ECLI:NL:RBROT:2013:5099
Rechtbank ROT — Uitspraak 


Rechtbank Rotterdam
Team Bestuursrecht 3
zaaknummer: ROT 12/3539
uitspraak van de meervoudige kamer van 11 juli 2013 in de zaak tussen
[eiseres]
, te [woonplaats], eiseres,
gemachtigde: mr. M. Botter,
en
het bestuur van het Vervangingsfonds, verweerder,
gemachtigde: mr. A.L.P.M. Konings.
Procesverloop
Bij besluit van 12 januari 2013 (het primaire besluit) heeft verweerder het verzoek van eiseres om vergoeding van de pooldeclaraties vanaf 1 augustus 2010 afgewezen.
Bij besluit van 28 juni 2012 (het bestreden besluit) heeft verweerder het bezwaar van eiseres ongegrond verklaard.
Eiseres heeft tegen het bestreden besluit beroep ingesteld.
Verweerder heeft een verweerschrift ingediend.
Het onderzoek ter zitting heeft plaatsgevonden op 31 mei 2013. Eiseres is vertegenwoordigd door haar gemachtigde. Voorts zijn voor eiseres verschenen B.L. Groenendijk en mevrouw Potters, beiden werkzaam bij Groenendijk Onderwijs Administratie B.V. Verweerder heeft zich laten vertegenwoordigen door zijn gemachtigde.
Overwegingen
1.
De rechtbank gaat uit van de volgende feiten en omstandigheden. Eiseres maakt sinds augustus 2010 gebruik van door het Vervangingsfonds bekostigde poolvervanging. De administratieve verwerking van de inzet van de vervangende leerkrachten verloopt via het salarisbetalingssysteem RAET. Op 7 december 2011 heeft het administratiekantoor van eiseres verweerder verzocht om eiseres in de gelegenheid te stellen om de declaraties voor poolleerkrachten vanaf augustus 2010 alsnog in te dienen. Deze leerkrachten waren aangenomen als ‘reguliere leerkracht’ en stonden als zodanig en niet als ‘poolleerkracht’ in het systeem RAET geregistreerd, waardoor geen declaraties werden verzonden naar verweerder. Het was eiseres niet bekend dat de poolleerkrachten anders geregistreerd moesten worden voor het indienen van een declaratie. Eiseres meende dat bij gebruik van de ‘pooltool’, waarin de verantwoording van de inzet van poolvervangers wordt gedaan, ook direct declaratie zou plaatsvinden.
2.
Ingevolge artikel 183, eerste lid, aanhef en onder a, van de Wet op het primair onderwijs (hierna: Wpo)  is het bevoegd gezag van een school aangesloten bij een door Onze minister aan te wijzen rechtspersoon met volledige rechtsbevoegdheid die zich ten doel stelt waarborgen te bieden voor de kosten voor vervanging bij afwezigheid van personeel.
Ingevolge artikel 183, vierde lid, van de Wpo kan het bestuur van de rechtspersoon regels vaststellen ter uitvoering van het eerste lid.
De in artikel 183, vierde lid, van de Wpo, bedoelde regels is het Reglement Vervangingsfonds Primair Onderwijs voor het schooljaar 2010-2011 (hierna: het Reglement).
Artikel 9 van het Reglement luidt als volgt:
‘Het bevoegd gezag declareert de kosten verbonden aan de vervanging, voor zover door dit reglement toegestaan, conform de bestuursvoorschriften die daartoe door het bestuur worden vastgesteld. Declaratie van kosten dient plaats te vinden binnen drie maanden na afloop van de maand waarop de declaratie betrekking heeft. Na het verstrijken van deze termijn vervalt de aanspraak op bekostiging, tenzij er naar het oordeel van het bestuur sprake is van buitengewone feiten of omstandigheden.’
In artikel 18, vierde lid, van het Reglement is onder meer bepaald dat verantwoording van de inzet van de poolers dient te geschieden door middel van de door het Vervangingsfonds ter beschikking gestelde pooltool, danwel een daaraan vergelijkbaar systeem van digitale aanlevering van de gewenste verantwoordingsgegevens.
