Jaarverslagen over het jaar 2002; Rapport bij het jaarverslag van het ministerie van Justitie (VI)
Staten-Generaal — Kamerstuk 
Datum: 2014-07-07 00:00:00.000000
Rechtsgebied: Wetgeving


(function (window, document, dataLayerName, id) {
 window[dataLayerName] = window[dataLayerName] || [], window[dataLayerName].push({ start: (new Date).getTime(), event: "stg.start" }); var scripts = document.getElementsByTagName('script')[0], tags = document.createElement('script');
 function stgCreateCookie(a, b, c) { var d = ""; if (c) { var e = new Date; e.setTime(e.getTime() + 24 * c * 60 * 60 * 1e3), d = "; expires=" + e.toUTCString() } document.cookie = a + "=" + b + d + "; path=/; Secure" }
 var isStgDebug = (window.location.href.match("stg_debug") || document.cookie.match("stg_debug")) && !window.location.href.match("stg_disable_debug"); stgCreateCookie("stg_debug", isStgDebug ? 1 : "", isStgDebug ? 14 : -1);
 var qP = []; dataLayerName !== "dataLayer" && qP.push("data_layer_name=" + dataLayerName), qP.push("use_secure_cookies"), isStgDebug && qP.push("stg_debug"); var qPString = qP.length > 0 ? ("?" + qP.join("&")) : "";
 tags.async = !0, tags.src = "https://koop.piwik.pro/containers/" + id + ".js" + qPString, scripts.parentNode.insertBefore(tags, scripts);
 !function (a, n, i) { a[n] = a[n] || {}; for (var c = 0; c < i.length; c++)!function (i) { a[n][i] = a[n][i] || {}, a[n][i].api = a[n][i].api || function () { var a = [].slice.call(arguments, 0); "string" == typeof a[0] && window[dataLayerName].push({ event: n + "." + i + ":" + a[0], parameters: [].slice.call(arguments, 1) }) } }(i[c]) }(window, "ppms", ["tm", "cm"]);
 })(window, document, 'dataLayer', 'f8b9eee5-8d9c-4ea1-abd5-83e174f29813');
 
 
 
Direct naar content
Navigatie
Contextinformatie
Publicatie
Acties
Inhoudsopgave
Gerelateerde informatie

Menu

U bent nu hier: 
Publicaties
Officiële publicaties

Inloggen

Primaire navigatie

Andere sites binnen Overheid.nl
Home
Uitgebreid zoeken
Mijn abonnementen
Help

Andere sites binnen Overheid.nl

Berichten over uw Buurt
Zoals vergunningen, bouwplannen en lokale regelgeving.

Rondom uw woonadres
Rondom een zelfgekozen adres

Dienstverlening
Zoals belastingen, uitkeringen en subsidies.

Naar dienstverlening

Beleid & regelgeving
Officiële publicaties van de overheid.

Naar beleid & regelgeving

Contactgegevens overheden
Adressen en contactpersonen van overheidsorganisaties.

Naar overheidsorganisaties

 
 
 
U bent hier:

Home

Kamerstuk 28880, nr. 13

 
 
 

Kamerstuk

Datum publicatie
Organisatie
Vergaderjaar
Dossier- en ondernummer

21-05-2003

Tweede Kamer der Staten-Generaal

2002-2003

28880 nr. 13

 

 

 
 
 Toon meer van: Inhoudsopgave
 
 

 
 AanhefLichaamINHOUD SAMENVATTINGInleidingMinisterie van JustitieJaarverslag en saldibalansFouten en onzekerheden (x € 1 miljoen) BedrijfsvoeringBeleidsinformatieReactie minister van JustitieFinancieel beheer bij het BestuursdepartementSubsidiebeheerFinancieel beheer bij het OMPersonele uitgavenVerplichtingenbeheerContractbeheerAutomatisering/informatiebeveiligingCJIBNawoord Algemene Rekenkamer1. INLEIDING1.1 Waarom dit rapport?1.2 Hoe is het onderzoek uitgevoerd?1.3 Hoe oordeelt de Algemene Rekenkamer?1.3.1 Wettelijke criteria1.3.3 Waarover oordeelt de Algemene Rekenkamer?Jaarverslag en saldibalansBeleidsinformatieBedrijfsvoering1.4 Leeswijzer2. OORDEEL JAARVERSLAG EN SALDIBALANS2.1 Inleiding2.2 Het jaarverslag en VBTB2.3 Financiële informatie2.3.1 Inleiding2.3.2 Oordeel2.3.3 Rapportering per (niet)beleidsartikelVerantwoordingsstaatOverzicht 1 Bedragen van de verantwoordingsstaat 2002
, Ministerie van Justitie (x € 1 miljoen) 2.3.4 Oordeel financiële toelichting bij verantwoordingsstaat2.4 Beleidsinformatie2.4.1 Inleiding2.4.2 Oordeel2.5 Mededeling over de bedrijfsvoering2.5.1 Inleiding2.5.2 Oordeel2.6 Toezichtsrelaties2.6.1 Inleiding2.6.2 Wet Toezicht Europese Subsidies2.6.3 Raad voor de RechtspraakInleidingPositie van de RaadBegroting en verantwoording 20022.6.4 Oordeel2.7 Baten-lastendiensten (agentschappen)2.7.1 Inleiding2.7.2 Oordeel2.8 Saldibalans met toelichting2.8.1 Inleiding2.8.2 OordeelOverzicht 2 Bedragen van de saldibalans per 31 december
2002, Ministerie van Justitie (bedragen x 1 miljoen euro) 3. BEDRIJFSVOERING3.1 Inleiding3.2 Ontwikkelingen in de mededeling bedrijfsvoering3.3 De ontwikkeling van de auditfunctie3.3.1 Kwaliteitsplan auditfunctie RijksoverheidInleidingBevindingen3.3.2 Herinrichting Audit CommitteeInleidingBestaande situatieAard en inrichting van het Audit Committee nieuwe stijl3.3.3 Conclusies en aanbevelingen3.4 Departementale accountantscontrole3.4.1 Inleiding3.4.2 Financiële informatie en bedrijfsvoering3.4.3 Niet-financiële informatieTotstandkoming van informatieKwaliteit informatie3.5 Financieel beheer, materieelbeheer en administraties3.5.1 Inleiding3.5.2 SubsidiebeheerAlgemeenWet Justitie SubsidiesToekennen en vaststellenSanctiebeleidDossiervormingAfrekening voorschottenToezichtReviewbeleidConclusies3.5.3 EU geldstromen: Het Europees Sociaal Fonds doelstelling
3Conclusie3.5.4 VerplichtingenbeheerAlgemeenConclusie3.5.5 ContractbeheerInleidingInkoopbeleid Ministerie van JustitieInkoopbeleid Openbaar MinisterieBevindingen bij het OMBevindingen bij andere ministerieonderdelenEuropese aanbesteding: onrechtmatig/onzeker (x 1 mln.
euro) Conclusies3.5.6 Eigen onderzoek personele uitgaven3.5.6.1 Inleiding3.5.6.2 Toeslag in het kader van bewust belonenAlgemene Regelgeving bewust belonenKaderregeling bewust belonen Ministerie van JustitieBevindingen3.5.6.3 Vergoeding voor overwerk3.5.6.4 Uitbetaling van vakantieverlof3.5.6.5 Vergoeding voor verlaging vakantieaanspraken3.5.6.6 Vergoeding na ontslag3.5.6.7 Overige opmerkingen3.5.6.8 Conclusies3.5.7 Financieel beheer bestuursdepartementAlgemeenConclusie3.5.8 Financieel beheer Openbaar MinisterieToekomstGerechtskostenHet beslagConclusie3.5.9 AutomatiseringInformatiebeveiligingBegrotingsadministratiesysteem Jurist 2002Het PersoneelsinformatiesysteemConclusie3.5.10 Invoering Wet Bescherming PersoonsgegevensAlgemeenBevindingenConclusie3.5.11 Nieuwe baten-lastendienstenAlgemeenConclusie3.5.12 Voortgang van het verbeterprogramma Centraal Justitieel
Incassobureau (CJIB)InleidingRisico's, knelpunten en projectenHet verbeterprogrammaBesturing, beheersing en verantwoordingDe voortgang van het verbeterprogrammaConclusies3.5.13 Conclusie3.6 Conclusies en aanbevelingen4. BELEIDSINFORMATIE4.1 Inleiding4.2 Gehanteerde normen4.3 De beoordeelde prestatiegegevens4.4 Kwaliteit van de beleidsinformatie4.4.1 Eisen aan vorm en presentatieVerslaggevingseisen4.4.2 Inhoudelijke normen4.5 Totstandkoming beleidsinformatie4.5.1 Inleiding4.5.2 Feitelijke totstandkomingInformatieverzamelingInformatieverwerking4.5.3 Vormvereisten4.6 Bevindingen Accountantsdienst4.6.1 PrestatiegegevensNederlands Forensisch Instituut (NFI)Raad voor de Kinderbescherming(Gezins)voogdij (systeem PUPIL)Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI)HALT afdoeningen (systeem AURAH)Centraal Justitieel Incasso Bureau (CJIB)Immigratie- en Naturalisatie Dienst (IND)Centraal Orgaan Opvang Asielzoekers (COA)4.6.2 Evaluatieonderzoek4.6.3 Informatieverzameling4.7 Conclusies en aanbevelingen5 REACTIE MINISTER EN NAWOORD ALGEMENE REKENKAMER5.1 Reactie minister van JustitieFinancieel beheer bij het BestuursdepartementSubsidiebeheerFinancieel beheer bij het OMAO/IC-auditZelfevaluatieGerechtskostenBeslagConclusiePersonele uitgavenUitgavenPeRCCVerantwoordelijkhedenVerplichtingenbeheerEU-geldstromen – Dienst Justitiële InrichtingenContractbeheerInkoopbeleid OMContractbeheer OMTot slotAutomatisering/informatiebeveiligingJurist 2002Wet Bescherming PersoonsgegevensMededeling bedrijfsvoeringNieuwe baten-lastendienstenCJIBStructurele beheerskostenBorgingAandacht voor de tekortkomingen5.2 Nawoord Algemene RekenkamerBIJLAGE 1 RECHTMATIGHEIDSONDERZOEKOordelen en tolerantiegrenzenFinanciële informatieNiet-financiële beleidsinformatieBedrijfsvoeringBezwaarinstrument en bezwaarbeleidBIJLAGE 2 OVERZICHT FOUTEN EN ONZEKERHEDEN IN DE
FINANCIELE INFORMATIE IN HET JAARVERSLAG 2002 VAN HET MINISTERIE VAN JUSTITIE
(bedragen x 1 miljoen euro)BIJLAGE 3 ONVOLKOMENHEDEN IN HET FINANCIEEL EN HET
MATERIEEL BEHEER EN DE DAARTOE BIJGEHOUDEN ADMINISTRATIES BIJ HET MINISTERIE
VAN JUSTITIEBIJLAGE 4 VERKLARENDE WOORDENLIJSTAccountantsrapportAccountantsverklaringAdministratieve systemenAgentschapArtikelgewijze oordeelsvormingBaseline financieel beheer en materieelbeheerBaten-lastendienstBedrijfsvoeringBegrijpelijkheidBeleidsintensiveringenBeleidsprioriteitenBestuurskostenBetrouwbaarheidBezwaaronderzoekBudgetrecht Tweede KamerConformiteit aan wettelijke regels (voor de inhoud)Conformiteit aan wettelijke regels (voor vormvereisten)Departementale accountantsdienst/auditdienst (DAD)Deugdelijke weergaveEuropese aanbestedingsrichtlijnenFinancieel beheerFoutenJaarverslag (departementaal)Financieel Jaarverslag en Saldibalans van het RijkMaterieelbeheerM&O-beleidOnzeker (onzekerheden)OnvolkomenheidOverdrachtsuitgavenPotentieel bezwaargevalPrestatiegegevenRechtmatigheidReviewRechtspersoon met een wettelijke taak (RWT)BIJLAGE 5 LIJST MET GEBRUIKTE AFKORTINGENBIJLAGE 6 LIJST MET (KRUIS)VERWIJZINGEN
 

 
 
 Toon meer van: Extra informatie
 
 

 
 

Informatie over publicatie

 

 

 
 Toon meer van: Gerelateerd
 
 

 
 Publicaties in kamerdossier

Kamerdossier 28880Toon alle publicaties in het hoofddossier

 

 
 
 Geconsolideerde regelgeving

 

 
 
 Geconsolideerde regelgeving

 

 
 
 Publicaties referendum

 

 

 

 

 

Authentieke versie (PDF)
bestandsgrootte: 957 Kb

Informatie

Gerelateerd

Printen

Delen

 
 
