Derde geld-stroomactiviteiten bij universiteiten; Rapport
Staten-Generaal — Kamerstuk 
Datum: 2014-07-12 00:00:00.000000
Rechtsgebied: Wetgeving


(function (window, document, dataLayerName, id) {
 window[dataLayerName] = window[dataLayerName] || [], window[dataLayerName].push({ start: (new Date).getTime(), event: "stg.start" }); var scripts = document.getElementsByTagName('script')[0], tags = document.createElement('script');
 function stgCreateCookie(a, b, c) { var d = ""; if (c) { var e = new Date; e.setTime(e.getTime() + 24 * c * 60 * 60 * 1e3), d = "; expires=" + e.toUTCString() } document.cookie = a + "=" + b + d + "; path=/; Secure" }
 var isStgDebug = (window.location.href.match("stg_debug") || document.cookie.match("stg_debug")) && !window.location.href.match("stg_disable_debug"); stgCreateCookie("stg_debug", isStgDebug ? 1 : "", isStgDebug ? 14 : -1);
 var qP = []; dataLayerName !== "dataLayer" && qP.push("data_layer_name=" + dataLayerName), qP.push("use_secure_cookies"), isStgDebug && qP.push("stg_debug"); var qPString = qP.length > 0 ? ("?" + qP.join("&")) : "";
 tags.async = !0, tags.src = "https://koop.piwik.pro/containers/" + id + ".js" + qPString, scripts.parentNode.insertBefore(tags, scripts);
 !function (a, n, i) { a[n] = a[n] || {}; for (var c = 0; c < i.length; c++)!function (i) { a[n][i] = a[n][i] || {}, a[n][i].api = a[n][i].api || function () { var a = [].slice.call(arguments, 0); "string" == typeof a[0] && window[dataLayerName].push({ event: n + "." + i + ":" + a[0], parameters: [].slice.call(arguments, 1) }) } }(i[c]) }(window, "ppms", ["tm", "cm"]);
 })(window, document, 'dataLayer', 'f8b9eee5-8d9c-4ea1-abd5-83e174f29813');
 
 
 
Direct naar content
Navigatie
Contextinformatie
Publicatie
Acties
Inhoudsopgave
Gerelateerde informatie

Menu

U bent nu hier: 
Publicaties
Officiële publicaties

Inloggen

Primaire navigatie

Andere sites binnen Overheid.nl
Home
Uitgebreid zoeken
Mijn abonnementen
Help

Andere sites binnen Overheid.nl

Berichten over uw Buurt
Zoals vergunningen, bouwplannen en lokale regelgeving.

Rondom uw woonadres
Rondom een zelfgekozen adres

Dienstverlening
Zoals belastingen, uitkeringen en subsidies.

Naar dienstverlening

Beleid & regelgeving
Officiële publicaties van de overheid.

Naar beleid & regelgeving

Contactgegevens overheden
Adressen en contactpersonen van overheidsorganisaties.

Naar overheidsorganisaties

 
 
 
U bent hier:

Home

Kamerstuk 24100, nr. 2

 
 
 

Kamerstuk

Datum publicatie
Organisatie
Vergaderjaar
Dossier- en ondernummer

03-03-1995

Tweede Kamer der Staten-Generaal

1994-1995

24100 nr. 2

 

 

 
 
 Toon meer van: Inhoudsopgave
 
 

 
 AanhefLichaamInhoudSAMENVATTING1. INLEIDING2. FINANCIEEL BEHEER 2.1 Regelgeving2.2 Voorbereiding2.3 Registratie2.4 Uitvoering2.5 Afwikkeling2.6 Conclusies3. TOEZICHT DOOR HET COLLEGE VAN BESTUUR 3.1 Algemeen3.2 Uitvoering in eigen beheer3.3 Uitvoering door rechtspersonen3.4 Conclusies4. TOEZICHT DOOR DE MINISTER 4.1 Informatievoorziening4.2 Sturing4.3 Conclusies5. SAMENVATTENDE CONCLUSIE EN AANBEVELING6. REACTIE UNIVERSITEITEN EN COMMENTAAR REKENKAMER7. REACTIE MINISTERS EN COMMENTAAR REKENKAMERFINANCIEEL BELANG DERDE GELDSTROOM BIJ DERTIEN UNIVERSITEITENUITWERKING VAN DE DRIE ASPECTEN VAN HET ONDERZOEK 1. Instrumenten van financieel beheer2. Toezicht door het college van bestuur3. Toezicht door de ministerHANDREIKING VOOR DE UNIVERSITEITEN BIJ HET FINANCIEEL
BEHEER VAN DERDE-GELDSTROOMACTIVITEITENRegelgeving ten aanzien van derde-geldstroomactiviteitenRegistratie van derde-geldstroomactiviteitenVoorbereiding van derde-geldstroomactiviteitenUitvoering van derde-geldstroomactiviteitenAfwikkeling van derde-geldstroomactiviteitenInformatievoorziening over de in eigen beheer uitgevoerde
derde-geldstroomactiviteitenInformatievoorziening over de uitvoering van derde-geldstroomactiviteiten
door rechtspersonenSturing van de uitvoering van derde-geldstroomactiviteiten
 

 
 
 Toon meer van: Extra informatie
 
 

 
 

Informatie over publicatie

 

 

 
 Toon meer van: Gerelateerd
 
 

 
 Publicaties in kamerdossier

Kamerdossier 24100Toon alle publicaties in het hoofddossier

 

 
 
 Geconsolideerde regelgeving

 

 
 
 Geconsolideerde regelgeving

 

 
 
 Publicaties referendum

 

 

 

 

 

Authentieke versie (PDF)
bestandsgrootte: 59 Kb

Informatie

Gerelateerd

Printen

Delen

 
 
