Modernisering van de overheid; Nota 'Informatie op orde. Vindbare en toegankelijke overheidsinformatie'
Staten-Generaal — Kamerstuk 
Datum: 2014-07-05 00:00:00.000000
Rechtsgebied: Wetgeving


(function (window, document, dataLayerName, id) {
 window[dataLayerName] = window[dataLayerName] || [], window[dataLayerName].push({ start: (new Date).getTime(), event: "stg.start" }); var scripts = document.getElementsByTagName('script')[0], tags = document.createElement('script');
 function stgCreateCookie(a, b, c) { var d = ""; if (c) { var e = new Date; e.setTime(e.getTime() + 24 * c * 60 * 60 * 1e3), d = "; expires=" + e.toUTCString() } document.cookie = a + "=" + b + d + "; path=/; Secure" }
 var isStgDebug = (window.location.href.match("stg_debug") || document.cookie.match("stg_debug")) && !window.location.href.match("stg_disable_debug"); stgCreateCookie("stg_debug", isStgDebug ? 1 : "", isStgDebug ? 14 : -1);
 var qP = []; dataLayerName !== "dataLayer" && qP.push("data_layer_name=" + dataLayerName), qP.push("use_secure_cookies"), isStgDebug && qP.push("stg_debug"); var qPString = qP.length > 0 ? ("?" + qP.join("&")) : "";
 tags.async = !0, tags.src = "https://koop.piwik.pro/containers/" + id + ".js" + qPString, scripts.parentNode.insertBefore(tags, scripts);
 !function (a, n, i) { a[n] = a[n] || {}; for (var c = 0; c < i.length; c++)!function (i) { a[n][i] = a[n][i] || {}, a[n][i].api = a[n][i].api || function () { var a = [].slice.call(arguments, 0); "string" == typeof a[0] && window[dataLayerName].push({ event: n + "." + i + ":" + a[0], parameters: [].slice.call(arguments, 1) }) } }(i[c]) }(window, "ppms", ["tm", "cm"]);
 })(window, document, 'dataLayer', 'f8b9eee5-8d9c-4ea1-abd5-83e174f29813');
 
 
 
Direct naar content
Navigatie
Contextinformatie
Publicatie
Acties
Inhoudsopgave
Gerelateerde informatie

Menu

U bent nu hier: 
Publicaties
Officiële publicaties

Inloggen

Primaire navigatie

Andere sites binnen Overheid.nl
Home
Uitgebreid zoeken
Mijn abonnementen
Help

Andere sites binnen Overheid.nl

Berichten over uw Buurt
Zoals vergunningen, bouwplannen en lokale regelgeving.

Rondom uw woonadres
Rondom een zelfgekozen adres

Dienstverlening
Zoals belastingen, uitkeringen en subsidies.

Naar dienstverlening

Beleid & regelgeving
Officiële publicaties van de overheid.

Naar beleid & regelgeving

Contactgegevens overheden
Adressen en contactpersonen van overheidsorganisaties.

Naar overheidsorganisaties

 
 
 
U bent hier:

Home

Kamerstuk 29362, nr. 101

 
 
 

Kamerstuk

Datum publicatie
Organisatie
Vergaderjaar
Dossier- en ondernummer
Datum brief

17-07-2006

Tweede Kamer der Staten-Generaal

2005-2006

29362 nr. 101

29-06-2006

 

 

 
 
 Toon meer van: Inhoudsopgave
 
 

 
 AanhefLichaam1. Inleiding2. De vraag vanuit de samenleving3. Uitvoering in de praktijk4. Visie op een «informatiehuishouding op orde»Selectie: onlosmakelijk onderdeel van kwaliteit informatiehuishoudingBalans tussen naleven wet en efficiënte praktijk5. Actieplan6. Consequenties... dat we goed afspreken wie we waarop kunnen aanspreken.... dat alle ministers (zorgdragers) verantwoordelijk
blijven voor de uitvoering en de kwaliteit van de eigen informatiehuishouding
en voor de implementatie van de afspraken en actielijnen voor zover relevant
in hun eigen informatiehuishouding.... dat de Minister voor Bestuurlijke Vernieuwing
en Koninkrijksrelaties aanspreekbaar en systeemverantwoordelijk is voor:... dat de Staatssecretaris voor Cultuur verantwoordelijk
is voor de toegang tot informatie na overdracht aan het Nationaal Archief,
en voor het behoud en beheer.... dat het Nationaal Archief en RHC’s zorgen
voor de waardering en selectie van papieren en digitale archieven van de rijksoverheid.... dat de rol van de Erfgoedinspectie wordt onderzocht
in het licht van systeemtoezicht.... dat de Raad voor Cultuur op termijn alleen adviseert
over het algemene erfgoed(selectie)beleid.... dat de Centrale Archief Selectiedienst en het
Nationaal Archief meer samenwerken.... dat de Ministeries van BZK en OCW verantwoordelijk
zijn voor de rapportage over de voortgang van de uitvoering van de actielijnen
aan de Kamer.7. Financiële gevolgenOndertekening
 

 
 
 Toon meer van: Extra informatie
 
 

 
 

Informatie over publicatie

 

 

 
 Toon meer van: Gerelateerd
 
 

 
 Gerelateerde publicaties

Kamerstuk 29362, nr. 101 b1Gerelateerde publicatie

 
 
 Publicaties in kamerdossier

Kamerdossier 29362Toon alle publicaties in het hoofddossier

 

 
 
 Geconsolideerde regelgeving

 

 
 
 Geconsolideerde regelgeving

 

 
 
 Publicaties referendum

 

 

 

 

 

Authentieke versie (PDF)
bestandsgrootte: 72 Kb

Informatie

Gerelateerd

Printen

Delen

 
 
