Jaarverslagen over het jaar 2002; Rapport bij het jaarverslag 2002 van het ministerie van Algemene Zaken (III)
Staten-Generaal — Kamerstuk 
Datum: 2014-07-07 00:00:00.000000
Rechtsgebied: Wetgeving


(function (window, document, dataLayerName, id) {
 window[dataLayerName] = window[dataLayerName] || [], window[dataLayerName].push({ start: (new Date).getTime(), event: "stg.start" }); var scripts = document.getElementsByTagName('script')[0], tags = document.createElement('script');
 function stgCreateCookie(a, b, c) { var d = ""; if (c) { var e = new Date; e.setTime(e.getTime() + 24 * c * 60 * 60 * 1e3), d = "; expires=" + e.toUTCString() } document.cookie = a + "=" + b + d + "; path=/; Secure" }
 var isStgDebug = (window.location.href.match("stg_debug") || document.cookie.match("stg_debug")) && !window.location.href.match("stg_disable_debug"); stgCreateCookie("stg_debug", isStgDebug ? 1 : "", isStgDebug ? 14 : -1);
 var qP = []; dataLayerName !== "dataLayer" && qP.push("data_layer_name=" + dataLayerName), qP.push("use_secure_cookies"), isStgDebug && qP.push("stg_debug"); var qPString = qP.length > 0 ? ("?" + qP.join("&")) : "";
 tags.async = !0, tags.src = "https://koop.piwik.pro/containers/" + id + ".js" + qPString, scripts.parentNode.insertBefore(tags, scripts);
 !function (a, n, i) { a[n] = a[n] || {}; for (var c = 0; c < i.length; c++)!function (i) { a[n][i] = a[n][i] || {}, a[n][i].api = a[n][i].api || function () { var a = [].slice.call(arguments, 0); "string" == typeof a[0] && window[dataLayerName].push({ event: n + "." + i + ":" + a[0], parameters: [].slice.call(arguments, 1) }) } }(i[c]) }(window, "ppms", ["tm", "cm"]);
 })(window, document, 'dataLayer', 'f8b9eee5-8d9c-4ea1-abd5-83e174f29813');
 
 
 
Direct naar content
Navigatie
Contextinformatie
Publicatie
Acties
Inhoudsopgave
Gerelateerde informatie

Menu

U bent nu hier: 
Publicaties
Officiële publicaties

Inloggen

Primaire navigatie

Andere sites binnen Overheid.nl
Home
Uitgebreid zoeken
Mijn abonnementen
Help

Andere sites binnen Overheid.nl

Berichten over uw Buurt
Zoals vergunningen, bouwplannen en lokale regelgeving.

Rondom uw woonadres
Rondom een zelfgekozen adres

Dienstverlening
Zoals belastingen, uitkeringen en subsidies.

Naar dienstverlening

Beleid & regelgeving
Officiële publicaties van de overheid.

Naar beleid & regelgeving

Contactgegevens overheden
Adressen en contactpersonen van overheidsorganisaties.

Naar overheidsorganisaties

 
 
 
U bent hier:

Home

Kamerstuk 28880, nr. 7

 
 
 

Kamerstuk

Datum publicatie
Organisatie
Vergaderjaar
Dossier- en ondernummer

21-05-2003

Tweede Kamer der Staten-Generaal

2002-2003

28880 nr. 7

 

 

 
 
 Toon meer van: Inhoudsopgave
 
 

 
 AanhefLichaamINHOUD SAMENVATTINGInleidingMinisterie van Algemene ZakenJaarverslag en saldibalansBedrijfsvoeringBeleidsinformatieReactie van de minister1 INLEIDING1.1 Waarom dit rapport?1.2 Hoe is het onderzoek uitgevoerd?1.3 Hoe oordeelt de Algemene Rekenkamer?1.3.1 Wettelijke criteria1.3.2 Waarover oordeelt de Algemene Rekenkamer?Jaarverslag en saldibalansBeleidsinformatieBedrijfsvoering1.4 Leeswijzer2 OORDEEL JAARVERSLAG EN SALDIBALANS2.1 Inleiding2.2 Het jaarverslag en VBTB2.3 Financiële informatie2.3.1 Inleiding2.3.2 Oordeel2.3.3 Rapportering per (niet-)beleidsartikelVerantwoordingsstaatOverzicht 1 Bedragen van de verantwoordingsstaat 2002,
Ministerie van Algemene Zaken (x € 1 miljoen) Oordeel financiële toelichting bij verantwoordingsstaat2.4 Beleidsinformatie2.4.1 Inleiding2.4.2 Oordeel2.5 Mededeling over de bedrijfsvoering2.5.1 Inleiding2.5.2 Oordeel2.6 Saldibalans met toelichting2.6.1 Inleiding2.6.2 OordeelOverzicht 2 Bedragen van de saldibalans per 31 december
2002, Ministerie van Algemene Zaken (bedragen € x 1 miljoen) 3 BEDRIJFSVOERING3.1 Inleiding3.2 Ontwikkelingen in de mededeling bedrijfsvoering3.3 De ontwikkeling van de auditfunctie3.4 Departementale accountantscontrole3.4.1 Financiële informatie en bedrijfsvoering3.4.2 Niet-financiële informatie3.4.2.1 Totstandkoming van informatie3.4.2.2 Kwaliteit informatie3.5 Financieel beheer, materieelbeheer en administraties3.5.1 Inleiding3.5.2 Contractbeheer3.5.2.1 Inleiding3.5.2.2 Inkoopbeleid3.5.2.3 Ontwikkelingen in het beleid3.5.2.4 Contractenregister3.5.2.5 Contractdossiers3.5.2.6 Aanschafvoorbereiding3.5.2.7 Verwervingsvoorbereiding3.5.2.8 Contractsluiting3.5.2.9 Contractuitvoering3.5.2.10 Conclusie3.5.3 Implementatie van de baseline financieel beheer
en materieelbeheer3.5.3.1 Inleiding3.5.3.2 Conclusie3.5.4 Beschrijving en onderhoudsorganisatie administratieve
organisatie3.5.4.1 Inleiding3.5.4.2 Bevindingen3.5.4.3 Conclusie3.5.5 Informatiebeveiliging3.5.5.1 Conclusie3.5.6 Conclusie3.6 Conclusies en aanbevelingen4 BELEIDSINFORMATIE4.1 Inleiding4.2 Gehanteerde normen4.3 Kwaliteit van de beleidsinformatie4.4 Totstandkoming beleidsinformatieBevindingen4.5 Conclusies en aanbevelingen5 REACTIE MINISTERBIJLAGE 1 RECHTMATIGHEIDSONDERZOEKOordelen en tolerantiegrenzenFinanciële informatieNiet-financiële beleidsinformatieBedrijfsvoeringBezwaarinstrument en bezwaarbeleidBIJLAGE 2 ONVOLKOMENHEDEN IN HET FINANCIEEL BEHEER
HET MATERIEEL BEHEER EN DE DAARTOE BIJGEHOUDEN ADMINISTRATIES BIJ HET MINISTERIE
VAN ALGEMENE ZAKENBIJLAGE 3 VERKLARENDE WOORDENLIJSTAccountantsrapportAccountantsverklaringAdministratieve systemenAgentschapArtikelgewijze oordeelsvormingBaseline financieel beheer en materieelbeheerBaten-lastendienstBedrijfsvoeringBegrijpelijkheidBeleidsintensiveringenBeleidsprioriteitenBestuurskostenBetrouwbaarheidBezwaaronderzoekBudgetrecht Tweede KamerConformiteit aan wettelijke regels (voor de inhoud)Conformiteit aan wettelijke regels (voor vormvereisten)Departementale accountantsdienst/auditdienst (DAD)Deugdelijke weergaveEuropese aanbestedingsrichtlijnenFinancieel beheerFoutenJaarverslag (departementaal)Financieel jaarverslag en Saldibalans van het RijkMaterieelbeheerM&O-beleidOnzeker (onzekerheden)OnvolkomenheidOverdrachtsuitgavenPotentieel bezwaargevalPrestatiegegevenRechtmatigheidReviewRechtspersoon met een wettelijke taak (RWT)BIJLAGE 5 LIJST MET GEBRUIKTE AFKORTINGEN
 

 
 
 Toon meer van: Extra informatie
 
 

 
 

Informatie over publicatie

 

 

 
 Toon meer van: Gerelateerd
 
 

 
 Publicaties in kamerdossier

Kamerdossier 28880Toon alle publicaties in het hoofddossier

 

 
 
 Geconsolideerde regelgeving

 

 
 
 Geconsolideerde regelgeving

 

 
 
 Publicaties referendum

 

 

 

 

 

Authentieke versie (PDF)
bestandsgrootte: 486 Kb

Informatie

Gerelateerd

Printen

Delen

 
 
