Financiële verantwoording over het jaar 1998; Rapport bij de financiële verantwoording 1998 van het ministerie van Landbouw, Natuurbeheer en Visserij
Staten-Generaal — Kamerstuk 
Datum: 2014-07-10 00:00:00.000000
Rechtsgebied: Wetgeving


(function (window, document, dataLayerName, id) {
 window[dataLayerName] = window[dataLayerName] || [], window[dataLayerName].push({ start: (new Date).getTime(), event: "stg.start" }); var scripts = document.getElementsByTagName('script')[0], tags = document.createElement('script');
 function stgCreateCookie(a, b, c) { var d = ""; if (c) { var e = new Date; e.setTime(e.getTime() + 24 * c * 60 * 60 * 1e3), d = "; expires=" + e.toUTCString() } document.cookie = a + "=" + b + d + "; path=/; Secure" }
 var isStgDebug = (window.location.href.match("stg_debug") || document.cookie.match("stg_debug")) && !window.location.href.match("stg_disable_debug"); stgCreateCookie("stg_debug", isStgDebug ? 1 : "", isStgDebug ? 14 : -1);
 var qP = []; dataLayerName !== "dataLayer" && qP.push("data_layer_name=" + dataLayerName), qP.push("use_secure_cookies"), isStgDebug && qP.push("stg_debug"); var qPString = qP.length > 0 ? ("?" + qP.join("&")) : "";
 tags.async = !0, tags.src = "https://koop.piwik.pro/containers/" + id + ".js" + qPString, scripts.parentNode.insertBefore(tags, scripts);
 !function (a, n, i) { a[n] = a[n] || {}; for (var c = 0; c < i.length; c++)!function (i) { a[n][i] = a[n][i] || {}, a[n][i].api = a[n][i].api || function () { var a = [].slice.call(arguments, 0); "string" == typeof a[0] && window[dataLayerName].push({ event: n + "." + i + ":" + a[0], parameters: [].slice.call(arguments, 1) }) } }(i[c]) }(window, "ppms", ["tm", "cm"]);
 })(window, document, 'dataLayer', 'f8b9eee5-8d9c-4ea1-abd5-83e174f29813');
 
 
 
Direct naar content
Navigatie
Contextinformatie
Publicatie
Acties
Inhoudsopgave
Gerelateerde informatie

Menu

U bent nu hier: 
Publicaties
Officiële publicaties

Inloggen

Primaire navigatie

Andere sites binnen Overheid.nl
Home
Uitgebreid zoeken
Mijn abonnementen
Help

Andere sites binnen Overheid.nl

Berichten over uw Buurt
Zoals vergunningen, bouwplannen en lokale regelgeving.

Rondom uw woonadres
Rondom een zelfgekozen adres

Dienstverlening
Zoals belastingen, uitkeringen en subsidies.

Naar dienstverlening

Beleid & regelgeving
Officiële publicaties van de overheid.

Naar beleid & regelgeving

Contactgegevens overheden
Adressen en contactpersonen van overheidsorganisaties.

Naar overheidsorganisaties

 
 
 
U bent hier:

Home

Kamerstuk 26541, nr. 25

 
 
 

Kamerstuk

Datum publicatie
Organisatie
Vergaderjaar
Dossier- en ondernummer

24-06-1999

Tweede Kamer der Staten-Generaal

1998-1999

26541 nr. 25

 

 

 
 
 Toon meer van: Inhoudsopgave
 
 

 
 AanhefLichaamInhoudSAMENVATTING InleidingIJkpunten financieel beheerToelichting tekortkomingen financieel beheer InleidingAdministratieve organisatieAutomatiseringToezicht op geldstromen buiten het RijkTransactie-uitgaven en -ontvangstenAndere aandachtspunten Afwikkeling varkenspestcrisisKengetallenBureau HeffingenDirectie Financieel-Economische ZakenStaatsbosbeheerDe Stichting Dienst Landbouwkundig OnderzoekFinanciële verantwoording1 INLEIDING AlgemeenVerzelfstandigingenInhoud rapport2 FINANCIEEL BEHEER 2.1 Inleiding 2.1.1 IJkpunten financieel beheer2.1.2 Tekortkomingen2.2 Accountantscontrole 2.2.1 Financiële verantwoording2.2.2 Financieel beheer2.3 Beschrijving en onderhoudsorganisatie administratieve
organisatie 2.3.1 Inleiding2.3.2 Autorisatie onderhoudsorganisatie2.3.3 Opzet onderhoudsorganisatie2.3.4 Werking onderhoudsorganisatie2.3.5 Beschrijving administratieve organisatie2.3.6 Oordeel over het ijkpuntReactie ministerNawoord Rekenkamer2.4 Automatisering 2.4.1 Het Voorschrift Informatiebeveiliging RijksdienstReactie ministerNawoord Rekenkamer2.4.2 Geautomatiseerde systemen Het begrotingsadministratiesysteemHet personeelsinformatiesysteemDe voorraadadministratiesystemenConclusie2.5 Informatievoorziening 2.5.1 Rol directie Financieel-Economische Zaken bij de
oplevering van financiële verantwoordingen2.5.2 Relatie tussen beleidsdirecties en uitvoeringsorganisaties2.5.3 Concern Control Systeem2.5.4 KengetallenReactie minister2.6 Financiële functie2.7 Agentschappen2.8 Toezicht op geldstromen buiten het Rijk2.9 Transactie-uitgaven en -ontvangsten2.10 Afwikkeling varkenspestcrisis2.11 Conclusies over het financieel beheer 3 FINANCIËLE VERANTWOORDING 3.1 RekeningOverzicht 1 Bedragen van de rekening 1998, Ministerie
van Landbouw, Natuurbeheer en Visserij (x f 1 miljoen) 3.2 Toelichting bij de rekening3.3 Saldibalans met toelichtingOverzicht 2 Bedragen van de saldibalans per 31 december
1998, Ministerie van Landbouw, Natuurbeheer en Visserij (bedragen x f 1
miljoen) 3.4 Financiële verantwoording agentschap Bureau Heffingen3.5 Financiële verantwoording agentschap Plantenziektenkundige
Dienst3.6 Oordeel over de financiële verantwoordingBIJLAGE OVERZICHT GECONSTATEERDE TEKORTKOMINGEN 1998 (BEDRAGEN X 1 MILJOEN)
 

 
 
 Toon meer van: Extra informatie
 
 

 
 

Informatie over publicatie

 

 

 
 Toon meer van: Gerelateerd
 
 

 
 Publicaties in kamerdossier

Kamerdossier 26541Toon alle publicaties in het hoofddossier

 

 
 
 Geconsolideerde regelgeving

 

 
 
 Geconsolideerde regelgeving

 

 
 
 Publicaties referendum

 

 

 

 

 

Authentieke versie (PDF)
bestandsgrootte: 84 Kb

Informatie

Gerelateerd

Printen

Delen

 
 
