Verwijdering en vernietiging dossiers Binnenlandse Veiligheidsdienst; Rapport
Staten-Generaal — Kamerstuk 
Datum: 2014-07-12 00:00:00.000000
Rechtsgebied: Wetgeving


(function (window, document, dataLayerName, id) {
 window[dataLayerName] = window[dataLayerName] || [], window[dataLayerName].push({ start: (new Date).getTime(), event: "stg.start" }); var scripts = document.getElementsByTagName('script')[0], tags = document.createElement('script');
 function stgCreateCookie(a, b, c) { var d = ""; if (c) { var e = new Date; e.setTime(e.getTime() + 24 * c * 60 * 60 * 1e3), d = "; expires=" + e.toUTCString() } document.cookie = a + "=" + b + d + "; path=/; Secure" }
 var isStgDebug = (window.location.href.match("stg_debug") || document.cookie.match("stg_debug")) && !window.location.href.match("stg_disable_debug"); stgCreateCookie("stg_debug", isStgDebug ? 1 : "", isStgDebug ? 14 : -1);
 var qP = []; dataLayerName !== "dataLayer" && qP.push("data_layer_name=" + dataLayerName), qP.push("use_secure_cookies"), isStgDebug && qP.push("stg_debug"); var qPString = qP.length > 0 ? ("?" + qP.join("&")) : "";
 tags.async = !0, tags.src = "https://koop.piwik.pro/containers/" + id + ".js" + qPString, scripts.parentNode.insertBefore(tags, scripts);
 !function (a, n, i) { a[n] = a[n] || {}; for (var c = 0; c < i.length; c++)!function (i) { a[n][i] = a[n][i] || {}, a[n][i].api = a[n][i].api || function () { var a = [].slice.call(arguments, 0); "string" == typeof a[0] && window[dataLayerName].push({ event: n + "." + i + ":" + a[0], parameters: [].slice.call(arguments, 1) }) } }(i[c]) }(window, "ppms", ["tm", "cm"]);
 })(window, document, 'dataLayer', 'f8b9eee5-8d9c-4ea1-abd5-83e174f29813');
 
 
 
Direct naar content
Navigatie
Contextinformatie
Publicatie
Acties
Inhoudsopgave
Gerelateerde informatie

Menu

U bent nu hier: 
Publicaties
Officiële publicaties

Inloggen

Primaire navigatie

Andere sites binnen Overheid.nl
Home
Uitgebreid zoeken
Mijn abonnementen
Help

Andere sites binnen Overheid.nl

Berichten over uw Buurt
Zoals vergunningen, bouwplannen en lokale regelgeving.

Rondom uw woonadres
Rondom een zelfgekozen adres

Dienstverlening
Zoals belastingen, uitkeringen en subsidies.

Naar dienstverlening

Beleid & regelgeving
Officiële publicaties van de overheid.

Naar beleid & regelgeving

Contactgegevens overheden
Adressen en contactpersonen van overheidsorganisaties.

Naar overheidsorganisaties

 
 
 
U bent hier:

Home

Kamerstuk 22036, nr. 8

 
 
 

Kamerstuk

Datum publicatie
Organisatie
Vergaderjaar
Dossier- en ondernummer

15-06-1995

Tweede Kamer der Staten-Generaal

1994-1995

22036 nr. 8

 

 

 
 
 Toon meer van: Inhoudsopgave
 
 

 
 AanhefLichaamHOOFDSTUK 1. INLEIDING.HOOFDSTUK 2. DE BINNENLANDSE VEILIGHEIDSDIENST.HOOFDSTUK 3. GEGEVENSVERZAMELINGEN BIJ DE BVD.HOOFDSTUK 4. SCHONING EN VERNIETIGING IN HET VERLEDEN.HOOFDSTUK 5. DE INHAAL-SCHONINGSOPERATIE VAN 1991.HOOFDSTUK 6. DE (CONCEPT-) STANDAARDVERNIETIGINGSLIJST.Hoofdstuk 7. Overige opmerkingen van het driemanschap.HOOFDSTUK 8. CONCLUSIES.BIJLAGE
 

 
 
 Toon meer van: Extra informatie
 
 

 
 

Informatie over publicatie

 

 

 
 Toon meer van: Gerelateerd
 
 

 
 Publicaties in kamerdossier

Kamerdossier 22036Toon alle publicaties in het hoofddossier

 

 
 
 Geconsolideerde regelgeving

 

 
 
 Geconsolideerde regelgeving

 

 
 
 Publicaties referendum

 

 

 

 

 

Authentieke versie (PDF)
bestandsgrootte: 58 Kb

Informatie

Gerelateerd

Printen

Delen

 
 
