Slotwet en jaarverslag ministerie van Buitenlandse Zaken 2008; Lijst van Vragen en Antwoorden
Staten-Generaal — Kamerstuk 
Datum: 2019-09-26 00:00:00.000000
Rechtsgebied: Wetgeving


(function (window, document, dataLayerName, id) {
 window[dataLayerName] = window[dataLayerName] || [], window[dataLayerName].push({ start: (new Date).getTime(), event: "stg.start" }); var scripts = document.getElementsByTagName('script')[0], tags = document.createElement('script');
 function stgCreateCookie(a, b, c) { var d = ""; if (c) { var e = new Date; e.setTime(e.getTime() + 24 * c * 60 * 60 * 1e3), d = "; expires=" + e.toUTCString() } document.cookie = a + "=" + b + d + "; path=/; Secure" }
 var isStgDebug = (window.location.href.match("stg_debug") || document.cookie.match("stg_debug")) && !window.location.href.match("stg_disable_debug"); stgCreateCookie("stg_debug", isStgDebug ? 1 : "", isStgDebug ? 14 : -1);
 var qP = []; dataLayerName !== "dataLayer" && qP.push("data_layer_name=" + dataLayerName), qP.push("use_secure_cookies"), isStgDebug && qP.push("stg_debug"); var qPString = qP.length > 0 ? ("?" + qP.join("&")) : "";
 tags.async = !0, tags.src = "https://koop.piwik.pro/containers/" + id + ".js" + qPString, scripts.parentNode.insertBefore(tags, scripts);
 !function (a, n, i) { a[n] = a[n] || {}; for (var c = 0; c < i.length; c++)!function (i) { a[n][i] = a[n][i] || {}, a[n][i].api = a[n][i].api || function () { var a = [].slice.call(arguments, 0); "string" == typeof a[0] && window[dataLayerName].push({ event: n + "." + i + ":" + a[0], parameters: [].slice.call(arguments, 1) }) } }(i[c]) }(window, "ppms", ["tm", "cm"]);
 })(window, document, 'dataLayer', 'f8b9eee5-8d9c-4ea1-abd5-83e174f29813');
 
 
 
Direct naar content
Navigatie
Contextinformatie
Publicatie
Acties
Gerelateerde informatie

Menu

U bent nu hier: 
Publicaties
Officiële publicaties

Inloggen

Primaire navigatie

Andere sites binnen Overheid.nl
Home
Uitgebreid zoeken
Mijn abonnementen
Help

Andere sites binnen Overheid.nl

Berichten over uw Buurt
Zoals vergunningen, bouwplannen en lokale regelgeving.

Rondom uw woonadres
Rondom een zelfgekozen adres

Dienstverlening
Zoals belastingen, uitkeringen en subsidies.

Naar dienstverlening

Beleid & regelgeving
Officiële publicaties van de overheid.

Naar beleid & regelgeving

Contactgegevens overheden
Adressen en contactpersonen van overheidsorganisaties.

Naar overheidsorganisaties

 
 
 
U bent hier:

Home

Kamerstuk 31924-V, nr. 9

 
 
 

Kamerstuk

Datum publicatie
Organisatie
Vergaderjaar
Dossier- en ondernummer

22-06-2009

Tweede Kamer der Staten-Generaal

2008-2009

31924-V nr. 9

 

 

 
 
 Toon meer van: Extra informatie
 
 

 
 

Informatie over publicatie

 

 

 
 Toon meer van: Gerelateerd
 
 

 
 Publicaties in kamerdossier

Kamerdossier 31924-VToon alle publicaties in het hoofddossier

 

 
 
 Geconsolideerde regelgeving

 

 
 
 Geconsolideerde regelgeving

 

 
 
 Publicaties referendum

 

 

 

 

 

Authentieke versie (PDF)
bestandsgrootte: 36 Kb

Informatie

Gerelateerd

Printen

Delen

 
 