 
28 880Jaarverslagen over het jaar 2002nr. 7RAPPORT BIJ HET JAARVERSLAG 2002 VAN HET MINISTERIE VAN ALGEMENE ZAKEN
(III)Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal's-Gravenhage, 21 mei 2003Hierbij bieden wij u aan het op 7 mei 2003 door ons vastgestelde «Rapport
bij het Jaarverslag 2002 van het Ministerie van Algemene Zaken (III)».Algemene Rekenkamerdrs. Saskia J. Stuiveling,presidentJhr. mr. W. M. de Brauw,secretarisINHOUD  SAMENVATTING5    AUDIT ACTIELIJST 20038   1INLEIDING101.1 Waarom dit rapport? 10 1.2Hoe is het onderzoek uitgevoerd? 11 1.3 Hoe oordeelt de Algemene Rekenkamer? 11 1.3.1 Wettelijke criteria 111.3.2 Waarover oordeelt de Algemene
Rekenkamer? 12 1.4Leeswijzer 13    2OORDEEL JAARVERSLAG EN SALDIBALANS152.1 Inleiding 15 2.2 Het jaarverslag en VBTB 15 2.3 Financiële informatie 152.3.1 Inleiding 15 2.3.2 Oordeel 15 2.3.3Rapportering per (niet-)beleidsartikel 16 2.4Beleidsinformatie 16 2.4.1 Inleiding 16 2.4.2Oordeel 16 2.5 Mededeling over de bedrijfsvoering16 2.5.1 Inleiding 16 2.5.2 Oordeel 172.6 Saldibalans met toelichting 17 2.6.1 Inleiding17 2.6.2 Oordeel 17    3BEDRIJFSVOERING193.1 Inleiding 19 3.2 Ontwikkelingen in de mededeling
bedrijfsvoering 19 3.3 De ontwikkeling van de auditfunctie 19 3.4 Departementale accountantscontrole20 3.4.1 Financiële informatie en
bedrijfsvoering 203.4.2 Niet-financiële informatie 21 3.5Financieel beheer, materieelbeheer
en administraties 223.5.1 Inleiding 22 3.5.2 Contractbeheer 223.5.2.1 Inleiding 22 3.5.2.2 Inkoopbeleid 223.5.2.3 Ontwikkelingen in het beleid 23 3.5.2.4Contractenregister 23 3.5.2.5 Contractdossiers 233.5.2.6 Aanschafvoorbereiding 23 3.5.2.7Verwervingsvoorbereiding 24 3.5.2.8 Contractsluiting24 3.5.2.9 Contractuitvoering 24 3.5.2.10Conclusie 24 3.5.3 Implementatie van de baseline
financieel beheer en materieelbeheer 25 3.5.4 Beschrijving en onderhoudsorganisatie
administratieve organisatie 25 3.5.5Informatiebeveiliging 26 3.5.6 Conclusie 26 3.6Conclusies en aanbevelingen 26    4BELEIDSINFORMATIE284.1 Inleiding 28 4.2Gehanteerde normen 28 4.3 Kwaliteit van de beleidsinformatie 31 4.4 Totstandkoming beleidsinformatie32 4.5 Conclusies en aanbevelingen33   5REACTIE MINISTER34   Bijlage 1Rechtmatigheidsonderzoek35Bijlage 2Overzicht onvolkomenheden in financieel beheer en materieelbeheer
en daartoe bijgehouden administraties38Bijlage 3Verklarende woordenlijst39Bijlage 4Lijst met gebruikte afkortingen43SAMENVATTINGInleidingIn dit rapport vindt u de resultaten van het rechtmatigheidsonderzoek
van de Algemene Rekenkamer over het begrotingsjaar 2002. Het rapport bevat
onder meer het oordeel van de Algemene Rekenkamer over het jaarverslag en
de saldibalans van het Ministerie van Algemene Zaken (AZ).De Staten-Generaal kunnen dit rapport gebruiken bij de beoordeling van
het jaarverslag van de minister.Dit jaar hebben alle ministeries een verantwoording-nieuwe-stijl opgesteld:
het jaarverslag. In het jaarverslag wordt beoogd de relatie tussen beleidsdoelstellingen,
prestaties en middelen in samenhang te presenteren. Behalve voor financiële
informatie is er in het jaarverslag aandacht voor beleidsinformatie en bedrijfsvoeringsinformatie –
de zogeheten niet-financiële informatie.Ministerie van Algemene ZakenHet Ministerie van AZ is verantwoordelijk voor de coördinatie en
voorbereiding van de besluitvorming in de ministerraad alsmede de coördinatie
van overheidsvoorlichting. Het is te typeren als een departement met hoofdzakelijk
transactie-uitgaven en -ontvangsten.Het grootste onderdeel van het departement is het directoraat-generaal
Rijksvoorlichtingsdienst (RVD). De kerntaak van de RVD is het geven van voorlichting
over het Koninklijk Huis, het algemeen regeringsbeleid en over het departement
zelf. Andere taken zijn het adviseren over de inzet van publiciteitsmedia
en het doen vervaardigen van door rijksorganen te gebruiken communicatiemateriaal.Onder de verantwoordelijkheid van het Ministerie van AZ valt verder de
Wetenschappelijke Raad voor het Regeringsbeleid (WRR).In het rechtmatigheidsonderzoek 2001 heeft de Algemene Rekenkamer ten
aanzien van de onderdelen accountantscontrole, administratieve en uitvoeringssystemen
en het materieelbeheer van het Ministerie van AZ geen of geringe onvolkomenheden
gesignaleerd. Wel waren er enkele onvolkomenheden bij het contractbeheer.
De Algemene Rekenkamer heeft hieraan binnen haar onderzoek aandacht besteed.Jaarverslag en saldibalansDe Algemene Rekenkamer is positief over de financiele informatie in het
jaarverslag over 2002 en de saldibalans per 31 december 2002 van het Ministerie
van Algemene Zaken. Dit oordeel wordt nader gepreciseerd in hoofdstuk 2 van
dit rapport. De Algemene Rekenkamer geeft haar oordeel onder het formele voorbehoud
dat de Staten-Generaal de bijbehorende slotwetten vaststellen.Het Ministerie van AZ heeft in zijn jaarverslag een zogeheten «mededeling
over de bedrijfsvoering» opgenomen. Op grond van haar onderzoek komt de Algemene Rekenkamer tot het oordeel dat de mededeling bedrijfsvoering
voldoet aan de daaraan te stellen formele eisen en op deugdelijke wijze tot
stand is gekomen.De (niet-financiële) beleidsinformatie in het jaarverslag van het
Ministerie van AZ voldoet nagenoeg geheel aan de verslaggevingseisen, zo constateert
de Algemene Rekenkamer. Dit is nog niet het geval ten aanzien van het aangeven
van de budgettaire en financiële consequenties van de beleidsprioriteiten.BedrijfsvoeringOp grond van haar bevindingen is de Algemene Rekenkamer van oordeel dat
het financieel beheer, het materieelbeheer en de daartoe bijgehouden administraties
in 2002 voldeden aan de daaraan gestelde eisen, met uitzondering van het contractbeheer.
Tevens vraagt de Algemene Rekenkamer aandacht voor het doorvoeren van organisatorische
wijzigingen in de beschrijving van de administratieve organisatie.BeleidsinformatieDe Algemene Rekenkamer stelt vast dat bij het Ministerie van AZ de beleidsinformatie,
waar het gegevens afkomstig van Postbus 51 betreft, achteraf niet voldoende
controleerbaar is. Dit komt doordat geen registratie wordt bewaard van de
standen per rapporteringsdatum. Inmiddels is bij de RVD actie ondernomen om
in de toekomst de controleerbaarheid van door Postbus 51 verstrekte informatie
te waarborgen.Reactie van de ministerDe Minister van Algemene Zaken heeft maatregelen toegezegd om het contractbeheer
nog in 2003 te laten voldoen aan de eisen. Er wordt reeds gewerkt aan de herinrichting
van de inkoopfunctie, die onder meer zal leiden tot een zekere mate van centralisatie
van de inkoopfunctie.De minister heeft inmiddels administratief-organisatorische maatregelen
getroffen om de problemen rond de autorisatie van de uitgaven in het kader
van het contractbeheer weg te nemen. Op korte termijn zullen de organisatorische
wijzigingen die ontbreken in de beschrijving van de administratieve organisatie
worden aangebracht. 1 INLEIDING1.1 Waarom dit rapport?Dit rapport bevat de belangrijkste resultaten van het rechtmatigheidsonderzoek
over het begrotingsjaar 2002 dat de Algemene Rekenkamer heeft uitgevoerd bij
het Ministerie van AZ. Dit rapport kunnen de Staten-Generaal gebruiken bij
hun beoordeling van het jaarverslag van de minister.De Algemene Rekenkamer onderzoekt jaarlijks bij ieder departement de volgende
onderdelen (Comptabiliteitswet 2001, artikel 58 en 82):• het gevoerde financieel beheer en materieelbeheer;• de voor dat beheer bijgehouden administraties;• de financiële informatie in het jaarverslag;• de departementale saldibalans;• de totstandkoming van de informatie over het gevoerde beleid en
de bedrijfsvoering;• de in het jaarverslag opgenomen informatie over het gevoerde beleid
en de bedrijfsvoering.Dit jaar heeft de Algemene Rekenkamer bij het Ministerie van AZ de volgende
specifieke onderwerpen onderzocht: contractbeheer, invoering baselines en
informatiebeveiliging.1.2 Hoe is het onderzoek uitgevoerd?De Algemene Rekenkamer richt haar onderzoek zo in, dat zij per begrotingsartikel
en per balanspost de belangrijke fouten en onzekerheden kan ontdekken. Dit
doet zij omdat de Staten-Generaal ook per begrotingsartikel goedkeuring verlenen
aan de minister.De Algemene Rekenkamer geeft een oordeel «met redelijke zekerheid»
omdat ze niet elke geldstroom tot in detail onderzoekt. Zij hanteert een werkwijze
die is gebaseerd op risicoanalyse. Dit betekent dat de Algemene Rekenkamer
gericht onderzoek doet naar die onderdelen, processen of geldstromen waar
zij voorafgaand aan het onderzoek, essentiële risico's identificeert.
Daarbij maakt zij uit doelmatigheidsoverwegingen zoveel mogelijk gebruik van
de werkzaamheden van met name de departementale auditdienst. Deze legt de
resultaten van de controle jaarlijks vast in een rapport aan de minister.
Dit rapport bevat daarnaast een accountantsverklaring over de financiële
informatie in het jaarverslag en de saldibalans.Biedt de controle van de auditdienst voldoende zekerheid, dan neemt de
Algemene Rekenkamer de bevindingen over voor haar eigen oordeelsvorming.Om te onderzoeken of de controle van de departementale auditdienst voldoende
zekerheid biedt, voert de Algemene Rekenkamer reviews uit. Dat wil zeggen
dat zij de kwaliteit van de departementale accountantscontrole toetst aan
de hand van een uitgebreid normenkader. Dit normenkader is mede gebaseerd
op de internationaal aanvaarde richtlijnen voor accountantscontrole.1.3 Hoe oordeelt de Algemene Rekenkamer?1.3.1 Wettelijke criteriaVolgens de Comptabiliteitswet 2001 (artikel 82) moet de Algemene Rekenkamer
onderzoeken of het jaarverslag voldoet aan de
volgende eisen:• Het jaarverslag is opgesteld volgens de verslaggevingsvoorschriften
inzake de financiële informatie.• De verplichtingen, uitgaven en ontvangsten, en (voor zover van
toepassing) de baten, lasten, kapitaaluitgaven, kapitaalontvangsten en balansposten
zijn rechtmatig, dat wil zeggen: ze zijn tot stand gekomen in overeenstemming
met de begrotingswetten en andere wettelijke regelingen.• De financiële informatie is deugdelijk weergegeven.• De informatie over het gevoerde beleid en de bedrijfsvoering (ook
wel niet-financiële informatie) is op een deugdelijke wijze tot stand
gekomen.Voorts moet de Algemene Rekenkamer onderzoeken of de saldibalans voldoet aan de volgende eisen:• De in de saldibalans opgenomen informatie is deugdelijk weergegeven.• De balansposten zijn rechtmatig tot stand gekomen.Daarnaast moet de Algemene Rekenkamer onderzoeken of het financieel beheer, het materieelbeheer en de voor dat beheer bijgehouden administraties voldoen aan de eisen van rechtmatigheid, ordelijkheid en controleerbaarheid
(Comptabiliteitswet 2001, artikel 82). Er is een verschil tussen de controletaak van de Algemene Rekenkamer en
die van de departementale auditdienst. De Algemene Rekenkamer heeft tot taak
te beoordelen of de in het jaarverslag opgenomen informatie over beleid en