 
29 362Modernisering van de overheidnr. 101BRIEF VAN DE STAATSSECRETARIS VAN ONDERWIJS, CULTUUR EN WETENSCHAP
EN MINISTER VOOR BESTUURLIJKE VERNIEUWING EN KONINKRIJKSRELATIESAan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-GeneraalDen Haag, 29 juni 20061. InleidingOverheidsinformatie staat volop in de belangstelling. Het spreekt voor
zich dat die informatie duidelijk, transparant en betrouwbaar moet zijn. Zowel
voor de burgers, bedrijven, politici en ambtenaren van nu, als voor de generaties
die na ons komen. Overheidsinformatie moet op elk moment vindbaar zijn en
voor iedereen goed toegankelijk. Dat vraagt om grote zorgvuldigheid. Hoe belangrijk
dat is bleek uit de zaken Screbenica en Jamby: voorbeelden van dossiers waarin
(verdwenen) e-mails achteraf cruciaal bleken. Dergelijke incidenten geven
een duidelijk signaal af. En wel dat het hoog tijd is voor heldere en eenduidige
afspraken over de manier waarop de (rijks-)overheid met haar informatie omgaat.Het is de afgelopen jaren steeds moeilijker geworden om de informatiehuishouding1 van de overheid op orde te houden. De belangrijkste oorzaak
daarvan is de digitale revolutie. Digitale informatie neemt fysiek bedrieglijk
weinig plaats in, maar inhoudelijk begint de hoeveelheid onbeheersbare proporties
aan te nemen. Daarnaast kampen overheidsorganisaties met een enorme achterstand
in de bewerking van papieren archieven. Goed selecteren van interessante en
waardevolle documenten is dan moeilijk, omdat de inhoud van vele kilometers
archiefdozen zo’n 20 jaar na dato niet altijd duidelijk meer is . Dit
alles staat haaks op de sterk gegroeide behoefte aan overheidsinformatie vanuit
de maatschappij.In het digitale tijdperk beschikken alle geledingen van de overheid over
vele vormen en soorten informatiedragers. De informatie hierop is nodig voor
verschillende doeleinden. Op de eerste plaats voor de bedrijfsvoering, de
beleidsvorming en -uitvoering van de ministeries zelf. Daarnaast ook voor
de verantwoording richting burger en politiek. Bovendien eindigt de waarde
van informatie niet met het afsluiten van een dossier. Een deel daarvan blijft
belangrijk voor evaluaties of (historisch) onderzoek en moet dus
beschikbaar en toegankelijk blijven, als onderdeel van ons cultureel erfgoed.Op al deze punten valt nog veel te verbeteren.In het rapport Een dementerende overheid?1 van de Rijksarchiefinspectie2
uit januari 2005 staat dat de rijksoverheid niet in staat is behoorlijk verantwoording
af te leggen, omdat haar digitale informatiehuishouding niet op orde is. Informatie
raakt voortijdig verloren, valt niet meer terug te vinden of is niet meer
te interpreteren. Informatie wordt soms ongewild openbaar gemaakt of soms
langer bewaard dan wettelijk toegestaan.Het kabinet neemt deze analyse serieus, zoals de Staatssecretaris voor
Cultuur uw Kamer al in mei 2005 meldde3. De kabinetsvisie «Andere
Overheid», het advies van de commissie Wallage en het recente rapport
van de Gemengde Commissie Communicatie4 laten
eenzelfde geluid horen: de overheid moet haar openheid en transparantie verder
verbeteren en overheidsinformatie actief openbaar maken. Alleen op die manier
kunnen we burgers actief betrekken bij beleidsvorming.Het goed inrichten van de informatiehuishouding is een breed gedeelde
zorg. Alle overheidsorganisaties zijn daarvoor in beginsel zelf verantwoordelijk;
zoals de ministeries en hun directe onderdelen, maar bijvoorbeeld ook de Zelfstandige
Bestuursorganen (ZBO’s). Over gesignaleerde problematiek en mogelijke
oplossingen bij de rijksoverheid is dan ook overleg gevoerd met deskundigen
en andere overheden. Ook is gekeken naar voorbeelden in het buitenland. Al
deze bevindingen zijn meegenomen in de kabinetsvisie die wij in deze nota
aan u voorleggen:Overheidsinformatie moet vindbaar en toegankelijk zijn, maar ook betrouwbaar,
authentiek en volledig5. Daarom moeten de rijksoverheid
en de Hoge Colleges van Staat6 hun papieren en
digitale informatiehuishouding op orde krijgen.Voor de uitvoering zijn overheidsorganisaties zelf verantwoordelijk. Wel
ontwikkelen de Ministeries van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) en Binnenlandse
Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) in de periode 2007–2009 kaderstellende
randvoorwaarden om op korte termijn te zorgen voor een efficiënte en
effectieve aanpak bij de rijksoverheid. Ook voor de langere termijn zijn er
plannen. Het kabinet wil het geheel van wetgeving op dit terrein met elkaar
in samenhang brengen, zodat de samenleving de verschillende regelingen als één
geheel ervaart.2. De vraag vanuit de samenlevingDe overheid moet al haar handelen kunnen verantwoorden tegenover de samenleving.
Onze dienstverlening aan burgers en andere belanghebbenden kan verbeteren
door gebruik te maken van de mogelijkheden van ICT.Bij een goede dienstverlening horen goede afspraken. De Burgerservicecode
van burger@overheid.nl7 en de behoorlijkheidnormen
van de Nationale Ombudsman geven al een gedragscode met kwaliteitsnormen voor
de (digitale) overheid. De burger kan ons aanspreken op deze normen. Overheden
moeten ook elkaars informatie kunnen gebruiken, om zo beter te kunnen inspelen
op vragen. De burger ziet de overheid immers vaak als één geheel
en maakt geen onderscheid tussen verschillende overheidsorganisaties.De burger en het bedrijfsleven willen niet alleen toegang tot actuele
overheidsinformatie. Zij vragen ook om informatie uit afgesloten dossiers.
Steeds meer mensen interesseren zich voor onze geschiedenis.8 Overheden willen graag aan die belangstelling tegemoetkomen. Daarom
hebben archiefinstellingen de laatste jaren hun archieven toegankelijker gemaakt
voor het publiek. Die lijn zetten we de komende jaren door. Burgers,
journalisten en wetenschappers moeten ook in de toekomst maatschappelijk waardevolle
informatiebestanden kunnen raadplegen. Daarom investeren we in duurzame opslag
en in een goede en snelle selectie.De komst van Internet heeft een ware revolutie veroorzaakt in de mogelijkheden
voor toegankelijkheid van overheidsinformatie. Burgers en bedrijven verwachten
niet alleen mediaberichten, maar willen ook de achterliggende informatie.1 De afgelopen jaren is veel overheidsinformatie op het
Internet geplaatst die eerst alleen op papier stond. En ook nu beleven we
revolutionaire tijden, omdat massaal wordt overgestapt op het werken met digitale
dossiers. De Ministeries van BZK, Defensie, OCW, VROM en VWS zijn al gestart
met de omslag van papier naar digitaal. Bij dit proces hoort ook het op orde
brengen van de informatiehuishouding. We zien dat ook gemeentelijke overheden –
zoals Breda, Leiden en Deventer – de digitalisering aangrijpen om interne
dienstverlening en publieksvoorlichting met elkaar te verbinden. Het binnen
handbereik brengen van informatie binnen de overheidsorganisaties zelf is
een eerste stap naar een uiteindelijk betere toegankelijkheid voor burgers
en bedrijven.3. Uitvoering in de praktijkAllerlei wet- en regelgeving zorgt ervoor dat de overheid de verantwoordelijkheid
neemt voor de kwaliteit van de eigen informatiehuishouding. Een voorbeeld
daarvan is het Voorschrift informatiebeveiliging rijksoverheid. Voor het archiefbeheer
hebben we te maken met de Archiefwet 19952. Deze
wet noemt overheidsorganisaties, zoals ministeries, zelfstandig «zorgdrager».
De Erfgoedinspectie van het Ministerie van OCW rapporteert het management
van de ministeries elk jaar over de kwaliteit van het informatie- en archiefbeheer
van elk departement. OCW stuurt daarop een samenvattend jaarverslag van de
inspectie aan de Tweede Kamer.Overheidsinformatie wordt gebruikt in de bedrijfsvoering, het beleidsproces,
de uitvoering en de verantwoording van onze organisaties. Informatie die ambtenaren
niet meer gebruiken, moet na maximaal 20 jaar worden overdragen aan het Nationaal
Archief (NA), een baten-lastendienst van het Ministerie van OCW. Archieven
van rijksdiensten buiten Den Haag gaan naar Regionale Historische Centra (RHC’s).
Voordat het zover is, worden de archieven eerst bewerkt en geselecteerd door
de Centrale Archief Selectiedienst (CAS), een baten-lastendienst van het Ministerie
