Financiële verantwoording over het jaar 1998; Rapport bij de financiële verantwoording 1998 van het Ministerie van Buitenlandse Zaken
Staten-Generaal — Kamerstuk 
Datum: 2014-07-10 00:00:00.000000
Rechtsgebied: Wetgeving


(function (window, document, dataLayerName, id) {
 window[dataLayerName] = window[dataLayerName] || [], window[dataLayerName].push({ start: (new Date).getTime(), event: "stg.start" }); var scripts = document.getElementsByTagName('script')[0], tags = document.createElement('script');
 function stgCreateCookie(a, b, c) { var d = ""; if (c) { var e = new Date; e.setTime(e.getTime() + 24 * c * 60 * 60 * 1e3), d = "; expires=" + e.toUTCString() } document.cookie = a + "=" + b + d + "; path=/; Secure" }
 var isStgDebug = (window.location.href.match("stg_debug") || document.cookie.match("stg_debug")) && !window.location.href.match("stg_disable_debug"); stgCreateCookie("stg_debug", isStgDebug ? 1 : "", isStgDebug ? 14 : -1);
 var qP = []; dataLayerName !== "dataLayer" && qP.push("data_layer_name=" + dataLayerName), qP.push("use_secure_cookies"), isStgDebug && qP.push("stg_debug"); var qPString = qP.length > 0 ? ("?" + qP.join("&")) : "";
 tags.async = !0, tags.src = "https://koop.piwik.pro/containers/" + id + ".js" + qPString, scripts.parentNode.insertBefore(tags, scripts);
 !function (a, n, i) { a[n] = a[n] || {}; for (var c = 0; c < i.length; c++)!function (i) { a[n][i] = a[n][i] || {}, a[n][i].api = a[n][i].api || function () { var a = [].slice.call(arguments, 0); "string" == typeof a[0] && window[dataLayerName].push({ event: n + "." + i + ":" + a[0], parameters: [].slice.call(arguments, 1) }) } }(i[c]) }(window, "ppms", ["tm", "cm"]);
 })(window, document, 'dataLayer', 'f8b9eee5-8d9c-4ea1-abd5-83e174f29813');
 
 
 
Direct naar content
Navigatie
Contextinformatie
Publicatie
Acties
Inhoudsopgave
Gerelateerde informatie

Menu

U bent nu hier: 
Publicaties
Officiële publicaties

Inloggen

Primaire navigatie

Andere sites binnen Overheid.nl
Home
Uitgebreid zoeken
Mijn abonnementen
Help

Andere sites binnen Overheid.nl

Berichten over uw Buurt
Zoals vergunningen, bouwplannen en lokale regelgeving.

Rondom uw woonadres
Rondom een zelfgekozen adres

Dienstverlening
Zoals belastingen, uitkeringen en subsidies.

Naar dienstverlening

Beleid & regelgeving
Officiële publicaties van de overheid.

Naar beleid & regelgeving

Contactgegevens overheden
Adressen en contactpersonen van overheidsorganisaties.

Naar overheidsorganisaties

 
 
 
U bent hier:

Home

Kamerstuk 26541, nr. 44

 
 
 

Kamerstuk

Datum publicatie
Organisatie
Vergaderjaar
Dossier- en ondernummer

06-07-1999

Tweede Kamer der Staten-Generaal

1998-1999

26541 nr. 44

 

 

 
 
 Toon meer van: Inhoudsopgave
 
 

 
 AanhefLichaamInhoudSAMENVATTING InleidingIJkpunten financieel beheerToelichting tekortkomingen financieel beheer InleidingFinanciële functieReactie ministersVoorschottenbeheerAdministratieve organisatieAutomatiseringKengetallenSubsidiebeleidFinanciële verantwoording1 INLEIDING2 FINANCIEEL BEHEER 2.1 Inleiding 2.1.1 IJkpunten financieel beheer2.1.2 Tekortkomingen2.2 Financiële functie 2.2.1 Inleiding2.2.2 Opzet van de financiële functieOordeel opzet financiële functie 2.2.3 Onderzoek nieuwe financiële functie 2.2.3.1 Inleiding2.2.3.2 De jaarplancyclus2.2.3.3 Toezichtstructuur2.2.3.4 Personeelsbeleid2.2.3.5 ConclusieOordeel werking financiële functie 2.2.4 Reactie bewindspersonen2.3 Voorschottenbeheer 2.3.1 Inleiding2.3.2 Ministeriële verantwoordelijkheid voor uitgaven
voor Ontwikkelingssamenwerking2.3.3 Werkwijze afhandeling van voorschotten2.3.4 Structurele maatregelen2.3.5 Feitelijke kwaliteit van het voorschottenbeheer2.3.6 ConclusieOordeel voorschottenbeheer 2.3.7 Reactie ministers2.4 Accountantscontrole 2.4.1 Accountantscontrole financiële verantwoordingOordeel accountantscontrole financiële verantwoording 2.4.2 Accountantscontrole financieel beheer2.5 Beschrijving en onderhoudsorganisatie administratieve
organisatie 2.5.1 Inleiding2.5.2 Beschrijving administratieve organisatie2.5.3 Opzet en werking onderhoudsorganisatie2.5.4 ConclusieOordeel beschrijving en onderhoudsorganisatie administratieve
organisatie 2.5.5 Reactie minister2.6 Automatisering 2.6.1 Inleiding2.6.2 Voorschrift informatiebeveiliging Rijksdienst 2.6.2.1 Inleiding2.6.2.2 Bevindingen2.6.2.3 ConclusieOordeel Voorschrift Informatiebeveiliging Rijksdienst Reactie ministers2.6.3 Automatisering informatievoorziening 2.6.3.1 Inleiding2.6.3.2 BegrotingsadministratiesysteemBevinding begrotingsadministratiesysteem 2.6.3.3 PersoneelsinformatiesystemenBevindingen personeelsinformatiesysteem 2.6.3.4 VoorraadsystemenBevindingen voorraadsystemen 2.6.4 Samenvatting bevindingen ijkpunt automatiseringBevindingen automatisering 2.7 Informatievoorziening via kengetallen 2.7.1 Inleiding2.7.2 Bevindingen2.7.3 ConclusieOordeel Kengetallen 2.7.4 Reactie ministers2.7.5 Commentaar Rekenkamer2.8 SubsidiebeleidBevindingen subsidiebeleid Reactie ministersCommentaar Rekenkamer2.9 Conclusies over het financieel beheer3 FINANCIËLE VERANTWOORDING 3.1 RekeningOverzicht 1 Bedragen van de rekening 1998, Ministerie
van Buitenlandse Zaken (x f 1 miljoen) 3.2 Toelichting bij de rekening3.3 Saldibalans met toelichtingOverzicht 2 Bedragen van de saldibalans per 31 december
1998, Ministerie van Buitenlandse Zaken (bedragen x f 1 miljoen) 3.4 Financiële verantwoording agentschap Centrum
tot Bevordering van Import uit Ontwikkelingslanden3.5 Oordeel over de financiële verantwoordingBIJLAGE OVERZICHT GECONSTATEERDE TEKORTKOMINGEN 1998 (BEDRAGEN x 1
MILJOEN)
 

 
 
 Toon meer van: Extra informatie
 
 

 
 

Informatie over publicatie

 

 

 
 Toon meer van: Gerelateerd
 
 

 
 Publicaties in kamerdossier

Kamerdossier 26541Toon alle publicaties in het hoofddossier

 

 
 
 Geconsolideerde regelgeving

 

 
 
 Geconsolideerde regelgeving

 

 
 
 Publicaties referendum

 

 

 

 

 

Authentieke versie (PDF)
bestandsgrootte: 105 Kb

Informatie

Gerelateerd

Printen

Delen

 
 
