ECLI:NL:RBARN:2011:BU9079, Rechtbank Arnhem, 05-10-2011, AWB 10/2952
Rechtbank Arnhem — Uitspraak 
Datum: 2011-10-05 00:00:00.000000
Rechtsgebied: Bestuursrecht

Samenvatting: Wet bescherming persoonsgegevens. Bestand. Verslagen verzuimgesprekken; b&w-besluitadviezen; worddocument in digitale map.

RECHTBANK ARNHEM
      Sector bestuursrecht
    
    
    zaaknummer: AWB 10/2952 
    
    uitspraak van de enkelvoudige kamer van 5 oktober 2011 in de zaak tussen
    
    
      [naam], eiseres, wonende te [woonplaats],
      (gemachtigde: mr. J.A.C. van Etten),
    
    
    en
    
    het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Zevenaar, verweerder, (gemachtigde: mr. L.S. van Loon)
    
    
    Procesverloop
    
    Bij brief van 29 oktober 2009 heeft eiseres op grond van artikel 35 van de Wet bescherming persoonsgegevens (hierna: de Wbp) aan verweerder verzocht een volledig overzicht te verstrekken van de door verweerder over haar verwerkte persoonsgegevens, zo veel mogelijk in de vorm van afschriften en kopieën van schriftelijke gegevens en prints van digitale gegevens. Daarbij heeft eiseres voorts verzocht om inlichtingen te verstrekken over het doel van de verwerking(en), over de ontvangers van de gegevens en de herkomst daarvan.
    
    Bij besluit van 23 december 2009 heeft verweerder op dit verzoek gereageerd.
    
    Bij besluit van 1 juli 2010 (het bestreden besluit) heeft verweerder het daartegen door eiseres gemaakte bezwaar, met inachtneming van het advies van de Adviescommissie voor de behandeling van bezwaarschriften (personele kamer) van 21 april 2010, gegrond verklaard, voor zover dit is gericht tegen de niet-nakoming van de bij brief van 17 januari 2008 gedane toezegging dat enkele documenten aan het persoonsdossier worden toegevoegd, en voor het overige ongegrond verklaard en het eerdergenoemde besluit van 23 december 2009 gehandhaafd.
    
    Tegen het bestreden besluit heeft eiseres beroep ingesteld.
    
    Verweerder heeft de op de zaak betrekking hebbende stukken en een verweerschrift ingediend.
    
    Op verzoek van partijen is vanwege nader overleg de behandeling van het beroep tot 11 juli 2011 aangehouden.
    
    Het onderzoek ter zitting heeft plaatsgevonden op 6 september 2011. Eiseres is vertegenwoordigd door mr. P.H.M. Kemperman, bijgestaan door [naam]. Verweerder heeft zich laten vertegenwoordigen door mr. Van Loon, voornoemd, advocaat te ’s-Hertogenbosch en mr. E.J. van den Berg, werkzaam bij de gemeente Zevenaar.
     
    Overwegingen
    
    1. Naar aanleiding van het verzoek van 29 oktober 2009 heeft verweerder bij het besluit van 23 december 2009 de gegevens aanwezig in de personeelsadministratie en de salarisadministratie verstrekt. Eiseres heeft in bezwaar onder meer aangevoerd dat verweerder niet volledig aan haar verzoek is tegemoetgekomen en daarbij een aantal documenten genoemd die volgens haar ten onrechte niet zijn verstrekt. Bij het bestreden besluit heeft verweerder alsnog een paar van die documenten aan het personeelsdossier van eiseres toegevoegd en aan haar verstrekt. Voor wat betreft de overige documenten heeft verweerder aangevoerd dat deze niet in zijn bezit zijn, dan wel niet bestaan, of geen deel uitmaken van een bestand in de zin van de Wbp. Eiseres heeft in beroep aangevoerd dat in ieder geval een twintigtal (soorten) documenten wel in het bezit van verweerder (zouden moeten) zijn en derhalve verstrekt dienen te worden.
    
    2. Ingevolge artikel 2, eerste lid, van de Wbp is deze wet van toepassing op de geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens, alsmede de niet geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens die in een bestand zijn opgenomen of die bestemd zijn om daarin te worden opgenomen. Ingevolge artikel 1, aanhef en onder c, van de Wbp is een bestand elk gestructureerd geheel van persoonsgegevens, ongeacht of dit geheel van gegevens gecentraliseerd is of verspreid is op een functioneel of geografisch bepaalde wijze, dat volgens bepaalde criteria toegankelijk is en betrekking heeft op verschillende personen.  
    
    3. Ten aanzien van de door eiseres verzochte gespreksverslagen stelt verweerder zich op het standpunt dat deze niet bestaan dan wel, voor zover het SMO-verslagen betreft, niet in zijn bezit zijn. Aangezien eiseres niet aannemelijk heeft gemaakt dat deze verslagen wel bestaan en zich onder verweerder bevinden en dit de rechtbank ook niet anderszins is gebleken, acht de rechtbank de stellingen van verweerder niet ongeloofwaardig. Aangaande de in het aanvullende beroepschrift van 5 september 2010 met de nummers 2 en 17 tot en met 20 aangeduide documenten slaagt het beroep daarom niet. De rechtbank wijst er daarbij op dat voor zover er wel door de betrokken ambtenaren informele aantekeningen van de gesprekken zijn gemaakt, deze in ieder geval geen deel uitmaken van een onder verweerder aanwezig bestand in de zin van de Wbp, zodat deze niet onder de werking van de Wbp vallen.
    
