Project SPEER; Brief staatssecretaris met voortgangsrapportage 15 maart 2009 - 15 september 2009
Staten-Generaal — Kamerstuk Brief regering
Datum: 2014-07-03 00:00:00.000000
Rechtsgebied: Wetgeving


Tweede Kamer der Staten-Generaal
 2
 Vergaderjaar 2009-2010
 
 
 
 KST135790
 2009-2010
 
 31 460
 Project SPEER
 
 
 
 
 Nr. 
 8
 BRIEF VAN DE STAATSSECRETARIS VAN DEFENSIE
 Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal
 
 Den Haag, 12 oktober 2009
 
 Met deze brief informeer ik u, zoals afgesproken, over de voortgang van
het programma SPEER. Deze rapportage betreft de periode 15 maart 2009
tot 15 september 2009.
 Opzet
 Deze rapportage begint met een samenvattend oordeel over wat het afgelopen
half jaar is bereikt. Vervolgens ga ik, gebruikmakend van de elementen uit
het overeengekomen format (kamerstuk 31 460, nr. 1), dieper in op de
voortgang en ontwikkeling van het programma. In deze rapportage kom ik de
toezeggingen na die ik heb gedaan in de vorige rapportage van 1 april
2009, tijdens het algemeen overleg van 10 juni jl. en tijdens het wetgevingsoverleg
van 16 juni jl. De rapportage is voorts in overeenstemming met de motie-Eijsink
die in dat wetgevingsoverleg is ingediend en die ik heb aangemerkt als ondersteuning
van het beleid.
 
 Achtereenvolgens komen aan de orde:
 I Samenvattend oordeel;
 II de begrenzing in resultaat: de doelen en de reikwijdte van het programma;
 III de begrenzing in geld: de financiën, verdeeld in investeringen
en exploitatie;
 IV de begrenzing in tijd: de voortgang van het programma, de planning,
de mijlpalen en de programmaopbrengsten;
 V de risico’s;
 VI de sturing en de beheersing van het programma SPEER, inclusief de onderwerpen
audits en (kwaliteits)onderzoeken;
 VII overige bijzonderheden.
 I Samenvattend oordeel
 Het afgelopen half jaar zijn er belangrijke stappen gezet in het programma
SPEER. Op 8 juni is de eerste operationele eenheid, het fregat Hr.Ms.
van Speijk, overgegaan op het materieellogistieke ERP-systeem van SAP. Dit
was mogelijk na een grondige en intensieve voorbereiding en door de inzet
van de betrokken personeelsleden. Behalve de Van Speijk is ook de direct ondersteunende
walorganisatie op ERP overgegaan. Hiermee is een begin gemaakt met de invoering
van ERP in de materieellogistieke keten. Gelijktijdig is er een geslaagde
upgrade van Finad uitgevoerd. De positieve ervaringen tot nu toe doen onder
gebruikers het besef toenemen dat het systeem een verbetering betekent voor
de uitvoering van de dagelijkse werkzaamheden. Voor de acceptatie van het
programma is dit van groot belang.
 
 Dit resultaat kwam niet vanzelf. Als gevolg van de in de vorige rapportage
genoemde personele ondervulling en het achterblijven van het databeheer, hebben
het detailontwerp en de opzet van het materieellogistieke gegevensbeheer achterstand
opgelopen. Om de gevolgen hiervan voor de totale programmaplanning goed in
beeld te krijgen is in mei een «peilstoktoets» uitgevoerd; een
korte, intensieve review van het hele programma
SPEER. De uitkomst van deze toets luidde dat de eerste live overschakeling in de zeeketen volgens plan kon doorgaan, maar
dat het goed is het programma, binnen de gestelde kaders van tijd en geld,
op punten te herfaseren en enkele tussentijdse maatregelen te treffen. Daarbij
gaat het om maatregelen betreffende de inrichting van de (data)beheerorganisatie,
het verwerken van lessons learned in de toe te
passen migratie en de verdere migratieplanning, en om het verder op orde brengen
van enkele randvoorwaardelijke activiteiten, zoals opleidingen, testprocedures
en systeemdocumentatie, zodat gelijke tred wordt gehouden met de projectplannen.
Om dit te bewerkstelligen is een consolidatieperiode van een paar maanden
ingelast.
 
 In de afgelopen rapportageperiode is ook het migratieplan materieellogistiek
verder uitgewerkt. Deze uitwerking is gericht op de tijdstippen waarop de
diverse eenheden migreren. Het migratieplan is van belang voor het moment
waarop oude informatiesystemen (legacy) kunnen
uitfaseren en de programmaopbrengsten kunnen worden geïncasseerd. Naar
het zich nu laat aanzien hebben de herfasering en tussentijdse maatregelen
geen gevolgen voor de begrenzing van SPEER fase 1 in product, tijd en in geld;
de voltooiing van fase 1 is nog steeds midden 2014 voorzien met een investeringsbudget
van € 268,1 miljoen. De personele bezetting in het programma verbetert
geleidelijk en het ziet er naar uit dat in oktober een vooralsnog aanvaardbare
vulling van 89 procent wordt bereikt. Kwantitatief is dit een verbetering,
maar er is extra aandacht nodig om de vulling van de programmaorganisatie
ook kwalitatief op niveau te houden. Het project Data is onverminderd kritisch
en de maatregelen voor de vulling van de tijdelijke organisatie voor het gegevensbeheer
behouden prioriteit.
 
