Financiële verantwoordingen over het jaar 2001; Rapport bij de financiële verantwoording 2001 van het ministerie van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer
Staten-Generaal — Kamerstuk 
Datum: 2014-07-08 00:00:00.000000
Rechtsgebied: Wetgeving


(function (window, document, dataLayerName, id) {
 window[dataLayerName] = window[dataLayerName] || [], window[dataLayerName].push({ start: (new Date).getTime(), event: "stg.start" }); var scripts = document.getElementsByTagName('script')[0], tags = document.createElement('script');
 function stgCreateCookie(a, b, c) { var d = ""; if (c) { var e = new Date; e.setTime(e.getTime() + 24 * c * 60 * 60 * 1e3), d = "; expires=" + e.toUTCString() } document.cookie = a + "=" + b + d + "; path=/; Secure" }
 var isStgDebug = (window.location.href.match("stg_debug") || document.cookie.match("stg_debug")) && !window.location.href.match("stg_disable_debug"); stgCreateCookie("stg_debug", isStgDebug ? 1 : "", isStgDebug ? 14 : -1);
 var qP = []; dataLayerName !== "dataLayer" && qP.push("data_layer_name=" + dataLayerName), qP.push("use_secure_cookies"), isStgDebug && qP.push("stg_debug"); var qPString = qP.length > 0 ? ("?" + qP.join("&")) : "";
 tags.async = !0, tags.src = "https://koop.piwik.pro/containers/" + id + ".js" + qPString, scripts.parentNode.insertBefore(tags, scripts);
 !function (a, n, i) { a[n] = a[n] || {}; for (var c = 0; c < i.length; c++)!function (i) { a[n][i] = a[n][i] || {}, a[n][i].api = a[n][i].api || function () { var a = [].slice.call(arguments, 0); "string" == typeof a[0] && window[dataLayerName].push({ event: n + "." + i + ":" + a[0], parameters: [].slice.call(arguments, 1) }) } }(i[c]) }(window, "ppms", ["tm", "cm"]);
 })(window, document, 'dataLayer', 'f8b9eee5-8d9c-4ea1-abd5-83e174f29813');
 
 
 
Direct naar content
Navigatie
Contextinformatie
Publicatie
Acties
Inhoudsopgave
Gerelateerde informatie

Menu

U bent nu hier: 
Publicaties
Officiële publicaties

Inloggen

Primaire navigatie

Andere sites binnen Overheid.nl
Home
Uitgebreid zoeken
Mijn abonnementen
Help

Andere sites binnen Overheid.nl

Berichten over uw Buurt
Zoals vergunningen, bouwplannen en lokale regelgeving.

Rondom uw woonadres
Rondom een zelfgekozen adres

Dienstverlening
Zoals belastingen, uitkeringen en subsidies.

Naar dienstverlening

Beleid & regelgeving
Officiële publicaties van de overheid.

Naar beleid & regelgeving

Contactgegevens overheden
Adressen en contactpersonen van overheidsorganisaties.

Naar overheidsorganisaties

 
 
 
U bent hier:

Home

Kamerstuk 28380, nr. 25

 
 
 

Kamerstuk

Datum publicatie
Organisatie
Vergaderjaar
Dossier- en ondernummer

05-06-2002

Tweede Kamer der Staten-Generaal

2001-2002

28380 nr. 25

 

 

 
 
 Toon meer van: Inhoudsopgave
 
 

 
 AanhefLichaamInhoudSAMENVATTINGFinanciële verantwoordingBevindingen ministerieBevindingen agentschap RijksgebouwendienstOordeelBeleidsinformatieBedrijfsvoeringInformatiebeveiliging en autorisatiebeheerBeheer overdrachtsuitgavenRijksplanologische DienstMaterieelbeheerImplementatie Baseline financieel en materieelbeheer en
VBTBAandachtspunten en aanbevelingen voor de volgende kabinetsperiodeRijksgebouwendienstReactie minister en nawoord Algemene RekenkamerAUDIT ACTION LIST 2002ALGEMEEN 1 INLEIDING1.2 Het rechtmatigheidonderzoek1.2 Onderzoeksmethoden1.3 OordeelsvormingFinanciële verantwoordingBeleidsinformatieBedrijfsvoering (financieel beheer, materieelbeheer en
overige onderdelen)1.4 Leeswijzer2 HET MINISTERIE VAN VOLKSHUISVESTING, RUIMTELIJKE ORDENING
EN MILIEU2.1 Inleiding2.2 Risico'sHuursubsidieBetaalfunctieM&O-beleidInformatiebeveiliging2.3 De afgelopen kabinetsperiodeMinder uitgavenOnvolkomenheden in financieel beheer RijksgebouwendienstVBTB-inspanningenWisselend beeld bij financieel beheer2.4 VooruitblikVBTB-procesBedrijfsvoeringBeleidsevaluatieRijksgebouwendienstFINANCIËLE VERANTWOORDING3 FINANCIËLE VERANTWOORDING3.1 Inleiding3.2 Oordeel over de financiële verantwoording3.3 Rekening met toelichtingOverzicht 1Oordeel3.4 Saldibalans met toelichtingOverzicht 2Oordeel3.5 Financiële verantwoording agentschap RijksgebouwendienstOordeel4 VERVOLG BEZWAARONDERZOEK RIJKSGEBOUWENDIENST4.1 Inleiding4.2 Financieel beheer4.2.1 Automatisering4.2.2 Administratieve organisatieAccountantscontrole4.2.3 Financiële functiePlanning- en controlcyclusInterne controle4.2.4 Specifieke puntenOpleidingenTijdigheid4.2.5 Oordeel accountantsdienst4.2.6 Algemene conclusies over financieel beheer4.3 Reorganisatie4.4 Correspondentie met de minister4.4.1 Brief Algemene Rekenkamer4.4.2 Reactie minister van VROM4.4.3. Nawoord Algemene RekenkamerBELEIDSINFORMATIE5 BELEIDSINFORMATIE5.1 Inleiding5.2 De voortgang van VBTB5.3 KengetallenInleidingBevindingenConclusieReactie minister5.3.1 Beleidsprioriteiten5.3.1.1 Beleidsprioriteiten in de verantwoordingKlimaatbeleidGeluidhinderCompensatiegelden in het kader van milieubeheer5.3.1.2 Relatie tussen doelen, prestaties en middelenKlimaatbeleidGeluidhinderCompensatiegelden in het kader van milieubeheer5.4 Informatie van derden5.4.1 Rechtspersonen met een wettelijke taak5.4.1.1 Begrotingsgefinancierde RWT's5.4.1.2 Toezichtvisie5.5 Beleidsintensiveringen5.5.1 Inleiding5.5.2 Afbakening5.5.3 Uitkomsten5.5.4 ConclusieReactie ministerNawoord Algemene RekenkamerBEDRIJFSVOERING6 BEDRIJFSVOERING6.1 Inleiding6.2 Departementale accountantscontrole6.2.1 Accountantscontrole financiële verantwoording6.2.1.1 Artikelgewijze oordeelsvorming6.2.1.2 Conclusies accountantscontrole financiële
verantwoording6.2.1.3 Naleving Europese aanbestedingsrichtlijnenControle accountantsdienstVROM InkoopcentrumBevindingen naleving Europese aanbestedingsregelsReactie minister6.2.2 Accountantscontrole financieel beheer en materieelbeheer6.3 Financieel beheerAdministratieve systemen en uitvoeringssystemenReactie minister6.3.1 Beheer van overdrachtsuitgaven/-ontvangstenDirectoraat-generaal van de VolkshuisvestingDirectoraat-generaal MilieubeheerReactie minister6.3.2 Specifieke (doel)uitkeringen bij het Ministerie
van VROMOverzicht specifieke (doel)uitkeringsregelingen bij het
Ministerie van VROM Verantwoording en controle bij specifieke (doel) uitkeringenReactie minister6.4 MaterieelbeheerReactie minister6.5 Planning- en controlcyclus6.5.1 Inleiding6.5.2 Huidige planning- en controlcyclus6.5.3 Ontwikkelingen6.5.4 Financiële functieRijksplanologische dienstDirectoraat-generaal van de VolkshuisvestingPersonele uitgavenReactie minister6.6 InformatievoorzieningAlgemeenRelatie met VBTBReactie minister6.7 Overige (beheer)onderzoeken6.7.1 Europese geldstromenBevindingenINTERREG-IIIReactie minister6.7.2 Bedrijfsvoering baten-lastendiensten (agentschappen)7 BASELINE FINANCIEEL BEHEER EN MATERIEELBEHEER7.1 Bevindingen7.1.1 Implementatie baseline financieel en materieelbeheerInleidingFinancieel beheerMaterieelbeheer7.2 ConclusieReactie ministerBIJLAGE 1Bedrijfsvoering, baseline en ijkpunten financieel beheerBIJLAGE 2Verklarende woordenlijstAccountantsrapportAccountantsverklaringAdministratieve systemenAgentschap (zie baten-lastendienst)Artikelgewijze oordeelsvormingBaseline financieel beheer en materieelbeheerBaten-lastendienstBedrijfsvoeringBeleidsintensiveringenBeleidsprioriteitenBezwaaronderzoekBudgetrecht Tweede KamerDepartementale accountantsdienst (DAD)Deugdelijke weergaveEuropese aanbestedingsrichtlijnenFinancieel beheerFinanciële verantwoording (van een minister)Financiële verantwoording van het RijkFoutenKengetalMaterieelbeheerM&O-beleidOnzeker/onzekerhedenOnvolkomenheidOverdrachtsuitgavenPotentieel bezwaargevalRechtmatigheidReviewRekening en toelichting (departementale)Rekening van het RijkRechtspersoon met een wettelijke taak (RWT)Saldibalans (departementale-)Saldibalans van het RijkSlotwetSpecifieke uitkeringTransactie-uitgavenUitvoeringssystemenVBTBBIJLAGE 3Overzicht fouten, onzekerheden en geconstateerde onvolkomenheden
in het financieel beheer 2001 bij het Ministerie van VROM (bedragen x € 1
miljoen)BIJLAGE 4 Lijst van gebruikte afkortingen
 

 
 
 Toon meer van: Extra informatie
 
 

 
 

Informatie over publicatie

 

 

 
 Toon meer van: Gerelateerd
 
 

 
 Publicaties in kamerdossier

Kamerdossier 28380Toon alle publicaties in het hoofddossier

 

 
 
 Geconsolideerde regelgeving

 

 
 
 Geconsolideerde regelgeving

 

 
 
 Publicaties referendum

 

 

 

 

 

Authentieke versie (PDF)
bestandsgrootte: 585 Kb

Informatie

Gerelateerd

Printen

Delen

 
 
