Jaarverslagen over het jaar 2003; Rapport bij het Jaarverslag 2003 van het Ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit (XIV)
Staten-Generaal — Kamerstuk 
Datum: 2014-07-07 00:00:00.000000
Rechtsgebied: Wetgeving


(function (window, document, dataLayerName, id) {
 window[dataLayerName] = window[dataLayerName] || [], window[dataLayerName].push({ start: (new Date).getTime(), event: "stg.start" }); var scripts = document.getElementsByTagName('script')[0], tags = document.createElement('script');
 function stgCreateCookie(a, b, c) { var d = ""; if (c) { var e = new Date; e.setTime(e.getTime() + 24 * c * 60 * 60 * 1e3), d = "; expires=" + e.toUTCString() } document.cookie = a + "=" + b + d + "; path=/; Secure" }
 var isStgDebug = (window.location.href.match("stg_debug") || document.cookie.match("stg_debug")) && !window.location.href.match("stg_disable_debug"); stgCreateCookie("stg_debug", isStgDebug ? 1 : "", isStgDebug ? 14 : -1);
 var qP = []; dataLayerName !== "dataLayer" && qP.push("data_layer_name=" + dataLayerName), qP.push("use_secure_cookies"), isStgDebug && qP.push("stg_debug"); var qPString = qP.length > 0 ? ("?" + qP.join("&")) : "";
 tags.async = !0, tags.src = "https://koop.piwik.pro/containers/" + id + ".js" + qPString, scripts.parentNode.insertBefore(tags, scripts);
 !function (a, n, i) { a[n] = a[n] || {}; for (var c = 0; c < i.length; c++)!function (i) { a[n][i] = a[n][i] || {}, a[n][i].api = a[n][i].api || function () { var a = [].slice.call(arguments, 0); "string" == typeof a[0] && window[dataLayerName].push({ event: n + "." + i + ":" + a[0], parameters: [].slice.call(arguments, 1) }) } }(i[c]) }(window, "ppms", ["tm", "cm"]);
 })(window, document, 'dataLayer', 'f8b9eee5-8d9c-4ea1-abd5-83e174f29813');
 
 
 
Direct naar content
Navigatie
Contextinformatie
Publicatie
Acties
Inhoudsopgave
Gerelateerde informatie

Menu

U bent nu hier: 
Publicaties
Officiële publicaties

Inloggen

Primaire navigatie

Andere sites binnen Overheid.nl
Home
Uitgebreid zoeken
Mijn abonnementen
Help

Andere sites binnen Overheid.nl

Berichten over uw Buurt
Zoals vergunningen, bouwplannen en lokale regelgeving.

Rondom uw woonadres
Rondom een zelfgekozen adres

Dienstverlening
Zoals belastingen, uitkeringen en subsidies.

Naar dienstverlening

Beleid & regelgeving
Officiële publicaties van de overheid.

Naar beleid & regelgeving

Contactgegevens overheden
Adressen en contactpersonen van overheidsorganisaties.

Naar overheidsorganisaties

 
 
 
U bent hier:

Home

Kamerstuk 29540, nr. 31

 
 
 

Kamerstuk

Datum publicatie
Organisatie
Vergaderjaar
Dossier- en ondernummer

17-05-2004

Tweede Kamer der Staten-Generaal

2003-2004

29540 nr. 31

 

 

 
 
 Toon meer van: Inhoudsopgave
 
 

 
 AanhefLichaamOndertekeningLichaamInhoudSAMENVATTING 2003JaarverslagBedrijfsvoeringOnvolkomenhedenTe veel openstaande voorschottenTe treffen maatregelenOverige aandachtspuntenOntwikkelingReactie minister en nawoord Algemene Rekenkamer1 INLEIDING1.1 Rapport bij het jaarverslag1.2 Leeswijzer2 HET MINISTERIE2.1 Inleiding2.2 Ontvangsten, uitgaven, verplichtingen2.2.1 Nationale geldstromen2.2.2 Europese geldstromenPlattelandsbeleidStructuurbeleidMarkt- en prijsbeleidLandbouwheffingen2.3 Belangrijke ontwikkelingen2.3.1 BeleidsontwikkelingenVogelpestEcologische HoofdstructuurGemeenschappelijk landbouwbeleidVerantwoording en controle bij meerjarige projecten2.3.2 Organisatorische ontwikkelingenVorming van agentschappenRegionale directies samengevoegdMeer grip op ICT2.3.3 Taakstelling regeerakkoord 20022.4 Onderzoeksprogramma 20033 JAARVERSLAG VAN HET MINISTERIE3.1 Inleiding3.2 Oordeel jaarverslag3.3 Financiële informatieCommissie vervolgonderzoek RekenschapVerantwoordingsstaat ministerie en toelichtingOverzicht 1 Bedragen van de verantwoordingsstaat 2003,
Ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit (x € 1 miljoen)Verantwoordingsstaat agentschappen en toelichting3.4 Saldibalans en toelichtingOverzicht 2 Bedragen van de saldibalans per 31 december
2003, Ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit (bedragen x € 1
miljoen)3.5 Informatie over beleidOntbreken kwaliteitsnormen en controlestructuur3.5.1 Totstandkoming niet-financiële beleidsinformatie3.5.2 Kwaliteit niet-financiële beleidsinformatieVerslaggevingsvoorschriftenVBTBBeleidsevaluaties3.6 Informatie over de bedrijfsvoeringDe bedrijfsvoeringsparagraafGeen «in control»-statement bij LNV over 20034 BEDRIJFSVOERING VAN HET MINISTERIE4.1 Inleiding4.2 Oordeel financieel beheer en materieelbeheer4.3 Bevindingen financieel beheer en materieelbeheer4.3.1 Achterstand in de afrekening van voorschotten op
overdrachtsuitgaven4.3.1.1 Inleiding4.3.1.2 Analyse van het saldoAard en omvang van de achterstandEen administratief probleem4.3.1.3 Toezicht op het beheerDepartementale regelgevingInterne controleToezicht op uitvoering door LASER4.3.1.4 Oorzaken en gevolgen van de achterstandHoogte van de voorschottenVoortgangsbewakingInstrumenten voor voortgangsbewaking4.3.1.5 Kwaliteit van de afrekeningenToezicht op bestedingenAanspreken op naleving van voorwaardenRegistratie van de afrekeningenInspanningen om achterstand weg te werken4.3.1.6 Conclusies en aanbevelingen4.3.2 Administratie van het LNV-concern4.3.3 Interne controle4.3.4 (Tijdelijke) agentschappenAgentschap LASERAgentschap DLG (1 januari 2004)Agentschap RVVTijdelijk agentschap VWATijdelijk agentschap DRL (1 januari 2004)AID (Toekomstig agentschap)4.3.5 Reviewbeleid4.3.6 Beschrijving en onderhoud administratieve organisatie4.3.7 Contractbeheer4.3.8 Implementatie Voorschrift Informatiebeveiliging
Rijksoverheid4.4 Bevindingen overige bedrijfsvoering4.4.1 Beheer van garanties4.4.2 Europa4.4.2.1 StructuurfondsenProgrammaperiode 1994–1999Programmaperiode 2000–20064.4.2.2 Communautair markt- en prijsbeleid4.4.3 Toezicht op rechtspersonen met een wettelijke taak4.5 Ontwikkelingen bedrijfsvoeringConclusie kwaliteit bedrijfsvoering5. REACTIE MINISTER EN NAWOORD ALGEMENE REKENKAMER5.1 Reactie minister van LNVBeheer van voorschottenAdministratie van het LNV-concernInterne controle en toezichtAgentschap LASERAgentschap DLGVoedsel- en Warenautoriteit/Rijksdienst voor de keuring
van Vee en Vlees (VWA/RVV)ReviewbeleidBeschrijving en onderhoud administratieve organisatieContractbeheerVoorschrift Informatiebeveiliging Rijksoverheid (VIR)Borgstelling Nederlandse Draf- en RensportVerbeterplan VWA/Centrale EenheidToezicht Europese geldstromen5.2 Nawoord Algemene RekenkamerBIJLAGE 1FOUTEN EN ONZEKERHEDEN IN DE FINANCIËLE INFORMATIE
IN HET JAARVERSLAG 2003 VAN HET MINISTERIE VAN LNV(bedragen x 1 miljoen euro) BIJLAGE 2OVERZICHT ONVOLKOMENHEDEN IN HET FINANCIEEL BEHEER, HET
MATERIEELBEHEER EN ADMINISTRATIES BIJ HET MINISTERIE VAN LNVBIJLAGE 3GEBRUIKTE AFKORTINGENBIJLAGE 4VERKLARENDE WOORDENLIJSTAccountantsrapportAccountantsverklaringAdministratieve systemenAgentschapArtikelgewijze oordeelsvormingBaseline financieel beheer en materieelbeheerBaten-lastendienstBedrijfsvoeringBegrijpelijkheidBeleidsintensiveringenBeleidsprioriteitenBestuurskostenBetrouwbaarheidBezwaaronderzoekBudgetrecht Tweede KamerConformiteit aan wettelijke regels (voor de inhoud)Conformiteit aan wettelijke regels (voor vormvereisten)Departementale accountantsdienst/auditdienst (DAD)Deugdelijke weergaveEuropese aanbestedingsrichtlijnenFinancieel beheerFinancieel Jaarverslag en Saldibalans van het RijkFoutenJaarverslag (departementaal)M&O-beleidMaterieelbeheerOnvolkomenheidOnzeker (onzekerheden)OverdrachtsuitgavenPotentieel bezwaargevalPrestatiegegevenRechtmatigheidRechtspersoon met een wettelijke taak (RWT)Review
 

 
 
 Toon meer van: Extra informatie
 
 

 
 

Informatie over publicatie

 

 

 
 Toon meer van: Gerelateerd
 
 

 
 Publicaties in kamerdossier

Kamerdossier 29540Toon alle publicaties in het hoofddossier

 

 
 
 Geconsolideerde regelgeving

 

 
 
 Geconsolideerde regelgeving

 

 
 
 Publicaties referendum

 

 

 

 

 

Authentieke versie (PDF)
bestandsgrootte: 244 Kb

Informatie

Gerelateerd

Printen

Delen

 
 
