ECLI:NL:GHAMS:2008:BC2855, Gerechtshof Amsterdam, 17-01-2008, 106.011.124/01
Gerechtshof Amsterdam — Uitspraak 
Datum: 2008-01-17 00:00:00.000000
Rechtsgebied: Civiel recht

Samenvatting: Het hof stelt voorop dat de kandidaat-notaris de opdracht had om het ter vergadering verhandelde op zakelijke wijze in de notulen weer te geven en dat er geen sprake was van een notarieel proces-verbaal. Dit houdt in dat niet elk detail van een discussie in het verslag behoeft te worden opgenomen, doch dat de notulen de kern van hetgeen ter vergadering is besproken dienen weer te geven.

GERECHTSHOF TE AMSTERDAM
      TWEEDE MEERVOUDIGE BURGERLIJKE KAMER
    
    
    
    
      Zaaknummer 106.011.124/01
      Beslissing van 17 januari 2008 in de zaak onder rekestnummer 634/07 NOT van:
    
    
    
    
      [X],
      wonende te [plaats],
      APPELLANT 
    
    
    t e g e n
    
    
      MR. [Y],
      kandidaat-notaris te [plaats],
      gemachtigde mr.[Z], notaris te [plaats],
      GEÏNTIMEERDE.
    
    
    
    1. Het geding in hoger beroep
    
    1.1. Ter griffie van het hof is op 6 juni 2007 ingekomen een verzoekschrift van de zijde van appellant, verder te noemen klager, waarbij tijdig hoger beroep is ingesteld tegen de aan deze beslissing gehechte beslissing van de kamer van toezicht over de notarissen en kandidaat-notarissen te Utrecht, verder te noemen de kamer, van 9 mei 2007, waarbij de klacht tegen geïntimeerde, verder te noemen de kandidaat-notaris, ongegrond is verklaard. 
    
    1.2. Van de zijde van de kandidaat-notaris is een verweerschrift - met bijlagen - ter griffie van het hof ingekomen op 20 juni 2007. 
    
    1.3. Van de zijde van klager is een aanvullende brief ter griffie van het hof ingekomen op 2 november 2007.
    
    1.4. De zaak is behandeld ter openbare terechtzitting van het hof van 8 november 2007. Klager en de kandidaat-notaris, alsmede haar gemachtigde, zijn verschenen. Allen hebben het woord gevoerd, klager aan de hand van een aan het hof overgelegde pleitnotitie. Tijdens de mondelinge behandeling heeft de kandidaat-notaris, op verzoek van het hof en met instemming van klager, de – in eerste instantie niet tot de processtukken behorende - notulen van de buitengewone algemene vergadering van aandeelhouders Tulip Computers N.V. (hierna: Tulip) van 31 maart 2006 overgelegd en, voor zover ter zake relevant, voorgelezen. 
    
    2. De stukken van het geding
    
    Het hof heeft kennis genomen van de inhoud van de door de kamer aan het hof toegezonden stukken van de eerste instantie alsmede van de hiervoor genoemde stukken.
    
    3. De feiten
    
    Het hof verwijst voor de feiten naar hetgeen de kamer in de bestreden beslissing heeft vastgesteld. 
    
    4. Het standpunt van klager
    
    Klager verwijt de kandidaat-notaris dat zij onzorgvuldig en partijdig heeft gehandeld door, fungerend als secretaris van de aandeelhoudersvergadering, kritische opmerkingen van klager buiten de notulen te houden. Het verzoek van klager tot het aanvullen van de notulen heeft de kandidaat-notaris niet ingewilligd. Klager stelt dat de kandidaat-notaris zich, gezien voornoemd handelen, niet onafhankelijk heeft opgesteld en de belangen van het bestuur en de raad van commissarissen heeft gesteld boven die van de aandeelhouders. 
    