 
28 380Financiële verantwoordingen over het jaar 2001nr. 25RAPPORT BIJ DE FINANCIËLE VERANTWOORDING 2001 VAN HET MINISTERIE
VAN VOLKSHUISVESTING, RUIMTELIJKE ORDENING EN MILIEUInhoud SAMENVATTING3    ALGEMEEN15   1Inleiding171.1Het rechtmatigheidonderzoek171.2Onderzoeksmethoden17 1.3Oordeelsvorming201.4Leeswijzer23    2Het Ministerie van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieu252.1Inleiding25 2.2Risico's25 2.3De afgelopen kabinetsperiode26 2.4Vooruitblik28    FINANCIËLE
VERANTWOORDING29   3Financiële verantwoording313.1Inleiding31 3.2Oordeel over de financiële
verantwoording31 3.3Rekening met toelichting323.4Saldibalans met toelichting32 3.5Financiële verantwoording
agentschap Rijksgebouwendienst33   4Vervolg bezwaaronderzoek Rijksgebouwendienst354.1Inleiding354.2Financieel beheer35 4.2.1Automatisering354.2.2Administratieve organisatie364.2.3Financiële functie37 4.2.4Specifieke punten37 4.2.5Oordeel accountantsdienst394.2.6Algemene conclusies over financieel
beheer404.3Reorganisatie40 4.4Correspondentie met de minister40 4.4.1Brief Algemene Rekenkamer404.4.2Reactie minister van VROM41 4.4.3Nawoord Algemene Rekenkamer42     BELEIDSINFORMATIE43   5Beleidsinformatie455.1Inleiding45 5.2De voortgang van VBTB455.3Kengetallen46 5.3.1Beleidsprioriteiten475.4Informatie van derden50 5.4.1Rechtspersonen met een wettelijke
taak50 5.5Beleidsintensiveringen525.5.1Inleiding52 5.5.2Afbakening525.5.3Uitkomsten52 5.5.4Conclusie54    BEDRIJFSVOERING57   6Bedrijfsvoering596.1Inleiding59 6.2Departementale accountantscontrole59 6.2.1Accountantscontrole financiële
verantwoording60 6.2.2Accountantscontrole financieel
beheer en materieelbeheer62 6.3Financieel beheer636.3.1Beheer van overdrachtsuitgaven/-ontvangsten646.3.2Specifieke (doel)uitkeringen
bij het Ministerie van VROM68 6.4Materieelbeheer72 6.5Planning- en controlcyclus75 6.5.1Inleiding75 6.5.2Huidige planning- en controlcyclus75 6.5.3Ontwikkelingen766.5.4Financiële functie766.6Informatievoorziening77 6.7Overige (beheer)onderzoeken78 6.7.1Europese geldstromen786.7.2Bedrijfsvoering baten-lastendiensten
(agentschappen)80   7Baseline financieel beheer en materieelbeheer817.1Bevindingen817.1.1Implementatie baseline financieel
en materieelbeheer817.2Conclusie83    Bijlage 1Bedrijfsvoering, baseline en ijkpunten financieel beheer84Bijlage 2Verklarende woordenlijst86Bijlage 3Overzicht fouten, onzekerheden en geconstateerde onvolkomenheden91Bijlage 4Lijst van gebruikte afkortingen93SAMENVATTINGDe Algemene Rekenkamer voert jaarlijks haar rechtmatigheidonderzoek uit
bij alle ministeries. Ze is daartoe wettelijk verplicht (artikel 51 van de
Comptabiliteitswet). Het rechtmatigheidonderzoek bestaat uit drie onderdelen:1. Financiële verantwoording: voldoet de financiële verantwoording
van de minister aan wettelijke eisen?2. Beleidsinformatie: wat is de kwaliteit van de beleidsinformatie in
de financiële verantwoording?3. Bedrijfsvoering: voldoen de bedrijfsprocessen alsmede de sturing en
beheersing daarvan aan de daaraan te stellen eisen?In haar rechtmatigheidonderzoek over 2001 heeft de Algemene Rekenkamer
tevens de – financiële – balans opgemaakt van de afgelopen
kabinetsperiode. Ze heeft voor elk ministerie onderzocht welke ontwikkelingen
het de afgelopen vier jaar heeft doorgemaakt, en heeft op basis daarvan aandachtspunten
voor de volgende kabinetsperiode opgesteld.Financiële verantwoordingHet Ministerie van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer
(VROM) verstrekt voornamelijk subsidies, specifieke uitkeringen en rijksbijdragen.
Dit betreft ruim 80% van de uitgaven van het ministerie. De rekening over
2001 bevat in totaal bijna € 2,8 miljard aan verplichtingen, bijna € 3,8
miljard aan uitgaven en € 0,2 miljard aan ontvangsten.Een groot deel van de uitgaven van het Ministerie van VROM heeft betrekking
op de huursubsidie. In 2001 werd hieraan € 1,5 miljard uitgegeven.
De uitgaven voor stadsvernieuwing, onder andere in de vorm van het Investeringsbudget
Stedelijke Vernieuwing, bedroegen ruim € 0,7 miljard. Aan ruimtelijke
ordening en milieubeheer is € 0,5 miljard uitgegeven. Het ministerie
heeft één agentschap: de Rijksgebouwendienst, met een totaal
aan lasten van € 1,0 miljard.Bevindingen ministerieDe Algemene Rekenkamer heeft geconstateerd dat de financiële verantwoording
2001 bij het Ministerie van VROM in zijn algemeenheid vrij moeizaam, echter
binnen de overeengekomen periode, tot stand kwam.Het totaal van de door de Algemene Rekenkamer geconstateerde belangrijke1 fouten en onzekerheden in de verplichtingen betrof € nihil.Voor de uitgaven en ontvangsten bedroeg het
totaal van de door de Algemene Rekenkamer geconstateerde belangrijke fouten
en onzekerheden eveneens € nihil.Het totaal van de door de Algemene Rekenkamer geconstateerde belangrijke
fouten en onzekerheden in de saldibalans betrof € 5
miljoen. Dit is 0,1% van het totaalbedrag van de beoordeelde saldi.Voorts is sprake van een totaalbedrag van € 33,8 miljoen aan
belangrijke fouten en onzekerheden in de afgerekende voorschotten. Op de totale omvang aan verantwoorde afgerekende voorschotten van
ruim € 1659 miljoen is dit circa 2%.De Algemene Rekenkamer heeft bovendien geconstateerd dat bij één
artikel (artikel 5.20 «Verbeteren integrale milieukwaliteit op lokaal
niveau») het totaal aan belangrijke fouten en/of onzekerheden net onder
de grens van de kwantitatieve tolerantiegrens blijft. De Algemene Rekenkamer
vindt dit een belangrijk aandachtspunt voor de minister.In § 3.4 worden alle fouten en onzekerheden toegelicht.Bevindingen agentschap RijksgebouwendienstHet totaal van de door de Algemene Rekenkamer geconstateerde belangrijke
fouten en onzekerheden in de baten van de Rijksgebouwendienst
betrof € 1,4 miljoen. Voor de lastenvan
de Rijksgebouwendienst bedroeg het totaal van de door de Algemene Rekenkamer
geconstateerde belangrijke fouten en onzekerheden € nihil.Het totaal van de door de Algemene Rekenkamer geconstateerde belangrijke
fouten en onzekerheden in de balans van de Rijksgebouwendienst
betrof € 12,3 miljoen. Dit is 0,25 % van het totaalbedrag van de
beoordeelde saldi.In § 3.5 worden alle fouten en onzekerheden toegelicht.De toelichtingen bij de rekening, balans en financiële verantwoording
van het agentschap Rijksgebouwendienst voldoen aan de gestelde eisen.In tegenstelling tot vorig jaar was de conceptfinanciële verantwoording
van de Rijksgebouwendienst tijdig gereed.OordeelOp grond van haar onderzoek is de Algemene Rekenkamer van oordeel dat
de financiële verantwoording van het Ministerie van VROM aan de te stellen
eisen voldoet, met uitzondering van bovenstaande bevindingen.BeleidsinformatieHet ontwikkelingstraject «Van Beleidsbegroting Tot Beleidsverantwoording»
(VBTB) dat op initiatief van de Tweede Kamer in 1999 is ingezet, moet leiden
tot departementale verantwoordingen waarin ministeries per beleidsterrein
aangeven wat ze hebben bereikt, wat ze daarvoor hebben gedaan en wat het heeft
gekost. Hiervoor is inhoudelijke informatie over beleid nodig. Ten behoeve
van de gebruiker van deze informatie, in casu de Tweede Kamer, dient deze
informatie aan bepaalde eisen te voldoen. Dit is geëxpliciteerd in het
wijzigingsvoorstel Comptabiliteitswet 2001 van april 2002, waarin
staat dat de informatie over het gevoerde beleid en de bedrijfsvoering (in
de verantwoording) deugdelijk moet worden weergegeven.Bij de nadere uitwerking van het begrip «deugdelijke weergave»
zal rekening moeten worden gehouden met het feit dat het normenkader voor
financiële informatie niet gelijk behoeft te zijn aan het normenkader
voor de niet-financiële informatie. In het wetgevingsoverleg met de Tweede
Kamer is de regering (motie-Van Walsem, 15 april 2002) derhalve verzocht om
een nieuw normenkader te ontwikkelen voor de deugdelijkheid van niet-financiële
informatie en een groeitraject te koppelen aan de invoering daarvan.De eerste verantwoording-nieuwe-stijl verschijnt volgend jaar. Ministeries
bereiden er zich nu op voor.De afgelopen jaren heeft de Tweede Kamer een aantal beleidsprioriteiten
aangewezen waarover de minister zich nader moest verantwoorden. De Algemene
Rekenkamer heeft onderzocht in hoeverre de minister daarin slaagt.De Algemene Rekenkamer ziet op dit punt bij het Ministerie van VROM enige
vooruitgang. Het ministerie is erin geslaagd de informatie over middelen en
prestaties te verbeteren. De relatie tussen doelen,
prestaties en middelen is echter nog niet helder. Bij het ministerie zijn
inmiddels diverse kortetermijnplannen opgesteld voor de volledige implementatie
van VBTB in de begroting en de verantwoording. De komende jaren zal de bij
de beleidsprioriteiten gehanteerde systematiek gelden voor alle beleidsterreinen
van het ministerie.Bij de verantwoording over de specifieke uitkeringen worden de VBTB-eisen
echter nog onvoldoende betrokken.De Algemene Rekenkamer constateert ten aanzien van de kengetallen in de
financiële verantwoordingen van het Ministerie van VROM en de Rijksgebouwendienst
dat circa een kwart van de kengetallen uit de begroting 2001 niet terugkomt
in de verantwoording.BedrijfsvoeringOnder de bedrijfsvoering van een ministerie vallen alle onderdelen die
ervoor zorgen dat een ministerie functioneert. De Algemene Rekenkamer hecht
veel waarde aan een goede bedrijfsvoering. Immers, een adequate bedrijfsvoering
is een redelijke waarborg voor het voorkomen van onrechtmatigheden en vormt
een basis voor een goede verantwoording.De Algemene Rekenkamer heeft een aantal onderdelen van de bedrijfsvoering
van het Ministerie van VROM onderzocht in haar rechtmatigheidonderzoek over
2001. Zij vraagt bij dit ministerie aandacht voor de volgende onderdelen van
de bedrijfsvoering:Informatiebeveiliging en autorisatiebeheerDe implementatie van het Voorschrift Informatiebeveiliging Rijksoverheid
vertoonde over 2001 onvoldoende voortgang. Dit vormt temeer een knelpunt omdat
uit enige interne audits bleek dat in diverse sectoren risico's voor ongeautoriseerde
toegang tot de administratieve systemen bestaan. Een belangrijke kwaliteitsverbetering
in het autorisatiebeheer van de geautomatiseerde systemen is noodzakelijk.Beheer overdrachtsuitgavenHet beheer van overdrachtsuitgaven bevat nog onvolkomenheden. Zo verdient
het bestrijden en opsporen van misbruik en oneigenlijk gebruik bij de individuele
huursubsidie meer aandacht. Ook vertoont de verantwoordings- en controlestructuur
van enkele specifieke doeluitkeringen onvolkomenheden, met inbegrip van het
beleid ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik.Daarnaast is het financieel beheer rond de bodemsanering nog steeds niet
op orde. Met name de toepassing van een beoordelingskader voor het toekennen
van meerjarenbudgetten en de afwikkeling van de kostenverhaalzaken zijn zaken
die nog verbetering behoeven.Rijksplanologische DienstBij de Rijksplanologische Dienst stond in 2001 net als in 2000 de financiële
functie onder druk door uitbreiding en intensivering van het beleidsterrein.
In juni 2001 bevestigde een interne audit door de accountantsdienst dat de
financiële functie niet was meegegroeid met het belang van de toegenomen
budgetten. Uit de bevindingen van de accountantsdienst leidt de Algemene Rekenkamer
af dat de inmiddels getroffen maatregelen nog onvoldoende resultaat hebben
gehad. Zij is van mening dat er daardoor risico's in het financieel beheer
aanwezig zijn.MaterieelbeheerHet materieelbeheer van het Ministerie van VROM voldeed in 2001 nog niet
op alle onderdelen aan de daaraan te stellen eisen. Op centraal niveau ontbreekt
inzicht in de samenstelling en omvang van de materiële goederen van het
ministerie.Ook het beheer van de vastgoedportefeuille van de Rijksgebouwendienst
voldeed in 2001 nog niet op alle onderdelen aan de daaraan te stellen eisen.
De naleving van procedures schiet tekort. Dit betreft vooral de tijdigheid
van invoer van wijzigingen in de centrale registratie van de vastgoedportefeuille.Implementatie Baseline financieel en materieelbeheer en
VBTBIn 2001 is het ministerie begonnen met de implementatie van de zogeheten
«Baseline financieel en materieelbeheer», waarin de kaders staan
waarbinnen de departementen hun financieel beheer en materieelbeheer moeten
inrichten. Deze implementatie zal in 2002 afgerond moeten worden.De implementatie van VBTB in het kader van de financiële verantwoording
is nog niet voltooid. Ook dit moet in 2002 zijn beslag krijgen. Op belangrijke
punten is het ministerie afhankelijk van de bereidheid en medewerking van
derden om de benodigde gegevens over beleidseffecten te verschaffen (bijvoorbeeld
op de beleidsterreinen milieu en wonen). Deze afhankelijkheid heeft tot gevolg
dat de informatievoorziening voor VBTB nog verdere aandacht behoeft in 2002.Aandachtspunten en aanbevelingen voor de volgende kabinetsperiodeOver de gehele kabinetsperiode 1998–2002 bezien is het financieel
beheer van het Ministerie van VROM stabiel gebleven. Het gematigde positieve
beeld dat de Algemene Rekenkamer in 1998 had, heeft het ministerie kunnen
vasthouden. Op enige onderdelen (overdrachtsuitgaven, materieelbeheer) zijn
er gedurende de gehele kabinetsperiode onvolkomenheden aanwezig geweest, die
nog steeds actueel zijn.In 2001 is het financieel beheer op een vergelijkbaar niveau gebleven
als in 2000. Op het gebied van de transactie-uitgaven en bij het financieel
beheer van het agentschap Rijksgebouwendienst traden verbeteringen op. Bij
de beveiliging en het autorisatiebeheer van de geautomatiseerde systemen en
bij kengetallen constateerde de Algemene Rekenkamer daarentegen achteruitgang.Tegen de achtergrond van deze situatie vraagt de Algemene Rekenkamer in
de komende jaren specifieke aandacht voor de kwaliteit van het nieuwe begroten
en verantwoorden. De invoering van VBTB en kengetallen vereisen de komende
jaren nog veel inspanning van het ministerie.Het beheer van de Europese geldstromen is dit jaar bij VROM alleen inventariserend
onderzocht maar in de komende jaren zal de Algemene Rekenkamer hier meer aandacht
aan besteden.De belangrijkste aandachtspunten en aanbevelingen voor 2002 zijn voor
het Ministerie van VROM:1. Beheer overdrachtsuitgaven. De Algemene Rekenkamer beveelt aan bij
het beheer van de overdrachtsuitgaven meer aandacht te schenken aan de toepassing
van het beleid ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik.2. Overdrachtsuitgaven bodemsanering. Bij de verstrekking van rijksbijdragen
voor bodemsanering bestaan nog onvolkomenheden. Het opstellen en toepassen
van een beoordelingskader voor het toekennen van meerjarenbudgetten en de
afwikkeling van de kostenverhaalzaken zijn de belangrijkste knelpunten. De
laatste jaren is het beeld dat de geconstateerde onvolkomenheden worden aangepakt,
maar dat andere onderdelen van het financieel beheer bij het betreffende departementsonderdeel
weer verslechteren. Op dit punt beveelt de Algemene Rekenkamer aan de bestaande
onvolkomenheden op te heffen. Met name is aandacht nodig voor de toekenning
van meerjarenbudgetten en de afwikkeling van de kostenverhaalzaken.3. Materieelbeheer. De Algemene Rekenkamer beveelt aan ervoor te zorgen
dat in 2002 op centraal niveau inzicht in de samenstelling en de omvang van
de materiële goederen van het Ministerie van VROM wordt verkregen;4. Rijksplanologische Dienst. De Algemene Rekenkamer beveelt aan de financiële
functie van de Rijksplanologische Dienst op korte termijn te versterken. Dit
om de risico's in het financieel beheer als gevolg van de toegenomen omvang
van de budgetten weg te nemen.RijksgebouwendienstIn 2000 bleek het financieel beheer van het agentschap Rijksgebouwendienst
onvolkomenheden te vertonen. In 2001 kende het financieel beheer van de Rijksgebouwendienst
een behoorlijke verbetering, al bleven helaas onvolkomenheden bestaan. De
onvolkomenheden in het financieel beheer van de Rijksgebouwendienst die nog
moeten worden opgelost betreffen in hoofdlijn vier onderdelen. Dit zijn het
beheer en de werking van de automatisering, de nog niet tot stand gekomen
volledige beschrijving van de administratieve organisatie, het
nog niet optimaal functioneren van de financiële functie en diverse aspecten
van de administratie.Bij de voorbereiding van de in 2002 uit te voeren reorganisatie zullen
de noodzakelijke verbeteringen in het financieel beheer en de noodzakelijke
aanpassingen van de bestaande procedures prominent aandacht moeten krijgen.De Algemene Rekenkamer beveelt aan bij de komende reorganisatie van de
Rijksgebouwendienst prominent aandacht te besteden aan de noodzakelijke verbeteringen
in het financieel beheer en aanpassingen van de bestaande procedures alvorens
het reorganisatieproces daadwerkelijk in gang te zetten.Tevens beveelt de Algemene Rekenkamer aan met name de volgende onderdelen
van het financieel beheer in 2002 op orde te brengen:• de integratie van nog binnen de Rijksgebouwendienst bestaande geautomatiseerde
systemen in het Integraal Rijksgebouwendienst Informatiesysteem (IRIS);• de beveiliging en gebruiksvriendelijkheid van IRIS;• de naleving van de procedures rond het beheer van de vastgoedportefeuille;• de volledige beschrijving van de administratieve organisatie;• de verdere ontwikkeling van de financiële functie;• de oplevering van managementinformatie in het kader van het functioneren
van de Rijksgebouwendienst als baten-lastendienst.Voor een volledig overzicht van de aanbevelingen wordt verwezen naar de
«audit action list» (zie na de samenvatting).Reactie minister en nawoord Algemene RekenkamerDe minister van VROM heeft gereageerd bij brief van 7 mei 2002. In de
eerste plaats maakt hij daarin een aantal algemene opmerkingen over de door
de Algemene Rekenkamer in het rapport gehanteerde terminologie en normenkader.
Hij acht dit op onderdelen onvoldoende transparant waardoor verschuivingen
in negatieve zin bij de oordeelsvorming zijn opgetreden. Zo wijst hij erop
dat de onderwerpen informatiebeveiliging en kengetallen in 2000 in het samenvattende
overzichtsschema zijn beoordeeld als «geen of geringe onvolkomenheden
geconstateerd» terwijl nu de eindconclusie is «onvolkomenheden
geconstateerd». En dat terwijl de situatie bij beide onderwerpen thans
niet afwijkt van vorig jaar.Nawoord Algemene Rekenkamer: In algemene zin
gaat de Algemene Rekenkamer in op de gehanteerde terminologie en het normenkader
in het Algemeen Deel bij de rapporten bij de financiële verantwoording.Specifiek ten aanzien van het Ministerie van VROM merkt de Algemene Rekenkamer
op dat zij de situatie op het punt van de informatiebeveiliging thans iets
negatiever beoordeelt dan het vorige jaar, mede gezien de geringe veranderingen
in de situatie. Bij weging van de situatie tussen departementen concludeert
zij thans op het onderwerp informatiebeveiliging tot «onvolkomenheden
geconstateerd». Gezien het feit dat de kritische kanttekeningen ten
aanzien van de financiële functie bij de Rijksgebouwendienst vooral risicosignalen
betreffen, beoordeelt de Algemene Rekenkamer dit punt als «geen of geringe
onvolkomenheden». Voor het overige zijn de hierboven weergegeven algemene
opmerkingen van de minister voor de Algemene Rekenkamer aanleiding geweest
tot verduidelijking of bijstelling van het schema en de tekst van het rapport. In zijn – uitgebreide – reactie gaat de minister conform het
verzoek van de Algemene Rekenkamer verder in op de geconstateerde knelpunten
bij de overdrachtsuitgaven, de geconstateerde onvolkomenheden in het materieelbeheer,
de implementatie van de uitgangspunten van VBTB in de verantwoording, het
autorisatiebeheer rond de geautomatiseerde systemen en de financiële
functie bij de Rijksplanologische Dienst. De toezeggingen die hij daarbij
deed, zijn samengevat in de na deze samenvatting opgenomen «audit action
list» (kolom 4).Aan de meeste aanbevelingen zal de minister uitvoering geven. Voorts geeft
hij bij verschillende aandachtspunten en onderwerpen uit het rapport nadere
informatie over de actuele situatie of de bestaande voornemens. Voor zover
daartoe aanleiding toe was, zijn deze opmerkingen en aanvullingen per paragraaf
verwerkt in de tekst van dit rapport en bijbehorende bijlagen.Slechts op één onderdeel, het M&O-beleid bij de specifieke
uitkeringen, in het bijzonder op het terrein van het Investeringsbudget voor
Stedelijke Vernieuwing (ISV) kan de minister zich niet vinden in de mening
van de Algemene Rekenkamer, dat er onvoldoende zicht was of op gemeentelijk
niveau voldoende waarborgen tegen M&O zijn geschapen. Hij acht zich daarbij
gesteund door de mening van de accountantsdienst dat het M&O-beleid, zoals
vastgelegd in wet- en regelgeving als toereikend moet worden aangemerkt. Hij
acht het onjuist wanneer een specifiek M&O-beleid in plaats van een standaardstructuur
voor M&O-beleid tot de kwalificatie «onvolkomenheid» zou leiden.Nawoord Algemene Rekenkamer: Voor de Algemene
Rekenkamer zijn de wettelijk vastgelegde verantwoordings- en controlestructuur
van het Investeringsbudget voor Stedelijke Vernieuwing uiteraard een gegeven.
Deze wettelijke structuur ontslaat de minister van VROM echter naar haar mening
niet van zijn verantwoordelijkheid zich jaarlijks van de rechtmatigheid van
de ISV-uitgaven op gemeentelijk niveau op de hoogte te stellen.AUDIT ACTION LIST 2002ALGEMEEN 1 INLEIDING1.2 Het rechtmatigheidonderzoekDit rapport bevat de belangrijkste resultaten van het rechtmatigheidonderzoek
2001 dat de Algemene Rekenkamer op grond van artikel 51 van de Comptabiliteitswet
heeft uitgevoerd bij het Ministerie van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening
en Milieu (VROM). Het is haar wettelijke taak om dit onderzoek jaarlijks uit
te voeren en een oordeel te geven over het gevoerde financiële beheer
en de verantwoording daarover. Voorts wordt het materieelbeheer en de daarvan
bijgehouden administratie onderzocht.In het rechtmatigheidonderzoek besteedt de Algemene Rekenkamer in toenemende
mate aandacht aan de kwaliteit en toereikendheid van de beleidsinformatie
die is opgenomen in de financiële verantwoording en aan de bedrijfsvoering
van de minister.Het onderzoek dat de Algemene Rekenkamer over 2001 heeft uitgevoerd valt
uiteen in onderzoek naar de financiële verantwoording, de rechtmatigheid
van de verplichtingen, uitgaven en ontvangsten, respectievelijk de baten,
lasten, kapitaaluitgaven en -ontvangsten, de beleidsinformatie en de bedrijfsvoering.
Het onderzoek resulteert in een totaaloordeel over de financiële verantwoording
en oordelen over onderdelen van de bedrijfsvoering. De Algemene Rekenkamer
kan nog geen oordeel geven over de kwaliteit van de beleidsinformatie, gezien
het huidige niveau ervan en het nog ontbreken van uitgekristalliseerde normen.In het onderzoek bij het Ministerie van VROM heeft de Algemene Rekenkamer
bijzondere aandacht geschonken aan de implementatie van de in 2001 door de
minister van Financiën uitgebrachte «Baseline financieel en materieelbeheer»,
waarin de kaders staan waarbinnen de departementen hun financieel beheer en
materieelbeheer moeten inrichten. Er is gekeken naar de implementatie van
de baseline bij de bedrijfsvoering van het ministerie en bij het (door of
namens de minister van VROM uitgevoerde) toezicht op met name de Europese
geldstromen.Bij de Rijksgebouwendienst heeft de Algemene Rekenkamer een vervolgbezwaaronderzoek
ingesteld. In het kader van de review van de accountantscontrole is speciale
aandacht geschonken aan een gewijzigde werkwijze van de departementale accountantsdienst.1.2 OnderzoeksmethodenDe Algemene Rekenkamer onderzoekt niet alle onderwerpen met dezelfde diepgang.
In het rechtmatigheidonderzoek maakt zij onderscheid tussen «inventariserend»
en «verdiepend» onderzoek.Inventariserend onderzoek voert de Algemene Rekenkamer uit bij nieuwe
onderwerpen waarvoor nog geen normenkader beschikbaar is. Zij geeft hier een
beschrijving van hetgeen zij heeft aangetroffen, oordeelt niet en rapporteert
niet in termen van onvolkomenheden, tenzij de departementale accountantsdienst
onvolkomenheden rapporteert en de Algemene Rekenkamer heeft vastgesteld dat
ze kan steunen op de uitkomsten van de accountantscontrole voor haar eigen
oordeelsvorming.Van inventariserend onderzoek is in dit rapport bijvoorbeeld sprake bij
het onderzoek naar de planning- en controlcyclus (hoofdstuk 6) en het onderzoek
naar de implementatie van de baseline financieel beheer en materieelbeheer»
(hoofdstuk 7). Verdiepend onderzoek vindt plaats door eigen waarnemingen van de Algemene
Rekenkamer al dan niet in combinatie met het – na toetsing – overnemen
van de bevindingen van de departementale accountantsdienst. In deze situatie
beschikt de Algemene Rekenkamer over een normenkader. De conclusies van dit
verdiepend onderzoek worden geformuleerd in termen van onvolkomenheden en
totaaloordelen.In hoofdstuk 4 («Vervolg bezwaaronderzoek Rijksgebouwendienst»)
en in § 6.3 («Financieel beheer /Overdrachtsuitgaven»)
van het hoofdstuk over bedrijfsvoering rapporteert de Algemene Rekenkamer
in termen van onvolkomenheden. Over de financiële verantwoording spreekt
zij een totaaloordeel uit. Daarnaast geeft zij een afgerond oordeel over de
vraag of zij al dan niet heeft kunnen steunen op de accountantscontrole van
de financiële verantwoording.1.3 OordeelsvormingFinanciële verantwoordingDe Algemene Rekenkamer sluit haar rechtmatigheidonderzoek af met een oordeel
over de financiële verantwoording. Dit oordeel wordt gegeven met «redelijke
zekerheid»; de Algemene Rekenkamer onderzoekt namelijk niet alle verplichtingen,
uitgaven en ontvangsten, respectievelijk de baten, lasten, kapitaaluitgaven
en -ontvangsten. Zij maakt vanuit doelmatigheidsoverwegingen zoveel mogelijk
gebruik van de voorcontrole door de departementale accountantsdiensten.De Algemene Rekenkamer hanteert kwantitatieve en kwalitatieve tolerantiegrenzen
om te bepalen welke fouten en onzekerheden belangrijk zijn. Kwantitatieve
tolerantiegrenzen geven een financiële grens aan. Dat kan een grens zijn
op het niveau van een begrotingsartikel, een grens voor de totale rekening,
per individueel saldo op de saldibalans of voor het totaal van de saldibalans.De Algemene Rekenkamer stelt in haar onderzoek het begrotingsartikel van
een begroting centraal. Zij rapporteert daarom alle belangrijke fouten en
onzekerheden op het niveau van ieder afzonderlijk artikel.Op artikelniveau onderscheidt de Algemene Rekenkamer drie kwantitatieve
tolerantiegrenzen, te weten:1. Bij begrotingsartikelen met een realisatiebedrag van kleiner dan € 50
miljoen mag de som van de fouten en onzekerheden niet meer zijn dan 10% van
het bedrag van het artikel.2. Bij begrotingsartikelen met een realisatiebedrag van € 50
miljoen tot € 500 miljoen mag de som van de fouten en onzekerheden
niet meer zijn dan € 5 miljoen.3. Bij begrotingsartikelen met een realisatiebedrag van € 500
miljoen of meer mag de som van fouten en onzekerheden niet meer zijn dan 1%
van het realisatiebedrag.Indien de som van fouten en onzekerheden groter is dan de genoemde grenzen,
dan rapporteert de Algemene Rekenkamer hierover. Ook voor de afzonderlijke
saldibalansposten gelden deze kwantitatieve tolerantiegrenzen.Kwalitatieve tolerantiegrenzen zijn niet gebonden aan een bepaald bedrag,
maar aan de aard van de fouten of onzekerheden. Een ministerie overschrijdt
een kwalitatieve grens als het bijvoorbeeld toezeggingen aan de Algemene Rekenkamer
of de Tweede Kamer niet is nagekomen, als er gebreken zijn in de ordelijkheid
en controleerbaarheid van het financieel beheer of als het opzettelijke fouten
maakt in de financiële verantwoording.BeleidsinformatieMinisteries nemen beleidsinformatie steeds vaker op in hun begroting en
verantwoording. Rijksbreed zijn er nog steeds geen duidelijke regels en normen
voor het verantwoorden over beleid. De Algemene Rekenkamer is dan ook nog
niet in staat om een afgerond oordeel te geven over de kwaliteit van de beleidsinformatie
in de financiële verantwoording. De Algemene Rekenkamer heeft inventariserend
onderzoek uitgevoerd naar de beleidsinformatie in de verantwoording en de
processen die ten grondslag liggen aan de totstandkoming hiervan. Op basis
van het onderzoek doet zij aanbevelingen ten aanzien van de inhoud en de totstandkoming
van de beleidsinformatie in de financiële verantwoording. Zo wil zij
ministeries stimuleren kwalitatief goede beleidsinformatie op te nemen in
de financiële verantwoording.Bedrijfsvoering (financieel beheer, materieelbeheer en
overige onderdelen)De Algemene Rekenkamer hanteert als uitgangspunt dat de ministers hun
bedrijfsvoering op orde dienen te hebben. Onder «bedrijfsvoering»
verstaat zij de sturing en beheersing van bedrijfsprocessen binnen een ministerie
om de beleidsdoelstellingen te kunnen realiseren. Het betreft sturing en beheersing
