ECLI:NL:RBDHA:2023:13432, Rechtbank Den Haag, 04-09-2023, NL23.8104
Rechtbank Den Haag — Uitspraak 
Datum: 2023-09-04 00:00:00.000000
Rechtsgebied: Bestuursrecht; Vreemdelingenrecht

Samenvatting: [loopbrief, arrest Mengesteab, indiening asielaanvraag] 
        De door de IND afgegeven loopbrief geldt als een bewijs van het verzoek om internationale bescherming als bedoeld in het arrest Mengesteab. De IND verstrekt de loopbrief immers kort nadat de vreemdeling in Ter Apel zijn wens om internationale bescherming kenbaar heeft gemaakt. Dit markeert dus het beginmoment van de registratie van die asielwens. Uit de toelichting van de staatssecretaris blijkt dat de loopbrief ‘de vreemdelingenketen ingaat’. Het is niet alleen intern bedoeld om de vreemdeling door de asielprocedure te loodsen, maar ook bedoeld om de contactmomenten met andere instanties efficiënt te laten verlopen. De loopbrief heeft ook tot doel om het voor andere instanties op eenvoudige wijze inzichtelijk te maken dat de bezitter verzocht heeft om internationale bescherming. Dat de bezitter van de loopbrief asiel heeft gevraagd blijkt ook uit het document zelf. 
        Dat het document geen wettelijke basis heeft, op het document niet staat vermeld dat het een ‘bewijs’ van het verzoek om internationale bescherming is en dat een v-nummer (aanvankelijk) ontbreekt, is onvoldoende voor een ander oordeel. Daarbij is van belang dat volgens het arrest Mengesteab niet vereist is dat het document een bepaalde vorm heeft of bepaalde aanvullende gegevens moet bevatten. Dat heeft ook een doel, namelijk het beschermen van belangrijke waarborgen voor asielzoekers, de doeltreffende toepassing van de Dublinverordening en de snelle behandeling van een asielverzoek.  Uit het arrest Mengesteab volgt ten slotte dat de termijn tussen de intentieverklaring en het opstellen van een proces-verbaal zo kort mogelijk dient te zijn en niet mag worden uitgesteld. Door het aanmerken van de loopbrief als proces-verbaal, als bedoeld in artikel 20, tweede lid, van de Dublinverordening, is hieraan voldaan, terwijl het betoog van de staatssecretaris dat na het uiten van de asielwens in Ter Apel enkele dagen of weken kunnen verstrijken zonder dat een proces-verbaal wordt opgesteld, minder in de geest is van deze overweging. De vreemdeling heeft dus op het moment van de afgifte van de loopbrief een verzoek om internationale bescherming ingediend, als bedoeld in artikel 20, tweede lid, van de Dublinverordening. Dat betekent dat de staatssecretaris het verzoek om overname buiten de termijn van drie maanden, als bedoeld in artikel 21, eerste lid, van de Dublinverordening, naar Duitsland heeft verzonden. Dat heeft tot gevolg dat Duitsland niet meer verantwoordelijk is en de staatssecretaris de asielaanvraag inhoudelijk in behandeling dient te nemen.

RECHTBANK DEN HAAG
  
  
    Zittingsplaats Arnhem
  
  
    Bestuursrecht
  
  
    zaaknummer: NL23.8104 
  
  
    uitspraak van de meervoudige kamer van 4 september 2023 in de zaak tussen
  
    
      
      [eiseres] , v-nummer: [nummer] , eiseres
    (gemachtigde: mr. B.G. Smouter),
    
    
      en
    
    
  
  
    de staatssecretaris van Justitie en Veiligheid,
    (gemachtigde: mr. M.M. Luik).
    
    
  
  
    Inleiding
    
    
      1. In deze uitspraak beoordeelt de rechtbank het beroep van eiseres tegen het niet in behandeling nemen van de aanvraag tot het verlenen van een verblijfsvergunning asiel voor bepaalde tijd, omdat Duitsland verantwoordelijk is. Dat besluit heeft de staatssecretaris op 16 maart 2023 genomen.
    