    4. Voor wat betreft de documenten in het aanvullende beroepschrift aangeduid met de nummers 1, 3 tot en met 13 en 15 stelt verweerder zich op het standpunt dat, voor zover deze documenten al zouden bestaan, zij geen deel uitmaken van een bestand als bedoeld in de Wbp. De rechtbank volgt verweerder hierin. Op grond van artikel 2 van de Wbp is deze wet slechts van toepassing op persoonsgegevens voor zover deze zich in een bestand bevinden. Verweerder heeft de persoonsgegevens van eiseres verstrekt voor zover aanwezig in de personeelsadministratie en de salarisadministratie. Verweerder heeft daarbij aangegeven dat onder de personeelsadministratie tevens begrepen worden de tijdregistratie, de ziekteregistratie en de rapportages van de arbodienst of andere instanties ter uitvoering van rechtspositionele en wettelijke voorschriften. Door eiseres is niet gesteld en ook anderszins is niet gebleken dat er onder verweerder andere bestanden in de zin van de Wbp aanwezig zijn dan de hiervoor genoemde waarin persoonsgegevens van eiseres zijn opgenomen. De rechtbank is verder van oordeel dat er ook geen wettelijke verplichting voor verweerder bestaat om de genoemde documenten, voor zover deze zouden bestaan, in de personeelsadministratie op te nemen.
    
    5. Ten aanzien van document 14, het rapport Bunt en de digitale versie van het rapport Bunt, stelt verweerder zich op het standpunt dat hij met het verstrekken van de sheets met betrekking tot de presentatie van het bureau KBB&T aan dit onderdeel van het verzoek heeft voldaan. De rechtbank begrijpt dit aldus dat er verder geen informatie aanwezig is. Eiseres heeft niet aannemelijk gemaakt dat er meer informatie voor wat betreft dit onderdeel onder verweerder berust en ook anderszins is de rechtbank niet gebleken dat de stelling van verweerder ongeloofwaardig is. Het beroep slaagt daarom ook voor wat betreft dit onderdeel niet.
    
    
      6. Tot slot heeft eiseres verzocht om informatie over de persoonsgegevens opgenomen in digitale mappen (nummer 16 in het aanvullende beroepschrift), te weten:
      - [aanduiding digitale mappen]
      Verweerder stelt zich op het standpunt dat een worddocument niet kan worden aangemerkt als een bestand in de zin van de Wbp en beroept zich daarbij op een uitspraak van deze rechtbank van 13 oktober 2009 (AWB 08/5763). Ter zitting heeft verweerder hieraan toegevoegd dat het hier gaat om de persoonlijke mappen van ambtenaren op de server van verweerder die niet onder het begrip bestand als bedoeld in de Wbp vallen. De rechtbank overweegt allereerst dat, anders dan wellicht in de uitspraak van 13 oktober 2009 kan worden gelezen, niet uitgesloten is dat (word)bestanden in digitale mappen deel uitmaken van een bestand in de zin van de Wbp. Uit de definitie van het begrip bestand volgt echter dat het moet gaan om een ‘gestructureerd geheel van persoonsgegevens dat volgens bepaalde criteria toegankelijk is’. Naar het oordeel van de rechtbank volgt uit deze definitie dat er sprake moet zijn van een samenhangend geheel van persoonsgegevens dat systematisch toegankelijk is. De Wbp is niet van toepassing op een ongestructureerde dossierverzameling. Nu het in dit geval digitale mappen betreft, aangemaakt en gevuld door ambtenaren in het kader van hun dagelijkse werkzaamheden, kan naar het oordeel van de rechtbank niet gesproken worden van een gestructureerd geheel van persoonsgegevens. Het beroep slaagt derhalve ook voor wat betreft dit onderdeel niet.
    
    
    7. Het beroep is ongegrond.
    
    8. Voor een proceskostenveroordeling bestaat geen aanleiding.
    
     
    Beslissing
    
    De rechtbank
    
    verklaart het beroep ongegrond.
    
    
    
      Deze uitspraak is gedaan door mr. J.A. van Schagen, rechter, in tegenwoordigheid van
      mr. P. van der Stroom, griffier.
    
    
    De griffier,	De rechter,
    
    Uitgesproken in het openbaar op 5 oktober 2011.
    
    Tegen deze uitspraak staat voor belanghebbenden, behoudens het bepaalde in artikel 6:24 juncto 6:13 van de Awb, binnen 6 weken na de dag van verzending hiervan, hoger beroep open bij de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State, Postbus 20019, 2500 EA   's-Gravenhage.
    
    Verzonden op: 5 oktober 2011