Jaarverslagen over het jaar 2003; Rapport bij het jaarverslag 2003 van het Ministerie van Buitenlandse Zaken (V)
Staten-Generaal — Kamerstuk 
Datum: 2014-07-07 00:00:00.000000
Rechtsgebied: Wetgeving


(function (window, document, dataLayerName, id) {
 window[dataLayerName] = window[dataLayerName] || [], window[dataLayerName].push({ start: (new Date).getTime(), event: "stg.start" }); var scripts = document.getElementsByTagName('script')[0], tags = document.createElement('script');
 function stgCreateCookie(a, b, c) { var d = ""; if (c) { var e = new Date; e.setTime(e.getTime() + 24 * c * 60 * 60 * 1e3), d = "; expires=" + e.toUTCString() } document.cookie = a + "=" + b + d + "; path=/; Secure" }
 var isStgDebug = (window.location.href.match("stg_debug") || document.cookie.match("stg_debug")) && !window.location.href.match("stg_disable_debug"); stgCreateCookie("stg_debug", isStgDebug ? 1 : "", isStgDebug ? 14 : -1);
 var qP = []; dataLayerName !== "dataLayer" && qP.push("data_layer_name=" + dataLayerName), qP.push("use_secure_cookies"), isStgDebug && qP.push("stg_debug"); var qPString = qP.length > 0 ? ("?" + qP.join("&")) : "";
 tags.async = !0, tags.src = "https://koop.piwik.pro/containers/" + id + ".js" + qPString, scripts.parentNode.insertBefore(tags, scripts);
 !function (a, n, i) { a[n] = a[n] || {}; for (var c = 0; c < i.length; c++)!function (i) { a[n][i] = a[n][i] || {}, a[n][i].api = a[n][i].api || function () { var a = [].slice.call(arguments, 0); "string" == typeof a[0] && window[dataLayerName].push({ event: n + "." + i + ":" + a[0], parameters: [].slice.call(arguments, 1) }) } }(i[c]) }(window, "ppms", ["tm", "cm"]);
 })(window, document, 'dataLayer', 'f8b9eee5-8d9c-4ea1-abd5-83e174f29813');
 
 
 
Direct naar content
Navigatie
Contextinformatie
Publicatie
Acties
Inhoudsopgave
Gerelateerde informatie

Menu

U bent nu hier: 
Publicaties
Officiële publicaties

Inloggen

Primaire navigatie

Andere sites binnen Overheid.nl
Home
Uitgebreid zoeken
Mijn abonnementen
Help

Andere sites binnen Overheid.nl

Berichten over uw Buurt
Zoals vergunningen, bouwplannen en lokale regelgeving.

Rondom uw woonadres
Rondom een zelfgekozen adres

Dienstverlening
Zoals belastingen, uitkeringen en subsidies.

Naar dienstverlening

Beleid & regelgeving
Officiële publicaties van de overheid.

Naar beleid & regelgeving

Contactgegevens overheden
Adressen en contactpersonen van overheidsorganisaties.

Naar overheidsorganisaties

 
 
 
U bent hier:

Home

Kamerstuk 29540, nr. 11

 
 
 

Kamerstuk

Datum publicatie
Organisatie
Vergaderjaar
Dossier- en ondernummer

14-05-2004

Tweede Kamer der Staten-Generaal

2003-2004

29540 nr. 11

 

 

 
 
 Toon meer van: Inhoudsopgave
 
 

 
 AanhefLichaamOndertekeningLichaamInhoudSAMENVATTING 2003JaarverslagBedrijfsvoeringOntwikkeling bedrijfsvoeringReactie ministers van Buitenlandse Zaken en voor OntwikkelingssamenwerkingNawoord Algemene Rekenkamer1 INLEIDING1.1 Rapport bij het jaarverslag1.2 Leeswijzer2 HET MINISTERIE2.1 Inleiding2.2 Ontvangsten, uitgaven en verplichtingenToelichting mutaties verplichtingen2.3 Belangrijke ontwikkelingenx € 1 000 0002.4 Onderzoeksprogramma 2003Financieel en materieelbeheerOverig beheer3 JAARVERSLAG VAN HET MINISTERIE3.1 Inleiding3.2 Oordeel jaarverslag3.3 Financiële informatieVerantwoordingsstaat ministerie en toelichtingOverzicht 1 Bedragen van de verantwoordingsstaat 2003,
Ministerie van Buitenlandse Zaken (x € 1 miljoen) Financiële toelichting bij de verantwoordingsstaatVerantwoordingsstaat baten-lastendienst CBI en toelichting3.4 Saldibalans en toelichtingOverzicht 2 Bedragen van de saldibalans per 31 december
2003, Ministerie van Buitenlandse Zaken (bedragen x € 1 miljoen)3.5 Informatie over beleidOordeelStaat van de beleidsinformatie3.6 Informatie over de bedrijfsvoering4 BEDRIJFSVOERING VAN HET MINISTERIE4.1 Inleiding4.2 Oordeel financieel beheer en materieelbeheer4.2.1 Piramide ingevoerdConclusie4.2.2 Financieel management bij de posten4.2.3 VoorschotbeheerBeoordeling toekenningen verbeterenFouten en onzekerheden in de afwikkeling van voorschottenConclusie4.2.4 Bilaterale ontwikkelingshulpOntwikkelingenDonorharmonisatie en controleFinancieel beheer nagenoeg op ordeProject- en sectorwaarderingen verdienen aandachtConclusie4.2.5 Non Gouvernementele OrganisatiesToezicht verbeteren4.2.6 Financierings Maatschappij voor OntwikkelingslandenOntwikkelingsfondsOverige vijf fondsenAchterstand in het toezichtConclusie4.2.7 Instituut voor MeerpartijendemocratieSubsidievoorwaarden slecht nageleefdBeheersorganisatie vormt een risicoConclusie4.2.8 BestuurskostenResultaten interne controle beter vastleggen4.2.9 ContractbeheerCentrale registratie ontbreektConclusie4.3 Bevindingen overige bedrijfsvoering4.3.1 Ontwikkelingen Audit-Committee en Auditdienst4.3.2 InformatiebeveiligingNog niet voldaan aan het Voorschrift Informatiebeveiliging
Rijksdienst 1994Conclusie4.3.3 IntegriteitsbeleidIntegriteitsbeleid sterk in ontwikkelingSanctiebeleid verder ontwikkelenConclusie4.4 Ontwikkelingen bedrijfsvoering5 REACTIE MINISTER EN NAWOORD ALGEMENE REKENKAMER5.1 Reactie ministers van Buitenlandse Zaken en voor OntwikkelingssamenwerkingInformatie over beleidImplementatie PiramideVoorschotbeheerToezicht op NGO'sFinancierings Maatschappij voor Ontwikkelingslanden (FMO)Instituut Meerpartijen Democratie (IMD)BestuurskostenContractbeheerVoorschrift Informatiebeveiliging Rijksdienst (VIR)Integriteit1.2 Nawoord Algemene RekenkamerInformatie over het beleidImplementatie PiramideVoorschotbeheerToezicht op NGO'sFinancierings Maatschappij voor Ontwikkelingslanden (FMO)BestuurskostenIntegriteitBIJLAGE 1FOUTEN EN ONZEKERHEDENOverzicht fouten en onzekerheden in de financiële
informatie in het Jaarverslag 2003 van het Ministerie van Buitenlandse Zaken
(bedragen x 1 miljoen euro)BIJLAGE 2(ERNSTIGE) ONVOLKOMENHEDENOnvolkomenheden in het financieel beheer, het materieelbeheer
en de daartoe bijgehouden administraties bij het ministerie van Buitenlandse
ZakenBIJLAGE 3GEBRUIKTE AFKORTINGENBIJLAGE 4VERKLARENDE WOORDENLIJSTAccountantsrapportAccountantsverklaringAdministratieve systemenAgentschapArtikelgewijze oordeelsvormingBaseline financieel beheer en materieelbeheerBaten-lastendienstBedrijfsvoeringBegrijpelijkheidBeleidsintensiveringenBeleidsprioriteitenBestuurskostenBetrouwbaarheidBezwaaronderzoekBudgetrecht Tweede KamerConformiteit aan wettelijke regels (voor de inhoud)Conformiteit aan wettelijke regels (voor vormvereisten)Departementale accountantsdienst/auditdienst (DAD)Deugdelijke weergaveEuropese aanbestedingsrichtlijnenFinancieel beheerFinancieel Jaarverslag en Saldibalans van het RijkFoutenJaarverslag (departementaal)M&O-beleidMaterieelbeheerOnvolkomenheidOnzeker (onzekerheden)OverdrachtsuitgavenPotentieel bezwaargevalPrestatiegegevenRechtmatigheidRechtspersoon met een wettelijke taak (RWT)Review
 

 
 
 Toon meer van: Extra informatie
 
 

 
 

Informatie over publicatie

 

 

 
 Toon meer van: Gerelateerd
 
 

 
 Publicaties in kamerdossier

Kamerdossier 29540Toon alle publicaties in het hoofddossier

 

 
 
 Geconsolideerde regelgeving

 

 
 
 Geconsolideerde regelgeving

 

 
 
 Publicaties referendum

 

 

 

 

 

Authentieke versie (PDF)
bestandsgrootte: 229 Kb

Informatie

Gerelateerd

Printen

Delen

 
 
