Instelling "dienst Juist"; Brief minister over het instellen van de 'dienst Juist' als dienst die een baten-lastenstelsel voert
Staten-Generaal — Kamerstuk 
Datum: 2014-07-07 00:00:00.000000
Rechtsgebied: Wetgeving


(function (window, document, dataLayerName, id) {
 window[dataLayerName] = window[dataLayerName] || [], window[dataLayerName].push({ start: (new Date).getTime(), event: "stg.start" }); var scripts = document.getElementsByTagName('script')[0], tags = document.createElement('script');
 function stgCreateCookie(a, b, c) { var d = ""; if (c) { var e = new Date; e.setTime(e.getTime() + 24 * c * 60 * 60 * 1e3), d = "; expires=" + e.toUTCString() } document.cookie = a + "=" + b + d + "; path=/; Secure" }
 var isStgDebug = (window.location.href.match("stg_debug") || document.cookie.match("stg_debug")) && !window.location.href.match("stg_disable_debug"); stgCreateCookie("stg_debug", isStgDebug ? 1 : "", isStgDebug ? 14 : -1);
 var qP = []; dataLayerName !== "dataLayer" && qP.push("data_layer_name=" + dataLayerName), qP.push("use_secure_cookies"), isStgDebug && qP.push("stg_debug"); var qPString = qP.length > 0 ? ("?" + qP.join("&")) : "";
 tags.async = !0, tags.src = "https://koop.piwik.pro/containers/" + id + ".js" + qPString, scripts.parentNode.insertBefore(tags, scripts);
 !function (a, n, i) { a[n] = a[n] || {}; for (var c = 0; c < i.length; c++)!function (i) { a[n][i] = a[n][i] || {}, a[n][i].api = a[n][i].api || function () { var a = [].slice.call(arguments, 0); "string" == typeof a[0] && window[dataLayerName].push({ event: n + "." + i + ":" + a[0], parameters: [].slice.call(arguments, 1) }) } }(i[c]) }(window, "ppms", ["tm", "cm"]);
 })(window, document, 'dataLayer', 'f8b9eee5-8d9c-4ea1-abd5-83e174f29813');
 
 
 
Direct naar content
Navigatie
Contextinformatie
Publicatie
Acties
Inhoudsopgave
Gerelateerde informatie

Menu

U bent nu hier: 
Publicaties
Officiële publicaties

Inloggen

Primaire navigatie

Andere sites binnen Overheid.nl
Home
Uitgebreid zoeken
Mijn abonnementen
Help

Andere sites binnen Overheid.nl

Berichten over uw Buurt
Zoals vergunningen, bouwplannen en lokale regelgeving.

Rondom uw woonadres
Rondom een zelfgekozen adres

Dienstverlening
Zoals belastingen, uitkeringen en subsidies.

Naar dienstverlening

Beleid & regelgeving
Officiële publicaties van de overheid.

Naar beleid & regelgeving

Contactgegevens overheden
Adressen en contactpersonen van overheidsorganisaties.

Naar overheidsorganisaties

 
 
 
U bent hier:

Home

Kamerstuk 29573, nr. 1

 
 
 

Kamerstuk

Datum publicatie
Organisatie
Vergaderjaar
Dossier- en ondernummer
Datum brief

02-06-2004

Tweede Kamer der Staten-Generaal

2003-2004

29573 nr. 1

07-05-2004

 

 

 
 
 Toon meer van: Inhoudsopgave
 
 

 
 AanhefLichaam1. Inleiding en samenvattingDe voorhangprocedurePositionering van de dienst en de taken die hij uitvoert2. Ministeriële verantwoordelijkheidBijzonderheden3. Waarom de overgang naar dienst die een baten-lastenstelsel
voert4. De wijze waarop de dienst voldoet aan de instellingscriteria5. Doelmatigheid en nulmeting6a. Stand van zaken financieel beheerResultaten met betrekking tot het financieel beheer6b. Resultaten van de periode 2002 tot en met hedenResultaten met betrekking tot de baten-lastenadministratieResultaten met betrekking tot het resultaatgericht besturingsmodel7. De wijze waarop de Tweede Kamer in de ontwerpbegroting
en de eerste suppletore begroting geïnformeerd zal worden8. Tot slotOndertekeningBIJLAGE 1DE WIJZE WAAROP DE DIENST JUIST VOLDOET AAN DE INSTELLINGSCRITERIADe instellingsvoorwaarden1. Er is een omgevingsanalyse.2. De producten en diensten zijn geïdentificeerd.3. De bedrijfsprocessen van de organisatie zijn beschreven.4. Op basis van een kostprijsmodel kunnen de kosten aan
de producten en diensten worden toegerekend.5. De dienst in kwestie geeft vooraf aan hoe hij (en anderen)
later kunnen beoordelen of men doelmatiger is gaan werken. Basisindicator
is de kostprijs per product of dienst. In aanvulling hierop dient een set
van kwaliteitsindicatoren te worden vastgesteld.6. Er is sprake van een op resultaat gerichte externe
planning- en controlcyclus tussen moederministerie en de dienst die een baten-lastenstelsel
voert en een daarop aansluitende planning- en controlecyclus binnen de dienst.7. De risico's die de dienst loopt zijn geïdentificeerd
en er zijn afspraken gemaakt tussen moederministerie en dienst over de wijze
waarop deze risico's worden afgedekt.8. Er is door het moederministerie en de kandidaat dienst
die een baten-lastenstelsel wil voeren tenminste een half jaar proefgedraaid
in een resultaatgericht besturingsmodel.9. Er is een plan van aanpak voor het opstellen van een
openingsbalans,ondertekend door de directeur van de Directie Financieel Economische
Zaken (DFEZ), de directeur van de Departementale Accountantsdienst (DAD) en
de directeur van de desbetreffende dienst.10. Er is een plan van aanpak voor de in het financieel
beheer aan te brengen wijzigingen door de overgang naar een baten-lastenstelsel,
ondertekend door de directeur van de DFEZ, de directeur van de DAD en de directeur
van het desbetreffende agentschap.11. Er is een goedkeurende accountantsverklaring bij een
(deel)verantwoording in het jaar voorafgaand aan de officiële start.12. Er is ten minste een half jaar proefgedraaid in een
baten-lastenadministratie.Hoe voldoet de dienst Juist aan de voorwaarden?Er is een omgevingsanalyseDe producten en diensten zijn geïdentificeerdDe bedrijfsprocessen zijn beschrevenEr is een kostprijsmodel opgesteldEr is een doelmatigheidsanalyseEr is een resultaatgerichte interne en externe P&C-cyclusEr is een risicoanalyseProefdraaien met een resultaatgericht besturingsmodelEr is een plan van aanpak openingsbalansEr is een plan van aanpak financieel beheerEr is een goedkeurende accountantsverklaringProefdraaien in een baten/lastenadministratie
 

