Afronding Relocatie Europees Geneesmiddelen Agentschap
Staten-Generaal — Kamerstuk Brief
Datum: 2020-07-15 00:00:00.000000
Rechtsgebied: Wetgeving


Vergaderjaar 2019-2020
 Tweede Kamer der Staten-Generaal
 2
 Kamerstukken
 
 
 
 29 477
 
 Geneesmiddelenbeleid
 
 
 Nr. 655
 BRIEF VAN DE MINISTER VOOR MEDISCHE ZORG
 
 
 
 Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal
 Den Haag, 16 juni 2020
 Op 20 november 2017 kreeg Nederland de opdracht om te fungeren als nieuw gastland voor het Europees Geneesmiddelen Agentschap (EMA). De komst van het EMA naar Amsterdam biedt Nederland een unieke kans om het Nederlandse Life Sciences & Health (LSH)-ecosysteem op korte, middellange én langere termijn te versterken. Uit een uw Kamer toegezonden analyse van het Ministerie van Economische Zaken en Klimaat1Kamerstuk 29 477, nr. 540 blijkt dat, naast de economische meerwaarde die het Agentschap oplevert, de vestiging van het EMA in Nederland een positieve invloed zal hebben op het Nederlandse LSH-ecosysteem dat daarmee nog aantrekkelijker wordt voor innovatieve bedrijven uit die sector.
 In mijn brief van 11 november 20192Kamerstuk 29 477, nr. 627 liet ik u al weten dat het gelukt is om het nieuwe gebouw voor het EMA binnen planning en budget opgeleverd te krijgen. De daaropvolgende verhuizing vormde het sluitstuk van het project waarin de organisatie, haar staf en hun gezinsleden verhuisd zijn zonder noemenswaardige verstoring van de belangrijke werkzaamheden van het Agentschap. Met gepaste trots kan ik u nu laten weten dat het EMA volgens planning 20 januari 2020 volledig operationeel was vanuit haar nieuwe hoofdkwartier aan de Amsterdamse Zuidas en daar vandaan nu haar belangrijke rol in de gezondheidssector in Europa vervult.
 Op 8 november vorig jaar heb ik u, samen met mijn collega van Buitenlandse zaken een overzicht en analyse gestuurd van de manier waarop Nederland het nieuwe thuis werd voor het EMA3Kamerstuk 21 501–02, nr. 2090. Dat overzicht eindigde op 20 november 2017 met de uitverkiezing van Nederland als nieuw gastland. Met deze brief wil ik u, mede namens de Staatssecretaris van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en de Minister van Buitenlandse Zaken, inlichten over de periode daarna waarin Nederland haar beloften heeft gerealiseerd4Kamerstuk 29 477, nrs. 536, 570, 604 en 614. Hoewel de financiële verantwoording
 op de gebruikelijke wijze plaatsvindt en met uw Kamer gedeeld zal worden ga ik in deze brief ook in op de met dit project gemoeide kosten.
 Opdracht Nederland
 Uit de analyse in de brief van 8 november 2019 bleek dat de kwaliteit van het Nederlandse aanbod een belangrijke factor was voor het binnenhalen van het EMA. Het uitgangspunt van dit zogeheten bidbook was dat Nederland heeft toegezegd de relocatie van het EMA en haar medewerkers van het Verenigd Koninkrijk naar Nederland tijdig uit te voeren en daarbij de bedrijfscontinuïteit van het Agentschap voor zover dat binnen haar mogelijkheden lag zoveel mogelijk te verzekeren.
 
 Dit vertaalde zich in drie hoofddoelen:
 
 
 –
 Het realiseren van een tijdelijke en permanente huisvesting
 
 
 –
 Het begeleiden van de medewerkers bij hun verhuizing naar Nederland
 
 
 –
 Het uitvoeren van het kabinetsbeleid Nederland gastland
 
 
 Namens het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties heeft het Rijksvastgoedbedrijf (RVB) de permanente huisvesting voor het EMA gerealiseerd. Het heeft daarnaast zorggedragen voor de verwerving en aanpassing van de tijdelijke huisvestiging.
 
