Financiële verantwoordingen over het jaar 1999; Rapport bij de financiële verantwoording 1999 van het Ministerie van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer
Staten-Generaal — Kamerstuk 
Datum: 2014-07-09 00:00:00.000000
Rechtsgebied: Wetgeving


(function (window, document, dataLayerName, id) {
 window[dataLayerName] = window[dataLayerName] || [], window[dataLayerName].push({ start: (new Date).getTime(), event: "stg.start" }); var scripts = document.getElementsByTagName('script')[0], tags = document.createElement('script');
 function stgCreateCookie(a, b, c) { var d = ""; if (c) { var e = new Date; e.setTime(e.getTime() + 24 * c * 60 * 60 * 1e3), d = "; expires=" + e.toUTCString() } document.cookie = a + "=" + b + d + "; path=/; Secure" }
 var isStgDebug = (window.location.href.match("stg_debug") || document.cookie.match("stg_debug")) && !window.location.href.match("stg_disable_debug"); stgCreateCookie("stg_debug", isStgDebug ? 1 : "", isStgDebug ? 14 : -1);
 var qP = []; dataLayerName !== "dataLayer" && qP.push("data_layer_name=" + dataLayerName), qP.push("use_secure_cookies"), isStgDebug && qP.push("stg_debug"); var qPString = qP.length > 0 ? ("?" + qP.join("&")) : "";
 tags.async = !0, tags.src = "https://koop.piwik.pro/containers/" + id + ".js" + qPString, scripts.parentNode.insertBefore(tags, scripts);
 !function (a, n, i) { a[n] = a[n] || {}; for (var c = 0; c < i.length; c++)!function (i) { a[n][i] = a[n][i] || {}, a[n][i].api = a[n][i].api || function () { var a = [].slice.call(arguments, 0); "string" == typeof a[0] && window[dataLayerName].push({ event: n + "." + i + ":" + a[0], parameters: [].slice.call(arguments, 1) }) } }(i[c]) }(window, "ppms", ["tm", "cm"]);
 })(window, document, 'dataLayer', 'f8b9eee5-8d9c-4ea1-abd5-83e174f29813');
 
 
 
Direct naar content
Navigatie
Contextinformatie
Publicatie
Acties
Inhoudsopgave
Gerelateerde informatie

Menu

U bent nu hier: 
Publicaties
Officiële publicaties

Inloggen

Primaire navigatie

Andere sites binnen Overheid.nl
Home
Uitgebreid zoeken
Mijn abonnementen
Help

Andere sites binnen Overheid.nl

Berichten over uw Buurt
Zoals vergunningen, bouwplannen en lokale regelgeving.

Rondom uw woonadres
Rondom een zelfgekozen adres

Dienstverlening
Zoals belastingen, uitkeringen en subsidies.

Naar dienstverlening

Beleid & regelgeving
Officiële publicaties van de overheid.

Naar beleid & regelgeving

Contactgegevens overheden
Adressen en contactpersonen van overheidsorganisaties.

Naar overheidsorganisaties

 
 
 
U bent hier:

Home

Kamerstuk 27127, nr. 26

 
 
 

Kamerstuk

Datum publicatie
Organisatie
Vergaderjaar
Dossier- en ondernummer

31-05-2000

Tweede Kamer der Staten-Generaal

1999-2000

27127 nr. 26

 

 

 
 
 Toon meer van: Inhoudsopgave
 
 

 
 AanhefLichaamInhoud SAMENVATTINGOntwikkelingenAandachtspuntenDe RijksgebouwendienstOverdrachtsuitgavenOordeel financiële verantwoordingFinancieel beheerAanbestedingenbeleid en materieelbeheer1 INLEIDING2 FINANCIEEL BEHEER2.1 Inleiding2.2 Accountantscontrole2.2.1 Accountantscontrole financiële verantwoording2.2.2 Accountantscontrole financieel beheer2.3 Beschrijving en onderhoudsorganisatie AO2.3.1 Inleiding2.3.2 Opzet en werking onderhoudsorganisatie van de administratieve
organisatie2.3.3 Beschrijvingen van de administratieve organisatie2.3.4 ConclusiesOpzetWerkingCompleetheid en actualiteit2.4 Financiële functie2.4.1 Inleiding2.4.2 Opzet van de financiële functie2.4.3 Werking van de financiële functie2.4.4 Conclusies2.5 Automatisering2.5.1 Inleiding2.5.2 Voorschrift Informatiebeveiliging Rijksdienst 19942.5.2.1 Stand van zaken2.5.3 Geautomatiseerde systemen2.5.3.1 Organisatie van de automatisering2.5.4 Begrotingsadministratiesystemen2.5.5 Personeelsinformatiesystemen2.5.6 Voorraadadministratiesystemen2.5.7 Conclusies2.6 Agentschappen2.6.1 Inleiding2.6.2 De openingsbalans2.6.2.1 Het onroerend goedPlanningWaardering2.6.3 De gebruiksvergoedingen2.6.4 De leen- en depositofaciliteit2.6.5 Het financieel beheer2.6.5.1 Algemeen2.6.5.2 De administratieve organisatie2.6.5.3 De automatiseringHet administratieve systeemVIR2.6.5.4 De financiële functieVerhouding met het Ministerie van VROMControlfunctie2.6.6 De aanzet tot een verbeterplan2.6.7 Conclusies en aanbevelingen2.7 Toezicht op stromen buiten het Rijk2.7.1 Inleiding2.7.2 Ontwikkelingen 19992.7.3 Conclusie2.8 Overdrachtsuitgaven2.8.1 Inleiding2.8.2 Subsidies Directoraat-Generaal Milieubeheer2.8.2.1 Controlebeleid directie Geluid en VerkeerInleidingOntwikkelingen 1999Conclusie2.8.2.2 Subsidies directie BodemInleidingAlgemeenAfhandeling werkvoorraad kostenverhaalAfwikkeling jaarverantwoording WBB-budgethoudersFouten bij de uitvoeringUitputting van de begroting(bedrag x f 1 mln.) 1999 Conclusie2.8.3 Subsidies Directoraat-Generaal voor de Volkshuisvesting2.8.3.1 M&O-beleid2.8.3.2 Individuele huursubsidie2.8.4 Subsidies Rijksplanologische dienst2.8.5 Conclusie overdrachtsuitgaven2.9 Transactie-uitgaven2.9.1 Inleiding2.9.2 Ontwikkelingen 19992.9.3 Conclusie2.10 Conclusies over het financieel beheer3 OVERIGE BEHEERSONDERZOEKEN3.1 Inleiding3.2 Materieelbeheer3.2.1 Inleiding3.2.2 Organisatie3.2.3 Registratie3.2.4 Toezicht en controle3.2.5 Informatievoorziening3.2.6 Conclusies en aanbevelingen3.3 Aanbestedingen3.3.1 Rijksbreed beeld3.3.2 Ministerie van VROM4 FINANCIËLE VERANTWOORDING4.1 RekeningOverzicht 1 Bedragen van de rekening 1999, Ministerie
van Volkshuisvesting Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer (x f 1 miljoen) 4.2 Toelichting bij de rekening4.3 Saldibalans met toelichtingOverzicht 2 Bedragen van de saldibalans per 31 december
1999, Ministerie van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer
(bedragen x f 1 miljoen) 4.4 Financiële verantwoording agentschap Rgd4.5 Oordeel over de financiële verantwoordingBIJLAGE Overzicht geconstateerde tekortkomingen 1999 bij het Ministerie
van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer (bedragen x 1 miljoen*) 
 

 
 
 Toon meer van: Extra informatie
 
 

 
 

Informatie over publicatie

 

 

 
 Toon meer van: Gerelateerd
 
 

 
 Publicaties in kamerdossier

Kamerdossier 27127Toon alle publicaties in het hoofddossier

 

 
 
 Geconsolideerde regelgeving

 

 
 
 Geconsolideerde regelgeving

 

 
 
 Publicaties referendum

 

 

 

 

 

Authentieke versie (PDF)
bestandsgrootte: 133 Kb

Informatie

Gerelateerd

Printen

Delen

 
 