 
 
 Toon meer van: Extra informatie
 
 

 
 

Informatie over publicatie

 

 

 
 Toon meer van: Gerelateerd
 
 

 
 Gerelateerde publicaties

Kamerstuk 29573, nr. 1 b1Gerelateerde publicatie
Kamerstuk 29573, nr. 1 b2Gerelateerde publicatie
Kamerstuk 29573, nr. 1 b3Gerelateerde publicatie

 
 
 Publicaties in kamerdossier

Kamerdossier 29573Toon alle publicaties in het hoofddossier

 

 
 
 Geconsolideerde regelgeving

 

 
 
 Geconsolideerde regelgeving

 

 
 
 Publicaties referendum

 

 

 

 

 

Authentieke versie (PDF)
bestandsgrootte: 51 Kb

Informatie

Gerelateerd

Printen

Delen

 
 
 
29 573Instelling «dienst Juist»nr. 1BRIEF VAN DE MINISTER VAN JUSTITIEAan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-GeneraalDen Haag, 7 mei 20041. Inleiding en samenvattingDe voorhangprocedureTer griffie van de Tweede Kamer der Staten-Generaal ontvangen op 10 mei
2004. De wens over het voorgenomen besluit nadere inlichtingen te ontvangen
kan door of namens de Kamer of door ten minste dertig leden van de Kamer te
kennen worden gegeven uiterlijk op 16 juni 2004.De Kamer kan zich tegen het voorgenomen besluit uitspreken uiterlijk op
16 juni 2004 dan wel binnen veertien dagen na het verstrekken van de
in de vorige volzin bedoelde inlichtingen.Bij de termijnen is rekening gehouden met de recesperiode
van de Tweede Kamer.Op grond van de voorhangprocedure van artikel 10 van de Comptabiliteitswet
2001 leg ik u hierbij mijn voornemen voor om met ingang van 1 januari
2005 over te gaan tot het instellen van een dienst die een baten-lastenstelsel
voert, te weten de huidige dienst Bestuurszaken. Deze voorhangprocedure houdt
in dat het besluit tot het instellen van een dienst die een baten-lastenstelsel
voert niet eerder wordt genomen dan 30 dagen nadat het voornemen daartoe schriftelijk
ter kennis is gebracht van de Tweede Kamer der Staten-Generaal. Indien de
Kamer binnen 30 dagen na ontvangst van de kennisgeving of binnen 14 dagen
na het verstrekken van nadere inlichtingen zich uitspreekt tegen het voorgenomen
besluit, wordt het besluit niet genomen.Bij de behandeling van de aanvraag om dienst die een baten-lastenstelsel
voert te worden voor de directie Bestuurszaken van het ministerie van Justitie
in 2003 heeft uw Kamer vragen gesteld over de nieuwe naam van de organisatie.
Geconstateerd werd dat het beeld dat het begrip «Bestuurszaken»
oproept niet aansluit bij het takenpakket van de organisatie. Besloten is
om «dienst Juist» als nieuwe naam
voor de organisatie te kiezen. In deze naam komt tot uitdrukking dat het een
Justitie-organisatie betreft, met uitvoerende taken op het terrein van integriteit,
screening en toetsing. In deze brief wordt voor de leesbaarheid – ook
als het betrekking heeft op activiteiten in het verleden – de nieuw
voorgestelde naam gehanteerd.Van belang is te benadrukken dat het om een uitvoeringsorganisatie gaat
die in hoge mate een seriematige productie levert, die baat heeft bij een
ander beheersregime, waarbij de ministeriële verantwoordelijkheid volledig
intact blijft.Positionering van de dienst en de taken die hij uitvoertDe dienst Juist wordt uitsluitend belast met
uitvoerende taken, vrijwel alle op het terrein van integriteit, screening
en toetsing:– het verstrekken van de verklaringen omtrent het gedrag (circa
200 000 per jaar);– het preventief toetsen van de integriteit van de oprichters van
BV's en NV's (circa 64 000 per jaar);– het toetsen van de integriteit van natuurlijke en rechtspersonen
met als doel de bestuurlijke preventie van (georganiseerde) criminaliteit
(circa 200 BIBOB-adviezen per jaar);– het screenen en beoordelen van vergunningaanvragen op het gebied
van wapenbezit, particuliere beveiliging en particuliere recherche (circa
7 000 per jaar).Naast bovenstaande taken draagt de dienst Juist
ook zorg voor:– het op een veilige en gebruiksvriendelijke manier inrichten, onderhouden
en toegankelijk maken voor daartoe bevoegden van enkele aan de minister van
Justitie opgedragen centrale registers en gegevensbestanden (zoals het Centraal
Testamentenregister).De dienst Juist verricht werkzaamheden waartoe
beschikkingen, verklaringen en vergunningen kunnen worden afgegeven, gegevens
worden geregistreerd en advies en informatie worden verstrekt. Als uitvoeringsorganisatie
staat hij in direct contact met groepen (burgers, bedrijven, bestuursorganen)
die belang hebben bij een zorgvuldige weging van -onder anderestrafrechtelijke
gegevens. De dienst Juist heeft (veel) uitvoerende
werkprocessen met vertrouwelijke gegevens. Het gaat vaak om gegevens die afkomstig
zijn van andere Justitie-organisaties. Om die reden blijft de organisatie
onderdeel van het ministerie van Justitie en blijft de Minister voor honderd
procent verantwoordelijk.De positie van een dienst die een baten-lastenstelsel voert en de daarbij
behorende specifieke beheersregels zullen de doelmatigheid van de dienst Juist bevorderen en daarmee de dienstverlening naar een
hoger niveau kunnen brengen.Om optimaal recht te kunnen doen aan de verschillende belangen van de
belanghebbenden en om de betrouwbaarheid van de uitvoering te borgen, is de
communicatie tussen de dienst Juist en de belanghebbenden
essentieel. Er zijn drie groepen belanghebbenden te onderscheiden: klanten
(bestuursorganen, burgers en bedrijven), beroeps-, branche- of belangenorganisaties
(vereniging van particuliere beveiligers, de Nederlandse Vereniging voor Natuurtoezicht,
het verbond van verzekeraars) en ketenpartners (bestuursorganen, politie,
Openbaar Ministerie, Zittende Magistratuur, Kabinet der Koningin). De dienst Juist onderhoudt met elk van deze groepen op maat een
