Jaarverslag en slotwet ministerie van Buitenlandse Zaken 2007; Rapport Bij het Jaarverslag 2007 van het Ministerie van Buitenlandse Zaken (V)
Staten-Generaal — Kamerstuk 
Datum: 2019-09-23 00:00:00.000000
Rechtsgebied: Wetgeving


(function (window, document, dataLayerName, id) {
 window[dataLayerName] = window[dataLayerName] || [], window[dataLayerName].push({ start: (new Date).getTime(), event: "stg.start" }); var scripts = document.getElementsByTagName('script')[0], tags = document.createElement('script');
 function stgCreateCookie(a, b, c) { var d = ""; if (c) { var e = new Date; e.setTime(e.getTime() + 24 * c * 60 * 60 * 1e3), d = "; expires=" + e.toUTCString() } document.cookie = a + "=" + b + d + "; path=/; Secure" }
 var isStgDebug = (window.location.href.match("stg_debug") || document.cookie.match("stg_debug")) && !window.location.href.match("stg_disable_debug"); stgCreateCookie("stg_debug", isStgDebug ? 1 : "", isStgDebug ? 14 : -1);
 var qP = []; dataLayerName !== "dataLayer" && qP.push("data_layer_name=" + dataLayerName), qP.push("use_secure_cookies"), isStgDebug && qP.push("stg_debug"); var qPString = qP.length > 0 ? ("?" + qP.join("&")) : "";
 tags.async = !0, tags.src = "https://koop.piwik.pro/containers/" + id + ".js" + qPString, scripts.parentNode.insertBefore(tags, scripts);
 !function (a, n, i) { a[n] = a[n] || {}; for (var c = 0; c < i.length; c++)!function (i) { a[n][i] = a[n][i] || {}, a[n][i].api = a[n][i].api || function () { var a = [].slice.call(arguments, 0); "string" == typeof a[0] && window[dataLayerName].push({ event: n + "." + i + ":" + a[0], parameters: [].slice.call(arguments, 1) }) } }(i[c]) }(window, "ppms", ["tm", "cm"]);
 })(window, document, 'dataLayer', 'f8b9eee5-8d9c-4ea1-abd5-83e174f29813');
 
 
 
Direct naar content
Navigatie
Contextinformatie
Publicatie
Acties
Inhoudsopgave
Gerelateerde informatie

Menu

U bent nu hier: 
Publicaties
Officiële publicaties

Inloggen

Primaire navigatie

Andere sites binnen Overheid.nl
Home
Uitgebreid zoeken
Mijn abonnementen
Help

Andere sites binnen Overheid.nl

Berichten over uw Buurt
Zoals vergunningen, bouwplannen en lokale regelgeving.

Rondom uw woonadres
Rondom een zelfgekozen adres

Dienstverlening
Zoals belastingen, uitkeringen en subsidies.

Naar dienstverlening

Beleid & regelgeving
Officiële publicaties van de overheid.

Naar beleid & regelgeving

Contactgegevens overheden
Adressen en contactpersonen van overheidsorganisaties.

Naar overheidsorganisaties

 
 
 
U bent hier:

Home

Kamerstuk 31444-V, nr. 4

 
 
 

Kamerstuk

Datum publicatie
Organisatie
Vergaderjaar
Dossier- en ondernummer

21-05-2008

Tweede Kamer der Staten-Generaal

2007-2008

31444-V nr. 4

 

 

 
 
 Toon meer van: Inhoudsopgave
 
 

 
 AanhefLichaamInhoudDEEL I: SAMENVATTING EN BESTUURLIJKE REACTIE1 SAMENVATTINGVeronachtzaming regelgeving kenmerkt bedrijfsvoeringVoorschotten: toezicht op beheer blijft nodigGrafiek 1 Sanctiemeldingen in 2007Subsidiebeheer en andere financiële relaties: beheer
onvoldoendeMaterieelbeheer voorraadbeheer logistiek centrum: voldoet
nog niet aan de eisenPersoneelsbeheer: op onderdelen onzorgvuldig, niet ordelijk
en niet controleerbaarPersonele kosten voor representatie en dienstreizen op
postenBuitengewoon verlof van lange duur voor het vervullen
van een functie bij een internationale organisatie.Beleidsinformatie: Nederlandse inzet bij resultaten beter
benoemen in jaarverslagOordeel over de informatie over het gevoerde beleid2 REACTIE MINISTERS EN NAWOORD ALGEMENE REKENKAMER2.1 Reactie ministersAlgemeenBedrijfsvoeringVoorschottenbeheerFinanciering projectenSubsidiebeheerPersoneelsbeheer: buitengewoon verlof en detacheringPersoneelsbeheer: naleving regelgeving representatie en
reizenRegelgeving zonder regeldrukEU-aanbestedingsregelsVoorraadbeheerArchief- en dossierbeheerHet experimentele jaarverslag: zicht op het effect van
beleidsprestatiesBegroting2.2 Nawoord Algemene RekenkamerBedrijfsvoeringDoelmatigheid versus rechtmatigheidEffecten beleidsprestatiesEen «politieker» jaarverslagAudit Actielijst 2008DEEL II: ONDERZOEKSBEVINDINGEN EN OORDELEN1 INLEIDING1.1 Over het Ministerie van Buitenlandse Zaken1.2 Over dit onderzoek2 JAARVERSLAG2.1 Oordeel over de financiële informatieOordeelNaleving Europese aanbestedingsregels2.2 Oordeel over de saldibalans en toelichtingOordeel2.3 Oordeel over de informatie over de bedrijfsvoeringOordeel2.4 Oordeel over de informatie over het gevoerde
beleidOordeel3 BEDRIJFSVOERING3.1 Oordeel over het financieel beheer en materieelbeheerOordeel3.1.1 Voorschottenbeheer OS-gelden3.1.1.1 Managementinformatie over beheer voorschottenOverzicht openstaande voorschottenBetrokkenheid Audit CommitteeHerziening PM&E -instrumenten3.1.1.2 Afwikkeling oude voorschottenAfboekingen zonder tegenprestatie3.1.1.3 Uitvoering rappel- en sanctiebeleidRappellerenSanctionerenGrafiek 1 Sanctiemeldingen in 2007Ad.1 Waarborg uit verbeterplan werkt nog niet optimaalAd.2 Niet tijdig rappelleren belemmert sanctionerenAd.3 Sanctiebeleid bij oude voorschottenEffectuering van de sanctieSancties met substantieel belang melden aan de Tweede
KamerBevindingen auditdienst3.1.1.4 Afspraken internationale organisaties3.1.1.5 Conclusie en aanbevelingen3.1.2 Subsidiebeheer3.1.3 Toezicht op het NIMD3.1.4 Financiering projecten en activiteiten3.1.4.1 Naleving interne regelgeving3.1.4.2 Overeenkomsten van opdracht3.1.5 EU-aanbestedingen3.1.6 Materieelbeheer: voorraadbeheer logistiek centrum3.2 Overige bedrijfsvoering3.2.1 Personeelsbeheer buitenlandse posten: reis-
en representatiekosten3.2.2 Personeelsbeheer: buitengewoon verlofGrondslag van het verlofAanvaarding van de voorwaardenPensioenpremies en verhaalsregelingVoorzieningen tijdens het verlofControle maandelijkse betaling pensioenpremiesConclusies en aanbevelingen3.2.3 Archief- en dossierbeheer3.3 Ontwikkeling in de bedrijfsvoeringFiscalisering van de buitenlandvergoedingen4 INFORMATIE OVER BELEID NADER BESCHOUWD4.1 Beschikbaarheid van de beleidsinformatie4.1.1 Beleidsinformatie in begroting 2008Doelstellingen: wat willen we bereiken?Middelen: wat mag het kosten?4.1.2 Beleidsinformatie in jaarverslag 2007Evaluaties4.2 Bruikbaarheid van de beleidsinformatie4.2.1 Resultaat 1: proces ter versterking van gezondheidssystemen4.2.2 Resultaat 2: concrete stappen ter verbetering
SRGR van jongeren4.2.3 Resultaat 3: maatregelen tegen sekse-gerelateerd
geweld4.2.4 Financiële toelichtingRelatie tussen financiële informatie en beleidsinformatie4.3 Informatie over ICT-projecten in het jaarverslagBIJLAGE 1OVERZICHT FOUTEN EN ONZEKERHEDEN IN DE FINANCIËLE
INFORMATIE IN HET JAARVERSLAG 2007 VAN HET MINISTERIE VAN BUITENLANDSE ZAKENA. Verplichtingen (€ x 1000)Individuele fouten in de deugdelijke weergave die de tolerantie
overschrijdenB/C. Uitgaven + ontvangsten (€ x 1000)B. Uitgaven (€ x 1000)Individuele fouten in de deugdelijke weergave die de tolerantie
overschrijdenC. Ontvangsten (€ x 1000)Individuele fouten in de deugdelijke weergave die de tolerantie
overschrijdenD. Baten-lastendiensten (€ x 1000)E. Saldibalans (€ x 1000)F. Afgerekende voorschotten (€ x 1000)BIJLAGE 2GEBRUIKTE AFKORTINGENBIJLAGE 3VERKLARENDE WOORDENLIJSTAccountantsrapport/auditrapportAccountantsverklaringApparaatsuitgavenArtikelsgewijze oordeelsvormingAutoriserenBalanspostBatenBaten-lastendienstBaten-lastenstelselBedrijfsvoeringBedrijfsvoeringsparagraaf/bedrijfsvoeringsinformatieBegrotingshoofdstukBegrotingsartikel/BeleidsartikelBeleidsinformatieBestuurskostenBezwaarBezwaaronderzoekBudgetrechtComply or explainComptabiliteitswet 2001ControleerbaarControletorenDechargeDepartementale auditdienst (DAD)Deugdelijke/ondeugdelijke weergaveEuropese aanbestedingsregelsFinancieel beheerFinanciële informatieFinancieel jaarverslag en saldibalans van het RijkFoutenGetrouwbeeldverklaringIndemniteitswetJaarverslagKapitaaluitgaven/kapitaalontvangstenKasstelselLastenM&O-beleidMaterieelbeheerNiet-financiële informatieOnvolkomenheid/ernstige onvolkomenheidOnzeker (onzekerheden)OrdelijkOperationele doelstellingOverdrachtsuitgavenPlanning- & controlcyclusPotentieel bezwaargevalPrestatiegegevensProgramma-uitgavenRechtmatigheidReviewRisicoanalysesSaldibalansSlotwet/slotwetmutatiesTaakstellingTolerantiegrenzenVerslaggevingseisenVerantwoordingsdagVerantwoordingsstaatVerplichtingVoorschotLITERATUURPublicatiesWet- en regelgeving
 

 
 
 Toon meer van: Extra informatie
 
 

 
 

Informatie over publicatie

 

 

 
 Toon meer van: Gerelateerd
 
 

 
 Publicaties in kamerdossier

Kamerdossier 31444-VToon alle publicaties in het hoofddossier

 

 
 
 Geconsolideerde regelgeving

 

 
 
 Geconsolideerde regelgeving

 

 
 
 Publicaties referendum

 

 

 

 

 

Authentieke versie (PDF)
bestandsgrootte: 463 Kb

Informatie

Gerelateerd

Printen

Delen

 
 
