Media richness theory
Lý thuyết > Lựa chọn một phương tiện thích hợp

MRT dự đoán rằng các nhà quản trị sẽ chọn phương thức giao tiếp dựa trên việc sắp xếp sự không rõ ràng của thông điệp với độ richness của phương tiện. Nói cách khác, các kênh truyền thông sẽ được chọn dựa trên mức độ giao tiếp của chúng. Tuy nhiên, các yếu tố khác, chẳng hạn như các tài nguyên có sẵn cho người giao tiếp, cũng đóng vai trò quan trọng. Dự đoán của Daft và Lengel cho rằng các nhà quản trị tập trung nhiều nhất vào hiệu quả của công việc (nghĩa là đạt được mục tiêu giao tiếp hiệu quả nhất có thể) và không xem xét các yếu tố khác, như phát triển và duy trì mối quan hệ. Các nhà nghiên cứu sau đó đã chỉ ra rằng thái độ đối với một phương tiện có thể không dự đoán chính xác khả năng sử dụng phương tiện đó của một người so với người khác, vì việc sử dụng phương tiện không phải lúc nào cũng là tự nguyện. Nếu các chỉ tiêu và tài nguyên của một tổ chức hỗ trợ một phương tiện, người quản lý có thể khó chọn một hình thức khác để truyền đạt thông điệp của mình.
Social presence (tạm dich: Sự hiện diện xã hội) đề cập đến mức độ mà một phương tiện cho phép người giao tiếp trải nghiệm các yếu tố khác như hiện diện về mặt tâm lý hoặc mức độ mà một phương tiện được cảm nhận để truyền đạt sự hiện diện thực tế của những người tham gia giao tiếp. Các công việc liên quan đến các kỹ năng giữa các cá nhân, như giải quyết các bất đồng hoặc đàm phán, đòi hỏi social presence cao, trong khi các công việc như trao đổi thông tin thường xuyên đòi hỏi ít social presence. Do đó, các phương tiện truyền thông trực tiếp như các cuộc họp nhóm thích hợp hơn để thực hiện các công việc đòi hỏi social presence cao; phương tiện truyền thông như email và thư viết phù hợp hơn cho các công việc đòi hỏi social presence thấp.
Một mô hình khác có liên quan đến MRT như là một sự thay thế, đặc biệt là trong việc lựa chọn một phương tiện thích hợp, là social influence model (tạm dịch: Mô hình ảnh hưởng xã hội). Làm thế nào chúng ta nhận thức được phương tiện truyền thông sẽ nằm ở mức độ "richness" nào,  phụ thuộc vào "nhận thức về các đặc điểm truyền thông được tạo ra theo xã hội", phản ánh các lực lượng xã hội và các chuẩn mực xã hội trong môi trường hiện tại và bối cảnh quyết định cần sử dụng. Mỗi tổ chức sẽ có sự khác nhau trong mục tiêu đang cố gắng đạt được và các công việc đang cố gắng hoàn thành. Do đó, với các nền văn hóa và môi trường tổ chức khác nhau, cách thức mỗi tổ chức nhận thức về một phương tiện là khác nhau và kết quả là cách thức mỗi tổ chức sử dụng phương tiện truyền thông và thấy  truyền thông là "rich" nhiều hay ít sẽ khác nhau.
Các nhà giao tiếp cũng xem xét thông điệp cá nhân như thế nào khi xác định phương tiện thích hợp để giao tiếp. Nói chung, "richer media" mang tính cá nhân hơn vì chúng bao gồm tín hiệu phi ngôn ngữ và ngôn ngữ, ngôn ngữ cơ thể và cử chỉ báo hiệu phản ứng của một người đối với thông điệp. Rich media có thể thúc đẩy mối quan hệ chặt chẽ hơn giữa nhà quản trị và cấp dưới. Tính chất truyền cảm của thông điệp cũng có thể có ảnh hưởng đến phương tiện được chọn. Nhà quản trị có thể muốn truyền đạt thông điệp tiêu cực trực tiếp hoặc thông qua richer media, ngay cả khi tính không rõ ràng của thông điệp không cao, để tạo điều kiện cho mối quan hệ tốt hơn với cấp dưới. Mặt khác, việc gửi một thông điệp tiêu cực qua leaner media sẽ làm suy yếu sự đổ lỗi ngay lập tức đối với người gửi thông điệp và ngăn họ quan sát phản ứng của người nhận.
Khi các mô hình kinh doanh hiện tại thay đổi, việc cho phép nhiều nhân viên làm việc bên ngoài văn phòng hơn khiến các tổ chức phải suy nghĩ lại về sự phụ thuộc vào giao tiếp trực tiếp. Hơn nữa, việc lo lắng về sự tăng thêm các kênh "lean"phải bị loại bỏ. Trong bối cảnh hiện tại, các nhà quản trị phải quyết định thông qua phương pháp thử và sai để chọn ra phương tiện tối ưu cho từng tình huống. Kinh doanh đang được tiến hành trên quy mô toàn cầu. Để tiết kiệm tiền và giảm thời gian đi lại, các tổ chức phải áp dụng phương tiện truyền thông mới để luôn cập nhật các nghiệp vụ kinh doanh trong thời hiện đại.