 
22 036Verwijdering en vernietiging van dossiers van de Binnenlandse Veiligheidsdienstnr. 8RAPPORT HOOFDSTUK 1. INLEIDING.1.1. De Binnenlandse Veiligheidsdienst heeft in de afgelopen 40 jaar van
zijn bestaan zeer veel (persoons)gegevens verzameld ter uitvoering van zijn
taak. Schoning, d.w.z. het verwijderen van gegevens uit persoonsregistraties
die voor de uitoefening van de diensttaak niet meer noodzakelijk zijn, heeft,
zoals uit het vervolg zal blijken, slechts in bescheiden mate plaatsgevonden.De Wet op de inlichtingen- en veiligheidsdiensten (Stb. 1987, nr. 635,
artikel 16, lid 3 en 4) en de nadere uitwerking in de Privacyregeling-BVD
(Stc. 1988, nr. 126, art. 12 lid 1) schrijven voor dat: «de persoonsgegevens,
die gelet op de doelstelling van een registratie hun betekenis hebben verloren,
worden verwijderd» Voor zover de archiefwetgeving dat toelaat, worden
verwijderde gegevens vernietigd. De verwijderde persoonsgegevens die niet
mogen worden vernietigd, blijven bewaard in aparte registraties.Omdat de BVD met de schoning een grote achterstand had, werd in 1991 besloten
een, alleen op persoonsgegevens betrekking hebbende, inhaalschoningsoperatie
uit te voeren. Het voorschrift dat persoonsgegevens verwijderd behoren te
worden als deze niet langer noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de BVD-taak
(het z.g. noodzakelijkheidscriterium), werd voor deze inhaaloperatie aldus
inhoud gegeven dat persoonsgegevens in het algemeen verwijderd zouden worden,
indien de laatste vijf jaar geen nieuwe informatie was vastgelegd. Hierop
werd slechts een uitzondering gemaakt voor personen, die behoren tot een viertal
categorieën, die voor de diensttaak van de BVD van bijzonder belang werden
geacht. Na de verwijdering zou een incidentele vernietiging volgen,
rekening houdend met de opvattingen ter zake van de Algemene Rijksarchivaris.1.2. Nadat de Minister van Binnenlandse Zaken de Tweede Kamercommissie
voor de Inlichtingen- en Veiligheidsdiensten over de inhaal-schoningsoperatie
had geïnformeerd, werd in overleg tussen deze commissie en de Kamer besloten
derden aan te trekken die in opdracht en onder verantwoordelijkheid van de
commissie controle op deze operatie zouden uitoefenen. Vervolgens leidde dit
tot het door de commissie aanzoeken daartoe van een drietal personen, te weten
dr G. Zoutendijk, prof. mr J. de Ruiter en drs S. Miedema. Dit driemanschap
heeft zich bij zijn werkzaamheden laten bijstaan door drs J.W. van der Weele,
secretaris en mr T.H.E. Kerkhofs.1.3. De opdracht aan het driemanschap luidde als volgt: «Controle
uit te oefenen op de gang van zaken bij de uitvoering van de schoning. Dit
houdt in dat zal worden gelet op de hantering van het 'noodzakelijkheidscriterium'.
Aan de hand van dat criterium zal worden beoordeeld of redelijke maatstaven
zijn aangelegd voor de verwijdering van gegevens.Tevens zijn in dit verband van belang de door achtereenvolgende bewindslieden
uitgegeven instructies en de ter zake geldende wettelijke bepalingen.Bovendien zal worden achtgeslagen op het ook werkelijk verwijderen van
in aanmerking komende gegevens, op de daarbij behorende zorgvuldigheid en
op het voldoende afschermen tegen niet langer toegestane kennisneming van
verwijderde gegevens.Het driemanschap zal van al hetgeen dat tijdens de uitoefening van zijn
taak naar voren komt verslag doen« (kamerstuk 22 036, nr. 2).1.4. Toen het driemanschap zijn werkzaamheden op 7 april 1992 begon was
de eerste fase van de inhaalschoningsoperatie (de verwijdering) reeds geheel
geëffectueerd.De voorziene incidentele vernietiging heeft uiteindelijk geen doorgang
gevonden. Nadat was gebleken dat, zowel bij de Kamer als bij de Vaste Commissie
voor de Inlichtingen- en Veiligheidsdiensten, zorg bestond over het aspect
van de z.g. derden-bescherming, werd besloten de vernietiging op te schorten
tot eind 1993. Personen hebben daardoor tot eind 1993 de tijd zich tot een
klachtinstantie te wenden.Met dit uitstel verviel voor de BVD de noodzaak een incidentele vernietiging
uit te voeren. Besloten werd de beoogde vernietiging t.z.t. volgens een procedure,
waarbij met een standaardvernietigingslijst wordt gewerkt, uit te voeren.
Een zodanige lijst geldt voor alle bij een overheidsorgaan berustende archiefbescheiden
(conform art. 3, lid 1 van het Archiefbesluit). Hierdoor kan vanuit een breder
perspectief worden bezien welke bescheiden dienen te worden vernietigd dan
wel bewaard. Bovendien wordt, alvorens de lijst wordt vastgesteld, de Raad
voor het Cultuurbeheer gehoord.Het driemanschap heeft in overleg met de Vaste Commissie zijn taak zodanig
geïnterpreteerd dat zijnerzijds ook aandacht geschonken is aan de inhoud
en de toepasbaarheid van de criteria van de op te stellen standaardvernietigingslijst.1.5. De Minister van Binnenlandse Zaken heeft in een kennismakingsgeprek
met het driemanschap de volledige medewerking van de dienst toegezegd.De BVD heeft vragen van het driemanschap beantwoord, schriftelijke informatie
verzorgd en geassisteerd bij het raadplegen van de dossiers en de geautomatiseerde
bestanden. Het driemanschap heeft twee gesprekken gevoerd met de Algemene Rijksarchivaris
en een van zijn medewerkers. Deze gesprekken waren voor het inzicht van het
driemanschap met betrekking tot de archiefvorming in het algemeen en bij de
BVD in het bijzonder van belang.Behalve de – in principe ter plekke – verstrekte vertrouwelijke
informatie van de zijde van de BVD, heeft het driemanschap dossiers bestudeerd
om een indruk te krijgen van het opgeslagen materiaal en de daarop toegepaste
criteria van de inhaalschoningsoperatie, respectievelijk de toe te passen
criteria van de toekomstige standaardvernietigingslijst.Een en ander heeft de nodige tijd gevergd, niet alleen wegens de tussentijdse
verandering in het beleid met betrekking tot de vernietiging, maar vooral
ook omdat – zoals uit het rapport zal blijken – de materie in
verschillende opzichten gecompliceerd bleek te zijn.1.6. In het vervolg van zijn rapportage zal het driemanschap in hoofdstuk
2 enkele relevante aspecten van de Binnenlandse Veiligheidsdienst vermelden.In hoofdstuk 3 zal worden ingegaan op de wijze van het verzamelen en van
opslaan van gegevens door de BVD. Tevens zal een indruk worden gegeven van
de hoeveelheid van deze gegevens.Hoofdstuk 4 is gewijd aan schoning en vernietiging in het verleden.Hoofdstuk 5 zal ingaan op de inhaalschonings-operatie van 1991.Hoofdstuk 6 heeft betrekking op de inhoud van de concept-standaardvernietigingslijst.In hoofdstuk 7 worden enkele slotopmerkingen gemaakt die het driemanschap
voor de Vaste Commissie nog in het bijzonder van belang acht.Het afsluitende hoofdstuk 8 bevat de conclusies. HOOFDSTUK 2. DE BINNENLANDSE VEILIGHEIDSDIENST.2.1. De Binnenlandse Veiligheidsdienst (BVD) heeft twee voorlopers gehad.
Direct na de Tweede Wereldoorlog kwam het Bureau Nationale Veiligheid (BNV)
tot stand. Na opheffing van de Staat van Beleg werd het BNV opgeheven. Ter
vervanging werd onder verantwoordelijkheid van de Minister-President de Centrale
Veiligheidsdienst (CVD) ingesteld.Deze werd in 1949 reeds opgevolgd door de, onder de Minister van Binnenlandse
Zaken ressorterende, BVD.De taak van de BVD is omschreven in artikel 8 van de Wet op de Inlichtingenen
Veiligheidsdiensten: « – het verzamelen van gegevens omtrent organisaties
en personen welke door de doelen die zij nastreven, dan wel door hun activiteiten
aanleiding geven tot het ernstig vermoeden, dat zij een gevaar vormen voor
het voortbestaan van de democratische rechtsorde, dan wel voor de veiligheid
of voor andere gewichtige belangen van de Staat;– het verrichten van veiligheidsonderzoeken ter zake van de vervulling
van vertrouwensfuncties, dan wel van functies in het bedrijfsleven, welke
naar het oordeel van Onze ter zake verantwoordelijke Ministers de mogelijkheid
bieden de veiligheid of andere gewichtige belangen van de Staat te schaden;– het bevorderen van maatregelen ter beveiliging van gegevens waarvan
de geheimhouding door het belang van de Staat wordt geboden en van die onderdelen
van de overheidsdienst en van het bedrijfsleven, welke naar het oordeel van
Onze ter zake verantwoordelijke Ministers van vitaal belang zijn voor de instandhouding
van het maatschappelijk leven«. 2.2. Het is de Minister van Binnenlandse Zaken die bepaalt welke organisaties
en/of categorieën van personen een zodanig gevaar vormen voor de samenleving
dat het gerechtvaardigd is over hen gegevens te verzamelen. De wijze waarop
dit wordt geconcretiseerd is primair de verantwoordelijkheid van de BVD. De
Minister van Binnenlandse Zaken is politiek verantwoordelijk voor het werk
van de BVD en bepaalt het beleid. De Ministeriële Commissie voor de Inlichtingen-
en Veiligheidsdiensten (MICIV) bepaalt het algemene beleid betreffende de
inlichtingen- en veiligheidsdiensten alsmede de coördinatie van deze