 
24 100Derde-geldstroomactiviteiten bij universiteitennr. 2RAPPORT Inhoud  Blz.    Samenvatting4   1Inleiding6   2Financieel beheer82.1Regelgeving82.2Voorbereiding8 2.3Registratie9 2.4Uitvoering92.5Afwikkeling11 2.6Conclusies11    3Toezicht
door het college van bestuur123.1Algemeen123.2Uitvoering in eigen beheer12 3.3Uitvoering
door rechtspersonen13 3.4Conclusies13    4Toezicht
door de minister144.1Informatievoorziening144.2Sturing15 4.3Conclusies16    5Samenvattende
conclusie en aanbeveling16   6Reactie universiteiten
en commentaar Rekenkamer17   7Reactie ministers en commentaar
Rekenkamer17   Bijlagen  1Ontwikkeling inkomsten
contract-onderwijs en -onderzoek 21 2Uitwerking van de drie
aspecten van het onderzoek22 3Handreiking voor de universiteiten
bij het financieel beheer van derde-geldstroomactiviteiten23SAMENVATTINGNaast bijdragen van het Rijk hebben de dertien Nederlandse universiteiten
eigen inkomsten, die zij verwerven met activiteiten op het terrein van onderwijs
en onderzoek. De Rekenkamer verrichtte een onderzoek naar deze zogenoemde
derde-geldstroomactiviteiten, die in 1992 f 958 miljoen opleverden (ruim
17% van de totale inkomsten van de universiteiten).De Rekenkamer stelde vast dat het financieel beheer van derde-geldstroomactiviteiten
bij een meerderheid van de universiteiten tekortschoot. Zo hadden twaalf universiteiten
geen regelgeving voor de verhouding tussen de universiteit en de aan de universiteit
gelieerde stichtingen die voor de uitvoering van derde-geldstroomactiviteiten
waren opgericht. Zeven universiteiten hadden geen volledige registers van
de projecten die in het kader van de derde geldstroom werden uitgevoerd. Geen
enkele universiteit beschikte over een systeem van tijdverantwoording ten
behoeve van derde-geldstroomactiviteiten. Daardoor was niet bekend hoeveel
deze activiteiten de universiteit kostten. Aan de drie belangrijkste categorieën
opdrachtgevers (de ministeries, de Europese Unie en de zogenoemde collectebusfondsen
als de Hartstichting) brachten de universiteiten in de meeste gevallen minder
dan de integrale kosten in rekening.De colleges van bestuur van de universiteiten zijn belast met het houden
van toezicht op al wat de universiteit aangaat. Voor de meeste colleges van
bestuur waren de derde-geldstroomactiviteiten een punt van aandacht. De Rekenkamer
trof in het toezicht echter ook enkele tekortkomingen aan. Zo hadden tien
colleges geen zekerheid dat ze tijdig geïnformeerd werden over knelpunten
bij afzonderlijke projecten. Vijf colleges hadden geen mogelijkheid corrigerende
maatregelen te treffen tegen aan de universiteit gelieerde stichtingen die
voor de uitvoering van derde-geldstroomactiviteiten waren opgericht.De minister van Onderwijs en Wetenschappen stelde aan het eind van de
jaren tachtig strikte voorwaarden aan de uitvoering van derde-geldstroomactiviteiten.
Zo mochten deze activiteiten niet ten laste komen van de rijksbijdrage. De
minister schreef de universiteiten echter niet voor te rapporteren over de
naleving van deze voorwaarden (die met ingang van het begrotingsjaar 1994
overigens niet langer van kracht zijn).Bij de meerderheid van de universiteiten kon de minister van Onderwijs
en Wetenschappen geen zekerheid krijgen over de juistheid en volledigheid
van de financiële informatie over derde-geldstroomactiviteiten. Tevens
stelde de Rekenkamer vast dat de minister van Onderwijs en Wetenschappen,
ook bij structurele tekortkomingen, zeer terughoudend was in het treffen van
corrigerende maatregelen. Bij het Ministerie van Landbouw, Natuurbeheer en
Visserij (verantwoordelijk voor de Landbouwuniversiteit Wageningen) kwamen
corrigerende maatregelen niet aan de orde omdat het college van bestuur van
deze universiteit zelf maatregelen ter verbetering had getroffen.Samenvattend was de Rekenkamer van mening dat het financieel beheer van
derde-geldstroomactiviteiten bij de universiteiten verbetering behoefde. Het
door de ministers uitgeoefende toezicht waarborgde de toereikendheid van het
financieel beheer van derde-geldstroomactiviteiten in onvoldoende mate. De
Rekenkamer achtte de gesignaleerde tekortkomingen van zodanig belang dat deze
zouden moeten leiden tot een nadere invulling van het concept van globale
sturing, dat ten grondslag ligt aan de met ingang van het begrotingsjaar 1994
van kracht geworden bekostigingsbepalingen uit de Wet op het hoger
onderwijs en wetenschappelijk onderzoek.De Vereniging van Samenwerkende Nederlandse Universiteiten (VSNU) gaf
in haar reactie namens alle universiteiten aan het niet eens te zijn met het
kritische oordeel van de Rekenkamer over het financieel beheer. Volgens haar
zou uit de afzonderlijke bevindingen blijken dat in meerderheid wel aan de
normen werd voldaan. Overigens achtte de VSNU deze meerderheid te klein. De
Rekenkamer merkte hierbij op dat slechts vijf van de dertien universiteiten
voldeden aan tenminste drie kwart van alle door de Rekenkamer gestelde normen.
Zij handhaafde derhalve haar conclusie.De ministers van Onderwijs en Wetenschappen en van Landbouw, Natuurbeheer
en Visserij schreven in hun reactie het begrijpelijk te vinden dat bij de
universiteiten het accent meer heeft gelegen op het verwerven van derde-geldstroomactiviteiten
dan op het beheer ervan. Wel gaven zij aan dat het aanbrengen van verbeteringen
voor hen een punt van aandacht zou zijn. Daarbij deden de ministers een aantal
concrete toezeggingen, waaronder het opnemen in een in te voeren controle-protocol
van attentiepunten voor de controle op de derde geldstroom.De Rekenkamer kan het begrip dat de ministers tonen voor de bestaande
achterstanden bij universiteiten in het financieel beheer van derde-geldstroomactiviteiten
niet delen. Reeds in haar Verslag 1988 heeft zij op dit punt een waarschuwend
geluid laten horen. Overigens waardeert zij in de reactie van de universiteiten
dat men ook in die kring vindt dat er ruimte is voor verbetering. De door
de ministers gedane toezeggingen vormen eveneens een stap in de goede richting. 1. INLEIDINGSinds het begin van de jaren tachtig voert de minister van Onderwijs en
Wetenschappen het beleid dat de universiteiten naast de rijksbijdragen eigen
inkomsten moeten verwerven met de overdracht van kennis aan de maatschappij,
door het aanbieden van contractonderwijs en -onderzoek.De Rekenkamer heeft in 1989 gerapporteerd dat de administratieve begeleiding
van contractonderzoek door universiteiten geen gelijke tred hield met het
toenemende financieel belang hiervan (Verslag 1988, punt 3.8.3). De omvang
van de eigen inkomsten van universiteiten vertoonde van 1989 tot en met 1992
een verder stijgende lijn. In 1989 ging het om f 525 miljoen (12,2%
van de totale inkomsten van de universiteiten in dat jaar) en in 1992 om f 958 miljoen
(17,4% van de inkomsten in dat jaar). De eigen inkomsten van de universiteiten
worden aangeduid als de derde geldstroom. De ontwikkeling van de omvang van
de derde geldstroom per universiteit is opgenomen in bijlage 1. De opbrengsten van derde-geldstroomactiviteiten mogen de universiteiten
naar eigen inzicht besteden, mits ze binnen het taakgebied van de universiteit
blijven. De andere financieringsbronnen waarover universiteiten beschikken,
zijn de jaarlijkse rijksbijdrage (eerste geldstroom) en de rijksgelden die
via de Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek en de Koninklijke
Nederlandse Academie van Wetenschappen ter beschikking worden gesteld (tweede
geldstroom).Voor het uitvoeren van derde-geldstroomactiviteiten zijn diverse organisatorische
constructies mogelijk. Ze kunnen door de universiteit in eigen beheer worden
uitgevoerd of door een rechtspersoon waarmee de universiteit een financiële
binding heeft of door een rechtspersoon waarin de universiteit deelneemt.
Deze rechtspersonen maken voor de uitvoering van derde-geldstroomactiviteiten
gebruik van personeel en voorzieningen van de universiteit. Bij rechtspersonen
waarin de universiteit deelneemt is de universiteit financieel aansprakelijk
of bestaat er een bestuurlijke relatie tussen universiteit en rechtspersoon.
De universiteiten maken in een gevarieerde samenstelling van de drie genoemde
constructies gebruik. Alle dertien universiteiten voeren derde-geldstroomactiviteiten
in eigen beheer uit. Daarnaast komen rechtspersonen waarmee de universiteit
een financiële binding heeft bij elf universiteiten voor en rechtspersonen
waarin de universiteit deelneemt bij acht universiteiten.De Rekenkamer verrichtte een onderzoek naar derde-geldstroomactiviteiten
