Jaarverslag en slotwet ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties 2004; Rapport bij het Jaarverslag 2004
Staten-Generaal — Kamerstuk 
Datum: 2014-07-06 00:00:00.000000
Rechtsgebied: Wetgeving


(function (window, document, dataLayerName, id) {
 window[dataLayerName] = window[dataLayerName] || [], window[dataLayerName].push({ start: (new Date).getTime(), event: "stg.start" }); var scripts = document.getElementsByTagName('script')[0], tags = document.createElement('script');
 function stgCreateCookie(a, b, c) { var d = ""; if (c) { var e = new Date; e.setTime(e.getTime() + 24 * c * 60 * 60 * 1e3), d = "; expires=" + e.toUTCString() } document.cookie = a + "=" + b + d + "; path=/; Secure" }
 var isStgDebug = (window.location.href.match("stg_debug") || document.cookie.match("stg_debug")) && !window.location.href.match("stg_disable_debug"); stgCreateCookie("stg_debug", isStgDebug ? 1 : "", isStgDebug ? 14 : -1);
 var qP = []; dataLayerName !== "dataLayer" && qP.push("data_layer_name=" + dataLayerName), qP.push("use_secure_cookies"), isStgDebug && qP.push("stg_debug"); var qPString = qP.length > 0 ? ("?" + qP.join("&")) : "";
 tags.async = !0, tags.src = "https://koop.piwik.pro/containers/" + id + ".js" + qPString, scripts.parentNode.insertBefore(tags, scripts);
 !function (a, n, i) { a[n] = a[n] || {}; for (var c = 0; c < i.length; c++)!function (i) { a[n][i] = a[n][i] || {}, a[n][i].api = a[n][i].api || function () { var a = [].slice.call(arguments, 0); "string" == typeof a[0] && window[dataLayerName].push({ event: n + "." + i + ":" + a[0], parameters: [].slice.call(arguments, 1) }) } }(i[c]) }(window, "ppms", ["tm", "cm"]);
 })(window, document, 'dataLayer', 'f8b9eee5-8d9c-4ea1-abd5-83e174f29813');
 
 
 
Direct naar content
Navigatie
Contextinformatie
Publicatie
Acties
Inhoudsopgave
Gerelateerde informatie

Menu

U bent nu hier: 
Publicaties
Officiële publicaties

Inloggen

Primaire navigatie

Andere sites binnen Overheid.nl
Home
Uitgebreid zoeken
Mijn abonnementen
Help

Andere sites binnen Overheid.nl

Berichten over uw Buurt
Zoals vergunningen, bouwplannen en lokale regelgeving.

Rondom uw woonadres
Rondom een zelfgekozen adres

Dienstverlening
Zoals belastingen, uitkeringen en subsidies.

Naar dienstverlening

Beleid & regelgeving
Officiële publicaties van de overheid.

Naar beleid & regelgeving

Contactgegevens overheden
Adressen en contactpersonen van overheidsorganisaties.

Naar overheidsorganisaties

 
 
 
U bent hier:

Home

Kamerstuk 30100-VII, nr. 2

 
 
 

Kamerstuk

Datum publicatie
Organisatie
Vergaderjaar
Dossier- en ondernummer

10-05-2005

Tweede Kamer der Staten-Generaal

2004-2005

30100-VII nr. 2

 

 

 
 
 Toon meer van: Inhoudsopgave
 
 

 
 AanhefLichaamInhoudSAMENVATTINGFinanciële informatieBedrijfsvoeringAanbevelingenBeleidsinformatieReactie ministers en nawoord Algemene RekenkamerReactie ministersNawoord Algemene Rekenkamer1 INLEIDING1.1 Rapport bij het jaarverslag1.2 Het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties1.3 Opzet van het onderzoek1.4 Leeswijzer2 JAARVERSLAGOordeel jaarverslag2.1 Financiële informatie en saldibalansOordeel financiële informatieVerantwoordingsstaat ministerie en toelichtingOverzicht 1 Bedragen van de verantwoordingsstaat 2004,
Ministerie van BZK (x € miljoen)Verantwoordingsstaat baten-lastendiensten en toelichtingFouten in verantwoording KLPDOordeel saldibalans en toelichtingOverzicht 2 Saldibalans per 31 december 2004, Ministerie
van BZK (x € miljoen)2.2 Informatie over de bedrijfsvoeringOordeel informatie over de bedrijfsvoering2.3 Informatie over beleidOordeel informatie over beleidVBTB-conformiteitInformatie over (maatschappelijke) doelenInformatie over prestatiesInformatie over middelenAanbevelingen3 BEHEER MINISTERIE3.1 (Ernstige) onvolkomenheden3.1.1 Beheer overdrachtsuitgaven: beheer IBDUR en Bommenregeling
onvoldoende3.1.1.1 Algemeen3.1.1.2 IBDURToezegging van minister in RJV 2003Afwikkeling van de bijdragen niet conform het IBDUROntoereikend toezicht- en controlebeleidOntwikkelingen3.1.1.3 Bommenregeling3.1.2 Contractbeheer: inspanningen blijven nodig3.1.2.1 Inkoopmodel achterhaald3.1.2.2 Opzet en invoering contractenregister3.1.2.3 Inkoopjaarplannen3.1.2.4 Gebruik raamovereenkomsten3.1.3 Informatiebeveiliging: nog te weinig voortgangOordeel en aanbeveling3.1.4 Administratieve systemen en uitvoeringssystemen:
vereisen goed samenspelVoorschottenVerplichtingenOnverschuldigde vooruitbetalingenOordeel en aanbeveling3.1.5 ITO: de vlag is al gestreken3.1.5.1 Samenvatting en aanbevelingen3.1.5.2 Operationele integratie ITO en ISC3.1.5.3 Verbeterprogramma'sAfronding verbeterprogramma 2002–2003 ITOUitvoering verbeterprogramma 2004–2005 ITO/ISCMonitoring en afronding verbeterprogramma 2004–2005
ITO/ISCRisico's voor afronding verbeterprogramma 2004–2005
ITO/ISC3.1.5.4 BedrijfsvoeringNaleving regelgevingToetsing aan baselines financieel beheer en materieel
beheer3.1.5.5 Oordeel en punten van aandacht3.2 Overige aandachtspunten beheer ministerie3.2.1 Management Control Systeem3.2.2 P-Direkt: vertraging met gevolgen3.2.2.1 Samenvatting en aanbeveling3.2.2.1 De start3.2.2.2 Een goede voorbereiding3.2.2.3 De organisatie3.2.2.4 Niet alle ministeries doen direct mee3.2.2.5 Aanbesteding van het geautomatiseerde systeem3.2.2.6 Aansturing P-Direkt-project3.2.2.7 Stagnatie bij de uitvoering3.3 ConclusiesOordeel financieel beheer, materieelbeheer en de daartoe
bijgehouden administraties4 REACTIE MINISTERS EN NAWOORD ALGEMENE REKENKAMER4.1 Reactie ministersBeheer overdrachtsuitgavenIBDURBommenregelingContractbeheerInformatiebeveiligingAdministratieve systemen en uitvoeringssystemenManagement Control Systeem en de niet-financiële
beleidsinformatieBaten-lastendienst ITOVoortgang P-Direkt4.2 Nawoord Algemene RekenkamerBIJLAGE 1OVERZICHT FOUTEN EN ONZEKERHEDEN IN DE FINANCIËLE
INFORMATIE IN HET JAARVERSLAG 2004 VAN HET MINISTERIE VAN BINNENLANDSE ZAKEN
EN KONINKRIJKSRELATIESA: VerplichtingenB: Uitgaven C: OntvangstenD: SaldibalansE: Afgerekende voorschotten (deze wel in excell meesturen,
ter controle, maar hoeft niet perse in bijlage)F: AgentschappenA: VerplichtingenBIJLAGE 2TOTAALOVERZICHT BEGROTE EN VERANTWOORDE BEDRAGEN IN JAARVERSLAG
2004 VAN HET MINISTERIE VAN BINNENLANDSE ZAKEN EN KONINKRIJKSRELATIESBijlage 2a: Beoordeeld totaal Saldibalans ministerie (X € 1000)BIJLAGE 3ONVOLKOMENHEDEN IN HET FINANCIEEL BEHEER, HET MATERIEELBEHEER
EN DE DAARTOE BIJGEHOUDEN ADMINISTRATIES BIJ HET MINISTERIE VAN BINNENLANDSE
ZAKEN EN KONINKRIJKSRELATIESBIJLAGE 4GEBRUIKTE AFKORTINGENBIJLAGE 5VERKLARENDE WOORDENLIJSTAccountantsrapportAccountantsverklaringAdministratieve systemenAgentschapArtikelgewijze oordeelsvormingBaseline financieel beheer en materieelbeheerBaten-lastendienstBedrijfsvoeringBegrijpelijkheidBeleidsintensiveringenBeleidsprioriteitenBestuurskostenBetrouwbaarheidBezwaaronderzoekBudgetrecht Tweede KamerConformiteit aan wettelijke regels (voor de inhoud)Conformiteit aan wettelijke regels (voor vormvereisten)Departementale accountantsdienst/auditdienst (DAD)Deugdelijke weergaveEuropese aanbestedingsrichtlijnenFinancieel beheerFinancieel Jaarverslag en saldibalans van het RijkFoutenJaarverslag (departementaal)M&O-beleidMaterieelbeheerOnvolkomenheidOnzeker (onzekerheden)OverdrachtsuitgavenPotentieel bezwaargevalPrestatiegegevensRechtmatigheidRechtspersoon met een wettelijke taak (RWT)Review
 

 
 
 Toon meer van: Extra informatie
 
 

 
 

Informatie over publicatie

 

 

 
 Toon meer van: Gerelateerd
 
 

 
 Publicaties in kamerdossier

Kamerdossier 30100-VIIToon alle publicaties in het hoofddossier

 

 
 
 Geconsolideerde regelgeving

 

 
 
 Geconsolideerde regelgeving

 

 
 
 Publicaties referendum

 

 

 

 

 

Authentieke versie (PDF)
bestandsgrootte: 314 Kb

Informatie

Gerelateerd

Printen

Delen

 
 
