Julkisuuslaki
Asiakirjat ja niiden saaminen

Julkisuuslaki määrittelee viranomaisen asiakirjan hyvin laajasti. Laki koskee kaikkia valtion ja kuntien viranomaisia, sekä mitä tahansa asiakirjaa sen haltijasta riippumatta, jos asiakirja liittyy julkisen vallan käyttämiseen. Mikä tahansa asiakirja, joka on tällaisen viranomaisen hallussa, kuuluu julkisuuslain piiriin. Poikkeuksen muodostavat vain tietyt valmisteluun käytettävät asiakirjat, jotka ovat luonteeltaan väliaikaisia eivätkä kuulu arkistolainsäädännön piiriin. Myöskään löytötavarat tai virka- tai luottamusmiehelle yksityishenkilönä tulleet kirjeet ja viestit eivät kuulu lain piiriin.
Asiakirja tulee julkiseksi, kun se valmistuu. Tämä tarkoittaa, että päätökset ja vastaavat tulevat julkisiksi antohetkellään. Tutkimukset ja tilastot ovat kuitenkin julkisia heti valmistuttuaan käyttökelpoiseen muotoon, vaikka varsinainen asia olisikin kesken.
Jokaisella on oikeus saada tieto julkisesta viranomaisen asiakirjasta. Tämä tarkoittaa oikeutta saada tieto asiakirjan olemassaolosta ja sisällöstä. Julkisuuslain sana "asiakirja" ei tarkoita ainoastaan kirjallista tai kuvallista esitystä vaan myös mitä tahansa tallennetta esitysmuodosta riippumatta. Sellainen voi olla esimerkiksi tietokoneella säilytettävä ja katseltava tiedosto. Mikäli tallennetta ei voi käsitellä yleisesti käytössä olevin menetelmin, halukkaalle on annettava tilaisuus tutustua siihen viranomaisen laittein.
Asiakirjan antamisesta katseltavaksi ja jäljennettäväksi ei saa periä maksua, ei myöskään sähköisen asiakirjan lähettämisestä sähköpostitse tai suullisen tiedon antamisesta. Kun viranomainen antaa asiakirjan kopiona tai tulosteena, siitä saatetaan periä sivu- tai yksikkökohtainen maksu. Viranomaisen on määriteltävä ennakolta kopiosta ja tulosteesta perittävät maksut ja julkaistava ne yleisessä tietoverkossa.
Julkisesta asiakirjasta on oikeus saada tieto selvittämättä henkilöllisyyttään tai perustelematta pyyntöä. Kuitenkin henkilöllisyyden selvittäminen saattaa olla hyödyllistä, mikäli on asianosainen käsillä olevassa asiassa. Tällöin henkilöllä on oikeus saada tieto myös useimmista asiaan liittyvistä salaisista asiakirjoista, mikäli tiedon antaminen ei vaaranna esimerkiksi rikostutkintaa tai muuta vastaavaa prosessia. Myös henkilöllä, jota asiakirja käsittelee, on vastaava oikeus.
Viranomainen päättää, onko asiakirja annettavissa. Asiakirja on luovutettava välittömästi, tai viimeistään kahden viikon kuluessa pyynnöstä. Mikäli asiakirjan antamisesta kieltäydytään, on kieltäytyminen perusteltava, ja pyytäjälle on annettava tieto siitä, että asian voi saattaa viranomaisen ratkaistavaksi. Päätös on tehtävä välittömästi, tai viimeistään kahden viikon kuluessa pyynnöstä. Poikkeuksellisen monimutkaisen tietopyynnön kohdalla viranomaisella on kuukausi aikaa luovuttaa asiakirja tai päättää, ettei se luovuta asiakirjaa. Viranomaisen päätöksestä voi valittaa hallintotuomioistuimeen.
Julkisuuslaki ei estä tiedon antamista asiakirjoista, jotka keskeneräisyytensä vuoksi eivät vielä ole julkisia. Tällaisesta asiakirjasta voidaan antaa tieto, jos viranomainen niin päättää. Salaisesta asiakirjasta voidaan antaa vain julkiset osat, niin että salassa pidettävät tiedot on poistettu. Useissa salaisiksi säädetyissä asiakirjaluokissa on lisäksi mahdollisuus antaa tieto, mikäli sen antaminen ei vahingoita salaamisen tarkoitusta. Lainsäädännön tai yleisesti merkittävän hankkeen valmistelusta on annettava tieto jo sen ollessa kesken.