 Tot slot is de afgelopen periode de inventarisatie van de programmaopbrengsten
gemaakt. Wat het aantal te reduceren formatieplaatsen betreft, staat de oorspronkelijke
doelstelling overeind, hoewel de gedetailleerde invulling ervan niet probleemloos
verloopt. Zo zijn door eerdere reducties ook al plekken verdwenen. Zowel de
verdeling van de reducties over de defensieonderdelen als de tijdige uitvoering
ervan vergt nog nadere besluitvorming. In hoofdstuk IV wordt hierop concreet
ingegaan.
 DE BEGRENZING IN RESULTAAT
 II Doelen en reikwijdte van het programma
 De doelstellingen van het programma SPEER zijn onveranderd gebleven. De
normen voor het bereiken van deze doelstellingen en de streefwaardes/indicatoren
daarvoor worden, zoals op 16 juni toegezegd, in onderstaand overzicht
getoond. Het is een actualisering van het overzicht van juni 2008 (Kamerstuk
31 460, nr, 2).
 Tabel 1, doelstelling, norm, streefwaarde/indicator en
stand van zaken
 
 
 
 
 
 
 
 
 Doelstelling 
 Norm
 Streefwaarde/ indicator 
 Stand van zaken 
 
 
 
 
 1. de ondersteuning van een defensiebrede, paarse
bedrijfsvoering en joint operationeel optreden 
 Volledige bevoorradingsketen voorzien van uniforme IV-onder-
steuning (één ERP-systeem voor de gehele keten) 
 ERP-technologie volledig uitgerold in de functiegebieden: financiën,
transport, bevoorrading en verwerving 
 ERP-technologie
volledig uitgerold in het financiële functiegebied; overige functiegebieden
volgen stapsgewijs (zie ook het overzicht in hoofdstuk IV). 
 
 
 2. de ondersteuning van het besturingsmodel 
 Alle betrokken processen bij de defensieonder-
delen gestandaardiseerd en geïntegreerd 
 ERP-technologie volledig uitgerold in het financiële functiegebied in
2008; in het bevoorradings- en verwervingsfunctiegebied midden 2014 en bij
de onderhoudseenheden van CZSK, CLAS, en CLSK in 2014 
 ERP-technologie volledig uitgerold in het financiële functiegebied; overige
functiegebieden volgen stapsgewijs (zie ook het mijlpalenoverzicht in hoofdstuk
IV).
 
 
 3. doelmatigheidswinst door procesefficiency
en de herbelegging van processen 
 Alle besparingen
toegewezen aan de defensieonderdelen en ingeboekt in de begroting 
 Eerste deel besparingen (60% van 1030 VTE’n
= 668 VTE’n én 25 procent van € 80
= 20 M€) gedurende fase 1 SPEER. 
 Eerste 164 VTE’n verbijzonderd (zie vorige rapportage).
Voor het restant fase 1 (504 VTE’n en 20M€) zie hoofdstuk IV. 
 
 
 4. doelmatigheidswinst en betere beheersbaarheid
van het IV-beheer door de uitfasering van de legacy
systemen. 
 Alle grote legacy systemen vervangen door één ERP-systeem 
 De legacy systemen op matlog en financieel
gebied (GVKKA, VASLOGDOC, VA/ALVA, IMDS, CVBKL, BBSKL, CDOS 1/2/3, OBVT) uitgefaseerd
midden 2014 
 GVKKA uitgefaseerd. Uitfasering van
de overige systemen volgt uit de matlog migratieplanning.
 
 
 
 
 
 De reikwijdte van het programma luidt onverminderd:
 – de defensiebrede migratie van de financiële processen naar
SAP (Finad);
 – de bouw en de migratie van logistieke basisfunctionaliteiten ten
behoeve van de uitrol bij de operationele commando’s (SAP kernel 1);
 – de bouw en migratie van basis- en geavanceerde logistieke functionaliteiten
in de eerste plaats ten behoeve van de Defensie Materieelorganisatie (DMO)
en het Commando Diensten Centra (CDC) (SAP kernel
2).
 DE BEGRENZING IN GELD
 III Financiën
 Het programma SPEER heeft een investeringsbudget en een exploitatiebudget.
Deze budgetten vormen het budgettaire kader van het programma.
 Investeringen
 Het programma SPEER beschikt over een projectvolume van € 268,1
miljoen ten behoeve van investeringsuitgaven. Daarvan is tot en met 2008 € 133,3
miljoen uitgegeven. Voor de periode 2009 tot en met midden 2014 resteert dus
een bedrag van € 134,8 miljoen, waarvan € 44,4 miljoen
voor 2009. In 2009 wordt het investeringsbudget vooral aangewend voor het
detailontwerp van kernel 2, de verbetering van kernel
1, de invoering van SAP in de maritieme keten van het materieellogistieke
functiegebied en de voorbereiding op de invoering in de andere ketens. Het
investeringsbudget is zichtbaar in de begroting van Defensie op beleidsartikel
26 waar het programma als IV-investering is toegelicht onder de noemer ERP/M&F
(SPEER). In tabel 2 zijn de verrichte en voorziene investeringsuitgaven in
het programma SPEER weergegeven. De budgetten in de tabel vormen de basis
voor verantwoording in volgende voortgangsrapportages.
 Tabel 2: investeringsbudget ERP/M&F tot en met 2014
(bedragen in € miljoen)
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 Activiteiten/projecten
 Realisatie t/m 2008 
 Raming 2009
 2010 
 2011 
 2012 
 2013 
 2014 
 Totaal
 
 
 
 
 1. Programma-aanpak 
 56,5 
 11,8 
 7,8 
 5,1
 3,7 
 3,7 
 0,1 
 88,7 
 
 
 2. High Level Design 
 3,2
 0,1 
 
 
 
