Jaarverslagen over het jaar 2003; Rapport bij het jaarverslag van het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen
Staten-Generaal — Kamerstuk 
Datum: 2014-07-07 00:00:00.000000
Rechtsgebied: Wetgeving


(function (window, document, dataLayerName, id) {
 window[dataLayerName] = window[dataLayerName] || [], window[dataLayerName].push({ start: (new Date).getTime(), event: "stg.start" }); var scripts = document.getElementsByTagName('script')[0], tags = document.createElement('script');
 function stgCreateCookie(a, b, c) { var d = ""; if (c) { var e = new Date; e.setTime(e.getTime() + 24 * c * 60 * 60 * 1e3), d = "; expires=" + e.toUTCString() } document.cookie = a + "=" + b + d + "; path=/; Secure" }
 var isStgDebug = (window.location.href.match("stg_debug") || document.cookie.match("stg_debug")) && !window.location.href.match("stg_disable_debug"); stgCreateCookie("stg_debug", isStgDebug ? 1 : "", isStgDebug ? 14 : -1);
 var qP = []; dataLayerName !== "dataLayer" && qP.push("data_layer_name=" + dataLayerName), qP.push("use_secure_cookies"), isStgDebug && qP.push("stg_debug"); var qPString = qP.length > 0 ? ("?" + qP.join("&")) : "";
 tags.async = !0, tags.src = "https://koop.piwik.pro/containers/" + id + ".js" + qPString, scripts.parentNode.insertBefore(tags, scripts);
 !function (a, n, i) { a[n] = a[n] || {}; for (var c = 0; c < i.length; c++)!function (i) { a[n][i] = a[n][i] || {}, a[n][i].api = a[n][i].api || function () { var a = [].slice.call(arguments, 0); "string" == typeof a[0] && window[dataLayerName].push({ event: n + "." + i + ":" + a[0], parameters: [].slice.call(arguments, 1) }) } }(i[c]) }(window, "ppms", ["tm", "cm"]);
 })(window, document, 'dataLayer', 'f8b9eee5-8d9c-4ea1-abd5-83e174f29813');
 
 
 
Direct naar content
Navigatie
Contextinformatie
Publicatie
Acties
Inhoudsopgave
Gerelateerde informatie

Menu

U bent nu hier: 
Publicaties
Officiële publicaties

Inloggen

Primaire navigatie

Andere sites binnen Overheid.nl
Home
Uitgebreid zoeken
Mijn abonnementen
Help

Andere sites binnen Overheid.nl

Berichten over uw Buurt
Zoals vergunningen, bouwplannen en lokale regelgeving.

Rondom uw woonadres
Rondom een zelfgekozen adres

Dienstverlening
Zoals belastingen, uitkeringen en subsidies.

Naar dienstverlening

Beleid & regelgeving
Officiële publicaties van de overheid.

Naar beleid & regelgeving

Contactgegevens overheden
Adressen en contactpersonen van overheidsorganisaties.

Naar overheidsorganisaties

 
 
 
U bent hier:

Home

Kamerstuk 29540, nr. 17

 
 
 

Kamerstuk

Datum publicatie
Organisatie
Vergaderjaar
Dossier- en ondernummer

14-05-2004

Tweede Kamer der Staten-Generaal

2003-2004

29540 nr. 17

 

 

 
 
 Toon meer van: Inhoudsopgave
 
 

 
 AanhefLichaamOndertekeningLichaamInhoudSAMENVATTING 2003JaarverslagBedrijfsvoeringOntwikkeling bedrijfsvoeringReactie minister en nawoord Algemene Rekenkamer1 INLEIDING1.1 Rapport bij het jaarverslag1.2 Leeswijzer2 HET MINISTERIE2.1 Inleiding2.2 Ontvangsten, uitgaven en verplichtingen2.3 Belangrijke ontwikkelingen2.3.1 Taakstelling en aanpassing organisatiestructuur2.3.2 Actieplan Rekenschap2.4 Onderzoeksprogramma 20033 JAARVERSLAG VAN HET MINISTERIE3.1 Inleiding3.2 Oordeel jaarverslag3.3 Financiële informatieGebruik bevindingen vervolgonderzoek RekenschapVerantwoordingsstaat ministerie en toelichtingOverzicht 1 Bedragen van de verantwoordingsstaat 2003,
Ministerie van OCW (bedragen x € 1 miljoen)Verantwoordingsstaat agentschappen en toelichting3.4 Saldibalans en toelichtingOverzicht 2 Bedragen van de saldibalans per 31 december
2003, Ministerie van OCW (bedragen x € 1 miljoen)3.5 Informatie over beleidOordeelStaat van de beleidsinformatieVBTB-conformiteit3.6 Informatie over de bedrijfsvoering4 BEDRIJFSVOERING VAN HET MINISTERIE4.1 Inleiding4.2 Oordeel financieel beheer en materieelbeheer4.3 Toelichting op de onvolkomenheden4.3.1 M en O-beleid voor de sectoren BVE, HBO en WO4.3.2 Contractbeheer4.3.3 Apparaatskostenbeheer4.3.4 Subsidieregeling indemniteit bruiklenen4.3.5 Uitvoering van de geplande reviews4.3.6 Afwikkeling onvolkomenheden rechtmatigheidsonderzoek
2002M en O-beleid studiefinancieringSanctiebeleid specifieke uitkeringenVerplichtingen- en voorschottenbeheer directie ICTEuropees aanbestedenFinancieel beheer bij de Inspectie van het OnderwijsIT-beheer IB-Groep4.4 Ontwikkeling bedrijfsvoering5 REACTIE MINISTER EN NAWOORD ALGEMENE REKENKAMER5.1 Inleiding5.2 Reactie minister van OCWAlgemeenJaarverslag van het ministerieVervolgonderzoek RekenschapRekenschapSaldibalans en toelichtingInformatie over beleidInformatie over de bedrijfsvoeringBedrijfsvoering van het ministerieM en O-beleid voor de sectoren BVE, HBO en WOContractbeheerApparaatskostenbeheerSubsidieregeling indemniteit bruiklenenUitvoering van de geplande reviewsM en O-beleid studiefinancieringSanctiebeleid specifieke uitkeringenIT-beheer IB-Groep5.3 Nawoord Algemene RekenkamerInformatie over beleidSubsidieregeling indemniteit bruiklenenUitvoering van de geplande reviewsBIJLAGE 1OVERZICHT FOUTEN EN ONZEKERHEDEN(bedragen x € 1 miljoen)BIJLAGE 2OVERZICHT ONVOLKOMENHEDEN IN HET FINANCIEEL BEHEER, MATERIEELBEHEER
EN DE DAARTOE BIJGEHOUDEN ADMINISTRATIESBIJLAGE 3GEBRUIKTE AFKORTINGENBIJLAGE 4VERKLARENDE WOORDENLIJSTAccountantsrapportAccountantsverklaringAdministratieve systemenAgentschapArtikelgewijze oordeelsvormingBaseline financieel beheer en materieelbeheerBaten-lastendienstBedrijfsvoeringBegrijpelijkheidBeleidsintensiveringenBeleidsprioriteitenBestuurskostenBetrouwbaarheidBezwaaronderzoekBudgetrecht Tweede KamerConformiteit aan wettelijke regels (voor de inhoud)Conformiteit aan wettelijke regels (voor vormvereisten)Departementale accountantsdienst/auditdienst (DAD)Deugdelijke weergaveEuropese aanbestedingsrichtlijnenFinancieel beheerFinancieel Jaarverslag en Saldibalans van het RijkFoutenJaarverslag (departementaal)M&O-beleidMaterieelbeheerOnvolkomenheidOnzeker (onzekerheden)OverdrachtsuitgavenPotentieel bezwaargevalPrestatiegegevenRechtmatigheidRechtspersoon met een wettelijke taak (RWT)Review
 

 
 
 Toon meer van: Extra informatie
 
 

 
 

Informatie over publicatie

 

 

 
 Toon meer van: Gerelateerd
 
 

 
 Publicaties in kamerdossier

Kamerdossier 29540Toon alle publicaties in het hoofddossier

 

 
 
 Geconsolideerde regelgeving

 

 
 
 Geconsolideerde regelgeving

 

 
 
 Publicaties referendum

 

 

 

 

 

Authentieke versie (PDF)
bestandsgrootte: 206 Kb

Informatie

Gerelateerd

Printen

Delen

 
 
