Thu mua
Chủ đề > Vòng đời thu mua

Hầu hết các tổ chức nghĩ về quá trình thu mua của họ theo vòng đời. [cần dẫn nguồn]   Các công ty tư vấn và chuyên gia khác nhau đã phát triển các khuôn khổ khác nhau.  Một số bước phổ biến nhất từ các khung phổ biến nhất bao gồm:
Xác định nhu cầu và phân tích yêu cầu là một bước nội bộ liên quan đến sự hiểu biết về các mục tiêu kinh doanh bằng cách thiết lập một chiến lược ngắn hạn (ba đến năm năm) cho danh mục chi tiêu tổng thể theo sau là xác định hướng và yêu cầu kỹ thuật.
Phân tích thị trường cấp vĩ mô bên ngoài: Một khi một tổ chức hiểu được các yêu cầu của nó, nó sẽ nhìn ra bên ngoài để đánh giá thị trường tổng thể.  Một phần quan trọng của phân tích thị trường là hiểu được khả năng cạnh tranh tổng thể của thị trường và các xu hướng có khả năng tác động đến tổ chức.
Phân tích chi phí là sự tích lũy, kiểm tra và thao tác dữ liệu chi phí để so sánh và dự đoán.  Một phân tích chi phí là quan trọng để giúp một tổ chức đưa ra quyết định mua.
Nhận dạng nhà cung cấp bao gồm xác định các nhà cung cấp cụ thể có thể cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ cần thiết.  Có nhiều nguồn để tìm kiếm các nhà cung cấp tiềm năng.  Một nguồn tốt là triển lãm thương mại.  Phần mềm thu mua hiện đại thường kết hợp một danh mục nhà cung cấp cho hàng hóa và dịch vụ được tiêu chuẩn hóa.
Thỏa thuận không tiết lộ (NDA): Việc yêu cầu các nhà cung cấp ký một NDA trước khi tham gia với họ là điều khá bình thường.  Điều này bảo vệ tổ chức nơi thông tin nhạy cảm được chia sẻ với nhiều nhà cung cấp tiềm năng trước khi đưa ra các yêu cầu chi tiết thường chỉ ra các quyết định chiến lược mà một công ty đã đưa ra.
Giao tiếp với nhà cung cấp: Khi một hoặc nhiều nhà cung cấp phù hợp đã được xác định, một tổ chức thường sẽ tiến hành quá trình đấu thầu cạnh tranh.  Các tổ chức có thể sử dụng nhiều phương thức đấu thầu cạnh tranh bao gồm yêu cầu báo giá, yêu cầu đề xuất, yêu cầu thông tin, yêu cầu đấu thầu, yêu cầu giải pháp hoặc yêu cầu hợp tác.  Một số tổ chức chọn sử dụng dịch vụ thông báo để nâng cao sự cạnh tranh cho cơ hội đã chọn.  Các hệ thống này có thể trực tiếp từ phần mềm đấu thầu điện tử của chúng hoặc dưới dạng thông báo được đóng gói lại từ hệ thống bên ngoài.  Trong bước này liên hệ trực tiếp có thể được thực hiện với các nhà cung cấp.  Tài liệu tham khảo về chất lượng sản phẩm / dịch vụ được tư vấn và bất kỳ yêu cầu nào đối với các dịch vụ tiếp theo bao gồm lắp đặt, bảo trì và bảo hành đều được nghiên cứu.  Các mẫu của sản phẩm / dịch vụ đang được xem xét có thể được kiểm tra hoặc thử nghiệm được thực hiện.  Các tổ chức nên thực hiện đánh giá rủi ro, tổng chi phí phân tích quyền sở hữu và đánh giá giá trị tốt nhất trước khi lựa chọn nhà cung cấp / giải pháp cuối cùng.
Đàm phán và ký kết hợp đồng: Các cuộc đàm phán được thực hiện thường bao gồm giá cả, tính sẵn có, tùy chỉnh và lịch trình giao hàng.  Các chi tiết được nêu trong một đơn đặt hàng hoặc hợp đồng chính thức hơn.
Quản lý hậu cần và hiệu suất: Chuẩn bị nhà cung cấp, tiến hành, giao hàng, giao hàng và thanh toán cho sản phẩm / dịch vụ được hoàn thành, dựa trên các điều khoản hợp đồng.  Cài đặt và đào tạo cũng có thể được bao gồm.  Một tổ chức nên đánh giá hiệu suất của sản phẩm / dịch vụ khi chúng được tiêu thụ.  Thẻ điểm nhà cung cấp là một công cụ phổ biến cho mục đích này.  Khi sản phẩm / dịch vụ đã được tiêu thụ hoặc xử lý, hợp đồng hết hạn hoặc sản phẩm hoặc dịch vụ sẽ được đặt hàng lại, tổ chức nên xem lại trải nghiệm của họ với sản phẩm / dịch vụ.  Nếu sản phẩm / dịch vụ được đặt hàng lại, công ty sẽ xác định xem xét xem xét các nhà cung cấp khác hay tiếp tục với cùng một nhà cung cấp.
Quản lý nhà cung cấp và liên lạc: Các tổ chức có nhiều hàng hóa hoặc dịch vụ chiến lược đòi hỏi giao diện liên tục với nhà cung cấp sẽ sử dụng quy trình quản lý mối quan hệ nhà cung cấp.  Các mối quan hệ gia công chiến lược nên thiết lập các quy trình quản trị chính thức.