van zowel de primaire processen als van de processen die hiervoor faciliterend
zijn.1 Overschrijdt een ministerie een (kwalitatieve)
tolerantiegrens in (een onderdeel van) de bedrijfsvoering, dan noemt de Algemene
Rekenkamer dit een «onvolkomenheid».De Algemene Rekenkamer onderscheidt in de rapportage drie gradaties van
onvolkomenheden:• «Geen of geringe onvolkomenheden geconstateerd». Dit
betekent dat de geconstateerde onvolkomenheden de door de Algemene Rekenkamer
gehanteerde tolerantiegrenzen niet overschrijden.• «Onvolkomenheden». Dit betekent dat uit het onderzoek
onvolkomenheden zijn gebleken die de tolerantiegrenzen van de Rekenkamer overschrijden.• «Ernstige onvolkomenheden». Hiervan spreekt de Algemene
Rekenkamer in de volgende situaties: uit het onderzoek zijn onvolkomenheden
gebleken, die:– kunnen leiden of hebben geleid tot disfunctioneren van het financieel
beheer;– betrekking hebben op kritische processen;– wijdverbreid zijn binnen het ministerie;– tot aanzienlijke risico's voor de rechtmatigheid van zeer grote
bedragen kunnen leiden of al hebben geleid; of– voor de Algemene Rekenkamer aanleiding zijn geweest om bezwaaronderzoek
in te stellen of bezwaar te maken.De Algemene Rekenkamer geeft tevens aan welke risico's voor rechtmatigheid
en/of doelmatigheid zij aan de gesignaleerde onvolkomenheden verbonden acht
en welke mogelijkheden tot verbetering zij ziet.1.4 LeeswijzerDit rapport bij de financiële verantwoording van het Ministerie van
VROM omvat naast de samenvatting en het deel «Algemeen» drie onderdelen:
«Financiële verantwoording» (hoofdstuk 3 en 4), «Beleidsinformatie»
(hoofdstuk 5) en «Bedrijfsvoering» (hoofdstuk 6 en 7).Het rapport opent met een «audit action list». Dit overzicht
laat zien op welke punten de Algemene Rekenkamer op grond van haar onderzoek
vindt dat er actie genomen moet worden. Het overzicht meldt ook de verbetermaatregelen
die de minister heeft aangekondigd en de termijn waarbinnen ze moeten leiden
tot verbetering. Tevens biedt de lijst inzicht in de voortgang van verbeteracties
die de minister eerder is gestart.Het deel «Financiële verantwoording» beschrijft het oordeel
van de Algemene Rekenkamer over de financiële verantwoording van het
Ministerie van VROM. Behalve het totaaloordeel van de Algemene Rekenkamer,
worden alle fouten en onzekerheden in de verplichtingen, uitgaven, ontvangsten
en de saldibalansposten die de kwantitatieve tolerantiegrenzen overschrijden
weergegeven.Onderdeel van dit deel is tevens het bezwaaronderzoek (hoofdstuk 5). Wanneer
de Algemene Rekenkamer fouten en onzekerheden in de financiële verantwoording
of onvolkomenheden in het financiële beheer niet aanvaardbaar vindt,
kan zij daartegen bezwaar maken. Het overzicht in bijlage 1 bevat alle fouten,
onzekerheden en onvolkomenheden die kunnen leiden
tot het maken van bezwaar door de Algemene Rekenkamer.Het deel «Beleidsinformatie» is met de huidige ontwikkeling
naar meer transparantie en het ontwikkelingstraject VBTB steeds belangrijker
geworden. Dit deel gaat niet alleen in op de kwaliteit van de kengetallen
en andere prestatiegegevens, maar behandelt ook beleidsprioriteiten, beleidsintensiveringen
en informatie van derden (waaronder gemeenten en begrotingsgefinancierde rechtspersonen
met een wettelijke taak). Over deze onderwerpen geeft de Algemene Rekenkamer
nog geen oordelen, maar doet zij aanbevelingen om een bijdrage te leveren
aan de ontwikkelingen.Het laatste deel van dit rapport betreft de «bedrijfsvoering»
van het Ministerie van VROM. De Algemene Rekenkamer hecht veel waarde aan
een goede bedrijfsvoering. Immers, een adequate bedrijfsvoering is een redelijke
waarborg voor het voorkomen van onrechtmatigheden en vormt een basis voor
een goede verantwoording. Onder de overkoepelende term «bedrijfsvoering»
vallen tal van onderwerpen. De Algemene Rekenkamer onderscheidt hier de departementale
accountantscontrole, het financieel beheer, het materieelbeheer, de planning-
en controlcyclus en de informatievoorziening van het Ministerie van VROM.
Op al deze terreinen is onderzoek verricht.Ook komt in dit deel de implementatie van de «Baseline financieel
en materieelbeheer» aan de orde. De baseline biedt handvatten voor een
nadere uitwerking van wettelijke voorschriften en kan worden gezien als een
nadere uitwerking van en toelichting op artikel 22 en 25 van de ontwerpcomptabiliteitswet
2001 waarin wordt bepaald dat het financieel beheer en materieelbeheer moet
voldoen aan de eisen van rechtmatigheid, ordelijkheid en controleerbaarheid
en dat deze overigens zo doelmatig mogelijk wordt ingericht. Het Ministerie
van Financiën heeft de baseline vorig jaar als handleiding aan de ministeries
aangeboden met het verzoek deze vanaf 1 juli 2001 toe te passen. De Algemene
Rekenkamer heeft onderzocht in hoeverre de ministeries hierin slagen.2 HET MINISTERIE VAN VOLKSHUISVESTING, RUIMTELIJKE ORDENING
EN MILIEU2.1 InleidingDit hoofdstuk geeft een beeld van de kritieke processen van het Ministerie
van VROM en de mogelijke risico's die zich voor kunnen doen. Uitgaande van
deze karakteristiek beschrijven we de ontwikkelingen die zich binnen het kader
van het rechtmatigheidonderzoek van de Algemene Rekenkamer bij het ministerie
in de afgelopen kabinetsperiode hebben voorgedaan en laten we zien welke onderwerpen
volgend jaar en de komende kabinetsperiode aandacht moeten hebben.2.2 Risico'sHet afgelopen jaar heeft de departementale accountantsdienst van het Ministerie
van VROM een procesanalyse gemaakt waarin alle kritische processen binnen
het ministerie zijn ontleed. De belangrijkste risico's bleken zich voor te
doen op de terreinen van de overdrachtsuitgaven, de bedrijfsvoering en de
administratieve systemen. De risicoanalyse blijft primair een verantwoordelijkheid
voor het management. De procesanalyse van de accountantsdienst is te beschouwen
als een eerste aanzet daartoe.HuursubsidieHet grootste deel van de uitgaven van het Ministerie van VROM heeft betrekking
op het begrotingsartikel subjectgebonden subsidies, onderdeel huursubsidie.
Een belangrijke vernieuwing in de uitvoering van de huursubsidiewet is het
zogenoemde «automatisch continueren» van de subsidie. Niet de
aanvrager, maar het Ministerie van VROM zorgt voor actualisering van de voor
de subsidie benodigde gegevens aan de hand van de gegevens die worden verstrekt
door diverse bronnen, zoals de Belastingdienst, de gemeentelijke basisadministratie
en de verhuurders.Eerder had de Algemene Rekenkamer geconstateerd dat er achterstanden waren
ontstaan in de uitvoering van controlebezoeken aan gemeenten en verhuurders.
Daarnaast is er onduidelijkheid over het controlebeleid op het punt van de
vermogenstoets bij de huursubsidie. Een en ander impliceert risico's voor
de rechtmatigheid van de uitgaven en de bedrijfsvoering van het Directoraat-Generaal
van de Volkshuisvesting, sinds 1 januari 2002 omgezet in het Directoraat-Generaal
Wonen.BetaalfunctieBij het Directoraat-Generaal Milieu controleert de kasbeheerder de voorgenomen
betalingen op betaalrichting en andere rechtmatigheidaspecten, waardoor de
kans op een onrechtmatige betaling klein is. Gebleken is echter dat de boekings-
en verwerkingsgegevens van de te betalen facturen niet altijd juist geregistreerd
staan, wat kan leiden tot problemen bij de betaling van facturen. Ook heeft
de accountantsdienst gesignaleerd dat de werkinstructies van het Directoraat-Generaal
Milieu niet steeds actueel zijn. Bij afwezigheid van de kasbeheerder of diens
vervanger wordt vaak gebruik gemaakt van de oude werkinstructies. Dit verhoogt
het risico dat bepaalde controles, aansluitingen en bepaalde opdrachten niet
of onjuist worden uitgevoerd.Ten aanzien van het betalingsproces bij de Rijksplanologische Dienst heeft
de accountantsdienst vastgesteld dat voor de beheersing van de betrouwbaarheid
van de vaste gegevens nog onvoldoende maatregelen zijn getroffen
om de juistheid en rechtmatigheid van mutaties vast te stellen. Dit is met
name kritisch voor de bank- en girorekeningen van de crediteuren.In de werkbeschrijving van de controlefunctionaris is niet opgenomen dat
deze ook de autorisatietabel en systeeminstellingen moet controleren. Dit
vormt een risico voor de beheersbaarheid van de mutaties in de autorisatietabel
en de systeeminstellingen.Bij de Rijksgebouwendienst voldoen de opzet en het bestaan van het stelsel
van getroffen beheersmaatregelen ten aanzien van het proces van uitvoeren
van investeringsprojecten en het daarin opgenomen proces van tijdschrijven
inclusief de gegevensverwerking niet aan de aan een agentschap te stellen
eisen. In hoofdstuk 4, «Vervolg bezwaaronderzoek Rijksgebouwendienst»
wordt hierop dieper ingegaan.M&O-beleidDe Algemene Rekenkamer heeft in de afgelopen twee jaren opmerkingen gemaakt
over het beleid ter voorkoming en bestrijding van misbruik en oneigenlijk
gebruik (M&O-beleid) van het Ministerie van VROM. Dit punt heeft aandacht
van het ministerie gehad, maar heeft nog niet geleid tot een toereikend M&O-beleid
voor alle regelingen.InformatiebeveiligingVROM-breed vormt de informatiebeveiliging een risicovolle factor.Het ministerie geconstateerde vorig jaar dat de beheerorganisatie van
de informatiebeveiliging nog onvoldoende was ingericht en met name het aanwijzen
van verantwoordelijken en het toewijzen van capaciteit.In hoofdstuk 6 wordt nader ingegaan op de stand van zaken rondom de hierboven
genoemde risico's, de maatregelen van het ministerie daartegen en de kwaliteit
daarvan.2.3 De afgelopen kabinetsperiodeMinder uitgavenIn de afgelopen kabinetsperiode vond in het uitgavenniveau van het Ministerie
van VROM een omslag plaats van groei naar krimp. Over 1998 bedroegen de uitgaven
bijna € 3,6 miljard, over 1999 € 4,2 miljard. Daarna dalen
echter in 2000 de uitgaven naar € 3,95 miljard, een daling die in
2001 doorzet naar € 3,8 miljard.Voor 2002 zijn de uitgaven van het ministerie geraamd op € 3,4
miljard.De afname in de uitgaven hangt in belangrijke mate samen met het feit
dat een einde gekomen is aan de jarenlange stijging van de uitgaven voor de
huursubsidie. Ook in de komende jaren is hierin een daling voorzien. Echter,
de uitgaven voor de subjectsubsidies in de volkshuisvesting zijn per definitie
moeilijk beheersbaar en zeer gevoelig voor externe factoren.In het regeerakkoord uit 1998 was niet voorzien in een sterke intensivering
van de financiële instrumenten voor de hoofdsectoren van het VROM-beleid:
wonen, ruimtelijke ordening en milieu. De in gang gezette beleidsvernieuwing
en beleidsverbreding op het terrein van wonen en ruimtelijke ordening is niet
begeleid door een omvangrijk financieel instrumentarium. De ingezette middelen
ter vergroting van de vitaliteit van de steden zijn vooral gevonden door herinzet
van de bestaande financiële mogelijkheden en het staken van bestaande
regelingen. Verdere inzet van financiële middelen voor het milieubeleid
en het binnenhalen van de oogst daarvan is in het regeerakkoord
uit 1998 vooral voorzien in volgende kabinetten.Onvolkomenheden in financieel beheer RijksgebouwendienstIn de afgelopen kabinetsperiode werd bij het Ministerie van VROM één
baten-lastendienst gerealiseerd, het agentschap Rijksgebouwendienst. De Rijksgebouwendienst
had een moeizame start. Na deze dienst aanvankelijk het voordeel van de twijfel
gegund te hebben, zag de Algemene Rekenkamer zich genoodzaakt om een bezwaaronderzoek
(rapport bij de financiële verantwoording over 2000) en het afgelopen
jaar een vervolgbezwaaronderzoek in te stellen. Hoewel in 2001 aantoonbare
verbetering in het financieel beheer bij de Rijksgebouwendienst is opgetreden,
is er nog sprake van onvolkomenheden. Van een stabiele administratieve en
interne organisatie is nog geen sprake. Dit dient echter wel gerealiseerd
te zijn, voordat de reorganisatie wordt ingevoerd.VBTB-inspanningenHet Ministerie van VROM heeft zich de afgelopen kabinetsperiode energiek
ingezet om in het kader van VBTB prestatiegegevens te realiseren. Het blijft
op belangrijke punten echter een weerbarstige materie, waarbij het ministerie
voor gegevens over beleidseffecten sterk afhankelijk is van de bereidheid
en medewerking van derden om die te verschaffen (milieu, wonen).Wisselend beeld bij financieel beheerOp het vlak van het financieel beheer had de Algemene Rekenkamer over
1998 een gematigd positief beeld. Op onderdelen was naar haar mening echter
sprake van onvolkomenheden. Dat betrof onder meer de informatiebeveiliging,
overdrachts- en transactie-uitgaven en het toezicht op de Europese geldstromen
buiten de rijksbegroting. In 1999 trad op enkele onderdelen van het financieel
beheer een zekere achteruitgang op, terwijl op een deel van de kritiekpunten
uit 1998 weer verbetering optrad.De achteruitgang over 1999 betrof de beschrijving en onderhoudsorganisatie
van de administratieve organisatie, hetgeen in 2000 weer grotendeels werd
opgelost.De onvolkomenheden in het financieel beheer bij de Rijksgebouwendienst
omschreef de Algemene Rekenkamer over 1999 als ernstig. Over 2000 trad in
dit opzicht een verbetering op, alhoewel er nog steeds sprake was van onvolkomenheden
in het financieel beheer.Over het geheel genomen handhaafde het financieel beheer van het Ministerie
van VROM als geheel zich in 2001 op hetzelfde niveau als in 2000. Dit impliceert
wel dat op onderdelen van de bedrijfsvoering over de gehele kabinetsperiode
onvolkomenheden aanwezig bleven. Enkele van de kritiekpunten uit 1998 waren
ultimo 2001 nog steeds niet of niet geheel opgelost. Zo bleef in de gehele
periode de betrokkenheid van het management bij de informatiebeveiliging een
zorgpunt. Een ander terugkerend aandachtspunt is het M&O-beleid.De gehele kabinetsperiode heeft de Algemene Rekenkamer kunnen steunen
op de controle van de departementale accountantsdienst van het Ministerie
van VROM. De financiële verantwoordingen voldeden aan de door de Algemene
Rekenkamer gestelde eisen. De aangetroffen fouten en onzekerheden bleven binnen
de door de Algemene Rekenkamer gestelde marges. 2.4 VooruitblikVBTB-procesDe implementatie van VBTB heeft de afgelopen jaren de nodige aandacht
gekregen. Om de nieuwe wijze van begroten en verantwoorden succesvol te laten
zijn, zullen de voortgang van het proces en de inhoudelijke invulling ervan
zowel in de nabije als in de verdere toekomst veel aandacht vergen.BedrijfsvoeringVoor het realiseren van een nieuwe verbeterslag in de bedrijfsvoering
van het ministerie zal intensieve samenwerking tussen het lijnmanagement en
de gespecialiseerde VROM-onderdelen nodig zijn. Daarvan valt meer te verwachten
dan van een strakke interne regelgeving.BeleidsevaluatieDe implementatie van de in januari 2002 van kracht geworden «Regeling
beleidsevaluatie en effectmeting» zal de nodige inzet vergen. Voorts
zal aandacht gegeven moeten worden aan een aantal slepende financiële
beheerproblemen waarvoor de Algemene Rekenkamer de afgelopen jaren aandacht
heeft gevraagd.RijksgebouwendienstOp de langere termijn vraagt bij de Rijksgebouwendienst, wanneer daar
de onvolkomenheden in het financieel beheer definitie op orde zijn gebracht,
het functioneren van deze dienst als baten-lastendienst de nodige aandacht.
Dit mede in het licht van de voorgenomen evaluatie van het nieuwe stelsel
van rijkshuisvesting in 2004.FINANCIËLE VERANTWOORDING3 FINANCIËLE VERANTWOORDING3.1 InleidingDe Algemene Rekenkamer geeft jaarlijks een totaaloordeel over de financiële
verantwoording van het ministerie. Dit totaaloordeel van de Algemene Rekenkamer
is opgebouwd uit deeloordelen over de rekening, de toelichting bij de rekening,
de saldibalans, de toelichting bij de saldibalans en in het geval van het
Ministerie van VROM ook het oordeel over de financiële verantwoording
van het agentschap Rijksgebouwendienst.De Algemene Rekenkamer maakt ten behoeve van haar oordeel mede gebruik
van de voorcontrole door de departementale accountantsdienst. Deze brengt
immers een intern accountantsrapport met een accountantsverklaring uit over
de verantwoording van het ministerie respectievelijk begrotingsfonds. Om haar
eigen verantwoordelijkheid voor de oordelen te kunnen dragen, stelt de Algemene
Rekenkamer door middel van een review vast of zij kan steunen op de controlewerkzaamheden
van de departementale accountantsdienst.Dit hoofdstuk gaat achtereenvolgens in op het oordeel over de financiële
verantwoording, de rekening, de saldibalans en de financiële verantwoording
van de agentschappen.3.2 Oordeel over de financiële verantwoordingDe Algemene Rekenkamer heeft onderzocht of de financiële verantwoording
van het Ministerie van VROM, waarin opgenomen de financiële verantwoording
van het agentschap Rijksgebouwendienst, voldoet aan de volgende eisen:• de verantwoording is een deugdelijke weergave van de uitkomsten
van het financieel beheer en is opgesteld volgens de voorschriften;• de verplichtingen, uitgaven en ontvangsten respectievelijk de baten,
lasten, kapitaaluitgaven enontvangsten die in de verantwoording zijn opgenomen
zijn rechtmatig, dat wil zeggen: tot stand gekomen in overeenstemming met
de begrotingswetten en andere wettelijke regelingen.De Algemene Rekenkamer stelt in haar onderzoek het begrotingsartikel van
een begroting centraal. De Algemene Rekenkamer rapporteert alle belangrijke
fouten en onzekerheden op het niveau van ieder afzonderlijk artikel. Voor
het agentschap Rijksgebouwendienst stelt de Algemene Rekenkamer de balansposten
centraal.Op grond van haar onderzoek is de Algemene Rekenkamer van oordeel dat
de financiële verantwoording van het Ministerie van VROM aan de te stellen
eisen voldoet, met uitzondering van de in § 4.2, 4.3 en 4.4 gerapporteerde
bevindingen (alle overschrijdingen van de door de Algemene Rekenkamer gehanteerde
tolerantiegrenzen).Ten aanzien van de totstandkoming van de financiële verantwoording
over 2001 bij het Ministerie van VROM merkt de Algemene Rekenkamer op dat
dit proces het afgelopen jaar vrij moeizaam verliep. Bij de Centrale Sector
was de concept-financiële verantwoording niet overeenkomstig de planning
opgeleverd. Ook bij het DG van de Volkshuisvesting en de Rijksplanologische
Dienst droeg de totstandkoming van de verantwoording een moeizaam
verloop. Delen van de verantwoordingsinformatie konden niet overeenkomstig
de planning worden opgeleverd. De inrichting van de administraties was daar
mede debet aan. Het agentschap Rijksgebouwendienst leverde in tegenstelling
met vorig jaar daarentegen wel tijdig de verantwoording op.3.3 Rekening met toelichtingOverzicht 1 laat de totaalbedragen zien waaruit de rekening 2001 van het
Ministerie van VROM is samengesteld (exclusief agentschappen). Daarnaast zijn
de totalen opgenomen van bedragen die niet deugdelijk zijn weergegeven of
onrechtmatig zijn, of waarover onzekerheid over de deugdelijke weergave of
onzekerheid over de rechtmatigheid bestaat.Overzicht 1Bedragen van de rekening 2001 , Ministerie van VROM (x 1 miljoen euro)  Verplichtingen1Uitgaven1OntvangstenTotaal2 796,33 772,8205,6 Belangrijke fouten/ onzekerheden000Onvolledigheid0001 Het bedrag aan verplichtingen en uitgaven bevat in totaal € 54,3
miljoen respectievelijk € 19,8 miljoen euro aan overschrijdingen.
Indien de Staten-Generaal niet akkoord gaan met de desbetreffende slotwetmutaties,
zal de Algemene Rekenkamer haar positieve oordeel op dit punt moeten herzien.De Algemene Rekenkamer heeft geconstateerd dat bij artikel 5.20 «Verbeteren
integrale milieukwaliteit op lokaal niveau» de fout in de verplichtingen
net onder de grens van de kwantitatieve tolerantiegrens blijft. Bij de toekenning
van extra budgetten voor bodemsanering zijn belangrijke fouten gemaakt die
duidelijk maken dat het financieel beheer in deze sector niet op orde is.
Zie ook hoofdstuk 6, § 6.3.1.De Algemene Rekenkamer acht dit een belangrijk aandachtspunt voor de minister.De toelichting bij de rekening voldoet aan de eisen.OordeelDe rekening en de toelichting bij de rekening 2001 van het Ministerie
van VROM voldoet aan de eisen met uitzondering van bovenstaande bevindingen.3.4 Saldibalans met toelichtingOverzicht 2 laat de totaalbedragen zien waaruit de saldibalans 2001 van
het Ministerie van VROM is opgebouwd. Jaarlijks beoordeelt de Algemene Rekenkamer
de bedragen op de saldibalans, met uitzondering van:• Uitgaven en ontvangsten: de Algemene
Rekenkamer heeft deze al beoordeeld bij het onderzoek van de rekeningen. Zij
heeft alleen de aansluiting tussen de totalen van de rekening met de saldibalans
vastgesteld.• De bedragen die op tegenrekeningen staan:
deze hebben geen inhoudelijke waarde.Daarnaast zijn de totalen opgenomen van bedragen die niet deugdelijk zijn
weergegeven, of waarover onzekerheid over de deugdelijke weergave bestaat.Overzicht 2Bedragen van de saldibalans per 31 december 2001, Ministerie
van VROM (bedragen x 1 miljoen euro, afgerond) DebetCreditTotaal17 918,617 918,6 -/- uitgaven respectievelijk ontvangsten en tegenrekeningen12 711,85 411,9Beoordeeld5 206,812 506,7 Belangrijke fouten/onzekerheden4,4350Onvolledigheden0,5280Het totaal van de door de Algemene Rekenkamer geconstateerde belangrijke
fouten en onzekerheden in de saldibalans die de tolerantiegrenzen overschrijden
betrof afgerond € 5 miljoen. Deze hebben betrekking op de post «Extracomptabele
vorderingen». Deze post staat op de saldibalans voor € 103,3
miljoen. Een bedrag van € 4,435 miljoen aan onjuistheid staat nog
als vordering terwijl reeds een schikking is overeengekomen door tussenkomst
van de landsadvocaat; formeel moet het Ministerie van Financiën echter
nog instemmen met de afboeking. Daarnaast is geconstateerd dat van de provincie
Overijssel een bedrag van € 0,528 miljoen te weinig is teruggevorderd.Voorts is sprake van een totaal bedrag van € 33,8 miljoen aan
fouten en onzekerheden in de afgerekende voorschotten. Op de totale omvang
aan verantwoorde afgerekende voorschotten van ruim € 1 659,0
miljoen is dit circa 2%.De toelichting bij de saldibalans voldoet aan de eisen.OordeelDe saldibalans en de toelichting bij de saldibalans voldoen aan de eisen,
met uitzondering van bovenstaande bevindingen.3.5 Financiële verantwoording agentschap RijksgebouwendienstDe Rijksgebouwendienst is een in 1999 ingesteld agentschap met een stelsel
van baten en lasten. Over 2001 bedroeg het totaal van de baten € 1 008,0
miljoen. Het totaal van de lasten bedroeg € 997,1 miljoen. Het voordelig
resultaat over 2001 bedroeg € 10,9 miljoen.De totale kapitaaluitgaven en -ontvangsten waren respectievelijk € 469,6
miljoen en € 306,8 miljoen. De totalen van de balans per 31 december
2001 bedroegen € 4837,5 miljoen.Het totaal van de door de Algemene Rekenkamer geconstateerde belangrijke
fouten en onzekerheden in de verantwoorde baten betrof € 1,4 miljoen.
Deze hebben betrekking op de post «derden». Binnen de opbrengst
derden is de opbrengst parkeergarages verantwoord tot een bedrag van € 2,7
miljoen. De in 2000 geconstateerde en gerapporteerde onzekerheid over de volledigheid
van verantwoorde opbrengsten parkeergarages blijven bestaan. In 2001 is de
werkwijze en zijn de procedures niet aangepast. De accountantsdienst heeft
de onzekerheid met betrekking tot de volledigheid op maximaal
50% van de wel verantwoorde opbrengst geschat.Het totaal van de door de Algemene Rekenkamer geconstateerde belangrijke
fouten en onzekerheden in de activa van de balans betrof € 7,9 miljoen.
Deze hebben betrekking op de post «Onderhanden investeringsprojecten»
van € 293,5 miljoen.De directie 's-Gravenhage en Omstreken van de Rijksgebouwendienst heeft
in 2001 een opdracht voor een investering in een huurpand verstrekt zonder
Europese aanbesteding. De reden om niet Europees aan te besteden was dat de
directie meende dat bij Europees aanbesteden niet aan de deadline kon worden
voldaan om voor het Ministerie van Sociale Zaken 100 werkplekken voor eind
2001 op te leveren. Dwingende spoed is echter geen geldige reden is om niet
Europees aan te besteden. Deze aanbesteding is voor € 4,1 miljoen
als onrechtmatig in 2001 verklaard.De geactiveerde ontwikkelingskosten van de Rijksgebouwendienst voor het
doorlopende onderhanden werk zijn gebaseerd op de werkelijk bestede tijd.
Door de onvolkomenheden in het proces tijdschrijven komt de accountantsdienst
uit op een onzekerheid van € 3,8 miljoen ten aanzien van de waardering
van de doorlopende onderhanden werken.Het totaal van de door de Algemene Rekenkamer geconstateerde belangrijke
fouten en onzekerheden in de passiva van de balans betrof € 3 miljoen.
Deze hebben betrekking op de post «Voorziening reorganisatie»
en de post «Voorziening leegstand». De voorziening reorganisatie
is gevormd voor kosten die verband houden met de verplichtingen als gevolg
van de voorgenomen reorganisatie. Het saldo per 31 december 2001 bedraagt € 19,7
miljoen. Met betrekking tot de dotatie heeft de accountantsdienst een onzekerheid
van € 2,3 miljoen vastgesteld, voornamelijk bij het onderdeel opleidingen.De voorziening leegstand is bij de openingsbalans 1999 ontstaan, doordat
bij de overgang naar het agentschap de Rijksgebouwendienst panden overnam
die leegstonden. Bij de post voorziening leegstand bestaat onzekerheid omtrent
de juistheid van onttrekking tot een bedrag van € 0,7 miljoen als gevolg
van onduidelijkheid over kosten tijdens de renovatie en ontwikkelingsfase.De Algemene Rekenkamer relateert de tolerantiegrenzen van fouten en onzekerheden
per post aan de omvang van de afzonderlijke post. Het ministerie nuanceert
de overschrijding van de tolerantienorm door te stellen dat fouten en onzekerheden
zijn opgetreden bij een relatief grote mutatie (€ 34,5 miljoen)
in 2001 in alle posten voorzieningen tezamen.De toelichting bij de financiële verantwoording van het agentschap
voldoet aan de eisen.OordeelDe rekening van baten en lasten, de balans en de bijbehorende toelichting
voldoen aan de eisen, met uitzondering van bovenstaande bevindingen. 4 VERVOLG BEZWAARONDERZOEK RIJKSGEBOUWENDIENST4.1 InleidingIn 2001 heeft de Algemene Rekenkamer de stand van zaken van het financieel
beheer bij de Rijksgebouwendienst onderzocht als vervolg op het over 2000
uitgevoerde bezwaaronderzoek. Een vervolgbezwaaronderzoek is in het systeem
dat de Algemene Rekenkamer volgt bij het bezwaaronderzoek een vaste interne
procedure.Uit het bezwaaronderzoek 2000 was gebleken dat het financieel beheer,
dat in 1999 nog ernstige onvolkomenheden vertoonde, verbeterd was. Omdat er
niettemin nog steeds sprake was van onvolkomenheden vroeg de Algemene Rekenkamer
de minister een vervolgverbeterplan op te stellen om in 2001 het financieel
beheer verder te verbeteren. Dit plan was gereed in juli 2001.De Algemene Rekenkamer heeft een positief oordeel over het «Verbeterplan
2001 financieel beheer Rijksgebouwendienst». Het plan voldoet aan de
aan de eisen die de Algemene Rekenkamer stelt aan verbeterplannen. Verder
raakt het plan de door de Algemene Rekenkamer in het bezwaaronderzoek 2000
aangegeven aandachtspunten.Wel kan een aantal kanttekeningen worden gemaakt over zaken die in het
Verbeterplan 2001 niet volledig zijn uitgewerkt. Dit betreft ten eerste de
actualisering van alle procedures in de administratieve organisatie (zie ook
§ 4.2.2). Ten tweede wordt de invoering van de tweede fase van het
geautomatiseerde pakket Integraal Rijksgebouwendienst Informatie Systeem (IRIS)
niet als apart actiepunt genoemd in het plan (zie ook § 4.2.1).Het vervolgbezwaaronderzoek van de Algemene Rekenkamer is mede gebaseerd
op de conclusies van het eindrapport uit mei 2001 van de (deels externe) projectgroep
FENIKS, die het verbetertraject 2000 begeleidde. Deze conclusies luiden, kort
samengevat, dat er significante vooruitgang is gerealiseerd op het punt van
de kwaliteit van het financieel beheer, maar dat het proces niet is voltooid.Wat de cultuur betreft was het volgens FENIKS belangrijk dat de geest
van bedrijfsmatig handelen binnen de Rijksgebouwendienst in het denken werd
geïncorporeerd.4.2 Financieel beheer4.2.1 AutomatiseringIn 2000 is de eerste fase van IRIS ingevoerd. De conversie ging gepaard
met veel problemen, die in 2000 nog niet geheel waren opgelost. In het Verbeterplan
was voorzien dat in 2001 de tweede fase van IRIS zou worden ingevoerd. Onderdeel
van de invoering van de tweede fase van IRIS is de invoer van data uit een
aantal informatiesystemen in IRIS, waaronder het systeem Standaard Interne
Verhuurovereenkomst Rijksgebouwendienst (SIVR).De invoering van de tweede fase van IRIS is vertraagd ten opzichte van
de planning in het Verbeterplan 2001. Belangrijke oorzaken van deze vertraging
zijn de complexiteit van het overzetten van gegevens van SIVR naar IRIS en
de invoer met terugwerkende kracht van projecten die zijn afgerond in 1999
en 2000. De integratie van SIVR in IRIS is pas opgestart in maart
2002, na het afronden van de jaarafsluiting. De drie nieuwe modules zijn wel
