Quy trình
Đặc tính của Quy trình

1. Ưu điểm của quy trình (QT):
Đơn giản hóa đối tượng (nhiệm vụ) phức tạp.
Dễ tăng năng suất và quy mô sản xuất.
Tăng cường an toàn lao động và sức khỏe nghề nghiệp.
Tăng sự thỏa mãn và góp phần xây dựng lòng tự hào của lực lượng lao động.
Khả năng cải tiến liên tục để tăng năng suất và chất lượng.
Có thể phổ thông hóa yêu cầu chuyên môn khi tuyển dụng.
Dễ tổ chức hoặc gắn kết thành dây chuyền hoạt động, dây chuyền sản xuất.
Dễ kiểm tra, giám sát và đánh giá.
Dễ ứng phó khi khủng hoảng nhân sự.
Giảm thiểu lãng phí của "Phương pháp thử và sai", phòng ngừa các rủi ro.
Dễ bảo mật.
2. Nhược điểm của QT:
a. Có thể rắc rối, rườm rà về thủ tục hành chính. Tuy nhiên, theo ISO 9000:2000 (2.7.2) thì hồ sơ hành chính là những tài liệu cung cấp bằng chứng khách quan về các hoạt động đã được thực hiện hay kết quả thực hiện. Do đó, trong Quy trình không tồn tại (hay quá ít) các hoạt động khai thác thủ pháp hành chính khi quản trị Quy trình là một trong những điểm yếu mang tính hệ thống của QT.
Ngoài ra, thủ tục kiểm soát tài liệu còn là một trong 6 thủ tục bắt buộc theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000. Do vậy, một nhà Quy trình học toàn diện là người luôn quan tâm đầu tư việc xây dựng, kiểm soát và khai thác triệt để Bộ biểu mẫu, hồ sơ – thủ tục hành chính của Quy trình, đáp ứng các mục tiêu cụ thể của hoạt động quản trị.
b. Dễ tắc nghẽn, đổ vỡ.
c. Khó kiểm soát chất lượng.
d. Mặc nhiên chứa đựng sự giới hạn của nguồn tri thức khởi phát.
III. Phân loại Quy trình:
Sự phân loại này không xét đến quy mô hoạt động lớn hay nhỏ, chỉ xét đến cấu trúc vật liệu của sản phẩm hoặc các ứng dụng khoa học bên trong Quy trình, bao gồm 2 dạng như sau:
1. Quy trình đơn giản: là loại Quy trình hoạt động tạo ra các sản phẩm có kết cấu đồng nhất về vật liệu, chỉ ứng dụng một vài ngành khoa học, hoặc đơn thuần chỉ mang tính lắp ráp cơ học; bao gồm các dạng thức hoạt động như:
a. Quy trình kinh doanh, Quy trình bán hàng, mua hàng, Quy trình chăm sóc khách hàng....
b. Quy trình sản xuất quần áo, xe đạp, điện thoại, đồng hồ....
c. Quy trình đào tạo công nhân cơ khí, công nhân may, chuyên viên seo, chuyên viên IT....
d. Quy trình làm việc của Tổ trưởng, Giám sát, Quản đốc....
e. Quy trình chế tạo, sản xuất vũ khí....
2. Quy trình phức hợp: là loại Quy trình sản xuất các sản phẩm phức hợp (kết hợp phức tạp) nhiều cấu trúc vật liệu khác nhau hoặc ứng dụng thành tựu của nhiều ngành khoa học chuyên sâu; bao gồm các Quy trình như: QT sản xuất tàu không gian, máy bay, ô tô, xe máy, điện thoại....
3. Quy luật chuyển hóa của Quy trình:
3.1. Quy luật chuyển hóa của Quy trình phức hợp: Quá trình hoàn thiện, cải tiến tăng năng suất (cải tiến liên tục – Continual improment) của một Quy trình phức hợp có thể phát triển đến một mức độ nhất định, nếu tiếp tục yêu cầu tăng năng suất thì Quy trình phức hợp ấy sẽ tịnh tiến dần chuyển thành Quy trình đơn giản, khi quá trình sản xuất chỉ còn mang tính lắp ghép cơ học, bởi hầu hết các nguyên liệu bán thành phẩm đều do các nhà cung cấp bên ngoài thực hiện.
- Ưu điểm:
a. Có thể nhanh chóng đẩy mạnh quy mô và tốc độ sản xuất;
b. Đơn giản hóa tiêu chuẩn tuyển dụng, cả đội ngũ quản lý và công nhân lao động.
- Nhược điểm:
a. Giảm tính bảo mật.
b. Dễ tạo ra đối thủ tiềm năng.
- Kết luận: Mức độ hoàn thiện cao nhất của Quy trình phức hợp là quá trình chuyển dần thành Quy trình đơn giản. Đây là nguyên lý cơ bản định hướng cho quá trình hoàn thiện hoặc nâng cấp một Quy trình phức hợp đã có.
3.2. Quy luật chuyển hóa của Quy trình đơn giản: Nếu một Quy trình đơn giản đáp ứng yêu cầu tăng năng suất liên tục thì Quy trình đơn giản ấy sẽ chuyển dần thành hệ thống dây chuyền tự động hóa, không còn sự tham gia của con người vào Quy trình sản xuất ấy.
IV. Phương pháp thiết lập Quy trình:
Phương pháp thiết lập quy trình: Theo 4 bước ICSC
Phương pháp trình bày quy trình.
V: Phương pháp mô tả Quy trình:
Phương pháp mô tả theo trình tự sản xuất của ISO 9000.
