Instellen van de tijdelijke baten-lastendienst 4FM; Brief regering; Vorming baten-lastendienst 4FM met tijdelijke status per 1 april 2010
Staten-Generaal — Kamerstuk Brief regering
Datum: 2014-06-30 00:00:00.000000
Rechtsgebied: Wetgeving


Staten-Generaal
 1/2
 Vergaderjaar 2009-2010 A
 
 
 
 KST139699
 2009-2010
 A
 
 32 281
 Instellen van de tijdelijke baten-lastendienst 4FM
 
 
 
 
 Nr. 
 1
 BRIEF VAN DE MINISTER VAN BINNENLANDSE ZAKEN EN KONINKRIJKSRELATIES
 Aan de Voorzitters van de Eerste en van de Tweede Kamer der Staten-Generaal
 
 Den Haag, 8 januari 2010
 
 Ter griffie van de Tweede Kamer der Staten-Generaal ontvangen op 11 januari
2010.
 De wens over het voorgenomen besluit nadere inlichtingen te ontvangen
kan door of namens de Kamer of door ten minste dertig leden van de Kamer te
kennen worden gegeven uiterlijk op 10 februari 2010.
 
 De Kamer kan zich tegen het voorgenomen besluit uitspreken uiterlijk op
10 februari 2010 dan wel binnen veertien dagen na het verstrekken van
de in de vorige volzin bedoelde inlichtingen.
 
 In overeenstemming met de voorhangprocedure van artikel 10 van de Comptabiliteitswet
2001 informeer ik u over mijn voornemen over te gaan tot het instellen van
de baten-lastendienst 4FM. Indien uw kamer zich niet binnen 30 dagen na ontvangst
van deze kennisgeving of binnen 14 dagen na het verstrekken van nadere inlichtingen
uitspreekt tegen het voorgenomen besluit, dan zal 4FM op 1 april 2010
van start gaan als baten-lastendienst met tijdelijke status.
 
 Eind 2008 hebben de ministeries van Buitenlandse Zaken (BZ), Sociale Zaken
en Werkgelegenheid (SZW), Verkeer en Waterstaat (VenW) en Volkshuisvesting,
Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer (VROM) besloten een gezamenlijk bedrijf
voor facilitair management te gaan vormen, genaamd 4FM. Belangrijke aanleiding
voor deze stap was de noodzaak om, in het kader van de personele taakstelling,
25% te besparen op het aantal medewerkers dat zich met facilitaire
dienstverlening bezighoudt. 4FM is een krachtenbundeling van de vier facilitair
bedrijven van de ministeries van BZ, SZW, VenW en VROM. Deze krachtenbundeling
krijgt vorm in een tijdelijke baten-lastendienst onder het ministerie van
BZK.
 
 4FM biedt de 4 bovenvermelde ministeries een volledig pakket van facilitaire
producten en diensten van onder andere gebouwbeheer tot de werkplekinrichting,
van cateringservices tot schoonmaakdiensten en van kantoorbenodigdheden tot
vervoerdiensten. De Rijkswerkplek en het Programma Duurzame Bedrijfsvoering
Rijksoverheid zullen binnen 4FM een prominente plaats innemen.
 De instellingsvoorwaarden
 In het voorbereidingstraject is door mijn ministerie, de vier opdrachtgevende
ministeries en het ministerie van Financiën, gezamenlijk een gemeenschappelijk
startdocument opgesteld. Dit document maakt vooraf duidelijk op
welke aspecten 4FM zal worden getoetst dan wel aan welke punten 4FM nader
aandacht zal moeten besteden, ter voorbereiding op de verkrijging van de definitieve
status van baten-lastendienst, uiterlijk per 1 januari 2013. De te toetsen
aspecten zijn gebaseerd op de drie instellingsvoorwaarden zoals die zijn vastgelegd
in de Regeling baten-lastendienst 2007. Onderstaand wordt toegelicht op welke
wijze 4FM zal realiseren dat zij uiterlijk op 1 januari 2013 volledig
aan deze instellingsvoorwaarden voldoet.
 Een aantoonbare verbetering van de doelmatigheid
 De verbetering van de doelmatigheid is dé doelstelling van een
baten-lastendienst. Basisindicatoren daarvoor zijn de ontwikkeling van de
kostprijs in de tijd, in relatie tot de kwaliteit van de producten en diensten.
Doelmatigheid kan worden bereikt door een lagere kostprijs (bij gelijkblijvende
kwaliteit) of een hogere kwaliteit (bij gelijkblijvende kostprijs). Deze kengetallen
geven in de opeenvolgende jaren inzicht in de ontwikkeling van de doelmatigheid.
Gezien de werkelijke personele reductie van 27% en een verwachte besparing
op inkoop van 5%, zal de prijs dalen. Daarnaast wordt ook het benchmark-instrument
ingezet om de mate van doelmatigheid (in relatie tot gelijksoortige organisaties
binnen de Rijksoverheid) inzichtelijk te maken.
 4FM maakt de doelmatigheidsontwikkeling dan ook zichtbaar door de kostprijsontwikkeling
transparant te maken, te participeren in de benchmark en de doorlooptijden
van processen te monitoren. In het jaarverslag van 2010 zal voor het eerst
gerapporteerd worden over de ontwikkeling van de doelmatigheid.
 Voldoende doelmatigheidsprikkels in het resultaatgericht
sturingsmodel
 De tweede instellingsvoorwaarde houdt in dat het sturingsmodel van een
baten- en lastendienst resultaatgericht is en voldoende doelmatigheidsprikkels
bevat. 4FM realiseert dit door de opdrachtgever-opdrachtnemer verhouding duidelijk
in te richten. Naast een gezonde samenwerking zal er ook een gezond spanningsveld
ontstaan tussen de opdrachtnemer (4FM) en degene die de diensten afneemt,
percipieert en betaalt, zijnde de opdrachtgevers (de vier betreffende ministeries).
De opdrachtgevers van 4FM streven logischerwijs naar een zo laag mogelijk
prijs tegen een door hen gewenst kwaliteitsniveau.
 