 
26 541Financiële verantwoordingen over het jaar 1998nr. 44RAPPORT BIJ DE FINANCIËLE VERANTWOORDING 1998 VAN HET MINISTERIE
VAN BUITENLANDSE ZAKEN Inhoud Samenvatting2   1Inleiding8   2Financieel
beheer92.1Inleiding9 2.1.1IJkpunten
financieel beheer9 2.1.2Tekortkomingen10 2.2Financiële
functie10 2.2.1Inleiding10 2.2.2Opzet
van de financiële functie11 2.2.3Onderzoek nieuwe financiële
functie12 2.2.4Reactie bewindspersonen14 2.3Voorschottenbeheer152.3.1Inleiding15 2.3.2Ministeriële verantwoordelijkheid
voor uitgaven voor Ontwikkelingssamenwerking15 2.3.3Werkwijze
afhandeling van voorschotten16 2.3.4Structurele maatregelen172.3.5Feitelijke kwaliteit van het voorschottenbeheer18 2.3.6Conclusie192.3.7Reactie ministers20 2.4Accountantscontrole212.4.1Accountantscontrole financiële verantwoording212.4.2Accountantscontrole financieel beheer21 2.5Beschrijving
en onderhoudsorganisatie administratieve organisatie21 2.5.1Inleiding212.5.2Beschrijving administratieve organisatie22 2.5.3Opzet
en werking onderhoudsorganisatie23 2.5.4Conclusie232.5.5Reactie minister23 2.6Automatisering242.6.1Inleiding24 2.6.2Voorschrift informatiebeveiliging
Rijksdienst24 2.6.3Automatisering informatievoorziening252.6.4Samenvatting bevindingen ijkpunt automatisering27 2.7Informatievoorziening
via kengetallen28 2.7.1Inleiding28 2.7.2Bevindingen282.7.3Conclusie29 2.7.4Reactie ministers292.7.5Commentaar Rekenkamer30 2.8Subsidiebeleid302.9Conclusies over het financieel beheer31    3Financiële
verantwoording323.1Rekening32 3.2Toelichting
bij de rekening32 3.3Saldibalans met toelichting323.4Financiële verantwoording agentschap Centrum tot Bevordering
van Import uit Ontwikkelingslanden34 3.5Oordeel over de
financiële verantwoording34     Bijlage36SAMENVATTING InleidingDit rapport bevat de belangrijkste resultaten van het rechtmatigheidsonderzoek
over 1998, dat de Rekenkamer heeft uitgevoerd bij het Ministerie van Buitenlandse
Zaken. De Rekenkamer heeft onderdelen van dit onderzoek voor commentaar aan
de minister van Buitenlandse Zaken en de minister voor Ontwikkelingssamenwerking
voorgelegd. De reacties zijn in dit rapport verwerkt.Het Ministerie van Buitenlandse zaken, met f 10,0 miljard aan uitgaven
en f 0,2 miljard aan ontvangsten in 1998, is een ministerie met verschillende
kenmerken. Enerzijds geeft het gestalte aan het Nederlands buitenlands beleid
en draagt het de verantwoordelijkheid voor de diplomatieke vertegenwoordigingen
in het buitenland. De hieraan verbonden uitgaven zijn vooral personele, materiële
en huisvestingskosten (f 2,1 miljard). Anderzijds ondersteunt het de
minister voor Ontwikkelingssamenwerking (OS). De op de begroting van Buitenlandse
Zaken opgenomen hulp aan ontwikkelingslanden en de direct daaraan gerelateerde
uitgaven, in totaal f 4,3 miljard, worden in hoofdzaak verstrekt aan
nationale staten, internationale en non-gouvernementele organisaties in de
vorm van contributies of bijdragen en op grond van overeenkomsten met elk
een eigen beheer- en controlestructuur. De ontvangers van de hulp leggen veelal
inhoudelijk en financieel verantwoording af over de uitgevoerde activiteiten.
Met deze hulp gaat een omvangrijk beheer van voorschotten gepaard. Voorts
wordt ten laste van de begroting van Buitenlandse Zaken aan de Europese Unie
het zogenaamde vierde eigen middel (in 1998 f 3,6 miljard) afgedragen.
Dit middel dient naast douanerechten, landbouwrechten en BTW-afdrachten ter
financiering van de Unie. IJkpunten financieel beheerIn het rechtmatigheidsonderzoek over 1998 zijn bij alle departementen
vier ijkpunten voor het financieel beheer onderzocht. In het Algemeen Gedeelte
van de bundel Rechtmatigheidsonderzoek 1998 worden aan de hand van deze ijkpunten
de ministeries met elkaar vergeleken en wordt een rijksbreed beeld van deze
onderdelen van het financieel beheer opgebouwd. Voor het Ministerie van Buitenlandse
Zaken zijn de oordelen op deze vier ijkpunten:– de beschrijving en onderhoudsorganisatie van de administratieve
organisatie. Oordeel: matig;– de accountantscontrole op de financiële verantwoording (onderdeel
van het ijkpunt accountantscontrole). Oordeel: voldoende;– het Voorschrift Informatiebeveiliging Rijksdienst (VIR, onderdeel
van het ijkpunt automatisering). Oordeel: matig;– kengetallen (onderdeel van het ijkpunt informatievoorziening.
Oordeel: matig.Deze oordelen worden verderop in de tekst toegelicht.Naast deze rijksbreed onderzochte ijkpunten zijn er ook voor het ministerie
specifieke punten onderzocht, die wel van belang zijn voor het beeld van het
financieel beheer bij het Ministerie van Buitenlandse Zaken, maar geen rol
spelen in de rijksbrede vergelijking tussen de departementen. Dit waren: de
kwaliteit van de opzet en werking van de financiële functie, het voorschottenbeheer
en het subsidiebeleid.De onderstaande tabel geeft een overzicht van de onderzoeksresultaten
voor zowel de rijksbrede ijkpunten als voor de departementsspecifieke punten.
De tabel laat zien dat zich op geen enkel onderzocht onderdeel ernstige
tekortkomingen voordeden. Een van de zeven onderzochte onderdelen gaf geen
aanleiding tot opmerkingen. Op zes punten waren er wel tekortkomingen. Deze
tekortkomingen worden nader toegelicht. ijkpuntGeen
noemenswaardige tekortkomingen geconstateerdtekortkomingen geconstateerdernstige
tekortkomingen geconstateerd Financiële functie x  Voorschottenbeheer x Accountantscontrole financiële verantwoordingx   Beschrijving
en onderhoudsorganisatie AO x  Automatisering incl. VIR x Kengetallen x  Subsidiebeleid x Toelichting tekortkomingen financieel beheer InleidingDe Rekenkamer vraagt nadrukkelijk aandacht voor de tekortkomingen die
over het begrotingsjaar 1998 zijn geconstateerd. Zij acht het van belang dat
de minister maatregelen neemt om deze tekortkomingen op korte termijn weg
te nemen. Voortduren van de tekortkomingen kan voor de Rekenkamer aanleiding
zijn tot het maken van bezwaar als bedoeld in artikel 55 van de Comptabiliteitswet. Financiële functieDe Rekenkamer heeft de opzet en voor onderdelen de werking van de nieuwe
financiële functie onderzocht. Zij heeft tegelijk met het verschijnen
van dit rapport bij de financiële verantwoording de bevindingen separaat
in een brief met rapport aan de minister gepubliceerd.De Rekenkamer is van oordeel dat er bij het Ministerie van Buitenlandse
Zaken sprake is van een goede opzet van de financiële functie. Zij kan
zich vinden in de jaarplancyclus als instrument voor integraal management
en acht de toezichtstructuur in principe een waarborg voor een goede aansturing
en monitoring van het financieel beheer.Bij de uitwerking van de financiële functie plaatst de Rekenkamer
wel enkele kanttekeningen. De integratie van beleid en beheer in de jaarplancyclus
heeft nog onvoldoende gestalte gekregen en veel jaarplannen bevatten geen
heldere beleidsdoelstellingen. Door het ontbreken van inhoudelijke criteria
worden een uniforme beoordeling en goedkeuring van jaarplannen bemoeilijkt.
De Rekenkamer beval dan ook aan om een meerjarenkader te ontwikkelen op thema-
en landenniveau, waarbij beleidsdoelstellingen worden geëxpliciteerd
en meetbare doelstellingen in de jaarplannen worden opgenomen. Voorts beval
de Rekenkamer aan om meer aandacht te besteden aan de inhoudelijke beoordeling
van de budgetten en deze toe te spitsen op de mate waarin de doelstellingen
zijn behaald.Ook concludeerde de Rekenkamer dat FEZ nog onvoldoende invulling geeft
aan haar eigen verantwoordelijkheid voor de interne controle. De controllers
dienen door FEZ te worden aangezet zich dan ook meer op hun kerntaken te richten.
De Rekenkamer beval aan de ontwikkeling en uitvoering van interne controleplannen
als aanvullende maatregel van risico-afdekking verder te stimuleren.Ten slotte plaatste de Rekenkamer enkele kanttekeningen bij het personeelsbeleid.
Zij concludeerde dat kengetallen ontbreken om vast te kunnen stellen
of er sprake is van een evenwichtige personeelsopbouw. Voorts was de Rekenkamer
van mening dat het ministerie zich een beter inzicht in de deskundigheid van
medewerkers moest verwerven. De Rekenkamer beval dan ook aan de budgethouders
ten minste jaarlijks de opleidingsbehoefte te laten inventariseren en deze
in een opleidingsplan te verwerken.De Rekenkamer beseft dat de ontwikkeling van de instrumenten van de nieuwe
financiële functie jaren vergt. Zij is echter van mening dat het Ministerie
van Buitenlandse Zaken een goede koers heeft ingezet, maar dat duidelijke
prioriteiten moeten worden gesteld voor een goede verdere ontwikkeling.Voor alle gedane aanbevelingen beval de Rekenkamer aan deze fasegewijs
in de organisatie in te voeren door prioriteit te geven aan de posten die
binnen het nieuwe landenbeleid vallen. De opgedane ervaringen kunnen dan worden
gebruikt voor de overige posten. Reactie ministersDe ministers van Buitenlandse Zaken en Ontwikkelingssamenwerking antwoordden
met de Rekenkamer van mening te zijn dat er, afgezien van de inmiddels gerealiseerde
positieve ontwikkelingen, nog een lange weg te gaan is bij de verbetering
van het financieel beheer. Nadrukkelijk is daarbij aandacht nodig voor de
implementatie van maatregelen die de structurele inbedding van het financieel
beheer zullen waarborgen. VoorschottenbeheerIn het rapport bij de financiële verantwoording 1997 plaatste de
Rekenkamer enkele kanttekeningen bij de door de minister voor Ontwikkelingssamenwerking
aan de Staten-Generaal aangeboden nota Beheer en Toezicht, waarin de uitgangspunten
voor de ministeriële verantwoordelijkheid voor bestedingen ontwikkelingssamenwerking
zijn opgenomen. De minister zegde toe om deze kanttekeningen mee te nemen
in een nadere uitwerking van deze nota.De Rekenkamer concludeert dat de thans in de nadere uitwerking van de
Nota Beheer en Toezicht beschreven procedure voor de toetsing van de beheerscapaciteit
van overheden en organisaties voldoet aan haar eisen. Ten aanzien van het sanctiebeleid constateerde de Rekenkamer dat een duidelijke
hoofdregel ontbrak. Zij gaf derhalve aan er voor haar oordeelsvorming vanuit
te gaan dat de hoofdregel is dat er sancties worden opgelegd indien de wederpartij
zijn verplichtingen niet is nagekomen. Voorts is de Rekenkamer van mening
dat nog aandacht moet worden besteed aan toekomstgerichte sancties. Rekening
houdend met deze twee kanttekeningen concludeerde de Rekenkamer dat het sanctiebeleid
toereikend is. De minister heeft conform zijn toezegging de Tweede Kamer geïnformeerd
over de geconstateerde malversaties en de genomen sancties. Over de volledigheid
hiervan kon geen zekerheid worden verkregen, mede omdat de aangepaste regelgeving
eerst tegen het einde van het jaar 1998 is ingevoerd. De Rekenkamer is overigens
van mening dat deze opgave naast de malversaties ook de structurele tekortkomingen
in de besteding van gelden voor ontwikkelingssamenwerking moet bevatten.Voorts is overeenstemming bereikt met het departement over het tijdstip
waarop voorschotten kunnen worden afgeboekt. Indien een accountantsverklaring
volgens de door het departement gestelde criteria voor een ontvangend land
c.q. organisatie benodigd is, moet deze zijn ontvangen en beoordeeld voordat
een voorschot kan worden afgeboekt. Een voldoende en tijdig onderbouwde herbeoordeling
van het ontvangende land c.q. de organisatie op basis van deze
criteria is overigens mogelijk. Met de nadere uitwerking van de nota Beheer
en Toezicht en de bereikte overeenstemming over de wijze van afhandeling van
voorschotten zijn drie langlopende principiële discussiepunten (ministeriële
verantwoordelijkheid, sanctiebeleid en tijdstip afboeken voorschotten) opgelost.Tevens concludeerde de Rekenkamer dat het ministerie in 1998 verder heeft
gewerkt aan de structurele inbedding van het financiële management, met
name op het gebied van het incentivesen opleidingsbeleid. Beide zijn nog volop
in ontwikkeling. Gezien het feit dat het activiteitenmanagement en het daarvan
afgeleide voorschottenbeheer ook in 1998 nog steeds een zwakke schakel in
het financieel beheer was, verdienen het ingezette opleidingstraject en de
daadwerkelijke uitvoering ervan de nodige prioriteit.Ook concludeerde de Rekenkamer dat in 1998 niet meer gesproken kan worden
van structurele achterstanden in het rappelleren en verwerken van voorschotten.
Het proces van bewaken en tijdig afwikkelen van de voorschotten is in 1998
zodanig in de organisatie ingebed dat zonder specifieke opschoningsacties
achterstanden tot aanvaardbare proporties zijn teruggebracht.Tegenover de geconstateerde verbeteringen in de opzet en werking van het
voorschottenbeheer staan echter twee belangrijke negatieve constateringen
betreffende de werking van het voorschottenbeheer. In de eerste plaats concludeerde
de Rekenkamer dat het gestructureerde inzicht in het kwaliteitsaspect van
de beoordeling van de uitvoering ondanks het verhoogde risico in belangrijke
mate ontbreekt. Ten tweede concludeerde de Rekenkamer dat de controle op het
juistheidsaspect door de budgethouder verslechterde. Als gevolg van deze tekortkomingen
in de werking van het voorschottenbeheer blijft de kwaliteit hiervan een zwakke
schakel in het financieel beheer. In haar rechtmatigheidsonderzoek voor 1999
blijft de Rekenkamer de ontwikkelingen op deze punten volgen. De Rekenkamer
gaat ervan uit dat in 1999 relevante verdere verbeteringen worden aangebracht.Op grond van de nog bestaande tekortkomingen kwam de Rekenkamer, ondanks
de gerealiseerde verbeteringen, voor het voorschottenbeheer tot het oordeel
matig.De ministers antwoordden eveneens van mening te zijn dat een ordelijk
financieel beheer vergt dat er bepalingen bestaan over het moment van afrekenen
van voorschotten. Het opvragen van een accountantsverklaring is daarbij een
instrument, indien deze op basis van het financiële risico of de beheersrisico's
contractueel wordt gevraagd. De keuze om al dan niet tot afboeking over te
gaan dient gebaseerd te zijn op een afgewogen oordeel. Tevens zegden de ministers
toe te bezien in hoeverre de procedures ten aanzien van de daarbij toe te
passen criteria dienen te worden verduidelijkt.Ten tweede onderschreven de ministers de hoofdregel dat er sancties worden
opgelegd indien de wederpartij zijn verplichtingen niet is nagekomen.Ten derde gaven de ministers aan van mening te zijn dat het huidige sanctiebeleid
reeds voldoende toekomstgerichte maatregelen bevat.Ten vierde antwoordden de ministers de Tweede Kamer ook over geconstateerde
structurele tekortkomingen te informeren.Ten slotte antwoordden de ministers zelf reeds tot de conclusie te zijn
gekomen dat het gestructureerde inzicht in het kwaliteitsaspect van de beoordeling
van de uitvoering in belangrijke mate ontbreekt. Daarop hebben zij een onderzoek
ingesteld naar de in een pilot opgedane ervaringen met een systeem van waarderingscijfers
over de kwaliteit van de projectuitvoering. De uitkomsten van
dit onderzoek moeten leiden tot voorstellen voor een beter en meer gestructureerd
inzicht op centraal niveau van de kwaliteit van de uitvoering van het beleid.De Rekenkamer concludeert dat de ministers in die situaties waarin dat
volgens de regelgeving is voorgeschreven een accountantsverklaring opvragen
en die betrekken in de afboeking van de voorschotten, tenzij uit een ordelijk
en controleerbaar vastgelegde herbeoordeling van de contractpartner blijkt
dat deze niet meer aan de criteria voor het opvragen van een accountantsverklaring
voldoet.De Rekenkamer gaat er dan wel vanuit dat de criteria uiterlijk ultimo
1999 zijn ontwikkeld en zal de werking van de afboekingsprocedure over enkele
jaren beoordelen. Administratieve organisatieEen actuele beschrijving van de administratieve organisatie is een belangrijk
instrument voor de sturing, beheersing en controle van de beheersprocessen
rondom de financiële zaken en daarnaast ook voor processen op andere
terreinen, zoals het materieel- en het personeelsbeheer. Als waarborg voor
de volledigheid en actualiteit van de beschrijving van de administratieve