op het gebied van onderwijs en onderzoek bij de dertien Nederlandse universiteiten.
Zij onderzocht in hoeverre er sprake was van een goed financieel beheer van
derde-geldstroomactiviteiten. Ook onderzocht zij de wijze waarop de colleges
van bestuur en de verantwoordelijke ministers toezicht uitoefenden op het
financieel beheer. De verantwoordelijke ministers zijn de minister van Onderwijs,
Cultuur en Wetenschappen (ten tijde van het onderzoek de minister van Onderwijs
en Wetenschappen) en de minister van Landbouw, Natuurbeheer en Visserij (uitsluitend
voor de Landbouwuniversiteit Wageningen). Een uitwerking van de drie aspecten
van het onderzoek is opgenomen in bijlage 2. De Rekenkamer is in haar onderzoek uitgegaan van de Wet op het wetenschappelijk
onderwijs (WWO, Stb. 1985, 562) en de daaruit voortvloeiende regelgeving,
omdat deze in de onderzochte periode (1989/1993) nog van kracht waren. Met
ingang van het begrotingsjaar 1994 zijn de bekostigingsbepalingen uit de Wet
op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek (WHW, Stb. 1992,
593) van kracht geworden. Hiermee werd verder vorm gegeven aan de vergroting
van de autonomie van de instellingen, waarbij een gedetailleerde centrale
sturing werd vervangen door globale sturing, uitgaande van de
verantwoordelijkheid van de minister voor de werking van het bestel als geheel
(Tweede Kamer, vergaderjaar 1988-1989, 21 073, nr. 3, blz. 8/9).
Ook onder de nieuwe wet dienen de ministers zich echter een oordeel te vormen
over het totale financieel beheer van de universiteiten, inclusief dat van
de derde geldstroom. De richtlijnen en regelingen waarmee de ministers op
grond van de WWO voorwaarden stelden aan derde-geldstroomactiviteiten van
universiteiten, zijn sinds de inwerkingtreding van de WHW niet meer van kracht.De inwerkingtreding van de WHW is ook van invloed op de bevoegdheden van
de Rekenkamer ten aanzien van universiteiten. Met ingang van het begrotingsjaar
1994 ontleent de Rekenkamer haar bevoegdheden ter zake niet meer aan artikel 188
WWO, maar aan haar algemene bevoegdheid op grond van artikel 59, lid 1,
onder d van de Comptabiliteitswet. Dit betekent dat het onderzoek van de Rekenkamer
zich alleen kan uitstrekken tot de bij of krachtens de wet geregelde taken
van de universiteiten.Derde-geldstroomactiviteiten worden in de WHW niet tot de wettelijke taak
van de universiteiten gerekend. Onderzoeken zoals het onderhavige (waarbij
het beheer van derde-geldstroomactiviteiten als zodanig object van onderzoek
is) kan de Rekenkamer met ingang van het begrotingsjaar 1994 derhalve niet
meer verrichten. Wel kan de Rekenkamer ook onder het nieuwe regime nagaan
in hoeverre derde-geldstroomactiviteiten van invloed zijn op de uitvoering
van de wettelijke taken, respectievelijk de aanwending van rijksgelden die
de universiteiten met het oog hierop ontvangen. Daarnaast kan de Rekenkamer
onderzoek blijven doen naar de wijze waarop de minister(s) zich een oordeel
vormen over het totale financiële beheer van de universiteiten, inclusief
dat van de derde geldstroom.De Vrije Universiteit Amsterdam (VUA) was aanvankelijk niet bereid medewerking
te verlenen aan dit onderzoek. Zij schreef in juni 1993 behoefte te hebben
aan «een nadere juridische rechtvaardiging voor het betrekken van de
VU als bijzondere universiteit bij (het) onderzoek».De Rekenkamer heeft in juli 1993 in antwoord op dit verzoek beargumenteerd
dat zij op grond van het bepaalde in de WWO bevoegd was het onderhavige onderzoek
ook bij bijzondere universiteiten te verrichten. De hieruit volgende briefwisseling
leidde uiteindelijk niet tot overeenstemming. Op verzoek van de Rekenkamer
heeft vervolgens in januari 1994 overleg plaatsgevonden tussen de staatssecretaris
van Onderwijs en Wetenschappen en de voorzitter van het college van bestuur
van de VUA. Naar aanleiding van dit overleg besloot het college van bestuur
op basis van vrijwilligheid mee te werken aan het onderzoek. Om praktische
redenen legde de Rekenkamer zich neer bij deze uitkomst van het overleg. Het
onderzoek bij de VUA vond plaats in februari 1994, waarna het totale onderzoek
kon worden afgesloten.De Rekenkamer legde haar bevindingen in juli 1994 voor aan de verantwoordelijke
ministers en aan de universiteiten, met het verzoek aan de Vereniging van
Samenwerkende Nederlandse Universiteiten (VSNU) om de reacties van de universiteiten
te coördineren. De ministers reageerden in augustus 1994 en de VSNU in
december 1994. De reacties zijn in hoofdlijnen in dit rapport opgenomen. 2. FINANCIEEL BEHEER 2.1 RegelgevingDe Rekenkamer onderzocht in hoeverre de universiteiten door middel van
interne regelgeving sturing gaven aan het financieel beheer van derde-geldstroomactiviteiten.
Zij hanteerde de volgende normen:– de universiteit dient te beschikken over een centrale, regelmatig
bijgewerkte en algemeen bekende interne regelgeving voor het beheer van derde-geldstroomactiviteiten;– ten aanzien van derde-geldstroomactiviteiten die worden uitgevoerd
door of in samenwerking met rechtspersonen waarin de universiteit deelneemt
of waarmee zij een financiële binding heeft, dient het college van bestuur
regels vast te stellen voor de verhouding van de universiteit tot die rechtspersonen.
Het college van bestuur dient met die rechtspersoon een samenwerkingsovereenkomst
te sluiten waarin afspraken zijn vastgelegd over financiële aspecten.De Rekenkamer stelde vast dat vier universiteiten niet beschikten over
een centrale, regelmatig bijgewerkte interne regelgeving voor het financieel
beheer van derde-geldstroomactiviteiten. Vijf universiteiten hadden onvoldoende
maatregelen genomen om te verzekeren dat de regelgeving bij alle geledingen
van de organisatie bekend was.Uit het onderzoek bleek verder dat bij twaalf universiteiten de colleges
van bestuur niet door middel van regelgeving sturing gaven aan de verhouding
van de universiteit tot rechtspersonen die ten behoeve van derde-geldstroomactiviteiten
zijn opgericht. Bij drie van de acht universiteiten met deelnemingen in rechtspersonen
ten behoeve van derde-geldstroomactiviteiten ontbraken samenwerkingsovereenkomsten
met die rechtspersonen. Drie universiteiten hadden met verschillende rechtspersonen
waarmee ze een financiële binding hadden geen afspraken gemaakt over
de financiële aspecten van de samenwerking. 2.2 VoorbereidingVoor de voorbereiding van derde-geldstroomactiviteiten hanteerde de Rekenkamer
de volgende normen:– de tekenbevoegde of diens vertegenwoordiger dient in een zo vroeg
mogelijk stadium bij de projectverwerving te worden betrokken;– het college van bestuur dient één flexibel calculatiemodel
op te stellen aan de hand waarvan de kosten van derde-geldstroomprojecten
begroot moeten worden;– het college van bestuur dient een modelcontract op te stellen
om te voorkomen dat door contracten voor derde-geldstroomactiviteiten de belangen
van de universiteit worden geschaad. Concept-contracten moeten vóór
ondertekening worden getoetst aan de vraag of de belangen van de universiteit
in de contracten voldoende tot hun recht komen.De Rekenkamer stelde vast dat bij vier universiteiten de vroegtijdige
betrokkenheid van de tekenbevoegde of diens vertegenwoordiger bij de projectverwerving
niet steeds was gewaarborgd. Negen universiteiten beschikten over één calculatiemodel
dat voldoende flexibel was om voor alle beheerseenheden toepasbaar te zijn.
Bij drie van deze negen universiteiten werd het calculatiemodel echter niet
of nauwelijks toegepast. Elf universiteiten hadden een modelcontract ontwikkeld. Deze modellen
waren in het algemeen echter beperkt toepasbaar. Bij vijf universiteiten werden
de concept-contracten in onvoldoende mate juridisch getoetst. 2.3 RegistratieDe Rekenkamer hanteerde de volgende normen voor de registratie van derde-geldstroomactiviteiten:– universiteiten dienen te beschikken over volledige registers van
onderwijs- en onderzoekprojecten in het kader van de derde geldstroom. De
administratieve organisatie dient te waarborgen dat de registers volledig
zijn;– van elk onderwijs- en onderzoekproject in het kader van de derde
geldstroom dient een dossier aanwezig te zijn waarin alle relevante projectbescheiden
en correspondentie zijn opgenomen.De Rekenkamer stelde vast dat zeven universiteiten onvolledige projectenregisters
hadden.Bij drie universiteiten bleken de dossiers per project niet goed bijgehouden