    
    
      1.1.
      De rechtbank heeft het beroep op 6 juni 2023 op zitting behandeld. Hieraan hebben deelgenomen eiseres en haar gemachtigde en de gemachtigde van de staatssecretaris.
      
      
    
  
  
    Beoordeling door de rechtbank
    
    
      
        Feiten
      
      1.	Eiseres komt uit Somalië. Op 5 september 2022 is zij met een Duits visum per vliegtuig naar Duitsland gereisd. Vervolgens is zij doorgereisd naar Nederland en heeft zij zich op 16 oktober 2022 in Ter Apel als asielzoeker gemeld bij de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND). Daar zijn haar gegevens geregistreerd in het Smartflow-systeem en is aan haar een zogeheten loopbrief gegeven. De volgende dag is zij vanuit Ter Apel naar een opvanglocatie in Zoutkamp gebracht. Vervolgens heeft de IND eiseres uitgenodigd om op 25 oktober 2022 in Budel haar asielaanvraag in te dienen. Zij heeft zich op die dag  gemeld in Budel en heeft daar het formulier M35-H ondertekend. 
    
    
    
      1.1.
      De staatssecretaris heeft Duitsland op 20 januari 2023 verzocht de behandeling van de asielaanvraag van eiseres over te nemen. Op 24 januari 2023 zijn de Duitse autoriteiten hiermee akkoord gegaan. Daarom heeft de staatssecretaris de aanvraag niet in behandeling genomen.
      
      
        
          Wat is het geschil?
        
        2. Niet in geschil is dat eiseres met gebruikmaking van een Duits visum naar Europa is gereisd zodat Duitsland in beginsel verantwoordelijk is voor de behandeling van haar asielaanvraag en de in Nederland ingediende aanvraag zou moeten overnemen. In geschil is wel of Nederland tijdig een overnameverzoek bij Duitsland heeft ingediend. Aangezien geen sprake is van een Eurodac-treffer, diende het overnameverzoek uiterlijk drie maanden na de indiening van het verzoek om internationale bescherming als bedoeld in artikel 20, tweede lid, van de Dublinverordening te zijn verzonden. Als niet tijdig een overnameverzoek is verzonden is Nederland verantwoordelijk geworden.
      
      
    
    
      2.1.
      Vast staat dat het overnameverzoek in dit geval op 20 januari 2023 is verzonden. Het geschil draait om de vraag wat heeft te gelden als de datum waarop eiseres haar verzoek om internationale bescherming heeft ingediend.
      
    
    
      2.2.
      Eiseres betoogt dat zij haar asielaanvraag op 16 oktober 2022 heeft ingediend. Dat blijkt volgens haar uit de door haar overgelegde loopbrief die zij op de dag van de aanmelding in Ter Apel van de IND heeft ontvangen. Dit document moet, gelet op het arrest Mengesteab van 26 juli 2017 van het Hof van Justitie, worden aangemerkt als een proces-verbaal in de zin van artikel 20, tweede lid, van de Dublinverordening, waarmee de termijn voor het indienen van een claimverzoek is aangevangen. Het aan de Duitse autoriteiten gezonden overnameverzoek is dus niet binnen drie maanden na haar asielverzoek verzonden, zodat Nederland verantwoordelijk is geworden voor de behandeling daarvan.  
      
    
    
      2.3.
      De staatssecretaris stelt zich op het standpunt dat de termijn, bedoeld in artikel 20, tweede lid, van de Dublinverordening, is aangevangen met de formele indiening van de asielaanvraag op 25 oktober 2022 en niet al bij de melding op 16 oktober 2022. Het overnameverzoek van 20 januari 2023 is daarom tijdig ingediend. De door eiseres overgelegde loopbrief doet daar niet aan af. Dat document heeft een ander doel en een andere strekking en is in die zin slechts een onderdeel van een logistiek en procesmatig proces bij de eerste aanmelding in Nederland. Een loopbrief is niet bedoeld om de bevoegde Nederlandse autoriteiten te informeren dan wel als bewijs te dienen dat de vreemdeling heeft verzocht om internationale bescherming. Ook heeft een loopbrief geen grondslag in de Nederlandse wet- en regelgeving. Het heeft niet het karakter van een ‘proces-verbaal’ of een ‘officieel rapport’, als bedoeld in het arrest Mengesteab. Een loopbrief verschilt volgens de staatssecretaris wezenlijk van het document dat de vreemdeling in Duitsland had gekregen en dat centraal stond in het arrest Mengesteab. De loopbrief mist namelijk essentiële gegevens, zoals een v-nummer. De overwegingen van dat arrest zijn daarom niet van toepassing op de loopbrief van eiseres. 
      