 
28 880Jaarverslagen over het jaar 2002nr. 13RAPPORT BIJ HET JAARVERSLAG 2002 VAN HET MINISTERIE VAN JUSTITIE (VI)Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal's-Gravenhage, 21 mei 2003Hierbij bieden wij u aan het op 7 mei 2003 door ons vastgestelde «Rapport
bij het Jaarverslag 2002 van het Ministerie van Justitie (VI)».Algemene Rekenkamerdrs. Saskia J. Stuiveling,presidentJhr. mr. W. M. de Brauw,secretaris INHOUD  SAMENVATTING5    AUDIT ACTIELIJST 200313   1.INLEIDING191.1Waarom dit rapport?19 1.2Hoe is het onderzoek uitgevoerd?20 1.3Hoe oordeelt de Algemene Rekenkamer?211.3.1Wettelijke criteria21 1.3.3Waarover oordeelt de Algemene
Rekenkamer?22 1.4Leeswijzer23   2.OORDEEL JAARVERSLAG EN SALDIBALANS252.1Inleiding25 2.2Het jaarverslag en VBTB252.3Financiële informatie25 2.3.1Inleiding252.3.2Oordeel25 2.3.3Rapportering per (niet)beleidsartikel26 2.3.4Oordeel financiële toelichting
bij verantwoordingsstaat262.4Beleidsinformatie26 2.4.1Inleiding262.4.2Oordeel27 2.5Mededeling over de bedrijfsvoering27 2.5.1Inleiding272.5.2Oordeel27 2.6Toezichtsrelaties272.6.1Inleiding27 2.6.2Wet Toezicht Europese Subsidies28 2.6.3Raad voor de Rechtspraak292.6.4Oordeel30 2.7Baten–lastendiensten (agentschappen)31 2.7.1Inleiding312.7.2Oordeel31 2.8Saldibalans met toelichting312.8.1Inleiding31 2.8.2Oordeel31   3.BEDRIJFSVOERING333.1Inleiding33 3.2Ontwikkelingen in de mededeling
bedrijfsvoering33 3.3De ontwikkeling van de auditfunctie34 3.3.1Kwaliteitsplan auditfunctie Rijksoverheid34 3.3.2Herinrichting Audit-committee353.3.3Conclusies en aanbevelingen353.4Departementale accountantscontrole363.4.1Inleiding36 3.4.2Financiële informatie en
bedrijfsvoering36 3.4.3Niet-financiële informatie363.5Financieel beheer, materieelbeheer
en administraties373.5.1Inleiding37 3.5.2Subsidiebeheer383.5.3EU geldstromen: Het Europees
Sociaal Fonds doelstelling 339 3.5.4Verplichtingenbeheer403.5.5Contractbeheer40 3.5.6Eigen onderzoek personele uitgaven45 3.5.6.1Inleiding453.5.6.2Toeslag in het kader van bewust
belonen453.5.6.3Vergoeding voor overwerk473.5.6.4Uitbetaling van vakantieverlof473.5.6.5Vergoeding voor verlaging vakantie-aanspraken473.5.6.6Vergoeding na ontslag473.5.6.7Overige opmerkingen483.5.6.8Conclusies48 3.5.7Financieel beheer bestuursdepartement49 3.5.8Financieel beheer Openbaar Ministerie49 3.5.9Automatisering523.5.10Invoering Wet Bescherming Persoonsgegevens543.5.11Nieuwe baten-lastendiensten55 3.5.12Voortgang van het verbeterprogramma
centraal Justitieel Incassobureau (CJIB)56 3.5.13Conclusie59 3.6Conclusies en aanbevelingen59    4.BELEIDSINFORMATIE614.1Inleiding61 4.2Gehanteerde normen624.3De beoordeelde prestatiegegevens64 4.4Kwaliteit van de beleidsinformatie65 4.4.1Eisen aan vorm en presentatie65 4.4.2Inhoudelijke normen664.5Totstandkoming beleidsinformatie664.5.1Inleiding66 4.5.2Feitelijke totstandkoming67 4.5.3Vormvereisten674.6Bevindingen Accountantsdienst684.6.1Prestatiegegevens684.6.2Evaluatieonderzoek704.6.3Informatieverzameling70 4.7Conclusies en aanbevelingen70    5REACTIE MINISTER EN NAWOORD ALGEMENE REKENKAMER715.1Reactie minister van Justitie715.2Nawoord Algemene Rekenkamer76   Bijlage 1:Rechtmatigheidsonderzoek77   Bijlage 2:Overzicht fouten en onzekerheden80   Bijlage 3:Overzicht onvolkomenheden in financieel en materieel beheer en
daartoe bijgehouden administraties81   Bijlage 4:Verklarende woordenlijst83   Bijlage 5:Lijst van gebruikte afkortingen87   Bijlage 6:Lijst met (kruis)verwijzingen88SAMENVATTINGInleidingIn dit rapport vindt u de resultaten van het rechtmatigheidsonderzoek
over het begrotingsjaar 2002 van de Algemene Rekenkamer. Het rapport bevat
onder meer het oordeel van de Algemene Rekenkamer over het jaarverslag en
de saldibalans van het Ministerie van Justitie.De Staten-Generaal kunnen dit rapport gebruiken bij de beoordeling van
het jaarverslag van de minister.Dit jaar hebben alle ministeries een verantwoording nieuwe stijl opgesteld:
het jaarverslag. In het jaarverslag wordt beoogd de relatie tussen beleidsdoelstellingen,
prestaties en middelen in samenhang te presenteren. Behalve voor financiële
informatie is er in het jaarverslag aandacht voor beleidsinformatie en bedrijfsvoeringsinformatie –
de zogeheten niet-financiële informatie.Ministerie van JustitieHet Ministerie van Justitie kent een gevarieerde subsidiestroom. Daarnaast
is een belangrijke financiële stroom de zogenoemde transactieuitgaven.
Daartoe behoren naast de personeelskosten en de materiële uitgaven ook
de investerings-en exploitatieuitgaven van de baten-lastendiensten.De taken van het ministerie hangen samen met de verantwoordelijkheid voor
de wetgeving op het terrein van het burgerlijk recht, voor de organisatie
van de rechtspraak in haar geheel en voor de hele strafrechtketen (wetgeving,
preventie, opsporing, berechting en tenuitvoerlegging van opgelegde straffen).De uitvoering van het beleid geschiedt door een viertal directoraten-generaal
en het Openbaar Ministerie.Dit zijn:• Internationale Aangelegenheden en Vreemdelingenzaken• Wetgeving, Rechtspleging en Rechtsbijstand• Preventie, Jeugd en Sancties• RechtshandhavingHet Openbaar Ministerie ressorteert onder het College van Procureurs.
De rechtspleging en -handhaving worden uitgevoerd door een groot aantal landelijke
diensten.Daarnaast is er het kerndepartement belast met ondersteunende diensten
en bedrijfsvoering.Onder het Ministerie van Justitie ressorteren drie agentschappen, te weten:• De Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND): dit agentschap is
belast met de behandeling van verzoeken om toelating en verblijf op grond
van de Vreemdelingenwet en met de behandeling van verzoeken om naturalisatie
op grond van de Rijkswet op het Nederlanderschap.• De dienst Justitiële Inrichtingen (DJI): dit agentschap is
belast met de zorg voor een veilige, doelmatige en menswaardige tenuitvoerlegging
van vrijheidsbenemende straffen en maatregelen.• Het Centraal Justitieel Incassobureau (CJIB): dit agentschap draagt
onder andere zorg voor de incasso van sancties en strafrechtboetes, alsmede
bepaalde OM-transacties. Per 1 januari 2002 is er één tijdelijke baten-lastendienst:
het Studiecentrum Rechtspleging (SR). De dienstonderdelen Directie Bestuurszaken
(DBz) en het Nederlands Forensisch Instituut (NFI) hebben het voornemen om,
overeenkomstig artikel 10, eerste lid van de Comptabiliteitswet (CW) met ingang
van 1 januari 2004 de status te verwerven van baten-lastendienst. Het Openbaar
Ministerie (OM) heeft de wens te kennen gegeven om per 1 januari 2005 een
baten-lastendienst te zijn.Per 1 januari 2002 is de Raad voor de Rechtspraak formeel van start gegaan.
De oprichting heeft een aantal jaren gevergd. Deze operatie heeft ook gevolgen
gehad voor de organisatie van het departement. De directie Rechtspleging is
inmiddels opgeheven; er is een meer beleidsmatige directie voor teruggekomen
(directie Strategie Rechtspleging). De ermee samenhangende ontvlechting van
het OM en de Zittende Magistratuur is een aandachtspunt.Tot slot is als uitvloeisel van het regeerakkoord per 1 juli 2002 een
minister belast met Vreemdelingenzaken en Integratie. Hierin is de directie
Integratie Minderheden opgenomen, die voorheen bij het Ministerie van Binnenlandse
Zaken en Koninkrijksrelaties hoorde.Het Ministerie van Justitie heeft veel (wettelijke) taken neergelegd bij
op afstand geplaatste organen, zoals zelfstandige bestuursorganen en private
rechtspersonen (stichtingen). Bij het ministerie zijn 11 clusters van begrotingsgefinancierde
rechtspersonen met een wettelijke taak te onderkennen. Het gaat om ongeveer
80 organisaties. De grootste zijn het Centraal Orgaan opvang Asielzoekers
(COA) en de Stichting Reclassering Nederland(SRN).Bij dit ministerie heeft de Algemene Rekenkamer onderzoek verricht naar
het jaarverslag, de beleidsinformatie en de bedrijfsvoering. Onder de noemer
bedrijfsvoering is onderzoek verricht naar subsidiebeheer, EU-geldstromen,
verplichtingenbeheer, contractbeheer, personele uitgaven, financieel beheer
bestuursdepartement, financieel beheer Openbaar Ministerie, Automatisering,
invoering wet Bescherming Persoonsgegevens, nieuwe baten-lastendiensten en
voortgang van het verbeterprogramma CJIB.De geldstromen van het Ministerie van Justitie1
zijn als volgt samengesteld:Jaarverslag en saldibalansDe Algemene Rekenkamer is positief over de financiële informatie
in het jaarverslag over 2002 en de saldibalans per 31 december 2002 van het
Ministerie van Justitie. Het oordeel is gepreciseerd in hoofdstuk 2 van dit
rapport. Dit oordeel geeft zij onder het formele voorbehoud dat de Staten-Generaal
de bijbehorende slotwetten vaststellen. Het totaal aan fouten en onzekerheden over 2002 bedraagt: Fouten en onzekerheden (x € 1 miljoen)  2002fouten en onzekerheden2002 totaal2001fouten en onzekerheden2001 totaalUitgaven26,75 15526,24 928Verplichtingen05 62916,84 928Ontvangsten17,68666,71 071Het Ministerie van Justitie heeft medio 2002 de procedure voor het totstandkomen
van de mededeling over de bedrijfsvoering vastgelegd in een departementale
richtlijn. Voor 2002 is de mededeling beperkt tot het financieel beheer, het
materieel beheer en de «basisvoorziening informatiebeveiliging».
Buiten de werkingssfeer vallen de ZBO's en RWT's.In de komende jaren zal de reikwijdte worden uitgebreid met de overige
bedrijfsvoeringsaspecten op het terrein van personeel, organisatie, informatievoorziening,
beleidsvorming e.d..Over het begrotingsjaar 2004 zal een integrale mededeling worden afgegeven
die de gehele bedrijfsvoering omvat.BedrijfsvoeringDe bedrijfsvoering is op enkele onderdelen verbeterd, maar op andere onderdelen
bleken de problemen die vorig jaar werden geconstateerd nog steeds even groot.Verbeterd zijn:• de naleving van de EU-aanbestedingsregels. Niettemin is er nog
steeds een bedrag van € 20,4 miljoen onrechtmatig als gevolg van
het niet naleven van EU-aanbestedingsregels (in 2001 was dit € 26,1
mln);• de informatiebeveiliging. Alle dienstonderdelen met uitzondering
van de Rechterlijke Organisatie hebben eind 2002 de basisvoorziening informatiebeveiliging
ingevoerd;• het financieel beheer bij het Centraal Justitieel Incasso Bureau.
In het rapport bij de financiële verantwoording 2001 beoordeelde de Algemene
Rekenkamer de onvolkomenheden nog als ernstig. Per eind december 2002 waren
14 van de 19 projecten om ernstige onvolkomenheden op te lossen gereed gemeld.Hoewel dit per directie verschilt, zijn er in zijn algemeenheid nog steeds
onvolkomenheden in het subsidiebeheer.De subsidiedossiers zijn nog steeds ongestructureerd en onvolledig. Bovendien
wordt de Wet Justitie Subsidies te ruim toegepast. De Algemene Rekenkamer
beveelt aan haast te maken met het vaststellen van het M&O beleid en daarbij
met name aandacht te hebben voor het sanctiebeleid en het reviewbeleid.Onveranderlijk zijn er onvolkomenheden bij het financieel
beheer van het OM. In het rapport bij de financiële verantwoording
2001 meldde de Algemene Rekenkamer onvolkomenheden in het beheer van het strafrechtelijk
en conservatoir beslag. Het beheer van het beslag is nog niet op orde. De
AD heeft daarnaar in 2002 twee onderzoeken uitgevoerd. Maatregelen zijn in
uitvoering. Daarnaast is het beheer van de gerechtskosten door de parketten
nog zwak. Het Parket Generaal maakt nu ernst met het op orde brengen. Met ingang
van 2005 wil het OM de status van baten-lastendienst krijgen, dit legt extra
druk om zaken op orde te krijgen.Op het financieel beheer van het bestuursdepartement heeft de Algemene Rekenkamer al enkele jaren kritiek. Er zijn echter
in de tweede helft van 2002 zodanige herstelacties uitgevoerd dat bij de controle
nog maar een gering aantal omissies werd geconstateerd. Deze deden zich vooral
voor bij het vastleggen van verplichtingen en het beheer van voorschotten.
De inrichting van de interne controle verdient nog de nodige aandacht.Het onderzoek naar het contractbeheer leverde
een aantal punten op die ook al in vorige jaren naar voren kwamen. Het contractbeheer
bij het Ministerie van Justitie voldoet nog niet aan de Regeling Contractbeheer
1996. Er ontbreken contractenregisters, beschrijvingen van administratieve
organisaties en contractdossiers zijn onvolledig, de inkoopdossiers zijn vaak
onvolledig, facturen worden onvoldoende geverifieerd.Het Justitiebrede inkoopbeleid is door de
in 2002 opgerichte projectdirectie Inkoop, Huisvesting en Milieu in opzet
goed vorm gegeven.Het nieuwe inkoopbeleid van het OM verkeert nog in de opstartfase. Het
OM heeft in een eigen onderzoek de onvolkomenheden in opzet en werking van
het inkoopbeleid geïnventariseerd en maatregelen getroffen.Wat betreft het inkoopmanagement zijn er verder nog onvolkomenheden te
melden bij de DJI, de IND, het NFI en de dBZ.Ten aanzien van de automatisering zijn er nog steeds problemen met het personele systeem, de bijbehorende administratieve organisatie
en interne controle en de naleving van regelgeving. Daarnaast is
er onduidelijkheid waar de verschillende verantwoordelijkheden liggen (beleidsdirectie,
de decentrale personeelsafdelingen, het salarisbureau). Dat brengt risico's
op fouten en onregelmatigheden met zich mee.Dat die niet denkbeeldig zijn blijkt uit een eigen onderzoek bij dit ministerie
naar diverse vormen van beloningen (toelagen).
Daaruit blijkt dat er ernstige fouten worden gemaakt, soms hardnekkige, die
de Algemene Rekenkamer voor een deel al eerder constateerde. Het gaat hier
om fout uitgekeerde salarissen, vergoedingen voor overwerk, uitbetaling van
vakantieverlof (eerder geconstateerd in 1997) en dubbele dan wel onjuiste
betalingen. Aangezien genoemde onregelmatigheden ook een integriteitsaspect
zouden kunnen hebben dringt de Algemene Rekenkamer er op aan dat op korte
termijn maatregelen ter verbetering worden getroffen.Drie onvolkomenheden die de Algemene Rekenkamer nog niet eerder signaleerde
zijn:• De invoering van de Wet Bescherming Persoonsgegeven. Deze had per
september 2002 gerealiseerd moeten zijn, maar de invoering stagneert. De Algemene
Rekenkamer vindt dat er duidelijke afspraken over het invoeringstraject gemaakt
moeten worden en dat de voortgang beter gemonitord moet worden;• Problemen met het verplichtingenbeheer. Deze worden veroorzaakt
door omissies in het Begrotingsadministratie systeem Jurist 2002 en door onvoldoende
functioneren van de decentrale financiële afdelingen en de controlfunctie.
Verder ontbreekt het aan kennis en discipline om verplichtingen tijdig te
laten vastleggen;• het project Noodvoorzieningen drugskoeriers. Door onduidelijkheden
in de afgesloten beheersovereenkomst is er een groot bedrag aan onzekerheid
ten aanzien van de rechtmatigheid (€ 15 miljoen). Het geheel overziende blijven als de belangrijkste serieuze onvolkomenheden:• het subsidiebeheer• de personele uitgaven• het financieel beheer OM• het verplichtingenbeheer• het contractbeheerDeze zijn ook vermeld als aandachtspunten in de mededeling bedrijfsvoering.BeleidsinformatieDe Tweede Kamer heeft bij aanvang van het ontwikkelingstraject VBTB steeds
benadrukt de betrouwbaarheid van gegevens in de begroting en het jaarverslag
van belang te vinden. Dit geldt ook voor de beleidsinformatie. Deze informatie
over beleid is in toenemende mate van belang bij de begroting en verantwoording.
De beleidsinformatie moet direct of indirect iets zeggen over prestaties,
effecten, kosten, doelmatigheid en doeltreffendheid.De Algemene Rekenkamer concludeert dat het Ministerie van Justitie beschikt
over een in opzet goed systeem om tot een afgewogen mix van reguliere prestatiegegevens
en evaluatieonderzoeken in begroting en verantwoording te komen.De accountantsdienst van het ministerie heeft een onderzoek gedaan naar
de waarborgen van betrouwbaarheid voor de uitvoering van de evaluatieonderzoeken
en de in 2002 afgeronde onderzoeken beoordeeld. Daarnaast is de betrouwbaarheid
van een aantal systemen beoordeeld die reguliere prestatiegegevens moet opleveren.
Voor de evaluatieonderzoeken bleken er voldoende waarborgen voor de betrouwbaarheid
te zijn. Over de systemen die prestatiegegevens leveren was het oordeel deels
positief. Aan de verbetering van de diverse systemen wordt gewerkt.De Algemene Rekenkamer constateert dat de (niet-financiële) beleidsinformatie
in het jaarverslag van het Ministerie van Justitie nog niet geheel voldoet
aan de verslaggevingseisen. Zo worden bij de beleidsprioriteiten de bereikte
resultaten nog niet voldoende verwoord in HHH-termen (hebben we bereikt wat we ons hebben voorgenomen, hebben we daarvoor gedaan wat we van plan waren, heeft het gekost wat het mocht kosten). Bij de twee beleidsartikelen
die de Algemene Rekenkamer heeft uitgekozen om de prestatiegegevens nader
te beoordelen, te weten «Halt-afdoeningen» en «voorlichting
aan aspirant adoptieouders» bleek de informatievoorziening en -verwerking
relevant en betrouwbaar te zijn.Reactie minister van JustitieFinancieel beheer bij het BestuursdepartementIn het interne controleplan 2003, dat de directie FEZ op instigatie van
het Audit Committe heeft opgesteld, zijn onder meer de volgende speciale aandachtspunten
voor het bestuursdepartement opgenomen: het subsidiebeheer, verplichtingenbeheer
en de naleving Europese aanbestedingsregels.SubsidiebeheerHet Audit Committee zal in «Algemene Subsidievoorschriften Justitie»
onder andere aandacht besteden aan de aanscherping van het sanctiebeleid
en het M&O-beleid. Naar verwachting zal dit document in de tweede helft
van 2003 zijn opgesteld.Financieel beheer bij het OMHet College van Procureurs heeft dwingende afspraken gemaakt met de parketten
die in 2002 het slechtst gepresteerd hebben op AO/IC gebied om tot verbeteringen te komen. Aan de hand van een nieuw ontworpen
checklist financieel en materieelbeheer kunnen
de parketten vaststellen dat zij aan de minimale eisen voldoen. Er is een
werkgroep «gerechtskosten» opgericht
om de eisen voor de interne controle op de gerechtskosten op te stellen en
te implementeren en de regelgeving en werkinstructies aan te scherpen en te
operationaliseren. De justitiebrede knelpunten op dit gebied zullen worden
opgepakt door een departementale werkgroep, waarin ook het OM vertegenwoordigd
is. Er zijn diverse stuur- en werkgroepen ingesteld om het beheer van in beslag genomen goederen te verbeteren.Personele uitgavenEr zijn structurele maatregelen getroffen om onterechte uitbetalingen
in de toekomst te voorkomen. Het personeelsadministratiesysteem is inmiddels
in staat om integriteitscontroles op de ingevoerde gegevens uit te voeren.
De AO/IC wordt verbeterd, waardoor de betrouwbaarheid en controleerbaarheid
van de mutatieverwerking wordt gewaarborgd.VerplichtingenbeheerBinnen de directie FEZ is een apart project ingericht om de omissie(s)
in de verplichtingenadministratie te kunnen oplossen. De planning van het
project gaat ervan uit de onvolkomenheden in het begrotingsjaar 2003 weg te
werken.ContractbeheerMet de interdepartementale projectorganisatie inzake inkoop en aanbesteding
PIA wordt onderzocht in hoeverre het contractenregister op RYX bruikbaar is
als (centraal) contractenregister voor Justitie. Naar verwachting zijn de
eerste resultaten hiervan medio 2003 beschikbaar.Binnen het OM is een inventarisatie- en schoningsactie ingezet op het
gebied van contracten. Medio juli 2003 zal deze actie afgerond zijn. De projectdirectie
Inkoop, Huisvesting en Milieu zal een plan opstellen om de naleving van de
Regeling Contractbeheer te verbeteren en dit plan met de sectoren uitvoeren.Automatisering/informatiebeveiligingBinnen de directie FEZ wordt een apart project gestart om de technische
omissies in Jurist 2002 op te lossen.Een projectbureau houdt zich sedert juli 2001 bezig met de implementatie
van de Wbp. Ook in 2003 zal dit projectbureau voortgaan met haar werkzaamheden.CJIBHet expliciet maken van de structurele beheerskosten van het verbeterprogramma
voor het CJIB is onderdeel gemaakt van het project «Herijken kostprijzen»
van het CJIB.Om te kunnen garanderen dat projectresultaten de tekortkomingen bij het
CJIB structureel oplossen, is de auditcapaciteit vergroot en versterkt. Daarnaast
is het risico-management versterkt op project-, programma- en organisatieniveau. Nawoord Algemene RekenkamerDe Algemene Rekenkamer gaat ervan uit dat met name de aandacht van het
management voor de bedrijfsvoering zal beklijven. De Algemene Rekenkamer blijft
waakzaam op dit punt. 1. INLEIDING1.1 Waarom dit rapport?Dit rapport bevat de belangrijkste resultaten van het rechtmatigheidsonderzoek
over het begrotingsjaar 2002 dat de Algemene Rekenkamer heeft uitgevoerd bij
het Ministerie van Justitie. Dit rapport kunnen de Staten-Generaal gebruiken
bij hun beoordeling van het jaarverslag van de minister.De Algemene Rekenkamer onderzoekt jaarlijks bij ieder departement de volgende
onderdelen (CW 2001, art 58 en 82):• het gevoerde financieel beheer en materieelbeheer;• de voor dat beheer bijgehouden administraties;• de financiële informatie in het jaarverslag;• de departementale saldibalans;• de totstandkoming van de informatie over het gevoerde beleid en
de bedrijfsvoering;• de in het jaarverslag opgenomen informatie over het gevoerde beleid
en de bedrijfsvoering.Dit jaar heeft de Algemene Rekenkamer bij alle departementen extra aandacht
besteed aan het contractbeheer en de Wet Toezicht Europese Subsidies (TES).
Daarnaast zijn bij het Ministerie van Justitie de volgende specifieke onderwerpen
onderzocht:• Subsidiebeheer• EU-geldstromen• Personele uitgaven• Financieel beheer Bestuursdepartement• Financieel beheer Openbaar Ministerie• Automatisering• Voortgang van het verbeterprogramma Centraal Justitieel Incassobureau1.2 Hoe is het onderzoek uitgevoerd?De Algemene Rekenkamer richt haar onderzoek zo in, dat zij per begrotingsartikel
en per balanspost de belangrijke fouten en onzekerheden kan ontdekken. Dit
doet zij omdat de Staten-Generaal ook per begrotingsartikel goedkeuring verlenen
aan de minister.De Algemene Rekenkamer geeft een oordeel «met redelijke zekerheid»
omdat ze niet elke geldstroom tot in detail onderzoekt. Zij hanteert een werkwijze
die is gebaseerd op risicoanalyse. Dit betekent dat de Algemene Rekenkamer
gericht onderzoek doet naar die onderdelen, processen of geldstromen waar
zij voorafgaand aan het onderzoek, essentiële risico's identificeert.
Daarbij maakt zij uit doelmatigheidsoverwegingen zoveel mogelijk gebruik van
de werkzaamheden van de departementale accountantsdienst/auditdienst. Deze
legt de resultaten van de controle jaarlijks vast in een rapport aan de minister.
Dit rapport bevat daarnaast een accountantsverklaring over de financiële
informatie in het jaarverslag en de saldibalans. Biedt de controle van de
accountantsdienst voldoende zekerheid, dan neemt de Algemene Rekenkamer de
bevindingen over voor haar eigen oordeelsvorming. Om te onderzoeken of de
controle van de departementale accountantsdienst/auditdienst voldoende zekerheid
biedt, voert de Algemene Rekenkamer reviews uit. Dat wil zeggen dat zij de
kwaliteit van de departementale accountantscontrole toetst aan de hand van
een uitgebreid normenkader. Dit normenkader is mede gebaseerd op de internationaal
aanvaarde richtlijnen voor accountantscontrole. 1.3 Hoe oordeelt de Algemene Rekenkamer?1.3.1 Wettelijke criteriaVolgens de Comptabiliteitswet 2001 (artikel 82) moet de Algemene Rekenkamer
onderzoeken of het jaarverslag voldoet aan de
volgende eisen:• Het is opgesteld volgens de verslaggevingsvoorschriften inzake
de financiële informatie;• De verplichtingen, uitgaven en ontvangsten, en (voor zover van
toepassing) de baten, lasten, kapitaaluitgaven, kapitaalontvangsten en balansposten
zijn rechtmatig, dat wil zeggen: ze zijn tot stand gekomen in overeenstemming
met de begrotingswetten en andere wettelijke regelingen;• De financiële informatie is deugdelijk weergegeven;• De informatie over het gevoerde beleid en de bedrijfsvoering (ook
wel niet-financiële informatie) is op een deugdelijke wijze tot stand
gekomen;• De informatie over het gevoerde beleid en de bedrijfsvoering (ook
wel niet-financiële informatie) voldoet aan de daaraan te stellen kwaliteitsnormen.Voorts moet de Algemene Rekenkamer onderzoeken of de saldibalans voldoet aan de volgende eisen:• De erin opgenomen informatie is deugdelijk weergegeven;• De balansposten zijn rechtmatig tot stand gekomen.Daarnaast moet de Algemene Rekenkamer onderzoeken of het financieel beheer, het materieelbeheer en de voor dat beheer bijgehouden administraties voldoen aan de eisen van rechtmatigheid, ordelijkheid en controleerbaarheid
(CW 2001, art. 82).Er is een verschil tussen de controletaak van de Algemene Rekenkamer en
die van de departementale accountantsdienst/auditdienst. De Algemene Rekenkamer
heeft tot taak te beoordelen of de in het jaarverslag opgenomen informatie
over beleid en de bedrijfsvoering voldoet aan de daaraan te stellen kwaliteitsnormen.
De accountantsdienst/auditdienst hoeft dit niet te doen.1.3.3 Waarover oordeelt de Algemene Rekenkamer?Jaarverslag en saldibalansIn 2002 is er voor het eerst sprake van een volledig VBTB-jaarverslag.
De informatie in het jaarverslag wordt door de Algemene Rekenkamer gecontroleerd
op grond van de Comptabiliteitswet 2001. Dit kan als volgt worden weergegeven. Jaarverslag ControleOordeelFinanciële informatie   Verantwoordingsstaat VolledigjaSaldibalans VolledigJa Niet financiële informatie   Mededeling over de bedrijfsvoeringFinancieel beheerVolledigJa  Materieel beheerVolledigJa Overige elementen bedrijfsvoeringBeperktNeeBeleidsinformatieVerslaggevingseisenVolledigJa KwaliteitsnormenBeperktNeeDe normen voor de kwaliteit van de financiële informatie zijn volledig
uitgekristalliseerd. Deze normen zijn onder andere afkomstig uit de Comptabiliteitswet
2001, de Rijksbegrotingsvoorschriften 2003 en de Regeling departementale begrotingsadministratie.
De Algemene Rekenkamer onderzoekt deze informatie reeds jaren
en verbindt daaraan een oordeel.Het oordeel van de Algemene Rekenkamer over de mededeling bedrijfsvoering
is beperkt tot de kwaliteit van de informatie over het financieel beheer en
het materieel beheer. De kwaliteit van de mededeling is getoetst aan de huidige
eisen die hiervoor zijn geformuleerd. In 2005 zal een volledig normenkader
voor deze informatie gereed zijn.BeleidsinformatieDe Algemene Rekenkamer kan dit jaar nog niet tot een volledig oordeel
komen over de totstandkoming van de beleidsinformatie in het jaarverslag en
over de kwaliteit van die informatie. Wel heeft de Algemene Rekenkamer onderzocht
of de beleidsinformatie in het jaarverslag is opgesteld volgens de verslaggevingseisen.
Ze heeft echter geen onderzoek gedaan naar de kwaliteit van de beleidsinformatie. Slechts het deeloordeel van de Algemene
Rekenkamer over de «conformiteit aan de wettelijke regels» maakt
deel uit van haar oordeel over het jaarverslag.BedrijfsvoeringDe Algemene Rekenkamer geeft een oordeel over het financieel beheer, het materieelbeheer en de daartoe bijgehouden administraties van het ministerie.Voor deze onderdelen stelt de Algemene Rekenkamer tevens vast hoe de informatie
hierover tot stand is gekomen. Ook beoordeelt de Algemene Rekenkamer of het
ministerie voldoende rekening heeft gehouden met deze uitkomsten voor de mededeling
over de bedrijfsvoering. De gehanteerde normen zijn gebaseerd op de normen
die zijn uitgewerkt in de Baseline financieel en materieelbeheer en het Referentiekader Mededeling Bedrijfsvoering.Eind 2004 moet volledig aan de normen in het referentiekader zijn voldaan.1.4 LeeswijzerDit rapport bij het jaarverslag van het Ministerie van Justitie omvat,
behalve de samenvatting en inleiding, vier hoofdstukken: Oordeel jaarverslag
en saldibalans (hoofdstuk 2), Bedrijfsvoering (hoofdstuk 3) en Beleidsinformatie
(hoofdstuk 4), reactie minister en nawoord Algemene Rekenkamer (hoofdstuk
5).Na de samenvatting vindt u de Audit Actie Lijst 2003. Deze bouwt voort
op de lijst 2002. De lijst laat zien op welke punten de Algemene Rekenkamer
op grond van haar onderzoek vindt dat het ministerie actie moet ondernemen.
Het overzicht meldt ook de verbetermaatregelen die de minister heeft aangekondigd
en de termijn waarbinnen ze moeten leiden tot verbetering. Tevens biedt de
lijst inzicht in de voortgang van verbeteracties die de minister eerder is