 
 
 3,3 
 
 
 
 – Financiële domein
 
 
 0,2
 
 
 
 
 
 
 
 
 0,2
 
 
 
 
 – Materieellogistieke
domein
 
 
 3,0
 
 
 0,1
 
 
 
 
 
 
 
 3,1
 
 
 
 3. Detailontwerp en bouw 
 46,8 
 17,3 
 14,3 
 7,6 
 
 
 
 86,0
 
 
 4. Migratie 
 18,6 
 15,2 
 15,4 
 18,6 
 7,8 
 3,8
 2,4 
 81,9 
 
 
 
 – Migratievoorbereiding
 
 
 5,4
 
 
 
 
 
 
 
 
 5,4
 
 
 
 
 – Project FINAD
 
 
 11,3
 
 
 0,5
 
 
 0,5
 
 
 1,3
 
 
 0,5
 
 
 
 
 14,0
 
 
 
 
 – Project Grondgebonden optreden
 
 
 1,7
 
 
 2,8
 
 
 8,9
 
 
 12,3
 
 
 4,8
 
 
 2,2
 
 
 1,5
 
 
 34,2
 
 
 
 
 – Project Maritieme keten
 
 
 
 4,1
 
 
 2,7
 
 
 2,7
 
 
 1,4
 
 
 1,0
 
 
 0,2
 
 
 12,1
 
 
 
 
 – Project Luchtgebonden keten
 
 
 
 3,9
 
 
 1,8
 
 
 2,4
 
 
 1,2
 
 
 0,6
 
 
 0,7
 
 
 10,6
 
 
 
 
 – Project Data
 
 
 0,3
 
 
 3,9
 
 
 1,4
 
 
 
 
 
 
 5,6
 
 
 
 5. Beheer 
 8,2
 
 
 
 
 
 
 8,2 
 
 
 Totaal 
 133,3 
 44,4 
 37,5
 31,4 
 11,5 
 7,5 
 2,5 
 268,1
 
 
 
 
 Toelichting bij de tabel
 Ten opzichte van de vorige Voortgangsrapportage zijn in de tabel de volgende
wijzigingen aangebracht:
 1) Tot en met 2007 zijn ten laste van het investeringsbudget uitgaven
gedaan die naar de aard daarvan onder de noemer «beheer» vallen.
Deze uitgaven worden vanaf nu in tabel 2 apart zichtbaar gemaakt. Gedacht
moet worden aan uitgaven voor testomgevingen, applicatiebeheer en netwerken.
Uitgaven voor beheer komen met ingang van 2008 ten laste van het budget voor
exploitatievoorbereiding.
 2) Op basis van realisatieverwachtingen zijn verschuivingen in de meerjarige
reeks verwerkt. Daarbij is de raming voor 2009 verlaagd van € 48,1
miljoen tot € 44,4 miljoen. Van het investeringsbudget voor 2009
is tot nu toe € 29,5 miljoen uitgegeven (stand 1 september).
 Exploitatie
 Het programma SPEER beschikt over een exploitatiebudget voor de voorbereidingen
op de invoering van SAP. De omvang van dit exploitatiebudget is € 117,3
miljoen. Het exploitatiebudget wordt grotendeels aangewend voor interne leveringen
door de Bedrijfsgroep IVENT. Het budget voor exploitatievoorbereiding maakt
deel uit van de ramingen voor «exploitatie informatievoorziening»
op beleidsartikel 26 van de defensiebegroting. Van het exploitatiebudget voor
2009 is tot dusver€ 7,0 miljoen uitgegeven (stand 1 september).
 Tabel 3: exploitatiebudget ERP/M&F tot en met 2014
(bedragen in € miljoen)
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 Activiteiten/projecten
 Realisatie t/m 2008
 Raming 2009 
 2010 
 2011 
 2012 
 2013 
 2014
 Totaal 
 
 
 
 
 1. Kennisoverdracht 
 1,0 
 3,0 
 2,5 
 1,8
 1,7 
 1,7 
 0,3 
 11,9 
 
 
 2. Programmaondersteuning 
 4,4
 3,7 
 3,8 
 3,5 
 3,0 
 3,0 
 0,5 
 21,9
 
 
 3. Datamigratie, synchronisatie
en onderhoud 
 4,4
 8,5 
 6,2 
 3,7 
 0,7 
 0,1 
 
 23,5
 
 
 4. Testomgevingen 
 1,0 
 5,5 
 2,8 
 1,9 
 1,1 
 1,0
 0,2 
 13,5 
 
 
 5. Beheer programmalandschap 
 5,2 
 6,5
 6,6 
 5,6 
 4,2 
 3,1 
 0,5 
 31,5
 
 
 6. ICT-infrastructuur 
 3,6 
 3,9 
 2,2 
 2,0
 2,0 
 1,5 
 
 15,3 
 
 
 Totaal 
 19,5 
 31,2 
 24,0
 18,5 
 12,7 
 10,4 
 1,5 
 117,3
 
 
 
 
 Gelijktijdig beheer van SAP en legacy
 In de vorige rapportage (Kamerstuk 31 460, nr. 6) is uitgelegd dat
er tijdelijk sprake zal zijn van gelijktijdige beheerskosten van delegacy systemen en de ingevoerde SAP-systemen. In de voorbereiding
van de begroting 2010 is vastgesteld dat deze uitgaven deel uitmaken van de
ramingen voor «exploitatie informatievoorziening» op beleidsartikel
26 van de defensiebegroting. Daarin is de volgende meerjarige reeks verwerkt:
 Tabel 4: tijdelijke uitgaven voor beheer tot en met 2014
(bedragen in € miljoen)
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 2009 
 2010 
 2011
 2012 
 2013 
 2014 
 Totaal 
 
