ECLI:NL:RBAMS:2025:3724, Rechtbank Amsterdam, 27-05-2025, 768121
Rechtbank Amsterdam — Uitspraak 
Datum: 2025-05-27 00:00:00.000000
Rechtsgebied: Civiel recht

Samenvatting: Onjuiste oproeping AVA's. Dat oproeping in lijn met de statuten plaatsvond, neemt niet weg dat de uit artikel 2:8 BW voortvloeiende eisen van zorgvuldigheid in de gegeven omstandigheden meebrengen dat gedaagden voorafgaand aan de AVA’s hadden moeten nagaan of eiseres de oproepingsbrieven daadwerkelijk had ontvangen. Daarvoor is onder meer van belang dat de voorzieningenrechter het aannemelijk acht dat oproeping (mede of alleen) per e-mail sinds in ieder geval mei 2023 de gebruikelijke gang van zaken was.

RECHTBANK Amsterdam
    
    
      Afdeling privaatrecht, voorzieningenrechter civiel
    
    
    
      Zaaknummer: C/13/768121 / KG ZA 25-301 MdV/KH
    
    
    
      
        Vonnis in kort geding van 27 mei 2025
      
    
    
    
      in de zaak van
    
    
    
      
        
          [eiseres]
        , 
      wonende te [woonplaats 1] ,
      eiseres bij dagvaarding van 1 mei 2025,
      hierna te noemen: [eiseres] ,
      advocaat: mr. J. Bruinsma te Utrecht,
    
    
    
      tegen
    
    
  
  
    
      1 [gedaagde 1] , 
    
      wonende te [woonplaats 2] ,2. de besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid 
      
        
          [gedaagde 2] B.V., 
      gevestigd te [vestigingsplaats] ,
      gedaagden,
      hierna samen te noemen: [gedaagden] ,
      advocaten: mr. V.M. Besters en mr. A.M.A. Ratering te Amsterdam.
    
    
    
  
  
    
      1De procedure
    
    
      1.1.
      Ter zitting van 13 mei 2025 heeft eiseres de vorderingen zoals omschreven in de dagvaarding toegelicht. Gedaagde heeft verweer gevoerd. Beide partijen hebben producties en pleitaantekeningen in het geding gebracht. Ter zitting waren aanwezig, voor zover relevant, partijen met hun advocaten. Vonnis is bepaald op vandaag. 
      
    
  
  
    
      2De feiten
    
    
      2.1.
      
        [gedaagde 1] (gedaagde sub 1) en [eiseres] zijn ieder voor 50% aandeelhouder van [gedaagde 2] B.V. (gedaagde sub 2), van waaruit eetcafé ‘ [naam eetcafé] ’ wordt geëxploiteerd. [gedaagde 1] is op dit moment enig bestuurder van [gedaagde 2] B.V.
      
    
    
      2.2.
      De verhoudingen tussen [gedaagde 1] en [eiseres] zijn al langere tijd slecht. Partijen hebben daarom gesproken over het uitkopen van de aandelen van [eiseres] door [gedaagde 1] of het verkopen van alle aandelen aan een derde. Dat heeft tot op heden niet tot een oplossing geleid en van een potentiële koper is op dit moment geen sprake.
      
    
    
      2.3.
      
        [eiseres] was eerder ook bestuurder van [gedaagde 2] B.V., maar zij werd in de aandeelhoudersvergadering van 15 mei 2023 ontslagen. Sindsdien is zij alleen nog als aandeelhouder verbonden aan [gedaagde 2] B.V.
      
    
    
      2.4.
      In de afgelopen jaren heeft een aantal aandeelhoudersvergaderingen plaatsgevonden waarvoor de aandeelhouders werden opgeroepen. In artikel 20 van de statuten van [gedaagde 2] B.V. staat over de oproeping het volgende:
      
      
        “ALGEMENE VERGADERING
        
          Artikel 20
        
        (…)
        
          5. De oproeping tot een algemene vergadering geschiedt door middel van oproepingsbrieven gericht aan de adressen van de aandeelhouders (…), zoals deze zijn vermeld in het register van aandeelhouders.De oproeping kan eveneens geschieden door een langs elektronische weg toegezonden leesbaar en reproduceerbaar bericht aan het adres als vermeld in het aandeelhoudersregister. Door het opgeven van een emailadres wordt de vergadergerechtigde geacht te hebben ingestemd conform artikel 2:223 lid 2 van het BW, met de oproeping als in de vorige zin omschreven. (…)”
      