 
29 540Jaarverslagen over het jaar 2003nr. 11RAPPORT BIJ HET JAARVERSLAG 2003 VAN HET MINISTERIE VAN BUITENLANDSE
ZAKEN (V)Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal's-Gravenhage, 19 mei 2004Hierbij bieden wij u aan het op 10 mei 2004 door ons vastgestelde «Rapport
bij het Jaarverslag 2003 van het Ministerie van Buitenlandse Zaken (V)».Algemene Rekenkamerdrs. Saskia J. Stuiveling,presidentJhr. mr. W.M. de Brauw,secretarisInhoudSamenvatting 20035   Audit Actielijst 20049   1Inleiding131.1Rapport bij het jaarverslag131.2Leeswijzer13    2Het ministerie152.1Inleiding152.2Ontvangsten, uitgaven en verplichtingen152.3Belangrijke ontwikkelingen162.4Onderzoeksprogramma 200317   3Jaarverslag van het ministerie193.1Inleiding19 3.2Oordeel jaarverslag193.3Financiële informatie21 3.4Saldibalans en toelichting22 3.5Informatie over beleid243.6Informatie over de bedrijfsvoering27   4Bedrijfsvoering van het ministerie284.1Inleiding28 4.2Oordeel financieel beheer en materieelbeheer30 4.2.1Piramide ingevoerd304.2.2Financieel management bij de
posten314.2.3Voorschotbeheer31 4.2.4Bilaterale ontwikkelingshulp33 4.2.5Non Gouvernementele Organisaties35 4.2.6Financierings Maatschappij voor
Ontwikkelingslanden35 4.2.7Instituut voor Meerpartijendemocratie37 4.2.8Bestuurskosten384.2.9Contractbeheer38 4.3Bevindingen overige bedrijfsvoering39 4.3.1Ontwikkelingen Audit-Committee
en Auditdienst39 4.3.2Informatiebeveiliging394.3.3Integriteitsbeleid40 4.4Ontwikkelingen bedrijfsvoering41    5Reactie minister en nawoord Algemene Rekenkamer445.1Reactie ministers van Buitenlandse
Zaken en voor Ontwikkelingssamenwerking445.2Nawoord Algemene Rekenkamer47   Bijlage 1Fouten en onzekerheden50Bijlage 2(Ernstige) onvolkomenheden53Bijlage 3Gebruikte afkortingen55Bijlage 4Verklarende woordenlijst56SAMENVATTING 2003In dit rapport geeft de Algemene Rekenkamer haar beoordeling van het Jaarverslag
2003 en het financieel beheer, het materieelbeheer en de daartoe bijgehouden
administraties van het Ministerie van Buitenlandse Zaken.JaarverslagHet jaarverslag over 2003 van het Ministerie van Buitenlandse Zaken voldoet
aan de eisen die de Compabiliteitswet 2001 (CW) stelt, met uitzondering van
de volgende belangrijke fouten en onzekerheden:– aangegane verplichtingen: € 5,4 miljoen, met name door
fouten en onzekerheden op het artikel 8.13 (Instellingen van de Verenigde
Naties, multilateraal deskundigenprogramma);– uitgaven: € 21,1 miljoen, met name door onzekerheden
op artikel 18 Algemeen, als gevolg van onvoldoende interne controle;– saldibalans: € 22,8 miljoen. Het betreft met name een
terug ontvangen bedrag van € 22,5 miljoen, waarover onzekerheid
bestaat of de boeking onder de intra-comptabele schulden juist is (zie § 3.4);– afgerekende voorschotten: fouten en onzekerheden voor een bedrag
van in totaal circa € 32,7 miljoen.De Algemene Rekenkamer is over het algemeen positief over de financiële
informatie in het jaarverslag over 2003 en de saldibalans per 31 december
2003 van het Ministerie van Buitenlandse Zaken. Het oordeel is gepreciseerd
in hoofdstuk 3 van dit rapport. Wel is de Algemene Rekenkamer van oordeel
dat de toelichting in de verantwoording bij beleidsartikel 6 «Bilaterale
Ontwikkelingssamenwerking» summier is.In 2003 is de Van Beleidsbegroting Tot Beleidsverantwoording (VBTB)-conformiteit
van het jaarverslag verbeterd. Niettemin dient het Ministerie van Buitenlandse
Zaken nog belangrijke inspanningen te verrichten om tot een begroting voor
en verantwoording over 2005 te komen die volledig VBTB-conform zijn.BedrijfsvoeringHet financieel beheer, het materieelbeheer en de daartoe bijgehouden administraties
van het Ministerie van Buitenlandse Zaken voldoen in 2003 aan de eisen die
de CW 2001 stelt, met uitzondering van de volgende onderdelen:– de administratie in Piramide, met name tijdens de implementatieperiode;– het voorschotbeheer;– het toezicht op Non-Gouvernementele Organisaties (NGO's);– het toezicht op en de inhoud van overeenkomsten tussen de Staat
en de Financierings Maatschappij voor Ontwikkelingslanden (FMO);– het toezicht op het Instituut voor Meerpartijendemocratie (IMD)
in verband met een in 2003 toegekende subsidie;– het contractbeheer;– integriteitsbeleid: screening lokaal personeel op een vertrouwensfunctie;– implementatie van het Voorschrift Informatiebeveiliging Rijksdienst
1994 (VIR).Ontwikkeling bedrijfsvoeringBij het Ministerie van Buitenlandse Zaken stelde de Algemene Rekenkamer,
evenals voorgaande jaren, over 2003 een over het algemeen ordelijk en controleerbaar
financieel beheer en materieelbeheer vast.Het jaar 2003 stond nagenoeg geheel in het teken van de implementatie
van het nieuwe geautomatiseerde systeem Piramide. Hoewel Piramide inmiddels
geïmplementeerd is, blijkt dat de medewerkers zich het systeem nog onvoldoende
eigen hebben gemaakt, waardoor nog veel fouten worden gemaakt en niet alle
gebruiksmogelijkheden van het systeem goed worden benut.De Algemene Rekenkamer stelt vast dat er door de implementatie van Piramide
gedurende 2003 een tijdelijke terugval in de kwaliteit van het financieel
beheer is geweest. Eind 2003 waren weliswaar tijdens het jaar ontstane ernstige
tekortkomingen weggewerkt, maar op diverse onderdelen van de (financiële)
bedrijfsvoering is eind 2003 nog sprake van onvolkomenheden. Alhoewel de matige
kwaliteit van het voorschotbeheer in dit implementatiejaar van Piramide wel
enigszins is verbeterd, is nog altijd sprake van een relatief groot foutenpercentage
van 1,25% op het totaal van € 2,6 miljard afgewikkelde voorschotten.
Er is onvoldoende zekerheid over de volledigheid aan opbrengsten voor een
bedrag van € 21 miljoen.Er zal een extra inspanning moeten worden geleverd om de diverse verbeterprojecten
die in 2003 zijn vertraagd, zoals opschonen en actualiseren van het Handboek
Bedrijfsvoering Buitenlandse Zaken, zo snel als mogelijk alsnog te realiseren.De Algemene Rekenkamer stelde voor de overdrachtsuitgaven ook in 2003
onvolkomenheden vast in het toezicht op de rechtmatigheid van door derden
bestede gelden. De overeenkomsten met de FMO dienen op enkele punten beter
te worden ingericht, opdat de financiële belangen van het Rijk beter
zijn gewaarborgd. Ook controleprotocollen dienen te worden ontwikkeld danwel
te worden geactualiseerd.Wegens de onderkende beheersrisico's bij het IMD vraagt de Algemene Rekenkamer
de aandacht van de minister voor het uitvoeren van een strikt toezicht op
de naleving van de subsidievoorwaarden door dit instituut.Op grond van haar bevindingen is de Algemene Rekenkamer van oordeel dat
over geheel 2003 genomen, ten opzichte van 2002, er sprake is van een lichte
achteruitgang in het financieel beheer. Zij beseft dat de inspanning die het
ministerie in alle geledingen van de organisatie heeft moeten leveren om het
Piramidesysteem te implementeren hier debet aan is. De Algemene Rekenkamer
gaat ervan uit dat met een verbeterd gebruik van dit systeem, in 2004 de kwaliteit
van het financieel beheer weer zal verbeteren.Voor de verdere ontwikkeling van het integriteitsbeleid dringt de Algemene
Rekenkamer aan op het centraal vastleggen van informatie over integriteitschendingen
én de wijze van afhandeling daarvan. Zo kan inzicht worden verkregen
in aard, omvang en oorzaken van integriteitkwesties. Voor 105 lokale medewerkers
met een vertrouwensfunctie dient, conform de daarvoor geldende regels, op
korte termijn alsnog een screening door de Algemene Inlichtingen- en Veiligheidsdienst
plaats te vinden. Indien screening niet mogelijk blijkt, dienen andere organisatorische
maatregelen te worden genomen.Reactie ministers van Buitenlandse Zaken en voor OntwikkelingssamenwerkingDe minister van Buitenlandse Zaken en de minister voor Ontwikkelingssamenwerking
gaan in hun reactie (29 april 2004) nader in op nagenoeg alle onderwerpen
van het rechtmatigheidsonderzoek, de meeste aanbevelingen worden overgenomen.
De gesignaleerde onvolkomenheden ten aanzien van de implementatie van Piramide,
het voorschotbeheer en het toezicht op NGO's zijn naar hun oordeel kleine
onderdelen van het beleid die voor verbetering vatbaar zijn.De ministers zijn het met de Algemene Rekenkamer eens dat er nog belangrijke
inspanningen noodzakelijk zijn om tot een begroting voor en jaarverslag over
2005 te komen die volledig VBTB-conform zijn.Naar de mening van de ministers kan over 2003 niet van een tijdelijke
terugslag in de kwaliteit van het financieel beheer worden gesproken, maar
hoogstens van een tijdelijke stagnatie in de verdere vooruitgang ten tijde
van de uitrol van Piramide.Het voorschotbeheer laat een voldoende voortgang zien en is de afgelopen
jaren duidelijk verbeterd, aldus de ministers. Zij doen geen concrete toezeggingen
om de kwaliteit van de afwikkeling van de voorschotten verder te verbeteren.De bevindingen over het toezicht op de NGO's hebben de aandacht, de aanbevelingen
worden grotendeels onderschreven. Het gaat evenwel niet om ernstige tekortkomingen
of onrechtmatigheden van structurele aard, zodat geen sprake is van een onvolkomen
toezicht, aldus de ministers. Inmiddels is wel een aantal additionele maatregelen
getroffen om het toezicht te optimaliseren en zal aan de bevindingen van de
Algemene Rekenkamer follow-up worden gegeven.Voor de fondsen van de FMO zullen de toekomstige status en werkingsduur
onderdeel zijn van de op gang zijnde discussie over de lange-termijnrelatie
tussen de staat en de FMO na 2005. Met de actualisatie van controleprotocollen
en de harmonisatie van de uitvoeringswerkzaamheden is inmiddels een aanvang
gemaakt. De ministers gaan niet expliciet in op het Ontwikkelingsfonds.Bij de toekenning van het volledige aangevraagde subsidiebedrag aan het
IMD is een aanzienlijk risico genomen. Inmiddels is onder meer de rapportageverplichting
reeds aangescherpt.De ministers achten het niet nodig om voor de bestuurskosten de interne
controleresultaten separaat te registreren. In geval van structurele onduidelijkheden
zal hierover verslag worden gedaan en wordt de regelgeving aangepast. Wegens
de gedecentraliseerde structuur van het ministerie, is bewust niet gekozen
voor een centraal contractenregister. Bezien zal worden of vanaf 2005
wellicht de contractenmodule in Piramide intensiever kan worden gebruikt.Het ministerie streeft er naar om in 2004 aan het VIR te voldoen. De aanbevelingen
van de Algemene Rekenkamer zullen worden overgenomen.Het integriteitsbeleid blijft actief gericht op het beperken van de risico's.
Met voorrang zal aandacht worden besteed aan de nog te screenen lokale medewerkers.Nawoord Algemene RekenkamerDe Algemene Rekenkamer is verheugd dat de ministers zich over het algemeen
kunnen vinden in de meeste aanbevelingen voor de bedrijfsvoering en dat zij
inmiddels hiervoor ten dele al maatregelen hebben genomen. De Algemene Rekenkamer
gaat er vanuit dat ook aan de gesignaleerde tekortkomingen in de financiële
informatie in het jaarverslag én aan de bevindingen en aanbevelingen
inzake het financieel management bij de posten en de ontwikkelingen bij de
Auditdienst de nodige aandacht zal worden besteed.De Algemene Rekenkamer is op grond van haar bevindingen van mening dat
er gedurende 2003 sprake was van een tijdelijke terugslag in de kwaliteit
van het financieel beheer. Dit betekent tevens, zoals de ministers ook aangeven,
een stagnatie in de verdere vooruitgang van het financieel beheer ten tijde
van de uitrol van Piramide.De Algemene Rekenkamer betreurt het dat de ministers geen concrete toezeggingen
doen om de kwaliteit van de afwikkeling van de voorschotten te verbeteren.
Daarmee zou immers het nog hoge foutpercentage verder teruggedrongen kunnen
worden.Verheugend is dat inmiddels additionele maatregelen zijn genomen om het
toezicht op NGO's te optimaliseren. De Algemene Rekenkamer zal graag kennis
nemen van de uitkomsten zodra deze beschikbaar zijn.De ministers nemen de aanbevelingen ten aanzien van de betreffende fondsen
van de FMO over. De Algemene Rekenkamer gaat er vanuit dat het ministerie
ook de aanbeveling met betrekking tot het Ontwikkelingsfonds ter harte neemt.Met het oog op een nadere analyse van de bevindingen is het ter zake van
de bestuurskosten van belang om de resultaten van de interne controle in een
overzicht vast te leggen zodat structurele onduidelijkheden zichtbaar kunnen
worden.De ministers geven nog weinig concreet aan waaruit de te nemen maatregelen
ter verdere verbetering van het integriteitsbeleid precies bestaan. De Algemene
Rekenkamer zal de verdere ontwikkelingen op dit gebied nauwgezet blijven volgen.1 INLEIDING1.1 Rapport bij het jaarverslagIn dit rapport bij het jaarverslag beoordeelt de Algemene Rekenkamer het
jaarverslag en de bedrijfsvoering van het Ministerie van Buitenlandse Zaken.Om tot deze beoordeling te komen verricht de Algemene Rekenkamer eigen
onderzoek en maakt zij gebruik van de werkzaamheden van de Departementale
Accountantsdienst1. (DAD).1.2 LeeswijzerDit rapport bij het jaarverslag van het Ministerie van Buitenlandse Zaken
omvat, behalve een samenvatting en een inleiding, vier hoofdstukken, te weten:
«Het ministerie» (hoofdstuk 2), «Jaarverslag van het ministerie»
(hoofdstuk 3), «Bedrijfsvoering van het ministerie» (hoofdstuk
4) en «Reactie minister en nawoord Algemene Rekenkamer» (hoofdstuk
5).Na de samenvatting vindt u de Audit Actielijst 2004 (AAL 2004). Deze bouwt
voort op de AAL 2003. De AAL laat zien op welke punten de Algemene Rekenkamer
vindt dat het ministerie actie moet ondernemen. Het overzicht meldt ook de
verbetermaatregelen die de minister heeft aangekondigd en de termijn waarbinnen
deze moeten leiden tot verbetering. Tevens biedt de AAL inzicht
in de voortgang van verbeteracties die de minister eerder heeft ingezet.Hoofdstuk 2 laat zien wat de belangrijkste geldstromen en de belangrijkste
ontwikkelingen zijn binnen het ministerie, en naar welke onderwerpen de Algemene
Rekenkamer onderzoek heeft gedaan.Hoofdstuk 3 beschrijft het oordeel van de Algemene Rekenkamer over het
jaarverslag en de saldibalans van het Ministerie van Buitenlandse Zaken.In hoofdstuk 4, dat gewijd is aan de bedrijfsvoering van het ministerie,
worden het oordeel van de Algemene Rekenkamer over het financieel beheer en
materieelbeheer en de ontwikkelingen in de bedrijfsvoering weergegeven.Hoofdstuk 5 bevat de reactie van de minister en het nawoord van de Algemene
Rekenkamer.2 HET MINISTERIE2.1 InleidingHet ministerie geeft gestalte aan het Nederlands buitenlands beleid en
dat omvat:• het verstrekken van gelden in het kader van de ontwikkelingssamenwerking,
die met name is gericht op duurzame armoedebestrijding;• het leveren van een bijdrage aan en de coördinatie van het
Nederlandse buitenlandbeleid, waaronder het EU-beleid;• de consulaire dienstverlening.Het ministerie bestaat uit vier directoraten-generaal met 19 daaronder
ressorterende directies en 15 centrale dienstonderdelen. De rond de 155 posten
in het buitenland ressorteren rechtstreeks onder de secretaris-generaal.2.2 Ontvangsten, uitgaven en verplichtingenDe rekening over het begrotingsjaar 2003 bedroeg € 8,2 miljard
aangegane verplichtingen, € 9,5 miljard uitgaven en € 106
miljoen ontvangsten.Het totaal van de uitgaven op het beleidsartikel Europese Integratie bedraagt € 5,6
miljard. Een andere belangrijke geldstroom betreft de bilaterale ontwikkelingssamenwerking
van € 1 miljard waarin onder meer de beleidsuitgaven van de betrokken
posten zijn begrepen. De uitgaven samenwerking met maatschappelijke organisaties
en de apparaatskosten bedragen elk zo'n € 0,7 miljard.Het ministerie heeft één baten-lastendienst, het Centrum
tot Bevordering van Import uit ontwikkelingslanden (CBI). De baten en lasten
bedroegen in 2003 elk € 7,3 miljoen; er was een zeer klein positief
resultaat.Voor de Algemene Rekenkamer zijn de ontwikkelingen op artikelniveau van
belang; zij hanteert toleranties op dit niveau. Figuur 2 laat zien wat de
belangrijkste begrotingsartikelen zijn met betrekking tot de ontvangsten,
uitgaven en verplichtingen van het Ministerie van Buitenlandse Zaken in de
verantwoording van 2002 en 2003 en in de begroting van 2004.Toelichting mutaties verplichtingenIn 2002 was het verplichtingenbudget van beleidsartikel 10, «Samenwerking
met maatschappelijke organisaties» met € 1,4 miljard verhoogd.
Het merendeel van deze verhoging betrof de medefinanciering van particuliere
organisaties en het beleidskader Thematische Medefinanciering (TMF). In 2003
zijn minder verplichtingen aangegaan dan in de ontwerpbegroting was voorzien.