      
        
          Wanneer is een asielverzoek ingediend in de zin van de Dublinverordening?
        
        3. Artikel 20, tweede lid, van de Dublinverordening bepaalt dat een verzoek om internationale bescherming wordt geacht te zijn ingediend vanaf het tijdstip waarop de bevoegde autoriteiten van de betrokken lidstaat een door de verzoeker ingediend formulier of een door de autoriteiten opgesteld proces-verbaal hebben ontvangen. 
      
      
    
    
      3.1.
      
        Deze bepaling geeft dus twee omschrijvingen van het moment van indiening van een verzoek om internationale bescherming: 
        (1) het moment waarop de bevoegde autoriteiten ‘een door de verzoeker ingediend formulier’ hebben ontvangen, en 
        (2) het moment waarop de bevoegde autoriteiten ‘een door de autoriteiten opgesteld proces-verbaal’ hebben ontvangen. 
      
      
    
    
      3.2.
      Het geschil gaat niet over situatie 1. Partijen verschillen niet van mening dat een door de autoriteiten na aanmelding opgesteld document niet kan worden aangemerkt als een door de verzoeker ingediend formulier.Het geschil spitst zich toe op de vraag of de aan eiseres afgegeven loopbrief moet worden aangemerkt als een door de autoriteiten opgesteld proces-verbaal, bedoeld in artikel 20, tweede lid, van de Dublinverordening, die de termijn van drie maanden, bedoeld in artikel 21, eerste lid, van de Dublinverordening, doet aanvangen (situatie 2).
      
      
        
          Wat staat er in het arrest Mengesteab?
        
        4. Het door eiseres ingeroepen arrest Mengesteab gaat over situatie 2. In de zaak die ten grondslag lag aan dat arrest hadden de Duitse autoriteiten de vreemdeling na zijn aanmelding een zogeheten Bescheinigung über die Meldung als Asylsuchender (BüMA) verleend. De Duitse rechter stelde het Hof de vraag of de afgifte van dit document, dat geldt als bewijs van aanmelding als asielzoeker, een proces-verbaal is in de zin van 
        artikel 21, eerste lid, van de Dublinverordening, die de termijn voor het indienen van een claimverzoek doet aanvangen. 
      
      
    
    
      4.1.
      In punt 103 van het arrest Mengesteab heeft het Hof overwogen dat een verzoek om internationale bescherming wordt geacht te zijn ingediend wanneer een door een overheidsinstantie opgesteld document dat geldt als bewijs dat een derdelander om internationale bescherming heeft verzocht, is ontvangen door de instantie die is belast met de uitvoering van de verplichtingen die uit de Dublinverordening voortvloeien.
      
    
    
      4.2.
      De rechtbank leidt hieruit af dat in situatie 2 sprake is van een indiening van een verzoek om internationale bescherming als: 
      - een derdelander heeft verzocht om internationale bescherming;
      - een overheidsinstantie daarna een document opstelt; 
      - dat document geldt als bewijs van het verzoek om internationale bescherming;
      - dat document is ontvangen door de instantie die de Dublinverordening uitvoert.
      
    
    
      4.3
      De rechtbank dient de vraag te beantwoorden of de aan eiseres afgegeven loopbrief aan de onder 4.2 genoemde criteria voldoet. Om die vraag te beantwoorden zal de rechtbank eerst ingaan op de aard, functie en de verschijningsvorm van een loopbrief. 
      
      
        
          Wat is een loopbrief?
        