 
30 100 VIIJaarverslag en slotwet ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties
2004nr. 2RAPPORT BIJ HET JAARVERSLAG 2004 VAN HET MINISTERIE VAN BINNENLANDSE
ZAKEN EN KONINKRIJKSRELATIES (VII)Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal's-Gravenhage, 18 mei 2005Hierbij bieden wij u aan het op 9 mei 2005 door ons vastgestelde
«Rapport bij het Jaarverslag 2004 van het Ministerie van Binnenlandse
Zaken en Koninkrijksrelaties (VII)».Algemene Rekenkamerdrs. Saskia J. Stuiveling,presidentJhr. mr. W. M. de Brauw,secretarisInhoudSamenvatting5   Audit Actielijst 20058   1Inleiding111.1Rapport bij het jaarverslag11 1.2Het Ministerie van Binnenlandse
Zaken en Koninkrijksrelaties12 1.3Opzet van het onderzoek13 1.4Leeswijzer15   2Jaarverslag172.1Financiële informatie en saldibalans17 2.2Informatie over de bedrijfsvoering19 2.3Informatie over beleid20   3Beheer ministerie233.1(Ernstige) onvolkomenheden23 3.1.1Beheer overdrachtsuitgaven: beheer
IBDUR en Bommenregeling onvoldoende23 3.1.2Contractbeheer: inspanningen
blijven nodig25 3.1.3Informatiebeveiliging: nog te
weinig voortgang27 3.1.4Administratieve systemen en uitvoeringssystemen:
vereisen goed samenspel28 3.1.5ITO: de vlag is al gestreken28 3.2Overige aandachtspunten beheer
ministerie32 3.2.1Management Control Systeem323.2.2P-Direkt: vertraging met gevolgen323.3Conclusies35    4Reactie ministers en nawoord Algemene Rekenkamer374.1Reactie ministers37 4.2Nawoord Algemene Rekenkamer40   Bijlage 1Overzicht fouten en onzekerheden 200441Bijlage 2Overzicht begrote en verantwoorde bedragen 200444Bijlage 3Overzicht bedrijfsvoering 200446Bijlage 4Gebruikte afkortingen47Bijlage 5Verklarende woordenlijst48SAMENVATTINGDe Algemene Rekenkamer heeft onderzocht of het Jaarverslag 2004 van hoofdstuk
VII, het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK), voldoet
aan de eisen die de Comptabiliteitswet 2001 stelt. Daarnaast heeft zij de
bedrijfsvoering van het ministerie onderzocht en het financieel beheer en
materieelbeheer beoordeeld. In dit rapport zijn het oordeel en de belangrijkste
resultaten van het onderzoek opgenomen.De beoordeelde onderwerpen (financiële informatie, bedrijfsvoering
en beleidsinformatie) hangen onderling nauw samen, en kunnen gezien worden
als een drieluik. De volgende passages vatten de resultaten kort samen. Financiële informatieDe uitgaven van het ministerie in 2004 bedragen: € 5 108
miljoen. De verplichtingen bedragen € 5 597 miljoen en de ontvangsten € 301
miljoen.Het onderzoek naar de rechtmatigheid van het Jaarverslag 2004 van hoofdstuk
VII, het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, heeft de
volgende resultaten opgeleverd. Het jaarverslag over 2004 van het Ministerie
van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties voldoet aan de gestelde eisen,
met uitzondering van een bedrag van € 44,6 miljoen aan uitgaven.
Dit betreft een bedrag van € 25 miljoen aan onzekerheden inzake
het Interim besluit brede doeluitkering rampen en zware ongevallen (IBDUR),
een bedrag van € 13,3 miljoen aan onrechtmatige betaalde voorschotten
door de Directie Strategie en een bedrag van € 6,3 miljoen aan overige
fouten en onzekerheden.Daarnaast zijn fouten en onzekerheden aangetroffen in de jaarrekening
van de baten-lastendienst KLPD. Het betreft een bedrag van € 11,1
miljoen aan fouten en onzekerheden.BedrijfsvoeringHet onderzoek naar de bedrijfsvoering heeft de volgende resultaten opgeleverd.
Er was in 2004 sprake van onvolkomenheden bij de volgende onderdelen:– beheer overdrachtsuitgaven;– contractbeheer;– informatiebeveiliging;– administratieve systemen en uitvoeringssystemen;– baten-lastendienst ITO.Het aantal onvolkomenheden in het beheer is ten opzichte van 2003 niet
afgenomen. Op onderdelen van het beheer heeft het ministerie echter wel vooruitgang
geboekt. Flinke vooruitgang is gemaakt in het contractbeheer: het gaat daar
nu nog om de laatste stappen. Aandachtpunten zijn de voortgang van P-Direkt
en het inregelen van de organisatie na de reorganisatie (project Leeuwensprong).
Het beheer bij de baten-lastendienst Organisatie Informatie- en Communicatietechnologie
OOV (ITO) is sedert 2001 onvolkomen. De Algemene Rekenkamer beoordeelde deze
onvolkomenheid in 2004 in totaliteit, evenals in 2003, als ernstig. Er wordt
aan gewerkt om dit op orde te krijgen. De Algemene Rekenkamer merkt daarbij
wel op dat als de verbeteringen in 2005 stagneren, zij in 2005 conform artikel
88, lid 1 van de Comptabiliteitswet 2001 bezwaar zal maken.De Algemene Rekenkamer heeft waardering voor de informatie die in de bedrijfsvoeringsparagraaf
van het jaarverslag is opgenomen, waaronder de mededeling bedrijfsvoering.AanbevelingenDe Algemene Rekenkamer beveelt aan om het IBDUR aan te passen en daarbij
een goede controle- en toezichtsstructuur te ontwikkelen. Voor de Bommenregeling
beveelt zij aan om extra aandacht te geven aan een goede dossiervorming.Ten aanzien van contractbeheer beveelt de Algemene Rekenkamer aan om het
Verbeterplan inkoop in 2005 af te ronden door de totale inkoopbehoefte op
een gestructureerde wijze in kaart te brengen en het contractenregister volledig
te vullen. Daarnaast beveelt de Algemene Rekenkamer aan om te bevorderen dat
er minder buiten de raamovereenkomsten om wordt ingekocht.De Algemene Rekenkamer beveelt ook aan in 2005 voldoende aandacht te geven
aan informatiebeveiliging.Ten aanzien van de administratieve systemen en uitvoeringssystemen beveelt
de Algemene Rekenkamer aan om te zorgen voor een goede samenwerking tussen
diverse onderdelen van het ministerie. Daarnaast dient voldoende aandacht
te worden gegeven aan de afwikkeling van voorschotten, een goede vastlegging
van verplichtingen en aan (vooruit-) betalingen aan het einde van het jaar.Ten aanzien van ITO/ISC beveelt de Algemene Rekenkamer aan te komen tot
een goede bezetting van de functies in de financiële kolom. Daarnaast
dient ITO/ISC met name ook voldoende aandacht te geven aan de projecten die
onder de vlag van ITO worden uitgevoerd. Daarnaast beveelt zij aan om, als
de uitkomsten van de audits op de afgesloten projecten daartoe aanleiding
geven, later in het jaar een vervolgaudit te laten uitvoeren.Met betrekking tot het Management Control Systeem vraagt de Algemene Rekenkamer
aandacht voor de goede werking ervan.Ten aanzien van P-Direkt beveelt de Algemene Rekenkamer aan de voortgang
nauwlettend te volgen en bij dreigende verdere uitloop tijdig passende maatregelen
te treffen.BeleidsinformatieDe Algemene Rekenkamer heeft de beleidsinformatie in het Jaarverslag 2004
onderzocht. Voor het beoordelen van het totstandkomen van de niet-financiële
beleidsinformatie zijn binnen het Ministerie van BZK afspraken gemaakt tussen
de concerncontroller (FEZC), de DG-controllers en de auditdienst. Door de
discussies rondom de VBTB-evaluatie en de reorganisatie van de stafdiensten
van het ministerie werkten die afspraken niet zoals bedoeld. Naar de mening
van de auditdienst had dit tot gevolg dat de niet-financiële beleidsinformatie
op een niet (geheel) ordelijke en controleerbare wijze tot stand is gekomen.Bij de beoordeling van de vraag in welke mate in het jaarverslag de drie
H-vragen (beoogde doelen, prestatie en middelen) concreet zijn beantwoord,
valt op dat de score voor uitwerking van maatschappelijke doelen in effectindicatoren
aan de lage kant blijft. Vergeleken met het Jaarverslag 2003 is in de informatie
over de maatschappelijke doelen in het Jaarverslag 2004 een achteruitgang
waar te nemen. De informatie over prestatie en middelen in het jaarverslag
scoort (veel) beter. Verder blijkt dat de informatie over de doelen en prestaties
die in de begroting werden gepresenteerd in een aantal gevallen niet terugkomt
in het jaarverslag. Door het ontbreken van aansluiting, kan voor de desbetreffende
operationele doelstellingen niet nagegaan worden in hoeverre bereikt
is wat beoogd werd.Om de informatiewaarde van het jaarverslag te verbeteren beveelt de Algemene
Rekenkamer daarom aan vooral extra aandacht te geven aan verdere concretisering
van de doelen en prestaties door goede effectindicatoren en prestatiegegevens
te kiezen. Tevens vraagt de Algemene Rekenkamer extra aandacht voor de aansluiting
tussen de informatie in de begroting en het jaarverslag.Reactie ministers en nawoord Algemene RekenkamerReactie ministersDe minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en de minister
voor Bestuurlijke Vernieuwing en Koninkrijksrelaties geven in hun reactie
aan maatregelen te zullen treffen op alle knelpunten die de Algemene Rekenkamer
gesignaleerd heeft, of geven aan dat ze reeds maatregelen hebben getroffen.
Zo zal het ministerie voor IBDUR een nieuwe aanpak toepassen. Hiertoe zal
het ministerie ook de regeling aanpassen. Ook aan de dossiervorming voor de
bommenregeling wordt gewerkt.Voor contractbeheer zal de inkoopbehoefte op een gestructureerde wijze
in beeld worden gebracht en zal het ministerie minder inkopen buiten de raamovereenkomsten
om.Het ministerie zal de informatiebeveiliging via een nieuw project in 2005
versterken en een bewustwordingscampagne starten. Bij DGMOS en DGV zal het
ministerie de voorschotten, verplichtingen en vooruitbetalingen aanpakken.Bij het MCS zal in 2005 de goede werking van processen bijzondere aandacht
krijgen en worden functies op elkaar afgestemd. Voor de niet-financiële
beleidsinformatie zal BZK maatschappelijke effecten in beeld brengen, waarbij
streefwaarden en effectindicatoren zullen worden gebruikt.Voor ITO/ISC zullen verbeteracties ertoe moeten leiden dat de bedrijfsvoering
in 2005 op orde komt. Hierbij zal het ministerie vooraf inzicht verschaffen
in de uit te voeren activiteiten. Voor P-Direkt zijn volgens de ministers
al voldoende maatregelen getroffen om de risico's van de voortgang af te dekken.Nawoord Algemene RekenkamerOp alle onvolkomenheden die de Algemene Rekenkamer gesignaleerd heeft,
hebben de ministers (voldoende) toezeggingen gedaan. De Algemene Rekenkamer
verwacht dat deze positieve reactie zal bijdragen aan een betere bedrijfsvoering
van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.1 INLEIDING1.1 Rapport bij het jaarverslagDe Algemene Rekenkamer heeft onderzocht of het Jaarverslag
2004 van hoofdstuk VII, het Ministerie van Binnenlandse Zaken en
Koninkrijksrelaties (BZK), voldoet aan de eisen die de Comptabiliteitswet
stelt. Daarnaast heeft zij de bedrijfsvoering van het ministerie onderzocht
en het financieel beheer en materieelbeheer beoordeeld. In dit rapport vindt
u het oordeel en de belangrijkste resultaten van het onderzoek. In figuur
1 staat wat de Algemene Rekenkamer wanneer onderzoekt en voor wie zij dat
doet.1.2 Het Ministerie van Binnenlandse Zaken en KoninkrijksrelatiesHet Ministerie van BZK draagt de verantwoordelijkheid voor veiligheid,
bestuurlijke vernieuwing en modernisering van de overheid en het brede terrein
van overheidswerkgeverschap. Daarnaast voert de minister van BZK,
samen met de minister van Financiën, het beheer over het Gemeentefonds
en het Provinciefonds. De administratie en de controle van beide fondsen worden
eveneens uitgevoerd door het Ministerie van BZKDe uitgaven van het ministerie in 2004 bedragen: € 5 108
miljoen. De verplichtingen bedragen € 5 597 miljoen, en de
ontvangsten € 301 miljoen. Het ministerie is te typeren als een
ministerie met vooral overdrachtsuitgaven. Het grootste deel van deze uitgaven
betreft de bijdragen aan de politieregio's.De structuur van het ministerie is in 2003 en 2004 aangepast om de interne
samenhang van beleidsonderwerpen en de samenwerking te verbeteren. Het ministerie
bestaat vanaf 1 september 2004 uit de volgende directoraten-generaal:– Koninkrijksrelaties en Bestuur (DGKB);– Management Openbare Sector (DGMOS);– Veiligheid (DGV);– Project Andere Overheid (DGPAO).Verder omvat het ministerie de Algemene Inlichtingen- en Veiligheidsdienst,
de Inspectie Openbare Orde en Veiligheid, het Bureau Algemene Bestuursdienst,
de Gemeenschappelijke Diensten en de Concernstaven.De aanpassing van de structuur van het ministerie was onderdeel van het
project Leeuwensprong. Dit project ging erom de hoofdstructuur van het Ministerie
van BZK te wijzigen en de stafdiensten opnieuw in te richten. Deze structuurwijziging
heeft ook aanpassingen tot gevolg gehad voor de bedrijfsvoering, waaronder
het financieel beheer. Taken en verantwoordelijkheden zijn herverdeeld en
na een ingrijpend plaatsingsproces hebben veel functionarissen andere taken
gekregen. Met de structuurwijzigingen van de ambtelijke organisatie was de
reorganisatie van het departement nog niet afgerond. Er wordt ook in 2005
nog aan gewerkt de benodigde beheersprocessen verder te structureren (zie
ook paragraaf 3.2.1).Het ministerie kent vijf baten-lastendiensten:– Organisatie Informatie- en Communicatietechnologie OOV (ITO);– Korps Landelijke Politiediensten (KLPD);– Basisadministratie Persoonsgegevens en Reisdocumenten (BPR);– Centrale Archief Selectiedienst (CAS);– Informatievoorziening Overheidspersoneel (IVOP).Er waren in 2004 drie (clusters van) begrotingsgefinancierde rechtspersonen
met een wettelijke taak (RWT's): de (25) politieregio's, de Politieacademie
(LSOP) en het Nederland Instituut voor Brandweer en Rampenbestrijding. Daarnaast
waren er drie RWT's die niet uit de begroting, maar uit tarieven of premies
gefinancierd worden, namelijk het Nederlands Bureau Brandweerexamens, de Stichting
Administratie Indonesische Pensioenen en de Stichting VUT-fonds Overheidspersoneel.
Onder het beleidsterrein van het ministerie valt vanaf 2005 ook de in
februari 2005 ingestelde RWT Onderzoeksraad voor Veiligheid.1.3 Opzet van het onderzoekDe Algemene Rekenkamer heeft op basis van de risicoanalyse 2004 en de
Audit Actielijst 2004 een programma opgesteld voor het jaarlijkse rechtmatigheidsonderzoek
bij het Ministerie van BZK. De Algemene Rekenkamer heeft aandacht besteed
aan de volgende onderwerpen:– beheer overdrachtsuitgaven;– het contractbeheer;– de informatiebeveiliging;– administratieve systemen en uitvoeringssystemen;– de baten-lastendienst ITO;– het Management Control Systeem;– de oprichting van het Shared Service Center Human Resource Management
(P-Direkt);– Personele uitgaven aan hogere ambtenaren bij het Rijk. Dit onderzoek
is uitgevoerd op verzoek van het kabinet. De resultaten van dit onderzoek
staan in het rapport Beloning van hogere ambtenaren bij