gestart.Hoofdstuk 2 «Oordeel jaarverslag en saldibalans» beschrijft
het oordeel van de Algemene Rekenkamer over het jaarverslag en de saldibalans
van het Ministerie van Justitie en de baten en lasten en balansposten van
de baten-lastendiensten. Behalve het totaaloordeel van de Algemene Rekenkamer
worden alle fouten en onzekerheden in de verplichtingen, uitgaven, ontvangsten
en de saldibalansposten die de kwantitatieve tolerantiegrenzen overschrijden
weergegeven. In hoofdstuk 3 «Bedrijfsvoering» ligt de nadruk op de uitkomsten
van het onderzoek naar de accountantscontrole, het financieel beheer en materieelbeheer
en de daartoe bijgehouden administraties. Daarnaast wordt een beschrijving
gegeven van de ontwikkelingen ten aanzien van de totstandkoming van de informatie
over de bedrijfsvoering en de mededeling over de bedrijfsvoering in het jaarverslag
van het Ministerie van Justitie.Hoofdstuk 4 «Beleidsinformatie» beschrijft het onderzoek van
de Algemene Rekenkamer naar de totstandkoming van de informatie over het gevoerde
beleid in het jaarverslag van het Ministerie van Justitie over de beleidsartikelen
3.4 en 5.1. De Algemene Rekenkamer heeft verkennend onderzoek gedaan.Hoofdstuk 5 bevat een samenvatting van de reactie van de minister en het
nawoord van de Algemene Rekenkamer.Wanneer de Algemene Rekenkamer fouten en onzekerheden in de financiële
informatie in het jaarverslag of onvolkomenheden in het financieel en materieel
beheer niet aanvaardbaar vindt, kan zij daartegen bezwaar maken. De overzichten
in bijlage 2 en 3 bevatten alle fouten, onzekerheden en onvolkomenheden die
kunnen leiden tot het maken van bezwaar door de Algemene Rekenkamer. 2. OORDEEL JAARVERSLAG EN SALDIBALANS2.1 InleidingIn dit hoofdstuk doet de Algemene Rekenkamer verslag van haar bevindingen
en geeft zij haar oordeel over het jaarverslag en de saldibalans van het Ministerie
van Justitie.Dit jaar hebben ministeries voor het eerst een jaarverslag opgesteld volgens
de nieuwe wijze van verantwoorden die in 1999 is ingezet met de regeringsnota Van Beleidsbegroting tot Beleidsverantwoording (VBTB).
Naast financiële informatie is er nu ook beleidsinformatie en bedrijfsvoeringsinformatie
in het jaarverslag opgenomen.2.2 Het jaarverslag en VBTBHet jaarverslag van het Ministerie van Justitie voldoet in hoofdlijnen
aan de verslaggevingsvoorschriften.Met ingang van het begrotingsjaar 2002 stellen ministeries een jaarverslag
op. Het is het eerste jaar waarin ze hun verantwoording geheel conform VBTB
moeten opstellen. De Algemene Rekenkamer is verheugd over deze mijlpaal, maar
plaatst nog wel een belangrijke kanttekening. Zij is van mening dat de gekozen
splitsing van de financiële en niet-financiële informatie, zoals
uitgewerkt en vastgelegd in de Rijksbegrotingsvoorschriften 2003, niet bijdraagt
aan een goed beeld van de samenhang tussen beleid, prestaties en middelen.
Het afbakenen van de financiële informatie voor de accountantscontrole
lijkt hiermee voorrang te hebben gekregen boven de belangrijkste VBTB-doelstelling.2.3 Financiële informatie2.3.1 InleidingTot de financiële informatie worden gerekend alle verplichtingen,
uitgaven, ontvangsten, baten, lasten, kapitaaluitgaven, kapitaalontvangsten,
balansposten en de toelichting daarbij (artikel 58 CW 2001). De Algemene Rekenkamer
heeft onderzocht of deze financiële informatie is opgesteld volgens de
verslaggevingsvoorschriften, en of de verplichtingen, uitgaven en ontvangsten
rechtmatig tot stand zijn gekomen en deugdelijk zijn weergegeven.Het onderzoek van de Algemene Rekenkamer is zodanig ingericht dat belangrijke
fouten en onzekerheden per begrotingsartikel met redelijke zekerheid worden
ontdekt en gerapporteerd. De Algemene Rekenkamer onderzoekt dus niet elke
verplichting, uitgave en ontvangst. Zij doet eigen onderzoek en maakt gebruik
van de uitkomsten van de departementale accountantscontrole (zie ook hoofdstuk
3.4).2.3.2 OordeelOp grond van haar bevindingen is de Algemene Rekenkamer van oordeel dat
de financiële informatie in het jaarverslag over 2002 van het Ministerie
van Justitie voldoet aan de gestelde eisen. 2.3.3 Rapportering per (niet)beleidsartikelVerantwoordingsstaatOverzicht 1 laat de totaalbedragen zien waaruit de verantwoordingsstaat
2002 van het Ministerie van Justitie is samengesteld (exclusief agentschappen).
Daarnaast zijn de totalen opgenomen van bedragen die niet deugdelijk zijn
weergegeven of onrechtmatig zijn, of waarover onzekerheid over de deugdelijke
weergave of onzekerheid over de rechtmatigheid bestaat.Overzicht 1 Bedragen van de verantwoordingsstaat 2002
, Ministerie van Justitie (x € 1 miljoen)  Verplichtingen1UitgavenOntvangstenTotaal5 629,35 155,2865,5 Belangrijke fouten/onzekerheden026,717,6    (6,1)1 Het bedrag aan verplichtingen, respectievelijk uitgaven bevat
in totaal € 743,1 miljoen en € 28,9 miljoen aan overschrijdingen.
Indien de Staten-Generaal niet akkoord gaan met de desbetreffende slotwetmutaties,
zal de Algemene Rekenkamer haar oordeel op dit punt moeten herzien.2 Het tussen haakjes geplaatste bedrag duidt op onzekerheid
over de volledigheid van het bedrag.Bij de uitgaven was er sprake van fouten voor een bedrag van € 2,8
miljoen en onzekerheid voor een bedrag van 23,9 miljoen. Wat betreft de fouten
was er € 1,2 miljoen onrechtmatig uitgegeven aan huisvesting voor
drugskoeriers («bolletjesslikkers»), was voor € 0,7
miljoen aan afrekeningen uit voorgaande jaren ten onrechte gesaldeerd met
uitgaven. Het restant betrof fouten in de apparaatsuitgaven bij diverse dienstonderdelen.Wat betreft de onzekerheid wordt het leeuwendeel (€ 15 miljoen)
veroorzaakt door uitgaven inzake drugskoeriers. Voor € 8,2 miljoen
is er onzekerheid ten aanzien van de zogenoemde gerechtskosten.Bij de ontvangsten was er sprake van een onzekerheid voor een bedrag van € 17,6
miljoen. Dit bedrag is voor € 16,5 miljoen toe te schrijven aan
de tekorten in het beheer van «het beslag». Hiervan betreft € 13,4
miljoen onzekerheid m.b.t. de volledigheid. Voor € 0,7 miljoen is
er onzekerheid m.b.t. de volledigheid van de ontvangsten in het kader van
de Ziektewet.2.3.4 Oordeel financiële toelichting bij verantwoordingsstaatWat betreft de financiële toelichting bij de verantwoordingsstaat
heeft de Algemene Rekenkamer geen onvolkomenheden geconstateerd met betrekking
tot de deugdelijke weergave en/of het voldoen aan de verslaggevingsvoorschriften
van de financiële informatie die in de toelichting bij de verantwoordingsstaat
is opgenomen.2.4 Beleidsinformatie2.4.1 InleidingHet Ministerie van Financiën definieert beleidsinformatie in het
jaarverslag als: «de gestructureerde en nader toegelichte gegevens over
de doelstellingen van beleid, de beoogde of gerealiseerde effecten van beleid
en de daartoe te leveren en/of geleverde prestaties.» De Algemene Rekenkamer heeft onderzocht of de beleidsinformatie in het
departementale jaarverslag voldoet aan de verslaggevingseisen, zoals vastgelegd
in de Rijksbegrotingsvoorschriften 2003. Deze eis valt onder wat de Algemene
Rekenkamer beschouwt als één van de hoofdnormen voor beleidsinformatie,
te weten: conformiteit aan wettelijke regels.2.4.2 OordeelDe Algemene Rekenkamer constateert dat de (niet-financiële) beleidsinformatie
in het jaarverslag van het Ministerie van Justitie nog niet geheel voldoet
aan de verslaggevingseisen. Het jaarverslag voldoet met name nog niet bij
de beleidsprioriteiten en bij de niet-beleidsartikelen. Bij de beleidsprioriteiten
betreft dit het onvoldoende ingaan op de bereikte resultaten in HHH-termen
(hebben we bereikt wat we ons hebben voorgenomen, hebben we daarvoor gedaan wat we van plan waren, heeft het gekost wat het mocht kosten). Bij de niet-beleidsartikelen
zijn bij het artikel «Algemeen» de gerealiseerde apparaatsuitgaven,
verplichtingen en ontvangsten niet opgenomen volgens de aanwijzingen in schema
2.3.2.4a van de Rijksbegrotingsvoorschriften 2003. Daarnaast zijn hierbij
de gerealiseerde apparaatsuitgaven niet toegelicht met doelmatigheidsgegevens
of met volume- en prijsgegevens. De uitgaven van het artikel «Geheim»
vormen niet één bedrag, maar zijn uitgesplitst naar apparaat-
en programma-uitgaven, hetgeen volgens de norm niet mag.2.5 Mededeling over de bedrijfsvoering2.5.1 InleidingHet Ministerie van Justitie heeft in zijn jaarverslag een zogeheten «mededeling
over de bedrijfsvoering» opgenomen. De Algemene Rekenkamer heeft onderzocht
of de mededeling voldoet aan de eisen en of deze op deugdelijke wijze tot
stand is gekomen.2.5.2 OordeelOp grond van haar bevindingen komt de Algemene Rekenkamer tot het oordeel
dat de bedrijfsvoeringsinformatie (mededeling bedrijfsvoering) voldoet aan
de daaraan te stellen eisen en op deugdelijke wijze tot stand is gekomen.2.6 Toezichtsrelaties2.6.1 InleidingHet jaarverslag van het Ministerie van Justitie bevat een paragraaf over
toezicht. De Algemene Rekenkamer waardeert dit positief. Op deze wijze geeft
het jaarverslag een vollediger beeld over de wijze waarop de minister zijn
verantwoordelijkheid heeft ingevuld. De minister van Justitie heeft een toezichthoudende
taak op het terrein van RWT's en Europese geldstromen.Het opnemen van deze informatie is nog niet verplicht volgens de Rijksbegrotingsvoorschriften
2003. De informatie over toezicht op ZBO's en RWT's (zowel begrotings-, tarief-
als premiegefinancierd) is verplicht vanaf het begrotings- en verantwoordingsjaar
2004.In de toezichtsparagraaf kan de minister voor de Europese geldstromen
inzicht geven in de maatregelen van toezicht die hij heeft genomen om de verplichtingen van de lidstaat aangaande beheer, controle of toezicht
ten aanzien van de rechtmatige en doelmatige besteding van de subsidies na
te komen.In het hoofdstuk over toezichtsrelaties in het jaarverslag 2002 geeft
de minister aan dat in april 2002 werd besloten de toezichthoudersfunctie
te versterken. Per directoraat-generaal zullen de bestaande toezichtsrelaties
worden doorgelicht en op basis daarvan zullen voorstellen worden gedaan waar
en op welke wijze versterking nodig is. Hiervoor zullen plannen van aanpak
worden opgesteld. De Bestuursraad heeft in november 2002 besloten dat voor
elk directoraat-generaal een coördinator wordt aangewezen die het proces
moeten faciliteren. Tot slot kan worden opgemerkt dat het Ministerie van Justitie
deelneemt aan een commissie, die rijksbreed onderzoek uitvoert naar toezicht
bij ZBO's en RWT's.2.6.2 Wet Toezicht Europese SubsidiesPer 1 mei 2002 is de Wet Toezicht Europese Subsidies (TES) van kracht
geworden. In deze wet worden aan de ministers toezichtsbevoegdheden toegekend
bij decentrale bestuursorganen (provincies, gemeenten, waterschappen, RWT's/ZBO's)
die EU-subsidie ontvangen. Deze toezichtsbevoegdheden zijn: inlichtingenrecht,
aanwijzende bevoegdheid en verhaalsrecht.Als een ministerie op zijn eigen beleidsterrein zijn verantwoordelijkheid
ten aanzien van dit toezicht waar wil kunnen maken, dan moet het op zijn minst
inzicht hebben in de geldstromen die het betreft. Hiervan uitgaand heeft de
Algemene Rekenkamer bij ieder ministerie geïnformeerd in hoeverre dit
inzicht aanwezig is.Bij het Ministerie van Justitie was er nog geen specifieke dienst of directie
belast met het verzamelen van informatie over decentraal ontvangen EU-gelden.
Wel is er voor de beleidscoördinatie van EU-financieringsprogramma's
een Internationaal Directeuren Overleg.Over de samenwerking tussen de coördinerende directies en DFEZ zal
overleg worden gevoerd. Dan pas wordt duidelijk hoe de uitvoerings- en toezichtstaken
ten aanzien van de wet TES worden vormgegeven en wie bij het Ministerie van
Justitie verantwoordelijk is.Het Ministerie van Justitie heeft met betrekking tot de uitwerking van
de wet TES door het Ministerie van Financiën enkele kanttekeningen geplaatst.
Daar de reikwijdte van de doelgroep volgens het Ministerie van Justitie onduidelijk
is (een bestuursorgaan kan in bijzondere gevallen ook een particuliere stichting
zijn) kan op voorhand de aanschrijving vanuit het Ministerie van Justitie
aan haar relaties nooit volledig zijn. Naast dit probleem van onvolledigheid
is, volgens het ministerie, de indeling naar beleidsterreinen ondoorzichtig,
gelet op de vele overlappingen tussen departementen. Een eenvoudige en eenduidige
oplossing bestaat volgens het Ministerie van Justitie uit het opvragen bij
de Europese Commissie welke organisaties Europese subsidies ontvangen in Nederland.
Dan kan het Ministerie van Financiën een verdeling maken over de departementen
en kan Nederland volledig zijn bij haar rapportage aan de Europese Unie en
de Tweede Kamer.Op basis van het informatiemodel van het Ministerie van Financiën
wordt bij uitvoeringsorganisaties, waar het Ministerie van Justitie een relatie
mee heeft, informatie opgevraagd. Op basis van de aangeleverde informatie
wordt bezien of dit voldoende is voor het opstellen van een rapportage aan
de Tweede Kamer. Het Ministerie van Justitie streeft er naar in september
2003 de benodigde procedureel-organisatorische voorzieningen te hebben getroffen.In het jaarverslag geeft de minister aan dat voor het toezicht op de Europese
subsidies de wet TES is afgewacht om daar inhoud aan te geven. 2.6.3 Raad voor de RechtspraakInleidingMet ingang van 1 januari 2002 is de Wet Rechterlijke Organisatie (Wet
RO) van kracht geworden. Conform deze wet zijn wettelijke bedrijfsvoeringsbevoegdheden
van de minister van Justitie overgedragen aan de rechtsprekende macht, te
weten de Gerechten en de Raad voor de Rechtspraak (de Raad). De rechtsprekende
macht is daarmee zelf verantwoordelijk geworden voor de bedrijfsvoering. De
Raad is per1 januari 2002 ingesteld. De minister van Justitie behoudt
wel een (algemene) politieke beheersverantwoordelijkheid voor het goed kunnen
functioneren van de rechterlijke organisatie. Daarnaast heeft hij toezichthoudende
bevoegdheden. Deze bevoegdheden kunnen alleen jegens de Raad worden uitgeoefend.
De Raad op zijn beurt houdt toezicht op de Gerechten.Positie van de RaadMet de instelling van de Raad is een beperking van de verantwoordelijkheid
van het Ministerie van Justitie voor de bedrijfsvoering en een versterking
van de institutionele onafhankelijkheid van de Gerechten gerealiseerd. Tot
laat in 2002 was er nog onvoldoende duidelijk over de exacte inhoud van de
restverantwoordelijkheid van de minister van Justitie. Daar duidelijkheid
in scheppen was onder meer van belang voor de verantwoording 2002 van het
Ministerie van Justitie en voor de controle(positie) van de departementale
accountantsdienst.In februari 2003 is daar meer duidelijkheid in gekomen.Als oplossing voor de problematiek is in overleg met het Ministerie van
Financiën er voor gekozen om de Raad te beschouwen als een op afstand
geplaatste organisatie. De wet RO beoogde immers een inperking van de ministeriële
verantwoordelijkheid. Voor de controle door de AD houdt dit in dat deze «beperkt»
kan blijven tot het toezicht door de minister van Justitie op de begrotingsgelden.
Daartoe diende overigens de begrotingswet 2002 via de Slotwet nog gewijzigd
te worden.De Algemene Rekenkamer was bereid om aan deze oplossing mee te werken,
aangezien er geen verandering in haar controlebevoegdheden optreedt.Ook is een scherper beeld ontstaan van verbeterpunten die de komende tijd
nog zullen moeten worden opgepakt, waaronder een aanpassing van de wet op
de Rechterlijke Organisatie (RO) en van de prestatiegegevens in de Justitiebegroting:• op enkele punten sluiten de wet RO en de Comptabiliteitswet 2001
(CW) niet geheel op elkaar aan. Een voorbeeld hiervan is de mededeling bedrijfsvoering.
In de wet RO wordt gerefereerd aan de oude bepalingen van de CW, waarin de
mededeling nog niet is meegenomen. In het controleprotocol, dat het Ministerie
van Justitie en de Raad inmiddels zijn overeengekomen, is overigens geregeld
dat de Raad in het jaarverslag een mededeling zal doen;• de minister van Justitie neemt in zijn begroting en verantwoording prestatiegegevens op die horen bij de verantwoordelijkheid van de
minister om zorg te dragen voor een goed functionerend bestel. In de begroting
van de Raad worden de prestatiegegevens opgenomen, waaruit blijkt wat er met
de toegekende middelen wordt gedaan (o.a. aantallen zaken, doorlooptijden).
Om meer recht te doen aan de bijzondere positie van de Raad zal het Ministerie
van Justitie voor de Raad een apart artikel in de begrotingswet opnemen. De
constructie met een apart wetsartikel zal – na interne uitwerking –
nog met het Ministerie van Financiën besproken moeten worden en in overeenstemming
gebracht moeten worden met de Rijksbegrotingsvoorschriften en de Regeling
departementale begrotingsadministratie.Begroting en verantwoording 2002In de Memorie van toelichting op de Wet RO is aangegeven dat de begroting
van de Raad als apart en herkenbaar onderdeel in de Justitiebegroting tot
uitdrukking dient te komen. Hieraan was voor 2002 nog onvoldoende uitvoering
gegeven. Voor het jaar 2002 verklaarde het departement dit met het feit dat
het nog onzeker was of de Raad per1 januari 2002 zou gaan functioneren op
het moment dat de begroting 2002 werd opgesteld, ingediend en vastgesteld.
Dat was afhankelijk van de situatie met betrekking tot het financieel beheer
bij de rechtspleging. Op het moment van opstellen van de oorspronkelijke begroting
2002 konden de kosten van de gemeenschappelijke beheersinfrastructuur van
het Openbaar Ministerie en van de Zittende Magistratuur nog niet worden gesplitst.
Omdat voor het deel van het Openbaar Ministerie de minister volledige verantwoordelijkheid
draagt, terwijl de rechtspraak bij wet RO op afstand is geplaatst, was splitsing
alsnog bij slotwet noodzakelijk.Inmiddels is door het departement besloten dat de begroting van de Raad
met ingang van 2003 als apart en herkenbaar onderdeel zal worden gepositioneerd
in de departementale begroting (dus «begroting 2004»).Bij Slotwet 2002 is op de operationele doelstelling 4.1.1 bij de uitgaven
voor een bedrag van € 649,8 miljoen en bij de ontvangsten voor een
bedrag van € 13,3 miljoen opgenomen als een bijdrage aan, respectievelijk
van de Raad.2.6.4 OordeelAangezien het opnemen van een paragraaf over toezicht niet verplicht is
volgens de Rijksbegrotingsvoorschriften 2003 geeft de Algemene Rekenkamer
hierover nog geen oordeel.Ten aanzien van de Raad voor de Rechtspraak concludeert de Algemene Rekenkamer
dat het Ministerie van Justitie in een erg laat stadium door middel van de
slotwetmutatie aan een oplossing voor de verantwoordingsproblematiek voor
2002 is gaan werken.Aanbevolen wordt om de begroting 2003 tijdig conform het bovenstaande
aan te passen, evenals de begroting 2004.Aanbevolen wordt om met voortvarendheid te werken aan de opzet en uitvoering
van het toezichtsbeleid op de Raad. De Algemene Rekenkamer wijst daarbij als
houvast op de normen die zij heeft geformuleerd voor RWT's. 2.7 Baten-lastendiensten (agentschappen)2.7.1 InleidingBaten-lastendiensten (agentschappen) zijn intern verzelfstandigde onderdelen
binnen een departement, die een baten-lastenstelsel voeren en een eigen bedrijfsvoering
hebben binnen de departementale context. Daarom worden deze diensten als apart
onderdeel in de begroting en verantwoording opgenomen. Bevindingen over de
bedrijfsvoering van agentschappen staan in hoofdstuk 3.2.7.2 OordeelDe Algemene Rekenkamer heeft de baten, lasten, kapitaaluitgaven, kapitaalontvangsten
en balansposten onderzocht die in de verantwoordingsstaat over de baten-lastendienst
zijn opgenomen. Tevens heeft zij de financiële informatie onderzocht
die in de toelichting bij de verantwoordingsstaat is opgenomen1. Met betrekking tot de rechtmatigheid en/of de deugdelijke weergave
en/of het voldoen aan de verslaggevingsvoorschriften heeft de Algemene Rekenkamer
de volgende belangrijke fouten en onzekerheden geconstateerd.Bij de DJI en de IND voor in totaal € 10,7 miljoen aan fouten,
waarvan € 10,1 bij de DJI. Het merendeel van die fouten betreft
onrechtmatige uitgaven als gevolg van het niet naleven van Eu-aanbestedingsregels
(bijna € 6 miljoen), een fout in de voorzieningen van € 3,3
miljoen en personele uitgaven bij beide diensten voor in totaal ruim € 1
miljoen. Aan onzekerheden gaat het om een bedrag van € 15,3 miljoen.
Hiervan valt € 9,2 miljoen bij de DJI en € 6,1 miljoen
bij de IND. Het bedrag aan onzekerheden bij de DJI betreft ruim € 5
miljoen ten aanzien van Eu-aanbestedingen, € 2,4 miljoen aan personele
uitgaven, de post voorraden voor €1 miljoen en onzekerheid over de volledigheid
van opbrengsten ad € 0,7 miljoen. Het bedrag bij de IND betreft
een onzekerheid over de volledigheid van de opbrengsten.2.8 Saldibalans met toelichting2.8.1 InleidingDe Algemene Rekenkamer heeft onderzocht of de saldibalans 2002 met bijbehorende
toelichting voldoet aan de volgende eisen:• Deze is opgesteld volgens de verslaggevingsvoorschriften;• De erin opgenomen informatie geeft de op het jaareinde openstaande
posten, zoals deze uit de administratie blijken, deugdelijk weer;• De erin opgenomen balansposten zijn rechtmatig tot stand gekomen.2.8.2 OordeelDe saldibalans en de toelichting bij de saldibalans voldoen aan de eisen.Overzicht 2 laat de totaalbedragen zien waaruit de saldibalans 2002 van
het Ministerie van Justitie is opgebouwd. Jaarlijks beoordeelt de Algemene
Rekenkamer de bedragen op de saldibalans, met uitzondering van:• Uitgaven en ontvangsten: de Rekenkamer heeft deze al beoordeeld
bij het onderzoek van de rekeningen. De Algemene Rekenkamer heeft alleen de
aansluiting tussen de totalen van de rekening met de saldibalans vastgesteld; • De bedragen die op de tegenrekeningen staan; deze hebben geen inhoudelijke
waarde.Daarnaast zijn de totalen opgenomen van bedragen die onrechtmatig zijn,
niet deugdelijk zijn weergegeven of waarover onzekerheid over de rechtmatigheid
of de deugdelijke weergave bestaat.Overzicht 2 Bedragen van de saldibalans per 31 december
2002, Ministerie van Justitie (bedragen x 1 miljoen euro)  DebetCreditTotaal12 98012 980 -/- uitgaven respectievelijk ontvangsten en tegenrekeningen7 3946 443Beoordeeld5 5866 537 Belangrijke fouten/onzekerheden069Het totaal van de door de Algemene Rekenkamer geconstateerde belangrijke
fouten en onzekerheden betreft € 69 miljoen. Dat is 1,1% van het
totaalbedrag van de beoordeelde post.Het opgenomen bedrag heeft betrekking op de ontvangsten buiten begrotingsverband.
De onzekerheid heeft voor een bedrag van € 18 miljoen betrekking
op strafrechtelijk beslag en voor een bedrag van € 47 miljoen op
conservatoir beslag. Het restant betreft onder andere ontvangsten inzake borgtochten.In totaal is € 394,6 miljoen aan openstaande voorschotten afgerekend.
De Algemene Rekenkamer stelt vast dat deze afrekeningen aan de eisen voldoen.De toelichting bij de saldibalans voldoet aan de eisen. 3. BEDRIJFSVOERING3.1 InleidingDe bedrijfsvoering van een ministerie is de sturing en beheersing van
bedrijfsprocessen binnen een ministerie om de beleidsdoelstellingen te kunnen
realiseren. Het betreft sturing en beheersing van zowel primaire processen
als van de processen die hiervoor faciliterend zijn.In dit hoofdstuk maakt de Algemene Rekenkamer binnen de bedrijfsvoering
onderscheid naar de volgende onderwerpen:• de ontwikkelingen met betrekking tot de mededeling over de bedrijfsvoering;• de ontwikkeling van de auditfunctie;• de controle van de departementale accountantsdienst/auditdienst;• het financieel beheer en materieelbeheer en de daartoe bijgehouden
administraties (inclusief de betekenis van bevindingen voor de mededeling
bedrijfsvoering).In haar onderzoek naar de bedrijfsvoering heeft de Algemene Rekenkamer
ook de onvolkomenheden betrokken die zij vorig jaar bij het Ministerie van
Justitie heeft geconstateerd op de punten: Informatiebeveiliging, Europese
aanbestedingen, Parkeren van begrotingsgelden, M en O beleid, Subsidies, Materieel
beheer, Bedrijfsvoering agentschappen, Financieel beheer bestuursdepartement,
Directie Rechtspleging en Openbaar Ministerie en Personele uitgaven.3.2 Ontwikkelingen in de mededeling bedrijfsvoeringDe mededeling over de bedrijfsvoering in het jaarverslag over 2002 van
het ministerie heeft betrekking op het financieel beheer, het materieelbeheer
en de voor dat beheer bijgehouden administraties. De bedrijfsvoering van een
ministerie omvat echter meer dan alleen de genoemde onderdelen, namelijk de
sturing en beheersing van zowel primaire processen als van de processen die
hiervoor faciliterend zijn. Te denken valt bijvoorbeeld aan het personeelsbeheer.
De normen waar de mededeling over de bedrijfsvoering uiteindelijk aan moet
voldoen, zijn neergelegd in het referentiekader voor de bedrijfsvoering. Over
het verslagjaar 2004 dient het ministerie te voldoen aan deze normen.Het Ministerie van Justitie heeft medio 2002 de procedure voor het totstandkomen
van de mededeling over de bedrijfsvoering vastgelegd in een departementale
richtlijn. Voor 2002 is de mededeling beperkt tot het financieel beheer, het
materieel beheer en de «basisvoorziening informatiebeveiliging».
Buiten de werkingssfeer vallen de ZBO's en RWT's.In de komende jaren zal de reikwijdte worden uitgebreid met de overige
bedrijfsvoeringsaspecten op het terrein van personeel, organisatie, informatievoorziening,
beleidsvorming e.d..Over het begrotingsjaar 2004 zal een integrale mededeling worden afgegeven
die de gehele bedrijfsvoering omvat.De mededeling is tot stand gekomen via deelverklaringen op directeursniveau
die via de hiërarchische lijn DG-SG zijn geaggregeerd tot aan de minister
van Justitie.Uit de rapportage van de AD over de totstandkoming van de mededeling blijkt
dat er zowel ten aanzien van het helder maken van het aggregatieproces (afweging
van de aandachtspunten) als bij het proces van totstandkoming
zelf (wie moeten en wie waren erbij betrokken) nog een groeipad is te gaan.De Algemene Rekenkamer heeft onderzocht aan welke onderdelen van de bedrijfsvoering
het ministerie aandacht moet besteden, wil het de gewenste eindsituatie in
2004 kunnen bereiken. Op grond van haar bevindingen is de Algemene Rekenkamer
van mening dat er nog forse verbeteringen dienen te worden bereikt bij het
subsidiebeheer, de EU-geldstromen, het verplichtingenbeheer, het contractbeheer
(opzet en werking van inkoopbeleid Openbaar Ministerie, naleving Regeling
Contractbeheer 1996), personele uitgaven (onjuiste bezoldiging forensisch
psychiaters, vergoedingen overwerk en afkoop verlofstuwmeren in strijd met
de regelgeving, onvoldoende intern controlesysteem), het financieel beheer
Openbaar Ministerie (het beheer van conservatoir en strafrechtelijk beslag,
naleving van beheersregels op decentraal niveau), de automatisering (beheer
en functionaliteit van begrotingsadministratiesysteem, beheer en administratieve
organisatie en interne controle van personeelsinformatiesysteem PeRCC), nieuwe
baten-lastendiensten (het niet-voldoen aan de instellingsvoorwaarden van agentschappen).3.3 De ontwikkeling van de auditfunctie3.3.1 Kwaliteitsplan auditfunctie RijksoverheidInleidingIn mei 2001 heeft de commissie Kordes het rapport «De auditfunctie
in het VBTB tijdperk» uitgebracht. De aanbevelingen uit dit rapport
zijn uitgewerkt in het «Kwaliteitsplan auditfunctie Rijksoverheid».
Dit plan is in het voorjaar van 2002 vastgesteld door het kabinet. De Algemene
Rekenkamer heeft de stand van zaken met betrekking tot de implementatie van
de belangrijkste aanbevelingen onderzocht.Volgens het kwaliteitsplan dient ieder departement uiterlijk eind 2002
een – door de Bestuursraad goedgekeurd – plan van aanpak te hebben
voor de transitie naar een departementale audit-dienst. De invulling van het
takenpakket en de daarmee samenhangende werkzaamheden worden afgestemd op
de soort activiteiten en soort processen binnen het departement.BevindingenHet plan van aanpak met als titel «Visiedocument Auditfunctie bij
het Ministerie van Justitie» is op 1 november 2002 door de Bestuursraad
goedgekeurd.Medio 2003 zal volgens de planning een auditdienst zijn gevormd. Deze
zal rechtstreeks onder de SG worden gepositioneerd. Binnen de auditdienst
zullen zowel de accountantscontrole als de onderzoeken naar de bedrijfsvoering
en beleidsvoering worden belegd. In de omvorming naar auditdienst wordt de