systeem van informatie en communicatie.De dienst Juist moet professioneel, dienstbaar
naar klanten, en samenlevingsgericht opereren.
Daarbij dient de dienst Juist op een efficiënte
wijze concreet meetbare producten aan te bieden.2. Ministeriële verantwoordelijkheidMet de introductie van diensten die een baten-lastenstelsel voeren binnen
de Rijksoverheid is de mogelijkheid gecreëerd om met behoud van de volledige ministeriële verantwoordelijkheid
de beperkingen in de bedrijfsvoering die verbetering van de prestatiegerichtheid
en de koppeling tussen beleid en uitvoering, die met VBTB in gang is gezet,
in de weg staan weg te nemen. Deze diensten kenmerken zich door een resultaatgericht
besturingsmodel in combinatie met een baten-lastenadministratie. De ministeriële
verantwoordelijkheid bij diensten die een baten-lastenstelsel
voeren houdt in dat de minister door het parlement ter verantwoording geroepen
kan worden geroepen voor het gehele handelen van de dienst. De dienst is een
integraal onderdeel van een directoraat-generaal waarvoor een directeur-generaal
als eigenaar verantwoordelijk is en de beleidsdirecties opdrachtgever zijn.
Naar aanleiding van opmerkingen van uw Kamer zal de aansturing van de dienst Juist door eigenaar en opdrachtgevers niet via convenanten,
maar via concrete managementafspraken plaatsvinden (bijlagen 2, 3 en 4 ).1 Als minister van Justitie zullen mijn bevoegdheden ten
aanzien van de dienst Juist volledig intact blijven.BijzonderhedenIn 2002 was ik voornemens om met ingang van 1 januari 2003 over te
gaan tot het instellen van een dienst die een baten-lastenstelsel voert voor
de dienst Juist. In dat jaar zijn echter tekortkomingen
in het financieel beheer van enkele diensten (niet zijnde de dienst Juist) die een baten-lastenstelsel voeren van mijn ministerie
geconstateerd, hetgeen ertoe geleid heeft dat mijn voornemens niet ten uitvoer
zijn gebracht. Ook vorig jaar was ik voornemens om met ingang van 1 januari
2004 over te gaan tot het instellen van een dienst die een baten-lastenstelsel
voert voor de dienst Juist. U heeft echter vorig
jaar aangegeven hier niet mee te kunnen instemmen vanwege uw bedenkingen met
betrekking tot mijn verantwoordelijkheid, een aantal onzekerheden met betrekking
tot financieel beheer en de naam die te veel het beeld opriep van een dienst
die direct gekoppeld was aan activiteiten die exclusief voorbehouden zijn
aan het kerndepartement. Ik deel de verwarring omtrent de naamgeving en heb
zoals ik in het begin van deze brief al aangaf de naam gewijzigd.De dienst Juist heeft in het jaar 2003 zijn
voorbereidingen ten aanzien van het voeren van een baten-lastenstelsel en
de activiteiten om genoemde bedenkingen weg te nemen, voortgezet. Over de
resultaten hiervan wordt u in paragraaf 6b van deze brief geïnformeerd.
Daarnaast is in 2003 een aantal onderwerpen specifiek onder de aandacht geweest
bij de dienst Juist. Het betreft hier de baten-lastenadministratie,
het resultaatgericht besturingsmodel, het financieel beheer en de doelmatigheid.
Deze onderwerpen worden toegelicht in paragraaf 5 en 6.3. Waarom de overgang naar dienst die een baten-lastenstelsel
voertAls de Rijksoverheid optimaal wil profiteren van de producten en diensten
van de dienst Juist ligt een heldere definitie
van de producten en identificatie van de kosten van deze producten in de rede.
Potentiële opdrachtgevers (over het algemeen beleidsdirecties van het
ministerie van Justitie) kunnen vervolgens zakelijke afwegingen maken over
de toegevoegde waarde van de producten en diensten van de dienst Juist voor het realiseren van hun beleidsdoelstellingen.Voor zakelijke verhoudingen is een resultaatgericht besturingsmodel onontbeerlijk.
Resultaatgericht wil zeggen dat er een opdrachtgever-opdrachtnemerrelatie
wordt gecreëerd waarin expliciete afspraken worden gemaakt over producten,
kosten en kwaliteit. Dit maakt dat de opdrachtgever weet hoeveel producten
en van welke kwaliteit hij krijgt voor zijn geld en dat de besteding van de
middelen voor hem transparant wordt. Een dergelijke werkwijze leidt aan de
kant van de opdrachtgever en opdrachtnemer tot een groter kostenbewustzijn,
wat doelmatigheid bevordert.De baten-lastenadministratie is voor een dienst die een baten-lastenstelsel
voert een onmisbaar instrument voor resultaatgericht werken, omdat hiermee
gemakkelijker kostprijzen kunnen worden gehanteerd en ontvangsten (veelal
leges die de klanten in rekening worden gebracht voor de diensten van de dienst Juist) kunnen worden toegerekend aan de individuele producten.Daarbij biedt de status van dienst die een baten-lastenstelsel voert aan
de dienst de mogelijkheid om te lenen voor investeringen, wat zal leiden tot
een betere afweging ten aanzien van de kapitaalgoederenvoorraad.Het resultaatgerichte besturingsmodel gecombineerd met de baten-lastenadministratie
geeft daarom enerzijds aan de dienst Juist een
prikkel om doelmatiger te werken en anderzijds aan (potentiële) opdrachtgevers
de mogelijkheid een zakelijke afweging te maken tussen zelf doen of de gewenste
activiteiten door de dienst Juist te laten uitvoeren.
Hiermee wordt goed aangesloten bij het gedachtegoed van de regeringsnota «Van
beleidsbegroting tot beleidsverantwoording» (VBTB). De effecten van
het beleid en de daarmee gemoeide kosten worden zichtbaarder door het resultaatgericht
besturingsmodel.De wenselijkheid en de toegevoegde waarde van het resultaatgericht besturingsmodel
in combinatie met de handhaving van de volledige ministeriële verantwoordelijkheid
voor de dienst Juist pleiten voor de instelling