      
    
    
      2.5.
      Uit de notulen van de aandeelhoudersvergadering van 2 mei 2023 blijkt dat oproeping alleen per e-mail gebeurde:
      
      
        “(…) Notulen van de Algemene Vergadering van Aandeelhouders van (…) [gedaagde 2] BV, gehouden op 2 mei 2023 ten kantore van de vennootschap. Agenda en oproep uitnodiging verstuurd op: 24 april 2023 aan [e-mailadres 1] (…)”
      
      
    
    
      2.6.
      In de oproepingsbrief voor de aandeelhoudersvergadering van 15 mei 2023, waar het ontslag van [eiseres] op de agenda stond, staat over de oproeping:
      
      
        “(…) Deze oproeping zal aangetekend verstuurd worden aan de in de aandeelhoudersovereenkomst bekende adressen en de bij de salarisadministratie bekende adressen:
        
          
            [eiseres] - [adres 1] / [eiseres] [adres 2] . [e-mailadres 1] / [e-mailadres 2] 
        
        
          
            [gedaagde 1] - [adres 3] / [gedaagde 1] [adres 4] . [e-mailadres 3] (…)”
      
      
    
    
      2.7.
      Bij [eiseres] staan – naast twee e-mailadressen – twee fysieke adressen genoemd. Het adres [adres 1] was het op naam van [eiseres] geregistreerde adres in het aandeelhoudersregister. Het adres aan de [adres 2] ziet op de bedrijfswoning waar [eiseres] op dat moment daadwerkelijk woonde. Om er zeker van te zijn dat [eiseres] de oproep zou ontvangen, heeft [gedaagde 1] daarnaast opdracht gegeven aan een medewerker van het eetcafé om de brief ook nog in persoon aan [eiseres] te geven. 
    
    
      2.8.
      Intussen is [eiseres] , na verschillende verzoeken daartoe van (de advocaat van) [gedaagde 1] ( [gedaagden] ) en een veroordeling bij verstek door de voorzieningenrechter van deze rechtbank, in 2024 uit de bedrijfswoning verhuisd. 
      
    
    
      2.9.
      Voor de volgende, in november 2024 beoogde, aandeelhoudersvergadering vond oproeping in eerste instantie plaats per aangetekende brief aan het adres van [eiseres] zoals bekend in het aandeelhoudersregister en aan haar nieuwe adres in [woonplaats 1] . Omdat [eiseres] niet reageerde en op de betreffende datum ook niet verscheen, is de vergadering verplaatst en is [eiseres] opnieuw opgeroepen tegen een nieuwe datum, ditmaal per e-mail. In een e-mail van 22 november 2024 schreef de advocaat van [gedaagden] hierover het volgende:
      
      
        “Met betrekking tot de aandeelhoudersvergadering is het cliënte bekend dat de eerder verstuurde uitnodiging uw cliënte niet bereikt heeft. Hoewel deze uitnodiging per aangetekende post verstuurd is aan het adres uit het aandeelhoudersregister en het nieuwe adres dat bij cliënte bekend is, heeft uw cliënte verzuimd om de brief in ontvangst te nemen en op te halen bij het afhaalpunt. Om onnodige discussies te voorkomen heeft cliënte ervoor gekozen om de vergadering te verplaatsen en de uitnodiging opnieuw te versturen. Ditmaal naar het e-mailadres van uw cliënte aangezien er tot op heden nog steeds geen bevestiging van uw cliënte is gekomen over het nieuwe woonadres van uw cliënte en uw cliënte niet uit eigen beweging heeft doorgegeven welke gegevens in het aandeelhoudersregister opgenomen kunnen worden. Cliënte verzoekt u derhalve nogmaals om te bevestigen of deze gegevens: [e-mailadres 4] - [adres 5] de recente contactgegevens zijn welke in het aandeelhoudersregister opgenomen kunnen worden.”
      