diensten.De samenstelling daarvan is als volgt: de Minister-President (voorzitter)
en de Ministers van Buitenlandse Zaken, Justitie, Binnenlandse Zaken, Financiën,
Defensie en Economische Zaken, alsmede de voorzitter en de leden van het Comité
Verenigde Inlichtingendiensten Nederland (CVIN), als ook een door elke minister,
lid van de MICIV, aan te wijzen hoofdambtenaar.Het CVIN fungeert als ambtelijk voorportaal van de MICIV en heeft tot
taak het opstellen van samenvattende inlichtingenrapporten, het coördineren
van de werkzaamheden van de inlichtingen- en veiligheidsdiensten, het bevorderen
van de samenwerking van de betrokken diensten en het adviseren over het te
voeren voorlichtingsbeleid ten behoeve van (leden van) het kabinet. Het Comité
bestaat uit de secretaris-generaal van het Ministerie van Algemene Zaken als
voorzitter en lid, de hoofden van de diensten BVD, MID en IDB en een vertegenwoordiger
van het Ministerie van Buitenlandse Zaken.2.3. De regering heeft op basis van artikel 68 van de Grondwet de plicht
het parlement en individuele kamerleden alle door hen gewenste inlichtingen
te geven waarvan het verstrekken niet in strijd is met het belang van de staat.
Omdat bij de inlichtingen-en veiligheidsdiensten het belang van de staat veelal
in het geding is, heeft de Tweede Kamer besloten tot het instellen van een
Vaste Commissie voor de Inlichtingen- en Veiligheidsdiensten, bestaande uit
de fractievoorzitters van de vier grootste partijen. Deze commissie overlegt
onder andere met de Minister van Binnenlandse Zaken, in beslotenheid, over
de gang van zaken en kan daarbij beschikken over alle gegevens – inclusief
operationele gegevens – die zij voor haar taak nodig heeft. De Vaste
Commissie brengt van haar werkzaamheden verslag uit aan de Kamer.Daarnaast hebben de Algemene Rekenkamer en de Nationale Ombudsman ook
een rol bij de controle op de BVD.De geheime uitgaven van de dienst worden gecontroleerd door het hoofd
van de accountantsdienst van het Ministerie van Binnenlandse Zaken. Deze rapporteert
zijn bevindingen aan de President van de Rekenkamer. Deze is ten aanzien van
de gegevens die hem terbeschikking worden gesteld met betrekking tot de geheime
uitgaven verplicht tot geheimhouding. Voor zover hij dat van belang acht,
deelt hij Onze minister wie het aangaat in persoon de resultaten mee van zijn
bevindingen (art.54, lid 4 Comptabiliteitswet 1976).De Nationale Ombudsman behandelt klachten van burgers over de dienst.
Bij het onderzoek heeft hij toegang tot alle relevante BVD-informatie. Geheim
te houden informatie, die de ombudsman formeel onthouden kan worden, ontvangt
hij op voorwaarde van geheimhouding1.Tevens speelt de afdeling Rechtspraak van de Raad van State een rol bij
beroepszaken betreffende informatieverzoeken over BVD-gegevens op grond van
de Wet Openbaarheid van Bestuur. Voor wat betreft de parlementaire controle op de inlichtingen- en veiligheidsdiensten
in andere Europese landen wordt verwezen naar het overzicht in de brief van
de Minister van Binnenlandse Zaken aan de Tweede Kamer d.d. 15 november 1990
(kamerstuk 21 814, nr. 4).2.4. De BVD gebruikt bij de uitoefening van zijn kerntaken de volgende
middelen:* het inwinnen van gegevens;* het verrichten van veiligheidsonderzoeken;* het bevorderen van beveiligingsmaatregelen.Gegeven de taak van het driemanschap heeft zijn aandacht zich geconcentreerd
op het eerste middel.In de loop der jaren zijn voor de uitoefening van de taak van de BVD grote
hoeveelheden gegevens verzameld, die zijn opgeslagen in velerlei vormen van
dossiers en bestanden. In hoofdstuk 3 wordt hier nader op ingegaan.De veranderde buitenlandse politieke situatie, met name de Oost- West
verhoudingen, en de gewijzigde opvattingen in ons land over «bedreigingen
van vitale belangen» hebben geleid tot aanpassingen in de taakuitoefening.
Een gevolg hiervan is onder meer een veel indringender aandacht voor het schonen
van eerder verzamelde gegevens. Veel van deze gegevens zijn niet langer relevant
voor de taakuitoefening van de dienst. HOOFDSTUK 3. GEGEVENSVERZAMELINGEN BIJ DE BVD.3.1. Zoals reeds eerder door het driemanschap is opgemerkt, heeft de BVD
voor de uitoefening van zijn taak zeer veel gegevens verzameld. Gelet op zijn
opdracht heeft de aandacht van het driemanschap zich geconcentreerd op de
verzamelingen van persoonsgegevens.Het begrip persoonsgegevens is in de Privacyregeling-BVD, artikel 1, sub
d als volgt gedefinieerd: persoonsgegeven: een gegeven dat herleidbaar is
tot een individuele natuurlijke persoon.Deze definitie is analoog aan die in de Wet Persoonsregistraties1. Uitgaande van dit referentiekader is het driemanschap
nagegaan hoe persoonsgegevens door de BVD zijn vastgelegd, welke (technische)
hulpmiddelen daarbij zijn gebruikt en waar in de organisatie de gegevens zich
bevinden.In een bijlage bij dit rapport worden verschillende begrippen gedefinieerd
die voor het verkrijgen van inzicht bij vastleggen van gegevens door de BVD
van belang zijn. Deze begrippen worden in het vervolg van dit rapport gebruikt.3.2. Bij het vastleggen van informatie is in hoofdzaak sprake van een
drietal invalshoeken.Als eerste moet genoemd worden de registratie van ingekomen en uitgaande
gegevens. Hierbij is en wordt uitgegaan van de registratie zoals deze verplicht
is voorgeschreven in het Koninklijk Besluit Algemene Secretarie Aangelegenheden
(KB ASA). De tweede heeft betrekking op de dossier- en archiefvorming zoals
is vastgelegd in de Archiefwet en het Archiefbesluit. De derde betreft de
documentatie, nl. het inhoudelijk toegankelijk maken van voor de taak van
de dienst actuele informatie. De drie genoemde activiteiten hebben naast een
eigen functie in het werkproces ook een duidelijke samenhang met elkaar. Bij
de BVD, evenals bij vele andere organisaties, zijn de procedures met betrekking
tot deze activiteiten vaak verweven.3.3. Ten behoeve van de registratie van gegevens werden en worden de volgende
procedures gevolgd: alle voor de dienst ontvangen en verzonden
stukken worden geregistreerd. Het betreft het vastleggen van afzender/geadresseerde,
kenmerk en onderwerpgegevens. Tot 1985 gebeurde dit handmatig, met behulp
van een kaartsysteem, waarbij van het eerste blad van een stuk een kopie werd
gemaakt, die werd voorzien van een nummer. Dit systeem was alleen toegankelijk
op nummer en op afzender.In 1985 is dit systeem geautomatiseerd in het z.g. Agenda Registratiesysteem
(AREG). Vanaf dat moment werd door de automatisering het mogelijk op praktisch
alle ingevoerde registratiekenmerken te zoeken. Tevens wordt aangegeven waar
het stuk is opgeslagen en wordt verwezen naar het betreffende dossier of naar
de fotografisch opgeslagen kopie. Eveneens wordt een signalering geplaatst
in het centrale persoonsbestand (de geautomatiseerde kaartenbak)1. Het gaat hierbij om het naslag- en verwijsbestand2, door de BVD ACD/K-bestand genoemd, waaruit blijkt dat bescheiden
over een persoon of organisatie aanwezig zijn.Van alle bij de dienst ontvangen bescheiden sedert 1964 wordt een fotografische
reproduktie gemaakt. Tot april 1991 werd voor deze opslag centraal gebruik
gemaakt van microfilm. Nadien wordt de informatie decentraal opgeslagen met
behulp van beeldplaatapparatuur. De informatie van deze fotografische reprodukties
is alleen via bovengenoemd registratiesysteem (AREG) toegankelijk.3.4. Voordat de automatisering haar intrede deed in 1976 maakte de BVD,
naast het kaartsysteem vermeld in 3.3., tevens gebruik van een kartotheek
met kaarten, waarop gegevens betreffende personen werden genoteerd3.3.5. Persoonsgegevens zijn binnen de voornoemde registraties van gegevensopslag
terug te vinden. De gegevens komen o.a. voor in persoonsdossiers en onderwerpdossiers.
Als richtsnoer voor de vorming van deze dossiers gold het door de BVD gehanteerde
registratuurplan.Een persoonsdossier is een dossier waarin archiefbescheiden (gegevens)
betreffende één bepaalde persoon systematisch zijn samengebracht.In een persoonsdossier kunnen ook gegevens betreffende andere personen
voorkomen (familieleden, kennissen, medeleden van een bepaalde organisatie,
enz.).Onderwerpdossiers kunnen gegevens bevatten over een bepaalde organisatie,
over een beleidsaangelegenheid of over elk ander denkbaar onderwerp. Bij een
onderwerpdossier is het kenmerkend criterium niet één bepaalde
persoon. Een dergelijk dossier kan wel gelijksoortige gegevens bevatten over
zeer veel verschillende personen, zoals bijvoorbeeld grensmeldingen.In een onderwerpdossier kunnen dus veel persoonsgegevens voorkomen, maar
deze zijn niet systematisch geordend. Om een en ander met een voorbeeld te
illustreren: wanneer persoon A contact onderhoudt met persoon B in verband
met een activiteit C, dan kan dit leiden tot een bescheid in de persoonsdossiers
