Jaarverslag en slotwet ministerie van Defensie 2004; Rapport bij het Jaarverslag 2004
Staten-Generaal — Kamerstuk 
Datum: 2014-07-06 00:00:00.000000
Rechtsgebied: Wetgeving


(function (window, document, dataLayerName, id) {
 window[dataLayerName] = window[dataLayerName] || [], window[dataLayerName].push({ start: (new Date).getTime(), event: "stg.start" }); var scripts = document.getElementsByTagName('script')[0], tags = document.createElement('script');
 function stgCreateCookie(a, b, c) { var d = ""; if (c) { var e = new Date; e.setTime(e.getTime() + 24 * c * 60 * 60 * 1e3), d = "; expires=" + e.toUTCString() } document.cookie = a + "=" + b + d + "; path=/; Secure" }
 var isStgDebug = (window.location.href.match("stg_debug") || document.cookie.match("stg_debug")) && !window.location.href.match("stg_disable_debug"); stgCreateCookie("stg_debug", isStgDebug ? 1 : "", isStgDebug ? 14 : -1);
 var qP = []; dataLayerName !== "dataLayer" && qP.push("data_layer_name=" + dataLayerName), qP.push("use_secure_cookies"), isStgDebug && qP.push("stg_debug"); var qPString = qP.length > 0 ? ("?" + qP.join("&")) : "";
 tags.async = !0, tags.src = "https://koop.piwik.pro/containers/" + id + ".js" + qPString, scripts.parentNode.insertBefore(tags, scripts);
 !function (a, n, i) { a[n] = a[n] || {}; for (var c = 0; c < i.length; c++)!function (i) { a[n][i] = a[n][i] || {}, a[n][i].api = a[n][i].api || function () { var a = [].slice.call(arguments, 0); "string" == typeof a[0] && window[dataLayerName].push({ event: n + "." + i + ":" + a[0], parameters: [].slice.call(arguments, 1) }) } }(i[c]) }(window, "ppms", ["tm", "cm"]);
 })(window, document, 'dataLayer', 'f8b9eee5-8d9c-4ea1-abd5-83e174f29813');
 
 
 
Direct naar content
Navigatie
Contextinformatie
Publicatie
Acties
Inhoudsopgave
Gerelateerde informatie

Menu

U bent nu hier: 
Publicaties
Officiële publicaties

Inloggen

Primaire navigatie

Andere sites binnen Overheid.nl
Home
Uitgebreid zoeken
Mijn abonnementen
Help

Andere sites binnen Overheid.nl

Berichten over uw Buurt
Zoals vergunningen, bouwplannen en lokale regelgeving.

Rondom uw woonadres
Rondom een zelfgekozen adres

Dienstverlening
Zoals belastingen, uitkeringen en subsidies.

Naar dienstverlening

Beleid & regelgeving
Officiële publicaties van de overheid.

Naar beleid & regelgeving

Contactgegevens overheden
Adressen en contactpersonen van overheidsorganisaties.

Naar overheidsorganisaties

 
 
 
U bent hier:

Home

Kamerstuk 30100-X, nr. 2

 
 
 

Kamerstuk

Datum publicatie
Organisatie
Vergaderjaar
Dossier- en ondernummer

10-05-2005

Tweede Kamer der Staten-Generaal

2004-2005

30100-X nr. 2

 

 

 
 
 Toon meer van: Inhoudsopgave
 
 

 
 AanhefLichaamInhoudSAMENVATTINGFinanciële informatieVerplichtingen artikel 3 Koninklijke LuchtmachtVerplichtingen artikel 4 Koninklijke MarechausseeVerplichtingen artikel 60 Ondersteuning KrijgsmachtUitgaven artikel 3 Koninklijke LuchtmachtUitgaven artikel 4 Koninklijke MarechausseeUitgaven artikel 9 CrisisbeheersingsoperatiesUitgaven artikel 11 Internationale SamenwerkingUitgaven artikel 60 Ondersteuning krijgsmachtBedrijfsvoeringBeleidsinformatieReactie minister en nawoord Algemene RekenkamerReactie ministerNawoord Algemene Rekenkamer1 INLEIDING1.1 Rapport bij het jaarverslag1.2 Het Ministerie van Defensie1.3 Opzet van het onderzoek1.4 Leeswijzer2 JAARVERSLAGOordeel jaarverslag2.1 Financiële informatie en saldibalansOordeel financiële informatieVerantwoordingsstaat ministerie en toelichtingOverzicht 1 Bedragen van de verantwoordingsstaat 2004,
Ministerie van Defensie (x € miljoen)Verantwoordingsstaat baten-lastendiensten en toelichtingOordeel saldibalans en toelichtingOverzicht 2 Saldibalans per 31 december 2004, Ministerie
van Defensie (x € miljoen)2.2 Informatie over de bedrijfsvoeringOordeel informatie over de bedrijfsvoering2.3 Informatie over beleidOordeel informatie over beleidVBTB-conformiteitInformatie over (maatschappelijke) doelenInformatie over prestatiesInformatie over de middelenAanbeveling3 BEHEER MINISTERIE3.1 (Ernstige) onvolkomenheden3.1.1 Financieel beheer3.1.2 MaterieelbeheerWapenbeheerMunitiebeheerMaterieelbeheer magazijnvoorraadadministraties KL LBB/KPU
en KLu LCKLu/LDW;Materieelinventarisadministraties defensiebreed3.1.3 Baten-lastendienstenMaterieeladministraties DTO3.1.4 Financieel beheer en materieelbeheer bij crisisbeheersingsoperaties3.1.5 Overige bevindingen bedrijfsvoering3.1.5.1 Concern controlBestuurlijke vernieuwingKwaliteit en kwantiteit van IC-personeel (defensiebreed)Opheffen BEAU's/oprichting OIBBestuurlijke informatievoorzieningNieuw managementcontrolsysteemBeleid-, planning- en begrotingsprocedure (BPB)3.1.5.2 P&O2000+/PeopleSoft3.1.5.3 Beloning hogere ambtenaren bij het Rijk3.2 Opgeloste onvolkomenheden3.3 ConclusiesOordeel financieel beheer, materieelbeheer en de daartoe
bijgehouden administraties4 REACTIE MINISTER EN NAWOORD ALGEMENE REKENKAMER4.1 Reactie minister van DefensieMinimumprogramma Bedrijfsvoering 2005MunitiebeheerPeopleSoftFinancieel beheer defensiebreedOprichting baten-lastendienst ParestoMaterieelinventarisadministratiesMaterieeladministraties DTOFinancieel beheer en materieelbeheer crisisbeheersingsoperatiesTot slot4.2 Nawoord Algemene RekenkamerMinimumprogramma bedrijfsvoering 2005MunitiebeheerPeopleSoftFinancieel beheer defensiebreedOprichting baten-lastendienst ParestoMaterieelinventarisadministratiesMaterieeladministraties DTOFinancieel beheer en materieelbeheer crisisbeheersingsoperatiesTot slotBIJLAGE 1OVERZICHT BELANGRIJKE FOUTEN EN ONZEKERHEDEN 2004 IN HET
JAARVERSLAG 2004 VAN HET MINISTERIE VAN DEFENSIEA: VerplichtingenB: UitgavenC: OntvangstenD: SaldibalansE: Afgerekende voorschottenBIJLAGE 2OVERZICHT BEGROTE EN VERANTWOORDE BEDRAGEN IN HET JAARVERSLAG
2004 VAN HET MINISTERIE VAN DEFENSIE(bedragen x € 1 000)BIJLAGE 3OVERZICHT BEDRIJFSVOERING 2004 (ONVOLKOMENHEDEN IN HET
FINANCIEEL BEHEER, HET MATERIEELBEHEER EN DE DAARTOE BIJGEHOUDEN ADMINISTRATIES
BIJ HET MINISTERIE VAN DEFENSIE)BIJLAGE 4GEBRUIKTE AFKORTINGENBIJLAGE 5VERKLARENDE WOORDENLIJSTAccountantsrapportAccountantsverklaringAdministratieve systemenAgentschapArtikelgewijze oordeelsvormingBaseline financieel beheer en materieelbeheerBaten-lastendienstBedrijfsvoeringBegrijpelijkheidBeleidsintensiveringenBeleidsprioriteitenBestuurskostenBetrouwbaarheidBezwaaronderzoekBudgetrecht Tweede KamerConformiteit aan wettelijke regels (voor de inhoud)Conformiteit aan wettelijke regels (voor vormvereisten)Departementale accountantsdienst/auditdienst (DAD)Deugdelijke weergaveEuropese aanbestedingsrichtlijnenFinancieel beheerFinancieel Jaarverslag en saldibalans van het RijkFoutenJaarverslag (departementaal)M&O-beleidMaterieelbeheerOnvolkomenheidOnzeker (onzekerheden)OverdrachtsuitgavenPotentieel bezwaargevalPrestatiegegevensRechtmatigheidRechtspersoon met een wettelijke taak (RWT)Review
 

 
 
 Toon meer van: Extra informatie
 
 

 
 

Informatie over publicatie

 

 

 
 Toon meer van: Gerelateerd
 
 

 
 Publicaties in kamerdossier

Kamerdossier 30100-XToon alle publicaties in het hoofddossier

 

 
 
 Geconsolideerde regelgeving

 

 
 
 Geconsolideerde regelgeving

 

 
 
 Publicaties referendum

 

 

 

 

 

Authentieke versie (PDF)
bestandsgrootte: 340 Kb

Informatie

Gerelateerd

Printen

Delen

 
 