 
31 924 VSlotwet en jaarverslag Ministerie van Buitenlandse Zaken 2008nr. 9LIJST VAN VRAGEN EN ANTWOORDENVastgesteld 12 juni 2009De commissie voor Buitenlandse Zaken1 heeft
de navolgende vragen over het rapport van de Algemene Rekenkamer bij het Jaarverslag
van het Ministerie van Buitenlandse Zaken 2008 (V) (31 924 V, nr. 4)
aan de regering voorgelegd.De regering heeft deze vragen beantwoord bij brief van 5 juni 2009.De vragen en antwoorden zijn hieronder afgedrukt.De voorzitter van de commissie,OrmelAdjunct-griffier van de commissie,Van Toor1Waarom wordt in de stukken niet specifiek gesproken
over het onderwerp «begrotingssteun» en de risico’s daarvan?
Aan welke landen werd in 2008 begrotingssteun gegeven en aan welke landen
wordt in 2009 begrotingssteun gegeven?De Algemene Rekenkamer rapporteert in haar rapport bij het Jaarverslag
over de opzet en het beheer van alle overdrachtsuitgaven en -ontvangsten.
Met betrekking tot de begrotingssteun heeft de Algemene Rekenkamer geen onvolkomenheden
vastgesteld. Ik veronderstel dat zij daarom in haar rapport niet expliciet
ingaat op de verleende begrotingssteun.In 2008 werd algemene begrotingssteun gegeven aan de volgende landen:
Benin, Bhutan, Burkina Faso, Burundi, Georgië, Ghana, Kaap Verdië,
Macedonië, Mali, Moldavië, Mozambique, Nicaragua, Oeganda, Senegal,
Tanzania, Vietnam, en Zambia. Het totaal aan algemene begrotingssteun in 2008
bedroeg EUR 186,3 miljoen; dit is ca. 3,7% van het ODA-budget in 2008.Voor 2009 staat vooralsnog algemene begrotingssteun gereserveerd voor
de volgende landen: Benin, Bhutan, Bolivia1, Burkina
Faso, Burundi1, Georgië, Ghana, Macedonië1, Mali, Moldavië, Mozambique, Nicaragua1, Senegal, Tanzania, Vietnam en Zambia.2 en 3Hoe gaat u er voor zorgen dat medewerkers van het Ministerie
alle facetten van het voorschottenbeheer voldoende beheersen?Wat wordt er gedaan aan de organisatiecultuur bij Buitenlandse
Zaken, waarbij sommige medewerkers zich onvoldoende bewust zijn van het belang
van goede bedrijfsvoering, omdat zij weinig affiniteit hebben met beheeronderwerpen?Het ministerie heeft verschillende kennistoetsen en cursussen ontwikkeld
voor ervaren en minder ervaren beleids- en beheersmedewerkers die zich met
het beheer van activiteiten bezig houden, zoals de basistoets- en cursus actviteitencyclus,
de verdiepingstoets- en cursus voorschotten, de leergang activiteitencyclus
voor beheer en de Piramidecursus Activiteiten en Contracten. Leidinggevenden
stimuleren medewerkers nu meer om de toetsen af te leggen en indien nodig
cursussen te volgen. Ook werken zij aan de houding ten aanzien van beheer
door tijdens het voeren van functioneringsgespreken met medewerkers en het
opstellen van beoordelingen blijvende aandacht te besteden aan beheer.De departementsleiding zal ondersteund door de concerncontroller de kwaliteit
van het gevoerde beheer en de houding ten opzichte van het beheer gestructureerd
monitoren. Zo gaan directies per kwartaal rapporteren aan de directeur-generaal
Internationale Samenwerking over de belangrijkste aspecten van het activiteiten-
en voorschotten en heeft de concerncontroller haar model voor de risicoanalyse
van budgethouders uitgebreid met het aspect «houding ten aanzien van
beheer».4 en 20Zal in 2009 worden voorkomen dat in dat jaar ook weer
talloze fouten zullen worden gemaakt door medewerkers van het Ministerie bij
het beoordelen van verantwoordingen van ontwikkelingssamenwerkingsgelden?Hoe is het mogelijk dat veel van de door de Algemene
Rekenkamer gedane aanbevelingen, op het gebied van voorschottenbeheer, al
staande praktijk zijn, maar dat er nog steeds onregelmatigheden worden geconstateerd?Veel van de in 2008 gemaakte fouten konden gelukkig op basis van de controle
door de interne auditdienst tijdig worden gecorrigeerd. Deze fouten waren
voornamelijk administratief van aard, zoals rekenfouten, onjuiste en niet
tijdige registratie in het systeem van informatie. Het beoordelen van verantwoordingen
en de administratieve verwerking hiervan blijft mensenwerk en daardoor vatbaar
voor fouten. In 2009 zal meer aandacht worden besteed aan de kwaliteit en
uitvoering van interne controleplannen door de budgethouders zelf opdat fouten
door de lijnorganisatie zelf tijdig worden opgespoord en gecorrigeerd. Door