organisatie van de accountantsdienst gekanteld van een productgerichte organisatie
naar een klantgerichte organisatie. Door de auditdienst zal ook op verzoek
onderzoek worden gedaan naar de bedrijfsvoering en beleidsvoering. Dit betreffen
enerzijds Justitiebrede onderzoeken en anderzijds audits per DG. De departementale
auditdienst voert geen beleidsevaluatieonderzoeken uit. Dat is in principe
een aangelegenheid van het WODC. Op grond van haar onderzoek is de Algemene Rekenkamer van mening dat bij
het Ministerie van Justitie geen punten van zorg zijn te melden.3.3.2 Herinrichting Audit CommitteeInleidingEen andere belangrijke aanbeveling uit het kwaliteitsplan is dat eind
2002 de Audit Committees van de departementen functioneren overeenkomstig
de kaders van het kwaliteitsplan. Volgens deze kaders dient het Audit Committee
op hoofdlijnen de kwaliteit van de departementale bedrijfsvoerings- en beleidsprocessen
te borgen. Deze borging krijgt vorm door betrokkenheid van het Audit Committee
bij de programmering van de onderzoeken en controles, bij de evaluatie van
bevindingen en bij het volgen van de follow-upmaatregelen.Bestaande situatieHet huidige Audit Committee bestaat uit de leden van de bestuursraad aangevuld
met de directeur AD en directeur FEZ en staat onder voorzitterschap van de
Secretaris-Generaal.De kerntaak van het Audit Committee van het Ministerie van Justitie is
kwaliteitsborging van de departementale processen: beleidsvoering en bedrijfsvoering.
De eindverantwoordelijkheid voor de kwaliteit van de besturing en beheersing
en het daarvoor vereiste management control systeem ligt bij de Bestuursraad
en bij de Secretaris-Generaal.De bevindingen en adviezen van AD en FEZ vormen de vaste input voor de
bewaking. Bij de structurering van de taak nemen risicoanalyse en de verwerking
van de uitkomsten daarvan in de bedrijfsvoeringsplannen een centrale plaats
in.In het eerder genoemde visiedocument van de AD zijn voorstellen gedaan
voor de versterking van de regierol van het Audit Committee op de bedrijfsvoering
en worden mogelijkheden aangereikt ter versterking van die rol. Aangezien
de discussie over de taken van het Audit Committee niet los kan worden gezien
van de bredere discussie over de sturingsvraag binnen het Ministerie van Justitie,
heeft de Bestuursraad daarover nog geen besluit genomen. In die discussie
speelt ook de positionering en taak van het secretariaat een rol. Naar verwachting
zal besluitvorming in de Bestuursraad in het voorjaar van 2003 plaatsvinden.Aard en inrichting van het Audit Committee nieuwe stijlHet Audit Committee krijgt het karakter van een strategisch overleg over
beleids- en bedrijfsvoering. Hoofdaandachtspunten zijn naast besluitvorming:
ontwikkeling van de beleids- en bedrijfsvoering, risicomanagement, integratie
en planning.3.3.3 Conclusies en aanbevelingenOp grond van haar onderzoek is de Algemene Rekenkamer van mening dat het
Audit Committee in grote lijnen voldoet aan de kaders van het kwaliteitsplan.
Wel merkt zij op dat om de brede auditfunctie goed te ontwikkelen de positie
van het Audit Committee moet worden versterkt. De Algemene Rekenkamer constateert
in verband daarmee dat er nog steeds geen beslissing is genomen over de instellingsbeschikking
van het Audit Committee. Zij gaat er van uit dat deze beslissing niet lang
meer op zich zal laten wachten. 3.4 Departementale accountantscontrole3.4.1 InleidingDe Algemene Rekenkamer maakt bij haar onderzoek naar de bedrijfsvoering
van het ministerie zoveel mogelijk gebruik van de controle van de departementale
accountantsdienst. Deze brengt immers een intern accountantsrapport met een
accountantsverklaring uit over de financiële informatie in het jaarverslag
van het ministerie. Biedt die controle voldoende zekerheid, dan neemt de Algemene
Rekenkamer de bevindingen over.Om vast te stellen of zij gebruik kan maken van de bevindingen van werkzaamheden
van de departementale accountantsdienst, heeft de Algemene Rekenkamer een
review uitgevoerd op de accountantscontrole. Dat wil zeggen dat zij de kwaliteit
van de departementale accountantscontrole toetst aan de hand van een uitgebreid
normenkader. Dit normenkader is mede gebaseerd op de internationaal aanvaarde
richtlijnen voor accountantscontrole. De review was gericht op de volgende
onderdelen:• de financiële informatie in het jaarverslag 2002;• de saldibalans en de toelichting daarop;• het financieel beheer, het materieelbeheer en de daartoe bijgehouden
administraties;• de totstandkoming van de beleidsinformatie;• de totstandkoming van de bedrijfsvoeringsinformatie.3.4.2 Financiële informatie en bedrijfsvoeringDe departementale accountantsdienst heeft een goedkeurende accountantsverklaring
afgegeven bij het jaarverslag van het Ministerie van Justitie over het begrotingsjaar
2002. De accountantsdienst heeft de volgende onderdelen in haar controle betrokken:
de financiële informatie in het jaarverslag 2002, de saldibalans en de
toelichting daarop.De Algemene Rekenkamer heeft in deze controle geen onvolkomenheden aangetroffen.De accountantsdienst heeft daarnaast het financieel beheer, materieelbeheer
en de daartoe bijgehouden administraties onderzocht. De Algemene Rekenkamer
heeft in deze controle geen onvolkomenheden aangetroffen.Op basis van haar review stelt de Algemene Rekenkamer vast dat de accountantscontrole
voldoende basis vormt voor haar oordeelsvorming over:• de financiële informatie in het jaarverslag 2002;• de saldibalans 2002 en toelichting;• het financieel beheer, het materieelbeheer en de daartoe bijgehouden
administraties in 2002.De oordelen van de Algemene Rekenkamer hierover zijn dan ook mede tot
stand gekomen op basis van de uitkomsten van de controle door de accountantsdienst.3.4.3 Niet-financiële informatieTotstandkoming van informatieDit jaar moeten de departementale accountantsdienst en de Algemene Rekenkamer de totstandkoming van beleids- en bedrijfsvoeringsinformatie
in het jaarverslag controleren. Aan welke eisen of normen deze niet-financiële
informatie in het jaarverslag precies moet voldoen, is echter nog niet duidelijk
(zie inleiding).De accountantsdienst geeft nog geen oordeel over de totstandkoming van
de beleids- en bedrijfsvoeringsinformatie in het jaarverslag. De Algemene
Rekenkamer gaat er echter vanuit dat de accountantsdienst hier wel al enige
uitspraken over doet- ter voorbereiding op de situatie in 2005, wanneer het
normenkader en de controlestructuur ontwikkeld dienen te zijn. De Algemene
Rekenkamer heeft dan ook onderzocht in hoeverre de accountantsdienst daar
dit jaar al in is geslaagd. Tevens heeft zij onderzocht in hoeverre zij kan
steunen op de uitkomsten van de werkzaamheden van de accountantsdienst op
dit terrein.De Algemene Rekenkamer stelt vast dat de controle van de accountantsdienst
(als departementale Auditdienst i.o.) zich met ingang van 2002 voor de eerste
maal naar de totstandkoming van de niet-financiële informatie heeft uitgestrekt,
namelijk tot de beoordeling van acht systemen die gegevens voor de reguliere
prestatiegegevens aanleveren. Tevens heeft de AD dit eerste jaar een aantal
evaluatie-onderzoeken onderzocht. De AD heeft deze evaluaties geheel systeemgericht
op «opzet en bestaan» gecontroleerd. Wat de werking betreft heeft
de AD zich beperkt tot controle van de afgeronde evaluatieonderzoeken.De Algemene Rekenkamer constateert verheugd dat de AD voor wat betreft
de onderzochte beleidsartikelen onderzoek heeft uitgevoerd naar alle onderdelen
van informatieverzameling en -verwerking. Deze beoordeling door de AD gaat
zelfs verder dan «deugdelijke totstandkoming», zoals tot nu toe
verplicht is.Op basis van haar onderzoek naar de accountantscontrole gericht op de
totstandkoming van de beleids- en bedrijfsvoeringsinformatie concludeert de
Algemene Rekenkamer dat deze een voldoende basis vormde voor haar oordeelsvorming
hierover.Kwaliteit informatieDe departementale accountantsdienst hoeft geen onderzoek te doen naar
de kwaliteit van de beleids- en bedrijfsvoeringsinformatie in het jaarverslag.
De Algemene Rekenkamer stelt vast dat de accountantsdienst van het Ministerie
van Justitie hieraan in zijn controle van de onderzochte beleidsartikelen
toch aandacht heeft besteed en spreekt daarvoor haar waardering uit.3.5 Financieel beheer, materieelbeheer en administraties3.5.1 InleidingDe Algemene Rekenkamer heeft onderzocht of het financieel beheer, het
materieelbeheer en de daartoe bijgehouden administraties van het Ministerie
van Justitie in 2002 voldeden aan de baseline financieel beheer en materieelbeheer
met inbegrip van de nadere uitwerking hiervan. Daarnaast heeft zij onderzoek
gedaan naar: • subsidiebeheer• EU-geldstromen• verplichtingenbeheer• contractbeheer• personele uitgaven• financieel beheer bestuursdepartement• financieel beheer Openbaar Ministerie• automatisering• invoering van de Wet Bescherming Persoonsgegevens• nieuwe baten-lastendiensten• voortgang verbeterprogramma CJIB.Het onderzoek van de Algemene Rekenkamer bestond uit een combinatie van
review van de departementale accountantscontrole en eigen onderzoek.3.5.2 SubsidiebeheerAlgemeenDe AD heeft in 2002 een departementsbrede audit uitgevoerd naar het subsidiebeheer.
Naast wet- en regelgeving ten aanzien van subsidies vormen het toekennen en
vaststellen van subsidies en het toezicht op het subsidiebeheer de uitgangspunten
van het onderzoek. De omvang van deze financiële stroom bedraagt jaarlijks € 2
miljard. Afgezet tegen de totale uitgaven van het departement in 2002 van € 5,2
miljard is de impact van deze audit dus aanzienlijk.Wet Justitie SubsidiesDe Wet Justitie Subsidies biedt een wettelijke basis voor een aantal subsidies
op het terrein van criminaliteitspreventie, slachtofferhulp en tolkendiensten.Uit het onderzoek bleek dat deze wet ook wordt gebruikt voor het toekennen
van subsidies waarin de wet niet specifiek voorziet. De wet wordt eigenlijk
te ruim toegepast.Toekennen en vaststellenUit het onderzoek naar het toekennen en vaststellen van subsidies blijkt
dat de stand van zaken op het terrein van de administratieve organisatie,
werkinstructies en de opzet van de interne controle een divers beeld geeft.
Niet bij alle directies zijn de beschrijvingen actueel, worden de juiste procedures
gevolgd of is sprake van goede werkinstructies.SanctiebeleidBij eerder uitgevoerd onderzoek van de Algemene Rekenkamer was opgemerkt
dat het ministerie niet over een uniform sanctiebeleid beschikt. De Algemene
Rekenkamer rapporteerde daarover in haar Rapport bij de financiële verantwoording
2001. Ten aanzien van de handhaving had DFEZ in 2002 daarom het initiatief
genomen tot het opstellen van de «beleidsregels handhaving subsidiebepalingen
Justitie». Omdat er reeds wettelijke afspraken met subsidierelaties
bestonden, heeft Justitie deze beleidsregels in eerste instantie alleen intern
van toepassing verklaard met de intentie deze beleidsregels na een jaar officieel
te publiceren. De directies hebben dus een jaar de tijd om hun eigen procedures
hierop af te stemmen voordat de «beleidsregels handhaving subsidiebepalingen
Justitie» een formele status krijgen. DossiervormingOpvallend is dat de subsidiedossiers ondanks daarover bij voorgaande controles
gemaakte opmerkingen nog steeds niet op orde zijn. De dossieropbouw is over
het algemeen ongestructureerd en onvolledig. De beheershandelingen zijn daardoor
niet zonder meer te volgen.Afrekening voorschottenRekening houdend met een vertekening van het saldo aan openstaande subsidievoorschotten
door één specifieke subsidie en het op korte termijn afwikkelen
van een aantal subsidies is sprake van het realiseren van een aanzienlijke
inhaalslag in de afrekeningen: per saldo een afname van € 300 miljoen.Doordat de capaciteitsproblemen in de bezetting van de financiële
functies nog steeds niet zijn opgelost zal het afwikkelen van de resterende
achterstand nog de nodige problemen opleveren. Bij sommige beleidsdirecties
gaat het om grote aantallen projectsubsidies met individueel een gering belang.
Een tweetal directies met de grootste achterstanden hebben in 2002 een gericht
inhaalplan opgesteld.ToezichtHet Ministerie van Justitie heeft eind 2001 aanwijzingen gegeven voor
het inrichten van het toezicht. Belangrijke elementen daarin zijn het rechtmatigheidsoordeel
en het reviewbeleid. Vastgesteld is dat inmiddels een groot aantal controleprotocollen
op het rechtmatigheidsaspect is aangepast. In 2003 zullen de resterende ter
hand worden genomen.In april 2002 besloot de Bestuursraad dat per directoraat-generaal de
bestaande toezichtsarrangementen dienden te worden doorgelicht en dat op basis
daarvan voorstellen zouden worden gedaan waar en op welke wijze versterking
nodig zou zijn. Vervolgens dienen daarop plannen van aanpak te worden opgesteld.
In november 2002 heeft de Bestuursraad besloten dat per directoraat generaal
een coördinator zou worden aangewezen die de doorlichting moet faciliteren.ReviewbeleidTen aanzien van het reviewbeleid wordt aangesloten bij de rapportering
en conclusies van eerder door de Directie Accountantsdienst van het Ministerie
van Financiën hiernaar uitgevoerd onderzoek. De algemene conclusie daarvan
was dat de departementen weliswaar gebruik maken van het instrument review,
maar dat de wijze waarop een en ander is georganiseerd verbetering behoeft.ConclusiesDe Algemene Rekenkamer constateert dat er onvolkomenheden zijn in het
subsidiebeheer. Hierdoor zijn er risico's ten aanzien van de kwaliteit van
het subsidiebeheer.De Algemene Rekenkamer beveelt aan haast te maken met het vaststellen
van het M&O beleid en daarbij met name aandacht te hebben voor het sanctiebeleid
en het reviewbeleid.3.5.3 EU geldstromen: Het Europees Sociaal Fonds doelstelling
3Het Europees Sociaal Fonds draagt al verscheidene jaren bij in de uitvoeringskosten
van programma's gericht op maatschappelijke integratie van gedetineerden na
hun detentie.Medio 2001 is de nieuwe ESF-regelgeving bestemd voor de nieuwe ESF-projectperiode
2000–2006 gepubliceerd. De Algemene Rekenkamer merkte in het RFV 2001
op dat het Ministerie van Justitie over de jaren2000 en 2001
een bedrag van circa € 9 miljoen aan ESF-3 subsidie was misgelopen.Uit het onderzoek blijkt dat de DJI voor de financiering van een aantal
projecten wederom ESF-subsidie heeft aangevraagd, maar dat de inrichtingen
nog steeds niet kunnen voldoen aan de stringente eisen van de regelgeving.ConclusieDe Algemene Rekenkamer komt tot de conclusie dat het ministerie weinig
vorderingen heeft gemaakt in het zodanig op orde brengen van de administraties,
dat voldaan kan worden aan de eisen van de regelgeving ten aanzien van het
verkrijgen van ESF-subsidies. Zij beveelt aan daar nu wel werk van te maken.3.5.4 VerplichtingenbeheerAlgemeenHet Ministerie van Justitie heeft problemen met het verplichtingenbeheer.
Naast omissies in het systeem Jurist (zie punt 3.5.9) wordt dit ook veroorzaakt
door het niet voldoende functioneren van de decentrale financiële afdelingen
en de controlfunctie.Bij een aantal (vooral kleinere) dienstonderdelen is volgens de AD onvoldoende
deskundigheid aanwezig bij de financiële afdeling. Daarnaast werd geconstateerd
dat het weer veelvuldig voorkomt dat de verplichting wordt vastgelegd op het
moment van betalen en dat zelfs bewust betalingen worden gesplitst om geen
verplichting te hoeven aan te maken. Ook ontbreekt het aan goede controle
op de uitputting van de budgetten en de verplichtingenstand. Daardoor geeft
de administratie gedurende het jaar een onjuiste (onvolledige) stand van de
openstaande verplichtingen weer. Pas bij de jaarafsluiting blijken de omissies
daarin. Op dat moment zijn herstelacties nog maar beperkt mogelijk en vergen
zeer veel inspanning.De problematiek rondom de budgetten, verplichtingen en afsluiting is niet
nieuw en speelt al enige jaren. Gedurende het jaar wordt weinig controle of
toezicht uitgevoerd in de richting van de budgethouder, die op zijn/haar beurt
geen sturinging aan het proces geeft.ConclusieDe Algemene Rekenkamer concludeert dat er te weinig administratieve discipline
is ten aanzien van het tijdig vastleggen van verplichtingen.Aanbevolen wordt het management daarop meer sturing te laten geven.3.5.5 ContractbeheerInleidingDe Algemene Rekenkamer heeft een onderzoek uitgevoerd naar het contractbeheer
bij het Ministerie van Justitie. Uitgangspunt bij dat onderzoek was de Regeling
contractbeheer 1996. Die regeling bevat de eisen die de minister van Financiën
stelt aan het contractbeheer bij het Rijk. Die eisen hebben betrekking op
het vastleggen van de beschrijving van de administratieve organisatie met
betrekking tot het contractbeheer en het zorgdragen voor de toepassing van
de vastgelegde procedures, het bijhouden van een contractenregister en eisen
aan de inhoud van het contractdossier.Het door de Algemene Rekenkamer uitgevoerde onderzoek bestaat uit een
algemeen deel gericht op het totale aanschaffingsproces en een specifiek deel gericht op de werking van het contractbeheer bij een aantal contracten.
Voor dat onderdeel zijn alleen contracten geselecteerd die door het Parket-Generaal
van het Openbaar Ministerie zijn afgesloten.Inkoopbeleid Ministerie van JustitieHet Ministerie van Justitie kent een aantal uitvoeringsorganisaties die
bij ministerieel besluit zijn aangewezen als zelfstandig aanbestedende dienst.
Tezamen geven deze diensten ruim € 800 miljoen uit. Bij al deze
diensten is de inkoopfunctie in ontwikkeling. Volgens het meerjarenprogramma
2003–2006 van de projectdirectie Inkoop, Huisvesting en Milieu (DIHM)
is de ene dienst daarmee verder dan de ander. De Algemene Rekenkamer concludeerde
in haar rapport over 2001 dat in de opzet weliswaar verbeteringen waren waar
te nemen, maar dat in de praktijk de werking ervan op onderdelen zeker nog
te wensen overliet. Het voldoen aan de regelgeving en met name de naleving
van de Europese aanbestedingsrichtlijnen vraagt ook de komende jaren nog aandacht.De DIHM is voor het Ministerie van Justitie verantwoordelijk voor het
realiseren van het Justitiebrede inkoopbeleid. Een belangrijke stap in de
professionalisering daarvan is de diagnose (nulmeting) van de inkoopsituatie
bij het ministerie. Die nulmeting vormt de basis voor verbetering van het
inkoopbeleid. De DIHM zal die inkoopdiagnose uitvoeren. Begin 2003 zullen
de voorbereidingen daarvoor zijn afgerond, inclusief de financiering en eventuele
ondersteuning van de uitvoering. Eind 2003 moeten de resultaten van het onderzoek
beschikbaar zijn. Op grond van de resultaten zal het ministerie zijn inkoopbeleid
verder richting kunnen geven. De uitkomsten van de inkoopdiagnose zullen naar
verwachting ook moeten leiden tot specifieke verbeterpunten voor het inkoopmanagement
(contractbeheer, contractdossier, inkoopproces, AO-beschrijving) van de zelfstandig
aanbestedende diensten binnen Justitie en tot verbeterpunten voor Justitie
in algemene zin (control) en de efficiency wat de gezamenlijke Europese aanbesteding
betreft. DIHM zal hierin het voortouw nemen.Inkoopbeleid Openbaar MinisterieMedio 2002 is het project «professionalisering inkoopfunctie OM»
van start gegaan. De directe aanleiding voor het project waren de negatieve
AD-rapportages en opmerkingen van de Algemene Rekenkamer over de onvolledige
toepassing door het OM van de Europese aanbestedingsregels.In de eerste fase van dat project onderzocht het OM de status quo en de
verlangens van de organisatie.Uit dat interne onderzoek blijkt onder meer dat het inkoopvolume van het
OM veel groter is dan tot nu toe werd aangenomen; afhankelijk van de gekozen
afbakening variërend tussen € 120 miljoen en € 180
miljoen op jaarbasis.Ook rapporteerde het OM een groot aantal negatieve bevindingen. Zo was
de administratieve vastlegging van inkoopgegevens zeer gebrekkig. De invoering
van het administratieve systeem Jurist had hierin geen verbetering gebracht.
Er waren structurele beperkingen in het vastleggen van raamcontracten. Van
de bestaande – Europees aanbestede – mantelcontracten waren de
diverse OM-onderdelen slecht op de hoogte. De informatievoorziening en de
doorvertaling naar de praktijk schoten tekort.Om de tekortkomingen op te lossen stelde het OM een nieuwe inrichting
van de inkoopfunctie voor. Samengevat bestaat de oplossing uit het centraliseren
van de strategisch/tactische inkooptaken en het synchroon hieraan
in stappen uitbreiden van inkoopcapaciteit. Het cluster Inkoop van het Parket-Generaal
zal voornamelijk met centrale of onderdeeloverschrijdende taken worden belast.Met ingang van 1 januari 2002 is voor het OM als gevolg van de ontvlechting
met de zittende magistratuur aanbestedingstechnisch een nieuwe situatie ontstaan.
Hierdoor kan het OM vanaf die datum voor nieuw af te sluiten contracten niet
meer aanhaken op Europees aanbestede contracten die door de voormalige directie
Rechtspleging voor de stafdiensten zijn opgesteld. De inkoop van goederen
en diensten voor de samen met de Raad voor de Rechtspraak geëxploiteerde
diensten, zoals bijvoorbeeld het gemeenschappelijk beheer van de gerechten,
vormt een aandachtspunt.Bevindingen bij het OMIn 2002 heeft het OM een zelfevaluatie naar de baseline Financieel en
Materieelbeheer verricht. Daaruit bleken bij het Parket-Generaal en de parketten
tekortkomingen op het terrein van de AO-beschrijvingen van het inkoopproces,
inkoopprocedures en de bijbehorende controlemaatregelen, de contractdossiers
en toetsing op de naleving van de regelgeving. Bij het Parket-Generaal is
de procedurebeschrijving van het inkoopproces momenteel in ontwikkeling. De
huidige beschrijving is gedateerd. Een controle op de naleving van de ministeriële
eisen aan de inkoop ontbreekt.De uitkomsten liggen in lijn met de controlebevindingen van de AD.Het Parket-Generaal heeft de Justitiebrede mantelcontracten en de door
het OM zelf afgesloten mantelcontracten in een centraal contractenregister
opgenomen. De éénmalige contracten zijn niet in dat register
opgenomen. Deze zijn wel vastgelegd in Jurist. Daarnaast dient ieder parket
een eigen contractenregister bij te houden.In Jurist is nog geen voorziening aanwezig waardoor het departementsbreed
als één centraal contractenregister kan worden gebruikt. Inmiddels
wordt met PIA onderzocht in hoeverre het contractenregister op RYX bruikbaar
is als (centraal) contractenregister voor Justitie. Naar verwachting zijn
de eerste resultaten hiervan medio 2003 beschikbaar.Het Ministerie van Justitie is met de Algemene Rekenkamer van mening dat
in de huidige situatie Jurist, wat de bestuurlijke inkoopinformatie en de
doorvertaling naar de praktijk daarvan betreft, niet in de gewenste behoefte
voorziet. Het ministerie verwacht echter dat de uitkomsten van de eerder genoemde
inkoopdiagnose zullen leiden tot verbetervoorstellen voor de functionaliteiten
in Jurist, zodat de bestuurlijke inkoopinformatie wel hieruit kan worden gegenereerd.Uit het onderzoek blijkt dat de contractdossiers op een aantal onderdelen
niet geheel voldoen aan de regeling. Dit betrof onder andere de processen
verbaal van ontvangstbevestiging en offerteopening, evaluatie van de offertes
inclusief gunningscriteria en informatie over het gevolgde EU-aanbestedingstraject.
De onderbouwing van de in de loop van het aanschaffingsproces gemaakte keuzes
ten aanzien van leveranciers, afspraken en contracten in de dossiers waren
over het algemeen wel terug te vinden in de dossiers.Bij geen van de 7 onderzochte contracten is een risicoanalyse of ex ante
evaluatie uitgevoerd. Bij één leverancier, een monopolist ten
aanzien van het leveren van flitspalen, had een risicoanalyse wel voor de
hand gelegen. Uit het onderzoek blijkt dat op het terrein van het naleven van EU-aanbestedingsregels
resultaat is geboekt. Dit neemt niet weg dat bij het OM zelf in 2002 voor € 2,3
miljoen aan inkopen als gevolg van het niet naleven van die regelgeving als
onrechtmatig is aangemerkt. Daarnaast is € 1,5 miljoen aan onrechtmatige
posten en € 3 miljoen aan onzekerheid geïmporteerd via het
gemeenschappelijk beheer met de Raad voor de Rechtspraak en de dienst Informatie
en Communicatie Technologie Rechterlijke Organisatie (ICTRO).In nagenoeg alle onderzochte contracten zijn passages gewijd aan contacten
met de leverancier over de uitvoering van de dienstverlening en periodieke
rapportages over de uitvoering. Uit de dossiers blijkt echter niet of dat
ook daadwerkelijk plaatsvindt.Bevindingen bij andere ministerieonderdelen• Dienst Justitiële InrichtingenHet verbetertraject bij de DJI, gestart in 2002, heeft een structurele
bijdrage geleverd aan de verbetering van het inkoopmanagement. Dat het probleem
echter nog niet geheel is opgelost komt tot uitdrukking in het bedrag van € 5,1
miljoen dat als gevolg van het niet naleven van EU-aanbestedingsregels als
onrechtmatig is aan te merken.Daarnaast is er uit dien hoofde nog een onzekerheid van bijna € 5
miljoen. Vanaf 2003 zullen de verbeteringen naar verwachting van het
ministerie zichtbaar resultaat krijgen;• Immigratie- en Naturalisatie DienstOok bij de IND zijn op dat vlak onvolkomenheden. Naast het niet volledig
zijn van het contractregister en het te laat registreren en betalen van inkoopfacturen
zijn er risico's voor de rechtmatigheid door het ontbreken van prestatieverklaringen
of onvoldoende verificatie(mogelijkheden) van betaalstukken;• Nederlandse Forensisch InstituutBij het betaalbaar stellen van facturen bij het NFI zijn er risico's ten
aanzien van de rechtmatigheid van de uitgaven en integriteitsinbreuken als
gevolg van het doorbreken van belangrijke functiescheidingen;• Directie BestuurszakenHoewel de inkoopprocedure en de inrichting van het inkoopproces bij de
directie Bestuurszaken ten opzichte van 2001 in opzet zijn verbeterd behoeft
de naleving van de procedure nog enige aandacht.• Project Noodvoorzieningen DrugskoeriersDe bewaking en de verzorging van veroordeelde en verdachte drugskoeriers
werd in 2002 voor een deel uitbesteed aan derden. De hiervoor afgesloten (tijdelijke)
overeenkomst is onduidelijk ten aanzien van de omvang en de inhoud van de
dienstverlening. Ook in de in 2003 afgesloten definitieve overeenkomst is
die onduidelijkheid blijven bestaan. Verder ontbreekt een deugdelijke onderbouwing
van de geleverde prestaties en zijn bij de betaling de in rekening gebrachte
tarieven niet geverifieerd. Hierdoor is er een onzekerheid ten aanzien van
de rechtmatigheid van de uitgaven van € 15 miljoen en is een bedrag
van € 1,2 miljoen onrechtmatig. De Algemene Rekenkamer tekent hierbij
aan dat het Ministerie van Justitie door de toezegging van de minister van
Justitie aan de Tweede Kamer een en ander in zeer korte tijd heeft moeten
regelen. Hierdoor heeft het financieel beheer onvoldoende aandacht gekregen.• Naleving Europese aanbestedingsregelsDe toepassing van de Europese aanbestedingsregels bij het Ministerie van
Justitie is al sinds enige jaren onderwerp van onderzoek van de Algemene Rekenkamer,
waarbij keer op keer ernstige onvolkomenheden werden geconstateerd.
Dat was voor de Algemene Rekenkamer aanleiding om in het kader van haar rechtmatigheidsonderzoek
2000 een bezwaaronderzoek naar dit onderwerp uit te voeren. Gelet op de bereikte
resultaten in 2000 en toezeggingen van de minister aan de Tweede Kamer heeft
de Algemene Rekenkamer over 2000 geen bezwaar gemaakt. Vrijwel alle door de
minister toegezegde maatregelen voor een volledige en structurele oplossing
van de onvolkomenheden waren eind 2001 uitgevoerd en geïmplementeerd.
In de opzet waren derhalve verbeteringen waargenomen.Het totaal aan fouten en onzekerheden als gevolg van het niet-naleven
van Europese aanbestedingsregels bij het Ministerie van Justitie bedroeg in
2000 € 35,5 miljoen, in 2001 € 26,1 miljoen en in 2002 € 20,5
miljoen (waarvan ruim € 10 miljoen bij de DJI, zie hierboven). Ten
opzichte van voorgaande jaren is derhalve enige verbetering waar te nemen.
In een aantal gevallen wordt de regelgeving nog steeds niet geheel nageleefd.
In die gevallen zijn opdrachten aangegaan buiten de aanwezige, Europees aanbestede
contractpartners. De Algemene Rekenkamer concludeert dat de werking in de
praktijk nog te wensen overlaat.Europese aanbesteding: onrechtmatig/onzeker (x 1 mln.