 De directeur-generaal Organisatie en Bedrijfsvoering Rijk (DG OBR) is
als eigenaar van 4FM verantwoordelijk voor de continuïteit van de organisatie
en zal vanuit die verantwoordelijkheid bewaken dat 4FM tegen kostendekkende
tarieven producten en diensten levert. 4FM zal volledig onderdeel uitgaan
maken van de Planning- en Controlcyclus van het Ministerie van Binnenlandse
Zaken en Koninkrijksrelaties, zodat over de kostendekkendheid periodiek gerapporteerd
wordt. De eigenaar zal prestatieafspraken maken met 4FM om daarmee de doelmatigheidsontwikkeling
van de bedrijfsvoering goed in beeld te kunnen brengen. Audits en klanttevredenheidsonderzoeken
maken ook deel uit van het proces om de doelmatigheid inzichtelijk te maken.
 Koppeling tussen producten en kosten
 Een baten-lastendienst moet door middel van een kostprijsmodel de toerekening
van kosten aan de producten en diensten inzichtelijk maken. Het model moet
daarbij transparant en betrouwbaar zijn, ook in komende jaren toepasbaar zijn
(om daarmee de kostprijsontwikkeling inzichtelijk en benchmarken toepasbaar
te maken) en zodanig zijn ingericht dat een voor- en nacalculatie
met de daarbij behorende verschillenanalyse gemaakt kan worden. Het kostprijsmodel
van 4FM voldoet aan al deze criteria. Ook voor wat betreft de verrekening
van de kosten van de uitzonderingen op de basis dienstverlening, zijnde maatwerk,
is het kostprijsmodel toepasbaar.
 Ministeriele verantwoordelijkheid
 De ministeriele verantwoordelijkheid bij baten-lastendiensten houdt in
dat de minister door het parlement ter verantwoording kan worden geroepen
voor het gehele handelen van de dienst. Als minister van Binnenlandse Zaken
en Koninkrijksrelaties zullen mijn bevoegdheden ten aanzien van 4FM volledig
intact blijven.
 Wijze van informeren van de Tweede Kamer
 4FM wordt als baten-lastendienst voor het eerst gepresenteerd in de tweede
suppletoire begroting over het uitvoeringsjaar 2010. Dan wordt een baten-lastendienstparagraaf
opgenomen, waarin tevens de definitieve openingsbalans wordt gepresenteerd.
Vervolgens wordt 4FM opgenomen in het reguliere proces van begroting en verantwoording.
 
 Hieraan voorafgaand zal in april 2010 aan de Tweede Kamer een brief worden
gezonden waarin een aankondiging en de voorlopige cijfers zijn opgenomen.
 Tot slot
 Ik ben er van overtuigd dat 4FM op verantwoorde wijze zal functioneren
als een naar doelmatigheid en effectiviteit strevende baten-lastendienst en
vertrouw er daarom op dat u mijn voornemen tot het instellen van de baten-lastendienst
4FM met tijdelijke status steunt.
 
 De minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties,
 G. ter Horst