Financiële verantwoordingen over het jaar 1999; Rapport bij de financiële verantwoording 1999 van het Ministerie van EZ en het Fonds Economische Structuurversterking
Staten-Generaal — Kamerstuk 
Datum: 2014-07-09 00:00:00.000000
Rechtsgebied: Wetgeving


(function (window, document, dataLayerName, id) {
 window[dataLayerName] = window[dataLayerName] || [], window[dataLayerName].push({ start: (new Date).getTime(), event: "stg.start" }); var scripts = document.getElementsByTagName('script')[0], tags = document.createElement('script');
 function stgCreateCookie(a, b, c) { var d = ""; if (c) { var e = new Date; e.setTime(e.getTime() + 24 * c * 60 * 60 * 1e3), d = "; expires=" + e.toUTCString() } document.cookie = a + "=" + b + d + "; path=/; Secure" }
 var isStgDebug = (window.location.href.match("stg_debug") || document.cookie.match("stg_debug")) && !window.location.href.match("stg_disable_debug"); stgCreateCookie("stg_debug", isStgDebug ? 1 : "", isStgDebug ? 14 : -1);
 var qP = []; dataLayerName !== "dataLayer" && qP.push("data_layer_name=" + dataLayerName), qP.push("use_secure_cookies"), isStgDebug && qP.push("stg_debug"); var qPString = qP.length > 0 ? ("?" + qP.join("&")) : "";
 tags.async = !0, tags.src = "https://koop.piwik.pro/containers/" + id + ".js" + qPString, scripts.parentNode.insertBefore(tags, scripts);
 !function (a, n, i) { a[n] = a[n] || {}; for (var c = 0; c < i.length; c++)!function (i) { a[n][i] = a[n][i] || {}, a[n][i].api = a[n][i].api || function () { var a = [].slice.call(arguments, 0); "string" == typeof a[0] && window[dataLayerName].push({ event: n + "." + i + ":" + a[0], parameters: [].slice.call(arguments, 1) }) } }(i[c]) }(window, "ppms", ["tm", "cm"]);
 })(window, document, 'dataLayer', 'f8b9eee5-8d9c-4ea1-abd5-83e174f29813');
 
 
 
Direct naar content
Navigatie
Contextinformatie
Publicatie
Acties
Inhoudsopgave
Gerelateerde informatie

Menu

U bent nu hier: 
Publicaties
Officiële publicaties

Inloggen

Primaire navigatie

Andere sites binnen Overheid.nl
Home
Uitgebreid zoeken
Mijn abonnementen
Help

Andere sites binnen Overheid.nl

Berichten over uw Buurt
Zoals vergunningen, bouwplannen en lokale regelgeving.

Rondom uw woonadres
Rondom een zelfgekozen adres

Dienstverlening
Zoals belastingen, uitkeringen en subsidies.

Naar dienstverlening

Beleid & regelgeving
Officiële publicaties van de overheid.

Naar beleid & regelgeving

Contactgegevens overheden
Adressen en contactpersonen van overheidsorganisaties.

Naar overheidsorganisaties

 
 
 
U bent hier:

Home

Kamerstuk 27127, nr. 32

 
 
 

Kamerstuk

Datum publicatie
Organisatie
Vergaderjaar
Dossier- en ondernummer

31-05-2000

Tweede Kamer der Staten-Generaal

1999-2000

27127 nr. 32

 

 

 
 
 Toon meer van: Inhoudsopgave
 
 

 
 AanhefLichaamRapport bij de financiële verantwoording 1999 van
het Ministerie van Economische ZakenInhoud SAMENVATTINGOntwikkelingenAandachtspuntenInterne controleCentraal Bureau voor de StatistiekEconomische VoorlichtingsdienstOordeel financiële verantwoordingFinancieel beheerMaterieelbeheer en aanbestedingenbeleidReactie minister1 INLEIDING2 FINANCIEEL BEHEER2.1 Inleiding2.2 Accountantscontrole2.2.1 Accountantscontrole financiële verantwoordingOplevering rapportenReviewbeleid2.2.2 Accountantscontrole financieel beheer2.2.3 Conclusie accountantscontrole2.3 Beschrijving en onderhoudsorganisatie AO2.3.1 Inleiding2.3.2 BevindingenOpzet onderhoudsorganisatieWerking onderhoudsorganisatieBeschrijving administratieve organisatie2.3.3 Conclusies2.4 Financiële functie2.4.1 Inleiding2.4.2 Bevindingen2.4.3 Interne controle2.4.4 Conclusie, risico's en aanbevelingen2.5 Automatisering2.5.1 Inleiding2.5.2 BevindingenInzake het Voorschrift Informatiebeveiliging RijksdienstInzake de organisatie van de automatiseringInzake de geautomatiseerde systemen2.5.3 Conclusies2.5.4 Risico's en aanbevelingen2.5.5 Reactie minister2.5.6 Nawoord Rekenkamer2.6 Agentschap Senter2.6.1 Bevindingen2.6.2 Conclusie2.7 Toezicht op stromen buiten het Rijk (Europese Unie,
premiegefinancierde sectoren)2.7.1 Beheer en controle EFRO-gelden2.7.2 Conclusies toezicht op stromen buiten het rijk2.7.3 Risico's en aanbevelingen2.7.4 Reactie minister2.8 Overdrachtsuitgaven en -ontvangsten (subsidies, specifieke
uitkeringen, rijksbijdragen, fondsen, M&O)2.8.1 Rechtmatigheidscontrole uitvoerende organisaties2.8.2 Toezicht op uitvoeringsorganisaties2.8.3 Energieonderzoek Centrum Nederland2.8.4 Conclusie, risico's en aanbevelingen2.9 Transactie-uitgaven en -ontvangsten (EU-aanbestedingen,
materiële uitgaven, personele uitgaven, tarieven, heffingen)2.9.1 Naleving Europese aanbestedingsregels2.9.2 Situatie CBSReactie minister2.9.3 Situatie EVDReactie minister2.9.4 Overgang ECD naar Ministerie van Financiën2.9.5 Conclusie2.9.6 Risico's en aanbevelingen2.10 Beheer financiële bindingen (leningen, garanties,
deelnemingen)2.11 Onderzoek Interne Controle2.12 Conclusies over het financieel beheer3 OVERIGE BEHEERSONDERZOEKEN3.1 Aanbestedingen3.1.1 Inleiding3.1.2 Het rijksbrede beeld3.1.3 Aanbevelingen3.2 Materieelbeheer Centraal Bureau voor de Statistiek3.2.1 Inleiding3.2.2 Organisatie3.2.3 Registratie3.2.4 Toezicht en controle3.2.5 Informatievoorziening3.2.6 Conclusies en aanbevelingen4 BEZWAARONDERZOEK4.1 Inleiding4.1.1 Aanleiding voor bezwaaronderzoek4.1.2 Probleemstelling en begrippen4.2 Bevindingen en deelconclusies4.2.1 Inleiding4.2.2 Inzake de opzet4.2.2.1 GebrekenVerantwoordelijkheidAutorisatiematrixProcedures inzake het wijzigen van autorisaties4.2.2.2 Compenserende maatregelen4.2.3 Inzake de werking4.3 Aanbevelingen4.4 Conclusie5 FINANCIËLE VERANTWOORDING5.1 RekeningOverzicht 1 Bedragen van de rekening 1999, Ministerie
van Economische Zaken (x f 1 miljoen) 5.2 Toelichting bij de rekening5.2.1 IJkpunt Informatievoorziening en kengetallenKwaliteit en aantal kengetallenControle Accountantsdienst inzake kengetallenConclusie5.2.2 Overige bevindingen inzake de toelichting bij de
rekening5.2.3 Eindoordeel toelichting bij de rekening:5.3 Saldibalans met toelichtingOverzicht 2 Bedragen van de saldibalans per 31 december
1999, Ministerie van Economische Zaken (bedragen x f 1 miljoen) 5.4 Financiële verantwoording agentschap Senter5.5 Oordeel over de financiële verantwoordingBIJLAGE Overzicht geconstateerde tekortkomingen 1999 bij het Ministerie
van Economische Zaken (bedragen x 1 miljoena) Rapport bij de financiële verantwoording 1999 van
het Fonds Economische StructuurversterkingInhoud SAMENVATTINGOntwikkelingenAandachtspuntWet en regelgevingOordeel financiële verantwoordingFinancieel beheerReactie ministerNawoord Rekenkamer1 INLEIDING2 FINANCIEEL BEHEER2.1 Inleiding2.2 Accountantscontrole2.2.1 Accountantscontrole financiële verantwoording2.2.2 Accountantscontrole financieel beheer2.3 Wet- en regelgeving2.4 Conclusies over het financieel beheer3 FINANCIËLE VERANTWOORDING3.1 RekeningOverzicht 1 Bedragen van de rekening 1999, Fonds Economische
Structuurversterking (x f 1 miljoen) 3.2 Toelichting bij de rekening3.3 Saldibalans met toelichtingOverzicht 2 Bedragen van de saldibalans per 31 december
1999 van het Fonds Economische Structuurversterking (bedragen x f 1 miljoen) 3.4 Oordeel over de financiële verantwoordingBIJLAGE Overzicht geconstateerde tekortkomingen 1999 bij het Fonds
Economische Structuurversterking (bedragen x 1 miljoena) 
 

 
 
 Toon meer van: Extra informatie
 
 

 
 

Informatie over publicatie

 

 

 
 Toon meer van: Gerelateerd
 
 

 
 Publicaties in kamerdossier

Kamerdossier 27127Toon alle publicaties in het hoofddossier

 

 
 
 Geconsolideerde regelgeving

 

 
 
 Geconsolideerde regelgeving

 

 
 
 Publicaties referendum

 

 

 

 

 

Authentieke versie (PDF)
bestandsgrootte: 156 Kb

Informatie

Gerelateerd

Printen

Delen

 
 