de bedrijfsvoering voldoet aan de daaraan te stellen kwaliteitsnormen. De
auditdienst hoeft dit niet te doen.1.3.2 Waarover oordeelt de Algemene Rekenkamer?Jaarverslag en saldibalansIn 2002 is er voor het eerst sprake van een volledig VBTB-jaarverslag.
De informatie in het jaarverslag wordt door de Algemene Rekenkamer gecontroleerd
op grond van de Comptabiliteitswet 2001. Dit kan als volgt worden weergegeven. Jaarverslag Controle OordeelFinanciële
informatie  Verantwoordingsstaat Volledig JaSaldibalans Volledig Ja Niet
financiële informatie  Mededeling over de bedrijfs-
voeringFinancieel beheerVolledigJa MaterieelbeheerVolledig Ja  Overige
elementen bedrijfs- voeringBeperkt Nee Beleidsinformatie VerslaggevingseisenVolledig Ja  Kwaliteitsnormen BeperktNeeDe normen voor de kwaliteit van de financiële informatie zijn volledig
uitgekristalliseerd. Deze normen zijn onder andere afkomstig zijn uit de Comptabiliteitswet
2001, de Rijksbegrotingsvoorschriften 2003 en de Regeling departementale begrotingsadministratie.
De Algemene Rekenkamer onderzoekt deze informatie reeds jaren en verbindt
daaraan een oordeel.Het oordeel van de Algemene Rekenkamer over de mededeling bedrijfsvoering
is beperkt tot de kwaliteit van de informatie over het financieel beheer en
het materieel beheer. De kwaliteit van de mededeling is getoetst aan de huidige
eisen die hiervoor zijn geformuleerd. In 2005 zal een volledig normenkader
voor deze informatie gereed zijn.BeleidsinformatieDe Algemene Rekenkamer kan dit jaar nog niet tot een volledig oordeel
komen over de totstandkoming van de beleidsinformatie in het jaarverslag en
over de kwaliteit van die informatie. Wel heeft de Algemene Rekenkamer onderzocht
of de beleidsinformatie in het jaarverslag is opgesteld volgens de verslaggevingseisen;
een oordeel over de «conformiteit aan de wettelijke regels» maakt
deel uit van haar oordeel over het jaarverslag.BedrijfsvoeringDe Algemene Rekenkamer geeft een oordeel over het financieel beheer, het materieelbeheer en de daartoe bijgehouden administraties van het ministerie. Voor deze onderdelen stelt de Algemene Rekenkamer
tevens vast hoe de informatie hierover tot stand is gekomen. Ook beoordeelt
de Algemene Rekenkamer of het ministerie voldoende rekening heeft gehouden
met deze uitkomsten voor de mededeling over de bedrijfsvoering. De gehanteerde
normen zijn gebaseerd op de normen die zijn uitgewerkt in de Baseline financieel beheer en materieelbeheer en het Referentiekader Mededeling Bedrijfsvoering.Eind 2004 moet volledig aan de normen in het referentiekader zijn voldaan.1.4 LeeswijzerDit rapport bij het jaarverslag van het Ministerie van AZ omvat, behalve
de samenvatting en inleiding, vier hoofdstukken: «Oordeel jaarverslag
en saldibalans» (hoofdstuk 2), «Bedrijfsvoering» (hoofdstuk
3), Beleidsinformatie» (hoofdstuk 4) en «Reactie minister en nawoord
Algemene Rekenkamer» (hoofdstuk 5).Direct na de samenvatting is de Audit Actielijst 2003 opgenomen. Deze
bouwt voort op de lijst 2002. De lijst laat zien op welke punten de Algemene
Rekenkamer op grond van haar onderzoek vindt dat het ministerie actie moet
ondernemen. Het overzicht meldt ook de verbetermaatregelen die de minister
heeft aangekondigd en de termijn waarbinnen ze moeten leiden tot verbetering.
Tevens biedt de lijst inzicht in de voortgang van verbeteracties die de minister
eerder is gestart.Hoofdstuk 2, «Oordeel jaarverslag en saldibalans», beschrijft
het oordeel van de Algemene Rekenkamer over het jaarverslag en de saldibalans
van het Ministerie van AZ. Behalve het totaaloordeel van de Algemene Rekenkamer
geeft dit hoofdstuk alle fouten en onzekerheden in de verplichtingen, uitgaven,
ontvangsten en de saldibalansposten weer die de kwantitatieve tolerantiegrenzen
overschrijden. In hoofdstuk 3, «Bedrijfsvoering», ligt de nadruk op de uitkomsten
van het onderzoek naar de accountantscontrole, het financieel beheer en materieelbeheer
en de daartoe bijgehouden administraties. Daarnaast wordt een beschrijving
gegeven van de ontwikkelingen ten aanzien van de totstandkoming van de informatie
over de bedrijfsvoering en de mededeling over de bedrijfsvoering in het jaarverslag
van het Ministerie van AZ.Hoofdstuk 4, «Beleidsinformatie», beschrijft het onderzoek
van de Algemene Rekenkamer naar de totstandkoming van de informatie over het
gevoerde beleid in het jaarverslag van het Ministerie van AZ over begrotingsartikel
III. De Algemene Rekenkamer heeft hiernaar verkennend onderzoek gedaan.Hoofdstuk 5 bevat een samenvatting van de reactie van de minister en een
nawoord van de Algemene Rekenkamer.Wanneer de Algemene Rekenkamer fouten en onzekerheden in de financiële
informatie in het jaarverslag of onvolkomenheden in het financieel en materieelbeheer
niet aanvaardbaar vindt, kan zij daartegen bezwaar maken. Het overzicht in
bijlage 2 bevat alle onvolkomenheden in het financieel en materieelbeheer
die kunnen leiden tot het maken van bezwaar door de Algemene Rekenkamer. 2 OORDEEL JAARVERSLAG EN SALDIBALANS2.1 InleidingIn dit hoofdstuk doet de Algemene Rekenkamer verslag van haar bevindingen
en geeft zij haar oordeel over het jaarverslag en de saldibalans van het Ministerie
van AZ.Dit jaar hebben ministeries voor het eerst een jaarverslag opgesteld volgens
de nieuwe wijze van verantwoorden die in 1999 is ingezet met de regeringsnota Van Beleidsbegroting tot Beleidsverantwoording (VBTB).
Behalve financiële informatie is er nu ook beleidsinformatie en bedrijfsvoeringsinformatie
in het jaarverslag opgenomen.2.2 Het jaarverslag en VBTBMet ingang van het begrotingsjaar 2002 stellen ministeries een jaarverslag
op. Het is het eerste jaar waarin ze hun verantwoording geheel conform VBTB
moeten opstellen. De Algemene Rekenkamer is verheugd over deze mijlpaal, maar
plaatst nog wel een belangrijke kanttekening. Zij is van mening dat de gekozen
splitsing van de financiële en niet-financiële informatie zoals
uitgewerkt en vastgelegd in de Rijksbegrotingsvoorschriften 2003, niet bijdraagt
aan een goed beeld van de samenhang tussen beleid, prestaties en middelen.
Het afbakenen van de financiële informatie voor de accountantscontrole
lijkt hiermee voorrang te hebben gekregen boven de belangrijkste VBTB-doelstelling.Het jaarverslag van het Ministerie van AZ voldoet nagenoeg geheel aan
alle verslaggevingseisen. De nader geoperationaliseerde doelstellingen zijn
helder verwoord. Tezamen met de gepresenteerde prestatiegegevens bieden ze
voldoende inzicht in de uitvoering over 2002. Een aandachtspunt vormt de mededeling
over de bedrijfsvoering. Deze is weliswaar opgenomen, maar ook niet meer dan
dat. De Algemene Rekenkamer dringt erop aan aandacht te schenken aan een meer
inhoudelijke invulling van dit onderdeel.2.3 Financiële informatie2.3.1 InleidingTot de financiële informatie worden gerekend alle verplichtingen,
uitgaven, ontvangsten, baten, lasten, kapitaaluitgaven, kapitaalontvangsten,
balansposten en de toelichting daarbij (artikel 58 Comptabiliteitswet 2001).
De Algemene Rekenkamer heeft onderzocht of deze financiële informatie
is opgesteld volgens de verslaggevingsvoorschriften, en of de verplichtingen,
uitgaven en ontvangsten rechtmatig tot stand zijn gekomen en deugdelijk zijn
weergegeven.Het onderzoek van de Algemene Rekenkamer is zodanig ingericht dat belangrijke
fouten en onzekerheden per begrotingsartikel met redelijke zekerheid worden
ontdekt en gerapporteerd. De Algemene Rekenkamer onderzoekt dus niet elke
verplichting, uitgave en ontvangst. Zij doet eigen onderzoek en maakt gebruik
van de uitkomsten van de departementale accountantscontrole (zie ook § 3.4).2.3.2 OordeelOp grond van haar bevindingen is de Algemene Rekenkamer van oordeel dat de financiële informatie in het jaarverslag over 2002 van
het Ministerie van AZ voldoet aan de gestelde eisen.2.3.3 Rapportering per (niet-)beleidsartikelVerantwoordingsstaatOverzicht 1 laat de totaalbedragen zien waaruit de verantwoordingsstaat
2002 van het Ministerie van AZ is samengesteld. Daarnaast zijn de totalen
opgenomen van bedragen die niet deugdelijk zijn weergegeven of onrechtmatig
zijn, of waarover onzekerheid over de deugdelijke weergave of onzekerheid
over de rechtmatigheid bestaat.Overzicht 1 Bedragen van de verantwoordingsstaat 2002,
Ministerie van Algemene Zaken (x € 1 miljoen)  Verplichtingen1Uitgaven1OntvangstenTotaal 46,6 48,2 11,4 Belangrijke fouten/onzekerheden 0 0 0 Onvolledigheden 0 001 Het bedrag aan uitgaven bevat in totaal € 0,4 miljoen
aan overschrijdingen. Indien de Staten-Generaal niet akkoord gaan met de desbetreffende
slotwetmutaties, zal de Algemene Rekenkamer haar oordeel op dit punt moeten
herzien.Oordeel financiële toelichting bij verantwoordingsstaatDe rekening en de toelichting bij de rekening 2002 van het Ministerie
van AZ voldoen aan de eisen.2.4 Beleidsinformatie2.4.1 InleidingHet Ministerie van Financiën definieert beleidsinformatie in het
jaarverslag als: «de gestructureerde en nader toegelichte gegevens over
de doelstellingen van beleid, de beoogde of gerealiseerde effecten van beleid
en de daartoe te leveren en/of geleverde prestaties.»De Algemene Rekenkamer heeft onderzocht of de beleidsinformatie in het
departementale jaarverslag voldoet aan de verslaggevingseisen, zoals vastgelegd
in de Rijksbegrotingsvoorschriften 2003. Deze eis valt onder wat de Algemene
Rekenkamer beschouwt als een van de hoofdnormen voor beleidsinformatie, te
weten: conformiteit aan wettelijke regels.2.4.2 OordeelDe Algemene Rekenkamer constateert dat de (niet-financiële) beleidsinformatie
in het jaarverslag van het Ministerie van AZ nagenoeg geheel voldoet aan de
verslaggevingseisen. Alleen de budgettaire en financiële consequenties
van de beleidsprioriteiten zijn nog niet conform de verslaggevingsvoorschriften
aangegeven.2.5 Mededeling over de bedrijfsvoering2.5.1 InleidingHet Ministerie van AZ heeft in zijn jaarverslag een zogeheten «mededeling over de bedrijfsvoering» opgenomen. De Algemene Rekenkamer heeft
onderzocht of de mededeling voldoet aan de eisen en of deze op deugdelijke
wijze tot stand is gekomen.2.5.2 OordeelOp grond van haar bevindingen komt de Algemene Rekenkamer tot het oordeel
dat de mededeling bedrijfsvoering van het Ministerie van AZ voldoet aan de
daaraan te stellen formele eisen en op deugdelijke wijze tot stand is gekomen.2.6 Saldibalans met toelichting2.6.1 InleidingDe Algemene Rekenkamer heeft onderzocht of de saldibalans 2002 met bijbehorende
toelichting voldoet aan de volgende eisen:• De saldibalans en de toelichting zijn opgesteld volgens de verslaggevingsvoorschriften.• De erin opgenomen informatie geeft de op het jaareinde openstaande
posten, zoals deze uit de administratie blijken, deugdelijk weer.• De erin opgenomen balansposten zijn rechtmatig tot stand gekomen.2.6.2 OordeelDe saldibalans en de toelichting bij de saldibalans voldoen aan de eisen.Overzicht 2 laat de totaalbedragen zien waaruit de saldibalans 2002 van
