دفترداری
فرایند دفترداری

فرایند دفترداری در ابتدا عبارت است از ثبت اثرات ناشی از رویدادهای مالی. تأخیر زمانی ناشی از ثبت یک رویداد مالی و انتقال آن به حساب‌های مربوط، مهمترین تفاوت بین یک سیستم دفترداری سنتی و یک سیستم حسابداری الکترونیکی است. این تأخیر که در سیستم‌های حسابداری الکترونیکی به دلیل ارسال تقریباً لحظه ای به حساب‌های مربوط وجود ندارد، مشخصه سیستم‌های دفترداری دستی یا سنتی است، که منجر به ایجاد دفاتر کل حساب ها (حساب کل نقدی، حساب کل خرید، حساب کل فروش و غیره) برای مستندسازی سریع می‌شود. در روال عادی تجارت به ازای هر رویداد که اثر مالی داشته باشد، یک سند یا مدرک ساخته می‌شود. به عنوان نمونه فروش و خرید معمولاً دارای فاکتور یا رسید است، هنگام واریز وجه به حساب بانکی، فیش واریزی صادر می‌گردد و همچنین از چک به عنوان یک وسیله پرداخت از طریق حساب‌های بانکی استفاده می‌شود. دفترداری در ابتدا شامل ثبت جزئیات همه این اسناد در دفاتر روزنامه چند ستونی است که درواقع هر یک از ستون‌های این دفتر را یک حساب کل تشکیل می‌دهد. به عنوان مثال، کلیه فروش‌های نسیه در دفتر کل فروش ثبت می‌شود. کلیه پرداخت‌های نقدی در دفترکل پرداخت نقدی ثبت می‌شود. هر ستون در یک دفتر به‌طور معمول با یک حساب کل مطابقت دارد. در سیستم دفترداری یکطرفه، هر رویداد فقط یک بار ثبت می‌شود. بیشتر افرادی که هر ماه دفترچه چک حساب بانکی خود را کنترل و موازنه می‌کنند، از چنین سیستمی استفاده می‌کنند و بیشتر نرم‌افزارهای مالی شخصی از این رویکرد پیروی می‌کنند.
پس از یک دوره معین، به‌طور معمول یک ماه، هر ستون در هر حساب کل جمع می‌شود تا خلاصه ای برای آن دوره ارائه دهد. در صورت استفاده از سیستم دفترداری دو طرفه، در ابتدا رویدادهای مالی روزانه و بترتیب وقوع در دفتر روزنامه ثبت و سپس به حساب‌های کل مربوط در دفتر کل انتقال می‌یابند. به عنوان مثال، در مقابل کلیه مبالغ ثبت شده در حساب کل فروش، عیناً در بدهکار حساب کل مشتریان نیز ثبت متقابل انجام گردیده‌است و نشانگر آن است که چه مبلغی از بابت انجام فروش‌های نسیه از مشتریان طلب داریم. همچنین جمع حساب کل فروش نشانگر مجموع درآمد ما در طی دوره مالی است. به این فرایند انتقال ثبت‌های انجام شده از دفتر روزنامه به دفتر کل گفته می‌شود. پس از اتمام مراحل انتقال، جمع ستون‌های بدهکار و بستانکار حسابها انجام و به اصطلاح مانده‌گیری از حساب‌های کل انجام می‌گردد. این روش مانده‌گیری حسابها با استفاده از قالب T تحت تعادل قرار می‌گیرند و این فقط یک فرایند برای رسیدن به مانده حساب است.
جهت حصول اطمینان از اینکه روند انتقال به درستی انجام شده‌است، یک سند کاری به نام تراز آزمایشی تهیه می‌شود. تراز آزمایشی در ساده‌ترین شکل، یک لیست سه ستونی است. ستون یک نام آن دسته از حسابها را در دفترکل دارد که مانده غیر صفر دارند. اگر یک حساب دارای مانده بدهکار باشد، مبلغ مانده در ستون دوم (ستون بدهکار) ثبت می‌شود. اگر یک حساب دارای مانده بستانکار باشد، مبلغ در ستون سوم (ستون بستانکار) ثبت می‌شود. سپس ستون بدهکار جمع می‌شود و در ادامه ستون بستانکار جمع می‌شود. جمع دو مبلغ ستونهای بدهکار و بستانکار باید موازنه باشند. این موضوع اتفاقی نیست، زیرا طبق روش نگهداری دفترداری دوطرفه، هر زمان که مبالغ حساب‌های با مانده بدهکار انتقال می‌یابند در مقابل مبالغ حساب‌های با مانده بستانکار نیز منتقل می‌شوند. اگر این دو مبلغ با هم موازنه نباشند، خطایی در ثبت حساب‌های کل یا در حین انتقال صورت گرفته‌است. در صورت وجود هر گونه اشتباه می‌بایستی مجدداً نسبت به کنترل مراحل انتقال انجام شده اقدام و پس از کشف خطای صورت گرفته اصلاح لازم انجام شود و کل ستون بدهکار و ستون بستانکار مجدداً محاسبه شود تا قبل از هرگونه پردازش بیشتر، موازنه حسابها انجام پذیرد.
پس از تراز حساب‌ها، حسابدار تعدیل را انجام می‌دهد و مبلغ مانده برخی از حساب‌ها را تغییر می‌دهد. این تعدیل حسابها باید همچنان از روش نگهداری دفاتر دوطرفه پیروی کند، به عنوان مثال، حساب موجودی کالا و حساب دارایی ممکن است تغییر یابد تا آنها را با مانده واقعی شمارش شده در طول موجودی برداری عینی یا انبارگردانی مطابقت دهد. در عین حال، حساب هزینه مربوط به استفاده از موجودی کالا ثبت و متقابل آن به همان میزان از موجودی کالا معادل همان مبلغ مورد تعدیل قرار می‌گیرد. تعدیل دیگری مانند انتقال هزینه استهلاک داراییها و پیش پرداخت‌های منقضی شده نیز در این زمان انجام می‌شود. نتیجه این تعدیلات منجر به ایجاد لیستی به نام ترازنامه آزمایشی تعدیل شده می‌شود. از حساب‌های موجود در این لیست یعنی تراز آزمایشی تعدیل شده، و مانده‌های بدهکار یا بستانکار موجود در آن برای تهیه صورت‌های مالی استفاده می‌شود.
سرانجام صورتهای مالی از تراز آزمایشی استخراج می‌گردد که شامل موارد زیر است:
صورتحساب درآمد، همچنین با عنوان صورتحساب نتایج مالی، حساب سود و زیان معروف است.
ترازنامه، همچنین به عنوان صورت وضعیت مالی شناخته می‌شود.
صورت جریان نقدی.
صورت حساب تغییرات در حقوق صاحبان سهام نیز به عنوان پیوست حساب سود وزیان انباشته شناخته شده‌است.
روشهای ثبت