De grootste mutatie is veroorzaakt door de aanpassing van de subsidie voor
de medefinancieringsorganisaties.Op beleidsartikel 6 «Bilaterale ontwikkelingssamenwerking»
kwamen de gerealiseerde verplichtingen € 595 miljoen ofwel zo' n
60% lager uit dan in de ontwerpbegroting was geraamd. In § 3.3 wordt
hier nader op ingegaan.2.3 Belangrijke ontwikkelingenNa het overwinnen van een groot aantal (technische) problemen is in november
2o03 de implementatie van Piramide voltooid. Het systeem functioneert zodanig
dat een jaarverslag over 2003 kon worden opgesteld. Er zijn nog wel de nodige
aanloopproblemen te overwinnen, zoals het beter leren omgaan met het systeem
waardoor de mogelijkheden van nadere analyse van de beleidsinformatie met
behulp van het systeem beter onderkend worden. De verdere inbedding
van Piramide heeft de komende periode een hoge prioriteit.De Algemene Rekenkamer stelt vast dat er door de implementatie van Piramide
gedurende 2003 een tijdelijke terugval in de kwaliteit van het financieel
beheer is geweest. De gebruikelijke doorlooptijd van facturen, vorderingen
en voorschotafboekingen kon gedurende het implementatieproces van Piramide
niet worden gerealiseerd.Het departement heeft in 2003 een start gemaakt om vanaf 2005 tot
een andere begrotingsindeling te komen, met behulp waarvan de informatie over
doelstellingen en geleverde prestaties verbeterd kan worden.Als uitvloeisel van het streven van de regering om te komen tot een doeltreffender,
doelmatiger en meer transparante overheid door het verminderen van bureaucratie
en het terugdringen van regelzucht moet het ministerie in de periode van 2003–2007
de volgende taakstellingen realiseren:x € 1 000 000Kabinet Balkenende I14,4 Kabinet Balkenende II14,7 Taakstellingverhogende beslissingen9,6 Totaal38,7In het eerste kabinet Balkenende werd nog met volumereducties (110 fte)
gewerkt. Sinds het kabinet Balkenende II wordt meer gelet op het behalen van
de taakstelling als geheel. Wel is een separate post inhuur externen ingeboekt
van € 9,2 miljoen.Deze taakstellingen kunnen negatieve gevolgen hebben voor de kwaliteit
van de bedrijfsvoering en de uitkomsten daarvan. Om deze reden zal de Algemene
Rekenkamer de realisatie van de taakstellingen gedurende de komende jaren
in haar rechtmatigheidsonderzoek betrekken.2.4 Onderzoeksprogramma 2003De Algemene Rekenkamer maakt jaarlijks een risicoanalyse. Op basis van
deze risicoanalyse en de AAL 2003 stelde zij een programma op voor het onderhavige
rechtmatigheidsonderzoek bij het ministerie van Buitenlandse Zaken. De onderwerpen
van onderzoek, specifiek voor dit ministerie, worden hieronder weergegeven.Financieel en materieelbeheer• Implementatie van het geïntegreerde managementinformatiesysteem
Piramide (§ 4.2.1)• Financieel management bij de posten (§ 4.2.2)• Voorschotbeheer (§ 4.2.3)• Bilaterale ontwikkelingssamenwerking (§ 4.2.4)• Toezicht op verantwoordingen van NGO's (§ 4.2.5)• Toezicht op verantwoording van de FMO (§ 4.2.6)• Subsidiëring Instituut voor Meerpartijendemocratie (§ 4.2.7)• Bestuurskosten (§ 4.2.8)• Contractbeheer (§ 4.2.9)Overig beheer• Ontwikkelingen Audit Committee en de Auditdienst (§ 4.3.1)• Informatiebeveiliging (§ 4.3.2)• Integriteitsbeleid (§ 4.3.3)Behalve de bovengenoemde onderwerpen bevat het onderzoeksprogramma ook
voor een groot deel reviewactiviteiten om vast te stellen of de Algemene Rekenkamer
gebruik kan maken van de werkzaamheden van de DAD.3 JAARVERSLAG VAN HET MINISTERIE3.1 InleidingDe Algemene Rekenkamer heeft het Jaarverslag 2003 van het Ministerie van
Buitenlandse Zaken beoordeeld. In § 3.2 staat het oordeel van de
Algemene Rekenkamer over het jaarverslag als geheel. Dit oordeel is opgebouwd
uit deeloordelen over de volgende onderdelen van het jaarverslag:– financiële informatie;– informatie over beleid;– informatie over bedrijfsvoering.Deze deeloordelen komen aan de orde in de volgende paragrafen.Daarnaast beschrijft dit hoofdstuk het oordeel van de Algemene Rekenkamer
over de saldibalans van het ministerie en de toelichting daarop.Voor haar oordeelsvorming over het jaarverslag van het ministerie maakt
de Algemene Rekenkamer gebruik van de werkzaamheden van de DAD. De oordelen
van de Algemene Rekenkamer over het jaarverslag zijn dan ook mede tot stand
gekomen op basis van de uitkomsten van de werkzaamheden van de DAD.3.2 Oordeel jaarverslagOp grond van haar bevindingen is de Algemene Rekenkamer van oordeel dat
het jaarverslag over 2003 van het Ministerie van Buitenlandse Zaken voldoet
aan de eisen die de CW 2001 stelt, met uitzondering van de in § 3.3
«Financiële informatie» en § 3.4 «Saldibalans
en toelichting» vermelde overschrijdingen van de toleranties in de verplichtingen,
de uitgaven en de afwikkeling van voorschotten.De Algemene Rekenkamer is tot haar oordeel gekomen op basis van onderzoek
naar het jaarverslag van het Ministerie van Buitenlandse Zaken. Zij heeft
oordelen over de volgende onderdelen: financiële informatie, saldibalans
en toelichting, informatie over het gevoerde beleid en informatie over de
bedrijfsvoering. Zij baseert haar oordelen op de eisen die de CW 2001 stelt
aan deze onderdelen. De eisen, de (deel)oordelen van de Algemene Rekenkamer
en de onderbouwing van de oordelen zijn in de volgende paragrafen te vinden.3.3 Financiële informatieOp grond van haar bevindingen is de Algemene Rekenkamer van oordeel dat
de financiële informatie in het jaarverslag over 2003 van het Ministerie
van Buitenlandse Zaken voldoet aan de eisen die de CW 2001 stelt met uitzondering
van de tolerantieoverschrijdingen aan fouten en onzekerheden in de verantwoordingsstaat
met betrekking tot de aangegane verplichtingen op het beleidsartikel 8, «Instellingen
van de Verenigde Naties,» en met betrekking tot de uitgaven op het niet-beleidsartikel
18, «Algemeen». Tevens stelde de Algemene Rekenkamer vast dat
de toelichting op beleidsartikel 6, «Bilaterale Ontwikkelingssamenwerking»
summier is.Met financiële informatie wordt bedoeld:– alle verplichtingen, uitgaven, ontvangsten zoals opgenomen in
de verantwoordingsstaat over het ministerie en de toelichting daarbij;– alle baten, lasten, kapitaaluitgaven, kapitaalontvangsten en balansposten
zoals opgenomen in de verantwoordingsstaat over de agentschappen en de toelichting
daarbij.Verantwoordingsstaat ministerie en toelichtingOnderstaand overzicht laat zien welke belangrijke fouten en/of onzekerheden
dan wel onvolledigheden de Algemene Rekenkamer heeft geconstateerd met betrekking
tot de rechtmatigheid en/of deugdelijke weergave.Overzicht 1 Bedragen van de verantwoordingsstaat 2003,
Ministerie van Buitenlandse Zaken (x € 1 miljoen)  Verplich-tingen*Uitgaven*OntvangstenTotaal8 164,99 540,6106,0 Belangrijke fouten/onzekerheden5,421,10,0Onvolledigheden1,90,00,0(21,1)*** Het bedrag aan verplichtingen en uitgaven bevat in totaal € 120,2
miljoen respectievelijk € 119,9 miljoen aan overschrijdingen. Indien
de Staten-Generaal niet akkoord gaan met de desbetreffende slotwetmutaties,
zal de Algemene Rekenkamer haar oordeel over de financiële informatie
moeten herzien.** Het tussen haakjes geplaatste bedrag duidt op onzekerheid over de volledigheid
van dat bedrag.In bijlage 1 worden de belangrijke fouten en onzekerheden nader toegelicht.
Uit de bijlage blijkt dat de totaalbedragen aan fouten, onzekerheden en onvolledigheden
binnen de goedkeuringsgrenzen voor de verantwoording als totaal vallen.Financiële toelichting bij de verantwoordingsstaatDe toelichting op beleidsartikel 6, «Bilaterale Ontwikkelingssamenwerking»,
is evenals in 2002, summier. De realisatie van de verplichtingen liep met
ongeveer 60% terug. In het jaarverslag wordt deze aanzienlijk lagere realisatie
slechts summier toegelicht. Uit aanvullende informatie komt naar voren dat
de daling vooral het gevolg is van:• een tegenvallend BNP;• een aanvullende meerjarige structurele reservering van ongeveer € 300
miljoen uit hoofde van Export Kredietverzekering- en Investeringsgaranties
(EKI). Deze post hangt samen met een schuldverlichting aan Highly
Indebted Poor Countries, die ten laste van het budget Ontwikkelingssamenwerking
komt;• een stelselwijziging waarbij bijstellingen op verplichtingen, aangegaan
in voorgaande jaren, vanaf 2003 onder de realisatie van de verplichtingen
in het nieuwe jaar worden opgenomen. Deze waren in het verleden verwerkt in
de balansposities.Contracten die in vreemde valuta zijn aangegaan worden vanaf 2003
in deze valuta in de begrotingsadministratie vastgelegd. BZ heeft in overleg
met het Ministerie van Financiën in 2003 een corporate rate voor deze
vreemde valuta ingevoerd. Door gedurende het gehele jaar een hoge dollarkoers
als corporate rate aan te houden is een administratieve koerswinst van ruim € 80
miljoen ontstaan op artikel 18 «Algemeen» en zijn de uitgaven
op diverse beleidsartikelen, door het hanteren van de hogere corporate rate
voor die artikelen, hoger belast.Verantwoordingsstaat baten-lastendienst CBI en toelichtingDe Algemene Rekenkamer heeft geen belangrijke fouten en/of onzekerheden
geconstateerd met betrekking tot de rechtmatigheid en/of de deugdelijke weergave
en/of het voldoen aan de verslaggevingsvoorschriften.3.4 Saldibalans en toelichtingOp grond van haar bevindingen is de Algemene Rekenkamer van oordeel dat
de saldibalans 2003 en de toelichting van het Ministerie van Buitenlandse
Zaken voldoen aan de eisen die de CW 2001 stelt. Wel wordt volledigheidshalve
opgemerkt dat in de toelichting op de extracomptabele voorschotten een onjuistheid
schuilt in de weergegeven voorschottenstroom. De weergegeven opboekingen en
afboekingen betreffen de administratieve mutaties in 2003. Rekening houdend
met de interne overboekingen en de correcties binnen deze saldibalanspost
bedragen de reële op- en afboekingen in 2003 ongeveer € 2,6
miljard.Onderstaand overzicht laat de totaalbedragen zien waaruit de saldibalans
2003 is opgebouwd en welke belangrijke fouten en/of onzekerheden dan wel onvolledigheden
de Algemene Rekenkamer heeft geconstateerd met betrekking tot de rechtmatigheid
en/of deugdelijke weergave.Overzicht 2 Bedragen van de saldibalans per 31 december
2003, Ministerie van Buitenlandse Zaken (bedragen x € 1 miljoen) DebetCreditTotaal22 481,822 481,8 -/- uitgaven respectievelijk ontvangsten en tegenrekeningen17 351,15 704,8Beoordeeld5 130,716 777,0 Belangrijke fouten/onzekerheden0,322,5Onvolledigheden00Het totaal aan belangrijke fouten en onzekerheden die de Algemene Rekenkamer
heeft geconstateerd in de saldibalansrekeningen per 31 december 2003
bedraagt € 22,8 miljoen.Een relatief belangrijke onzekerheid in de intracomptabele schulden betreft
een bedrag van € 22,5 miljoen dat tot en met 2003 van de Verenigde
Naties (VN) is terugontvangen uit een Escrow-account. Diverse organisaties
waaronder het ministerie hebben op deze rekening gelden gestort voor onder
meer humanitaire hulp op basis van een resolutie vande VN-Veiligheidsraad
naar aanleiding van de Golfoorlog. Het door de VN overgemaakte bedrag van
in totaal € 22,5 miljoen is door het ministerie niet te herleiden
tot de eerder betaalde bedragen. Het is van groot belang dat het ministerie
hier zo spoedig mogelijk inzicht in verkrijgt opdat deze middelen nog in 2004
hun juiste bestemming krijgen.In bijlage 1 worden de belangrijke fouten en onzekerheden nader toegelicht.In 2003 is voor een bedrag aan voorschotten van in totaal naar schatting € 2600
miljoen afgerekend. De Algemene Rekenkamer stelt vast dat ten opzichte van
2002 het aantal fouten en onzekerheden in de afrekeningen weliswaar gedaald
is, maar nog altijd substantieel hoog is. Het totaal bedrag aan belangrijke
fouten en onzekerheden per 31 december 2003 bedraagt € 32,7
miljoen tegenover € 46 miljoen in 2002. Op een totaalbedrag van € 2,6
miljard aan afgewikkelde voorschotten is dit 1,25% (2002: € 2,5
miljard respectievelijk 1,8%)1.3.5 Informatie over beleidOordeelOp grond van haar bevindingen is de Algemene Rekenkamer van oordeel dat
de informatie over het gevoerde beleid in het jaarverslag 2003 van het Ministerie
van Buitenlandse Zaken op deugdelijke wijze tot stand is gekomen en voldoet
aan de verslaggevingseisen.De Algemene Rekenkamer kan voor het verslagjaar 2003 nog geen volledig oordeel geven over de informatie over het gevoerde
beleid in het jaarverslag. Volgens de CW 2001 dient de Algemene Rekenkamer
te onderzoeken of de informatie over het gevoerde beleid in het jaarverslag
deugdelijk tot stand is gekomen en voldoet aan de daaraan te stellen kwaliteitsnormen.
Voor de kwaliteit van de informatie over beleid is het onderzoek beperkt tot
het voldoen aan de verslaggevingseisen. Dit heeft tot het bovenstaande oordeel
geleid.De kwaliteitsnormen voor informatie over beleid zijn rijksbreed nog niet
uitgewerkt. Evenmin is er een bijbehorende controlestructuur opgezet. Bovendien
doet de DAD volgens de CW 2001 slechts onderzoek naar de deugdelijke totstandkoming
van de informatie over beleid, en niet naar de kwaliteit van de informatie.
De DAD geeft echter geen oordeel over de totstandkoming van de informatie.Met betrekking tot de kwaliteit van de informatie over het gevoerde beleid
kan de Algemene Rekenkamer geen gebruik maken van de departementale voorcontrole,
zoals gebruikelijk bij de andere onderzoeksobjecten. Met ingang van de begrotingscyclus
2005 moeten de normen en de controlestructuur uitgewerkt zijn én toegepast
worden (motie-Van Walsem)2.Staat van de beleidsinformatieDe Algemene Rekenkamer onderzoekt sinds 2000 op gezette tijden hoe het
staat met de evaluatiefuncties bij de ministeries. Het rapport Staat van de beleidsinformatie 2004 richt zich op de rol van de beleidsdirecties
in de evaluatiefunctie van de ministeries.De beleidsinformatie die ministeries opleveren en die deels voortkomt
uit beleidsevaluaties, is voor een groot deel terug te vinden in de jaarverslagen
van de ministeries. Daarmee is er een directe link tussen het jaarlijkse onderzoek
naar de staat van de beleidsinformatie en het jaarlijkse onderzoek van de
Algemene Rekenkamer naar de jaarverslagen van ministeries.Het rapport Staat van de beleidsinformatie 2004
bevat echter geen onderzoek naar en geeft dus geen oordeel over de kwaliteit
van evaluatieonderzoeken en de gegevens uit de systemen van reguliere prestatiegegevens.
Het rapport geeft daarom nog geen bevindingen voor het oordeel van de Algemene
Rekenkamer over de deugdelijke totstandkoming en de kwaliteit van de informatie
over het gevoerde beleid.Verder heeft de Algemene Rekenkamer dit jaar in het kader van het rechtmatigheidsonderzoek
onderzoek gedaan naar de VBTB-conformiteit van de niet-financiële informatie
over het beleid in het jaarverslag. Dat wil zeggen dat de Algemene Rekenkamer
bij het ministerie onderzoek heeft verricht naar de volgende vraag:«In welke mate worden voor de operationele doelstellingen, waarvoor
in de begroting 2003 voldoende inzicht werd geboden in de drie w-vragen, ook
de drie h-vragen beantwoord in het jaarverslag?»De w-vragen, de h-vragen en de resultaten van dit onderzoek worden in
onderstaand figuur weergegeven1.De Algemene Rekenkamer is van mening dat een goede begroting een belangrijke
voorwaarde is voor een goede verantwoording.De Algemene Rekenkamer concludeert dat de VBTB-conformiteit van het jaarverslag
in 2003 is verbeterd. Niettemin zal het departement nog belangrijke inspanningen
moeten verrichten om de begroting zo in te richten dat aan de verslaggevingseisen
2005 kan worden voldaan. Dit betekent dat de begroting zal moeten worden ingedeeld
naar de beleidsdoelstellingen. Nog te vaak worden middelen die bedoeld zijn
om doelstellingen te bereiken als resultaat gepresenteerd.Het instrumentarium om tot resultaatmeting te komen is nog in ontwikkeling.
Piramide is in 2003 nog nauwelijks benut voor de verantwoording van de niet-financiële
beleidsinformatie. Tenslotte is ook het gebruik van het instrument beleidsevaluaties
ten behoeve van de verantwoording nog sterk in ontwikkeling. Het instrument
was in 2003 nog te weinig op het realiseren van doelstellingen in de begroting
gericht.De Algemene Rekenkamer concludeert dat het Ministerie van Buitenlandse
Zaken in 2003 vorderingen heeft gemaakt met het verder inrichten van de niet-financiële
beleidsinformatie in de verantwoording. Niettemin zal in 2004 nog veel werk
moeten worden verzet om tot een volwaardige VBTB-begroting en -verantwoording
2005 te komen.3.6 Informatie over de bedrijfsvoeringIn het jaarverslag over 2002 dienden de ministers een zogenaamde mededeling
over de bedrijfsvoering op te nemen waarin zij voor genoemde onderdelen van
