
Industrie, innovatie en infrastructuur

Subdoelen:
Ontwikkelen van kwalitatieve, betrouwbare, duurzame en veerkrachtige infrastructuur, met inbegrip van regionale en grensoverschrijdende infrastructuur, ter ondersteuning van de economische ontwikkeling en het menselijk welzijn, met klemtoon op een betaalbare en billijke toegang voor iedereen.