 
29 540Jaarverslagen over het jaar 2003nr. 31RAPPORT BIJ HET JAARVERSLAG 2003 VAN HET MINISTERIE VAN LANDBOUW, NATUUR
EN VOEDSELKWALITEIT (XIV)Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal's-Gravenhage, 19 mei 2004Hierbij bieden wij u aan het op 10 mei 2004 door ons vastgestelde «Rapport
bij het Jaarverslag 2003 van het Ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit
(XIV)».Algemene Rekenkamerdrs. Saskia J. Stuiveling,presidentJhr. mr. W.M. de Brauw,secretarisInhoudSamenvatting5   Audit Actielijst 20049   1Inleiding141.1Rapport bij het jaarverslag141.2Leeswijzer14    2Het ministerie162.1Inleiding162.2Ontvangsten, uitgaven, verplichtingen162.2.1Nationale geldstromen16 2.2.2Europese geldstromen17 2.3Belangrijke ontwikkelingen182.3.1Beleidsontwikkelingen18 2.3.2Organisatorische ontwikkelingen20 2.3.3Taakstelling regeerakkoord 2002212.4Onderzoeksprogramma 200321   3Jaarverslag van het ministerie223.1Inleiding22 3.2Oordeel jaarverslag223.3Financiële informatie24 3.4Saldibalans en toelichting25 3.5Informatie over beleid273.5.1Totstandkoming niet-financiële
beleidsinformatie273.5.2Kwaliteit niet-financiële
beleidsinformatie283.6Informatie over de bedrijfsvoering30   4Bedrijfsvoering van het ministerie334.1Inleiding33 4.2Oordeel financieel beheer en materieelbeheer35 4.3Bevindingen financieel beheer en
materieelbeheer35 4.3.1Achterstand in de afrekening
van voorschotten op overdrachtsuitgaven35 4.3.2Administratie van het LNV-concern41 4.3.3Interne controle424.3.4(Tijdelijke) agentschappen434.3.5Reviewbeleid45 4.3.6Beschrijving en onderhoud administratieve
organisatie46 4.3.7Contractbeheer464.3.8Implementatie Voorschrift Informatiebeveiliging
Rijksoverheid47 4.4Bevindingen overige bedrijfsvoering47 4.4.1Beheer van garanties474.4.2Europa47 4.4.3Toezicht op rechtspersonen met
een wettelijke taak49 4.5Ontwikkelingen bedrijfsvoering50    5Reactie minister en nawoord Algemene Rekenkamer525.1Reactie minister van LNV525.2Nawoord Algemene Rekenkamer55   Bijlage 1Fouten en onzekerheden in de financiële informatie in het
Jaarverslag 2003 van het Ministerie van LNV56Bijlage 2Overzicht onvolkomenheden in het financieel beheer, het materieelbeheer
en administraties bij het Ministerie van LNV59Bijlage 3Gebruikte afkortingen60Bijlage 4Verklarende woordenlijst61SAMENVATTING 2003In dit rapport geeft de Algemene Rekenkamer haar beoordeling van het jaarverslag
van het Ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit (LNV) over het
begrotingsjaar 2003 en over het financieel beheer, het materieelbeheer en
de daartoe bijgehouden administraties over dat jaar. JaarverslagHet jaarverslag over 2003 van het Ministerie van LNV voldoet aan de gestelde
eisen, met uitzondering van belangrijke fouten en onzekerheden in:• Een bedrag van € 2,3 miljoen aan fouten in de verplichtingen.
Deze hebben voornamelijk betrekking op de programma-uitgaven van de Dienst
Landelijk Gebied (DLG). In een aantal gevallen was door de dienst gewerkt
met een onjuist verplichtingenbegrip.• Een bedrag van € 2,3 miljoen aan verplichtingen van de
Directie Wetenschap en Kennisoverdracht (DWK). Er bestaat onzekerheid over
de rechtmatigheid van deze aangegane verplichtingen omdat de directie ter
onderbouwing geen toereikende bescheiden kon overleggen.• Een bedrag van € 4 miljoen aan betalingen door DWK en
de directie Internationale Zaken (IZ) waarvoor eind 2003 nog geen betalingsverplichting
bestond.• Een bedrag van € 3,1 miljoen aan fouten en een bedrag
van € 4,0 miljoen aan onzekerheden in de afgerekende voorschotten.
Deze fouten en onzekerheden zijn te wijten aan het ontbreken van verantwoordingsdocumenten
of het subsidiëren van activiteiten die niet binnen de subsidievoorwaarden
vallen.• In de saldibalansposten liquide middelen, de intracomptabele vorderingen
en schulden (de uitgaven en de ontvangsten buiten begrotingsverband) en de
extracomptabele vorderingen. Deze onzekerheden in de deugdelijke weergave
vloeien voort uit kwalitatieve onvolkomenheden in de concernadministratie
van het departement. Op deze onvolkomenheden is ingegaan in § 4.3.2.Het ministerie heeft de afwijkingen onderkend en treft maatregelen om
deze in het vervolg te voorkomen.De Algemene Rekenkamer heeft dit jaar onderzoek gedaan naar de VBTB-conformiteit
van de niet-financiële informatie over het beleid in het jaarverslag.
Zij constateert bij het Ministerie van LNV op dit punt vooruitgang, al is
de VBTB-conformiteit is nog niet voor alle beleidsartikelen op orde. Het ambitieniveau
van het ministerie is goed, maar de ontwikkeling om te komen tot een ordelijke
en controleerbare totstandkoming van niet-financiële beleidsinformatie
neemt een jaar langer in beslag dan was voorzien. Dit komt mede doordat de
informatiesystemen nog onvoldoende zijn toegesneden op de vereisten uit de
Regeling Prestatiegegevens en Evaluatieonderzoek Rijksoverheid (RPE). Verbeteringen
zijn mogelijk door de beoogde beleidseffecten en de prestaties zowel in de
begroting als in het jaarverslag nader te specificeren, en door de onderlinge
aansluiting te verbeteren van de drie «w-vragen» in de begroting (Wat willen we bereiken, Wat gaan we daarvoor doen, Wat mag het
kosten) en de drie «h-vragen» in de verantwoording (Hebben we bereikt wat we wilden bereiken, Hebben we daarvoor gedaan
wat we daarvoor zouden doen, Hebben we daarvoor uitgegeven wat we mochten
uitgeven).BedrijfsvoeringOnvolkomenhedenHet financieel beheer, het materieelbeheer en de daartoe bijgehouden administraties
van het Ministerie van LNV heeft voldaan aan de eisen die de Comptabiliteitswet
2001 stelt, met uitzondering van de volgende onvolkomenheden:• het beheer van openstaande voorschotten;• administratie van het LNV-concern;• interne controle;• (tijdelijke) agentschappen (RVV, DLG, LASER);• reviewbeleid;• beschrijving en onderhoud administratieve organisatie;• contractbeheer;• implementatie Voorschrift Informatiebeveiliging Rijksdienst (VIR).Bij het beheer van openstaande voorschotten gaat het om een ernstige onvolkomenheid,
omdat hiermee een aanzienlijk financieel belang gemoeid is en de problemen
zich bij verscheidene beleidsdirecties voordoen.Te veel openstaande voorschottenHet saldo aan openstaande voorschotten is erg hoog en er is sprake van
een aanzienlijke achterstand, waardoor het toezicht op de bestedingen van
deze gelden onder druk is komen te staan.Met name door de directie Financieel-Economische Zaken (FEZ) en de directie
Wetenschap en Kennisoverdracht (DWK) is in 2003 veel aandacht gegeven aan
een versnelde afwikkeling van de voorschotten. Het was voor het ministerie
in 2003 echter niet mogelijk om op een verantwoorde manier de achterstand
weg te werken. Dit kwam door het grote aantal openstaande voorschotten, de
gebrekkige dossiervorming bij de beleidsdirecties en tekortkomingen in de
subsidievoorwaarden die bij toekenning van de bijdragen door het departement
aan de verantwoording door gesubsidieerde waren gesteld. Verder is de publicatiedatum
van het onderzoek van de commissie-Schutte naar de besteding van onderwijsgelden
hierop van invloed geweest.Te treffen maatregelenIn 2004 zal het departement structurele maatregelen moeten treffen, onder
meer om te voorkomen dat er nieuwe achterstanden ontstaan en dat het toezicht
op de bestedingen onder druk komt te staan. Te denken valt aan de volgende
maatregelen:• Het optimaliseren van de administraties van het LNV-concern. De
Algemene Rekenkamer vraagt in dit verband aandacht voor de kwaliteit van de
voortgangsbewaking en managementinformatie en voor een eenduidig gebruik van
de begrippen als verplichtingen en voorschotten door alle organisatieonderdelen.
Verder vraagt zij aandacht voor een periodieke aansluiting van de financiële
gegevens van de concernadministratie met het Ministerie van Financiën
en met de gegevens in de administraties van uitvoerende diensten. Onderlinge
verschillen dienen tijdig en volledig te worden geanalyseerd.• Het versterken van de financiële functie bij beleidsdirecties.• Het steviger in de organisatie verankeren van het toezicht op de
uitvoering van subsidieregelingen door uitvoerende diensten.• Het aanscherpen van het toezicht op de bestedingen van gesubsidieerde
instellingen door kritischer beoordeling van verantwoordingen en accountantsverklaringen.Het ministerie heeft een aantal concrete aanbevelingen van de Algemene
Rekenkamer reeds opgepakt. Zo zal er een departementale richtlijn worden opgesteld
ter aansturing van het beheer van verstrekte voorschotten.Overige aandachtspuntenDe Algemene Rekenkamer vraagt aandacht voor de borgstelling door het ministerie
inzake de Nederlandse Draf- en Rensport (NDR).Wat het toezicht op de Europese geldstromen uit de structuurfondsen betreft
vraagt zij aandacht voor een aanzienlijke achterstand in de zogenoemde 5%-controles
die op grond van de Europese regelgeving door de accountants van de provincies
moeten worden uitgevoerd.OntwikkelingHet aantal onvolkomenheden is in 2003 toegenomen, vooral bij de begrotingsgelden
die door het kerndepartement worden beheerd.De onvolkomenheden doen zich in veel mindere mate voor bij de programma-uitgaven
die door de erkende betaalorganen worden gerealiseerd.De toename van het aantal onvolkomenheden betekent niet dat er sprake
is van een achteruitgang in het financieel beheer van het ministerie. In tegenstelling
tot voorgaande jaren is bij het onderzoek de focus met name gericht geweest
op de problemen waarmee de departementale auditdienst (AD) in het controleveld
te maken had.Een belangrijk deel van de geconstateerde onvolkomenheden is reeds door
het ministerie onderkend en is ter hand genomen. Het wegwerken van de onvolkomenheden
kost echter tijd en kan niet binnen één jaar worden gerealiseerd.De ambtelijke top heeft de problemen die de directie FEZ, de AD en de
Algemene Rekenkamer constateren op de agenda geplaatst.De Algemene Rekenkamer heeft er vertrouwen in dat het ministerie in 2004,
ondanks belangrijke ontwikkelingen in het beleid en de organisatie, verbeteringen
zal aanbrengen in de bedrijfsvoering.Reactie minister en nawoord Algemene RekenkamerDe minister van LNV onderschrijft de bevindingen van de Algemene Rekenkamer
en onderneemt actie om de geconstateerde onvolkomenheden op te lossen.De minister plaatst wel een kanttekening bij de kwalificatie «ernstige
onvolkomenheid» bij het beheer van voorschotten.Verder geeft de minister aan dat binnen het ministerie voldoende richtlijnen
van toepassing zijn voor de uitvoering van financiële regelingen, maar
dat meer controle en toezicht nodig is op de werking van de bestaande richtlijnen.
Hij zegt toe het toezicht hierop te zullen intensiveren.De Algemene Rekenkamer is positief over de maatregelen die de minister
treft en aankondigt om de geconstateerde onvolkomenheden op te lossen. Deze
maatregelen bevestigen de uitspraak van de minister dat hij belang hecht aan
de kwaliteit van de bedrijfsvoering.De Algemene Rekenkamer is van mening dat bij het voorschottenbeheer sprake
is van een onvolkomenheid in het financieel beheer omdat als gevolg van de
achterstand in de afrekening het toezicht op de bestedingen onder druk is
komen te staan. Het grote financieel belang en het gegeven dat
de problematiek zich bij verscheidene directies voordoet maken dat deze onvolkomenheid
als ernstig is gekwalificeerd. De aandacht die thans bij het ministerie bestaat
voor het wegwerken van deze achterstand doet niets af aan de constatering
dat bij een deel van deze voorschotten onvoldoende waarborgen zijn getroffen
voor een adequaat toezicht op de bestedingen. Voor de nog te verstrekken voorschotten
zijn in verband hiermee maatregelen van meer structurele aard nodig. 1 INLEIDING1.1 Rapport bij het jaarverslagIn dit rapport beoordeelt de Algemene Rekenkamer het jaarverslag en de
bedrijfsvoering van het Ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit
(LNV). Om tot oordelen te komen verricht de Algemene Rekenkamer eigen onderzoek
en maakt zij gebruik van de werkzaamheden van de departementale auditdienst
(AD).1.2 LeeswijzerDit rapport bij het jaarverslag van het Ministerie van LNV omvat behalve
een samenvatting en een inleiding vier hoofdstukken, te weten: «Het
ministerie» (hoofdstuk 2), «Jaarverslag van het ministerie»
(hoofdstuk 3), «Bedrijfsvoering van het ministerie» (hoofdstuk
4) en «Reactie minister en nawoord Algemene Rekenkamer» (hoofdstuk
5).Na de samenvatting is de Audit Actielijst 2004 (AAL 2004) opgenomen. Deze
bouwt voort op de AAL 2003. De AAL laat zien op welke punten de Algemene Rekenkamer
vindt dat het Ministerie van LNV actie moet ondernemen. Het overzicht meldt
ook de verbetermaatregelen die de minister heeft aangekondigd en de termijn
waarbinnen ze moeten leiden tot verbetering. Tevens biedt de
AAL inzicht in de voortgang van verbeteracties die de minister eerder heeft
ingezet.Hoofdstuk 2 laat zien wat de belangrijkste geldstromen en de belangrijkste
ontwikkelingen zijn binnen het ministerie, en naar welke onderwerpen de Algemene
Rekenkamer onderzoek heeft gedaan.Hoofdstuk 3 beschrijft het oordeel van de Algemene Rekenkamer over het
jaarverslag van het Ministerie van LNV.Hoofdstuk 4, dat gewijd is aan de bedrijfsvoering van het ministerie,
behandelt het oordeel van de Algemene Rekenkamer over het financieel beheer
en materieelbeheer en de ontwikkelingen daarin (§ 4.2).De geconstateerde onvolkomenheden in de bedrijfsvoering van het departement
worden toegelicht in § 4.3. Afzonderlijk wordt in deze paragraaf
ingegaan op het voorschottenbeheer van het departement (§ 4.3.1),
de administratie van het LNV-concern (§ 4.3.2), de interne controle
(§ 4.3.3,) de (tijdelijke) agentschappen (§ 4.3.4), het
reviewbeleid (§ 4.3.5), beschrijving en onderhoud van de administratieve
organisatie (§ 4.3.6), het contractbeheer (§ 4.3.7) en
de implementatie van het Voorschrift Informatiebeveiliging Rijksoverheid (§ 4.3.8).In § 4.4 behandelt de Algemene Rekenkamer haar overige aandachtspunten
in de bedrijfsvoering. Dit betreft het beheer van garanties (§ 4.4.1),
het toezicht op de bestedingen van de bijdragen van de EU op het terrein van
LNV (§ 4.4.2) en het toezicht op rechtspersonen met een wettelijke
taak (§ 4.4.3).Hoofdstuk 5 ten slotte, bevat een samenvattende weergave van de reactie
van de minister van LNV, alsmede het nawoord van de Algemene Rekenkamer.2 HET MINISTERIE2.1 InleidingHet Ministerie van LNV richt zich op het bevorderen van een concurrerende
en duurzame landbouw en visserij. Tevens beoogt het ministerie een duurzame
ontwikkeling en instandhouding van natuurwaarden en landschappen. Het takenpakket
van het departement heeft in 2003 een belangrijke uitbreiding gekregen: het
toezicht op de voedselkwaliteit. Daarnaast gaat een substantieel deel van
de begroting naar onderwijsinstellingen die zich richten op het beleidsterrein
van LNV.Het beleid krijgt vooral gestalte door middel van subsidievertrekking
op basis van nationaal beleid en beleid van de Europese Unie (EU). Het ministerie
is eindverantwoordelijk voor de uitvoering van onderdelen van het EU-beleid.
Het Europees Oriëntatie- en Garantiefonds voor de Landbouw (EOGFL) en
de structuurfondsen zijn in dit verband de belangrijkste beleidskaders.Het EOGFL valt uiteen in uitgaven en ontvangsten in het kader van het
gemeenschappelijk landbouwbeleid enerzijds en het plattelandsontwikkelingsbeleid
anderzijds. De uitgaven en ontvangsten in het kader van het gemeenschappelijk
landbouwbeleid worden door het Ministerie van LNV buiten begrotingsverband
verantwoord.De minister heeft de politieke leiding en wordt ondersteund door de bestuursraad.
Het Ministerie van LNV heeft het bestuursraadmodel als besturingsfilosofie.
In dat model staan integraal management, sturen op hoofdlijnen en resultaat
centraal. Sturen op hoofdlijnen houdt in dat de bestuursraad periodiek wordt
voorzien van bestuurlijke informatie.De organisatie van het Ministerie van LNV kent zes stafdirecties, negen
centrale beleidsdirecties, vijf regionale beleidsdirecties (per 1 januari
2004 zijn deze samengevoegd tot één centrale directie) en zeven
uitvoerende diensten.Tot de zeven uitvoerende diensten behoren de zes agentschappen die het
ministerie in 2003 telde.12.2 Ontvangsten, uitgaven, verplichtingen2.2.1 Nationale geldstromenFiguur 2 laat zien wat de belangrijkste uitgaven van het Ministerie van
LNV zijn geweest in de verantwoording van 2002 en 2003 en in de begroting
van 2004.Bij de in het jaarverslag toegelichte verplichtingen zijn er enkele opmerkelijke
verschillen tussen de realisatie 2003 en de begroting 2004. Deze verschillen
doen zich voor in artikel 06 en artikel 08.• Artikel 06 «Voedselveiligheid, voedselkwaliteit en diergezondheid»:
het verschil is grotendeels veroorzaakt door de vogelpestcrisis en destructiekosten
BSE. De verschillen worden toegelicht in het jaarverslag.• Artikel 08 «Kennisvoorziening»: het verschil wordt
mede veroorzaakt doordat een verplichting van € 50 miljoen niet
in 2002 maar in 2003 is aangegaan. De verschillen worden toegelicht in het
jaarverslag.2.2.2 Europese geldstromenOp het terrein van het Ministerie van LNV zijn vier belangrijke EU-geldstromen
te onderkennen, te weten:• geldstromen in het kader van het plattelandsbeleid ad € 69
miljoen (realisatie 2003);• geldstromen in het kader van het structuurbeleid ad € 52
miljoen (begroting 2003);• geldstromen in het kader van het markt- en prijsbeleid ad € 1 291
miljoen (realisatie 2003);• ontvangsten uit landbouwheffingen ad € 346 miljoen (realisatie
2003).PlattelandsbeleidUitgaven en ontvangsten voor plattelandsbeleid die zijn ondergebracht
in het Plattelandsontwikkelingsplan (POP) worden – voorzover het gaat
om de LNV-uitgaven en de bijbehorende cofinanciering door de EU – verantwoord
op de LNV-begroting. Het POP wordt uitgevoerd door het agentschap LASER en
de Dienst Landelijk Gebied (DLG). Er is een comité van toezicht voor
het POP. In dit comité zijn maatregelen besproken om onderuitputting
tegen te gaan. Zo is besloten om bij de provinciale programma's «overprogrammering»
toe te passen. Dit houdt in dat meer projecten worden geïdentificeerd
die in aanmerking komen voor subsidie, zodat al het beschikbare subsidiegeld
een bestemming kan krijgen. De onderuitputting uit 2002 is teniet gedaan door
een overschrijding in 2003.StructuurbeleidBij de structuurfondsen draagt het Ministerie van LNV primaire verantwoordelijkheid
voor een aantal (deel)programma's voor doelstelling 2 (economische en sociale
omschakeling van in moeilijkheden verkerende regio's). Deze programma's ontvangen
een bijdrage uit het Europees Fonds voor Regionale Ontwikkeling (EFRO).Daarnaast is het Ministerie van LNV verantwoordelijk voor het communautaire
initiatief Leader+.Ten slotte draagt het ministerie de verantwoordelijkheid voor het Financieringsinstrument
voor de Oriëntatie van de Visserij (FIOV).De staatssecretaris van Economische Zaken (EZ) stuurt jaarlijks in september
een overzicht aan de Tweede Kamer dat per structuurfonds inzicht verschaft
in de totale omvang van begrote versus gerealiseerde geldstromen. Hierin wordt
ook een algemene toelichting gegeven op het door de departementen uitgeoefende
toezicht.Markt- en prijsbeleidDe uitgaven uit hoofde van het markt- en prijsbeleid betreffen voornamelijk
betalingen wegens exportsubsidies, hectaresteun en dierpremies. Deze worden
buiten begrotingsverband verantwoord. Bij het markt- en prijsbeleid is het
Ministerie van LNV verantwoordelijk voor een recht- en doelmatige uitvoering.