 
30 100 XJaarverslag en slotwet ministerie van Defensie 2004nr. 2RAPPORT BIJ HET JAARVERSLAG 2004 VAN HET MINISTERIE VAN DEFENSIE (X)Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal's-Gravenhage, 18 mei 2005Hierbij bieden wij u aan het op 9 mei 2005 door ons vastgestelde
«Rapport bij het Jaarverslag 2004 van het Ministerie van Defensie (X)».Algemene Rekenkamerdrs. Saskia J. Stuiveling,presidentJhr. mr. W. M. de Brauw,secretarisInhoudSamenvatting5   Audit Actielijst 200510   1Inleiding141.1Rapport bij het jaarverslag14 1.2Het Ministerie van Defensie16 1.3Opzet van het onderzoek171.4Leeswijzer18    2Jaarverslag202.1Financiële informatie en saldibalans212.2Informatie over de bedrijfsvoering232.3Informatie over beleid24    3Beheer ministerie273.1(Ernstige) onvolkomenheden273.1.1Financieel beheer28 3.1.2Materieelbeheer293.1.3Baten-lastendiensten31 3.1.4Financieel beheer en materieelbeheer
bij crisisbeheersingsoperaties313.1.5Overige bevindingen bedrijfsvoering323.2Opgeloste onvolkomenheden35 3.3Conclusies35   4Reactie minister en nawoord Algemene Rekenkamer40 4.1Reactie minister404.2Nawoord Algemene Rekenkamer44    Bijlage 1Overzicht belangrijke fouten en onzekerheden 200446Bijlage 2Overzicht begrote en verantwoorde bedragen 200449Bijlage 3Overzicht bedrijfsvoering 200450Bijlage 4Gebruikte afkortingen51Bijlage 5Verklarende woordenlijst52SAMENVATTINGDe Algemene Rekenkamer heeft onderzocht of het Jaarverslag 2004 van hoofdstuk
X, het Ministerie van Defensie, voldoet aan de eisen die de Comptabiliteitswet
2001 (CW 2001) stelt. Daarnaast heeft zij de bedrijfsvoering van het ministerie
onderzocht en het financieel beheer en materieelbeheer beoordeeld. In dit
rapport zijn het oordeel en de belangrijkste resultaten van het onderzoek
opgenomen.De beoordeelde onderwerpen (financiële informatie, bedrijfsvoering
en beleidsinformatie) hangen onderling nauw samen, en kunnen gezien worden
als een drieluik. De volgende passages vatten de resultaten kort samen. Financiële informatieDe uitgaven van het ministerie in 2004 bedragen € 7 552
miljoen. De verplichtingen bedragen € 9 032 miljoen en de ontvangsten € 392
miljoen.Het onderzoek naar de rechtmatigheid van het Jaarverslag 2004 van hoofdstuk
X, het Ministerie van Defensie, heeft de volgende resultaten opgeleverd.Het Jaarverslag over 2004 van het Ministerie van Defensie voldoet aan
de gestelde eisen, met uitzondering van acht artikeloverschrijdingen. De artikeloverschrijdingen
met betrekking tot de onzekerheden zijn grotendeels veroorzaakt doordat relevante
bewijsstukken zoals contracten en prestatieverklaringen niet in de dossiers
aanwezig waren dan wel dat de dossiers ontbraken. Dit is vooral veroorzaakt
door de (eenmalige) transitie naar het Centraal Betaalkantoor Defensie (CBD)
waardoor een groot aantal van de dossiers fysiek werden overgedragen van de
verschillende defensieonderdelen naar het CBD. De oprichting van het CBD is
naar de mening van de Algemene Rekenkamer op zichzelf wel een goede ontwikkeling
om het financieel beheer te verbeteren. De acht artikeloverschrijdingen hebben
betrekking op:Verplichtingen artikel 3 Koninklijke LuchtmachtHet betreft fouten met betrekking tot de rechtmatigheid voor een bedrag
van € 5,6 miljoen, fouten, niet deugdelijk weergegeven € 10,6
miljoen, onzekerheden met betrekking tot de rechtmatigheid € 3,2
miljoen en onzekerheden met betrekking tot de deugdelijke weergave van € 1,3
miljoen.Verplichtingen artikel 4 Koninklijke MarechausseeHet betreft fouten met betrekking tot de rechtmatigheid voor een bedrag
van € 3,3 miljoen, onzekerheden met betrekking tot de rechtmatigheid
van € 0,3 miljoen en onzekerheden met betrekking tot de deugdelijke
weergave van € 3,6 miljoen.Verplichtingen artikel 60 Ondersteuning KrijgsmachtHet betreft fouten met betrekking tot de rechtmatigheid voor een bedrag
van € 1,1 miljoen, fouten, niet deugdelijk weergegeven € 7,7
miljoen, onzekerheden met betrekking tot de rechtmatigheid € 8,7
miljoen en onzekerheden met betrekking tot de deugdelijke weergave van € 12,6
miljoen.Uitgaven artikel 3 Koninklijke LuchtmachtHet betreft fouten met betrekking tot de rechtmatigheid voor een bedrag
van € 1,4 miljoen en onzekerheden met betrekking tot de rechtmatigheid
van € 16,4 miljoen.Uitgaven artikel 4 Koninklijke MarechausseeHet betreft fouten met betrekking tot de rechtmatigheid voor een bedrag
van € 1,5 miljoen en onzekerheden met betrekking tot de rechtmatigheid
van € 10,1 miljoen.Uitgaven artikel 9 CrisisbeheersingsoperatiesHet betreft fouten met betrekking tot de deugdelijke weergave van € 0,3
miljoen en onzekerheden met betrekking tot de rechtmatigheid van € 8,7
miljoen.Uitgaven artikel 11 Internationale SamenwerkingHet betreft onzekerheden met betrekking tot de rechtmatigheid voor een
bedrag van € 7,2 miljoen.Uitgaven artikel 60 Ondersteuning krijgsmachtHet betreft fouten met betrekking tot de rechtmatigheid voor een bedrag
van € 0,3 miljoen, onzekerheden met betrekking tot de rechtmatigheid
van € 20,2 miljoen en onzekerheden met betrekking tot de deugdelijke
weergave van € 5,7 miljoen.BedrijfsvoeringDe Algemene Rekenkamer constateert onvolkomenheden bij de volgende onderdelen:– het financieel beheer defensiebreed (onvolkomenheden bij 7 (zowel
beleids- als niet beleids)artikelen);– de kwaliteit en kwantiteit van Interne Controle personeel (defensiebreed);– betrouwbaarheid van de toprapportages;– het wapen- en munitiebeheer;– het materieelbeheer magazijnvoorraadadministraties Koninklijke
Landmacht (KL): Logistiek Bevoorradingsbedrijf/Kleding- en Persoonsgebonden
Uitrustingsbedrijf (LBB/KPU);– het materieelbeheer magazijnvoorraadadministraties Koninklijke
Luchtmacht (KLu): Logistiek Centrum Koninklijke Luchtmacht/Logistieke Divisie
Woensdrecht (LCKLu/LDW);– de materieelinventarisadministraties defensiebreed;– het materieelbeheer bij crisisbeheersingsoperaties;– P&O2000+ (het nieuwe personeelssysteem);– de materieeladministraties agentschap Defensie Telematica Organisatie
(DTO).Hiervan merkt de Algemene Rekenkamer de volgende onderdelen als ernstige
onvolkomenheden aan:– P&O2000+Er zijn te veel problemen met de consistentie en betrouwbaarheid van de
basisadministraties rondom personeel. Ook het voorzien in managementinformatie
uit dit systeem voldoet niet. Omdat de gegevens uit dit systeem ook gaat dienen
als basis voor andere systemen (zoals het salarissysteem), ligt hier een groot
afbreukrisico en merkt de Algemene Rekenkamer dit onderdeel daarom aan als
ernstige onvolkomenheid.– Munitiebeheer (als deelaspect van het wapen-
en munitiebeheer)Het munitiebeheer merkt de Algemene Rekenkamer evenals over 2003 aan als
een ernstige onvolkomenheid. Bij de meeste eenheden zijn verschillen geconstateerd
tussen voorraad en administratie.De Algemene Rekenkamer zal gezien de ernst en het aantal onvolkomenheden
in 2004 de ontwikkelingen in zowel het financieel beheer als materieelbeheer
in 2005 nauwlettend volgen. Bij het materieelbeheer weegt daarbij mee het
feit dat reeds meerdere jaren (ernstige) onvolkomenheden zijn geconstateerd.
Bij achteruitgang in het materieelbeheer in 2005 dan wel bij onvoldoende voortgang
van de al in gang gezette (meerjarige) verbetertrajecten zal de Algemene Rekenkamer
direct bezwaar maken.BeleidsinformatieDe Algemene Rekenkamer heeft de beleidsinformatie in het Jaarverslag 2004 onderzocht. Zij concludeert dat het Ministerie van
Defensie voldoet aan de verslaggevingseisen. De Algemene Rekenkamer is verheugd
met de aandacht binnen Defensie voor de kwaliteit van de beleidsinformatie.In het licht van de VBTB-operatie concludeert de Algemene Rekenkamer dat
bij het Ministerie van Defensie in 2004 ten opzichte van 2003 sprake is van
een vooruitgang bij de informatie over de prestaties en een achteruitgang
bij de informatie over (maatschappelijke) doelen en over de middelen. Het
ministerie heeft het wel of niet behalen van de (maatschappelijke) doelstellingen
meestal niet inzichtelijk kunnen maken in het Jaarverslag 2004.Met name voor de informatie over de middelen valt op dat de informatie
in het jaarverslag niet aansluit bij de informatie die in de begroting werd
gegeven. Hierdoor is voor meer dan de helft van de operationele doelstellingen
niet duidelijk welk deel van de middelen gekoppeld is aan dat operationele
doel. Bij de begroting was dat nog wel het geval.Met betrekking tot de VBTB-conformiteit raadt de Algemene Rekenkamer aan
aandacht te besteden aan verdere concretisering van de doelen en een goede
aansluiting tussen de informatie in het jaarverslag en de begroting.Reactie minister en nawoord Algemene RekenkamerReactie ministerDe minister van Defensie geeft in zijn reactie van 29 april 2005
een aantal algemene noties die de achtergrond vormen waartegen de staat van
de bedrijfsvoering van Defensie moet worden bezien. Daarna gaat hij in op
de belangrijkste bevindingen en op enkele punten uit de Audit Actielijst.De minister schrijft dat het Ministerie van Defensie zich momenteel in
een ingrijpende veranderingsfase bevindt. Door deze overgangsveranderingen
is het volgens de minister mogelijk dat de kwaliteit van het beheer tijdelijk
achteruitgaat. Dat deze teruggang pas eind 2004 optrad en niet eerder, is
de minister meegevallen. Het onderstreept naar zijn mening het solide basisniveau
van het defensiebrede beheer in 2004. Hij kan zich dan ook niet vinden in
de wijze waarop de Algemene Rekenkamer deze teruggang beschrijft. De minister
stelt verder dat de verslechtering in het financieel beheer naar alle waarschijnlijkheid
tijdelijk van aard is. De tijdelijke problemen in het financieel beheer die
gerelateerd zijn aan de oprichting van het CBD zijn inmiddels
met maatregelen belegd en ter hand genomen.De minister heeft voor 2005 het minimumprogramma bedrijfsvoering in het
leven geroepen. Dit minimumprogramma is de voortzetting van de aanpak die
in 2004 bekend stond als de Ambitiebrief Bedrijfsvoering. In het minimumprogramma
wordt alle energie gericht op het wegwerken van (ernstige) onvolkomenheden
en het vasthouden van een zodanige basiskwaliteit in het beheer dat het ministerie
een goedkeurende accountantsverklaring verkrijgt.De minister onderschrijft de bevindingen van de Algemene Rekenkamer over
PeopleSoft, de oprichting van de baten-lastendienst Paresto, de materieelinventarisadministraties
en het financieel beheer en materieelbeheer bij crisisbeheersingsoperaties.
De minister heeft voor bovenstaande onderwerpen concrete maatregelen in gang
gezet om de (ernstige) onvolkomenheden weg te nemen.De minister geeft in zijn reactie aan dat het wapen- en munitiebeheer
in 2004 bij alle krijgsmachtsdelen veel aandacht heeft gekregen en naar zijn
mening aanzienlijk is verbeterd. In het minimumprogramma bedrijfsvoering heeft
het munitiebeheer ook voor 2005 de hoogste prioriteit.Met betrekking tot de materieeladministratie bij DTO wijst de minister
op de goedkeurende accountantsverklaring en bevindingen van de Auditdienst
Defensie, waarin staat dat het materieelbeheer nog niet volledig voldoet aan
de vereisten volgens de baseline. De uitvoering van de acties uit het verbeterplan
van april 2005 is reeds gestart en zal doorlopen tot begin 2006.De minister reageert op de passage van de Algemene Rekenkamer waarin zij
aangeeft dat zij direct bezwaar zal maken als de kwaliteit van het materieelbeheer
in 2005 achteruitgaat of de meerjarige verbetertrajecten die op 1 januari
2006 in gang gezet worden, onvoldoende voortgang vinden. In de ogen van de
minister strookt dit niet met de constatering dat er in de eerste helft van
2004 juist sprake was van een lichte verbetering van het materieelbeheer,
die zich in de tweede helft van 2004 echter niet overal heeft doorgezet. Daarbij
tekent hij aan dat het Defensie gelukt is een onvolkomenheid bij het marinebedrijf
weg te werken. Ook heeft hij inhoudelijke problemen met de gekozen formulering
die impliceert dat iedere achteruitgang tot een bezwaar zal leiden. Naar zijn
mening moeten op ambtelijk niveau dan ook duidelijke afspraken worden gemaakt
over het normenkader waaraan de Algemene Rekenkamer toetst.De minister acht het ondoelmatig om nu in de verouderde systemen te investeren
om de bestandsinconsistenties bij de grote materieelbedrijven structureel
weg te werken. Hij geeft aan dat hij de keuze heeft gemaakt om maatregelen
te treffen om de betrouwbaarheid van de huidige materieeladministraties op
een acceptabel niveau te houden, in afwachting van de implementatie van het
defensiebreed Enterprise Resource Planningsysteem (ERP).Met het minimumprogramma bedrijfsvoering wordt in de ogen van de minister
een goede basis gelegd om de toekomst met vertrouwen tegemoet te zien. Hij
verwacht met dit programma een teruggang in de bedrijfsvoering te voorkomen
en de meest risicovolle onderdelen te verbeteren.Nawoord Algemene RekenkamerDe Algemene Rekenkamer is het met de minister eens dat het Ministerie
van Defensie zich momenteel in een fase bevindt waarin ingrijpende veranderingen
worden doorgevoerd, waarbij het risico ontstaat dat de kwaliteit van het financieel
beheer achteruitgaat. In tegenstelling tot wat de minister schrijft, is de
Algemene Rekenkamer echter van mening dat er eind 2004 geen sprake was van
een solide basisniveau in het defensiebrede beheer. De minister geeft in zijn
reactie aan dat hij de verslechtering heeft zien aankomen en hierop heeft
geanticipeerd met naar zijn mening afdoende maatregelen. De Algemene Rekenkamer
vindt dat de genomen maatregelen onvoldoende effect hebben gehad en hoopt
met de minister dat de teruggang in de kwaliteit van het financieel beheer
slechts van tijdelijke aard is.De Algemene Rekenkamer is verheugd dat de minister de bevindingen onderschrijft
over PeopleSoft, de oprichting van de baten-lastendienst Paresto, de materieelinventarisadministraties
en het financieel beheer en materieelbeheer bij crisisbeheersingsoperaties,
en verbetermaatregelen in gang heeft gezet. De Algemene Rekenkamer zal de
voortgang van de verbetermaatregelen intensief volgen.De Algemene Rekenkamer stelt met genoegen vast dat het munitiebeheer in
2005 opnieuw de hoogste prioriteit krijgt en zal de acties die de minister
heeft aangekondigd met belangstelling volgen. Met betrekking tot de materieeladministraties
bij DTO merkt de Algemene Rekenkamer op dat het oordeel van het materieelbeheer
niet binnen de reikwijdte van de accountantsverklaring valt. Zij zal de reeds
in gang gezette verbeteracties in 2005 opnieuw beoordelen.De Algemene Rekenkamer onderschrijft de systematiek van een minimumprogramma
bedrijfsvoering als goede basis om de knelpunten in het financieel beheer
en materieelbeheer op te lossen. Zij adviseert de doelen, het bijbehorend
normenkader en de in gang te zetten verbeteracties volgens SMART te formuleren.
De Algemene Rekenkamer wijst hierbij met nadruk op het belang van een structurele
aanpak. Als het minimumprogramma bedrijfsvoering aan al deze eisen voldoet,
zal de Algemene Rekenkamer dit mede gebruiken als normenkader voor het rechtmatigheidsonderzoek
2005.De Algemene Rekenkamer kan zich volledig vinden in de keuze die de minister
maakt om niet meer te investeren in verouderde systemen met het oog op de
implementatie van ERP. Dit betekent dat bestandsinconsistenties tot de invoering