 
29 540Jaarverslagen over het jaar 2003nr. 17RAPPORT BIJ HET JAARVERSLAG 2003 VAN HET MINISTERIE VAN ONDERWIJS,
CULTUUR EN WETENSCHAP (VIII)Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal's-Gravenhage, 19 mei 2004Hierbij bieden wij u aan het op 10 mei 2004 door ons vastgestelde «Rapport
bij het Jaarverslag 2003 van het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap
(VIII)»Algemene Rekenkamerdrs. Saskia J. Stuiveling,presidentJhr. mr. W.M. de Brauw,secretarisInhoudSamenvatting
20035   Audit
Actielijst 20048   1Inleiding111.1Rapport bij het jaarverslag11 1.2Leeswijzer11    2Het ministerie132.1Inleiding132.2Ontvangsten, uitgaven en verplichtingen132.3Belangrijke ontwikkelingen142.4Onderzoeksprogramma 200315   3Jaarverslag van het ministerie173.1Inleiding17 3.2Oordeel jaarverslag173.3Financiële informatie19 3.4Saldibalans en toelichting21 3.5Informatie over beleid233.6Informatie over de bedrijfsvoering26   4Bedrijfsvoering van het ministerie284.1Inleiding28 4.2Oordeel financieel beheer en materieelbeheer30 4.3Toelichting op de onvolkomenheden30 4.4Ontwikkeling bedrijfsvoering36   5Reactie minister en nawoord Algemene Rekenkamer385.1Inleiding385.2Reactie minister van OCW385.3Nawoord Algemene Rekenkamer42   Bijlage 1Overzicht fouten en onzekerheden44Bijlage 2Overzicht onvolkomenheden in het financieel beheer, materieelbeheer
en de daartoe bijgehouden administraties47Bijlage 3Gebruikte afkortingen48Bijlage 4Verklarende woordenlijst49SAMENVATTING 2003In dit rapport bij het jaarverslag geeft de Algemene Rekenkamer haar beoordeling
van het jaarverslag van het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap
(OCW) over het begrotingsjaar 2003 en over het financieel beheer en materieelbeheer
en de daartoe bijgehouden administraties.JaarverslagOp grond van haar bevindingen is de Algemene Rekenkamer van oordeel dat
het jaarverslag over 2003 van het Ministerie van OCW voldoet aan de gestelde
eisen, met uitzondering van enkele geconstateerde fouten en onzekerheden met
betrekking tot rechtmatigheid in de financiële informatie, een onvolledigheid
in de saldibalans en met uitzondering van enkele onderdelen van het totstandkomingsproces
van niet financiële informatie en de verslaggeving hierover. Voor wat
betreft de financiële informatie vestigt de Algemene Rekenkamer de aandacht
op de onzekerheid die er bestaat over de rechtmatigheid van de uitgaven aan
onderwijsinstellingen waarvoor het vervolgonderzoek Rekenschap niet tijdig
kon worden afgerond met het kwantificeren van de onregelmatigheden.BedrijfsvoeringOp grond van haar bevindingen is de Algemene Rekenkamer van oordeel dat
de onderzochte onderdelen van het financieel beheer, het materieelbeheer en
de daartoe bijgehouden administraties van het Ministerie van OCW in 2003 hebben
voldaan aan de gestelde eisen, met uitzondering van de volgende vijf onvolkomenheden:• het M en O-beleid voor de sectoren BVE, HBO en WO;• het contractbeheer bij het bestuursdepartement;• het apparaatskostenbeheer bij het stuursdepartement;• de toekenning en afwikkeling van garanties in het kader van de
subsidieregeling indemniteit bruiklenen; en• de uitvoering van de geplande reviews.Verschillende onderdelen van het M en O-beleid voor de sectoren BVE, HBO
en WO zijn verbeterd, maar verdere verbeteringen blijven noodzakelijk. Het
gaat hierbij met name om het controlebeleid. In de risicoanalyses moet meer
en duidelijker aandacht besteed worden aan M en O-risico's en er dient een
controlebeleid te worden opgesteld en uitgevoerd dat is gebaseerd op deze
risico's. Hiervoor zal door de beleidsdirecties, in samenwerking met de auditdienst,
een reviewbeleid moeten worden opgesteld.Ontwikkeling bedrijfsvoeringDe Algemene Rekenkamer stelt vast dat het ministerie vijf in het rechtmatigheidsonderzoek
2002 geconstateerde onvolkomenheden heeft opgelost. De twee belangrijkste
zijn het M en O-beleid rond studiefinanciering en het sanctiebeleid voor specifieke
uitkeringen.De ontwikkeling van de bedrijfsvoering in het afgelopen jaar overziende
is de Algemene Rekenkamer van oordeel dat voor onderwerpen die meerdere jaren
zijn onderzocht de verbeteringen overheersen. Dit geldt met name op het terrein
van het M en O-beleid en bij de planning- en controlcyclus. Niettegenstaande
deze positieve ontwikkelingen, is de Algemene Rekenkamer van mening dat de
verbeteringen langzaam verlopen en dat een aantal zaken nadrukkelijk
aandacht vergen. Dit geldt in het bijzonder voor de kwaliteit van de opgestelde
risicoanalyses en voor de naleving van (interne) regels.Reactie minister en nawoord Algemene RekenkamerUit de reactie van de minister kan worden opgemaakt dat zij de bevindingen
en aanbevelingen van de Algemene Rekenkamer voor een groot deel onderschrijft.
In haar reactie geeft zij aan dat zij zich voor komend jaar tot doel heeft
gesteld om alle vijf door de Algemene Rekenkamer geconstateerde onvolkomenheden
weg te werken.De minister is verheugd dat de Algemene Rekenkamer van mening is dat de
verbeteringen overheersen in de onderwerpen die de Algemene Rekenkamer meerdere
jaren heeft onderzocht. De minister onderschrijft de constatering van de Algemene
Rekenkamer dat de naleving van (interne) regels verbetering behoeft. Dit is
volgens haar een belangrijk element van de verbetering van de bedrijfscultuur.
Om deze cultuur te verbeteren heeft het ministerie dit jaar en vorig jaar
de nodige acties in gang gezet.De minister is het niet eens met het oordeel van de Algemene Rekenkamer
dat de informatie over het gevoerde beleid in het Jaarverslag 2003 niet geheel
voldoet aan de verslaggevingseisen. Daarbij gaat het om de (verslaggevings)eis
dat prestatiegegevens die in de begroting zijn opgenomen ook in het jaarverslag
moeten staan. De minister bestrijdt deze eis niet. Ze vindt echter wel dat
deze eis niet te rigide moet worden gehanteerd, omdat inzichten in de relevantie
van prestatiegegevens en de verkrijgbaarheid van prestatiegegevens kunnen
wijzigen.Voor wat betreft het oordeel van de Algemene Rekenkamer over het M en
O-beleid voor de sectoren BVE, HBO en WO verwijst de minister in haar reactie
naar de voortgangsrapportage Joldersma die zij recent naar de Tweede Kamer
heeft verzonden en naar de beleidsreactie op het rapport van de commissie
Vervolgonderzoek Rekenschap. De minister zegt in haar reactie toe extra aandacht
te besteden aan de inventarisatie van M en O-risico's en de implementatie
van daarop betrekking hebbende maatregelen.Over het niet tijdig uitvoeren van de geplande reviews merkt de minister
op dat er goede redenen zijn geweest om de reviews door te schuiven naar 2004.
De minister is van mening dat er daarom geen sprake is van een onvolkomenheid.De Algemene Rekenkamer is verheugd dat de minister in haar reactie heeft
aangegeven een groot deel van de aanbevelingen van de Algemene Rekenkamer
te onderschrijven en naar aanleiding hiervan maatregelen te nemen. Zij spreekt
haar waardering uit voor het doel dat de minister zich heeft gesteld om alle
vijf geconstateerde onvolkomenheden het komend jaar weg te werken.De Algemene Rekenkamer kan zich niet vinden in de mening van de minister
dat een soepele toepassing mogelijk moet zijn van de eis dat prestatiegegevens
die in de begroting staan ook zijn opgenomen in het jaarverslag. De Algemene
Rekenkamer is van mening dat dit tot verwarring bij de lezer kan leiden. Zij
vindt daarom dat het ministerie aanpassingen in de formulering
van de beleidsdoelen en indicatoren dient door te voeren in de eerstvolgende
begroting.In haar reactie geeft de minister aan dat er goede redenen zijn geweest
om de reviews van de auditdienst op de werkzaamheden van instellingsaccountants
door te schuiven naar 2004. De Algemene Rekenkamer deelt deze mening niet.1 INLEIDING1.1 Rapport bij het jaarverslagIn dit rapport beoordeelt de Algemene Rekenkamer het jaarverslag en het
financieel beheer en materieelbeheer en de daartoe bijgehouden administraties
van het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW). Om tot deze
beoordeling te komen verricht de Algemene Rekenkamer eigen onderzoek en maakt
zij gebruik van de werkzaamheden van de departementale auditdienst.1.2 LeeswijzerDit rapport omvat, behalve een samenvatting en een inleiding, vier hoofdstukken,
te weten: «Het ministerie» (hoofdstuk 2), «Jaarverslag van
het ministerie» (hoofdstuk 3), «Bedrijfsvoering van het ministerie»
(hoofdstuk 4) en «reactie minister en nawoord Algemene Rekenkamer»
(hoofdstuk 5).Na de samenvatting vindt u de Audit Actielijst 2004 (AAL 2004). Deze bouwt
voort op de AAL 2003. De AAL laat zien op welke punten de Algemene Rekenkamer
vindt dat het ministerie actie moet ondernemen. Het overzicht meldt ook de
verbetermaatregelen die de minister heeft aangekondigd. Tevens
biedt de AAL inzicht in de voortgang van verbeteracties die de minister eerder
heeft ingezet.Hoofdstuk 2 laat zien wat de grootste geldstromen en de belangrijkste
ontwikkelingen zijn binnen het ministerie, en naar welke onderwerpen de Algemene
Rekenkamer onderzoek heeft gedaan.Hoofdstuk 3 beschrijft het oordeel van de Algemene Rekenkamer over het
jaarverslag en de saldibalans.In hoofdstuk 4, dat gewijd is aan de bedrijfsvoering van het ministerie,
het oordeel van de Algemene Rekenkamer over het financieel beheer en materieelbeheer
en de ontwikkelingen daarin weergegeven.Hoofdstuk 5 bevat de reactie van de minister en het nawoord van de Algemene
Rekenkamer.2 HET MINISTERIE2.1 InleidingHet Ministerie van OCW is een ministerie met vooral overdrachtsuitgaven
(rijksbijdragen, subsidies en specifieke uitkeringen). De aanspraak op een
(belangrijk) deel van deze overdrachtsuitgaven is afhankelijk van gegevens
die belanghebbenden zelf verstrekken aan het ministerie. Daardoor zijn deze
uitgaven bij uitstek gevoelig voor misbruik en oneigenlijk gebruik (M en O).De begrotingsuitvoering voor de programmakosten van onderwijs en onderzoek
is ondergebracht bij de Centrale Financiën Instellingen (Cfi) en de uitvoering
van de studiefinanciering bij de Informatie Beheer Groep (IB-Groep). De cultuurdirecties
kennen een dergelijke scheiding tussen beleidsverantwoordelijkheid en uitvoeringsverantwoordelijkheid
niet.Het ministerie kent vier rijksdiensten: de Rijksdienst voor Oudheidkundig
Bodemonderzoek (ROB), de Rijksdienst voor de Monumentenzorg (RDMZ), de Rijksarchiefdienst
(RAD) en het Instituut Collectie Nederland (ICN). Daarnaast maken vier inspecties
deel uit van het ministerie: de Inspectie van het Onderwijs, de Inspectie
Cultuurbezit, de Rijksarchiefinspectie en de Rijksinspectie voor de Archeologie.
Verder behoren tot het ministerie een drietal raden: de Onderwijsraad, de
Raad voor Cultuur en de Adviesraad voor het Wetenschaps- en Technologiebeleid.Het Cfi en de RAD zijn agentschappen. De IB-Groep heeft de status van
een zelfstandig bestuursorgaan (ZBO).2.2 Ontvangsten, uitgaven en verplichtingenFiguur 2 laat zien wat de drie grootste uitgaven van het Ministerie van
OCW zijn geweest in het jaarverslag 2002 en 2003 en in de begroting 2004.
Daaronder staan in de figuur de totalen van de ontvangsten en verplichtingen
in het Jaarverslag 2002, 2003 en de begroting 2004.Doordat de artikelen 01 (basisonderwijs) en 02 (expertisecentra) zijn
samengevoegd, zijn de verplichtingen en uitgaven voor het basisonderwijs in
de begroting 2004 toegenomen2.3 Belangrijke ontwikkelingen2.3.1 Taakstelling en aanpassing organisatiestructuurBegin 2002 heeft het Ministerie van OCW een veranderingstraject in gang
gezet in verband met de veranderende relatie met (onderwijs)instellingen (deregulering
en meer autonomie). Het traject is gericht op aanpassingen in de organisatiestructuur
en -cultuur. Eind 2003 heeft het ministerie aangekondigd de lijnsturing te
willen versterken door de integrale verantwoordelijkheid van de directies
te verleggen naar het niveau van de directeuren-generaal (DG's). Daarnaast
wil het ministerie de toezichts- en handhavingsfunctie sterker borgen door
deze in een afzonderlijk organisatie-onderdeel, onafhankelijk van de beleidsdirecties,
te beleggen.De planning en controlcyclus is in 2003 versterkt. In 2003 is de cyclus
van managementafspraken en kwartaalrapportages en -gesprekken voor het eerst
volledig doorlopen.Voor de apparaatsuitgaven van het ministerie zijn voor de periode 2003
tot en met 2007 taakstellingen (Balkenende I en II) opgelegd van respectievelijk € 106,0
miljoen (11%) en € 54,2 miljoen (5%). Het ministerie heeft zichzelf
voor de kosten van het sociaal flankerend beleid (geschat op € 21,8
miljoen) een extra taakstelling voor de apparaatskosten van € 13,8
miljoen opgelegd. Het meerdere wordt elders in de begroting gevonden.2.3.2 Actieplan RekenschapIn februari 2002 heeft de departementale auditdienst (toen nog departementale
accountantsdienst) gerapporteerd over onregelmatigheden in de bekostiging
van een aantal HBO-instellingen. Mede naar aanleiding van deze rapportage
is een onderzoek gestart naar onregelmatigheden in de bekostiging van BVE-,
HBO- en WO-instellingen. Dit zogenoemde «zelfreinigend onderzoek»
heeft in december 2002 geleid tot de publicatie van het rapport Ruimte voor Rekenschap1. Naar aanleiding
van de bevindingen in dit rapport en het rapport Onregelmatigheden
bekostiging in het (hoger) onderwijs2
van de Algemene Rekenkamer hebben de bewindspersonen in maart 2003 het actieplan
Rekenschap aangeboden aan de Tweede Kamer. In het actieplan worden maatregelen
aangekondigd om de externe sturing van de (onderwijs)instellingen te verbeteren.
Het gaat om verbeteringen in de wet- en regelgeving, de interpretatie hiervan