      
      5. De staatssecretaris heeft op de zitting een toelichting gegeven over de loopbrief. Nadat een vreemdeling in Ter Apel zijn asielwens kenbaar maakt ontvangt hij bij de aanmeldbalie van de IND een loopbrief. Dit document wordt opgemaakt in Smartflow, het registratiesysteem van de IND. De loopbrief heeft als doel om de vreemdeling door de asielprocedure te loodsen. Dit document is behulpzaam bij praktische zaken, zoals bij vervolgafspraken bij de IND of bij andere instanties of bestuursorganen, zoals het Centraal Orgaan opvang asielzoekers (COa) en de Afdeling Vreemdelingenpolitie, Identificatie en Mensenhandel (AVIM). De loopbrief vermeldt het soort aanvraag (eerste of opvolgende asielaanvraag of nareisaanvraag), de datum en tijd van aankomst, het geslacht, de geboortedatum en de nationaliteit van de vreemdeling en een logenummer. Ook staat op het document een foto van de vreemdeling. Het document biedt ook ruimte om een v-nummer te vermelden, hoewel dat pas wordt toegekend en toegevoegd na de formele indiening van de asielaanvraag.
      
      
        
          Is de loopbrief een bewijs van een verzoek om internationale bescherming? 
        
      
      6. De rechtbank dient de vraag te beantwoorden of de loopbrief geldt als bewijs van het verzoek om internationale bescherming. Op zitting is gebleken dat niet in geschil is dat aan de overige hiervoor onder 4.2 vermelde criteria is voldaan.
      
    
    
      6.1.
      
        De rechtbank beantwoordt die vraag bevestigend. De IND verstrekt de loopbrief kort nadat de vreemdeling in Ter Apel zijn wens om internationale bescherming kenbaar heeft gemaakt. Dit in Smartflow opgemaakte document markeert dus het beginmoment van de registratie van die asielwens. Uit de toelichting van de staatssecretaris blijkt dat de loopbrief ‘de vreemdelingenketen ingaat’. Het is niet alleen intern bedoeld om de vreemdeling door de asielprocedure te loodsen. Het document is ook bedoeld om de contactmomenten met andere instanties efficiënt te laten verlopen, zoals de melding voor opvang bij het COa en de identificatie en registratie bij AVIM. De loopbrief heeft ook tot doel, zo begrijpt de rechtbank, om het voor andere instanties op eenvoudige wijze inzichtelijk te maken dat de bezitter verzocht heeft om internationale bescherming. Dat de bezitter van de loopbrief asiel heeft gevraagd blijkt ook uit de kop van het document, ‘Loopbrief AC Ter Apel’, aangezien dit het aanmeldcentrum voor asielzoekers betreft. Daarnaast staat op de loopbrief van eiseres vermeld dat het in haar geval gaat om een ‘eerste aanvraag’. 
        Daarmee geldt de loopbrief als bewijs van het feit dat eiseres op 16 oktober 2022 ten overstaan van een medewerker van de IND een asielwens heeft geuit. Dat het document geen wettelijke basis heeft, op het document niet staat vermeld dat het een ‘bewijs’ van het verzoek om internationale bescherming is en dat een v-nummer (aanvankelijk) ontbreekt, is onvoldoende voor een ander oordeel. Daarbij komt dat in het arrest Mengesteab is overwogen dat het opstellen van een proces-verbaal een formaliteit is waarmee nota wordt genomen van de intentie van de derdelander om te verzoeken om internationale bescherming. Het is niet vereist, aldus het arrest, dat het document een bepaalde vorm heeft of bepaalde aanvullende gegevens moet bevatten. Dat heeft ook een doel, namelijk het beschermen van belangrijke waarborgen voor asielzoekers, de doeltreffende toepassing van de Dublinverordening en de snelle behandeling van een asielverzoek. Uit het arrest Mengesteab volgt ten slotte dat de termijn tussen de intentieverklaring en het opstellen van een proces-verbaal zo kort mogelijk dient te zijn en niet mag worden uitgesteld. Door het aanmerken van de loopbrief als proces-verbaal, als bedoeld in artikel 20, tweede lid, van de Dublinverordening, is hieraan voldaan, terwijl het betoog van de staatssecretaris dat na het uiten van de asielwens in Ter Apel enkele dagen of weken kunnen verstrijken zonder dat een proces-verbaal wordt opgesteld, minder in de geest is van deze overweging. 
      