van BZK. De rest moeten we zorgvuldig vernietigen. Bij de keuze welk archief
als cultureel erfgoed bewaard moet blijven, laat het Nationaal Archief zich
adviseren door historici en andere deskundigen.Zoals al aangegeven, is de informatiehuishouding van de rijksoverheid
helaas vaak niet op orde en (dus) niet toegankelijk. We lopen achter de feiten
aan en hebben er te weinig aandacht voor. Ook hebben overheidsorganisaties
niet altijd een goed overzicht van de plaatsen waar de informatie wordt beheerd.Daarnaast kampen ze met een achterstand in de selectie. In haar rol als
zorgdrager stelt de overheid samen met het NA de selectielijsten op, waarin
staat wat we willen bewaren en wat we willen vernietigen. Velen zien dit als
een bureaucratisch en langdurig proces volgens een omslachtige methode.De Archiefwet 1995 maakt geen onderscheid tussen papier en digitaal, maar
wel is het duidelijk dat digitale bestanden extra aandacht vragen. We hebben
immers te maken met vele verschillende vormen en formats (database, website,
digitaal document, e.d.), veel verschillende soorten informatiedragers
(schijf, disk, tape, e.d.) en veel verschillende soorten programmatuur en
hardware.Bij informatiebeheer gaat het in feite om één en hetzelfde
proces, dat loopt van (informatie)vorming tot bewaring of vernietiging van
archieven.Het is dus inherent aan het proces dat verschillende partijen samen verantwoordelijk
zijn voor het geheel. Departementen zijn verantwoordelijk voor de uitvoering
van archiefselectie en -beheer en bepalen de termijn waarop dossiers vernietigd
worden. Het Nationaal Archief is namens de Staatssecretaris van Cultuur verantwoordelijk
voor de waardering en keuze van archieven die als cultureel erfgoed bewaard
moeten blijven en voor de ter inzage legging van de selectielijsten. Belangentegenstellingen
maken samenwerken soms lastig en verantwoordelijkheden zijn – ondanks
wetgeving – onvoldoende duidelijk benoemd. De werkwijze vanuit bedrijfsvoering
en cultuurbehoud loopt daarom soms niet parallel, terwijl er ook te weinig
aandacht wordt besteed aan duurzaam informatiebeheer.4. Visie op een «informatiehuishouding op orde»De papieren en digitale informatiehuishouding van de overheid moet goed
op orde zijn. Daarom stelt het kabinet in haar visie de randvoorwaarden voor
deze informatiehuishouding vast. Deze kaderstellende randvoorwaarden zijn:• Interactie en openbaarheid• Integrale benadering• Juridische samenhangVoorwaarde 1: Interactie en OpenbaarheidBinnen een interactieve, «andere overheid» moet oude en nieuwe
informatie vindbaar en toegankelijk zijn. De overheid moet altijd garant staan
voor de betrouwbaarheid, authenticiteit en volledigheid van haar (digitale)
informatie. Deze moet bovendien onderling uitwisselbaar zijn.Meerdere partijen – die samen voor onze overheidsinformatie zorgen –
verrichten een groeiend aantal digitale transacties met burgers en bedrijven.
Het is daarom niet gemakkelijk om één duidelijke eigenaar of
beheerder van deze informatie aan te wijzen. Als we willen dat overheidsinformatie
voor iedereen goed toegankelijk is, zullen we duidelijke afspraken moeten
maken over informatiebeheer – vanaf informatievorming tot bewaren of
vernietigen van informatie.Digitaal werken geeft ons nieuwe mogelijkheden om informatie te creëren,
te bewerken, te gebruiken en beschikbaar te stellen. Het maakt de overheid
efficiënter en transparanter. Bij goed informatiemanagement neemt de
administratieve lastendruk bovendien af, omdat ambtenaren en andere belangstellenden
minder tijd kwijt zijn om informatie te zoeken.1
Door te investeren in digitalisering worden werkprocessen bovendien sneller.We staan nog maar aan het begin van het digitale tijdperk. Al onze overheidsorganisaties
moderniseren hun informatiehuishouding terwijl de «winkel» wel
open moet blijven. Maar omdat we allemaal hetzelfde doel nastreven, kunnen
we elkaar helpen en van elkaar leren.Digitalisering biedt ons de kans om de toegang tot informatie al te regelen
aan het begin, bij de vorming daarvan. Standaardisering
biedt ons daarbij de mogelijkheid processen te vereenvoudigen en vergemakkelijkt
het onderling uitwisselen van informatie. We moeten tijdig adequate maatregelen
nemen om te voorkomen dat belangrijke digitale bestanden verloren gaan. Zo’n
onomkeerbaar verlies veroorzaakt gaten in ons collectieve korte-
en langetermijngeheugen. Een kwaliteitsimpuls – een investering in standaarden –
loont dus absoluut de moeite.Naast orde scheppen in het digitale heden, zullen we rijksbreed forse
inspanningen moeten leveren om tekortkomingen uit het «papieren»
verleden op te lossen.Uitgangspunt blijft dat het management van elke overheidsorganisatie primair
zelf verantwoordelijk is voor de kwaliteit van de eigen informatievoorziening.
Die moet van meet af aan goed geregeld zijn, en niet pas als een inspectie
de organisatie daarop aanspreekt. Dit vraagt om actieve sturing. Voorwaarde 2: Integrale BenaderingEen belangrijk onderdeel in onze visie is de integrale benadering van
de informatiehuishouding.1 Het mag niet uitmaken
welke organisatie de informatiehuishouding beheert, of welk doel deze dient.
Informatie moet altijd en overal beschikbaar en toegankelijk zijn. We hebben
het dan zowel over informatie voor publieke verantwoording, als over overheidsinformatie
die om maatschappelijke, cultuurhistorische of politieke redenen het bewaren
waard is. Ook in de toekomst moeten burgers het handelen van de overheid kunnen
reconstrueren.Het is belangrijk dat we al aan de «voorkant» van de informatieketen
investeren in kwaliteit en duurzaamheid. Als we
niet al bij de vorming van informatie zorgvuldig te werk gaan, lopen we het
risico, ongemerkt, verantwoordingsinformatie of toekomstig erfgoed te verliezen.
Vooral in een digitale omgeving kan dit gemakkelijk gebeuren. De hoge eisen
die we stellen aan de kwaliteit en de toegankelijkheid van onze informatiehuishouding,
gelden voor elke organisatie binnen de rijksoverheid. Daarbij is het niet
van belang welke overheidsorganisatie de informatie uiteindelijk beheert of
gaat beheren.Uitgangspunt voor de totale informatiehuishouding blijven de drie functies
die ook de Archiefwet 1995 hanteert: verantwoording, bedrijfsvoering en cultureel
erfgoed. Het kabinet wil deze drie functies echter meer in balans brengen.
Het initiatief om de kwaliteit van de informatiehuishouding te borgen en te
handhaven is een gedeelde verantwoordelijkheid en moet niet bij Cultuur liggen.
Het gaat immers niet alleen om wat we ooit willen bewaren.Hoewel de Archiefwet 1995 een bredere doelstelling heeft, wordt deze wet
vooral als het domein van Cultuur gezien. De eerste Archiefwet, uit 1918,
had met name een functie voor de bescherming en overbrenging van overheidsarchieven
als cultureel erfgoed. Later werden meer eisen aan de ordening en toegankelijkheid
van die overheidsinformatie gesteld. In de huidige archiefwet staat in diverse
(uitvoerings-)voorschriften het «te bewaren archief» centraal.
Daardoor lijkt cultuurbehoud nog steeds het leidende motief. Dit stimuleert
de verschillende overheidsorganisaties onvoldoende tot kwaliteitsbewaking
en het invullen van de eigen verantwoordelijkheid. Daarnaast zijn de huidige
uitvoeringsregelingen te gedetailleerd.Selectie: onlosmakelijk onderdeel van kwaliteit informatiehuishoudingDe nieuwe, «integrale benadering» geldt ook het selectiebeleid.
Overheidsorganisaties gebruiken selectielijsten vooral om te verantwoorden
wat weg mag of weg moet. Ook is selectie belangrijk om informatie in omvang
beheersbaar en raadpleegbaar te houden, of het nu om papier gaat of om digitale
documenten. Het uitgangspunt vanuit cultuurbeleid is daarbij dat we niet alles
kunnen en hoeven bewaren.Voor een kwalitatief goede informatiehuishouding is dus zowel vernietigen
als bewaren van belang. Dat betekent dat ook de digitale overheid keuzes
moet blijven maken. Het kabinet moet daarbij kunnen uitleggen welke informatie
uit bijvoorbeeld juridische of beheersmatige overwegingen wordt vernietigd
en welke informatie uit maatschappelijk oogpunt wordt bewaard. Daarvoor is