 
27 127Financiële verantwoordingen over het jaar 1999nr. 26RAPPORT BIJ DE FINANCIËLE VERANTWOORDING 1999 VAN HET MINISTERIE
VAN VOLKSHUISVESTING, RUIMTELIJKE ORDENING EN MILIEUBEHEERInhoud Samenvatting2   1Inleiding7   2Financieel beheer92.1Inleiding92.2Accountantscontrole9 2.3Beschrijving en onderhoudsorganisatie
AO10 2.4Financiële functie132.5Automatisering15 2.6Agentschappen172.7Toezicht op stromen buiten het Rijk232.8Overdrachtsuitgaven252.9Transactie-uitgaven31 2.10Conclusies over het financieel
beheer32    3Overige beheersonderzoeken333.1Inleiding333.2Materieelbeheer33 3.3Aanbestedingen35   4Financiële verantwoording374.1Rekening37 4.2Toelichting bij
de rekening384.3Saldibalans met toelichting38 4.4Financiële
verantwoording agentschap Rgd39 4.5Oordeel over de financiële
verantwoording40    BijlageOverzicht geconstateerde
tekortkomingen 1999  bij het Ministerie van
Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer41SAMENVATTINGOntwikkelingenUit het rapport bij de financiële verantwoording van 1998 bleek dat
het financieel beheer bij het Ministerie van Volkshuisvesting, Ruimtelijke
Ordening en Milieu (VROM) zich op een redelijk niveau bevond, maar dat er
nog wel verbeterpunten waren. De Rekenkamer constateerde tekortkomingen in
de automatisering, overdrachtsuitgaven, transactie-uitgaven en het beheer
van door de Europese Unie (EU) verstrekte gelden.Uit het rechtmatigheidsonderzoek van 1999 blijkt dat het financieel beheer
licht achteruit is gegaan. De tekortkomingen die in 1998 werden geconstateerd
zijn weliswaar grotendeels opgelost (verbeterd is de situatie bijvoor- beeld
bij het beheer van EU-middelen ten behoeve van het INTERREG-Rijn/Maas-actieprogramma
(IRMA) en bij de transactie-uitgaven), maar er zijn enkele nieuwe tekortkomingen
bijgekomen.De nieuwe tekortkomingen betreffen het onderhoud van de administratieve
organisatie, de financiële functie en het agentschap Rijksgebouwendienst
(Rgd). Aangezien de tekortkomingen van het agentschap Rgd nauw met elkaar
samenhangen, worden deze in het rapport in een afzonderlijke paragraaf over
de Rgd behandeld.De tekortkomingen die in 1998 bij het Ministerie van VROM werden geconstateerd
in het beheer van subsidies, zijn in 1999 opnieuw vastgesteld. Het gaat daarbij
met name om tekortkomingen in het beheer van de subsidies voor gevelisolatie
in het kader van geluidhinder en de subsidies ten behoeve van bodemsanering.AandachtspuntenDe RijksgebouwendienstIn 1998 concludeerde de Rekenkamer dat de Rijksgebouwendienst aan de minimale
voorwaarden voldeed om per 1 januari 1999 de agentschapstatus te verkrijgen.
Om optimaal te functioneren diende echter nog een aantal zaken te worden geregeld.
Eén van de belangrijkste aandachtspunten en naar nu blijkt een knelpunt
bij het tijdig afronden van de financiële verantwoording 1999 betrof
het opstellen van de definitieve openingsbalans. Andere knelpunten in 1999
bleken de werking van de financiële functie, de automatisering, de opzet
van de administratieve organisatie en de kennis van het baten en lastenstelsel.
Deze knelpunten hebben ertoe geleid dat de Rekenkamer tot het oordeel kwam
dat er ernstige tekortkomingen zijn in het financieel beheer van de Rijksgebouwendienst.De minister onderschrijft dit oordeel. Hij zegt in zijn reactie toe de
tekortkomingen uiterlijk met de verantwoording over 2000 te hebben opgelost.
De Rekenkamer zal in het rechtmatigheidsonderzoek van 2000 een bezwaaronderzoek
uitvoeren om na te gaan in hoeverre de knelpunten door het ministerie worden
opgelost.OverdrachtsuitgavenIn de overdrachtsuitgaven bij het Directoraat-Generaal Milieubeheer bleek
de tendens van goede vooruitgang bij de directie Bodem zich niet te hebben
voortgezet. Incidenteel zijn er (belangrijke) fouten gemaakt. Zulke fouten
deden zich onder andere voor bij de toekenning van budgetten voor bodemsanering
en daarmee verband houdende uitgaven. Zo werd bij de Gemeente
Rotterdam op basis van onvoldoende feiten besloten om af te zien van het terugvorderen
van een overmatige (boven de 25% norm) onderbesteding.De minister vermeldt in zijn reactie dat op korte termijn de interne controle
bij de directie Bodem zal worden versterkt. Daarnaast zullen nog in de eerste
helft van 2000 voorstellen worden gedaan voor meer structurele oplossingen
voor de begrotingsuitvoeringsproblematiek. Daarbij wordt ook de vigerende
regelgeving betrokken.Ook de nadere invulling van het controlebeleid bij de directie Geluid
& Verkeer kende niet de voortgang die mocht worden verwacht. De controles
worden door de uitvoerende instantie zorgvuldig uitgevoerd, maar de uitvoering
van het aangescherpte controle- en sanctiebeleid kan niet goed gehandhaafd
worden als gevolg van de geldende regelgeving. Afgesproken was om het controlebeleid
op dit punt aan te scherpen (waarbij risico's van bezwaarschriften en terugfluiten
door de rechter op de koop toe zouden worden genomen), en de budgethouders
hiervan in kennis te stellen. Onder andere vanwege de personele gevolgen van
een reorganisatie van het Directoraat-Generaal Milieubeheer waren deze afspraken
begin maart 2000 nog niet tot uitvoering gebracht.Uit de reactie van de minister blijkt dat in gesprekken met budgethouders
het verscherpte controlebeleid wel is vermeld. Door middel van een ministeriële
regeling zullen de budgethouders nog schriftelijk worden geïnformeerd
over het strengere controlebeleid.Voorts bleek de kwaliteit van de uitvoering van de Huursubsidiewet bij
het Directoraat-Generaal voor de Volkshuisvesting in het tweede half jaar
van 1999 teruggevallen te zijn, hoewel in de uitvoering van het controlebeleid
met betrekking tot die regeling vooruitgang was geboekt. Ook hier speelden
personele problemen als gevolg van reorganisatie een rol.Oordeel financiële verantwoordingDe Rekenkamer komt tot het volgende oordeel over de financiële verantwoording
1999 van het Ministerie van VROM. In 99,94% van de aangegane verplichtingen,
in 99,97% van de uitgaven en 100% van de ontvangsten trof de Rekenkamer geen
belangrijke fouten of onzekerheden aan. De fouten en onzekerheden werden voornamelijk
veroorzaakt door fouten in de naleving van de EU-aanbestedingsregelgeving.De verantwoording is een deugdelijke weergave van de uitkomsten van het
financieel beheer en is opgesteld volgens de voorschriften.Financieel beheerNaast het onderzoek dat de Rekenkamer heeft verricht naar het agentschap
de Rgd en overdrachtsuitgaven, is in dit rechtmatigheidsonderzoek aandacht
besteed aan de administratieve organisatie (AO), de financiële functie,
automatisering, transactie-uitgaven en het beheer van Europese gelden in het
kader van het IRMA-programma.Wat het onderhoud van de AO betreft werd geconstateerd dat er bij het
Ministerie van VROM ten opzichte van 1998 méér processen niet
actueel waren beschreven. Dit is een achteruitgang ten opzichte van 1998,
zodat het oordeel luidt dat er tekortkomingen zijn gesignaleerd.In de werking van de financiële functie werden in 1998 enkele marginale
opmerkingen gemaakt. In 1999 bleek dat er tekortkomingen waren in het functioneren van de controlfunctie op decentraal niveau binnen het
Directoraat-Generaal voor de Volkshuisvesting.Voorts was de capaciteit van de financiële functie binnen de Rijksplanologische
dienst beperkt, zodat er (onwenselijke) combinaties zijn ontstaan in de AO
en interne-controle-werkzaamheden. Ten opzichte van 1998 is de Rekenkamer
derhalve van mening dat er sprake is van een achteruitgang.Verbeteringen in het financieel beheer waren er ook. In de uitvoering
van Afhankelijkheids- en Kwetsbaarheidsanalyses ten behoeve van de implementatie
van het Voorschrift Informatiebeveiliging Rijksdienst is vooruitgang geboekt.
Daarnaast is de problematiek rond de transactie-uitgaven deels opgelost, hoewel
er nog enkele aandachtspunten zijn. Ten slotte is het controle- en monitoringbeleid
ten behoeve van het IRMA-programma in 1999 op de rails gezet, zodat ook die
tekortkomingen zijn opgelost.Onderstaande tabel geeft een overzicht van de onderzoeksresultaten voor
de ijkpunten zowel over 1999 als 1998. IJkpunt Geen noemenswaardige
tekortkomingen geconstateerdTekortkomingen geconstateerdErnstige tekortkomingen geconstateerd199919981999199819991998Accountantscontrolexx    Beschrijving en onderhoudsorganisatie AO xx   Financiële functie xx   Automatisering  xx  Agentschappen x  x Toezicht op stromen buiten het Rijkx  x  Overdrachtsuitgaven en -ontvangsten  xx  Transactie-uitgaven
en -ontvangstenx  x  Aanbestedingenbeleid en materieelbeheerRijksbreed onderzoek naar het aanbestedingenbeleid en het materieelbeheer
heeft voor het ministerie van VROM de volgende conclusies opgeleverd:• Aanbestedingen: De accountantsdienst van het Ministerie van VROM
merkt in haar rapport over 1999 op dat voor een bedrag van f 2,3 miljoen
aan drukwerkopdrachten de Europese aanbestedingsrichtlijnen niet zijn nageleefd,
maar dat de voorgeschreven procedures in opzet toereikend zijn voor een adequate
naleving van deze richtlijnen. Het ministerie beschikt over een «Leidraad
contractproces», met onder andere een overzicht van de geldende (Europese)
wet- en regelgeving, en een folder over integriteit bij het aanbestedingsproces.
De Rekenkamer vraag nog aandacht voor het verbeteren van het inzicht in de
kosten en opbrengsten van aanbestedingsprocedures. De minister heeft toegezegd
de aanbevelingen van de Rekenkamer over te nemen.• Materieelbeheer: Het materieelbeheer bij het Ministerie van VROM
voldoet grotendeels niet aan de minimumeisen van het Besluit Materieelbeheer
en is ook niet ordelijk, controleerbaar en doelmatig. Een uitzondering
vormt het beheer van de automatiseringsmiddelen. Dit zit hem in het ontbreken
van vastleggingen in de AO van de bevoegdheden en verantwoordelijkheden voor
het materieelbeheer, ontbrekende inventarisadministraties en uitgifteregistraties
of registraties waarvan de actualiteit, juistheid en volledigheid niet gewaarborgd
is, geen sluitend systeem van interne controlemaatregelen, geen toezicht door
de directie FEZ en geen inbedding in de planning en controlcyclus.De minister wijst in zijn reactie op de aanschrijving materieelbeheer,
die in opzet een goede zorg voor de materiële activa waarborgt. Hij stelt
met genoegen vast dat het beheer van automatiseringsmiddelen aan de eisen
voldoet, zij het dat daar volgens de Rekenkamer zeker nog verbeteringen nodig
zijn. De minister zegt toe actie te ondernemen daar waar het materieelbeheer –
dat (voorlopig) alleen automatiseringsmiddelen en kunst omvat – in de
praktijk afwijkt van de aanwijzingen.De Rekenkamer vraagt nadrukkelijk aandacht voor de tekortkomingen die
in het begrotingsjaar 1999 zijn geconstateerd. Deze tekortkomingen zijn opgenomen
in de bijlage bij dit rapport. De Rekenkamer acht het van belang dat de minister
maatregelen neemt om deze tekortkomingen op korte termijn weg te nemen. Zij
wijst er in dit verband op dat voortduren van de tekortkomingen aanleidingen
voor de Rekenkamer kan zijn tot het maken van bezwaar als bedoeld in artikel
55 van de Comptabiliteitswet. 1 INLEIDINGDit rapport bij de financiële verantwoording bevat de belangrijkste
resultaten van het rechtmatigheidsonderzoek over 1999 dat de Rekenkamer op
grond van artikel 51 van de Comptabiliteitswet heeft uitgevoerd bij het Ministerie
van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer (VROM).Het Ministerie van VROM is te typeren als een ministerie met vooral overdrachtsuitgaven.
De totale uitgaven van het kernministerie bedragen f 9,3 miljard. Daarnaast
kent het Ministerie van VROM een agentschap, de Rijksgebouwendienst (Rgd),
met uitgaven van in totaal bijna f 1,9 miljard. Ongeveer eenderde van
de uitgaven van het Ministerie van VROM heeft betrekking op de huursubsidie
en aanverwante regelgeving. Deze uitgaven bedragen f 3,3 miljard. Ook
de stadsvernieuwing bepaalt een groot deel van de uitgaven, namelijk f 0,9
miljard. Verder voert het ministerie diverse subsidieregelingen uit op het
gebied van de volkshuisvesting. Deze uitgaven bedragen ongeveer f 0,7
miljard. Ook zijn er diverse afkoopoperaties op het gebied van de volkshuisvesting;
deze leiden tot een totaal aan uitgaven van bijna f 2 miljard. Aan de
ontwikkeling en uitvoering van het ruimtelijke ordenings- en milieubeleid
geeft het ministerie in totaal ruim f 1 miljard uit. De centrale diensten
van het ministerie zijn verantwoordelijk voor f 0,3 miljard van de uitgaven.De uitgaven van de Rgd betreffen de investeringen en onderhoud van gebouwen
voor de rijkshuisvesting. Tegenover deze uitgaven staat een vergoeding die
elk ministerie aan het agentschap betaalt, in de vorm van een gebruikersvergoeding
(huur).Enkele grote ontwikkelingen zijn in de loop van 1999 tot uitvoering gekomen,
zoals de invoering van de Wet Stedelijke Vernieuwing (WSV) en het daarmee
gepaard gaande Investeringsbudget Stedelijke Vernieuwing (ISV). Met de invoering
van het ISV zal de wijze waarop de uitgaven worden gecontroleerd sterk veranderen.Verder vinden binnen het Ministerie van VROM enkele organisatiewijzigingen
plaats. Zo wordt binnen het Directoraat-Generaal Milieubeheer (DGM) het aantal
beleidsdirecties met ongeveer de helft gereduceerd. De verwachting is dat
deze reorganisatie rond de zomer van 2000 geformaliseerd is. Bij het Directoraat-Generaal
voor de Volkshuisvesting (DGVH) zijn de hoofdafdeling Individuele Subsidiëring
(HIS) en de directie Reken- en Administratie Centrum (RAC) per half februari
2000 samengevoegd tot een nieuwe directie Informatie, Beheer & Subsidieregelingen
(IBS).In het kader van de versnelling van de procedure rondom de financiële
verantwoording waartoe in 1998 is besloten, zouden de ministeries hun financiële
verantwoording over 1999, inclusief het daarbij behorende accountantsrapport
uiterlijk 15 maart 2000 aan de Rekenkamer en het Ministerie van Financiën
toezenden. Het Ministerie van VROM is hierin niet geslaagd. Het opstellen
van de financiële verantwoording over het agentschap de Rgd nam meer
tijd dan voorzien. Derhalve kon de Rekenkamer op 15 maart slechts over de
financiële verantwoordingen van het DGM, het DGVH, de Rijksplanologische
dienst (RPD) en de Centrale Sector (CS) en de daarbij gevoegde accountantsrapporten
beschikken. Eerst op 20 april 2000 kwam de totale financiële verantwoording
en het samenvattend accountantsrapport van het Ministerie van VROM beschikbaar.
De bevindingen en conclusies die betrekking hebben op de Rgd zijn
om deze reden (en ook omdat de tekortkomingen van het agentschap Rgd nauw
met elkaar samenhangen), in een afzonderlijke paragraaf opgenomen, te weten
paragraaf 2.6.Het rechtmatigheidsonderzoek van 1999 borduurt voort op de ijkpuntenonderzoeken
die in 1998 zijn verricht. Daarbij wordt teruggekomen op tekortkomingen die
in 1998 zijn gesignaleerd. Het aantal ijkpunten dat in 1999 werd onderzocht
is niet uitgebreid ten opzichte van 1998.De Rekenkamer heeft tevens aandacht geschonken aan het materieelbeheer
en aanbestedingen. Over de uitkomsten van laatstgenoemde onderzoeken wordt
gerapporteerd in het Algemeen gedeelte van de Bundel Rechtmatigheidsonderzoek
1999. De bevindingen over het Ministerie van VROM worden ook in dit rapport
weergegeven (zie hoofdstuk 3, «Overige rijksbrede financieel beheeronderzoeken»).Dit rapport bestaat uit vier hoofdstukken. Hoofdstuk 2 betreft het financieel
beheer. Hoofdstuk 3 bevat de bevindingen over VROM uit de rijksbrede beheeronderzoeken.
In hoofdstuk 4 rapporteert de Rekenkamer over het onderzoek naar de financiële
verantwoording. Het rapport sluit af met de bijlage inzake de over 1999 geconstateerde
tekortkomingen. 2 FINANCIEEL BEHEER2.1 InleidingDe Rekenkamer onderscheidt twaalf «ijkpunten» aan de hand
waarvan zij het financieel beheer van een minister beoordeelt en haar bevindingen
rapporteert.Deze bevindingen komen voort uit verschillende bronnen:• rijksbreed onderzoek;• departementsspecifiek onderzoek;• rapportages van de departementale accountantsdiensten.In het rechtmatigheidsonderzoek over 1999 is rijksbreed onderzoek verricht
