Management informatie over inzetbaarheid Defensie; Rapport 'Management informatie over inzetbaarheid Defensie' van de Algemene Rekenkamer
Staten-Generaal — Kamerstuk 
Datum: 2014-07-06 00:00:00.000000
Rechtsgebied: Wetgeving


(function (window, document, dataLayerName, id) {
 window[dataLayerName] = window[dataLayerName] || [], window[dataLayerName].push({ start: (new Date).getTime(), event: "stg.start" }); var scripts = document.getElementsByTagName('script')[0], tags = document.createElement('script');
 function stgCreateCookie(a, b, c) { var d = ""; if (c) { var e = new Date; e.setTime(e.getTime() + 24 * c * 60 * 60 * 1e3), d = "; expires=" + e.toUTCString() } document.cookie = a + "=" + b + d + "; path=/; Secure" }
 var isStgDebug = (window.location.href.match("stg_debug") || document.cookie.match("stg_debug")) && !window.location.href.match("stg_disable_debug"); stgCreateCookie("stg_debug", isStgDebug ? 1 : "", isStgDebug ? 14 : -1);
 var qP = []; dataLayerName !== "dataLayer" && qP.push("data_layer_name=" + dataLayerName), qP.push("use_secure_cookies"), isStgDebug && qP.push("stg_debug"); var qPString = qP.length > 0 ? ("?" + qP.join("&")) : "";
 tags.async = !0, tags.src = "https://koop.piwik.pro/containers/" + id + ".js" + qPString, scripts.parentNode.insertBefore(tags, scripts);
 !function (a, n, i) { a[n] = a[n] || {}; for (var c = 0; c < i.length; c++)!function (i) { a[n][i] = a[n][i] || {}, a[n][i].api = a[n][i].api || function () { var a = [].slice.call(arguments, 0); "string" == typeof a[0] && window[dataLayerName].push({ event: n + "." + i + ":" + a[0], parameters: [].slice.call(arguments, 1) }) } }(i[c]) }(window, "ppms", ["tm", "cm"]);
 })(window, document, 'dataLayer', 'f8b9eee5-8d9c-4ea1-abd5-83e174f29813');
 
 
 
Direct naar content
Navigatie
Contextinformatie
Publicatie
Acties
Inhoudsopgave
Gerelateerde informatie

Menu

U bent nu hier: 
Publicaties
Officiële publicaties

Inloggen

Primaire navigatie

Andere sites binnen Overheid.nl
Home
Uitgebreid zoeken
Mijn abonnementen
Help

Andere sites binnen Overheid.nl

Berichten over uw Buurt
Zoals vergunningen, bouwplannen en lokale regelgeving.

Rondom uw woonadres
Rondom een zelfgekozen adres

Dienstverlening
Zoals belastingen, uitkeringen en subsidies.

Naar dienstverlening

Beleid & regelgeving
Officiële publicaties van de overheid.

Naar beleid & regelgeving

Contactgegevens overheden
Adressen en contactpersonen van overheidsorganisaties.

Naar overheidsorganisaties

 
 
 
U bent hier:

Home

Kamerstuk 30840, nr. 2

 
 
 

Kamerstuk

Datum publicatie
Organisatie
Vergaderjaar
Dossier- en ondernummer

16-10-2006

Tweede Kamer der Staten-Generaal

2006-2007

30840 nr. 2

 

 

 
 
 Toon meer van: Inhoudsopgave
 
 

 
 AanhefLichaamInhoud blz.DEEL I CONCLUSIES, AANBEVELINGEN EN BESTUURLIJKE
REACTIEInhoud blz.1 CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN1.1 Inleiding1.2 Aanleiding en opzet onderzoekHet belang van betrouwbare informatie over inzetbaarheidAchtergrondDoel, probleemstelling en werkwijze1.3 Conclusies1.4 Toelichting bij de conclusies1.4.1 Tekortkomingen in de gegevensverzamelingGegevensverzameling door de eenhedenWerkgroep Bestuurlijke Informatie Defensie1.4.2 Appreciatie door commandant niet betrouwbaar1.5 Aanbevelingen2 REACTIE MINISTER EN NAWOORD ALGEMENE REKENKAMER2.1 Reactie minister van Defensie2.1.1 Algemeen2.1.2 Reactie op hoofdconclusie2.1.3 Reactie op aanbevelingen2.2 Nawoord Algemene RekenkamerBIJLAGE 1BELANGRIJKSTE CONCLUSIES, AANBEVELINGEN EN TOEZEGGINGENDEEL II ONDERZOEKSBEVINDINGENInhoud blz.1 INLEIDING1.1 Achtergrond1.2 Opzet maandrapportages1.3 Doel- en probleemstelling1.4 Aanpak onderzoek1.5 Leeswijzer2 VERZAMELING GEGEVENS VOOR MAANDRAPPORTAGES2.1 Inleiding2.2 Rapportage op basis van structurele taken2.3 Periode waarover wordt gemeten2.4 Cijfers over drie aspecten van inzetbaarheid2.4.1 Personele gereedheidPersonele vullingGeschiktheid personeel2.4.2 Cijfers over materiële gereedheid2.4.3 Cijfers over geoefendheid2.5 Ontwikkeling geautomatiseerde meetsystemen3 BEOORDELING GEGEVENS VOOR MAANDRAPPORTAGES3.1 Appreciatie gegevens door commandanten3.2 Controle gegevens op hogere niveaus3.2.1 Staf operationele commando’s3.2.2 Directie aansturing operationele gereedheidBIJLAGE 1LIJST MET GEBRUIKTE AFKORTINGENLiteratuur
 

 
 
 Toon meer van: Extra informatie
 
 

 
 

Informatie over publicatie

 

 

 
 Toon meer van: Gerelateerd
 
 

 
 Publicaties in kamerdossier

Kamerdossier 30840Toon alle publicaties in het hoofddossier

 

 
 
 Geconsolideerde regelgeving

 

 
 
 Geconsolideerde regelgeving

 

 
 
 Publicaties referendum

 

 

 

 

 

Authentieke versie (PDF)
bestandsgrootte: 72 Kb

Informatie

Gerelateerd

Printen

Delen

 
 
