مدیریت مستندات
اصطلاحات مدیریت کلید واژه‌ها

همه مدارک قابل ثبت نیستند. یک رکورد سندی است که به‌طور آگاهانه به عنوان مدرک یک رویداد حفظ می‌شود.
سیستم‌های مدیریت اسناد معمولاً بین پرونده‌ها و غیر پرونده‌ها (کپی‌های راحت، پیش‌نویس‌های خشن، تکراری) که نیاز به مدیریت رسمی ندارند، تمایز قائل می‌شوند. بسیاری از سیستم‌ها، مخصوصاً برای سوابق الکترونیکی، مستلزم اسنادی هستند که به صورت رسمی به عنوان یک رکورد مشخص می‌شوند تا بتوان آن‌ها را مدیریت کرد. پس از اعلام، رکورد را نمی‌توان تغییر داد و تنها می‌تواند در داخل قوانین سیستم قرار گیرد.
رکوردها ممکن است توسط کنترل‌های سطح دسترسی تحت پوشش قرار گیرند تا تنظیم کنند که چه کسی می‌تواند به آن‌ها دسترسی پیدا کند و در چه شرایطی. کنترل‌های فیزیکی می‌تواند برای حفظ سوابق محرمانه مورد استفاده قرار گیرد. پرونده‌های شخصی، برای مثال، که اطلاعات شخصی حساس را نگه می‌دارند، ممکن است در یک کمد قفل شده با یک ورودی کنترل شده برای ردیابی دسترسی نگهداری شود. سیستم‌های ثبت دیجیتال ممکن است شامل کنترل‌های دسترسی مبتنی برسطح دسترسی باشد، اجازه می‌دهد مجوزها (برای مشاهده، تغییر و / یا حذف) به کارکنان بسته به نقش آن‌ها در سازمان اختصاص داده شود
همان‌طور که سوابق سازمان در فرمت‌های مختلفی قرار دارد، ذخیره‌سازی سوابق نیز می‌تواند در سراسر سازمان متفاوت باشد. نگهداری فایل ممکن است توسط مالک، نماینده، یک مخزن ثبت یا کارمند انجام شود. رکوردها ممکن است در یک مکان متمرکز مانند مرکز ثبت یا مخزن (بایگانی) مدیریت شوند یا کنترل پرونده‌ها ممکن است در بخش‌های مختلف و مکان‌های موجود در اداره به‌طور غیر متمرکز باشد. سوابق ممکن است به صورت رسمی و گسسته توسط برنامه‌نویسی و ذخیره شده در پوشه‌هایی که به‌طور خاص برای ظرفیت حفاظت و ذخیره‌سازی مطلوب طراحی شده‌اند، یا بدون نشانگر ظاهری، شناسایی شوند. سازمانهایی که سوابق را اداره می‌کنند، دسترسی به هنگام به اطلاعات و بازیابی اطلاعات کار دشواری است. نگهداری پرونده‌ها و ناکارآمدی سیستم‌های نگهداری می‌تواند هزینه‌ای را از لحاظ فضای هدر رفته و منابع صرف شده برای جستجوی پرونده‌ها داشته باشد.
یک رکورد غیرفعال، رکوردی است که دیگر برای انجام فعالیت‌های فعلی مورد نیاز نیست، اما تا زمانی که با پایان دوره نگهداری آن مواجه شود، به‌طور مثال زمانی که یک پروژه به پایان می‌رسد، یا یک خط تولید محصول متوقف می‌شود، یا پایان دوره گزارش مالی رسیده باشد این سوابق ممکن است در آینده کسب و کار، قانونی، مالی یا ارزش تاریخی برای شرکت داشته باشد و بنابراین لازم است که برای مدت کوتاه یا دائمی نگهداری شود.
اسناد با توجه به برنامهٔ نگهداری، مدیریت می‌شوند. هنگامی که طول عمر یک رکورد مطابق با مدت تعیین شده خود باشد و لغو قانونی وجود نداشته باشد، آنگاه مجاز به معدوم سازی،انتقال یا نگهداری دائمی می‌باشد.
طرح بهبود فاجعه، یک اقدام نوشته شده و مورد تأیید است که پس از ایجاد فاجعه‌ای انجام می‌شود که جزئیات نحوه بازگرداندن کارکردهای مهم کسب و کار و بازگرداندن سوابق آسیب دیده یا تهدید را مشخص می‌کند.
یک رکورد فعال، یک رکورد مورد نیاز برای انجام عملیات جاری است، با استفاده مکرر و معمولاً در نزدیکی کاربر واقع شده‌است. در گذشته، «مدیریت سوابق» گاهی اوقات برای اشاره به مدیریت رکوردها که دیگر در استفاده روزمره نبودند، (اما همچنان مورد نیاز بود که نگهداری شود) - سوابق در جریان یا غیرفعال، اغلب در زیرزمین یا خارج از محل نگهداری می‌شود. استفاده مدرن تر از این به کل چرخه عمر رکوردها مربوط می‌شود.
فرمت و رسانه‌ها از پرونده‌ها به‌طور کلی برای اهداف مدیریت اسناد از لحاظ داشتن شناسایی و مدیریت سوابق صرف نظر از فرم آن‌ها اهمیت دارد. ایزو مدیریت هر سوابق فیزیکی و الکترونیکی را مد نظر دارد همچنین بخش DL1.105 استاندارد وزارت دفاع ایالات متحده وزارت دفاع آمریکا 5015.02-STD (2007) مدیریت اسناد را به عنوان "برنامه‌ریزی، کنترل، هدایت، سازماندهی، آموزش، ارتقاء و سایر فعالیت‌های مدیریتی مرتبط با چرخه زندگی اطلاعات تعریف می‌کند. از جمله ایجاد، تعمیر و نگهداری (استفاده، ذخیره سازی، بازیابی) تحسنتو دفع، صرف نظر از رسانه‌ها "