 
26 541Financiële verantwoordingen over het jaar 1998nr. 25RAPPORT BIJ DE FINANCIËLE VERANTWOORDING 1998 VAN HET MINISTERIE
VAN LANDBOUW, NATUURBEHEER EN VISSERIJ Inhoud Samenvatting2   1Inleiding8   2Financieel
beheer102.1Inleiding10 2.1.1IJkpunten
financieel beheer10 2.1.2Tekortkomingen10 2.2Accountantscontrole112.2.1Financiële verantwoording11 2.2.2Financieel
beheer11 2.3Beschrijving en onderhoudsorganisatie administratieve
organisatie11 2.3.1Inleiding11 2.3.2Autorisatie
onderhoudsorganisatie12 2.3.3Opzet onderhoudsorganisatie122.3.4Werking onderhoudsorganisatie13 2.3.5Beschrijving
administratieve organisatie13 2.3.6Oordeel over het ijkpunt142.4Automatisering15 2.4.1Het Voorschrift Informatiebeveiliging
Rijksdienst15 2.4.2Geautomatiseerde systemen17 2.5Informatievoorziening182.5.1Rol directie Financieel-Economische Zaken bij de oplevering
van financiële verantwoordingen18 2.5.2Relatie tussen
beleidsdirecties en uitvoeringsorganisaties18 2.5.3Concern
Control Systeem19 2.5.4Kengetallen19 2.6Financiële
functie21 2.7Agentschappen22 2.8Toezicht
op geldstromen buiten het Rijk22 2.9Transactie-uitgaven
en -ontvangsten23 2.10Afwikkeling varkenspestcrisis242.11Conclusies over het financieel beheer24    3Financiële
verantwoording263.1Rekening26 3.2Toelichting
bij de rekening26 3.3Saldibalans met toelichting263.4Financiële verantwoording agentschap Bureau Heffingen273.5Financiële verantwoording agentschap Plantenziektenkundige
Dienst27 3.6Oordeel over de financiële verantwoording28   BijlageOverzicht geconstateerde tekortkomingen 199829SAMENVATTING InleidingDit rapport bevat de resultaten van het rechtmatigheidsonderzoek over
het begrotingsjaar 1998 bij het Ministerie van Landbouw, Natuurbeheer en Visserij
(LNV). In dit jaar zijn circa f 3 758 miljoen, circa f 4 474
miljoen aan verplichtingen aangegaan en circa f 585 miljoen aan ontvangsten
verantwoord.Het landbouwbeleid van het Ministerie van LNV wordt in grote mate bepaald
en opgelegd door besluiten van de Europese Unie. Een belangrijk deel van dit
beleid (landbouwvoorlichting en -ontwikkeling) krijgt gestalte door middel
van subsidieverstrekking. Die subsidies zijn deels gebaseerd op nationaal
beleid en deels op Europees beleid.Het departement is ook verantwoordelijk voor de uitvoering van het Europese
beleid dat niet via de eigen begroting loopt (Landbouw-Egalisatiefonds). De
uitvoering van dit beleid vindt voor een belangrijk deel plaats door de dienst
Landelijke Service bij Regelingen (LASER). IJkpunten financieel beheerIn het rechtmatigheidsonderzoek over 1998 zijn bij alle departementen
vier ijkpunten voor het financieel beheer onderzocht. In het Algemeen Gedeelte
van de bundel Rechtmatigheidsonderzoek 1998 worden aan de hand van deze ijkpunten
de ministeries met elkaar vergeleken en wordt een rijksbreed beeld van deze
onderdelen van het financieel beheer opgebouwd. Voor het Ministerie van LNV
zijn de oordelen op deze vier ijkpunten:• De beschrijving en de onderhoudsorganisatie van de administratieve
organisatie. Oordeel: matig (wat de opzet van de onderhoudsorganisatie betreft).• De accountantscontrole op de financiële verantwoording (onderdeel
van het ijkpunt accountantscontrole). Oordeel: voldoende.• Het Voorschrift Informatiebeveiliging Rijksdienst (VIR, onderdeel
van het ijkpunt automatisering). Oordeel: matig.• Kengetallen (onderdeel van het ijkpunt informatievoorziening).
Oordeel: voldoende.Behalve naar deze rijksbreed onderzochte ijkpunten heeft de Rekenkamer
ook onderzoek gedaan naar voor het ministerie specifieke punten, die wel van
belang zijn voor het beeld van het financieel beheer bij het Ministerie van
LNV, maar geen rol spelen in de rijksbrede vergelijking tussen de departementen.
Dit waren de financiële functie, de agentschappen, het toezicht op geldstromen
buiten het rijk, alsmede de transactie-uitgaven en -ontvangsten.Onderstaande tabel geeft een overzicht van de onderzoeksresultaten voor
zowel de rijksbrede ijkpunten (de eerste vijf) als voor de departementsspecifieke
punten. Om eenduidig te rapporteren zijn de hiervoor vermelde oordelen uitgedrukt
in termen van geconstateerde tekortkomingen. De tabel laat zien dat zich op
geen enkel onderzocht onderdeel ernstige tekortkomingen voordeden, zodat hiermee
het algehele beeld van het financieel beheer bij LNV een opgaande lijn vertoont
ten opzichte van 1997.Vier van de acht onderzochte onderdelen gaven geen aanleiding tot opmerkingen.
Op vier punten waren er wel tekortkomingen. Op deze vier wordt wat dieper
ingegaan. IJkpuntgeen noemenswaardige
tekortkomingen geconstateerdtekortkomingen geconstateerdernstige
tekortkomingen geconstateerd Accountantscontrole financiële verantwoordingx  Beschrijving en onderhoudsorganisatie administratieve organisatie x Automatisering x  Informatievoorzieningx   Financiële
functiex   Agentschappenx   Toezicht op geldstromen buiten
het Rijk x  Transactieuitgaven en -ontvangsten x Toelichting tekortkomingen financieel beheer InleidingDe Rekenkamer vraagt nadrukkelijk aandacht voor de tekortkomingen die
over het begrotingsjaar 1998 zijn geconstateerd. Zij acht het van belang dat
de minister maatregelen neemt om deze tekortkomingen op korte termijn weg
te nemen. Voortduren van deze tekortkomingen kan voor de Rekenkamer aanleiding
zijn tot het maken van bezwaar als bedoeld in artikel 55 van de Comptabiliteitswet. Administratieve organisatieDe Rekenkamer heeft vastgesteld dat vijf1
van de dertig dienstonderdelen van het ministerie niet beschikten over een
geautoriseerde en dwingend voorgeschreven onderhoudsorganisatie. Zij merkt
dit aan als een tekortkoming, mede gezien de door haar uitgevoerde bezwaaronderzoeken
over de voorgaande twee jaren op het punt van de administratieve organisatie.Met name het ontbreken van een formele onderhoudsorganisatie bij de Plantenziektenkundige
Dienst en bij het salaris- en personeelssysteem PeRCC van de stafdirectie
Personeel en Organisatie acht de Rekenkamer teleurstellend, omdat de Plantenziektenkundige
Dienst al sinds 1994 een agentschap is, en het PeRCC-systeem al in 1997 in
gebruik is genomen.Ten aanzien van de Algemene Inspectiedienst en de Rijksdienst voor de
Keuring van Vee en Vlees meent de Rekenkamer dat ingrijpende veranderingen
binnen deze organisaties het ontbreken van een onderhoudsorganisatie niet
rechtvaardigen. De minister van LNV heeft in zijn reactie op het rapport aangegeven
dit anders te zien. Zijns inziens moet bij ingrijpende organisatieveranderingen
de AO zo spoedig mogelijk beoordeeld en indien nodig aangepast worden, ook
als er nog geen sprake is van een geformaliseerde onderhoudsorganisatie. De
Rekenkamer blijft evenwel van mening dat, juist in de hectiek van reorganisaties
bij grote uitvoerende diensten, alleen de aanwezigheid van een onderhoudsorganisatie
garandeert dat beleidsveranderingen na afronding terstond worden vastgelegd
in de vorm van een geactualiseerde AO.Voor de Rijksdienst voor de Keuring van Vee en Vlees acht de Rekenkamer
een geactualiseerde administratieve organisatie van extra groot belang, omdat
de minister van LNV voornemens is deze dienst met ingang van het jaar 2001
te laten functioneren als een agentschap. Tevens bestaan er plannen om de
dienst in de toekomst te laten functioneren als EU-betaalorgaan, Meer in het
algemeen is een toereikend financieel beheer een essentiële voorwaarde
om deze nieuwe rollen in de toekomst goed te kunnen vervullen.
Een aantal zaken zal daartoe nog moeten worden geregeld, zoals de invoering
van het tijdsregistratiesysteem FATIJDEC. Door het ontbreken van een alternatieve,
deugdelijke urenregistratie, moest de AD zich net als in 1996 en 1997 door
middel van aanvullende controlewerkzaamheden voldoende zekerheid verwerven
over de volledigheid van de verantwoorde keuringsgelden. Ook ontbreekt bij
deze dienst een actuele beschrijving van de administratieve organisatie van
bestrijdingsmaatregelen bij calamiteiten als de varkenspest.De onderhoudsorganisaties van de overige dienstonderdelen voldeden in
het algemeen aan de normen van de Rekenkamer. Uitzonderingen hierop zijn de
onderhoudsorganisaties van de directie Natuurbeheer en de regionale directie
Noord. AutomatiseringDe Rekenkamer heeft vastgesteld dat het Ministerie van LNV beschikt over
een vastgelegd, toereikend informatiebeveiligingsbeleid conform het Voorschrift
Informatiebeveiliging Rijksdienst (VIR). Het ministerie heeft echter nog niet
voor elk afzonderlijk informatiesysteem een risicoanalyse opgesteld, als basis
voor een informatiebeveiligingsplan. Hierbij speelt mee dat het ministerie
vóór de invoering van het VIR al beschikte over een eigen gefaseerde
ontwikkelingsmethodiek voor geautomatiseerde systemen. Zeven systemen die
toen reeds functioneerden,1 beschikten hierdoor
niet over een op schrift gestelde risicoanalyse. Voor deze systemen beveelt
de Rekenkamer aan om bij belangrijke wijzigingen in de functionaliteit van
deze systemen een globale risicoanalyse te laten uitvoeren.De Rekenkamer heeft echter geconstateerd dat ook bij drie systemen die
zijn ontwikkeld ná introductie van de eigen methodiek van het ministerie,
de fase van risicoanalyse niet is doorlopen, als gevolg van de korte periode
die voor de ontwikkeling beschikbaar was. Het betreft het (nog niet operationeel
zijnde) mineralenaangiftesysteem MINAS, het Verwerkingsadministratiesysteem
VAS, dat is opgezet om in het kader van de varkenspestbestrijding een sluitende
goederenbeweging te verkrijgen en het (nog niet operationeel zijnde) tijdsregistratiesysteem
FATIJDEC. De in het VAS-systeem opgenomen maatregelen van interne controle bleken
in voldoende mate de integriteit van de gegevens binnen het VAS te waarborgen.
Bij het MINAS-systeem echter, ontbreekt een document waarin op een gestructureerde
wijze alle risico's en bedreigingen zijn opgenomen.De Rekenkamer concludeert dat de eigen ontwikkelingsmethodiek van het
ministerie niet consequent genoeg is toegepast, mede als gevolg van de korte
periode die voor de ontwikkeling van sommige systemen beschikbaar was. De
tijdsdruk geldt naar haar mening evenwel niet als een voldoende excuus. Mede
hierdoor kwalificeert de Rekenkamer het niet naleven van het VIR als matig.In zijn antwoord heeft de minister van LNV te kennen gegeven dat er naar
zijn oordeel op het punt van de informatiebeveiliging geen sprake is van tekortkomingen
die de tolerantiegrenzen overschrijden. Bij de drie systemen MINAS, VAS en
FATIJDEC is volgens hem, ondanks de afwijking van de eigen ontwikkelingsmethodiek,
wel degelijk bezien welk stelsel van beveiligingsmaatregelen noodzakelijk
is.De Rekenkamer blijft evenwel van mening dat het niet volledig volgen van
de eigen ontwikkelingsmethodiek het risico met zich meebrengt dat het stelsel
van beveiligingsmaatregelen niet volledig is dan wel niet toegesneden is op
het desbetreffende systeem. Zij voegt hieraan toe dat haar zorg ook betrekking