 
31 444 VJaarverslag en slotwet Ministerie van Buitenlandse Zaken 2007nr. 4RAPPORT BIJ HET JAARVERSLAG 2007 VAN HET MINISTERIE VAN BUITENLANDSE
ZAKEN (V)Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal’s-Gravenhage, 21 mei 2008Hierbij bieden wij u aan het op 13 mei 2008 door ons vastgestelde «Rapport
bij het Jaarverslag 2007 van het Ministerie van Buitenlandse Zaken (V)».Algemene Rekenkamerdrs. Saskia J. Stuiveling,presidentJhr. mr. W.M. de Brauw,secretarisInhoudDeel I: Samenvatting
en bestuurlijke reactie5   1Samenvatting7   2Reactie ministers en nawoord Algemene Rekenkamer162.1Reactie ministers162.2Nawoord Algemene Rekenkamer19    Audit Actielijst 200821   Deel
II: Onderzoeksbevindingen en oordelen25   1Inleiding271.1Over het Ministerie van Buitenlandse
Zaken27 1.2Over dit onderzoek28   2Jaarverslag312.1Oordeel over de financiële
informatie31 2.2Oordeel over de saldibalans en
toelichting32 2.3Oordeel over de informatie over
de bedrijfsvoering32 2.4Oordeel over de informatie over
het gevoerde beleid33    3Bedrijfsvoering353.1Oordeel over het financieel beheer
en materieelbeheer353.1.1Voorschottenbeheer ontwikkelingssamenwerkingsgelden353.1.2Subsidiebeheer42 3.1.3Toezicht op het NIMD43 3.1.4Financiering projecten en activiteiten443.1.5EU-aanbestedingen45 3.1.6Materieelbeheer: voorraadbeheer
logistiek centrum46 3.2Overige bedrijfsvoering47 3.2.1Personeelsbeheer buitenlandse
posten: reis- en representatiekosten473.2.2Personeelsbeheer: buitengewoon
verlof483.2.3Archief- en dossierbeheer52 3.3Ontwikkeling in de bedrijfsvoering52    4Informatie over beleid nader beschouwd554.1Beschikbaarheid van de beleidsinformatie55 4.1.1Beleidsinformatie in begroting
200855 4.1.2Beleidsinformatie in jaarverslag
2007594.2Bruikbaarheid van de beleidsinformatie604.2.1Resultaat 1: proces ter versterking
van gezondheidssystemen61 4.2.2Resultaat 2: concrete stappen
ter verbetering SRGR van jongeren62 4.2.3Resultaat 3: maatregelen
tegen sekse-gerela- teerd geweld634.2.4Financiële toelichting63 4.3Informatie over ICT-projecten in
het jaarverslag65    Bijlage 1Overzicht fouten en onzekerheden in de financiële informatie
in het Jaarverslag 2007 van het Ministerie van Buitenlandse Zaken66   Bijlage 2Gebruikte afkortingen73   Bijlage 3Verklarende woordenlijst75    Literatuur84DEEL I: SAMENVATTING EN BESTUURLIJKE REACTIE1 SAMENVATTINGHet Ministerie van Buitenlandse Zaken (BuiZa) draagt verantwoordelijkheid
voor het coördineren en uitvoeren van het buitenland beleid van Nederland.
De hoofdpunten van het beleid zijn:• het bevorderen van duurzame economische ontwikkeling in de wereld
en het bijdragen aan armoedebestrijding binnen het project «De Millennium
Ontwikkelingsdoelen dichterbij»;• het vergroten van de samenhang en effectiviteit van het veiligheids-
en ontwikkelingsbeleid;• het bijdragen aan een voortschrijdende Europese integratie en het
creëren van draagvlak daarvoor onder de burgers;• het bijdragen aan oplossingen voor conflicten in het Midden-Oosten;• het bevorderen van de internationale rechtsorde, onder meer door
bij te dragen aan crisisbeheersingsoperaties;• het bijdragen aan de bescherming van de mensenrechten overal ter
wereld;• het bijdragen aan totstandkoming van nieuwe klimaatdoelstellingen
voor na 2012;• het verbeteren van de dienstverlening aan Nederlanders in het buitenland
en aan buitenlandse organisaties en bedrijven in Nederland.De uitgaven van het ministerie in 2007 bedroegen € 11,9 miljard.
De verplichtingen bedroegen € 12 miljard, en de ontvangsten € 972,8
miljoen. Het ministerie besteedde in 2007 ongeveer € 5 miljard aan
bijdragen voor ontwikkelingssamenwerking (OS).Het ministerie bestaat uit het departement en meer dan 150 diplomatieke
vertegenwoordigingen (posten) in het buitenland en kenmerkt zich door een
overplaatsbare loopbaandienst. Dit betekent dat de meeste medewerkers elke
drie of vier jaar worden overgeplaatst naar een andere functie in binnen-
of buitenland.Het ministerie heeft één baten-lastendienst: het Centrum
tot Bevordering van Import uit ontwikkelingslanden (CBI).In het overzicht op de volgende bladzijde vatten wij onze oordelen over
het Jaarverslag 2007 en de bedrijfsvoering van het Ministerie van BuiZa samen.
We verwijzen daarbij naar de plaats in deel II van dit rapport waar we dieper
ingaan op onze oordelen en de achterliggende bevindingen presenteren. Oordelen over het jaarverslag en de
bedrijfsvoering van het Ministerie van BuiZa  OordeelMeer informatie in deel II JaarverslagFinanciële informatieVoldoet§ 2.1 SaldibalansVoldoet§ 2.2  Informatie
over bedrijfsvoeringVoldoet met uitzondering
van het niet op geheel deugdelijke wijze tot stand komen van de informatie§ 2.3 Informatie over beleidVoldoet§ 2.4Bedrijfsvoering*Financieel beheer
en materieelbeheerVoldoet met uitzondering
van vijf onvolkomenheden: • voorschottenbeheer OS- gelden; • subsidiebeheer; • toezicht
op het NIMD • EU-aanbestedingen; • materieelbeheer: voorraadbeheer
logistiek centrum. § 3.1* Daarnaast zijn er drie onvolkomenheden in de overige bedrijfsvoering.
Deze worden toegelicht in § 3.2 in deel II.In deze samenvatting gaan wij in op onze belangrijkste bevindingen over
de financiële informatie, de bedrijfsvoering en de beleidsinformatie
van het Ministerie van BuiZa.Drie onvolkomenheden uit het Rapport bij het Jaarverslag
2006 van het Ministerie van BuiZa (Algemene Rekenkamer, 2007a) zijn,
in verband met herprioritering van onderzoek, niet onderzocht in het kader
van het rechtmatigheidsonderzoek over 2007. Het gaat om de volgende onderwerpen:
departementaal reviewbeleid, informatiebeveiliging en huisvesting.Deze onderwerpen worden opnieuw onderzocht in ons rechtmatigheidsonderzoek
over 2008.Achter in deel I hebben wij een lijst opgenomen met punten waarvan wij
vinden dat de minister ze met voorrang moet oppakken, de zogenoemde Audit
Actielijst (AAL).Veronachtzaming regelgeving kenmerkt bedrijfsvoeringHet openbaar bestuur dient transparant te functioneren en publiek verantwoording
af te leggen. Het gaat dan niet alleen om verantwoording over de rechtmatige
besteding van het publieke geld, maar ook over het beheer van de bedrijfsprocessen.Wij hebben in een aantal onderdelen van de bedrijfsvoering van het Ministerie
van BuiZa tekortkomingen (onvolkomenheden) geconstateerd. Een deel van deze
tekortkomingen is terug te voeren op veronachtzaming van in- en externe regelgeving
en op het ontbreken van structurele aandacht voor beheer bij het ministerie.
Gebrek aan affiniteit met beheer lijkt onderdeel te zijn van een cultuur binnen
het ministerie waarbij de grenzen van wat hoort worden opgezocht en zo nodig
verlegd. Door soms creatief om te gaan met regelgeving maakt het ministerie
zich onnodig kwetsbaar; kernwaarden als transparantie en zorgvuldigheid lijken
zo namelijk op de achtergrond te raken.Een aantal van de onvolkomenheden die wij hebben geconstateerd binnen
de bedrijfsvoering van het ministerie hangen samen met deze organisatiecultuur.
Bij het voorschottenbeheer worden de regels aangaande het rappel- en sanctiebeleid
bijvoorbeeld al jaren niet goed uitgevoerd. Het lukt het ministerie
maar niet om ervoor te zorgen dat rappelbrieven tijdig worden verstuurd. Organisaties
die het ontvangen ontwikkelingsgeld anders besteden dan is afgesproken krijgen
daardoor niet in alle gevallen een sanctie opgelegd.Bij financiering van projecten en activiteiten en Europese aanbestedingen
zien we dat de grenzen van de (interne) regelgeving worden opgezocht en soms
overschreden.En bij het personeelsbeheer blijkt dat (besluitvorming over) het toepassen
van de regels niet altijd transparant en ordelijk is (vastgelegd).Binnen het Ministerie van BuiZa lijkt beheer niet zozeer beschouwd te
worden als een vanzelfsprekende ondersteuning van de uitvoering van het beleid,
maar veeleer als lastig en soms zelfs overbodig of ondoelmatig. Het zou de
uitvoering van het buitenlandbeleid in de weg staan.Beheer is niet uitsluitend een verantwoordelijkheid van leidinggevenden;
het is belangrijk dat maatregelen van beheer in de gehele organisatie gaan
beklijven.Volgens ons kan een ordelijk en controleerbaar beheer juist bijdragen
aan een efficiënte inrichting van het toezicht, waardoor regelgeving
ook minder snel als regeldruk wordt ervaren. Wij bevelen het ministerie daarom
aan continue aandacht te vragen voor beheer in alle bedrijfsvoeringsprocessen
en er zo voor te zorgen dat aandacht voor beheer meer een vanzelfsprekendheid
wordt. Daarnaast zou het ministerie kunnen nagaan of alle regels wel echt
nodig zijn.Hieronder lichten we onze belangrijkste conclusies over de bedrijfsvoering
van het Ministerie van BuiZa toe. We gaan achtereenvolgens in op het voorschottenbeheer,
op het subsidiebeheer en het beheer van andere financieringsvormen en op het
personeelsbeheer.In de AAL achter in dit deel van het rapport staan alle onvolkomenheden
die wij hebben aangetroffen in de bedrijfsvoering van het Ministerie van BuiZa.
In hoofdstuk 3 van deel II staan de achterliggende bevindingen uit ons onderzoek
naar de bedrijfsvoering.Voorschotten: toezicht op beheer blijft nodigWij concluderen dat het voorschottenbeheer bij het Ministerie van BuiZa
verbeterd is, maar nog niet voldoet aan de eisen.Een groot deel van de beleidsuitgaven van het ministerie bestaat uit bijdragen
aan (internationale) organisaties voor OS, veelal in de vorm van voorschotten
en subsidies. Het beheer van deze uitgaven is van groot belang voor een goede
uitvoering van het OS-beleid. Eind 2007 stond een bedrag van ongeveer € 5,5
miljard aan voorschotten open (verstrekt in de periode van 1996 t/m 2007).
Deze openstaande voorschotten zijn gerelateerd aan 2797 activiteiten (projecten).Uit ons onderzoek blijkt dat de managementinformatie over het voorschottenbeheer
is verbeterd op de volgende onderdelen:• Er zijn overzichten van het aantal openstaande voorschotten, de
bedragen die ermee gemoeid zijn en de ouderdom van de openstaande voorschotten.• Er is inzicht in de tijdigheid van rappelleren door budgethouders
in die gevallen waarin de organisaties die de voorschotten hebben ontvangen
geen verantwoordingsinformatie hebben gestuurd.• Er is inzicht in meldingen van sancties en malversaties.De minister voor OS heeft in 2007, naar aanleiding van het bezwaar van
de Algemene Rekenkamer, in een verbeterplan toegezegd dat het grootste deel van de oude voorschotten (van de periode 1996 t/m 2002) en de
problemen uit het verleden zullen zijn afgewikkeld (BuiZa, 2007c). Dit is
ambitieus gebleken. Tussen eind 2006 en eind 2007 heeft het ministerie ongeveer € 328
miljoen aan oude voorschotten afgewikkeld.Van de 404 oude voorschotten (van de periode 1996 t/m 2002) met een bedrag
van ongeveer € 455 miljoen (eind 2006) stonden eind 2007 nog 89
oude voorschotten open, met een bedrag van € 127 miljoen.De auditdienst geeft in het samenvattend rapport over 2007 aan dat in
deze afboekingen niet meer fouten zijn gemaakt dan in de overige voorschotten.
De minister voor OS verwacht het restant aan oude voorschotten (van de periode
1996 t/m 2002) in 2008 te hebben afgewikkeld (BuiZa, 2008a).Een aantal oude voorschotten is niet rechtmatig afgeboekt. Ongeveer € 1
miljoen aan voorschotten is afgeboekt zonder dat de tegenprestatie is aangetoond.
De afboekingen zijn daarmee onrechtmatig.Als gevolg van het ontbreken van een accountantsverklaring van de organisatie
die het voorschot ontving die voldoende zekerheid geeft over de besteding
van middelen, werd na correctie voor een bedrag van € 10,5 miljoen
ten onrechte afgeboekt (BuiZa, 2008).Uit de rapportage van de auditdienst blijkt dat er in 2007 meer fouten
zijn gemaakt in het beheer van de voorschotten dan in 2006.1 Het percentage fouten en onzekerheden in het voorschottenbeheer is
in 2007 gestegen naar 1,5% ten opzichte van 0,6% in 2006.2Het rappel- en het sanctiebeleid voldeed in 2007 nog niet aan de eisen.
Door het toezicht van het ministerie op de uitvoering van het rappel- en sanctiebeleid
ontstaat wel een beter beeld van de toepassing ervan op het niveau van de
budgethouder.Over het jaar 2007 is er sprake van een grillig verloop van het aantal
budgethouders dat niet tijdig rappelleert. De minister voor OS heeft dat ook
laten weten aan de Tweede Kamer in zijn tweede voortgangsrapportage. Verder
geeft hij daarin aan dat de laatste meting van december 2007 laat zien dat
van de 92 budgethouders slechts twee budgethouders nog niet volledig voldeden
aan de gestelde norm. Hij concludeert dan ook dat er eind 2007 materieel gezien
geen achterstanden meer waren in het uitsturen van rappelbrieven (BuiZa, 2008a).Uit recente metingen blijkt echter dat, ondanks de inspanning van de directie
Financieel-Economische Zaken (FEZ), de noodzaak van het tijdig uitsturen van
rappels niet beklijft bij de budgethouders. In maart 2008 blijkt bijvoorbeeld
dat 19 van de 92 budgethouders niet voldeden aan de gestelde norm. De doelstelling
uit het verbeterplan dat alle budgethouders vanaf december 2007 tijdig rappelleren
is daarmee nog niet behaald.In 2007 zijn 59 sanctiemeldingen ontvangen van budgethouders (zie grafiek
1) en zijn 33 sancties opgelegd door het Ministerie van BuiZa.In 26 gevallen is door de departementsleiding besloten om (vooralsnog)
geen sanctie op te leggen (BuiZa, 2008a).Grafiek 1 Sanctiemeldingen in 2007Bron: Ministerie van BuiZa, meldpunt sanctie en malversatie, directie
FEZWij constateren dat de uitvoering van het sanctiebeleid in 2007 nog niet
voldeed aan de gestelde normen:• De waarborg uit het verbeterplan uit 2007 dat vanaf september 2007
bij elk derde rappel het sanctiebeleid wordt uitgevoerd, werkt nog niet optimaal.• Budgethouders die niet tijdig rappelleren belemmeren de uitvoering
van het sanctiebeleid.• Het sanctiebeleid is niet toegepast bij een aantal oude voorschotten
omdat deze alsnog zijn afgewikkeld in 2007.Wij bevelen de ministers aan om te waarborgen dat medewerkers van het
ministerie voor hun overplaatsing zorg dragen
voor ordelijke, controleerbare en overdraagbare
voorschottendossiers.Ook bevelen wij de ministers aan in 2008 toezicht uit te voeren op het
beheer van de voorschotten, waaronder de naleving van het rappel- en sanctiebeleid.
Daarnaast zou het ministerie ervoor zorg moeten dragen dat vooral budgethouders
(directies en posten) hun verantwoordelijkheid nemen voor de juiste toepassing
van de regelgeving over voorschottenbeheer. Een structurele inbedding hiervan,
alsmede de uitoefening van de toezichthoudende functie van de concerncontroller
en betrokkenheid vanuit de departementsleiding, blijft hierbij van wezenlijk
belang.Wij bevelen de ministers daarbij aan om de Tweede Kamer ook in 2008 periodiek
te blijven informeren via voortgangsrapportages over de stand van zaken van
het voorschottenbeheer.De Algemene Rekenkamer zal het voorschottenbeheer nauwgezet blijven volgen
totdat de tekortkomingen bij het voorschottenbeheer structureel zijn opgelost.Subsidiebeheer en andere financiële relaties: beheer
onvoldoendeWij concluderen dat het beheer over bijdragen aan ontwikkelingssamenwerking
van het Ministerie van BuiZa in de vorm van subsidies en andere financiële
relaties een aantal tekortkomingen vertoont.Om te beginnen heeft het ministerie verantwoordingen van organisaties
niet in alle gevallen tijdig beoordeeld. Dit is in strijd met de regelgeving.Ten tweede stellen we vast dat het ministerie de interne regelgeving over
de toe te passen procedure voor toekenning van bijdragen aan organisaties
niet volledig naleefde. Dit ondermijnt het systeem van interne kwaliteitsborging
en de zorgvuldigheid die vereist is bij afwegingen over de toekenning van
bijdragen. Volledige naleving van alle noodzakelijke stappen van de interne
procedures zou er wellicht toe geleid hebben dat afgezien zou worden van het
toekennen van een bijdrage, zoals onderstaand citaat uit een intern memorandum
van het Ministerie van BuiZa illustreert (zie kader). Hieruit blijkt dat een
beleidsdirectie in maart 2007 een positief advies opstelde voor de minister.
Een aantal maanden later, bij de behandeling van het voorstel in de projectencommissie
van het ministerie, vond deze commissie dat toen niet meer moest worden teruggekomen
op dit advies aan de minister.Niet volledig naleven interne procedures
bij afweging over toekennen bijdrage «In afwijking van hetgeen is besproken
in de Projectencommissie heb ik [voorzitter Projectencommissie]
naar aanleiding van een nader onderzoek naar de tot op heden gevolgde procedure
besloten om het Beoordelingsmemorandum niet in dit stadium met een negatief
advies voor te leggen aan de minister. Reden hiervoor is het Memo van 28 maart
2007 van de budgethouder. Hieruit blijkt dat op basis van een verzoek van
de minister door de budgethouder positief is geadviseerd. Ten tijde van het
opstellen van dit advies waren de inhoudelijke bezwaren die geuit werden tijdens
de zitting van de Projectencommissie van 4 juli 2007 ook reeds bekend. Deze hebben toen merkwaardigerwijs niet
geleid tot een negatief advies aan de minister (terwijl er wel de mogelijkheid
toe was). Ik ben van mening dat de Projectencommissie in dit stadium niet
meer op dit positieve advies aan de minister moet terugkomen».Bron: Ministerie van BuiZaEen derde aandachtspunt betreft de keuze van het ministerie voor het financieren
van activiteiten. Het ministerie heeft er in sommige gevallen voor gekozen
opdrachten te verstrekken aan organisaties die voorheen in aanmerking kwamen
voor subsidies. Hierbij is gebruikgemaakt van het instrument opdrachtverlening,
terwijl in feite sprake is van subsidiëring. Dit kan ertoe leiden dat,
in een aantal gevallen bovendien de (Europese) aanbestedingsregels niet zijn
nageleefd.Een vierde aandachtspunt is dat het toezicht van het ministerie op het
Nederlands Instituut voor Meerpartijen Democratie (NIMD), dat subsidie ontvangt
van het Ministerie van BuiZa, in een groot deel van 2007 tekortschoot.Wij bevelen de minister van BuiZa en de minister voor OS aan de regelgeving
juist toe te passen: zowel wat betreft het naleven van termijnen als het ter
beschikking stellen van bijdragen aan organisaties die niet voor subsidieverlening
in aanmerking komen.Wij bevelen verder aan om het instrument opdrachtverlening niet te gebruiken
als in feite sprake is van subsidiëring van activiteiten. In dat geval
verdient het aanbeveling het bestaande maar niet toereikende subsidiekader
aan te passen of verder te verruimen.Tot slot bevelen we de ministers aan toe te zien op de naleving van de
(Europese) aanbestedingsregels.Materieelbeheer voorraadbeheer logistiek centrum: voldoet
nog niet aan de eisenWij constateren dat een aantal zaken niet op orde is. Het gaat dan om:• Interne regelgeving die nog niet is aangepast aan de Regeling Materieelbeheer
rijksoverheid 2006.• Het niet zichtbaar uitvoeren van risicoanalyses.• Het niet jaarlijks inventariseren van de voorraden goederen en
kunst- en antiekvoorwerpen.Personeelsbeheer: op onderdelen onzorgvuldig, niet ordelijk
en niet controleerbaarWij hebben tijdens ons onderzoek aandacht besteed aan twee onderwerpen
op het gebied van personeelsbeheer:• personele kosten voor representatie en dienstreizen op buitenlandse
posten;• buitengewoon verlof van lange duur voor het vervullen van een functie
bij een internationale organisatie.Wij concluderen dat het personeelsbeheer op beide onderdelen tekortkomingen
vertoont, grotendeels veroorzaakt door administratieve slordigheden en onbekendheid
met (de juiste toepassing van) de regelgeving.Personele kosten voor representatie en dienstreizen op
postenHet ministerie besteedt veel aandacht aan het beheer van de personele
kosten voor representatie en dienstreizen op buitenlandse posten. Dit heeft
geleid tot een reductie in het foutenpercentage (zie tabel 1). Desondanks
concluderen wij dat het beheer tekortkomingen vertoont. Tabel 1 Verloop foutenpercentage kosten
representatie en dienstreizen posten in 2006 en 2007  2e helft 20071e helft 20072e helft 20061e
helft 2006*Representatiekosten20%53%90%118% Kosten dienstreizen20%48%60%67%Bron: Ministerie van BuiZa, Hoofddirectie Personeel
en Organisatie (HDPO)* Selecte steekproefUit tabel 1 blijkt dat in de eerste helft van 2007 in 53% van de
onderzochte declaraties voor representatiekosten en in 48% van de onderzochte
declaraties voor dienstreizen sprake was van fouten. Voor beide onderwerpen
betrof dit percentage voor de tweede helft van 2007 20%. Deze fouten
werden veelal veroorzaakt door administratieve slordigheden en onbekendheid
met de regelgeving. Wij merken hierbij op dat het financieel belang van de
geconstateerde fouten en van de geconstateerde onrechtmatigheden gering is.We bevelen de minister van BuiZa aan de naleving van de regels te blijven
toetsen. Verder bevelen wij de minister aan na te gaan in hoeverre de naleving
van de regelgeving door posten kan worden vergroot door het aanbieden van
applicaties, concrete handreikingen of vereenvoudiging van de regelgeving.
Op die manier wordt de complexe regelgeving over deze onderwerpen wellicht
toegankelijker en daardoor eenvoudiger na te leven.Buitengewoon verlof van lange duur voor het vervullen
van een functie bij een internationale organisatie.We hebben onderzoek gedaan naar de toepassing van het «buitengewoon
verlof van lange duur in verband met het vervullen van een functie bij een
internationale organisatie» door achttien medewerkers van het ministerie.
Uit ons onderzoek blijken tekortkomingen in het gevoerde beheer:• De besluitvorming over een aantal onderdelen is onduidelijk en
niet zichtbaar vastgelegd. Dit betreft de verlening van de aanstelling of
detachering en de verlenging van de aanstelling;• Interne regelgeving wordt niet juist toegepast. Zo ontbreken soms
de stukken over betrokkenheid bij de besluitvorming, toekenningen van vergoedingen
en ondertekende aanstellingsbrieven.Het beheer van personeelsvertrouwelijke informatie is een zeer belangrijk
onderdeel van de ondersteunende processen in een organisatie. Dit beheer moet
daarom zorgvuldig, ordelijk en controleerbaar zijn.Wij bevelen de minister van BuiZa aan prioriteit te geven aan de naleving
van de (interne) regelgeving, aan het op orde brengen van de personeelsdossiers
en de administratieve organisatie en aan de interne controle op dit punt.Beleidsinformatie: Nederlandse inzet bij resultaten beter
benoemen in jaarverslagTijdens Verantwoordingsdag 2007 heeft de Tweede Kamer haar zorgen geuit
over de kwaliteit van het verantwoordingsproces. Naar aanleiding daarvan heeft
de minister van Financiën in overleg met de Algemene Rekenkamer en de
Tweede Kamer besloten tot het instellen van een experiment met jaarverslagen
bij drie departementen. Doel van het experiment is om de departementale jaarverslagen
meer focus en politieke zeggingskracht te geven en de verantwoordingslasten
te verminderen. Het Ministerie van BuiZa participeert, samen met met het Ministerie
van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit en het Ministerie van Volksgezondheid,
Welzijn en Sport, in het experiment jaarverslag.Het experiment houdt in dat de betrokken ministers zich in het beleidsverslag
van hun jaarverslag uitgebreid verantwoorden over de kabinetsprioriteiten
uit het coalitieakkoord en over enkele departementspecifieke beleidsprioriteiten.
Over beleidsartikelen die niet onder deze prioriteiten vallen, neemt de minister
in het jaarverslag alleen een financiële verantwoording op.De Algemene Rekenkamer besteedde in haar onderzoek naar de beleidsinformatie
aandacht aan beleidsartikel 5, operationele doelstelling 5.5:«Een wereldwijde betrokkenheid voor seksuele en reproductieve gezondheid
en rechten [SRGR] en het onverkort uitvoeren van de Caïro-agenda.»1Met de keuze voor deze doelstelling sluiten we aan bij het onderzoek Staat van de beleidsinformatie 2008 (Algemene Rekenkamer,
2008). Van deze doelstelling onderzochten we drie na te streven resultaten
uit de begroting 2007 (BuiZa, 2006). We gingen na welke informatie over deze
drie resultaten was opgenomen in het jaarverslag 2007 (BuiZa, 2008b). Wij
stelden vast dat voor één na te streven resultaat wel en voor één na te streven resultaat niet kon worden vastgesteld of dit behaald was. Voor het derde resultaat
kon uit het beleidsverslag niet worden opgemaakt of het resultaat was behaald.Voorbeeld analyse beleidsinformatie in
het jaarverslag Na te streven resultaat
in de begroting 2007In acht landen zijn concrete
stappen genomen om verbetering van de SRGR van jongeren te bereiken, waaronder
seksuele voorlichting en dienstverlening, inclusief «reproductive health
commodities»Bijvoorbeeld condooms, veilige abortus
en meer vroedvrouwen..      Informatie over resultaat
zoals opgenomen in het jaarverslag 2007«[...] Nederland [ondersteunt]
multilaterale organisaties en internationale NGO’s om SRGR beleid en
programma’s ten aanzien van jongeren te ontwikkelen en uit te voeren
in een groot aantal landen, waar onder Bangladesh, Burundi, Cambodja, Indonesië,
Ethiopië, Malawi en Rwanda en Vietnam.»      Opmerkingen Algemene
RekenkamerHet Ministerie van BuiZa geeft in het
jaarverslag alleen aan welke inspanningen zijn verricht, terwijl het eigenlijk
zou moeten gaan over de (beoogde) uitkomst van die inzet. Het is daarom volgens
de Algemene Rekenkamer uit het jaarverslag niet op te maken of dit resultaat
is behaald.Over de financiële toelichting concluderen we dat de daarbij opgenomen
informatie niet duidelijk te koppelen is aan de behaalde resultaten die genoemd
worden in het beleidsverslag.De Algemene Rekenkamer stelt verder vast dat 90% van de gerealiseerde
uitgaven is besteed aan algemene gezondheidszorg en 10% aan reproductieve
gezondheid. Daarmee komt de formulering van operationele doelstelling 5.5
niet overeen met de allocatie van middelen.De Algemene Rekenkamer concludeert dat het beleidsverslag van het Ministerie
van BuiZa leesbaarder en bruikbaarder is geworden.Toch menen wij dat deze bruikbaarheid nog verder kan toenemen door:• de wijze waarop resultaten aan doelstellingen worden gekoppeld
te verbeteren;• de Nederlandse inzet bij de behaalde resultaten beter zichtbaar
te maken.Wij merken op dat het beleidsverslag gekenmerkt wordt door een positieve
toonzetting en weinig leerpunten en reflectie bevat.Verder valt ons op dat het ministerie in het jaarverslag een relatie heeft
gelegd tussen de kabinetsdoelstellingen en de operationele doelstellingen,
maar dat de relatie tussen de doelstellingen en de kosten niet één
op één te maken is.Hoofdstuk vier van deel II van dit rapport gaat nader in op het onderzoek
naar de beleidsinformatie.Oordeel over de informatie over het gevoerde beleidDe informatie over het gevoerde beleid in het Jaarverslag 2007 van het