de bedrijfsvoering verklaarden dat er sprake was van beheerste processen.
Die verplichting is voor het jaarverslag over 2003 vervallen. De ministers
hebben een grote vrijheid gekregen in de wijze waarop zij zich over hun bedrijfsvoering
verantwoorden.De minister gaf in het Jaarverslag over 2002 in de toelichting bij de
mededeling over de bedrijfsvoering aan dat deze alleen het financieel en het
materieelbeheer betreft en derhalve gezien moet worden als een overgangsmededeling.
Een volwaardige mededeling zal uiteindelijk over 2004 moeten worden afgegeven.In 2003 heeft de minister geen mededeling over de bedrijfsvoering maar
wel een bedrijfsvoeringsparagraaf opgesteld. Hierin is uitgebreid ingegaan
op de punten van aandacht die in de begroting 2003 zijn onderkend of die gedurende
de uitvoering van het bedrijfsproces naar voren zijn gekomen, alsmede de doorvoor
te treffen verbetermaatregelen. Hierbij heeft de minister geen specifiek normenkader
aangegeven. In het jaarverslag wordt ook vermeld dat de uitvoering van verbeterpunten
van enkele in de begroting 2003 aangegeven onderwerpen naar 2004 is verschoven.
Het betreft:• het benutten van de bevindingen uit de individuele jaarverslagen
ten behoeve van de mededeling over de bedrijfsvoering in het departementale
jaarverslag;• de tussentijdse monitoring van de bedrijfsvoering;• een evaluatie van de sturingsprincipes eninstrumenten binnen het
departement en een daaruit volgende aanpassing van de bijbehorende handleiding.Op grond van haar bevindingen is de Algemene Rekenkamer van oordeel dat
de informatie over de bedrijfsvoering (waaronder de bedrijfsvoeringsparagraaf)
in het Jaarverslag 2003 van het Ministerie van Buitenlandse Zaken op deugdelijke
wijze tot stand is gekomen en voldoet aan de verslaggevingseisen.Voor de controle en de verantwoordingsstructuur van informatie over de
bedrijfsvoering geldt hetzelfde als voor de controle van de beleidsinformatie(zie
§ 3.5): de Algemene Rekenkamer kan voor het verslagjaar 2003 nog
geen volledig oordeel geven over de informatie
over het gevoerde beleid in het jaarverslag. Hoewel de Algemene Rekenkamer
wel kan steunen op de departementale voorcontrole met betrekking tot de totstandkoming
van bedrijfsinformatie kan zij dat niet met betrekking tot de kwaliteit van
de bedrijfsvoeringsinformatie.4 BEDRIJFSVOERING VAN HET MINISTERIE4.1 InleidingDit hoofdstuk beschrijft de resultaten van het onderzoek van de Algemene
Rekenkamer naar de bedrijfsvoering van het Ministerie van Buitenlandse Zaken.
Onder «bedrijfsvoering» verstaat de Algemene Rekenkamer op de
eerste plaats het financieel beheer en materieelbeheer en de daartoe bijgehouden
administraties. Tot de bedrijfsvoering van het ministerie rekent de Algemene
Rekenkamer ook de controle door de DAD. De Algemene Rekenkamer baseert haar
oordelen op basis van eisen die de CW 2001 stelt aan deze onderdelen. De onderdelen
van de bedrijfsvoering en de eisen die de CW 2001 stelt aan de controle van
de bedrijfsvoering zijn samengevat in onderstaande figuur.Bij haar oordeelsvorming over het jaarverslag en de bedrijfsvoering van
het ministerie maakt de Algemene Rekenkamer gebruik van de werkzaamheden van
de DAD. Vooraf beoordeelt de Algemene Rekenkamer of zij kan steunen op de
werkzaamheden van de DAD. Hiervoor doet zij uitvoerig onderzoek
naar deze werkzaamheden. Bij een positieve uitslag van dit onderzoek zullen
de oordelen van de Algemene Rekenkamer over de bedrijfsvoering mede tot stand
komen op basis van de uitkomsten van de werkzaamheden van de DAD.4.2 Oordeel financieel beheer en materieelbeheerOp grond van haar bevindingen is de Algemene Rekenkamer van oordeel dat
de onderzochte onderdelen van het financieel beheer, het materieelbeheer en
de daartoe bijgehouden administraties in 2003 van het Ministerie van Buitenlandse
Zaken voldoen. Wel tekent zij aan dat als gevolg van het intensieve implementatieproces
van Piramide het financieel beheer gedurende 2003 tijdelijk ernstige onvolkomenheden
vertoonde en er eind 2003 nog enkele onvolkomenheden resteerden. Wat betreft
de overdrachtsuitgaven stelt de Algemene Rekenkamer voor de volgende onderdelen
onvolkomenheden vast:• voorschotbeheer;• toezicht op verantwoordingen van NGO's;• het toezicht op en de inhoud van overeenkomsten tussen de Staat
en de FMO;• toezicht op het IMD in verband met een in 2003 toegekende subsidie.Tevens vraagt de Algemene Rekenkamer aandacht voor het feit dat 105 lokale
medewerkers op vertrouwensfuncties nog niet door de Algemene Inlichtingen-
en Veiligheidsdienst zijn gescreend.Tenslotte vraagt de Algemene Rekenkamer aandacht voor elementen in het
financieel beheer van bilaterale ontwikkelingssamenwerking, het contractbeheer
en bestuurskosten, die niet aan alle daaraan te stellen eisen voldoen.4.2.1 Piramide ingevoerdHet ministerie heeft in 2003 zijn belangrijkste administratiesystemen
vervangen door het geïntegreerde managementinformatiesysteem Piramide.
Het betreft een wereldwijde operatie die vanaf medio 2002 tot in november
2003 plaatsvond. Op de invoer van de bestaande administratieve gegevens uit
de financiële administratie en de dossiers en de conversie hiervan in
Piramide voerde het departement uitgebreide controles uit.De implementatie had een moeizame aanloop, waarbij zich diverse, ook technische,
knelpunten voordeden. Verschillende onderdelen van de bedrijfsvoering gaven
tijdens het jaar tijdelijk ernstige tekortkomingen te zien.Uit een tussentijdse toets op het financieel beheer bij de budgethouders
van eind september 2003 stelde de directie Financieel-Economische Zaken (FEZ)
bij zo'n vijftig budgethouders, van wie er dertig inmiddels op Piramide waren
overgegaan, risico's met betrekking tot het goed functioneren van het administratief
proces vast. Door oplopende achterstanden in de administratie had het departement
ook weinig inzicht in de reële begrotingsuitputting én functioneerde
de reguliere monitoring van de bedrijfsvoering door de controllers van de
budgethouders in 2003 niet goed.Instructies en richtlijnen in het Handboek Bedrijfsvoering Buitenlandse
Zaken zijn nog niet aan het nieuwe systeem aangepast. Het departement heeft
hiervoor in 2003 een plan van aanpak opgesteld, dat in 2004 uitgevoerd zal
worden.Het ministerie nam in oktober 2003 maatregelen om de ontstane achterstanden
in de administratie weg te werken, tussenrekeningen te schonen en programmawijzigingen
naar aanleiding van geconstateerde systeemfouten door te voeren. Eind januari
2004 heeft de directie FEZ, met uiteindelijk ruim twee weken achterstand op
het geplande jaarovergangsproces, het begrotingsjaar 2003 kunnen afsluiten.ConclusieDe Algemene Rekenkamer stelt vast dat er door de implementatie van Piramide
gedurende 2003 een tijdelijke terugval in de kwaliteit van het financieel
beheer is geweest. Eind 2003 resteerde, nadat met een aanzienlijke inspanning
bestaande achterstanden en fouten zijn opgelost, op diverse onderdelen van
de (financiële) bedrijfsvoering nog onvolkomenheden.De Algemene Rekenkamer beveelt aan de monitor op de bedrijfsvoering in
Piramide nadrukkelijk te blijven uitvoeren. Het systeem is weliswaar «uitgerold»,
maar voor het goede gebruik verdienen de volgende zaken nog de aandacht:• de invoer van gegevens in Piramide vergt structureel meer capaciteit
dan de invoer in het oude systeem, aangezien meer gegevens moeten worden ingevoerd;• bij een groot aantal posten in het buitenland is Piramide eerst
laat in 2003 ingevoerd. Het verkrijgen van kennis en vaardigheden met het
werken met Piramide zal nu zo snel mogelijk moeten plaatsvinden;• de bij Piramide betrokken medewerkers hebben nog niet altijd voldoende
kennis van de vele mogelijkheden van Discoverer, het rapportage-instrument
waarmee de informatie uit Piramide moet worden opgevraagd. Door aanvullende
opleidingen zal het Piramidesysteem goed in de organisatie moeten worden ingebed;• voor het beter inbedden in de organisatie heeft het ministerie
maatregelen vastgelegd in het document «Piramide Verankerd». Deze
maatregelen zullen tot het einde moeten worden doorgevoerd om het systeem
beter in de gebruikersorganisatie te laten functioneren.4.2.2 Financieel management bij de postenEen belangrijke maatregel van interne controle op het betaalproces van
de posten is de tussentijdse controle op de liquide middelen. De tussentijdse
interne controles zijn bij veel posten een tijd lang niet, of niet naar behoren,
uitgevoerd.Als gevolg van onder meer de introductie van Piramide is de administratieve
verwerking van de opbrengsten die voortvloeit uit consulaire processen in
2003 gewijzigd, met als gevolg dat het inzicht in de verschillende opbrengstenstromen
gebrekkig is. De periodieke analyse die de directie Consulaire Zaken op de
opbrengsten moet uitvoeren vond in 2003 te laat plaats en had te weinig diepgang,
vanwege onder meer het niet (tijdig) beschikbaar zijn van voldoende rapportages
uit Piramide. Door deze oorzaken heeft de DAD onvoldoende zekerheid verkregen
over de volledigheid van het verantwoorde bedrag aan opbrengsten van circa € 21
miljoen.4.2.3 VoorschotbeheerDe Algemene Rekenkamer stelde in haar rapport bij het Jaarverslag over
2002 ten aanzien van de vernieuwde regelgeving voorschotbeheer vast dat de
risicoanalyses van de budgethouders, en daarmee ook de overeengekomen
eisen inzake de prestatieverantwoording, niet altijd actueel zijn en overwegend
subjectief zijn vastgesteld. De Algemene Rekenkamer gaf aan dat voor een goed
voorschotbeheer moet worden getoetst of de voorwaarden, die met de betrokken
organisaties overeen gekomen zijn, door de budgethouders voldoende op naleving
worden gecontroleerd. Voor de uitvoering van de risicoanalyse door de budgethouders
dient op centraal niveau een goede informatievoorziening als referentiekader
te worden ontwikkeld.De Algemene Rekenkamer kwalificeerde de uitvoering van het voorschotbeheer
als onderdeel van het activiteitenbeheer in de afgelopen jaren als zwak.Beoordeling toekenningen verbeterenIn totaal werd in 2003 ongeveer € 2,6 miljard, inclusief correcties,
aan voorschotten verstrekt en verantwoord. Een voorschot kan pas worden verstrekt
na een positieve beoordeling van de uitvoeringsorganisatie.Het departement voerde in 2003 voor de vastlegging van organisatieanalyses
een herziene Checklist organisational Capacity (CoCa) in, op basis waarvan
een oordeel wordt gegeven over uitvoeringsorganisaties op het gebied van ontwikkelingssamenwerking.
Het instrument CoCa vormt samen met de Institutionele Sector en Organisatie
Analyse het middel om vooraf te beoordelen of en langs welk kanaal hulp kan
worden verstrekt. De Algemene Rekenkamer stelde vast dat de budgethouders
over het algemeen de organisaties die een voorschot aanvragen weliswaar vooraf
meer diepgaand beoordeelden, maar hierbij de oude CoCa-lijst uit 2002 nog
hanteerden. Het ministerie voerde in 2003 een centrale database in voor de
vastlegging van objectieve informatie over de beheerscapaciteit van de uitvoerende
organisaties (en van de overheid) in de geldontvangende landen. Deze database
is evenwel eind 2003 nog nauwelijks gevuld, aangezien budgethouders hiertoe
niet werden verplicht.Voorts wordt in de CoCa-lijst nog onvoldoende aandacht besteed aan het
door intermediaire organisaties vooraf screenen van hun counterparts op onder
meer de rechtmatigheid van de bestedingen.Fouten en onzekerheden in de afwikkeling van voorschottenGedurende het jaar ontstonden, mede door de implementatie van Piramide,
achterstanden in de afwikkeling van voorschotten en werden veel fouten gemaakt.
Aan het eind van het jaar waren de achterstanden bij de meeste budgethouders
grotendeels weggewerkt. Wel constateerde de DAD nog zo'n € 32,7
miljoen aan fouten en onzekerheden op een totaal van ongeveer € 2,6
miljard aan afgewikkelde voorschotten (1,25%). Over 2002 werd een bedrag van
zo'n 46 miljoen aan fouten en onzekerheden vastgesteld op een totaal van ongeveer € 2,5
miljard aan afgewikkelde voorschotten (1,8%). Alhoewel eind 2003 ten opzichte
van eind 2002 sprake is van een verbetering, bestaat er nog altijd een substantieel
bedrag aan fouten en onzekerheden.ConclusieMede door intensieve controle en tussentijdse correcties is het niveau
van fouten en onzekerheden in het afwikkelen van voorschotten ten opzichte
van 2002 enigszins afgenomen, maar nog altijd hoog. De belangrijke onvolkomenheden
bij het toekennen van voorschotten betreffen nog:• het instrument van toetsing, de CoCa-lijst, is nog niet voldoende
ontwikkeld. Ook de (in opzet periodieke) actualisering van de CoCa-lijsten
is op basis van het huidige, meer oordelende format nog maar voor een deel
gerealiseerd;• de database voor CoCa-lijsten, die als referentiekader voor risicoanalyse
en nieuwe beoordelingen een belangrijk instrument moet vormen, is in 2003
in gebruik genomen, maar zal pas in 2004 goed gevuld worden.Naar de mening van de Algemene Rekenkamer is het voor een goede besluitvorming
noodzakelijk dat de ingebrachte informatie stoelt op een goede bestandsinformatie
en dat deze periodiek ter plaatse bij de organisaties op juistheid en kwaliteit
wordt beoordeeld. Er dient een tijdpad te worden opgesteld voor de actualisering
van de CoCa-toetsen. De CoCa-toets zelf kan nog worden versterkt voor de beoordeling
van de beheerscapaciteit van intermediaire organisaties en de eisen die zij
weer stellen aan hun uitvoerende counterparts. Waar wordt samengewerkt met
andere donoren verdient het aanbeveling afspraken te maken over het vooraf
beoordelen van uitvoeringsorganisaties.4.2.4 Bilaterale ontwikkelingshulpOntwikkelingenHet Ministerie van Buitenlandse Zaken streeft er naar de bilaterale hulp
meer rechtstreeks aan ontwikkelingslanden te verstrekken, waarbij deze landen
zoveel mogelijk zelf het beheer voeren over deze gelden. Afhankelijk van de
beheerscapaciteit in een land wordt projecthulp, sectorale steun of macrosteun
en begrotingssteun verleend. Bij het verlenen van projecthulp of sectorale
hulp staan de sectoren onderwijs, milieu en water, aids-bestrijding en reproductieve
gezondheid centraal (TK, vergaderjaar 2003–2004, 29 234 nr. 1).In 2003 heeft de minister voor Ontwikkelingssamenwerking de lijst van
landen waarop de bilaterale hulpverlening is geconcentreerd, aangepast. De
lijst van 19 plus 3 concentratielanden én 26 landen die op thematische
basis steun kregen, werd vervangen door één nieuwe lijst van
36 partnerlanden, die tot stand kwam op basis van onder meer armoedecriteria,
(uitzicht op) goed bestuur en politieke overwegingen. De minister voor Ontwikkelingssamenwerking
heeft in haar brief van 15 december 2003 aan de Tweede Kamer (TK, vergaderjaar
2003–2004, 29 234 nr. 21) aangegeven op welke wijze zij ook na
2003 het waarderingssysteem en beoordelingskader voor landen- en sectorbeleid
verder zal gaan verfijnen.Donorharmonisatie en controleOm een grotere effectiviteit van de steun te kunnen bereiken en om de
beheerslast van ontwikkelingslanden te beperken wordt de laatste jaren meer
in multidonorverband samengewerkt.Vanaf 2000 bespreken de rekenkamers van in eerste instantie vier
donorlanden, met het oog op een gezamenlijke controleaanpak, in een jaarlijks
overleg ook de ontwikkelingen op het gebied van donorharmonisatie. Een toenemend
aantal rekenkamers van donorlanden sluit zich aan bij dit «Harmonisation
in Overseas Audit Practice» (HOAP) overleg. Aan het meest recente overleg
in maart 2004 in Den Haag namen zeven rekenkamers deel.In het streven naar een verdere ontwikkeling van de programmahulp is in
2002 in overleg met de regering van Zambia een Harmonisation in Practice project
gestart, waaraan in totaal nu zeven donoren deelnemen.Een team, samengesteld uit de rekenkamers van Groot Brittannië, Nederland
en Noorwegen voert, namens het HOAP overleg van rekenkamers vanaf december
2003 een Pilot Joint Review uit. In deze review zullen voor Zambia, als bijdrage
aan de verdere ontwikkeling van de uniforme voorwaarden voor de donorharmonisatie,
de (minimum) voorwaarden worden geformuleerd waaraan het harmonisatieproject
moet voldoen wil er sprake zijn van een in opzet, bestaan en werking goed
controleerbaar systeem van donorharmonisatie. In een later stadium, als ontwikkelingssamenwerkingsgelden
daadwerkelijk volgens de in het Harmonisation in Practice project gemaakte
afspraken worden verstrekt, zal in samenwerking met de Auditor-general van
Zambia in de pilot een review worden uitgevoerd om tot één rechtmatigheidsoordeel