organisatie is een goede onderhoudsorganisatie onontbeerlijk.Het Ministerie van Buitenlandse Zaken beschikt over een modelbeschrijving
van de administratieve organisatie, maar de specifieke situatie van de individuele
budgethouder is onvoldoende vastgelegd. Dit komt enerzijds doordat de aanvullende
competentietabellen niet actueel zijn en voorts doordat deze niet vergezeld
worden van een concretisering van de uit te voeren werkzaamheden. Voorts is
niet aangegeven of de model-ao-beschrijvingen al dan niet een dwingend karakter
hebben. Daar waar aanvullende beschrijvingen van de administratieve organisatie
voorhanden zijn heeft FEZ geen inzicht in de kwaliteit. Voorts constateerde
de Rekenkamer dat de onderhoudsorganisatie voor de beschrijving van de administratieve
organisatie niet is geformaliseerd. Wel bestaan er, met uitzondering van de
administratieve organisatie rond de geautomatiseerde systemen, werkafspraken
voor de onderhoudsorganisatie, die hebben geleid tot een onlangs geactualiseerde
beschrijving van de administratieve organisatie.De ministers antwoordden dat de onderhoudsorganisatie binnenkort zal worden
ingebed in de organisatie en de aansluiting tussen de diverse instrumenten
zal verbeteren. Voorts gaven de ministers aan wel zicht te hebben op de kwaliteit
van de additionele beschrijvingen.De Rekenkamer is echter van mening dat er slechts voor een deel van de
additionele beschrijvingen zicht bestaat op de kwaliteit daarvan. AutomatiseringVoor dit ijkpunt zijn verschillende onderdelen onderzocht. In het onderdeel
personeelsinformatiesystemen zijn geen noemenswaardige tekortkomingen geconstateerd.
Op drie andere onderdelen zijn er wel tekortkomingen. Deze betreffen het Voorschrift
Informatiebeveiliging Rijksdienst 1994 (VIR), het begrotingsadministratiesysteem
en de voorraadsystemen.Op grond van het VIR moeten alle ministeries een beveiligingsplan en informatiebeveiligingsmaatregelen
hebben. Per 1 januari 1997 diende aan dit voorschrift te zijn voldaan. Het
Ministerie van Buitenlandse Zaken voldoet nog niet aan het VIR. Het ministerie
heeft in het kader van het millenniumproject het belang van elk systeem in
1998 bepaald en daarvoor een globale afhankelijkheidsen kwetsbaarheidsanalyse
(A&K-analyse) uitgevoerd. Een diepgaande A&K-analyse is in 1998 alleen voor het begrotingsadministratiesysteem uitgevoerd. Voorts is in 1998
verder gestalte gegeven aan het formuleren van een aantal uitgangspunten die
essentieel zijn voor de informatiebeveiliging.De Rekenkamer concludeerde dat het begrotingsadministratiesysteem en de
daaruit voortvloeiende informatievoorziening en de beleidsmatige inbedding
daarvan nog een kwetsbare schakel vormen. Ook de risico's voor de logische
toegangsbeveiliging in het besturingssysteem van de Ministeriële Financiële
Administratie worden nog onvoldoende beheerst. Voorts concludeerde de Rekenkamer
dat de onderlinge samenhang tussen de lopende deelprojecten van het nieuw
te ontwikkelen begrotingsadmini- stratiesysteem GMIS nog steeds onvoldoende
duidelijk is.Voor de voorraadadministraties constateerde de Rekenkamer dat deze niet
volledig aan de eisen voldoen. KengetallenDe Rekenkamer constateerde dat een groter deel van de in de verantwoording
over 1998 van het departement opgenomen uitgaven en ontvangsten is toegelicht
met behulp van kengetallen. Wel bleek dat nog niet alle artikelen kengetallen
bevatten, die volgens het ministerie van Financiën zinvol met behulp
van kengetallen kunnen worden toegelicht; in de begroting 1999 is die ommissie
echter ondervangen.Voorts constateerde de Rekenkamer dat de toelichting geen informatie bevat
over de doeltreffendheid van het beleid. Voor het overige voldeed de toelichting
bij de rekening aan de gestelde eisen.Op grond van het voorgaande beoordeelt de Rekenkamer de kengetallen in
de verantwoording als matig.De ministers schreven in hun reactie dat het gebruik van doeltreffendheidskengetallen
naar hun mening op geen enkel terrein van Buitenlandse Zaken inclusief Ontwikkelingssamenwerking
zinvol mogelijk is. De resultaten van de besteding van gelden, in termen van
doeltreffendheid en kwaliteit, zullen volgens de ministers vooral moeten worden
gezocht in het gebruik van een evenwichtige mix van de instrumenten doorlichting
en evaluatie. De ministers vonden de conclusie «matig» gezien
deze redenering niet correct.De Rekenkamer is van mening dat de ministers op basis van reeds geplande
activiteiten expliciet moeten nagaan of kengetallen al dan niet toepasbaar
zijn. Voorts wijst de Rekenkamer er nogmaals op dat de kwalificatie «tekortkomingen»
in relatie staat tot het oordeel «matig». Aangezien er nog tekortkomingen
bestaan voor het ijkpunt kengetallen, leidt dit automatisch tot het oordeel
«matig». SubsidiebeleidDe Rekenkamer constateerde dat het ministerie een Kaderwet en een Ministeriële
Regeling heeft opgesteld, waardoor de reeds bestaande subsidieregelingen vanaf 1-1-1999
een wettelijke grondslag hebben. Voorts heeft het ministerie gedefinieerd
wat onder subsidie wordt verstaan.De Rekenkamer concludeerde dat er geen centrale registratie bestaat van
subsidieregelingen, waardoor er geen zekerheid kan worden verkregen dat deze
volledig onder de bestaande regelgeving vallen. Ook is het geautomatiseerde
systeem niet toegerust om de in de wettelijke regeling gestelde eisen aan
het proces van subsidieverstrekking te ondersteunen. Voorts ontbreekt een
geformaliseerd M en O-beleid voor subsidies.De Rekenkamer beval aan om te bezien in hoeverre de uitgangspunten uit
de nota Beheer en Toezicht nog moeten worden aangevuld om tot een dekkend
M en O-beleid te komen. In hun reactie schreven de ministers van mening te zijn reeds over een
dekkend M en O-beleid te beschikken. Naar hun mening zou de conclusie dan
ook moeten luiden «geen noemenswaardige tekortkomingen».De Rekenkamer concludeerde dat er nog een aantal tekortkomingen bestaan
die haar tolerantiegrenzen overschrijden, hetgeen voor haar aanleiding is
te spreken van «tekortkomingen geconstateerd'. Financiële verantwoordingDe Rekenkamer stelde vast dat de departementale accountantscontrole voldoende
basis vormt voor haar oordeelsvorming over de financiële verantwoording.
Haar oordelen zijn dan ook mede op basis van de AD-rapportage tot stand gekomen.De Rekenkamer komt tot het volgende oordeel over de financiële verantwoording
1998 van het Ministerie van Buitenlandse Zaken. In 99,9% van de aangegane
verplichtingen, 99,6% van de uitgaven, 100% van de ontvangsten trof de Rekenkamer
geen belangrijke fouten of onzekerheden aan. Tevens trof zij in 98,4% van
de afgerekende voorschotten geen belangrijke fouten of onzekerheden aan. De
verantwoording is een deugdelijke weergave van de uitkomsten van het financieel
beheer en is opgesteld volgens de voorschriften, met uitzondering van:– een bedrag van f 0,4 miljoen in de saldibalans dat niet deugdelijk
was weergegeven;– de toelichting op de saldibalans waarin nog niet voldaan is aan
de formele eis om omvangrijke voorschotten afzonderlijk toe te lichten en
om inzicht te geven in de ouderdom van openstaande voorschotten;– een bedrag van f 6,5 miljoen in de rekening, dat niet deugdelijk
was weergegeven in verband met aangegane verplichtingen voor reeds beëindigde
projecten. 1 INLEIDINGHet Ministerie van Buitenlandse zaken, met f 10,0 miljard aan uitgaven
en f 0,2 miljard aan ontvangsten in 1998, is een ministerie met verschillende
kenmerken. Enerzijds geeft het gestalte aan het Nederlands buitenlands beleid
en draagt het de verantwoordelijkheid voor de diplomatieke vertegenwoordigingen
in het buitenland. De hieraan verbonden uitgaven zijn vooral personele, materiële
en huisvestingskosten (f 2,1 miljard). Anderzijds ondersteunt het de
minister voor Ontwikkelingssamenwerking (OS). De op de begroting van Buitenlandse
Zaken opgenomen hulp aan ontwikkelingslanden en de direct daaraan gerelateerde
uitgaven, in totaal f 4,3 miljard, worden in hoofdzaak verstrekt aan
nationale staten, internationale en non-gouvernementele organisaties in de
vorm van contributies of bijdragen en op grond van overeenkomsten met elk
een eigen beheer- en controlestructuur. De ontvangers van de hulp leggen veelal
inhoudelijk en financieel verantwoording af over de uitgevoerde activiteiten.
Met deze hulp gaat een omvangrijk beheer van voorschotten gepaard. Voorts
wordt ten laste van de begroting van Buitenlandse Zaken aan de Europese Unie
het zogenaamde vierde eigen middel (in 1998 f 3,6 miljard) afgedragen.
Dit middel dient naast douanerechten, landbouwrechten en BTW-afdrachten ter
financiering van de Unie.Het jaar 1998 was het eerste jaar dat de organisatie in de na de decentralisatie
en de herinrichting van de financiële functie beoogde structuur heeft
gefunctioneerd. Mede hierdoor heeft het jaar 1998 nadrukkelijk in het teken
gestaan van een verdere verbetering van het financieel beheer. Enerzijds werden
maatregelen getroffen om reeds geïmplementeerde verbeteringen
structureel in te bedden in de organisatie en anderzijds zijn ter beschikking
staande instrumenten verder ontwikkeld.Tevens stond de verdere ontwikkeling van een nieuw begrotingsadmini- stratiesysteem
centraal.In haar onderzoeken heeft de Rekenkamer specifiek aandacht besteed aan
de uitgangspunten voor en de kwaliteit van het voorschottenbeheer en aan de
opzet en (op onderdelen) de werking van de nieuwe financiële functie.De Rekenkamer heeft tevens aandacht geschonken aan de voorbereiding van
de invoering van de euro. Over de uitkomsten van het laatste onderzoek wordt
gerapporteerd in het Algemeen gedeelte van de Bundel Rechtmatigheidsonderzoek
1998. Een samenvatting van dit rapport bij de financiële verantwoording
zal tevens in de bundel worden opgenomen.Dit rapport bestaat uit 3 hoofdstukken. Hoofdstuk 2 betreft het financieel
beheer. In hoofdstuk 3 rapporteert de Rekenkamer over het onderzoek naar de
financiële verantwoording over 1998 van het Ministerie van Buitenlandse
Zaken. Het rapport sluit af met de bijlage inzake de over 1998 geconstateerde
tekortkomingen. 2 FINANCIEEL BEHEER 2.1 Inleiding 2.1.1 IJkpunten financieel beheerDe Rekenkamer heeft de afgelopen jaren deeloordelen gegeven over onderdelen
van het financieel beheer bij de ministeries. Uiteindelijk wil zij in 2002
een volledig onderbouwd oordeel over het financieel beheer geven, zowel per
departement als voor de gehele rijksoverheid. Voor de beoordeling van het
financieel beheer van een departement heeft de Rekenkamer twaalf «ijkpunten»
geïdentificeerd.De afzonderlijke ijkpunten worden in fasen in het rechtmatigheidsonder-
zoek ingevoegd. In de eerste fase wordt verkennend onderzoek uitgevoerd, dat
nog niet tot een oordeel leidt, maar wel kan leiden tot signalering van tekortkomingen.
In de tweede fase wordt verdiepend onderzoek uitgevoerd en in de derde fase
consoliderend onderzoek. Deze beide laatste onderzoeken leiden wel tot een
oordeel (onvoldoende, matig of voldoende).Het onderzoek naar de ijkpunten is gebaseerd op eigen onderzoeksbevindingen
van de Rekenkamer en op bevindingen van de departementale accountantsdiensten.In het rechtmatigheidsonderzoek over 1998 zijn vier van de twaalf ijkpunten
rijksbreed verdiepend of consoliderend onderzocht. Voor deze ijkpunten wordt
de stand van zaken bij de verschillende departementen vergeleken. Dit zijn:– de beschrijving en de onderhoudsorganisatie van de administratieve
organisatie;– de accountantscontrole op de financiële verantwoording (onderdeel
van het ijkpunt accountantscontrole);– het VIR (onderdeel van het ijkpunt automatisering);– kengetallen (onderdeel van het ijkpunt informatievoorziening). Voor twee ijkpunten of onderdelen daarvan is verkennend onderzoek uitgevoerd.
Dit zijn:– financiële functie;– automatisering (behalve het VIR).Naast de rijksbreed onderzochte ijkpunten kunnen er per departement nog
andere ijkpunten of specifieke aandachtspunten aan de orde komen. Deze tellen
mee voor het beeld over het financieel beheer bij dat departement. Ook hier
vinden we het onderscheid tussen verkennend, verdiepend en consoliderend onderzoek. 2.1.2 TekortkomingenVoor het signaleren van tekortkomingen op basis van verkennend onderzoek
gebruikt de Rekenkamer drie categorieën. Dit zijn:– Geen noemenswaardige tekortkomingen. Dit betekent dat uit het
onderzoek geen tekortkomingen zijn gebleken die de tolerantiegrenzen van de
Rekenkamer overschrijden, maar laat de mogelijkheid open dat verdiepend onderzoek
wel tekortkomingen aan het licht zou kunnen brengen.– Tekortkomingen. Dit betekent dat uit het onderzoek tekortkomingen
zijn gebleken die de tolerantiegrenzen van de Rekenkamer overschrijden.– Ernstige tekortkomingen. Hiervan spreekt de Rekenkamer in de volgende
situaties: uit het onderzoek zijn tekortkomingen gebleken, die– kunnen leiden of hebben geleid tot disfunctioneren van het financieel
beheer voor het ijkpunt;– betrekking hebben op kritische processen;– wijd verbreid zijn binnen het ministerie;– tot aanzienlijke risico's voor de rechtmatigheid van zeer grote
bedragen kunnen leiden of al hebben geleid;– of die voor de Rekenkamer aanleiding zijn geweest om bezwaaronderzoek
in te stellen of bezwaar te maken.Deze drie kwalificaties staan in relatie tot de oordelen die het verdiepend/consoliderend
onderzoek oplevert:– geen noemenswaardige tekortkomingen – voldoende: het financieel
beheer voor het ijkpunt voldoet geheel of nagenoeg geheel aan de daaraan gestelde
eisen;– tekortkomingen – matig;– ernstige tekortkomingen – onvoldoende. 2.2 Financiële functie 2.2.1 InleidingDe Rekenkamer heeft rijksbreed onderzoek uitgevoerd naar de financiële
functie. Hieronder verstaat zij het geheel van organisatorische voorzieningen,
zoals de organisatiestructuur, de beschrijving van de actoren en de daarmee
samenhangende verdeling van taken en bevoegdheden, dat zorg draagt voor een
ordelijk en controleerbaar financieel beheer. Bij het ministerie van Buitenlandse
Zaken betrof dit een verdiepend onderzoek naar zowel de opzet als de werking
van de zogenaamde Nieuwe Financiële Functie (NFF). De bevindingen over
de opzet van de financiële functie zijn opgenomen in punt 2.2.2. De bevindingen
over de werking van de financiële functie zijn, met uitzondering van
de bevindingen omtrent voorschotten en automatisering (respectievelijk paragraaf 2.3
en 2.6), opgenomen in punt 2.2.3. In punt 2.2.4 is de reactie van de minister
op het onderzoek NFF opgenomen. 2.2.2 Opzet van de financiële functieHet ministerie van Buitenlandse Zaken is georganiseerd volgens het directoraat-generaal
model waarbij het concept van integraal management wordt gehanteerd. Dit is
bekrachtigd in het herziene algemene organisatiebesluit uit 1997 en het herziene
besluit Financieel Beheer 1998. In dit model zijn taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden
op het gebied van het financieel beheer naar circa 180 budgethouders gedecentraliseerd.
Dit zijn de in totaal circa 40 (hoofd) directies en centrale diensten en de
140 diplomatieke vertegenwoordigingen (Posten). De budgethouders zijn verantwoordelijk
voor het financieel beheer en daarmee voor de organisatie van hun deel van
de financiële functie. Zij worden daarbij ondersteund door een controllerorganisatie,
die is ingericht op basis van een aantal door de centrale directie FEZ ontwikkelde
standaard organisatiemodellen met bijbehorende competentietabellen.FEZ is de concerncontroller. Zij stelt de jaarlijkse begrotingsaanschrijving
op. De hoofdbudgethouders zijn voor de betreffende hoofdbeleidsterreinen verantwoordelijk
voor de (her)allocatie in de begrotingscyclus hoofdbeleidsterreinen. FEZ is
belast met de treasuryfunctie, het valutamanagement, het centrale begrotingsadministratiesysteem
en met ondersteuning van en toezicht op de budgethouders. Aan deze taken is
gestalte gegeven door onder andere missies ter plaatse (tot medio 1998) en
de instelling van een uitgebreide helpdeskfunctie (de zogenaamde klantenteams).
Ook wordt per budgethouder een overzicht van het financieel beheer opgesteld.