 Om de begeleiding van de medewerkers uit te voeren is de gemeente Amsterdam een omvangrijk project gestart waarin alle EMA-medewerkers die daaraan behoefte hadden begeleid zijn bij hun keuze om te verhuizen en de uitvoering daarvan.
 Nadat het besluit was genomen de zetel van het EMA over te brengen naar Nederland heeft het Ministerie van Buitenlandse Zaken gezorgd voor totstandkoming van een zetelovereenkomst, die op 1 juni 2018 werd getekend.
 Het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) was het initiërend en coördinerend departement. Een speciaal hiervoor opgezette projectdirectie fungeerde als opdrachtgever voor de verschillende partijen. Bij deze directie werd de eindverantwoordelijkheid voor de uitvoering van de hierboven genoemde doelstellingen belegd.
 Hieronder ga ik verder in op de deelprocessen van het project.
 Zetelverdrag
 In het bidbook is aan het EMA een zetelverdrag toegezegd. Een dergelijk verdrag zorgt ervoor dat internationale organisaties in Nederland goed en onafhankelijk kunnen functioneren. Het zetelverdrag bevat onder andere afspraken over privileges en immuniteiten van de organisatie en haar medewerkers.
 Inhoudelijk is het zetelverdrag met het EMA vergelijkbaar met overeenkomsten zoals deze gesloten zijn met de andere in Nederland gevestigde EU-Agentschappen: Eurojust en Europol. Het verdrag is op 1 juni 2018 ondertekend door de Ambassadeur Internationale Organisaties (Ministerie van Buitenlandse Zaken) en de directeur van het EMA5Kamerstuk 30 952, nr. 310. Het Ministerie van Buitenlandse Zaken is namens Nederland het eerste aanspreekpunt voor het Agentschap nu de relocatie voltooid is.
 Relocatie
 Voor de bedrijfscontinuïteit van het EMA was het essentieel dat zoveel mogelijk medewerkers de keuze zouden maken om met de organisatie mee te verhuizen naar Amsterdam. Voor de medewerkers en waar van toepassing hun gezin, betekende dit vaak een lastige keuze tussen hun baan of hun in Londen opgebouwde leven. Nederland heeft er daarom veel in geïnvesteerd om de overgang voor de betrokkenen zo gemakkelijk mogelijk te maken.
 Het Ministerie van VWS heeft de gemeente Amsterdam verzocht om de relocatie van de medewerkers uit te voeren. Als eerste stap werd al op 8 december 2017 The Netherlands Helpdesk geopend in het EMA-gebouw in Londen. Hier konden EMA-medewerkers terecht met al hun vragen over de praktische kant van het leven in Nederland. Medewerkers die daar behoefte aan hadden, kregen daarnaast een-op-een begeleiding van gespecialiseerde medewerkers van een relocatiebureau. Er zijn informatiebijeenkomsten georganiseerd over leven en wonen in Nederland, het onderwijssysteem (in samenwerking met het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap), de gezondheidszorg en carrièremogelijkheden voor partners. Er is bewust gekozen om daarbij een breder aanbod te laten zien dan de regio Amsterdam. Dit heeft goed gewerkt. Hoewel Amsterdam een grote aantrekkingskracht op EMA-medewerkers heeft, heeft ongeveer de helft een huis gevonden in andere regio’s, van Den Haag tot Alkmaar, van Zandvoort tot Ermelo.
 Een deel van de EMA-medewerkers heeft hun keuze voor een woonplaats laten bepalen door de schoolkeuze voor hun kinderen. Meer dan tweehonderd kinderen zijn geplaatst op een van de twee Europese scholen in Nederland. Daarnaast zijn de verschillende internationale scholen populair. Een beperkt aantal kinderen heeft gekozen voor regulier Nederlandstalig onderwijs.
 Voor dit specifieke onderdeel van het project is € 2,5 miljoen beschikbaar gesteld vanuit de VWS-begroting. Hiervan is 2,25 miljoen in voorschot gegeven. Een definitieve afrekening volgt in september 2020.