 
30 840Management informatie over inzetbaarheid Defensienr. 2RAPPORTInhoud blz.Deel I, Conclusies, aanbevelingen en bestuurlijke reactie 2Deel II, Onderzoeksbevindingen 9DEEL I CONCLUSIES, AANBEVELINGEN EN BESTUURLIJKE
REACTIEInhoud blz.1Conclusies en aanbevelingen21.1Inleiding2 1.2Aanleiding en opzet onderzoek21.3Conclusies3 1.4Toelichting bij de conclusies4 1.4.1Tekortkomingen in de gegevensverzameling4 1.4.2Appreciatie door commandant niet
betrouwbaar5 1.5Aanbevelingen5 2Reactie minister en nawoord Algemene Rekenkamer52.1Reactie minister van Defensie52.1.1Algemeen6 2.1.2Reactie op hoofdconclusie62.1.3Reactie op aanbevelingen6 2.2Nawoord Algemene Rekenkamer7    Bijlage
1 Belangrijkste conclusies, aanbevelingen en toezeggingen81 CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN1.1 InleidingDe Algemene Rekenkamer heeft onderzoek gedaan naar de maandelijkse informatievoorziening
van de defensieorganisatie aan de minister van Defensie over de inzetbaarheid
van de defensie-eenheden. In dit hoofdstuk bespreken we de conclusies en aanbevelingen
die uit dit onderzoek naar voren zijn gekomen (§ 1.3 t/m 1.5). Daaraan
voorafgaand lichten we de aanleiding, het doel, de vraagstelling en de opzet
van het onderzoek kort toe.1.2 Aanleiding en opzet onderzoekAanleiding voor ons onderzoek was de invoering in 2006 van een nieuw systeem
voor managementinformatie bij het Ministerie van Defensie. Dit nieuwe systeem
moest de informatievoorziening over de inzetbaarheid van defensie-eenheden
verbeteren.Het belang van betrouwbare informatie over inzetbaarheidWanneer een commandant zijn eenheid operationeel gereed meldt, is de kans
groot dat die eenheid wordt ingezet, bijvoorbeeld voor een missie in het buitenland.
Het is dus van belang dat de informatie over de status van een eenheid volledig
en betrouwbaar is. Wanneer dat niet het geval is komt de veiligheid van de
militairen en het slagen van de missie mogelijk in gevaar. Zo zou tijdens
een missie kunnen blijken dat de militairen onvoldoende getraind zijn om de
taken waarvoor ze zijn uitgezonden goed uit te voeren, met alle risico’s
van dien.AchtergrondVanaf 1999 gebruikt de defensieorganisatie zogenoemde gereedheidsmatrices
om aan de departementsleiding informatie te verstrekken over de gereedheid
van eenheden. In 2003 bleek uit een evaluatie dat deze gereedheidsmatrices,
die werden opgenomen in de viermaandelijkse toprapportages, lastig te interpreteren
waren en onvoldoende bestuurlijke waarde hadden.Het Ministerie van Defensie heeft naar aanleiding van die evaluatie veel
inspanning gestoken in het verbeteren van de informatievoorziening over inzetbaarheid.
Dit heeft geleid tot het systeem van maandrapportages, waarbij de commandant
van een eenheid inzicht geeft in de personele gereedheid, de materiële
gereedheid en de geoefendheid van zijn eenheid.In de aanwijzing managementcontrol 2006 is vastgelegd hoe eenheden moeten
rapporteren over gereedheid. Uitgangspunt voor de rapportage is het gereedstellingsplan
van de Commandant der Strijdkrachten (CDS). Dat gereedstellingsplan is een
nadere uitwerking van de operationele doelstellingen over inzetbaarheid uit
de begroting van het Ministerie van Defensie. De commandant van een eenheid
weegt de verzamelde gegevens over personele gereedheid, materiele gereedheid
en geoefendheid en doet op basis daarvan een uitspraak over de status van
zijn eenheid. Dat proces heet appreciatie. De appreciatie is een gewichtig
oordeel: de commandant laat de departementsleiding weten of zijn eenheid ingezet
kan worden volgens het gereedstellingsplan van de CDS.Doel, probleemstelling en werkwijzeDe departementsleiding dient een juist en volledig beeld te hebben van
de inzetbaarheid van defensie-eenheden. Zij maakt daarvoor gebruik van verschillende
schriftelijke en mondelinge bronnen. De maandrapportage is één
van de belangrijkste bronnen.Met dit onderzoek willen wij de kwaliteit van de maandrapportages helpen
verbeteren, zodat de departementsleiding, mede op basis van die maandrapportages,
haar verantwoordelijkheid voor de geplande inzet van eenheden kan waarmaken.We hebben onderzocht of de kwaliteit van de maandrapportages zodanig is
dat de departementsleiding mede aan de hand daarvan kan bepalen of het defensieapparaat
conform de doelstellingen in de begroting ingezet kan worden.We zijn daartoe nagegaan of de systemen die worden gebruikt om informatie
uit te putten juiste en volledige informatie bevatten en of de informatie
die de departementsleiding in de maandrapportages ontvangt over de inzetbaarheid
van eenheden juist en volledig is.Wij hebben ons alleen gericht op de kwaliteit van maandrapportages en
niet op andere informatiebronnen waarvan de departementsleiding gebruik maakt.
Binnen de maandrapportages hebben we ons beperkt tot de informatievoorziening
over operationele eenheden. Informatie over de Defensie Materieel Organisatie
en het Commando Diensten Centrum, die ondersteunend zijn voor de operationele
eenheden, hebben we buiten beschouwing gelaten.Om antwoord te krijgen op bovenstaande vragen hebben we gesprekken gevoerd,
dossieronderzoek gedaan en tien defensie-eenheden bezocht. Deze eenheden zijn
geselecteerd in samenspraak met het Ministerie van Defensie. Om veiligheidsredenen
worden de eenheden in dit rapport niet bij naam genoemd.1.3 ConclusiesDe maandrapportages dienen de departementsleiding inzicht te geven in
de mate waarin de operationele doelstellingen uit de begroting, nader uitgewerkt
in het gereedstellingsplan van de CDS, worden gerealiseerd. De belangrijkste
conclusie uit ons onderzoek is dat de maandrapportages (nog) niet geschikt
zijn om dat inzicht juist en volledig op te leveren.Wij baseren deze conclusie op de volgende deelconclusies:• Er zijn tekortkomingen in de manier waarop gegevens over inzetbaarheid
worden verzameld. De eenheden hanteren verschillende methodes en de systemen,
die worden gebruikt voor het meten van de gereedheid, bevatten geen juiste
en volledige informatie.• De informatie over inzetbaarheid die de minister ontvangt in de
maandrapportages is niet juist en volledig. De commandant doet in de maandrapportages
immers een uitspraak over de status van zijn eenheid, zonder dat hij daarbij
kan steunen op betrouwbare gegevens.In de volgende paragraaf lichten we deze deelconclusies toe.1.4 Toelichting bij de conclusies1.4.1 Tekortkomingen in de gegevensverzamelingGegevensverzameling door de eenhedenDe aanwijzing managementcontrol 2006 schrijft voor hoe eenheden moeten
rapporteren over gereedheid. Desondanks verschillen defensie-eenheden onderling
in de manier waarop ze gegevens verzamelen voor de managementrapportage. Dat
heeft vooral te maken met gebreken in de geautomatiseerde systemen waarvan
de eenheden gebruik maken.Om de personele gereedheid te berekenen gebruiken
veel eenheden het personeelsregistratiesysteem PeopleSoft. Dat systeem vertoont
echter een aantal tekortkomingen. Zo kan je uit het systeem niet opmaken dat
personeelsleden nog in opleiding zijn; deze worden onterecht meegeteld als
gereed personeel. Informatie over bijvoorbeeld de schietvaardigheid of de
lichamelijke conditie van het personeel is ook niet te achterhalen in PeopleSoft.
Deze informatie over de geschiktheid moet echter wel meegenomen worden in
de bepaling van het personele-gereedheidscijfer.Als gevolg van deze tekortkomingen moeten de gegevens uit PeopleSoft vaak
nog diverse handmatige bewerkingen ondergaan voor ze gebruikt kunnen worden
voor het bepalen van de personele gereedheid. Sommige eenheden gebruiken daarom
naast PeopleSoft nog andere, zelf ontwikkelde computertoepassingen, andere
eenheden zien helemaal af van het gebruik van PeopleSoft voor het berekenen
van de personele gereedheid.Bij het bepalen van de materiële gereedheid