middel van een rekenmodule voor de berekening van verantwoorde bedragen zal
ook de accuratesse toenemen. Medewerkers vullen in het model de Nederlandse
bijdrage en die van andere donoren in en het bedrag dat is uitgegeven. De
module rekent vervolgens uit welk bedrag toegerekend kan worden aan de Nederlandse
bijdrage. Slordige rekenfouten worden hierdoor beperkt. Verder zal de ingezette
kennisontwikkeling in 2009 worden geïntensiveerd en mogelijk al in 2009
zijn vruchten af gaan werpen. Hiertoe zijn verschillende kennistoetsen en
cursussen ontwikkeld voor ervaren en minder ervaren medewerkers.5Kunt u inzicht geven in beoogde doelen en resultaten
die niet zijn bereikt?Het ministerie van Buitenlandse Zaken neemt deel aan het begrotingsexperiment
waarbij in de opzet van het beleidsverslag de prioriteiten uit het beleidsprogramma «Samen
werken, samen leven» van het kabinet centraal staan. Inhoudelijk wordt
verslag gedaan van de voortgang op de 10 kabinetsdoelstellingen waarvoor BZ
verantwoordelijk is en het project «De millenniumdoelstellingen dichterbij».
Het is een rapportage op hoofdlijnen over de belangrijkste resultaten in 2008.
Dit betekent dat niet in detail wordt ingegaan op alle resultaten en doelen.
Bovendien is de gedetailleerde, beleidsmatige toelichting in de beleidsartikelen
komen te vervallen. Dit houdt in dat in het jaarverslag 2008 niet systematisch
wordt teruggekomen op de doelstellingen en na te streven resultaten uit de
begroting van 2008, omdat deze gedeeltelijk gedetailleerde beleidsresultaten
betreffen. Wel worden in het jaarverslag 2008 voor het eerst, aan het eind
van iedere doelstelling, beleidsconclusies getrokken. Deze beleidsconclusies
zijn een belangrijke toevoeging ten opzichte van voorgaande jaarverslagen
en zijn bedoeld als «de geleerde lessen» per kabinetsdoelstelling,
mede met het oog op het formuleren van toekomstig beleid.In het kader van het experiment is met de Algemene Rekenkamer afgesproken
dat de Experiment-departementen opmerkelijke verschillen tussen de begroting
en jaarverslag in prestaties toelichten bij de beleidsartikelen. Uit het onderzoek
van de AR (Niet-financiële beleidsinformatie in Jaarverslag 2008) blijkt
dat er geen opmerkelijke verschillen in prestaties zijn die BZ in het jaarverslag
had moeten toelichten.6Kunt u specifiek aangeven hoe u inzake EU-aanbestedingen
tijdig verzoeken indient inzake toepassingen van uitzonderingsbepalingen?
Waarom moet u nog overwegen om een centraal contractenregister in te voeren?Buitenlandse Zaken kent een interne procedure om uitzonderingen op aanbestedingsregels
te beoordelen. Bij een beroep op uitzonderingsbepalingen moet de aanvrager
rekening houden dat er voldoende tijd overblijft om een reguliere aanbesteding
uit te voeren indien dit beroep wordt afgewezen. De Algemene Rekenkamer constateerde
dat dit soms niet het geval is. Overigens ontstaan hierdoor geen
ernstige problemen, de vereiste aanbesteding wordt in die gevallen alsnog
uitgevoerd.Bij lopende meerjarige contracten kan de tijdigheid van verzoeken om uitzondering
op aanbestedingsregels bevorderd worden door ruimschoots vóórdat
de contracttermijn is verstreken de contractverantwoordelijke hierop te attenderen.
Om dit efficiënter te laten verlopen zal de inkoopafdeling een methode
ontwikkelen voor alle inkooptrajecten waarbij het betrokken is. Verder zullen
decentrale inkopers nadrukkelijk aangesproken worden op de termijnen die zij
in acht moeten nemen. Een toekomstige, meer gecentraliseerde belegging van
de inkooptaken zal een effectiever systeem opleveren dat een beter overzicht
geeft in alle contracten en hun looptijden. Of een centraal contractenregister
hiervoor de oplossing is, zal door mij nader worden onderzocht. In de organisatie
van Buitenlandse Zaken zijn budgethouders zelf contractverantwoordelijk. Ook
de posten in het buitenland hebben gedecentraliseerde budgetverantwoordelijkheid;
daar hoort ook het bijhouden van de door de posten gesloten contracten bij.
Het invoeren een centraal contractenregister draagt het risico in zich dat
de relatie van de budgethouder met «zijn» contracten minder sterk
wordt. 7Wanneer zal de controlefunctie van de Directie Huisvoering
Buitenland (DHB) worden gerealiseerd?Binnen de Directie Huisvesting Buitenland (DHB) bestaat reeds langer een