3.
Verweerder heeft het bezwaar ongegrond verklaard en heeft daarbij het volgende overwogen. Uit artikel 9 van het Reglement volgt dat declaratie van kosten plaats dient te vinden binnen drie maanden na afloop van de maand waarop de declaratie betrekking heeft. Na deze termijn vervalt de aanspraak op bekostiging, tenzij er naar het oordeel van het bestuur sprake is van buitengewone feiten of omstandigheden. Het doel van de pooltool is het verantwoorden van de inzet van de poolvervangers. Dit staat geheel los van de in artikel 9 van het Reglement opgenomen voorwaarde van tijdig declareren van de kosten verbonden aan de vervanging. Naast de verantwoording door middel van de pooltool dient er altijd aanvullend via het salarispakket een declaratie bij het Vervangingsfonds te worden ingediend. Het schoolbestuur is in relatie tot het Vervangingsfonds verantwoordelijk voor de handelingen van een door hem ingeschakeld administratiekantoor, waaronder de keuze voor het gebruikte salarissysteem. Er is dus geen sprake van buitengewone feiten of omstandigheden die termijnoverschrijding rechtvaardigen. Dat de financiële situatie van de Stichting zodanig is dat in het komende jaar scherp moet worden bezuinigd en het mislopen van een bedrag van € 81.983,06 gelet daarop niet redelijk is, maakt dit niet anders.
Verweerder ontkent dat hij door het gebruik van de pooltool door eiseres kon weten dat eiseres nog pooldeclaraties had moeten indienen. De inrichting van het proces is zo dat pas na afloop van het schooljaar wordt gekeken naar het inzetpercentage van de pool. Slechts in het geval het vereiste inzetpercentage niet wordt gehaald, volgt een actie richting het bevoegd gezag. De verantwoordelijkheid van het schoolbestuur om tijdig declaraties in dienen, kan niet worden overgenomen door of worden afgewenteld op het Vervangingsfonds, aldus verweerder.
4.
Eiseres heeft tegen het bestreden besluit het volgende aangevoerd. Hoewel de declaraties waarom het gaat te laat zijn ingediend, is er sprake van buitengewone feiten of omstandigheden op grond waarvan zij alsnog aanspraak zou moeten kunnen maken op bekostiging van de kosten die zijn gemaakt voor vervanging van leerkrachten door het Vervangingsfonds. Omdat het salarissysteem RAET geen signalering gaf op het moment dat de verkeerde benaming van poolleerkrachten (‘reguliere leerkracht’ in plaats van ‘poolleerkracht’) in het systeem was ingevoerd terwijl wel de juiste kostendrager was opgegeven, is niet eerder opgemerkt dat de betreffende poolleerkrachten onjuist in het salarisbetalingssysteem RAET waren geregistreerd en dat hierdoor declaratie richting het Vervangingsfonds niet plaatsvond. Verweerder ziet elk kwartaal de verantwoording van de ingezette vervanging van de poolleerkrachten in de door eiseres aangeleverde excelbestanden (de pooltool). Hierdoor was het voor verweerder duidelijk dat vanaf augustus 2010 wel elke maand verantwoording plaatsvond van de vervanging, maar dat hiervoor geen declaraties volgden. Van verweerder had verwacht mogen worden dat hij eiseres hiervan op de hoogte had gesteld. Als verweerder dit had gemeld, had het aantal te laat ingediende declaraties kunnen worden beperkt. Verweerder had de slechte financiële situatie van eiseres mee moeten laten wegen bij haar oordeel over het bestaan van buitengewone omstandigheden, zeker nu het totaal aan declaraties € 81.983,06 bedraagt. Het bestreden besluit is op dit punt niet zorgvuldig voorbereid en is evenmin zorgvuldig gemotiveerd, nu niet duidelijk is gemaakt wat onder ‘buitengewone feiten of omstandigheden’ moet worden verstaan. Het bestreden besluit is voorts in strijd met de beginselen van proportionaliteit en evenredigheid, aldus eiseres.