te worden. 2.4 UitvoeringDe Rekenkamer toetste de uitvoering van derde-geldstroomactiviteiten aan
de volgende normen:– de kosten van derde-geldstroomactiviteiten dienen zoveel mogelijk
aan de desbetreffende activiteiten te worden toegerekend. Daartoe moet in
ieder geval inzicht bestaan in de personele kosten van derde-geldstroomactiviteiten
op basis van een verantwoording van bestede tijd;– voor de beheersing van de uitvoering van derde-geldstroomprojecten
is bewaking van de nog door te berekenen kosten nodig;– indien derde-geldstroomactiviteiten worden uitgevoerd door of
in samenwerking met rechtspersonen dienen de universiteiten aan deze rechtspersonen
de kosten van de beschikbaarstelling van personeel en huisvesting en van het
gebruik van materiële voorzieningen en diensten door te berekenen tegen
tarieven op basis van minimaal de integrale kosten. Bij afwijking van dit
principe dient duidelijk te zijn dat de universiteit belang heeft bij het
hanteren van lagere tarieven;– de tarieven voor derde-geldstroomonderzoek en -onderwijs die aan
opdrachtgevers in rekening worden gebracht, moeten gebaseerd zijn op de doorberekening
van minimaal de integrale kosten, dat wil zeggen inclusief de kosten voor
het gebruik van de infrastructuur. Bij afwijking van dit principe dient duidelijk
te zijn dat de universiteit belang heeft bij het hanteren van lagere tarieven.De Rekenkamer stelde vast dat bij geen enkele universiteit een systeem
van tijdverantwoording ten behoeve van derde-geldstroomactiviteiten bestond.
De bestede tijd werd slechts verantwoord voorzover de contractvoorwaarden
daartoe noodzaakten. Bij vier universiteiten was daarbij bovendien sprake
van tekortkomingen. Zo was de tijdverantwoording daar niet in alle gevallen
volledig of op tijd beschikbaar.Zeven universiteiten gaven aan met het oog op de kostenbewaking maandelijks
overzichten op te stellen van kosten en opbrengsten per project. Bij twee
universiteiten vond kostenbewaking plaats op basis van kwartaaloverzichten.
De overige vier universiteiten kenden geen systematische kostenbewaking. Van de acht universiteiten met deelnemingen in rechtspersonen ten behoeve
van de uitvoering van derde-geldstroomactiviteiten, berekende er één
noch de materiële noch de personele kosten integraal aan die deelnemingen
door. Drie universiteiten berekenden alléén de personele kosten
integraal door en vier universiteiten berekenden zowel de personele als de
materiële kosten integraal door. Bij drie universiteiten bestond als
gevolg van het ontbreken van afspraken met rechtspersonen, waarmee een financiële
binding bestond, onduidelijkheid over de vraag in hoeverre kosten aan de desbetreffende
rechtspersonen konden worden doorberekend.Alle universiteiten gaven aan in principe te streven naar doorberekening
van integrale kosten aan de opdrachtgever. Aan de beheerseenheden (faculteiten
en/of vakgroepen) werd echter grote vrijheid gelaten minder dan de integrale
kosten in rekening te brengen. De universiteiten wezen erop dat deze vrijheid
geen probleem vormde omdat niet aan de opdrachtgever doorberekende kosten
van derde-geldstroomactiviteiten uit het budget van deze beheerseenheden gedekt
moesten worden.De meeste contracten voor derde-geldstroomonderzoek sloten de universiteiten
af met collectebusfondsen, ministeries en de Europese Unie. Collectebusfondsen
zijn fondsen die (deels) gevuld worden met de opbrengsten van collectes voor
meestal medische doelen. Collectebusfondsen hanteerden tot 1993 als regel
dat slechts de direct door een project veroorzaakte kosten voor vergoeding
in aanmerking kwamen, omdat onderzoeken die in hun opdracht worden gedaan
vaak ingepast kunnen worden in reeds lopend eerste-geldstroomonderzoek. De
VSNU, de Vereniging van Academische Ziekenhuizen en de collectebusfondsen
hebben echter in oktober 1993 een overeenkomst gesloten waarin is vastgelegd
dat de collectebusfondsen een opslag zullen betalen over de directe personeelskosten
van projecten, ter dekking van een deel van de indirecte kosten, waaronder
een deel van de materiële kosten.De ministeries verklaarden zich in 1990 bereid voor contractactiviteiten
de integrale kosten te vergoeden. Naar aanleiding hiervan schreef de minister
van Onderwijs en Wetenschappen op 20 november 1990 aan de VSNU dat hij
ervan uitging dat universiteiten bij het opstellen van offertes de kosten
integraal zouden berekenen, dus inclusief de kosten voor het gebruik van de
infrastructuur. De colleges van bestuur tekenden hierbij echter aan dat de
ministeries in de praktijk veelal niet bereid bleken te zijn tot het vergoeden
van de integrale projectkosten. Met name de vergoedingen voor overhead en
huisvesting werden door de ministeries ter discussie gesteld.Voor vrijwel alle onderzoekprogramma's van de Europese Unie gold met ingang
van 1989 dat universiteiten kunnen kiezen tussen vergoeding van de additionele
projectkosten (dit zijn extra kosten die een universiteit moet maken voor
de uitvoering van een project) of vergoeding van 50% van de integrale projectkosten.
Vergoeding op basis van 50% van de integrale projectkosten is echter alleen
mogelijk indien de tariefstructuur van de universiteit door de Europese Unie
is goedgekeurd. Ten tijde van het onderzoek gold dat voor één
universiteit. Bij de overige universiteiten vergoedde de Europese Unie van
de in haar opdracht uitgevoerde projecten de additionele kosten. Hierover
mochten de universiteiten in principe een opslag van 20% berekenen. Deze opslag
kwam in de onderhandelingen tussen universiteit en Europese Unie echter vrijwel
altijd onder druk te staan. 2.5 AfwikkelingDe afwikkeling van derde-geldstroomactiviteiten toetste de Rekenkamer
aan de volgende normen:– derde-geldstroomactiviteiten dienen tijdig te worden gefactureerd
zodat voorfinanciering door de universiteit beperkt blijft;– ten behoeve van een juiste en tijdige verantwoording van de resultaten
van derde-geldstroomprojecten dienen direct na beëindiging van de projecten
de desbetreffende projectrekeningen te worden afgesloten;– teneinde de kwaliteit van de begrotingen te verbeteren dient van
elk derde-geldstroomproject een nacalculatie opgesteld te worden en dienen
de verschillen tussen voor- en nacalculatie te worden geanalyseerd;– de financiële resultaten van cursussen en opleidingen in
het kader van de derde geldstroom dienen periodiek te worden geëvalueerd
teneinde te voorkomen dat verliesgevende activiteiten worden voortgezet zonder
dat daarbij sprake is van een bewuste keuze;– de besteding van inkomsten uit derde-geldstroomactiviteiten aan
onderwijs en onderzoek dient gestimuleerd te worden door de omvang van de
decentrale reserves te normeren.De Rekenkamer stelde vast dat bij acht universiteiten geen termijn voor
facturering was voorgeschreven en dat bij vier universiteiten achterstanden
in de facturering bestonden.Bij vier universiteiten werden projectrekeningen pas geruime tijd na beëindiging
van een project afgesloten.Bij alle universiteiten bestond onvoldoende aandacht voor het opstellen
van nacalculaties van derde-geldstroomprojecten.Bij één universiteit bestond onvoldoende aandacht voor de
evaluatie van de financiële resultaten van derde-geldstroomonderwijs.Twee universiteiten besteedden in het geheel geen aandacht aan normering
van decentrale reserves. Negen universiteiten gaven aan dat de omvang en bestemming
van decentraal aangehouden reserves vaste agendapunten vormden in het bestuurlijk
overleg tussen het college van bestuur en de beheerseenheden. Twee universiteiten
hanteerden een norm ten aanzien van de maximale omvang van reserves. 2.6 ConclusiesDe Rekenkamer concludeerde dat het financieel beheer van derde-geldstroomactiviteiten
bij een meerderheid van de universiteiten tekortschoot. Ten aanzien van de
in eigen beheer uitgevoerde derde-geldstroomactiviteiten vertoonde de interne
regelgeving voor het beheer van deze activiteiten bij een aantal universiteiten
tekortkomingen. Bij een meerderheid van de universiteiten was sprake van tekortkomingen
in de voorbereiding en registratie van deze activiteiten. Bij alle universiteiten
was het inzicht in de kosten van derde-geldstroomactiviteiten ontoereikend
als gevolg van het ontbreken van een systeem van tijdverantwoording ten behoeve
van derde-geldstroomactiviteiten. Aan de drie belangrijkste categorieën
opdrachtgevers (collectebusfondsen, ministeries en Europese Unie) brachten
de universiteiten in de meeste gevallen minder dan de integrale kosten in