 
 
 
 Tijdelijk hogere uitgaven voor beheer 
 10,4 
 11,3 
 12,6 
 16,5 
 18,1 
 18,1
 87
 
 
 
 
 Inzet intern en extern personeel
 In het programma SPEER zijn op dit moment (omgerekend naar volledige functies)
470 medewerkers werkzaam, waarvan 319 defensiemedewerkers en 151 externe medewerkers
(dit aantal schommelt). Het externe personeel wordt niet ingezet op formatieplaatsen
van Defensie. Het gaat om uitbesteed werk dat samen met de defensiemedewerkers
wordt verricht. In tabel 5 is de verdeling hiervan per deelproject weergegeven.
 Tabel 5: inzet intern en extern personeel per 1 september
2009 (aantal vte’en)
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 Activiteiten/projecten
 Intern cat. A
 Intern cat.
B
 Intern Totaal
 Extern
 Totaal
 
 
 
 
 1. Programma-aanpak 
 89 
 49 
 138 
 33 
 171
 
 
 2. High Level Design 
 0 
 0 
 0 
 0 
 0
 
 
 3. Detailontwerp en bouw 
 39 
 3 
 42 
 68
 110 
 
 
 4. Migratie 
 118 
 21 
 139 
 50 
 189
 
 
 
 – Project FINAD
 
 
 9
 
 
 0
 
 
 9
 
 
 6
 
 
 15
 
 
 
 
 – Project Grondgebonden optreden
 
 
 38
 
 
 5
 
 
 43
 
 
 11
 
 
 54
 
 
 
 
 – Project Maritieme keten
 
 
 31
 
 
 1
 
 
 32
 
 
 10
 
 
 42
 
 
 
 
 – Project Luchtgebonden keten
 
 
 30
 
 
 1
 
 
 31
 
 
 9
 
 
 40
 
 
 
 
 – Project Data
 
 
 10
 
 
 14
 
 
 24
 
 
 14
 
 
 38
 
 
 
 Totaal 
 246 
 73 
 319 
 151 
 470
 
 
 
 
 Toelichting bij de tabel
 Omwille van de financiering wordt bij intern personeel onderscheid gemaakt
tussen medewerkers van de defensieonderdelen (categorie A) en medewerkers
van de Bedrijfsgroep IVENT (categorie B). De inzet van categorie A wordt gefinancierd
uit de reguliere apparaatbegrotingen van de defensieonderdelen, terwijl de
inzet van categorie B ten laste komt van het exploitatiebudget van SPEER.
Externe medewerkers, ten slotte, worden gefinancierd uit het investeringsbudget
van SPEER.
 DE BEGRENZING IN TIJD
 IV Voortgang van het programma, planning en mijlpalen
 In mei is de eerste «peilstoktoets» uitgevoerd. Deze toets
had tot doel vast te stellen of het programma in zijn volle omvang kon worden
voorgezet binnen de huidige grenzen (doel, geld en tijd). Onderzocht is welke
gevolgen de bekende risico’s – de personele tekorten, het achterblijven
van de organisatie voor het databeheer – zouden hebben voor de voortgang
van het programma en wat de mogelijkheden zijn om deze risico’s met
maatregelen te ondervangen. Er zijn voorstellen gedaan om het programma verder
te stroomlijnen, zoals de vereenvoudiging van de migratiemethodiek, verkleining
van het aantal overgangsmomenten en de nadere fasering van de nieuwe ERP-functionaliteiten.
Ook is geconstateerd dat een consolidatieperiode nodig is om een aantal onderwerpen,
zoals opleidingen, testprocedures en systeemdocumentatie, op orde te brengen.
 
 Intussen is een aanvang gemaakt met de uitvoering van de aanbevelingen,
waaronder de invoering van de consolidatieperiode. Omdat deze periode betrekking
heeft op activiteiten die niet op het kritieke pad van de programmaplanning
liggen, leidt dit niet tot uitloop van het programma. Het gaat dus om een
aanpassing van de planning binnen de gestelde begrenzing in tijd en geld.
 
 Op basis van de bevindingen van de «peilstoktoets» is nog
eens goed gekeken naar de migratieplanning in de vorige rapportage. Deze planning
beschrijft de tijdstippen waarop de uiteenlopende eenheden migreren en is
zodoende bepalend voor de tijdstippen waarop oude informatiesystemen kunnen
uitfaseren. Besloten is de voornoemde migratiestrategie en -planning op een
aantal punten aan te passen. De prioriteit wordt verlegd van de uitbreiding
met nieuwe functionaliteiten naar:
 – de verbreding van de doelgroepen die van de nieuwe processen en
het ERP-systeem gaan gebruikmaken;
 – de optimalisering van de ondersteuning en de volledige invoering
(sluiten van de keten) in de basisprocessen;
 – het zo spoedig mogelijk uitfaseren van legacy systemen.
 De onderliggende projecten
 Het programma SPEER behelst projecten die het fundament van de ERP-migratie
vormen, te weten High Level Design MATLOG, Detailontwerp &
Bouw en Data, en een aantal projecten die gericht
zijn op de invoering van het ERP-systeem als zodanig. Dit zijn de projecten
Zeeketen, Luchtketen, keten Grondgebonden Optreden en FINAD. Alle zeven projecten komen hieronder aan de
orde.
 