De nationale uitvoering van markt- en prijsbeleid is aan stringente Europese
voorwaarden gebonden, die met name de rechtmatigheid van de inning en besteding
van deze middelen moeten waarborgen.LandbouwheffingenDe ontvangsten uit hoofde van de landbouwheffingen worden verantwoord
onder beleidsartikel 11.2.3 Belangrijke ontwikkelingen2.3.1 BeleidsontwikkelingenVogelpestDe klassieke vogelpest die in februari 2003 uitbrak heeft een bijzondere
impact gehad op de Nederlandse pluimveehouderij. Behalve bedrijven hebben
vele hobbydierhouders de gevolgen van nabij meegemaakt. De minister was wederom
genoodzaakt de crisisorganisatie voor de bestrijding van besmettelijke dierziekten
te activeren. Direct na de eerste vermoedens van de besmettelijke dierziekte
heeft de minister actie ondernomen en is begonnen met de bestrijding. Dit
heeft een grote druk gelegd op de organisatie van het ministerie
en alle andere betrokken organisaties en personen die zich hebben ingezet
om de crisis te beëindigen. Voor de zomer was de crisis bestreden.Bij de bestrijding is de minister gehouden aan Europese kaders inzake
de bestrijding van dierziekten. Dat elke crisis weer anders is dan de voorgaande
bleek ook nu weer. In het Rapport bij het Jaarverslag 2003 van het Diergezondheidsfonds
(F) gaat de Algemene Rekenkamer hier nader op in.Ecologische HoofdstructuurIn 2003 zijn de grondaankopen voor de vorming van de Ecologische Hoofdstructuur
(EHS), mede naar aanleiding van ombuigingen (€ 70 miljoen) afgeremd.
In 2003 konden er geen nieuwe verplichtingen worden aangegaan. In het jaarverslag
geeft de minister aan dat hij de eerstkomende jaren nog fors op grondaankopen
zal inzetten om voldoende tempo te kunnen houden bij het realiseren van de
EHS. Hiervoor zijn onder andere afspraken gemaakt met de provincies over voorfinanciering
van grondaankopen. Daarnaast is het beleid erop gericht om meer in te zetten
op beheer als middel om de EHS te realiseren,
dan op de aankoop van grond.Er is met de realisatie van de EHS een aanzienlijk financieel belang gemoeid.
In de begroting 2004 wordt voor verwerving en inrichting een bedrag van € 176,5
miljoen aan uitgaven begroot. Voor het beheer zijn de uitgaven op € 164,3
miljoen begroot.Gemeenschappelijk landbouwbeleidJaarlijks gaat er circa € 1 miljard aan uitgaven en ontvangsten
in het kader van het gemeenschappelijk landbouwbeleid (GLB) via de rekeningen
buiten begrotingsverband van het ministerie. Op 10 juli 2002 presenteerde
landbouwcommissaris Franz Fischler de tussenbalans van het EU-landbouwbeleid.
In deze tussenbalans, getiteld Naar duurzame landbouw zijn vijf maatregelen voorgesteld, die de toekomst van het GLB moeten
veiligstellen, te weten:• de band tussen productie en rechtstreekse steun verbreken;• die steun afhankelijk maken van de naleving van normen op het gebied
van milieu, voedselveiligheid, dierenwelzijn en arbeidsveiligheid;• de EU-steun voor plattelandsontwikkeling sterk verhogen door de
rechtstreekse steun te differentiëren (behalve voor de kleine landbouwers);• een nieuw systeem van bedrijfsaudits invoeren;• nieuwe maatregelen treffen voor plattelandsontwikkeling.De ontkoppeling van de productie en de inkomenssteun aan boeren heeft
belangrijke gevolgen voor het Ministerie van LNV. Vanaf 2005 worden de
bijdragen uitgekeerd in de vorm van een bedrijfstoeslag. De implementatie
van deze maatregel, door agentschap LASER, vraagt om een zorgvuldige voorbereiding.
Belangrijk is bijvoorbeeld de tijdige implementatie van wijzigingen in het
geïntegreerde beheer- en controlesysteem (GBCS). Jaarlijks zullen met
dit systeem circa € 400 miljoen aan uitgaven en ontvangsten moeten
worden geregistreerd. De Europese Commissie heeft eind 2003 de eisen voor
het beheer van aanvraaggegevens aangescherpt. Ter bewaking van een zorgvuldige
implementatie is een departementaal begeleidingsteam ingesteld.Verantwoording en controle bij meerjarige projectenDe verschillende beleidsdoelstellingen van het Ministerie van LNV kennen
een lange doorlooptijd. Dit vraagt om tussentijdse mijlpalen en goede bewakingssystemen. Net als bij andere ministeries kent LNV programma's
met een meerjarig karakter waarbij de verantwoordings- en controlestructuur
niet aansluit op de jaarlijkse budgetteringscyclus. Verantwoording en controle
vindt pas na afloop van een meerjarige termijn plaats. Hierdoor bestaat het
risico dat pas achteraf wordt vastgesteld dat de gelden niet recht- en doelmatig
zijn besteed, waardoor tussentijdse bijsturing niet meer mogelijk is. Een
voorbeeld hiervan is de subsidieregeling «Gebiedsgericht beleid».
Er worden vierjaarlijkse uitvoeringscontracten gesloten tussen Rijk en provincies.
Een dergelijk meerjarig contract vraagt om duidelijke afspraken over verantwoording
en controle waardoor het tevens mogelijk is om gedurende de looptijd de voortgang
van de projecten te kunnen monitoren. Dit kan bijvoorbeeld door een goede
aansluiting met de jaarlijkse verantwoording en controle van lagere overheden
te realiseren. De wijze waarop het ministerie naar aanleiding van de eerste
ervaringen invulling geeft aan het toezicht op dergelijke meerjarige projecten
zal in het rechtmatigheidsonderzoek van 2004 extra aandacht krijgen.2.3.2 Organisatorische ontwikkelingenIn 2003 zijn verschillende stappen gezet voor structuurveranderingen bij
het Ministerie van LNV. Deze veranderingen zullen in 2004 van invloed zijn
op de bedrijfsvoering. Hieronder zijn de belangrijkste toegelicht.Vorming van agentschappenEen belangrijk onderdeel is het streven van het departement om de uitvoeringsorganisaties
om te vormen tot agentschappen. De voorbereiding voor de omvorming van de
Algemene Inspectiedienst (AID) tot agentschap is in 2003 in gang gezet. Met
ingang van 1 januari 2004 heeft DLG de agentschapsstatus. De Dienst Regelingen
Landbouw (DRL), waar het Bureau Heffingen, LASER, de Dienst Basisregistraties
en het LNV-loket in opgaan, heeft per 1 januari 2004 de tijdelijke agentschapsstatus
gekregen. Deze status is ook toegekend aan de Voedsel- en Warenautoriteit
(VWA) die in 2002 door het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport
(VWS) is opgericht.De VWA is met ingang van 27 mei 2003 beheersmatig onder de verantwoordelijkheid
van de Minister van LNV gekomen. Dit betekende een belangrijke organisatorische
verandering. In feitelijke zin heeft de overdracht van het personeel op 1 januari
2004 plaatsgevonden. De inhoudelijke aansturing van de VWA geschiedt door
LNV en VWS gezamenlijk. In deze dienst zullen de Rijksdienst voor de Keuring
van Vee en Vlees (RVV) en de Keuringsdienst van Waren (KvW) fuseren. De RVV
heeft met ingang van 1 januari 2003 de status van agentschap. De KvW
was al een agentschap. De drie werkmaatschappijen van de VWA (RVV, de KvW
en de centrale eenheid VWA) moeten met ingang van 1 januari 2006 volledig
zijn geïntegreerd. Er zal dan sprake zijn van het agentschap VWA.Regionale directies samengevoegdPer 1 januari 2004 zijn de vijf regionale beleidsdirecties samengevoegd
tot één directie Regionale Zaken.Meer grip op ICTHet Ministerie van LNV werkt aan de bundeling van taken op het terrein
van informatie- en communicatietechnologie (ICT). Het streven is om per 1 januari
2005 de Dienst ICT-uitvoering LNV te hebben opgericht. Voor het nemen van
ICT-investeringsbeslissingen op departementaal niveau stelt een ingestelde
toetsingscommissie adviezen op.2.3.3 Taakstelling regeerakkoord 2002In het regeerakkoord 2002 (het «Strategisch akkoord» van het
eerste kabinet-Balkenende) is de wens vastgelegd om te komen tot een doeltreffender,
doelmatiger en transparantere overheid. Kernbegrippen hierbij zijn: het verminderen
van bureaucratie en het terugdringen van regelzucht. Hiervoor wordt in hetzelfde
strategisch akkoord een substantiële ombuigingsoperatie voorgesteld.
De te realiseren bezuinigingen zijn in de vorm van taakstellingen opgelegd
aan de departementen. Naast een taakstelling voor de inhuur van externen is
er sprake van een taakstelling op het personeelsbudget die bestaat uit een
volumetaakstelling en een efficiencytaakstelling.De volumetaakstelling richt zich op het terugdringen van het aantal ambtenaren
(personeelsvolume) in rijksdienst. De efficiencytaakstelling richt zich meer
op de organisatie van de taken van de rijksoverheid: hetzelfde werk moet met
minder mensen worden gedaan.In het kader van deze taakstellingen heeft het Ministerie van LNV een
meerjarige operatie «LNV in verandering» in gang gezet. Deze operatie
heeft zowel betrekking op het LNV-beleid als op de organisatie. Het beleid
van het ministerie is doorgelicht en de mogelijkheden van de bundeling van
ondersteunende functies zijn onderzocht. Ook op het organisatorische vlak
heeft een aantal ontwikkelingen plaatsgevonden, zoals (voorgenomen) samenvoeging
van verschillende directies en diensten. De meeste maatregelen zullen pas
in 2004 en volgende jaren volledig geïmplementeerd zijn. Onder andere
door het instellen van een vacaturestop lag het Ministerie van LNV in 2003
op schema bij de realisatie van de volumetaakstelling.De Algemene Rekenkamer heeft vastgesteld dat er in 2003 geen sprake was
van negatieve gevolgen voor de bedrijfsvoering of het realiseren van de beleidsdoelstellingen.
Deze constatering heeft evenwel geen betrekking op de nadere ombuigingen die
voor de jaren 2004–2007 zijn geformuleerd in het regeerakkoord 2003
(het «Hoofdlijnenakkoord» van het tweede kabinet-Balkenende).
Deze taakstellingen waren niet van toepassing op het begrotingsjaar 2003 en
hebben daarom geen deel uitgemaakt van het onderzoek over dit verslagjaar.2.4 Onderzoeksprogramma 2003De Algemene Rekenkamer maakt jaarlijks een risicoanalyse. Op basis van
de risicoanalyse 2003 en de Audit Actielijst (AAL) 2003 heeft zij in haar
rechtmatigheidsonderzoek over 2003 bij het Ministerie van LNV met name aandacht
besteed aan de volgende onderwerpen:• gevolgen van de taakstelling regeerakkoord 2002 (§ 2.3.3);• niet-financiële beleidsinformatie (NFBI) (zie § 3.5);• onderzoek naar de voorschotten op overdrachtsuitgaven (zie § 4.3.1);• vervolgonderzoek naar het contractbeheer (zie § 4.3.7).Naast de bovengenoemde onderwerpen bevat het onderzoeksprogramma ook een
groot aantal reviewactiviteiten om vast te stellen of de Algemene Rekenkamer
gebruik kan maken van de werkzaamheden van de AD.3 JAARVERSLAG VAN HET MINISTERIE3.1 InleidingDe Algemene Rekenkamer heeft het Jaarverslag 2003 van het Ministerie van
LNV beoordeeld. In § 3.2 staat het oordeel van de Algemene Rekenkamer
over het jaarverslag als geheel. Dit oordeel is opgebouwd uit deeloordelen
over de volgende onderdelen van het jaarverslag:– financiële informatie (zie § 3.3);– informatie over beleid (zie § 3.5);– informatie over bedrijfsvoering (zie § 3.6).Deze deeloordelen komen aan de orde in de volgende paragrafen. Daarnaast
beschrijft dit hoofdstuk het oordeel van de Algemene Rekenkamer over de saldibalans
van het ministerie en toelichting op de saldibalans (zie § 3.4).Voor haar oordeelsvorming over het jaarverslag van het ministerie maakt
de Algemene Rekenkamer gebruik van de werkzaamheden van de AD. De oordelen
van de Algemene Rekenkamer over het jaarverslag zijn dan ook mede tot stand
gekomen op basis van de uitkomsten van de AD.3.2 Oordeel jaarverslagOp grond van haar bevindingen is de Algemene Rekenkamer van oordeel dat
het jaarverslag over 2003 van het Ministerie van LNV voldoet aan de eisen
die de Comptabiliteitswet 2001 (CW 2001) stelt, met uitzondering van:• Fouten en onzekerheden bij de beleidsartikelen 7, 9 en 11;• Fouten en onzekerheden bij de saldibalansposten liquide middelen,
de uitgaven buiten begrotingsverband en de ontvangsten buiten begrotingsverband;• Fouten en onzekerheden in de afgerekende voorschotten;• Fouten en onzekerheden in de programma-uitgaven van DLG.De fouten en onzekerheden worden nader toegelicht in § 3.3,
§ 3.4 en in bijlage 1.De Algemene Rekenkamer is tot het hierboven weergegeven oordeel gekomen
op basis van onderzoek naar het jaarverslag van het Ministerie van LNV. Zij
heeft oordelen over de volgende onderdelen: financiële informatie, saldibalans
en toelichting, informatie over het gevoerde beleid en informatie over de
bedrijfsvoering. Zij baseert haar oordelen op eisen die de CW 2001 stelt aan
deze onderdelen. De eisen, de (deel)oordelen van de Algemene Rekenkamer en
de onderbouwing van de oordelen zijn in de volgende paragrafen te vinden.3.3 Financiële informatieOp grond van haar bevindingen is de Algemene Rekenkamer van oordeel dat
de financiële informatie in het Jaarverslag over 2003 van het Ministerie
van LNV voldoet aan de eisen die de CW 2001 stelt, met uitzondering van:• Een bedrag van € 2,3 miljoen aan fouten in de verplichtingen.
Deze hebben voornamelijk betrekking op de programma-uitgaven van de DLG. In
een aantal gevallen was door de dienst gewerkt met een onjuist verplichtingenbegrip.• Een bedrag van € 2,3 miljoen aan onzekerheden in de verplichtingen
van de Directie Wetenschap en Kennisoverdracht (DWK). Er bestaat onzekerheid
over de rechtmatigheid van deze aangegane verplichtingen omdat de directie
ter onderbouwing geen toereikende bescheiden kon overleggen.• Een bedrag van € 4 miljoen aan betalingen door DWK en
de directie Internationale Zaken (IZ) waarvoor eind 2003 nog geen betalingsverplichting
bestond.Met «financiële informatie» wordt bedoeld:– alle verplichtingen, uitgaven, ontvangsten zoals opgenomen in
de verantwoordingsstaat over het ministerie en de toelichting daarbij;– alle baten, lasten, kapitaaluitgaven, balansposten zoals opgenomen
in de verantwoordingsstaat over de agentschappen en de toelichting daarbij.
Het Ministerie van LNV kende in 2003 zes agentschappen, te weten: LASER, Bureau
Heffingen, de Plantenziektenkundige Dienst, het (tijdelijk agentschap) Voedselen
Warenautoriteit Centrale Eenheid (VWA/CE), de Rijksdienst voor de keuring
van Vee en Vlees (VWA/RVV) en de Keuringsdienst van Waren (VWA/KvW).Commissie vervolgonderzoek RekenschapDe Algemene Rekenkamer vraagt in het bijzonder nog aandacht voor de uitkomsten
van de «Commissie Vervolgonderzoek Rekenschap». Onder de uitgaven
en openstaande voorschotten zijn betalingen aan onderwijsinstellingen opgenomen
voor een bedrag van circa € 190 miljoen. In de saldibalans staat
aan extracomptabele voorschotten circa € 2,5 miljard als nog definitief
af te rekenen met onderwijsinstellingen. Voor een deel van deze bedragen zal
een vordering worden ingesteld omdat in strijd met de wet- en regelgeving
is gehandeld. De Algemene Rekenkamer zal de afloop hiervan in 2004 volgen.Verantwoordingsstaat ministerie en toelichtingOnderstaand overzicht laat zien welke belangrijke fouten en/of onzekerheden
dan wel onvolledigheden de Algemene Rekenkamer heeft geconstateerd met betrekking
tot de rechtmatigheid en/of deugdelijke weergave.Overzicht 1 Bedragen van de verantwoordingsstaat 2003,
Ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit (x € 1 miljoen) Verplich-tingen*Uitgaven*OntvangstenTotaal2 531,52 454,2693,1 Belangrijke fouten/onzekerheden***4,74,60,0Onvolledigheden–(–)** –(–)**–(–)*** Het bedrag aan verplichtingen en uitgaven bevat in totaal € 92,9
miljoen respectievelijk € 39,6 miljoen aan overschrijdingen. Indien
de Staten-Generaal niet akkoord gaan met de betreffende slotwetmutaties, zal
de Algemene Rekenkamer haar oordeel over de financiële informatie moeten
herzien.** Het tussen haakjes geplaatste bedrag duidt op onzekerheid over de volledigheid
van dat bedrag.*** De bij mathematische steekproef geconstateerde maximale fouten en
onzekerheden in de verplichtingen en uitgaven overschrijden de toleranties
op artikelniveau. Hierin is uitgegaan van de «meest waarschijnlijke»
fouten en onzekerheden in plaats van de «maximale».In bijlage 1 worden de belangrijke fouten en onzekerheden nader toegelicht.
Uit de bijlage blijkt dat de totaalbedragen aan fouten, onzekerheden en onvolledigheden
vallen binnen de goedkeuringsgrenzen voor de verantwoording als totaal.Verantwoordingsstaat agentschappen en toelichtingWat de rechtmatigheid en/of deugdelijke weergave en/of het voldoen aan
de verslaggevingsvoorschriften betreft heeft de Algemene Rekenkamer geen belangrijke
fouten en/of onzekerheden geconstateerd. De financiële toelichting bij
de verantwoordingsstaat van de agentschappen voldoet aan de voorschriften.
Wel constateert zij dat er tussen de agentschappen verschillen zijn in de
mate van toelichting op de balansposten van de agentschappen. Verder constateert
zij dat de post «kapitaalontvangsten van LASER» in de samenvattende
verantwoordingsstaat van agentschappen in het jaarverslag niet deugdelijk
is weergegeven omdat de totale boekwaarde desinvesteringen niet is meegenomen.
Er staat een bedrag van € 1 663 000 in plaats van € 6 578 000.
Het ministerie zegde toe dit bedrag door middel van een wijzigingsblad te
corrigeren.3.4 Saldibalans en toelichtingOp grond van haar bevindingen is de Algemene Rekenkamer van oordeel dat
de saldibalans 2003 en de toelichting van het Ministerie van LNV op belangrijke
onderdelen niet voldoet aan de eisen die de CW 2001 stelt, vanwege:• € 41,2 miljoen aan uitgaven op de posten intracomptabele
vorderingen en schulden1 (posten 5 en 6) waarbij
onzekerheid bestaat over de vraag of deze bedragen buiten begrotingsverband
mogen worden verantwoord. Verder bestaat onzekerheid over de volledigheid
van de eindsaldi op deze posten omdat hierin schulden en vorderingen ten onrechte
zijn gesaldeerd.• Een bedrag van € 40,4 miljoen aan extracomptabele vorderingen2 (post 8) waarvan€ 38,7 miljoen ten onrechte
door het departement onder deze post was verantwoord. Over de juiste verantwoording
van € 1,7 miljoen aan vorderingen bestaat verder onzekerheid.• Een bedrag van € 7,4 miljoen aan verschillen in de rekening-courant
verhouding met het Ministerie van Financiën die onder de liquide middelen
(post 3) in de saldibalans zijn verantwoord. Dit bedrag wordt als
onzeker onder de liquide middelen aangemerkt. Voor een toelichting op dit
punt wordt verwezen naar § 4.3.2.Onderstaand overzicht laat de totaalbedragen zien waaruit de saldibalans
2003 is opgebouwd en welke belangrijke fouten en/of onzekerheden dan wel onvolledigheden
de Algemene Rekenkamer heeft geconstateerd met betrekking tot de rechtmatigheid
en/of deugdelijke weergave.Overzicht 2 Bedragen van de saldibalans per 31 december
2003, Ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit (bedragen x € 1
miljoen) DebetCreditTotaal12 030,912 030,9 -/- uitgaven respectievelijk ontvangsten en tegenrekeningen4 668,97 441,5Beoordeeld7 362,04 589,4 Belangrijke fouten/onzekerheden38,750,3Onvolledigheden590,654,8Het totaal van de in 2003 afgerekende voorschotten bedraagt € 391,4
miljoen. De Algemene Rekenkamer stelt vast dat deze afrekeningen aan de eisen
voldoen, met uitzondering van een bedrag van € 3,1 miljoen aan fouten
en een bedrag van € 4,0 miljoen aan onzekerheden. De geconstateerde
fouten en onzekerheden hadden betrekking op de directies Wetenschap
en Kennisoverdracht, Landbouw, Natuur en Industrie en Handel. De fouten en
onzekerheden vloeien voort uit het subsidiëren van activiteiten die niet
binnen de subsidievoorwaarden vallen en uit het ontbreken van verantwoordingsdocumenten.
Op de kwaliteit van de afrekeningen gaat § 4.3.1.5 afzonderlijk
in.3.5 Informatie over beleidOp grond van haar bevindingen is de Algemene Rekenkamer van oordeel dat