naar dezelfde vijf ijkpunten die in het rechtmatigheidsonderzoek 1998 zijn
onderzocht. Dit zijn:• de accountantscontrole;• de beschrijving en de onderhoudsorganisatie van de administratieve
organisatie;• financiële functie;• automatisering;• informatievoorziening en kengetallen.Het laatste ijkpunt is opgenomen in paragraaf 4.2, «Toelichting
bij de rekening».De Rekenkamer hanteert als uitgangspunt dat de ministers hun financieel
beheer op orde dienen te hebben. Voor het signaleren van tekortkomingen gebruikt
zij drie categorieën. Dit zijn:• Geen noemenswaardige tekortkomingen.
Dit betekent dat uit het onderzoek geen tekortkomingen zijn gebleken die de
tolerantiegrenzen van de Rekenkamer overschrijden.• Tekortkomingen. Dit betekent dat uit
het onderzoek tekortkomingen zijn gebleken die de tolerantiegrenzen van de
Rekenkamer overschrijden.• Ernstige tekortkomingen. Hiervan spreekt
de Rekenkamer in de volgende situaties: uit het onderzoek zijn tekortkomingen
gebleken, die– kunnen leiden of hebben geleid tot disfunctioneren van het financieel
beheer voor het ijkpunt;– betrekking hebben op kritische processen;– wijdverbreid zijn binnen het ministerie;– tot aanzienlijke risico's voor de rechtmatigheid van zeer grote
bedragen kunnen leiden of al hebben geleid;– of die voor de Rekenkamer aanleiding zijn geweest om bezwaaronderzoek
in te stellen of bezwaar te maken.2.2 Accountantscontrole2.2.1 Accountantscontrole financiële verantwoordingDe departementale accountantsdienst (AD) heeft een goedkeurende verklaring
bij de financiële verantwoording over het begrotingsjaar 1999 afgegeven.
De Rekenkamer stelde vast dat de AD-controle voldoende basis bood voor haar
oordeelsvorming over de financiële verantwoording 1999. Haar oordelen
zijn dan ook mede tot stand gekomen op basis van de AD-rapportages.De Rekenkamer constateert dat de AD de toelichting en de in de toelichting
opgenomen kengetallen in zijn controle heeft betrokken. Deze controle
bestaat voornamelijk uit een cijfermatige controle. Indien het kengetal zich
niet leent voor accountantscontrole, is dat expliciet in de verantwoording
weergegeven. Daarnaast heeft de AD de relevantie van de kengetallen van het
DGM en de Rgd beoordeeld. Zij zet vraagtekens bij de relevantie van een aantal
kengetallen bij het DGM en geeft aan dat de kengetallen van de Rgd zich ook
nog verder dienen te ontwikkelen.2.2.2 Accountantscontrole financieel beheerDe Rekenkamer heeft gebruikgemaakt van de resultaten van de accountantscontrole
gericht op het financieel beheer.2.3 Beschrijving en onderhoudsorganisatie AO2.3.1 InleidingEen actuele beschrijving van de administratieve organisatie (AO) is een
belangrijk instrument voor de sturing, beheersing en controle van de beheersprocessen
rondom de financiële zaken en daarnaast ook voor processen op andere
terreinen, zoals het materieel- en het personeelsbeheer. Als waarborg voor
een volledige en actuele beschrijving van de AO is een goede onderhoudsorganisatie
onontbeerlijk.De Rekenkamer heeft evenals vorig jaar onderzoek gedaan naar de beschrijving
en naar de onderhoudsorganisatie van de AO. De bevindingen over de AO en het
onderhoud daarvan bij de Rgd zijn opgenomen in paragraaf 2.6.2.3.2 Opzet en werking onderhoudsorganisatie van de administratieve
organisatieDe richtlijn van de directie Financieel-Economische Zaken (FEZ) die het
onderhoud van de AO voor het gehele ministerie regelt is oktober 1999 vervangen
door de «Richtlijn onderhoud procesbeschrijvingen». De richtlijn
houdt in dat het management van een dienst verantwoordelijk is voor de expliciete
besluitvorming over het bepalen van de noodzaak tot een procesbeschrijving
en de mate waarin en de wijze waarop wordt beschreven. De beschrijving van
processen van beleidsuitvoering, financiële processen en overige ondersteunende
processen is verplicht.In de nieuwe richtlijn is rekening gehouden met de toezeggingen die door
de minister naar aanleiding van de opmerkingen in het Rfv over 1998 zijn gedaan.
Zo is de omissie opgeheven dat niet was vastgelegd wie de concept-AO accordeert.
De Rekenkamer acht dit wel van belang, omdat met goedkeuring de AO dwingend
wordt voorgeschreven. Tevens is vastgelegd dat nieuwe en aangepaste AO-beschrijvingen
moeten worden geaccordeerd door het management dat verantwoordelijk is voor
de inrichting van de processen.Conform de toezeggingen van de minister is een bepaling opgenomen dat
bij beleidsvoorstellen en voorgenomen wijzigingen in wet- en regelgeving de
gevolgen voor bestaande procesbeschrijvingen moeten worden geïnventariseerd
en meegenomen in de besluitvorming. Tevens is een bepaling opgenomen waardoor
in opzet wordt geregeld dat AO's zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen
een termijn van zes maanden worden aangepast bij wijzigingen in de wet- en
regelgeving. In de richtlijn is het management verantwoordelijk gesteld voor het nemen
van maatregelen om de actualiteit en kwaliteit van procesbeschrijvingen te
waarborgen. De uitwerking hiervan is niet bij elke dienst schriftelijk vastgelegd
in de vorm van een eigen, decentrale onderhoudsorganisatie. De grootste diensten,
het DGM en het DGVH, hebben wel een onderhoudsorganisatie, maar de kleinere
diensten zoals de RPD en de CS niet. Bij die diensten is het onderhoud van
de AO een verantwoordelijkheid van de AO-coördinator.De procesbeschrijvingen worden niet altijd in een handboek binnen de dienst
opgenomen. Bij het DGM wordt de AO elektronisch verspreid, waardoor de (nieuwe)
AO's gemakkelijk toegankelijk zijn. Bij de CS worden de (nieuwe) richtlijnen,
werkinstructies en dergelijke in de vorm van notities verspreid, die naar
alle budgethouders worden verstuurd. Een centraal overzicht van alle AO's,
notities en werkinstructies en de meest recente versie daarvan ontbreekt daar
echter. De reorganisatie van de Directie Bedrijfsvoering en Managementondersteuning
(DBM), welke de controlfunctie binnen de CS vervult is hier mede debet aan.De verantwoordelijkheid voor het toezicht op de naleving van de onderhoudsvoorschriften
wordt bij de diensten gelegd. In de richtlijn is een bepaling opgenomen die
stelt dat control ten aanzien van de actualiteit en de kwaliteit van de procesbeschrijvingen
in de eerste plaats door de diensten zelf plaats dient te vinden, met gebruikmaking
van de (decentrale) controlfunctie. Deze dient na te gaan of de onderhoudsorganisatie
de actualiteit en de kwaliteit van de procesbeschrijvingen waarborgt.De directie FEZ beoordeelt de opzet van de onderhoudsorganisatie op relevante
aspecten aan de hand van controlplannen en -rapportages van de diensten. Wanneer
er signalen zijn dat er onaanvaardbare risico's met betrekking tot het financieel
beheer zijn, voert de directie FEZ een zelfstandige audit of review uit. In
1999 heeft een dergelijke audit of review door de directie FEZ niet plaatsgevonden.
De controlplannen en -rapportages dienen volgens de richtlijn weliswaar aandacht
aan interne beheersmaatregelen, waartoe de AO kan behoren te schenken, maar
systematische aandacht voor het onderhoud van de AO is er niet. Bovendien
worden de controlrapportages geïntegreerd in de jaarplannen en derhalve
niet meer standaard aan de directie FEZ aangeboden.Op grond van het Besluit Taak FEZ kan de directie FEZ functionele aanwijzingen
geven aan de betrokken hoofden van diensten, bijvoorbeeld met betrekking tot
de AO en de IC. Deze wettelijke bepaling leidt tot de verantwoordelijkheid
van de directie FEZ om, indien blijkt dat de controlmaatregelen op divisieniveau
onvoldoende te zijn, voorstellen voor kaders en soms zelfs dwingende aanwijzingen
te geven. De eigen verantwoordelijkheid van het divisiemanagement blijft echter
voorop staan.Aan de hand van een drietal casussen is het functioneren van de onderhoudsorganisatie
beoordeeld. Met name is van belang dat recente wijzigingen in de regelgeving
of organisatie tijdig, dat wil zeggen binnen één jaar leiden
tot een aangepaste en formeel goedgekeurde AO. Dit betrof de stelselwijziging
van de Rgd, de reorganisatie van DBM bij de CS en de overdracht van de coördinatie
van het bouwbeleid en de leerlingbouwplaatsen van de RPD aan de Rgd. Geconstateerd
werd dat de reorganisatie van DBM per 1 juni 1999 niet heeft geleid tot een
aanpassing van het handboek Financiële Aangelegenheden van
de Centrale Sector (FACS). Een plan van aanpak voor de actualisatie van het
handboek is in 1999 niet opgesteld. Een voorstel voor de aanpak van de noodzakelijke
aanpassingen van het FACS is eerst in maart 2000 opgesteld. Voor de aanpassingen
van het FACS wordt een externe kracht ingehuurd. Het tijdpad voor de aanpassing
is zodanig dat naar verwachting niet voor augustus 2000 met de werkzaamheden
zal worden gestart. De AO's van de stelselwijziging van de Rgd en de overdracht
van de coördinatie van het bouwbeleid van de RPD aan de Rgd waren tijdig
aangepast.2.3.3 Beschrijvingen van de administratieve organisatieUit de rapportages van de accountantsdienst blijkt dat een aantal AO's
niet actueel is beschreven. Het betreft enkele AO's van de CS, waaronder de
procedures bij reorganisaties, de administratie van contracten en de afwikkeling
van voorschotten. Bij het DGVH is een aantal subsidieregelingen niet meer
actueel beschreven. Het betreft voornamelijk niet meer vigerende regelingen,
waarvoor nog wel betalingen worden verricht. De RPD moet de procedurebeschrijving
voor het financieel beheer van langlopende subsidieprojecten nog aanpassen.
Volgens de reactie van de minister is de beschrijving inmiddels in concept
gereed en ter beoordeling aan de AD voorgelegd.De beschrijvingen van het departement zijn ook niet geheel compleet. Bij
de CS moet er nog een procedure ten behoeve van de juistheid en volledigheid
van het convenantenregister worden opgesteld. Bij het DGVH ontbrak een AO
voor de afkoop van woonwagens en de afkoop van Hoog Niveau Renovatie. Volgens
de reactie van de minister is deze laatste AO inmiddels opgesteld.De minister geeft in zijn reactie toe dat de AO niet geheel actueel en
compleet is beschreven, maar voegt hieraan toe dat de termijn van één
jaar voor aanpassing van de AO nog niet is verstreken. De Rekenkamer is van
mening dat de actualiteit en de compleetheid van de AO-beschrijvingen voorop
staat. Wanneer dat niet het geval is, maar de termijn van één
jaar nog niet is verstreken, wordt alleen niet aan de norm voldaan dat de
AO actueel dient te zijn. Dit wordt dan niet geweten aan het disfunctioneren
van de onderhoudsorganisatie. Wanneer aanpassing langer dan één
jaar op zich laat wachten, zijn er tekortkomingen in de werking van de onderhoudsorganisatie.De afzonderlijke beschrijvingen van de diensten voldoen aan de eisen van
de Rekenkamer.2.3.4 ConclusiesOpzetIn de vernieuwde opzet van de onderhoudsorganisatie is rekening gehouden
met de aanbevelingen van de Rekenkamer in het rechtmatigheidsonderzoek van
1998. In de opzet van de onderhoudsorganisatie worden dan ook geen noemenswaardige
tekortkomingen gesignaleerd.In de nieuwe richtlijn procesbeschrijving van de directie FEZ is opgenomen
dat het management verantwoordelijk is voor het nemen van maatregelen om de
actualiteit en kwaliteit van procesbeschrijvingen te waarborgen (de zogenaamde
onderhoudsorganisatie). De Rekenkamer beveelt het management van de diensten
die nog niet beschikken over een schriftelijke vastlegging van
de onderhoudsorganisatie aan hiervoor wel te zorgen, teneinde de verantwoordelijkheden
en bevoegdheden tot het aanbrengen van wijzigingen en accorderen van een (aangepaste)
AO binnen een dienst duidelijk te hebben vastgelegd. De minister heeft toegezegd
deze aanbeveling onder de aandacht van de diensten te brengen.De primaire verantwoordelijkheid voor het onderhoud van de AO is bij het
management van de verantwoordelijke dienst gelegd. De directie FEZ houdt in
eerste instantie aan de hand van de controlplannen en -rapportages toezicht.
In die rapportages wordt niet standaard aandacht besteed aan het onderhoud
van de AO. Gelet op de verantwoordelijkheid van de directie FEZ beveelt de
Rekenkamer aan dat wel te doen.De minister acht het, gelet op de sturingsfilosofie van integraal management
niet passend om standaard het onderwerp AO op te nemen in het jaarplan of
managementrapportage. Wel zegt de minister toe de stand van zaken met betrekking
tot een aantal concrete constateringen die in dit rapport zijn gedaan nader
te bezien. Mocht uit de eerste managementrapportages blijken dat er onvoldoende
aandacht wordt geschonken aan de beschrijving en het onderhoud van de AO,
dan zullen alsnog nadere maatregelen worden genomen.WerkingAan de belangrijkste eisen van de werking van de onderhoudsorganisatie
wordt voldaan. De enige eis waaraan niet wordt voldaan is een centraal overzicht
van de meest recente versies van AO-beschrijvingen bij de CS. Geconstateerd
is dat de wijziging in de organisatie van DBM volgens hun eigen tijdpad niet
zal leiden tot een tijdig aangepaste AO-beschrijving. In zijn reactie geeft
de minister aan dat de aanpassing eind 2000 gereed zal zijn. De Rekenkamer
acht het van belang dat het handboek Financiële Aangelegenheden van de
Centrale Sector zeer spoedig wordt aangepast. Hoewel de AO's van de Rgd en
de RPD wel tijdig zijn aangepast, is de Rekenkamer van mening dat er in de
werking van de onderhoudsorganisatie tekortkomingen zijn.Compleetheid en actualiteitNiet alle diensten beschikken over een complete en actuele AO. Met name
bij de CS betreft het opmerkingen over belangrijke, financiële processen
binnen de dienst. De dienst vertegenwoordigt overigens een relatief klein
(financieel) belang binnen het Ministerie van VROM. Bij het DGVH betreft het
een aantal kleinere subsidieregelingen.Het geheel overziende concludeert de Rekenkamer wel dat er sprake is van
tekortkomingen, zowel in de werking van de onderhoudsorganisatie als op het
gebied van beschrijvingen van de administratieve organisatie. Ten opzichte
van 1998 betekent dit dat het Ministerie van VROM ten aanzien van dit ijkpunt
achteruit is gegaan.2.4 Financiële functie2.4.1 InleidingDe Rekenkamer heeft evenals vorig jaar de financiële functie onderzocht.
Hieronder verstaat zij het geheel van organisatorische voorzieningen, zoals
de organisatiestructuur, de beschrijving van de actoren en de daarmee samenhangende
verdeling van taken en bevoegdheden, dat zorgdraagt voor een ordelijk en controleerbaar
financieel beheer. 2.4.2 Opzet van de financiële functieTen opzichte van 1998 is de organisatie van het departement gewijzigd.
De Rgd was tot 1 januari 1999 een dienst binnen het ministerie, maar heeft
per die datum de status van agentschap gekregen. Aan de opzet en werking van
de financiële functie van de Rgd wordt in paragraaf 2.6 aandacht besteed.
Daarnaast vindt bij het DGM een reorganisatie plaats. Een van de gevolgen
is dat het aantal beleidsdirecties tot ongeveer de helft zal worden gereduceerd.De opzet van de financiële functie is in 1999 gewijzigd bij het DGVH.
Hier is besloten tot het formeren van bedrijfsbureaus binnen alle directies.
De directiecontroller is organisatorisch ondergebracht bij de bedrijfsbureaus.
Daarnaast zijn de taken van het bedrijfsbureau onder meer het faciliteren
van het primair proces en het uitvoeren van de planning en control. De instelling
van de bedrijfsbureaus is oktober 1999 geformaliseerd.2.4.3 Werking van de financiële functieOver de werking van de financiële functie zijn in het accountantsrapport
1999 enkele opmerkingen gemaakt, waaruit tekortkomingen blijken. Deze hebben
met name betrekking op het DGVH en de RPD.De directie Financiën, Strategie en Control (FS&C), die binnen
het DGVH de meta-controlfunctie vervult, rapporteerde in september 1999 dat
er belangrijke tekortkomingen waren in het functioneren van de controlfunctie
op directieniveau. Om risico's te vermijden zijn substantiële verbeteringen