het Ministerie van AZ is opgebouwd. Jaarlijks beoordeelt de Algemene Rekenkamer
de bedragen op de saldibalans, met uitzondering van:• uitgaven en ontvangsten: de Algemene Rekenkamer heeft alleen de
aansluiting tussen de totalen van de rekening met de saldibalans vastgesteld;• de bedragen die op tegenrekeningen staan: deze hebben geen inhoudelijke
waarde.Daarnaast zijn de totalen opgenomen van bedragen die onrechtmatig zijn,
niet deugdelijk zijn weergegeven of waarover onzekerheid over de rechtmatigheid
of de deugdelijke weergave bestaat.Overzicht 2 Bedragen van de saldibalans per 31 december
2002, Ministerie van Algemene Zaken (bedragen € x 1 miljoen)  DebetCreditTotaal 69,8 69,8 -/- Uitgaven respectievelijk ontvangsten
en tegenrekeningen 52,5 15,5Beoordeeld 17,3 54,3 Belangrijke fouten/onzekerheden 0 0 Onvolledigheden 0 0In totaal is € 22,2 miljoen aan openstaande voorschotten afgerekend.
De Algemene Rekenkamer stelt vast dat deze afrekeningen aan de eisen voldoen.De toelichting bij de saldibalans voldoet aan de eisen. 3 BEDRIJFSVOERING3.1 InleidingDe bedrijfsvoering van een ministerie is de sturing en beheersing van
bedrijfsprocessen binnen een ministerie om de beleidsdoelstellingen te kunnen
realiseren. Het betreft sturing en beheersing van zowel primaire processen
als van de processen die hiervoor faciliterend zijn.In dit hoofdstuk maakt de Algemene Rekenkamer binnen de bedrijfsvoering
onderscheid naar de volgende onderwerpen:• de ontwikkelingen met betrekking tot de mededeling over de bedrijfsvoering;• de ontwikkeling van de auditfunctie;• de controle van de departementale auditdienst;• het financieel beheer en materieelbeheer en de daartoe bijgehouden
administraties (inclusief de betekenis van bevindingen voor de mededeling
bedrijfsvoering).In haar onderzoek naar de bedrijfsvoering heeft de Algemene Rekenkamer
ook de onvolkomenheden betrokken die zij vorig jaar bij het Ministerie AZ
heeft geconstateerd. Dit betrof het contractbeheer.3.2 Ontwikkelingen in de mededeling bedrijfsvoeringDe mededeling over de bedrijfsvoering in het jaarverslag over 2002 van
het ministerie heeft betrekking op het financieel beheer, het materieelbeheer
en de voor dat beheer bijgehouden administraties. De bedrijfsvoering van een
ministerie omvat echter meer dan alleen de genoemde onderdelen, namelijk de
sturing en beheersing van zowel primaire processen als van de processen die
hiervoor faciliterend zijn. Te denken valt bijvoorbeeld aan het personeelsbeheer.
De normen waar de mededeling over de bedrijfsvoering uiteindelijk aan moet
voldoen, zijn neergelegd in het referentiekader voor de bedrijfsvoering. Over
het verslagjaar 2004 dient het ministerie te voldoen aan deze normen.De Algemene Rekenkamer heeft onderzocht aan welke onderdelen van de bedrijfsvoering
het ministerie aandacht moet besteden, wil het de gewenste eindsituatie in
2004 kunnen bereiken.De Algemene Rekenkamer merkt op dat de bedrijfsvoeringsmededeling in het
jaarverslag van het Ministerie van AZ is opgesteld door de directie FEZ, vanuit
de verantwoordelijkheid die deze centrale directie draagt voor het toezicht.
De mededeling is in concept aan de dienstonderdelen voorgelegd. Aangezien
de mededeling nu nog beperkt is tot de baselines financieel en materieelbeheer,
is dit een logische aanpak.3.3 De ontwikkeling van de auditfunctieIn mei 2001 heeft de commissie-Kordes het rapport De auditfunctie in het VBTB-tijdperk uitgebracht. De aanbevelingen
uit dit rapport zijn uitgewerkt in het Kwaliteitsplan auditfunctie
Rijksoverheid. Dit plan is in het voorjaar van 2002 vastgesteld door
het kabinet. De Algemene Rekenkamer heeft de stand van zaken met betrekking
tot de implementatie van de belangrijkste aanbevelingen onderzocht.Volgens het kwaliteitsplan dient ieder departement uiterlijk eind 2002
een – door de Bestuursraad goedgekeurd – plan van aanpak te hebben
voor de transitie naar een departementale auditdienst. De invulling van het takenpakket en de daarmee samenhangende werkzaamheden wordt afgestemd
op de soort activiteiten en soort processen binnen het departement.De controle van de jaarverantwoording van het Ministerie van AZ wordt
uitgevoerd door de departementale auditdienst van het Ministerie van Economische
Zaken. Voor de ontwikkeling van de auditfunctie wordt dan ook verwezen naar
het rapport bij het jaarverslag van dat ministerie.Een andere belangrijke aanbeveling uit het rapport van de commissie-Kordes
is dat eind 2002 de Audit Committees van de departementen functioneren overeenkomstig
de kaders van het kwaliteitsplan. Volgens deze kaders dient het Audit Committee
op hoofdlijnen de kwaliteit van de departementale bedrijfsvoeringsen beleidsprocessen
te borgen. Deze borging krijgt vorm door betrokkenheid van het Audit Committee
bij de programmering van de onderzoeken en controles, bij de evaluatie van
bevindingen en bij het volgen van de follow-upmaatregelen.Bij het Ministerie van AZ functioneert het Audit Committee als een collectief,
met de verantwoordelijkheid om op hoofdlijnen de kwaliteit van de departementale
processen c.q. de bedrijfs- en beleidsvoering te borgen en om een regierol
te vervullen met betrekking tot onderzoeken naar de bedrijfs- en beleidsvoering.
Als gevolg van de verwerking van de uitgangspunten van het kwaliteitsplan
is de instellingsbeschikking nog in bewerking.3.4 Departementale accountantscontroleDe Algemene Rekenkamer maakt bij haar onderzoek naar de bedrijfsvoering
van het ministerie zoveel mogelijk gebruik van de controle van de departementale
auditdienst. Deze brengt immers een intern accountantsrapport met een accountantsverklaring
uit over de financiële informatie in het jaarverslag van het ministerie.
Biedt die controle voldoende zekerheid, dan neemt de Algemene Rekenkamer de
bevindingen over.Om vast te stellen of zij gebruik kan maken van de bevindingen van werkzaamheden
van de departementale auditdienst, heeft de Algemene Rekenkamer een review
uitgevoerd op de accountantscontrole. Dat wil zeggen dat zij de kwaliteit
van de departementale accountantscontrole toetst aan de hand van een uitgebreid
normenkader. Dit normenkader is mede gebaseerd op de internationaal aanvaarde
richtlijnen voor accountantscontrole.De review was gericht op de volgende onderdelen:• de financiële informatie in het jaarverslag 2002;• de saldibalans en de toelichting daarop;• het financieel beheer, het materieelbeheer en de daartoe bijgehouden
administraties;• de totstandkoming van de beleidsinformatie;• de totstandkoming van de bedrijfsvoeringsinformatie.Het Ministerie van AZ heeft zelf geen departementale auditdienst. De accountantscontrole
bij het ministerie wordt uitgevoerd door de auditdienst van het Ministerie
van Economische Zaken.3.4.1 Financiële informatie en bedrijfsvoeringDe auditdienst van het Ministerie van Economische Zaken heeft een goedkeurende
accountantsverklaring afgegeven bij het jaarverslag van het Ministerie
van Algemene Zaken over het begrotingsjaar 2002. De auditdienst heeft de volgende
onderdelen in haar controle betrokken: de financiële informatie in het
jaarverslag 2002, de saldibalans en de toelichting daarop. De Algemene Rekenkamer
heeft in deze controle geen onvolkomenheden aangetroffen.De auditdienst heeft daarnaast het financieel beheer, materieelbeheer
en de daartoe bijgehouden administraties onderzocht. De Algemene Rekenkamer
heeft ook in deze controle geen onvolkomenheden aangetroffen.Op basis van haar review stelt de Algemene Rekenkamer vast dat de accountantscontrole
voldoende basis vormt voor haar oordeelsvorming over:• de financiële informatie in het jaarverslag 2002;• de saldibalans 2002 en toelichting;• het financieel beheer, het materieelbeheer en de daartoe bijgehouden
administraties in 2002.De oordelen van de Algemene Rekenkamer hierover zijn dan ook mede tot
stand gekomen op basis van de uitkomsten van de controle door de auditdienst.3.4.2 Niet-financiële informatie3.4.2.1 Totstandkoming van informatieDit jaar moeten de departementale auditdienst en de Algemene Rekenkamer
de totstandkoming van beleids- en bedrijfsvoeringsinformatie in het jaarverslag
controleren. Aan welke eisen of normen deze niet-financiële informatie
in het jaarverslag precies moet voldoen, is echter nog niet duidelijk (zie
inleiding).De auditdienst geeft dit jaar geen afgerond oordeel over de totstandkoming
van de beleids- en bedrijfsvoeringsinformatie in het jaarverslag. De Algemene
Rekenkamer gaat er echter van uit dat de auditdienst hier wel al enige uitspraken
over doet – ter voorbereiding op de situatie in 2005, wanneer het normenkader
en de controlestructuur ontwikkeld dienen te zijn. De Algemene Rekenkamer
heeft dan ook onderzocht in hoeverre de auditdienst daar dit jaar al in is
geslaagd. Tevens heeft zij onderzocht in hoeverre zij kan steunen op de uitkomsten
van de werkzaamheden van de auditdienst op dit terrein.De Algemene Rekenkamer stelt vast dat de controle van de auditdienst naar
de totstandkoming van de niet-financiële informatie zich heeft uitgestrekt
tot de relevantie, technische juistheid en leverbaarheid van de prestatie-indicatoren.Op basis van haar onderzoek naar de accountantscontrole gericht op de
totstandkoming van de beleids- en bedrijfsvoeringsinformatie concludeert de
Algemene Rekenkamer dat deze een voldoende basis vormde voor haar oordeelsvorming
hierover.3.4.2.2 Kwaliteit informatieDe departementale auditdienst hoeft geen onderzoek te doen naar de kwaliteit
van de beleids- en bedrijfsvoeringsinformatie in het jaarverslag. De Algemene
Rekenkamer stelt vast dat de auditdienst hieraan in zijn controle toch aandacht
heeft besteed en spreekt daarvoor haar waardering uit. 3.5 Financieel beheer, materieelbeheer en administraties3.5.1 InleidingDe Algemene Rekenkamer heeft onderzocht of het financieel beheer, het
materieelbeheer en de daartoe bijgehouden administraties van het Ministerie
van AZ in 2002 voldeden aan de baseline financieel beheer en materieelbeheer
met inbegrip van de nadere uitwerking hiervan. Daarnaast heeft zij onderzoek
gedaan naar het contractbeheer.Het onderzoek van de Algemene Rekenkamer bestond uit een combinatie van
review van de departementale accountantscontrole en eigen onderzoek.3.5.2 Contractbeheer3.5.2.1 InleidingIn het kader van de beoordeling van de bedrijfsvoering heeft de Algemene
Rekenkamer een onderzoek uitgevoerd naar het contractbeheer bij het Ministerie
van AZ. Uitgangspunt bij dat onderzoek was de Regeling contractbeheer 1996.
Deze regeling bevat de eisen die de minister van Financiën stelt aan
het contractbeheer bij het Rijk. Die eisen hebben betrekking op het vastleggen
van de beschrijving van de administratieve organisatie met betrekking tot