 1. Het project High Level Design MATLOG
is eind maart 2009 voltooid.
 De uitgaven aan het ontwerp bedroegen € 3,3 miljoen.
 
 2. Het project Detailontwerp & Bouw
(DO&B).
 Het project DO&B is gericht op het onderhoud van het ERP-systeem dat
intussen in gebruik is genomen – in het bijzonder door middel van kernel 1-aanvullingen ten behoeve van de MATLOG-migratie
bij de operationele commando’s – en de ontwikkeling van nieuwe
ERP-functionaliteiten voor onder meer DMO en CDC (kernel
2). Het project DO&B heeft vertraging opgelopen door personele
onderbezetting, de inzet van DO&B-personeel elders in het programma en
de ingelaste consolidatieperiode. Toch heeft dit geen gevolgen voor de looptijd
van het programma als geheel. Dit komt omdat de reeds ter beschikking gestelde
ERP-functionaliteit (kernel 1) met enkele tijdelijke
bedrijfsvoeringsmaatregelen toereikend blijkt te zijn voor een verdere uitrol
in het materieellogistieke functiegebied. Door de planning van kernel 2 aan te passen en in te spelen op de prioriteiten in het
migratieproces, kan worden voorkomen dat de activiteiten van DO&B het
kritieke pad van het programma beïnvloeden.
 
 Van het totale projectbudget voor Detailontwerp en Bouw (€ 86,0
miljoen) is tot nu toe € 56,9 miljoen uitgegeven, waarvan € 10,1
miljoen in 2009 (stand 1 september).
 
 3. Het project Data.
 Ten behoeve van de overschakeling van het eerste fregat op de SAP-omgeving
is een «datamigratiestraat» met bijbehorende middelen ingericht
om de data vanuit de legacy systemen te kunnen
overzetten naar het SAP-systeem. Deze speciale werkomgeving functioneert in
technisch en kwalitatief opzicht goed en biedt een basis voor de verdere materieellogistieke
datamigratie. Het streven is er op gericht midden 2011 het gegevensbeheer
te hebben belegd in de reguliere organisatie. Het grote belang van gegevensbeheer
voor de geïntegreerde, met ERP ondersteunde informatievoorziening is
intussen in beleid vastgelegd en de organisatorische gevolgen hiervan worden
samen met de defensieonderdelen doorgenomen.
 
 Het is tussen nu en 2011 van groot belang dat de capaciteit op het gebied
van het gegevensbeheer in het juiste tempo en defensiebreed wordt gebundeld,
zodat gelijke tred kan worden gehouden met de invoering van SAP. Daarom wordt
een tijdelijke organisatie voor gegevensbeheer voorbereid die de basis moet
vormen voor verdere opschaling tot midden 2011, waarna het gegevensbeheer
zijn definitieve vorm zal bereiken. De tijdelijke organisatie voor het gegevensbeheer
moet nog dit najaar aan de slag zijn, want dat is kritisch voor de datamigratie
en daarmee voor het tijdig afmaken van het programma. Het heeft daarom de
hoogste prioriteit.
 
 Van het totale projectbudget voor Data (€ 5,6 miljoen) is tot
nu toe € 2,9 miljoen uitgegeven, waarvan € 2,6 miljoen
in 2009 (stand 1 september).
 
 4. Het ketenproject Zee
 Dit ketenproject is op 8 juni 2009 live
gegaan op het fregat Hr.Ms. van Speijk, inclusief de direct betrokken materieellogistieke
walondersteuning. De eerste gebruikerservaringen zijn positief en er zijn
geen ernstige tekortkomingen geconstateerd. In de aanloop naar de overgang
op 8 juni is gewerkt aan een zo «paars» mogelijke datamigratie.
De ervaringen die hiermee zijn opgedaan zullen bij de andere ketenprojecten
worden gebruikt. Ook op andere gebieden – opleidingen, beheer, testen –
zullen de ervaringen van de zeeketen worden meegenomen. In juni 2009 is na
de overgang direct een interne evaluatie uitgevoerd. De inzichten en resultaten
zullen worden gebruikt bij de invoering van het systeem op de volgende schepen
en in de overige ketenprojecten. Hr.Ms. Van Speijk vaart vanaf augustus met
het systeem. De operationele ervaringen die hierbij worden opgedaan
zullen eveneens worden benut bij de verdere uitrol van het systeem in de overige
ketens.
 
 Voor het einde van het jaar is de overgang op SAP op het fregat Hr.Ms.
van Amstel (het zusterschip van Hr.Ms. van Speijk) voorzien als onderdeel
van tranche 1 van de zeeketen. Er wordt nog bepaald
welk schip als derde op SAP zal overgaan en wanneer dat zal gebeuren. Als
gevolg van de aanpassing van de planning die eerder in deze brief is toegelicht,
wijkt dit vooruitzicht af van de vorige rapportage waarin nog stond dat het
tweede en derde schip in de tweede helft van 2009 op SAP zouden overgaan.
 
 Van het totale budget voor het maritieme ketenproject (€ 12,1
miljoen) is tot nu toe – en volledig in 2009 – € 3,7
miljoen uitgegeven (stand 1 september).
 
 5. Het ketenproject Grond Gebonden Optreden
 Een rechtszaak die een van de marktpartijen had aangespannen tegen de
gunningsuitslag van een migratiecontract is door Defensie gewonnen. De benodigde
contracten zijn nu getekend, zodat het ketenproject GGO voldoende tempo maakt
met de uitvoering van de eerste tranche. De eerste
migraties van deze keten worden volgens planning uitgevoerd in het derde kwartaal
van 2010. Het projectplan GGO zal worden aangepast aan de nieuwe migratiestrategie.
De verwachting is dat het ketenproject onveranderd in 2014 wordt voltooid.
 
