Voortgang project relocatie Europees Geneesmiddelen Agentschap (EMA)
Staten-Generaal — Kamerstuk Brief
Datum: 2018-01-31 00:00:00.000000
Rechtsgebied: Wetgeving


Vergaderjaar 2017-2018
 Tweede Kamer der Staten-Generaal
 2
 Kamerstukken
 
 
 
 29 477
 
 Geneesmiddelenbeleid
 
 
 Nr. 466
 BRIEF VAN DE MINISTER VOOR MEDISCHE ZORG 
 
 
 
 Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal
 Den Haag, 29 januari 2018
 In mijn brief van 22 november jongstleden (Kamerstuk 29 477, nr. 455) heb ik uw Kamer geïnformeerd dat het Kabinet verheugd is over de komst van het Europees Geneesmiddelen Agentschap (EMA) naar Nederland. Vanaf 20 november is van start gegaan met de voorbereidingen hiertoe. In deze brief schets ik u de voortgang van het project, de stappen die er tot nu toe zijn gezet en geef ik een vooruitblik naar de komende periode.
 Het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) heeft direct na het besluit op 20 november 2017 een projectorganisatie opgezet om de verhuizing in goede banen te leiden en het uitvoeren van voorstellen die ons land in het bidbook gedaan heeft te coördineren en ondersteunen. Als een van de eerste acties is nog voor de feestdagen met het EMA een Memorandum of Understanding gesloten.
 In dit Memorandum of Understanding zijn met het EMA afspraken gemaakt over een gezamenlijke governance structuur en de meest urgente zaken die in de komende maanden aangepakt dienen te worden. De governancestructuur omvat onder andere een stuurgroep op hoog ambtelijk niveau, een taskforce waar zowel het EMA als het Ministerie van VWS en andere direct betrokkenen aan deelnemen, zoals het Rijksvastgoedbedrijf, het Ministerie van Buitenlandse Zaken en vanzelfsprekend ook de gemeente Amsterdam. Een goede samenwerking en afstemming met al deze actoren is van belang voor het slagen van dit bijzondere project.
 Tijdelijke huisvesting
 Kern van het Nederlandse bidbook is het garanderen van de continuïteit van de werkzaamheden van het EMA. In dit bidbook is een op maat gemaakt nieuw hoofdkantoor aangeboden, dat wordt gerealiseerd op de Amsterdamse Zuidas. Om de bedrijfscontinuïteit van het EMA te garanderen in de periode tussen de vastgestelde uiterste verhuisdatum uit Londen en de oplevering van het nieuwe gebouw aan de Zuidas is een tijdelijk kantoor aangeboden. De tijdelijke huisvesting bevindt zich in de nabijheid van Amsterdam Sloterdijk en draagt de naam Spark. Het gebouw biedt werkplekken aan de medewerkers van het EMA, en tevens vergaderfaciliteiten waardoor de belangrijkste vergaderingen in hun eigen gebouw kunnen worden georganiseerd. Dit zal niet altijd voldoende zijn, zodat in overleg met het EMA geregeld is dat waar nodig in hotels en vergadercentra in de omgeving van dit gebouw extra vergadercapaciteit kan worden gehuurd. Op 29 januari wordt het huurcontract1Ingaand per 1-1-2019 voor dit gebouw getekend. In overleg met het EMA is bepaald wat nodig is om de bedrijfsvoering zeker te stellen in de tijdelijke huisvesting. Op 1 januari 2019 is het tijdelijke gebouw gebruiksklaar.
 Nieuwbouw
 Het hoofdkantoor van het EMA zal in opdracht van het Rijksvastgoedbedrijf op maat worden ontworpen en gebouwd. Op dit moment is het Rijksvastgoedbedrijf bezig met de Europese aanbestedingsprocedure voor de bouw. Conform de huidige planning is de definitieve gunning eind maart. De bouw zal zo snel mogelijk daarna beginnen. De oplevering van het gehele gebouw staat gepland voor november 2019.
 Hervestiging medewerkers
 
 Het bidbook van Nederland legt de nadruk op een goede persoonlijke begeleiding voor de EMA- medewerkers bij het vinden van woonruimte, scholen en ondersteuning en bij alle administratieve procedures die nodig zijn bij een verhuizing naar een ander land.
 In het bidbook is een aantal acties toegezegd voor 2017 en begin 2018: 1) de opzet van een informatiedesk bij het EMA, 2) persoonlijke begeleiding voor alle medewerkers en hun families 3) toegang tot scholen en 4) maandelijkse informatiesessies.
 
 
 De gemeente Amsterdam is in nauwe samenwerking met het Ministerie van VWS verantwoordelijk voor de begeleiding van het personeel tijdens hun verhuizing.
 De gemeente Amsterdam is inmiddels begonnen met een ondersteuningsprogramma voor de begeleiding en hervestiging van medewerkers. Op 4 december 2017 is er in het gebouw van het EMA in Londen een helpdesk ingericht. Deze helpdesk voorziet EMA-medewerkers van informatie bij algemene praktische vragen over bijvoorbeeld het onderwijssysteem en het aanbod van scholen en woningen, reistijden en het dagelijks leven in Nederland. Sinds de opening van de helpdesk wordt deze frequent door medewerkers bezocht. Vanuit het EMA wordt deze persoonlijke vorm van begeleiding zeer gewaardeerd.
 
 
 Naar verwachting start medio februari 2018 de persoonlijke begeleiding van EMA-medewerkers en hun huishoudens. Hiervoor is een openbare aanbesteding gestart die in februari tot een besluit zal leiden. De gemeente Amsterdam ontvangt hiervoor een bijdrage van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) van € 2.500.000,-.
 Verwacht wordt dat reeds in de tweede helft van 2018 de eerste huishoudens naar Nederland zullen verhuizen.
 
 Zetelovereenkomst
 In het bidbook heeft de Nederlandse overheid een zetelovereenkomst toegezegd waarin met het EMA vergelijkbare afspraken worden gemaakt over privileges en immuniteit als met de andere Europese agentschappen die zijn gevestigd in Nederland. Op dit moment wordt gewerkt aan de zetelovereenkomst. Het streven is om deze zetelovereenkomst voor de zomer gereed te hebben aangezien de overeenkomst bepalend is voor de keuzes die de EMA-medewerkers maken ten aanzien van hun verhuizing.
 Ik vertrouw erop u hiermee voldoende te hebben geinformeerd.
 
 
 
 
 De Minister voor Medische Zorg,B.J.Bruins