van een dienst die een baten-lastenstelsel voert.4. De wijze waarop de dienst voldoet aan de instellingscriteriaDe praktijk leert dat het zodanig inrichten van de organisatie en werkwijze
om te voldoen aan instellingsvoorwaarden, een groot veranderproces impliceert.
Dit geldt niet alleen voor de dienst zelf maar ook voor zijn omgeving. Het
resultaatgericht werken moet zowel bij de dienst zelf als bij zijn omgeving
tot een natuurlijke en vanzelfsprekende wijze van handelen worden.Aan een dienst die een baten-lastenstelsel voert worden strikte eisen
gesteld. In de «Wegwijzer agentschappen deel 1, de instellingsprocedure»
uitgegeven door het ministerie van Financiën editie 2001 zijn de instellingscriteria
weergegeven.De instellingsprocedure gaat uit van de volgende beleidsuitgangspunten:– De algemene instellingsvoorwaarden zoals deze zijn opgenomen in
de Memorie van Toelichting van de zevende wijziging van de Comptabiliteitswet
(Tweede Kamer, vergaderjaar 1999–2000, 26 974, nr. A).– De geoperationaliseerde instellingsvoorwaarden zoals deze zijn
opgenomen in de brief van de minister van Financiën d.d. 31 januari
2000 betreffende de tussenrapportage financieel beheer (Tweede Kamer, vergaderjaar
1999–2000, 26 541 en 26 627, nr. 70).– De financiering van diensten die een baten-lastenstelsel voeren
zoals deze is opgenomen in de concept-regeling «Leen- en depositofaciliteit
agentschappen 2003» en de regeling «Vermogensvoorschriften baten-lastendiensten
2001».– Het tijdschema van het begrotingsproces zoals opgenomen in de
Rijksbegrotingsvoorschriften.In bijlage 1 zijn alle instellingscriteria weergegeven en is vervolgens
aangegeven op welke wijze de dienst Juist aan
al deze voorwaarden voldoet. De volledige documentatie is bij de griffie van
de Tweede Kamer gedeponeerd.De Departementale Auditdienst (DAD) van het ministerie van Justitie heeft
verklaard dat het financieel beheer van de dienst Juist zodanig op orde is dat de stap naar dienst die een baten-lastenstelsel
voert verantwoord gezet kan worden. Dit oordeel is gebaseerd op de voortgang
van de aandachtspunten in het financieel beheer. Daarnaast hebben de Departementale
Auditdienst (DAD) en de Directie Financieel-Economische Zaken (DFEZ)
van het ministerie van Justitie het draaiboek voor het opstellen van de openingsbalans
geaccordeerd.5. Doelmatigheid en nulmetingMet de instelling van een dienst die een baten-lastenstelsel voert wordt
beoogd de doelmatigheid van de dienst te vergroten. Het toegroeien van de
dienst Juist naar een dienst die een baten-lastenstelsel
voert, is een krachtige kwaliteitsimpuls voor de organisatie. Teneinde deze
kwaliteitsverbetering zichtbaar te maken en te waarborgen dat de dienst Juist ook in de toekomst aan de gestelde kwaliteitseisen
blijft voldoen zal de dienst Juist in de bedrijfsvoeringsparagraaf
van haar jaarverslag ingaan op de stand van zaken ten aanzien van de ontwikkelingen
in de kwaliteit van de organisatie. Deze informatie zal via de jaarrekening
van Justitie aan de Kamer ter beschikking worden gesteld. Tevens wordt in
het kader van de begrotingscyclus de Tweede Kamer die informatie ter hand
gesteld, op basis waarvan zij de doelmatigheid van de dienst Juist kan monitoren, met name via de kostprijsontwikkeling en de
mate van klanttevredenheid.Voor een goede analyse van de doelmatigheid van een dienst is het van
belang dat voorafgaand aan de start een nulmeting wordt uitgevoerd. Met behulp
van deze nulmeting kan vervolgens in de jaren erna beoordeeld worden of de
doelmatigheid van de dienst inderdaad is toegenomen.De dienst Juist zal in 2004 een nulmeting
uitvoeren waarbij de waarden van de belangrijkste prestatie-indicatoren vastgesteld
worden (kostprijzen, klanttevredenheid en kwaliteit van de producten).In 2003 zijn reeds stappen gezet om de doelmatigheid van de organisatie
te vergroten. De dienst Juist werkt met bestedingsplannen
per afdeling en deze worden gebruikt bij beslissingen omtrent bestedingen.
Daarbij worden de kosten kritisch beoordeeld en wordt bezien in hoeverre uitgaven
een wezenlijke bijdrage leveren aan de (beleids)doelstellingen van de opdrachtgever
en de organisatie. Tevens wordt bezien in hoeverre alternatieven bestaan voor
voorgenomen beslissingen. Deze werkwijze beoogt de doelmatigheid van de dienst
te vergroten en wordt in 2004, in voorbereiding van de status van een dienst
die een baten-lastenstelsel voert, voortgezet en verder benut.Naast de gegevens over de kwaliteit van de dienst Juist in de begroting en het jaarverslag van Justitie zal de Kamer
specifiek geïnformeerd worden over de resultaten van de evaluatie van
de dienst Juist die in 2008 uitgevoerd zal worden.
In de evaluatie zullen de doelmatigheidsontwikkeling en de instellingsvoorwaarden
centraal staan.6a. Stand van zaken financieel beheerEen belangrijk kenmerk van het resultaatgericht besturingsmodel in combinatie
met een baten-lastenstelsel is een grotere transparantie ten aanzien van de
prestaties en de bedrijfsvoering. Mede door deze grotere transparantie krijgt
het financieel beheer elk jaar veel aandacht in de rapportage van de Algemene
Rekenkamer. De diensten die een baten-lastenstelsel voeren dienen ook het
voorbeeld te zijn van goede bedrijfsvoering binnen de Rijksoverheid. Daarom
wordt er groot belang gehecht aan het op orde zijn van het financieel beheer
van deze diensten.Resultaten met betrekking tot het financieel beheerNaar aanleiding van de bevindingen van de DAD ten aanzien van het financieel
beheer over het jaar 2002 heeft de dienst Juist
in 2003 de inkoop van diensten en producten verbeterd. Hiertoe is een proces
ingericht waarbij alle afdelingen van de dienst het overzicht