het Rijk, dat gepubliceerd is op 26 april 2005.De Algemene Rekenkamer heeft zoals ieder jaar reviews uitgevoerd op de
controles van de departementale auditdienst. Dit doet zij om vast te kunnen
stellen of zij bij haar oordeelsvorming gebruik kan maken van de werkzaamheden
van de auditdienst.Figuur 2 geeft weer wat de werkzaamheden van de Algemene Rekenkamer en
de departementale auditdienst zijn, en welke verschillen daartussen bestaan.1.4 LeeswijzerDit Rapport bij het Jaarverslag 2004 van hoofdstuk
VII, het Ministerie van BZK, omvat behalve een samenvatting en een inleiding
twee hoofdstukken, te weten: Jaarverslag (hoofdstuk 2) en Beheer ministerie
(hoofdstuk 3).Direct na de samenvatting is de Audit Actielijst 2005 (AAL 2005) opgenomen.
Deze bouwt voort op de AAL 2004. De AAL laat zien op welke punten de Algemene
Rekenkamer vindt dat het ministerie actie moet ondernemen. Het overzicht meldt
ook de verbetermaatregelen die de minister heeft aangekondigd en de termijn
waarbinnen ze moeten leiden tot verbetering. Ook biedt de AAL inzicht in de
voortgang van verbeteracties die de minister eerder heeft ingezet.Hoofdstuk 2 beschrijft het oordeel van de Algemene Rekenkamer over het
jaarverslag en de saldibalans van het Ministerie van BZK.Tot slot bevat hoofdstuk 3, dat gewijd is aan de bedrijfsvoering van het
ministerie, het oordeel van de Algemene Rekenkamer over het financieel beheer
en materieelbeheer van het ministerie. Ook de ontwikkelingen in het beheer
worden beschreven.Dit rapport telt verder vijf bijlagen. In bijlage 1, 2 en 3 staan overzichten
die de resultaten van het rechtmatigheidsonderzoek schematisch weergeven.
In bijlage 1 staan voor zover van toepassing alle fouten en onzekerheden op
een rij, in bijlage 2 de begrote en verantwoorde bedragen en in bijlage 3
de (ernstige) onvolkomenheden. Bijlage 4 bevat de gebruikte afkortingen en
bijlage 5 is een verklarende woordenlijst.2 JAARVERSLAGDe Algemene Rekenkamer heeft het Jaarverslag 2004 van hoofdstuk VII, het
Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, beoordeeld. Zij
heeft onderzocht of het ministerie het geld volgens de regels heeft uitgegeven
en in het jaarverslag daarover goed verantwoording aflegt. Waar dit niet het
geval is, spreekt de Algemene Rekenkamer van een onrechtmatigheid of van een
ondeugdelijke weergave.In dit hoofdstuk staat het oordeel van de Algemene Rekenkamer over het
jaarverslag als geheel. Dit oordeel is opgebouwd uit deeloordelen over de
volgende onderdelen van het jaarverslag:– financiële informatie en saldibalans;– informatie over bedrijfsvoering;– informatie over beleid.Deze deeloordelen komen aan de orde in de volgende paragrafen.De Algemene Rekenkamer komt tot deze oordelen op basis van bevindingen
uit haar onderzoek.Oordeel jaarverslagHet jaarverslag over 2004 van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en
Koninkrijksrelaties voldoet aan de eisen die de Comptabiliteitswet 2001 (CW
2001) stelt, met uitzondering van een bedrag van € 44,6 miljoen
aan fouten en onzekerheden.2.1 Financiële informatie en saldibalansDe CW 2001 stelt de volgende eisen aan financiële informatie:– rechtmatig totstandgekomen;– op deugdelijke wijze weergegeven;– overeenkomstig de verslaggevingseisen opgesteld.Oordeel financiële informatieDe financiële informatie in het jaarverslag over 2004 van hoofdstuk
VII, het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, voldoet
aan de eisen die de CW 2001 stelt, met uitzondering van een bedrag van € 44,6
miljoen aan uitgaven. Dit betreft een bedrag van € 25 miljoen aan
onzekerheden inzake het Interim besluit brede doeluitkering rampen en zware
ongevallen (IBDUR) op begrotingsartikel 3, een bedrag van € 13,3
miljoen aan onrechtmatige betaalde voorschotten door de Directie Strategie
op begrotingsartikel 4 en een bedrag van € 6,3 miljoen aan overige
fouten en onzekerheden op de begrotingsartikelen 3 en 4.Daarnaast zijn fouten en onzekerheden aangetroffen in de jaarrekening
van de baten-lastendienst KLPD. Het betreft een bedrag van € 11,1
miljoen aan fouten en onzekerheden.Met «financiële informatie» wordt bedoeld:– alle verplichtingen, uitgaven, ontvangsten in de verantwoordingsstaat
over het ministerie en de toelichting daarbij;– alle baten, lasten, kapitaaluitgaven, kapitaalontvangsten, balansposten
in de verantwoordingsstaat over de baten-lastendiensten en de toelichting
daarbij. Bij het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties
gaat het in 2004 om de volgende baten-lastendiensten: ITO, KLPD, BPR, CAS
en IVOP.Verantwoordingsstaat ministerie en toelichtingOnderstaand overzicht laat de totaalbedragen zien waaruit de verantwoordingsstaat
2004 is opgebouwd en de fouten en onzekerheden die de Algemene Rekenkamer
heeft geconstateerd.Overzicht 1 Bedragen van de verantwoordingsstaat 2004,
Ministerie van BZK (x € miljoen) VerplichtingenUitgavenOntvangsten Totaalbedragen verantwoordingsstaat5 597,45 108,4300,9 Belangrijke fouten en onzekerheden1–44,6– Overige fouten en onzekerheden24,73,1–Totaalbedrag fouten en onzekerheden4,747,7–1 Dit is het totaal van fouten en onzekerheden die de tolerantiegrenzen op artikelniveau overschrijden.2 Dit is het totaal van fouten en onzekerheden die de tolerantiegrenzen
op artikelniveau niet overschrijden.Het bedrag van € 44,6 miljoen aan belangrijke fouten en onzekerheden
in de uitgaven betreft een bedrag van € 25 miljoen aan onzekerheden
inzake het Interim besluit brede doeluitkering rampen en zware ongevallen
(IBDUR), een bedrag van € 13,3 miljoen aan onrechtmatig betaalde
voorschotten door de Directie Strategie en een bedrag van € 6,3
miljoen aan overige fouten en onzekerheden.In bijlage 1 worden de belangrijke fouten en onzekerheden nader –
gerubriceerd per begrotingsartikel – toegelicht. Het totaal aan fouten
en onzekerheden valt binnen de tolerantiegrenzen voor goedkeuring van de verantwoording
als geheel. De tolerantiegrens voor fouten en onzekerheden bedraagt 1% respectievelijk
3% van de totale verantwoordingsstaat.Het bedrag aan verplichtingen en uitgaven bevat in totaal € 369,0
miljoen respectievelijk € 41,2 miljoen aan overschrijdingen (zie
bijlage 2). Als de Staten-Generaal niet akkoord gaan met de desbetreffende
Slotwet-mutaties, zal de Algemene Rekenkamer haar positieve oordeel over de
financiële informatie in het jaarverslag mogelijk moeten herzien.Verantwoordingsstaat baten-lastendiensten en toelichtingHieronder staan de belangrijke fouten en/of onzekerheden die de Algemene
Rekenkamer heeft geconstateerd in de verantwoordingsstaat van de baten-lastendiensten
van het ministerie.Fouten in verantwoording KLPDBij de jaarrekening van het Korps Landelijke Politiediensten (KLPD) over
2004 is een accountantsverklaring met beperking afgegeven. Deze beperking
wordt met name veroorzaakt door twee fouten:– Doordat de operationele bedrijfsvoering voor de politie in gevaar
kwam, is door het KLPD voor een bedrag van € 3,8 miljoen een overbruggingscontract
afgesloten voor de aanschaf van munitie. Hierbij zijn de regels voor (Europese)
aanbesteding niet nageleefd. De Algemene Rekenkamer beoordeelt de uitgaven
voor de munitie als onrechtmatig.– Er is mogelijk een bedrag van € 6,5 miljoen onrechtmatig
aanbesteed. Het gaat om goederen en diensten die individueel zijn aanbesteed.
Deze goederen en diensten hadden mogelijk een homogeen karakter en hadden
om die reden samen (Europees) moeten worden aanbesteed. De Algemene
Rekenkamer beoordeelt het betreffende bedrag als onzeker.Daarnaast was er een bedrag van € 0,8 miljoen aan overige fouten
en onzekerheden. Het betreft dus in totaal een bedrag van € 11,1
miljoen aan fouten en onzekerheden in de verantwoording van het KLPD.Oordeel saldibalans en toelichtingDe saldibalans 2004 van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties
en de toelichting daarop voldoen aan de eisen die de CW 2001 stelt.Onderstaand overzicht laat de totaalbedragen zien waaruit de saldibalans
2004 is opgebouwd en de fouten en onzekerheden die de Algemene Rekenkamer
heeft geconstateerd.Overzicht 2 Saldibalans per 31 december 2004, Ministerie
van BZK (x € miljoen)Totaalsaldo (debet + credit)28 835Beoordeeld totaal saldibalans debet + credit114 122 Totaal van fouten en onzekerheden die de tolerantiegrenzen per
saldibalanspost overschrijden–Overige fouten en onzekerheden (zie bijlage 1)19,9Totaalbedrag fouten en onzekerheden19,91 Uitgaven en ontvangsten ten laste van de begroting en tegenrekeningen
tellen niet mee voor het beoordeelde totaal.Het totaal aan fouten en onzekerheden valt binnen de tolerantiegrenzen
voor goedkeuring van de saldibalans. De tolerantiegrens voor fouten en onzekerheden
bedraagt 1% respectievelijk 3% van het beoordeelde totaal van de saldibalans
in zijn geheel. Voor de Rekening Courant Rijkshoofdboekhouding en de liquide
middelen geldt een tolerantiegrens van 0%.Het totaal aan openstaande voorschotten dat in 2004 is afgerekend, bedraagt € 3 868,1
miljoen. De Algemene Rekenkamer stelt vast dat deze afrekeningen aan de eisen
voldoen.2.2 Informatie over de bedrijfsvoeringInformatie over de bedrijfsvoering is opgenomen in de bedrijfsvoerings-paragraaf.
Bij het Ministerie van BZK bevat deze paragraaf een mededeling bedrijfsvoering
waarmee de minister expliciet aangeeft dat er sprake is van beheerste bedrijfsprocessen
inzake het financieel en materieel beheer. Naast deze mededeling bevat de
bedrijfsvoeringsparagraaf de volgende onderwerpen:– wijzigingen in de organisatie;– management control;– aandachtspunten voor de bedrijfsvoering.De aandachtspunten voor de bedrijfsvoering die aan de orde komen, betreffen
toezicht, informatiebeveiliging, inkoopfunctie, contractbeheer en de baten-lastendiensten
KLPD en ITO. Daarnaast is een samenvattende verantwoordingsstaat van ZBO's
en RWT's opgenomen.De Algemene Rekenkamer heeft waardering voor de informatie die in de bedrijfsvoeringsparagraaf
is opgenomen, waaronder de mededeling bedrijfsvoering. De relevante
ontwikkelingen en manco's in de bedrijfsvoering van het departement worden
namelijk op een inzichtelijke manier weergegeven. Dit geeft vertrouwen dat
de knelpunten die de Algemene Rekenkamer ook signaleert weggewerkt zullen
worden. Wel merkt de Algemene Rekenkamer op dat de bedrijfsvoeringsverklaring
nog niet structureel totstandkomt in de organisatie.Oordeel informatie over de bedrijfsvoeringDe informatie over de bedrijfsvoering in het Jaarverslag
2004 van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties
is op deugdelijke wijze totstandgekomen en voldoet aan de verslaggevingseisen.2.3 Informatie over beleidBij het beoordelen van de kwaliteit van beleidsinformatie kijkt de Algemene
Rekenkamer naar de wijze waarop de informatie over het beleid totstandkomt
en naar de mate waarin deze voldoet aan de verslaggevingseisen. Ook onderzoekt
zij of de jaarverslagen «VBTB-conform» zijn. Dat is het geval
wanneer de beleidsinformatie in de jaarverslagen een goed antwoord geeft op
de drie zogenoemde H-vragen:– Hebben we bereikt wat we ons hadden voorgenomen?– Hebben we daarvoor gedaan wat we van plan waren te doen?– Heeft het gekost wat het zou kosten?Deze drie H-vragen zijn gespiegeld aan de drie W-vragen waarvan de antwoorden
in de begrotingen van de ministeries zijn terug te vinden:– Wat willen we bereiken?– Wat gaan we daarvoor doen?– Wat mag het kosten?Oordeel informatie over beleidVoor het beoordelen van het totstandkomen van de niet-financiële
beleidsinformatie zijn binnen het Ministerie van BZK afspraken gemaakt tussen
de concerncontroller (FEZC), de DG-controllers en de auditdienst. Door de
discussies rondom de VBTB-evaluatie en de reorganisatie van de stafdiensten
van het ministerie werkten die afspraken niet zoals bedoeld. Naar de mening
van de auditdienst had dit tot gevolg dat de niet-financiële beleidsinformatie
op een niet (geheel) ordelijke en controleerbare wijze totstand is gekomen.VBTB-conformiteitDe Algemene Rekenkamer heeft onderzocht of het ministerie in zijn jaarverslag
concreet antwoord geeft op de drie H-vragen. Deze vraag is, per operationele
doelstelling, onderzocht in samenhang met de beantwoording van de drie W-vragen
in de Begroting 2004. Met concreet wordt bedoeld dat de maatschappelijke doelen
en de prestaties specifiek, meetbaar en tijdgebonden geformuleerd en/of uitgewerkt
moeten zijn en dat de middelen te koppelen zijn aan de operationele doelstellingen.Om de ontwikkeling in de tijd te laten zien zijn de scores vergeleken
met de scores voor de Begroting 2003 en het Jaarverslag 2003 en de Begroting
2005. De resultaten van dit onderzoek worden in de onderstaande figuur weergegeven.Informatie over (maatschappelijke) doelenHet ministerie heeft de vraag «hebben we bereikt wat we hebben beoogd»
voor 23% van de operationele doelstellingen concreet beantwoord. Dit is een
lage score. Bij 77% van de operationele doelen ontbreekt het daarmee aan de
uitwerking van (maatschappelijke) doelen in effectindicatoren. Dit wil zeggen
dat het ministerie het wel of niet behalen van deze doelstellingen niet inzichtelijk
heeft kunnen maken in het verslag.Vergeleken met het Jaarverslag 2003 is de informatie over de maatschappelijke
doelen in het Jaarverslag 2004 niet concreter geworden, maar is juist een
achteruitgang waar te nemen. Vergeleken met het Jaarverslag 2003 is de mate
waarin het Jaarverslag 2004 concrete informatie verschaft over de maatschappelijke
doelen met 22% gedaald.Opvallend is dat voor 9% van de operationele doelstellingen het ministerie
in de Begroting 2004 wél concrete informatie geeft over de (maatschappelijke)
doelen en in het Jaarverslag 2004 niet meer. De informatie in Begroting en
Jaarverslag 2004 sluit dus niet in alle gevallen goed op elkaar aan. Ook op
het punt van aansluiting met de begroting scoort het Jaarverslag 2004 iets
minder goed dan het Jaarverslag 2003.In de begroting 2005 ligt het niveau van de beantwoording van de w1-vraag
op een iets lager niveau dan in de begroting 2004. Dit houdt het risico in
dat ook het Jaarverslag 2005 een lagere informatiewaarde zal hebben.Informatie over prestatiesDe vraag «Hebben we gedaan wat we van plan waren te doen?»
is voor 55% van de operationele doelen concreet beantwoord in het jaarverslag.
Ten opzichte van 2003 is dit een grote verbetering. Opvallend is dat het ministerie
voor 13% van de operationele doelen in de Begroting 2004 wél concrete
informatie geeft over de prestaties en in het Jaarverslag 2004 niet meer.