euro)  200020012002Directie Rechtspleging13,913,70,9 Dienst Justitiële Inrichtingen3,96,410,1 Raad voor de Kinderbescherming1,01,80,9 Openbaar Ministerie13,61,46,8Bestuursdepartement0,81,41,7 Immigratie- en Naturalisatiedienst1,70,90,1 Centraal Justitieel Incassobureau0,40,50 Nederlands Forensisch Instituut0,200 Totaal35,526,120,5ConclusiesDe Algemene Rekenkamer concludeert dat het Justitiebrede inkoopbeleid
door de in 2002 opgerichte projectdirectie Inkoop, Huisvesting en Milieu in
opzet goed vorm begint te krijgen.Wat betreft het OM is gebleken dat het vormgeven van het nieuwe inkoopbeleid
nog in de opstartfase verkeert. Daarbij gaat het met name om de verdere uitwerking
in de praktijk.Op basis van een door het OM zelf uitgevoerd onderzoek constateert de
Algemene Rekenkamer dat er binnen het OM nogal wat onvolkomenheden waren in
opzet en werking van het inkoopbeleid. Het intern onderkennen daarvan en de
inmiddels getroffen maatregelen waardeert de Algemene Rekenkamer positief.
Zij beveelt aan om voortvarend aan de uitwerking te blijven werken.De ontvlechting van het OM en de zittende magistratuur heeft ook gevolgen
voor het inkoopproces. De Algemene Rekenkamer vraagt hiervoor de aandacht.De Algemene Rekenkamer is van oordeel dat het contractbeheer bij het Openbaar
Ministerie nog niet voldoet aan de Regeling Contractbeheer 1996. De onvolkomenheden
in de opzet hebben onder meer betrekking op het ontbreken van (centrale) contractenregisters,
onvolledige beschrijvingen van administratieve organisaties en
de contractdossiers. Aangaande de naleving van de Regeling Contractbeheer
1996 blijkt dat de inkoopdossiers ondanks de toegezegde verbetermaatregelen
veelal onvolledig zijn. Onvoldoende verificatie van facturen en onderbouwing
van prestatieverklaringen zijn in het oog springende onvolkomenheden bij de
naleving van de regelgeving.De Algemene Rekenkamer gaat er vanuit dat er naast verbetering van de
opzet ook maatregelen worden genomen gericht op de naleving.Wat betreft het inkoopmanagement zijn er verder nog onvolkomenheden te
melden bij de DJI, de IND, het NFI en de dBZ. Ook bij het project Noodvoorzieningen
Drugskoeriers zijn grote onrechtmatigheden opgetreden. De naleving van de
Europese aanbestedingsregels tenslotte is bij de rechterlijke organisatie,
de Raad voor de Kinderbescherming, de IND en het CJIB verbeterd. Bij de DJI
en het OM is er echter een verslechtering opgetreden.3.5.6 Eigen onderzoek personele uitgaven3.5.6.1 InleidingPersonele uitgaven vormen circa 30% van de totale uitgaven van het departement.
Naast het financiële belang kan er bij personele uitgaven ook sprake
zijn van een integriteitsaspect.Omdat de meeste risico's voor de rechtmatigheid en de ordelijkheid van
het financieel beheer zich vooral zullen voordoen bij incidentele salarisbetalingen
heeft de Algemene Rekenkamer aandacht besteed aan een aantal specifieke onderwerpen
zoals• Toeslag in het kader van bewust belonen;• Vergoeding voor overwerk;• Vergoeding voor verlaging vakantieaanspraken;• Vergoeding vakantie-uren na ontslag;• Overig.3.5.6.2 Toeslag in het kader van bewust belonenAlgemene Regelgeving bewust belonenMet ingang van 1 januari 1998 werden de verschillende instrumenten voor
bewust belonen, zoals de gratificatie, de arbeidsmarkttoelage, de functioneringstoelage,
de bindingspremie en de zogenaamde fenomenentoelage vervangen door één
beloningsinstrument: «de toeslag». Er is een overgangsvoorziening
op grond waarvan de oude toelagen uiterlijk per 1 januari 2000 moeten zijn
vervallen. De toeslag kan zowel voor bepaalde tijd als voor onbepaalde tijd
worden toegekend. Over de toepassing van dit beloningsinstrument zal het bevoegd
gezag tot op niet op personen herleidbaar niveau periodiek inzicht moeten
verschaffen aan de ondernemingsraad en – bijvoorbeeld via de begroting –
op geaggregeerde wijze verantwoording moeten afleggen aan de Tweede Kamer.
Hierdoor wordt tevens uitvoering gegeven aan de naar aanleiding van een rapport
van de Algemene Rekenkamer in maart 1996 gedane toezeggingen om de transparantie
van de toepassing van de instrumenten voor extra beloningen te vergroten.Uit het onderzoek is overigens gebleken dat rapportage aan de Tweede Kamer
tot op heden achterwege is gebleven.Kaderregeling bewust belonen Ministerie van JustitieHet Ministerie van Justitie heeft de rijksbrede regeling omgezet in de Kaderregeling bewust belonen Ministerie van Justitie. Hierin zijn
nadere regels getroffen ten aanzien van de hoogte van de toelage. De beloning
kan een incidenteel of een structureel karakter hebben. Het komt er op neer
dat de beloning mag bestaan uit een bedrag tot maximaal 10% van het jaarsalaris,
respectievelijk een half of heel extra bruto maandsalaris. De kaderregeling
onderscheidt twee motieven voor het toekennen van een toelage:• schaarste;• een (tijdelijke) bijzondere inspanning.Voor de toeslag in verband met schaarste wordt meestal een bindingscontract
aangegaan dat betrokkene voor de duur van de afgesproken periode (in principe
drie jaar) onafgebroken in het functiegebied werkzaam blijft waarop de binding
heeft plaatsgevonden. Indien de betrokken functionaris voor het aflopen van
de volledige bindingsperiode de functie verlaat, is volledige terugbetaling
van alle brutovoorschotten verplicht. Ook is er een anti-cumulatiebepaling
van kracht.In bijzondere situaties heeft de secretaris-generaal de bevoegdheid om
af te wijken van het vastgestelde plafond.BevindingenUit het onderzoek blijkt dat in 2002 circa 60 ambtenaren nog steeds één
van de toelagen ontvangen die uiterlijk met ingang van 1 januari 2000 moesten
zijn vervallen.Tevens ontvingen in 2002 circa 70 ambtenaren twee of meer toelagen bewust
belonen. Opvallend was dat 55 daarvan werkzaam waren bij de dienst Justitiële
Inrichtingen en wel voornamelijk als psychiater bij de Forensisch Psychiatrische
Dienst (FPD). Deze categorie personeel heeft naast het basissalaris twee tot
vier toelagen.Achtergrond daarvan is de noodzaak deze categorie marktconform te salariëren.
Aangezien de bij het departement gehanteerde schaalopbouw daarbij niet paste,
werd deze categorie in een lagere schaal aangesteld en door middel van toelagen
opgeschaald tot een marktconform niveau.Naast de vaste toelagen ontvangt deze categorie personeel tevens een schaarstetoelage
(bindingspremie). Het recht op de uitkering ontstaat na afloop van de bindingstermijn
van drie jaar. Wel is het mogelijk om na elke 12 maanden een voorschot uit
te keren. In bepaalde gevallen kan om redenen van dienstbelang dan wel van
billijkheid door het hoofd van dienst worden beslist van terugvordering af
te zien. De Algemene Rekenkamer constateerde dat de bindingspremie aan sommigen
in 2002 meer keren werd uitbetaald. Meestal waren het bindingspremies van
voorgaande jaren. In één geval bleek de bindingspremie ten onrechte
te zijn uitbetaald. Het hiermee gemoeide bedrag van ruim € 2 300
zal worden teruggevorderd.Uit het onderzoek bleek dat het niet gebruikelijk was om voorschotten
bij tussentijdse dienstverlating terug te betalen. In 2002 ging het om twee
gevallen. Anderzijds wordt, indien gekozen is voor uitkering in één
keer na drie jaar, bij tussentijdse dienstverlating niet nabetaald.De gehanteerde methode is niet alleen administratief ingewikkeld voor
de uitvoerende instanties (de dienst Uitvoering Beheer en Advisering DJI (DUBA)
en de dienst Salarisadministratie en Financiële Rechtspositietoepassing
(SAFIR)), maar verhoogt ook de kans op het maken van fouten. Uit het onderzoek
zijn dan ook veel onjuistheden naar voren gekomen. Bij 20% van de onderzochte
dossiers bleek dat de werkelijke bezoldiging, zoals die blijkt uit de salarisadministratie,
niet overeenkomt met de bezoldiging die betrokkenen volgens de personeelsbeschikkingen
zouden moeten hebben. Er was zowel teveel als te weinig aan salaris uitbetaald. Het gaat om circa € 11 000 te veel en circa € 110 000
te weinig. Deze bedragen zullen worden teruggevorderd dan wel nabetaald.Inmiddels zijn er maatregelen genomen. Enerzijds betreft dit het uitvoeren
van de benodigde correcties. Anderzijds wordt er een werkgroep ingesteld om
meer maatregelen van structurele aard te kunnen treffen.3.5.6.3 Vergoeding voor overwerkAan ambtenaren vanaf schaal 11 wordt als in opdracht van het bevoegde
gezag overwerk wordt verricht, geen vergoeding toegekend. Uit analyse van
de salarisoverzichten van de dienst SAFIR bleek dat in 2002 aan 51 ambtenaren
voor wie een salarisschaal geldt waarvan het maximum hoger is dan of gelijk
is aan het maximum van schaal 11 een overwerkvergoeding is toegekend.Het totaalbedrag is circa € 184 000.3.5.6.4 Uitbetaling van vakantieverlofUitbetaling van vakantieverlof (al dan niet bij ontslag) is sedert 1998
nog maar in beperkte mate mogelijk.In het rechtmatigheidsonderzoek 1997 heeft de Rekenkamer in het kader
van het onderzoek naar de administratieve organisatie en het financieel beheer,
mede naar aanleiding van opmerkingen van de AD, in het bijzonder aandacht
besteed aan de toepassing van de regelgeving rondom aanspraken vakantieverlof.
Destijds was het alleen mogelijk eventueel resterend verlof bij ontslag te
vergoeden.De Rekenkamer constateerde dat in 1997 vergoedingen waren gegeven voor
uitstaande vakantie-uren, zonder dat er sprake was van ontslag. Voorts waren
in 1997 aan ambtenaren die wel met ontslag waren gegaan meer verlofuren uitbetaald
dan op grond van de juiste toepassing van het Algemene Rijksambtenaren Reglement
(ARAR) mogelijk zou zijn geweest. Naar aanleiding van deze bevindingen kondigde
de minister maatregelen aan om de regelgeving van het Ministerie van Justitie
zo spoedig mogelijk in overeenstemming te brengen met het ARAR.3.5.6.5 Vergoeding voor verlaging vakantieaansprakenAan de hand van een opgave van de dienst Salarisadministratie en Financiële
Rechtspositietoepassing (SAFIR) werd een overzicht verkregen van alle vergoedingen
voor verlaging vakantieaanspraken in 2002 groter dan € 1000.Op het overzicht stonden na verwijdering van de rechterlijke ambtenaren
waarvoor andere regels gelden, 118 vergoedingen vermeld variërend van
ca € 1 000 tot ca. € 8 000 voor een totaalbedrag
van ruim € 250 000. Nadere analyse wees uit dat aan 4 personen
twee maal een vergoeding was verstrekt. Het overzicht betreft dus 114 rijksambtenaren.
Per geval berekende de Algemene Rekenkamer welk bedrag zij maximaal volgens
de regels als vergoeding hadden mogen ontvangen. Hieruit bleek dat bij ruim
driekwart van het aantal gevallen het uitgekeerde bedrag te hoog was. De conclusie
is gerechtvaardigd dat het hier (gedeeltelijk) om de afkoop van verlofstuwmeren
gaat, hetgeen niet toegestaan is.3.5.6.6 Vergoeding na ontslagAan de hand van een opgave van de dienst SAFIR werd een overzicht verkregen van alle vergoedingen van de resterende aanspraak verlof
na ontslag. Van deze personen werd tevens de ontslagdatum en de reden voor
het ontslag op het overzicht vermeld.Op het overzicht stonden na verwijdering van de rechterlijke ambtenaren
742 vergoedingen vermeld, variërend van ca. € 5 tot ca. € 19 000,
voor een totaalbedrag van ruim € 800 000. Per geval berekende
de Algemene Rekenkamer welk bedrag zij maximaal volgens de regels als vergoeding
hadden mogen ontvangen. Hieruit bleek dat bij ruim 10% van het aantal gevallen
het uitgekeerde bedrag te hoog was, waardoor circa € 120 000
teveel is uitbetaald. De conclusie is gerechtvaardigd dat het ook hier om
de (gedeeltelijke) afkoop van verlofstuwmeren gaat, hetgeen niet toegestaan
is.Uit het overzicht bleek verder dat aan ruim 20% van het aantal gevallen
een vergoeding was gegeven zonder dat er een ontslagdatum en ontslaggrond
was vermeld. Het betrof een totaalbedrag van circa € 150 000.
Als de opgave van de salarisadministratie correct is en er inderdaad geen
sprake is van ontslag, dan is de conclusie gerechtvaardigd dat het hier om
de afkoop van verlofstuwmeren gaat, hetgeen niet toegestaan is.3.5.6.7 Overige opmerkingenUit de van de dienst SAFIR ontvangen overzichten van de belastbare en
belastingvrije toelagen groter dan € 1 500 bleek een aantal
dubbele dan wel onjuiste betalingen. In 2 gevallen was een belastingvrije
gratificatie ambtsjubileum abusievelijk twee maal uitbetaald. Het betrof bedragen
van respectievelijk € 1 516,27 en € 1 795, die
in beide gevallen zowel in november als in december 2002 werden uitbetaald.
In één geval werd een belastbare schadevergoeding ten bedrage
van € 4 164,48 ten onrechte twee maal (in juli en augustus
2002) uitbetaald.Tevens bleek dat in mei 2002 in één geval een belastbare
gratificatie ambtsjubileum voor een onjuist bedrag was uitbetaald. Uitgekeerd
werd € 11 750 in plaats van € 1 175, derhalve € 10 750
te veel.Bovengenoemde foute betalingen waren in alle gevallen niet intern gesignaleerd.3.5.6.8 ConclusiesDe beloningsinstrumenten «bewust belonen» en «bindingspremie»
worden oneigenlijk gebruikt voor de bezoldiging van psychiaters werkzaam bij
de Forensisch Psychiatrische Dienst. Mede hierdoor is de salarisopbouw van
deze personeelscategorie erg foutgevoelig. Ook het feit dat het personeelsbeheer
en de salarisbetaling op drie van elkaar gescheiden plaatsen geschieden (FPD,
DUBA en SAFIR) vergroot het foutenrisico. Dat bleek ook uit het onderzoek
van de Algemene Rekenkamer: bij 20% van de onderzochte dossiers kwam de werkelijke
bezoldiging, zoals die bleek uit de salarisadministratie, niet overeen met
de bezoldiging die betrokkenen volgens de personeelsbeschikkingen zouden moeten
hebben. Tevens waren er fouten gemaakt bij de betaling van de schaarstetoelagen
en de terugvordering ervan in geval van ontslag.De Algemene Rekenkamer adviseert de salarisopbouw te vereenvoudigen en
het personeelsbeheer en salarisbetaling meer op elkaar te laten aansluiten.Tevens dringt de Algemene Rekenkamer er op aan geen toelagen meer te geven
die zijn gebaseerd op de regeling bewust belonen zoals die vóór 1 januari 1998 gold en die uiterlijk per 1 januari 2000 had moeten
worden ingetrokken.Naar de mening van de Algemene Rekenkamer worden er vergoedingen voor
overwerk verstrekt aan ambtenaren voor wie een salarisschaal geldt waarvan
het maximum hoger of gelijk is aan het maximum van schaal 11, hetgeen in strijd
is met de regels.Ook constateert de Algemene Rekenkamer dat er nog steeds vergoedingen
worden gegeven voor het afkopen van verlofstuwmeren, hetgeen in strijd is
met de regels.Tot slot merkt de Algemene Rekenkamer op dat het intern controlesysteem
niet zodanig functioneert dat onjuiste betalingen tijdig worden gesignaleerd.3.5.7 Financieel beheer bestuursdepartementAlgemeenDe Algemene Rekenkamer concludeerde in haar rechtmatigheidsonderzoek 2001
dat de in 2000 ingezette verbeteringen in het financieel beheer bij het bestuursdepartement
zich niet hadden voortgezet. Aanvankelijk leek dat beeld zich ook in 2002
voort te zetten, maar in de tweede helft van dat jaar zijn zodanige herstelacties
uitgevoerd dat bij de controle nog maar een gering aantal omissies werd geconstateerd.
Deze deden vooral voor bij het vastleggen van verplichtingen en het beheer
van voorschotten. Een oorzaak hiervan is dat de uitvoering van financiële
taken te laag in de organisatie is belegd. Daardoor was in 2002 de kwaliteit
van de uitvoering onvoldoende gewaarborgd. Vooruitlopend op de formele reorganisatie
is een aantal interne controle- en verificatietaken ondergebracht bij DFEZ.
Het interne controleplan 2003 van DFEZ voorziet in toezicht op de juiste naleving
van de regelgeving en de procedures.ConclusieDe Algemene Rekenkamer concludeert dat er weliswaar vorderingen zijn gemaakt
bij het op orde brengen van het financieel beheer, maar dat met name de inrichting
van de financiële functie en de interne controle op de uitvoering nog
de nodige aandacht verdienen om de kwaliteit van het financieel beheer blijvend
te waarborgen.3.5.8 Financieel beheer Openbaar MinisterieToekomstHet Openbaar Ministerie (OM) heeft de wens te kennen gegeven om per 1
januari 2005 een baten-lastendienst te zijn. Naast een goedkeurende accountantsverklaring
bij de financiële verantwoording over de twee daaraan voorafgaande jaren
dient tevens het financieel beheer op orde te zijn. Al een aantal opeenvolgende
jaren maakt de Algemene Rekenkamer daar in negatieve zin opmerkingen over.
Die opmerkingen hebben zowel betrekking op het zogenoemde beslagproces als
op de overige elementen van financieel beheer. Uit het rechtmatigheidsonderzoek
2002 en de rapportages van de AD blijken dat er ook in 2002 nogal wat onvolkomenheden
zijn. Genoemd kunnen worden het contractbeheer, verplichtingenadministratie,
verificatie van facturen van gerechtskosten en het beslag voor zowel gelden
als goederen. Om aan de instellingsvoorwaarden te voldoen heeft het OM inmiddels een
aantal initiatieven ontplooid, dan wel een verdere uitwerking gegeven aan
al eerder ingezette activiteiten.Zo beschikt het OM inmiddels over een eigen Audit Committee. Naast de
aansturing van de centrale IC-functie heeft dit Committee op basis van een
risicoanalyse een aantal onderzoeksopdrachten gedefinieerd op die gebieden
die een negatief effect kunnen hebben op de doelrealisatie van het OM. De
ernst van de problematiek is onderkend en door de voorzitter van het College
van Procureurs-Generaal op de beleidsagenda geplaatst. In 2003 wordt een actie
versterking financieel beheer uitgevoerd. In april werd hiervoor in een landelijke
vergadering het startschot gegeven.Het zogenoemde cluster Proces Management en Audits (CPMA, de centrale
IC-functie bij het OM) vervult een sturende rol bij de coördinatie en
rapportering van de door de parketten jaarlijks uit te voeren AO/IC-audit.
Voor 2003 is gesteld dat de parketten tenminste 80% van de vereiste interne
controle aantoonbaar uitvoeren. Voor 2002 was het gerealiseerde percentage
overigens al 76. Dit percentage zegt overigens niets over de kwaliteit van
de uitgevoerde audits en over de onderlinge kwaliteitsverschillen tussen die
audits. Daarnaast is door het OM gesteld dat het zich zal inspannen om in
een traject van twee jaar te voldoen aan het gestelde normenkader voor het
financieel beheer en materieelbeheer. Uit een medio 2002 door ieder parket
uitgevoerde zelfevaluatie Financieel en Materieelbeheer werd geconcludeerd
dat het OM als geheel al in grote mate voldoet aan deze normen. Op basis van
deze zelfevaluatie werd gesteld dat het OM op onderdelen «in control»
is.GerechtskostenUit de resultaten van de AO/IC audit 2002 blijkt dat naast de hiervoor
reeds genoemde onvolkomenheid in het beheer van het beslag de controle op
de facturen van de zogenoemde gerechtskosten onvoldoende is. Uit een deelwaarneming
is gebleken dat 7% van de betaalde facturen niet terecht is. Het OM loopt
daardoor het risico dat teveel wordt betaald of dat betaald wordt voor niet
geleverde diensten. De CPMA geeft het advies de controle daarop te verscherpen.Het financieel belang van de gerechtskosten is aanzienlijk. Voor 2002
bedroegen die € 65 miljoen. Als gevolg van de hierboven vermelde
onvolkomenheid is er een onzekerheid over de rechtmatigheid van deze uitgaven
ten bedrage van € 8,2 miljoen.Het beslagIn het rapport bij de financiële verantwoording 2001 meldde de Algemene
Rekenkamer onvolkomenheden in het beheer van het strafrechtelijk en conservatoir
beslag.Om de fouten in de gegevens in de bij het beheer in gebruik zijnde geautomatiseerde
systemen te herstellen werd in 2001 een herstelactie uitgevoerd. Deze werd
in de eerste helft van 2002 afgerond. Daarnaast heeft het Parket-Generaal
in de planningsbrief 2003 eisen genoemd waaraan het beheer van de diverse
processen dient te voldoen. Hiermee werd een meer structurele verbetering
beoogd.De AD heeft in 2002 onderzoek uitgevoerd naar zowel het strafrechtelijk
als het conservatoir beslag. Uit de daarover uitgebrachte rapportages blijkt
dat de eerdere herstelactie slechts tijdelijk enig effect heeft gesorteerd
bij het wegwerken van administratieve achterstanden voor in beslag genomen
gelden. Omdat het niet alleen gaat om een administratief probleem,
maar het in belangrijke mate een cultuurprobleem betreft, zijn de signalen
die uit de herstelactie bleken niet voldoende omgezet in structurele maatregelen.
Er was onvoldoende aandacht van het College van procureurs-generaal en de
parketten voor het beheersen van het beslagproces. De diverse actoren spraken
elkaar onvoldoende aan op hun functioneren in dit proces.Het Parket-Generaal heeft daarop acties in gang gezet, die moeten leiden
tot een structurele verbetering van het beheer van het beslag:• Een tweede herstelactieHierbij zijn alle hoofden van de arrondissementsparketten aangeschreven
met daarin de opdracht de problemen binnen het parket voor 1 januari 2003
op te lossen. In januari 2003 was deze tweede herstelactie afgerond en waren
de resultaten hiervan bij het CPMA bekend. Het CPMA constateerde dat deze
actie veel serieuzer en sneller door de parketten was uitgevoerd dan bij de
eerste herstelactie het geval was geweest. Er lijkt nu sprake te zijn van
een cultuuromslag bij met name de leiding van de diverse («probleem»)parketten.Hoewel inmiddels al wel op zaakniveau inzicht bestaat in de verschillen
tussen de diverse systemen is nog niet duidelijk wat de omvang is van de aan
te brengen correcties. Om die redenen is er onzekerheid omtrent de volledigheid
van de ontvangsten van het strafrechtelijk beslag tot een bedrag van € 5,4
miljoen (in de verantwoording van DSR) en van het conservatoir beslag tot
een bedrag van € 7,9 miljoen;• Een borgingsactie voor de langere termijnDoor de benoeming van vooralsnog één fulltime functie bij
het bureau Ontnemingswetgeving Openbaar Ministerie (BOOM) voor het beheer
van het conservatoir beslag wordt borging voor de langere termijn nagestreefd.
Daarnaast wordt het verplicht om beslagindicatoren (zoals gemiddelde doorlooptijd
en ouderdom van zaken) in de reguliere planning- en controlcyclus op te nemen.
Tevens zal een commissie onder leiding van een hoofdofficier van justitie
het beslagproces en de noodzakelijke controle en sturing op dat proces nogmaals
kritisch beoordelen en waar nodig aanvullende voorstellen doen.Daarnaast bleek dat het Parket-Generaal aan het beheer van in beslag genomen
goederen bij de eerste herstelactie geen aandacht had geschonken. Er zijn
dan ook geen aanwijzingen dat dit beheer substantieel is verbeterd. De Domeinen
werkten de in 2002 voorgestelde verbeteringen van het beheer verder uit. Deze
verbeteringen zullen op zijn vroegst eind 2003 zijn ingevoerd.ConclusieDe Algemene Rekenkamer concludeert dat voor 2002 de problematiek inzake
zowel het strafrechtelijk als het conservatoir beslag onverkort blijft gelden.
Inmiddels heeft het Parket-Generaal aanvullende acties in gang gezet, die
naar verwachting van de AD kunnen leiden tot een structurele verbetering van
het beheer van het beslag. Gelet op het verleden zal volgens de Algemene Rekenkamer
nog moeten blijken of deze aanpak daadwerkelijk tot blijvende verbetering
leidt. Het is daarbij van groot belang dat «de oude cultuur» wordt
doorbroken.Het geheel overziende constateert de Algemene Rekenkamer dat er op centraal
niveau binnen het OM het belang van goed financieel beheer als onderdeel van
de bedrijfsvoering inmiddels voldoende wordt onderkend. Dat neemt
niet weg dat met name de naleving van beheersregels op decentraal niveau nog
niet optimaal is.Mede gelet op het voornemen om binnenkort de status van baten-lastendienst
te krijgen adviseert de Algemene Rekenkamer om enerzijds de te treffen verbeteracties
in één plan samen te vatten en de voortgang te bewaken en anderzijds
scherp toe te zien op de naleving van de regelgeving.3.5.9 AutomatiseringInformatiebeveiligingIn het Rapport bij de financiële verantwoording 2001 staat vermeld
dat het Ministerie van Justitie er nog niet in geslaagd is om het Voorschrift
Informatiebeveiliging Rijksdienst (VIR) te implementeren. Interdepartementaal
was afgesproken dit voorschrift op 1 januari 1997 geïmplementeerd te
hebben. Het Ministerie van Justitie heeft het VIR verwerkt in een departementale
richtlijn «basisvoorzieningen informatiebeveiliging». Door ingrijpen
van de SG, na een signaal van het Audit Committee, hebben alle dienstonderdelen
met uitzondering van de Rechterlijke Organisatie eind 2002 de basisvoorziening
informatiebeveiliging ingevoerd. Bij de Rechterlijke Organisatie is namelijk
door de vorming van de Raad voor de Rechtspraak vertraging opgetreden bij
het op orde brengen van de informatiebeveiliging, waarmee in 2001 een aanvang
was gemaakt.Begrotingsadministratiesysteem Jurist 2002Per 1 januari 2002 werd de aangepaste versie van het financiële systeem
Jurist 2002 ingevoerd.In december 2002 heeft de AD gerapporteerd over een na de invoering uitgevoerd
onderzoek. Met uitzondering van de onvolkomenheden rondom het beheer (IT-controls
en autorisaties) voldoet het systeem qua opzet aan de daaraan te stellen eisen
van integriteit, exclusiviteit, beschikbaarheid en controleerbaarheid. De
werking van de maatregelen van interne controle bij de Gemeenschappelijke
Beheer Organisatie (GBO) en dienstonderdelen is echter voor verbetering vatbaar.
Het ontbreken van functiescheidingen kan een risico vormen voor de integriteit
en exclusiviteit van de financiële processen. Er zijn aanbevelingen ter
verbetering gedaan. De risico's zijn door het departement onderkend en er
zijn stappen genomen om de vereiste functiescheidingen en de controle daarop
te realiseren.Al eerder waren onvolkomenheden in het systeem gesignaleerd die een risico
inhielden voor de kwaliteit van het verplichtingenbeheer. Vanwege de invoering
van de euro en het VBTB was destijds besloten het systeem in januari 2002
toch in gebruik te nemen. De onvolkomenheden zouden worden meegenomen in het
«veegproject Jurist 2002».In het samenvattend accountantsrapport 2002 merkt de AD op dat zowel door
de gebruikers als de AD fouten in boekingen en rapportages zijn geconstateerd.
Zowel DFEZ als de GBO zijn daarop gewezen, maar hebben daarop niet voldoende
gereageerd. Als gevolg van die onvolkomenheden kon het saldo openstaande verplichtingen
en het overzicht aangegane verplichtingen per eind 2002 niet uit het systeem
worden verkregen. Alleen het overzicht van de openstaande verplichtingen kon
met grote moeite worden gereconstrueerd.Het PersoneelsinformatiesysteemIn het Rapport bij de financiële verantwoording 2001 is vermeld dat
de invoering in 2001 van het personeelsinformatiesysteem PeRCC
bij de decentrale eenheden niet verliep zoals was beoogd. Medio juli 2001
werd besloten tot een herstart van het project. In november 2001 werd hiervoor
een masterplan Implementatie PeRCC vastgesteld.De vertraging van dit project, mede veroorzaakt doordat er bij de dienstonderdelen
onvoldoende deskundigheid was om mutaties in de salarisadministratie zelf
uit te voeren, heeft consequenties voor het op orde brengen van de personeelsprocessen.De AD voerde in 2002 een omvangrijke IT-audit naar het PeRCC uit. Die
audit is in een drietal fasen opgedeeld. De eerste fase betreft een controle
op de invoering van de destijds door de Algemene Rekenkamer gedane aanbevelingen
op het terrein van de AO/IC en onderzoek naar het gebruik van het systeem.
De tweede fase richtte zich op invoering zelf van het systeem. De derde fase
betreft een onderzoek naar het technisch en applicatiebeheer. Dit laatste
onderzoek zal in 2003 worden uitgevoerd.Uit het onderzoek blijkt dat de externe eigenaar en ontwikkelaar van het
systeem weliswaar alle door het ministerie gewenste verbeteringen in het systeem
heeft aangebracht, maar dat daarmee nog niet alle verbeterpunten zijn meegenomen.
Deze zullen in latere versies worden meegenomen.Bij de opzet van de AO-beschrijving is niet expliciet rekening gehouden
met de opmerkingen van de Algemene Rekenkamer en de destijds door de AD gedane
verbetervoorstellen naar aanleiding van een eerste beoordeling van het systeem.
Hoewel de controles in algemene zin beschreven zijn, sluiten ze niet aan bij
de in het systeem geïmplementeerde geprogrammeerde controles. Aanbevolen
wordt hiermee wel rekening te houden.Het tweede deelonderzoek is gericht op de toereikende inbedding van de
maatregelen van AO/IC in en rondom het systeem PeRCC. Geconcludeerd werd dat
de beheersing van de personele processen die door PeRCC worden ondersteund,