het nodig dat de continue gegevensopslag bij departementen zodanig is gestructureerd
dat het mogelijk is om beide (bewaren versus vernietigen) van elkaar te kunnen
scheiden.Dat kan alleen als waardering en selectie deel zijn van een permanent
proces dat begint als het primaire proces start, dus bij de vorming van documenten.
Dit in tegenstelling tot de huidige praktijk, waarbij selectie vooral een
keuze achteraf is in wat zich in het verleden aan archief heeft gevormd. In
een digitale omgeving is dat niet meer mogelijk, noch wenselijk. Vooraf kiezen
moet om de gemaakte selectie ook duurzaam te kunnen beheren. Doen we dat niet,
dan zijn digitale bestanden na enige tijd onbruikbaar: ze verliezen hun betekenis
of missen onderlinge samenhang. Vooraf kiezen maakt ook selecteren vanaf het
begin een duidelijk onderdeel van een proces van maatschappelijke verantwoording.Waardering en selectie van erfgoed vraagt echter ook om reflectie. Er
gaat tijd overheen om te kunnen beoordelen of iets (erfgoed-)waarde heeft.
In procedures en selectiedoelstellingen zijn uitvoeringsregels en uitgangspunten
voor selectie wel op hoofdlijnen vast te leggen, maar helemaal uitsluiten
dat iets waardevols op een bepaald moment toch vernietigd wordt is vrijwel
onmogelijk. Wel minimaliseren we de risico’s door in te zetten op kwaliteitsborging
van het informatiebeheer en het selectieproces.Balans tussen naleven wet en efficiënte praktijkBij de inrichting van de informatiehuishouding moeten we rekening houden
met alle wettelijke eisen die aan overheidsinformatie wordt gesteld. Tegelijkertijd
streven we naar een efficiënte bedrijfsvoering. Het is zaak hierin een
balans te vinden. Dat impliceert dat de informatiehuishouding van de overheid
niet alleen een zaak is van informatiedeskundigen of ICT-specialisten. Het
is ook een organisatievraagstuk, en daarmee een vraagstuk voor het intergraal
management.Voorwaarde 3: Juridische SamenhangVoor het beheren en openbaar maken van overheidsinformatie gelden verschillende
wetten, zoals de Wet openbaarheid bestuur (Wob) en de Archiefwet 1995, met
elk hun eigen regels. Meer samenhang in het wettelijke kader is noodzakelijk
om op de langere termijn toegankelijkheid en beheer van actuele en historische
verantwoordingsinformatie als één geheel te laten functioneren,
zoals het kabinet voorstaat. We moeten de belangen van de samenleving vertalen
in globale regels voor informatiebeheer van een elektronische overheid.De openbaarheid van overheidsgegevens is grotendeels geregeld in de Wet
openbaarheid bestuur (Wob). De Wob regelt dat mensen overheidsgegevens kunnen
inzien als ze daarom verzoeken, tenzij er gegronde redenen zijn om gegevens
niet vrij te geven. Denk bijvoorbeeld aan een mogelijke bedreiging van de
staatsveiligheid.Op het moment dat overheidsinformatie niet meer van belang is voor bedrijfsvoering
en, na selectie, is overgedragen aan het Nationaal Archief of Regionale Historische
Centra (RHC’s) valt de openbaarheid van overheidsinformatie onder de
Archiefwet 1995 (AW).De Wob en AW hebben elk hun eigen bestaansreden. De AW wordt vooral als
een cultuurwet gezien, vanwege de gedetailleerde uitvoeringsregels voor «over
te dragen archieven». Die regels hebben hierdoor een beperkte reikwijdte.
Zoals al eerder aangegeven (zie voorwaarde 2.) moet de (duurzame) toegankelijkheid
van informatie echter geborgd worden aan de «bron».
Alleen door dat uitgangspunt voorop te stellen kan de overheid de vereiste
verantwoording, bewijsvoering en rechtsbescherming bieden.Hieruit volgt dat we de uitvoeringsregelingen uit het Archiefbesluit (ex.
Artikel 11 en 12) waarschijnlijk moeten herzien.1
Dit blijkt ook uit de voorlopige bevindingen van de adviescommissies die deze
regelingen evalueren. Het is niet noodzakelijk meteen de complete Archiefwet
1995 te wijzigen. Al door aanpassing van enkele wettelijke regels kunnen we
zorgen voor een betere uitvoering van de taken op het gebied van overheidsinformatie
bij de rijksoverheid.Meer juridische samenhang is relevant voor andere wetgeving die raakt
aan overheidsinformatie. Bedoelde wetgeving is nu nogal versnipperd en wordt
door belanghebbenden niet als een geheel ervaren. Gehanteerde begrippen, definities,
termijnen e.d. komen dikwijls niet overeen. Raakvlakken van de Archiefwet
1995 met de Wet Openbaarheid van Bestuur, de Algemene Wet bestuursrecht, de
Wet elektronisch bestuurlijk verkeer, de Comptabiliteitswet, de Wet bescherming
persoongegevens en het Voorschrift informatiebeveiliging Rijksdienst moeten
daarom worden verduidelijkt. Het doel daarvan is vragen van recht- en bewijszoekende
burgers beter te kunnen beantwoorden. Het is pure winst als we de rechten
en plichten van burger, bedrijfsleven en overheden ten aanzien van overheidsinformatie
duidelijk bijeen kunnen brengen. Waar de burger ook aanklopt, de procedures
om toegang te krijgen tot informatie vormen dan één geheel.
Bovendien kan dit de implementatie van de wettelijke kaders bij overheidsorganisaties
vereenvoudigen.Het kabinet zal de mogelijkheden voor meer juridische samenhang dan ook
verder onderzoeken. Onnodige overlap van regelgeving moet in ieder geval voorkomen
worden. Daarnaast moeten we met andere overheden bekijken of de uitgangspunten
van de visie voor het rijk aansluiten op die van hen en mogelijk ook voor
hen bruikbaar zijn.Daarnaast moet een integrale benadering op termijn zorgen voor betere
afstemming van (wettelijke) voorschriften waarin ook regels voor informatie-
en archiefbeheer zijn opgenomen. Gebeurt dat niet, dan leidt dit tot onduidelijkheid
of verschil in interpretatie, zoals in het verleden gebeurd is bij de Wet
politieregisters en de Kadasterwet.Een actueel voorbeeld van noodzakelijke afstemming van wettelijke voorschriften
speelt bij de rijksbrede basisregistratie (zoals Gemeentelijke Basisadministratie
(GBA), Kamer van Koophandel (KvK) e.d.) die overheidsinstellingen gaan gebruiken,
zodat de burger in de toekomst niet elke overheidsinstelling afzonderlijk
zijn persoonsgegevens hoeft te geven.5. ActieplanConcreet betekent bovenstaande visie voor de rijksoverheid en de Hoge
Colleges van Staat het volgende:– Het kabinet stelt een minimale set van kwaliteitseisen vast voor
de digitale informatiehuishouding. Deze «baseline» is gereed op
1 januari 2008, zodat departementen deze kunnen implementeren in hun
informatiehuishouding. Auditdiensten zullen dit gaan toetsen.– Alle departementen hebben vanaf 1 januari 2008 een plan
om de papieren archiefbestanden uit de periode 1976–1996 projectmatig
te bewerken en selecteren. Het Ministerie van OCW en het Nationaal Archief
doen in juni 2007 voorstellen voor vereenvoudigde selectieprocedures en prioritering
van deze bestanden.Het kabinet heeft haar visie verder uitgewerkt in acht actielijnen die
u in dit hoofdstuk aantreft.Het kabinet gaat daarbij uit van samenwerking tussen de departementen. Hoofdstuk 6 geeft een overzicht van de gevolgen van deze actielijnen en
bijbehorende maatregelen voor de verantwoordelijkheidsverdeling en taken van
organisaties. Actielijn 1 – Digitalisering van de rijksoverheid
en een baseline voor (digitale) informatiehuishoudingDe knelpunten?De verschillende overheidsorganisaties leunen teveel op eigen oplossingen
of vrijblijvende, onderlinge afspraken. Verder denken ze bij digitalisering
te weinig vanuit de werkprocessen.Organisaties binnen de rijksoverheid beschikken niet over een normenkader
om het belang van een goede inrichting van de informatiehuishouding als geheel
te borgen. Kwaliteitsborging begint door direct aan het begin van werkprocessen
eisen vast te leggen over aard en inhoud van de informatie, de context waarin
deze een rol speelt, de termijn waarop het eventueel vernietigd mag worden,
toegang, etcetera. Wanneer dat niet al in dat stadium gebeurt, is het onbegonnen
werk deze omissie achteraf te herstellen.Wat wil het kabinet daaraan doen?Alle departementen zetten in op digitalisering (zie de bijlage1 ) voor de stand van zaken rond digitalisering). Dat doen
ze vanuit hun eigen verantwoordelijkheid, maar wel in samenwerking met elkaar.