noodzakelijk zoals helderheid over taken, kader en organisatie en vergroting
van de beschikbare capaciteit en van expertise, met name op het gebied van
financial control. Bij deze conclusies en aanbevelingen zet de directie FS&C
de kanttekening dat het onderzoek betrekking heeft gehad op het eerste half
jaar van 1999. In deze maanden is een start gemaakt met het formeren van bedrijfsbureaus
en de invulling en inrichting van de controlfunctie.De bevindingen van de directie FS&C komen overeen met de bevindingen
van de AD. De AD voegt hier nog aan toe dat de Bestuursdienst (BD) een gunstige
uitzondering vormt, omdat bij deze directie een duidelijke verbetering is
geconstateerd in de tweede helft van 1999. Tevens is de AD van mening dat
de directie FS&C op toereikende wijze invulling geeft aan de meta-controlfunctie
binnen het DGVH.Bij de RPD wordt in het accountantsrapport een opmerking gemaakt over
de uitvoering van IC-taken. Doordat de RPD slechts een kleine dienst is, is
de capaciteit voor AO en IC-werkzaamheden beperkt. Door prioriteitsstelling
is het uitvoeren van een aantal IC-werkzaamheden achterop schema geraakt,
waardoor correcties achteraf nodig bleken te zijn. De AD vraagt aandacht voor
dit capaciteitsknelpunt en voor de extra problematiek die ontstaat als gevolg
van de combinatie van AO en IC-werkzaamheden.2.4.4 ConclusiesDe opzet van de financiële functie is bij het DGM, de RPD en de CS
niet substantieel gewijzigd ten opzichte van 1998. Bij het DGVH zijn de bedrijfsbureaus
geïntroduceerd. In de opzet van de financiële functie zijn geen
noemenswaardige tekortkomingen gesignaleerd. Aangaande de werking van de financiële functie is een en ander op
te merken. Vooral de decentrale controlfunctie bij het DGVH heeft over een
belangrijk deel van 1999 niet naar behoren gefunctioneerd. Daarnaast is de
beperkte IC-capaciteit bij de RPD een aandachtspunt. De Rekenkamer komt tot
de conclusie dat er wat betreft de werking van de financiële functie
sprake is van tekortkomingen bij het DGVH en de RPD. Ten opzichte van 1998
betekent dit voor het ijkpunt financiële functie een achteruitgang.De minister geeft in zijn reactie aan dat voor de versterking van de controlfunctie
van het DGVH inmiddels acties zijn geformuleerd die de instemming van de AD
hebben.2.5 Automatisering2.5.1 InleidingEen betrouwbare en continu functionerende automatisering is een essentieel
hulpmiddel voor de beheersing van de financiële processen, het personeelsbeheer
en het materieelbeheer.De Rekenkamer heeft evenals vorig jaar de uitvoering van het Voorschrift
Informatiebeveiliging Rijksdienst (VIR) onderzocht.Daarnaast heeft de Rekenkamer de organisatie van de automatisering en
het functioneren van begrotingsadministratiesystemen, personeelsinformatiesystemen
en in mindere mate voorraadadministratiesystemen onderzocht. Aan de automatisering
van de Rgd zal afzonderlijk aandacht worden besteed in paragraaf 2.6.2.5.2 Voorschrift Informatiebeveiliging Rijksdienst 1994Per 1 januari 1997 diende aan het VIR te zijn voldaan. Het voorschrift
verplicht alle ministeries tot het maken van risicoanalyses, het hebben van
een beveiligingsplannen en het bepalen en implementeren van maatregelen ten
behoeve van de informatiebeveiliging.In het rechtmatigheidsonderzoek over 1998 beoordeelde de Rekenkamer de
invoering van het VIR aan de hand van de stand van zaken bij de uitvoering
van de Afhankelijkheids- en Kwetsbaarheidsanalyses (A&K-analyses).De uitkomst van het onderzoek over 1998 was dat de implementatie van het
VIR over het geheel als matig werd beoordeeld. Er was wel gestart met de A&K-analyses,
maar de afronding had nog niet plaatsgevonden. Het VIR verlangt vervolgens
dat er stappen worden gezet gericht op de daadwerkelijke implementatie van
beveiligingsmaatregelen. Geconstateerd werd dat er nog een lange weg te gaan
was voor voldaan zou worden aan het VIR.2.5.2.1 Stand van zakenDe implementatie van het VIR is door de Ambtelijke staf en de Bestuurlijke
staf aangemerkt als één van de vier VROM-brede Informatie en
Communicatie Technologie (ICT)-prioriteiten. Binnen het Ministerie van VROM
is de «task-force informatiebeveiliging» (TIB) belast met de invoering
van het VIR. Het actualiseren van het uit 1996 daterende Statuut informatiebeveiliging
staat voor 2000 opgenomen in de planning van de TIB. Als in 2000 de doelen
bereikt zijn, zal de TIB worden opgeheven. In het afgelopen jaar zijn voor alle vitale systemen binnen het departement
A&K-analyses opgesteld. Het DGM is bezig met de implementatie van het
Informatie Beveiligingsplan. De implementatie vordert daarbij slechts langzaam
omdat Informatie Beveiliging (IB) geen hoge prioriteit heeft. Aan de communicatie
binnen de organisatie van het DGM moet nog de nodige aandacht worden besteed.
Bij het DGVH moet de implementatie nog voor een groot deel geschieden en moet
de beheerorganisatie nog vorm krijgen. Binnen de RPD zal de implementatie
van de beveiligingsplannen komend jaar gaan plaatsvinden. Ook binnen de CS
zal in 2000 gewerkt moeten worden aan een verdere implementatie en integratie
van de IB-maatregelen met bedrijfsvoeringsprocessen. Aandacht voor het inrichten
van een beheer-/gebruikers-organisatie binnen de CS zal daarbij belangrijk
zijn.2.5.3 Geautomatiseerde systemen2.5.3.1 Organisatie van de automatiseringMet betrekking tot de beheerfunctie blijkt uit onderzoek dat in toenemende
mate taken worden uitbesteed. In sommige situaties is er zelfs vrijwel geen
interne capaciteit meer aanwezig en worden interne formatieplaatsen bezet
door tijdelijk ingehuurde medewerkers van externe organisaties en adviesbureaus.
De Rekenkamer vraagt aandacht voor een voldoende kwalitatieve en kwantitatieve
bezetting van de interne beheerfunctie teneinde te kunnen voorzien in een
voldoende mate van sturing en beheersing van de ICT-activiteiten en strategische
beleidsvorming voor de informatiefunctie.De verwerking van de departementale begrotingsadministratiesystemen (SBB/EERSt)
en het personeelsinformatiesysteem (PeRCC) is opgedragen aan een externe organisatie.
Basis voor de uitvoering is een begin 1999 met deze organisatie gesloten mantelovereenkomst.
Voor de verdere uitwerking zijn nadere overeenkomsten gesloten tussen de gebruikers
en de automatiseringsafdeling. Door middel van een TPM en door eigen onderzoeken
van de AD en overleg ter plekke weet de gebruiker dat aan dit contract is
voldaan.2.5.4 BegrotingsadministratiesystemenIn aansluiting op in eerdere jaren uitgevoerd onderzoek naar de bij de
diverse dienstonderdelen getroffen beheersmaatregelen ten aanzien van het
SBB/EERSt deed de AD in 1999 dergelijk onderzoek bij het DGM, de RPD en de
CS.Bij het DGM betrof het onderzoek het beheer van de derdentabel en de autorisaties.
Geconcludeerd werd dat dit in voldoende mate voldoet aan de daaraan te stellen
eisen van betrouwbaarheid en rechtmatigheid. Wel dienen nog aanvullende maatregelen
ten aanzien van de autorisaties te worden genomen. Aangaande de RPD betrof
het een vervolgonderzoek, de daar getroffen maatregelen werden positief beoordeeld.
Overigens dienen ook daar nog aanvullende maatregelen ten aanzien van het
autorisatiebeheer te worden genomen. Ook in het stelsel van beheersmaatregelen
bij de CS zijn aanvullende maatregelen nodig. Ten aanzien van het beoordelen
van de wijzigingen van de inregelingen van de diensten door de beheersorganisatie
SBB bij de directie FEZ dient een aantal verbeteringen te worden aangebracht.
Dit betreft het expliciet maken van de verantwoordelijkheid van de directie
FEZ ten aanzien van de inregeling, het beoordelen van de mutaties door de
directie FEZ en het ervoor zorgdragen dat die beoordeling kan
worden vastgesteld en controleerbaar is.De minister meldt in zijn reactie dat begin 2000 naar aanleiding van de
opmerkingen van de AD het beleid terzake is verduidelijkt. Dit is maart 2000
vastgelegd in een nota aan de AD. Thans wordt op basis hiervan een en ander
geconcretiseerd met de verschillende dienstonderdelen.2.5.5 PersoneelsinformatiesystemenIn 1999 is een onderzoek uitgevoerd naar de opzet en werking van de beheersmaatregelen
en de PeRCC verwerkingsomgeving bij de externe organisatie. Uit het onderzoek
bleek dat, gelet op de omgeving waarbinnen het systeem operationeel is, de
beperkingen in de verwerkingsorganisatie gecompenseerd dienen te worden door
maatregelen in de VROM-gebruikersorganisatie en het PeRCC systeem. Dit heeft
inmiddels de aandacht.2.5.6 VoorraadadministratiesystemenHet departement beschikt niet over één departementaal voorraadadministratiesysteem.
Het project Nieuwe Infrastructuur VROM (NIVRO) voorziet wel in een dergelijke
functie voor het materieelbeheer van de informatietechnologische (IT-) middelen
door middel van het Activa Registratie Systeem (ARS). Het NIVRO is nog in
een groeifase. Uit door de AD uitgevoerd onderzoek blijkt dat het beheer op
een aantal punten, zoals het wijzigingsbeheer, nog verbeterd kan worden.2.5.7 ConclusiesHet opstellen van de A&K-analyses van vitale systemen is afgerond.
De Rekenkamer constateert daarom geen noemenswaardige tekortkomingen. Wel
wordt er hierbij op gewezen dat er in de komende tijd nog de nodige aandacht
voor de verdere invoering van het VIR nodig is.Met betrekking tot het begrotingsadministratiesysteem concludeert de Rekenkamer
dat er sprake is van tekortkomingen. Zij vraagt aandacht voor een aantal aanvullende
maatregelen op onderdelen van het beheer van het begrotingsadministratiesysteem.In de exploitatie en het beheer van het personeelsinformatiesysteem constateerde
de Rekenkamer geen noemenswaardige tekortkomingen.Het geheel overziende constateerde de Rekenkamer dat er met betrekking
tot het ijkpunt Automatisering sprake is van tekortkomingen. 2.6 Agentschappen2.6.1 InleidingSedert 1 januari 1999 is de Rijksgebouwendienst (Rgd) een agentschap van
het Ministerie van VROM.De Rekenkamer deed in het kader van het Rfv 1998 een onderzoek naar de
instelling van de Rgd als agentschap. De Rekenkamer concludeerde toen dat
weliswaar aan de minimale voorwaarden werd voldaan, maar om optimaal te kunnen
functioneren als agentschap diende een aantal voorwaarden nog nader te worden
uitgewerkt. Een van de belangrijkste aandachtspunten en naar nu blijkt een knelpunt
bij het tijdig afronden van de financiële verantwoording 1999 betrof
het opstellen van de definitieve openingsbalans. De andere voorwaarden betroffen
de planningsfunctie, het ontwikkelen en invoeren van een nieuw geautomatiseerd
informatiesysteem, de invulling van de leen- en depo- sitofaciliteit en het
inhoud geven aan de kengetallen.2.6.2 De openingsbalans2.6.2.1 Het onroerend goedPlanningPer 1 januari 1999, toen het agentschap Rgd in werking trad, is een indicatieve
openingsbalans opgesteld. Na de onderbouwing van de waardering van het onroerend
goed zou een definitieve openingsbalans opgesteld kunnen worden. De Rekenkamer
merkte daarover op dat gezien het aantal nog uit te voeren activiteiten het
opleveren daarvan op korte termijn niet haalbaar zou zijn. In de loop van
1999 bleek dat deze onderbouwing een zeer tijdsintensief proces zou worden.Reeds bij het opstarten van de controle van de vaste activa bleek dat
de voor die controle te gebruiken vastgoedbestanden niet geheel volledig en
onvoldoende betrouwbaar waren. De Rgd diende deze eerst voor de controle geschikt
te maken, daarnaast bleek de controle zoveel vragen op te roepen dat de oorspronkelijke
planning ruimschoots werd overschreden. In plaats van in oktober 1999 kon
de controle eerst in de loop van april 2000 worden afgerond om een accountantsverklaring
met een goedkeurende strekking af te kunnen geven.WaarderingUitgangspunt voor de waardering van het onroerend goed op de balans is
de historische kostprijs. Omtrent de waarderingsmethodiek waren afspraken
gemaakt in de ministerraad.De AD heeft de basisgegevens en daarmee de waardering van de panden beoordeeld.
Gezien het grote aantal panden is een steekproefonderzoek uitgevoerd met aanvullende
extra controles. Bij de controle werd naast de hiervoor genoemde tekortkomingen
aangaande de dossiervorming een groot aantal fouten geconstateerd. De in totaal
300 gecontroleerde panden zijn, nadat op basis van de AD-controle correcties
(absolute waarde f 1 100 miljoen) zijn aangebracht, voor de juiste
waarde op de balans opgenomen. Daarmee was in totaal 90% van de totale opgenomen
boekwaarde van de panden gecontroleerd. Uitgangspunt voor de balanswaardering
van de resterende 760 overwegend kleine panden was de door de Rgd aangegeven
waardering. De in de eindbalans opgenomen boekwaarde is bepaald op f 8 138,3
miljoen. De werkelijke boekwaarde zal naar schatting circa f 60 miljoen
hoger kunnen liggen.De Rgd zal de juiste waarde van de niet gecontroleerde panden alsnog vaststellen.
Het voornemen is dit nog in 2000 uit te voeren.2.6.3 De gebruiksvergoedingenDe gebruiksvergoeding die departementen aan de Rgd betalen voor hun panden
hangt sterk samen met de waardering van het pand. Doordat in de waardering
van de panden fouten zijn aangetroffen, doet zich hetzelfde voor bij de gebruiksvergoeding.
In 2000 zullen volgens afspraak met het Ministerie van Financiën technische
aanpassingen plaatsvinden van de gebruiksvergoedingen en de budgetten van
de betreffende gebruikers. De facturering vindt plaats aan de hand verhuurcontracten, eind 1999 diende
circa 30% van de contracten nog door de huurders te worden getekend.2.6.4 De leen- en depositofaciliteitOm in het nieuwe rijkshuisvestingsstelsel een bedrijfseconomische verantwoorde
matching mogelijk te maken van enerzijds de van de ministeries ontvangen gebruiksvergoedingen
en anderzijds de kasuitgaven voor investeringen, beschikt de Rgd over een
leen- en depositofaciliteit bij het Ministerie van Financiën.Het Ministerie van Financiën en de Rgd hebben in 1999 nader uitgewerkt
op welke wijze de leenfaciliteit voor de Rgd kan worden vorm gegeven, waarbij
zoveel mogelijk aansluiting is gezocht bij de Regeling Leen-en Depositofaciliteit
1999. Per eind april 2000 was dit onderdeel nog niet geregeld.2.6.5 Het financieel beheer2.6.5.1 AlgemeenIn het accountantsrapport is aangegeven dat het financieel beheer in 1999
niet voldeed aan de eraan te stellen eisen. De Rgd is er niet in geslaagd
de organisatie aan de overgang naar de agentschapstatus aan te passen en toereikende
beheersingsmaatregelen te treffen en in te voeren.Hierna wordt op enkele punten van het financieel beheer nader ingegaan. 2.6.5.2 De administratieve organisatieGedurende 1999 werd nog zoveel mogelijk gewerkt met de handboeken AO uit
de periode dat de Rgd nog geen agentschap was. Door de vele wijzigingen in
de organisatie zijn die niet meer geheel actueel. Aanpassing wordt echter,
gezien de wijzigingen die nog zullen volgen op dit moment niet opportuun geacht.Ook het onderhoud van de AO was in de desbetreffende handboeken geregeld.
Ook dat aspect dient nog te worden geregeld.Vooruitlopend op de ingebruikneming van het nieuwe financiële systeem
is in 1999 gebruikgemaakt van een aangepaste versie van het door VROM gebruikte
begrotingsadministratiesysteem SBB/Eerst (de zogenoemde tussenoplossing).
De AO die daarmee samenhangt werd eind 1998 beschreven. Voor de verwerking
van transacties volgens het baten- en lastenstelsel werd een «Handboek
Financieel ABC» opgesteld. De opzet werd als ontoereikend beoordeeld.Ook dienen de AO-beschrijvingen voor de processen treasury en portefeuillebeheer
nog te worden vastgesteld.2.6.5.3 De automatiseringHet administratieve systeem• De tussenoplossingOmdat niet vóór de oprichting van het agentschap een nieuw
geautomatiseerd systeem kon worden ingevoerd is als tussenoplossing het door
VROM gebruikte SBB-systeem aangepast aan het baten- en lastenstelsel.Daarnaast omvatte de tussenoplossing een systeem ten behoeve van de verhuuractiviteiten
en een systeem voor de urenverantwoording. Beide systemen zijn van belang