onvolkomenheden vertoont, waardoor activiteiten ongeautoriseerd of met een
onvoldoende kwaliteit kunnen worden uitgevoerd. Als gevolg daarvan is de integriteit
van de personeels- en salaris(mutatie)verwerking onvoldoende gewaarborgd.In algemene zin zijn die te wijten aan onvoldoende duidelijkheid over
afbakening van verantwoordelijkheden en bevoegdheden tussen de gebruikers,
beheerder en de beleidsdirectie. Dat dit risico's met zich meebrengt blijkt
uit punt 3.5.6. Daarnaast zijn de administratieve organisatie en de maatregelen
van interne controle nog niet voldoende uitgewerkt en ingevuld.Het ministerie heeft aangegeven dat op diverse niveau's aan het opheffen
van de tekortkomingen aandacht wordt besteed.ConclusieDe Algemene Rekenkamer concludeert dat bij de invoering van de basisvoorzieningen
informatiebeveiliging sprake is van een goede vooruitgang. Een uitzondering
vormt de Rechterlijke Organisatie, daarvoor wordt nog de aandacht gevraagd.Nu de opzet is geregeld dient de naleving van de maatregelen een punt
van aandacht te blijven. De Algemene Rekenkamer onderschrijft dan ook het
advies van de AD om de directies jaarlijks een selfassessment naar de naleving
uit te laten voeren. De Algemene Rekenkamer stelde vast dat de herziene versie van het begrotingsadministratiesysteem
(Jurist-2002) zowel onvolkomenheden in het beheer vertoont als onvolkomenheden
in de functionaliteit. Zij gaat ervan uit dat het ministerie met voorrang
aandacht geeft aan het oplossen daarvan.De Algemene Rekenkamer concludeert dat de beheersing van zowel het personeelsinformatiesysteem
PeRCC zelf als de AO/IC rondom het systeem verbetering behoeft teneinde de
betrouwbaarheid en de controleerbaarheid van de mutatieverwerking te waarborgen.Zij voegt daaraan toe dat de onvolkomenheden bij de personele uitgaven
van het departement inclusief het geautomatiseerde systeem zich kenmerken
door een zekere taaiheid. Het duurt lang voordat onvolkomenheden tot een oplossing
komen. De Algemene Rekenkamer maakt hierover al enkele jaren opmerkingen.
Hoewel kan worden geconcludeerd dat aan oplossingen wordt gewerkt ontbreekt
het daarbij aan een plan met concrete en meetbare mijlpalen waaraan de voortgang
kan worden getoetst.De Algemene Rekenkamer beveelt aan een dergelijk plan op te stellen en
de voortgang te monitoren.3.5.10 Invoering Wet Bescherming PersoonsgegevensAlgemeenDe Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP) is per 1 september 2001 van
kracht geworden. Voor de invoering is een overgangsregeling van één
jaar ingesteld; per 1 september 2002 dient de verwerking van persoonsgegevens
die reeds op 1 september 2001 actief waren aan eisen van de WBP te voldoen.Het Ministerie van Justitie heeft onder verantwoordelijkheid van de plaatsvervangend
Secretaris-Generaal een centrale projectorganisatie ingesteld om de dienstonderdelen
bij het invoeren behulpzaam te zijn. Aangezien de dienstonderdelen voor de
invoering zelf verantwoordelijk zijn is de deelname aan dat centrale project
vrijwillig.De AD heeft onderzoek ingesteld naar de stand van de voortgang bij de
invoering. De peildatum was begin mei 2002. De stand van zaken is onderzocht
bij een drietal dienstonderdelen.BevindingenUit het onderzoek blijkt dat de centrale projectorganisatie van voldoende
instrumenten is voorzien om faciliterend en stimulerend te kunnen optreden.
De stand van zaken ten aanzien van de invoering is ondanks de daarover gemaakte
managementafspraken onvoldoende. Op basis van de ervaringen bij de invoering
van het VIR wordt verwacht dat ook de overige dienstonderdelen niet tijdig
aan de WBP hebben voldaan. Zo voorziet de wet in het instellen van een Functionaris
voor de Gegevensbescherming. Deze vervult een toezichthoudende/controlerende
functie. Binnen het departement is een dergelijke functionaris niet aangesteld.Opvallend is dat als een van de oorzaken wordt genoemd dat de wet te weinig
aandacht heeft van het management.ConclusieDe Algemene Rekenkamer vindt het teleurstellend dat het management onvoldoende
het belang inziet van de WBP. Zij beveelt aan over het invoeringstraject duidelijke afspraken te maken
en tevens te voorzien in monitoring van de voortgang.3.5.11 Nieuwe baten-lastendienstenAlgemeenBij het Ministerie van Justitie zijn per eind 2002 drie baten lastendiensten.
Dit zijn het Centraal Justitieel Incassobureau, de Dienst Justitiële
Inrichtingen en de Immigratie- en Naturalisatiedienst. Daarnaast is er de
tijdelijke baten lastendienst: het Studiecentrum Rechtspleging (SR). Baten-lastendiensten
in wording zijn de directie Bestuurszaken (DBZ) en het Nederlands Forensisch
Instituut.(NFI). Het Openbaar Ministerie (OM) heeft aangegeven op zijn vroegst
per 1 januari 2005 voor de status van baten-lastendienst in aanmerking te
willen komen. Zoals eerder in ons rapport aangegeven kent het financieel beheer
van het OM echter nog een fiks aantal tekortkomingen.Een van de voorwaarden is dat de organisaties in de twee jaren voorafgaand
aan de overgang naar een baten-lastendienst een goedkeurende verklaring bij
hun jaarverantwoording moeten hebben. Dat is op zich overigens nog geen garantie
dat er geen tekortkomingen in het beheer zouden zijn. Tot op zekere hoogte
kunnen de gevolgen van die tekortkomingen nog door aanvullende controlewerkzaamheden
opgeheven worden.Bij DBZ en het NFI was in 2002 de inrichting van het inkoopproces nog
onvoldoende (hoewel bij DBZ het inkoopproces in 2002 ten opzichte van 2001
wel in opzet is verbeterd). Bij DBZ gold dat ook voor het personeelsbeheer
en de kwaliteit van de financiële functie. De AD rapporteerde in haar
accountantsrapport inzake het departementaal jaarverslag 2002 dat hier in
het kader van de vorming van de baten-lastendiensten nog belangrijke kwaliteitsimpulsen
nodig zijn.De positie van het SR is een bijzondere: enerzijds zijn de beheersbevoegheden
ten aanzien van het SR door middel van het convenant gemeenschappelijke landelijke
diensten rechterlijke organisatie overgeheveld naar de Raad voor de Rechtspraak
en het College van Procureurs-generaal, anderzijds staat het SR als baten-lastendienst
zichtbaar op de begroting van het Ministerie van Justitie als gevolg van de
status als tijdelijke baten-lastendienst tot 1
januari 2004 die het Ministerie van Financiën het SR toegekend heeft.
Dit impliceert dat bedenkingen en onzekerheden in de verantwoording van het
SR alsmede tekortkomingen in het financieel en materieel beheer, indien die
zich voordoen, direct hun weerslag vinden in de verantwoording van het Ministerie
van Justitie. De invoering van een besturingsmodel waarbij de Raad voor de
Rechtspraak en het College van Procureurs-generaal gezamenlijk optreden als
raad van opdrachtgevers voor het SR en de aanstelling van nieuwe leden van
het College van Bestuur bij het SR hebben tot vertraging geleid, omdat voorrang
werd gegeven aan het vormgeven van de bestuurlijke verhoudingen. Recent is
een aanvraag voor verlenging van de tijdelijke status tot 1 januari 2005 naar
het Ministerie van Financiën gezonden. De AD rapporteerde in haar accountantsrapport
inzake het departementaal jaarverslag 2002 dat de oorzaak hiervan is dat het
SR niet tijdig aan de instellingsvoorwaarden van het Ministerie van Financiën
kan voldoen. Ondanks de verlenging van de status van tijdelijke baten-lastendienst
heeft het departement geen goed zicht op de wijze waarop het SR werkt aan
de oplevering van de producten, die volgens de instellingsvoorwaarden benodigd
zijn, aldus de AD. Het Ministerie van Financiën heeft reeds
te kennen gegeven dat zij dit gehele traject nauwlettend zal volgen.ConclusieDe Algemene Rekenkamer stelt vast dat de kandidaat baten-lastendiensten
nog niet aan de instellingsvoorwaarden van agentschappen voldoen.De Algemene Rekenkamer beveelt aan om actief aan de verbetering van de
bedrijfsvoering te werken en de voortgang periodiek te monitoren3.5.12 Voortgang van het verbeterprogramma Centraal Justitieel
Incassobureau (CJIB)InleidingIn het rapport bij de financiële verantwoording 2001 beoordeelde
de Algemene Rekenkamer de onvolkomenheden in het financieel beheer bij het
CJIB als ernstig. Er was, rekening houdend met de baseline financieel beheer,
geen sprake van het «in control» zijn ten aanzien van de bedrijfsvoering.De minister wees in zijn reactie op het reeds in 2001 in gang gezette
traject «Transformatie CJIB». Daarnaast zou een plan van aanpak
worden opgezet waarin uitgewerkt zou worden hoe de geconstateerde onvolkomenheden
zo spoedig mogelijk kunnen worden opgelost. Daarbij stelde de minister als
voorwaarde dat de belangrijkste, meest risicovolle onvolkomenheden in 2002
dienden te zijn opgelost. De totale aanpak van het plan zou tot in 2004 doorlopen.Risico's, knelpunten en projectenUitgangpunt voor het verbeterprogramma zijn de in de rapporten van de
AD en de Algemene Rekenkamer gesignaleerde onvolkomenheden. Daaraan zijn door
het CJIB zelf geïnitieerde verbeterpunten en wensen toegevoegd. Deze
zijn geïnventariseerd, geprioriteerd en in projecten geclusterd. In totaal
gaat het om 110 onvolkomenheden. Daarvan hebben er 14% een hoge prioriteit,
72% een midden prioriteit en 14% een lage prioriteit gekregen. Op basis van
een nadere analyse is vervolgens bepaald welke onvolkomenheden door het uitvoeren
van een project, dan wel in de lijn kunnen worden opgelost. Uiteindelijk is
er een lijst met de (19) hoogst geprioriteerde onvolkomenheden, de zogenoemde
«de ernstige onvolkomenheden» vastgesteld. Dit zijn de onvolkomenheden
waarvan de minister aan de Tweede Kamer meedeelde dat het grootste deel ervan
eind 2002 diende te zijn opgelost en waarvan het CJIB heeft aangegeven dat
zij daarvan 80% in 2002 zou wegwerken.Het verbeterprogrammaHet verbeterprogramma voor de periode 2002–2004 van het CJIB werd
in september 2002 definitief vastgesteld. De vaststelling van het programma
werd vertraagd door de complexiteit er van. Zo is voor de uitvoering van een
aantal meer automatiserings-technische verbeterprojecten externe inhuur noodzakelijk.Het totale plan vergt ruim € 16 miljoen. Financiering vindt
plaats deels uit de eigen middelen van het CJIB en deels vanuit het Ministerie
van Justitie. Nog onduidelijk is welke structurele beheerskosten met het programma
zijn gemoeid.Besturing, beheersing en verantwoordingVoor de uitvoering van het verbeterprogramma is een programmabureau opgericht. Naast bewaken van de voortgang, het actueel houden van
de planning en de financiële verantwoording behoort tot de taak van het
programmabureau het ontwikkelen van een opleidings- en scholingsprogramma.
Met de uitvoering van het opleidings-en scholingsprogramma is in 2003 een
start gemaakt.Het programmabureau is volledig bezet. De voortgangsbewaking vindt op
gestructureerde wijze plaats. De projectdossiers hebben een vaste indeling.
Automatisering ondersteunt het proces. De afgesproken overleggen en rapportages
worden volgens een strak schema afgewerkt.De maandelijkse voortgangsrapportages geven met name inzicht in de stand
van zaken aangaande ernstige onvolkomenheden, mutaties in de planningen en
uitputting van de budgetten per project.De maandelijkse voortgangrapportages worden in een monitoringsgroep van
vertegenwoordigers van het Ministerie van Justitie besproken. Daarnaast is
in het programma opgenomen dat de AD iedere 6 maanden een controle uitvoert
op de voortgang van het programma. Eind 2002 heeft de AD (als nul-meting)
voor de eerste maal gerapporteerd. In februari 2003 werd een tussentijdse
audit uitgevoerd. De tweede audit staat gepland voor mei 2003.Uit de onderzoeken blijkt dat de projectorganisatie adequaat is gestructureerd
met duidelijke verdeling van taken en bevoegdheden. Er waren nog wel enkele
onvolkomenheden. Zo was onder andere bij het opstarten van een aantal projecten
het beheersingskader nog niet uitgewerkt. Belangrijk is ook dat gewerkt wordt
aan het invoeren van een borgingsmodel. Dat model moet garanderen dat van
afgeronde projecten vastgesteld wordt dat de projectresultaten voldoen aan
de projectdoelstellingen. Inmiddels is een groot deel van de aanbevelingen
opgevolgd.De voortgang van het verbeterprogrammaBegin juli 2002 was binnen het CJIB duidelijk welke projecten wanneer
zouden worden uitgevoerd: in 2002, 2003 of 2004. Als gevolg van de maatregelen
voortvloeiend uit het Strategisch Akkoord keurde het departement eerst in
september 2002 de financiering van het programma goed. Daarnaast had het CJIB
medio 2002 te kampen met problemen aan een van de belangrijkste geautomatiseerde
systemen. Het effect was dat een forse vertraging is opgetreden in het opstarten
van projecten.In 2002 zijn 74 projecten opgestart, daarvan zijn er per eind 2002 in
totaal 20 afgerond.• De projecten die bijdragen aan het opheffen van de 19 ernstige
onvolkomenhedenNaast een aantal onvolkomenheden op het terrein van de automatisering
betreft het ruim 10 administratief organisatorische onvolkomenheden zoals
budgettering en mandatering, verplichtingenadministratie, Europees aanbesteden,
ICT-organisatie inrichten. In september was de verwachting dat de doelstelling
om 80% van de ernstige onvolkomenheden nog in 2002 op te lossen niet gehaald
zou worden.Per eind december 2002 zijn 16 van de 19 ernstige onvolkomenheden (84%)
als gereed gemeld.Uit een door een extern bureau uitgevoerde beoordeling van de projectresultaten
kwam naar voren dat 14 projecten (74%) terecht gereed waren gemeld. Ten aanzien
van twee tekortkomingen waren nog aanvullende maatregelen nodig.
Naar verwachting zouden die eind maart 2003 wel gereed zijn.De beoordeling betrof alleen de opzet. Het bestaan en de werking worden
meegenomen in de nog op te stellen auditplanning. Overigens zijn van een aantal
projecten inmiddels ook al het bestaan en deels de werking getoetst. Van een
aantal andere projecten had bestaan en werking al kunnen worden getoetst.
Zo had bijvoorbeeld aangaande het op orde brengen van het activabeheer al
een inventarisatie kunnen worden gehouden.• De overige projectenNaast het wegnemen van de ernstige onvolkomenheden gaat het ook om het
uitvoeren van projecten die bijdragen aan een verdere verbetering van de bedrijfsvoering.
De start van die projecten is afhankelijk van de beschikbaarheid van personeel
en/of financiering. De uitvoering van de meer automatiseringstechnisch georiënteerde
projecten is ook afhankelijk van de beschikbaarheid van technische faciliteiten.De voortgangsrapportages gaan zoals eerder vermeld in op afgeronde en
lopende projecten en mutaties in de planningen. Weliswaar wordt aangegeven
welke (overige) onvolkomenheden door de lopende projecten en afgesloten projecten
opgelost moeten worden, maar de rapportages geven echter geen direct inzicht
in de stand van zaken per onvolkomenheid en de planning.Uit het onderzoek is nog niet duidelijk geworden in hoeverre de afgesloten
projecten die bijdragen aan het wegnemen van de overige onvolkomenheden getoetst
zijn/worden.ConclusiesIn het rapport bij de financiële verantwoording 2001 beoordeelde
de Algemene Rekenkamer de onvolkomenheden in het financieel beheer bij het
CJIB als ernstig. Er was, rekening houdend met de baseline financieel beheer
geen sprake van het «in control» zijn ten aanzien van de bedrijfsvoering.
Het CJIB heeft daarom een verbeterprogramma voor de periode 2002–2004
vastgesteld. De Algemene Rekenkamer heeft met waardering kennis genomen van
de zorgvuldigheid waarmee dit programma is opgezet en wordt uitgevoerd.Het verbeterprogramma is breed opgezet en raakt vele facetten van de bedrijfsvoering.
Op basis van een risicobenadering zijn onvolkomenheden gesignaleerd die een
meer of mindere negatieve invloed hebben op de rechtmatigheid en de bedrijfsvoering.
De onvolkomenheden met een hoge prioriteit zijn door het CJIB als de «ernstige
onvolkomenheden» aangemerkt waarover de minister van Justitie in de
Tweede Kamer de uitspraak heeft gedaan dat een groot deel hiervan voor het
einde van 2002 zou zijn opgelost. De Algemene Rekenkamer constateert dat bij
inmiddels 14 van deze 19 ernstige onvolkomenheden de werkzaamheden hebben
geleid tot een voldoende opzet. Of de onvolkomenheid daarmee definitief is
opgelost moet nog wel uit nader onderzoek blijken.De Algemene Rekenkamer kan zich vinden in de aanbeveling van de AD om
de beoordeling van de werking van de projecten in de lijnorganisatie in 2003
op te nemen in de reguliere planning van de interne auditprogrammering en
de uitkomsten van de interne audits op te nemen in de interne
planning en control-cyclus alsmede in de verantwoording aan de beleidsdirectie
van het ministerie.Daarnaast wijst de Algemene Rekenkamer erop dat de aandacht voor de ernstige
onvolkomenheden niet mag leiden tot een verminderde aandacht voor de overige
onvolkomenheden.3.5.13 ConclusieOp grond van haar bevindingen is de Algemene Rekenkamer van oordeel dat
het financieel beheer, het materieelbeheer en de daartoe bijgehouden administraties
in 2002 voldeden aan de daaraan gestelde eisen met uitzondering van:• Het subsidiebeheer• EU-geldstromen• Verplichtingenbeheer• Contractbeheer• Naleving Europese aanbestedingsregels• Personele uitgaven• Financieel beheer bestuursdepartement en OM• Informatiebeveiliging bij de Rechterlijke Organisatie• Beheer en functionaliteit Jurist 2002• Beheersing personeelsinformatiesysteem PeRCC3.6 Conclusies en aanbevelingenOnderstaande tabel geeft een overzicht van de conclusies van de Algemene
Rekenkamer over de verschillende bedrijfsvoeringsaspecten van het Ministerie
van Justitie.4. BELEIDSINFORMATIE4.1 InleidingDe Tweede Kamer heeft bij aanvang van het ontwikkelingstraject VBTB steeds
benadrukt de betrouwbaarheid van gegevens in de begroting en het jaarverslag
van belang te vinden. Dit geldt ook voor de beleidsinformatie. Deze informatie
over beleid is in toenemende mate van belang bij de begroting en verantwoording.
De beleidsinformatie moet direct of indirect iets zeggen over prestaties,
effecten, kosten, doelmatigheid en doeltreffendheid.In artikel 82 van de Comptabiliteitswet 2001 is vastgelegd dat de Algemene
Rekenkamer een oordeel geeft over:• de totstandkoming (proces) van de niet-financiële informatie;• de kwaliteit (product) van niet-financiële informatie in het
jaarverslag.Bij het uitvoeren van deze wet stuit de Algemene Rekenkamer op een complicerende
factor, namelijk dat er nog geen normen bestaan voor niet-financiële
(beleids)informatie. Evenmin is er een bijbehorende controlestructuur opgezet.
Bovendien doet de departementale accountantsdienst/auditdienst volgens artikel
66 van de CW 2001 slechts onderzoek naar de «deugdelijke» totstandkoming
van niet-financiële informatie. Hierdoor kan de Algemene Rekenkamer niet,
zoals gewoonlijk bij andere onderzoeksobjecten, gebruik maken van de departementale
voorcontrole.Met de motie-Van Walsem1 heeft de regering
de opdracht gekregen om te zorgen voor een uitwerking van normen en controlestructuur.
Deze moeten worden toegepast met ingang van de begrotingscyclus 2005 (zie
ook hoofdstuk 1). Dit betekent dat de Algemene Rekenkamer voor het verslagjaar
2002 nog geen volledig oordeel kan geven over de (totstandkoming van) beleidsinformatie.Wel heeft de Algemene Rekenkamer getoetst of de beleidsinformatie in het
jaarverslag mimimaal voldoet aan de verslaggevingseisen (§ 2.4.1).
Op basis van deze bevindingen is het oordeel in
hoofdstuk 2 tot stand gekomen.Om nadere invulling te geven aan haar taken heeft de Algemene Rekenkamer
een verdiepingsonderzoek uitgevoerd naar een beperkt aantal prestatiegegevens
voor twee beleidsartikelen. Zij heeft zo een eerste indruk gekregen van de
kwaliteit van de beleidsinformatie en de totstandkoming daarvan. Met het verdiepingsonderzoek
wil zij tevens de ontwikkeling en toepassing van normen bevorderen. De volgende
beleidsartikelen en prestatiegegevens zijn in het verdiepingsonderzoek betrokken:• beleidsartikel 3.4.2 betreffende o.m. voorlichting aan aspirant
adoptieouders met als bijbehorende prestatiegegevens het verloop van het voorlichtingsproces,
de inhoud van het programma, de resultaten van het voorlichtingsprogramma,
het aantal aanvragen om voorlichting door adoptieouders, het aantal voorgelichte
adoptieouders en de gemiddelde wachttijd in maanden.• beleidsartikel 5.1.8 betreffende Halt-afdoeningen met als bijbehorende
prestatiegegevens: de Haltafdoeningen bij niet-Haltwaardige feiten, het aantal
Halt-afdoeningen en de doorlooptijd;Bij bovenstaande keuze was bepalend dat het betreffende prestatiegegeven
zowel in de begroting voor 2002 als in de begroting voor 2003 voor
moest komen. Prestatiegegevens uit de begroting voor 2002, die in de begroting
voor 2003 zijn omgezet naar volumegegevens kwamen niet in aanmerking voor
het onderzoek. Daarnaast speelde een rol dat bij de niet-financiële beleidsinformatie
van het betreffende te onderzoeken beleidsartikel bij voorkeur sprake moest
zijn van zowel een regulier prestatiegegeven als van evaluatieonderzoek.Gezien de beperkte omvang van de steekproef kunnen de resultaten niet
gegeneraliseerd worden. De bevindingen moeten gelezen worden in het licht
van het groeitraject: de nadruk ligt op het belang van (de uitwerking van)
de eisen die aan de totstandkoming en kwaliteit van de beleidsinformatie gesteld
kunnen worden.4.2 Gehanteerde normenOnderstaande tabel geeft aan welke criteria zijn gehanteerd voor de beoordeling
van respectievelijk de kwaliteit van de beleidsinformatie in het jaarverslag
en de totstandkoming van de beleidsinformatie. Voor de artikelen die verdiepend
zijn onderzocht, is aangegeven welke normen in het onderzoek zijn betrokken.
De Algemene Rekenkamer verbindt hier nog geen oordeel aan. De definities van
de gehanteerde normen zijn opgenomen in de verklarende woordenlijst (bijlage
4).4.3 De beoordeelde prestatiegegevensHet verdiepingsonderzoek betrof de prestatiegegevens Voorlichting aan
aspirant adoptieouders (beleidsartikel 3.4.2) en Halt-afdoeningen (beleidsartikel
5.1.8).Het onderzochte onderwerp voorlichting aan aspirant adoptieouders valt
onder het beleidsartikel 3.4 «Jeugdbescherming». De daarbij behorende
algemene beleidsdoelstelling luidt: het waarborgen van de rechten van het
kind bij een (dreigende) schending van de ontwikkeling van het kind. De onder
de algemene beleidsdoelstelling vallende operationele doelstelling 3.4.2 luidt:
zorgdragen voor de uitvoering van de opgelegde maatregelen van jeugdbescherming
en het faciliteren van de rechten en de zorg voor kinderen.De in de begroting 2002 en het Jaarverslag 2002 opgenomen prestatiegegevens
inzake adoptie die de Algemene Rekenkamer heeft onderzocht zijn:• de gegevens in het evaluatie-onderzoek «Evaluatie Voorlichting
Interlandelijke Adoptie» (uitgevoerd op verzoek van de Tweede Kamer),
waarin het verloop van het voorlichtingsproces, de inhoud van het voorlichtingsprogramma
en de resultaten van het voorlichtingsprogramma zijn geëvalueerd;• het aantal aanvragen om voorlichting door adoptieouders;• het aantal voorgelichte adoptieouders;• de gemiddelde wachttijd (maanden).Het aantal aanvragen om voorlichting door adoptieouders, het aantal voorgelichte
adoptieouders en de gemiddelde wachttijd (maanden) zijn prestatiegegevens
die door het bureau Centrale Autoriteiten van de directie Jeugd en Criminaliteitspreventie
op het Ministerie van Justitie in het Bakvis-informatiesysteem worden verzameld.
In dit informatiesysteem wordt informatie rondom adoptie-aanvragen en de afhandeling
daarvan vastgelegd.Het onderzochte onderwerp Halt-afdoeningen valt onder het beleidsartikel
5.1 «Tenuitvoerlegging strafrechtelijke sancties». De daarbij
behorende algemene beleidsdoelstelling luidt: bijdragen aan de veiligheid
van de maatschappij en aan het rechtsgevoel van burgers door een effectieve
tenuitvoerlegging van vrijheidsbenemende en vrijheidsbeperkende straffen en
maatregelen, in aansluiting op de karakteristieken van de onderscheiden categorieën
justitiabelen en van de hen opgelegde sancties, mede met het oog op hun reïntegratie.
De onder de algemene beleidsdoelstelling vallende operationele doelstelling
5.1.8 luidt: vormgeven en permanent evalueren van wettelijke- en beleidskaders
waarbinnen de Halt-afdoeningen landelijk eenduidig kunnen worden uitgevoerd,
een bijdrage leveren aan samenwerking tussen de partners en een adequate doorverwijzing
van minderjarigen naar andere (hulpverlenings)instanties en het bijbrengen
van verantwoordelijkheidsbesef bij de dader t.a.v. aangerichte schade.De in de begroting 2002 en het Jaarverslag 2002 opgenomen prestatiegegevens
inzake Halt-afdoeningen die de Algemene Rekenkamer heeft onderzocht zijn:• De gegevens uit het evaluatie-onderzoek «Grensverkenningen,
Verslag van een onderzoek naar Halt-afdoeningen bij niet-Haltwaardige feiten»,
waarin het aantal Halt-afdoeningen bij niet-Haltwaardige feiten is geëvalueerd.
Dit evaluatie-onderzoek is uitgevoerd, omdat in de praktijk bleek
dat de Halt-afdoeningen ruimer werden toegepast dan het Besluit aanwijzing
Halt-feiten voorschreef;• Het aantal gerealiseerde Halt-afdoeningen, het percentage mislukte
Halt-afdoeningen en niet in behandeling genomen verwijzingen;• doorlooptijd (verwijzing/afronding Halt-afdoening) in dagen.Prestatiegegevens over de Halt-afdoeningen worden door Stichting Halt-Nederland
in het AuraH-informatiesysteem verzameld. In een Protocol Informatievoorziening
is vastgelegd welke informatie Stichting Halt Nederland viermaandelijks en
jaarlijks dient te leveren aan het Ministerie van Justitie. In het Controleprotocol
Stichting Halt Nederland zijn aanwijzingen opgenomen van de minister van Justitie
voor de reikwijdte en diepgang van de accountantscontrole op de Stichting
Halt Nederland. Dit protocol is gebaseerd op de stand van de van toepassing
zijnde wet- en regelgeving vanaf 1 januari 2003.De Algemene Rekenkamer komt tot de conclusie dat er bij deze twee nader
onderzochte beleidsartikelen inzake Voorlichting aan aspirant adoptieouders
(3.4.2) en Halt-afdoeningen (5.1.8) sprake is van betrouwbare prestatiegegevens.
Deeloordelen over deze twee artikelen zijn verwerkt in hoofdstuk 4.4.4.4 Kwaliteit van de beleidsinformatieDe Algemene Rekenkamer heeft onderzocht of de beleidsinformatie in het
jaarverslag voldoet aan de wettelijke voorschriften (verslaggevingseisen).
Zij heeft zich daarbij gericht op de leeswijzer, de beleidsprioriteiten en
de (niet-)beleidsartikelen. De bevindingen van dit deel van het onderzoek
zijn meegewogen in het oordeel zoals dat in hoofdstuk 2 is gegeven.Voor de inhoud, vorm en presentatie van de beleidsinformatie in het jaarverslag
hanteert de Algemene Rekenkamer een aantal algemene kwaliteitsnormen. Van
belang zijn relevantie, betrouwbaarheid, begrijpelijkheid en vergelijkbaarheid.
Deze normen zijn toegepast in het verdiepende onderzoek1. De bevindingen voor het verdiepende deel van het onderzoek zijn niet
meegewogen in het oordeel. 4.4.1 Eisen aan vorm en presentatieVerslaggevingseisenDe Algemene Rekenkamer heeft voor alle beleidsartikelen onderzocht in
hoeverre deze voldeden aan de voorschriften voor verslaggeving.Het bleek dat de beleidsinformatie in het jaarverslag van het Ministerie
van Justitie nog niet geheel voldoet aan de verslaggevingseisen. De in de
begroting opgenomen prestatiegegevens en volumegegevens zijn over het algemeen
eveneens in het jaarverslag opgenomen. Bij een aantal operationele doelstellingen
zijn ten opzichte van de begroting nieuwe prestatiegegevens gepresenteerd
en zijn enkele andere niet in het jaarverslag opgenomen.Het jaarverslag voldoet met name nog niet bij de beleidsprioriteiten en
bij de niet-beleidsartikelen:• Bij de beleidsprioriteiten worden de bereikte resultaten nog onvoldoende
in HHH-termen omschreven. Er wordt wel aangegeven wat in het jaar 2002 is
gedaan, maar voor budgettaire effecten en beleidseffecten wordt verwezen naar
het hoofdstuk beleidsartikelen en operationele doelstellingen;• Bij de niet-beleidsartikelen zijn bij het artikel Algemeen de gerealiseerde apparaatsuitgaven, verplichtingen en ontvangsten niet opgenomen
volgens de aanwijzingen van de RBV 2003. Daarnaast zijn hierbij de gerealiseerde
apparaatsuitgaven niet toegelicht met doelmatigheidsgegevens of met volume-
en prijsgegevens;• De uitgaven van het artikel «Geheim» vormen niet één
bedrag, maar zijn uitgesplitst naar apparaat- en programma-uitgaven, hetgeen
