तैयारी बैठक में गृह मंत्रालय विदेश मंत्रालय एनडीएमए एनडीआरएफ और राष्ट्रीय आपदा प्रबंधन संस्थान (एनआईडीएम) के वरिष्ठ अधिकारी और सभी सात बिमस्टेक देशोंबांग्लादेश भूटान भारत नेपाल श्रीलंका म्यामां और थाईलैंड के प्रतिनिधि शामिल हो रहे हैं।