van de ERP-systemen zullen blijven bestaan bij de grote materieelbedrijven.
Als het ministerie de aanvullende maatregelen die de minister heeft aangekondigd,
voldoende uitvoert, zal de Algemene Rekenkamer geen bezwaar maken tegen de
onvermijdelijke bestandsinconsistenties.1 INLEIDING1.1 Rapport bij het jaarverslagDe Algemene Rekenkamer heeft onderzocht of het Jaarverslag 2004 van hoofdstuk
X, het Ministerie van Defensie, voldoet aan de eisen die de Comptabiliteitswet
2001 (CW 2001) stelt. Daarnaast heeft zij de bedrijfsvoering van het ministerie
onderzocht en het financieel beheer en materieelbeheer beoordeeld. In dit
rapport vindt u het oordeel en de belangrijkste resultaten van het onderzoek.
In figuur 1 staat wat de Algemene Rekenkamer wanneer onderzoekt en voor wie
zij dat doet.1.2 Het Ministerie van DefensieHet ministerie draagt de verantwoordelijkheid voor:– de bescherming van de integriteit van het eigen en bondgenootschappelijke
grondgebied, inclusief de Nederlandse Antillen en Aruba;– de bevordering van de internationale rechtsorde en stabiliteit;– de ondersteuning van civiele autoriteiten bij rechtshandhaving,
rampenbestrijding en humanitaire hulp, zowel nationaal als internationaal.Het Ministerie van Defensie is verdeeld in zes defensieonderdelen:– Bestuursstaf (BS);– Koninklijke Marine (KM);– Koninklijke Landmacht (KL);– Koninklijke Luchtmacht (KLu);– Koninklijke Marechaussee (KMar);– Commando Diensten Centra (CDC). Onder de CDC ressorteren drie
baten-lastendiensten: Dienst Gebouwen, Werken en Terreinen (DGW&T), Defensie
Telematica Organisatie (DTO) en sinds 1 januari 2005 de Paarse Restauratieve
Organisatie (Paresto).De uitgaven van het ministerie in 2004 bedragen € 7 552
miljoen. De verplichtingen bedragen € 9 032 miljoen en de ontvangsten € 392
miljoen.Binnen het ministerie hebben zich in 2004 de volgende belangrijke ontwikkelingen
voorgedaan. Het Ministerie van Defensie bevindt zich in een van de grootste
reorganisaties in zijn geschiedenis. Door de taakstelling in het Strategisch
Akkoord en de maatregelen van de Voorjaarsnota 2003
en het Hoofdlijnenakkoord belopen de structurele
bezuinigingen vanaf 2006 in totaal circa € 380 miljoen.Met de bestuurlijke vernieuwing heeft het Ministerie van Defensie gekozen
voor een organisatiestructuur met een Bestuursstaf (BS), operationele diensten
en ondersteunende diensten. De beleidsfuncties, ondersteunende functies en
staffuncties worden aan de krijgsmachtdelen onttrokken. De transitie van de
oude naar de nieuwe situatie is naar verwachting op 1 januari 2006 afgerond.Met de bestuursvernieuwing is ook de concern control anders ingericht.
De interne controle bij de defensieonderdelen wordt vanaf het centrale niveau
gestuurd en bijgestuurd. In de Blauwdruk Controlveld is vastgelegd hoe de
controle met ingang van 2005 wordt georganiseerd, en hoe de interne controleprocessen
verlopen. De departementsleiding heeft deze blauwdruk vastgesteld op 21 april
2004.Om te kunnen voldoen aan de financiële taakstellingen heeft het ministerie
enkele generieke personele maatregelen getroffen. Deze ingrepen hebben het
beoogde resultaat gehad: grote aantallen burgerpersoneel en militair personeel
hebben in 2004 de organisatie verlaten. Er is overigens ook personeel uitgestroomd
bij directies waar dit niet noodzakelijk en zelfs ongewenst is (bijvoorbeeld
op financiële afdelingen en de Auditdienst Defensie), waardoor de toezichtfunctie
is verzwakt.De opgelegde taakstellingen betreffen niet alleen personeel in de staven,
maar ook personeel in de operationeel uitvoerende eenheden.In 2004 is tijdelijk minder beroeps bepaalde tijd personeel (BBT-personeel)
ingestroomd. Het Ministerie van Defensie heeft overigens inmiddels onderkend
dat de personele uitstroom in bepaalde gevallen heeft geleid tot
mismatches en heeft daarom per 1 januari 2005 de uitstroombevorderende
maatregelen ingetrokken. Verder zal het ministerie BBT-personeel in 2005 intensiever
gaan werven.1.3 Opzet van het onderzoekDe Algemene Rekenkamer heeft op basis van de risicoanalyse 2004 en de
Audit Actielijst (AAL) 2004 een programma opgesteld voor het jaarlijkse rechtmatigheidsonderzoek
bij het Ministerie van Defensie. De Algemene Rekenkamer heeft aandacht besteed
aan de volgende onderwerpen:– financieel beheer en materieelbeheer bij alle defensieonderdelen;– onderzoek centrale sturing en toezicht (concern controlling);– bedrijfsvoeringsonderzoek crisisbeheersingsoperaties.Personele uitgaven aan hogere ambtenaren bij het Rijk. Dit onderzoek is
uitgevoerd op verzoek van het kabinet. De resultaten van dit onderzoek staan
in het rapport Beloning van hogere ambtenaren bij het Rijk, dat gepubliceerd
is op 26 april 2005 (zie ook punt 3.1.5.3).De Algemene Rekenkamer heeft zoals ieder jaar reviews uitgevoerd op de
controles van de departementale auditdienst. Dit doet zij om vast te kunnen
stellen of zij bij haar oordeelsvorming gebruik kan maken van de werkzaamheden
van de auditdienst.Figuur 2 geeft weer wat de werkzaamheden van de Algemene Rekenkamer en
de departementale auditdienst zijn, en welke verschillen daartussen bestaan.1.4 LeeswijzerDit Rapport bij het Jaarverslag 2004 van hoofdstuk
X, het Ministerie van Defensie, omvat behalve een samenvatting en een inleiding
twee hoofdstukken, te weten: Jaarverslag (hoofdstuk 2) en Beheer van het ministerie
(hoofdstuk 3). Direct na de samenvatting is de Audit Actielijst 2005 (AAL
2005) opgenomen. Deze bouwt voort op de AAL 2004. De AAL laat zien op welke
punten de Algemene Rekenkamer vindt dat het ministerie actie moet ondernemen.
Het overzicht meldt ook de verbetermaatregelen die de minister heeft aangekondigd
en de termijn waarbinnen ze moeten leiden tot verbetering. Ook biedt de AAL
inzicht in de voortgang van verbeteracties die de minister eerder heeft ingezet.Hoofdstuk 2 beschrijft het oordeel van de Algemene Rekenkamer over het
jaarverslag en de saldibalans van het Ministerie van Defensie.Tot slot bevat hoofdstuk 3, dat gewijd is aan de bedrijfsvoering van het
ministerie, het oordeel van de Algemene Rekenkamer over het financieel beheer
en materieelbeheer van het ministerie. Ook de ontwikkelingen in het beheer
worden beschreven.Dit rapport telt verder vijf bijlagen. In bijlage 1, 2 en 3 staan overzichten
die de resultaten van het rechtmatigheidsonderzoek schematisch weergeven.In bijlage 1 staan alle fouten en onzekerheden op een rij, in bijlage
2 de begrote en verantwoorde bedragen en in bijlage 3 de onvolkomenheden.
Bijlage 4 bevat de gebruikte afkortingen en bijlage 5 is een verklarende woordenlijst.2 JAARVERSLAGDe Algemene Rekenkamer heeft het Jaarverslag 2004 van hoofdstuk X, het
Ministerie van Defensie, beoordeeld. Zij heeft onderzocht of het ministerie
het geld volgens de regels heeft uitgegeven en in het jaarverslag daarover
goed verantwoording aflegt. Waar dit niet het geval is, spreekt de Algemene
Rekenkamer van een onrechtmatigheid of van een ondeugdelijke weergave.In dit hoofdstuk staat het oordeel van de Algemene Rekenkamer over het
jaarverslag als geheel. Dit oordeel is opgebouwd uit deeloordelen over de
volgende onderdelen van het jaarverslag:– financiële informatie en saldibalans;– informatie over bedrijfsvoering;– informatie over beleid.Deze deeloordelen komen aan de orde in de volgende paragrafen.De Algemene Rekenkamer komt tot deze oordelen op basis van bevindingen
uit haar onderzoek.Oordeel jaarverslagHet jaarverslag over 2004 van het Ministerie van Defensie voldoet aan
de eisen die de Comptabiliteitswet 2001 stelt, met uitzondering van de acht
artikeloverschrijdingen die in paragraaf 2.1. genoemd zijn.Het Jaarverslag 2004 is mede door het achteraf alsnog aanbrengen van veel
correcties moeizaam totstandgekomen. De Algemene Rekenkamer raadt het ministerie
aan dit proces dan ook eerder in gang te zetten, in principe na de tweede
suppletoire begroting van het lopende jaar.2.1 Financiële informatie en saldibalansDe CW 2001 stelt de volgende eisen aan financiële informatie:– rechtmatig totstandgekomen;– op deugdelijke wijze weergegeven;– opgesteld overeenkomstig de verslaggevingseisen.Oordeel financiële informatieDe financiële informatie in het jaarverslag over 2004 van hoofdstuk
X, het Ministerie van Defensie, voldoet aan de eisen die de CW 2001 stelt,
met uitzondering van de acht artikeloverschrijdingen die in deze paragraaf
worden genoemd.Met «financiële informatie» wordt bedoeld:– alle verplichtingen, uitgaven, ontvangsten in de verantwoordingsstaat
over het ministerie en de toelichting daarbij;– alle baten, lasten, kapitaaluitgaven, kapitaalontvangsten, balansposten
in de verantwoordingsstaat over de baten-lastendiensten en de toelichting
daarbij. Bij het Ministerie van Defensie gaat het om de volgende twee baten-lastendiensten:
de Defensie Telematica Organisatie (DTO) en de Dienst Gebouwen, Werken &
Terreinen (DGW&T).De artikeloverschrijdingen met betrekking tot de onzekerheden zijn grotendeels
veroorzaakt doordat relevante bewijsstukken zoals contracten en prestatieverklaringen
niet in de dossiers aanwezig waren dan wel dat de dossiers ontbraken. Dit
is vooral veroorzaakt door de (eenmalige) implementatie naar het Centraal
Betaalkantoor Defensie (CBD) waardoor een groot aantal van de dossiers fysiek
werden overgedragen van de verschillende defensieonderdelen naar het CBD.De acht artikeloverschrijdingen hebben betrekking op:– Verplichtingen artikel 3 Koninklijke LuchtmachtHierbij gaat het om fouten met betrekking tot de rechtmatigheid voor een
bedrag van € 5,6 miljoen, fouten, niet deugdelijk weergegeven € 10,6
miljoen, onzekerheden met betrekking tot de rechtmatigheid € 3,2
miljoen en onzekerheden met betrekking tot de deugdelijke weergave van € 1,3
miljoen.– Verplichtingen artikel 4 Koninklijke MarechausseeHierbij gaat het om fouten met betrekking tot de rechtmatigheid voor een
bedrag van € 3,3 miljoen, onzekerheden met betrekking tot de rechtmatigheid
van € 0,3 miljoen en onzekerheden met betrekking tot de deugdelijke
weergave van € 3,6 miljoen.– Verplichtingen artikel 60 Ondersteuning KrijgsmachtHierbij gaat het om fouten met betrekking tot de rechtmatigheid voor een
bedrag van € 1,1 miljoen, fouten, niet deugdelijk weergegeven € 7,7
miljoen, onzekerheden met betrekking tot de rechtmatigheid € 8,7
miljoen en onzekerheden met betrekking tot de deugdelijke weergave van € 12,6
miljoen.– Uitgaven artikel 3 Koninklijke LuchtmachtHierbij gaat het om fouten met betrekking tot de rechtmatigheid voor een
bedrag van € 1,4 miljoen en onzekerheden met betrekking tot de rechtmatigheid
van € 16,4 miljoen.– Uitgaven artikel 4 Koninklijke MarechausseeHierbij gaat het om fouten met betrekking tot de rechtmatigheid voor een
bedrag van van € 1,5 miljoen en onzekerheden met betrekking tot
de rechtmatigheid van € 10,1 miljoen.– Uitgaven artikel 9 CrisisbeheersingsoperatiesHierbij gaat het om fouten met betrekking tot het niet deugdelijk weergeven
van € 0,3 miljoen en onzekerheden met betrekking tot de rechtmatigheid
van € 8,7 miljoen.– Uitgaven artikel 11 Internationale SamenwerkingHierbij gaat het om onzekerheden met betrekking tot de rechtmatigheid
voor een bedrag van € 7,2 miljoen.– Uitgaven artikel 60 Ondersteuning krijgsmachtHierbij gaat het om fouten met betrekking tot de rechtmatigheid voor een
bedrag van € 0,3 miljoen, onzekerheden met betrekking tot de rechtmatigheid
van € 20,2 miljoen en onzekerheden met betrekking tot de deugdelijke
weergave van € 5,7 miljoen.Verantwoordingsstaat ministerie en toelichtingOnderstaand overzicht laat de totaalbedragen zien waaruit de verantwoordingsstaat
2004 is opgebouwd en de fouten, onzekerheden en onvolledigheden die de Algemene
Rekenkamer heeft geconstateerd.Overzicht 1 Bedragen van de verantwoordingsstaat 2004,
Ministerie van Defensie (x € miljoen) VerplichtingenUitgavenOntvangstenTotaalbedragen verantwoordingsstaat9 0327 552392Belangrijke fouten en onzekerheden158,071,80 Overige fouten en onzekerheden226,014,71,8Totaalbedrag fouten en onzekerheden84,086,51,8Onzekerheid over de volledigheid3circa 0,5circa 0,7circa 6,31 Dit is het totaal van fouten en onzekerheden die de tolerantiegrenzen op artikelniveau overschrijden.2 Dit is het totaal van fouten en onzekerheden die de tolerantiegrenzen
op artikelniveau niet overschrijden.3 Dit bedrag is niet nauwkeurig te schatten en is daarom niet
meegenomen in het totaalbedrag van fouten en onzekerheden.In bijlage 1 worden de belangrijke fouten en onzekerheden nader toegelicht.
Het totaal aan fouten en onzekerheden valt binnen de tolerantiegrenzen voor
goedkeuring van de verantwoording. De tolerantiegrens voor fouten en onzekerheden
bedraagt 1% respectievelijk 3% van de totale verantwoordingsstaat.Het bedrag aan verplichtingen en uitgaven bevat in totaal € 1.366
miljoen respectievelijk € 268,7 miljoen aan overschrijdingen (zie
bijlage 2). Als de Staten-Generaal niet akkoord gaan met de desbetreffende
Slotwetmutaties, zal de Algemene Rekenkamer haar positieve oordeel over de
financiële informatie in het jaarverslag mogelijk moeten herzien.Verantwoordingsstaat baten-lastendiensten en toelichtingDe Algemene Rekenkamer heeft geconstateerd dat er geen belangrijke fouten
en/of onzekerheden zijn met betrekking tot de rechtmatigheid en/of de deugdelijke
weergave en/of het voldoen aan de verslaggevingsvoorschriften.Oordeel saldibalans en toelichtingDe saldibalans 2004 van het Ministerie van Defensie en de toelichting
daarop voldoen aan de eisen die de CW 2001 stelt.De verplichtingen van in totaal € 243 miljoen die eerst op het
verkeerde jaar geboekt waren, zijn alsnog gecorrigeerd in de rekening over
2004. Door deze acties heeft het ministerie de tolerantiegrenzen voor de rechtmatigheid,
die gesteld zijn bij de controle van de jaarrekening, niet overschreden. Het Jaarverslag 2004 is echter mede door deze correcties moeizaam
totstandgekomen. De Algemene Rekenkamer adviseert het ministerie dit proces
dan ook eerder in gang te zetten, in principe na de tweede suppletoire begroting
van het lopende jaar.Onderstaand overzicht laat de totaalbedragen zien waaruit de saldibalans
2004 is opgebouwd, en de fouten, onzekerheden en onvolledigheden die de Algemene
Rekenkamer heeft geconstateerd.Overzicht 2 Saldibalans per 31 december 2004, Ministerie
van Defensie (x € miljoen)Totaalsaldo (debet + credit)31 306Beoordeeld totaal saldibalans debet + credit115 363 Totaal van fouten en onzekerheden die de tolerantiegrenzen per
saldibalanspost overschrijden (zie bijlage 1)0 Overige fouten en onzekerheden35,1Totaalbedrag fouten en onzekerheden35,1 Onzekerheid over de volledigheid2circa 5,91 Uitgaven en ontvangsten ten laste van de begroting en tegenrekeningen
tellen niet mee voor het beoordeelde totaal.2 Dit bedrag is niet nauwkeurig te schatten en is daarom niet
meegenomen in het totaalbedrag van fouten en onzekerheden.In bijlage 1 worden de belangrijke fouten en onzekerheden nader toegelicht.
Het totaal aan fouten en onzekerheden valt binnen de tolerantiegrenzen voor
goedkeuring van de saldibalans. De tolerantiegrens voor fouten en onzekerheden
bedraagt 1% respectievelijk 3% van het beoordeelde totaal van de saldibalans
in zijn geheel. Voor de Rekening Courant Rijkshoofdboekhouding en de liquide