van A en B, alsook in een onderwerpdossier over de activiteit C.Op aanwijzingen van individuele dienstmedewerkers werden dossiermappen
samengesteld; dit gebeurde op tamelijk willekeurige wijze. De informatiebehoefte
van de medewerker gold als een belangrijk uitgangspunt voor het vormen en/of
aanvullen van het dossier. Soms zijn de betreffende gegevens geheel of gedeeltelijk
in machineleesbare vorm opgeslagen. 3.6. Een andere vorm van dossiervorming binnen de BVD, waarbij eveneens
mede persoonsgegevens zijn opgeslagen, is die van de operatiedossiers. Een
dergelijk dossier bevat gegevens afkomstig van een agent (een menselijke bron
in BVD-terminologie) en heeft betrekking op een bepaalde operatie. Met name
in gevallen waarbij door de dienst gebruik is gemaakt van menselijke bronnen
zijn de gegevens met betrekking tot deze personen alsmede de modus operandi
en de geleverde informatie binnen deze dossiers opgeslagen. Bij deze dossiervorming
is een scheiding aangebracht tussen de gegevens over de menselijke bronnen
zelf en de door hen aangeleverde informatie. Deze informatie kan zowel persoonsgegevens
als onderwerpgegevens bevatten. Ten aanzien van de eerste categorie gegevens
in de operatiedossiers gelden speciale beveiligingsmaatregelen. Deze gegevens
over de agent worden ook «nul-dossier» genoemd en bevatten informatie
over de persoon van de agent, omtrent de aan hem uitgekeerde betalingen, enz.3.7. Het verzamelen van gegevens over personen, onderwerpen en operaties
heeft geleid tot een zeer grote hoeveelheid dossiers, zoals deze golden voor
de inhaal-schoningsoperatie. De BVD beschikt over 680 meter persoonsdossiers.
Om een indruk te geven van de omvang van de onderwerpdossiers kan gesteld
worden dat het de volgende aantallen betreft: 150 meter over politieke veiligheid,
70 meter over contra-spionage, 45 meter over terreur en gewelddadig activisme
en 55 meter over de veiligheidbevorderende taak van de BVD.3.8. Bij de bestudering van de vraag waar binnen de BVD de bescheiden
met persoonsgegevens feitelijk worden bewaard heeft het driemanschap de navolgende
archieven aangetroffen:– De dynamische archieven. Dit zijn de decentrale (directie-) archieven
bij de verschillende directies; zij bevatten dossiers die nog frequent geraadpleegd
worden. De dossiers worden als zij niet meer nodig zijn voor frequente raadpleging,
overgedragen aan het z.g. semi-statische archief.– Het semi-statische archief. Dit is het centrale archief dat bescheiden
bevat die weinig of niet meer worden geraadpleegd.– De operationele archieven. Deze hebben betrekking op de BVD- operaties
en bestaan uit de operatiedossiers (zie 3.6).3.9. Naast de bovengenoemde algemene archiefvormen kende de BVD het z.g.
PA-archief: persoonlijk archief. Het handelde om een archief waarin stukken
werden opgeborgen waarvan men gelet op hun gevoelige karakter de spreiding
binnen de dienst wilde beperken. Elke dienstmedewerker kon aan de beheerder
van het PA-archief verzoeken een stuk PA te maken. Het PA maken van een stuk
had tot gevolg dat inzage daarvan slechts mogelijk was in overleg met degene
die het stuk onder het PA-regiem had gebracht. Er bestaat een lijst van alle
PA-dossiers. Deze omvat tachtig pagina's. Praktisch alle dossiers over belangrijke
beleidsonderwerpen werden PA opgeborgen. Belangrijke categorieën waren
o.a. dossiers van voormalig BVD-personeel, dossiers van politici en dossiers,
waaruit een bron van de dienst kon blijken. Er zijn nimmer PA-dossiers vernietigd.
Thans maken deze PA-dossiers ook onderdeel uit van het semi-statisch archief.
PA-dossiers worden sedert de reorganisatie van de dienst in 1991 niet meer
aangelegd. Het streven is er na de reorganisatie op gericht de aanwezige informatie
zo onbelemmerd mogelijk beschikbaar te doen zijn voor alle medewerkers die
deze voor de uitvoering van hun taak nodig hebben.3.10. Zoals reeds eerder vermeld en onder punt 8 van de bijlage nader
omschreven vindt bij de BVD ook geautomatiseerde verwerking van de persoonsgegevens
plaats. Er is in de loop der jaren in dit verband een groot aantal
bestanden opgebouwd. Naast die voor de interne bedrijfs-administratie zijn
er bestanden, waarin persoonsgegevens zijn opgeslagen, zoals o.m.:– het algemeen naslag- en verwijsbestand (ACD/K). Het bestand verwijst
niet alleen naar (papieren) dossiers, maar tevens naar op microfilm opgeslagen
fotografische kopieën. Het omvat gegevens betreffende personen en gegevens
omtrent organisaties. Sinds april 1991 wordt in plaats van microfilm beeldplaat
toegepast;– het agenda-registratiebestand (AREG). Dit bestand, dat sinds 1985
bestaat, omvat van alle geregistreerde bescheiden de z.g. vormgegevens zoals
bijvoorbeeld afzender, adres, datum, alsmede enkele inhoudelijke gegevens,
waaronder persoonsgegevens. De persoonsgegevens worden deels na 5 jaar automatisch
verwijderd. Het AREG fungeert ook als verblijfadministratie van documenten.Hierbij kan worden nagegaan waar in de organisatie een document zich op
een bepaald moment bevindt.– het bestand reisgegevens (REIS) bevat reismeldingen van personen
(Nederlanders en niet-Nederlanders), die bezoeken brachten aan communistische
landen en aan landen waarvan terroristische dreiging uitgaat. Momenteel wordt
dit bestand nog nauwelijks aangevuld, gezien de gewijzigde politieke verhoudingen;– het visumbestand (VISM) bevat visumgegevens betreffende dezelfde
categorieën landen als bij het reisbestand. Dit bestand wordt niet meer
aangevuld, maar het kan wel worden geraadpleegd. Nu worden nog visumgegevens,
voor wat betreft een beperkt aantal landen, opgenomen in de operationele bestanden;– het DIS-bestand, bevat gegevens met betrekking tot alle veiligheidsonderzoeken
van de twee directies, die zich daarmee bezighouden;– Het telefoonbestand bevatte kies-gegevens (gegevens rond de nummers
die contact met elkaar zochten) betreffende het telefoonverkeer tussen Nederland
en Arabische landen. Het bestand is opgebouwd in de jaren van grote spanning
in het Midden-Oosten. De gegevens met betrekking tot telefoonverkeer tussen
andere personen zijn opgenomen in de andere bestanden.De bovengenoemde bestanden zijn bij de inhaal-schoningsoperatie betrokken.
Veel personen kunnen in twee of meer bestanden voorkomen. Bovendien kan een
en dezelfde persoon een aantal malen in het reis- of visumbestand zijn opgenomen,
al naar gelang het aantal keren dat hij gereisd heeft of een visum heeft aangevraagd.
Een en ander betekent dat niet kan worden aangegeven hoe groot het totale
aantal persoonsgegevens is dat door de BVD is verzameld.3.11. Enkele andere bestanden, waarin persoonsgegevens kunnen voorkomen
zijn:– het bestand met gegevens betreffende contacten van dienstmedewerkers
met vertegenwoordigers van zusterdiensten (BRIC);– elke directie beschikt over een eigen bestand, terwijl de directies
gezamenlijk een bestand beheren met gegevens die voor de verscheidene directies
van belang zijn;– het bestand waarin onderwerpsgewijs algemene, juridische en beleidsmatige
informatie is verwerkt (KJAA). Dit betreft informatie over bijeenkomsten met
de Vaste Commissie en met Binnenlandse Zaken en over Kamervragen, klachten
en WOB-verzoeken.3.12. Het driemanschap heeft, zoals reeds eerder vermeld, de indruk gekregen
dat in het verleden, waarbij de informatiebehoefte van de individuele medewerker
veelal als uitgangspunt gold, op tamelijk willekeurige wijze aan ze aan dossiervorming
werd gedaan. Na 1986 werden alle niet op BVD-operaties betrekking hebbende
gegevens getoetst aan de criteria beleid, actualiteit en noodzakelijkheid
in relatie tot de taken van de dienst. Door de automatisering is bovendien
gaandeweg meer structuur aangebracht in de registratie.Het veelal op ad hoc richtlijnen gebaseerde beleid in het verleden heeft
tot een enorme hoeveelheid verzamelde gegevens geleid. Een van de voormalige
hoofden van dienst heeft het gevoerde beleid gekenschetst als: «Wij
waren op zoek naar een speld in een hooiberg en derhalve verzamelden wij hooibergen».Het in het verleden door de BVD gevoerde beleid heeft naar de mening van
het driemanschap tot gevolg dat de voorgenomen vernietiging van voor de dienst
niet meer relevante informatie een ingewikkelde en daarom tijdrovende en kostbare
operatie zal worden. HOOFDSTUK 4. SCHONING EN VERNIETIGING IN HET VERLEDEN.4.1. Om zich een goed beeld te kunnen vormen over de inhaal-schoningsoperatie,
heeft het driemanschap gemeend tevens te moeten kijken naar hetgeen in het
verleden op het terrein van schoning en vernietiging bij de BVD heeft plaatsgevonden.Het is het driemanschap gebleken dat in het verleden enkele, incidentele
schoningsoperaties van bescheiden omvang zijn uitgevoerd.4.2. In 1956/57 heeft voor het eerst vernietiging van gegevens plaatsgevonden
toen de BVD verhuisde. De vernietiging betrof uitsluitend BNV-materiaal. Materiaal
dat geen waarde meer had voor de dienst, is zonder meer vernietigd; materiaal