rekening voor het verrichten van derde-geldstroomonderzoek. Bij een meerderheid
van de universiteiten bestonden tekortkomingen in de afwikkeling van derde-geldstroomactiviteiten.
Ten aanzien van de derde-geldstroomactiviteiten die door aan de universiteit
gelieerde rechtspersonen werden uitgevoerd was bij de meeste
universiteiten sprake van het ontbreken van regelgeving voor de verhouding
van de universiteit tot dergelijke rechtspersonen. Een aantal universiteiten
had in onvoldoende mate afspraken over financiële aspecten vastgelegd.Door de aangetroffen tekortkomingen bestond bij de universiteiten de mogelijkheid
dat niet-doorberekende kosten van derde-geldstroomactiviteiten ten laste kwamen
van de rijksbijdrage aan de universiteiten. 3. TOEZICHT DOOR HET COLLEGE VAN BESTUUR 3.1 AlgemeenIn zowel de WWO als de WHW wordt bepaald dat het college van bestuur is
belast met het houden van een voortdurend toezicht op al wat de universiteit
aangaat. Daartoe dient volgens de Rekenkamer het college van bestuur verzekerd
te zijn van tijdige, juiste en volledige informatie over zowel de in eigen
beheer als de door aan de universiteit gelieerde rechtspersonen uitgevoerde
derde-geldstroomactiviteiten. Voorts dient het college van bestuur de mogelijkheid
te hebben om corrigerende maatregelen te treffen en de uitvoering van die
maatregelen te bewaken. 3.2 Uitvoering in eigen beheerDe Rekenkamer stelde vast dat alle colleges van bestuur via rapporten
en mededelingen (managementletters) van de controlerende accountant werden
geïnformeerd over de opzet en werking van de administratieve organisatie
en de interne controle van derde-geldstroomactiviteiten.Bij alle universiteiten ontving het college informatie over de resultaten
van de derde-geldstroomactiviteiten. Aard en omvang van deze informatie vertoonden
echter een grote verscheidenheid. Tien colleges ontvingen getotaliseerde gegevens
over derde-geldstroomactiviteiten die niet te herleiden waren tot afzonderlijke
projecten. Daardoor werden eventuele financiële knelpunten op projectniveau
niet of niet tijdig zichtbaar. Bij drie universiteiten ontving het college
informatie op projectniveau.Bij alle universiteiten waarborgden procedures voor de administratieve
organisatie de tijdigheid van jaarlijkse en tussentijdse rapportages.Alle colleges beschikten in opzet over meer dan één waarborg
voor de juistheid en volledigheid van de informatie. De waarborgen waren:
centrale registratie van projecten, maatregelen van interne controle, regelgeving
en controle door de accountant.De Rekenkamer stelde vast dat alle colleges van bestuur beschikten over
mogelijkheden om corrigerend op te treden, waaronder sancties op personeelsgebied
zoals ontslag en het geheel of gedeeltelijk intrekken van mandaten. Drie colleges
gaven aan daadwerkelijk sancties te hebben getroffen.Elf colleges beschikten over criteria voor het treffen van maatregelen,
maar deze waren in de meeste gevallen niet gepreciseerd naar bijvoorbeeld
omvang of duur van ongewenste ontwikkelingen. 3.3 Uitvoering door rechtspersonenAlle elf colleges van bestuur die voor de uitvoering van derde-geldstroomactiviteiten
gebruik maakten van rechtspersonen achtten zich verantwoordelijk voor het
financieel beheer van deze rechtspersonen, met name als de universiteit hierin
een groot financieel belang had en als de rechtspersoon mede bepalend was
voor het imago van de universiteit dan wel opereerde onder de naam van de
universiteit. Overigens streefden acht colleges van bestuur ernaar derde-geldstroomactiviteiten
zoveel mogelijk door de universiteit zelf te laten uitvoeren, omdat in die
situatie de beheersbaarheid het beste gewaarborgd was. Om de behoefte aan
het oprichten van rechtspersonen voor de uitvoering van derde-geldstroomactiviteiten
te verminderen hadden zes colleges gunstige voorwaarden geschapen, bijvoorbeeld
door derde-geldstroominkomsten van vakgroepen zo min mogelijk te belasten
voor het gebruik van infrastructuur en door deze inkomsten ter beschikking
van de vakgroepen te laten. Twee universiteiten informeerden de beheerseenheden
over de gunstige belastingtarieven die gelden voor projecten die de universiteit
in eigen beheer uitvoert.Om te kunnen beschikken over tijdige, juiste en volledige informatie ten
aanzien van de uitvoering van derde-geldstroomactiviteiten door rechtspersonen
is het noodzakelijk:– dat de colleges van bestuur beschikken over een volledig overzicht
van de rechtspersonen waarin de universiteit deelneemt of waarmee zij een
financiële binding heeft;– dat afspraken over informatievoorziening zijn vastgelegd;– dat de verstrekte informatie wordt gecontroleerd.De Rekenkamer stelde vast dat tien van de elf colleges die voor de uitvoering
van derde-geldstroomactiviteiten gebruik maakten van rechtspersonen beschikten
over een overzicht van die rechtspersonen. Deze tien beschikten over minstens
één mogelijkheid om de volledigheid van het overzicht te waarborgen.Acht van de elf colleges hadden met ten minste één van de
rechtspersonen een samenwerkingsovereenkomst afgesloten waarin de informatiebehoefte
was vastgelegd. De tijdigheid van de door de rechtspersonen te verstrekken
informatie was door de colleges echter onvoldoende gewaarborgd. De juistheid
en volledigheid van de verantwoordingsinformatie achtten de desbetreffende
colleges voldoende gewaarborgd door de accountantscontrole.De Rekenkamer constateerde verder dat zes van de elf colleges beschikten
over de mogelijkheid tot het treffen van corrigerende maatregelen, zoals het
opzeggen van de samenwerkingsovereenkomst en het intrekken van een eventuele
subsidie. Deze colleges beschikten eveneens over criteria voor het al dan
niet treffen van dergelijke maatregelen, maar vijf hadden deze niet gepreciseerd.Vier colleges beschouwden de mogelijkheid tot het treffen van corrigerende
maatregelen als hypothetisch. 3.4 ConclusiesDe Rekenkamer concludeerde dat de informatievoorziening met betrekking
tot derde-geldstroomactiviteiten voor de meeste colleges van bestuur een punt
van aandacht was. Op een aantal punten was echter nog sprake van tekortkomingen.
Ten aanzien van de in eigen beheer uitgevoerde derde-geldstroomactiviteiten
betrof dit met name het ontbreken van informatie over eventuele knelpunten
bij afzonderlijke projecten. Ten aanzien van derde-geldstroomactiviteiten die door aan de universiteiten
gelieerde rechtspersonen werden uitgevoerd, was bij een meerderheid van de
universiteiten de tijdigheid van de informatievoorziening aan de colleges
van bestuur over de uitvoering van deze activiteiten onvoldoende gewaarborgd.
De Rekenkamer concludeerde voorts dat bij een aantal universiteiten de colleges
van bestuur niet beschikten over de mogelijkheid corrigerende maatregelen
te treffen.Door de aangetroffen tekortkomingen bestond bij de desbetreffende universiteiten
het risico dat ongewenste ontwikkelingen niet of niet tijdig door het college
van bestuur werden gesignaleerd, respectievelijk gecorrigeerd. 4. TOEZICHT DOOR DE MINISTER 4.1 InformatievoorzieningAan het einde van de jaren tachtig stelde de minister van Onderwijs en
Wetenschappen in enkele regelingen strikte voorwaarden aan de uitvoering van
derde-geldstroomactiviteiten. Zo legde hij in de beleidsregel «Contracten
van wo-instellingen met andere rechtspersonen» (1989) vast dat overheidsgeld
bestemd voor de uitvoering van de primaire taken (wetenschappelijk onderwijs
en onderzoek) uitsluitend daarvoor dient te worden gebruikt en dat die primaire
taken niet door andere (geprivatiseerde) activiteiten in het gedrang mogen
komen.In de in 1991 door de minister uitgevaardigde richtlijnen voor de informatievoorziening
over derde-geldstroomactiviteiten werd de universiteiten niet voorgeschreven
te rapporteren over de naleving van de eerder door de minister gestelde voorwaarden.
Ook miste de Rekenkamer in deze richtlijnen een informatieplicht met betrekking
tot de rechtspersonen waarmee de universiteit een financiële binding
heeft.Met ingang van het begrotingsjaar 1994 zijn de door de minister gegeven
beleidsregels niet langer van kracht.In de WHW is, evenals in de WWO, vastgelegd dat de minister vóór
1 juli moet kunnen beschikken over de financiële verantwoordingsinformatie
van de universiteiten over het voorafgaande begrotingsjaar. De Rekenkamer
stelde als eis dat de aan de minister verstrekte informatie tijdig, juist
en volledig is. Volgens de Rekenkamer zijn de rapporten van de departementale