heeft op de zeven voornoemde systemen, waarvoor niet een op schrift gestelde
risicoanalyse is opgesteld. Toezicht op geldstromen buiten het RijkIn haar rapport bij de financiële verantwoording over 1997 plaatste
de Rekenkamer kritische kanttekeningen bij de besteding van Europese structuurfondsgelden
door provincies. Het ging om de naleving van communautaire regelgeving, het
melden van onregelmatigheden, de rapportering over het stelsel van AO en de
opdracht aan de provinciale accountants (deze was niet expliciet gericht op
de beoordeling van de communautaire controledoelstellingen).Over 1998 heeft de Rekenkamer vastgesteld dat provincies geen onregelmatigheden
hebben gemeld. In 1998 is voorts een modelrapportage ontworpen ten behoeve
van de provincies, waarin zij moeten aangeven in hoeverre is voldaan aan communautaire
regelgeving. Ten slotte is ten behoeve van de provinciale accountants een
controleprotocol opgesteld, waarin duidelijk is uiteen gezet dat de naleving
van deze regelgeving op het punt van de AO een onderdeel van hun controle
is.De Rekenkamer is van oordeel dat toepassing van deze modellen alleen zinvol
is als de directie Landbouw en de directie Financieel-Economische Zaken (FEZ)
toezien op de implementatie van aanbevelingen van de provinciale accountants.
Tot nu toe is dit toezicht onvoldoende geweest. De Rekenkamer beschouwt dit
als een tekortkoming.De Rekenkamer heeft verder vastgesteld dat het ministerie de provincies
Groningen, Friesland, Drenthe en Overijssel bij een eventuele korting door
de Europese Commissie hiervoor niet financieel verantwoordelijk heeft gesteld.1 Het ministerie van Economische Zaken (EZ) kent zulke
bepalingen wel; daar zijn ze opgenomen in de decentralisatiebrieven in het
kader van de EFRO-regeling. De Rekenkamer beveelt het ministerie van LNV aan
om eveneens een dergelijke bepaling in de decentralisatiebrieven op te nemen. Transactie-uitgaven en -ontvangstenDe Rekenkamer heeft vastgesteld dat de Facilitaire Dienst, de directie
Landbouw en de directie Natuurbeheer geen periodieke controles uitvoerden
op de aanwezigheid van personeel. De Facilitaire Dienst en de directie Veterinaire,
Voedings- en Milieuaangelegenheden voerden geen controles uit op de volledigheid
en juistheid van gegevens over langdurige afwezigheid en arbeidsongeschiktheid.De Rekenkamer merkt deze gebreken in de interne controle aan als een tekortkoming
en adviseert bij de overige dienstonderdelen na te gaan of deze gebreken zich
wellicht ook voordoen. Andere aandachtspunten Afwikkeling varkenspestcrisisOver 1997 meldde de Rekenkamer dat volledige zekerheid over de rechtmatigheid
van de uitgaven in het kader van de bestrijding van de varkenspest werd verwacht
in het kader van de controle over 1998. Deze verwachting is niet uitgekomen.
De vertraging in de afwikkeling is te wijten aan de omvangrijke herstelwerkzaamheden
die noodzakelijk waren voor het verkrijgen van een betrouwbare administratie,
informatievoorziening en dossiervorming, alsmede aan discussies over (vorm)voorschriften
van de Europese Commissie en de declaratie van de uitgaven van de varkenspestcrisis.De verwachting is thans dat de Accountantsdienst zijn werkzaamheden in
het najaar van 1999 kan afronden, waarna de definitieve declaratie aan de
Europese Commissie kan worden opgesteld en de voorschotten, verstrekt aan de Stichting Gezondheidszorg voor Dieren kunnen worden afgewikkeld. KengetallenGezien het grote aantal kengetallen bij het beleidsterrein «Natuur,
groene ruimte en recreatie» is de Rekenkamer van mening dat het ministerie
selectiever te werk dient te gaan bij het opnemen van kengetallen in de begroting.
Aggregatie van kengetallen tot een gewogen gemiddelde valt hierbij te overwegen.
Niettemin waardeert de Rekenkamer de ambities van het ministerie om meer kengetallen
toe te passen.In zijn reactie heeft de minister aangegeven bij het opstellen van de
ontwerpbegroting voor het jaar 2000 aandacht te zullen besteden aan de suggesties
van de Rekenkamer. Hij acht het echter van belang om niet alleen het aantal
kengetallen, maar ook de kwaliteit ervan scherp in het oog te houden. Bureau HeffingenBij het Bureau Heffingen heeft de cumulatie van nieuwe ontwikkelingen
zoals het werken volgens de uitvoeringsmodaliteiten van een agentschap, de
introductie van het mineralenaangiftesysteem MINAS en de herstructurering
van de varkenshouderij, de inrichting van het agentschap onder druk gezet.
Dit is ten dele ten koste gegaan van voorgenomen verbeteringen in de bedrijfsvoering. Directie Financieel-Economische ZakenDe opzet van de interne organisatie binnen de directie Financieel-Economische
Zaken (FEZ), gericht op het tijdig opleveren van kwalitatief toereikende financiële
verantwoordingen en het aansturen van directies en dienstonderdelen op financieel-administratief
gebied, is voor verbetering vatbaar. Binnen de directie FEZ bleek geen optimale
taak- en verantwoordelijkheidsverdeling aanwezig. Onder meer als gevolg hiervan
kregen toezichtstaken als kwaliteitsbewaking en interne controle op reguliere
processen niet de volledige aandacht en moest de uitvoering van deze taken
onder grote tijdsdruk plaatsvinden. StaatsbosbeheerStaatsbosbeheer opereert sinds 1 januari 1998 als een Zelfstandig Bestuursorgaan
en heeft op het gebied van terreinbeheer een relatie met de directie Natuurbeheer.
Voor het toezicht moet deze relatie nog nader worden uitgewerkt in de vorm
van afspraken. Overigens is de Rekenkamer bezig nader onderzoek naar Staatsbosbeheer
te verrichten. Naar verwachting zal hierover in 1999 worden gerapporteerd. De Stichting Dienst Landbouwkundig OnderzoekDe Dienst Landbouwkundig Onderzoek is per 1 januari 1998 juridisch verzelfstandigd
in de vorm van een stichting. Het verzelfstandigingsproces loopt evenwel door
tot medio 1999.De Rekenkamer wijst erop dat voldoende instrumenten aanwezig moeten zijn
voor monitoring van de bestedingen van de stichting en de verantwoording hierover
op het niveau van budgetonderdeel. In het bijzonder geldt dit voor een cruciaal
budgetonderdeel als het ontwikkelingsbudget. Financiële verantwoordingDe Rekenkamer heeft vastgesteld dat de departementale accountantscontrole
voldoende basis vormde voor haar oordeelsvorming over de financiële verantwoording.
Haar oordelen zijn dan ook mede op basis van de AD-rapportages tot stand gekomen.De Rekenkamer komt tot het volgende oordeel over de financiële verantwoording
1998 van het Ministerie van LNV. In 100% van de aangegane verplichtingen,
99,7% van de uitgaven en 100% van de ontvangsten trof de Rekenkamer geen belangrijke
fouten of onzekerheden aan. De verantwoording is een deugdelijke weergave
van de uitkomsten van het financieel beheer en is opgesteld volgens de voorschriften. 1 INLEIDING AlgemeenDit rapport bevat de resultaten van het rechtmatigheidsonderzoek over
het begrotingsjaar 1998 bij het Ministerie van Landbouw, Natuurbeheer en Visserij
(LNV). De doelstellingen van het ministerie zijn:– het bevorderen van een concurrerende, duurzame en veilige landbouw
en visserij;– de zorg voor een duurzame instandhouding, herstel en ontwikkeling
van natuurwaarden en landschappen;– de zorg voor een duurzaam, vitaal en leefbaar landelijk gebied.Het landbouwbeleid van het Ministerie van LNV wordt in grote mate bepaald
en opgelegd door besluiten van de Europese Unie. Een belangrijk deel van dit
beleid (landbouwvoorlichting en -ontwikkeling) krijgt gestalte door middel
van subsidieverstrekking. Die subsidies zijn deels gebaseerd op nationaal
beleid en deels op Europees beleid. Het departement is ook verantwoordelijk
voor de uitvoering van het Europese beleid dat niet via de eigen begroting
loopt (Landbouw-Egalisatiefonds). De uitvoering van het beleid vindt voor
een belangrijk deel plaats door de dienst Landelijke Service bij Regelingen
(LASER). VerzelfstandigingenHet ministerie werkt in het kader van de scheiding tussen beleid en uitvoering
aan een kerndepartement van zo gering mogelijke omvang. In 1998 is een aantal
belangrijke uitvoerende organisatie-eenheden van het ministerie extern verzelfstandigd.• Staatsbosbeheer is per 1 januari 1998 verzelfstandigd tot een zelfstandig
bestuursorgaan.• De Dienst Landbouwkundig Onderzoek en de daaronder ressorterende
stichtingen zijn per 1 januari 1998 juridisch verzelfstandigd tot de stichting
DLO. De rijksinstellingen die onder de dienst ressorteerden, vallen per 1
juni 1999 onder de stichting. Het personeel van de dienst is in maart 1999
in dienst van de stichting gekomen en heeft niet langer de status van ambtenaar.Een aantal andere diensten is verzelfstandigd of zal binnen afzienbare
tijd verzelfstandigd worden. Zo zal de Dienst Landelijk Gebied in de toekomst
fungeren als een gezamenlijk uitvoeringsorgaan van Rijk en provincies. De
verantwoordelijkheden van deze laatsten voor de dienst zijn vastgelegd in
een concept-wetsvoorstel «Financiering en programmering inrichting,
beheer en grondverwerving landelijk gebied». Dit wetsvoorstel is nog
niet ingediend bij de Tweede Kamer. Het betreffende advies van de Raad van
State dateert van 26 mei 1997.Verder zijn het Bureau Heffingen en de dienst Landelijke Service bij Regelingen
(LASER) agentschappen geworden, respectievelijk per 1 januari 1998 en per
1 januari 1999.Ten aanzien van de Rijksdienst voor de Keuring van Vee en Vlees bestaat
het voornemen om dit organisatieonderdeel in 2001 te laten functioneren als
een agentschap. De dienst bevindt zich thans in een ingrijpend reorganisatieproces. Inhoud rapportHet rapport bestaat uit drie hoofdstukken. Hoofdstuk 2 is gewijd aan het
financieel beheer. In hoofdstuk 3 wordt gerapporteerd over het onderzoek naar
de financiële verantwoordingen over 1998 van het ministerie en de agentschappen
Plantenziektenkundige Dienst en Bureau Heffingen. Het rapport
sluit af met de bijlage inzake de over 1998 geconstateerde tekortkomingen.De Rekenkamer heeft tevens aandacht geschonken aan de aanpak van de millenniumproblematiek
en de voorbereiding van de invoering van de euro. Over de uitkomsten van het
laatste onderzoek wordt gerapporteerd in het Algemeen gedeelte van de Bundel
Rechtmatigheidsonderzoek 1998. Het onderzoek naar de aanpak van de millenniumproblematiek
wordt afzonderlijk gepubliceerd (juni 1999). Een samenvatting van dit onderzoek
zal eveneens worden opgenomen in het Algemeen gedeelte van de Bundel Rechtmatigheidsonderzoek
1998. 2 FINANCIEEL BEHEER 2.1 Inleiding 2.1.1 IJkpunten financieel beheerDe Rekenkamer heeft de afgelopen jaren deeloordelen gegeven over onderdelen
van het financieel beheer bij de ministeries. Uiteindelijk wil zij in 2002
een volledig onderbouwd oordeel over het financieel beheer geven, zowel per
departement als voor de gehele rijksoverheid. Voor de beoordeling van het
financieel beheer van een departement heeft de Rekenkamer twaalf «ijkpunten»