control unit. Naast het voeren van de administratie en het adviseren op het
gebied van financieel beheer worden vanaf 2009 nadrukkelijk de uitgaven
(over 2008 en later) voor het materiële deel van de bedrijfsvoering op
de posten gemonitord. Daarbij worden zowel over- als onderschrijdingen beoordeeld
en zullen thematisch zogeheten verbijzonderde interne controles worden uitgevoerd.
Hiermee is een systeem neergezet waarmee tijdig eventuele onvolkomenheden
worden gesignaleerd en worden opgepakt en niet wordt afgewacht tot problemen
door derden worden geconstateerd.8Deelt u het aandachtspunt bij de totstandkoming van
de beleidsinformatie inzake het documenteren van achterliggende informatiebronnen?
Bent u bereid in het vervolg meerdere bronnen, zoals in geval van de doodstraf,
te vermelden dan wel te raadplegen?Het documenteren van achterliggende informatiebronnen is een voortdurend
aandachtspunt bij de totstandkoming van beleidsinformatie zoals het jaarverslag.
Ten behoeve van de beleidsvorming en de beleidsinformatie worden in de regel
verschillende bronnen geraadpleegd. Per geval wordt beoordeeld of het nodig
is om in de beleidsinformatie meer dan één bron op te nemen.9Wat is de reden dat het Piramidesysteem niet wordt
gebruikt, terwijl dit wel verplicht is?Het voorbeeld dat in de rapportage van de Algemene Rekenkamer wordt genoemd
betreft weliswaar een grote post, maar wel een post met relatief beperkte
programmamiddelen onder een aantal specifieke beleidsdoelstellingen als cultuur
en mensenrechten. Omdat de middelen, die binnen deze thema’s op postniveau
worden besteed gering zijn, zijn vereenvoudigde procedures ingesteld uit hoofde
van doelmatigheid. Piramide moet in deze gevallen wel gebruikt worden om betalingen,
voorschotten en verantwoordingen te registreren. De zogenaamde contractenmodule hoeft echter niet gebruikt te worden. Het zou ondoelmatig zijn
om voor een klein aantal activiteiten met een gering financieel belang medewerkers
hierin op te leiden. Bovendien vereist het gebruik van deze module een zekere
routine die bij posten met een geringe omvang en volume niet kan worden opgedaan.
De betreffende post gebruikte Piramide wel om betalingen in te voeren, maar
vergat in een aantal gevallen het voorschot te registreren. Deze administratieve
fouten zijn allemaal gecorrigeerd.10Voeren budgethouders het rappel- en sanctiebeleid niet
consequent uit? Wordt dit inderdaad veroorzaakt door de lange en goede relatie
die met de (externe) partijen bestaat?Het rappel- en sanctiebeleid wordt over het algemeen consequent uitgevoerd.
Soms zijn er nog problemen ten aanzien van de tijdigheid. Rappelbrieven worden
soms nog niet tijdig uitgestuurd en sancties niet tijdig opgelegd waardoor
tijdelijke achterstanden ontstaan.De door de Algemene Rekenkamer genoemde voorbeelden zijn gebruikt tijdens
de bijeenkomsten met directeuren onder leiding van de Secretaris-Generaal
om de problematiek helder en duidelijk onder de aandacht van de verschillende
directeuren te brengen en het beheer te verinnerlijken. Het niet tijdig versturen
van rappelbrieven wordt over het algemeen veroorzaakt door een tijdelijke
onderbezetting als gevolg van bijvoorbeeld ziekte of vakantie, of door specifieke
omstandigheden van tijdelijke evacuatie zoals in 2008 in Islamabad en Kaboel.
Het niet tijdig opleggen van een sanctie kan verschillende oorzaken hebben.
Dit kan bijvoorbeeld een juridische oorzaak hebben. Er moet immers wel een
voldoende grondslag zijn voor het opleggen van een sanctie. Ook zal een afweging
gemaakt moeten worden tussen het stopzetten van een activiteit (en het mogelijk
tenietdoen van reeds geïnvesteerde middelen en bereikte resultaten) en
het doorzetten van een activiteit omdat nog voldoende vertrouwen bestaat in
de uitvoerende partij en het oplossen van de gesignaleerde tekortkomingen.
Een jarenlange goede relatie met een uitvoerende partij, kan het vertrouwen
dat gesignaleerde tekortkomingen kunnen worden opgelost, versterken.Om te voorkomen dat directies en posten om oneigenlijke redenen sancties
niet (tijdig) opleggen is er een systeem dat de departementsleiding daarop
allerteert, waarna zij actie neemt.11Kunt u onderschrijven dat Buitenlandse Zaken in het
verleden wat betreft het al dan niet sanctioneren van tekortkomingen bij de