voor de bedrijfsvoering. Uit het onderzoek blijkt dat het beheer
van die twee systemen niet voldoet aan de eisen. Een aanzienlijk aantal aanvullende
acties is nodig om te komen tot een integraal ordelijk beheer. Gelet op de
naar verwachting beperkte periode dat deze twee systemen nog zullen worden
gebruikt worden alleen beperkte maatregelen getroffen.• Het nieuwe systeemIn de loop van 1999 werd een keuze gemaakt voor een nieuw in te voeren
systeem. Dit systeem, het Integraal Rijksgebouwendienst Informatie Systeem
(IRIS) zal gefaseerd worden ingevoerd. Volgens de huidige planning zal het
systeem in mei 2000 bij vier directies zijn ingevoerd. De Rgd gaat ervan uit
dat de eerste fase eind 2000 volledig operationeel zal zijn. Volgens het invoeringsplan
zal de overgang van de huidige systemen naar het nieuwe in één
keer zonder schaduwdraaien plaatsvinden. Overigens zal het oude systeem pas
uit productie worden genomen als de totale overgang succesvol is afgerond.
Thans wordt binnen VROM overwogen welke risico's verbonden zijn aan een dergelijke
aanpak.• Het beheerIn maart 2000 is gerapporteerd over een onderzoek naar de betrouwbaarheid
van de beheersmaatregelen ten aanzien van de financiële processen en
de projectadministratie van het nieuwe systeem. Met uitzondering van het beheer
van de vaste gegevens en de beschrijving van de managementcontroles is het
stelsel in opzet betrouwbaar. De beheersmaatregelen voldoen volgens het onderzoek
aan de eisen, maar de gebruikerscontroles vormen een risico. Daardoor wordt
de gegevensverwerking teveel afhankelijk van de kwaliteit van de gebruikersorganisatie.
Inmiddels is een onderzoek gestart naar de implementatie van geautomatiseerde
controlemaatregelen en de werking van de gebruikerscontroles. Overigens zijn
de gebruikerscontroles op zichzelf onvoldoende uitgewerkt. Alvorens tot verdere
ingebruikname zal worden overgegaan zou hierover nog worden gerapporteerdDaarnaast wordt in meer algemene zin aanbevolen om het beheer van alle
voor de bedrijfsvoering van de Rgd van belang zijn de systemen over te brengen
naar een daarvoor geschikte omgeving. Het bureau Informatie Voorziening Services
zou daarvoor geschikt kunnen zijn. De AD adviseert overigens daartoe niet
eerder over te gaan dan nadat de omgeving daartoe volledig is ingericht. Indien
besloten wordt dat niet te doen dient ook het beheer in dat geval aan hoge
eisen van betrouwbaarheid te voldoen. Het beheer dat tot nu toe werd aangetroffen
voldoet daar nog niet aan.VIRVoor het nieuwe financiële systeem is de Afhankelijkheids- en Kwetsbaarheidsanalyse
weliswaar opgesteld maar nog niet in besluitvormende zin afgerond. Ook moet
de implementatie van het beveiligingsbeleid voor het grootste deel nog geschieden.2.6.5.4 De financiële functieDe financiële functie betreft enerzijds de verhouding van het agentschap
Rgd met het Ministerie van VROM. Anderzijds heeft de financiële functie
betrekking op de wijze waarop deze binnen de Rgd is georganiseerd. Verhouding met het Ministerie van VROMDe relatie tussen het Ministerie van VROM en het agentschap is voor wat
betreft de begrotingscyclus en de jaarplancyclus niet anders dan die voor
de andere diensten. Wel dient nog een aantal acties te moeten worden ondernomen
voor de ontwikkeling van de controlfunctie, bijvoorbeeld op het gebied van
de risicoanalyse en organisatieontwikkeling op lange termijn. Ook dienen nog
enkele aspecten ten aanzien van de informatievoorziening aan de directie FEZ
te worden geregeld. Voor een aantal zaken is in het voorlopig informatieprofiel
vastgelegd dat deze vooraf aan de directie FEZ moeten worden vastgelegd (generieke
vaststelling van tarieven en huurprijsaanpassingen en wijzigingen van waarderingsgrondslagen
of de huurprijsmethodiek).ControlfunctieDe Rgd heeft in januari 1999 een notitie opgesteld over de toekomstige
financiële functie: «De ontwikkeling van de controlfunctie van
de Rgd: Een groeipad naar 2003».De uitwerking van de stappen die in 1999 moeten worden gezet is vastgelegd
in de notitie: Agentschapscontrol bij de Rgd in 1999. Daarin wordt ook ingegaan
op de organisatie van de financiële functie.In de nieuwe situatie bestaat centraal een directie Agentschapscontrol,
bestaande uit drie clusters: Administratie & Consolidatie (A&C), Planning
& Control (P&C) en Advies & Audit (A&A).Decentraal bestaan per (regionale) directie eigen afdelingen Managementcontrol
die uit dezelfde drie clusters bestaan.De huidige gegevensgerichte IC-functie gaat tevens systeemgerichte controles
uitvoeren en zal worden geplaatst binnen het cluster van A&A. Overleg
binnen de financiële functie vindt plaats in het Functioneel Overleg
Agentschaps Control (FOAC), waarin de directeur Agentschapscontrol, de clusterhoofden
van Agentschapscontrol en de hoofden van Managementcontrol participeren. Hoewel
de nieuwe structuur nog geformaliseerd moet worden, wordt al wel volgens de
nieuwe structuur gewerkt.Uit het onderzoek blijkt dat de Rgd in 1999 onvoldoende eerstelijns IC-activiteiten
heeft ontwikkeld om een juiste en volledige administratie en verantwoording
daarover te kunnen waarborgen. De AD heeft daarom voor haar controle niet
kunnen steunen op de verbijzonderde IC. Uit een audit die de directie Financiën
en Economie heeft uitgevoerd bleek dat er bij de regionale directies een aantal
tekortkomingen bestond in de opzet en het bestaan van processen ten behoeve
van de tussenoplossing. Eén van de belangrijkste tekortkomingen betrof
de volledige integratie van de gevolgen van de invoering van het baten- en
lastenstelsel in het verificatieplan. Er zijn nog acties ondernomen om deze
tekortkoming op te lossen, maar een nieuw verificatieplan is nog niet vastgesteld.
De kennis over het baten- en lastenstelsel bleek bij de regionale directies
onvoldoende te zijn. Mede daardoor is de administratie veelal van slechte
kwaliteit en is er een gebrek aan consistentie in de verwerking van de transacties
bij de directies. De centrale aansturing naar de regionale directies schoot
in 1999 tekort.2.6.6 De aanzet tot een verbeterplanTeneinde het financieel beheer binnen de Rgd te verbeteren en ervoor dezorgen dat de jaarverantwoording over 2000 tijdig tot stand komt,
is maart 2000 een eerste aanzet gegeven tot een verbetertraject. De voorgestelde
opzet van dit traject bestaat uit twee deelprojecten. Het ene project is gericht
op de verbetering van het financieel beheer. Dit behelst onder meer acties
op het gebied van financieel administratieve instructies en handreikingen
en het verbeteren van de kennis van het baten-/lastenstelsel, zodat de kwaliteit
van de administraties wordt verbeterd. Daarnaast zijn er acties gericht op
een verbetering en verzwaring van de IC-functie en een aanscherping van de
IC kaderstelling. Ook zal een uitbreiding van de reviewactiviteiten op het
feitelijk naleven van de AO op decentraal niveau plaatsvinden. De eerste fase
van de verbetering van het financieel-administratief beheer dient volgens
die opzet uiterlijk in augustus 2000 gereed te zijn. In die opzet zullen ook
een integrale proefafsluiting over de eerste acht maanden, AD-controles en
het verwerken van alle bevindingen in de procedure proefafsluiting 2000 worden
opgenomen.Het tweede project betreft een project dat erop gericht is om de consequenties
van de aangepaste boekwaardes in overleg met het Ministerie van Financiën
en de klanten te vertalen in aangepaste huurcontracten.2.6.7 Conclusies en aanbevelingenHet Ministerie van VROM is er niet in geslaagd de in interdepartementaal
overleg afgesproken versnelling te realiseren. De Rekenkamer merkt op dat
de daarmee verband houdende problemen niet in de toelichting bij de financiële
verantwoording zijn vermeld. De Rekenkamer meent dat dit wel had gemoeten.De Rekenkamer concludeert dat van een aantal voorwaarden die in 1999 nog
nader moesten worden uitgewerkt de afwerking sterk bij de verwachting is achtergebleven.
Zo moet voor een groot aantal panden de juiste waarde nog worden vastgesteld.
De Rekenkamer gaat ervan uit dat die zo spoedig mogelijk zal worden bepaald
en dat waar nodig de gebruiksvergoeding overeenkomstig zal worden aangepast.Aangaande het financieel beheer is de Rekenkamer van mening dat:• Er tekortkomingen zijn in de opzet van de administratieve organisatie.
Zij beveelt aan de beschrijvingen op zo kort mogelijke termijn te actualiseren
dan wel de completeren. Ook vraagt zij aandacht voor de onderhoudsorganisatie• Het beheer van de automatisering tekortkomingen vertoont. Vooruitlopende
op de invoering van het nieuwe geautomatiseerde systeem dienen er naar de
mening van de Rekenkamer maatregelen te worden genomen om de betrouwbaarheid
van het beheer van de huidige systemen over 2000 te waarborgen. Zij gaat er
aangaande het nieuwe systeem van uit dat niet eerder tot ingebruikname wordt
overgegaan dan nadat ook daar de nodige verbeteringsmaatregelen in het beheer
zijn aangebracht.De minister heeft aangegeven dat de noodzakelijke verbetermaatregelen
in het lopende proces worden meegenomen.• In de werking van de financiële functie ernstige tekortkomingen
zijn doordat in 1999 onvoldoende eerstelijns IC-maatregelen werden uitgevoerd,
de acties die werden ondernomen om geconstateerde tekortkomingen op te heffen
onvoldoende resultaat hadden en het ontbroken heeft aan centrale aansturing
van de regionale directies. Daarnaast vraagt de Rekenkamer aandacht
voor het op peil brengen van de kennis aangaande de toepassing van het baten-
en lastenstelsel.Het geheel overziende concludeert de Rekenkamer dat er ernstige tekortkomingen
zijn in het financieel beheer van het agentschap Rijksgebouwendienst. De Rgd
is er niet in geslaagd de voorwaarden om optimaal als agentschap te kunnen
functioneren in 1999 succesvol af te ronden.De Rekenkamer is van mening dat de aanzet tot een verbeterplan verder
uitgewerkt dient te worden om aan de criteria van de Rekenkamer voor verbeterplannen
tegemoet te komen. Deze criteria zijn:• tijdpad: een planning met deadlines voor de realisatie van het
verbeterplan;• concrete maatregelen: zichtbare maatregelen gericht op het oplossen
van de geïdentificeerde knelpunten;• controleerbare maatregelen: de maatregelen zijn identificeerbaar
en te toetsen.De Rekenkamer verwacht van verbeterplannen dat er een duidelijke verdeling
is van verantwoordelijkheden en dat de ambtelijke top zich aan het plan heeft
gecommitteerd. Omdat de minister direct aanspreekbaar is voor een bezwaar
van de Algemene Rekenkamer, dient de minister het verbeterplan te autoriseren.
Teneinde effectieve maatregelen in het verbeterplan op te nemen die de oorzaken
van het knelpunt verwijderen, dient een probleemanalyse te zijn gemaakt, die
heeft geleid tot de inventarisatie van knelpunten en de onderliggende oorzaken.De verbetermaatregelen dienen één-op-één aan
te sluiten op de knelpunten die zijn geïnventariseerd. Ze dienen op het
niveau van activiteiten te worden benoemd en de beoogde resultaten dienen
te zijn aangegeven. Dit vormt de kern van het verbeterplan. Voor de uiteindelijke
realisatie van het verbeterplan is het voorts van belang dat er deadlines
zijn vastgesteld en dat gebruik gemaakt wordt van voortgangsrapportages ten
behoeve van eventuele bijsturing.De Rekenkamer zal in een bezwaaronderzoek ten behoeve van het rechtmatigheidonderzoek
2000 nagaan in hoeverre het verbeterplan van de Rgd voldoet aan de te stellen
eisen. Tevens zal zij de uitvoering van het verbeterplan volgen.De minister onderschrijft het oordeel van de Rekenkamer dat er sprake
is van ernstige tekortkomingen. Hij zegt in zijn reactie toe dat de tekortkomingen
uiterlijk bij de verantwoording van 2000 zijn opgeheven. In het verbeterplan
dat de Rekenkamer 1 juli 2000 zal ontvangen zal op de tekortkomingen en de
nodige verbeteracties worden ingegaan. Over de voortgang van de verbeteracties
zal maandelijks aan hem en de staatssecretaris worden gerapporteerd.2.7 Toezicht op stromen buiten het Rijk2.7.1 InleidingIn 1998 constateerde de Rekenkamer in het rechtmatigheidsonderzoek tekortkomingen
in het beheer van het deels door de Europese Unie gefinancierde INTERREGRijn/Maas-actieprogramma
(IRMA). Zo leek de tijd om projecten te committeren kennelijk te kort om voldoende
projecten bij het Comité van Toezicht ter goedkeuring in te dienen.
Daarnaast was er onduidelijkheid over de prestatieverklaring
van projectnemers bij het indienen van declaraties, met name wanneer al was
begonnen met de uitvoering van een project voordat het project was goedgekeurd.
Ten slotte was de Rekenkamer van mening dat er vanuit het internationaal secretariaat
dat door Nederland wordt vervuld meer aandacht moest worden geschonken aan
de uitwerking van een controle- en monitoringbeleid.In zijn reactie heeft de minister aangegeven dat met betrekking tot de
prestatieverklaring nadere afspraken zouden worden gemaakt met het Ministerie
van Verkeer en Waterstaat. Tevens heeft de minister meegedeeld dat in 1998
en 1999 diverse maatregelen waren getroffen om de beheersing en de voortgang
van het programma beter te kunnen waarborgen. Het controle- en monitoringbeleid
zou verder worden uitgewerkt.2.7.2 Ontwikkelingen 1999In het afgelopen jaar is goede voortgang gemaakt met de committering van
projecten. Het gehele budget van 427 miljoen euro is gecommitteerd. Nog niet
alle projecten waren eind 1999 ook daadwerkelijk aanbesteed. Omdat de Europese
Commissie de uitvoeringstermijn van het programma met één jaar
heeft verlengd tot eind 2002 levert dit volgens het Internationaal Secretariaat
geen problemen meer op. De afsluitingsdatum van het gehele programma blijft
overigens wel maart 2003.Over de verantwoordelijkheid voor het financieel beheer is inmiddels meer
duidelijkheid verkregen. De deelnemende landen zijn zelf verantwoordelijk
voor de goede uitvoering van de controle op de projecten. Het Nederlandse
Nationaal Secretariaat is derhalve verantwoordelijk voor de controle van de
Nederlandse projecten. Het Internationaal Secretariaat heeft in de controlestructuur
een monitoringfunctie en is verantwoordelijk voor de controle op programmatisch
niveau. Daarnaast zullen visitatiebezoeken worden afgelegd, maar de vorm waarin
dat zal gebeuren moet nog nader worden uitgewerkt.De hiervoor geschetste uitgangspunten liggen vast in een notitie die eind
1999 ter goedkeuring is aangeboden aan het Comité van Toezicht. Juni
2000 wordt een definitief besluit verwacht. De notitie is opgesteld op basis
van de verordeningen van de Europese Commissie en de gesloten contracten.
Ten behoeve van de controle op projectniveau door Nederland is een controleprotocol
opgesteld waaraan de accountants die een project controleren zich dienen te
houden.Uit het onderzoek blijkt dat de taken en personele invulling van het nationale
secretariaat nog niet geheel is gerealiseerd.2.7.3 ConclusieDe Rekenkamer is van mening dat er in 1999 goede voortgang is geboekt
met enerzijds de committering van projecten en anderzijds de ontwikkeling
van een controle- en monitoringbeleid. Zij constateert derhalve met betrekking
tot de stromen buiten de Rijksbegroting geen noemenswaardige tekortkomingen.
Wel wijst zij op het belang van een goede invulling van de taken met betrekking
tot de risicoanalyse, monitoring, voortgangsbewaking en informatievoorziening. 2.8 Overdrachtsuitgaven2.8.1 InleidingIn het rapport bij de financiële verantwoording over 1998 maakte
de Rekenkamer enkele opmerkingen over het subsidiebeheer bij het Ministerie
van VROM. In het rechtmatigheidsonderzoek van 1999 is hier een vervolg aan
gegeven. Eerst zal worden ingegaan op de ontwikkelingen bij het DGM. Daarna
wordt aandacht besteed aan de subsidieregelingen bij het DGVH en de RPD.2.8.2 Subsidies Directoraat-Generaal MilieubeheerIn het rapport bij de financiële verantwoording over 1998 meldde
de Rekenkamer tekortkomingen in het controleen sanctiebeleid van de directie
