Wendbaarheid ‘voorzien-in’ proces materieel
Staten-Generaal — Kamerstuk Brief
Datum: 2023-01-30 00:00:00.000000
Rechtsgebied: Wetgeving


Vergaderjaar 2022-2023
 Tweede Kamer der Staten-Generaal
 2
 Kamerstukken
 
 
 
 27 830
 
 Materieelprojecten
 
 
 Nr. 379
 BRIEF VAN DE STAATSSECRETARIS VAN DEFENSIE
 
 
 
 Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal
 Den Haag, 1 november 2022
 Inleiding
 In de Defensienota 2022 (Kamerstuk 36 124) kondigt het kabinet de grootste investering in Defensie sinds het einde van de Koude Oorlog aan. Veel Westerse landen, met name in Europa, hebben eenzelfde besluit genomen. De hoeveelheid nieuwe projecten die Defensie de komende jaren wil starten en de toename van de vraag naar materieel wereldwijd noodzaken ons om wendbaarder te zijn in het verwervingsproces van materieel. Met deze brief informeer ik u over de stappen die Defensie zet om het «voorzien-in» proces voor materieel wendbaarder te maken.
 Met het «voorzien-in» proces wordt de keten bedoeld die loopt van de behoeftestelling tot en met de levering van producten of diensten, inclusief de nazorg. Binnen het «voorzien-in» proces worden alle producten en diensten voor de defensieorganisatie verworven. We hebben sinds het aantreden van dit kabinet op verschillende momenten over dit onderwerp van gedachten gewisseld en een aantal van uw leden heeft er schriftelijke vragen over gesteld.1Zie antwoorden op vragen van het lid Eppink over de aanbestedingsregels van de aankoop van defensiematerieel (Aanhangsel Handelingen II 2021–2022, nr. 3208) en de reactie op de motie van het lid Valstar (Kamerstuk 35 925 X, nr. 84). In de Defensienota 2022 heb ik aangegeven te streven naar een actualisatie van het Defensie Materieel Proces (DMP), een onderdeel van het «voorzien-in» proces, in 2023. Gezien zowel de urgentie als de complexiteit van het onderwerp wil ik die actualisatie nu al uitvoeren en stel ik voor enkele aspecten van het DMP aan te passen. Omdat het DMP zorgt voor adequate informatievoorziening van Defensie aan de Tweede Kamer over projecten op het gebied van materieel, vastgoed en IT omvat, ga ik hierover graag met u in gesprek. Ook benoem ik in deze brief initiatieven naast het DMP om onze wendbaarheid te vergroten.
 Aanleiding en context
 Zoals gemeld in het Defensie Projectenoverzicht (DPO) 2022 (Kamerstuk 27 830, nr. 374) verwacht Defensie in 2023 ruim 30 nieuwe materieelprojecten te starten. Om nieuw materieel te verwerven, heeft Defensie mechanismen nodig om de schaarse capaciteit in de voorzien-in keten zo efficiënt mogelijk in te zetten. In deze context verwijst «wendbaarheid» ook naar een prioriteringsinstrument, niet alleen naar kortere doorlooptijden. Het is van belang dat de vrouwen en mannen van Defensie zien en ervaren dat het benodigde nieuwe materieel er, na jaren van krapte, echt aankomt.
 Wendbaarheid is ook nodig omdat Nederland niet het enige land is dat haar krijgsmacht op orde brengt als gevolg van de verslechterde veiligheidssituatie. Wereldwijd is de vraag naar militair materieel toegenomen en wordt de noodzaak om materieel sneller te kunnen verwerven gevoeld. De Russische inval in Oekraïne heeft de vraag nog een extra impuls gegeven. De spanning tussen vraag en aanbod zal de komende jaren invloed hebben op de mate waarin de plannen uit de Defensienota kunnen worden gerealiseerd.
 De versterking van de krijgsmacht en de langdurige militaire steun aan Oekraïne onderstrepen het belang van Europese samenwerking. Over de betrokkenheid in die samenwerking van de Nederlandse industrie en de Defensie Industrie Strategie in een nieuwe geopolitieke context stuur ik u op korte termijn samen met de Minister van Economische Zaken en Klimaat en de Minister van Defensie een brief.
 Wat doen we al
 Defensie heeft de afgelopen periode initiatieven ontplooid om snel tot verwerving van materieel over te gaan. In mijn reactie op de motie van het lid Valstar c.s. (Kamerstuk 35 925 X, nr. 70) heb ik u hierover geïnformeerd.2Reactie op motie van het lid Valstar c.s. (Kamerstuk 35 925 X, nr. 84). Sindsdien is, in samenwerking met uw Kamer, een versneld besluitvormingsproces voor de bestelling van extra F-35 en MQ-9 toestellen doorlopen. Datzelfde traject is in april doorlopen voor de bestelling van munitie, waarmee Defensie de voorraden ten behoeve van de eerste hoofdtaak verder op peil brengt. Momenteel onderzoeken we opties om snel raketartilleriesystemen voor de Landmacht te verwerven. In mijn brief van 18 oktober jl. heb ik u hierover geïnformeerd.3Kamerstuk 27 830, nr. 376.
 Drie sporen
 Defensie heeft drie sporen geïdentificeerd waarlangs de wendbaarheid van het «voorzien-in» proces wordt vergroot. Deze drie sporen kunnen tegelijkertijd ingezet worden. Dit vergroot het effect van de gewenste verandering.
 