te komen over de door de donoren verstrekte gelden.In een brief aan de minister van Buitenlandse Zaken van 1 april 2004,
heeft de Algemene Rekenkamer de minister over haar standpunt met betrekking
tot dit initiatief geïnformeerd. Zij heeft daarbij nadrukkelijk aangegeven
dat de Algemene Rekenkamer er op toeziet dat zowel de aanpak als de uitvoering
van de desbetreffende controles, ook in een geharmoniseerd controleverband,
dient te leiden tot rechtmatigheidsoordelen in de zin van de Comptabiliteitswet
2001.Financieel beheer nagenoeg op ordeHet Ministerie van Buitenlandse Zaken streeft er naar in toenemende mate
programmahulp in plaats van projecthulp te verstrekken. Het beheer in de meeste
ontwikkelingslanden is nog onvoldoende op orde om op grotere schaal programmahulp
te verstrekken. In 2003 werd minder sectorale programmahulp verstrekt: € 121
mln. (€ 158 mln. in 2002) als gevolg van een afname van de budgetten
voor bilaterale ontwikkelingssamenwerking in 2003.Piramide kan overzichten leveren waaruit blijkt binnen welke landen en
in welke sectoren sectorale programmahulp is verleend. In Piramide is echter
niet vastgelegd welke bedragen zijn besteed aan de verschillende vormen waarin
sectorale programmahulp is verleend en welke vormen van financiële controle
hierbij zijn overeengekomen. Wel is in Piramide opgenomen of een programma
gefinancierd wordt door Nederland alleen, parallel met andere landen of door
middel van «joint financing». In het laatste geval volgt Nederland
de beheersprocedures van de voor de uitvoering verantwoordelijke organisatie.In 2003 is in het Piramidesysteem een begin gemaakt met de invulling van
een systeem voor het beoordelen van activiteiten en sectoren voor ontwikkelingssamenwerking.
De Algemene Rekenkamer stelde vast dat zowel posten als directies binnen het
ministerie moeite hebben met het invoeren van de gegevens in Piramide en het
halen van juiste informatie uit Piramide vanwege nog onvoldoende kennis van
en ervaring met het systeem.Project- en sectorwaarderingen verdienen aandachtHet Ministerie van Buitenlandse Zaken hanteert voor de bilaterale ontwikkelingshulp
een systeem van projectwaarderingen ten behoeve van een tijdige realisatie
van projecten en het bereiken van de daarmee beoogde doelstellingen.De posten zijn, met ondersteuning van de projectgroep Planning, Monitoring
en Evaluatie (P&ME) en de Afdeling Informatie Management, verantwoordelijk
voor de informatievoorziening en verantwoording van de hulpverlening in de
sectorale benadering. PM&E heeft tot taak een systeem van monitoring en
evaluatie te ontwikkelen op het gebied van ontwikkelingssamenwerking. De ambassades
stelden in 2003 sectorwaarderingen op.Zowel project- als sectorwaarderingen werden in 2003 marginaal getoetst.
Voor de controle op de juiste invoer van (elementen voor de opbouw van) de waardering voert PM&E nog overleg met de DAD en de Inspectie
en Evaluatie Bedrijfsvoering.ConclusieHet ministerie heeft in 2003 zijn bestuurlijke informatievoorziening op
het gebied van bilaterale ontwikkelingssamenwerking verder verbeterd. In 2003
zijn aanzetten gegeven tot een verdere verfijning van het normenkader dat
ten grondslag ligt aan het gehanteerde waarderingssysteem. In 2004 dienen
medewerkers verder vertrouwd te raken met het invullen van de uitgewerkte
beoordelingskaders, het invoeren van eenduidige informatie in Piramide en
het genereren van bruikbare overzichten uit Piramide. Inmiddels is hiervoor
een module opgenomen in de introductietraining Piramide Financieel Management.
Er is echter nog geen systeem van inhoudelijke kwaliteitscontrole opgezet,
waardoor het ministerie onvoldoende zekerheid heeft dat de ontvangen informatie
voldoende betrouwbaar is.4.2.5 Non Gouvernementele OrganisatiesToezicht verbeterenNGO's zijn particuliere nationale en internationale organisaties die zonder
winstoogmerk hun werkzaamheden uitvoeren. Het betreft onder andere hulp- en
ontwikkelingsorganisaties in ontwikkelingslanden.De Algemene Rekenkamer stelde in het Rjv 2002 vast dat in de ontvangen
accountantsverklaringen bij verantwoordingen van NGO's in een aantal gevallen
de in het controleprotocol voorgeschreven formulering, dat voldaan is aan
de subsidievoorwaarden dan wel aan de in de beschikking gestelde verplichtingen,
ontbrak. In dergelijke situaties verzocht het ministerie niet om nadere informatie
teneinde zekerheid te verkrijgen over de rechtmatigheid van de bestede gelden.De Algemene Rekenkamer stelde over 2003 vast dat de directie Mensenrechten
en Vredesopbouw (DMV), die het ministeriële toezicht uitoefent met de
DAD in overleg is welke aanvullende beheersmaatregelen genomen kunnen worden
indien afwijkende accountantsverklaringen worden gesignaleerd. De Algemene
Rekenkamer stelde ook over 2003 vast dat, voor zover een accountantsverklaring
is geëist, deze in een relatief groot aantal gevallen niet de voorgeschreven
formulering «dat voldaan is aan de in de beschikking gestelde subsidieverplichtingen»
bevat. Zij concludeert dat in de onderhavige gevallen niet zonder meer zekerheid
over de rechtmatigheid van de bestede gelden is verkregen. DMV heeft in dergelijke
gevallen de NGO niet om nadere informatie van de accountant verzocht om voldoende
zekerheid te verkrijgen. De Algemene Rekenkamer is dan ook van mening dat
DMV de interne controle op de verantwoordingen en met name op de afgegeven
accountantsverklaringen verder dient te verbeteren door na te gaan om welke
reden in voorkomende gevallen een afwijkende verklaring is gegeven.4.2.6 Financierings Maatschappij voor OntwikkelingslandenDe FMO verstrekt leningen, garanties en subsidies aan bedrijven en ontwikkelingsbanken
om het bedrijfsleven in ontwikkelingslanden te stimuleren in het bevorderen
van de economische en sociale vooruitgang.Op grond van overeenkomsten en subsidiebeschikkingen verstrekte het ministerie
in 2003 aan de FMO circa € 214 miljoen.OntwikkelingsfondsOp basis van de overeenkomst tussen de Staat en de FMO tot oprichting van het Ontwikkelingsfonds uit 1991 en een latere aanpassing hiervan
in 1998, stort het departement jaarlijks (2003: circa € 37 miljoen)
in dit fonds tot uiteindelijk een cumulatief bedrag van € 657 miljoen
in 2006. De juridische eigendom van het fonds werd destijds niet eenduidig
vastgelegd. Dit kan met name bij beëindiging van het fonds op enig tijdstip
tot discussies leiden, die beter vooraf gevoerd kunnen worden. De minister
zal bij de uitwerking van de toekomstige relatie met de FMO de juridische
eigendomsstatus van het Ontwikkelingsfonds eenduidig vast leggen1.Voor de verantwoording over het Ontwikkelingsfonds is vanaf 1995
een door het Ministerie van Financiën ingesteld controleprotocol verplicht.
Dit protocol is ondanks aandringen door zowel de DAD als de Algemene Rekenkamer
nog niet aangepast aan de herziening en uitbreidingen van de overeenkomst
in 1998.Overige vijf fondsenOp basis van overeenkomsten en subsidiebeschikkingen met de FMO zijn vijf
overige fondsen2 gerealiseerd die een jaarlijkse
toevoeging aan het vermogen ontvangen (2003: ongeveer € 68 miljoen).
Het betreft fondsen die eigendom zijn van de Staat en door FMO worden beheerd.
De FMO ontvangt voor het beheer van deze fondsen kostenvergoedingen. Deze
vergoedingen zijn in de tijd afzonderlijk per fonds bepaald en variëren
aanzienlijk. Het departement heeft in 2003 gesprekken gevoerd met de FMO om
de kostenstructuur meer in lijn te brengen met de huidige kostenstructuur
van de FMO en derhalve inzichtelijker te maken.Over het algemeen zijn in de overeenkomsten de doelstellingen van de toekenningen
of van het fonds in voldoende mate aangegeven en zijn de controlerechten van
de minister goed geregeld. Voor enkele overeenkomsten is echter niet goed
geregeld wanneer deze kunnen worden beëindigd. Bij het Infrastructuurfonds
voor Minst Ontwikkelde Landen en het Netherlands Investment Matching Fund
is niet aangegeven hoe en wanneer deze subsidiebeschikking wordt beëindigd.In de twee oudste overeenkomsten, die voor 1999 tot stand kwamen, zijn
aan de rapportages geen controle-eisen in de vorm van een accountantsverklaring
en controleprotocol gesteld.Achterstand in het toezichtMet ingang van 2003 rapporteert de FMO over alle fondsen op uniforme wijze
kwartaalgewijs, zowel inhoudelijk als financieel.Het toezicht van het departement vindt bij de directie Duurzame Economische
ontwikkeling (DDE) plaats door geregeld beleidsoverleg met de FMO, analyse
van de rapportages van de FMO en door evaluaties.Bij deze directie zijn in 2003 achterstanden in de beoordeling van de
rapportages van de FMO ontstaan en was de dossiervorming gebrekkig.De DAD stelde eerder onder meer vast dat in de accountantsverklaring bij
de jaarrekening 2002 van de FMO de voorgeschreven specifieke rechtmatigheidsverklaring
niet was opgenomen. In juli 2003 heeft de accountant van de FMO in een aparte
mededeling alsnog verklaard dat de uitgaven over 2002 rechtmatig zijn besteed.ConclusieDe Algemene Rekenkamer concludeert dat het departement de overeenkomsten
met de FMO op onderdelen beter kan inrichten. De gewenste actualisering van
de controleprotocollen en de harmonisatie van uitvoeringswerkzaamheden en
vergoedingen van de FMO is nog niet gerealiseerd, maar zijn inmiddels wel
in gang gezet. Een voor 2004 geplande vijfjarige evaluatie die mede is gericht
op de lange-termijnrelatie tussen de Staat en de FMO na 2005
dient, aldus het departement, hieraan een belangrijke bijdrage te gaan leveren.Het Ministerie van Buitenlandse Zaken heeft inmiddels ook maatregelen
genomen om de knelpunten in de uitvoering van het toezicht op de FMO op te
lossen. Hierbij beoogt het ministerie de sturings- en toezichtssystemen te
baseren op de VBTB-systematiek.4.2.7 Instituut voor MeerpartijendemocratieOp 18 april 2000 is de stichting Nederlands Instituut voor Meerpartijendemocratie
opgericht door politieke partijen die in de Tweede Kamer der Staten Generaal
waren vertegenwoordigd. Het IMD heeft als doelstelling het ondersteunen van
het democratiseringsproces in jonge democratieën door versterking van
politieke partijen/groeperingen als dragers van de democratie.De stichting is afhankelijk van de bijdragen van de minister voor Ontwikkelingssamenwerking.Subsidievoorwaarden slecht nageleefdBinnen het ministerie adviseert de directie Mensenrechten en Vredesopbouw
de minister inzake de subsidieaanvraag van het IMD en houdt het toezicht op
de juiste besteding van de gelden. De Algemene Rekenkamer stelde vast dat
het IMD de specifieke voorwaarden in de subsidiebeschikking over het tijdvak
2000–2002 (ruim € 3 miljoen) niet tijdig heeft nageleefd.
Vanwege het beperkte absorptievermogen in de programmalanden waar het IMD
actief was, bleef uiteindelijk een bedrag van in totaal zo'n € 0,5
miljoen van de verstrekte subsidie onbesteed.Medio 2002 diende het IMD in het kader van TMF een subsidieaanvraag in
voor een bedrag van € 30 miljoen. Rekening houdend met de negatieve
ervaringen bij de eerste subsidieaanvraag, waarvoor de vereiste stukken door
het IMD zeer laat werden verstrekt als gevolg van een onvoldoende beheersorganisatie,
adviseerde de DMV de minister aanvankelijk om maximaal € 17 miljoen
van het aangevraagde subsidiebedrag te verstrekken. De DAD constateerde bovendien
dat het IMD niet voldoet aan de minimumeis voor een instellingssubsidie uit
hoofde van TMF, die bepaalt dat de aanvragende organisatie minimaal vijf jaar
ervaring als professioneel opererende organisatie moet hebben. Naar aanleiding
van amendementen van de Tweede Kamer1 verstrekte
de minister uiteindelijk in maart 2003 het IMD een herziene beschikking met
een maximum subsidiebedrag van in totaal bijna € 31 miljoen voor
de periode 2003–2006.Beheersorganisatie vormt een risicoIMD kende een moeizame start. De werkorganisatie van het IMD is in feite
pas na 2002 opgebouwd en verder geprofessionaliseerd. Met de (verhoogde) toekenning
van de TMF-subsidie heeft het IMD zijn beheerscapaciteit inmiddels in 2003
sterk uitgebreid en voerde een geïntegreerd managementsysteem in. DMV
legde het IMD specifieke eisen voor de bedrijfsvoering op en gaf aan dat het
actief dient te streven naar een verbreding van de financieringsbasis door
voor minimaal 35% andere financieringsbronnen te zorgen. Het IMD voldoet eind
2003 nog niet aan deze eis.De externe accountant van het IMD heeft bij de jaarrekeningen over 2000,
2001 en 2002 een goedkeurende accountantsverklaring afgegeven. In deze verklaringen
is overigens geen rechtmatigheidspassage opgenomen; in het controleprotocol
is hier ook niet om gevraagd. Het IMD heeft de verantwoordingsstukken
2003 en het jaarplan 2004 ingediend bij het ministerie.ConclusieDe minister neemt naar de mening van de Algemene Rekenkamer een aanzienlijk
risico met de toekenning van een TMF-subsidie van in totaal bijna € 31
miljoen aan het IMD voor de periode 2003–2006. De capaciteit van de
beheersorganisatie is in korte tijd weliswaar aanzienlijk uitgebreid, doch
DMV oordeelde het erg onzeker of deze organisatie de explosieve groei in het
uitvoeringsprogramma wel aankan. Tevens komt DMV tot de conclusie dat het
zeer onzeker is of de subsidieontvangende organisaties in de programmalanden
op de toebedeelde taken zijn berekend. De Algemene Rekenkamer beveelt aan
om een strikt toezicht op het IMD uit te voeren waardoor de minister periodiek
inzicht krijgt in de kwaliteit van de prestaties en de bereikte effecten ervan.
Zij dringt er bij het departement tevens op aan de uitvoering en de resultaten
van dit toezicht goed vast te leggen. De Algemene Rekenkamer zal de komende
tijd de uitvoering van de toezichthoudende taak op de verantwoording van het
IMD door DMV nauwlettend blijven volgen.4.2.8 BestuurskostenResultaten interne controle beter vastleggenAlhoewel de bestuurskosten, naar verhouding, een gering deel van de uitgaven
van het ministerie vormen, besteedt de Algemene Rekenkamer, met name vanwege
het gevoelige karakter ervan, jaarlijks aandacht aan deze soort van uitgaven.
De Algemene Rekenkamer stelde vast dat in de begrotingsboekhouding van het
ministerie de representatiekosten van de bewindspersonen uit doelmatigheidsoverwegingen
in de administratie tezamen met interne personeelsgerelateerde kosten worden
verantwoord. Vanwege de fiscale aspecten met betrekking tot deze kostensoort
gaat de Algemene Rekenkamer ervan uit dat een uitsplitsing van de beide kostensoorten
niettemin mogelijk is.Voorts stelde de Algemene Rekenkamer vast dat de resultaten van de uitgevoerde
interne controle op de bestuurskosten niet structureel worden vastgelegd,
zodat een totaaloverzicht ontbreekt. Wel is in de dossiers per geval veelal
een vastlegging opgenomen naar aanleiding van de bevindingen. Het in een overzicht
vastleggen van de resultaten van de interne controle is echter van belang
voor een nadere analyse van de bevindingen en voor controle-instanties als
de DAD en de Algemene Rekenkamer.4.2.9 ContractbeheerCentrale registratie ontbreektDe Algemene Rekenkamer stelde eerder over 2002 vast dat het departement
door haar decentrale structuur geen centraal contractbeheer voerde zoals in
de Regeling contractbeheer 1996 sterk wordt aanbevolen. In 2003 zijn alle
activiteiten met financiële verplichtingen, waaronder contracten, in
Piramide geregistreerd. Op centraal niveau voert FEZ voor zijn toezicht een
registratie van de budgethouderoverstijgende contracten. Ook ontvangt FEZ
van de ondersteunende directies die eigen contractregistraties bijhouden (bijvoorbeeld
ICT-contracten) overzichten ten behoeve van het toezicht. De centrale inkoopdirecties,
die vaak een omvangrijke contractenportefeuille beheren, werken echter nog
altijd met eigen systemen waardoor eind 2003 een centrale registratie nog
van de grond moest komen.De Algemene Rekenkamer stelde vast dat het contractbeheer conform de vereisten
van de Regeling contractbeheer 1996 wordt uitgevoerd. Wel bleek in 2003 dat
budgethouders die Piramide gebruiken, niet altijd de juiste gegevens in de
contractenregistratie vastleggen en soms zonder toestemming van de interne
regelgeving afwijken. De concerncontroller dient de budgethouders indringender
hierop aan te spreken.ConclusieDe Algemene Rekenkamer concludeert dat het contractbeheer van het Ministerie
van Buitenlandse Zaken over 2003 in opzet en werking grotendeels voldoet aan
de daaraan te stellen eisen, maar dat contracten nog niet centraal worden
geregistreerd. In Piramide wordt nog geen centraal uniform en volledig contractenregister