FEZ zorgt voor de interne en externe verantwoording over de begrotingsuitvoering
en stelt de jaarrekening op. De accountantsdienst (AD) is belast met de controle
van de begrotingsuitvoering en onderzoekt delen van het financieel beheer.
Gerapporteerd wordt aan de betreffende budgethouder en aan de ambtelijke leiding.
Het Audit Committee onder leiding van de secretaris-generaal autoriseert het
controleplan van de AD en initieert acties naar aanleiding van het samenvattend
rapport van de AD.Een belangrijke instrument van de financiële functie is de jaarplancyclus.
Alle budgethouders stellen op basis van de door de ambtelijke leiding vastgestelde
jaarplanaanschrijving een eigen jaarplan op. De verschillende beleidsdirecties
beoordelen alle jaarplannen beleidsmatig in een matrixoverleg onder leiding
van het directoraat-generaal Regio Beleid. FEZ is betrokken bij de financiële
beoordeling van en de informatieverstrekking over de jaarplannen voor de besluitvorming
door de ambtelijke leiding over de afzonderlijke jaarplannen. De budgethouders
voeren de eigen budgetadministratie en zorgen voor de invoer in het centrale
begrotingssysteem. Zij stellen als onderdeel van de jaarplancyclus periodieke
rapportages en een jaarverslag op waarmee de hoofdbudgethouders de realisatie
kunnen bewaken en bijsturen.De Rekenkamer plaatst op basis van de AD-rapportage en eigen onderzoek
enige kanttekeningen bij de uitwerking van de financiële functie. Zo
heeft het gehanteerde model van de financiële functie als risico de sterk
wisselende affiniteit en kennisachterstand per budgethouder inzake beheerstechnische
zaken. De controller-eenheid als onderdeel van de financiële functie
is bij sommige directies eerst met de reorganisatie van FEZ medio 1998 ingevuld.
Ook blijkt de controller-eenheid bij de budgethouders niet altijd in die functie
op te treden en is de kwaliteit sterk wisselend en biedt deze nog niet altijd
de deskundigheid die ervan wordt gevraagd. In dit kader is het van belang
voor de te ontwikkelen functie van hoofd bedrijfsvoering zorgvuldig te zijn
in het formuleren van functieprofielen, de selectie van medewerkers
en het verzorgen van gerichte opleidingen.De Rekenkamer is van oordeel dat er bij het Ministerie van Buitenlandse
Zaken voor wat betreft de beheersing van de financiële stromen sprake
is van een goede opzet van de financiële functie. Oordeel opzet financiële functie voldoendematigonvoldoendex  2.2.3 Onderzoek nieuwe financiële functie 2.2.3.1 InleidingSinds de reorganisatie in 1996 is de nieuwe financiële functie in
alle lagen van de organisatie geïntroduceerd. In het kader van haar onderzoek
naar de kwaliteit van het financieel beheer heeft de Rekenkamer de opzet en
(voor onderdelen) de werking van de nieuwe financiële functie onderzocht.
De bevindingen zijn in een brief met rapport aan de minister gepubliceerd. 2.2.3.2 De jaarplancyclusDe Rekenkamer concludeerde dat verbetering is opgetreden in de jaarplanaanschrijving.
Als gevolg hiervan zijn de jaarplannen verder geüniformeerd en zijn ze
van een betere kwaliteit. Wel zijn er veel verschillen in kwaliteit tussen
de jaarplannen. De integratie van beleid en beheer heeft nog onvoldoende gestalte
gekregen en veel jaarplannen bevatten geen heldere beleidsdoelstellingen.
Het op uniforme wijze beoordelen en goedkeuren van de jaarplannen wordt bemoeilijkt
door het ontbreken van inhoudelijke criteria.Weinig evaluaties zijn uitgevoerd om zicht te krijgen op de kwaliteit
van de beleidsuitvoering. Volgens de Rekenkamer dient de toepassing van de
jaarplancyclus te verbeteren. Beleidsdoelstellingen moeten worden geëxpliciteerd
en voorgenomen activiteiten, prioriteiten en posterioriteiten moeten in een
(financieel) meerjarenkader worden geplaatst. Jaarplannen dienen te worden
geconcretiseerd in meetbare doelstellingen. In voortgangsrapportages en in
het jaarverslag dient verantwoording te worden afgelegd over de realisatie
ervan.De Rekenkamer beveelt aan om een meerjarenkader te ontwikkelen op zowel
thema- als landenniveau, waarbij onderlinge afstemming plaatsvindt. Voorts
beveelt zij aan om de inhoud van het jaarplan dusdanig te laten presenteren
dat op centraal niveau per thema aan de hand van afzonderlijke modules per
budgethouder tot besluitvorming kan worden gekomen. Ook dienen de landenbeleidsdocumenten
verder geconcretiseerd te worden, zodat deze een belangrijker rol kunnen spelen
bij het opstellen en beoordelen van de plannen. De plannen zouden nog meer
volgens een vast sjabloon opgesteld moeten worden, zodat met name themadirecties
aan de hand van een onderlinge vergelijking prioriteiten op themaniveau kunnen
vaststellen. Dit vereist een grotere discipline bij de budgethouders bij het
invullen van modules in het jaarplan conform de aanschrijving dan tot en met
1998 gerealiseerd werd.Het verdient aanbeveling om in de voortgangsrapportages de beleidsmonitoring
en de financiële rapportages te integreren.Voor de beoordeling van de verantwoording beveelt de Rekenkamer aan meer
aandacht te besteden aan de inhoudelijke verantwoording van de budgetten
en deze beoordeling toe te spitsen op de mate waarin de doelstellingen in
het jaarplan zijn behaald. Hiervoor zijn duidelijke, concrete doelstellingen
en criteria noodzakelijk.De beoogde verbeteringen zouden fasegewijs in de organisatie kunnen worden
ingevoerd voor de posten die binnen het nieuwe landenbeleid vallen. In het
jaarverslag van die posten kan dan worden verantwoord in hoeverre is voldaan
aan de selectiecriteria van het landenbeleid. Zo kan worden aangegeven of
en in welke mate een land (nog steeds) op good governance (één
van de criteria voor toekenning van hulp) scoort. Kwantitatieve gegevens dienen
te worden opgenomen ten behoeve van een goede verantwoording, maar ook voor
een goede onderlinge vergelijkbaarheid. 2.2.3.3 ToezichtstructuurDe Rekenkamer concludeerde op grond van het uitgevoerde onderzoek dat
FEZ heeft geïnvesteerd in maatregelen voor de benodigde verbetering van
het financieel beheer. Niettemin vraagt de Rekenkamer extra aandacht voor
het ontwikkelen van prestatie-indicatoren en het gerichter monitoren van budgethouders.
Op het punt van interne controle geeft FEZ naar de mening van de Rekenkamer
nog onvoldoende invulling aan de eigen verantwoordelijkheid. De Rekenkamer
is van oordeel dat FEZ eisen moet stellen aan de verantwoording over het toezicht,
nu taken met betrekking tot het toezicht op de uitvoering van de interne controle
door de budgethouders aan de Inspectie en Evaluatie Bedrijfsvoering (ISB)
en de AD zijn gedelegeerd.De Rekenkamer beveelt aan dat budgethouders in aanvulling op de competentietabel
ten minste over een korte toegankelijke AO beschrijving moeten beschikken
die is toegespitst op de eigen situatie (zie ook para- graaf 2.5). De
controllers zouden zich intensiever met de hun opgedragen kerntaken bezig
moeten houden. Chefs de poste en directeuren dienen zich in dit verband meer
bewust te worden van hun functie als integraal manager en moeten beter richting
geven aan de uitvoering van de werkzaamheden van de controller, om het beheer
te verbeteren.De Rekenkamer beveelt aan dat FEZ de ontwikkeling en uitvoering van interne
controleplannen als aanvullende maatregel van risico-afdekking verder stimuleert.
Zij zal zich daartoe gestructureerd van de verdere ontwikkelingen rond het
opzetten van interne controleplannen en de uitvoering ervan op de hoogte moeten
stellen door middel van eigen monitoring en de aanlevering van informatie
door ISB en AD. 2.2.3.4 PersoneelsbeleidDe Rekenkamer concludeerde dat kengetallen ontbreken om vast te kunnen
stellen of er sprake is van een evenwichtige personeelsopbouw. Hoewel er grote
verschillen tussen posten bestaan is zij van mening dat het departement de
ruim 140 posten in een aantal categorieën zou kunnen verdelen en vergelijkbaar
maken. Een systeem van tijdverantwoording kan in dit kader een eerste aanzet
zijn om inzicht te krijgen in tijdbesteding, werklast en productiegegevens.De Rekenkamer is van oordeel dat het ministerie zich een beter inzicht
in de deskundigheid van medewerkers moet verwerven. Om inzicht te krijgen
in de opleidingsbehoefte zou volgens de Rekenkamer de Hoofddirectie Dienst
Buitenlandse Zaken van elke budgethouder jaarlijks een opleidingsplan dienen
te ontvangen. Een belangrijke randvoorwaarde hierbij is een complete set van
actuele functiebeschrijvingen. De Rekenkamer beveelt aan dat de budgethouders ten minste jaarlijks inventariseren
wat de opleidingsbehoefte is en deze behoefte in een opleidingsplan verwerken.Het doorvoeren van beoogde verbeteringen zou allereerst kunnen plaatsvinden
voor de posten die in het nieuwe landenbeleid vallen door voor die posten
de benodigde werkzaamheden en menskracht in kaart te brengen. Naast deze kwantitatieve
gegevens kunnen ook kwalitatieve gegevens, zoals opleidingseisen, worden bepaald.
Met een beperkt aantal posten kan zo worden geëexperimenteerd met prestatie-indicatoren/kengetallen.
Een systeem van tijdverantwoording kan in dit kader een eerste aanzet zijn
om inzicht te krijgen in de koppeling tussen werkprogramma's, tijdbesteding
c.q. werklast. 2.2.3.5 ConclusieDe Rekenkamer kan zich vinden in de jaarplancyclus als instrument voor
integraal management en acht de toezichtstructuur in principe een waarborg
voor een goede aansturing en monitoring van het financieel beheer. Zowel de
opzet als de werking van de instrumenten zijn nog volop in ontwikkeling en
vertonen op onderdelen nog tekortkomingen. Zo concludeerde de Rekenkamer voor
de jaarplancyclus dat de integratie van beleid en beheer nog onvoldoende gestalte
heeft gekregen en dat veel jaarplannen geen heldere beleidsdoelstellingen
bevatten. Voorts wordt het op een uniforme wijze beoordelen en goedkeuren
van de jaarplannen bemoeilijkt door het ontbreken van inhoudelijke criteria.Voor wat betreft de toezichtstructuur concludeerde de Rekenkamer dat FEZ
met name op het punt van interne controle onvoldoende invulling geeft aan
de eigen verantwoordelijkheid. De Rekenkamer beval dan ook aan de ontwikkeling
en uitvoering van interne controleplannen als aanvullende maatregel van risico-afdekking
verder te stimuleren.Met betrekking tot het personeelsbeleid concludeerde de Rekenkamer dat
kengetallen ontbreken om vast te kunnen stellen of er sprake is van een evenwichtige
personeelsopbouw. Voorts heeft het ministerie onvoldoende inzicht in de deskundigheid
en opleidingsbehoefte van de medewerkers.De Rekenkamer beseft dat in een zo complexe organisatie als die van het
ministerie van Buitenlandse Zaken de ontwikkeling van de instrumenten van
de nieuwe financiële functie jaren vergt. Zij is echter van mening dat
het ministerie een goede koers heeft ingezet. Zij is van oordeel dat voor
een goede verdere ontwikkeling er duidelijke prioriteiten moeten worden gesteld.
Het doorvoeren van de beoogde verbeteringen en aanbevelingen zou allereerst
kunnen plaatsvinden voor de posten die in het nieuwe landenbeleid vallen. Oordeel werking financiële functie voldoendematigonvoldoende x 2.2.4 Reactie bewindspersonenDe ministers van Buitenlandse Zaken en Ontwikkelingssamenwerking antwoordden
in hun reactie met de Rekenkamer van mening te zijn dat er, afgezien van de
inmiddels gerealiseerde positieve ontwikkelingen, nog een lange weg te gaan
is bij de verbetering van het financieel beheer. Nadrukkelijk is daarbij aandacht
nodig voor de implementatie van maatregelen die de structurele inbedding van
het financieel beheer zullen waarborgen. 2.3 Voorschottenbeheer 2.3.1 InleidingHet voorschottenbeheer is bij het ministerie van Buitenlandse Zaken een
essentieel onderdeel van het financieel beheer. Reeds enige jaren voert de
Rekenkamer een discussie met de minister voor Ontwikkelingssamenwerking over
de reikwijdte van diens verantwoordelijkheid en over het moment waarop voorschotten
mogen worden afgeboekt. Voor beide onderwerpen heeft de Rekenkamer in 1998
aanvullend onderzoek verricht. De bevindingen zijn opgenomen in de punten
2.3.2 respectievelijk 2.3.3. Daarnaast heeft de Rekenkamer onderzocht in hoeverre
de door de minister voor Ontwikkelingssamenwerking toegezegde structurele
maatregelen ter verbetering van het voorschottenbeheer zijn gerealiseerd (punt
2.3.4). Ten slotte onderzocht de Rekenkamer hoe de feitelijke kwaliteit van
het voorschottenbeheer in 1998 was (zie punt 2.3.5).In punt 2.3.6 is een totaalconclusie opgenomen. 2.3.2 Ministeriële verantwoordelijkheid voor uitgaven
voor OntwikkelingssamenwerkingIn de rechtmatigheidsonderzoeken van de afgelopen jaren rapporteerde de
Rekenkamer over onduidelijkheden in de afhandeling van vastgestelde tekortkomingen
in de besteding van uitgaven voor Ontwikkelingssamenwerking. Zij achtte het
van belang dat een duidelijk beleid wordt geformaliseerd waarin voor verschillende
uitgavenstromen is bepaald in welke mate de minister zich ook achteraf verantwoordelijk
acht voor de rechtmatigheid van de bestedingen, hoe omgegaan wordt met bevindingen
over deze bestedingen en de te treffen sancties. Voorts was zij van mening
dat de minister periodiek inzicht aan de Staten-Generaal moet verschaffen
over de vastgestelde tekortkomingen.De Rekenkamer rapporteerde in het rechtmatigheidsonderzoek 1997 het op
hoofdlijnen eens te zijn met het door de minister begin 1998 weergegeven beleid,
inzake verantwoordelijkheid voor de rechtmatigheid van de bestedingen voor
Ontwikkelingssamenwerking (Nota Beheer en Toezicht, Tweede Kamer vergaderjaar
1997–1998, 25 860), maar plaatste daarbij wel enkele kanttekeningen.
Deze hadden betrekking op het ontbreken van minimumvereisten voor de toekenning
van een beheerscapaciteit aan een land of instantie en op het sanctiebeleid.De Rekenkamer constateerde dat de minister in september 1998 de «Nadere
uitwerking van de nota Beheer en Toezicht» heeft uitgebracht en ter
informatie aan de Tweede Kamer en de Rekenkamer heeft gestuurd. In deze nota
zijn kwaliteitscriteria voor de beoordeling van de beheerscapaciteit van de
ontvangende partij opgenomen, evenals een nadere concretisering van het sanctiebeleid.
De Rekenkamer heeft nagegaan of haar kanttekeningen door deze nota zijn ondervangen.De Rekenkamer concludeert dat de thans beschreven procedure voor de toetsing
van de beheerscapaciteit van overheden en organisaties voldoet aan haar eisen.
Dit impliceert dat het verstrekken van een andere hulpvorm dan gerechtvaardigd
is op grond van de toegekende beheerscapaciteit gevolgen heeft voor het rechtmatigheidsoordeel
indien er onregelmatigheden in de uitvoering blijken. Gezien het belang van
een juiste toekenning van de beheerscapaciteit acht de Rekenkamer een goede
inbedding in de organisatie van deze toetsing, alsmede naderhand van interne
controle hierop, noodzakelijk.In de uitwerking van het sanctiebeleid wordt uitgebreid ingegaan op de
te volgen procedure indien een wederpartij zijn verplichtingen niet nakomt,
de mogelijke sancties en de redenen om af te zien van het opleggen van sancties. Hoewel dit niet expliciet blijkt, gaat de Rekenkamer er
voor haar oordeelsvorming van uit dat de hoofdregel is dat er sancties worden
opgelegd indien de wederpartij zijn verplichtingen niet is nagekomen. Uitzonderingen
op de hoofdregel zijn op grond van beleidsmatige overwegingen mogelijk. De
beslissing om af te wijken moet dan uiteraard ordelijk en controleerbaar worden
vastgelegd. Voorts is de Rekenkamer van mening dat in aanvulling op het opgestelde
sanctiebeleid tevens aandacht moet worden besteed aan meer toekomstgerichte
sancties, waarbij organisaties/landen bijvoorbeeld kunnen worden uitgesloten
van hulp of hulpvormen als deze misbruik hebben gemaakt van ontvangen gelden
of zich niet houden aan contractuele afspraken.De Rekenkamer concludeert dat het door de minister geformuleerde san-
ctiebeleid, rekening houdend met de twee kanttekeningen, toereikend is.Voorts heeft de minister voor onvolkomenheden in de besteding van gelden,