    5. Het standpunt van de kandidaat-notaris
    
    5.1. In reactie op de klacht stelt de kandidaat-notaris dat haar is verzocht om in de hoedanigheid van secretaris de notulen van de vergadering op te stellen. Noch door Tulip noch door de vergadering is haar verzocht een notarieel proces-verbaal op te maken. De door de kandidaat-notaris opgestelde notulen betreffen dan ook een zakelijke samenvatting waarin de kern van hetgeen is besproken is weergegeven. Dit geldt ook ten aanzien van de discussie die door klager naar voren is gebracht: alleen de kern van deze discussie is weergegeven. 
    
    
      5.2. De kandidaat-notaris stelt voorts dat zij, nadat klager haar had verzocht de notulen aan te passen, dit verzoek met de voorzitter heeft besproken. In de statuten van Tulip is immers bepaald dat de notulen worden vastgesteld door de voorzitter en de secretaris. Na vier maanden heeft zij, via Tulip, een reactie ontvangen waaruit bleek dat de voorzitter niet wilde ingaan op het verzoek van klager. Gedurende deze vier maanden heeft de kandidaat-notaris overigens enige malen telefonisch contact gezocht met Tulip aangaande dit verzoek. De kandidaat-notaris bestrijdt dat uit het feit dat zij contact heeft gezocht met de voorzitter mag worden afgeleid dat zij instemt met de stellingen van klager ten aanzien van het verslag. 
      Ten slotte heeft de kandidaat-notaris klager gesuggereerd zijn verzoek aan de orde te stellen tijdens de eerstvolgende vergadering van aandeelhouders. 
    
    
    6. De beoordeling
    
    
      6.1. Het hof stelt voorop dat de kandidaat-notaris de opdracht had om het ter vergadering verhandelde op zakelijke wijze in de notulen weer te geven en dat er geen sprake was van een notarieel proces-verbaal. Dit houdt in dat niet elk detail van een discussie in het verslag behoeft te worden opgenomen, doch dat de notulen de kern van hetgeen ter vergadering is besproken dienen weer te geven.
      In dit verband kan het hof zich dan ook niet verenigen met de overweging van de kamer dat, als in de notulen enige wezenlijke onderdelen zouden ontbreken van hetgeen in de vergadering aan de orde is gesteld, daarvan aan de kandidaat-notaris, gelet op het beperkte karakter van de verslaglegging, geen tuchtrechtelijk verwijt valt te maken. 
    
    
    
      6.2. Na kennisneming van de notulen, welke als gemeld tijdens de mondelinge behandeling door de kandidaat-notaris zijn overgelegd, is het hof gebleken dat van de 12 pagina’s waaruit die notulen bestaan ongeveer een halve pagina is gewijd aan de vragen van klager en de daarop volgende discussie. Deze discussie heeft onder meer, zo blijkt uit het verslag, geleid tot de opmerking van de voorzitter dat indien de aandeelhoudersvergadering dat wenst, hij als commissaris van Tulip zal aftreden. Dit in aanmerking nemende is het hof van oordeel dat de klacht van klager, dat kritische opmerkingen van zijn kant buiten de notulen zijn gehouden, geen doel treft. Uit de notulen blijkt immers weldegelijk dat er een stevige discussie is gevoerd. 
      Wel moet aan klager worden toegegeven dat het woord “vriendenprijs” door de wijze waarop dit in de notulen is opgenomen in verband met de door de voorzitter van de raad van commissarissen aan de vennootschap verstrekte lening tegen een rente van 8,5 % - te weten zonder aanhalingstekens – in eerste instantie voor verschillende interpretaties vatbaar is; hierdoor komt de door klager in dat woord gelegde cynische ondertoon eerst na kennisneming van de ruimere context tot uitdrukking. Het hof is echter van oordeel dat door deze wijze van noteren de kandidaat-notaris niet dusdanig verwijtbaar heeft gehandeld dat de klacht gegrond moet worden geoordeeld. 
    
    
    6.3. Ten aanzien van de wijze waarop de kandidaat-notaris heeft gehandeld na het verzoek van klager is het hof van oordeel dat dit handelen, gelet op haar beperkte taak, niet op onjuiste wijze is geschied. Het lag buiten haar macht om zonder medewerking van de voorzitter de notulen aan te passen op de wijze zoals klager dit wenste. Zij heeft daarom terecht contact opgenomen met de voorzitter, die zijn medewerking weigerde. Ook haar suggestie aan klager om tijdens de eerstvolgende vergadering zijn verzoek aan de orde te stellen is, naar oordeel van het hof, juist geweest. 
    