Ministerie van BuiZa is op deugdelijke wijze tot stand gekomen en voldoet
aan de verslaggevingseisen.Een aandachtspunt is de kwaliteit van het totstandkomingsproces. De definitieve
versie van het jaarverslag was niet tijdig aangeleverd aan de auditdienst
van het Ministerie van BuiZa waardoor de totstandkoming in de eindfase minder
ordelijk, maar wel controleerbaar is verlopen.Wij constateren dat de minister in het jaarverslag in toenemende mate
refereert aan zijn tweejaarlijkse publicatie Resultaten
in Ontwikkeling (BuiZa, 2005 en 2007g) voor de verantwoording over
behaalde resultaten op het gebied van OS. De totstandkoming van deze rapportage
is niet gecontroleerd door de departementale auditdienst en valt ook buiten
het jaarverslagenonderzoek van de Algemene Rekenkamer.2 REACTIE MINISTERS EN NAWOORD ALGEMENE REKENKAMERDe ministers van BuiZa en voor OS hebben op 6 mei 2008 gereageerd
op het Rapport bij het Jaarverslag 2007 van het Ministerie van BuiZa. Hierna
volgt een samenvatting van deze reactie. De volledige reactie is te vinden
op www.rekenkamer.nl.2.1 Reactie ministersAlgemeenIn ons rapport constateren wij dat het jaarverslag en de bedrijfsvoering
van het ministerie van BuiZa op zeer veel terreinen erop is vooruitgegaan,
aldus de ministers. De ministers vinden dat onze oordelen duidelijk maken
dat het oordeel « voldoet» op alle categorieën van toepassing
is, met uitzondering van een aantal onvolkomenheden. Zij zijn met ons van
mening dat er op bepaalde onderdelen van de bedrijfsvoering verbeteringen
mogelijk zijn en zullen daar dan ook op inzetten.BedrijfsvoeringDe ministers schrijven dat zij het oneens zijn met onze opmerking dat
de bedrijfsvoering bij het ministerie wordt gekenmerkt door een veronachtzaming
van de regelgeving. Zij zijn het zeker niet eens met het beeld dat wij schetsen
van een ministerie dat de grenzen opzoekt van wat hoort, dan wel deze zo nodig
verlegt of creatief omgaat met regelgeving. De ministers vinden dat dat een
beeld oproept van algehele onzorgvuldige besluitvorming binnen het ministerie.De ministers benadrukken dat de transparantie en zorgvuldigheid van de
besluitvorming over de beleidsuitvoering adequaat zijn georganiseerd. Uit
de accountantsrapporten van de afgelopen jaren is volgens de ministers ook
gebleken dat er bij het ministerie van BuiZa sprake is van ordelijk beheer.
Zij geven aan dat er wel fouten worden gemaakt, maar dit komt slechts zeer
ten dele door gebrek aan affiniteit met beheer bij sommige delen van het ministerie.
Soms komt het door gebrek aan kennis en soms door administratieve slordigheden.De ministers vinden dat de samenvatting een vertekend beeld geeft van
de kwaliteit van de bedrijfsvoering en de cultuur binnen het ministerie. Het
steekt hen vooral dat niet wordt ingegaan op tal van goede voorbeelden en
verbeteringen die het afgelopen jaar binnen het ministerie zijn doorgevoerd.
Zij bedoelen hiermee het toezicht op het door het NIMD gevoerde beheer en
de maatregelen op het gebied van het voorschottenbeheer. De ministers nemen
de aanbeveling ter harte om de verbeteringen die halverwege 2007 zijn ingezet,
krachtig voort te zetten.VoorschottenbeheerDe ministers bespreken ook onze bevindingen over de maatregelen die zijn
genomen in het voorschottenbeheer. Wij constateren hierover dat de fouten
binnen de tolerantiegrenzen blijven. Over het voorschottenbeheer schrijven
de ministers dat de managementinformatie en het inzicht in de openstaande
voorschotten inmiddels op orde is. Zij vertrouwen erop dat het ministerie
het restant aan oude voorschotten in 2008 netjes zal afwikkelen.De ministers zijn het met ons eens dat nog onvoldoende in de organisatie
is ingebed dat rappelbrieven tijdig worden gestuurd en dat er daadwerkelijk
sanctiemaatregelen worden opgelegd. De ministers werken aan een meer structurele
inbedding in de organisatie met een verscherpte aandacht voor
en toezicht op de uitvoering van het rappel- en sanctiebeleid in 2008.In reactie op onze aanbevelingen melden de ministers dat zij altijd streven
naar ordelijke en controleerbare voorschottendossiers. Zij denken ook dat
het kan helpen als de medewerkers die worden overgeplaatst, de dossiers goed
overdragen. De ministers geven aan dat het toezicht op het beheer van de voorschotten
vooralsnog moet worden voortgezet met dezelfde intensiteit als in 2007. De
budgethouders zijn volgens de ministers verantwoordelijk voor het programmabeheer,
inclusief het beheer van de voorschotten. De ministers stellen dat onder leiding
van de secretaris-generaal er continu op wordt toegezien dat deze verantwoordelijkheid
ook wordt genomen.Volgens de ministers wordt de Tweede Kamer via het departementale jaarverslag
periodiek geïnformeerd over de voortgang van het voorschottenbeheer.
Als de Tweede Kamerleden dat willen, kunnen de ministers hen vaker informeren
over de stand van zaken.Financiering projectenDe ministers geven aan dat wij in ons rapport slechts nader ingaan op één
programma voor de Millennium Campagne van de VN. De positieve houding door
het toekennen van een vervolgbijdrage van € 5 mln. aan dit initiatief
is volgens de ministers niet onlogisch gezien de politieke prioriteit van
dit kabinet.Het voorstel hiervoor is volgens de ministers beoordeeld op recht- en
doelmatigheidsaspecten en vervolgens voorgelegd met een positief advies. Er
is geen sprake van het ondermijnen van het systeem van interne kwaliteitsborging.SubsidiebeheerDe ministers delen onze mening over het subsidiebeheer: verantwoordingen
van subsidieontvangers moeten tijdig worden behandeld. Als dit niet mogelijk
is, moet het ministerie gebruikmaken van de wettelijke voorziening dat subsidieontvangers
worden geïnformeerd over de langere behandeltermijn.Personeelsbeheer: buitengewoon verlof en detacheringDe ministers van BuiZa zullen ook in 2008 verdere verbeteringen doorvoeren
in de bedrijfsvoering, onder meer op het gebied van de toepassing van de regelgeving
over buitengewoon verlof. Zij nemen onze aanbevelingen op dit punt over. De
minister van BZK wordt verzocht de circulaire over buitengewoon verlof uit
1996 aan te passen. Het gaat hierbij om de ambtenaren die op basis van buitengewoon
verlof worden gedetacheerd bij internationale organisaties. Net als voorheen
moet expliciet duidelijk zijn dat het werkgeversdeel van de pensioenpremie
niet in alle gevallen volledig op de gedetacheerde ambtenaar verhaald hoeft
te worden. Verder wordt hierover op korte termijn een beleidsregel vastgelegd
in overleg met het georganiseerd overleg bij BuiZa.Bij detacheringen past het ministerie nu andere regels toe, zodat er geen
vergoedingen meer worden verstrekt die in strijd zijn met de regelgeving van
internationale organisaties. Vergoedingen kunnen alleen nog worden toegekend,
als de regels overeenstemmen met die van de internationale organisaties. Individuele
beslissingen worden voortaan in alle gevallen gemotiveerd en er wordt zorg
gedragen voor betere dossiervorming. Als dat juridisch mogelijk
is, worden de onterechte vergoedingen beëindigd of teruggevorderd.Personeelsbeheer: naleving regelgeving representatie en
reizenDe ministers onderschrijven onze aanbeveling om ook in 2008 te toetsen
of de posten de regels voor representatie en reizen naleven. Zij zien dit
als een vanzelfsprekendheid. Zij zullen ook bekijken of deze regelgeving misschien
beter wordt nageleefd, als zij applicaties en/of handreikingen of een vereenvoudigde
regelgeving aanbieden.Regelgeving zonder regeldrukOok zijn de ministers het met ons eens dat regelgeving als regeldruk kan
worden ervaren. Daarom zullen zij nagaan of alle regels wel echt nodig zijn.
Hierbij zoeken zij vooral naar een goed evenwicht. Aan de ene kant willen
ze een risicogeoriënteerde aanpak, een reductie van regeldruk, een verlaging
van bureaucratie en een afname van beleidslast, maar ze willen ook dat de
ambtenaren de beheersmaatregelen handhaven en naleven.EU-aanbestedingsregelsDe ministers nemen onze aanbevelingen over EU-aanbestedingen over. Het
ministerie geeft aan dat het uitgangspunt te allen tijde is om de EU-regelgeving
over aanbestedingen na te leven. De ministers geven verder aan dat de directie
FEZ erop zal toezien dat er een actueel overzicht komt van de gevallen waarin
vrijstelling is verleend van de EU-aanbestedingsregels. Dit gaat volgens de
zogeheten waiverprocedure die het ministerie hanteert. Ook zal het ministerie
nadrukkelijker aandacht besteden aan de motivatie in verslagen waarin de besluitvorming
van het selectiepanel is vastgelegd.De ministers geven vervolgens een toelichting op het begrip beperkte markt.
Volgens de ministers vloeit dit begrip niet rechtstreeks voort uit de uitzonderingsbepaling
in de (Europese) regelgeving. Het begrip is afgeleid van artikel 31 lid 1
onderdeel a Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (BAO). Dit
lid rechtvaardigt volgens de ministers dat het ministerie in een zeer beperkt
aantal gevallen het begrip beperkte markt gebruikt als uitzonderingsgrond.
Volgens hen doet dit geen afbreuk aan de algemene aanbestedingsrechtelijke
beginselen.In onderdeel a van artikel 31 lid 1 BAO staat volgens de ministers dat
bij geen of geen geschikte inschrijving een aanbestedende dienst gebruik kan
maken van de procedure van gunning door onderhandelen. De overheidsopdracht
wordt dan niet met een mededeling aangekondigd. Met andere woorden: als eerst
een aanbestedingsprocedure is gevolgd, mag een aanbestedende dienst na succesvolle
onderhandelingen rechtstreeks een opdracht gunnen.Om doelmatigheidsredenen heeft het ministerie ervoor gekozen het begrip
beperkte markt te hanteren als uitzonderingsgrond op de aanbestedingsplicht.
Deze uitzonderingsgrond kan echter alleen worden gehanteerd als op basis van
geëigend marktonderzoek, toegespitst op de specifieke opdracht, blijkt
dat maar van één marktpartij een geschikte inschrijving kan
worden verwacht. Bovendien mag er geen marktverstoring optreden doordat de
opdracht rechtstreeks wordt gegund aan die marktpartij.VoorraadbeheerVolgens de ministers heeft het logistiek centrum van het ministerie de administratieve organisatie van het voorraadbeheer inmiddels opnieuw
beschreven. Ook zullen risicoanalyses worden uitgevoerd en de resultaten worden
vastgelegd. Op deze manier kunnen maatregelen worden genomen om de geconstateerde
risico’s in de toekomst te beheersen. Daarnaast worden de aanwezige
kunst- en antiekvoorwerpen jaarlijks geïnventariseerd.Archief- en dossierbeheerDe ministers geven aan dat ze de verbetering van het archief- en dossierbeheer
die in 2007 is ingezet, willen continueren en intensiveren. Zo zullen onder
meer pilots worden gehouden om het archief- en dossierbeheer te digitaliseren.Het experimentele jaarverslag: zicht op het effect van
beleidsprestatiesDe ministers verschillen met ons van mening over de mate waarin effecten
van beleidsprestaties inzichtelijk en meetbaar gemaakt kunnen worden. Zij
verwijzen naar hun reactie op ons rapport Staat van de
beleidsinformatie 2008 dat tegelijkertijd met dit rapport verschijnt.De ministers zijn het met ons eens dat het jaarverslag leesbaarder en
bruikbaarder is geworden. Ook vinden zij dat het jaarverslag in de komende
jaren nog verder verbeterd kan worden. Het experimentele jaarverslag brengt
echter volgens de ministers met zich mee dat de «na te streven resultaten»
uit de Begroting 2007 niet systematisch terugkomen in het Jaarverslag 2007.Het nieuwe jaarverslag is politieker en bondiger en de beleidsinhoudelijke
verslaglegging vindt plaats op hoofdlijnen. De ministers vinden echter dat
de conclusies van ons onderzoek naar beleidsinformatie, en dan met name het
verdiepende onderzoek, geen recht doen aan het vernieuwende karakter van het
beleidsverslag.Deze redenering geldt volgens de ministers ook voor onze conclusie dat
de financiële toelichting niet duidelijk te koppelen is aan de resultaten
in het beleidsverslag. De koppeling tussen deze onderdelen wordt aangegeven
in een tabel. Volgens de ministers kunnen de onderdelen goed worden gekoppeld,
maar niet een-op-een. Zij wijzen erop dat niet alle doelstellingen gepaard
gaan met budgettaire intensiveringen, maar bijvoorbeeld ook met de inzet in
internationale onderhandelingen.De ministers zijn het niet eens met onze conclusie dat er een betere uitvoering
mogelijk is van de motie om in het jaarverslag systematisch aandacht te besteden
aan de uitkomsten van evaluaties. Zij wijzen erop dat de rapportage op hoofdlijnen
plaatsvindt. Daarnaast zijn zij ook van mening dat leerpunten in de beleidsreacties
thuishoren en niet in het jaarverslag.BegrotingIn de Begroting 2008 zullen de ministers wel gebruikmaken van onze aanbevelingen.
Dit kan echter alleen als hiervoor voldoende informatie beschikbaar is.2.2 Nawoord Algemene RekenkamerZoals gezegd zijn de ministers het niet met ons eens dat een deel van
de tekortkomingen voortvloeit uit veronachtzaming van regelgeving en het ontbreken
van structurele aandacht voor beheer. Toch blijven zij zich actief inzetten
voor verdere verbetering van de bedrijfsvoering van het ministerie.BedrijfsvoeringWij zijn verheugd dat het ministerie instemt met onze aanbevelingen om
de bedrijfsvoering verder te verbeteren en dat het ministerie daarvoor een
aantal maatregelen treft. Wij vragen nadrukkelijk aandacht voor de uitvoering
in alle geledingen van de organisatie.Doelmatigheid versus rechtmatigheidDe ministers geven in hun reactie aan dat zij zich om doelmatigheidsredenen
baseren op marktonderzoek, waarna ze overgaan tot gunning van opdrachten.
Wij merken hierbij op dat niet de doelmatigheid, maar juist de eisen van rechtmatigheid,
naleving van de Europese aanbestedingregels, leidend zouden moeten zijn bij
de keuzes die het ministerie maakt.Effecten beleidsprestatiesDe ministers noemen ook het verschil van mening over de mate waarin effecten
van beleidsprestaties inzichtelijk en meetbaar gemaakt kunnen worden. Voor
onze mening hierover verwijzen wij naar het rapport Staat
van de beleidsinformatie 2008 dat tegelijkertijd met dit rapport
verschijnt.Een «politieker» jaarverslagWij stellen het op prijs dat de ministers de komende jaren ruimte zien
voor verbeteringen in het jaarverslag. Zij hebben aangegeven dat het jaarverslag
nu politieker en bondiger is en dat de beleidsinhoudelijke verslaglegging
plaatsvindt op hoofdlijnen. Volgens ons is de verslaglegging op hoofdlijnen
een keuze. Een jaarverslag op hoofdlijnen is niet per definitie politieker
en bondiger, al brengen de ministers dat wel zo naar voren. Het politieke
karakter van het jaarverslag geeft volgens ons bij uitstek de mogelijkheid
om te focussen op bepaalde elementen van het beleid waaraan een groot politiek
belang wordt gehecht. Deze focus brengt volgens ons meer discussie over de
resultaten van beleid met zich mee dan een verslag op hoofdlijnen. Het experiment
geeft de Tweede Kamer de mogelijkheid om aan te geven in hoeverre het jaarverslag
aansluit op haar informatiebehoefte.Audit Actielijst 2008De Audit Actielijst (AAL) laat zien op welke punten de Algemene Rekenkamer
vindt dat het ministerie actie moet ondernemen. De lijst meldt ook welke maatregelen
de minister heeft aangekondigd om de onvolkomenheden die wij hebben geconstateerd
op te lossen.1Eerste jaar constatering, artikel en bedragStand van zaken en conclusieAanbevelingToezegging ministersMeer informatie in deel
IIVoorschottenbeheer1997
Diverse artikelen circa 5,5 miljardVoorschottenbeheer OS-gelden is verbeterd, maar voldoet nog niet aan de eisen.Waarborg dat medewerkers voor hun overplaatsing zorgen voor ordelijke, controleerbare en overdraagbare voorschot- tendossiers.  Voer toezicht
uit op het beheer van de voorschotten, waar- onder de naleving van het rappel-
en sanctiebeleid.  Zorg dat budgethouders verantwoordelijkheid nemen
voor de juiste toepassing van de regelgeving over voor- schottenbeheer. 
Informeer de Tweede Kamer periodiek via voortgangsrap- portages over de stand
van zaken. Onder leiding
van de secre- taris-generaal erop toezien dat budgethouders verantwoordelijkheid
nemen voor: – beheer voorschotten; – goede overdracht
van ordelijke en controleerbare dossiers.  Desgewenst
de Tweede Kamer vaker informeren.§ 3.1.1Subsidiebeheer2006
Diverse artikelenVoldoet
niet aan voorschriften zoals Kaderwet Subsidies en Algemene wet Bestuursrecht.
Verantwoordingen van subsi- dies niet binnen gestelde termijn beoordeeld. Leef regelgeving op dit
punt na en zie beter toe op de nale- ving door budgethouders. Verantwoordingen moeten binnen de gestelde termijnen
worden behandeld. Als ze niet tijdig worden behandeld, dan subsidieontvanger
informeren.§ 3.1.2Toezicht op het NIMD2007
Artikel 2 € 9,4 miljoenToezicht
op het NIMD schiet tekort.Zet de ingezette
verbetering van het toezicht op het gevoerde beheer door het NIMD krachtig
voort.Neemt de aanbeveling ter harte.§ 3.1.3 EU-aanbestedingen2007
Totale begrotingEuropese
regelgeving niet juist nageleefd. Besluiten om af te wijken van de Europese-
(en interne) regelgeving niet in alle geval- len ordelijk en controleerbaar
vastgelegd.Leef de EU-aanbestedings-
regels na.  Houd overzichten bij van (afwijken van) aanbestedingen.  Documenteer
overwegingen die ten grondslag liggen aan afwijkende besluiten alsmede de
besluitvorming zelf. – uitgangspunt is naleving EU-aanbestedingsregels; – toezicht
FEZ op overzicht van afwijkingen van aanbeste- dingsregels; – nadrukkelijker
aandacht voor onderbouwing van afwij- kende besluiten en toezicht FEZ daarop. § 3.1.5Departementaal reviewbeleid2004
Totale begroting* * Informatiebeveiliging2000
Totale begroting* * Huisvesting: dienstwoningen/nieuwbouw ambassades/onderhoud ambassades2006/2004/2005
Artikel 11* * Materieelbeheer: voorraadbeheer logistiek centrum2007
Artikel 11Voldoet niet aan de eisenPas interne regelgeving aan. 
Verricht risico-analyses en inventarisaties.Het ministerie zal: – de administratieve organi- satie
opnieuw beschrijven; – risicoanalyses uitvoeren en resultaten vastleggen; – maatregelen
treffen om risico’s beheersbaar te maken; – jaarlijks inventariseren
welke kunst- en antiekvoor- werpen aanwezig zijn. § 3.1.6Personeelsbeheer: kosten representatie en reizen posten2006
Artikel 11 € 7,6 miljoen representatie en € 10,7 miljoen
dienstreizen. Beheer personele kosten
voor representatie en dienstreizen op posten vertoont nog tekortkomingen.Blijf de naleving van
de regels toetsen.  Ga na of naleving vergroot kan worden door aanbieden
applicaties en/of handreikingen of vereenvoudiging regel- geving. Aanbevelingen worden overgenomen.§ 3.2.1Personeelsbeheer: buitengewoon verlof2007
Artikel 11Voldoet op onderdelen niet
aan de eisen. Pas regelgeving aan,
voer deze correct uit en controleer de naleving.  Zorg voor ordelijke
dossiers en vastleggingen.Aanbevelingen
worden overgenomen. § 3.2.2 Archief- en dossierbeheer2005
Totale begrotingArchief- en dossierbeheer
voldoet nog niet aan de eisen.Blijf aandacht besteden aan toezicht.  Verbeter de kwaliteit, capaci-
teit en bewustwording van medewerkers.Continuering en intensivering: 1) aandacht voor tijdige aanbieding aan
archief en kwaliteit financiële dossiers; 2) centralisering archieffunctie;
3) uitvoering pilots digitaal archiveren. § 3.2.3* Aan deze drie onderwerpen wordt pas opnieuw aandacht besteed in
het rechtmatigheidsonderzoek over 2008.DEEL II: ONDERZOEKSBEVINDINGEN EN OORDELEN1 INLEIDINGIn dit deel van het rapport vindt u de oordelen en de belangrijkste bevindingen
van ons rechtmatigheidsonderzoek bij het Ministerie van Buitenlandse Zaken
(BuiZa). Een samenvatting en de bestuurlijke reactie op ons rapport is opgenomen
in deel I.Hieronder geven we eerst een beschrijving van het ministerie. Ook gaan
we in op onze onderzoeksaanpak en wijze van rapporteren. In hoofdstuk 2 presenteren
wij vervolgens onze oordelen over het Jaarverslag 2007 van het Ministerie
van BuiZa (BuiZa, 2008b). In hoofdstuk 3 gaan wij in op de bedrijfsvoering
van het ministerie. Ten slotte gaan we in hoofdstuk 4 nader in op de beleidsinformatie
in begroting en jaarverslag.1.1 Over het Ministerie van Buitenlandse ZakenWij rapporteren per begrotingshoofdstuk over de resultaten van ons onderzoek.
In totaal zijn er 26 begrotingshoofdstukken. Dit rapport gaat over begrotingshoofdstuk
V: het Ministerie van BuiZa.Het Ministerie van BuiZa draagt verantwoordelijkheid voor het coördineren
en uitvoeren van het buitenlands beleid van Nederland en voert dit uit. De
hoofdpunten van het beleid zijn:• het bevorderen van duurzame economische ontwikkeling en het bijdragen
aan armoedebestrijding in de wereld binnen het project «De Millennium
Ontwikkelingsdoelen dichterbij»;• het vergroten van de samenhang en effectiviteit van het veiligheids-
en ontwikkelingsbeleid;• het bijdragen aan een voortschrijdende Europese integratie en het
creëren van draagvlak daarvoor onder de burgers;• het bijdragen aan oplossingen voor conflicten in het Midden-Oosten;• het bevorderen van de internationale rechtsorde, onder meer door
bij te dragen aan crisisbeheersingsoperaties;• het bijdragen aan de bescherming van de mensenrechten overal ter
wereld;• het bijdragen aan totstandkoming van nieuwe klimaatdoelstellingen
voor na 2012;• het verbeteren van de dienstverlening aan Nederlanders in het buitenland
en aan buitenlandse organisaties en bedrijven in Nederland.De uitgaven van het ministerie in 2007 bedroegen € 11,9 miljard.
De verplichtingen bedroegen € 12 miljard en de ontvangsten € 972,8
miljoen. Het ministerie besteedde in 2007 ongeveer € 5 miljard aan
bijdragen voor ontwikkelingssamenwerking (OS).Het ministerie bestaat uit het departement en meer dan 150 diplomatieke
vertegenwoordigingen (posten) in het buitenland en kenmerkt zich door een
overplaatsbare loopbaandienst. Dit betekent dat de meeste medewerkers elke
drie of vier jaar worden overgeplaatst naar een andere functie in binnen-
of buitenland.Het ministerie heeft één baten-lastendienst: het Centrum
tot Bevordering van Import uit ontwikkelingslanden (CBI).Verder heeft het ministerie één (betwiste) rechtspersoon
met een wettelijke taak (RWT): De Nederlandse Financierings-Maatschappij voor
Ontwikkelingslanden (FMO).In overzicht 1 geven wij een beschrijving van het Ministerie van BuiZa
aan de hand van een aantal kengetallen. Overzicht 1 Het Ministerie van BuiZa
in kengetallenTotaal verplichtingen€ 12 miljardTotaal uitgaven€ 11,9 miljard Totaal ontvangsten€ 973 miljoen Transactie-uitgaven€ 718 miljoen – waarvan personeelsuitgaven€ 655 miljoen Overdrachtsuitgaven (subsidies, specifieke
uitkeringen)€ 4,3
miljard Voorschotten, i.v.m. interdepartementale
uitbesteding of uitvoering€ 5,5 miljardAantal begrotingsartikelen11 • waarvan beleidsartikelen (met X operationele
doelstellingen)8 (36)• waarvan niet-beleidsartikelen3Aantal personen werkzaam (in fte)3 137Baten-lastendienstenCBI Bijdrage van moederdepartement aan die
dienst27,1 miljoen Aantal directoraten-generaal (DG’s)4 Aantal directies30Rechtspersonen met wettelijke taak (RWT’s)De Nederlandse Financierings-Maat-
schappij voor Ontwikkelingslanden (FMO) Recent onderzoek van de Algemene Rekenkamer op het
terrein van het ministerie van BuiZaVisumverlening in Schengenverband (2003) Visumverlening in Schengenverband; Terugblik 2005 (2005) Beveiliging van Nederlandse ambassades in het buitenland (2005) Beveiliging van Nederlandse ambassades in het buitenland; Terugblik
2007 (2007) Gedetineerdenbegeleiding buitenland (2005)Bron: Jaarverslag 2007 van het Ministerie van BuiZa,
Sociaal Jaarverslag van het Rijk 2007 en Algemene Rekenkamer.1.2 Over dit onderzoekMinisters verantwoorden zich in hun jaarverslagen over de verplichtingen,
uitgaven en ontvangsten van het ministerie (financiële informatie), over
de manier waarop het ministerie heeft gefunctioneerd (informatie over de bedrijfsvoering)
en over de vraag of de doelen en prestaties die in de begroting van het ministerie
waren afgesproken, ook zijn gerealiseerd (informatie over het beleid).De Algemene Rekenkamer doet jaarlijks rechtmatigheidsonderzoek bij de
rijksoverheid. Dit doen wij door na te gaan of de jaarverslagen van de ministers
voldoen aan de eisen die de Comptabiliteitswet 2001 (CW 2001)stelt:
is de financiële informatie, de informatie over bedrijfsvoering en de
informatie over beleid tot stand gekomen volgens de daarvoor geldende regels
en goed weergegeven?Daarnaast onderzoeken we ook de bedrijfsvoering zelf. Hiervoor gaan we
onder andere na of het financieel beheer en materieelbeheer voldoen aan de
eisen die de CW 2001 stelt. Figuur 1 laat zien wat wij wanneer onderzoeken
en voor wie.Op basis van een risicoanalyse hebben we een programma opgesteld voor
het rechtmatigheidsonderzoek 2007 bij het Ministerie van BuiZa.Op grond van dit programma hebben we dit jaar onder meer aandacht besteed
aan de volgende onderwerpen:• beleidsinformatie;• Europese aanbestedingen;• voorschottenbeheer;• subsidiebeheer;• Nederlands Instituut voor Meerpartijendemocratie;• financiering projecten en activiteiten;• materieelbeheer: voorraadbeheer logistiek centrum;• personeelsbeheer: kosten representatie en dienstreizen posten;• personeelsbeheer: buitengewoon verlof van lange duur;• archief- en dossierbeheer;• fiscalisering buitenlandvergoedingen.Drie onvolkomenheden uit het Rapport bij het Jaarverslag 2006 van het
Ministerie van BuiZa (Algemene Rekenkamer, 2007a) zijn, in verband met herprioritering
van onderzoek, niet onderzocht voor het rapport bij het jaarverslag 2007.
Deze onderwerpen worden opnieuw onderzocht in het kader van het rapport bij
het jaarverslag 2008. Het betreft de volgende drie onvolkomenheden:1. Departementaal reviewbeleid.2. Informatiebeveiliging. Dit onderwerp bestaat uit drie deelonderwerpen,
te weten: Voorschrift Informatiebeveiliging (VIR), VIR-bijzondere informatie
(VIR-bi) en de naleving van de Wet Bescherming Persoonsgegevens.3. Huisvesting. Dit onderwerp bestaat eveneens uit drie deelonderwerpen,
te weten: onderhoud ambassades, nieuwbouwprojecten ambassades en dienstwoningen
personeel ambassades.In onze rapporten bij de jaarverslagen melden we zowel de fouten en onzekerheden
in de financiële informatie die de kwantitatieve
tolerantiegrenzen overschrijden als de fouten en onzekerheden in de financiële
informatie die de kwalitatieve tolerantiegrenzen
overschrijden. Daarnaast vermelden we de onvolkomenheden die wij constateren
in de bedrijfsvoering. Onder «fouten» verstaan we financiële
informatie die niet rechtmatig tot stand gekomen
is (het begrotingsgeld is niet volgens de regels uitgegeven) of die niet deugdelijk is weergegeven (er is geen goede verantwoording
afgelegd in het jaarverslag). Van «onzekerheden» spreken we wanneer