      
    
    
      2.10.
      Op maandag 25 november 2024 reageerde de advocaat van [eiseres] aan de advocaat van [gedaagden] als volgt: 
      
      
        “(…) Voor de volledigheid bevestig ik hierbij dat het adres – [adres 5] en het e-mailadres [e-mailadres 4] inderdaad de juiste contactgegevens zijn. Deze gegevens mogen in het aandeelhoudersregister worden verwerkt (waarvoor dank). (…)”
      
      
    
    
      2.11.
      Uiteindelijk werd de aandeelhoudersvergadering, na een aantal keer verplaatst te zijn, gehouden op 13 december 2024, met advocaten, op het kantoor van de advocaat van [gedaagden] Op de agenda stond onder meer (i) vaststelling van de jaarrekening 2023, (ii) uitkering van dividend en (iii) loon DGA en arbeidsvoorwaarden bestuurder. In de oproepingsbrief staat voor zover relevant:
      
      
        “Uitnodiging voor de Algemene Vergadering van Aandeelhouders van [gedaagde 2] BV gevestigd te [vestigingsplaats] . Per e-mail gestuurd door de advocaat van mevrouw [gedaagde 1] , mr. Ratering, namens mevrouw [gedaagde 1] , aan aandeelhouders;
        
          
            [gedaagde 1] [adres 4]
        
        
          
            [eiseres] [adres 5] , [e-mailadres 4]”
      
    
    
      2.12.
      
        [eiseres] heeft ten aanzien van alle onderwerpen, met uitzondering van dividenduitkering, tegengestemd omdat zij eerst meer (financiële) informatie wilde inzien. Om die reden is tussen de advocaten van partijen nog gecorrespondeerd over de gewenste inzage in financiële stukken door [eiseres] . Op 31 januari 2025 mailde de advocaat van [gedaagden] daarover nog aan de advocaat van [eiseres] :
      
      
        “(…) Cliënte is momenteel bezig met de boekhouder om ervoor te zorgen dat de financiële administratie waar uw cliënte als aandeelhouder inzage in mag hebben, klaar komt te liggen ten kantore van de boekhouder van cliënte. Indien de boekhouder dit klaar heeft liggen, dan wordt uw cliënte hierover bericht. (…)” 
      
      
    
    
      2.13.
      Op 24 februari 2025 reageerde de advocaat van [eiseres] in dit verband: 
      
      
        “(…) Inzage in financiële administratie
        
          Om te beginnen heb ik van mijn cliënt vernomen dat zij nog geen bericht heeft ontvangen van de boekhouder van de vennootschap om de financiële administratie in te kijken. Zou u bij de boekhouder willen (laten) nagaan wanneer zij dit bericht mag verwachten te ontvangen? (…)”
      
      
    
    
      2.14.
      Voordat [eiseres] de door haar gewenste inzage heeft gekregen, mailde de advocaat van [gedaagden] aan de advocaat van [eiseres] op 31 maart 2025 dat er op 14 februari en 13 maart 2025 aandeelhoudersvergaderingen hadden plaatsgevonden waar [eiseres] , ondanks oproeping per aangetekende brieven, niet aanwezig was: 
      
      
        “(…) Cliënte heeft zoals aangegeven in mijn e-mail d.d. 31 januari 2025 aan uw cliënte meerdere berichten gestuurd dat de gevraagde stukken ter inzage lagen ten kantore van de boekhouder. Cliënte heeft de voorkeur gegeven aan het verstrekken van de informatie gekoppeld aan een AVA. Cliënte heeft uw cliënte derhalve opgeroepen per aangetekende post voor een AVA d.d. 14 februari 2025. 
        
          De uitnodiging is op 5 februari 2025 verzonden en op 6 februari 2025 aangeboden bij de woning van uw cliënte. Uw cliënte heeft niet open gedaan waardoor er een afhaalbericht is achtergelaten. 
        
      
      
      
        
          Op 5 maart 2025 is uw cliënte nogmaals opgeroepen voor een tweede AVA per aangetekende post. Er is wederom een afhaalbericht achtergelaten bij de woning van uw cliënte. Uw cliënte heeft echter wederom geen gehoor gegeven aan de oproep waardoor cliënte er vanuit gaat dat uw cliënte kennelijk geen gebruik heeft willen maken van de mogelijkheid om de gevraagde stukken in te zien.
        
