ECLI:NL:RVS:2025:2313, Raad van State, 21-05-2025, 202303557/1/A3
Raad van State — Uitspraak 
Datum: 2025-05-21 00:00:00.000000
Rechtsgebied: Bestuursrecht

Samenvatting: Bij besluit van 22 september 2020 heeft de raad van bestuur van het Erasmus Universitair Medisch Centrum 
        Rotterdam beslist op een verzoek van [appellante] om, voor zover hier van belang, haar de stukken in haar personeelsdossier, arbo-dossier en re-integratiedossier te overhandigen. [appellante] heeft ruim 32 jaar gewerkt als operatieassistente bij het Erasmus Universitair Medisch Centrum in Rotterdam. De raad heeft bij besluit van 1 juni 2012 het dienstverband wegens ziekte beëindigd. Bij brief van 7 juli 2020 heeft [appellante] de raad onder verwijzing naar eerdere correspondentie verzocht om haar, voor zover hier van belang, op grond van de Algemene verordening gegevensbescherming de stukken in haar personeelsdossier, arbodossier en re-integratiedossier te overhandigen. Zij vindt dat de raad haar onrecht heeft aangedaan bij de aanloop naar en de uitvoering van de beëindiging van haar dienstverband. Met de stukken wil zij controleren in hoeverre haar vorige gemachtigde ten onrechte het ontslagbesluit niet heeft aangevochten en of deze gemachtigde schadeplichtig is.

202303557/1/A3.
    Datum uitspraak: 21 mei 2025
    AFDELING
    BESTUURSRECHTSPRAAK
    Uitspraak op het hoger beroep van:
    [appellante], wonend in [woonplaats],
    appellante,
    tegen de uitspraak van de rechtbank Rotterdam van 26 april 2023 in zaak nr. 22/2813 in het geding tussen:
    [appellante]
    en
    de raad van bestuur van het Erasmus Universitair Medisch Centrum
    Rotterdam (hierna: de raad).
    Procesverloop
    Bij besluit van 22 september 2020 heeft de raad beslist op een verzoek van [appellante] om, voor zover hier van belang, haar de stukken in haar personeelsdossier, arbo-dossier en re-integratiedossier te overhandigen.
    Bij besluit van 18 mei 2022 heeft de raad het door [appellante] daartegen gemaakte bezwaar ongegrond verklaard.
    Bij uitspraak van 26 april 2023 heeft de rechtbank het door [appellante] daartegen ingestelde beroep gegrond verklaard, het besluit van 18 mei 2022 vernietigd en bepaald dat de rechtsgevolgen van dit besluit in stand blijven.
    Tegen deze uitspraak heeft [appellante] hoger beroep ingesteld.
    De raad heeft een schriftelijke uiteenzetting gegeven.
    [appellante] heeft nadere stukken ingediend.
    De Afdeling heeft de zaak op een zitting behandeld op 2 april 2025, waar [appellante], bijgestaan door mr. B.F. Desloover, advocaat in Rotterdam, en de raad, vertegenwoordigd door mr. G.G.A.M. van Terwisga-van den Broek, zijn verschenen.
    Overwegingen
    Inleiding
    1.       [appellante] heeft ruim 32 jaar gewerkt als operatieassistente bij het Erasmus Universitair Medisch Centrum (hierna: EMC) in Rotterdam. De raad heeft bij besluit van 1 juni 2012 het dienstverband wegens ziekte beëindigd. Bij brief van 7 juli 2020 heeft [appellante] de raad onder verwijzing naar eerdere correspondentie verzocht om haar, voor zover hier van belang, op grond van de Algemene verordening gegevensbescherming (hierna: AVG) de stukken in haar personeelsdossier, arbodossier en re-integratiedossier te overhandigen. Zij vindt dat de raad haar onrecht heeft aangedaan bij de aanloop naar en de uitvoering van de beëindiging van haar dienstverband. Met de stukken wil zij controleren in hoeverre haar vorige gemachtigde ten onrechte het ontslagbesluit niet heeft aangevochten en of deze gemachtigde schadeplichtig is.
    2.       Bij het besluit van 22 september 2020 heeft de raad aan [appellante] onder meer een kopie van haar personeelsdossier verstrekt. Volgens de raad is volledig aan haar verzoek, voor zover dit gebaseerd is op de AVG, voldaan. Overige stukken zijn volgens de raad al eerder verstrekt of zijn niet meer voorhanden.
    Hoger beroep
    3.       [appellante] betoogt dat de rechtbank ten onrechte heeft geoordeeld dat er in het door [appellante] in beroep overgelegde overzicht van 5 juli 2022 stukken zijn vermeld die niet voorkomen in haar verzoek en daarom buiten de reikwijdte ervan vallen. Hierbij voert zij aan dat zij steeds om verstrekking van die stukken heeft verzocht.