geïdentificeerd.De afzonderlijke ijkpunten worden in fasen in het rechtmatigheidsonderzoek
ingevoegd. In de eerste fase wordt verkennend onderzoek uitgevoerd, dat nog
niet tot een oordeel leidt, maar wel kan leiden tot signalering van tekortkomingen.
In de tweede fase wordt verdiepend onderzoek uitgevoerd en in de derde fase
consoliderend onderzoek. Deze beide laatste onderzoeken leiden wel tot een
oordeel (onvoldoende, matig of voldoende).Het onderzoek naar de ijkpunten is gebaseerd op eigen onderzoeksbevindingen
van de Rekenkamer en op bevindingen van de departementale accountantsdiensten.In het rechtmatigheidsonderzoek over 1998 zijn vier van de twaalf ijkpunten
rijksbreed verdiepend of consoliderend onderzocht. Voor deze ijkpunten wordt
de stand van zaken bij de verschillende departementen vergeleken. Dit zijn:• de beschrijving en de onderhoudsorganisatie van de administratieve
organisatie;• de accountantscontrole op de financiële verantwoording (onderdeel
van het ijkpunt accountantscontrole);• het Voorschrift Informatiebeveiliging Rijksdienst (VIR; onderdeel
van het ijkpunt automatisering);• kengetallen (onderdeel van het ijkpunt informatievoorziening).Voor twee ijkpunten of onderdelen daarvan is verkennend onderzoek uitgevoerd.
Dit zijn:• financiële functie;• automatisering (behalve het VIR).Naast de rijksbreed onderzochte ijkpunten kunnen er per departement nog
andere ijkpunten of specifieke aandachtspunten aan de orde komen. Deze tellen
mee voor het beeld over het financieel beheer bij dat departement. 2.1.2 TekortkomingenVoor het signaleren van tekortkomingen op basis van verkennend onderzoek
gebruikt de Rekenkamer drie categorieën. Dit zijn:• Geen noemenswaardige tekortkomingen. Dit betekent dat
uit het onderzoek geen tekortkomingen zijn gebleken die de tolerantiegrenzen
van de Rekenkamer overschrijden, maar laat de mogelijkheid open dat verdiepend
onderzoek wel tekortkomingen aan het licht zou kunnen brengen.• Tekortkomingen. Dit betekent dat uit het onderzoek tekortkomingen
zijn gebleken die de tolerantiegrenzen van de Rekenkamer overschrijden.• Ernstige tekortkomingen. Hiervan spreekt de Rekenkamer
in de volgende situaties: uit het onderzoek zijn tekortkomingen gebleken,
die – kunnen leiden of hebben geleid tot disfunctioneren van het financieel
beheer voor het ijkpunt;– betrekking hebben op kritische processen;– wijd verbreid zijn binnen het ministerie;– tot aanzienlijke risico's voor de rechtmatigheid van zeer grote
bedragen kunnen leiden of al hebben geleid;– of die voor de Rekenkamer aanleiding zijn geweest om bezwaaronderzoek
in te stellen of bezwaar te maken.Deze drie kwalificaties staan in relatie tot de oordelen die het verdiepend/consoliderend
onderzoek oplevert:• geen noemenswaardige tekortkomingen – voldoende: het financieel
beheer voor het ijkpunt voldoet geheel of nagenoeg geheel aan de daaraan gestelde
eisen;• tekortkomingen – matig;• ernstige tekortkomingen – onvoldoende. 2.2 Accountantscontrole 2.2.1 Financiële verantwoordingDe Accountantsdienst (AD) heeft een goedkeurende verklaring afgegeven
bij de financiële verantwoording 1998 van het Ministerie van LNV. De
Rekenkamer heeft vastgesteld dat de accountantscontrole voldoende basis bood
voor haar oordeelsvorming over de financiële verantwoording. Ook heeft
zij geconstateerd dat de AD de naleving van Europese aanbestedingsregels in
de controle heeft betrokken. Haar oordelen zijn dan ook mede tot stand gekomen
op basis van de AD-rapportages. voldoendematigonvoldoendex  2.2.2 Financieel beheerHet onderzoek van de Rekenkamer naar de accountantscontrole gericht op
het ijkpunt financieel beheer was verkennend van aard. Dit betekent dat de
Rekenkamer slechts in beperkte mate gebruik kon maken van de oordelen van
de AD over het financieel beheer. Wel heeft zij voor het melden van tekortkomingen
in het financieel beheer gebruik kunnen maken van de resultaten van de AD-controle. 2.3 Beschrijving en onderhoudsorganisatie administratieve
organisatie 2.3.1 InleidingEen actuele beschrijving van de administratieve organisatie (AO) is een
belangrijk instrument voor de sturing, beheersing en controle van de beheersprocessen
rondom de financiële zaken en daarnaast ook voor processen op andere
terreinen, zoals het materieel- en het personeelsbeheer. Als waarborg voor
een volledige en actuele beschrijving van de AO is een goede onderhoudsorganisatie
onontbeerlijk.De Rekenkamer heeft rijksbreed verdiepend onderzoek uitgevoerd naar de
beschrijving en naar de onderhoudsorganisatie van de AO.Bij dit onderzoek hanteerde zij de volgende onderzoeksvragen:1. Is er sprake van een geautoriseerde, dwingend voorgeschreven rege-
ling onderhoudsorganisatie AO? 2. Waarborgt de opzet van de onderhoudsorganisatie dat de beschrijving
van de AO steeds actueel is?3. Functioneert de onderhoudsorganisatie adequaat? Met name is van belang
dat wijzigingen in de AO binnen één jaar tot een gewijzigde
beschrijving leiden.4. Is de beschrijving van de AO actueel en compleet en geeft deze voldoende
inzicht in de opzet van de AO?De eerste twee onderzoeksvragen zijn gesteld aan alle dienstonderdelen
van het ministerie en hebben geleid tot een omspannend oordeel over de opzet
van de onderhoudsorganisatie.De vragen drie en vier zijn beperkt gebleven tot een aantal geselecteerde
organisaties en regelingen. Waar mogelijk is gebruik gemaakt van aanvullende
informatie uit rapporten van de AD. Bij de beantwoording van deze vragen is
volstaan met het signaleren van eventuele tekortkomingen.Onderstaand volgen de bevindingen per onderzoeksvraag. 2.3.2 Autorisatie onderhoudsorganisatieDe Rekenkamer heeft vastgesteld dat vijf van de dertig dienstonderdelen
van het ministerie van LNV niet beschikten over een geautoriseerde en dwingend
voorgeschreven onderhoudsorganisatie. Het betreft de Plantenziektenkundige
Dienst, de stafdirectie Personeel en Organisatie (meer speciaal het personeels-
en salarissysteem PeRCC van deze stafdirectie), de Algemene Inspectiedienst,
de Rijksdienst voor de Keuring van Vee en Vlees en de directie Veterinaire,
Voedings- en Milieuaangelegenheden.De Rekenkamer merkt op dat de Plantenziektenkundige Dienst inmiddels al
sinds 1994 een agentschap is en dat het PeRCC-systeem al in 1997 in gebruik
is genomen.Bij de Algemene Inspectiedienst wordt de AO op ad hoc-basis geactualiseerd.
Er vindt momenteel in het kader van de introductie van een kwaliteitsborgingssysteem
een actualisatie plaats van de gehele AO, waarvan de onderhoudsorganisatie
zelf het sluitstuk is.De Rijksdienst voor de Keuring van Vee en Vlees verkeerde bij het afronden
van dit rapport in een ingrijpende reorganisatie, waardoor een gestructureerde
onderhoudsorganisatie ontbreekt. Naar verwachting zal bij deze dienst eind
1999 een actualisatie van de AO plaatsvinden. 2.3.3 Opzet onderhoudsorganisatieDe Rekenkamer heeft geconstateerd dat in de opzet van de onderhoudsorganisaties
voldoende voorzieningen zijn opgenomen, die moeten waarborgen dat de AO-beschrijvingen
steeds actueel blijven.Wel bleek dat de centrale directie Natuurbeheer en de regionale directie
Noord over 1998 op dit punt niet aan de normen van de Rekenkamer voldeden.
Bij geen van deze directies is de directie Financieel-Economische Zaken (FEZ)
betrokken geweest bij de beschrijving van de onderhoudsorganisatie. Ook legden
deze directies niet vast wie de AO heeft beschreven en wie deze beschrijvingen
heeft geaccordeerd. Tevens hield de directie Natuurbeheer bij een wijziging
in de AO geen rekening met opmerkingen terzake van de AD en voorzag zij niet
in distributie van de geactualiseerde AO naar belanghebbenden.Bij het PeRCC-systeem van de stafdirectie Personeel en Organisatie ontbrak
een aantal voorzieningen, die moeten waarborgen dat de AO-beschrijvingen ook
zonder een onderhoudsorganisatie actueel blijven. Zo was de directie
FEZ niet betrokken bij het onderhoud en werd geen controle uitgeoefend op
naleving van de onderhoudsvoorschriften.De stafdirectie Personeel en Organisatie, de directie Natuurbeheer en
de regionale directie Noord hebben inmiddels maatregelen aangekondigd om de
geconstateerde leemtes op te vullen.De Rekenkamer merkt nog op dat de Plantenziektenkundige Dienst, niettegenstaande
het ontbreken van een onderhoudsorganisatie, wel actie heeft ondernomen om
ervoor te zorgen dat de AO-beschrijvingen steeds actueel blijven. 2.3.4 Werking onderhoudsorganisatieDe Rekenkamer heeft bij de door haar geselecteerde wijzigingen in regels,
systemen en omstandigheden vastgesteld dat deze wijzigingen binnen één
jaar hun beslag hadden gekregen in de vorm van een geactualiseerde AO. Bij
de Facilitaire Dienst constateerde zij echter dat de onderhoudsprocedure in
1998 niet werd nageleefd. Op grond hiervan is de Rekenkamer van oordeel dat
het functioneren van de desbetreffende onderhoudsorganisatie een tekortkoming
vertoonde. 2.3.5 Beschrijving administratieve organisatieMet ingang van 1998 heeft de AD bij vijftien beleids- en stafdirecties,
behalve de reguliere controle op de financiële verantwoording, ook een
controle op aspecten van het financieel beheer uitgevoerd. Een van deze aspecten
was de opzet van de beschreven AO. Bij de afsluiting van dit onderzoek beschikte
de AD over bevindingen van vijf van de vijftien staf- en beleidsdirecties.Bij de directie Wetenschap en Kennisoverdracht is de beschrijving van
de AO niet meer actueel als gevolg van organisatiewijzigingen in 1998. Ook
bij de directie Veterinaire, Voedings- en Milieuaangelegenheden en Natuurbeheer
zijn deze beschrijvingen niet meer respectievelijk niet meer geheel actueel.In het bijzonder zijn de Europese aanbestedingsprocedures nog niet in
alle gevallen volledig in de beschrijving van de AO opgenomen en zijn deze
op onderdelen voor verbetering vatbaar. Met name geldt dit voor de Facilitaire
Dienst en de directie Wetenschap en Kennisoverdracht. Bij de Dienst Landelijk
Gebied moeten de huidige aanbestedingsprocedures voor de voorbereiding en
technische directievoering van landinrichtingsprojecten worden aangepast aan
de eisen die de Europese aanbestedingsrichtlijnen hieraan stellen.Bij de Rijksdienst voor de Keuring van Vee en Vlees heeft de Rekenkamer
vastgesteld dat een aantal zaken nog moet worden geregeld, zoals de invoering
van het tijdsregistratiesysteem FATIJDEC. Door het ontbreken van een alternatieve,
deugdelijke urenregistratie, moest de AD zich net als in 1996 en 1997 door
middel van aanvullende controlewerkzaamheden voldoende zekerheid verwerven
over de volledigheid van de verantwoorde keuringsgelden. Voor opmerkingen
over FATIJDEC wordt verwezen naar paragraaf 2.4.1.De Rekenkamer wijst er op dat de voorgenomen omvorming van de Rijksdienst
voor de Keuring van Vee en Vlees tot een agentschap (zie hoofdstuk 1) risico's
met zich kan meebrengen. De huidige negen kringen zullen bij deze overgang