conform de toezegging om de Tweede Kamer hierover te berichten, een opgave
van de geconstateerde malversaties met de genomen sancties opgenomen als bijlage
van de financiële verantwoording 1998. Over de volledigheid van deze
eerste opgave kan overigens geen zekerheid worden verkregen, mede omdat de
aangepaste regelgeving eerst tegen het einde van het jaar is ingevoerd. De
Rekenkamer is van mening dat deze opgave niet alleen de malversaties moet
bevatten, maar ook gericht moet zijn op de geconstateerde structurele tekortkomingen
in de besteding van gelden voor ontwikkelingssamenwerking. Juist de structurele
problemen zijn voor de Tweede Kamer van belang in het besluitvormingsproces. 2.3.3 Werkwijze afhandeling van voorschottenEen groot deel van de uitgaven voor Ontwikkelingssamenwerking voor door
derden te verrichten activiteiten wordt als voorschot verstrekt. Deze derden
dienen over de besteding van de gelden verantwoording af te leggen.Zoals de Rekenkamer in haar rechtmatigheidsonderzoek 1997 rapporteerde
loopt er reeds een aantal jaren een discussie met het ministerie over het
moment waarop voorschotten kunnen worden afgeboekt. Kern van de discussie
is of de in de contractvoorwaarden opgenomen accountantsrapporten een noodzakelijke
voorwaarde zijn voor het verkrijgen van voldoende zekerheid over de geleverde
prestatie en derhalve voor de rechtmatigheid van de daarmee samenhangende
uitgaven. Binnen het ministerie was het gebruikelijk om met het afboeken van
voorschotbedragen in de begrotingsadministratie niet te wachten tot de gevraagde
accountantsrapporten waren ontvangen. In de herziene regelgeving, die met
de «nadere uitwerking nota beheer en toezicht» medio 1998 is ingevoerd,
wordt deze gedragslijn gehandhaafd. Naar aanleiding daarvan is het overleg
hervat.Voor de oordeelsvorming van de Rekenkamer is een voldoende objectieve
prestatieverklaring, die aansluit bij de gestelde contractuele voorwaarden,
een vereiste alvorens een voorschot kan worden afgeboekt en als rechtmatig
kan worden aangemerkt. Een ordelijk financieel beheer vergt tevens dat er
bepalingen bestaan over het moment van vaststellen en afboeken van voorschotten.In de «Procedurebundel Uitvoering Ontwikkelingssamenwerking»
staan criteria vermeld die bepalend zijn voor het al dan niet opvragen van
een accountantsverklaring. Indien volgens deze criteria een accountantsverklaring
benodigd is, is de Rekenkamer van mening dat met de afboeking van een voorschot
moet worden gewacht tot deze is ontvangen en beoordeeld. Indien, bijvoorbeeld
bij langlopende projecten, na verloop van tijd blijkt dat deze criteria niet
meer van toepassing zijn op de contractpartner, dan is het mogelijk
het voorschot eerder af te boeken. Dit is uiteraard alleen mogelijk indien
dit expliciet blijkt uit een tussentijds opgestelde herbeoordeling van de
betrokken contractpartner aan de voor accountantsverklaringen geldende criteria.
De Rekenkamer is overigens wel van mening dat deze methodiek als praktisch
nadeel heeft voor het departement dat er administratief verschillend met voorschotten
wordt omgegaan. Om dit praktische nadeel te voorkomen beval de Rekenkamer
aan om voorschotten eerst na beëindigen van het project af te boeken
en door middel van tussenrekeningen de fasering in de stand van zaken aan
te geven. Hierdoor ontstaat een meer uniforme, inzichtelijke en eenvou- dige
handelwijze. In de toelichting bij de saldibalanspost voorschotten kan dan
altijd deze fasering worden aangegeven.Alleen door het op het juiste moment afboeken van voorschotten volgens
één van bovengenoemde alternatieven ontstaat in de begrotingsadmini-
stratie een juist beeld van de stand van openstaande voorschotten en kan dat
beeld ook aan de Tweede Kamer worden voorgelegd. Een juiste informatievoorziening
over de hoogte van de openstaande voorschotten aan de Tweede Kamer is voor
de Rekenkamer het uitgangspunt voor haar oordeelsvorming over de rechtmatigheid.Voorts concludeert de Rekenkamer dat in het knelpunt inzake het ontbreken
van een schriftelijke mededeling van de definitieve vaststelling aan het ontvangende
land of instantie met de invoering van de Kaderwet subsidieregeling per 1
januari 1999 deels is voorzien. Voor zover het voorschotten betreft die buiten
de Europese Unie aan ontvangers buiten de Europese Unie zijn verstrekt is
de procedure niet gewijzigd en blijft er dus onduidelijkheid bestaan over
het moment van vaststellen en afrekenen van voorschotten. 2.3.4 Structurele maatregelenDe Rekenkamer stelde gedurende een aantal opeenvolgende jaren vast dat
het voorschottenbeheer met name bij uitgaven voor Ontwikkelings- samenwerking
op vele punten slecht op orde was.De minister voor Ontwikkelingssamenwerking zegde medio 1997 maatregelen
toe ter verbetering van het financieel beheer. Dit betrof zowel maatregelen
voor de korte termijn als voor de middellange termijn. De getroffen maatregelen
zijn door de Rekenkamer eind 1997 in een bezwaar- onderzoek beoordeeld. De
Rekenkamer concludeerde in hoofdstuk 3 van haar RFV 1997 dat onder initiatief
van de in september 1997 ingestelde Stuurgroep Veiligstellen Financieel Beheer
(VFB-1) vooral vanaf de tweede helft 1997 hard is gewerkt aan het beheersbaar
maken van de opgelopen achterstanden in het afwikkelen van voorschotten. De
implementatie van de korte termijnmaatregelen sorteerde derhalve succes. In
haar bezwaaronderzoek kon de Rekenkamer echter nog geen oordeel geven over
de middellange termijnmaatregelen, die moeten leiden tot een structurele verbetering
van het voorschottenbeheer. De Rekenkamer onderzocht thans de ontwikkeling
van structurele maatregelen en ging tevens na of de in 1997 geïnitieerde
maatregelen ook voor een langere duur hebben gewerkt.Het ministerie heeft in 1998 verder gewerkt aan de structurele inbedding
van het financiële management. Belangrijke aspecten hierbij zijn het
opleidingsbeleid, het incentivebeleid en de verdere structurering van het
voorschottenproces.Het departement heeft in 1998 het vademecum voor integraal management
verder ontwikkeld. Een concept is begin 1999 aan de managers voorgelegd om
deze op praktische haalbaarheid te beoordelen. In het vademecum wordt onder
meer de verantwoordelijkheid van de budgethouder voor het financieel management
nader uitgewerkt voor de jaarplancyclus, de beheersing van de
daarin aangegeven activiteiten- verplichtingen-kas-cyclus waaronder de voorschotten
alsmede voor de toepassing van het beheerinstrumentarium.Het departement wil voorts komen tot het gestructureerd aanbieden van
opleidingen. Gestart is met het opstellen van een masterplan voor de beheerste
en projectmatige invoering van het opleidingentraject. Het opstellen van het
programma van eisen en het ontwikkelen dan wel aanpassen van lesmateriaal
moet medio 1999 gereed zijn. De deadline voor het daadwerkelijk organiseren
en coördineren van het opleidingstraject en het geven van de opleidingen
is op eind 2000 gesteld. De medewerkers op de Posten worden via een separaat
opleidingstraject benaderd. Daartoe zijn/worden regionale conferenties georganiseerd.Voorts constateerde de Rekenkamer dat het departement in 1998 een incentivebeleid
heeft ontwikkeld, dat uit drie fasen bestaat. Thans zijn de sjablonen voor
de eerste fase (de zogenaamde kaderstellende incentives) uitgewerkt die in
de loop van 1999 zullen worden toegepast. Dit betreffen de letter of representation,
de dechargebrief en het document van overdracht. Met de tweede en derde fase
van het incentivebeleid is begin 1999 een start gemaakt door het nader gaan
uitwerken van enige elementen, zoals vergroten c.q. verkleinen van de managementvrijheden
en openbare benchmarking. 2.3.5 Feitelijke kwaliteit van het voorschottenbeheerTen aanzien van het voorschottenproces constateerde de Rekenkamer dat
in 1998 veel aandacht is besteed aan de tijdigheid van de verwerking van voorschotten.
Zo zijn belangrijke centrale maatregelen voor sturing van het voorschottenproces
getroffen, zoals het mede in samenwerking met de budgethouders ontwikkelen
van normen voor de tijdigheid van rappelleren en het verwerken van rapportages,
de verbetering van de regelgeving voor en de informatievoorziening over voorschotten
en het opstellen van een eindrapportage met aanbevelingen voor het financieel
beheer. De Posten gebruikten voor de uitvoering en bewaking van het voorschottenbeheer
de door FEZ vervaardigde speciale overzichten en hanteerden soms aanvullende
systemen en/of interne procedures voor het monitoren van de voortgang resp.
het rappelleren. Als onderdeel van het centrale toezicht op de voortgang van
de uitvoering beoordeelde VFB/FEZ periodiek de door de budgethouders op te
stellen accountmanagement-rapportages. Voorts vervaardigde FEZ diverse overzichten
per budgethouder en totaaloverzichten met (achter)standen die een signaalfunctie
vervullen om mogelijke knelpunten in het financieel beheer van de budgethouders
te onderkennen; negatieve signalen moeten dan leiden tot aanvullend(e) onderzoek/acties.
Mede op grond van deze toezichtsinformatie heeft het departement in 1998 een
(tijdelijke) committeringsstop ingesteld voor sommige budgethouders vanwege
geconstateerde onvoldoende uitvoering.De Rekenkamer heeft voorts nagegaan in hoeverre verbeteringen in dit proces
ook in de (financiële) administraties aantoonbaar zijn. Zij constateerde
dat er in 1998 gezien de bereikte resultaten geen aanleiding was om een specifieke
totaal opschoningsactie uit te voeren. Zij stelde vast dat de relatieve frequentie
van rappelleren is vergroot en daarmee de tijdigheid van het rappelleren is
verbeterd. Voorts bleek er sprake te zijn van een verkorting van de verwerkingstijd
van de ontvangen rapporten. Deze positieve tendens blijkt zich overigens begin
1999 niet voort te zetten. Hierbij moet worden opgemerkt dat door het gebruik
van verschillende definities van openstaande rapportages het juiste inzicht
in de voortgang van het proces wordt bemoeilijkt en ook dat er onduidelijkheid
bestaat over het tijdig boeken van ontvangen rapportages. Voorts vereist
een snellere beoordeling van rapportages een versterkte controle op de kwaliteit
om risico's te beperken.De Rekenkamer stelde vast dat het juistheidsaspect van het voorschottenbeheer
in 1998 onderbelicht bleef. Zo bleek dat op centraal niveau het inzicht ontbreekt
in de wijze waarop door de budgethouders de inhoudelijke beoordeling van rapportages
en verantwoordingen plaatsvond. Door het veelal beperkt vastleggen van de
monitorings- en beoordelingsresultaten kan dit inzicht maar moeilijk worden
verkregen.Hoewel FEZ onderkent dat de kwaliteit van de beoordeling van budgethouders
van financiële verantwoordingen zorgen baart is het toezicht hierop in
1998 in feite verminderd. Wel wordt in 1999 weer meer aandacht aan deze taak
geschonken door gedeeltelijke uitbesteding ervan aan de departementale accoountantsdienst.
De Rekenkamer merkt hierbij op dat in dit licht prioriteit dient te worden
gegeven aan het onderzoek naar de interne controle bij de budgethouders, opdat
FEZ hierin tijdig inzicht verkrijgt en maatregelen kan initiëren. Voorts
dient de controle op het slotdocument, een belangrijk element van het financiële
voorschottentraject, meer zichtbaar te worden in de plannen van de diverse
toezichthoudende en controlerende instanties.Ook blijkt de archivering een kwetsbaar punt. De archivering op de posten
blijkt verre van optimaal te zijn. De Rekenkamer beveelt aan tot een betere
vastlegging en archivering van projectbeoordelingen te komen. Ook verdient
het aanbeveling in de voorbereidingsfase van een project op basis van een
risico-inschatting een planning op te stellen voor controlebezoeken aan projecten.Ten slotte constateerde de Rekenkamer dat toegekende subsidies ten onrechte
niet altijd als voorschot werden verantwoord. 2.3.6 ConclusieIn het rapport bij de financiële verantwoording 1997 zette de Rekenkamer
enkele kanttekeningen bij de door de minister voor Ontwikkelingssamenwerking
aan de Staten-Generaal aangeboden nota Beheer en Toezicht, waarin de uitgangspunten
voor de ministeriële verantwoordelijkheid voor bestedingen ontwikkelingssamenwerking
zijn opgenomen. De minister zegde toe om deze kanttekeningen mee te nemen
in een nadere uitwerking van deze nota.De Rekenkamer concludeert dat de thans in de nadere uitwerking van de
Nota Beheer en Toezicht beschreven procedure voor de toetsing van de beheerscapaciteit
van overheden en organisaties voldoet aan haar eisen. Ten aanzien van het sanctiebeleid constateerde de Rekenkamer dat een duidelijke
hoofdregel ontbrak. Zij gaf derhalve aan er voor haar oordeelsvorming van
uit te gaan dat de hoofdregel is dat er sancties worden opgelegd indien de
wederpartij zijn verplichtingen niet is nagekomen. Voorts is de Rekenkamer
van mening dat nog aandacht moet worden besteed aan toekomstgerichte sancties.
Rekening houdend met deze twee kanttekeningen concludeerde de Rekenkamer dat
het sanctiebeleid toereikend is. De minister heeft, conform toezegging, de
Tweede Kamer geïnformeerd over de geconstateerde malversaties en de genomen
sancties. Over de volledigheid hiervan kon geen zekerheid worden verkregen,
mede omdat de aangepaste regelgeving eerst tegen het einde van het jaar is
ingevoerd. De Rekenkamer is overigens van mening dat deze opgave naast de
malversaties ook de structurele tekortkomingen in de besteding van gelden
voor ontwikkelingssamenwerking moet bevatten.Voorts is overeenstemming bereikt met het departement over het tijdstip
waarop voorschotten kunnen worden afgeboekt. Indien een accountantsverklaring
volgens de door het departement gestelde criteria voor een ontvangend land
c.q. organisatie benodigd is, moet deze zijn ontvangen en beoordeeld
voordat een voorschot kan worden afgeboekt. Een voldoende en tijdig onderbouwde
herbeoordeling van het ontvangende land c.q. de organisatie op basis van deze
criteria is overigens mogelijk. Met de nadere uitwerking van de nota beheer
en toezicht en de bereikte overeenstemming over de wijze bij afhandeling van
voorschotten zijn drie langlopende principiële discussiepunten (ministeriële
verantwoordelijkheid, sanctiebeleid en tijdstip afboeken voorschotten) opgelost.Tevens concludeerde de Rekenkamer dat het ministerie in 1998 verder gewerkt
heeft aan de structurele inbedding van het financiële management, met
name op het gebied van het incentivesen opleidingsbeleid. Beide zijn nog volop
in ontwikkeling. Gezien het feit dat het activiteitenmanagement en het daarvan
afgeleide voorschottenbeheer ook in 1998 nog steeds een zwakke schakel in
het financieel beheer was verdient het ingezette opleidingstraject en de daadwerkelijke
uitvoering ervan de nodige prioriteit.Ook concludeerde de Rekenkamer dat in 1998 niet meer gesproken kan worden
van structurele achterstanden in het rappelleren en verwerken van voorschotten.
Het proces van bewaken en tijdig afwikkelen van de voorschotten is in 1998
zodanig in de organisatie ingebed dat zonder specifieke opschoningsacties
achterstanden tot aanvaardbare proporties zijn teruggebracht.Tegenover de geconstateerde verbeteringen in de opzet en werking van het
voorschottenbeheer staan echter twee belangrijke negatieve constateringen
betreffende de werking van het voorschottenbeheer. In de eerste plaats concludeerde
de Rekenkamer dat het gestructureerde inzicht in het kwaliteitsaspect van
de beoordeling van de uitvoering ondanks het verhoogde risico in belangrijke
mate ontbreekt. Ten tweede concludeerde de Rekenkamer dat de controle op het
juistheidsaspect door de budgethouder verslechterde. Als gevolg van deze tekortkomingen
in de werking van het voorschottenbeheer blijft de kwaliteit hiervan een zwakke
schakel in het financieel beheer. In haar rechtmatigheidsonderzoek voor 1999
blijft de Rekenkamer de ontwikkelingen op deze punten volgen. De Rekenkamer
gaat er van uit dat in 1999 relevante verdere verbeteringen worden aangebracht.Op grond van de nog bestaande tekortkomingen kwam de Rekenkamer, ondanks