en de geoefendheid van het personeel hebben wij
vergelijkbare problemen geconstateerd. De eenheden maken gebruik van verschillende
geautomatiseerde informatiesystemen, al dan niet in combinatie met zelf ontwikkelde
registratiesystemen waarin informatie handmatig wordt bijgehouden. Daarnaast
gebruiken de eenheden geen eenduidige criteria. Zo melden sommige eenheden
materieel alleen gereed als het direct volledig inzetbaar is, terwijl andere
eenheden al een gereedmelding geven als materieel binnen veertien dagen beschikbaar
komt. Er zijn zelfs eenheden die een nog ruimere marge hanteren.Ook bij het bepalen van de geoefendheid hebben we grote verschillen gezien.
Sommige eenheden hebben specifieke eisen waaraan ze de geoefendheid kunnen
toetsen, maar bij andere eenheden ontbreken die eisen. Vooral bij eenheden
met een heterogeen takenpakket is de norm voor geoefendheid moeilijk te bepalen.Werkgroep Bestuurlijke Informatie DefensieDe defensie-eenheden maken bij de gegevensverzameling gebruik van verschillende,
al dan niet geautomatiseerde, systemen. De werkgroep Bestuurlijke informatievoorziening
Defensie (BIDEF) werkt momenteel aan een nieuw defensiebreed managementinformatiesysteem.
Onderdeel van de opdracht aan BIDEF is: het meten van de operationele gereedheid
ondersteunen met geautomatiseerde systemen.Wij hebben tijdens ons onderzoek de indruk gekregen dat de werkgroep BIDEF
bij de ontwikkeling van het nieuwe informatiesysteem veel improviseert. Het
is niet duidelijk aan welke eisen het systeem precies moet voldoen en er wordt
onvoldoende rekening gehouden met de defensiebrede informatiearchitectuur.11.4.2 Appreciatie door commandant niet betrouwbaarCommandanten doen in de maandrapportage een uitspraak over de status van
hun eenheid. Als cijfers over personele gereedheid, materiële gereedheid
en geoefendheid een onjuist beeld geven van de inzetbaarheid van een eenheid,
moeten zij dit in hun appreciatie corrigeren. De commandanten worden echter
onvoldoende gesteund bij het nemen van deze gewichtige beslissing. De brongegevens
zijn zo gebrekkig dat het voor een commandant heel lastig is in de maandrapportage
een beeld van de inzetbaarheid te schetsen dat overeenkomt met de werkelijkheid.De gegevens die operationele eenheden ten behoeve van de maandrapportage
aanleveren, worden op hogere niveaus nog gecontroleerd voordat de maandrapportages
naar de departementsleiding worden gestuurd. Dit leidt tot allerlei (elkaar
deels overlappende) controleactiviteiten. Deze extra controles kunnen echter
niet voorkomen dat het beeld dat de minister via maandrapportages krijgt van
inzetbaarheid van eenheden onbetrouwbaar is. Bij deze controles worden de
fouten die wij in de brongegevens hebben geconstateerd namelijk niet hersteld.1.5 AanbevelingenDe Algemene Rekenkamer beveelt de minister van Defensie aan meer uniformiteit
te brengen in de wijze waarop eenheden gegevens genereren voor de maandrapportages.
Op die manier worden commandanten in staat gesteld in de maandrapportages
een juist en volledig beeld te geven over de uitvoering van het gereedstellingsplan
van de CDS.Een commandant doet in een maandrapportage een uitspraak over de inzetbaarheid
van zijn eenheid. We bevelen de minister van Defensie aan ervoor te zorgen
dat de commandanten bij het maken van deze afweging alle mogelijke ondersteuning
krijgen van goed werkende bronsystemen die juiste en betrouwbare gegevens
genereren over de personele vulling, de materiële gereedheid en de geoefendheid
van eenheden.Wij bevelen de minister aan de stuurgroep BIDEF te belasten met de ontwikkeling
van dergelijke bronsystemen. Het is van belang dat de stuurgroep BIDEF daarbij
rekening houdt met de Defensiebrede informatiearchitectuur, om zo tot doelmatige
en doeltreffende informatievoorziening te komen. Het schetsen van een globaal
informatiemodel is niet voldoende.2 REACTIE MINISTER EN NAWOORD ALGEMENE REKENKAMER2.1 Reactie minister van DefensieDe minister van Defensie heeft op 4 oktober 2006 op ons onderzoek
gereageerd. Hieronder volgt een samenvattende weergave van deze reactie. De
integrale reactie van de minister staat op onze website: www.rekenkamer.nl.2.1.1 AlgemeenDe minister schrijft dat de voortdurende verbetering van de kwaliteit
van managementinformatie binnen Defensie veel aandacht krijgt. Het gaat hierbij
niet uitsluitend om de managementinformatie waarnaar de Algemene Rekenkamer
heeft gekeken, de maandrapportage, maar ook om managementinformatie uit andere
rapportages.De aanbevelingen uit ons onderzoek zal het Ministerie van Defensie gebruiken
om op onderdelen het proces waarmee de maandrapportages tot stand komen, te
verbeteren. Indien de capaciteit van de Algemene Rekenkamer dit toelaat, zou
de minister een ruimer opgezet vervolgonderzoek in 2007 of 2008 op prijs
stellen.2.1.2 Reactie op hoofdconclusieDe minister reageert vervolgens op de hoofdconclusie van ons rapport:
dat de maandrapportage (nog) niet geschikt is om een juist en volledig inzicht
te leveren in de mate waarin de operationele doelstellingen uit de begroting
worden gerealiseerd.De minister geeft aan dat de maandrapportage een belangrijk instrument
is waarmee hij maandelijks op de hoogte wordt gehouden van de status van de
ingezette eenheden, de operationeel gerede eenheden en de eenheden die zich
aan het voorbereiden zijn op een missie (opwerkende eenheden). Dit maandelijkse
beeld wordt aangevuld met meer gedetailleerde informatie die hem met een hogere
frequentie wordt aangereikt, bijvoorbeeld bij zijn dagelijkse bespreking met
de CDS en de secretaris-generaal, bij het Politiek Beraad, bij de formele
briefings door de CDS, bij de dagelijkse briefings door de Directie Operatiën
van de CDS en in andere CDS-rapportages, waaronder de situatierapporten, evaluaties
van vredesoperaties en commandantenmeldingen. Maar ook tijdens de bezoeken
van de minister aan operationele eenheden in Nederland en tijdens uitzendingen
in het buitenland krijgt hij een goed beeld van de operationele inzet. Al
deze informatie maakt deel uit van de managementinformatie over de inzetbaarheid
Defensie, aldus de minister. Hij benadrukt dat deze veelheid en verscheidenheid
aan informatiebronnen ervoor zorgt dat hij een juist en volledig beeld heeft.De complementariteit van de verschillende informatiebronnen, die een waarborg
vormt voor het verkrijgen van een volledig beeld, heeft zijns inziens weinig
aandacht gekregen in het onderzoek van de Algemene Rekenkamer, omdat dit vooral
gericht was op de maandrapportage.2.1.3 Reactie op aanbevelingenDe minister gaat aansluitend in op onze aanbeveling om meer uniformiteit
te brengen in de wijze waarop de eenheden gegevens genereren voor de maandrapportage.
Hij onderschrijft deze aanbeveling, die zijns inziens volledig in overeenstemming
is met het huidige beleid binnen het Ministerie van Defensie inzake de uniformering
van gegevens: «zoveel als mogelijk de totstandkoming van gegevens uniformeren
en zoveel als mogelijk gebruikmaken van bronsystemen».Hierbij tekent de minister wel aan dat uniformering geen doel op zichzelf
is en dat maatwerk altijd noodzakelijk zal blijven. Het Ministerie van Defensie
beschikt nu eenmaal over een grote diversiteit aan operationele en ondersteunende
eenheden. Bij het verzamelen van informatie over de gereedheid van bijvoorbeeld
een geniebataljon, een onderzeeboot en een helikoptersquadron, is slechts
een deel te uniformeren.In reactie op onze aanbeveling om ervoor te zorgen dat de commandanten
een appreciatie van de status van hun eenheden geven op basis van
goedwerkende bronsystemen, laat de minister weten dat hij de noodzaak van
goedwerkende bronsystemen uiteraard volledig onderschrijft, en dat dit binnen
het Ministerie van Defensie een hoge prioriteit heeft. De rol van de appreciatie