Hieruit kan worden geconcludeerd dat de aansluiting tussen Begroting en Jaarverslag
2004 wat betreft concrete informatie over prestaties niet voor alle operationele
doelen voldoende is.In de Begroting 2005 stijgt het niveau van de beantwoording van de w2-vraag
licht ten opzichte van het niveau in de Begroting 2004. Als de aansluiting
van het Jaarverslag 2005 met deze begroting goed zal zijn, biedt dat goede
mogelijkheden om de informatiewaarde van het Jaarverslag verder te vergroten.Informatie over middelenDe vraag «Heeft het gekost wat we dachten dat het zou kosten?»
is in het jaarverslag grotendeels concreet beantwoord (90%). Hier is sprake
van een aanzienlijke verbetering ten opzichte van 2003.In de begroting 2005 is een verdere stijging tot de volledige 100% gerealiseerd
in de concrete beantwoording van de w3-vraag. Voor de informatiewaarde van
het Jaarverslag 2005 biedt dit goede perspectieven.AanbevelingenTer verbetering van de informatiewaarde van het verslag zou de aandacht
vooral nog uit moeten gaan naar verdere concretisering van de doelen en prestaties
door het kiezen van goede effectindicatoren en prestatiegegevens. Tevens vraagt
de Algemene Rekenkamer extra aandacht voor de aansluiting tussen de informatie
in de begroting en het jaarverslag.3 BEHEER MINISTERIEDit hoofdstuk beschrijft de bevindingen van de Algemene Rekenkamer over
de bedrijfsvoering van het ministerie. Bedrijfsvoering is de (interne) sturing
en beheersing van de primaire en ondersteunende processen en is gericht op
het realiseren van taken en doelen van de organisatie. Onder de bedrijfsvoering
vallen:– het financieel beheer en materieelbeheer en de daartoe bijgehouden
administraties;– de controle door de departementale auditdienst;– de totstandkoming van de financiële informatie, bedrijfsvoeringsinformatie
en beleidsinformatie in het jaarverslag.De Algemene Rekenkamer baseert haar oordelen op eisen die de CW 2001 stelt
aan de onderdelen van de bedrijfsvoering.Dit hoofdstuk geeft eerst (§ 3.1) een beschrijving van de onvolkomenheden
die de Algemene Rekenkamer heeft aangetroffen in de bedrijfsvoering. In § 3.2
wordt ingegaan op overige aandachtspunten van het beheer van het ministerie.
In de conclusie (§ 3.3) is tot slot het oordeel te vinden over het
financieel beheer, het materieelbeheer en de daartoe bijgehouden administraties.
Daar wordt ook de ontwikkeling van de bedrijfsvoering in de afgelopen drie
jaar weergegeven met een figuur.3.1 (Ernstige) onvolkomenhedenIn deze paragraaf worden de onvolkomenheden toegelicht die de Algemene
Rekenkamer heeft geconstateerd bij het Ministerie van BZK. Het gaat om onvolkomenheden
bij het beheer van overdrachtsuitgaven, contractbeheer, informatiebeveiliging,
administratieve systemen en uitvoeringssystemen en de baten-lastendienst ITO.3.1.1 Beheer overdrachtsuitgaven: beheer IBDUR en Bommenregeling
onvoldoendeDe Algemene Rekenkamer concludeert dat er bij de directie Brandweer en
Geneeskundige Hulpverlening bij Ongevallen en Rampen (B&G) als gevolg
van een ontoereikende toezicht- en controlestructuur sprake is van een onvolkomenheid
in het financieel beheer bij het Interim besluit brede doeluitkering rampen
en zware ongevallen (IBDUR). Om die reden merkt de Algemene Rekenkamer een
deel van de uitgaven in 2004 als onzeker aan. Het gaat om een bedrag van € 25
miljoen. De Algemene Rekenkamer beveelt aan om het IBDUR aan te passen en
daarbij een goede controle- en toezichtsstructuur te ontwikkelen.Ook voor de zogenoemde Bommenregeling, die dezelfde directie uitvoert,
is sprake van een onvolkomenheid in het financieel beheer. Voor de Bommenregeling
beveelt zij aan om extra aandacht te geven aan een goede dossiervorming.3.1.1.1 AlgemeenIn het RJV 2003 werden onvolkomenheden gerapporteerd ten aanzien van het
Besluit brede doeluitkering rampen en zware ongevallen (BDUR) en de subsidies
in het kader van het grotestedenbeleid (GSB). De Algemene Rekenkamer constateerde
dat in 2004 het beheer van het GSB beter werd georganiseerd. Als resultaat
daarvan is een groot aantal GSB-I-projecten afgewikkeld. Ook zijn diverse
maatregelen genomen om GSB-II-projecten in 2005 op de juiste
manier te kunnen afwikkelen. In de volgende paragrafen wordt ingegaan op de
bedrijfsvoering in 2004 inzake het IBDUR en de Bommenregeling.3.1.1.2 IBDURToezegging van minister in RJV 2003De minister van BZK zegde toe het toezichtbeleid op de opvolger van het
BDUR, het IBDUR, te verbeteren, onder meer door criteria op te stellen om
de verantwoordingsinformatie van de regio's te beoordelen. De Algemene Rekenkamer
stelt vast dat de directie (B&G) de verantwoordingsinformatie van de regio's
aan de hand van een werkinstructie op een gestructureerde wijze beoordeelt.
De werkinstructie bevat verwijzingen naar de desbetreffende bepalingen in
het IBDUR. In vergelijking met de voorgaande jaren is het toezicht door de
directie B&G verbeterd. De minister van BZK is hiermee zijn toezegging
nagekomen.Afwikkeling van de bijdragen niet conform het IBDURDe rijksbijdrage is bestemd voor de brandweerregio's om de bestrijding
van rampen en zware ongevallen in buitengewone omstandigheden voor te bereiden.
In het IBDUR zijn regels aan de verantwoordingsinformatie van de regio's gesteld,
onder meer een rechtmatigheidsverklaring voor de verschillende bijdragen en
een accountantsverslag. De algemene en bijzondere bijdragen 2001 en 2002 van
de regio's zijn echter niet volgens deze regels afgewikkeld. Bij driekwart
van de regio's ontbrak een rechtmatigheidverklaring en bij vrijwel alle regio's
ontbrak een accountantsverslag.Naar de mening van de directie B&G is het voor de regio's ook moeilijk
om de uitgaven voor rampenbestrijding te specificeren. Rampenbestrijding is
volgens de directie nauw verweven met de reguliere brandweerzorgtaak. Bij
het opstellen van het IBDUR is hiermee onvoldoende rekening gehouden. Achteraf
gezien geeft dit problemen bij het afgeven van een rechtmatigheidsverklaring.Omdat de rechtmatigheidsverklaring veelal ontbrak heeft de directie B&G
beleidsinformatie gebruikt om vast te stellen of de bijdrage rechtmatig is
besteed. De Algemene Rekenkamer acht deze handelwijze in strijd met het IBDUR.
In de Nota van toelichting van het IBDUR staat
dat beleidsinformatie niet dient voor de rechtmatigheidstoets (de rechtmatigheidsverklaring)
van de besteding van de bijdragen.Ontoereikend toezicht- en controlebeleidDe IBDUR-bijdragen zijn specifieke uitkeringen. De minister is ervoor
verantwoordelijk dat deze uitkeringen recht- en doelmatig worden besteed.
Het controlebeleid moet dusdanig zijn vormgegeven dat de minister redelijke
zekerheid over de rechtmatigheid van de decentrale besteding krijgt. Zo is
bij het IBDUR de expliciete bepaling in het besluit opgenomen dat er een rechtmatigheidverklaring
moet zijn. Als een verklaring ontbreekt, is er onvoldoende zekerheid dat de
gelden rechtmatig zijn aangewend. De directie B&G voldoet daarmee niet
aan de bovengenoemde rechtmatigheidseis.Daarnaast is de Algemene Rekenkamer van mening dat de directie B&G
schriftelijke en duidelijke eisen voor de controle had moeten formuleren,
bijvoorbeeld in de vorm van een controleprotocol. Als een controleprotocol
niet toegepast wordt, ontstaan immers risico's voor de kwaliteit van de financiële
verantwoording, voor de mogelijkheid om een accountantsverklaring af te geven
en – indien nodig – sancties op te leggen.Als gevolg van een, naar de mening van de Algemene Rekenkamer, onvoldoende
controlebeleid, is er een onzekerheid ten aanzien van de rechtmatigheid van
de uitgaven. Deze wordt toegerekend aan een deel van de uitgaven die in 2004
zijn gedaan en bedraagt € 25 miljoen.OntwikkelingenDe directie B&G heeft in een conceptcirculaire voorstellen gedaan
om de verantwoordingssystematiek van het IBDUR aan te passen. Zo zal, vanwege
de verwevenheid van de uitgaven voor rampenbestrijding met die voor de brandweerzorg,
een rechtmatigheidverklaring bij de totale uitgaven van de regio worden gevraagd.
Hierdoor kan volgens de directie de accountant de rechtmatigheid vaststellen
door de controle op het totaal van de uitgaven van de regio.De Algemene Rekenkamer wijst erop dat het niet is toegestaan om met een
circulaire af te wijken van bepalingen in een Algemene Maatregel van Bestuur.
Verder constateert de Algemene Rekenkamer dat de voorgestelde verantwoordingssystematiek
niet aansluit bij een van haar algemene uitgangspunten voor specifieke uitkeringen,
namelijk dat de minister te allen tijde redelijke zekerheid dient te verkrijgen
over de naleving van de voorwaarden. De bijdrage moet dus in de verantwoording
afzonderlijk zichtbaar zijn.3.1.1.3 BommenregelingDe «Bommenregeling» betreft het Bijdragebesluit
kosten ruiming explosieven WO II 1999 en de daarbijhorende vastgestelde
beleidsregels. In 2003 heeft de directie B&G maatregelen genomen om deze
regeling beter uit te voeren. Zo zijn er medio 2004 nieuwe beleidsregels opgesteld.
Ondanks deze impuls waren er in 2004 tekortkomingen in de uitvoering van de
regeling. Zo werd geconstateerd dat de dossiers niet compleet waren, geen
duidelijk beeld gaven van de manier waarop de besluiten over de uitkeringen
gevormd werden en geen helder inzicht gaven in de stand van openstaande voorschotten.
In een aantal dossiers ontbraken bovendien onder andere voorgeschreven checklists
en andere voorgeschreven (controle)informatie. In een enkel geval was de relevante
accountantsverklaring ook niet aanwezig.De Algemene Rekenkamer concludeert daarom dat er bij de directie B&G
sprake is van een onvolkomenheid in het financieel beheer van de Bommenregeling.3.1.2 Contractbeheer: inspanningen blijven nodigDe Algemene Rekenkamer verwachtte dat de inkoopregels beter zouden worden
nageleefd, toen het verbeterplan voor 2004 uitgevoerd was. Het verbeterplan
beperkt zich in eerste instantie tot het kerndepartement. De Algemene Rekenkamer
constateert echter dat het ondanks de grote inspanningen niet gelukt is om
het Verbeterplan inkoop in 2004 te realiseren.
Het contractenregister en het opstellen van de inkoopbehoefte voor het kerndepartement
blijven daarmee punten van aandacht.Over de naleving van het verbeterplan merkt de Algemene Rekenkamer op,
dat in 2004 nog bij veel aanschaffingen en inhuur geen gebruik wordt gemaakt
van de aanwezige raamcontracten. De Algemene Rekenkamer verwacht dat het contractbeheer,
door de aandacht van de ambtelijke leiding, in 2005 sterk zal verbeteren.
Naar de mening van de Algemene Rekenkamer was er over 2004 nog sprake van
onvolkomenheden bij het contractbeheer.De Algemene Rekenkamer beveelt aan om het Verbeterplan inkoop in 2005
af te ronden door de totale inkoopbehoefte op een gestructureerde wijze in
kaart te brengen en het contractenregister volledig te vullen. Daarnaast beveelt
de Algemene Rekenkamer aan om te bevorderen dat er minder buiten de raamovereenkomsten
om wordt ingekocht.3.1.2.1 Inkoopmodel achterhaaldHet Ministerie van BZK werkt volgens het zogenoemde plusmodel: decentrale
inkoop met centrale ondersteuning. De budgethouders beslissen over aanschaffingen.
Wel zijn er centrale regels met daarbij de mogelijkheid van centrale ondersteuning.De centrale ondersteuning wordt verzorgd door het op 1 september
2004 opgerichte Inkoop Diensten Centrum (IDC). Dit heeft een toetsend, faciliterend
en adviserend karakter op het gebied van (EU-)aanbestedingen en heeft als
doel dat het Ministerie van BZK professioneler gaat inkopen. Dit laatste betekent
dat er bundeling plaatsvindt van gelijksoortige opdrachten en dat er meer
gebruik wordt gemaakt van raamovereenkomsten. Hiermee krijgt het inkoopproces
een meer centraal karakter. De Algemene Rekenkamer stelde vast dat het, met
het Ministerie van BZK gehanteerde inkoopmodel, lastig is om de inkoopfunctie
te professionaliseren en de beoogde kostenbesparingen te realiseren. Door
de decentrale diensten worden niet altijd de meest voordelige contracten gesloten.3.1.2.2 Opzet en invoering contractenregisterBij het Ministerie van BZK werden op diverse plaatsen contractenregisters
bijgehouden. Daarom was er behoefte aan een centraal bijgehouden contractenregister.
In juli 2004 is daarvoor een ontwerp gemaakt. Vanaf 1 september
2004 beheert één afdeling het contractenregister.Uit het onderzoek bleek dat het eind 2004 nog niet gelukt was om het contractenregister
volledig te vullen. Naar verwachting van het departement zullen medio 2005
de contracten van alle dienstonderdelen in het contractenregister opgenomen
zijn.3.1.2.3 InkoopjaarplannenHet lukte het ministerie niet om uit de werkplannen per directie voor
2004 een volledig inkoopjaarplan op te stellen voor het gehele ministerie.
Daardoor ontbreekt inzicht in de totale inkoopbehoefte van het departement.
Hierdoor bestaat het risico dat goederen en diensten die samen Europees aanbesteed
zouden moeten worden individueel worden ingekocht. Ook voor 2005 is er nog
geen volledig inkoopjaarplan; het ministerie werkt hieraan, maar krijgt hiervoor
de benodigde informatie niet structureel aangeleverd.3.1.2.4 Gebruik raamovereenkomstenOm de inkopen beter te faciliteren heeft het ministerie raamcontracten
afgesloten. In een mandaatbesluit van april 2004 is vastgelegd dat het ministerie
bij opdrachten voor inhuur van externen boven een bepaald bedrag gebruik moet
maken van de desbetreffende raamovereenkomst. Aanleiding voor dit besluit
waren de voorlopige cijfers uit inkoopdiagnoses over de afgelopen jaren. Deze
gaven aan dat het beïnvloedbare inkoopvolume «inhuur externen»
ondanks de opgelegde taakstelling uit het kabinet-Balkenende I en II een «opwaartse
tendens» vertoonde.Uit een voortgangsrapportage van oktober 2004 aan de secretaris-generaal
blijkt dat voor de uitgaven voor inhuur (circa € 32 miljoen) in
het algemeen slecht gebruik wordt gemaakt van raamovereenkomsten. In 2004
gebruikte het Ministerie van BZK deze raamcontracten in gemiddeld 14% van
de gevallen. Dit betekent dat weinig gebruik wordt gemaakt van eerder geselecteerde
leveranciers. Hierdoor worden veelal hogere tarieven betaald dan is vastgelegd
in de raamovereenkomsten. Daarnaast worden bonussen, die worden bepaald naar
rato van de totale omzet, en tariefkortingen van 20–40% misgelopen.Ten aanzien van de inhuur van externen is per 15 februari 2005 de
procedure gewijzigd. Alle externe inhuur moet nu ongeacht de hoogte van de