uitgerold in 2001.De verbetering van de gebruiksvriendelijkheid van IRIS was ook een actiepunt
uit het Verbeterplan 2001. Uit het onderzoek blijkt dat de gebruikersvriendelijkheid
ook in 2001 nog niet optimaal was.Verder was in 2001 de regeling van de beveiliging nog niet op orde. Het
Voorschrift Informatiebeveiliging Rijksoverheid is nog niet volledig geïmplementeerd.
Ook bestaan er nog risico's op het vlak van de betrouwbaarheid van de gegevens
in IRIS. De benutting van IRIS voor het verkrijgen van managementinformatie
laat nog op zich wachten.Samenvattend concludeert de Algemene Rekenkamer dat er zeker vooruitgang
is geboekt in het gebruik van IRIS. Een aantal (ambitieuze) plannen in relatie
tot IRIS dat noodzakelijk is voor het functioneren als baten-lastendienst,
is echter nog niet gerealiseerd.4.2.2 Administratieve organisatieIn haar rapport bij de financiële verantwoording over 2000 constateerde
de Algemene Rekenkamer dat diverse maatregelen genomen waren om de beschrijving
van de administratieve organisatie bij de Rijksgebouwendienst te actualiseren.
Deze administratieve organisatie geldt voor zowel de regionale directies als
voor de centrale organisatieonderdelen. Naar verwachting zouden halverwege
2001 alle primaire processen beschreven zijn.Eind 2001 was de administratieve organisatie op hoofdlijnen beschreven
en geactualiseerd. Ook de onderhoudsorganisatie ervan bleek te zijn geregeld.
Detailuitwerkingen waren echter nog niet geheel geactualiseerd.Bij het Rekencentrum, waar de vastgoedinformatie wordt vastgelegd, zijn
er risico's ten aanzien van de betrouwbaarheid en de volledigheid van de gegevens.
Met name kan de audit-trail in de dossiers ontbreken, dat wil zeggen dat niet
volledig is vastgelegd welke mutaties er worden gepleegd. Dit is deels ondervangen
door het maken van opeenvolgende kopieën van de meest recente administratie.
De bedoeling is door betere vastleggingen een audit-trail op te bouwen.AccountantscontroleDe accountantsdienst van het Ministerie van VROM heeft bij de Rijksgebouwendienst
gegevensgericht gecontroleerd. De nieuwe controleaanpak in de vorm van een
procesgerichte controle kon bij de Rijksgebouwendienst nog niet worden toegepast.
Voor de controle op de Rijksgebouwendienst heeft de accountantsdienst wel
besloten ook drie – kritische – processen te selecteren conform
de nieuwe aanpak. Deze processen zijn het uitvoeren van investeringsprojecten,
de financiële zijde van het verlenen van diensten aan klanten en het
inkoopproces.Bij deze onderzoeken heeft de accountantsdienst geconstateerd dat verschillende
processen zich nog niet in een stabiele situatie bevonden. De Rijksgebouwendienst
was namelijk nog doende deze processen nader te beschrijven dan wel te herijken.De accountantsdienst bevestigde voorts de visie van de Rijksgebouwendienst
dat de hoofdlijnen van de administratieve organisatie waren geactualiseerd,
maar dat veel detailuitwerkingen nog ontbraken. De accountantsdienst
achtte het completeren van de beschrijving, inclusief een toereikende onderhoudsorganisatie,
nog een belangrijk aandachtspunt.4.2.3 Financiële functiePlanning- en controlcyclusDe uitwerking van het besturingsmodel en de planning- en controlcyclus
vinden plaats volgens het in 2000 vastgelegde tijdpad: eerst in 2002 zal de
planning- en controlcyclus volwaardig zijn.In het eindrapport van FENIKS is aangegeven dat voor de resultaatverantwoordelijke
directies volstrekt helder moet zijn waarop zij afgerekend worden. FENIKS
heeft verder aangegeven dat het financieel beheer zodanig dient te worden
ingericht, dat de benodigde stuurinformatie wordt aangereikt.Het concept-besturingsmodel van de Rijksgebouwendienst is beschreven,
maar dient in het kader van de komende reorganisatie te worden geactualiseerd.
De verwachting is dat het besturingsinstrumentarium, waar prestatie-indicatoren
onder vallen, wel volgens de planning in 2002 beschikbaar is.In 2001 zijn de contacten met de resultaatverantwoordelijke directies
geïntensiveerd. Wel is nog onvoldoende sturingsinformatie beschikbaar
voor de Rijksgebouwendienst als baten-lastendienst. De betrouwbaarheid van
de financiële informatie is nog onvoldoende. De rapportage in het kader
van de VROM-brede planning- en controlcyclus kan op de financiële aspecten
nog verbeterd worden.Interne controleTen aanzien van de interne controle (IC) constateerde de Algemene Rekenkamer
in haar rapport over 2000 dat er een structurele verbetering was opgetreden
in de IC-functie ten opzichte van 1999. Punten die verdere verbetering behoefden
waren de kwaliteit van de uitvoering van de IC en het routinematig werken.
Het projectteam FENIKS achtte het nodig dat de controle- en werkprogramma's
voor IC en de uitvoering in de praktijk daarvan verder worden verbeterd.In het Verbeterplan 2001 zijn de door FENIKS genoemde punten als verbeteractie
opgenomen. Ook is in het Verbeterplan 2001 opgenomen dat externe medewerkers
zo veel als mogelijk worden vervangen door intern personeel voor zover het
gaat om reguliere functies van vitaal belang.Over het geheel genomen is de werking van de IC-functie verder verbeterd
in 2001. Een controleprogramma is door de IC-afdeling zelf opgesteld, evenals
werkprogramma's. Sommige werkprogramma's waren niet tijdig beschikbaar. Het
routinematig werken is verbeterd ten opzichte van 2000. Wel bleek op een aantal
punten de uitvoering later dan gepland gereed. Ook is de kwaliteit van de
regionale IC wisselend. Er wordt nog steeds veel capaciteit extern ingehuurd,
hetgeen het behoud van verkregen expertise onder druk zet. Hiermee wordt niet
tegemoetgekomen aan de aanbevelingen van FENIKS en de Algemene Rekenkamer.4.2.4 Specifieke puntenOpleidingenIn haar rapport bij de financiële verantwoording over 2000 concludeerde de Algemene Rekenkamer dat aandacht nodig bleef voor het op peil houden
van kennis binnen alle geledingen van de Rijksgebouwendienst.In het Verbeterplan 2001 is opgenomen dat er een «discrepantieanalyse»
gemaakt zou worden waarmee beantwoord wordt of en zo ja waarin de gewenste
kwaliteit in opleidingen en/of vaardigheden afweek van wat er «in huis»
aanwezig was. Ten tweede diende er een opleidingsplan voor de korte en de
lange termijn te worden ontwikkeld gericht op de mogelijke tekorten binnen
de Rijksgebouwendienst. Ook diende er een «toolkit» te worden
ontwikkeld waarin de basiskennis van IRIS en van het baten-lastenstelsel aan
iedereen binnen de organisatie ter beschikking zou komen.De discrepantieanalyse, waarvoor de planning oktober 2001 was, verscheen
in december 2001. Het kortetermijnopleidingsplan is conform de planning gerealiseerd
en gecommuniceerd. Voor de verdiepingsslag zijn offertes aangevraagd. Het
opleidingsplan voor de lange termijn is nog niet gerealiseerd.TijdigheidOmdat het tot stand komingsproces van de financiële verantwoording
van de Rijksgebouwendienst over 2000 met veel interne vertragingen was verlopen
(met als gevolg dat de accountantsdienst weinig doorlooptijd beschikbaar had
om de controle te kunnen afronden), beval de Algemene Rekenkamer in haar rechtmatigheidonderzoek
over 2000 aan om door het jaar heen kwartaalafsluitingen op te maken. Van
groot belang achtte zij ook de uitvoering van de IC daarop volgens een daartoe
opgesteld schema.In het Verbeterplan zijn 2001 verschillende maatregelen ontwikkeld om
te waarborgen dat de administratie constant op orde zou blijven. De Rijksgebouwendienst
maakt daartoe routinematig maandafsluitingen en kwartaalafsluitingen, de laatste
met een bijbehorende managementrapportage. Verder zou versterking van de IC-functie
en verbeteringen van de automatisering moeten leiden tot een gedisciplineerd
uitvoeren van het administratieve proces, het tegengaan van onvoorziene werkbelasting
en het voorkomen van de overschrijding van interne deadlines.De deadlines voor de eerste drie kwartaalafsluitingen werden gehaald.
De Rijksgebouwendienst beschouwt zowel de kwaliteit van de financiële
informatie als de discipline bij het tijdig opleveren als verbeterd. Administratieve
verschillen waren in vergelijking met 2000 geringer in omvang en allen te
verklaren. Facturen aan de klanten zijn eerder verzonden dan in 2000.Uit de ervaringen met de derde kwartaalafsluiting kwam wel naar voren
dat voor de jaarafsluiting extra beheersmaatregelen nodig waren en dat er
extra menskracht nodig zou zijn om de jaarafsluiting goed te laten verlopen.Gedurende het proces van jaarafsluiting in januari 2002 bleek dat de Rijksgebouwendienst
de met de accountantsdienst vastgelegde afspraken redelijk nakwam. Wel was
op enkele punten enige vertraging opgetreden. Ook waren sommige producten
nog niet geheel geschikt voor de accountantscontrole.De interne producten werden tijdig aangeleverd. Ook werd de financiële
verantwoording 2001 tijdig aangeleverd aan de Algemene Rekenkamer. 4.2.5 Oordeel accountantsdienstDe accountantsdienst is van oordeel dat het financieel beheer bij de Rijksgebouwendienst
in 2001 in redelijke mate voldeed aan de daaraan te stellen eisen. In de komende
periode zijn volgens de accountantsdienst evenwel op verscheidene onderdelen
van het financiële beheer aanvullende verbeteringen van belang. Deze
verbeteringen moeten bijdragen aan een stabiele administratieve en interne
organisatie alvorens kan worden overgegaan tot de reorganisatie van de Rijksgebouwendienst.
Belangrijke aandachtspunten betreffen onder meer:• de samenloop van de (verdere) implementatie van IRIS en de reorganisatie
(zie § 4.3);• het technisch en functioneel beheer van IRIS en de gebruikersvriendelijkheid
van IRIS;• de verdere professionalisering van de controlfunctie en de interne
controle, alsmede de overdracht van kennis bij externen aan interne medewerkers;• het tussentijds beschikbaar zijn van juiste en volledige financiële
informatie ten behoeve van de planning- en controlecyclus. Tevens acht de
accountantsdienst toegesneden rapportages uit IRIS voor zowel financiële
als niet-financiële managementinformatie in onvoldoende mate beschikbaar;• het afsluiten van de administratie conform de aanschrijving kwartaal-
en/of jaarverantwoording;• het verder uitwerken en completeren van de beschrijving van delen
van de administratieve organisatie.De accountantsdienst is wel van mening dat er een aantal positieve ontwikkelingen
zijn geweest in het financieel beheer van de Rijksgebouwendienst. Dit betrof
onder meer het inlopen van diverse achterstanden, het beschrijven van online
raadpleegbare administratieve procedures en de verbetering van de IC-functie.Het materieelbeheer bij de Rijksgebouwendienst, dat wil zeggen het beheer
van de vastgoedportefeuille, voldoet volgens de accountantsdienst nog niet
op alle onderdelen aan de daaraan te stellen eisen. De accountantsdienst signaleert
een aantal omissies. Dit betreft onder andere:• het niet-naleven van procedures ter waarborging van de betrouwbaarheid
en met name de tijdigheid van de invoer van wijzigingen in de centrale registratie
van de vastgoedportefeuille;• het nog niet beschreven zijn van delen van de administratieve organisatie
met betrekking tot de (her)investeringen. Tevens schiet volgens de accountantsdienst
de (uniforme) naleving van de wel beschreven procedures tekort. Als gevolg
van een ontoereikende inregeling in IRIS en tekortschietende beheersmaatregelen
in het reguliere proces is de betrouwbaarheid van de tussentijdse waardering
van de (her)investeringen nog niet zeker gesteld, hetgeen noodzaakt tot aanvullende
beheersmaatregelen;• de nog niet bepaalde onderhoudsbehoefte per object in een meerjarenonderhoudsprognose
inclusief de besluitvorming en de vastlegging in het financiële verantwoordingssysteem;• het nog ontbreken van toereikende managementinformatie ten behoeve
van de sturing en beheersing van de vastgoedportefeuille. 4.2.6 Algemene conclusies over financieel beheerEvenals vorig jaar heeft de Rijksgebouwendienst in 2001 veel inspanningen
verricht om het financieel beheer te verbeteren. De in het Verbeterplan 2001
voorziene acties zijn ofwel uitgevoerd ofwel onderhanden. Er is een structurele
verbetering van het financieel beheer bereikt.Desondanks is er nog een aantal punten waarop verbetering moet plaatsvinden,
voordat gesproken kan worden van een financieel beheer dat «op orde»
is. De Algemene Rekenkamer is dan ook van oordeel dat er nog sprake is van
onvolkomenheden in het financieel beheer van de Rijksgebouwendienst.4.3 ReorganisatieIn oktober 2001 is het voorgenomen besluit tot reorganisatie van de Rijksgebouwendienst
verschenen. De organisatiestructuur van de Rijksgebouwendienst zal veranderen.
In plaats van een indeling in centrale en regionale directies komt er een
structuur met een «front office» (centrale directies met vestigingen
in de regio), die de klantcontacten zal onderhouden, en een «back office»
(centrale gespecialiseerde eenheden die professionele ondersteuningen bieden
aan de front office).Op administratief gebied vormt de voorbereiding van de reorganisatie een
belangrijk aandachtspunt. De bestaande verbeteringen dienen behouden te blijven.De Rijksgebouwendienst heeft deze gedachte in het Verbeterplan 2001 onderkend.
De gesignaleerde risico's hebben de dienstleiding doen besluiten medio 2001
de stuurgroep RISK in te stellen. De doelstelling van de instelling van deze
stuurgroep is het verkrijgen van een stabiel proces van bedrijfsvoering. In
de stuurgroep, onder leiding van beide plaatsvervangend directeuren-generaal
van de Rijksgebouwendienst, zitten personen met kennis van de staande organisatie
en van het reorganisatieproces. Ook de accountantsdienst is als waarnemer
aanwezig in de stuurgroep.De accountantsdienst heeft in verband met de reorganisatie in haar risicoanalyse
van de Rijksgebouwendienst aangegeven dat in haar optiek de reorganisatie
eerst kan worden ingezet als er een stabiele administratieve omgeving is.
Als andere voorwaarde geldt dat er zorg dient te worden gedragen voor een
aanpassing van de taak- en verantwoordelijkheidsverdeling conform de bij de
reorganisatie opgestelde businessplannen.De Algemene Rekenkamer deelt de visie van de accountantsdienst. Het financieel
beheer dient op orde te zijn alvorens de reorganisatie wordt ingezet. Nog
doorlopende verbeteracties zullen afgerond moeten worden in de bedoelde stabiele
omgeving.4.4 Correspondentie met de minister4.4.1 Brief Algemene RekenkamerDe Algemene Rekenkamer heeft haar bevindingen van het vervolgbezwaaronderzoek
in februari 2002 met een brief doen toekomen aan de minister van VROM. Zij
heeft in haar brief de volgende aandachtspunten aangegeven: • De automatisering behoeft nog aandacht. Hierbij is voornamelijk
de verdere implementatie van IRIS en de integratie van nu nog binnen de Rijksgebouwendienst
bestaande systemen in IRIS van belang. De beveiliging van IRIS is nog onvoldoende
geregeld.• De actualisering en de volledige beschrijving van de administratieve
organisatie zijn doorlopende aandachtspunten.• Hoewel de inrichting van de financiële functie is verbeterd,
zijn de verdere ontwikkeling van de planning- en controlcyclus en de kwaliteit
van de IC-functie nog zaken waaraan in 2002 gewerkt moet worden.• Bij de administratie en de jaarafsluiting is het routinematig werken
duidelijk toegenomen. Vanwege het niethalen van interne deadlines bij de jaarafsluiting
en het nog voorkomen van problemen bij het samenstellen van posten van de
balans en verlies- en winstrekening, treden nog problemen op.• Ook zal bij de voorbereiding van de reorganisatie prominent aandacht
besteed moeten worden aan de noodzakelijke verbeteringen in het financieel
beheer en aanpassingen van de bestaande procedures alvorens het proces daadwerkelijk
in te zetten.De Algemene Rekenkamer constateert in haar brief dat een aantal van de
geschetste problemen van meer structurele aard is. Dit zou op termijn een
ontwikkeling van de Rijksgebouwendienst in de richting van een goed functionerend
agentschap volgens het baten-lastenstelsel kunnen belemmeren. De Algemene
Rekenkamer nodigde daarom de minister uit in een meerjarenplan aan te geven
hoe hij deze ontwikkeling inclusief een goed financieel beheer bij een gereorganiseerde
Rijksgebouwendienst vorm wil geven. In dit plan zou de onderlinge samenhang
tussen de reorganisatie, de automatisering en het verkrijgen van een stabiele
administratieve omgeving duidelijk naar voren moeten komen.4.4.2 Reactie minister van VROMDe minister heeft in zijn reactie van 8 maart 2002 aangegeven, dat hij
het als een zeer positieve ontwikkeling beschouwt dat de Algemene Rekenkamer
constateert dat er een aantoonbare verbetering in het financieel beheer is
bereikt. Over de aangegeven aandachtspunten in het financieel beheer merkte
de minister het volgende op.• Wat IRIS betreft is een belangrijke mijlpaal bereikt met het afsluiten
van het project Integratie Bedrijfsinformatie. Verder zal in 2002 veel aandacht
worden besteed aan een verdere optimalisering van het gebruik. Ook ten aanzien
van de informatiebeveiliging zijn maatregelen gepland gericht op de uitvoering
van het Voorschrift Informatiebeveiliging Rijksoverheid in 2002.• Over de administratieve organisatie merkt de minister op dat er
weliswaar sprake is van een aantal witte vlekken, maar dat deze zich voordoen
bij een aantal minder belangrijke onderwerpen. De minister beschouwt de vorming
van de nieuwe organisatiestructuur bij de Rijksgebouwendienst als een belangrijke
verandering, die direct gekoppeld moet zijn aan de procesbeschrijvingen. De
openstaande punten op het terrein van de administratieve organisatie zullen
in dat kader worden meegenomen.• Ten aanzien van de planning- en controlcyclus en de IC-functie
constateert de minister dat in 2001 een aantoonbare en zichtbare verbetering
is gerealiseerd. Verbetering van de betreffende functies alleen is volgens
de minister niet voldoende om een stabiele situatie te kunnen bereiken. In
het Verbeterplan 2001 is aangegeven dat de managementinformatie zal worden
geactualiseerd in het kader van de nieuwe organisatie. Eerste
resultaten hiervan worden medio 2002 verwacht.• De minister acht, gegeven de huidige organisatiestructuur, een
acceptabel niveau van managementinformatie aanwezig. Een aanpassing van de
managementinformatie zal volgens de minister pas in de loop van 2002 aan de
orde zijn, gekoppeld aan de vorming van de nieuwe organisatie.• Over het niet halen van interne deadlines merkt de minister op
dat deze overschrijdingen betrekking hebben op kleinere deelprocessen, die
deel uitmaken van de zogenaamde «prepared by cliënt list»
van de accountantsdienst. Bij de cruciale deadlines in het proces heeft de
Rijksgebouwendienst zich volgens de minister uitstekend gehouden aan het VROM-tijdpad.De minister is het verder met de Algemene Rekenkamer eens dat er een stabiele
interne en administratieve organisatie aanwezig moet zijn op het moment dat
de reorganisatie zijn beslag zal krijgen. De Rijksgebouwendienst heeft een
samenhangende aanpak aan de secretaris-generaal gepresenteerd waarin de activiteiten
zijn beschreven die zullen leiden tot de bedoelde stabiele interne en administratieve
organisatie.De minister zegt in zijn brief toe de Algemene Rekenkamer medio 2002 te
informeren over de voortgang van deze activiteiten. In de loop van 2003 zal
de minister de Algemene Rekenkamer een rapportage toezenden over een audit
naar de werking van de processen in de nieuwe organisatiestructuur.De minister gaat er op basis van de beschreven aanpak van uit dat in 2004,
het jaar van de voorgenomen evaluatie van het stelsel rijkshuisvesting, er
een solide niveau is bereikt in de kwaliteit van het financieel beheer van
de Rijksgebouwendienst.4.4.3. Nawoord Algemene RekenkamerDe Algemene Rekenkamer is verheugd dat de minister toezegt maatregelen
te nemen om de geconstateerde onvolkomenheden op te heffen.Verder zal de Algemene Rekenkamer met belangstelling kennisnemen van de
voortgang van de activiteiten om te komen tot een stabiele interne en administratieve
organisatie. Wel dringt zij er bij de minister nogmaals op aan bij de activiteiten
nadrukkelijk een koppeling te leggen met de automatisering. Tevens brengt
zij de minister onder de aandacht dat de ontwikkeling van de managementinformatie
in het kader van het functioneren van de Rijksgebouwendienst als baten-lastendienst
in 2002 inderdaad conform de planning afgerond zou moeten zijn.De Algemene Rekenkamer kan instemmen met het tijdpad om in 2004 een solide
niveau te bereiken in de kwaliteit van het financieel beheer. Zij gaat er
hierbij vanuit dat de Rijksgebouwendienst de in de afgelopen twee jaren reeds
getoonde voortvarende aanpak van de onvolkomenheden in het financieel beheer
ook in 2002 toont. Zodoende zou de Rijksgebouwendienst reeds in 2003 kunnen
komen tot een financieel beheer waarin slechts sprake is van geen of geringe
onvolkomenheden.De Algemene Rekenkamer zal de uitvoering van haar aanbevelingen in 2002
betrekken in een vervolgbezwaaronderzoek naar het financieel beheer van de
Rijksgebouwendienst. Hierbij zal de uitwerking van de nieuwe organisatiestructuur
op de opzet van de administratieve processen met name de aandacht krijgen.BELEIDSINFORMATIE5 BELEIDSINFORMATIE5.1 InleidingHet nieuwe begroten en verantwoorden (VBTB) leidt tot een verantwoording
waarbij ministeries per beleidsterrein aangeven wat ze hebben bereikt, wat
ze daarvoor hebben gedaan en wat het heeft gekost. Hiervoor is inhoudelijke
informatie over beleid nodig. Ten behoeve van de gebruiker van deze informatie,
in casu de Tweede Kamer, dient deze informatie aan bepaalde eisen te voldoen.
Dit is geëxpliciteerd in het wijzigingsvoorstel Comptabiliteitswet 2001
van april 2002, waarin staat dat de informatie over het gevoerde beleid en
de bedrijfsvoering (in de verantwoording) deugdelijk moet worden weergegeven.Bij de nadere uitwerking van het begrip «deugdelijke weergave»
zal rekening moeten worden gehouden met het feit dat het normenkader voor
financiële informatie niet gelijk behoeft te zijn aan het normenkader
voor de niet-financiële informatie. In het wetgevingsoverleg met de Tweede
Kamer is de regering (motie-Van Walsem, 15 april 2002) derhalve verzocht om
een nieuw normenkader te ontwikkelen voor de deugdelijkheid van niet-financiële
informatie en een groeitraject te koppelen aan de invoering daarvan.Ministeries bereiden zich momenteel voor op de nieuwe manier van verantwoorden.
De verantwoording over 2001 is de laatste waarbij beleidsinformatie wordt
gepresenteerd bij de «oude» artikelindeling.De Algemene Rekenkamer heeft in het rechtmatigheidsonderzoek 2001 aandacht
besteed aan de voortgang van VBTB en de ontwikkeling van de verantwoording
in het kader van VBTB. Inhoudelijk onderzoekt de Algemene Rekenkamer kengetallen,
beleidsprioriteiten en beleidsintensiveringen. Kengetallen kunnen informatie
geven over activiteiten, prestaties en effecten. In VBTB-termen valt dit type
beleidsinformatie onder prestatiegegevens. Beleidsprioriteiten zijn door de
Tweede Kamer reeds enige tijd geleden aangewezen als eerste gebieden waarop
de nieuwe verantwoordingssystematiek wordt toegepast. De Algemene Rekenkamer
is nagegaan of er voortgang is bereikt ten aanzien van de kwaliteit van de
beleidsprioriteiten in de periode 1999–2001 en of de ontwikkelingen
in het kader van VBTB in de verantwoording worden gemeld. Daarnaast is onderzocht
in hoeverre de minister beleidsinformatie heeft over de uitvoering van beleid
op afstand. Voor het Ministerie van VROM geldt dit voor één
begrotingsgefinancierde rechtspersoon met een wettelijke taak: de Stichting
Administratieve Bestuursrechtspraak (StAB).Ten slotte heeft de Algemene Rekenkamer dit jaar aandacht besteed aan
de transparantie van de extra prestaties die met middelen inzake beleidsintensiveringen
zijn behaald. Beleidsintensiveringen zijn verhogingen van collectieve uitgaven
ten opzichte van de begroting en/of meerjarencijfers, waaraan een beleidsbeslissing
ten grondslag ligt. Achtergrond is dat de extra middelen een positieve impuls
geven op de betreffende beleidsterreinen.5.2 De voortgang van VBTBHet Ministerie van VROM heeft geen overkoepelend projectplan waarin de
verschillende activiteiten die in het kader van VBTB worden uitgevoerd, samenkomen.
Wel zijn er diverse kortetermijnplannen die moeten leiden tot een tijdige
implementatie van VBTB door het lijnmanagement. Dit betreft onder meer de
plannen voor de afstemming van de interne jaarplancyclus op de
externe begrotingscyclus en het plan voor de verantwoording over prestaties
en effecten in de begroting 2002. Dit laatste plan beoogt de informatiebehoefte
te inventariseren en af te dekken.De begroting 2002 is reeds opgeleverd conform de opzet van VBTB. Daarnaast
wordt gewerkt aan een analyse van de begroting 2002 ter voorbereiding van
de begroting 2003. Doel daarvan is lacunes op het gebied van streefwaarden,
tussendoelen of prestatiegegevens op te lossen.De diverse plannen zijn inmiddels gefiatteerd door de Bestuursraad en
bevinden zich in de uitvoeringsfase.Voor de realisatie van de afstemming van de inrichting van de jaarplancyclus
en de begrotingscyclus zou een belangrijk hulpmiddel het informatiesysteem
Enterprise Resource Planning (ERP) zijn. De activiteiten daarvoor zijn echter
gestaakt. Daarop wordt in § 6.6 nader ingegaan.5.3 KengetallenInleidingHet gebruik van kengetallen kan een belangrijke bijdrage leveren aan de
verbetering van de kwaliteit van de financiële verantwoording waar het
gaat om het bieden van inzicht in de relatie tussen doelen, prestaties en
middelen.BevindingenUit onderzoek van de voorgaande jaren bleek dat de opgenomen kengetallen
zich over het algemeen nog verder moeten ontwikkelen als sturingsinstrument.
In 2001 is dat nog steeds het geval.Circa een kwart van de kengetallen in de begroting van het Ministerie
van VROM komt niet terug in de verantwoording.Van de artikelen waarbij de kengetallen in de verantwoording ontbreken
zijn wel de uitgaven en ontvangsten in de verantwoording opgenomen.Van de kengetallen die wel in de verantwoording terugkomen wordt in veel
gevallen een beknopte toelichting op de verschillen in waarden gegeven. Daar
waar geen toelichting bestaat, betreft het meestal kleine of geen verschillen.
In een klein aantal gevallen worden de waarden van de raming en de waarden
voor de realisatie niet in de verantwoording vermeld. Het gaat dan om de stand
in verschillende perioden. Toezeggingen hebben in alle gevallen betrekking
op de beleidsprioriteiten geluidhinder en klimaatbeleid, zeven kengetallen
in totaal. Het agentschap Rijksgebouwendienst kent een soortgelijk beeld.Over 2000 constateerde de accountantsdienst dat de informatiewaarde van
de kengetallen bij de Rijksgebouwendienst voor verbetering vatbaar waren.
Aan het DG van de Volkshuisvesting adviseerde de accountantsdienst om in 2001
de validiteit en de bruikbaarheid van kengetallen nader te bezien en de opgenomen
kengetallen te verankeren in bestaande informatieen financiële systemen.
Bij DGM achtte zij het tijdig beschikbaar komen van kengetallen een knelpunt.Over 2001 komt de accountantsdienst niet meer terug op deze bevindingen.Een oordeel over de betrouwbaarheid van de in kengetallen vervatte gegevens
beschouwt zij als een onderdeel van het samenvattend oordeel. Het samenvattend
oordeel bevat op zijn beurt geen opmerkingen over de betrouwbaarheid van de
kengetallen. ConclusieDe Algemene Rekenkamer constateert dat ruim een kwart van de kengetallen
in de begroting niet terugkomt in de verantwoording.De Algemene Rekenkamer constateert dat de accountantsdienst de in de toelichting
opgenomen kengetallen wel in zijn controle heeft betrokken.Evenals voorgaande jaren beveelt de Algemene Rekenkamer aan bij de ontwikkeling
van kengetallen rekening te houden met de sturingsfunctie van kengetallen
in de begroting en de verantwoording.Reactie ministerDe minister onderschrijft de aanbeveling van de Algemene Rekenkamer bij
de ontwikkeling van kengetallen rekening te houden met de sturingsfunctie
van kengetallen in de begroting en de verantwoording. Volgens de minister
blijkt dit uit het proces dat in gang is gezet met de begroting 2002, de eerste
in de VBTB-opzet. Op een meer systematische wijze wordt nu nagedacht over
de samenhang tussen prestaties, middelen en zinvolle indicatoren in de vorm
van prestatiegegevens of kengetallen. De minister geeft verder aan dat een
aantal oude kengetallen die standaard in begrotingen en verantwoordingen voorkwamen,
vanwege het ontbreken van sturingsinformatie niet meer wordt opgenomen in
de begrotingen nieuwe stijl. Verder blijkt uit de groeiparagrafen in de begroting
dat nieuwe indicatoren zijn ontwikkeld of in ontwikkeling zijn. De minister
benadrukt dat het om een groeitraject gaat. Een impuls hiervoor wordt ook