van een commandant in de informatievoorziening ziet de minister echter duidelijk
anders dan de Algemene Rekenkamer. De statusrapportage van de operationele
eenheden in de maandrapportage bevat behalve de kwantitatieve gegevens over
personele gereedheid, materiële gereedheid en geoefendheid ook de integrale
appreciaties van de eenheidscommandant en de commandant van het operationele
commando. De kwantitatieve gegevens, vaak in procenten en genormeerd, komen
(zoveel mogelijk) uit bronsystemen. De integrale appreciaties van de commandanten
worden parallel hieraan opgesteld op grond van hun eigen dagelijkse waarneming
en hun directe contacten met de eigen eenheid. Van onze conclusie dat appreciaties
van commandanten niet betrouwbaar zouden zijn neemt de minister dan ook nadrukkelijk
afstand. De appreciatie levert zijns inziens juist een nuancering op van de
kale cijfers, doordat belangrijke maar niet of moeilijk meetbare aspecten
als motivatie, effect van een tekortkoming, ervaring en dergelijke, erin zijn
betrokken. Daarmee fungeert de appreciatie van de commandant ook als controle
op de cijfers; verschillen worden gesignaleerd, onderzocht en toegelicht.
Dat beschouwt de minister ook als de kracht van de persoonlijke appreciatie.
De appreciatie is daarmee een belangrijk onderdeel van de maandrapportage,
complementair aan de cijfers uit de bronsystemen.Tot slot reageert de minister op onze aanbeveling om de stuurgroep BIDEF
te belasten met de ontwikkeling van bronsystemen.De minister geeft nogmaals aan dat de ontwikkeling van bronsystemen binnen
Defensie hoge prioriteit heeft. De verantwoordelijkheid voor de ontwikkeling
hiervan ligt bij de beleidsverantwoordelijken, schrijft hij. De zorg voor
het samenbrengen van de informatie uit de diverse bronsystemen, inclusief
de bijbehorende appreciaties, in de maandrapportage, is het werkveld van de
stuurgroep BIDEF.BIDEF eindigt zijn activiteiten eind 2006 omdat het bereikte resultaat
een projectmatige aanpak niet langer rechtvaardigt. De projectmatige BIDEF-activiteiten
gericht op de verbetering van de kwaliteit van de maandrapportage worden onderdeel
van het reguliere managementcontrolsysteem van het Ministerie van Defensie.
Het gebruik van de defensiebrede Informatiearchitectuur past volgens de minister
in deze aanpak.2.2 Nawoord Algemene RekenkamerHet is de Algemene Rekenkamer bekend dat de minister van Defensie ook
andere bronnen dan de maandrapportages gebruikt om zich op de hoogte te houden
van de status van eenheden. Tijdens ons onderzoek is evenwel niet gebleken
dat er, met betrekking tot de personele vulling, de materiële gereedheid
en de geoefendheid van eenheden, betere bronsystemen bestaan dan die waarop
de maandrapportages zijn gebaseerd. Commandanten van eenheden gaven tijdens
het onderzoek aan dat zij door de gebreken in de bronsystemen moeite hadden
met het opstellen van hun appreciatie.BIJLAGE 1BELANGRIJKSTE CONCLUSIES, AANBEVELINGEN EN TOEZEGGINGENConclusiesAanbevelingenToezeggingen Er zijn tekortkomingen in de manier waarop gegevens
over inzetbaarheid worden verzameld. De eenheden hanteren verschillende methodes
en de systemen, die worden gebruikt voor het meten van de gereedheid, bevatten
geen juiste en volledige informatie. De Algemene
Rekenkamer beveelt de minister van Defensie aan meer uniformiteit te brengen
in de wijze waarop eenheden gegevens genereren. De minister onderschrijft deze aanbeveling, die zijns inziens volledig in
overeenstemming is met het huidige beleid binnen het Ministerie van Defensie
inzake de uniformering van gegevens.   De informatie over inzetbaarheid die de minister
ontvangt in de maandrapportages is niet juist en volledig. De commandant doet
in de maandrapportages immers een uitspraak over de status van zijn eenheid,
zonder dat hij daarbij kan steunen op betrouwbare gegevens. De Algemene Rekenkamer beveelt de minister van Defensie aan ervoor
te zorgen dat de commandanten bij het geven van hun appreciatie alle mogelijke
ondersteuning krijgen van goed werkende bronsystemen en de stuurgroep BIDEF
te belasten met de ontwikkeling van die systemen.De minister onderschrijft de noodzaak van goedwerkende bronsystemen en geeft
aan dat de ontwikkeling ervan hoge prioriteit heeft. Hij neemt echter afstand
van de conclusie van de Algemene Rekenkamer dat appreciaties van commandanten
niet betrouwbaar zouden zijn. Volgens de minister fungeren de appreciaties
juist als controle op de cijfers uit de bronsystemen. De projectmatige BIDEF-activiteiten
gericht op de verbetering van de kwaliteit van de maandrapportage worden vanaf
eind 2006 onderdeel van het reguliere managementcontrolsysteem van het Ministerie
van Defensie. BIDEF eindigt dan zijn activiteiten, omdat het bereikte resultaat
een projectmatige aanpak niet langer rechtvaardigt.DEEL II ONDERZOEKSBEVINDINGENInhoud blz.1Inleiding91.1Achtergrond9 1.2Opzet maandrapportages101.3Doel- en probleemstelling11 1.4Aanpak onderzoek11 1.5Leeswijzer11   2Verzameling gegevens voor maandrapportages122.1Inleiding122.2Rapportage op basis van structurele
taken122.3Periode waarover wordt gemeten13 2.4Cijfers over drie aspecten van
inzetbaarheid13 2.4.1Personele gereedheid13 2.4.2Cijfers over materiële gereedheid142.4.3Cijfers over geoefendheid15 2.5Ontwikkeling geautomatiseerde meetsystemen16    3Beoordeling gegevens voor maandrapportages173.1Appreciatie gegevens door commandanten17 3.2Controle gegevens op hogere niveaus18 3.2.1Staf operationele commando’s183.2.2Directie aansturing operationele
gereedheid18   Bijlage
1 Lijst met gebruikte afkortingen20   Literatuur211 INLEIDINGDe Algemene Rekenkamer heeft van april tot en met juli 2006 onderzoek
gedaan naar de maandelijkse informatievoorziening van de defensieorganisatie
aan de departementsleiding van het Ministerie van Defensie over de inzetbaarheid
van de defensie-eenheden.In de begroting van het departement zijn operationele doelstellingen opgenomen
over de inzetbaarheid van eenheden. De Commandant der Strijdkrachten (CDS)
werkt deze doelstellingen uit in een gereedstellingsplan. In zogenoemde maandrapportages
geven commandanten aan of hun eenheden inzetbaar zijn conform het gereedstellingsplan
van de CDS. Wij hebben de kwaliteit van deze maandrapportages onderzocht.1.1 AchtergrondSinds 1999 gebruikte het Ministerie van Defensie zogenoemde gereedheidsmatrices
om informatie te verstrekken over de gereedheid van eenheden. Deze matrices
werden opgenomen in de viermaandelijkse toprapportages voor de departementsleiding.In 2003 zijn de toprapportages geëvalueerd door de directie beleidsevaluatie
(DBE). Uit die evaluatie bleek dat de gereedheidsmatrices onvoldoende bestuurlijke
waarde hadden; ze bevatten te veel details en de informatie die erin stond
was vaak al bekend. Daarnaast werd geconstateerd dat de gereedheidsmatrices
voor niet ingewijden lastig interpreteerbaar waren en dat de presentatie niet
uniform was. Verder bleek dat de manier waarop de gegevens over inzetbaarheid
tot stand kwamen niet transparant, verifieerbaar en toegankelijk was. Ten
slotte bleek uit de evaluatie ook dat de informatie uit de toprapportages
te weinig toekomstgericht was.Het Ministerie van Defensie onderkende deze problemen en heeft veel inspanning
gestoken in het verbeteren van de informatievoorziening over de inzetbaarheid
van eenheden. Dit heeft geleid tot het systeem van maandrapportages, waarbij
de commandant van een eenheid inzicht geeft in de personele gereedheid, materiële
gereedheid en geoefendheid van een eenheid. De commandant weegt deze gegevens
(appreciatie) en doet op basis daarvan een uitspraak over de status van zijn
eenheid. Vervolgens vindt ook op hoger niveau een kwalitatieve beoordeling
plaats over de status van de eenheid. Dit systeem is na een aantal pilots