het contractbeheer en het zorgdragen voor de toepassing van de vastgelegde
procedures, het bijhouden van een contractenregister en eisen aan de inhoud
van het contractdossier.Het onderzoek van de Algemene Rekenkamer heeft zich behalve op een globale
beoordeling van het inkoopbeleid vooral gericht op de werking van het contractbeheer. Daarbij is enerzijds gebruik gemaakt
van de controlebevindingen van de auditdienst, anderzijds is een beperkt aantal
contracten voor nader onderzoek geselecteerd. Dit betrof alleen contracten
die door het kerndepartement zijn afgesloten.Uit het door de Algemene Rekenkamer uitgevoerde review is gebleken dat
de controle van voldoende niveau is. Voor haar oordeel heeft de Algemene Rekenkamer
gebruik kunnen maken van de bevindingen en oordelen van de auditdienst.3.5.2.2 InkoopbeleidHet huidige inkoopbeleid van het Ministerie van AZ is neergelegd in de
departementale richtlijn «Inkoop van goederen en diensten». In
de inleiding daarvan wordt onder meer verwezen naar de EU-richtlijnen en de
Regeling contractbeheer 1996.Elke dienst dient per contract een dossier bij te houden en een contractenregister
te beheren. In de richtlijn is als bijlage tevens opgenomen waaraan de inhoud
van een contractdossier dient te voldoen. Dit sluit aan bij artikel 2 lid
4 van de Regeling contractbeheer 1996.De diensten zijn zelf verantwoordelijk voor de interne-controlemaatregelen,
waaronder functiescheiding, die de naleving van deze richtlijn moeten waarborgen.
Mede naar aanleiding van opmerkingen van de auditdienst is recent de departementale
richtlijn voor het afgeven van de prestatieverklaring herzien. Jaarlijks bepaalt de directie FEZ welke aan te gane verplichtingen onder
het «voorafgaand toezicht» vallen. Hiervoor heeft de onderafdeling
Financieel-Economisch Beleid en Beheer een checklist opgesteld. Daarnaast
is er een verbijzonderde interne controle, die wordt uitgevoerd door de onderafdeling
financiële Infrastructuur van de directie FEZ. Hiervoor zijn in 2002
werkprogramma's opgesteld.3.5.2.3 Ontwikkelingen in het beleidIn de loop van 2001 is bij het Ministerie van AZ een aanvang gemaakt met
het optimalisatieproces van de inkoopfunctie. Begonnen werd met onderwerpen
zoals het beheersbaar maken van het inkoopproces, verbetering van de dossiervorming,
het transparant maken van de inkoopadministratie en het verder professionaliseren
van de inkoopstaf. Deze processen zijn inmiddels goeddeels afgerond. Daarna
worden andere onderwerpen opgepakt.Zo wordt momenteel uitwerking gegeven aan het besluit van de departementsleiding
om de inkoopactiviteiten van de centrale diensten door het Bureau Inkoop te
laten verzorgen. Daarbij komt ook aan de orde de positionering van de CDI-functie.
Tot slot is gestart met een structurele opzet van een meerjarig inkoopplan.
Mede hiermee wordt navolging gegeven aan een van de aanbevelingen van de auditdienst.3.5.2.4 ContractenregisterEr was in 2001 nog sprake van drie decentraal bijgehouden contractenregisters.
Gelet op het verschillend karakter van de organisatieonderdelen van het Ministerie
van Algemene AZ is dat begrijpelijk. Naar aanleiding van de besluitvorming
over de centralisatie van de inkoop zal het aantal registers worden teruggebracht.
De inrichting is echter niet uniform en niet geheel in overeenstemming met
de interne regelgeving.3.5.2.5 ContractdossiersOver het algemeen voldeden de (op centraal niveau) onderzochte contractdossiers
aan de Regeling contractbeheer. Dat wil zeggen dat de onderbouwing van de
in de loop van het aanschaffingsproces gemaakte keuzes ten aanzien van leveranciers,
afspraken en contracten in de dossiers waren terug te vinden. Bij één
contract was er geen specifiek contractdossier. Documentatie ter onderbouwing
van het contract was overigens wel aanwezig.Bij de directie Publiek en Communicatie van de RVD bleek de dossiervorming
rond de inkopen niet altijd eenduidig te gebeuren. Dit bemoeilijkt de beoordeling
achteraf.In enkele gevallen is de motivatie om, in afwijking van geldende procedures,
geen concurrentiestelling toe te passen niet in het dossier vastgelegd.De Algemene Rekenkamer heeft geconstateerd dat op dit punt door de directie
Publiek en Communicatie maatregelen zijn getroffen om dit knelpunt weg te
nemen. Eén van deze maatregelen houdt in dat de Financiële Administratie
bij de verificatie voorafgaand aan het vastleggen van de verplichting tevens
controleert dat voldaan is aan het onderwerp concurrentiestelling.3.5.2.6 AanschafvoorbereidingVoor vier van de vijf beoordeelde contracten gold dat de Centrale Afdeling Facilitaire Dienst/Bureau Inkoop en Huisvesting bij de aanschaf was
betrokken. Dat was niet het geval bij de aanschaf van ICT-dienstverlening.3.5.2.7 VerwervingsvoorbereidingBij twee van de vijf contracten (catering en schoonmaak) was de verwerving
voorbereid en begeleid door een adviesbureau. Bij deze twee contracten was,
voordat tot offertestelling werd overgegaan, een pre-selectie uitgevoerd.
Ook waren de selectie- en gunningscriteria duidelijk in het dossier opgenomen.Twee andere contracten betroffen een voortzetting van een bestaande relatie;
hier was geen sprake van offertestelling bij verscheidene leveranciers. Bij
deze contracten waren veiligheidsoverwegingen een motief om niet Europees
aan te besteden. Ten aanzien van het ene contract (service level agreement)
werd specifiek besloten tot inbesteding bij een rijksorganisatie. Bij het
andere (beveiliging Binnenhof) werd gebruik gemaakt van een particuliere organisatie.De verwerving van het drukwerk bij de Wetenschappelijke Raad voor het
Regeringsbeleid (WRR) behoeft verbetering. In 2002 zijn opdrachten voor drukwerk
verstrekt die, zoals achteraf blijkt, tezamen qua omvang de EU-aanbestedingsgrens
overstijgen.3.5.2.8 ContractsluitingIn alle in het onderzoek beoordeelde contracten was er geen sprake van
een door het Ministerie van AZ zelf opgesteld contract. In de gevallen dat
er sprake was van een contract werd gebruikgemaakt van een standaardcontract
van de leverancier.Het contract met het schoonmaakbedrijf is niet getekend door het ministerie
maar door het begeleidende adviesbureau. Ten aanzien van de overeenkomst met
de externe beveiligingsaviseur en de bestelling van meubilair werd niet de
contractvorm gebruikt, maar was sprake van een werkopdracht/bestelopdracht
met verwijzing naar de offerte.3.5.2.9 ContractuitvoeringVerplichtingen vanaf € 50 000 dienen vooraf door de directie
FEZ beoordeeld te worden; dit is het zogenoemde voorafgaand toezicht. Gebleken
is dat de vastlegging en uitvoering daarvan niet uniform gebeurt. De voor
de controle opgestelde checklist is bij de helft van de beoordeelde dossiers
niet gehanteerd. Daarnaast kan de tijdigheid van de aanlevering van de te
beoordelen dossiers verbeteren.Medio 2002 heeft de directie FEZ in een nota aan de hoofden van dienst
gemeld dat de diensten zich niet hielden aan de richtlijn voorafgaand toezicht.
Dat was aanleiding om de betreffende richtlijn aan te scherpen en de naleving
in 2003 te gaan monitoren.3.5.2.10 ConclusieDe Algemene Rekenkamer concludeert dat de regelgeving bij het Ministerie
van Algemene Zaken in opzet voldoet aan de Regeling contractbeheer 1996. Er
is duidelijke aandacht voor de wijze waarop contracten dienen te worden aangegaan,
vastgelegd en beheerd.Tevens concludeert de Algemene Rekenkamer dat er op structurele wijze
uitvoering wordt gegeven aan de voornemens om het inkoopproces verder te optimaliseren. De Algemene Rekenkamer is van oordeel dat de werking van het contractbeheer
van het Ministerie van AZ in 2002 nog niet geheel voldeed aan de daaraan te
stellen eisen. Dit betreft:• de volledigheid van het bij te houden contractenregister;• het aspect concurrentiestelling;• autorisatie van de uitgaven.De Algemene Rekenkamer beveelt aan om meer aandacht te besteden aan de
in de eigen regeling opgenomen voorwaarden voor het inrichten van contractdossiers
en het zichtbaar maken van de toezichthoudende rol van de directie FEZ.Tot slot constateert de Algemene Rekenkamer dat er geen departementaal
beleid is ten aanzien van het al dan niet uitbesteden van contracten waarbij
het gaat om diensten waarbij veiligheidsaspecten een rol spelen. De Algemene
Rekenkamer adviseert dit aspect mee te nemen bij het vormgeven van het nieuwe
inkoopbeleid.3.5.3 Implementatie van de baseline financieel beheer
en materieelbeheer3.5.3.1 InleidingDe Algemene Rekenkamer constateerde in het rechtmatigheidsonderzoek 2001
dat bij het Ministerie van AZ de implementatie van de baseline financieel
beheer en materieelbeheer vanwege andere prioriteiten nog niet had plaatsgevonden.Om na te gaan of het financieel beheer en materieelbeheer in opzet aansluiten
bij de kaders van de baseline, heeft het ministerie in 2002 een inventarisatie
van de bestaande situatie uitgevoerd. De eindrapportage van deze inventarisatie
is medio februari 2003 afgerond. Daaruit blijkt dat de bestaande administratieve
organisatie (AO) de baselines in grote mate afdekken. Waar werd vastgesteld
dat de rijksbrede regelgeving voor het Ministerie van AZ afdoende specifiek
is, was er geen noodzaak een specifieke beschrijving op te stellen. Tevens
zijn de resterende leemten geanalyseerd en waarnodig actiepunten benoemd.Zo verdient bij het financieel beheer het onderwerp Europese aanbesteding
in relatie tot de AO-beschrijving nog aandacht. Ook voor het materieelbeheer
is nog een aantal AO-beschrijvingen af te ronden. Daarnaast moet de wijze
van toezicht op bestaan en werking nog nader in het Toezichtsplan van de directie
FEZ worden uitgewerkt.3.5.3.2 ConclusieDe Algemene Rekenkamer concludeert dat er goede voortgang is gemaakt bij
de invoering van de baselines.Geadviseerd wordt de resterende punten met dezelfde voortvarendheid op
te pakken.3.5.4 Beschrijving en onderhoudsorganisatie administratieve
organisatie3.5.4.1 InleidingEen actuele beschrijving van de AO is een belangrijk instrument voor de
sturing, beheersing en controle van de beheersprocessen rondom de financiële
zaken en daarnaast ook voor processen op andere terreinen, zoals materieel-
en personeelsbeheer. Als waarborg voor een volledige en actuele
beschrijving van de AO is een goede onderhoudsorganisatie onontbeerlijk.3.5.4.2 BevindingenIn 2002 is de hoofddirectie Rijksvoorlichtingsdienst omgevormd tot een
directoraat-generaal. De gevolgen van de organisatorische wijzigingen zijn
nog niet verwerkt in de diverse mandaatbesluiten.Daarnaast is de herschikking van taken binnen de afdelingen Facilitaire
Zaken (FAZ) en Informatie en Communicatie Technologie (ICT) nog niet in de
AO doorgevoerd. Het ministerie verwacht in het tweede kwartaal van 2003 de
AO op departementsniveau af te ronden. Daarna zal de AO op het niveau van
de dienstonderdelen worden aangepast.3.5.4.3 ConclusieDe Algemene Rekenkamer heeft vastgesteld dat er enige achterstand is in