met enige betekenis is vernietigd nadat van de essentie ervan een aantekening
op een kaart was gemaakt, die werd opgeslagen in de z.g. BVD-kartotheek. Dit
oude kaartsysteem is vervolgens gefilmd; daarna zijn de kaarten vernietigd.
Deze hadden betrekking op personen en organisaties. Van deze vernietiging
zijn noch machtigingen, noch processen-verbaal aanwezig. Het driemanschap
wijst erop, ten einde misverstand te voorkomen dat deze kartotheek een andere
gegevensverzameling was dan de op kaart vastgelegde gegevens, genoemd in 3.3.
Het betreft hier de kartotheek vermeld onder 3.4.4.3. In 1959 is een tweede vernietiging gestart; deze omvatte BNV-, CVD-
en BVD-materiaal. Deze vernietiging vond plaats op basis van machtigingen
vanwege de Minister van Binnenlandse Zaken. Daarbij werd gewerkt met vernietigingslijsten
waarvan niet duidelijk is geworden of deze op formeel juiste wijze tot stand
waren gekomen.De lijsten zijn toendertijd informeel besproken met de Algemene Rijksarchivaris.
De bovengenoemde vernietigingen vonden plaats door de «werkgroep vernietiging»,
later genaamd de «werkgroep sanering». De werkzaamheden van deze
werkgroep eindigden in 1982 omdat er onvoldoende personeel beschikbaar was
om de werkzaamheden uit te voeren. Van deze vernietigingen werden processen-verbaal
opgemaakt.4.4. Tot 1964 werd bij de dienst uitsluitend gewerkt met documenten (papier
en foto's). In 1964 is de dienst wegens ruimtegebrek overgegaan tot het filmen
van bescheiden. Bescheiden die niet voor vernietiging in aanmerking kwamen
maar die niet meer frequent zouden worden geraadpleegd, werden, wegens ruimtegebrek,
ten dele op film gezet, waarna de onderliggende documenten werden vernietigd.
Daarna worden sedert 1964, zoals bij 3.3. uiteengezet, vrijwel alle ontvangen
bescheiden gefilmd. Dit laatste gaat uiteraard niet gepaard met het gelijktijdig
vernietigen van de onderliggende documenten. 4.5. In 1976 vond de conversie plaats van de kaarten uit de kartotheek
naar het huidige computerbestand. Verouderde gegevens die voor de uitvoering
van de diensttaak niet meer van belang werden geacht, onder meer betreffende
Jehova-getuigen, Waarheid-lezers, leden PSP en leden NVSH, werden niet overgenomen.
Dit gebeurde, volgens de BVD, aan de hand van de voor de dienst geldende vernietigingslijsten
en de machtigingen van de Minister van Binnenlandse Zaken. De oude kartotheekkaarten
werden na de conversie gefilmd en vervolgens vernietigd.Na het indiensttreden bij de BVD van een archivaris in 1986 werd het vernietigen
van stukken hervat. Dit gebeurde op basis van de machtigingen en de toen geldende
vernietigingslijst. Van de vernietigingen werden processen-verbaal opgemaakt.4.6. Geleidelijk is met betrekking tot de verwijdering en vernietiging
van de gegevens een grote achterstand ontstaan. Het volledig stopzetten van
de vernietiging begin 1991 maakt dat deze achterstand thans snel toeneemt.4.7. Op basis van de door de BVD verstrekte informatie is het moeilijk
te komen tot een verantwoord oordeel over het door de BVD in het verleden
gevoerde beleid wat betreft het verzamelen, verwijderen, bewaren en vernietigen
van gegevens. Het driemanschap kan zich niet aan de indruk onttrekken dat
dit beleid nogal op een ad hoc basis is gevoerd en dat het accent meer op
bewaren dan op vernietigen heeft gelegen. Het is denkbaar dat in het verleden
ten onrechte (d.w.z. in strijd met de geldende richtlijnen) gegevens zijn
vernietigd die van belang geacht kunnen worden.Indicaties in die richting heeft het driemanschap echter niet kunnen vinden. HOOFDSTUK 5. DE INHAAL-SCHONINGSOPERATIE VAN 1991.5.1. Blijkens het verslag van 12 maart 1991 van de Vaste Commissie heeft
de Minister na nadere overweging voorgesteld het vernietigen van persoonsgegevens
bij de dienst op te schorten (kamerstuk 22 036, nr. 1). De commissie
meldt in haar verslag dat zij met instemming kennis heeft genomen van dit
voornemen.Daarop heeft de Minister besloten het vernietigen op te schorten. De Minister
legt vervolgens in een brief van 20 maart 1991 het (definitieve) schoningsplan
waarin het noodzakelijksheidscriterium is vastgesteld voor aan de Vaste Commissie.
In deze brief wordt vermeld dat de verwijderde gegevens tot eind 1993 zullen
worden bewaard.Het is thans de bedoeling dat op basis van de voorliggende concept-standaardvernietigingslijst
verwijdering en vernietiging structureel worden ingepast in de werkzaamheden
van de dienst en jaarlijks zullen worden herhaald.5.2. De inhaal-schoningsoperatie heeft volgens twee hoofdlijnen plaatsgevonden.
Allereerst werd de toegang tot de records, volgens het geformuleerde «noodzakelijkscriterium»,
verwijderd uit de bestanden. Vervolgens werden de daarbij behorende persoonsdossiers
uit het semi-statische archief verwijderd.5.3. Het driemanschap heeft vastgesteld dat de verwijdering van de toegang
uit de geautomatiseerde bestanden in het kader van de inhaal-schoningsoperatie,
het navolgende inhield:– het algemene naslag- en verwijsbestand (ACD/K) bevatte gegevens
betreffende personen; daarbij ging het om Nederlanders en niet-Nederlanders.
De gegevens van twee-derde van de in dit bestand opgenomen personen werden
verwijderd. Van de personen, van wie de gegevens bleven staan, werd twee-vijfde
van bijzonder belang geacht voor de uitvoering van de BVD-taak. Van de overige
personen werden de gegevens bewaard omdat zij in de laatste vijf jaar werden
aangevuld;– het reisbestand werd bij benadering gehalveerd;– het zelfde geldt voor het visumbestand;– ten slotte is het telefoonbestand geheel verwijderd.Het is moeilijk om de schoning met een voorbeeld te illustreren. Exacte
gegevens zijn nauwelijks te krijgen, omdat aanduidingen in de bestanden in
de loop der jaren zich nogal eens wijzigden. Globaal kan bij voorbeeld worden
gesteld dat de grote aantallen gegevens over leden van de CPN zeer sterk zijn
terug gebracht. Meer betrouwbaar zijn de gegevens over leden van de Centrum
Partij. Bij de schoningsoperatie werd het aantal opgenomen leden terug gebracht
tot ongeveer 22% van het oorspronkelijke aantal.5.4. Van de aanwezige persoonsdossiers werd 5/6 deel verwijderd. Deze
mogen thans nog alleen ten behoeve van WOB-verzoeken, klachten bij de Ombudsman
en historisch onderzoek worden geraadpleegd. Slechts een drietal medewerkers
van de BVD heeft om die reden nog toegang tot de dossiers.5.5. Het tweede gedeelte van de inhaal-schoningsoperatie (de vernietiging
van persoonsgegevens) heeft, zoals reeds eerder is aangegeven, geen doorgang
gevonden. Besloten is het gehele bestand (zowel het verwijderde gedeelte als
het achterblijvende) te onderwerpen aan de criteria van de op te stellen standaardvernietigingslijst.De toetsing van de bij de inhaal-schoningsoperatie gehanteerde criteria,
het eerste onderdeel uit de taakopdracht van het driemanschap, kon derhalve
feitelijk achterwege blijven, omdat hiervoor in de plaats de criteria van
de standaardvernietigingslijst zullen gaan gelden.5.6. De controle door het driemanschap heeft zich gericht op het semi-statisch
archief. Het driemanschap vond het niet tot zijn taak behoren de decentrale
directie-archieven in zijn beschouwingen te betrekken, omdat er sprake is
van bescheiden, die nog in behandeling zijn bij de directies.5.7. Het driemanschap heeft twee steekproeven genomen.Uitgaande van de gehanteerde criteria heeft het driemanschap ten aanzien
van de controle van de verwijderde persoonsdossiers volstaan met een steekproef
van een honderdtal willekeurige dossiers. Hierbij bleek dat een klein percentage
(ca 5%) ten onrechte was verwijderd, omdat er b.v. wel was gecorrespondeerd
met buitenlandse zusterdiensten of omdat de laatste mutatie minder dan 5 jaar
geleden had plaatsgevonden.Eveneens is een steekproef genomen uit nog niet verwijderde dossiers in
het semi-statisch archief. Ook hier bleek het een enkele maal voor te komen
dat dossiers niet uit het bestand waren verwijderd, hoewel dat wel had dienen
plaats te vinden. Opgemerkt kan hierbij worden dat de inhaaloperatie een eerste
globale schoning van de persoonsgegevens beoogde uit te voeren, die later
alsnog door verfijndere schoningen zou worden gevolgd. Ten onrechte niet verwijderde
dossiers zouden derhalve later alsnog aan de beurt komen.5.8. Het driemanschap heeft bij controle, zoals reeds eerder vermeld1 vastgesteld dat voor het inhoudelijk toegankelijk maken
van door de BVD verkregen gegevens tot 1976 gebruik werd gemaakt van persoonskaarten.
Deze kaarten zijn vernietigd, maar nog wel op microfilm aanwezig. Deze films behoren, naar de mening van het driemanschap, als nog bij de
verwijderings- en vernietigingsoperatie te worden betrokken.5.9. In hoofdstuk 3.3. heeft het driemanschap reeds opgemerkt dat vanaf
1964 tot april 1991 van vrijwel alle bij de BVD ontvangen «papieren»
bescheiden een fotografische reproduktie is gemaakt op microfilm. Zulks betekent