gegeven door de bij het Ministerie van VROM in voorbereiding zijnde afstemming
van de inrichting van de jaarplancyclus en de begrotingscyclus, waarin volgens
de minister eveneens aandacht uitgaat naar de beschikbaarheid van voldoende
sturingsinformatie.5.3.1 BeleidsprioriteitenMinisteries werken aan de verbetering van de kwaliteit van de beleidsinformatie.
In de ontwerp Comptabiliteitswet 2001 is opgenomen dat ministeries per beleidsartikel
inzicht moeten geven in de doelstellingen die ze nastreven, in de mate waarin
deze zijn gerealiseerd alsmede in de instrumenten die ze hierbij hebben ingezet.
De relatie tussen doelen, prestaties en middelen wordt hierdoor transparanter.
Dit dient zowel in de begroting als in de verantwoording tot uitdrukking te
komen. De afgelopen jaren is door de leden van de Tweede Kamer een aantal
beleidsprioriteiten aangewezen waarover de minister zich conform deze nieuwe
systematiek nader moest verantwoorden.In 1999 en 2000 heeft de Algemene Rekenkamer aandacht besteed aan de door
de Tweede Kamer geformuleerde beleidsprioriteiten. Dat gebeurde op verzoek
van de Tweede Kamer. Dit jaar besteedt de Algemene Rekenkamer opnieuw aandacht
aan de weergave van de beleidsprioriteiten door de minister. De Algemene Rekenkamer
gaat na of de ministeries wel de informatie leveren die de Tweede Kamer van
hen gevraagd heeft over de beleidsprioriteiten 2001. Zij wil daarmee bijdragen
aan de realisatie van de doelstellingen van VBTB: verbetering van de kwaliteit
van begrotings- en verantwoordingsinformatie bij de rijksoverheid. De weergave
van de beleidsprioriteiten vormen immers een belangrijke voorbereiding daarop.
Het onderzoek heeft niet tot doel gehad een oordeel te geven over de beleidsprioriteiten.
De nadruk ligt op een analyse van de stand van zaken om daarmee de VBTB-ontwikkelingen
te ondersteunen. Bij het Ministerie van VROM zijn de volgende beleidsprioriteiten door
de Tweede Kamer aangewezen:• Klimaatbeleid;• Geluidhinder;• Compensatiegelden in het kader van milieubeheer.De Algemene Rekenkamer is nagegaan of en in hoeverre de gegevens opgenomen
zijn in de financiële verantwoording en of de ministeries met de gepresenteerde
gegevens ook het oorspronkelijke doel bereiken: het verhelderen van de relatie
tussen de doelen, prestaties en middelen.5.3.1.1 Beleidsprioriteiten in de verantwoordingKlimaatbeleidDe Tweede Kamer heeft bij de beleidsprioriteit Klimaatbeleid vragen gesteld
over de reductie van CO2, zowel in totaal als uitgesplitst naar
departementale actieprogramma's. De minister van VROM komt in de financiële
verantwoording 2001 voor een groot deel tegemoet aan deze informatievraag
van de Tweede Kamer. De minister geeft evenwel aan dat hij niet in staat is
de gevraagde informatie over gerealiseerde emissiereducties te leveren. CO2-reducties kunnen achteraf per maatregel en per sector niet op zinvolle
wijze worden bepaald. Sectorale emissies van de CO2 staan wel vermeld
in de Milieubalans van het RIVM.Dit jaar is voor het eerst, zoals de Tweede Kamer heeft verzocht, een
overzicht opgenomen van de gerealiseerde uitgaven voor CO2-reductie
van andere departementen. Het overzicht is opgenomen in de artikelgewijze
toelichting onder artikel 5.22 «Tegengaan klimaatverandering en emissies».
Verder geeft de minister aan wat de consequenties zijn van het niet halen
van de reductietaakstellingen. Ook gaat de minister in op de inzet van begrotingsmiddelen
voor het klimaatbeleid.Een aantal beleidsprestaties wordt in de artikelgewijze toelichting genoemd.
De minister vermeldt hier prestaties over subsidieregelingen in het kader
van binnenlandse klimaatmaatregelen.GeluidhinderBij de beleidsprioriteit Geluidhinder heeft de Tweede Kamer gegevens gevraagd
over het effect van de gerealiseerde beleidsmaatregelen in de vorm van vermelding
van het aantal geluidsbelaste woningen.Met de verstrekte gegevens komt de minister van VROM nog niet geheel tegemoet
aan de vragen van de Tweede Kamer. Een totaaloverzicht van het aantal geluidsbelaste
woningen per geluidsbron is nog steeds niet beschikbaar. De minister kon wel,
in antwoord op een deelvraag van de Tweede Kamer, het aantal nieuwe woningen
en kilometers wegdek waarvoor maatregelen waren getroffen presenteren.De minister geeft twee redenen aan waarom hij de gevraagde gegevens niet
kan verstrekken. Een aantal geluidhinderregelingen (zoals de geluidsisolatie
Schiphol) valt onder de minister van Verkeer en Waterstaat. Verder zijn gemeenten
een belangrijke factor; er bestaat geen verplichting voor de gemeenten tot
het leveren van monitorgegevens.De Algemene Rekenkamer merkt hierbij op dat de minister in voorgaande
jaren dezelfde redenen heeft aangedragen. Als gevolg hiervan komt de vraag
naar de mogelijkheden tot verbetering van de beleidsinformatie onvoldoende
aan de orde.De minister verstrekt in de artikelgewijze toelichting (artikel 5.20 «Verbeteren
integrale milieukwaliteit op lokaal niveau») nog gegevens over bestede
bedragen aan sanering van verkeerslawaai. Ook is informatie opgenomen
over aantallen woningen die betrokken zijn in de in voorbereiding en in uitvoering
zijnde projecten voor sanering van verkeerslawaai.De minister geeft verder aan dat de gegevens van het RIVM in de Milieubalans niet op woningniveau zijn uitgewerkt. De
minister is wel van mening dat over enkele jaren meer detaillering dient plaats
te vinden naar aanleiding van de komende EU-richtlijn voor omgevingsgeluid.Compensatiegelden in het kader van milieubeheerDe Tweede Kamer heeft gevraagd naar de kwantitatieve doelstellingen op
deelterreinen van de beleidsprioriteit Compensatiegelden in het kader van
milieubeheer. Daarnaast was de Tweede Kamer geïnteresseerd in prestaties
en effecten op het gebied van het terugdringen van NOx, afval en fijnstof.De gegevens die de minister van VROM verstrekt in de financiële verantwoording
2001 dekken de gevraagde informatie gedeeltelijk af. Voor doelstellingen en
effecten verwijst de minister naar de Milieubalans 2001.In de beleidsparagraaf zelf zijn gegevens opgenomen over de beschikbaarheid
van en de bestemming van het budget aan compensatiemiddelen voor diverse activiteiten.
Over de resultaten hiervan in 2001 wordt summier gerapporteerd. In de financiële
verantwoording zijn de in 2001 te besteden bedragen en de inzet van de in
2001 overgebleven en overige beschikbare middelen aangegeven. Beleidsprestaties
in de vorm van aantallen subsidies staan niet vermeld.De voorlopige cijfers voor de hoeveelheden afval over 2001 komen eerst
medio 2002 beschikbaar. Over de prestaties voor de reductie van NOx geeft
de minister geen informatie. Wel zijn uitgebreide gegevens opgenomen over
de plaatsing van roetfilters in bussen ter vermindering van de luchtverontreiniging.5.3.1.2 Relatie tussen doelen, prestaties en middelenKlimaatbeleidNet als vorig jaar vertoont de informatie over klimaatbeleid een verbrokkeld
beeld door de diverse vindplaatsen. In de beleidsparagraaf zijn geen gegevens
opgenomen over activiteiten, prestaties of effecten. Wel verwijst de minister
naar het Milieuprogramma voor de relatie sectoremissies (doelen) en sectorale
maatregelen (activiteiten en prestaties).Voor prestaties en effecten wordt verwezen naar de Milieubalansvan het RIVM.In de artikelgewijze toelichting worden op vrijwel alle onderdelen prestaties
vermeld in de vorm van gesloten overeenkomsten en verstrekte subsidies. Voor
de subsidieregeling «Niet-industriële restwarmte infrastructuur»
(NIRIS) en de voortgang van het reductieplan overige broeikasgassen worden
effecten genoemd in termen van gerealiseerde reductie CO2.In de artikelgewijze toelichting wordt bij elke subsidieregeling het uitgegeven
bedrag vermeld. Zo wordt een koppeling bereikt tussen prestaties en kosten.
Veel uitleg over de prestaties wordt echter niet gegeven. Het blijft bij de
vermelding dat er subsidie is verleend; effecten worden nauwelijks genoemd.
Slechts bij de twee genoemde subsidieregelingen worden kosten en effecten
gekoppeld. Hierdoor is kosteneffectiviteit per vermeden ton CO2-uitstoot
te berekenen.Een verbetering is dat een overzicht is opgenomen van voor klimaatbeleid
geraamde uitgaven in de periode 1998–2010 van alle departementen. GeluidhinderDe opgenomen gegevens maken de relatie tussen doelen, prestaties en middelen
nog niet helder. De gegevens in de beleidsparagraaf hebben betrekking op activiteiten
en prestaties. De prestaties betreffen de uitgevoerde en in voorbereiding
zijn de afschermingmaatregelen voor woningen.Wat de koppeling tussen kosten en prestaties betreft kon dit alleen worden
aangegeven voor de afscherming van woningen. Hiervoor zijn per geluidsbron
de kosten van de afscherming opgenomen.Compensatiegelden in het kader van milieubeheerDe gegevens hebben vooral betrekking op activiteiten. Wat prestaties betreft
wordt alleen het aantal van 400 geplaatste roetfilters genoemd. In de beleidsparagraaf
zijn geen doelen opgenomen, hiervoor wordt verwezen naar de Milieubalans.Alleen voor de subsidie voor de plaatsing van roetfilters wordt een koppeling
gemaakt tussen prestaties en kosten.Bij het overzicht van bedragen en activiteiten voor verschillende maatregelen
wordt niet vermeld hoe deze maatregelen bijdragen aan het bereiken van de
doelstellingen of welke prestaties worden verwacht.5.4 Informatie van derden5.4.1 Rechtspersonen met een wettelijke taakDe uitvoering van wetten en de bijbehorende inning en besteding van publieke
middelen vindt vaak op afstand van het ministerie plaats door rechtspersonen
met een wettelijke taak (RWT's). In dat geval dient het ministerie in haar
verantwoording ook informatie over de beleidsresultaten van deze RWT's op
te nemen.Over de prestaties van de begrotingsgefinancierde RWT's dient de minister
zich in de financiële verantwoording te verantwoorden. Door middel van
toezicht op het functioneren van de RWT's dient de minister zich te verzekeren
van de betrouwbaarheid van deze informatie. Belangrijke elementen voor de
inrichting van toezicht door de minister zijn:• informatievoorziening/informatieverzameling (zowel verzamelen van
controle-informatie als van verantwoordingsinformatie);• oordeelsvorming (over controle- en verantwoordingsinformatie);
en• ingrijpen/bijsturen.Er zal sprake moeten zijn van een sluitende controle- en verantwoordingsstructuur.De Algemene Rekenkamer verbindt nog geen oordeel aan eventuele afwijkingen
van haar eigen inzichten. De volgende paragraaf dient om inzicht te verschaffen
in de aard en omvang van de begrotingsgefinancierde RWT's alsmede de wijze
waarop het toezicht dat de minister uitoefent is vormgegeven.5.4.1.1 Begrotingsgefinancierde RWT'sHet Ministerie van VROM heeft één begrotingsgefinancierde
rechtspersoon met een wettelijke taak (RWT) onder zijn hoede. Het betreft
de Stichting Administratieve bestuursrechtspraak ruimtelijke ordening en milieu
(StAB), vallend onder de Centrale Sector.De StAB voorziet de Raad van State van advies bij rechtspraak op het gebied
van Milieu en Ruimtelijke Ordening.De StAB ontving in 2001 € 5,354 miljoen van het Ministerie van
VROM ten laste van artikel 01.14 van de financiële verantwoording 2001.
Het betrof een subsidie ter dekking van de apparaatskosten van de organisatie,
die voornamelijk uit loonkosten bestaan.5.4.1.2 ToezichtvisieBij het Ministerie van VROM is, gezien de grote differentiatie tussen
de zelfstandige organen zowel ten aanzien van de taak, de aard als de omvang,
besloten geen algemene toezichtvisie te formuleren maar te kiezen voor de
beschrijving van het toezicht per zelfstandig orgaan (ZBO's en RWT's).Het toezichtarrangement voor de StAB is vastgelegd in een apart document.
Kort wordt ingegaan op de elementen informatieverzameling en oordeelsvorming.
Het zwaartepunt in het toezicht ligt in de beoordeling van de jaarlijkse begroting.
Daarnaast heeft de accountantsdienst van het Ministerie van VROM een rol bij
de beoordeling van de financiële verantwoording en de accountantsverklaring
teneinde de subsidie jaarlijks definitief vast te stellen.5.5 Beleidsintensiveringen5.5.1 InleidingIn een rijksbreed onderzoek heeft de Algemene Rekenkamer onderzocht hoe
de extra beleidsintensiveringen 2001 in de departementale begrotingen en verantwoordingen
zijn toegelicht. Deze vraag is van belang in verband met de overgang naar
VBTB. Bovendien heeft de Tweede Kamer de extra beleidsintensiveringen uit
de Miljoenennota 2001 aangemerkt als een rijksbrede beleidsprioriteit.Nagegaan is in hoeverre uit begrotings- en verantwoordingsinformatie valt
af te lezen welke prestaties met de extra middelen worden beoogd en gerealiseerd.
Met deze inventarisatie worden aandachtspunten voor de verdere implementatie
van VBTB opgespoord. De eisen van VBTB zijn echter pas van toepassing op het
begrotingsjaar 2002.5.5.2 AfbakeningOnder «beleidsintensivering» wordt in de Miljoenennota verstaan:
«verhogingen van collectieve uitgaven en/of verlagingen van ontvangsten
ten opzichte van de begroting en/of meerjarencijfers, waaraan een beleidsbeslissing
ten grondslag ligt». Op basis van de verticale toelichting (uitsplitsing
per ministerie van de begrote budgettaire veranderingen) uit de Miljoenennota
2001 en de departementale begrotingen zijn de beleidsintensiveringen geïdentificeerd.
Autonome wijzigingen heeft de Algemene Rekenkamer niet in haar onderzoek betrokken.In totaal zijn zestien beleidsintensiveringen van het Ministerie van VROM
onderzocht met een totaalbedrag van € 123,9 miljoen.Het rijksbrede beeld wat de extra intensiveringen 2001 betreft, zal worden
opgenomen in de VBTB-publicatie Zicht op beleidsintensiveringen, die de Algemene Rekenkamer tegelijk met haar rapporten bij de financiële
verantwoording 2001 uitbrengt.5.5.3 UitkomstenOnderstaande figuur geeft het percentage weer van de beleidsintensiveringen
waarover de toelichting in de begroting en/of de verantwoording informatie
verstrekt op het punt van middelen, doelen, instrumenten, en/of prestaties.
De verschillende kolommen worden vervolgens onder de grafiek toegelicht.De extra beleidsintensiveringen uit de verticale toelichting van de Miljoenennota
zijn in de beleidsmatige toelichting van de begroting weergegeven in Tabel
1. Hoewel het totaalbedrag in de departementale begroting overeenkomt met
het bedrag in de verticale toelichting in de Miljoenennota, is de aansluiting
op onderdelen tussen deze twee bronnen slecht te maken.In de begroting zijn de beleidsintensiveringen overzichtelijk weergegeven
en vervolgens uitgebreid toegelicht.Uit de toelichting in de begroting blijkt voor 90% van de intensiveringen
aan welk algemeen doel deze moeten bijdragen. Uit de toelichting in de verantwoording
wordt dit voor 80% duidelijk.Iets minder duidelijk blijkt uit de toelichtingen welk operationeel doel
de intensiveringen dienden. Streef- en realisatiewaarden zijn voor operationele
doelen en algemene doelen in gelijke mate benoemd (18 en 6% voor begroting
en verantwoording).Voor het merendeel van de gevallen blijkt uit de toelichting welke instrumenten
met de extra middelen zijn ingezet.Voor 65% van de intensiveringen werd uit de begroting duidelijk welke
prestaties beoogd werden. De verantwoording geeft voor 55% van de intensiveringen
informatie over de realisatie van de prestaties. Streef-/realisatiewaarden
worden slechts voor de helft van de prestatiegegevens vermeld.Door het Ministerie van VROM worden in het algemeen beleidsintensiveringen
niet apart gemonitord. De intensiveringen op het gebied van wonen (IPSV) worden
echter wel gemonitord, bijvoorbeeld door middel van quick scans.De (artikelgewijze) toelichting in begroting en verantwoording geeft wel
de nodige informatie over doelen, prestaties en middelen, maar is niet toegespitst
op beleidsintensiveringen. Hierdoor kunnen interpretatieverschillen ontstaan.5.5.4 ConclusieDe Algemene Rekenkamer concludeert dat de bedragen van de extra intensiveringen
2001 niet in detail aansluiten bij de intensiveringbedragen in de verticale
toelichting. Over de beleidsintensiveringen als zodanig wordt niet specifiek
gerapporteerd in de begroting en de verantwoording. Mede hierdoor is de koppeling
van de intensivering met doelen en prestaties niet eenduidig. Het verband
tussen begroting en verantwoording in termen van middelen, prestaties en doelen
is in veel gevallen onduidelijk.Hoewel ook aan de begrotingskant verbetering mogelijk is, lijkt de begroting
desalniettemin voldoende basis om deze koppeling beter tot stand te brengen.De Algemene Rekenkamer beveelt aan om in het overzicht van de mutaties
ten opzichte van de vorige begroting duidelijk de beleidsintensiveringen weer
te geven. Verder beveelt zij aan de relatie tussen middelen enerzijds en doelen
en prestaties in de begroting en met name de verantwoording duidelijk weer
te geven. Uit de verantwoording dient te blijken of de beleidsintensiveringen
hebben opgeleverd waar zij voor bedoeld waren.Reactie ministerIn zijn reactie stelt de minister de vraag of in begroting en verantwoording
expliciet – in de vorm van concrete doelen en prestaties – aandacht
moet worden besteed aan beleidsintensiveringen met als invalshoek de daaraan
gekoppelde, in de begroting verwerkte budgettaire mutatie. Hij stelt daar
tegenover de te realiseren doelstelling als vertrekpunt te nemen en de inzet
van het financiële instrument minder relevant te doen zijn.Nawoord Algemene RekenkamerDe Algemene Rekenkamer merkt in dit verband op dat VBTB in het algemeen
gericht is op het met elkaar in verband brengen van doelen, prestaties en
middelen. Volgens de Algemene Rekenkamer is geen sprake van strijdigheid met
het VBTB-gedachtegoed door in het geval van beleidsintensiveringen de budgettaire
verhoging als uitgangspunt te nemen en van daaruit de koppeling met prestaties
en doelen te maken.BEDRIJFSVOERING6 BEDRIJFSVOERING6.1 InleidingDit hoofdstuk gaat over de bedrijfsvoering van het Ministerie van VROM.
Het begrip «bedrijfsvoering» krijgt in de toekomst een centrale
plaats in de openbare financiën. In 2003 verschijnen de eerste jaarverslagen
(verantwoordingen-nieuwe-stijl) van de departementen, vergezeld van een zogenoemde
«mededeling over de bedrijfsvoering». Van de Algemene Rekenkamer
wordt verwacht dat ze de mededeling bij de bedrijfsvoering beoordeelt.De bedrijfsvoering van een ministerie is de sturing en beheersing van
bedrijfsprocessen binnen een ministerie om de beleidsdoelstellingen te kunnen
realiseren. Het betreft sturing en beheersing van zowel de primaire processen
als van de processen die hiervoor faciliterend zijn.1 Onder bedrijfsvoering vallen dus veel verschillende onderwerpen. De
Algemene Rekenkamer maakt binnen de bedrijfsvoering onderscheid naar de volgende
onderwerpen: departementale accountantscontrole, financieel beheer, materieelbeheer,
planning- en controlcyclus en informatievoorziening. De Algemene Rekenkamer
heeft op al deze terreinen onderzoek verricht binnen het ministerie.Dit jaar wordt voor het eerst gebruikgemaakt van de «Baseline financieel
beheer en materieelbeheer». Deze is in 2001 opgesteld door het Ministerie
van Financiën en vormt een referentiekader van algemene normen en daarvan
afgeleide criteria ten behoeve van de inrichting en de controle van het financieel
beheer en materieelbeheer binnen de rijksdienst. De Algemene Rekenkamer sluit
zich aan bij deze baseline en rapporteert haar bevindingen volgens dit stramien.
Los van de bevindingen kijkt de Algemene Rekenkamer dit jaar ook naar de mate
van implementatie van de baseline bij de ministeries.Daarnaast heeft de Algemene Rekenkamer de onvolkomenheden onderzocht die
ze vorig jaar bij het ministerie moest constateren. De uitkomsten van dit
onderzoek zijn tevens opgenomen in dit hoofdstuk.Er is dit jaar geen aanleiding om in te gaan op de in het rapport bij
de financiële verantwoording over 2000 geconstateerde onvolkomenheden
over de financiële functie. Wel zijn er bij het Ministerie van VROM onvolkomenheden
op het terrein van de overdrachtsuitgaven (§ 6.3) en de informatisering
(§ 6.6).6.2 Departementale accountantscontroleDe Algemene Rekenkamer maakt bij haar onderzoek zoveel mogelijk gebruik
van de voorcontrole door de departementale accountantsdiensten. Om vast te
stellen of de Algemene Rekenkamer gebruik kan maken van de werkzaamheden van
de departementale accountantsdienst, voert zij een review uit op de planning,
uitvoering en afsluiting van de controle. Deze review is gericht op de accountantscontrole
van de financiële verantwoording, het financieel beheer en het materieel
beheer. In het kader van de review van de accountantscontrole van de financiële
verantwoording heeft de Algemene Rekenkamer expliciet aandacht besteed aan
controle op het niveau van begrotingsartikelen, de controle op naleving van
Europese aanbestedingsrichtlijnen en de controle van baten-lastendiensten
(de vroegere agentschappen).De accountantscontrole bij het Ministerie van VROM heeft in 2001 een ingrijpende
verandering ondergaan. De accountantsdienst is gestart meteen
nieuwe werkwijze, onder de naam «VROM Assurance Services» (VAS).
Hiervoor is gekozen om een grotere toegevoegde waarde te kunnen bieden aan
de VROM-onderdelen. In voorgaande jaren lag een sterke nadruk op de controlerol
van de accountantsdienst. Daarnaast vervulde de accountantsdienst een adviserende
rol voor de diensten en het agentschap Rijksgebouwendienst.In de nieuwe situatie is de accountantsdienst, door wijziging en modernisering
van de controleaanpak, in staat de kwaliteit van de advisering te verbeteren.
Bij de VAS-werkwijze vormen de uitkomsten van de processen niet langer het
primaire aangrijpingspunt voor de controle, maar de processen zelf. De nadruk
wordt gelegd op het identificeren van risico's in die processen en de getroffen
beheersmaatregelen die deze risico's moeten beheersen.De nieuwe aanpak gaat uit van een aanpak in fasen. In de eerste fase wordt
een strategische analyse uitgevoerd op de bedrijfsprocessen, inhoudende het
verzamelen van informatie, het identificeren van strategische risico's en
bepalen van de gevolgen en significantie voor de bedrijfsvoering, de beleidsactiviteiten
en de jaarrekening. Voorts worden de significante transactiestromen geïdentificeerd
en worden relevante (sub)processen geselecteerd.In de volgende fase worden procesanalyses uitgevoerd, waardoor inzicht
in de processen en informatiesystemen wordt verkregen. Deze fase omvat ook
het uitvoeren van risicoanalyses, het identificeren van getroffen beheersmaatregelen
en het beoordelen van de aangetroffen restrisico's. Daarna worden de uitkomsten
geëvalueerd en worden systeemtesten gepland.In de laatste fase worden de systeemtesten en, deels tegelijk, de resterende
gegevensgerichte controlewerkzaamheden uitgevoerd. Daarna volgt rapportering
en terugkoppeling.Voor de Algemene Rekenkamer betekende de nieuwe controleaanpak van de
accountantsdienst een omschakeling in haar werkzaamheden om vast te kunnen
stellen of van de resultaten van de accountantscontrole bij het Ministerie
van VROM gebruikgemaakt kan worden voor de eigen oordeelsvorming over de financiële
verantwoording. Hierover heeft regelmatig afstemmingsoverleg plaatsgevonden.De Algemene Rekenkamer ziet de nieuwe aanpak als een groeiproces. Een
aandachtspunt vormde aanvankelijk het gebrek aan transparantie van de nieuwe
werkwijze en de daarbij door de accountantsdienst gemaakte keuzen. De nieuwe
werkwijze kostte de accountantsdienst meer tijd en inzet dan was voorzien
waardoor de resultaten van de controle relatief laat beschikbaar kwamen.De systeemtesten die een integraal onderdeel van deze aanpak vormen, werden
relatief laat in het controlejaar uitgevoerd, deels tegelijk met de resterende
(gegevensgerichte) controlewerkzaamheden. Zodoende kreeg de Algemene Rekenkamer
ook pas laat in het proces, maar binnen de overeengekomen periode, inzicht
in de volledige omvang van de feitelijk uit te voeren controlewerkzaamheden.Eerst daarna kon de Algemene Rekenkamer – met positief resultaat –
zekerheid verkrijgen of van de resultaten van de controle van de accountantsdienst
gebruikgemaakt kon worden voor de eigen oordeelsvorming.6.2.1 Accountantscontrole financiële verantwoordingDe departementale accountantsdienst heeft een goedkeurende accountantsverklaring
afgegeven bij de financiële verantwoording van het Ministerie van VROM
over het begrotingsjaar 2001.6.2.1.1 Artikelgewijze oordeelsvormingDe Algemene Rekenkamer hecht vanuit het budgetrecht van de Tweede Kamer
aan een artikelgewijze oordeelsvorming. Dat wil zeggen dat ze per begrotingsartikel
nagaat of er fouten en/of onzekerheden in voorkomen.De Algemene Rekenkamer heeft door middel van haar review van de departementale
accountantscontrole vastgesteld dat de controlewerkzaamheden van de accountantsdienst
voldoende grondslag bieden voor haar oordeelsvorming op artikelniveau.6.2.1.2 Conclusies accountantscontrole financiële
verantwoordingDe Algemene Rekenkamer stelt vast dat de departementale accountantscontrole
voldoende basis vormt voor haar oordeelsvorming over de financiële verantwoording
2001 van het Ministerie van VROM. Haar oordelen zijn dan ook mede tot stand
gekomen op basis van de departementale accountantsrapportages. De controle
vertoonde geen of geringe onvolkomenheden.6.2.1.3 Naleving Europese aanbestedingsrichtlijnenDe Algemene Rekenkamer besteedt dit jaar specifiek aandacht aan de implementatie
en naleving van de Europese aanbestedingsrichtlijnen.Het is de Algemene Rekenkamer gebleken dat bij het Ministerie van VROM
geen compleet inzicht bestaat in het totaal aantal aanbestedingen door het
ministerie, waaruit bijvoorbeeld een steekproef kan worden getrokken om te
zien of de regels nageleefd werden.Controle accountantsdienstBij de controle door de accountantsdienst vormen de EU-aanbestedingsrichtlijnen
geen afzonderlijk aandachtspunt. Wel heeft de accountantsdienst in zijn controleprogramma
van de zogenaamde resterende werkzaamheden expliciet aandacht besteed aan
het proces van de Europese aanbestedingen. Bij deze resterende werkzaamheden
maakt de accountantsdienst gebruik van kritische deelwaarnemingen of een statistische
steekproef op grond van de verantwoorde verplichtingenstromen op de betreffende
begrotingsartikelen. De accountantsdienst heeft daarbij alle geselecteerde
gevallen getoetst op naleving van de richtlijnen voor Europese aanbesteding.
De Algemene Rekenkamer is van mening dat de controle van de accountantsdienst
op de naleving van de Europese aanbestedingsrichtlijnen toereikend is. De
accountantsdienst heeft zich op het punt van de foutdefinitie en afschatting
geconformeerd aan de interdepartementaal overeengekomen standpunten.VROM InkoopcentrumEind 1999 heeft het Ministerie van VROM besloten een VROM Inkoopcentrum
(VIC i/o) op te richten. De bedoeling hiervan was een besparing in het inkoopproces
te bereiken en de integrale naleving van de Europese aanbestedingsregelgeving
te waarborgen.In een door de accountantsdienst opgesteld adviesrapport over de beheersmaatregelen
rond het inkoopproces bij het VIC in oprichting, heeft de dienst een aantal
onvolkomenheden vastgesteld, waardoor integrale naleving van de Europese aanbestedingsrichtlijnen
niet kon worden gewaarborgd. De accountantsdienst beval aan om de richtlijnen
van de directie FEZ zo te wijzigen dat diensten verplicht gesteld
zouden kunnen worden om relevante aanbestedingsinformatie aan het VIC ter
verstrekken, en ook dat zij verplicht zouden kunnen worden om een inventarisatie
van gelijksoortige inkopen aan te leveren bij het VIC.Verder constateerde de accountantsdienst dat de administratieve organisatie
van het VIC nog niet was beschreven, waardoor onvoldoende inzicht aanwezig
is in de juistheid en volledigheid van de verlangde vooraankondigingen en
meldingen achteraf. Een inventarisatie van de aan te besteden EU-opdrachten
en een centrale registratie van mantel- en raamcontracten ontbraken. Ook was
er volgens de accountantsdienst behoefte aan een verificatiefunctie voor de
selectie van leveranciers.Eind 2001 is een evaluatienota over dit onderwerp uitgebracht door de
Facilitaire Dienst van het ministerie. Daaruit blijkt dat in 2001 nog niet
alle uitgevoerde bestellingen via het VIC gelopen zijn. De VROM Beheerraad
onderschrijft de uitgangspunten en doelen van het VIC, maar heeft nog niet
besloten om het werkterrein van het VIC i/o uit te breiden. Een besluit daarover
zal vóór de zomer 2002 worden genomen. Wel bestaat thans binnen
het Ministerie van VROM reeds de verplichting om opdrachten van meer dan € 25 000
en EU-aanbestedingen via het VIC te laten verlopen.Bevindingen naleving Europese aanbestedingsregelsDe accountantsdienst heeft bij zijn controle van de toepassing van de
Europese aanbestedingregels geconstateerd dat deze in enkele gevallen niet