 
27 127Financiële verantwoordingen over het jaar 1999nr. 32RAPPORT BIJ DE FINANCIËLE VERANTWOORDING 1999 VAN HET MINISTERIE
VAN ECONOMISCHE ZAKEN EN HET FONDS ECONOMISCHE STRUCTUURVERSTERKINGRapport bij de financiële verantwoording 1999 van
het Ministerie van Economische ZakenInhoud Samenvatting3   1Inleiding9   2Financieel beheer112.1Inleiding112.2Accountantscontrole11 2.3Beschrijving en onderhoudsorganisatie
AO13 2.4Financiële functie142.5Automatisering16 2.6Agentschap Senter192.7Toezicht op stromen buiten het Rijk (Europese
Unie, premiegefinancierde sectoren)20 2.8Overdrachtsuitgaven en -ontvangsten
(subsidies, specifieke uitkeringen, rijksbijdragen, fondsen, M&O)21 2.9Transactie-uitgaven en -ontvangsten (EU-aanbestedingen, materiële
uitgaven, personele uitgaven, tarieven, heffingen)23 2.10Beheer financiële
bindingen (leningen, garanties, deelnemingen)28 2.11Onderzoek Interne
Controle28 2.12Conclusies over het financieel beheer28   3Overige beheersonderzoeken303.1Aanbestedingen30 3.2Materieelbeheer Centraal Bureau voor de Statistiek31    4Bezwaaronderzoek344.1Inleiding344.2Bevindingen en deelconclusies344.3Aanbevelingen37 4.4Conclusie38   5Financiële verantwoording395.1Rekening39 5.2Toelichting bij de rekening395.3Saldibalans met
toelichting40 5.4Financiële verantwoording agentschap Senter41 5.5Oordeel over de financiële verantwoording41    BijlageOverzicht geconstateerde tekortkomingen 1999 bij  het Ministerie van Economische Zaken43SAMENVATTINGOntwikkelingenDe Rekenkamer constateert dat er bij het Ministerie van Economische Zaken
(EZ) op verschillende terreinen sprake is van vooruitgang ten opzichte van
vorig jaar: bij de beschrijving van de onderhoudsorganisatie van de administratieve
organisatie (AO), de naleving van het Voorschrift Informatiebeveiliging Rijksoverheid
(VIR), het agentschap Senter en de overdrachtsuitgaven en -ontvangsten.Wel zijn er in het financieel beheer nog enkele tekortkomingen geconstateerd.
Deze tekortkomingen betreffen onder andere het Rekenkamerijkpunt automatisering,
waar het ontbreken van een goede afstemming tussen informatiebeveiligingsplannen
van dienstonderdelen en die voor departementsoverstijgende systemen, alsmede
het ontbreken van voldoende uitgewerkte afspraken tussen dienstonderdelen
en de automatiseringsafdeling (zogeheten «Service level agreements»
oftewel SLA's) als tekortkoming werd aangemerkt. Tevens was de beheersbaarheid
en controleerbaarheid van het mutatietraject van het systeem waarmee het ministerie
decentraal salarisgegevens aanlevert (het zogeheten NFI-systeem) onvoldoende.
Door middel van aanvullende controles kon de Accountantsdienst (AD) voldoende
zekerheid krijgen over de rechtmatigheid van de salarisbetalingen.Voorts heeft de Rekenkamer vastgesteld dat het inzicht van het ministerie
in de besteding en het beheer door de provincies van de gelden uit het Europees
Fonds voor Regionale Ontwikkeling (EFRO) niet toereikend genoeg was voor een
adequaat toezicht hierop. Bij gebleken onrechtmatigheden kan de Europese Commissie
overgaan tot het opleggen van (forfaitaire) correcties.De naleving van Europese aanbestedingsregels liet eveneens te wensen over.
Wel is er inmiddels een leidraad voor Europese aanbesteding vastgesteld. De
Rekenkamer adviseert om de directie FEZ mede te laten waarborgen dat voor
beslissingen over Europese aanbesteding voldoende juridische expertise wordt
ingeschakeld.Ten slotte heeft de Rekenkamer een bezwaaronderzoek verricht naar het
autorisatiebeheer van het Financieel Administratief Systeem (FAS). Zij constateerde
dat de bestaande tekortkomingen werden opgevangen door compenserende maatregelen,
en dat de aanbevelingen van de Rekenkamer om te komen tot een toereikende
opzet van het autorisatiebeheer zijn opgenomen in een door de minister goedgekeurd
verbeterplan.AandachtspuntenInterne controleDe Rekenkamer heeft in haar onderzoek geconstateerd dat de opzet en de
werking van de interne-controlefunctie bij diverse dienstonderdelen voor verbetering
vatbaar is. Voor een belangrijk deel wordt dit veroorzaakt door de magere
bezetting van de verbijzonderde interne-controlefunctie. Het betreft het Directoraat-generaal
voor Economische Structuur (DG ES), het Directoraat-generaal voor Energie
(DG E), het Directoraat-generaal voor Buitenlandse Economische Betrekkingen
(DG BEB), het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS) en de Economische Voorlichtingsdienst
(EVD). De Rekenkamer voert momenteel een onderzoek uit naar de
interne controle binnen het ministerie en zal hierover in de loop van 2000
verslag doen. Centraal Bureau voor de StatistiekMet name bij het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS) heeft de Rekenkamer
een aantal gebreken geconstateerd in het financieel beheer. Het betreft onder
andere onzekerheden over de juistheid en volledigheid van opbrengsten, het
op enkele punten ontbreken van richtlijnen en zichtbare interne controle bij
personele uitgaven (waaronder kosten van enquêtrices en ontslaguitkeringen).
Daarnaast bestond onzekerheid over reiskosten en werden regels voor Europese
aanbesteding niet nageleefd.Het CBS is in reorganisatie en is van plan per 1 januari 2001 over te
gaan naar een baten- en lastenstelsel. Deze ontwikkeling zal veel aandacht
vragen van het financieel beheer bij het CBS, met als risico dat de beoogde
verbeteringen in het financieel beheer van reguliere bedrijfsprocessen niet
gerealiseerd worden. De Rekenkamer dringt daarom aan op het – binnen
zeer korte termijn – opstellen van een plan van aanpak om de benodigde
verbeteringen in het financieel beheer te kunnen realiseren. In dit plan dienen
voor elke omissie in de interne controle de maatregelen, de tussenproducten
en het tijdpad te worden vermeld.Economische VoorlichtingsdienstOok het financieel beheer bij de Economische Voorlichtingsdienst (EVD)
kende tekortkomingen. Het betreft onder andere het niet tijdig vastleggen
van belangrijke verplichtingen, het ontbreken van een centrale vastlegging
van contracten, het verstrekken van een subsidie zonder voorwaarden te stellen,
het niet naleven van offerteprocedures, het niet schriftelijk verstrekken
van opdrachten en een onvoldoende dossiervorming. In dit verband vraagt de
Rekenkamer speciale aandacht voor het kostenbewust handelen en de naleving
van de regels in de organisatie. Hierbij dient het management van de EVD de
interne-controlefunctiona- rissen voldoende steun te geven.De ministerraad heeft begin maart 2000 besloten om aan de EVD per 1 januari
2001 de agentschapstatus te verlenen. In een brief van 7 april 2000 aan de
Voorzitter van de Tweede Kamer deelde de Minister van Economische Zaken mede
dat de EVD aan de agentsschapcriteria voldoet. Zij is van mening dat de EVD
klaar is voor de stap naar het agentschap1.De Rekenkamer meent daarentegen dat de EVD, gezien het financieel beheer,
zijn agentschapaspiraties thans nog niet waarmaakt. Naar haar mening zal nog
veel werk verzet moet worden om vóór 1 januari 2001 het hoge
niveau van financieel beheer te bereiken dat wordt verlangd van een agentschap.
Zij dringt derhalve aan op het met voortvarendheid aanpakken van de benodigde
verbeteringen in het financieel beheer.Oordeel financiële verantwoordingDe uitgavenstromen van het Ministerie van EZ (f 4,3 miljard2 bestaan afgezien van personeels- en apparaatskosten (f 0,7
miljard) bijna geheel uit subsidies. De ontvangsten in 1999 bedragen f 4,7
miljard. Hiervan is f 2,8 miljard afkomstig van aardgasbaten. Deze baten
bedroegen in 1998 overigens nog f 4,6 miljard. Deze daling wordt voor
het grootste deel veroorzaakt door een hogere bijdrage aan het Fonds Economische
Structuurversterking. Daarnaast is minder ontvangen uit de MeerOpbrengstRegeling
(MOR) Groningen3. In de financiële verantwoording van het ministerie trof de Rekenkamer
geen substantiële fouten en onzekerheden aan.Financieel beheerBehalve de rijksbreed onderzochte ijkpunten zijn er voor het departement
specifieke ijkpunten onderzocht. Het betreft het agentschap Senter, toezicht
op stromen buiten het Rijk, overdrachtsuitgaven en -ontvangsten, transactie-uitgaven
en -ontvangsten en het beheer van financiële bindingen.Onderstaande tabel geeft een overzicht van de onderzoeksresultaten voor
de rijksbrede en departementale ijkpunten zowel over 1999 als 1998. IJkpunt Geen noemenswaardige
tekortkomingen geconstateerdTekortkomingen geconstateerdErnstige tekortkomingen geconstateerd199919981999199819991998Accountantscontrolex  x  Beschrijving en
onder-houdsorganisatie AOx  x  Financiële
functiexx    Automatisering  x  xAgentschap Senterx  x  Toezicht op stromen buiten het Rijk xx   Overdrachtsuitgaven en -ontvangstenx  x  Transactie-uitgaven en -ontvangsten  xx  Beheer financiële bindingenxx    Over de automatisering merkt de Rekenkamer nog het volgende op.Het Ministerie van EZ heeft voor elk systeem dat relevant is in het kader
van het VIR een risicoanalyse opgesteld. Over 1999 ontbrak evenwel een strakke
coördinatie, waardoor standaardisatie van beveiligingsplannen niet mogelijk
bleek en de SLA's niet met voortvarendheid konden worden geïntroduceerd.
De Rekenkamer beveelt aan een centrale coördinator te introduceren, die
kan bijdragen aan de realisatie van deze zaken. Tevens kan hij of zij zorgen
voor een goede rapportage naar de dienstleiding over de voortgang van acties
in het kader van de informatiebeveiliging.Wat de overdrachtsuitgaven betreft dringt de Rekenkamer erop aan dat het
departement bij de uitbesteding van programma's en subsidieregelingen aan
uitvoerende organisaties zorgdraagt voor het ontvangen van voldoende gespecificeerde
informatie over de uitvoering. Zij constateerde bij de uitvoering van het
programma Economie, Ecologie en Technologie (EET) dat het departement niet
beschikte over dergelijke informatie. Zo'n tekortkoming kan ertoe leiden dat
de aansturing door het departement niet adequaat is.Overigens is voor het EET-programma inmiddels gedetailleerde informatie
opgevraagd. Materieelbeheer en aanbestedingenbeleidUit rijksbrede onderzoeken naar het materieelbeheer en het aanbestedingenbeleid
zijn voor het Ministerie van EZ de volgende conclusies gekomen:• Materieelbeheer: Bij het CBS voldoet het beheer van goederen die
behoren tot de primaire processen aan de eisen van het Besluit Materieelbeheer
en het is ordelijk, controleerbaar en doelmatig. Voor communicatie-apparatuur
is dat in beperkte mate het geval en voor de overige goederen is dat niet
het geval. Dit is het gevolg van een zwakke organisatie en interne controle,
ontbrekende of onvolledige registraties (bijzonder meubilair, audiovisuele
apparatuur, kunstvoorwerpen), ontoereikend en onvoldoende inbedding in de
planning en controlcyclus.• Aanbestedingen: De (Europese) aanbestedingsregels worden niet in
alle gevallen nageleefd. Medio 1999 zijn de voorschriften rond (Europese)
aanbestedingsregels aangescherpt en zijn maatregelen genomen die de continue
naleving moeten waarborgen. De Rekenkamer vraagt nog aandacht voor het standaard
opstellen van een proces-verbaal van opening bij concurrentiestelling en voor
verbetering van het inzicht in de kosten en opbrengsten van aanbestedingsprocedures.
Het ministerie heeft in de financiële verantwoording 1999 aangegeven
dat het de rol van de eigen «Coördinerend Directeur Aanschaffingen»
opnieuw zal bezien.De Rekenkamer vraagt nadrukkelijk aandacht voor de tekortkomingen die
over het begrotingsjaar 1999 zijn geconstateerd. Deze tekortkomingen zijn
opgenomen in de bijlage bij dit rapport. De Rekenkamer acht het van belang
dat de minister maatregelen neemt om deze tekortkomingen op korte termijn
weg te nemen. Zij wijst er in dit verband op dat voortduren van de tekortkomingen
aanleiding voor de Rekenkamer kan zijn tot het maken van bezwaar als bedoeld
in artikel 55 van de Comptabiliteitswet.Reactie ministerDe minister heeft meegedeeld verheugd te zijn over de constatering dat
er bij haar ministerie op verschillende terreinen vooruitgang is ten opzichte
van 1998. De door de Rekenkamer aangetroffen tekortkomingen zullen in het
komende jaar zo veel mogelijk worden weggewerkt. Aan de door de Rekenkamer
genoemde aandachtspunten zal de vereiste aandacht worden besteed. Op een aantal
specifieke punten is de minister nader ingegaan.Ten aanzien van het toezicht van het ministerie op
de EFRO-gelden geeft de minister aan dat inmiddels wordt gewerkt
aan het maken van heldere afspraken met de provincies. Onderdeel daarvan is
stroomlijning van aan Brussel uit te brengen rapportages.Ten aanzien van de naleving van de Europese aanbestedingsregels wijst de minister op EZ-breed ingevoerde verscherpte procedures.Als reactie op de geconstateerde gebreken van het CBS deelt de minister mee op korte termijn een plan van aanpak te zullen
opstellen. Dit plan zal deel uitmaken van het periodieke overleg in het kader
van de departementale werkplancyclus. Een aantal door de Rekenkamer genoemde
punten is door het CBS reeds aangepakt. De minister deelt mee er vertrouwen
in te hebben dat met krachtige voortzetting van die ingeslagen weg de belangrijkste
tekortkomingen nog dit jaar zullen worden weggewerkt. Inzake de conclusies over de EVD heeft de
minister meegedeeld het met de Rekenkamer eens te zijn dat de verbeteringen
in het financieel beheer voortvarend moeten worden opgepakt. De EVD is inmiddels
begonnen de tekortkomingen in het financieel beheer voortvarend op te pakken.
Het betreft met name de versterking van de financiële functie. De minister
deelt dan ook mee er alle vertrouwen in te hebben dat het financieel beheer
per 1 januari 2001 zodanig op orde is dat de stap naar de agentschapstatus
verantwoord genomen kan worden. Dit ook door het Ministerie van Financiën
onderschreven uitgangspunt vormt de basis voor de besluitvorming in de Ministerraad
en de brief aan de Tweede Kamer van 7 april 2000.Over het VIR deelt de minister mee dat een
centrale coördinator niet nodig is, gezien het stelsel van sturing en
verantwoording. De Rekenkamer blijft van mening dat een centrale coördinator,
gezien het grote aantal betrokkenen bij het proces en gelet op de ervaringen
van het afgelopen jaar, een nuttige functie kan vervullen.De minister is in haar reactie niet specifiek ingegaan op de conclusies
van de rijksbrede onderzoeken materieelbeheer en aanbestedingenbeleid. 1 INLEIDINGDit rapport bij de financiële verantwoording bevat de belangrijkste
resultaten van het rechtmatigheidsonderzoek over 1999 dat de Rekenkamer op
grond van artikel 51 van de Comptabiliteitswet heeft uitgevoerd bij het Ministerie
van Economische Zaken (EZ). De Rekenkamer heeft over dit onderzoek gecorrespondeerd
met de minister van EZ en de reactie van de minister is in dit rapport verwerkt.
Ingevolge artikel 68, eerste lid van de Comptabiliteitswet wordt dit rapport
uitgebracht aan de Staten-Generaal alsmede aan de betrokken minister.Het Ministerie van EZ heeft een belangrijke regulerende en toezichthoudende
taak op gebied van bijvoorbeeld marktwerking en energiebeleid. Daarnaast vervult
het ministerie met de inzet van subsidies een stimulerende rol op het gebied
van technologische vernieuwing, economische structuur, exportbevordering,
kennisuitwisseling en ondernemerschap. De uitvoering van deze taak berust
voor een belangrijk deel bij het agentschap Senter en andere uitvoeringsinstellingen
zoals Syntens en de Novem.De uitgavenstromen van het ministerie (f 4,3 miljard1 ) bestaan, afgezien van personeels- en apparaatskosten (f 0,7
miljard) bijna geheel uit subsidies. De ontvangsten in 1999 bedroegen f 4,7
miljard. Hiervan was f 2,8 miljard afkomstig van aardgasbaten. Deze baten
bedroegen in 1998 overigens nog f 4,6 miljard.2
Deze daling wordt voor het grootste deel veroorzaakt door een hogere bijdrage
aan het Fonds Economische Structuurversterking. Daarnaast is minder ontvangen
uit de MeerOpbrengstRegeling (MOR) Groningen3.Het ministerie kent een aantal buitendiensten, zoals het Centraal Bureau
voor de Statistiek (CBS), het Bureau voor de Industriële Eigendom (BIE),
de Nederlandse Mededingingsautoriteit (NMa) en de Economische Voorlichtingsdienst
(EVD). De Economische Controledienst ECD is op 1 september 1999 overgegaan
naar het Ministerie van Financiën (Belastingdienst). De EVD zal per 1
januari 2001 de agentschapstatus krijgen.De buitendiensten maken geen deel uit van het kernministerie en hebben
een eigen jaarrapportage.Europese regelgeving bepaalt in belangrijke mate de beleidskaders van
het ministerie op het gebied van marktwerking en energievoorziening. Ook ontvangt
Nederland gelden uit Europese structuurfondsen. Voor de besteding van deze
gelden draagt de minister van EZ volgens de Rekenkamer in laatste instantie
verantwoordelijkheid.De minister van EZ is (samen met de minister van Financiën) ook verantwoordelijk
voor het Fonds Economische Structuurversterking (FES). Over de verantwoording
van dit fonds heeft de Rekenkamer een apart rapport bij de financiële
verantwoording uitgebracht.De Rekenkamer heeft rijksbreed aandacht geschonken aan de voorbereiding
van de invoering van de euro, het betalingenbeheer, het materieel beheer,
het aanbestedingenbeleid en de wijze waarop ministeries de declarabele kosten
van bewindslieden en ambtelijke top beheersen. De resultaten met betrekking
tot de onderzoeken materieel beheer CBS en aanbestedingsbeleid van het Ministerie
van EZ zijn opgenomen in hoofdstuk 3. Voor de overkoepelende rapportage van
ieder van de genoemde rijksbrede onderzoeken wordt verwezen naar
het Algemeen gedeelte van de Bundel Rechtmatigheidsonderzoek 1999.De Rekenkamer heeft met betrekking tot het rechtmatigheidsonderzoek 1999
een bezwaaronderzoek uitgevoerd naar het autorisatiebeheer van het Financieel
Administratief Systeem (FAS). De resultaten van dit bezwaaronderzoek zijn
opgenomen in hoofdstuk 4.De Rekenkamer is bezig met een onderzoek naar de interne controle binnen
het departement. De resultaten van dit onderzoek zullen in de loop van 2000
worden gepubliceerd. Van de bevindingen van dit onderzoek is mede gebruik
gemaakt bij het rechtmatigheidsonderzoek 1999.Dit rapport bestaat uit vijf hoofdstukken. Hoofdstuk 2 betreft het financieel
beheer. In hoofdstuk 3 zijn de resultaten van de rijksbrede onderzoeken opgenomen.In hoofdstuk 4 doet de Rekenkamer verslag van het bezwaaronderzoek autorisatiebeheer
FAS. In hoofdstuk 5 rapporteert de Rekenkamer over het onderzoek naar de financiële
verantwoording. Het rapport sluit af met de bijlage inzake de over 1999 geconstateerde
tekortkomingen. 2 FINANCIEEL BEHEER2.1 InleidingDe Rekenkamer onderscheidt twaalf «ijkpunten» aan de hand
waarvan zij het financieel beheer van een minister beoordeelt en haar bevindingen
rapporteert.Deze bevindingen komen voort uit verschillende bronnen:• rijksbreed onderzoek;• departementsspecifiek onderzoek;• rapportages van de departementale accountantsdiensten.In het rechtmatigheidsonderzoek over 1999 is rijksbreed onderzoek verricht
naar dezelfde vijf ijkpunten welke in het rechtmatigheidsonderzoek 1998 zijn
onderzocht. Dit zijn:• de accountantscontrole;• de beschrijving en de onderhoudsorganisatie van de administratieve
organisatie;• financiële functie;• automatisering;• informatievoorziening en kengetallen.Het laatste ijkpunt is opgenomen in paragraaf 5.2, «Toelichting
bij de rekening».De Rekenkamer hanteert als uitgangspunt dat de ministers hun financieel
beheer op orde dienen te hebben. Voor het signaleren van tekortkomingen gebruikt
zij drie categorieën. Dit zijn:• Geen noemenswaardige tekortkomingen.