van de te verwachten inkopen maandelijks bijwerken. De administratieve organisatie
(AO) is geactualiseerd en bevat het volledige inkoopproces. Desalniettemin
heeft de DAD geconstateerd dat het gewenste effect van de getroffen maatregelen
nog niet is bereikt. In 2004 zullen de resterende verbeterpunten volledig
worden geïmplementeerd. In 2003 is eveneens een start gemaakt met het
verbeteren van de ontvangsten binnen de dienst Juist.
Hiertoe zijn per werkproces de ontvangstenprocedures opnieuw beschreven. In
de eerste helft van 2004 wordt het proces van het maken van een maandelijkse
aansluiting tussen de werkprocessen (de productie) en de ontvangsten voltooid,
zodat beter invulling kan worden gegeven aan het resultaatgericht besturingsmodel.De DAD is van oordeel dat de maatregelen die de dienst Juist heeft getroffen om het personeelsbeheer op orde te krijgen
een positief effect hebben gesorteerd. Verder heeft de dienst Juist in 2002 onderkend dat er sprake was van een niet doelmatige
besteding van ICT-middelen en daar zijn in 2003 maatregelen ter verbetering
voor getroffen. Zo zijn de projecten in 2003 direct onder de aansturing van
het topmanagement van de dienst gebracht en is een ICT-programma opgestart
waarvoor een ICT-programmamanager is aangetrokken. Ten aanzien van de garantstellingsregeling
voor curatoren heeft de DAD middels aanvullende controlewerkzaamheden de juistheid
en volledigheid van de uitstaande verplichtingen in voldoende mate kunnen
vaststellen. In 2004 zullen verbeteringen in procedures worden doorgevoerd.
De DAD heeft in tegenstelling tot 2002 over het jaar 2003 geen aparte bemerkingen
meer bij de kwaliteit van de financiële functie.De DAD geeft aan dat de dienst Juist in de
mededeling Bedrijfsvoering bovenstaande risico's heeft gesignaleerd en gepaste
maatregelen heeft getroffen. Bij implementatie van het geheel van de aangegeven
maatregelen verwacht de DAD dat de belangrijkste aandachtspunten in het financieel
beheer zijn opgelost.6b. Resultaten van de periode 2002 tot en met hedenResultaten met betrekking tot de baten-lastenadministratieGedurende de 2e helft van 2002 zijn de voorbereidingen getroffen voor
de opzet van de baten-lastenadministratie ten behoeve van de dienst Juist. Nagenoeg alle voorbereidende werkzaamheden zijn
met succes afgerond. De hiervan vastgelegde documentatie is door de DAD en
de DFEZ van het ministerie van Justitie beoordeeld en akkoord bevonden. Deze
administratie is met ingang van 1 januari 2003 gevoerd. Dit betekent
dat al een jaar met de baten-lastenadministratie is proefgedraaid. Het jaarverslag
van de dienst Juist over 2003 is conform de eisen
in de Comptabiliteitswet opgesteld op basis van de kas- en verplichtingenadministratie.
Ook in 2004 wordt een baten-lastenadministratie gevoerd. De verantwoording
zal evenals in 2003 plaatsvinden op basis van de kas- en verplichtingenadministratie.In de baten-lastenadministratie is tevens de opzet van de kostenverdeling
binnen de dienst Juist en de inrichting hiervan
opgenomen.Op basis van aanvullende wensen vanuit de dienst Juist is een instrument voor kosten-batenanalyse ontwikkeld waarbij met
de werkelijke prestatiegegevens per product een nacalculatie op de kostprijzen
kan worden berekend. In de eerste maanden van 2004 zal deze nacalculatie plaatsvinden.In 2003 heeft de dienst Juist voor de tweede
maal een (indicatieve) openingsbalans opgesteld. Naar aanleiding hiervan zijn
gesprekken gevoerd met de DAD en DFEZ. Deze hebben aanleiding gegeven tot
kleine wijzigingen in de openingsbalans en het plan van aanpak
openingsbalans. In 2004 heeft de dienst Juist
een geactualiseerde openingsbalans opgesteld.Resultaten met betrekking tot het resultaatgericht besturingsmodelIn 2002 is een start gemaakt met resultaatgericht werken in relatie tot
diverse werkprocessen van de dienst Juist. Om
resultaatgericht werken binnen de organisatie te implementeren is de verbetercyclus
als specifiek te bereiken resultaat in alle afdelingsplannen opgenomen. Hiervoor
is een organisatiebrede norm vastgesteld. In maandelijkse plannings- en sturingsgesprekken
worden de resultaten bewaakt. De verbetercyclus gaat uit van inzicht in processen,
inzicht in kritische processtappen en het voorzien in toe te passen maatregelen
bij verstoringen. Deze maatregelen vinden hun weerslag in de procesbeschrijvingen
van de diverse werkprocessen. Daarnaast wordt met de medewerkers van de werkprocessen
tijdens werkoverleggen en individuele gesprekken gesproken over het proces
en de specifieke eisen die het proces aan hen stelt. In 2003 is een eerste
start gemaakt om de plannings- en sturingsgesprekken te ondersteunen met managementinformatie
die deels ontleend wordt aan de baten-lastenadministratie. Deze informatie
maakt zowel de stand van zaken ten aanzien van ontvangsten als ten aanzien
van de uitgaven inzichtelijk. In 2004 zal deze managementinformatie verder
vormgegeven en geïntegreerd worden met gegevens die ontleend worden uit
andere systemen (waaronder personeels- en productiegegevens). Tevens zal een
aanzet gegeven worden om de managementinformatie structureel (minimaal eens
per kwartaal) te analyseren. Deze activiteiten zijn bedoeld om de totale besturing
van de organisatie te verbeteren.In de periode vanaf 2002 is eveneens een start gemaakt met het invullen
van de resultaatgerichte externe planning- en controlcyclus tussen het departement
en de dienst Juist en een daarop aansluitende
planning- en controlcyclus binnen de dienst Juist.
Bij het invullen van de resultaatgerichte externe planning- en controlcyclus
is specifiek aandacht besteed aan de rol van de opdrachtgever en eigenaar.