 Uit regelmatig gehouden onderzoeken onder de medewerkers van het EMA blijkt dat ze erg tevreden zijn over de ondersteuning die hen geboden is. Onder andere dankzij deze intensieve begeleiding is uiteindelijk meer dan 80 procent van de (ongeveer 700) medewerkers – waar van toepassing met hun partner/gezin – naar Nederland verhuisd.
 Tijdelijke huisvesting (Spark-gebouw)
 In het Nederlandse bidbook was rekening gehouden met het feit dat het nieuwe EMA-gebouw op de Zuidas in Amsterdam niet helemaal klaar zou zijn op 29 maart 2019, het moment waarop het EMA het Verenigd Koninkrijk zou verlaten. Om de tijd tot de oplevering van het nieuwe gebouw te overbruggen zorgde Nederland zoals eerder gemeld vanaf 1 januari 2019 voor tijdelijk onderdak in het Spark-gebouw op Amsterdam Sloterdijk. Het Spark-gebouw was niet een van de gebouwen die Nederland in het EMA bidbook had opgenomen, maar is in nauw overleg met het Agentschap gekozen. Het EMA vroeg om een alternatief gebouw waarin het alle werkplekken en de meest belangrijke vergaderingen op één locatie kon samenbrengen. Het Spark-gebouw voldoet aan deze wensen.
 Nadat het Rijksvastgoedbedrijf het Spark-gebouw had aangehuurd, moest het gebruiksklaar gemaakt worden voor het Agentschap. Aanpassingen betroffen onder meer het inbouwen van uitgebreide conferentiefaciliteiten, van ICT-netwerken, van open kantoorwerkplekken inclusief -automatisering en van een restaurant dat ruimte bood aan zowel personeel als aan vertegenwoordigers van de Europese lidstaten die voor de meerdaagse commissievergaderingen regelmatig in het gebouw aanwezig zouden zijn.
 Financiële verantwoording Spark-gebouw
 In eerste instantie is een huur-optie verkend voor het gebouw in Amsterdam Sloterdijk. Het gebouw werd echter al snel gezien als strategische uitbreiding van de Rijkskantorenvoorraad en omdat op de lange termijn aankoop goedkoper is dan huur heeft het RVB besloten het Spark-gebouw te kopen voor een bedrag van 42,8 miljoen.
 Voor het geschikt maken voor het gebruik door het EMA is € 9,0 miljoen geïnvesteerd. Daarnaast zijn ICT-voorzieningen aangelegd voor circa € 1,4 miljoen. Onderdeel van het Nederlandse bidbook was dat deze tijdelijke huisvesting kosteloos beschikbaar zou worden gesteld aan het EMA. De operationele kosten voor het gebruik van het gebouw heeft het EMA vanaf 1 april 2019 zelf betaald. Bij het beëindigen van het huurcontract tussen het RVB en het Ministerie van VWS zal het ministerie circa € 4 miljoen aan huurpenningen hebben betaald.
 Het Spark-gebouw is na het vertrek van het EMA opgenomen in het Rijkskantorenstelsel. Voordat het gebouw beschikbaar gesteld kan worden om rijksdiensten in te huisvesten dient het aangepast te worden aan de rijksnorm voor overheidsgebouwen. Voor deze wederoplevering is onder aftrek van eerdere investeringen een bedrag van 1,5 miljoen op de VWS-begroting gereserveerd. Dit zal voor het eind van 2020 gerealiseerd worden.
 Permanente huisvesting (EMA-gebouw)
 Om het Nederlandse bod concurrerend te laten zijn met dat van andere lidstaten is ervoor gekozen om voor het EMA een nieuw gebouw te bouwen. Op die manier was het mogelijk om zoveel mogelijk aan de behoeften van het EMA tegemoet te komen. De consequentie van die keuze was dat in zeer korte tijd een gebouw van ca 40.000 m² moest worden gebouwd.
 Om aan deze belofte te kunnen voldoen was het noodzakelijk dat alle betrokken partijen al vroeg in het proces voorbereidende stappen zetten om geen tijd te verliezen zodra bekend zou worden dat Nederland het EMA zou gaan huisvesten. Zo was het schetsontwerp voor het gebouw, dat is gemaakt door een architect van het RVB, al opgenomen in het bidbook. Met de gemeente Amsterdam heeft het RVB in het voorjaar van 2017 een kavel gezocht. De aanbesteding voor de bouw is reeds op 6 oktober 2017 gestart. Ook de aannemerscombinatie die de opdracht uiteindelijk heeft uitgevoerd, heeft al voor de gunning op eigen risico voorbereidingen getroffen. Zo stond iedereen in de startblokken om zo snel mogelijk na het besluit te starten met de realisatie van het gebouw.