middelen geldt een tolerantiegrens van 0%.Het totaal aan openstaande voorschotten dat is afgerekend, bedraagt € 1 900
miljoen. De Algemene Rekenkamer stelt vast dat deze afrekeningen aan de eisen
voldoen.2.2 Informatie over de bedrijfsvoeringInformatie over de bedrijfsvoering is opgenomen in de bedrijfsvoerings-paragraaf.
Bij het Ministerie van Defensie gaat deze paragraaf over de volgende onderwerpen:– de stand van zaken voor de ernstige onvolkomenheden zoals opgenomen
in het RJV 2003;– de knelpunten die zijn gesignaleerd in de vorm van een aantal
risico's. Hierbij gaat het om transitierisico's bij het Centraal Betaalkantoor
Defensie (CBD), Paresto en de herstructurering van de interne controleorganisatie.
Overige risico's vormen de beveiliging van militaire objecten, P&O 2000+,
financieel beheer Defensie ICT-uitvoeringsorganisatie (DICTU) en voorafgaand
financieel toezicht.Voortvloeiend uit de defensiebrede risicoanalyse heeft de auditdienst
in opdracht van de secretaris-generaal (SG) in 2004 een onderzoek ingesteld
naar de concept deelmededelingen bedrijfsvoering die de defensieonderdelen
hebben aangeleverd. Dit onderzoek was gericht op het beeld dat hierin werd
geschetst over het financieel beheer en materieelbeheer over het jaar 2004.De concept deelmededelingen bedrijfsvoering waren in eerste instantie
te rooskleurig en zijn in de definitieve versies (deels) aangepast. De strekking
van de bedrijfsvoeringsparagraaf die uiteindelijk in het jaarverslag is opgenomen,
is mede gebaseerd op de onderliggende deelmededelingen, en strookt uiteindelijk
wél met de controlebevindingen van de auditdienst.Oordeel informatie over de bedrijfsvoeringDe informatie over de bedrijfsvoering in het Jaarverslag
2004 van het Ministerie van Defensie is op deugdelijke wijze totstandgekomen
en voldoet aan de verslaggevingseisen.2.3 Informatie over beleidBij het beoordelen van de kwaliteit van beleidsinformatie kijkt de Algemene
Rekenkamer naar de wijze waarop de informatie over het beleid totstandkomt
en naar de mate waarin deze voldoet aan de verslaggevingseisen. Ook onderzoekt
zij of de jaarverslagen «VBTB-conform» zijn. Dat is het geval
wanneer de beleidsinformatie in de jaarverslagen een goed antwoord geeft op
de drie zogenoemde H-vragen:– Hebben we bereikt wat we ons hadden voorgenomen?– Hebben we daarvoor gedaan wat we van plan waren te doen?– Heeft het gekost wat het zou kosten?Deze drie H-vragen zijn gespiegeld aan de drie W-vragen waarvan de antwoorden
in de begrotingen van de ministeries zijn terug te vinden:– Wat willen we bereiken?– Wat gaan we daarvoor doen?– Wat mag het kosten?Oordeel informatie over beleidDe informatie over het gevoerde beleid in het Jaarverslag
2004 van het Ministerie van Defensie is op deugdelijke wijze totstandgekomen
en voldoet aan de verslaggevingseisen.De informatievoorziening betreffende de inzetgereedheid vormt de kern
van de niet-financiële informatievoorziening bij Defensie. In 2004 heeft
de Auditdienst Defensie mede op verzoek van de Chef Defensie Staf (CDS) een
onderzoek verricht naar de kwaliteit van de systemen van deze informatievoorziening.
De uit dit onderzoek voortvloeiende bevindingen zijn door Defensie overgenomen
in de verbeterplannen. De Algemene Rekenkamer is verheugd met de aandacht
binnen Defensie voor de kwaliteit van deze informatie.VBTB-conformiteitDe Algemene Rekenkamer heeft onderzocht of het ministerie in zijn jaarverslag
concreet antwoord geeft op de drie H-vragen. Deze vraag is, per operationele
doelstelling, onderzocht in samenhang met de beantwoording van de drie W-vragen
in de Begroting 2004. Met concreet wordt bedoeld dat de maatschappelijke doelen
en de prestaties specifiek, meetbaar en tijdgebonden geformuleerd en/of uitgewerkt
moeten zijn en dat de middelen te koppelen zijn aan de operationele doelstellingen.Om de ontwikkeling in de tijd te laten zien zijn de scores vergeleken
met de scores voor de Begroting 2003 en het Jaarverslag 2003 en de Begroting
2005. De resultaten van dit onderzoek worden in de onderstaande figuur weergegeven.Informatie over (maatschappelijke) doelenHet ministerie heeft de vraag «Hebben we bereikt wat we hebben beoogd?»
in 7% van de operationele doelstellingen concreet beantwoord. Dit is een lage
score. Bij 93% van de operationele doelen ontbreekt het daarmee aan de uitwerking
van (maatschappelijke) doelen in effectindicatoren. Dit wil zeggen dat het
ministerie het wel of niet behalen van deze doelstellingen niet inzichtelijk
heeft kunnen maken in het verslag. Voor een deel ligt de verklaring hiervoor
in de keuze de indeling in de begroting te laten aansluiten op de indeling
in de krijgsmachtdelen. Dit maakt de sturing op maatschappelijke doelen lastiger
en op prestaties eenvoudiger.Opvallend is dat het ministerie voor 14% van de operationele doelen in
de begroting 2004 wél concrete informatie geeft over de (maatschappelijke)
doelen en in het Jaarverslag 2004 niet meer.In de begroting 2005 gaat het niveau van de beantwoording van de W1-vraag
enigszins omhoog. Dit biedt perspectieven voor een verbetering van de informatiewaarde
van het Jaarverslag 2005. Belangrijk is wel dat gezorgd wordt voor aansluiting
tussen de informatie in de begroting en het jaarverslag.Informatie over prestatiesDe vraag «Hebben we gedaan wat we van plan waren te doen?»
is in het jaarverslag concreet beantwoord (90%). Dit is een vooruitgang ten opzichte van 2003. Het Jaarverslag 2004 biedt daarmee concreet inzicht
in de realisatie van de beoogde prestaties.De begroting 2005 laat een lichte daling van de score op de W1 vraag zien.
Daarmee zou informatiewaarde van het Verslag 2005 iets achteruit kunnen gaan.Informatie over de middelenDe vraag «Heeft het gekost wat we dachten dat het zou kosten?»,
is in het jaarverslag slechts voor 56% van de operationele doelen concreet
beantwoord. Dit is opvallend omdat in de begroting 2004 juist een aanzienlijke
verbetering was bereikt. Voor 41% van de operationele doelen werd in de begroting
2004 nog wél concrete informatie opgenomen over de middelen, echter
in het Jaarverslag 2004 niet meer. De verklaring hiervoor is dat in de begroting
de uitgaven per operationele doel los van de andere financiële informatie
werd gepresenteerd. Zou deze informatie gepresenteerd zijn in de tabel «budgettaire
gevolgen van beleid», dan zou deze informatie automatisch zijn teruggekomen
in het jaarverslag.De score voor de begroting 2005 biedt wel perspectieven voor een verbetering
van de informatiewaarde van het Jaarverslag 2005, maar dan moet het ministerie
de aansluiting tussen jaarverslag en begroting zien te behouden.AanbevelingTer verbetering van de informatiewaarde van het verslag zou de aandacht
vooral nog uit moeten gaan naar verdere concretisering van de doelen door
het kiezen van goede (en houdbare) effectindicatoren.Voor concretere informatie over de middelen is het van belang de informatie
in het Jaarverslag 2005 aan te laten aansluiten op de informatie in de begroting
2005. Hierin is het ministerie namelijk wel geslaagd de middelen concreet
toe te lichten.3 BEHEER MINISTERIEDit hoofdstuk beschrijft de bevindingen van de Algemene Rekenkamer over
de bedrijfsvoering van het ministerie. Bedrijfsvoering is de (interne) sturing
en beheersing van de primaire en ondersteunende processen en is gericht op
het realiseren van taken en doelen van de organisatie. Onder de bedrijfsvoering
vallen:– het financieel beheer en materieelbeheer en de daartoe bijgehouden
administraties;– de controle door de departementale auditdienst;– de totstandkoming van de financiële informatie, bedrijfsvoeringsinformatie
en beleidsinformatie in het jaarverslag.De Algemene Rekenkamer baseert haar oordelen op eisen die de CW 2001 stelt
aan de onderdelen van de bedrijfsvoering.Dit hoofdstuk beschrijft eerst de onvolkomenheden die de Algemene Rekenkamer
heeft aangetroffen in de bedrijfsvoering (§ 3.1) en vervolgens de
opgeloste onvolkomenheden (§ 3.2). In de conclusie is het oordeel
te vinden over het financieel beheer, het materieelbeheer en de daartoe bijgehouden
administraties (§ 3.3). Daar wordt ook de ontwikkeling van de bedrijfsvoering
in de afgelopen drie jaar weergegeven met een figuur.3.1 (Ernstige) onvolkomenhedenDe Algemene Rekenkamer constateert onvolkomenheden bij de volgende onderdelen:– het financieel beheer defensiebreed (onvolkomenheden bij 7 (zowel
beleids- als niet beleids) artikelen)1;– de kwaliteit en kwantiteit van Interne Controle (IC)-personeel
(defensiebreed);– de betrouwbaarheid van de toprapportages;– het wapen- en munitiebeheer;– het materieelbeheer magazijnvoorraadadministraties Koninklijke
Landmacht (KL): Logistiek Bevoorradingsbedrijf/Kleding- en Persoonsgebonden
Uitrustingsbedrijf (LBBKL/KPU);– het materieelbeheer magazijnvoorraadadministraties Koninklijke
Luchtmacht (KLu): Logistiek Centrum Koninklijke Luchtmacht/Logistieke Divisie
Woensdrecht (LCKLu/LDW);– de materieelinventarisadministraties defensiebreed;– het materieelbeheer bij crisisbeheersingsoperaties;– P&O2000+/PeopleSoft (het nieuwe personeelssysteem);– de materieeladministraties agentschap Defensie Telematica Organisatie
(DTO).Hiervan merkt de Algemene Rekenkamer de volgende onderdelen aan als ernstige
onvolkomenheden:– het munitiebeheer;– P&O2000+/PeopleSoft.3.1.1 Financieel beheerDe Algemene Rekenkamer constateert dat defensiebreed het financieel beheer
niet ordelijk is. Bij de zeven grotere (niet-)beleidsartikelen van het Ministerie
van Defensie merkt de Algemene Rekenkamer dit aan als onvolkomenheden. Het
betreft:– 01 Koninklijke Marine (KM);– 02 Koninklijke Landmacht (KL);– 03 Koninklijke Luchtmacht (KLu);– 04 Koninklijke Marechaussee (KMar);– 09 Crisisbeheersingsoperaties;– 60 Ondersteuning Krijgsmacht door Commando Diensten Centra (CDC),
inclusief inhuur van derden en Paresto;– 90 Algemeen (Bestuursstaf), inclusief inhuur van derden.Eind 2004 was het financieel beheer bij deze artikelen niet ordelijk.Vooral de overgang van taken en dossiers van de defensieonderdelen naar
het Centraal Betaalkantoor Defensie (CBD) in het vierde kwartaal 2004 hebben
de kwaliteit van het financieel beheer negatief beïnvloed. In 2003 heeft
Defensie besloten het CBD op te richten, als een van de maatregelen van het
project Samson. Tot concentratie van financiële processen is onder andere
besloten om op dit taakgebied met minder personeel toe te kunnen. Op 1 oktober
2004 is het eerste regionale betaalkantoor in Den Haag van start gegaan, gevolgd
door het regionale betaalkantoor Utrecht.Het transitieproces van de defensieonderdelen naar het CBD heeft defensiebreed
de nodige problemen opgeleverd. De belangrijkste knelpunten waren:– onvolkomenheden in dossiers of zelfs zoekgeraakte dossiers en
documenten bij zowel het CBD als de defensieonderdelen (het ging in eerste
instantie om ruim een kwart van de dossiers benodigd voor de steekproef als
gevolg van de fysieke verhuizing van deze dossiers van de defensieonderdelen
naar het CBD);– onduidelijkheid in de verantwoordelijkheden tussen CBD en de defensieonderdelen
waardoor bepaalde beheertaken niet goed werden uitgevoerd, ondanks de heldere
Service Level Agreements (SLA);– achterstanden in de betalingen;– toekenning van autorisaties in de Geïntegreerde Verplichtingen
Kas Kosten Administratie (GVKKA) door het CBD zonder brondocumenten en bewaking.De transitie naar het CBD heeft in 2004 zodanige knelpunten opgeleverd
dat de Directie Financieel-Economische Zaken (DFEZ) moest ingrijpen om ernstige
onvolkomenheden in de verantwoording 2004 te voorkomen. Desondanks hebben
deze knelpunten ertoe geleid dat het financieel beheer in het laatste kwartaal
2004 is achteruitgegaan.Naast de problemen met de oprichting van het CBD vormt de administratieve
discipline een knelpunt. Bij meer dan de helft van alle gecontroleerde betalingen
en verplichtingen zijn onvolkomenheden geconstateerd die te maken hebben met
administratieve handelingen. Een groot aantal verplichtingen is niet op het
juiste begrotingsjaar geboekt en/of niet voor het volledige bedrag verantwoord.Ook heeft de Algemene Rekenkamer, evenals in 2003, defensiebreed onvolkomenheden
geconstateerd in het Voorafgaand Financieel Toezicht (VFT). De onvolkomenheden
betreffen bij diverse defensieonderdelen de summiere of ontbrekende dossiervorming
en/of de registratie (bijhouden welke dossiers getoetst zijn
en wat de bevindingen hiervan waren). Hierdoor is niet zichtbaar hoe de dossiers
getoetst zijn en wat de uitkomsten daarvan zijn. Daarnaast is er bij diverse
defensieonderdelen onvoldoende toezicht op de volledigheid van de dossiers.Bepaalde posten van de saldibalans zoals de uitstaande voorschotten en
verplichtingen, zijn niet voldoende beheerd en geanalyseerd.De verplichtingen van in totaal € 243 miljoen, die eerst op
het verkeerde jaar geboekt waren, zijn alsnog gecorrigeerd in de rekening
over 2004.De achteruitgang in het financieel beheer is ook zichtbaar in hoofdstuk
2 van dit Rapport bij het Jaarverslag. In paragraaf 2.1 wordt uiteengezet
dat er in 2004 acht artikeloverschrijdingen zijn met betrekking tot de uitgaven
en de verplichtingen ten opzichte van drie artikeloverschrijdingen in 2003.In het eerste kwartaal 2005 heeft de Algemene Rekenkamer een onderzoek
uitgevoerd naar de beloning van hogere ambtenaren bij het Rijk (zie punt 3.1.5.3).
Zij constateerde dat bij het Ministerie van Defensie vaker belangrijke brondocumenten
niet in de personeelsdossiers zijn opgenomen.In het Rapport bij het Jaarverslag 2003 constateerde de Algemene Rekenkamer
onvolkomenheden bij het proces van inhuur van derden bij de Defensie ICT-uitvoeringsorganisatie
(DICTU) (artikel 60 Ondersteuning krijgsmacht). Hoewel verbeteringen zichtbaar
worden in de tweede helft van 2004, is deze onvolkomenheid in het financieel
beheer eind 2004 nog niet volledig weggenomen.De Paarse Restauratieve Organisatie (Paresto) is begin 2004 aan de krijgsmachtdelen
onttrokken en als piloteenheid ondergebracht bij het CDC. Dit past in de aanloop
naar de status van baten-lastendienst per 1 januari 2005. In 2004 is
een pilotevaluatie gehouden. Uit deze evaluatie is gebleken dat er voor 2004
geen sprake kon zijn van een ordelijk en controleerbaar financieel beheer
bij Paresto. Hierdoor is de oprichting van deze baten-lastendienst overigens
niet uitgesteld, omdat wél aan de gestelde instellingscriteria werd
voldaan. De organisatie stelde een verbeterplan op waarvan de acties moeten
leiden tot een ordelijk en controleerbaar financieel beheer in 2005 en tot
een goedkeurende accountantsverklaring bij de baten-lastendienst Paresto.3.1.2 MaterieelbeheerIn deze subparagraaf worden de materieelbeheeronderdelen beschreven waarbij
de Algemene Rekenkamer (ernstige) onvolkomenheden heeft vastgesteld.WapenbeheerHet Ministerie van Defensie zag het als een van zijn belangrijkste prioriteiten
om het wapenbeheer op orde te brengen. Het ministerie stelt hoge eisen aan
het wapenbeheer, de zogenoemde nultolerantie. Voor de reguliere wapens geldt
dat afwijkingen tussen het aantal wapens in de administratie en de daadwerkelijk
aanwezige wapens beperkt zijn tot enkele eenheden. De belangrijkste eenheid
waar het wapenbeheer nog niet op orde is, is het Logistiek Bataljon van het
Commando Korps Mariniers (CKMarns/GOEM/Logbat) van de KM. Overigens is er