het doorvoeren van organisatorische wijzigingen in de beschrijving van de
administratieve organisatie.De Algemene Rekenkamer vraagt hiervoor de aandacht.3.5.5 InformatiebeveiligingDe Algemene Rekenkamer constateert dat de door de minister toegezegde
activiteiten om de informatiebeveiliging op orde te brengen voor 2002 geplande
activiteiten zijn gerealiseerd.De belangrijkste onderdelen betroffen het definiëren, vaststellen
en invoeren van een «standaard service level», het opstellen en
controleerbaar uitvoeren van interne-controle-werkprogramma's en het opstellen
en tot uitvoer brengen van een (informatie)beveiligings-awarenessprogramma.3.5.5.1 ConclusieDe Algemene Rekenkamer constateert dat er goede vooruitgang is gemaakt
in het op orde brengen van de informatiebeveiliging.3.5.6 ConclusieOp grond van haar bevindingen is de Algemene Rekenkamer van oordeel dat
het financieel beheer, het materieelbeheer en de daartoe bijgehouden administraties
in 2002 voldeden aan de daaraan gestelde eisen, met uitzondering van het contractbeheer.
Tevens vraagt de Algemene Rekenkamer aandacht voor het doorvoeren van organisatorische
wijzigingen in de administratieve organisatie.3.6 Conclusies en aanbevelingenOnderstaande tabel geeft een overzicht van de conclusies van de Algemene
Rekenkamer over de verschillende bedrijfsvoeringsaspecten van het Ministerie
van Algemene Zaken. 4 BELEIDSINFORMATIE4.1 InleidingDe Tweede Kamer heeft bij aanvang van het ontwikkelingstraject VBTB steeds
benadrukt de betrouwbaarheid van gegevens in de begroting en het jaarverslag
van belang te vinden. Dit geldt ook voor de beleidsinformatie. Deze informatie
over beleid is in toenemende mate van belang bij de (begroting en) verantwoording.
De beleidsinformatie moet direct of indirect iets zeggen over prestaties,
effecten, kosten, doelmatigheid en doeltreffendheid.In artikel 82 van de Comptabiliteitswet 2001 is vastgelegd dat de Algemene
Rekenkamer een oordeel geeft over:• de totstandkoming (proces) van de niet-financiële informatie;• de kwaliteit (product) van de niet-financiële informatie in
het jaarverslag.Bij het uitvoeren van deze wet stuit de Algemene Rekenkamer op een complicerende
factor, omdat er nog geen normen bestaan voor niet-financiële (beleids)informatie.
Evenmin is er een bijbehorende controlestructuur opgezet. Bovendien doet de
departementale auditdienst volgens artikel 66 van de Comptabiliteitswet 2001
slechts onderzoek naar de «deugdelijke» totstandkoming van niet-financiële
informatie. Hierdoor kan de Algemene Rekenkamer niet, zoals gewoonlijk bij
andere onderzoeksobjecten, gebruikmaken van voorcontrole.Met de motie-Van Walsem1 heeft de regering
de opdracht gekregen om te zorgen voor een uitwerking van normen en controlestructuur.
Deze moet worden toegepast met ingang van de begrotingscyclus 2005 (zie ook
hoofdstuk 1). Dit betekent dat de Algemene Rekenkamer voor het verslagjaar
2002 nog geen volledig oordeel kan geven over de (totstandkoming van) beleidsinformatie.Wel heeft de Algemene Rekenkamer getoetst of de beleidsinformatie in het
jaarverslag minimaal voldoet aan de verslaggevingseisen (zie § 2.2).
Op basis van deze bevindingen is het oordeel in
hoofdstuk 2 tot stand gekomen.Om nadere invulling te geven aan haar taken heeft de Algemene Rekenkamer
een verdiepingsonderzoek uitgevoerd naar één beleidsartikel.
Zij heeft zo een eerste indruk gekregen van de kwaliteit van de beleidsinformatie
en de totstandkoming daarvan. Van het enige beleidsartikel dat het Ministerie
van AZ kent, «Bevorderen van de eenheid van het algemeen regeringsbeleid»,
zijn de volgende prestatiegegevens in het verdiepingsonderzoek betrokken:• financieel voordeel van de collectieve inkoop van media-ruimte
(versus afzonderlijke inkoop door de ministeries);• zo kort mogelijke wachttijd voor burgers bij vragen aan de Postbus
51-informatiedienst.4.2 Gehanteerde normenOnderstaande tabel geeft aan welke criteria zijn gehanteerd voor de beoordeling
van respectievelijk de kwaliteit van de beleidsinformatie in het jaarverslag
en de totstandkoming van de beleidsinformatie. Voor de artikelen die verdiepend
zijn onderzocht is aangegeven welke normen in het onderzoek zijn betrokken.
De Algemene Rekenkamer verbindt hier nog geen oordeel aan. De
definities van de gehanteerde normen en begrippen zijn opgenomen in de verklarende
woordenlijst (bijlage 4). 4.3 Kwaliteit van de beleidsinformatieDe Algemene Rekenkamer heeft onderzocht of de beleidsinformatie in het
jaarverslag voldoet aan de wettelijke voorschriften (verslaggevingseisen).
Zij heeft zich daarbij gericht op de leeswijzer, de beleidsprioriteiten en
de beleidsartikelen. De bevindingen van dit deel van het onderzoek zijn meegewogen
in het oordeel zoals dat in hoofdstuk 2 is gegeven.Voor de inhoud, vorm en presentatie van de beleidsinformatie in het jaarverslag
hanteert de Algemene Rekenkamer een aantal algemene kwaliteitsnormen. Van
belang zijn relevantie, betrouwbaarheid, begrijpelijkheid en vergelijkbaarheid.
Deze normen zijn toegepast in het verdiepende onderzoek. De bevindingen voor
het verdiepende deel van het onderzoek zijn niet meegewogen in het oordeel.In de beleidsagenda van de begroting 2002 van het Ministerie van AZ is
een aantal beleidsprioriteiten vermeld, waaronder de aanpassing van de organisatie
van de RVD, de coördinatie en effectiviteit van de overheidscommunicatie,
het vergroten van de toegankelijkheid van de overheidsinformatie en de activiteiten
naar aanleiding van het advies van de commissie «Toekomst van de Overheidscommunicatie»
en de kabinetsreactie daarop.De toelichting bij deze beleidsprioriteiten is helder gepresenteerd. Per
beleidsprioriteit wordt eenduidige informatie verschaft die zelfstandig leesbaar
is. Tevens is bij de beleidsprioriteiten een tabel opgenomen met daarin de
beleidsmatige conclusies ten aanzien van de beleidsprioriteiten.De Algemene Rekenkamer constateert echter wel dat er inzicht ontbreekt
in de budgettaire en financiële consequenties van de beleidsprioriteiten.Het Ministerie van AZ kent maar één beleidsartikel, namelijk:
«Bevorderen van de eenheid van het algemeen regeringsbeleid».In een brief aan de Tweede Kamer der Staten-Generaal over VBTB is toegelicht
dat het kader voor de taken en verantwoordelijkheden van de minister-president –
en daarmee het werkterrein van het Ministerie van AZ – wordt bepaald
door diverse wet- en regelgeving.Het Ministerie van AZ heeft bovenvermelde algemene beleidsdoelstelling
onderscheiden in vier operationele doelstellingen:• de coördinatie van het algemene regeringsbeleid;• de coördinatie van het algemene communicatiebeleid;• het leveren van bijdragen aan de langere-termijn-beleidsontwikkeling
van het regeringsbeleid;• algemeen.De laatste operationele doelstelling «Algemeen» bevat de apparaatsuitgaven.
De verantwoording hierover komt in de mededeling over de bedrijfsvoering aan
de orde.De overige drie operationele doelstellingen worden uitvoerig beschreven
en waar mogelijk ondersteund door kengetallen en prestatiegegevens. Op deze
wijze wordt een indruk gegeven van de geleverde prestaties. 4.4 Totstandkoming beleidsinformatieDe beleidsinformatie die het ministerie in het jaarverslag opneemt dient
op een betrouwbare, valide, ordelijke en controleerbare wijze tot stand te
zijn gekomen. In deze paragraaf worden de belangrijkste bevindingen vermeld
van het onderzoek naar de totstandkoming van de beleidsinformatie. Het onderzoek
richt zich op de informatieverzameling en -verwerking zelf en op de vastlegging
daarvan.In de Regeling Prestatiegegevens en Evaluatieonderzoek
Rijksoverheid (RPE) worden normen genoemd voor de totstandkoming
van beleidsinformatie. De Algemene Rekenkamer heeft deze normen als uitgangspunt
genomen om zicht te krijgen op de kwaliteit van dit totstandkomingsproces.
Van belang zijn de normen relevantie, bruikbaarheid, betrouwbaarheid, validiteit,
reproduceerbaarheid, ordelijkheid en controleerbaarheid.BevindingenOm de betrouwbaarheid van de informatie over prestatie-indicatoren in
de begroting zowel als het jaarverslag te waarborgen is aandacht nodig voor
de relevantie, de technische juistheid en de leverbaarheid van deze prestatiegegevens.
Het is belangrijk dat in de verantwoording aandacht wordt geschonken aan het
proces van totstandkoming van de niet-financiële gegevens, en aan de
risico's voor de betrouwbaarheid. Dit is primair de verantwoordelijkheid van
de dienstonderdelen, de directie Financieel-Economische Zaken (FEZ) is belast
met het toezicht en de coördinatie.In het kader van het verdiepingsonderzoek zijn, binnen de operationele
doelstelling «Coördinatie van het algemene communicatiebeleid»
in overleg met het ministerie twee prestatiegegevens geselecteerd, te weten:(a) financieel voordeel van de collectieve inkoop van mediaruimte (versus
afzonderlijke inkoop door de ministeries);(b) zo kort mogelijke wachttijd voor burgers bij vragen aan de Postbus
51-informatiedienst.Ad (a). Al geruime tijd faciliteert de RVD de collectieve inkoop van advertentieruimte
voor de rijksoverheid. Het betreft advertentieruimte op radio en tv en in
de gedrukte media. Ook de gehele logistieke afhandeling wordt door de RVD
verzorgd. Afgelopen jaar is gebleken dat de gebruikers de mediadienstverlening
en de service met een ruime voldoende waardeerden. Door de inkoop van grote
volumes kunnen scherpe prijzen worden bedongen, een voordeel waar alle ministeries
en gelieerde instellingen profijt van hebben. De kostenbesparing door collectief
in plaats van individueel in te kopen is bij een gerealiseerde mediaomzet
van € 120 miljoen in 2002 ruim 24%, oftewel € 38 miljoen.
In de begroting was 22% inkoopvoordeel geraamd bij een omzet van € 100
miljoen.Ad (b). Onder de vlag van Postbus 51 biedt de directie Publiek en Communicatie
van de RVD een interdepartementale infrastructuur die is gebaseerd op de één-loketgedachte.
De burger die op zoek is naar informatie van de rijksoverheid wordt door Postbus
51 zo goed en eenduidig mogelijk geïnformeerd over beleid en regelgeving
van de rijksoverheid. De diensten van Postbus 51 bestrijken een breed terrein,
zoals de verstrekking van telefonische informatie, de beantwoording van e-mailvragen,
het beheer van de internetsite en de planning van radio- en televisiespots.In 2002 is het callcenter omgevormd tot een «contactcenter».
De drie bestaande databasesystemen voor internet, e-mailbeantwoording en telefoonbeantwoording zijn bij deze operatie geïntegreerd tot
één kennisbank.De streefwaarde bij dit prestatiegegeven was dat bellers na gemiddeld
40 seconden te woord zouden worden gestaan.De realisatiewaarde in 2002 bedroeg 38 seconden.Voor e-mail was de streefwaarde dat 80% van de e-mails binnen 48 uur zouden