    6.4. Het voorgaande leidt dan ook tot de conclusie dat de klacht ongegrond is en het beroep dienovereenkomstig dient te worden verworpen. 
    
    6.5. Hetgeen partijen verder nog naar voren hebben gebracht kan als in het voorgaande reeds behandeld dan wel als in deze procedure niet ter zake dienend, buiten beschouwing blijven. 
    
    6.6. Het vorenoverwogene leidt mitsdien tot de volgende beslissing. 
    
    7. De beslissing
    
    Het hof:
    
    - verwerpt het beroep.
    
    
    Deze beslissing is gegeven op 8 november 2007 door mrs. N.A.M. Schipper, P.J.N. van Os en P. Blokland en uitgesproken ter openbare terechtzitting van donderdag 17 januari 2008 door de rolraadsheer. 
    
    
    KAMER VAN TOEZICHT OVER DE NOTARISSEN EN KANDIDAAT-NOTARISSEN IN HET ARRONDISSEMENT UTRECHT
    
    BESLISSING van de Kamer van Toezicht over de notarissen en kandidaat-notarissen in het arrondissement Utrecht op de klacht van:
    
    
      [X],
      wonende te [plaats],
      klager,
    
    
    -t e g e n-
    
    
      mw. [Y], 
      kandidaat-notaris te [plaats],
      beklaagde,
      hierna: de kandidaat-notaris.
    
    
    De procedure
    
    Bij brief van 28 december 2006 heeft klager zich tot deze Kamer gewend met een klacht over de kandidaat-notaris. 
    
    De kandidaat-notaris, heeft bij brief van 16 februari 2007 op de klacht geantwoord.
    
    
      De klacht is op 29 maart 2007 mondeling behandeld. Bij die gelegenheid zijn verschenen:
      - klager in persoon en 
      - de kandidaat-notaris, vergezeld van mr. [Z], notaris te [plaats], aan wiens kantoor de kandidaat-notaris is verbonden. 
    
    
    Klager heeft zijn klacht toegelicht mede aan de hand van een op schrift gestelde notitie. 
    
    De kandidaat-notaris heeft daarop haar standpunt mede bij monde van mr. [Z] uiteengezet.
    
    Na voortgezet debat heeft de Kamer de uitspraak bepaald op heden.
    
    De feiten
    
    a. Klager is houder van aandelen in de naamloze vennootschap Tulip Computers N.V. Op 31 maart 2006 heeft een buitengewone vergadering van aandeelhouders in die naamloze vennootschap plaatsgevonden. De kandidaat-notaris is door Tulip Computers N.V. verzocht de vergadering als secretaris bij te wonen en hetgeen in die vergadering werd besproken te notuleren. 
    
    b. Staande die vergadering heeft klager enige opmerkingen gemaakt over het functioneren van de heer Delye, de president-commissaris van Tulip N.V., in het bijzonder ook over diens declaratiegedrag en financiële transacties met Tulip N.V. 
    
    c. Nadat de kandidaat-notaris de notulen had geconcipieerd zijn deze door de voorzitter en de secretaris vastgesteld en aan de aandeelhouders toegezonden.
    
    d. Klager heeft daarop contact gezocht met de kandidaat-notaris en haar ervan in kennis gesteld dat hij de notulen onvolledig vond. Hij heeft haar daarbij verzocht de notulen aan te vullen en aan de aandeelhouders toe te zenden. De kandidaat-notaris heeft klager geantwoord dat zij het verzoek zou bespreken met de voorzitter van de aandeelhoudersvergadering. Daarna heeft de kandidaat-notaris klager bericht dat zijn verzoek niet kon worden ingewilligd.
    