zijn toegepast. Over 2001 zijn nog enkele opdrachten niet Europees aanbesteed,
hoewel dat wel gemoeten had. Deels konden oplossingen worden gevonden door
tussenkomst van het VROM-forum voor Europese aanbesteding. Dit forum is in
1996 ingesteld om te adviseren over de toepassing van de Europese aanbestedingsrichtlijnen.
Aan het VROM-forum wordt deelgenomen door vertegenwoordigers van alle dienstonderdelen,
de Accountantsdienst als adviseur, de Centrale Directie Juridische Zaken en
de directie FEZ.Bij het DG Milieubeheer zijn aanvullende maatregelen genomen om naleving
van de Europese aanbestedingsregels te waarborgen. Ook bij het DG van de Volkshuisvesting
zijn in 2001 in een enkel geval de EU-aanbestedingsregels niet gevolgd. In
de loop van het jaar zijn er echter maatregelen genomen om de juiste toepassing
van EU-aanbestedingsregels te waarborgen.Bij de Rijksplanologische Dienst was in 2001 de naleving van de Europese
aanbestedingsregels onvoldoende gewaarborgd. Er zijn bij deze dienst inmiddels
procedures voor ontwikkeld.Reactie ministerDe minister merkt in zijn reactie op dat naar aanleiding van de aanbevelingen
van de accountantsdienst inzake de beheersmaatregelen in het inkoopproces
bij het VIC een werkgroep is geformeerd, waarin alle diensten zijn vertegenwoordigd.
De werkgroep bespreekt de aanbevelingen van de accountantsdienst, inventariseert
de consequenties en formuleert mogelijke oplossingsrichtingen.Ten aanzien van de naleving van de Europese aanbestedingsrichtlijnen zijn
aanbevelingen opgenomen inzake «vooraankondigingen» en «bundeling
van gelijksoortige opdrachten».6.2.2 Accountantscontrole financieel beheer en materieelbeheerTot de algemene controletaak van de departementale accountantsdienst behoort
mede de controle van het financieel beheer en het materieel beheer.
De Algemene Rekenkamer heeft inventariserend onderzoek gedaan naar de wijze
waarop de accountantsdiensten de controle van het financieel beheer en materieel
beheer vormgeven. Hierbij heeft de Algemene Rekenkamer de systematiek van
de baseline financieel beheer en materieelbeheer betrokken. De uitkomsten
van het inventariserende onderzoek naar de voortgang van de implementatie
van de baseline, de omvang en spreiding van de controlewerkzaamheden, de gehanteerde
toetsingscriteria en de oordeelsvorming zijn opgenomen in hoofdstuk 7.Voor het onderzoek naar het financieel beheer heeft de Algemene Rekenkamer
gebruikgemaakt van de resultaten van eigen onderzoek en van de resultaten
van de departementale accountantscontrole. Voor haar onderzoek naar het materieelbeheer
heeft zij geen eigen onderzoek verricht maar gebruikgemaakt van de resultaten
van het onderzoek van de departementale accountantsdienst.6.3 Financieel beheerIn hoofdstuk 2 is aangegeven dat bij het Ministerie van VROM de belangrijkste
risico's zich uitstrekken op de terreinen van de overdrachtsuitgaven, de bedrijfsvoering
en de administratieve systemen. In de volgende paragraaf zijn de bevindingen
van het onderzoek naar het financieel beheer weergegeven.Administratieve systemen en uitvoeringssystemenBelangrijke aspecten van de baselineonderdelen Administratieveen uitvoeringssystemen
zijn adequate administratieve organisatie en de beveiliging, integriteit,
continuïteit en controleerbaarheid van deze systemen. Bij het DG Milieubeheer
(directies Integraal Financieel Management en Lokale Milieukwaliteit en Verkeer
(LMV)), de ICT-Dienst, het DG van de Volkshuisvesting (directie Informatie,
Beheer & Subsidieregelingen en bij de toenmalige Dienst Recherche Zaken
is onderzoek uitgevoerd dat vooral was gericht op de vraag of er sprake was
van een voldoende organisatorische inbedding van de informatiebeveiligingsfunctie
en voldoende voortgang bij het implementeren van de beveiligingsmaatregelen.De implementatie van het Voorschrift Informatiebeveiliging Rijksoverheid
kent ultimo 2001 weinig voortgang en maakt nog onvoldoende een geïntegreerd
onderdeel uit van de bedrijfsvoering. De personele invulling en de middelen
vormen een duidelijk knelpunt. De gebrekkige voortgang van de implementatie
van het voorschrift is ook te wijten aan de lage prioriteit van deze problematiek
bij het management en het feit dat veel activiteiten uitbesteed worden.In een aantal door het ministerie uitgevoerde audits is specifiek aandacht
besteed aan de toewijzing aan functionarissen van autorisaties benodigd voor
het uitvoeren van hun werkzaamheden. Dit heeft geleid tot aanbevelingen om
extra functiescheiding aan te brengen of bevoegdheden van functionarissen
in te perken.Aansluitend is voor enkele systemen onderzoek uitgevoerd naar het beheren
en mutaties van de toegewezen autorisaties, alsmede naar het beheer van systeemwijzigingen.De conclusie daaruit was dat een belangrijke kwaliteitsverbetering noodzakelijk
is, teneinde risico's van ongeautoriseerde toegang tot systemen, dan wel het
ongeautoriseerd aanbrengen van wijzigingen in systemen, te beperken. In het
bijzonder gold dit voor bij het DG van de Volkshuisvesting, de Rijksplanologische
Dienst en de Centrale Sector. Reactie ministerDe minister onderkent dat het autorisatiebeheer van de geautomatiseerde
systemen een belangrijke kwaliteitsverbetering behoeft. Dit heeft volgens
de minister al in november 2001 tot een aantal maatregelen geleid. De accountantsdienst
heeft bij het DG Milieubeheer een onderzoek naar het autorisatiebeheer van
SBB gedaan. De conclusie was dat het autorisatiebeheer voldoet aan de daaraan
te stellen eisen. Wel zijn enkele onvolkomenheden geconstateerd met name op
het gebied van de administratieve organisatie en de werkinstructie. De minister
zegt toe dat de naar aanleiding van de aanbevelingen van de accountantsdienst
noodzakelijke aanpassingen in het tweede kwartaal 2002 zullen zijn uitgevoerd.Tevens geeft de minister aan dat de ICT-dienst van het Ministerie van
VROM een maatregelen-baseline heeft opgesteld op basis van het VROM-brede
pakket Eisen Standaard Niveau Informatiebeveiliging. De voor het gehele ministerie
geldende maatregel-baseline zal in juni 2002 gereed zijn. Met de implementatie
daarvan zal het Ministerie van VROM aan het Voorschrift Informatiebeveiliging
Rijksoverheid voldoen. Tevens geeft de minister aan dat momenteel bij diverse
organisatieonderdelen inspanningen worden verricht ten aanzien van de implementatie
van het Voorschrift Informatiebeveiliging Rijksoverheid.Ten slotte geeft de minister aan dat de formatie van de ICT-dienst is
uitgebreid ten behoeve van de informatiebeveiliging.6.3.1 Beheer van overdrachtsuitgaven/-ontvangstenIn de afgelopen jaren heeft de Algemene Rekenkamer regelmatig het beheer
van overdrachtsuitgaven aan de orde gesteld. Vrijwel alle onderdelen van het
Ministerie van VROM hebben daarmee te maken maar in het bijzonder wel het
DG van de Volkshuisvesting en het DG Milieubeheer. Bijzondere aandacht heeft
de Algemene Rekenkamer dit jaar gewijd aan de verantwoording- en controlestructuur
van de specifieke (doel)uitkeringen op het terrein van het Ministerie van
VROM (zie § 6.3.1.2).Directoraat-generaal van de VolkshuisvestingIn haar rapport bij de financiële verantwoording over 2000 stelde
de Algemene Rekenkamer onvolkomenheden vast in het M&O-beleid van een
aantal subsidieregelingen van het DG van de Volkshuisvesting aan de orde.
Verder wees zij op problemen bij de uitvoering van de huursubsidieregeling.
Met name vroeg zij aandacht voor de kwaliteit van de brongegevens. Zij gaf
in overweging om zo mogelijk eerst de kwaliteit van de brongegevens, en wel
met name de inkomensgegevens, te verbeteren alvorens het systeem van automatisch
continueren van huursubsidie drastisch uit te breiden. Verder adviseerde zij
het controlebeleid bij de huursubsidieregeling te versterken, onder meer ten
aanzien van de vermogenstoets.Het ministerie zag het verbeteren van de kwaliteit van de brongegevens
als een leerproces dat op termijn ook kan leiden tot normering. Recent werd
een intern onderzoek afgerond naar de afwijkingen van inkomensgegevens tussen
de bestanden van de Belastingdienst en van het huursubsidiesysteem. Op grond
van een eerste controle bleken in circa 2,8% van de gevallen verschillen te
bestaan. Nagegaan werd waaraan deze verschillen konden worden toegeschreven.
Met het huursubsidiebestand als uitgangspunt werden zowel verschillen naar
boven (65%) als naar beneden (35%) vastgesteld. In het laatste geval werd
het verschil met name veroorzaakt door het alsnog indienen van
een aangifte door de aanvrager van huursubsidie. Bij afwijkingen naar boven
werden de verschillen vooral veroorzaakt door de mate van volledigheid van
het bestand van de Belastingdienst.De Algemene Rekenkamer is van mening dat verdere maatregelen gewenst zijn
om het aantal verschillen tot een aanvaardbaar minimum terug te brengen.Voor de controle op het vermogen bij huursubsidie bestaat er een convenant
tussen het Ministerie van VROM en de Belastingdienst. De controle op de kwaliteit
van de door de Belastingdienst verstrekte informatie valt evenwel buiten de
reikwijdte van de controle van de accountantsdienst. De Algemene Rekenkamer
heeft geconstateerd dat er achterstanden waren in de door de Belastingdienst
op te leveren periodieke rapportages over de uitvoering van het convenant
met betrekking tot de vermogenstoets. Een voor 2001 toegezegde afsluitende
evaluatie was per 15 maart 2002 nog niet beschikbaar. Uit gegevens tot en
met augustus 2000 bleek circa 3,6% binnen een vooraf onderkende risicogroep
van huursubsidieontvangers over een hoger vermogen te beschikken dan de toepasselijke
vermogensgrens.De Algemene Rekenkamer acht het gewenst dat het bestrijden van fraude
en opsporen van fraude bij huursubsidie meer aandacht krijgt.De accountantsdienst onderwierp het afgelopen jaar in het kader van haar
nieuwe werkwijze de risico's binnen de (acht) belangrijkste deelprocessen
van het huursubsidieproces aan een nadere analyse. Hoewel in het algemeen
de door het management getroffen beheersmaatregelen voldeden aan de daaraan
te stellen eisen van betrouwbaarheid, rechtmatigheid en ordelijkheid vormden
het beheer van de stamgegevens van de verhuurders en het beheer van autorisaties
daarop een uitzondering. Het laatste heeft evenwel niet geleid tot materiële
onrechtmatigheden in de verantwoording. Ten aanzien van het eerste acht de
Algemene Rekenkamer in navolging van de accountantsdienst maatregelen gewenst
om onterechte toelating als «matigende» instantie – waardoor
het mogelijk wordt dat de betrokken instantie de huursubsidie in mindering
brengt op de huur – en onterechte betaling van voorschotten aan de betrokken
instantie te voorkomen.In het algemeen heeft de kwaliteit van het financieel beheer van de transactie-uitgaven
bij het DG van de Volkshuisvesting in 2001 echter een verbetering laten zien.
Op onderdelen zoals de uitgaven voor ICT-projecten zijn nog verbeteringen
mogelijk.Directoraat-generaal MilieubeheerDe accountantsdienst is van oordeel dat het financieel beheer bij het
DG Milieubeheer gedurende 2001 in redelijke mate voldeed aan de daaraan te
stellen eisen, met uitzondering van het financieel beheer van de begrotingsuitvoering
voor het beleidsterrein bodemsanering. Over de aandachtspunten bij het financieel
beheer Bodemsanering wordt opgemerkt dat aan twee van de vier punten voldoende
invulling is gegeven door de directie LMV. Dit betreft de punten continue
alertheid op mogelijke strijdigheid van de uitvoeringspraktijk met de vigerende
regelgeving in de overgangsperiode van de Wet Bodembescherming (WBB) naar
een meerjarig systeem en het zonodig een beroep doen op de discretionaire
bevoegdheid van de minister.Een aandachtspunt dat blijft bestaan betreft het toekennen van WBB-meerjarenbudgetten.
De accountantsdienst vindt dat voorafgaand aan de toekenning
van deze budgetten volstrekte duidelijkheid moet bestaan over de te hanteren
toetsingscriteria bij de beoordeling van de meerjarenprogramma's, omdat deze
de basis vormen voor de rechtmatigheid van toekenning en de uiteindelijke
afwikkeling. Tevens moet het beoordelingskader in een nieuwe regeling zijn
gepubliceerd. Als gevolg van de vertraging bij het toekennen is dit knelpunt
van 2001 doorgeschoven naar 2002. Het verdient thans hoge prioriteit.Een ander blijvend punt van aandacht is de afwikkeling van de werkvoorraad
kostenverhaalzaken. Daarover wordt opgemerkt dat de directie LMV een voorstel
heeft geformuleerd om de afhandeling deels over te dragen aan het bevoegd
gezag. Het betreft projecten waarbij de sanering nog niet is aangevangen.
Voor deze gevallen heeft het bevoegd gezag namelijk nog de mogelijkheid om
vooraf het juridisch instrumentarium in te zetten. De directie LMV is van
plan om in 2002 deze overdracht uit te voeren. Een randvoorwaarde bij deze
overdracht is dat de ministeriële verantwoordelijkheid voor kostenverhaal
voldoende wordt gewaarborgd.Uit een inventarisatie bleek dat drie budgethouders een te grote voorfinanciering
hadden toegepast van FES/VINEX-bodemsaneringkosten vanuit het WBB-budget.
Terugvorderingbrieven zijn in 2001 verzonden. Naar verwachting vindt afwikkeling
in 2002 plaats.Bij controle van in 2001 toegekende aanvullende budgetten aan WBB-budgethouders
zijn in drie gevallen onvolkomenheden geconstateerd tot een bedrag van ruim € 4,5
miljoen. Voor het grootste deel werd dit veroorzaakt door het onjuist relateren
van een aanvraag voor aanvullend budget aan het type financiering bij de betreffende
budgethouder.Voor de afwikkeling van de Beëindiging van de Subsidie Gebiedsgericht
Milieubeleid (SGM) heeft de directie LMV per budgethouder de stand van de
resterende verplichtingen bepaald. Bij een vergelijking met de verantwoordingsadministratie
zijn verschillen geconstateerd. Na correctie van een duidelijke omissie van € 3,6
miljoen in de verplichtingenstand bij een budgethouder heeft de directie LMV
besloten een nader onderzoek in te stellen naar de betrouwbaarheid van de
bij de directie LMV aanwezige gegevens. In dit nadere onderzoek wordt tevens
de informatie van de budgethouders betrokken. Het onderzoek wordt in 2002
afgerond, waarna eventuele aanvullende correcties zullen worden doorgevoerd.In haar rapport bij de financiële verantwoording over 2000 plaatste
de Algemene Rekenkamer kritische kanttekeningen bij de toepassing van de Uitvoeringsregeling
Sanering Verkeerslawaai (USV). Op dit punt constateert de accountantsdienst
een verdere verbetering van het controle- en sanctiebeleid. Thans maakt dit
beleid deel uit van de administratieve organisatie van de uitvoeringsorganisatie
Bureau Sanering Verkeerslawaai (BSV). Mede op grond van een review op de werkzaamheden
van de accountant van BSV wordt geconcludeerd dat het controle- en sanctiebeleid
in 2001 voldoende heeft gefunctioneerd.Op grond van onderzoek van de Dienst Recherchezaken naar de kosten van
gevelisolatie (USV-regeling) is in voorgaande rapportages bij de directie
LMV aangedrongen op invordering van geconstateerde onrechtmatigheden. Als
gevolg van het achterwege blijven van tijdige actie zijn de reeds verjaarde
vorderingen toegenomen (van € 291 000 ultimo 2000 in 2001 naar € 432 000
ultimo 2001). In 2001 heeft de directie LMV aan BSV de opdracht
verstrekt om bij de budgethouders de nog niet verjaarde vorderingen uit recherchezaken
af te handelen.Reactie minister• Directoraat-generaal van de VolkshuisvestingOver het M&O-beleid voor de individuele huursubsidie stelt de minister
dat huursubsidieafwijkingen voor het overgrote deel te wijten zijn aan onvolledigheid
van het bestand bij de Belastingdienst. De onvolledigheid wordt veroorzaakt
door het te laat indienen van de loonbelastinggegevens door een aantal inhoudingsplichtigen.
Het Ministerie van VROM heeft met de Belastingdienst een kwaliteitstraject
afgesproken om de (volledigheid van de) gegevens te verbeteren (protocol december
2001). In dit protocol is tevens voorzien in een controlereeks te weten in
november 2002, april 2003 en juli 2003. Ten aanzien van de restgroep na juli
2003 zal M&O-beleid worden ontwikkeld. Met deze maatregelen zal volgens
de minister het aantal nu reeds acceptabele verschillen in de toekomst verder
worden teruggebracht.De minister geeft verder aan dat het bestrijden en opsporen van huursubsidiefraude
zeker de aandacht heeft binnen het Ministerie van VROM. Binnen het directoraat-generaal
van de Volkshuisvesting zijn twee werkgroepen actief op het gebied van M&O-gebruik
en specifiek op het gebied van fraudebestrijding. Daarnaast houdt ook de Leefomgeving
Inlichtingen- en Opsporingsdienst (LIOD) zich bezig met de opsporing van huursubsidiefraude.De M&O-werkgroep zal voorts actie ondernemen bij eventuele onduidelijkheden/onvolkomenheden
binnen het controlebeleid van de vermogenstoets bij de huursubsidie en bij
enkele specifieke doeluitkeringen.Ten slotte geeft de minister aan aandacht te hebben voor verbeteringen
op het gebied van uitgaven voor ICT-projecten.• Directoraat-generaal MilieubeheerOver geconstateerde de onvolkomenheden bij het financieel beheer van de
begrotingsuitvoering voor het beleidsterrein bodemsanering merkt de minister
opdat deze zijn toe te schrijven aan de vertraging in de overgang van de oude
systematiek (jaarlijkse rijksbijdragen) naar de nieuwe systematiek (meerjarenprogramma's).
Als gevolg hiervan zijn in 2001 op ad-hoc-basis aanvullende toekenningen op
de eind 2000 voor 2001 beschikbaar gestelde bedragen gedaan; hiervoor was
niet in alle gevallen een adequate onderbouwing van de aard van de kosten
aanwezig.De toekenning van de meerjarenbudgetten zal in 2002 wel plaatsvinden.
De daarvoor noodzakelijke wijziging van de regelgeving zal naar verwachting
in mei 2002 gepubliceerd worden. De minister geeft aan dat de verwachting
reëel is dat door de eenduidige systematiek in 2002 geen nieuwe onvolkomenheden
in de uitvoering zullen ontstaan.Verder geeft de minister ten aanzien van de bodemsanering aan dat uit
de laatste managementrapportage in 2001 over de afwikkeling van de werkvoorraad
kostenverhaal een geringe achterstand ten opzichte van de meerjarenplanning
blijkt. In 2002 zal prioriteitsstelling van taken plaatsvinden en zal de noodzaak
van eventuele organisatorische maatregelen worden bezien.Bij de invulling van de overdracht (werkvoorraad kostenverhaalzaken) aan
het bevoegd gezag zal het punt van de ministeriële verantwoordelijkheid
worden meegenomen. Wat de WBB-budgetten betreft verwacht de minister dat door de toekenning
van meerjarenbudgetten vanaf 2002 en de hiermee samenhangende prestatieverantwoording
(in plaats van een uitgavenverantwoording) aan het eind van de programmaperiode
de kans op herhaling van de gesignaleerde onvolkomenheden gering is.Over de afwikkeling van de beëindiging van de SGM meldt de minister
dat, na het afronden van het onderzoek in 2002 (betrouwbaarheid aanwezige
gegevens), de eventuele aanvullende correcties zullen gaan plaatsvinden.De minister gaat in zijn reactie ook in op de constateringen over de verjaarde
vorderingen in verband met de kosten van gevelisolatie. De minister vermeldt
dat het Bureau Sanering Verkeerslawaai bij de afhandeling van de nog niet
verjaarde vorderingen rekening zal houden met de ontstaansdatum van de vorderingen.
Hiermee wordt volgens de minister voorkomen dat opnieuw vorderingen verjaren.6.3.2 Specifieke (doel)uitkeringen bij het Ministerie
van VROMIn het kader van het rechtmatigheidsonderzoek over 2001 heeft de Algemene
Rekenkamer een rijksbreed onderzoek uitgevoerd naar het beheer en de rechtmatigheid
van de specifieke uitkeringen. Ter waarborging van een rechtmatige besteding
van de specifieke uitkeringen dient het ministerie te beschikken over een
toereikend beleid ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O).
De volgende aspecten zijn hierbij van belang:1. Regelgeving. De regelgeving dient zo weinig mogelijk ruimte te bieden
voor M&O door bijvoorbeeld heldere definities en een nauwkeurige omschrijving
van doel en doelgroep. De wet zal duidelijk aan moeten geven welke gegevens
wanneer van de belanghebbende worden vereist ten einde de recht- en doelmatigheid
van de uitgaven of ontvangsten vast te kunnen stellen (controle- en verantwoordingsstructuur)
en de sancties die getroffen worden indien de voorwaarden niet worden nageleefd.
De Algemene Rekenkamer neemt voor haar uiteindelijke oordeelsvorming de specifieke
wet als uitgangspunt. Indien in de wet onvoldoende voorwaarden zijn gesteld
om M&O voldoende af te dekken zal de Algemene Rekenkamer dit bekritiseren,
maar het niet doorvertalen naar onzekerheid over de rechtmatigheid van de
uitgaven.2. Voorlichting. Actieve voorlichting is noodzakelijk om door kennis,
houding of gedragsverandering de beleidsdoelen van wetten of regelingen zo
goed mogelijk te bereiken. Voorlichting heeft een preventieve werking ter
voorkoming van M&O.3. Controlebeleid. Voor de bestrijding van M&O is de controle op de
gegevens van belanghebbenden van werkelijk belang. Het ministerie is verantwoordelijk
voor de invulling van het controlebeleid. De mate van controle kan beperkt
worden door wettelijke bepalingen en door het feit dat het nut van extra controle-inspanning
niet opweegt tegen de kosten die daarmee zijn gemoeid. In de praktijk wordt
veelal gekozen voor het gebruik van verantwoordingsinformatie vanuit de gemeenten
en provincies en daarop betrekking hebbende verklaringen van externe accountants.
Ter waarborging van een goede controle hecht de Algemene Rekenkamer dan belang
aan duidelijke explicitering van de controle-eisen (via controleprotocollen)
en een reviewbeleid.4. Sanctiebeleid. Het sanctiebeleid dient aan te sluiten op de regelgeving
en heeft een preventieve werking. De Algemene Rekenkamer gaat ervan
uit dat bij misbruik ten minste het behaalde voordeel wordt weggenomen.Uiteindelijk dient er op basis van voorgaande aspecten sprake te zijn
van een sluitende verantwoording- en controlestructuur. Indien gelden door
de provincie/gemeente worden doorgegeven aan intermediairs en instellingen
dan dienen de gemeenten en provincies ook inzicht te hebben op de rechtmatige
besteding tot aan de eindgebruiker.De door de Algemene Rekenkamer geconstateerde onvolkomenheden in het M&O-beleid
kunnen leiden tot onzekerheid over de rechtmatigheid van de desbetreffende
uitgaven of ontvangsten. Indien het M&O-beleid van het ministerie toereikend
is zal een resterende onzekerheid de minister niet worden aangerekend. De
minister dient zich bij voorkeur in de toelichting bij de financiële
verantwoording te verantwoorden over zijn M&O-beleid en de uitkomsten
van dit beleid in het desbetreffende jaar.Het Ministerie van VROM kende in 2001 bijna veertig specifieke (doel)uitkeringsregelingen.
De uitgaven van het ministerie daarvoor waren voor 2001 geraamd op meer dan € 1,2
miljard. De financieel belangrijkste specifieke (doel)uitkeringsregelingen
zijn geconcentreerd in de sector Volkshuisvesting ten behoeve van stedelijke
vernieuwing en in de sector Milieu voor bodemsanering. De overige regelingen
zijn van minder grote financiële betekenis en dienen voornamelijk om
tegemoet te komen aan meer specifieke wensen uit de Tweede Kamer.Een wat andersoortig karakter dragen de regeling «Kostenvergoeding
verhuurders» en de «Uitvoeringskosten vangnetregeling».
Deze beide regelingen liggen in het verlengde van de grotendeels centraal
uitgevoerde «Huursubsidieregeling». Hieronder is een overzicht
van de bij het Ministerie van VROM bestaande specifieke doeluitkeringsregelingen
weergegeven.Overzicht specifieke (doel)uitkeringsregelingen bij het
Ministerie van VROM Korte omschrijving
regelingExpiratiedatumVerplichtingen t/m ten minsteHuisvesting gehandicapten19972006/16Woonwagenbewoners19932019 Tijdelijke Woonzorgstimuleringsregeling20032003 Kostenvergoeding in kader van huurmatigingOnbep. Onbep. Kosten Vangnetregeling huursubsidie 1998Onbep. Onbep. Hoofdinfrastructuursubsidie 199219952004 Locatiesubsidieregeling 199319972000Stadsvernieuwingsfonds 199420052004 Locatiegebonden subsidies 199520042004 Woninggebonden subsidies 1992/94/9520002003 Herstructurering woningvoorraad20002002 Stedelijke vernieuwingOnbep.Onbep. Stedelijke vernieuwing Lelystad20002009 Toegelaten instellingen 196819922022 Geldelijke steun huurwoningen 197519922005 Budget sociale sector (BWS 1992/1994)19952024 Nieuwe Sleutelprojecten20102012Stimulering intensief ruimtegebruik20042004 Landelijke GebiedenOnbep. Onbep. Ruimtelijke Ordening en MilieuprojectenOnbep. Onbep. Nadere Uitwerking Groene HartOnbep.Onbep. Nadere Uitwerking RivierengebiedOnbep. Onbep.  Coördinatiecollege WaddengebiedOnbep.Onbep. Handhaving MilieuEvaluatie
geplandOnbep.SchadevergoedingenOnbep.Onbep. BodemsaneringOnbep.Onbep. VerkeersmaatregelenOnbep. Onbep. Afscherming wegverkeerslawaaiOnbep.Onbep. Gevel isolatie20102002 Industrielawaai20012003SpoorweglawaaiOnbep. Onbep. Geluidhinder vliegvelden/LimburgOnbep.Onbep. Stad & Milieu20032004/5 Gebiedsgericht milieubeleidVerlengd tot 20022004/5 Planologische knelpunten VINEX-locaties20052005 Investeringsbudget Stedelijke VernieuwingOnbep. Onbep. Knelpuntenpot Investeringsbudget Stedelijke VernieuwingTijdelijk Innovatieprogramma Stedelijke VernieuwingOnbep. Onbep. Niet-actieve uitgavenTijdelijk De situatie bij het Ministerie van VROM komt er op dit ogenblik op neer
dat de budgetten voor de financieel belangrijkste specifieke uitkeringsregelingen
op het terrein van de volkshuisvesting vernieuwing en een deel van het budget
voor bodemsanering zijn opgenomen in het Investeringsbudget Stedelijke Vernieuwing
(ISV). Het ISV is te omschrijven als een gebundelde doeluitkering waarin subsidieregelingen
voor wonen, ruimte, groen en de fysieke stadseconomie (VROM, EZ en LNV) zijn
opgenomen. Daartoe werden eind 1999 convenanten met de G30, de dertig grote
steden/gemeenten afgesloten. In 2000 zijn de ISV-budgetten voor het eerst
verstrekt, en wel voor een periode van vijf jaar.De overige specifieke uitkeringen bij het Ministerie van VROM zijn van
zeer uiteenlopende aard. Diverse regelingen zijn gericht op het subsidiëren
van individuele of collectieve voorzieningen. In dat geval zijn zij vooral
te kenschetsen als een uitvloeisel van landelijk beleid. Ook verschillen de
uitkeringsregelingen in het al dan niet verstrekken van een vergoeding voor
de uitvoeringskosten. Dergelijke punten worden door het ministerie steeds
per regeling onder de loep genomen.Verantwoording en controle bij specifieke (doel) uitkeringenHet Ministerie van VROM heeft ten aanzien van specifieke uitkeringen niet
in zijn algemeenheid of per beleidsdirectie een controlebeleid waarin uitgegaan
wordt van een «standaard verantwoording- en controlestructuur met bijbehorend
reviewbeleid». Review door de departementale accountantsdienst gebeurt
thans in het algemeen alleen op verzoek van de betrokken beleidsafdeling.
Daartoe wordt dan een «op maat gesneden» reviewaanpak vervaardigd.
Dat was voor specifieke uitkeringen onder meer het geval bij de «Vangnetregeling
huursubsidie».In het verantwoordingsjaar 2001 bestond er ten aanzien van de verantwoording-
en controlestructuur bij de specifieke uitkeringen van het ministerie een
tamelijk gecompliceerde overgangssituatie voor de financieel belangrijke specifieke
uitkeringsregelingen die in 2000 voor een belangrijk deel zijn opgegaan in
het budget voor Stedelijke Vernieuwing. Onder het ISV is de lokale beleidsvrijheid
ruim. Pas aan het einde van de looptijd van de eerste serie convenanten, dus
na 2004 zal uitgebreide financiële verantwoording plaatsvinden, inclusief
een accountantsverklaring. In de tussenliggende periode vindt wel monitoring
plaats en zijn er regelmatige contacten tussen VROM-dienstonderdelen en de betrokken gemeenten en provincies. Uitbetaling vindt plaats in de
vorm van voorschotten.De jaarlijkse monitoringrapportage is niet per gemeente maar alleen overkoepelend
en wordt opgesteld door een extern onderzoeksbureau. Gemeenten dienen op aangegeven
prestatievelden te rapporteren aan het externe bureau. In 2001 zijn reeds
verschenen een nulmeting «Monitor Stedelijke Vernieuwing» (september
2001) en een externe evaluatie van de inhoudelijke monitoringmethodiek (mei
2001).Over deze nieuwe controlestructuur heeft verschillende malen overleg met
de Tweede Kamer plaatsgevonden. Het ministerie heeft zich daarbij in overeenstemming
met de gevoelens in de Tweede Kamer nadrukkelijk op afstand geplaatst. Bij
Koninklijk Besluit van 14 mei 2001 zijn de regels «omtrent het verantwoordingsverslag
en het verslag over de besteding van de verleende voorschotten voor stedelijke
vernieuwing» geformaliseerd (Besluit verantwoording stedelijke vernieuwing).
Dit Koninklijk Besluit vormt voor het ministerie het uitgangspunt voor de