      
      
      
        
          De oproep, bewijs van verzending en achterlaten van het afhaal bericht en de notulen van beide aandeelhoudersvergaderingen treft u in de bijlage. (…)”
      
      
    
    
      2.15.
      Op 5 februari 2025 en op 20 maart 2025 is door PostNL aan [gedaagde 1] een nagenoeg gelijk bericht verzonden. Als voorbeeld wordt het bericht van 5 februari 2025 hieronder ten dele gekopieerd: 
      
      
        “Zojuist hebben wij elkaar gesproken over onderstaande zending.
        (…) Deze zending is op 6 februari aangeboden bij de geadresseerde. Omdat de zending niet afgeleverd kon worden, heeft de bezorger een papieren
        
          kennisgeving uitgereikt om de geadresseerde te informeren dat de zending
        
        
          naar een PostNL-punt zou gaan. (…) De zending is 7 februari bij onderstaand PostNL-punt bezorgd. Daar was de zending tot 19 februari beschikbaar. De zending is 19 februari retour gestuurd richting de afzender omdat de zending niet tijdig is opgehaald door de geadresseerde. (…)”
      
      
    
    
      2.16.
      Uit de achteraf aan [eiseres] toegezonden notulen van de aandeelhoudersvergaderingen van 14 februari en 13 maart 2025 (hierna: de AVA’s) blijkt dat de oproeping inderdaad alleen is verzonden naar het in het aandeelhoudersregister geregistreerde fysieke adres van [eiseres] . Verder blijkt uit de notulen dat (i) de jaarrekening voor 2023 is goedgekeurd, (ii) de bezoldiging van [gedaagde 1] als bestuurder met terugwerkende kracht vanaf 15 mei 2023 is verhoogd en (iii) onder de voorwaarde dat de schuld in de rekening-courant van beide aandeelhouders wordt afgelost, € 107.413 aan dividend zal worden uitgekeerd.
      
    
  
  
    
      3Het geschil
    
    
      3.1.
      
        
          [eiseres] vordert – samengevat – om bij uitvoerbaar bij voorraad verklaard vonnis:
        I. [gedaagden] te verbieden om uitvoering te geven aan de besluiten die zijn genomen op de AVA’s, alsmede [gedaagden] te gebieden – voor zover aan enig besluit reeds uitvoering is gegeven – om deze uitvoering terstond ongedaan te maken, op straffe van een dwangsom,
        II. [gedaagden] te veroordelen tot het verlenen van alle noodzakelijke en in redelijkheid verzochte medewerking teneinde – ingeval een redelijk bod wordt uitgebracht – te komen tot een verkoop van alle aandelen in het geplaatste kapitaal van [gedaagde 2] B.V., op straffe van een dwangsom,
        III. [gedaagde 1] te veroordelen in de proceskosten. 
      
    
    
      3.2.
      
        [eiseres] meent dat zij niet rechtsgeldig is opgeroepen voor de AVA’s en dat zij ook niet op de hoogte was van het feit dat deze zouden plaatsvinden. De gebruikelijke gang van zaken was dat [eiseres] per e-mail werd opgeroepen. De verzonden aangetekende brieven hebben haar nooit bereikt en dat wisten [gedaagden] , althans, dat hadden zij moeten weten omdat zij dat eenvoudig konden verifiëren via de track & tracecode van PostNL. [gedaagden] hebben zich – in tegenstelling tot eerdere oproepingen voor aandeelhoudersvergaderingen – op geen enkele aanvullende wijze ingespannen om zich ervan te verzekeren dat de oproepingen [eiseres] zouden bereiken. Daarnaast zijn de genomen besluiten in de AVA’s in strijd met de redelijkheid en billijkheid als bedoeld in artikel 2:8 van het Burgerlijk Wetboek (BW). Dit leidt op de voet van artikel 2:15 lid 1 sub a en b BW tot vernietigbaarheid.  
      
    
    
      3.3.
      