opgaan in vijf regio's. Dit kan leiden tot onduidelijkheid bij het voeren
van de financiële administraties. Aldus ontstaat het risico dat basisgegevens
zoals urenplanningen en urenrealisaties ook in de toekomst niet toereikend
worden vastgelegd en andere registraties aan betrouwbaarheid gaan inboeten.
Deze basisgegevens zijn essentieel voor een goede interne controle op de verantwoording
van keuringsgelden. De Rekenkamer heeft bij de Rijksdienst voor de Keuring van Vee en Vlees
voorts vastgesteld dat de beschrijving van de AO op het gebied van de uitvoering
van bestrijdingsmaatregelen bij calamiteiten zoals de varkenspest, niet actueel
is. Het per 1 januari 1999 vastgestelde handboek Crisisbesluitvorming kan
deze omissie niet opvangen, gezien de algemene strekking van het handboek.
De Rekenkamer dringt er dan ook op aan de beschrijving zo snel mogelijk te
actualiseren en hierbij de eigen evaluatie door het ministerie naar de bestrijding
van de varkenspestcrisis te betrekken.Behalve het voornemen van de minister van LNV om de Rijksdienst voor de
Keuring van Vee en Vlees om te vormen tot een agentschap, zijn er tevens plannen
om deze dienst in het kader van de voorstellen over de wijzigingen in de financiering
van het Gemeenschappelijk Landbouwbeleid (Agenda 2000), als EU-betaalorgaan
te laten functioneren. De Rekenkamer wijst erop dat een toereikend financieel
beheer een essentiële voorwaarde is om deze nieuwe rollen in de toekomst
goed te kunnen vervullen. 2.3.6 Oordeel over het ijkpuntDe Rekenkamer heeft vastgesteld dat vijf van de dertig dienstonderdelen
van het ministerie niet beschikten over een geautoriseerde en dwingend voorgeschreven
onderhoudsorganisatie. De onderhoudsorganisatie van de overige dienstonderdelen
voldeden in het algemeen aan de normen van de Rekenkamer. Uitzonderingen hierop
zijn de onderhoudsorganisaties van de directie Natuurbeheer en de regionale
directie Noord.Teleurstellend vindt de Rekenkamer het ontbreken van een formele onderhoudsorganisatie
bij de Plantenziektenkundige Dienst en het personeels- en salarissysteem PeRCC.
Ten aanzien van de Algemene Inspectiedienst en de Rijksdienst voor de Keuring
van Vee en Vlees meent zij dat ingrijpende veranderingen binnen deze organisaties
het ontbreken van een onderhoudsorganisatie niet voldoende rechtvaardigen.
Ook – of beter – juist bij dergelijke veranderingen dient een
onderhoudsorganisatie voor de AO aanwezig te zijn, opdat bij bestuurlijke
besluitvorming onmiddellijk kan worden overgegaan tot aanpassing van de AO
van het desbetreffende beleidsdeel.De Rekenkamer kwalificeert derhalve de opzet van de onderhoudsorganisatie
als matig, mede gezien de door haar uitgevoerde bezwaaronderzoeken over de
voorgaande twee jaren op het punt van de AO. Ten aanzien van de werking van de onderhoudsorganisatie van de Facilitaire
Dienst signaleerde de Rekenkamer een tekortkoming.Met betrekking tot de beschrijving van de AO signaleerde de Rekenkamer –
op grond van een beperkt onderzoek – een aantal tekortkomingen.Voor het ijkpunt in zijn geheel concludeert de Rekenkamer dat er sprake
is van tekortkomingen. geen
noemenswaardige tekortkomingen geconstateerdtekortkomingen geconstateerdernstige
tekortkomingen geconstateerd  x Reactie ministerIn zijn antwoord heeft de minister te kennen gegeven de kwalificatie «matig»
voor de opzet van de onderhoudsorganisatie niet te delen. Naar zijn mening
is het niet verwonderlijk dat bij een dergelijk diepgaand onderzoek als de
Rekenkamer heeft uitgevoerd, tekortkomingen worden gesignaleerd. In zijn optiek
overschreden deze niet de tolerantiegrenzen. Wel zegde de minister
toe de gesignaleerde tekortkomingen te zullen laten oplossen.De minister deelt niet de opvatting van de Rekenkamer dat de AO van dienstonderdelen,
waarbij sprake is van een ingrijpende reorganisatie, uitsluitend op orde kan
worden gebracht indien er sprake is van een geformaliseerde onderhoudsorganisatie. Nawoord RekenkamerDe Rekenkamer blijft bij haar mening dat juist in de hectiek van reorganisaties
bij grote uitvoerende diensten als de Algemene Inspectiedienst en de Rijksdienst
voor de Keuring van Vee en Vlees de aanwezigheid van een onderhoudsorganisatie
garandeert dat beleidsveranderingen na afronding terstond worden vastgelegd
in de vorm van een geactualiseerde AO. 2.4 Automatisering 2.4.1 Het Voorschrift Informatiebeveiliging RijksdienstIn het Voorschrift Informatiebeveiliging Rijksdienst (VIR) zijn de minimumeisen
vastgelegd waaraan de beveiliging van de geautomatiseerde systemen binnen
de rijksdienst per 1 januari 1997 zou moeten voldoen. Het VIR voorziet in
een stappenplan dat er uiteindelijk toe moet leiden dat bij elke dienst voor
elke afzonderlijk systeem beveiligingsmaatregelen zijn geïmplementeerd,
gebaseerd op een actueel informatieplan en uitgevoerde afhankelijkheids- en
kwetsbaarheidsanalyses (hierna te noemen: analyses).Hoewel het VIR dus formeel voltooid zou moeten zijn, is de Rekenkamer,
gelet op andere ontwikkelingen op het terrein van de informatietechnologie
(met name de millennium-problematiek), van mening dat het ministerie ultimo
1998 ten minste de analyses gereed zou moeten hebben.De Rekenkamer heeft vastgesteld dat het Ministerie van LNV beschikt over
een vastgelegd, toereikend informatiebeveiligingsbeleid conform het VIR. Daarnaast
beschikt het ministerie over een aanpak voor de classificatie van systemen,
voorschriften voor de gegevensverwerking en technische richtlijnen.De volgende stap van het VIR, het opstellen van analyses, is tot nu toe
echter niet uitgevoerd. Het ministerie is van mening dat eerst het beveiligingsbewustzijn
van de betrokken medewerkers duidelijk moet zijn verbeterd. Tevens speelde
een rol dat het ministerie van LNV sinds 1988 een eigen gefaseerde ontwikkelingsmethode
hanteert: de Landbouw Informatica Aanpak (LIA). In de LIA-fase Informatieanalyse
is voor de kritische systemen het traject Ontwerp Administratieve Organisatie
(hierna te noemen: ontwerptraject) voorgeschreven, waarvan een risicoanalyse
deel uitmaakt.Op basis van een deelwaarneming van twaalf kritische systemen stelde de
Rekenkamer vast dat vijf ervan zijn ontwikkeld na introductie van de LIA-methodiek.
Zeven systemen functioneerden reeds vóór de introductie van
de LIA-methodiek en beschikten niet over een op schrift gestelde risicoanalyse.Twee van de vijf systemen hebben daadwerkelijk het ontwerptraject doorlopen.
De drie systemen waarbij dat niet is gebeurd, zijn:• het door het Bureau Heffingen beheerde (nog niet operationeel zijnde)
mineralenafgiftesysteem MINAS;• het door LASER beheerde Verwerkingsadministratie-systeem (VAS),
dat is opgezet om in het kader van de varkenspestbestrijding een sluitende
goederenbeweging te verkrijgen; • het (nog niet operationeel zijnde) gewijzigde tijdsregistratiesysteem
FATIJDEC, in beheer bij de Rijksdienst voor de Keuring van Vee en Vlees.Inzake het MINAS-systeem ontbreekt een document waarin op een gestructureerde
wijze alle risico's en bedreigingen zijn opgenomen. De onderdelen ervoor zijn
overigens wel aanwezig. Tevens trof de Rekenkamer een breed scala van beveiligingsmaatregelen
aan in en rond het Rekencentrum.Inzake het VAS-systeem concludeerde de AD dat de hierin opgenomen maatregelen
van interne controle in voldoende mate de integriteit van de gegevens binnen
het VAS waarborgen. Verwezen wordt naar paragraaf 2.4.2.Bij het FATIJDEC-systeem (oorspronkelijk bedoeld voor de facturering van
keuringsgelden) leverden tekortkomingen in de ontwikkeling een te groot afbreukrisico
op. Ook bleek de invoering van dit systeem een grotere impact op de organisatie
van de Rijksdienst voor de Keuring van Vee en Vlees te hebben dan vooraf werd
voorzien. Bij de afronding van dit rapport wordt door de dienst onderzocht
hoe de functionaliteit van het systeem kan worden verbeterd. De planning voor
de nieuwe opzet gaat uit van een invoering van FATIJDEC op 1 januari 2000.De Rekenkamer concludeert dat de eigen ontwikkelingsmethodiek van het
ministerie niet consequent genoeg is toegepast, mede als gevolg van de korte
periode die voor de ontwikkeling van sommige systemen beschikbaar was. De
tijdsdruk geldt naar haar mening evenwel niet als een voldoende excuus. Mede
daarom kwalificeert de Rekenkamer de naleving van het VIR als matig. In januari
1999 besloot het ministerie overigens om de analyses te integreren in de LIA-methodiek.Ten aanzien van de zeven systemen1 die reeds
functioneerden vóór de introductie van de LIA-methodiek beveelt
de Rekenkamer aan om bij belangrijke wijzigingen in de functionaliteit van
deze systemen een globale risicoanalyse te laten uitvoeren. voldoendematigonvoldoende x Reactie ministerIn zijn antwoord heeft de minister van LNV te kennen gegeven dat de kwalificatie
van de Rekenkamer ten aanzien van dit ijkpunt («matig») nuancering
behoeft. Naar zijn oordeel is er geen aanleiding te veronderstellen dat op
het punt van de informatiebeveiliging sprake is van tekortkomingen die de
tolerantiegrenzen overschrijden. Bij de drie systemen MINAS, VAS en FATIJDEC
is volgens hem, ondanks de afwijking van de eigen ontwikkelingsmethodiek van
het ministerie, wel degelijk bezien welk stelsel van beveiligingsmaatregelen
noodzakelijk is. Nawoord RekenkamerDe Rekenkamer wijst erop dat het niet volledig volgen van de eigen ontwikkelingsmethodiek
het risico met zich meebrengt dat het stelsel van beveiligingsmaatregelen
niet volledig is dan wel niet toegesneden is op het desbetreffende systeem.
Zij voegt hieraan toe dat haar zorg ook betrekking heeft op de
zeven voornoemde systemen, waarvoor niet een op schrift gestelde risicoanalyse
is opgesteld. 2.4.2 Geautomatiseerde systemen Het begrotingsadministratiesysteemDe directie Financieel-Economische Zaken (FEZ) heeft in 1996 het nieuwe
financieel administratiepakket FAP in gebruik genomen. De procedures rond
het systeembeheer zijn vastgelegd. Een actueel beveiligingsplan is aanwezig,
alsmede een backup-procedure. Er bestaat voldoende functie- scheiding waarbij
wordt nagegaan dat de logische functiescheiding in overeenstemming is met
de organisatiestructuur en de hierin verankerde functiescheidingen. Periodiek
gaat de AD na of toegekende autorisaties nog geldig zijn. Bij de afronding
van dit rapport is er geen bestand van «slapende» autorisaties.Tellingenbestanden maken het mogelijk de integriteit van de gegevensverwerking
na te gaan. Het personeelsinformatiesysteemBegin 1997 heeft de directie Personeel en Organisatie het pakket PeRCC
voor de personele informatievoorziening in gebruik genomen. PeRCC is gekoppeld
aan het IPA-salarissysteem en verzorgt vanaf begin 1997 de invoer voor dit
systeem.Bij haar onderzoek naar het PeRCC-systeem heeft de Rekenkamer de nadruk
gelegd op de aanlevering en verwerking van de personeelsen salarismutaties.
Zij heeft vastgesteld dat het ministerie beschikt over een adequate procedure