de informatie over het gevoerde beleid in het Jaarverslag 2003 van het Ministerie
van LNV op deugdelijke wijze tot stand is gekomen en voldoet aan de verslaggevingseisen.De Algemene Rekenkamer kan voor het verslagjaar 2003 nog geen volledig oordeel geven over de informatie over het gevoerde
beleid in het jaarverslag. Volgens de CW 2001 behoort de Algemene Rekenkamer
te onderzoeken of de informatie over het gevoerde beleid in het jaarverslag
deugdelijk tot stand is gekomen en voldoet aan de daaraan te stellen kwaliteitsnormen.
Voor de kwaliteit van de informatie over beleid is het onderzoek beperkt tot
het voldoen aan de verslaggevingseisen. Dit heeft tot het bovenstaande oordeel
geleid.In de volgende subparagrafen worden de bevindingen waarop de Algemene
Rekenkamer haar oordeel heeft gebaseerd, nader toegelicht. Deze bevindingen
zijn voor een belangrijk deel gebaseerd op de bevindingen van de AD. Door
middel van review heeft de Algemene Rekenkamer vastgesteld dat zij de bevindingen
van de AD kan overnemen.Ontbreken kwaliteitsnormen en controlestructuurDe kwaliteitsnormen voor informatie over beleid zijn, met uitzondering
van de verslaggevingsvoorschriften rijksbreed nog niet uitgewerkt. Ook is
er nog geen bijbehorende controlestructuur opgezet. Bovendien doet de AD volgens
de CW 2001 slechts onderzoek naar de deugdelijke totstandkoming van de informatie
over beleid, en niet naar de kwaliteit van de informatie. De AD geeft evenmin
een oordeel over de totstandkoming van de informatie. Bij het bepalen van
de kwaliteit van de informatie over het gevoerde beleid kan de Algemene Rekenkamer
dus niet gebruikmaken van de departementale voorcontrole, zoals gebruikelijk
bij de andere onderzoeksobjecten.Met ingang van de begrotingscyclus 2005 moeten de normen en de controlestructuur
uitgewerkt zijn én toegepast worden (motie-Van Walsem).13.5.1 Totstandkoming niet-financiële beleidsinformatieIngevolge de motie-Van Walsem moet eind 2004 sprake zijn van een ordelijke
en controleerbare totstandkoming van de beleidsinformatie. De AD van het Ministerie
van LNV heeft het proces om dit doel te bereiken beoordeeld. De AD constateert
dat de informatiesystemen voor de totstandkoming van de niet-financiële
beleidsinformatie nog niet voldoende zijn toegesneden op de vereisten uit
de Regeling Prestatiegegevens en Evaluatieonderzoek Rijksoverheid (RPE).Verder constateert de AD dat het huidige traject om te komen tot een ordelijke
en controleerbare totstandkoming als gevolg van de aanpassing van complexe
systemen bij uitvoeringsorganisaties een jaar langer in beslag gaat nemen.
In de bedrijfsvoeringsparagraaf uit het jaarverslag is dit punt niet meer
als aandachtspunt opgenomen omdat terzake verbeteringen zijn gerealiseerd
en de verdere verbeteringen gezien worden als een beheerst proces.3.5.2 Kwaliteit niet-financiële beleidsinformatieTer beoordeling van de kwaliteit van de niet-financiële beleidsinformatie
heeft de Algemene Rekenkamer aandacht besteed aan:• de verslaggevingsvoorschriften;• VBTB-conformiteit als onderdeel van de verslaggevingsvoorschriften;• beleidsevaluaties.VerslaggevingsvoorschriftenEen element van de kwaliteit van de niet-financiële beleidsinformatie
betreft de verslaggevingsvoorschriften. De AD heeft aandacht besteed aan de
beleidsinformatie in het jaarverslag over 2003. De AD concludeert in zijn
samenvattend rapport dat de in het jaarverslag opgenomen beleidsinformatie
voldoet aan de volgende presentatie-eisen:• duidelijk onderscheid tussen beleidsverslag en jaarrekening;• consistentie tussen financiële gegevens in beleidsverslag
en die in het jaarverslag;• aansluiting van de verantwoorde informatie met de informatie in
de begroting;• verstrekking van informatie over de kwaliteit van de beleidsinformatie.VBTBVerder heeft de Algemene Rekenkamer dit jaar onderzoek gedaan naar de
VBTB-conformiteit van de niet-financiële informatie over het beleid in
het jaarverslag. Dat wil zeggen dat de Algemene Rekenkamer bij het ministerie
onderzoek heeft verricht naar de volgende vraag: «In welke mate worden
voor de operationele doelstellingen, waarvoor in de begroting 2003 voldoende
inzicht werd geboden in de drie w-vragen, ook de drie h-vragen beantwoord
in het jaarverslag?»1Overigens heeft de Algemene Rekenkamer alleen gekeken of er een antwoord
gegeven wordt op de H-vragen, en niet of dat antwoord positief is. Als een
beoogde prestatie niet geleverd is maar hierover wordt wel op heldere wijze
verantwoording afgelegd, heeft de Algemene Rekenkamer dit als positief beoordeeld.
Zo wordt vermeld dat de uitbraak van vogelpest geleid heeft tot het niet behalen
van de beoogde prestaties bij de artikelen 5.13 (duurzamer gewasbeschermingspraktijk),
5.14 (verbeteren dierenwelzijn) en 6.11 (bewaking/ verhoging diergezondheidsniveau
en effectieve bestrijding dierziekten).De w-vragen, de h-vragen en de resultaten van dit onderzoek worden in
onderstaande figuur weergegeven.De Algemene Rekenkamer concludeert dat de drie VBTB-vragen in de meeste
onderdelen van het jaarverslag van het Ministerie van LNV op hoofdlijnen goed
worden beantwoord. Op onderdelen zijn verbeteringen mogelijk bij de beantwoording
van de vragen over doelrealisatie («Hebben we bereikt wat we wilden
bereiken?») en geleverde prestaties («Hebben we daarvoor gedaan
wat we zouden doen?»).Bij beantwoording van de vraag over de doelrealisatie ontbrak in het jaarverslag
in veel gevallen de operationele doelstelling zoals die was geformuleerd in
de begroting en in weinig gevallen werd een concluderende uitspraak gedaan
over de vraag of bereikt was wat werd beoogd. Wel worden bij veel operationele
doelstellingen effectindicatoren met realisatiewaarden vermeld, waaruit de
lezer dan een eigen conclusie kan trekken. Bij enkele effectindicatoren uit
de begroting ontbraken de realisatiewaarden in het jaarverslag.Bij beantwoording van de vraag over de geleverde prestaties («Hebben
we daarvoor gedaan wat we daarvoor zouden doen?») kan de informatiewaarde
en begrijpelijkheid van de tekst vergroot worden als de opsomming
van de ingezette beleidsinstrumenten wordt voorzien van een korte toelichting
op de wijze waarop de instrumenten zijn ingezet.Bij sommige onderdelen worden in het jaarverslag andere instrumenten genoemd
dan in de begroting.Enkele prestatie-indicatoren met streefwaarden uit de begroting komen
in het jaarverslag niet terug in de vorm van realisatiewaarden.De beantwoording van de vraag «Heeft het gekost wat we dachten dat
het zou kosten?» is op toereikende wijze in het LNV-jaarverslag beantwoord.
Een verdere verbetering is nog mogelijk door de toelichting op de totale uitgaven
op consequente wijze nader te specificeren naar prestatie-eenheden.BeleidsevaluatiesDe Algemene Rekenkamer onderzoekt sinds 2000 op gezette tijden hoe het
staat met de evaluatiefunctie bij de ministeries. Het rapport Staat van de beleidsinformatie 2004, dat de Algemene Rekenkamer ook
op Verantwoordingsdag 2004 publiceert, richt zich op de rol van de beleidsdirecties
in de evaluatiefunctie van de ministeries.De beleidsinformatie die ministeries opleveren en die deels voortkomt
uit beleidsevaluaties, is voor een groot deel terug te vinden in de jaarverslagen
van de ministeries. Daarmee is er een directe link tussen het jaarlijkse onderzoek
naar de staat van de beleidsinformatie en het jaarlijkse onderzoek van de
Algemene Rekenkamer naar de jaarverslagen van ministeries.Het rapport Staat van de beleidsinformatie 2004
bevat echter geen onderzoek naar en geeft dus geen oordeel over de kwaliteit
van evaluatieonderzoeken en de gegevens uit de systemen van reguliere prestatiegegevens.
De Algemene Rekenkamer beschikt daarom nog niet over bevindingen voor een
oordeel over de deugdelijke totstandkoming en de kwaliteit van de informatie
over het gevoerde beleid.De AD geeft aan dat de directie FEZ een plan van aanpak heeft opgesteld
waarin de rollen en de onderlinge verantwoordelijkheden binnen het departement
ten aanzien van de beleidsevaluaties duidelijk zijn gedefinieerd. In 2004
zal de AD een audit uitvoeren naar de opzet en werking van evaluatie-instrumenten
bij drie beleidsdirecties.3.6 Informatie over de bedrijfsvoeringOp grond van haar bevindingen is de Algemene Rekenkamer van oordeel dat
de informatie over de bedrijfsvoering (waaronder de bedrijfsvoeringsparagraaf)
in het jaarverslag 2003 van het Ministerie van LNV op deugdelijke wijze tot
stand is gekomen en voldoet aan de verslaggevingseisen.Voor de controle en
de verantwoordingsstructuur van informatie over de bedrijfsvoering geldt hetzelfde
als voor de controle van de beleidsinformatie: de Algemene Rekenkamer kan
voor het verslagjaar 2003 nog geen volledig oordeel
geven over de informatie over het gevoerde beleid in het jaarverslag. Zij
kan evenmin steunen op de departementale voorcontrole van de kwaliteit van
de bedrijfsvoeringsinformatie (zie § 3.5).De bedrijfsvoeringsparagraafIn het jaarverslag 2002 dienden de ministers een mededeling over de bedrijfsvoering
op te nemen waarin zij voor met name genoemde onderdelen van de bedrijfsvoering
verklaren dat er sprake is van beheerste processen. Die verplichting is voor
het jaarverslag 2003 vervallen. De ministers hebben een grote
vrijheid gekregen in de wijze waarop zij zich over hun bedrijfsvoering moeten
verantwoorden.De minister van LNV heeft ervoor gekozen in de bedrijfsvoeringsparagraaf
geen mededeling op te nemen. Wel beschrijft de minister een aantal belangrijke
kwaliteitsverbeteringen in de bedrijfsvoering en blikt het ministerie terug
op de aandachtspunten in de begroting 2003 en de afwikkeling van de aandachtspunten
in het jaarverslag 2002. De paragraaf heeft betrekking op het financieel beheer,
het materieelbeheer, de totstandkoming van de beleidsinformatie, het personeelsmanagement,
het informatiebeheer en systemen van sturing en beheersing.Hoewel het ministerie in de bedrijfsvoeringsparagraaf inzicht geeft in
de belangrijkste ontwikkelingen in de bedrijfsvoering, pleit de Algemene Rekenkamer
ervoor om het gebruik van de mededeling te heroverwegen. Een mededeling over
de bedrijfsvoering als geheel doet meer recht aan de verantwoordelijkheid
van de minister dan een bedrijfsvoeringsparagraaf die is opgesteld in de vorm
van een uitzonderingsrapportage. De minister geeft hiermee aan dat hij bewust
de verantwoordelijkheid voor de bedrijfsvoering neemt en bereid is zich hierover
te verantwoorden.Geen «in control»-statement bij LNV over 2003Over 2003 hebben de directies en diensten van het ministerie intern een
mededeling bij de bedrijfsvoering afgegeven die gebaseerd was op het toetsingskader
financieel beheer en materieelbeheer van de directie FEZ. Daarom had het voor
de hand gelegen als de minister ondanks de vrijwillige basis waarop dit zou
geschieden een «in control»-statement had afgegeven in plaats
van een uitzonderingsrapportage op te nemen in het jaarverslag.Het Ministerie van LNV is zich wel bewust dat een dergelijk statement
kan leiden tot een meer proactieve houding en transparantie ten aanzien van
de bedrijfsvoering. Toch heeft men hiervoor niet gekozen omdat een expliciet
«in control»-statement ertoe kan leiden dat het verantwoordelijke
management zich te veel zou gaan richten op het toedekken van de risico's
in plaats van het intern oppakken en verbeteren van bedrijfsprocessen.Het ministerie merkt verder op dat er, als het gaat om het gebruik en
de waarde van de interne mededeling, nog wel sprake is van een groeitraject.De paragraaf over de bedrijfsvoering in het LNV-jaarverslag bevat zes
verbeterpunten waarop de departementsleiding in 2003 zou toezien. Het betreft
de volgende punten:1. onderhoud en werking AO;2. kwaliteit financiële verantwoordingsinformatie;3. ordelijkheid en controleerbaarheid totstandkoming van de niet-financiële
verantwoordingsinformatie;4. functioneren planning- en controlsysteem;5. afwikkeling openstaande voorschotten;6. toezicht op de uitvoering van het gemeenschappelijk regionaal structuurbeleid.De Algemene Rekenkamer concludeert dat het ministerie de belangrijkste
onvolkomenheden en aandachtspunten onderkent en actie onderneemt om het beheer
te verbeteren. Bij verschillende onderdelen is niet langer sprake van een
aandachtspunt omdat de bedrijfsprocessen worden «beheerst»; er
wordt voortvarend gewerkt aan het wegwerken van de onvolkomenheden.Hoewel de Algemene Rekenkamer onderkent dat onder het begrip «beheerste
bedrijfsprocessen» kan worden verstaan dat de problemen tijdig
worden onderkend en aangepakt door middel van bijvoorbeeld verbeterplannen,
wil zij er wel op wijzen dat dit niet betekent dat de onvolkomenheden zich
niet hebben voorgedaan in de afgesloten periode.Dit geldt bijvoorbeeld voor: (a) onderhoud en werking AO, (b) kwaliteit
financiële verantwoordingsinformatie, (c) ordelijkheid en controleerbaarheid
totstandkoming van de niet-financiële verantwoordingsinformatie en (d)
toezicht op uitvoering gemeenschappelijk regionaal structuurbeleid.De nieuwe aandachtspunten van het departement zijn:• Het aanscherpen van de sturingscultuur. De verdere uitwerking van
dit deelpunt is ook in het onderzoek van de Algemene Rekenkamer naar de voorschotten
bepleit. Daar is namelijk aangegeven dat het toezicht van beleidsdirecties
op de uitvoering van regelingen door agentschappen steviger in de organisatie
kan worden verankerd (zie verder § 4.3.1).• De implementatie van een vernieuwd geïntegreerd beheer- en
controlesysteem (GBCS) ten behoeve van de rechtstreekse steunverlening in
het kader van het gemeenschappelijk landbouwbeleid (GLB). De implementatie
dient op 1 januari 2005 gerealiseerd te zijn.4 BEDRIJFSVOERING VAN HET MINISTERIE4.1 InleidingDit hoofdstuk beschrijft de resultaten van het onderzoek van de Algemene
Rekenkamer naar de bedrijfsvoering van het Ministerie van LNV. Onder «bedrijfsvoering»
verstaat de Algemene Rekenkamer in de eerste plaats het financieel beheer
en materieelbeheer en de daartoe bijgehouden administraties. Tot de bedrijfsvoering
rekent de Algemene Rekenkamer ook de controle door de AD.De Algemene Rekenkamer baseert haar oordelen op eisen die de CW 2001 stelt
aan deze onderdelen. De onderdelen van de bedrijfsvoering en de eisen uit
de CW 2001 voor de controle van de bedrijfsvoering zijn samengevat in onderstaande
figuur.Bij haar oordeelsvorming over het jaarverslag en de bedrijfsvoering van
het ministerie maakt de Algemene Rekenkamer gebruik van de werkzaamheden van
de AD. Vooraf beoordeelt de Algemene Rekenkamer of zij kan steunen op de werkzaamheden
van de AD. Hiervoor doet zij uitvoerig onderzoek naar deze werkzaamheden.
Bij een positieve uitslag van dit onderzoek zullen de oordelen van de Algemene
Rekenkamer over de bedrijfsvoering mede tot stand komen op basis
van de uitkomsten van de werkzaamheden van de AD.4.2 Oordeel financieel beheer en materieelbeheerOp grond van haar bevindingen is de Algemene Rekenkamer van oordeel dat
de onderzochte onderdelen van het financieel beheer, het materieelbeheer en
de daartoe bijgehouden administraties in 2003 van het Ministerie van LNV hebben
voldaan aan de eisen die de CW 2001 stelt, met uitzondering van de volgende
onvolkomenheden:• het beheer van openstaande voorschotten (§ 4.3.1):• de administratie van het LNV-concern (§ 4.3.2);• interne controle (§ 4.3.3);• (tijdelijke) agentschappen DLG, LASER en RVV (§ 4.3.4);• reviewbeleid (§ 4.3.5);• beschrijving en onderhoud administratieve organisatie (§ 4.3.6);• contractbeheer (§ 4.3.7);• implementatie Voorschrift Informatiebeveiliging Rijksdienst (VIR)
(§ 4.3.8).Bij het beheer van openstaande voorschotten gaat het om een ernstige onvolkomenheid,
omdat hiermee een aanzienlijk financieel belang gemoeid is en de problemen
zich bij verscheidene beleidsdirecties voordoen.4.3 Bevindingen financieel beheer en materieelbeheer4.3.1 Achterstand in de afrekening van voorschotten op
overdrachtsuitgaven4.3.1.1 InleidingDe Algemene Rekenkamer heeft in het kader van het rechtmatigheidonderzoek
2003 onderzoek gedaan naar de voorschotten op overdrachtsuitgaven van het
departement.Aanleiding hiervoor was de omvang van de openstaande voorschotten op de
saldibalans van eind 2002. Het ministerie heeft dit probleem ook zelf onderkend.
In de mededeling over de bedrijfsvoering 2002 gaf de minister namelijk al
aan dat de afwikkeling van de openstaande voorschotten in 2003 een punt van
aandacht zou zijn. Om een bijdrage te kunnen leveren aan de verbeteringen
die op dit punt dienen te worden gerealiseerd heeft de Algemene Rekenkamer
bij haar onderzoek gekeken naar de oorzaken die ten grondslag liggen aan de
geconstateerde problemen. Daartoe heeft zij in een aantal gevallen het proces
vanaf de toekenning van de bijdrage tot en met de afrekening van de voorschotten
aan de hand van de dossiers onderzocht. Bij het onderzoek is aandacht besteed
aan:• de aard en omvang van de achterstand;• het toezicht op de uitvoering van het beheer van de voorschotten;• de oorzaken van de achterstand en de gevolgen daarvan voor het
toezicht op de bestedingen;• de kwaliteit van de afrekeningen;• de inspanningen van het departement om deze achterstand weg te
werken.4.3.1.2 Analyse van het saldoAard en omvang van de achterstandHet bedrag aan voorschotten dat eind 2002 openstond ad € 3,6
miljard is in 2003 niet afgenomen maar toegenomen tot € 4,3 miljard.
In totaal is er door het ministerie in 2003 voor € 1,1 miljard aan
nieuwe voorschotten betaald en is er slechts voor € 0,4 miljard
aan oude voorschotten afgerekend. Hierbij past wel de nuancering dat met name
bij de openstaande voorschotten aan onderwijsinstellingen door het ministerie
in 2003 reeds de nodige inspanningen zijn verricht om deze af te wikkelen.
Het Ministerie heeft besloten om in 2003 niet tot afrekening van de onderwijsbijdragen
over te gaan. Dit houdt verband met het onderzoek van de, door de minister
van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) ingestelde, commissie Vervolgonderzoek
Rekenschap. Het ministerie wilde eerst de resultaten van dit onderzoek afwachten
alvorens tot definitieve afboeking over te gaan. De onderwijsinstellingen
hebben een beschikking ontvangen waarin een voorbehoud is gemaakt in verband
met de mogelijke consequenties van de uitkomsten van de commissie.Het hoge saldo eind 2003 wordt met name veroorzaakt door de voorschotten
op onderwijsbijdragen van de directie Wetenschap en Kennisoverdracht (DWK).
Eind 2003 stond er voor € 2,5 miljard aan voorschotten met betrekking
tot deze onderwijsinstellingen open. Dat er bij deze directie sprake is van
een aanzienlijke achterstand in de afrekening van oude jaren blijkt wel uit
het feit dat van de € 2,5 miljard aan openstaande voorschotten slechts € 190
miljoen in 2003 aan de onderwijsinstellingen is betaald. Het grootste deel
van de € 2,5 miljard aan openstaande voorschotten is versterkt in
de periode van 1996 tot en met 2003. Maar ook over de jaren daarvoor stond
nog een aanzienlijk bedrag aan voorschotten open. Ongeveer tweederde van de
openstaande voorschotten bij deze directie heeft betrekking op de subsidiebijdragen
aan onderwijsinstellingen en éénderde op onderzoeksopdrachten.Naast deze voorschotten aan onderwijsinstellingen stonden ook bij de directie
Landbouw en de directie Natuur hoge saldi aan oude voorschotten open. Ook
bij deze directies heeft een belangrijk deel van de voorschotten betrekking
op overdrachtsuitgaven. Bij de directie Landbouw stond medio 2003 circa € 470