(voorlichting), de uitoefening van het toezicht en het handhavings- en sanctiebeleid.
Met de uitvoering van het actieplan Rekenschap wordt gestalte gegeven aan
de noodzakelijke verbetering van het M en O-beleid.In het actieplan Rekenschap is een vervolgonderzoek aangekondigd op het
zelfreinigend onderzoek. Het vervolgonderzoek heeft onder meer tot doel per
instelling inzicht te krijgen in het bedrag dat is ontvangen op grond van
handelwijzen die in strijd zijn met de wet, en te adviseren over de interpretatie
en eventuele aanpassing van wet- en regelgeving. Het vervolgonderzoek is uitgevoerd
door een onafhankelijke commissie onder voozitterschap van de heer G. J.
Schutte.De commissie Vervolgonderzoek Rekenschap heeft haar eindrapport op 1 april
2004 gepubliceerd. Uit het eindrapport blijkt dat de instellingen over de
onderzochte periode in totaal een bedrag van tenminste € 58 miljoen
ten onrechte aan bekostiging hebben ontvangen. Bij zeven van de 152 instellingen
die zijn onderzocht heeft de commissie het onderzoek niet tijdig af kunnen
ronden. In de meeste gevallen werd dit veroorzaakt door een combinatie van
de complexiteit van het onderzoek en niet tijdige medewerking van de instelling.
De commissie beveelt de minister aan het onderzoek bij deze zeven instellingen
voort te zetten.2.4 Onderzoeksprogramma 2003De Algemene Rekenkamer maakt jaarlijks een risicoanalyse. Op basis van
de risicoanalyse 2003 en de Audit Actielijst (AAL) 2003 stelt zij een programma
op voor het rechtmatigheidsonderzoek. De onderwerpen van het onderzoek 2003
specifiek voor het Ministerie van OCW, worden hieronder weergegeven:• De implementatie van de maatregelen uit het actieplan Rekenschap
en de (eind)rapportage van de commissie Vervolgonderzoek Rekenschap (paragrafen
4.3.1 respectievelijk 3.3).• Het M en O-beleid studiefinanciering (paragraaf 4.3.6).• De stand van zaken met betrekking tot het formuleren van een sanctiebeleid
voor specifieke uitkeringen (paragraaf 4.3.6).• De subsidieregeling indemniteit bruiklenen (paragraaf 4.3.4).• De koopsompolissen die in het kader van de taakstelling worden
verstrekt om de uitstroom te bevorderen (paragraaf 4.3.3).Naast de bovengenoemde onderzoeken bevat het onderzoeksprogramma ook reviewactiviteiten
om vast te stellen of de Algemene Rekenkamer gebruik kan maken van de werkzaamheden
van de departementale auditdienst. Een aantal in dit rapport gerapporteerde
bevindingen is gebaseerd op werkzaamheden van de auditdienst.3 JAARVERSLAG VAN HET MINISTERIE3.1 InleidingDe Algemene Rekenkamer heeft het Jaarverslag 2003 van het Ministerie van
OCW beoordeeld. In paragraaf 3.2 staat het oordeel van de Algemene Rekenkamer
over het jaarverslag als geheel. Dit oordeel is opgebouwd uit deeloordelen
over de volgende onderdelen van het jaarverslag:• financiële informatie (paragraaf 3.3);• informatie over beleid (paragraaf 3.5); en• informatie over bedrijfsvoering (paragraaf 3.6).Daarnaast beschrijft dit hoofdstuk het oordeel van de Algemene Rekenkamer
over de saldibalans van het ministerie en de toelichting op de saldibalans
(paragraaf 3.4).Voor haar oordeelsvorming over het jaarverslag van het ministerie maakt
de Algemene Rekenkamer gebruik van de werkzaamheden van de departementale
auditdienst. Vooraf beoordeelt de Algemene Rekenkamer of zij kan steunen op
de werkzaamheden van de auditdienst. Hiervoor doet zij onderzoek naar deze
werkzaamheden. Gezien de positieve uitslag van dit onderzoek zijn de oordelen
van de Algemene Rekenkamer over het jaarverslag mede tot stand komen op basis
van de uitkomsten van de werkzaamheden van de auditdienst.3.2 Oordeel jaarverslagOp grond van haar bevindingen is de Algemene Rekenkamer van oordeel dat
het jaarverslag over 2003 van het Ministerie van OCW voldoet aan de eisen
die de Comptabiliteitswet 2001 stelt, met uitzondering van enkele geconstateerde
fouten en onzekerheden met betrekking tot de rechtmatigheid in de financiële
informatie, een onvolledigheid in de saldibalans, en met uitzondering van
enkele onderdelen van het totstandkomingsproces van niet financiële informatie
en de verslaggeving hierover.De Algemene Rekenkamer is tot dit oordeel gekomen op basis van onderzoek
naar het jaarverslag. Zij heeft oordelen over de volgende onderdelen: financiële
informatie, saldibalans en toelichting, informatie over het gevoerde beleid
en informatie over de bedrijfsvoering. Zij baseert haar oordelen op eisen
die de CW 2001 stelt aan deze onderdelen. De eisen, de (deel)oordelen
van de Algemene Rekenkamer en de onderbouwing van de oordelen zijn in de volgende
paragrafen te vinden.3.3 Financiële informatieOp grond van haar bevindingen is de Algemene Rekenkamer van oordeel dat
de financiële informatie in het jaarverslag over 2003 van het Ministerie
van OCW voldoet aan de eisen die de CW 2001 stelt, met uitzondering van de
in overzicht 1 vermelde fouten en onzekerheden.Met financiële informatie wordt bedoeld:• alle verplichtingen, uitgaven en ontvangsten zoals opgenomen in
de verantwoordingsstaat over het ministerie en de toelichting daarbij; en• alle baten, lasten, kapitaaluitgaven, kapitaalontvangsten en balansposten
zoals opgenomen in de verantwoordingsstaat over de agentschappen Cfi en RAD
en de toelichting daarbij.Bij de volgende begrotingsartikelen heeft de Algemene Rekenkamer belangrijke
fouten en/of onzekerheden dan wel onvolledigheden geconstateerd met betrekking
tot de rechtmatigheid:• Artikel 04 Beroepsonderwijs en volwasseneneducatie: onzekerheid
over de rechtmatigheid (€ 57,2 miljoen) van uitgaven aan instellingen
waarbij de commissie Vervolgonderzoek Rekenschap haar onderzoek niet heeft
kunnen afronden. Daarnaast fouten (€ 1,9 miljoen) en onzekerheden
over de rechtmatigheid (€ 1,3 miljoen) in de uitgaven voor wat betreft
de declaraties van het Uitvoeringsorgaan Sociale Zekerheid Overheid (USZO).• Artikel 06 Hoger beroepsonderwijs: onzekerheid over de rechtmatigheid
(€ 542,1 miljoen) van uitgaven aan instellingen waarbij de commissie
Vervolgonderzoek Rekenschap haar onderzoek niet heeft kunnen afronden. Daarnaast
fouten (€ 1,9 miljoen) en onzekerheden (€ 1,2 miljoen)
in de uitgaven voor wat betreft de declaraties van het USZO.• Artikel 11 Studiefinanciering: fouten (€ 15,6 miljoen)
en onzekerheden (€ 13,3 miljoen) in de uitgaven, bijvoorbeeld als
gevolg van onjuiste invoer van mutaties en ontbrekende brondocumenten.• Artikel 18 Bestuursdepartement: fouten in de uitgaven door ten
onrechte niet Europees aanbestede contracten (€ 4,5 miljoen) en
onrechtmatige personele vergoedingen (€ 1,4 miljoen).Gebruik bevindingen vervolgonderzoek RekenschapIn het jaarverslag over 2002 gaat het ministerie in op het zelfreinigend
onderzoek. Uit het onderzoek blijkt, aldus het ministerie, dat een aantal
BVE-, HBO-, en WO-instellingen onrechtmatig heeft gehandeld ten aanzien van
de bekostigingsregels. Hierdoor bestaat voor een deel van de ontvangen reguliere
bekostiging onzekerheid over de rechtmatigheid. In het rechtmatigheidsonderzoek
2002 heeft de Algemene Rekenkamer deze onzekerheid niet doorvertaald naar
onzekerheid over de rechtmatigheid van de uitgaven 2002 van het ministerie.
Dit in afwachting van de uitkomsten van de door het ministerie getroffen maatregelen,
waaronder het vervolgonderzoek Rekenschap.De resultaten van het vervolgonderzoek zijn inmiddels gepubliceerd. Volgens
de commissie Vervolgonderzoek Rekenschap hebben de instellingen in de genoemde
sectoren de afgelopen jaren in totaal voor tenminste € 58 miljoen
ten onrechte aan bekostiging ontvangen. Bij zeven instellingen heeft de commissie
het onderzoek niet tijdig kunnen afronden. Op grond hiervan constateert
de Algemene Rekenkamer dat het vervolgonderzoek bij deze zeven instellingen
geen duidelijkheid heeft gegeven over de omvang van de onregelmatigheden.
Hierdoor blijft bij deze instellingen de in het jaarverslag 2002 gerapporteerde
onzekerheid over de rechtmatigheid van de bekostiging bestaan. De Algemene
Rekenkamer is daarom van mening dat doorvertaling naar de rekening van het
departement nu wel op zijn plaats is. De Algemene Rekenkamer heeft derhalve
onzekerheid over de rechtmatigheid van de uitgaven die in 2003 aan deze zeven
instellingen zijn verstrekt.De Algemene Rekenkamer sluit zich aan bij de aanbeveling van de commisie
Vervolgonderzoek Rekenschap aan de minister om verder onderzoek te verrichten
bij de zeven instellingen waarbij het vervolgonderzoek nog niet is afgerond.
Daarnaast beveelt de Algemene Rekenkamer de minister nadrukkelijk aan een
terugvorderingsbeleid te ontwikkelen ten aanzien van de thans reeds gerapporteerde € 58
miljoen aan onterecht ontvangen bekostiging. Op grond van dit terugvorderingsbeleid
dient vervolgens, bij elke individuele instelling, een expliciete afweging
te worden gemaakt over al dan niet terugvorderen.De gegevens die ten grondslag liggen aan de studiefinanciering en de tegemoetkoming
onderwijsbijdrage en schoolkosten maken deel uit van de bekostigingsgegevens
van onderwijsinstellingen. De bevindingen uit het vervolgonderzoek Rekenschap
wijzen uit dat instellingen handelswijzen hebben toegepast die in strijd zijn
met de wet waardoor ze aan het ministerie foutieve bekostigingsgegevens hebben
versterkt. De mogelijkheid bestaat dat studenten hierdoor ten onrechte studiefinanciering
of een tegemoetkoming in de onderwijsbijdrage en schoolkosten hebben ontvangen.
De kans hierop acht de Algemene Rekenkamer echter bijzonder klein. Vooral
omdat het aantal constructies waarbij deze mogelijkheid bestaat beperkt is.
Bovendien heeft de commissie Vervolgonderzoek Rekenschap nauwelijks onregelmatigheden
aangetroffen op de peildatum (1 oktober 2002) die bepalend is voor de
uitgaven 2003 aan studiefinanciering. Op grond van deze overwegingen heeft
de Algemene Rekenkamer geen onzekerheid over de rechtmatigheid van de uitgaven
inzake studiefinanciering en tegemoetkoming onderwijsbijdrage en schoolkosten
gerelateerd aan het onderzoek.Verantwoordingsstaat ministerie en toelichtingOnderstaand overzicht laat zien welke belangrijke fouten, onzekerheden
en onvolledigheden de Algemene Rekenkamer heeft geconstateerd met betrekking
tot de rechtmatigheid.Overzicht 1 Bedragen van de verantwoordingsstaat 2003,
Ministerie van OCW (bedragen x € 1 miljoen) Verplichtingen1Uitgaven1OntvangstenTotaal25 269,625 473,81 253,2Belangrijke fouten/ onzekerheden–640,4–Onvolledigheden–––1 Het bedrag aan verplichtingen en uitgaven bevat in totaal € 101,6
miljoen respectievelijk € 51,7 miljoen aan overschrijdingen. Indien
de Staten-Generaal niet akkoord gaan met de desbetreffende slotwetmutaties,
zal de Algemene Rekenkamer haar oordeel over de financiële informatie
moeten herzien.In bijlage 1 worden de belangrijke fouten en onzekerheden nader toegelicht.
Uit deze bijlage blijkt dat de totaalbedragen aan fouten, onzekerheden en
onvolledigheden voor de verantwoording als totaal binnen de goedkeuringsgrenzen
voor de verantwoording als totaal vallen.De Algemene Rekenkamer vestigt de aandacht op paragraaf 2 van de
toelichting bij de verantwoordingsstaat in het jaarverslag van het Ministerie
van OCW. Hierin gaat het ministerie in op de M en O-gevoeligheid van enkele
regelingen en de maatregelen die het ministerie heeft getroffen. De maatregelen
ten aanzien van de genoemde regelingen om het risico van misbruik en oneigenlijk
gebruik te beperken, vindt de Algemene Rekenkamer toereikend.Verantwoordingsstaat agentschappen en toelichtingDe Algemene Rekenkamer heeft geen belangrijke fouten en/of onzekerheden
aangetroffen in de verantwoordingsstaat van de agentschappen Cfi en RAD. Wel
constateert de Algemene Rekenkamer dat de toelichting bij Cfi niet het doelmatigheidsinzicht
geeft dat wel werd geboden (tabel 3) in de begroting 2003.Daarnaast constateert de Algemene Rekenkamer dat de jaarrekening van de
RAD een negatief eigen vermogen toont. Dit is in strijd met artikel 4.4 van
de regeling Vermogensvoorschriften baten-lastendiensten 2001.3.4 Saldibalans en toelichtingOp grond van haar bevindingen is de Algemene Rekenkamer van oordeel dat
de saldibalans 2003 en de toelichting van het Ministerie van OCW voldoen aan
de eisen die de CW 2001 stelt met uitzondering van het ontbreken in de saldibalans
van de deelneming van het Rijk in de NOB Holding NV.Onderstaand overzicht laat de totaalbedragen zien waaruit de saldibalans
2003 is opgebouwd en welke belangrijke fouten en/of onzekerheden dan wel onvolledigheden
de Algemene Rekenkamer heeft geconstateerd met betrekking tot de rechtmatigheid
en/of deugdelijke weergave.Overzicht 2 Bedragen van de saldibalans per 31 december
2003, Ministerie van OCW (bedragen x € 1 miljoen) DebetCreditTotaal53 737,453 737,4 -/- uitgaven respectievelijk ontvangsten en tegenrekeningen38 484,116 443,1Beoordeeld15 253,337 294,3 Belangrijke fouten/onzekerheden00Onvolledigheden101 De deelneming van het Rijk in de NOB Holding NV ontbreekt
in de saldibalans. Omdat de oorspronkelijke aankoopwaarde van deze deelneming
momenteel onbekend is, kan de Algemene Rekenkamer geen bedrag vermelden dat
met deze onvolledigheid is gemoeid. De NOB Holding NV staat voor € 103
mln. op de staatsbalans 2003. Genoemd bedrag is gebaseerd op de actuele waarde
en wijkt daardoor af van het bedrag dat op de departementale saldibalans had
moeten staan.Het totaal per 31 december 2002 openstaande voorschotten die in 2003
zijn afgerekend, bedraagt € 3 964,0 miljoen. De Algemene Rekenkamer
stelt vast dat deze afrekeningen aan de eisen voldoen.3.5 Informatie over beleidOordeelOp grond van haar bevindingen is de Algemene Rekenkamer van oordeel dat