we door onvolkomenheden in het financieel beheer niet kunnen vaststellen of
er al dan niet sprake is van fouten.Op www.rekenkamer.nl kunt u meer lezen over hoe onze rapporten bij de
jaarverslagen tot stand komen.2 JAARVERSLAGDe Algemene Rekenkamer heeft het Jaarverslag 2007 van het Ministerie van
BuiZa beoordeeld. Wij hebben onderzocht of de minister het begrotingsgeld
volgens de regels heeft uitgegeven en ontvangen en of hij daarover in het
jaarverslag goed verantwoording heeft afgelegd.Verder hebben we onderzocht of de informatie in het jaarverslag over de bedrijfsvoering en over het gevoerde beleid, deugdelijk tot stand is gekomen en voldoet aan de daaraan
te stellen kwaliteitsnormen.In dit hoofdstuk lichten wij ons oordeel over het jaarverslag toe.Dit oordeel bestaat uit deeloordelen over:• de financiële informatie (§ 2.1);• de departementale saldibalans (§ 2.2);• de informatie over de bedrijfsvoering (§ 2.3);• de informatie over het gevoerde beleid (§ 2.4).2.1 Oordeel over de financiële informatieDe financiële informatie in het jaarverslag bestaat uit de volgende
onderdelen:• de verplichtingen, uitgaven en ontvangsten in de verantwoordingsstaat
en de toelichting daarbij;• de baten, lasten, kapitaaluitgaven, kapitaalontvangsten en balansposten
in de samenvattende verantwoordingsstaat van de baten-lastendiensten en de
toelichting daarbij.De financiële informatie dient op grond van de CW 2001:• rechtmatig tot stand te zijn gekomen;• deugdelijk te zijn weergegeven;• te voldoen aan de verslaggevingsvoorschriften.OordeelDe financiële informatie in het Jaarverslag 2007 van het Ministerie
van BuiZa voldoet aan de eisen die de CW 2001 stelt.Wij merken op dat er sprake is van een fout in de verantwoordingsstaat.
Bij artikel 1 «Versterkte internationale rechtsorde en eerbiediging
mensenrechten» is sprake van een bedrag van € 4,8 miljoen
aan onrechtmatige uitgaven. Dit bedrag betreft de meest waarschijnlijke fout.1 De maximale fout2 bedraagt
echter€ 9,3 miljoen en overschrijdt daarmee de tolerantiegrens van€ 9,2
miljoen.In het rapport bij het jaarverslag 2006 rapporteerden wij nog bij 1 artikel
een overschrijding van de kwantitatieve toleranties, nu bij geen enkel artikel.
Voor een belangrijk deel is dit het gevolg van het experiment met de verruimde
tolerantiegrenzen (zie hiervoor ons rapport Rijk Verantwoord
2007, dat wij samen met voorliggend rapport publiceren op 21 mei
2008).In bijlage 1 van dit deel van het rapport staat een overzicht van alle
fouten en onzekerheden. Het totaalbedrag van alle geconstateerde fouten en
onzekerheden valt binnen de tolerantiegrenzen voor de financiële informatie
in het jaarverslag als geheel.Wij constateren dat de apparaatsuitgaven niet bij de beleidsartikelen
worden verantwoord. Dit is in strijd met artikel 54 lid 1, onder e, van de CW 2001. Hierdoor wordt geen inzicht gegeven in de integrale kosten
per beleidsartikel. Dat is niet in overeenstemming met de kern van het VBTB-gedachtegoed.
Wij dringen aan op naleving van de CW 2001 op dit punt.Het bedrag aan verplichtingen en uitgaven omvat in totaal € 606
miljoen, respectievelijk € 581,8 miljoen aan overschrijdingen op
de begrotingsartikelen 2, 3, 4, 5 en 8. Gaan de Staten-Generaal niet akkoord
met de hiermee samenhangende slotwetmutaties, dan moeten wij ons oordeel over
de financiële informatie mogelijk herzien.Naleving Europese aanbestedingsregelsDe Tweede Kamer heeft de afgelopen jaren geïnformeerd naar het naleven
van de Europese aanbestedingsregels door de ministeries. Wij constateren dat
bij het Ministerie van BuiZa in een aantal gevallen met een totaalbedrag van € 2 189 200
deze regels niet nageleefd zijn. Meer informatie is opgenomen in § 3.1.5
van dit rapport.2.2 Oordeel over de saldibalans en toelichtingDe saldibalans is een overzicht van de posten die aan het eind van het
jaar nog openstaan en die naar het volgende jaar moeten worden meegenomen.
Bij de saldibalans hoort een toelichting waarin nadere informatie wordt verstrekt
over de afzonderlijke posten op deze balans.De informatie in de saldibalans dient op grond van de CW 2001:• rechtmatig tot stand te zijn gekomen;• deugdelijk te zijn weergegeven;• te voldoen aan de verslaggevingsvoorschriften.OordeelDe informatie in de saldibalans in het Jaarverslag 2007 van het Ministerie
van BuiZa voldoet aan de eisen die de CW 2001 stelt. Dit betekent dat wij
geen belangrijke fouten en onzekerheden in de rechtmatigheid en de deugdelijke
weergave hebben geconstateerd die de kwantitatieve tolerantiegrenzen overschrijden.De toelichting op de saldibalans voldoet aan de verslaggevingsvoorschriften.In 2007 heeft het Ministerie van BuiZa voor een bedrag van € 3 247,1
miljoen aan openstaande voorschotten afgerekend. Wij hebben vastgesteld dat
deze afrekeningen voldoen aan de daaraan te stellen eisen. Wij merken op dat
het aantal fouten en onzekerheden in het voorschottenbeheer is gestegen ten
opzichte van 2006 van 0,6% naar 1,5%, maar binnen de tolerantiegrenzen
blijft.In bijlage 1 van dit deel van het rapport staat een overzicht van alle
fouten en onzekerheden. Het totaalbedrag van alle geconstateerde fouten en
onzekerheden in de saldibalansposten valt binnen de tolerantiegrenzen voor
de saldibalans als geheel.2.3 Oordeel over de informatie over de bedrijfsvoeringIn de bedrijfsvoeringsparagraaf van het jaarverslag van een ministerie
verantwoordt de minister zich over de rechtmatigheid van de begrotingsuitvoering
(of het begrotingsgeld volgens de regels is uitgegeven), over de
totstandkoming van de beleidsinformatie, over het gevoerde financieel beheer
en materieelbeheer en over de overige aspecten van de bedrijfsvoering.De informatie over de bedrijfsvoering dient op grond van de CW 2001:• op deugdelijke wijze tot stand te zijn gekomen;• te voldoen aan de verslaggevingsvoorschriften.Deze twee aspecten betrekken wij in ons oordeel over de informatie over
de bedrijfsvoering. We zeggen daarmee niets over de kwaliteit van de informatie
zelf.Om tot een oordeel te komen over de deugdelijke wijze van totstandkoming
hebben wij de volgende aspecten ervan onderzocht:• Beschikt de minister over een procedure voor de totstandkoming
van de bedrijfsvoeringsparagraaf waarin de bevoegdheden en verantwoordelijkheden
van alle actoren zijn vastgelegd?• Heeft de minister vooraf criteria geformuleerd voor wat moet worden
aangemerkt als opmerkelijke zaken en tekortkomingen in de bedrijfsvoering?• Is het verloop van het totstandkomingsproces controleerbaar en
is het afwegingsproces daarbij transparant vastgelegd?OordeelDe informatie over de bedrijfsvoering in het Jaarverslag 2007 van het
Ministerie van BuiZa is niet geheel op deugdelijke wijze tot stand gekomen.Wij constateren dat er geen procesbeschrijving is van de totstandkoming
van de bedrijfsvoeringsparagraaf. Hierdoor bestaat het risico dat belangrijke
aandachtspunten in de bedrijfsvoering niet worden vermeld of in onvoldoende
mate worden toegelicht in de bedrijfsvoeringsparagraaf. Slechts drie van de
20 controllers van directies van het ministerie hebben teksten aangeleverd
voor de bedrijfsvoeringsparagraaf. Wij merken op dat de inbreng van de controllers
kan worden vergroot. Het dossier over de totstandkoming van de bedrijfsvoeringsparagraaf
was niet helemaal volledig. Wij merken daarom op dat het proces van de totstandkoming
van de bedrijfsvoeringsparagraaf ordelijker kan worden vastgelegd. Overigens
voldoet de informatie over de bedrijfsvoering aan de verslaggevingsvoorschriften.De resultaten van ons onderzoek naar de bedrijfsvoering zelf staan in
hoofdstuk 3.2.4 Oordeel over de informatie over het gevoerde
beleidIn het jaarverslag verstrekt de minister ook beleidsinformatie: informatie over de gerealiseerde effecten van zijn beleid, de daartoe
geleverde prestaties en de daarmee gemoeide kosten.De Algemene Rekenkamer beoordeelt ieder jaar de totstandkoming van de
beleidsinformatie en of deze informatie voldoet aan de verslaggevingseisen.In ons onderzoek naar de jaarverslagen kijken wij ook naar debeschikbaarheid en de bruikbaarheid van
de beleidsinformatie. Hier gaan we in hoofdstuk 4 op in.OordeelDe informatie over het gevoerde beleid in het Jaarverslag 2007 van het
Ministerie van BuiZa is op deugdelijke wijze tot stand gekomen en voldoet
aan de verslaggevingseisen.Een aandachtspunt is de kwaliteit van het totstandkomingsproces. De definitieve
versie van het jaarverslag was niet tijdig aangeleverd aan de auditdienst
van het Ministerie van BuiZa waardoor de totstandkoming in de eindfase minder
ordelijk, maar wel controleerbaar is verlopen.Verder constateren wij dat de minister in het jaarverslag in toenemende
mate refereert aan zijn tweejaarlijkse publicatieResultaten
in Ontwikkeling (BuiZa, 2005 en 2007g) voor de verantwoording over
behaalde resultaten op het gebied van OS. De totstandkoming van deze rapportage
is niet gecontroleerd door de departementale auditdienst.Wij constateren tevens dat het overzicht onderzoek
geprogrammeerd voor afronding in 2007 niet voldoet aan de verslaggevingseisen.
De startdata van alle onderzoeken wordt niet gemeld. In de leeswijzer van
het jaarverslag wordt aangegeven dat de tabel in het jaarverslag eenduidig
is met de tabel in de begroting 2007, terwijl dit niet zo is.3 BEDRIJFSVOERINGDe Algemene Rekenkamer heeft de bedrijfsvoering van het Ministerie van
BuiZa onderzocht. Onder de bedrijfsvoering vallen alle bedrijfsprocessen die
ervoor zorgen dat een ministerie functioneert: het financieel beheer en het
materieelbeheer en de processen op het gebied van personeel, informatievoorziening,
administratie, communicatie en huisvesting.Wij geven in dit hoofdstuk een oordeel over het financieel beheer en het
materieelbeheer en de daartoe bijgehouden administraties. Daarbij gaan we
dieper in op de eventuele onvolkomenheden op deze terreinen (§ 3.1).Verder gaan we in dit hoofdstuk in op een aantal andere onderdelen van
de bedrijfsvoering, die geen onderdeel zijn van ons oordeel over het financieel
beheer en materieelbeheer (§ 3.2). Ten slotte schetsen we een beeld
van de bedrijfsvoering in de afgelopen drie jaar (§ 3.3).3.1 Oordeel over het financieel beheer en materieelbeheerHet financieel beheer, het materieelbeheer en de daartoe bijgehouden administraties
moeten op grond van de CW 2001 voldoen aan de eisen van rechtmatigheid, ordelijkheid
en controleerbaarheid.OordeelDe onderzochte onderdelen van het financieel beheer, het materieelbeheer
en de daartoe bijgehouden administraties van het Ministerie van BuiZa voldeden
in 2007 aan de in de CW 2001 gestelde eisen, met uitzondering van:• voorschottenbeheer OS-gelden;• subsidiebeheer;• toezicht op het NIMD;• EU-aanbestedingen;• materieelbeheer: voorraadbeheer logistiek centrum.Hieronder gaan we dieper in op deze onvolkomenheden.3.1.1 Voorschottenbeheer OS-geldenEén van de belangrijkste taken van het Ministerie van BuiZa is
OS, vooral gericht op duurzame armoedebestrijding. De beleidsuitgaven voor
OS bestaan hoofdzakelijk uit overdrachtsuitgaven ten behoeve van de bilaterale
en multilaterale samenwerking en de samenwerking door tussenkomst van maatschappelijke
organisaties. Deze overdrachtsuitgaven vinden vooral plaats in de vorm van
contributies, bijdragen en subsidies, die vaak als voorschot vooruit worden
betaald aan (internationale) organisaties, landen of instellingen. Om het
OS-beleid effectief uit te kunnen voeren is het van groot belang deze voorschotten
goed te beheren. In 2007 is ongeveer € 3 211 miljoen van de
overdrachtsuitgaven als voorschot vooruitbetaald aan organisaties (stand 31 december
2007). Het totale bedrag aan openstaande voorschotten uit de periode 1996
tot en met 2007 bedraagt eind 2007 ongeveer € 5,5 miljard.De Algemene Rekenkamer besteedt sinds 1991 in het jaarlijkse rechtmatigheidsonderzoek
aandacht aan het voorschottenbeheer van OS-gelden bij het Ministerie van BuiZa.
Omdat wij structurele tekortkomingen signaleerden, voerden wij in 1997 en
in 2005 een zogenoemd «bezwaaronderzoek» uit en in 2006 een «vervolgbezwaaronderzoek».
Naar aanleiding van die onderzoeken maakten wij in 2007, tijdens ons onderzoek
voor het Rapport bij het Jaarverslag 2006 van het Ministerie van BuiZa (Algemene Rekenkamer, 2007a) bezwaar
tegen het voorschottenbeheer. Als reactie op dat bezwaar stuurde de minister
voor OS ons op 8 mei 2007 zijn Plan van aanpak ter
verbetering van het voorschottenbeheer(BuiZa, 2007c), waarin hij
aangaf welke maatregelen hij zou treffen en binnen welke termijn hij het voorschottenbeheer
wilde verbeteren.1 Naar aanleiding van dat verbeterplan
besloot de Algemene Rekenkamer om het bezwaar niet te handhaven.Overeenkomstig het verbeterplan hebben wij het afgelopen jaar regelmatig
overleg gehad met het Ministerie van BuiZa over de stand van zaken rond de
uitvoering van het verbeterplan. Wij hebben waardering voor de voortvarende
wijze waarop het ministerie met de voorgenomen maatregelen aan de slag is
gegaan.Hieronder gaan wij in op de managementinformatie over het voorschottenbeheer,
op de afwikkeling van oude voorschotten, op het rappel- en sanctiebeleid en
op afspraken tussen het Ministerie van BuiZa en internationale organisaties.3.1.1.1 Managementinformatie over beheer voorschottenIn het Rapport bij het Jaarverslag 2006 van het Ministerie van BuiZa (Algemene
Rekenkamer, 2007a) concludeerden wij dat de managementinformatie van de concerncontroller,
de directie Financieel-economische Zaken (FEZ), over het voorschottenbeheer
in 2006 is verbeterd. Daarbij merkten wij op dat de rol van FEZ, als concerncontroller,
versterkt zou kunnen worden als de beschikbare informatie op een systematische
wijze gebruikt zou worden voor analyse, monitoring en (bij)sturing van de
onderdelen van het ministerie. Met inachtneming van de verantwoordelijkheid
van de individuele budgethouders, zou deze verantwoordelijkheid voor beheer
op het niveau van de concerncontroller dienen te liggen.Wij vinden dat de managementinformatie van FEZ over het voorschottenbeheer
in 2007 verder is verbeterd. De activiteiten die FEZ in 2007 verrichtte rond
de nulmeting van het sanctiebeleid zijn in overeenstemming zijn met hetgeen
daarover is afgesproken in het verbeterplan. Wij constateren dat FEZ in 2007
duidelijke totaaloverzichten heeft opgesteld van:• de openstaande voorschotten (zie tabel 1 en 2);• de ouderdom van de openstaande voorschotten (zie tabel 3);• de tijdigheid van rappelleren (zie tabel 4);• de meldingen van sancties en malversaties (zie grafiek 1).Overzicht openstaande voorschottenUit tabel 1 blijkt dat het totaalbedrag aan openstaande voorschotten in
2007 (periode 1996–2007) ten opzichte van 2006 is teruggelopen van ongeveer € 5,7
miljard naar ongeveer € 5,5 miljard. Dit laatste bedrag betreft
6 381 voorschotbetalingen die nog niet zijn verantwoord vanaf 1996.
Deze openstaande voorschotten zijn gerelateerd aan 2 797 activiteiten
(projecten). Tabel 1 Openstaande voorschotten eind
2007 t.o.v. eind 2006 naar ouderdom, afgerond en in miljoenen €JaarEind 2005Eind 2006Eind 20071993–2002*€ 842€ 455€ 1272003€ 427€ 262€ 1022004€ 1 081€ 659€ 2402005€ 2 520€ 1 260€ 5772006–€ 3 056€ 1 5902007––€ 2 867Totaal€ 4 870€ 5 692€ 5 503Bron: Jaarverslag 2007 van het Ministerie van BuiZa* In 2007 kwam het oudste voorschot uit 1996 en in 2005 en 2006 kwam
het oudste voorschot uit 1993. Bron: jaarverslag 2006 en totaaloverzicht directie
FEZ 22–1-08.Uit het Jaarverslag 2007 blijkt dat de stand per eind 2007 is opgebouwd
zoals in tabel 2 staat weergegeven. Tabel 2 Opbouw stand openstaande
voorschotten per eind 2007 in miljoenen €Stand per 31 december 2006€ 5 692 Bij: Verstrekte voorschotten 2007€ 3 211 Af: Verantwoord in 2007€ 3 247 Herwaardering vreemde valuta€ – 153Stand per 31 december 2007€ 5 503Bron: Jaarverslag 2007, Ministerie van BuiZaBetrokkenheid Audit CommitteeIn het verbeterplan is toegezegd dat het Audit Committee (AC) onder voorzitterschap
van de secretaris-generaal (SG) van BuiZa toezicht houdt op de uitvoering
van het verbeterplan en de bereikte resultaten (BuiZa, 2007c). Wij constateren
dat het AC betrokken is bij de uitvoering van het verbeterplan. Het AC neemt
kennis van de voortgang van het voorschottenbeheer. In oktober 2007 heeft
het AC opdracht gegeven aan de Directie FEZ om vanaf oktober 2007 tot en met
december 2007 wekelijks (in plaats van maandelijks) een meting te houden om
na te gaan of budgethouders tijdig rappelleren. De waarnemend SG is verder
op een aantal momenten betrokken geweest bij het aanspreken van budgethouders
op de uitvoering van het rappel- en sanctiebeleid.Herziening PM&E -instrumentenDe minister voor OS kondigde verder in het verbeterplan aan dat de herziening
van instrumenten voor planning, monitoring en evaluatie (PM&E) in 2007
zou worden vastgesteld en vervolgens eind 2007 zou worden geïmplementeerd
(BuiZa, 2007c). Wij constateren dat het herziene PM&E-instrument eind
2007 is ingevoerd voor de jaarplancyclus 2008.3.1.1.2 Afwikkeling oude voorschottenDe minister voor OS heeft in het verbeterplan toegezegd dat het toezicht
op de afwikkeling van oude voorschotten en de resultaten uit de nulmeting
ertoe zouden leiden dat eind 2007 het grootste deel van de oude voorschotten
en de problemen uit het verleden zouden zijn afgewikkeld (BuiZa, 2007c). Het
toegezegde tempo van afwikkeling van oude voorschotten is volgens
ons ambitieus gebleken. Van de 404 oude voorschotten (tot en met 2002) met
een bedrag van ongeveer € 455 miljoen eind 2006, staan eind 2007
nog 89 oude voorschotten met een bedrag van € 127 miljoen open.
Zoals uit tabel 3 blijkt is tussen eind 2006 en eind 2007 ongeveer € 328
miljoen aan oude openstaande voorschotten afgewikkeld. Tabel 3 Oude openstaande voorschotten
van de periode 1996 t/m 2002 stand eind 2007 t.o.v. eind 2006 naar ouderdom,
afgerond en in € 1996199719981999200020012002TotaalStand 31-12-06465 237832 1558 012 95328 454 78171 384 999116 110 699208 983 489455 112 000 Stand 31-12-0773 8835 942384 80013 695 91216 666 00955 899 27868 863 748126 932 000Bron: Jaarverslag 2007 van het Ministerie van BuiZaDe minister voor OS verwacht het restant aan oude voorschotten van de
periode 1996 t/m 2002 in 2008 te hebben afgewikkeld (BuiZa, 2008a).Wij constateren overigens dat het Ministerie van BuiZa een aantal oude
voorschotten heeft openstaan bij andere Nederlandse ministeries, zoals het
ministerie van Financiën, het ministerie van Defensie en het ministerie
van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit. Wij merken op dat Nederlandse ministeries
in staat zouden moeten worden geacht om tijdig een verantwoordingsrapportage
te kunnen opleveren zodat voorschotten tijdig kunnen worden afgewikkeld.Afboekingen zonder tegenprestatieWij hebben geconstateerd dat het Ministerie van BuiZa in 2007 13 oude
voorschotten heeft afgeboekt zonder dat is aangetoond dat de prestatie is
geleverd. Dit betekent dat deze voorschotten met een bedrag van ongeveer € 1
miljoen onrechtmatig zijn afgeboekt.De departementale auditdienst meldt in het Auditplan
2007het volgende over het afboeken van oude voorschotten, zie kader.Auditplan 2007 van de auditdienst van
BuiZa «In 2006 zijn oude
voorschotten afgeboekt, waarbij onvoldoende zekerheid bestond over de levering
van de prestatie of de betrouwbaarheid van de (financiële) rappor- tage.
In die gevallen was de activiteit echter reeds dermate lang geleden afgesloten
dat deze zekerheid ook niet meer te verkrijgen was. Oorzaak hiervoor was dat
in het verleden te weinig was gerappelleerd, en de huidige medewerkers de
geschiedenis van de activiteit niet kenden. Dit heeft geleid tot enkele onrechtmatigheden,
en onder- streept het belang van een goede uitvoering van het sanctiebeleid. Omdat ook voor 2007 verdere opschoning
van de oude voorschotten is voorzien, kan dit betekenen dat situaties voorkomen
waarin geen zekerheid meer kan worden verkregen over de prestatie of de betrouwbaarheid
van rapportages.»Wij constateren dat er ongeveer € 328 miljoen aan oude voorschotten
is afgeboekt in 2007. De auditdienst geeft in het samenvattend rapport over
2007 aan 77% van de afgeboekte oude voorschotten te hebben gecontroleerd
en dat in deze afboekingen niet meer fouten zijn gemaakt dan in de overige
voorschotten.Uit de samenvattende rapportage van de auditdienst blijkt verder dat er
in 2007 meer fouten in het beheer van voorschotten zijn gemaakt dan in 2006.1 Het percentage fouten en onzekerheden
in het voorschottenbeheer is in 2007 gestegen naar 1,5% ten opzichte
van 0,6% in 2006.2 De volgende trends
zijn volgens de auditdienst waar te nemen:• Het aantal keer dat een voorschot is afgeboekt ondanks bevindingen
in de accountantscontrole is verdubbeld.• Het «te verantwoorden bedrag te hoog berekend» komt
in 2007 meer voor dan in 2006.• De dossiervorming rond de boeking van de verantwoording is onvoldoende.
Deze fout is in 2007 ten opzichte van 2006 verdrievoudigd.• De authenticiteit van de rapportage is moeilijk vast te stellen.
Deze fout is in 2007 ten opzichte van 2006 verdubbeld.• De indicator «niet (geheel) adequate rapportages toch gebruikt
voor afboeking» komt in 2007 minder vaak voor dan in 2006.• «Prestatieverklaring onvoldoende onderbouwd» komt in
2007 minder vaak voor dan in 2006.De auditdienst stelt volgens ons terecht dat aandacht voor het afboeken
van voorschotten nodig blijft.3.1.1.3 Uitvoering rappel- en sanctiebeleidRappellerenTijdig rappelleren is van cruciaal belang voor het functioneren van het
sanctiebeleid. Door het toezicht van FEZ op de uitvoering van het rappel-
en sanctiebeleid ontstaat naar onze mening een beter beeld van de toepassing
van het rappel- en sanctiebeleid op het niveau van de budgethouder. Wij waarderen
de wijze waarop FEZ de budgethouders rechtstreeks aanspreekt op het belang
van tijdig rappelleren.Over het jaar 2007 constateren wij dat er sprake is van een grillig verloop
van het aantal budgethouders dat niet tijdig rappelleert. De minister voor
OS deelde in zijn tweede voortgangsrapportage aan de Tweede Kamer mee dat
het maandelijks beeld over de tijdigheid van rappelleren zeer wisselend is
over heel 2007. Verder geeft hij daarin aan dat de laatste meting van december
2007 laat zien dat van de 92 budgethouders slechts twee budgethouders nog
niet volledig voldeden aan de gestelde norm.3
Hij concludeerde dat er eind 2007 materieel gezien geen achterstanden meer
waren in het uitsturen van rappelbrieven (BuiZa, 2008a).De Algemene Rekenkamer constateert (in tabel 4) dat, mede door de inspanning
van FEZ, eind 2007 het aantal budgethouders dat niet tijdig rappelleert afnam
tot 2. In 2008 blijkt dat een aantal budgethouders het niet voor elkaar krijgt
om rappelbrieven binnen twee weken te versturen. Uit recente metingen blijkt
dat het tijdig uitsturen van rappels niet structureel beklijft bij de budgethouders.4 De doelstelling uit het verbeterplan dat alle budgethouders
vanaf december 2007 tijdig rappelleren is daarmee nog niet behaald.Het ministerie is voornemens het strikte centrale toezicht van FEZ in
2008 vooralsnog te handhaven en te werken aan structurele inbedding bij budgethouders. Tabel 4 Aantal budgethouders dat niet
tijdig rappelleerde in de periode 7 december 2007 tot en met 14 maart
2008 Datum7 dec. 200714 dec. 200721 dec. 20071 feb. 200815 feb. 200823 feb. 20087 mrt. 200814 mrt. 2008 Aantal budgethouders dat niet tijdig rappelleerde20 van de 9215 van de 922 van de 9222 van de 9235 van de 9228 van de 9219 van de 9219 van de 92Bron: Ministerie van BuiZa, directie FEZ.SanctionerenZoals de minister voor OS aangaf in de tweede voortgangsrapportage op
19 februari 2008 werden er in 2007 van de 59 sanctiemeldingen in totaal
33 sancties opgelegd en werd in 26 gevallen door de departementsleiding besloten
om (vooralsnog) geen sanctie op te leggen (BuiZa, 2008a).Grafiek 1 geeft het aantal sanctiemeldingen per maand en het totaal aantal
sanctiemeldingen in 2007 weer.Grafiek 1 Sanctiemeldingen in 2007Bron: Ministerie van BuiZa, directie FEZ, meldpunt
sancties en malversatiesWij constateren dat het uitvoeren van het sanctiebeleid in 2007 nog niet
voldeed aan de gestelde normen:• De waarborg uit het verbeterplan uit 2007, dat vanaf september
2007 bij elk derde rappel het sanctiebeleid wordt uitgevoerd, werkt nog niet
optimaal.• Budgethouders die niet tijdig rappelleren belemmeren de uitvoering
van het sanctiebeleid.• Het sanctiebeleid is niet toegepast bij een aantal oude voorschotten
omdat deze alsnog zijn afgewikkeld in 2007.Ad.1 Waarborg uit verbeterplan werkt nog niet optimaalIn het verbeterplan staat vermeld dat vanaf september 2007 zou worden
gewaarborgd dat voor alle openstaande voorschotten waarvoor het derde rappel wordt verstuurd een sanctie wordt opgelegd of formeel wordt
besloten geen sanctie op te leggen (BuiZa, 2008a).Wij constateren dat er in opzet een interne procedure is die deze waarborg
zou moeten leveren, maar dat de praktijk uitwijst dat deze waarborg nog niet
optimaal functioneert. Dit blijkt bijvoorbeeld uit drie memo’s van 11 februari
2008 waarin de directie FEZ constateert dat bij de directie Veiligheidsbeleid
voor 31 gevallen drie of meer keer is gerappelleerd zonder dat er een sanctie
is opgelegd. Bij de directie Politieke Zaken gaat het om 21 gevallen en bij
directie Milieu en Water om 27 gevallen waarbij drie of meer keer (soms zelfs
17 of 18 keer) is gerappelleerd zonder dat er een sanctie is opgelegd
(BuiZa, 2008c en 2008d).Ad.2 Niet tijdig rappelleren belemmert sanctionerenZoals eerder aangegeven blijkt volgens de wekelijkse metingen van het
Ministerie van BuiZa dat een te groot aantal budgethouders niet tijdig rappelleert.
Bij het sturen van een derde rappel moet een sanctie worden opgelegd of een
ontheffing hiervan worden aangevraagd. Niet tijdig rappelleren door de budgethouders
belemmert de uitvoering van het sanctiebeleid.Ad.3 Sanctiebeleid bij oude voorschottenWij constateren dat er in 2007 315 oude voorschotten uit de periode
1996–2002 zijn afgeboekt (404–89) voor een totaal van € 328
miljoen.Per 1 januari 2008 staan er nog 89 oude voorschotten open voor een
totaal van € 127 miljoen.Bij 19 oude voorschotten is in 2007 het sanctiebeleid uitgevoerd en 13
oude voorschotten (ongeveer € 1 miljoen) zijn afboekt zonder dat
aangetoond is dat de prestatie is geleverd. Als een organisatie te laat een
verantwoording stuurt moet volgens de regelgeving van het Ministerie van BuiZa
na een bepaalde periode een sanctie worden opgelegd door de budgethouder of
een ontheffing voor het opleggen van een sanctie worden aangevraagd bij de
departementsleiding.Het ministerie geeft aan dat een oud voorschot niet per definitie betekent
dat sprake is van een rapportageachterstand. Veel oude voorschotten (1996–2002)
