إدارة الوقت
تنظيم قائمة المهام

قوائم المهام غالباً ما تكون مصورة ومبينة، ويتضمن أبسط نظام متدرج قائمة مهام عامة (أو ملف يحمل المهام) لتسجيل جميع المهام التي يحتاجها الشخص لإنجازها، وقائمة المهام اليومية التي يتم إنشاؤها كل يوم عن طريق نقل المهام من المهام العامة إلى اليومية، والبديل هو إنشاء «قائمة لا يجب فعلها»، لتجنب المهام غير الضرورية.
قوائم المهام غالبا ما تكون ذات أولوية:
وتعزى القائمة اليومية لأشياء يمكن القيام بها، مرقمة حسب ترتيب أهميتها، ويتم تنفيذها بهذا الترتيب في كل مرة وبشكل يومي، إن المستشار آيفي لي (1877-1934) اعتبارها أكثر النصائح الربحية التي تلقاها تشارلز إم. شواب (1862-1939)، رئيس شركة بيت لحم للحديد.
كان من أوائل المدافعين عن تحديد أولوية «أ ب ج» ألان ليكين، في عام 1973، في نظامه «أ» كانت العناصر الأكثر أهمية، «ب» التالي في الأكثر أهمية، «ج» أقل أهمية.
طريقة معينة لتطبيق أسلوب [ أ ب ج ] يعين «أ» للمهام التي يتعين القيام بها في غضون يوم، «ب» في الأسبوع، و «ج» في الشهر.
لتحديد أولوية قائمة المهام اليومية، يقوم أحدهما بتسجيل المهام حسب ترتيب الأولوية القصوى، أو يعينهم رقمًا بعد إدراجه ("1" للأعلى أولوية، "2" للأولوية العليا الثانية، إلخ) التي تشير إلى الأولوية التي تأمر بتنفيذ المهام، تكون الطريقة الأخيرة أسرع بشكل عام، مما يسمح بتسجيل المهام بسرعة أكبر.
طريقة أخرى لتحديد أولويات المهام الإجبارية (المجموعة أ) هي وضع أكثر الأشياء غير المرغوبة أولاً، عند الانتهاء، تبدو بقية القائمة أسهل، ويمكن للمجموعتين «ب» و «ج» أن تستفيد من الفكرة نفسها، ولكن بدلاً من القيام بالمهمة الأولى على الفور، فإنها تعطي الدافع للقيام بمهام أخرى من القائمة لتجنب المهمة الأولى.
وقد طرح المؤلف البريطاني مارك فورستر في مقاله بعنوان «افعل ذلك غدًا وأسرارًا أخرى لإدارة الوقت»، نهجا مختلفًا تمامًا يناقش عدم تحديد الأولويات تمامًا، يعتمد هذا على فكرة تشغيل قوائم المهام «المغلقة»، بدلاً من قائمة المهام «المفتوحة» التقليدية، ويجادل بأن القوائم التقليدية التي لا تنتهي أبدا تكفل فعليًا ترك بعض عملك، هذا النهج يدافع عن إنجاز كل عملك، كل يوم، وإذا كنت غير قادر على تحقيقه، فسوف يساعدك على تشخيص أين تذهب بشكل خاطئ وما يحتاج إلى تغيير.
أكد كتاب مختلفون على الصعوبات المحتملة في قوائم المهام مثل:
يمكن أن تتولى إدارة القائمة مسؤولية تنفيذها، يمكن أن يحدث هذا بسبب التسويف عن طريق إطالة نشاط التخطيط، هذا شبيه بتحليل الشلل، كما هو الحال مع أي نشاط.
يجب أخذ بعض مستويات التفاصيل كأمر مسلم به لكي يعمل نظام المهام، بدلا من وضع «تنظيف المطبخ»، «تنظيف غرفة النوم»، و«تنظيف الحمام»، فمن أكثر كفاءة لوضع «التدبير المنزلي» وتوفير الوقت الذي يقضيه في الكتابة والحد من الحمل الإداري للنظام (كل مهمة دخلت في النظام يولد تكلفة في الوقت والجهد لإدارتها، إلى جانب تنفيذ المهمة) ومع ذلك فإن خطر توحيد المهام هو أن «التدبير المنزلي» في هذا المثال قد يثبت أنه غالبًا أو يتم تعريفه بشكل غريب، مما يزيد من خطر المماطلة أو مشروعًا يسيء للإدارة.
قائمة المهام الروتينية تضيع الوقت إذا كنت معتادًا على تنظيف أسنانك بالفرشاة يوميًا، فلا يوجد سبب لإدراجها في قائمة المهام وينطبق نفس الشيء على الخروج من السرير، وتحديد الوجبات، وما إلى ذلك. إذا كنت بحاجة إلى تتبع المهام الروتينية، فقد يكون من المفيد استخدام قائمة قياسية أو مخطط، لتجنب إجراء إدراج هذه العناصر يدويًا مرارًا وتكرارً.
للحفاظ على المرونة، يجب أن يسمح نظام المهام بحدوث كارثة يجب أن تكون الشركة جاهزة لمواجهة كارثة. حتى لو كانت كارثة صغيرة، إذا لم يقم أحد بتخصيص وقت لهذا الموقف، فإنه يمكن أن ينتشر، ويحتمل أن يتسبب في أضرار للشركة.
لتجنب التعثر في نمط الإسراف، يجب أن يتضمن نظام المهام أيضًا جلسات تخطيط وتقييم نظامية (شهرية، نصف سنوية، سنوية)، للتخلص من عدم الكفاءة وضمان توجه المستخدم في الاتجاه الصحيح الرغبات.
إذا لم يتم إنفاق بعض الوقت بانتظام على تحقيق أهداف بعيدة المدى، فقد يعلق الفرد في نمط عقد دائم على خطط قصيرة الأجل، مثل البقاء في وظيفة معينة لفترة أطول مما كان مقرراً في الأصل.