Geluid en Verkeer en in het controlebeleid van de directie Bodem.2.8.2.1 Controlebeleid directie Geluid en VerkeerInleidingIn het rechtmatigheidsonderzoek van 1998 concludeerde de Rekenkamer dat
er sprake was van tekortkomingen in het controle- en sanctiebeleid van de
directie Geluid en Verkeer ten aanzien van de besteding van gelden voor gevelisolatie.
Dit controle- en sanctiebeleid was al enige jaren ontoereikend. In 1999 was
weliswaar een nieuw controlebeleid opgesteld, maar de vaststelling van het
conceptbeleid liet lang op zich wachten.De minister heeft in zijn reactie aangegeven dat het beleid definitief
was vastgesteld en vastgelegd in een nieuwe AO. Binnen het DGM was de afspraak
gemaakt dat de voortgang van de uitvoering maandelijks in het overleg met
de DG aan de orde zou komen. Wat de regelgeving betreft waren afspraken gemaakt
over de wijze waarop de controlebevindingen zouden worden geëvalueerd
en de wijze waarop met de belanghebbenden zou worden gecommuniceerd.De Rekenkamer heeft aangegeven dat met deze maatregelen voldoende tegemoet
was gekomen aan haar opmerkingen, maar gaf ook aan in 1999 aandacht te besteden
aan de uitvoering van het controle- en sanctiebeleid.Ontwikkelingen 1999Nadat het controlebeleid in juli 1999 definitief werd vastgesteld, werd
de in 1998 gevormde Stuurgroep gedechargeerd. Er resteerden echter nog twee
acties, namelijk een onderzoek of het zinvol zou zijn een algemeen sanctieartikel
op de nemen in de Wet Milieubeheer en een onderzoek of het mogelijk is op
de apparaatskostenvergoeding voor budgethouders te korten en in welke gevallen
dat mogelijk zou zijn. Deze acties vormden volgens het departement echter
geen belemmering voor het beëindigen van de activiteiten van de stuurgroep.Uit het onderzoek van de Rekenkamer bleek overigens dat de uitvoering
van het controlebeleid, in tegenstelling tot de toezeggingen van de minister,
niet regulier aan de orde is geweest in het Directieteam-overleg van het DGM.Uit een in 1999 door de AD uitgevoerd onderzoek naar de uitvoering van
het controlebeleid bleek dat de controles door de uitvoerende instantie zorgvuldig
worden uitgevoerd, maar dat de uitvoering van het aangescherpte controle-
en sanctiebeleid niet goed gehandhaafd kan worden als gevolg van de vigerende
regelgeving. Dit heeft betrekking op de wijze waarop met afwijkingen
van oorspronkelijk geplande (norm)bedragen wordt omgegaan. Afgesproken was
om het controlebeleid op dit punt aan te scherpen en de budgethouders hiervan
in kennis te stellen. Dit laatste is in 1999 overigens niet schriftelijk breed
uitgedragen. In gesprekken met de budgethouders is het verscherpte controlebeleid
wel vermeld, volgens de reactie van de minister. Door middel van een ministeriële
regeling zullen de budgethouders nog worden geïnformeerd over het strengere
controlebeleid.Over de ontwikkelingen rond de directie Geluid en Verkeer is in december
1999 gesproken in het Audit Committee (AC) van het Ministerie van VROM. Het
AC besloot dat bij de uitvoering van het controlebeleid een strenge lijn zal
worden gehanteerd, waarbij risico's van bezwaarschriften en terugfluiten door
de rechter op de koop toe worden genomen. Tevens werd besloten de aanscherping
van het controlebeleid alsnog aan de budgethouders bekend te maken en de mogelijkheden
tot aanpassing van de regelgeving te onderzoeken. De onderzoeken naar de mogelijkheden
tot het toepassen van een korting op de apparaatskosten en het opnemen van
een algemeen sanctieartikel in de Wet Milieubeheer zouden versneld moeten
worden uitgevoerd.Onder andere vanwege de reorganisatie van het DGM en de daarmee samenhangende
wijzigingen in personele invulling waren begin maart 2000 de besluiten van
het AC nog niet tot uitvoering gebracht. Het AC heeft inmiddels opdracht gegeven
dat wel te doen.Binnen de directie Geluid en Verkeer is besloten de gedechargeerde Stuurgroep
weer bijeen te roepen, zodat de losse eindjes kunnen worden afgehandeld. De
Stuurgroep is 17 maart 2000 bijeen gekomen. In deze vergadering is een aantal
besluiten genomen. Besloten is de Wet Geluidhinder niet aan te passen. De
uitvoeringsbesluiten zullen echter wel aangepast worden, zodat de hardere
norm en de verplichte deugdelijke toelichting bij afwijkingen van de norm
in dit besluit geregeld zijn. De AD zal in dit proces betrokken worden. Over
de invoering van het gewijzigde uitvoeringsbesluit zullen de budgethouders
voorgelicht worden.Tot slot kan nog worden gemeld dat de afwikkeling van de subsidies afhankelijk
is van het gereed melden van projecten door budgethouders. De gereedmelding
stagneert. De hierboven geschetste problematiek heeft daardoor weinig effect
op de financiële verantwoording over 1999.ConclusieDe Rekenkamer is van mening dat de voortvarendheid waarmee de uit 1998
overblijvende punten zijn opgepakt, te wensen over laat. Het opnieuw bijeen
roepen van de Stuurgroep om definitief knopen door te hakken is een stap in
de goede richting. Wel benadrukt de Rekenkamer het belang dat besluiten die
in de nieuwe bijeenkomst van de Stuurgroep worden genomen zo spoedig mogelijk
tot uitvoering worden gebracht. Het geheel overziende concludeert de Rekenkamer
dat er in 1999 tekortkomingen waren in de uitvoering van het controlebeleid
van de directie Geluid en Verkeer.2.8.2.2 Subsidies directie BodemInleidingIn het rechtmatigheidsonderzoek van 1998 besteedde de Rekenkamer aandacht
aan het controlebeleid van de directie Bodem. In 1999 hebben enkele
ontwikkelingen plaatsgevonden op het gebied van het controlebeleid van de
directie Bodem, waarover in deze paragraaf gerapporteerd zal worden. Daarnaast
zal worden ingegaan op de begrotingsuitvoering van de directie Bodem.• ControlebeleidAlgemeenIn eerste instantie was in de Stuurgroep Bodem met betrekking tot de verdere
uitwerking van het controlebeleid afgesproken dat de zogenoemde juridische,
technische en financiële toets (onderdelen van het controlebeleid) meer
procesmatig zouden worden uitgevoerd. In een later stadium zouden die tot
één geïntegreerd controle aanpak leiden. Gegeven de veelheid
van zaken die in beweging zijn op het beleidsterrein Bodem, zoals het betrekken
van bodemsanering in het Investeringsbudget Stedelijke Vernieuwing, heeft
de directie Bodem besloten de verdere ontwikkeling van het controlebeleid
voorlopig stop te zetten totdat meer duidelijkheid is verkregen.Afhandeling werkvoorraad kostenverhaalDe Wet Bodembescherming (WBB) kent aan de minister van VROM de bevoegdheid
toe om de door de gemeenten en provincies gemaakte kosten van onderzoek en
sanering te verhalen op de veroorzakers van de bodemverontreiniging (het zogenoemde
kostenverhaal).De omvang van de werkvoorraad kostenverhaalzaken bedroeg medio 1999 circa
8500 potentiële gevallen, met een totaal belang van circa f 3,2
miljard. Dit betreft de kosten over de periode 1983 tot en met 1997. Daarvan
is bij circa 6000 gevallen de sanering nog niet uitgevoerd. Van de resterende
2500 gevallen zijn er 250 gevallen in behandeling bij de Landsadvocaat. Van
ruim 1000 van de 2500 gevallen is de verhaalbaarheid op grond van een globale
juridische beoordeling op nihil ingeschat. De resterende 1250 gevallen dienen
afgehandeld te worden. De verhaalsopbrengsten uit de 1500 gevallen wordt op
hoogstens 100 miljoen geschat.Om eventuele verjaring van de rechtsvorderingen van de Staat te voorkomen
is, evenals in voorgaande jaren, ook weer in 1999 in opdracht van de directie
Bodem door de AD ondersteuning verleend aan de stuitingsoperatie. Stuiting
van verjaring geschiedt door middel van een brief waarin de Staat haar vorderingsrechten
voorbehoudt.Aangaande de wijze van afhandeling van de werkvoorraad kostenverhaal heeft
de minister, na hierover advies ingewonnen te hebben van de Rijks Milieuhygiënische
Commissie, ervoor gekozen om een voorselectie te maken van aan te spreken
bedrijven op basis van juridische en financiële kosten-batenoverwegingen.
De directie Bodem heeft zich hiervoor een termijn van vijf jaar gesteld. Mede
gelet op die termijn (eind 1999 resteerde voor de afhandeling nog vier jaar)
dient het afhandelingstraject duidelijk en transparant te worden ingericht
en dienen de bij de afhandeling te gebruiken criteria helder te zijn. Uit
het onderzoek blijkt dat die nog moeten worden vastgesteld.Eind 1999 is door de met de afhandeling belaste Unit Kostenverhaal een
rapportage aan de Stuurgroep Bodem uitgebracht over de stand van zaken. Uit
die rapportage blijkt dat in de loop van 1999 van de werkvoorraad van 1250
zaken bijna 800 gevallen in behandeling zijn genomen. Tevens wordt een aantal
knelpunten genoemd die de voortgang van de afwikkeling (kunnen) beïnvloeden.
Dit zijn onder andere de smalle basis van de uitvoeringsorganisatie door bijna
volledige inhuur van extern personeel, onvoldoende huisvesting
en reorganisatie bij de directie Bodem. De Rekenkamer adviseert om de knelpunten
op te lossen.De minister geeft in zijn reactie aan dat de stuurgroep Bodem in haar
vergadering van maart 2000 besluiten heeft genomen over de organisatorische
positionering en financiering van de unit.Afwikkeling jaarverantwoording WBB-budgethoudersUiterlijk 1 september 1998 hadden de budgethouders uit hoofde van de WBB
een definitieve jaarverantwoording 1997, vergezeld van een accountantsverklaring,
moeten indienen bij het Ministerie van VROM. De directie Bodem heeft daarna
één jaar de tijd om de verantwoording definitief vast te stellen.
Dit betekende dat de jaarverantwoordingen 1997 uiterlijk op 1 september 1999
vastgesteld hadden moeten zijn.Voor geen van de zestien jaarverantwoordingen 1997 is dit gelukt. Hierdoor
kon pas laat vastgesteld worden of een budgethouder teveel voorschot heeft
ontvangen dat teruggevorderd dient te worden. Door gebruik te maken van de
reeds eerder ontvangen concept-verantwoordingen kan eerder worden bepaald
of hiervan sprake zal zijn. Bij drie budgethouders is daarvan geen gebruikgemaakt
en bleef terugvordering achterwege.• Begrotingsuitvoering directie BodemFouten bij de uitvoeringUit de bevindingen van de accountantscontrole blijkt dat bij de directie
Bodem bij het boeken van verplichtingen en het doen van uitgaven incidenteel
(belangrijke) fouten werden gemaakt. Daarbij viel het de Rekenkamer op dat
soms sprake is van een onvoldoende onderbouwing van beslissingen die gevolgen
hebben voor de begrotingsuitvoering. Zulke fouten deden zich onder andere
voor bij de toekenning van budgetten voor bodemsanering en daarmee verband
houdende uitgaven. Zo werd bij de Gemeente Rotterdam op basis van onvoldoende
feiten besloten om af te zien van het terugvorderen van een overmatige (boven
de 25% norm) onderbesteding.Uitputting van de begrotingUit onderzoek blijkt dat de directie Bodem ook in 1998 moeite had om de
in de begroting geraamde uitgaven te realiseren. Deze onderuitputting is voornamelijk
toe te schrijven aan het achterblijven van de uitvoering van projectfinancieringsgevallen
door de budgethouders.(bedrag x f 1 mln.) 1999 ArtikelOmschr.Verplichtingen Uitgaven  BegrotingrealisatieBegrotingrealisatie05.16.01Bodem376,9210,7432,2364,5Aangaande de verplichtingen werd eerst in december 1999 nagenoeg het gehele
voor 1999 toegestane verplichtingenbedrag geboekt (f 196 miljoen van
het totale verplichtingenbedrag ad f 210,7 miljoen).Daarnaast werd in 1999 slechts voor f 71 miljoen, van de in 1998
vastgelegde raamverplichting ad f 262 miljoen voor projectfinanciering,
voor concrete projecten toegezegd.Volgens de directie Bodem is door intensiveringen voorkomend uit het NMP3
en het kabinetsstandpunt Beleidsvernieuwing bodemsanering het beschikbare
budget toegenomen, maar is de planning bij de budgethouders niet
gerealiseerd. Daardoor konden voor minder projecten een toezegging worden
gedaan dan verwacht. Daarnaast wordt de voorbereidingstijd van saneringsprojecten
langer, waardoor de saneringsperiode, waarin het merendeel van de uitgaven
vallen, ook naar de toekomst wordt verschoven. De directie Bodem verwacht
dat sprake is van een tijdelijk probleem.Daaraan kan nog worden toegevoegd dat de gedetailleerde regelgeving inzake
de bodemsanering op gespannen voet staat met de in de praktijk gewenste flexibiliteit.Een en ander legt naar de mening van de Rekenkamer een druk op de directie
Bodem om de begroting toch zoveel mogelijk uit te putten, hetgeen risico's
voor de rechtmatigheid met zich kan meebrengen. Aanbevolen wordt om aan dit
punt aandacht te schenken.ConclusieDe voortgang bij oplossing van de problemen in het subsidiebeheer bij
de directie Bodem laat in 1999 te wensen over, terwijl 1998 een positiever
beeld liet zien. Ook in de begrotingsuitvoering worden fouten gemaakt. De
Rekenkamer is derhalve van mening dat er wat de subsidies van de directie
Bodem betreft sprake is van tekortkomingen. De minister vermeldt in zijn reactie
dat op korte termijn de interne controle bij de directie Bodem zal worden
versterkt. Daarnaast zullen in de eerste helft van 2000 voorstellen worden
gedaan voor meer structurele oplossingen voor de begrotingsuitvoeringsproblematiek.
Daarbij wordt ook de vigerende regelgeving betrokken.2.8.3 Subsidies Directoraat-Generaal voor de VolkshuisvestingDe opmerkingen met betrekking tot het subsidiebeheer van het DGVH hebben
enerzijds betrekking op het Misbruik en Oneigenlijk gebruik (M&O)-beleid
van het Directoraat-Generaal. Daarnaast wordt specifiek aandacht besteed aan
het subsidieregeling voor individuele huursubsidie.2.8.3.1 M&O-beleidIn juni 1999 is een rapport van de Rekenkamer uitgebracht waarin voorkoming
en bestrijding van misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O) centraal stond.
In dit rapport is een aantal eisen gesteld aan het M&O-beleid, zoals een
overzicht van M&O-gevoelige punten dat op een centrale plaats binnen de
organisatie beheerd en onderhouden moet worden. Tevens dienen in het overzicht
gegevens te worden opgenomen omtrent het financieel belang van de subsidieregelingen.
Gebleken is dat aan deze eisen nog niet wordt voldaan. Binnen het DGVH is
in de tweede helft van 1999 onvoldoende aandacht besteed aan de coördinatie
van M&O-aspecten, mede daar de werkgroep M&O, die zich met deze aangelegenheden
binnen het DGVH bezig zou houden niet meer bijeen is geweest.De Rekenkamer is van mening dat er in 1999 sprake was van tekortkomingen
op een onderdeel van het M&O-beleid van het DGVH. Zij dringt erop aan
dat zo spoedig mogelijk acties worden genomen om de verantwoordelijkheid voor
de coördinatie van het M&O-beleid duidelijk vast te leggen en maatregelen
te treffen om het M&O-overzicht actueel te maken en te houden. Inmiddels
is besloten de afzonderlijke werkgroep M&O te laten voortbestaan. In de
eerste vergadering van de werkgroep (eind maart 2000) zijn afspraken
gemaakt over het actualiseren en vaststellen van het overzicht M&O-gevoelige
punten per regeling.2.8.3.2 Individuele huursubsidieDe belangrijkste subsidieregeling die het DGVH uitvoert betreft de subsidieregeling
voor de individuele huursubsidie. Deze subsidieregeling heeft een financieel
belang van circa f 3,2 miljard.In het Rfv over 1998 meldde de Rekenkamer dat het DGVH een aantal maatregelen
had genomen waardoor het behandelingsproces van de huursubsidie was verbeterd.
Deze maatregelen waren onder meer vorm gegeven in project IEK (Interne en
Externe Kwaliteit en Klachtenafhandeling). De maatregelen zouden in 1999 worden
gecontinueerd wegens de reorganisatie bij de Hoofdafdeling Individuele Subsidiëring
(HIS). In 1999 is het project IEK geheel geïntegreerd in de nieuw gevormde
directie Informatie, Beheer en Subsidieregelingen (IBS) en gepositioneerd
bij de onderafdeling Interne Controle en Kwaliteitszorg (IC&K).In het behandelingsproces voor de huursubsidie is in de tweede helft van
1999 echter een lichte achteruitgang te constateren. De oorzaken hiervan worden
enerzijds gevormd door personele problemen en anderzijds door de reorganisatie.
De onderafdeling IC&K analyseert en evalueert haar controlebevindingen,