Dit betekent dat uit het onderzoek geen tekortkomingen zijn gebleken die de
tolerantiegrenzen van de Rekenkamer overschrijden.• Tekortkomingen. Dit betekent dat uit
het onderzoek tekortkomingen zijn gebleken die de tolerantiegrenzen van de
Rekenkamer overschrijden.• Ernstige tekortkomingen. Hiervan spreekt
de Rekenkamer in de volgende situaties: uit het onderzoek zijn tekortkomingen
gebleken, die– kunnen leiden of hebben geleid tot disfunctioneren van het financieel
beheer voor het ijkpunt;– betrekking hebben op kritische processen;– wijdverbreid zijn binnen het ministerie;– tot aanzienlijke risico's voor de rechtmatigheid van zeer grote
bedragen kunnen leiden of al hebben geleid; of– die voor de Rekenkamer aanleiding zijn geweest om bezwaaronderzoek
in te stellen of bezwaar te maken.De Rekenkamer geeft tevens aan welke risico's voor rechtmatigheid en/of
doelmatigheid zij aan de gesignaleerde tekortkomingen verbonden acht en welke
mogelijkheden tot verbetering zij ziet.2.2 Accountantscontrole2.2.1 Accountantscontrole financiële verantwoordingDe departementale accountantsdienst (AD) heeft een goedkeurende verklaring
bij de financiële verantwoording over het begrotingsjaar 1999 afgegeven.
De Rekenkamer constateert dat de AD de in de toelichting opgenomen kengetallen
in zijn controle heeft betrokken. Oplevering rapportenIn het rechtmatigheidsonderzoek 1998 constateerde de Rekenkamer dat de
AD de voor de controle van de Rekenkamer benodigde stukken niet tijdig kon
opleveren. Deze vertraging leidde onder andere tot verschuiving van de publicatie
van het rapport bij de financiële verantwoording 1998.In het rechtmatigheidsonderzoek 1999 constateerde de Rekenkamer dat de
AD in goede samenwerking met de directie Financieel-Economische Zaken (FEZ)
alles in het werk heeft gesteld om te komen tot tijdige rapportage. Dit leidde
tot een tijdige aanlevering van de stukken aan de Rekenkamer. Slechts de rapportage
over het agentschap Senter werd met enkele weken vertraging opgeleverd. De
Rekenkamer constateert hiermee een belangrijke verbetering in het rapportageproces
van de AD.ReviewbeleidEen belangrijk deel van de subsidieregelingen van het ministerie wordt
uitgevoerd door uitvoerende organisaties.Bij de beoordeling van de rechtmatigheid van de betalingen van deze uitvoerende
organisaties aan de uiteindelijke subsidieontvanger maken zowel beleidsdirecties
als AD gebruik van verklaringen van de accountants van deze uitvoerende organisaties.
De kwaliteit van hun werkzaamheden wordt door de AD getoetst door middel van
een zogeheten review, dat kan variëren van een collegiaal gesprek tot
uitgebreid dossieronderzoek.Over 1998 merkte de Rekenkamer op dat het reviewbeleid van de AD niet
voldoende was vastgelegd.In november 1999 heeft de AD zijn reviewbeleid vastgelegd in een notitie.
Voor zover mogelijk is dit beleid nog voor 1999 toegepast. Ook zijn objecten
waarbij mogelijk sprake kan zijn van review in de jaarlijkse risicoanalyse
betrokken en is er een reviewplan 1999 opgesteld. Over de uitvoering hiervan
is verantwoording afgelegd in het afsluitingsmemorandum Review 1999.Naar de mening van de Rekenkamer wordt hiermee een goede aanzet gegeven
tot een reviewbeleid.Overigens merkt de Rekenkamer op dat de AD voor het kunnen beoordelen
van de rechtmatigheid van overdrachtsuitgaven afhankelijk is van de met uitvoeringsorganisaties
gemaakte afspraken over verantwoording en accountantscontrole. De afspraken
dienen te worden gemaakt door de beleidsdirecties en ook door hen te worden
nageleefd. De Rekenkamer meent dat het zinvol is dat deze directies voor het
maken van genoemde afspraken zoveel mogelijk gebruik maken van de kennis en
de expertise van de AD.Inmiddels wordt door de AD actie ondernomen om reviews in overleg met
de beleidsdirecties te plannen en uit te voeren.2.2.2 Accountantscontrole financieel beheerDe Rekenkamer heeft voor het melden van tekortkomingen gebruik gemaakt
van de resultaten van de accountantscontrole gericht op het financieel beheer.2.2.3 Conclusie accountantscontroleDe Rekenkamer stelde vast dat de AD-controle voldoende basis bood voor
haar oordeelsvorming over de financiële verantwoording 1999. Haar oordelen
zijn dan ook mede tot stand gekomen op basis van de AD-rapportages. 2.3 Beschrijving en onderhoudsorganisatie AO2.3.1 InleidingEen actuele beschrijving van de administratieve organisatie (AO) is een
belangrijk instrument voor de sturing, beheersing en controle van de beheersprocessen
rondom de financiële zaken en daarnaast ook voor processen op andere
terreinen, zoals het materieel- en het personeelsbeheer. Als waarborg voor
een volledige en actuele beschrijving van de AO is een goede onderhoudsorganisatie
onontbeerlijk.De Rekenkamer heeft evenals vorig jaar onderzoek gedaan naar de beschrijving
en naar de onderhoudsorganisatie van de AO.2.3.2 BevindingenOpzet onderhoudsorganisatieIn het rechtmatigheidsonderzoek 1998 constateerde de Rekenkamer dat bij
zeven van de zeventien dienstonderdelen de onderhoudsorganisatie niet was
beschreven.Over 1999 stelde zij vast dat de directie FEZ in 1999 de AO-onderhouds-
procedure van alle dienstonderdelen beoordeelde. Uit dit onderzoek kwam naar
voren dat er – op twee dienstonderdelen na1 –
voor elk dienstonderdeel een AO-onderhoudsprocedure was, die voldeed aan de
minimaal aan de AO-onderhoudsprocedure te stellen eisen. Eén van de
eisen was het toewijzen aan medewerkers van verantwoordelijkheden voor het
initiëren en vastleggen van aanpassingen in de administratieve organisatie
naar aanleiding van wijzigingen in beleid. Over deze toe- wijzing bestond
over 1998 nog onduidelijkheid.Van vijf dienstonderdelen waren de procedures in concept gereed en moesten
ze nog worden vastgesteld door de respectieve diensthoofden.Werking onderhoudsorganisatieOver de werking van de onderhoudsorganisatie stelde de Rekenkamer vast
dat het onderhoud bij een aantal dienstonderdelen niet voldoende aandacht
kreeg. Een en ander vond voor een deel zijn oorzaak in capaciteitsproblemen.
Dit gold met name voor het Directoraat-generaal voor Energie (DGE) en het
Directoraat-generaal voor Industrie en Diensten (DGI&D). Ook voor de overige
directoraten-generaal geldt dat er nog enkele AO-beschrijvingen dienen te
worden geactualiseerd of vastgesteld.Beschrijving administratieve organisatieInzake de beschrijving van de administratieve organisatie constateerde
de Rekenkamer over 1998 dat deze bij zeven van de 17 dienstonderdelen nog
niet compleet was. Wel viel er toen ten opzichte van het jaar daarvoor een
positieve tendens waar te nemen.Over 1999 is vastgesteld dat deze positieve tendens zich heeft doorgezet.
De directie FEZ heeft de stand van zaken met betrekking tot de beschrijving
van de administratieve organisatie geïnventariseerd. Bij de meeste dienstonderdelen
is de beschrijving van de administratieve organisatie vrijwel compleet.Ook stelde de Rekenkamer met eigen onderzoek vast dat drie onderzochte
nieuwe regelingen tijdig werden beschreven.Wel is bij het CBS specifieke aandacht voor de AO-beschrijvingen vereist.
Deze dienen te worden geactualiseerd als gevolg van aanpassingen in de financiële
administratie, het (financiële) projectenbeheer en het personeelsbeheer. Het CBS verkeert momenteel in een overgangsfase die uiteindelijk moet
leiden tot een nieuwe organisatiestructuur met vier divisies. In samenhang
hiermee moet ook de op handen zijnde verzelfstandiging worden gezien, alsmede
de hiermee verband houdende ontwikkeling naar een baten- en lastenstelsel
per 2001. De Rekenkamer dringt er op aan dat deze wijzigingen zo spoedig mogelijk
worden doorvertaald in actuele beschrijvingen van de administratieve organisatie.2.3.3 ConclusiesDe Rekenkamer concludeert dat de opzet van de onderhoudsorganisatie in
1999 belangrijk is verbeterd ten opzichte van het jaar daarvóór.
Een positieve tendens viel eveneens waar te nemen bij de beschrijvingen van
de administratieve organisatie. Er is geen sprake meer van noemenswaardige
tekortkomingen. Wel vraagt de Rekenkamer aandacht voor voldoende capaciteit
voor het actualiseren van de administratieve organisatie van het CBS.De minister onderstreept in haar reactie de waarde van een actuele beschrijving
van de administratieve organisatie. Het verzoek om capaciteit voor het actualiseren
van de administratieve organisatie van het CBS zal worden meegenomen in het
voorgenomen plan van verbetering van het financieel beheer bij het CBS.2.4 Financiële functie2.4.1 InleidingDe Rekenkamer heeft evenals vorig jaar de financiële functie onderzocht.
Hieronder verstaat zij het geheel van organisatorische voorzieningen, zoals
de organisatiestructuur, de beschrijving van de actoren en de daarmee samenhangende
verdeling van taken en bevoegdheden, dat zorg draagt voor een ordelijk en
controleerbaar financieel beheer.2.4.2 BevindingenHet Ministerie van EZ is georganiseerd volgens het SG/DG-model waarbij
het concept van integraal management wordt gehanteerd.De diensthoofden zijn verantwoordelijk voor het beleid en het daaraan
gekoppelde beheer en zijn tevens budgethouder. De verantwoordelijkheid voor
het beheer omvat ook het financieel beheer en daarmee de organisatie van de
eigen financiële functie.De uitvoering van het financieel beheer is per dienstonderdeel veelal
gelegd bij een stafafdeling financiële zaken welke op een enkele uitzondering
na rechtstreeks onder het hoofd van het dienstonderdeel valt.Financiële mandaten liggen vast in een departementale mandaatregeling
en mandaatregelingen per dienstonderdeel.De diverse financiële regelingen of processen van het dienstonderdeel
zijn over het algemeen beschreven in de AO-beschrijvingen van het dienstonderdeel.
Zie hiervoor paragraaf 2.3.2 over de onderhoudsorganisatie administratieve
organisatie.De directie FEZ is de concerncontroller van het ministerie. Dit houdt
onder meer in dat zij de kaders aangeeft waarbinnen de dienstonderdelen hun
financieel beheer kunnen uitvoeren. Voor het kerndepartement (directoraten-generaal
en stafdiensten) geschiedt sturing en beheersing door de directie
FEZ door middel van de werkplancyclus. Voor alle begrotingsartikelen werd
in 1999 gewerkt met een toezichtsplan.Door onder andere deelname aan het betalingstraject houdt de directie
FEZ toezicht op de uitvoering van het financieel beheer. Ook neemt de directie
FEZ kennis van de bevindingen van de AD en andere controlerende instanties,
zoals de interne-controleafdelingen.Het toezicht door de directie FEZ is voor de AD een belangrijke factor.
Bij het goed uitoefenen van toezicht door de directie FEZ, worden verschillen
op gebied van administratieve organisatie en interne controle tussen directoraten-generaal,
dan wel verschillen in risicoprofiel tussen artikelen geneutraliseerd en wordt
het voor de AD mogelijk gemaakt de betreffende begrotingsartikelen met steeds
dezelfde tolerantienormen te controleren.Over 1999 stelde de Rekenkamer vast dat de AD in voldoende mate kon steunen
op de toezichtwerkzaamheden van de directie FEZ voor wat betreft de directoraten-generaal.
In 1999 is de directie FEZ verder gegaan met het «vrij geven»
van dossiers voor wat betreft de voorschotbetalingen. Dit betekent dat zij
op bepaalde categorieën dossiers geen toezicht meer in de lijn (vooraf)
uitoefent, maar haar functie achteraf invult. Twee directoraten-generaal (DGE
en DGES) hebben in 1999 voldaan aan de door de directie FEZ gestelde voorwaarden
voor het zelfstandig afhandelen van transacties. In 1999 is daarom door deze
directoraten-generaal een beperkt deel van de verstrekte voorschotten door
de directie FEZ niet meer vooraf getoetst, maar steekproefsgewijs achteraf.Overigens constateerde de directie FEZ bij het DGES in het laatste kwartaal
van 1999 een aanzienlijke stijging van fouten, zodat veel correcties moesten
worden uitgevoerd.1Bij het DGI&D wordt ultimo 1999 nog niet voldaan aan de bestaande
voorwaarden voor herijking van het toezicht van de directie FEZ. De verwachting
is dat vanaf 1 april 2000 voor een beperkt aantal onderdelen van het financiële
proces het voorafgaand toezicht van de directie FEZ zal vervallen.Bij de buitendiensten en het agentschap Senter geldt voor het toezicht
van FEZ op de uitvoering van de begroting de benadering in de vorm van «toezicht
op afstand». Over deze beperkte vorm van toezicht werd in 1999 niet
structureel gerapporteerd. De AD kon in verband hiermee ook in 1999 niet terugvallen
op de toezichtwerkzaamheden van de directie FEZ.2.4.3 Interne controleDe meeste dienstonderdelen beschikken over een eigen verbijzonderde interne
controle functie. Bij de overige dienstonderdelen is sprake van maatregelen
als onderdeel van de interne controle. Geconstateerd is dat de opzet van de
interne controle soms niet voldoende is en is in een enkel geval de werking
van de interne controle functie voor verbetering vatbaar. Het betreft het
DGES, het DGBEB, het DGE, de EVD, de NMa en het CBS. Bij de meeste van deze
onderdelen van het ministerie is sprake van onderbezetting van de interne
controlefunctie. De Rekenkamer voert momenteel een onderzoek uit naar de interne
controle binnen het Ministerie van EZ. Over dit onderzoek zal de Rekenkamer
in de loop van 2000 verslag uitbrengen.2.4.4 Conclusie, risico's en aanbevelingenUit het onderzoek bleken geen noemenswaardige tekortkomingen ten aanzien van de inrichting van de financiële functie. Ten aanzien
van de werking van de interne controle is geconstateerd dat deze nog niet
bij alle dienstonderdelen voldoende functioneert. Voor een deel wordt dit
veroorzaakt door een magere bezetting. De Rekenkamer beveelt derhalve aan
aandacht te besteden aan zowel kwantitatieve als kwalitatieve bezetting van
de diverse verbijzonderde interne controlefuncties.2.5 Automatisering2.5.1 InleidingEen betrouwbare en continu functionerende automatisering is een essentieel
hulpmiddel voor de beheersing van de financiële processen, het personeelsbeheer
en het materieelbeheer.De Rekenkamer heeft evenals vorig jaar de uitvoering van het Voorschrift
Informatiebeveiliging Rijksdienst (VIR) onderzocht.Daarnaast heeft de Rekenkamer de organisatie van de automatisering en
het functioneren van begrotingsadministratiesystemen, personeelsinformatiesystemen
en in mindere mate voorraadadministratiesystemen onderzocht.2.5.2 BevindingenInzake het Voorschrift Informatiebeveiliging RijksdienstIn het VIR zijn de minimumeisen vastgelegd waaraan de beveiliging van
de geautomatiseerde systemen binnen de rijksdienst per 1 januari 1997 zou
moeten voldoen. Het VIR voorziet in een stappenplan dat uiteindelijk ertoe
zou moeten leiden dat bij elke dienst voor elk afzonderlijk systeem beveiligingsmaatregelen
zijn geïmplementeerd, gebaseerd op een actueel informatieplan en uitgevoerde
afhankelijkheids- en kwetsbaarheidsanalyses (A&K-analyses).Voor het rapport bij de financiële verantwoording 1998 stelde de
Rekenkamer als norm dat de departementen tenminste met deze analyses gereed
moesten zijn. Het ministerie bleek toen de A&K-analyse voor het DG BEB
niet te hebben afgerond.Voor 1999 heeft de Rekenkamer dezelfde norm gehanteerd, dat wil zeggen
dat het ministerie ultimo 1999 de A&K-analyses gereed moest hebben. Ter
vergroting van het inzicht in de kwaliteit van de totstandkoming van de A&K-analyses
werden de volgende aspecten nader bekeken:• de aanwezigheid van een A&K-analyse voor elk systeem;• maatregelen per verantwoordelijkheidsgebied teneinde te voldoen
aan de gestelde betrouwbaarheidseisen;• de opstelling van een informatiebeveiligingsplan per informatiesysteem
en verantwoordelijkheidsgebied.De Rekenkamer heeft over 1999 vastgesteld dat in de informatiebeveiligingsplannen
van de directoraten-generaal verantwoordelijkheidsgebieden zijn toegewezen
aan verantwoordelijke functionarissen en dat in deze plannen per type systeem
maatregelen zijn aangegeven.Het DG BEB beschikte evenwel ultimo 1999 nog steeds niet over een vastgesteld
informatiebeveiligingsplan (inclusief A&K-analyse). Formeel ontbreekt
hierdoor draagvlak voor het informatiebeveiligingsbeleid binnen het DG BEB.
Overigens is er wel een concept van het plan en is de A&K-analyse opgesteld. Voor het in 1999 in gebruik genomen New Frontend IPA-systeem (NFI-systeem)
ontbreekt eveneens een A&K-analyse. Met behulp van dit systeem kan het
ministerie decentraal salarisgegevens aanleveren bij het Ministerie van Binnenlandse
Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK).Gezien het feit dat het NFI-systeem pas in maart 1999 is ingevoerd, heeft
de Rekenkamer gemeend het ontbreken van een A&K-analyse niet mee te moeten
wegen in haar oordeel.In 1999 was een staffunctionaris beschikbaar voor de implementatie van
het VIR door de dienstonderdelen. Deze functionaris had als taak hen te faciliteren,
voor te lichten en te adviseren. Hij was niet belast met het toezicht op de
producten van de dienstonderdelen. Daadwerkelijke centrale coördinatie
en toezicht op de implementatie ontbrak derhalve in 1999.Dit gebrek aan echte coördinatie leidde ertoe dat:• na februari 1999 de plaatsvervangend secretaris-generaal niet werd
geïnformeerd omtrent de voortgang van de implementatie van het VIR;• standaarddocumenten voor VIR-producten (zoals A&K-analyses,
informatiebeveiligingsplannen en calamiteitenparagrafen) ontbraken;• onvoldoende gebruik werd gemaakt van Service Level Agreements voor
EZ-brede systemen, die meer waarborgen hadden kunnen creëren voor de
betrokken dienstonderdelen;• de software, benodigd voor het maken van een A&K-analyse, niet
geschikt werd gemaakt voor de automatiseringsomgeving van het ministerie.Het departement overweegt thans de faciliterende taak van voornoemde staffunctionaris
op te heffen.Wel heeft de AD voor de controle op de naleving van het VIR extra capaciteit
heeft verkregen om voor de komende drie jaren de opgeleverde documenten te
beoordelen, alsmede de informatiebeveiliging en het hiermee samenhangende
beleid.Inzake de organisatie van de automatiseringDe Rekenkamer heeft over 1999 de kwaliteit en de inbedding onderzocht
van de automatiseringsfunctie van de financiële en personele systemen
in het departement. Hiervoor heeft zij de volgende norm gehanteerd. De organisatie
van de automatisering bij de verwerkingsorganisatie dient het betrouwbaar
en continu functioneren van geautomatiseerde financiële en personele
systemen te garanderen door het nemen van kwaliteitsborgende en informatiebeveiligende
maatregelen.Het geautomatiseerde begrotingsadministratiesysteem FAS maakt gebruik
van het zogeheten SAP-systeem. Voor dit SAP-systeem en de overige departementbrede
systemen is er een informatiebeveiligingsplan en een calamiteitenplan opgesteld.
Daarnaast is er een informatiebeveiligings- plan voor de directie FEZ, waar
het FAS (als applicatie van het SAP) deel van uitmaakt. De Rekenkamer constateerde
echter dat genoemde plannen niet op elkaar zijn afgestemd.Tussen gebruikers en automatiseringsafdeling behoren afspraken te worden
gemaakt in de vorm van een contract of zogeheten Service Level Agreement (SLA).
In het SLA voor het SAP-systeem is evenwel voornamelijk volstaan met eisen
op het gebied van beschikbaarheid en zijn nog geen of vrijwel geen eisen op
het gebied van integriteit en exclusiviteit van de informatie opgenomen. Door
het departement zullen deze eisen nog worden opgesteld. Door
het nog ontbreken van genoemde eisen weten gebruikers niet aan welke kwaliteit
deze informatie voldoet.Inzake de geautomatiseerde systemenDe Rekenkamer heeft in het kader van het onderhavige rechtmatigheidsonderzoek