    3.1.    [appellante] heeft in haar verzoek onder verwijzing naar eerdere correspondentie verzocht om, haar de stukken in haar personeelsdossier, arbo-dossier en re-integratiedossier te overhandigen. Zij heeft toegelicht dat zij een kopie van deze volledige dossiers wenst en daarnaast gespecificeerd om welke dossierstukken het volgens haar gaat. In het in beroep overgelegde overzicht heeft [appellante] nader gespecificeerd om welke stukken het volgens haar gaat. De Afdeling stelt met de rechtbank vast dat in het overzicht meer stukken zijn vermeld dan in het verzoek. Omdat [appellante] in haar verzoek heeft gevraagd om haar de volledige dossiers te overhandigen, kan echter niet op voorhand worden gezegd dat er stukken in het overzicht zijn vermeld die buiten de reikwijdte van het verzoek vallen. Hoewel de rechtbank dit niet heeft onderkend, leidt dit niet tot vernietiging van de uitspraak van de rechtbank. De raad heeft zich immers op het standpunt gesteld dat hij alle aanwezige dossierstukken die onder het verzoek vallen heeft verstrekt en er niet meer stukken onder hem berusten. De rechtbank heeft dit standpunt van de raad getoetst en is tot de conclusie gekomen dat de mededeling van de raad dat er niet meer documenten onder hem berusten niet ongeloofwaardig is. Ook als de rechtbank ervan was uitgegaan dat alle in het overzicht vermelde stukken onder de reikwijdte van het verzoek vallen, zou zij tot deze conclusie hebben moeten komen.
    4.       [appellante] betoogt dat de rechtbank, in het kader van haar beoordeling of de rechtsgevolgen van het besluit van 18 mei 2022 in stand kunnen blijven, ten onrechte de mededeling van de raad dat er niet meer stukken onder hem berusten niet ongeloofwaardig heeft geacht. Hierbij voert zij aan dat niet duidelijk is welke inspanningen de raad heeft verricht om de niet meer voorhanden stukken uit het personeelssysteem, zoals arbeidsdeskundigeverslagen en het re-integratiedossier, terug te halen. Hierbij wijst zij erop dat geregistreerd zou moeten zijn wanneer een dossier is vernietigd en dat wat haar betreft het verwijderde digitale personeelsdossier nog bestaat. Daarbij heeft de raad in 2023 nog stukken aan haar verstrekt. Verder is het volgens haar ongeloofwaardig dat medewerkers van het EMC geen toegang meer hebben tot het oude digitale personeelssysteem, omdat er back-ups van het oude systeem beschikbaar moeten zijn. Verder voert zij aan dat de rechtbank er ten onrechte vanuit is gegaan dat haar in 2019 de mogelijkheid is geboden om het personeelssysteem in te zien.
    4.1.    Artikel 15, eerste lid, van de AVG geeft iemand het recht om uitsluitsel te verkrijgen over het verwerken van hem betreffende persoonsgegevens en om inzage te verkrijgen in die persoonsgegevens.
    4.2.    De Afdeling heeft eerder overwogen dat, als een bestuursorgaan stelt dat na onderzoek is gebleken dat een bepaald document niet of niet meer onder hem berust en een dergelijke mededeling niet ongeloofwaardig voorkomt, het in beginsel aan degene is die om informatie verzoekt om aannemelijk te maken dat, in tegenstelling tot de uitkomsten van het onderzoek door het bestuursorgaan, dat document toch onder het bestuursorgaan berust. Zie de uitspraak van de Afdeling van 2 maart 2022, ECLI:NL:RVS:2022:649.
    4.3.    De Afdeling overweegt dat de raad gemotiveerd heeft medegedeeld dat sommige documenten, waaronder arbeidsdeskundigeverslagen en het re-integratiedossier, niet meer onder hem berusten. De raad heeft bij de rechtbank toegelicht, in de schriftelijke uiteenzetting en op de zitting van de Afdeling nader toegelicht, dat hij hangende het beroep nog naar relevante stukken heeft gezocht, maar er geen heeft gevonden. Als mogelijke verklaring hiervoor heeft de raad erop gewezen dat in 2017 het nieuwe digitale personeelssysteem Afas is ingevoerd, waarnaar de dossiers van het in dienst zijnde personeel zijn overgebracht. De dossiers van voormalig medewerkers, zoals dat van [appellante], zijn nooit overgebracht naar het nieuwe systeem. Deze dossiers bleven in het oude systeem Oracle bewaard tot uiterlijk tien jaar na de datum van uit dienst treden, waarna het desbetreffende dossier werd gewist. In juni 2022, tien jaar na uitdiensttreding van [appellante], is haar dossier gewist. De raad heeft erkend dat dit niet had mogen gebeuren, omdat deze procedure nog liep. Het is volgens de raad echter niet mogelijk de stukken terug te halen, omdat er geen back-up van het gewist dossier bestaat. De raad heeft toegelicht dat het aanhouden van een back-up zich niet verhoudt met het definitief verwijderen van archiefstukken. Deze door de raad gegeven motivering komt de Afdeling niet ongeloofwaardig voor. [appellante] heeft niet aannemelijk gemaakt dat haar digitale personeelsdossier nog bestaat of dat er anderszins nog relevante stukken onder de raad berusten. Dat de raad in 2023 stukken aan [appellante] heeft verstrekt, leidt niet tot een ander oordeel. Ter zitting van de Afdeling heeft de raad onbetwist toegelicht dat het ging om een kopie van een al vóór juni 2022 gemaakte en aan [appellante] verstrekte uitdraai van haar digitale personeelsdossier. Of en, zo ja, wanneer [appellante] de mogelijkheid is geboden om het digitale personeelssysteem in te zien, is voor het antwoord op de vraag of er nog relevante stukken onder de raad berusten niet relevant en behoeft dan ook verder geen bespreking.