Dit heeft ertoe geleid dat niet alleen bij de totstandkoming van alle producten
in de planning- en controlcyclus, maar ook in de begrotingscyclus vooraf afstemming
plaatsvindt over de inhoud, voortgang en timing van de producten tussen opdrachtgever
en opdrachtnemer. Met de eigenaar vinden gesprekken plaats over de eindproducten
van zowel de planning- en control- als de begrotingscyclus. Tijdens deze afstemmingsmomenten
staan de resultaten van de opdrachtnemer centraal. Binnen de dienst Juist is gewerkt aan een op de werkprocessen toegesneden
planning- en controlcyclus. Hierbij is veel aandacht besteed aan het overdragen
van kennis ten aanzien van de planning- en controlcyclus aan de werkprocessen.
Momenteel vindt op basis van de ervaringen die de afgelopen jaren zijn opgedaan
een herijking plaats van de gemaakte afspraken tussen in het bijzonder de
opdrachtgever en de opdrachtnemer. 7. De wijze waarop de Tweede Kamer in de ontwerpbegroting
en de eerste suppletore begroting geïnformeerd zal wordenIn de ontwerpbegroting 2005 wordt een korte, bondige uiteenzetting over
de dienst die een baten-lastenstelsel voert gegeven onder verwijzing naar
de relevante beleidsartikelen waar de bijdragen voor de te leveren producten
en diensten staan geraamd. Daarnaast zal de dienst Juist zichtbaar maken welke indicatoren gebruikt gaan worden om de doelmatigheidsontwikkeling
inzichtelijk te maken. In de toelichting wordt een indicatieve openingsbalans
opgenomen met een toelichting op de begroting van baten en lasten in meerjarig
perspectief, een kasstroomoverzicht en de ontwikkeling van het
eigen vermogen in meerjarig perspectief.De eerste suppletore begroting in het eerste uitvoeringsjaar als dienst
die een baten-lastenstelsel voert bevat de definitieve openingsbalans. Daarnaast
wordt in deze suppletore begroting de formele nulmeting opgenomen. Deze nulmeting
bevat de (doelmatigheids-) indicatoren met daarbij behorende waarden (streefnormen)
die het uitgangspunt vormen voor het verder in de tijd volgen van de doelmatigheidsontwikkeling.8. Tot slotHet omvormen van de dienst Juist tot een dienst
die een baten-lastenstelsel voert heeft toegevoegde waarde voor de kwaliteit
van de producten en voor de doelmatigheid. Ik ben er bovendien van overtuigd
dat de medewerkers van de dienst Juist hieruit
positieve energie zullen putten voor hun werkzaamheden.De Minister van Justitie,J. P. H. DonnerBIJLAGE 1DE WIJZE WAAROP DE DIENST JUIST VOLDOET AAN DE INSTELLINGSCRITERIADe instellingsvoorwaardenIn deze bijlage worden de instellingsvoorwaarden voor diensten die een
baten-lastenstelsel voeren weergegeven en wordt vervolgens aangegeven hoe
de dienst Juist aan deze instellingsvoorwaarden
voldoet. 1. Er is een omgevingsanalyse.Van de tot dienst die een baten-lastenstelsel wil voeren om te vormen
dienst wordt de relevante omgeving in kaart gebracht in termen van rollen
(opdrachtgever, opdrachtnemer, eigenaar, financier, toezichthouder) en verantwoordelijkheden
(bepalen, betalen en genieten). Tevens worden hieraan gekoppeld financieringsstromen
en informatiestromen.2. De producten en diensten zijn geïdentificeerd.Afgeleid van de na te streven doelstellingen, worden de producten en diensten
van de dienst in kaart gebracht. De producten en diensten worden beoordeeld
op criteria als representativiteit, kwantificeerbaarheid, homogeniteit en
controleerbaarheid. Gelijktijdig met het benoemen van producten en diensten
worden de kwaliteitsindicatoren meegenomen.3. De bedrijfsprocessen van de organisatie zijn beschreven.Om de gewenste producten te kunnen opleveren, worden diverse primaire
en ondersteunende bedrijfsprocessen uitgevoerd.4. Op basis van een kostprijsmodel kunnen de kosten aan
de producten en diensten worden toegerekend.In het kostprijsmodel wordt de koppeling gelegd tussen de geïdentificeerde
producten en diensten en de aan perioden toegekende uitgaven. De kostprijzen
kunnen afwijken van de uiteindelijk in rekening te brengen tarieven.5. De dienst in kwestie geeft vooraf aan hoe hij (en anderen)
later kunnen beoordelen of men doelmatiger is gaan werken. Basisindicator
is de kostprijs per product of dienst. In aanvulling hierop dient een set
van kwaliteitsindicatoren te worden vastgesteld.Doelmatiger werken is een van de doelstellingen van de introductie van
de dienst die een baten-lastenstelsel voert. Doelmatiger werken kan zich manifesteren
in kostprijsverlagingen en in kwaliteitsverbeteringen van producten en diensten.
Het is in het verleden lastig gebleken om het doelmatiger werken kwantitatief
aan te tonen. Essentieel is dat een dienst niet alleen een kostprijs heeft
die is aangevuld met een of meerdere kwaliteitsindicatoren, maar ook dat er
een besturingsmodel aan ten grondslag ligt dat voldoende prikkels bevat om
doelmatiger te werken.6. Er is sprake van een op resultaat gerichte externe
planning- en controlcyclus tussen moederministerie en de dienst die een baten-lastenstelsel
voert en een daarop aansluitende planning- en controlecyclus binnen de dienst.De dienst die een baten-lastenstelsel voert heeft zijn eigen planning
en controlinstrumentarium. De eigenaar en de opdrachtgever binnen het moederministerie
hebben dit ook. De invulling van de planning- en controlcyclus
is onder meer afhankelijk van de aard van de producten. In de praktijk zal
de planning- en controlcyclus veelal bestaan uit een mix van reguliere (prestatiegegevens)
en niet-reguliere instrumenten (beleidsevaluaties en audits). Het is van belang
dat deze beide planning- en controlcycli op elkaar aansluiten.Belangrijk is ook dat de planning- en controlcyclus resultaatgericht zijn.Basisgedachte van het resultaatgerichte besturingsmodel is in de eerste