opdracht uit de raamovereenkomsten worden afgenomen. Voor overige aanschaf
en inhuur geldt deze verplichting echter niet. Wel zijn er inmiddels werkafspraken
gemaakt tussen de SG en de DG's ten aanzien van het naleven van de inkoopprocedures
en het gebruik van raamovereenkomsten.3.1.3 Informatiebeveiliging: nog te weinig voortgangMede als gevolg van de reorganisatie (project Leeuwensprong) zijn er in
2004 weinig concrete vorderingen gemaakt op het terrein van de informatiebeveiliging
binnen het kerndepartement. Uit onderzoek dat de auditdienst van het Ministerie
van BZK heeft uitgevoerd, blijkt dat verbeteringen noodzakelijk zijn. Hoewel
het ministerie het belang van informatiebeveiliging onderkent, wordt deze
op het niveau van de individuele projecten onvoldoende toegepast. Behalve
om de organisatie van de informatiebeveiliging op zich en om de toepassing
van de richtlijnen gaat het ook hierbij ook om het opstellen en onderhouden
van de informatiebeveiligingsplannen. Hiervoor is aandacht vanuit het management
en ondersteuning bij de uitvoering noodzakelijk. Inmiddels is besloten de
beveiligingsfunctie te herstructureren; er wordt een plan van aanpak opgesteld.Ook bij twee baten-lastendiensten, KLPD en ITO, is de informatiebeveiliging
een punt van aandacht. Bij het KLPD gaat het erom het beveiligingsaspect te
bewaken en te besturen bij nieuwe ontwikkelingen, bij ITO gaat het erom de
risico's in kaart te brengen van het feit dat ITO in 2005 nog geen aangepast
calamiteitenplan heeft.De minister van BZK is verantwoordelijk voor de landelijke informatie-
en communicatievoorzieningen en het beheer daarvan voor de politie. In 2004
blijkt dat de zeggenschap over het beheer van een aantal voorzieningen op
het terrein van informatie en communicatie is overgegaan naar de Coöperatie
Informatiehuishouding Politie (CIP). Er zijn echter nog geen eisen gesteld
waaraan dat beheer dient te voldoen. Daardoor is niet duidelijk waarvoor de
minister nu verantwoordelijk is. Oordeel en aanbevelingDe Algemene Rekenkamer is van oordeel dat de onvolkomenheden ten aanzien
van informatiebeveiliging voor het kerndepartement nog niet zijn opgelost.
Er zijn wel plannen gemaakt, maar deze zijn nog niet uitgevoerd. Ten opzichte
van 2003 is er niet veel voortgang gemaakt. De Algemene Rekenkamer beveelt
aan in 2005 voldoende aandacht te geven aan informatiebeveiliging.3.1.4 Administratieve systemen en uitvoeringssystemen:
vereisen goed samenspelVoorschottenVoorschotten moeten zodanig worden beheerd, dat ze volledig in de administratie
zijn opgenomen en dat ze tijdig worden afgewikkeld en vervolgens worden afgeboekt.
Er is weliswaar vooruitgang gemaakt in het afwikkelen van voorschotten, maar
er is nog aandacht nodig om oude voorschotten af te wikkelen. Uit de rapportages
van de departementale auditdienst blijkt dat bij enkele diensten op dit onderdeel
sprake is van onvolkomenheden. Het aantal en de omvang van de openstaande
«oudere» voorschotten zijn ondanks inhaalslagen nog steeds hoog
(bij DGV en DGMOS). De afwikkeling van voorschotten wordt bij DGMOS en de
directie B&G (onderdeel van DGV) onvoldoende structureel bewaakt in de
bedrijfsvoering. Zo worden voorschotten niet tijdig afgewikkeld en worden
afgewikkelde voorschotten niet altijd uit de administratie geboekt. Op aangeven
van de AD werd voor € 37 miljoen gecorrigeerd. Ook is de dossiervorming
niet altijd op orde. De oorzaak is vaak dat beleidsdirecties, DG-controllers
en FEZC niet goed samenwerken. Deze partijen weten niet voldoende wat ze voor
het voorschottenbeheer van elkaar kunnen verwachten. Deze onduidelijkheid
is mede het gevolg van de reorganisatie (project Leeuwensprong) en de daarmee
gepaard gaande functiewisselingen.VerplichtingenHet verplichtingenbeheer moet waarborgen dat aangegane verplichtingen
tijdig, juist en volledig in de verplichtingenadministratie worden vastgelegd.
Met uitzondering van DGMOS voldeed het verplichtingenbeheer in het algemeen
aan de eisen die daaraan gesteld worden.Onverschuldigde vooruitbetalingenIn een aantal gevallen worden begrotingsgelden «geparkeerd».
De directie Strategie (onderdeel van DGV) heeft in de laatste maanden van
2004 diverse voorschotten verstrekt zonder daarbij voldoende rekening te houden
met de geldende voorwaarden. Het gaat om een bedrag van € 13,3 miljoen.
Het betreft begrotingsartikel 4 Partners in veiligheid. Door overige onderdelen
van het departement zijn in beperkte mate (voor circa € 4,0 miljoen)
onrechtmatige voorschotten verstrekt.Oordeel en aanbevelingDe Algemene Rekenkamer constateerde onvolkomenheden in het beheer van
voorschotten en de verplichtingen. Hierbij is een bedrag van € 17,3
miljoen aan onverschuldigde vooruitbetalingen als onrechtmatig aangemerkt.De Algemene Rekenkamer beveelt aan om te zorgen voor een goede samenwerking
tussen diverse onderdelen van het ministerie. Daarnaast dient voldoende aandacht
te worden gegeven aan de afwikkeling van voorschotten, een goede vastlegging
van verplichtingen en aan (vooruit-) betalingen aan het einde van het jaar.3.1.5 ITO: de vlag is al gestreken3.1.5.1 Samenvatting en aanbevelingenDe Algemene Rekenkamer stelt vast dat in het eerste halfjaar van 2004
te weinig voortgang is gemaakt met de uitvoering van het verbeterprogramma
van de baten-lastendienst Organisatie Informatie- en Communicatietechnologie
OOV (ITO). De operationele integratie met Ict-Service Coöperatie (ISC)
werd in die periode met voorrang gerealiseerd, waardoor het verbeterprogramma
ernstige vertraging heeft opgelopen. In het tweede deel van 2004 heeft ITO/ISC
het verbeterprogramma echter weer opgepakt. De Algemene Rekenkamer constateerde
daarbij dat er niet alleen maatregelen werden vastgesteld, maar dat deze ook
werden geïmplementeerd. Daarnaast is er veel aandacht geweest voor naleving
van regelgeving. Dit laatste is essentieel om de organisatie op orde te krijgen.Positief is ook de monitoring door het Audit Committee van ITO/ISC en
de borging van de projectresultaten door de uit te voeren audits. Bij de uitvoering
van het verbeterprogramma is het Ministerie van BZK i.c. Bureau Korpsbeheer
en Relatiebeheer agentschappen (KOBRA) nauw betrokken geweest. Hierdoor werd
de ministeriële verantwoordelijkheid goed ingevuld.De Algemene Rekenkamer stelt vast dat in 2004 de bedrijfsvoering van ITO/ISC
op diverse belangrijke onderdelen nog onvolkomenheden vertoonde. In zijn totaliteit
beoordeelt de Algemene Rekenkamer die als ernstig.De Algemene Rekenkamer vraagt daarom specifieke aandacht voor de verbeteringen
die nog gerealiseerd moeten worden. Hiertoe beveelt de Algemene Rekenkamer
aan, te komen tot een goede bezetting van de functies in de financiële
kolom. Daarnaast dient ITO/ISC met name ook voldoende aandacht te geven aan
de projecten die onder de vlag van ITO worden uitgevoerd. Daarnaast beveelt
zij aan om, als de uitkomsten van de audits op de afgesloten projecten daartoe
aanleiding geven, later in het jaar een vervolgaudit te laten uitvoeren.3.1.5.2 Operationele integratie ITO en ISCDe baten-lastendienst ITO verzorgt in samenwerking met de Ict-Service
Coöperatie (ISC) een eenduidig, betrouwbaar en professioneel aanbod van
ict-producten en ict-dienstverlening voor de politie. Op 1 januari 2004
zijn ITO en ISC operationeel geïntegreerd. Voorwaarde hierbij was dat
de ministeriële verantwoordelijkheid van de minister van BZK voor ITO
geborgd zou worden. Door de operationele integratie is er één
bedrijfsorganisatie ontstaan met aan het hoofd één directeur
ISC en ITO ad interim. Omdat ITO en ISC nog wel zelfstandige juridische entiteiten
zijn, levert de financiële administratie drie afzonderlijke verantwoordingen
op: één voor ITO, één voor ISC en één
voor C2000, het nieuwe communicatiesysteem voor de veiligheidssector. De juridische
integratie van ITO en ISC is voorzien per 1 januari 2006. Hierbij wordt
naar verwachting een publiekrechtelijke rechtspersoon opgericht. De baten-lastendienst
ITO zal daarbij formeel worden ingebracht in de nieuwe rechtspersoon. De te
verrichten werkzaamheden zullen niet meer onder de directe verantwoordelijkheid
(en toezicht) van de minister van BZK vallen.3.1.5.3 Verbeterprogramma'sAfronding verbeterprogramma 2002–2003 ITOIn het Rapport bij de financiële verantwoording 2001 heeft de Algemene
Rekenkamer aanbevolen om voor de oplossing van de problemen in de bedrijfsvoering
bij het agentschap ITO een integraal verbeterplan op te stellen. Dit plan
is in november 2002 vastgesteld. In het rechtmatigheidsonderzoek 2003 stelde
de Algemene Rekenkamer vast dat het hieruit voortvloeiende verbeterprogramma
2002–2003 nog onvoldoende bijdroeg aan de oplossing van
de knelpunten in de bedrijfsvoering. Er was weliswaar veel werk verzet, maar
de producten van het verbeterplan waren nog niet volledig afgerond en geïmplementeerd
in de organisatie. Een groot deel van de verbeterproducten zou derhalve pas
in 2004 geïmplementeerd worden.Bij het rechtmatigheidsonderzoek 2004 heeft de Algemene Rekenkamer opnieuw
in haar controle betrokken hoe het verbeterprogramma vordert en wordt uitgewerkt,
en hoe de bedrijfsvoering op orde wordt gebracht.De Algemene Rekenkamer stelt vast dat de afronding van het verbeterprogramma
2002–2003 in de eerste helft van 2004 weinig prioriteit heeft gekregen.
Die prioriteit lag bij de operationele integratie met ISC en bij de wijzigingen
in het beheer en de financiële inrichting die hiermee verband houden.
Daarnaast had ook een wisseling in het (financiële) management van ITO/ISC
negatieve gevolgen voor de afronding van het verbeterprogramma.Pas in de tweede helft van 2004 is het verbeterprogramma weer opgepakt
en is er een nieuw plan van aanpak opgesteld. Toen de resterende punten werden
opgenomen in het nieuwe verbeterplan, kon het oude verbeterplan formeel worden
afgesloten. De afsluitende rapportage is op 6 januari 2005 aangeboden
aan de directeur-generaal Veiligheid van het Ministerie van BZK.Uitvoering verbeterprogramma 2004–2005 ITO/ISCHet verbeterprogramma 2004–2005 (tien deelprojecten) is, gelet op
de geïntegreerde bedrijfsvoering met ISC, opgesteld voor ITO en ISC samen.
Per deelproject is geformuleerd hoe de uit te voeren activiteiten moeten worden
opgezet en is een indicatie gegeven van de einddatum. Een knelpunt bij de
uitvoering is de beschikbare capaciteit. De projecten zijn namelijk grotendeels
«in de lijn» belegd, zonder dat hiervoor extra capaciteit beschikbaar
is gesteld. Slechts voor twee onderdelen, het algemene programmamanagement
en de leiding van het deelproject Facturering, worden externen ingezet.Bij de uitvoering van het verbeterprogramma 2004–2005 heeft ITO/ISC,
gelet op de beperkte capaciteit, in oktober 2004 op aanraden van het Ministerie
van BZK besloten om prioriteit te geven aan de jaarafsluiting. Alleen die
onderdelen van het verbeterplan die rechtstreekse relatie hadden met de jaarafsluiting,
werden met voorrang opgepakt.Monitoring en afronding verbeterprogramma 2004–2005
ITO/ISCDe voortgang van het verbeterprogramma wordt gemonitord door het Audit
Committee dat inmiddels bij ITO/ISC is ingesteld: maandelijks wordt de voortgang
besproken. Voordat een deelproject formeel wordt afgerond, doet een extern
bureau een audit op de werking. De rapportages over deze audits beoordeelt
het Audit Committee. Het Audit Committee besluit vervolgens over de afsluiting
van het deelproject. Eventuele nog uit te voeren actiepunten worden concreet
benoemd, in de lijn belegd en gemonitord door het Audit Committee.Het bureau KOBRA is vanaf de tweede helft van 2004 intensief betrokken
geweest bij de bedrijfsvoering van ITO/ISC; er werd intensief toezicht uitgevoerd
en KOBRA was ook betrokken bij de besluitvorming over het verbeterprogramma.De verwachting is dat het verbeterprogramma op 30 juni 2005 afgerond
is, in die zin dat alle deelprojecten zijn geaudit en beoordeeld door het
Audit Committee. De acties die daaruit resulteren, zullen in de tweede helft
van 2005 worden uitgevoerd en afgerond.Risico's voor afronding verbeterprogramma 2004–2005
ITO/ISCDe Algemene Rekenkamer constateert dat het verbeterprogramma in 2004 is
vertraagd, doordat andere prioriteiten werden gesteld en door capaciteitsproblemen.
Pas in de laatste helft van 2004 is het programma weer opgepakt. De Algemene
Rekenkamer constateert dat er sindsdien wel een goede voortgang is. ITO/ISC
zal echter nog veel werk moeten verzetten om het verbeterprogramma in de zomer
van 2005 af te ronden. De volgende factoren vormen voor deze afronding risico's:– de per 1 januari 2006 beoogde juridische integratie tussen
ITO en ISC die de nodige aandacht zal vergen, vooral ook van betrokkenen bij
het verbeterprogramma;– het zich uitbreidende werkgebied van ITO/ISC;– de beperkt beschikbare deskundigheid in de financiële kolom.3.1.5.4 BedrijfsvoeringNaleving regelgevingIn het tweede halfjaar van 2004 heeft ITO/ISC (in het kader van het verbeterprogramma)
diverse onderdelen van de bedrijfsvoering beoordeeld. Het betreft bijvoorbeeld
de beoordeling van onderhanden werk, de aansluiting van de activa-administratie
met de financiële administratie, en de beoordeling van de volledigheid
van facturatie Servicedesk. Uit deze beoordelingen bleek dat diverse onderdelen
van de bedrijfsvoering nog moeten verbeteren. Een van de constateringen betrof
de naleving van richtlijnen en procedures. Regels werden nog onvoldoende gevolgd.
Bij haar onderzoek stelde de Algemene Rekenkamer vast dat er inmiddels wel
het nodige wordt gedaan om de discipline in de bedrijfsvoering te bevorderen.
Voorbeelden hiervan zijn de maatregelen om te komen tot een goede urenverantwoording.Toetsing aan baselines financieel beheer en materieel
beheerNaar de mening van de Algemene Rekenkamer moet de bedrijfsvoering van
ITO/ISC op orde zijn. Dit betekent dat deze ten minste moet voldoen aan de
criteria van de baselines financieel beheer en materieel beheer.De Algemene Rekenkamer is van mening dat er op een aantal belangrijke
onderdelen van de bedrijfsvoering (financieel en materieel beheer) ook in
2004 nog sprake was van onvolkomenheden. Dit betreft onder andere het projectbeheer,
de inkopen, de AO/IC, het afleggen van verantwoording en het beheer van de
activa. Door het verbeterplan uit te voeren en door de activiteiten rond de
jaarafsluiting zijn in de loop van 2004 wel veel verbeteringen gerealiseerd.