een bezwaaronderzoek uitgevoerd naar het autorisatiebeheer van het FAS-systeem.
Zij concludeerde dat de gebreken in de opzet van het autorisatiebeheer werden
gecompenseerd door maatregelen buiten dit beheer. Voor nadere informatie hierover
wordt verwezen naar hoofdstuk 4.Inzake het personeelsinformatiesysteem PIV en het inkoopsysteem BEURS
(welke tevens onderdelen zijn van het SAP-systeem) is uit het bezwaaronderzoek
naar voren gekomen dat de onderlinge verantwoordelijkheden inzake deze systemen
nog moeten worden afgebakend. Over het NFI-systeem, waarmee het ministerie
decentraal salarisgegevens aanlevert aan het ministerie van BZK, merkte de
Rekenkamer op dat de beheersbaarheid en controleerbaarheid van het mutatietraject
van dit systeem onvoldoende was. Door middel van aanvullende controles kon
de AD voldoende zekerheid krijgen over de rechtmatigheid van de salarisbetalingen.Voor opmerkingen over voorraadsystemen wordt verwezen naar de uitkomsten
van het onderzoek naar het materieelbeheer bij het CBS (paragraaf 3.2).2.5.3 ConclusiesDe Rekenkamer concludeerde op grond van het aanwezig zijn van alle A&K-analyses
dat de naleving van het VIR geen tekortkomingen kende. Wel is als gevolg van
een gebrek aan strakke coördinatie met name bij de EZ-brede aandachtspunten
weinig voortgang geboekt. Genoemd kunnen worden de introductie van SLA's en
software voor het maken van A&K-analyses. Het DG BEB beschikte ultimo
1999 nog steeds niet over een vastgesteld informatiebeveiligingsplan.Inzake de organisatie van de automatisering kwalificeerde de Rekenkamer
het ontbreken van een beveiligingsplan voor het SAP-systeem en het ontbreken
van een voldoende uitgewerkt SLA aan als tekortkomingen.Ten slotte stelde de Rekenkamer vast dat het NFI-systeem gebreken vertoonde.Resumerend meent de Rekenkamer dat het ministerie voor het ijkpunt automatisering
in zijn geheel tekortkomingen kende.2.5.4 Risico's en aanbevelingenDe Rekenkamer is van mening dat het ontbreken van coördinatie bij
de naleving van het VIR het risico met zich meebrengt dat de door de dienstonderdelen
opgeleverde risicoanalyses praktisch niet of moeilijk uitvoerbaar zijn.Zij beveelt aan een centrale coördinator aan te stellen, die zich
niet alleen beperkt tot het faciliteren van dienstonderdelen, maar tevens
bijdraagt tot standaardisatie van VIR-producten en zorgt voor goede voortgangsinformatie
naar de dienstleiding.In samenhang hiermee adviseert de Rekenkamer het departement door de AD
een onderzoek te laten uitvoeren naar de tot nu toe opgeleverde documenten,
aangezien door het ontbreken van een dwingende coördinatie het risico
niet denkbeeldig is dat de documenten niet op elkaar zijn afgestemd, niet
consistent zijn en derhalve de nodige kwaliteit ontberen. Duidelijke signalen
die wijzen op een gebrekkige kwaliteit van de tot nu toe opgeleverde VIR-producten,
heeft de Rekenkamer overigens niet ontvangen.Ten aanzien van de onder het SAP-systeem vallende systemen beveelt de
Rekenkamer aan om de infomatiebeveiligingsplannen van de betrokken dienstonderdelen
goed op elkaar af te stemmen.Ten slotte dringt de Rekenkamer aan op het definitief maken van het informatiebeveiligingsplan
bij het DG BEB, opdat het hierin opgenomen informatiebeveiligingsbeleid voldoende
draagvlak krijgt.2.5.5 Reactie ministerDe minister heeft in haar reactie meegedeeld dat het aanstellen van een
centrale coördinator niet nodig is. Zij is van mening dat binnen het
Ministerie van EZ een goed stelsel van sturing en verantwoording is opgezet.
Hierbij spelen de Secretaris-Generaal, de hoofden van dienst, de centrale
directie POI en de Accountantsdienst een rol. Bij optredende specifieke problemen
bij dienstonderdelen wordt indien noodzakelijk voor ondersteuning zorggedragen.
De huidige constructie moet volgens haar in staat stellen tot een goede sturing,
beheersing en verantwoording.2.5.6 Nawoord RekenkamerDe Rekenkamer is met de minister van mening dat de constructie die de
minister in haar reactie noemt, goede sturing, beheersing en verantwoording
mogelijk maakt. Toch is de Rekenkamer van mening dat gezien het grote aantal
betrokkenen bij het proces en gelet op de ervaringen in het afgelopen jaar,
een (proces-)coördinator een nuttige functie kan vervullen.2.6 Agentschap Senter2.6.1 BevindingenIn het rechtmatigheidsonderzoek 1998 voerde de Rekenkamer een onderzoek
uit naar het voorzieningenbeleid van Senter. Daaruit bleek dat Senter nog
niet beschikte over een voorzieningenbeleid. In het rechtmatigheidsonderzoek
1999 werd geconstateerd dat het voorzieningenbeleid inmiddels is geformaliseerd.Voorts bleek in 1998 dat het agentschap een centrale registratie van contracten
ontbeerde, waardoor het niet beschikte over inzicht in de volledigheid van
aangegane verplichtingen boven f 100 000,–Inmiddels is het contractbeheer verbeterd ten opzichte van vorig jaar.
De door de AD gedane aanbevelingen zijn opgevolgd.In verband met de beleidslijn «wijziging in de financiering van
agentschappen» heeft overleg plaatsgevonden met de Directie FEZ van
het Ministerie van EZ en met het Ministerie van Financiën over de afroming
van het vermogen tot het niveau zoals genoemd in de beleidslijn.Een van de veranderingen die heeft plaatsgevonden is de omzetting van
de bestemmingsreserve voor herhuisvesting in een egalisatierekening. Opdeze gelden rust een terugbetalingsplicht aan het Ministerie van EZ
indien de gelden niet voor de herhuisvesting worden gebruikt.In 1999 werd geconstateerd dat de procedure verplichtingenbeheer in Den
Haag en Zwolle niet consequent wordt toegepast en dat de kwaliteit van de
uitvoering verbetering behoeft. Inmiddels is een voorstel opgesteld om de
procedure te wijzigen.Bij Senter worden de Europese aanbestedingsregels over het algemeen correct
nageleefd. In één geval bestond onduidelijkheid ten aanzien
van het achterwege blijven van Europese aanbesteding. Nadere toetsing leerde
dat toch Europees aanbesteed had dienen te worden.2.6.2 ConclusieDe Rekenkamer concludeert dat er ten aanzien van het agentschap Senter
geen noemenswaardige tekortkomingen zijn. Wel vraagt zij met name aandacht
voor het verplichtingenbeheer.2.7 Toezicht op stromen buiten het Rijk (Europese Unie,
premiegefinancierde sectoren)2.7.1 Beheer en controle EFRO-geldenVoor de gelden uit het Europees Fonds voor Regionale Ontwikkeling (EFRO)
zijn het beheer en controle gedecentraliseerd. De gelden worden beschikbaar
gesteld aan provincies en worden gecontroleerd door provinciale accountants.
In het rechtmatigheidsonderzoek 1998 constateerde de Rekenkamer ten aanzien
van het beheer van de EFRO-gelden geen noemenswaardige tekortkomingen.In het rechtmatigheidsonderzoek 1999 constateerde de Rekenkamer het volgende:In het afgelopen jaar is de rekening-courant verhouding met de Europese
Commissie door het Ministerie van EZ volledig geanalyseerd en opgeschoond.
Daarbij is een bedrag van f 5,6 miljoen, betrekking hebbende op te laat
ingediende EFRO-declaraties uit 1995, ten laste van de begroting gebracht,
omdat een procedure bij het Hof van Justitie in Luxemburg uiteindelijk in
1999 door het ministerie is verloren. De procedure betrof de eindafrekeningen
van door provincies opgevoerde EFRO-projecten tot een bedrag van f 5,6
miljoen die te laat waren ingediend. Deze gelden waren door het ministerie
echter al betaald aan de provincie en kunnen nu, na de voor de lidstaat Nederland
ongunstig verlopen procedure, niet meer teruggevorderd worden op de provincies.Voor de nog lopende Europese programma's heeft het ministerie in 1999
een AO-beschrijving opgesteld waarin onder andere als maatregel is opgenomen
dat declaraties bij de Europese Commissie tijdig worden ingediend. Een adequaat
verplichtingenbeheer en toezicht op de provincies waarborgen dat de provincies
op hun beurt declaraties tijdig indienen bij het ministerie.Als gevolg van de decentrale uitvoering van de EFRO-programma's worden
rapportages van programma-managers rechtstreeks aan de Europese Commissie
gestuurd. Zodoende is het voor het departement minder goed mogelijk om aan
Brussel te melden of en zo ja, welke verbeteringen in het beheer van de structuurfondsgelden
hebben plaatsgevonden. Het inzicht van het departement in het beheer van de structuurfondsgelden is derhalve niet toereikend genoeg voor een adequaat
toezicht hierop.Ook is vastgesteld dat het ministerie niet altijd adequaat reageerde op
brieven en controlerapporten van de Europese Commissie.2.7.2 Conclusies toezicht op stromen buiten het rijkDe Rekenkamer kwalificeerde het gebrekkige zicht op het financieel beheer
van de provincies als een tekortkoming en meent dat het ministerie actiever
had moeten zijn in zijn toezicht op de besteding van subsidiegelden van de
Europese Commissie.2.7.3 Risico's en aanbevelingenBij een niet tijdige of adequate reactie op brieven en controlerapporten
van de Europese Commissie kan deze overgaan tot een subsidiestop en bij gebleken
onregelmatigheden tot het opleggen van (forfaitaire) correcties. Omdat deze
bedragen niet altijd teruggevorderd kunnen worden van de uitvoerende instanties,
kan dit leiden tot een extra belasting van de rijksbegroting. Overigens zijn
voor het nieuwe EFRO-programma met meer nadruk de provincies verantwoordelijk
gesteld voor uitvoering van de programma's.De Rekenkamer beveelt aan om het toezicht op het beheer en de controle
van structuurfondsgelden te verbeteren en te zorgen voor een goede coördinatie
van de informatiestroom naar Brussel.2.7.4 Reactie ministerDe minister heeft in haar reactie meegedeeld dat er een wetsvoorstel Europese
geldstromen in voorbereiding is, waarin de bevoegdheden van het Rijk ten aanzien
van Europese geldstromen worden uitgebreid. De provincies blijven daarbij
eerstverantwoordelijk, maar bij het Ministerie van EZ ligt een coördinerende
taak terzake van de informatiestromen naar Brussel.De minister onderschrijft de aanbeveling van de Rekenkamer dat het toezicht
op het beheer en de controle van structuurfondsgelden verbeterd kunnen worden.
In 1999 zijn om die reden door het Ministerie van EZ voorbereidende activiteiten
gestart om te komen tot heldere afspraken met de betrokken provincies. Onderdeel
daarvan is de stroomlijning van aan Brussel uit te brengen rapportages.De afspraken tussen het Ministerie van EZ en de provincies over de structuurfondsgelden
voor de periode 2000–2006 hebben nog een conceptstatus, maar zullen
naar verwachting op korte termijn worden vastgesteld.Daarnaast is een adviesnota in voorbereiding over de vormgeving in bredere
zin van het toezicht op Europese geldstromen vanuit het Ministerie van EZ.2.8 Overdrachtsuitgaven en -ontvangsten (subsidies, specifieke
uitkeringen, rijksbijdragen, fondsen, M&O)2.8.1 Rechtmatigheidscontrole uitvoerende organisatiesEen belangrijk deel van de subsidieregelingen van het ministerie wordt
uitgevoerd door uitvoerende organisaties.Bij de beoordeling van de rechtmatigheid van de betalingen van deze uitvoerende
organisaties aan de uiteindelijke subsidieontvanger is het departement
afhankelijk van de door de uitvoerende organisatie aan te leveren informatie.Door het ontbreken van goede afspraken met uitvoeringsorganisaties over
verantwoording en accountantscontrole is het moeilijk om zekerheid te verkrijgen
over de rechtmatigheid van de uiteindelijke besteding van door het ministerie
verstrekte overdrachtsuitgaven.Inzake het programma Economie, Ecologie en Technologie1 (EET) stelde de Rekenkamer vast dat de uitvoerende instantie, het
programmabureau EET/Novem, aan het departement weliswaar een totaaloverzicht
verstrekt van het totaal van aan derden toegekende projectsubsidies, maar
dat deze informatie niet of nauwelijks gespecificeerd is. Er waren geen gespecificeerde
overzichten per tender, uitgesplitst naar: projectnummer, projectomschrijving,
toegezegd bedrag, betaald bedrag en gereed ja/nee. Het departement heeft dergelijke
specifieke informatie nodig om inzicht te verkrijgen in de financiële
voortgang van de projecten en om verstrekte voorschotten tijdig te kunnen
afrekenen.Ondanks het ontbreken van deze informatie heeft het ministerie in november
1999 aan het Novem een nieuw voorschot verstrekt voor het EET-programma. Wel
verzocht zij om volgende voorschotverzoeken vergezeld te doen gaan van de
genoemde specificaties per tender.2.8.2 Toezicht op uitvoeringsorganisatiesDe Rekenkamer merkte in haar rechtmatigheidsonderzoek over 1998 op dat
het Directoraat-generaal voor de Buitenlandse Economische Betrekkingen (DG
BEB) onvoldoende toezag op zijn uitvoeringsorganisaties buiten het ministerie.
Door het directoraat-generaal werd toegezegd per instrument een inventarisatie
te maken van de gewenste en beschikbare informatie.In 1999 werd hiertoe een vragenlijst ontwikkeld die zou moeten worden
ingevuld voor elk beleidsinstrument op het moment dat dit instrument zou worden
geëvalueerd. Door capaciteitsgebrek kwam het DG BEB niet toe aan het
daadwerkelijk invullen. Bovendien had deze actie een lage prioriteit als gevolg
van twee departementsbrede acties die in 1999 plaatsvonden. Met de eerste
actie wordt beoogd te komen tot een overzicht waarin beleidsdoelstellingen,
realisatie, rapportage en toezicht, sanctiemogelijkheden, marktactiviteiten,
bestuurlijke betrokkenheid en ministeriële verantwoordelijkheid voor
elke intermediair in kaart wordt gebracht. De tweede actie betreft het opstellen
van prestatie-indicatoren in het kader van de regeringsnota «Van beleidsbegroting
tot beleidsverantwoording» (VBTB) van mei 1999.De departementsbrede acties zullen naar alle waarschijnlijkheid de eigen
inventarisatie van DG BEB beïnvloeden. Om die reden kan de Rekenkamer
billijken dat de eigen inventarisatie werd opgeschort in 1999. Wel dringt
zij aan op een planning voor deze actie met een duidelijke tijdhorizon.Bestuurlijke functies bij organisaties waarmee het ministerie een financiële
relatie heeft, staan binnen DGES ter discussie.Bij de beoordeling van een jaarrekening over 1998 van een financiële
relatie bleek deze organisatie een voorziening gevormd te hebben voor stroomlijning
van de organisatie en dat de pensioenregeling was gewijzigd. In beginsel is
vooraf toestemming vereist van DGES. De Raad van Commissarissen had de jaarrekening
over 1998 echter al goedgekeurd. Omdat een functionaris van het ministerie
lid is van de Raad van Commissarissen kon DGES hier niet meer op terugkomen.
De Rekenkamer vraagt derhalve extra aandacht voor bestuurlijke
functies bij organisaties waarmee het ministerie een subsidierelatie heeft.2.8.3 Energieonderzoek Centrum NederlandIn 1999 constateerde de Rekenkamer dat de raamovereenkomst tussen het
ministerie en het Energieonderzoek Centrum Nederland (ECN) over de financiering
van het ECN niet was opgesteld. Volgens de financieringsbrief waarin het ECN
over 1997 een Algemene Rijksbijdrage werd toegekend, zou deze overeenkomst
in 1998 ingaan.Bij het afsluiten van haar onderzoek constateerde de Rekenkamer dat er
nog steeds geen raamovereenkomst is opgesteld. Wel heeft het ministerie in
de brief waarin de Algemene Rijksbijdrage 19991
werd toegezegd, inrichtings- en subsidievoorwaarden opgenomen. Tevens zijn
ten behoeve van de accountant van het ECN modellen van verklaringen opgesteld,
aan de hand waarvan een expliciete uitspraak wordt verlangd over de juistheid
van de toerekening van kosten aan de diverse activiteiten. Hiermee wordt naar
de mening van de Rekenkamer aan het ministerie voldoende inzicht verstrekt
in de besteding van de gelden. Wel beveelt zij aan in de toezeggingsbrief
een duidelijke verwijzing te laten opnemen naar de onderliggende werkprogramma's,
zodat toerekening van kosten aan deze programma's ondubbelzinnig onder de
reikwijdte van de accountantscontrole valt.2.8.4 Conclusie, risico's en aanbevelingenDe Rekenkamer constateerde ten aanzien van de overdrachtsuitgaven en -ontvangsten
geen noemenswaardige tekortkomingen. Wel vraagt zij aandacht voor het verkrijgen
van voldoende informatie ten aanzien van de verantwoording over overdrachtsuitgaven.De Rekenkamer beveelt aan dat de beleidsdirecties, welke verantwoordelijk
zijn voor de aansturing van door uitvoeringsorganisaties af te leggen verantwoording
over verstrekte subsidiegelden, in samenwerking met de AD werken aan verbetering
van de door uitvoeringsorganisaties af te leggen verantwoording.2.9 Transactie-uitgaven en -ontvangsten (EU-aanbestedingen,
materiële uitgaven, personele uitgaven, tarieven, heffingen)2.9.1 Naleving Europese aanbestedingsregelsIn het rechtmatigheidsonderzoek 1998 constateerde de Rekenkamer dat regels
inzake Europese aanbesteding niet altijd werden nageleefd. Ook werd vastgesteld
dat de dienstonderdelen niet vaak genoeg juridisch advies inwonnen bij de
directie Wetgeving en Juridische Zaken (WJZ) van het ministerie over interpretatieverschillen
rond het Europese aanbesteden.Als gevolg van deze bevindingen heeft het ministerie begin 1999 een leidraad
inzake Europees aanbesteden opgesteld, welke voorstellen bevatte om naleving
van de regels en de controle daarop te verbeteren.Bij het rechtmatigheidsonderzoek 1999 is opnieuw geconstateerd dat de
Europese aanbestedingsregels niet altijd door de diverse dienstonderdelen
zijn nageleefd. Dit was onder andere het geval bij het CBS waar bij een groot
gedeelte van de aanbestedingen de regels niet werden nageleefd.
Andere dienstonderdelen waar de Europese aanbestedingsregels in mindere mate
niet werden nageleefd zijn het DGE, het DGES, het DGI&D, Senter, de ECD
en de EVD. Voor het CBS en de EVD wordt verwezen naar de onderstaande paragrafen.In de loop van 1999 heeft het SG/DG-beraad besloten de regels ten aanzien
van Europese aanbesteding aan te scherpen en is deze aanscherping verwerkt
in de leidraad Europese aanbesteding. De aanscherping betreft onder andere
de beoordeling door WJZ van de juridische deskundigheid binnen een dienstonderdeel.2.9.2 Situatie CBSOver 1998 constateerde de Rekenkamer dat de werking van de interne controle
inzake de opbrengstverantwoording gebreken vertoonde. Door de AD moesten aanvullende
werkzaamheden worden verricht om zekerheid over de volledigheid van de opbrengstverantwoording
te krijgen. Ook verdiende de juistheid en volledigheid van de doorbelasting
van kosten aan projecten de nodige aandacht.Bij het CBS zijn momenteel nieuwe ontwikkelingen gaande. Te noemen vallen
de overgang in 2000 naar een nieuwe organisatiestructuur met vier divisies
en de ontwikkeling naar het baten- en lastenstelsel welke volgens planning
op januari 2001 zal ingaan.Door de aandacht die deze ontwikkelingen opeiste, verbeterde in 1999 de
werking van de interne controle minder dan gewenst. Onderstaand volgen de
belangrijkste gebreken in de interne controle:• Enkele onzekerheden over de juistheid en volledigheid van de opbrengsten
Werk voor Derden ad f 24,3 miljoen. Deels werden dit veroorzaakt door
een ontoereikend beheer van projecten, bij zowel de divisies als de centrale
staf.• Het ontbreken van richtlijnen bij ontslaguitkeringen (ad f 0,5
miljoen) en een zichtbare interne controle bij vergoedingen voor interviewers
(ad f 3,3 miljoen).• Het buiten de betreffende inkoopafdelingen doen van inkopen. Hierdoor
worden niet alle bestellingen vastgelegd in de centrale systemen.• Het ontbreken van een specifiek centraal contractenregister.• Het ontbreken van de overzichten benodigd voor reguliere aanwezigheidscontrole.
Deze controle kon hierdoor niet plaatsvinden en diende op een andere wijze
