Provinciale overheidsopdrachten. Onderhoud en ondersteuning van de softwaretoepassing voor automatisering van reserveringen. Plaatsten van de opdracht.

PROVINCIERAAD VAN ANTWERPEN Vergadering van 28 oktober 2021 Verslag van de deputatie Bevoegd deputatielid: Ludwig Caluwé Telefoon: 03 240 52 48 Agenda nr. 4/11 Provinciale overheidsopdrachten. Onderhoud en ondersteuning van de softwaretoepassing voor automatisering van reserveringen. Plaatsten van de opdracht. Goedkeuring. Besluit goedgekeurd in de raad van 28 oktober 2021 Bevoegdheid Art. 43 §2 11° van het provinciedecreet: de provincieraad is bevoegd voor het vaststellen van de plaatsingsprocedure en het vaststellen van de voorwaarden van overheidsopdrachten. Juridische context De wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, in het bijzonder artikel 42 1§ 1°. Het Koninklijk Besluit van 18 april 2017 plaatsing overheidsopdrachten in de klassieke sectoren. Feitelijke context en verantwoording Voorgeschiedenis en beleidscontext In zitting van 7 november 2013 heeft de deputatie de opdracht voor levering en onderhoud van een softwarepakket voor het automatiseren van reservaties, inschrijvingen, uitleendienst en subsidies gegund aan de bvba Tactics te Hoevenen. In zitting van 19 oktober 2017 heeft de deputatie, na een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking, ingestemd met de gunning van de opdracht aan de bvba Tactics, voor een bedrag van 410.000 EUR inclusief btw, voor de periode van 1 december 2017 tot 30 november 2021. De keuze voor de onderhandelingsprocedure was gebaseerd op artikel 42, §1 1° d (technische redenen en exclusieve rechten) van de wet van 17 juni 2016. Verantwoording/motivering Het softwarepakket “Tactics” is er gekomen als een oplossing om reserveringen op een standaard en kostenefficiënte manier te ondersteunen voor meerdere diensten van de Provincie Antwerpen. Na succesvolle implementatie voor APB Sport werd ook het opleidingenbeheer bij APB Innovant binnen het softwarepakket “Tactics” opgezet. Door de bijkomende interesse van verschillende entiteiten die met gelijkaardige problematieken te maken kregen (reserveringen, uitleningen, behandeling van subsidie aanvragen, ...), werd er verder binnen het softwarepakket “Tactics” geïmplementeerd. Dit kadert binnen de ICT applicatiestrategie om zoveel mogelijk gebruik en hergebruik te promoten bij het aanleveren van ondersteunende ICT middelen aan de verschillende entiteiten van onze organisatie. Zo volgden nog de uitleendienst bij het Vormingscentrum Malle ter vervanging van de verouderde toepassing, de subsidie afhandeling voor verschillende diensten naar analogie van de eerste implementatie bij APB Sport, een specifieke oplossing voor opleidingenbeheer bij het Provinciaal Veiligheidsinstituut ter vervanging van een bestaande oplossing en de loonsimulator gebruikt door sollicitanten om een eerste ruwe berekening te krijgen van hun verwachte loon. De ontwikkelde toepassingen zijn volledig eigendom van de Provincie Antwerpen. Het APB Sport, Innovant en het Veiligheidsinstituut maken ondertussen geen deel meer uit van het provinciebestuur en maakten zelf verdere afspraken met de leverancier rond het verderzetten van hun toepassingen in eigen beheer. Ondertussen zit het vormingscentrum in Malle in de laatste fase voor de vervanging van hun toepassing voor de uitleendienst door het reservatiepakket van de leverancier Delcom. Van zodra deze afgerond is, zullen zij geen gebruik meer maken van het “Tactics” softwarepakket. Het departement ICT wenst de loonsimulator over te nemen in 2022 en op te zetten binnen een andere oplossing. Er wordt voorgesteld om voor 2022 de kosten voor deze hosting en aanpassingen aan de index nog op te nemen, waarna het departement ICT de toepassing voor zijn rekening zal nemen. Voor de subsidies is er momenteel een standaardimplementatie binnen het “Tactics” softwarepakket die door een 20-tal diensten gebruikt wordt en naar tevredenheid werkt, maar waarvoor geen substantiële aanpassingen aan het pakket gevraagd worden. De subsidies die daarin opgevolgd worden, vinden hun oorsprong in het subsidiereglement van de provincie en zijn voornamelijk voor verenigingen en dotaties aan organisaties (niet voor natuurlijke personen). Momenteel wordt er vanuit gegaan door de administratie dat de huidige subsidiereglementering wordt gehandhaafd in haar huidige vorm en dat er daardoor ook geen extra wijzigingen of functionaliteitsuitbreidingen binnen het “Tactics” softwarepakket meer nodig zijn. We wensen de bestaande oplossing vooral operationeel te houden. Vanuit het departement ICT wordt er binnen de periode van deze overheidsopdracht rekening gehouden met mogelijk 2 technisch upgrades van het softwarepakket, om in lijn te blijven met de evoluties binnen de technische implementatie. Er moet tevens rekening gehouden worden met een jaarlijkse onderhoudskost. DICT stelt aan de provincieraad voor om een nieuwe overheidsopdracht te starten via een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking op basis van artikel 42, §1 1° d (technische redenen en exclusieve rechten) van de wet van 17 juni 2016: deze opdracht kan enkel door bvba Tactics uitgevoerd worden, omdat d e licentiekost volledig vervat zat in de initiële aankoop in 2013 en er aanzienlijke inspanningen en bijhorende investeringen gedaan werden voor het aanpassen en instellen van de software voor elke situatie. Er worden verder geen substantiële uitbreidingen of grote functionaliteitswijzigingen meer voorzien binnen de oplossing van Tactics. Omdat de oplossing een eigen product is van de bvba Tactics kan de ondersteuning en de verdere uitrol van de toepassing niet door een andere partij gebeuren. Procedurele vormvereisten De deputatie keurde dit verslag goed in zitting van 7 oktober 2021. Financiële aspecten Er wordt momenteel een jaarlijks budget voorzien van 32.640 EUR inclusief btw voor kleine wijzigingen en ondersteuning van het bestaande platform. We ramen een mogelijke update van de technische omgeving op maximum 60.000 EUR inclusief btw voor de vooropgestelde periode. De totale kosten van het nieuwe raamcontract worden geraamd op 190.560 EUR inclusief btw voor een maximale periode van 48 maanden. BESLUIT: Enig artikel : De provincieraad keurt het plaatsen van een raamovereenkomst voor onderhoud en ondersteuning van de softwaretoepassing voor automatisering van reserveringen goed en kiest als plaatsingswijze de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking.


Duurzame ontwikkelingsdoelen (SDG's):
Vrede, Justitie en sterke publieke diensten.

Subdoelen:
Doeltreffende, verantwoordelijke en transparante instellingen ontwikkelen op alle niveaus.