ontvangende partij, zaken te vaak op hun beloop heeft gelaten? Wat voor voorbeelden
kunnen worden genoemd.Naar aanleiding van eerdere rapporten van de Algemene Rekenkamer wordt
vanaf 2007 zeel veel aandacht aan deze onderwerpen geschonken en zijn
duidelijke verbeteringen gerealiseerd.De onvoldoende aandacht in het verleden leidde ertoe dat voorschotbetalingen
zeer lang open bleven staan in de administratie. Dat het ministerie erin geslaagd
is bijna alle oude voorschotten te verantwoorden, en de totale voorschotportefeuille
een veel actueler beeld vertoond, is onder meer te danken aan de grote aandacht
voor het rappel- en sanctiebeleid. Hierbij teken ik aan dat het opleggen van
sancties geen doel op zich is. Uiteindelijk gaat het erom dat partijen zich
afdoende verantwoorden richting het ministerie. Dit heeft in sommige gevallen
te lang geduurd maar is nu veel beter op orde dan een aantal jaren geleden.12Is het waar dat Buitenlandse Zaken onder grote druk
staat om voorschotten op tijd af te boeken? Welke druk wordt daarbij vanuit
de Tweede Kamer gevoeld?De constatering dat het ministerie, mede vanuit de Tweede Kamer, onder
grote druk staat om voorschotten op tijd af te boeken, is voor rekening van
de Algemene Rekenkamer.Het ministerie heeft zich, ook naar de Kamer, gecommitteerd om het beheer
van de voorschotten te verbeteren. Bijzondere druk vanuit de Tweede Kamer
wordt hierbij niet gevoeld. Wel is het ministerie sterk gemotiveerd om voorschotten
tijdig af te boeken. Met grote voortvarendheid en zorgvuldigheid heeft het
ministerie dan ook de oude voorschotten afgewikkeld. De Algemene Rekenkamer
stelt dat het ministerie soms van de eigen regelgeving heeft afgeweken om
oude voorschotten af te wikkelen. In 2008 werd voor een bedrag van EUR 124,8
miljoen aan oude voorschotten afgeboekt. De Auditdienst van het ministerie
heeft deze afboekingen zorgvuldig getoetst. Zij komt tot de conclusie dat
de oude voorschotten juist zijn afgeboekt met uitzondering van twee voorschotten
voor een totaalbedrag van EUR 31 422.13 en 18Wilt u commentaar geven op de volgende, specifieke
passages uit het Rapport bij het Jaarverslag 2008 van de Algemene Rekenkamer: «Met
betrekking tot het proces van het beheer van OS-activiteiten stellen wij vast,
dat ondanks inspanningen door de directie FEZ geen sprake is van een wezenlijke
verbetering, vooral bij het verantwoorden van voorschotten. Er is duidelijk
behoefte aan meer deskundigheid op financieel-economisch gebied waar het gaat
om de OS-portefeuille management en toezicht. Daarnaast vinden we dat het
ministerie meer aandacht moet besteden aan het voorschottenbeheer, vooral
op het niveau van de budgethouders».Betekent het verschil in visie tussen u en de Algemene
Rekenkamer ten aanzien van onder meer de mate van verbetering van het voorschottenbeheer
dat u een mindere urgentie voelt om verbeteringen aan te brengen dan de Algemene
Rekenkamer.Vooral bij het verantwoorden van voorschotten zijn in 2008 meer fouten
gemaakt dan in 2007. De Algemene Rekenkamer constateert terecht dat hier nog
geen sprake is van een wezenlijke verbetering.Een groot gedeelte van deze fouten kon echter nog gecorrigeerd worden
en waren voornamelijk administratief van aard. U moet hier dan denken aan
rekenfouten en slordigheden bij de registratie en de voortijdige verwerking
van informatie in het systeem. Fouten werden gemaakt als gevolg van onvoldoende
accuratesse en scherpte in de lijn maar in sommige gevallen ook doordat blijkbaar
de kennis onvoldoende is gewaarborgd binnen het ministerie. Dit laatste speelt
voornamelijk bij complexe multi-donor programma’s en bij baten-lastenverantwoordingen.
Met behulp van een rekenmodule en door de tijdige uitvoering van verbijzonderde
interne controles wordt de accuratesse en de scherpte in de lijn vergroot.
Kennisborging vindt plaats doordat medewerkers nu meer worden gestimuleerd
om kennistoetsen af te leggen en cursussen te volgen. Daarnaast wordt «het
leren» gestimuleerd door thematische bijeenkomsten, waarbij ervaringen
van medewerkers worden gedeeld. De betrokkenheid en kwaliteit van de lijnorganisatie
moet verder toenemen. Deze is nu te afhankelijk van toezichthoudende en controlerende
directies van het ministerie. Besloten is daarom dat directies zelfstandiger