de informatie over het gevoerde beleid in het jaarverslag over 2003 van het
Ministerie van OCW niet in alle opzichten op deugdelijke wijze tot stand is
gekomen en niet geheel voldoet aan de verslaggevingseisen.De Algemene Rekenkamer kan voor het verslagjaar 2003 nog geen volledig oordeel geven over de informatie over het gevoerde
beleid in het jaarverslag. Volgens de CW 2001 hoort de Algemene Rekenkamer
te onderzoeken of de informatie over het gevoerde beleid in het jaarverslag deugdelijk tot stand is gekomen en voldoet aan de daaraan te stellen
kwaliteitsnormen. Voor de kwaliteit van de informatie over beleid
is het onderzoek beperkt tot het voldoen aan de verslaggevingseisen. Dit heeft
tot het bovenstaande oordeel geleid.De kwaliteitsnormen voor informatie over beleid zijn rijksbreed nog niet
uitgewerkt. Evenmin is er een bijbehorende controlestructuur opgezet. Bovendien
hoeven de departementale auditdiensten volgens de CW 2001 slechts onderzoek
te doen naar de deugdelijke totstandkoming van de informatie over beleid,
en niet naar de kwaliteit van de informatie. Met betrekking tot de kwaliteit
van de informatie over het gevoerde beleid kan de Algemene Rekenkamer dus
geen gebruik maken van de departementale voorcontrole, zoals gebruikelijk
bij de andere onderzoeksobjecten. Met ingang van de begrotingscyclus 2005
moeten de normen en de controlestructuur door de regering uitgewerkt zijn
én toegepast worden (motie-Van Walsem).De departementale auditdienst heeft onderzocht of de informatie in het
jaarverslag over het gevoerde beleid op deugdelijke wijze tot stand is gekomen.
Het onderzoek betrof de tekst van het verslag, de prestatiegegevens in het
verslag en de naleving van interne richtlijnen. De auditdienst maakt daarbij
gebruik van een roulerende aanpak, waarbij elk prestatiegegeven eens per drie
jaar wordt onderzocht. Dit onderzoek is door de Algemene Rekenkamer beoordeeld
en gebruikt voor de oordeelsvorming inzake de deugdelijke totstandkoming van
beleidsinformatie.De Auditdienst trekt de conclusie – die de Algemene Rekenkamer deelt –
dat de totstandkoming van de informatie in het jaarverslag over het gevoerde
beleid wel controleerbaar is, maar voor wat de prestatiegegevens betreft niet
ordelijk tot stand is gekomen. Het ontbreekt aan integrale beschrijvingen
van de totstandkomingsprocessen van prestatiegegevens. De Algemene Rekenkamer
ziet in ordelijkheid een belangrijke voorwaarde voor het kunnen voldoen aan
de norm dat beleidsinformatie op deugdelijke wijze tot stand komt.Bij vier directies zijn niet alle prestatiegegevens van de begroting 2003
opgenomen in het beleidsverslag. De auditdienst vindt dat deze directies dit
voldoende hebben gemotiveerd. De Algemene Rekenkamer deelt deze mening niet
en is daarom van oordeel dat op dit punt niet is voldaan aan de verslaggevingsvoorschriften.
Zij vindt dat het jaarverslag informatie moet bevatten over de streefwaarden
in de begroting en de realisatie van de beleidsvoornemens. De
Algemene Rekenkamer is van mening dat het ministerie, ter voorkoming van verwarring
bij de lezer, prestatiegegevens niet in het jaarverslag, maar in de eerstvolgende
begroting moet aanpassen.Staat van de beleidsinformatieDe Algemene Rekenkamer onderzoekt sinds 2000 op gezette tijden hoe het
staat met de evaluatiefuncties bij de ministeries. Het rapport Staat van de beleidsinformatie 2004, dat de Algemene Rekenkamer ook
op Verantwoordingsdag 2004 publiceert, richt zich op de rol van de beleidsdirecties
in de evaluatiefunctie van de ministeries. De beleidsinformatie die ministeries
opleveren en die deels voortkomt uit beleidsevaluaties, is voor een groot
deel terug te vinden in de jaarverslagen van de ministeries. Daarmee is er
een directe link tussen het jaarlijkse onderzoek naar de staat van de beleidsinformatie
en het jaarlijkse onderzoek van de Algemene Rekenkamer naar de jaarverslagen
van ministeries.Het rapport Staat van de beleidsinformatie 2004
bevat echter geen onderzoek naar, en geeft dus geen oordeel over, de kwaliteit
van evaluatieonderzoeken en de gegevens uit de systemen van reguliere prestatiegegevens.
Het rapport geeft daarom nog geen bevindingen voor het oordeel van de Algemene
Rekenkamer over de deugdelijke totstandkoming en de kwaliteit van de informatie
over het gevoerde beleid. Voor concrete bevindingen wordt verwezen naar genoemd
rapport.VBTB-conformiteitDe Algemene Rekenkamer heeft dit jaar onderzoek gedaan naar de VBTB-conformiteit
van de beleidsinformatie in het jaarverslag. Dat wil zeggen dat de Algemene
Rekenkamer bij het ministerie onderzoek heeft verricht naar de volgende vraag:
«In welke mate worden voor de operationele doelstellingen, waarvoor
in de begroting 2003 voldoende inzicht werd geboden in de drie w-vragen, ook
de drie h-vragen beantwoord in het jaarverslag?»1 De Algemene Rekenkamer is van mening dat een goede begroting een belangrijke
voorwaarde is voor een goede verantwoording. De w-vragen, de h-vragen en de
resultaten van dit onderzoek worden in onderstaand figuur weergegeven.Ofschoon het ministerie de afgelopen jaren veel werk heeft gemaakt van
het verbeteren van het VBTB-gehalte van begroting en jaarverslag, maakt de
bovenstaande figuur duidelijk dat het ministerie de aandacht voor de VBTB-operatie
moet continueren. Het jaarverslag over 2003 van het ministerie biedt voor
veel beleidsdoelen nog geen inzicht in de effecten, prestaties en kosten.
Daarbij valt op dat het ministerie de kosten van het beleid vaker inzichtelijk
maakt dan de effecten en de daarvoor geleverde prestaties. In het onderzoek
«Groeiparagraaf 2002–2003» heeft de Algemene Rekenkamer
vergelijkbare conclusies getrokken voor de VBTB-conformiteit van de begroting
2003 van het ministerie1. Deze waren:• de beleidsartikelen uit de begroting 2003 geven veelal geen tot
beperkt inzicht in de vragen «wat willen we bereiken» en «wat
gaan we daarvoor doen»;• het inzicht in de vraag «wat mag het kosten» is voldoende.De Algemene Rekenkamer merkt op dat het verwezenlijken van een geheel
VBTB-conforme begroting en verantwoording nog de nodige inspanning zal vergen.
Dat geldt in het bijzonder voor het zichtbaar maken in begroting
en jaarverslag van de beleidsdoelen en de prestaties die het ministerie daarvoor
moet leveren. De Algemene Rekenkamer beveelt de minister dan ook aan het VBTB-gehalte
van begroting en jaarverslag verder te versterken. Zij ziet daarbij een duidelijke
relatie met lopende initiatieven binnen het ministerie om te komen tot een
herziening van het stelsel van begrotings- en verantwoordingsindicatoren.
De Algemene Rekenkamer merkt daarbij op dat het ministerie aanpassingen in
de formulering van de beleidsdoelen en in daarmee samenhangende indicatoren
in eerste instantie dient door te voeren in de begroting en pas daarna in
het jaarverslag.3.6 Informatie over de bedrijfsvoeringOp grond van haar bevindingen is de Algemene Rekenkamer van oordeel dat
de informatie over de bedrijfsvoering (waaronder de bedrijfsvoeringsparagraaf
en de mededeling over de bedrijfsvoering) in het jaarverslag over 2003 van
het Ministerie van OCW niet geheel op deugdelijke wijze tot stand is gekomen.
De opgenomen bedrijfsvoeringsinformatie voldoet wel aan de verslaggevingseisen,
met uitzondering van de eis dat het van toepassing zijnde normenkader wordt
toegelicht. Door het ontbreken van verwijzingen naar de gehanteerde normen
is het voor belanghebbenden moeilijk om de aandachtspunten op hun waarde te
schatten.De departementale auditdienst heeft onderzoek gedaan naar de totstandkoming
van de informatie in het jaarverslag over de bedrijfsvoering. Het «Referentiekader
mededeling bedrijfsvoering» en een departementale richtlijn zijn daarbij
als kader gehanteerd. Aanvullend op de beoordeling van het totstandkomingsproces
heeft de auditdienst ook een marginale toets uitgevoerd op de inhoud van de
bedrijfsvoeringsinformatie in het jaarverslag. Daartoe is nagegaan of het
geschetste beeld in overeenstemming is met de bij de auditdienst aanwezige
kennis over de bedrijfsvoering. De Algemene Rekenkamer heeft een review uitgevoerd
op het onderzoek van de auditdienst en daarbij vastgesteld dat zij kan steunen
op de departementale voorcontrole van de totstandkoming van bedrijfsvoeringsinformatie.
Zij onderschrijft daarom de conclusie van de auditdienst dat de totstandkoming
van de informatie in het jaarverslag over de bedrijfsvoering duidelijk is
verbeterd, maar nog niet geheel ordelijk en controleerbaar is.Voor de controle en de verantwoordingsstructuur van informatie over de
bedrijfsvoering geldt hetzelfde als voor de controle van de beleidsinformatie:
de Algemene Rekenkamer kan voor het verslagjaar 2003 nog geen volledig oordeel
geven over de informatie over het gevoerde beleid in het jaarverslag. Zij
kan evenmin steunen op de departementale voorcontrole van de kwaliteit van
de bedrijfsvoeringsinformatie omdat de auditdienst volgens de CW 2001 geen
onderzoek hoeft te doen naar de kwaliteit van de informatie over het beleid
en over de bedrijfsvoering (zie paragraaf 3.5).In het jaarverslag over 2002 dienden de ministers een mededeling over
de bedrijfsvoering op te nemen waarin zij voor met name genoemde onderdelen
van de bedrijfsvoering verklaren dat er sprake is van beheerste processen.
Die verplichting is voor het jaarverslag over 2003 vervallen. De ministers
hebben een grote vrijheid gekregen in de wijze waarop zij zich over hun bedrijfsvoering
moeten verantwoorden. De minister van OCW heeft er niettemin voor gekozen
opnieuw een mededeling op te nemen. De Algemene Rekenkamer waardeert dit positief.
De minister geeft hiermee aan dat zij bewust de verantwoordelijkheid
voor de bedrijfsvoering op zich neemt en bereid is zich hierover te verantwoorden.De minister verklaart dat in het verslagjaar de belangrijkste processen
in voldoende mate zijn beheerst. Verder noemt zij een aantal specifieke uitzonderingen,
waar nog niet geheel is voldaan aan de gestelde eisen. De uitzonderingen betreffen
de externe sturing door het ministerie van de instellingen en enkele aspecten
van de interne sturing, waaronder het risicomanagement. In de bedrijfsvoeringsparagraaf
geeft de minister een toelichting op beide uitzonderingen en geeft zij aan
welke verbeteracties en beheersmaatregelen het ministerie hiervoor heeft genomen.
Daarnaast beschrijft zij de ontwikkelingen op het terrein van personeel en
organisatie en op het terrein van inkopen en aanbesteden.De Algemene Rekenkamer heeft eigen onderzoek gedaan naar de totstandkoming
van de mededeling over de bedrijfsvoering. Zij heeft daarbij vastgesteld dat
de deelmededelingen van de afzonderlijke organisatieonderdelen zijn gebaseerd
op een zwakke risicoanalyse. De onderbouwing van de risicoanalyse en de uitwerking
van de beheersingsmaatregelen is beperkt. Zo is bij de risicoanalyses over
het algemeen weinig aandacht besteed aan risico's die verband houden met het
financieel beheer en materieelbeheer.De Algemene Rekenkamer heeft vastgesteld dat de totstandkoming van de
mededeling over de bedrijfsvoering is ingebed in de departementale planning
en controlcyclus. Wat betreft de verslaggevingseisen is gebleken dat de minister
in de bedrijfsvoeringsparagraaf niet aangeeft wat het normenkader is voor
de punten die in de bedrijfsvoeringsparagraaf staan. Het normenkader is overigens
wel benoemd in de interne procedures van het ministerie, voor het opstellen
van de bedrijfsvoeringsparagraaf. Verder is vastgesteld dat de minister in
de bedrijfsvoeringsparagraaf terugkomt op de belangrijkste punten uit de bedrijfsvoeringsparagraaf
die is opgenomen in de begroting 2003 en dat zij criteria heeft geformuleerd
die van belang zijn voor het al dan niet af kunnen geven van een deelmededeling.
De Algemene Rekenkamer is tot slot van mening dat de mededeling nog aan waarde
kan winnen als de minister duidelijk maakt welke normenkaders het ministerie
voor de bedrijfsvoering hanteert.4 BEDRIJFSVOERING VAN HET MINISTERIE4.1 InleidingDit hoofdstuk beschrijft de resultaten van het onderzoek van de Algemene
Rekenkamer naar de bedrijfsvoering van het Ministerie van OCW. Onder bedrijfsvoering
verstaat de Algemene Rekenkamer de sturing en beheersing van bedrijfsprocessen
binnen het ministerie om de beleidsdoelstellingen te realiseren. Het financieel
beheer en materieelbeheer en de daartoe bijgehouden administraties zijn een
belangrijk onderdeel van de bedrijfsvoering. Tot de bedrijfsvoering van het
ministerie rekent de Algemene Rekenkamer ook de controle door de departementale
auditdienst. De Algemene Rekenkamer baseert haar oordelen op eisen die de
CW 2001 stelt aan deze onderdelen. De onderdelen van de bedrijfsvoering en
de eisen die de CW 2001 stelt aan de controle van de bedrijfsvoering zijn
samengevat in onderstaande figuur.Ook voor haar oordeelsvorming over het financieel beheer en materieelbeheer
van het ministerie maakt de Algemene Rekenkamer gebruik van de werkzaamheden
van de departementale auditdienst. Vooraf beoordeelt de Algemene
Rekenkamer of zij kan steunen op de werkzaamheden van de auditdienst. Hiervoor
doet zij onderzoek naar deze werkzaamheden. Gezien de positieve uitslag van
dit onderzoek zijn de oordelen van de Algemene Rekenkamer over het financieel
beheer en materieelbeheer mede tot stand komen op basis van de uitkomsten
van de werkzaamheden van de auditdienst.De auditdienst heeft dit jaar, in tegenstelling tot vorig jaar, geen samenvattend
totaaloordeel afgegeven over het financieel beheer en materieelbeheer en de