accountants alleen bruikbaar voor de uitoefening van het ministeriële
toezicht wanneer ze vergelijkbare informatie bevatten over de juistheid en
volledigheid van de verantwoordingsinformatie en over de naleving van relevante
wet- en regelgeving.De Rekenkamer constateerde dat de universiteiten vanaf 1991 de begroting
en jaarrekening tijdig bij de minister hebben ingediend.Uit de rapporten van de departementale accountantsdienst bij de jaarrekeningen
van de universiteiten over 1990 en 1991 bleek dat bij acht van de dertien
universiteiten geen zekerheid bestond over de juistheid en volledigheid van
de financiële verantwoordingsinformatie met betrekking tot derde-geldstroomactiviteiten.
Dit gebrek aan zekerheid kwam voort uit door de controlerend accountant geconstateerde
tekortkomingen in de administratieve organisatie en de interne controle. Zo
was onder meer sprake van het ontbreken van urenverantwoordingen en het ontbreken
van een handboek Administratieve Organisatie. De Rekenkamer constateerde verder dat de controlerapporten van de departementale
accountantsdiensten niet altijd vergelijkbare informatie bevatten. Zo was
in 1990 de controle op de naleving van de beleidsregel «Contracten van
wo-instellingen met andere rechtspersonen» een aandachtspunt in de controle.
In zes van de twaalf rapporten werd echter niet conform de interne voorschriften
van de departementale accountantsdienst gerefereerd aan dit aandachtspunt.
Ook bleek niet altijd uit de informatie die de minister van de departementale
accountantsdienst ontving dat deze dienst aandacht had gewijd aan de juiste
doorberekening van kosten door universiteiten aan opdrachtgevers.De departementale accountantsdiensten van de ministeries van Onderwijs
en Wetenschappen en van Landbouw, Natuurbeheer en Visserij stemden de controle
met betrekking tot derde-geldstroomactiviteiten niet op elkaar af.In de informatie-uitwisseling tussen de departementale directies die bij
het toezicht en de controle op de universiteiten betrokken zijn, was het financieel
beheer van derde-geldstroomactiviteiten bij universiteiten geen afzonderlijk
aandachtspunt. 4.2 SturingDe minister dient volgens de Rekenkamer de mogelijkheid te hebben om zo
nodig corrigerende maatregelen te treffen en hij dient over criteria te beschikken
voor het al dan niet treffen van dergelijke maatregelen. Tevens dient hij
de uitvoering van corrigerende maatregelen te bewaken. De Rekenkamer constateerde dat de ministers van Onderwijs en Wetenschappen
en van Landbouw, Natuurbeheer en Visserij corrigerende maatregelen konden
treffen. Deze zijn:– het onder de aandacht brengen van tekortkomingen bij het college
van bestuur in de jaarlijkse goedkeuringsbrief;– het voeren van overleg met het college van bestuur (overreding);– het aan de universiteit opleggen van een informatieplicht, bijvoorbeeld
een verplichting om regelmatig informatie te verstrekken over de realisatie
van verbeteringen wanneer zich financiële tekorten voordoen;– het toepassen van een korting op de rijksbijdrage (onder bepaalde
voorwaarden);– het niet herbenoemen of ontslaan van leden van een college van
bestuur (alleen bij rijksuniversiteiten).Beide ministers hanteerden als criteria om tot het treffen van een corrigerende
maatregel over te gaan:– opmerkingen van de departementale accountantsdienst naar aanleiding
van de controle van de jaarrekening;– aantasting van de kwaliteit van onderwijs en onderzoek;– het niet naleven van wet- en regelgeving.Geen van beide ministeries had in de onderzochte periode aanleiding gezien
om een zwaardere corrigerende maatregel te treffen dan het onder de aandacht
brengen van tekortkomingen bij het college van bestuur in de goedkeuringsbrief
of overreding van het college tijdens onderling overleg. De Rekenkamer kon
echter uit de rapporten van de departementale accountantsdienst van het Ministerie
van Onderwijs en Wetenschappen over de jaren 1989 tot en met 1991 afleiden
dat een aantal tekortkomingen met betrekking tot het financieel beheer van
derde-geldstroomactiviteiten een structureel karakter had. Volgens het Ministerie
van Onderwijs en Wetenschappen was het financieel beheer van derde-geldstroomactiviteiten
een te beperkte problematiek om tot correctie over te gaan. Het college van bestuur van de Landbouwuniversiteit Wageningen had, na
op eigen initiatief overleg te hebben gevoerd met de departementale accountantsdienst
van het Ministerie van Landbouw, Natuurbeheer en Visserij, maatregelen genomen
die leidden tot verbetering van het financieel beheer van derde-geldstroomprojecten.Tenslotte constateerde de Rekenkamer dat beide ministeries niet over evaluaties
beschikten die betrekking hadden op de effecten van de brieven aan de colleges
en/of het overleg. 4.3 ConclusiesDe Rekenkamer concludeerde dat de minister van Onderwijs en Wetenschappen
bij de meerderheid van de universiteiten geen zekerheid kon krijgen over de
juistheid en volledigheid van de financiële informatie over derde-geldstroomactiviteiten.
De door de departementale accountantsdienst van het Ministerie van Onderwijs
en Wetenschappen verstrekte informatie was beperkt bruikbaar voor het uitoefenen
van toezicht. Voorts concludeerde de Rekenkamer dat de sturing van het financieel
beheer van de derde-geldstroomactiviteiten tekortschoot doordat derde-geldstroomactiviteiten
geen specifiek aandachtspunt vormden in de informatie-uitwisseling tussen
de betrokken directies van het Ministerie van Onderwijs en Wetenschappen en
doordat de minister ook bij structurele tekortkomingen zeer terughoudend was
in het treffen van corrigerende maatregelen.Door de aangetroffen tekortkomingen bestond het risico dat ongewenste
ontwikkelingen met betrekking tot het financieel beheer van derde-geldstroomactiviteiten
niet of niet tijdig door de minister van Onderwijs en Wetenschappen werden
gesignaleerd, respectievelijk gecorrigeerd.Bij het Ministerie van Landbouw, Natuurbeheer en Visserij kwamen corrigerende
maatregelen niet aan de orde omdat het college van bestuur van de Landbouwuniversiteit
Wageningen zelf maatregelen ter verbetering had genomen. 5. SAMENVATTENDE CONCLUSIE EN AANBEVELINGDe Rekenkamer was van mening dat het financieel beheer van derde-geldstroomactiviteiten
bij de universiteiten verbetering behoefde. Het door de colleges van bestuur
uitgeoefende toezicht droeg onvoldoende bij aan een toereikend financieel
beheer van derde-geldstroomactiviteiten. Ook het toezicht van de verantwoordelijke
ministers waarborgde de toereikendheid van het financieel beheer in onvoldoende
mate.De Rekenkamer achtte de gesignaleerde tekortkomingen van zodanig belang
dat deze zouden moeten leiden tot een nadere invulling van het concept van
«globale sturing» dat ten grondslag ligt aan de inmiddels van
kracht geworden WHW. Belangrijke instrumenten voor de ministers zijn in dit
verband het vastleggen van afspraken over de inhoud van de accountantscontrole
in een controleprotocol (WHW, artikel 2.9, derde lid) en het vaststellen van
richtlijnen voor de inrichting van de begroting en het verslag van de universiteiten
(WHW, artikel 2.14).De Rekenkamer stelde een handreiking samen die door de universiteiten
gebruikt kan worden als lijst van aandachtspunten bij het financieel beheer
van derde-geldstroomactiviteiten. Deze is opgenomen in bijlage 3 van dit rapport. 6. REACTIE UNIVERSITEITEN EN COMMENTAAR REKENKAMERDe VSNU schreef in haar reactie dat de derde-geldstroominkomsten van de
universiteiten in de afgelopen jaren in een zodanig tempo waren toegenomen
dat mogelijk regelgeving en op veel plaatsen in ieder geval de praktijk van
beheer en toezicht bij die groei zijn achtergebleven. De door de Rekenkamer
voorgehouden spiegel zou volgens de universiteiten van groot nut kunnen zijn.
De geboden handreiking kon zeker worden gebruikt. Tegelijkertijd voorzag de
VSNU de onderzoekresultaten van de Rekenkamer van een aantal kritische kanttekeningen.De VSNU stelde dat het niet doelmatig is om als norm vast te stellen dat
van elk derde-geldstroomproject een nacalculatie opgesteld dient te worden.
Dit is volgens de VSNU alleen zinvol als daarvoor reden is in termen van continuïteit,
wat overigens dikwijls het geval zal zijn.Volgens de VSNU kan het «integraal financieel management»
alleen op het middenniveau van de instelling adequaat worden uitgeoefend,
zij het op basis van mandaten en regelgeving door de colleges van bestuur
en onder hun toezicht. Volgens de VSNU is in het onderzoek onvoldoende moeite
