Otorite kontrolü
Otorite kayıtları ve dosyaları

Bir bibliyografik katalogda otorite kontrolünü uygulamanın alışılmış bir yolu, ana katalogda kullanılan başlıklarla ilgili ve onları yöneten ayrı bir otorite kayıtları dizini oluşturmaktır. Bu ayrı dizin genellikle "otorite dosyası" olarak adlandırılır. Belirli bir kütüphanedeki (ya da giderek artan bir şekilde kataloglama konsorsiyumundaki) katalogcular tarafından alınan tüm kararların indekslenebilir bir kaydını içerir ve katalogcular başlıklar hakkında karar verirken ya da kararlarını gözden geçirirken bu kayıtlara başvururlar. Sonuç olarak, kayıtlar belirli bir tercih edilen başlığı oluşturmak için kullanılan kaynaklar hakkında belgeler içerir ve başlığı araştırırken keşfedilen ve yararlı olabilecek bilgileri içerebilir.
Otorite dosyaları belirli bir konu hakkında bilgi sağlarken, birincil işlevleri bilgi sağlamak değil, organize etmektir. Belirli bir yazarın veya unvanın benzersiz olduğunu ortaya koyacak kadar bilgi içerirler, ancak hepsi bu kadardır; ilgisiz ancak ilginç bilgiler genellikle hariç tutulur. Uygulamalar uluslararası düzeyde farklılık gösterse de, İngilizce konuşulan dünyada otorite kayıtları genellikle aşağıdaki bilgileri içerir:
Başlıklar, resmi ve yetkili versiyon olarak seçilen tercih edilen başlığı gösterir. Başlığın benzersiz olması önemlidir; aynı başlıkla bir çelişki varsa, ikisinden birinin seçilmesi gerekecektir:Başlıklar erişim noktaları olarak işlev gördüğünden, farklı olduklarından ve mevcut girişlerle çelişmediklerinden emin olmak önemlidir. Örneğin, eserleri arasında Aytaşı ve Beyazlı Kadın da bulunan İngiliz roman yazarı William Collins (1824-89) daha çok Wilkie Collins olarak bilinir. Katalogcular, halkın en çok hangi isme bakacağına ve bir kişinin isminin alternatif biçimlerini bağlamak için ayrıca bakınız referansı kullanıp kullanmayacağına karar vermelidir.— Mason, M.K., Purpose of authority work and files, http://www.moyak.com/papers/libraries-bibliographic-control.html
Çapraz referanslar, katalogda görünebilecek isim veya unvanın diğer biçimleridir ve şunları içerir:
bkz. referanslar, konuyu tanımlayan ancak yetkili başlık biçimi lehine es geçilmiş veya kullanımdan kaldırılmış ad veya unvan biçimleridir
Ayrıca bkz. referanslar, adın veya unvanın izin verilen diğer biçimlerine de işaret eder. Bu ayrıca bkz. referansları genellikle bir isim veya unvanın önceki veya sonraki biçimlerine işaret eder.
Gerekçelendirme beyanı(ları), hem izin verilen hem de izin verilmeyen formları belirlemek için kullanılan belirli bilgi kaynakları hakkında katalogcu tarafından yapılan kısa bir açıklamadır. Bazen bu, kaynağın başlığını ve yayın tarihini, adın veya başlığın o kaynaktaki yerini ve o kaynakta göründüğü biçimi belirtmek anlamına gelir.
Örneğin, 1911'den 1966'ya kadar yaşamış olan İrlandalı yazar Brian O'Nolan, Flann O'Brien ve Myles na Gopaleen gibi birçok takma adla yazmıştır. Amerika Birleşik Devletleri Kongre Kütüphanesi'ndeki katalogcular, resmi başlık olarak "O'Brien, Flann, 1911-1966" şeklindeki bir formu seçtiler. Bu örnek geçerli bir otorite kaydının üç unsurunu da içermektedir: ilk başlık O'Brien, Flann, 1911-1966, Kongre Kütüphanesi'nin otorite olarak seçtiği isim biçimidir. Teorik olarak, katalogda bu yazarın bir eserini temsil eden her kayıt, yazar başlığı olarak adın bu biçimine sahip olmalıdır. Na Gopaleen, Myles, 1911-1966 ile başlayan başlığın hemen altında yer alanlar bkz. referanslardır. Yazar adının bu biçimleri katalogda görünecektir, ancak başlık olarak değil, yalnızca transkripsiyon olarak. Bir kullanıcı kataloğu yazar adının bu varyant biçimlerinden biri altında sorgularsa şu yanıtı alacaktır: "Bkz. O'Brien, Flann, 1911-1966." Gopaleen adının bir başka yazım biçimi daha vardır: "Na gCopaleen, Myles, 1911-1966 "da fazladan bir C eklenmiştir, çünkü yazar aynı zamanda takma adının İrlandaca yazımını da kullanmıştır; burada büyük harfle yazılan C doğru kök sözcüğü gösterirken, önündeki g bağlam içindeki telaffuzunu belirtir. Dolayısıyla, bir kütüphane kullanıcısı bu yazım varyantıyla karşılaşırsa, ne olursa olsun aynı yazara yönlendirilecektir. Ayrıca bkz. referansları, bir yetkili başlıktan başka bir yetkili başlığa işaret eder, tüzel kişiler için isim yetkilendirme kayıtlarında sıklıkla görülmelerine rağmen, kişisel isim yetkilendirme kayıtları için son derece nadirdir. Bu kayıttaki His At Swim-Two-Birds ... 1939. ile başlayan son dört kayıt, ismin bu özel formunun gerekçesini oluşturmaktadır: yazarın At Swim-Two-Birds romanının 1939 baskısında bu formda yer alırken, yazarın diğer takma adları daha sonraki yayınlarda yer almıştır.