dat alle stukken chronologisch op datum zijn vastgelegd. Op deze wijze zijn
ook vele persoonsgegevens vastgelegd. Het betreft grote aantallen microfilms.
Feitelijke verwijdering van deze persoonsgegevens heeft niet plaatsgevonden,
de toegang daartoe is wel verdwenen. Aangenomen moet worden dat feitelijke
verwijdering, respectievelijk vernietiging van deze gegevens op microfilm,
gelet op de aard en de samenstelling van dit medium, tegen redelijke kosten
alleen mogelijk is door de films in hun geheel te vernietigen.5.10. Het lag in de bedoeling dat bij de inhaal-schoningsoperatie persoonsdossiers
zouden worden vernietigd. Onderwerpdossiers, die ook persoonsgegevens bevatten,
bleven buiten de inhaal-schoningsoperatie. Volgens de opvatting van de BVD
kan men bij de onderwerpdossiers slechts bij toeval – hetgeen het driemanschap
evenwel bij steeksproefgewijze controle ook metterdaad is gebleken –
bij gegevens van bepaalde personen terecht komen. Behalve bij toeval is het
echter naar de mening van het driemanschap ook mogelijk gegevens over een
bepaalde persoon te vinden wanneer bekend is dat deze persoon bij een bepaalde
zaak was betrokken en over deze zaak een onderwerpdossier is aangelegd.5.11. Bij de controle van de zijde van het driemanschap van persoonsgegevens
is ook het bestaan gebleken van een foto- archief van personen. Dit foto-archief
is nog maar ten dele bij de BVD aanwezig. Van de zijde van de BVD is meegedeeld
dat dit archief voor een groot deel is vernietigd. Het betreft die foto's
die behoorden bij de verwijderde persoonsdossiers. Van het oude foto-archief
is nog c.a. een zesde over. Nu vindt er bij de dienst decentrale vastlegging
plaats van fotomateriaal.5.12. Voorts heeft het driemanschap vastgesteld dat de schoningsoperatie
heeft plaatsgevonden door de persoonsgegevens van het algemeen naslag- en
verwijsbestand die bewaard moesten blijven, naar een nieuw bestand te copiëren
en de toegang tot het oude bestand onmogelijk te maken.De bij de verwijderde persoonsgegevens behorende persoonsdossiers zijn
vervolgens eveneens verwijderd (apart gezet).Zoals uit het voorgaande blijkt, zijn bij deze beide operaties onzorgvuldigheden
opgetreden die echter binnen redelijke grenzen blijven. Het driemanschap is
van mening dat de procedure die bij de automatische verwijdering is toegepast
(d.w.z. het computerprogramma) voor toekomstig gebruik verdere aanscherping
verdient, in die zin dat enkele kleine onvolkomenheden moeten worden gecorrigeerd. HOOFDSTUK 6. DE (CONCEPT-) STANDAARDVERNIETIGINGSLIJST.6.1. Nu de inhaal-schoningsoperatie heeft plaastgevonden, zoals weergegeven
in hoofdstuk 5 en de beoogde vernietiging van persoonsgegevens is opgeschort,
wijst het driemanschap in dit hoofdstuk op de consequenties voor het in de
toekomst te voeren beleid. De inhaalschoningsoperatie was gebaseerd op grovere
criteria dan die van de (concept-) standaardvernietigingslijst en betrof uitsluitend
persoonsgegevens. De standaardlijst daarentegen handelt over het bewaren of
vernietigen van alle bescheiden bij de dienst. Een en ander betekent
dat alle (registraties van) bescheiden onder de loep genomen zullen moeten
worden. Dit zal een grote hoeveelheid menskracht vereisen.Het werken op basis van de standaardvernietigingslijst, d.w.z. het effectief
gebruik van de lijst als standaardprocedure voor respectievelijk bewaring
en vernietiging, zal van de gehele dienst een grote inzet vereisen. Dit geldt
in het bijzonder ook in de aanvangsperiode gezien de bestaande achterstand
en het feit dat de werkorganisatie van de dienst niet is ingesteld op deze
procedure.6.2. Reeds in een eerder stadium heeft het driemanschap in zijn brief
aan de Vaste Commissie voor de Inlichtingen- en Veiligheidsdiensten gewezen
op het feit dat de concept-standaardvernietigingslijst een aantal in zeer
algemene termen omschreven categorieën te bewaren en te vernietigen archiefbescheiden
bevat en daaraan de vraag gekoppeld of een nadere uitwerking van deze categorieën
mogelijk zou zijn. Van de zijde van de BVD is daarop gereageerd dat zulks
uitgesloten is.De standaardlijst onderscheidt zich voor wat het gebruik van de algemene
formuleringen betreft niet van hetgeen bij vernietigingslijsten gangbaar is.
Het driemanschap wijst er evenwel op dat het bij de BVD gebezigde archiefmateriaal
zodanig persoonsgevoelig is dat juist verfijningen ten opzichte van vernietigingslijsten,
zoals in het algemeen gebezigd, gerechtvaardigd zouden kunnen zijn. Gedachten
in die richting zijn overigens in de lijst zelf reeds terug te vinden onder
de categorieën 4.2.2 en 4.2.3 waar termijnen van 75 en 10 jaar worden
voorgesteld.6.3. Indien verfijning niet mogelijk is betekent dit naar de mening van
het driemanschap dat aan de uitvoerenden en in het bijzonder aan het lijnmanagement
een tamelijk grote «beoordelings-vrijheid» gegeven wordt m.b.t.
de toepassing van de criteria op archiefbescheiden inzake persoonsgegevens.
Dit zou kunnen leiden tot ongelijke behandeling van overeenkomstige gevallen.Tevens uit het driemanschap zijn zorg m.b.t. de vereiste aanwezigheid
van voldoende en ter zake vakbekwame en gemotiveerde medewerkers, ook bij
het lijnmanagement. Tijdens het onderzoek van de Algemene Rijksarchivaris
is ook reeds zorg gebleken over de vraag of de belangstelling van het lijnmanagement
voor het werken met de algemene criteria, zoals vastgelegd in de voorliggende
standaardvernietigingslijst, niet zou moeten worden verbeterd. Het consequent
uitvoeren van de vernietiging onder verantwoordelijkheid van het lijnmanagement
zal nog heel wat voeten in de aarde hebben, aangezien de werkprocessen van
de BVD niet zijn ingericht analoog aan de opzet van de lijst; de werkwijze
van de dienst en de belangstelling van de medewerkers is immers niet gericht
op «vernietigen».Voor archiefbeheer is in het algemeen weinig aandacht. Dit beheer is,
evenals in vele andere organisaties, het sluitstuk van de werkzaamheden. Het
implementeren van deze lijst zal een «cultuuromslag» van de dienst
vergen en het inzetten, met name in de startfase, van veel menskracht.Naar de mening van de Algemene Rijksarchivaris dient bij het definiëren
van de rol van het lijnmanagement met betrekking tot het gegevensbeheer binnen
de BVD een onderscheid te worden gemaakt tussen «verantwoordelijk zijn»
en «het belast zijn met de feitelijke uitvoering». Het lijnmanagement
is verantwoordelijk voor het beheer van de bij de BVD berustende gegevens.
In het kader van deze verantwoordelijkheid dient het een deskundig beheer
mogelijk te maken en te effectueren. Het is voorwaarde scheppend en sturend.
Uiteraard dient het feitelijke beheer te geschieden door ter zake deskundigen.
Of dit zal leiden tot extra menskracht kan de Algemene Rijksarchivaris niet
beoordelen. Dat voorlichting aan, training van en controle op
de uitvoering door lijnmanagement en deskundigen een noodzakelijke voorwaarde
is, onderschrijft de Algemene Rijksarchivaris volledig. Hij heeft zich beschikbaar
gesteld daarbij eveneens een rol te vervullen.6.4. Het is het driemanschap gebleken, dat ook bij de vernieuwing van
de dienst van de BVD en de daarmee samenhangende nieuwe organisatie, die inzichtelijk
is weergegeven in het Handboek van de Administratieve Organisatie van de BVD,
nog steeds grote aantallen gegevens, die als persoonsgegevens worden aangemerkt,
zullen worden aangelegd. Het driemanschap is van mening dat de voorgestelde
criteria van de standaard-vernietigingslijst moeilijk toepasbaar zullen zijn
binnen de nieuwe organisatieverbanden van de dienst en de daarbij vereiste
vorming van archiefbestanden. In dit verband verwijst het driemanschap o.a.
naar het ter inzage verstrekte Handboek en de daarin opgenomen voorschriften,
waaruit blijkt dat een aantal gegevens wordt bewaard, zoals bijvoorbeeld de
«0» (nul) dossiers, die worden aangehouden in de kluizen bij de
operationele archieven en die niet vernietigd zullen worden. In deze dossiers
worden echter bescheiden opgenomen die alle ook persoonsgegevens bevatten,
aldus het Handboek. Dit voorschrift komt het driemanschap dan ook strijdig
voor met de rubricering 4.2.4. (5 jaar-termijn) van de standaardvernietigingslijst
en dient derhalve te worden aangepast. Tenslotte is het het driemanschap opgevallen
dat art. 12, lid 3 van de Privacy-regeling BVD voorschrijft dat de persoonsgegevens
in de Plaatselijke Inlichtingendiensten (PID) en grensbewakings-registraties
worden verwijderd indien er sedert de datum van de laatste mutatie 6 jaren
zijn verstreken. Dit is echter niet in overeenstemming met hetgeen in de concept-standaard-vernietigingslijst
onder 4.2.4. (vernietiging na 5 jaar na vastlegging laatste gegevens van een
persoon) wordt voorgesteld. Ook hier is aanpassing noodzakelijk.6.5. Bestuurlijke controle vanwege de Minister, gevolgd door een rapportage