controle op en de verantwoording van de ISV-budgetten.Voor het controlejaar 2001 was op de onder de ISV-noemer samengebrachte
budgetten een per regeling verschillende controlesituatie van toepassing.
Een deel van de uitkeringen vond in 2001 nog plaats volgens de oude regelingen.
Voor de oude regelingen was in veel gevallen echter de oude controle- en verantwoordingsstructuur
niet meer van toepassing. In sommige gevallen was deze structuur inmiddels
aangepast aan de nieuwe hierboven genoemde verantwoording- en controlestructuur
in het kader van het ISV. Dat is mede gebeurd om inzicht te kunnen verschaffen
in de gestelde of overeengekomen prestatiedoelstellingen. Voor een aantal
van de kleinere regelingen op het terrein van de volkshuisvesting was dat
nog niet gebeurd.In 2001 vonden de laatste betalingen plaats in het kader van de Wet op
de Stads- en Dorpsvernieuwing. De budgethouders voldeden daarbij aan hun verantwoordingsverplichtingen.Naast het ISV-budget is er ook een Innovatieprogramma Stedelijke Vernieuwing
(IPSV). Het IPSV is in 2001 gestart. Voor een periode van vier jaar is hiervoor € 227
miljoen beschikbaar. Dit betreft bijdragen op planniveau aan niet-winstbeogende
instellingen. De door VROM ontvangen aanvragen worden inhoudelijk en financieel
getoetst. Verantwoording van goedgekeurde IPSV-projecten vindt plaats op basis
van een verantwoordingsverslag en een bestedingsverklaring voor grote en kleine
uitvoeringsprojecten en een modelverslag over de besteding met een accountantsverklaring
voor de idee en planvorming.Naar het oordeel van de accountantsdienst voldoet het IPSV-proces aan
de daaraan te stellen eisen met uitzondering van de financiële toets
bij kleine uitvoeringsprojecten. Voorts wees de accountantsdienst op enige
onvolkomenheden in de administratieve organisatie en de dossiervorming bij
IPSV.De verschillen tussen de oude en nieuwe verantwoording- en controlestructuren
van de specifieke uitkeringen voor investeringen op het gebied van stedelijke
vernieuwing zijn aanzienlijk. De oude structuren waren qua opzet en uitwerking
sterk geënt op een jaarlijkse verantwoording voor de recht- en doelmatige
uitvoering. De ISV-structuur gaat uit van meerjarenprogramma's met een financiële
en inhoudelijke eindverantwoording, ondersteund door jaarlijkse niet tot het
niveau van de gemeente te herleiden monitoring van prestaties. Dit impliceert
ook dat de review van de accountantsdienst voor de nieuwe controlestructuur
van beperkte betekenis kan zijn. Immers, pas na vijf jaar is
review mogelijk, waarbij de rechtmatigheid niet betrokken wordt . Wel bestaat
tussentijds de mogelijkheid om audits uit te voeren ten aanzien van de monitoringsinformatie
ISV.De Algemene Rekenkamer meent dat de op de bestaande wetgeving gebaseerde
verantwoording- en controlestructuur voor het ISV de risico's van M&O
van de als voorschot verstrekte gelden op gemeentelijk niveau in de tussenliggende
periode onvoldoende afdekt. Er zijn in dit verband geen expliciete voorwaarden
aan het jaarlijkse interne afsluiting- en verantwoordingsproces bij de gemeenten
gesteld. Bij het Ministerie van VROM was niet voldoende inzicht aanwezig in
de op gemeentelijk niveau geschapen waarborgen tegen M&O. Hierbij dient
men in beschouwing te nemen dat het ministerie een aanzienlijk deel van de
voor 2002 begrote ISV-gelden al in 2001 als voorschot betaald heeft (€ 270,5
miljoen).Ten aanzien van enige oudere, inmiddels ingetrokken, maar qua betalingen
in 2001 nog doorlopende regelingen bij het DG van de Volkshuisvesting, bestond
naar het oordeel van de Algemene Rekenkamer niet een op alle onderdelen bevredigende
verantwoording- en controlestructuur. Dat betreft met name de regelingen Huisvesting
gehandicapten, Woonwagenbewoners en de regelingen voor Woninggebonden subsidies
1992/1994/1995. Ook ten aanzien van de tijdelijke Woonzorgstimuleringregeling
is dat het geval.Voor het overige betreffen de specifieke uitkeringen van het Ministerie
van VROM een aanzienlijk aantal van kleinere, hoewel, soms nog in absolute
zin, aanzienlijke bedragen. Dit betreft «maatwerk»-regelingen
met zeer specifieke doelstellingen. In het algemeen wordt daarbij een «meer
traditionele» controle- en verantwoordingsstructuur gehanteerd waarbij
de gevoeligheid voor misbruik en oneigenlijk gebruik een belangrijke overweging
is. Bij de meeste van deze regelingen wordt een (jaarlijkse) accountantsverklaring
gevraagd en bestaat er een reviewmogelijkheid voor de accountantsdienst. Bij
verschillende regelingen is daarvan de afgelopen jaren gebruik gemaakt, op
verzoek van de beleidsafdeling.Bij daarvoor in aanmerking komende regelingen bestaan sanctiemogelijkheden,
zowel op te leggen vanuit een oogpunt van misbruik en oneigenlijk gebruik
als vanwege achterblijvende prestaties. Van deze laatste mogelijkheid werd
onder meer gebruikgemaakt bij de Infrastructuursubsidies.Reactie ministerDe minister geeft als algemeen punt aan dat hij van mening is dat het
M&O-beleid, zoals vastgelegd in wet- en regelgeving als toereikend moet
worden aangemerkt. In dat verband merkt hij verder op dat ook de accountantsdienst
van mening is dat voor de specifieke doeluitkeringen sprake van een adequaat
controlebeleid, inclusief het M&O-beleid.Het hanteren van een specifiek M&O-beleid in plaats van een standaardstructuur
kan naar de mening van de minister niet als een onvolkomenheid worden aangemerkt.6.4 MaterieelbeheerDe Algemene Rekenkamer heeft gebruik kunnen maken van de resultaten van
de accountantscontrole voor haar onderzoek naar het materieelbeheer.Inzake het materieelbeheer dient voldaan te worden aan een goede organisatie van het beheer, met uitgangspunten die op risicoanalyse
zijn gebaseerd. Voorts is nodig een adequate registratie van de goederen,
voldoende toezicht en controle op het beheer en een afdoende informatievoorziening
over het beheer.Het Ministerie van VROM wordt bestuurd volgens het principe van integraal
management, waarbij bevoegdheden verantwoordelijkheden zo laag mogelijk in
de organisatie worden gelegd. Administraties worden derhalve ook op dit niveau
ingericht en beheerd. Voor het materieelbeheer heeft dit tot gevolg dat zowel
op centraal niveau als op decentraal niveau verantwoordelijkheden bestaan
voor het materieelbeheer. De verschillende directies bepalen zelf of materieelbeheer
al dan niet nodig is.De minister van VROM heeft wel bepaald dat voor de ICT-middelen en de
kunstvoorwerpen VROM-breed op centraal niveau een registratie moet plaatsvinden.
Voor de overige materiële bedrijfsmiddelen is de minister van mening
dat de risico's van verlies of negatief effect op de bedrijfsvoering te gering
zijn om een centrale registratie op te zetten.1
De accountantsdienst is van oordeel dat het materieelbeheer gedurende 2001
nog niet op alle onderdelen voldeed aan de daaraan te stellen eisen.Behoudens voor (centrale) ICT-middelen en kunstvoorwerpen is slechts in
beperkte mate sprake van een toereikend beheer van aantrekkelijke en algemeen
bruikbare goederen zoals bijvoorbeeld elektronische agenda's, fax- en fotoapparatuur,
mobiele telefoons, dienstauto's, kopieermachines, audiovisuele apparaten en
dergelijke. In 2001 werden slechts bij enkele dienstonderdelen dergelijke
goederen geadministreerd. Dit gold ook voor dienstauto's. Het beheer gebeurde
echter op verschillende wijze. Zo waren de grensbedragen als criterium voor
registratie verschillend voor onder meer de fax- en fotoapparatuur. Er ontbraken
normstellingen en ook analyses van verschillen.Binnen het Ministerie van VROM zijn geen duidelijke richtlijnen aanwezig
voor de wijze waarop het decentrale management andere roerende goederen dan
(centrale) ICT-middelen en kunstvoorwerpen dient te beheren. Eveneens ontbreken
richtlijnen voor de wijze waarop hierover gerapporteerd dient te worden in
de planning- en controlcyclus.Er zijn geen eisen gesteld op het punt van inzicht in de desbetreffende
goederen. Ook is voor deze middelen niet voorzien in een periodieke rapportage
over de aanwezige desbetreffende bedrijfsmiddelen per eenheid, zodat samenvoeging
van decentrale administraties niet mogelijk is. Als gevolg hiervan ontbreekt
op centraal niveau inzicht in de samenstelling en omvang van de materiele
goederen van het ministerie. Dat betekent dat inzicht en afwegingen, bijvoorbeeld
ten aanzien van de omvang van de voorraad van soortgelijke bij diverse departementale
onderdelen niet op centraal niveau aanwezig is. Ook bestaat daardoor geen
inzicht in kosten inzake beheersbeslissingen over materiële goederen.De (centrale) ICT-middelen zijn voor het overgrote deel geregistreerd.
De aanwezigheid wordt in voldoende mate geverifieerd. Dit geldt echter niet
voor enkele locatie in de regio's, de thuiswerkplekken en de stand-alone pc's
en laptops die niet op het netwerk aanloggen.Het materieelbeheer bij de Rijksgebouwendienst is van een geheel ander
karakter en betreft vooral het beheer van de vastgoedportefeuille. Dit voldeed
in 2001 nog niet op alle onderdelen aan de daaraan te stellen eisen.
Het oordeel van de accountantsdienst daarover is gebaseerd op onderstaande
omissies:• De naleving van de procedures ter waarborging van de betrouwbaarheid
en met name de tijdigheid van invoer van wijzigingen in de centrale registratie
van de vastgoedportefeuille dient nog verder verbeterd te worden. Dit geldt
eveneens voor het waarborgen van een toereikende onderbouwing en tijdige reguliere
IC van verwerking van de wijzigingen. De betrouwbaarheid van invoer, verwerking
en controle van gegevens met betrekking tot de (her-) investeringen is als
gevolg van een specifieke beheersmaatregel, het Expertisecentrum, overigens
wel in voldoende mate gewaarborgd.• Delen van de administratieve organisatie met betrekking tot activa
in ontwikkeling (de (her-) investeringen) zijn nog niet volledig beschreven.
Tevens schiet de uniforme naleving van de wel beschreven procedures tekort.
Als gevolg van een ontoereikende inregeling in IRIS en tekortschietende beheersmaatregelen
is de betrouwbaarheid van de tussentijdse waardering van de activa in ontwikkeling
nog niet zeker gesteld.• De bepaling van de onderhoudsbehoefte per object in een meerjaren
onderhoudsprognose inclusief de besluitvorming en de vastlegging in het financiële
verantwoordingssysteem dient nog plaats te vinden. Een adequate meerjaren
afslootplanning, conform het afgesloten convenant met Domeinen, en op basis
van deze planning geactualiseerd jaarplan is niet aanwezig.• Toerekende managementinformatie ten behoeve van het sturen en beheersen
van zowel de vastgoedportefeuille als van het proces met betrekking tot de
activa in ontwikkeling is nog niet voorhanden.In maart 2001 is door de accountantsdienst geadviseerd de registratie
van andere roerende goederen dan ICT-middelen en kunstvoorwerpen bij de dienstonderdelen
verplicht te stellen. Registratie van deze goederen wordt niet alleen wenselijk
geacht voor het inzicht in eventueel verlies, maar ook voor operationele handelingen,
zoals onderhoud en vervanging.Bij het Ministerie van VROM bestaat het voornemen om de registratie van
dergelijke (mobiele telefoons en elektronische agenda's) goederen in de FEZ-richtlijn
op te nemen. Tot eind januari 2002 is het bij een voornemen gebleven. Voor
2001 was dit dan ook nog geen geldige norm voor de beoordeling van het materieelbeheer.Er wordt naar gestreefd voor het einde van het eerste kwartaal van 2002
een richtlijn te hebben opgesteld voor de kleine (niet-ICT-) middelen.Reactie ministerDe minister geeft aan dat ten behoeve van de registratie van andere roerende
goederen dan ICT-middelen en kunstvoorwerpen een centraal format is ontwikkeld.
Dit format is verplicht gesteld voor alle budgethouders die deze overige materiële
goederen registreren.Verder merkt de minister op dat dat het materieelbeheer, zoals ook andere
delen van het (financieel) beheer, een integraal onderdeel vormt van de planning-
en control-cyclus en zonodig ook in het Audit Committee aan de orde is. Dit
betekent dat bij belangrijke afwijkingen in het materieelbeheer een dienst
hierover wordt geacht te rapporteren in de managementrapportage.6.5 Planning- en controlcyclus6.5.1 InleidingIn haar rechtmatigheidonderzoek 2001 heeft de Algemene Rekenkamer een
inventariserend onderzoek uitgevoerd naar de sturing en beheersing van de
primaire en ondersteunende processen binnen de ministeries. Invalshoek bij
dit verkennende onderzoek is de planning- en controlcyclus zoals die wordt
uitgevoerd op het niveau ter ondersteuning van de departementale leiding.
Het onderzoek was hierbij met name gericht op de aanpassingen van de planning-
en controlcyclus als voorbereiding op de implementatie van VBTB en de mededeling
over de bedrijfsvoering in het begrotingsjaar 2002.6.5.2 Huidige planning- en controlcyclusHet Ministerie van VROM heeft als besturingsfilosofie resultaatgericht
management. Het departement is opgebouwd volgens het SG/DG-model. Begin 2001
is een Bestuursraad ingesteld in plaats van de Ambtelijke staf om de gezamenlijke
verantwoordelijkheid van de ambtelijke top voor het integrale VROM-beleid
te onderstrepen. De Bestuursraad bestaat uit de SG, de pSG's, de DG's, de
inspecteur-generaal en het hoofd bureau SG.De planning- en controlcyclus bij het Ministerie van VROM heeft vorm gekregen
in de jaarplancyclus waarin in jaarplannen de afspraken tussen bewindslieden,
SG en DG's worden vastgelegd over te leveren prestaties, planning, te bereiken
resultaten, de daarmee gemoeide alsmede het verschaffen van zekerheid dat
de afspraken worden gerealiseerd.De begroting vormt de basis voor de jaarplannen van de diensten. In het
jaarplan worden de producten en resultaten benoemd.In de managementrapportages van de DG's aan de SG wordt over de voortgang
van de prestaties die nodig zijn om de doelstellingen uit het jaarplan te
realiseren. In besprekingen tussen SG en DG worden de managementrapportages
behandeld en eventuele bijsturingmaatregelen afgesproken. Binnen de diensten
zelf worden ze gebruikt voor de aansturing van de directies.Ten opzichte van 2000 zijn in 2001 geen (ingrijpende) wijzigingen opgetreden
in de structuur van de planning- en controlcyclus.Bij de jaarplannen en managementrapportages wordt ten behoeve van de SG
een zogenaamd MANCO-advies (managementconvenant) opgesteld door de directie
FEZ, de directie Personele Zaken, het Bureau SG en de Directie Informatiemanagement
en Organisatie, tezamen MANCO-klein genaamd.De bespreking van de SG met de DG's/pSG en IG vinden mede plaats aan de
hand van de adviezen van MANCO-klein.Het advies bij het jaarplan heeft betrekking op de vraag of het jaarplan
de gevraagde informatie bevat, of het jaarplan geschikt is voor sturing door
de DG en daarnaast of het jaarplan voldoende waarborgen bevat voor risicobeheersing.
Het advies bij de managementrapportages heeft betrekking op de voortgang en
de realisatie van het jaarplan en op de noodzakelijke bijsturingmaatregelen.De doorlooptijd van de planning- en controlcyclus is ruim anderhalf jaar.
De aanschrijving voor het jaarplan van het jaar t wordt op 1 juni t-1 toegezonden
aan de pSG of DG's. Het jaarplan dient in november van t-1 te worden aangeleverd
aan de SG. In februari van t+1 dient de laatste managementrapportage te worden
opgesteld.In de planning- en controlcyclus dienen beleidsmatige processen en bedrijfsvoeringprocessen
aan de orde te komen. Voor beide dienen doelstellingen te worden geformuleerd.6.5.3 OntwikkelingenIn 2001 is binnen de directie FEZ een project van start gegaan om de interne
planning- en controlcyclus bij het Ministerie van VROM vanaf 2002 af
te stemmen op de externe begrotingscyclus. Deze afstemming is nodig om in
het kader van VBTB te kunnen rapporteren over de verrichte prestaties en bereikte
effecten en de daarvoor ingezette middelen. Vermindering van de werklast is
ook een reden voor het in elkaar schuiven van de begroting- en de planning-
en controlcyclus. Het eindrapport van het project zal naar verwachting verschijnen
in april 2002.Het jaarplan zal, nog meer dan nu het geval is, in die zin een gedetailleerde
uitwerking van de begroting voor het specifieke dg zijn. In de jaarplannen
zullen doelstellingen, beleid, instrumenten, prestaties en middelen aan elkaar
moeten worden gekoppeld.De planning- en controlcyclus-nieuwe-stijl zal een rol gaan spelen in
het opleveren van de mededeling over de bedrijfsvoering. In de interne jaarverslagen
over 2002 zal een bedrijfsvoeringmededeling worden opgenomen.Over 2002 zal ook een interne mededeling van de directie FEZ over de uitvoering
van het financieel en het materieel beheer worden opgesteld. 6.5.4 Financiële functieRijksplanologische dienstIn haar rapport bij de financiële verantwoording over 2000 constateerde
de Algemene Rekenkamer onder meer dat bij de Rijksplanologische Dienst de
financiële functie onder druk stond door uitbreiding en intensivering
van het beleidsterrein. In juni 2001 werd dit bevestigd door een interne audit
van de accountantsdienst. Daaruit kwam naar voren dat de financiële functie
niet was meegegroeid met het belang van de toegenomen budgetten.Uit de bevindingen van de accountantsdienst leidde de Algemene Rekenkamer
af dat de inmiddels getroffen maatregelen nog onvoldoende resultaat hadden
gehad. Daardoor achtte de accountantsdienst risico's in het financieel beheer
aanwezig.Directoraat-generaal van de VolkshuisvestingIn haar rapport bij de financiële verantwoording over 2000 constateerde
de Algemene Rekenkamer onvolkomenheden in de financiële functie bij het
DG van de Volkshuisvesting.Het ministerie heeft in 2001 aandacht geschonken aan de onvolkomenheden
in de controlfunctie en de interne controlfunctie bij de directie Informatie,
Beheer en Subsidieregelingen (IBS). Om de onvolkomenheden weg te werken is
in meer capaciteit voorzien voor de controlfunctie.Ter verbetering van de samenwerking en de afstemming van de werkzaamheden
tussen de verschillende onderdelen van de gehele controlfunctie binnen het
DG van de Volkshuisvesting is eveneens actie ondernomen. Er vindt afstemming
van werkzaamheden plaats in het controllers- en hoofd- en bedrijfsbureau-overleg
en in het controlleroverleg om de kwaliteit van de controlfunctie verder te
versterken.Personele uitgavenTijdens de accountantscontrole van der personele uitgaven werden bij een
aantal diensten procedurele fouten geconstateerd. Het financieel belang van
deze fouten was niet groot en de fouten waren meestal achteraf te herstellen.
Dergelijke fouten behoren door interne controle te worden ontdekt. Bij de
aangetroffen fouten heeft de interne controle niet naar behoren gefunctioneerd.Reactie ministerTen aanzien van de financiële functie van de Rijksplanologische Dienst
merkt de minister op dat de personele bezetting voor de controllersfunctie
inmiddels is uitgebreid. Verder geeft de minister aan dat in de organisatie-
en formatierapporten van het nieuwe directoraat-generaal Ruimtelijke Ordening
zowel in aantal als in de structuur rekening is gehouden met de gesignaleerde
risico's ten aanzien van het financieel beheer.6.6 InformatievoorzieningAlgemeenHet Ministerie van VROM bezit een groot aantal omvangrijke systemen die
zowel bedrijfsvoeringinformatie als beleidsinformatie moeten verstrekken.
De verbouwing van het grote en financieel belangrijke Huursubsidiesysteem
ging in 2002 samen met de invoering van de euro en het nieuwe belastingstelsel.
Voor 2002 is een nieuwe forse uitbreiding van het systeem van automatisch
continueren voorzien terwijl ook afschaffing van de huurmatiging door verhuurders
en gemeenten wordt overwogen.Het samengaan van deze ontwikkelingen heeft aanzienlijke gevolgen voor
de qua capaciteit beperkte uitvoeringsorganisatie. De accountantsdienst meent
dat hierdoor risico's voor een ordelijk verloop van de begrotingsuitvoering
aanwezig zijn. De Algemene Rekenkamer onderschrijft de mening van de accountantsdienst
dat de invoering van geprogrammeerde controles in het geautomatiseerde behandelingsproces
een belangrijke rol kan vervullen bij het voorkomen van foutieve toekenningen.Relatie met VBTBOp het Ministerie van VROM ligt de aanpassing van informatiesystemen in
het kader van VBTB momenteel stil. Na de beslissing die de bestuursraad van
het ministerie eind 2001 nam om niet door te gaan met de ontwikkeling van
een centraal Enterprise Resource Planning (ERP)-systeem, dat onder andere
zou moeten voorzien in informatie voor de begroting- en jaarplancycli, is
momenteel niet duidelijk in hoeverre de huidige systemen kunnen voorzien in
de informatiebehoefte. Ook bestaat nog geen duidelijkheid over de vernieuwing
van beleidsinformatiesystemen, de kosten daarvan en de te hanteren betrouwbaarheidswaarborgen.
Voor het begrotingsjaar 2002 is het financiële systeem SBB aangepast,
zoals voorzien in het groeipad VBTB en is daarmee toereikend voor de informatievoorziening
VBTB.De inventarisatie bij de diensten van benodigde en beschikbare prestatiegegevens
voor de verantwoording 2002 is circa negen maanden vertraagd. Dit betekent
dat nog geen beslissingen zijn genomen over de oplossing van uit de inventarisatie
blijkende knelpunten met betrekking tot de beschikbaarheid van prestatiegegevens.Het departement verwacht van deze vertraging geen nadelige gevolgen voor
de verantwoording 2002, aangezien de prestatiegegevens in deze verantwoording
grotendeels corresponderen met voorgaande verantwoordingen. Wel zal als gevolg
van de vertraging later kunnen worden gestart met het aanpakken van knelpunten.
Het deel van de prestatiegegevens waarvoor dit zou kunnen gelden,
acht het departement echter zeer beperkt.VBTB is inhoudelijk nog niet (geheel) uitgewerkt in informatie-eisen.
In aansluiting daarop heeft het ministerie geen plannen uitgewerkt voor het
doorvoeren van aanpassingen in de informatiesystemen.De Algemene Rekenkamer meent dat door de geschetste ontwikkelingen de
beheersing van het VBTB-groeitraject in het gedrang kan komen en vraagt de
aandacht voor de structurele inbedding van de invoering van VBTB door het
lijnmanagement.Reactie ministerOver VBTB in relatie tot informatiesystemen merkt de minister het volgende
op. Na het stopzetten van ERP is gestart met het onderzoeken van de mogelijkheden
die er zijn om door middel van aanpassing van en aanvulling op het huidige
financiële informatiesysteem (SBB) de nieuwe opzet van de geïntegreerde
planning- en controlcyclus te ondersteunen. Daarbij wordt tevens bezien hoe
de financiële en niet-financiële informatie met elkaar in relatie
kunnen worden gebracht zoals met VBTB wordt beoogd. De minister verwacht besluitvorming
hierover in het najaar 2002.6.7 Overige (beheer)onderzoeken6.7.1 Europese geldstromenIn het kader van het rechtmatigheidonderzoek 2001 heeft de Algemene Rekenkamer
de aanwezigheid en de omvang van Europese geldstromen en de hierop gerichte
controle- en toezichtstructuur geïnventariseerd voor die geldstromen
waarvoor de minister van VROM verantwoordelijkheid draagt. Daarbij zijn alleen
die gelden in beschouwing genomen die meegenomen worden in de verantwoording
van de rijksbegroting of bijbehorende stukken en de gelden die decentraal
worden ontvangen en beheerd maar waarvoor de minister wel financieel aansprakelijk
is. De Algemene Rekenkamer is nagegaan of daarvoor een adequaat toezicht en
een sluitende controle- en verantwoordingsstructuur aanwezig waren.BevindingenVoorjaar 1999 hebben de voor de ruimtelijke ordening verantwoordelijke
ministers van de Europese Unie het Europees Ruimtelijk Ontwikkelingsperspectief
(EROP) aanvaard. Het instrument om de centrale doelstelling en de beleidsopties
van het EROP uit te werken wordt gevormd door het Communautair initiatief
«INTERREG». Onder het INTERREG-II-C-initiatief vallen drie operationele
programma's voor transnationale samenwerking die zijn opgesteld in samenwerking
tussen de Nederlandse regio's en de betrokken regio's uit de overige landen.
De Nederlandse provincies en de betrokken regio's in de partnerlanden spelen
een centrale rol in de uitvoering van deze projecten. Deze programma's bestrijken
het Noordzeegebied (NORTHSEA), het Centraal Noordwest Metropolitane gebied
(NWMA) en het Rijn-Maasgebied ter bestrijding van de hoogwaterproblematiek
(IRMA).In 1999 is de uitvoering van een groot aantal projecten, met Nederlands
initiatief, van start gegaan. Tot eind 1999 konden bijdragen aan projecten
worden toegezegd. De regels inzake INTERREG-II-C maakten tenuitvoerlegging
van projecten mogelijk tot 31 december 2001. Voor IRMA werd de uitvoeringstermijn
verlengd tot 31 december 2002.Voor een adequate en correcte afrekening van het IRMA-programma achtte
de Europese Unie het noodzakelijk het financiële beheer van het programma te concentreren bij de Staat der Nederlanden. Hierdoor is
de factor de verantwoordelijkheid bij de minister van VROM gelegd.Daartoe werd bij het Ministerie van VROM (Rijksplanologische Dienst) een
Nederlands internationaal secretariaat ondergebracht. Dit secretariaat kan
een beroep doen op de ondersteunende, begeleidende, adviserende en controlerende
activiteiten van VROM-diensten. Het nationale secretariaat bij de Rijksplanologische
Dienst is begin januari 2002 versterkt met een financiële medewerker
ten behoeve van het beoordelen van eindafrekeningen bij projecten. Deze eindafrekeningen
dienen op 31 maart 2003, voorzien van een accountantsverklaring, ingediend
te zijn bij de Europese Commissie. De procedure voor de eindafrekeningen werd
na langdurig overleg door het Comité van Toezicht vastgesteld.In het IRMA-programma is vastgelegd dat iedere lidstaat zelf (financieel)
verantwoordelijk is voor de controle van de projecten die in het eigen territoir
worden uitgevoerd. Tevens is vastgesteld dat de in Europese verordening 2064
voorgeschreven controles ter plaatse, die ten minste 5% van de EU-middelen
dienen te omvatten, door de lidstaten zelf moeten worden uitgevoerd. Verder
dient naast de accountantsverklaringen per project een verklaring per land
te worden afgegeven, waarin wordt aangegeven, dat de projectcontroles voldoen
aan de (in dat land) gebruikelijke kwaliteitseisen. De overkoepelende accountantsverklaring
voor de Nederlandse projecten zal worden afgegeven door de departementale
accountantsdienst. Om tot een goed oordeel te komen zullen onder andere 5%
controles (visitaties) worden bijgewoond. Ook worden reviews uitgevoerd om
zich een mening te kunnen vormen over de kwaliteit van de controle van de
projectaccountants. Ten behoeve van de controlerend accountant van de projecten
is door de accountantsdienst een controleprotocol opgesteld.De controle op de voortgang van het programma als totaal vindt plaats
op basis van een monitoringsysteem waarin de gegevens van de individuele projecten
worden verzameld en geaggregeerd naar het programmaniveau. Hierover vindt
regelmatig rapportage plaats door het internationale secretariaat. Het internationale
programmasecretariaat voert tevens een onafhankelijke beoordeling uit op de
vast te stellen eindsubsidie. Bij de eindverantwoording van het programma
als geheel zal door de accountantsdienst van het Ministerie van VROM een mededeling
worden afgegeven.Het Nederlandse nationale secretariaat van het IRMA-programma is in 2000
begonnen met een intensieve monitoring van de projecten. Inmiddels zijn de
visitaties van projecten uitgevoerd door een multidisciplinair team van zowel
financieel als inhoudelijke deskundigen. De opzet van de visitaties zal, onder
behoud van de eigen verantwoordelijkheid, in interdepartementaal verband worden
afgestemd teneinde de werkwijze voor de Nederlandse structuurfondsen voor
de nieuwe programmaperiode te uniformeren.Ten aanzien van de INTERREG-programma's NORTHSEA en NWMA, die in juni
2002 moeten worden afgesloten, wil de Algemene Rekenkamer nog wijzen op de
wenselijkheid om tijdig de personele capaciteit beschikbaar te stellen, die
nodig is voor een ordelijke afwikkeling van deze programma's.INTERREG-IIIVoor 2000–2006 is het programma INTERREG verlengd: Het programma
INTERREG-III. De uitvoeringstermijn daarvan loopt tot 2008. Aan Nederland
is voor INTERREG-III een bedrag van € 371 miljoen toegewezen. De
Nederlandse gelden voor INTERREG III B en III C (€ 201 miljoen)
vallen onder verantwoordelijkheid van de Rijksplanologische Dienst. Over alle
projecten die met deze geldstromen worden (mede) gefinancierd dient het departement
direct of indirect verantwoording af te leggen aan de EU. De directie FEZ
van VROM heeft in nauwe samenwerking met een extern bureau een review uitgevoerd
naar de opzet van de beheersmaatregelen rond INTERREG-III. Uit de onderzoeksresultaten
blijkt dat de uitvoering van INTERREG-III feitelijk nog moet starten en dat
mede daarom de administratieve processen op (inter)nationaal niveau nog niet