in 2005 ingevoerd in 2006.In ons Rapport bij het Jaarverslag 2005 van het Ministerie
van Defensie (X) hebben we ons onderzoek naar dit nieuwe systeem
aangekondigd (Algemene Rekenkamer, 2006b, p. 27).1.2 Opzet maandrapportagesIn de begroting van het Ministerie van Defensie zijn doelstellingen ten
aanzien van de operationele gereedheid van eenheden opgenomen. Deze doelstellingen
zijn uitgewerkt in het gereedstellingsplan van de CDS.In de maandrapportages dienen de eenheden de departementsleiding inzicht
te geven in de mate waarin zij inzetbaar zijn volgens het gereedstellingsplan
van de CDS. Het directoraat-generaal financiën en control (DGFC) heeft
met de aanwijzing managementcontrol 2006 vastgelegd hoe de eenheden daarover
moeten rapporteren.Als er geen specifieke taken zijn opgedragen, bijvoorbeeld in het kader
van uitzendingen, dan dienen de eenheden te rapporteren op basis van hun structurele,
primaire taken, de zogenoemde organieke taken.De maandrapportages moeten informatie verschaffen over drie aspecten van
de inzetbaarheid van een eenheid:• de personele gereedheid geeft de mate
aan waarin het personeel van een eenheid beschikbaar
en geschikt is;• de materiële gereedheid geeft
de mate aan waarin het geautoriseerde materieel van een eenheid beschikbaar en geschikt is;• de geoefendheid geeft de mate aan waarin
een eenheid de voor haar taken voorgeschreven oefeningen met succes kan uitvoeren.Naast defensiebrede regelgeving is er ook sprake van krijgsmachtspecifieke
of onderdeelspecifieke richtlijnen. Deze richtlijnen bepalen dat de informatie
van de rapporterende eenheden niet (alleen) rechtstreeks naar de bestuursstaf
gaat, maar eerst of parallel daaraan ook aan andere niveaus in de organisatie
wordt voorgelegd, zodat de gegevens en de interpretaties van die gegevens
daar beoordeeld kunnen worden.De maandrapportage komt tot stand in drie fasen:1) Gegevensverzameling binnen de eenheden.
De uitvoerende defensie-eenheden verzamelen bedrijfs- en prestatiegegevens.
De commandant van een eenheid weegt die gegevens en doet op basis daarvan
in zijn appreciatie een uitspraak over de status van zijn eenheid.2) Appreciatie van de gegevens op hoger niveau.
De beleidsverantwoordelijken binnen de directie aansturing operationele gereedheid
(DAOG) wegen de verzamelde gegevens en geven in hun appreciatie aan of zij
de eenheid in staat achten de geplande taken te vervullen.3) Samenstelling maandrapportage en begeleidende nota. De verzamelde gegevens en de bijbehorende appreciaties (de statusrapportage)
worden naar het DGFC gestuurd, waar de maandrapportage wordt samengesteld.
Daar wordt ook een concept opgesteld van de begeleidende nota. In die nota
(de covernota) staan de appreciaties en beslispunten op een rij.
Het DGFC biedt de maandrapportage en covernota achtereenvolgens aan aan het
periodiek maandrapportageoverleg en aan het politiek beraad. Daar vindt afstemming
plaats tussen de minister van Defensie en de CDS over de beslispunten.1.3 Doel- en probleemstellingDe minister van Defensie dient een juist en volledig beeld te hebben van
de inzetbaarheid van het defensieapparaat. Hij maakt daarvoor gebruik van
verschillende schriftelijke en mondelinge bronnen. De maandrapportage is één
van de belangrijkste informatiebronnen.Met dit onderzoek willen wij de kwaliteit en kwantiteit van de maandrapportages
helpen verbeteren, zodat de minister van Defensie, mede op basis van die maandrapportages,
zijn verantwoordelijkheid voor de geplande inzet van eenheden kan waarmaken.We hebben onderzocht of de kwaliteit en kwantiteit van de maandrapportages
zodanig is dat de minister van Defensie zich een juist en volledig beeld kan
vormen over de inzetbaarheid van zijn eenheden conform de operationele doelstellingen
uit de begroting, zoals uitgewerkt in het gereedstellingpsplan van de CDS.
We zijn daartoe nagegaan of de systemen die worden gebruikt om informatie
uit te putten juiste en volledige informatie bevatten en of de informatie
die de minister ontvangt over de inzetbaarheid van eenheden juist en volledig
is.We hebben ons in ons onderzoek alleen gericht op de kwaliteit van die
maandrapportages en niet op andere informatiebronnen waar de minister van
Defensie gebruik van maakt. Binnen de maandrapportages hebben we ons beperkt
tot de informatievoorziening over operationele eenheden. Informatie over de
Defensie Materieel Organisatie en het Commando Diensten Centrum, die ondersteunend
zijn voor de operationele eenheden, hebben we buiten beschouwing gelaten.1.4 Aanpak onderzoekVoor dit onderzoek hebben we gegevens verzameld door middel van gesprekken,
dossieronderzoek en onderzoek bij tien eenheden.In samenspraak met het Ministerie van Defensie hebben we bepaald welke
eenheden we zouden onderzoeken. We zijn bij deze eenheden nagegaan of ze inzetbaar
waren volgens het gereedstellingsplan van de CDS. We hebben daarbij gekeken
naar de personele vulling van de eenheden, de geschiktheid van het personeel
voor de te vervullen functie, de materiële gereedheid en de geoefendheid
van het personeel.Uit veiligheidsoverwegingen is besloten geen van de onderzochte eenheden
bij naam te noemen in dit rapport.1.5 LeeswijzerIn hoofdstuk 2 gaan we in op de manier waarop eenheden gegevens verzamelen
voor de maandrapportages. Achtereenvolgens komt in dat hoofdstuk aan bod hoe
de cijfers over personele gereedheid, materiële gereedheid en geoefendheid
gegenereerd worden. We gaan in dat hoofdstuk ook in op de ontwikkeling van
geautomatiseerde informatiesystemen, die de totstandkoming van de maandrapportages
moeten ondersteunen.Hoofdstuk 3 gaat over de beoordeling van de verzamelde gegevens. Hoe komen
commandanten tot een uitspraak over de status van hun eenheid en hoe wordt
deze informatie op hoger niveau beoordeeld.2 VERZAMELING GEGEVENS VOOR MAANDRAPPORTAGES2.1 InleidingIn de maandrapportages rapporteren eenheden over hun inzetbaarheid op
basis van het gereedstellingsplan van de CDS. Als geen specifieke taken zijn
opgedragen, bijvoorbeeld in het kader van uitzendingen, dan dient gerapporteerd
te worden over de inzetbaarheid op basis van de structurele, primaire taken
van de eenheid. De maandrapportages geven informatie over drie aspecten van
de inzetbaarheid van eenheden: de personele vulling, de materiële gereedheid
en de geoefendheid van het personeel.Deze cijfers over de inzetbaarheid worden gecomplementeerd door een appreciatie
van de commandant van de eenheid. De cijfers en de appreciaties worden vervolgens
op hoger niveau beoordeeld.De appreciatie van de gegevens komt in het volgende hoofdstuk aan bod.
In dit hoofdstuk gaan we in op de manier waarop eenheden gegevens verzamelen
voor de maandrapportages.Wij zijn bij tien eenheden nagegaan of zij rapporteren op basis van hun
structurele taken (§ 2.2) en over welke periode ze meten (§ 2.3).
Vervolgens zijn we nagegaan hoe de eenheden te werk gaan bij het verzamelen
van gegevens over de personele vulling, de materiële gereedheid en de
geoefendheid van de eenheid. We hebben daarbij gekeken naar de juistheid en
volledigheid van deze gegevens (§ 2.4).De geautomatiseerde informatiesystemen die de totstandkoming van de maandrapportages
moeten ondersteunen komen in § 2.5 aan bod. We gaan daar vooral
in op de stand van zaken van het project Bestuurlijke informatievoorziening
Defensie (BIDEF).2.2 Rapportage op basis van structurele takenVolgens de aanwijzing managementcontrol 2006 dienen eenheden te rapporteren
op basis van hun structurele taken. Een uitzondering wordt gemaakt voor eenheden
die een specifieke taak opgedragen hebben gekregen, bijvoorbeeld voor een
uitzending. In dat geval wordt gerapporteerd over de inzetbaarheid voor die
specifieke taak.Het uitgangspunt van rapporteren vanuit de structurele taken leidt ertoe