 Van het totale budget voor het project Grondgebonden Optreden ( € 34,2
miljoen) is tot nu toe € 2,7 miljoen uitgegeven, waarvan € 1,1
miljoen in 2009 (stand 1 september).
 
 6. Het ketenproject Lucht
 Bij dit project zijn de voorbereidingen van de invoering van SAP ten behoeve
van de NH90-helikopter in volle gang. De werkzaamheden liggen op schema. Er
zijn nog enkele problemen met de personele vulling, vooral op het vlak van
data, maar deze worden opgelost met een tijdelijke verhoging van de personeelscapaciteit
van de migratiepartners. De verwachting is dat de overgang per februari 2010
wordt gehaald. De voorbereidingen voor de verdere uitrol met kernel 2 en de aanbestedingsactiviteiten voor de volgende tranche zijn begonnen.
 
 Van het totale budget voor het luchtgebonden ketenproject (€ 10,6
miljoen) is tot nu toe – en volledig in 2009 – € 2,8
miljoen uitgegeven (stand 1 september).
 
 7. Het project Finad
 Finad is ruim een jaar in gebruik en functioneert naar behoren. Op een
aantal punten zijn nog verdere verbeteringen voorzien. Uit een recente draagkrachtmeting
onder alle eindgebruikers blijkt dat men steeds beter zijn weg weet te vinden.
 
 Intern is de evaluatie van de jaarovergang 2008–2009 klaar en er
zijn in overleg met de Audit Dienst Defensie diverse verbeteringsmaatregelen
opgesteld. Een aantal daarvan heeft geleid tot aanpassingen in het systeem
die in september zijn doorgevoerd. Omdat er prioriteit wordt gegeven aan een
probleemloze totstandkoming van de volgende jaarrekening, wordt begin oktober
een tussentijdse verantwoording van de jaarovergang 2009–2010 uitgevoerd.
 
 Door de overgang van Hr.Ms. Van Speijk op SAP is duidelijk geworden dat
de doorwerking van de financiële componenten in de materieellogistieke
processen extra aandacht behoeft.
 
 Van het totale budget voor het project Finad (€ 14,0 miljoen)
is tot nu toe € 11,4 miljoen uitgegeven (stand 1 september).
 Het mijlpalenoverzicht
 Het mijlpalenoverzicht kent ten opzichte van de vorige voortgangsrapportage
enkele verschuivingen. Deze betreft onder meer het moment waarop kernel 2 volledig wordt opgeleverd en de migratie van de ketenprojecten
(sommige tranches eerder, andere later). Zoals
gemeld aan het begin van dit hoofdstuk IV is het mijlpalenoverzicht aangepast
aan de uitkomsten van de «peilstoktoets» en de ontwikkelde migratiestrategie.
De verschuivingen vallen binnen de totale migratieperiode. De eerder genoemde
verdere uitwerking van de migratieplanning is gericht op het concreter plannen
van de mijlpalen.
 Tabel 6: mijlpalenoverzicht
 
 
 
 
 
 
 
 Mijlpaal 
 Toelichting
 Datum gereed 
 
 
 
 
 Migratie maritieme keten, Eerste tranche
 Datum waarop de eerste tranche maritieme keten wordt voltooid. 
 Eerste kwartaal 2010
 
 
 
 
 
 
 
 Migratie Luchtketen, Eerste go
live (NH90)
 Datum waarop kernel 1 functionaliteit in de luchtketen in werking treedt. 
 Eerste kwartaal 2010 
 
 
 
 
 
 
 
 Migratie Luchtketen Eerste tranche
 Datum waarop de eerste tranche luchtketen wordt voltooid. 
 Tweede
kwartaal 2010
 
 
 
 
 
 
 
 Migratie Grond Gebonden keten, Eerste go live (320 Matlog peloton) 
 Datum waarop kernel 1 functionaliteit in de keten Grond Gebonden Optreden
in werking treedt. 
 Vierde kwartaal 2010 
 
 
 
 
 
 
 
 Migratie Grond Gebonden keten, Eerste tranche
 Datum waarop de eerste tranche in de grondgebonden keten wordt voltooid.
 Eerste helft 2011 
 
 
 
 
 
 
 
 Project Data, Oplevering Centraal Gegevensbeheer.
 Datum waarop het tijdelijke centrale gegevensbeheer
overgaat naar de reguliere centrale gegevensbeheerorganisatie.
 Midden 2011 
 
 
 
 
 
 
 
 Oplevering eerste releasekernel 2. (release 2.0) 
 Datum waarop de eerste deellevering van kernel 2 functionaliteiten ter beschikking
gesteld kunnen worden aan gebruikersorganisatie. 
 Midden 2011 
 
 
 
 
 
 
 
 Migratie maritieme keten, Tweede tranche (primeur Divisie Logistieke Diensten) 
 Datum waarop het eerste deel van kernel 2 functionaliteit
is beproefd in de maritieme keten. 
 Tweede helft
2011 
 
 
 
 
 
 
 
 Migratie Luchtketen, Tweede tranche (primeur PC-7) 
 Datum waarop het eerste
deel van kernel 2 functionaliteit is beproefd
in de luchtketen.
 Tweede helft 2011 
 
 
 
 
 
 
 
 Migratie Maritieme keten, Derde tranche
 Datum waarop de volledige uitrol
binnen de maritieme keten is voltooid.
 Tweede helft
2012 
 