        [gedaagden] voeren verweer. Volgens hen is [eiseres] rechtsgeldig opgeroepen voor de AVA’s. Oproeping gebeurde per aangetekende brief aan het in het aandeelhoudersregister geregistreerde adres, conform de statuten. [eiseres] is sinds 15 mei 2023 enkel per aangetekende brief opgeroepen, met uitzondering van de aandeelhoudersvergadering van (uiteindelijk) 13 december 2024. Toen vond oproeping per e-mail plaats omdat bekend was dat [eiseres] ten tijde van de oproeping niet meer woonachtig was in de bedrijfswoning, waarvan het adres geregistreerd stond in het aandeelhoudersregister. De advocaat van [eiseres] had op het moment dat de oproeping verstuurd werd, ondanks herhaald verzoek daartoe, geen bevestiging gegeven dat het nieuwe woonadres van [eiseres] kon worden opgenomen in het aandeelhoudersregister, waardoor [gedaagden] geen andere keuze hadden dan de uitnodiging te versturen per e-mail. Het kan volgens [gedaagden] niet zo zijn dat een aandeelhouder die geheel conform de statutaire en wettelijke bepalingen wordt opgeroepen, zich erachter kan verschuilen dat ze haar post niet leest, exploten niet aanneemt, aangetekende post niet afhaalt en niet reageert op e-mails. Dergelijk gedrag en bijbehorende consequenties, komen voor rekening en risico van de aandeelhouder zelf. 
      
    
    
      3.4.
      Op de stellingen van partijen wordt hierna, voor zover van belang, nader ingegaan.
      
    
  
  
    
      4De beoordeling
    
    
      
        Genomen besluiten op de AVA’s
      
    
    
    
      4.1.
      Het komt in dit kort geding in de kern neer op de vraag of [gedaagden] mochten volstaan met het uitsluitend per aangetekende brieven oproepen van [eiseres] voor de AVA’s. De voorzieningenrechter komt tot de conclusie dat dat niet het geval is en wijst daarom vordering I van [eiseres] toe. 
      
    
    
      4.2.
      Vaststaat dat oproeping op grond van de statuten kan plaatsvinden door middel van oproepingsbrieven aan het in het aandeelhoudersregister geregistreerde adres en/of langs elektronische weg (per e-mail). Ook staat vast dat oproeping van [eiseres] voor de AVA’s heeft plaatsgevonden per aangetekende brieven aan het in het aandeelhoudersregister geregistreerde adres (waar zij woont) en dat deze aangetekende brieven [eiseres] niet hebben bereikt (althans dat zij deze niet heeft afgehaald).
      
    
    
      4.3.
      Dat oproeping in lijn met de statuten plaatsvond, neemt niet weg dat de uit artikel 2:8 BW voortvloeiende eisen van zorgvuldigheid in de gegeven omstandigheden meebrengen dat [gedaagden] voorafgaand aan de AVA’s hadden moeten nagaan of [eiseres] de oproepingsbrieven daadwerkelijk had ontvangen. Daarvoor is onder meer van belang dat de voorzieningenrechter het aannemelijk acht dat oproeping (mede of alleen) per e-mail sinds in ieder geval mei 2023 de gebruikelijke gang van zaken was. De e-mailadressen zijn immers steeds expliciet benoemd in de oproepingsbrieven of in de notulen (onder beschrijving van de wijze van oproeping) van de aandeelhoudersvergaderingen van 2 mei 2023, 15 mei 2023 en (uiteindelijk) 13 december 2024. De voorzieningenrechter volgt [gedaagden] dan ook niet in hun standpunt dat enkel en bij wijze van uitzondering voor de aandeelhoudersvergadering van 13 december 2024 oproeping per e-mail plaatsvond. 
      
    
    
      4.4.
      In dit kader weegt de voorzieningenrechter ook mee dat, toen [eiseres] – in afwijking van voorgaande aandeelhoudersvergaderingen – alleen per aangetekende brief werd opgeroepen voor een geplande vergadering in november 2024 en die brief niet aangenomen of afgehaald werd, [gedaagden] reden zagen om [eiseres] vervolgens voor de verplaatste vergadering op 13 december 2024 uitsluitend per e-mail op te roepen. Gelet op die recente gebeurtenis, en de door [gedaagden] ter zitting beschreven historie waaruit blijkt dat het lastig is om met [eiseres] in contact te komen, valt niet in te zien waarom (i) [gedaagden] ervoor gekozen hebben voor de AVA’s [eiseres] uitsluitend per aangetekende brief op te roepen en niet ook – zekerheidshalve en zoals gebruikelijk – per e-mail en (ii) [gedaagden] pas ná de AVA’s lijken te hebben geverifieerd of de aangetekende brieven waren aangekomen. 
      