geen concrete aanwijzing voor vermissingen van wapens. Vorig jaar heeft de
Algemene Rekenkamer bij vrijwel alle eenheden afwijkingen geconstateerd. De
bijzondere categorieën wapens zoals museumstukken, instructiewapens,
wapens van derden en projectwapens worden nog niet ordelijk beheerd.
De taken en verantwoordelijkheden voor het beheer van deze wapens zijn vaak
niet duidelijk en deze wapens zijn vaak niet (adequaat) geregistreerd. De
situatie voor de reguliere wapens is niet meer zorgelijk. De Algemene Rekenkamer
merkt het wapenbeheer voor de bijzondere categorieën wapens en bij de
genoemde eenheid van de KM over 2004 aan als onvolkomenheid.MunitiebeheerHet munitiebeheer blijkt in de praktijk moeilijker op orde te brengen
dan het wapenbeheer. Munitie heeft een hoge omloopsnelheid en wordt geregistreerd
in diverse handmatige en geautomatiseerde administraties. Deze complexe manier
van administreren leidt gemakkelijk tot accuratessefouten, waardoor de administratie
geen goed inzicht meer geeft in de feitelijk aanwezige voorraad. Bij de KL,
die het munitiebeheer in 2003 op orde had, is de kwaliteit van het beheer
verminderd. De kwaliteit van het munitiebeheer is kwetsbaar en hangt voor
een belangrijk deel af van de manier waarop decentrale munitiebeheerders hun
taak uitoefenen. Bij de meeste eenheden zijn verschillen geconstateerd tussen
voorraad en administratie. Er is nog geen sprake van ordelijk beheer bij de
KM, KL en KLu. Omdat de procedures voor het munitiebeheer niet zijn aangescherpt
en de administraties niet adequaat worden bijgehouden, merkt de Algemene Rekenkamer
het munitiebeheer ook in 2004 als ernstige onvolkomenheid aan.In 2003 merkte de Algemene Rekenkamer zowel het wapen- als het munitiebeheer
aan als één ernstige onvolkomenheid. Omwille van de aansluiting
met het RJV 2003 wordt het wapen- en muntitiebeheer in het RJV 2004 ook als
één ernstige onvolkomenheid opgenomen waarbij hierboven toegelicht
is dat bij het wapenbeheer de kwalificatie ernstig inmiddels is komen te vervallen.Materieelbeheer magazijnvoorraadadministraties KL LBB/KPU
en KLu LCKLu/LDW;De Algemene Rekenkamer merkte de magazijnvoorraadadministratie van het
Logistiek Centrum Koninklijke Landmacht (LCKLu/LDW) over 2003 als onvolkomenheid
aan en bij het Landelijk Bevoorradingsbedrijf/Kleding- en Persoonsgebonden
Uitrustingbedrijf (LBB/KPU) over 2003 als ernstige onvolkomenheid. Het was
in 2004 een belangrijke prioriteit van het Ministerie van Defensie om de magazijnvoorraden
beter te administreren.Over 2004 bleek echter uit deelwaarnemingen dat bij LCKLu/LDW een afwijking
bestond van 17% tussen de administratie en de daadwerkelijke voorraad. De
afwijking in de administratie van LBB/KPU bedroeg op basis van deelwaarneming
28%. Hieruit blijkt dat bij zowel LCKLu/LDW als LBB/KPU de magazijnvoorraadadministratie
nog niet betrouwbaar is.De verschillen tussen administratie en voorraad bij LCKLu/LDW en LBB/KPU
worden voor een deel veroorzaakt door verouderde en vervuilde systemen die
aan elkaar gekoppeld zijn. Bovendien zijn deze verouderde batchverwerkende
systemen gekoppeld aan moderne realtimesystemen, waardoor bestandsverschillen
ontstaan. Verder vormt accuratesse in de uitvoering van taken en de administratieve
vastlegging een knelpunt.Bij zowel LCKLu/LDW als LBB/KPU zijn verbeteringen gerealiseerd door de
knelpunten structureel aan te pakken, onder meer door in de komende jaren
nieuwe systemen aan te schaffen. Hierdoor is bij deze grote bedrijven geen
sprake meer van een onbeheerste situatie. Komen tot een betrouwbare voorraadadministratie
is echter een langdurig proces en zal de komende jaren een knelpunt blijven,
zolang de verouderde systemen nog gebruikt worden. De Algemene Rekenkamer
merkt over 2004 de magazijnvoorraadadministratie bij zowel LCKLu/LDW
als LBB/KPU als onvolkomenheid aan.Materieelinventarisadministraties defensiebreedNaast de grote magazijnvoorraadbedrijven (zie de vorige paragraaf) heeft
elke eenheid eigen toegewezen materieel, waarvoor administraties moeten worden
bijgehouden. De Algemene Rekenkamer merkt deze materieelinventarisadministraties
over 2004 defensiebreed als onvolkomenheid aan.Op een eenheid van de Luchtmacht na was bij alle gecontroleerde eenheden
de afwijking tussen de administratie en de fysiek aanwezige goederen 16% of
hoger. Het belangrijkste knelpunt vormt de volledigheid van de administraties.
Regelmatig werden goederen aangetroffen die niet in de administratie waren
opgenomen. Onder deze onvolkomenheid valt ook de registratie van de apparaatgoederen
in het systeem McMain (bij CDC), die in het RJV 2002 en 2003 steeds als afzonderlijke
onvolkomenheid is aangemerkt. De problematiek met deze registratie was in
2004 nog niet opgelost. De Algemene Rekenkamer vraagt dan ook aandacht om
de administratieve discipline te verbeteren. 3.1.3 Baten-lastendienstenMaterieeladministraties DTODe materieeladministraties van de baten-lastendienst Defensie Telematica
Organisatie (DTO) voldoet niet aan de minimumeisen van de baseline materieelbeheer.
Vooral de betrouwbaarheid van de materieelinventaris- en de voorraadadministraties
is een belangrijk knelpunt. De oorzaken hiervan zijn:– Er is geen geactualiseerde risicoanalyse.– Diverse uitvoerende medewerkers zijn niet bekend met geldende
procedures.– Brondocumenten die ten grondslag liggen aan de registratie van
voorraadsystemen, worden niet structureel bewaard.– De administratieve organisatieprocessen (AO-processen) zijn verouderd.– Een formeel vastgesteld telplan ontbreekt.Bij DTO spelen omvangrijke projecten waarbij materieel van defensieonderdelen
wordt overgenomen en verplaatst. Deze projecten, die nog niet zijn afgerond,
hebben een belangrijke invloed op het toekomstig materieel en materieelbeheer
van DTO. Door de genoemde knelpunten in de materieeladministraties voldoet
DTO niet aan de minimumeisen van de baseline materieelbeheer. De Algemene
Rekenkamer merkt de materieeladministraties bij DTO als onvolkomenheid aan.3.1.4 Financieel beheer en materieelbeheer bij crisisbeheersingsoperatiesCrisisbeheersingsoperaties uitvoeren is een van de drie hoofddoelstellingen
van het Ministerie van Defensie. Het financieel beheer en materieelbeheer
vormt al jarenlang een knelpunt bij crisisbeheersingsoperaties. Binnen het
ministerie is en wordt veel gedaan om de problemen op het gebied van financieel
beheer en materieelbeheer aan te pakken, maar tot op heden vertonen crisisbeheersingsoperaties
onvolkomenheden. De Algemene Rekenkamer heeft gezocht naar de achterliggende
oorzaken van de (al jarenlang) onderkende problemen en kwam tot de volgende
bevindingen.Doordat de militaire planning en voorbereiding is gekoppeld aan het politieke
besluitvormingsproces, is de plannings- en voorbereidingstijd vaak te kort.
Formeel mogen defensieonderdelen pas onomkeerbare verplichtingen aangaan ten
laste van de Homogene Groep Internationale Samenwerking (HGIS) begroting,
als de ministerraad daartoe heeft besloten. Dit betekent dat ze pas na de
besluitvorming in de ministerraad (in de praktijk vaak pas na het debat hierover
in de Tweede Kamer) met de voorbereiding kunnen starten. In de praktijk verkeren
de krijgsmachtdelen daardoor in een spagaat tussen hun «can-do»
mentaliteit en de verplichting om formele procedures na te leven. Onderhands
gaan de krijgsmachtdelen toch al (noodgedwongen) verplichtingen aan waarbij
ze (financieel) risico lopen, omdat er formeel nog geen mandaat is. Tijdens
de deploymentfase zijn alle inspanningen erop gericht personeel en materieel
te verzamelen en over te brengen naar het operatiegebied. Het (administratief)
beheer komt noodgedwongen op de tweede plaats.Andere oorzaken waardoor het financieel beheer en materieelbeheer bij
crisisbeheersingsoperaties onvolkomenheden vertonen, zijn:– De (logistieke) systemen zijn verouderd en vereisen veel menselijke
handelingen.– Mede door de personeelsreductie als gevolg van de taakstelling
is er nog maar weinig ervaren personeel dat goed bekend is met zowel oude
(logistieke) systemen als complexe regelgeving (voorschriften en instructies).– De militair die een missie uitvoert, is er primair op gericht
alles voor elkaar te krijgen; (administratief) beheer komt later wel.– De risicoanalyse van het financieel beheer en materieelbeheer
wordt niet standaard vooraf gemaakt.– Voor het financieel beheer en materieelbeheer is (zeer) gedetailleerde
regelgeving aanwezig. Er ontbreekt echter een bruikbaar draaiboek, toegesneden
op crisisbeheersingsoperaties. In 2005 wordt door defensie een nieuwe normenset
ontwikkeld.– De lering die getrokken is uit de uitgevoerde operaties, wordt
op een goede manier vastgelegd en uitgezet binnen de defensieorganisatie.
Het probleem is dat de noodzakelijke aanpassingen niet direct worden geïmplementeerd.
Als voorbeeld geldt de invoering van een interim tracking-en-tracingsysteem,
waarover binnen het Ministerie van Defensie nu al tien jaar wordt gesproken
en dat pas begin 2005 bij enkele onderdelen in de vorm van een pilot is ingevoerd.De Algemene Rekenkamer adviseert om voor crisisbeheersingsoperaties afzonderlijke
(AO) procedures te beschrijven. De bestaande procedures zijn geënt op
vredestijd en zijn niet geschikt voor crisisbeheersingsoperaties, omdat de
tijdsdruk daarbij veel groter is.De Algemene Rekenkamer geeft haar oordelen op (beleids)artikelniveau.
De onvolkomenheden in zowel het financieel beheer als het materieelbeheer
schrijft zij daarom toe aan artikel 09 Crisisbeheersingsoperaties en niet
aan de afzonderlijke defensieonderdelen, waar de feitelijke oorzaken voor
deze onvolkomenheden liggen.3.1.5 Overige bevindingen bedrijfsvoering3.1.5.1 Concern controlDe Algemene Rekenkamer concludeerde in haar RJV 2003 dat er knelpunten
bestonden in zowel de aansturing van de concern control door het directoraat-generaal
Financiën en Control (DGFC) als de opzet en de werking van
de control door de defensieonderdelen. De belangrijkste knelpunten waren de
betrouwbaarheid van de bestuurlijke informatievoorziening en de onderbezetting
van de interne controle.Bestuurlijke vernieuwingMet de bestuurlijke vernieuwing heeft het Ministerie van Defensie gekozen
voor een organisatiestructuur met een bestuursstaf (BS), operationele diensten
en ondersteunende diensten. De beleidsfuncties, ondersteunende functies en
staffuncties worden aan de krijgsmachtdelen onttrokken. De transitie van de
oude naar de nieuwe situatie is naar verwachting op 1 januari 2006 afgerond.De rol van het DGFC als concern controller is versterkt door de verantwoordelijkheden
op het gebied van beleidsbegroting en beleidsverantwoording te vergroten en
te verdiepen, en door het concept van integraal management van alle defensieonderdelen
te verlaten. De directie Financieel-Economische Zaken (DFEZ) wordt meer proactief
in het financiële controleveld.Kwaliteit en kwantiteit van IC-personeel (defensiebreed)De minister van Defensie heeft naar aanleiding van de conclusies van de
Algemene Rekenkamer de capaciteit voor IC-functies buiten de formele reductieslag
gehouden. Ondanks deze toezegging stonden in 2004 de IC-taken onder druk door
reorganisaties en capaciteitsproblemen. Op 1 januari 2005 bleek dat er
een gemiddelde onderbezetting van 22% was voor controlefuncties.Deze onderbezetting had tot gevolg dat het werkprogramma 2004 voor het
financieel beheer bij enkele onderdelen in de defensieorganisatie slechts
gedeeltelijk is uitgevoerd. Dit speelde vooral bij de KL en de KM, waar het
onderzoeksprogramma nauwelijks is uitgevoerd. Daardoor zijn onvolkomenheden
in het financieel beheer niet tijdig opgespoord.Opheffen BEAU's/oprichting OIBAls gevolg van de herinrichting Control (maatregel 4 van het Samson-project)
zijn de bureaus Beleidsevaluatie & Audits (BEAU's) officieel per 1 januari
2005 opgeheven. Op 1 januari 2005 zijn daarvoor in de plaats bureaus
Onderzoeken Interne Beheersing (OIB) ingericht. Deze capaciteit wordt geconcentreerd
op het niveau van de nieuwe operationele commando's, de Commando Diensten
Centra (CDC) en de Defensie Materieel Organisatie (DMO).De beleidsmatige verantwoordelijkheid voor het taakveld OIB ligt bij de
directie Beleidsevaluaties (DBE). DBE is functioneel verantwoordelijk voor
de kwaliteit, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van de OIB-functie binnen
het Ministerie van Defensie. Vanaf 2005 stelt DBE de eisen en geeft de
aanwijzingen voor onderzoeken door de OIB's. Over het jaar 2004 werd het onderzoek
echter nog op de «oude» manier aangepakt.Bestuurlijke informatievoorzieningDe Algemene Rekenkamer concludeerde in het RJV 2003 dat de betrouwbaarheid
van de toprapportages onvoldoende gewaarborgd was.De bevindingen van de Algemene Rekenkamer waren aanleiding voor de minister
om in 2004 de betrouwbaarheid van de toprapportages te evalueren. De belangrijkste
uitkomsten van deze evaluatie waren dat de informatie in de toprapportages
over vooral de operationele inzet niet betrouwbaar was en dat de toprapportages
veel niet-relevante informatie bevatten. In opdracht van de SG onderzocht
de Audit Dienst Defensie (ADD) de (concept)mededelingen bedrijfsvoering, zoals
opgenomen in de toprapportages 2005–1, ingediend bij DGFC
per 7 februari 2005. Uit dit onderzoek is gebleken dat in de toprapportages
in eerste instantie een te rooskleurig beeld werd geschetst van het financieel
beheer en materieelbeheer over het jaar 2004. De strekking van de bedrijfsvoeringsparagraaf
die uiteindelijk in het jaarverslag werd opgenomen, strookte volgens het samenvattend
rapport van de ADD uiteindelijk wel met hun bevindingen.Nieuw managementcontrolsysteemBinnen het DGFC hebben de directies Beleidsevaluatie (DBE) en Financieel-Economische
Zaken (DFEZ) in 2004 een model ontwikkeld om te komen tot een nieuw managementcontrolsysteem.
Het ontwikkelde informatiemodel wordt sinds de tweede helft van 2004 als pilot
gebruikt. Het systeem is bedoeld om vast te stellen in welke mate beoogde
doelstellingen zijn gehaald, geplande activiteiten zijn uitgevoerd en middelen
volgens schema zijn gebruikt. Daarbij is proefgedraaid door maandelijks te
rapporteren over personeel, materieel, financiën en gereedstelling van
eenheden.De informatie in deze rapportage wordt zo veel mogelijk op bestuursstafniveau
rechtstreeks uit de bronsystemen gegenereerd om de departementsleiding van
eenduidige informatie te voorzien.Het voorstel voor de invoering van dit nieuwe managementcontrolsysteem
is in april 2005 in het Departementaal Beraad goedgekeurd. Met de invoering
van dit systeem vervallen de toprapportages.Beleid-, planning- en begrotingsprocedure (BPB)Het Ministerie van Defensie streeft naar integrale besturing die erop
gericht is beleidsdoelen te halen, en naar een transparante samenhang tussen
doelstellingen, activiteiten en middelen. Om de nieuwe defensieorganisatie
effectief en doelmatig te kunnen sturen en beheersen is de beleid-, planning-
en begrotingsprocedure (BPB) ontworpen. Deze BPB-procedure omvat het proces
van beleidsontwikkeling tot en met beleidsverantwoording. De BPB-procedure
vervangt het Integraal Defensie Planning Proces (IDPP).3.1.5.2 P&O2000+/PeopleSoftPeopleSoft is het nieuwe personeelssysteem dat het ministerie is gaan