dat, ondanks dat een eenheid zich aan het voorbereiden is voor een missie,
deze toch tot aan het moment van vertrek zal moeten blijven rapporteren over
haar «normale» taken. Vanaf het moment van uitzending wordt er
rechtstreeks aan de CDS gerapporteerd over de missie. Als een commandant toch
iets wil melden over de voorbereidende werkzaamheden voor een missie, kan
hij dit doen in zijn appreciatie onder het kopje «Beoordeling inzetgereedheid
uitzendopdrachten».Het kan voorkomen dat eenheden al anticiperen op toekomstige inzet zonder
dat de opdracht door CDS is verstrekt. Bij enkele van de door ons onderzochte
eenheden was dat het geval.Wij zijn nagegaan of eenheden zich bij de rapportage inderdaad baseren
op hun structurele taken. Tevens zijn we nagegaan of de rapportage alle structurele
taken beslaat.Uit het onderzoek blijkt dat er verschillen bestaan tussen de eenheden:• Zeven eenheden rapporteren op basis van al hun structurele taken.• Twee eenheden rapporteren op basis van slechts een deel van hun
structurele taken.• Eén eenheid rapporteert onterecht op basis van de geplande
specifieke taken.2.3 Periode waarover wordt gemetenUit de regelgeving blijkt dat de cijfers over de personele gereedheid,
materiële gereedheid en geoefendheid op de afgelopen maand moeten slaan.Uit ons onderzoek blijkt dat eenheden hiermee verschillend omgaan. Soms
worden zelfs binnen een rapportage van een eenheid verschillende data aangehouden.De cijfers in de maandrapportage kunnen gebaseerd zijn op:• De gemiddelden over een maand;• De stand van zaken op de laatste dag van de maand;• De stand van zaken op een datum tegen het einde van de maand;• De gegevens van de maand voorafgaand aan de verslagmaand.2.4 Cijfers over drie aspecten van inzetbaarheid2.4.1 Personele gereedheidDe rapportage over de personele gereedheid dient, volgens de aanwijzing
managementcontrol 2006, twee aspecten te bevatten. In de eerste plaats gaat
het om gegevens over de feitelijke vulling van de eenheden met personeel en
in de tweede plaats om de vraag of het personeel geschikt is bepaalde functies
uit te oefenen.De cijfers over personele gereedheid blijken in vrijwel alle gevallen
alleen betrekking te hebben op vulling en niet op geschiktheid. Dit brengt
het risico met zich mee dat het overkoepelende cijfer over de personele gereedheid
niet altijd een juist beeld geeft van de werkelijkheid.Hieronder gaan we dieper in op de knelpunten bij de totstandkoming van
de afzonderlijke cijfers: vulling en geschiktheid.Personele vullingVoor het berekenen van de feitelijke personele vulling gebruiken de meeste
eenheden het personeelsregistratiesysteem PeopleSoft. Bij de toepassing van
PeopleSoft doen zich een aantal tekortkomingen voor die van invloed zijn op
de vaststelling van het cijfer. In vrijwel alle gesprekken (niet alleen met
de rapporterende eenheden maar ook met stafvertegenwoordigers) werden daar
voorbeelden van genoemd:– PeopleSoft is (nog) niet aangepast aan de organisatiestructuur
van een eenheid.– Vertrokken personeelsleden staan nog in het systeem; het komt
zelfs voor dat twee personen met dezelfde functie op één werkplek
staan en allebei worden meegeteld.– Nieuwe personeelsleden zijn nog niet in het systeem opgenomen.– Parttimers worden door PeopleSoft aangemerkt als fulltimers.– Het systeem kan geen onderscheid maken tussen gewone functies
en sleutelfuncties.– Personeel in opleiding wordt niet als zodanig aangemerkt door
 PeopleSoft, het systeem telt dit personeel daarom als vulling.– PeopleSoft houdt bij het bepalen van de vulling geen rekening
met speciale eisen die gelden voor inzet.– Vacatures die tijdelijk niet vervuld mogen worden, worden toch
meegeteld.– Uitgezonden en gedetacheerde personen blijven meetellen als vulling
van de operationele eenheid waartoe ze behoren.Het gevolg van deze tekortkomingen in PeopleSoft is dat de gegevens nog
diverse handmatige bewerkingen moeten ondergaan voor ze gebruikt kunnen worden
voor het berekenen van het vullingspercentage. In een aantal gevallen wordt
daarbij gebruikgemaakt van zelf ontwikkelde computertoepassingen.
Ook zien eenheden soms volledig af van het gebruik van PeopleSoft voor het
berekenen van de personele gereedheid.Diverse van onze gesprekspartners hebben tijdens het onderzoek vraagtekens
gezet bij de waarde van de vullingscijfers als indicator voor de operationele
gereedheid. Er ontstaat een vertekend beeld doordat een gemiddelde wordt berekend
op basis van de vulling van verschillende soorten functies. Dit leidt ertoe
dat een overbezetting in ondersteunende functies en een onderbezetting in
primaire functies toch een score van 100% personele vulling kan geven.Ook het «rondpompen» van personeel heeft invloed op de betrouwbaarheid
van het cijfer over de personele vulling. Tussen eenheden wordt soms geschoven
met personeel. Dit blijkt problemen te geven als de betrokken eenheden tegelijkertijd
ingezet worden.Ten slotte blijkt dat eenheden vulling en geschiktheid niet altijd op
dezelfde manier onderscheiden. Het cijfer over de personele vulling betreft
soms al het personeel, maar soms worden alleen functionarissen die zijn opgeleid meegeteld. Op
die manier wordt bij de feitelijke personele vulling al een element van de
geschiktheid van het personeel meegenomen. Wanneer ook de mensen die niet
zijn opgeleid worden meegeteld daarentegen, doet zich de vraag voor of het
cijfer over de personele gereedheid nog wel een betrouwbaar beeld geeft van
de daadwerkelijke «gereedheid» van het personeel van de eenheid,
vooral in die gevallen waar het opleidingstekort niet op korte termijn kan
worden weggewerkt.Geschiktheid personeelPersoneel moet geschikt zijn om mee te tellen in het gereedheidspercentage
van een eenheid. Personeel is geschikt als het voldoet aan een aantal fysieke
eisen en aan een aantal algemene en functiegerichte opleidingseisen. Zo moeten
personeelsleden de opleiding voor de functie afgerond hebben, hun schietvaardigheid
moet op peil zijn en ze moeten conditioneel in orde zijn.Dit soort gegevens is niet uit PeopleSoft te herleiden. Daarom houden
sommige eenheden aparte, al dan niet geautomatiseerde, systemen bij.Zeven van de onderzochte eenheden hielden alle geschiktheidsgegevens bij
in eigen systemen, of in ieder geval een deel van die gegevens. Het bijhouden
van deze «extra» systemen leidt in de praktijk tot een forse administratieve
lastendruk bij de eenheden. Ook komt het de eenduidigheid en uniformiteit
van de gegevensverzameling niet ten goede.2.4.2 Cijfers over materiële gereedheidMateriële gereedheid geeft de mate aan waarin het materieel van een
eenheid beschikbaar en geschikt is. Wij hebben diverse methoden waargenomen
voor de bepaling van de materiële gereedheid, die niet allemaal een even
betrouwbaar cijfer opleveren. Bij één eenheid werd het cijfer
voor materiële gereedheid door de commandant zelf genoemd als voorbeeld
van een minder betekenisvol cijfer.Sommige eenheden tellen al het materieel gelijkwaardig
mee in de bepaling van de materiële gereedheid, ongeacht het belang ervan
voor de eenheid. Andere eenheden werken met wegingsfactoren, die het belang
van het materieel voor de eenheid tot uitdrukking brengen.Ook werken eenheden soms met een lijst van goederen die bij het bepalen
van de materiële gereedheid meegeteld moeten worden. Een dergelijke lijst
is echter niet voor iedere eenheid geschikt. Sommige eenheden maken namelijk
veel gebruik van niet-standaardgoederen. En soms is een eenheid van mening
dat de lijst verouderd is. Het materiële gereedheidscijfer dat op basis
van een verouderde lijst is berekend geeft geen betrouwbaar beeld
van de daadwerkelijke materiële situatie. Een commandant moet dat dan
meenemen in zijn appreciatie.Verder hebben we geconstateerd dat sommige eenheden materieel dat binnen