de gerealiseerde verbeteringen, voor het voorschottenbeheer tot het oordeel
matig. Oordeel voorschottenbeheer Voldoendematigonvoldoende x 2.3.7 Reactie ministersDe ministers antwoordden eveneens van mening te zijn dat een ordelijk
financieel beheer vergt dat er bepalingen bestaan over het moment van afrekenen
van voorschotten. Het opvragen van een accountantsverklaring is daarbij een
instrument, indien deze op basis van het financiële risico of de beheersrisico's
contractueel wordt gevraagd. De keuze om al dan niet tot afboeking over te
gaan dient gebaseerd te zijn op een afgewogen oordeel. Tevens zegden de ministers
toe te bezien in hoeverre de procedures ten aanzien van de daarbij toe te
passen criteria dienen te worden verduidelijkt.Ten tweede onderschreven de ministers de hoofdregel dat er sancties worden opgelegd indien de wederpartij zijn verplichtingen niet is
nagekomen.Ten derde gaven de ministers aan van mening te zijn dat het huidige sanctiebeleid
reeds voldoende toekomstgerichte maatregelen bevat.Ten vierde antwoordden de ministers de Tweede Kamer ook over geconstateerde
structurele tekortkomingen te informeren.Ten slotte antwoordden de ministers zelf reeds tot de conclusie te zijn
gekomen dat het gestructureerde inzicht in het kwaliteitsaspect van de beoordeling
van de uitvoering in belangrijke mate ontbreekt. Daarop hebben zij een onderzoek
ingesteld naar de in een pilot opgedane ervaringen met een systeem van waarderingscijfers
over de kwaliteit van de projectuitvoering. De uitkomsten van dit onderzoek
moeten leiden tot voorstellen voor een beter en meer gestructureerd inzicht
op centraal niveau van de kwaliteit van de uitvoering van het beleid.De Rekenkamer concludeert dat de ministers in die situaties waarin dat
volgens de regelgeving is voorgeschreven een accountantsverklaring opvragen
en die betrekken in de afboeking van de voorschotten, tenzij uit een ordelijk
en controleerbaar vastgelegde herbeoordeling van de contractpartner blijkt
dat deze niet meer aan de criteria voor het opvragen van een accountantsverklaring
voldoet. De Rekenkamer gaat er dan wel van uit dat de criteria uiterlijk ultimo
1999 zijn ontwikkeld en zal de werking van de afboekingsprocedure over enkele
jaren beoordelen. 2.4 Accountantscontrole 2.4.1 Accountantscontrole financiële verantwoordingDe Accountantsdienst (AD) heeft een goedkeurende verklaring bij de financiële
verantwoording van het begrotingsjaar 1998 van het departement en het agentschap
CBI afgegeven.De Rekenkamer stelde vast dat de departementale accountantscontrole voldoende
basis bood voor haar oordeelsvorming over de financiële verantwoording
1998. Haar oordelen zijn dan ook mede tot stand gekomen op basis van de AD-rapportages. Oordeel accountantscontrole financiële verantwoording Voldoendematigonvoldoendex  2.4.2 Accountantscontrole financieel beheerHet onderzoek van de Rekenkamer naar de accountantscontrole gericht op
de ijkpunten financieel beheer was verkennend van aard. Dit betekent dat zij
geen gebruik heeft kunnen maken van de oordelen van de AD over het financieel
beheer. Wel heeft zij voor het melden van tekortkomingen gebruik kunnen maken
van de resultaten van de AD-controle. 2.5 Beschrijving en onderhoudsorganisatie administratieve
organisatie 2.5.1 InleidingEen actuele beschrijving van de administratieve organisatie (AO) is een
belangrijk instrument voor de sturing, beheersing en controle van de beheersprocessen
rondom de financiële zaken en daarnaast ook voor processen op andere
terreinen, zoals het materieel- en het personeelsbeheer. Als
waarborg voor een volledige en actuele beschrijving van de AO is een goede
onderhoudsorganisatie onontbeerlijk.De Rekenkamer heeft rijksbreed verdiepend onderzoek gedaan naar de beschrijving
en naar de onderhoudsorganisatie van de AO.Bij dit onderzoek hanteerde zij de volgende onderzoeksvragen:– Is er sprake van een geautoriseerde, dwingend voorgeschreven regeling
onderhoudsorganisatie AO?– Waarborgt de opzet van de onderhoudsorganisatie dat de beschrijving
van de AO steeds actueel is?– Functioneert de beschreven onderhoudsorganisatie adequaat? Met
name is van belang dat wijzigingen in de AO binnen één jaar
tot een gewijzigde beschrijving leiden.– Is de beschrijving van de AO actueel en compleet en geeft deze
voldoende inzicht in de opzet van de AO? 2.5.2 Beschrijving administratieve organisatieDe Rekenkamer constateerde dat het departement op centraal niveau beschikt
over een basisbeschrijving van de administratieve organisatie, welke is opgenomen
in het Handboek Bedrijfsvoering Buitenlandse Zaken (HBBZ) en de Bundel Consulaire
Voorschriften (BCV); beide zijn tevens op cd-rom uitgebracht. Voorts zijn
in automatiseringshandboeken nog beschrijvingen van de administratieve organisatie
rond geautomatiseerde systemen opgenomen. Vanwege het grote aantal centrale
en decentrale budgethouders, met veelal vergelijkbare werkzaamheden, heeft
het ministerie besloten tot deze centrale vastlegging van wet- en regelgeving
en werkinstructies, voor zover deze niet budgethouder-specifiek zijn. De handboeken
bevatten zowel de beschrijvingen van de financiële als de niet-financiële
processen en zijn (met uitzondering van een aantal minder risicovolle onderwerpen)
beschreven middels detailprocesschema's. In het HBBZ is overigens niet aangegeven
of er sprake is van een dwingend voorgeschreven instructie of van een handreiking.
Het ministerie zegde toe om dit bij de komende herziening wel aan te geven.De budgethouders zijn verplicht om belangrijke afwijkingen ten opzichte
van de modelbeschrijving van de administratieve organisatie vast te leggen
in eigen (aanvullende) beschrijvingen. Uit de door FEZ per oktober 1998 opgestelde
tussenstand omtrent het financieel beheer blijkt dat 43% van de budgethouders
al dan niet terecht geen aanvullingen op deze modelbeschrijvingen hadden opgesteld.
Voor zover de posten nog eigen beschrijvingen van de administratieve organisatie
hebben opgesteld had fez geen zicht op de kwaliteit. Nagenoeg alle budgethouders
beschikten over de tenminste vereiste competentietabel en een handtekeningen-
en parafenlijst. Uit door FEZ opgestelde managementsummaries en rapporten
van de Inspectie en evaluatie Bedrijfsvoering (ISB) bleek dat de competentietabellen
en handtekeningen- en parafenlijsten niet steeds actueel waren.Gezien het algemene karakter van de beschrijvingen in de handboeken vindt
de Rekenkamer een aanvullende beschrijving van de administratieve organisatie
van essentieel belang voor elk organisatieonderdeel. Een dergelijke aanvullende
beschrijving van de administratieve organisatie verschaft zowel uitvoerders
van werkzaamheden als hun controleurs een goed inzicht in de door de budgethouder
te verrichten werkzaamheden en de daarbij behorende individuele verantwoordelijkheden.
Naarmate de omvang van de budgethouder toeneemt is het belang van een dergelijke
beschrijving groter. Een aantal budgethouders beschikt over een dergelijke
beschrijving van de administratieve organisatie. 2.5.3 Opzet en werking onderhoudsorganisatieDe Rekenkamer constateerde dat er geen sprake is van een formeel vastgelegde
onderhoudsorganisatie voor het HBBZ, de BCV en de automatiseringshandboeken.
In 1999 wordt gewerkt aan de institutionalisering van de onderhoudsorganisatie.
De Rekenkamer constateerde overigens wel dat er, met uitzondering van de administratieve
organisatie rond de geautomatiseerde systemen, wel werkafspraken bestaan voor
de onderhoudsorganisatie van de beschrijvingen van de administratieve organisatie.
Zo is voor het HBBZ bijvoorbeeld een ontwikkeltraject opgezet. Ten minste
eenmaal per jaar verschijnen nieuwe versies van de handboeken, waarin wijzigingen
of aanvullingen op de administratieve organisatie worden opgenomen; tussentijdse
wijzigingen worden opgenomen in het Mededelingenblad van het ministerie of
worden in de vorm van een circulaire bekend gemaakt. In afwachting van het
nieuwe Geïntegreerd Management Informatie Systeem (GMIS) van het ministerie,
dat volgens planning fasegewijs vanaf het jaar 2000 wordt ingevoerd, vindt
actualisatie van de administratieve organisatie voor zover nog opgenomen in
de bestaande automatiseringshandboeken hooguit op basis van een kosten-batenanalyse
plaats.De beschrijving van de administratieve organisatie is voor wat betreft
het HBBZ en BCV in april 1999 geactualiseerd. 2.5.4 ConclusieDe Rekenkamer constateert dat het ministerie beschikt over een modelbeschrijving
van de administratieve organisatie. De specifieke situatie van individuele
budgethouders is echter onvoldoende vastgelegd. Dit komt enerzijds doordat
de aanvullende competentietabellen niet actueel zijn en voorts doordat deze
niet vergezeld wordt van een concretisering van de uit te voeren werkzaamheden.
Voorts is niet aangegeven of de model-ao-beschrijvingen al dan niet een dwingend
karakter hebben. Daar waar aanvullende beschrijvingen van de administratieve
organisatie voorhanden zijn heeft FEZ geen inzicht in de kwaliteit.Ten aanzien van de onderhoudsorganisatie voor de beschrijving van de administratieve
organisatie constateert de Rekenkamer dat deze niet geformaliseerd is. Wel
bestaan er, met uitzondering van de administratieve organisatie rond de geautomatiseerde
systemen, werkafspraken voor de onderhoudsorganisatie van de beschrijvingen
van de administratieve organisatie. De bestaande werkafspraken hebben geleid
tot een onlangs geactualiseerde beschrijving van de administratieve organisatie.Gezien het voorgaande beoordeelt de Rekenkamer het onderhoud en de beschrijving
van de administratieve organisatie in zijn totaliteit als matig. Oordeel beschrijving en onderhoudsorganisatie administratieve
organisatie Voldoendematigonvoldoende x 2.5.5 Reactie ministerDe ministers antwoordden dat de onderhoudsorganisatie binnenkort zal worden
ingebed in de organisatie en de aansluiting tussen de diverse instrumenten
te verbeteren. Voorts gaven de ministers aan wel zicht te hebben op de kwaliteit
van de additionele beschrijvingen. De Rekenkamer is echter van mening dat er slechts voor een deel van de
additionele beschrijvingen zicht bestaat op de kwaliteit daarvan. 2.6 Automatisering 2.6.1 InleidingDe Rekenkamer heeft een vervolgonderzoek uitgevoerd naar de naleving van
het in 1994 vastgestelde Besluit Voorschrift Informatiebeveiliging Rijksdienst
(VIR) en een verkennend rijksbreed onderzoek naar de automatisering van informatievoorziening.
Daarnaast is onderzocht of uit de accountantscontrole over 1998 nog belangrijke
bevindingen aangaande automatisering zijn geconstateerd. 2.6.2 Voorschrift informatiebeveiliging Rijksdienst 2.6.2.1 InleidingHet VIR verplicht alle ministeries tot het hebben van een beveiligingsplan
en het bepalen en implementeren van maatregelen ten behoeve van de informatiebeveiliging.
Hoewel de invoering van het VIR formeel voltooid zou moeten zijn, hanteert
de Rekenkamer als norm dat, gezien de andere ontwikkelingen op het terrein
van de informatietechnologie, het ministerie ultimo 1998 tenminste de afhankelijkheids-
en kwetsbaarheidsanalyses (A&K-analyses) gereed zou moeten hebben. Blijkt
dat het ministerie gestart is met de analyses, maar afronding heeft nog niet
plaatsgevonden, dan luidt het oordeel van de Rekenkamer «matig». 2.6.2.2 BevindingenDe Rekenkamer constateerde dat het departement eind 1997 een nieuw statuut
informatiebeveiliging heeft opgesteld en medio 1998 heeft verspreid. Dit statuut
bevat de uitgangspunten voor de te ontwikkelen informatiebeveiligingsplannen.
Voor de verschillende onderkende aandachtsgebieden en informatiesystemen dienen
door de lijnmanagers A&K-analyses te worden uitgevoerd. Deze zouden vervolgens
in 1998 moeten resulteren in informatiebeveiligingsplannen met bijbehorende
te treffen maatregelen.Voorts constateerde de Rekenkamer dat het departement in het kader van
het millenniumproject het belang van elk systeem in 1998 is nagegaan en daarvoor
een globale afhankelijkheidsanalyse heeft opgesteld. Vanwege diverse oorzaken
is in 1998 alleen bij het departementale begrotingsadministratiesysteem een
diepgaande A&K-analyse uitgevoerd, waarover de AD een gematigd positief
oordeel heeft uitgesproken, en een informatiebeveiligingsplan opgesteld. Inmiddels
is eind 1998 ook een A&K-analyse gestart voor het belangrijkste informatiesysteem
voor Ontwikkelingssamenwerking (Midas). Voorts is eind 1998 verder gestalte
gegeven aan het formuleren van een aantal uitgangspunten die essentieel zijn
voor de informatiebeveiliging om daarmee een algemeen beveiligingsplan te
ontwikkelen (baseline), dat voor systemen en verantwoordelijkheidsgebieden
tot op het niveau «belangrijk» toepasbaar is.Naar verwachting zal deze baseline eerst medio 1999 beschikbaar zijn,
waarna de A&K-analyse voor systemen met verdergaande betrouwbaarheidseisen
kan starten. Naar verwachting voldoen de bestaande systemen medio 2000 aan
het VIR. 2.6.2.3 ConclusieDe Rekenkamer concludeert dat er in 1998 weliswaar enige vooruitgang is
geboekt bij de implementatie van het VIR, maar dat het departement per ultimo 1998 nog niet aan het VIR voldoet. Omdat het departement wel
is gestart met de opstelling van A&K-analyses en de Rekenkamer geen ernstige
tekortkomingen op het gebied van informatiebeveiliging heeft vastgesteld die
het gevolg (kunnen) zijn van het nog niet volledig aan het VIR voldoen, beoordeelt
zij de implementatie van het VIR als matig. De Rekenkamer gaat er echter vanuit
dat nu op korte termijn een forse stap voorwaarts kan worden gemaakt bij de
implementatie van het VIR. Oordeel Voorschrift Informatiebeveiliging Rijksdienst Voldoendematigonvoldoende x Reactie ministersDe ministers antwoordden dat de A&K-analyse voor het Midas inmiddels
gereed is. 2.6.3 Automatisering informatievoorziening 2.6.3.1 InleidingTer oriëntatie op de vormgeving en kwaliteit van het beheer van de
geautomatiseerde systemen, heeft de Rekenkamer een beknopt verkennend onderzoek
uitgevoerd naar het beheer van een drietal geautomatiseerde informatiesystemen:– de begrotingsadministratie;– de personeelsinformatie;– de voorraadadministratie.De verrichte werkzaamheden zijn voldoende voor de beeldvorming, maar leiden
nog niet tot oordelen. 2.6.3.2 BegrotingsadministratiesysteemDe Rekenkamer heeft haar verkennend onderzoek gericht op de verwer- kingsorganisatie,
gebruikersorganisatie en de systeemontwikkelingsorganisatie.De huidige Ministeriële Financiële Administratie (MFA) is een
samenstel van onder meer grootboeksystemen en gegevensaanleverende systemen.
Zoals in het RFV 1997 is aangegeven kenmerkt de opzet van de huidige MFA zich
door beperkte geprogrammeerde controles en relatief veel gebruikerscontroles.
De integriteit van de in de systemen opgenomen financiële gegevens is
derhalve afhankelijk van de blijvende en goede werking van de door FEZ en
de budgethouders uitgevoerde gebruikerscontroles. In het RFV 1997 werden enige
knelpunten m.b.t. twee gegevensaanleverende deelsystemen vermeld. Uit onderzoek
in 1998 naar gebruikers- en verwerkingsorganisatie blijkt naast vele pluspunten
ook dat de risico's voor de logische toegangsbeveiliging in het besturingssysteem
van het MFA nog onvoldoende worden beheerst. Ook voor 1998 geldt dat het MFA
en de systemen die hier onderdeel van uitmaken onvoldoende waarborgen bieden
om systeemgericht te kunnen controleren, waardoor de AD nog in belangrijke
mate gegevensgericht heeft moeten controleren.In 1997 is besloten de bestaande applicaties die de financiële bedrijfsprocessen
ondersteunen, waaronder het MFA, te vervangen door een Geïntegreerd Management
Informatiesysteem (GMIS). Volgens de oorspronkelijke planning zouden de eerste
systemen binnen GMIS per 1 januari 2000 operationeel moeten zijn. De inrichting
van het project verloopt in nauw overleg met het ministerie van Financiën. In 1998 is met het opstellen van plannen van aanpak voor de verscheidene
onder GMIS lopende deelprojecten gestart. Hoewel hiervoor kwaliteitsbewakingsfuncties
bestaan blijkt echter dat de onderlinge samenhang nog steeds onvoldoende duidelijk