worden beantwoord. De realisatiewaarde bedroeg over 2002 eveneens 80%.Net als de departementale auditdienst merkt de Algemene Rekenkamer op
dat gegevens afkomstig van Postbus 51 achteraf niet voldoende controleerbaar
zijn. Bij enkele gegevens is de registratie respectievelijk het registratiesysteem
van de beantwoording niet adequaat toegerust voor een verantwoording achteraf.4.5 Conclusies en aanbevelingenHet Ministerie van AZ kent zoals eerder vermeld slechts één
beleidsartikel: «Bevorderen van de eenheid van het algemene regeringsbeleid».
De nader geformuleerde operationele doelstellingen zijn helder verwoord.De Algemene Rekenkamer constateert dat de verantwoording over beleid in
het jaarverslag van het Ministerie van AZ nagenoeg geheel voldoet aan de geldende
verslaggevingsvoorschriften. Alleen de budgettaire en financiële consequenties
van de beleidsprioriteiten zijn nog niet conform de verslaggevingsvoorschriften
aangegeven. 5 REACTIE MINISTERIn zijn reactie van 28 april 2003 heeft de Minister van Algemene Zaken
ten aanzien van het contractbeheer maatregelen toegezegd die moeten bewerkstelligen
dat dit beheer in 2003 voldoet aan de daaraan te stellen eisen.Ten aanzien van de volledigheid van het bij te houden contractenregister
en het aspect concurrentiestelling meldt de minister dat hieraan aandacht
wordt besteed in het kader van de herinrichting van de inkoopfunctie binnen
zijn ministerie. Deze herinrichting zal onder meer leiden tot een zekere mate
van centralisatie van de inkoopfunctie. Als gevolg daarvan zal het aantal
contractenregisters worden gereduceerd en geuniformeerd.Ten aanzien van de autorisatie van de uitgaven met betrekking tot het
contractbeheer schrijft de minister dat inmiddels passende administratief
organisatorische maatregelen zijn getroffen waarmee de gesignaleerde problemen
zijn weggenomen.Voor wat betreft de aanbeveling van de Algemene Rekenkamer om aandacht
te besteden aan het doorvoeren van organisatorische wijzigingen in de beschrijving
van de administratieve organisatie deelt de minister mee dat op korte termijn
de wijzigingen zullen worden aangebracht.BIJLAGE 1 RECHTMATIGHEIDSONDERZOEKOordelen en tolerantiegrenzenFinanciële informatieHet oordeel van de Algemene Rekenkamer over de financiële informatie
in het jaarverslag en de saldibalans is afhankelijk van het aantal fouten
en onzekerheden dat ze vindt in haar onderzoek van het jaarverslag en de saldibalans.
Nu zijn niet alle fouten en onzekerheden even belangrijk. Om te bepalen welke
fouten en onzekerheden wel belangrijk zijn, hanteert de Algemene Rekenkamer
kwantitatieve en kwalitatieve tolerantiegrenzen.Kwantitatieve tolerantiegrenzen geven een financiële grens aan. De
Algemene Rekenkamer hanteert tolerantiegrenzen op het niveau van begrotingsartikelen,
baten, lasten, kapitaaluitgaven en -ontvangsten en afzonderlijke saldibalansposten.In haar onderzoek stelt de Algemene Rekenkamer het begrotingsartikel centraal.
Zij rapporteert (de som van) alle belangrijke fouten en onzekerheden op het
niveau van ieder afzonderlijk artikel. Dit doet zij omdat het begrotingsartikel
ook centraal staat in de wijze waarop de Staten-Generaal de begroting en het
jaarverslag van de minister beoordelen.Kwalitatieve tolerantiegrenzen zijn niet gebonden aan een bepaald bedrag,
maar aan de aard van de fouten en onzekerheden. Een ministerie overschrijdt
een kwalitatieve grens:• wanneer sprake is van een opzettelijke fout, nalatigheid;• wanneer ten onrechte bedragen buiten de begrotingsadministratie
of -rekening zijn gehouden;• wanneer sprake is van fouten en onzekerheden waarbij ministers
en/of ambtelijke top betrokken zijn;• wanneer een minister een toezegging niet is nagekomen;• wanneer het jaarverslag niet volgens de voorschriften is opgesteld;• wanneer de artikelomschrijving of de begrotingsbedragen in de verantwoordingsstaat
foutief zijn vermeld;• wanneer sprake is van een ontoereikende toelichting en gebreken
in de ordelijkheid en controleerbaarheid in het financieel- en materieel beheerssysteem.Niet-financiële beleidsinformatieDe eisen voor beleidsinformatie zijn nog niet verder uitgewerkt. Dit betekent
dat de Algemene Rekenkamer dit jaar en de komende jaren nog geen afgerond
oordeel geeft over de (totstandkoming van) de beleidsinformatie. De Algemene
Rekenkamer beoordeelt dit jaar daarom alleen of de beleidsinformatie voldoet
aan de verslaggevingseisen. Dit is een kwalitatieve afweging.BedrijfsvoeringDe Algemene Rekenkamer hanteert als uitgangspunt dat de ministers hun
bedrijfsvoering op orde dienen te hebben. Onder bedrijfsvoering verstaat de
Algemene Rekenkamer de sturing en beheersing van bedrijfsprocessen binnen
een ministerie om de beleidsdoelstellingen te kunnen realiseren. Het betreft
sturing en beheersing van zowel de primaire processen als van de processen
die hiervoor faciliterend zijn. Overschrijdt een ministerie een (kwalitatieve)
tolerantiegrens in (een onderdeel van) de bedrijfsvoering, dan noemt de Algemene
Rekenkamer dit een «onvolkomenheid». De Algemene Rekenkamer onderscheidt drie gradaties van onvolkomenheden:• geen of geringe onvolkomenheden• onvolkomenheden• ernstige onvolkomenheden. Hiervan spreekt de Algemene Rekenkamer
als uit het onderzoek onvolkomenheden zijn gebleken die:– kunnen leiden of hebben geleid tot disfunctioneren van het financieel
beheer;– betrekking hebben op kritische processen;– wijd verbreid zijn binnen het ministerie;– tot aanzienlijke risico's voor de rechtmatigheid van zeer grote
bedragen kunnen leiden of al hebben geleid;– voor de Algemene Rekenkamer aanleiding zijn geweest om bezwaaronderzoek
in te stellen of bezwaar te maken.Bezwaarinstrument en bezwaarbeleid• De regels voor bezwaarHet zwaarste instrument dat de Algemene Rekenkamer kan hanteren om verbeteringen
binnen de rijksoverheid af te dwingen is het maken van bezwaar (artikelen
88 en 89 CW 2001). Het bezwaar kan betrekking hebben op het financieel beheer,
het materieel beheer of de verantwoording daarover. Heeft de Algemene Rekenkamer
een bezwaar dan deelt ze dit mee aan de betrokken minister. De minister heeft
daarna een maand de tijd om de Algemene Rekenkamer in kennis te stellen van
hetgeen dat tot opheffing van het bezwaar kan leiden. Na afloop van deze termijn
neemt de Algemene Rekenkamer haar eindbeslissing, waarvan zij mededeling doet
aan de betrokken minister. Indien zij haar bezwaar handhaaft, doet zij hiervan
tevens een mededeling aan de minister van Financiën.Handhaaft de Algemene Rekenkamer bij haar eindbeslissing haar bezwaar én houdt dit bezwaar in dat er een onrechtmatigheid is in de financiële stromen is, dan wordt binnen
twee maanden aan de Tweede Kamer een voorstel tot vaststelling van een indemniteitswet
gezonden.Indien een indemniteitswet niet wordt ingediend in de daarvoor gestelde
twee maanden deelt de Algemene Rekenkamer dit mee aan de Tweede Kamer.Betreft de eindbeslissing een bezwaar van de Algemene Rekenkamer tegen
het financieel beheer of het materieel beheer
dan maakt zij daarvan melding in haar Rapport bij het desbetreffende jaarverslag.
Tevens kan zij daaromtrent een aantekening plaatsen bij het Financieel jaarverslag
van het Rijk.Indien het gehandhaafde bezwaar van de Algemene Rekenkamer moet leiden
tot een door de minister in te dienen indemniteitswet heeft dit geen gevolgen voor de verklaring van goedkeuring bij het financieel
jaarverslag van het Rijk. Deze wordt afgegeven onder voorbehoud van de vaststelling
van de slotwetten en in voorkomende gevallen onder voorbehoud van de vaststelling
van een indemniteitswet.• BezwaaronderzoekIn de regel gaat de Algemene Rekenkamer niet bij een eerste constatering
direct over tot het maken van bezwaar, maar geeft eerst de minister de mogelijkheid
de problemen op te lossen. Indien een onvolkomenheid zich twee jaar achtereenvolgens
voordoet dan kondigt de Algemene Rekenkamer een bezwaaronderzoek aan. Dit bezwaaronderzoek dient te onderbouwing van een eventueel
bezwaar. • Wanneer ziet de Algemene Rekenkamer af van bezwaarDe Algemene Rekenkamer kan afzien van bezwaar indien sprake is van bijzondere
omstandigheden. Dit is het geval indien de minister en de Algemene Rekenkamer
het eens zijn over het probleem, de oorzaken daarvan en de oplossing daarvoor,
maar de opheffing van de onvolkomenheden kost meer tijd. Voorwaarde is wel
dat de minister een adequaat verbeterplan heeft dat de Algemene Rekenkamer
toetst aan strenge criteria.• Het zwaard van DamoclesTot het moment dat de Algemene Rekenkamer heeft vastgesteld dat de problemen
structureel zijn opgelost of op een niveau zijn gebracht dat de risico's zijn
beperkt hangt de minister een bezwaar boven het hoofd. Om de status van het
onderzoek aan te duiden hanteert de Algemene Rekenkamer naast bovengenoemde,
de volgende begrippen:– Vervolgonderzoek naar aanleiding van een bezwaar: in verleden
is bezwaar gemaakt en via onderzoek wordt de voortgang bewaakt;– Vervolgonderzoek naar aanleiding van een bezwaaronderzoek: in
verleden is bezwaaronderzoek uitgevoerd en geen bezwaar gemaakt, maar voortgang
wordt nog wel gevolgd. Bezwaar is nog altijd mogelijk.– Vervolgonderzoek («follow-up onvolkomenheden»): volgen
van potentiële bezwaargevallen, maar nog niet bestempeld als bezwaaronderzoek. BIJLAGE 2 ONVOLKOMENHEDEN IN HET FINANCIEEL BEHEER
HET MATERIEEL BEHEER EN DE DAARTOE BIJGEHOUDEN ADMINISTRATIES BIJ HET MINISTERIE
VAN ALGEMENE ZAKENOmschrijving Jaar vanArtikel Toelichting in constateringNr. Omschrijvingomvang paragraafOnvolkomenheden in het contractbeheer 2001    3.5.2Bovenstaande tabel geeft alle (ernstige) onvolkomenheden weer die de Algemene
Rekenkamer heeft geconstateerd én die haar (kwalitatieve) tolerantiegrenzen
overschrijden. Deze onvolkomenheden merkt de Algemene Rekenkamer aan als «potentiële
bezwaargevallen». De AR kan eventueel bezwaar maken tegen deze onvolkomenheden
op grond van artikel 88 en 89 CW 2001. BIJLAGE 3 VERKLARENDE WOORDENLIJSTHieronder vindt u in alfabetische volgorde een aantal veel voorkomende
belangrijke woorden en begrippen uit het rechtmatigheidsonderzoek van de Algemene
Rekenkamer. Van iedere term wordt de betekenis omschreven. Waar relevant wordt
ook het gebruik van de term in het onderzoek uitgelegd.AccountantsrapportSchriftelijk verslag van een accountant over de bevindingen naar aanleiding
van het onderzoek naar het jaarverslag van een departement dan wel het jaarverslag
van het Rijk.AccountantsverklaringSchriftelijke mededeling van een accountant waarin een oordeel wordt gegeven
over de deugdelijkheid van het departementale jaarverslag. De accountantsverklaring
geeft aan of de gegevens in het jaarverslag betrouwbaar zijn en of het jaarverslag
is opgesteld overeenkomstig de voorschriften, en bevat daarnaast ook een expliciete
uitspraak over de rechtmatigheid.Administratieve systemenSystemen waarin de uitkomsten van de uitvoeringssystemen aan de hand van