gebruiken. Het project P&O2000+, de pijler waarop de nieuwe personeelsorganisatie
steunt, bevat risico's voor de rechtmatigheid van de uitgaven en voor de integriteit.
De kwaliteit van de gegevens in PeopleSoft is onvoldoende gewaarborgd. Binnenkort
zal een nulmeting worden uitgevoerd om de kwaliteit van de gegevens in het
pakket PeopleSoft vast te stellen. Op basis daarvan zal een vervolgslag worden
uitgevoerd om de kwaliteit van de informatie te verbeteren en te waarborgen.
Naar verwachting zal dit ertoe leiden dat begin 2006 de kwaliteit van de gegevens
in PeopleSoft voldoet aan de eisen die daaraan gesteld worden. De Algemene
Rekenkamer is van mening dat het ministerie in 2005 maatregelen moet nemen
om ook in deze overgangsfase de kwaliteit van de gegevens te borgen. Er zijn
op dit moment te veel problemen met de consistentie en betrouwbaarheid van
de basisadministraties over personeel, en ook met de managementinformatie
die opgeleverd moet worden. Omdat de gegevens uit dit systeem ook als basis
gaan dienen voor andere systemen zoals het salarissysteem en het Geïntegreerde
Verplichtingen Kas Kosten Administratie (GVKKA), ligt hier een groot afbreukrisico.
De Algemene Rekenkamer merkt P&O2000+ dan ook aan als ernstige onvolkomenheid.3.1.5.3 Beloning hogere ambtenaren bij het RijkIn het eerste kwartaal 2005 heeft de Algemene Rekenkamer een onderzoek
uitgevoerd naar de beloning van hogere ambtenaren bij het Rijk. Zij constateerde
onder andere dat bij het Ministerie van Defensie:– veel stukken over de aanstelling (Koninklijk Besluit, aanstellingsakte)
in het persoonsdossier ontbreken. De Algemene Rekenkamer is op grond hiervan
onzeker of het salaris dat wordt uitbetaald, het juiste is;– in het kader van de buitenlandtoelage eveneens vaak de noodzakelijke
aanwijzing ontbreekt. Deze situatie wordt gekwalificeerd als onvolkomenheid
in het beheer van de uitgaven;– de persoonsdossiers niet ordelijk zijn.De uitkomsten van het onderzoek naar de beloning van hogere ambtenaren
bij het Rijk zijn op 26 april 2005 gepubliceerd. Het ontbreken van brondocumenten
in de dossiers is meegewogen in onder punt 3.1.1. onderkende zeven onvolkomenheden
bij de verschillende defensieonderdelen in het financieel beheer. Deze onvolkomenheden
zijn immers ook deels te wijten aan het niet compleet zijn van onderliggende
dossiers.3.2 Opgeloste onvolkomenhedenDe volgende onderwerpen heeft de Algemene Rekenkamer in 2003 als onvolkomenheid
aangemerkt, maar deze zijn in 2004 opgelost:– Voorschrift Informatiebeveiliging Rijksdienst (VIR): het Ministerie
van Defensie heeft de maatregelen uit de informatiebeveiligingsplannen geïmplementeerd
en heeft eind 2004 de instandhoudingsfase bereikt.– Magazijnvoorraadadministratie Marinebedrijf: bij een gezamenlijk
onderzoek van de Audit Dienst Defensie (ADD) en de Algemene Rekenkamer is
geconstateerd dat de problemen bij deze administratie grotendeels zijn opgelost
en dat de voorraadverschillen aanzienlijk zijn gedaald.– Materieelbeheer (administratie) bij de divisie Gevechtscommando
KL, tegenwoordig Combat Support Command (CSC): uit onderzoek bleek dat de
in gang gezette verbetermaatregelen deze administratie op een aanvaardbaar
minimumniveau hebben gebracht.– Verificatie KLu en verificatie DICO (thans CDC): de verificatiefunctie
is niet meer belegd bij de KLu en DICO.3.3 ConclusiesOordeel financieel beheer, materieelbeheer en de daartoe
bijgehouden administratiesDe onderzochte onderdelen van het financieel beheer, het materieelbeheer
en de daartoe bijgehouden administraties in 2004 van het Ministerie van Defensie
hebben voldaan aan de gestelde eisen, met uitzondering van:– het financieel beheer defensiebreed (onvolkomenheid bij 7 (niet)
beleidsartikelen);– de kwaliteit en kwantiteit van IC-personeel (defensiebreed);– de betrouwbaarheid van de toprapportages;– het wapen- en munitiebeheer;– het materieelbeheer magazijnvoorraadadministraties KL: LBB/KPU;– het materieelbeheer magazijnvoorraadadministraties KLu: LCKLu/LDW;– de materieelinventarisadministraties defensiebreed;– het materieelbeheer bij crisisbeheersingsoperaties;– P&O2000+/PeopleSoft;– de materieeladministraties agentschap DTO.Hiervan merkt de Algemene Rekenkamer de volgende onderdelen als ernstige
onvolkomenheden aan:– het munitiebeheer;– P&O2000+/PeopleSoft.In 2003 merkte de Algemene Rekenkamer zowel het wapen- als het munitiebeheer
aan als één ernstige onvolkomenheid. Omwille van de aansluiting
met het RJV 2003 wordt het wapen- en muntitiebeheer in het RJV 2004 ook als
één ernstige onvolkomenheid opgenomen waarbij in § 3.1.2
wordt toegelicht dat bij het wapenbeheer de kwalificatie ernstig inmiddels
is komen te vervallen.De Algemene Rekenkamer concludeert dat het financieel beheer in het vierde
kwartaal 2004 is verslechterd. Eind 2004 was het financieel beheer defensiebreed
niet ordelijk. Vooral de reorganisaties, de personele onevenwichtigheden en
de transitie naar het CBD hebben de kwaliteit van het financieel beheer nadelig
beïnvloed.Over het materieelbeheer concludeert de Algemene Rekenkamer dat er in
de eerste helft van 2004 sprake was van een lichte verbetering, die zich in
de tweede helft van 2004 niet overal heeft doorgezet.De grootschalige reorganisatie trekt een zware wissel op de hele defensieorganisatie
en op het DGFC als concern controller in het bijzonder. Binnen het DGFC is
in 2004 veel in gang gezet om de processen van de concern control te verbeteren.
Het kost echter tijd voordat de in gang gezette processen de gewenste effecten
sorteren.De oprichting van het CBD en de nieuwe BPB-procedure zijn naar de mening
van de Algemene Rekenkamer goede ontwikkelingen om het financieel beheer te
verbeteren. De transitie naar het CBD heeft in 2004 echter zodanige knelpunten
opgeleverd dat DFEZ moest ingrijpen om ernstige onvolkomenheden in de verantwoording
over 2004 te voorkomen. Desondanks is door deze knelpunten het financieel
beheer in het laatste kwartaal 2004 achteruitgegaan.De Algemene Rekenkamer concludeert evenals in 2003 dat de kwantiteit en
kwaliteit van IC-personeel een punt van zorg is. De onderbezetting heeft zijn
weerslag gehad op de uitvoering van de onderzoeksprogramma's. Door de reorganisaties,
personele reducties en veranderingen in verantwoordelijkheden als gevolg van
het nieuwe besturingsmodel wordt het jaar 2005 wellicht nog moeilijker dan
2004. Alle aandacht zal in 2005 dan ook moeten worden gericht op de meest
risicovolle aspecten van het financieel beheer en materieelbeheer.De Algemene Rekenkamer concludeert evenals in 2003 dat in de toprapportages
in een aantal gevallen belangrijke informatie ontbrak, waardoor in eerste
instantie op onderdelen van de bedrijfsvoering een rooskleuriger beeld werd
geschetst dan gerechtvaardigd was. Als de toprapportages worden vervangen
door maandelijkse rapportages die zo veel mogelijk op bestuursstafniveau rechtstreeks
uit de bronsystemen worden gegenereerd, is dit een goede manier om de juistheid
van de informatie te borgen.De Algemene Rekenkamer zal gezien de ernst en het aantal onvolkomenheden
in 2004 de ontwikkelingen in zowel het financieel beheer als materieelbeheer
in 2005 nauwlettend volgen. Bij het materieelbeheer weegt daarbij mee het
feit dat reeds meerdere jaren (ernstige) onvolkomenheden zijn geconstateerd.
Bij achteruitgang in het materieelbeheer in 2005 dan wel bij onvoldoende voortgang
van de al in gang gezette (meerjarige) verbetertrajecten op 1 januari
2006 zal de Algemene Rekenkamer direct bezwaar maken. De Algemene Rekenkamer
zal toetsen of aan de minimumeisen van baselines financieel beheer en materieelbeheer
is voldaan. Ook zal zij aandacht besteden aan de kwalitatieve en kwantitatieve
bezetting van de kritische financiële en materieel-logistieke functies.4 REACTIE MINISTER EN NAWOORD ALGEMENE REKENKAMER4.1 Reactie minister van DefensieDe minister van Defensie heeft op 29 april 2005 gereageerd op het
conceptrapport bij het jaarverslag van zijn ministerie. Hieronder volgt de
integrale tekst van zijn reactie.«Onderstaand treft u mijn reactie aan op de uitkomsten van het door
u uitgevoerde rechtmatigheidonderzoek bij het jaarverslag 2004 van mijn ministerie.
Ik begin met een aantal algemene noties die de achtergrond vormen waartegen
de staat van de bedrijfsvoering van Defensie moet worden bezien. Daarna ga
ik in op de bevindingen waarop u in uw brief in het bijzonder mijn reactie
vraagt en op enkele punten uit de Audit Actielijst.Minimumprogramma Bedrijfsvoering 2005Het Ministerie van Defensie bevindt zich momenteel in een periode waarin
ingrijpende veranderingen worden doorgevoerd. Deze veranderingen hebben tot
doel om van Defensie een doelmatiger en slagvaardiger organisatie te maken.
In de huidige transitiefase kan dat echter, zoals ik reeds eerder heb voorzien
én aan u heb medegedeeld, leiden tot een tijdelijke teruggang in de
kwaliteit van het beheer. Dat deze teruggang pas ultimo 2004 optrad en niet
eerder, is mij – maar ook de Auditdienst Defensie en het bureau Defensie
van de Algemene Rekenkamer – meegevallen. Het onderstreept naar mijn
mening het solide basisniveau van het defensiebrede beheer in 2004. Ik kan
mij dan ook niet vinden in de wijze waarop u deze teruggang beschrijft. Er
wordt in uw beschrijving onvoldoende gewag gemaakt van het feit dat we deze
teruggang zelf al hadden zien aankomen en daarop hadden geanticipeerd met
naar mijn mening afdoende maatregelen.Gezien de eind 2004 geconstateerde teruggang én de veranderingen
die nog op stapel staan, heb ik voor 2005 het Minimumprogramma Bedrijfsvoering
in het leven geroepen. Dit minimumprogramma is de voortzetting van de aanpak
die in 2004 bekend stond als de Ambitiebrief Bedrijfsvoering. In uw onderzoeksrapport
mis ik een verwijzing naar deze ambitiebrief evenals de opmerking dat in 2004
op basis van risicobeoordeling doelgericht en afgewogen is gewerkt aan het
opheffen van een aantal onvolkomenheden.In het minimumprogramma wordt alle energie gericht op het wegwerken van
(ernstige) onvolkomenheden en het vasthouden van een zodanige basiskwaliteit
in het beheer dat een goedkeurende accountantsverklaring wordt verkregen.
De defensieonderdelen stellen daartoe verbeterplannen op, die op centraal
niveau worden beoordeeld. De realisatie van de verbeterplannen wordt bovendien
strak gecontroleerd. Met uitzondering van de rechtmatigheid van begrotingsuitgaven
accepteer ik overigens dat sommige onderdelen van het beheer die momenteel
ordelijk zijn, minder aandacht krijgen en mogelijk tijdelijk een teruggang
laten zien in kwaliteit.Een belangrijk onderdeel van het minimumprogramma, naast toezicht op voortgang
van de verbetermaatregelen, is het richten van de audit- en onderzoekscapaciteit
(door de Auditdienst Defensie en de afdelingen Onderzoeken Interne Beheersing
van de defensieonderdelen) op die onderdelen van het beheer die onderwerp
zijn van verbetermaatregelen. Hierdoor ben ik in staat direct in te grijpen
als verbetermaatregelen niet het gewenste effect sorteren.Momenteel wordt het minimumprogramma concreet ingevuld. Daarbij is afgesproken
nauw contact te houden met het departementale bureau van de Rekenkamer.
Het is op dit moment nog niet mogelijk om voor alle onvolkomenheden specifieke
maatregelen aan te geven. Wel zal het minimumprogramma gericht zijn op het
wegnemen van in ieder geval de geconstateerde ernstige onvolkomenheden en
het binnen de toleranties blijven die gelden voor rechtmatigheid en zekerheid.
In tweede instantie is het programma gericht op overige onvolkomenheden en
knelpunten die door de Algemene Rekenkamer, de Auditdienst Defensie en het
lijnmanagement zijn geconstateerd.MunitiebeheerHet beheer van munitie heeft, net als het beheer van wapens, in 2004 bij
alle krijgsmachtsdelen veel aandacht gekregen. Hoewel het beheer van munitie
naar mijn mening aanzienlijk is verbeterd (vandaar dat ik in de bedrijfsvoeringsparagraaf
in het jaarverslag heb aangegeven dat wat mij betreft de term «ernstige
onvolkomenheid» voor zowel het wapen- als het munitiebeheer niet meer
van toepassing is), blijkt het in de praktijk moeilijker op orde te brengen
dan het wapenbeheer. Dit hangt samen met het feit dat munitie een hogere omloopsnelheid
kent en dat registratie plaatsvindt in diverse handmatige en geautomatiseerde
administraties. Deze complexe manier van administreren leidt gemakkelijk tot
accuratessefouten, waardoor de administratie geen goed inzicht meer geeft
in de feitelijk aanwezige voorraad (inclusief locatie). De kwaliteit van het
munitiebeheer is kwetsbaar en hangt voor een belangrijk deel af van een goede
taakuitoefening door decentrale munitiebeheerders.In het Minimumprogramma Bedrijfsvoering heeft het munitiebeheer voor 2005
de hoogste prioriteit. Daartoe zal dit jaar onder meer de nultolerantie, die
u hanteert bij uw onderzoek, nader gedefinieerd worden, voor zowel voor de
vredesbedrijfsvoering als voor crisisbeheersingsoperaties. Daarbij gaat de
aandacht met name uit naar de inrichting van een beheersingssysteem dat tekortkomingen
constateert, analyseert en corrigeert. Ook verwacht ik dat de in 2005 voorziene
implementatie van een nieuw geautomatiseerd systeem een positieve impuls zal
geven aan het munitiebeheer.PeopleSoftIk deel uw zorg met betrekking tot PeopleSoft. In uw rapport geeft u aan
dat de maatregelen die genomen zijn, ertoe zullen leiden dat de kwaliteit
van de gegevens in PeopleSoft begin 2006 aan de eisen zal voldoen. Ik ben
met u van mening dat tot die tijd maatregelen genomen moeten worden die tijdens
de overgangsfase de kwaliteit van de gegevens moeten waarborgen.Daarom is in overleg met de Auditdienst Defensie inmiddels een vangnetconstructie
ingevoerd. Met de werking van deze constructie kan een voldoende betrouwbaarheid
worden gerealiseerd, totdat het systeem aan alle eisen voldoet.Ondertussen zal in het Minimumprogramma Bedrijfsvoering de voortgang van
het verbeterplan met de hoogste prioriteit op centraal niveau bewaakt worden.
Daartoe zal ik de meest dreigendste risico's met betrekking tot P&O2000+
inventariseren en in verbeterplannen met maatregelen beleggen. Deze verbeterplannen
worden, net zoals de verbeterplannen voor financieel beheer en materieel beheer,
met de Auditdienst Defensie en de Algemene Rekenkamer afgestemd op volledigheid
en juistheid.Financieel beheer defensiebreedIn uw appreciatie van het financieel beheer defensiebreed mis ik de notie
dat, zo al sprake is van een verslechtering van de kwaliteit van het financieel
beheer, deze naar alle waarschijnlijkheid niet structureel maar tijdelijk
van aard is. Bovendien baseert u uw oordeel met name op de overgang van taken
en dossiers naar het Centraal Betaalkantoor Defensie (CBD) in het vierde kwartaal,
terwijl in de eerste drie kwartalen ook door de Algemene Rekenkamer geen onregelmatigheden
over de gehele breedte van het financieel beheer zijn geconstateerd.De concentratie van de betaalfunctie in het opgerichte CBD heeft, naast
een doelmatigheidsbesparing, als beoogd effect de kwaliteit van het financieel
beheer te verbeteren. Om dat te bereiken heb ik echter rekening gehouden met
een tijdelijke teruggang in de kwaliteit van het beheer tijdens de overgangsfase
van 87 betaalorganisaties naar één organisatie met zes regionale