waarna maatregelen ter verbetering worden geïnitieerd. De kwaliteit van
het behandelingsproces bevindt zich hierdoor nog op een aanvaardbaar niveau.
De Rekenkamer benadrukt het belang van de rol van IC&K teneinde te voorkomen
dat de kwaliteit van het behandelingsproces verder terugvalt en onaanvaardbaar
zou worden.Voor de uitvoering van het controlebeleid in het kader van de huursubsidiewet
is in 1999 een aantal accountbezoeken uitgevoerd, waarbij getoetst wordt of
gemeenten zich houden aan afspraken die gemaakt zijn omtrent de wijze van
uitvoeren van de huursubsidiewet en het M&O-beleid. De Rekenkamer heeft
hier in het Rfv over 1998 aandacht voor gevraagd. Zij is van mening dat met
de accountbezoeken het controlebeleid op toereikende wijze wordt ingevuld
en is derhalve van mening dat er geen noemenswaardige tekortkomingen zijn
in het financieel beheer van de huursubsidieregeling.2.8.4 Subsidies Rijksplanologische dienstDe RPD stelt omvangrijke bedragen beschikbaar voor planvorming en stimulering
van het ruimtelijk beleid. Dit betreft meerjarige projecten zoals bijvoorbeeld
het Stimuleringsprogramma Intensief Ruimtegebruik (StIR) en het project «Blauwe
Stad» in Oost-Groningen. In het Rfv 1998 werd geadviseerd om de beheersbaarheid
en de controleerbaarheid van dit soort projecten te verbeteren. Aangaande
het project Blauwe Stad wordt aan de provincie Groningen verzocht om een accountantsverklaring
bij de eindafrekening te overleggen. Hiertoe is inmiddels een controleprotocol
ontwikkeld. Daarnaast wordt periodiek een voortgangsrapportage ontvangen.
Ook over het StIR worden voortgangsrapportages opgesteld en een jaarverantwoording
met accountantsverklaring ontvangen. Voor beide projecten moet verdere uitwerking
van de maatregelen nog plaatsvinden. De Rekenkamer concludeert dat er, gelet op de getroffen maatregelen, geen
noemenswaardige tekortkomingen zijn. Wel wordt geadviseerd om aan de verdere
ontwikkeling de nodige aandacht te blijven schenken.2.8.5 Conclusie overdrachtsuitgavenDe Rekenkamer heeft geen noemenswaardige tekortkomingen geconstateerd
in het financieel beheer van de huursubsidieregeling en het financieel beheer
van de RPD. Wel heeft zij tekortkomingen geconstateerd in het controlebeleid
van de directie Geluid en Verkeer, in het controlebeleid en de begrotingsuitvoering
van de directie Bodem en in het M&O-beleid van het DGVH. Zij komt derhalve
tot de conclusie dat er bij het ijkpunt overdrachtuitgaven sprake is van tekortkomingen.2.9 Transactie-uitgaven2.9.1 InleidingIn het Rfv over 1998 maakt de Rekenkamer een opmerking over de (hardnekkige)
problemen ten aanzien van transactie-uitgaven bij het DGVH.2.9.2 Ontwikkelingen 1999In 1999 is een plan van aanpak opgesteld ter verbetering van het financieel
beheer van de transactie-uitgaven. In de eerste helft van het jaar leidde
dit echter nog niet tot zichtbare resultaten.De minister heeft in zijn reactie op het rechtmatigheidsonderzoek in 1998
toegezegd dat het financieel beheer rond transactie-uitgaven september 1999
op orde zou zijn. Mocht dat niet het geval zijn, dan zouden aangescherpte
maatregelen worden genomen.Conform de toezeggingen zijn in het tweede half jaar ingrijpende maat-
regelen genomen. Zo heeft de Directeur-Generaal de mandaten ingetrokken, die
met name betrekking hebben op automatisering, onderzoek en volkshuisvestingsinstellingen,
experimenten en kennisoverdracht. Daarnaast heeft de AD ondersteuning geleverd
bij de opstelling en uitvoering van het controlplan bij de Bestuursdienst.
In de tweede helft van jaar 2000 zal een herbezinning plaatsvinden van het
contract van de Stuurgroep Experimenten Volkshuisvesting (SEV). Inmiddels
zijn er met betrekking tot onderzoeksopdrachten al wel nieuwe opdrachtbrieven
ontwikkeld, die meer helderheid en duidelijkheid verschaffen ten aanzien van
de opdrachtnemer. Uit het onderzoek blijkt dat in het tweede half jaar het
financieel beheer van de transactie-uitgaven verbeterd is. Echter, op enkele
punten zijn nog aanvullende verbeteringen noodzakelijk. Deze punten betreffen
voornamelijk de behandeling van transacties die onder de mantelovereenkomst
voor uitzendkrachten worden afgesloten. Binnen het DGVH wordt daar niet altijd
op een eenduidige manier mee omgegaan. Inmiddels zijn enige acties ondernomen,
zoals het opstellen van een conceptrichtlijn en een VROM-brede mantelovereenkomst
voor uitzendkrachten.2.9.3 ConclusieDe Rekenkamer is van mening dat er in het financieel beheer van transactie-uitgaven
verbeteringen zijn gerealiseerd. Zij vraagt echter nog wel aandacht voor de
behandeling van transacties die onder mantelovereenkomst worden afgesloten.
Het geheel overziende constateert de Rekenkamer dat er geen noemenswaardige
tekortkomingen zijn in het financieel beheer van de transactie-uitgaven bij
het DGVH.2.10 Conclusies over het financieel beheerRecapitulerend kan het volgende overzicht van geconstateerde tekortkomingen
van de voor het departement relevante ijkpunten voor 1999 én 1998 worden
gegeven. IJkpunt Geen noemenswaardige
tekortkomingen geconstateerdTekortkomingen geconstateerdErnstige tekortkomingen geconstateerd199919981999199819991998Accountantscontrolexx    Beschrijving en onderhoudsorganisatie AO xx   Financiële functie xx   Automatisering  xx  Agentschappen x  x Toezicht op stromen buiten het Rijkx  x  Overdrachtsuitgaven en -ontvangsten  xx  Transactie-uitgaven
en -ontvangstenx  x  De Rekenkamer constateert dat er sprake is van een lichte achteruitgang
in het financieel beheer ten opzichte van vorig jaar.3 OVERIGE BEHEERSONDERZOEKEN3.1 InleidingIn dit hoofdstuk wordt gerapporteerd over de conclusies met betrekking
tot het Ministerie van VROM van enkele rijksbrede financieel beheeronderzoeken
die de Rekenkamer heeft uitgevoerd. Dit betreft de onderzoeken naar het materieelbeheer
en aanbestedingen. Over de uitkomsten uit deze onderzoeken zal tevens worden
gerapporteerd in het Algemeen deel van de bundel Rechtmatigheidsonderzoek.3.2 Materieelbeheer3.2.1 InleidingDe Rekenkamer onderzocht in de tweede helft van 1999 het materieelbeheer
bij dertien ministeries en instellingen. Daaronder bevond zich het kerndepartement
van het Ministerie van VROM. Onderzocht werd of in opzet sprake was van een
rechtmatig en doelmatig beheer van materiële activa. De werking van het
materieelbeheer is onderzocht aan de hand van diverse waarnemingen ter plaatse
bij op centraal niveau de Facilitaire Dienst en het NIVRO en op decentraal
niveau directies van het DGM en van het DGVH. Ook de AD was object van onderzoek.
Het onderzoek richtte zich op goederen met een verhoogd risico op verlies
(in welke vorm dan ook), zoals draagbare personal computers (laptops), mobiele
telefoontoestellen (gsm's), video-apparatuur en kunst. Ook kantoormeubilair
werd in het onderzoek betrokken.Omdat het Besluit Materieelbeheer 1996 en de toelichting daarop veel vrijheid
laten, heeft de Rekenkamer het besluit vertaald in een aantal meetbare normen,
aangevuld met eisen voor een ordelijk en controleerbaar beheer en met enkele
doelmatigheidseisen. Zij richtte zich niet op het risicobeheer als bedoeld
in de artikelen 8 en 10 van het besluit.Voorts werd andere regelgeving in het onderzoek betrokken, zoals het Besluit
Taak FEZ en het Besluit Taak DAD. De normen zijn gerangschikt onder de aspecten:
organisatie, registratie, toezicht en controle, en informatievoorziening.
In de Geleidebrief worden algemene conclusies weergegeven en wordt nader ingegaan
op het Besluit Materieelbeheer.3.2.2 OrganisatieDe Rekenkamer is van mening dat de organisatie van het materieelbeheer
gebaseerd dient te zijn op vastgelegde risicoanalyse, op daarvan afgeleide
doelstellingen en uitgangspunten en op beschreven regels en procedures.De Rekenkamer stelde vast dat nagenoeg niet wordt voldaan aan deze normen.
Bij het Ministerie van VROM ontbreekt een belangrijk deel van de risicoanalyse
en zijn alleen voor automatiseringsmiddelen en kunst op hoofdlijnen doelstellingen
voor het beheer geformuleerd en uitgangspunten vastgelegd. Alleen voor de
in 1998 (gecentraliseerde) automatiseringsmiddelen zijn deze nader uitgewerkt.
In het algemeen zijn de taken en verantwoordelijkheden voor het materieelbeheer
bij het ministerie onduidelijk aangegeven. Zo werd vastgesteld dat ook op
decentraal niveau automatiseringsmiddelen worden aangeschaft, die echter niet
worden geregistreerd. Tevens ontbreekt in belangrijke mate vastlegging van
de AO. Voorts bestaan er geen procedures voor interne controle, waaronder
de aanwezigheidscontroles. 3.2.3 RegistratieDe Rekenkamer heeft onderzocht of inventarisadministraties en uitgifteregistraties
aanwezig waren, of bepaalde gegevens werden vastgelegd en of de volledigheid
en betrouwbaarheid van deze gegevens was gewaarborgd.De Rekenkamer stelde vast dat niet wordt voldaan aan deze normen. Het
ministerie kon geen duidelijk inzicht verschaffen in het departementaalbreed
gevoerde materieelbeheer. Inventarisadministraties voor kunstwerken (in bruikleen
van het Instituut Collectie Nederland), audiovisuele middelen en meubilair
ontbraken of waren niet juist, volledig en actueel. Alleen bij het beheer
van automatiseringsapparatuur is een behoorlijke verbetering te constateren,
hoewel de registratie ook nog tekortkomingen vertoonde. Om dit op te heffen
zijn vele ontwikkelingen gaande. Uitgifteregistraties voor laptops en gsm's
ontbraken vaak en als ze er wel waren voldoen ze in opzet en werking niet
aan de eisen. Doordat er veelal geen procedures, werkinstructies en volledigheidscontroles
zijn, bestaan ook nog onvoldoende waarborgen voor de volledigheid en betrouwbaarheid
van de uitgifteregistraties.3.2.4 Toezicht en controleDe Rekenkamer spreekt van adequaat toezicht en adequate controle op het
materieelbeheer als het ministerie conform het Besluit Taak FEZ toezicht uitoefent,
evaluaties worden verricht, interne controlemaatregelen worden uitgevoerd
en conform het Besluit Taak DAD accountantscontrole plaatsheeft.De Rekenkamer stelde vast dat niet werd voldaan aan deze normen. De directie
FEZ oefent geen toezicht uit op het gevoerde materieelbeheer. De interne controle
van het materieelbeheer is bij het ministerie niet of nauwelijks georganiseerd.
Zo is alleen voor het beheer van automatiseringsmiddelen in opzet een interne
controle aanwezig. Ook de AD besteedt in zijn jaarlijkse controle van de financiële
verantwoording van het ministerie nauwelijks aandacht aan het beheer van de
materiële activa. In zijn rapportages wordt aan het materieelbeheer alleen
beperkt aandacht besteed aan het beheer van automatiseringsmiddelen. In het
samenvattende rapport over 1999 geeft de AD aan dat zij op grond van diverse
geconstateerde tekortkomingen in 2000 onder andere als belangrijk aandachtspunt
het beheer van goederen ziet.3.2.5 InformatievoorzieningDe Rekenkamer is van mening dat over het materieelbeheer informatie beschikbaar
moet zijn voor het management, dat op basis hiervan sturing geeft.De Rekenkamer stelde vast dat niet wordt voldaan aan deze normen. Er zijn
geen informatievoorschriften opgesteld en er is geen verantwoordingsinformatie
aanwezig over aanwezigheid, gebruik en staat (van onderhoud) van de goederen.
Het materieelbeheer maakt bovendien geen deel uit van de planning en controlcyclus
van het ministerie. Een uitzondering hierop vormt de informatievoorziening
over het beheer van de automatiseringsapparatuur, die grotendeels wel voldoet. 3.2.6 Conclusies en aanbevelingenDe Rekenkamer concludeert dat het materieelbeheer bij het Ministerie van
VROM, met uitzondering van dat voor de automatiseringsmiddelen, grotendeels
niet voldoet aan de minimumeisen van het Besluit Materieelbeheer en aan die
voor ordelijkheid, controleerbaar en doelmatig beheer die zij meent te mogen
stellen.Ter verbetering beveelt zij aan:– in de AO de bevoegdheden en verantwoordelijkheden voor het mate-
rieelbeheer vast te leggen, met de daarbij behorende procedures en voorschriften;– inventarisadministraties en uitgifteregistraties voor alle in
het onder- zoek betrokken goederen op te zetten, dan wel de actualiteit, juistheid
en volledigheid van de bestaande vastleggingen te waarborgen;– een sluitend systeem van interne controlemaatregelen voor het
materieelbeheer op te zetten en te implementeren;– het toezicht door de directie FEZ op het materieelbeheer vorm
te geven;– het materieelbeheer tot een expliciet onderdeel te maken van de
planning en controlcyclus, zodat het management op basis van verantwoordingsinformatie
het beheer kan sturen.De minister acht het onderzoek en de aanbevelingen van de Rekenkamer een
positieve stimulans voor het materieelbeheer bij zijn departement. Hij wijst
wel op het Besluit Materieelbeheer 1996, dat in zijn ogen niet voor niets
ruimte laat aan de minister om het materieelbeheer in te vullen. Hij heeft
die invulling gegeven in de vorm van aanwijzingen materieelbeheer, passend
bij de specifieke situatie van het ministerie. Volgens de minister leidt deze
aanpak in opzet ertoe dat voor de verkregen zaken goed zorg wordt gedragen.
Met genoegen constateert hij dat het belangrijkste onderdeel uit de aanwijzing,
de automatiseringsmiddelen, voldoet aan de regelgeving en de eisen van de
Rekenkamer.De minister laat weten actie te gaan ondernemen in die gevallen waarin
de praktijk niet aansluit bij de aanwijzingen. Ook zal ervoor zorg worden
gedragen dat bij departementsonderdelen waar nog geen risicoafweging heeft
plaatsgevonden, dat alsnog gaat gebeuren en dat op basis daarvan nadere voorschriften
zullen worden opgesteld. De activiteiten op het gebied van het materieelbeheer
zijn (voorlopig) beperkt tot ICT-middelen en kunst.Hoewel het beheer van automatiseringsmiddelen zeker beter is dan de overige
onderzochte goederen merkt de Rekenkamer op dat ook daar nog tekortkomingen
bestaan die moeten worden weggenomen. De Rekenkamer pleit voorts ervoor ook
het beheer van de overige goederen op een hoger plan te brengen.3.3 Aanbestedingen3.3.1 Rijksbreed beeldDe Rekenkamer heeft in de periode januari 1999 tot januari 2000 onderzocht
of het aanbestedingsbeleid bij het Rijk voldoet aan de wet- en regelgeving
en of er suggesties voor verbetering mogelijk zijn. Hiertoe zijn rijksbreed
in totaal 110 aanbestedingsprocedures onderzocht. Bij de dertien kernministeries
zijn aselect 98 leveringen en diensten getrokken uit de gedane betalingen
in 1998 boven f 100 000,–. Tevens zijn bij een drietal
diensten van ministeries in totaal twaalf werken in de steekproef opgenomen.Uit het rijksbrede onderzoek blijkt dat de onderzochte aanbestedingsprocedures
in groten getale niet voldoen aan de wet- en regelgeving. Slechts twaalf van
de 110 onderzochte procedures voldoen aan alle gestelde eisen. De Rekenkamer
wijst erop dat in de regelgeving waarborgen zijn verwerkt voor zowel rechtmatigheid,
doelmatigheid als integriteit. Niet-naleven van de regels levert dus risico's
op deze gebieden op.Volgens de Rekenkamer is het noodzakelijk dat er verbeteringen worden
aangebracht in de opzet en uitvoering van het aanbestedingsbeleid van de Rijksoverheid.
Het kabinet heeft eind 1999 voor alle ministeries precies met dit doel een
actieplan opgesteld, het «Actieplan Professioneel Inkopen en Aanbesteden».
Uitgangspunt van het actieplan is dat ieder ministerie verantwoordelijk blijft
voor het eigen aanbestedingsbeleid, maar dat er meer aandacht moet komen voor
samenwerking, standaardisatie en coördinatie binnen en tussen de ministeries.De Rekenkamer vraagt bij alle ministeries met name aandacht voor de volgende
punten uit het voornoemde actieplan:• het aanwijzen van de functionaris die verantwoordelijk is voor
de uitvoering van het actieplan;• het meewerken aan coördinatie tussen de ministeries;• het met andere ministeries vormen van netwerken van inkopers en
aanbesteders per productgroepen voor de uitwisseling van kennis, standaardisatie,
benchmarking en de bundeling van volumes;• het tot stand brengen van een jaarlijkse verantwoordingsrapportage