    De klacht, het verweer en de beoordeling daarvan 
    
    3.1 Klager verwijt de kandidaat-notaris dat zij, door zijn opmerkingen buiten de notulen te houden en zijn verzoek tot aanvulling van de notulen niet in te willigen, zich niet onafhankelijk heeft opgesteld en blijk geeft de belangen van het bestuur en de raad van commissarissen te stellen boven dat van de aandeelhouders. Hij verzoekt de Kamer de kandidaat-notaris op te dragen een correct verslag van de buitengewone aandeelhoudersvergadering op te maken en aan de aandeelhouders toe te sturen.
    
    3.2  De kandidaat-notaris heeft als verweer naar voren gebracht dat de statuten voorschrijven dat de notulen worden vastgesteld door de voorzitter van de aandeelhoudersvergadering en de secretaris gezamenlijk. Anders dan klager wellicht meent is het niet haar taak hetgeen in de vergadering is besproken in een proces-verbaal vast te leggen, maar is haar taak beperkt tot het opstellen van een zakelijk verslag. Zij heeft klager voorgehouden dat zij, gelet op de procedure die voor de verslaglegging geldt, niet in de positie verkeerde buiten de voorzitter om aan zijn verzoek te voldoen. Om die reden heeft zij klager toegezegd zijn wens om een aanvullend verslag van de vergadering met de voorzitter te bespreken. De voorzitter zag evenwel de noodzaak niet in van een aanvullend verslag, zoals door klager werd gewenst, zo heeft zij klager gemeld. Daarnaast heeft zij klager erop gewezen dat het hem vrij stond in de eerstkomende aandeelhoudersvergadering melding te maken van de, naar zijn inzicht, tekortkomingen in de notulen van 31 maart 2006 en langs die weg te bewerkstellingen dat hetgeen hij graag in de notulen van 31 maart 2006 opgenomen zou willen zien, in de notulen van de eerstkomende vergadering wordt opgenomen. 
    
    3.3 Klager heeft de juistheid van hetgeen de kandidaat-notaris heeft gesteld niet betwist. Gelet op de beperkte taak van de kandidaat-notaris als gevolg van de wijze van verslaglegging van de buitengewone aandeelhoudersvergadering kan niet verwacht worden dat de notulen tot in detail een verslag bevatten van het verhandelde in de gehouden vergadering noch dat die tot tevredenheid van alle betrokkenen zijn opgemaakt en vastgesteld. Het mag zo zijn dat, volgens klager althans, in de notulen enige wezenlijke onderdelen ontbreken van hetgeen in de vergadering aan de orde is gesteld, een verwijt in tuchtrechtelijke zin valt de kandidaat-notaris daarvan, gelet op het beperkte karakter van de verslaglegging, niet te maken. Te minder daar het buiten de macht lag van de kandidaat-notaris eigenmachtig de notulen aan te passen in de zin als klager die wenste en de kandidaat-notaris klager erop heeft gewezen op welke wijze hij hetgeen hij miste in de notulen alsnog onder de aandacht van de aandeelhouders zou kunnen brengen. 
    
    
      3.4 Op grond van het vorenstaande zal de Kamer de klacht ongegrond verklaren.
      De Kamer merkt ten slotte nog op dat, indien zij de klacht wel gegrond zou hebben bevonden, zij het verzoek van klager om de kandidaat-notaris op te dragen alsnog een correct verslag op te maken en dit aan de aandeelhouders toe te zenden zou hebben afgewezen nu reeds de Wet op het notarisambt daarvoor geen ruimte biedt.
    
     
    
     4. De beslissing
     
    De Kamer 
    
    verklaart de klacht ongegrond; 
    
    
    Gewezen te Utrecht door mr. W. van Veen, voorzitter, mr. E.J.M. Kerpen, mr. H.J.Th.G. Tomlow, mr. H.A.M. Pinckaers en mr. R.J.M. van den Heuvel, leden, bijgestaan door mr. L. Heij, secretaris, en uitgesproken op 9 mei 2007.
    
    De secretaris:						De voorzitter:
    
    		
    
    Tegen deze beslissing kan binnen dertig dagen na de verzenddatum daarvan hoger beroep worden ingesteld bij het Gerechtshof te Amsterdam, Civiele Griffie, Postbus 1312, 1000 BH Amsterdam.
    
    Aan partijen toegezonden op: 9 mei 2007