een bepaalde tijd geschikt gemaakt kon worden, als beschikbaar en gereed aanmerken,
terwijl het begrip beschikbaar en geschikt bij andere eenheden betekent: direct
volledig inzetbaar.Het komt ook voor dat materieel dat mankementen vertoont toch wordt meegenomen
in het gereedheidscijfer, terwijl dergelijk materieel de inzetduur van een
eenheid aanzienlijk beperkt.Voor het berekenen van de materiële gereedheid wordt binnen de operationele
eenheden meestal gebruikgemaakt van geautomatiseerde systemen in combinatie
met handmatige procedures. De Landmacht, de Luchtmacht en de Marine gebruiken
hun eigen bronsystemen voor het berekenen van de materiële gereedheid.2.4.3 Cijfers over geoefendheidVoor de geoefendheid gelden verschillende gradaties. Zo wordt er bijvoorbeeld
onderscheid gemaakt tussen geoefendheid op pelotonniveau en geoefendheid op
brigadeniveau. Voor de verschillende gradaties zijn verschillende oefeningen
voorgeschreven. Om geoefend te zijn dient het personeel van een eenheid deze
oefeningen met succes te doorlopen. Het succes wordt gemeten aan de hand van
zogeheten eindeisen waaraan tijdens de oefening moet worden voldaan.Uit ons onderzoek bleek, dat zeven eenheden specifieke eisen stellen aan
de geoefendheid van het personeel en dit ook toetsen. Bij twee eenheden ontbraken
de eindeisen om de geoefendheid te toetsen.Net als bij materiële gereedheid gebruiken eenheden voor het bepalen
van de mate van geoefendheid verschillende methoden. Sommige eenheden houden
de geoefendheid van het personeel bij in systemen die ze daarvoor zelf ontwikkeld
hebben. In enkele gevallen is er sprake van een combinatie van centraal beschikbaar
gestelde systemen en handmatige registraties.Net als bij de bepaling van het materiële-gereedsheidscijfer geldt
voor het bepalen van het geoefendheidspercentage dat sommige methoden een
risico vormen voor de betrouwbaarheid van de cijfers. Wij hebben de volgende
knelpunten geconstateerd:• Sommige eenheden wijken bij het bepalen van de geoefendheid af
van de opleidingseisen en de aanvullende eisen die daarvoor zijn vastgelegd.• Er wordt niet altijd rekening mee gehouden, dat naast het individuele
niveau ook op hoger niveau geoefend moet worden.• Het geoefendheidspercentage heeft soms betrekking op slechts een
deel van het personeel van de eenheid.• De oefenpakketten, die voorschrijven welke handelingen militairen
op een bepaald niveau moeten kunnen uitvoeren, zijn volgens sommige eenheden
verouderd. Dit leidt bij die eenheden tot een te laag geoefendheidspercentage,
dat de commandant vervolgens moet corrigeren.• In een aantal gevallen ontbreekt de norm voor geoefendheid. Vooral
bij eenheden met een heterogeen takenpakket is die norm moeilijk te bepalen.2.5 Ontwikkeling geautomatiseerde meetsystemenTen behoeve van de verbetering van de bestuurlijke informatievoorziening
van het Ministerie van Defensie werd de projectorganisatie BIDEF ingericht.
Deze bestaat uit een stuurgroep BIDEF en een werkgroep BIDEF. De werkgroep
BIDEF ontwikkelt een nieuw managementinformatiesysteem. De subwerkgroep Operatiën
is onderdeel van de werkgroep BIDEF en heeft als opdracht om het meten van
de operationele gereedheid van de defensie-eenheden te ondersteunen met geautomatiseerde
systemen.In 20061 werden onder de subwerkgroep Operatiën
vier werkgroepen geformeerd. Drie werkgroepen werken geautomatiseerde meetsystemen
uit voor het meten van operationele gereedheid van respectievelijk landeenheden,
maritieme eenheden en vliegende eenheden. De vierde werkgroep is overkoepelend
en richt zich op proces- en gegevensstandaardisatie.Voor ons onderzoek hebben wij de instellingsbeschikkingen van de werkgroep
BIDEF en de stuurgroep BIDEF opgevraagd, evenals de verslagen van de in de
afgelopen twaalf maanden gehouden bijeenkomsten. Naar aanleiding van dit verzoek
bleek dat er geen instellingsbeschikkingen waren en dat er in ieder geval
het laatste jaar geen verslagen zijn gemaakt van de werk- en stuurgroepvergaderingen.Om toch inzicht te krijgen in het management van het project BIDEF, hebben
wij ook de plannen opgevraagd die voor de uitvoering van BIDEF zijn gemaakt,
evenals de daarbij aansluitende voortgangsrapportages. We hebben alleen de
beschikking gekregen over de notitie die de voorzitter van de werkgroep BIDEF
op 31 augustus 2005 heeft gestuurd aan de voorzitter en de leden van
de stuurgroep BIDEF, over het vervolg van het BIDEF-project.In die notitie staat dat met het project BIDEF de eerste belangrijke stappen
zijn gezet op weg naar betrouwbare en bruikbare informatie voor de bewindslieden
en de ambtelijke top. Het is de bedoeling dat DGFC BIDEF voortzet als een
project met een vaste einddatum en een helder geformuleerd einddoel.Het einddoel, dat op 31 december 2006 gehaald moet zijn, wordt in
de notitie als volgt geformuleerd:«De defensieorganisatie beschikt over een systeem dat maandelijks
de departementsleiding voorziet van betrouwbare en bruikbare informatie over
de bedrijfsvoering en beleidsrealisatie. De verantwoordelijkheid voor zowel
het onderhoud, het beheer, de doorontwikkeling en de toetsing van dit systeem,
als ook de verantwoordelijkheid voor de informatie in dit systeem, zijn duidelijk
belegd in de defensieorganisatie.»Uit de notitie blijkt echter niet:• welke die reeds gezette stappen zijn;• hoe iedere stap bijdraagt aan de betrouwbaarheid en bruikbaarheid
van informatie;• aan welke functionele eisen en kwaliteitseisen het informatiesysteem
moet voldoen (wat houdt het einddoel precies in?);• op welke manier de weg naar het einddoel wordt afgelegd (welke
fasen kent het project, wat zijn de meetbare tussenproducten?);• hoe over de afgelegde weg verantwoording wordt afgelegd (wie krijgt
welke informatie en hoe vaak?).De werkgroep BIDEF schetst in de notitie een ontwikkeling van het BIDEF-project
tot eind 2006. Tot halverwege 2006 ligt het accent op het ontwikkelen van
het systeem en daarna op het borgen.Gezien het feit dat de werkgroepen van de subwerkgroep Operatiën
pas halverwege 2006 begonnen zijn met hun werkzaamheden, lijkt het niet realistisch
te verwachten dat het Ministerie van Defensie eind 2006 beschikt
over een betrouwbaar en bruikbaar geautomatiseerd systeem dat het meten van
de gereedheid van de operationele eenheden ondersteunt. De taak waar de werkgroepen
van de subgroep Operatiën voor staan is niet gering en zij moeten de
plannen van aanpak nog schrijven.Verder is ons tijdens het onderzoek gebleken, dat voor zover er al sprake
kan zijn van een accentverschuiving van ontwikkeling naar borging, dit slechts
betrekking kan hebben op de borging van procedures en niet op de kwaliteit
van de bronsystemen. De bronsystemen zijn namelijk zeer gebrekkig, zoals blijkt
uit de vorige paragraaf.De leden van werkgroep BIDEF typeren zich in de notitie als pioniers en
geven aan dat de korte lijnen, de creativiteit en het improvisatievermogen
van de werkgroep BIDEF belangrijke succesfactoren zijn geweest, maar dat de
pioniersfase inmiddels voorbij is. Wij hebben echter de indruk dat er bij
de ontwikkeling van een informatiesysteem voor de maandrapportage nog steeds
veel geïmproviseerd wordt. Zo meldden gesprekspartners dat de maandrapportage
nog geen moment van rust heeft gekend.Het risico van improvisatie is dat er onvoldoende rekening wordt gehouden
met de defensiebrede informatiearchitectuur waarbinnen informatiesystemen
ontwikkeld moeten worden. Bij navraag bij de Directie Informatievoorziening
en Organisatie (DIO) bleek dat het informatiesysteem voor maandrapportage
inderdaad niet is gebaseerd op een geaccordeerde informatiearchitectuur.13 BEOORDELING GEGEVENS VOOR MAANDRAPPORTAGESMaandrapportages bestaan uit gegevens over inzetbaarheid en een afgewogen oordeel (appreciatie) over die gegevens van onder