 
 
 
 
 
 
 Migratie Grond Gebonden keten, Tweede tranche (primeur DVVO en TRANSPORTBT 100+200) 
 Datum waarop deellevering kernel 2 met transportfunctionaliteit
is beproefd in de grondgebonden keten.
 Tweede helft
2013 
 
 
 
 
 
 
 
 Oplevering laatste releasekernel 2 (release 2.3) 
 Datum waarop de laatste deellevering van kernel 2-functionaliteiten ter beschikking
gesteld kunnen worden aan gebruikersorganisatie. 
 Tweede helft 2013 
 
 
 
 
 
 
 
 Migratie Luchtketen, opschaling, tweede tranche (inclusief opschaling) 
 Datum
waarop de volledige uitrol binnen de luchtketen is voltooid. 
 Midden 2014 
 
 
 
 
 
 
 
 Migratie keten Grond Gebonden Optreden, opschaling,
derde tranche
 Datum
waarop de volledige uitrol binnen de keten grondgebonden optreden is voltooid.
 Midden 2014
 
 
 
 
 Programmaopbrengsten
 De afgelopen maanden zijn de te behalen opbrengsten (668 vte’n in
SPEER fase 1 en jaarlijks € 20 miljoen in de materieelexploitatie)
opnieuw tegen het licht gehouden. Hierbij is onder meer gebruikgemaakt van
de ervaringsgegevens van de firma SAP op grond van de ERP-toepassingen overal
ter wereld. Met deze benchmark is getoetst of
de aannames van eind 2003 met betrekking tot de opbrengsten van SPEER realistisch
waren en of de beoogde vermindering van functies werkelijk mogelijk is. Zoals
bekend moeten de opbrengsten worden gevonden in het materieellogistieke functiegebied
en in het functiegebied planning en control. Zij vloeien voort uit de mogelijkheden
die het ERP-systeem biedt om de processen doelmatiger te laten functioneren
en de verwachting dat het werken met één systeem en met dezelfde
processen de mogelijkheid biedt de organisatie doelmatiger in te richten.
Uit het onderzoek is gebleken dat het niet eenvoudig zal zijn de beoogde opbrengsten
te verwezenlijken. De organisatie van 2003 is immers niet meer dezelfde als
die van nu.
 
 Voorts is er sprake van een faseverschil tussen de opbrengsten zoals die
in de begroting zijn ingeboekt (vanaf 2010) en het moment waarop ze in
werkelijkheid worden behaald. Dit hangt samen met de migratiesystematiek die
er omwille van de zorgvuldigheid op is gericht kleinschalig met de invoering
te beginnen en vervolgens op te schalen binnen de ketens. Dit Madurodam-principe
was nog geen onderdeel van de planning in 2003. Dit impliceert dat opbrengsten
in hun volle omvang niet voor het einde van SPEER fase 1 kunnen worden behaald.
Dit neemt niet weg dat Defensie vasthoudt aan de oorspronkelijke doelstelling
zoals vastgelegd in de begroting 2010 en de meerjarenraming, ook uit budgettaire
noodzaak.
 
 De opbrengsten van € 20 miljoen in de materieelexploitatie zullen,
zoals ik in het overleg van 10 juni jl. heb gemeld, vanaf 2014 worden
behaald.
 V Risico’s
 In de vorige rapportage heb ik gemeld wat de drie grootste risico’s
voor het programma zijn. De ontwikkelingen in de afgelopen periode leiden
tot het volgende beeld.
 
 1. Capaciteit SPEER. De huidige programmaplanning
is alleen haalbaar als de personele vulling van het programma ten minste 85
procent bedraagt. Het programma SPEER is hiervoor volledig afhankelijk van
de capaciteit (kwantitatief en kwalitatief) die vanuit de defensieonderdelen
beschikbaar wordt gesteld. De wervingsinspanningen zijn geïntensiveerd
om op uiterlijk 1 oktober 2009 deze streefwaarde van 85 procent te behalen.
Dit is gelukt; op 1 oktober is een vullingpercentage van 89 procent gehaald.
Naast een toereikende kwantitatieve vulling zijn uiteraard ook (het vasthouden
van) de benodigde kennis en deskundigheid van belang. Daarom wordt er extra
aandacht gegeven aan de scholing van instromend personeel en wordt het zittende
personeel zo lang mogelijk aan SPEER gebonden door vast te houden aan de maximale
plaatsingsduur.
 
 2. Datamigratie. Bij de overgang van het fregat
Hr. Ms. Van Speijk op SAP is gebleken dat de faciliteiten voor de datamigratie
waarover het programma SPEER beschikt, vooralsnog toereikend zijn, maar ook
dat de inrichting van de organisatie voor het gegevensbeheer bij de planning
achterbleef. Om de overgang zeker te stellen is gekozen voor een kortetermijnoplossing.
Voor de verdere uitrol van SAP in het materieellogistieke functiegebied wordt
stapsgewijs vanaf eind 2009 een tijdelijke organisatie voor het
gegevensbeheer tot stand gebracht. Het SAP-gegevensbeheer zal tot eind 2010
grotendeels bovenop de bestaande beheerlast van gegevens in de legacy systemen komen. Een toereikende bezetting van de tijdelijke
beheerorganisatie is cruciaal. Aangezien hierbij wordt geleund op capaciteit
uit de staande organisatie, zullen zich verdringingseffecten in de reguliere
bedrijfsvoering voordoen. In de eerste helft van 2011 zal de legacy beheerlast gaan afnemen. Uiteindelijk zal het SAP-gegevensbeheer
midden 2011 worden ondergebracht in de staande organisatie. Hiervoor wordt
een reorganisatietraject voorbereid.
 