is. Er zijn nog nauwelijks overkoepelende richtlijnen en normen waaraan deelplannen
moeten voldoen. De aansturing van het project kende in 1998 enige wisselingen.
Eind 1998 heeft het ministerie het project als geheel herdefinieerd. Een ingestelde
taskforce heeft (eind 1998 nog vast te stellen) herziene plannen van aanpak
voor de GMIS-projecten op korte termijn opgesteld. Daarbij is besloten de
invoering van het GMIS uit te stellen.Dit besluit legt een nog grotere druk op het huidige verouderde systeem
MFA, waarvan vastgesteld is dat het systeem millenniumbestendig is. Een begin
1999 nog door het departement op te stellen lijst van knelpunten in het MFA
zal duidelijkheid moeten geven over de urgentie van de nog te nemen maatregelen
nu deze systemen langer draaiend moeten worden gehouden dan aanvankelijk was
voorzien. De Rekenkamer beveelt aan om aan de inventarisatie van knelpunten
en de implementatie van de benodigde verbetermaatregelen een hoge prioriteit
toe te kennen.De Rekenkamer beoordeelt de situatie ten aanzien van de begrotingsadministratie
als matig. De situatie is eind 1998 ten opzichte van 1997 per saldo weinig
veranderd. De huidige geautomatiseerde informatievoorziening en de beleidsmatige
inbedding hiervan vormen nog steeds een kwetsbare schakel bij het financieel
beheer van het ministerie.Gezien het feit dat nog tekortkomingen bestaan in het MFA en dit systeem
langer draaiend gehouden moet worden, loopt het departement risico's. De Rekenkamer
beveelt dan ook aan om een zeer hoge prioriteit toe te kennen aan de inventarisatie
van knelpunten en de implementatie van de benodigde verbetermaatregelen. Voorts
beveelt zij aan om de aansturing van het GMIS-project te verbeteren en de
implementatie van de deelsystemen zo spoedig mogelijk door te voeren. Bevinding begrotingsadministratiesysteem Geen
noemenswaardige tekortkomingen geconstateerdTekortkomingen geconstateerdErnstige
tekortkomingen geconstateerd  x 2.6.3.3 PersoneelsinformatiesystemenHet ministerie en met name de personeelsafdeling HDBZ maakt gebruik van
het interdepartementale IPA-salaris-systeem. Er zijn geen aanleverende geautomatiseerde
personeelsinformatiesystemen. Een dergelijk systeem wordt eerst in 1999 ingevoerd.Verschillende afdelingen van HDBZ initiëren en verwerken op basis
van standaardformulieren de mutaties. De controllereenheid van HDBZ voert
onder meer verbandscontrole uit tussen de salarisbetalingen, de mutaties uit
het IPA-systeem en de registratie in de begrotingsadministratie.De Rekenkamer heeft op basis van haar verkennend onderzoek naar de organisatie
van de aanvoer en verwerking van personeelsmutaties geen noemenswaardige tekortkomingen
geconstateerd. Bevindingen personeelsinformatiesysteem geen
noemenswaardige tekortkomingen geconstateerdtekortkomingen geconstateerdErnstige
tekortkomingen geconstateerd x  2.6.3.4 VoorraadsystemenDe Rekenkamer heeft in een verkennend onderzoek nagegaan welke geautomatiseerde
systemen aanwezig zijn voor de voorraadadministratie en welke informatie ze
bevatten.Bij het ministerie van Buitenlandse Zaken zijn geen voorraden met een
groot financieel belang. De verschillende voorraadbeheerders gebruiken diverse
zelf ontwikkelde voorraad- en verblijfsadministraties. Voor waardepapieren
zoals paspoorten en visa bestaan twee centrale systemen die voor de ambassades
van toepassing zijn. Een deel van de voorraadadministratie zal worden begrepen
in het eerder genoemde GMIS-project.Het departement heeft naar aanleiding van het Besluit Materieel Beheer
1996 de interne procedure materieelbeheer roerende zaken in 1998 opgesteld
en begin 1999 bekend gemaakt door opname in het handboek bedrijfsvoering.
In deze nieuwe procedure is ondermeer aangegeven dat de betreffende budgethouders
verantwoordelijk zijn voor het beheer en administratie van de magazijngoederen
en investeringsgoederen. Voor opname van goederen in de voorraadadministraties
is geen eis van een risico-analyse of zijn geen selectiecriteria in de procedure
opgenomen. Wel bevat deze een omvangrijke limitatieve opsomming van categorieën
verbruiksen investeringsgoederen. De verschillende soorten gegevens die aan
de voorraadadministraties moeten kunnen worden ontleend voldoen aan het Besluit
Materieel Beheer. Uit onderzoek van de ACD blijkt dat de bestaande voorraadadministraties
niet volledig aan de in de nieuwe procedure gestelde eisen voldoen.Het beeld is dat eind 1998 de opzet voor voorraadsystemen, behoudens het
punt risicoanalyse, aan de regelgeving voldoet, maar de aanwezige systemen
nog niet geheel aan deze opzet voldoen. Bevindingen voorraadsystemen geen
noemenswaardige tekortkomingen geconstateerdtekortkomingen geconstateerdernstige
tekortkomingen geconstateerd  x 2.6.4 Samenvatting bevindingen ijkpunt automatiseringDe Rekenkamer constateert dat in 1998 weinig prioriteit aan de invoering
van het VIR is gegeven. Hoewel er enige vooruitgang is geboekt en eind 1998
het proces nieuw leven is ingeblazen is de VIR eind 1998 echter nog lang niet
geïmplementeerd. Zij is van oordeel dat het departement eind 1998 nog
niet aan de VIR voldoet. De directe gevolgen hiervan voor de informatiebeveiliging
zijn waarschijnlijk gering.De opzet van de huidige verouderde begrotingsadministratie MFA kenmerkt
zich door beperkte geprogrammeerde controles en relatief veel gebruikerscontroles.
Het biedt onvoldoende waarborgen om systeemgericht te kunnen controleren.
De ontwikkeling met betrekking tot de begrotingsadministratie is in 1998 ten
opzichte van 1997 per saldo onveranderd. Door het uitstel van de invoering
van het nieuwe GMIS zal het MFA langer draaiend gehouden moeten worden dan
voorzien. De huidige geautomatiseerde informatievoorziening en de beleidsmatige inbedding hiervan vormen thans een kwetsbare schakel bij het financieel
beheer van het ministerie.Het beeld van de organisatie van de aanvoer en verwerking van personeelsmutaties
bij het Ministerie van Buitenlandse Zaken is positief.Eind 1998 voldoet de opzet voor voorraadsystemen, behoudens het punt risicoanalyse,
aan de regelgeving, maar de aanwezige systemen voldoen nog niet geheel aan
deze opzet. Bevindingen automatisering ijkpuntgeen
noemenswaardige tekortkomingen geconstateerdTekortkomingen geconstateerdernstige
tekortkomingen geconstateerd Naleving VIR x  Begrotingsadministratie x Personeelsinfosysteemx   Voorraadsystemen x 2.7 Informatievoorziening via kengetallen 2.7.1 InleidingDe Rekenkamer heeft een rijksbreed vervolgonderzoek uitgevoerd naar de
kwantiteit en kwaliteit van kengetallen in de financiële verantwoordingen
over 1998. Opname van kengetallen in de toelichting op de begroting en verantwoording
acht de Rekenkamer van belang voor de:– vergroting van de transparantie van het begrotingsproces (ramingsaspect);– verbetering van het inzicht in de relatie tussen kosten en prestaties
(doelmatigheid);– verbetering van het inzicht in de resultaten van beleid en de
mate van doelbereiking (doeltreffendheid).De Rekenkamer definieert een kengetal als iedere combinatie van kwantitatieve
informatie die bruikbaar is voor de besturing en/of beheersing van overheidshandelen,
met als doel inzicht te geven in activiteiten, prestaties en effecten in relatie
tot de ingezette middelen. Daartoe kan gebruik gemaakt worden van:– ramingskengetallen (volume-eenheid versus een bedrag per volume-eenheid);– doelmatigheidskengetallen (kostprijs versus prestatie);– doeltreffendheidskengetallen (resultaten versus doelstelling).In dit onderzoek heeft de Rekenkamer zich op de volgende onderzoeksvragen
gericht:– wordt ten opzichte van het voorgaande jaar een groter deel van
de begroting en verantwoording toegelicht met kengetallen; zijn er kwantitatieve
ontwikkelingen zichtbaar op het gebied van ramings- en doelmatigheidskengetallen?– wordt er in de toelichting meer aandacht besteed aan informatieverstrekking
over doeltreffendheid en kwaliteit; zijn er kwalitatieve ontwikkelingen zichtbaar?– voldoet de artikelsgewijze toelichting aan de daaraan te stellen
eisen? 2.7.2 BevindingenOm prestaties van beleid weer te geven gebruikt het departement evaluaties,
organisatiedoorlichting en kengetallen. De Rekenkamer constateerde
dat het departement ramingskengetallen heeft ontwikkeld voor 7 uitgavenartikelen
en voor 1 ontvangstenartikel. Voorts is voor 1 uitgavenartikel een doelmatigheidskengetal
ontwikkeld. Door deze kengetallen wordt steeds een deel van de op de betreffende
artikelen verantwoorde uitgaven of ontvangsten afgedekt. Met de huidige kengetallen
wordt zowel ruim 15% van de uitgaven als ruim 15% van de ontvangsten afgedekt.
Dit is een vooruitgang ten opzichte van 1997.Voorts constateerde de Rekenkamer dat het departement bij alle artikelen
die volgens het ministerie van Financiën zinvol zijn toe te lichten met
behulp van kengetallen, met uitzondering van een doelmatigheidskengetal voor
de afdeling Vertalingen (artikel U 06.01 Algemeen Binnenland Personeel en
Materieel), een toelichting heeft gegeven. In de begroting 1999 zijn voor
de afdeling Vertalingen overigens wel doelmatigheidskengetallen opgenomen.Voorts constateerde de Rekenkamer dat het departement in de toelichting
geen aandacht besteedt aan de aspecten doeltreffendheid en kwaliteit. In de
toelichting op de financiële verantwoording over 1998 motiveerde het
departement dit door te stellen dat doeltreffendheidskengetallen op geen enkel
beleidsterrein van het ministerie zinvol is, omdat beleidseffecten niet direct
gecorreleerd kunnen worden aan de besteding van Nederlandse middelen. Gezien
de grote hetrogeniteit van de activiteiten voor Ontwikkelingssamenwerking
is het departement van mening dat hiervoor geen enkele vorm van kengetallen
kan worden gegeven.De Rekenkamer deelt deze mening niet. Zij is van mening dat met name voor
de projecten waar het ministerie de enige donor is het ook mogelijk moet zijn
om doeltreffendheidskengetallen op te stellen. Zij adviseert dan ook om op
basis van een pilot te onderzoeken of het ontwikkelen van doeltreffendheidskengetallen
voor deze projecten al dan niet mogelijk is.Ten slotte constateerde de Rekenkamer dat de artikelsgewijze toelichting
waar nodig een toelichting bevat op de verschillen tussen raming en realisatie.
Op beleidsdoelstellingen en de realisatie daarvan wordt in de toelichting
op kengetallen niet of nauwelijks ingegaan. De gegeven ramingskengetallen
automatisering zijn in het kader van een proefproject opgestart en zullen
verder ontwikkeld worden. 2.7.3 ConclusieDe Rekenkamer constateerde dat een groter deel van de in de verantwoording
over 1998 van het departement opgenomen uitgaven en ontvangsten zijn toegelicht
met behulp van kengetallen. Wel bleek dat nog niet alle artikelen kengetallen
bevatten, die volgens het ministerie van Financiën zinvol met behulp
van kengetallen kunnen worden toegelicht; in de begroting 1999 is die ommissie
echter ondervangen.Voorts constateerde de Rekenkamer dat de toelichting geen informatie bevat
over de doeltreffendheid van het beleid. Voor het overige voldeed de toelichting
bij de rekening aan de gestelde eisen.Op grond van het voorgaande beoordeelt de Rekenkamer de kengetallen in
de verantwoording als matig. Oordeel Kengetallen voldoendeMatigonvoldoende x 2.7.4 Reactie ministersDe ministers antwoordden dat het gebruik van doeltreffendheidskengetallen
naar hun mening op geen enkel terrein van Buitenlandse Zaken inclusief Ontwikkelingssamenwerking
zinvol mogelijk is. De resultaten van de besteding van gelden, in termen van
doeltreffendheid en kwaliteit, zullen volgens de ministers vooral moeten worden
gezocht in het gebruik van een evenwichtige mix van de instrumenten doorlichting
en evaluatie. De ministers vonden de conclusie «matig» gezien
deze redenering niet correct. 2.7.5 Commentaar RekenkamerDe Rekenkamer is van mening dat de ministers op basis van reeds geplande
activiteiten expliciet moeten nagaan of kengetallen al dan niet toepasbaar
zijn. Voorts wijst de Rekenkamer er nogmaals op dat de kwalificatie «tekortkomingen»
in relatie staat tot het oordeel «matig». Aangezien er nog tekortkomingen
bestaan voor het ijkpunt kengetallen, leidt dit automatisch tot het oordeel
«matig». 2.8 SubsidiebeleidDe Algemene Wet Bestuursrecht vereist met ingang van 1-1-1998 een wettelijke
grondslag voor het verstrekken van subsidies. Het departement heeft in 1998
gebruik gemaakt van de overgangsbepaling. Vanaf 1-1-1999 geldt een inmiddels
opgestelde Kaderwet en een Ministeriële Regeling als wettelijke grondslag
voor de reeds bestaande subsidieregelingen. Voorts is gedefinieerd wat onder
subsidie wordt verstaan. Hieronder vallen een groot deel van de uitgaven van
Ontwikkelingssamenwerking. Uitgaven, die buiten de Europese Unie (EU) verstrekt
zijn aan organisaties buiten de EU, vallen hier niet onder. Er bestaat echter
nog geen zekerheid dat alle subsidieregelingen in deze regelgeving betrokken
zijn omdat er geen centrale registratie hiervan aanwezig is. Voorts blijkt
dat het bestaande informatiesysteem Midas voor ontwikkelingssamenwerkingsactiviteiten
niet toegerust is om de in de wettelijke regeling gestelde eisen aan het proces
van subsidieverstrekking te ondersteunen. Voorts ontbreekt een geformaliseerd
M en O-beleid voor subsidies.De Rekenkamer beveelt aan om te bezien in hoeverre de uitgangspunten uit
de nota beheer en toezicht nog moeten worden aangevuld om tot een dekkend
M en O-beleid te komen. Uit oogpunt van goed management en ter vermijding
van onnodige risico's vereist het subsidiebeleid en de bijbehorende beheersmaatregelen
dan ook de nodige aandacht. Bevindingen subsidiebeleid geen
noemenswaardige tekortkomingen geconstateerdTekortkomingen geconstateerdernstige
tekortkomingen geconstateerd  x Reactie ministersDe ministers antwoordden van mening te zijn reeds over een dekkend M en
O-beleid te beschikken. Naar hun mening zou de conclusie dan ook moeten luiden
«geen noemenswaardige tekortkomingen». Commentaar RekenkamerDe Rekenkamer concludeerde dat er nog een aantal tekortkomingen bestaan,
die haar tolerantiegrenzen overschrijden, hetgeen automatisch leidt tot de
conclusie «tekortkomingen geconstateerd». 2.9 Conclusies over het financieel beheerIn de onderstaande tabel zijn de conclusies bij elkaar gebracht. De tabel
laat zien dat er op één punt geen noemenswaardige tekortkomingen
zijn geconstateerd. Op zes punten was er sprake van tekortkomingen. Ernstige
tekortkomingen werden niet geconstateerd.Om eenduidig te rapporteren zijn de oordelen uit voorgaande paragrafen
uitgedrukt in termen van tekortkomingen. ijkpuntgeen
noemenswaardige tekortkomingen geconstateerdTekortkomingen geconstateerdernstige
tekortkomingen geconstateerd Financiële functie x  Voorschottenbeheer x Accountantscontrole financiële verantwoordingx   Beschrijving
en onderhoudsorganisatie AO x  Automatisering incl. VIR x Kengetallen x  Subsidiebeleid x De belangrijkste tekortkomingen betreffen:– onvoldoende gestalte geven aan de integratie van beleid en beheer
in de jaarplancyclus;– jaarplannen bevatten onvoldoende heldere beleidsdoelstellingen;– ontbreken van inhoudelijke criteria voor de beoordeling en goedkeuring
van jaarplannen;– onvoldoende invulling geven door FEZ aan haar verantwoordelijkheid
voor interne controle;– ontbreken van kengetallen voor de personeelsopbouw;– onvoldoende inzicht in de deskundigheid en opleidingsbehoefte
van personeel;– de kwaliteit van het voorschottenbeheer blijft een zwakke schakel,
met name voor wat betreft het juistheidsaspect;– het ontbreken van inzicht in het kwaliteitsaspect van de beoordeling
van uitgevoerde projecten;– onvolledige beschrijving van de administratieve organisatie doordat
de specifieke situatie van de budgethouder veelal niet is beschreven;– ontbreken van inzicht bij FEZ in de kwaliteit van de bestaande
aanvullende beschrijvingen van de administratieve organisatie;– ontbreken van actuele competentietabellen;– ontbreken van een geformaliseerde onderhoudsorganisatie voor de