te geschieden.• Het ontbreken van een centrale voorraadadministratie en voorgeschreven
dechargeverlening van voorraadbeheerders.Door bovengenoemde gebreken moesten door zowel het CBS als de AD in het
kader van de jaarafsluiting extra werkzaamheden worden verricht om achterstanden
in het financieel beheer in te lopen en voldoende zekerheid te krijgen over
de rechtmatigheid van de verantwoorde transacties.Evenals in voorgaande jaren is geconstateerd dat er nog steeds geen besluitvorming
heeft plaatsgevonden over de relatie tussen het CBS en de Stichting Kantine.
Hierdoor is in feite sprake van financiering door het CBS van het tekort ad
f 0,4 miljoen1 van de betreffende Stichting,
zonder dat hiervoor een juridische basis aanwezig is.Daarnaast constateerde de Rekenkamer dat bij het CBS dat bij de posten,
die daarvoor in beginsel in aanmerking kwamen, de bepalingen inzake Europese
aanbesteding niet zijn nageleefd. Ook is in afwijking van de regels
geen advies van de directie WJZ ingewonnen. Het gaat hierbij om een bedrag
van in totaal f 2,1 miljoen, waarvan een deel de langer dan voorziene
inhuur van derden betreft.Reactie ministerDe minister geeft in haar reactie aan dat het CBS een turbulente periode
doormaakt. De minister deelt echter de mening van de Rekenkamer dat dit niet
mag leiden tot een verminderde aandacht voor het financieel beheer. Hoewel
zij niet alle bevindingen van de Rekenkamer deelt, onderkent ze dat op onderdelen
verbeteringen nodig zijn. Op korte termijn zal daartoe een plan van aanpak
worden opgesteld. Dit plan zal onderdeel uitmaken van het periodieke overleg
in het kader van de departementale werkplancyclus. Een aantal door de Rekenkamer
genoemde punten is door het CBS reeds aangepakt. De minister deelde mee er
vertrouwen in te hebben dat met krachtige voortzetting van die ingeslagen
weg de belangrijkste tekortkomingen nog dit jaar zullen worden weggewerkt.
Zij noemt daarbij de verbetering van het projectbeheer en de aanwezigheidscontrole
en de professionalisering van de Centrale Inkoop organisatie en procedures
daaromtrent.De minister plaatst een kanttekening bij het door de Rekenkamer gemelde
ontbreken van een centrale voorraadadministratie en de dechargeverlening.
Bij het CBS worden geen voorraden aangehouden zoals in het Besluit materieelbeheer,
en zijn er derhalve ook geen voorraadbeheerders aangesteld. Aan de opmerkingen
ten aanzien van activaregistraties zal aandacht worden besteed.Voorts geeft de minister aan dat er minimale eisen zijn vastgesteld aan
het contractregister en is de procedure voor Europese aanbesteding aangescherpt
en binnen het CBS bekendgemaakt.2.9.3 Situatie EVDIn het rechtmatigheidsonderzoek 1998 constateerde de Rekenkamer dat de
werking van de AO bij de EVD over het geheel genomen nog niet van voldoende
niveau was. De Rekenkamer merkte dit aan als tekortkoming. Uit het rechtmatigheidsonderzoek
1999 kwam naar voren dat het financieel beheer van de EVD wederom een belangrijk
aantal tekortkomingen kende.Hieronder volgen de belangrijkste gesignaleerde tekortkomingen:• Belangrijke verplichtingen worden niet tijdig vastgelegd.• Er is, in strijd met de AWB, subsidie verstrekt zonder voorwaarden
te stellen.• Er is hardware aangeschaft terwijl de geldende voorwaarden dit
uitsluiten.• Het contractenregister is nog niet volledig.• Contractdossiers voldoen nog niet aan de eisen.• Offerteprocedures worden altijd niet nageleefd.• Opdrachten worden niet altijd schriftelijk verstrekt.• Projecten worden niet tijdig afgesloten.• Er is onvoldoende dossiervorming.Genoemde bevindingen geven aan dat het noodzakelijk is dat door versterking
van de interne controle de werking van de administratieve organisatie verbetert.
Ondanks de verbetering van de administratieve organisatie op papier ontbreekt
het in de praktijk nog aan kostenbewust handelen en het naleving van de regels
in de organisatie. Het management van de EVD zou hierbij de interne-controlefunctionarissen
voldoende steun dienen te geven. De ministerraad heeft begin maart 2000 besloten om aan de EVD per 1 januari
2001 de agentschapstatus te verlenen.In een brief van 7 april 2000 aan de Voorzitter van de Tweede Kamer deelde
de Minister van Economische Zaken mede dat de EVD aan de agentsschapcriteria
voldoet. Zij is van mening dat de EVD klaar is voor de stap naar het agentschap1.De Rekenkamer meent daarentegen dat de EVD, gezien het financieel beheer,
zijn agentschapaspiraties thans nog niet waarmaakt. Naar haar mening zal nog
veel werk verzet moet worden om vóór die datum het hoge niveau
van financieel beheer te bereiken dat wordt verlangd van een agentschap. Zij
dringt derhalve aan op het met voortvarendheid aanpakken van de benodigde
verbeteringen in het financieel beheer. Het bij de brief van de minister gevoegde
verbeterplan voor de bedrijfsvoering voorziet hierin niet.Reactie ministerIn haar reactie heeft de minister meegedeeld het met de Rekenkamer eens
te zijn dat de verbeteringen in het financieel beheer voortvarend moeten worden
opgepakt. Dat de EVD reeds begonnen is de tekortkomingen in het financieel
beheer voortvarend op te pakken moge blijken uit het volgende:• De financiële functie binnen de EVD is versterkt door uitbreiding
met één FTE en er is een projectleider agentschap aangetrokken
die de additionele werkzaamheden die een agentschapstraject met zich mee brengt
voor zijn rekening neemt. Dit om ervoor te zorgen dat de controller tijd kan
vrijmaken voor het versterken van het financieel beheer. Daarnaast zal binnenkort
worden geworven voor drie functionarissen om te komen tot een verdere versterking
van de financiële functie.• Er wordt een stafbureau geformeerd bij de divisie Voorlichting
& Promotie. Hiervoor is onlangs een hoofd aangetrokken en zal nog voor
een ondersteunend medewerker worden geworven. Hiermee wordt een groot deel
van de tekortkomingen in het financieel beheer bij deze divisie verholpen.De minister deelt dan ook mede er alle vertrouwen in te hebben dat het
financieel beheer per 1 januari 2001 zodanig op orde is dat de stap naar de
agentschapstatus verantwoord genomen kan worden. Dit ook door het Ministerie
van Financiën onderschreven uitgangspunt vormt de basis voor de besluitvorming
in de Ministerraad en de brief aan de Tweede Kamer van 7 april 2000.2.9.4 Overgang ECD naar Ministerie van FinanciënDe ECD is per 1 september 1999 overgegaan naar het Ministerie van Financiën.
Bij de financiële verantwoording over de periode van 1 januari 1999 tot
en met 31 augustus 1999 is door de AD een verklaring met beperking afgegeven.
De beperking had betrekking op het ten onrechte niet naleven van Europese
aanbestedingsregels. Daarnaast is geconstateerd dat de interne controle van
matige kwaliteit was en dat er onzekerheid bestond ten aanzien van de aan
de fiscus af te dragen loonheffing van circa f 0,5 miljoen. Deze onzekerheid
hield verband met de onzorgvuldige registratie en verwerking van bovenmatige
fiscale reisvergoedingen. 2.9.5 ConclusieDe Rekenkamer merkt de volgende bevindingen ieder afzonderlijk aan als
een tekortkoming:• het niet naleven van Europese aanbestedingsregels;• de gebrekkige werking van de AO bij het CBS; en• de gebrekkige werking van de AO bij de EVD.2.9.6 Risico's en aanbevelingenBij Europese aanbesteding bestaat het risico dat het niet naleven van
richtlijnen terzake kan leiden tot boetes van de Europese Commissie of claims
van benadeelde bedrijven. De Rekenkamer beveelt daarom aan dat de directie
FEZ samen met de directie WJZ waarborgt dat voldoende juridische expertise
wordt ingeschakeld bij de beoordeling van gevallen waarbij het grensbedrag
van Europese aanbesteding wordt overschreden. Met name geldt dit voor het
CBS bij zijn plannen voor aanbesteding van projecten en inhuur van diensten.
Zij merkt op dat dit het tweede achtereenvolgende jaar is dat Europese aanbestedingsregelgeving
niet in alle gevallen is nageleefd.De nieuwe ontwikkelingen zowel bij het CBS (nieuwe organisatiestructuur
en baten- en lastenstelsel) als bij de EVD (agentschapstatus) zullen ook in
het jaar 2000 veel aandacht blijven vragen binnen het financieel beheer van
het CBS en de EVD. Hierdoor bestaat het risico dat de beoogde verdere uitbouw
van het financieel beheer stil komt te liggen. Deze verbeteringen in het financieel
beheer kunnen alleen goed van de grond komen als de vele gebreken in de interne
controle met voortvarendheid worden aangepakt. Teneinde te voorkomen dat deze
gebreken als gevolg van de nieuwe ontwikkelingen een lage prioriteit krijgt,
dringt de Rekenkamer aan op het gestructureerd aanpakken van de gebreken in
het financieel beheer in een apart project voor verbetering van het financieel
beheer, zowel voor het CBS als de EVD.Bij het CBS dringt de Rekenkamer aan op het – binnen zeer korte
termijn – opstellen van een plan van aanpak. In dit plan – te
accorderen door de dienstleiding van de respectieve dienstonderdelen –
dienen voor elke omissie in de interne controle de maatregelen, de tussenproducten
en het tijdpad afzonderlijk te worden vermeld. Belangrijke punten van verbetering
hierbij zou kunnen zijn het versterken van de interne controlefunctie per
divisie en het versterken van de financiële toezichtsfunctie van de Centrale
staf.In het geval van de EVD meent de Rekenkamer dat het financieel beheer
aanmerkelijk moet verbeteren wil de dienst voldoen aan de regels die zijn
gesteld aan een agentschap. Verwezen kan worden naar de «financieel
beheer brief» van het Ministerie van Financiën d.d. 31 maart 2000
waarin wordt ingegaan op het financieel beheer van agentschappen en waarin
tevens melding wordt gemaakt van de hoge eisen die de Tweede Kamer stelt aan
agentschappen.Ten slotte geeft de Rekenkamer in overweging de directie FEZ nauwgezet
de voortgang van de uitvoering van de plannen van het CBS en de EVD te laten
bewaken via de planning- en controlcyclus.Zelf zal de Rekenkamer in het kader van het onderzoek interne controle
bijzondere aandacht schenken aan het CBS en de EVD en aansluitend in het kader
van het rechtmatigheidsonderzoek 2000 de voortgang in de financiële functie
volgen. 2.10 Beheer financiële bindingen (leningen, garanties,
deelnemingen)In het rechtmatigheidsonderzoek 1998 maakte de Rekenkamer melding van
het feit dat de financiële middelen die bij de Stichting Economische
Samenwerking Nederland (SENO) uitstaan voor eventueel toekomstige betalingen
uit hoofde van verstrekte garanties, in 1999 door het Ministerie van Economische
Zaken beheerd zullen gaan worden.Over 1999 stelde de Rekenkamer vast dat een interne reservering binnen
de rijksbegroting is geïntroduceerd, waarin het garantiekapitaal met
betrekking tot de exportkredietverzekeringen SENO en GOM (Garantiefaciliteit
Opkomende Markten) aangehouden wordt. De tot voor 1999 buiten de rijksbegroting
aangehouden reserves zijn in 1999 «teruggehaald» naar het Ministerie
van EZ en vervolgens afgestort aan eerdergenoemde interne reserve.De Rekenkamer stelt vast dat hiermee een einde is gekomen aan een in het
rechtmatigheidsonderzoek 1997 geconstateerde ondoelmatige inzet van geldmiddelen.2.11 Onderzoek Interne ControleDe Rekenkamer voert momenteel een onderzoek uit naar de stand van de interne
controle op het Ministerie van EZ. Over dit onderzoek zal de Rekenkamer nog
in 2000 verslag uitbrengen. Een aantal bevindingen uit het onderzoek zijn
wel gebruikt voor dit rapport bij de financiële verantwoording.2.12 Conclusies over het financieel beheerRecapitulerend kan het volgende overzicht van geconstateerde tekortkomingen
van de voor het departement relevante ijkpunten voor 1999 én 1998 worden
gegeven. IJkpunt Geen noemenswaardige
tekortkomingen geconstateerdTekortkomingen geconstateerdErnstige tekortkomingen geconstateerd199919981999199819991998Accountantscontrolex  x  Beschrijving en
onder-houdsorganisatie AOx  x  Financiële
functiexx    Automatisering  x  xAgentschap Senterx  x  Toezicht op stromen buiten het Rijk xx   Overdrachtsuitgaven en -ontvangstenx  x  Transactie-uitgaven en -ontvangsten  xx  Beheer financiële bindingenxx    De Rekenkamer constateert dat er sprake is van een vooruitgang in het
financieel beheer ten opzichte van vorig jaar. In het toezicht vanuit het
ministerie op de besteding van communautaire gelden door de provincies heeft
de Rekenkamer in 1999 echter een tekortkoming gesignaleerd. De minister heeft in haar reactie meegedeeld verheugd te zijn over de
constatering van de Rekenkamer dat er bij haar ministerie op verschillende
terreinen sprake is van vooruitgang ten opzichte van 1998.De door de Rekenkamer aangetroffen tekortkomingen zullen in het komende
jaar zo veel mogelijk worden weggewerkt. Aan de door de Rekenkamer genoemde
aandachtspunten zal de vereiste aandacht worden besteed. De reactie van de
minister op een aantal deelaspecten is reeds verwerkt in de betreffende paragrafen.
Het betrof een reactie met betrekking tot de administratieve organisatie,
de EFRO-gelden, het CBS, de EVD, het VIR en Senter. Op de overige punten heeft
de minister geen specifiek commentaar geleverd. 3 OVERIGE BEHEERSONDERZOEKEN3.1 Aanbestedingen3.1.1 InleidingDe Rekenkamer heeft in de periode januari 1999 tot januari 2000 onderzocht
of het aanbestedingsbeleid bij het Rijk voldoet aan de wet- en regelgeving
en of er suggesties voor verbetering mogelijk zijn. In totaal zijn 110 aanbestedingsprocedures
onderzocht. Bij de dertien kernministeries zijn aselect 98 leveringen en diensten
getrokken uit de gedane betalingen in 1998 boven f 100 000,–.
Tevens zijn bij een drietal diensten van ministeries in totaal twaalf werken
in de steekproef opgenomen.Ten aanzien van het aanbestedingsbeleid is de minister van EZ coördinerend
bewindspersoon. Voor opmerkingen en aanbevelingen dienaangaande wordt verwezen
naar de Geleidebrief behorende bij de financiële verantwoordingen 1999,
waarin ook uitgebreider op het rijksbrede beeld van het onderzoek wordt ingegaan.3.1.2 Het rijksbrede beeldUit het rijksbrede onderzoek blijkt dat de onderzochte aanbestedingsprocedures
in groten getale niet voldoen aan de weten regelgeving. Slechts twaalf van
de 110 onderzochte procedures voldoen aan alle gestelde eisen. De Rekenkamer
wijst erop dat in de regelgeving waarborgen zijn verwerkt voor zowel rechtmatigheid,
doelmatigheid als integriteit. Niet-naleving van de regels levert dus risico's
op deze gebieden op.Volgens de Rekenkamer is het noodzakelijk dat er verbeteringen worden
aangebracht in de opzet en uitvoering van het aanbestedingsbeleid van de rijksoverheid.
Het kabinet heeft eind 1999 voor alle ministeries precies met dit doel een
actieplan opgesteld. Uitgangspunt van het actieplan is dat ieder ministerie
verantwoordelijk blijft voor het eigen aanbestedingsbeleid, maar dat er meer
aandacht moet komen voor samenwerking, standaardisatie en coördinatie
binnen en tussen de ministeries.3.1.3 AanbevelingenDe Rekenkamer vraagt bij alle ministeries met name aandacht voor de volgende
punten uit het actieplan:• het aanwijzen van een functionaris die verantwoordelijk is voor
de uitvoering van het actieplan;• het meewerken aan de coördinatie tussen de ministeries;• het met andere ministeries vormen van netwerken van inkopers en
aanbesteders per productgroepen voor de uitwisseling van kennis, standaardisatie,
benchmarking en de bundeling van volumes;• het tot stand brengen van de jaarlijkse verantwoordingsrapportage
aan de Tweede Kamer over de voortgang van het actieplan.Daarnaast vraagt de Rekenkamer bij het ministerie van EZ aandacht voor
het volgende:• het opnieuw bezien van de rol van de eigen «Coördinerend
Directeur Aanschaffingen», in het kader van de kwalitatieve en kwantitatieve
inventarisatie van de eigen inkoop en aanbestedingen; dit is tevens één
van de punten uit het eerder genoemde actieplan. Het ministerie heeft
in de financiële verantwoording 1999 aangegeven op dit punt actie te
zullen ondernemen;• het standaard opstellen van een proces-verbaal van opening bij
concurrentiestelling;• meer inzicht in de kosten en opbrengsten van aanbestedingsprocedures
door het structureel bijhouden van de kosten van de procedures, en het achteraf
evalueren van de procedures.Voor opmerkingen inzake het niet naleven van Europese aanbestedingsregels
wordt verwezen naar paragraaf 2.9.1.3.2 Materieelbeheer Centraal Bureau voor de Statistiek3.2.1 InleidingDe Rekenkamer onderzocht in de tweede helft van 1999 het materieelbeheer
bij dertien ministeries en instellingen. Daaronder bevond zich het CBS, een
dienstonderdeel van het Ministerie van EZ, met vestigingen in Heerlen en Voorburg.
Onderzocht werd of in opzet sprake is van een rechtmatig en doelmatig beheer
van materiële activa. De werking van het materieelbeheer werd onderzocht
aan de hand van diverse waarnemingen ter plaatse bij de divisie Research en
Ontwikkeling, de IT-sectoren en de divisie Algemene Ondersteuning (alle op
centraal niveau), en bij de afdeling Gegevensverzameling Enquêtering
Personen en Huishoudens in Heerlen (op decentraal niveau).Het onderzoek richtte zich op goederen van belang voor de primaire processen
(draagbare automatiseringsapparatuur) en op goederen met een verhoogd risico
op verlies (in welke vorm dan ook), zoals mobiele telefoontoestellen (gsm's),
videoapparaten en kunst. Ook kantoormeubilair werd in het onderzoek betrokken.Omdat het Besluit Materieelbeheer 1996 en de toelichting daarop veel vrijheid
laten, heeft de Rekenkamer het besluit vertaald in een aantal meetbare normen,
aangevuld met eisen voor een ordelijk en controleerbaar beheer en met enkele
doelmatigheidseisen. Zij richtte zich niet op het risicobeheer als bedoeld
in de artikelen 8 en 10 van het besluit. Voorts werd andere regelgeving in
het onderzoek betrokken, zoals het Besluit Taak FEZ en het Besluit Taak DAD.
De normen zijn gerangschikt onder de aspecten: organisatie, registratie, toezicht
en controle, en informatievoorziening. In de Geleidebrief worden algemene
conclusies weergegeven en wordt nader ingegaan op het Besluit Materieelbeheer.3.2.2 OrganisatieDe Rekenkamer is van mening dat de organisatie van het materieelbeheer
gebaseerd dient te zijn op een vastgelegde risicoanalyse, op daarvan afgeleide
doelstellingen en uitgangspunten en op beschreven regels en procedures.Voor geen van de onderzochte goederen was een volledige risicoanalyse
uitgevoerd, die specifiek toegesneden was op het materieelbeheer. De wel uitgevoerde
risicoanalyse voor automatiseringsapparatuur voldoet grotendeels aan de gestelde
normen en die voor kunstvoorwerpen deels. Alleen die voor automatiseringsapparatuur
is ook omgezet in beleid.Doelstellingen en uitgangspunten zijn alleen vastgelegd voor het primaire
proces en niet voor de overige processen en de daarbij behorende goederen.
Alleen de doelstellingen en uitgangspunten voor automatiseringsapparatuur
voldoen aan de gestelde normen.De inrichting, de verantwoordelijkheden, taken en bevoegdheden en de functiescheiding
zijn voor het beheer van automatiseringsgoederen duidelijk vastgelegd. Verzuimd
is echter aandacht te besteden aan het uitvoeren van aanwezigheidscontroles.
De regels en procedures voor de overige goederen zijn niet volledig en actueel
en besteden bovendien geen aandacht aan de inrichting van de interne controle
op het beheer.3.2.3 RegistratieDe Rekenkamer heeft onderzocht of inventarisadministraties en uitgifteregistraties
aanwezig waren, of bepaalde gegevens werden vastgelegd en of de volledigheid
en betrouwbaarheid van deze gegevens was gewaarborgd.Uit het onderzoek bleek dat de registraties van de automatiseringsapparatuur