staan of stonden volgens het ministerie regulier open waardoor het sanctiebeleid
niet uitgevoerd hoeft te worden.Effectuering van de sanctieDe budgethouder is verantwoordelijk voor het daadwerkelijk uitvoeren van
de sanctiemaatregel. Het meldpunt sancties en malversaties van FEZ heeft hierbij
een registratiefunctie. Er wordt vanuit FEZ geen toezicht gehouden op de daadwerkelijke
effectuering van de sanctie door directies en ambassades.Sancties met substantieel belang melden aan de Tweede
KamerSancties moeten aan de Tweede Kamer worden gemeld in het jaarverslag,
als er een «substantieel belang» mee gemoeid is, zoals (tijdelijke)
uitsluiting van organisaties, en wanneer er sprake is van malversaties (BuiZa,
1998). Wij constateren dat het Ministerie van BuiZa geen harde criteria hanteert
om invulling te geven aan het begrip «substantieel» belang, zoals
aard van het geval of hoogte van het bedrag. In het Jaarverslag 2007 van het
Ministerie van BuiZa wordt een aantal sancties en ontheffingen gemeld waarbij
volgens de minister sprake is van een «substantieel belang».Bevindingen auditdienstDe minister voor OS heeft op 2 november 2007 gemeld aan de Tweede Kamer dat «met de auditdienst is afgesproken dat zij in haar
reguliere rechtmatigheidonderzoek specifiek aandacht zal besteden aan het
melden door de budgethouder van onregelmatigheden en opgelegde sancties en
hierover specifiek zal rapporteren.» (BuiZa, 2007e)Wij constateren dat de auditdienst weliswaar opmerkingen heeft gemaakt
over de uitvoering van het rappel- en sanctiebeleid, maar hierover niet rapporteert
in het samenvattend rapport over 2007 (BuiZa, 2008).3.1.1.4 Afspraken internationale organisatiesWij constateren dat het ministerie in 2007 nadere afspraken heeft gemaakt
met het United Nations Development Programme (UNDP) om nog openstaande voorschotten
te verantwoorden. Daarmee lijkt het grootste knelpunt in het voorschottenbeheer
bij internationale organisaties opgelost te zijn.Het beheer van voorschotten die verleend zijn aan internationale organisaties
in het algemeen en de follow-up van de afspraken met het UNDP in het bijzonder
zullen in 2008 weliswaar strak gevolgd moeten worden door de minister van
BuiZa. Dit om te voorkomen dat er wederom achterstanden in de verantwoordingen
ontstaan.3.1.1.5 Conclusie en aanbevelingenWij concluderen dat het voorschottenbeheer is verbeterd, maar nog niet
voldoet aan de eisen.Wij bevelen de ministers aan om te waarborgen dat medewerkers van het
ministerie voor hun overplaatsing zorg dragen
voor ordelijke, controleerbare en overdraagbare
voorschottendossiers.Ook bevelen wij de ministers aan in 2008 toezicht uit te voeren op het
beheer van de voorschotten, waaronder de naleving van het rappel- en sanctiebeleid.
Daarnaast zou het ministerie ervoor zorg moeten dragen dat vooral budgethouders
(directies en ambassades) hun verantwoordelijkheid nemen voor de juiste toepassing
van de regelgeving over voorschottenbeheer. Een structurele inbedding hiervan,
alsmede de uitoefening van de toezichthoudende functie van de concerncontroller
en betrokkenheid vanuit de departementsleiding, blijft hierbij van wezenlijk
belang.Wij bevelen de ministers daarbij aan om de Tweede Kamer ook in 2008 periodiek
te blijven informeren via voortgangsrapportages over de stand van zaken van
het voorschottenbeheer.De Algemene Rekenkamer zal het voorschottenbeheer nauwgezet blijven volgen
tot dat de tekortkomingen van het voorschottenbeheer structureel zijn opgelost.3.1.2 SubsidiebeheerUit het onderzoek van de auditdienst van het Ministerie van BuiZa blijkt
dat naar verhouding veel verantwoordingen van subsidies niet binnen de daartoe
gestelde termijn werden beoordeeld, net als vorig jaar. Het gaat om 55 gevallen.Wij concluderen dat het ministerie niet voldoet aan de voorschriften uit
de Kaderwet Subsidies en de Algemene wet Bestuursrecht en dat op dit punt
sprake is van een onvolkomenheid in het gevoerde financieel beheer.3.1.3 Toezicht op het NIMDWij hebben tijdens ons rechtmatigheidsonderzoek dit jaar aandacht besteed
aan de subsidieverlening aan het Nederlands Instituut voor Meerpartijendemocratie
(NIMD). Het NIMD is in 2000 opgericht door politieke partijen die in de Tweede
Kamer waren vertegenwoordigd. Het NIMD heeft als doelstelling het ondersteunen
van het democratiseringsproces in jonge democratieën door versterking
van politieke partijen of groeperingen als dragers van de democratie. De stichting
is afhankelijk van de bijdragen van het Ministerie van BuiZa.In 2007 liepen twee subsidieperioden:• het vaststellingsproces van de Thematische Medefinancieringssubsidie
(TMF-subsidie) voor de periode 2003 t/m 2006 (financiële omvang bijna € 31
miljoen);• de subsidie binnen het subsidiekader politieke en interparlementaire
samenwerking (PIPS) voor de periode 2007 t/m 2010 (financiële omvang € 37,5
miljoen).We hebben onderzocht hoe het ministerie toezicht houdt op het NIMD. In
verband met de vaststelling van de subsidie over de eerste periode hebben
wij het toezicht van het ministerie gedurende de eerste subsidieperiode beoordeeld
(TMF-subsidie 2003 t/m 2006). Verder zijn we nagegaan hoe het ministerie het
toezicht op de tweede subsidieperiode uitoefent (PIPS 2007 t/m 2010).Wij hebben tijdens ons onderzoek geconstateerd dat het beheer door het
NIMD de volgende tekortkomingen heeft:• Goedkeurende accountantsverklaringen zijn niet conform het protocol
opgesteld. De accountant gaf geen oordeel over de voorwaarde uit het protocol
of het NIMD voldaan heeft aan de subsidievoorwaarden voor de periode 2003–2006.• Er is sprake van grote overschrijdingen en onderuitputting op uiteenlopende
kostenposten. In 2006 zijn er bijvoorbeeld overschrijdingen op de managementkosten
en het landenprogramma in Zambia en onderuitputting op de evaluatie en het
landenprogramma in Ghana.• De kwaliteit van en de aansluiting tussen de jaarplannen en verantwoordingen
in de periode 2003 t/m 2006 is onvoldoende.• De kwaliteit van de jaarplannen 2007 en 2008 is onvoldoende.• De verplichting in zowel de subsidiebeschikking 2003 t/m 2006 als
2007 t/m 2010 om actief te streven naar externe financiering heeft (nog) niet
aantoonbaar plaatsgevonden.1 Het NIMD heeft in
2007 aangegeven hieraan prioriteit te geven.In ons rapport bij het jaarverslag 2003 constateerden wij tekortkomingen
in het toezicht op het NIMD. Dit was in 2004 verbeterd, maar wij constateren
over 2007 dat het toezicht op een aantal punten over de eerste subsidieperiode
tekortschoot. Pas vanaf halverwege 2007 is het toezicht op het NIMD verbeterd.
Het Ministerie van BuiZa heeft begin 2008 besloten om een review op de accountantscontrole
over 2006 te verrichten en een onderzoek te doen naar de gehele subsidieperiode
2003 t/m 2006, voordat vaststelling van de subsidie plaats kan vinden.Ondanks eerdere signalen van tekortkomingen in het beheer bij het NIMD
in de eerste subsidieperiode, is het ministerie laat tot actie overgegaan.
Hierdoor bestaat er op dit moment onduidelijkheid over de rechtmatigheid van
de bestedingen gedurende de periode 2003–2006. Wij bevelen het Ministerie
van BuiZa aan om de ingezette verbetering van het toezicht op het gevoerde
beheer door het NIMD krachtig voort te zetten.3.1.4 Financiering projecten en activiteitenNaast subsidies kent het Ministerie van BuiZa ook andere vormen van financiering
van projecten en activiteiten voor OS. We zijn nagegaan of bij besluiten over
deze financieringsvormen de interne regelgeving wordt nageleefd en of de instrumenten
die bedoeld zijn om een goede afweging te maken over het wel of niet financieren
van een activiteit worden toegepast.3.1.4.1 Naleving interne regelgevingVoor het beoordelen van voorstellen tot het financieren van activiteiten
beschikt het ministerie over een aantal procedures. Deze interne procedures
zijn opgenomen in het Handboek Bedrijfsvoering Buitenlandse Zaken (HBBZ).
Volgens het HBBZ dient bij de beoordeling bijvoorbeeld rekening te worden
gehouden met de doelstelling van de te financieren activiteit en met het (toezicht
op het) beheer van de verstrekte middelen.Activiteiten waarvoor een financiering wordt gevraagd van € 5
miljoen of meer, of activiteiten die volgens de directie die de activiteit
voorstelt beleidsmatig gevoelig liggen, moeten voor instemming worden voorgelegd
aan de minister voor OS. Dit gebeurt via de projectencommissie van het ministerie.In 2007 kende het Ministerie van BuiZa een financiële bijdrage toe
aan de campagne voor de millenniumontwikkelingsdoelen (kortweg de millenniumdoelen)
van het UNDP, de ontwikkelingsorganisatie van de Verenigde Naties (VN). Wij
constateren dat het ministerie heeft ingestemd met toekenning van de bijdrage
voor de periode 2007–2009 zonder daarbij alle stappen van de procedure
voor de toekenning van de bijdrage, zoals opgenomen in de interne regelgeving,
te volgen.De reden hiervoor was dat het ministerie het essentieel vond een bijdrage
te leveren aan de millenniumdoelencampagne van de VN in verband met het project «Millennium
Ontwikkelingsdoelen dichterbij», dat is opgenomen in het regeerakkoord
voor het kabinet-Balkenende IV.De beleidsdirectie van het ministerie stelde een positief advies op voor
de minister. Naderhand werd het voorstel voorgelegd aan de projectencommissie
met het nadrukkelijke verzoek om in te stemmen met een afwijkende procedure,
waarbij de intakefase werd overgeslagen in het licht van het akkoord van de
minister. De voorzitter van de projectencommissie gaf aan dat «merkwaardigerwijs»
inhoudelijke bezwaren tegen het voorstel, bij de opstelling van het advies,
niet hebben geleid tot een negatief advies (terwijl er wel de mogelijkheid
toe was), maar vond ook dat niet meer moest worden teruggekomen op het eerder
gegeven positieve advies van de beleidsdirectie. Op verzoek van de projectencommissie
werd het voorstel daarom op een aantal punten nog technisch aangepast en werd
het uiteindelijk goedgekeurd.Wij constateren dat ten aanzien van de toekenning van de bijdragen aan
dit project de interne procedures niet volledig zijn gevolgd.3.1.4.2 Overeenkomsten van opdrachtWij hebben ook aandacht besteed aan de wijze waarop het ministerie het
instrument «overeenkomsten van opdracht» hanteert.In 2007 constateerde het ministerie voor twee culturele instellingen dat
deze niet pasten binnen het bestaande subsidiekader van het ministerie: het
Medefinancieringsstelsel (MFS). De door deze instellingen ingediende aanvraag voor een subsidie werd daarom afgewezen. Om dergelijke instellingen
toch financieel te kunnen ondersteunen besloot het ministerie het instrument
overeenkomst van opdracht te gebruiken. Het sluiten van dergelijke overeenkomsten
kan aanbestedingsplichtig zijn, afhankelijk van het type en de contractswaarde.Wij stellen vast dat in 2007 bij twee culturele instellingen sprake was
van het gebruik van het instrument overeenkomst bij opdracht terwijl de aanvraag
eerder was afgewezen omdat niet werd voldaan aan de voorwaarden van het MFS.In april 2007 is de minister voor OS akkoord gegaan met financiering van
deze twee culturele instellingen.Uit interne correspondentie van het ministerie van BuiZa bleek dat de
opdrachtverlening zo spoedig mogelijk moest plaatsvinden, waarbij het van
belang was een korte omschrijving op te nemen van de te verlenen opdracht: «dat
moet zo specifiek op die twee organisaties (...) zijn toegespitst, dat geen
enkele andere organisatie aan deze opdracht kan voldoen.»Wij concluderen dat bij de opdrachtverlening aan deze culturele instellingen
gebruik is gemaakt van het instrument overeenkomst van opdrachtverlening,
terwijl in feite sprake is van subsidieverlening.In dit verband verwijzen we ook naar paragraaf 3.1.5 over EU-aanbestedingen.Wij bevelen de minister aan om het instrument opdrachtverlening niet te
gebruiken als in feite sprake is van subsidiëring van activiteiten. In
dat geval verdient het aanbeveling het bestaande maar niet toereikende subsidiekader
aan te passen of verder te verruimen. Hierbij dienen ook de (interne) regels
van het ministerie voor toekenning van bijdragen in acht te worden genomen.3.1.5 EU-aanbestedingenWij hebben geconstateerd dat het Ministerie van BuiZa in een aantal gevallen
is afgeweken van Europese en interne regelgeving. Uit ons onderzoek blijkt
dat budgethouders «uniciteit» in een aantal gevallen als reden
gebruiken om af te wijken van de EU-aanbestedingsregelgeving.1 Het ministerie geeft aan dat in de meeste gevallen geen sprake is
van uniciteit, maar wel van een beperkte markt, op grond waarvan de Europese
aanbestedingsregelgeving niet van toepassing is.Volgens het ministerie is het begrip «beperkte markt» in de
regelgeving geen uitzonderingsgrond als zodanig, maar vloeit deze voort uit
de bepalingen over het gebruik van de onderhandelingsprocedure: «...
een beperkte markt [is] een beoordeling door de inkoper. Deze beoordeling
moet worden aangetoond na geëigend marktonderzoek, toegespitst op de
specifieke opdracht. Het gaat er dus om dat vaststaat dat met het gunnen van
deze specifieke opdracht geen marktverstoring kan optreden.»2Wij merken op dat Europese aanbestedingsregels juist bedoeld zijn om een
gezonde marktwerking te garanderen. Met het opvoeren van het argument «beperkte
markt» wordt daarentegen het tegenovergestelde bereikt. Algemene beginselen
als gelijke behandeling, transparantie, non-discriminatie, objectiviteit en
vertrouwelijkheid (BuiZa, z.d.) komen hierbij in het gedrang.Volgens de Algemene Rekenkamer is «beperkte markt» als zodanig
geen uitzonderingsgrond om af te wijken van Europese aanbestedingsregels. Wij vinden daarom dat het ministerie een aantal gevallen in afwijking
van de regels niet Europees heeft aanbesteed. Een overzicht van deze gevallen
staat in tabel 5 (zie ook § 2.1). Tabel 5 Ten onrechte niet Europees aanbesteed
(verplichting is onrechtmatig)Type opdrachtReden om af te wijken volgens ministerieBedrag Culturele instellingenUniciteit Beperkte markt in Nederland€ 1 440 000 Publieksevenement Akkoord van SchoklandUniciteit Tijdsdruk Publiek en politiek afbreukrisico€ 749 200Voor de inhuur van een inspecteur door het ministerie voor € 727 226
over een periode van vijf jaar is geen vrijstelling van EU-aanbestedingsregels
aangevraagd. Dit is een onvolkomenheid in het financieel beheer.Verder constateren we dat het onzeker is hoeveel buitenlandse posten hun
(vlieg)reizen niet hebben aanbesteed. De departementsleiding is op 7 februari
2008 vanuit het departement op de hoogte gesteld van de noodzaak om (vlieg)reizen
van posten aan te besteden. De departementsleiding heeft op 26 februari
2008 aangegeven dat een start zal worden gemaakt met de voorbereiding voor
het aanbesteden van (vlieg)reizen. Wij zullen hier in 2008 aandacht aan besteden.Wij concluderen dat het ministerie in een aantal gevallen de Europese
regelgeving niet juist heeft nageleefd en dat besluiten om af te wijken van
de Europese (en interne) regelgeving niet in alle gevallen ordelijk en controleerbaar
zijn vastgelegd. Dit heeft tot een aantal onzekerheden geleid. Wij zijn van
mening dat het beheer verbeterd moet worden en bevelen de minister het volgende
aan:• Leef de EU-aanbestedingsregels na en geef de directie FEZ hierbij
een nadrukkelijkere rol in het besluitvormingsproces.• Houd een actueel overzicht bij van de goedgekeurde verzoeken om
af te wijken van Europese en onderhandse aanbestedingsregels.• Documenteer de overwegingen die ten grondslag liggen aan afwijkende
besluiten alsmede het besluit zelf. Dit geldt vooral voor de bindende uitspraken
van het selectiepanel dat de verzoeken beoordeelt en voor de overwegingen
die ten grondslag liggen aan deze uitspraken.3.1.6 Materieelbeheer: voorraadbeheer logistiek centrumTen behoeve van de bedrijfsvoering houdt het ministerie diverse soorten
goederen op voorraad. De hiermee verband houdende logistieke processen zijn
sinds 2006 ondergebracht bij de Centrale Facilitaire Dienst, dat hiertoe een
Logistiek Centrum beheert.Verder beheert het ministerie kunst- en antiekvoorwerpen voor het departement
en voor de vertegenwoordigingen in het buitenland. De museale voorwerpen,
die zijn opgeslagen in een apart kunstdepot, vallen onder de verantwoordelijkheid
van Directie Huisvesting Buitenland (DHB).De Algemene Rekenkamer constateert, op grond van bevindingen van de auditdienst,
dat het materieelbeheer onder meer op de volgende onderdelen niet voldoet
aan de eisen:• De interne regelgeving zoals opgenomen in het HBBZ is nog niet
aangepast aan de Regeling Materieelbeheer rijksoverheid 2006.• Er worden niet zichtbaar risicoanalyses uitgevoerd.• Er is geen volledige beschrijving van de administratieve organisatie
waardoor er onvoldoende inzicht is in de interne controlehandelingen.• Medewerkers beschikken voor het beheer van kantoorartikelen over
te veel bevoegdheden, waardoor sprake is van ongewenste functievermenging.• De voorraden goederen en kunst- en antiekvoorwerpen in het magazijn
worden niet jaarlijks geïnventariseerd.• Te veel medewerkers hebben toegang tot het depot.• De jaarplan- en jaarverslagcyclus voorziet niet in een procedure
voor het voorraadbeheer: de huidige verantwoordingssystematiek over het voorraadbeheer
is niet toereikend om op basis daarvan betrouwbare informatie over het gevoerde
materieelbeheer te kunnen verstrekken.Wij concluderen dat voor het onderdeel voorraadbeheer geen sprake is van
ordelijk en controleerbaar materieelbeheer.Wij bevelen aan de interne regelgeving aan te passen waaronder de beschrijving
van de administratieve organisatie. Verder bevelen we aan risico-analyses
en inventarisaties uit te voeren zodat voldaan wordt aan de regelgeving op
dit punt.3.2 Overige bedrijfsvoeringWe hebben het financieel beheer en materieelbeheer onderzocht en daar
ons oordeel over gegeven. Daarnaast hebben we onderzoek gedaan naar een aantal
andere onderdelen van de bedrijfsvoering van het Ministerie van BuiZa die
in deze paragraaf aan bod komen.3.2.1 Personeelsbeheer buitenlandse posten: reis-
en representatiekostenDe minister van BuiZa gaf in zijn reactie op ons Rapport bij het Jaarverslag
2006 van het Ministerie van BuiZa (Algemene Rekenkamer, 2007a) aan dat hij
ook in 2007 aandacht zou besteden aan de juiste toepassing van de regelgeving
voor representatie en dienstreizen door de buitenlandse posten. Wij constateren
dat de minister deze toezegging is nagekomen, maar dat het beheer van reis-
en representatiekosten nog niet aan de eisen voldoet.In 2007 werd totaal € 7 647 415 besteed aan representatiekosten. Hiervan werd € 6 510 000
door de posten besteed en € 1 137 415 door het departement.Aan dienstreizen is in 2007 een bedrag uitgegeven
van € 10 690 750. Hiervan heeft ongeveer € 3 973 000
(aantal dienstreizen onbekend) betrekking op posten en € 6 717 750
(5276 dienstreizen)1 op het departement.Zoals tabel 6 laat zien, is het percentage gemaakte fouten bij beide onderwerpen
sinds de eerste helft van 2006 gedaald. De daling kan het gevolg zijn van
een andere wijze van steekproef trekken. Tabel 6 Verloop foutenpercentage representatie
en dienstreizen posten 2006–2007  2e helft 20071e helft 20072e helft 20061e helft 2006 Aard steekproefa-selecta-selecta-selectselectRepresentatie20%53%90%118%Dienstreizen20%48%60%67%Bron: Ministerie van BuiZa, Hoofddirectie Personeel
en OrganisatieOndanks de daling van de percentages zien wij in de bevindingen van de
Hoofddirectie Personeel en Organisatie (HDPO) nog steeds een hoog percentage
fouten bij representatiekosten en dienstreizen bij de posten:• 53% van de gecontroleerde boekingsregels bij representaties
bevat fouten in de eerste helft van 2007. In de tweede helft van 2007 daalde
dit percentage tot 20%.• 48% van de gecontroleerde boekingsregels bij dienstreizen
bevat fouten (eerste helft 2007). In de tweede helft van 2007 daalde dit percentage
tot 20%.Deze onvolkomenheden worden grotendeels veroorzaakt door administratieve
slordigheden en onwetendheid. Het financieel belang van deze beheersfouten
is gering en waar sprake is van onrechtmatigheden wordt het bedrag, ongeacht
de omvang, teruggevorderd door HDPO (in overleg met de plaatsvervangend SG).Voorbeelden van fouten bij beheer kosten
representatie en dienstreizen • ontbreken
van originele bewijsstukken, parafen op betaaldocumenten en functionaliteit; • rekenkundige onjuistheden;• ontbreken
(bewijs) goedkeuring voorafgaand aan dienstreis.Wij concluderen dat het beheer van de personele kosten voor representatie
en dienstreizen op posten tekortkomingen vertoont ondanks de aandacht die
het ministerie aan dit onderwerp heeft besteed en ondanks de hierdoor bereikte
reductie in het percentage gemaakte fouten.We bevelen de minister van BuiZa aan de naleving van de regels te blijven
toetsen. Verder bevelen wij de minister aan na te gaan in hoeverre de naleving
van de regelgeving door posten kan worden vergroot door het aanbieden van
applicaties, concrete handreikingen of door reductie van de complexiteit.
Op die manier wordt de complexe regelgeving over deze onderwerpen wellicht
toegankelijker en daardoor eenvoudiger na te leven.3.2.2 Personeelsbeheer: buitengewoon verlofAan ambtenaren kan buitengewoon verlof van lange duur worden verleend
in verband met functieaanvaarding bij een internationale organisatie. Hiervoor
gelden voorwaarden die door het Kabinet zijn bepaald. Verder kan het bevoegd
gezag aan het verlof nadere voorwaarden stellen.Er moet verder op worden toegezien dat het verlof pas ingaat nadat de
ambtenaar de gestelde voorwaarden heeft aanvaard.Bij de verlening van buitengewoon verlof is in de regel sprake van continuering van het dienstverband. Dat betekent dat de ambtenaar
normaal pensioenrechten bij de Stichting Pensioenfonds ABP blijft opbouwen.
De werkgever betaalt de pensioenpremies aan het ABP en verhaalt deze premies
vervolgens op de ambtenaar.In 1994 deden wij een rijksbreed onderzoek naar de uitvoering van de (destijds)
bestaande regelgeving voor het verlenen van buitengewoon verlof van lange
duur (Algemene Rekenkamer, 1995). Het doel van dat onderzoek was nagaan of
de bestaande regelgeving op dit terrein juist werd toegepast en beoordelen
of deze regelgeving wellicht aanpassing of actualisering behoefde. Uit het
onderzoek bleek onder meer dat de toenmalige regelgeving in enkele gevallen
aanleiding tot misverstand gaf. Ook de privatisering van het ABP per 1 januari
1996 gaf aanleiding tot aanpassing van de regelgeving. De regelgeving is vervolgens
in het najaar van 1996 aangepast.Het onderzoek naar dit onderwerp bij het Ministerie van BuiZa heeft zich
beperkt tot de ambtenaren aan wie buitengewoon verlof van lange duur is toegekend
in de periode 2002 tot heden en van wie het verlof zelf ook in (een deel van)
2007 viel. Het betrof achttien ambtenaren volgens opgave van de hoofddirectie
Personeel en Organisatie (HDPO) van het Ministerie van BuiZa. Vijftien van
deze achttien ambtenaren zijn ook genoemd in het antwoord van de ministers
van BuiZa en voor OS op vragen van de Tweede Kamer over betalingen aan Nederlanders
werkzaam bij internationale organisaties (BuiZa, 2008f). In dat antwoord was
sprake van achttien ambtenaren die begin 2008 met buitengewoon verlof van
lange duur waren. Drie van hen vielen af voor ons onderzoek omdat hun verlof
niet in 2007 viel. Drie andere ambtenaren die niet in het antwoord van de
ministers aan bod kwamen hebben wij wel meegenomen in ons onderzoek, omdat
ze in 2007 en eerder buitengewoon verlof van lange duur hadden.Voor de achttien geselecteerde ambtenaren hebben wij onderzocht of wordt
voldaan aan de gestelde regels en normen. De belangrijkste voorschriften zijn
opgenomen in:• het Algemeen Rijksambtenaren Reglement (ARAR);• het Reglement Dienst Buitenlandse Zaken (RDBZ);• het Voorzieningenstelsel van de Dienst Buitenlandse Zaken (DBZV);• de pensioenovereenkomst tussen de minister van Binnenlandse Zaken
en Koninkrijksrelaties (BZK) en de partijen (Stcrt. 1995, 251);• de circulaire van het ministerie van Binnenlandse Zaken over buitengewoon
verlof van lange duur bij de sector Rijk van 2 oktober 1996, kenmerk
AD96/U793 (Stcrt. 1996, nr. 194);• de Verhaalsregeling pensioenpremies sector Rijk bij buitengewoon
verlof van lange duur van 2 oktober 1996 (bijlage 3 van de circulaire).We hebben de volgende criteria onderzocht:• grondslag van het verlof;• aanvaarding van de voorwaarden;• pensioenpremies en verhaalsregeling;• voorzieningen tijdens het verlof;• controle maandelijkse betaling pensioenpremies.Grondslag van het verlofDe grondslag voor buitengewoon verlof van lange duur zonder behoud van
bezoldiging wegens plaatsing bij een internationale organisatie is artikel
46, lid 1 van het RDBZ of artikel 29, lid 1b van het RDBZ.In vier gevallen was sprake van een onjuiste grondslag, dat wil zeggen
artikel 29 RDBZ, terwijl dat had moeten zijn artikel 46 van het RDBZ.Het ministerie van BuiZa heeft dit inmiddels gecorrigeerd.Aanvaarding van de voorwaardenDe brief waarin de voorwaarden waaronder het verlof wordt toegekend dient
te worden ondertekend door het bevoegd gezag en door de betrokkene, als bewijs
dat hij1 de voorwaarden aanvaardt. Eerder gaat
het verlof niet in (artikel 46 lid 2 van het RDBZ). Er dient op te worden
toegezien dat de voorwaarden zijn aanvaard door betrokkene.In vier gevallen is de voorwaardenbrief niet mede ondertekend door betrokkene.
Dat betekent dat niet is gebleken of de ambtenaar de voorwaarden waaronder
het verlof is toegekend heeft aanvaard en houdt tevens in dat het verlof dus
feitelijk niet is ingegaan. Het Ministerie van BuiZa heeft in één
geval betrokkene schriftelijk verzocht de voorwaardenbrief alsnog voor akkoord
te ondertekenen en te retourneren. De overige betrokkenen zijn inmiddels niet
meer in dienst. Pensioenpremies en verhaalsregelingEen ambtenaar die buitengewoon verlof zonder behoud van bezoldiging heeft,
is maandelijks een bedrag verschuldigd dat gelijk is aan het bedrag dat zijn
werkgever voor hem over die maand is verschuldigd aan pensioenpremies. Als
het verlof betreft in verband met functieaanvaarding bij een internationale
volkenrechtelijke organisatie, is verder bepaald dat met de betreffende ambtenaar
een regeling kan worden getroffen op grond waarvan hij maandelijks vooralsnog
volstaat met de betaling van een voorschot ter grootte van het werknemersdeel
van de pensioenpremies. In dat geval dient hij een schuldbekentenis te ondertekenen
voor het verschil (werkgeversdeel), waarbij hij verklaart dat hij dit verschil
na afloop van het buitengewoon verlof in één keer zal voldoen.In artikel 2 van de Verhaalsregeling pensioenpremies sector Rijk bij buitengewoon
verlof van lange duur (bijlage 3 van de circulaire) is opgenomen dat het verhaal