daartoe bijgehouden administraties. Hoewel er voor de auditdienst geen duidelijke
wettelijke verplichting is om een totaaloordeel af te geven, vindt de Algemene
Rekenkamer een samenvattend totaaloordeel wel wenselijk.4.2 Oordeel financieel beheer en materieelbeheerOp grond van haar bevindingen is de Algemene Rekenkamer van oordeel dat
de onderzochte onderdelen van het financieel beheer, het materieelbeheer en
de daartoe bijgehouden administraties in 2003 van het Ministerie van OCW hebben
voldaan aan de eisen die de CW 2001 stelt, met uitzondering van de volgende
vijf onvolkomenheden:• het M en O-beleid (met name waar het betreft het controlebeleid)
voor de sectoren BVE, HBO en WO;• het contractbeheer bij het bestuursdepartement;• het apparaatskostenbeheer bij het bestuursdepartement;• de toekenning en afwikkeling van garanties in het kader van de
subsidieregeling indemniteit bruiklenen; en• de uitvoering van de geplande reviews.4.3 Toelichting op de onvolkomenheden4.3.1 M en O-beleid voor de sectoren BVE, HBO en WODe Algemene Rekenkamer handhaaft haar oordeel uit het rechtmatigheidsonderzoek
2002 dat het structurele M en O-beleid voor de reguliere bekostiging van de
BVE-, HBO- en WO-sector een onvolkomenheid vertoont. Verschillende onderdelen
van dit beleid zijn in 2003 weliswaar aanzienlijk verbeterd, maar om te kunnen
spreken van een toereikend M en O-beleid zijn verdere verbeteringen noodzakelijk.Met het actieplan Rekenschap geeft het ministerie gestalte aan de verbetering
van het structurele M en O-beleid. In 2003 is op de volgende punten belangrijke
vooruitgang geboekt:• de voorlichting over wet- en regelgeving is verbeterd door het
opstarten van bekostigingsoverleggen met het onderwijsveld en het opstellen
van de «notities Helderheid»;• het controlebeleid is verbeterd door het instellen van structureel
overleg tussen toezichthouders; en• er is een sanctiebeleid geformuleerd.Om tot een toereikend structureel M en O-beleid voor de genoemde sectoren
te komen, zijn verdere verbeteringen in het controlebeleid noodzakelijk. Zo
is het van belang dat het ministerie in haar risicoanalyses, zoals de M en
O-inventarisatie en de risicoanalyse inzake Accountability, Toezicht en Controle
(ATC), meer en duidelijker aandacht besteed aan M en O-risico's en dat het
een controlebeleid opstelt en uitvoert dat is gebaseerd op deze risico's.
In dit verband vindt de Algemene Rekenkamer het noodzakelijk
dat de beleidsdirecties in samenwerking met de auditdienst een (OCW-breed)
reviewbeleid opstellen. Bovendien is het van belang dat het ministerie uitvoering
geeft aan diverse plannen, zoals de «nota sanctiebeleid» en de
«hoofdlijnenschets ATC», die in 2003 zijn opgesteld.Verder wil de Algemene Rekenkamer er op wijzen dat de bedrijfscultuur
aandacht verdient. In haar reactie op het actieplan Rekenschap heeft de Algemene
Rekenkamer de noodzaak onderstreept van training en begeleiding van medewerkers.
In 2003 heeft het ministerie hieraan beperkt aandacht besteed. Ook de auditdienst
vraagt in een rapport over ATC bij de onderwijsdirecties nadrukkelijk aandacht
voor de sturing vanuit de departementale top aan onderwerpen die samenhangen
met rekenschap.De onvolkomenheid in het structurele M en O-beleid leidt er als zodanig
niet toe dat de Algemene Rekenkamer tot het oordeel komt dat er onzekerheid
bestaat over de rechtmatigheid van de uitgaven in 2003. Zij ziet het werk
van de commissie Vervolgonderzoek Rekenschap als een incidentele compensatie
van het ontoereikende (structurele) M en O-beleid. Wanneer de onvolkomenheid
in het structurele M en O-beleid in 2004 niet is opgeheven zijn consequenties
voor het oordeel van de Algemene Rekenkamer over de rechtmatigheid van de
uitgaven niet uitgesloten. Voor de Algemene Rekenkamer is de uitvoering van
reviews door de departementale auditdienst op de werkzaamheden van instellingsaccountants
een belangrijk aandachtspunt.4.3.2 ContractbeheerDe Algemene Rekenkamer constateert dat veel directies de «regeling
Contractbeheer» onvoldoende naleven. Zij merkt dit aan als een onvolkomenheid.Bij de meeste directies is de opzet van het contractbeheer in de administratieve
organisatie opgenomen. Ten aanzien van de werking constateert de Algemene
Rekenkamer echter dat de voorgeschreven contractregisters vaak ontbreken.
Hierdoor heeft het ministerie geen totaal-inzicht in het aantal en de omvang
van de lopende contracten. De directies blijken ook niet altijd gebruik te
maken van de in de interne regeling voorgeschreven juridische adviesfunctie
van de Directie Wetgeving en Juridische Zaken (WJZ). Hierdoor bestaan er risico's
voor de doelmatigheid van het contractbeheer en voor claims als gevolg van
het ten onrechte niet Europees aanbesteden.4.3.3 ApparaatskostenbeheerDe Algemene Rekenkamer constateert, mede op basis van onderzoek van de
departementale auditdienst, een onvolkomenheid in het apparaatskostenbeheer
van het bestuursdepartement. Het apparaatskostenbeheer is verslechterd ten
opzichte van vorig jaar.De auditdienst heeft ondermeer tekortkomingen geconstateerd in:• het voorschotproces en de voorschotadministratie;• de naleving, met name op het terrein van flankerend beleid, van
de rechtspositionele regelgeving, voorschriften en besluiten;• de volledigheid van de personeelsdossiers; en• het debiteurenbeheer van personeelsvoorschotten.De Algemene Rekenkamer heeft eigen (aanvullend) onderzoek gedaan naar
de bezoldiging van hoger personeel (schaal 16 en hoger) bij het Ministerie
van OCW. De resultaten van dit onderzoek bevestigen bovenstaande bevindingen
van de auditdienst. De Algemene Rekenkamer constateerde ondermeer:• onvolledige dossiers (onder andere het ontbreken van Koninklijke
Besluiten);• verkeerde (vervallen) grondslagen voor bewust belonen;• het in strijd met de regelgeving of afspraken toekennen van periodieken,
waarnemingsvergoedingen, mobiliteitstoelage, representatiekostenvergoedingen
en/of reis- en verblijfkosten;• het vergoeden van representatiekosten aan personen die reeds een
representatiekostenvergoeding ontvangen;• het niet consequent stopzetten van toegekende vergoedingen bij
verandering van functie;• door onbevoegde personen geautoriseerde en onvolledig ingevulde
declaraties;• het doorbetalen van salaris en vergoedingen aan personen die (reeds
meerdere jaren) geen arbeidsprestatie leveren.De Algemene Rekenkamer vindt dat bezoldiging van hoger personeel met de
grootst mogelijke zorg dient te geschieden. Zij vervullen immers een voorbeeldfunctie.
In dat verband vraagt de Algemene Rekenkamer extra aandacht voor de naleving
van de (interne) regelgeving terzake.Tenslotte de koopsompolissen. In het Rapport bij het
Jaarverslag 2002 kondigde de Algemene Rekenkamer nader onderzoek
aan naar de wettelijke grondslag van de aanvullingen (door middel van koopsompolissen)
op de FPU-uitkering (Flexibel Pensioen en Uittreden). Het ministerie deed
deze aanvullingen om, gelet op de taakstelling, de uitstroom te bevorderen.
De Algemene Rekenkamer stelt vast dat er een wettelijke grondslag voor dergelijke
aanvullingen bestaat, maar dat het ministerie daar niet naar verwijst in de
ontslagbeschikkingen. Het ministerie heeft deze onvolkomenheid inmiddels hersteld.4.3.4 Subsidieregeling indemniteit bruiklenenDe Algemene Rekenkamer constateert een onvolkomenheid in het proces van
toekennen en afwikkelen van garanties die in het kader van de subsidieregeling
indemniteit bruiklenen zijn verstrekt.Op grond van de subsidieregeling indemniteit bruiklenen (Stcrt. 1996,
nummer 11) kan het Ministerie van OCW onder bepaalde voorwaarden garanties
verlenen aan musea die een tijdelijke tentoonstelling organiseren. De instelling
is hiermee verzekerd van een financiële tegemoetkoming indien de exploitatie
van de tentoonstelling een tekort vertoont door verlies of beschadiging van
het tentoongestelde. De regeling wordt uitgevoerd door de Directie Cultureel
Erfgoed (DCE) die daartoe advies inwint van het Instituut Collectie Nederland
(ICN). In 2003 is in totaal voor € 23,0 miljoen aan garanties verstrekt.
Tot dusverre is de afgelopen jaren nog geen beroep gedaan op subsidiëring
ingevolge de regeling.De Algemene Rekenkamer constateert dat het ministerie in de subsidieregeling
en de opzet van de uitvoering van de regeling voldoende elementen heeft verwerkt
die het risico beperken dat instellingen een beroep op subsidiëring ingevolge
de regeling doen. De werkelijke uitvoering van de regeling wijkt echter af
van de opzet. Zo neemt het ministerie bijvoorbeeld aanvragen
in behandeling die incompleet zijn. Dit komt omdat DCE haar verantwoordelijkheid
in deze niet onderkent. Gevolg daarvan is dat de dossiers van DCE onvoldoende
zijn voor de beslissing om de indemniteitsgarantie te verlenen. Daarnaast
constateert de Algemene Rekenkamer dat geen van de beoordeelde indemniteitgaranties
door het ministerie bleek te zijn afgewikkeld zoals in de regeling bedoeld.De oordeelsvorming door het ICN blijkt een proces met een sterk individueel
en informeel karakter. Het was de Algemene Rekenkamer niet mogelijk aan de
hand van de dossiers de grondslag te beoordelen van het oordeel van ICN omtrent
de kwaliteit van het totaal aan benodigde beveiligings- en klimaatbeheersingmaatregelen.
De Algemene Rekenkamer wijst er op dat door informele processen onnodige financiële
claims kunnen ontstaan.In januari 2003 hebben DCE en de directie Financiële Markten van
het Ministerie van Financiën afgesproken de (toetsings)voorwaarde te
laten vervallen dat met de indemniteitsgarantie een substantiële korting
op de verzekeringspremie dient te worden bereikt. De Algemene Rekenkamer merkt
op dat het ministerie met het laten vervallen van deze voorwaarde de belangrijkste
reden tot invoeren van de regeling los laat. Zij is voorts van mening dat
het vreemd is een dergelijk element uit een formele regeling te vervangen
door een afspraak tussen directies.4.3.5 Uitvoering van de geplande reviewsDe door de departementale auditdienst geplande reviews op de werkzaamheden
van instellingsaccountants voor de Aanvraag Vaststelling Rijksvergoeding (AVR)
2002 (12 reviews) en de reviews op de specifieke uitkeringen (25 reviews)
in het primair onderwijs zijn in 2003 niet uitgevoerd. De reviews zijn doorgeschoven
naar 2004, waardoor het risico bestaat op een mindere beheersing van het M
en O-risico. Evenals vorig jaar merkt de Algemene Rekenkamer het niet realiseren
van de geplande reviews aan als een onvolkomenheid.4.3.6 Afwikkeling onvolkomenheden rechtmatigheidsonderzoek
2002De Algemene Rekenkamer is de stand van zaken nagegaan met betrekking tot
de in het rechtmatigheidsonderzoek 2002 geconstateerde onvolkomenheden. In
deze paragraaf wordt kort ingegaan op de vorig jaar geconstateerde onvolkomenheden
die in 2003 zijn opgelost.M en O-beleid studiefinancieringDe Algemene Rekenkamer heeft gedurende een reeks van jaren onvolkomenheden
gesignaleerd in het M en O-beleid rond studiefinanciering. In het rechtmatigheidsonderzoek
2003 heeft zij dit beleid opnieuw beoordeeld. Daarbij is gebleken dat de IB-Groep
wederom duidelijk vooruitgang heeft geboekt bij het vormgeven van een meer
risicogerichte controleaanpak en dat belangrijke verbeteringen zijn aangebracht
in de controle op uitwonendheid. De Algemene Rekenkamer is van oordeel dat
het in 2003 gevoerde M en O-beleid voor studiefinanciering voldoet aan de
normen. De in het verleden geconstateerde onvolkomenheid in het M en O-beleid
voor studiefinanciering is hiermee verdwenen. Dit oordeel laat onverlet dat
een aantal onderdelen van het beleid nog steeds aandacht behoeft. De Algemene
Rekenkamer stelt verder vast dat de nieuwe uitwonendencontrole niet conform
de opzet kon worden afgerond met het opleggen van sancties aan
studerenden die hun uitwonendheid onvoldoende hebben aangetoond. Dit was een
gevolg van een gerechtelijke uitspraak dat deze controle niet toelaatbaar
is, omdat het nieuwe controlebeleid niet voorafgaand aan de controleperiode
bekend is gemaakt.De Algemene Rekenkamer vindt het belangrijk dat het Ministerie van OCW
en de IB-Groep ook in de toekomst aandacht blijven schenken aan het M en O-beleid.
Dit geldt vooral voor de inbedding van het beleid in de reguliere bedrijfsvoering.
Daarnaast vraagt de Algemene Rekenkamer aandacht voor het voorlichtingsbeleid
en de inschrijfcontrole (in het bijzonder bij de niet-bekostigde onderwijsinstellingen).
De departementale auditdienst komt op basis van haar onderzoek over 2003 tot
de conclusie dat de aansturing en bewaking van controles door de IB-Groep
moet verbeteren. De Algemene Rekenkamer deelt deze mening en wijst erop dat
een onvoldoende beheersing van het controleproces een risico vormt voor de
volledigheid van de controle.Sanctiebeleid specifieke uitkeringenDe Algemene Rekenkamer heeft in voorgaande jaren onvolkomenheden aangetroffen
in het sanctiebeleid voor specifieke uitkeringen bij het Ministerie van OCW.
De minister heeft daarop toegezegd een departementsbreed sanctiebeleid te
ontwikkelen. De minister is deze toezegging nagekomen voor de onderwijssector,
hetgeen de Algemene Rekenkamer aanmerkt als een belangrijke verbetering. Voor
de cultuursector ontbreekt een sectorbreed sanctiebeleid voor specifieke uitkeringen
vooralsnog. Het ministerie heeft aangegeven dat de afzonderlijke cultuurdirecties
wel over sanctie-instrumenten beschikken en dat intern wordt gewaakt over
de consistentie van de sanctieoplegging. Het beleid is niet uitgewerkt in
een sectorbrede, openbare beleidsregel omdat de aan instellingen gestelde