voor de verwerking van de personeelsmutaties binnen het departement. Tevens
worden verbandscontroles uitgevoerd tussen de salarisbetalingen, de registraties
in de begrotingsadministratie en de personeelsadministratie. Roccade (het
voormalige Rijkscomputercentrum RCC) berekent de salarissen door middel van
het IPA-systeem. Tussen deze organisatie en het Ministerie van LNV bestaat
een adequate procedure voor het aanleveren en terugkoppelen van mutaties. De voorraadadministratiesystemenBij het Ministerie van LNV zijn verschillende voorraadadministratiesystemen
operationeel. De Rekenkamer heeft voor haar onderzoek drie systemen geselecteerd,
te weten:• het Verwerkingsadministratiesysteem, dat is opgezet om in het kader
van de varkenspestbestrijding een sluitende goederenbeweging te verkrijgen.
In het Verwerkingsadministratiesysteem zijn de gegevens van alle transporten
van kadavers en van bij de slacht verkregen materiaal opgenomen;• het systeem In Beslag genomen Goederen (IBG), dat LASER hanteert
bij de registratie van inbeslaggenomen illegaal ingevoerde dieren en dierproducten;• de administratie van personal computers ten behoeve van de onderhoudscontracten.De Rekenkamer heeft vastgesteld dat een impliciete risicoafweging ten
grondslag lag aan de inrichting van de voorraadadministratiesystemen. In deze
systemen is het merendeel van de gegevens opgenomen waarvan op grond van het
Besluit Materieelbeheer een vastlegging vereist is. Het IBG-systeem is door
de AD betrokken in zijn reguliere rechtmatigheidscontrole.Tevens heeft de AD beoordeeld of de in het Verwerkingsadministratiesysteem
opgenomen maatregelen van interne controle in voldoende mate de
integriteit van de gegevens binnen het systeem waarborgen. Op grond van zijn
werkzaamheden kwam de AD tot een positief oordeel. De Rekenkamer zal deze
werkzaamheden betrekken bij haar onderzoek naar de declaratie aan de Europese
Commissie waarmee de uitgaven gedaan in het kader van de bestrijding van de
varkenspest, definitief worden afgewikkeld. ConclusieBij het begrotingsadministratiesysteem, het personeelsinformatiesysteem
en de voorraadadministratiesystemen zijn geen noemenswaardige tekortkomingen
geconstateerd. geen
noemenswaardige tekortkomingen geconstateerdtekortkomingen geconstateerdernstige
tekortkomingen geconstateerd x  2.5 Informatievoorziening 2.5.1 Rol directie Financieel-Economische Zaken bij de
oplevering van financiële verantwoordingenDe opzet van de interne organisatie binnen de directie FEZ, gericht op
het tijdig en kwalitatief toereikend opleveren van financiële verantwoordingen
en het aansturen van directies en dienstonderdelen op financieel-administratief
gebied, is voor verbetering vatbaar. Met name bleek binnen de directie FEZ
geen optimale taak- en verantwoordelijkheidsverdeling aanwezig. Als gevolg
van deze en andere onevenwichtigheden kregen toezichtstaken als kwaliteitsbewaking
en interne controle op reguliere processen niet de volledige aandacht en moest
de uitvoering van deze taken onder grote tijdsdruk plaatsvinden. Overigens
zijn de financiële verantwoordingen tijdig tot stand gekomen. Wel vraagt
de Rekenkamer met het oog op de toekomst aandacht voor een betere procesbewaking. geen
noemenswaardige tekortkomingen geconstateerdtekortkomingen geconstateerdernstige
tekortkomingen geconstateerd x  2.5.2 Relatie tussen beleidsdirecties en uitvoeringsorganisatiesIn 1998 is een aantal uitvoerende organisatie-eenheden van het Ministerie
van LNV extern verzelfstandigd; een aantal andere diensten is intern verzelfstandigd.
De verantwoordelijkheid voor dit verzelfstandigingsproces ligt in de eerste
plaats bij de beleidsdirecties, die integraal verantwoordelijk blijven voor
beleid dat door (extern of intern) verzelfstandigde organisaties wordt uitgevoerd.
Teneinde deze verantwoordelijkheid te kunnen dragen zijn met deze uitvoeringsorganisaties
afspraken op hoofdlijnen vastgelegd in uitvoeringsconvenanten en afspraken
op het niveau van individuele subsidieregelingen gemaakt.Onderstaand wordt nader ingegaan op de aansturingsrelaties die vier beleidsdirecties
hebben met uitvoeringsorganisaties. Het betreft de directie Natuurbeheer,
de directie Landbouw, de directie Veterinaire, Voedings- en Milieuaangelegenheden
en de directie Wetenschap en Kennisoverdracht.Op het gebied van terreinbeheer heeft de directie Natuurbeheer een relatie
met Staatsbosbeheer, dat sinds 1 januari 1998 als een zogeheten Zelfstandig
Bestuursorgaan (ZBO) opereert. De Rekenkamer heeft vastgesteld
dat met name ten aanzien van het toezicht deze relatie nog nader moet worden
uitgewerkt in de vorm van afspraken. In dit verband merkt zij op dat de Rekenkamer
bezig is nader onderzoek naar Staatsbosbeheer te verrichten. Naar verwachting
zal hierover in 1999 worden gerapporteerd.De directie Landbouw heeft alleen met de dienst LASER een uitvoeringsprotocol.
De AD heeft geadviseerd ook met de andere uitvoeringsorganisaties, te weten
de Rijksdienst voor de Keuring van Vee en Vlees, de Algemene Inspectiedienst
en het Bureau Heffingen een dergelijk protocol op te stellen.Bij de directie Veterinaire, Voedings- en Milieuaangelegenheden is nog
geen sprake van een heldere afbakening van bevoegdheden tussen de directie
en de Rijksdienst voor de Keuring van Vee en Vlees. Afspraken over de op te
leveren informatie dienen nog te worden gemaakt.Bijzondere aandacht verdient de aansturingsrelatie tussen de directie
Wetenschap en Kennisoverdracht en de Dienst Landbouwkundig Onderzoek (DLO).
Hoewel deze laatste dienst sinds 1 januari 1998 een stichting is en daarmee
als extern verzelfstandigd kan worden beschouwd, loopt het verzelfstandigingsproces
nog door tot medio 1999.De Rekenkamer vraagt de aandacht voor het aanwezig zijn van voldoende
instrumenten voor monitoring van de bestedingen van de Stichting DLO en de
verantwoording hierover op het niveau van budgetonderdeel. In het bijzonder
geldt dit voor een cruciaal budgetonderdeel als het ontwikkelingsbudget. geen
noemenswaardige tekortkomingen geconstateerdtekortkomingen geconstateerdernstige
tekortkomingen geconstateerd x  2.5.3 Concern Control SysteemDe Rekenkamer maakte in haar rapport bij de financiële verantwoording
over 1997 melding van een goede voortgang van het ontwikkelen en implementeren
van het Concern Control Systeem (CCS). Het CCS is een systeem dat erop is
gericht gestructureerde en beknopte voortgangs-, sturings- en verantwoordingsinformatie
te genereren, onder andere door het gebruik van kengetallen. De ontwikkeling
en implementatie van het CCS is een randvoorwaarde om te komen tot een juiste
prestatie van volume- en prestatiegegevens en kengetallen.De stand van zaken ultimo maart 1999 is dat negentien directies of dienstonderdelen
de CCS-systematiek hebben geaccordeerd en inmiddels toepassen in de praktijk.
Bij elf directies of dienstonderdelen wordt de CCS-systematiek nog niet toegepast.
Vergeleken met de situatie in 1997 heeft het ministerie een geringe vooruitgang
geboekt bij de implementatie van het CCS-systeem. Wel zijn acties in gang
gezet om relevante voortgangs- en sturingsinformatie nader af te bakenen en
te definiëren. geen
noemenswaardige tekortkomingen geconstateerdtekortkomingen geconstateerdernstige
tekortkomingen geconstateerd x  2.5.4 KengetallenDe Rekenkamer heeft een rijksbreed onderzoek uitgevoerd naar de kwantiteit
en de kwaliteit van kengetallen in de financiële verantwoordingen 1998.
Zij definieert een kengetal als iedere combinatie van kwantitatieve informatie
die bruikbaar is voor de besturing en/of beheersing van overheidshandelen.
Opname van kengetallen in de toelichting op de begroting en verantwoording
acht de Rekenkamer van belang voor:• vergroting van de transparantie van het begrotingsproces (ramingsaspect);• verbetering van het inzicht in de relatie tussen de kosten en prestaties
(doelmatigheid);• verbetering van het inzicht in de resultaten van beleid en de mate
waarin doelen worden gerealiseerd (doeltreffendheid).Binnen de rijksoverheid worden drie soorten kengetallen onderscheiden:• ramingskengetallen (volume-eenheid gekoppeld aan een bedrag per
volume-eenheid);• doelmatigheidskengetallen (kostprijs/prestatie);• doeltreffendheidskengetallen (resultaten/doelbereiking);De Rekenkamer is tot de volgende bevindingen gekomen.In de financiële verantwoording 1998 van het ministerie staan 21
artikelen waarvan het Ministerie van Financiën vindt dat deze zinvol
zijn toe te lichten met ramingskengetallen. Daarnaast zijn negen artikelen
zinvol toe te lichten met doelmatigheidskengetallen.De Rekenkamer constateerde dat bij negentien van de 21 artikelen zowel
in de begroting als in de verantwoording ramingskengetallen (1997: 15) zijn
opgenomen.Van de voornoemde negen artikelen werden bij zes ervan zowel in de begroting
als in de verantwoording doelmatigheidskengetallen aangetroffen. Bij artikel
15.03 «Gezondheid en kwaliteitszorg» met betrekking tot de uitvoeringskosten
van de bestrijding van de varkenspest zijn doelmatigheidskengetallen niet
in de begroting opgenomen, maar wel in de verantwoording.Van het totale bedrag van de uitgaven is 76% met ramingskengetallen toegelicht.
Ten opzichte van 1997 (73%) is er dus sprake van een lichte stijging. In 1998
werd 26% van de totaal gerealiseerde uitgaven toegelicht via doelmatigheidskengetallen.
Ten opzichte van 1997 (8%) is er sprake van een duidelijke verbetering. Deze
verbetering is te danken aan de impulsen van het rapport Sturen op Effecten
en Resultaten met Kengetallen (STERK), dat het ministerie in 1997 uitbracht.
Hierin is een visie gepresenteerd op kengetallen en streefbeelden voor het
jaar 2002.Bij de beoordeling of de toelichting aan de daaraan te stellen eisen voldoet,
heeft de Rekenkamer zich vooral gericht op de toelichting van de verschillen
tussen raming en de realisatie, en op de ontwikkeling en de betekenis van
de kengetallen. Zij heeft hierbij geconstateerd dat in de toelichting bij
de verantwoording geen verklaring wordt gegeven voor alle verschillen tussen
begrote en gerealiseerde kengetallen. Dit is met name zichtbaar bij het beleidsterrein
«Natuur, groene ruimte en recreatie», waarover in de begroting
een groot aantal kengetallen is opgenomen. Het ministerie heeft omwille van
de inzichtelijkheid van de toelichting gekozen voor een algemene toelichting
op het beleidsterrein in de verantwoording en geen toelichting op alle kengetallen
willen geven.De Rekenkamer is nagegaan of in het Handboek Administratieve Organisatie
aandacht is besteed aan het proces dat moet leiden tot kengetallen. Zij constateerde
dat weliswaar niet in het Handboek AO aandacht is besteed aan dit proces,
maar dat de directie FEZ door middel van interne aanschrijvingen
het proces bij de beleidsdirecties bekend heeft gemaakt.De Rekenkamer is voorts nagegaan in hoeverre de AD de kengetallen beoordeelde.