verantwoording gaan afleggen over de belangrijkste aspecten van het activiteiten-
en voorschottenbeheer aan de departementsleiding.Over de importantie van goed project- en voorschottenbeheer bestaat met
de Algemene Rekenkamer geen verschil van inzicht. Goed projectbeheer bestaat
ook uit tijdig rapporteren en het beoordelen daarvan. Het tijdig versturen
van rappelbrieven en het sneller beoordelen van ontvangen rapportages is in
2008 sterk verbeterd. In de voortgangsrapportages die ik over het voorschottenbeheer
naar uw Kamer stuurde, heb ik aangegeven dat tijdelijke achterstanden hierin
altijd kunnen, en zullen blijven ontstaan. Goede voorbeelden hiervan zijn
bijvoorbeeld onze posten in Islamabad en Kaboel. Door de omstandigheden op
deze posten zijn gedurende 2008 achterstanden ontstaan die inmiddels al weer
grotendeels zijn ingelopen. Ook in vakantieperiodes zullen achterstanden ontstaan,
zeker op de posten die een kleine bezetting hebben. Zolang deze achterstanden
tijdig worden gesignaleerd en binnen een redelijke termijn opgelost, ben ik
van mening dat ik op dit onderwerp voldoende «in control» ben.
Het zou bovendien ondoelmatig zijn om elke achterstand in elk land te voorkomen.
Daarvoor zouden veel te veel investeringen noodzakelijk zijn. De Algemene
Rekenkamer is van mening dat alle rappelbrieven altijd tijdig moeten worden
verstuurd. Natuurlijk streef ik daar ook naar en wordt hierop gestuurd. Het
is echter niet realistisch te veronderstellen, en het zou ook niet doelmatig
te realiseren zijn, dat er nooit meer achterstanden zullen zijn.In 2009 ga ik samen met de Algemene Rekenkamer aan de slag met de aanbevelingen.
Het versterken van de lijnorganisatie zowel qua betrokkenheid als kwaliteit
heeft hierbij mijn prioriteit. Het beheer van activiteiten en voorschotten
moet in de lijnorganisatie verinnerlijkt worden en daardoor minder afhankelijk
van toezichthoudende en controlerende organen binnen het ministerie. In 2009
zal wederom geïnvesteerd worden in het verbeteren van interne controles
door de budgethouders zelf.14Wat gaat u doen om tegemoet te komen aan de kritiekpunten
ten aanzien van huisvestingsprojecten? Is het ontbreken van een duidelijke
regierol mede oorzaak van duidelijk geformuleerde eisen op gebied van kwaliteitsniveau
en noodzakerlijke omvang?Het Ministerie deelde de kritiekpunten van de AR en was al in de loop
van 2008 begonnen met het nemen van de maatregelen die nu ook door de AR zijn
aanbevolen. In de loop van 2008 is de genoemde regierol duidelijker belegd
en vastgesteld in de nieuwe huisvestingsnota van BZ. Naast deze verduidelijking
van de regierol draagt ook het verder standaardiseren van Programma’s
van Eisen voor huisvesting bij aan meer transparante besluitvorming. Ook deze
maken deel uit van de nieuwe huisvestingsnota.15 en 19Kunt u ingaan op de verschillende punten van kritiek
ten aanzien van het beheerproces rondom vliegtickets en aangeven welke aanpassingen
inmiddels hebben plaatsgevonden?Kunt u concreter ingaan op de manier waarop de aanbevelingen
op het gebied van vliegtickets zijn uitgevoerd?De Algemene Rekenkamer heeft de aandachtspunten overgenomen die door de
interne auditdienst van het ministerie zijn gesignaleerd en die door de organisatie
zijn opgepakt.De aandachtspunten zijn meegenomen bij het opstellen van het programma
van eisen voor de aanbesteding van de nieuwe reisagent. Wanneer de onderlinge
afspraken van dit contract in werking treden, zullen de interne procedures
waar nodig verder worden aangepast. Overigens constateert de interne accountantsdienst
dat het reisbeleid over het algemeen correct wordt uitgevoerd.Procesbeschrijving: In tegenstelling tot hetgeen
de Algemene Rekenkamer constateert heeft het ministerie wel beschreven en
bekend gesteld, hoe tickets moeten worden aangeschaft en naar de budgethouders
van het ministerie moeten worden doorbelast. De afgelopen zes maanden zijn
de interne procedures verder aangescherpt. Deze aan alle dienstonderdelen
gecommuniceerd.Criteria vliegreis: De criteria waaraan een
vliegreis moet voldoen worden verder uitgewerkt bij de nieuwe aanbesteding
van het reisbureau. Deze aanbesteding zal resulteren in een nieuw contract
per 1 oktober 2009.Keuze reisoptie: De keuze voor een reisoptie
is niet de verantwoordelijkheid van de reiziger maar van de budgethouder.