voldoen aan de gestelde normen, behoudens het ontbreken van aanwezigheidscontroles.
De registratie van automatiseringsapparatuur is echter gewaarborgd voor betrouwbaarheid
en volledigheid door onder andere uitgifteregistraties. Ook de registratie
van gsm's voldoet aan de gestelde normen, behoudens dat er maatregelen van
interne controle ontbreken.De registraties van de audiovisuele apparatuur en bijzonder meubilair
zijn niet volledig en betrouwbaar. Wel bestaan er plannen voor het verbeteren
van de registratie van bijzonder meubilair.De registratie (en het beheer) van kunstvoorwerpen (in bruikleen van het
Instituut Collectie Nederland) voldoet in het geheel niet aan de gestelde
normen.3.2.4 Toezicht en controleDe Rekenkamer spreekt van adequaat toezicht en adequate controle op het
materieelbeheer als het ministerie conform het Besluit taak FEZ toezicht uitoefent,
evaluaties worden verricht, interne controlemaatregelen worden uitgevoerd
en conform het Besluit taak DAD accountantscontrole op het materieelbeheer
plaats heeft.Het toezicht van de directie FEZ van het Ministerie van EZ op het CBS
richt zich vooral op het financieel beheer en niet zozeer op het beheer van
materiële activa. De controles 1998 door de afdeling IC/CSF – die
de interne controle bij het CBS uitvoert – en de AD leverden belangrijke
kritiekpunten op wat betreft het beheer van de automatiseringsapparatuur bij
het CBS. Deze kritiek werd ter harte genomen en resulteerde in maatregelen.
In het rapport over 1999 vraagt de AD aandacht voor het verbeteren van het
materieelbeheer door uniformering van procedures en registraties en het afstemmen
van deze registraties met de financiële administratie.Over het beheer van activa die niet tot het primaire proces van het CBS
behoren, werden in de controleverslagen 1998 en 1999 van IC/CSF en in de rapporten
van de AD geen opmerkingen gemaakt. In het Rekenkameronderzoek kwamen op dit
punt wel tekortkomingen aan het licht. 3.2.5 InformatievoorzieningDe Rekenkamer is van mening dat informatie beschikbaar moet zijn over
het materieelbeheer voor het management, dat op basis hiervan sturing geeft.De informatie over het gebruik, de aanwezigheid en de staat (van onderhoud)
van de automatiseringsapparatuur voldoet aan de gestelde normen en maakt het
mogelijk op basis van kengetallen waar nodig bij te sturen. De informatievoorziening
over de goederen in relatie tot de ondersteunende processen voldoet evenwel
grotendeels niet aan de gestelde normen. Zo wordt voor de gsm's alleen informatie
gegenereerd over het gebruik in de zin van bewaking van de grensbedragen voor
de gesprekskosten. Voor de andere activa wordt in het geheel geen managementinformatie
gegenereerd (kantoorinventaris en kunstvoorwerpen) of wordt de wel beschikbare
informatie niet gebruikt (audiovisuele apparatuur).3.2.6 Conclusies en aanbevelingenDe Rekenkamer concludeert dat het beheer van goederen die behoren tot
de primaire processen bij het CBS voldoet aan de eisen van het Besluit Materieelbeheer
en aan haar normen op het terrein van de ordelijkheid en controleerbaarheid
en van de doelmatigheid van het beheer. Voor de overige materiële activa
is dat niet – voor communicatieapparatuur in beperkte mate – het
geval. Zij beveelt voor het beheer van de overige materiële activa aan:• de organisatie en de interne controle te versterken;• de registratie van bijzonder meubilair, audiovisuele apparatuur
en kunstvoorwerpen (inclusief voorwerpen in magazijn) te verbeteren dan wel
in te richten;• het toezicht en de controle vorm te geven;• het beheer van de goederen expliciet onderdeel te doen zijn van
de planning en controlcyclus, zodat het management op basis van verantwoordingsinformatie
kan sturen. 4 BEZWAARONDERZOEK4.1 Inleiding4.1.1 Aanleiding voor bezwaaronderzoekIn 1996 voerde het departement een nieuw geautomatiseerd systeem voor
de begrotingsadministratie in, het zogeheten Financieel Administratief Systeem
(FAS). Met behulp van dit systeem worden bedragen die voortvloeien uit de
begroting van het ministerie van EZ vastgelegd en verwerkt. Het FAS-systeem
vormt een geïntegreerd onderdeel van het operationele SAP R/3 systeem
(SAP) binnen het ministerie en bestaat deels uit maatwerk en deels uit standaard
functionaliteiten van SAP.De Rekenkamer constateerde dat de invoering van het FAS-systeem niet vlekkeloos
verliep. Over 1997 stelde zij vast dat er verbeteringen waren opgetreden en
dat er een redelijk stabiele situatie was bereikt. Wel behoefde een aantal
punten nog aandacht, waaronder duidelijkheid over toekenning van autorisaties
aan bevoegde personen.Over 1998 waren de tekortkomingen in het autorisatiebeheer nog steeds
niet naar behoren opgelost. Aangezien de Rekenkamer deze tekortkomingen voor
het tweede achtereenvolgende jaar aantrof, kondigde zij in de bundel Rechtmatigheidsonderzoek
19981 een bezwaaronderzoek over 1999 aan bij
het ministerie.4.1.2 Probleemstelling en begrippenVoor het bezwaaronderzoek hanteerde de Rekenkamer de volgende probleemstelling:
Heeft het Ministerie van Economische Zaken toereikende en tijdige maatregelen genomen om in
opzet en werking een sluitende autorisatie van het FAS-systeem te bereiken?Onder autorisatie werd in het kader van dit onderzoek verstaan de bevoegdheid
van medewerkers van het ministerie om mutaties aan te brengen of informatie
in te zien in het FAS-systeem. Een voorbeeld hiervan is de bevoegdheid tot
het vastleggen van een verplichting of van een uitgave. Op basis van deze
vastleggingen kunnen geautoriseerde betalingen worden verricht.Het onbevoegd aanbrengen van mutaties in het FAS-systeem kan ernstige
gevolgen hebben voor het financieel beheer en daarmee voor de rechtmatigheid
van de uitgaven van het ministerie.De voor een gebruiker benodigde combinaties van bevoegdheden worden geclusterd
in op maat gemaakte autorisatieprofielen, welke vervolgens worden vastgelegd
in een (papieren) autorisatiematrix. De bevoegdheden in het FAS-systeem zijn
in binaire vorm opgeslagen in tabellen. Een gebruiker meldt zich aan in een
systeem door middel van een zogeheten user-identification (User-id).4.2 Bevindingen en deelconclusies4.2.1 InleidingHet FAS-systeem is één van de drie bestaande SAP-applicaties
en is derhalve slechts een onderdeel van het SAP-systeem.De directie Personeel, Organisatie en Informatiemanagement (POI) is de systeembeheerder van het SAP-systeem. Functioneel beheerder van het
FAS-systeem is de directie FEZ. Deze directie koppelt op grond van de door
de dienstonderdelen opgegeven benodigde bevoegdheden de betrokken personen
aan autorisatieprofielen.Andere SAP-applicaties betreffen het Personeels Informatievoorzieningsysteem
(PIV), waarvoor POI de functionele verantwoordelijkheid draagt, en het BEURS-systeem,1 waarvoor de directie Interne Zaken functioneel verantwoordelijk
is.4.2.2 Inzake de opzet4.2.2.1 GebrekenDe opzet van het autorisatiebeheer vertoonde in 1999 op de volgende drie
belangrijke punten gebreken.VerantwoordelijkheidDe verantwoordelijkheid voor het beheer van het gehele SAP-systeem is
niet formeel geregeld. Ook is er geen duidelijke afbakening van verantwoordelijkheden
tussen het FAS-systeem en de overige applicaties die gebruikmaken van het
SAP-systeem.Omdat er drie administratieve systemen (FAS, PIV en BEURS) op één
SAP-systeem draaien, is er geen technische scheiding tussen deze systemen
en kunnen degenen die autorisaties verstrekken dit doen voor alle drie systemen.
Hiermee kunnen de drie genoemde dienstonderdelen niet de volledige verantwoordelijkheid
dragen voor het juist functioneren van de onder hen ressorterende systemen.De Rekenkamer stelde vast dat de applicatiebeheerders van de directies
FEZ en POI de bevoegdheid hebben om zonder toestemming van hun directeur de
eigen toegangsrechten aan te passen. Daarnaast hebben zij de mogelijkheid
om autorisatieprofielen rechtstreeks in de productieomgeving aan te passen.
Dergelijke aanpassingen dienen eerst in de ontwikkelomgeving te worden uitgevoerd.AutorisatiematrixHet ministerie beschikte in 1999 niet over een actuele autorisatiematrix
voor het FAS-systeem, waarmee een gedetailleerd totaaloverzicht kan worden
verkregen van de bevoegdheden van gebruikers.Reden van het ontbreken van een dergelijke matrix is het feit dat in 1999
de autorisaties niet zijn gekoppeld aan functies maar aan personen, waarbij
de autorisatiebevoegdheden op het individu werden toegesneden. Dit leidde
tot een groot aantal profielen omdat veel gebruik is gemaakt van de mogelijkheden
die het SAP-systeem biedt om autorisaties fijnmazig, tot op meerdere niveaus
diep, in te regelen. Ten tijde van het onderzoek bedroeg het aantal profielen
ruim 600. Inmiddels is dit aantal teruggebracht tot 371.Als gevolg van de complexe structuur van autorisaties en het vele hieraan
verbonden onderhoudswerk is de opgestelde matrix niet meer onderhouden. Dienstonderdelen
en controlerende instanties kunnen derhalve niet op een doelmatige wijze bevoegdheden
op relevantie beoordelen en deze zo nodig wijzigen. Voor dienstonderdelen
is dit van belang aangezien zij verantwoordelijk zijn voor de toekenning van
bevoegdheden aan hun medewerkers. Met de nieuwe versie van het SAP-systeem (vanaf de zomer van 1999 in gebruik
genomen) is een dergelijke controle overigens wel mogelijk doordat overzichten
per gebruikersgroep kunnen worden opgevraagd.Ten tijde van het onderzoek was de directie FEZ bezig met het ontwikkelen
van een overzichtelijk aantal standaard functieprofielen. Hierbij worden autorisatiebevoegdheden
gekoppeld aan functies. De aldus ontstane autorisatiematrix zal veel minder
beheerwerk met zich meebrengen om deze actueel te houden. Ook kunnen toekenningen
op eenvoudigere wijze worden gecontroleerd.Procedures inzake het wijzigen van autorisatiesMet uitzondering van de laatste twee maanden bestond in 1999 geen centraal
vastgelegde procedure bij de dienstonderdelen en de directie FEZ voor het
wijzigen van autorisaties. De opzet van de autorisatieprocedure is in de praktijk
gegroeid en laat de verantwoordelijkheid voor de juiste werking van de procedure
afhangen van de functievervulling van de betreffende functionarissen.De volgende processen waren niet geformaliseerd:• Toewijzing van functionarissen die binnen hun dienstonderdeel bevoegd
zijn mutaties in de autorisatietabellen aan te laten brengen. In de praktijk
vroeg de applicatiebeheerder van het dienstonderdeel de wijzigingen aan bij
de directie FEZ.• Toezicht door de directie FEZ op overeenstemming van benodigde
bevoegdheden op grond van functies en functiescheiding met vastgelegde bevoegdheden.• Terugkoppeling door de directie FEZ naar de dienstonderdelen nadat
de gevraagde wijzigingen zijn verwerkt.Met de introductie medio november 1999 van een nieuw autorisatieformulier
zijn deze processen inmiddels naar behoren geformaliseerd.4.2.2.2 Compenserende maatregelenHoewel er sprake was van een ontoereikende autorisatie (-procedure) in
de periode tot medio november 1999, boden de overige maatregelen in het systeem
van interne controle voldoende compensatie om te komen tot een integere gegevensverwerking.Zo is er binnen het ministerie een adequate functiescheiding tussen degenen
die krachtens mandaatbeschikkingen de bevoegdheid hebben het ministerie naar
derden toe in rechte te verbinden (de beschikkende functie) en degenen die
de bevoegdheid hebben het FAS-systeem te gebruiken (de registrerende dan wel
raadplegende functie).Ook is er voldoende functiescheiding tussen de directie FEZ en de overige
dienstonderdelen. Ook zijn binnen de directie FEZ functiescheidingen aangebracht
in de betaalfunctie.4.2.3 Inzake de werkingHet functioneren van het autorisatiebeheer was in 1999 over het algemeen
goed te noemen.De ingerichte autorisaties binnen het FAS-systeem en haar systeemomgeving
waren in overeenstemming met de door het ministerie in opzet bedoelde functiescheidingen
en ondersteunden deze in hoge mate. Zonder afbreuk te doen aan dit totaaloordeel,
plaatst de Rekenkamer hierbij de volgende kanttekeningen. Een kleine groep van negen beheerders en externe consultants (de zogeheten
SAP-ALL users) heeft de mogelijkheid om user-id's en autorisatieprofielen
rechtstreeks in de productieomgeving te wijzigen.Daarnaast had een beperkte groep kerngebruikers van het FAS-systeem een
kritieke combinatie van toegangsrechten.In het FAS-systeem helt de balans tussen de beheersbaarheid en de flexibiliteit
teveel door naar de flexibiliteit, doordat een groot aantal gebruikers de
mogelijkheid heeft om de in de stuurtabellen opgenomen parameters rechtstreeks
in de productieomgeving te wijzigen.Een goed werkend systeem kent een goede balans tussen beheersbaarheid
en flexibiliteit. Louter bezien vanuit oogpunt van functiescheiding behoren
applicaties alleen in de ontwikkelomgeving te worden gewijzigd. Aangezien
applicaties ook flexibel in gebruik moeten zijn, moeten gebruikers ook de
mogelijkheid hebben om rechtstreeks in de productieomgeving te muteren.Deze verstoorde balans vormt een verhoogd risico
van aantasting van de integriteit van de gegevensverwerking.Omdat gebruikers goed bekend moeten zijn in de ontwikkelomgeving van het
FAS-systeem om rechtstreeks in de productieomgeving te kunnen wijzigen, kwalificeert
de Rekenkamer dit risico evenwel niet als groot.Het door de Rekenkamer onderzochte actieve user-bestand was vervuild.
Bij relatief veel user-id's (30 op een totaal van circa 340 gebruikers) was
nog nooit ingelogd. Hierdoor bestaat het risico dat deze 'slapende«
user-id's door onbevoegden kunnen worden gebruikt om toegang tot FAS-gegevens
te verkrijgen.Ook bleek bij uitdiensttreding van gebruikers van het FAS-systeem dat
verzoeken tot verwijdering van autorisatieprofielen vaak niet tijdig door
de dienstonderdelen werden doorgegeven aan de directie FEZ.Inmiddels hebben na het onderzoek van de Rekenkamer de nodige opschoningsacties
plaatsgevonden.4.3 AanbevelingenDe Rekenkamer heeft op basis van de bevindingen van het bezwaaronderzoek
aanbevelingen gedaan. Deze aanbevelingen zijn overgenomen door het ministerie
en maken thans onderdeel uit van het zogeheten verbeterplan autorisatiebeheer
FAS. Het plan is goedgekeurd door de minister van EZ.Een belangrijk punt van het verbeterplan is de koppeling van functies
aan profielen. Deze methodiek is een belangrijke verbetering ten opzichte
van de situatie in 1999 waarbij niet functies maar gebruikers werden gekoppeld
aan profielen.De Rekenkamer heeft de volgende aanbevelingen gedaan:• Er dient gestreefd te worden naar een formele regeling van de verantwoordelijkheid
voor het beheer van het gehele SAP-systeem. Breng een zodanige scheiding aan
tussen de onderdelen van het SAP-systeem (FAS, BEURS en PIV), dat de betrokken
applicatiebeheerders de volledige verantwoordelijkheid kunnen dragen voor
het aan hen toevertrouwde onderdeel.• Autorisaties voor het beheer van user-id's en profielen zouden
meer moeten worden beperkt. Applicatiebeheerders van de directies FEZ en POI
zouden zonder de toestemming van hun directeur niet meer de bevoegdheid mogen
hebben de eigen toegangsrechten aan te passen. Ook zouden zij
niet meer in staat mogen zijn autorisatieprofielen rechtstreeks in de productieomgeving
aan te passen. Dergelijke aanpassingen dienen eerst in de ontwikkelomgeving
te worden uitgevoerd.• Userbestanden zouden frequenter moeten worden opgeschoond door
de desbetreffende dienstonderdelen, zodat overbodige user-id's tijdig worden
geblokkeerd dan wel verwijderd. Opschoning dient onderdeel uit te maken van
de normale autorisatieroutines en als zodanig te worden gedocumenteerd. Opschoning
is een zaak die alle applicaties van het SAP-systeem aangaat. Opschoning van
alleen de bestanden van FAS-users verliest haar waarde als ook de PIV- en
BEURS-bestanden niet periodiek worden opgeschoond.• Het aantal user-id's met SAP-ALL rechten dient te worden beperkt
tot maximaal twee gebruikers. Aanvullend dient te worden voorzien in een automatische
vastlegging (logging) van de acties van deze functionarissen.• De instelling van stuurparameters waarmee de bevoegdheid tot het
wijzigen van stuurtabellen dient strakker te worden geregeld. Aanbevolen wordt
deze wijzigingen voortaan zoveel mogelijk via de ontwikkelomgeving van het
SAP-systeem te laten lopen1. In samenhang hiermee
wordt aanbevolen voortaan voor kritieke tabellen de logging-faciliteit te
activeren.Ten slotte wordt aanbevolen de inherente zwakheid als gevolg van kritieke
combinaties van autorisaties te compenseren met aanvullende maatregelen. Hierbij
kan worden gedacht aan een steekproefsgewijze beoordeling in detail van de
invoergegevens door een tweede medewerker. Ook kan worden gedacht aan centralisatie
van functies, die op decentraal niveau niet goed gescheiden kunnen worden
uitgevoerd.4.4 ConclusieDe opzet van het autorisatiebeheer van het FAS-systeem vertoonde in 1999
op belangrijke punten gebreken. Deze werden evenwel opgevangen door voldoende
compenserende maatregelen in andere delen van de administratieve organisatie
van het departement, zodat hiermee een integere gegevensverwerking in 1999
in voldoende mate was gewaarborgd. Bovendien werden autorisaties ondanks de
gebrekkige opzet goed beheerd.Ten slotte constateerde de Rekenkamer dat haar aanbevelingen om te komen
tot een toereikende opzet van het autorisatiebeheer zijn opgenomen in een
door de minister goedgekeurd verbeterplan.Alles overwegend kan worden vastgesteld dat er geen sprake is van noemenswaardige
tekortkomingen en maakt de Rekenkamer geen bezwaar als bedoeld in artikel
55, eerste lid van de Comptabiliteitswet.Wel dringt zij erop aan dat het ministerie het verbeterplan nauwgezet
zal uitvoeren en zelf de voortgang ervan zal bewaken. Deze noodzakelijke acties
zullen door de Rekenkamer in het kader van haar rechtmatigheidsonderzoek over
2000 worden gevolgd. 5 FINANCIËLE VERANTWOORDING5.1 RekeningOverzicht 1 laat de totaalbedragen zien waaruit de rekening 1999 van het
Ministerie van Economische Zaken is samengesteld (exclusief agentschappen).
Daarvan is afgetrokken het gedeelte waarvan de Rekenkamer met redelijke zekerheid
heeft kunnen vaststellen dat het geen fouten of onzekerheden bevat die de
tolerantiegrenzen overschrijden. Wat overblijft is het totaal aan fouten en
onzekerheden die de tolerantiegrenzen wel overschrijden.Overzicht 1 Bedragen van de rekening 1999, Ministerie
van Economische Zaken (x f 1 miljoen)  Verplichtingen1Uitgaven1OntvangstenTotaal7 066,64 330,84 725,8 Geen
belangrijke fouten/onzekerheden7 066,64 330,84 725,8Belangrijke fouten/onzekerheden000Onvolledigheden000Het bedrag aan verplichtingen en uitgaven bevat in totaal f 23,3
miljoen respectievelijk f 109,6 miljoen aan overschrijdingen. Indien
de Staten-Generaal niet akkoord gaan met de desbetreffende slotwetmutaties,
zal de Rekenkamer haar positieve oordeel op dit punt moeten herzien.5.2 Toelichting bij de rekening5.2.1 IJkpunt Informatievoorziening en kengetallenDe Rekenkamer heeft evenals vorig jaar de kengetallen in de financiële
verantwoording onderzocht. De Rekenkamer definieert een kengetal als iedere
combinatie van kwantitatieve informatie die bruikbaar is voor de besturing
en/of beheersing van overheidshandelen, met als doel inzicht te geven in activiteiten,
prestaties en effecten in relatie tot de ingezette middelen.Kwaliteit en aantal kengetallenHet aantal kengetallen in de toelichting 1999 is (netto) iets afgenomen
ten opzichte van het aantal kengetallen met betrekking tot de toelichting
1998. Bij negen artikelen kwamen er kengetallen bij en bij veertien artikelen