De resterende punten uit het verbeterplan zijn echter doorgeschoven naar 2005.3.1.5.5 Oordeel en punten van aandachtDe Algemene Rekenkamer is van mening dat er ook in 2004 nog sprake was
van onvolkomenheden in de bedrijfsvoering van ITO/ISC. Omdat dit onvolkomenheden
waren op diverse belangrijke onderdelen van de bedrijfsvoering, beoordeelt
de Algemene Rekenkamer deze onvolkomenheden in haar totaliteit als ernstig.Daarnaast constateerde de Algemene Rekenkamer dat er inmiddels ook al
veel in gang is gezet om de bedrijfsvoering van ITO/ISC te verbeteren. De
Algemene Rekenkamer beoordeelt deze ontwikkelingen als positief.De Algemene Rekenkamer is van mening dat deze positieve ontwikkelingen
met volle kracht voortgezet moeten worden. Er is nog een lange weg te gaan
om de bedrijfsvoering op orde te krijgen. Het is wenselijk om dit
nog in 2005 te realiseren, gelet op de overgang naar een nieuwe publiekrechtelijke
organisatie per 1 januari 2006.Al in 2001 constateerde de Algemene Rekenkamer onvolkomenheden in de bedrijfsvoering
van ITO. De uitvoering van het opgestelde verbeterprogramma's kregen de bedrijfsvoering
ook in 2004 nog niet op orde. Aangezien er al vele jaren sprake is van onvolkomenheden
in de bedrijfsvoering zal de Algemene Rekenkamer in 2005 conform artikel 88,
lid 1 van de CW 2001 bezwaar maken, indien de verbetering van de bedrijfsvoering
in 2005 stagneert. De Algemene Rekenkamer zal de ontwikkelingen in de bedrijfsvoering
van ITO/ISC in 2005 daarom met speciale aandacht volgen.3.2 Overige aandachtspunten beheer ministerieIn onderstaande paragrafen komen het Management Control Systeem en P-Direkt
aan de orde. Het betreft onderwerpen waar de Algemene Rekenkamer weliswaar
geen onvolkomenheden heeft gesignaleerd, maar waarvoor de Algemene Rekenkamer
wel aandacht wil vragen.3.2.1 Management Control SysteemVoor het beheer was het jaar 2004 een jaar van vernieuwing. De reorganisatie
van het departement (project Leeuwensprong) werd afgesloten. De hernieuwde
staforganisatie ging begin september van start. De controlfunctie werd heringericht:
controle op centraal niveau bij de directie Financieel Economische Zaken (FEZC)
en op decentraal niveau bij de directoraten-generaal (DG-control). Daarnaast
werd de planning- en controlcyclus fundamenteel gewijzigd. In de bedrijfsvoeringparagraaf
in het departementale jaarverslag zijn die wijzigingen breed uiteengezet.
De opzet van het Management Control Systeem (MCS) is nu klaar, in 2005 moet
er sprake zijn van een goede werking. Daarbij gaat het er niet alleen om de
primaire en ondersteunende processen opnieuw in te richten en te beschrijven,
maar moeten ook duidelijke en werkbare afspraken worden gemaakt tussen beleidsdirectie,
DG-controllers en FEZC. Uit het onderzoek bleek dat die in 2004, mede als
gevolg van de impact van de reorganisatie, nog niet optimaal samenwerkten.
Dit komt onder meer tot uiting bij het beheer van de verplichtingen en voorschotten
(zie paragraaf 3.1.4) en bij het opleveren en beoordelen van de niet-financiële
beleidsinformatie (zie paragraaf 2.3).De Algemene Rekenkamer vindt de goede werking van het MCS dus nog een
punt van aandacht.3.2.2 P-Direkt: vertraging met gevolgen3.2.2.1 Samenvatting en aanbevelingHet Kabinet besloot in 2003 de salaris- en personeels administratie van
de departementen onder te brengen in één organisatie. Dit Shared
Service Centrum Human Resource Management (HRM) kreeg later de naam P-Direkt.De oprichting van P-Direkt is een complexe operatie met een omvangrijke
automatiseringscomponent en substantiële personele gevolgen. De ervaring
met eerdere grote projecten met een sterke «automatiseringscomponent»
en een complexe «ambtelijke organisatorische context» heeft geleerd
dat tijdig ingrijpen en bijsturen noodzakelijk is om te voorkomen dat
achteraf een product wordt opgeleverd dat niet voldoet aan de beoogde doelstelling.Het operationeel worden van P-Direkt is inmiddels één jaar
uitgesteld. Dit heeft gevolgen op financieel en organisatorisch gebied en
op personeelsgebied, waardoor de verwachte besparingen niet gerealiseerd zullen
worden. Er zijn inmiddels maatregelen genomen om de belangrijkste risico's
van de vertraging te beheersen. De voorgenomen reorganisaties binnen de ministeries
die gepaard gaan met de oprichting van P-Direkt, ondervinden eveneens vertraging.Over de inmiddels opgelopen vertraging spreekt de Algemene Rekenkamer
haar zorg uit. De Algemene Rekenkamer beveelt de minister voor Bestuurlijke
Vernieuwing en Koninkrijksrelaties (BVK) aan de voortgang nauwlettend te volgen
en bij dreigende verdere uitloop tijdig passende maatregelen te treffen.3.2.2.1 De startHet kabinet vroeg de minister van BZK om eind 2002 te komen met concrete
voorstellen voor samenwerkingsmogelijkheden om een Shared Services Personeelsregistratie
en Salarisadministratie tot stand te brengen. In het kabinetsstandpunt is
afgesproken dat de vernieuwing van het HRM-stelsel Rijk betrekking zou hebben
op alle ministeries, baten-lastendiensten en Hoge Colleges van Staat.In 2003 is het Ministerie van BZK begonnen het Shared Service Center HRM
(SSC HRM) op te richten. De planning was om dit met ingang van 2006 operationeel
te hebben. Daartoe moet onder ander het huidige salarissysteem IPA per 1 januari
2006 vervangen zijn. Dit systeem is technisch verouderd, waardoor het in onvoldoende
mate tegemoet kan komen aan de huidige eisen en wensen van de «klant».
Zo zijn er te weinig mogelijkheden voor moderne dienstverlening zoals een
koppeling tussen het salarissysteem en andere HRM-systemen.3.2.2.2 Een goede voorbereidingOp 31 januari 2003 stemde het toenmalige kabinet-Balkenende I in
met het voorstel van de minister van BZK om het HRM-stelsel te vernieuwen.
Vervolgens besloot het kabinet op 4 juli 2003 een SSC HRM op te richten.
Inmiddels wordt dit centrum aangeduid met P-Direkt. De realisatie is in november
2004 binnen het Programma Andere Overheid aangemerkt als groot project.Uit een kosten-batenanalyse die het Ministerie van Financiën heeft
gevalideerd, bleek dat het inrichten van het SSC HRM in de periode 2004 tot
en met 2015 een besparing zou opleveren van zo'n € 250 tot € 300
miljoen. Dit komt vooral door een forse reductie van personeelskosten en doordat
de ministeries niet meer afzonderlijk hoeven te investeren voor hun automatisering
van de personeels- en salarisadministratie. Die personeelsreductie is mogelijk,
doordat de medewerkers op de deelnemende departementen een aantal administratieve
en registratieve werkzaamheden op eenvoudige wijze zelf geautomatiseerd afhandelen:
het zogenoemde zelfbedieningsconcept.Bij het uitwerken van de plannen ging het ministerie niet over één
nacht ijs. Zo analyseerde de Commissie Second Opinion Vernieuwing HRM-stelsel
Rijk de risico's. Daarnaast kreeg een extern onderzoeksbureau de opdracht
om de aannames te onderzoeken die in de kosten-batenanalyse zijn gemaakt voor
de kosten van hard- en software en organisatieadvies. 3.2.2.3 De organisatieDe totale formatie van P-Direkt zal uiteindelijk 440 fte omvatten (€ 20,4
miljoen salariskosten per jaar). De arbeidsplaatsen zullen primair worden
bezet vanuit de groep medewerkers die binnen de deelnemende ministeries werkzaam
zijn bij personeelsregistratie en salarisadministratie.Het voornemen is om P-Direkt per 1/1/2006 de status te geven van «tijdelijke
baten-lastendienst».De baten-lastendienst Informatievoorziening Overheidspersoneel (IVOP)
fungeert sinds 2003 als «administratiekantoor» voor de projectorganisatie
P-Direkt. P-Direkt wordt gevestigd op twee locaties: Den Haag en Amersfoort,
in huurpanden van de Rijksgebouwendienst. Er is een bijdrage van het Ministerie
van BZK van € 38 miljoen voor de periode 2004–2007 voor de
aanloopkosten in 2004, waaronder salarissen en huur. In 2004 betreft het een
bedrag van € 10 miljoen.3.2.2.4 Niet alle ministeries doen direct meeDoor de oprichting van P-Direkt worden de administratieve en registratieve
taken op het gebied van HRM van alle ministeries (met uitzondering van het
Ministerie van Defensie), inclusief bijna alle baten-lastendiensten en Hoge
Colleges van Staat (met uitzondering van de Staten-Generaal) overgeheveld
naar P-Direkt.Een aantal ministeries werkt op dit moment al met een nieuw salarissysteem.
Dit zijn de ministeries van Financiën, EZ, OCW en VenW. Die systemen
kunnen worden ingebracht in P-Direkt. Dit zal waarschijnlijk gefaseerd plaatsvinden
om «big bang» risico's te voorkomen. Daarnaast heeft het Ministerie
van Defensie inmiddels een eigen nieuw salarissysteem.3.2.2.5 Aanbesteding van het geautomatiseerde systeemDe bouw van het nieuwe systeem werd aanbesteed in een openbare aanbestedingsprocedure,
met onderhandeling en gunning met bekendmaking. Na toetsing bleven er twee
consortia over voor de onderhandelingsfase. Ten slotte heeft er één,
op 1 april 2004, een initiële aanbieding gedaan. Op 1 juni
2004 is de finale aanbieding ontvangen. Op 1 september 2004 is het prestatiecontract
met de leverancier getekend.Blijkens de gemaakte afspraken levert de leverancier de ict-infrastructuur
(inclusief procesinrichting). De leverancier is resultaatverantwoordelijk
voor de ontwikkeling, de bouw, de financiering, het beheer en de exploitatie
van deze infrastructuur. Pas na de oplevering en de acceptatie van de infrastructuur
wordt er betaald voor de afgenomen diensten.3.2.2.6 Aansturing P-Direkt-projectDe overall verantwoordelijkheid van het totale proces van totstandkoming
van P-Direkt ligt bij het Ministerie van BZK. Dat betreft zowel de «nieuwbouw»
(zolang er sprake is van de ontwerpfase) als de «transitie» vanuit
de oude situatie naar de nieuwe. De verantwoordelijkheid voor de «nieuwbouw»
belegt DGMOS als opdrachtgever bij P-Direkt. De procesverantwoordelijkheid
voor de transitie ligt ook bij DGMOS. De transities van en de consequenties
voor de deelnemende departementen vallen onder de verantwoordelijkheid van
die departementen zelf.3.2.2.7 Stagnatie bij de uitvoeringEind 2004 is gebleken dat de startdatum van 1 januari 2006 voor P-Direkt
geen haalbare kaart meer is. De Minister voor Bestuurlijke Vernieuwing en
Koninkrijksrelaties besloot derhalve om P-Direkt een jaar later operationeel
te laten worden, ondanks de contractuele afspraken daarover met de leverancier.
Zolang het functioneel systeemontwerp (ict-infrastructuur) nog niet is goedgekeurd,
kan de verdere voortgang van P-Direkt nadelig worden beïnvloed. Een definitieve
beslissing hierover volgt op 1 augustus 2005.Het belangrijkste continuïteitsrisico voor de betrokken ministeries,
dat van de salarisverwerking, is afgedekt via twee trajecten. Een aantal ministeries
maakt gebruik van de salarisverwerking via het Facilitair Salaris Centrum
van het Ministerie van Financiën, de overige hebben gezamenlijk een contract
gesloten met de huidige leverancier om het IPA-systeem tijdelijk te blijven
onderhouden en exploiteren.In de voortgangsrapportage van 30 juni 2004 (Tweede Kamer 28 610,
nr. 5) is gemeld dat de oprichting van P-Direkt een complexe operatie is met
een omvangrijke automatiseringscomponent en substantiële personele gevolgen.
In zijn brief aan de Tweede Kamer van december 2004 (Tweede Kamer, 28 610,
nr. 6) meldt de minister voor Bestuurlijke Vernieuwing en Koninkrijksrelaties
dat de beoogde startdatum van 1 januari 2006 van P-Direkt niet verantwoord
is. Hij gaat er vanuit dat P-Direkt op basis van het nieuwe systeem per 1 januari
2007 operationeel zal zijn. De door de hem voorgestelde voortgangsrapportage
van januari 2005 is medio april 2005 (Tweede Kamer, 28 610, nr. 7) verzonden
naar de Tweede Kamer der Staten-Generaal. Het wachten was op de overeenstemming
met de leverancier over de consequenties van het uitstel van de startdatum
van P-Direkt.3.3 ConclusiesOordeel financieel beheer, materieelbeheer en de daartoe
bijgehouden administratiesDe onderzochte onderdelen van het financieel beheer, het materieelbeheer
en de daartoe bijgehouden administraties in 2004 van het Ministerie van Binnenlandse
Zaken en Koninkrijksrelaties hebben voldaan aan de gestelde eisen, met uitzondering
van:– beheer overdrachtsuitgaven;– contractbeheer;– informatiebeveiliging;– administratieve systemen en uitvoeringssystemen;– baten-lastendienst ITO.Het aantal onvolkomenheden in het beheer is ten opzichte van 2003 niet
afgenomen. Op onderdelen van het beheer heeft het ministerie echter wel vooruitgang
geboekt. Flinke vooruitgang is gemaakt in het contractbeheer: het gaat daar
nu nog om de laatste stappen. Aandachtpunten zijn de voortgang van P-Direkt
en het inregelen van de organisatie na de reorganisatie (project Leeuwensprong).
Het beheer bij de baten-lastendienst Organisatie Informatie- en Communicatietechnologie
OOV (ITO) is sedert 2001 onvolkomen. De Algemene Rekenkamer beoordeelde deze
onvolkomenheid in 2004 in totaliteit, evenals in 2003, als ernstig. Er wordt
aan gewerkt om dit op orde te krijgen. De Algemene Rekenkamer merkt daarbij
wel op dat als de verbeteringen in 2005 stagneren, zij in 2005 conform
artikel 88, lid 1 van de Comptabiliteitswet 2001 bezwaar zal maken.4 REACTIE MINISTERS EN NAWOORD ALGEMENE REKENKAMER4.1 Reactie ministersDe minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en de minister
voor Bestuurlijke Vernieuwing en Koninkrijksrelaties laten in hun reactie
weten met belangstelling kennis te hebben genomen van het conceptrapport bij
het Jaarverslag 2004, hoofdstuk VII van de Rijksbegroting. Het stemt ze positief
dat de inspanningen die het ministerie in 2004 gepleegd heeft, op diverse
onderdelen van het beheer zichtbaar zijn. Ook het algemeen positief oordeel
over de financiële informatie in het Jaarverslag 2004 stemt ze positief.
Daarnaast gaan de ministers in hun reactie in op punten waarop de Algemene
Rekenkamer een specifieke reactie heeft gevraagd. Hieronder volgen de belangrijkste
punten van de reactie van de ministers. De volledige reactie is te vinden
op de website van de Algemene Rekenkamer, www.rekenkamer.nl. Beheer overdrachtsuitgavenIBDURDe problematiek die de Algemene Rekenkamer heeft geschetst met betrekking
tot de rechtmatigheidscontrole wordt volgens de ministers grotendeels veroorzaakt
door het onderscheid in de regelgeving tussen uitgaven (en reserves) voor
brandweertaken enerzijds en rampenbestrijdingstaken anderzijds. Dat onderscheid
is in de dagelijkse praktijk echter niet te maken, omdat deze taken in elkaar
overlopen. Hierdoor kunnen de regio's de rechtmatigheid van de uitgaven voor
