Kokous- ja kongressipalvelut
Turvallisuus kokousten ja kongressien näkökulmasta > Kokousten ja kongressien turvallisuus

Kokousten ja kongressien turvallisuuden lähtökohdat ovat melko samat. Molempien perus turvatoimet on oltava kunnossa, mutta kongressien järjestäminen vaatii erityistä huomioitavaa tapahtuman suuren koon ja kansainvälisyyden takia. Alustavissa suunnitelmissa on oltava selvitetty, miten rakennuksessa sijoitetaan esimerkiksi hätätilanteiden poistumisväylät, sammutusjärjestelmät, sammutuslaitteet ja millaisista materiaaleista kalusteet ja laitteet on valmistettu. (Rautiainen 2013)
Kokous- tai kongressipaikka neuvottelee ja hahmottelee yhdessä asiakkaan kanssa mahdollisia riskitilanteita, jotka liittyvät heidän kokoukseen tai kongressiin. Turvallisuudesta vastaava henkilö käyttää apunaan riskianalyysia, jonka tavoitteena on tunnistaa riskit ja arvioida vahinkotapahtuman todennäköisyys sekä mahdolliset vahingot. (Blinnikka & Kuha 2004, 178) Riskianalyysissä pitää ottaa huomioon muun muassa mitä voisi tapahtua, kenelle se voisi tapahtua, mitkä seikat sen voi aiheuttaa ja mikä on ilkivallan tarkoitus ja kuka sen voisi tehdä ja milloin.
Suurissa kokouksissa tai kongresseissa turvallisuuden kannalta tärkeää on valita tila, jossa on turvallisuuden perus edellytykset kunnossa eli esimerkiksi erilaiset luvat ja turvajärjestelmät kuten paloilmoitinjärjestelmät. Paikalla on myös oltava riittävä määrä järjestyksenvalvojia, ensiapupisteitä sekä tärkeää on ilmoittaa tapahtumasta paikalliselle poliisille, sairaalaan ja pelastuslaitokseen. Turvallisuuden kannalta olennaista on myös henkilöstön perehdyttäminen ja kouluttaminen turvajärjestelmien käyttöön. (Blinnikka & Kuha 2004, 124)
Kokous- ja kongressikeskukset haluavat tietää turvallisuuden kannalta, kuka alueella on oikeutettu liikkumaan. Kulunvalvonta tarkoittaa turvallisuusvalvontaa, jolla valvotaan alueen rajalla suoritettavaa liikennettä. Usein kulunvalvonta tapahtuu alueen raja-alueilla, joita ovat piha-alueet ja rakennukset. Videovalvonta toimii yhteistyössä kulunvalvonnan kanssa, mutta sitä voidaan myös käyttää alue- ja tilavalvonnassa. (Blinnikka & Kuha 2004, 176) Usein tapahtumaan osallistuvilla on mukanaan niin sanottu ”kulkukortti”, jolla he pystyvät osoittamaan, että ovat oikeutettua osallistumaan tapahtumaan. Kyseinen toimintatapa onkin helppo tapa ehkäistä vaaratilanteita.
Nykypäivänä tietoteknologian kehityksen myötä erilaiset tietoturvajärjestelmät ovat tärkeässä asemassa turvallisuuden kannalta. Muun muassa viruksentorjuntaohjelmat ja palomuurit ovat tärkeässä asemassa kansainvälisissä kokouksissa ja kongresseissa, jotta asiakkaan liikesalaisuudet voidaan turvata. (Blinnikka & Kuha 2004, 125)
Kokous- ja kongressijärjestelyissä turvatoiminnot jaetaan usein kahteen tasoon. Ensimmäinen taso on valtionhallinnon määrittelemä taso, jolloin Ulkoasiainministeriö pyytää suojelupoliisin turvallisuuskeskusta määrittelemään ja hoitamaan turvajärjestelyt usein yhteistyössä paikallisten viranomaisten kanssa. Tämän tasoisia tapahtumia ovat esimerkiksi kansainväliset kongressit, johon voi osallistua henkilöitä, joihin kohdistuu terrorismia. (Blinnikka & Kuha 2004, 177)
Turvallisuus ei välttämättä ole kokousjärjestäjän mielessä ensimmäisenä tapahtumaa suunniteltaessa. Esimerkiksi kansainvälisten kongressien järjestäjät pitävät Suomea turvallisena kokousmaana sen rauhallisuuden ja terrorismin vähäisyyden takia. Kyseiset ajattelutavat tuovat Suomelle kilpailuedun verrattuna muihin suosittuihin kokous- ja kongressikaupunkeihin. (Blinnikka & Kuha 2004, 177) Tilaisuuden jälkeen tapahtuvat turvajärjestelyt on myös hyvä ottaa huomioon, esimerkiksi panostamalla liikenteenohjaukseen. Tapahtumapaikkoja valvotaan ympäri vuorokauden, vaikka tiloissa ei olisikaan kokousta tai kongressia. Turvallisuus on nykyään aktiivista puuttumista mahdollisiin riskeihin. (Blinnikka & Kuha 2004, 178)