gevoerd, zoals in de Regeling contractbeheer 1996 sterk wordt aanbevolen.4.3 Bevindingen overige bedrijfsvoering4.3.1 Ontwikkelingen Audit-Committee en AuditdienstHet AC nieuwe stijl is in 2003 van start gegaan. Uitgangspunt is met name
de taak van het AC bij de (sturing van) de follow-up van aangereikte bevindingen.
Hierbij treedt het AC als adviseur van de departementsleiding op. Ook is een
aanzet gegeven om tot een gestructureerde afstemming en coördinatie van
reguliere en incidentele onderzoeken te komen. Een uitgekristalliseerde informatiebehoeftenbepaling,
gericht op het «in control zijn» van de bedrijfsvoering, moet
nog zijn beslag krijgen.Het ministerie van Buitenlandse Zaken heeft eind 2003 voor de auditdienst
een organisatorisch kader vastgesteld in de vorm van een formeel samenwerkingsverband
tussen de bestaande onafhankelijke onderzoeksorganen DAD én de Inspectie
en Evaluatie Bedrijfsvoering. De Inspectie Ontwikkelingssamenwerking en Beleidsevaluatie
is voor een beperkt deel van haar activiteiten eveneens in deze samenwerking
betrokken.Alhoewel de regie voor deze afstemming formeel bij het AC berust, heeft
de departementale leiding de coördinatie van de uitvoering in belangrijke
mate in handen van de betrokken controleorganen zelf gelegd. De Algemene Rekenkamer
wijst erop dat deze, in vergelijking met andere ministeries bijzondere opzet
om inhoud te geven aan een auditdienst, een hoge mate van onderlinge afstemming
van controlenormen en werkwijzen vereist en naar verwachting ook een nauwe
samenwerking in het veld vergt. Uit dat oogpunt is het naar de mening van
de Algemene Rekenkamer gewenst dat er ook een eenduidige regie wordt gevoerd
in de uitvoering en coördinatie van deze werkzaamheden.De Algemene Rekenkamer blijft de realisatie van de nadere uitwerking op
basis van de tussenrapportage, die nodig is voor een eind 2004 adequaat functionerende
(virtuele) auditdienst, met belangstelling volgen.4.3.2 InformatiebeveiligingNog niet voldaan aan het Voorschrift Informatiebeveiliging
Rijksdienst 1994In het kader van het VIR zijn onder begeleiding van de departementale
Kerngroep Informatiebeveiliging bij het departement de afgelopen jaren voor
de vitale systemen zogenaamde Afhankelijkheids- & Kwetsbaarheidsanalyses
(A&K-analyses) gehouden. De kerngroep ontwikkelde in de afgelopen jaren
instrumenten zoals de Baseline informatiebeveiliging, de verkorte A&K-analyse
(Quickscan) en de «Toets op de baseline». Voor alle vitale
systemen en de meeste verantwoordelijkheidsgebieden zijn vervolgens voor de
verantwoordelijke dienstonderdelen eind 2003 A&K-analyses verricht en
zijn informatiebeveiligingsplannen voor deze systemen opgesteld. De kwetsbaarheidsanalyse
voor het in 2003 geïmplementeerde zeer belangrijke informatiesysteem
Piramide is evenwel naar 2004 verschoven. Nog niet alle (minder vitale) verantwoordingsgebieden
en dienstonderdelen hebben geanalyseerd of zij aan de baseline informatiebeveiliging
van het departement voldoen. Bovendien moeten de verantwoordelijke dienstonderdelen
in belangrijke mate hun informatiebeveiligingsplannen met concreet te nemen
maatregelen nog opstellen.Een planning, waaruit voor de gehele organisatie blijkt wanneer alle elementen
van het VIR moeten zijn doorgevoerd, ontbreekt nog. Voor 2004 zijn wel inmiddels
controles gepland op het opstellen en de implementatie van informatiebeveiligingsplannen.ConclusieNog altijd beschikt het departement eind 2003 niet over alle volgens het
VIR vereiste beveiligingsplannen en geteste beveiligingsmaatregelen.De Algemene Rekenkamer herhaalt haar aanbeveling dat de ambtelijke departementsleiding
de voortgang van de implementatie van het VIR expliciet opneemt als onderdeel
van de verantwoording in het jaarverslag van de budgethouders. Ook zal de
voortgangsbewaking van de implementatie in 2004 de nodige aandacht moeten
krijgen.4.3.3 IntegriteitsbeleidIn het rapport bij de jaarverantwoording over 2002 stelde de Algemene
Rekenkamer vast dat het departement sinds 2002 een actief integriteitsbeleid
voert. Wel vroeg de Algemene Rekenkamer aandacht voor het beter zichtbaar
maken van de aanspreekpunten bij melding van integriteitkwesties, het verder
uitwerken van het sanctiebeleid alsmede het binnen de organisatie beter communiceren
over gesignaleerde integriteitschendingen en de daarop volgende acties. De
minister zegde onder meer toe strenger op de werking van de interne controle
toe te zien, om zo inbreuken op de integriteit te voorkomen dan wel deze tijdig
te signaleren.Integriteitsbeleid sterk in ontwikkelingDe Algemene Rekenkamer constateert dat de departementsleiding ook in 2003
actief stuurde op het beperken van integriteitrisico's. Zo werden cursussen
gegeven om medewerkers meer bewust te maken van het onderwerp en is een gedragscode
ingevoerd. Begin 2004 is een centrale coördinator Integriteit aangesteld.Het Ministerie van Buitenlandse Zaken inventariseert en analyseert de
kwetsbare werkzaamheden op mogelijke integriteitkwesties, om deze vervolgens
door het nemen van preventieve maatregelen in de organisatie zoveel mogelijk
in te dammen. Uit een door de Veiligheidsdienst Buitenlandse Zaken in 2003
verrichte inventarisatie van functies kwam naar voren dat momenteel 105 vertrouwensfuncties
worden uitgevoerd door lokale medewerkers, die voor deze functie niet vooraf
zijn gescreend, zoals de regelgeving voorschrijft. De Algemene Inlichtingen-
en Veiligheidsdienst dient alsnog onderzoek uit te voeren en op basis hiervan
te beoordelen of een verklaring wordt afgegeven waarin wordt aangegeven dat
uit oogpunt van de veiligheid of andere gewichtige belangen van de staat geen
bezwaar bestaat tegen de vervulling van die functie door betrokkene. Het departement
streeft ernaar deze lokale medewerkers alsnog te (laten) screenen, ongeacht
de nationaliteit.Sanctiebeleid verder ontwikkelenHet sanctiebeleid is neergelegd in onder andere de Ambtenarenwet, het
Reglement Dienst Buitenlandse Zaken en het Reglement rechtspositie lokaal
personeel. Het ministerie beschikt over zo'n twaalf verschillende strafmaatregelen,
variërend van ontslag, strafoverplaatsing dan wel een berisping, al naar
gelang de ernst van de overtreding. Bij een voorgenomen ontslag of overplaatsing
dient advies bij de hoofddirectie Personeel en Organisatie te worden ingewonnen.
Er ontbreken nog nader uitgewerkte richtlijnen voor het uniform opleggen van
sancties, waardoor het risico bestaat dat de betrokken chefs de poste of directeuren,
onderling vergelijkbare gevallen verschillend behandelen. Ook ontbreken nog
richtlijnen en modellen voor het toepassen van een formele berisping. De formele
berisping is een belangrijk middel voor correctie van niet integer gedrag
en kan bij recidive de (juridische) basis vormen voor nadere maatregelen.In 2003 werden zo'n zestig gevallen van integriteitschendingen of -risico's
door het departement nader onderzocht. Uit een analyse van deze incidenten
komt naar voren dat met een beter risicobesef en een betere risicoanalyse
door verantwoordelijken en, daaruit voortvloeiend, een betere interne controle
de incidenten mogelijk voorkomen of in ieder geval eerder ontdekt hadden kunnen
worden.ConclusieDe Algemene Rekenkamer stelt vast dat het sedert 2002 actief in gang gezette
integriteitsbeleid van het departement nog niet volledig uitgekristalliseerd
is. Bij het verder vorm geven aan het integriteitsbeleid verdienen de volgende
punten nog de aandacht:• verbetering van de coördinatie in de organisatie van het integriteitsbeleid.
De in 2004 aangestelde coördinator zal deze taak op zich nemen;• het op centraal niveau vastleggen van informatie over integriteitschendingen
en de afhandeling daarvan, teneinde meer inzicht te verkrijgen in de aard,
omvang en oorzaken van integriteitkwesties. Op basis van deze informatie kan
de bedrijfsvoering zo nodig worden aangepast en wordt de basis gelegd voor
een transparant sanctiebeleid;• het uitwerken van nadere richtlijnen waardoor medewerkers weten
hoe en waar schendingen van integriteit en kwesties die hiermee samenhangen
te melden. Het uitwerken van richtlijnen ter vermijding van het door lokale
medewerkers in behandeling nemen van (visum-)aanvragen afkomstig van familie
en kennissen;• het op korte termijn alsnog screenen van de 105 lokale medewerkers
met een vertrouwensfunctie. Waar dit niet mogelijk is dient de organisatie
anders te worden ingericht;• meer focus van leidinggevenden op het vroegtijdig onderkennen van
integriteitkwesties door het maken van risicoanalyses en het toezicht op de
werking van op basis van de risicoanalyses getroffen maatregelen van interne
controle.4.4 Ontwikkelingen bedrijfsvoeringBij het Ministerie van Buitenlandse Zaken stelde de Algemene Rekenkamer,
evenals voorgaande jaren, over 2003 een over het algemeen ordelijk en controleerbaar
financieel beheer en materieelbeheer vast.In november 2003 beschikte de gehele organisatie over het nieuwe geïntegreerde
management informatiesysteem Piramide. Veel medewerkers hebben
zich het systeem echter nog onvoldoende eigen gemaakt en kennen de gebruiksmogelijkheden
van dit systeem nog onvoldoende. In het document «Piramide verankerd»
is onder meer aangegeven hoe het departement er naar streeft zowel beleids-
als beheersmedewerkers meer vertrouwd te maken met het gebruik van het systeem
en de mogelijkheden die het biedt.De Algemene Rekenkamer stelt vast dat er door de implementatie van Piramide
gedurende 2003 een tijdelijke terugval in de kwaliteit van het financieel
beheer is geweest. Verschillende onderdelen van de bedrijfsvoering gaven tijdens
het jaar tijdelijk ernstige tekortkomingen te zien. Door oplopende achterstanden
in de administratie had het departement met name in de eerste helft van 2003
weinig inzicht in de reële begrotingsuitputting en functioneerde de reguliere
monitoring van de bedrijfsvoering door de controllers en budgethouders niet
goed. Door extra maatregelen zijn vanaf oktober 2003 achterstanden ingelopen,
tussenrekeningen geschoond en programmawijzigingen doorgevoerd. Bij de jaarafsluiting
waren de belangrijkste tekortkomingen weliswaar ingelopen, maar resteerden
nog onvolkomenheden in het financieel beheer.In 2003 is in verband met Piramide ook minder aandacht besteed aan andere
aspecten van beheer. Hierdoor is onder meer de noodzakelijke bijstelling van
het Handboek Bedrijfsvoering Buitenlandse Zaken blijven liggen. Op grond van
haar bevindingen is de Algemene Rekenkamer van oordeel dat over geheel 2003
genomen ten opzichte van 2002 er sprake is van een lichte achteruitgang in
het financieel beheer. Zij beseft dat de inspanning die het ministerie in
alle geledingen van de organisatie heeft moeten leveren om het Piramidesysteem
te implementeren hier debet aan is. De Algemene Rekenkamer gaat ervan uit
dat met een verbeterd gebruik van dit systeem, in 2004 de kwaliteit van het
financieel beheer weer zal verbeteren.In 2003 is een aanzet gegeven om de begroting vanaf 2005 zodanig
in te richten dat beter voldaan kan worden aan VBTB eisen. In dit verband
is ook gewerkt aan een betere aansluiting van evaluaties op het verantwoordingsproces.
Beoordelingskaders voor het toekennen van ontwikkelingssamenwerkingsgelden
worden verder ontwikkeld.5 REACTIE MINISTER EN NAWOORD ALGEMENE REKENKAMER5.1 Reactie ministers van Buitenlandse Zaken en voor OntwikkelingssamenwerkingDe minister van Buitenlandse Zaken en de minister voor Ontwikkelingssamenwerking
gaan in hun reactie (29 april 2004) nader in op nagenoeg alle onderwerpen
uit het RJV over de bedrijfsvoering. Hieronder volgt een samenvatting van
hun reactie. De volledige reactie is te vinden 0p de website van de Algemene
Rekenkamer (www.rekenkamer.nl).De ministers zijn zeer tevreden met de reductie, van zeven naar zes, van
het aantal onvolkomenheden in de bedrijfsvoering over 2003. Voor drie daarvan
onderschrijven zij echter niet het oordeel van de Algemene Rekenkamer, daar
het in hun optiek om kleine onderdelen van het beleid gaat. Het gaat hierbij
om het voorschotbeheer, Piramide en het toezicht op NGO's. Ondanks dat de
ministers niet alle onvolkomenheden onderschrijven, kunnen zij zich niettemin
wel vinden in de meeste aanbevelingen.Informatie over beleidDe ministers zijn het met de Algemene Rekenkamer eens dat er – ondanks
verbeteringen op dit punt – nog belangrijke inspanningen noodzakelijk
zijn om tot een begroting voor en jaarverslag over 2005 te komen die voldoende
VBTB-conform zijn. Zij hebben daar alle vertrouwen in, zonder overigens van
mening te zijn dat een volledige VBTB-conformiteit ooit haalbaar en wenselijk
is. Immers, juist bij VBTB zal er volgens de ministers altijd een afweging
gemaakt moeten worden tussen het streven naar volledigheid en de additionele
inspanningen die dat met zich brengt. Bovendien is het een realiteit dat het
buitenlandbeleid niet geheel in VBTB-termen te vangen is. Op dit moment wordt
hard gewerkt aan een nieuwe indeling van de begroting die naar de mening van
de ministers een nog betere aansluiting tussen middelen en doelen mogelijk
maakt. Deze indeling leidt er bovendien toe dat de toegankelijkheid van de
begroting sterk verbeterd wordt, onder andere door een reductie van vijftien
naar acht beleidsartikelen. Ook dat draagt naar de mening van de ministers
bij aan VBTB.Implementatie PiramideDe ministers benadrukken dat als gevolg van de implementatie van Piramide
niet van een terugslag in het financieel beheer kan worden gesproken, maar
hoogstens van een tijdelijke stagnatie in de verdere vooruitgang ten tijde
van de uitrol van Piramide. Naar de mening van de ministers is ondanks de
impact van de operatie op de organisatie, per saldo over het gehele jaar genomen
een lichte vooruitgang geboekt in het financieel beheer en het materieelbeheer.
Door op aanloopproblemen te anticiperen en tijdig de juiste maatregelen te
treffen zijn deze problemen ondervangen en is de implementatie in 2003 met
goed succes afgerond. De ministers achten het niet terecht dat het inbedden
van Piramide in de organisatie als onvolkomenheid in 2003 wordt aangemerkt.
De ministers geven aan dat op dit moment een verdere verankering van het systeem
in de organisatie de hoogste prioriteit heeft, met daarbij de nodige aandacht
voor training en opleiding. Een actieplan voorziet ook in maatregelen op korte
en middellange termijn (2004/2005). Een deel van dit plan wordt inmiddels
al uitgevoerd.VoorschotbeheerDe ministers zijn van mening dat het voorschotbeheer voldoende voortgang
laat zien en zelfs de afgelopen jaren duidelijk is verbeterd. Ondanks de verzwarende
omstandigheden door de implementatie van Piramide is het aantal fouten en
onzekerheden ten opzichte van het vorig jaar aanzienlijk verminderd. De ministers
wijzen er voorts op dat de CoCa-toets een instrument is om de beheerscapaciteit
van de uitvoerende organisatie vooraf te beoordelen. Dit helpt de budgethouder
bij zijn afweging welke verantwoordingsinformatie benodigd is en zegt dus
weinig over het daadwerkelijke voorschottenbeheer. Er is naar hun mening geen
sprake van tekortkomingen ten aanzien van deze ex ante toetsing. Zij zien
deze «onvolkomenheden» slechts als aanbevelingen voor verdere
verbetering van het instrument. Het instrument is naar hun mening op dit moment
voldoende ingericht voor een goede afweging van de budgethouder. Er is geen
aanleiding, in de vorm van onrechtmatigheden, om nog strakkere eisen te gaan
stellen aan de beheerscapaciteit van organisaties en hun counterparts.De ministers doen geen toezeggingen om de kwaliteit van de afwikkeling
van de voorschotten te verbeteren om het nog hoge foutpercentage verder terug
te dringen.Toezicht op NGO'sDe ministers geven aan dat de door de Algemene Rekenkamer gemaakte opmerkingen
over het toezicht op de NGO's de aandacht hebben en dat de aanbevelingen grotendeels
worden onderschreven. Toch zijn zij evenals vorig jaar van mening dat het
hier niet om ernstige tekortkomingen en/of onrechtmatigheden van structurele
aard gaat en dat er dus geen sprake is van een onvolkomen toezicht op NGO's.
Inmiddels is echter bij de betreffende directie wel een aantal additionele
maatregelen getroffen om het toezicht te optimaliseren. Binnen deze directie
zijn onder meer afspraken gemaakt dat er bij ontvangst van een accountantsverklaring
die afwijkt van het voorgeschreven standaardprotocol nadere besluitvorming
zal volgen óf dat de voorwaarden uit het controleprotocol gehandhaafd
blijven, dan wel tot een andere invulling hiervan overgegaan zal worden. Correspondentie
met de ontvangende partij zal hiervan het gevolg zijn. Deze zal worden vastgelegd