boekingsdocumenten worden vastgelegd en worden verwerkt tot deugdelijke informatie
over het beheer.AgentschapZie baten-lastendienst.Artikelgewijze oordeelsvormingWijze waarop het oordeel van de Algemene Rekenkamer over begrotingsartikelen
tot stand komt. Om het budgetrecht van de Staten-Generaal voor de afzonderlijke
begrotingsartikelen tot zijn recht te laten komen, hanteert de Algemene Rekenkamer
kwantitatieve tolerantiegrenzen op het niveau van begrotingsartikelen.Baseline financieel beheer en materieelbeheerDe algemene normen en de daaruit afgeleide criteria voor het financieel
beheer en het materieelbeheer van departementen. De baseline is door het Ministerie
van Financiën op 13 juni 2001 aan alle directeuren van de departementale
accountantsdiensten en van de directies Financieel-Economische Zaken toegezonden
met het verzoek deze vanaf 1 juli 2001 als handleiding toe te passen
en in deze toepassing ook het management te betrekken.Baten-lastendienstOnderdeel van de rijksdienst met een grotere zelfstandigheid dan de departementale
(buiten)diensten. De ministeriële verantwoordelijkheid en het budgetrecht
van de Tweede Kamer worden niet ingeperkt door de instelling van baten-lastendiensten.
Een baten-lastendienst heeft een afzonderlijke plaats in de begroting en de
financiële verantwoording en voert een administratie los van de begrotingsadministratie
van het moederministerie. BedrijfsvoeringDe bedrijfsprocessen die tot doel hebben de door de minister geformuleerde
beleidsdoelstellingen te bereiken, alsmede de sturing en beheersing van deze
processen.BegrijpelijkheidNorm voor vorm en presentatie van het jaarverslag van departementen. Informatie
moet helder en eenvoudig gepresenteerd worden. Dit wordt bevorderd als er
een duidelijke structuur is, als de informatie eenduidig is, als de informatie
niet teveel vaktermen bevat, als het zelfstandig leesbaar is of zonodig duidelijke
verwijzingen bevat. Ook is het belangrijk dat er een helder onderscheid is
tussen middelen, activiteiten, prestaties en effecten.BeleidsintensiveringenVerhogingen van collectieve uitgaven en/of verlagingen van ontvangsten
ten opzichte van de begroting en/of meerjarencijfers, waaraan een beleidsbeslissing
ten grondslag ligt.BeleidsprioriteitenSpeerpunten in het beleid van de minister. Deze kunnen gebaseerd zijn
op het regeerakkoord en/of afspraken met de Tweede Kamer. Over de beleidsprioriteiten
wordt apart verslag gedaan in het beleidsverslag.BestuurskostenUitgaven waarmee de top van het ministerie zich persoonlijk bemoeit of
die rechtstreeks aan de top ten goede komen.BetrouwbaarheidNorm voor zowel de informatie in het jaarverslag van een ministerie zelf,
als voor het proces van informatieverzameling en informatieverwerking. De
informatie moet een getrouwe weergave vormen van hetgeen zij beoogt weer te
geven. Dat wil zeggen: de informatie mag geen materiële onjuistheden
of onvolledigheden bevatten en dient evenwichtig te zijn. Om betrouwbare informatie
te kunnen krijgen, moet er goed gemeten worden en moet herhaalde meting tot
hetzelfde resultaat leiden. Ook validiteit speelt een rol: er moet gemeten
worden wat men beoogt te meten. Verder kan de betrouwbaarheid en continuïteit
van geautomatiseerde systemen een rol spelen.BezwaaronderzoekOnderzoek ten behoeve van de besluitvorming door de Algemene Rekenkamer
over het al dan niet maken van bezwaar. De Algemene Rekenkamer kan bezwaar
maken op grond van artikel 55 van de Comptabiliteitswet. De Algemene Rekenkamer
hanteert een selectief bezwaarbeleid.Budgetrecht Tweede KamerRecht van het parlement om van tevoren toestemming te verlenen aan de
regering voor het aangaan van verplichtingen, het doen van uitgaven en het
innen van ontvangsten (belastingen).Conformiteit aan wettelijke regels (voor de inhoud)De vereiste dat de beleidsinformatie van een ministerie voldoet aan bepaalde
regels en richtlijnen. Een van de belangrijkste richtlijnen is de Regeling
Prestatiegegevens Rijksoverheid (RPE). Hierin is vastgelegd dat (a) de kwaliteit
van de systemen van reguliere prestatiegegevens en (b) de aanwezigheid
van (en de onafhankelijkheid van) evaluatieonderzoek vast te stellen moeten
zijn aan de hand van beschrijvingen van het systeem, de administratieve organisatie
en/of de onderzoeksdossiers.Conformiteit aan wettelijke regels (voor vormvereisten)De presentatie van de informatie in het jaarverslag van een ministerie
moet voldoen aan de verslaggevingseisen zoals die zijn opgenomen in de Rijksbegrotingsvoorschriften.Departementale accountantsdienst/auditdienst (DAD)Onderdeel van het ministerie dat belast is met de controle van het financieel
beheer van het departement en de verantwoording daarover. De DAD voert een
wettelijke taak uit. De Algemene Rekenkamer beschouwt de DAD principieel als
een interne accountant, zij het een relatief onafhankelijke. Een waarborg
voor deze relatieve onafhankelijkheid vormt het feit dat de taak en de plaats
van de DAD wettelijk geregeld zijn. De plaats, direct onder de secretaris-generaal,
waarborgt de onafhankelijkheid ten opzichte van de te controleren afdelingen
en diensten.Deugdelijke weergaveDe financiële verantwoording dient het gevoerde beheer deugdelijk
weer te geven. Dit houdt in dat de informatie betrouwbaar, aanvaardbaar en
toereikend moet zijn, zodat de Staten-Generaal als gebruiker van de informatie
een oordeel over de uitkomsten kan vormen.Europese aanbestedingsrichtlijnenRichtlijnen voor het openstellen van overheidsopdrachten voor leveranciers
uit alle Europese lidstaten gebaseerd op de beginselen: non-discriminatie,
transparant proces en objectieve selectie- en gunningscriteria.Financieel beheerHet geheel van beslissingen, handelingen en regels die zijn bedoeld voor
de sturing en beheersing van, alsmede de verantwoording over, de financiële
transacties en de saldi waarvoor de minister (mede)verantwoordelijkheid draagt.
Deze begripsomschrijving is gebaseerd op de Comptabiliteitswet (CW 2001).FoutenFouten zijn afwijkingen van de criteria «rechtmatigheid» en
«deugdelijke weergave». Rechtmatigheidsfouten en deugdelijke weergave
fouten worden beide onderscheiden in «onjuistheden» en «onvolledigheden».Jaarverslag (departementaal)Het departementale jaarverslag bestaat uit het beleidsverslag en de jaarrekening.
Hiermee legt de minister verantwoording af over het het gevoerde beleid en
de bedrijfsvoering van het ministerie.Financieel jaarverslag en Saldibalans van het RijkDeze vormen samen de jaarlijkse financiële verantwoording van het
Rijk. Het jaarverslag bevat de rekening van uitgaven en ontvangsten van het
Rijk. De saldibalans van het Rijk sluit op deze rekening aan. Beide worden
opgesteld door de minister van Financiën.MaterieelbeheerDe zorg voor niet-geldelijke zaken vanaf het moment van ontvangst tot
aan het moment van afstoting. Deze definitie is gebaseerd op het besluit Materieelbeheer
1996. M&O-beleidHet geheel van maatregelen genomen door ministers om misbruik en oneigenlijk
gebruik van (subsidie-)regelingen zoveel mogelijk te beperken.Onzeker (onzekerheden)Oordeel dat de Algemene Rekenkamer in bepaalde gevallen geeft over het
financieel beheer van een ministerie. Het oordeel «onzeker» wordt
gegeven wanneer de Algemene Rekenkamer door onvolkomenheden in het financiële
beheer niet kan vaststellen of de betreffende bedragen al dan niet rechtmatig
of al dan niet deugdelijk weergegeven zijn.OnvolkomenheidOverschrijding van de kwalitatieve tolerantiegrens van de Algemene Rekenkamer.OverdrachtsuitgavenSubsidies en specifieke uitkeringen.Potentieel bezwaargevalOnvolkomenheden in het financieel beheer of in de financiële verantwoording
van een ministerie die de kwalitatieve of kwantitatieve tolerantiegrenzen
van de Algemene Rekenkamer overschrijden.PrestatiegegevenOnder prestatiegegevens kunnen zowel effect(indicator)en als informatie
over de prestaties van de overheid worden verstaan.RechtmatigheidNorm waaraan de financiële verantwoordingen van de ministeries en
van het Rijk moeten voldoen, inhoudende dat: (a) de verantwoordingen zijn
opgesteld overeenkomstig de wijze waarop dat in wettelijke regelingen is voorgeschreven,
en (b) de in de verantwoordingen opgenomen bedragen bij de verplichtingen,
uitgaven en ontvangsten tot stand zijn gekomen in overeenstemming met de begrotingswetten
en andere wettelijke regelingen.ReviewDe beoordeling van de controle die is uitgevoerd door de departementale
accountantsdienst/auditdienst (DAD).Deze review dient om vast stellen of de DAD-controle zodanig is uitgevoerd
dat de Algemene Rekenkamer gebruik kan maken van de resultaten ervan.Rechtspersoon met een wettelijke taak (RWT)Instelling die een bij of krachtens de wet geregelde taak uitoefent en
daartoe geheel of gedeeltelijk wordt bekostigd uit de opbrengst van bij of
krachtens de wet ingestelde heffingen. (Begrotingsgefinancierde RWT zijn instellingen
die bijdragen krijgen vanuit de begrotingen van de ministeries. Het betreft
hier dus niet premie- of tariefgefinancierde RWT's). BIJLAGE 5 LIJST MET GEBRUIKTE AFKORTINGENAAL Audit Actie Lijst AC Audit Committee AD Accountantsdienst AO Administratieve Organisatie AR Algemene Rekenkamer AZ Algemene ZakenCW Comptabiliteitswet DAD Departementale Accountantsdienst DAR Directie Accountantsdienst RijksoverheidDG Directoraat-Generaal EU-aanbe- stedingen Europese aanbestedingen FEZ Financieel-Economische Zaken RVDRijksvoorlichtingsdienst RBV RijksbegrotingsvoorschriftenRJV Rapport bij het Jaarverslag RPE Regeling Prestatiegegevens en Evaluatieonderzoek VBTB Van beleidsbegroting tot beleids- verantwoording VIR Voorschrift Informatiebeveiliging Rijksoverheid WRR Wetenschappelijke Raad voor het Regeringsbeleid WWW-vragen Wat willen we bereiken, wat moeten we
daarvoor doen en wat mag het kostenXNoot1Motie-Van Walsem, Tweede Kamer, vergaderjaar 2001–2002, 27 849
en 28 035, nr. 24. 
 
 Naar boven

 

Directe linkKopieer de link naar uw clipboard 

https://zoek.officielebekendmakingen.nl/kst-28880-7.html

Sluit modaal

 

Disclaimer
De hier aangeboden pdf-bestanden van het Staatsblad, Staatscourant, Tractatenblad, provinciaal blad, gemeenteblad, waterschapsblad en blad gemeenschappelijke regeling vormen de formele bekendmakingen in de zin van de Bekendmakingswet en de Rijkswet goedkeuring en bekendmaking verdragen voor zover ze na 1 juli 2009 zijn uitgegeven. Voor pdf-publicaties van vóór deze datum geldt dat alleen de in papieren vorm uitgegeven bladen formele status hebben; de hier aangeboden elektronische versies daarvan worden bij wijze van service aangeboden.

 

Over deze website
Contact
English
Help
Zoeken

Informatie hergebruiken
Privacy en cookies
Toegankelijkheid
Sitemap
Kwetsbaarheid melden

Open data
Linked Data Overheid
PUC Open Data

MijnOverheid.nl
Rijksoverheid.nl
Ondernemersplein.nl
Werkenbijdeoverheid.nl