Cruciaal is om de systemen voor digitalisering te laten aansluiten bij de
werkprocessen van de organisaties. Een voorbeeld waarbij de werkprocessen
leidend zijn is de beantwoording van burgerbrieven.Centraal staan standaardisering en efficiëntie. Daarnaast zullen
departementen moeten blijven investeren in de opleiding van deskundig personeel
om deze werkzaamheden te verrichten.Het kabinet wil een rijksbrede baseline ontwikkelen met kwaliteitseisen2 waar de (digitale) informatiehuishouding minimaal aan
moet voldoen.Wanneer?De bouwstenen voor de baseline zijn beschikbaar op 1 juni 2007. Op
1 januari 2008 zal de baseline zijn vastgesteld en worden bekrachtigd
in (bijvoorbeeld) een convenant met alle departementen. Vervolgens kunnen
alle departementen de baseline invoeren. Toetsing van implementatie vindt
dan plaats door de eigen auditdienst van een departement (zie actielijn 2).De rolverdeling?Elk ministerie is zelf verantwoordelijk. De ministeries zelf zijn opdrachtgever
voor het op orde hebben van hun eigen informatiehuishouding. De Minister voor
BVK en de Staatssecretaris voor Cultuur zijn opdrachtgever en verantwoordelijk
voor de totstandkoming van de baseline. De departementen implementeren de
baseline in hun eigen informatiehuishouding.Gevolgen voor wetgeving?Alle departementen leggen de afspraken over het implementeren van de baseline
in de informatiehuishouding en de inrichting van audit en control vast in
bijvoorbeeld een convenant. Deze afspraken gaan in op 1 januari 2008.
Mogelijk worden bedoelde afspraken later vastgelegd in regelgeving. Aansluitend
hierbij: Herijking van artikel 12 van het Archiefbesluit 1995 en de daarop
gebaseerde ministeriële regeling ex. artikel 12. Dit artikel van het
Archiefbesluit 1995 richt zich uitsluitend op de «goede en geordende
staat» van te bewaren en over te dragen archieven.Actielijn 2 – Audit, control & toezichtDe knelpunten?Het management binnen de diverse overheidsorganisaties besteedt te weinig
structurele aandacht aan de digitale en papieren informatiehuishouding. Verder
is er onvoldoende integraal toezicht in de keten van (informatie)vorming tot
bewaring. Wat wil het kabinet daaraan doen?Het kabinet wil audit en control inrichten voor de informatiehuishouding.
Het management van overheidsorganisaties is integraal verantwoordelijk voor
de inrichting en kwaliteit van de eigen informatiehuishouding, zoals zij dat
ook is voor de eigen financiële huishouding. De informatiehuishouding
maakt dan ook onderdeel uit van de reguliere bedrijfsvoering van departementen
en wordt in de controlcyclus opgenomen. Met de rijksbrede baseline waarin
het geldende normenkader is beschreven (zie actielijn 1) wordt dit ondersteund.
Auditdiensten zijn bij uitstek geschikt om binnen departementen de werking
van processen te toetsen. Met de baseline als uitgangspunt kan elke departementale
auditdienst de inrichting en kwaliteit toetsen. Informatiebeheer wordt voortaan
in de controlfunctie van organisaties opgenomen. Daarnaast wordt de auditdienst
gevraagd in de praktijk ook de processen voor vervanging van papier door digitaal
te toetsen (zie actielijn 4).Verder wil het kabinet het toezichtarrangement nader uitwerken, als onderdeel
van een bredere besturingssystematiek om naleving en handhaving te borgen.
Daarbij zal worden onderzocht of er behoefte is aan onafhankelijk systeemtoezicht
op informatie- en archiefbeheer.Wanneer?Deze actielijn loopt parallel aan het opstellen van de baseline. Het onderzoek
naar systeemtoezicht start in 2007.De rolverdeling?Het Ministerie van BZK zal in samenwerking met het ministerie van Financiën
de departementale auditdiensten vragen te toetsen of de baseline geschikt
is om als uitgangspunt te dienen voor gebruik door de auditdiensten. Eventueel
kan worden gevraagd met de baseline als uitgangspunt een toolbox bij deel
III van het Handboek Auditing Rijksoverheid te ontwikkelen. Afstemming vindt
plaats via de overleggen van de directeuren I (IODI) en de auditdiensten (IODAD)1. De uitvoering loopt via de departementale auditdiensten.Het onderzoek naar systeemtoezicht vindt plaats in opdracht van de Staatssecretaris
voor Cultuur en de Minister voor BVK.Gevolgen voor wetgeving?Aansluitend bij actielijn 1.Actielijn 3 – Samenwerking en kennisDe knelpunten?Regelgeving rond de informatiehuishouding is onvoldoende bekend. Verder
is de samenwerking tussen verschillende organisaties in de informatieketen
niet optimaal. Ook krijgen de organisaties onvoldoende advies over de implementatie
van de digitale informatiehuishouding. Het programma Digitale Duurzaamheid
had deels deze rol en voorzag daarmee in een behoefte van dat moment (Dit
programma functioneerde tussen 1996 en 1999 en tussen 2001 en 2003). Vanuit
vele kanten wordt gevraagd om een nieuw programma dat de overheidsorganisaties
kan bijstaan in de digitaliseringslag.Wat wil het kabinet daaraan doen?Het kabinet wil een klein, tijdelijk programma inrichten voor de digitale
informatiehuishouding. Dit als aanvulling op wat departementen zelf doen.
Hiermee willen we de samenwerking op het terrein van informatie- en archiefbeheer
stimuleren en de kennisdeling van best practices
bevorderen. Het programma levert ook onderzoek en voorlichting over vernieuwingen
in de ICT-wereld en de veranderingen en voorwaarden in de informatie- en archiefregelgeving.Aansluiting wordt onder meer gezocht bij InterLAB. InterLAB is een samenwerkingsverband
van departementen, dat zich bezighoudt met de modernisering en vernieuwing
van de (digitale) documenthuishouding – en specifiek met de digitalisering
(ICT) van de documenthuishouding – binnen en tussen de departementen.
Ook de kennis van het Nationaal Archief op het gebied van digitale duurzaamheid
zal worden benut.Wanneer?Het programma kan vóór 1 januari 2008 operationeel
zijn en blijft bestaan tot 1 januari 2012. Een jaar voor de einddatum
evalueren we dit programma.De rolverdeling?De Minister voor BVK is opdrachtgever voor het programma.Actielijn 4 – Versoepelen overgang van papier
naar digitaalDe knelpunten?De overheidsorganisaties hebben te weinig inzicht in de mogelijkheden
om papier te vervangen door digitaal, als daar behoefte aan is.Wat wil het kabinet daaraan doen?Het kabinet zal maatregelen voorstellen voor het vervangen van een papieren
origineel door een digitale versie. Het is nu eenmaal niet mogelijk van de
ene dag op de andere dag naar digitaal over te stappen. Wel kunnen we in deze
hybride fase de overgang van de ene naar de andere situatie versoepelen. De
departementen en het Nationaal Archief hebben hiervoor een nieuw kader vastgesteld
en een vereenvoudigde procedure ontwikkeld. De zorgdragers leggen deze vervolgens
vast in handboeken die ter goedkeuring worden voorgelegd aan het Nationaal
Archief.Wanneer?Het nieuwe kader en de vereenvoudigde procedure zijn per 1 januari
2007 operationeel.De rolverdeling?Het Nationaal Archief is verantwoordelijk voor het kader en de departementen
voor de inrichting in hun eigen informatiehuishouding.Gevolgen voor wetgeving?Beleidsregels zijn wellicht toereikend. Eventueel wijziging van de Archiefwet
1995 (betreft artikel 7 en 12).Actielijn 5 – Nieuwe aanpak voor selectieDe knelpunten?De bestaande procedures en regels voor (archief)selectie zijn niet toegesneden
op de veranderde digitale omgeving. Er wordt weinig gedacht vanuit de werkprocessen.
Verantwoordelijkheden zijn niet helder genoeg belegd. Procedures voor onder
andere de vaststelling van selectielijsten zijn lang en complex.Wat wil het kabinet daaraan doen?Het Ministerie van OCW zoekt momenteel naar een nieuwe (inhoudelijke)
methode van waarderen, selecteren en prioriteren, waarvoor ook de Raad een
aantal belangwekkende ideeën formuleerde1.
Richtinggevende kaders hiervoor zijn in concept gereed op 1 juni 2007
en worden vastgelegd in de Cultuurnota die in het najaar van dat jaar verschijnt.Verder zullen de ministeries bestaande selectielijsten indien nodig aanpassen
en beter vertalen naar (digitale) werkprocessen. Daarbij hoort dat we selectielijsten
per beleidsterrein vaststellen. De ervaring heeft ons geleerd dat selectiekaders