in de betreffende dossiers. Tenslotte merken de ministers op dat aan de bevindingen
van de Algemene Rekenkamer op de nog lopende dossiers follow-up zal worden
gegeven.Financierings Maatschappij voor Ontwikkelingslanden (FMO)De ministers geven aan dat op dit moment ten aanzien van drie fondsen
wordt gestreefd naar harmonisatie op basis van een nieuwe beschikking (Kleinbedrijfsfonds,
Balkanfonds en Seed Capital Fonds). Daarbij zullen de opmerkingen van de Algemene
Rekenkamer over de beëindiging van het roulerende karakter en de bestemming
van het fondsvermogen worden meegenomen, aldus de ministers.Ten aanzien van NIMF wordt gesproken met het Ministerie van Economische
Zaken en de FMO over de vraag in hoeverre ook hier harmonisatie met de EZ-regeling
IFOM mogelijk is. Dat zou kunnen resulteren in een nieuwe beschikking, waarbij
in overleg met de FMO ook een tijdsbeperking in het roulerende karakter en
de bestemming van het fondsvermogen kan worden ingebouwd. Ten aanzien van
het Minst Ontwikkelde Landen-Fonds wordt het van belang geacht het fonds tot
volle werking te doen komen; het is actief sinds april 2001 en stortingen
zullen plaatsvinden tot 2007. Uiterlijk op dat tijdstip zal met
de FMO overeenstemming dienen te worden bereikt over de bestemming van het
fondsvermogen.Voor alle fondsen geldt dat hun toekomstige status en werkingsduur onderdeel
zijn van de op gang zijnde discussie over de lange-termijnrelatie tussen de
staat en de FMO na 2005 (de zogenaamde scenariodiscussie).De actualisering van de controleprotocollen én de harmonisatie
van uitvoeringswerkzaamheden en vergoedingen van de FMO zijn inmiddels in
gang gezet. De lopende vijfjarige evaluatie van de werking van de overeenkomst
tussen de staat en de FMO zal aanbevelingen doen ter zake van de actualisering
van het controleprotocol.Instituut Meerpartijen Democratie (IMD)De ministers delen de mening van de Algemene Rekenkamer dat een aanzienlijk
risico is genomen bij de toekenning van het volledige aangevraagde subsidiebedrag
aan het IMD. In eerste instantie was de ambitie het IMD te honoreren voor
een totaal van € 17 miljoen, hetgeen een aanzienlijke, doch naar
de mening van de ministers beheersmatig te verantwoorden groei van de organisatie
betekende. Naar aanleiding van het door de Tweede Kamer aangenomen amendement,
is besloten de volledige subsidieaanvraag van bijna € 31 miljoen
te honoreren.De ministers zijn het met de Algemene Rekenkamer eens dat een strikt toezicht
in deze opbouwjaren van het IMD noodzakelijk is. Bij de toekenning is de bij
het TMF gebruikelijke jaarlijkse rapportageverplichting reeds aangescherpt
tot een halfjaarlijkse. Deze halfjaarlijkse rapportage wordt ook door de posten
in de betreffende IMD-programmalanden in de praktijk getoetst. Daarnaast vindt
veelvuldig overleg tussen het departement en het IMD plaats, waarvan de schriftelijke
vastlegging zal worden verbeterd.BestuurskostenDe ministers achten de aanbeveling om de interne controleresultaten separaat
te registreren in plaats van mondeling af te handelen, niet nodig voor een
doelmatig en doeltreffend bestuurskostenbeleid. Het ministerie voert alleen
een administratie over de declaraties die in het systeem geboekt zijn en toetst
die op rechtmatigheid. Indien blijkt dat er structurele onduidelijkheden lijken
te bestaan, zal hierover uiteraard verslag worden gedaan en zal de regelgeving
worden aangepast.ContractbeheerDe ministers geven aan dat het ontbreken van een centraal contractenregister
een bewuste keuze van het departement is die voortvloeit uit de gedecentraliseerde
structuur, waarbij het contractbeheer is gedelegeerd aan de verantwoordelijke
budgethouders. Daarnaast zijn de afdelingen Automatisering, Huisvesting en
Facilitaire zaken centrale inkoopdirecties, die met eigen systemen werken.
Met deze afdelingen zijn afspraken gemaakt over de informatieverstrekking
van budgetoverschrijdende raamovereenkomsten. Voorts geldt voor alle contracten
boven de € 50 000 dat deze zowel door de directies als door
de posten aan het inkoopteam van de directie FEZ gemeld moeten worden.Vooralsnog heeft het ministerie er voor gekozen om de contractmodule van
het in 2003 geïmplementeerde nieuwe financiële systeem nog niet
verplicht te laten zijn voor de budgethouders. Dit laat overigens onverlet
dat alle contracten in het kader van ontwikkelingssamenwerkingsactiviteiten
reeds in de Piramide-contractenmodule worden vastgelegd. Verdere verankering
van het systeem in de organisatie, alsmede het leren werken en vertrouwd raken
met Piramide heeft verreweg de hoogste prioriteit op dit moment.
Het is derhalve een bewuste afweging geweest om de budgethouder niet met extra
administratieve taken te belasten. In de loop van 2004 zal worden bezien in
hoeverre in 2005 en latere jaren het gebruik van de contractenmodule in Piramide
verder kan worden geïntensiveerd, aldus de ministers.Voorschrift Informatiebeveiliging Rijksdienst (VIR)De ministers delen mee dat het ministerie inderdaad nog niet geheel voldoet
aan het VIR, ondanks de maatregelen en stappen die al zijn genomen. Het proces
is mede vertraagd in afwachting van de implementatie van Piramide. Het streven
is om in 2004 het VIR in de organisatie te beleggen. Hierbij zullen de aanbevelingen
van de Algemene Rekenkamer worden overgenomen. Voorts zal dit deel van de
bedrijfsvoering nadrukkelijker in de jaarplancyclus worden opgenomen. In dat
kader wordt momenteel nagedacht over de wijze waarop het toezicht op een strikte
naleving en uitvoering kan worden gegarandeerd. De ministers merken tevens
op dat door het hanteren van het hoge standaardniveau van beveiligingsmaatregelen
(baseline) de informatiebeveiliging van het ministerie op voldoende niveau
is.IntegriteitDe ministers onderschrijven de gemaakte opmerkingen met betrekking tot
het door het ministerie gevoerde actieve integriteitsbeleid. Het ligt nadrukkelijk
in de bedoeling actief te blijven sturen op het beperken van de risico's,
aldus de ministers. Ook met de inventarisatie en de analyse van kwetsbare
werkzaamheden en het nemen van maatregelen zal actief voortgang worden gemaakt.
Met de aanstelling van een Centrale Coördinator Integriteit wordt voorts
een belangrijke impuls gegeven aan de verdere afstemming van het beleid en
de praktische uitvoering daarvan. Voorts geven de ministers aan dat met voorrang
en in nauwe samenwerking tussen de betreffende directies van het ministerie
en de AIVD, aandacht zal worden besteed aan hetgeen de Algemene Rekenkamer
signaleert ten aanzien van de nog te screenen lokale medewerkers. Het integriteitsbeleid
ten aanzien van lokale krachten zal in dat kader nadere aandacht krijgen.1.2 Nawoord Algemene RekenkamerDe Algemene Rekenkamer is verheugd dat de ministers zich over het algemeen
kunnen vinden in de meeste aanbevelingen met betrekking tot de bedrijfsvoering
en dat zij inmiddels hiervoor voor een deel al maatregelen hebben genomen.
De Algemene Rekenkamer stelt vast dat de ministers niet ingegaan zijn op de
bevindingen bij de bedrijfsvoering ten aanzien van het financieel management
bij de posten, de bilaterale ontwikkelingshulp en de ontwikkelingen bij de
Auditdienst. De Algemene Rekenkamer vertrouwt erop dat de ministers ook aandacht
zullen besteden aan de aanbevelingen bij deze onderwerpen. Dit geldt ook voor
de gesignaleerde tekortkomingen bij de in het jaarverslag opgenomen financiële
informatie.Wat betreft de algemene opmerking van de ministers dat zij ondanks de
toezeggingen en al genomen maatregelen ter verbetering van de gesignaleerde
onvolkomenheden drie van de zes onvolkomenheden in het financieel beheer niet
als zodanig onderschrijven, brengt zij het volgende naar voren.Met het signaleren van onvolkomenheden op onderdelen van het financieel
beheer beoogt de Algemene Rekenkamer aan te geven welke verbeteringen
naar haar mening kunnen worden aangebracht. Het verrast de Algemene Rekenkamer
dan ook dat enerzijds de ministers de onderhavige onvolkomenheden niet onderschrijven
en anderzijds wel ten aanzien van dezelfde onvolkomenheden de aanbevelingen
onderschrijven en overnemen. Voorts constateert de Algemene Rekenkamer dat
enkele toezeggingen van de ministers niet concreet zijn en dat slechts is
aangegeven dat aan het onderhavige probleem aandacht zal worden besteed. Wil
er sprake zijn van concrete stappen ter verbetering, dan verwacht de Algemene
Rekenkamer op zijn minst hiervoor concrete aanwijzingen, zoals het opstellen
van een plan van aanpak, inclusief een tijdpad voor de realisering ervan.Informatie over het beleidDe Algemene Rekenkamer ziet met belangstelling de aanpassingen van de
begroting tegemoet. Niettemin zal het ministerie in 2004 en 2005 nog meer
werk moeten verzetten om tot een volwaardige VBTB-begroting enverantwoording
2005 te komen. Zo zal het instrumentarium om tot resultaatmeting te komen
verder moeten worden ontwikkeld. Dit geldt tevens voor het gebruik van beleidsevaluaties
ten behoeve van de verantwoording.Implementatie PiramideHoewel het ministerie tijdig een jaarverslag heeft opgeleverd, wil dat
nog niet zeggen dat het financieel beheer gedurende 2003 altijd aan de eisen
heeft voldaan. De Algemene Rekenkamer is op grond van haar bevindingen van
mening dat er gedurende 2003 sprake was van een tijdelijke terugslag in de
kwaliteit van het financieel beheer. Dit betekent tevens dat, zoals de ministers
ook aangeven, een stagnatie in de verdere vooruitgang van het financieel beheer
ten tijde van de uitrol van Piramide. Zo zijn in 2003 diverse verbeterprojecten
vertraagd, zoals het opschonen en actualiseren van het Handboek Bedrijfsvoering
Buitenlandse Zaken. Overigens heeft de Algemene Rekenkamer begrip voor de
bijzondere omstandigheden waarin het financieel beheer in 2003 werd gevoerd.VoorschotbeheerDe Algemene Rekenkamer is het met de ministers eens dat de CoCa-toets
een instrument is om de beheersorganisatie van de uitvoerende organisatie
te beoordelen. Deze beoordeling leidt evenwel vervolgens tot het al dan niet
verstrekken van een voorschot. Ten behoeve van de afweging van de verantwoordelijke
budgethouder kan de toepassing van het instrument verder verbeterd worden,
zo is de Algemene Rekenkamer van mening. Eind 2003 is na de nodige correcties
nog altijd sprake van een relatief groot foutpercentage van 1,25 op het totaal
van € 2,6 miljard aan afgewikkelde voorschotten. De Algemene Rekenkamer
betreurt het dat de ministers geen toezeggingen doen om de kwaliteit van de
afwikkeling van de voorschotten te verbeteren om daarmee het nog hoge foutpercentage
verder terug te dringen.Toezicht op NGO'sDe Algemene Rekenkamer wijst erop dat zij ten aanzien van de toezichtstructuur
een onvolkomenheid naar voren brengt met het oog op de verbetering daarvan
en dat zij daarmee zeker niet de gehele toezichtstructuur als onvolkomen aanmerkt.
Overigens is de onderhavige onvolkomenheid niet slechts gebaseerd op een eigen
(beperkte) waarneming, doch tevens op de resultaten van de departementale
accountantscontrole.De Algemene Rekenkamer wijst er nogmaals op dat door het ontbreken van
de in het controleprotocol voorgeschreven accountantsverklaring het risico
bestaat van onzekerheid over de rechtmatigheid van de bestede gelden. De Algemene
Rekenkamer is dan ook verheugd dat inmiddels een aantal additionele maatregelen
is genomen om het toezicht te optimaliseren en dat aan haar bevindingen op
de nog lopende dossiers follow-up zal worden gegeven. Wel vraagt zij zich
af of de maatregel om de niet nageleefde contractvoorwaarde als eis te heroverwegen
wel de goede oplossingsrichting is. Zij zal graag kennis nemen van de uitkomsten
zodra deze beschikbaar zijn.Financierings Maatschappij voor Ontwikkelingslanden (FMO)Uit het antwoord van de ministers komt naar voren dat zij de aanbevelingen
van de Algemene Rekenkamer ten aanzien van de betreffende fondsen overnemen.
Op de bevindingen ten aanzien van het Ontwikkelingsfonds, dat toch een aanzienlijk
financieel belang vertegenwoordigt en waarvoor het controleprotocol nog niet
is aangepast, gaan de ministers helaas niet expliciet in. De Algemene Rekenkamer
gaat er vanuit dat het ministerie ook de aanbeveling voor dit fonds alsnog
ter harte neemt in het geplande evaluatieoverleg met de FMO.BestuurskostenMet het oog op een nadere analyse van de bevindingen is het naar de mening
van de Algemene Rekenkamer van belang om de resultaten van de interne controle
in een overzicht vast te leggen zodat structurele onduidelijkheden zichtbaar
kunnen worden. Tevens kunnen dan de DAD en de Algemene Rekenkamer ten behoeve
van hun controle van deze informatie gebruik maken.IntegriteitDe ministers onderschrijven weliswaar de bevindingen en de aanbevelingen
ter verbetering van het integriteitsbeleid, doch geven nog weinig concreet
aan waaruit de te nemen maatregelen precies bestaan. De Algemene Rekenkamer
zal de verdere ontwikkelingen op dit gebied nauwgezet blijven volgen.BIJLAGE 1FOUTEN EN ONZEKERHEDENOverzicht fouten en onzekerheden in de financiële
informatie in het Jaarverslag 2003 van het Ministerie van Buitenlandse Zaken
(bedragen x 1 miljoen euro)OmschrijvingFouten Onzekerheden*totaal (overzicht 1) Artikel Toelichting in paragraafNr.Omschrijving OmvangAangegane Verplichtingen       Fouten en onzekerheden door diverse oorzaken bij subartikel multilaterale
deskundige programma's (8.13)3,01,14,18VN instellingen382,7Par 3.3 OnvoIledig bedrag door diverse oorzaken in multilaterale
deskundige programma's (8.13)1,3 1,38Idem idemSubtotaal4,31,15,4    Totaal overige fouten en onzekerheden binnen de toleranties8,83,0 DiversenvtnvtnvtTotaal13,14,1     Totaal aangegane verplichtingen = € 8164,9       Foutpercentage ten opzichte van totale verplichtingen=
0,16%       Onzekerheidspercentage ten opzichte van totale
verplichtingen= 0,05%       OmschrijvingFouten Onzekerheden*totaal (overzicht 1) Artikel Toelichting in paragraafNr.Omschrijving OmvangUitgaven       Fouten en onzekerheden door diverse oorzaken bij diverse
directies. Belangrijkste onzekerheid (9,4 miljoen) door onvoldoende interne
controle bij Hoofddirectie Personeel en Organisatie2,418,721,118Algemeen676,4Par 3.3Subtotaal2,418,721,1    Totaal overige fouten en onzekerheden binnen de toleranties16,01,9 DiverseDiversenvtnvtTotaal18,420,6     Totaal uitgaven = € 9540,6       foutpercentage ten opzichte van totale uitgaven
= 0,193%       onzekerheidspercentage ten opzichte van totale
uitgaven = 0,216%       OmschrijvingFouten Onzekerheden*Artikel Toelichting in paragraafNr.Omschrijving OmvangOntvangsten      Onzekerheid over de volledigheid van de ontvangsten
op subartikel 14.2 waarop 21,1 miljoen als ontvangst is verantwoord. (21,1)14Kanselarij-rechten en paspoortgelden21,2Par 3.3 en 4.2.2Totaal00    Totaal ontvangsten = € 615,2      foutpercentage ontvangsten = 0%      onzekerheidspercentage ontvangsten = 0%      OmschrijvingFouten Onzekerheden*Artikel Toelichting in paragraafNr.Omschrijving OmvangSaldibalans      Fouten en onzekerheden die de toleranties overschrijden      Administratieve fouten en onzekerheden0,20,13Liquide middelen19,7NvtNiet te benoemen ontvangst van de VN Escrow account (Irak), vooralsnog
geboekt als extra-comptabele schuld 22,56Intracomptabele schulden32,3Par 3.4Totaal overige fouten en onzekerheden binnen de toleranties25,21,010Extra comptabele voorschotten4 602,5 NvtTotaal25,423,6    Gecorrigeerd totaal saldibalans = €12 954
miljoen      foutpercentage ten opzichte van gecorrigeerd
totaal      saldibalans = 0,2%      onzekerheidspercentage ten opzichte van gecorrigeerd
totaal      saldibalans = 0,18%      OmschrijvingFouten Onzekerheden*Artikel Toelichting in paragraafNr.Omschrijving OmvangAfgerekende voorschotten      In totaal is ca. €2,6 miljard afgerekend aan voorschotten.
De geconstateerde fouten en onzekerheden betreffen afrekeningen op voorschotten
die in 2003 en voorgaande jaren ten laste van de artikelen 2, 6 en 10 zijn
verantwoord.21,910,810Saldibalansrubriek extracomptabele voorschottenca. 26003.4 en 4.2.3Totaal21,910,8    OmschrijvingTotaal w.v. Foutenw.v. Onzekerheden Artikel Toelichting in paragraafNr.Omschrijving OmvangBaten- en lastendienst CBI       Belangrijke fouten en of onzekerheden . 0,00,0      Overige fouten en of onzekerheden0,00,00,0    Totale baten CBI = € 7,3 miljoen       Foutpercentage tov totale baten CBI = 0.%       Onzekerheidspercentage tov totale baten CBI
= 0%       * Het tussen haakjes geplaatste bedrag duidt op onzekerheden over de volledigheid