betaalkantoren. Daarom zijn vooraf passende maatregelen genomen, in de vorm
van overdrachtsprotocollen en dienstverleningsovereenkomsten en een beschrijving
van de administratieve organisatie van het CBD.Tijdens het transitieproces naar het CBD, waarbij handhaving van de rechtmatigheid
altijd voorop heeft gestaan, is Defensie, door grote inspanning van de verschillende
betrokken diensten (zoals DFEZ, ADD, CDC en defensieonderdelen), binnen de
tolerantiegrenzen voor rechtmatigheid en zekerheid gebleven. Doordat een belangrijk
deel van de transitie naar het CBD tijdens het laatste kwartaal van het jaar
plaatsvond (en daarmee overlap vertoonde met de eindejaarscontrole van de
ADD) is de indruk ontstaan dat de Interne Controle binnen Defensie gefaald
heeft. Deze indruk is nadrukkelijk niet juist. Ook na het verkrijgen van de
goedkeurende accountantsverklaring zijn maatregelen genomen en activiteiten
uitgevoerd om het dossierbeheer bij het CBD verder op orde te krijgen. De
tijdelijke problemen in het financieel beheer die gerelateerd zijn aan de
oprichting van het CBD, zijn met maatregelen belegd en ter hand genomen. De
aandacht van het CBD kan nu uitgaan naar het betalen van facturen binnen de
gestelde termijnen. Thans wordt 90% van de facturen op tijd betaald; dit percentage
moet uiteraard verder omhoog, maar is tegelijkertijd een in mijn ogen acceptabel
percentage tegen de achtergrond van de ingrijpende reorganisatie die hiermee
was gemoeid.De kwaliteit van het financieel beheer wordt in 2005 nauwlettend gemonitord,
onder andere met behulp van een monitor financieel beheer die specifiek voor
het CBD (betalingen) en de defensieonderdelen (verplichtingen) is ontwikkeld.
Indien nodig zullen verdere verbeteringen in gang worden gezet.Oprichting baten-lastendienst ParestoIk onderschrijf uw mening met betrekking tot het financieel beheer bij
Paresto. Ook Paresto kampt momenteel met problemen uit het verleden die na
de overgang van de bedrijfsvoering duidelijk zijn geworden. Inmiddels zijn
maatregelen genomen om de administratie op orde te brengen en voldoet het
handboek AO aan de eisen. Door de commandant CDC wordt een in december 2004
geaccordeerd verbeterplan uitgevoerd dat een doorlooptijd heeft tot augustus
2005. De directeur Paresto rapporteert maandelijks over de voortgang aan commandant
CDC. Het plan is er vooral op gericht om aan de eisen voor een baten-lastendienst
te voldoen. Interne controles helpen daarbij om snel inzichtelijk te hebben
of aan deze eisen wordt voldaan.In het verbeterproces is een aantal peilmomenten opgenomen waarbij de
voortgang van het verbeterplan en de vooruitzichten op centraal niveau in
beschouwing worden genomen. Indien noodzakelijk worden dan ook extra maatregelen
genomen.MaterieelinventarisadministratiesMet betrekking tot de materieelinventarisadministraties constateert u verschillen tussen de geadministreerde en werkelijke voorraad. Ik
onderken deze verschillen en zeg toe dat dit een van de onderwerpen is in
het Minimumprogramma Bedrijfsvoering. Overigens heb ik met enig genoegen kennis
genomen van uw appreciatie dat ook u bij het materieelbeheer in meer algemene
zin de afgelopen periode een licht stijgende lijn heeft waargenomen.Materieeladministraties DTOMet betrekking tot de materieeladministratie bij DTO stelt u dat deze
niet voldoet aan de minimumeisen van de baseline. Ik wil u wijzen op de goedkeurende
accountantsverklaring en bevindingen van de Auditdienst Defensie waarin is
gesteld dat het materieelbeheer nog niet volledig voldoet aan de vereisten
volgens de baseline. Het gaat evenwel niet om de betrouwbaarheid, maar met
name om het niet volledig ordelijk zijn van de materieeladministratie. De
bevindingen van de Auditdienst Defensie zijn reeds verwerkt in het verbeterplan
versie april 2005 van zowel CDC als DTO. De uitvoering van de verbeteracties
uit dit plan zijn reeds gestart en zullen doorlopen tot begin 2006.Financieel beheer en materieelbeheer crisisbeheersingsoperatiesIk onderschrijf de constateringen die u doet met betrekking tot crisisbeheersingsoperaties,
evenals een aantal van de oorzaken die daaraan ten grondslag liggen. Vorig
jaar heb ik een onderzoek laten uitvoeren naar de regel- en controledruk zoals
die tijdens uitzendingen wordt ervaren. Een van de beoogde resultaten van
het daaruit voortkomende actieplan is nieuwe regelgeving aangaande financieel
en materieelbeheer. Deze regelgeving zal meer zijn toegespitst op de specifieke
omstandigheden waarin het beheer bij crisisbeheersingsoperaties plaatsvindt.Tot slotU geeft aan dat bij achteruitgang in het materieelbeheer in 2005 dan wel
bij onvoldoende voortgang van de al in gang gezette (meerjarige) verbetertrajecten
op 1 januari 2006 de Algemene Rekenkamer direct bezwaar zal maken. In
mijn ogen strookt dit niet met uw constatering dat er in de eerste helft van
2004 juist sprake was van een lichte verbetering van het materieelbeheer,
die zich in de tweede helft van 2004 echter niet overal heeft doorgezet. Daarbij
zij nog aangetekend dat het Defensie gelukt is een onvolkomenheid bij het
marinebedrijf weg te werken, waarvoor zowel Defensie als de Algemene Rekenkamer
van mening waren dat dit meerdere jaren in beslag zou nemen. Ook heb ik meer
inhoudelijke problemen met de gekozen formulering die impliceert dat iedere
achteruitgang (hoe gering dan ook) tot een bezwaar zal leiden. Naar mijn mening
zullen op ambtelijk niveau duidelijke afspraken moeten worden gemaakt over
de concretisering van dit normenkader. Ik verzoek u dan ook om een nadere
gedachtewisseling over wat onder «voldoende voortgang in de verbetertrajecten»
zou moeten worden verstaan.Ook dit jaar zal Defensie blijven werken aan de verbetering van het materieelbeheer.
De wijze waarop dit gebeurt, wordt in het minimumprogramma in detail uitgewerkt.
Onderdeel van het minimumprogramma zal in elk geval niet zijn het structureel
wegwerken van bestandsinconsistenties bij de grote materieelbedrijven. Ik
acht het ondoelmatig om, met de implementatie van een defensiebreed Enterprise
Resource Planning (ERP)-systeem in het vooruitzicht, te investeren in de verouderde
systemen die uitfaseren. Totdat ERP is ingevoerd, zullen daarom maatregelen
worden genomen waardoor de betrouwbaarheid van de administraties op een acceptabel
niveau wordt gehouden.Met het Minimumprogramma Bedrijfsvoering wordt in mijn ogen een goede
basis gelegd om de toekomst met vertrouwen tegemoet te zien. Ik verwacht met
dit programma een teruggang in de bedrijfsvoering te kunnen voorkomen alsmede
verbetering te kunnen bewerkstelligen op de meest risicovolle onderdelen.
In juli zal ik, u net als in 2004, u de concrete doelen voor dit jaar doen
toekomen en deze met uw medewerkers doen afstemmen.»4.2 Nawoord Algemene RekenkamerMinimumprogramma bedrijfsvoering 2005In tegenstelling tot wat de minister schrijft, is de Algemene Rekenkamer
van mening, dat er eind 2004 geen sprake was van een solide basisniveau in
het defensiebrede beheer. De minister geeft in zijn reactie aan dat hij de
verslechtering heeft zien aankomen en hierop heeft geanticipeerd met naar
zijn mening afdoende maatregelen. De Algemene Rekenkamer vindt echter dat
de genomen maatregelen niet voldoende effect hebben gehad. Zij kan zich wel
vinden in de systematiek van het werken met een minimumprogramma bedrijfsvoering.
De concrete invulling hiervan, die naar verwachting in juli wordt vastgesteld,
zal zij dan ook nauwlettend volgen.MunitiebeheerDe Algemene Rekenkamer stelt met genoegen vast dat het munitiebeheer in
2005 opnieuw de hoogste prioriteit krijgt en zal de acties die de minister
heeft aangekondigd, dan ook met belangstelling volgen.PeopleSoftDe Algemene Rekenkamer is verheugd dat de minister de zorg met betrekking
tot PeopleSoft deelt en diverse maatregelen in gang heeft gezet. Gezien de
ernst van de problemen met betrekking tot PeopleSoft zal de Algemene Rekenkamer
in 2005 de in gang gezette maatregelen intensief volgen en hierover rapporteren
in het rechtmatigheidsonderzoek 2005.Financieel beheer defensiebreedDe Algemene Rekenkamer geeft in § 3.1.1. aan dat de teruggang
van het financieel beheer in het vierde kwartaal grotendeels te wijten is
aan de eenmalige transitie naar het Centraal Betaalkantoor. Zij hoopt met
de minister dat deze teruggang in de kwaliteit van het financieel beheer slechts
van tijdelijke aard is. De Algemene Rekenkamer is van mening dat de in opzet
afdoende maatregelen die de minister in opzet genomen had, in de praktijk
onvoldoende hebben gewerkt. Zij vraagt met name aandacht voor de administratieve
discipline waaronder de aanlevering van complete betaaldossiers aan het CBD.De Algemene Rekenkamer is verheugd over de Monitor financieel beheer die
specifiek voor het CBD (betalingen) en de defensieonderdelen (verplichtingen)
is ontwikkeld.Oprichting baten-lastendienst ParestoDe Algemene Rekenkamer stelt het op prijs dat de minister maatregelen
heeft genomen om het financieel beheer bij Paresto te verbeteren. Zij zal
de voortgang van de verbetermaatregelen monitoren.MaterieelinventarisadministratiesDe Algemene Rekenkamer vraagt voor de materieelinventarisadministraties
speciaal aandacht voor een gedegen analyse van de verschillen tussen
geadministreerde en werkelijke voorraad, zodat de structurele oorzaken van
deze verschillen inzichtelijk worden. Zij beveelt aan de doelen, het bijbehorend
normenkader en de in gang te zetten verbeteracties volgens SMART te formuleren
in het minimumprogramma bedrijfsvoering.Materieeladministraties DTODe Algemene Rekenkamer merkt op dat het oordeel over het materieelbeheer
niet onder de reikwijdte van de accountantsverklaring valt. De ordelijkheid
en controleerbaarheid van deze administraties is evenwel onderdeel van de
toets die de auditdiensten en de Algemene Rekenkamer uitvoeren. De Algemene
Rekenkamer zal de reeds in gang gezette verbeteracties in 2005 dan ook opnieuw
beoordelen.Financieel beheer en materieelbeheer crisisbeheersingsoperatiesDe Algemene Rekenkamer is van mening dat de afzonderlijke procedures voor
crisisbeheersingsoperaties, waaraan het ministerie momenteel werkt, een positieve
impuls aan het beheer kunnen geven.Tot slotDe Algemene Rekenkamer stelt het op prijs dat de minister op alle belangrijke
bevindingen heeft gereageerd. De Algemene Rekenkamer onderschrijft de systematiek
van het minimumprogramma bedrijfsvoering als goede basis om de knelpunten
in het financieel beheer en materieelbeheer op te lossen. Zij adviseert de
doelen, het bijbehorend normenkader en de in gang te zetten verbeteracties
volgens SMART te formuleren. De Algemene Rekenkamer wijst hierbij met nadruk
op het belang van een structurele aanpak. Als het minimumprogramma bedrijfsvoering
aan al deze eisen voldoet, zal de Algemene Rekenkamer dit mede gebruiken als
normenkader voor het rechtmatigheidsonderzoek 2005.De Algemene Rekenkamer kan zich volledig vinden in de keuze die de minister
maakt om niet meer te investeren in verouderde systemen, met het oog op de
implementatie van ERP. Dit betekent dat tot de invoering van de ERP-systemen
bestandsinconsistenties zullen blijven bestaan bij de grote materieelbedrijven.
Als het ministerie de aanvullende maatregelen die de minister heeft aangekondigd,
voldoende uitvoert, zal de Algemene Rekenkamer geen bezwaar maken tegen de
onvermijdelijke bestandsinconsistenties. BIJLAGE 1OVERZICHT BELANGRIJKE FOUTEN EN ONZEKERHEDEN 2004 IN HET
JAARVERSLAG 2004 VAN HET MINISTERIE VAN DEFENSIEA: VerplichtingenArtikel OmschrijvingTotaal ver-antwoord
bedrag (mln. €)Fout (mln. €) Onzekerheid
(mln. €) Totaal
F+O (mln. €) Totaal
F+O (%)Tolerantie- grens
over- schreden?Onzekerheid
over volledigheid (mln. €) Toelichting  (a) (b) (c) (b+c) (b+c)/a*100(ja/nee)   03 Koninklijke Luchtmacht 1 354,416,2 4,5 20,7 1.53 % ja 0,2  04Koninklijke Marechaussee 418,4 3,3 3,9 7,2 1.71 % ja   60 Ondersteuning krijgsmacht1 595,8 8,8 21,3 30,1 1,89 % ja 0,3 Totaal 3 368,6 28,3 29,7 58,0  0,5  B: UitgavenArtOmschrijvingTotaal ver-antwoord
bedrag (mln €) Fout (mln €) Onzekerheid
(mln €) Totaal F+O
(mln €) Totaal F+O
(%)Tolerantie- grens over-
schreden?Onzekerheid over
volledigheid (mln €) Toelichting  (a) (b) (c) (b+c) (b+c)/a*100(ja/nee)   01 Koninklijke Marine     nee 0,7  03 Koninklijke Luchtmacht 1 136,3 1,4 16,4 17,8 1,57% ja  04 Koninklijke Marechaussee 356,8 1,5 10,111,6 3,25 % ja   09Crisisbeheersings-operaties 243,2 0,3 8,7 9,03,69 % ja   11 Internationale samenwerking137,4 0 7,2 7,2 5,27 % ja  60 Ondersteuning krijgsmacht 1 383,20,3 25,9 26,2 1,89 % ja   Totaal3 256,9 3,5 68,3 71,8   0.7  C: OntvangstenArtOmschrijvingTotaal ver-antwoord
bedrag (mln €) Fout (mln €) Onzekerheid
(mln €) Totaal F+O
(mln €) Totaal F+O
(%)Tolerantie- grens over-
schreden?Onzekerheid over
volledigheid (mln €) Toelichting  (a) (b) (c) (b+c) (b+c)/a*100(ja/nee)   01 Koninklijke Marine     nee 4,9  03 Koninklijke Luchtmacht      nee 0,9  04Koninklijke Marechaussee      nee 0,2 60 Ondersteuning krijgsmacht     nee 0,3  Totaal  0 00 –> overzicht 1   6,3  D: SaldibalansDebet/ Credit Omschrijving balanspostSaldo balanspost (mln €) Fout (mln €) Onzekerheid (mln €) Totaal F+O (mln €)Totaal F+O (%) Tolerantiegrens
overschreden? Onzekerheid
over volledigheid (mln €)Toelichting   (a) (b) (c) (b+c)(b+c)/a*100 (ja/nee)   Debet Uitgaven buiten begrotingsverband      nee 5,9           Gecorri- geerd totaal 000 overzicht 2 5,9 E: Afgerekende voorschottenOmschrijvingTotaal verantwoord bedrag (mln. €)Fout (mln. €) Onzekerheid (mln. €) Totaal F+O (mln. €) Totaal F+O (%) Tolerantiegrens overschreden? Toelichting  (a) (b) (c)(b+c) (b+c)/a*100 (ja/nee)  1 Afgerekende voorschotten 1 900 0 1,5 1,5 0,1 nee Totaal 1 900 0 1,5 1,5    Bovenstaande tabellen geven een overzicht van de fouten en onzekerheden
die de Algemene Rekenkamer in de financiële informatie van het jaarverslag
heeft geconstateerd. Het gaat om fouten en onzekerheden in de rechtmatigheid
en in de deugdelijke weergave in het jaarverslag.De tolerantie op artikelniveau bedraagt voor fouten en onzekerheden bij
elkaar opgeteld:– voor artikelen < € 50 miljoen: 10% van het artikelbedrag
(voor de saldibalans: per individuele post);– voor artikelen ≥ € 50 miljoen en < € 0,5
miljard: € 5 miljoen (voor de saldibalans: per individuele post);– voor artikelen ≥ € 0,5 miljard: 1% van het artikelbedrag
(voor de saldibalans: per individuele post).De goedkeuringstolerantie in de totalen bedraagt 1% voor alle fouten en
3% voor alle onzekerheden (exclusief onzekerheid over volledigheid).Tegen fouten en onzekerheden kan de Algemene Rekenkamer bezwaar maken
op grond van artikel 88 CW 2001.BIJLAGE 2OVERZICHT BEGROTE EN VERANTWOORDE BEDRAGEN IN HET JAARVERSLAG
2004 VAN HET MINISTERIE VAN DEFENSIE(bedragen x € 1 000) UitgavenVerplichtingenBegroting 2004