van de pensioenpremie gelijk is aan de premies die de werkgever voor de betrokken
ambtenaar is verschuldigd, tenzij de werkgever anders heeft bepaald.Het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) geeft
aan dat de verhaalsregeling, gezien dit artikel, ruimte biedt om in individuele
gevallen af te wijken. Als daarvan sprake is dient het in een beleidsregel
te worden vastgelegd, in overleg met het Departementaal georganiseerd overleg
(DGO).In alle zeventien onderzochte gevallen waar dit voor van toepassing was
werd afgeweken van de hoofdregel dat het verhaal gelijk dient te zijn aan
de pensioenpremies die de werkgever voor betrokkene heeft betaald. Onder toepassing
van de circulaire van 1996 werd in zestien gevallen het werkgeversdeel kwijtgescholden
onder verrekening van een eventuele vertrekuitkering van de internationale
organisatie. In deze gevallen werd in de personeelsdossiers geen besluit aangetroffen
waarin de afwijking van de hoofdregel werd gemotiveerd door het Ministerie
van BuiZa. Ook is er bij het ministerie geen beleidsregel die een afwijking
van de hoofdregel in alle individuele gevallen mogelijk maakt.In één geval werd in strijd met het verhaalsbesluit de gehele
pensioenpremie, dus zowel het werknemers- als het werkgeversdeel, onder verrekening
van een eventuele vertrekuitkering kwijtgescholden.Het ministerie heeft onlangs een brief gestuurd naar betrokkene met een
voorstel tot terugbetaling van de verschuldigde premies.Voorzieningen tijdens het verlofDe constructie «buitengewoon verlof van lange duur» is er
voornamelijk voor bedoeld om de pensioenopbouw bij het ABP door te laten lopen.
Het is niet de bedoeling dat er overigens nog vergoedingen worden verstrekt.Het vergoedingenstelsel van het DBZV is bedoeld voor ambtenaren die zijn
geplaatst bij een Nederlandse vertegenwoordiging in het buitenland van wie
het gewenst is dat zij functioneren op een door de minister van BuiZa gewenst
niveau. Het ministerie hanteert hierbij het uitgangspunt dat de verlof verleende
ambtenaar in dezelfde positie wordt geplaatst als ware hij werkzaam bij een
Nederlandse vertegenwoordiging. Het ministerie vindt het van belang dat deze
medewerkers in aanmerking komen voor vergoedingen indien dit past bij de bestaande
regelgeving en de ontvangende organisatie schriftelijk toestemming heeft gegeven
voor het toekennen van deze vergoedingen. Het ministerie maakt hiertoe gebruik
van artikel 77 van het DBZV.Wij constateren dat het Ministerie van BuiZa in de gevallen waarin van
dit artikel gebruik wordt gemaakt hiervoor geen motivering heeft vastgelegd
in de personeelsdossiers. Het ministerie heeft ook geen algemene beleidslijn
die aangeeft welke criteria van toepassing zijn op toepassing van dit artikel
in geval van buitengewoon verlof van lange duur in verband met functieaanvaarding
bij een internationale organisatie.Controle maandelijkse betaling pensioenpremiesWij hebben onderzocht of HDPO controleert of de ambtenaren met buitengewoon
verlof maandelijks pensioenpremie aan het Ministerie van BuiZa betalen en
of HDPO wijzigingen van het te betalen bedrag aan betrokkenen doorgeeft. In
sommige gevallen bleek dat sprake was van een achterstand in deze betalingen
en werden wijzigingen niet tijdig doorgegeven aan de betrokkene. In één
geval heeft het Ministerie van BuiZa een vordering ingesteld op een ambtenaar
die inmiddels niet meer werkzaam is bij het ministerie.Conclusies en aanbevelingenWij concluderen dat het personeelsbeheer bij het verlenen van buitengewoon
verlof op een aantal onderdelen niet voldoet aan de eisen.Een paar van die onderdelen voldeden ook in ons onderzoek in 1994 niet
aan de voorwaarden. Het gaat om:• het ontbreken van een algemene beleidslijn voor het toepassen van
artikel 2 van de verhaalsregeling en het toepassen van artikel 77 RDBZ voor
voorzieningen;• het ontbreken van gemotiveerde vastleggingen in de individuele
personeelsdossiers;• het niet altijd ondertekenen en retourneren van de voorwaardenbrief
door betrokkenen.Wij bevelen de minister van BuiZa daarom het volgende aan:• In overleg met het Ministerie van BZK de circulaire uit 1996 aanpassen
op het punt van de verhaalsregeling. Het gaat dan vooral om de criteria voor
de toepassing van het artikel waarmee van de hoofdregel kan worden afgeweken.• Stel in overleg met het DGO een beleidsregel op waarin de werkwijze
die het Ministerie van BuiZa toepast op het verhaal van de pensioenpremies
transparant wordt vastgelegd en uitgevoerd.• Motiveer de toepassing van artikel 2 van de verhaalsregeling in
individuele beschikkingen en besluiten.• Maak geen gebruik van artikel 77 RDBZ bij het toekennen van voorzieningen
of formuleer daartoe een algemene beleidslijn.• In alle gevallen terugvordering/nabetaling te overwegen en ervoor
te zorgen dat in de personeelsdossiers de gemotiveerde beslissingen worden
vastgelegd.3.2.3 Archief- en dossierbeheerEen goed archief- en dossierbeheer is bij het Ministerie van BuiZa van
groot belang, met name omdat het ministerie een overplaatsbare loopbaandienst
heeft. Medewerkers rouleren regelmatig, dus zijn vooral de archieven en dossiers
het institutionele geheugen van het ministerie.Uit ons onderzoek en uit onderzoek van de auditdienst en de Inspectie
en Evaluatie Bedrijfsvoering (ISB) van het ministerie blijkt dat het archief-
en dossierbeheer niet voldoet aan de daaraan te stellen eisen. We hebben de
volgende tekortkomingen gesignaleerd:• De kwaliteit van de dossiers is onvoldoende.• Een actueel archiefplan en/of noodvernietingsplan ontbreekt in
een aantal gevallen.• Het ministerie geeft onvoldoende invulling aan het tijdig aanbieden
voor archivering.• Er is onvoldoende discipline in opstellen statusrapportages.• Het personeel is onvoldoende toegerust.Omdat deze tekortkomingen risico’s voor de bedrijfsvoering met zich
meebrengen bevelen wij de minister aan om aandacht te blijven besteden aan:• het toezicht door het ministerie op de wijze waarop wordt omgegaan
met archief- en dossierbeheer;• de kwaliteit, capaciteit en het bewustzijn van medewerkers belast
met archief- en dossierbeheer. Hierbij moet er ook aandacht zijn voor de risico’s
in verband met kennisverlies door overplaatsing van medewerkers.Wij stellen vast dat het ministerie in 2007 een aantal activiteiten heeft
ondernomen om het archief- en dossierbeheer te verbeteren. Eén van
deze activiteiten betreft het op termijn digitaliseren van het archief. Hiermee
kan een belangrijke stap worden gezet naar verbetering van het archief- en
dossierbeheer.3.3 Ontwikkeling in de bedrijfsvoeringIn figuur 2 hebben we de ontwikkeling in de bedrijfsvoering in de afgelopen
drie jaar opgenomen. De figuur laat zien welke (ernstige) onvolkomenheden
wij de laatste jaren hebben aangetroffen in het financieel beheer en materieelbeheer
en in de overige onderdelen van de bedrijfsvoering, en welke onvolkomenheden
zijn opgelost.Fiscalisering van de buitenlandvergoedingenWe hebben tijdens ons onderzoek naar de bedrijfsvoering van het Ministerie
van BuiZa aandacht besteed aan de fiscalisering van de buitenlandvergoedingen.
Dit betreft de wijze waarop de vergoedingscomponenten van de ministeriële
regeling DBZV met ingang van 1 januari 2001 fiscaal moet worden behandeld.
Tot die datum waren deze vergoedingen volledig onbelast.Na zes jaar onderhandelen hebben het Ministerie van Financiën en
het Ministerie van BuiZa in 2007 overeenstemming bereikt over dit onderwerp.
Het betreft de volgende onderdelen:• Na langdurig overleg met de Belastingdienst Grote Ondernemingen
wordt afgezien van het houden van een steekproefsgewijs kostenonderzoek om
het niveau van de werkelijke uitgaven aan te tonen. Gekozen wordt voor toepassing
van de 30%-regeling.• Eindheffing wordt toegepast met terugwerkende kracht tot 2001.• De mogelijkheid wordt gecreëerd dat fiscaal bovenmatige vergoedingen
voor extraterritoriale kosten in de eindheffing van de werkgever worden betrokken.
Inmiddels is de Uitvoeringsregeling Loonbelasting 2001 (artikel 82, lid 1,
onderdeel i) conform aangepast.• Het Ministerie van BuiZa vraagt niet om budgettaire compensatie
voor de fiscalisering maar zoekt (en vindt) die ruimte binnen de eigen begroting.• De afspraken met het Ministerie van BuiZa gelden ook voor andere
departementen. De toepassing van de eindheffing leidt ertoe dat het ministerie als werkgever
de belastingheffing voor zijn rekening neemt en dat de buitenlandvergoedingen
niet tot het belastbare loon van de werknemer worden gerekend. Ten opzichte
van individuele brutering heeft dit een aantal voordelen. Het voorkomt namelijk:• administratieve rompslomp en rondpompen van geld;• grootschalige aanpassing van computersystemen;• ongewenste invloed van het verhoogde loon op de pensioenopbouw
en werknemersverzekeringen.Het voorkomt ook dat door brutering een aanzienlijk aantal ambtenaren
op posten op een hoger brutoloon uitkomt dan het gemiddelde belastbare loon
van ministers volgens de Wet Openbaarmaking uit Publieke middelen gefinancierde
Topinkomens (WOPT).Over de jaren 2001 tot en met 2006 heeft de Belastingdienst aan het Ministerie
van BuiZa voor een totaal bedrag van € 59 miljoen aan loonbelasting
en € 7,5 miljoen aan heffingsrente opgelegd.4 INFORMATIE OVER BELEID NADER BESCHOUWDIn dit hoofdstuk gaan we in op onze bevindingen van ons jaarlijkse aanvullende
onderzoek naar de beschikbaarheid (§ 4.1) en bruikbaarheid (§ 4.2)
van beleidsinformatie in de begroting en het jaarverslag.Ten slotte gaan we in op een specifiek aspect van de bruikbaarheid van
jaarverslagen voor de Tweede Kamer: informatievoorziening over ICT-projecten
(§ 4.3).Het Jaarverslag 2007 van het Ministerie van BuiZa (BuiZa, 2008b) is onderdeel
van een experiment waartoe de minister van Financiën heeft besloten,
in overleg met de Algemene Rekenkamer en de Tweede Kamer. Het doel van het
experiment is om het jaarverslag meer focus en politieke zeggingskracht te
geven en de verantwoordingslasten te verminderen. Het experiment houdt in
dat de minister zich in het beleidsverslag in het jaarverslag uitgebreid verantwoordt
over de kabinetsprioriteiten uit het coalitieakkoord en over enkele beleidsprioriteiten
die specifiek zijn voor het departement. Over beleidsartikelen die niet onder
deze prioriteiten vallen neemt de minister in het jaarverslag alleen een financiële
verantwoording op. Informatie over de realisatie van prestaties en doelen
op het niveau van beleidsartikelen ontbreekt in het jaarverslag.De Jaarverslagen 2007 van de Ministeries van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit
(LNV) en van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) maken ook onderdeel uit
van het experiment.14.1 Beschikbaarheid van de beleidsinformatieWij onderzoeken ieder jaar hoe de minister van BuiZa en de minister voor
OS zich in hun jaarverslag verantwoorden over het realiseren van doelen, prestaties
en de inzet van middelen die met de begroting zijn afgesproken.Door het experiment hebben de ministers in hun jaarverslag geen informatie
opgenomen over de realisatie van doelen en prestaties op het niveau van beleidsartikelen.
Daarom hebben we ons onderzoek naar de beschikbaarheid van beleidsinformatie
bij dit ministerie alleen uitgevoerd over de begroting 2008 (zie § 4.1.1).
We zijn hiervoor nagegaan of de ministers per operationele doelstelling (OD)
informatie hebben opgenomen over doelen, prestaties en middelen en zo niet,
of het ontbreken van die informatie uitgelegd wordt (het zogenoemde «comply
or explain»-principe).Wij hebben ook onderzocht hoe de ministers van BuiZa en voor OS zich in
het jaarverslag verantwoorden over de kabinetsprioriteiten en de departementale
beleidsprioriteiten (zie § 4.1.2).4.1.1 Beleidsinformatie in begroting 2008De resultaten van ons onderzoek naar informatie in de begroting van het
ministerie zijn weergegeven in figuur 3. Om de ontwikkeling in de tijd te
laten zien, hebben we de beschikbaarheid van informatie in de begroting 2008
(BuiZa, 2007a) vergeleken met de resultaten van het onderzoek naar begroting
en jaarverslag 2005 en 2006 en de begroting 2007.Informatie over beleid is concreet, wanneer de bij een beleidsartikel
behorende doelen en prestaties specifiek, meetbaar en tijdgebonden geformuleerd
zijn en wanneer de middelen zijn gekoppeld aan de operationele doelstellingen.Het totaal aantal operationele doelstellingen in de begroting 2008 is
36. Wij zien twee redenen voor de verschillen tussen de begroting van 2007
en 2008:• Verschillende operationele doelstellingen zijn in de begroting
2008 anders geformuleerd, waardoor ze soms specifieker en soms juist minder
specifiek zijn dan in de begroting 2007.• In de begroting 2008 is bij vijftien operationele doelstellingen
voor zowel de doelstelling als de prestatie uitleg opgenomen in plaats van
informatie (explain). Hierdoor is de totaal score bij de prestaties gestegen.Vorig jaar concludeerden wij in ons rapport bij het jaarverslag van het
Ministerie van BuiZa dat explain niet gold voor de prestaties, omdat de ministers
zelf niet duidelijk aangaven of de uitleg over het ontbreken van informatie
gold voor doelstellingen of voor prestaties. Nu is de situatie ontstaan dat
in de begroting 2008 diverse operationele doelstellingen zijn uitgelegd waarover
in de begroting 2007 wel concrete informatie was opgenomen. Wij zijn van mening
dat het ministerie per operationele doelstelling apart moet beoordelen of
explain geldt voor de doelstelling of de prestatie
of voor de doelstelling en de prestatie.Doelstellingen: wat willen we bereiken?In de begroting staat dat een causaal verband tussen de door het ministerie
te realiseren prestaties en de beoogde (maatschappelijke) effecten niet is
aan te tonen, maar wel plausibel is te maken. Iedere operationele doelstelling
heeft beoogde beleidseffecten en te realiseren prestaties. De te realiseren
prestaties beschrijven hoe de Nederlandse regering denkt bij te dragen aan
de beoogde beleidseffecten. Deze beleidseffecten zijn grotendeels voorzien
van effectindicatoren over de millenniumdoelen of van internationale non-gouvernementele
organisaties (NGO’s) zoals de Wereldbank.Wij stellen vast dat ook in de begroting 2008 effectindicatoren zijn opgenomen
die niet herleidbaar zijn tot het Nederlandse beleid en de Nederlandse inzet.
De effectindicatoren over de millenniumdoelen en van internationale organisaties
zijn beperkter van opzet dan de beschrijving van de beoogde beleidseffecten.De minister van BuiZa heeft in zijn reactie op ons rapport bij het jaarverslag
2006 toegezegd de plausibiliteit van de relatie tussen Nederlandse inzet en
realisatie van internationale doelstellingen te onderbouwen door meer gebruik
te maken van verwijzingen naar relevante beleidsdocumenten. Hij zegde daarop
toe in de volgende begroting onder beleidsartikel 4, «meer welvaart
en minder armoede», expliciete verwijzingen op te nemen naar de Resultatenrapportage
en de MDG-8 rapportage (MDG: Millennium Development Goal). Wij hebben geconstateerd
dat de minister die expliciete verwijzingen niet heeft opgenomen bij beleidsartikel
4. Wel zijn de betreffende rapporten opgenomen in de tabel «Overzicht
onderzoek naar doelmatigheid en doeltreffendheid van beleid».Wij vinden dat in de begroting 2008 het inzicht in de doelrealisatie door
gebruik van effectgegevens van derden niet is vergroot ten opzichte van de
vorige begrotingen.In tegenstelling tot 2007 staan de indicatoren voor de millenniumdoelen
in de begroting 2008 in een tabel waarbij door arceringen de mate van voortgang
op de indicatoren weergegeven wordt. Hierdoor is volgens de minister in één
oogopslag duidelijk wat de voortgang is en of de doelen in 2015 met de huidige
inspanningen van de internationale gemeenschap naar verwachting zullen worden
gehaald of niet. Het is echter niet duidelijk of de tabel de voortgang tot
het jaar 2007 weergeeft, of dat hiervoor de tussenstanden in de tabellen worden
gebruikt.De meest recente cijfers in de tabellen zijn minimaal twee jaar oud. Sommige
cijfers zijn nog van 2003, omdat niet iedere indicator voor de millenniumdoelen
jaarlijks wordt gemeten. Als in de begroting informatie wordt gebruikt die
vijf jaar oud is, kan nauwelijks nog gesproken worden van relevante voortgangsinformatie.Onder de tabel met de effectindicator voor de millenniumdoelen wordt de
bron vermeld. In die bron kan een deel van de arceringen wel teruggevonden
worden, maar een deel ook niet. De gegevens berusten deels op een bewerking
van het Ministerie van BuiZa zelf op cijfers van de Wereldbank en de UNESCO
en zijn deels afkomstig uit een andere bron.In de begroting 2008 is bij de toelichting op operationele doelstelling
5.51 een tabel opgenomen voor indicator 17 uit
de indicatorenset voor millenniumdoelen. Indicator 17 betreft het percentage
geboortes dat onder begeleiding van geschoold personeel heeft plaatsgevonden.
In de tabel worden voor verschillende regio’s in de wereld zowel de
basiswaarde (1991), de tussenstand (2004) en de streefwaarde (2015) weergegeven.Als bron van deze gegevens is de publiek toegankelijke database van de
Verenigde Naties (VN) vermeld (de UN MDG database online). De streefwaarden
zijn echter in deze database niet terug te vinden. Navraag op het departement
leert dat de streefwaarden bij indicator 17 door het departement zelf zijn
berekend. De VN maken deze berekening namelijk niet. Bij de tabel wordt dit
echter niet vermeld.Bij de berekening is het departement uitgegaan van de basiswaarde in 1990.
Voor de streefwaarde is het departement uitgegaan van een «verbetering
van de indicator met driekwart». Die verbetering met driekwart is afgeleid
van doelstelling 6 van millenniumdoel 5 (verlaging van de moedersterfte met
driekwart). Daarbij is ook de aanname gedaan dat als het aandeel geschoold
personeel bij bevallingen met een bepaald percentage stijgt, de moedersterfte
met een gelijk percentage daalt.Deze aanname is niet overeenkomstig de werkelijke relatie tussen deze
twee variabelen. Immers, een wijziging van het aandeel «geschoold personeel»
brengt niet een zelfde wijziging in de moedersterfte met zich mee.Wij zijn van mening dat de bronvermelding bij de tabellen volledig had
moeten zijn. Wij merken dit ook op in ons rapport Staat
van de Beleidsinformatie 2008, dat wij net als voorliggend rapport
publiceren op 21 mei 2008.De indicatoren voor de millenniumdoelen zijn in de begroting 2008 opgesplitst
in regio’s, in tegenstelling tot de begroting 2007. Uit de beoogde beleidseffecten
blijkt niet dat deze onderverdeling tussen de regio’s van invloed is
op de prestaties die de minister voor OS wil leveren.Middelen: wat mag het kosten?Bij vier operationele doelstellingen zijn de uitgaven begroot op € 0,
net als in de begroting van 2007. Volgens het ministerie wil dit niet zeggen
dat er voor die operationele doelstellingen geen uitgaven gedaan worden, maar
dat de uitgaven zijn verspreid over meerdere operationele doelstellingen.Wij hebben in ons rapport bij het jaarverslag 2006 aanbevolen om de kosten
die niet direct aan een operationele doelstelling verbonden kunnen worden
expliciet bij de operationele doelstelling aan te geven.Wanneer prestaties onder een andere operationele doelstelling zijn opgenomen
dan de bijbehorende uitgaven, verdient het aanbeveling dit duidelijk te vermelden
in de toelichting bij deze operationele doelstellingen.4.1.2 Beleidsinformatie in jaarverslag 2007Wij hebben ook onderzocht hoe de ministers van BuiZa en voor OS zich in
het jaarverslag verantwoorden over het realiseren van de kabinetsprioriteiten
en de departementale beleidsprioriteiten, de daarvoor geleverde prestaties
en de daarmee gemoeide uitgaven. We zijn daarvoor nagegaan of de ministers
zich hebben verantwoord over de kabinetsprioriteiten die zijn toe te rekenen
aan hun ministerie. Ook hebben we onderzocht over welk deel van de uitgaven
de ministers verantwoording afleggen in het beleidsverslag van het jaarverslag.De ministers verantwoorden zich over alle beleidsprioriteiten van het
kabinet. Voor het Ministerie van BuiZa gaat het om de tien doelstellingen
uit pijler 1 «Een actieve internationale en Europese rol» en het
project «De Millennium Ontwikkelingsdoelen Dichterbij». Voor enkele
doelstellingen van pijler 1 geldt dat ook andere ministers daar verantwoording
over afleggen, zoals doelstellingen vier en acht.Doelstellingen vijf1, zes2   en zeven3 zijn in 2007 door het
Ministerie van BuiZa verder uitgewerkt in de beleidsnotities «Een zaak
van iedereen, Investeren in ontwikkeling in een veranderende wereld»
(BuiZa, 2007b) en «Naar een menswaardig bestaan, een mensenrechtenstrategie
voor het buitenlands beleid» (BuiZa, 2007f). Naast de tien doelstellingen
besteedt het ministerie ook aandacht aan twee thema’s die de doelstellingen
overstijgen:• draagvlak Nederlands buitenlandbeleid;• internationaal cultuurbeleid.Het ministerie geeft aan dat meer politieke focus wordt verkregen door
alleen de meest aansprekende resultaten te rapporteren.Wij concluderen dat het beleidsverslag leesbaarder en bruikbaarder is
dan voorgaande jaren.Bij een aantal kabinetsdoelstellingen past de invulling van de niet-financiële
beleidsinformatie volgens ons niet binnen de betreffende doelstelling. Zo
maakt het beleidsverslag niet duidelijk waarom drinkwater en sanitaire voorzieningen
zijn opgenomen bij doelstelling 8 «Actief bijdragen aan het tot stand
komen van nieuwe ambitieuze internationale klimaatdoelstellingen voor na 2012».
De onderbouwing hiervoor is in de tekst van het jaarverslag onvoldoende aanwezig.Daarnaast is bij sommige doelstellingen niet duidelijk welke bijdrage
Nederland heeft geleverd aan het bereiken van een specifiek resultaat. Dit
speelt bijvoorbeeld bij kabinetsdoelstelling 14
(zie kader).Voorbeeld van onduidelijke Nederlandse
bijdrage in het Jaarverslag 2007 van BuiZa In de tekst van het Jaarverslag
2007 van BuiZa schrijft de minister over het EU-veilig- heidsbeleid en de
resultaten die op dit gebied in 2007 zijn behaald: «Ook is de praktische
en operationele politie- en justitiesamenwerking tussen de lidsta- ten en
met Europol, Eurojust en Frontex verder uitgebouwd en verdiept. Zo kunnen
de politiebestanden binnen de EU aan elkaar worden gekoppeld en zijn afspraken
gemaakt over de samenstelling van een pool (mensen en materieel) die kan worden
ingezet bij migratiecrises in de zuidelijke lidstaten [...].»Wij menen dat de bruikbaarheid van het beleidsverslag verder kan toenemen
door:• de wijze waarop resultaten aan doelstellingen worden gekoppeld
te verbeteren; • de Nederlandse inzet bij de behaalde resultaten beter zichtbaar
te maken.Wij merken op dat het beleidsverslag gekenmerkt wordt door een positieve
toonzetting en weinig leerpunten en reflectie bevat.Verder valt ons op dat het ministerie in het jaarverslag een relatie heeft
gelegd tussen de kabinetsdoelstellingen en de operationele doelstellingen,
maar dat de relatie tussen de doelstellingen en de kosten niet één
op één te maken is.EvaluatiesIn de bedrijfsvoeringsparagraaf van het jaarverslag geven de bewindslieden
aan dat uitvoering is gegeven aan de motie om in het jaarverslag systematisch
aandacht te besteden aan de uitkomsten van evaluaties (Tweede Kamer, 2007).
Hierbij heeft de Tweede Kamer verzocht in de komende jaarverslagen de relatie
tussen de Nederlandse beleidseffecten en -prestaties meer inzichtelijk te
maken en daarbij gebruik te maken van de beleidsaanbevelingen en expertise
van de Inspectie Ontwikkelingssamenwerking en Beleidsevaluatie (IOB). BuiZa
heeft in de tabellen over evaluaties in het jaarverslag in totaal 22 evaluaties
opgenomen als afgerond in 2007. In het beleidsverslag wordt aan zeven evaluaties
gerefereerd, waarvan één evaluatie van 2006. Van deze genoemde
evaluaties zijn volgens het beleidsverslag de bevindingen overwegend positief,
met enkele punten voor verbetering. Specifieke leerpunten uit de evaluaties
staan nauwelijks in het beleidsverslag. Wij concluderen dan ook dat uitvoering
van deze motie voor verbetering vatbaar is.Wij hebben verder geconstateerd dat twee van de 22 evaluaties die zijn
afgerond in 2007, medio april 2008 nog niet naar de Tweede Kamer waren gestuurd.
Het gaat om «Clean Development Mechanism (CDM)», vastgesteld op
26 september 2007, en «Evaluatie effectiviteit Nederlandse EU voorzitterschap»,
vastgesteld op 19 december 2007.4.2 Bruikbaarheid van de beleidsinformatieNaast beschikbaarheid van informatie over beleid in het jaarverslag hebben
wij onderzocht of de informatie in het jaarverslag bruikbaar is voor de Tweede
Kamer. De Tweede Kamer moet zich met deze informatie een oordeel kunnen vormen
over de mate waarin een minister zijn beleidsdoelen en -prestaties heeft gerealiseerd
met behulp van de daarvoor ingezette middelen.Wij hebben onderzoek gedaan naar operationele doelstelling 5.5 van beleidsartikel
5 «Toegenomen menselijke ontplooiing en sociale ontwikkeling».
Operationele doelstelling 5.5 luidt: «Een wereldwijde betrokkenheid
voor seksuele en reproductieve gezondheid en rechten (SRGR) en het onverkort
uitvoeren van de Caïro-agenda.» Van die doelstelling hebben wij
drie na te streven resultaten onderzocht (zie ook kader).Onderzochte na te streven resultaten
binnen operationele doelstelling 5.5; de omschrijving in de Begroting 2008
van het Ministerie van BuiZa 1) Nederland heeft samen
met enkele andere bilaterale donoren, multilaterale organi- saties en mondiale
gezondheidsinitiatieven een proces geïnitieerd om in minimaal vijf landen
een gecoördineerde inspanning te leveren om de ontvangende landen te
ondersteunen om de gezondheidssystemen te versterken en voortgang richting
MDG’s te versnellen.      2) In acht landen zijn concrete stappen
genomen om verbetering van de SRGR van jongeren te bereiken, waaronder seksuele
voorlichting en dienstverlening, inclusief reproductive health commodities.     3) In vijf post-conflictlanden zijn maatregelen
genomen om sekse-gerelateerd geweld aan te pakken, zoals demobilisatie en
ontwapening, hervorming van de veiligheidssector (Democratische Republiek
Congo) en maatregelen tegen zoutzuurgeweld (Bangladesh).Met de keuze voor deze doelstelling en drie daaronder vallende na te streven
resultaten sluiten wij aan bij het onderzoek Staat van
de beleidsinformatie 2008, dat wij net als voorliggend rapport publiceren
op 21 mei 2008.In ons onderzoek hebben we gekeken op welke wijze informatie over de drie
na te streven resultaten is opgenomen in het beleidsverslag van het Jaarverslag
2007 van het Ministerie van BuiZa. We hebben geconstateerd dat in het beleidsverslag
van het jaarverslag niet systematisch wordt teruggekomen op de «na te
streven resultaten» uit de begroting 2007. In het kader van het experiment