gedaan om tot een beeld van de normen voor «good practice» in
dat management te komen.De VSNU stelde voorts dat het beeld van de Rekenkamer van het toezicht
door het college van bestuur leed aan beleidsverkokering. Of de kwaliteit
en de continuïteit van de betrokken staf bij omvangrijke derde-geldstroomactiviteiten
niet zodanig te wensen overlaten, dat er corrigerend moet worden opgetreden,
is ter beoordeling van de werkgever. De vraag naar onderschrijding van de
integrale kostprijs in derde-geldstroomactiviteiten is daarvoor niet van zelfstandig
belang, behalve bij het post-academisch onderwijs.De VSNU was het niet eens met het kritische oordeel van de Rekenkamer
over het financieel beheer. Volgens de VSNU zou uit de afzonderlijke bevindingen
blijken dat in meerderheid wel aan de normen wordt voldaan. Ten aanzien van
de terecht gestelde normen achtte de VSNU deze meerderheid overigens te klein.De Rekenkamer constateert met de VSNU dat gemiddeld een meerderheid van
de universiteiten (62%) aan elke afzonderlijke norm voldeed. Zij constateert
tevens dat slechts vijf van de dertien universiteiten voldeden aan minimaal
75% van de normen waaraan het financieel beheer is getoetst. Derhalve acht
zij haar eindconclusie gerechtvaardigd. 7. REACTIE MINISTERS EN COMMENTAAR REKENKAMERDe ministers van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen en van Landbouw,
Natuurbeheer en Visserij schreven in hun gezamenlijke reactie dat voor een
ministerieel toezicht specifiek gericht op het financieel beheer van de derde
geldstroom geen wettelijke basis is. De bemoeienis van de rijksoverheid is
gegrond op het feit dat de universiteiten voor een aantal taken door de rijksoverheid
in de vorm van een rijksbijdrage worden bekostigd. Er is sprake van bestedingsvrijheid
voor de universiteiten onder de voorwaarde dat de rijksbijdrage rechtmatig
wordt besteed en doelmatig wordt aangewend.Volgens de ministers hebben ook de wettelijk geregelde sancties uitsluitend
betrekking op korting of inhouding van de rijksbijdrage, dan wel het ontnemen
of onthouden van rechten in verband met taken waarvoor de rijksbijdrage wordt
verleend. Volgens de ministers verbiedt de bestedingsvrijheid van de universiteiten
noch onder de WWO noch onder de WHW dat middelen uit de eerste
geldstroom worden aangewend voor andere dan de primaire taken. Zulk een aanwending
is niet onrechtmatig en ook niet per se ondoelmatig. De ministers achtten
het niet aannemelijk dat eerste-geldstroommiddelen structureel en in omvangrijke
mate worden aangewend voor andere dan primaire taken, omdat de omvang van
de rijksbijdrage zodanig is dat de universiteiten in toenemende mate afhankelijk
zijn van andere inkomstenbronnen. Het omgekeerde ligt volgens de ministers
eerder voor de hand.De ministers gaven verder aan dat ook indien derde-geldstroomactiviteiten
niet kostendekkend zijn, de universiteit bij die activiteiten baat kan hebben.
Dit ligt ook voor de hand omdat anders de desbetreffende contracten niet zullen
worden gesloten. Het als «harde eis» stellen dat de universiteiten
alle kosten van contractactiviteiten integraal doorberekenen, zou er volgens
de ministers toe leiden dat de universiteiten volledig uit de markt worden
geprijsd, ook voor andere dan EG-opdrachten zoals bijvoorbeeld overheidsopdrachten.
Volgens de ministers laat dit onverlet dat de universiteit bij het bepalen
van de prijs het belang dat zij bij de desbetreffende activiteiten heeft,
betrekt.De ministers waren het met de Rekenkamer eens dat de financiële huishouding
van de universiteiten op orde moet zijn, onverschillig de bron van inkomsten.
De ministers vonden het begrijpelijk dat bij de universiteiten het accent
meer heeft gelegen op het verwerven van derde-geldstroominkomsten dan op het
beheer ervan. Zij vonden het voorts begrijpelijk dat een structuur en een
administratie die daarop niet waren ingericht, daarop niet onmiddellijk adequaat
hebben kunnen inspelen. Volgens de ministers lag het in de rede dat de colleges
van bestuur de noodzakelijke verbeteringen hadden aangebracht dan wel zouden
aanbrengen. Voor de ministers zou dat een punt van aandacht zijn.De ministers zegden toe de richtlijn voor de inrichting van de begroting
en het verslag op korte termijn te zullen aanpassen, teneinde meer inzicht
te krijgen in de doelmatigheid van het beheer van de middelen uit de derde
geldstroom. De accountantsdienst van het Ministerie van Onderwijs, Cultuur
en Wetenschappen streefde ernaar de vergelijkbaarheid van de rapporten te
vergroten. Onder de WHW worden controles bij universiteiten centraal aangestuurd
door de accountants die belast zijn met de controle van het beleidsterrein
wetenschappelijk onderwijs. Een controle-protocol dat binnenkort wordt afgerond,
bevat ook attentiepunten met betrekking tot de controle op de derde geldstroom.Het begrip dat de ministers tonen voor het feit dat de universiteiten
het financieel beheer van hun derde-geldstroomactiviteiten nog niet op orde
hebben, kan de Rekenkamer vijf jaar nadat zij daarover een waarschuwing heeft
laten horen niet meer delen.Dat neemt niet weg dat zij met instemming uit de reactie van de universiteiten
opmaakt dat men ook in die kring vindt dat er ruimte is voor verbetering.
De maatregelen die de ministers zich thans voorstellen te nemen, vormen ook
belangrijke stappen in de goede richting.De Rekenkamer merkt nog wel op dat de ministers ten onrechte suggereren
dat er sprake zou moeten zijn van specifiek toezicht op het financieel beheer
van de derde geldstroom. Uit de voorgeschreven integratie van geldstromen
in de financiële verantwoording van de universiteiten vloeit volgens
de Rekenkamer voort dat de ministers zich een oordeel moeten vormen over het
totale financieel beheer, inclusief de derde geldstroom. Een goed inzicht
in de doelmatige besteding van de rijksbijdrage (dat volgens artikel 2.9,
lid 1 van de WHW is vereist) wordt bevorderd wanneer in grote
lijnen duidelijk is wat de kosten en opbrengsten van derde-geldstroomactiviteiten
zijn. FINANCIEEL BELANG DERDE GELDSTROOM BIJ DERTIEN UNIVERSITEITENOverzicht van de in het onderzoek betrokken universiteiten: Rijksuniversiteit Leiden(RUL)Rijksuniversiteit
Groningen(RUG)Universiteit Utrecht(UU)Erasmus Universiteit
Rotterdam(EUR)Rijksuniversiteit Limburg(RL)Technische
Universiteit Delft(TUD)Technische Universiteit Eindhoven(TUE)Universiteit
Twente(UT)Universiteit van Amsterdam(UvA)Vrije Universiteit
Amsterdam(VUA)Katholieke Universiteit Nijmegen(KUN)Katholieke
Universiteit Brabant(KUB)Landbouwuniversiteit Wageningen(LUW)UITWERKING VAN DE DRIE ASPECTEN VAN HET ONDERZOEK 1. Instrumenten van financieel beheerVoor de omschrijving van het begrip «financieel beheer» is
aansluiting gezocht bij de Comptabiliteitswet (CW) (Stb. 1992, 351). Volgens
de CW dient het financieel beheer ordelijk en controleerbaar te zijn (artikel
17, eerste lid). Administraties dienen inzicht te bieden in het gevoerde beheer
(artikel 20, eerste lid).Voor de universiteiten zijn deze algemene eisen als volgt vertaald. Het
college van bestuur is verantwoordelijk voor het financieel beheer van derde-geldstroomactiviteiten.
De in te zetten beheersinstrumenten dienen dan ook te waarborgen dat verplichtingen,
uitgaven en ontvangsten uit hoofde van derde-geldstroomactiviteiten tot stand
komen in overeenstemming met wet- en regelgeving, dat deze juist, tijdig en
volledig worden geregistreerd en dat daarover adequate informatie wordt verstrekt.De WWO bood universiteiten de vrijheid het beheer van de derde geldstroom,
binnen de marges van de wet, zelf te organiseren. Een goede verdeling van
taken en bevoegdheden over eenheden en personen die (beheers)verantwoordelijkheid
dragen met betrekking tot het voorbereiden, uitvoeren en controleren van derde-geldstroomactiviteiten
is een belangrijke waarborg voor een ordelijk en controleerbaar financieel
beheer van de derde geldstroom. Door middel van interne regelgeving dienden
de colleges van bestuur nadere invulling te geven aan de wijze waarop het
financieel beheer moest worden gevoerd. 2. Toezicht door het college van bestuurOnder toezicht verstaat de Rekenkamer het geheel van instrumenten aan
de hand waarvan:– een oordeel gevormd kan worden over het gevoerde financieel beheer; – corrigerende maatregelen getroffen kunnen worden;– de uitvoering van die maatregelen bewaakt kan worden.De basis voor het toezicht door het college van bestuur was artikel 51