miljoen aan voorschotten open en bij de directie Natuur € 345 miljoen.
Ook bij deze onderdelen betreft het voornamelijk overdrachtsuitgaven. Een
deel van de voorschotten van de directie Landbouw heeft betrekking op regelingen
met een lange doorlooptijd, waardoor volgens de directie niet eerder tot afrekening
kan worden overgegaan dan nadat is geconstateerd dat aan alle voorwaarden
is voldaan. Soms kan dat pas na dertig jaar. Niettemin bestaat ook bij deze
directie evenals bij DWK en de directie Natuur een achterstand in de afrekening
van voorschotten.Vooral bij de directie Natuur gaat het om een zeer groot aantal voorschotten.
Medio 2003 dienden er volgens de verplichtingenadministratie van het departement
bij deze directie ruim 25 000 voorschotten te worden afgerekend. In totaal
moesten er toen nog circa 39 000 voorschotten door het departement worden
afgerekend. Ruim 6 000 van het totaal van de voorschotten hadden nog
betrekking op de periode 1989 tot en met 2000. Overigens is vastgesteld dat
het werkelijke aantal voorschotten als gevolg van een onjuiste registratie
door dienstonderdelen nog veel hoger moet zijn. Het grote aantal openstaande
voorschotten is er mede de oorzaak van dat het niet goed mogelijk is om de
achterstand die in de afgelopen jaren is ontstaan in korte tijd
op verantwoorde wijze geheel weg te werken.Een administratief probleemEen belangrijke oorzaak voor het hoge saldo van oude voorschotten van
het ministerie is voor een deel administratief van aard. Deze oorzaak schuilt
in de wijze waarop de verplichtingen door het departement administratief zijn
verwerkt. Het gaat daarbij onder andere om het in één verplichting
onderbrengen van grote bijdragen met een definitief karakter en veel kleinere
bijdragen met een voorlopig karakter. Dit heeft thans tot gevolg dat een groot
deel van het saldo aan openstaande voorschotten op de saldibalans, betrekking
heeft op betalingen met een definitief karakter. Dit betreft met name de onderwijsbijdragen
van DWK.4.3.1.3 Toezicht op het beheerDepartementale regelgevingGeconstateerd is dat het ministerie in het vervolg meer sturing zou kunnen
geven aan de wijze waarop het beheer ten aanzien van voorschotten bij de beleidsdirecties
en diensten vorm moet worden gegeven. In dat kader werd vastgesteld dat de
departementale regelgeving ten aanzien van het voorschottenbeheer enige lacunes
kent en nader dient te worden geconcretiseerd. In december 2003 is aan de
secretaris-generaal van het ministerie derhalve geadviseerd om op korte termijn
te komen tot een departementale richtlijn. In zijn brief van 26 januari
2004 heeft hij toegezegd dit advies te zullen overnemen.Interne controleRekening houdend met het bestuursconcept van integraal management zou
aan de interne controlefunctie bij de beleidsdirecties en diensten van het
departement meer vorm moeten worden gegeven. De thans door de directie FEZ
uitgevoerde controles kunnen gezien de bevindingen van het onderzoek worden
verbreed, zonder daarbij de verantwoordelijkheid van directies en diensten
uit het oog te verliezen.Toezicht op uitvoering door LASERVaak vindt de uitvoering van regelingen bij LASER plaats in opdracht van
één van de beleidsdirecties van het departement. De eindverantwoordelijkheid
voor de uitvoering van deze regelingen en voor het beheer van de voorschotten
die in dat kader zijn verstrekt ligt dan bij de desbetreffende beleidsdirectie.Van de wijze waarop en de mate waarin de beleidsdirecties toezicht houden
op de kwaliteit van de uitvoering van de regelingen is bij het onderzoek geen
helder beeld ontstaan. De indruk bestaat dat het toezicht van de beleidsdirecties
op de uitvoering van de regelingen door LASER steviger in de organisatie kan
worden verankerd. Bij LASER is overigens vastgesteld dat de regelingen waarbij
voorschotten worden verstrekt op een systematische wijze via checklisten worden
afgewerkt. Niettemin kan ook hier het nodige worden verbeterd. Bij de regeling
«Effectgerichte maatregelen in bossen en natuurterreinen» (EGM)
heeft de Algemene Rekenkamer vastgesteld dat er in het verleden wel erg soepel
is omgegaan met het ter beschikking stellen van subsidiebijdragen. Ofschoon
bij een steekproef is vastgesteld dat een aantal projecten uit de subsidieaanvraag
niet voldeden aan de voorwaarden om voor subsidie in aanmerking te komen,
zijn de niet in de steekproef vallende projecten alle volledig voor subsidie
in aanmerking gekomen. Inmiddels zijn de uitvoeringsregels van LASER aangescherpt.De aangescherpte uitvoeringsregeling tolereert volgens de Algemene Rekenkamer
echter nog altijd een te groot aantal fouten in de opgaven van de begunstigden:
voorheen 50%, in de huidige regeling 10%. De Algemene Rekenkamer zal in 2004
de uitvoering van deze regeling in het oog houden.4.3.1.4 Oorzaken en gevolgen van de achterstandHoogte van de voorschottenBij het bepalen van de hoogte van de voorschotten geldt als richtlijn
dat het niet is aan te bevelen een derde voor een langere periode dan een
maand te bevoorschotten. Bij de toekenning van voorschotten door het ministerie
zou de liquiditeitsbehoefte van de gesubsidieerde meer leidend moeten zijn.
Deze liquiditeitsbehoefte zou aannemelijk moeten worden gemaakt en van geval
tot geval door de beleidsdirectie moeten worden onderzocht.In veel gevallen zijn de uitgaven van gesubsidieerden thans volledig door
de beleidsdirecties voorgefinancierd. In enkele gevallen was zelfs aanwijsbaar
sprake van overfinanciering. Dit is met name vastgesteld bij de directie Natuur,
die al enige jaren ruim € 7 miljoen aan ter beschikking gestelde
begrotingsgelden in een destijds door het ministerie en de provincies opgerichte
stichting heeft geparkeerd.In geval van volledige voorfinanciering of overbevoorschotting ontbreekt
bij de gesubsidieerde een stimulans om tijdig aan de verantwoordingsverplichtingen
te voldoen. In geval van overbevoorschotting heeft de subsidieontvanger er
zelfs belang bij niet of niet tijdig aan zijn verantwoordingsverplichtingen
te voldoen. Voorfinanciering stelt daarom hoge eisen aan de voortgangsbewaking
op de afwikkeling van verstrekte voorschotten. Bovendien zal in deze situaties
sprake moeten zijn van een adequaat sanctiebeleid, zodat kan worden ingegrepen
als subsidieontvangers zich niet aan de voorwaarden houden.VoortgangsbewakingDe voortgangsbewaking is bij alle in het onderzoek betrokken directies
in het verleden onder de maat geweest. Aan continuïteit in de bewaking
op de afhandeling van voorschotten en een zorgvuldige en tijdige overdracht
aan de uitvoerende diensten heeft het in het verleden ook ontbroken. Verder
is vastgesteld dat ook indien gesubsidieerde tijdig zijn verantwoordingsverplichtingen
nakomt, de verdere afwikkeling door het ministerie nog erg veel tijd (soms
jaren) in beslag kan nemen. De oorzaken die tijdens het onderzoek naar voren
kwamen zijn het ontbreken van een goed voortgangsbewakingssysteem en het niet
beschikbaar stellen van voldoende personeel om de werkzaamheden uit te voeren.Instrumenten voor voortgangsbewakingDe kwaliteit van de instrumenten voor een goede voortgangsbewaking bij
de beleidsdirecties zou nog eens door het departement moeten worden bezien.
Gebleken is dat archivering en dossiervorming bij de in het onderzoek betrokken
directies nog een probleem zijn. De wijze waarop de verplichtingen worden
gearchiveerd sluit met name bij DWK onvoldoende aan op de departementale verplichtingenadministratie.
Vaak ontbreken in de dossiers essentiële gegevens. Niet zelden ook zijn
dossiers geheel in het ongerede geraakt. De dossiers van de in het onderzoek
betrokken vestigingen van LASER maken overigens wel een nette en volledige
indruk. In verband met toegankelijkheid van financiële stukken is door
de AD in zijn samenvattend rapport aanbevolen deze stukken in
afzonderlijke dossiers te archiveren.De voortgangsbewaking door de beleidsdirecties wordt niet voldoende ondersteund
door het geautomatiseerde systeem waarin de voorschotten en verplichtingen
worden geregistreerd. Een rappelleringsfunctie ontbreekt en het opstellen
van managementinformatie uit deze administratie is bewerkelijk. Het ontbreken
van een dergelijke functie en de moeite die moet worden gedaan voor de totstandbrenging
van bruikbare managementinformatie kunnen er op termijn toe leiden dat de
aandacht van de beleidsdirecties en diensten verslapt omdat andere prioriteiten
worden gesteld.Verder bleek de tijdigheid van de vastlegging van de verplichtingen en
afrekeningen door het ministerie nog wel eens te wensen over te laten. De
wijze waarop de registratie door LASER in het verleden (soms in strijd met
comptabele regelgeving) is geschied, zorgt ervoor dat de administratie van
de voorschotten niet in alle opzichten een betrouwbaar beeld geeft van de
openstaande voorschotten.4.3.1.5 Kwaliteit van de afrekeningenToezicht op bestedingenBij de beoordeling van de kwaliteit van de afrekeningen van de oude voorschotten
op overdrachtsuitgaven is het de Algemene Rekenkamer opgevallen dat in veel
gevallen onvoldoende invulling wordt gegeven aan het toezicht op de besteding
van subsidiebijdragen. Dit komt voor een belangrijk deel doordat de voorwaarden
die bij het aangaan van de verplichting zijn gesteld onvoldoende waarborgen
bieden voor een tijdige en adequate verantwoording door gesubsidieerde. De
interne controle op deze uitgaande correspondentie en op de uitkomsten van
de beoordeling van de verantwoordingsinformatie moeten worden aangescherpt.Aanspreken op naleving van voorwaardenWaar wél controleerbare afspraken zijn gemaakt, worden ze onvoldoende
door de beleidsdirecties gehandhaafd. Als de verantwoording of de erbij gegeven
accountantsverklaring niet voldoet aan de eraan te stellen eisen, worden de
betrokken instellingen daar onvoldoende en soms in het geheel niet op aangesproken.
Uit de gevallen die bij de directie Landbouw en de directie Natuur zijn bestudeerd
bleek dat dit veroorzaakt wordt door het feit dat het gaat om de afrekening
van oude jaren en de wens om versneld tot afrekening over te gaan.Registratie van de afrekeningenDe afrekeningen worden niet altijd tijdig in de voorschottenadministratie
geregistreerd. Belangrijke voorbeelden daarvan zijn aangetroffen bij DWK en
bij LASER. De verplichtingenadministratie geeft daardoor niet altijd een actueel
inzicht in de omvang van de aangegane verplichtingen, de bevoorschotting en
afwikkeling daarvan.Met name dient te worden gelet op de tijdigheid van de afrekening. Voor
een juiste verwerking van de afrekeningen in het kader van de zogenoemde «Oogstschaderegeling»
zou door LASER nog een nadere actie moeten worden ondernomen om de bij het
onderzoek gesignaleerde risico's van misbruik en oneigenlijk gebruik weg te
nemen.Inspanningen om achterstand weg te werkenAan de afwikkeling van de oude voorschotten is met name door DWK en de directie FEZ van het ministerie in 2003 veel aandacht gegeven.
Het was niet goed mogelijk om in 2003 de achterstand die in de afgelopen jaren
is ontstaan geheel weg te werken. Factoren die daarbij een rol hebben gespeeld
zijn:• het grote aantal openstaande voorschotten;• de gebrekkige dossiervorming bij de beleidsdirecties;• de beperkte voorwaarden die destijds bij toekenning van de subsidiebijdragen
door het departement aan de verantwoordingsinformatie zijn gesteld.Verder is de publicatiedatum van het onderzoek naar de besteding van onderwijsgelden
(van de commissie-Schutte) van invloed geweest op de effectuering van de afrekeningen
van deze bijdragen.4.3.1.6 Conclusies en aanbevelingenBij het ministerie is volgens de Algemene Rekenkamer sprake van een aanzienlijke
achterstand in de afrekening van oude voorschotten op overdrachtsuitgaven.
Het toezicht op de bestedingen van deze overdrachtsuitgaven is mede daardoor
de laatste jaren onder druk komen te staan. De achterstand in de afrekening
van voorschotten is volgens de Algemene Rekenkamer in belangrijke mate te
wijten aan het feit dat de voortgangsbewaking door het departement in de afgelopen
jaren onder de maat is gebleven. Mede doordat de uitgaven van de begunstigden
veelal volledig door het departement zijn voorgefinancierd worden aan de kwaliteit
van deze voortgangsbewaking hoge eisen gesteld.De Algemene Rekenkamer heeft vastgesteld dat in 2003 de directie FEZ en
DWK veel aandacht hebben gegeven aan een versnelde afwikkeling van de voorschotten.
Daarbij dient te worden aangetekend dat het door een aantal factoren niet
goed mogelijk was om in 2003 op verantwoorde wijze de achterstand die in de
afgelopen jaren is ontstaan geheel weg te werken. Deze factoren betroffen
het grote aantal openstaande voorschotten, een gebrekkige dossiervorming bij
de beleidsdirecties en tekortkomingen in de subsidievoorwaarden die destijds
bij toekenning van de bijdragen door het departement aan de verantwoording
door gesubsidieerde zijn gesteld.De Algemene Rekenkamer vindt dat het ministerie bij de toekenning van
subsidiebijdragen meer waarborgen moet scheppen voor een adequaat toezicht
op de bestedingen. Op de tijdige naleving van de subsidievoorwaarden dient
verder op scherpere wijze door de beleidsdirecties toezicht te worden gehouden.
Een zakelijker opstelling richting gesubsidieerde is in dit opzicht meer dan
gewenst. Beter uitgewerkte subsidievoorwaarden en een sanctiebeleid kunnen
hieraan een bijdrage leveren.De Algemene Rekenkamer verwacht in 2004 meer structurele maatregelen van
het departement om te voorkomen dat er nieuwe achterstanden zullen ontstaan
en dat wederom het toezicht op de bestedingen onder druk komt te staan. Te
denken valt hierbij aan:• het optimaliseren van de concernadministratie;• het versterken van de financiële functie bij de beleidsdirecties;• het steviger in de organisatie verankeren van het toezicht op de
uitvoering van subsidieregelingen door de erkende betaalorganen;• het aanscherpen van het toezicht op de bestedingen van gesubsidieerde
instellingen door een kritischer beoordeling van de verantwoording en accountantsverklaringen.Gezien de bevindingen uit het onderzoek is het verder van belang dat de
directie FEZ als concerncontroller extra inzet pleegt bij het ontwikkelen
van kaders en normen als het gaat om het beheer van voorschotten. De Algemene
Rekenkamer is namelijk van mening dat het ministerie meer richting zou moeten
geven aan de wijze waarop het beheer van de voorschotten bij de beleidsdirecties
en diensten wordt vormgegeven. De secretaris-generaal van het ministerie heeft
toegezegd dat er terzake departementale richtlijnen zullen worden gegeven.
De kaders zullen zich volgens de Algemene Rekenkamer met name moeten richten
op:• de toekenning van verplichtingennummers;• de bestedings- en verantwoordingseisen in de toekenningsbescheiden;• de inachtneming van verantwoordingstermijnen.Tevens zal de directie FEZ extra toezicht moeten houden op het bewaken
van de afloop van de openstaande voorschotten.Omdat met het beheer van de openstaande voorschotten een aanzienlijk financieel
belang gemoeid is en de problemen daarin zich bij verscheidene beleidsdirecties
voordoen merkt de Algemene Rekenkamer dit aan als een ernstige onvolkomenheid.4.3.2 Administratie van het LNV-concernDe LNV-administratie bestaat uit verschillende systemen die de directie
FEZ en de directies en uitvoerende diensten gebruiken. Tussen deze administraties
bestaan relaties die tezamen een complex geheel vormen waarbij gemakkelijk
fouten kunnen ontstaan. De directie FEZ is verantwoordelijk voor de kwaliteit
van de concernadministratie en de geconsolideerde financiële informatie
die daaruit wordt samengesteld. Bij de afsluiting van de administratie van
het departement resteerden eind 2003 op diverse grootboekrekeningen saldi
die nader door het departement moeten worden geanalyseerd. Dit is onder meer
noodzakelijk om te kunnen vaststellen dat alle uitgaven en ontvangsten in
de departementale rekening of onder de intracomptabele vorderingen en schulden
tijdig door het departement zijn verwerkt. De analyse had ten tijde van het
onderzoek van de Algemene Rekenkamer nog niet plaatsgevonden. De directie
FEZ heeft toegezegd de saldi op korte termijn in 2004 te zullen analyseren.
Voor een deel dient dit in overleg met het Ministerie van Financiën te
geschieden.In verband met het voorgaande heeft de Algemene Rekenkamer onzekerheid
over bedragen op een aantal posten van de saldibalans.De onzekerheden zijn toegelicht in § 3.4, «Saldibalans
en toelichting».De Algemene Rekenkamer dringt aan op een zorgvuldige analyse en documentatie
van de saldi. Zij gaat ervan uit dat de onzekerheden op korte termijn door
het ministerie worden geëlimineerd, zodat in ieder geval in 2004 kan
worden vastgesteld dat alle daartoe bestemde uitgaven en ontvangsten in de
departementale rekening zijn verwerkt.Om de geconstateerde problemen in de toekomst te voorkomen onderschrijft
de Algemene Rekenkamer de aanbeveling van de AD om ieder kwartaal de concernadministratie
volledig af te sluiten, waarbij wordt vastgesteld dat alle subadministraties
aansluiten op de hoofdadministratie en alle saldi op balans- en tussenrekeningen
worden gespecificeerd en worden beoordeeld op ouderdom en bestaan. De aansluiting van de administratie van de uitvoerende diensten dient
overigens maandelijks te geschieden. De AD beoordeelde de interne beheersing
van het proces van het opstellen van deze maandverantwoordingen bij DLG en
LASER als onvoldoende. Bij LASER gaf de AD in november 2003 aan dat nog geen
enkele maandverantwoording in de concernadministratie was geboekt omdat LASER
de gegevens niet in de gewenste indeling bij de directie FEZ aanleverde. De
directie FEZ gaf aan dat dit een bewuste keuze was geweest die verband hield
met werkzaamheden aan de koppeling van beide systemen.De Algemene Rekenkamer wijst erop dat bij een juiste opstelling en kritische
beoordeling van de maandverantwoordingen van de diensten eventuele verschillen
tijdig worden geconstateerd en dan eenvoudiger zijn uit te zoeken. Dit voorkomt
een opeenstapeling van werkzaamheden bij de jaarafsluiting en is een waarborg
voor een actuele begrotingsadministratie. Verder vraagt de Algemene Rekenkamer
met het oog op de waarborging van juiste en volledige standen in de administratie
bij LASER en DLG aandacht voor de registratie van de verplichtingen. Bij DLG
moesten in verband met een onjuiste interpretatie van het comptabel begrip
«aangegane verplichting» de standen in de administratie worden
bijgesteld om per ultimo 2003 tot een juiste verantwoording te kunnen komen.
De directie Natuur is er in 2003 schriftelijk door de directie FEZ op gewezen
dat de discipline ten aanzien van het verplichtingenbeheer duidelijk beter
moest. Ook bij de directie Landbouw en de directie Industrie en Handel zijn
terzake problemen gesignaleerd.Omdat de betrouwbaarheid van de departementale administratie een belangrijke
waarborg vormt voor een juiste en tijdige opstelling van het jaarverslag van
het ministerie merkt de Algemene Rekenkamer vorenstaande bevindingen aan als
een onvolkomenheid in het financieel beheer.4.3.3 Interne controleAan de interne controlefunctie bij het departement dient volgens de Algemene
Rekenkamer in het algemeen meer vorm te worden gegeven. Zij baseert dit op
de volgende bevindingen.De dossiervorming bij de beleids- en stafdirecties is niet van een zodanig
niveau dat eenvoudig zichtbaar is welke interne controles op een transactie