geeft het ministerie aan dat alleen over de meest aansprekende resultaten
is gerapporteerd in het beleidsverslag.Beleidsartikel 5 is ondergebracht onder de kabinetsdoelstelling 6 «Duurzame
economische ontwikkeling bevorderen en armoedebestrijding met kracht voortzetten
en uitwerken in het project De Millennium Ontwikkelingsdoelen Dichterbij».
We hebben hierbij onderzocht of uit de aangeleverde beleidsinformatie opgemaakt
kon worden of de resultaten behaald waren. Ten slotte hebben we onderzocht
op welke wijze een relatie tussen de financiële informatie en de niet-financiële
informatie in het jaarverslag te leggen is.4.2.1 Resultaat 1: proces ter versterking van gezondheidssystemenInformatie over resultaat 1 zoals opgenomen
in het Jaarverslag 2007 van het Ministerie van BuiZa De minister schrijft in het jaarverslag
onder doelstelling 6: «Voortgang op de gezondheid
MDG’s (MDG 4, 5 en 6) is sterk afhankelijk van de ver- betering van
de kwaliteit van gezondheidsystemen in brede zin. Nederland heeft via bilaterale
programma’s in twaalf partnerlanden de gezondheidssector steun verleend.
Het in 2007 getekende International Health Partnership (IHP) beoogt meer inzet en betere samenwerking om de achterstanden
in het bereiken van de MDG’s op het gebied van gezondheid in te halen.
Nederland ziet dit partnerschap als een belangrijke stap om tot betere afspraken
en een meer effectieve inzet op landenniveau te komen. De gemaakte afspraken
zijn vastgelegd in een «compact» (overeenkomst)
dat is ondertekend door de Ministers van Gezondheid van acht ontwikkelingslanden
(waar- onder de vier Nederlandse partnerlanden Ethiopië, Mozambique,
Zambia en Mali), de hoofden van de belangrijkste internationale gezondheidsorganisaties
en bilaterale donoren.»De informatie in het beleidsverslag (zie kader hierboven) maakt expliciet
dat er door deelname aan het International Health Partnership (IHP) een gecoördineerd proces is geïnitieerd. Hierbij wordt aangegeven dat het proces is geïnitieerd
in acht ontwikkelingslanden, waaronder vier partnerlanden van Nederland (landen
waar Nederland een structurele ontwikkelingsrelatie mee heeft). Wij vinden
het niet noemen van de overige vier landen niet bijdragen aan de transparantie
over het bereiken van het resultaat. Ook licht de minister niet toe:• waarom juist in deze landen het gecoördineerde proces is geïnitieerd;• hoe Nederland bijdraagt aan dit proces in landen waar Nederland
geen partnerland is, maar die wel binnen de IHP-overeenkomst vallen;• wat dan precies een gecoördineerd proces is en wat de relatie
is tussen meer coördinatie en de versterking van de gezondheidszorg.Wij constateren op basis van de niet-financiële informatie in het
jaarverslag dat dit na te streven resultaat, met inachtneming van voornoemde
punten, is behaald.4.2.2 Resultaat 2: concrete stappen ter verbetering
SRGR van jongerenInformatie over resultaat 2 zoals opgenomen
in het Jaarverslag 2007 van het Ministerie van BuiZa De minister schrijft in het jaarverslag
onder doelstelling 6: «[...] Nederland [ondersteunt]
multilaterale organisaties en internationale NGO’s om SRGR beleid en
programma’s ten aanzien van jongeren te ontwikkelen en uit te voeren
in een groot aantal landen, waar onder Bangladesh, Burundi, Cambodja, Indonesië,
Ethiopië, Malawi en Rwanda en Vietnam.»De informatie in het jaarverslag (zie kader hierboven) geeft niet aan
in hoeverre er concrete stappen zijn genomen om de SRGR voor jongeren te verbeteren.
Het is voor de acht landen die genoemd worden uit de informatie niet op te
maken of er concrete stappen met het beleid en de programma’s zijn gezet.Waarom juist deze acht landen gekozen worden is ook niet duidelijk. Het
totaal aantal landen waar Nederland NGO’s en multilaterale organisaties
ondersteunt is niet gespecificeerd. Het Ministerie van BuiZa geeft in het
jaarverslag alleen aan welke inspanningen zijn verricht. De formulering van
resultaat 2 vraagt om de beoogde uitkomst van die inzet.Het valt daarom niet uit de niet-financiële beleidsinformatie met
zekerheid op te maken of het Ministerie van BuiZa dit resultaat heeft behaald.4.2.3 Resultaat 3: maatregelen tegen sekse-gerelateerd
geweldInformatie over resultaat 3 zoals opgenomen
in het Jaarverslag 2007 van het Ministerie van BuiZa De minister schrijft in het jaarverslag
onder doelstelling 6: «In 2007 zijn [...]
afspraken gemaakt om de komende jaren in negen landen bilateraal de aanpak
van het geweld tegen vrouwen te zullen steunen. In vijf van deze landen, Bangladesh,
Ghana, Mozambique, Guatemala en Ethiopië zal in 2008 worden begon- nen,
een jaar later zullen Zuid Afrika, [Democratische Republiek Congo],
Macedonië en Nicaragua zich hierbij voegen. Dit is een intensivering
van de Nederlandse inzet op de bescherming van vrouwenrechten in partnerschap
met het Nederlandse maatschappe- lijk middenveld. Verder werd in 2007 ook
middels lopende programma’s geweld tegen vrouwen aangepakt in verschillende
landen. Zo werd in Bangladesh de Acid Survivors Foundation gesteund die opvang
van slachtoffers combineert met bewustmakingacties en strafbaarstelling en
vervolging van daders. In de Democratische Republiek Congo ondersteunt Nederland
verschillende activiteiten tegen seksueel geweld tegen vrou- wen (van de financiering
van een documentaire, vertaling van wetteksten tot «gender- training»
van militairen). Andere landen waar programma’s worden gesteund om geweld
tegen vrouwen aan te pakken zijn Ethiopië, Guatemala en Nicaragua.»Over de informatie over resultaat 3 in het jaarverslag (zie kader hierboven)
constateren wij het volgende:• In het jaarverslag is niet aangegeven in welke vijf post-conflictlanden
maatregelen zijn genomen of welke maatregelen
zijn genomen;• Het jaarverslag spreekt van negen landen waarin het Ministerie
van BuiZa de komende jaren de aanpak van geweld tegen vrouwen zal ondersteunen.
De uitvoering hiervan zal echter pas in 2008 en 2009 beginnen. De relatie
met het na te streven resultaat in 2007 wordt niet gelegd.• De relatie tussen de activiteiten en de bijdrage aan de aanpak
van sekse-gerelateerd geweld niet altijd duidelijk te leggen is. Hieronder
vallen onder andere de genoemde documentaire in de Democratische Republiek
Congo en de vertaling van wetteksten.Wij vinden dat uit de niet-financiële beleidsinformatie in het jaarverslag
niet blijkt dat dit na te streven resultaat is behaald.4.2.4 Financiële toelichtingHet financieel belang van de drie na te streven resultaten is niet op
te maken uit het jaarverslag.1 Wij zijn van mening
dat dit de toegankelijkheid en transparantie van het jaarverslag belemmert,
omdat niet duidelijk is welk deel van de begrote middelen de na te streven
resultaten afdekt.In tabel 7 staan de ramingen voor 2007 tegenover de realisatie over 2007. Tabel 7 Overzicht begroting en realisatie
operationele doelstelling 5.5 (in €)  Raming 20071Realisatie
20072Bilateraal378 515 000122 694 000Gezondheidszorg algemeen decentraal74 465 00093 832 000Gezondheidszorg algemeen centraal025 638 000Reproductieve gezondheid decentraal4 050 0003 224 000Reproductieve gezondheid centraal00   Maatschappelijke organisaties15 200 00019 004 000TMF-programma gezondheidszorg algemeen7 000 0007 677 000 TMF reproductieve gezondheid8 200 00011 327 000SALIN: SRGR00Totaal93 715 000141 698 0001 Op basis van ontwerpbegroting 2007: Tweede Kamer, vergaderjaar
2006–2007, 30 800 V, nr. 2.2 Op basis van cijfers uit het financiële systeem
van het Ministerie van BuiZa, Piramide.3 Decentrale middelen zijn de gedelegeerde middelen die
de posten inzetten, centrale middelen zijn de middelen die de directies inzetten.Financiële toelichting zoals opgenomen
in het Jaarverslag 2007 van het Ministerie van BuiZa De minister schrijft in het jaarverslag
in de financiële toelichting bij operationele doelstelling 5.5:«Per saldo werd in 2007 bijna € 48
miljoen meer uitgegeven aan programma’s voor de verbetering van de reproductieve
gezondheidszorg, één van de prioritaire thema’s uit de
beleidsbrief «Een zaak van Iedereen» (Tweede Kamer, 2007b). De
extra uitgaven zijn met name bestemd voor landenprogramma’s op het gebied
van (reproductieve) gezondheidszorg via de ambassades. Voorbeelden zijn Ethiopië
(€ 4 miljoen) en Mozambique (€ 2,5 miljoen). Daarnaast
is er een verhoging van de bijdrage aan de Global Alliance for Vaccines and
Immunisation (GAVI) met € 20 miljoen.»De titel en tekst van de operationele doelstelling veronderstellen dat
het merendeel van uitgaven gericht is op SRGR en het uitvoeren van de Caïro-agenda.
Eén van de te behalen resultaten refereert aan het versterken van de
basisgezondheidszorg. Uit het overzicht van de gerealiseerde uitgaven blijkt
dat 10% van alle uitgaven is besteed aan reproductieve gezondheidszorg
en 90% aan gezondheidszorg algemeen.Daarnaast is het niet inzichtelijk welke kostensoorten bijdragen aan de
uitvoering van de Caïro-agenda. De formulering van operationele doelstelling
5.5 komt daarmee volgens ons niet overeen met de allocatie van middelen.Relatie tussen financiële informatie en beleidsinformatieDe financiële toelichting stelt dat de bijdrage aan Global Alliance
for Vaccines and Immunisation (GAVI) met € 20 miljoen is verhoogd.
In het beleidsverslag wordt GAVI niet genoemd. Het is daarom niet duidelijk:• waarom dit bedrag aan GAVI wordt gegeven;• aan welk na te streven resultaat GAVI een bijdrage levert.Daarnaast wordt gesteld dat de bijdragen aan de sectorale programma’s
voor gezondheidszorg in bepaalde landen worden verhoogd. Deze informatie valt
volgens ons eveneens niet te koppelen aan informatie die in het beleidsverslag
staat. Het is niet duidelijk aan welk na te streven resultaat deze financiële
inspanning zal bijdragen. Het IHP daarentegen wordt wel in het beleidsverslag genoemd, maar niet
in de financiële toelichting, waardoor onder andere niet duidelijk is:• of de inspanningen onder het IHP financieel onderbouwd zijn;• hoe de verhouding is tussen het IHP en de lokale sectorale programma’s1 in de vier partnerlanden.We constateren dat er moeilijk een relatie is te leggen tussen de financiële
toelichting en de behaalde resultaten genoemd in het beleidsverslag. Aangezien
de extra financiële inzet niet duidelijk te koppelen is aan te behalen
resultaten, zijn wij van mening dat de minister niet aannemelijk maakt dat
deze extra inzet bijdraagt aan te behalen resultaten.4.3 Informatie over ICT-projecten in het jaarverslagDe Tweede Kamer heeft de Algemene Rekenkamer in 2007 verzocht onderzoek
te doen naar de problemen met ICT-projecten bij de overheid. Deze projecten
vragen vaak meer geld en tijd dan gepland en de Tweede Kamer wilde weten wat
daarvan de oorzaak is.Op 29 november 2007 is het eerste deel van het onderzoek gepubliceerd: Lessen uit ICT-projecten bij de overheid; deel A (Algemene
Rekenkamer, 2007). Het tweede deel van het onderzoek wordt verwacht in juni
2008.Wij zijn nagegaan of de departementale jaarverslagen de Tweede Kamer informatie
verschaffen over ICT-projecten bij de overheid. De minister van BuiZa meldt
in het Jaarverslag 2007 het volgende over ICT-projecten binnen het ministerie:• E-module inkoop: voorbereiding van de invoering heeft meer tijd
gekost dan voorzien en is daarom niet gerealiseerd.• Personele- en financiële administratie: technisch en applicatief
beheer is uitbesteed aan externe leverancier. De koppeling met P-direct zal
per 1 januari 2009 in gebruik worden genomen.• Internationale betalingen: er is een «in-house shared service
center» opgezet en sinds het tweede kwartaal van 2007 worden alle internationale
betalingen centraal afgewikkeld.• Reisdocumenten aanvraag- en archiefstation (RAAS)-infrastructuur:
De vervanging van deze infrastructuur is voltooid. Het vernieuwde RAAS kan
biometrie in het reisdocumentenproces toepassen.• Nieuwe visum informatiesysteem (NVIS): dit systeem is in 2007 op
een groot aantal posten in gebruik genomen.BIJLAGE 1OVERZICHT FOUTEN EN ONZEKERHEDEN IN DE FINANCIËLE
INFORMATIE IN HET JAARVERSLAG 2007 VAN HET MINISTERIE VAN BUITENLANDSE ZAKENA. Verplichtingen (€ x 1000)Art. nr.OmschrijvingVerantwoord
bedragFoutOnzekerheidTotaal F + OTolerantie overschreden?Onzekerheid over volledig-heid   RechtmatigheidDeugdelijke weergaveRechtmatigheidDeugdelijke weergave   Beleidsartikelen1Versterking internationale
rechts- orde en eerbiediging mensenrechten98 61910–61–71nee–2Grotere veiligheid en stabiliteit,
effectieve humanitaire hulpverlening en goed bestuur1 156 5101 630–4 860–6 490nee–3Versterkte Europese samenwerking7 971 3240–––0nee–4Meer welvaart en minder armoede1 012 7011 000–388–1 388nee–5Toegenomen menselijke ontplooiing
en sociale ontwikkeling560 411––––– –6Beter beschermd en ontwikkeld milieu347 629––––– –7Welzijn en veiligheid
van Neder- landers in het buitenland en regulering van personenverkeer104 763––––– –8Versterkt cultureel
profiel en posi- tieve beeldvorming in en buiten Nederland55 4222 440–––2 440nee–Niet-beleidsartikelen9Geheim–––––– –10Nominaal en onvoorzien23––––– –11Algemeen712 3576 730–––6 730nee–Totaal 12 019 75911 810–5 309–  –Individuele fouten in de deugdelijke weergave die de tolerantie
overschrijdenArt. nr.PostFout  Totaal individuele fouten0  Totaal verplichtingen12 019 759   Procentuele fout0,10%Tolerantiegrens niet overschreden  Procentuele onzekerheid0,04%Tolerantiegrens niet overschredenB/C. Uitgaven + ontvangsten (€ x 1000)Art. nr.OmschrijvingVerantwoord
bedragFoutOnzekerheidTotaal F + OTolerantie overschreden?Onzekerheid over volledig-heid   RechtmatigheidDeugdelijke weergaveRechtmatigheidDeugdelijke weergave   Beleidsartikelen1Versterking internationale
rechts- orde en eerbiediging mensenrechten92 4674 843–40–4 883nee–2Grotere veiligheid en stabiliteit,
effectieve humanitaire hulpverlening en goed bestuur917 1175 215–––5 215nee–3Versterkte Europese samenwerking7 659 24311–––11nee–4Meer welvaart en minder armoede1 049 6931 467–5–1 473nee–5Toegenomen menselijke ontplooiing
en sociale ontwikkeling1 581 0355 898–––5 898nee–6Beter beschermd en ontwikkeld milieu356 0086 407–1 089–7 496nee–7Welzijn en veiligheid
van Neder- landers in het buitenland en regulering van personenverkeer152 808341–237–577nee–8Versterkt cultureel
profiel en posi- tieve beeldvorming in en buiten Nederland97 905800–1 000–1 800nee–Niet-beleidsartikelen9Geheim–––––– –10Nominaal en onvoorzien23––––– –11Algemeen930 2752 27468 680–10 960nee–Totaal 12 836 57427 256611 051–  –(1)Totaal Uitgaven en Ontvangsten12 836 574Omvangsbasis uitgaven + ontvangsten  Procentuele fout0,21%Tolerantiegrens
niet overschreden   Procentuele onzekerheid0,09%Tolerantiegrens niet overschreden           (2)Totaal12 837 191Omvangsbasis uitgaven + ontvangsten + bijdrage(n) van derden baten-lastendiensten  Procentuele fout0,21%Tolerantiegrens
niet overschreden   Procentuele onzekerheid0,09%Tolerantiegrens niet overschreden B. Uitgaven (€ x 1000)Art. nr.OmschrijvingVerantwoord
bedragFoutOnzekerheidTotaal F + OTolerantie overschreden?Onzekerheid over volledig-heid   RechtmatigheidDeugdelijke weergaveRechtmatigheidDeugdelijke weergave   Beleidsartikelen1Versterking internationale
rechts- orde en eerbiediging mensenrechten92 4674 843–40–4 883nee–2Grotere veiligheid en stabiliteit,
effectieve humanitaire hulpverlening en goed bestuur915 1655 215–––5 215nee–3Versterkte Europese samenwerking7 032 23811–––11nee–4Meer welvaart en minder armoede959 7511 467–5–1 473nee–5Toegenomen menselijke ontplooiing
en sociale ontwikkeling1 581 0355 898–––5 898nee–6Beter beschermd en ontwikkeld milieu356 0086 407–1 089–7 496nee–7Welzijn en veiligheid
van Neder- landers in het buitenland en regulering van personenverkeer111 681341–237–577nee–8Versterkt cultureel
profiel en posi- tieve beeldvorming in en buiten Nederland97 146800–1 000–1 800nee–Niet-beleidsartikelen9Geheim–––––– –10Nominaal en onvoorzien23––––– –11Algemeen718 2952 27468 680–10 960nee–Totaal 11 863 80927 256611 051–  –Individuele fouten in de deugdelijke weergave die de tolerantie
overschrijdenArt. nr.PostFout  Totaal individuele fouten0  Totaal uitgaven11 863 809  Procentuele fout0,23%Tolerantiegrens niet overschreden Procentuele onzekerheid0,09%Tolerantiegrens niet overschredenC. Ontvangsten (€ x 1000)Art. nr.OmschrijvingVerantwoord
bedragFoutOnzekerheidTotaal F + OTolerantie overschreden?Onzekerheid over volledig-heid   RechtmatigheidDeugdelijke weergaveRechtmatigheidDeugdelijke weergave   Beleidsartikelen1Versterking internationale
rechts- orde en eerbiediging mensenrechten–––––– –2Grotere veiligheid en stabiliteit,
effectieve humanitaire hulpverlening en goed bestuur1 952––––– –3Versterkte Europese samenwerking627 005––––– –4Meer welvaart en minder armoede89 942––––– –5Toegenomen menselijke ontplooiing
en sociale ontwikkeling–––––– –6Beter beschermd en ontwikkeld milieu–––––– – 7Welzijn en veiligheid
van Neder- landers in het buitenland en regulering van personenverkeer41 127––––– –8Versterkt cultureel
profiel en posi- tieve beeldvorming in en buiten Nederland759––––– –Niet-beleidsartikelen9Geheim–––––– –10Nominaal en onvoorzien–––––– –11Algemeen211 980––––– –Totaal 972 765––––  –Individuele fouten in de deugdelijke weergave die de tolerantie
overschrijdenArt. nr.PostFout  Totaal individuele fouten0  Totaal ontvangsten972 765  Procentuele fout0,00%   Procentuele onzekerheid0,00% D. Baten-lastendiensten (€ x 1000)Art. nr.OmschrijvingVerantwoord
bedragFoutOnzekerheidTotaal F + OTolerantie overschreden?Onzekerheid over volledigheid   RechtmatigheidDeugdelijke weergaveRechtmatigheidDeugdelijke weergave   Centrum tot Bevordering
van de Import uit ontwikkelingslanden         Baten27 68035307––342– Totaal 27 68035307–– –  Totale baten baten-lastendiensten27 680         Procentuele fout1,23%Tolerantiegrens
niet overschreden   Procentuele onzekerheid0,00%       E. Saldibalans (€ x 1000)Art. nr.OmschrijvingVerantwoord
bedragFoutOnzekerheidTotaal F +OOnzekerheid over volledig-heid   RechtmatigheidDeugdelijke weergaveRechtmatigheidDeugdelijke weergave  3Liquide middelen46 059––––––5Uitgaven buiten begrotingsverband16 921–1 523––1 523–6Ontvangsten buiten begrotingsverband12 002–1 086––1 086–7Openstaande rechten–––––––8Extra-comptabele vorderingen455 080–44––44–9Extra-comptabele schulden–––––––10Voorschotten5 502 85625 86122 64624 552–73 059–11Garantieverplichtingen418 651––––––12Openstaande verplichtingen10 184 253–5 080––5 080–13Deelnemingen––––––– Totaal beoordeeld16 635 82225 86130 37924 552– – * De tolerantiegrens
wordt afgeleid van totaal beoordeeld           Totaal saldibalans16 635 822        Procentuele fout0,34%Tolerantiegrens
niet overschreden   Procentuele onzekerheid0,15%Tolerantiegrens niet overschreden F. Afgerekende voorschotten (€ x 1000) OmschrijvingVerantwoord
bedragFoutOnzekerheidTotaal F + OTolerantie overschreden?Onzekerheid over volledig-heid   RechtmatigheidDeugdelijke weergaveRechtmatigheidDeugdelijke weergave    Totaal afgerekende
voorschotten 20073 247 12426 878–24 552–51 430nee– Totaal afgerekende
voorschotten3 247 12426 878–24 552–  – Totaal afgerekende voorschotten3 247 124        Procentuele fout0,83%Tolerantiegrens
niet overschreden   Procentuele onzekerheid0,76%Tolerantiegrens niet overschreden BIJLAGE 2GEBRUIKTE AFKORTINGENAALAudit Actielijst ACAudit Committee AO/ICAdministratieve
Organisatie/Interne ControleARARAlgemeen Rijksambtenaren
Reglement BuiZa(Ministerie van)
Buitenlandse Zaken BZKBinnenlandse Zaken
en Koninkrijksrelaties CBICentrum tot Bevordering
van Import uit ontwikkelingslanden CDMClean Development
Mechanism CW 2001Comptabiliteitswet
2001 DADDepartementale AuditdienstDBZVVoorzieningenstelsel
van de Dienst Buitenlandse ZakenDGISDirectoraat Generaal
Internationale SamenwerkingDGODepartementaal Georganiseerd
Overleg DHB Directie Huisvesting
Buitenland DVFDirectie Verenigde
Naties en Internationale Financiële instellingen EUEuropese UnieFEZDirectie Financieel-Economische
ZakenFMOFinancierings-Maatschappij
voor OntwikkelingslandenGAVIGlobal Alliance for
Vaccines and ImmunizationHBBZHandboek Bedrijfsvoering
Buitenlandse ZakenHDPOHoofddirectie Personeel
en OrganisatieICTInformatie- en CommunicatietechnologieIHPInternational Health
Partnership IOBInspectie Ontwikkelingssamenwerking
en Beleidsevaluatie ISB Inspectie en Evaluatie
Bedrijfsvoering LNV Landbouw, Natuur
en Voedselkwaliteit MDG Millennium Development
Goal (millenniumontwikkelingsdoel) MFS MedefinancieringsstelselNFBINiet-financiële
beleidsinformatieNGONon-gouvernementele
organisatie NIMDNederlands Instituut
voor Meerpartijendemocratie NVISNieuw Visum Informatie
Systeem ODOperationele doelstelling OSOntwikkelingssamenwerking PIPS Politieke en Interparlementaire
Samenwerking PM&E Planning, monitoring
en evaluatie RBV Rijksbegrotingsvoorschriften RDBZReglement Dienst
Buitenlandse Zaken RDSReisdeclaratiesysteem RPERegeling Periodiek
Evaluatieonderzoek en beleidsinformatie RWT Rechtspersoon met
een Wettelijke Taak SALIN Strategische Allianties
met Internationale NGO’s SRGR Seksuele en Reproductieve
Gezondheid en Rechten TMF Thematische Medefinanciering UNDP United Nations Development
Programme UNESCO United Nations
Educational Scientific and Cultural Organization UNICEF United Nations
Children’s Fund VBTB Van Beleidsbegroting
Tot Beleidsverantwoording VIR-bi Voorschrift Informatiebeveiliging
Rijksdienst-bijzondere informatie VN Verenigde Naties VWS Volksgezondheid,
Welzijn en Sport WOPT Wet Openbaarmaking
uit Publieke middelen gefinancierde TopinkomensBIJLAGE 3VERKLARENDE WOORDENLIJSTHieronder vindt u in alfabetische volgorde een aantal veel voorkomende
woorden en begrippen uit het rechtmatigheidsonderzoek van de Algemene Rekenkamer.
Van iedere term wordt de betekenis omschreven. Waar relevant wordt ook het
gebruik van de term in het onderzoek uitgelegd.Cursief weergegeven woorden worden elders
in de lijst nader toegelicht.Accountantsrapport/auditrapportSchriftelijk verslag van een accountant/auditor over de uitkomsten van
zijn onderzoek. Bij de rijksoverheid zijn dit de bevindingen naar aanleiding
van het onderzoek naar: (a) de totstandkoming van de bedrijfsvoeringsinformatie en de beleidsinformatie van een departement,
(b) het financieel beheer en het materieelbeheer van een departement en (c) de financiële informatie in het jaarverslag van een departement
(dan wel in het jaarverslag van het Rijk).AccountantsverklaringSchriftelijke mededeling van een accountant (van een departementale auditdienst)
waarin een oordeel wordt gegeven over het getrouwe beeld van de in het jaarverslag
opgenomen jaarrekening met de daarbij behorende financiële toelichtingen
en (bij het Rijk) over de in de bedrijfsvoeringsparagraaf opgenomen rapportage
over de rechtmatigheid van de begrotingsuitvoering. De accountantsverklaring
geeft ook aan of het jaarverslag is opgesteld overeenkomstig de daarvoor geldende
verslaggevingsvoorschriften en of de in het jaarverslag opgenomen niet-financiële
informatie niet-strijdig is met de financiële informatie.Wanneer een accountant in het jaarverslag fouten en onzekerheden constateert
die het getrouwe beeld van de financiële informatie in het jaarverslag
of het getrouwe beeld van de rechtmatigheidsinformatie in de bedrijfsvoeringsparagraaf
aantasten, geeft hij geen goedkeurende accountantsverklaring.ApparaatsuitgavenUitgaven voor personeel en materieel die nodig zijn om het departement
te doen functioneren, zoals salarisuitgaven, (onderhouds)uitgaven voor de
huisvesting, overheaduitgaven. Andere uitgaven die een ministerie doet zijn programma-uitgaven.Artikelsgewijze oordeelsvormingWijze waarop het oordeel van de Algemene Rekenkamer over begrotingsartikelen
tot stand komt. Ten behoeve van het budgetrecht
van de Tweede Kamer voor de afzonderlijke begrotingsartikelen, hanteert de Algemene Rekenkamer kwantitatieve tolerantiegrenzen op het niveau van begrotingsartikelen. Dat wil
zeggen: per begrotingsartikel wordt gekeken hoeveel fouten en/of onzekerheden
er zijn, hoeveel geld daarmee in totaal gemoeid is en of dit totaal het bedrag
te boven gaat dat de Algemene Rekenkamer voor het begrotingsartikel in kwestie
nog toelaatbaar acht.AutoriserenEén van de taken van de Staten-Generaal is het goedkeuren van de
begroting van ieder departement. Dit betekent dat zij bepalen hoeveel een
minister maximaal kan besteden en aan welke doelen. Zie ook budgetrecht.BalanspostPost in de balans van een baten-lastendienst
met de activa (bezittingen) en passiva (eigen vermogen en schulden) van de
dienst.BatenDe (op een staat van baten en lasten op te
nemen) bedragen die worden beschouwd als voordelen die verband houden met
de activiteiten in de betreffende periode.Baten-lastendienstEen dienstonderdeel van een ministerie met een grotere zelfstandigheid
dan andere departementale diensten. Deze grotere zelfstandigheid laat onverlet
dat er sprake is van ministeriële verantwoordelijkheid en dat het budgetrecht
van de Tweede Kamer van toepassing is.Een baten-lastendienst heeft een afzonderlijke plaats in de begroting
en de financiële verantwoording van het moederministerie. Ook voert een
baten-lastendienst een eigen administratie, los van de begrotingsadministratie
van het moederministerie. De term «basten-lastendienst» verwijst
naar de boekhoudmethode die deze diensten hanteren, het baten-lastenstelsel.Baten-lastenstelselBij een stelsel van baten en lasten worden de opbrengsten en uitgaven voor een geleverde of ontvangen
dienst verantwoord in het jaar waarin die dienst geleverd of ontvangen is.
Deze methode verschilt van het kasstelsel, waarbij
het moment van uitgeven of ontvangen bepalend is voor het moment waarop een
post wordt opgenomen in de verantwoording.BedrijfsvoeringOnder de bedrijfsvoering vallen alle processen die ervoor zorgen dat een
ministerie kan functioneren: het financieel beheer en het materieelbeheer
en de processen op het gebied van personeel, informatievoorziening, administratie,
communicatie en huisvesting.Bedrijfsvoeringsparagraaf/bedrijfsvoeringsinformatieIn de bedrijfsvoeringsparagraaf van het jaarverslag van een ministerie
verantwoordt de minister zich over (a) de rechtmatigheid van de begrotingsuitvoering
(of het begrotingsgeld volgens de regels is uitgegeven), (b) de totstandkoming
van de beleidsinformatie, (c) het gevoerde financieel beheer en materieelbeheer
en (d) de overige aspecten van de bedrijfsvoering.De bedrijfsvoeringsparagraaf heeft het karakter van een uitzonderingsrapportage:
de minister meldt alleen fouten en onzekerheden in de begrotingsuitvoering
die de tolerantiegrenzen overschrijden.BegrotingshoofdstukDe Rijksbegroting bestaat uit de begrotingen van het Huis der Koningin,
de Hoge Colleges van Staat, de Kabinetten, alle ministeries en alle begrotingsfondsen.