    
    
      4.5.
      Volgens [gedaagden] is nog relevant dat bij oproeping voor de vergadering van 13 december 2024 het adres waar [eiseres] feitelijk woonde niet overeenkwam met het adres dat in het aandeelhoudersregister stond, waardoor oproeping uiteindelijk uitsluitend per e-mail plaatsvond. Ten tijde van de oproepingen voor de AVA’s kwamen die adressen wel overeen, reden waarom [gedaagden] meende te kunnen volstaan met oproeping uitsluitend per aangetekende brieven. Ook daarin volgt de voorzieningenrechter [gedaagden] niet. Het enkele feit dat na de algemene vergadering van 13 december 2024 het geregistreerde adres overeenkwam met het werkelijke adres van [eiseres] is onvoldoende om te oordelen dat oproeping per e-mail achterwege kon blijven. 
      
    
    
      4.6.
      Tenslotte is nog van belang dat [gedaagden] ervan op de hoogte waren dat [eiseres] , gelet op de door haar uitgebrachte stemmen op 13 december 2024 bij grotendeels dezelfde besluiten, vermoedelijk (deels) niet zou instemmen. Al met al had het op de weg van [gedaagden] gelegen om voorafgaand aan de AVA’s te verifiëren of de oproepingen [eiseres] hadden bereikt. 
      
    
    
      4.7.
      De conclusie is dan ook dat een eventuele vordering van [eiseres] tot vernietiging van de besluiten vanwege de onvolkomen wijze van totstandkoming ervan in een bodemprocedure een goede kans van slagen heeft. Ook inhoudelijk heeft [eiseres] ter zitting voldoende duidelijk gemaakt waarom zij bezwaar maakt tegen de genomen besluiten. 
      
    
    
      4.8.
      De voorzieningenrechter ziet geen aanleiding om aan de veroordeling een dwangsom te verbinden, omdat er geen aanleiding is om aan te nemen dat [gedaagden] daaraan niet zullen voldoen.
      
      
      
      
        
          Verkoop aandelen [gedaagde 2] B.V.
        
      
      
    
    
      4.9.
      
        [eiseres] vordert ook om [gedaagden] te veroordelen tot het verlenen van alle noodzakelijke en in redelijkheid verzochte medewerking teneinde – ingeval een redelijk bod wordt uitgebracht – te komen tot een verkoop van alle aandelen [gedaagde 2] B.V. Deze vordering II acht de voorzieningenrechter op dit moment niet toewijsbaar. [gedaagde 1] heeft ter zitting immers toegelicht dat van een concreet voornemen tot verkoop op dit moment geen sprake is en dat er nu geen potentiële koper is. De vordering is in dit stadium daarom (te) vroeg. Evenmin is de vordering toewijsbaar omdat een ‘redelijk bod’ voor meerderlei uitleg vatbaar is. 
      
    
    
      4.10.
      Gelet op de relatie tussen partijen zullen de proceskosten tussen hen worden gecompenseerd, in die zin dat iedere partij de eigen kosten draagt.
      
    
  
  
    
      5De beslissing
    
    
      De voorzieningenrechter
    
    
    
      5.1.
      verbiedt [gedaagden] om uitvoering te geven aan de besluiten die zijn genomen in de AVA’s van 14 februari 2025 en 13 maart 2025,
      
    
    
      5.2.
      gebiedt [gedaagden] om, voor zover de uitvoering als bedoeld onder 5.1 al (deels) plaatsvond, deze ongedaan te maken, 
      
      
    
    
      5.3.
      verklaart dit vonnis tot zover uitvoerbaar bij voorraad,
      
    
    
      5.4.
      compenseert de kosten van de procedure tussen partijen, in die zin dat iedere partij de eigen kosten draagt,
      
    
    
      5.5.
      wijst het meer of anders gevorderde af.
      
      
        Dit vonnis is gewezen door mr. W.M. de Vries, voorzieningenrechter, bijgestaan door mr. K. Hogeman, griffier, en in het openbaar uitgesproken op 27 mei 2025.
      
      
      
      
      
      
      
      
        Type: KH
        Coll: LO