5.
De rechtbank overweegt als volgt.
5.1
Het Reglement moet worden aangemerkt als algemeen verbindend voorschrift. Dit betekent dat verweerder gehouden is om artikel 9 van het Reglement toe te passen. Het verzoek om declaraties te mogen indienen buiten de termijn van 3 maanden moest derhalve worden afgewezen, tenzij er naar het oordeel van verweerder sprake was van buitengewone feiten of omstandigheden.
5.2
Het bestaan van buitengewone feiten of omstandigheden zal verweerder van geval tot geval moeten beoordelen. De beroepsgrond dat verweerder had moeten toelichten in welke gevallen deze bijzondere feiten omstandigheden zich voordoen, miskent dat verweerder beoordelingsvrijheid heeft en niet gehouden is zich bij voorbaat vast te leggen op voorwaarden waaronder deze omstandigheden kunnen worden aangenomen.
5.3.1
De rechtbank is van oordeel dat verweerder zich in redelijkheid op het standpunt heeft kunnen stellen dat in het geval van eiseres geen sprake is van buitengewone feiten en omstandigheden, die afwijking van de 3 maanden termijn om declaraties in te dienen, rechtvaardigen.
5.3.2
Eiseres is zelf verantwoordelijk voor het juist aanleveren van de gegevens, waaronder declaraties. Dit heeft eiseres in beginsel ook erkend. De handelingen van het door haar in de arm genomen administratiekantoor kunnen aan haar worden toegerekend. Dat het administratiekantoor door onbekendheid met de juiste wijze van administratieve registratie van de poolleerkrachten en het ontbreken van een signaalfunctie in het systeem van RAET pas later heeft ontdekt dat de inzet van poolleerkrachten niet was gedeclareerd, dient voor rekening en risico van eiseres te blijven.
5.3.3
Verder is niet gebleken dat verweerder op de hoogte was of had moeten zijn van het gebrek in het administratiesysteem van RAET. De omstandigheid dat de poolverantwoording wel werd ingezonden, maakt naar het oordeel van de rechtbank niet dat verweerder verantwoordelijk wordt om actie te ondernemen in het geval de declaraties niet worden ingezonden. Verweerder heeft voldoende aannemelijk gemaakt dat er geen koppeling bestaat tussen de verantwoording van de poolinzet per kwartaal en de administratie van de ingediende vervangingsdeclaraties, omdat het inzetpercentage jaarlijks achteraf wordt berekend aan de hand van de pooltool. Voorts heeft verweerder relevant kunnen achten dat voor een schoolbestuur in sommige gevallen redenen kunnen bestaan om de inzet van poolleerkrachten achteraf niet te declareren, zodat de directe koppeling niet altijd aan de orde is. Dat verweerder in de toekomst een dergelijke koppeling wel wil gaan realiseren, maakt dat niet anders.
5.3.4
Niet aannemelijk is geworden dat de financiële situatie van eiseres dusdanig slecht is dat verweerder op grond daarvan aan had moeten nemen dat er sprake was van bijzondere feiten of omstandigheden. Dat eiseres de komende tijd bezuinigingen door moet voeren, heeft verweerder niet tot de conclusie hoeven leiden dat er sprake was van buitengewone feiten of omstandigheden.
5.4
Gelet op het voorgaande is het beroep ongegrond.
5.5
Voor een proceskostenveroordeling bestaat geen aanleiding.
Beslissing
De rechtbank verklaart het beroep ongegrond.
Deze uitspraak is gedaan door mr. E.R. Houweling, voorzitter en mrs. P. Vrolijk en J.M.M. Bancken, leden, in aanwezigheid van mr. [NAAM]. M.L. Bosman-Schouten, griffier.
De beslissing is in het openbaar uitgesproken op 11 juli 2013.
griffier  								rechter
Afschrift verzonden aan partijen op:
Rechtsmiddel
Tegen deze uitspraak kan binnen zes weken na de dag van verzending daarvan hoger beroep worden ingesteld bij de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State.