Quản lý thời gian
Đặt mục tiêu và các ưu tiên > Tổ chức danh sách nhiệm vụ

Nhiệm vụ thường được ghi lại theo hàng. Các hệ thống hàng đơn giản là danh sách việc cần làm thông thường (hoặc tập tin nhiệm vụ) để ghi lại tất cả các nhiệm vụ các người cần để hoàn thành, và một danh sách việc cần làm hằng ngày được tạo ra mỗi ngày bằng cách chuyển giao nhiệm vụ từ danh sách tổng. Một sự thay thế là tạo ra một "danh sách việc không cần làm", để tránh các  nhiệm vụ không cần thiết.
Nhiệm vụ thường được đặt ưu tiên:
Danh sách những thứ phải làm hằng ngày, được đánh số theo mức độ quan trọng và được thực hiện theo thứ tự đó trong thời gian cho phép, được tư vấn bởi cố vấn Ivy Lee (1877-1934) như lời khuyên có giá trị nhất của Charles M. Schwab (1862-1939), chủ tịch của công Ty Bethlehem Steel.
Người ủng hộ đầu tiên của việc ưu tiên "ABC" là Alan Lakein, vào năm 1973. Trong hệ thống "A" của ông ấy là mục quan trọng nhất ("A-1" điều quan trọng nhất trong nhóm đó), "B" điều quan trọng nhất tiếp theo, "C" ít quan trọng nhất.
Một phương pháp đặc biệt của áp dụng phương pháp ABC gán "A" với nhiệm vụ phải làm trong vòng một ngày, "B" một tuần, và "C" một tháng.
Để ưu tiên cho danh sách công việc hàng ngày, một trong hai danh sách sẽ ghi lại nhiệm vụ theo thứ tự ưu tiên cao nhất, hay gán cho nó một số sau khi chúng được liệt kê ("1" cho ưu tiên hàng đầu "2" cho thứ hai, ưu tiên cao nhất thứ hai.) mà chỉ ở đó để thực hiện nhiệm vụ. Phương pháp thường nhanh hơn, cho phép nhiệm vụ được ghi lại nhanh hơn.
Một cách khác của ưu tiên nhiệm vụ bắt buộc (nhóm A) là để đưa các nhiệm vụ khó chịu nhất vào lần đầu tiên. Khi nó được thực hiện, phần còn lại của danh sách sẽ cho cảm giác dễ dàng hơn. Nhóm B và C có thể có lợi từ ý tưởng này, nhưng thay vì làm nhiệm vụ đầu tiên (khó chịu nhất) ngay lập tức, nó sẽ cho động lực để làm nhiệm vụ khác từ danh sách để tránh cái đầu tiên.
Một cách tiếp cận hoàn toàn khác chống lại việc ưu tiên hóa được đưa ra bởi học giả người Anh Mark Forster trong cuốn sách "Làm Nó vào ngày Mai và Các Bí mật của Quản lý Thời gian". Điều này dựa trên các ý tưởng của việc vận hành " một danh sách việc phải làm "đóng" thay vì danh sách "mở" truyền thống. Ông cho rằng danh sách việc phải làm không bao giờ kết thúc theo kiểu truyền thống hầu như đảm bảo rằng một số công việc của bạn sẽ bị bỏ dở. Phương pháp này, ủng hộ việc hoàn thành tất cả các việc trong ngày, và nếu bạn không thể đạt được nó giúp bạn phân tích được bạn đang sai sót ở đâu và cần làm gì để thay đổi.
Các học giả đã nhấn mạnh những khó khăn có thể có khi lập danh sách việc phải làm như sau:
Quản lý danh sách này có thể tiếp tục bổ sung nó. Điều này có thể gây ra bởi sự trì hoãn bằng cách kéo dài kế hoạch hoạt động. Đây là giống như tê liệt phân tích. Như với bất kỳ hoạt động, nào khác,luôn có một điểm của giảm dần lợi nhuận.
Một hệ thống nhiệm vụ công việc cần phải có một mức độ chi tiết nhất định. Thay vì ghi "lau dọn nhà bếp", "dọn dẹp phòng ngủ", và "vệ sinh phòng tắm", tốt hơn là chỉ nói "dọn dẹp", và tiết kiệm thời gian viết và làm giảm tải khối lượng quản lý (mỗi nhiệm vụ nhập vào hệ thống tạo ra một chi phí thời gian và công sức để quản lý nó, ngoài việc thi hành nhiệm vụ). Nguy cơ từ việc gộp nhiệm vụ lại với nhau như vậy, trong trường hợp này là "dọn dẹp" có thể được xem là định nghĩa mơ hồ và nặng nề, làm tăng nguy cơ của sự trì hoãn, hoặc quản lý dự án kém.
Danh sách nhiệm vụ theo thói quen làm lãng phí thời gian. Nếu bạn đã hình thành thói quen đánh răng mỗi ngày mỗi ngày, thì không có lý do gì để đưa nó vào trong danh sách nhiệm vụ. Cũng giống như ra khỏi giường,  ăn uống. Nếu bạn cần phải theo dõi công việc thường ngày thì một danh sách tiêu chuẩn hoặc biểu đồ có thể hữu ích, để tránh thủ tục lập danh sách lặp đi lặp lại.
Giữ sự linh hoạt, một hệ thống nhiệm vụ phải cho phép có thảm họa. Một công ty phải sẵn sàng cho một thảm họa. Thậm chí nếu nó là một thảm họa, nếu không ai có thời gian cho tình huống này, nó có thể di căn, có khả năng gây hại cho công ty.
Để tránh bị mắc kẹt trong một kiểu mẫu lãng phí, hệ thống nhiệm vụ cũng nên bao gồm việc lên kế hoạch và các buổi đánh giá-hệ thống thường xuyên (hàng tháng, bán, và hàng năm) để loại bỏ sự thiếu hiệu quả, và đảm bảo những người đang tiến theo hướng anh ta hoặc cô ta thật sự mong muốn.
Nếu không thường xuyên dành thời gian cho việc đạt được những mục tiêu lâu dài, những cá nhân có thể bị kẹt vĩnh viễn trong việc dùng các mẫu kế hoạch ngắn hạn, như làm một công việc nào đó lâu hơn so với kế hoạch ban đầu.