فرایند
در مورد تعریف

این اصطلاح در روان‌شناسی نیز معانی گوناگونی دارد. اما تمامِ آن‌ها با ریشهٔ لاتین به معنیِ «پیش رفتن» هماهنگی دارند و پیشرفت گام به گام به سوی هدفی را می‌رسانند. به‌طورِ خلاصه، اصطلاح «روند» یعنی تغییر مرحله به مرحله به سمتِ یک هدف معین.
روند، معرف یک یا دسته‌ای از فعل و انفعالات است که به منظور تبدیل داده‌ها به باز داده‌ها انجام می‌گیرد. به عنوان مثال در مدرسه، تمام داده‌ها مانند دانش آموز، آموزگار، بودجه و تجهیزات به خاطر عمل آموزش به کار می‌رود. روند همان تغییراتی است که در دانش آموزان انجام می‌شود و به موجب آن، آنچه را که پیش‌تر نمی‌دانستند یادمی‌گیرند.
در یک تعریف معادل می‌توان گفت روند، یک‌سری منطقی از تراکنش‌های مرتبط با یکدیگر که ورودی را به نتایج و خروجی‌ها تبدیل می‌کند. گاهی روند را جعبهٔ تبدیل (به انگلیسی: transformation box) یا جعبه سیاه (به انگلیسی: black box) می‌نامند، زیرا در این مرحله یا در درون این بخش، عملیاتی انجام می‌شود که ممکن است بخش یا حتی همهٔ آن برای انسان یا بیننده، ناشناخته باشد.
پس در کل، فرایند به مجموعهٔ فعالیت‌های به هم پیوسته‌ای گفته می‌شود که برای ایجاد یک یا چند تغییر تعریف شده طراحی و پیاده شده است. در ضمن هر فرایند با یک فعالیت مشخص آغاز و با یک فعالیت مشخص نیز پایان می‌یابد. تشخیص این فعالیت‌ها از اهمیت ویژه‌ای برای شناسایی فرایند برخوردار است. به منظور تأکید بر ضرورت تشخیص فعالیت‌های آغازکننده و خاتمه دهنده، فرایند را به عنوان مجموعهٔ فعالیت‌های به هم پیوسته‌ای که با یک فعالیت مشخص آغاز می‌شود و با یک فعالیت مشخص پایان می‌یابد، نیز تعریف کرده‌اند.
لغت‌نامه مریام وبستر روند را چنین تعریف می‌کند: «عمل یا پیشرفت طبیعی متداوم و پیشرونده مشخص شده با تعدادی تغییرات تدریجی که به گونه نسبتاً معینی در پی هم روی می‌دهند و به نتیجه یا فرجام خاصی می‌انجامند. یا یک عمل مصنوع یا اختیاری متداوم و پیشرونده و متشکل از تعدادی حرکت یا عمل کنترل‌شونده که به‌طور منظم در جهت رسیدن به نتیجه یا فرجام خاصی روی می‌دهند.»
در سازمان‌ها معمولاً اجرایِ یک فرایند با چند تغییر همراه است و تشخیص تمامی موارد ایجاد تغییر برای رسیدن به درک کاملی از فرایند الزامی است. تغییرات ایجاد شده در اثر وقوع یک فرایند را باید در موضوعات زیر جستجو کرد:
فرد انجام دهنده فعالیت: در فرایندهایی که به منظور شناسایی و کسب آگاهی انجام می‌پذیرد، هدف اصلی از انجام فرایند ایجاد تغییر در دانسته‌های فرد انجام دهنده فعالیت است. برای مثال انجام یک معاینهٔ بالینی منجر به ایجاد آگاهی‌های جدید در فرد انجام دهندهٔ معاینات می‌شود.
عامل A (فرد یا شیئی که تحت تأثیر فعالیت‌ها قرار می‌گیرد): برای مثال در خدمات تندرستی گیرندهٔ خدمت از نظر دانش و آگاهی یا از نظر بیولوژیک تغییر می‌کند و در فرایندهای تعمیر و نگهداری، تجهیزات از نظر فیزیکی تغییر داده می‌شوند.
اسناد: تقریباً در تمامی فرایندهای طراحی شده در سازمان شیوهٔ انجام فعالیت‌ها و نتایج به دست آمده از آن‌ها در فرم‌های از پیش طراحی شده ثبت می‌شود. به واسطهٔ اهمیت تکمیل اسناد، که مهم‌ترین تغییری است که در برخی از فرایندها رخ می‌دهد، شناسایی این تغییر را باید مورد توجه خاص قرار داد.
در جریان شناسایی یک فرایند اولین تغییری که جلب توجه می‌کند تغییر در فرد یا چیزی است که تحت تأثیر فعالیت‌ها قرار می‌گیرد. توجه نکردن به تغییراتی که باید در فرد ارایه‌کنندهٔ خدمت ایجاد گردد و همچنین اسنادی که باید تولید شوند، منجر به شناسایی ناقص فرایند می‌شود. از آنجا که هدف از طراحی و اجرای یک فرایند ایجاد این تغییرات است، تشخیص ندادن کامل آن‌ها طراحی یا اصلاح نامناسب فرایند را به همراه خواهد داشت.
با اندکی تأمل بر فعالیت‌های تشکیل دهندهٔ یک فرایند می‌توان تشخیص داد که یک فعالیت، تعامل (تأثیر و تأثر متقابل) بین انسان و ابزار از یک سو، و عامل A و مواد از سوی دیگر با یک روش خاص است. به هر یک از این عوامل (انسان، ابزار، مواد، و عامل A) درونداد فرایند گفته می‌شود. از انسان، ابزار و مواد به کار گرفته شده در فرایند به منابع یا ساختار تعبیر می‌شود. ابزار و مواد به منابع غیرانسانی معروف است. ابزار را اصطلاحاً منابع سرمایه‌ای و مواد را منابع مصرفی می‌نامند؛ بنابراین اجرای یک فرایند مستلزم گرد آمدن منابع مورد نیاز و عامل A و در اختیار داشتن روش انجام فعالیت است. پس از خاتمهٔ فعالیت‌ها دروندادهای فرایند حکم بروندادهای آن را خواهند یافت. برخی از این بروندادها دستخوش تغییر شده‌اند و برخی دیگر نیز بدون تغییر باقی‌مانده‌اند.
هر فرایند قابل تقسیم به فرایندهای کوچک‌تر است و خود نیز می‌تواند جزئی از یک فرایند بزرگ‌تر باشد. این بدان معناست که تعیین محدودهٔ فعالیت‌های تشکیل دهندهٔ یک فرایند امری نسبتاً اختیاری است و به هدف از تمرکز بر روی فرایندها بستگی دارد. به منظور دست‌یابی به یک برداشت کلی از سازمان نیازی به پرداختن به جزئیات نیست و می‌توان فرایندها را بزرگ و در برگیرندهٔ تعداد نسبتاً زیادی از فعالیت‌ها اختیار کرد؛ ولی برای تحلیل عملکرد یک واحد و ریشه‌یابی مشکلات، باید با تمرکز بر فرایندهای کوچک، فعالیت‌های تشکیل دهندهٔ آن‌ها را به دقت مورد شناسایی و ارزیابی قرار داد.