meer de commandant van de eenheid. In dit hoofdstuk gaan we in op de beoordeling
van de verzamelde gegevens.We zijn nagegaan hoe de appreciatie van de gegevens door de commandant
van de eenheid tot stand komt (§ 3.1) en hoe de maandrapportages
op hogere niveaus binnen de defensieorganisatie worden behandeld (§ 3.2).3.1 Appreciatie gegevens door commandantenNaast de cijfers over de personele gereedheid, de materiële gereedheid
en de geoefendheid, bevat de maandrapportage ook een appreciatie van de commandant
van de eenheid. In deze appreciatie geeft de commandant van de eenheid aan
of zijn eenheid, gelet op de personele gereedheid, de materiële gereedheid
en geoefendheid, in staat is haar taken te vervullen. De commandant van de
eenheid geeft hiermee aan of hij de verantwoordelijkheid wil nemen voor de
geplande operationele taken, met alle mogelijke risico’s van dien.De appreciatie van de commandant is dus een wezenlijk onderdeel van de
maandrapportage. In een notitie van de CDS aan de voorzitter en leden van
het Politiek Beraad van 5 september 2005 wordt gewezen op de centrale
rol van de appreciatie van de commandanten. Ook wijst de CDS er in die notitie
op dat de brongegevens die gebruikt worden voor de onderbouwing van de appreciatie
van de commandanten de basis vormen voor de gereedheidsmeting. Deze gegevens
moeten het oordeel van de commandanten niet alleen ondersteunen maar ze moeten
ook borgen dat de spreiding in het oordeel van de verschillende commandanten
wordt geminimaliseerd.Bij de eenheden die wij hebben onderzocht hebben we tekortkomingen geconstateerd
bij het meten van de personele gereedheid, de materiële gereedheid en
de geoefendheid. De commandant moet in dat geval een beslissing
nemen op basis van gebrekkige informatie, hij kan bij zijn appreciatie niet
steunen op veel feitelijk materiaal.3.2 Controle gegevens op hogere niveausDe eenheden sturen de verzamelde gegevens en appreciaties naar het DGFC,
waar de maandrapportage wordt samengesteld. DGFC biedt de maandrapportage
vervolgens aan aan het periodiek maandrapportageoverleg en aan het politiek
beraad.Vóór de gereedheidsgegevens bij het DGFC terechtkomen, zijn
ze langs verschillende niveaus geweest. Rond de organisatie van de maandrapportage
blijkt zich een werkwijze te hebben ontwikkeld waarbij hogere niveaus een
beoordeling uitvoeren op de gereedheidsgegevens die operationele eenheden
aanleveren voor de maandrapportage. De gegevens worden in ieder geval nog
gecheckt door de directie aansturing operationele gereedstelling (DAOG). Daaraan
voorafgaand worden de gegevens vaak ook gecontroleerd door de staf van de
brigade of het operationele commando waar de eenheid onder valt.3.2.1 Staf operationele commando’sBinnen het Commando Luchtstrijdkrachten (CLSK), het Commando Zeestrijdkrachten
(CZSK) en het commando Landstrijdkrachten (CLAS) is afgesproken dat operationele
eenheden hun gegevens eerst (ook) doorgeven aan de staf van het betreffende
operationele commando. Ook de eenheden van de Koninklijke Marechaussee (KMar)
leveren hun gegevens aan bij de staf. Het verschil met de andere krijgsmachtdelen
is dat de gegevens van de KMar-onderdelen daarna niet eerst naar de DAOG gaan,
maar rechtstreeks naar het DGFC.De staven van de operationele commando’s onderwerpen de gegevens
en appreciaties van de eenheden aan een nadere beschouwing. Zij beoordelen
de statusrapportages vooral op hun procesmatige kwaliteit. Het gaat hier om
zaken als:• Is de rapportage consistent met de rapportage van de voorgaande
maand en met andere besluitvorming?• Is de rapportage helder, volledig en duidelijk? Kan de rapportage
als zelfstandig geheel worden gelezen en juist worden geïnterpreteerd?• Komt de aangegeven gereedheid overeen met het gereedstellingsplan
van de CDS.Deze analyse wordt door de staven gezien als een maatregel om ervoor te
zorgen dat de informatie aan de minister over de operationele gereedheid van
defensie-eenheden betrouwbaar is. De rapportage wordt naar aanleiding van
deze beoordeling echter niet meer inhoudelijk aangepast.De staf van het operationele commando zorgt er verderop in het traject
voor dat de reactie van de DAOG op de maandrapportage wordt teruggekoppeld
naar de eenheden.3.2.2 Directie aansturing operationele gereedheidDe cijfers die de DAOG ontvangt worden ongewijzigd overgenomen, met dien
verstande dat de DAOG wel een paar dingen nagaat:• Zijn de gegevens volledig?• Wijken de cijfers significant af van de vorige rapportages?• Is de toelichting consistent met de getallen?• Hoe verhoudt de rapportage zich tot het gereedstellingsplan van
de CDS (is de gerapporteerde status conform de geplande status)?Na het uitvoeren van deze controles neemt de DAOG de cijfers over in de
maandtabel voor de statusrapportage. Het ontbreekt de DAOG aan handvatten
om cijfers op kwaliteit (betrouwbaarheid en volledigheid) te beoordelen. De
DAOG voert dus geen formele toets uit maar probeert zich een beeld te vormen
van de cijfers.De DAOG koppelt alleen terug naar de staf van de operationele commando’s
en niet naar de rapporterende eenheden zelf.De DAOG stuurt de gegevens met de aanvullende appreciaties door naar het
DGFC. Het DGFC zorgt ervoor dat de maandrapportage, voorzien van een begeleidende
nota, bij de departementsleiding terechtkomt. BIJLAGE 1LIJST MET GEBRUIKTE AFKORTINGENBIDEFBestuurlijke informatievoorziening
Defensie CDSCommandant der StrijdkrachtenCLSKCommando Luchtstrijdkrachten CLASCommando Landstrijdkrachten CZSKCommando ZeestrijdkrachtenDAOGDirectie aansturing
operationele gereedheidDBEDirectie beleidsevaluatie DGFCDirectoraat-generaal
financiën en control DIODirectie informatievoorziening
en organisatie KMarKoninklijke MarechausseeLiteratuurAlgemene Rekenkamer (2006a). Grip op informatievoorziening;
IT-governance bij ministeries. Tweede Kamer, veragderjaar 2005–2006,
30 505, nrs 1–2. Den Haag: SDU.Algemene Rekenkamer (2006b). Rapport bij het Jaarverslag
2005 van het Ministerie van Defensie (X). Tweede Kamer, vergaderjaar
2005–2006, 30 550, nr. 2. Den Haag: SDU.XNoot1In ons rapport Grip op informatievoorziening; IT-governance
bij ministeries wijzen wij op het belang van een goede informatievoorziening.
Eén van de aandachtspunten is de concernbrede informatiearchitectuur
(Algemene Rekenkamer, 2006a).XNoot1«Opzet werkgroepen voor het uitwerken van de geautomatiseerde meetsystemen
voor de operationele gereedheidsmeting», notitie van directeur DAOG
aan voorzitter en leden van het beraad operationele commandanten; datum onbekend
(in ieder geval na 24 januari 2006).XNoot1In ons rapport Grip op informatievoorziening; IT-governance
bij ministeries wijzen wij op het belang van een goede informatievoorziening.
Eén van de aandachtspunten is de concernbrede informatiearchitectuur
(Algemene Rekenkamer, 2006a). 
 
 Naar boven

 

Directe linkKopieer de link naar uw clipboard 

https://zoek.officielebekendmakingen.nl/kst-30840-2.html

Sluit modaal

 

Disclaimer
De hier aangeboden pdf-bestanden van het Staatsblad, Staatscourant, Tractatenblad, provinciaal blad, gemeenteblad, waterschapsblad en blad gemeenschappelijke regeling vormen de formele bekendmakingen in de zin van de Bekendmakingswet en de Rijkswet goedkeuring en bekendmaking verdragen voor zover ze na 1 juli 2009 zijn uitgegeven. Voor pdf-publicaties van vóór deze datum geldt dat alleen de in papieren vorm uitgegeven bladen formele status hebben; de hier aangeboden elektronische versies daarvan worden bij wijze van service aangeboden.

 

Over deze website
Contact
English
Help
Zoeken

Informatie hergebruiken
Privacy en cookies
Toegankelijkheid
Sitemap
Kwetsbaarheid melden

Open data
Linked Data Overheid
PUC Open Data

MijnOverheid.nl
Rijksoverheid.nl
Ondernemersplein.nl
Werkenbijdeoverheid.nl