volledig zijn ingericht.De huidige processen voldoen nog niet aan de daaraan te stellen eisen
van betrouwbaarheid en rechtmatigheid. Daarbij dient in acht te worden genomen
dat eerst met de Wet Toezicht Europese Subsidies (TES), die 1 mei 2002
van kracht wordt, de minister meer toezichtbevoegdheden (inlichtingenrecht,
informatieplicht decentrale bestuursorganen, aanwijzingsrecht en verhaalsrecht)
voor de decentraal ontvangen en beheerde EU-gelden krijgt.Reactie ministerDe minister geeft in zijn reactie aan dat de constateringen van de Algemene
Rekenkamer ten aanzien van de beheersmaatregelen rond INTERREG III correct
zijn. De direct betrokken afdelingen zijn volgens de minister echter volop
bezig met de inrichting van de organistie(structuur) voor INTERREG III. De
minister somt in dit verband een aantal maatregelen op die in voorbereiding
zijn of reeds afgerond zijn.6.7.2 Bedrijfsvoering baten-lastendiensten (agentschappen)Zie hoofdstuk 4.7 BASELINE FINANCIEEL BEHEER EN MATERIEELBEHEERDe baseline financieel beheer en materieelbeheer is een handleiding voor
ministeries om beheersingsmaatregelen voor het financieel beheer en materieel
beheer te identificeren en te implementeren. Het Ministerie van Financiën
heeft de baseline medio 2001 als handleiding aan de ministeries aangeboden
met het verzoek deze vanaf 1 juli 2001 toe te passen.De baseline financieel beheer bestaat uit drie hoofdonderdelen, te weten:
de begrotingsvoorbereiding, de begrotingsuitvoering en het afleggen van verantwoording.
Per hoofdonderdeel zijn minimumnormen (criteria) voor het financieel beheer
geïdentificeerd en toegelicht. Omdat de criteria vrij algemeen van aard
zijn, is het noodzakelijk om ze, waar nodig, uit te werken tot subcriteria
die zijn toegesneden op de aard van de (departement)specifieke processen en
activiteiten.Voor de baseline materieelbeheer gelden dezelfde opmerkingen als voor
de baseline financieel beheer. De baseline materieelbeheer bestaat uit de
hoofdonderdelen voorraadbeheer, risicobeheer en administraties.Bij ieder ministerie zijn reeds voor de introductie van de baseline in
meer of mindere mate beheersingsmaatregelen ter waarborging van het financieel
en materieel beheer geïmplementeerd. De noodzaak hiertoe vloeide voort
uit de reeds langer bestaande wet- en regelgeving inzake het financieel en
materieelbeheer. De baseline biedt hiervoor nu, in de vorm van een handleiding,
een gestructureerd beoordeling- en toetsingskader. Aan de hand van de baseline
zullen de ministeries de reeds bestaande beheersmaatregelen en de daarbij
geldende (sub)criteria op volledigheid en noodzakelijke diepgang moeten beoordelen
en, waar nodig, aanvullen en nader uitwerken. De Algemene Rekenkamer verwacht
dat de ministeries hiermee per 1 januari 2002 duidelijke voortgang hebben
geboekt. In het kader van haar rechtmatigheidonderzoek heeft zij deze voortgang
onderzocht. De Algemene Rekenkamer spreekt nog geen oordelen uit over de kwaliteit
van de aanvullingen en de uitgewerkte (sub)criteria.Tevens heeft de Algemene Rekenkamer het oordeel van ministeries over de
bruikbaarheid van de baseline gepeild. Deze informatie kan van pas komen bij
de komende evaluatie van de baseline.7.1 Bevindingen7.1.1 Implementatie baseline financieel en materieelbeheerInleidingDe implementatie van de baseline financieel en materieelbeheer is in het
najaar van 2001 van start gegaan met de voorbereiding van een «witte-vlekkenanalyse»
tussen het Handboek DFEZ en de baseline. Door deze analyse wordt vastgesteld
in hoeverre de bestaande voorschriften voor het financieel en materieelbeheer
aan de criteria van de baseline voldoen. Indien er geen antwoord kan worden
gegeven, is er sprake van een witte vlek.De resultaten zijn afgehandeld in het Audit Committee van december 2001.1 Hiermee is de baseline geaccepteerd als normenkader
voor financieel en materieelbeheer binnen het Ministerie van VROM.Een vergelijkbare analyse tussen de baseline (en Handboek
DFEZ) en de voorschriften in hun eigen handboek voor de administratieve
organisatie is door de diensten uitgevoerd. De bevindingen van de diensten
zijn begin 2002 aan de directie FEZ voorgelegd. Het oordeel van de directie
FEZ over de uitgevoerde inventarisatie was medio maart 2002 nog
niet bekend. In het accountantsrapport vermeldt de accountantsdienst dat de
inventarisatie zich beperkt heeft tot de opzet van de administratieve organisatie
en op een aantal punten van een zodanig hoog abstractieniveau is, dat wordt
aanbevolen om in vervolgstappen met voldoende diepgang de diensten te laten
onderzoeken in hoeverre de administratieve organisatie toereikend is al waarborg
voor een tijdige afgifte van de bedrijfsvoeringmededeling.Het streven van de accountantsdienst is de baseline als algemeen toetsingskader
te hanteren. Het op korte termijn onverkort hanteren van de baseline bij de
oordeelsvorming over het financieel beheer wordt niet mogelijk geacht, omdat
de baseline pas in de loop van 2001 is vastgesteld.Financieel beheerDe witte vlekken die uit de analyse tussen het Handboek
DFEZ en de baseline naar voren zijn gekomen hebben onder andere betrekking
op het ontbreken van VROM-breed beleid tegen misbruik en oneigenlijk gebruik,
van duidelijke omschrijvingen van handhaving- en uitvoeringstoetsen, en van
een duidelijke richtlijnen voor beveiliging, controleerbaarheid en doelmatigheid
van uitvoering- en administratieve systemen. Voor het invullen van de «witte
vlekken» zijn acties voorgesteld.De directie FEZ heeft een controleoverzicht gemaakt waarin VROM-breed
en per dienst aandachtspunten financieel beheer staan, afkomstige uit rapportages
over 2000 van onder andere de accountantsdienst, de Directie Accountancy Rijksoverheid
(DAR) van het Ministerie van Financiën en de Algemene Rekenkamer.1 Per aandachtspunt wordt de actie van de directie FEZ
kort omschreven en wordt een korte weergave van de stand van zaken gegeven.
Het overzicht bevat een actuele risicoanalyse.De accountantsdienst heeft een richtlijn «Beoordeling financieel
beheer» doen uitgaan. Het doel van die richtlijn is helderheid te verschaffen
over de opbouw van het oordeel over het financieel beheer met betrekking tot
de verschillende controleobjecten en controlecriteria. Daarnaast vormt deze
richtlijn een leeswijzer voor baseline financieel beheer. Er wordt gebruikgemaakt
van de scoretabel baseline financieel beheer. Voor het toekennen van de scores
gelden de uitgangspunten zoals vermeld in de handleiding.2MaterieelbeheerUit de analyse tussen het Handboek DFEZ en
de baseline kwamen geen witte vlekken naar voren. Wel wordt de richtlijn materieel
beheer aangepast om de besluitvorming uit het Strategisch Intern Beraad omtrent
de registratie van onder andere mobiele telefoons te implementeren.Het werkelijk uitgevoerde materieelbeheer heeft vanuit de directie FEZ
geen structurele aandacht. Er is geen sprake van een centraal voorraadbeheer.
Echter, op basis van signalen onder andere vanuit de accountantsdienst worden
noodzakelijke verbeteringen wel gemonitord. De accountantsdienst heeft in
de afgelopen jaren diverse onderzoeken uitgevoerd en adviezen uitgebracht
inzake het materieelbeheer. Een analyse van de opbouw van het oordeel over
het materieelbeheer met betrekking tot de verschillende controleobjecten en
controlecriteria is door de accountantsdienst uitgevoerd. De accountantsdienst
neemt in verband hiermee kennis van de rapportages van de diensten inzake
de analyse van de administratieve organisatie van het materieelbeheer
in relatie tot de baseline. Tevens maakt zij daarbij gebruik van en het oordeel
daarover van de directie FEZ.7.2 ConclusieDe Algemene Rekenkamer is van oordeel dat bij het Ministerie van VROM
sprake is van een duidelijke implementatie van de baseline financieel en materieelbeheer.
Het Audit Committee heeft de baseline geaccepteerd als normenkader voor financieel
en materieelbeheer binnen het Ministerie van VROM. De directie FEZ, de accountantsdienst
en het management zijn betrokken bij de implementatie van dit normenkader.De directie FEZ heeft een «witte-vlekkenanalyse» uitgevoerd,
waarbij is onderzocht of alle normen uit de baseline worden afgedekt door
de eisen uit het Handboek DFEZ. Tevens is een
aantal actiepunten voorgesteld voor het invullen van de geconstateerde witte
vlekken. De directie FEZ heeft een controleoverzicht gemaakt dat een actuele
risicoanalyse bevat.Het daarvoor aangewezen management is verantwoordelijk voor het uitvoeren
van een witte-vlekkenanalyse tussen de baseline en de administratieve organisatie
van de diensten. De accountantsdienst streeft naar het hanteren van de baseline
als algemeen toetsingskader. Zij heeft een richtlijn voor de beoordeling van
het financieel beheer opgesteld, die eveneens als een leeswijzer voor baseline
financieel beheer fungeert. Eenzelfde analyse is verricht voor de baseline
materieelbeheer.De inventarisatie van witte vlekken per dienstonderdeel heeft zich volgens
de accountantsdienst beperkt tot de opzet van de administratieve organisatie
en is op een aantal punten van een zodanig hoog abstractieniveau, dat verdere
diepgang in vervolgstappen wordt aanbevolen. De Algemene Rekenkamer onderschrijft
deze aanbeveling als ondersteuning van het verder ontwikkelen van subnormen,
die nog nadere invulling nodig hebben.Reactie ministerDe minister stelt in zijn reactie dat de baseline binnen het Ministerie
van VROM als normenkader is geaccepteerd. De operationalisering van de baseline
vindt bij het Ministerie van VROM plaats in het Handboek DFEZ en op dienstniveau
in de administratieve organisatie. Op dit moment wordt er gewerkt aan het
wegwerken van de witte vlekken tussen de baseline en het Handboek DFEZ en
de administratieve organisatie van de diensten. De afronding zal volgens de
minister in 2002 plaatsvinden. BIJLAGE 1Bedrijfsvoering, baseline en ijkpunten financieel beheerDe Algemene Rekenkamer introduceert dit jaar de term «bedrijfsvoering»
in haar rapporten bij de financiële verantwoording. Hiermee loopt zij
vooruit op de implementatie van VBTB in het jaarverslag 2002 waarin bedrijfsvoering
een aparte paragraaf krijgt toebedeeld.Onder bedrijfsvoering wordt verstaan de sturing en beheersing van bedrijfsprocessen
binnen een ministerie om de beleidsdoelstellingen te kunnen realiseren. Het
betreft sturing en beheersing van zowel de primaire processen als van de processen
die hiervoor faciliterend zijn1. Volgens de ontwerp
Comptabiliteitswet 2001 vallen onder de bedrijfsvoering in ieder geval het
financieel beheer, het materieelbeheer alsmede de administraties die ten behoeve
van dat beheer worden bijgehouden.In 2001 is binnen het Interdepartementaal Overlegorgaan van Departementale
Accountantsdiensten (IODAD) en het Interdepartementaal Overlegorgaan van de
centrale directie Financieel-economische Zaken (IOFEZ) overeenstemming bereikt
over een baseline financieel beheer en materieelbeheer. Hierdoor is een belangrijke
stap voorwaarts gemaakt om te komen tot (departementaal vastgestelde) normen
voor het beoordelen van beide onderwerpen. De Algemene Rekenkamer heeft positief
gereageerd op deze ontwikkeling en heeft om dit verder te stimuleren besloten
om zich aan te sluiten bij de baselinesystematiek.Tot vorig jaar maakte de Algemene Rekenkamer onderscheid naar dertien
«ijkpunten» aan de hand waarvan zij het financieel beheer van
een minister beoordeelde en haar bevindingen rapporteerde. De meeste ijkpunten
zijn grotendeels opgenomen in de baseline. Daarnaast zijn er enkele van de
ijkpunten die vallen buiten het kader van de baseline, maar een duidelijke
plaats innemen binnen de bedrijfsvoering. Deze onderdelen vormen voor de Algemene
Rekenkamer een afzonderlijk object van onderzoek.In haar rapport bij de financiële verantwoording over 2001 maakt
de Algemene Rekenkamer binnen de bedrijfsvoering onderscheid naar de volgende
onderwerpen:• departementale accountantscontrole;• financieel beheer;• materieelbeheer;• planning- en controlcyclus;• informatievoorziening.Onderstaande tabel geeft weer op welke wijze de diverse onderdelen van
de bedrijfsvoering en de tot vorig jaar door de Algemene Rekenkamer gehanteerde
ijkpunten tot elkaar in relatie staan.BIJLAGE 2Verklarende woordenlijstHieronder vindt u in alfabetische volgorde een aantal veel voorkomende
belangrijke woorden en begrippen uit het rechtmatigheidsonderzoek van de Algemene
Rekenkamer. Van iedere term wordt de betekenis omschreven. Waar relevant wordt
ook het gebruik van de term in het onderzoek uitgelegd.AccountantsrapportSchriftelijk verslag van een accountant over de bevindingen naar aanleiding
van het onderzoek naar de financiële verantwoording.AccountantsverklaringSchriftelijke mededeling van een accountant inhoudende een oordeel over
de deugdelijkheid. De accountantsverklaring bij de departementale financiële
verantwoording betreft behalve de getrouwheid en de opstelling overeenkomstig
de voorschriften, ook een expliciete uitspraak over de rechtmatigheid.Administratieve systemenSystemen waarin de uitkomsten van de uitvoeringssystemen aan de hand van
boekingsdocumenten worden vastgelegd en worden verwerkt tot deugdelijke informatie
over het beheer.Agentschap (zie baten-lastendienst)Artikelgewijze oordeelsvormingOm het budgetrecht van de Staten-Generaal voor de afzonderlijke begrotingsartikelen
tot zijn recht te laten komen, hanteert de Algemene Rekenkamer kwantitatieve
tolerantiegrenzen op het niveau van begrotingsartikelen.Baseline financieel beheer en materieelbeheerDe algemene normen en de daaruit afgeleide criteria voor het financieel
en materieelbeheer. De baseline is door het Ministerie van Financiën
op 13 juni 2001 aan alle directeuren van de departementale accountantsdiensten
en van de directies FEZ toegezonden met het verzoek deze vanaf 1 juli
2001 als handleiding toe te passen en in deze toepassing tevens het management
te betrekken.Baten-lastendienstOnderdeel van de rijksdienst met een grotere zelfstandigheid dan de departementale
(buiten)diensten. De ministeriële verantwoordelijkheid en het budgetrecht
van de Tweede Kamer worden niet ingeperkt door de instelling van baten-lastendiensten.
Een baten-lastendienst heeft een afzonderlijke plaats in de begroting en de
financiële verantwoording en voert een administratie los van de begrotingsadministratie
van het moederministerie.BedrijfsvoeringDe bedrijfsprocessen alsmede de sturing en beheersing van deze processen
teneinde de door de minister geformuleerde doelstellingen te bereiken. BeleidsintensiveringenVerhogingen van collectieve uitgaven en/of verlagingen van ontvangsten
ten opzichte van de begroting en/of meerjarencijfers, waaraan een beleidsbeslissing
ten grondslag ligt.BeleidsprioriteitenDoor de Tweede Kamer aangewezen beleidsterrein waarover men – bij
wijze van vingeroefening met het oog op de invoering van VBTB – in het
bijzonder prestatiegegevens opgenomen wil zien in de verantwoording.BezwaaronderzoekOnderzoek ten behoeve van de besluitvorming door de Algemene Rekenkamer
over het al dan niet maken van bezwaar. De Algemene Rekenkamer kan bezwaar
maken op grond van artikel 55 van de Comptabiliteitswet. De Algemene Rekenkamer
hanteert een selectief bezwaarbeleid.Budgetrecht Tweede KamerRecht van het parlement om van tevoren toestemming te verlenen aan de
regering voor het aangaan van verplichtingen, het doen van uitgaven en het
innen van ontvangsten (belastingen).Departementale accountantsdienst (DAD)Onderdeel van het ministerie dat belast is met de controle van het financieel
beheer van het departement en de verantwoording daarover. De DAD voert een
wettelijke taak uit. De Algemene Rekenkamer beschouwt de DAD principieel als
een interne accountant, zij het een relatief onafhankelijke. Een waarborg
voor deze relatieve onafhankelijkheid vormt het feit dat de taak en de plaats
van de DAD wettelijk geregeld zijn. De plaats, direct onder de secretaris-generaal,
waarborgt de onafhankelijkheid ten opzichte van de te controleren afdelingen
en diensten.Deugdelijke weergaveDe financiële verantwoording dient het gevoerde beheer deugdelijk
weer te geven. Dit houdt in dat de informatie betrouwbaar, aanvaardbaar en
toereikend moet zijn, zodat de Staten-Generaal als gebruiker van de informatie
een oordeel over de uitkomsten kan vormen.Europese aanbestedingsrichtlijnenRichtlijnen voor het openstellen van overheidsopdrachten voor leveranciers
uit alle Europese lidstaten gebaseerd op de beginselen: non-discriminatie,
transparant proces en objectieve selectie- en gunningscriteria.Financieel beheerConform de begripsomschrijving in de Comptabiliteitswet (CW 2001) wordt
onder financieel beheer verstaan het geheel van beslissingen, handelingen
en regels die zijn bedoeld voor de sturing en beheersing van, alsmede de verantwoording
over, de financiële transacties en de saldi waarvoor de minister (mede)verantwoordelijkheid
draagt.Financiële verantwoording (van een minister)Bevat de uitkomsten van het gevoerde financieel beheer en verschaft inzicht
in de uitvoering van de begroting van het achterliggende jaar. Ze bestaat
uit vier delen: de rekening van verplichtingen, uitgaven en ontvangsten;
de toelichting bij deze rekening; de op de rekening aansluitende saldibalans
per 31 december en de toelichting bij deze saldibalans.Financiële verantwoording van het RijkDe financiële verantwoording van het Rijk bevat de rekening van uitgaven
en ontvangsten van het Rijk en de op deze rekening aansluitende saldibalans
van het Rijk per 31 december. De financiële verantwoording van het Rijk
wordt opgesteld door de minister van Financiën.FoutenFouten zijn afwijkingen van de criteria rechtmatigheid en deugdelijke
weergave. Rechtmatigheidsfouten en deugdelijke weergave fouten worden beide
onderscheiden in «onjuistheden» en «onvolledigheden».KengetalEen verhoudingsgetal dat inzicht geeft in beleids- of productieprocessen,
met name in de effectiviteit en/of efficiency daarvan.MaterieelbeheerHet besluit Materieelbeheer 1996 definieert materieelbeheer als de zorg
voor niet-geldelijke zaken vanaf het moment van ontvangst tot aan het moment
van afstoting.M&O-beleidHet geheel van maatregelen genomen door ministers om misbruik en oneigenlijk
gebruik van regelingen zoveel mogelijk te beperken.Onzeker/onzekerhedenHet oordeel «onzeker» wordt gegeven wanneer de Algemene Rekenkamer
door onvolkomenheden in het financiële beheer niet kan vaststellen of
de betreffende bedragen al dan niet rechtmatig of al dan niet deugdelijk weergegeven
zijn.OnvolkomenheidOverschrijding van de kwalitatieve tolerantiegrens van de Algemene Rekenkamer.OverdrachtsuitgavenHieronder vallen de subsidies en specifieke uitkeringen.Potentieel bezwaargevalTekortkomingen in het financiële beheer of in de financiële
verantwoording die de kwalitatieve of kwantitatieve tolerantiegrenzen van
de Algemene Rekenkamer overschrijden.RechtmatigheidDe verantwoording is opgesteld overeenkomstig de wijze waarop dat in wettelijke
regelingen is voorgeschreven en de in de verantwoording opgenomen bedragen
bij de verplichtingen, uitgaven en ontvangsten zijn tot stand gekomen in overeenstemming
met de begrotingswetten en andere wettelijke regelingen.ReviewOnder «review DAD» verstaat de Algemene Rekenkamer de beoordeling
van de DAD-controle. Deze review dient om vast stellen of de DAD-controle
zodanig wordt uitgevoerd dat de Algemene Rekenkamer gebruik kan maken van
de resultaten ervan. Rekening en toelichting (departementale)Het jaarlijkse overzicht per begroting van verplichtingen, uitgaven en
ontvangsten. Per begrotingsartikel geeft het overzicht aan: aanvankelijke
raming, wijzigingen in de raming, gerealiseerde bedrag en slotwetmutaties.
De toelichting geeft daarbij onder meer aan waarom eventuele afwijkingen van
de ramingen zich hebben voorgedaan. In die zin speelt de toelichting een belangrijke
rol in de controle door de Staten-Generaal.Rekening van het RijkHet samenstel van de rekeningen van een bepaald begrotingsjaar van alle
ministeries, begrotingsfondsen en staatsbedrijven, dat na de goedkeuring door
de Algemene Rekenkamer door de minister van Financiën aan de Staten-Generaal
ter verlening van decharge wordt overgelegd.Rechtspersoon met een wettelijke taak (RWT)Rechtspersonen voor zover die een bij of krachtens de wet geregelde taak
uitoefenen en daartoe geheel of gedeeltelijk worden bekostigd uit de opbrengst
van bij of krachtens de wet ingestelde heffingen. (Begrotingsgefinancierde
RWT's zijn RWT's die bijdragen vanuit de begrotingen van de ministeries krijgen.
Het betreft hier dus niet premie- of tariefgefinancierde RWT's).Saldibalans (departementale-)Het overzicht van de financiële activa en passiva behorende bij een
begroting.Saldibalans van het RijkDoor de minister van Financiën opgestelde balans waarin een overzicht
wordt gegeven van de saldi van de financiële posten uit het voorgaande
jaar die naar het volgende jaar moeten worden overgebracht.SlotwetLaatste wijzigingswet van de begroting, uitgebracht uiterlijk op de derde
dinsdag van september na het begrotingsjaar, waarbij de geraamde verplichtingen,
uitgaven en ontvangsten formeel in overeenstemming worden gebracht met de
werkelijke verplichtingen, uitgaven en ontvangsten.Specifieke uitkeringSpecifieke uitkeringen zijn uitkeringen van het Rijk aan provincies en
gemeenten voor de bestrijding van de in de specifieke uitkeringsregeling aangeduide
kosten van provincies en gemeenten. Hieronder vallen ook uitkeringen aan derden,
ter bekostiging van activiteiten van die derden, waarbij de verstrekking afhankelijk
is van de verstrekking van een uitkering door provincies of gemeenten aan
die derden (koppelsubsidies).Transactie-uitgavenUitgaven met betrekking tot de aanschaf van goederen en diensten. UitvoeringssystemenUitvoerende (veelal geautomatiseerde) systemen richten zich op de primaire
activiteiten van een ministerie, bijvoorbeeld het toekennen van subsidies
en sociale uitkeringen, het heffen van belastingen, de verwerving van goederen
en diensten en dergelijke. VBTBVan beleidsbegroting tot beleidsverantwoording: voorstel van de regering
om informatiewaarde van de begrotings- en verantwoordingsstukken te vergroten.
In de verantwoording worden de volgende drie vragen in onderling verband beantwoord:1. Wat hebben we bereikt?2. Wat hebben we hiervoor gedaan?3. Wat heeft het gekost? BIJLAGE 3Overzicht fouten, onzekerheden en geconstateerde onvolkomenheden
in het financieel beheer 2001 bij het Ministerie van VROM (bedragen x € 1
miljoen)Geconstateerde
onvolkomenheidJaar van eerste constateringFoutenOnzekerhedenArtikelToelichting in paragraaf Nr.OmschrijvingOmvang Verplichtingen        geen opmerkingen        Totaal        Uitgaven        geen opmerkingen        Totaal        Ontvangsten        geen opmerkingen        Totaal        Saldibalans        Onjuist20014,4  Extra
comptabele vorderingen103,33.4 Onvolledig2001 0,5 Extra comptabele vorderingen103,33.4 Totaal 4,40,5     Agentschappen        onzekerheid over de volledigheid2000 1,4 Baten: derden13,03.5  onzekerheid over de volledigheid2001 0,7 Balans: onttrekking aan voorziening leegstand3,73.5  onzekerheid over de volledigheid2001 2,3 Balans: dotatie aan voorziening reorganisatie
(opleidingen)19,73.5 Onjuist20014,1  Balans:
onderhanden investeringsprojecten293,53.5  onzekerheid over de juistheid2001 3,8 Balans: onderhanden investeringsprojecten293,53.5 Totaal 4,18, 2     Voorschotten        Onjuist200118,6  Voorschotten5 262,63.4 Onvolledig2001 15,2 Voorschotten5 262,63.4 Totaal 18,615,2     Onvolkomenheden in
het financieel beheerJaar van constateringFoutenOnzekerhedenOmschrijvingToelichting in paragraafBij DG Milieubeheer zijn bij de verstrekking
van rijksbijdragen voor bodemsanering nog tekortkomingen. Knelpunten zijn
met name het beoordelingskader voor meerjarenbudgetten en de afwikkeling van
kostenverhaalzaken.1998  Tekortkomingen uit 2000 zijn opgelost, er zijn nu
nieuwe knelpunten. 6.3.1Autorisatiebeheer
en informatiebeveiliging Er is een belangrijke kwaliteitsverbetering
noodzakelijk in het autorisatiebeheer van de geautomatiseerde systemen. Ook
in de implementatie van alle voorschriften rond de informatiebeveiliging bestaat
nog een knelpunt.2001   6.3 Bij de Rijksplanologische Dienst stond
in 2001 net als in 2000 de financiële functie onder druk door uitbreiding
en intensivering van het beleidsterrein.1999  Uit de bevindingen van de accountantsdienst
leidt de Algemene Rekenkamer af dat de inmiddels getroffen maatregelen nog
onvoldoende resultaat hebben gehad. 6.5.4De administratieve processen rond INTERREG
III voldoen nog niet aan eisen van betrouwbaarheid en rechtmatigheid. 2001   6.7.1Bij de overdrachtsuitgaven is sprake van
enige onvolkomenheden in het financieel beheer, met name bij de kosten van
gevelisolatie. 2001  Opdracht is verstrekt om de uitstaande vorderingen af te handelen
in 2001.6.3.1Het M&O-beleid van een aantal specifieke
uitkeringen voldeed niet aan de daaraan te stellen eisen.2001   6.3.2. Het materieelbeheer van het Ministerie
van VROM voldeed in 2001 nog niet op alle onderdelen aan de daaraan te stellen
eisen. 2001   6.4De naleving van Europese aanbestedingsrichtlijnen
is niet in alle gevallen gewaarborgd. 2001  In de loop van het jaar zijn maatregelen genomen
om de juiste toepassing van de regels te waarborgen. 6.2.1Het financieel beheer van de Rijksgebouwendienst
vertoont nog onvolkomenheden.1999  In 2001 is een aantoonbare verbetering bereikt.
In 2002 zal het financieel beheer verder worden verbeterd. 4.2BIJLAGE 4 Lijst van gebruikte afkortingenAOAdministratieve Organisatie  CFVCentraal Fonds Volkshuisvesting CSCentrale Sector   DGMDirectoraat-generaal
MilieubeheerDGVHDirectoraat-generaal
van de VolkshuisvestingDGWDirectoraat-generaal
Wonen   GSBGrote Stedenbeleid  HSHuursubsidie HSWHuursubsidiewet  IHSIndividuele huursubsidie IPSVInnovatieprogramma
Stedelijke Vernieuwing IRISIntegraal Rijksgebouwendienst
Informatiesysteem ISVInvesteringsbudget
Stedelijke Vernieuwing  LMVLokale Milieukwaliteit
en Verkeer  NIRISNiet-industriële
restwarmte infrastructuur  RIVMRijksinstituut voor
Volksgezondheid en MilieuhygiëneRgdRijksgebouwendienst RPDRijksplanologische
DienstRWTRechtspersoon met
een wettelijke taak  SEWStimuleringsregeling
eigen woningbezitSIVRStandaard Interne
Verhuurovereenkomst RijksgebouwendienstStABStichting Administratieve
Bestuursrechtspraak  VICVROM Inkoopcentrum VROMVolkshuisvesting
Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer   WbbWet bodembescherming  ZBOZelfstandig BestuursorgaanXNoot1Van «belangrijke» fouten en onzekerheden is sprake als de
tolerantiegrenzen op artikelniveau worden overschreden (zie paragraaf 2.3
voor nadere toelichting).XNoot1Deze definitie is door het Ministerie van Financiën opgenomen in Het Referentiekader mededeling over de bedrijfsvoering. Het
referentiekader is op 8 februari 2002 door de Ministerraad geaccordeerd en
op 21 februari 2002 verzonden naar de Tweede Kamer.XNoot1Deze definitie is door het Ministerie van Financiën opgenomen in Het Referentiekader mededeling over de bedrijfsvoering. Het
referentiekader is op 8 februari 2002 door de Ministerraad geaccordeerd en
op 21 februari 2002 verzonden naar de Tweede Kamer.XNoot1Zie reactie van het Ministerie van VROM d.d. 2 mei 2001 op het conceptrapport
bij de financiële verantwoording 2000 van de Algemene Rekenkamer.XNoot1DFEZ, Baseline financieel en materieelbeheer, FEZ2001.134804.XNoot1Directie FEZ, Controleoverzicht Financieel Beheer 2001.XNoot2Baseline financieel en materieelbeheer, een handleiding, § 7.4.1.XNoot1Deze definitie is door het Ministerie van Financiën opgenomen in Het Referentiekader mededeling over de bedrijfsvoering. Het
referentiekader is op 8 februari 2002 door de Ministerraad geaccordeerd en
op 21 februari 2002 verzonden naar de Tweede Kamer. 
 
 Naar boven

 

Directe linkKopieer de link naar uw clipboard 

https://zoek.officielebekendmakingen.nl/kst-28380-25.html

Sluit modaal

 

Disclaimer
De hier aangeboden pdf-bestanden van het Staatsblad, Staatscourant, Tractatenblad, provinciaal blad, gemeenteblad, waterschapsblad en blad gemeenschappelijke regeling vormen de formele bekendmakingen in de zin van de Bekendmakingswet en de Rijkswet goedkeuring en bekendmaking verdragen voor zover ze na 1 juli 2009 zijn uitgegeven. Voor pdf-publicaties van vóór deze datum geldt dat alleen de in papieren vorm uitgegeven bladen formele status hebben; de hier aangeboden elektronische versies daarvan worden bij wijze van service aangeboden.

 

Over deze website
Contact
English
Help
Zoeken

Informatie hergebruiken
Privacy en cookies
Toegankelijkheid
Sitemap
Kwetsbaarheid melden

Open data
Linked Data Overheid
PUC Open Data

MijnOverheid.nl
Rijksoverheid.nl
Ondernemersplein.nl
Werkenbijdeoverheid.nl