In het controleprogramma voor het samenvattend rapport 1998 geeft de AD aan
dat hij nadrukkelijker dan in voorgaande jaren de kengetallen zou gaan beoordelen.
De AD zou met name aandacht gaan besteden aan de kwaliteit van de (geautomatiseerde)
systemen waaraan de kengetallen worden ontleend. Gebleken is evenwel dat de
AD over 1998 volstond met het nagaan of de kengetallen in de verantwoording
en begroting dezelfde zijn.De Rekenkamer heeft geconstateerd dat het toegelicht aantal artikelen
en het toegelicht begrotingsbedrag ten minste op hetzelfde niveau liggen als
in 1997. Tevens heeft het ministerie zijn toezeggingen om meer ramings- en
doelmatigheidskengetallen toe te passen, waargemaakt. Gezien het grote aantal
kengetallen bij het beleidsterrein «Natuur, groene ruimte en recreatie»
is de Rekenkamer van mening dat het ministerie selectiever te werk dient te
gaan bij de opneming van kengetallen in de begroting. Aggregatie van kengetallen
tot een gewogen gemiddelde valt hierbij te overwegen. Desalniettemin waardeert
de Rekenkamer de ambities van het ministerie om meer kengetallen toe te passen
en is zij voor het gehele ijkpunt Kengetallen tot de kwalificatie «voldoende»
gekomen. VoldoendeMatigOnvoldoendex  Reactie ministerIn zijn reactie heeft de minister aangegeven bij het opstellen van de
ontwerpbegroting voor het jaar 2000 aandacht te zullen besteden aan de suggesties
van de Rekenkamer. Hij acht het echter van belang om niet alleen het aantal
kengetallen, maar ook de kwaliteit ervan scherp in het oog te houden. 2.6 Financiële functieDe Rekenkamer heeft rijksbreed een verkennend onderzoek uitgevoerd naar
de financiële functie om een eerste beeld te krijgen van de opzet en
werking daarvan. Onder de financiële functie verstaat zij het geheel
van organisatorische voorzieningen, zoals de organisatiestructuur, de beschrijving
van de actoren en de daarmee samenhangende verdeling van taken en bevoegdheden,
dat zorg draagt voor het (ordelijk en controleerbaar) financieel beheer.Het ministerie is georganiseerd volgens het bestuursraadmodel, waarbinnen
de werkverdeling is gebaseerd op samenhangende clusters van beleid en uitvoering.
De besturingsfilosofie van het ministerie omvat integraal management en sturen
op hoofdlijnen en resultaat. Passend binnen deze filosofie is de integrale
verantwoordelijkheid van beleidsdirecties voor het uitvoeren van beleidsinstrumenten
en beheerstaken. De verantwoordelijkheid voor het beheer omvat ook het financieel
beheer en daarmee de organisatie van de eigen financiële functie.De directie FEZ fungeert als concerncontroller. Dit houdt onder meer in
het scheppen van kaders waarbinnen de dienstonderdelen van het ministerie
hun financieel beheer kunnen uitvoeren en het houden van toezicht op de uitvoering
daarvan. Voor haar opmerkingen over de oplevering van financiële
verantwoordingen en het aansturen door de directie FEZ verwijst de Rekenkamer
naar paragraaf 2.5.1.Uit het verkennend onderzoek en uit de accountantscontrole zijn geen noemenswaardige
tekortkomingen ten aanzien van de financiële functie naar voren gekomen.
Wel merkte de Rekenkamer het volgende op.Bij de Dienst Landelijk Gebied ontstond – mede als gevolg van wijzigingen
in de organisatie – behoefte aan een versterking van de financiële
functie en AO. In 1998 is de dienst met een project gestart dat is gericht
op een verdere invulling van de verbijzonderde interne controle.Tekortkomingen in de AO leidden in 1998 tot onzekerheid over de rechtmatigheid
van uitgaven ad f 10,7 miljoen. Verwezen wordt naar paragraaf 3.1. geen
noemenswaardige tekortkomingen geconstateerdtekortkomingen geconstateerdernstige
tekortkomingen geconstateerd x  2.7 AgentschappenHet Bureau Heffingen en de dienst LASER zijn per 1 januari 1998 respectievelijk
1 januari 1999 een agentschap geworden. Het Bureau Heffingen is belast met
de uitvoering van nationale mestregelgeving. Het jaar 1998 moet voor dit agentschap
als een overgangsjaar worden gezien: de aansturingsrelatie en de financiële
administratie moeten nog verder worden ontwikkeld.De cumulatie van nieuwe ontwikkelingen zoals het werken volgens de uitvoeringsmodaliteiten
van een agentschap, de introductie van het mineralenaangiftesysteem MINAS
en de herstructurering van de varkenshouderij hebben de inrichting van het
agentschap onder druk gezet. Dit is ten dele ten koste gegaan van voorgenomen
verbeteringen in de bedrijfsvoering. De Rekenkamer vraagt hiervoor aandacht.LASER nam in verband met de interne verzelfstandiging per 1 januari 1999
maatregelen gericht op de overgang naar het baten-lastenstelsel. Voorts trof
het voorbereidingen voor het opstellen van de openingsbalans en sloot met
zijn relaties (beleidsdirecties, stafdirecties en de Algemene Inspectiedienst
die in opdracht van LASER fysieke verificaties uitvoert) protocollen en convenanten
af, waarmee deze relaties – in overeenstemming met de nieuwe agentschapsstatus –
werden verzakelijkt. Hoewel deze afspraken (met name die tussen LASER en de
directie Natuurbeheer) nog concreter moeten worden uitgewerkt, zijn de activiteiten
ten behoeve van zijn nieuwe status door LASER op een toereikende wijze ter
hand genomen. geen
noemenswaardige tekortkomingen geconstateerdtekortkomingen geconstateerdernstige
tekortkomingen geconstateerd x  2.8 Toezicht op geldstromen buiten het RijkDe gelden uit het Europees Garantie Fonds voor de Landbouw (EOGFL) worden
beschikbaar gesteld aan provincies in Nederland en de besteding ervan wordt
gecontroleerd door de provinciale accountants. Het ministerie houdt toezicht
op de uitvoering door de provincies door vertegenwoordiging in diverse besluitvormende
organen, waaronder de Comités van Toezicht. In het rechtmatigheidsonderzoek 1997 concludeerde de Rekenkamer dat de
controles op de uitgaven over het algemeen toereikend waren. Wel maakte zij
nog opmerkingen over:• de naleving van communautaire regelgeving op het gebied van fysieke
inspecties en het melden van onregelmatigheden;• de rapportering over de opzet en de werking van het stelsel van
AO en interne controle.Verder stelde de Rekenkamer vast dat de opdracht aan de provinciale accountants
niet expliciet was gericht op de beoordeling van de communautaire controledoelstellingen.Over 1998 heeft de Rekenkamer vastgesteld dat provincies geen onregelmatigheden
hebben gemeld. Voorts is ten behoeve van de provincies een modelrapportage
ontworpen, waarin zij moeten aangeven in hoeverre is voldaan aan de relevante
communautaire regelgeving. Ten slotte is ten behoeve van de provinciale accountants
een model voor een controleprotocol opgesteld, waarin duidelijk is uiteen
gezet dat naleving van communautaire regelgeving inzake de AO onderdeel van
hun controle is.De Rekenkamer merkt op dat toepassing van deze modellen alleen zinvol
is als de directie Landbouw en de directie FEZ toezien op de implementatie
van aanbevelingen door de provinciale accountants. Tot nu toe is dit toezicht
onvoldoende geweest doordat een schriftelijke, gestructureerde communicatie
over 1998 tussen het ministerie en de provincies ontbrak over de naleving
van de relevante communautaire regelgeving. De Rekenkamer merkt dit aan als
een tekortkoming.De Rekenkamer heeft vastgesteld dat de provincies Groningen, Friesland,
Drenthe en Overijssel bij een eventuele korting door de Europese Commissie
hiervoor niet financieel verantwoordelijkheid zijn gesteld in de zogeheten
decentralisatiebrieven.1 Zij wijst er in dit
verband op dat deze provincies die verantwoordelijkheid wel hebben aanvaard
van het Ministerie van Economische Zaken (EZ) bij een vergelijkbare subsidieregeling
(EFRO-gelden). De provincies gingen hiertoe over nadat het ministerie van
EZ een aanvullende subsidievoorwaarde had opgenomen. Hierin werd bepaald,
dat indien de provincie de financiële verantwoordelijkheid niet aanvaardt,
het ministerie van Economische Zaken de eindafrekening van haar eigen bijdrage
(de zogenoemde co-financiering) zal verschuiven tot na het moment dat de Europese
Commissie de eindafrekening van haar aandeel heeft vastgesteld. De Rekenkamer
beveelt het Ministerie van LNV aan om net als het Ministerie van EZ een dergelijke
bepaling in de decentralisatiebrieven op te nemen.Ten aanzien van de co-financiering merkt de AD voorts op dat de eindafrekening
van deze gelden op regiogebonden projecten nog niet voorziet in een afstemming
met controleresultaten van provinciale accountants met betrekking tot Europese
structuurfondsen. geen
noemenswaardige tekortkomingen geconstateerdtekortkomingen geconstateerdernstige
tekortkomingen geconstateerd  x 2.9 Transactie-uitgaven en -ontvangstenDe Rekenkamer heeft bij de directies Landbouw en Wetenschap en Kennisoverdracht
vastgesteld dat er onvoldoende zekerheid bestond over de vraag of alle relevante
contracten inzichtelijk werden vastgelegd. Zij merkt dit aan als een tekortkoming.
Door middel van aanvullende controles heeft de AD zekerheid gekregen dat alle
verplichtingen ultimo 1998 werden verantwoord. Inzake het personeelbeheer heeft de Rekenkamer geconstateerd dat de Facilitaire
Dienst, de directie Landbouw en de directie Natuurbeheer geen periodieke controles
uitvoerden op de aanwezigheid van personeel. De Facilitaire Dienst en de directie
Veterinaire, Voedings- en Milieuaangelegenheden voerden geen controles uit
op de volledigheid en juistheid van gegevens met betrekking tot langdurige
afwezigheid en arbeidsongeschiktheid.De Rekenkamer merkt deze gebreken in de interne controle aan als een tekortkoming. geen
noemenswaardige tekortkomingen geconstateerdtekortkomingen geconstateerdernstige
tekortkomingen geconstateerd  x 2.10 Afwikkeling varkenspestcrisisEvenals in 1997 moesten ook in 1998 veel werkzaamheden worden verricht
in het kader van de bestrijding van de varkenspest en de afwikkeling ervan.In haar rapport bij de financiële verantwoording over 1997 meldde
de Rekenkamer dat volledige zekerheid over de rechtmatigheid van de desbetreffende
uitgaven werd verwacht in het kader van de controle over 1998.Deze verwachting is niet uitgekomen. De vertraging in de afwikkeling is
te wijten aan de omvangrijke herstelwerkzaamheden die noodzakelijk waren voor
het verkrijgen van een betrouwbare administratie, informatievoorziening, dossiervorming,
alsmede aan discussies over (vorm)voorschriften van de Europese Commissie
en de declaratie van de uitgaven van de varkenspestcrisis.De huidige verwachting is dat de AD in het najaar 1999 tot een afronding
van zijn werkzaamheden kan komen, waarna de definitieve declaratie aan de
Europese Commissie kan worden opgesteld en de voorschotten, verstrekt aan
de Stichting Gezondheidszorg voor Dieren kunnen worden afgewikkeld.Het bovenstaande betreft het veterinaire traject. Voor de afwikkeling
van de uitgaven gedaan ter beteugeling van welzijnsproblemen bij varkens,