van de verantwoorde bedragen (dit bedrag is niet meegenomen in de telling)Bovenstaande tabel geeft alle fouten en onzekerheden aan die de Algemene
Rekenkamer heeft geconstateerd én die haar tolerantiegrenzen op artikelniveau
overschrijden. Het betreffen fouten en onzekerheden in de rechtmatigheid en
in de deugdelijke weergave in het jaarverslag. De tolerantie op artikelniveau
bedraagt voor fouten en onzekerheden bij elkaar opgeteld:– voor artikelen < € 50 miljoen: 10% van het artikelbedrag
(voor de saldibalans: per individuele post);– voor artikelen € 50 miljoen en < € 0,5
miljard: € 5 miljoen (voor de saldibalans: per individuele post),
en– voor artikelen € 0,5 miljard: 1% van het artikelbedrag
(voor de saldibalans: per individuele post).De goedkeuringstolerantie in de totalen bedraagt 1% voor fouten en 3%
voor onzekerheden.Tegen fouten en onzekerheden kan de Algemene Rekenkamer bezwaar maken
op grond van artikel 88 CW 2001.BIJLAGE 2(ERNSTIGE) ONVOLKOMENHEDENOnvolkomenheden in het financieel beheer, het materieelbeheer
en de daartoe bijgehouden administraties bij het ministerie van Buitenlandse
ZakenOmschrijving Jaar van constateringArtikelToelichting in paragraafnr.omschrijving Omvang (x € 1
miljoen) De Algemene Rekenkamer stelt vast dat
er door de implementatie van Piramide gedurende 2003 een tijdelijke terugval
in de kwaliteit van het financieel beheer is geweest. Eind 2003 waren welis-
waar tijdens het jaar ontstane ernstige tekortkomingen weggewerkt, maar op
diverse onderdelen van de (financiële) bedrijfsvoering is eind 2003 nog
sprake van onvolkomenheden.2002Totale begroting Begrotingssysteem
gehele departement 4.2.1       De belangrijke onvolkomenheden bij het
toepassen van voorschotten bij bijdragen en subsidies zijn: Toekenning Organisaties werden op basis van oude lijsten beoordeeld.
In de nieuwe lijst ontbreekt nog een toets op door intermediaire organisaties
aan hun counterparts te stellen eisen. De database met een overzicht van verrichte
toetsingen is nog niet gevuld. Afwikkeling Ondanks
intensieve controle en tussentijdse correcties resteert een bedrag aan fouten
en onze- kerheden in de afgewikkelde voorschotten van zo'n € 32,7
miljoen (1,25%). 1997Diverse Voorschotbeheer gehele departement 2 6004.2.3       Toezicht op Non-gouvernementele organisaties:
In geval van afwijkende accoun- tantsverklaringen verzocht het ministerie
niet om nadere infor- matie. 2002Met name art. 10 Samenwerking met
maatschappelijke organisaties 4.2.5       In diverse overeenkomsten met de FMO ontbreken de
bepalingen voor beëindiging van de relatie; de bestemming van het eindvermogen
van het Ontwikkelingsfonds is niet geregeld. Controleprotocollen zijn niet
aanwezig, zijn niet actueel of worden niet nageleefd. 2003Deels art. 12Samenwerking met het bedrijfsleven1 0004.2.6Instituut
Meerpartijen Democratie (IMD)Het IMD leefde in de periode 2000–2002
de subsidievoorwaar- den slecht na; de beheersorgani- satie is zwak. Er zijn,
ondanks onvoldoende beheer van subsi- diegelden in het verleden, geen aanvullende
maatregelen van toezicht genomen op het beheer van de nieuwe subsidie van
zo'n € 31 miljoen. 2003Met name art. 10Samenwerking met
maatschappelijke organisaties314.2.7      Informatiebeveiliging: Het ministerie heeft nog niet
alle vereiste beveiligingsplannen en geteste beveiligingsmaatregelen gereed.
Een planning waaruit blijkt wanneer aan het VIR is voldaan, ontbreekt.2000 Informatiebeveiliging gehele departement 4.3.2Dit onderdeel geeft alle (ernstige) onvolkomenheden weer in het financieel
beheer, het materieel beheer en de daartoe bijgehouden administraties. Het
gaat om onvolkomenheden die de (kwalitatieve) tolerantiegrenzen van de Algemene
Rekenkamer overschrijden. De Algemene Rekenkamer kan eventueel bezwaar maken
tegen deze onvolkomenheden op grond van artikel 88 en 89 CW 2001.BIJLAGE 3GEBRUIKTE AFKORTINGENAALAudit ActielijstACAudit-Committee AIVDAlgemene Inlichtingen-
en VeiligheidsdienstA&KAfhankelijkheid
& KwetsbaarheidCBICentrum tot Bevordering
van de Import uit ontwikkelingslanden CoCaChecklist organisational
CapacityCW 2001Comptabiliteitswet
2001 DADDepartementale Accountantsdienst DMVDirectie Mensenrechten
en VredesopbouwEKIExport Kredietverzekering-
en InvesteringsgarantiesFEZdirectie Financieel
Economische ZakenFMOFinancierings Maatschappij
voor OntwikkelingslandenHOAPHarmonisation in
Overseas Audit PracticeIMDInstituut voor Meerpartijendemocratie ISBInspectie en Evaluatie
Bedrijfsvoering NGONon-gouvernementele
organisaties P&MEPlanning, Monitoring
en EvaluatieTMFThematische Medefinanciering VBTBVan Beleidsbegroting
Tot Beleidsverantwoording VIRVoorschrift Informatiebeveiliging
Rijksdienst VNVerenigde NatiesBIJLAGE 4VERKLARENDE WOORDENLIJSTHieronder vindt u in alfabetische volgorde een aantal veel voorkomende
belangrijke woorden en begrippen uit het rechtmatigheidsonderzoek van de Algemene
Rekenkamer. Van iedere term wordt de betekenis omschreven. Waar relevant wordt
ook het gebruik van de term in het onderzoek uitgelegd.AccountantsrapportSchriftelijk verslag van een accountant over de bevindingen naar aanleiding
van het onderzoek naar het jaarverslag van een departement dan wel het jaarverslag
van het Rijk.AccountantsverklaringSchriftelijke mededeling van een accountant waarin een oordeel wordt gegeven
over de deugdelijkheid van het departementale jaarverslag. De accountantsverklaring
geeft aan of de gegevens in het jaarverslag betrouwbaar zijn en of het jaarverslag
is opgesteld overeenkomstig de voorschriften, en bevat daarnaast ook een expliciete
uitspraak over de rechtmatigheid.Administratieve systemenSystemen waarin de uitkomsten van de uitvoeringssystemen aan de hand van
boekingsdocumenten worden vastgelegd en worden verwerkt tot deugdelijke informatie
over het beheer.AgentschapZie baten-lastendienst.Artikelgewijze oordeelsvormingWijze waarop het oordeel van de Algemene Rekenkamer over begrotingsartikelen
tot stand komt. Om het budgetrecht van de Staten-Generaal voor de afzonderlijke
begrotingsartikelen tot zijn recht te laten komen, hanteert de Algemene Rekenkamer
kwantitatieve tolerantiegrenzen op het niveau van begrotingsartikelen.Baseline financieel beheer en materieelbeheerDe algemene normen en de daaruit afgeleide criteria voor het financieel
beheer en het materieelbeheer van departementen. De baseline is door het Ministerie
van Financiën op 13 juni 2001 aan alle directeuren van de departementale
accountantsdiensten en van de directies Financieel-Economische Zaken toegezonden
met het verzoek deze vanaf 1 juli 2001 als handleiding toe te passen
en in deze toepassing ook het management te betrekken.Baten-lastendienstOnderdeel van de rijksdienst met een grotere zelfstandigheid dan andere
departementale (buiten)diensten. De ministeriële verantwoordelijkheid
en het budgetrecht van de Tweede Kamer worden niet ingeperkt door de instelling
van baten-lastendiensten. Een baten-lastendienst heeft een afzonderlijke plaats
in de begroting en de financiële verantwoording en voert een administratie
los van de begrotingsadministratie van het moederministerie.BedrijfsvoeringDe bedrijfsprocessen die tot doel hebben de door de minister geformuleerde
beleidsdoelstellingen te bereiken, alsmede de sturing en beheersing van deze
processen.BegrijpelijkheidNorm voor vorm en presentatie van het jaarverslag van departementen. Informatie
moet helder en eenvoudig gepresenteerd worden. Dit wordt bevorderd als er
een duidelijke structuur is, als de informatie eenduidig is, als de informatie
niet teveel vaktermen bevat, als het zelfstandig leesbaar is en zonodig duidelijke
verwijzingen bevat. Ook is het belangrijk dat er een helder onderscheid is
tussen middelen, activiteiten, prestaties en effecten.BeleidsintensiveringenVerhogingen van collectieve uitgaven en/of verlagingen van ontvangsten
ten opzichte van de begroting en/of meerjarencijfers, waaraan een beleidsbeslissing
ten grondslag ligt.BeleidsprioriteitenSpeerpunten in het beleid van de minister. Deze kunnen gebaseerd zijn
op het regeerakkoord en/of afspraken met de Tweede Kamer. Over de beleidsprioriteiten
wordt apart verslag gedaan in het beleidsverslag.BestuurskostenUitgaven waarmee de top van het ministerie zich persoonlijk bemoeit of
die rechtstreeks aan de top ten goede komen.BetrouwbaarheidNorm voor zowel de informatie in het jaarverslag van een ministerie zelf,
als voor het proces van informatieverzameling en informatieverwerking. De
informatie moet een getrouwe weergave vormen van hetgeen zij beoogt weer te
geven. Dat wil zeggen: de informatie mag geen materiële onjuistheden
of onvolledigheden bevatten en dient evenwichtig te zijn. Om betrouwbare informatie
te kunnen krijgen, moet er goed gemeten worden en moet herhaalde meting tot
hetzelfde resultaat leiden. Ook validiteit speelt een rol: er moet gemeten
worden wat men beoogt te meten. Verder kan de betrouwbaarheid en continuïteit
van geautomatiseerde systemen een rol spelen.BezwaaronderzoekOnderzoek ten behoeve van de besluitvorming door de Algemene Rekenkamer
over het al dan niet maken van bezwaar. De Algemene Rekenkamer kan bezwaar
maken op grond van artikelen 88 en 89 van de Comptabiliteitswet 2001. De Algemene
Rekenkamer hanteert een selectief bezwaarbeleid.Budgetrecht Tweede KamerRecht van het parlement om van tevoren toestemming te verlenen aan de
regering voor het aangaan van verplichtingen, het doen van uitgaven en het
innen van ontvangsten (belastingen).Conformiteit aan wettelijke regels (voor de inhoud)De vereiste dat de beleidsinformatie van een ministerie voldoet aan bepaalde
regels en richtlijnen. Een van de belangrijkste richtlijnen is de Regeling
Prestatiegegevens en Evaluatieonderzoek Rijksoverheid (RPE). Hierin is vastgelegd
dat (a) de kwaliteit van de systemen van reguliere prestatiegegevens
en (b) de aanwezigheid van (en de onafhankelijkheid van) evaluatieonderzoek
vast te stellen moeten zijn aan de hand van beschrijvingen van het systeem,
de administratieve organisatie en/of de onderzoeksdossiers.Conformiteit aan wettelijke regels (voor vormvereisten)De presentatie van de informatie in het jaarverslag van een ministerie
moet voldoen aan de verslaggevingseisen zoals die zijn opgenomen in de Rijksbegrotingsvoorschriften.Departementale accountantsdienst/auditdienst (DAD)Onderdeel van het ministerie dat belast is met de controle van het financieel
beheer van het departement en de verantwoording daarover. De DAD voert een
wettelijke taak uit. De Algemene Rekenkamer beschouwt de DAD principieel als
een interne accountant, zij het een relatief onafhankelijke. Een waarborg
voor deze relatieve onafhankelijkheid vormt het feit dat de taak en de plaats
van de DAD wettelijk geregeld zijn. De plaats, direct onder de secretaris-generaal,
waarborgt de onafhankelijkheid ten opzichte van de te controleren afdelingen
en diensten.Deugdelijke weergaveDe financiële verantwoording dient het gevoerde beheer deugdelijk
weer te geven. Dit houdt in dat de informatie betrouwbaar, aanvaardbaar en
toereikend moet zijn, zodat de Staten-Generaal als gebruiker van de informatie
een oordeel over de uitkomsten kan vormen.Europese aanbestedingsrichtlijnenRichtlijnen voor het openstellen van overheidsopdrachten voor leveranciers
uit alle Europese lidstaten gebaseerd op de beginselen: non-discriminatie,
transparant proces en objectieve selectie- en gunningscriteria.Financieel beheerHet geheel van beslissingen, handelingen en regels die zijn bedoeld voor
de sturing en beheersing van, alsmede de verantwoording over, de financiële
transacties en de saldi waarvoor de minister (mede)verantwoordelijkheid draagt.
Deze begripsomschrijving is gebaseerd op de Comptabiliteitswet (CW 2001).Financieel Jaarverslag en Saldibalans van het RijkDeze vormen samen de jaarlijkse financiële verantwoording van het
Rijk. Het jaarverslag bevat de rekening van uitgaven en ontvangsten van het
Rijk. De saldibalans van het Rijk sluit op deze rekening aan. Beide worden
opgesteld door de minister van Financiën.FoutenFouten zijn afwijkingen van de criteria «rechtmatigheid» en
«deugdelijke weergave». Rechtmatigheidsfouten en deugdelijke weergave
fouten worden beide onderscheiden in «onjuistheden» en «onvolledigheden».Jaarverslag (departementaal)Het departementale jaarverslag bestaat uit het beleidsverslag en de jaarrekening.
Hiermee legt de minister verantwoording af over het het gevoerde beleid en
de bedrijfsvoering van het ministerie.M&O-beleidHet geheel van maatregelen genomen door ministers om misbruik en oneigenlijk
gebruik van (subsidie)regelingen zoveel mogelijk te beperken.MaterieelbeheerDe zorg voor niet-geldelijke zaken vanaf het moment van ontvangst tot
aan het moment van afstoting. Deze definitie is gebaseerd op het besluit Materieelbeheer
1996.OnvolkomenheidOverschrijding van de kwalitatieve tolerantiegrens van de Algemene Rekenkamer.Onzeker (onzekerheden)Oordeel dat de Algemene Rekenkamer in bepaalde gevallen geeft over het
financieel beheer van een ministerie. Het oordeel «onzeker» wordt
gegeven wanneer de Algemene Rekenkamer door onvolkomenheden in het financieel
beheer niet kan vaststellen of de betreffende bedragen al dan niet rechtmatig
of al dan niet deugdelijk weergegeven zijn.OverdrachtsuitgavenSubsidies en specifieke uitkeringen.Potentieel bezwaargevalOnvolkomenheden in het financieel beheer of in de financiële verantwoording
van een ministerie die de kwalitatieve of kwantitatieve tolerantiegrenzen
van de Algemene Rekenkamer overschrijden.PrestatiegegevenOnder prestatiegegevens kunnen zowel effect(indicator)en als informatie
over de prestaties van de overheid worden verstaan.RechtmatigheidNorm waaraan de financiële verantwoordingen van de ministeries en
van het Rijk moeten voldoen, inhoudende dat: (a) de verantwoordingen zijn
opgesteld overeenkomstig de wijze waarop dat in wettelijke regelingen is voorgeschreven,
en (b) de in de verantwoordingen opgenomen bedragen bij de verplichtingen,
uitgaven en ontvangsten tot stand zijn gekomen in overeenstemming met de begrotingswetten
en andere wettelijke regelingen.Rechtspersoon met een wettelijke taak (RWT)Instelling die een bij of krachtens de wet geregelde taak uitoefent en
daartoe geheel of gedeeltelijk wordt bekostigd uit de opbrengst van bij of
krachtens de wet ingestelde heffingen.ReviewDe beoordeling van de controle die is uitgevoerd door de departementale
accountantsdienst/auditdienst (DAD).Deze review dient om vast stellen of de DAD-controle zodanig is uitgevoerd
dat de Algemene Rekenkamer gebruik kan maken van de resultaten ervan.XNoot1Bij het ministerie fungeert de DAD als een zelfstandige organisatie en
vormt samen met de andere interne controlediensten van het ministerie een
zogenaamde virtuele Auditdienst, die eind 2003 gestalte kreeg (zie § 4.3.1)XNoot1Gerelateerd aan het totaalbedrag van mutaties en interne overboekingen
ad € 5,2 miljard over 2003 is het foutpercentage 0,63 (2002: € 4,1
miljard respectievelijk 1,1).XNoot2Tweede Kamer, vergaderjaar 2001–2002, 27 849 en 28 035,
nr. 24.XNoot1De w-vragen luiden: «Wat willen we bereiken?»; «Wat
gaan we daarvoor doen?»; «Wat mag het kosten?». De h-vragen
luiden: «Hebben we bereikt wat we wilden bereiken?»; Hebben we
daarvoor gedaan wat we daarvoor zouden doen?«; »Hebben we daarvoor
uitgegeven wat we mochten uitgeven?«.XNoot1Tweede Kamer, vergaderjaar 2003–2004, 29 450, nrs. 1–2.XNoot2Het Kleinbedrijffonds, het Seed Capital Fonds, het Infrastructuurfonds
voor Minst ontwikkelde landen, het Netherlands Investment Matching Fund en
het Balkanfonds.XNoot1Tweede Kamer, vergaderjaar 2002–2003, 28 600V, nr. 16. 
 
 Naar boven

 

Directe linkKopieer de link naar uw clipboard 

https://zoek.officielebekendmakingen.nl/kst-29540-11.html

Sluit modaal

 

Disclaimer
De hier aangeboden pdf-bestanden van het Staatsblad, Staatscourant, Tractatenblad, provinciaal blad, gemeenteblad, waterschapsblad en blad gemeenschappelijke regeling vormen de formele bekendmakingen in de zin van de Bekendmakingswet en de Rijkswet goedkeuring en bekendmaking verdragen voor zover ze na 1 juli 2009 zijn uitgegeven. Voor pdf-publicaties van vóór deze datum geldt dat alleen de in papieren vorm uitgegeven bladen formele status hebben; de hier aangeboden elektronische versies daarvan worden bij wijze van service aangeboden.

 

Over deze website
Contact
English
Help
Zoeken

Informatie hergebruiken
Privacy en cookies
Toegankelijkheid
Sitemap
Kwetsbaarheid melden

Open data
Linked Data Overheid
PUC Open Data

MijnOverheid.nl
Rijksoverheid.nl
Ondernemersplein.nl
Werkenbijdeoverheid.nl