 
 
 1.
 Intern: meer integrale benadering
 
 Het eerste spoor betreft de doorontwikkeling naar een meer integrale benadering van het «voorzien-in» proces binnen Defensie. Ervaringen met het proces onderstrepen het toegenomen belang van afstemming tussen alle spelers vanaf het begin van een project, de fase van behoeftestelling. Defensie constateert dat niet alleen zelf, organisaties in de civiele industrie en kennisontwikkeling hebben vergelijkbare ervaringen. Naast deze ervaring verbeteren we de voorwaarden die een meer integrale benadering mogelijk maken. De kwaliteit en toegankelijkheid van projectdata is verbeterd en we verbeteren de regie over het «voorzien-in» proces.
 Een concreet voorbeeld van de integrale benadering is de concurrent designmethodiek, die past binnen de kaders van het DMP. Deze methodiek draagt bij aan het structureel en kort-cyclisch verbeteren van de interne samenwerking tussen alle spelers in de voorzien-in keten. Dit gebeurt door alle spelers rond een gemeenschappelijke opdracht bijeen te brengen, onder strakke regie en met toegang tot gedeelde data. Defensie heeft in samenwerking met TNO een faciliteit ingericht die de werkwijze ondersteunt. Inmiddels zijn de eerste ervaringen opgedaan, wordt de werkwijze verder verfijnd en worden de bruikbare resultaten geïmplementeerd. De methode leent zich vooral voor projectfasen waarin nog veel ontwerpkeuzes gemaakt moeten worden en voor complexe integratievraagstukken, zoals het integreren van IT in moderne wapensystemen.
 De concurrent design werkwijze kan mogelijk de doorlooptijden en wachttijden verkorten, onder andere door afhankelijkheden tijdig en transparant in beeld te brengen en deze te verminderen. Defensie onderzoekt of en hoe deze werkwijze optimaal kan worden ingepast in meerdere projectfasen van het DMP en in andere delen van de gehele voorzien-in keten. Dit vraagt om een Defensiebrede prioritering van projecten. Niet alles kan tegelijk.
 In dit interne spoor past ook de toepassing van fast track procurement (FTP), een methodiek waarin Defensie sneller intern tot besluitvorming komt en, met uw Kamer, het proces sneller doorloopt. Defensie beziet of dit proces vaker kan worden ingezet in de behoeftestellingsfase en hernieuwt het afwegingskader, zodat het beter past in de huidige omstandigheden.
 
 
 