werden geen of minder kengetallen opgenomen. Dit is in lijn met het voornemen
van het ministerie meer aandacht te besteden aan de kwaliteit (zinvolheid)
dan aan de kwantiteit van de kengetallen. In kwalitatief opzicht is er geen
afname omdat de kengetallen die niet meer werden opgenomen met name kengetallen
betreffen met betrekking tot bedrijfsvoeringsgegevens van veelal kleinere
uitgaven. Bij één niet meer opgenomen kengetal (artikel 09.01
«Energiebesparing») is echter ook sprake van een kwalitatieve
achteruitgang. Het doeltreffendheidskengetal betrof de geraamde energiebesparing
in kilojoules dankzij investeringen waaraan een subsidie van het ministerie
(Tenderregeling Industriële Energiebesparing) bijdraagt. Naar oordeel
van de Rekenkamer betrof dit – zelfs met het nodige voorbehoud –
een relevant kengetal.1Er zijn ook nieuwe kengetallen opgenomen ten opzichte van 1998. Dit betreft
met name kengetallen voor de uitvoeringskosten van (buiten)diensten
van het ministerie (zoals BIE, CBS, NMa en CPB). Hiermee heeft het ministerie
een toezegging van twee jaar geleden ingelost.De Rekenkamer constateert dat ook in suppletore begrotingen bij wijzigingsvoorstellen
aangepaste kengetallen zijn opgenomen. Bijvoorbeeld bij artikel 02.02 «Ecologie
Economie en Technologie» of bij de artikel 05.03 «Borgstellingsregeling
MKB».Controle Accountantsdienst inzake kengetallenDe Rekenkamer constateert dat de AD de in de toelichting opgenomen kengetallen
marginaal in zijn controle heeft betrokken.Aan de beoordeling van de kengetallen met als sturingsinformatie van activiteiten
van dienstonderdelen is door de AD geen aandacht besteed. Wel worden de kengetallen
in de financiële verantwoording getoetst op aanvaardbaarheid. Dit betreft
met name toetsen op rekenkundige juistheid en aansluiting met andere cijfers.
Inhoudelijke juistheid, relevantie en bruikbaarheid krijgen, mede gezien het
tijdstip van het beschikbaar zijn van de informatie, niet de nadruk.Daarnaast hebben de kengetallen voor de AD waarde als richtinggevende
informatie voor de inrichting van de controle. Vooralsnog is het gebruik daartoe
beperkt tot de begrotingsinformatie. Om te dienen als sturingsmiddel voor
de afsluitende controle (cijferbeoordeling) komt de informatie te laat beschikbaar.ConclusieDe kwaliteit van kengetallen is over het algemeen toegenomen ten opzichte
van 1998. Inzake de controle door de AD geldt dat binnen de gehele rijksoverheid
sprake is van een ontwikkelingstraject. Om deze redenen is de Rekenkamer van
mening dat de toelichting voor het onderdeel informatievoorziening en kengetallen
voldoet aan de eisen.5.2.2 Overige bevindingen inzake de toelichting bij de
rekeningGeconstateerd is dat niet voor alle artikelen die in de begroting 1999
zijn toegelicht of zijn gespecificeerd per subartikel dit ook voor de financiële
verantwoording het geval is. De toelichting bij de rekening voldoet hiermee
formeel niet aan de huidige regelgeving. Het ministerie loopt hiermee vooruit
op toekomstige regelgeving vanwege de regeringsnota «Van beleidsbegroting
tot beleidsverantwoording». De Rekenkamer kan hiermee instemmen.5.2.3 Eindoordeel toelichting bij de rekening:De toelichting bij de rekening 1999 van het Ministerie van Economische
Zaken voldoet aan de daaraan te stellen eisen.5.3 Saldibalans met toelichtingJaarlijks beoordeelt de Rekenkamer een deel van de bedragen op de saldibalans.
De bedragen die zij niet beoordeelt zijn samengesteld uit:• de uitgaven en ontvangsten die de Rekenkamer al beoordeeld heeft
bij het onderzoek van de rekeningen; deze zijn niet opnieuw beoordeeld bij
het onderzoek van de saldibalans waar zij als post op staan;• de bedragen die op tegenrekeningen staan; deze worden niet beoordeeld
omdat ze geen inhoudelijke waarde hebben.Van de overige bedragen onderzoekt de Rekenkamer of deze fouten of onzekerheden
bevatten die haar tolerantiegrenzen overschrijden. Overzicht 2 geeft het totaalbedrag van de saldibalans per 31 december
1999. Daarvan worden afgetrokken:• het totaal van de niet-beoordeelde bedragen;• het totaal van de bedragen waarvoor met redelijke zekerheid is
vastgesteld dat deze geen fouten of onzekerheden bevatten.Dit resulteert in een totaal van bedragen met fouten of onzekerheden die
de tolerantiegrenzen overschrijden (belangrijke fouten en onzekerheden).Overzicht 2 Bedragen van de saldibalans per 31 december
1999, Ministerie van Economische Zaken (bedragen x f 1 miljoen)  DebetCreditTotaal32 177,132 177,1 Niet beoordeeld19 408,120 139,2Beoordeeld12 769,012 037,9 Geen belangrijke fouten/onzekerheden12 769,012 037,9 Belangrijke fouten/onzekerheden00 Onvolledigheden00De toelichting bij de saldibalans voldoet aan de eisen.De Rekenkamer heeft apart aandacht besteed aan de in de toelichting bij
de saldibalans opgenomen informatie over de afgerekende voorschotten en onderzocht
of deze afrekeningen aan de eisen voldeden. In totaal is f 1 446,9
miljoen afgerekend. De Rekenkamer stelde vast dat deze afrekeningen aan de
eisen voldeden.5.4 Financiële verantwoording agentschap SenterSenter is een in 1994 ingesteld agentschap met een stelsel van baten en
lasten. Over 1999 bedroeg het totaal van de baten f 81,0 miljoen. Het
totaal van de lasten bedroeg f 78,5 miljoen. Het voordelig resultaat
over 1999 bedroeg f 2,5 miljoen.De totale kapitaaluitgaven en -ontvangsten waren respectievelijk f 1,3
miljoen en f 0 miljoen. De totalen van de balans per 31 december 1999
bedroegen f 44,8 miljoen.De rekening van baten en lasten en de balans bevatten geen belangrijke
fouten en onzekerheden. De toelichtingen voldeden aan de eisen.5.5 Oordeel over de financiële verantwoordingDe Rekenkamer heeft onderzocht of de financiële verantwoording van
het Ministerie van Economische Zaken waarin opgenomen de financiële verantwoording
van de agentschap Senter voldoet aan de volgende eisen:• de verantwoording dient een deugdelijke weergave te zijn van de
uitkomsten van het financieel beheer en is opgesteld volgens de voorschriften;• de verplichtingen, uitgaven en ontvangsten respectievelijk de baten,
lasten, kapitaaluitgaven en -ontvangsten die in de verantwoording zijn opgenomen
dienen rechtmatig te zijn, dat wil zeggen: tot stand gekomen in overeenstemming
met de begrotingswetten en andere wettelijke regelingen. Op grond van haar onderzoek komt de Rekenkamer tot het oordeel dat de
financiële verantwoording van het ministerie zowel voldoet aan de eerste
eis als tweede eis. Dit geldt ook voor de financiële verantwoording van
het agentschap Senter. BIJLAGE Overzicht geconstateerde tekortkomingen 1999 bij het Ministerie
van Economische Zaken (bedragen x 1 miljoena) Geconstateerde tekortkomingJaar van constateringOntwikkelingen en toezeggingenOmschrijving ParagraafAutomatisering: ontbreken
beveiligingsplan SAP-systeem1999–Er ontbreekt
een beveiligingsplan voor het SAP-systeem2.5.2 Automatisering: onvoldoende uitwerking
SLA SAP-systeem1999–De SLA met betrekking tot
het SAP-systeem is onvoldoende uitgewerkt2.5.2 Automatisering: Gebreken in het NFI-systeem.1999–Het mutatietraject van het New Frontend IPA(NFI)-systeem,
waarmee decentraal salarisgegevens worden opgeleverd, is onvoldoende beheersbaar
en controleerbaar2.5.2 Toezicht op stromen buiten het rijk: gebrekkig toezicht op besteding
EFRO-gelden door provincies1999Er worden heldere afspraken gemaakt met provinciesHet departement had onvoldoende inzicht in de rapportages
van provincies. 2.7.1 Transactie-uitgaven en -ontvangsten: Europese aanbestedingsregels
zijn onvoldoende nageleefd1998, 1999De procedures zijn aangescherptOp een aantal punten zijn de Europese aanbestedingsregels bij een aantal dienstonderdelen
niet nageleefd2.9.1 Transactie-uitgaven en -ontvangsten: gebrekkige interne controle
bij het CBS1998, 1999Er wordt een plan van aanpak opgesteldEr is sprake van een gebrekkige interne controle inzake onder andere de opbrengstenverantwoording
bij het CBS2.9.2Transactie-uitgaven en -ontvangsten: Gebrekkige werking AO bij de EVD1998, 1999De financiële
functie wordt versterktBij de EVD
ontbreekt het aan kostenbewust handelen en het naleven van de regels in de
organisatie (o.a. dossiervorming, offerteprocedure, vastlegging verplichtingen)2.9.3a Het tussen haakjes geplaatste bedrag duidt op onzekerheden
over de volledigheid van de verantwoorde bedragenRapport bij de financiële verantwoording 1999 van
het Fonds Economische StructuurversterkingInhoud Samenvatting45   1Inleiding49   2Financieel beheer502.1Inleiding502.2Accountantscontrole50 2.3Wet- en regelgeving50 2.4Conclusies over het financieel beheer52    3Financiële verantwoording543.1Rekening54 3.2Toelichting bij de rekening553.3Saldibalans met
toelichting55 3.4Oordeel over de financiële verantwoording56    BijlageOverzicht geconstateerde tekortkomingen 1999  bij het Fonds Economische Structuurversterking57SAMENVATTINGOntwikkelingenVergeleken met vorig jaar heeft de Rekenkamer in het financieel beheer
van het Fonds Economische Structuurversterking (FES) een achteruitgang geconstateerd.
Er was niet tijdig gezorgd voor een deugdelijke wettelijke grondslag voor
een deel van de ontvangsten van het FES.AandachtspuntWet en regelgevingDe door de Staten-Generaal vastgestelde begroting 1999 van het FES, alsmede
de eerste en tweede suppletore begroting 1999 van dit fonds zijn gebaseerd
op een gewijzigde voedingssystematiek ten opzichte van 1998 en voorgaande
jaren. Deze wijzigingen zijn door de Regering neergelegd in een wetsvoorstel
dat in oktober 1999 aan de Tweede Kamer is voorgelegd.De in het Regeerakkoord afgesproken wijzigingen van de voedingssystematiek
houden het volgende in:• Niet meer de hoofdsommen van vervreemding van staatsdeelnemingen
en de zogenoemde «common-area»-baten komen ten gunste van het
FES, maar de structurele rentevrijval (verminderd met eventuele dividendderving),
die het gevolg is van het in mindering brengen op de staatsschuld van de hoofdsommen.• Niet meer de extra exportbaten ten opzichte van het Plan van gasafzet
1990 vormen de reguliere aardgasvoeding van het FES, maar een vast percentage
van 41,5% van de totale gasbaten (exclusief vennootschapsbelasting).Nu de parlementaire afhandeling van het wetsvoorstel zich uitstrekt tot
na indiening van het onderhavige rapport bij de financiële verantwoording,
heeft het ministerie aanvullende voorzieningen getroffen met het oog op de
rechtmatigheid van de FES-ontvangsten inzake het eerste bovengenoemde punt.De huidige FES-wet voorziet niet in een wettelijke grondslag voor het
saldo van de rentevrijval en de dividendderving, reden waarom het ministerie
meende deze grondslag door middel van de slotwet 1999 te kunnen aanbrengen.
Het saldo bedraagt circa f 68,1 miljoen en is verantwoord op artikel
01.06 Rentebesparing incidenteel. De Rekenkamer is evenwel van mening dat
een slotwet zich niet leent voor beleidswijzigingen zoals een wijziging van
de voedingssystematiek maar alleen voor mutaties van boekhoudkundige aard.
Dientengevolge kwalificeert de Rekenkamer het desbetreffende saldo ad f 68,1
miljoen als onrechtmatig.Onrechtmatigheid van de ontvangsten van het FES deed zich overigens ook
in 1996 voor. De Rekenkamer roept de verantwoordelijke ministers dan ook op
tijdig voor een deugdelijke wettelijke grondslag van het FES te zorgen.Oordeel financiële verantwoordingHet FES is een begrotingsfonds met als doel het financieren van investeringsprojecten
ter versterking van de economische structuur van Nederland. Vanuit het fonds
worden bijdragen toegekend aan andere begrotingshoofdstukken
ter financiering van investeringsprojecten van nationaal belang op het gebied
van onder andere verkeers- en vervoersinfrastructuur, technologie-, telecommunicatie-
en kennisinfrastructuur. Het fonds is dus een verdeelfonds; de feitelijke
projectuitgaven worden verantwoord in de financiële verantwoording van
het desbetreffende ministerie, onder wiens verantwoording de projecten worden
uitgevoerd.De Rekenkamer constateerde dat er ten aanzien van het reeds eerder vermelde
artikel 01.06 Rentebesparing incidenteel een bedrag van f 68,1 miljoen
aan ontvangsten onzeker is vanwege het ontbreken van bewijsstukken.De Rekenkamer komt tot het volgende oordeel over de financiële verantwoording
1999 van het FES.In 100% van de uitgaven en 96% van de ontvangsten trof de Rekenkamer geen
belangrijke fouten of onzekerheden aan. De fout en onzekerheid werden veroorzaakt
door respectievelijk het ontbreken van een deugdelijke wettelijke grondslag
en onzekerheid over de volledigheid van ontvangsten door het ontbreken van
bewijsstukken.Overigens is de verantwoording een deugdelijke weergave van de uitkomsten
van het financieel beheer en is opgesteld volgens de voorschriften.Financieel beheerOnderstaande tabel geeft een overzicht van de onderzoeksresultaten. IJkpunt Geen noemenswaardige
tekortkomingen geconstateerdTekortkomingen geconstateerdErnstige tekortkomingen geconstateerd199919981999199819991998Accountantscontrolexx    Wet- en regelgeving xx   De Rekenkamer vraagt nadrukkelijk aandacht voor de tekortkomingen die
over het begrotingsjaar 1999 zijn geconstateerd. Deze tekortkomingen zijn
opgenomen in de bijlage bij dit rapport. De Rekenkamer acht het van belang
dat de verantwoordelijke ministers maatregelen nemen om de tekortkomingen
op korte termijn weg te nemen. Zij wijst er in dit verband op dat voortduren
van deze tekortkomingen aanleiding voor de Rekenkamer kunnen zijn tot het
maken van bezwaar als bedoeld in artikel 55 van de Comptabiliteitswet.Reactie ministerDe ministers van Economische Zaken en Financiën geven in hun reactie
aan dat in de CW en de toelichting daarop slechts sprake zou zijn van «in
beginsel» niet toestaan van andere dan boekhoudkundige mutaties in de
slotwetten. Zij zijn van mening dat de beleidswijzing (de gewijzigde voedingssystematiek
van het FES) wel tijdig aan de Staten-Generaal is voorgelegd en bij de begrotingswetten
voor 1999 van het FES (de ontwerpbegroting en de eerste en tweede suppletore
begroting) budgettair zijn vastgelegd. Het in de slotwet hanteren van de voedingssystematiek
van vóór 1999 zou volgens de ministers leiden tot ongewenste
inconsistentie in de voedingssystematiek voor het jaar 1999. De ministers geven in hun reactie voorts aan dat de ontstane situatie
veroorzaakt wordt door het feit dat de Tweede Kamer der Staten Generaal de
desbetreffende wijzigingswet van het FES nog niet heeft vastgesteld.Overigens zijn de ministers van mening dat de wettelijke grondslag naar
hun stellige overtuiging voldoende aanwezig zal zijn zodra de slotwet van
het FES is vastgesteld.Voorts stellen de ministers dat in de verantwoording van het FES op een
volledig inzichtelijke en transparante wijze aangegeven is op grond van welke
wettelijke bepalingen en op welke wijze de uitgaven en ontvangsten zijn vastgesteld.De ministers menen dat er niet gesproken kan worden van een achteruitgang
in het financieel beheer. Het oordeel onrechtmatigheid voor een deel van de
ontvangsten, dat uit rentebesparingen voortvloeit, zou volgens de ministers
gewijzigd dienen te worden in rechtmatig.De ministers brengen in herinnering dat de Rekenkamer in 1998 bij een
vergelijkbaar probleem als oplossing aandroeg om in de begrotingswet zelf
of een suppletore begrotingswet een wetsartikel op te nemen, waarin expliciet
wordt vermeld dat een en ander plaatsvindt in afwijking van bepaalde artikelen
van de instellingswet FES. De ministers menen nu dat zij, met betrekking tot
de gewijzigde voedingssystematiek, deze suggestie volledig hebben opgevolgd,
immers de slotwet is een suppletore begrotingswet.De ministers geven in hun reactie op de door de Rekenkamer geconstateerde
onzekerheid over de volledigheid van de ontvangsten aan, dat het nadrukkelijk
niet de bedoeling is de ontvangen rentevrijval te beschouwen als een voorschot.
Er is slechts bedoeld aan te geven dat de ontvangsten op basis van de later
te ontvangen accountantsverklaringen wellicht nog een kleine wijziging kunnen
ondergaan.Nawoord RekenkamerDe Rekenkamer merkt naar aanleiding van de reactie van de ministers op
dat zij van mening blijft dat in de slotwet geen andere dan boekhoudkundige
mutaties dienen te worden opgenomen en dat deze slotwet zich dus niet leent
voor een beleidswijziging als de gewijzigde voedingssystematiek. Zij is van
mening dat deze beleidswijziging formeel in de instellingswet van het FES
had moeten worden vastgelegd alvorens volgens deze beleidswijziging gehandeld
had mogen worden. Nu deze vastlegging nog niet heeft plaatsgevonden ontbreekt
in de huidige FES-wet een wettelijke grondslag voor het saldo van de rentevrijval
en de dividendderving welke niet aangebracht kan worden door een slotwet.Bovendien merkt de Rekenkamer op dat de wijzigingswet van het FES nog
onderwerp is van een principiële discussie in de Tweede Kamer.Ten aanzien van de door de ministers aangehaalde suggestie uit 1998 kan
worden opgemerkt, dat ook toen volgens de Rekenkamer, beleidswijzigingen niet
bij slotwet geregeld dienden te worden. De Rekenkamer bedoelde destijds opname
in een begrotingswet of een suppletore begrotingswet, met uitzondering van
opname in een slotwet. Dit had toen duidelijker kunnen worden vermeld.De Rekenkamer is het met de ministers eens dat op inzichtelijke en transparante
wijze aangegeven is op grond van welke wettelijke bepalingen en op welke wijze
de uitgaven en de ontvangsten van het FES zijn vastgesteld. Helder inzicht
is naar de mening van de Rekenkamer echter niet voldoende om
te kunnen spreken van een deugdelijke wettelijke grondslag voor een deel van
de ontvangsten. Bij het ontbreken van deze grondslag is sprake van een tekortkoming.
Omdat deze tekortkoming in 1998 niet bestond is sprake van een achteruitgang
in het financieel beheer in 1999.De Rekenkamer blijft ten aanzien van het punt van de volledigheid van
de ontvangsten van mening dat sprake is van onzekerheid. 1 INLEIDINGOp 21 december 1995 is met de Wet Fonds Economische Structuurversterking
het Fonds Economische Structuurversterking (FES) ingesteld, met terugwerkende
kracht tot 1 januari 1993. Het FES wordt beheerd door de ministers van Economische
Zaken (EZ) en Financiën en gecontroleerd door de Accountantsdienst (AD)
van het Ministerie van EZ.Het FES is een begrotingsfonds conform de Comptabiliteitswet en heeft
als doel het financieren van investeringsprojecten ter versterking van de
economische structuur van Nederland.De voeding van het fonds bestaat uit bepaalde aardgasbaten, andere voor
het fonds te bestemmen opbrengsten uit het vervreemden van vermogensbestanddelen
van het Rijk en uit overige ontvangsten.Vanuit het fonds worden bijdragen toegekend aan andere begrotingshoofdstukken
ter financiering van investeringsprojecten van nationaal belang op het gebied
van onder andere verkeers- en vervoersinfrastructuur, technologie-, telecommunicatie-
en kennisinfrastructuur.Het fonds is dus een verdeelfonds; de feitelijke projectuitgaven worden
verantwoord in de financiële verantwoording van het desbetreffende ministerie,
onder wiens verantwoording de projecten worden uitgevoerd.Voor de AD omvat de controle op de rechtmatigheid derhalve alleen de ontvangsten
en de verdeling van deze gelden over de betrokken begrotingen.Voor 1999 bedroegen de uitgaven van het FES circa f 2,9 miljard en
de ontvangsten circa f 1,8 miljard. Het saldo van het FES bedroeg ultimo
1999 circa f 6,5 miljard.Dit rapport bij de financiële verantwoording bevat de belangrijkste