(€ x 1000) (stand bij 2e supp) Verantwoording 2004 (€ x 1000) verschil Begroting 2004 (€) (stand bij 2e supp)Verantwoording 2004 (€)verschil abs (€)%abs (€)% Beleidsartikelen:        Art 01 Koninklijke Marine1 093 717 1 117 461 23 744 2,13% 1 149 9011 111 284 – 38 617 – 3,48% Art 02 Koninklijke Landmacht 1 621 600 1 811 140 189 540 10,47%1 669 968 2 771 479 1 101 511 39,75% Art 03 Koninklijke Luchtmacht 1 130 512 1 136 275 5 7630,51% 1 360 930 1 354 379 – 6 551– 0,49% Art 04 Koninklijke Marechausse 353 147356 833 3 686 1,04% 361 697 418 35156 654 13,55% Art 09 Vredesoperaties 229 157243 196 14 039 5,78% 229 157 245 14415 987 6,53% Art 10 Civiele taken 27 027 34 9217 894 22,61% 27 180 40 626 13 446 33,10%Art 11 Internationale samenwerking 152 256 137 444– 14 812 – 10,78% 152 444 122 814– 29 630 – 24,13%         Niet-beleidsartikelen:                 Art 60 Ondersteuning krijgsmacht1 359 171 1 383 206 24 035 1,74% 1 428 9251 595 833 166 908 10,46% Art 70 Geheime uitgaven1 421 925 – 496 – 53,63% 1 421 925– 496 – 53,63% Art 80 Nominaal en onvoorzien286 286 0 – 286 286  286 286 0– 286 286  Art 90 Algemeen 1 353 4881 330 115 – 23 373 – 1,76% 1 359 6331 371 472 11 839 0,87% Totaal 7 607 7827 551 516 – 56 266  8 027 542 9 032 3071 004 765  Totaal overschrijdingen   268 701   1 366 345  BIJLAGE 3OVERZICHT BEDRIJFSVOERING 2004 (ONVOLKOMENHEDEN IN HET
FINANCIEEL BEHEER, HET MATERIEELBEHEER EN DE DAARTOE BIJGEHOUDEN ADMINISTRATIES
BIJ HET MINISTERIE VAN DEFENSIE)OmschrijvingJaar van constateringArtikelToelichting in paragraaf  nromschrijvingOmvang (x € 1000) Financieel beheer KM 2004 01 Veel aspecten  3.1.1. Financieel beheer KL 2004 02Veel aspecten  3.1.1. Financieel beheer KLu 200403 Veel aspecten  3.1.1. Financieel beheer KMar2004 04 Veel aspecten  3.1.1. Financieel beheer crisisbeheersings-operaties 2004 09 Veel aspecten 3.1.1. en 3.1.4 Financieel beheer CDC (aspect inhuur derden DICTU) 2004 (2003) 60 Veel aspecten  3.1.1.Financieel beheer Algemeen 2004 90 Veel aspecten 3.1.1. Deskundigheid en beschikbaarheid FEZ- en IC-personeel 1997  Alle onderdelen  3.1.5.1Betrouwbaarheid toprapportages 2003  Alle onderdelen 3.1.5.1 P&O 2000/Peoplesoft 2004  Alle onderdelen  3.1.5.2 Wapen- en munitiebeheer 2003 Alle onderdelen  3.1.2 Magazijnvoorraadadministratie KL 2001 02 KL/LBBKL/KPU  3.1.2Magazijnvoorraadadministratie KLu 2001 03 LCKLu/LDW 3.1.2 Materieelbeheer crisisbeheersingsoperaties2004 09 Vredesoperaties 3.1.4   Materieeladministraties (aspect McMain/DICO) 2004
(2002) (60) Alle onderdelen (CDC)  3.1.2 Materieeladministratie DTO 2004 Agentschap DTO  3.1.3Bovenstaande tabel geeft alle (ernstige) onvolkomenheden weer die de Algemene
Rekenkamer heeft geconstateerd en die haar (kwalitatieve) tolerantiegrenzen
overschrijden. Deze onvolkomenheden merkt de Algemene Rekenkamer aan als «potentiële
bezwaargevallen». De Algemene Rekenkamer kan eventueel bezwaar maken
tegen deze onvolkomenheden op grond van Comptabiliteitswet 2001, artikel 88
en 89.BIJLAGE 4GEBRUIKTE AFKORTINGENAAL Audit Actie Lijst ADDAudit Dienst Defensie AO Administratieve organisatieBBT Beroeps Bepaalde
Tijd BEAU Beleidsevaluatie
& Audits BPB Beleid-, planning-
en begrotingsprocedure BSBestuursstaf CBD Centraal Betaalkantoor
Defensie CDCCommando Diensten
Centra CKMarns Commando Korps
MariniersCSC Combat Support Command CVBKL Centraal Bevoorradingssysteem
Koninklijke Landmacht CWComptabiliteitswet DAD Departementale AccountantsdienstDBE directie Beleidsevaluaties DGC divisie Gevechtssteun
Commando DGFC directoraat-generaal
Financiën en Control DFEZ directie Financieel-Economische
Zaken DGW&Tdienst Gebouwen,
Werken en Terreinen DICO Defensie Interservice
Commando DICTU Defensie ICT-uitvoerings
organisatie DMO Defensie Materieel
Organisatie DTODefensie Telematica
Organisatie DS Defensie Staf FEZFinancieel-Economische
Zaken GOEM Groep Operationele
Eenheden Mariniers GVKKA Geïntegreerde
Verplichtingen Kas Kosten Administratie IC Interne controle IDPP Integraal Defensie
Planning Proces KL Koninklijke Landmacht KLuKoninklijke Luchtmacht KM Koninklijke Marine KMarKoninklijke Marechaussee KPU Kleding- en Persoonsgebonden
Uitrustingsbedrijf LBBKL Landelijk Bevoorradingsbedrijf
Koninklijke Landmacht LCKLu Logistiek Centrum
Koninklijke Luchtmacht LDW Logistieke Divisie
Woensdrecht LogbatLogistiek Bataljon NFBI Niet-financiële
beleidsinformatieOIB Onderzoeken Interne
Beheersing Paresto Paarse Restauratieve
Organisatie P&O Personeel en
Organisatie RMORechtmatigheidsonderzoek RJV Rapport bij het JaarverslagRWT Rechtspersoon met
een wettelijke taakSG/DG secretaris-generaal/directeur-generaal SLAService Level Agreement TK Tweede Kamer VBTB Van Beleidsbegroting
tot Beleidsverantwoording VFT Voorafgaand Financieel
Toezicht VIR Voorschrift Informatiebeveiliging
RijksdienstBIJLAGE 5VERKLARENDE WOORDENLIJSTHieronder vindt u in alfabetische volgorde een aantal veel voorkomende
belangrijke woorden en begrippen uit het rechtmatigheidsonderzoek van de Algemene
Rekenkamer. Van iedere term wordt de betekenis omschreven. Waar relevant wordt
ook het gebruik van de term in het onderzoek uitgelegd.AccountantsrapportSchriftelijk verslag van een accountant over de bevindingen naar aanleiding
van het onderzoek naar het jaarverslag van een departement dan wel het jaarverslag
van het Rijk.AccountantsverklaringSchriftelijke mededeling van een accountant waarin een oordeel wordt gegeven
over de deugdelijkheid van het departementale jaarverslag. De accountantsverklaring
geeft aan of de gegevens in het jaarverslag betrouwbaar zijn en of het jaarverslag
is opgesteld overeenkomstig de voorschriften, en bevat daarnaast ook een expliciete
uitspraak over de rechtmatigheid.Administratieve systemenSystemen waarin de uitkomsten van de uitvoeringssystemen aan de hand van
boekingsdocumenten worden vastgelegd en worden verwerkt tot deugdelijke informatie
over het beheer.AgentschapZie baten-lastendienst.Artikelgewijze oordeelsvormingWijze waarop het oordeel van de Algemene Rekenkamer over begrotingsartikelen
tot stand komt. Om het budgetrecht van de Staten-Generaal voor de afzonderlijke
begrotingsartikelen tot zijn recht te laten komen, hanteert de Algemene Rekenkamer
kwantitatieve tolerantiegrenzen op het niveau van begrotingsartikelen.Baseline financieel beheer en materieelbeheerDe algemene normen en de daaruit afgeleide criteria voor het financieel
beheer en het materieelbeheer van departementen. De baseline is door het Ministerie
van Financiën op 13 juni 2001 aan alle directeuren van de departementale
accountantsdiensten en van de directies Financieel-Economische Zaken toegezonden
met het verzoek deze vanaf 1 juli 2001 als handleiding toe te passen
en in deze toepassing ook het management te betrekken.Baten-lastendienstOnderdeel van de rijksdienst met een grotere zelfstandigheid dan andere
departementale (buiten)diensten. De ministeriële verantwoordelijkheid
en het budgetrecht van de Tweede Kamer worden niet ingeperkt door de instelling
van baten-lastendiensten. Een baten-lastendienst heeft een afzonderlijke plaats
in de begroting en de financiële verantwoording en voert een administratie
los van de begrotingsadministratie van het moederministerie.BedrijfsvoeringDe bedrijfsprocessen die tot doel hebben de door de minister geformuleerde
beleidsdoelstellingen te bereiken, alsmede de sturing en beheersing van deze
processen.BegrijpelijkheidNorm voor vorm en presentatie van het jaarverslag van departementen. Informatie
moet helder en eenvoudig gepresenteerd worden. Dit wordt bevorderd als er
een duidelijke structuur is, als de informatie eenduidig is, als de informatie
niet teveel vaktermen bevat, als het zelfstandig leesbaar is en zonodig duidelijke
verwijzingen bevat. Ook is het belangrijk dat er een helder onderscheid is
tussen middelen, activiteiten, prestaties en effecten.BeleidsintensiveringenVerhogingen van collectieve uitgaven en/of verlagingen van ontvangsten
ten opzichte van de begroting en/of meerjarencijfers, waaraan een beleidsbeslissing
ten grondslag ligt.BeleidsprioriteitenSpeerpunten in het beleid van de minister. Deze kunnen gebaseerd zijn
op het regeerakkoord en/of afspraken met de Tweede Kamer. Over de beleidsprioriteiten
wordt apart verslag gedaan in het beleidsverslag.BestuurskostenUitgaven waarmee de top van het ministerie zich persoonlijk bemoeit of
die rechtstreeks aan de top ten goede komen.BetrouwbaarheidNorm voor zowel de informatie in het jaarverslag van een ministerie zelf,
als voor het proces van informatieverzameling en informatieverwerking. De
informatie moet een getrouwe weergave vormen van hetgeen zij beoogt weer te
geven. Dat wil zeggen: de informatie mag geen materiële onjuistheden
of onvolledigheden bevatten en dient evenwichtig te zijn. Om betrouwbare informatie
te kunnen krijgen, moet er goed gemeten worden en moet herhaalde meting tot
hetzelfde resultaat leiden. Ook validiteit speelt een rol: er moet gemeten
worden wat men beoogt te meten. Verder kan de betrouwbaarheid en continuïteit
van geautomatiseerde systemen een rol spelen.BezwaaronderzoekOnderzoek ten behoeve van de besluitvorming door de Algemene Rekenkamer
over het al dan niet maken van bezwaar. De Algemene Rekenkamer kan bezwaar
maken op grond van artikelen 88 en 89 van de Comptabiliteitswet 2001. De Algemene
Rekenkamer hanteert een selectief bezwaarbeleid.Budgetrecht Tweede KamerRecht van het parlement om van tevoren toestemming te verlenen aan de
regering voor het aangaan van verplichtingen, het doen van uitgaven en het
innen van ontvangsten (belastingen).Conformiteit aan wettelijke regels (voor de inhoud)De vereiste dat de beleidsinformatie van een ministerie voldoet aan bepaalde
regels en richtlijnen. Een van de belangrijkste richtlijnen is de Regeling
Prestatiegegevens en Evaluatieonderzoek Rijksoverheid (RPE). Hierin is vastgelegd
dat (a) de kwaliteit van de systemen van reguliere prestatiegegevens
en (b) de aanwezigheid van (en de onafhankelijkheid van) evaluatieonderzoek
vast te stellen moeten zijn aan de hand van beschrijvingen van het systeem,
de administratieve organisatie en/of de onderzoeksdossiers.Conformiteit aan wettelijke regels (voor vormvereisten)De presentatie van de informatie in het jaarverslag van een ministerie
moet voldoen aan de verslaggevingseisen zoals die zijn opgenomen in de Rijksbegrotingsvoorschriften.Departementale accountantsdienst/auditdienst (DAD)Onderdeel van het ministerie dat belast is met de controle van het financieel
beheer van het departement en de verantwoording daarover. De DAD voert een
wettelijke taak uit. De Algemene Rekenkamer beschouwt de DAD principieel als
een interne accountant, zij het een relatief onafhankelijke. Een waarborg
voor deze relatieve onafhankelijkheid vormt het feit dat de taak en de plaats
van de DAD wettelijk geregeld zijn. De plaats, direct onder de secretaris-generaal,
waarborgt de onafhankelijkheid ten opzichte van de te controleren afdelingen
en diensten.Deugdelijke weergaveDe financiële verantwoording dient het gevoerde beheer deugdelijk
weer te geven. Dit houdt in dat de informatie betrouwbaar, aanvaardbaar en
toereikend moet zijn, zodat de Staten-Generaal als gebruiker van de informatie
een oordeel over de uitkomsten kan vormen.Europese aanbestedingsrichtlijnenRichtlijnen voor het openstellen van overheidsopdrachten voor leveranciers
uit alle Europese lidstaten gebaseerd op de beginselen: non-discriminatie,
transparant proces en objectieve selectie- en gunningscriteria.Financieel beheerHet geheel van beslissingen, handelingen en regels die zijn bedoeld voor
de sturing en beheersing van, alsmede de verantwoording over, de financiële
transacties en de saldi waarvoor de minister (mede)verantwoordelijkheid draagt.
Deze begripsomschrijving is gebaseerd op de Comptabiliteitswet (CW 2001).Financieel Jaarverslag en saldibalans van het RijkDeze vormen samen de jaarlijkse financiële verantwoording van het
Rijk. Het jaarverslag bevat de rekening van uitgaven en ontvangsten van het
Rijk. De saldibalans van het Rijk sluit op deze rekening aan. Beide worden
opgesteld door de minister van Financiën.FoutenFouten zijn afwijkingen van de criteria rechtmatigheid en deugdelijke
weergave. Rechtmatigheidsfouten en deugdelijke weergave fouten worden beide
onderscheiden in onjuistheden en onvolledigheden.Jaarverslag (departementaal)Het departementale jaarverslag bestaat uit het beleidsverslag en de jaarrekening.
Hiermee legt de minister verantwoording af over het gevoerde beleid en de
bedrijfsvoering van het ministerie.M&O-beleidHet geheel van maatregelen genomen door ministers om misbruik en oneigenlijk
gebruik van (subsidie)regelingen zoveel mogelijk te beperken.MaterieelbeheerDe zorg voor niet-geldelijke zaken vanaf het moment van ontvangst tot
aan het moment van afstoting. Deze definitie is gebaseerd op het besluit Materieelbeheer
1996.OnvolkomenheidOverschrijding van de kwalitatieve tolerantiegrens van de Algemene Rekenkamer.Onzeker (onzekerheden)Oordeel dat de Algemene Rekenkamer in bepaalde gevallen geeft over het
financieel beheer van een ministerie. Het oordeel onzeker wordt gegeven wanneer
de Algemene Rekenkamer door onvolkomenheden in het financieel beheer niet
kan vaststellen of de betreffende bedragen al dan niet rechtmatig of al dan
niet deugdelijk weergegeven zijn.OverdrachtsuitgavenSubsidies en specifieke uitkeringen.Potentieel bezwaargevalOnvolkomenheden in het financieel beheer of in de financiële verantwoording
van een ministerie die de kwalitatieve of kwantitatieve tolerantiegrenzen
van de Algemene Rekenkamer overschrijden.PrestatiegegevensOnder prestatiegegevens kunnen zowel effect(indicator)en als informatie
over de prestaties van de overheid worden verstaan.RechtmatigheidNorm waaraan de financiële verantwoordingen van de ministeries en
van het Rijk moeten voldoen, inhoudende dat: (a) de verantwoordingen zijn
opgesteld overeenkomstig de wijze waarop dat in wettelijke regelingen is voorgeschreven,
en (b) de in de verantwoordingen opgenomen bedragen bij de verplichtingen,
uitgaven en ontvangsten tot stand zijn gekomen in overeenstemming met de begrotingswetten
en andere wettelijke regelingen.Rechtspersoon met een wettelijke taak (RWT)Instelling die een bij of krachtens de wet geregelde taak uitoefent en
daartoe geheel of gedeeltelijk wordt bekostigd uit de opbrengst van bij of
krachtens de wet ingestelde heffingen.ReviewDe beoordeling van de controle die is uitgevoerd door de departementale
accountantsdienst/auditdienst (DAD). Deze review dient om vast stellen of
de DAD-controle zodanig is uitgevoerd dat de Algemene Rekenkamer gebruik kan
maken van de resultaten ervan.XNoot1In het RJV 2003 waren deze onvolkomenheden op (deel) aspecten van het
financieel beheer uitgesplitst in plaats van op artikelniveau. 
 
 Naar boven

 

Directe linkKopieer de link naar uw clipboard 

https://zoek.officielebekendmakingen.nl/kst-30100-X-2.html

Sluit modaal

 

Disclaimer
De hier aangeboden pdf-bestanden van het Staatsblad, Staatscourant, Tractatenblad, provinciaal blad, gemeenteblad, waterschapsblad en blad gemeenschappelijke regeling vormen de formele bekendmakingen in de zin van de Bekendmakingswet en de Rijkswet goedkeuring en bekendmaking verdragen voor zover ze na 1 juli 2009 zijn uitgegeven. Voor pdf-publicaties van vóór deze datum geldt dat alleen de in papieren vorm uitgegeven bladen formele status hebben; de hier aangeboden elektronische versies daarvan worden bij wijze van service aangeboden.

 

Over deze website
Contact
English
Help
Zoeken

Informatie hergebruiken
Privacy en cookies
Toegankelijkheid
Sitemap
Kwetsbaarheid melden

Open data
Linked Data Overheid
PUC Open Data

MijnOverheid.nl
Rijksoverheid.nl
Ondernemersplein.nl
Werkenbijdeoverheid.nl