aan de Vaste Commissie naast een inhoudelijke toetsing en begeleiding door
de Algemene Rijksarchivaris op de zorgvuldige toepassing in de toekomst van
een vernietigingslijst, in welke vorm dan ook, zou naar het oordeel van het
driemanschap een eerste vereiste moeten zijn voor een zorgvuldige uitvoering
van de vernietiging.Tevens vraagt het driemanschap zich af of de BVD niet zou moeten beschikken
over een rechtstreeks aan het Hoofd BVD rapporterende «information auditor».Deze functionaris zou de bevoegdheid moeten hebben onderzoeken in te stellen
naar de wijze waarop de periodieke vernietiging van bescheiden plaatsvindt
en hierover te rapporteren. Het Hoofd BVD zou deze rapporten dan ongewijzigd
moeten doorsturen naar de Minister, eventueel voorzien van zijn commentaar.6.6. Bij het periodiek vernietigen op basis van de standaardvernietigingslijst
zal tevens aandacht moeten worden besteed aan belangen van betrokkenen. In
het belang van de veiligheid van de staat zijn talloze gegevens vastgelegd,
waaronder gegevens van gevoelige aard. Het driemanschap is van mening dat,
gezien de belangen van de staat, een inzage-recht nimmer op een voor alle
justitiabelen bevredigende wijze zal kunnen worden geregeld. Met betrekking
tot de belangen van betrokkenen zal nader onderzoek nodig zijn hoe een en
ander in de praktijk zijn beslag zal moeten krijgen.In ieder geval zal een voor de justitiabelen in te stellen procedure ter
zake publiekelijk kenbaar dienen te worden gemaakt. 6.7. Op 29 september j.l. heeft de Rijkscommissie voor de Archieven, een
subcommissie van de Raad voor het Cultuurbeheer, de Minister van Welzijn,
Volksgezondheid en Cultuur geadviseerd inzake de ontwerplijst van categorieën
te bewaren en te vernietigen archiefbescheiden bij de BVD. Kortheidshalve
verwijst het driemanschap voor het oordeel van de Rijkscommissie over de concept-standaardvernietigingslijst
naar dat advies (Staatscourant 1993, nr. 193). Hoofdstuk 7. Overige opmerkingen van het driemanschap.7.1. Het driemanschap wijst op het bestaan van dwarsverbanden met andere
organisaties. Gedacht wordt in het bijzonder aan de door de BVD verstrekte
gegevens aan de Plaatselijke Inlichtingendiensten (PID's), de Militaire Inlichtingendienst
(MID), de Inlichtingendienst Buitenland (IDB) en de verstrekte persoonsgegevens
in het kader van vertrouwensfuncties bij ministeries, andere overheidsorganen
alsmede particuliere ondernemingen, zoals o.a. de NS, PTT, TNO, Beveiligingsdienst
Schiphol. Ten aanzien van de vernietiging van aan deze instellingen verstrekte
gegevens zou hetzelfde beleid moeten worden gevoerd als bij de BVD.Voor wat betreft de MID geldt dat ook voor deze dienst een standaardvernietigingslijst
wordt vastgesteld. Daarbij wordt het model van de BVD-lijst gevolgd. De Algemene
Rijksarchivaris draagt zorg voor een goede afstemming. De MID zal deze lijst
ook hanteren.Voor wat betreft de gegevens die geleverd zijn aan de PID's geldt dat
deze bij de vernietiging zullen worden meegenomen, omdat deze diensten vallen
onder verantwoordelijkheid van de Minister van Binnenlandse Zaken. Het driemanschap
vraagt daarbij speciale aandacht voor deze PID-bescheiden, mede in verband
met het omvormen van de PID's in het kader van het nieuwe politiebestel naar
de regionale inlichtingendiensten.De BVD-gegevens die berusten bij andere ministeries, met name die bij
het ministerie van Justitie, zijn niet betrokken bij de inhaal-schoningsoperatie.
In een overleg met de Vaste Commissie voor de Inlichtingen- en Veiligheidsdiensten,
waarbij ook de minister van Justitie aanwezig was, is over deze problematiek
gesproken. Er is toen aangedrongen om voor deze bescheiden dezelfde procedure
te volgen als bij de BVD. Het driemanschap heeft begrepen dat de Minister
van Justitie zich in deze stellingname kon vinden.De verantwoordelijkheid voor deze stukken ligt uiteindelijk bij het ministerie
waar zij berusten. De BVD heeft er echter alle belang bij dat er zorgvuldig
met de stukken wordt omgegaan. De minister heeft toegezegd dat zal worden
bezien wat er gedaan kan worden om een goede behandeling van het betreffende
materiaal te verzekeren. De indruk is verkregen dat het materiaal betreft
dat niet onbelangrijk is in het kader van de rechtsbescherming.Het driemanschap dringt erop aan dat ook voor deze gegevens een standaardvernietigingslijst
wordt opgesteld vergelijkbaar met die van de BVD.Ten aanzien van BVD-gegevens die bij andere overheidsorganen en particuliere
ondernemingen berusten, ontbreekt veelal de bevoegdheid van de Minister van
Binnenlandse Zaken en in vele gevallen de praktische mogelijkheid om die gegevens
bij de vernietigingsoperatie te betrekken.7.2. Zowel bij de BVD als de MID zijn archiefbescheiden op film gezet,
waarna het papier werd vernietigd. Bij overdracht van de archieven aan het
Rijksarchief kan dit een probleem opleveren. De te bewaren bescheiden dienen
dan eerst weer op papier te worden gezet; op de microfilms kan namelijk alleen
met inzet van veel menskracht worden gemuteerd. Elk beeldje van de microfilm
zal bekeken en handmatig onleesbaar gemaakt moeten worden, een praktisch onuitvoerbare
klus. Dit probleem doet zich vooral voor bij de MID, omdat bij
deze dienst intensief van microfilm gebruik is gemaakt.7.3. Bij de Tweede Kamer is een wetsvoorstel (kamerstuk 23 045) ingediend
en inmiddels aanvaard (Handelingen 1992–1993, Tweede Kamer, nr.37) dat
moet leiden tot opheffing van de Inlichtingendienst Buitenland (IDB). Het
driemanschap vestigt de aandacht op de zich daar bevindende archieven.In het overleg tussen de Algemene Rijksarchivaris en het driemanschap
gaat eerstgenoemde ervan uit dat bij overdracht van bepaalde activiteiten
van de IBD aan BVD of MID de betreffende archiefbescheiden mee worden overgedragen.
Uit de Memorie van Toelichting van het wetsvoorstel blijkt echter duidelijk
dat een deel van de archieven achter zal blijven op het ministerie van Algemene
Zaken. De vraag kan worden gesteld of op dit deel van de archieven de Wet
Persoonsregistraties dan van toepassing zal zijn. In het bevestigende geval
zal na opheffing van de IDB de uitzonderingsbepaling van art. 2 lid 3a van
de Wet Persoonsregistraties niet meer gelden. Dit betekent dat art. 29 van
deze wet (inzagerecht) dan van toepassing zal zijn. Het driemanschap vraagt
zich af of aan deze consequentie is gedacht.7.4. Tot slot wil het driemanschap nog de aandacht vestigen op het voorstel
van de Algemene Rijksarchivaris om een steekproef te nemen van het te vernietigen
materiaal en deze te bewaren. De meningen van betrokkenen lopen hier uiteen.
Naar de mening van de Algemene Rijksarchivaris blijft een steekproef noodzakelijk,
zij het dat deze zich thans dient te richten op «het mogelijk maken
van een reconstructie van de wijze waarop de BVD gegevens heeft verzameld
over personen in de periode waarin de BVD niet, of slechts in geringe mate,
beschikte over aanwijzingen dan wel richtlijnen over de wijze waarop én
ten aanzien waarvan gegevens verzameld moesten worden én worden vastgelegd».
In de praktijk zal, volgens de Algemene Rijksarchivaris, het zwaartepunt van
de steekproef in de jaren veertig, vijftig, zestig en zeventig komen te liggen,
omdat de BVD in deze periode niet of onvoldoende werd aangestuurd door aanwijzingen
dan wel richtlijnen. De steekproef fungeert als historisch bronnenmateriaal
op grond waarvan de werkwijze van de BVD met betrekking tot het verzamelen
van gegevens over personen kan worden gereconstrueerd.De BVD heeft bezwaren, omdat een dergelijke steekproef de privacy van
de betreffende personen kan schaden en bovendien op gespannen voet staat met
het beginsel van gelijke behandeling.De Algemene Rijksarchivaris vindt dat de steekproef wel geanonimiseerd
zou kunnen worden en dat het verstrekken van gegevens uit een dergelijke steekproef
met de nodige waarborgen omkleed kan worden, hetgeen gebruikelijk is bij het
ter inzage geven van dergelijke «gevoelige gegevens».In de aanbiedingsbrief van de Minister van Binnenlandse Zaken met betrekking
tot de concept-standaardvernietigingslijst aan haar collega van WVC wijst
de Minister een dergelijke steekproef van de hand. De Algemene Rijksarchivaris,
die de concept-vernietigingslijst met aanbiedingsbrief, namens de Minister,
doorgeleidt naar de Raad voor het Cultuurbeheer vraagt de Raad in het advies
«hieraan in het bijzonder aandacht te schenken, zulks mede in het licht
van het onlangs vastgestelde 'besluit registratie justitiële gegevens'
(Stbl. 1993, nr. 137), uit hoofde waarvan geanonimiseerde persoonsgegevens
bewaard blijven».In het eerder vermelde advies van de Rijkscommissie voor de Archieven1 wordt de opvatting van de Algemene Rijksarchivaris ondersteund. Het driemanschap zou, indien de lijn van de Algemene Rijksarchivaris wordt
gevolgd, alleen een opmerking willen maken over een aspect van uitvoering.Naar zijn mening zal als tot anonimisering wordt overgegaan, deze op consistente