vooral globaal gehouden moeten worden, omdat ze anders niet uitvoerbaar zijn.
Daarnaast gaan we metadata2 ontwikkelen voor
de selectie van digitale documenten, zodat cultuurhistorische selectie al
bij de vorming van documenten op hoofdlijnen mogelijk wordt. Deze metadata
worden onderdeel van de baseline (zie actielijn 1).De functie van een selectielijst als instrument voor publieke verantwoording,
maken we voor de burger duidelijker door overheidsorganisaties die het aangaat
hiervoor verantwoordelijk te maken. Zij zorgen dan ook voor de ter inzage
legging van deze lijsten en de toetsing van belangen van de burgers. Om «hun» selectielijsten te kunnen opstellen ontvangen de
overheidsorganisaties van het Ministerie van OCW (i.c. Nationaal Archief en
Regionaal Historische Centra) een «bewaar-besluit» (of lijst).
Dit bewaar-besluit is tot stand gekomen in overleg met deskundigen. Het driehoeksoverleg
over selectielijsten, tussen Nationaal Archief en ministeries, wordt zo overbodig.De Raad voor Cultuur adviseert niet langer over bewaar- én vernietigingstermijnen
van individuele selectielijsten, maar over het waarderings- en selectiebeleid
van de Staatssecretaris van Cultuur.Voor de toetsing van het belang van de recht- en bewijszoekende burger
in verband met vernietigingstermijnen maken overheidsorganisaties aparte afspraken.
De nieuwe aanpak wordt vastgelegd in vereenvoudigde procedures en werkafspraken.Wanneer?De ontwikkeling van metadata is afgerond op 1 juni 2007 ten behoeve
van de baseline (zie actielijn 1). Nieuwe kaders voor selectie zullen eind
2007 gereed zijn. De ontwikkeling van selectie- en vaststellingsprocedures
is onder meer afhankelijk van de wijziging van de regelgeving (zie actielijn
8). Nadere afspraken voor een nieuwe verantwoordelijkheidverdeling voor selectielijsten,
moeten, evenals nieuwe advies- en inzageprocedures, ingaan op 1 januari
2009.In het kader van het Project «Wegwerken achterstanden overdracht
archieven tot en met 1975» (ook genoemd: Project Wegwerken Archief Achterstanden
t/m 1975) zal al in 2006 worden gewerkt met een vereenvoudigde manier van
vaststellen van selectielijsten. Dit in verband met de interdepartementaal
uitgesproken wens om de totstandkoming en vaststelling van selectielijsten
te laten plaatsvinden volgens een stelsel van primaire en secundaire zorgdragers.
Dat wil zeggen dat de minister die primair verantwoordelijk is voor een bepaald
beleidsterrein de lijsten vaststelt.De rolverdeling?De departementen zijn opdrachtgever van selectielijsten. Zij zorgen samen
met het Nationaal Archief voor de aanpassing van de selectielijsten. De Ministeries
van OCW en BZK zijn opdrachtgever, en verantwoordelijk voor de ontwikkeling
van de genoemde procedures en de baseline. De departementen en het Nationaal
Archief zorgen voor de uitvoering.Gevolgen voor wetgeving?Deze herschikking in verantwoordelijkheden betekent een wijziging van
uitgangspunten van de Archiefwet 1995. Dit raakt aan artikel 5 waarin selectieprocedures
en de adviesrol van de Raad voor Cultuur zijn beschreven. Overwogen wordt
om deze methode voor een vereenvoudigde vaststellingsprocedure breed in te
voeren. Mogelijk zal dan het Archiefbesluit 1995 op dit onderdeel aangepast
worden.Actielijn 6 – Bewerking van papieren en digitaal
archiefHet knelpunten?Overheidsorganisaties kampen met een grote achterstand in de bewerking
van papieren archieven. De totale werkvoorraad over de periode vanaf 1976
beslaat voor de rijksoverheid ongeveer 250 kilometer papieren dossiers. De
digitale voorraad is onbekend.Wat wil het kabinet daaraan doen?Het kabinet wil allereerst de archiefachterstanden van de rijksoverheid
tot en met 1975 versneld wegwerken. Met dit Project Wegwerken Archief Achterstanden
t/m 1975 (PWAA) zijn we al op 1 januari 2006 begonnen. Daarna zijn de
werkvoorraden van na 1975 aan de beurt.Bij de plannen van aanpak die departementen opstellen voor de selectie
en bewerking van deze archieven, zullen ook de leerervaringen worden meegenomen
van het project PWAA. Het kabinet gaat ervan uit dat de departementen bij
het opstellen van hun plannen van aanpak prioriteit geven aan de maatschappelijke
meest waardevolle archiefbestanden. Welke bestanden dat zijn, is een kwestie
van toepassing van de nieuwe systematiek van waardering die wordt ontwikkeld
door OCW (zie actielijn 5). Verder wil het kabinet de Centrale Archief Selectiedienst (CAS) hervormen.
De CAS werkt nu met een vaste bezetting aan de selectie en bewerking van archieven.
De flexibiliteit om in te spelen op de groeiende vraag vanuit de overheidsorganisaties
ontbreekt. De CAS moet de totale rijksoverheid kunnen bedienen op basis van
een gedegen kostprijsberekening en producten- en dienstencatalogus. Dit vraagt
om een aanpassing van de financierings- en sturingssystematiek.Ten slotte zal ook onderzoek worden gedaan naar de mogelijkheden voor
bewerking, selectie en bewaring van digitale bestanden. Het kabinet wil praktische
definities om te bepalen wat er moet gebeuren met oude digitale bestanden
en databases, die niet meer in gebruik zijn bij departementen. Op basis van
dergelijke definities moeten zorgdragers belangrijke digitale bestanden kunnen
identificeren en overdragen aan het Nationaal Archief.Wanneer?De archiefachterstanden tot en met 1975 moeten op 1 januari 2009
verdwenen zijn. Dit project wordt in 2007 geëvalueerd. Vanaf 2008
werken we aan de werkvoorraden van na 1975. Alle departementen hebben dan
een plan van aanpak voor de papieren werkvoorraden uit de periode 1976–1996.
De CAS is uiterlijk op 1 januari 2009 hervormd. Het onderzoek naar digitale
bestanden start in 2007.De rolverdeling?Het pSG-beraad1 is opdrachtgever en verantwoordelijk
voor het project dat de achterstanden tot en met 1975 wegwerkt. Verantwoordelijk
voor de werkvoorraden van ná 1975 is elke zorgdrager. De Minister voor
BVK is opdrachtgever, en verantwoordelijk voor de hervorming van de CAS. De
Ministeries van OCW en BZK zijn opdrachtnemer voor het onderzoek naar digitale
bestanden (definitiebepaling). Het pSG-beraad is eindverantwoordelijk voor
de uitvoering, inventarisatie en bewerking van (digitale) bestanden.Actielijn 7 – Duurzaam beheer en behoudDe knelpunten?De overheidsorganisaties komen capaciteit tekort om papieren en digitale
documenten op te slaan. Verder zijn sommige bestanden beperkt of niet toegankelijk
voor het publiek. Ook het feit dat onduidelijk is wie wat beheert, staat een
duurzame opslag in de weg.Wat wil het kabinet daaraan doen?Burgers, journalisten en wetenschappers moeten ook in de toekomst maatschappelijk
waardevolle informatiebestanden kunnen raadplegen. Daarom wil het kabinet
duurzame opslag mogelijk maken. Daartoe zullen we het fysieke depot bij het
Nationaal Archief uitbreiden en ook een e-depot ontwikkelen.Voor bepaalde informatie blijft extra basisbewerking nodig om deze toegankelijk
te maken voor het publiek. De toegankelijkheid van complexe archiefbestanden
en historische bestanden is bijvoorbeeld te vergroten door persoonsnamen-
of geografische indexen toe te voegen.Selectie van digitale archieven leidt in de praktijk niet altijd tot fysieke
overdracht van ministeries naar een e-depot bij het Nationaal Archief. Dit
omdat ook historische informatie voor organisaties zoals het KMNI nog relevant
is. Daarom wil het kabinet onderzoeken of «beheer voor de eeuwigheid»
bij zorgdragers mogelijk en wenselijk is. Behalve naar beheerslast kijken
we daarbij naar de gevolgen voor de toegankelijkheid voor het publiek.Daarnaast speelt de vraag of het beheer van overheidsarchieven –
die eigendom zijn van de Staat – kan worden uitbesteed. Dit speelt onder
meer in verband met de Regionale Historische Centra, die deels rijksarchieven
beheren. Volgens het rapport «Uitbesteding van archiefwettelijke werkzaamheden»
dat in opdracht van het Nationaal Archief (in het kader van het Convenant
Archieven) is uitgevoerd door de Universiteit van Amsterdam is dat
mogelijk, maar volgens de onderzoekers zal «daartoe een gecompliceerde
regeling van alle taken en bevoegdheden nodig (...) zijn». Zij wijzen
erop dat zo’n regeling met name de transparantie van de Archiefwet niet