verwijst de Rekenkamer naar haar rapport bij de financiële verantwoording
1998 van het Landbouw-Egalisatiefonds. 2.11 Conclusies over het financieel beheer IJkpuntgeen
noemenswaardige tekortkomingen geconstateerdtekortkomingen geconstateerdernstige
tekortkomingen geconstateerd Accountantscontrole financiële verantwoordingx  Beschrijving en onderhoudsorganisatie administratieve organisatie x Automatisering x  Informatievoorzieningx   Financiële
functiex   Agentschappenx   Toezicht op geldstromen buiten
het Rijk x  Transactieuitgaven en -ontvangsten x 3 FINANCIËLE VERANTWOORDING 3.1 RekeningOverzicht 1 laat de totaalbedragen zien waaruit de rekening 1998 van het
Ministerie van LNV is samengesteld (exclusief de agentschappen Bureau Heffingen
en Plantenziektenkundige Dienst). Daarvan is afgetrokken het gedeelte waarvan
de Rekenkamer met redelijke zekerheid heeft kunnen vaststellen dat het geen
fouten of onzekerheden bevat die de tolerantiegrenzen overschrijden. Wat overblijft
is het totaal aan fouten en onzekerheden die de tolerantiegrenzen wel overschrijden. Overzicht 1 Bedragen van de rekening 1998, Ministerie
van Landbouw, Natuurbeheer en Visserij (x f 1 miljoen)  Verplichtingen1Uitgaven1OntvangstenTotaal4 473,63 758,4584,5 Geen
belangrijke fouten/onzekerheden4 473,63 747,7584,5Belangrijke fouten/onzekerheden0  10,701 Het bedrag aan verplichtingen en uitgaven bevat in totaal
f 140,1 miljoen respectievelijk f 117,5 miljoen aan overschrijdingen.
Indien de Staten-Generaal niet akkoord gaan met de desbetreffende slotwetmutaties,
zal de Rekenkamer haar positieve oordeel op dit punt moeten herzien.Een specificatie van de fouten en onzekerheden is opgenomen in de bijlage.De Rekenkamer heeft geen zekerheid over de rechtmatigheid van de uitgaven
voor een bedrag van f 10,7 miljoen (artikel 13.02 Verwerving). Dit komt
vooral door tekortkomingen in de administratieve organisatie bij de Dienst
Landelijk Gebied ten aanzien van 2 aspecten. Ten eerste is er een ontoereikende
controle van Dienst Landelijk Gebied op leegstand van in beheer gegeven grond
en ten tweede is er geen optimale controle bij het afstoten van grond. 3.2 Toelichting bij de rekeningDe toelichting bij de rekening 1998 van het Ministerie van LNV voldoet
aan de eisen. 3.3 Saldibalans met toelichtingJaarlijks beoordeelt de Rekenkamer een deel van de bedragen op de saldibalans.
De bedragen die zij niet beoordeelt zijn samengesteld uit: – de uitgaven en ontvangsten die de Rekenkamer al beoordeeld heeft
bij het onderzoek van de rekeningen; deze zijn niet opnieuw beoordeeld bij
het onderzoek van de saldibalans waar zij als post opstaan;– de bedragen die op tegenrekeningen staan; deze worden niet beoordeeld
omdat ze geen inhoudelijke waarde hebben.Van de overige bedragen onderzoekt de Rekenkamer of deze fouten of onzekerheden
bevatten die haar tolerantiegrenzen overschrijden.Overzicht 2 geeft het totaalbedrag van de saldibalans per 31 december
1998. Daarvan worden afgetrokken:– het totaal van de niet-beoordeelde bedragen;– het totaal van de bedragen waarvoor met redelijke zekerheid is
vastgesteld dat deze geen fouten of onzekerheden bevatten. Dit resulteert in een totaal van bedragen met fouten of onzekerheden die
de tolerantiegrenzen overschrijden (belangrijke fouten en onzekerheden). Overzicht 2 Bedragen van de saldibalans per 31 december
1998, Ministerie van Landbouw, Natuurbeheer en Visserij (bedragen x f 1
miljoen)  debetcreditTotaal20 21320 213 Niet beoordeeld12 2678 916Beoordeeld7 94611 297 Geen belangrijke fouten/onzekerheden7 94611 297Belangrijke fouten/onzekerheden00De toelichting bij de saldibalans voldoet aan de eisen.De Rekenkamer heeft apart aandacht besteed aan de in de toelichting bij
de saldibalans opgenomen informatie over de afgerekende voorschotten en onderzocht
of deze afrekeningen aan de eisen voldeden. In totaal is f 1 084,4
miljoen afgerekend. De Rekenkamer heeft vastgesteld dat deze afrekeningen
aan de eisen voldeden. 3.4 Financiële verantwoording agentschap Bureau HeffingenBureau Heffingen is een per 1 januari 1998 ingesteld agentschap met een
stelsel van baten en lasten. Over 1998 bedroeg het totaal van de baten f 34,1
miljoen. Het totaal van de lasten bedroeg f 35,7 miljoen. Het nadelig
resultaat over 1998 bedroeg f 1,6 miljoen.De totale kapitaaluitgaven en -ontvangsten waren respectievelijk f 8,6
miljoen en f 3,6 miljoen. De totalen van de balans per 31 december 1998
bedroegen f 26,2 miljoen.De rekening van baten en lasten en de balans bevatten geen belangrijke
fouten en onzekerheden, met uitzondering van een bedrag van f 0,2 miljoen
in de balans (post «Onderhanden werk») waarover de Rekenkamer
geen zekerheid over de deugdelijke weergave kon verkrijgen vanwege tekortkomingen
in de administratieve organisatie. Dit bedrag is opgenomen in de bijlage (overzicht
van geconstateerde tekortkomingen 1998).De toelichtingen voldeden aan de eisen. 3.5 Financiële verantwoording agentschap Plantenziektenkundige
DienstDe Plantenziektenkundige Dienst is een agentschap met een stelsel van
baten en lasten. Over 1998 bedroeg het totaal van de baten en van de lasten
f 36,8 miljoen. Hieruit resulteert een klein nadelig saldo.De totale kapitaaluitgaven en -ontvangsten waren respectievelijk f 3,5
miljoen en f 0,5 miljoen. De totalen van de balans per 31 december 1998
bedroegen f 11,5 miljoen.De rekening van baten en lasten en de balans bevatten geen belangrijke
fouten en onzekerheden. De toelichtingen voldeden aan de eisen. 3.6 Oordeel over de financiële verantwoordingDe Rekenkamer heeft onderzocht of de financiële verantwoording 1998
van het Ministerie van LNV, waarin opgenomen de financiële verantwoordingen
van de agentschappen Bureau Heffingen en Plantenziektenkundige Dienst, voldoet
aan de volgende eisen:• de verantwoording is een deugdelijke weergave van de uitkomsten
van het financieel beheer en is opgesteld volgens de voorschriften;• de verplichtingen, uitgaven en ontvangsten, respectievelijk de
baten, lasten, kapitaaluitgaven en -ontvangsten die in de verantwoording zijn
opgenomen zijn rechtmatig, dat wil zeggen: tot stand gekomen in overeenstemming
met de begrotingswetten en andere wettelijke regelingen.Op grond van haar onderzoek komt de Rekenkamer tot het oordeel dat de
financiële verantwoording 1998 van het ministerie voldoet aan de eerstgenoemde
eis.Aan de tweede eis wordt voldaan, met uitzondering van: een bedrag van
f 10,7 miljoen aan uitgaven (artikel 13.02) waarover de Rekenkamer geen
zekerheid over de rechtmatigheid kon verkrijgen, vanwege tekortkomingen in
de administratieve organisatie van de Dienst Landelijk Gebied.De financiële verantwoording 1998 van het agentschap Plantenziektenkundige
Dienst voldoet aan zowel de eerstgenoemde, als aan de tweede eis.De financiële verantwoording van het agentschap Bureau Heffingen
voldoet aan de eerstgenoemde eis. Aan de tweede eis voldoen deze verantwoording
ook, met uitzondering van een bedrag van f 0,2 miljoen in de balans (post
«Onderhanden werk») waarover de Rekenkamer geen zekerheid over
de deugdelijke weergave kon verkrijgen. BIJLAGE OVERZICHT GECONSTATEERDE TEKORTKOMINGEN 1998 (BEDRAGEN X 1 MILJOEN)Geconstateerde tekortkomingJaar
van constateringOntwikkelingen/toezeggingenFoutenOnzekerhedenArtikelOmschrij-vingOmvangParagraafUitgaven        Ten aanzien van 2 aspecten van
de Dienst Landelijk Gebied zijn er tekortkomingen. Ten eerste is er een ontoereikende
controle van DLG op leegstand van in beheer gegeven grond en ten tweede is
er geen optimale controle bij het afstoten van grond. 1998  10,713.02Verwerving229,93.1Totaal   10,7  Ontvangsten           Totaal  Verplichtingen           Totaal  Saldibalans           Totaal  Agentschappen        Onzekerheid over de deugdelijke weergave1998  0,2 Onderhanden
werk0,43.4 Totaal  Overige
tekortkomingen        Bij 5 van de 30 dienstonderdelen (PD, P&O,
VVM, AID en RVV) ontbreekt een geautoriseerde en dwingend voorgeschreven onderhoudsorganisatie.
De onderhoudsorganisatie van de overige dienstonderdelen voldeden in
het algemeen aan haar normen met uitzondering van de directie Natuurbeheer
en de regionale directie Noord. Voorts vertoonde het functioneren van
de onderhoudsorganisatie van de FD een tekortkoming. Ten slotte waren in de
beschrijving van de AO een aantal tekortkomingen. 1998De directie
Natuurbeheer en de regionale directie Noord hebben inmiddels maatregelen aangekondigd
om de geconstateerde leemtes op te vullen. De minister zegde toe de gesignaleerde
tekortkomingen te zullen laten oplossen.     2.3 De eigen methodiek voor de ontwikkeling van geautomatiseerde
systemen van het ministerie was niet consequent genoeg toegepast. Mede hierdoor
kwalificeerde de Rekenkamer het niet naleven van het VIR als matig. 1998In
januari 1999 besloot het ministerie van LNV om de volgens het VIR voorgeschreven
analyses te integreren in de eigen ontwikkelingsmethodiek.     2.4.1Bij het toezicht op gelden uit Europese structuurfondsen zijn tekortkomingen
geconstateerd, met name inzake het toezicht vanuit het ministerie op de implementatie
van aanbevelingen van de provinciale accountants. 1997Ten opzichte
van 1997 is een modelrapportage en een modelcontroleprotocol beschikbaar voor
de provincies.     2.8 Tekortkomingen
in de interne controle van de personeelsgegevens bij enkele departementsonderdelen1998      2.9Totaal   10,9  XNoot1Te weten de Plantenziektenkundige Dienst, de directie Personeel &
Organisatie (meer speciaal het PeRCC-systeem), de directie Veterinaire, Voedings-
en Milieuaangelegenheden, de Algemene Inspectiedienst en de Rijksdienst voor
de Keuring van Vee en Vlees.XNoot1Te weten FAP, PeRCC, VERA, FIPELIN, BEBIS, Heffingen en COBRA.XNoot1Flevoland, Zeeland en Limburg hebben deze verantwoordelijkheid wel aanvaard.XNoot1Te weten FAP, PeRCC, VERA, FIPELIN, BEBIS, Heffingen en COBRA.XNoot1De provincies Flevoland, Zeeland en Limburg hebben deze verantwoordelijkheid
wel aanvaard. 
 
 Naar boven

 

Directe linkKopieer de link naar uw clipboard 

https://zoek.officielebekendmakingen.nl/kst-26541-25.html

Sluit modaal

 

Disclaimer
De hier aangeboden pdf-bestanden van het Staatsblad, Staatscourant, Tractatenblad, provinciaal blad, gemeenteblad, waterschapsblad en blad gemeenschappelijke regeling vormen de formele bekendmakingen in de zin van de Bekendmakingswet en de Rijkswet goedkeuring en bekendmaking verdragen voor zover ze na 1 juli 2009 zijn uitgegeven. Voor pdf-publicaties van vóór deze datum geldt dat alleen de in papieren vorm uitgegeven bladen formele status hebben; de hier aangeboden elektronische versies daarvan worden bij wijze van service aangeboden.

 

Over deze website
Contact
English
Help
Zoeken

Informatie hergebruiken
Privacy en cookies
Toegankelijkheid
Sitemap
Kwetsbaarheid melden

Open data
Linked Data Overheid
PUC Open Data

MijnOverheid.nl
Rijksoverheid.nl
Ondernemersplein.nl
Werkenbijdeoverheid.nl