wijze moeten plaatsvinden door middel van een één-éénduidige
transformatie van Naam-Adres-Woonplaats-gegevens. Dit zal bij handmatig samengestelde
dossiers een zeer tijdrovende en dus kostbare operatie zijn. De Rijkscommissie
van de Archieven van de Raad voor het Cultuurbeheer acht anonimisering gezien
de uitvoeringsbezwaren overigens niet nodig. HOOFDSTUK 8. CONCLUSIES.8.1. In de periode sinds de Tweede Wereldoorlog zijn door de BVD en zijn
rechtstreekse voorgangers grote hoeveelheden persoons-gegevens verzameld en
opgeslagen, waarvan zeer vele voor de huidige taken van de dienst niet meer
relevant zijn. Het ter zake gevoerde beleid was veelal op ad hoc richtlijnen
gebaseerd. Door de automatisering, die vanaf 1976 geleidelijk werd ingevoerd,
is gaandeweg meer structuur aangebracht in de registratie.8.2. In het verleden zijn er enkele incidentele schoningsoperaties uitgevoerd,
veelal afhankelijk van toevallige omstandigheden. Het is moeilijk tot een
verantwoord oordeel te komen over het door de BVD in deze gevoerde beleid.
De indruk bestaat dat het accent meer op bewaren dan op vernietigen heeft
gelegen, maar het valt niet meer na te gaan of er ten onrechte gegevens zijn
vernietigd.8.3. Bij de inhaal-schoningsoperatie van mei 1991 is het merendeel van
de persoonsdossiers verwijderd (d.w.z. apart gezet) en zijn zeer veel persoonsgegevens
in de computerbestanden ontoegankelijk gemaakt. Hierbij zijn onzorgvuldigheden
opgetreden die echter binnen redelijke grenzen blijven. Zoals bekend heeft
er geen vernietiging plaatsgevonden.8.4. De standaardvernietigingslijst geeft een tamelijk grote «beoordelingsvrijheid»
aan de uitvoerenden. Het gevaar van ongelijke behandeling van overeenkomstige
gevallen is dan ook aanwezig. Ook valt te betwijfelen of het lijnmanagement
voor een correcte uitvoering van de vernietiging op basis van de in de lijst
geformuleerde criteria wel aanhoudend voldoende belangstelling zal tonen.8.5. Het uitvoeren van de vernietiging op basis van de lijst zal een tijdrovende
en omslachtige operatie zijn, niet alleen wegens de bestaande grote achterstanden,
maar ook omdat de voorgestelde criteria van de standaardvernietigingslijst
moeilijk toepasbaar zullen zijn binnen de nieuwe organisatiestructuur van
de BVD.Het is de vraag of zonder inzet van extra menskracht de vernietiging wel
op een aanvaardbare wijze kan worden uitgevoerd.8.6. Bestuurlijke controle vanwege de Minister met rapportage aan de Vaste
Commissie is naast een adequate begeleiding door de Algemene Rijksarchivaris
een eerste vereiste voor een zorgvuldige uitvoering van de vernietiging.Het driemanschap vraagt zich verder af of de BVD niet zou moeten overgaan
tot het aanstellen van een «information auditor» die de bevoegdheid
zou moeten hebben onderzoeken in te stellen naar de wijze waarop de periodieke
vernietiging van bescheiden plaatsvindt en hierover te rapporteren. 8.7. Bij de vernietiging zal ook aandacht moeten worden besteed aan door
de BVD aan andere instanties verstrekte gegevens. Bij die andere instanties
zal zoveel mogelijk een zelfde beleid moeten worden gevoerd. 8.8. Ten aanzien van de wenselijkheid van een te bewaren steekproef van
de te vernietigen gegevens onthoudt het driemanschap zich van een oordeel.
Wel wil het er op wijzen dat consistente anonimisering een zeer tijdrovende
en kostbare operatie zal zijn. BIJLAGEBegrippen bij het vastleggen van gegevens.1. Een gegevensverzameling of registratie is een samenhangende collectie
van op grond van bepaalde criteria geordende gegevens. Het doet er daarbij
niet toe op welke manier en met behulp van welke informatiedrager de gegevens
zijn vastgelegd.2. Betreft het gegevens betreffende personen, dan wordt van een persoonsregistratie
gesproken.De Wet Persoonsregistraties (Stb. 1983, 665) kent de volgende definities
(art. 1):– persoonsgegeven: een gegeven dat herleidbaar is tot een individuele
natuurlijke persoon;– persoonsregistratie: een samenhangende verzameling van op verschillende
personen betrekking hebbende persoonsgegevens, die langs geautomatiseerde
weg wordt gevoerd of met het oog op een doeltreffende raadpleging van die
gegevens systematisch is aangelegd (de bijzin in deze laatste definitie houdt
geen beperking in).3. De volgende informatiedragers kunnen o.m. worden onderscheiden:– papier (brieven, notities, schriftelijke stukken; in het algemeen
spreekt men van bescheiden);– kaarten (een speciale vorm van vastlegging op papier die zich
goed leent voor het systematisch vastleggen van gegevens);– magneetband en schijven (deze zijn machineleesbaar, d.w.z. worden
bij het gebruik van computers toegepast; men spreekt ook wel van computergeheugens);– (micro)film, beeldplaat.4. Een hoeveelheid bescheiden betreffende één persoon die
te zamen wordt bewaard, vormt een persoonsdossier.Is het gemeenschappelijk kenmerk van de bescheiden niet een persoon, maar
een bepaald onderwerp, dan is er sprake van een onderwerp- of zaakdossier.5. Bij vastlegging van gegevens op een machineleesbare informatiedrager
wordt er van een bestand gesproken.Een bestand is een op magneetband of schijf vastgelegde gegevensverzameling,
b.v. een persoonsregistratie en bestaat uit z.g. records (alle gegevens die
op één persoon of zaak betrekking hebben).6. Alle onder een organisatorische eenheid vallende gegevensverzamelingen
vormen te zamen het archief.In het voorstel voor een nieuwe Archiefwet (Kamerstuk 22 866, nr.
2) wordt de term archiefbescheiden gedefinieerd. De essentie van deze definitie
is: 10 bescheiden, ongeacht hun vorm, door de overheidsorganen ontvangen of
opgemaakt en naar hun aard bestemd dooronder te berusten; 20 reprodukties,
ongeacht hun vorm, welke in de plaats zijn gesteld van de onder 10 bedoelde
archiefbescheiden.Het begrip «bescheiden» wordt in deze definities een meer
uitgebreide betekenis toegekend dan in bovenstaand punt 3 en omvat ook gegevens
die direct in machineleesbare vorm zijn vastgelegd.7. In de praktijk komen veelal mengvormen voor van verschillende informatiedragers.
Zo is in een niet geautomatiseerde administratie denkbaar dat een kartotheek
(kaartenbak) bestaat uit kaarten, waarbij op elke kaart betreffende één
persoon is aangegeven in welke onderwerpdossiers de betreffende persoon voorkomt.
Verwijdert men een kaart, dan is van de betreffende persoon niet meer na te
gaan in welke onderwerpdossiers hij of zij voorkomt. Wat betreft
deze persoon is het archief dan geschoond. Het is van belang op te merken
dat er nog wel degelijk gegevens betreffende deze persoon in de onderwerpdossiers
voorkomen; de systematische toegankelijkheid van de betreffende persoonsgegevens
is echter verdwenen en slechts bij toeval zal men in een bepaald onderwerpdossier
gegevens betreffende die persoon tegenkomen (tenzij van te voren bekend is
dat die bepaalde persoon bij een bepaald onderwerp een rol heeft gespeeld).8. Bij gedeeltelijke of gehele automatisering van de gegevensverwerking
geldt precies hetzelfde.De eenvoudigste vorm is dat in een computergeheugen van iedere persoon
is vastgelegd in welke onderwerpdossiers hij of zij voorkomt, wellicht te
zamen met enkele andere gegevens betreffende die persoon (de geautomatiseerde
kaartenbak).Men spreekt dan van een naslag- en verwijsbestand. Wordt uit dit bestand
het record van de bewuste persoon verwijderd, dan is dus ook niet meer na
te gaan in welke onderwerpdossiers hij of zij voorkomt. De laatste zin van
punt 7 geldt in dit geval evenzeer.Of de betreffende onderwerpdossiers in werkelijkheid computerbestanden
zijn of op beeldplaat zijn vastgelegd is daarbij niet relevant.XNoot1Voor de procedure wordt verwezen naar het Verslag van de Ombudsman 1989
(kamerstuk 21 478, nrs. 1–2, blz. 237) XNoot1zie bijlage, onder 2XNoot1zie bijlage, onder 8 XNoot2zie 3.10XNoot3zie bijlage, onder 7XNoot1zie 4.2.XNoot1zie 6.7. 
 
 Naar boven

 

Directe linkKopieer de link naar uw clipboard 

https://zoek.officielebekendmakingen.nl/kst-22036-8.html

Sluit modaal

 

Disclaimer
De hier aangeboden pdf-bestanden van het Staatsblad, Staatscourant, Tractatenblad, provinciaal blad, gemeenteblad, waterschapsblad en blad gemeenschappelijke regeling vormen de formele bekendmakingen in de zin van de Bekendmakingswet en de Rijkswet goedkeuring en bekendmaking verdragen voor zover ze na 1 juli 2009 zijn uitgegeven. Voor pdf-publicaties van vóór deze datum geldt dat alleen de in papieren vorm uitgegeven bladen formele status hebben; de hier aangeboden elektronische versies daarvan worden bij wijze van service aangeboden.

 

Over deze website
Contact
English
Help
Zoeken

Informatie hergebruiken
Privacy en cookies
Toegankelijkheid
Sitemap
Kwetsbaarheid melden

Open data
Linked Data Overheid
PUC Open Data

MijnOverheid.nl
Rijksoverheid.nl
Ondernemersplein.nl
Werkenbijdeoverheid.nl