ten goede zal komen. OCW vindt het daarom belangrijk dat hiernaar ook in een
breder verband – verder gekeken wordt.Wanneer?De actie voor duurzame opslag hangt samen met de projectplannen van de
departementen (zie actielijn 6). De verrijking van complexe informatie is
een doorlopend proces. Het onderzoek naar digitale opslag en beheer start
eind 2007. Onderzoek naar mogelijkheden voor uitbesteding van archiefbeheer
zal OCW in de tweede helft van 2006 verder in gang zetten. Zodra daarvan resultaten
beschikbaar zijn, volgt overleg met de diverse betrokken partijen.De rolverdeling?Hierover is nog geen besluit genomen.Gevolgen voor wetgeving?Vervolgonderzoek naar de verantwoordelijkheid voor beheer raakt aan fundamentele
uitgangspunten en rollen in de Archiefwet 1995.Actielijn 8 – Herziening wet- en regelgevingDe knelpunten?De bestaande regelgeving en procedures zijn niet toegesneden op de veranderde
digitale omgeving. De regels zijn soms moeilijk toe te passen en ook de handhaving
daarvan is moeilijk.Wat wil het kabinet daaraan doen?Het kabinet wil op korte termijn de regelgeving aanpassen die raakt aan
de uitvoering van de actielijnen. Voor wijziging van de regelgeving zullen
we concrete voorstellen doen. Verder willen we onderzoeken hoe de diverse
wet- en regelgeving meer in samenhang te brengen is. Concreet betekent dit
onderzoek naar de mogelijkheden van gelijktrekken en op elkaar afstemmen van
begrippen, definities, termijnen e.d. van de wet- en regelgeving rondom onder
andere de Wob, de privacywetgeving en de Archiefwet 1995. Waar nodig zullen
wij ook de regelgeving aanpassen voor de accentverschuivingen die wij met
dit beleid en deze actielijnen beogen. Daarbij kunnen ook archiefwettelijke
begrippen verduidelijkt worden.Wanneer?De korte termijn aanpassing van regelgeving moet in 2007 voltooid zijn.
Dit betreft met name de baseline en herziening van selectieprocedures. Het
onderzoek naar meer samenhang in de wetgeving start in het voorjaar van 2007.De rolverdeling?Het Ministerie van OCW is verantwoordelijk voor de aanpassing van de Archiefwet
1995 en het overleg hierover met andere overheden. Het onderzoek naar meer
samenhang in de wetgeving is een taak van de Ministers van AZ, BZK, Justitie
en OCW.Gevolgen voor wetgeving?Deze actie heeft in eerste instantie alleen gevolg voor aanpassingen in
regelgeving, genoemd bij de actielijnen.6. ConsequentiesGeen actie zonder gevolg. Ook de hier besproken acht actielijnen hebben
consequenties, en wel voor de verantwoordelijkheidsverdeling en voor de organisatie.
Namelijk: ... dat we goed afspreken wie we waarop kunnen aanspreken.De verschillende partijen dragen van oudsher gezamenlijke verantwoordelijkheid.
We willen deze verantwoordelijkheden meer expliciet maken. Dat doen we in
de uitwerking voor de informatieketen van de toekomst. De Ministeries van
BZK en OCW zijn gezamenlijk aanspreekbaar op de totale regie van de actielijnen.... dat alle ministers (zorgdragers) verantwoordelijk
blijven voor de uitvoering en de kwaliteit van de eigen informatiehuishouding
en voor de implementatie van de afspraken en actielijnen voor zover relevant
in hun eigen informatiehuishouding.De departementen zijn verantwoordelijk voor hun eigen bedrijfsvoering.
Ze zorgen ervoor dat ze hun informatiehuishouding op orde hebben en dat ze
archieven in een goede, geordende en toegankelijke staat overdragen. De ministers
gebruiken daarbij de baseline. Jaarlijks is er een audit om te kijken of iedereen
zich aan de afspraken houdt. Implementatie is op elk departement de verantwoordelijkheid
van de plaatsvervangend secretarissen generaal.Verder worden de departementen verantwoordelijk voor de selectielijsten
en voor het eventueel vernietigen van het materiaal. Komt materiaal voor overdracht
en bewaring in aanmerking, maar belandt dit niet fysiek bij het Nationaal
Archief? Dan moeten de departementen maatregelen treffen voor duurzaam beheer
van deze bestanden en databases. Hierover maken beide partijen werkafspraken.
Verder zal onderzoek moeten plaatsvinden naar de voorwaarden waaronder duurzaam
beheer van bestanden en databases bij de departementen wel of niet mogelijk
is.... dat de Minister voor Bestuurlijke Vernieuwing
en Koninkrijksrelaties aanspreekbaar en systeemverantwoordelijk is voor:– de vaststelling van de baseline voor digitaal informatiebeheer– de toegankelijkheid van overheidsinformatie– het programma samenwerking en kennis digitalisering.... dat de Staatssecretaris voor Cultuur verantwoordelijk
is voor de toegang tot informatie na overdracht aan het Nationaal Archief,
en voor het behoud en beheer.Onder beheer valt ook de conservering van het materiaal. De Staatssecretaris
voor Cultuur is verder verantwoordelijk voor de inhoud van de selectie van
het archief. De Staatssecretaris zorgt voor een breed maatschappelijk draagvlak
voor de gemaakte keuzes en korte en effectieve procedures. In het digitale
tijdperk geeft OCW aan het begin van het archiefvormingsproces aan wat het
bewaren waard is, omdat verlies van digitale gegevens onomkeerbaar is.... dat het Nationaal Archief en RHC’s zorgen
voor de waardering en selectie van papieren en digitale archieven van de rijksoverheid.Het Nationaal Archief (NA) en Regionaal Historische Centra (RHC) bepalen
voor de Staatssecretaris voor Cultuur welk archiefmateriaal om maatschappelijk,
cultuurhistorische of politieke redenen behouden moet blijven. Hiervoor zal
het NA een nieuwe (inhoudelijke) methode van waarderen, selecteren en prioriteren
opstellen. Het NA draagt ook bij aan het ontwikkelen van de baseline. Verder
levert zij met haar kennis over digitale duurzaamheid en conservering een
bijdrage aan het programma kennis en samenwerking digitalisering. Het NA heeft
verder de taak om overheidsinformatie te verrijken voor publiek en onderzoek
en het materiaal duurzaam en toegankelijk te bewaren. Vanuit de stelselverantwoordelijkheid
van de Staatssecretaris heeft het NA bovendien een rol in het erfgoedveld. ... dat de rol van de Erfgoedinspectie wordt onderzocht
in het licht van systeemtoezicht.De interne toetsing van de kwaliteitszorg wordt gewaarborgd met interne
audits. Binnenkort maken we afspraken met de Erfgoedinspectie over het toezicht
tijdens de overgangsfase. Naarmate intern toezicht beter werkt, komt de vraag
op in welke mate er extern toezicht nodig is. In 2007 onderzoeken we of «systeemtoezicht»
wenselijk is en hoe dit vervolgens moet werken. Het kabinet zal de rol van
de Erfgoedinspectie bekijken vanuit het bredere, totale perspectief van toezicht
en handhaving. Om te kunnen garanderen dat maatschappelijk waardevolle informatie
blijvend toegankelijk is, moet er ook toezicht komen op erfgoedbeherende organisaties
(NA en RHC’s).... dat de Raad voor Cultuur op termijn alleen adviseert
over het algemene erfgoed(selectie)beleid.De Raad voor Cultuur adviseert nu over bewaar- en vernietigingsbesluiten
in de individuele selectielijsten. Het kabinet stelt voor om de Raad, waar
het gaat om archiefselectielijsten, alleen nog te laten adviseren over de
uitgangspunten en het culturele belang. Voor de toetsing van het belang van
de recht- en bewijszoekende burger in verband met vernietigingstermijnen maken
departementen aparte afspraken. Deze nieuwe procedures voor advisering en
toetsing van archiefselectie moeten in 2009 in werking treden.... dat de Centrale Archief Selectiedienst en het
Nationaal Archief meer samenwerken.Het kabinet stelt een intensievere samenwerking voor tussen de Centrale
Archief Selectiedienst (CAS) (de baten-lastendienst van het Ministerie van
BZK) en het Nationaal Archief (de baten-lastendienst van het Ministerie van
OCW). Daardoor kunnen we de overgang van de bedrijfsvoeringarchieven van de
departementen naar cultureel erfgoed in cultuur- en publiekscentra zo soepel
mogelijk laten verlopen.Ook is het de bedoeling dat de CAS beter gaat inspelen op de wensen van
de opdrachtgevers binnen het Rijk. Er komt een duidelijke scheiding tussen
de rol van eigenaar en opdrachtgever, ook als het over het budget gaat. We
willen de maximering van het fte-plafond1 verlaten