Phương pháp mô tả theo chức năng.
VI. Phương pháp vận hành quy trình.
Nguyên lý vận hành quy trình.
Ứng dụng chu trình Deming.
Một số yêu cầu khi vận hành quy trình.
VII. Phương pháp hoàn thiện quy trình.
Nguyên lý quản trị chất lượng.
Chất lượng kinh tế sản phẩm.
Hệ thống tiêu chí hoàn thiện quy trình.
3.1. Nguyên tắc hình thành chất lượng.
3.2. Phương pháp quản lý chất lượng toàn diện TQM.
3.3. Cam kết đảm bảo chất lượng
4. Một số định hướng hoàn thiện quy trình.
VIII. Phương Pháp nâng cấp quy trình.
Vệ sinh tâm lý.
Một số định hướng nâng cấp quy trình.
IX. Phương pháp phá hủy Quy trình.
X. Phân cấp lao động của nhà Quy trình học: Lao động của nhà quy trình học là dạng thức hoạt động trí tuệ cao cấp của xã hội loài người, do đó cần có sự nghiên cứu, khảo sát, đánh giá và phân loại toàn diện và chính xác hơn. Tạm thời, các nhà quy trình học có thể phân chia thành 2 thứ bậc như sau:
| Tiêu chí phân loại> Khả năng thiết lập.Quy mô vận hành (về số lượng) | Nhà QTH bậc cao (cao cấp)>  Quy trình phức hợp.Quy trình có quy mô lớn  (hoặc rộng lớn ở nhiều nước) |  Nhà QTH bậc trung>  Quy trình đơn giản.Quy trình có quy mô nhỏ | Ghi chú> . Về nhân lực hoặc số lượng cơ sở hoạt động |
| --- | --- | --- | --- |
| Phương pháp vận hành | Tự động hóa (vắng mặt) | Giám sát trực tiếp |  |
| Năng lực lãnh đạo | Có khả năng hoàn thiện  hoặc nâng cấp quy trình | Chỉ có khả năng thiết lập và vận hành Quy trình  ở quy mô nhỏ, sản xuất thủ công |  |
|  Khả năng nhận thức | Phát hiện rất nhanh  (gần như ngay lập tức) | Không thể (hoặc chậm) phát hiện  lỗi Quy trình (lỗi hệ thống) |  Do sức ỳ tư duy |
| Phương pháp "vá" lỗi | Bằng biện pháp hành chính  (đơn giản, nhanh) | Bằng cách cấu trúc lại  nhân sự hoặc dây chuyền |  |
Nhận xét:
Người có khả năng vận hành Quy trình nào thì có thể thiết lập được Quy trình đó.
Người có khả năng phát hiện lỗi hệ thống & có biện pháp "vá" lỗi nhanh quy trình nào thì có thể vận hành (điều hành) Quy trình đó.
Người thiết lập (set up) được Quy trình nào thì có thể vận hành Quy trình đó với quy mô nhỏ; bởi, để có thể vận hành Quy trình có quy mô lớn, đòi hỏi nhà Quy trình học phải có thêm kỹ năng tổ chức, đào tạo & lãnh đạo ở trình độ cao.
Nhà quy trình học bậc trung có thể trở thành nhà quy trình học cao cấp nếu được trang bị tri thức về quản trị, năng lực quản lý và điều hành ở trình độ cao, có khả năng tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ, kiểm tra chéo, giám sát từ xa....
Nhà quy trình học cao cấp (bậc cao) có thể trở thành Giám đốc sản xuất hoặc Giám đốc Điều hành bất kỳ Quy trình nào hay bất kỳ loại hình doanh nghiệp nào, bất kể có cùng chuyên môn hay không; Bởi khả năng thích nghi, nghiên cứu và tự điều chỉnh cao của nhà quy trình học cao cấp.
XI. Phẩm chất của nhà Quy trình học.
Có kiến thức cơ bản về nghề hoặc lĩnh vực áp dụng Quy trình.
Có kiến thức tổng quan về các ngành khoa học đang ứng dụng trong Quy trình (Cần phân biệt với lao động của nhà chuyên môn & nhà quản trị khi cùng phối hợp vận hành Quy trình).
Kỹ năng làm việc với các chuyên gia có chuyên môn sâu đang ứng dụng trong Quy trình (kỹ năng giao tiếp, học hỏi và thích nghi ở tầm mức cao).
Có tri thức về Lý thuyết hệ thống, khoa học quản trị và khoa học đánh giá năng lực cá nhân.
Có kỹ năng phân tích và tổng hợp nhanh, phương pháp làm việc hiệu quả.
Có khả năng nắm bắt nhanh bản chất (hoặc nguyên lý, nguyên tắc, phương pháp, mục đích, mục tiêu...) vấn đề.
Khả năng giải quyết vấn đề, xử lý tình huống, xác định nguyên nhân & dự báo nhanh.
Khả năng cập nhật và ứng dụng (tích hợp) tiến bộ khoa học kỹ thuật, tri thức đời sống xã hội loài người hoặc Quy trình của vạn vật trong tự nhiên.
Sử dụng linh hoạt cả ba công cụ lãnh đạo (Độc tài, Dân chủ & Tự do hoạt động), và 3 phương pháp quản lý (quản lý theo quy trình, quản lý theo mục tiêu và quản lý theo chuyên môn) trong quá trình quản lý & điều hành Quy trình.
Mẫu người có tính cách năng động, linh hoạt, thích nghi tốt, tự điều chỉnh cao.