 Dankzij een goede samenwerking tussen alle partijen en de uitzonderlijke inzet van iedereen is de bouw uiteindelijk binnen planning en binnen budget gerealiseerd. Op 15 november 2019 is het gebouw opgeleverd door de aannemerscombinatie. Op diezelfde dag heeft het EMA het 20-jarig huurcontract ondertekend.
 Tussen 15 november 2019 en 31 januari 2020 is het EMA verhuisd van het tijdelijke naar het permanente gebouw. In de week van 13 januari 2020 zijn de eerste internationale vergaderingen gehouden in het nieuwe gebouw. EMA is dus succesvol, op tijd en met minimale gevolgen voor de bedrijfscontinuïteit verhuisd van Londen naar Amsterdam.
 Financiële verantwoording EMA-gebouw
 Het totale projectbudget voor de bouw van de nieuwbouw bedroeg € 255 miljoen. Voor dit bedrag is het gebouw ontworpen en gerealiseerd en wordt het 20 jaar onderhouden. De inrichting en meubilering van het gebouw bedroeg € 10 miljoen. Het projectbudget is niet overschreden.
 Nederland heeft daarnaast (conform bidbook) een bedrag van € 18 miljoen ter beschikking gesteld aan het EMA. Hiervan is € 15 miljoen gebruikt voor bijdrage aan de bouwkosten aan het gebouw en wordt voor € 3 miljoen aan huurverlaging doorgevoerd gedurende de huurperiode.
 Het RVB is eigenaar van het EMA-gebouw. Het Ministerie van VWS betaalt, als opdrachtgevend ministerie, een kostendekkende gebruiksvergoeding aan het RVB. Het EMA betaalt aan het Ministerie van VWS een huur van € 10,5 miljoen in het eerste jaar. Dit bedrag wordt jaarlijks geïndexeerd met 2%. Zoals ik u eerder heb gemeld in mijn Kamerbrief van 16 maart 20186Kamerstuk 29 477, nr. 472, is deze huur in de eerste jaren niet geheel kostendekkend. Daarom zal voor deze periode vanuit de VWS-begroting gemiddeld € 3 miljoen per jaar worden bijgedragen. Per saldo gaat het, gedurende de huurovereenkomst, om een bedrag van totaal circa € 27 miljoen over de periode van 20 jaar. Daarnaast zal Nederland gedurende de looptijd van het contract bijdragen aan het onderhoud van het gebouw voor een bedrag van in totaal € 7,4 miljoen.
 Nederland heeft 104 parkeerplaatsen beloofd aan het EMA. Deze konden – vanwege de beperkte bouwtijd – niet onder het gebouw worden gerealiseerd. Daarom is ervoor gekozen om deze te zijner tijd te realiseren onder de nog te ontwikkelen nieuwbouw op het naastgelegen kavel ten laste van de projectbegroting. In afwachting daarvan worden momenteel 104 parkeerplekken voor vijf jaar door Nederland afgenomen bij twee openbare parkeergarages in de buurt. De kosten hiervan zijn € 850.000 per jaar en zijn verwerkt in de gebruiksvergoeding die VWS aan het RVB betaalt.
 Conclusie
 Tot slot van deze brief is het goed om kort stil te staan bij welke factoren een rol hebben gespeeld bij het slagen van dit uiterst ambitieuze project. Essentieel waren éénduidigheid in de opdracht en een strakke begroting met voldoende ruimte voor onvoorziene omstandigheden. Verantwoordelijkheden zijn zo laag mogelijk in de projectorganisatie belegd en de communicatie was altijd open en transparant. De opdracht en het bijbehorende budget zijn gelegd bij één speciaal hiervoor samengesteld projectteam met voldoende menskracht. De werkwijze van het projectteam en van alle opdrachtnemers, kenmerkte zich door een oplossingsgerichte houding binnen het kader van een strak risicomanagement. Maar bovenal maakte de goede samenwerking tussen alle betrokken partijen, de gezamenlijke absolute wil om alle deadlines te halen en het vertrouwen tussen alle partijen dat dat ook zou gebeuren dit project tot een succes.
 Ik vertrouw erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd over de verhuizing van het EMA naar Nederland.
 
 
 
 
 De Minister voor Medische Zorg,
 
 M.J. van
 Rijn