onder g van de WWO (sinds augustus 1994 artikel 9.7 onder g van de WHW). Daarin
wordt bepaald dat het college toezicht dient te houden op al wat de universiteit
aangaat, daaronder begrepen het «toezicht op de naleving van de op het
wetenschappelijk onderwijs betrekking hebbende wetten alsmede van de krachtens
die wetten uitgevaardigde regelingen, richtlijnen, aanwijzingen en reglementen.» 3. Toezicht door de ministerDe minister is als bekostiger van het wetenschappelijk onderwijs en onderzoek
verantwoordelijk voor een rechtmatige en doelmatige besteding van de rijksbijdrage.
Uit de door hem voorgeschreven integratie van geldstromen in de financiële
verantwoording van de universiteiten vloeit voort dat de minister toezicht
uitoefent op het totale financieel beheer van de universiteiten. Het financieel
beheer van de derde geldstroom kan derhalve niet los worden gezien van het
financieel beheer van de rijksbijdrage. HANDREIKING VOOR DE UNIVERSITEITEN BIJ HET FINANCIEEL
BEHEER VAN DERDE-GELDSTROOMACTIVITEITENIn deze bijlage wordt een handreiking gepresenteerd die door de universiteiten
gebruikt kan worden als lijst van aandachtspunten bij het vormgeven en periodiek
doorlichten van het financieel beheer van derdegeldstroomactiviteiten. Regelgeving ten aanzien van derde-geldstroomactiviteiten– Leg de minimumvoorwaarden waaraan het financieel beheer van derde-geldstroomonderzoek
en -onderwijs dient te voldoen vast in een door het college van bestuur vast
te stellen centrale interne regeling; – Geef per faculteit nadere uitwerking aan de centrale regeling.
Het college van bestuur dient deze uitwerkingen van zijn goedkeuring te voorzien;– Geef brede bekendheid aan de regelgeving, zowel bij degenen die
inhoudelijk als bij degenen die beheersmatig bij derde-geldstroomactiviteiten
betrokken zijn;– Evalueer regelmatig de werking van de regelgeving met bijbehorende
administratieve procedures, modellen en dergelijke;– Stel regels op voor de verhouding van de universiteit tot rechtspersonen
die al dan niet door personeelsleden van de universiteit ten behoeve van derde-geldstroomactiviteiten
zijn opgericht;– Sluit met elke rechtspersoon waarin de universiteit ten behoeve
van derde-geldstroomactiviteiten deelneemt of waarmee de universiteit een
financiële binding heeft een samenwerkingsovereenkomst waarin afspraken
zijn vastgelegd over relevante beheersaspecten. Relevante beheersaspecten
zijn in ieder geval:* de verrekening van de beschikbaarstelling van personeel en huisvesting
en het gebruik van materiële voorzieningen en diensten van de universiteit;* de financiële verantwoording door de rechtspersoon;* de accountantscontrole bij de rechtspersoon;* het inzagerecht van een door het college van bestuur aangewezen accountant
in de administratie van de rechtspersoon. Registratie van derde-geldstroomactiviteiten– Leg centraal of per faculteit een projectenregister aan;– Maak een standaard-inhoud voor projectdossiers. Richt elk dossier
in volgens deze standaard-inhoud;– Zorg op centraal niveau voor een overzicht van het derde-geldstroomonderwijs. Voorbereiding van derde-geldstroomactiviteiten– Betrek de tekenbevoegde of diens vertegenwoordiger in een zo vroeg
mogelijk stadium bij de projectverwerving;– Ontwikkel ten behoeve van de begroting van de integrale kosten
van onderzoekprojecten een voor alle faculteiten bruikbaar calculatiemodel; – Ontwerp ten behoeve van de toepassing van het calculatiemodel
een formulier aan de hand waarvan de projectkosten begroot dienen te worden.
Maak het formulier voldoende gedetailleerd om na afloop van een project een
zinvolle nacalculatie te kunnen opstellen;– Stel voor onderwijsactiviteiten in het kader van de derde geldstroom
een (meerjaren)begroting van kosten en opbrengsten verplicht;– Geef de faculteiten financieel belang bij de doorberekening van
kosten; – Leg vast onder welke voorwaarden (sub)mandatarissen bevoegd zijn
contracten voor derde-geldstroomprojecten te tekenen;– Zorg op centraal niveau voor een lijst van onderwerpen die in
elk contract geregeld dienen te worden;– Stel voor de belangrijkste categorieën opdrachtgevers een
model-contract op;– Laat elk concept-contract voorleggen aan een juridisch deskundige. Uitvoering van derde-geldstroomactiviteiten– Stel voor het personeel tijdverantwoording verplicht indien en
voor zover tijd besteed wordt aan derde-geldstroomactiviteiten;– Zorg voor een tijdige toerekening van alle kosten aan de derde-geldstroomactiviteiten;– Stel ten behoeve van de voortgangsbewaking van derde-geldstroomprojecten
maandelijks overzichten op van kosten en opbrengsten per project. Analyseer
de nog door te berekenen kosten;– Houd het aantal betaalrekeningen van de universiteit zo beperkt
mogelijk;– Bereken in principe alle kosten die verbonden zijn aan derde-geldstroomactiviteiten
die door of in samenwerking met rechtspersonen worden uitgevoerd aan deze
rechtspersonen door. Afwikkeling van derde-geldstroomactiviteiten– Zorg voor een tijdige facturering van derde-geldstroomactiviteiten; – Ontwerp een procedure waarmee de tijdige afsluiting van projectrekeningen
wordt gewaarborgd;– Stel van elk project een nacalculatie op en analyseer de verschillen
tussen voor- en nacalculatie;– Evalueer periodiek de financiële resultaten van het derde-geldstroomonderwijs;– Normeer de decentrale reservevorming. Informatievoorziening over de in eigen beheer uitgevoerde
derde-geldstroomactiviteiten– Schep zodanige voorwaarden dat het college van bestuur regelmatig
wordt geïnformeerd over de werking van de administratieve organisatie
en de interne controle van de derde-geldstroomactiviteiten. Indien het college
van bestuur opdracht geeft tot het aanbrengen van verbeteringen in de administratieve
organisatie en/of de interne controle, dient het college van bestuur te voorzien
in een aanvullende waarborg in de vorm van tussenrapportages;– Zorg dat het college van bestuur door middel van een maandelijks
overzicht ten minste geïnformeerd wordt over afwijkende resultaten op
projectniveau alsmede over projecten waarbij wordt afgeweken van interne regelgeving;– Voorzie, ter waarborging van juiste en volledige informatie, niet
alleen in deugdelijke regelgeving en registratie maar ook in maatregelen van
interne controle. Informatievoorziening over de uitvoering van derde-geldstroomactiviteiten
door rechtspersonen– Zorg voor een volledig overzicht van relevante rechtspersonen
door: * personeel van de universiteit te verplichten door hen opgerichte rechtspersonen
te melden;* periodieke inventarisaties bij de faculteitbeheerders uit te voeren; * periodieke controles bij de plaatselijke Kamer van Koophandel uit te
voeren;* de administratieve organisatie en interne controle zodanig in te richten
dat, zodra door rechtspersonen gebruik wordt gemaakt van diensten of faciliteiten
van de universiteit, gecontroleerd wordt of deze rechtspersonen geregistreerd
zijn bij de universiteit.– Leg in elke samenwerkingsovereenkomst met een rechtspersoon vast:* welke informatie de universiteit verlangt en in welke vorm deze informatie
geleverd dient te worden;* wanneer deze informatie voor de universiteiten beschikbaar dient te
zijn;* op welke wijze de controle op de juistheid en volledigheid van de financiële
verantwoording plaatsvindt. Sturing van de uitvoering van derde-geldstroomactiviteiten– Preciseer de criteria voor het treffen van corrigerende maatregelen;– Bewaak de uitvoering van corrigerende maatregelen door te voorzien
in hierop betrekking hebbende rapportages. 
 
 Naar boven

 

Directe linkKopieer de link naar uw clipboard 

https://zoek.officielebekendmakingen.nl/kst-24100-2.html

Sluit modaal

 

Disclaimer
De hier aangeboden pdf-bestanden van het Staatsblad, Staatscourant, Tractatenblad, provinciaal blad, gemeenteblad, waterschapsblad en blad gemeenschappelijke regeling vormen de formele bekendmakingen in de zin van de Bekendmakingswet en de Rijkswet goedkeuring en bekendmaking verdragen voor zover ze na 1 juli 2009 zijn uitgegeven. Voor pdf-publicaties van vóór deze datum geldt dat alleen de in papieren vorm uitgegeven bladen formele status hebben; de hier aangeboden elektronische versies daarvan worden bij wijze van service aangeboden.

 

Over deze website
Contact
English
Help
Zoeken

Informatie hergebruiken
Privacy en cookies
Toegankelijkheid
Sitemap
Kwetsbaarheid melden

Open data
Linked Data Overheid
PUC Open Data

MijnOverheid.nl
Rijksoverheid.nl
Ondernemersplein.nl
Werkenbijdeoverheid.nl