om tegemoet te kunnen komen aan de grote vraag naar archiefbewerking. Verder
komt er een productenen dienstencatalogus van de CAS, waarmee te sturen is
op output en bekostiging op basis van geleverde producten en diensten. Op
deze wijze voldoet de CAS ook weer volledig aan de instellingseisen van een
baten-lastendienst.... dat de Ministeries van BZK en OCW verantwoordelijk
zijn voor de rapportage over de voortgang van de uitvoering van de actielijnen
aan de Kamer.Zij leggen die om de twee jaar voor, gebruikmakend van de auditrapporten
van de departementen. Op die manier meten we of de maatregelen (uit de actielijnen)
rijksbreed voldoen.7. Financiële gevolgenVoor de financiële onderbouwing van de actielijnen gaan wij uit van
de volgende onderdelen:1. De bekostiging van digitalisering bij de
organisaties van de rijksoverheid (actielijn 1) is onderdeel van hun lopende
begrotingen.2. Wegwerken van de bestanden vanaf 1976 (ongeveer
250 km) wordt eveneens door de organisaties bekostigd in hun lopende
begrotingen. De planning is afhankelijk van de plannen van aanpak die op 1 januari
2008 gereed zijn (actielijn 6). Op basis van deze plannen wordt in kaart gebracht welke gevolgen de voorgenomen aanpak heeft voor het Nationaal
Archief.3. De kosten voor het ontwikkelen en audit-proof maken van de baseline (actielijn 1 en 2) in de periode 2006–2008
worden geraamd op € 1 miljoen. Dit bedrag zal over de departementen
worden omgeslagen.4. Inrichten van een tijdelijk programma voor kennis en samenwerking digitalisering
(actielijn 3) kost circa € 500 000,– per jaar voor vier
jaar. Dit bedrag zal over de departementen worden omgeslagen.5. De diverse genoemde onderzoeken worden
vanaf 2007 bekostigd uit de lopende begroting van de Ministeries van
BZK en OCW. Dit gebeurt op basis van nadere prioritering, fasering en verdeling.
Departementen wordt gevraagd mee te werken aan de uitvoering daarvan.6. Dit jaar is bij voorjaarsnota besloten om de claim voor het fysiek en e-depot van het Nationaal Archief (actielijn
7) om te slaan over alle departementen. De daadwerkelijke overboekingen worden
geëffectueerd in de Miljoenennota. De capaciteitsbehoefte van de opslag
zal in de toekomst verder beoordeeld moeten worden.De Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,M. C. van der LaanDe Minister voor Bestuurlijke Vernieuwing en Koninkrijksrelaties,A. Pechtold XNoot1De informatiehuishouding is het totaal aan regels en voorzieningen gericht
op de informatiestromen en -opslag of archivering ter ondersteuning van de
primaire processen. (vrij naar «Het Expertise Centrum: De moderne informatiehuishouding
van de digitale overheid», juni 2005).XNoot1kamerstukken 29 800, VIII, 209 en 29 800 VIII, 233.XNoot2De Rijksarchiefinspectie is vanaf 30 januari 2006 als afdeling
Archieven onderdeel van de Erfgoedinspectie.XNoot3kamerstuk 29 800, VIII, 233.XNoot4Implementatieplan naar aanleiding van het rapport Vijftig aanbevelingen
voor communicatie met en door een andere Overheid (augustus 2005).XNoot5Betrouwbaar wil zeggen dat de informatie een getrouwe weergave is van
de activiteiten of feiten die hebben plaatsgevonden, authentiek wil zeggen
dat kan worden vastgesteld dat de informatie nog is zoals die oorspronkelijk
was en wie deze heeft gecreëerd of verzonden, en volledig wil zeggen
dat de informatie nog compleet en ongewijzigd is.XNoot6Het gaat dus om de ministeries (ministeries en directe onderdelen daarvan
(allen onderdeel van de rechtspersoon staat)) en de Hoge Colleges van Staat.
De afzonderlijke ministers zijn niet verantwoordelijk voor de ZBO’s.
Wel zullen de ministers de ZBO’s in hun domein uitnodigen om de problemen
op gelijke wijze aan te pakken en op te lossen.XNoot7http://www.burger.overheid.nl.XNoot8In het integratiedebat en de canondiscussie is de Nederlandse geschiedenis
bijvoorbeeld een belangrijk onderwerp van gesprek. In 2005 had de boekenweek
het thema «geschiedenis». Datzelfde jaar koos Nederland de «grootste
Nederlander aller tijden».XNoot1We kunnen steeds meer gearchiveerde data digitaal raadplegen. Via Parlando
bijvoorbeeld. Of via individuele overheidswebsites, www.overheid.nl en de
digitale studiezaal van het Nationaal Archief.XNoot2De huidige Archiefwet is van 1995. De Minister van OCW is daarvoor eerstverantwoordelijke.
Naast de Archiefwet is er het Archiefbesluit uit 1995 waarin wetsartikelen
verder zijn uitgewerkt. Uit het Archiefbesluit artikel 11, 12 en 13 volgen
drie uitvoeringsregelingen: over de duurzaamheid van archiefbescheiden (2001),
over de geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden (2002) en over
de bouw en inrichting van archiefruimten en archiefbewaarplaatsen (2001).XNoot1Document management: assessing costs and benefits (Research note GartnerGroup,
september 2000): kenniswerkers zijn gemiddeld een kwart van hun werkuren kwijt
aan zoeken, printen en opbergen van informatie.XNoot1De continuümgedachte of ketenbenadering gaat uit van een integrale
aanpak van het dynamische, semi-statische en het oud archief. Het gaat hier
om de papieren én de digitale informatiehuishouding. Informatiehuishouding
en archiefbeheer vormen dus één keten. Deze keten moet eigenlijk
integraal onderdeel zijn van een goed functionerende overheid. De Records
Continuüm benadering gaat uit van de processen en activiteiten die maatschappelijk
belangrijke records nu en in de toekomst voortbrengen. In dit model zijn archiefstukken
zowel modern als historisch vanaf het moment dat ze worden gemaakt.XNoot1Zie ook 2, blz. 3. De evaluatiecommissies zijn in december 2004 in opdracht
van de Staatssecretaris van OCW ingesteld. Het eindrapport van de commissies
wordt in september 2006 verwacht.XNoot1Ter inzage gelegd bij het Centraal Informatiepunt Tweede Kamer.XNoot2In de baseline worden opgenomen: relevante wet- en regelgeving, selectielijsten,
kernmodel, IKZ DIV (integrale kwaliteitszorg Documentaire Informatievoorziening,
NEN-ISO 15 489 (een breed abstract normenkader over de inrichting van
de informatiehuishouding), een set van metadata: Webmetadata van overheid.nl
en de uitkomsten metadataproject Interlab, informatiebeveiliging (VIR en VIRbi),
richtlijnen voor het web (huidige webrichtlijnen) en een e-mailgedragslijn.XNoot1IODI – Interdepartementaal Overleg Directeuren I (bestaat sinds
2004) en IODAD – Interdepartementaal Overlegorgaan Departementale Accountantsdiensten
(bestaat sinds 1995).XNoot1Het tekort van het teveel; over de rijksverantwoordelijkheid voor cultureel
erfgoed. Advies Erfgoedselectiebeleid deel I en II (Raad voor Cultuur, september
2005).XNoot2Metadata betekent letterlijk: data over data (gegevens over gegevens),
het is beschrijvende informatie over data en betreft dus niet de gegevens
zelf. Metadata zijn belangrijk om het overzicht te bewaren van de beschikbare
gegevens en om gemakkelijker naar de echte gegevens te kunnen zoeken. Metadata
zeggen bijvoorbeeld iets over het onderwerp, de oorsprong (auteur en organisatie)
en de datum.XNoot1pSG-beraad – rijksbreed overleg van plaatsvervangend secretarissen
generaal van alle ministeries.XNoot1Zoals dat nu is vastgelegd is in het Besluit Instelling agentschap CAS
uit 1996. 
 
 Naar boven

 

Directe linkKopieer de link naar uw clipboard 

https://zoek.officielebekendmakingen.nl/kst-29362-101.html

Sluit modaal

 

Disclaimer
De hier aangeboden pdf-bestanden van het Staatsblad, Staatscourant, Tractatenblad, provinciaal blad, gemeenteblad, waterschapsblad en blad gemeenschappelijke regeling vormen de formele bekendmakingen in de zin van de Bekendmakingswet en de Rijkswet goedkeuring en bekendmaking verdragen voor zover ze na 1 juli 2009 zijn uitgegeven. Voor pdf-publicaties van vóór deze datum geldt dat alleen de in papieren vorm uitgegeven bladen formele status hebben; de hier aangeboden elektronische versies daarvan worden bij wijze van service aangeboden.

 

Over deze website
Contact
English
Help
Zoeken

Informatie hergebruiken
Privacy en cookies
Toegankelijkheid
Sitemap
Kwetsbaarheid melden

Open data
Linked Data Overheid
PUC Open Data

MijnOverheid.nl
Rijksoverheid.nl
Ondernemersplein.nl
Werkenbijdeoverheid.nl