Dit is duidelijk vastgelegd in de aangescherpte interne procedures.Controle naleving contract reisagent: In het
Plan voor de Interne Controle 2008 en 2009 is een controle opgenomen waarbij
in principe ook de facturen van de reisagent achteraf en voor een tweede keer,
integraal worden gecontroleerd door het Hoofd van de controle-eenheid. De
jaarlijkse eindafrekening en naleving van het contract wordt door de concerncontroller
en de directie Centrale Facilitaire Dienst(CFD) beoordeeld.Controle factuur reisagent: Er vindt geen
voorafgaande «betaling/levering akkoord» plaats, omdat de factuur
meerdere directies betreft. Dit wordt ook wel een verzamelfactuur genoemd.
Het laten rondgaan van de factuur kost te veel tijd en zou de betalingstermijn
van 30 dagen overschrijden. De directies controleren periodiek de uitgaven
op hun budget; hierdoor wordt dus achteraf bekeken of de juiste uitgaven zijn
geboekt (i.c. of de reis heeft plaatsgevonden en de kosten overeenkomstig
de offerte waren). Dit is op zich een gebruikelijke werkwijze voor verzamelfacturen
binnen het Rijk.Reizen die via het reisdeclaratiesysteem RDS worden geboekt blijven «open»
staan totdat een reisdeclaratie via het systeem is ingediend. Bewaking hiervan
geschiedt door de concerncontroller. Mocht een reis niet zijn doorgegaan dan
wordt dat aldus gesignaleerd en kan ook worden gecontroleerd of een betaling/doorbelasting
heeft plaatsgevonden.Gebruik managementinformatie voor sturing:
Managementinformatie zal ook met de budgethouders worden gedeeld. Dit zal
nog formeel in de interne procedures worden vastgelegd.Vastlegging tariefafspraken: Bij het ingaan
van het nieuwe contract zal een voorziening worden getroffen waardoor het
mogelijk is om te (doen) controleren of de reisagent de tariefafspraken tijdig,
juist en volledig heeft vastgelegd in het reserveringsysteem.Rol controle eenheid van de directie CFD:
Vanuit doelmatigheidsoverwegingen belast de controle eenheid van de directie
CFD de kosten van vliegtickets direct door aan de verschillende directies.
Het is de taak van de directies om na te gaan of de reis tegen de overeengekomen
prijs heeft plaatsgevonden.16Wat gaat u inzake vertrouwensfuncties, in overleg met
de AIVD, ondernemen om in de toekomst te voorkomen dat medewerkers in vertrouwensfuncties
niet tijdig worden gescreend? Wat gaat u doen opdat het ministerie wel met
zekerheid kan constateren of de AIVD voor alle medewerkers die een vertrouwensfuncties
vervullen, een verklaring van geen bezwaar hebben afgegeven? Vindt er ook
een actualisatie plaats van de screening van medewerkers in vertrouwensfuncties?
Op welke termijn kunt u voldoen aan de Wet Veiligheidsonderzoeken (WVO)?De Wet op de Veiligheidsonderzoeken kent slechts een screening van een
medewerker werkzaam in een bepaalde functie. In de regel wisselen de BZ-medewerkers
elke vier jaar van functie. Een screening kan pas een aanvang nemen als tot
een concrete plaatsing op een vertrouwensfunctie is besloten. Jaarlijks worden
bij BZ tot wel 700 ambtenaren op een nieuwe functie geplaatst. Dit gebeurt
in de periode mei tot september, de zogenaamde «jaarlijkse overplaatsingsronde».
Een dergelijke piek blijkt in de praktijk voor de AIVD moeilijk hanteerbaar,
ook al is recent in overleg met de AIVD het aantal vertrouwensfuncties teruggebracht.
Een groot deel van de te screenen personen is werkzaam in het buitenland,
hetgeen de doorlooptijd van de onderzoeken verlengt. De gesprekken met deze
medewerkers worden daarom gehouden gedurende hun jaarlijks verlof. Met de
AIVD wordt momenteel een convenant besproken met afspraken over aantallen
verzochte screenings en de hieraan gekoppelde oplevertermijnen. Daarbij kan
BZ ook prioriteiten aangeven indien noodzakelijk.Door het convenant kan de AIVD gedurende het hele jaar capaciteit inzetten.
Daarmee ontstaat wel het risico dat een screening pas wordt afgerond nadat
betrokkene reeds in de betreffende functie is aangetreden. Indien zulks het
geval is krijgen betrokkenen tijdelijk geen inzage in gerubriceerd materiaal.BZ wil samen met de AIVD zoeken naar oplossingen om deze structurele problematiek
rond de WVO aan te pakken en zo een meer beheerst proces vertrouwensfuncties
te realiseren. Naar verwachting biedt de gezamenlijke evaluatie van het convenant,