 2.
 Actualisatie DMP
 
 We staan op het punt een grote hoeveelheid projecten te starten. Het huidige DMP is vastgesteld in 2017.4Het actuele DMP is beschreven in de herziene versie van de brochure «DMP bij de tijd», Kamerstuk 27 830, nr. 197. Ik heb drie concrete voorstellen, ook in lijn met de motie van het lid Valstar, om het DMP voor 1 januari 2023 te actualiseren: het ophogen van de financiële ondergrens, het ophogen van de mandateringsgrens en het clusteren van DMP-brieven. Deze aanpassingen passen bij een slagvaardige organisatie, die groeit en die verantwoordelijkheden neerlegt waar ze het meest effectief worden gebruikt. Met deze aanpassingen creëren we ook de ruimte om ons, gezamenlijk, te focussen op prioriteiten in de voorzien-in keten.
 Ophogen financiële ondergrens
 Sinds 2001 informeert Defensie de Kamer met afzonderlijke brieven over DMP-projecten vanaf € 25 miljoen.5De financiële DMP-grenzen uit «DMP bij de tijd» stammen uit 2001. Sinds 2001 zijn door marktontwikkelingen zowel de kostprijs van militair materieel als de inflatie gestegen. Om slagvaardig te blijven stel ik daarom voor deze grens te verhogen naar € 50 miljoen. De verwachting is dat Defensie hierdoor voor een deel van de projecten van minder van € 50 miljoen versneld (financiële) verplichtingen kan aangaan, doordat de besluitvorming geheel intern en op ambtelijk niveau wordt doorlopen. Ook neemt het aantal projecten waarover Defensie A-brieven opstelt, en daarmee de werklast, af met naar schatting 20 procent. Deze voorgestelde aanpassing maakt de besluitvorming slagvaardiger en reduceert ook de omvang van het DPO. Met dit voorstel hoeft zowel uw Kamer als Defensieminder aandacht te besteden aan relatief kleine en eenvoudige projecten en is er meer ruimte om ons te richten op de projecten die bepalend zijn voor de transformatie van de krijgsmacht.
 Ophogen mandateringsgrens
 Ook de mandateringsgrens van € 100 miljoen stamt uit 2001. Voor projecten onder deze grens, de kleinere en eenvoudigere projecten, sturen we geen B- en D-brieven aan uw Kamer. Ik stel voor deze mandateringsgrens op te hogen naar € 250 miljoen. De verwachting is dat Defensie hierdoor voor een deel van de gemandateerde projecten versneld (financiële) verplichtingen aan kan gaan, omdat parlementaire behandeling van de D-brief niet afgewacht hoeft te worden. Interne ambtelijke besluitvorming volstaat voor deze projecten. Deze maatregel brengt het aantal B-, (C-), en D-brieven terug met ruim 20 procent. Uw Kamer blijft geïnformeerd over de gemandateerde projecten in het DPO. In bepaalde omstandigheden kan ook bij projecten boven de mandateringsgrens mandatering aan de orde zijn. Dit kan bijvoorbeeld bij relatief eenvoudige projecten zonder grote risico’s.6Deze afspraak is bevestigd in de brief over materieelprojecten van 2018 (Kamerstuk 27 830, nr. 231). Ik stel voor dat Defensie ook bij de nieuwe grens van € 250 miljoen een, met redenen onderbouwd, mandateringsvoorstel kan doen voor een project met een hoger bedrag, dat als «relatief eenvoudig» te bestempelen is. Bij zo’n voorstel hoort dan een commercieel vertrouwelijke bijlage met daarin de actuele financiële gegevens, de risico’s en eventuele alternatieven.7Hiermee geeft Defensie invulling aan de motie-Diks (Kamerstuk 27 830, nr. 254).
 Clusteren DMP-brieven
 Verder stel ik voor een optie te hebben voor het clusteren van A-brieven van onderling gerelateerde projecten. Daarbij kan gedacht worden aan het samenvoegen van kleine projecten (elk in de bandbreedte van € 50 miljoen tot € 100 miljoen), die qua inhoud of planning, tijd en geld overeenkomen, in één A-brief en de projecten daarna te mandateren. Over deze projecten wordt daarna in het DPO gerapporteerd. Op deze manier creëren we gezamenlijk meer overzicht en verminderen we de parlementaire werklast. Daarnaast bezie ik de mogelijkheden om vaker projectfasen-brieven te combineren, zoals is gebeurd met de recent aan u gestuurde gecombineerde A/B-brief over raketartillerie.8Kamerstuk 27 830, nr. 376.
 Ik besef dat uw Kamer in 2009 motie van het lid Knops heeft aangenomen, waarin ter overweging werd meegegeven dat B-, C- en D-brieven in beginsel niet worden samengevoegd, tenzij daarvoor goede redenen zijn.9Kamerstuk 32 123 X, nr. 68. Het combineren van projectfase-brieven zal ik uiteraard alleen doen als daar goede redenen voor zijn, zoals tijdwinst in het proces. Deze redenen zal ik dan in de brief benoemen.
 
 
 
 3.
 Europese aanbestedingsregelgeving
 
 Het derde spoor is het in samenspraak met andere departementen en partnerlanden onderzoeken in hoeverre het aanpassen van de Europese aanbestedingsregelgeving kan bijdragen aan de gewenste wendbaarheid van het «voorzien-in» proces. Zoals in de reactie op de motie van het lid Valstar aangegeven verwacht Defensie hiervan pas op langere termijn resultaten.10Reactie op motie-Valstar c.s. (Kamerstuk 35 925 X, nr. 84). Dat komt onder andere omdat vrijwel de gehele Nederlandse aanbestedingswetgeving in Europese richtlijnen is ingebed. Een eventuele aanpassing zal dus interdepartementaal en in Europees verband moeten worden afgestemd.
 Binnen het European Defence Agency (EDA) gewerkt aan een integraal overzicht van de in de lidstaten lopende projecten. Deze inventarisatie draagt bij aan het verkennen van mogelijkheden tot het intensiveren van Europese samenwerking.
 Onder deze noemer kan ook worden bezien in hoeverre de planningsprocessen van partnerlanden meer met elkaar in lijn worden gebracht, zodat gezamenlijke verwervingen eenvoudiger worden. Dit zijn nationaal ingerichte processen en daarom zal harmoniseren niet eenvoudig zijn en veel tijd vergen. De Minister en ik zullen dit onderwerp in de geëigende Europese overlegfora aan de orde stellen.
 Afsluiting en vervolg
 De roep om meer wendbaarheid klinkt zowel binnen als buiten de organisatie. Defensie zet hier vol op in. Ik implementeer en evalueer de interne verbeteringen zoals benoemd onder het eerste spoor en zet op langere termijn in op de voor het derde spoor benodigde internationale juridische aanpak. Over de actualisatie van het DMP ga ik graag met uw Kamer in gesprek tijdens het wetgevingsoverleg op 7 november aanstaande. Vervolgens actualiseer ik de brochure «Defensie Materieel Proces bij de tijd», waarin ik de uitkomsten van de gedachtewisseling met de Kamer verwerk. Vanaf 1 januari 2023 werkt Defensie volgens het geactualiseerde DMP.
 
 
 
 
 De Staatssecretaris van Defensie,
 
 C.A. van der
 Maat