plaats dat door het moederministerie een verschuiving plaatsvindt van sturing
op middelen (input) naar sturing op resultaat (output). Essentieel is dat
achteraf verantwoording wordt afgelegd over de daadwerkelijke geleverde prestaties.
Dit vormt de basis voor overleg en bijsturing. In de tweede plaats gaat het
aan de dienst binnen vooraf gedefinieerde randvoorwaarden van de gemaakte
afspraken over de te leveren prestaties een bepaalde vorm van autonomie te
geven waar het gaat om het inzetten van de hiervoor verkregen middelen.7. De risico's die de dienst loopt zijn geïdentificeerd
en er zijn afspraken gemaakt tussen moederministerie en dienst over de wijze
waarop deze risico's worden afgedekt.In de bedrijfsvoering van diensten zijn altijd risico's begrepen. In de
eerste plaats moeten de risico's worden geïdentificeerd. Ten dele zullen
deze hun oorzaak buiten de dienst zelf kunnen vinden (maatschappij, politiek),
ten dele worden ze veroorzaakt door factoren binnen de dienst (exploitatie,
personeel). Door maatregelen van interne sturing en beheersing wordt geprobeerd
het optreden van de risico's te minimaliseren. Niet in alle gevallen zal dit
kunnen en kunnen bij het optreden van de risico's financiële effecten
optreden.In de tweede plaats moeten daarom afspraken worden gemaakt over de verdeling
van de financiële effecten van deze risico's tussen moederministerie
en dienst. De financiële consequenties moeten daarbij eveneens in kaart
worden gebracht. Daaraan wordt gekoppeld de wijze waarop de financiële
risico's worden afgedekt. Daarbij kan gedacht worden aan voorzieningen, reserveringen
of garantstelling door het moederministerie.8. Er is door het moederministerie en de kandidaat dienst
die een baten-lastenstelsel wil voeren tenminste een half jaar proefgedraaid
in een resultaatgericht besturingsmodel.De beoogde verschuiving van sturing op middelen naar sturing op resultaat,
blijkt in de praktijk niet altijd even eenvoudig te realiseren. Dit geldt
zowel voor het moederministerie als de dienst. Dit komt in het bijzonder tot
uitdrukking in het wijzigen van productdefinities en kwaliteitsindicatoren.9. Er is een plan van aanpak voor het opstellen van een
openingsbalans,ondertekend door de directeur van de Directie Financieel Economische
Zaken (DFEZ), de directeur van de Departementale Accountantsdienst (DAD) en
de directeur van de desbetreffende dienst.De praktijk heeft aangetoond dat het opstellen van een openingsbalans
niet eenvoudig is. Om die reden is het van belang vroegtijdig een draaiboek
voor het opstellen ervan uit te werken. Dit draaiboek bevat een tijdsplanning
en een overzicht van de afspraken die tussen eigenaar en agentschap gaan gelden.
De DAD beoordeelt dit draaiboek. 10. Er is een plan van aanpak voor de in het financieel
beheer aan te brengen wijzigingen door de overgang naar een baten-lastenstelsel,
ondertekend door de directeur van de DFEZ, de directeur van de DAD en de directeur
van het desbetreffende agentschap.Het niet hebben van een goedkeurende accountantsverklaring is vaak te
herleiden tot een onvoldoende financieel beheer. Een goedkeurende verklaring
betekent echter niet dat het financieel beheer op alle noodzakelijke punten
ook (structureel) op orde is. Voor de kwaliteit van de bedrijfsvoering van
het agentschap is het bestaan van een structureel goed financieel beheer echter
onmisbaar en maakt dan ook deel uit van de instellingvoorwaarden.Alle ten tijde van de aanvraag nog van belang zijnde te verbeteren punten
in het financieel beheer moeten worden opgenomen in een plan van aanpak dat
een zodanig tijdpad bevat dat deze punten tijdig, dat wil zeggen nog voor
het verwerven van de status van dienst die een baten-lastenstelsel voert,
zijn opgelost. Tevens moet het plan van aanpak voorzien in de als gevolg van
het voeren van een baten-lastenadministratie en een resultaatgericht besturingsmodel
aan te brengen wijzigen in het financieel beheer. De accountantsdienst heeft
tot taak de voortgang die gemaakt wordt met de uitvoering van het plan van
aanpak te monitoren.11. Er is een goedkeurende accountantsverklaring bij een
(deel)verantwoording in het jaar voorafgaand aan de officiële start.Een goedkeurende accountantsverklaring geeft weliswaar geen garanties
voor het (structureel) op orde zijn van het financieel beheer, maar wordt
op nadrukkelijk verzoek van de Tweede Kamer toch als voorwaarde gesteld. Het
ontbreken van een goedkeurende accountantsverklaring betekent over het algemeen
dat de aan te brengen verbeteringen zo omvangrijk zijn, dat de resterende
tijd normaliter onvoldoende zal zijn.12. Er is ten minste een half jaar proefgedraaid in een
baten-lastenadministratie.Het werken met een baten-lastenadministratie betekent een andere werkwijze
dan in een geïntegreerde verplichtingen-kasadministratie (GVKA) het geval
is. Bovendien wordt de GVKA vaak centraal gevoerd en vindt de baten-lastenadministratie
na de start bij de dienst zelf plaats. Om ervaring op te doen wordt daarom
ten minste een half jaar proefgedraaid met een baten-lastenadministratie.Het proefdraaien beoogt dat ervaring wordt opgedaan met de nieuwe manier
van administreren, zodat de kans op een terugslag in het financieel beheer
wordt verkleind.Hoe voldoet de dienst Juist aan de voorwaarden?De volledige documentatie is bij de griffie van de Tweede Kamer gedeponeerd.Er is een omgevingsanalyseDe dienst Juist heeft een omgevingsanalyse
opgesteld en afspraken gemaakt met de relevante partijen. De omgevingsanalyse
is behandeld ten behoeve van de tussenmeting door het ministerie van Financiën