volgens de Rijksbegrotingsvoorschriften niet mag.De Algemene Rekenkamer vindt het jaarverslag begrijpelijk (toegankelijk
en eenduidig). Dit geldt ook voor de twee nader onderzochte beleidsartikelen
uit het verdiepingsonderzoek inzake Voorlichting aan aspirant adoptieouders
(beleidsartikel 3.4.2) en Halt-afdoeningen (beleidsartikel 5.1.8).De Algemene Rekenkamer heeft alleen voor de twee nader onderzochte beleidsartikelen
nagegaan of de gepresenteerde beleidsinformatie vergelijkbaar is. Voor deze
twee beleidsartikelen (Voorlichting aan aspirant adoptieouders (beleidsartikel
3.4.2) en Halt-afdoeningen (beleidsartikel 5.1.8)) bleek de beleidsinformatie
vergelijkbaar gepresenteerd.4.4.2 Inhoudelijke normenVoor de twee nader onderzochte beleidsartikelen inzake inzake Voorlichting
aan aspirant adoptieouders (beleidsartikel 3.4.2) en Halt-afdoeningen (beleidsartikel
5.1.8) kunnen de vragen «Wat is bereikt?», «Wat is er voor
gedaan?» en «Wat heeft het gekost» voldoende worden beantwoord.
Voor artikel 3.4.2 ontbreekt bij de «kosten» de nodige toelichting
bij de verschillen tussen begroot en gerealiseerd. Het vorenstaande inzake
de twee beleidsartikelen 3.4.2 en 5.1.8 kan min of meer ook als algemeen beeld
van alle overige beleidsartikelen in het Jaarverslag worden vastgesteld.In het Jaarverslag 2002 wordt voor de twee onderzochte beleidsartikelen
inzake Voorlichting aan aspirant adoptieouders (beleidsartikel 3.4.2) en Halt-afdoeningen
(beleidsartikel 5.1.8) niet ingegaan op de betrouwbaarheid van de gepresenteerde
prestatiegegevens en effectindicatoren.Ook voor de overige beleidsartikelen zijn in de toelichting geen indicaties
gegeven over de betrouwbaarheid of risico's daarvan.4.5 Totstandkoming beleidsinformatie4.5.1 InleidingDe beleidsinformatie die het ministerie in het jaarverslag opneemt, dient
op een betrouwbare, valide, ordelijke en controleerbare wijze tot stand te
zijn gekomen. In deze paragraaf worden de belangrijkste bevindingen vermeld
van het onderzoek naar de totstandkoming van de beleidsinformatie. Het onderzoek
richt zich op de informatieverzameling en -verwerking zelf en op de vastlegging
daarvan.In de Regeling Prestatiegegevens en Evaluatieonderzoek
Rijksoverheid (RPE) worden normen genoemd voor de totstandkoming
van beleidsinformatie. De Algemene Rekenkamer heeft deze normen als uitgangspunt
genomen om zicht te krijgen op de kwaliteit van dit totstandkomingsproces.
Van belang zijn de normen relevantie, bruikbaarheid, betrouwbaarheid, validiteit,
reproduceerbaarheid, ordelijkheid en controleerbaarheid. De totstandkoming is alleen onderzocht voor de nader onderzochte prestatiegegevens.4.5.2 Feitelijke totstandkomingInformatieverzamelingDe onderzochte processen van informatieverzameling inzake Halt-afdoeningen
(5.1.8) en Voorlichting aan aspirant adoptieouders (3.4.2) waren zo ingericht
dat informatie is verkregen die relevant is voor het gebruiksdoel in het jaarverslag.De selectie van eenheden en de verzameling van empirische gegevens inzake
zowel Voorlichting aan aspirant adoptieouders (3.4.2) als Halt-afdoeningen
(5.1.8) zijn wat betreft betrouwbaarheid en validiteit adequaat uitgevoerd.InformatieverwerkingDe verwerking van gegevens inzake zowel Voorlichting aan aspirant adoptieouders
als Halt-afdoeningen is betrouwbaar en valide. Opgemerkt dient te worden dat
er bij het systeem van reguliere prestatiegegevens inzake de Voorlichting
aan aspirant adoptieouders strikt formeel onvoldoende waarborgen zijn voor
de onafhankelijkheid van de gegevensverzameling door de Stichting Adoptie
Voorziening (SAV). Er is alleen sprake van een getrouwheidsverklaring; er
is geen rechtmatigheidsverklaring door de accountant inzake de controle van
de SAV en er is geen gerichte controle door het Bureau Centrale Autoriteit
(BCA) van het Ministerie van Justitie op de door SAV aangeleverde gegevens
aan BCA. Het door BCA gebruikte informatiesysteem (Bakvis) is niet door de
AD onderzocht. Wel bevat dit systeem diverse interne controle's en beveiligingsmechanismen
(passwords, beperkte groep van 9 gebruikers, coderingen). Daarnaast is door
de Algemene Rekenkamer bij BCA een zorgvuldige uitvoering van de eigen werkzaamheden
geconstateerd. Tevens is er in de praktijk altijd een scherpe «controle»
door de immer zeer kritische aspirant adoptieouders. Tenslotte vallen eventuele
grote afwijkingen in de door de SAV aangeleverde gegevens aan BCA direct op,
gezien de maximale «toeleveringsmogelijkheden» van de SAV.4.5.3 VormvereistenNaast kwaliteitseisen aan de feitelijke totstandkoming worden ook (vorm)eisen
gesteld aan de ordelijk- en controleerbaarheid (deugdelijkheid) van de totstandkoming
van beleidsinformatie in het jaarverslag. De controle van de AD beperkte zich
tot de deugdelijke totstandkoming van beleidsinformatie. In bepaling 5.2 van
de RPE is vastgelegd dat het mogelijk moet zijn om de kwaliteit van evaluatieonderzoek
vast te stellen aan de hand van een onderzoeksdossier en de kwaliteit van
systemen van reguliere prestatiegegevens aan de hand van een systeembeschrijving.
Ten aanzien van informatie afkomstig van derden is in de RPE niets geregeld.
Voor derden-informatie heeft de Algemene Rekenkamer onderzocht of over kwaliteitsaspecten
afspraken gemaakt zijn.Voor de in het onderzoek betrokken prestatiegegevens is nagegaan in hoeverre
aan bovenstaande eisen is voldaan. Van de twee nader onderzochte prestatiegegevens
zijn dossiers van de uitgevoerde evaluatieonderzoeken en systeembeschrijvingen
van de reguliere prestatiegegevens aanwezig. De systeembeschrijvingen en het
dossier van het evaluatieonderzoek naar de voorlichting over adoptie voldeden
aan de vormvereisten. Het dossier van het evaluatieonderzoek naar de Halt-afdoeningen voldeed niet helemaal aan de vereisten, omdat de expliciete
dechargebeslissing daarin ontbrak. Impliciet bleek echter de decharge uit
de overeenstemming tussen de begeleidingscommissie en de opdrachtgever over
de definitieve tekst en uit de betaling van de slotfactuur. In die zin zat
de dechargebeslissing opgesloten in de overeenkomst over de uitvoering van
het onderzoek (= het contract). Daarnaast ontbrak in dit dossier informatie
over uitgevoerde kwaliteitstoetsen op het onderzoek. Volgens de daarvoor verantwoordelijke
beleidsdirectie Sancties, Reclassering en Slachtofferzorg is dit «ook
niet aan de orde bij wetenschappelijk evaluatie-onderzoek» en voldeed
het uitvoerend onderzoeksbureau (Regioplan uit Amsterdam) aan de kwaliteitseisen
van ISO 2001 (Registrated Quality System).Als niet aan de vormvereisten is voldaan, is van belang te weten of dit
het beoordelen van de kwaliteit van het evaluatieonderzoek dan wel het systeem
van reguliere prestatiegegevens belemmerde. Wat betreft de informatie afkomstig
van derden is onderzocht of het departement bekend is met eventuele beperkingen
van de kwaliteit van de gegevens. Ook is onderzocht of de geselecteerde gegevens
in het jaarverslag aansluiten bij die in het onderzoeksdossier of het systeem
van reguliere prestatiegegevens of de door derden verzamelde informatie.Uit het onderzoek bleek dat er geen belemmeringen waren voor de beoordeling
van de kwaliteit van de twee nader onderzochte prestatiegegevens of dat dit
niet van toepassing was. Derhalve waren er geen consequenties voor het onderzoeken
van de kwaliteit van de beleidsinformatie. Daarnaast bleek dat de gegevens
in het jaarverslag aansluiten bij die in de dossiers/systemen.4.6 Bevindingen Accountantsdienst4.6.1 PrestatiegegevensDe AD heeft oordelen gegeven over de betrouwbaarheid van een aantal systemen
waaraan prestatiegegevens worden ontleend. Daarbij was ook het in het verdiepingsonderzoek
van de Algemene Rekenkamer onderzochte AuraH informatiesysteem voor Halt-afdoeningen.De algemene conclusie was dat waar het gaat om prestatiegegevens uit de
«eigen»geautomatiseerde bedrijfsvoeringsinformatiesystemen (N.B.:
niet het AuraH informatiesysteem) de voorwaarden voor de betrouwbaarheid van
de reguliere prestatiegegevens gebreken vertonen. Voor het merendeel zijn
verbetertrajecten in gang zijn gezet.Voor prestatiegegevens die afkomstig zijn van derden geldt dat die via
controleprotocollen onderwerp zijn van de controle van de externe accountant.
In die gevallen is de betrouwbaarheid van de gegevens in opzet gewaarborgd.Onderstaand zijn de resultaten van de acht onderzochte systemen van reguliere
prestatiegegevens weergegeven.Nederlands Forensisch Instituut (NFI)• Operationele doelstelling 3.3.2Bij het systeem ZB+ van het NFI zijn belangrijke leemtes geconstateerd
bij de totstandkoming van de reguliere prestatiegegevens. Het systeem bevat
onvoldoende waarborgen voor de betrouwbaarheid van de geleverde informatie.
De gebreken zijn ook al door het NFI onderkend en bij de ontwikkeling
van een nieuw systeem meegenomen. Dit systeem is per 1-1-2003 geïmplementeerd.Raad voor de Kinderbescherming• Operationele doelstelling 3.4.1De inrichting van het systeem van de reguliere prestatiegegevens (KIS/MIS)
scoorde onvoldoende op veel onderdelen. Er is een actief verbetertraject ingezet.
De uitvoering is inmiddels in gang gezet.(Gezins)voogdij (systeem PUPIL)• Operationele doelstelling 3.4.2Het bij de (gezins)voogdij instellingen in gebruik zijnde systeem PUPIL
zal na het jaar 2002 niet meer worden gebruikt. Vanaf 2003 zal bij de
(gezins)voogdij instellingen de controle plaatsvinden door de accountant van
de particuliere instelling. In de controle op de prestatiegegevens is middels
een controleprotocol voorzien.Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI)• Operationele doelstelling 5.1.2Het bij DJI gebruikte geautomatiseerde systeem is momenteel onderwerp
van een EDP-audit. Daarnaast wordt een nieuw systeem voor de sector Gevangeniswezen
ontwikkeld en zijn de eerste stappen gezet richting een nieuw systeem voor
de sector Jeugd. De audit en de nieuwe systemen bieden een basis voor de kwaliteitsverbetering
van de informatievoorziening.HALT afdoeningen (systeem AURAH)• Operationele doelstelling 5.1.8Voor wat betreft de reguliere prestatiegegevens over HALT-afdoeningen
zal ten aanzien van de betrouwbaarheid van de kwantitatieve productiegegevens
een accountantsverklaring worden afgegeven.Centraal Justitieel Incasso Bureau (CJIB)• Operationele doelstelling 5.2.1De totstandkoming van reguliere prestatiegegevens over transacties bij
het CJIB is voldoende gewaarborgd.Immigratie- en Naturalisatie Dienst (IND)• Operationele doelstelling 6.1.1In de periode 2000–2002 zijn verschillende onderzoeken uitgevoerd
naar de totstandkoming van reguliere prestatiegegevens bij de IND. Uit de
rapportages zijn diverse aanbevelingen voortgekomen om gebreken bij de totstandkoming
van de prestatiegegevens op te heffen en daarmee de betrouwbaarheid van de
informatie beter te waarborgen.Deze aanbevelingen zijn inmiddels ten dele opgevolgd. In 2003 wordt een
nieuwe versie van het informatiesysteem INDIS geïmplementeerd. Deze versie
kent een aantal belangrijke verbeteringen.Centraal Orgaan Opvang Asielzoekers (COA)• Operationele doelstelling 6.2.1Bij het COA is de betrouwbaarheid van de reguliere prestatiegegevens asielopvang
voldoende gewaarborgd. Niettemin zijn aanpassingen en aanvullingen wenselijk
om de verantwoordelijkheden van de toezichthouder, de RWT en de rol van de
COA accountant verder in te vullen. 4.6.2 EvaluatieonderzoekDe AD heeft tevens een onderzoek uitgevoerd naar de kwaliteit van uitgevoerde
evaluatieonderzoeken. Het merendeel van het evaluatieonderzoek wordt uitgevoerd
door het Wetenschappelijk Onderzoeks- en Documentatiecentrum (WODC). De kwaliteit
van de uitvoering van deze onderzoeken is voldoende gewaarborgd. Onderzoek
dat niet door het WODC wordt uitgevoerd valt buiten het kwaliteitssysteem.
Overigens was ook daarvan de kwaliteit voldoende. De bevindingen van de AD
sporen met de bevindingen uit het eigen onderzoek van de Algemene Rekenkamer
naar de Staat van de Beleidsinformatie (Tweede Kamer, vergaderjaar 2002–2003,
28 656, nrs. 1–2).4.6.3 InformatieverzamelingVerder heeft de AD vastgesteld dat de interne regelgeving van het Ministerie
van Justitie voor de totstandkoming van beleidsinformatie goed aansluit bij
de externe regelgeving. Daarnaast blijkt er nog weinig communicatie te zijn
geweest tussen de DFEZ en de budgethouders over de implementatie van de regeling.
Ook wordt de checklist uit het «handboek betrouwbaarheid prestatiegegevens»
door de budgethouders in het geheel niet gebruikt. Deze checklist is bedoeld
om de kwaliteit van de reguliere prestatiegegevens binnen het eigen beleidsterrein
vast te stellen en te verbeteren.4.7 Conclusies en aanbevelingenDe Algemene Rekenkamer concludeert dat het Ministerie van Justitie weliswaar
beschikt over een in opzet goed systeem om tot een afgewogen mix van reguliere
prestatiegegevens en evaluatieonderzoeken in begroting en verantwoording te
komen, maar dat de interne communicatie over de toepassing verbetering behoeft.De Algemene Rekenkamer constateert dat de (niet-financiële) beleidsinformatie
in het jaarverslag van het Ministerie van Justitie nog niet geheel voldoet
aan de verslaggevingseisen. Het jaarverslag voldoet met name nog niet bij
de beleidsprioriteiten en bij de niet-beleidsartikelen. Bij de beleidsprioriteiten
worden de bereikte resultaten nog onvoldoende in HHH-termen omschreven (hebben we bereikt wat we ons hebben voorgenomen, hebben we daarvoor gedaan wat we van plan waren, heeft het gekost wat het mocht kosten).Bij de twee nader onderzochte beleidsartikelen Voorlichting aan aspirant
adoptieouders (3.4.2) en Halt-afdoeningen (5.1.8) was sprake van betrouwbare
prestatiegegevens. Zowel bij de voorlichting aan aspirant adoptieouders als
bij de Halt-afdoeningen was de informatievoorziening en -verwerking relevant
en betrouwbaar.De Algemene Rekenkamer stelde vast dat het Ministerie van Justitie door
intern uitgevoerd onderzoek een beeld heeft van de onvolkomenheden ten aanzien
van de betrouwbaarheid van de systemen die prestatiegegevens moeten aanleveren.
Inmiddels zijn verbetertrajecten gestart.Aanbevolen wordt om de voortgang van bovengenoemde verbetertrajecten te
blijven monitoren en de invulling van de toezichthoudende taak (van DFEZ)
met betrekking tot de Regeling Prestatiegegevens en Evaluatieonderzoek Ministerie
van Justitie verder uit te werken.5 REACTIE MINISTER EN NAWOORD ALGEMENE REKENKAMER5.1 Reactie minister van JustitieDe minister van Justitie ging in zijn reactie van 1 mei 2003 in op de
volgende aandachtspunten en aanbevelingen.Financieel beheer bij het BestuursdepartementIn het interne controleplan 2003, dat de directie FEZ op instigatie van
het Audit Committee heeft opgesteld, zijn onder meer de volgende speciale
aandachtspunten voor het bestuursdepartement opgenomen: het subsidiebeheer,
verplichtingenbeheer en de naleving Europese aanbestedingsregels. De directeur
Financieel-Economische Zaken zal de budgethouders aanspreken op geconstateerde
ernstige tekortkomingen. De bevindingen dienen tevens als input voor de departementale
accountantscontrole. Daarnaast zullen belangrijke omissies in het kader van
de P&C-cyclus onder de aandacht van het hoogste management worden gebracht.SubsidiebeheerVolgens de minister is er binnen zijn ministerie op diverse niveaus al
veel aandacht voor het versterken van het toezicht op de door Justitie gesubsidieerde
rechtspersonen met een wettelijke taak. De basis hiervoor ligt in de Regeling
uitgangspunten financieel-economisch toezicht. In het eerder genoemde controleplan
2003 is het subsidiebeheer één van de speciale aandachtspunten.Gelet op de wens tot aanscherping van het sanctiebeleid en de door de
AD geconstateerde tekortkomingen heeft het Audit Committee recentelijk de
opdracht gegeven tot nadere uitwerking van het geheel in een document «Algemene
Subsidievoorschriften Justitie». Hierin zal ook het M&O -beleid
worden meegenomen. Naar verwachting zal dit document in de tweede helft van
2003 zijn opgesteld.Financieel beheer bij het OMAO/IC-auditIn 2003 zal gewerkt worden met een auditpool om de betrouwbaarheid van
de resultaten van de uitgevoerde AO/IC-audits te vergroten. Dit betekent dat
parketten bij elkaar de AO/IC-audit 2003 zullen uitvoeren. Daarnaast zal het
cluster Proces Management en Audits (CPMA) een vijftal parketten gaan reviewen.
Het College van Procureurs heeft dwingende afspraken gemaakt met de parketten
die in 2002 het slechtst gepresteerd hebben op AO/IC gebied om tot verbeteringen
te komen.ZelfevaluatieAls vervolg op de binnen het OM uitgevoerde zelfevaluatie financieel en
materieelbeheer is voor 2003 een checklist financieel en materieelbeheer ontwikkeld.
De parketten moeten deze checklist in 2003 invullen en de gegeven antwoorden
onderbouwen met bewijsstukken. Het Parket Generaal doet achteraf nog een toetsing
op de ingevulde checklists. Wanneer een parket voldoet aan alle vereisten
in de checklist, dan voldoet het aan de minimale vereisten op het gebied van
financieel beheer en materieelbeheer. GerechtskostenDe minister is het eens met de suggestie van de Algemene Rekenkamer om
de controle op de gerechtskosten te verscherpen. Het College van Procureurs
heeft inmiddels een werkgroep «gerechtskosten» in het leven is
geroepen, met als doel de eisen voor de interne controle op de gerechtskosten
op te stellen en te implementeren bij de 1e en 2e lijnsparketten en de regelgeving
en werkinstructies aan te scherpen en te operationaliseren. Om een zo breed
mogelijk draagvlak te creëren zijn in deze werkgroep functionarissen
van het Parket Generaal en functionarissen van parketten opgenomen. Verder
zal in het tweede kwartaal van 2003 een departementale werkgroep, waarin ook
het OM vertegenwoordigd is, de justitiebrede knelpunten op het gebied van
gerechtskosten gaan oppakken.BeslagVolgens de minister zijn er inmiddels diverse stuur- en werkgroepen ingesteld
om het beheer van in beslag genomen goederen te verbeteren. Deze stuur- en
werkgroepen richten zich op de volgende punten:• instelling van een centraal beslaghuis;• maken van afspraken met Domeinen;• maken van afspraken met opsporingsinstanties, met als doel een
effectieve controle op de bewaarfunctie te waarborgen en de verantwoordelijkheden
tussen het OM, instanties als Domeinen en de opsporingsinstanties af te bakenen.ConclusieDe minister is van mening dat de genoemde maatregelen aangevuld met concrete
activiteiten van het OM het concipiëren van één integraal
plan van aanpak (voorzover dat al wenselijk zou zijn) overbodig maken. Zijn
verwachting is dat het totaalpakket maatregelen voldoende is om het financieel
beheer van het OM op orde te krijgen.Personele uitgavenUitgavenDe toelagen waarvan de formele rechtsgrond in het BBRA 1984 op 1 januari
2000 was komen te vervallen zijn per 1 januari 2003 uit het bestand van
het personeelsregistratiesysteem verwijderd. Ook met betrekking tot de vergoeding
voor overwerk en de afkoop van verlofstuwmeren worden structurele maatregelen
getroffen die een onterechte uitbetaling in de toekomst moeten voorkomen.PeRCCDe minister onderschrijft de geconstateerde taaiheid in het oplossen van
de tekortkomingen bij de personele uitgaven. Nu echter een nieuw personeelsinformatiesysteem
is ingevoerd, is de basis gelegd voor verdere verbeteringen in de processen
rond het personeelsbeheer. De systeemfunctionaliteit die de integriteitscontroles
van de PeRCC gegevensbank moest waarborgen is inmiddels met ingang van 24 maart
2003 operationeel. Tevens is een plan ontworpen dat de AO/IC rond het systeem
moet verbeteren, waardoor de betrouwbaarheid en controleerbaarheid van de
mutatieverwerking wordt gewaarborgd. Maandelijks wordt een verantwoording
over de voortgang van de verbetermaatregelen aan de departementsleiding afgelegd.
Door deze maatregelen worden controles op de vergoeding voor overwerk en de
afkoop van verlofstuwmeren eveneens mogelijk, waardoor de betreffende managers
erop kunnen worden aangesproken. VerantwoordelijkhedenDe geconstateerde onduidelijkheid over de afbakening van verantwoordelijkheden
en bevoegdheden tussen SAFIR, GBO/TBO, DP&O en de P-diensten wordt momenteel
onderzocht in een werkgroep, die met voorstellen komt om de P-processen te
stroomlijnen. Inmiddels zijn met het hoofd SAFIR managementafspraken gemaakt
op basis waarvan deze problematiek wordt aangepakt.VerplichtingenbeheerZoals onder het kopje «Financieel beheer bij het bestuursdepartement»
aangegeven is het verplichtingenbeheer een speciaal aandachtspunt in het interne
controleplan van Justitie. Daarnaast wordt binnen de directie FEZ een apart
project ingericht om de omissie(s) in de verplichtingenadministratie te kunnen
oplossen. Binnen dit project wordt gefocust op problemen van technische aard
en anderzijds op aanscherping van de administratieve discipline om de verplichtingen
tijdig en juist in de administratie vast te leggen. De planning van het project
gaat ervan uit de onvolkomenheden in het begrotingsjaar 2003 weg te werken.EU-geldstromen – Dienst Justitiële InrichtingenDe ESF-3 regeling voor de periode 2000 tot en met 2006 is medio 2001 gepubliceerd.
Daar deze regelgeving, nieuwe, strikte regels stelt o.a. ten aanzien van de
wijze van registratie van de projectuitvoering, achtte de bewindsman het niet
mogelijk om met terugwerkende kracht deze registratie te verzorgen. Derhalve
werd afgezien van het aanvragen van ESF-subsidie voor de jaren 2000 en 2001.Medio 2001 is gestart met de inrichting van een nieuwe ESF-beheersorganisatie
binnen DJI, waaronder de inrichting van een ondersteunende ESF-unit. Daarnaast
wordt software gebruikt die naleving van de ESF-regelgeving waar mogelijk
afdwingt.Volgens de minister is een groot deel van de uitvoering van ESF-gerelateerde
activiteiten van de inrichtingen wel degelijk conform de regels. In de uitvoering
blijkt echter wel dat de neergelegde regels niet altijd werkbaar zijn. Met
de subsidiegever, het Agentschap SZW, wordt continu bezien op welke wijze
een werkbaar evenwicht kan worden bereikt tussen regelgeving en uitvoering.
Dit zal medio 2003 leiden tot een eerste versie van een werkdocument met afspraken
en interpretatie van de regelgeving. Een ESF-conforme declaratie wordt geborgd
door een volledige integrale gegevensgerichte controle, waarbij alle kosten
die niet voldoen aan de stringente ESF-regelgeving niet in de verantwoording
aan de subsidiegever worden opgenomen.ContractbeheerInkoopbeleid OMEr is inmiddels een inkooptoets toegevoegd aan de planning en controlcyclus.
Alle OM-onderdelen zullen getoetst worden op het correcte gebruik van beschikbare
contracten en op centraal niveau zal controle plaatsvinden.Contractbeheer OMMet de interdepartementale projectorganisatie inzake inkoop en aanbesteding
PIA wordt onderzocht in hoeverre het contractenregister op RYX bruikbaar is
als (centraal) contractenregister voor Justitie. Naar verwachting zijn de
eerste resultaten hiervan medio 2003 beschikbaar. Met het platform aanbestedende diensten (PAD), een gremium onder leiding
van DIHM wordt in de zomer van 2003 bezien welke mogelijkheden er zijn. Tot
die tijd zullen alle zelfstandige aanbestedende diensten (ZAD's) eigen administraties
voeren ten behoeve van het contractbeheer.Binnen het OM is een inventarisatie- en schoningsactie ingezet op het
gebied van contracten, omdat twijfel bestond over de volledigheid van het
contractenregister. Het ontvlechten van DRP had wat blinde vlekken overgelaten;
duidelijkheid en zekerheid was hier gewenst. Een tweede reden voor deze actie
was de wens om de beheerinformatie op een eenduidige wijze vast te leggen.
Medio juli 2003 zal deze actie afgerond zijn.Tot slotVolgens de minister is er bij het contractbeheer en de naleving op onderdelen
binnen zijn ministerie reeds aanzienlijke vooruitgang geboekt. Om verdere
verbeteringen door te voeren zal de projectdirectie Inkoop, Huisvesting en
Milieu – mede naar aanleiding van de uitkomsten van de inkoopdiagnose
in 2003 – de tekortkomingen met betrekking tot de naleving van de Regeling
Contractbeheer verder krachtig ter hand nemen. Hiervoor zal dit jaar een verbeterplan
worden opgesteld en met de sectoren in uitvoering worden genomen.Automatisering/informatiebeveiligingJurist 2002Zoals onder het kopje «Verplichtingenbeheer» reeds aangegeven
is, wordt binnen de directie FEZ een apart project gestart om de technische
omissies in Jurist 2002 op te lossen.Wet Bescherming PersoonsgegevensBinnen het departement houdt een projectbureau zich sedert juli 2001 bezig
met de implementatie van de Wbp. Ook in 2003 zal dit projectbureau voortgaan
met haar werkzaamheden. Dit zal onder meer leiden tot:– een algemene regeling over de verwerking van persoonsgegevens
van personen werkzaam binnen het Ministerie van Justitie;– voorstellen voor het inbedden in de organisatie van de taken en
verantwoordelijkheden van een Functionaris voor de gegevensbescherming (FG);– een voorstel hoe de wettelijk taak van de FG om toezicht te houden
op de naleving van de Wbp nader vormgegeven kan worden– een voorstel om een passage over de implementatie en (verdere)
naleving van de Wbp in de Jaarplanaanschrijving 2004 op te nemen.Mededeling bedrijfsvoeringVolgens de minister is de mededeling bedrijfsvoering bij Justitie gedegen
aangepakt. Alle hiërarchische niveaus (hoofden van dienst) hebben daarbij
verklaard in hoeverre de onder hen ressorterende processen afwijken van het
normenkader financieel beheer plus de basisvoorziening informatiebeveiliging.
Door het hanteren van een checklist worden alle punten van het financieel
en materieel beheer meegenomen en is een volledig beeld ontstaan. Daarmee
is de informatie over deze aspecten van de bedrijfsvoering volledig, actueel
en betrouwbaar. De door hem afgegeven mededeling over de (tekortkomingen in
de) bedrijfsvoering moet ook als zodanig worden gezien.De minister is er zich van bewust dat dit de eerste keer is dat een dergelijke mededeling is afgegeven. Hij beschouwt het dan ook als
vanzelfsprekend dat op basis van voortschrijdend inzicht het aggregatieproces
binnen de mededeling verder ontwikkeld moet worden. Hij heeft in dat kader
daarom als aandachtspunt in de mededeling opgenomen dat het risicomanagement
in relatie tot het sturingsmodel van Justitie verder zal worden verbeterd.Nieuwe baten-lastendienstenDe kandidaat-batenlastendiensten DBZ en NFI hebben in de loop van het
voorbereidingstraject bij elke fase aan de instellingsvoorwaarden voldaan,
hetgeen door de Toetsingscommissie Verzelfstandiging is getoetst. De minister
is van mening dat wel aan de instellingsvoorwaarden is voldaan, doch dat op
een deel van één van de instellingsvoorwaarden (namelijk die
betrekking heeft op het plan van aanpak financieel beheer) nog verbeteringen
te bereiken zijn. De aanbeveling van de Algemene Rekenkamer om actief aan
verbetering van de bedrijfsvoering bij DBZ, NFI en SR te werken en de voortgang
periodiek te monitoren is dan ook terecht en wordt uitgevoerd. Ten aanzien
van de tekortkomingen, die bij DBZ en NFI overigens niet structureel van aard
zijn en een incidenteel karakter hebben, zijn verbetermaatregelen in gang
gezet en opgenomen in het eerdervermelde plan van aanpak financieel beheer.
Ten aanzien van het SR wordt in overleg met het BIFI-team onder leiding van
het Ministerie van Financiën periodiek beoordeeld of voldoende voortgang
wordt bereikt teneinde te voldoen aan de instellingsvoorwaarden.CJIBStructurele beheerskostenHet expliciet maken van de structurele beheerskosten van het verbeterprogramma
is onderdeel gemaakt van het project «Herijken kostprijzen» van
het CJIB.BorgingSamen met de Algemene Rekenkamer is de minister van mening dat moet worden
gewerkt aan een adequaat borgingsmodel dat voorziet in de garantie dat projectresultaten
ook daadwerkelijk èn structureel de tekortkomingen bij het CJIB oplost.
Hij hecht eraan dat de signaleringsfunctie bij het CJIB wordt versterkt ten
aanzien van al deze borgingspunten.De minister wijst erop dat het CJIB al activiteiten in gang heeft gezet.
De auditcapaciteit is vergroot en versterkt. Deze capaciteit wordt planmatig
ingezet aan de hand van een auditagenda. Daarnaast is het risico-management
versterkt op project-, programma- en organisatieniveau. Tot slot merkt de