zijn uitgevoerd en welke documenten uit het dossier daarvoor zijn gebruikt.
Aanbevolen wordt om hiervoor checklisten te ontwerpen die, wanneer het transacties
van enig volume betreft, moeten worden gebruikt om de controlehandelingen
vast te leggen en inzichtelijk te maken welke documenten zijn gebruikt bij
de beoordeling. Ook kan het gebruik van een afzonderlijk dossier met inhoudsopgave
voor de financiële stukken de toegankelijkheid aanzienlijk verbeteren.In totaal is in 2003 bij DLG voor € 2,1 miljoen aan fouten geconstateerd.
DLG beheert onder meer budgetten voor het uitvoeren van landinrichtingsprojecten
en voor subsidieregelingen. In een aantal situaties laat de werking van de
interne controle daarbij te wensen over. Dit betreft onder andere de kwaliteit
van de dikwijls complexe berekeningen die in het kader van het afsluiten van
landinrichtingsprojecten moeten worden opgesteld. De AD moest bij de door
haar uit te voeren controles de berekeningen van DLG soms reconstrueren omdat
de oorspronkelijke berekeningen niet meer beschikbaar of onvoldoende toegankelijk
zijn. Bij deze reconstructies kwamen afwijkingen aan het licht
ten opzichte van de geboekte uitkomsten. Omdat dit onzekerheid oproept over
de geboekte bedragen wordt er op aangedrongen dat DLG deze berekeningen omgeeft
met een stevig stelsel van interne controle, waarin met name de financiële
functie een controlerende en autoriserende rol moet spelen.Het beheer van de verplichtingen uit hoofde van de regeling «Beëindiging
veehouderijtakken» heeft meer aandacht nodig. De aangegane verplichtingen
en de betalingen worden te laat in de financiële administratie van het
Ministerie van LNV geboekt. Daardoor bestaat bij de directie FEZ onvoldoende
inzicht in de uitputting van dit aanzienlijke budget. Verder vraagt het veel
tijd om achteraf verschillen te analyseren.In subsidieregelingen en uitvoeringsafspraken zijn uiterste termijnen
genoemd onder meer voor de indiening van aanvragen en eindafrekeningen. In
de praktijk komt het voor dat deze termijnen worden overschreden. Omdat het
wettelijke termijnen betreft heeft de AD de directie Juridische Zaken gevraagd
te beoordelen of dit gevolgen heeft voor de rechtmatigheid. De conclusie van
de AD is dat het hier gaat om zogenaamde termijnen van orde, die de bevoegdheid
van de minister tot subsidievaststelling niet aantasten. Deze overschrijdingen
van de termijnen zijn derhalve niet van invloed op het oordeel over de rechtmatigheid.
Wel hebben ze gevolgen voor het oordeel over het financieel beheer.De Algemene Rekenkamer kan zich niet vinden in deze conclusie. Zij stelt
dat aan alle voorwaarden in wet- en regelgeving moet zijn voldaan, tenzij
de minister op basis van die wet of wettelijke regeling kan afwijken. Bovendien
verwacht de Algemene Rekenkamer in dergelijke gevallen een duidelijke motivering
in het beleidsdossier waarom is afgeweken.In de «Subsidieregeling agrarisch natuurbeheer» (SAN) is de
mogelijkheid opgenomen om voor beheerseenheden waarop een weidevogelpakket
is toegekend de beheersbijdrage jaarlijks te verhogen met een toeslag voor
het uitrijden van ruige stalmest. Geconstateerd is dat deze toeslag in verscheidene
gevallen onrechtmatig is ontvangen door de beheerder, onder meer omdat niet
was voldaan aan de meldingsplicht. Verder heeft de AD fouten geconstateerd
in de maximale hoeveelheid uit te rijden stalmest, in de uitgereden hoeveelheid
en in de toegestane uitrijperiode. De beheerders aan wie te veel toeslag is
betaald heeft LASER in februari 2004 schriftelijk verzocht het te veel betaalde
terug te betalen.Gezien het vorenstaande is de Algemene Rekenkamer van mening dat op het
terrein van de interne controle nog het nodige moet worden verbeterd. Zij
merkt de interne controle derhalve aan als een onvolkomenheid in het financieel
beheer.4.3.4 (Tijdelijke) agentschappenDe volgende organisatieonderdelen van het Ministerie van LNV kenden in
2003 een afgescheiden beheer in de zin van artikel 10 lid 1 van de Comptabiliteitswet
2001:• LASER;• Bureau Heffingen;• Plantenziektenkundige Dienst;• (Tijdelijk agentschap) Voedsel en Warenautoriteit (VWA);• Rijksdienst voor de keuring van Vee en Vlees (RVV);• Keuringsdienst van Waren (KvW).Bij al deze agentschappen is in 2003 een goedkeurende accountantsverklaring
afgegeven. Verder is de AD tot de conclusie gekomen dat de kwaliteit van het
financieel beheer van de beheersuitgaven en ontvangsten van deze agentschappen
van voldoende niveau is.De conclusie van de AD over het financieel beheer heeft echter geen betrekking
op de programma-uitgaven en -ontvangsten die de agentschappen ten behoeve
van het Ministerie van LNV beheren. De bevindingen over deze programma-uitgaven
en -ontvangsten die door de agentschappen worden gerealiseerd zijn in de rapportage
van de AD toegerekend aan het beheer van de overdachtsuitgaven en -ontvangsten
van het kerndepartement. In § 4.3.2 («Interne controle»)
is over die bevindingen reeds gerapporteerd. De Algemene Rekenkamer acht deze
bevindingen, die betrekking hebben op het primaire proces van deze agentschappen,
relevant voor de beoordeling van het financieel beheer van het agentschap
zelf. Mede in dit licht concludeert de Algemene Rekenkamer in afwijking van
de AD dat er sprake is van onvolkomenheden bij LASER en DLG zoals hieronder
is weergegeven.Agentschap LASERDe Algemene Rekenkamer merkt de geconstateerde gebreken in de administratie
(zie § 4.3.2) en de geconstateerde gebreken in de interne controle
(zie § 4.3.3) bij LASER aan als een onvolkomenheid.Agentschap DLG (1 januari 2004)Ook bij DLG, dat per 1 januari 2004 reeds de status van agentschap
heeft verkregen, heeft de Algemene Rekenkamer geconstateerd dat het financieel
beheer van de beheersuitgaven voor verbetering vatbaar is. Geconstateerd is
dat sprake is van onvoldoende concurrentiestelling bij opdrachten boven de € 12 500.
De Algemene Rekenkamer concludeert, mede gezien de opmerkingen in § 4.3.2
en § 4.3.3 dat er sprake is van onvolkomenheden in het financieel
beheer bij het agentschap DLG.Agentschap RVVDe RVV heeft op 1 januari 2003 de agentschapstatus gekregen. Vastgesteld
is dat de volledigheid van de in de administratie vastgelegde «nog te
betalen kosten» niet is gewaarborgd. Daardoor bestaat geen zekerheid
over de volledigheid van de inkopen van deze organisatie. Ook het vaststellen
van de volledigheid van de opbrengstverantwoording geeft bij het agentschap
problemen omdat er belangrijke tekortkomingen zijn geconstateerd in het factureringsproces.
Verder heeft de aansluiting van de administratie van de RVV met de concernadministratie
niet periodiek plaatsgevonden waardoor bij de jaarafsluiting vertraging is
ontstaan. De informatie over de verantwoording van kosten heeft slechts een
beperkte waarde voor de sturing van de organisatie omdat de analyse ten behoeve
van de managementinformatie in een te laat stadium plaatsvindt. De Algemene
Rekenkamer concludeert dat er sprake is van onvolkomenheden in het financieel
beheer bij het agentschap RVV.Tijdelijk agentschap VWAPer 1 januari 2006 zullen de drie «werkmaatschappijen»
van de VWA (RVV, de Keuringsdienst van Waren (KvW) en de centrale eenheid
VWA) volledig integreren, zodat per die datum sprake zal zijn van een agentschap
VWA. In 2002 is met het oog op deze integratie een verbeterplan opgesteld
in opdracht van het Ministerie van VWS. Dit verbeterplan is nog niet volledig
gerealiseerd.Tijdelijk agentschap DRL (1 januari 2004)Per 1 januari 2004 zal de Dienst Basisregistraties worden samengevoegd
met LASER, het LNV-loket en het bureau Heffingen in het tijdelijk agentschap
Dienst Regelingen Landbouw.AID (Toekomstig agentschap)Tot slot heeft het ministerie in zijn jaarverslag aangegeven dat de voorbereidingen
van de omvorming van de AID tot agentschap inmiddels in gang zijn gezet. Hoewel
het financieel beheer van de AID door de AD als «voldoende» wordt
gekwalificeerd, zijn er nog verbeteringen nodig in facturering, vorderingenbeheer
en het beheer van ICT. In opzet is met de invoering van een nieuw geautomatiseerd
systeem de kwaliteit rond gegevensverwerking toereikend gewaarborgd. De ontwikkeling
en het gebruik van managementinformatie dient evenwel te worden gestimuleerd.
De noodzakelijke verbeteringen worden thans nog niet als een onvolkomenheid
in het financieel beheer gekwalificeerd.Resumerend zal de Algemene Rekenkamer de bevindingen bij LASER, DLG en
bij de RVV aanmerken als een onvolkomenheid in het financieel beheer van deze
organisaties. De ontwikkelingen bij de VWA, DRL en de AID zal de Rekenkamer
met belangstelling volgen.4.3.5 ReviewbeleidHet Ministerie van LNV maakt veelvuldig gebruik van accountantsverklaringen
om zekerheid te krijgen over de verantwoording van de besteding van overdrachtsuitgaven.
Van belang is dat de verantwoordelijke beleidsdirecties een reviewbeleid formuleren.
Hierin is vastgelegd hoe men controleert of de accountantsverklaringen bij
verantwoordingen over de besteding van gelden waarvoor de minister van LNV
verantwoordelijk is, bruikbaar zijn. De Algemene Rekenkamer beschouwt dit
als een belangrijk sluitstuk van het beleid ter voorkoming van misbruik en
oneigenlijk gebruik. Het niet uitvoeren van reviews kan er uiteindelijk toe
leiden dat de Algemene Rekenkamer op grond van een ontoereikend beleid ter
voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O-beleid) tot de conclusie
komt dat er voor de betreffende overdrachtsuitgaven onzekerheid is over de
rechtmatigheid van de uitgaven.Een geïntegreerd reviewbeleid ontbreekt nog bij het ministerie. Er
zijn overigens wel acties gestart om dit te realiseren.Ter beoordeling van de mogelijke risico's heeft de Algemene Rekenkamer
de daadwerkelijke uitvoering van de reviews onderzocht. Bij het Ministerie
van LNV zijn grofweg drie geldstromen te onderkennen waarvoor een reviewbeleid
relevant is, te weten:1. de Europese geldstromen, zie ook § 4.4.2;2. de bijdragen aan rechtspersonen met een wettelijke taak (RWT's), zie
ook § 4.4.4;3. overige, waaronder alle subsidieregelingen van het Ministerie van LNV
die niet onder de vorige twee stromen vallen.Voor de Europese geldstromen heeft de Algemene Rekenkamer vastgesteld
dat er reviews worden uitgevoerd. Zie hiervoor ook de bevindingen in § 4.4.2.
Dit geldt voor een belangrijk deel ook voor de RWT's. Bij enkele RWT's functioneerde
de AD van het Ministerie van LNV als verantwoordelijke externe accountant,
waardoor reviews niet opportuun werden geacht.Bij de onderwijsinstellingen zijn de reviews opgeschort in verband met
het onderzoek van de commissie «Vervolgonderzoek Rekenschap» (commissie-Schutte).Wat resteert zijn de overige subsidieregelingen. Hier constateert de Algemene
Rekenkamer dat er géén reviews zijn uitgevoerd. Bij de uitvoeringsinstellingen
als LASER en DLG zijn er met betrekking tot de nationale geldstromen geen
reviews uitgevoerd ter beoordeling van de kwaliteit van de externe accountantscontrole
bij subsidieverantwoordingen.De Algemene Rekenkamer kwalificeert het reviewbeleid als een onvolkomenheid
omdat een geïntegreerd reviewbeleid ontbreekt
en omdat voor de overige subsidieregelingen geldt dat er sprake is van een
belangrijk financieel belang en het gegeven dat dit geldt voor verscheidene
beleidsdirecties.De Algemene Rekenkamer beveelt de departementale directies aan om jaarlijks
een plan op te stellen voor uit te voeren reviews bij de accountants van door
het Ministerie van LNV gesubsidieerde instellingen. Bovendien spreekt zij
de verwachting uit dat er in 2004 sprake zal zijn van een vastgesteld geïntegreerd
reviewbeleid dat als handvat kan dienen voor het bepalen van de uit te voeren
reviews.4.3.6 Beschrijving en onderhoud administratieve organisatieIn 2003 zijn enkele verbeteringen aangebracht in de beschrijving van de
AO. Voor het onderhoud en de implementatie van de AO heeft de directie FEZ
instrumenten aangereikt aan de diensten, staf- en beleidsdirecties. Bij acht
van de 22 directies voldoet de AO in opzet nog niet aan de daaraan te stellen
voorwaarden. De uitvoerende diensten voldoen in het algemeen, met uitzondering
van de Plantenziektenkundige Dienst, aan de daaraan te stellen eisen. In 2004
zullen de onderdelen waarbij sprake is van onvoldoende opzet van de AO gericht
door FEZ worden benaderd.Hoewel er vooruitgang is geboekt, constateert de Algemene Rekenkamer dat
er ten aanzien van de beschrijving en het onderhoud van de AO nog sprake is
van een onvolkomenheid.4.3.7 ContractbeheerOp grond van haar bevindingen concludeert de Algemene Rekenkamer dat er
ten aanzien van het contractbeheer bij het Ministerie van LNV sprake is van
een onvolkomenheid.Hierbij geldt wel de nuancering dat er ten opzichte van vorig jaar vooruitgang
is geboekt. Desondanks is er nog geen sprake van een goede toezichtsfunctie.
Met name in de werking worden nog te veel afwijkingen van de norm geconstateerd.
Het bewustzijn van een goed contractbeheer is niet bij alle directies en diensten
aanwezig.De Algemene Rekenkamer beveelt wederom aan om het toezicht door zowel
het verantwoordelijke management van de dienstonderdelen als die door de directie
Informatiemanagement en Facilitaire Aangelegenheden (IFA) te verbeteren en
er voor zorg te dragen dat geldende regelgeving wordt nageleefd.In haar rechtmatigheidsonderzoek over 2004 zal de Algemene Rekenkamer
opnieuw aandacht besteden aan het contractbeheer.4.3.8 Implementatie Voorschrift Informatiebeveiliging
RijksoverheidTot en met 2002 is door het departement voortvarend gewerkt aan de opzet
en implementatie van een toereikend stelsel van centrale richtlijnen en maatregelen
op het gebied van informatiebeveiliging. De verdere inbedding van deze maatregelen
en richtlijnen in de lijnorganisatie en de feitelijke implementatie bij de
diensten en directies is in 2003 sterk achtergebleven bij de verwachtingen.
Aangezien de daadwerkelijke implementatie van het VIR nog niet heeft plaatsgevonden
kwalificeert de Algemene Rekenkamer dit als een onvolkomenheid in de bedrijfsvoering.4.4 Bevindingen overige bedrijfsvoering4.4.1 Beheer van garantiesVorig jaar constateerde de Algemene Rekenkamer een onzekerheid over de
rechtmatigheid van een verplichting inzake een garantie die was afgegeven
ten behoeve van de Nederlandse Draf- en Rensport (NDR).Bij het toekennen van de desbetreffende garantie en het bewaken van de
liquiditeit en de verhaalsmogelijkheden op de NDR is veel misgegaan. Er is
niet zakelijk gehandeld door slechts summiere voorwaarden aan de garantie
te verbinden. Bovendien is onvoldoende invulling gegeven aan het toezicht
op de liquiditeit en het financieel beheer van de NDR gedurende de looptijd
van de garantie en bij de betaling aan de Rabobank. Er had direct een vordering
moeten worden ingesteld bij de NDR. Hierdoor was het mogelijk geweest om tijdig
informatie te verkrijgen over de stand van zaken bij de NDR en tevens gerichte
actie te ondernemen.Naar aanleiding van deze casus heeft het ministerie het afgelopen jaar
een onderzoek uitgevoerd naar de wijze waarop in deze zaak is gehandeld. Uiteindelijk
is besloten alsnog een vordering in te stellen bij de NDR. De Algemene Rekenkamer
is tevreden met het genomen besluit om een vordering in te stellen en zal
het vervolg met belangstelling volgen.Naar aanleiding van bovenstaande situatie beveelt de Algemene Rekenkamer
het ministerie aan om:• richtlijnen te formuleren die aangeven hoe binnen het departement
met garanties moet worden omgegaan;• van de uitstaande garanties na te gaan of er wel duidelijke voorwaarden
vooraf zijn gesteld en of er nog meerdere betalingen op verstrekte garanties
zijn verricht waarbij ten onrechte geen vordering is ingesteld.Voorts zal de Algemene Rekenkamer in het kader van een op dit moment lopend
onderzoek naar garanties, leningen en deelnemingen bij de minister van Financiën
aandacht vragen voor zijn toezegging uit 1998. Naar aanleiding van een rapport
van de Algemene Rekenkamer over garanties zou hij nagaan of via een handleiding
voor garantieverlening de van belang zijnde uitgangspunten en criteria overzichtelijk
en handzaam in de rijksdienst kunnen worden uitgedragen.4.4.2 Europa4.4.2.1 StructuurfondsenProgrammaperiode 1994–1999In haar rechtmatigheidsonderzoek over 2002 heeft de Algemene Rekenkamer aangegeven dat zij dit jaar de afloop van de structuurfondsperiode
1994–1999 nader zou beoordelen. In dit kader is hetEU-trendrapport 20041 van de Algemene
Rekenkamer van belang.In 2003 heeft de afrekening plaatsgevonden van de structuurperiode 1994–1999.
In het EU-trendrapport 2004 rapporteert de Algemene
Rekenkamer dat er sprake is van een aanzienlijke onderbesteding bij de uitgaven
voor het structuurbeleid. Een uitzondering hierop zijn de uitgaven in het
kader van het Financieringsinstrument voor de Oriëntatie van de Visserij
(FIOV). Verder zijn met name bij de doelstellingen 1 en 2 de volgende problemen
geconstateerd:2• Er was een aanzienlijk aantal onzekerheden inzake de juistheid
en rechtmatigheid in de einddeclaratie bij doelstelling 1 (ontwikkeling en
structurele aanpassing van regio's met een ontwikkelingsachterstand; Flevoland).
Deze onzekerheden zijn veroorzaakt door het ontbreken van accountantscontrole
en tekortkomingen in de administratieve organisatie en projectadministratie.• Na 31 december 1999, de uiterste datum voor het aangaan van
verplichtingen, zijn nog contracten gesloten. Naar aanleiding hiervan is discussie
ontstaan over de interpretatie van de geldende voorwaarden. In overleg met
de Europese Commissie is geconcludeerd dat deze voor declaratie in aanmerking
komen indien er sprake is van een «aantoonbaar onomkeerbaar proces».De programmaperiode structuurfondsen 1994–1999 eindigde op 30 juni
2002. De officiële einddatum voor indiening van eindrapportages voor
de verschillende programma's aan de Europese Commissie is verlengd tot 31 maart
2003.De provincies verantwoorden zich in de zogenaamde 30 juni-rapportage
over de kwaliteit van de beheer- en controlestructuur in relatie tot de bepalingen
van verordening (EG) 2064/97. Verder stellen de provincies jaarrekeningen
op. De externe accountant geeft een accountantsverklaring bij die verantwoordingen.Gelet op de (eind) verantwoordelijkheid van het Ministerie van LNV voor
de besteding van deze structuurfondsgelden heeft de AD reviews uitgevoerd
om vast te stellen of de werkzaamheden van de externe accountants voldoende
zijn geweest om de rechtmatige besteding van de gelden te waarborgen en of
de informatie die daarvoor is verstrekt betrouwbaar is. De Algemene Rekenkamer
heeft de reviewrapportages beoordeeld en is nagegaan welke werkzaamheden de
AD heeft uitgevoerd. Zij heeft gebruik kunnen maken van de bevindingen van
de AD.De reviews zijn reeds in januari en februari 2003 uitgevoerd, doch de
rapportages zijn pas in december 2003 en in januari 2004 verzonden. De uitkomsten
van de review Flevoland waren slechts in concept beschikbaar.Het controleprotocol is het uitgangspunt voor de toetsing door de AD.
De AD heeft beoordeeld of de werklijsten aansluiten op het controleprotocol
en is nagegaan wat de daadwerkelijk uitgevoerde werkzaamheden zijn geweest.
De provincies zijn elk jaar aan een review onderworpen geweest.De rapportage over Limburg bevat een passage waarin is aangegeven dat
volgens de externe accountant niet bij alle projecten is voldaan aan de wet-
en regelgeving. Het betreft een aantal projecten waarvan de afwijkingen niet
materieel zijn. De verantwoordelijke beleidsdirectie van LNV is de directie