eisen binnen de sector verschillen. Het ministerie heeft aangegeven te werken
aan het in kaart brengen van de overeenstemming tussen de directies, het formuleren
van «harde eisen» en openbaar maken daarvan.Bij het sanctiebeleid voor de onderwijssector plaatst de Algemene Rekenkamer
de kanttekening dat het geen betrekking heeft op het herstel van ondoelmatige
aanwending van rijksmiddelen. Het sanctiebeleid is op dit punt niet in overeenstemming
met de sectorwetten. Het ministerie heeft aangegeven dat signalen van ondoelmatigheid
eerst moeten leiden tot normatieve uitspraken of normstellende regelgeving
en dat pas sancties kunnen worden opgelegd als de aldus ontstane normen niet
worden nageleefd. De Algemene Rekenkamer merkt hierbij op dat de minister
wel verwacht dat instellingsaccountants extreme ondoelmatigheden signaleren.
De Algemene Rekenkamer stelt vast dat het sanctiebeleid nog niet voorziet
in procedures voor de afhandeling van de daaruit voortkomende signalen.Naar aanleiding van het rechtmatigheidsonderzoek over 2002 heeft de minister
toegezegd in het jaarverslag over 2003 verantwoording af te leggen over het
sanctiebeleid en de opgelegde sancties bij specifieke uitkeringen. Deze toezegging
is nagekomen.Op basis van haar bevindingen komt de Algemene Rekenkamer tot de conclusie
dat de onvolkomenheid in het sanctiebeleid voor specifieke uitkeringen is
opgeheven. Wel vindt zij het voor de transparantie en de consistentie van
het sanctiebeleid van belang dat het ministerie ook voor de cultuursector
de hoofdlijnen van sectorbreed sanctiebeleid vastlegt in een beleidsregel.Verplichtingen- en voorschottenbeheer directie ICTDe departementale auditdienst heeft vorig jaar een onvolkomenheid gerapporteerd
in het verplichtingen- en voorschottenbeheer bij de directie Informatie- en
communicatietechnologie (ICT). Dit jaar heeft de auditdienst opnieuw onderzoek
gedaan bij de directie ICT. Hieruit blijkt dat de directie ICT adequate beheersmaatregelen
heeft genomen die de belangrijkste risico's hebben opgeheven.Europees aanbestedenIn dit rechtmatigheidsonderzoek zijn in tegenstelling tot het rechtmatigheidsonderzoek
van vorig jaar geen contracten gevonden die in 2003 ten onrechte niet Europees
zijn aanbesteed. De vorig jaar geconstateerde onvolkomenheid bij het Europees
aanbesteden is hiermee komen te vervallen.Financieel beheer bij de Inspectie van het OnderwijsDe departementale auditdienst heeft vorig jaar een onvolkomenheid gerapporteerd
in het financieel beheer bij de Inspectie van het Onderwijs. Dit jaar heeft
de auditdienst opnieuw onderzoek gedaan bij de Inspectie van het Onderwijs.
Hieruit blijkt dat het financieel beheer in 2003 sterk is verbeterd, waardoor
de onvolkomenheid tot het verleden behoort.IT-beheer IB-GroepDe afgelopen jaren heeft de Algemene Rekenkamer steeds onvolkomenheden
gesignaleerd in het IT-beheer van de IB-Groep. Voor 2002 betroffen de onvolkomenheden
het informatiebeveiligingsbeleid. De Algemene Rekenkamer constateert met instemming
dat de departementale auditdienst heeft gerapporteerd dat het algemeen IT-beheer
eind 2003 op een voldoende niveau is gebracht, zij het dat zij kritische kanttekeningen
plaatst bij het wijzigingenbeheer en de logische toegangsbeveiliging. Gegeven
de bevindingen van de auditdienst is de Algemene Rekenkamer van oordeel dat
de onvolkomenheid is opgeheven. Continuering van de aandacht voor IT-Beheer
en afwikkeling van nog openstaande aanbevelingen van de auditdienst blijven
echter van groot belang.4.4 Ontwikkeling bedrijfsvoeringEvenals in het rechtmatigheidsonderzoek 2002 oordeelt de Algemene Rekenkamer
dat het financieel beheer, het materieelbeheer en de daartoe bijgehouden administraties
bij het Ministerie van OCW hebben voldaan aan de eisen die de CW 2001 stelt,
met uitzondering van de genoemde onvolkomenheden.Ten aanzien van de onderwerpen die door de Algemene Rekenkamer meerdere
jaren zijn onderzocht overheersen de verbeteringen. Met name op het terrein
van het M en O-beleid heeft het ministerie het afgelopen jaar verbeteringen
gerealiseerd. Zo heeft het ministerie een departementsbreed sanctiebeleid
geformuleerd voor de onderwijssector en zijn er belangrijke verbeteringen
aangebracht in de controle op uitwonendheid van studenten. Daarnaast heeft
het ministerie voortgang geboekt in de implementatie van maatregelen
uit het actieplan Rekenschap. Ook de planning- en controlcyclus, een belangrijke
voorwaarde voor een goede bedrijfsvoering, is in 2003 verbeterd.Niettegenstaande deze positieve ontwikkelingen, is de Algemene Rekenkamer
van mening dat de verbeteringen langzaam verlopen en vraagt zij nadrukkelijk
aandacht voor het instrument «risicoanalyse» dat bij het ministerie
nog zwak is ontwikkeld. Daarnaast vraagt zij aandacht voor de naleving van
(interne) regels. Het rechtmatigheidsonderzoek 2003 biedt diverse voorbeelden
van het niet of onvoldoende naleven van (interne) regels. Zo biedt de subsidieregeling
indemniteit bruiklenen in opzet voldoende waarborgen voor een goede beheersing
van de risico's, maar laat de uitvoering te wensen over. Ook de bevindingen
ten aanzien van het apparaatskostenbeheer en het onderzoek naar de bezoldiging
van hoger personeel (schaal 16 en hoger) geven aan dat (interne) regels onvoldoende
worden nageleefd. Voor wat betreft de bevindingen uit het onderzoek naar de
bezoldiging van hoger personeel wijst Algemene Rekenkamer op de voorbeeldfunctie
van het hogere management in deze.5 REACTIE MINISTER EN NAWOORD ALGEMENE REKENKAMER5.1 InleidingIn dit hoofdstuk is de reactie van de minister op het conceptrapport bij
het Jaarverslag 2003 van het Ministerie van OCW samengevat. De volledige reactie
is te vinden op de website van de Algemene Rekenkamer, www.rekenkamer.nl.In haar reactie gaat de minister met name in op de in de Audit Actielijst
opgenomen aanbevelingen. Daarnaast plaatst zij enige opmerkingen over onderwerpen
die niet in de Audit Actielijst zijn opgenomen. Het commentaar van de IB-Groep
op het conceptrapport heeft de minister in haar reactie verwerkt.De belangrijkste opmerkingen van de minister zijn tevens opgenomen in
de samenvatting van dit rapport. Enkele minder zorgvuldige formuleringen waarop
de minister in haar reactie wijst, zijn aangepast. Toezeggingen van de minister
naar aanleiding van aanbevelingen van de Algemene Rekenkamer zijn in de Audit
Actielijst 2004 verwerkt.5.2 Reactie minister van OCWAlgemeenDe minister heeft met waardering kennis genomen van het conceptrapport.
De minister is verheugd dat de Algemene Rekenkamer van mening is dat de verbeteringen
overheersen in de onderwerpen die de Algemene Rekenkamer meerdere jaren heeft
onderzocht. De minister geeft aan dat zij zich voor het komend jaar tot doel
heeft gesteld om alle vijf door de Algemene Rekenkamer geconstateerde onvolkomenheden
weg te werken.De minister onderschrijft de constatering van de Algemene Rekenkamer dat
de naleving van (interne) regels verbetering behoeft. Volgens haar is dit
een belangrijk element in de verbetering van de bedrijfscultuur. Voor dit
verbeteringsproces heeft het ministerie dit jaar en het afgelopen jaar de
nodige acties in gang gezet. Zo is (de naleving van) de belangrijkste regels
opgenomen in de managementafspraken die tussen de diverse hiërarchische
niveaus binnen het ministerie zijn gemaakt.Jaarverslag van het ministerieVervolgonderzoek RekenschapDe minister kan zich volledig vinden in de aanbeveling van de Algemene
Rekenkamer om verder onderzoek te verrichten bij de zeven instellingen waarbij
het vervolgonderzoek Rekenschap nog niet is afgerond. Zij kan zich ook vinden
in de aanbeveling om een terugvorderingsbeleid te ontwikkelen ten aanzien
van de door de commissie Vervolgonderzoek Rekenschap gerapporteerde € 58
miljoen ten onrechte ontvangen bekostiging. In dit verband verwijst zij naar
de beleidsreactie op het rapport van de commissie Vervolgonderzoek Rekenschap
die zij op 16 april 2004 naar de Tweede Kamer heeft verzonden. Hierin
heeft de minister aangekondigd dat het onderzoek bij de zeven resterende instellingen
zal worden afgerond. Ook zijn hierin de eerste contouren voor het terugvorderingsbeleid
uiteengezet. De minister geeft aan dat zij invulling zal geven aan de aanbeveling
van de Algemene Rekenkamer om bij elke individuele instelling een expliciete
afweging te maken over al dan niet terugvorderen.RekenschapDe Agemene Rekenkamer heeft kennisgenomen van de verklaring van de minister
van OCW dat zij haar verantwoordelijkheid voor de afwikkeling van het rapport
van de Commissie Vervolgonderzoek Rekenschap over wil dragen aan de minister
van OCW ad interim, de minister van VWS, voor zover het betreft de terugvorderingsbeslissingen
ten aanzien van individuele instellingen of het eventueel doen van aangifte
in dit verband van strafbare feiten bij het Openbaar Ministerie ten aanzien
van individuele instellingen (Tweede Kamer, vergaderjaar 2003–204, 28 248,
nr. 52). Gegeven de overdracht van verantwoordelijkheden zal de Algemene Rekenkamer
zich over deze zaken verder richten tot de minister van OCW ad interim.Saldibalans en toelichtingDe minister is het eens met de constatering van de Algemene Rekenkamer
dat de deelneming van het Rijk in de NOB Holding NV ontbreekt in de saldibalans
2003 van het Ministerie van OCW. De minister stelt vast dat deze deelneming
wel in de Staatsbalans is opgenomen. Zij zegt toe de deelneming in de NOB
Holding NV met ingang van 2004 ook in de saldibalans van het Ministerie van
OCW op te nemen.Informatie over beleidDe minister is het niet eens met het oordeel van de Algemene Rekenkamer
dat de informatie over het gevoerde beleid in het Jaarverslag 2003 niet geheel
voldoet aan de verslaggevingseisen. Daarbij gaat het om de (verslaggevings)eis
dat prestatiegegevens die in de begroting zijn opgenomen ook in het jaarverslag
moeten staan. De minister bestrijdt deze eis niet. Ze vindt echter wel dat
deze eis niet te rigide moet worden gehanteerd omdat inzichten in de relevantie
van prestatiegegevens en de verkrijgbaarheid van prestatiegegevens kunnen
wijzigen in de anderhalf jaar die ligt tussen het verschijnen van de begroting
en het verschijnen van het jaarverslag. Zij behoudt zich daarom het recht
voor prestatiegegevens uit de begroting te vervangen door andere prestatiegegevens.
Wel zegt zij toe in dergelijke gevallen een adequate toelichting in het jaarverslag
op te zullen nemen.Informatie over de bedrijfsvoeringDe minister zegt toe in de bedrijfsvoeringsparagraaf van het Jaarverslag
2004 het normenkader voor de bedrijfsvoering toe te zullen lichten.De minister onderschrijft de constatering van de Algemene Rekenkamer dat
de risicoanalyses die ten grondslag liggen aan de mededeling over de bedrijfsvoering
zwak zijn en weinig aandacht schenken aan het financieel beheer en materieelbeheer.
De minister zegt toe om in 2004 acties te ondernemen om het belang van goed
risicomanagement beter onder de aandacht van managers en medewerkers te brengen.
In dit verband wijst de minister onder meer op de inbedding van de risicoanalyse
in de cyclus van managementafspraken. De minister merkt overigens op dat het
ministerie wel aandacht besteedt aan risicoanalyse ten aanzien van financieel
beheer en materieelbeheer. Zij refereert hierbij aan de OCW bedrijfsvoeringstabel,
aan de richtlijnen financieel beheer en materieelbeheer en aan de voorschriften
voor het inrichten en beschrijven van de administratie organisatie.Bedrijfsvoering van het ministerieM en O-beleid voor de sectoren BVE, HBO en WODe Algemene Rekenkamer constateert dat het M en O-beleid op onderdelen
is verbeterd, maar pleit voor een verdere verbetering; met name ten aanzien
van het controlebeleid. In dit verband verwijst de minister naar de voortgangsrapportage
Joldersma die recent naar de Tweede Kamer is verzonden1 alsmede naar de beleidsreactie op het rapport van de commissie Vervolgonderzoek
Rekenschap.2De minister zegt in haar reactie toe in de risicoanalyses extra aandacht
te besteden aan de inventarisatie van M en O-risico's en de implementatie
van daarop betrekking hebbende maatregelen. Zij refereert hierbij aan de richtlijn
M en O die in 2003 is herzien en verbeterd.Daarnaast geeft de minister aan dat het ministerie voor de onderwijsdirecties
een procedure gaat ontwikkelen voor de aanpak van ontoereikende accountantscontroles
door instellingsaccountants.De minister geeft aan dat de instellingsportretten van instellingen uit
het hoger onderwijs ook in het kader van risicodetectie een belangrijke functie
hebben gekregen. Het ministerie bespreekt de portretten met alle toezichthouders
tegen de achtergrond van de ATC-kaders (rechtmatigheid van toewijzingen en
bestedingen, doelmatigheid, kwaliteit, toegankelijkheid en continuïteit).
De aanpak is, aldus de minister, gericht op het in een zo vroeg mogelijk stadium
onderkennen en vervolgens reduceren van risico's.Daarnaast zegt de minister in haar reactie toe dat de auditdienst in 2004
een review zal uitvoeren op de werkzaamheden van instellingsaccountants bij
25% van de hogescholen en universiteiten en 50% van de overige WO-instellingen.
Bovendien geeft zij aan dat de directie HO de auditdienst opdracht heeft gegeven
om onderzoek te starten naar:• uitbesteden van delen van het bekostigd onderwijs naar een niet
door de overheid bekostigde organisatie;• investeren van publieke middelen in private activiteiten;• bekostiging van buitenlandse studenten; en• het door studenten slechts volgen van een deelprogramma van een