In totaal omvat de rijksbegroting 26 afzonderlijke hoofdstukken: de zogenoemde
begrotingshoofdstukken. Elk hoofdstuk heeft een eigen begroting, een eigen
jaarverslag en een eigen rapport bij het jaarverslag.Begrotingsartikel/BeleidsartikelIeder begrotingshoofdstuk kent twee soorten begrotingsartikelen: beleidsartikelen
en niet-beleidsartikelen. In de beleidsartikelen geeft de minister een toelichting
op de door hem te realiseren beleidsresultaten. Een beleidsartikel bestaat
uit een overkoepelende (algemene) doelstelling, en indien van toepassing één
of meeroperationele doelstellingen, met bijbehorende prestatiegegevens. Aan niet-beleidsartikelen worden verplichtingen, uitgaven en ontvangsten toegerekend die
geen verband houden met het realiseren van beleidsdoelstellingen.BeleidsinformatieBeleidsinformatie in het jaarverslag is de informatie die de minister
geeft over de gerealiseerde effecten als gevolg van het gevoerde beleid, de
daartoe geleverde prestaties en de daarmee gemoeide kosten. De beleidsinformatie
in het jaarverslag wordt ook wel niet-financiële informatie genoemd.BestuurskostenTot «bestuurskosten» worden gerekend: (a) de uitgaven voor
de voorzieningen die aan ministers en staatssecretarissen ter beschikking
worden gesteld en die noodzakelijk zijn voor de vervulling van hun ambt, en
(b) de vaste vergoedingen voor de kosten van voorzieningen die voor eigen
rekening van de ministers en staatssecretarissen komen en die door hen mede
worden aangewend ten behoeve van de vervulling van hun ambt.1BezwaarDe Algemene Rekenkamer kan bezwaar maken wanneer een minister in strijd
met de regels geld heeft uitgegeven of (niet) heeft ontvangen. Zij kan ook
bezwaar maken wanneer een minister onvolkomenheden in het financieel beheer
en materieelbeheer van zijn departement heeft laten voortbestaan. De Algemene
Rekenkamer doet dit niet snel. Zij brengt de minister eerst op de hoogte van
het voornemen om bezwaar te maken en overlegt met hem. Pas als dat niet tot
verbeteringen leidt, komt de bezwaarprocedure in beeld. De bezwaarprocedure
is bedoeld als signaal dat maatregelen dringend nodig zijn. De bezwaarprocedure
is wettelijk geregeld in de artikelen 88 en 89 van de Comptabiliteitswet 2001.BezwaaronderzoekVoordat de Algemene Rekenkamer besluit om bezwaar
te maken, doet zij nader onderzoek naar het betreffende probleem. Dergelijk
onderzoek heet een bezwaaronderzoek. De bevindingen uit dit onderzoek dienen
als mogelijke onderbouwing van het bezwaar. Op grond van de resultaten van
dit onderzoek neemt de Algemene Rekenkamer een besluit over het al dan niet
maken van bezwaar.BudgetrechtRecht van de Staten-Generaal om van tevoren toestemming te verlenen aan
een minister voor het aangaan van verplichtingen,
het doen van uitgaven en het innen van ontvangsten (belastingen). Zie ook autoriseren.De Tweede Kamer heeft budgetrecht op artikelniveau. Eenbegrotingsartikel is de kleinste eenheid van een begrotingswet waarin
de bedragen voor de aan te gane verplichtingen, te verrichten uitgaven en
te innen ontvangsten zijn opgenomen. De Tweede Kamer kan het door het recht
van amendement een begrotingsartikel wijzigen.De Eerste Kamer heeft budgetrecht op hoofdstukniveau. Nadat de Tweede
Kamer op de begrotingswetten (en daarmee de begrotingen) op artikelniveau
heeft goedgekeurd, kan de Eerste Kamer alleen de begrotingswet als geheel
(het begrotinghoofdstuk) goedkeuren of verwerpen. Comply or explain«Pas toe of leg uit». In het departementale jaarverslag moet
de minister per operationele doelstelling informatie opnemen over de realisatie
van de doelen van zijn beleid, de daartoe geleverde prestaties en de daarvoor
uitgegeven middelen (comply). Sinds 2005 mag de minister afzien van het opnemen
van concrete beleidsinformatie in zijn jaarverslag (motie-Douma c.s., 2005).
Hij moet dan wel uitleggen waarom hij het niet zinvol of relevant acht om
die informatie op te nemen (explain).Comptabiliteitswet 2001De Comptabiliteitswet 2001 (CW 2001) regelt de financiële gang van
zaken binnen ministeries en tussen de ministers en het parlement. De CW 2001
schrijft ook de taken van de Algemene Rekenkamer voor. Deze wet draagt de
Algemene Rekenkamer onder meer op om jaarlijks te onderzoeken of de jaarverslagen
van de ministeries voldoen aan een aantal nader omschreven eisen.ControleerbaarHet financieel beheer van een ministerie is controleerbaar als de beheershandelingen
duidelijk zijn vastgelegd, opdat de organisatie goed kan functioneren en opdat
audits efficiënt kunnen worden uitgevoerd.ControletorenHet stelsel van control (sturing en beheersing van beleids- en beheersprocessen),
controle (verificatie) en (budgettair) toezicht binnen het Rijk.DechargeGoedkeuring door de Staten-Generaal van de begrotingsuitvoering van de
minister. Na Verantwoordingsdag keuren de Staten-Generaal de slotwetten goed. Daarmee verlenen ze decharge aan de ministers:
deze laatsten worden ontheven van hun verantwoordelijkheid voor het gevoerde
beleid en de daaraan verbonden financiële consequenties, waarover ze
zich in de jaarverslagen hebben verantwoord. Departementale auditdienst (DAD)De DAD is een onderdeel van het ministerie dat onder meer belast is met
de controle van het departementale jaarverslag, het onderzoek naar het financieel beheer, het materieelbeheer en de ten behoeve daarvan bijgehouden administraties en het onderzoek
naar de totstandkoming van de niet-financiële informatie. De DAD voert daarmee een wettelijke taak uit. De Algemene Rekenkamer
beschouwt de DAD als een interne accountant, die relatief onafhankelijk functioneert.
Een waarborg voor deze relatieve onafhankelijkheid vormt het feit dat de taak
en de plaats van de DAD wettelijk geregeld zijn. Deze plaats, direct onder
de secretaris-generaal van het betreffende ministerie, waarborgt de onafhankelijkheid
ten opzichte van de te controleren afdelingen en diensten van het ministerie.
Verder kan de DAD rechtstreeks aan de minister rapporteren.Deugdelijke/ondeugdelijke weergaveDe in het jaarverslag opgenomen financiële informatie dient deugdelijk te zijn weergegeven. Dit houdt in dat de informatie
betrouwbaar, aanvaardbaar en toereikend moet zijn, zodat de Tweede Kamer zich
als gebruiker van die informatie een oordeel kan vormen over de uitkomsten.Europese aanbestedingsregelsRegels voor het openstellen van overheidsopdrachten voor leveranciers
uit alle Europese lidstaten. De regels zijn gericht op een transparant aanbestedingsproces
op basis van objectieve selectie- en gunningscriteria.Financieel beheerHet financieel beheer van een ministerie omvat het geheel van beslissingen,
handelingen en regels die zijn bedoeld voor de sturing en beheersing van,
alsmede de verantwoording over, de financiële transacties en de saldi
waarvoor de minister (mede)verantwoordelijkheid draagt. Deze begripsomschrijving
is gebaseerd op de Comptabiliteitswet 2001.Financiële informatieFinanciële informatie betreft de verplichtingen, uitgaven en ontvangsten van een ministerie in de verantwoordingsstaat
en de toelichting daarbij (en voor zover van toepassing: de baten, lasten, kapitaaluitgaven, kapitaalontvangsten en balansposten in de samenvattende verantwoordingsstaat van de onder
een ministerie vallende baten-lastendiensten en
de toelichting daarbij).Financieel jaarverslag en saldibalans van het RijkHet Financieel jaarverslag van het Rijk en de saldibalans van het Rijk
vormen tezamen de jaarlijkse financiële verantwoording van het Rijk.
Het Financieel jaarverslag van het Rijk bevat de rekening van uitgaven en
ontvangsten van het Rijk, die aansluit op de in de departementale en niet-departementale
jaarverslagen opgenomen verantwoordingsstaten. De saldibalans van het Rijk
sluit aan op de departementale saldibalansen. Beide documenten worden opgesteld
door de minister van Financiën.FoutenFouten zijn afwijkingen van de criteria rechtmatigheid en deugdelijke weergave. We spreken
van een fout als bepaalde verplichtingen, uitgaven
of ontvangsten onrechtmatig zijn (de minister heeft het geld niet uitgegeven
of ontvangen volgens de daarvoor geldende wetten en regels) of ondeugdelijk
zijn weergegeven (de minister heeft de financiële informatie niet juist
of volledig verantwoord).GetrouwbeeldverklaringEen verklaring waarin de accountant aangeeft of hij tot het oordeel is
gekomen dat de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de werkelijkheid,
in overeenstemming met de van toepassing zijnde grondslagen voor de verslaggeving.IndemniteitswetWetsvoorstel bedoeld om een bezwaar van de Algemene Rekenkamer op te heffen.
In een indemniteitswet vraagt de minister de Tweede Kamer om de verplichtingen,
uitgaven of ontvangsten, ondanks het bezwaar van de Algemene Rekenkamer toch
goed te keuren.JaarverslagBij de rijksoverheid bestaat het jaarverslag uit verantwoordingsinformatie
over:(a) beleidsinformatie: het door het departement
gevoerde beleid;(b) financiële informatie: de verplichtingen, uitgaven en ontvangsten van het departement
en voor zover van toepassing de baten, lasten, kapitaaluitgaven,
kapitaalontvangsten en balansposten van
de onder een ministerie vallende baten-lastendiensten;(c) bedrijfsvoeringsinformatie: het gevoerde financieel beheer en materieelbeheer
(bedrijfsvoeringsinformatie).Kapitaaluitgaven/kapitaalontvangstenUitgaven respectievelijk ontvangsten in verband met investeringen en desinvesteringen
in kapitaalgoederen, alsmede de financiering daarvan.KasstelselIn een kasstelsel is het moment van uitgeven of ontvangen van het geld
bepalend voor het moment waarop een post wordt opgenomen in de verantwoording.LastenDe (op een staat van baten en lasten op te
nemen) bedragen die worden beschouwd als nadelen die verband houden met de
activiteiten in de betreffende periode.M&O-beleidM&O staat voor misbruik en oneigenlijk gebruik. M&O-beleid is
het geheel van maatregelen dat een minister neemt om misbruik en oneigenlijk
gebruik van wet- en regelgeving zoveel mogelijk te voorkomen en de gevolgen
ervan te beperken.MaterieelbeheerHet materieelbeheer van een ministerie behelst de zorg voor alle niet-geldelijke
zaken, vanaf het moment van ontvangst tot aan het moment van afstoting.Niet-financiële informatieZie beleidsinformatie.Onvolkomenheid/ernstige onvolkomenheidDe Algemene Rekenkamer spreekt van een «onvolkomenheid» wanneer
sprake is van een overschrijding van de kwalitatieve tolerantiegrenzen die zij hanteert bij de beoordeling van de bedrijfsvoering van een
departement. Of een onvolkomenheid als «ernstig» wordt gekwalificeerd
hangt af van de frequentie van voorkomen en de zwaarte van de onvolkomenheid.Onzeker (onzekerheden)De Algemene Rekenkamer kwalificeert financiële
informatie als «onzeker» wanneer zij door onvolkomenheden in het financieel beheer
niet kan vaststellen of bepaalde verplichtingen, uitgaven of ontvangsten rechtmatig zijn of deugdelijk
zijnweergegeven.OrdelijkHet financieel beheer is ordelijk als het is opgezet volgens adequate,
in de administratieve organisatie vastgelegde, procedureregels en functioneert
in overeenstemming met die procedureregels.Operationele doelstellingOperationele doelstellingen zijn een nadere uitwerking van de algemene
beleidsdoelstelling die bij een beleidsartikel
hoort.OverdrachtsuitgavenOverdrachtsuitgaven zijn uitgaven aan personen of instellingen in de vorm
van – onder andere – subsidies en (specifieke) uitkeringen, waarvoor
geen tegenprestaties in de vorm van levering van goederen of diensten worden
gevraagd.Planning- & controlcyclusHet geheel van afspraken en maatregelen, inclusief het tijdschema, dat
moet leiden tot een beheerste bedrijfsvoering, waaronder opstelling en uitvoering
van de begroting.Potentieel bezwaargevalOnvolkomenheden in het financieel beheer of fouten en onzekerheden in de financiële
informatie in het jaarverslag die de
kwalitatieve of kwantitatieve tolerantiegrenzen
van de Algemene Rekenkamer overschrijden.PrestatiegegevensPrestatiegegevens zijn kwantitatieve of kwalitatieve indicatoren waarmee
de minister inzicht biedt in de door hem gerealiseerde beleidsresultaten.
Onder prestatiegegevens kunnen zowel effect(indicator)en als informatie over
de prestaties van de overheid worden verstaan.Programma-uitgavenProgramma-uitgaven zijn alle uitgaven die de minister doet in het kader
van de uitvoering van zijn beleid, met uitzondering van deapparaatsuitgaven.RechtmatigheidNorm waaraan het financieel beheer, het materieelbeheer en de daartoe bijgehouden administraties,
alsmede de financiële informatie in het jaarverslag
moeten voldoen. Voor de financiële informatie houdt dit in dat zij tot
stand is gekomen in overeenstemming met de begrotingswetten en met andere
van toepassing zijnde wetten en wettelijke regelingen.ReviewVoor haar oordelen over het jaarverslag maakt de Algemene Rekenkamer zo
veel mogelijk gebruik van de werkzaamheden van de departementale
auditdienst (DAD). Om te bepalen of ze de bevindingen van de DAD
kan overnemen, beoordeelt zij de controlewerkzaamheden die door de DAD zijn
uitgevoerd. Dit wordt «review» genoemd.RisicoanalysesDe Algemene Rekenkamer onderzoekt niet alle processen en geldstromen tot
in detail, maar maakt daarbij gebruik van risicoanalyses. Dat betekent dat
zij haar onderzoeksinspanningen vooral richt op die onderdelen, processen
of geldstromen waar essentiële knelpunten of risico’s zijn geïdentificeerd.SaldibalansDe saldibalans is een overzicht van de posten die aan het einde van het
jaar nog openstaan en die naar het volgende jaar moeten worden meegenomen.
Het gaat hierbij om posten als: vorderingen, voorschotten, schulden en openstaande
verplichtingen.Slotwet/slotwetmutatiesDe slotwet is de laatste wet in de begrotingscyclus, waarmee de geraamde
uitgaven, verplichtingen en ontvangsten formeel in overeenstemming worden
gebracht met de uiteindelijke realisaties. De slotwet wordt gelijk met het
jaarverslag aangeboden aan de Tweede Kamer.TaakstellingOnder «taakstelling» verstaan we in dit rapport de uitwerking
van de bezuinigingsmaatregelen voor de rijksdienst uit het regeerakkoord van
het vierde kabinet-Balkenende.TolerantiegrenzenTolerantiegrenzen worden zowel door de ministers als door de Algemene
Rekenkamer gehanteerd om te bepalen welke fouten en onzekerheden worden gerapporteerd
in respectievelijk de bedrijfsvoeringsparagraaf van de departementale jaarverslagen
en in de rapporten bij de jaarverslagen van de Algemene Rekenkamer.Op voorstel van de minister van Financiën en met instemming van de
Algemene Rekenkamer en de Tweede Kamer wordt in 2007 en 2008 een experiment
uitgevoerd met verruimde tolerantiegrenzen. In ons rapport Rijk verantwoord 2007 en op www.rekenkamer.nl staat een overzicht
van de (aangepaste) tolerantiegrenzen.VerslaggevingseisenDe presentatie van de informatie in het jaarverslag moet voldoen aan de
verslaggevingseisen zoals die zijn opgenomen in de Rijksbegrotingsvoorschriften.VerantwoordingsdagIeder jaar worden op de derde woensdag van mei de departementale en niet-departementale jaarverslagen en het Financieel jaarverslag Rijk gepubliceerd.
Met het jaarverslag leggen ministers verantwoording af over het door hen gevoerde
(financiële) beleid en de bedrijfsvoering in het voorgaande jaar. Deze
dag wordt dan ook wel «Verantwoordingsdag» genoemd.De Algemene Rekenkamer publiceert op Verantwoordingsdag de resultaten
van haar jaarlijkse rechtmatigheidsonderzoek in de rapporten bij de jaarverslagen
en het rapport bij het Financieel jaarverslag van het Rijk: Rijk verantwoord.VerantwoordingsstaatIn de verantwoordingsstaat in het jaarverslag worden per begrotingsartikel
de gerealiseerde bedragen van de verplichtingen, uitgaven en ontvangsten opgenomen.In de samenvattende verantwoordingsstaat van de baten-lastendiensten staan
de baten, de lasten, het saldo van baten en lasten, de kapitaaluitgaven en
de kapitaalontvangsten van de baten-lastendiensten die onder het ministerie
vallen.VerplichtingEen verplichting is een juridische verbintenis die (a) ontstaat op grond
van een verdrag, een wet, een koninklijk besluit, een ministeriële regeling,
een beschikking, een verbintenis of een op een controleerbare wijze vastgelegde
afspraak tussen dienstonderdelen en die (b) tot uitgaven leidt of kan leiden.VoorschotOnder een voorschot wordt verstaan (a) een vooruitbetaling door het Rijk
in verband met door een derde aan het Rijk te leveren producten, te verlenen
diensten of te verrichten werken; of (b) een vooruitbetaling van het Rijk
op een aan een derde verstrekte aanspraak op een subsidie, bijdrage of lening
of op een aanspraak uit hoofde van een verstrekte garantie.LITERATUURPublicatiesAlgemene Rekenkamer (1995). Juniverslag van de Algemene
Rekenkamer. Tweede Kamer, vergaderjaar 1994–1995, 24 230,
nr. 2.Algemene Rekenkamer (2007). Lessen uit ICT-projecten
bij de overheid. Tweede Kamer, vergaderjaar 2007–2008, 26 643,
nr. 100.Algemene Rekenkamer (2007a). Rapport bij het jaarverslag
2006 van het Ministerie van Buitenlandse Zaken (V). Tweede Kamer,
vergaderjaar 2006–2007, 31 031 V, nr. 2.Algemene Rekenkamer (2008). Staat van de beleidsinformatie
2008. Den Haag: Sdu.Algemene Rekenkamer (2008a). Verslag van de Algemene
Rekenkamer over 2007. Tweede Kamer, vergaderjaar 2007–2008,
31 397, nr. 1.Algemene Rekenkamer (2008b). Rijk verantwoord 2007. Tweede Kamer, vergaderjaar 2007–2008, 31444, nr. 2.Algemene Zaken (2007). Beleidsprogramma 2007–2011;
Brief minister-president ter aanbieding van het beleidsprogramma Samen werken,
samen leven. Tweede Kamer, vergaderjaar 2006–2007, 31 070,
nr. 1.Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (2008). Sociaal jaarverslag van het Rijk 2007. Den Haag: Sdu.BuiZa (1998). Nota beheer en toezicht. Tweede
Kamer, vergaderjaar 1997–1998, 25 860, nr. 2.BuiZa (2005). Resultaten in ontwikkeling; rapportage
2004. Tweede Kamer, vergaderjaar 2005–2006, 29 234, nr. 43.BuiZa (2005a). Verslag wetgevingsoverleg van 15 juni
2005, over het jaarverslag 2004 van het ministerie van Buitenlandse Zaken. Tweede Kamer, vergaderjaar 2004–2005, 30 100 V, nr. 10.BuiZa (2006). Begroting Ministerie van Buitenlandse
Zaken (V) voor het jaar 2007; Memorie van Toelichting. Tweede Kamer,
vergaderjaar 2006–2007, 30 800 V, nr. 2.BuiZa (2007). Auditplan 2007; Auditdienst.
Den Haag: eigen beheer.BuiZa (2007a). Begroting Ministerie van Buitenlandse
Zaken (V) voor het jaar 2008; Memorie van Toelichting. Tweede Kamer,
vergaderjaar 2007–2008, 31 200 V, nr. 2.BuiZa (2007b). Beleidsbrief Ontwikkelingssamenwerking;
Brief minister. Tweede Kamer, vergaderjaar 2007–2008, 31 250,
nr. 1.BuiZa (2007c). Brief minister over de gemaakte vorderingen
in het op orde brengen van het voorschottenbeheer. Tweede Kamer,
vergaderjaar 2007–2008, 31 200 V, nr. 3.BuiZa (2007d). Jaarverslag van het Ministerie van Buitenlandse
Zaken 2006. Tweede Kamer, vergaderjaar 2006–2007, 31 031
V, nr. 1.BuiZa (2007e). Lijst van vragen en antwoorden over
de gemaakte vorderingen in het op orde brengen van het voorschottenbeheer. Tweede Kamer, vergaderjaar 2007–2008, 31 200 V, nr. 13.BuiZa (2007f). Mensenrechtenstrategie voor het buitenlands
beleid; Brief minister «Naar een menswaardig bestaan; een mensenrechtenstrategie
voor het buitenlands beleid». Tweede Kamer, vergaderjaar 2007–2008,
31 263, nr. 1.BuiZa (2007g). Rapport «Resultaten in Ontwikkeling
2005–2006». Tweede Kamer, vergaderjaar 2006–2007,
29 234, nr. 57.BuiZa (2008). Accountantsrapport 2007. Den
Haag: eigen beheer.BuiZa (2008a). Brief minister over de gemaakte vorderingen
in het op orde brengen van het voorschottenbeheer. Tweede Kamer,
vergaderjaar 2007–2008, 31 200 V, nr. 75.BuiZa (2008b). Jaarverslag 2007 Ministerie van Buitenlandse
Zaken. Tweede Kamer, vergaderjaar 2007–2008, 31 444 V,
nr. 3. Den Haag: Sdu.BuiZa (2008c). Memorandum met kenmerk FEZ/KD-027/08. Den Haag: directie Financieel Economische Zaken.BuiZa (2008d). Memorandum met kenmerk FEZ/KD-028/08. Den Haag: directie Financieel Economische Zaken.BuiZa (2008e). Totaaloverzicht openstaande voorschotten
d.d. 22 januari 2008. Den Haag: directie Financieel Economische
Zaken.BuiZa (2008f). Vragen van de leden Gill’ard (PvdA) en Voordewind (CU) aan de minister van Buitenlandse zaken
over het verstrekken van vergoedingen aan Nederlanders die in het buitenland
werkzaam voor internationale organisaties (Ingezonden 7 februari 2008);
antwoord. Tweede Kamer, Kamervragen met antwoord 2007–2008, nr. 1500.BuiZa (z.d.). http://www.minbuza.nl/nl/organisatie/zakelijk/voorwaarden,
geraadpleegd op 3 maart 2008.Tweede Kamer (2007). Motie om de meting van beleidseffecten
te optimaliseren. Tweede Kamer, vergaderjaar 2006–2007, 31 031
V, nr. 8.UN MDG Database Online (z.d.). http://mdgs.un.org/unsd/mdg/Default.aspx,
geraadpleegd op 11 september 2007.Wet- en regelgevingAlgemeen Rijksambtenarenregelement.Circulaire buitengewoon verlof van lange duur bij de sector Rijk d.d.
2 oktober 1996.Comptabiliteitswet 2001. Wet van 13 juli 2002 tot vaststelling van
de Wet inzake het beheer van de financiën van het Rijk.Handboek Bedrijfsvoering Buitenlandse Zaken.Pensioenovereenkomst tussen de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties
en de partijen.Regelement Dienst Buitenlandse Zaken.Regeling Materieelbeheer Rijksoverheid 2006.Regeling Rijksbegrotingsvoorschriften 2007.Regeling Rijksbegrotingsvoorschriften 2008.Voorzieningenstelsel van de Dienst Buitenlandse Zaken.XNoot1De auditdienst kwantificeert haar bevindingen niet in absolute aantallen
in de jaarrapportage 2007. Zij geeft aan dat het niet gaat om integrale controles
maar alleen een trend is aan te geven.XNoot2De minister van BuiZa heeft in 2005 aan de Tweede Kamer toegezegd dat
het streefpercentage rond de 1% ligt (BuiZa, 2005a).XNoot1De Caïro-agenda is een afspraak tussen meer dan 100 landen over allerlei
onderwerpen gerelateerd aan bevolking en ontwikkeling (van gender en srgr,
van onderwijs tot milieu, van economische ontwikkeling en verdelingsvraagstukken).XNoot1De Algemene Rekenkamer kan op grond van de Comptabiliteitswet 2001, artikel
88 en 89 eventueel bezwaar maken tegen alle onvolkomenheden in het financieel
beheer, het materieelbeheer en de daartoe bijgehouden administraties.XNoot1De meest waarschijnlijke fout is de geëxtrapoleerde fout uit een
controle door middel van steekproeven.XNoot2De maximale fout is de bovengrens van de fouten uit de steekproef waarbij
met een redelijke mate van zekerheid gesteld kan worden dat de fouten in de
gecontroleerde posten daaronder blijven.XNoot1De minister voor OS stuurde op 24 september 2007 (BuiZa, 2007c) en
op 19 februari 2008 (BuiZa, 2008a) een voortgangsrapportage over de uitvoering
van het verbeterplan naar de Tweede Kamer. De Tweede Kamer stelde naar aanleiding
van de eerste rapportage op 19 oktober 2007 20 schriftelijke vragen (07-BuZa-B-056)
aan de minister. Deze vragen zijn beantwoord per brief van 2 november
2007 (BuiZa, 2007e).XNoot1De auditdienst kwantificeert haar bevindingen niet in absolute aantallen
in de jaarrapportage 2007. Zij geeft aan dat het niet gaat om integrale controles
maar alleen een trend is aan te geven.XNoot2De minister van BuiZa heeft in 2005 aan de Tweede Kamer toegezegd dat
het streefpercentage rond de 1% ligt (BuiZa, 2005a).XNoot3Meting ministerie van 21 december 2007.XNoot4Het ministerie gaat uit van een vaste massa van 92 budgethouders (directies
en posten). Dit zijn de budgethouders die openstaande voorschotten in beheer
hebben. Overigens wisselen de budgethouders die niet tijdig rappelleren wekelijks.XNoot1Financiering die niet afkomstig is van het Ministerie van BuiZa.XNoot1Over uniciteit staat in het HBBZ dat als een budgethouder van mening is
dat maar één bedrijf de opdracht mag/kan uitvoeren (ongeacht
de grootte van de markt) omdat dit bedrijf in het bezit is van de intellectuele
eigendomsrechten of artistieke prestaties levert, die anderen niet kunnen/mogen
leveren.XNoot2Bron: Ministerie van BuiZa.XNoot1Dienstreizen die via het Reis Declaratie Systeem (RDS) van het ministerie
worden geboekt. Dit is exclusief dienstreizen die de personeelsdienst HDPO
rechtstreeks boekt bij de reisagent (bijvoorbeeld voor gezinshereniging en
bijzondere opdracht-missies).XNoot1Waar hij staat, wordt tevens zij bedoeld.XNoot1Naast dit experiment met de jaarverslagen van de Ministeries van Landbouw,
Natuur en Voedselkwaliteit, van Volksgezondheid Welzijn en Sport en Buitenlands
Zaken is met ingang van het jaarverslag 2007 ook een experiment met de tolerantiegrenzen
van start gegaan. Dit experiment met de tolerantiegrenzen is op alle begrotingshoofdstukken
van toepassing. Over beide experimenten is meer informatie te vinden in ons
rapport Rijk verantwoord 2007, dat op 21 mei 2008 verschijnt.XNoot1Operationele doelstelling 5.5: Een wereldwijde betrokkenheid voor seksuele
en reproductieve gezondheid en rechten en het onverkort uitvoeren van de Caïro-agenda.XNoot1Samenhang en effectiviteit van het veiligheids- en ontwikkelingsbeleid
vergroten.XNoot2Duurzame economische ontwikkeling bevorderen en armoedebestrijding met
kracht voortzetten en uitwerken in het project De Millennium Ontwikkelingsdoelen
Dichterbij.XNoot3Een evenwichtige en uitgesproken inzet voor mensenrechten overal ter wereld.XNoot4Een Europa met een stevig draagvlak onder de burgers dat zich richt op
terreinen waar het meerwaarde levert en zich niet begeeft op terreinen waar
lidstaten het beter zelf kunnen regelen.XNoot1De Rijksbegrotingsvoorschriften schrijven dit overigens niet voor.XNoot1In de landen waar Nederland een structurele hulprelatie mee heeft, is
de ambassade in dat land actief in maximaal drie sectoren, zoals milieu en
gezondheid. De ontwikkelingshulpprogramma’s van ambassades dienen binnen
de gekozen sectoren te vallen.XNoot1Voorzieningenbesluit ministers en staatssecretarissen, 7 juni 2002. 
 
 Naar boven

 

Directe linkKopieer de link naar uw clipboard 

https://zoek.officielebekendmakingen.nl/kst-31444-V-4.html

Sluit modaal

 

Disclaimer
De hier aangeboden pdf-bestanden van het Staatsblad, Staatscourant, Tractatenblad, provinciaal blad, gemeenteblad, waterschapsblad en blad gemeenschappelijke regeling vormen de formele bekendmakingen in de zin van de Bekendmakingswet en de Rijkswet goedkeuring en bekendmaking verdragen voor zover ze na 1 juli 2009 zijn uitgegeven. Voor pdf-publicaties van vóór deze datum geldt dat alleen de in papieren vorm uitgegeven bladen formele status hebben; de hier aangeboden elektronische versies daarvan worden bij wijze van service aangeboden.

 

Over deze website
Contact
English
Help
Zoeken

Informatie hergebruiken
Privacy en cookies
Toegankelijkheid
Sitemap
Kwetsbaarheid melden

Open data
Linked Data Overheid
PUC Open Data

MijnOverheid.nl
Rijksoverheid.nl
Ondernemersplein.nl
Werkenbijdeoverheid.nl