Platteland. Onduidelijk is op welke wijze de beleidsdirectie gebruikmaakt
van de reviewverslagen van de AD.Programmaperiode 2000–2006De rapportages van provincies aan de Europese Commissie voldoen soms niet
aan de vormvereisten en worden niet altijd juist geadresseerd. Ook bestaat
er een aanzienlijke achterstand in de 5%-controles die door de externe accountants
van de provincies moeten worden uitgevoerd. Op grond van artikel 10 van de
Verordening 438/2001 dient een representatieve steekproef uitgevoerd te worden
die ten minste betrekking heeft op 5% van de totale voor subsidie in aanmerking
komende uitgaven. Bij deze controles mag men op grond van de Europese regelgeving
niet steunen op eerdere controle van de projectaccountant.In de bedrijfsvoeringsparagraaf besteedt het ministerie eveneens aandacht
aan het Toezicht op uitvoering gemeenschappelijk regionaal
structuurbeleid. In dit kader waren volgens het ministerie drie punten
van belang:• toezicht op maatregelen op het terrein van de plattelandsontwikkelingen;• toezicht van de directie Visserij op de uitvoering van het FIOV-programma;• toezicht op uitvoering 5%-controles op Europese programma's.Het laatste punt zal ook in 2004 de nodige aandacht van het ministerie
krijgen vanwege de communautaire eisen die daaraan zijn gesteld. Over het
toezicht van de directie Visserij op de uitvoering van het FIOV-programma
is vermeld dat momenteel gewerkt wordt aan een verbeterplan. Zoals in § 2.2.2
aangegeven zijn reeds maatregelen besproken om onderuitputting bij plattelandsbeleid
te voorkomen.4.4.2.2 Communautair markt- en prijsbeleidOvereenkomstig artikel 3, lid 1 van Verordening (EG) Nr. 1663/95 heeft
de AD bij de betaalorganen certificerende audits uitgevoerd op de declaraties
EOGFL tot een bedrag van € 1 350 miljoen. De betaalorganen
zijn de Hoofdproductschap Akkerbouw; het Productschap Tuinbouw; de Productschappen
Vee, Vlees en Eieren; het Productschap Zuivel; DLG en LASER. Bij alle declaraties
is een goedkeurende accountantsverklaring afgegeven door de AD.4.4.3 Toezicht op rechtspersonen met een wettelijke taakIn 2003 heeft de Algemene Rekenkamer voor de vierde maal een onderzoek
uitgevoerd naar de verantwoording van rechtspersonen met een wettelijke taak
(RWT's) op het terrein van LNV. In het onderzoek zijn betrokken: de negentien
landbouwonderwijsinstellingen, de zeven keurings- en controle-instellingen,
Staatsbosbeheer, het Faunafonds, het Bureau Beheer Landbouwgronden (BBL),
het College voor de Toelating van Bestrijdingsmiddelen (CTB) en de destructor
Rendac.De Algemene Rekenkamer heeft vastgesteld dat er een aantal verbeteringen
heeft plaatsgevonden in de verantwoording door deze RWT's. Zo is het aantal
RWT's dat zich verantwoordt over de rechtmatigheid van de inning en besteding
van publieke middelen toegenomen. Een ander positief punt is dat beleidsdirecties
op basis van een risicoanalyse een aantal RWT's voor review hebben voorgedragen
bij de AD van het ministerie. 4.5 Ontwikkelingen bedrijfsvoeringHoewel het aantal onvolkomenheden dat de Algemene Rekenkamer constateert
in de bedrijfsvoering van het Ministerie van LNV is toegenomen, worden alle
onvolkomenheden door het ministerie onderkend en zijn voortvarend aangepakt.
Het aantal onvolkomenheden is toegenomen van vijf in 2002 naar tien in 2003,
waarvan er één als ernstig is gekwalificeerd. De onvolkomenheden
in het proces van accountantscontrole zijn in 2003 opgeheven.Een element van de bedrijfsvoering is de totstandkoming van de beleidsinformatie.
Hiervan constateert de Algemene Rekenkamer dat het verbeterplan een jaar langer
in beslag zal nemen, maar het ministerie pakt dit adequaat en serieus aan
en verbeteringen worden gerealiseerd.Conclusie kwaliteit bedrijfsvoeringHet aantal kwalitatieve onvolkomenheden is ten opzichte van 2002 in 2003
toegenomen.De toename van het aantal onvolkomenheden betekent niet dat er sprake
is van een achteruitgang in het financieel beheer van het ministerie. In tegenstelling
tot voorgaande jaren is bij het onderzoek de focus met name gericht geweest
op de problemen waarmee de AD in het controleveld te maken had. Er is daarmee
in feite gezocht naar de achterliggende oorzaken van de geconstateerde onvolkomenheden
in het proces van accountantscontrole.Als gevolg van deze onvolkomenheden kon de AD slechts met een groot aantal
aanvullende werkzaamheden tot een oordeel komen. Met name gaat het daarbij
om onvolkomenheden in de interne controle, de administratie en in de dossiervorming
van het departement. Deze onvolkomenheden leggen een zwaar beslag op de capaciteit
van de AD waardoor zij voor de afwerking en een adequate overdracht van haar
bevindingen vaak te weinig tijd beschikbaar had. De in het verleden gesignaleerde
onvolkomenheden in de AD-controle hadden met name daarop betrekking. Tijdens
haar reviewwerkzaamheden heeft de Algemene Rekenkamer vastgesteld dat terzake
maatregelen zijn getroffen en kan worden gesteund op de door de AD uitgevoerde
werkzaamheden. Het punt wordt derhalve als opgelost beschouwd.Bij de toename van het aantal geconstateerde kwalitatieve onvolkomenheden
tekent de Algemene Rekenkamer verder aan dat deze met name betrekking hebben
op de gelden die door het kerndepartement worden beheerd. De onvolkomenheden
doen zich in veel mindere mate voor bij de programma-uitgaven die door de
erkende betaalorganen worden gerealiseerd. Het belang van deze erkende betaalorganen
voor de uitvoering van regelingen en voor de taken met betrekking tot het
financieel beheer van het departement is inmiddels fors toegenomen.Ook moet in dit kader worden aangetekend dat het Ministerie van LNV in
2003 wederom is geconfronteerd met een dierziektencrisis die een zware wissel
heeft getrokken op de bedrijfsvoering van het departement.Wat het toezicht op de Europese geldstromen
betreft vraagt de Algemene Rekenkamer aandacht voor de uitvoering van de verplichte
5%-controles door de accountants van de programmabeheerders en voor het toezicht
door de directie Visserij op de uitvoering van het FIOV-programma.Het integraal management is onvoldoende tot
uitdrukking gekomen in de kwaliteit van het financieel beheer. De centraal
door de directie FEZ opgestelde kaders worden in de praktijk nog onvoldoende
toegepast. De Algemene Rekenkamer vraagt hiervoor aandacht. De directie FEZ
zal meer aandacht moeten besteden aan het toezicht op de naleving van de interne
kaders door de verantwoordelijke directeuren. De kwaliteit van de managementinformatie
en de sturing en beheersing inzake de naleving van de interne kaders kan nog
worden verbeterd en meer worden gestroomlijnd.De door de Algemene Rekenkamer geconstateerde onvolkomenheden zijn door
het ministerie onderkend en worden ter hand genomen. Het wegwerken van de
onvolkomenheden verloopt echter minder snel dan vooraf werd verondersteld.
De Algemene Rekenkamer constateert met tevredenheid dat de ambtelijke top
de problemen die de directie FEZ, AD en de Algemene Rekenkamer signaleren,
op de agenda plaatst. Zij heeft er vertrouwen in dat in 2004 verbeteringen
worden aangebracht in de bedrijfsvoering.5. REACTIE MINISTER EN NAWOORD ALGEMENE REKENKAMER5.1 Reactie minister van LNVDe minister van LNV heeft op 28 april 2004 op het onderzoek van de
Algemene Rekenkamer gereageerd. Hieronder volgt een samenvatting van zijn
reactie. De volledige reactie is te vinden op de website van de Algemene Rekenkamer,
www.rekenkamer.nl.In zijn reactie geeft de minister van LNV aan dat een belangrijk deel
van de onvolkomenheden die de Algemene Rekenkamer signaleert al door het departement
is onderkend en dat er concrete verbeteringen zijn aangebracht.De minister is verheugd dat het belangrijkste verschil van mening over
het proces van accountantscontrole het afgelopen jaar naar tevredenheid is
opgelost.Hieronder zijn de opmerkingen van de minister bij de geconstateerde onvolkomenheden
samenvattend weergegeven.Beheer van voorschottenDe minister spreekt de verwachting uit dat de hoge openstaande voorschottenstand
in 2004 significant kan worden gereduceerd (met name op het terrein van de
onderwijs- en onderzoeksinstellingen). Begin 2004 is een departementale richtlijn
opgesteld die duidelijker richting geeft aan het voorschottenbeheer door directies
en diensten. In deze richtlijn zijn de door de Algemene Rekenkamer genoemde
kaders geïmplementeerd. De directie FEZ zal de voortgang van de afwikkeling
evenals in 2003 nauwgezet periodiek monitoren.De minister onderstreept de reeds door de Algemene Rekenkamer genoemde
oorzaken waarmee de omvang van de achterstand kan worden gerelativeerd. Hij
geeft aan dat er een fors aandachtspunt ligt, maar plaatst vraagtekens bij
de kwalificatie 'ernstige onvolkomenheid', gegeven de forse inzet die vanuit
het ministerie op de afbouw en het beheer van voorschotten is en wordt gepleegd.Administratie van het LNV-concernDe minister neemt de aanbevelingen van de Algemene Rekenkamer over. Zo
zal de concernadministratie periodiek worden afgesloten, waarbij aansluitingen
zullen worden gemaakt met de onderliggende subadministraties van uitvoerende
diensten. Daar waar sprake is van achterstanden in de analyse van balansposten
(met name die buiten begrotingsverband en de sluitrekening FEZ/LASER), zullen
deze in de eerste helft van 2004 worden geanalyseerd en gespecificeerd.Interne controle en toezichtDe minister geeft aan dat binnen het departement voldoende richtlijnen
van toepassing zijn voor (het toezicht op) de uitvoering van financiële
regelingen. Hij is met de Algemene Rekenkamer van mening dat meer controle
en toezicht nodig is op de werking van de bestaande richtlijnen en laat weten
het toezicht hierop te zullen intensiveren.Agentschap LASERTen aanzien van de gebreken in de administratie van LASER geeft de minister
aan dat inmiddels maatregelen zijn getroffen ten behoeve van de periodieke
analyse en afstemming van de verschillen.Het management van LASER is zich bewust van het belang van het tijdig
en volledig registreren van de verplichtingen en heeft interne verbeteracties in gang gezet. LASER verwacht voor 2004 een structurele verbetering
van het registratieproces alsmede versterking van de interne controle in de
gehele keten.Voor de Regeling Beëindiging veehouderijtakken heeft LASER een verbeterproject
gestart dat in 2004 tot een positief resultaat moet leiden.De geconstateerde problemen bij de uitvoering van de Subsidieregeling
Agrarisch Natuurbeheer (SAN) zijn door LASER gecorrigeerd. De controle op
de ruige stalmestverklaringen is inmiddels in het uitvoeringsproces opgenomen.Agentschap DLGIn 2003 heeft DLG in nauwe samenwerking met de directie FEZ het proces
van het opstellen van maandverantwoordingen verbeterd. Deze verbeteringen
hebben geleid tot een verhoging van de interne beheersing van het proces.DLG heeft inmiddels maatregelen getroffen om het beheer en de registratie
van verplichtingen te verbeteren. Het betreft een herstelactie over 2003,
waardoor alleen verplichtingen in de registratie zijn opgenomen die voldoen
aan de comptabele voorwaarden. Er is een tijdelijke instructie uitgevaardigd
gericht op het voorkomen van de vervuiling van de verplichtingenregistratie
in 2004 en DLG werkt aan het structureel actualiseren van de gehanteerde werkwijze.
De comptabiliteitsvoorschriften vormen hierbij het uitgangspunt. Afronding
van deze actie is medio 2004 voorzien.Verder zal DLG in 2004 de interne controle bij het opstellen en verantwoorden
van de complexe berekeningen in het kader van het afsluiten van inrichtingsprojecten
aanscherpen. Hierbij zal nadrukkelijk worden gekeken naar de mogelijkheden
van specialisatie bij de uitvoering en controle van deze zeer specifieke werkzaamheden.
DLG zal in 2004 de administratieve organisatie inzake de afsluiting van inrichtingsprojecten
zodanig aanpassen dat de noodzakelijke aanscherping van het opstellen van
en controle op complexe berekeningen structureel verankerd wordt.Met de start van DLG als agentschap per 1 januari 2004 zijn belangrijke
onderdelen van de administratieve organisatie zodanig geactualiseerd dat de
kwaliteit van de opzet van het financieel beheer bij het agentschap DLG volledig
voldoet aan de daaraan te stellen eisen. DLG zal in 2004 extra aandacht besteden
aan het monitoren van de praktische werking van de geïmplementeerde veranderingen.Voedsel- en Warenautoriteit/Rijksdienst voor de keuring
van Vee en Vlees (VWA/RVV)In 2003 zijn veel verbeteringen doorgevoerd in de gebruikte systemen en
in de organisatie en procedures om het factureringsproces te verbeteren. Zo
zijn er medewerkers aangesteld ter versterking van de interne controle en
er zijn in opdracht van het management door de afdeling Interne Audit nog
een aantal specifieke onderzoeken uitgevoerd om de waarborgen zoals die in
het factureringsproces zijn opgenomen te toetsen. Gezien het belang van de
volledigheid van de opbrengstverantwoording zal het onderwerp in 2004 de nodige
aandacht van het management blijven houden.In reactie op de opmerking over de beperkte sturingswaarde van de verantwoordingsinformatie
geeft de minister aan dat de complexiteit van de wet- en regelgeving en de
tariefstructuur leiden tot een ingewikkeld kostprijsmodel en een omvangrijke
administratieve last bij de VWA/RVV. Dit heeft tot gevolg dat het opstellen
van nacalculaties als belangrijk sturingsvariabele tijdrovend is en veelal
te laat beschikbaar is als sturingsinformatie. De VWA/RVV maakt echter wel
gebruik van andere belangrijke stuurvariabelen zoals de productiviteit,
directe kosten en opbrengsten. Er wordt continu gewerkt aan het versnellen
van het genereren van managementinformatie door aanpassingen in systemen en
procedures.ReviewbeleidDe minister zegt toe een geïntegreerd document op te laten stellen
waarin het gehele reviewbeleid qua opzet en werking wordt beschreven.Beschrijving en onderhoud administratieve organisatieDe minister neemt de aanbeveling van de Algemene Rekenkamer om meer aandacht
te vragen voor een actuele AO bij de achterblijvende directies over. In 2004
zullen de desbetreffende directies gericht door de directie FEZ worden benaderd
om de opzet van de AO te verbeteren.ContractbeheerHet in 2002 aangeschafte contractenregistratiepakket wordt dit jaar bij
alle directies en diensten binnen het Ministerie van LNV in gebruik genomen.
De departementale auditdienst zal het feitelijk gebruik van dit systeem bij
het beheer van overeenkomsten controleren.Voorschrift Informatiebeveiliging Rijksoverheid (VIR)De minister stelt dat de implementatie van het VIR bij de diensten en
directies door de directie IFA tot 1 september 2003 intensief is begeleid,
maar dat vanwege de in 2003 lopende reorganisaties de implementatie enige
tijd heeft stilgelegen. Sinds 1 april 2004 is de vacature van I-BVA (informatiebeveiligingsambtenaar)
weer vervuld.Behalve op bovenstaande onvolkomenheden gaat de minister in zijn reactie
ook nog specifiek in op de volgende drie punten.Borgstelling Nederlandse Draf- en RensportNaar aanleiding van een intern onderzoek is het besluit genomen om alsnog
een vordering in te stellen bij de Stichting Nederlandse Draf- en Rensport.
De rijksbrede procedure voorziet in betrokkenheid van de directie FEZ bij
het verlenen van garanties. Daarnaast is voorschrift dat alle LNV-directeuren
jaarlijks aan de directeur FEZ ter controle een overzicht verstrekken van
garantiestellingen of een verklaring dat er geen garanties zijn verstrekt.Verbeterplan VWA/Centrale EenheidDe VWA/CE streeft ernaar om per 1 januari 2006 aan alle instellingseisen
voor een agentschap te voldoen. Hiertoe is een plan van aanpak opgesteld dat
inmiddels wordt uitgevoerd. Daarnaast wordt naar aanleiding van het rapport
van de departementale auditdienst over 2003 een nieuw verbeterplan voor het
financieel beheer en materieelbeheer opgesteld. Hierin zullen de openstaande
punten uit 2002 worden meegenomen.Toezicht Europese geldstromenHet Ministerie van LNV heeft de betreffende provincies aangesproken op
de achterstand in de 5%-controles. Volgens opgaaf van de provincies was deze
achterstand deels te wijten aan het feit dat in 2002 nog erg weinig uitgaven
hadden plaatsgevonden. De provincies zullen de 5%-controles in 2004 met terugwerkende
kracht uitvoeren over 2002/2003. De voortgang ten aanzien van de 5%-controles
zal worden gemeld in de komende 30-juni-rapportages.De evaluatie van de uitkomsten van de 5%-controles is belangrijk als indicator van de kwaliteit van het decentrale financieel beheer en
is voorgeschreven door de Europese Commissie. Doordat in 2003 onvoldoende
voortgang was geboekt in de uitvoering, heeft de minister deze vermeld als
bijzonder aandachtspunt in de bedrijfsvoeringsparagraaf bij het jaarverslag
van het Ministerie van LNV over 2003.5.2 Nawoord Algemene RekenkamerDe Algemene Rekenkamer is positief over de maatregelen die de minister
treft en aankondigt om de geconstateerde onvolkomenheden op te lossen. Deze
maatregelen bevestigen de uitspraak van de minister dat hij belang hecht aan
de kwaliteit van de bedrijfsvoering.De Algemene Rekenkamer is van mening dat bij het voorschottenbeheer sprake
is van een onvolkomenheid in het financieel beheer omdat als gevolg van de
achterstand in de afrekening het toezicht op de bestedingen onder druk is
komen te staan. Het grote financieel belang en het gegeven dat de problematiek
zich bij verscheidene directies voordoet maken dat deze onvolkomenheid als
ernstig is gekwalificeerd.De aandacht die thans bij het ministerie bestaat voor het wegwerken van
deze achterstand doet niets af aan de constatering dat bij een deel van deze
voorschotten onvoldoende waarborgen zijn getroffen voor een adequaat toezicht
op de bestedingen. Voor de nog te verstrekken voorschotten zijn in verband
hiermee maatregelen van meer structurele aard nodig.BIJLAGE 1FOUTEN EN ONZEKERHEDEN IN DE FINANCIËLE INFORMATIE
IN HET JAARVERSLAG 2003 VAN HET MINISTERIE VAN LNV(bedragen x 1 miljoen euro) OmschrijvingTotaal w.v. Foutenw.v. Onzekerheden Artikel Toelichting in paragraafNr.Omschrijving OmvangVerplichtingen       Belangrijke fouten en onzekerheden artikel 7€ 1,5€ 0,3€ 1,27Kennisontwikkeling en innovatie€ 343,8§ 3.3 Belangrijke fouten en onzekerheden artikel 9€ 1,1 € 1,19Kennisverspreiding€ 71,6§ 3.3Belangrijke fouten en onzekerheden programma-uitgaven Dienst voor
het Landelijke Gebied (DLG)€ 2,1€ 2,0€ 0,11–4Beleidsartikelen
1 t/m 4€ 431,7§ 3.3 Subtotaal fouten en onzekerheden buiten de tolerantiegrenzen€ 4,7€ 2,3€ 2,4    Totaal overige fouten en onzekerheden binnen de tolerantiegrenzen€ 2,1€ 1,3€ 0,8    Totaal€ 6,8€ 3,6€ 3,2    Totaal verplichtingen = € 2 531,5       foutpercentage ten opzichte van totale verplichtingen
= 0,1%       onzekerheidspercentage ten opzichte van totale
verplichtingen = 0,1%       OmschrijvingTotaal w.v. Foutenw.v. Onzekerheden Artikel Toelichting in paragraafNr.Omschrijving OmvangUitgaven       Belangrijke fouten en onzekerheden artikel 7€ 1,9€ 1,9 7Kennisontwikkeling
en innovatie€ 316,1§ 3.3 Belangrijke fouten en onzekerheden artikel 11.€ 2,7€ 2,1€ 0,611Algemeen€ 287,3§ 3.3Subtotaal fouten en onzekerheden buiten de tolerantiegrenzen€ 4,6€ 4,0€ 0,6    Totaal overige fouten en onzekerheden binnen de tolerantiegrenzen€ 4,1€ 2,5€ 1,6    Totaal€ 8,7€ 6,5€ 2,2    Totaal uitgaven = € 2 454,2       foutpercentage ten opzichte van totale uitgaven=
0,3%       onzekerheidspercentage ten opzichte van totale