CROHO-opleiding.ContractbeheerDe oorzaak van de onvolkomenheid die de Algemene Rekenkamer in het contractbeheer
constateert, ligt volgens de minister in de huidige verantwoordelijkheidsverdeling
voor het contractbeheer en de invulling daarvan. De minister zegt toe in 2004
verbeteracties in gang te zetten dan wel door te voeren.ApparaatskostenbeheerDe minister is van plan in 2004 de informatieverschaffing over en de afwikkeling
van openstaande voorschotten te verbeteren. Verder zal het centraal debiteurenbeheer
in 2004 actief innings- en aanmaningsacties uitvoeren met betrekking tot openstaande
debiteuren.De minister geeft aan dat ze al gedurende het onderzoek van de Algemene
Rekenkamer naar de bezoldiging van hoger personeel aan de slag is gegaan met
de bevindingen en dat een aantal van de «onregelmatigheden» onmiddellijk
zijn opgepakt, te weten:• de codes van toeslagen die op verkeerde codes zijn geboekt zijn
aangepast;• afspraken die niet conform regelgeving zijn gemaakt, worden aangepast
en waar nodig stopgezet;• er zijn procedures opgesteld waarbij toeslagen, declaraties, onkostenvergoedingen
en dergelijke die afwijken van de regelgeving, worden besproken met direct
leidinggevenden, zodat een extra controle plaatsvindt;• er wordt een start gemaakt om de dossiers van alle personeelsleden
op orde te brengen (dit mede in het kader van de overgang naar het «Shared
Service Centre»);• er vindt momenteel onderzoek plaats naar de mogelijkheid om een
«legal check» op alle dossiers van de schalen 16 en hoger uit
te voeren.De minister merkt in haar reactie op dat het onderzoek ten onrechte de
indruk zou kunnen wekken dat, wanneer de toeslagen voor de schalen 16 en hoger
niet correct zijn, de hele personeels- en salarisadministratie niet op orde
zou zijn. De minister wijst erop dat de schalen 16 en hoger de schalen zijn
die de meeste soorten toeslagen, onkostenvergoedingen en dergelijke kennen.
Niettegenstaande deze aanmerking neemt de minister de aanbeveling over om
de naleving van de procedures voor het apparaatskostenbeheer te verbeteren.Subsidieregeling indemniteit bruiklenenTen aanzien van de subsidieregeling indemniteit bruiklenen geeft de minister
aan dat zij in 2003 het initiatief heeft genomen de regeling te vereenvoudigen
en aan te passen aan de actualiteit. De opmerkingen van de Algemene Rekenkamer
zullen hierbij worden meegenomen. De minister verwacht aan het einde van de
zomer de verbeterde «regeling indemniteit bruiklenen musea» gereed
te hebben.In haar reactie gaat de minister in op het vervallen van de (toetsings-)
voorwaarde dat met de indemniteitsgarantie een substantiële korting op
de verzekeringspremie dient te worden bereikt. Zij stelt dat zij deze voorwaarde
heeft laten vervallen vanwege het ontbreken van concurrentie in de markt.
Met het toekennen van indemniteit beoogt zij echter nog steeds korting op
de verzekeringspremies te bereiken, aldus de minister.Uitvoering van de geplande reviewsDe minister merkt op dat er goede redenen zijn geweest om de reviews door
te schuiven naar 2004 en is dan ook van mening dat er geen sprake is van een
onvolkomenheid. Het bleek noodzakelijk om voor de reviews op de AVR een ingrijpende
vaktechnische wijziging in de aanpak van de reviews door te voeren. Deze vergde
tijd. Voor de reviews op de specifieke uitkeringen is de datum waarop de verantwoordingen
bij OCW moeten worden ingediend met ingang van het verantwoordingsjaar 2002
gewijzigd van 1 juli naar 1 november. De reviews konden 31 december
2003 dan ook nog niet zijn uitgevoerd.De minister is van mening dat om bovenstaande redenen het doorschuiven
van de genoemde reviews niet leidt tot een mindere beheersing van het M en
O-risico, zoals de Algemene Rekenkamer heeft aangegeven.M en O-beleid studiefinancieringDe Algemene Rekenkamer heeft ten aanzien van het M en O-beleid studiefinanciering
een aantal aandachtspunten geformuleerd. De minister zegt toe
in 2004 in samenwerking met de IB-Groep het M en O-beleid studiefinanciering
verder vorm te geven. Richtsnoer daarbij zullen volgens de minister de geformuleerde
aandachtspunten zijn die de Algemene Rekenkamer in haar rapport heeft geformuleerd.Sanctiebeleid specifieke uitkeringenDe Algemene Rekenkamer beveelt aan de hoofdlijnen voor een sectorbreed
sanctiebeleid in de cultuursector vast te leggen in een beleidsregel. De minister
geeft in haar reactie aan dat het huidige sanctiebeleid bij de cultuurdirecties
voortvloeit uit de bestaande regelgeving en dat per categorie regelgeving
consistentie van de sanctieoplegging wordt geborgd. In aanvulling hierop werkt
het ministerie een sectorbrede, openbare beleidsregel uit, die uiterlijk 1 januari
2005 zal zijn gepubliceerd.De minister zegt verder toe te onderzoeken of het ministerie normen kan
opstellen om vast te kunnen stellen wanneer er sprake is van ondoelmatige
aanwending van rijksmiddelen in de onderwijssector. Op grond van deze normen
kan het ministerie binnenkomende signalen toetsen en sancties opleggen.IT-beheer IB-GroepDe minister en de IB-Groep onderschrijven de constatering van de Algemene
Rekenkamer omtrent de vooruitgang op het gebied van IT-beheer bij de IB-Groep.
De IB-Groep zal met de departementale auditdienst nadere afspraken maken over
de prioritering van de aandachtspunten voor het IT-beheer in 2004.5.3 Nawoord Algemene RekenkamerDe Algemene Rekenkamer is verheugd dat de minister in haar reactie heeft
aangegeven een groot deel van de aanbevelingen van de Algemene Rekenkamer
te onderschrijven en naar aanleiding hiervan maatregelen te nemen. De Algemene
Rekenkamer spreekt haar waardering uit voor het doel dat de minister zich
heeft gesteld om alle vijf door de Algemene Rekenkamer geconstateerde onvolkomheden
komend jaar weg te werken.1Informatie over beleidNaar aanleiding van de reactie van de minister op de (verslaggevings)eis
van de Algemene Rekenkamer dat prestatiegegevens uit de begroting dienen terug
te keren in het jaarverslag, merkt de Algemene Rekenkamer op dat zij het pleidooi
van de minister voor een soepele toepassing van deze eis niet deelt. De Algemene
Rekenkamer is van mening dat het opnemen van prestatiegegevens in de verantwoording
die niet zijn opgenomen in de begroting tot verwarring bij de lezer kan leiden.
Daarom vindt zij dat het ministerie aanpassingen in de formulering van de
beleidsdoelen en daarmee samenhangende indicatoren pas dient door te voeren
in de eerstvolgende begroting.Subsidieregeling indemniteit bruiklenenIn haar reactie geeft de minister aan dat het ministerie de subsidieregeling
indemniteit bruiklenen gaat vereenvoudigen en aanpassen aan de actualiteit.
De Algemene Rekenkamer merkt op dat zij van mening is dat in de opzet van
de regeling voldoende elementen zijn verwerkt die het risico beperken dat
instellingen een beroep op subsidiëring ingevolge de regeling doen. De
uitvoering wijkt echter op cruciale onderdelen af van de opzet. De Algemene
Rekenkamer zou het betreuren wanneer in opzet goede beheersmaatregelen
vervallen ten gunste van een vereenvoudiging van de regeling en een aanpassing
aan de huidige uitvoeringspraktijk.Uitvoering van de geplande reviewsDe minister merkt in haar reactie op dat er goede redenen zijn geweest
om de reviews door te schuiven naar 2004. Zij noemt daarbij een vaktechnische
wijziging in de aanpak van de reviews die de nodige tijd vergde en een gewijzigde
indieningsdatum van de verantwoordingen. De Algemene Rekenkamer merkt op dat
de discussie over de vaktechnische wijziging reeds voor de zomer 2003 werd
gevoerd en begin oktober 2003 was afgerond. Daarnaast merkt de Algemene Rekenkamer
op dat het ministerie blijkbaar onvoldoende rekening heeft gehouden met de
gewijzigde indieningsdatum in de planning van de reviews.De Algemene Rekenkamer blijft van mening dat vanwege het doorschuiven
van reviews sprake is van een mindere beheersing van het M en O-risico. De
vaktechnische wijziging in de review heeft zijn oorsprong in een discussie
over de aanpak van de controle van de AVR door instellingsaccountants. Het
belang van (een tijdige uitvoering van) de review wordt hierdoor juist vergroot.BIJLAGE 1OVERZICHT FOUTEN EN ONZEKERHEDEN(bedragen x € 1 miljoen)OmschrijvingTotaal w.v. Foutenw.v. Onzekerheden Artikel Toelichting in paragraafNr.OmschrijvingOmvangVerplichtingen       Totaal fouten en onzekerheden buiten de tolerantiegrenzen–––    Totaal overige fouten en onzekerheden binnen de tolerantiegrenzen2,52,5–    Totaal2,52,5–    Totaal verplichtingen = € 25 269,6       Foutpercentage ten opzichte van totale verplichtingen
= 0,0%       Onzekerheidspercentage ten opzichte van totale
verplichtingen = 0,0%       OmschrijvingTotaal w.v. Foutenw.v. Onzekerheden Artikel Toelichting in paragraafNr.OmschrijvingOmvangUitgaven       Onzekerheid over de rechtmatigheid voor wat betreft de instellingen
waarbij het vervolgonderzoek Rekenschap niet heeft geleid tot een (volledige)
kwantificering van de onregelmatigheden (€ 57,2 mln.) Fouten (€ 1,9
mln.) en onzekerheden (€ 1,3 mln.) declaraties USZO.60,4 1,9 58,504Beroepsonderwijs
en volwasseneneducatie2 576,2 Onzekerheid over de rechtmatigheid voor wat betreft de instellingen
waarbij het vervolgonderzoek Rekenschap niet heeft geleid tot een (volledige)
kwantificering van de onregelmatigheden (€ 542,1 mln.). Fouten (€ 1,9
mln.) en onzekerheden (€ 1,2 mln.) declaraties USZO.545,2 1,9543,306Hoger beroepsonderwijs1 634,1 Onjuiste uitkeringen (€ 15,6 mln.) en onzekerheid over
uitkeringen (€ 13,3 mln.). 28,915,6 13,311Studiefinanciering2 318,8 Fout op grond van een ten onrechte niet Europees
aanbesteed contract (€ 4,5 mln.) en het niet naleven van regelgeving
inzake personele vergoe- dingen (€ 1,4 mln.),5,95,9–18Bestuursdepartement192,8 Subtotaal fouten en onzekerheden buiten de tolerantiegrenzen640,425,3615,1    Totaal overige fouten en onzekerheden binnen de tolerantiegrenzen35,831,64,2    Totaal676,256,9619,3    Totaal uitgaven = € 25 473,8       Foutpercentage ten opzichte van totale uitgaven
= 0,2%       Onzekerheidspercentage ten opzichte van totale
uitgaven = 2,4%       OmschrijvingTotaalw.v. Foutenw.v. Onzekerheden ArtikelToelichting in paragraafNr.Omschrijving OmvangOntvangsten       Totaal fouten en onzekerheden buiten de tolerantiegrenzen–––    Totaal overige fouten en onzekerheden binnen de tolerantiegrenzen1,61,6–    Totaal1,61,6–    Totaal ontvangsten = € 1 253,2       Foutpercentage ontvangsten = 0,1%       Onzekerheidspercentage ontvangsten = 0%       Omschrijving Totaalw.v. Foutenw.v. Onzekerheden ArtikelToelichting
in paragraafNr.Omschrijving OmvangSaldibalans       Totaal–1––    Totaal saldibalans = € 28 274,7       foutpercentage ten opzichte van totaal saldibalans
= 0%       onzekerheidspercentage ten opzichte van totaal
saldibalans = 0%       1 De deelneming van het Rijk in de NOB Holding NV ontbreekt
in de saldibalans. Omdat de oorspronkelijke aankoopwaarde van deze deelneming
momenteel onbekend is, kan de Algemene Rekenkamer geen bedrag vermelden dat
met deze onvolledigheid is gemoeid.Omschrijving Totaalw.v. Foutenw.v. Onzekerheden ArtikelToelichting
in paragraafNr.Omschrijving OmvangAfgerekende voorschotten       Totaal–––    Omschrijving Totaalw.v. Foutenw.v. Onzekerheden ArtikelToelichting
in paragraafNr.Omschrijving OmvangAgentschappen       Totaal–––    Totale baten agentschap Cfi = € 60,5       Foutpercentage tov totale baten agentschap
Cfi = 0%       Onzekerheidspercentage tov totale baten agentschap
Cfi = 0%       Totale baten agentschap RAD = € 37,9       Foutpercentage tov totale baten agentschap
RAD = 0%       Onzekerheidspercentage tov totale baten agentschap
RAD = 0%       Bovenstaande tabel geeft alle fouten en onzekerheden aan die de Algemene
Rekenkamer heeft geconstateerd én die haar tolerantiegrenzen op artikelniveau
overschrijden. Het betreffen fouten en onzekerheden in de rechtmatigheid en
in de deugdelijke weergave in het jaarverslag. De tolerantie op artikelniveau
bedraagt voor fouten en onzekerheden bij elkaar opgeteld:– voor artikelen < € 50 miljoen: 10% van het artikelbedrag
(voor de saldibalans: per individuele post);– voor artikelen > € 50 miljoen en < € 0,5
miljard: € 5 miljoen (voor de saldibalans: per individuele post),
en– voor artikelen > € 0,5 miljard: 1% van het artikelbedrag
(voor de saldibalans: per individuele post).De goedkeuringstolerantie in de totalen bedraagt 1% voor alle fouten en
3% voor alle onzekerheden.Tegen fouten en onzekerheden kan de Algemene Rekenkamer bezwaar maken
op grond van artikel 88 CW 2001.BIJLAGE 2OVERZICHT ONVOLKOMENHEDEN IN HET FINANCIEEL BEHEER, MATERIEELBEHEER
EN DE DAARTOE BIJGEHOUDEN ADMINISTRATIESDit overzicht geeft alle (ernstige) onvolkomenheden weer in het financieel
beheer, het materieelbeheer en de daartoe bijgehouden administraties. Het
gaat om onvolkomenheden die de (kwalitatieve) tolerantiegrenzen van de Algemene
Rekenkamer overschrijden. De Algemene Rekenkamer kan eventueel bezwaar maken
tegen deze onvolkomenheden op grond van artikel 88 en 89 CW 2001.Omschrijving Jaar van constateringArtikelToelichting in paragraafnromschrijvingOmvang (x € 1
miljoen)Onvolkomenheid in het M en O-beleid (met name voor wat betreft
het controlebeleid) voor de sectoren BVE, HBO en WO.200204 06 07Beroepsonderwijs
en volwasseneneducatie Hoger beroepsonderwijs Wetenschappelijk onderwijs2 576,2 1 634,1 3 131,64.3.1 Onvolkomenheid in het contractbeheer bij het bestuursdepartement.200218Bestuursdepartement192,84.3.2Onvolkomenheid in het apparaatskostenbeheer bij het bestuursdepartement.200318Bestuursdepartement192,84.3.3Onvolkomenheid in de toekenning en afwikkeling van garanties inzake
