إدارة أعمال
الوظائف الإدارية

الوظائف الإدارية بصفة عامة، يشترك المديرون في مجموعة من الوظائف تهدف إلى تلبية أهداف المؤسسة. وقد ذكر هنري فايول (Henri Fayol) «وظائف» المدير هذه من قبل باعتبارها «العناصر الخمسة للإدارة» (كما هو موضح أدناه).
التخطيط : يُقرر مسبقًا ما يجب القيام به، وكيفية القيام بذلك، وتوقيته، ومن الذي ينبغي عليه فعل ذلك. يحدد التخطيط المسار بداية من الوضع الحالي للمنظمة والمكانة التي تصبو إليها. وتشتمل وظيفة التخطيط على تحديد الأهداف وترتيبها منطقيًّا. ويشارك المديرون على حد سواء في التخطيط قصير المدى وبعيد المدى.
تحديد الأهداف: وضع أهداف واضحة ومحددة لتحقيق رؤية المؤسسة.
تطوير الاستراتيجيات: تصميم استراتيجيات وخطط عمل لتحقيق الأهداف المحددة.
تحليل البيئات الداخلية والخارجية: تقييم العوامل الداخلية والخارجية التي قد تؤثر على تحقيق الأهداف.
تقدير الموارد: تحديد الموارد البشرية والمالية اللازمة لتحقيق الأهداف.
التنظيم : يشتمل على تحديد المسؤوليات المراد تنفيذها، وضم المسؤوليات إلى إدارات أو أقسام، وتحديد العلاقات المؤسسية بينها. فالغرض من ذلك هو تنسيق الجهود بين جميع العناصر المشتركة في عملية (تنسيق ) أعمال المؤسسة. ويجب أن يضع عامل التنظيم في الحسبان مسألة تفويض السلطات والمسؤوليات ونطاق المراقبة داخل الوحدات الإشرافية.
توزيع المهام: تقسيم العمل بين الأقسام المختلفة لضمان تحقيق الأهداف بكفاءة.
تنظيم الهيكل التنظيمي: تصميم الهيكل التنظيمي وتحديد التسلسل الهرمي والصلاحيات.
إدارة التواصل: إنشاء قنوات اتصال فعالة بين الأقسام المختلفة.
تنسيق الأنشطة: تنسيق الأنشطة بين الأقسام لضمان سير العمل بسلاسة.
التوظيف : يعني شَغل المناصب الوظيفية بالأشخاص المناسبين في الوقت المناسب. وهي تشتمل على تحديد احتياجات التوظيف وكتابة المتطلبات الوظيفية وتعيين وتصفية المتقدمين لشغل المناصب.
الاستقطاب: جذب المرشحين المؤهلين لشغل المناصب الشاغرة.
الاختيار: اختيار الأنسب من بين المتقدمين بناءً على المعايير المحددة.
التدريب: توفير التدريب اللازم للموظفين الجدد لتعزيز مهاراتهم وتطوير قدراتهم.
تطوير الأداء: متابعة أداء الموظفين وتقديم التغذية الراجعة لتحسين الأداء.
الإدارة (القيادة ): هي قيادة الموظفين بأسلوب يحقق أهداف المؤسسة. ويشتمل ذلك على توزيع الموارد بالشكل الأمثل وتوفير نظام دعم فعال. لذا تتطلب الإدارة توفر مهارات شخصية استثنائية وقدرة فريدة على تحفيز الموظفين. وتتمثل إحدى القضايا الحاسمة في الإدارة في تحقيق التوازن الصحيح بين التركيز على احتياجات الموظفين والتركيز على الإنتاج الاقتصادي.
تحفيز الموظفين: خلق بيئة عمل محفزة تعزز من إنتاجية الموظفين.
توجيه الفرق: توجيه الفرق والعمل على تحقيق التعاون بين الأعضاء.
تقييم الأداء: تقييم أداء الموظفين بانتظام وتقديم الملاحظات لتحسين الأداء.
حل النزاعات: إدارة النزاعات وحلها بطرق تعزز من روح الفريق والتعاون.
السيطرة : هي الوظيفة التي تقوم بتقييم الجودة في جميع المجالات واكتشاف الانحرافات المحتملة أو الفعلية عن خطة المؤسسة. وهذا من شأنه ضمان أداء عالي الجودة ونتائج مُرضية مع الحفاظ على بيئة عمل منظمة وخالية من المشاكل. ويشتمل عنصر السيطرة على إدارة المعلومات وقياس الأداء وتوطيد أسس الإجراءات التصحيحية.
متابعة الأداء: مراقبة أداء الموظفين والمؤسسة بشكل عام لضمان تحقيق الأهداف.
تقييم الأداء: استخدام مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) لتقييم الأداء.
إجراءات تصحيحية: تحديد الإجراءات التصحيحية عند حدوث انحرافات عن الخطة.
إدارة المخاطر: تحديد المخاطر المحتملة ووضع خطط للتعامل معها.
إعداد الميزانية : وهي تقع خارج القائمة المذكورة أعلاه، حيث تشتمل على معظم الوظائف الإدارية، بدءًا من تنفيذ خطة الميزانية إلى جانب تطبيق ضوابط الميزانية.
تخطيط الميزانية: وضع خطط مالية لتخصيص الموارد بشكل فعال.
متابعة الميزانية: مراقبة النفقات والإيرادات لضمان الالتزام بالميزانية.
تقييم الأداء المالي: تحليل الأداء المالي واتخاذ القرارات المالية المناسبة.
إدارة التكاليف: تحديد الفرص لتقليل التكاليف وزيادة الكفاءة.