uitgaven= 0,1%       OmschrijvingTotaal w.v. Foutenw.v. Onzekerheden Artikel Toelichting in paragraafNr.Omschrijving OmvangOntvangsten               Totaal ontvangsten = € 693,1       foutpercentage ontvangsten= 0,0%       onzekerheidspercentage ontvangsten= 0,0%       OmschrijvingTotaal w.v. Foutenw.v. Onzekerheden Artikel Toelichting in paragraafNr.Omschrijving OmvangSaldibalans       Belangrijke fouten en onzekerheden saldipost 3. € 7,4 € 7,43Liquide middelen€ 23,0§ 3.4 Belangrijke fouten en onzekerheden saldipost 5.€ 13,2 (€ 590,6) € 13,2(€ 590,6)5Intracomptabele vorderingen (BBV)€ 590,6§ 3.4 Belangrijke fouten en onzekerheden saldipost 6.€ 28,0 (€ 54,8)  € 28,0 (€ 54,8)6Intracomptabele schulden (BBV)€ 54,8§ 3.4 Belangrijke fouten en onzekerheden saldipost 8.€ 40,4€ 38,7€ 1,78Extracomptabele vorderingen€ 2 451,0§ 3.4 Subtotaal fouten en onzekerheden buiten de tolerantiegrenzen€ 89(€ 645,4)€ 38,7€ 50,3 (€ 654,4)    Totaal overige fouten en onzekerheden binnen de tolerantiegrenzen€ 2,1€ 2,1     Totaal€ 91,1 (€ 645,4)€ 40,8€ 50,3 (€ 645,4)    Gecorrigeerd totaal saldibalans = € 9 608,6       Foutpercentage ten opzichte van gecorrigeerd
totaal saldibalans= 0,5%       onzekerheidspercentage ten opzichte van gecorrigeerd
totaal saldibalans= 0,6%       OmschrijvingTotaal w.v. Foutenw.v. Onzekerheden Artikel Toelichting in paragraafNr.Omschrijving OmvangAfgerekende voorschotten       Belangrijke fouten en onzekerheden eindafrekeningen€ 7,1€ 3,1€ 4,0  € 391,4§ 3.4OmschrijvingFoutenOnzekerheden* ArtikelToelichting in paragraafNr.Omschrijving OmvangAgentschappen             Totaal      Totale baten agentschap Bureau Heffingen = € 46,6      Foutpercentage t.o.v. totale baten agentschap
Bureau Heffingen = 0%      Onzekerheidspercentage t.o.v. totale baten
agentschap Bureau Heffingen = 0,8%      Totale baten agentschap LASER = € 76,9      Foutpercentage t.o.v. totale baten agentschap
LASER = 0,1%      Onzekerheidspercentage t.o.v. totale baten
agentschap LASER = 0,0%      Totale baten agentschap Plantenziektenkundige
Dienst = € 28,5      Foutpercentage t.o.v. totale baten agentschap
Plantenziektenkundige Dienst = 0%      Onzekerheidspercentage t.o.v. totale baten
agentschap Plantenziektenkundige Dienst = 0%      Totale baten agentschap VWA/Centrale Eenheid
= € 14,4      Foutpercentage t.o.v. totale baten agentschap
VWA/Centrale Eenheid = 0%      Onzekerheidspercentage t.o.v. totale baten
agentschap VWA/Centrale Eenheid = 0%             Totale baten agentschap VWA/Keuringsdienst
van Waren = € 75,4      Foutpercentage t.o.v. totale baten agentschap
VWA/Keuringsdienst van Waren = 0,2%      Onzekerheidspercentage t.o.v. totale baten
agentschap VWA/Keuringsdienst van Waren = 0,0%      Totale baten agentschap VWA/Rijksdienst voor
de keuring van Vee en Vlees = € 116,7      Foutpercentage t.o.v. totale baten agentschap
VWA/Rijksdienst voor de keuring van Vee en Vlees = 0%      Onzekerheidspercentage t.o.v. totale baten
agentschap VWA/Rijksdienst voor de keuring van Vee en Vlees = 0%      * Het tussen haakjes geplaatste bedrag duidt op onzekerheden over de volledigheid
van de verantwoorde bedragen (dit bedrag is niet meegenomen in de telling)Bovenstaande tabellen geeft alle fouten en onzekerheden aan die de Algemene
Rekenkamer heeft geconstateerd én die haar tolerantiegrenzen op artikelniveau
overschrijden. Het betreffen fouten en onzekerheden in de rechtmatigheid en
in de deugdelijke weergave in het jaarverslag. De tolerantie op artikelniveau
bedraagt voor fouten en onzekerheden bij elkaar opgeteld:– voor artikelen < € 50 miljoen: 10% van het artikelbedrag
(voor de saldibalans: per individuele post);– voor artikelen > € 50 miljoen en < € 0,5
miljard: € 5 miljoen (voor de saldibalans: per individuele post),
en– voor artikelen > € 0,5 miljard: 1% van het artikelbedrag
(voor de saldibalans: per individuele post).De goedkeuringstolerantie in de totalen bedraagt 1% voor alle fouten en
3% voor alle onzekerheden. Tegen fouten en onzekerheden kan de Algemene Rekenkamer
bezwaar maken op grond van artikel 88 Comptabiliteitswet 2001.N.B. Bij Ministerie van LNV overschrijden voor de verplichtingen en uitgaven
de – bij mathematische steekproef geconstateerde – maximale fouten
en onzekerheden de toleranties op artikelniveau. De Algemene Rekenkamer rapporteert
de meest waarschijnlijke fouten en onzekerheden.BIJLAGE 2OVERZICHT ONVOLKOMENHEDEN IN HET FINANCIEEL BEHEER, HET
MATERIEELBEHEER EN ADMINISTRATIES BIJ HET MINISTERIE VAN LNVOmschrijving Jaar van constateringArtikelToelichting in paragraafnromschrijving Omvang (x € 1
miljoen) Overdrachtsuitgaven: beheer voorschotten (ernstige onvolkomenheid)2003  € 4,2
miljard4.3.1Administratie van het LNV- concern2003   4.3.2Interne controle2003   4.3.3 Agentschap LASER2002   4.3.4 Agentschap RVV2003   4.3.4 Agentschap i.o. DLG2003   4.3.4Reviewbeleid2001   4.3.5 Beschrijving en onderhoud Administratieve organisatie1997   4.5.6Transactie-uitgaven: contractbeheer2002   4.3.7Informatiebeveiliging: implementatie VIR2003   4.3.8Bovenstaande tabel geeft alle (ernstige) onvolkomenheden weer die de Algemene
Rekenkamer heeft geconstateerd én die haar (kwalitatieve) tolerantiegrenzen
overschrijden. Deze onvolkomenheden merkt de Algemene Rekenkamer aan als «potentiële
bezwaargevallen». De Algemene Rekenkamer kan eventueel bezwaar maken
tegen deze onvolkomenheden op grond van de Comptabiliteitswet 2001, artikel
88 en 89.BIJLAGE 3GEBRUIKTE AFKORTINGENAALAudit ActielijstADAuditdienst AIDAlgemene InspectiedienstAOAdministratieve organisatie BBLBureau Beheer Landbouwgronden BHBureau Heffingen BSEBovine spongiform
encephalopathy CECentrale Eenheid CTBCollege voor de Toelating
van Bestrijdingsmiddelen CWComptabiliteitswetDLDirectie Landbouw DLGDienst Landelijk GebiedDNDirectie Natuur DWKDirectie Wetenschap
en Kennisoverdracht EC-LNVExpertisecentrum
LNVEFROEuropees Fonds voor
Regionale OntwikkelingEGEuropese Gemeenschap EGMEffectgerichte Maatregelen
in bossen en natuurterreinen EHSEcologische HoofdstructuurEOGFLEuropees Oriëntatie-
en Garantiefonds voor de LandbouwEUEuropese Unie FEZFinancieel-Economische
ZakenFIOVFinancieringsinstrument
voor de Oriëntatie van de Visserij GBCSGeïntegreerd
beheers- en controlesysteemGLBGemeenschappelijk
Landbouwbeleid ICTInformatie- en communicatietechnologie IFAInformatiemanagement
en Facilitaire Aangelegenheden KvWKeuringsdienst van
WarenLASERLandelijke Service
bij Regelingen LNVLandbouw, Natuur en
Voedselkwaliteit M&OMisbruik en oneigenlijk
gebruikNDRNederlandse Draf-
en Rensport NFBINiet financiële
Beleidsinformatie OCWOnderwijs, Cultuur
en WetenschapODOperationele DoelstellingPOPPlattelandsontwikkelingsplan RPERegeling Prestatiegegevens
en Evaluatieonderzoek RijksoverheidRVVRijksdienst voor de
Keuring van Vee en VleesRWTRechtspersoon met
een wettelijke taakSANSubsidieregeling agrarisch
natuurbeheer VBTBVan beleidsbegroting
tot beleidsverantwoording VIRVoorschrift Informatiebeveiliging
Rijksdienst VVADirectie Voedings-
en Veterinaire Aangelegenheden VWAVoedsel- en WarenautoriteitVWSVolksgezondheid, Welzijn
en SportBIJLAGE 4VERKLARENDE WOORDENLIJSTHieronder vindt u in alfabetische volgorde een aantal veel voorkomende
belangrijke woorden en begrippen uit het rechtmatigheidsonderzoek van de Algemene
Rekenkamer. Van iedere term wordt de betekenis omschreven. Waar relevant wordt
ook het gebruik van de term in het onderzoek uitgelegd.AccountantsrapportSchriftelijk verslag van een accountant over de bevindingen naar aanleiding
van het onderzoek naar het jaarverslag van een departement dan wel het jaarverslag
van het Rijk.AccountantsverklaringSchriftelijke mededeling van een accountant waarin een oordeel wordt gegeven
over de deugdelijkheid van het departementale jaarverslag. De accountantsverklaring
geeft aan of de gegevens in het jaarverslag betrouwbaar zijn en of het jaarverslag
is opgesteld overeenkomstig de voorschriften, en bevat daarnaast ook een expliciete
uitspraak over de rechtmatigheid.Administratieve systemenSystemen waarin de uitkomsten van de uitvoeringssystemen aan de hand van
boekingsdocumenten worden vastgelegd en worden verwerkt tot deugdelijke informatie
over het beheer.AgentschapZie baten-lastendienst.Artikelgewijze oordeelsvormingWijze waarop het oordeel van de Algemene Rekenkamer over begrotingsartikelen
tot stand komt. Om het budgetrecht van de Staten-Generaal voor de afzonderlijke
begrotingsartikelen tot zijn recht te laten komen, hanteert de Algemene Rekenkamer
kwantitatieve tolerantiegrenzen op het niveau van begrotingsartikelen.Baseline financieel beheer en materieelbeheerDe algemene normen en de daaruit afgeleide criteria voor het financieel
beheer en het materieelbeheer van departementen. De baseline is door het Ministerie
van Financiën op 13 juni 2001 aan alle directeuren van de departementale
accountantsdiensten en van de directies Financieel-Economische Zaken toegezonden
met het verzoek deze vanaf 1 juli 2001 als handleiding toe te passen
en in deze toepassing ook het management te betrekken.Baten-lastendienstOnderdeel van de rijksdienst met een grotere zelfstandigheid dan andere
departementale (buiten)diensten. De ministeriële verantwoordelijkheid
en het budgetrecht van de Tweede Kamer worden niet ingeperkt door de instelling
van baten-lastendiensten. Een baten-lastendienst heeft een afzonderlijke plaats
in de begroting en de financiële verantwoording en voert een administratie
los van de begrotingsadministratie van het moederministerie.BedrijfsvoeringDe bedrijfsprocessen die tot doel hebben de door de minister geformuleerde
beleidsdoelstellingen te bereiken, alsmede de sturing en beheersing van deze
processen.BegrijpelijkheidNorm voor vorm en presentatie van het jaarverslag van departementen. Informatie
moet helder en eenvoudig gepresenteerd worden. Dit wordt bevorderd als er
een duidelijke structuur is, als de informatie eenduidig is, als de informatie
niet teveel vaktermen bevat, als het zelfstandig leesbaar is en zonodig duidelijke
verwijzingen bevat. Ook is het belangrijk dat er een helder onderscheid is
tussen middelen, activiteiten, prestaties en effecten.BeleidsintensiveringenVerhogingen van collectieve uitgaven en/of verlagingen van ontvangsten
ten opzichte van de begroting en/of meerjarencijfers, waaraan een beleidsbeslissing
ten grondslag ligt.BeleidsprioriteitenSpeerpunten in het beleid van de minister. Deze kunnen gebaseerd zijn
op het regeerakkoord en/of afspraken met de Tweede Kamer. Over de beleidsprioriteiten
wordt apart verslag gedaan in het beleidsverslag.BestuurskostenUitgaven waarmee de top van het ministerie zich persoonlijk bemoeit of
die rechtstreeks aan de top ten goede komen.BetrouwbaarheidNorm voor zowel de informatie in het jaarverslag van een ministerie zelf,
als voor het proces van informatieverzameling en informatieverwerking. De
informatie moet een getrouwe weergave vormen van hetgeen zij beoogt weer te
geven. Dat wil zeggen: de informatie mag geen materiële onjuistheden
of onvolledigheden bevatten en dient evenwichtig te zijn. Om betrouwbare informatie
te kunnen krijgen, moet er goed gemeten worden en moet herhaalde meting tot
hetzelfde resultaat leiden. Ook validiteit speelt een rol: er moet gemeten
worden wat men beoogt te meten. Verder kan de betrouwbaarheid en continuïteit
van geautomatiseerde systemen een rol spelen.BezwaaronderzoekOnderzoek ten behoeve van de besluitvorming door de Algemene Rekenkamer
over het al dan niet maken van bezwaar. De Algemene Rekenkamer kan bezwaar
maken op grond van artikelen 88 en 89 van de Comptabiliteitswet 2001. De Algemene
Rekenkamer hanteert een selectief bezwaarbeleid.Budgetrecht Tweede KamerRecht van het parlement om van tevoren toestemming te verlenen aan de
regering voor het aangaan van verplichtingen, het doen van uitgaven en het
innen van ontvangsten (belastingen).Conformiteit aan wettelijke regels (voor de inhoud)De vereiste dat de beleidsinformatie van een ministerie voldoet aan bepaalde
regels en richtlijnen. Een van de belangrijkste richtlijnen is de Regeling
Prestatiegegevens en Evaluatieonderzoek Rijksoverheid (RPE). Hierin is vastgelegd
dat (a) de kwaliteit van de systemen van reguliere prestatiegegevens
en (b) de aanwezigheid van (en de onafhankelijkheid van) evaluatieonderzoek
vast te stellen moeten zijn aan de hand van beschrijvingen van het systeem,
de administratieve organisatie en/of de onderzoeksdossiers.Conformiteit aan wettelijke regels (voor vormvereisten)De presentatie van de informatie in het jaarverslag van een ministerie
moet voldoen aan de verslaggevingseisen zoals die zijn opgenomen in de Rijksbegrotingsvoorschriften.Departementale accountantsdienst/auditdienst (DAD)Onderdeel van het ministerie dat belast is met de controle van het financieel
beheer van het departement en de verantwoording daarover. De DAD voert een
wettelijke taak uit. De Algemene Rekenkamer beschouwt de DAD principieel als
een interne accountant, zij het een relatief onafhankelijke. Een waarborg
voor deze relatieve onafhankelijkheid vormt het feit dat de taak en de plaats
van de DAD wettelijk geregeld zijn. De plaats, direct onder de secretaris-generaal,
waarborgt de onafhankelijkheid ten opzichte van de te controleren afdelingen
en diensten.Deugdelijke weergaveDe financiële verantwoording dient het gevoerde beheer deugdelijk
weer te geven. Dit houdt in dat de informatie betrouwbaar, aanvaardbaar en
toereikend moet zijn, zodat de Staten-Generaal als gebruiker van de informatie
een oordeel over de uitkomsten kan vormen.Europese aanbestedingsrichtlijnenRichtlijnen voor het openstellen van overheidsopdrachten voor leveranciers
uit alle Europese lidstaten gebaseerd op de beginselen: non-discriminatie,
transparant proces en objectieve selectie- en gunningscriteria.Financieel beheerHet geheel van beslissingen, handelingen en regels die zijn bedoeld voor
de sturing en beheersing van, alsmede de verantwoording over, de financiële
transacties en de saldi waarvoor de minister (mede)verantwoordelijkheid draagt.
Deze begripsomschrijving is gebaseerd op de Comptabiliteitswet (CW 2001).Financieel Jaarverslag en Saldibalans van het RijkDeze vormen samen de jaarlijkse financiële verantwoording van het
Rijk. Het jaarverslag bevat de rekening van uitgaven en ontvangsten van het
Rijk. De saldibalans van het Rijk sluit op deze rekening aan. Beide worden
opgesteld door de minister van Financiën.FoutenFouten zijn afwijkingen van de criteria «rechtmatigheid» en
«deugdelijke weergave». Rechtmatigheidsfouten en deugdelijke weergave
fouten worden beide onderscheiden in «onjuistheden» en «onvolledigheden».Jaarverslag (departementaal)Het departementale jaarverslag bestaat uit het beleidsverslag en de jaarrekening.
Hiermee legt de minister verantwoording af over het het gevoerde beleid en
de bedrijfsvoering van het ministerie. M&O-beleidHet geheel van maatregelen genomen door ministers om misbruik en oneigenlijk
gebruik van (subsidie)regelingen zoveel mogelijk te beperken.MaterieelbeheerDe zorg voor niet-geldelijke zaken vanaf het moment van ontvangst tot
aan het moment van afstoting. Deze definitie is gebaseerd op het besluit Materieelbeheer
1996.OnvolkomenheidOverschrijding van de kwalitatieve tolerantiegrens van de Algemene Rekenkamer.Onzeker (onzekerheden)Oordeel dat de Algemene Rekenkamer in bepaalde gevallen geeft over het
financieel beheer van een ministerie. Het oordeel «onzeker» wordt
gegeven wanneer de Algemene Rekenkamer door onvolkomenheden in het financieel
beheer niet kan vaststellen of de betreffende bedragen al dan niet rechtmatig
of al dan niet deugdelijk weergegeven zijn.OverdrachtsuitgavenSubsidies en specifieke uitkeringen.Potentieel bezwaargevalOnvolkomenheden in het financieel beheer of in de financiële verantwoording
van een ministerie die de kwalitatieve of kwantitatieve tolerantiegrenzen
van de Algemene Rekenkamer overschrijden.PrestatiegegevenOnder prestatiegegevens kunnen zowel effect(indicator)en als informatie
over de prestaties van de overheid worden verstaan.RechtmatigheidNorm waaraan de financiële verantwoordingen van de ministeries en
van het Rijk moeten voldoen, inhoudende dat: (a) de verantwoordingen zijn
opgesteld overeenkomstig de wijze waarop dat in wettelijke regelingen is voorgeschreven,
en (b) de in de verantwoordingen opgenomen bedragen bij de verplichtingen,
uitgaven en ontvangsten tot stand zijn gekomen in overeenstemming met de begrotingswetten
en andere wettelijke regelingen.Rechtspersoon met een wettelijke taak (RWT)Instelling die een bij of krachtens de wet geregelde taak uitoefent en
daartoe geheel of gedeeltelijk wordt bekostigd uit de opbrengst van bij of
krachtens de wet ingestelde heffingen.ReviewDe beoordeling van de controle die is uitgevoerd door de departementale
accountantsdienst/auditdienst (DAD).Deze review dient om vast stellen of de DAD-controle zodanig is uitgevoerd
dat de Algemene Rekenkamer gebruik kan maken van de resultaten ervan.XNoot1Dit zijn: LASER, Bureau Heffingen, de Plantenziektenkundige Dienst, de
Voedsel- en Warenautoriteit Centrale Eenheid (VWA/CE), de Rijksdienst voor
keuring van Vee en Vlees (VWA/RVV) en de Keuringsdienst van Waren (VWA/KvW).XNoot1Onder de «intracomptabele vorderingen en schulden» worden
verstaan: de met derden te verrekenen bedragen die niet ten laste of ten gunste
van de begroting behoeven te worden gebracht. Onder de intra-comptabele vorderingen
dient het ministerie de uitgaven buiten begrotingsverband te verantwoorden
die achteraf op declaratiebasis met derden worden verrekend. Onder de intracomptabele
schulden dient het ministerie de van derden ontvangen voorschotten te verantwoorden
die daarna worden verrekend met uitgaven die het departement ten behoeve van
deze derden verricht.XNoot2Onder extracomptabele vorderingen en schulden worden de met derden te
verrekenen bedragen verstaan die reeds ten laste of ten gunste van de begroting
zijn gebracht.XNoot1Motie-Van Walsem, Tweede Kamer, vergaderjaar 2001–2002, 27 849
en 28 035, nr. 24.XNoot1De w-vragen luiden: «Wat willen we bereiken?»; «Wat
gaan we daarvoor doen?»; «Wat mag het kosten?» De h-vragen
luiden: «Hebben we bereikt wat we wilden bereiken?»; «Hebben
we daarvoor gedaan wat we daarvoor zouden doen?»; «Hebben we daarvoor
uitgegeven wat we mochten uitgeven?»XNoot1Tweede Kamer, vergaderjaar 2003–2004, 29 430, nrs. 1–2.XNoot2Voor de afrekening van de doelstellingen 5a (FIOV en EOGFL-O) en 5b geldt
dat er sprake is van goedkeurende accountantsverklaringen. 
 
 Naar boven

 

Directe linkKopieer de link naar uw clipboard 

https://zoek.officielebekendmakingen.nl/kst-29540-31.html

Sluit modaal

 

Disclaimer
De hier aangeboden pdf-bestanden van het Staatsblad, Staatscourant, Tractatenblad, provinciaal blad, gemeenteblad, waterschapsblad en blad gemeenschappelijke regeling vormen de formele bekendmakingen in de zin van de Bekendmakingswet en de Rijkswet goedkeuring en bekendmaking verdragen voor zover ze na 1 juli 2009 zijn uitgegeven. Voor pdf-publicaties van vóór deze datum geldt dat alleen de in papieren vorm uitgegeven bladen formele status hebben; de hier aangeboden elektronische versies daarvan worden bij wijze van service aangeboden.

 

Over deze website
Contact
English
Help
Zoeken

Informatie hergebruiken
Privacy en cookies
Toegankelijkheid
Sitemap
Kwetsbaarheid melden

Open data
Linked Data Overheid
PUC Open Data

MijnOverheid.nl
Rijksoverheid.nl
Ondernemersplein.nl
Werkenbijdeoverheid.nl