voorzien voor eind 2009 dan wel begin 2010, hiervoor voldoende handvaten.17a) Welke maatregelen treft u ten aanzien van de kritiek ten aanzien van
archief- en dossiervorming bij het ministerie en met name op de posten, en
op welke termijn denkt u een optimaal archief- en dossiervorming te realiseren?b) Zijn de noodvernietigingsmaatregelen inmiddels op alle posten ingevoerd?Ad a) Om de kwaliteit van de archief- en dossiervorming te verbeteren,
is een plan van aanpak voor de komende jaren opgesteld en in uitvoering genomen.
Er worden drie sporen gevolgd:1. Meer aandacht voor afleg discipline door:– sinds 2007 extra aandacht aan archivering te schenken bij de opleiding
voor nieuwe lijnchefs.– een opleidingsplan op te stellen dat in de tweede helft van 2009
tot eind 2010 zal worden uitgevoerd.– scholing op maat van individuele medewerkers en lijnchefs.2. Centralisering van de archieven om beter op kwaliteit te kunnen sturen
door:– de huidige 34 archieven gaan in 2009 op in 5 archieven, waarbij
beheersprocessen worden geharmoniseerd.– een ingrijpende reorganisatie van de directie die belast is met
documentaire informatievoorziening (gereed per 1 juli 2009).– het uitbreiden van het Front Office (belast met ondersteuning
van Posten) in deze nieuwe organisatie.– uniformering van de archiefprocessen (eind 2009 doorgevoerd).3. Initiëren van eerste stappen op weg naar digitale archivering:Vooruitlopend op de ontwikkelingen op het gebied van digitalisering Rijksbreed
heeft BZ besloten de eigen digitalisering versneld door te voeren en start
nog in het najaar 2009 met een drietal «pilots» (waaronder één
post). Hierdoor wordt het toezicht op archief- en dossierbeheer vergemakkelijkt.
Een evaluatie daarvan zal eind 2009 beschikbaar zijn.Ad b). De constatering van de AR over het ontbreken van noodvernietigingsmaatregelen
geldt uitsluitend voor een zeer beperkt aantal kleinere, minder politiek risicovolle
posten, waar noodvernietigingsmaatregelen niet prioritair zijn. Uit kosten-
en efficiency overwegingen wordt er op dergelijke posten soms voor gekozen
geen noodvernietigingsmaatregelen te introduceren. Omdat naast de aanwezigheid
ook het actueel houden van noodvernietigingsmaatregelen belangrijk is, is
het toezicht en de controle in 2009 geïntensiveerd».XNoot1Samenstelling:Leden: Van Bommel (SP), Van der Staaij (SGP), Wilders (PVV), Waalkens
(PvdA), Van Baalen (VVD), Çörüz (CDA), Ormel (CDA), voorzitter,
Ferrier (CDA), Van Velzen (SP), De Nerée tot Babberich (CDA), Haverkamp
(CDA), Blom (PvdA), Eijsink (PvdA), Van Dam (PvdA), Dezentjé Hamming-Bluemink
(VVD), Irrgang (SP), Knops (CDA), Boekestijn (VVD), Voordewind (CU), Pechtold
(D66), ondervoorzitter, Ten Broeke (VVD), Van Raak (SP), Gill’ard (PvdA),
Thieme (PvdD) en Peters (GL).Plv. leden: De Wit (SP), Van der Vlies (SGP), De Roon (PVV), Vermeij (PvdA),
Van Miltenburg (VVD), Omtzigt (CDA), Spies (CDA), Aasted Madsen-van Stiphout
(CDA), Van Dijk (SP), Ten Hoopen (CDA), Jonker (CDA), Boelhouwer (PvdA), Leerdam
(PvdA), Arib (PvdA), Neppérus (VVD), Lempens (SP), Schermers (CDA),
Griffith (VVD), Wiegman-van Meppelen Scheppink (CU), Koşer Kaya (D66),
Van Beek (VVD), Gesthuizen (SP), Samsom (PvdA), Ouwehand (PvdD) en Vendrik
(GL).XNoot1U bent reeds geïnformeerd over het feit dat ik algemene begrotingssteun
aan Burundi en Nicaragua momenteel aanhoud. 
 
 Naar boven

 

Directe linkKopieer de link naar uw clipboard 

https://zoek.officielebekendmakingen.nl/kst-31924-V-9.html

Sluit modaal

 

Disclaimer
De hier aangeboden pdf-bestanden van het Staatsblad, Staatscourant, Tractatenblad, provinciaal blad, gemeenteblad, waterschapsblad en blad gemeenschappelijke regeling vormen de formele bekendmakingen in de zin van de Bekendmakingswet en de Rijkswet goedkeuring en bekendmaking verdragen voor zover ze na 1 juli 2009 zijn uitgegeven. Voor pdf-publicaties van vóór deze datum geldt dat alleen de in papieren vorm uitgegeven bladen formele status hebben; de hier aangeboden elektronische versies daarvan worden bij wijze van service aangeboden.

 

Over deze website
Contact
English
Help
Zoeken

Informatie hergebruiken
Privacy en cookies
Toegankelijkheid
Sitemap
Kwetsbaarheid melden

Open data
Linked Data Overheid
PUC Open Data

MijnOverheid.nl
Rijksoverheid.nl
Ondernemersplein.nl
Werkenbijdeoverheid.nl