भारतीय रेलवे के तकनीकी इंजीनियरिंग संस्थान यथा रोलिंग स्टॉक इंजीनियर संस्थान (आईआरएसई) और रेलवे सिग्नल एवं दूरसंचार इंजीनियर संस्थान (आईआरएसटीई) ऐसे प्रमुख निकाय हैं जो इस सम्मेलन का आयोजन कर रहे हैं।