in het najaar van 2001. De omgevingsanalyse is gebruikt als basis voor het
ontwikkelde besturingsmodel van de dienstJuist.
De daarbij gekozen verdeling van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden
is vastgelegd in de managementafspraken. De producten en diensten zijn geïdentificeerdDe dienst Juist heeft 13 producten gedefinieerd,
waarvan 2 producten in ontwikkeling zijn. Voor de 2 producten in ontwikkeling
zijn momenteel projecten gaande voor de inrichting van het proces. Alle producten
kunnen gekoppeld worden aan een missie-element en doelstellingen van de dienst Juist.De geïdentificeerde producten zijn zowel voor de dienstJuist als de betrokken partners bekende en herkenbare producten.
De geïdentificeerde producten zijn tevens in het kader van VBTB («Van
beleidsbegroting tot beleidsverantwoording») expliciet gekoppeld aan
een beleidsdoelstelling.De bedrijfsprocessen zijn beschrevenVan alle producten en ondersteunende processen, behoudens de producten
in ontwikkeling, zijn de bedrijfsprocessen beschreven. Ook de auditing van
de bedrijfsprocessen is gestart. Deze wordt in 2004 gestructureerd ondersteund.
Voor de nieuw op te zetten financiële administratie (zie eis 10) is een
handboek AO opgesteld.Er is een kostprijsmodel opgesteldHet kostprijsmodel zorgt ervoor dat de kostprijs per product een goede
indicator is voor de doelmatigheid. De rapportage voor de kostprijsmethodiek
is met instemming ontvangen door de DFEZ van het ministerie van Justitie en
het ministerie van Financiën. Door de DFEZ is een kostprijsonderzoek
uitgevoerd in 2003.Er is een doelmatigheidsanalyseDe analyse is gemaakt en goedgekeurd door alle relevante partijen (de
DFEZ en ministerie van Financiën. Er wordt aangegeven hoe de organisatie
haar streven naar een grotere doelmatigheid wil vormgeven. De dienst Juist geeft aan de komende jaren prioriteit te geven aan
maatregelen in de sfeer van respectievelijk externe beheersing (relatie eigenaar-opdrachtnemer-opdrachtgever),
interne beheersing (resultaatgericht sturen, rationalisatie), kostprijzen
en kwaliteit van de productie.Er is een resultaatgerichte interne en externe P&C-cyclusEen aantal cyclische instrumenten maken onderdeel van de interne planning-
en controlcyclus. Kerngegevens in het resultaatgerichte besturingsmodel zijn
de prestatie-indicatoren en normen. Voor 2005 zal gestuurd worden op de kwantitatieve
normen en een aantal kwalitatieve normen (doorlooptijd en klachten). Voor
een andere kwalitatieve norm, behandeltijd, is een tijdschrijfinstrument ontwikkeld
waarmee in 2004 proefgedraaid wordt. In 2007 zal een eerste evaluatie worden
gehouden over de periode 2005–2006 naar de bedrijfsvoering van de dienst Juist.Er is een risicoanalyseIn de risicoanalyse van de dienst Juist wordt
op hoofdlijnen aangegeven op welke wijze de risico's die de dienst Juist loopt, beheerst worden en wie in geval van schade
de kosten draagt. De risicoanalyse wordt jaarlijks uitgevoerd en leidt, indien
nodig, tot wijziging van de afspraken over de risicoverdeling.Proefdraaien met een resultaatgericht besturingsmodelHet besturingsmodel van de dienst Juist zoals
het is vastgelegd in de managementafspraken wordt inmiddels al
twee jaren in de praktijk getest. De opgedane ervaringen worden regulier besproken
tussen opdrachtgever, opdrachtnemer en eigenaar.Er is een plan van aanpak openingsbalansHet plan van aanpak openingsbalans is veelvuldig afgestemd met de DFEZ,
de DAD en het ministerie van Financiën. Het plan zoals het nu is, is
af en door alle partijen geaccordeerd. Naar aanleiding van de voordracht van
de dienst Juist tot dienst die een baten-lastenstelsel
voert in 2003 is het plan op een aantal punten bijgesteld.Er is een plan van aanpak financieel beheerDe DAD van het ministerie van Justitie heeft verklaard dat het financieel
beheer van de dienst Juist zodanig op orde is
dat de stap richting dienst die een baten-lastenstelsel voert verantwoord
gezet kan worden. Voor wat betreft de geconstateerde verbeterpunten is een
plan van aanpak opgesteld om tot verdere verbetering van het financieel beheer
te komen. De vorderingen worden intensief gemonitored door de eigenaar, de
DAD en de DFEZ.Er is een goedkeurende accountantsverklaringOver het jaar voorafgaand aan de officiële start van de dienst Juist als dienst die een baten-lastenstelsel voert verwacht
de dienst Juist een goedkeurende accountantsverklaring
Deze verwachting is gebaseerd op de positieve verklaring over het jaar 2003. Proefdraaien in een baten/lastenadministratieDe dienst Juist zal in 2004 administreren
in een baten-lastenadministratie.XNoot1Ter inzage gelegd bij het Centraal Informatiepunt Tweede Kamer. 
 
 Naar boven

 

Directe linkKopieer de link naar uw clipboard 

https://zoek.officielebekendmakingen.nl/kst-29573-1.html

Sluit modaal

 

Disclaimer
De hier aangeboden pdf-bestanden van het Staatsblad, Staatscourant, Tractatenblad, provinciaal blad, gemeenteblad, waterschapsblad en blad gemeenschappelijke regeling vormen de formele bekendmakingen in de zin van de Bekendmakingswet en de Rijkswet goedkeuring en bekendmaking verdragen voor zover ze na 1 juli 2009 zijn uitgegeven. Voor pdf-publicaties van vóór deze datum geldt dat alleen de in papieren vorm uitgegeven bladen formele status hebben; de hier aangeboden elektronische versies daarvan worden bij wijze van service aangeboden.

 

Over deze website
Contact
English
Help
Zoeken

Informatie hergebruiken
Privacy en cookies
Toegankelijkheid
Sitemap
Kwetsbaarheid melden

Open data
Linked Data Overheid
PUC Open Data

MijnOverheid.nl
Rijksoverheid.nl
Ondernemersplein.nl
Werkenbijdeoverheid.nl