beschrijving van de administratieve organisatie;– het departement voldoet niet aan het VIR;– het begrotingsadministratiesysteem vormt een kwetsbare schakel;– onvoldoende beheersing van de risico's voor de logische toegangsbeveiliging
in het besturingssysteem van het MFA;– onvoldoende duidelijke samenhang tussen deelprojecten van het
GMIS;– voorraadadministraties voldoen niet volledig aan de eisen;– ontbreken van informatie over doeltreffendheid van beleid in de
toelichting bij de rekening;– ontbreken van een centrale registratie van subsidies;– ontbreken van een geformaliseerd M en O-beleid voor subsidies;– het geautomatiseerde systeem Midas niet is toegerust om het proces
van subsidieverstrekking te ondersteunen. 3 FINANCIËLE VERANTWOORDING 3.1 RekeningOverzicht 1 laat de totaalbedragen zien waaruit de rekening 1998 van het
Ministerie van Buitenlandse Zaken is samengesteld (exclusief agentschappen).
Daarvan is afgetrokken het gedeelte waarvan de Rekenkamer met redelijke zekerheid
heeft kunnen vaststellen dat het geen fouten of onzekerheden bevat die de
tolerantiegrenzen overschrijden. Wat overblijft is het totaal aan fouten en
onzekerheden die de tolerantiegrenzen wel overschrijden. Overzicht 1 Bedragen van de rekening 1998, Ministerie
van Buitenlandse Zaken (x f 1 miljoen)  Verplichtingen1Uitgaven1OntvangstenTotaal10 049,710 003,1223,1 Geen
belangrijke fouten/onzekerheden10 043,29 966,8223,1Belangrijke fouten/onzekerheden6,536,30,01 Het bedrag aan verplichtingen en uitgaven bevat in totaal
f 808,8 miljoen respectievelijk f 323,3 miljoen aan overschrijdingen.
Indien de Staten-Generaal niet akkoord gaan met de desbetreffende slotwetmutaties,
zal de Rekenkamer haar positieve oordeel op dit punt moeten herzien.Een specificatie van de fouten en onzekerheden is opgenomen in de bijlage.Bij de verplichtingen was bij artikel U 15.05 «Hulp aan Suriname»
sprake van een ondeugdelijke weergave tot een bedrag van f 6,5 miljoen,
doordat aangegane verplichtingen bij beëindiging van projecten niet waren
bijgesteld in de financiële administratie. Bij de uitgaven was door verschillende
oorzaken bij drie artikelen sprake van in totaal f 11,7 miljoen aan fouten.De Rekenkamer had bij zes artikelen tot een totaalbedrag van f 24,6
miljoen onzekerheid over de rechtmatigheid. De onzekerheid bij artikel U 07.01
«Personeel en materieel buitenland», groot f 15,5 miljoen,
hield voor een groot deel verband met gebreken in de administratieve organisatie
van met name de betalingen en afdrachten ten behoeve van lokaal personeel. 3.2 Toelichting bij de rekeningDe toelichting bij de rekening 1998 van het Ministerie van Buitenlandse
Zaken voldoet aan de eisen. 3.3 Saldibalans met toelichtingJaarlijks beoordeelt de Rekenkamer een deel van de bedragen op de saldibalans.
De bedragen die zij niet beoordeelt zijn samengesteld uit: – de uitgaven en ontvangsten die de Rekenkamer al beoordeeld heeft
bij het onderzoek van de rekening; deze zijn niet opnieuw beoordeeld bij het
onderzoek van de saldibalans waar zij als post opstaan;– de bedragen die op tegenrekeningen staan; deze worden niet beoordeeld
omdat ze geen inhoudelijke waarde hebben.Van de overige bedragen onderzoekt de Rekenkamer of deze fouten of onzekerheden
bevatten die haar tolerantiegrenzen overschrijden.Overzicht 2 geeft het totaalbedrag van de saldibalans per 31 december
1998. Daarvan worden afgetrokken: – het totaal van de niet-beoordeelde bedragen;– het totaal van de bedragen waarvoor met redelijke zekerheid is
vastgesteld dat deze geen fouten of onzekerheden bevatten.Dit resulteert in een totaal van bedragen met fouten of onzekerheden die
de tolerantiegrenzen overschrijden (belangrijke fouten en onzekerheden). Overzicht 2 Bedragen van de saldibalans per 31 december
1998, Ministerie van Buitenlandse Zaken (bedragen x f 1 miljoen)  debetcreditTotaal38 193,838 193,8 Niet
beoordeeld33 974,94 527,7 Beoordeeld4 218,933 666,1Geen belangrijke fouten/onzekerheden4 218,533 666,1Belangrijke fouten/onzekerheden0,40,0De Rekenkamer merkt een bedrag van f 0,4 miljoen op de saldibalanspost
liquide middelen aan als niet deugdelijk weergegeven. Dit wordt veroorzaakt
door het onterecht boeken van uitgaven in verband met het Agentschap CBI als
gelden onderweg.Een specificatie van de fouten en onzekerheden is opgenomen in de bijlage.De toelichting bij de saldibalans voldoet in het algemeen aan de eisen.
Wel merkt de Rekenkamer hierbij het volgende op:– Ten eerste blijkt uit de toegelichte waarderingsgrondslagen een
zeer wisselend gebruik van de gehanteerde valutakoersen bij de bepaling van
de saldi van de verschillende balansposten en bij de bepaling van de afzonderlijke
saldi binnen de balansposten Voorschotten en Openstaande verplichtingen. Niet
toegelicht is echter waarom deze het inzicht bemoeilijkende wijze van waardering
wordt toegepast.– Ten tweede ontbreekt de in de regelgeving voorgeschreven ouderdomsanalyse
voor de voorschotten nog steeds. Hierin zal, aldus de minister, eerst na vervanging
van het huidige financiële administratiesysteem kunnen worden voorzien.
Wel verschaft het ministerie uitgebreid informatie over het verloop van verleende
en afgerekende categorieën voorschotten en over de oorzaken van achterstanden.
De Rekenkamer beveelt aan om deze achterstanden te koppelen aan overeengekomen
dan wel wettelijke termijnen voor afrekenen waarmee dan ook meer inzicht in
de ouderdom kan worden verstrekt.– Ten slotte wordt in formele zin opgemerkt dat de toelichting van
afzonderlijke grote voorschottensaldi verbetering behoeft.De Rekenkamer heeft apart aandacht besteed aan de in de toelichting bij
de saldibalans opgenomen informatie over de afgerekende voorschotten en onderzocht
of deze afrekeningen aan de eisen voldeden. In totaal is in 1998 f 3 178
miljoen aan voorschotten afgerekend. De Rekenkamer stelde vast dat deze afrekeningen
aan de eisen voldeden met uitzondering van een bedrag van f 51 miljoen
waarvan f 33 miljoen onrechtmatig is afgerekend en f 18 miljoen
waaromtrent zij geen zekerheid over de rechtmatigheid kon krijgen. Zowel bij
de diverse departementale directies als bij de Posten is er sprake van diverse
onjuistheden dan wel tekortkomingen in de administratieve organisatie bij
het afhandelen van verantwoordingen over voorschotten. Met name de fouten
en onzekerheden bij verantwoordingen die verband houden met eerder gedane
uitgaven op de begrotingsartikelen U 13.08 «Landenprogramma's m.b.t.
sociale ontwikkeling» (ca. f 12 miljoen) en U 18.01
«Landenprogramma's m.b.t. economische ontwikkeling» (ca. f 18
miljoen) vormen een groot deel van het totaal van f 51 miljoen. Een specificatie
van de fouten en onzekerheden is opgenomen in de bijlage. 3.4 Financiële verantwoording agentschap Centrum
tot Bevordering van Import uit OntwikkelingslandenHet Centrum tot Bevordering van Import uit Ontwikkelingslanden (CBI) is
een in 1998 ingesteld agentschap met een stelsel van baten en lasten. Over
1998 bedroeg het totaal van de baten f 19,3 miljoen. Het totaal van de
lasten bedroeg f 19,1 miljoen. Het voordelig resultaat over 1998 bedroeg
f 0,2 miljoen.De totale kapitaaluitgaven en -ontvangsten waren respectievelijk f 35 000
en nihil. De totalen van de balans per 31 december 1998 bedroegen f 9,2
miljoen.De rekening van baten en lasten en de balans bevatten geen belangrijke
fouten en onzekerheden.De toelichtingen voldeden aan de eisen. 3.5 Oordeel over de financiële verantwoordingDe Rekenkamer heeft onderzocht of de financiële verantwoording van
het Ministerie van Buitenlandse Zaken, waarin opgenomen de financiële
verantwoording van het agentschap CBI voldoet aan de volgende eisen:– de verantwoording is een deugdelijke weergave van de uitkomsten
van het financieel beheer en is opgesteld volgens de voorschriften;– de verplichtingen, uitgaven en ontvangsten, respectievelijk de
baten, lasten, kapitaaluitgaven en -ontvangsten die in de verantwoording zijn
opgenomen zijn rechtmatig, dat wil zeggen: tot stand gekomen in overeenstemming
met de begrotingswetten en andere wettelijke regelingen.Op grond van haar onderzoek komt de Rekenkamer tot het oordeel dat de
financiële verantwoording van het ministerie voldoet aan de eerste eis,
met uitzondering van:– een bedrag van f 0,4 miljoen in de saldibalans dat niet deugdelijk
was weergegeven;– de toelichting op de saldibalans waarin nog niet voldaan is aan
de formele eis om omvangrijke voorschotten afzonderlijk toe te lichten en
om inzicht te geven in de ouderdom van openstaande voorschotten;– een bedrag van f 6,5 miljoen in de rekening dat niet deugdelijk
was weergegeven i.v.m. aangegane verplichtingen voor reeds beëindigde
projecten.Aan de tweede eis wordt voldaan, met uitzondering van:– een bedrag van f 11,7 miljoen aan onrechtmatige uitgaven
door diverse oorzaken bij centrale directies en Posten;– een bedrag van f 24,6 miljoen aan uitgaven waarover de Rekenkamer
geen zekerheid over de rechtmatigheid kon verkrijgen door gebreken in de Administratieve
Organisatie bij diverse Centrale Directies en Posten;– een bedrag van f 33 miljoen aan afgerekende voorschotten
dat onrechtmatig was als gevolg van fouten in de afboeking bij centrale directies
en Posten;– een bedrag van f 18 miljoen aan afgerekende voorschotten
waarover de Rekenkamer onzekerheid heeft over de rechtmatigheid, als gevolg
van onvoldoende onderbouwing van de afboeking bij centrale directies en Posten. De financiële verantwoording van het agentschap CBI voldoet aan beide
eisen. BIJLAGE OVERZICHT GECONSTATEERDE TEKORTKOMINGEN 1998 (BEDRAGEN x 1
MILJOEN)Geconstateerde tekortkomingjaar
van constateringOntwikkelingen/toezeggingenfoutenonzekerhedenartikelomschrijvingomvangParagraafUitgaven        – Onrechtmatig, onjuist, overige onrechtmatigheden
(diverse onjuistheden in de personele uitgaven met name bij de Posten). 
 – Onzekerheid over de rechtmatigheid door tekortkomingen in de
administratieve organisatie (A.O.) vooral i.v.m. betalingen aan en afdrachten
voor lokaal personeel. 1998– AD rapportages per Post worden
meegenomen in het toezicht op de uitvoering van het financieel beheer bij
de Posten. – Door de betrokken centrale personeelsafdeling is een
procescontrole alsmede het schonen van de lokaal personeel bestanden toegezegd.2,115,507.01Personeel en materieel buitenland649,13.1;
3.6 – Onzekerheid over de rechtmatigheid, tekortkomingen in de
A.O. (Dir. Kabinet en Protocollaire Zaken (DKP)). 1998–
Een procedurewijziging leidde in 1998 tot niet bedoelde effecten. De procedure
wordt opnieuw bezien. 1,107.03Staatsbezoeken en roulerende
voorzitterschappen8,53.1; 3.6 Onzekerheid over de rechtmatigheid,
tekortkomingen in de A.O. 1998––0,1507.05Adviesraad0,63.1;
3.6 Onrechtmatig, onjuist, i.v.m. onverschuldigde betaling resp. te
hoge bevoorschotting Directie Politieke Zaken. 1998In reactie
op de interne AD rapportage is aangegeven meer aandacht te geven aan de bestaande
regelgeving. 3,50,209.01Veiligheidsbeleid12,53.1;
3.6 Onzekerheid over de rechtmatigheid, tekortkomingen in de A.O. bij
diverse Posten. 1998AD rapportages per Post worden meegenomen
in het toezicht op de uitvoering van het financieel beheer bij de Posten–2,113.04Ambassade
projecten programma17,43.1; 3.6 – Onrechtmatig, onjuist,
met name door diverse onrechtmatigheden bij Posten.1998–
Idem6,15,618.01Landenprogramma's m.b.t. economische
ontwikkeling548,33.1; 3.6 – Onzekerheid over de rechtmatigheid,
tekortkomingen in de A.O., bij de Directie Rurale en Urbane ontwikkelingen
(DRU) voor een bedrag van (f 4,1 miljoen) resp. bij de Posten (f 1,5
miljoen).  – Op grond van AD rapportage heeft DRU maatregelen
ter verbetering van de interne procedures toegezegd      Totaal  11,724,65    Verplichtingen        Ondeugdelijke weergave; onvolledig;
verplichtingen administratie niet bijgewerkt van beëindigd project. 1998Correctie
in 19996,5 15.05Hulp aan Suriname23,53.1;
3.6 Totaal  6,5–    Saldibalans        Ondeugdelijke weergave: uitgaven
agentschap CBI t.l.v. gelden onderweg. 1998Correctie in 1999 t.l.v.
begroting0,437––Liquide middelen8,7253,4;
3.6 Totaal  0,437–    Toelichting Saldibalans        Onrechtmatig, onjuist, overige
onrechtmatigheden bij centrale directies. Onzekerheid over de rechtmatigheid,
tekortkomingen in de AO bij departementale directies. 1997AD rapportages
per Directie worden meegenomen in het toezicht op de uitvoering van het voorschotten
beheer aldaar. 1612n.v.t. Toelichting afgerekende
voorschotten3 178 3763.4; 3.6 Onrechtmatig, onjuist,
overige onrechtmatigheden bij Posten         Onzekerheid over de rechtmatigheid,
tekortkomingen in de A.O. bij de Posten. 1997AD rapportages per
Post worden meegenomen in het toezicht op de uitvoering van het voorschotten
beheer door de Posten. 176n.v.t. Toelichting afgerekende
voorschotten3 178 3763.4; 3.6 Totaal  3318    Overige tekortkomingen        Onvoldoende gestalte geven
aan de integratie van beleid en beheer in de jaarplancyclus. 1998    Financiële
functie 2.2 Jaarplannen bevatten onvoldoende heldere beleidsdoelstellingen.1998    idem 2.2 Ontbreken
van inhoudelijke criteria voor de beoordeling en goedkeuring van jaarplannen.1998    idem 2.2 Onvoldoende
invulling geven door FEZ aan haar verantwoordelijkheid voor interne controle.1998    idem 2.2 Ontbreken
van kengetallen voor de personeelsopbouw. 1998    idem 2.2Onvoldoende inzicht in de deskundigheid en opleidingsbehoefte van personeel.1998    idem 2.2 Ontbreken
van inzicht in het kwaliteitsaspect van de beoordeling van uitgevoerde projecten.1998    Voorschottenbeheer 2.3De kwaliteit van het voorschottenbeheer blijft een zwakke schakel met
name voor wat betreft het juistheidsaspect. voor 1997.    idem 2.3 Onvolledige beschrijving van de administratieve organisatie
doordat de specifieke situatie de budgethouder veelal niet is beschreven.1998    AO 2.5 Ontbreken
van inzicht bij FEZ in de kwaliteit van de bestaande aanvullende beschrijvingen
van de administratieve organisatie. 1998    AO 2.5Ontbreken van een geformaliseerde onderhoudsorganisatie voor de beschrijvingen
van de administratieve organisatie. 1998    AO 2.5Het departement voldoet niet aan de VIR1997    Automatisering 2.6Het begrotingsadministratiesysteem vormt een kwetsbare schakel. 1997    idem 2.6Onvoldoende beheersing van de risico's voor de logische toegangsbeveiliging
in het besturingssysteem van het begrotingsadministratiesysteem. 1998    idem 2.6Onvoldoende duidelijke samenhang samenhang tussen deelprojecten van
het GMIS. 1998    idem 2.6 Voorraadadministraties
voldoen niet geheel aan de eisen. 1998    idem 2.6Ontbreken van informatie over doeltreffendheid van beleid in de toelichting
bij de rekening. 1998    Kengetallen 2.7Ontbreken van kengetallen bij enige daarvoor in aanmerking komende artikelen.1998    idem 2.7 Ontbreken
van een centrale registratie van subsidies. 1998    Subsidiebeleid 2.8Het ontbreken van een geformaliseerd M en O beleid voor subsidies. 1998    idem 2.8Het geautomatiseerde systeem Midas is niet toegerust om het proces van
subsidie verstrekking te ondersteunen. 1998    idem 2.8 
 
 Naar boven

 

Directe linkKopieer de link naar uw clipboard 

https://zoek.officielebekendmakingen.nl/kst-26541-44.html

Sluit modaal

 

Disclaimer
De hier aangeboden pdf-bestanden van het Staatsblad, Staatscourant, Tractatenblad, provinciaal blad, gemeenteblad, waterschapsblad en blad gemeenschappelijke regeling vormen de formele bekendmakingen in de zin van de Bekendmakingswet en de Rijkswet goedkeuring en bekendmaking verdragen voor zover ze na 1 juli 2009 zijn uitgegeven. Voor pdf-publicaties van vóór deze datum geldt dat alleen de in papieren vorm uitgegeven bladen formele status hebben; de hier aangeboden elektronische versies daarvan worden bij wijze van service aangeboden.

 

Over deze website
Contact
English
Help
Zoeken

Informatie hergebruiken
Privacy en cookies
Toegankelijkheid
Sitemap
Kwetsbaarheid melden

Open data
Linked Data Overheid
PUC Open Data

MijnOverheid.nl
Rijksoverheid.nl
Ondernemersplein.nl
Werkenbijdeoverheid.nl