    4.4.    Het betoog slaagt niet.
    5.       Het hoger beroep is ongegrond. De uitspraak van de rechtbank, voor zover aangevallen, wordt bevestigd.
    6.       [appellante] heeft op de zitting van de Afdeling verzocht om schadevergoeding wegens overschrijding van de redelijke termijn als bedoeld in artikel 6 van het Verdrag inzake de rechten van de mens en de fundamentele vrijheden (hierna: het EVRM).
    6.1.    Volgens vaste rechtspraak van de Afdeling (bijvoorbeeld de uitspraak van 29 januari 2014, ECLI:NL:RVS:2014:188) is de redelijke termijn, als bedoeld in artikel 6 van het EVRM, overschreden, als de duur van de totale procedure te lang is. Voor zaken die uit een bezwaarprocedure en twee rechterlijke instanties bestaan, is in beginsel een totale lengte van de procedure van ten hoogste vier jaar redelijk. Hiervan mag de lengte van de behandeling van het bezwaar ten hoogste een half jaar, de behandeling van het beroep ten hoogste anderhalf jaar en de behandeling van het hoger beroep ten hoogste twee jaar duren. Die termijn vangt aan op het moment van ontvangst van het bezwaarschrift door het bestuursorgaan.
    6.2.    De Afdeling beantwoordt de vraag of de redelijke termijn is overschreden naar de stand van de zaak ten tijde van haar uitspraak. Daarbij kijkt de Afdeling naar de duur van de gehele procedure. Voor het toekennen van een aanvullende schadevergoeding bestaat aanleiding als het bedrag dat de rechtbank wegens overschrijding van de redelijke termijn heeft toegekend, lager is dan het bedrag waarop verzoeker volgens de Afdeling recht heeft.
    6.3.    De redelijke termijn begon toen dat de raad het bezwaarschrift op 27 oktober 2020 heeft ontvangen. De procedure is geëindigd met de uitspraak van de Afdeling van vandaag. De procedure heeft dus ruim vier jaar en zes maanden, maar minder dan vijf jaar, geduurd. Die redelijke termijn is met ruim zes maanden, maar met minder dan een jaar, overschreden. Deze overschrijding moet geheel aan de raad worden toegerekend, omdat de bezwaarprocedure ruim anderhalf jaar heeft geduurd en de rechtbank en de Afdeling de voor hen geldende termijnen niet hebben overschreden. Met een forfaitair bedrag van € 500,00 per half jaar dat de redelijke termijn is overschreden, waarbij het totaal naar boven wordt afgerond, bedraagt de aan [appellante] toe te kennen schadevergoeding in totaal € 1.000,00. Omdat de rechtbank [appellante] al € 500,00 heeft toegekend voor overschrijding van de redelijke termijn in bezwaar en beroep, kent de Afdeling [appellante] een aanvullende schadevergoeding van € 500,00 toe. De raad moet de proceskosten voor het verzoek om schadevergoeding vergoeden.
    Beslissing
    De Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State:
    I.        bevestigt de uitspraak van de rechtbank, voor zover aangevallen;
    II.       veroordeelt de raad van bestuur van het Erasmus Universitair Medisch Centrum Rotterdam tot betaling van een schadevergoeding van € 500,00 aan [appellante];
    III.      veroordeelt de raad van bestuur van het Erasmus Universitair Medisch Centrum Rotterdam tot vergoeding van bij [appellante] in verband met de behandeling van het verzoek om schadevergoeding opgekomen proceskosten tot een bedrag van € 453,50, geheel toe te rekenen aan door een derde beroepsmatig verleende rechtsbijstand.
    Aldus vastgesteld door mr. N. Verheij, voorzitter, en mr. A. Kuijer en mr. C.M. Wissels, leden, in tegenwoordigheid van mr. T. Hartsuiker, griffier.
    w.g. Verheij
    voorzitter
    w.g. Hartsuiker
    griffier
    Uitgesproken in het openbaar op 21 mei 2025
    620-1050