de subsidieregeling indemniteit bruiklenen.200314Cultuur668,74.3.4 Onvolkomenheid voor wat betreft de uitvoering van de geplande
reviews. 200201 02Basisonderwijs Expertisecentra6 461,8 783,54.3.5Bovenstaande tabel geeft alle (ernstige) onvolkomenheden weer die de Algemene
Rekenkamer heeft geconstateerd én die haar (kwalitatieve) tolerantiegrenzen
overschrijden. Deze onvolkomenheden merkt de Algemene Rekenkamer aan als «potentiële
bezwaargevallen». De Algemene Rekenkamer kan eventueel bezwaar maken
tegen deze onvolkomenheden op grond van Comptabiliteitswet 2001, artikel 88
en 89. BIJLAGE 3GEBRUIKTE AFKORTINGENAALAudit Actielijst AVRAanvraag Vaststelling Rijksvergoeding ATCAccountability, Toezicht en ControleBVEBeroepsonderwijs en volwasseneneducatie CfiCentrale Financiën Instellingen CWComptabiliteitswetDCEDirectie Cultureel Erfgoed DGDirecteur generaalEUEuropese Unie FEZDirectie Financieel Economische Zaken FPUFlexibel Pensioen en Uittreden HBOHoger beroepsonderwijs IB-GroepInformatie Beheer GroepICNInstituut Collectie Nederland ICTDirectie Informatie- en communicatietechnologieIT-beheerInformatietechnologie-beheer M en OMisbruik en oneigenlijk gebruik OCWMinisterie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap RADRijksarchiefdienst RDMZRijksdienst voor de Monumentenzorg RJVRapport bij het JaarverslagROBRijksdienst voor Oudheidkundig BodemonderzoekUSZOUitvoeringsorgaan Sociale Zekerheid OverheidVBTBVan beleidsbegroting tot beleidsverantwoordingVOVoortgezet onderwijs WJZDirectie Wetgeving en Juridische Zaken WOWetenschappelijk onderwijsZBOZelfstandig bestuursorgaanBIJLAGE 4VERKLARENDE WOORDENLIJSTHieronder vindt u in alfabetische volgorde een aantal veel voorkomende
belangrijke woorden en begrippen uit het rechtmatigheidsonderzoek van de Algemene
Rekenkamer. Van iedere term wordt de betekenis omschreven. Waar relevant wordt
ook het gebruik van de term in het onderzoek uitgelegd.AccountantsrapportSchriftelijk verslag van een accountant over de bevindingen naar aanleiding
van het onderzoek naar het jaarverslag van een departement dan wel het jaarverslag
van het Rijk.AccountantsverklaringSchriftelijke mededeling van een accountant waarin een oordeel wordt gegeven
over de deugdelijkheid van het departementale jaarverslag. De accountantsverklaring
geeft aan of de gegevens in het jaarverslag betrouwbaar zijn en of het jaarverslag
is opgesteld overeenkomstig de voorschriften, en bevat daarnaast ook een expliciete
uitspraak over de rechtmatigheid.Administratieve systemenSystemen waarin de uitkomsten van de uitvoeringssystemen aan de hand van
boekingsdocumenten worden vastgelegd en worden verwerkt tot deugdelijke informatie
over het beheer.AgentschapZie baten-lastendienst.Artikelgewijze oordeelsvormingWijze waarop het oordeel van de Algemene Rekenkamer over begrotingsartikelen
tot stand komt. Om het budgetrecht van de Staten-Generaal voor de afzonderlijke
begrotingsartikelen tot zijn recht te laten komen, hanteert de Algemene Rekenkamer
kwantitatieve tolerantiegrenzen op het niveau van begrotingsartikelen.Baseline financieel beheer en materieelbeheerDe algemene normen en de daaruit afgeleide criteria voor het financieel
beheer en het materieelbeheer van departementen. De baseline is door het Ministerie
van Financiën op 13 juni 2001 aan alle directeuren van de departementale
accountantsdiensten en van de directies Financieel-Economische Zaken toegezonden
met het verzoek deze vanaf 1 juli 2001 als handleiding toe te passen
en in deze toepassing ook het management te betrekken.Baten-lastendienstOnderdeel van de rijksdienst met een grotere zelfstandigheid dan andere
departementale (buiten)diensten. De ministeriële verantwoordelijkheid
en het budgetrecht van de Tweede Kamer worden niet ingeperkt door de instelling
van baten-lastendiensten. Een baten-lastendienst heeft een afzonderlijke plaats
in de begroting en de financiële verantwoording en voert een administratie
los van de begrotingsadministratie van het moederministerie.BedrijfsvoeringDe bedrijfsprocessen die tot doel hebben de door de minister geformuleerde
beleidsdoelstellingen te bereiken, alsmede de sturing en beheersing van deze
processen.BegrijpelijkheidNorm voor vorm en presentatie van het jaarverslag van departementen. Informatie
moet helder en eenvoudig gepresenteerd worden. Dit wordt bevorderd als er
een duidelijke structuur is, als de informatie eenduidig is, als de informatie
niet teveel vaktermen bevat, als het zelfstandig leesbaar is en zonodig duidelijke
verwijzingen bevat. Ook is het belangrijk dat er een helder onderscheid is
tussen middelen, activiteiten, prestaties en effecten.BeleidsintensiveringenVerhogingen van collectieve uitgaven en/of verlagingen van ontvangsten
ten opzichte van de begroting en/of meerjarencijfers, waaraan een beleidsbeslissing
ten grondslag ligt.BeleidsprioriteitenSpeerpunten in het beleid van de minister. Deze kunnen gebaseerd zijn
op het regeerakkoord en/of afspraken met de Tweede Kamer. Over de beleidsprioriteiten
wordt apart verslag gedaan in het beleidsverslag.BestuurskostenUitgaven waarmee de top van het ministerie zich persoonlijk bemoeit of
die rechtstreeks aan de top ten goede komen.BetrouwbaarheidNorm voor zowel de informatie in het jaarverslag van een ministerie zelf,
als voor het proces van informatieverzameling en informatieverwerking. De
informatie moet een getrouwe weergave vormen van hetgeen zij beoogt weer te
geven. Dat wil zeggen: de informatie mag geen materiële onjuistheden
of onvolledigheden bevatten en dient evenwichtig te zijn. Om betrouwbare informatie
te kunnen krijgen, moet er goed gemeten worden en moet herhaalde meting tot
hetzelfde resultaat leiden. Ook validiteit speelt een rol: er moet gemeten
worden wat men beoogt te meten. Verder kan de betrouwbaarheid en continuïteit
van geautomatiseerde systemen een rol spelen.BezwaaronderzoekOnderzoek ten behoeve van de besluitvorming door de Algemene Rekenkamer
over het al dan niet maken van bezwaar. De Algemene Rekenkamer kan bezwaar
maken op grond van artikelen 88 en 89 van de Comptabiliteitswet 2001. De Algemene
Rekenkamer hanteert een selectief bezwaarbeleid.Budgetrecht Tweede KamerRecht van het parlement om van tevoren toestemming te verlenen aan de
regering voor het aangaan van verplichtingen, het doen van uitgaven en het
innen van ontvangsten (belastingen).Conformiteit aan wettelijke regels (voor de inhoud)De vereiste dat de beleidsinformatie van een ministerie voldoet aan bepaalde
regels en richtlijnen. Een van de belangrijkste richtlijnen is de Regeling
Prestatiegegevens en Evaluatieonderzoek Rijksoverheid (RPE). Hierin is vastgelegd
dat (a) de kwaliteit van de systemen van reguliere prestatiegegevens
en (b) de aanwezigheid van (en de onafhankelijkheid van) evaluatieonderzoek
vast te stellen moeten zijn aan de hand van beschrijvingen van het systeem,
de administratieve organisatie en/of de onderzoeksdossiers.Conformiteit aan wettelijke regels (voor vormvereisten)De presentatie van de informatie in het jaarverslag van een ministerie
moet voldoen aan de verslaggevingseisen zoals die zijn opgenomen in de Rijksbegrotingsvoorschriften.Departementale accountantsdienst/auditdienst (DAD)Onderdeel van het ministerie dat belast is met de controle van het financieel
beheer van het departement en de verantwoording daarover. De DAD voert een
wettelijke taak uit. De Algemene Rekenkamer beschouwt de DAD principieel als
een interne accountant, zij het een relatief onafhankelijke. Een waarborg
voor deze relatieve onafhankelijkheid vormt het feit dat de taak en de plaats
van de DAD wettelijk geregeld zijn. De plaats, direct onder de secretaris-generaal,
waarborgt de onafhankelijkheid ten opzichte van de te controleren afdelingen
en diensten.Deugdelijke weergaveDe financiële verantwoording dient het gevoerde beheer deugdelijk
weer te geven. Dit houdt in dat de informatie betrouwbaar, aanvaardbaar en
toereikend moet zijn, zodat de Staten-Generaal als gebruiker van de informatie
een oordeel over de uitkomsten kan vormen.Europese aanbestedingsrichtlijnenRichtlijnen voor het openstellen van overheidsopdrachten voor leveranciers
uit alle Europese lidstaten gebaseerd op de beginselen: non-discriminatie,
transparant proces en objectieve selectie- en gunningscriteria.Financieel beheerHet geheel van beslissingen, handelingen en regels die zijn bedoeld voor
de sturing en beheersing van, alsmede de verantwoording over, de financiële
transacties en de saldi waarvoor de minister (mede)verantwoordelijkheid draagt.
Deze begripsomschrijving is gebaseerd op de Comptabiliteitswet (CW 2001).Financieel Jaarverslag en Saldibalans van het RijkDeze vormen samen de jaarlijkse financiële verantwoording van het
Rijk. Het jaarverslag bevat de rekening van uitgaven en ontvangsten van het
Rijk. De saldibalans van het Rijk sluit op deze rekening aan. Beide worden
opgesteld door de minister van Financiën.FoutenFouten zijn afwijkingen van de criteria «rechtmatigheid» en
«deugdelijke weergave». Rechtmatigheidsfouten en deugdelijke weergave
fouten worden beide onderscheiden in «onjuistheden» en «onvolledigheden».Jaarverslag (departementaal)Het departementale jaarverslag bestaat uit het beleidsverslag en de jaarrekening.
Hiermee legt de minister verantwoording af over het het gevoerde beleid en
de bedrijfsvoering van het ministerie.M&O-beleidHet geheel van maatregelen genomen door ministers om misbruik en oneigenlijk
gebruik van (subsidie)regelingen zoveel mogelijk te beperken.MaterieelbeheerDe zorg voor niet-geldelijke zaken vanaf het moment van ontvangst tot
aan het moment van afstoting. Deze definitie is gebaseerd op het besluit Materieelbeheer
1996.OnvolkomenheidOverschrijding van de kwalitatieve tolerantiegrens van de Algemene Rekenkamer.Onzeker (onzekerheden)Oordeel dat de Algemene Rekenkamer in bepaalde gevallen geeft over het
financieel beheer van een ministerie. Het oordeel «onzeker» wordt
gegeven wanneer de Algemene Rekenkamer door onvolkomenheden in het financieel
beheer niet kan vaststellen of de betreffende bedragen al dan niet rechtmatig
of al dan niet deugdelijk weergegeven zijn.OverdrachtsuitgavenSubsidies en specifieke uitkeringen.Potentieel bezwaargevalOnvolkomenheden in het financieel beheer of in de financiële verantwoording
van een ministerie die de kwalitatieve of kwantitatieve tolerantiegrenzen
van de Algemene Rekenkamer overschrijden.PrestatiegegevenOnder prestatiegegevens kunnen zowel effect(indicator)en als informatie
over de prestaties van de overheid worden verstaan.RechtmatigheidNorm waaraan de financiële verantwoordingen van de ministeries en
van het Rijk moeten voldoen, inhoudende dat: (a) de verantwoordingen zijn
opgesteld overeenkomstig de wijze waarop dat in wettelijke regelingen is voorgeschreven,
en (b) de in de verantwoordingen opgenomen bedragen bij de verplichtingen,
uitgaven en ontvangsten tot stand zijn gekomen in overeenstemming met de begrotingswetten
en andere wettelijke regelingen.Rechtspersoon met een wettelijke taak (RWT)Instelling die een bij of krachtens de wet geregelde taak uitoefent en
daartoe geheel of gedeeltelijk wordt bekostigd uit de opbrengst van bij of
krachtens de wet ingestelde heffingen.ReviewDe beoordeling van de controle die is uitgevoerd door de departementale
accountantsdienst/auditdienst (DAD).Deze review dient om vast stellen of de DAD-controle zodanig is uitgevoerd
dat de Algemene Rekenkamer gebruik kan maken van de resultaten ervan.XNoot1TK 2002/2003, 28 248, nummer 22.XNoot2TK 2002/2003, 28 248, nummer 24.XNoot1De w-vragen luiden: «Wat willen we bereiken?»; «Wat
gaan we daarvoor doen?»; «Wat mag het kosten?». De h-vragen
luiden: «Hebben we bereikt wat we wilden bereiken?»; «Hebben
we daarvoor gedaan wat we daarvoor zouden doen?»; «Hebben we daarvoor
uitgegeven wat we mochten uitgeven?».XNoot1Tweede kamer, vergaderjaar 2002–2003, 28 861, nrs. 1–2.XNoot1Naar aanleiding van de motie Joldersma rapporteert de minister halfjaarlijks
over de voortgang van de verbetermaatregelen ten aanzien van de stering van
het departement. Tegelijkertijd is gerapporteerd over de voortgang van het
actieplan Rekenschap. TK 2003/2004, 28 248, nummer 48.XNoot2TK 2003/2004, 28 248, nummer 49.XNoot1De vijf onvolkomenheden betreffen:– het M en O-beleid voor de sectoren BVE, HBO en WO;– het contractbeheer bij het bestuursdepartement;– het apparaatskostenbeheer bij het bestuursdepartement;– de toekenning en afwikkeling van garanties in het kader van de
subsidieregeling indemniteit bruiklenen; en– de uitvoering van de geplande reviews. 
 
 Naar boven

 

Directe linkKopieer de link naar uw clipboard 

https://zoek.officielebekendmakingen.nl/kst-29540-17.html

Sluit modaal

 

Disclaimer
De hier aangeboden pdf-bestanden van het Staatsblad, Staatscourant, Tractatenblad, provinciaal blad, gemeenteblad, waterschapsblad en blad gemeenschappelijke regeling vormen de formele bekendmakingen in de zin van de Bekendmakingswet en de Rijkswet goedkeuring en bekendmaking verdragen voor zover ze na 1 juli 2009 zijn uitgegeven. Voor pdf-publicaties van vóór deze datum geldt dat alleen de in papieren vorm uitgegeven bladen formele status hebben; de hier aangeboden elektronische versies daarvan worden bij wijze van service aangeboden.

 

Over deze website
Contact
English
Help
Zoeken

Informatie hergebruiken
Privacy en cookies
Toegankelijkheid
Sitemap
Kwetsbaarheid melden

Open data
Linked Data Overheid
PUC Open Data

MijnOverheid.nl
Rijksoverheid.nl
Ondernemersplein.nl
Werkenbijdeoverheid.nl