      
    
    
      6.2.
      De verwijzing van de staatssecretaris in het bestreden besluit naar de uitspraak van deze rechtbank, zittingsplaats Roermond van 8 december 2022, die met een zogeheten omarmende 91-2 uitspraak in hoger beroep is bevestigd, leidt niet tot een ander oordeel. In de aan die uitspraken ten grondslag liggende zaak ging het niet om een loopbrief, maar om een bij de politie geuite asielwens die vervolgens in een proces-verbaal was vastgelegd, en was geen beroep gedaan op het arrest Mengesteab.
      
    
    
      6.3.
      Uit wat hiervoor is overwogen volgt dat eiseres op 16 oktober 2022 een verzoek om internationale bescherming heeft ingediend, als bedoeld in artikel 20, tweede lid, van de Dublinverordening. Dat betekent dat de staatssecretaris het verzoek om overname buiten de termijn van drie maanden, als bedoeld in artikel 21, eerste lid, van de Dublinverordening, naar Duitsland heeft verzonden. Dat heeft tot gevolg dat Duitsland niet meer verantwoordelijk is en de staatssecretaris de asielaanvraag inhoudelijk in behandeling dient te nemen.
      
      
    
  
  
    Conclusie
    
    
      7. Hieruit volgt dat het beroep gegrond is en het bestreden besluit dient te worden vernietigd. Om die reden is het niet nodig om de beroepsgrond over het verschil in toelatingsbeleid voor Somaliërs tussen Duitsland en Nederland te bespreken. De rechtbank ziet geen aanleiding de rechtsgevolgen van het bestreden besluit in stand te laten of zelf in de zaak te voorzien. Ook ziet de rechtbank geen aanleiding om een bestuurlijke lus toe te passen. De staatssecretaris moet een nieuw besluit nemen op de aanvraag met inachtneming van deze uitspraak.
    
    
    
      7.1.
      
        Omdat het beroep gegrond is krijgt eiseres een vergoeding van haar proceskosten. De staatssecretaris moet deze vergoeding betalen. Deze vergoeding bedraagt € 1.674,- 
        (1 punt voor het beroepschrift, 1 punt voor het verschijnen op zitting, met een waarde van 
        € 837,- per punt en wegingsfactor 1). Verder zijn er geen kosten gemaakt die vergoed kunnen worden.
      
      
      
    
  
  
    Beslissing
    
    
      De rechtbank:
    
    
    - verklaart het beroep gegrond;
    - vernietigt het bestreden besluit; - draagt de staatssecretaris op een nieuw besluit te nemen op de aanvraag;
    - veroordeelt de staatssecretaris in de proceskosten van eiseres tot een bedrag van € 1.674,-.
    
    
    
    
    
      Deze uitspraak is gedaan door mr. G.A. van der Straaten, voorzitter, en mr. S.A. van Hoof en mr. G.J.H. Boerhof, leden, in aanwezigheid van mr. R. Barzilay, griffier.
    
    
    
      De uitspraak is uitgesproken in het openbaar en bekendgemaakt op:
    
    
    
      
      
        Informatie over hoger beroep
      
      Tegen deze uitspraak kan hoger beroep worden ingesteld bij de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State binnen één week na de dag van bekendmaking. 
    
  
  
     Dit volgt uit artikel 12, vierde lid, van de Dublinverordening.
  
  
     Op grond van artikel 18, eerste lid onder a, van de Dublinverordening.
  
  
     Dit volgt uit artikel 21, eerste lid van de Dublinverordening.
  
  
     Deze loopbrief is in het digitaal dossier als bijlage bij de zienswijze opgenomen.
  
  
     ECLI:EU:C:2017:587.
  
  
     Zie ook het arrest Mengesteab, punt 78.
  
  
     Punt 103 van het arrest.
  
  
     Punt 91-92.
  
  
     Punt 93-95.
  
  
     Punt 96.
  
  
     Punt 84.
  
  
     ECLI:NL:RBDHA:2022:14985.
  
  
     ECLI:NL:RVS:2013:130.