bewindsman op dat het CJIB voornemens is het Programmabureau en de methodiek
van projectmatig werken structureel in de organisatie in te bedden.Aandacht voor de tekortkomingenHet feit dat in de maandrapportages alleen werd gerapporteerd over de
ernstige onvolkomenheden betekent niet dat het CJIB minder aandacht heeft
voor de overige tekortkomingen. Vanaf de voortgangsrapportage over februari
2003 wordt gerapporteerd over alle nog openstaande tekortkomingen. 5.2 Nawoord Algemene RekenkamerDe Algemene Rekenkamer is verheugd met de uitvoerige reactie en de positieve
wijze waarop de minister haar opmerkingen is tegemoet getreden. Zij gaat ervan
uit dat met name de aandacht van het management voor de bedrijfsvoering zal
beklijven. De Algemene Rekenkamer blijft op dit punt waakzaam.BIJLAGE 1 RECHTMATIGHEIDSONDERZOEKOordelen en tolerantiegrenzenFinanciële informatieHet oordeel van de Algemene Rekenkamer over de financiële informatie
in het jaarverslag en de saldibalans is afhankelijk van het aantal fouten
en onzekerheden dat ze vindt in haar onderzoek van het jaarverslag en de saldibalans.
Nu zijn niet alle fouten en onzekerheden even belangrijk. Om te bepalen welke
fouten en onzekerheden wel belangrijk zijn, hanteert de Algemene Rekenkamer
kwantitatieve en kwalitatieve tolerantiegrenzen.Kwantitatieve tolerantiegrenzen geven een financiële grens aan. De
Algemene Rekenkamer hanteert tolerantiegrenzen op het niveau van begrotingsartikelen,
baten, lasten, kapitaaluitgaven en -ontvangsten en afzonderlijke saldibalansposten.In haar onderzoek stelt de Algemene Rekenkamer het begrotingsartikel centraal.
Zij rapporteert (de som van) alle belangrijke fouten en onzekerheden op het
niveau van ieder afzonderlijk artikel. Dit doet zij omdat het begrotingsartikel
ook centraal staat in de wijze waarop de Staten-Generaal de begroting en het
jaarverslag van de minister beoordelen.Kwalitatieve tolerantiegrenzen zijn niet gebonden aan een bepaald bedrag,
maar aan de aard van de fouten en onzekerheden. Een ministerie overschrijdt
een kwalitatieve grens:• wanneer sprake is van een opzettelijke fout, nalatigheid;• wanneer ten onrechte bedragen buiten de begrotingsadministratie
of rekening zijn gehouden;• wanneer sprake is van fouten en onzekerheden waarbij ministers
en/of ambtelijke top betrokken zijn;• wanneer een minister een toezegging niet is nagekomen;• wanneer het jaarverslag niet volgens de voorschriften is opgesteld;• wanneer de artikelomschrijving of de begrotingsbedragen in de verantwoordingsstaat
foutief zijn vermeld;• wanneer sprake is van een ontoereikende toelichting en gebreken
in de ordelijkheid en controleerbaarheid in het financieel- en materieel beheerssysteem.Niet-financiële beleidsinformatieDe eisen voor beleidsinformatie zijn nog niet verder uitgewerkt. Dit betekent
dat de Algemene Rekenkamer dit jaar en de komende jaren nog geen afgerond
oordeel geeft over de (totstandkoming van) de beleidsinformatie. De Algemene
Rekenkamer beoordeelt dit jaar daarom alleen of de beleidsinformatie voldoet
aan de verslaggevingseisen. Dit is een kwalitatieve afweging.BedrijfsvoeringDe Algemene Rekenkamer hanteert als uitgangspunt dat de ministers hun
bedrijfsvoering op orde dienen te hebben. Onder bedrijfsvoering verstaat de
Algemene Rekenkamer de sturing en beheersing van bedrijfsprocessen binnen
een ministerie om de beleidsdoelstellingen te kunnen realiseren. Het betreft
sturing en beheersing van zowel de primaire processen als van de processen
die hiervoor faciliterend zijn. Overschrijdt een ministerie een (kwalitatieve)
tolerantiegrens in (een onderdeel van) de bedrijfsvoering, dan noemt de Algemene
Rekenkamer dit een«onvolkomenheid».De Algemene Rekenkamer onderscheidt drie gradaties van onvolkomenheden:• geen of geringe onvolkomenheden• onvolkomenheden• ernstige onvolkomenheden. Hiervan spreekt de Algemene Rekenkamer
als uit het onderzoek onvolkomenheden zijn gebleken die:– kunnen leiden of hebben geleid tot disfunctioneren van het financieel
beheer;– betrekking hebben op kritische processen;– wijd verbreid zijn binnen het ministerie;– tot aanzienlijke risico's voor de rechtmatigheid van zeer grote
bedragen kunnen leiden of al hebben geleid;– voor de Algemene Rekenkamer aanleiding zijn geweest om bezwaaronderzoek
in te stellen of bezwaar te maken.Bezwaarinstrument en bezwaarbeleid• De regels voor bezwaarHet zwaarste instrument dat de Algemene Rekenkamer kan hanteren om verbeteringen
binnen de rijksoverheid af te dwingen is het maken van bezwaar (artikelen
88 en 89 CW 2001). Het bezwaar kan betrekking hebben op het financieel beheer,
het materieel beheer of de verantwoording daarover. Heeft de Algemene Rekenkamer
een bezwaar dan deelt ze dit mee aan de betrokken minister. De minister heeft
daarna een maand de tijd om de Algemene Rekenkamer in kennis te stellen van
hetgeen dat tot opheffing van het bezwaar kan leiden. Na afloop van deze termijn
neemt de Algemene Rekenkamer haar eindbeslissing, waarvan zij mededeling doet
aan de betrokken minister. Indien zij haar bezwaar handhaaft, doet zij hiervan
tevens een mededeling aan de minister van Financiën. Handhaaft de Algemene Rekenkamer bij haar eindbeslissing haar bezwaar
én houdt dit bezwaar in dat er een onrechtmatigheid is in de financiële
stromen is, dan wordt binnen twee maanden aan de Tweede Kamer een voorstel
tot vaststelling van een indemniteitswet gezonden.Indien een indemniteitswet niet wordt ingediend in de daarvoor gestelde
twee maanden deelt de Algemene Rekenkamer dit mee aan de Tweede Kamer.Betreft de eindbeslissing een bezwaar van de Algemene Rekenkamer tegen
het financieel beheer of het materieel beheer
dan maakt zij daarvan melding in haar Rapport bij het desbetreffende jaarverslag.
Tevens kan zij daaromtrent een aantekening plaatsen bij het Financieel jaarverslag
van het Rijk.Indien het gehandhaafde bezwaar van de Algemene Rekenkamer moet leiden
tot een door de minister in te dienen indemniteitswet heeft dit geen gevolgen
voor de verklaring van goedkeuring bij het financieel jaarverslag van het
Rijk. Deze wordt afgegeven onder voorbehoud van de vaststelling van de slotwetten
en in voorkomende gevallen onder voorbehoud van de vaststelling van een indemniteitswet.• BezwaaronderzoekIn de regel gaat de Algemene Rekenkamer niet bij een eerste constatering
direct over tot het maken van bezwaar, maar geeft eerst de minister de mogelijkheid
de problemen op te lossen. Indien een onvolkomenheid zich twee
jaar achtereenvolgens voordoet dan kondigt de Algemene Rekenkamer een bezwaaronderzoek aan. Dit bezwaaronderzoek dient te onderbouwing
van een eventueel bezwaar.• Wanneer ziet de Algemene Rekenkamer af van bezwaarDe Algemene Rekenkamer kan afzien van bezwaar indien sprake is van bijzondere
omstandigheden. Dit is het geval indien de minister en de Algemene Rekenkamer
het eens zijn over het probleem, de oorzaken daarvan en de oplossing daarvoor,
maar de opheffing van de onvolkomenheden kost meer tijd. Voorwaarde is wel
dat de minister een adequaat verbeterplan heeft van de minister dat de Algemene
Rekenkamer toetst aan strenge criteria.• Het zwaard van DamoclesTot het moment dat de Algemene Rekenkamer heeft vastgesteld dat de problemen
structureel zijn opgelost of op een niveau zijn gebracht dat de risico's zijn
beperkt hangt de minister een bezwaar boven het hoofd. Om de status van het
onderzoek aan te duiden hanteert de Algemene Rekenkamer naast bovengenoemde,
de volgende begrippen:– Vervolgonderzoek naar aanleiding van een bezwaar: in verleden
is bezwaar gemaakt en via onderzoek wordt de voortgang bewaakt;– Vervolgonderzoek naar aanleiding van een bezwaaronderzoek: in
verleden is bezwaaronderzoek uitgevoerd en geen bezwaar gemaakt, maar voortgang
wordt nog wel gevolgd. Bezwaar is nog altijd mogelijk.– Vervolgonderzoek («follow-up onvolkomenheden»): volgen
van potentiële bezwaargevallen, maar nog niet bestempeld als bezwaaronderzoek. BIJLAGE 2 OVERZICHT FOUTEN EN ONZEKERHEDEN IN DE
FINANCIELE INFORMATIE IN HET JAARVERSLAG 2002 VAN HET MINISTERIE VAN JUSTITIE
(bedragen x 1 miljoen euro)OmschrijvingFoutenOnzekerheden* Artikel Toelichting
in paragraaf   Nr.Omschrijvingomvang Uitgaven      Fouten: € 1,2 mln betreft
huisvesting drugskoeriers, € 0,7 mln aan afrekeningen uit voorgaande
jaren ten onrechte gesaldeerd met uitgaven. Het restant betreft apparaatsuitgaven
bij diverse dienstonderdelen. Wat betreft de onzekerheid wordt het leeuwendeel
(€ 15 mln) veroorzaakt door uitgaven inzake drugskoeriers. Voor € 8,2
mln is er onzekerheid ten aanzien van de zogenaamde gerechtskosten.2,823,93.3Rechtshandhaving6552.3.3Totaal2,823,9    Ontvangsten      Voor € 7,9 mln onzekerheid omtrent de volledigheid
van de ontvangsten t.a.v. conservatoir beslag en voor € 0,7 mln
kon de AD niet de volledigheid vaststellen van de ZW-ontvangsten omdat de
controle door SAFIR niet tijdig kon worden afgerond.-8,73.3Rechtshandhaving762.3.3Voor € 5,5 mln aan opbrengst verbeurd verklaarde
gelden was onvolledig gecontroleerd door de extern accountant.-5,54.1Rechtspleging1352.3.3Voor € 3,1 mln onzekerheid m.b.t. verhaalde
proceskosten «kostenveroordelingen».-3,14.2Rechtsbijstand52.3.3 Betreft europese aanbesteding Raad voor de Kinderbescherming–0,35.1Tenuitvoerlegging sancties22.3.3Totaal–17,6    Saldibalans      Strafrechtelijk beslag: € 18; Conservatoir
beslag: € 47. Het restant betreft ondermeer nog af te wikkelen borgtochten
(OM).–69 Ontvangsten buiten begrotingsverband1342.8.2Totaal–69    Agentschappen      De fouten betreffen materiële uitgaven € 5,7
miljoen(waaronder Eu-aanbestedingen), voorziening € 3,3 miljoen,
personele uitgaven o,8 miljoen en overige posten € 0,3 miljoen.
 De onzekerheden bestaan voor € 5,1 miljoen aan materiële uitgaven,
personele uitgaven € 2,4 miljoen, voorraden € 1 miljoen
en opbrengsten € 0,7 miljoen. 10,19,2 DJI1 4162.7.2 Het foutbedrag bestaat voor een helft uit personele
uitgaven en voor de andere helft aan materiële uitgaven. Het bedrag aan
onzekerheid betreft de volledigheid van de opbrengsten.0,6(6,1) IND3292.7.2Totaal10,715,3    * Het tussen haakjes geplaatste bedrag duidt op onzekerheden over de volledigheid
van de verantwoorde bedragen.Bovenstaande tabel geeft alle fouten en onzekerheden aan die de Algemene
Rekenkamer heeft geconstateerd én die haar tolerantiegrenzen overschrijden.
Tegen deze fouten en onzekerheden kan de Algemene Rekenkamer eventueel bezwaar
maken op grond van artikelen 88 en 89 CW 2001. BIJLAGE 3 ONVOLKOMENHEDEN IN HET FINANCIEEL EN HET
MATERIEEL BEHEER EN DE DAARTOE BIJGEHOUDEN ADMINISTRATIES BIJ HET MINISTERIE
VAN JUSTITIEOmschrijvingJaar van constatering Artikel Toelichting in paragraaf  Nr.Omschrijvingomvang Tekortkomingen in het subsidiebeheer. 2002   3.3Het ministerie heeft weinig vorderingen gemaakt in het zodanig
op orde brengen van de administraties m.b.t. Europese gelden dat voldaan kan
worden aan de eisen van de regelgeving ten aanzien van het verkrijgen van
ESF-subsidies.2002   5.5.3.2      Er is te weinig administratieve discipline ten aanzien van het
tijdig vastleggen van verplichtingen.2002   3.5.4      Het contractbeheer bij het ministerie voldoet nog niet geheel
aan de Regeling Contractbeheer 1996. De tekortkomingen in de opzet hebben
onder meer betrekking op het ontbreken van (centrale) contractenregisters,
onvolledige beschrijvingen van administratieve organisaties en de contractdossiers.
Onvoldoende verificatie van facturen onderbouwing van prestatieverklaringen
zijn in het oog springende tekortkomingen bij de naleving van de regelgeving.2002   3.5.5      Ten aanzien van de personele uitgaven is er een aantal tekortkomingen
bij het ministerie.• Het gaat daarbij om het niet goed toepassen van
het beloningsinstrument «bewust belonen», vergoedingen voor overwerk
en het afkopen van vakantieverlof• Ook het feit dat het personeelsbeheer
en de salarisbetaling op drie van elkaar gescheiden plaatsen geschieden (FPD,
DUBA en SAFIR) vergroot het foutenrisico.• Tevens waren er fouten gemaakt
bij de betaling van de schaarstetoelagen en de terugvordering ervan in geval
van ontslag Het intern controle systeem bij de dienst SAFIR functioneert niet
zodanig dat onjuiste betalingen tijdig worden gesignaleerd.2002   3.5.6.23.5.6.33.5.6.43.5.6.53.5.6.63.5.6.7      Bij het bestuursdepartement verdient de inrichting van de financiële
functie en de interne controle op de uitvoering nog de nodige aandacht om
de kwaliteit van het financieel beheer blijvend te waarborgen.    3.5.7      Voor 2002 blijft bij het OM de problematiek inzake het beheer
van zowel het strafrechtelijk als het conservatoir beslag onverkort gelden.
De naleving van beheersregels betreffende het financieel beheer op decentraal
niveau is nog niet optimaal.2001   3.5.8      InformatiebeveiligingBij de Rechterlijke Organisatie is wat betreft
de invoering van de basisvoorzieningen informatiebeveiliging (VIR) nog sprake
van onvoldoende vooruitgang.1997   3.5.9Het management van het ministerie ziet onvoldoende het belang
in van de Wet Bescherming Persoonsgegevens2002   3.5.10      Automatisering     De herziene versie van het begrotingsadministratiesysteem (Jurist-2002)
vertoont zowel tekortkomingen in het beheer als tekortkomingen in de functionaliteit.2002   3.5.9De beheersing van zowel het PeRCC als de AO/IC rondom het systeem
PeRCC behoeft verbetering teneinde de betrouwbaarheid en de controleerbaarheid
van de mutatieverwerking te waarborgen.     De tekortkomingen bij de personele uitgaven van het departement
inclusief het geautomatiseerde systeem kenmerken zich door een zekere taaiheid.
Het duurt lang voordat tekortkomingen tot een oplossing komen.1999          De kandidaat baten-lastendiensten voldoen nog niet aan de instellingsvoorwaarden
van agentschappen.2001   3.5.11Bij het CJIB heeft het verbeterprogramma geleid tot een voldoende
opzet bij 14 van de 19 ernstige tekortkomingen. Of de tekortkomingen daarmee
definitief zijn opgelost moet nog wel uit nader onderzoek blijken.2001   3.5.12Bovenstaande tabel geeft alle (ernstige) onvolkomenheden weer die de Algemene
Rekenkamer heeft geconstateerd én die haar (kwalitatieve) tolerantiegrenzen
overschrijden. Deze onvolkomenheden merkt de Algemene Rekenkamer aan als «potentiële
bezwaargevallen». De AR kan eventueel bezwaar maken tegen deze onvolkomenheden
op grond van artikelen 88 en 89 CW 2001. BIJLAGE 4 VERKLARENDE WOORDENLIJSTHieronder vindt u in alfabetische volgorde een aantal veel voorkomende
belangrijke woorden en begrippen uit het rechtmatigheidsonderzoek van de Algemene
Rekenkamer. Van iedere term wordt de betekenis omschreven. Waar relevant wordt
ook het gebruik van de term in het onderzoek uitgelegd.AccountantsrapportSchriftelijk verslag van een accountant over de bevindingen naar aanleiding
van het onderzoek naar het jaarverslag van een departement dan wel het jaarverslag
van het Rijk.AccountantsverklaringSchriftelijke mededeling van een accountant waarin een oordeel wordt gegeven
over de deugdelijkheid van het departementale jaarverslag. De accountantsverklaring
geeft aan of de gegevens in het jaarverslag betrouwbaar zijn en of het jaarverslag
is opgesteld overeenkomstig de voorschriften, en bevat daarnaast ook een expliciete
uitspraak over de rechtmatigheid.Administratieve systemenSystemen waarin de uitkomsten van de uitvoeringssystemen aan de hand van
boekingsdocumenten worden vastgelegd en worden verwerkt tot deugdelijke informatie
over het beheer.AgentschapZie baten-lastendienst.Artikelgewijze oordeelsvormingWijze waarop het oordeel van de Algemene Rekenkamer over begrotingsartikelen
tot stand komt. Om het budgetrecht van de Staten-Generaal voor de afzonderlijke
begrotingsartikelen tot zijn recht te laten komen, hanteert de Algemene Rekenkamer
kwantitatieve tolerantiegrenzen op het niveau van begrotingsartikelen.Baseline financieel beheer en materieelbeheerDe algemene normen en de daaruit afgeleide criteria voor het financieel
beheer en het materieelbeheer van departementen. De baseline is door het Ministerie
van Financiën op 13 juni 2001 aan alle directeuren van de departementale
accountantsdiensten en van de directies Financieel-Economische Zaken toegezonden
met het verzoek deze vanaf 1 juli 2001 als handleiding toe te passen
en in deze toepassing ook het management te betrekken.Baten-lastendienstOnderdeel van de rijksdienst met een grotere zelfstandigheid dan de departementale
(buiten)diensten. De ministeriële verantwoordelijkheid en het budgetrecht
van de Tweede Kamer worden niet ingeperkt door de instelling van baten-lastendiensten.
Een baten-lastendienst heeft een afzonderlijke plaats in de begroting en de
financiële verantwoording en voert een administratie los van de begrotingsadministratie
van het moederministerie. BedrijfsvoeringDe bedrijfsprocessen die tot doel hebben de door de minister geformuleerde
beleidsdoelstellingen te bereiken, alsmede de sturing en beheersing van deze
processen.BegrijpelijkheidNorm voor vorm en presentatie van het jaarverslag van departementen. Informatie
moet helder en eenvoudig gepresenteerd worden. Dit wordt bevorderd als er
een duidelijke structuur is, als de informatie eenduidig is, als de informatie
niet teveel vaktermen bevat, als het zelfstandig leesbaar is of zonodig duidelijke
verwijzingen bevat. Ook is het belangrijk dat er een helder onderscheid is
tussen middelen, activiteiten, prestaties en effecten.BeleidsintensiveringenVerhogingen van collectieve uitgaven en/of verlagingen van ontvangsten
ten opzichte van de begroting en/of meerjarencijfers, waaraan een beleidsbeslissing
ten grondslag ligt.BeleidsprioriteitenSpeerpunten in het beleid van de minister. Deze kunnen gebaseerd zijn
op het regeerakkoord en/of afspraken met de Tweede Kamer. Over de beleidsprioriteiten
wordt apart verslag gedaan in het beleidsverslag.BestuurskostenUitgaven waarmee de top van het ministerie zich persoonlijk bemoeit of
die rechtstreeks aan de top ten goede komen.BetrouwbaarheidNorm voor zowel de informatie in het jaarverslag van een ministerie zelf,
als voor het proces van informatieverzameling en informatieverwerking. De
informatie moet een getrouwe weergave vormen van hetgeen zij beoogt weer te
geven. Dat wil zeggen: de informatie mag geen materiële onjuistheden
of onvolledigheden bevatten en dient evenwichtig te zijn. Om betrouwbare informatie
te kunnen krijgen, moet er goed gemeten worden en moet herhaalde meting tot
hetzelfde resultaat leiden. Ook validiteit speelt een rol: er moet gemeten
worden wat men beoogt te meten. Verder kan de betrouwbaarheid en continuïteit
van geautomatiseerde systemen een rol spelen.BezwaaronderzoekOnderzoek ten behoeve van de besluitvorming door de Algemene Rekenkamer
over het al dan niet maken van bezwaar. De Algemene Rekenkamer kan bezwaar
maken op grond van artikel 55 van de Comptabiliteitswet. De Algemene Rekenkamer
hanteert een selectief bezwaarbeleid.Budgetrecht Tweede KamerRecht van het parlement om van tevoren toestemming te verlenen aan de
regering voor het aangaan van verplichtingen, het doen van uitgaven en het
innen van ontvangsten (belastingen).Conformiteit aan wettelijke regels (voor de inhoud)De vereiste dat de beleidsinformatie van een ministerie voldoet aan bepaalde
regels en richtlijnen. Een van de belangrijkste richtlijnen is de Regeling
Prestatiegegevens Rijksoverheid (RPE). Hierin is vastgelegd dat (a) de kwaliteit
van de systemen van reguliere prestatiegegevens en (b) de aanwezigheid
van (en de onafhankelijkheid van) evaluatieonderzoek vast te stellen moeten
zijn aan de hand van beschrijvingen van het systeem, de administratieve organisatie
en/of de onderzoeksdossiers.Conformiteit aan wettelijke regels (voor vormvereisten)De presentatie van de informatie in het jaarverslag van een ministerie
moet voldoen aan de verslaggevingseisen zoals die zijn opgenomen in de Rijksbegrotingsvoorschriften.Departementale accountantsdienst/auditdienst (DAD)Onderdeel van het ministerie dat belast is met de controle van het financieel
beheer van het departement en de verantwoording daarover. De DAD voert een
wettelijke taak uit. De Algemene Rekenkamer beschouwt de DAD principieel als
een interne accountant, zij het een relatief onafhankelijke. Een waarborg
voor deze relatieve onafhankelijkheid vormt het feit dat de taak en de plaats
van de DAD wettelijk geregeld zijn. De plaats, direct onder de secretaris-generaal,
waarborgt de onafhankelijkheid ten opzichte van de te controleren afdelingen
en diensten.Deugdelijke weergaveDe financiële verantwoording dient het gevoerde beheer deugdelijk
weer te geven. Dit houdt in dat de informatie betrouwbaar, aanvaardbaar en
toereikend moet zijn, zodat de Staten-Generaal als gebruiker van de informatie
een oordeel over de uitkomsten kan vormen.Europese aanbestedingsrichtlijnenRichtlijnen voor het openstellen van overheidsopdrachten voor leveranciers
uit alle Europese lidstaten gebaseerd op de beginselen: non-discriminatie,
transparant proces en objectieve selectie- en gunningscriteria.Financieel beheerHet geheel van beslissingen, handelingen en regels die zijn bedoeld voor
de sturing en beheersing van, alsmede de verantwoording over, de financiële
transacties en de saldi waarvoor de minister (mede)verantwoordelijkheid draagt.
Deze begripsomschrijving is gebaseerd op de Comptabiliteitswet (CW 2001).FoutenFouten zijn afwijkingen van de criteria «rechtmatigheid» en
«deugdelijke weergave». Rechtmatigheidsfouten en deugdelijke weergave
fouten worden beide onderscheiden in «onjuistheden» en «onvolledigheden».Jaarverslag (departementaal)Het departementale jaarverslag bestaat uit het beleidsverslag en de jaarrekening.
Hiermee legt de minister verantwoording af over het het gevoerde beleid en
de bedrijfsvoering van het ministerie.Financieel Jaarverslag en Saldibalans van het RijkDeze vormen samen de jaarlijkse financiële verantwoording van het
Rijk. Het jaarverslag bevat de rekening van uitgaven en ontvangsten van het
Rijk. De saldibalans van het Rijk sluit op deze rekening aan. Beide worden
opgesteld door de minister van Financiën. MaterieelbeheerDe zorg voor niet-geldelijke zaken vanaf het moment van ontvangst tot
aan het moment van afstoting. Deze definitie is gebaseerd op het besluit Materieelbeheer
1996.M&O-beleidHet geheel van maatregelen genomen door ministers om misbruik en oneigenlijk
gebruik van (subsidie-)regelingen zoveel mogelijk te beperken.Onzeker (onzekerheden)Oordeel dat de Algemene Rekenkamer in bepaalde gevallen geeft over het
financieel beheer van een ministerie. Het oordeel «onzeker» wordt
gegeven wanneer de Algemene Rekenkamer door onvolkomenheden in het financiële
beheer niet kan vaststellen of de betreffende bedragen al dan niet rechtmatig
of al dan niet deugdelijk weergegeven zijn.OnvolkomenheidOverschrijding van de kwalitatieve tolerantiegrens van de Algemene Rekenkamer.OverdrachtsuitgavenSubsidies en specifieke uitkeringen.Potentieel bezwaargevalOnvolkomenheden in het financieel beheer of in de financiële verantwoording
van een ministerie die de kwalitatieve of kwantitatieve tolerantiegrenzen
van de Algemene Rekenkamer overschrijden.PrestatiegegevenOnder prestatiegegevens kunnen zowel effect(indicator)en als informatie
over de prestaties van de overheid worden verstaan.RechtmatigheidNorm waaraan de financiële verantwoordingen van de ministeries en
van het Rijk moeten voldoen, inhoudende dat: (a) de verantwoordingen zijn
opgesteld overeenkomstig de wijze waarop dat in wettelijke regelingen is voorgeschreven,
en (b) de in de verantwoordingen opgenomen bedragen bij de verplichtingen,
uitgaven en ontvangsten tot stand zijn gekomen in overeenstemming met de begrotingswetten
en andere wettelijke regelingen.ReviewDe beoordeling van de controle die is uitgevoerd door de departementale
accountantsdienst/auditdienst (DAD).Deze review dient om vast stellen of de DAD-controle zodanig is uitgevoerd
dat de Algemene Rekenkamer gebruik kan maken van de resultaten ervan.Rechtspersoon met een wettelijke taak (RWT)Instelling die een bij of krachtens de wet geregelde taak uitoefent en
daartoe geheel of gedeeltelijk wordt bekostigd uit de opbrengst van bij of
krachtens de wet ingestelde heffingen. (Begrotingsgefinancierde RWT zijn instellingen
die bijdragen krijgen vanuit de begrotingen van de ministeries. Het betreft
hier dus niet premie- of tariefgefinancierde RWT's). BIJLAGE 5 LIJST MET GEBRUIKTE AFKORTINGENAALAudit Action ListADAccountantsdienstAOAdministratieve OrganisatieARAlgemene RekenkamerARARAlgemene Rijksambtenaren
ReglementBCABureau Centrale AutoriteitBOOMBureau Ontnemingswetgeving
Openbaar MinisterieCJIBCentraal Justitieel
IncassobureauCOACentraal Orgaan AsielzoekersCPMACluster Proces Management
en AuditsCWComptabiliteitswetDADDepartementale AccountantsdienstDBZDirectie BestuurszakenDFEZDirectie Financieel-Economische
ZakenDG-SGDirecteur-Generaal –
Secretaris-GeneraalDIHMDirectie Inkoop,
Huisvesting en MilieuDJIDienst Justitiële
InrichtingenDUBADienst Uitvoering
Beheer en AdviseringESFEuropees Sociaal FondsEU-aanbestedingenEuropese
aanbestedingenFPDForensich Psychiatrische
DienstHHH-termenHebben we bereikt
wat we ons hebben voorgenomen, hebben we daarvoor gedaan wat we van plan waren,
heeft het gekost wat het mocht kostenICInterne ControleICTInformatie en CommunicatietechnologieICTROInformatie en Communicatietechnologie
beheerorganisatie Rechterlijke OrganisatieINDImmigratie-en NaturalisatiedienstM&OMisbruik &
Oneigenlijk gebruikNFINederlands Forensisch
InstituutOMOpenbaar MinisterieRFVRapport bij de Financiële
VerantwoordingRJVRapport bij het JaarverslagRORechterlijke OrganisatieRPERegeling Prestatiegegevens
en EvaluatieonderzoekRWTRechtspersonen met
een Wettelijke TaakSAFIRSalarisadministratie
en Financiële RechtspositietoepassingSAVStichting Adoptie
VoorzieningSRStudiecentrum RechtsplegingSRNStichting Reclassering
NederlandTESToezicht Europese
SubsidiesVBTBVan Beleidsbegroting
tot BeleidsverantwoordingVIRVoorschrift Informatiebeveiliging
RijksdienstWBPWet Bescherming PersoonsgegevensWODCWetenschappelijk
Onderzoeks- en DocumentatiecentrumZBOZelfstandig BestuursorgaanBIJLAGE 6 LIJST MET (KRUIS)VERWIJZINGENOrganisatie-eenheidJaarverslagBeleidsinformatieBedrijfsvoeringCentrale diensten   Auditdienst/Accountantscontrole  3.3.2 Financieel beheer bestuursdepartement  3.5.7Ministeriebreed   Subsidiebeheer  3.5.2Verplichtingenbeheer  3.5.4Contractbeheer  3.5.5 Personele uitgaven  3.5.6 Automatisering  3.5.9 Wet Bescherming Persoonsgegevens  3.5.10 Beleidsinformatie – algemeen 4.7 Wet TES2.6.2  DG Rechtshandhaving   Personele uitgaven Forensisch Psychiatrische Dienst  3.6.5.2 EU-geld stromen  3.5.3DG Preventie, Jeugd, Sancties   Directie Bestuurszaken  3.5.11 Centraal Justitieel Incassobureau  3.5.12 Nederlands Forensisch Instituut  3.5.11 Openbaar Ministerie   Financieel beheer (beslag etc.)  3.5.8 Raad voor de Rechtspraak2.6.3  XNoot1Als gevolg van gewijzigde begrotingsindeling zijn de geldstromen 2001
en 2002 niet één op één vergelijkbaar.XNoot1Waaronder de balans met toelichting, de staat van baten en lasten met
toelichting, het overzicht van de ontwikkeling van het eigen vermogen en het
kasstroomoverzicht.XNoot1Motie Van Walsem, Tweede Kamer, vergaderjaar 2001–2002, 27 849
en 28 035, nr. 24.XNoot1Deze algemene normen zijn overigens ook te herkennen in de verslaggevingseisen. 
 
 Naar boven

 

Directe linkKopieer de link naar uw clipboard 

https://zoek.officielebekendmakingen.nl/kst-28880-13.html

Sluit modaal

 

Disclaimer
De hier aangeboden pdf-bestanden van het Staatsblad, Staatscourant, Tractatenblad, provinciaal blad, gemeenteblad, waterschapsblad en blad gemeenschappelijke regeling vormen de formele bekendmakingen in de zin van de Bekendmakingswet en de Rijkswet goedkeuring en bekendmaking verdragen voor zover ze na 1 juli 2009 zijn uitgegeven. Voor pdf-publicaties van vóór deze datum geldt dat alleen de in papieren vorm uitgegeven bladen formele status hebben; de hier aangeboden elektronische versies daarvan worden bij wijze van service aangeboden.

 

Over deze website
Contact
English
Help
Zoeken

Informatie hergebruiken
Privacy en cookies
Toegankelijkheid
Sitemap
Kwetsbaarheid melden

Open data
Linked Data Overheid
PUC Open Data

MijnOverheid.nl
Rijksoverheid.nl
Ondernemersplein.nl
Werkenbijdeoverheid.nl