rampenbestrijding niet op deze wijze aantonen. Om toch redelijke zekerheid
over de naleving van de voorwaarden te hebben, wordt gebruikgemaakt van de
beleidsinformatie in de toelichting bij de jaarrekening van de regio's of
in een separaat verstrekt beleids- of bestuursverslag. Deze informatie geeft
volgens de ministers over het algemeen een goed beeld van de effectieve inzet
van de BDUR-bijdragen door de regio's.Bij de afweging of de regio's de BDUR-bijdragen effectief besteden aan
de goede doelen, hebben de ministers het beeld meegewogen dat voor de gehele
sector geldt.Dit jaar zal de minister van BZK een circulaire laten uitgaan om te voorkomen
dat het ministerie voor 2004 nog op de oude wijze moet werken. Deze circulaire
sluit voor het BDUR als brede doeluitkering aan op het recente kabinetsstandpunt
over het rapport-Brinkman en brengt nieuw beleid (prestatiebekostiging) in
ontwikkeling.Op de opmerking van de Algemene Rekenkamer dat het ministerie met een
circulaire niet mag afwijken van een AMvB, merken de ministers op dat de keuze
van wijziging per circulaire, vooruitlopend op formalisering per (wijzigings-)AMvB,
met terugwerkende kracht juridisch en beleidsmatig verdedigbaar is. Binnenkort
zal het ministerie met de Algemene Rekenkamer overleg voeren over de vraag
op welke wijze het met de voorgestelde aanpak tegemoet kan komen aan de bezwaren
van de Algemene Rekenkamer.BommenregelingDe ministers delen het beeld dat voor de dossiers verbeteringen mogelijk
zijn. Het probleem is volgens hen dat de dossiers zijn ingedeeld per gemeente,
terwijl het Bijdragebesluit kosten ruiming explosieven
WOII 1999 bedragen toekent per project. De dossiers worden zeer intensief
gebruikt, wat ook de overzichtelijkheid niet ten goede komt. Dit probleem
heeft de aandacht van de ministers. Aan dit probleem wordt in 2005 dan ook gewerkt, onder andere om concreet inzicht in de afwikkeling van
de openstaande voorschotten te verkrijgen.ContractbeheerDe ministers willen de positieve ontwikkeling in de inkopen en met name
ook in het contractbeheer in 2005 doorzetten. De risico's op dit vlak die
binnen het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties de nodige
aandacht behoeven, zal het ministerie dan ook in 2005 verder aanpakken door
het inkoopproces te veranderen en de inkoopfunctie verder te professionaliseren.
De uitwerking van het Verbeterplan Inkoop heeft daarbij nog de volle aandacht,
vooral het op gestructureerde wijze in kaart brengen van de totale inkoopbehoefte
van het departement. Medio 2005 zal het ministerie voorstellen doen voor de
wijze waarop deze plannen ingebed kunnen worden in het nieuwe Management Control
Systeem. Vanaf juni 2005 zal het kerndepartement beschikken over een volledig
contractregister. Verder heeft het hogere management van het ministerie werkafspraken
gemaakt over de naleving van de inkoopprocedures en het gebruik van raamovereenkomsten.
Monitoring vindt periodiek plaats door middel van managementrapportages.Tot slot reageren de ministers op de opmerking van de Algemene Rekenkamer
over het gehanteerde plusmodel voor de inkoopfunctie. Het huidige inkoopmodel
is een aandachtspunt voor het departement en is als zodanig ook genoemd in
het plan van de nieuwe staforganisatie van de Gemeenschappelijke Dienst. In
dit plan wordt het streven vermeld om de concentratie en bundeling van inkooptaken
eind 2006 gerealiseerd te hebben. Daartoe zal medio 2005 binnen het bedrijfsvoeringsoverleg
een eerste aanzet worden gegeven om de discussie over de verdere bundeling
aan de orde te stellen. Vervolgens zal het ministerie bezien hoe het de bundeling
van de inkooptaken kan realiseren.InformatiebeveiligingNadat dit onderwerp voor 2004 als posterioriteit was benoemd in het kader
van de reorganisatie Leeuwensprong, werd de informatiebeveiliging volgens
de ministers begin 2005 voortvarend opgepakt. Inmiddels is het ministerie
een project gestart om de beveiligingsfunctie te versterken, waarbij het gedetailleerder
vormgeven van de organisatorische component centraal staat evenals het opstellen/actualiseren
van het integraal beveiligingsbeleid en daarbinnen het informatiebeveiligingsbeleid.
Ook het integreren van het aspect informatiebeveiliging (controlpunten) in
de reguliere P&C-cyclus vormt onderdeel van dit project. Daarnaast is
het uitvoeren van een bewustwordingscampagne binnen het ministerie een belangrijke
actie voor de komende periode. Voor het einde van 2005 zullen de eerste resultaten
van dit project zichtbaar moeten worden.Administratieve systemen en uitvoeringssystemenIn 2005 geven de ministers hoge prioriteit aan de afwikkeling van voorschotten,
het goed vastleggen van verplichtingen en eventuele onrechtmatige (vooruit)betaling
aan het einde van het jaar. Het management van DGMOS onderkent de ernst van
de situatie en heeft de voortgangsbewaking van de ingezette verbeteracties
in zijn MT belegd. Ook DGV stelt voor 2005 een plan van aanpak op, waarbij
inzichtelijk wordt gemaakt op welke wijze de gesignaleerde aandachtspunten
worden aangepakt. Beide DG's doen dit in nauwe samenspraak met de Gemeenschappelijke
Dienst. De processen voorschotten en verplichtingen zullen worden geactualiseerd.Management Control Systeem en de niet-financiële
beleidsinformatieIn 2004 hebben de ontwikkeling en invoering van het nieuwe Management
Control Systeem hoog op de agenda gestaan. In 2005 zal het ministerie die
verder ter hand nemen, waarbij een goede werking van de processen extra aandacht
zal krijgen. Door de reorganisatie hebben de beleidsdirecties, DG-controllers
en de concerncontroller FEZC elkaar weer opnieuw moeten «leren»
kennen en weten te vinden. Nu het ministerie alweer een aantal maanden op
weg is, is merkbaar dat dat steeds beter lukt en dat de diverse rollen zich
steeds meer uitkristalliseren. FEZC zal in 2005 de noodzakelijke rolverdeling
binnen de controlfunctie verder vormgeven, waarbij expliciet aandacht zal
worden besteed aan het complementair werken (namelijk: gericht op een efficiënte
en effectieve rolverdeling binnen de controlkolom).De verbetering van de informatiewaarde van het jaarverslag is een continu
proces dat blijvend aandacht vraagt. Zoals de Algemene Rekenkamer volgens
de ministers echter terecht opmerkt, is bij de eerste h-vraag («Hebben
we bereikt wat we hebben beoogd?») nog winst te boeken. Nu de contouren
van de VBTB-evaluatie staan en het debat met de Kamer is gevoerd, richt het
ministerie zich dan ook in 2005 op het in kaart brengen van de maatschappelijke
effecten van beleid, streefwaarden, effectindicatoren, etc. Binnen het ministerie
is hiervoor een werkgroep opgericht die dit geheel verder vorm moet geven.
De ministers verwachten de eerste resultaten in de Begroting 2006 zichtbaar
te kunnen maken. Tegelijkertijd maken zij hierbij de kanttekening dat het
scherp neerzetten en meetbaar maken van effecten voor het ministerie bijzonder
lastig zal zijn, gezien de rol en taak van een coördinerend ministerie
als het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.Baten-lastendienst ITOMet betrekking tot de baten-lastendienst ITO delen de ministers de constatering
van de Algemene Rekenkamer, dat het ministerie in de tweede helft van 2004
een goede voortgang heeft geboekt door onder meer maatregelen binnen de organisatie
vast te stellen en te implementeren. Veel aandacht is en wordt besteed aan
de naleving van de regelgeving, die essentieel is voor een goede bedrijfsvoering.
Een van de knelpunten binnen de bedrijfsvoering is de beschikbare capaciteit.
Vooral in de financiële kolom zijn inmiddels de nodige wervingsactiviteiten
verricht; de eerste indiensttredingen zijn al gerealiseerd.Naar aanleiding van de constatering van de Algemene Rekenkamer dat er
nog steeds onvolkomenheden binnen de bedrijfsvoering zijn, is de Auditdienst
van het ministerie en de accountant van de ISC-organisatie gevraagd om gezamenlijk
via concrete aanbevelingen (inclusief prioritering) inzicht te verschaffen
in de vraag welke activiteiten noodzakelijk zijn om de bedrijfsvoering van
beide organisaties in 2005 op orde te krijgen. Daarbij is het uitgangspunt
om in elk geval te voldoen aan de Baseline financieel en materieel beheer.
De noodzaak om de bedrijfsvoering van ITO/ISC in 2005 op orde te hebben, onderschrijft
de voorzitter van de Regieraad ook.Op basis van de aanbevelingen zullen met de directeur ITO/ISC nadere afspraken
worden gemaakt over de implementatie van de te treffen verbeteracties. Deze
implementatie zal bovendien gedegen gemonitord worden.Voortgang P-DirektIn hun reactie op de voortgang van P-Direkt geven de ministers nogmaals
een schets van de procesinrichting, de voorbereiding van de transitie, de
projectstructuur en de besturing. Daarnaast geven zij aan van mening te zijn
dat in het totaal van de voorziene besparingen, genoemd in paragraaf 3.2.2.1,
geen wijziging optreedt door het uitstel van de startdatum van P-Direkt. Door
dit uitstel zullen besparingen volgens hen slechts een jaar later aanvangen.4.2 Nawoord Algemene RekenkamerOp alle onvolkomenheden die de Algemene Rekenkamer gesignaleerd heeft,
hebben de ministers (voldoende) toezeggingen gedaan. De Algemene Rekenkamer
verwacht dan ook dat deze positieve reactie zal bijdragen aan een betere bedrijfsvoering
van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.BIJLAGE 1OVERZICHT FOUTEN EN ONZEKERHEDEN IN DE FINANCIËLE
INFORMATIE IN HET JAARVERSLAG 2004 VAN HET MINISTERIE VAN BINNENLANDSE ZAKEN
EN KONINKRIJKSRELATIESA: VerplichtingenArtOmschrijvingTotaal ver-antwoord
bedrag (mln €)Fout
(mln €)Onzekerheid
(mln €)totaal F+O
(mln €)totaal F+O
(%)Tolerantiegrens over-schreden?onzekerheid over volle-
digheid (mln €)Toelichting  (a)(b)(c)(b+c)(b+c)/a*100(ja/nee)  3Rampenbeheersing en
brandweer165,01,101,10,66%Nee  7Informatiebeleid Openbare
Sector115,90,61,21,91,62%Nee  10Arbeidszaken overheid82,11,101,11,37%Nee  11Kwaliteit Rijksdienst74,00,600,60,80%Nee  Totaal  3,41,24,7  0 B: Uitgaven ArtOmschrijvingTotaal ver-antwoord
bedrag (mln €)Fout
(mln €)Onzekerheid
(mln €)totaal F+O
(mln €)totaal F+O
(%)Tolerantiegrens over-schreden?onzekerheid over volle-
digheid (mln €)Toelichting  (a)(b)(c)(b+c)(b+c)/a*100(ja/nee)  3Rampenbeheersing en
brandweer156,62,425,928,32,12%Ja Betreft voor € 25
miljoen onzekerheid inzake IBDUR (Paragraaf 3.1.1). Daarnaast € 3,3
miljoen aan vooruitbetalingen, ten onrechte niet Europees aanbesteden en het
ontbreken van een accountantsverklaring4Partners in veiligheid298,916,00,316,35,46%Ja Betreft € 15,0
miljoen aan vooruitbetalingen en € 1,3 miljoen aan ten onrechte
niet Europees aanbesteden 5Nationale Veiligheid88,10,800,80,95%Nee  7Informatiebeleid Openbare
Sector97,000,80,80,80%Nee  11Kwaliteit Rijksdienst69,60,60,20,81,18%Nee  12Algemeen86,10,600,60,72%Nee  Totaal  20,527,247,7  0 C: OntvangstenArtOmschrijvingTotaal verantwoord bedrag
(mln €)Fout (mln €)Onzekerheid (mln €)totaal F+O (mln €)totaal F+O (%)Tolerantiegrens overschreden?onzekerheid over volledigheid (mln €)Toelichting  (a)(b)(c)(b+c)(b+c)/a*100(ja/nee)  Totaal  000  0 D: SaldibalansDebet/Credit Omschrijving BalanspostSaldo balanspost (mln €)Fout (mln €)Onzekerheid (mln €)totaal F+O (mln €)totaal F+O (%)Tolerantiegrens
over- schreden?onzekerheid
over volledigheid (mln €)Toelichting  (a)(b)(c)(b+c)(b+c)/a*100(ja/nee)  DExtracomptabele vorderingen16,10,200,20,99%Nee  DVoorschotten4 965,719,00,719,70,32%Nee  Gecorrigeerd totaal 9 326,719,20,719,9 Nee  E: Afgerekende voorschotten (deze wel in excell meesturen,
ter controle, maar hoeft niet perse in bijlage)OmschrijvingTotaal verantwoord bedrag (mln €)Fout (mln €)Onzekerheid
(mln €)totaal F+O (mln €)totaal F+O (%)Tolerantiegrens overschreden?Toelichting (a)(b)(c)(b+c)(b+c)/a*100(ja/nee) Totaal       F: AgentschappenA: VerplichtingenOmschrijvingTotaal ver-antwoord bedrag (mln €)Fout (mln €)Onzekerheid (mln €)totaal F+O (mln €)totaal F+O (%)Tolerantiegrens over-schreden?onzekerheid over volle- digheid (mln €)Toelichting  (a)(b)(c)(b+c)(b+c)/a*100(ja/nee) Agentschap ITO        Lasten114,4       Kapitaaluitgaven47,4       Baten114,00,61,01,51,35%Nee  Kapitaalontvangsten43,3                Agentschap KLPD        Lasten437,5       Kapitaaluitgaven36,8       Baten430,34,56,611,12,54%Ja In totaal € 11,1 miljoen aan fouten en onzekerheden. Hiervan betreft € 3,8
miljoen voor de aanschaf munitie en € 6,5 miljoen aan vermoedelijk
ten onrechte individueel aanbestede goederen en diensten (zie paragraaf 2.1)Kapitaalontvangsten24,5       Totaal 5,17,612,6    Bovenstaande tabellen geven een overzicht van de fouten en onzekerheden
die de Algemene Rekenkamer heeft geconstateerd. Het betreffen fouten en onzekerheden
in de rechtmatigheid en in de deugdelijke weergave in het jaarverslag.De tolerantie op artikelniveau bedraagt voor fouten en onzekerheden bij
elkaar opgeteld:– voor artikelen < € 50 miljoen: 10% van het artikelbedrag
(voor de saldibalans: per individuele post);– voor artikelen ≥ € 50 miljoen en < € 0,5
miljard: € 5 miljoen (voor de saldibalans: per individuele post);– voor artikelen ≥ € 0,5 miljard: 1% van het artikelbedrag
(voor de saldibalans: per individuele post).De goedkeuringstolerantie in de totalen bedraagt 1% voor alle fouten en
3% voor alle onzekerheden (exclusief onzekerheid over volledigheid).Tegen fouten en onzekerheden kan de Algemene Rekenkamer bezwaar maken
op grond van artikel 88 CW 2001. BIJLAGE 2TOTAALOVERZICHT BEGROTE EN VERANTWOORDE BEDRAGEN IN JAARVERSLAG
2004 VAN HET MINISTERIE VAN BINNENLANDSE ZAKEN EN KONINKRIJKSRELATIES UitgavenVerplichtingenBegroting 2004 (€ x 1000)