resultaten van het rechtmatigheidsonderzoek over 1999 dat de Rekenkamer heeft
uitgevoerd bij het FES. Zij heeft over dit onderzoek gecorrespondeerd met
de minister van EZ.Dit rapport bestaat uit drie hoofdstukken. Hoofdstuk 2 betreft het financieel
beheer. In hoofdstuk 3 rapporteert de Rekenkamer over het onderzoek naar de
financiële verantwoording. Het rapport sluit af met de bijlage inzake
de over 1999 geconstateerde tekortkomingen. 2 FINANCIEEL BEHEER2.1 InleidingDe Rekenkamer hanteert als uitgangspunt dat de ministers hun financieel
beheer op orde dienen te hebben. Voor het signaleren van tekortkomingen gebruikt
zij drie categorieën. Dit zijn:• Geen noemenswaardige tekortkomingen.
Dit betekent dat uit het onderzoek geen tekortkomingen zijn gebleken die de
tolerantiegrenzen van de Rekenkamer overschrijden.• Tekortkomingen. Dit betekent dat uit
het onderzoek tekortkomingen zijn gebleken die de tolerantiegrenzen van de
Rekenkamer overschrijden.• Ernstige tekortkomingen. Hiervan spreekt
de Rekenkamer in de volgende situaties: uit het onderzoek zijn tekortkomingen
gebleken, die– kunnen leiden of hebben geleid tot disfunctioneren van het financieel
beheer voor het ijkpunt;– betrekking hebben op kritische processen;– wijd verbreid zijn binnen het ministerie;– tot aanzienlijke risico's voor de rechtmatigheid van zeer grote
bedragen kunnen leiden of al hebben geleid;– of die voor de Rekenkamer aanleiding zijn geweest om bezwaaronderzoek
in te stellen of bezwaar te maken.De Rekenkamer geeft tevens aan welke risico's voor rechtmatigheid en/of
doelmatigheid zij aan de gesignaleerde tekortkomingen verbonden acht en welke
mogelijkheden tot verbetering zij ziet.2.2 Accountantscontrole2.2.1 Accountantscontrole financiële verantwoordingDe departementale accountantsdienst (AD) heeft een goedkeurende verklaring
met toelichtende paragraaf bij de financiële verantwoording over het
begrotingsjaar 1999 afgegeven. De Rekenkamer stelde vast dat de bevindingen
van de AD-controle voldoende basis boden voor haar oordeelsvorming over de
financiële verantwoording 1999. Bij ontvangstartikel 01.06, oordeelde
de Rekenkamer afwijkend (zie paragraaf 2.3).2.2.2 Accountantscontrole financieel beheerDe Rekenkamer heeft gebruik kunnen maken van de resultaten van de accountantscontrole
gericht op het financieel beheer.2.3 Wet- en regelgevingDe door de Staten-Generaal vastgestelde begroting 1999 van het FES, alsmede
de eerste en tweede suppletore begroting 1999 van dit fonds zijn gebaseerd
op een gewijzigde voedingssystematiek. Deze in het Regeerakkoord afgesproken
wijzigingen houden het volgende in:• Niet meer de hoofdsommen van vervreemding van staatsdeelnemingen
en de zogenoemde «common area»-baten komen ten gunste van het
FES, maar de structurele rentevrijval (verminderd met eventuele dividendderving),
die het gevolg is van het in mindering brengen op de staatsschuld van de hoofdsommen.• Niet meer de extra exportbaten ten opzichte van het Plan van gasafzet
1990 vormen de reguliere aardgasvoeding van het FES, maar een vast percentage
van 41,5 % van de totale gasbaten (exclusief vennootschapsbelasting).Deze wijzigingen zijn door de Regering neergelegd in een wetsvoorstel
dat in oktober 1999 aan de Tweede Kamer is voorgelegd. Nu de parlementaire
afhandeling zich uitstrekt tot na de indiening van het onderhavige rapport
bij de financiële verantwoording, heeft het ministerie aanvullende voorzieningen
getroffen met het oog op de rechtmatigheid van de FES-ontvangsten 1999.De voorzieningen zijn niet nodig voor de gewijzigde ontvangsten onder
punt twee, omdat de huidige FES-wet hiervoor een voldoende wettelijke grondslag
biedt.De huidige FES-wet voorziet evenwel niet in een wettelijke grondslag voor
de het saldo van de rentevrijval en de dividendderving, reden waarom het ministerie
meende deze grondslag door middel van de slotwet 1999 te kunnen aanbrengen.1 Het saldo bedraagt circa f 68,1 miljoen en is verantwoord
op artikel 01.06 (Rentebesparing incidenteel).De Rekenkamer is evenwel van mening dat een slotwet zich niet leent voor
beleidswijzigingen als de gewijzigde voedingssystematiek maar alleen voor
mutaties van boekhoudkundige aard.2 Dientengevolge
kwalificeert de Rekenkamer het desbetreffende saldo ad f 68,1 miljoen
als onrechtmatig.Met dit oordeel wijkt de Rekenkamer af van het oordeel van de AD. Deze
dienst kwalificeerde het bedrag als onzeker wegens het nog niet goedgekeurd
zijn van de slotwet door de Staten Generaal.De ministers van Economische Zaken en Financiën geven in hun reactie
aan dat in de CW en de toelichting daarop slechts sprake zou zijn van «in
beginsel» niet toestaan van andere dan boekhoudkundige mutaties in de
slotwetten. Uit de memorie van toelichting zou derhalve niet zo'n zwart-wit-oordeel
zijn af te leiden zijn als de Rekenkamer doet.Voorts melden de ministers dat de beleidswijzing (de gewijzigde voedingssystematiek
van het FES) wel tijdig aan de Staten-Generaal is voorgelegd en bij de begrotingswetten
voor 1999 van het FES (de ontwerpbegroting en de eerste en tweede suppletore
begroting) budgettair zijn vastgelegd. Het in de slotwet hanteren van de voedingssystematiek
van vóór 1999 zou volgens de ministers leiden tot ongewenste
inconsistentie in de voedingssystematiek voor het jaar 1999.De ministers geven in hun reactie voorts aan dat de ontstane situatie
veroorzaakt wordt door het feit dat de Tweede Kamer der Staten Generaal de
desbetreffende wijzigingswet van het FES nog niet heeft vastgesteld.De Rekenkamer merkt naar aanleiding van deze reactie op dat zij van mening
blijft dat in de slotwet geen andere dan boekhoudkundige mutaties dienen te
worden opgenomen en dat deze slotwet zich dus niet leent voor een beleidswijziging
als de gewijzigde voedingssystematiek. Zij van mening dat deze beleidswijziging
formeel in de instellingswet van het FES had moeten worden vastgelegd alvorens
volgens deze beleidswijziging gehandeld had mogen worden. Nu deze vastlegging
nog niet heeft plaatsgevonden ontbreekt in de huidige FES-wet een wettelijke
grondslag voor het saldo van de rentevrijval en de dividendderving welke niet
aangebracht kan worden door een slotwet.Voorts meent de Rekenkamer dat het in dit geval niet slechts gaat om de
tijdigheid van vaststelling van de wijzigingswet, maar dat in de Tweede Kamer
ook sprake is van een discussie over de inhoud van de wijzigings- wet. Onrechtmatigheid van ontvangsten van het FES deed zich overigens ook in
1996 voor1. De Rekenkamer roept de verantwoordelijke
ministers dan ook op tijdig voor een deugdelijke wettelijke grondslag voor
de ontvangsten van het FES te zorgen.De ministers brengen naar aanleiding van deze oproep de Rekenkamer in
herinnering dat deze zelf bij brief van13 februari 1998 bij een vergelijkbaar
probleem als oplossing aandroeg om in de begrotingswet zelf of in een suppletore
begrotingswet een wetsartikel op te nemen waarin expliciet wordt vermeld dat
een en ander plaatsvindt in afwijking van bepaalde artikelen van de instellingswet
FES. De ministers menen nu dat zij, met betrekking tot de gewijzigde voedingssystematiek,
deze suggestie volledig hebben opgevolgd, immers de slotwet is een suppletore
begrotingswet.De Rekenkamer heeft dit inderdaad zo gesteld. Maar ook in die tijd hanteerde
de Rekenkamer het standpunt dat geen beleidswijziging bij slotwet kan worden
geregeld. De Rekenkamer heeft in genoemde brief dan ook bedoeld een begrotingswet
of een suppletore begrotingswet, met uitzondering van de slotwet. Dit had
toen inderdaad duidelijker kunnen worden vermeld.2.4 Conclusies over het financieel beheerRecapitulerend kan het volgende overzicht van geconstateerde tekortkomingen
van de voor het departement relevante ijkpunten voor 1999 én 1998 worden
gegeven. IJkpunt Geen noemenswaardige
tekortkomingen geconstateerdTekortkomingen geconstateerdErnstige tekortkomingen geconstateerd199919981999199819991998Accountantscontrolexx    Wet- en regelgeving xx   De Rekenkamer constateert dat er sprake is van een achteruitgang in het
financieel beheer, doordat niet tijdig werd gezorgd voor een deugdelijke wettelijke
grondslag voor een deel van de ontvangsten van het FES en onzekerheid ten
aanzien van de volledigheid van deze ontvangsten.De ministers geven in hun reactie aan dat zij van mening zijn dat de wettelijke
grondslag naar hun stellige overtuiging voldoende aanwezig zal zijn zodra
de slotwet van het FES is vastgesteld.Voorts stellen de ministers dat in de verantwoording van het FES op een
volledig inzichtelijke en transparante wijze aangegeven is op grond van welke
wettelijke bepalingen en op welke wijze de uitgaven en ontvangsten zijn vastgesteld.
Vervolgens moet beoordeeld worden of op een voldoende nauwkeurige wijze de
hand is gehouden aan de wettelijke bepalingen die als uitgangspunt zijn genomen.
De ministers menen dat dit het geval is geweest en dat derhalve niet gesproken
kan worden van achteruitgang in het financieel beheer. Het oordeel onrechtmatigheid
voor een deel van de ontvangsten, dat uit rentebesparingen voortvloeit, zou
volgens de ministers dan ook gewijzigd dienen te worden in rechtmatig.De Rekenkamer heeft in het voorgaande reeds aangegeven dat een slotwet
niet aangewend kan worden voor beleidswijzigingen en deelt derhalve de overtuiging
van de ministers niet. Wel is de Rekenkamer het ermee eens dat op inzichtelijke en transparante
wijze is aangegeven op grond van welke wettelijke bepalingen en op welke wijze
de uitgaven en de ontvangsten zijn vastgesteld. Helder inzicht is echter naar
de mening van de Rekenkamer niet voldoende om te kunnen spreken van een deugdelijke
wettelijke grondslag voor een deel van de ontvangsten. Bij het ontbreken van
deze grondslag is sprake van een tekortkoming. Omdat dit in 1998 niet het
geval was is er daarom sprake van achteruitgang in het financieel beheer in
1999. 3 FINANCIËLE VERANTWOORDING3.1 RekeningOverzicht 1 laat de totaalbedragen zien waaruit de rekening 1999 van het
FES is samengesteld. Daarvan is afgetrokken het gedeelte waarvan de Rekenkamer
met redelijke zekerheid heeft kunnen vaststellen dat het geen fouten of onzekerheden
bevat die de tolerantiegrenzen overschrijden. Wat overblijft is het totaal
aan fouten en onzekerheden die de tolerantiegrenzen wel overschrijden.In de toelichting op artikel 01.06 «Rentebesparing incidenteel»
is vermeld dat de over 1999 verrekende rentevrijval het karakter van een voorschot
heeft. Deze rentevrijval ontstaat door de hoofdsom van de vervreemdingen en
«common area»-baten in mindering te brengen op de staatsschuld.
Op dit bedrag is vervolgens de dividendderving in mindering gebracht, welke
door de verkoop van staatsdeelnemingen voortaan zullen worden gemist.Volgens de toelichting zal elk departement in 2000 een door zijn Accountantsdienst
gecontroleerde opgave afgeven betreffende het voorkomen van vervreemdingen
als bedoeld in artikel 3 van de Slotwet FES. Op basis van deze opgaven zal
door de FES-beheerders de daadwerkelijke omvang van de in 1999 gerealiseerde
rentevrijval worden bepaald. De over 1999 verrekende rentevrijval heeft dan
ook het karakter van een voorschot, aldus de toelichting.Vastgesteld werd dat nog niet alle bewijsstukken, nodig voor een berekening
van de in 1999 gerealiseerde rentevrijval, in het bezit waren bij de FES-beheerder.
De Rekenkamer stelde vast dat in de slotwet geen bepalingen zijn opgenomen,
die ruimte bieden voor de mogelijkheid de ontvangsten in een dergelijk geval
als een voorschot te beschouwen. Zij meent dan ook dat de ontvangsten niet
het karakter van een voorschot hebben en oordeelt dat sprake is van onzekerheid
over de volledigheid van de opbrengstverantwoording inzake artikel 01.06.Eerder gaf zij al in paragraaf 2.3 aan dat deze opbrengsten ook een deugdelijke
wettelijke basis misten en ook als onrechtmatig kunnen worden beschouwd.De ministers geven in hun reactie aan dat het nadrukkelijk niet de bedoeling
is de ontvangen rentevrijval te beschouwen als een voorschot. Er is slechts
bedoeld aan te geven dat de ontvangsten op basis van de later te ontvangen
accountantsverklaringen wellicht nog een kleine wijziging kunnen ondergaan.
De Rekenkamer blijft van mening dat hierdoor sprake is van onzekerheid over
volledigheid van de ontvangsten van het betreffende artikel. Overzicht 1 Bedragen van de rekening 1999, Fonds Economische
Structuurversterking (x f 1 miljoen)  Uitgaven1OntvangstenTotaal2 927,31 783,5 Geen belangrijke
fouten/onzekerheden2 927,31 715,4 Belangrijke
fouten/onzekerheden068,11 Het bedrag aan uitgaven bevat in totaal f 3,8 miljoen
aan overschrijdingen. Indien de Staten-Generaal niet akkoord gaan met de desbetreffende
slotwetmutaties, zal de Rekenkamer haar positieve oordeel op dit punt moeten
herzien.Een specificatie van de fouten en onzekerheden is opgenomen in de bijlage.3.2 Toelichting bij de rekeningDe toelichting bij de rekening 1999 van het Fonds Economische Structuurversterking
voldoet aan de eisen.Zonder aan dit oordeel afbreuk te doen, maakt de Rekenkamer de volgende
kanttekening.Op artikel 01.04 (Overige bijdragen vanuit het fonds) worden bijdragen
aan het Infrastructuurfonds verantwoord voor de Betuweroute en de Hogesnelheidslijn
(HSL). Omdat de FES-begroting in lopende prijzen wordt geraamd, terwijl de
bijdragen aan deze projecten in constante prijzen worden geraamd, is op dit
artikel in de begroting 1998 tevens een raming opgenomen voor de ontwikkeling
van de prijzen voor 1998 en latere jaren. Deze prijsbijstelling wordt echter
niet afzonderlijk met het Infrastructuurfonds verrekend, maar maakt deel uit
van de (gerealiseerde) bijdragen aan de HSL en Betuweroute.De toelichting bij dit artikel had aan duidelijkheid gewonnen indien was
verwezen naar de begroting 2000 van het Infrastructuurfonds (Tweede Kamer,
1999–2000, 26 800, hoofdstuk A nr. 2, blz. 106–113), waarin
deze problematiek uitgebreider aan de orde komt.De ministers geven in hun reactie aan in de toekomst deze verwijzing te
zullen opnemen.3.3 Saldibalans met toelichtingJaarlijks beoordeelt de Rekenkamer een deel van de bedragen op de saldibalans.
De bedragen die zij niet beoordeelt zijn samengesteld uit:• de uitgaven en ontvangsten die de Rekenkamer al beoordeeld heeft
bij het onderzoek van de rekeningen; deze zijn niet opnieuw beoordeeld bij
het onderzoek van de saldibalans waar zij als post op staan;• de bedragen die op tegenrekeningen staan; deze worden niet beoordeeld
omdat ze geen inhoudelijke waarde hebben.Van de overige bedragen onderzoekt de Rekenkamer of deze fouten of onzekerheden
bevatten die haar tolerantiegrenzen overschrijden.Overzicht 2 geeft het totaalbedrag van de saldibalans van het FES per
31 december 1999. Daarvan worden afgetrokken:• het totaal van de niet-beoordeelde bedragen;• het totaal van de bedragen waarvoor met redelijke zekerheid is
vastgesteld dat deze geen fouten of onzekerheden bevatten. Dit resulteert in een totaal van bedragen met fouten of onzekerheden die
de tolerantiegrenzen overschrijden (belangrijke fouten en onzekerheden).Overzicht 2 Bedragen van de saldibalans per 31 december
1999 van het Fonds Economische Structuurversterking (bedragen x f 1 miljoen)  DebetCreditTotaal9 389,49 389,4 Niet beoordeeld2 927,21 783,5Beoordeeld6 462,27 605,9 Geen belangrijke fouten/onzekerheden6 462,27 605,9 Belangrijke fouten/onzekerheden00De toelichting bij de saldibalans voldoet aan de eisen.3.4 Oordeel over de financiële verantwoordingDe Rekenkamer heeft onderzocht of de financiële verantwoording van
het FES voldoet aan de volgende eisen:• de verantwoording dient een deugdelijke weergave te zijn van de
uitkomsten van het financieel beheer en dient te zijn opgesteld volgens de
voorschriften;• de verplichtingen, uitgaven en ontvangsten die in de verantwoording
zijn opgenomen dienen rechtmatig te zijn, dat wil zeggen: tot stand gekomen
in overeenstemming met de begrotingswetten en andere wettelijke regelingen.Op grond van haar onderzoek komt de Rekenkamer tot het oordeel dat de
financiële verantwoording van het FES voldoet aan de eerste eis.Aan de tweede eis wordt voldaan, met uitzondering van een bedrag van f 68,1
miljoen aan onrechtmatige ontvangsten (artikel 01.06 Rentebesparing incidenteel)
wegens het ontbreken van een deugdelijke wettelijke grondslag en onzekerheid
over de volledigheid van deze ontvangsten wegens het ontbreken van bewijsstukken.
Verwezen wordt naar paragraaf 2.3 en 3.1. BIJLAGE Overzicht geconstateerde tekortkomingen 1999 bij het Fonds
Economische Structuurversterking (bedragen x 1 miljoena) Geconstateerde tekortkomingJaar van constateringFoutenOnzekerhedenArtikelOmschrijvingOmvangParagraaf Ontbreken van een deugdelijke wettelijke grondslag199968,1 01.06Ontbreken van een deugdelijke wettelijke grondslag68,12.3 Onzekerheid
over de volledigheid van de opbrengstverantwoording1999 (68,1)01.06Ontbreken van bewijsstukken(68,1)3.1Totaal 68,1   68,1 a Het tussen haakjes geplaatste bedrag duidt op onzekerheden
over de volledigheid van de verantwoorde bedragen.XNoot1Tweede Kamer, vergaderjaar 1999–2000, 27 058, nr. 1XNoot2De bedragen in dit RFV zijn in principe afgerond op één
cijfer achter de komma.XNoot3De Rekenkamer heeft in 1999 een rapport gepubliceerd inzake aardgasbaten
(Tweede Kamer, vergaderjaar 1999–2000, 26 811, nrs 1–2).XNoot1De bedragen in dit RFV zijn in principe afgerond op één
cijfer achter de komma.XNoot2De Rekenkamer heeft in 1999 een rapport gepubliceerd inzake aargasbaten
(Tweede Kamer, vergaderjaar 1999–2000, 26 811, nrs. 1–2).XNoot3De Rekenkamer heeft in 1999 een rapport gepubliceerd inzake aardgasbaten
(Tweede Kamer, vergaderjaar 1999–2000, 26 811, nrs 1–2)XNoot1het Centraal Bureau voor de Statistiek en in mindere mate de Directie
Financiering en Deelneming.XNoot1Dit betreft overigens andere artikelen dan de «vrijgegeven»
artikelen.XNoot1Verplichtingenrealisatie 1999 f 73,3 miljoen.XNoot1De realisatie in 1999 bedroeg: f 62,9 miljoen aan verplichtingen
en f 61,3 miljoen aan uitgaven.XNoot1Hiervoor was voor 1999 een bedrag begroot van f 2,3 miljoen.XNoot1Tweede Kamer, vergaderjaar 1999–2000, 27 058, nr. 1.XNoot1Tweede Kamer 1998–1999, 26 627, nrs. 1–2, p. 30–31.XNoot1Het systeem waarin met name gegevens voor het materieelmanagement zijn
opgeslagen.XNoot1Te regelen via tabel Tooo.XNoot1De middelen van het instrument zijn overgegaan naar een andere regeling
maar doelstelling en doelgroep blijven ongewijzigd (Voorjaarsnota).XNoot1Zie hiertoe artikel 3.XNoot2Verwezen wordt naar de Comptabiliteitswet, artikel 10, lid 2 en de toelichting
op dit artikel.XNoot1Tweede Kamer, vergaderjaar 1996–1997, 25 470, nrs. 1–2,
blz. 266. 
 
 Naar boven

 

Directe linkKopieer de link naar uw clipboard 

https://zoek.officielebekendmakingen.nl/kst-27127-32.html

Sluit modaal

 

Disclaimer
De hier aangeboden pdf-bestanden van het Staatsblad, Staatscourant, Tractatenblad, provinciaal blad, gemeenteblad, waterschapsblad en blad gemeenschappelijke regeling vormen de formele bekendmakingen in de zin van de Bekendmakingswet en de Rijkswet goedkeuring en bekendmaking verdragen voor zover ze na 1 juli 2009 zijn uitgegeven. Voor pdf-publicaties van vóór deze datum geldt dat alleen de in papieren vorm uitgegeven bladen formele status hebben; de hier aangeboden elektronische versies daarvan worden bij wijze van service aangeboden.

 

Over deze website
Contact
English
Help
Zoeken

Informatie hergebruiken
Privacy en cookies
Toegankelijkheid
Sitemap
Kwetsbaarheid melden

Open data
Linked Data Overheid
PUC Open Data

MijnOverheid.nl
Rijksoverheid.nl
Ondernemersplein.nl
Werkenbijdeoverheid.nl