aan de Tweede Kamer over de voortgang van het actieplan.3.3.2 Ministerie van VROMDe Rekenkamer vraagt bij het Ministerie van VROM aandacht voor het volgende:• meer inzicht in de kosten en opbrengsten van aanbestedingsprocedures
door het structureel bijhouden van de kosten van de procedures, en het achteraf
evalueren van de procedures;• het beter beheren van de contract-/aanbestedingsdossiers.De AD van VROM merkt in haar rapport over 1999 op dat voor een bedrag
van f 2,3 miljoen aan drukwerkopdrachten de Europese aanbestedingsrichtlijnen
niet zijn nageleefd, maar dat de voorgeschreven procedures in opzet toereikend
zijn voor een adequate naleving van deze richtlijnen. De Rekenkamer heeft
geconstateerd dat het Ministerie van VROM beschikt over een «Leidraad
contractproces». Hierin wordt onder andere een overzicht gegeven van
de geldende wet- en regelgeving, waaronder de Europese regelgeving. De Europese
regelgeving wordt echter niet verder uitgewerkt. Verder heeft het Ministerie
van VROM een folder uitgebracht waarin aandacht wordt besteed aan integriteit
bij het aanbestedingsproces.De minister heeft toegezegd de aanbevelingen die de Rekenkamer doet betreffende
aanbestedingen over te nemen. Inmiddels zijn er aanzetten gemaakt om een en
ander beter te beheersen en te beheren via het nieuwe VROM-inkoopcentrum. 4 FINANCIËLE VERANTWOORDING4.1 RekeningOverzicht 1 laat de totaalbedragen zien waaruit de rekening 1999 van het
Ministerie van VROM is samengesteld (exclusief agentschappen). Daarvan is
afgetrokken het gedeelte waarvan de Rekenkamer met redelijke zekerheid heeft
kunnen vaststellen dat het geen fouten of onzekerheden bevat die de tolerantiegrenzen
overschrijden. Wat overblijft is het totaal aan fouten en onzekerheden die
de tolerantiegrenzen wel overschrijden.Overzicht 1 Bedragen van de rekening 1999, Ministerie
van Volkshuisvesting Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer (x f 1 miljoen)  Verplichtingen1Uitgaven1OntvangstenTotaal9 790,99 283,4586,8 Geen belangrijke
fouten/onzekerheden9 785,69 280,4586,8Belangrijke fouten/onzekerheden5,33,00,0Onvolledigheden0,00,00,01 Het bedrag aan verplichtingen en uitgaven bevat in totaal
f 641,8 miljoen respectievelijk f 585,8 miljoen aan overschrijdingen.
Indien de Staten-Generaal niet akkoord gaan met de desbetreffende slotwetmutaties,
zal de Rekenkamer haar positieve oordeel op dit punt moeten herzien.Een specificatie van de fouten en onzekerheden is opgenomen in de bijlage.Van de belangrijke fouten en onzekerheden onder de verplichtingen ad f 5,3
miljoen heeft f 2,8 miljoen betrekking op fouten in de naleving van de
EU-regelgeving (artikel 01.07). Waarschijnlijk zal in het tweede kwartaal
van 2000 het probleem opgelost zijn met het opstellen van een standaardcontract
volgens Europese (EU-)regelgeving. Het afsluiten van contracten wordt reeds
bewaakt door de afdeling Control en het ingestelde coördinatiepunt voor
Europese aanbestedingen CS. Naar het zich laat aanzien zijn hiermede afdoende
maatregelen getroffen. Het bedrag van f 2,5 miljoen dat onder de verplichtingen
op artikel 01.02 als fout is aangemerkt, is een bedrag dat op basis van steekproefonderzoek
is vastgesteld. Het betrof één fout (boeking op verkeerde begrotingsartikel),
zodat gesproken kan worden van een incidentele fout.De onzekerheid die gesignaleerd is op uitgavenartikel 01.07 (f 0,1
miljoen), betreft een onzekerheid op basis van betaling van het begrote bedrag
zonder onderbouwing of het een ander bedrag moest zijn, een incidentele fout.Op de uitgaven geboekt op artikel 04.01 is op basis van steekproefonderzoek
een foutbedrag berekend ten gevolge van detachering van personeel van de RPD
bij de Rgd (f 1,1 miljoen). Formeel hadden deze verplichtingen (en ook
de uitgaven) ten laste moeten komen van de Rgd. Door de AD is aangedrongen
op consequente toepassing van bestaande regels. Daarvoor moet vanuit de departementsleiding
actie worden ondernomen.Verder wordt hier nog toegelicht, dat de onzekerheid die op uitgavenartikel
05.14 is geconstateerd betrekking had op gebreken in de onderbouwing van betalingen.
Gezien de goede verificatie bij het betreffende directoraat-generaal moeten
deze constateringen als een incident beschouwd worden. 4.2 Toelichting bij de rekeningDe Rekenkamer heeft evenals vorig jaar de kengetallen in de financiële
verantwoording onderzocht. De Rekenkamer definieert een kengetal als iedere
combinatie van kwantitatieve informatie die bruikbaar is voor de besturing
en/of beheersing van overheidshandelen, met als doel inzicht te geven in activiteiten,
prestaties en effecten in relatie tot de ingezette middelen.Bij een aantal artikelen zijn in de toelichting kengetallen opgenomen.
Uit het onderzoek blijkt dat de opgenomen kengetallen zich over het alge-
meen nog verder moeten ontwikkelen tot sturingsinstrument. Slechts in enkele
gevallen, zoals de kengetallen van de Inspectie Milieuhygiëne, zijn de
kengetallen zodanig ontwikkeld dat er op gestuurd kan worden. De Rekenkamer
beveelt dan ook aan om in de verdere ontwikkeling van kengetallen in de begroting
en de verantwoording rekening te houden met de sturingsfunctie van kengetallen.
Deze aanbeveling krijgt volgens de minister onder meer in het VBTB-traject,
alsmede naar aanleiding van het rapport van de Rekenkamer over beleidsinformatie
de goede aandacht.Op basis van de formele eisen constateerde de Rekenkamer evenwel bij het
onderdeel informatievoorziening en kengetallen geen noemenswaardige tekortkomingen.De toelichting bij de rekening 1999 van het Ministerie van VROM voldoet
aan de eisen. Overigens wordt in de toelichting niet ingegaan op problemen
die tijdens de begrotingsuitvoering zijn gebleken en de mate waarin het evaluatieprogramma
is uitgevoerd. Er wordt beperkt ingegaan op organisatieontwikkelingen en coördinatie
en samenwerking met andere ministeries. Ten slotte wordt het gevoerde M&O-beleid
alleen in de artikelsgewijze toelichting vermeld.De indruk van de minister is dat de verwachtingen van de Rekenkamer verder
reiken dan de huidige regelgeving voorschrijft. De Rekenkamer acht het echter
in het kader van transparantie en mede met het oog op het VBTB-traject wenselijk
dat aan de genoemde onderdelen aandacht wordt geschonken.4.3 Saldibalans met toelichtingJaarlijks beoordeelt de Rekenkamer een deel van de bedragen op de saldibalans.
De bedragen die zij niet beoordeelt zijn samengesteld uit:– de uitgaven en ontvangsten die de Rekenkamer al beoordeeld heeft
bij het onderzoek van de rekeningen; deze zijn niet opnieuw beoordeeld bij
het onderzoek van de saldibalans waar zij als post op staan;– de bedragen die op tegenrekeningen staan; deze worden niet beoordeeld
omdat ze geen inhoudelijke waarde hebben.Van de overige bedragen onderzoekt de Rekenkamer of deze fouten of onzekerheden
bevatten die haar tolerantiegrenzen overschrijden.Overzicht 2 geeft het totaalbedrag van de saldibalans per 31 december
1999. Daarvan worden afgetrokken:– het totaal van de niet-beoordeelde bedragen;– het totaal van de bedragen waarvoor met redelijke zekerheid is
vastgesteld dat deze geen fouten of onzekerheden bevatten. Dit resulteert in een totaal van bedragen met fouten of onzekerheden die
de tolerantiegrenzen overschrijden (belangrijke fouten en onzekerheden).Overzicht 2 Bedragen van de saldibalans per 31 december
1999, Ministerie van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer
(bedragen x f 1 miljoen)  debetcreditTotaal50 480,250 480,2 Niet beoordeeld42 706,68 358,1Beoordeeld7 773,642 122,1 Geen belangrijke fouten/onzekerheden7 773,642 122,1 Belangrijke fouten/onzekerheden0,00,0De toelichting bij de saldibalans voldoet aan de eisen.De Rekenkamer heeft apart aandacht besteed aan de in de toelichting bij
de saldibalans opgenomen informatie over de afgerekende voorschotten en onderzocht
of deze afrekeningen aan de eisen voldeden. In totaal is f 17.650,1 miljoen
afgerekend. De Rekenkamer stelde vast dat deze afrekeningen aan de eisen voldeden.4.4 Financiële verantwoording agentschap RgdDe Rgd is een in 1999 ingesteld agentschap met een stelsel van baten en
lasten. Over 1999 bedroeg het totaal van de baten f 1 861,9 miljoen.
Het totaal van de lasten bedroeg f 1 838,7 miljoen. Het voordelig
resultaat over 1999 bedroeg f 23,2 miljoen.De totale kapitaaluitgaven en -ontvangsten waren respectievelijk f 450,6
miljoen en f 11,1 miljoen. De totalen van de balans per 31 december 1999
bedroegen f 10 157,0 miljoen.De financiële verantwoording van de Rgd over 1999 is door de accountantsdienst
voorzien van een goedkeurende accountantsverklaring. De rekening van baten
en lasten en de balans bevatten geen belangrijke fouten en onzekerheden. De
toelichtingen voldoen weliswaar aan de formele eisen, maar de Rekenkamer vindt
het zeer opmerkelijk dat er in de toelichting bij de financiële verantwoording
van het agentschap, noch in de bedrijfsvoeringsparagraaf van de financiële
verantwoording van het gehele ministerie geen aandacht wordt besteed aan de
problemen die zich in de loop van het jaar hebben voorgedaan met betrekking
tot het opstellen van de openingsbalans en de situatie in het financieel beheer.
Zij acht een toelichting op dergelijke problemen zeer geschikt om op te nemen
in de bedrijfsvoeringparagraaf en is van mening dat dit, vooruitlopend op
verdere implementatie van het VBTB-traject in dit geval wenselijk was geweest.Ten behoeve van het meetbaar maken van producten en diensten zijn een
aantal kengetallen ontwikkeld. Wegens het ontbreken van een openingsbalans
was het voor de Rgd in 1998 nog niet mogelijk om de absolute waarden, dan
wel de streefwaarden van de kengetallen te noemen. De informatiewaarde van
de kengetallen van de Rgd kan verbeterd worden wanneer de operationele doelstellingen
meer in het oog worden gehou- den. De minister heeft toegezegd in het reguliere
begrotingsproces hiermee rekening te houden. 4.5 Oordeel over de financiële verantwoordingDe Rekenkamer heeft onderzocht of de financiële verantwoording van
het Ministerie van VROM (waarin opgenomen de financiële verantwoording
van het agentschap Rgd) voldoet aan de volgende eisen:• de verantwoording dient een deugdelijke weergave te zijn van de
uitkomsten van het financieel beheer en dient te zijn opgesteld volgens de
voorschriften;• de verplichtingen, uitgaven en ontvangsten (respectievelijk de
baten, lasten, kapitaaluitgaven en -ontvangsten) die in de verantwoording
zijn opgenomen dienen rechtmatig te zijn, dat wil zeggen: tot stand gekomen
in overeenstemming met de begrotingswetten en andere wettelijke regelingen.Op grond van haar onderzoek komt de Rekenkamer tot het oordeel dat de
financiële verantwoording van het ministerie voldoet aan de eerste eis,
met uitzondering van:• een bedrag van f 3,6 miljoen in de rekening dat
niet deugdelijk was weergegeven.Aan de tweede eis wordt voldaan, met uitzondering van:• een bedrag van f 3,5 miljoen aan onrechtmatige verplichtingen
en uitgaven (zie bijlage);• een bedragen van f 1,2 miljoen aan verplichtingen en uitgaven
waarover de Rekenkamer geen zekerheid over de rechtmatigheid kon verkrijgen
(zie bijlage). BIJLAGE Overzicht geconstateerde tekortkomingen 1999 bij het Ministerie
van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer (bedragen x 1 miljoen*) Geconstateerde
tekortkomingJaar van constateringOntwikkelingen/toezeggingenFoutenOnzekerhedenArtikelOmschrijvingOmvangParagraafUitgaven        Onzekerheid over de rechtmatigheid wegens tekortkomingen in de
administratieve organisatie. 1998Door de betreffende directie is toegezegd hieraan nader aandacht
te besteden.–0,101.07Voorlichting19,33.1Onrechtmatig, onjuist, onverschuldigde betaling;
onzekerheid over de rechtmatigheid wegens tekortkomingen in de administratieve
organisatie. 1998Betreft de problematiek van de transactie-uitgaven. Geleidelijk door organisatorische
maatregelen minder fouten.0,10,603.01Personeel en Materieel DGVH216,72.10 Onrechtmatig, onjuist,
onverschuldigde betaling; onzekerheid over de rechtmatigheid wegens tekortkomingen
in de administratieve organisatie. 1997Betreft de problematiek van de transactie-uitgaven. Geleidelijk
door organisatorische maatregelen minder fouten.0,60,103.05Volkshuisvestings-instellingen, experimenten en kennisoverdracht9,02.10 Ondeugdelijke weergave, onjuist, verkeerde
artikel belast.1999Door de AD aangedrongen op regels bij interne detacheringen. Nog geen acties
vanuit de departementsleiding. 1,1–04.01Personeel en materieel
Ruimtelijke Ordening48,03.1 Onzekerheid over de rechtmatigheid wegens tekortkomingen in de
administratieve organisatie. Betreft gebrekkige onderbouwing prestaties.1999Incidentele fouten.–0,405.14Onderzoek en monitoring milieubeheer29,13.1Totaal  1,81,2             Ontvangsten        Geen opmerkingen        Totaal  ––             Verplichtingen        Ondeugdelijke weergave, onjuist, verkeerde artikel belast. 1999Incidentele fout2,5–01.02Personeel en materieel gemeenschappelijke
diensten en voorzieningen163,23.1 Onrechtmatig, onjuist, overige onrechtmatigheden. Opdrachten
hadden samengevoegd moeten worden en Europees aanbesteed1998Ontwikkeling standaardcontract
volgens EU-normen. Instelling centraal coördinatiepunt Europese aanbestedingen
CS. Bewaking door afdeling Control. 2,8–01.07Voorlichting22,03.1Totaal  5,3–             Saldibalans        Geen opmerkingen        Totaal  ––             Overige tekortkomingen        Tekortkomingen in de actualiteit van beschreven AO's.1999Een aantal AO's is inmiddels aangepast, dan
wel zijn toezeggingen gedaan voor aanpassing.––n.v.t. Administratieve Organisatie 2.3Werking van de controlfunctie kent tekortkomingen bij het DGVH en de RPD.1999Inmiddels zijn
maatregelen genomen.––n.v.t.Financiële functie 2.4Tekortkomingen in het beheer van
het begrotingsadministratiesysteem SBB/EERSt1997Verbeteracties ingezet/diverse maatregelen genomen––n.v.t. Automatisering 2.5Ernstige tekortkomingen in het financieel beheer bij de
Rgd1999Toezegging
tot een verbeterplan dat voor 1 juli 2000 aan de Rekenkamer zal worden aangeboden.
Tekortkomingen zullen uiterlijk bij de verantwoording 2000 zijn opgeheven.––n.v.t.Agentschappen 2.6 Tekortkomingen in de verdere ontwikkeling van het
controlebeleid van de directie Geluid en Verkeer1998Inmiddels acties ondernomen.––05.16Overdrachtsuitgaven; subsidies 2.8Tekortkomingen in de ontwikkeling van het controlebeleid van de directie Bodem.
Fouten in de begrotingsuitvoering1999Versterking IC op korte termijn. Voorstellen voor structurele
verbeteringen in voorbereiding.––05.16Overdrachtsuitgaven;
subsidies 2.8 Tekortkomingen
in het M&O-beleid bij het DGVH1999Geen toezeggingen gedaan.––n.v.t.Overdrachtsuitgaven;
subsidies 2.8 Totaal        * De vermelde bedragen vormden de uitkomst van een departementaal accountantsonderzoek
door middel van een steekproef; er was sprake van overschrijding van de tolerantiegrens,
uitgaande van de maximale fout. De meest waarschijnlijke fout wordt gerapporteerd. 
 
 Naar boven

 

Directe linkKopieer de link naar uw clipboard 

https://zoek.officielebekendmakingen.nl/kst-27127-26.html

Sluit modaal

 

Disclaimer
De hier aangeboden pdf-bestanden van het Staatsblad, Staatscourant, Tractatenblad, provinciaal blad, gemeenteblad, waterschapsblad en blad gemeenschappelijke regeling vormen de formele bekendmakingen in de zin van de Bekendmakingswet en de Rijkswet goedkeuring en bekendmaking verdragen voor zover ze na 1 juli 2009 zijn uitgegeven. Voor pdf-publicaties van vóór deze datum geldt dat alleen de in papieren vorm uitgegeven bladen formele status hebben; de hier aangeboden elektronische versies daarvan worden bij wijze van service aangeboden.

 

Over deze website
Contact
English
Help
Zoeken

Informatie hergebruiken
Privacy en cookies
Toegankelijkheid
Sitemap
Kwetsbaarheid melden

Open data
Linked Data Overheid
PUC Open Data

MijnOverheid.nl
Rijksoverheid.nl
Ondernemersplein.nl
Werkenbijdeoverheid.nl