(stand bij 2e supp) Verantwoording 2004 (€ x 1000)  verschilBegroting 2004 (€) (stand bij 2e supp)Verantwoording 2004 (€)verschil abs (€)%abs (€)%Beleidsartikelen:        Art 1 Grondwet en democratie7 0946 567– 527– 77 0947 5774837Art 2 Politie4 031 4024 057 50426 10214 060 7374 362 145301 4087 Art 3 Rampenbeheersing en brandweer160 147156 629– 3 518– 2158 468165 0426 5744Art 4 Partners in veiligheid304 221298 876– 5 345– 2307 658318 15710 4993Art 5 Nationale Veiligheid87 51788 123606187 51788 5691 0521Art 6 Functioneren Openbaar Bestuur32 97032 169– 801– 232 37032 5491791Art 7 Informatiebeleid Openbare Sector82 44496 96514 5211870 743115 94145 19864Art 8 Integratie Minderheden000 000 Art 9 Grotestedenbeleid133 142131 789– 1 353– 1262 497254 746– 7 751– 3 Art 10 Arbeidszaken overheid83 16378 518– 4 645– 683 16382 129– 1 034– 1Art 11 Kwaliteit Rijksdienst101 41869 617– 31 801– 31101 41874 030– 27 388– 27 Art 14 Toezicht en onderzoek openbare orde en veiligheid6 0235 488– 535– 96 0236 3082855         Niet-beleidsartikelen:        Art 12 Algemeen86 85386 114– 739– 886 85390 1953 3424Art 13 Nominaal en onvoorzien20– 2 20– 2 Totaal5 116 3965 108 359– 8 037 5 264 5435 597 388332 845 Totaal overschrijdingen  41 229   369 020 Bijlage 2a: Beoordeeld totaal Saldibalans ministerie (X € 1000)Debet  CreditRC hoofdboekhouding0RC Hoofdboekhouding4 794 932 Liquide middelen100Ontvangsten buiten begroting17 365Uitgaven buiten begroting4 728Extracomptabele schulden0 Openstaande rechten0Garantieverplichtingen2 235 Extracomptabele vorderingen16 117Openstaande verplichtingen4 320 555Voorschotten4 965 656  Deelnemingen0  Totaal beoordeeld Debet-zijde4 986 601Totaal beoordeeld Credit-zijde9 135 087BIJLAGE 3ONVOLKOMENHEDEN IN HET FINANCIEEL BEHEER, HET MATERIEELBEHEER
EN DE DAARTOE BIJGEHOUDEN ADMINISTRATIES BIJ HET MINISTERIE VAN BINNENLANDSE
ZAKEN EN KONINKRIJKSRELATIESOmschrijvingJaar van constateringArtikelToelichting in paragraaf  nromschrijvingOmvang (x € 1000) Contractbeheer2001Nvt  3.1.2Informatiebeveiliging2001Nvt  3.1.3Administratieve en uitvoeringsystemen (onderdeel voorschotten)2001Diverse 17 3003.1.4Baten-lastendienst ITO2001Nvt  3.1.5 Beheer Overdrachtsuitgaven20023Rampenbeheersing en brandweer25 0003.1.1Bovenstaande tabel geeft alle (ernstige) onvolkomenheden weer die de Algemene
Rekenkamer heeft geconstateerd én die haar (kwalitatieve) tolerantiegrenzen
overschrijden. Deze onvolkomenheden merkt de Algemene Rekenkamer aan als «potentiële
bezwaargevallen». De Algemene Rekenkamer kan eventueel bezwaar maken
tegen deze onvolkomenheden op grond van Comptabiliteitswet 2001, artikel 88
en 89.BIJLAGE 4GEBRUIKTE AFKORTINGENAALAudit Actielijst ADAudit Dienst AIVDAlgemene Inlichtingen
en VeiligheidsdienstAOAdministratieve Organisatie B&G(Directie) Brandweer
en Geneeskundige Hulpverlening bij Ongevallen en RampenBPRBasisadministratie
Persoonsgegevens en ReisdocumentenBVKBestuurlijke Vernieuwing
en KoninkrijksrelatiesBZKBinnenlandse Zaken
en KoninkrijksrelatiesCASCentrale Archief Selectiedienst CIPCoöperatie Informatiehuishouding
Politie CWComptabiliteitswetDGDirecteur-Generaal DGKBDirectoraat-Generaal
Koninkrijksrelaties en Bestuur DGMOSDirectoraat-Generaal
Management Openbare Sector DGVDirectoraat-Generaal
VeiligheidDGPAODirectoraat-Generaal
Project Andere OverheidEUEuropese Unie EZEconomische ZakenFEZCFinancieel-economische
Zaken en ControlGSBGrotestedenbeleid HHH-vragenHebben we bereikt
wat we ons hadden voorgenomen; hebben we daarvoor gedaan wat we van plan waren
te doen; heeft het gekost wat het zou kosten HRMHuman Resource Management IBDURInterim besluit
Brede Doeluitkering Rampen en Zware Ongevallen ICInterne ControleICTInformatiecommunicatietechnologie IDCInkoop Diensten Centrum ISCIct-Service Coöperatie ITOInformatie- en Communicatietechnologie
Organisatie IVOPInformatievoorziening
Overheidspersoneel KLPDKorps Landelijke
PolitiedienstenKOBRABureau Korpsbeheer
en Relatiebeheer agentschappenLSOPLandelijk Selectie-
en Opleidingscentrum PolitieMCSManagement Control
Systeem OCWOnderwijs, Cultuur
en Wetenschap OOVOpenbare Orde en Veiligheid RJVRapport bij het Jaarverslag RWTRechtspersoon met
Wettelijke TaakSGSecretaris-Generaal SSC HRMShared Service
Center Human Resource Management VenWVerkeer en WaterstaatWWW-vragenWat willen
we bereiken;wat gaan we daarvoor doen; wat mag het kosten ZBOZelfstandig BestuursorgaanBIJLAGE 5VERKLARENDE WOORDENLIJSTHieronder vindt u in alfabetische volgorde een aantal veel voorkomende
belangrijke woorden en begrippen uit het rechtmatigheidsonderzoek van de Algemene
Rekenkamer. Van iedere term wordt de betekenis omschreven. Waar relevant wordt
ook het gebruik van de term in het onderzoek uitgelegd.AccountantsrapportSchriftelijk verslag van een accountant over de bevindingen naar aanleiding
van het onderzoek naar het jaarverslag van een departement dan wel het jaarverslag
van het Rijk.AccountantsverklaringSchriftelijke mededeling van een accountant waarin een oordeel wordt gegeven
over de deugdelijkheid van het departementale jaarverslag. De accountantsverklaring
geeft aan of de gegevens in het jaarverslag betrouwbaar zijn en of het jaarverslag
is opgesteld overeenkomstig de voorschriften, en bevat daarnaast ook een expliciete
uitspraak over de rechtmatigheid.Administratieve systemenSystemen waarin de uitkomsten van de uitvoeringssystemen aan de hand van
boekingsdocumenten worden vastgelegd en worden verwerkt tot deugdelijke informatie
over het beheer.AgentschapZie baten-lastendienst.Artikelgewijze oordeelsvormingWijze waarop het oordeel van de Algemene Rekenkamer over begrotingsartikelen
tot stand komt. Om het budgetrecht van de Staten-Generaal voor de afzonderlijke
begrotingsartikelen tot zijn recht te laten komen, hanteert de Algemene Rekenkamer
kwantitatieve tolerantiegrenzen op het niveau van begrotingsartikelen.Baseline financieel beheer en materieelbeheerDe algemene normen en de daaruit afgeleide criteria voor het financieel
beheer en het materieelbeheer van departementen. De baseline is door het Ministerie
van Financiën op 13 juni 2001 aan alle directeuren van de departementale
accountantsdiensten en van de directies Financieel-Economische Zaken toegezonden
met het verzoek deze vanaf 1 juli 2001 als handleiding toe te passen
en in deze toepassing ook het management te betrekken.Baten-lastendienstOnderdeel van de rijksdienst met een grotere zelfstandigheid dan andere
departementale (buiten)diensten. De ministeriële verantwoordelijkheid
en het budgetrecht van de Tweede Kamer worden niet ingeperkt door de instelling
van baten-lastendiensten. Een baten-lastendienst heeft een afzonderlijke plaats
in de begroting en de financiële verantwoording en voert een administratie
los van de begrotingsadministratie van het moederministerie.BedrijfsvoeringDe bedrijfsprocessen die tot doel hebben de door de minister geformuleerde
beleidsdoelstellingen te bereiken, alsmede de sturing en beheersing van deze
processen.BegrijpelijkheidNorm voor vorm en presentatie van het jaarverslag van departementen. Informatie
moet helder en eenvoudig gepresenteerd worden. Dit wordt bevorderd als er
een duidelijke structuur is, als de informatie eenduidig is, als de informatie
niet teveel vaktermen bevat, als het zelfstandig leesbaar is en zonodig duidelijke
verwijzingen bevat. Ook is het belangrijk dat er een helder onderscheid is
tussen middelen, activiteiten, prestaties en effecten.BeleidsintensiveringenVerhogingen van collectieve uitgaven en/of verlagingen van ontvangsten
ten opzichte van de begroting en/of meerjarencijfers, waaraan een beleidsbeslissing
ten grondslag ligt.BeleidsprioriteitenSpeerpunten in het beleid van de minister. Deze kunnen gebaseerd zijn
op het regeerakkoord en/of afspraken met de Tweede Kamer. Over de beleidsprioriteiten
wordt apart verslag gedaan in het beleidsverslag.BestuurskostenUitgaven waarmee de top van het ministerie zich persoonlijk bemoeit of
die rechtstreeks aan de top ten goede komen.BetrouwbaarheidNorm voor zowel de informatie in het jaarverslag van een ministerie zelf,
als voor het proces van informatieverzameling en informatieverwerking. De
informatie moet een getrouwe weergave vormen van hetgeen zij beoogt weer te
geven. Dat wil zeggen: de informatie mag geen materiële onjuistheden
of onvolledigheden bevatten en dient evenwichtig te zijn. Om betrouwbare informatie
te kunnen krijgen, moet er goed gemeten worden en moet herhaalde meting tot
hetzelfde resultaat leiden. Ook validiteit speelt een rol: er moet gemeten
worden wat men beoogt te meten. Verder kan de betrouwbaarheid en continuïteit
van geautomatiseerde systemen een rol spelen.BezwaaronderzoekOnderzoek ten behoeve van de besluitvorming door de Algemene Rekenkamer
over het al dan niet maken van bezwaar. De Algemene Rekenkamer kan bezwaar
maken op grond van artikelen 88 en 89 van de Comptabiliteitswet 2001. De Algemene
Rekenkamer hanteert een selectief bezwaarbeleid.Budgetrecht Tweede KamerRecht van het parlement om van tevoren toestemming te verlenen aan de
regering voor het aangaan van verplichtingen, het doen van uitgaven en het
innen van ontvangsten (belastingen).Conformiteit aan wettelijke regels (voor de inhoud)De vereiste dat de beleidsinformatie van een ministerie voldoet aan bepaalde
regels en richtlijnen. Een van de belangrijkste richtlijnen is de Regeling
Prestatiegegevens en Evaluatieonderzoek Rijksoverheid (RPE). Hierin is vastgelegd
dat (a) de kwaliteit van de systemen van reguliere prestatiegegevens
en (b) de aanwezigheid van (en de onafhankelijkheid van) evaluatieonderzoek
vast te stellen moeten zijn aan de hand van beschrijvingen van het systeem,
de administratieve organisatie en/of de onderzoeksdossiers.Conformiteit aan wettelijke regels (voor vormvereisten)De presentatie van de informatie in het jaarverslag van een ministerie
moet voldoen aan de verslaggevingseisen zoals die zijn opgenomen in de Rijksbegrotingsvoorschriften.Departementale accountantsdienst/auditdienst (DAD)Onderdeel van het ministerie dat belast is met de controle van het financieel
beheer van het departement en de verantwoording daarover. De DAD voert een
wettelijke taak uit. De Algemene Rekenkamer beschouwt de DAD principieel als
een interne accountant, zij het een relatief onafhankelijke. Een waarborg
voor deze relatieve onafhankelijkheid vormt het feit dat de taak en de plaats
van de DAD wettelijk geregeld zijn. De plaats, direct onder de secretaris-generaal,
waarborgt de onafhankelijkheid ten opzichte van de te controleren afdelingen
en diensten.Deugdelijke weergaveDe financiële verantwoording dient het gevoerde beheer deugdelijk
weer te geven. Dit houdt in dat de informatie betrouwbaar, aanvaardbaar en
toereikend moet zijn, zodat de Staten-Generaal als gebruiker van de informatie
een oordeel over de uitkomsten kan vormen.Europese aanbestedingsrichtlijnenRichtlijnen voor het openstellen van overheidsopdrachten voor leveranciers
uit alle Europese lidstaten gebaseerd op de beginselen: non-discriminatie,
transparant proces en objectieve selectie- en gunningscriteria.Financieel beheerHet geheel van beslissingen, handelingen en regels die zijn bedoeld voor
de sturing en beheersing van, alsmede de verantwoording over, de financiële
transacties en de saldi waarvoor de minister (mede)verantwoordelijkheid draagt.
Deze begripsomschrijving is gebaseerd op de Comptabiliteitswet (CW 2001).Financieel Jaarverslag en saldibalans van het RijkDeze vormen samen de jaarlijkse financiële verantwoording van het
Rijk. Het jaarverslag bevat de rekening van uitgaven en ontvangsten van het
Rijk. De saldibalans van het Rijk sluit op deze rekening aan. Beide worden
opgesteld door de minister van Financiën.FoutenFouten zijn afwijkingen van de criteria rechtmatigheid en deugdelijke
weergave. Rechtmatigheidsfouten en deugdelijke weergave fouten worden beide
onderscheiden in onjuistheden en onvolledigheden.Jaarverslag (departementaal)Het departementale jaarverslag bestaat uit het beleidsverslag en de jaarrekening.
Hiermee legt de minister verantwoording af over het gevoerde beleid en de
bedrijfsvoering van het ministerie.M&O-beleidHet geheel van maatregelen genomen door ministers om misbruik en oneigenlijk
gebruik van (subsidie)regelingen zoveel mogelijk te beperken.MaterieelbeheerDe zorg voor niet-geldelijke zaken vanaf het moment van ontvangst tot
aan het moment van afstoting. Deze definitie is gebaseerd op het besluit Materieelbeheer
1996.OnvolkomenheidOverschrijding van de kwalitatieve tolerantiegrens van de Algemene Rekenkamer.Onzeker (onzekerheden)Oordeel dat de Algemene Rekenkamer in bepaalde gevallen geeft over het
financieel beheer van een ministerie. Het oordeel onzeker wordt gegeven wanneer
de Algemene Rekenkamer door onvolkomenheden in het financieel beheer niet
kan vaststellen of de betreffende bedragen al dan niet rechtmatig of al dan
niet deugdelijk weergegeven zijn.OverdrachtsuitgavenSubsidies en specifieke uitkeringen.Potentieel bezwaargevalOnvolkomenheden in het financieel beheer of in de financiële verantwoording
van een ministerie die de kwalitatieve of kwantitatieve tolerantiegrenzen
van de Algemene Rekenkamer overschrijden.PrestatiegegevensOnder prestatiegegevens kunnen zowel effect(indicator)en als informatie
over de prestaties van de overheid worden verstaan.RechtmatigheidNorm waaraan de financiële verantwoordingen van de ministeries en
van het Rijk moeten voldoen, inhoudende dat: (a) de verantwoordingen zijn
opgesteld overeenkomstig de wijze waarop dat in wettelijke regelingen is voorgeschreven,
en (b) de in de verantwoordingen opgenomen bedragen bij de verplichtingen,
uitgaven en ontvangsten tot stand zijn gekomen in overeenstemming met de begrotingswetten
en andere wettelijke regelingen.Rechtspersoon met een wettelijke taak (RWT)Instelling die een bij of krachtens de wet geregelde taak uitoefent en
daartoe geheel of gedeeltelijk wordt bekostigd uit de opbrengst van bij of
krachtens de wet ingestelde heffingen.ReviewDe beoordeling van de controle die is uitgevoerd door de departementale
accountantsdienst/auditdienst (DAD). Deze review dient om vast stellen of
de DAD-controle zodanig is uitgevoerd dat de Algemene Rekenkamer gebruik kan
maken van de resultaten ervan. 
 
 Naar boven

 

Directe linkKopieer de link naar uw clipboard 

https://zoek.officielebekendmakingen.nl/kst-30100-VII-2.html

Sluit modaal

 

Disclaimer
De hier aangeboden pdf-bestanden van het Staatsblad, Staatscourant, Tractatenblad, provinciaal blad, gemeenteblad, waterschapsblad en blad gemeenschappelijke regeling vormen de formele bekendmakingen in de zin van de Bekendmakingswet en de Rijkswet goedkeuring en bekendmaking verdragen voor zover ze na 1 juli 2009 zijn uitgegeven. Voor pdf-publicaties van vóór deze datum geldt dat alleen de in papieren vorm uitgegeven bladen formele status hebben; de hier aangeboden elektronische versies daarvan worden bij wijze van service aangeboden.

 

Over deze website
Contact
English
Help
Zoeken

Informatie hergebruiken
Privacy en cookies
Toegankelijkheid
Sitemap
Kwetsbaarheid melden

Open data
Linked Data Overheid
PUC Open Data

MijnOverheid.nl
Rijksoverheid.nl
Ondernemersplein.nl
Werkenbijdeoverheid.nl