 Het in de vorige voortgangsrapportage genoemde risico «beveiligingsmaatregelen»
blijft weliswaar een belangrijk punt van aandacht, maar valt niet langer onder
de categorie van risico’s die de voortgang in het programma in gevaar
zouden brengen.
 VI Sturing en beheersing
 In de afgelopen rapportageperiode is een strikte koppeling van het programma
SPEER met de plannings- en begrotingscyclus van het ministerie tot stand gebracht.
Vanaf de totstandkoming van de begroting 2010 zijn de projectplanning, de
verantwoording over het programma met de voortgangsrapportages aan uw Kamer
en het verantwoordings- en begrotingsproces van het ministerie aan elkaar
gekoppeld.
 
 Verder worden of zijn de volgende beheersingsmaatregelen getroffen:
 – Zoals in de vorige rapportage gemeld zal midden 2010 een tussentijdse
evaluatie, de tussenbalans, worden uitgevoerd om over de volle breedte van
het programma de mate van doelbereiking, de effectiviteit van de programmaopzet
en de doelmatigheid van de gekozen werkwijze te beoordelen;
 – Naast de hieronder opgenomen audits en interne kwaliteitsonderzoeken
om de uitvoering te toetsen aan de overeengekomen kaders, hanteert de Supervisor
een nieuw instrument, de «peilstoktoets». Hiermee wordt, onder
meer met medewerking van de Audit Dienst Defensie, door middel van een beknopte review getoetst of de mijlpaalmomenten met hun onderliggende
activiteiten in voldoende mate aan de criteria voldoen om verantwoord de volgende
stap te kunnen zetten. De uitvoering van de eerste «peilstoktoets»,
voorafgaand aan de overgang op SAP van Hr. Ms. van Speijk, heeft uitgewezen
dat het een bruikbaar instrument is dat de zorgvuldige beheersing van het
programma ten goede komt. Tijdens de toets is een aantal maatregelen voorgesteld
om fase 1 van het programma SPEER onverkort binnen de voorziene kaders van
product, tijd en geld te voltooien. De maatregelen zijn de vermindering van
het aantal overgangsmomenten in de migratieplanning, de sanering van de migratiemethodiek
en het gedurende de consolidatieperiode op peil brengen van de opleidingen,
de testprocedures en de systeemdocumentatie. Deze maatregelen zullen in korte
tijd worden uitgevoerd om vertraging in de planning van de aanbesteding van
de volgende tranches zoveel mogelijk te voorkomen.
In december zal de Supervisor toetsen of de aanbevelingen metterdaad zijn
uitgevoerd;
 – In aanvulling hierop en in voorbereiding op de tussenbalans in
2010 is het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties gevraagd
de mogelijkheid te verkennen om dat jaar een Gateway Review te houden. Over dit instrument is de Kamer geïnformeerd door
de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties in het kader van
de beheersing van grote ICT-projecten bij de overheid;
 – De kwaliteitscontrole en de bewaking van de samenhang van alle
activiteiten onderling en in relatie tot de (beleids)doelstellingen van Defensie worden onverminderd voortgezet aan de hand van een actueel
kwaliteitshandboek en de Defensie informatievoorzieningsarchitectuur (Diva).
 Audits en kwaliteitsonderzoeken
 In de achterliggende periode zijn diverse audits uitgevoerd door de Audit
Dienst Defensie. De nadruk lag op de beoordeling van de kwaliteit van de datamigratieactiviteiten
en de kwaliteit van de ICT-infrastructuur voor SAP. Ook is de projectbeheersing
onderzocht bij het ketenproject Lucht. Op basis van deze onderzoeken zijn
risicolijsten opgesteld en aangeboden aan de desbetreffende lijnfunctionarissen.
Ook de afhandeling van deze risicolijsten wordt door de ADD gevolgd. De geplande
audit naar de beheersing van het programma SPEER in zijn geheel wordt later
in 2009 uitgevoerd. Deze audit is mede bedoeld als input voor de voornoemde
tussenbalans in 2010.
 Uitgevoerde interne (kwaliteits)onderzoeken:
 – Toetsen bij de oplevering van (deel)producten op grond van het
projectmanagementsysteem PRINCE2;
 – Een zelfevaluatie bij en door het ketenproject Lucht, gevolgd
door een beoordeling door de ADD. Dit onderzoek heeft geleid tot het inzicht
dat een dergelijke evaluatie ook bij de andere ketenprojecten moet worden
uitgevoerd;
 – De eerder genoemde zelfevaluatie na de overgang op SAP op Hr.Ms.
Van Speijk;
 – Het controleren of aanpassingen op grond van eerdere audits en
kwaliteitsonderzoeken werkelijk in de SPEER-organisatie worden toegepast;
 – Op programmaniveau de eerder genoemde «peilstoktoets»,
die op cruciale momenten in de programmaplanning kan worden herhaald.
 De aanbevelingen uit de onderzoeken zijn aan de verantwoordelijke lijnfunctionarissen
overgedragen om te worden uitgevoerd. Vanuit het programma SPEER worden de
resultaten op de voet gevolgd en waar nodig bijgestuurd.
 VII Overige bijzonderheden
 In de volgende rapportage over het programma SPEER die u 31 maart
2010 tegemoet kunt zien, zal ik u informeren over de voortgang van het programma
in de periode 15 september 2009 tot 15 maart 2010.
 
 De staatssecretaris van Defensie,
 J. G. de Vries